m00105
OpenStax是莱斯大学的一部分，莱斯大学是一家501（c）（3）非营利慈善公司。作为一项教育倡议，我们的使命是改善每个人的教育机会和学习。通过我们与慈善组织的合作以及与其他教育资源公司的联盟，我们正在打破最常见的学习障碍。因为我们相信每个人都应该并且可以获得知识。
关于OpenStax
关于OpenStax资源
*工作场所软件和技能*涵盖微软365（以前的微软办公软件）套件和谷歌工作区的应用程序。这两个套件的覆盖范围符合当代商业用途，并为学生准备劳动力需求，特别是接触这些软件程序有限的入门学生。通过教授他们的基本和高级功能，各级用户都可以学习在工作中取得成功所需的技能。
关于*工作场所软件和技能*
教育基金会
章节末尾的复习问题、书面问题、练习练习和案例练习是用于家庭作业或课堂讨论的；因此，不提供面向学生的答案或解决方案。教师解决方案手册中提供了示例答案，供教师酌情与学生分享，这是此类资源的标准。
书中问题的答案
关于作者
额外资源
序言
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章节情景
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工作用计算机的兴起源于管理大量数字的需要。早期的计算机基本上是为了“数据处理”而开发的。它们的起源可以追溯到19世纪的法国。正如你在[链接]中看到的，纺织商人约瑟夫·玛丽·雅卡尔开发了一种机器，可以使用穿孔卡系统自动将设计编织在织物上。这种穿孔卡系统为数字计算的更多进步奠定了基础，包括赫尔曼·霍尔里斯为1880年美国人口普查开发的那些。霍尔里斯继续改进最初的穿孔卡系统，并最终创立了IBM，这是最早的大型计算公司之一。
工作场所的计算
到了20世纪70年代，新的工作场所技术以娱乐设备的形式渗透到家庭中。随着技术的进步和更容易获得的价格，家用电脑的价值变得越来越明显。电脑可以帮助管理从家庭财务到孩子家庭作业的一切。[链接]中显示的Apple II电脑广告展示了这种早期技术的样子。
个人使用计算
计算创新的快速发展轨迹永远改变了当今的工作场所，在那里计算能力触手可及。很难想象有哪个行业不依赖计算技术作为其业务的一个组成部分。企业中存在的一些更基本的技术可能包括：
今日科技
很难想象一个没有触手可及的信息的世界——或者说，一个没有Xbox或PlayStation的世界。今天，许多家庭不再拥有传统的固定电话，而是依赖移动设备。据估计，美国只有不到10%的家庭拥有传统的固定电话。想想过去半个世纪数字成像技术的进步是如何永远改变我们捕捉和保存生活中重要时刻的方式的——我们的日子现在经常充满屏幕和图像。计算行业的兴起带来了伴随行业的变化，这些变化以这样或那样的方式影响了我们的大部分生活。
移动设备、数字成像和游戏
技术的发展速度比以前认为可能的要快。在很短的时间内，我们已经从没有电脑发展到今天，近90%的美国人可以使用计算设备。同样令人印象深刻的是，今天世界上90%的数据是在过去两年内产生的。今天的5G技术比4G快100倍，在某些情况下，新技术的采用率从几年下降到几个月。正如你在[链接]中看到的，冰箱和固定电话等旧技术花了几十年时间才被广泛采用，大多数美国人购买了它们，而今天的智能手机和平板电脑一进入市场就被广泛采用。
技术进步
工作场所的技术让流程变得更快、更可靠，增强了协作，让在任何地方工作成为可能，总的来说，改变了典型的办公室文化。在工作场所采用新技术对个人有一些明显的职业影响，而组织需要找出人和技术的最佳组合，让企业蓬勃发展。
工作场所和职业影响
为了保护您在未来工作场所的工作保障，您将希望向您的雇主证明您致力于终身学习。随着技术变革的快速加速，今天的一些雇主正在积极寻找具有终身学习心态的员工。终身学习需要不断的自我完善和教育——成为一名连续学生的动力。它通常发生在传统教育系统之外，包括非正式渠道和正式渠道，如企业培训计划。员工发展是组织内许多人力资源部门的核心部分。您的职位可能需要强制性培训或教育，或者可能会向员工提供自愿机会。主动学习和采用新的工作场所技术可以在专业和个人方面都有成就感。
终身学习的重要性
从《盗梦空间》到今天的计算
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尽管今天的计算机的外观和行为与早期的努力不同，但它们包含相同的核心功能。计算机只是一种可编程机器，可以执行预定义的指令列表并响应新指令。称为大型机的非常大的计算机能够具有很高的处理速度和数据存储。今天的大型机计算机通常充当服务器。服务器是功能强大的计算机，充当组织技术需求的中心枢纽。服务器支持数据存储、计算机程序共享和托管网站。以将数据转换为过程和动作为最终目标的计算机程序（语言）或程序集的另一个名称是软件。软件，如Microsoft Word，允许用户与计算机交互。键盘、鼠标、打印机和显示器等附件称为硬件。这些输入和输出设备使我们能够与计算机通信并从中提取信息。
什么是电脑？
企业在采购能够处理需要完成的工作的计算机时非常小心。在选择计算机之前，他们将研究一些与设备处理信息的速度和存储数据的程度有关的基本功能。信息处理周期是处理信息所涉及的事件序列——输入、处理、存储和输出：
信息处理、存储和内存
谈论网络在工作场所很常见。你会听到网络“已经瘫痪”或“运行缓慢”。这意味着什么？到底什么是网络？网络是两个或多个计算机系统以及设备通过电缆或无线连接的连接。网络可以简单也可以复杂，在像你家这样的小区域内独立存在，也可以分散在一个大的地理区域内。
网络
计算机硬件和网络
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我们今天所知的互联网起源于20世纪60年代，其理念是使用传统的电话交换电路无线连接网络中的计算机。电话系统将允许这些计算机相互通信、交换数据和运行共享程序。来自公众和体制外的研究人员和工程师聚集在一起，成立了高级研究计划局（ARPA），研究美国军方改善通信的方法，目的是保护国家免受意外的敌人袭击。
互联网：从《盗梦空间》到今天
通过互联网和今天可用的软件程序，我们可以与远距离的同事和家人保持联系。电子邮件、程序的谷歌工作区、微软365和社交媒体网站都对企业和个人生产力产生了重大影响。电子邮件首先通过ARPANET成为现实。今天，当涉及到我们的电子邮件服务时，我们有很多选择。谷歌的Gmail和微软的Outlook引领着电子邮件市场。这些程序直接集成到他们的其他产品中，以帮助用户之间的交流和协作。今天电子邮件程序的增强功能允许轻松共享照片、文档、视频和大文件。仅仅是定期与一般地理区域之外的同事联系的能力就大大提高了生产力和连通性。
沟通、协作和社交媒体
互联网改变了图书馆运作和存储/共享信息的方式。许多图书馆仍然收藏着大量的书籍、参考资料、杂志等。事实上，你可能会惊讶地发现，阅读印刷书籍的速度仍然超过阅读电子书。一些大学生通过购买电子格式的教科书（通常更便宜）获得了电子书的好处。与相同材料的传统印刷副本不同，这些教科书是交互式的，使出版商能够包含更新的信息和无法包含在印刷版中的相关额外材料的链接。随着互联网的普及和当今的技术，学生还可以租用电子教科书，随着时间的推移，这可以节省大量的钱。目前，电子教科书约占总市场的30%。
图书馆和媒体
网络应用程序是一种不直接安装在用户计算机上的软件程序。相反，程序和与之相关的数据存储在互联网上，应用程序是通过浏览器或应用程序访问的，而不是通过计算机上安装的程序。过去，用户必须购买许可证密钥才能将程序直接安装到他们的计算机上。这会占用计算机上的内存和存储空间，并对程序的更新造成限制。用户通常必须定期购买程序才能获得最新版本或购买升级。基于网络的应用程序使用户可以访问软件的最新版本，同时有时会释放网络上的基本存储空间，并允许用户之间实时无缝协作。公司为这些程序支付月度或年度订阅费，通常基于他们想要购买的用户许可证数量。在本文中，您将熟悉产品的Google Workspace和Microsoft 365，以便您可以为工作世界发展基本的计算技能。
Web应用程序
电子商务是指在网上进行商业交易——在网上环境而不是在传统的实体店面买卖商品或服务。第一次电子商务交易是在1994年，但把电子商务想象成过去曲库销售的现代版本是有帮助的，只是订购是通过电脑完成的，而不是通过电话或填写表格并通过邮局邮寄。
电子商务
技术进步使远程工作成为许多员工的一种可能。事实上，最近的一项调查估计，近90%的美国员工希望远程工作。今天，美国有近500万工人（近40%的美国劳动力）进行远程办公。自2015年以来，允许远程工作的企业数量增加了40%以上。即使对于那些没有全职远程办公的人来说，互联网和工作场所的云计算等技术也使许多员工每月至少在家工作一次，近50%的人每周在家工作一次。
云和云计算
物联网（IoT）是指互联网连接超越计算机的延伸，通过以某种方式将机器和其他物体、人和动物连接到互联网来实现信息在它们之间的传输。有了物联网，物理连接到虚拟。今天，许多消费者寻找连接到互联网的产品，一些简单的调整使许多非技术性的、无生命的物体，从灯泡到洗碗机，成为物联网的一部分。
物联网（IoT）：集成与协作
互联网、云计算和物联网
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保护计算机系统和信息，防止未经授权的使用被称为计算机安全。计算机伦理是社会道德上可接受的计算机使用准则。任何涉及计算机和网络的刑事犯罪都被称为网络犯罪。最常见的网络犯罪类型之一是身份盗窃，即未经授权的用户窃取个人信息，如社会安全号码或信用卡信息，以获取经济利益。黑客（个人未经授权访问计算机系统，试图窃取某人的信息）数量的增加，促使开发了旨在保护消费者身份的软件程序，如LifeLock。
计算机安全和安保的重要性
隐私涉及与收集和使用个人数据相关的做法。当您注册为客户或其内容的提供者时，许多公司都会有隐私政策。阅读这些政策非常重要，以确保您不会无意中以您实际上不赞成的方式提供使用您的数据和信息的许可。此外，许多公司会披露他们将您的信息出售给其他寻求类似客户的公司。拒绝这些权限以避免您的联系信息流通非常重要。
确保隐私
安全、安保、隐私和技术的道德使用
日常生活和商业中的技术
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章节情景
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当使用计算机时，我们经常听到术语*程序*、*软件*和*应用程序*。有时这些术语可以互换使用。然而，有一些区别。程序是告诉计算机如何操作和运行特定任务的指令。而软件由告诉计算机如何使用其硬件操作的分步指令组成。软件本质上是相互关联的程序的集合。更具体地说，这些指令使程序能够执行特定的操作，如打印、保存或格式化文本。这些分步指令是用计算机语言或代码编写的。不同类型的程序包括微软办公套件、教育软件和杀毒软件。
什么是软件？
面向任务的应用程序包括文字处理、电子表格、演示文稿和数据库管理程序。[链接]显示了Google Workspace中流行应用程序的图标。
商业中的常见应用
在大多数情况下，安装软件是一个自动化的过程。尽管软件和操作系统（Windows或macOS）存在一些差异，但软件安装遵循一个基本过程。购买软件通常始于访问软件网站和购买软件下载。并非所有软件都需要购买。有些程序是免费的。此外，并非所有程序都直接下载到您的计算机上。在当今基于云的技术中，一些软件存在于云中，相反，您正在设备上下载应用程序以访问该软件。
安装和维护软件
软件基础
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文件是数据的集合，例如文档或程序。文件存储在一个文件夹中，该文件夹可以包含子文件夹以及单个文件。文件包含信息，不像文件夹，文件夹用于组织文件。例如，您可以将手机上的照片组织到按年份或照片类型（家庭、朋友、事件）标记的文件夹中。除了这些照片文件夹之外，您的手机还包含其他文件夹，每个文件夹都根据其内容命名。
使用和组织文件夹和文件
计算机中的信息存储在文件系统中。每个文件都有一个唯一的文件名，后跟一个扩展名，使用文件名.扩展名格式。文件格式取决于文件的使用情况、创建文件的程序和/或文件的大小。计算机将以特定的文件格式存储数据，这是数据编码的方式，具体取决于数据的类型和计算机将用于读取数据的应用程序。有许多不同的文件格式。您可能熟悉其中的一些，例如. doc或.txt。.txt文件格式是文本文件的通用格式，几乎可以被任何文字处理应用程序识别。.txt文件中包含的文本不包含任何格式，例如下划线、特殊行间距和其他相关项目。
文件类型
请记住，Word允许用户将文档以不同的文件格式和多个版本保存在单一格式中，通过更改文件名来指定——例如，从“版本1”到“版本2”。Word还允许您根据想要如何使用文件在不同的文件格式之间进行选择。您可能还想在网络上发布您的文档，使用允许网络浏览器正确读取的文件格式。
使用和组织文件夹和文件的最佳实践
微软和谷歌都有应用程序可以帮助您管理、组织和共享您的计算机文件。云端硬盘是谷歌中基于云的在线文件存储系统。云端硬盘是免费的，允许您通过谷歌平台在线存储、组织、管理和创建文件。云端硬盘还具有与多个设备同步的功能，并具有方便的共享工具，可以与他人共享文件和图像。当您创建谷歌帐户时，您将获得您的云端硬盘。云端硬盘上的存储容量有限制，但如果需要，您可以支付更多存储空间的费用。
Google云端硬盘、SharePoint和OneDrive
文件和文件夹
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有效的沟通对于提高组织绩效至关重要。高层管理人员需要沟通，以有效传达组织的战略目标。同事之间需要沟通，以确保及时完成工作任务。最后，组织与客户或供应商等关键利益相关者的外部沟通对于增加客户群或在需要时获得额外资金是必要的。在营销您的公司时，外部沟通至关重要。世界公司可以通过各种方式（如网站和给潜在客户的电子邮件）使用外部沟通来提高对他们提供的新产品线的认识。借助当今的技术，业务可以在个人不处于同一物理空间的情况下进行。在你的职业生涯中，你很可能会遇到数字化的办公环境。
数字化办公室中的通信
WorldCorp使用电子邮件、即时消息和视频应用程序，因为它有几名员工远程工作。这种技术被称为通信应用程序，或促进个人或团体之间通信的软件。
通讯应用
有几种应用程序可以帮助你保持井井有条。其中一类应用程序是日历。微软和谷歌等套件包括日历应用程序。日历应用程序的一个关键功能是能够将你的个人和商业日程放在一个地方，几乎可以从任何地方访问。你可以将应用程序与手机集成，这样你就不再需要随身携带单独的日程安排或日程安排簿。随着当今日历应用程序的成熟，你可以在一个地方输入约会信息，它可以在许多不同的程序中更新，甚至可以共享给其他人。
日历应用程序
通讯和日历应用程序
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Microsoft于1990年推出了Microsoft Office。这套应用程序包括三个主要程序：Word、Excel和PowerPoint。这些程序捆绑成一个包，为用户提供全方位的生产力工具，以满足各种需求。Office应用程序提供了灵活性，可以通过多种方式在软件中执行任务来吸引各种偏好。
Microsoft 365概述
自首次发布以来，微软的办公产品套件一直是变革的驱动力，在每个后续版本中都引入了新功能。自2007年版本以来，这些应用程序一直使用功能区作为用户交互界面。功能区是应用程序顶部的一个交互式命令栏。有了功能区，所有功能都组织清晰，用户友好。
概述：功能区、选项卡和命令菜单
如果您在不打开任何特定文件的情况下打开Microsoft产品，您将看到欢迎屏幕，其中提供了一个后台视图。后台视图位于一个应用程序中，用于管理与文档相关的大多数任务。在后台视图中，您可以打开、关闭、重命名、打印和控制应用程序的设置。选项卡的Office程序中有许多共同点。当您在Word或Excel等应用程序中打开文件时，后台视图会为您提供有关您正在使用的文件的信息。正如您在[link]中看到的，文件属性显示在后台视图的右侧窗格中，该窗格显示有关文档的关键指标，例如文档大小、页数、字数、文件名、上次保存时间以及打印时间。后台视图还包括文件保护、检查文档和管理文档等重要命令，将在本章后面讨论。
文件选项卡
主页选项卡是您开始创建文档、电子表格或演示文稿的地方。Word中主页选项卡的功能区显示在[链接]中。您可以将功能区视为应用程序的命令中心：它是命令和命令组的集合，用于管理您正在使用的程序的基础知识。每组命令由一条细细的垂直线分隔（参见[链接]中的箭头）。
主页标签页
插入选项卡允许您将各种项目插入到文件中，包括图像或图表、表格、链接、等式或特殊符号等视觉图像。插入选项卡会因程序而异。[链接]显示Word、Excel和PowerPoint的插入选项卡的外观。例如，在Word和PowerPoint中，您可以选择插入SmartArt。Excel有许多插入图表和图形的选项。有关特定插入选项的更多详细信息将出现在每个程序的后续章节中。
插入选项卡
设计选项卡位于Word和PowerPoint的功能区上。请参阅[链接]。该选项卡包含自定义文档或演示文稿外观的选项。您可以使用预设的主题来增强文档或幻灯片，也可以创建自己的主题。设计选项卡上的选项在创建和处理文档以及准备演示文稿中有更深入的介绍。
设计选项卡
布局选项卡（Word）和页面布局（Excel）选项卡控制文件中的行间距和边距等项目。您可以使用选项卡上的选项插入分页符、更改方向和定义打印区域。在Excel中的页面布局中，您还可以将主题应用于电子表格以增强视觉吸引力。这类似于您在Word和PowerPoint的设计选项卡上找到的内容。[链接]显示Word和Excel的选项卡。Word和Excel的章节将深入介绍这些选项卡。
布局和页面布局选项卡
审查选项卡可在三个Office程序中找到（Access没有审查选项卡）。在Word中，审查选项卡可用于检查拼写、跟踪文档中的更改以及将文档的先前版本相互比较。Excel中的审查选项卡还包含拼写检查功能，但也允许您添加注释并保护工作表不被其他人编辑。最后，PowerPoint中的审查选项卡选项与Excel中的选项非常相似。审查选项卡是一个很好的参考位置，可确保您的文件已准备好与他人共享并通过添加注释进行协作。[链接]显示Excel、Word和PowerPoint的审查选项卡。
评论选项卡
视图选项卡也可以在Office应用程序中看到，除了Access。它可以自定义您在屏幕上看到的内容。您可以通过选择打印布局视图来更改选项以显示打印时文件的外观。您可以使用选项放大以使屏幕更大。最后，还有一些选项可以并排查看在同一程序中打开的文件，或者在一次处理多个文件时在打开的窗口之间切换。请注意[link]中三个应用程序之间的选项略有不同。
查看选项卡
“帮助”选项卡在所有Office应用程序中看起来都一样。“帮助”选项卡为您提供了就您正在使用的应用程序的问题寻求帮助的选项。通过该选项卡，您可以通过单击问号来使用“帮助”搜索，也可以直接联系支持人员。如果您以前根本没有使用过该程序，“显示培训”是一个很好的起点。它为您提供了帮助教程的集合，引导您了解程序中使用的许多更常见的功能。当您选择“帮助”选项卡上的任何选项时，右侧将打开一个窗口，以进一步帮助您（请参阅[链接]）。
帮助选项卡
根据您使用的应用程序，特定于该程序的功能区中包含不同的选项卡。这些选项卡提供与程序功能相关的选项。例如，在Word中，您有一个邮件选项卡，可以将文档发送到大型个人数据库。在PowerPoint中，您有一个幻灯片放映选项卡，其中包含开发演示文稿的选项。[链接]为您提供每个程序的默认选项卡。请记住，使用自定义功能区选项，您可以更改在程序中显示的选项卡。
其他标签
Microsoft 365的要点
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谷歌工作区由几个在工作场所有用的应用程序组成。你可能最熟悉它的通信和日程安排工具（Gmail和谷歌日历，在通信和日历应用程序中讨论）。谷歌还提供了一套类似于办公室的应用程序，包括文字处理软件（谷歌文档）、电子表格（谷歌表格）和演示文稿（谷歌幻灯片）。
