Простой online-сервис для Базы знаний — всякой неструктурированной информации
А как насчет evernote?
«2. Использовать Google.Группы
Уже лучше (можно цеплять файлы), но (!) нет меток сообщений + поиск работает также, как и п.1,
т.е. найти что-то, и тем более быстро, будет очень непросто/затруднительно.»

В Google.Группы кстати уже файлы и страницы отменяют: groups-announcements.blogspot.com/2010/09/notice-about-pages-and-files.html?hl=ru