Как передавать пароли сотрудникам?
1. Передавать всегда следует временный пароль с автоматическим требованием сменить пароль при первом входе.
2. Передавать пароль можно через доверенное лицо.
Это может быть непосредственный руководитель сотрудника, либо отдельно выделенный "security sponsor" - выделить несколько человек, чтобы в каждой локации было 1-2 security sponsor-а, которые могли бы лично встретиться с сотрудником для передачи пароля. 
3. Можно технически - регистрировать телефон сотрудника, его внешнюю почту. Но это только для основного пароля (входа в домен/почту). Для повышения безопасности можно поделить пароль на две части, половину слать на почту/телефон, половину через руководителя/HR.
4. Если это пароль от второстепенных систем, то можно отправлять временный пароль на корпоративную почту.
Как правило пароль должен знать только сотрудник, и никто более.
Поэтому нужно обеспечивать возможность пользователю самому создавать себе пароли.
И ничего передавать не надо.
Если и передается, то только временный пароль, для первого входа в систему, да и то не обязательно.