La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 et notamment ses articles 2, 3, 15, 20, 28, 34 et suivants ;    Vu le décret n° 78-734 du 17 Juillet 1978 et notamment son article 12 ;    Vu l'ordonnance du 4 Février 1959 portant statut général des fonctionnaires et notamment ses articles 13 et 32 ;    Vu le décret n° 59-311 du 14 Février 1959 relatif à la procédure disciplinaire concernant les fonctionnaires, et notamment son article 14 ;    Vu le décret n° 68-70 du 24 Janvier 1968 fixant les dispositions communes applicables aux fonctionnaires des services actifs de la police nationale ;    Vu l'article 777-3 alinéa 2 du Code de Procédure Pénale ;    Après avoir entendu en son rapport Monsieur Philippe MARCHAND et en ses observations Monsieur le Commissaire du Gouvernement et avoir pris acte des dispositions figurant dans le projet d'acte réglementaire joint au dossier ;
Prenant acte de ce que le traitement envisagé ne répond pas aux conditions définies dans la norme n° 2 (délibération n° 80-3 du 22 Janvier 1980 ; traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion du personnel de l'Etat) en tant qu'il enregistre les informations suivantes relatives à la valeur professionnelle : - notation, - témoignage de satisfaction, - sanctions disciplinaires, - code de renvoi au dossier du fonctionnaire qui a fait l'objet d'une condamnation pénale, - mesures de suspension,    Confirme qu'il y a lieu d'appliquer en l'espèce la procédure de demande d'avis prévue par l'article 15 de la loi du 6 Janvier 1978.
I - EN CE QUI CONCERNE LA GESTION DES CARRIERES    Prenant acte de ce que les applications principales du traitement sont : - la paye, - l'établissement des listes de fonctionnaires ayant vocation à un avancement ; - l'établissement des listes de fonctionnaires remplissant les conditions requises pour participer aux concours internes ou examens professionnels ; - la titularisation après scolarité et stage ; - la préparation des tableaux de mutation ; - la gestion prévisionnelle du corps grâce à l'établissement de tableaux statistiques.    Confirme que ces applications entrent dans le cadre de la gestion des carrières des fonctionnaires.
II - EN CE QUI CONCERNE L'ETABLISSEMENT DES LISTES DE PRESELECTION    Rappelle qu'en vertu de l'article 2 alinéa 2 de la loi du 6 Janvier 1978 : "aucune décision administrative ou privée impliquant une appréciation sur un comportement humain ne peut avoir pour seul fondement un traitement automatisé d'informations donnant une définition du profil ou de la personnalité de l'intéressé",    Estime dès lors que l'établissement de listes de présélection ne doit pas dispenser l'administration de l'examen des dossiers individuels des fonctionnaires avant toute décision afférente à la carrière des intéressés ;    Considère en outre, que les informations et les raisonnements ayant servi à l'établissement des listes de présélection - notamment dans le cadre des mutations, procédures d'avancement etc... - doivent être portées à la connaissance des intéressés qui peuvent les contester dans les conditions prévues à l'article 3 de la loi susvisée.
III - EN CE QUI CONCERNE L'ENREGISTREMENT DES CONDAMNATIONS PENALES    Rappelle que la loi du 4 Janvier 1980 sur l'automatisation du casier judiciaire a inséré dans le code de procédure pénale un article 777-3 qui dispose dans son alinéa 2, qu'"aucun fichier ou recueil de données nominatives détenu par une personne quelconque de l'Etat ne dépendant pas du Ministère de la Justice, ne pourra mentionner, hors les cas et dans les conditions prévues par la loi, des jugements ou arrêts de condamnation".    Estime que même à supposer que les articles 13 et 32 de l'ordonnance du 4 Février 1959 puissent être regardés comme constituant la base légale exigée par la loi de 1980 susvisée, en tout état de cause l'enregistrement des condamnations pénales n'est pas nécessaire aux applications du traitement telles que précisées dans ce dossier soumis à la C.N.I.L..    Considère que les condamnations pénales ne doivent pas être retenues comme critère de présélection sur les listes automatisées.
IV - EN CE QUI CONCERNE LES MESURES DE SUSPENSION ET LES SANCTIONS DISCIPLINAIRES    Considère qu'en revanche la connaissance des mesures de suspension et des sanctions disciplinaires, peut être utile dans le cadre des dispositions en vigueur à certaines applications de traitement (par exemple en cas d'établissement des listes des fonctionnaires réunissant les conditions requises pour se présenter à un concours interne ou à un examen professionnel).
V - EN CE QUI CONCERNE LA TRANSMISSION SELECTIVE DES              INFORMATIONS    Demande, pour éviter des détournements de finalité, que toutes garanties soient prises pour que les différents services administratifs utilisateurs du fichier n'aient accès qu'aux seules informations qui leur sont utiles dans le cadre de leurs attributions légales.
VI - EN CE QUI CONCERNE LA DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES    Pour rendre effectif le droit à l'oubli tel qu'il découle des dispositions de l'article 28 de la loi du 6 Janvier 1978, recommande qu'en dehors de la mise à jour des informations dont la durée de validité est fixée (exemple : la notation annuelle) : - les mentions relatives à la suspension ne subsistent dans le fichier automatisé que tant que la mesure de suspension est en vigueur ; - les mentions de sanctions disciplinaires dans ledit fichier informatisé soient automatiquement effacées à l'expiration d'un délai de 5 ans pour les avertissements et les blâmes et de 10 ans pour toutes autres sanctions, sans préjudice des mesures d'effacement résultant les lois d'amnistie et de la réhabilitation disciplinaire.
VII - EN CE QUI CONCERNE LE DROIT D'ACCES    Pour faciliter l'exercice du droit individuel d'accès consacrés par les articles 34 et suivants de la loi du 6 Janvier 1978, recommande qu'il soit inséré dans les dossiers manuels une note mentionnant l'existence d'un fichier informatisé et précisant les références de l'acte réglementaire portant création du traitement.
VIII - EN CE QUI CONCERNE L'INFORMATION DES MEMBRES DES ORGANISMES PARITAIRES    Pour permettre aux membres des organismes paritaires des corps considérés d'exercer leur mandat, rappelle la nécessité de leur garantir la possibilité d'obtenir la communication des informations qui leur sont nécessaires dans le cadre de leur mission, que ces informations soient consignées dans les dossiers manuels ou enregistrées sur les fiches informatisées.
Sous réserve du respect des dispositions de la présente délibération, en particulier la suppression de la mention des condamnations pénales émet un avis favorable au traitement envisagé et demande que le projet d'acte réglementaire, dûment modifié, donne lieu à publication dans un délai maximum de 3 mois.
