قضي ايفار كروغرود ست سنوات يعمل ضابطا في البحريه النرويجيه في تسعينات القرن الماضي، وكان يلتقي باشخاص غرباء في شهر اغسطس/اب من كل عام. تعد الخدمه العسكريه في النرويج الزاميه، وفي كل عام،كان كروغرود يستقبل مجموعه جديده من المنضمين حديثا للقوات المسلحه. ولانهم يعملون في دوريات صغيره نسبيا لساعات طويله، يتعرف اعضاء الطاقم علي بعضهم البعض بسرعه، ويعرفون صفات ومداخل بعضهم البعض وافضل الطرق للعمل سويا. وفي وقت لاحق، انخرط كروغرود في عالم المال والاعمال ووجد ان الوضع مختلف تماما عن العمل في البحريه. في عام 2000، اسس كروغرود الذي يسكن في اوسلو شركه احصاء ومعلومات علي الانترنت اطلق عليها اسم "كويستباك"، واذهله كم كان من الصعب عليه ان يتعرف علي زملائه. وخلال السنوات العشر التاليه، تطورت الشركه ليصل عدد موظفيها الي 300، لم يحفظ اسماء الكثيرين منهم، فضلا عن مواصفاتهم الشخصيه. بعض الشركات تطلب من الموظفين كتابه دليل بمواصفاتهم الشخصيه، املا في ان يمكن ذلك زملاءهم من فهم الاساليب الشخصيه المختلفه في العمل يقول كروغرود: "كنت اشعر بالذهول والاحباط في ان واحد من طول الوقت الذي يحتاجه المرء للتعرف علي زملائه في عالم المال والاعمال." في عام 2011، وبينما كان كروغرود يشارك في مؤتمر بكليه لندن للاعمال ذكر استاذ جامعي فكره ظن كروغرود انها ستساعد في حل مشكلته، وتتلخص في انشاء دليل شخصي لكل موظف. وعندما عاد الي مكتبه، كتب صفحه عن افضل السبل التي تساعد الاخرين علي التعامل معه بسهوله. وضمت تلك الصفحه الاشياء التي يحبها والتي لا يحبها، وما يتوقعه من موظفيه. علي سبيل المثال، انه يفضل المناقشات والمداولات حتي عندما يتعلق الامر باتخاذ قرار من صميم صلاحياته. وكانت نتيجه هذه الفكره مشجعه للغايه، اذ قال الموظفون ان هذا الدليل قدم لهم رؤيه كاشفه عن العمل مع بعضهم البعض بصوره فعاله. ومنذ ذلك الحين، يشجع كروغرود كل من يعرفه علي كتابه دليل شخصي عن نفسه. ويري البعض ان فكره كتابه دليل شخصي وسيله فعاله في الانسجام مع الاخرين في مكان العمل، في حين يري اخرون انها مجرد كلام يكتب ليلائم اجواء الوظيفه في الشركه. لكن الشركات التي تستخدم طريقه الدليل الشخصي تقول انه يمثل وسيله واداه جيده لمساعده الزملاء علي الانسجام في عصر يعمل فيه الكثير من الموظفين من منازلهم وليس لديهم الفرصه لمعرفه بعضهم البعض تحت سقف مكتب واحد، او لا يفضلون التواصل عن طريق مواقع التواصل الاجتماعي. واذا كنت تفكر في كتابه دليل شخصي خاص بك، فاليك بعض الامور التي تحتاج لمعرفتها. تعرفني واعرفك ظهرت فكره الدليل الشخصي عندما كان لاري ستايبل ينتظر اجتماعا في عام 2003. استغل ستايبل، المؤسس والمدير التنفيذي لشركه "ستايبل بيبودي وشركاه" في بوسطن، الوقت الذي سبق موعد الاجتماع في قراءه الارشادات الخاصه بهاتفه المحمول الجديد. "اذا ترك الناس ليكتشفوا بعضهم البعض من خلال العمل سويا فمن الممكن ان تنشا بعض المشاكل"، حسب كروغرود فكر استايبل في انه قد يكون من المفيد ان يكون هناك دليل ارشادي لكل مسئول يقوم بتوظيفه، ثم جرب تلك الفكره عن طريق كتابه دليل مستخدم خاص به. وبعد ذلك، طلب من جميع المديرين الذين عينهم في وظائف جديده ان يكتب كل منهم دليل المستخدم الخاص به، انطلاقا من قناعته بان هذه الوسيله ستمكن الموظفين من معرفه بعضهم البعض. ومع مرور الوقت، وجد ستايبل ان هذه الكتب الارشاديه ساعدت علي كشف افكار الموظف والعوامل النفسيه التي تؤثر عليه، وكيف يمكن لمرؤوسيهم العمل معهم علي خير وجه او تلاشي العمل معهم. فهناك استاذ جامعي، علي سبيل المثال، يشجع زملاءه علي تحديد موعد مسبق لمقابلته في المكتب بدلا من مجرد الحديث معه وهو يسير في الردهه، وهو الوقت الذي يحب ان يقضيه في التفكير. كما ان هناك مدير تنفيذي يعترف بانه غالبا ما يسترجع الذكريات بشان نفس القصص الحربيه القديمه، ما يجعل مرؤوسيه الذين اطلعوا علي الدليل الخاص به يقاطعونه عندما يشرع في الحديث عن ذكرياته. يقول ستايبل: "ساعدت فكره الدليل الشخصي علي زياده فرص نجاح الموظفين الجدد". متابعه في الاونه الاخيره، كان استعمال الدليل الشخصي احد الموضوعات التي نوقشت في مؤتمر لمسؤولي الشركات، وطلبت بعض شركات التكنولوجيا والشركات الناشئه