Фрилансер, хочу открыть фирму. Ваш опыт?
Доброй ночи.
1. Касаемо CRM - попробуйте разные решения, на вкус как говорится. Рекомендую обратить внимание на Мегаплан, есть еще teamer.ru/about он проще, но в принципе норм. Для старта хватит бесплатной версии CRM, а там уж видно будет
2. Начать нужно с подсчета расходов, примерного плана доходов, точки безубыточности и прочих неинтересных вещей. Важно понимать, что Вы переходите в бизнес, а значит будете отвечать не только за себя, но и за сотрудников. Не рекомендую читать тонны статей про успешных предпринимателей, секреты бизнеса и прочую хрень - это индивидуальные вещи, сами все поймете, когда начнете. Посчитайте что к чему, если хватит средств - снимайте офис (работа по удаленке или из дома отдельная тема, не для всех). Насчет сотрудника на удаленке - если он не слишком важен, то это нормальный вариант - дешевле выйдет. Если Вас всего двое, то пропажа этого человека будет серьезным ударом, стоит ли рисковать? Понятно, что его присутствие в офисе не гарант, но так в любом случае надежнее.
Еще советую изначально придумать план выхода на новых клиентов, поток рано или поздно иссякнет. Один из наиболее действенных способов - качественные, не тупые продажники на хорошем проценте. Важно - НЕ тупые, поверьте, это очень важно.
3. Насчет бухгалтерии - попробуйте Эльбу или МоёДело, для начала бизнеса - отличные сервисы. Касаемо распределения обязанностей - идите от выгоды. Например, есть премиум-клиент, который Вам очень дорог - следите за этим проектом тщательно. Проекты проще и слабее можно передать сотруднику. Учитесь обращать внимание только на важные вещи, иначе загнетесь. 
А вообще, кризис - время действия. Удачи Вам!
Если город большой то тама наверняка должен быть коворкинг, попробуй в не поработать)