Давайте все вместе найдём мне Коллективный Органайзер Мечты?
Ваша задача аналогична моей, которую я благополучно решил. outlook + office 365. 
подробнее о пользе связки в корпоративном секторе пролистайте книгу Глеб Архангельский "Тайм менеджмент на Outlook 2013"
если будут вопросы могу подсказать через скайп.
https://pyrus.com/ смотрели? Сама им почти не пользовалась, поскольку там вся фишка - в коллективной работе над задачами, а мне хотелось для себя его использовать, но Вам он может для командной работы как раз подойти.