Какую базу вы посоветуете для реализации идеи?
Записи храните в базе данных. А архивы и файлы не в базе данных (или хотя бы в другой базе данных).
Больше сказать ничего не могу (не хватает в вашем описании конкретных цифр).
Пишите на PHP, а базу не MySQL