La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu les articles 6, 17 et 21 par. 1 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;    Considérant que pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risque d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;    Considérant que certains traitements informatisés portant sur la paie et la gestion des personnels des personnes physiques et morales autres que celles gérant un service public sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions prévues par l'article 17 susmentionné ;
Décide :    Article 1er :    Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la paie et à la gestion des personnels des personnes physiques et morales autres que celles gérant un service public doivent :    - ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ;    - n'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ;    - ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;    - comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;    - satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 5 ci-dessous.
Article 2 : FINALITE DU TRAITEMENT    Le traitement ne doit pas avoir d'autres fonctions que :    a) le calcul et le versement des salaires, des rémunérations et de leurs accessoires ainsi que ceux des pensions et des systèmes de prévoyance gérés par l'entreprise ;    b) le calcul et le versement des frais professionnels ;    c) le calcul des droits et le suivi des congés et des absences ;    d) la réalisation des opérations résultant des dispositions légales conventionnelles ou contractuelles concernant notamment :    - les déclarations à l'administration fiscale et aux différents organismes de retraite et de prévoyance,    - le calcul des retenues de toute nature (sociales, volontaires par saisie-arrêt, etc...) ainsi que du montant des versements adressés aux organismes sociaux (Sécurité Sociale, Caisses de retraites et de prévoyance, Assedic, Mutuelle, Fonds National de Compensation, etc...) ;    e) le suivi des comptes individuels :    - Plan d'épargne, prêts, intéressement, actionnariat, participation, etc... ;    f) le comptage individuel mais non nominatif au-delà des besoins purement techniques des heures travaillées et leur affectation à la comptabilité analytique ;    g) de fournir des informations nominatives ou statistiques permettant de satisfaire :    - les besoins de la gestion du personnel,    - les demandes de l'Administration et des Organismes Professionnels énumérés à l'article 5,    - les obligations légales, notamment celle du bilan social.
Article 3 : CATEGORIES D'INFORMATIONS TRAITEES    Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi n° 78.17 du 6 janvier 1978 ont été respectées lors de leur recueil, les informations traitées doivent relever seulement des catégories suivantes :    a) Identité, notamment : nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité Sociale, adresse, numéro de téléphone personnel, déporté, interné, ancien combattant, handicapé, origine du handicap, taux d'invalidité, nationalité, date et décret de naturalisation éventuels, titre de travail et de séjour pour les étrangers ;    b) Situation familiale,  notamment : situation matrimoniale, état-civil et situation professionnelle du conjoint et de chaque enfant, autres personnes à charge ;    c) Situation militaire et affectation ;    d) Formation - Diplômes, distinctions, notamment : perfectionnement, expérience professionnelle, connaissances linguistiques, brevets divers, (permis de conduire, secouriste, sécurité) ;    e) Vie professionnelle, notamment : numéro d'identification interne société et date d'entrée, ancienneté dans l'entreprise, l'établissement, le service, la section comptable, nature du contrat de travail, classification et emploi ;    f) Eléments de rémunération, notamment : régime et horaire de travail, bases de calcul de la rémunération, congés et absences ; retenues nature, taux et bases des cotisations sociales, remboursement de prêts et avances, autres retenues. Frais professionnels : résultat des calculs de paie et cumuls, mode règlement, tenue des comptes d'intéressement, d'actionnariat, de participation, pensions de l'entreprise, système de prévoyance de l'entreprise ;    g) Historique de carrière, notamment : affectations et postes successivement occupés dans l'entreprise, statuts, position, interruptions de carrière ;    h) Gestion de carrière : désirs exprimés par l'intéressé concernant sa carrière (mutation géographique ou fonctionnelle, formation) ;    i) Social, notamment : surveillance médicale dans le cadre de la médecine du travail de l'entreprise, aides sociales de l'entreprise au salarié ou à sa famille, appartenance aux collèges électoraux, dépôt d'une candidature, détention d'un mandat ou d'une représentation professionnelle ou syndicale en cours ou produisant encore des effets, sous réserve de l'application de l'article 31 de la loi n° 78.17 du 6 janvier 1978, loisirs et activités sociales, logements.
Article 4 : DUREE DE CONSERVATION    Les informations nominatives nécessaires à l'établissement des droits du personnel, en particulier des droits à la retraite, peuvent être conservées sans limitation de durée. Les autres ne doivent l'être qu'en tant que de besoin, notamment, les informations relatives aux mandats électoraux ou syndicaux ne doivent être maintenus que pendant la durée où ces mandats produisent encore des effets.
Article 5 : DESTINATAIRES DES INFORMATIONS    Peuvent seuls dans les limites de leurs attributions respectives être destinataires des informations :    - la hiérarchie,    - les services chargés de l'administration et de la gestion du personnel,    - les services sociaux,    - les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes de contrôle ...),    - les organismes gérant les différents systèmes de retraite et de prévoyance,    - l'Administration (notamment l'administration fiscale) et les divers organismes publics habilités à les recevoir.
Article 6 : APPLICATIONS PAIE ET GESTION SEPAREES    Lorsque la paie d'une part et la gestion d'autre part font l'objet d'applications séparées, deux déclarations distinctes se référant à la présente norme doivent être établies. Les dispositions de l'article 7 sont éventuellement applicables.
Article 7 : ENREGISTREMENTS ET TRAITEMENTS COMPLEMENTAIRES    Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux pour le compte desquels sont opérées les retenues prévues au même article doivent faire l'objet de déclarations complémentaires.
