Организация простого документооборота
Issue трекеры и тикеты тоже считаются недостаточно примитивной системой?
Какой-нибудь trac или redmine с измененными «для простоты понимания» шаблонами и названиями сущностей, имхо, вам подойдет.
У меня на работе подобное сделано средствами MS outlook в рамках офиса.