بدات القصه عندما شرعت محاميه في فيلادلفيا بالولايات المتحده في كتابه رساله الكترونيه الي زميل لها في العمل، وتضمنت الرساله المطوله مقترحا لتسويه دعوي قضائيه ضد شركه "ايلي ليلي وشركاه"، عملاق صناعه الادويه. عندما بدات المحاميه في كتابه العنوان البريدي الالكتروني باسم زميلها في المساحه الخاصه بـ"المرسل اليه"، لم تلاحظ ان برنامج البريد الالكتروني قد اكمل تلقائيا كتابه اسم شخص اخر. كان مستلم هذه الرساله هو احد مراسلي صحيفه نيويورك تايمز. وبعد ايام، نشرت الصحيفه علي صفحتها الاولي خبرا حول تلك التسويه المقترحه بمليارات الدولارات. وليس معلوما دور ذلك الخطا في السبق الصحفي للجريده، لكنه ظل من اكبر الاخطاء الفادحه للبريد الالكتروني التي تتناولها الالسن علي الاطلاق. ان هيمنه البريد الالكتروني علي اتصالاتنا الرسميه جعلت لدينا جميعا حكايا نرويها عن الاخطاء الفادحه التي احرجتنا – مع املي ان نتجنب الاخطاء التي تكلف مليارات الدولارات. اضف الي ذلك عبئا اخر، وهو الالتزام الذي لا يقاوم بالرد علي ما يصلنا من رسائل. مواضيع قد تهمك نهايه لكن اعتماد البريد الالكتروني كوسيله للاتصالات الرسميه اعاد صياغه الطرق التي ننفذ بها اعمالنا، فخلال جيل واحد، تطور عمليه ارسال واستلام المعلومات من عمليه بطيئه وغير مؤكده الي عمليه فائقه السرعه. وبحسب الباحثين في شركه "راديكاتي غروب"، هناك مئه مليار رساله الكترونيه ذات طابع رسمي ترسل يوميا. يتوقع ان يصل هذا الرقم الي 130 مليار في عام 2017. لقد حدث كل ذلك في غضون عقدين فقط. فحتي قبل 20 سنه خلت، كان عدد قليل فقط من الناس يستعمل البريد الالكتروني بشكل مستمر. من المؤكد ان العديد منا قد فتح صندوقا بريديا مع "اي او ال" في تلك الايام، الا ان الاعم الاغلب منها كان شخصيا. خلال التسعينيات من القرن الماضي، لم تكن الردود السريعه قاعده متبعه. حتي ارسال الوثائق بالفاكس كان يعد وسيله فعاله اكثر من ارسالها بالبريد الالكتروني. تغير الوضع في السنوات الاولي من الالفيه الثانيه، عندما اصبح البريد الاكتروني في المكاتب امرا شائعا ولا مفر منه. ثم جاء هاتف "البلاك-بيري" في عام 2003. لم يكن ذلك اول هاتف يتيح خدمه فتح البريد الالكتروني، لكن سهوله حمله وتشغيله ولوحه مفاتيحه التي في متناول اليد، والمواصفات الامنيه له، جعلت المهنيين واصحاب الاعمال يتحققون من بريدهم الالكتروني بشكل متكرر، ويردون علي الرسائل بشكل فوري تقريبا، حتي خارج اوقات الدوام. يقول ويل شوايلبه، نائب الرئيس التنفيذي لشؤون تطوير التحرير وابتكار المضمون في دار "ماكميلان" للنشر في مدينه نيويورك ان البريد الاكتروني غير جوهريا، وفي زمن قصير، الطريقه التي يعمل بها تقريبا كل محترف ومهني. فجاه، اصبح الناس مهووسين بمراقبه بريدهم الالكتروني، ويقضون ساعات لارسال واستلام رسائل تخصهم، وينتابهم القلق من القواعد غير المحدده لاداب وسلوك البريد الاكتروني. ويضيف شوايلبه: "جاءت هذه الخدمه الي عالمنا دون اي دليل حول كيفيه استعمالها." تغيير اعمالنا وحياتنا كان شوايلبه، في الايام