Видео на втором мониторе без переключения?
Презентацию в PowerPoint для всего мероприятия со встроенным видео сделайте.
Эту презентацию и показывайте.
Два ноута и КВМ-переключатель. Пока с одного ноута идёт изображение на втором можно готовить следующий материал.