Excel файл занят другим пользователем, как узнать кем именно?
На сервере с вашей шарой запускаешь compmgmt.msc > Общие папки > Открытые файлы и смотришь кто работает с файлом. Также можно воспользоваться  консольной утилиты Openfiles
Возможно, ФИО показывает у тех, кто заполнил это поле в параметрах. 
Заставьте всех пользователей внести ФИО в параметрах и будете знать каждого занимающего файл.