Судьба электронный адресов (Email) при увольнении работника (или приходе другого на позицию)?
Если почтовый архив хранится на собственных серверах, то логично переписку сохранить. Место сейчас недорого, а иногда письмо пятилетней давности может окупить все сервера вместе взятые. Ну заархивировать почту отключенного пользователя, ну индексы убрать, но удалять — не лучший выбор.

Что касается приема на него почты, то ИМХО лучше делать автоответчик который будет сообщать, что сотрудник больше не работает, вместо него работает такой-то, с таким-то мылом.
Ящик удалять, все письма приходящие на несуществующие ящики разбирать, то что в них приходит по работе перенаправлять тем кто этим сейчас занимается, а личное по возможности отправлять адресату на новый/личный ящик.