Куда правильнее перенести документооборот?
Есть мысль перенести все это в Excel.Здравая мысль.

или есть более удобные программы для этого?Есть, наверняка. Но у них будут минусы по сравнению с Excel:

их нужно искать, потом тестировать, отбрасывать неподходящее, снова искать, тратить время; Excel очевиден и предсказуем;
возможно, их пршлось бы покупать (даже если Excel не куплен, но на узкоспециализированные решения бывает гораздо труднее найти лекарство);
такие программы будут не на каждом компьютере, а ситуации бывают разные (срочная необходимость открыть отчёт на компьютере, на котором нет такой программы); Excel есть на большинстве ПК (кроме Linux, да и там есть частично совместимый Libreoffice);
они бывают заточены на узкую область применения; шаг в сторону (изменения в работе, новые требования) - и такая программа перестаёт соответствовать требованиям, а новую версию обещают через год;  Excel универсален и всегда есть куча народа, готового подсказать.


Я, конечно, назову альтернативу, но вы не смейтесь.
Нанять 1С-программиста, чтобы он написал решение точно под ваши задачи. Можно сделать гораздо удобнее, чем в Excel, но будет стоить денег. Возможно, в этом будет смысл, если объём документооборота будет большой.
Есть мысль перенести все это в Excel.Здравая мысль.

или есть более удобные программы для этого?Есть, наверняка. Но у них будут минусы по сравнению с Excel:

их нужно искать, потом тестировать, отбрасывать неподходящее, снова искать, тратить время; Excel очевиден и предсказуем;
возможно, их пршлось бы покупать (даже если Excel не куплен, но на узкоспециализированные решения бывает гораздо труднее найти лекарство);
такие программы будут не на каждом компьютере, а ситуации бывают разные (срочная необходимость открыть отчёт на компьютере, на котором нет такой программы); Excel есть на большинстве ПК (кроме Linux, да и там есть частично совместимый Libreoffice);
они бывают заточены на узкую область применения; шаг в сторону (изменения в работе, новые требования) - и такая программа перестаёт соответствовать требованиям, а новую версию обещают через год;  Excel универсален и всегда есть куча народа, готового подсказать.


Я, конечно, назову альтернативу, но вы не смейтесь.
Нанять 1С-программиста, чтобы он написал решение точно под ваши задачи. Можно сделать гораздо удобнее, чем в Excel, но будет стоить денег. Возможно, в этом будет смысл, если объём документооборота будет большой.