Как правильно перенести почту на внутренний сервер организации?
1. Нет
2. Не обязательно, но крайне желательно.
3. A-запись в DNS, PTR-запись у провайдера.
4. Если у организации есть лишние деньги.
Много слов и лишних тэгов.
В MS Outlook настраиваете подключение (основное) к MS Exchange. И дополнительно любые внешние почтовые ящики с хранением в MS Exchange.