Замена файловой шари — что посоветуете?
у того же Dropbox-а есть бизнес аккаунты, там и управление и все остальное.. 
Ну или вот ownCloud поднять где то во внешнем облачке, снять сервер, развернуться, и нарезать для сотрудников аккаунты..
Еще из облак довольно популярен Seafile https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&u...