Простая система хранение документов?
google docs он же google drive
Да хоть шара на линуксе, хоть шара на винде или FreeNAS каком-либо — при отсутствии домена возиться всё равно придется.
в домене проще — группы пользователей = группы прав на каталоги.
без домена — везде настройки клонировать, синхронизировать учетки. большая часть linux'овых NAS сервером умеют к домену прикручиваться и раздавать корректно права — тех документов, что пользователю н нужны он не увидит.