(Demande d’autorisation n° 1561414)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés ;
Saisie par ROUSSELOT SAS d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5°, 25-I-4° et 35.
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la Cnil n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle (AU-04), telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et après avoir entendu les observations de Mme Catherine POZZO DI BORGO, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
La société ROUSSELOT SAS appartient au groupe VION Food Group, dont le siège est basé à Eindhoven (Pays-Bas). Il s’agit d’un groupe alimentaire international, actif dans le domaine des produits alimentaires et des ingrédients de haute qualité pour la consommation humaine et animale.
Le groupe n’est pas coté en bourse. Son actionnariat est issu du milieu agricole.
La société ROUSSELOT SAS agit en qualité de responsable de traitement pour l’ensemble des filiales françaises du groupe, à savoir :
En effet, la Commission constate qu’elle détermine seule les finalités et les moyens du traitement.
Rousselot Angoulême,
Rousselot Isle sur la Sorgue,
Vion France.
Sur la finalité
La société ROUSSELOT SAS a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle pour l’ensemble des salariés.
La Commission relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle est restreint et strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines comptable, financier, bancaire et de lutte contre la corruption.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. Elle observe que le traitement présenté par la société  ROUSSELOT SAS répond aux exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au fondement juridique. En effet, cette dernière n’est soumise à aucune disposition législative ou réglementaire de droit français ou étranger (lois « SOX » américaine et japonaise) imposant la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission observe toutefois que, de par ses activités à l’international et de son adhésion au code hollandais de bonne gouvernance d’entreprise, le groupe VION Food doit renforcer le contrôle interne et la gestion des risques.
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés.
En outre, elle estime qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
A cet égard, elle relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle présenté par la société ROUSSELOT SAS est strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines comptable, financier, bancaire et de lutte contre la corruption.
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Sur les données traitées
Seules les catégories de données suivantes pourront être traitées :
La Commission considère que les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées.
identité, fonctions et coordonnées de la personne signalant les faits ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l’objet de l’alerte y compris les éventuels témoins mentionnés ;
faits signalés.
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
L’émetteur de l’alerte professionnelle est invité à s’identifier. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes. A titre exceptionnel et compte tenu du champ d’application du dispositif, la société ROUSSELOT SAS est autorisée à recueillir une alerte anonyme. Dans ce cadre, l’alerte sera traitée dans les conditions suivantes :
-le traitement des alertes anonymes doit être entouré de précautions particulières, telles qu’un examen préalable, par son premier destinataire, de l’opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif ;
-l’organisme ne doit pas inciter les personnes ayant vocation à utiliser le dispositif à le faire de manière anonyme. En ce sens, la publicité faite sur l’existence du dispositif doit en tenir compte. La procédure doit être conçue de façon à ce que les employés s’identifient auprès de l’organisation chargée de la gestion des alertes.
Enfin, la Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Sur les destinataires
Seront destinataires de tout ou partie des données, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, le responsable de conformité, le gestionnaire des risques et le personnel du prestataire extérieur.
La Commission observe que les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes professionnelles sont en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation de confidentialité contractuellement définie.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information des salariés est faite par l’envoi d’un courrier personnalisé. Les personnes sont informées des finalités poursuivies par le traitement, des destinataires et de leurs droits d’accès et de rectification.
La personne éventuellement mise en cause est informée dès l’enregistrement de ses données, après une première vérification. Des mesures conservatoires peuvent être prises avant l’information de la personne.
La Commission relève que les instances représentatives du personnel ont été informées du traitement.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent directement auprès du responsable de la conformité.
La Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que le responsable de traitement fait appel à un prestataire extérieur qui sera chargé de la collecte des alertes auprès des salariés. Cette collecte pourra avoir lieu par téléphone ou par le biais d’un site internet.
Les échanges de données réalisés par le site internet du prestataire seront intégralement chiffrés afin de garantir leur confidentialité.
Le prestataire met en œuvre des mesures permettant de tracer l’ensemble des opérations effectuées sur une alerte pendant toute la durée de conservation de l’alerte dans son système d’information.
Les transmissions de données entre le prestataire et le responsable de traitement seront chiffrées en « AES » (Advanced Encryption Standard) et au moyen d’un mot de passe complexe. Les modalités d’authentification des personnes ayant accès aux différentes applications utilisées sont conformes aux recommandations de la Commission.
Les modalités techniques d’authentification de l’émetteur de l’alerte apparaissent quant à elles de nature à garantir un niveau de risque acceptable compte tenu des canaux de communication utilisés et des informations ainsi accessibles.
Enfin, les étapes de développement et de maintenance font l’objet de mesures de sécurité visant à garantir la confidentialité des données.
Sur les autres caractéristiques du traitement
S’agissant des modalités de recueil de l’alerte, le collaborateur   qui souhaite signaler un manquement dans les domaines précités dispose d’une ligne téléphonique dédiée et d’un site internet géré par prestataire extérieur.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société ROUSSELOT SAS à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN
