Как делается макет документов?
Если у вас был опыт таких работ, скажите, как это делали вы?
Не пытайтесь угадать, что от вас хочет заказчик. Если не понятно - уточняйте. 
Это же не экзамен - вам обоим будет лучше, если вы, как исполнитель, сделаете сразу то, что нужно и не будете тратить время на то, что не нужно.

Возьмите то, что вы написали после слова "Как я вижу это" и спросите у него.
Оба способа имеют право на существование. 
В случае с Word нужно учесть возможную несовместимость с альтернативными редакторами (например, LibreOffice). Поэтому PDF надежнее. 
В идеале 2 варианта: «парадный» в PDF, и упрощенный в DOCX. 
В Word делал так: добавлял заранее подготовленные картинки в колонтитулы (верхний и нижний), + отдельные настройки колонтитулов для первой и остальных страниц.  Сохранить лучше в DOTX (шаблон).