نظام الملفات يحتفظ بكل البيانات الوصفية لكل ملف من ملفات الجهاز بما في ذلك اسم الملف وطول محتوياته وموقعه في البناء التسلسلي داخل المجلدات ، كل السابق منفصل عن محتويات الملف ، معظم نظم الملفات تحتفظ بأسماء كل الملفات في دليل واحد وفي مكان واحد يسمى جدول الادلة ، ويخزن غالبا كأي ملف آخر ، العديد من نظم الملفات يضع فقط بعض البيانات الوصفية في جدول الأدلة أما باقي البيانات الوصفية ففي مكان آخر منفصل تماما مثل ما يطلق عليه مؤشر الفهرسة مؤشرات الفهرسة .