Google工作区概述
如您所知，Google工作区中的所有应用程序都有一些通用特性和功能，这些特性和功能可以在菜单中找到。尽管应用程序之间存在细微差异，但它们都包含这些基本菜单：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、附加组件或扩展以及帮助，如[链接]所示。这些菜单类似于Office中的选项卡，但在Google中它们被称为菜单。
菜单概览
文件菜单用于在驱动器中打开文件、创建新文件和打印材料。此外，“使可用脱机”选项可让您在无法访问Internet时处理文件。（请参阅[链接]。）
文件菜单
编辑菜单包含预期选项：撤消、重做、剪切、复制、粘贴、删除、复制、全选以及查找和替换。单击查找和替换会弹出[链接]中显示的窗口。您从文件中键入一个单词。对于每次出现，您都确认是否要用另一个单词替换它。尽管大多数拼写错误的单词会被拼写检查功能捕获，例如，如果您在整个文件中拼错了标题或名称，使用查找和替换是确保捕获所有错误的有效方法。
编辑菜单
查看菜单控制您的文档或文件在屏幕上的显示方式，允许您向其他人显示某些组件，并允许您在文档中设置三种不同的模式：编辑、建议和查看。默认模式是编辑，允许用户直接编辑文档。建议模式类似于Word中的跟踪更改，如[link]所示。在这种模式下，您在文档中键入的更改成为建议，而不是实际的编辑。然后，您可以通过单击复选标记来接受每个更改，也可以通过选择X来拒绝它。您还可以在编辑中添加注释，这在您与他人合作处理文档时特别有用。
查看菜单
插入菜单用于将各种项目插入到文件中。不同的应用程序可能会提供最适合该应用程序的目的和用途的不同项目（参见[链接]）。在文档中，插入菜单包括插入图像、脚注、标题和页码等项目。表格插入选项包括插入列/行、图表和公式。最后，幻灯片包括插入表格、绘图、文本框和艺术字的选项。其他章节将更详细地介绍插入菜单。
插入菜单
格式菜单使您能够更改文档、电子表格或幻灯片中大多数元素的视觉外观。最常见的是，您将在文档中格式化文本、段落设置、行间距和布局。在工作表中，您将格式化单元格中的信息，并根据特定规则添加条件格式。对于幻灯片，格式菜单很像文档。要查看格式菜单之间的差异，请参阅[链接]。
格式菜单
工具菜单是您找到帮助确保文档、工作表或幻灯片质量所需的工具的地方。让我们检查一下[链接]中显示的一些文档产品。“拼写和语法”允许您检查拼写错误的单词，以确保短语和句子在语法上正确，并创建一个个人字典，您可以在其中添加标准字典中没有的常用名称或单词。还有用于快速检查编辑事项的工具，例如计算文档中的单词数或查看链接对象列表。请注意菜单如何还包括键盘快捷键。工具菜单还提供了通过语音识别打字的选项，它包括辅助功能设置，例如使用屏幕阅读器大声朗读页面上的文本和使用放大镜以大范围查看内容的能力。谷歌三款应用中的工具菜单非常相似。
工具菜单
在附加组件菜单中，您可以找到可用于与Google兼容的其他功能的附件程序。例如，在Docs中，如果您需要处理包含大量数学公式和方程的文档，您可以安装MathType之类的附加组件，它提供超出Docs方程功能的产品。或者您可以安装Box，这是一款基于云的文件共享和存储应用程序，可以与同事或客户共享文件。
附加组件或扩展菜单
帮助菜单是不言自明的：它包含关于每个谷歌应用程序的可用知识主体，以及消费者或企业使用条款的所有细则。您可以搜索与您的问题相关的内容，也可以在帮助菜单中访问培训材料（参见[链接]）。方便的是，文档还为用户提供了一个对话框，其中列出了所有键盘快捷键。每个谷歌应用程序中的帮助菜单都类似于文档中显示的菜单。
帮助菜单
一些谷歌产品有特定于应用程序的菜单。例如，表格包含一个数据菜单来帮助格式化和组织数据。幻灯片既有一个幻灯片选项卡，有各种特定于演示页面的选项，也有一个排列菜单，用于组织演示文稿中的各种幻灯片。在课程后面的练习中，您将学习如何使用这些特定的菜单功能。
其他菜单
Google Workspace的要点
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协作的原因有很多。协作通过分享想法和解决手头问题的方法，为问题提供创新的解决方案。但是协作的一些结果可以更具体。例如，通过共享资源，可以实现成本节约。有时通过协作可以更快地实现目标。协作有助于提高工作满意度，并发展员工的技能。
数字化工作场所中的协作
会议在几乎所有类型的组织中都是必要的。商务会议可能更多地以讨论为基础，或者更多地以做出具体决策为中心。会议被用来做出决策、交换信息、宣布变更、传达组织目标、解决特定问题、与组织外部的利益相关者会面或庆祝成功。从历史上看，会议都是面对面进行的，要么在传统的会议室设置中，要么在个人的办公室中。但今天的技术使我们能够虚拟地进行会议，这就是协作软件程序派上用场的地方。
协作会议
Word和Docs之间最大的区别之一是谷歌的共享能力。Workspace最早在基于共享和协作的办公室中使用。它最大的优势是它允许许多人同时处理同一个文档，所有参与者都可以同时打开文档，并无缝地编写和编辑其中的不同部分。Microsoft 365现在包含了其中的一些功能，但自2006年推出以来，谷歌已经获得了强大的市场份额。由于Microsoft 365和Workspace都被广泛使用，因此有必要学习在这两个系统中使用和协作，尤其是在文件共享和编辑功能方面。
协同工作
在Google中，您可以选择通过简单地输入个人的电子邮件来将您的文件发送给他们，如[链接]a所示。您可以在共享邀请中添加各种限制和修改。通过单击该人姓名旁边的下拉菜单，您可以选择使该人成为查看器、评论者或编辑器。这是按人调整共享设置的最基本级别。您还可以选择共享窗口右上角的齿轮图标，取消选中您不想要的选项，如[链接]b所示。第一个选择允许协作者编辑和共享Google文件；如果您希望他们能够编辑，请保持选中，如果您不希望收件人编辑，请取消选中。如果您希望收件人只是阅读，请取消选中第一个选项并保留第二个选项。但是，如果您不希望读者能够编辑、打印、下载或复制文件，则应取消选中这两个选项。
共享文档
您共享和查看文件的选项将取决于您如何在云端硬盘中保存文件。云端硬盘是您创建和保存文档的主要位置。但是，云端硬盘也可以充当简单的数据存储，您可以在其中保存您的Word文档、图片、PDF和许多其他类型的文件。Word文档在某种程度上与Docs兼容；您甚至可以直接从云端硬盘打开Word文档并在浏览器中进行编辑。但是，您可能会注意到原始Word文件与它在Docs中打开的方式之间存在一些差异。例如，某些格式可能无法无缝传输到文件的Docs版本。请注意，您可能需要进行调整以清理任何不兼容之处。（其他一些文件类型，如PDF，可能需要单独的应用程序来编辑。）
使用驱动器访问保存的文档
协作
商业软件应用程序要点
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章节情景
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Word带有一组默认选项卡（或菜单），它们是您将使用的大多数功能和特性的界面。这些选项卡是文件、主页、插入、绘图、设计、布局、参考、邮件、查看、查看和帮助。
标签
导航窗格有多种用途。通过选中显示命令组中视图选项卡上的框可以直接访问导航窗格。您也可以通过从主页选项卡中选择查找来获取导航窗格。使用这些选项中的任何一个，都会在屏幕左侧打开一个窗格。导航窗格中有三个选项卡：标题、页面和结果。第一个选项卡标题是您打开导航窗格时看到的第一个内容。此选项卡显示文档的大纲，但前提是您为每个部分和小节放置了标题（您将在Microsoft Word中格式化文档内容部分了解更多信息）。页面选项卡显示文档页面的缩略图表示。结果选项卡用于在整个文档中搜索特定的单词、短语或数字，如[link]所示。您始终可以使用Ctrl+F键盘快捷键激活查找功能。
导航窗格
导航Microsoft Word
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布局选项卡包含用于调整文档整体页面设置的命令和工具，位于页面设置命令组中。页面设置通常包括调整纸张大小、边距和方向，以及添加分节符和列等功能。文档格式有公认的标准，但这些标准可能因目标受众和行业而异。对于商业报告，例如您的市场趋势报告，正文文本的12点字体（Calibri、Times New Roman和Cambria是一些流行的字体）和所有侧面（顶部、底部、左侧、右侧）的一英寸边距通常是标准的。大多数报告还具有部分和部分标题，以帮助分解和组织内容。报告中的行距可能会有所不同，但最常见的行间距是单行间距、1.5行间距或双行间距。
页面设置
Word中的节对于长文档特别有用。节允许用户划分文档的一部分，如前面的内容、正文和后面的内容，并对每个节应用不同的样式和格式，同时仍然保持一个文档中的所有文本。在创建目录和在大型报告中分配页码时，节也很重要。这些概念将在文档准备一章中更详细地介绍。
使用分段中断
在Microsoft Word中格式化文档布局
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有许多方法可以更改Microsoft Word中的文本格式。调整文本的最基本方法是通过字体、字体大小和字体样式（粗体、斜体字或下划线）。
格式字体
段落格式需要自定义文本在页面上的显示方式以及它如何从一个段落流向下一个段落。具体来说，这包括行距、制表符缩进和文本对齐对齐对齐。
格式段落
标题通过将文档分成有意义的块来帮助读者理解文档的组织。不同的标题级别可用于创建内容层次结构，这也有助于用户最好地理解材料。在Word中，可以使用赋予标题额外功能的样式来设置标题，例如快速显示文档的大纲，并提供链接到部分或部分之间的能力。您还可以使用标题生成目录。
标题
如果您在文档中使用图形，您需要确定图形和文本在布局中应该如何交互。当您将图形插入文本文档时，可以使用文本换行菜单以多种方式相对于文本定位图形，如[link]所示。文本换行是指文本如何放置在您放置在文档中的图像或图形周围。文本换行通过排列命令组中的布局选项卡访问。您的换行样式可能取决于图形的大小及其用途。如果它是文本中正在讨论的重要人物和/或如果它有标题，您可能希望使用“顶部和底部”选项将其与文本清楚地分开，允许文本在图像上方和下方流动，但不能在图像的任何一侧流动。如果图像更像是一个设计元素，例如增加兴趣的徽标或照片，您可以将文本包裹在它周围。
调整图形和文本布局
在Microsoft Word中格式化文档内容
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审查选项卡对于文档协作者之间的团队合作至关重要。许多文档是跨职能部门协作创建的，文档的每个贡献者都需要记录他们的更改和建议，以便其他人可以审查它们。审查选项卡还有几个编辑文档可能需要的校对工具，例如同义词库。
评论选项卡
Word中的编辑器工具通过更全面的编辑审查增加了另一个级别的文档支持。本质上，它就像一个虚拟编辑器，它超越了简单的拼写和语法检查。编辑器工具在主页选项卡上，也可以在评论选项卡上找到。只需单击图标，它就会审查您的文档并提供报告和评分。您可以将编辑器设置为审查正式写作、专业写作或休闲写作。
编辑器工具
Microsoft Word中的协作编辑和审阅
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您的主管建议您将主题应用于WorldCorp市场趋势报告。主题是一组连贯的字体、字体大小和颜色，可以应用于整个文档。但是，在将主题应用于文档之前，您必须“编码”文档的样式。样式是用于更改文档中文本外观的字体类型和大小、行距和其他格式的预设格式。通常，您在开始输入文本之前选择文档的样式。通过选择样式，您正在对文档进行编码，以便Word知道如何格式化各个部分。这些代码告诉Word文本的哪些部分是正文、标题、字幕等。如果没有这些样式代码，主题将不知道如何将自身应用于您的文档。
使用样式和主题
设计选项卡上的页面背景命令组允许用户应用页面边框、页面颜色和水印。水印是存在于文档背景中的浅色图像、徽标或文本。与更改页面背景颜色一样，添加水印将适用于整个文档。一些公司选择使用水印来指示文档的状态（例如“草稿”）或在文档的每个页面上印上他们的公司名称。要插入水印，请选择水印图标并选择自定义水印，如[链接]中所示。
页面后台命令组
文档设计
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选项卡之于Word，菜单之于Docs。在Word中，我们用来准备文档的工具被安排在选项卡中，然后在这些选项卡中的命令组中。在Docs中，工具被安排在菜单中，而不是选项卡中。菜单和选项卡的名称之间有一些相似之处：例如，Word中有插入选项卡，Docs中有插入菜单。Docs还有一个很好的、用户友好的功能，其中更频繁使用的工具，如一些对齐工具和字体工具，都在菜单下的工具栏上。这个工具栏被称为操作栏，它是一个静态菜单栏；它不会改变，就像Word的功能区一样。这使得这些工具很方便，这样用户就可以更快、更容易地更改文档中的项目。操作栏上的许多工具类似于你在Word的主页选项卡上找到的。谷歌中的菜单在商业软件应用程序要点一章中有更详细的介绍，该章讨论了谷歌程序的要点。
菜单
我们将从创建我们的市场趋势报告开始，从行业分析信息开始。创建新文档的最直接方法是登录您的Google云端硬盘。进入云端硬盘后，您可以通过选择New加号来创建新文档，如商业软件应用程序要点一章所述。然后，从列表中选择Google文档。这将自动打开一个包含空白文档的新窗口。您也可以将鼠标悬停在Google文档图标右侧的箭头上，然后选择空白文档或从模板创建新文件。作为替代方案，进入云端硬盘后，您可以通过选择Google Apps图标来创建新文档，如[link]所示。这将打开一个下拉菜单，您将选择要访问的应用程序，在这种情况下，这将是谷歌文字处理器应用程序的文档。一个带有文档的新选项卡将出现在您的浏览器中。在这里，您可以选择从最近的文档中打开或通过模板或全新文件（通过选择空白）创建新文档。
创建文档
导航Google文档
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您可以在每个文档的开头执行不同的键格式选项，例如设置纸张大小、正常文本字体、行距、插入列（如果需要）等等。您还可以选择标题的标题文本和插入部分。缩进选项和边距也很重要。您当然可以在文档创建过程中的任何时候更改这些项目，但是通过在开始时考虑一些格式，您可以使使用其他工具（例如插入目录）变得更容易一些。在开始时确定一些格式选择有助于在最终文档的过程中进行协作和易读性。
文档格式
在文档中添加章节对于格式化标题和创建目录非常重要。要在文档中添加章节，请将光标放在要开始章节的位置，然后转到插入菜单并查找中断命令组。如果您希望中断保持在同一页上，请选择中断（连续），或者中断（下一页）在新页面上开始新章节，例如开始新章节。
使用分段中断
与Word一样，页面设置命令用于选择纸张大小和方向（水平或垂直）。在Docs中，这一切都是从文件菜单中完成的；页面设置靠近文件菜单的底部。在[link]中，您可以看到对话框中的选项。第一个组合框用于选择是将页面设置应用于整个文档，还是仅应用于一个部分。您还可以调整纸张大小；有一个组合框，其中包含流行的纸张大小，如字母和法律。此外，您可以更改边距以创建自定义边距。您还可以在窗口顶部手动调整边距，使用鼠标移动标尺上的边距标记（[link]）。Docs中的许多页面设置工具都是简单明了的。Google程序旨在为用户友好而设计，这只是对文档进行更改是多么容易的一个例子。
页面设置
在Google文档中格式化布局和内容
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工具菜单选项包括拼写和语法、引文、探索命令、用于查看建议模式更改的工具和字典。文档工具菜单包含一些与Word中查看选项卡上相同的工具。这些工具和命令使您的文档变得专业和精致，并支持协作。这些工具使编辑和共同编辑之间的协作成为可能，因为每个人都可以查看建议和评论，在评论中标记其他人，并添加引用和参考。
工具菜单和协作
Google Docs中的协作编辑和审阅
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通过版本控制，您不再需要担心如果笔记本电脑电池没电会丢失文件。如果您的程序在您有机会保存您键入的最后一段之前突然关闭，您不必担心。Docs有一个功能，只要您连接到Internet，就会自动保存您对文件所做的每一项更改。没有保存或另存为命令，因为Docs不断地保存在Google Drive中，它会创建版本历史记录。可以通过转到文件菜单，然后将鼠标悬停在版本历史上，然后选择查看版本历史来访问此版本历史记录。一个侧边栏将在右侧弹出，如[link]所示，列出文件的许多版本，每个版本都有时间戳和保存时使用它的一个或多个人的姓名。使用此Docs功能，无需保存同一文档的多个草稿。访问版本历史记录的另一种方法是单击标题栏，上面写着上次编辑是。…
文档中的版本控制
Microsoft Office有许多用于访问版本历史记录的选项，但仅当文件存储在OneDrive或SharePoint[链接]中时才能完成。
Microsoft Word中的版本控制
版本和版本历史
在文档中创建和工作
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章节情景
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正如您在企业软件应用程序要点一章中所了解的，文件选项卡包含Word的配置选项。随着市场趋势报告的发展，您将与其他人合作生成最终报告。您希望确保设置了文档选项，以便您可以跟踪文档的贡献者。回想一下，您可以通过从文件菜单的最底部选择选项来输入Word的设置。[链接]中显示的Word选项对话框显示了十一组不同的设置选项卡，从常规到信任中心。了解这些设置很有帮助，因为选项中的设置允许您调整程序的编辑选项、保存选项和共享选项。当您自己处理文档并与他人协作时，可以根据您的个人偏好调整选项。
高级配置
大多数专业文档都需要页码。您可能会在商业计划、营销计划、战略计划或任何类型的业务上报看到页码。将页码添加到文档中以便在构建文档时自动更新的过程称为页码。回想一下，在文档中创建和工作一章中，要插入页码，请转到插入选项卡，然后找到页码下拉菜单。您可以选择将页码放在四个不同的位置：顶部、底部、边距或当前位置。通常，业务报告的页码位于页面底部，您可以选择将页码放在左侧、中间或右侧。您还可以使用各种字体和样式格式化页码字段，如[链接]中所示。
页码
你曾经打开一本书，看到每页顶部的标题吗？页面的这个区域称为页眉，您可以在其中放置有关文档的基本信息，例如名称、章节名称、作者和页码。默认情况下，页眉将出现在文件的每一页上，但如果需要，您可以更改它，本节稍后将讨论。如果您浏览页面底部，您可能会看到文本“页面x”；这是页面称为页脚的区域的一部分。许多文档只是简单地使用页脚作为页码，但您也可以添加您的联系信息、文档文件名或您公司的联系信息和徽标。
页眉和页脚
当您在制作文档时，您可能会发现某些信息更适合列表，而不是一段文本。您在文档中创建和工作一章中了解了列表，但在这里您将更深入。列表对于总结一个长主题很有用。市场趋势报告肯定会包括列表，例如竞争对手、主要市场和主要产品线的列表。将信息拉入列表可以引起读者的注意，并通过防止文档陷入一页又一页的段落来帮助文档的流动。您可以选择在输入文档后将文本放入列表中，也可以在开始编写文本之前选择您的列表类型。
列表
Microsoft Word：高级格式化功能
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表格是许多商业文档的一个关键特征。它们通常是呈现结果和/或数据的最流行方式。它们对于呈现只有一两个变量的简单数据特别有用。例如，您可以很容易地浏览表格，查看给定一组销售人员在给定月份的销售额。换句话说，表格是以易于阅读的格式呈现有限数量信息的好方法。请记住，它们并不最适合复杂的数据或具有多个变量的信息集，因为表格会很快变得信息过多且难以阅读。