الاولي من الالفيه الجديده، يعمل محررا لاحد الكتب، سرعان ما بدا بملاحظه الوقت الكثير الذي يقضيه مع البريد الاكتروني. ويقول: "كاننا استيقظنا جميعا في يوم من الايام وادركنا اننا نقضي 70 في المئه من اوقاتنا في اليوم مشغولين بالبريد الالكتروني." وبالتالي، في عام 2006، جلس شوايلبه مع المؤلف ديفيد شبلي لتاليف كتيب تخصصي. واصبح كتيب "ارسل: لماذا يخطيء الناس في ارسال بريد الكتروني الي هذا الحد، وكيف تجيد ذلك" دليلا من بين اوائل الكتب في قواعد ارسال بريد الكتروني رسمي. من ضمن ارشادات الكتيب: يتوجب علي المديرين تحديد تقاليد جيده لارسال بريد الكتروني، وينبغي علي الموظفين تجنب الرد علي الجميع عند ورود رساله عامه ، ويتوجب علي الشركات ان تستحدث مختصرات خاصه بالشركه، فمثلا: . بالنسبه لاولئك الذين يبرعون في هذا الامر، اصبح البريد الالكتروني اول موزع شبه فوري للمعلومات علي وجه الارض. يقول شوايلبه: "البريد الالكتروني ليس الا نظاما عظيما للتواصل بين الناس". يصعب تحديد مدي الكفاءه والفعاليه الاكثر التي اصبح عليها العالم بفضل البريد الالكتروني. اقصد بذلك ارسال المعلومات والتواصل المعتاد علي حد سواء، مثل تحديد موعد لقاء او تعارف. اما الان، وبوجود البريد الالكتروني علي الهواتف وحتي الساعات الذكيه، فقد تحول الي عبء علي البعض. فهذه الخدمه تعني عدم الانفصال عن جو العمل، كما تقول جولي مورغينستيرن، الخبيره في اداره الوقت، ومؤلفه كتاب "لا تفتح بريدك الالكتروني في الصباح". تكمن المشكله في ان الكثيرين يسمحون لبريدهم الالكتروني بان يستحوذ عليهم، حتي وان لم تطلب الشركه التي يعملون فيها ان يردوا علي بريدهم في كل ساعه من ساعات الاسبوع، حسبما تقول مورغينستيرن. وتضيف: "البريد الالكتروني يمثل خدمه قويه بشكل رائع، لكن ان لم تتخذ الحيطه، فسوف تستحوذ علي كل وقتك." هناك امر اخر مؤكد، وهو انه لا يمكننا ببساطه ان نتغافل عنه، وليس فقط لان عملنا لا يسمح لنا بذلك. فالبريد الالكتروني يولد الادمان عليه، فهو يثير نفس المناطق الدماغيه التي يثيرها مخدر مثل الكوكايين، وذلك بحسب توم ستافورد، الباحث بجامعه شفيلد،. ويعود السبب الي ان الناس يحسون بنشوه الاندفاع عندما يقومون بالرد علي البريد الالكتروني. في الحقيقه، هذا شعور كاذب بالكمال، ويعود في جزئه كبير منه الي عدم ظهور مراسلاتنا الالكترونيه ضمن مهماتنا الوظيفيه وخصائصها. يستثني من ذلك، بحسب مورغينستيرن، العاملون في قسم خدمه العملاء، حيث تشمل مهامهم الوظيفيه ارسال واستلام الرسائل والاخطارات. اما بالنسبه لبقيه الناس في الغالب، فلن يعتمد الاداء الوظيفي علي عدد الرسائل الالكترونيه التي يرسلونها يوميا. مزيد من الايجابيات يكمن السر في التخلص من ادمان البريد الالكتروني في تقليل الوقت الذي تصرفه يوميا للرد علي بريدك، وفق راي مورغينستيرن. ابدا بتجنب الاطلاع علي صندوق بريدك الالكتروني في ساعه يومك الاولي. ثم اضف اليها ساعه قبل ذهابك للفراش. ستجد اوقاتا تلائمك اثناء النهار للرد علي البريد الالكتروني، وهي اوقات تعتبرها ذات انتاجيه اقل من ان تنجز مهاما اخري. ماذا لو تخلفت عن الرد علي بريدك الالكتروني، ووجدت الاف الرسائل في بريدك؟ تنبهنا مورغينستيرن قائله: "لا تحاول اللحاق بها، فلن تفلح في ذلك ابدا." وعوضا عن ذلك، اعلن عن "افلاسك البريدي". وهو مصطلح يعود لاحد اساتذه القانون بجامعه هارفرد عام 2004. يبدا الامر بانشاء ملف، لنسميه مثلا "2014". ضع كل الرسائل الالكترونيه القديمه فيه. من المرجح انك لن تقراها جميعا. لذا، من الافضل ان تلقيها جميعا في ذلك الملف وتبدا من جديد، وسيكون الوقت قد حان لتطبيق افضل الممارسات في التعامل مع الرسائل. يسهل التعامل مع البريد الالكتروني كلما تفاوتت فتره الرد علي الرسائل، وذلك ما تنصح به ناتالي هيوستن، مدربه الانتاجيه والاستاذه المساعده للغه الانجليزيه بجامعه هيوستن بتكساس الامريكيه. اذا ما ارسلت ردا علي كل رساله في الحال، فانك تعود اقرانك في العمل علي تصور انك علي الخط دوما لترد عليهم. انتظر لبضع ساعات قبل الرد، ان لم تكن المساله ضروريه جدا. فكر مليا فيما ستكتب وترسله عبر البريد الالكتروني، وبامكانك ان تقلل عبء الرد علي كل الرسائل لديك، وفي جميع الاوقات، وذلك بكتابه ردودك بعنايه. استعمل مقاطع صغيره، ورؤوس نقاط للمواضيع، وعناوين فرعيه، بحسب نصيجه هيوستن. تحوي محادثه نموذجيه بالبريد الالكتروني علي سبع ملاحظات. لكي تجعل الرساله الاولي فعاله، عليك ان تحصل علي ردود فعل اقل. سيساعدك هذا في تخفيف زخم البريد المرسل اليك. "تنطبق نفس القواعد المطلوبه لكتابه مقترح جيد علي كتابه رساله جيده بالبريد الالكتروني،" حسبما تقول هيوستن. وتضيف: "تريدها ان تكون سهله الفهم، وان توصل الفكره التي تريدها دون الرجوع اليها مرارا وتكرارا". ثم هناك تلك القاعده البسيطه التي يتبعها شويلبه: اذا كانت رسالتك مثيره للجدل، او معقده الفهم، فهي لا تلائم البريد الالكتروني. نحو الافضل يمكن لصناديق البريد الالكتروني الفائضه ان تسبب التوتر والارباك، الا انه لا يمكن مجادله الامر التالي: لقد غير البريد الالكتروني جوهريا العديد من مجالات العمل نحو الافضل. المثال علي ذلك: شركه تيلر للتغليف في بلده امبيريال بولايه ميسوري الامريكيه. في اواخر التسعينيات من القرن الماضي، كان مصمم التغليف البلاستيكي يرسل النماذج الي الزبائن عبر البريد العادي. ثم تعود النماذج، احيانا بعد اسابيع، مع ملاحظات الزبون بالتغييرات التي يريدها ان تجري. يتبع ذلك عده جولات مثل هذه، اما الان، تبعث المديره التنفيذيه للشركه، سارا تيلر هاردي، نموذجا رقميا وتحصل علي التغييرات المطلوبه خلال ساعات احيانا. وتضيف هاردي: "عاده ما كانت تستغرق ذلك سته اسابيع من البدايه حتي انهاء العمل، عن طريق البريد العادي البطيء. والان؟ يمكننا انهاء العمل وارساله الي الزبون خلال اسبوع، بكل سهوله." يمكنك قراءه الموضوع الاصلي علي موقع BBC Capital.
ان كنت قد ارسلت رساله الكترونيه بالخطا الي شخص ما، او انك ضغطت سهوا علي المساحه الخاصه بـ"الرد علي الجميع"، فسوف تمنحك هذه القصه التي وقعت عام 2008 شعورا بالراحه.