اكتشف ايان هيوز ان نصف الاجتماعات التي حضرها كانت مجرد مضيعه للوقت. لذلك اعاد كتابه القواعد المتعلقه بحضوره للاجتماعات. الان، اذا رتب احد الاشخاص لعقد اجتماع في شركه "كونسيومر انتيليجينس" للابحاث، التي يعمل فيها هيوز، فان قسم معلومات العملاء يجب ان يشرح لكل شخص تمت دعوته لماذا عليه ان يحضر. كما ان اي شخص يمكنه ترك الاجتماع والانسحاب منه اذا شعر بانه غير منتج، ولا يترتب عليه نتائج عمليه. من ناحيه جوهريه، لا يوجد شيء اسمه اجتماعات الزاميه. يقول هيوز من مكتبه في بريستول ببريطانيا: "كل الاجتماعات في هذه الشركه اصبحت اختياريه". تغيير العقليه يعترف هيوز ان هذا الانتقال الي وضع يكون فيه يوم العمل اكثر انتاجيه لم يكن بالامر السهل، فقد احتاج عدد من المديرين لبعض الوقت لكي يستوعبوا الخطه التي وضعها قبل ثلاث سنوات. مواضيع قد تهمك نهايه ومازال هناك عدد كبير من الاجتماعات التي تم جدولتها. لكن هيوز يقول ان خطته زادت من الانتاجيه وحسنت من الثقافه السائده داخل مكان العمل. ويقول في هذا الصدد: "هل يوجد اي فائده لاجتماع طويل في الوقت الذي يمكن للايميل ان يفي بالغرض؟" ويخوض هيوز كفاحا ضد مشكله تجتاح معظم مكاتب العمل. فالمديرون يقضون ثلث وقتهم في الاجتماعات، التي اثبتت الدراسات ان كثيرا منها كان مضيعه للوقت وبلا اي فائده. يقول رالف ويتزل، استاذ الاداره والتنظيم في جامعه فليريك في بلجيكا: "يبدو ان عدد الاجتماعات التي تعقد كل اسبوع، او كل يوم، في ازدياد، ولم يعد الموظفون يطيقونها. المشكله هي ان المديرون لا يعرفون السبيل الي تغيير ثقافه الاجتماعات تلك". غطاء امني يضيف ويتزيل ان الاجتماعات عاده ما يدعو اليها المديرون غير الواثقين من ادارتهم للعمل. فالمسؤولون الذين يعتقدون انهم فقدوا السيطره، ولا يثقون في موظفيهم، عاده يدعون الي اجتماعات متعدده للاشراف علي كل كبيره وصغيره. وهكذا تصبح قاعه الاجتماعات المكان الوحيد الذي يتواصل فيه المديرون مع موظفيهم، وهو ما يعتبر طريقه بائسه في حل المشكلات. يقول بلير بالمر، المدير التنفيذي لاحدي مؤسسات الاستشارات الاداريه قرب لندن بالمملكه المتحده: "هؤلاء المديرون الذين عاده ما ينتقلون من اجتماع لاخر، طوال اليوم، لا يقومون بشيء عملي. نحن مدمنون تماما علي الاجتماعات. اذا لم نذهب الي اجتماع فاننا نتساءل ماذا عسانا ان نفعل ان لم نعقد اجتماعا". لحسن الحظ يوجد وسائل سهله لحل المشكله. تعلم كيف تفوض غيرك، ودع الموظفين يبتكرون حلولا من تلقاء انفسهم. قم بدعوه الاشخاص المهمين الاساسيين فقط الي الاجتماعات. تاكد من ان جميع الحضور يفهمون الغايه من الاجتماع، الا وهو الوصول الي قرار بخصوص الموضوع قيد البحث. يقول بالمر: "نعقد الاجتماع تلو الاجتماع بحثا عن اجابه، ثم نتخذ القرار الذي كنا نعرف سلفا اننا سنقوم باتخاذه. بدلا من ذلك عليك