Как создать график обедов и перерывов сотрудников?
С помощью формул или макросов. Как работают формулы и макросы рассказывать не буду, это тема не одного ответ. 
Советую вам отдать задание на аутсорс.
Плюсы: задание выполнит профессионал;  задание будет выполнено быстрее, чем если вы сами будете изучать эту тему; вам понравится результат, вы захотите чтобы он еще что то сделал, ведь раньше вы тратили кучу времени, а теперь это дело 2 минут.
Минусы: это будет стоить денег; вы не откроете внутри себя прекрасный мир автоматизации рутинных процессов.
Бесполезная трата времени и сил. Извините что не по теме вопроса. 
Мое ИМХО:
руководитель каждого подразделения должен просто следить за тем, чтобы все сотрудники не ушли, если требуются люди на объекте. 
А теперь причины почему я считаю так:
1) отдых должен быть у человека тогда, когда он ему необходим. пусть он хоть 10 раз отдыхает по 15 минут , если он делает свою работу качественно и отлично выполняет KPI, то в чем проблема? 
2) отдых должен быть не только физическим, но и моральным. У многих людей в этом понимании как раз есть пункт - поболтать, пообсуждать за спиной людей с своими друзьями.  Да те же 15минутные перерывы намного продуктивнее проводить с друзьями. 
А теперь немного мыслей по вашей задачи.
1) что вас не устраивает в текущей реализации excel? или графики постоянно плавают с кол-вом сотрудников?  
Я бы не менял вашу схему с экселем, если сотрудников разумное кол-во. Но добавил бы визуализацию, чтобы вы могли сразу видеть, какое время занято меньше всего. И вручную пройтись по сотрудникам. 
Причем, эксель таблица может быть элементарной:
ФИО | тип работы | время перерыва 30 минут | время перерыва 1 час | время перерыва 15 минут 1 | вп15мин2  и тд 
причем выбор времени перерыва - выпадающий список начала. Не забывайте и про календарь.