Система управления документами/данными? Или где хранить документы?
Эммм, Wiki на sharepoint сервере. Судя, по используемым программам будет хорошая интеграция с «шариком», публикация, загрузка изменений итд итп. Хотите ведите документацию в виде Wiki страниц, хотите в виде библиотек документов. Контроль версий тоже присутствует. Вам хватит бесплатного sharepoint services.
dropbox Вам в помощь