ان توضح منذ الاجتماع الاول انه لا بد ان يتخذ قرار في نهايه الساعه الاولي من الاجتماع". فيما يتعلق بالاجتماعات المنتظمه، اي تلك التي يعقدها قسمك كل يوم او كل اسبوع، فكر فيما اذا كانت هذه الاجتماعات تضيف شيئا ذا قيمه للشركه. الفرص هي انك يمكن ان تفعل الشيء ذاته بارسال ايميل سريع او اتصال هاتفي. الافضل من ذلك، فوض الموظفين لاتخاذ قراراتهم بانفسهم. فن الاجتماعات المنتجه الطريقه التي تفهم بها الاجتماعات، سينتج عنها اجتماعات اقل رسميه، و اقل حاجه لحضور المسؤولين، وتكون اسرع بشكل عام، وهنا بالضبط يكمن التعاون الحقيقي، كما يقول بالمر. هذا بالضبط ما فعله ديفيد هيل قبل اربعه شهور في شركته التي تتخذ من سان فرانسيسكو بكاليفورنيا مقرا لها. فقد لاحظ هيل ان فريق الهندسه التابع للشركه يعقد اجتماعه وجميع الحضور وقوف علي اقدامهم، ولا يستغرق الاجتماع اكثر من 15 دقيقه، مع طرح بعض التحديثات السريعه. هدف الاجتماع هو ان يقول كل مشارك ما الذي قام به في اليوم السابق، وما الذي يقوم به اليوم، وما هي العقبات التي تعترض عمله. يقول هيل: "لدينا مكتبا مفتوحا، لا يوجد حواجز او جدران بين الموظفين، ولذلك فالاجتماع يعقد بجوار مكتبي تماما، وانا انظر الي ذلك، واقول: نعم، لا شك ان هذه الطريقه فعاله". وقد اعتاد فريقه الاداري علي عقد ثلاثه اجتماعات اطول كل اسبوع. الان، يعقدون جلسه تخطيط طويله واحده كل يوم اثنين، واثنتين اقصر منها وهم وقوف علي الاقدام، كما يفعل فريقه الهندسي. هذه الطريقه شجعته علي الغاء الاجتماعات الدوريه المجدوله وغيرها من الاجتماعات التي تبحث في قضايا يمكن حلها عبر الايميل. اجتماعات اقل يعني ان المديرين اقل تدخلا في تفاصيل العمل، لكن هيل يقول ان ذلك يؤدي الي الابتكار، ويضيف: "عندما تتلقي مفاجات ايجابيه، اي عندما ياتي اليك فريق العمل من موظفيك بافكار جيده لم تخطر ببالك، فمعني ذلك انك مدير ناجح". بالنسبه الي هيوز، تمتد ثقافه الاجتماعات الاقل لتشمل حتي عملاء الشركه. في الاونه الاخيره، طلب احد وكلائه اجتماعا لمده يومين لمناقشه خطط للمستقبل، لكن هيوز رد عليه بان يوما واحدا يكفي. يقول هيوز: "دعونا لا نضع اجتماعا لمده يومين في جدول اعمالنا لمجرد اننا نستطيع ذلك. اذا امكن انجاز العمل في يوم واحد فلا ضروره لاجتماع يستغرق يومين، لان الزبائن سيكونوا ممتنين لنا اننا لم نهدر وقتهم". الافضل من كل شيء كما يقول هيوز، ان خفض عدد الاجتماعات لا يؤدي فقط الي عدم شغل وقت المديرين، لكن يساهم في تغيير الثقافه السائده، حيث ينبغي الا يضيع المديرون جهودهم في التركيز علي ما يدور في غرفه الاداره فيما بينهم، وليكون التركيز علي انجاز المهام والعمل. يمكنك قراءه الموضوع الاصلي علي موقع BBC Capital.
هل تشعر بانك اسير لاجتماعات متواصله؟ اليك طريقه التخلص من ذلك والاستمرار في عملك.