Многопользовательская локальная БД?
SQLite. Поддерживает несколько соединений (но писать в БД всё равно может только один. Но это ничего, 1500 инсертов в год клиенты переживут)
Сначала тоже подумал о SQLite, но прочтя проОдновременное подключение порядка 5-10 пользователей.
всё таки подходит MySQL/MariaDB, поскольку для SQLite только один пользователь имеет право на запись в БД в одно время.Configuring MySQL to use minimal memory
А решения с файлами скорее всего будут велосипедами, так как нужно учитывать блокировки.
На расшаренной папке СУБД нельзя ставить - данные могут быть повреждены/потеряны по причине тех же блокировок и потенциальных проблем с сетями.
Итого, нужно иметь СУБД на выделенном ПК/сервере, если речь о настольных приложениях.
Если с ресурсами совсем напряжёнка, то можно установить на один из ПК. Главное, чтобы этот ПК никогда не выключался и стоял с ИБП.