桌子
Illustrations命令组用于插入图像、形状、SmartArt或图表。对于市场趋势报告，您将插入一些显示市场规模和其他相关信息的图形和图表。您可能还想包括行业新发展的图像或竞争对手的当前市场产品。在文档中创建和工作一章介绍了对象的排列和对齐。本节将介绍如何插入不同类型的对象。
插图指挥组
与插图命令组一样，文本命令组位于插入选项卡上。它包含文本框、快速部件、文字艺术、下拉帽、签名行、日期和时间以及对象命令。这些命令在功能上都相关，因为它们是插入自动生成文本或特殊设计文本的工具。
文本命令组
符号命令组也是插入选项卡的一部分。符号是大多数键盘上找不到的特殊字符，包括货币符号、en破折号和em破折号、箭头、希腊字母（通常用于经济或金融数学）和许多其他字符。[链接]显示了Word中可用的一些字符选项。
符号命令组
在Microsoft Word中使用图形和文本工具
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Pages命令组位于“插入”选项卡上，它包含三个命令。最常用的一个是分页符；该命令允许用户在当前页面上完成书写并开始在新页面上书写。（您也可以在页面设置命令组的“布局”选项卡上访问许多这些相同的工具。）在章节或部分的末尾添加分页符可能特别有用。要插入分页符，请将光标放在分页符所在的位置（新页面的开始），然后选择分页符选项。您也可以只使用键盘快捷键Ctrl+Enter来放置分页符。如果您打开查看隐藏字符的功能，您可以准确地看到分页符在您的页面上的位置（请参阅[链接]）。您也可以在查看选项卡的打印布局选项中轻松查看它。在这里，我们可以在市场趋势报告的每个主要部分的末尾添加一个页面喙。
页面命令组
Word中另一个有助于管理长文档的工具是格式绘制器。格式绘制器是主页选项卡上的命令。它用于从另一个文档或同一文档的一部分复制格式。当您要将文档的一个部分的格式复制到另一个部分时，这将非常有用，从而节省您必须再次手动格式化新文档或部分的时间和精力。
格式画家
参考文献选项卡用于处理引文和书籍的正面/背面内容。对于任何正在创建具有多种来源的文档（如期刊文章或经济报告）的人来说，这是一个重要的选项卡。在处理包含许多部分（如市场趋势报告）的长文档时，它也很有帮助。手动管理目录、引文列表或参考书目可能会很笨拙，幸运的是，Word提供了许多工具来帮助用户保持这些内容的条理性和专业性。
参考资料选项卡
浏览长文档的另一个有用工具是书签。您可以在整个文档中添加书签链接，以便更好地导航。将光标放在您希望书签链接的位置——例如节标题或重要段落的开头——然后转到插入选项卡，单击书签。在对话框中，键入书签的名称[链接]。在这种情况下，我们选择为正文文本的开头添加书签。现在，选择一个将链接到书签的单词，右键单击它，然后从上下文菜单中选择超链接。将出现相同的超链接对话框，但这次选择放置在本文档中。单击您刚刚制作的书签，然后单击确定；链接将被设置为[链接]。相反，如果要从Word中删除书签，请单击插入菜单中的书签命令，找到它，然后选择删除。
链接书签
在Microsoft Word中管理长文档
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与Word中的工具相比，用于将页码放置到Google文档中的工具具有更少的可自定义格式选项。只有两种页码样式：右上角或右下角。这两种样式都可以在插入菜单中使用。让我们从市场趋势草稿开始，并添加页码（[链接]）。如果您选择更多选项，则会出现更多自定义选项。您可以选择让您的页码从文档的第二页开始计数，如果您的第一页是封面或目录，这可能很有用。您也可以从某个数字开始您的页码（即，除了数字1之外），如[链接]所示。页码始终放置在页眉或页脚中。
页码
您可以在Docs中为文档添加页眉和页脚。页眉和页脚命令也位于插入菜单中。添加页眉或页脚后，您可以选择通过选择选项来进一步配置它，选项是位于页眉或页脚本身的蓝色命令。此选项按钮打开一个下拉菜单，其中包含几个选项。如果您选择页眉格式或页脚格式，您将看到一个对话框，其中包含将某些页眉/页脚设置应用于整个文档的一部分的选项，如[链接]中所示。您还可以控制每个页眉/页脚的高度（以英寸为单位），以及选择不让页眉或页脚出现在第一页上。后一种选择在您有封面的文档中很有用。只需勾选框不同的第一页。配置完页眉/页脚后，选择应用。
页眉和页脚
在文档中创建和工作一章简要讨论了如何在文档中插入项目符号或有序列表。在本节中，我们将使用本章前面使用的文档大纲在文档中创建多级列表。
列表
Google文档：增强的格式化功能
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Docs可以让用户直接在文本中插入特殊的非标准字符和符号。在Docs中，可以从插入菜单访问此功能。然而，Google有一些Word没有的有趣功能，例如绘制符号、更高程度的可搜索性和自动替换。
插入特殊字符和方程
在插入图像方面，Docs比Word多了一些交互式选项。因为Docs是谷歌的产品，你使用它时通常是在线的，所以它与其他谷歌服务（如照片和驱动器）进行了一些集成，这使得插入你自己的图像变得容易。首先，转到插入菜单，然后选择图像。如[链接]所示，你有许多不同的选项：你可以选择从你的电脑获取图像，进行谷歌图像搜索，从你的驱动器或照片帐户插入照片，输入图像所在的网址，或者从笔记本电脑/平板电脑/智能手机上的相机插入图像。这些巨大的选项允许大量个性化。请记住，您可能在互联网上找到的图像的版权保护。使用受版权保护的图像时，请务必正确引用。
插入图像
谷歌的绘图工具是一个交互式工具，允许用户创建自定义形状和插入预设形状。绘图是它自己的应用程序，可以通过转到谷歌绘图或通过文档等应用程序访问。您可以创建绘图并将它们保存到您的驱动器。如果您想插入预设形状列表中不可用的特定形状或形状组合，创建自定义形状或绘图会特别有用。绘图应用程序还为用户提供了插入标准预设形状或艺术字的选项。
使用谷歌绘图工具
在Docs中插入和修改表格类似于Word中的相同过程。要添加表格，请转到插入菜单，导航到表格，然后将光标悬停在所需的行数和列数上，如[link]所示。
桌子
在Google文档中使用图形和文本工具
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Docs中的绘制格式命令相当于Microsoft Word中的格式绘制器。您可以以相同的方式使用它：从原始源中选择要复制的格式，从操作栏中选择绘制格式图标（它看起来像一个小油漆滚筒），并使用光标将其应用于目标文本。
画图格式
与Word一样，Docs中的目录要求您正确设置标题样式、适当的节符和页码。
目录
超链接可以在文档中以各种方式输入。和Word一样，超链接有助于长文档中的引用和导航。首先，您需要选择要制作链接的文本，然后您可以选择使用菜单或右键单击上下文菜单来创建链接。您可以在[link]中看到这两种方法。它们都指向一个对话框，该对话框询问您输入的网址，然后单击应用。
超链接、书签和其他文件的链接
管理Google文档中的长文档
文件准备
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章节情景
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在文档创建和工作中，我们定义了什么是模板，以及在Microsoft Word中的何处可以找到它们。互联网上也有许多可用的模板。Word具有网络搜索功能，因此您可以在templates.office.com上查找其他模板，正如您在[链接]中看到的那样。在Office模板网站上，有数以千计的模板可以帮助企业家和小型企业开始使他们的业务更加系统化。您可以找到用于电子邮件广告、日历、小册子、备忘录、名片、发票、商业计划、仓库收据等的Word模板。一旦您下载了模板，您就可以用数据填充它并进一步修改它的外观。
模板
Word有备忘录和时事通讯的模板。这是类似的交流形式，因为它们都向一大群人通报公司的新变化或趋势，并可能呼吁采取行动。然而，也有一些不同之处。备忘录在内部使用，而时事通讯面向外部受众。备忘录通常也有标准化的格式。时事通讯的形式更自由，可能包含大量图形。像小册子和传单一样，两者都以电子邮件的形式数字化了。
业务备忘录
信头是一种包含公司联系信息和徽标的标题。它可以用于许多场景，包括个人和专业场景。[链接]显示了企业的专业信头示例。徽标和公司联系信息将位于文档的右上角。模板中的信息是通用的，因此您可以使用特定的公司信息自定义模板。
信头和信封
名片是一种很小的，典型的钱包大小的卡片，包含您的联系方式和公司信息。它通常是在您与客户或潜在客户见面时发给他们的，以便他们可以轻松获得您的联系信息。名片可能由您的公司提供给您，或者，如果您是个体经营者，您可以自己制作名片。它们通常包含基本的联系信息，例如您的姓名、您在公司的职位（头衔）、您的电话号码和您的电子邮件地址，此外还有一些引人注目的设计元素，例如徽标或图像。名片通常印在称为cardstock的厚而坚固的纸上。许多公司会使用经过批准的公司设计和布局为员工订购名片；在WorldCorp，营销部门负责向员工提供名片。但是，如果您是小企业主或自由职业者，您可能需要创建自己的名片。
名片
大型和小型企业都使用广告来展示公司提供的内容，并详细说明报价的规格。小册子和传单是一种印刷形式的广告。尽管现在在互联网上可以找到许多广告，但印刷广告仍然很受欢迎。传单倾向于以图形为导向，包含最少的文字，并且经常为活动或临时促销做广告。小册子可以是公司或特定产品的介绍，并且可能比传单使用的时间更长。
宣传册和传单
发票是一份重要的文件。它本质上是公司提供的产品或服务的账单。您可能会以收件人或寄件人的身份遇到发票。如果您是购买商品或服务的人，您将收到发票。发票告诉您需要支付多少。如果您是销售商品或服务的人，您需要自己创建发票，然后将其发送给购买的公司或个人。在这两种情况下，发票都应始终说明提供了什么、出售了什么以及欠了什么。
发票
商业计划书是描述公司增长和盈利计划的文件。根据业务类型和业务正在经历的增长阶段，商业计划书可能有不同的用途和应用。例如，一些初创企业的商业计划书用于为企业寻求资金。它们可能描述公司最初几个月活动的详细短期计划，然后是未来增长的更广泛的长期计划。还有一些成熟公司的商业计划，如能力建设商业计划。这些类型的计划被用来解释为什么一家公司需要资金来购买新的资本资产，如制造厂，或翻新现有的资产。您将在Microsoft Office数据库中找到的商业计划模板将使您在设计和格式化商业计划方面处于领先地位，但请记住，这些模板不会就商业计划中包含什么或使用哪种语言提供任何建议。为此，您可以在线获取一些已经制定的商业计划的示例。[链接]显示了Word中商业计划模板前几页的示例。
商业计划书
当你开始你的职业生涯并开始找工作时，你会想把自己展示成一个认真的候选人，准备好迎接挑战。让自己走上职业道路的一个方法是写一份简历。简历显示你的工作经验、学位和整体技能。一些简历专家说你应该把简历限制在一两页以内，但是根据职位的不同，你可能想更详细地描述你的学习和经历。
简历和求职信
在Microsoft Word中创建不同的文档类型
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许多企业使用某种形式的通信与他们的客户和客户保持联系。其中一些通信可能是印刷广告；一些可能是电子邮件通讯。这些通信有时会根据收件人的姓名进行个性化。企业如何自动化这种个性化过程？一种方法是使用邮件合并。邮件合并是Word中的一种工具，允许用户编写套用信函或广告，同时将文档的某些区域留空。这些空白是可以编程以包含个性化信息的字段：收件人的给定姓名、电话号码、地址或任何其他类型的自定义字段。
什么是邮件合并？
邮件合并的第一步是编写主文档。主文档可以是现有文档、模板（. dotx）文档或全新文档。在此示例中，让我们使用商业信函模板作为主文档。您可以根据[link]中的示例自行键入，或使用可下载的邮件合并文档中提供的文本。这封信将发送给WorldCorp客户，通知他们仓库即将到来的假期时间，以便他们可以计划延迟发货。
主要文件
源文档需要是在Excel或Access中创建的列表。但是本演练将构建一个新列表，而不是使用现有列表。您将仅使用几个客户构建新列表，以便了解邮件合并是如何工作的。但是请记住，邮件合并可以用于许多客户，并且几乎是无限的。邮件合并的容量受到计算机容量的限制。
源文件
现在您已经创建了主文档，并创建和保存了源文档，您现在需要将合并字段插入到主文档中。首先，插入字母上的空白字段，以便Word可以自动用个性化信息填充它们：名字、姓氏、地址、城市、州和邮编。在[link]中，您可以在邮件选项卡上的写入和插入字段命令组中看到图标。这些为我们提供了一些常见的合并字段：地址块、问候语行和插入合并字段。对于此示例，请使用插入合并字段。当您选择该选项时，您会注意到下拉列表中可用的字段是源文档中的字段。因此，请确保文档中的字段是描述性的，并且尽可能分开，例如，如果您要向选民发送邮件，请考虑是否应该将所有家庭成员包含在一个邮件中，或者是否应该单独地址（在这种情况下，您应该单独列出他们的每个名字）。
合并字段
Microsoft Word中的邮件合并
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要在Word中创建调查，您需要启用开发人员选项卡。这通常不是Word中的默认选项卡之一，因此您需要手动添加它。转到文件选项卡上的选项命令，然后转到自定义功能区选项卡上，然后启用开发人员选项卡。
开发者选项卡
控件命令组包括几个不同的图标来表示您可以在表单中使用的字段。[链接]标识您将用于创建表单的图标。命令组中的其余图标用于在Word中构建复杂的模板。我们在本例中使用的控件称为内容控制字段。这些字段为人们提供了输入、添加日期或图像或从列表中选择他们的响应的空间。换句话说，它们是交互式字段，可以专门编程以接收收件人的输入。内容控制字段创建了一个用户交互界面，以寻求响应者的输入。
控制指挥组
在添加字段之前，您应该首先制定表单的计划。一种方法是将您将要询问的信息或问题键入到空白文档中。使用表格创建表单是呈现专业外观的一种选择；这种格式有助于保持一切井井有条和整齐对齐。表格应该有两列，行与您的问题一样多。仅使用两列可以让您将问题放在一列中，将答案字段放在另一列中。左边的列将包含您的问题，右边的列将包含受访者答案的字段。您应该更改表格边框（在表格属性中），使其透明，使受访者看不到它们。这样，问题和答案保持对齐，但对于查看表单的人来说，它们不会以表格格式出现。或者，您可以选择不使用表格来创建表单。在这种情况下，问题和答案字段需要手动对齐。
创建表单
在Microsoft Word中创建表单
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本节涵盖的所有文档都可以保存为您自己的模板。如果您想发布一个模板，以便每个人都可以使用它（即，向全球所有Google用户），您可以这样做。完成文档格式化后，您可以转到Google的模板库，并在顶部选择提交模板。请注意，并非所有Google帐户都可以提交模板。此功能仅适用于Google中的付费商业和教育计划。
模板
我们在Microsoft Word中创建不同的文档类型中回顾了业务备忘录的目标和总体形式。当您在Docs中创建备忘录时，这些基本理解仍然有效。Docs和Word之间的唯一区别是您如何访问模板来创建一个。
业务备忘录
在Docs和Word中，制作信笺抬头的过程和要求是一样的。你用相同的组件填写它——姓名、地址、其他联系信息——这些组件放在文档的相同位置（在顶部）。你可以在任何类型的商业或个人信件中使用信笺抬头，但这个例子将使用求职信。尽管Docs在其默认模板库中没有一个名为求职信的特定模板，但它确实有一些简单地称为信函。
信头、信件和信封
与目前讨论的其他文档类型一样，Google没有名片的默认模板。关于如何前进，您有几个选择：将Microsoft模板上传到驱动器、查找用户生成的模板或安装附加组件。
名片
Docs有一些小册子和传单的默认模板。但是小册子没有以传统的三重格式格式化。事实上，小册子模板与Google中的传单模板非常相似。
宣传册和传单
与其他文档类型一样，模板库中没有发票的默认模板。幸运的是，我们仍然可以通过搜索“发票模板站点https://docs.google.com”来搜索大量用户生成的模板。此互联网搜索将返回人们添加到自己的谷歌驱动器中的所有公共模板。找到您选择的发票模板后，您可以通过转到文件菜单并选择制作副本命令来保存它，如[链接]所示。
发票
在Google Docs中创建不同的文档类型
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创建表单就像创建任何其他Google文件一样。从您的Google云端硬盘开始，选择新建下拉菜单，然后找到Google表单，如[链接]中所示。从这里，您可以选择从空白表单或从模板创建调查。对于本演练，我们将选择从模板，但我们将在创建新表单中回顾如何从头开始创建一个。使用模板的好处是您可以选择一个已经与您可能想到的表单相似的表单。使用模板库（[链接]）中的模板将有助于节省您的时间，因为您需要做的就是修改问题和答案，然后根据需要添加一些新问题。
表单模板
如果您想从头开始创建表单，请从下拉菜单中选择空白表单。表单将以一个空白文档开始，上面写着“无标题表单”。与Docs一样，通过单击标题栏来重命名此文件以键入表单的新名称。所有新表单也有一个空白空间用于描述，就在表单标题下方。受访者将看到描述，因此需要为他们提供信息，如[链接]所示。为表单命名很重要；否则，您以后将无法在驱动器中轻松找到它。
创建新表单
顶部工具栏的最后一个命令是发送按钮，它允许您开始实际的调查过程。按下发送后，您将有四个如何分发调查的选项：您可以键入客户的电子邮件地址并直接发送给他们；获取一个公共链接，您可以将其粘贴到电子邮件中；将调查嵌入网站；或将调查发布到社交媒体帐户（[链接]）。
分发表格
在Google文档中创建表单
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在文档中创建和工作一章讨论了Google Docs的基本共享功能。但是了解Docs中更高级的设置可以最大限度地提高您在应用程序中的工作，并帮助您充分利用其中的协作。
高级共享设置
关于在文档中创建和工作的章节讨论了您可以授予协作者的不同访问级别。授予某人编辑访问您的文档的权限意味着他们可以对文档进行任何他们想要的更改。如果他们不想，他们不必跟踪更改，也不必在建议模式下工作。这是所有共享设置中最开放的。
高级编辑访问设置
准备好查看文档中的评论后，导航到文档的右上角区域并单击评论历史图标（如[链接]中的标注1所示）。然后，单击铃铛图标以查看和自定义通知设置（如标注2所示）。如[链接]所示，如果您选择仅限您的，则只有当您被@操作员提及时，或者有人编辑了您撰写的某些段落时，文档上的更改电子邮件通知才会发送给您。如果您选择无，则不会通过电子邮件通知您，即使更改和评论（和提及）与您的书面段落相关。
查看评论和建议编辑的高级设置
Google文档中的高级协作
高级文档准备
m00069
章节情景
m00071
WorldCorp是一家庞大的公司，拥有庞大的利益相关者社区。在许多运营环境中，业务演示与内部利益相关者（如员工、经理和高管）共享信息。他们还被用来与外部利益相关者（如客户、供应商、股东和当地社区）沟通。营销团队和公共关系专业人员通常负责向外部利益相关者传达信息。但是无论你在组织中的头衔如何，你都应该知道如何构建和进行演示。
为什么以及何时在商业中使用演示文稿
当你进行演讲时，你的目的不应该是你想做什么；相反，这是你希望你的听众通过倾听你所表达的内容来做什么。你的听众将由25名世界公司的员工组成。问问你自己：我想传达什么？向我的听众传达它的最佳方式是什么？我的演讲将如何影响他们？这些是你在演讲中培养使命感时需要问的问题。
了解您的受众和目的
通过遵循这里概述的最佳实践和有用的提示，您将能够更好地制作有效的数字演示文稿。需要记住的两个重要概念是一致性和连贯性。一致性是指演示文稿具有统一的外观和感觉。您可以通过为演示文稿中的每张幻灯片提供统一的配色或定义的布局来实现这一点。一致性——所有元素如何协同工作以传达演示文稿的预期目的——包括幻灯片和演示者本身。演示文稿的目的或关键信息应该是创建演示文稿时的焦点。将目的放在首位将有助于一致性和连贯性。在创建有效演示文稿时，一致性和连贯性齐头并进。这两个概念将在以下部分中更详细地解释。
良好的数字演示设计要点
要创建一个有效的演示文稿，你需要成为一个讲故事的人。从思考你希望演示文稿如何展开开始。就像把一篇文章分成段落一样，你需要找到一种简单的方法来区分演讲中不同的主题，同时建立一个有凝聚力的故事情节来连接它们。当你选择你想强调的想法和你想表达它们的顺序时，你正在制定一个计划。这个计划很有帮助，就像为一篇论文制定大纲一样。
开始前制定计划
演示和设计要点
m00072
打开PowerPoint并选择一个空白演示文稿（第一个选项）。您应该会看到一个看起来像[链接]的屏幕，箭头突出显示所需的选择。如果您想打开现有演示文稿，请从左侧边栏中选择打开并搜索该文件。另一个选项是从PowerPoint模板开始——一组预先设计的幻灯片，您可以将其用作创建新PowerPoint演示文稿的起点。模板包括定义的布局和配色，它们通常包括示例文本和图像，您可以将其替换为自己的内容。使用模板是一种节省时间并确保演示文稿设计一致性的方法。与许多组织一样，WorldCorp有一个预设模板，通常用于外部通信，例如为客户提供演示文稿。但是，对于*My Life in a Snapshot*演示文稿，您不限于使用模板，因为这是内部演示文稿，更非正式。
入门
许多公司往往已经开发了一个用于公司演示文稿的主题。演示文稿的主题是指幻灯片的整体设计和布局，包括配色、字体选择和图形元素等元素。主题很有用，因为它们通过使用预设字体和配色方案为您提供了一种创建一致演示文稿的简单方法。如果您选择了一个主题而不是空白演示文稿，初始幻灯片将显示相同的元素，但应用了主题的设计特征。主题还可以包括预先设计的幻灯片布局，这可以用来在整个演示文稿中创建一个连贯一致的外观。
使用主题和模板创建演示文稿
主题很有帮助，但要更深入地学习PowerPoint，您还需要学习如何从头开始创建演示文稿。从了解主页选项卡开始。主页选项卡上找到的工具用于创建幻灯片的一般结构，如[链接]所示。作为对这组工具的介绍，我们将回顾五个关键命令，如图所示：新幻灯片、布局选项卡、字体命令组中的工具、段落命令组中的工具和设计理念。
主页标签页
您可能希望自己设计幻灯片，而不是使用设计创意功能。PowerPoint中广泛的设计选项允许您快速轻松地更改演示文稿的整体外观。通过使用内置模板、配色方案和幻灯片布局，您可以将之前添加的粗略文本转换为精美、具有专业外观的演示幻灯片，而无需在设计上花费太多时间和精力。（您将在“提供演示文稿”一章中了解有关此过程的更多信息）。设计选项卡不是使用一次只格式化一张幻灯片的设计创意功能，而是提供了一系列工具，用于一次更改所有幻灯片的配色方案和布局设计。例如，您只需点击几下鼠标即可更改整个调色板，根据预定义的布局将设计应用于所有幻灯片。此外，更改幻灯片布局的选项可以轻松地以观众易于理解的方式组织信息。
设计选项卡
下一个要查看的选项卡是视图选项卡。要对PowerPoint有基本的了解，您需要了解几个视图选项的一般用途。在视图功能区中，有七个命令组。前三个在[链接]中圈出，从演示视图开始。
查看选项卡
在Microsoft PowerPoint中设计演示文稿
m00073
当您设计幻灯片布局时，排列文本框和其他对象成为确保它们以有效方式定位的关键。在本节中，我们将回顾视图选项卡中的对齐指南选项，并讨论PowerPoint可以提供的众多内置布局设计。
格式化布局
在本节中，您将了解一些基本的设计原则，这些原则是设计自己的幻灯片或为演示文稿选择主题的最佳实践。您将了解如何使用接近、对齐、重复、对比和空白来使您的设计元素脱颖而出。
设计原则
格式化Microsoft PowerPoint幻灯片：布局和设计原则
m00074
PowerPoint中的表格是一种以网格格式组织和呈现数据的结构。它类似于Microsoft Word中的表格功能。在[链接]中，表格选项已在插入选项卡中被选中。您不需要在*My Life in a Snapshot*演示文稿中包含表格，但表格通常包含在专业演示文稿中。
添加表
位于插入表选项右侧的图像命令组为您提供了以下选项：图片、屏幕截图和相册。一般来说，图像是场景、对象或信息的视觉表示，通常是通过数字手段捕获或创建的。在当今的技术世界中，您的手机也是具有高级格式选项的专业相机，使您能够在社交媒体以及文本和电子邮件中即时分享照片。在PowerPoint中添加照片和屏幕截图同样有效。那些保存的文件可以触手可及，可以添加到您的演示文稿中。
添加图像
添加图像适当描述的一个好方法是插入一个输入框。让我们在您的*My Life in a Snapshot*演示文稿中添加一个输入框，如[link]所示。
添加文本
您可以在PowerPoint幻灯片中添加符号，以增强演示文稿的视觉吸引力，并使其更具吸引力。符号可以包括从表情符号到箭头再到创意形状的任何东西，如心形。您可以使用符号来表示不同的想法或概念，强调某些点，或者创建视觉层次结构，根据重要程度安排您设计的元素。视觉层次结构的目的是引导观众的眼睛首先看到最重要的信息或元素，然后是不太重要的信息。谨慎使用符号是个好主意，只有当它们为您的演示文稿增加价值时，这样它们才不会分散注意力。第一个演示文稿不需要添加符号，但在幻灯片中添加符号的步骤如下：
添加符号
要考虑在PowerPoint幻灯片中插入的另一个功能是设计方程式。方程式是一种数学语句，使用数学符号和运算符显示两个或多个量之间的关系。方程式用于描述广泛的物理、生物和经济现象，并且是科学和工程许多领域的核心。只需单击“插入”选项卡上的选项，然后从下拉选项列表中进行选择。（请注意，除非您的光标在幻灯片画布上处于活动状态，否则方程式选项将变灰。）功能区上将出现一个新选项卡“方程式”，显示插入和编辑方程式的许多选项。
添加方程
在PowerPoint中，WordArt可以通过使用不同的字体样式、颜色和效果来增加幻灯片的视觉趣味，这些字体样式、颜色和效果是预先构建和设计的，以获得最大的冲击力。这可以使您的演示文稿更具吸引力，让您的观众印象深刻。
添加艺术字
就像添加图像一样，插图可以对演示文稿产生持久的影响。可以说，插图是“手工制作”的图像，使用钢笔和铅笔等有形元素或媒体等数字元素。在这种情况下，请注意在选择插图之前了解原始作品的版权。在本节中，我们将介绍如何在演示文稿中添加星星，并探索一些各种插图选项。有几种类型的插图可以插入PowerPoint，包括：
添加插图
向Microsoft PowerPoint幻灯片添加视觉效果和功能
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PowerPoint和幻灯片都是软件程序，允许您为演示文稿创建和编辑幻灯片。当您开始使用幻灯片创建演示文稿时，您将看到几个主题和模板，适用于商业、学校项目和一般用途中的各种应用。这些设计的模板可以使用颜色、文本和样式进行自定义。[链接]在首次打开程序并选择新演示文稿时显示幻灯片；默认的空白演示文稿被圈起来。空白演示文稿选项旁边是不同的主题和模板。
Google幻灯片和Microsoft PowerPoint之间的相似之处
了解幻灯片和PowerPoint之间的一些关键区别将有助于您决定在WorldCorp工作时使用哪种工具以及何时最有帮助。首先，PowerPoint是一个独立的软件程序，用户可以通过学校、公司或他们所属的组织等提供商购买或访问。独立软件程序通常安装在计算机的硬盘上，可以通过双击桌面上的图标或从操作系统中的已安装程序列表中选择程序来启动。独立软件程序是独立的，不依赖于外部资源，例如与互联网或服务的连接来运行。它们被称为“离线能力”。无论用户的互联网连接如何，应用程序或应用程序只需点击一下即可开始工作。随着该计划的推进和添加新功能，它已扩展到包括在线协作。PowerPoint现在通过结合Microsoft OneDrive和Microsoft 365为用户提供在线体验。
Google幻灯片和Microsoft PowerPoint之间的区别
幻灯片的几项功能使它成为一款独特而有趣的软件，可以与PowerPoint一起使用。这两个程序都常用于工作场所，但可能会针对不同的目标和受众使用。在世界公司，不同的团队以最适合他们的方式使用不同的工具；通常，团队成员会发现一个项目需要两个程序的组合。
Microsoft PowerPoint和Google幻灯片如何在工作场所发挥作用
在Google幻灯片中设计演示文稿
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与任何文档一样，不同的字体可以传达不同的情感和风格。使用粗体或斜体字可以帮助强调某些单词或短语，而不同的字体可以用于为演示文稿创建特定的风格或主题。如果您的演示文稿是针对企业或组织的，那么使用符合公司品牌指南的特定字体可能很重要。WorldCorp更喜欢外部文档的Owald字体。如果正在使用文本框，请务必将每个框输入修改为公司标准。尽管这种选择可能会感觉受到限制，但这种方法推动了WorldCorp团队成员品牌信息的一致性。
如何修改和编辑文本
要修改幻灯片演示文稿中字体的行间距，请选择要修改字体行间距的幻灯片。在*My Life in a Snapshot中，*无需修改行间距，但在处理大字体大小和独特字体样式时，此选项可能会派上用场。
如何修改行距
另一个可以派上用场的工具是格式化边框和线条的能力。一般来说，格式是指某物的排列或结构方式，通常是指其外观、组织或表示方式。这个术语用于各种上下文，可以指文档、文件或图像的各个方面，如其布局、字体、配色、页边距和整体设计。格式化边框时，您可能需要考虑颜色、重量、类型、破折号和装饰。
如何修改边框和线条
与PowerPoint一样，每次将文本或图像添加到特定幻灯片时，对象的大小和位置可能需要调整或更改。幻灯片中的一个选项是在幻灯片菜单中更改幻灯片的整体布局。幻灯片选项卡是一个下拉菜单，允许用户在演示文稿中创建、编辑和组织幻灯片。[链接]显示下拉菜单中的选项列表。
如何修改幻灯片的布局
创建Google幻灯片：布局和文本
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我们的演示文稿已经包含阿米尔的图像，但如果您想更新或更改图片，您可以通过Google云端硬盘进行。一旦您的图像保存到云端硬盘，我们就可以轻松地将照片插入演示文稿。幻灯片的简化方法使向幻灯片添加图像变得简单。要将新图片添加到第一张幻灯片，请首先确保您在幻灯片演示文稿中选择了第一张幻灯片。单击屏幕顶部的插入菜单。从下拉菜单中选择图像。然后，您可以选择从计算机上传图像，或在云端硬盘中搜索，或从Google相册中选择照片。选择云端硬盘并选择您在智能手机上拍摄的最近个人资料图片。然后，您可以根据需要移动和调整图像大小。
插入图像
您可以从各种形状中进行选择，例如矩形、圆形、箭头等，以添加到幻灯片中的任何幻灯片中。这些设计元素非常有用，并且易于在幻灯片中进行调整。从插入选项卡中选择形状后（请参阅[链接]中的选项），单击并拖动侧面以创建所需的大小（[链接]）。然后，您可以根据需要移动、调整大小和自定义形状。
插入形状
表格是显示信息的重要工具，因为它们以清晰简洁的方式组织和呈现数据给观众。它们对于以紧凑的格式显示大量数据很有用，使查看者可以轻松比较和对比不同的值，以及显示不同的变量如何相互关联。对于幻灯片，最好使用表格来展示汇总统计数据，例如均值、中值和标准差，它们提供了大多数数据集的快速概览。您不希望用一个包含太多数字的过于详细的表格让您的观众不知所措。一般来说，表格是显示信息的有效工具，因为它们提供了以简洁的方式显示和理解复杂数据集的能力。它们广泛用于金融、统计、商业和科学研究等领域，以交流数据和结果。
插入表格
数据在决策中很重要，因为它为理解问题或情况的当前状态提供了基础，并可用于识别可以为决策过程提供信息的模式、趋势和关系。您的观众可能希望在幻灯片中看到数据，特别是当它涉及财务或业务时，因为数据通过提供做出明智和明智决策所需的信息在决策中起着至关重要的作用。图表可以成为向观众展示这些信息的完美容器。
插入图表
您可能在参加了许多演示后已经注意到图表对观众有多有用。图表是信息或数据的图形表示。图表可以用来以简单直观的方式直观地传达复杂的信息、想法或概念。图表可以通过以简单易懂的成熟格式直观地表示复杂信息来帮助所有类型的观众理解概念。图表可以帮助澄清概念的不同组成部分或元素之间的关系和联系，并可以更容易地识别模式/趋势。此外，图表可以用来突出重要信息并使其更加突出，使观众更容易保留和回忆这些信息。这将使您的演示文稿的目的深入人心。
插入图表
与PowerPoint非常相似，特殊字符在添加时具有有用的效果。幻灯片中的特殊字符是通常在键盘上找不到的字符或符号，但可以插入演示文稿以增加视觉兴趣或传达特定含义。幻灯片中特殊字符的示例包括箭头、货币符号、数学符号、表情符号和各种类型的标点符号。
插入特殊字符
对于您的*My Life in a Snapshot*演示文稿，您可能不需要向观众提供任何链接，但您可能希望包含您的电子邮件地址。您可以将其显示为链接，以便在单击它时将用户直接带到他们的电子邮件客户端，例如Outlook。如果团队成员在演示文稿后有一个快速的后续问题，或者他们只是想向您发送一条欢迎消息，这将非常有用。请记住，只有当演示文稿以电子方式分发给他们时，该链接才适用于他们。您可以通过电子邮件将幻灯片演示文稿的链接发送给观众，或者将其作为电子邮件附件共享来做到这一点。
插入链接
随着视频共享和录制平台，如Zoom和YouTube易于访问，创建和播放视频从未如此简单。在您的演示文稿中添加一个简短的视频剪辑可以带来巨大的冲击力，并且很容易做到。共享视频内容可能正是您在演示文稿中强调信息所需要的，也许比显示图像或图表更可取。注意不要在专业演示文稿中使用受版权保护的视频。在将版权视频添加到下一个演示文稿之前，请查看有关什么构成受版权保护视频的规则和法律。
插入视频
将视觉效果和功能添加到Google幻灯片
准备演示文稿
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章节情景
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一般来说，要创建一个有效的演示文稿，你首先需要理解演示文稿的目标或意图。你的主管可能会提供这些目标，或者你可以自己确定。无论如何，首先设定你的目标将有助于你确保幻灯片的外观与这些目标相匹配。演示文稿可以分为以下类别之一，如[链接]中所述：有说服力的、指导性的、信息性的或鼓舞人心的。了解演示文稿的目标有助于你为开发幻灯片和构建叙事奠定基础。
确保最终演示符合其目标
有很多方法可以开始演讲来吸引你的观众。你不想做的是直接跳到内容中，或者从简单的自我介绍开始。你希望你的观众马上感兴趣并参与进来，并想更多地了解你正在展示的东西。
打开演示文稿
具体技能可能因演示类型而异。例如，如果你做了一个有说服力的演示，你可能会比在信息演示中使用更多的幽默。没有一套标准的技能是所有演讲者都应该具备的，如何定义一个好的演讲者和一个坏的演讲者可能是非常主观的。然而，有一些技能适用于所有情况。一个好的演讲者是有准备的、专业的，能够与观众有效沟通。
关键演讲技巧
正如你需要一个强有力的钩子来开始演讲一样，你也需要一个强有力的结束语。它应该不仅仅是对你在演讲中讨论的内容的总结。你的结束语应该是几句话，留下持久、积极的印象，并传达幻灯片的本质。你希望你的观众记住演讲，尤其是你的要点。这是你最后一次为观众把一切都集中在一起的机会。
结束演示文稿
有效的演讲技巧
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通过使用颜色和其他设计元素，你可以在视觉上突出关键点。你的颜色选择也可以通过唤起情绪来吸引观众。但是，如果你不小心，配色可能会分散注意力，分散你的信息。你还想在每张幻灯片上保持最少的文字，专注于关键词或想法，并使用笔记部分来捕捉你的演讲笔记和细节。
配色方案
PowerPoint提供了多种内置主题可供选择，每个主题都有自己独特的颜色、字体和效果组合。此外，您可以通过根据自己的喜好修改视觉元素来自定义和创建自己的主题。主题保持幻灯片的外观一致。主题应用于您选择的所有幻灯片，并使用预设颜色、字体和背景样式进行设计。
修改主题
最新版本的PowerPoint包含一个名为设计器的功能。此功能可帮助您创建具有专业外观的演示文稿，并使您能够自动更改幻灯片的布局。您可以使用它来使用各种预设格式格式化幻灯片，并为幻灯片添加其他设计元素。它为您提供了一种改变布局和增强演示文稿中幻灯片视觉吸引力的好方法。当应用新的幻灯片设计时，它只会影响当前幻灯片，而不会影响整个演示文稿。
设计师
创建演示文稿时，您可能会包含图片、图形和表格等视觉元素。您可能希望对图像进行一些调整，例如裁剪，以使图片在演示文稿中更清晰、更专业。在将视觉元素插入演示文稿时，有几种技术可以提供帮助。其中包括删除图片的背景、裁剪图片以及为图像创建覆盖层。
图像增强的高级工具
完成幻灯片集合
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术语转换是指一张幻灯片转换到下一张幻灯片的方式。正如您在[链接]的转换选项卡上看到的，有许多种方法可以在幻灯片之间移动。转换到幻灯片命令组包含淡入淡出、拆分和形状等选项。您可以使用计时命令组工具来确定幻灯片在屏幕上的持续时间，或者幻灯片从一张幻灯片移动到下一张幻灯片的速度。声音可以用作幻灯片转换，或者您可以简单地使用鼠标单击移动到下一张幻灯片。
过渡
幻灯片和演示文稿作为一个整体也可以通过添加动画来增强。动画是添加到幻灯片上的对象和元素上的特殊效果。它们将仅适用于该对象、形状或其他元素，而不是整个幻灯片。例如，当您讨论当前幻灯片时，您可以选择让图片在演示过程中慢慢消失或进入视野。如果您想让观众注意幻灯片上的特定元素，这可能会产生影响。与其他添加一样，请记住，这些特效应该有一个目的，并用于增强或引起对演示文稿中某些内容的注意。它们不应该被过度使用，以至于分散注意力，偏离您试图在幻灯片上传达的关键信息。
动画
媒体命令组用于将音频或视频媒体添加到演示文稿中。在某些情况下，您可能希望添加视频或音频的短片以增强主题的演示文稿。例如，在WorldCorp的营销部门中，您可能希望分享一个新的广播广告活动的剪辑，或者一段展示新产品线网站上放置新广告的一些概念的短视频。您可以通过将各种媒体类型嵌入幻灯片演示文稿来做到这一点。媒体命令组一直位于插入功能区选项卡的右侧。您有三个选项可供选择，如[链接]所示：视频、音频和屏幕录制。屏幕录制选项将允许您录制计算机屏幕并将其插入演示文稿中。
媒体指挥组
在你完成你的演讲之前，你应该给它一个最终的回顾，这样你就可以准确地看到它在你的观众面前会是什么样子。练习你的演讲并考虑演讲中涉及的其他非数字元素也很重要，比如监控你演讲的长度和与观众互动。
完成您的幻灯片
你可能会展示几种类型的技术，包括你制作幻灯片的笔记本电脑、显示器、音频设备等。作为准备过程的一部分，确保你了解你将演讲的环境。如果可以的话，提前参观物理空间，看看房间将如何设置。这可能意味着你需要在演讲前一天抽出时间来房间，或者在同一天早点出现，以熟悉房间和技术。
房间设置和技术
有了今天的技术，你很可能会参加一个有虚拟参与者的会议。许多会议仍然是完全面对面进行的，所有参与者都在同一个房间里，但是会议变得越来越普遍，要么是完全虚拟的，要么是混合的，有些是面对面的参与者，有些是在线参与者。你对这样一个会议的准备可能会根据你将进行的演示类型而有所不同。到目前为止，我们的大部分讨论都集中在演讲者和观众在同一个物理空间进行完全面对面的演示上。如果你将参加一个部分或全部人将虚拟参与的会议，还有其他项目需要考虑。
