في فنلندا، اذا اردت ان توصل وجهه نظرك في اجتماع ما فلتلتزم الصمت، ودع نظراءك يتشاورون. ولكن هذا لن يجدي نفعا علي الاطلاق في بلد اخر مثل كندا. فكلما انخرطنا في اعمال مع شخصيات من ثقافات مختلفه، وشركات تقع في بلدان بعيده، تصبح الاجتماعات محيره كاللغز. وتتساءل حينذاك ماذا يعني الصمت الطويل، او الثرثره الفارغه، او التعبيرات الجاده المرتسمه علي الوجوه في هذا السياق او ذاك؟ فمن السهل اذا ان تخطيء. يقول روبرت غوغل، مدير تنفيذي لمؤسسه انتغريون في باريس، وهي مؤسسه استشاريه تركز بالاساس علي خدمات التعاقد من الباطن والخدمات التجاريه، ان ايماءه معتاده في بلدك قد تدل علي شئ مغاير تماما في بلد اخر. فعلي سبيل المثال، بينما يعد الرد علي مكالمه هاتفيه علي الهاتف المحمول اثناء انعقاد اجتماع في امريكا الشماليه واوروبا باسرها دلاله علي الاستهانه بمن حولك، فان بعض رجال الاعمال الصينيين يعتبرونه شيئا معتادا، فقد يحضر الكثير منهم الاجتماعات حاملين في ايديهم عددا من الهواتف المحموله. مواضيع قد تهمك نهايه وقال غوغل: "ففي الدقيقتين الاوليين من الاجتماع اما ستحظي بمصداقيه لدي الحضور او ستفقد مصداقيتك". ولذا فمن الافضل الاستعداد قبل الاجتماع بوقت كاف، لكي تتعرف سريعا علي الامور غير المعتاده التي تتميز بها كل ثقافه عن غيرها قبل ان تتجه الي طاوله الاجتماعات. ويقول غوغل، الذي يقضي معظم ايام العمل الاسبوعيه متنقلا بين عملاء في قاره اسيا: "عليك ان تفهم عملاءك المحليين علي الاقل". وفيما يلي خمس قواعد مبنيه علي تجارب واقعيه تنطبق علي مختلف البلدان، لكي تجعل تجربه السفر لحضور الاجتماع الدولي القادم اقل اجهادا وارهاقا للاعصاب. التزم بجدول الاعمال والمواعيد اين: في المانيا والنمسا واليابان. لقد صادفنا جميعا اجتماعات ذات جدول اعمال فضفاض، او بلا جدول من الاساس. فهذه الاجتماعات لا تبدا في الوقت المحدد لها، ولا يسام منظموها من تكرار الكلام كلما انضم اليهم احد المتاخرين عن الحضور. ولكن هذا لا يحدث في هذه البلدان تحديدا. فبحسب جيسون شاه، مؤسس منصه الاجتماعات عبر الانترنت "دو دوت كوم"، فان مستخدمي الموقع من اليابانيين ينزعون في الغالب الي وضع جدول اعمال تفصيلي، وتقديم مستندات مؤيده لكل عضو من المجموعه قبل ايام عديده من انعقاد الاجتماع، اكثر من غيرهم ممن يحضرون الاجتماعات في اي بلد في العالم. وقال شاه، من سان فرانسيسكو: "الناس يدركون تمام الادراك الوقت المتبقي امامهم ولا يتعدونه". ومن المتوقع ان تفهم المواد المكتوبه قبل انعقاد الاجتماع. وا ضاف انه اذا تعدي اجتماع مخطط له بدقه متناهيه الزمن المخصص له، قد يعد الحضور حينئذ غير منتجين، ومن ثم فستكون المحصله النهائيه سلبيه، اذ قد ينظر الي المشاركين علي انهم غير اكفاء. ويقول ستيورات فريدمان، مؤسس "غلوبال كونتكست"، وهي مؤسسه تعني بالتواصل بين الثقافات، في ريدوود سيتي بكاليفورنيا في الولايات المتحده، ان الالمان والنمساويين لديهم نفس المشاعر. وقال فريدمان ان في الولايات المتحده، اذا تخطي الاجتماع المخطط له جيدا الوقت المقرر، فان هذا يدل علي ان موضوع الاجتماع شائق، ومثير للاهتمام، في حين ان في المانيا، ينظر الي الاجتماعات التي تستغرق وقتا طويلا في الغالب علي انها تعني ان الاطراف غير قادره علي التواصل بفعاليه فيما بينهم. لا تفكر في استخدام طريقه العصف الذهني اين: في الصين وتايوان وماليزيا وسنغافوره. قد يتعارض التراجع عن الموقف في موضوع ما او الجدال فيه مع المفهوم الصيني التقليدي لـ"حفظ ماء الوجه"، الذي يعني تفادي ارتكاب الاخطاء او الاعمال التي قد توقعك في الحرج. فقد يؤدي الضحك علي اجابه ما تبعث علي الضحك، او الاشاره الي خطا محتمل او حتي الاجابه علي نحو قاطع وصريح، الي خروج الاجتماع برمته عن المسار المحدد له. ان الاجتماعات في عدد من البلدان الاسيويه لها نتيجه مرجوه، وما من مجال لاتخاذ اتجاه اخر. وعلي الرغم من ان المعرفه المسبقه بنتيجه الاجتماع توفر علي المشاركين