Как понять, занимаются ли сотрудники своими задачами или выполняют чужую работу?
В общем случае, нужна любая система управления задачами и регламент, в котором хотя бы в общих чертах, но достаточно четко будет прописано, какие элементы работы относятся к чьему уровню компетенции.
Однако ваш вопрос наводит на важную деталь: почему сотрудники более высокого уровня занимаются работой сотрудников более низкого?
Это весьма важно выяснить, на самом деле, потому что если окажется, что сотрудники низкого уровня объективно не могут выполнять какие-то задачи, нужно найти тех, кто сможет, а не пытаться возложить на них то, что заведомо невозможно. 
Мне приходилось видеть ситуации, когда уровень рядовых задач был выше уровня рядовых сотрудников, а потому более квалифицированные сотрудники были вынуждены делать работу и за себя, и за рядовых. В этой ситуации, до ее решения, более квалифицированным как раз неплохо бы поднять зарплату.
Но бывают и иные ситуации, когда многочисленных менеджеров реально слишком много, и они пытаются делать хоть что-то  (мотивы могут быть разные, например - страх, что за недостаточную деятельность уволят), либо они хотят облегчить себе жизни, а потому берут себе простые задачи рядового персонала. Вот тогда, либо с частью из них стоит расстаться, либо заставить заниматься своей работой вместо более легкой.
Помнится был момент, менеджер и руководство в crm вешали задачи сотрудникам и получалось что каждый выполнял свою работу. Попробуйте использовать crm без ние по идеи вся работа идет самотеком.