كتبت مقالا منذ فتره قريبه حول اسباب عدم نجاح فكره مسايره الامور بشكل سلبي في بيئه العمل، واهميه الدخول في محادثات ومناقشات مفعمه بالحيويه للاستفاده من العديد من التعليقات والاستفسارات الرائعه. لكن البعض اعرب عن قلقه من ان مثل هذه المناقشات في بيئه العمل قد تنقلب الي احاديث لا طائل منها. والسؤال الان هو: كيف يمكن ان نتغلب علي فوضي الاجتماعات في بيئه العمل؟ قبل سنين عديده، كنت اتحدث مع زميل لي بعد خروجنا من احد الاجتماعات، وقد ادركت عندها ان كلانا قد ترك الاجتماع ولديه افكار مختلفه تماما عما طرح في ذلك الاجتماع، وبالتالي عما سيحدث فيما بعد. هذا ما يجعل الاجتماعات تمر دون جدوي، وهو امر يحدث اكثر بكثير مما نعتقد. ان لم نعرف ما سيجري لاحقا، سنكون قد اضعنا وقت الجميع، وعلي الارجح سينتهي بنا الامر بترتيب اجتماع اخر. وستغمرنا بعدها اعداد لا تنتهي من الرسائل الالكترونيه في محاوله لايجاد مخرج ما. مواضيع قد تهمك نهايه وقد راودتني فكره اضواء اشاره المرور: "الضوء الاخضر، والضوء الاحمر، والضوء الاصفر" بعد ذلك الاجتماع سالف الذكر. واستعمل هذه الفكره الان بعد كل اجتماع اديره تقريبا. الفكره واضحه، وتضمن لكل شخص ان يدرك ما سيحدث، ومن الذي سيتاكد من تنفيذ ما نتفق عليه. كما انها فكره شامله الي حد ما، فقد استعملتها في اجتماعات كثيره حضرتها في اماكن مختلفه من العالم، وفي مجالات متنوعه، والكل بالتاكيد يعرف شكل اشارات المرور. كيف تعمل؟ سنعرض هنا كيفيه عمل هذه الفكره: عندما تثار قضيه او نقطه ما للنقاش علي طاوله الاجتماع، ونبحثها باسهاب، وعندما يبدو لنا اننا طرحنا كل ما لدينا، واننا انتهينا من المناقشات، نقوم بتصنيف تلك النقطه او ذلك الموضوع الذي كان محور النقاش من خلال اعطائه ضوءا محددا: اخضر، او احمر او اصفر. الضوء الاخضر: ويعني انه يمكن للموضوع ان يمر بعد الاتفاق بشانه. ربما تكون هناك حاجه لبعض التعديلات؛ الا ان المسار واضح بالنسبه لذلك المقترح لكي يدرج في قائمه المهام المطلوب تنفيذها. ندون ذلك القرار في محضر اجتماعنا، كما يتم ايضا تحديد اسم الشخص المسؤول عن تفعيل ذلك القرار. ثم نسجل الجدول الزمني لمتابعه ذلك الموضوع، وبعد ذلك ننتقل الي النقطه التاليه في جدول الاجتماع. الضوء الاحمر: ويعني ان الجواب هو الرفض، وان الامر محسوم. فبعد ان ناقشنا الامر من كل جوانبه، وكان اجماع الاراء هو عدم المضي قدما في ذلك الموضوع، سواء الان او في اي وقت بعد ذلك، ندون ذلك القرار، وننتقل الي النقطه التاليه في جدول الاجتماع. الضوء الاصفر: ويعني ان الاجابه هنا معقده نوعا ما، ولم تحسم بعد. وانصح هنا بضروره مراجعه الموضوع المقترح، واعاده تقديمه مره اخري. قد يعني هذا اننا نؤيد الموضوع عموما، لكن المقترح يحتاج الي اعاده صياغه، او توضيح ما، او تعديل بشكل او باخر. كما انه قد يعني ان هناك حاجه الي مزيد من البحث للموافقه عليه، فعلي سبيل المثال، يمكن ان نطبق ذلك علي فكره اختبار رد فعل السوق تجاه منتج جديد، او خدمه جديده. وعاده ما تعني متابعه موضوع ما انه يحتاج الي ان يقدم كمقترح مره اخري بعد ادخال التعديلات المطلوبه عليه، او ان يؤجل النظر فيه مع تحديد وقت زمني ليعاد الي جدول الاعمال. في البيت ايضا؟ وينبغي لمحضر الاجتماع ان يعكس ما اقترحناه خلاله، وان يحدد الشخص المكلف بالمتابعه، مع تحديد تاريخ اعاده عرض المقترح لمناقشته في اجتماع محدد. ان هذه الطريقه لا تنجح فقط في غرف مجالس الاداره، ولجان الخبراء، بل انها تنجح ايضا عند تنظيم الامور العائليه. تعلمون جيدا ما يحدث عندما يحاول جميع افراد الاسره في المنزل ان ينظموا مواعيدهم، وان يخططوا لقضاء عطلاتهم واجازاتهم، او يقرروا من يذهب الي اين، وفي اي وقت، ومع من. اعتقد ان هذه الطريقه تحقق توازنا وتمكننا من الاستفاده من المناقشات واشكال الجدال القيمه خلال فترات الاختلاف، مع ضمان نتيجه يرضي بها الجميع، وفي نفس الوقت تحديد الشخص المسؤول عن التنفيذ. بهذا الشكل، لا يترك احد اجتماعا دون التاكد مما جري الاتفاق عليه، او معرفه من المسؤول عن تنفيذ الامور التي اتفق عليها. يمكنك قراءه الموضوع الاصلي علي موقع BBC Capital.
يعرب البعض عن قلقه من ان المحادثات والمناقشات في بيئه العمل يمكنها ان تتحول الي احاديث غير مثمره بالمره. وفي النهايه، قد تشعر انه ليست هناك نتيجه واضحه لها. فماذا يمكن ان نفعل لنجعل مثل هذه المناقشات الحضاريه مثمره واكثر فائده؟