Есть ли простой софт для управления изменениями?
YouTrack

Можно ставить на свой сервер.
Бесплатен до 10 пользователей.
Конфигурируемый под процесс
Сам использую и всем советую. https://www.rukovoditel.net.ru/
Там есть всё что тебе требуется.