وهو ما يصل في المتوسط الي 121 رساله بريد الكترونيه يستقبلها ويرسلها كل واحد منا في اليوم الواحد. ومع كل هذه الايميلات المرسله والمستلمه، لا عجب في اننا نقع احيانا في بعض الاخطاء عند التعامل معها، بدايه من كتابه عناوين مبهمه في خانه الموضوع، الي الاستخدام غير السليم للاشكال والصور التعبيريه المعروفه باسم . فمعظم الناس لا يزال امامهم شوط طويل يجب عليهم ان يقطعوه قبل ان يتقنوا فنون كتابه الايميلات المهنيه السليمه. وقد اجرت مجله "هارفارد بيزنس ريفيو" دراسه لكافه جوانب الاحباط التي تعترينا عندما يتعلق الامر بكتابه رسائل البريد الالكتروني او الايميلات، ووضعت دليلا استرشاديا لتحسين كتابه هذا النوع من الرسائل بشكل افضل بالنسبه لك، وللجميع. مواضيع قد تهمك نهايه ركز علي لب الموضوع ذكرت مجله "هارفارد بيزنس ريفيو" انه يجب ان يكون موضوع الرساله الالكترونيه مختصرا، ووصفيا، وان يكون في الخانه المحدده لذلك، وان يبرز الاجراء المطلوب بالتحديد. واذا كانت خانه الموضوع مهمه للفت نظر القاريء؛ فنوع الخط المستخدم يصبح بالتالي مهما واساسيا ايضا. وبناء علي ذلك، يجب ان تستخدم نوعا من الخطوط يسهل علي اي شخص ان يقراه، والا تكون فيه اي مشكله تتعلق الغموض او عدم الوضوح. ومن امثله انواع الخطوط البسيطه والواضحه نوع الخط المعروف باسم "ايريال" في برامج الكتابه، وكذلك خطوط "هيلفيتيكا"، و"فيردانا". كما يفضل استخدام هذه الخطوط بلون قاتم. وتنصح مجله "هارفارد بيزنس ريفيو" بعدم استخدام اكثر من ثلاثه انواع من الخطوط في الرساله الواحده. كن ذكيا من المقبول ان تستخدم الاشكال التعبيريه المعروفه باسم في الرساله الالكترونيه المهنيه فقط، ولكن عندما يستخدمها كذلك الشخص المقابل الذي ترسل اليه هذه الرساله عبر الايميل. اما فيما يتعلق بالاخطاء المطبعيه، فهذه ليست نهايه العالم. وهنا تقول المجله ان الخطا المطبعي الاستراتيجي قد يكون بالنسبه للمديرين رفيعي المستوي فكره ذكيه لاضفاء المصداقيه علي الرسائل الالكترونيه التي يرسلونها، وحتي لا يبدو الامر علي انك دائما تصوغ رسائلك بشكل دقيق ومحكم للغايه. لكن عليك ان تحذر ايضا، فالخط الفاصل بين المصداقيه وعدم المهنيه هو خط رفيع جدا، ومن هنا فكر مرتين قبل ان ترتكب خطا مطبعي عن قصد. تجنب الاخطاء اللغويه عندما ترسل الايميل رقم 72 من مجموع رسائل الصباح، من السهل ان تجد نفسك تتغاضي عن بعض علامات الترقيم، او عدم كتابه حرف "i" مثلا بشكل الحرف الكبير "I". لكن عليك الا تفعل ذلك، واستغرق بعض الوقت لمراجعه حتي هذه الامور التي قد تبدو بسيطه بالنسبه لك. فذلك سيعني مجهودا اقل بالنسبه للشخص الذي سيقرا الايميل، ولن تضطر لقضاء وقت اضافي لتوضيح ما كنت تريد ان تقوله. ولتجنب لحظات السخط تلك، اجعل رسالتك قصيره، وواضحه. وينصح بعض الخبراء بان يقتصر الايميل علي شاشه قراءه واحده. وحتي في الرسائل القصيره، لا ترسل فقرات طويله من النصوص، بل عليك ان تبرز النقاط الرئيسيه، وان تستخدم الفقرات القصيره المتعدده. واهم شيء، ان تكون واضحا ومباشرا لتوفر الوقت علي الجميع. فكر مرتين وثلاث مرات قبل ان تضغط علي زر ارسال رسالتك الالكترونيه، راجع مره اخري للتاكد من وجود اسماء الاشخاص الذين تريد ان ترسل اليهم ذلك الايميل، وكذلك اسماء الاشخاص الذين تريد ان ترسل لهم نسخا من تلك الرساله. ولا تلجا لاخفاء اسماء بعض المرسل اليهم الا عند الضروره، والا تكونت عنك سمعه سيئه كشخص غير حكيم، كما جاء في مجله "هارفارد بيزنس ريفيو". وفي الوقت الذي يعتبر فيه الايميل في الغالب هو وسيله التواصل الرئيسيه، تذكر ان الحديث الشخصي وجها لوجه احيانا، او رفع سماعه الهاتف لاجراء مكالمه سريعه هما الافضل بالطبع. فاذا كان هناك صراع او انباء سيئه، فيمكن تفسير الرسائل المكتوبه بشكل مختلف تماما عما كنت تقصده، ويتوقف ذلك علي الحاله العاطفيه للقاريء. وفي هذه الحالات، غالبا ما يساعد الاجتماع شخصيا او التحدث عبر الهاتف او عبر سكايب في تبديد مثل ذلك النوع من القلق او التوتر. وعلي اي حال، يميل الناس الي ان يكونوا اكثر تحضرا وثقه عندما يتعاملون مباشره مع انسان حقيقي، بدلا من الاحرف المكتوبه علي شاشه الكمبيوتر. يمكنك قراءه الموضوع الاصلي علي موقع BBC Capital.
لن يختفي البريد الالكتروني من حياتنا، سواء احببنا ذلك ام كرهناه، وخاصه في محيط العمل. فقد وصلت نسبه رسائل البريد الالكتروني الخاص باماكن العمل الي نحو 55 في المئه من اجمالي عدد رسائل البريد الالكتروني المرسله في انحاء العالم في اليوم الواحد في عام 2014.