La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu les articles 6, 17 et 21 (par. 1) de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;    Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;    Considérant que certains des traitements informatisés portant sur la gestion des fichiers de fournisseurs comportant des personnes physiques sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné :
DECIDE :    Article 1er :    Les dispositions de la présente décision concernent les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de fournisseurs.    Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, ces traitements doivent :    - ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ;    - n'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ;    - n'intéresser que ces données contenues dans des fichiers appartenant à l'organisme ;    - ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;    - comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;    - satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 6 ci-dessous.
Article 2 : Finalité des traitements    Les traitements doivent avoir pour seules fonctions :    - d'effectuer les opérations administratives liées :    . aux contrats,    . aux commandes,    . aux réceptions,    . aux factures,    . aux règlements,    . à la comptabilité pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseurs,    - d'éditer les titres de paiement (traites, LCR, chèques, billets à ordre) ;    - d'établir des statistiques financières et de chiffre d'affaires par fournisseur ;    - de fournir des sélections de fournisseurs pour les besoins de l'entreprise ou de l'organisme ;    - d'entretenir une documentation sur les fournisseurs.
Article 3 : Catégories d'informations traitées :    Le traitement ne doit faire usage que des catégories suivantes :    a) identité : nom ou raison sociale, prénoms, adresse (siège social, lieu de facturation), code d'identification comptable, téléphone, numéro SIREN -    b) vie professionnelle : profession, catégorie économique, activité -    c) éléments de la facturation et du règlement : les abonnements, article, produit, service faisant l'objet de l'abonnement, périodicité, montant, conditions ;    les commandes et les factures, articles, produits, services faisant l'objet de la commande et de la facture, quantité, prix, numéro, date et montant de la commande et de la facture, échéance de la facture, conditions de livraison ;    paiement, conditions et modalités de règlement (moyen de paiement, références bancaires ou postales, remises, acomptes, ristournes), conditions de crédit, durée ;    impayés, avoirs, reçus ;    retenues ou oppositions.
Article 4 : Durée de conservation    Les informations nominatives recueillies à l'occasion de ce traitement doivent être effacées dès qu'elles ne sont plus actualisées ou qu'elles ne sont plus utiles à la gestion de l'organisme.
Article 5 : Destinataire des informations    Peuvent seuls dans les limites de leurs attributions respectives être destinataires des informations :    - les personnels chargés du service des achats, des services administratifs et comptables, leurs supérieurs hiérarchiques, ainsi que les personnes liées contractuellement à l'entreprise ou à l'organisme pour assurer sa comptabilité ;    - les personnes chargées du contrôle (commissaire aux comptes, experts-comptables, service chargé des procédures internes de contrôle) ;    - les entreprises extérieures liées contractuellement pour l'exécution du contrat ;    - les organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales ;    - les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;    - les organismes financiers teneurs des comptes mouvementés.
Article 6 : Enregistrements et traitements complémentaires    Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou qui aboutissent à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet de demandes d'avis ou de déclarations complémentaires selon qu'ils relèvent des articles 15 ou 16 de la loi du 6 janvier 1978.