الخوض في مواجهات او نقاشات، الا ان هذه الاجتماعات قد تكون تجربه غير معتاده للغربيين. ويقول فريدمان مفسرا: "قد يسافر بعض الناس بالطائره لحضور احد الاجتماعات علي امل ان يكون ذلك بمثابه جلسه للعصف الذهني، ولكن لا يحدث العصف الذهني خلال الاجتماعات". يمكنك مقاطعه الاخرين اثناء الحديث اين: في ايطاليا وفرنسا واسبانيا. عندما يلتقي باسكال سوبول، من ميونيخ، مع عملاء من ايطاليا او اسبانيا، فانه لم يعد يجد غضاضه ان وجدهم يتسللون خارج الاجتماع قبل انتهائه او ان حضروا متاخرين الي الاجتماع. فقد تعلم المدير المنتدب في مؤسسه "دايلايت ديزاين" للابتكارات والتصميمات، ان نظراءه في ايطاليا واسبانيا، وبعض اجزاء من فرنسا، يفضلون ان يحضروا اجزاء من الاجتماع بما يتوافق مع جدولهم الزمني، بدلا من حضور اجتماع كامل يمتد لثلاث ساعات. وقال سوبول: "يغير الناس جداولهم بتلقائيه تامه، فيكثرون من الذهاب والمجيء." ويري سوبول ان هذا يستلزم تعديل توقعاته الخاصه بسلوك العميل التي اكتسبها من المانيا. فبدلا من ان يتوقع ان تجلس المجموعه نفسها في الاجتماع حتي ينتهي العرض التقديمي، والذي يشرح فيه في اغلب الاحيان الاستراتيجيه الحاليه للشركه، فانه يسهل علي الناس الحضور الي الاجتماع في الوقت الذي يكون حضورهم ضروريا فقط. واضاف سوبول، ان اولئك الذين فاتهم جزء من العرض التقديمي يمكنهم ان يتصفحوا الورق ويطرحوا اسئله لئلا تضيع عليهم المعلومات. رجاء، لا تتحدث خارج موضوع الاجتماع اين: في فنلندا والسويد. علي الرغم من ان الاحاديث الوديه حول حاله الطقس مثلا او نتائج المباريات الرياضيه الاخيره قد تكون طريقه جيده لتخفيف حده المناقشات الجاده في الاجتماعات في امريكا الشماليه، فان هذا النوع من التمهيد للمناقشه غير مقبول في اماكن مثل فنلندا والسويد، حيث تعد النقاشات الوديه وسيله للانحراف عن جدول الاعمال المحدد رسميا واهدارا لوقت الغير. ويقول فريدمان مفسرا ان في بعض البلدان، بما فيها فنلندا، يتوقف الناس عن الحديث لفترات طويله، يشعر خلالها الزائرون ان ثمه صمتا غريبا يسود المكان. ولكن لا تحاول ان تملا هذا الصمت بحديث ودي في امور غير مهمه او باي شيء من هذا القبيل. ففي بعض اجزاء من اوروبا الشماليه، يحبذ رجال الاعمال فترات الصمت التي تتخلل الحديث والتي قد تمتد كل منها لدقيقه كامله. ويعد هذا التوقف لبرهه عن الكلام وسيله لتقييم ما يقوله الشخص الاخر من دون مقاطعته. بيد ان التعارض بين العادات قد يجعل من السهل فقد الثقه في الطرف الاخر اثناء انعقاد الاجتماع، ولذا فلتحرص دوما علي ان تتذكر هذا الاختلاف. يقول فريدمان، علي سبيل المثال: "ان اصرار الامريكيين علي التحدث عندما يلوذ الجميع بالصمت يجعل لا يثقون . فاذا سكت فنلندي عن الكلام، نتساءل ما هي الاعذار التي يمعنون التفكير فيها". حاول ان تفك شفرات ثقافه ابداء الملاحظات اين: في كوريا الجنوبيه والمانيا. حين زار سوبول سيول لحضور اجتماعات تجاريه، بات يتوقع نوعيه التعليقات التي سيتلقاها بعد ان يتاكد اولا من انه يفهم علاقته بالناس المحيطين به علي طاوله الاجتماعات. فيتحدث الفريق الادني مرتبه في المؤسسه اولا لتقديم المعطيات الاوليه واخر من يتحدث هو صانع القرار ليصدر القرار النهائي. واضاف سوبول ان هذا الترتيب في ابداء الملاحظات يضفي جوا رسميا علي الاجتماع، ليساعد المشاركين علي استشعار اهميه كل معلومه يدلي بها كل شخص. وقال سوبول ان الاجتماعات الالمانيه، التي تنعقد لهذا الغرض قد تخلو ايضا من المشاعر. وفي كثير من الاحيان، لا يمكن ان تعرف كيف ستسير الامور. وتابع: "فالعملاء الالمان لا يهللون للعمل او يقفزون من الفرح. ولا احد سيعبر لك بتلقائيه عن مدي اعجابه بهذا العمل". يمكنك قراءه الموضوع الاصلي علي موقع BBC Capital.
هل تضطر دوما لحضور اجتماعات عديمه الجدوي ولا يمكنك التملص منها؟ فلتجرب الطريقه اليابانيه او الفنلنديه. وفيما يلي نقدم دليلنا لفهم الاختلافات الثقافيه في اداره الاجتماعات حول العالم.