Как написать программу для создания отчетов на Python?
Начни с Гугла.
Конкретно для работы с шаблонами есть модуль docxtpl. Там сразу идёт пример, но в нём нет файла шаблона, поэтому: идёшь сюда, скачиваешь архив и изучаешь папку test.
Не надо забивать гвозди микроскопом. Судя по описанию проблемы, вы вряд ли генерируете сам отчёт на Python. Вам проще будет создать шаблон word, где будет указано:<Имя> <Тел>
Вот буквально так, с косыми скобочками. А потом при работе просто CTRL+H (или как там замена в Ворде вызывается) и сделать автозамену <Имя> на Петров Пётр Петрович.