Как правильно ораганизовать доступ?
А что Вы собственно хотите-то? Ну сделайте три обезличенных учетки - admin1, admin2, admin3 и закрепите за каждой конкретного Иванова, Петрова и Щварцмана. Здесь не придумать других вариантов, кроме как: одна учетка на всех, обезличенные учетки у каждого, персональные учетки у каждого.
Индивидуальные учетки, централизованное управление учетками. В ваших масштабах подойдёт вариант с ansible и текстовый файлы с учеткамии администраторов