Как правильно вести техническую документацию Системному администратору?
С опытом пришло понимание, что должно быть вот так:
1) Идёшь в бухгалтерию, берешь там список имущества, которое числится на тебе / на отделе, проходишь по всем -- сверяешь, вплоть до старой гарнитуры, всё должно сойтись. Лицензии на ПО точно также. Ты должен в любой момент времени точно сказать -- где, что и сколько у тебя стоит, сколько на складе, что ты заказал, что пришло и то ли пришло. Для бухгалтерии это всё коробочки с лампочками. ОБЯЗАТЕЛЬНО! должны биться серийные номера. Если их нет требуй присвоить инвентарный. Даже на картридже для принтера. Если условная Света из логистики принесла свою мышь, у тебя должно быть это отображено. Всё с парком машин происходить только с твоего ведома.
Не бойся обращаться к руководству -- оно оценит, что ты экономишь их деньги.
Всё, что ты выдаешь -- выдавай под роспись. Это дисциплинирует.
2) Схема сети. Видеонаблюдение и телефония. Как нарисованная, так и WeatherMap в Cacti. Многие ей пренебрегают, почем зря. Ты всегда должен знать что у тебя происходит с каналами связи. Все вланы, все адреса, местоположение должно быть отражено и подписано. Все стойки и шкафы должны быть сфотографированы, так чтобы было чёткое понимание, что-куда-зачем.
Поверь, в случае аварии тебе это очень сократит время на восстановление.
3) Маркировка оборудования. Всё, нет не так -- ВСЁ!!! должно быть подписано. Все розетки, все патчи. Вообще всё!
4) Делаешь себе локальную вики, пох на чем и пишешь туда АБСОЛЮТНО всё. Как настроить порт на коммутаторе, набор основных команд, диагностика, версия прошивки, какая-то основная конфигурация. Бэкапы конфигурации храни в текстовом  виде, не доверяй всяким .cfg, как настроить  vlan на микроте, как поднять VPN до соседнего офиса.
Тебе это очень сильно сократит время, особенно некоторые операции надо проводить довольно редко.
5) Пиши скрипты для рутины. Скрипты тоже должны быть в вики.
Допустим обновить 5 коммутаторов или поправить ACL ненапряжно. А если их 50? 150?
6) В вики не должно быть ни одной ссылки на сторонние ресурсы. Завтра страница переедет, а ты на нее надеялся.
7) У тебя должны быть контакты всех поставщиков услуг, что касается твоего отдела: провайдеров, заправщиков, инженеров, горсетей, номера договоров, и прочая херня Если что-то случилось, ты должен очень быстро получить ответы, а не ждать на горячей линии. Держи контакты актуальными.
8) Чтобы это всё имело хоть какой-то смысл -- трать 1 час в день, чтобы заняться документацией. Иначе всё это херня.
ILoveVMware 
Уже был ответ по технической составляющей вопроса: какой формат и как хранить.