Сервис закрытого размещения топика и комментирования
Google Docs. В списке документов новые сверху, можно раскладывать по папочкам (каталогизация), есть комментарии внутри документа. Для работы в команде, чтобы не добавлять людей в каждый документ по отдельности, можно расшарить сразу папку, или (стремящийся к идеальному вариант) прикрутить Google Apps на свой домен.
Я может что-то неправильно понял или чересчур усложняю, но вроде как подойдёт какой-то сервис коллаборации. Лет 5 назад мы для подобных целей использовали pbwiki (ныне он редиректит на pbworks.com/), Ну www.teamlab.com/ ещё например. Гуглдоки может подойдут. Да много вариантов на самом деле.