من موظفيها كتابه مثل هذا الدليل. وعلم ديفيد بوليتيس، المؤسس والمدير التنفيذي لشركه بيتركلاود لتكنولوجيا المعلومات، بتلك الفكره عن طريق احد المؤتمرات العام الماضي، فخلال احدي الجلسات طلب المتحدث من الحضور ان يكتبوا دليلا شخصيا في نفس اللحظه والمكان. ويقول: "بالنسبه لي كانت لحظه الانتباه لاهميه الموضوع اثناء وجودي في القاعه. كان الجميع يركزون في الكتابه بكل جديه. ومن ثم ادركت انه يمكنني ان احمل تلك الفكره الي الشركه التي اعمل بها". وبعد اسبوعين، عقد بوليتيس اجتماعا وطلب من موظفيه ان يكتبوا دليلا خاصا بهم. واقترح طرح مجموعه من الاسئله المشتركه، مثل "ما هي افضل وسيله للتواصل معك؟" و"كيف ترغب في تلقي التعليقات والتوجيهات الخاصه باي عمل تقوم به؟". وقد نشرت الاسئله في ملفات مشتركه ليقراها كل من في الشركه. ونشر بوليتيس اجاباته الخاصه علي مواقع التواصل الاجتماعي حتي انه ارسل نسخه لاقاربه. وكشفت فكره الدليل الشخصي عن تفسيرات لامور كانت تدور في الشركه. علي سبيل المثال، افصح المدير المؤسس للشركه في الدليل الخاص به عن انه يحب العمل في الصباح الباكر، بينما كتب احد زملائه انه يحب العمل في ساعات الليل المتاخره. وفجاه ادرك كل منهما سبب وجود تاخير في تلقي اجابات وردود علي رسائل الايميل التي يرسلها كل منهما الي الاخر. بالنسبه لبوليتيس، افصح عن انه عندما يكون هادئا اثناء الاجتماعات، فلا ينبغي ان يشعر موظفوه بالقلق، ولكن ان يعرفوا انه يعمل علي استيعاب كل ما يدور ليهتم به. الذين تبنوا فكره الدليل الشخصي في مكان العمل يقولون انها تساعدهم علي فهمم امور كانت تدور بين الموظفين دون تفسير ويقول بوليتيس: "بامكانك الان ان تسمع الموظفين يشيرون الي تلك الادله الشخصيه طوال الوقت. عندما تدخل الاجتماع يقول لك احدهم: لقد وضعت هذا الامر علي الجدول الساعه السابعه صباحا لانني رايت في الدليل الخاص بك انك تحب الاجتماعات المبكره". معلومات زائده عن الحد ومع ذلك، لا تخلو فكره الدليل الشخصي من العيوب، اذ يحذر ستايبل من انه لا ينبغي ابدا ان تكون هذه الفكره الزاميه، لانها يمكن ان تعتبر تعديا علي خصوصيه الموظف. وهذا صحيح بشكل كبير في بلدان مثل اليابان، حيث العادات الشخصيه من غير المرجح ان تناقش في مكان العمل. وعلاوه علي ذلك، يميل البعض الي الكذب في اجاباتهم، ويدعون مثلا ان اكبر نقطه ضعف لديهم هي العمل بشكل مبالغ فيه. ويعطي بوليتيس حلا بسيطا لذلك بقوله: "اذا كان المدير التنفيذي سباقا الي الحديث بصدق وامانه، فان مرؤوسيه سيكونون علي نفس نهجه من الصدق والامانه". ويقول بن داتنر، عالم نفس مقيم في نيويورك، ان الفكره هي اداه مساعده للموظفين الذين يعملون عن بعد، والذين ربما لا تتوفر لهم الفرصه للقاء زملائهم وجها لوجه. لكنه يحذر من خطوره ان يكون الدليل الارشادي الخاص بمسؤولك في العمل غير دقيق، فربما يزعم انه يحب ان يتعرض للتحدي، وهو امر ستعلم انه غير صحيح بالمره عندما يعاقبك عندما تتحداه. وهناك ايضا قلق من ان يستخدم الدليل الخاص بك ضدك، خصوصا اذا كنت تميل الي الافصاح عن كثير من الامور الخاصه، كما يضيف. حاول ان تكشف عن انك لا تحب الاجتماعات التي تعقد في وقت مبكر، وستجد رئيسك في العمل يطلب منك التكيف والتعود علي ذلك. يقول داتنر: "بشكل ما، هذا امر اختياري تطوعي، لذا عليك اتباع بعض الحيطه فيما تكتبه في الدليل الخاص بك، وما تثق به من صفات في دليل المستخدم الخاص بالاخرين". تصرف بطريقه صحيحه، علما بان كروغرود وجد ان دليل المستخدم الشخصي يمكن ان يسهل علي الموظفين الجدد التعرف علي زملائهم في العمل. وهو لا يطلب من موظفيه ان يكتبوا دليل المستخدم الخاص بهم في شركته الحاليه "ماجيك غاردن" التي تساعد المشروعات الناشئه علي تطوير اعمالها. لكن كروغرود مازال يحتفظ بدليله الشخصي الذي كتبه اول مره، ويعكف علي تحديثه بين الفينه والاخري. يمكنك قراءه الموضوع الاصلي علي موقع BBC Capital .
يمكن ان يؤدي البوح بطبائعك وصفاتك الشخصيه للزملاء الي ظهور اثر ايجابي علي بيئه العمل الجماعيه بشكل كبير، لذا تتجه بعض الشركات الي تشجيع موظفيها علي كتابه "دليل شخصي" عن طبائعهم وميولهم. لكن من يتبنون هذا النهج ينصحون ايضا بعدم الكشف عن قدر كبير من المعلومات الشخصيه.