Vu les articles 6, 17 et 21 (1°) de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission nationale de l'informatique et des libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;
Considérant que pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;
Considérant que certains traitements automatisés, portant sur la gestion et les négociations des biens immobiliers sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné ;

Norme simplifiée relative à la gestion et aux négociations des biens immobiliers
Article 1er :
Les dispositions de la présente décision concernent les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion et aux négociations des biens immobiliers mis en oeuvre par toute personne publique ou privée.
Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, ces traitements doivent :
- ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ;
- n'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ;
- ne pas procéder à des cessions ou locations des contenus des fichiers de l'organisme ;
- ne pas donner lieu à des interconnexions ou échanges autres que ceux nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;
- comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;
- satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 6 ci-dessous.

Finalité du traitement
Le traitement ne doit pas avoir d'autres fonctions que :
a) d'établir le quittancement des loyers : l'émission de titres de recettes des locations et la gestion des relances, le décompte des taxes et charges y afférentes, la régularisation des charges, les pièces comptables nécessaires au recouvrement et à la gestion des comptes des locataires concernés ;
b) d'assurer la gestion des sociétés civiles immobilières, des sociétés ayant pour objet la construction, des coopératives et des syndicats de copropriété, des associations syndicales libres et des immeubles en jouissance à temps partagé : la comptabilité de ces organismes, la tenue des comptes des intéressés, la convocation aux assemblées générales, les lettres de relance, les appels de fonds ;
c) d'établir la gestion des mandats de gérance : la comptabilité du mandat de gérance, la tenue des comptes des propriétaires, la tenue des comptes des locataires, la déclaration des revenus fonciers ;
d) d'assurer les opérations de négociation immobilière ;

Catégories d'informations traitées
Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ont été respectées lors du recueil des informations traitées, celles-ci doivent relever seulement des catégories suivantes :
a) - nom, nom marital, prénoms, adresse, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification du locataire ou du candidat à la location et, le cas échéant, de sa caution, de l'acquéreur ou du candidat à l'acquisition, du copropriétaire ou du propriétaire, de l'associé (à l'exclusion du numéro d'inscription au répertoire national d'identification) ;
- état civil complet, date et lieu de naissance, nationalité du copropriétaire, du propriétaire de son conjoint si il a des droits dans la copropriété, de chacun des coindivisaires en cas d'indivision, du ou des titulaires des droits visés à l'article 6 du décret du 17 mars 1967 ; coordonnées du mandataire commun en cas d'indivision ou du gérant qui gère les lots.
b) identité bancaire ou postale ;
c) situation familiale et, le cas échéant, composition du foyer du candidat à la location et situation familiale du locataire ;
d) situation professionnelle, coordonnées de l'employeur du candidat à la location et du locataire ;    e) ressources du candidat à la location, du locataire, et, le cas échéant, de sa caution ;
f) logement : caractéristiques du logement ou des biens immobiliers, conditions de location ou d'accession à la propriété, date d'entrée et de départ, montant du dépôt de garantie, calcul du droit de bail, montant du loyer, nature et montant des charges, des travaux d'entretien et d'amélioration et nature des prêts consentis et des modalités de remboursement, compagnie d'assurance, numéro de police du locataire ;
g) numéro d'inscription à la caisse d'allocation familiale du bénéficiaire exclusivement pour permettre le versement de l'aide personnalisée au logement ;
h) disponibilités financières du candidat à l'acquisition d'un bien immobilier.

Durée de conservation
Les informations nécessaires aux traitements automatisés d'informatisations nominatives définies aux articles 1, 2 et 3 ne doivent pas être conservées après le règlement du solde de l'intéressé ou la rupture de la relation contractuelle à l'exception des informations nécessaires à l'accomplissement des obligations légales.
Les informations relatives au candidat à la location ne peuvent être conservées que si la location est effectivement réalisée. A défaut de location, ces informations doivent être supprimées en cas de non-renouvellement de la demande dans un délai de 3 mois.

Destinataires des informations
Peuvent seuls, dans les limites de leurs attributions respectives, être destinataires des informations les concernant :
- les services chargés de la gestion et de la comptabilité des immeubles ;
- l'organisme financier teneur du compte du locataire, de l'accédant ou du propriétaire ;    - les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
- les services publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales.

La norme simplifiée instituée par la délibération n° 81-54 du 26 mai 1981 est abrogée.
Le Président, Michel GENTOT.
