Какие есть open source решения для хранения информации/проектов в виде картотеки?
Redmine и ссылка на статью с подобной проблемой выбора
DokuWiki с парой плагинов решит вашу  задачу. Альтернатива GRUD  с правами доступа сделать на любом распространенном фреймвоке и бандле к фреймвоку.