Сайт сис. админа в локальной сети?
Поднимайте что-то на базе любого движка Вики (MediaWiki, DokuWiki или другое что-то) и храните все там.  Удобно.
Добрый день, все это решается шарой в сети, сайт тут не особенно нужен, для надежности можно продублировать куда-нибудь или включить в резервное копирование на случай неприятостей. Для заметок есть куча сервисов, например Google Keep - сразу на телефоне появляется, но это на любителя. MediaWiki - это про другое, я на ней справочную систему компании с информацией и инструкциями для пользователей поднял.