演讲类型
为演示文稿准备Microsoft PowerPoint集合
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展示时，努力在幻灯片传达的信息和传达信息的方式之间取得平衡。你的目标是吸引观众的注意力，同时不要增加太多的特效来分散他们的注意力。过渡是实现这种平衡的关键。
添加过渡
幻灯片中的工具菜单包括许多用于微调幻灯片的功能。在这里，您将找到用于打样、可访问性、链接对象等的工具（[链接]）。
工具菜单
在幻灯片演示文稿中添加声音是吸引观众的另一种方式。您可以插入任何音频文件，只要它们是MP3或WAV格式。首先，导航到插入菜单并单击音频。谷歌允许您选择在哪里搜索音频文件：我的驱动器、与我共享或最近。当您找到所需的文件时，单击选择。音频图标会出现一个播放栏，它会向您显示轨道中的位置及其长度（[链接]）。请记住，必须选择该图标才能查看播放栏。
插入音频和视频
与任何Google产品一样，幻灯片可以轻松地与他人协作。在任何时候，当您希望与他人分享您的作品时，请单击右上角的共享按钮。或者，您可以单击文件，然后选择共享，这是文件菜单中的第一个选项。单击共享首先会出现一个窗口，要求您提供标题。您可以输入标题或单击跳过此步骤。然后您将看到一个名为与人员和组共享的窗口，您可以在其中添加您希望与之共享演示文稿的人员的姓名。您应该对这个窗口很熟悉，因为它与出现在Docs中的共享窗口相同。您有常用的选项：您可以通过电子邮件将您的演示文稿发送给其他个人或团体（窗口中的第一个选项），或者获取演示文稿的链接，您也可以通过电子邮件发送给其他人或在线发布（第二个选项）。您还可以通过右上角的设置图标限制或允许编辑的操作，并更改您允许观众和评论者使用的选项。
协作工具
准备用于演示的Google幻灯片集合
高级演讲技巧
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章节情景
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要了解内容及其管理，请重温WorldCorp与Happy Tails的志愿者工作。由于收养机构是新成立的，它需要帮助发展其品牌或组织身份，以及在线宣传公司和可供收养的宠物。这将需要开发、分发和更新各种多媒体内容，包括新的品牌（图像、配色方案、徽标和标语）。将涉及一些设计工作，我们将在本章后面介绍一些设计原则。但目前，您的团队需要广泛考虑为这个小型初创组织创建和管理内容的所有方面。
什么是内容管理？
在任何组织中使用CMS都有几个优点。一个优点是能够经常向公众更新组织新闻。例如，Happy Tails WC可能希望能够在新宠物可供收养时保留博客帖子，并让博客帖子与每只宠物的社交媒体帖子相匹配。[链接]显示了一个使用博客的网站示例。（您经常会在模板网站上看到拉丁文本。这表明您可以在那里放置任何您想要的文本。）您将看到看似简单的任务实际上涉及许多需要记录和管理的步骤。这就是CMS的用武之地。
使用内容管理系统的好处
各种类型的内容可以通过内容管理系统进行管理，包括网络、移动、企业和社交媒体，如[链接]显示。每个人在创建组织的整体形象和管理在线可用的内容方面都扮演着不同的角色。
内容类型
在这里，我们将确定CMS的主要特性及其用途。这些特性和用途对应于本章前面讨论的内容管理生命周期的不同部分（参见[链接]）。许多内容管理系统的一个主要好处是它们包含不同的功能，允许其用户控制内容管理生命周期的每个部分。
内容管理系统的主要特点
什么是内容管理系统？
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随着技术的进步，互联网随着时间的推移发生了变化。互联网的第一个版本是Web 1.0，除了搜索之外，几乎没有交互功能，更多地被用作信息中心。大多数网站相当静态，几乎没有图形（见[链接]）。Web 1.0只允许用户阅读出版商和网站管理员分发的信息。
什么是Web 2.0？
CMS有三种主要类型：开源、专有和企业（[link]）。开源CMS，如Drupal或WordPress，由开发人员社区维护，而不是公司或公司。源代码可供公众使用，可以修改以满足使用该平台的个人或团体的需求。尽管系统是开放的，可以免费使用，但可能会产生与运行系统所需的额外服务相关的费用，例如托管、支持或添加功能。开源平台对于预算紧张的企业来说是一个不错的选择，包括初创企业、非营利组织和只有少数员工的公司。
内容管理系统的类型
通用内容管理系统
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WordPress是一个开源CMS，允许托管和构建网站。无论您是希望建立一个企业，博客，投资组合，还是在线商店，它都是一个入门的网站平台。在没有任何编码知识的情况下，您可以使用它的特性和功能，例如插件和模板，来自定义任何网站。例如，您可以下载WordPress电子商务插件，以便在您的网站上构建在线商店。使用WordPress，您可以创建许多不同类型的网站，例如商业网站，投资组合，论坛，博客，活动等。一旦您设置了WordPress帐户，您就可以从任何位置管理您的网站。
什么是WordPress？
大约40%的互联网网站，包括小型企业，都是使用WordPress平台开发的。WordPress提供的功能可以适应许多不同规模和类型的企业，我们将其包含在这里，因为它是免费且易于使用的。但是，无论您使用什么平台来开发网站——即使您聘请了一家公司来为您做这件事——都有重要的考虑因素需要检查。首先，网站将如何使用？网站将用于电子商务吗？网站是否主要用于共享信息？公司是否指望网站通过互动元素来增加其市场份额以建立客户群？网站应该符合公司形象和品牌，以及反映公司的目标。讨论网站将如何融入业务是设计过程中的关键一步。这个过程通常从选择一个独特的域名开始，比如“快乐尾巴WC”，它表达了你的企业是什么或做什么。
商业网站注意事项
使用内容管理系统创建内容
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谷歌、雅虎和必应等搜索引擎是使用算法的基于网络的工具，算法是搜索引擎用来按从最相关到最不相关的顺序排列页面的程序。算法根据用户查询生成搜索结果。实际上，搜索引擎充当个人研究员，根据键入搜索栏的单词、短语或句子帮助用户定位相关网页或结果。与浏览器不同，浏览器的唯一目的是显示网页，搜索引擎是一种定位工具。搜索引擎“抓取”或探索互联网上数十亿个可用页面。使用不同的搜索引擎搜索相同的主题或行业可能会产生不同的结果，因为它们可能会以不同的方式处理关键字或具有不同的排名算法。然而，由于谷歌拥有90%以上的市场份额，许多网站倾向于专注于谷歌的SEO，而忽略了其他使用不太广泛的搜索引擎。
什么是搜索引擎？
搜索引擎优化（SEO）是一种数字营销策略，企业主或个人可以将其应用于他们的网站和网页，以增加来自不同搜索引擎的流量的价值和数量。搜索引擎对来自不同网站的结果进行排序，以根据关键字显示公开的相关信息。页面使用一种算法进行排名，以帮助改进搜索结果。具有更多相关链接的网页将排在列表的顶部。PageRank是一种算法，用于通过增加网站的互联网搜索结果数量来帮助企业主提高在线知名度。为了优化搜索结果，企业主应定期更新他们的信息，并在他们的网页中使用相关关键字。关键字将基于他们提供的公司产品和服务。有些公司会为您的网站分析和提供SEO数据。[链接]仅显示了如何汇总数据的一个示例。
什么是搜索引擎优化？
以下是您可以采取的一些步骤来优化您的网站以适应搜索引擎：
针对搜索引擎优化您的网站
搜索引擎优化
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使用社交媒体是任何商业营销策略的重要组成部分。通过提供对客户反馈和互动的访问，社交媒体平台帮助企业与客户保持一致，提高品牌知名度，并提升潜在潜在客户。客户可以使用社交媒体渠道询问有关产品和服务的问题。通过听取客户反馈并分析社交媒体提供的数据，公司可以改善客户服务并增加收入。
为什么社交媒体对企业很重要？
为社交媒体创建原创内容称为内容生产。在本章前面介绍的内容管理生命周期中，内容生产是组织和创建阶段的一部分。在组织阶段，您应该确定哪些内容将在哪些平台上（例如，网站与X（Twitter））。然后，在创建阶段，您将创建特定于该平台的内容，了解并非所有内容都同样适合所有平台。例如，Happy Tails WC网站上突出显示可收养宠物的方式可能与Instagram上展示宠物的方式不同。要创建引人入胜的内容，您需要了解您的主题并倾听您的受众。如果内容对您的受众有价值，他们将更有可能重新共享。
保持观众参与度
企业应该确保他们的营销努力产生与公司目标和战略一致的可衡量的结果。企业可以使用社交媒体分析从不同的社交渠道收集数据——包括人口统计、行为、收藏等信息——并衡量绩效并推动业务决策。
社交媒体分析
商业社交媒体
商业中的内容管理系统和社交媒体
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章节情景
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Excel是一种电子表格软件应用程序类型，具有网格模式的行和列。单元格是行和列的交点，它看起来像一个矩形。您可以在单元格中输入数据以设计表格和图表并执行数据分析。工作簿是包含至少一个工作表的文件，它是工作簿中的一个选项卡，您可以在其中输入数据并设计使用数据的表格和图表（[链接]）。术语*工作表*和*电子表格*可以互换，但Excel使用*工作表*术语。
电子表格的常见用途
Excel最突出的功能是将单元格按列和行排列。Excel的外观类似于坐标纸。您可以轻松地自定义宽度或高度，以适应单元格中的单词或数字。要浏览电子表格中的单元格，您可以单击单元格，然后使用回车键或返回键向下移动到下一行，使用Tab键移动到下一列，或者使用键盘上的箭头在工作表中移动。
基本特点
正如您在《商业软件应用程序要点》中回忆的那样，Excel的界面包括一系列命令，按Microsoft Office程序中相似的类别分组。Excel的“主页”选项卡（[链接]a）具有条件格式化和插入/删除列或单元格等命令。“插入”选项卡（[链接]b）包括插入图表或方程，这在Microsoft Word等其他程序的“插入”选项卡中不包括。公式（[链接]c）和数据（[链接]d）选项卡特定于Excel。这些选项卡包括以各种方式分析数据的命令。
丝带
现在您已经了解了如何浏览工作表，让我们看看如何应用此技能。假设您需要构建不同零售店位置的销售数字。每个位置都有自己的工作表，然后您将再添加一个工作表来合计销售数字，并使用表格进行比较。[链接]a给出了位置X的数据。您将需要使用复制粘贴方法来使用此表为位置Y制作表格。在复制粘贴方法中，通过键入Ctrl+C（或右键单击复制或使用主页选项卡上的剪贴板命令组）复制文本或对象，然后键入Ctrl+V将文本或对象粘贴到新区域中。要在此工作簿中使用此过程，请执行以下步骤：
创建工作表和导航现有文件
Excel提供了两种打印选项：要么单独打印每个工作表，要么打印整个工作簿。要做任何一个，首先转到“文件”选项卡，然后单击“打印”（[链接]）。默认情况下是只打印当前打开的工作表，所以我们先这样做。选择此页面的所需份数，然后选择正确的打印机。还有其他打印选项，包括更改纸张大小、更改纸张的垂直或水平方向、调整边距和调节缩放（即打印时放大或不放大）。选择设置后，单击“打印”图标，工作表1将从打印机中出来。不同的打印机可能有不同的选项供您选择。
打印工作表
微软Excel基础
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就电子表格程序而言，数据可以是文本的（如产品描述）或数字的（如单位价格），它代表了一个组织确定的有价值的东西。如果你决定比较不同杂货店橙子的价格，那么你就是在研究和创建数据。你可以把数据写在纸上，但是今天捕获和存储数据的更有效和更常见的方法是使用计算机。收集数据主要是为了以后在数据分析中使用，这是一门使用数学和统计工具来衡量趋势的科学学科。例如，一家公司可以在几个月内跟踪三个地点的销售趋势。观察数据可能会揭示销售下滑，这可能会促使公司采取纠正措施。
数据基础
Excel像计算器一样读取数字来执行数学方程式的信息称为数字数据。电子表格中的数值有许多用途。数字可以表示数量、货币、日期、时间戳、百分比等。[链接]总结了Excel使用的数值。
在工作表单元格中输入和格式化数字数据
当您的工作表使用文本数据时，这是由单词、字母、数字或这些东西的组合组成的信息，您可以使用常规或文本单元格格式。例如，假设您有文本格式的销售人员姓名，以及常规格式的项目描述。在空白工作表中，您可以使用默认的常规格式输入数据，Excel将根据您输入的数据类型自动对其进行格式化。例如，如果您在格式化为常规的单元格中键入日期，Excel将将其标识为日期并相应地重新格式化。如果Excel检测到数字或文本，它将保持通用格式。通用格式灵活，可以容纳数字或文本。因为如果您将格式保留为常规，Excel可能会自动更改单元格内容的格式，因此请考虑将所有数字格式化为数字或会计，视情况而定。
使用文本和通用单元格格式
页面布局选项卡（[链接]）允许用户控制打印的页面设置，例如纸张大小、垂直或水平方向以及打印边距。它还包含在工作表上排列图形对象的设置。这里最有用的命令之一是中断下拉菜单，您可以在其中插入分页符，就像在Microsoft Word中一样，这样当您打印工作表时，分页符就会出现在您想要的位置。
页面布局和评论选项卡
Microsoft Excel中的文本和数字
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现在您已经学会了如何设置表格或电子表格，您可以对数据执行计算。首先，选择您希望计算出现的单元格。使用功能区下方的公式栏输入公式或函数，从“=”符号（[链接]）开始。
设置基本公式
您已经学习了在Excel中添加数量的两种方法：公式和函数。我们可以使用WorldCorp的销售数据来说明如何添加数字。[链接]a包含一组销售数据，底部有一行是所有销售的总额，但缺少总额。要填写此空单元格，首先键入“=”以打开计算过程。然后，单击要添加的第一个单元格，键入“+”号，然后单击列中的下一个单元格。继续此过程，直到您要添加的所有单元格都包含在内。[链接]b显示包含列中所有单元格的完成公式。请注意，Excel为单元格添加颜色以帮助您遵循公式。
添加数字
了解如何在Excel中添加数字使得减法变得相当直观。如果你想减去一列中的许多单元格，你可以输入一个长减法方程，从等号开始，使用单元格引用和连字符键，例如，“=F3-F4-F5-F6-F7-F8-F9-F10-F11。”使用一组新数据，您可以在[链接]中看到保证金是价格减去成本。您可以将此公式带到同一列中的行中。
减去数字
通过乘法，公式和函数开始变得更加复杂。有时，您可能需要将两个或多个单元格的值相乘，而其他时候，您可能需要将单元格值乘以一个常量值，例如百分比。根据数据，一个可能比另一个更有效率。在[link]中，每一行的单位价格是相同的，因此您可以使用单元格引用将数量单元格乘以每单位单元格的价格。因为此表仅包含一种产品，因此单价不会改变，每次销售输入相同的价格可能会很乏味。您可以在第一行中输入每单位的价格，然后单击并将值拖到表的底部。另一种方法是通过删除每单位价格列并在公式[link]中包含值来简化表格。以这种方式压缩表格很有帮助，尤其是如果您有一个大的数据表。要构建乘法公式，请从等号开始，并使用星号（\*）作为数学运算符。
乘法数
除法计算使用运算符“/”，并遵循与其他基本数学公式类似的语法。[链接]a显示了一个用于确定铝价格上涨或下跌的除法示例。如您所见，2021年1月10日的收益为2.36%。Excel确实有一个QUOTIENT函数，但它只返回整数，省略了商的小数部分（[链接]b）。它可能对某些情况有用，但公式提供了更准确的答案。
除数
Microsoft Excel中的计算和基本公式
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我们已经讨论了根据单元格的内容来格式化单元格，例如数字、百分比或文本，但是格式化扩展到工作表的视觉呈现。在这种情况下，格式化包括将颜色、字体类型和边框应用于单元格以进行样式设置。它可以使演示文稿更具视觉吸引力或有别于其他演示文稿。格式化的另一个重要原因是增加数据的易读性和理解性。格式化可以应用于文本和数字、单元格背景或单元格边框。重要的是要记住，有时可能不需要额外的格式化。目标是对信息进行专业的呈现。过多的格式化，如鲜艳的颜色或分散注意力的字体，不会增强信息的呈现。建议坚持简单的格式，不要分散注意力，并且符合公司的公司标准。
格式化单元格
为使数据易于理解而添加到列顶部或行左侧的表格中的标签称为标题。您已经学会了在列顶部键入单词并格式化单元格，以便标题看起来与表格的其余部分不同。字体可以加粗或居中，并应用背景颜色或阴影。您还可以冻结列和行，以便文档的查看器即使在文档超出屏幕范围时也能看到标题。隐藏行和列对于减小工作表的大小也很有用。
使用列和行
到目前为止，您所了解的所有格式化都涉及手动配置单个单元格或单元格组。Excel具有额外的格式化功能，可以为您节省手动格式化的时间。其中一个功能，条件格式化，分析单元格内容，并根据内容应用某些预设设计或布局。一个例子是，如果数据高于或低于某个阈值（[链接]），则更改字体的颜色。默认情况下不会打开条件格式化，因此您将需要应用并自定义它。单击主页选项卡上条件格式化旁边的下拉菜单，然后选择要使用的格式。您可以使用[链接]a中显示的对话框设置参数。[链接]b显示了条件格式化的另一个示例：突出显示前十个FOB\$值。
条件格式
与其他Office应用程序一样，Excel有内置和在线模板。微软有自己的Office在线模板，但许多其他网站提供免费的Excel模板。模板是空白的、格式化的工作簿，您可以在其中填充自己的数据。微软提供了一些内置模板。[链接]显示了销售报告的选择，该报告有五个工作表。该销售报告有一个名为“销售数据”的订单分类账，其中包含产品名称、客户代码和季度销售数字。该模板带有几行通用数据。其他工作表使用您在第一个工作表上输入的数据。第二个工作表使用销售数据，但按产品组织。第三个工作表按客户组织相同的数据。第四个工作表过滤数据以显示前10名产品，第五个工作表过滤数据以显示前10名客户。您应该能够在您的Excel版本中找到类似的模板，但是还有许多其他可用的销售报告模板。模板库经常由Microsoft更新，因此您看到的版本可能与我们在这里展示的有点不同。功能将相似，但颜色和布局可能会有所不同。
使用模板
Microsoft Excel中的格式和模板
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表格的基本用途与Excel相同，并且可以用于任何电子表格的大部分相同用途。Google Workspace是基于Web的服务，没有Microsoft Office那样的桌面版本。因此，与Excel相比，表格的功能存在一些限制。要访问表格，您需要有互联网访问权限和Gmail帐户。
常见用途和基本特征
工作表不像Excel那样有任何功能区选项卡。相反，工具栏由菜单和命令组成。菜单选项类似于您在功能区选项卡中在Excel中看到的选项。菜单如下：文件、编辑、视图、插入、格式、数据、工具和扩展。要查看菜单中的内容，只需用光标将鼠标悬停在菜单标题上。文件和编辑菜单类似于Google Docs的菜单，如Google Workspace的要点中所述。视图菜单使用户能够冻结单元格并将其组合在一起。可以在插入菜单中访问插入和删除单元格。可以使用格式菜单中包含的命令对数据和文本进行格式化。数据菜单包括类似于Excel中的数据选项卡的命令，这些命令对于分析电子表格中的数据很有用。工具菜单就像Excel中的查看选项卡，带有拼写和语法检查命令。扩展菜单中包含高级功能。
工具栏概述
