셋째, 정상회의 의제설정이 사전에 얼마나 주도면밀하게 조직적으로 준비되고 조율되느냐 하는 점도 제도화의 중요한 기준이 된다. 대부분의 정상회의 의제는 회의준비 과정에서 각국 관련 부처 관료 네트워크, 상설 사무국(Secretariats), 또는 셰르파(Sherpas) 회의체에 의해 사전에 협의된다. APEC 정상회의의 경우 분기별로 개최되는 APEC 고위급 회의(SOM: Senior Officials Meeting)를 통해, G20 정상회의의 경우 재무장관/중앙은행 총재 회의 및 셰르파 회의를 통해, 그리고 ASEAN 정상회의나 미주 정상회의의 경우 상설 사무국을 통해 의제가 사전에 조율된다. 다자 정상회의는 매년 회의를 주최하는 의장국이 회의 준비에 주도적 역할을 하는 경우가 많기 때문에 의제설정 과정에서 의장국의 역할이 매우 크다. 의장국이 중시하는 사안이 회의의 주요 의제가 되는 경우가 많으며, 회의의 합의사항이나 주요 성과는 의장국의 업적으로 간주되는 경우가 많다.