Что написать в соглашении на пользование сайтом чтобы запретить флуд и спам заявок?
Это бесполезно.
Действенные способы борьбы:
1. Сложная капча при отправке заявки
2. Возможность отправки только для зарегистрированных пользователей
Идея глупая чуть более, чем полностью и декларируя такие глупые идеи вы показываете общую несерьезность и неподготовленность проектной команды.
Технически закройте такую возможность и вот когда пользователь обойдет это ограничение, тогда и возникнет право обращения за защитой и восстановлением своих прав.