[link]显示已完成的销售报告，很像Excel工作表。与Excel一样，当您打开工作表时，只有一个工作表，称为“Sheet1”。要添加另一个工作表，您可以单击左下角的加号。这将添加另一个名为“Sheet2”的工作表。让我们来看看在工作表中创建此表的步骤。假设您有一组订单的手写发票，并且您想在Excel或工作表中输入这些发票。收据块垫使用唯一的收据编号、您的公司徽标、联系数据和其他业务信息进行自定义。在中小型企业开始使用计算机化收据之前，这些很流行，但有时您可能仍然会看到这些手写收据。在这种情况下，销售发生后，您需要将数据输入Excel或工作表。
创建工作表
要打开现有工作表，请从Google云端硬盘开始。登录云端硬盘帐户，然后浏览文件以查找现有工作簿。双击现有工作表文件，它将在新的浏览器选项卡中打开。[链接]显示Google云端硬盘中的多个文件。您需要识别工作表图标才能知道哪些是工作簿。工作表图标为绿色。工作表也可以打开Excel文件。要浏览Google云端硬盘中未找到的已保存Excel文件，请选择上传。
导航现有工作表
在表格中打印工作表的过程与在Excel中的过程相同。从文件菜单（[链接]a）中选择打印。打开的对话框（[链接]b）允许您选择打印设置，例如页面设置、要打印的页面范围和缩放级别，就像在Excel中一样。打印对话框允许您调整边距并添加分页符，以确保电子表格按您想要的方式打印。要调整边距，请从显示器右侧选择边距菜单。要添加分页符，请选择设置自定义分页符并将行移动到分页符所需的位置。然后，选择右上角的确认分页符。您还可以选择打印活动工作表或整个工作簿。整个工作簿选择显示在[链接]b中。当您单击下一步时，工作表将生成您正在打印的文件的预览。通常，您的打印机被列为默认打印目标。如果打印机没有自动列出，请选择向下箭头来选择您的打印机。您还可以生成一个. pdf文件，您可以保存该文件，然后从浏览器下载到您的计算机中。然后，您可以在Adobe Acrobat或任何其他.pdf查看器（如Microsoft Edge）中打开.pdf文件，并在那里打印。
印张
谷歌表格基础
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在学习从空白工作表设计和构建表格之前，您需要了解如何使用现有表格的格式，就像Excel一样。说出要复制到新空白工作表的表格。遵循与Excel相同的基本程序。首先，选择表格（[链接]），然后从编辑菜单中选择复制或按键盘上的Ctrl+C。接下来，转到新工作表，从编辑菜单中选择粘贴或按Ctrl+V。您的新表格和原始表格之间会有一些细微的差异。例如，原始表格的列宽被调整为它们的内容，而在粘贴的表格中，所有列的宽度都相同。要调整宽度，您可以双击要调整的两列之间标题行的边缘。
使用复制粘贴和插入函数
从现有表中复制格式很有帮助，但这并不总是一个选项。在某些情况下，您需要从头开始创建一个表。第一步是在第一行中建立标题（[链接]a）。然后，您可以根据标题为数据选择最合适的格式（[链接]b）。
在工作表单元格中处理数字和文本数据
要在表格中创建图表或图形，过程与Excel略有不同。首先，选择数据，就像在Excel中创建图形或图表时所做的那样。然后，转到插入菜单并选择图表。图表将出现在您创建的电子表格的屏幕上。谷歌将分析数据的类型，并选择似乎适合您选择的数据的图表。图表编辑器窗口将出现在右侧。在这里，您可以调整要使用的图表类型，并使用标题和其他格式选项自定义图表。使用[链接]b中创建的销售报告制作一个图表，将FOB\$与日期进行比较。换句话说，它将显示每天的交易金额。表格在创建图表之前会分析数据，并在必要时按时间顺序操作数据。它还将使用其内置的人工智能来选择最适合数据的图表类型。如果您认为有更合适的图形类型，您可以覆盖表格选择的图形类型。数据透视表/图表更详细地介绍了如何创建图形和图表。
使用数字和文本数据创建基本图
工作表没有直接与Excel中的页面布局和查看选项卡进行比较的菜单，但它确实具有许多相同的功能。工作表没有的一个功能是页面设置。页面设置命令组中的项目（例如边距和页面方向）在Google中的打印设置中进行管理。与Excel中的主题命令组类似，工作表在格式菜单中有一个主题选项（[链接]）。Excel的页面布局选项卡也有背景命令，允许您为工作表的背景选择图像。此功能在插入菜单中的工作表中部分可用，它允许您插入“单元格中的图像”或“单元格上的图像”（[链接]a）。在单元格中放置图像的结果如[链接]b所示。插入的图像（在单元格中或单元格上方）位于单元格中的信息之上，这与Excel中的图像位于背景中不同。其他功能，如向前或向后移动对象、添加网格线或缩放设置，在工作表中部分可用。您可以将Google Draw文件、Google窗体、图表和图像等对象插入到工作表中，但与Excel相比，移动它们可能更麻烦，也不那么健壮。
页面布局和查看菜单
Google表格中的文本和数字
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在表格中添加数字使用与Excel相同的命令和公式。在这里，您将比较来自两个客户的订单，客户A和客户B，他们订购了相同的产品——耳机——但时间和数量不同。[链接]是这些订单的快照，在两个不同的表格中显示了两个客户的订单历史。
添加数字
在数据分析中使用减法的一种方法是确定订单高于或低于平均订单的程度。这些信息可以告诉我们哪些客户可能需要更多的关注来增加他们的订单或分析由于季节性的订购模式。要执行此计算，我们将测量与平均值的距离。首先，找到平均值，即总销售额除以订单数量。使用[link]中的数据，在Quantity之后插入两列，用于平均数量和与平均值的距离，并在FOB\$之后插入两列，用于平均FOB\$和与平均值的距离。然后，找到其中每个的平均值，并在该列中的所有单元格中重复该值。然后，要找到与平均值的距离，请从单个订单中减去平均值，对于Quantity和FOB\$。[link]显示平均值列和查找与平均值距离的公式。然后，将公式应用于所有行（[link]）。对FOB\$（[link]）的与平均值的距离重复该过程。在这些统计分析中，您可以看到有一些大订单使平均值很高，这反过来又使许多较小的订单与平均值的距离为负，并且通过比较使它们看起来更小。
减去数字
与在Excel中一样，当在表格中使用乘法公式时，您可以将单元格引用乘以常数，也可以将单元格引用乘以单元格引用。使用相同的数据集，您可以通过将数量乘以单位价格来找到FOB\$。[链接]a显示Quantity列中的单元格引用乘以单位价格常数，而无需为该值添加列。添加每单位价格列，并将公式中的常数替换为单元格引用（[链接]b）。您可以对所有行重复计算，如前所述。
乘法数
在表格中使用公式除以数字也与在Excel中相同。您可以使用相同的销售数据来查找每个客户的销售额与总数的比例。从[link]中的数据开始，按月份组织。为每个月的总销售额添加一列，为比例添加一列，然后添加一个公式来计算客户A和B每个月的总销售额（[link]）。
除数
Google表格中的计算和基本公式
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表格具有与Excel相同的格式化单元格功能。例如，您可以使用对比鲜明的颜色组合来使文本更易于阅读。表格和Excel之间格式化单元格的主要区别在于工具的位置。
格式化单元格
您已经学习了如何更改标题样式的字体、字体颜色、背景颜色和宽度。标题文本可以加粗和居中以使其更易于阅读，并且可以应用和更改背景颜色。[链接]显示应用于标题中单元格B2的格式。字体为粗体，文本居中。
设计列标题和行标题
条件格式允许我们对符合特定条件的数据应用预设格式。您可以在格式菜单（[链接]）的表格中找到条件格式功能。首先，选择要格式化的单元格，然后选择条件格式功能。一个侧边栏打开，您可以在其中设置条件格式。在此示例中，条件设置为Sheets将以默认颜色突出显示G2： G11范围内值大于999的任何单元格。表格会立即更新（[链接]）。
条件格式
表格在欢迎屏幕（[链接]）上提供了许多模板。如果您没有在此屏幕中找到您要查找的内容，您可以搜索其他在线模板，但您必须使用某些条件。您需要使用Google搜索引擎，然后键入“X模板site：https://docs.google.com”。例如，如果您正在寻找业务预算报告，您可以键入“业务预算报告模板site：https://docs.google.com”。以这种方式搜索将为您提供来自其他Google Docs用户的Google Drive帐户的结果，这意味着他们正在与其他用户共享他们的模板，并且可以使用它们，不受保护或限制。这也意味着模板已针对表格而不是Excel进行了格式化。在某些情况下，将Excel文件导入表格可以更改格式。
使用模板
Google表格中的格式和模板
使用电子表格
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章节情景
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电子表格有各种各样的应用，可用于会计、预算、数据采集和分析以及运营效率。电子表格用于公司的所有部门，如营销或运营。这些部门可以以各种方式使用电子表格，例如汇编市场研究中的信息，或者对制造厂的运营进行统计分析。
区分电子表格和数据表
数据表的优势有很多。它们最重要的优势之一是能够自动构建场景。另一个优势是由于手动输入数据较少而提高了准确性。如果您要从空白工作簿创建场景，您需要首先构建公式，然后通过所需的输入级别复制它们。这增加了错误输入值或公式导致用户错误的可能性。通过使用数据表功能，所有工作都可以自动快速完成。数据表允许用户查看单个表中的所有输入级别，而无需输入多个公式。
数据表的优点
为了便于比较年度支付的各种利率，您可以创建一个数据表。为此，信息必须以特定的方式排列在电子表格上。首先，在一列中列出正在检查的利率。顺序对Excel来说并不重要，但如果您将数据按数字顺序排列，无论是最低利率还是最高利率，反之亦然，它会使数据更容易分析。在右边的下一列和上面的一行中，使用PMT函数计算当前利率的支付（回想一下，您使用了6.5%），如[链接]所示。
从电子表格中的数据创建数据表
单元格区域是单元格行或列的选择，这些单元格被赋予一个名称，以便工作表设计人员以后更容易找到特定的单元格组。它可以包括一组彼此相邻或在工作表或工作簿中分开的单元格。定义单元格区域在设计具有大量数据的大型Excel工作表时特别有用，或者在互连数据集或不同电子表格时。在Excel中，命名单元格区域称为定义范围。您可以通过三种不同的方式定义范围。
定义、选择和命名单元格范围
数组类似于单元格范围，因为它是单元格范围内的数据集合，但数组不必是连续的（彼此紧挨着）。数组可以包含文本或数字，如果需要，可以跨越多行和多列。数组可以是由不相关元素组成的单元格集合，而单元格范围有开始和结束，并且由彼此相关的元素组成。数组与数据范围的不同之处还在于，它们可以创造性地工作，同时计算不同的计算。数组可以替换许多标准公式，使简单的计算更加高效。数组公式对多个值执行多次计算，因此使用数组和数组公式可以节省用户时间。
区分单元格范围和数组
数据表和范围
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随着计算的复杂性增加，它们需要在同一个公式中使用多个运算符，例如 +, –, /, \*, 和^。这是复杂公式的基本定义，一个使用多个运算符来计算输出的公式。复杂公式的一个重要方面是Excel会自动按特定顺序计算它们。当第一次使用复杂公式时，先在纸上写出公式会很有帮助。要将公式输入Excel，请使用括号分隔不同的数学函数。当使用复杂和长公式时，可能需要多个括号。例如，添加单元格A1和B1，然后除以单元格C1，它看起来像$\frac{A1+B1}{C1}$
如果你写出公式。在Excel中，公式是一行：=（A1+B1）/C1。处理复杂公式时的另一个策略是将公式分解为多个部分。要分解前面的示例，您可以在一个单元格中完成等式的加法部分，然后在下一个单元格中进行除法。Excel在复杂公式中使用颜色编码系统来帮助您遵循数学，如[link]所示。
复杂公式
回想一下，公式栏位于字母栏的正上方，功能区的正下方。公式栏可用于仔细检查您在单元格中键入的内容是否符合您的意图，或者用于编辑复制单元格的相对单元格引用。然而，公式栏中还有另一个使用插入函数工具的功能，它本质上是帮助用户构建公式的助手。它包含按学科分类的整个Excel函数列表（例如，工程、金融、数学和三角学、统计学），因此用户可以探索和搜索函数。通过单击公式栏中看到的“**x*”图标，或转到公式选项卡并选择插入函数，可以激活插入函数。公式选项卡上的函数库命令组还显示按类别分组的公式。
插入功能工具
在定义、选择和命名单元格范围中，您了解了单元格引用以及如何定义单元格范围。现在，我们将把它扩展到Excel的单元格引用表示法，并学习如何使用相对、绝对和混合单元格引用。
公式中的单元格引用
Excel比较运算符与数学中使用的不等式符号相同。它们是：<（小于）、>（大于）、$\ge$或>=（大于或等于）、$\le$或<=（小于或等于）、=（等于）和<>（不等于）。比较运算符可用于比较数字。比较运算符很有价值，因为它们用于IF函数。使用IF函数（或SUMIF、COUNTIF等类似函数），比较运算符可以自动搜索重要信息。更多关于这些函数的内容将在逻辑函数中介绍。
比较运算符
当用于基本或中间计算时，数组公式可以节省时间（回想一下在[link]中节省添加额外列的时间）。但更重要的是，数组公式用于可能涉及统计和财务分析的更高级别的计算，例如计算出某个产品的最大值和最小值（类似于MINIF和MAXIF函数）或求和某些X或Y行/列（类似于SUMIF）。简而言之，大多数数组应用程序可以在Excel中以其他方式完成，但使用数组可以让您同时进行多项计算。
公式中的数组
更多关于配方
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基本数学中使用的函数或算术函数，帮助用户添加、乘法、查找平均值，并执行其他类型的数学运算。你已经学会了如何使用基本的数学函数，但是还有其他的在基本数据分析中非常有用，比如金融函数和统计函数。
算术和统计函数
通常，逻辑函数是嵌入逻辑测试的长公式，通常使用比较运算符来搜索分隔数据。它们比较工作表中的两个值，如果比较为真，则返回一个结果，如果比较为假，则返回不同的结果。这些逻辑函数是分配和获取大量数据的强大工具。
逻辑函数
使用算术、统计和逻辑函数
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Excel有各种存储数据的方法和各种有助于数据智能查询的工具。您已经了解了使用假设数据表、命名范围、使用比较运算符以及编写统计和逻辑函数的目的——所有这些都可以与数组（或其他工具）相结合，以制作交互式和自动化的表格。Excel有一种更快的方法来制作关系表和自动化商业智能：数据透视表。
定义和用途
让我们回到从WorldCorp的缅因州波特兰发货的产品的例子。数据透视表可用于汇总价值，并为公司创建可操作的市场分析和商业智能。
组织和清理您的数据
要创建数据透视表，请转到插入选项卡，选择位于最左侧的数据透视表图标，选择整个数据集，然后输出到新工作表。（或者，您可以按照定义、选择和命名单元格范围中的说明命名您的数据范围，然后简单地为您的数据选择命名范围。）字段列表将激活并询问要显示哪些列，如[链接]所示。按照您希望数据透视表显示的顺序选择标题（变量）。在WorldCorp示例中，要查看每个客户购买的数量，请选择目的地，然后选择数量，然后选择FOB\$。如[链接]所示，数据透视表整齐地显示数据，具有交互式功能，允许用户选择不同的信息作为变量。
插入数据透视表并重新排列变量
如果您不确定如何组织数据透视表，Excel可以根据数据的组织方式推荐一个。让我们看看使用推荐的数据透视表会是什么样子。
使用推荐的数据透视表工具
Excel有一个功能，允许您创建数据透视图，以直观地呈现数据透视表中的数据。第一步是选择整个数据透视表，这会导致出现功能区选项卡“数据透视表分析”。接下来，选择数据透视图图标。您将使用来自[link]的小数据集来创建信息图表。数据透视表的更深入覆盖在数据透视表/图表中。[link]显示原始数据，[link]显示销售代理在数据透视表中汇总的数据。要创建数据透视表中汇总的数据的图表，请从数据透视表分析选项卡中选择数据透视图。
将数据透视图添加到可视化呈现数据
数据透视表
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随着企业的增长，其活动的复杂性也在增长，需要更高级别和并发的数据分析。因此，管理人员构建大型Excel工作簿来处理这些商业运营，设计具有广泛选择的公式、函数、数据透视表、数组、数据范围、假设数据表和其他Excel数据探索工具的电子表格。这些工具中的每一个都需要用户输入，这使得它们不可避免地受到用户错误的影响。使用Excel工具监控和修复工作表中错误的过程称为审计公式。
审计公式的原因
有许多方法可以检查工作簿中的错误。其中包括跟踪先例函数、跟踪依赖函数、显示公式和自动检查错误。当跟踪先例或依赖函数时，您正在查找单元格之间的关系。
识别工作表和表格中的错误
Excel使查找满足特定条件的单元格变得容易。例如，Excel可以突出显示工作表中包含公式的所有单元格。为此，请选择一个单元格（[链接]）并转到主页选项卡上的查找和选择图标，然后选择转到特殊（[链接]a）。接下来，选择公式，然后单击确定（[链接]b）。所有包含公式的单元格都将在该工作表中被选中（突出显示）。
识别公式中涉及的细胞
让我们看一个例子来练习识别错误并选择和实施正确的方法来修复这些错误。使用WorldCorp贷款分期付款示例，假设公司结算的贷款利率为5.5%，导致每年支付99,500.83美元的利息和本金。因此，制造厂产能增加的总成本将为995,008.27美元。Cell F4现在有先例和从属关系，如[link]中的箭头所示。
选择和实施公式审计选项
审核公式和修复错误
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您一直在使用的表格和数据集是已完成的版本，具有颜色、字体、表格大小和背景集。在这里，您将使用主题和其他样式元素逐步创建这些表格。
外观的自定义格式
内容的自定义格式允许用户为单元格中包含的数据设计格式。例如，您可以使用自定义格式来设置您的采购订单号如何输入到公司系统中的格式类型，或者更改日期的显示方式。此功能不同于仅更改单元格的格式，例如显示的小数点或月份的缩写方式。相反，自定义格式可以保存为一种格式，然后广泛应用于工作表。您可以从头开始创建格式，但使用其中一种内置格式并在必要时进行调整更容易。您可以自定义格式的大部分方面——从行间距到显示的小数，再到字体颜色。
内容的自定义格式
复制给定单元格的格式是Microsoft Office中最常用的命令之一，因为它不仅在Excel中可用，而且在所有其他Office应用程序中都可用。格式绘制器命令允许用户复制某个范围的格式并将其应用到新范围，方法是选择要复制的具有所需格式的单元格，然后选择主页选项卡上的格式绘制器图标。格式绘制器可用于将格式从一个单元格或整个表格转移到另一个单元格或表格。格式绘制器工具是剪贴板命令组中主页选项卡上的画笔图标。要使用该工具，首先选择具有您要应用到其他单元格的格式的一个或多个单元格。[链接]显示选定的单元格E1到G7。然后，单击主页选项卡上的画笔图标。当您这样做时，您的光标将变为画笔。使用该画笔，选择要应用格式的单元格范围。在此示例中，这些单元格是A1到C7。然后，未格式化的表格将以与格式化表格相同的方式格式化。结果在[link]中很明显。剩下的唯一步骤是通过单击顶部每列的边框来调整列。
复制格式
高级格式化技术
高级Excel公式、函数和技术
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章节情景
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为了分析数据，让我们来看看数据可以采取的各种形式以及如何收集和组织数据。本质上，数据由可用于参考、性能监控和/或分析的事实或信息组成。例如，可以收集关于在线购买习惯的数据，以监控选定品牌的市场份额表现。然后，企业可以分析数据，揭示某些人口群体的购买习惯等趋势。
