Как решить вечную проблему со сбором данных?
Гугл формы. В визуальном редакторе создается опрос - выбираются типы возможных ответов (вплоть до регулярок). Можно запрашивать некоторые данные в зависимости от предыдущих ответов. В итоге все это добро автоматически собирается в гугл spreadsheet.

При этом даже не надо чтобы у всех сотрудников был гугловый е-мейл. Правда тогда нет защиты от дураков и они могут несколько раз отвечать и вообще анонимно всякую дичь писать.

Если в компании есть gsuite - то так еще проще, но он не обязателен.
Нету скорее всего. Google Таблицы попробуй. Там удалить файл вряд ли получится. И другой не пришлют. Оформи с подсказками, чтобы им проще понять было. Форматирование используй, чтобы они букв не пугались.