Есть ли система сохранения разношёрстной информации?
Административно по компании. и никаких «я не знаю/не умею/не люблю».
привыкнут — зато потом за уши не оттянешь
в линуксах есть пачка индексирущих серверов поиска — проходят по файловой системе, строят кеш, результаты отображают в веб.

в той же самой винде есть встроенные средства поиска — алгоритм такой же.
ну а индексы там везде вообще строятся «как скажете, хозяин»