什么是数据？
数据验证是另一种可用于验证数据的技术。本质上，数据验证是确保数据值落在预定范围内的过程。例如，如果您知道WorldCorp只有十五个销售代理，您可以使用数据验证来确保每月销售数据电子表格中分配给各种销售交易的值只是1到15的整数。数据验证还可以用于确保WorldCorp销售的高清电视的产品代码准确地输入到电子表格中。
什么是数据验证？
数据验证技术可用于确保在决策中使用质量信息。将数据输入电子表格时可能会发生错误。数据可能会在单元格中输入错误，数据可能会意外复制，或者数字可能会被转置。通过数据验证，可以识别出许多这些常见错误，然后用户可以根据需要纠正这些错误。数据验证也可以作为正在进行的流程改进工作的一部分，与主要竞争对手或行业价值的基准一起使用。Excel中可用的用于数据验证的工具有助于确保您的数据尽可能少的错误，并根据内部标准或竞争对手检查业务绩效。
数据验证的过程和技术
使用Excel组织数据的一个好处是可以选择多种格式，以便以专业的方式呈现信息。记住您在使用电子表格中学到的基本格式概念。使用标题、颜色和其他格式选项以表格格式组织数据使信息具有视觉吸引力，并且通常更容易理解。在处理大型电子表格信息时，这一点尤其重要。在电子表格中格式化数据时，有一些设置可以让您以更专业的方式呈现数据：
组织和呈现数据
了解数据、数据验证和数据表
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有几个常用的统计函数可以让您对电子表格中的信息有一个基本的总结和理解。您可以通过公式选项卡访问这些函数。在此选项卡中，您可以选择选项卡最左边的插入函数，也可以使用函数库中的分组函数（[链接]）。如果您不太确定适合您需求的函数，函数库会很有帮助。这些函数按应用程序（例如财务）组织，包括最常用的函数。
基本统计函数
还有其他几个函数不是专门的统计函数，但在处理大型数据集或文本时非常有用。其中一些在高级Excel公式、函数和技术中有所介绍。这些函数可以帮助您管理和排序任何大小的数据集。[链接]总结了一些有用的数据分析功能。
其他有用的功能
Excel提供了许多高级数据分析工具。其中包括各种简单和更复杂的统计函数，这些函数在Excel中可以作为单独的函数使用，但是通过名为数据分析的插件更容易访问这些工具。这个插件将所有统计工具放在一个地方。在本节讨论这些工具时，它将把重点放在使用Excel中的工具上，而不是统计技术、它们的假设和数据分析的用法上。（您可以在统计课程或资源中了解有关这些主题的更多信息。一些最常用的内置工具包括相关性、描述性统计、直方图和回归。其他高级工具包括方差分析（ANOVA）和几个用于测试假设的工具，包括F-Test、t-Test和z-Test。
数据分析工具插件
Solver插件提供了分析数据集的其他方法。本节将只介绍基础知识，但如果您想了解有关Solver及其在数据分析中的用途的更多信息，您可以进一步研究该工具。Solver与数据分析一起出现在数据选项卡上（[链接]）。
求解器外接程序
统计函数
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Excel中的场景管理器工具提供了一种定量查看应急计划的方法。它允许用户在不更改实时数据的情况下更改属性，以检查对关键变量的影响。您最多可以更改32个单元格，并同时查看这些更改的结果。此功能对应急计划非常有帮助。例如，您可能已经拥有确定销售最佳和最坏情况的指标。使用此范围和场景管理器工具，您可以查看对企业整体利润状况的影响。您还可以使用该工具规划您的个人财务。您可以调查增加每月抵押贷款支付对偿还贷款时间的影响。该工具有助于帮助企业驾驭多个行动方案，以确定前进的最佳方法。您还可以将单个或多个工作表中的场景合并在一起，以进行更深入的分析。
使用场景管理器
目标寻找是假设分析组中的另一个工具。它类似于求解器，但仅限于单个输入变量。目标寻找工具允许您通过更改包含公式的另一个单元格来选择该单元格的目标单元格和值。例如，目标寻找可以确定您需要留出多少钱来实现您的退休基金目标。它还可以确定将每月付款保持在预算范围内所需的抵押贷款利率。在小型企业中，当考虑为企业购买设备或财产时，此工具可以提供帮助。在这种情况下，贷款的持续时间和总金额通常是已知的。目标寻找可以调查融资选项，以在预算范围内获得每月分期付款。相反，目标寻求可以根据设定的利率和贷款期限来确定一个人或企业总共能负担多少贷款。
使用目标寻求
假设分析
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数据透视表的插入时间线功能允许您根据日期字段快速过滤信息。您必须将字段格式化为日期才能使用插入时间线工具。使用第11章数据文件工作簿中的前四个选项卡（“timeline1”、“timeline2”、“timeline3”和“timeline4”），您可以使用高级Excel公式、函数和技术中学习的技能创建数据透视表。数据透视表总结了几年来大学各专业的入学英语指数分数（EN指数分数）（[链接]）。您可以使用这些数据查看分数是否随时间发生了变化。数据透视表分析选项卡上的插入时间线功能允许您向表中添加日期过滤器。
插入时间线
切片器是过滤数据透视表中数据的一种可视化的交互式方式。当数据透视表中有可用的切片器时，您可以通过单击切片器中的按钮来过滤数据，而不是使用数据透视表列标题中的过滤选项。当数据透视表有多个用户需要查看与其需求相关的信息时，它们特别有用。您可以通过过滤命令组中的数据透视表分析选项卡添加切片器。
插入切片机
计算字段工具允许您将计算列添加到数据透视表中。计算字段工具可通过数据透视表分析选项卡（[链接]）上的字段、项目和设置菜单访问。
计算字段
如果一个数据文件有多个用户，确保每个人都知道列后面的计算可能很重要。这将有助于用户理解数据集和其中包含的信息。字段、项目和设置菜单中的列表公式选项会创建一个单独的选项卡，列出数据透视表（[链接]）中使用的所有公式（计算字段）。当您在数据透视表分析选项卡中的数据透视表中时，可以访问此选项。然后，转到字段、项目和设置以获取列表公式。将此包含在具有多个计算字段的所有数据文件中是一个很好的做法。列表不是动态的。如果您在创建列表后创建了其他字段，则需要删除原始列表并创建一个新列表。
公式列表
数据透视表/图表
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聚类柱形图只是一个包含多个变量的柱形图，以显示组之间的比较。柱形图将一个变量与另一个变量进行比较。例如，您可以将销售区域放在横轴上，将总销售额放在纵轴上。聚类柱形图会有这个，但它会包含多年数据的相同数据。聚类柱形图非常适合显示比较（[链接]）。使用WorldCorp数据，您可以创建一个聚类柱形图，以查看随着时间的推移，每种产品类型的销售数量之间的比较。聚类柱形图的一个缺点是它不适合大量数据。如果您有超过五组数据，图表可能看起来太忙，让您的受众不知所措。与3D显示相比，聚集柱形图在2D显示中效果更好。3D显示可能看起来太忙，并且难以轻松解释信息。
簇列图
组合图表在一个视觉对象中组合了两种不同的图表类型，允许您在同一图表上显示不同级别的数据。您可以使用组合图表来理解和检查组之间的比较以及不同变量之间的关系。通过此示例，可以创建一个组合图表，根据两种产品类型中的每一种的销售数量显示每个月的FOB\$。使用组合图表，您可以确定哪个图表适合您包含的每个数据系列。[link]使用柱形图表示销售数量，折线图表示FOB\$。组合图表通常更容易解释为2D而不是3D。考虑使用对比色使绘制的系列更加可见。
组合图
堆叠柱形图比较数据类似于聚集柱形图，但以不同的格式显示。它显示了使用相同比例的组之间的关系。不是列彼此相邻，而是将数据堆叠在一个列中，一个系列叠加在另一个系列之上。堆叠柱形图可用于显示部分到整体的关系。使用对比颜色将有助于使组之间的区别更加明显。使用显示堆叠柱形图的3D选项之一可以使其具有易于解释的专业外观（[链接]）。这个堆叠柱形图显示了WorldCorp的销售代理在三周期间的FOB\$。
堆叠列图
条形图是一种水平柱形图。它有时用于传达复杂的数据集，并且在某些情况下可以更容易地解释。条形图对于一起显示负数和正数是有效的。它们也适用于沿*y*轴带有长文本标签的图表，因为标签在水平放置时更具可读性（[链接]）。您可以创建集群和堆叠的条形图，以在单个图表中显示多个系列。使用简单的布局和对比色以获得最专业的外观。与集群柱形图一样，条形图最适合较小的数据集。图表上的条形图太多会使其无法读取。当您有十个或更少的类别要显示时，请使用条形图。您可以使用WorldCorp数据构建四种不同尺寸电视的销量条形图。
条形图
折线图用于显示随时间的变化。它适用于趋势分析和绘制连续数据集。折线图不适用于分类数据。小心轴的缩放，以免过度强调或淡化垂直或水平方向的趋势。保持图表为四行或更少，以最有效地呈现材料，并使用更粗的实线而不是细线或虚线/虚线。如果您正在绘制多个系列的数据（[链接]），请务必包含图例。还可以考虑在线条上包含数据标记，以使解释更清晰。3D折线图即使使用单线也难以解释；2D折线图更清楚地呈现数据。您可以使用折线图查看WorldCorp家庭立体声系统3月份的销售变化。添加网格线或数据标签可以帮助您的受众快速查看特定时间点的值。
线图
散点图或散点图显示了两个变量之间的关系。它经常被用作回归分析的一部分，它很容易显示线的斜率方向（[链接]）。正斜率表示变量之间的正相关性，负斜率表示负相关性。正斜率是指两个变量向同一方向移动。数据图表将有一条从左下角移动到右上角的线。负斜率意味着变量向相反的方向移动。负斜率的图表将从左上角开始，向下移动到图表的右下角。如果图表相对平坦，意味着接近0的斜率，那么两个变量之间几乎没有关系。FOB\$与售出数量的散点图显示数据有轻微的正（上升）趋势。
散点图
直方图表示该变量的不同级别/范围的单个变量。使用直方图，数据集被浓缩成类别，以便快速分析数据的分布（[链接]）。它是直方图表的可视化表示。直方图可以表示离散或连续的数据，例如客户的分布。它们经常用于快速评估数据集，并以易于理解的格式直观地传达大型数据集。它们很容易显示信息中的异常值或空白。直方图中更详细地介绍了创建直方图的过程。
直方图
股票图表用于表示市场数据，以显示股票的高点和低点。它们也可用于质量控制，以显示某一天或生产过程中的数据范围。要创建股票图表，您需要一个日期或时间参考以及该日期或时间的高值和低值。在股票市场图表的情况下，横轴是时间跨度，纵轴是美元。如果您将股票图表用于质量控制目的，这可能是另一种衡量标准（[链接]）。
股票图表
如果您定期创建相同类型的图表，创建图表模板将节省时间。您可以将功能、主题、颜色和格式保存为模板，以便与其他数据文件一起使用。首先，按照通常创建的方式创建图表。将所需的自定义添加到图表中。这可能包括使用公司颜色格式化图表或在图表中包含公司徽标作为水印。完成后，右键单击刚刚创建并格式化的图表（[链接]）。选择另存为模板。然后系统会提示您输入刚刚创建的图表模板的名称（[链接]）。考虑一个有助于识别模板用途的模板名称。确保该类型被列为图表模板文件。输入名称并单击保存。
图表模板
快速分析工具提供了一个快捷方式来分析数据集，其中一组选项位于一个位置，以便于使用。您可以使用这些选项来添加格式，自动插入总计和小计，或者在您的数据表中添加火花线。有三种方法可以访问快速分析工具。如果您突出显示您有兴趣分析的数据表，快速分析工具图标将出现在选择的右下角（[链接]）。您还可以使用Ctrl+Q或右键单击数据集内的单元格，并从出现的菜单中选择快速分析。
快速分析工具
数据分析图表
高级Excel电子表格：统计和数据分析
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章节情景
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组织、分析和交流用于决策的财务信息的过程是会计。财务信息通常由会计师准备——那些受过专业特定技术和实践培训的人。然而，对如何准备和使用财务信息的深刻理解可以成为许多工作场所的有用资源。
什么是会计？
会计分为两个主要领域：财务和管理。本质上，财务会计衡量一个组织使用标准惯例编制和分发财务报告的财务业绩。财务会计用于为组织*外部*的利益相关者生成信息，如投资者、信贷员和政府实体，如国内税收署（IRS）。
财务与管理会计
组织用货币来衡量财务绩效。在美国，美元被用作标准衡量基础。用货币来衡量财务绩效允许管理人员将组织的绩效与以前的时期、预期以及其他组织或行业标准进行比较。会计信息由会计系统创建，可以下载到Excel中进行进一步分析。
如何创建和使用会计信息
基础会计
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金融函数用于计算企业中各种常见的关键绩效指标，或者用于预测随着时间的推移货币的价值。货币时间价值理论指出，随着时间的推移，货币会失去价值。这是一个根深蒂固的简单概念，因为对企业来说，使用金融工具和投资来增加储蓄或闲置现金的价值是很重要的。你可以在实践中看到这一理论的一种方式是商品销售价格随着时间的推移而稳步上涨。
金融功能的应用
在数据表的优势中向您介绍了用于确定投资或贷款的每月（或每年、每天或每季度）付款的Excel函数PMT。与货币时间价值理论相关的财务函数中还涉及其他重要变量，这些变量可以帮助企业确定盈利能力。本节将重点介绍年度付款而不是每月付款。但请记住，许多贷款需要每月付款，函数中的变量需要相应调整。
实践中的常见财务函数
Microsoft Excel中的财务函数
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会计原则没有被编程到Excel中，因此它不会像会计套件那样执行自动计算或创建文档。会计套件专为会计和簿记而设计，而Excel是一种电子表格程序，其用途比会计更广泛，例如使用函数和公式计算数学方程、构建表格和执行数据分析。您可以使用Excel作为工具，通过从特定于会计的软件程序中导入信息来更深入地分析和比较决策方案。它可以用于分析许多学科中的任何数据，如科学、人文、社会科学和体育。它可以创建图表和图形，这使得使用OneDrive或SharePoint共享信息和协作变得容易，因此它对管理会计非常有用。
使用Excel进行会计的利弊
您已经了解到公司可能希望在Excel中分析会计数据的不同情况，但您也了解到Excel不应该单独用于公司的簿记。会计套件允许在Excel中轻松导出数据进行分析。对于中小型企业的会计，超过三分之二的市场已经被Intuit的QuickBooks占据了几十年。对于大多数熟悉技术和数据的人来说，QuickBooks很容易使用，并且要使用它，您不必是会计师。您在第一次安装软件或在线注册时创建一个会计图表，并将每日发票和费用提供给它。一旦设置好，它就会自动实时形成您的财务报表。该应用程序可以生成与税务相关的报告，例如年度营业税申报或销售税，以提交给政府机构。
集成Excel和QuickBooks
集成Microsoft Excel和会计程序
在会计和财务报告中使用Excel
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章节情景
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数据库驱动着世界各地组织的几乎所有业务功能。任何使用互联网的企业都有一个基于数据库的数字平台或基础技术。数字平台是用户可以与公司提供的产品和服务进行交互和探索的地方。数字平台通常以应用程序、网站或社交媒体的形式出现。*数据库*一词在组织中无处不在，您可以假设每个功能和每个员工或客户都在与许多数据库进行交互。
数据库在组织中的作用
数字数据库的力量来自于将数据从一个区域连接到另一个区域的能力。关系数据库管理系统（RDBMS）是在其数据库中存放、管理、访问和检索数据的软件。术语*关系*是指通过在保存数据本身的表之间创建关系将数据链接在一起的方式。这样，关系数据库可以保存更多复杂但易于访问的信息。
关系数据库管理系统
对象和关系是数据库中的关键概念。对象是构成数据库的项目，包括表、查询、表单和报告。关系将数据库中的对象链接在一起，如[link]所示，这反过来又提高了数据库本身的性能。
对象和关系
数据库提供了独特的功能，超越了Excel等其他程序提供的计算和统计。这是因为RDBMS功能。关系数据库提供数据结构，包括以有意义的方式连接数据的关系，并允许通过查询、表单和报告进行受控访问。由于这种高级功能，RDBMS被用于多个行业的各种用例。
RDBMS的应用
什么是数据库？
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Access是一个RDBMS，可以从台式计算机上的其他系统导入和操作数据。虽然数据科学专业人员直接与数据仓库合作，并可以使用R和Python等编程语言创建查询，但需要在部门内分析数据作为工作一部分的个人通常会发现Access是一个用户友好的软件包，能够使用Microsoft界面访问、检索和报告数据。Access还与Microsoft Excel很好地集成，提供更多的分析和报告能力，可以为决策提供信息。
什么是访问？
Access是一种具有成本效益的数据库解决方案。它在台式计算机上运行，并提供易于使用的界面，这是其他微软软件用户所熟悉的。Access与Excel交互良好，可以进行更深入的分析，与Word进行报告，与PowerPoint进行演示。它可以处理来自外部来源的数据，如数据仓库，或从网络和其他系统导出的文件。
访问功能
在Access中，一次只能打开一个数据库。当您工作时，所有屏幕上的命令都将集中在这个打开的数据库上，您需要关闭数据库本身来结束您的工作会话。当您准备好关闭数据库时，Access将自动保存对象或在关闭前提示您保存对象。通常，Access会在您完成记录时（即，当您离开行时）自动保存记录，但会提示您保存对对象的更改，例如表和查询，因此您可以决定是否要保存它们。
关闭数据库
Microsoft Access：主要功能和导航
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查询允许您向数据库提问或在数据库中采取行动。要编写查询，您需要知道要回答的问题。例如，您可能需要过去一个季度销售的所有产品的列表，需要检查的设备列表，或者公司库存中的产品列表。一旦你确定了你想知道的，然后你可以编写一个查询，要求数据库共享正确的信息。
了解查询
WorldCorp需要快速收集与其新保健品在东南亚市场的销售记录相关的数据。虽然您可以设计一个查询来从头开始收集相关信息，但Access有一个方便的向导，可以帮助您设计一个合适的查询。向导是在Access中运行的小程序，可帮助您设置数据库中的对象。向导会提示您添加所需的信息。例如，查询向导会提出问题，帮助您决定要使用哪些表（或多个表）、将使用哪些字段以及如何显示输出。使用向导创建查询后，您可以随意修改它。
构建和创建查询
查询网格将打开一个空白的灰色区域，屏幕底部有一个空白表格，以及一个可以添加表格的窗口。要将表格添加到屏幕以使用它，请双击表格名称或单击并将其拖到灰色区域（[链接]）。
在查询中使用表
查询数据库
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可以查看数据库表中的记录，但请确保不要更改记录。
查看数据库中的记录
数据库具有历史意义，因为它们记录了组织过去的详细信息，但随着时间的推移，它们也需要更新。有多种方法可以更新数据库，包括手动和自动更新。大多数时候，当您使用Access时，您将从另一个系统（例如组织的数据仓库）导入数据集或文件。
构建新记录
找到要更新的记录后，您就可以对其进行编辑。要编辑记录：
编辑或删除现有记录
在数据库中维护记录
