Как проще и дешевле в реальном времени определять занятые комнаты в здании, учитывая кем именно?
Попробуйте RFID-метки. Они прям созданы для этих целей.
Каждую комнату-зону можно покрыть антеннами и таким образом регистрировать людей с находящимися у них бейджиками и прочими. Есть решения для офисов, складов и открытых пространств. Не только контроль нахождения людей, но и имущества.
Для решения этой задачи предназначен СКУД. Считыватели rfid на вход и выход из комнаты, электрозамок на дверь, контроллер скуд, плюс, если необходимо знать где именно за пределами комнат сейчас находится человек, поделить этажи на секции дверьми с замками и считывателями. Или входы на этажи. Метки по началу будут забывать и терять, потом привыкнут носить. Раздать всем с рулетками на карабинчиках. Я бы посмотрел в сторону российского производителя Эра.