Подходящую CRM?
Podio, довольно интересный (в первую очередь возможностями кастомизации) продукт. 
Принадлежит компании Citrix. До 5 сотрудников бесплатный.
company.podio.com/ru
Смотрели в сторону Worksection? worksection.com/price.html
Можно пощупать бесплатную версию. Под ваше описание подходит