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报告是业务决策的基石。我们可以在数据库中为特定请求生成报告，我们还可以设置报告以提供我们持续需要的摘要和信息。Access使我们能够设置报告（例如财务、销售或摘要报告），然后我们可以根据决策的需要访问这些报告。公司通常会运行关于关键绩效指标（KPI）的报告，这些指标显示组织的有效性、效率、质量、经济性、项目绩效、资源使用以及人员和劳动力绩效。公司还经常查看收入、利润以及客户和员工满意度。由于充满数据的表格不能充分描述KPI，因此企业依赖报告作为其基于证据的决策的一部分。
在数据库中使用报告
WorldCorp有兴趣为其最新产品线创建最近销售数据的摘要。报告应包括有用的信息，例如哪些产品的总销售额最高，哪些产品的净利润最高，以及哪些客户购买的产品最多。WorldCorp可以从空白画布创建此报告，但使用报告向导生成报告要容易得多。这是一个小程序，将引导您完成设置报告的步骤，然后您可以修改报告以满足您的需求。
使用报告向导创建和编辑报告
尽管Access在开始报表方面做得很好，但您可能希望在使用报表之前修改它们。以下是您可能想要进行的一些更改：
自定义报告
在Microsoft Access中创建报告
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表单是位于数据和单个用户之间的对象。当个人使用表单使用数据库时，他们看不到包含数千或数十万条记录的表结构。相反，他们只看到一个特定的视图，旨在使数据对他们来说可访问和有用。表单通常绑定到数据库，这意味着表单中的字段与数据库中的字段相同，表单或表中的任何更改都会反映在另一个中。
在数据库中使用表单
在Access中创建表单有几个选项。您可以使用表单向导，它会引导您完成设置简单表单的步骤。或者，您可以使用预设的表单，或者您可以完全在设计视图中工作，在那里您可以完全控制您的布局和内容。每种方法都有其优点，许多人使用各种技术（例如，从向导或其他类型的表单开始，然后在布局或设计视图中自定义您的表单）。
使用表单向导创建和编辑表单
在布局视图和设计视图中，您都可以自定义表单的元素以满足您的需要。这不仅仅是简单地从表单中添加、重新排序或删除字段。您可以更改字段的大小和用户看到的该字段的标题。在设计视图中，您可以通过简单地单击字段框并调整框的大小来更改字段的大小。要更改字段的标题，请双击字段中的文本，属性表屏幕将出现在屏幕的右侧。相反，您可以简单地单击表单设计选项卡上工具命令组中的属性表工具来更改标题。通过属性表工具，您还可以调整表单中字段的字体、颜色、背景颜色和边框等项目。您可以独立调整每个字段的这些设置。这意味着一个字段可能与另一个字段具有不同的设置。下一节将介绍有关属性表选项的更多信息。
自定义表单
在Microsoft Access中创建表单
理解和使用数据库
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章节情景
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查询条件是Access中使用的一种公式，用于根据感兴趣字段中的值过滤记录，以确定是否将记录包含在查询结果中。条件可以采用数字、全文或部分文本或表中数据点的任意组合的形式，例如“红色”或“=>5”。您可以包含每个字段的条件，如[链接]所示。只有与您输入的所有条件匹配的项目才会出现在查询结果中。
具有多个条件的查询
当您为WorldCorp未来的零售地点开发库存系统时，库存与POS（销售点）系统挂钩。每个库存项目的实际销售额尚未计算。税收、折扣和价格修正都必须考虑到总数。表达式成为了解和理解的重要元素。
使用运算符和表达式
现在您已经知道了如何构建查询，让我们看看Access中不同类型的查询。有五种类型的查询，每种都有独特的功能和用途：（1）选择查询，（2）操作查询，（3）参数查询，（4）交叉表查询，以及（5）SQL（结构化查询语言）查询。
设计查询以运行操作
Microsoft Access中的高级查询
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如果您想以一种形式跨多个表添加数据，这有助于在管理世界公司的车队时提高效率。首先，它可以加快数据输入速度，同时维护表、字段和记录的组织。
在单个表单中添加来自两个表的数据
子表单是插入到另一个表单（称为主表单）中的表单。表单/子表单组合可以称为分层表单、主/详细表单或父/子表单。子表单通常用于显示存在一对多关系的多个表中的数据。
使用子表单
多种表格表单
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一般来说，使用表单向导将是创建自定义表单的最快和最有效的方法。我们在理解和使用数据库中介绍了如何做到这一点。但是，在这里，我们将在设计视图中逐步介绍从头开始构建表单的步骤，以演示所有的可能性。首先，选择Access中创建选项卡下的查询设计选项，您将创建一个空白表单，您可以在其中开始工作。[链接]显示创建空白表单时出现的详细信息部分。
构建自定义表单
窗体控件是窗体中用于输入、编辑或显示数据的部分。请记住，控件可以绑定、取消绑定或计算。在理解和使用数据库中，我们介绍了如何使用控件向导向窗体添加控件。在这里，我们将更详细地介绍您可以添加的不同类型的控件，以及如何在没有向导的情况下添加它们。
向表单添加控件
本节讨论使表单更易于使用和整体上更具吸引力的更改，这将允许项目的个性化，包括公司品牌。
更改表单的外观
自定义表单
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报表向导确实提供了一种快速有效的方法来创建报表。但是，有时您需要从头开始制作报表。了解节类型使您能够充分利用它们的潜力。
构建自定义报告
您可以使用多种工具和视图来创建、格式化和自定义报告。不同的视图允许您以不同的方式查看和预览报告，每种方式有时都可能对您有用。我们在理解和使用数据库中回顾了这些不同的视图和其中一些工具，但在这里，我们将深入探讨。
修改报告
在了解和使用数据库中，我们简要介绍了如何将图像和自定义文本添加到您的报表中。在这里，我们将详细介绍如何进一步自定义报表的外观。
更改报表的外观
自定义报告
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宏可以通过自动化使您在Access中常规执行的任务更快。宏是使用计算机编码语言构建的，用于执行特定任务，例如运行报告、打印表单或将数据从一个表复制到另一个表中。
创建和记录宏
在Access中录制宏以自动执行任务是节省时间和提高生产力的常用方法。当您在Access中录制宏时，您实际上创建了一组指令，Access可以使用这些指令自动执行一系列任务。
录制宏以自动化常见任务
通过使用宏自定义您的数据库，您可以创建一个系统来轻松有效地完成许多类似的操作。宏的两个常见应用程序是显示消息框和验证数据：
记录宏以增强数据库功能
[link]a展示了如何将代码添加到事件过程中。尽管理解语法有一个陡峭的学习曲线，但它的应用是无限的。在这个例子中，我们希望创建一个消息框，当用户打开表单时，它会出现。代码写在添加的注释下方（在[link]b中以绿色显示）。每当您直接或使用宏添加新代码时，一定要包含注释。如果有问题或未来需要更改，注释可以帮助澄清代码的设计目的。
理解宏代码
使用宏
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存储在当前数据库之外的数据称为外部数据。外部数据可能是您存储在另一个Access数据库中的数据，也可能是您以多种其他文件格式存储的数据。从Excel或其他应用程序引入外部数据的第一步是准备外部数据。管理员可能需要创建一个帐户并提供权限，以确保正确的人可以访问数据，并且数据不会落入坏人之手。（例如，员工的机密信息必须绝对保密。）在外部数据库中，管理员可能还希望创建特定的表、视图、查询等，以将结果限制在仅需要的范围内。
整合来自外部来源的数据
要从Access导出数据，首先在导航窗格中选择要导出的表或其他数据库对象。单击功能区中的外部数据选项卡，然后单击导出按钮组中要将对象导出为其文件格式的按钮。这将打开要执行的导出类型的导出向导。
导出数据
仪表板为用户在使用表单时提供了一个可视化界面。仪表板提供了一个按钮列表，将用户引导到特定的表单或报告。打开许多Access数据库时，您首先看到的是一个仪表板，一个填充了导航表单的表单，将通过单击特定的命令按钮进行访问。使用这些为用户提供了导航数据库、打开表单、报告等的方法。用户的关键是导航方式。传统上，仪表板是一个图形界面，允许快速查看可视化数据，如[link]所示。然而，在Access中，我们可以从一个表单构建一个仪表板，让我们可以轻松地运行查询和提取报告。本节将演示如何将只有按钮和标签的主菜单表单升级到完整的信息仪表板以供您的公司使用。
使用导航表单构建仪表板
数据分析与集成
高级数据库使用
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章节情景
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微软365（Microsoft 365）让用户能够在几乎任何平台上进行协作。你可以通过下载的应用访问并经常编辑各种设备上的文件。组织依靠协作来实现他们的目标。当然，这会因行业和组织类型而异，但大多数人会同意，与企业内外的其他人合作是定期的，如果不是每天的话。
Microsoft 365中的协作
当服务于不同目的的应用程序以无缝的功能方式协同工作时，这称为集成。Office促进跨应用程序集成的一个关键特性是通用用户交互界面。每个应用程序都有相似的格式和结构。例如，当您打开Microsoft Word时，您会注意到许多与您在Microsoft Excel或Microsoft Outlook中看到的相同的功能和选项卡。此外，键盘快捷键在Microsoft应用程序中很常见。例如，Ctrl+C（Mac的Command+C）是“复制”的键盘快捷键，此快捷键适用于所有Office（和Google）应用程序。功能、工具和选项卡之间的这种通用性允许用户在应用程序之间轻松切换。
在Microsoft 365中集成
来自任何Microsoft程序的信息都可以通过几种方式集成到另一个程序中。通过集成，您可以将一种文件类型的信息放入另一种文件类型中。在之前的Excel章节中，您学习了如何复制表格并将其粘贴到Word或PowerPoint中。复制和粘贴信息允许您将信息包含在Word或PowerPoint文件中，但作为对象的静态版本。这意味着如果您更改了Excel中的信息，它不会在Word或PowerPoint文件中更改。要更新其他文件中的表格，您需要再次复制和粘贴表格。在某些情况下，这个简单的过程可能是可以接受的，但它可能耗时且重复。集成来自另一个来源的内容的其他选项包括链接和嵌入对象。
链接和嵌入对象
有几种不同的方法可以将PDF文件中的内容导入Word文档。您可以从PDF中复制和粘贴文本，尝试通过使用Word打开PDF来转换PDF，或将PDF作为对象插入到文档中。
导入PDF文件
Microsoft 365：协作和集成
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上一节提供了Microsoft中链接和嵌入的一般概述。现在我们来具体看看将Word文件链接和嵌入到Excel工作表中的过程。请记住，Excel是一个电子表格程序。它不是为处理大量文本而设计的。在尝试将冗长的Word文档集成到Excel工作簿之前，花一点时间思考一下最佳方法是个好主意。
将Microsoft Word文档集成到Microsoft Excel工作表中
现在我们来看看将Excel文件集成到Word中。这在组织中准备包含数据的摘要报告时很常见。Excel用于汇总、分析和准备数据图表等视觉对象。然后使用Word提供一些文本上下文和其他信息。我们遵循类似于之前讨论的将Excel工作表集成到Word文档中的步骤。
将Microsoft Excel工作表集成到Microsoft Word文档中
要将图表集成到Word文档中，您只需遵循前面概述的插入对象的相同过程。在这里，我们正在寻找直接集成这两种文件类型的方法，而不是简单地将信息从一种复制和粘贴到另一种文件类型。本章中的概念在与他人协作处理工作簿或文档时特别有用。多个用户可以对任一文件进行更改，或者有权访问文件的用户将实时看到这些更改。
将Microsoft Excel图表插入Microsoft Word文档
从Access导入数据的过程类似于我们刚刚使用Excel所做的。您可以使用经典的复制和粘贴，也可以选择粘贴特殊选项。您还可以从Access到Word添加导出的数据。由于Access文件可能是非常长的数据库，因此将它们与Word文件集成可能并不总是有意义的。然而，在某些情况下，您可能希望集成这些文件。例如，您可能希望将Access数据库集成到Word文档中，以便更轻松地在完整文档中打印客户列表或产品销售。您还可能希望使用数据库的某些部分为销售人员创建邮件标签或产品摘要卡。
将Microsoft Access数据嵌入Microsoft Word文档
Microsoft Word：与Microsoft Excel和Microsoft Access集成
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您在本章和之前关于Word和PowerPoint的章节中学到的许多技术都可以在集成Word和PowerPoint时应用。集成这两个应用程序时，就像集成其他应用程序一样，首先考虑链接或嵌入是否是最佳选择。如果您可以确保源文档不会更改并且您不需要访问源文件，请使用嵌入。如果您希望更新并希望在需要时能够访问源文档，请选择链接。
将Microsoft Word文档添加到Microsoft PowerPoint幻灯片
假设您决定为那些无法参加当面月度销售会议的人提供对PowerPoint幻灯片的访问权限。但是，您不想发送多个文件。相反，您想将演示文稿集成到您已经准备好的月度报告中。
将Microsoft PowerPoint幻灯片集成到Microsoft Word文档中
Microsoft Word和Microsoft PowerPoint集成
m00100
世界公司的会计部门准备了一份最近交易的摘要，并将该信息保存在一个Excel文件中。他们还创建了一个简短的PowerPoint演示文稿来解释数据和分析。正式会议不会举行，但该部门认为，在将信息分发给其他部门时，将演示文稿作为电子表格的一部分会有所帮助。演示文稿和Excel文件已经创建，但现在我们需要将演示文稿集成到Excel文件中，以便可以分发给其他人。
将Microsoft PowerPoint幻灯片添加到Microsoft Excel工作表
回想一下，您可以使用复制和粘贴将单个表格或图表插入幻灯片。在这里，我们讨论的不仅仅是复制和粘贴。我们正在将整个Excel文件或Excel文件的特定部分集成到另一个应用程序中。我们通过链接或嵌入来做到这一点。
将Microsoft Excel工作表合并到Microsoft PowerPoint幻灯片中
将Excel图表集成到PowerPoint幻灯片中类似于选择和集成表格部分的过程。您将使用复制，然后粘贴特殊方法将图表链接或嵌入到PowerPoint幻灯片中。回到我们的示例幻灯片，让我们在PowerPoint文件中嵌入边际利润甜甜圈图表。首先转到Excel文件并选择您希望集成的图表。然后使用两种复制信息的方法之一复制图表：右键单击，然后复制；或从主页选项卡中选择复制。确定图表在PowerPoint幻灯片中的位置。然后，从主页选项卡中选择粘贴，然后选择粘贴特殊。
将Microsoft Excel图表集成到Microsoft PowerPoint幻灯片中
Microsoft Excel和Microsoft PowerPoint集成
m00101
您可能会发现Access表是根据现有信息创建的。现有信息可以来自其他软件程序、客户数据库或会计软件程序的信息。当您想从Excel文件创建Access表时，您需要将该Excel信息导入Access。
从Microsoft Excel工作表创建Microsoft Access表
您还可以将Access表中的信息导出到Excel工作表中。当您想对存储在数据库中的信息进行进一步的数据分析时，或者如果您想与外部利益相关者共享一些数据库信息，这将非常有用。
从Microsoft Access表创建Microsoft Excel工作表
Microsoft Excel和Microsoft Access集成
m00102
有两种方法可以将Google Sheets表格导入Google Docs。第一个选项是复制和粘贴，类似于我们在Excel和Word中使用的过程。为此，请转到您要在Sheets中复制的表格，并选择其中包含的单元格，如[link]所示。按键盘上的Ctrl+C（Mac上的Command+C）复制它或使用其他复制方法。然后转到Docs文件，将光标放在您希望粘贴表格的位置，并使用Ctrl+V或其他粘贴方法粘贴。按下这些键后，将立即出现一个粘贴表格对话框，如[link]所示，询问您是要链接表格还是粘贴静态表格。
将Google表格中的数据集成到谷歌文档中
要将Microsoft 365（Office）应用程序中的数据添加到您的Google Workspace程序中，只需将文件上传到Google Drive。然后您可以选择将它们保留为. docx（Word）或.xlsx（Excel）文件，或者分别将它们转换为.gdocx（谷歌文档）或.gxlsx（谷歌表格）。要将Microsoft文件转换为Google文件，您必须打开文档并手动选择将其保存为谷歌文档或表格。选择此选项时，您可能需要调整Doc或表格的一些格式，但一般来说，这是将Microsoft程序中的文件导入Google的直接方法。
将来自Microsoft程序的数据集成到Google程序中
将来自其他程序的数据集成到Google Workspace中
m00103
许多程序在其应用程序中嵌入了人工智能，随着人工智能技术的进步，这一功能预计会增加。人工智能也被集成到必应和Microsoft Edge等搜索引擎中。微软和谷歌都将人工智能引入了他们的应用程序中。微软正在将人工智能整合到其所有的Microsoft 365应用程序中，包括Outlook。这款名为Copilot的产品将提供增强的能力来汇总文档，在PowerPoint中为幻灯片添加动画，并在Word中创建故事。在撰写本文时，Copilot仍处于开发阶段，只有一小部分测试用户。它被推销为一种工具，通过自动化耗时的任务来提高员工效率，例如撰写或阅读长电子邮件或在Excel中汇总数据集。
应用中的人工智能
生成式人工智能是一种计算机编程和机器学习技术，它自己构建和生成内容。计算机使用复杂的编程进行“训练”，在互联网上搜索相关信息。然后，根据找到的信息，程序可以生成文本或音频等新内容。
生成式人工智能
新发展：人工智能的作用
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与您合作的公司名为刘易斯企业（LE）。LE是一家美国地区公司，成立于十五年前，最近被世界公司收购。LE专门为小型独立药店提供计算机软件和硬件。该公司服务于中西部地区，拥有强大的独立药店客户群。他们在过去几年中稳步增长。每年，公司管理层都会提供一份公司过去三年业绩的总结，并分发给所有员工。这份总结包括一份文件，附带对结果的讨论以及一份演示文稿。演示文稿通常在大多数员工参加的公司年会期间进行。然而，并非所有员工都能参加面对面会议。报告和演示必须以员工可以访问的方式进行，员工可以通过其他方式接收信息，包括视频、电子方式，甚至是信息的纸质副本。
公司
你被要求准备的是为公司员工准备的内部年度报告，而不是向公众分发的。一般来说，内部年度报告往往不如为股东和公众准备的年度报告正式。内部年度报告的一般目的是帮助经理和员工了解组织在过去一年或几年中的表现，包括成功、失败和需要改进的领域。内部年度报告也是提供决策和预测所需信息的关键工具。牢记这一目的，并确保报告的准备方式符合这一目的。
作业
掌握工作场所软件技能：一个项目
集成应用程序