Как сделать универсальную файловую помойку?
Тут главная ошибка в том, что у каждого персональная шара, это плохая практика. Правильнее пользователей объединять в группы, а каждой группы завести шару. Плюс могут быть разные перекрёстные шары (для всех сотрудников компании, для конкретных департаментов, для отделов, шары узкотематического характера...). Тогда проблем бы не было. У каждого пользователя есть свой набор доступных помоек в соответствии с его уровнем полномочий, и не нужно всё время перелогиниваться.

Интересно, что даже в таком случае почему-то некоторые норовят в общей шаре отдела создать многочисленные персональные "именные папки" и держать везде копии одних и тех же иногда не очень отличающихся файлов.
Насчёт решения описанной проблемы не подскажу, но чтобы сделать универсальную файловую помойку, нужно переехать, например, на nextcloud. Хотя не например, а туда. Из прям совсем-совсем универсальных фп, еще openmediavault и true nas scale.