(Demande d’autorisation n° 1593791)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la Manufacture Française des Pneumatiques Michelin  d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle permettant aux salariés de signaler des manquements à certains domaines de son code éthique,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés
Vu la délibération de la Cnil n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire, et après avoir entendu les observations de  Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Le groupe Michelin, spécialisé dans le domaine du pneumatique, est une multinationale implantée dans 170 pays et qui compte environ 112 000 employés.
La société Manufacture Française des Pneumatiques Michelin, Direction des Services France, société en commandite par actions, est déclarée en qualité de responsable de traitement pour elle-même et pour les autres sociétés françaises du groupe, notamment :
Compagnie Générale des Etablissements Michelin (CGEM), sise 12 cours Sablon 63000 Clermont Ferrand ;
Société du caoutchouc synthétique Michelin (CSM), sise rue Edouard Michelin 33530 Bassens ;
Pneu Laurent, sis Route de Sauvigny-le-Bois 89200 Avallon ;
Société d’Investissements et de Mécanique (IMECA), sise Parc d’activités du Baconnet – 107 allée des Sapins 69700 Montagny (Rhône) ;
Michelin Air Services (MAS), sis 23 place des Carmes Déchaux 63000 Clermont-Ferrand ;
Michelin Travel Partner, sis 27 cours de l’Ile Seguin 92100 Boulogne-Billancourt ;
Sur la finalité
La finalité du traitement est la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle permettant aux salariés de signaler des manquements à certains domaines de son code éthique.
En effet, dans le cadre de sa politique en matière éthique des affaires (Charte Performance et Responsabilité Michelin, directives, politiques groupes et contrôle interne), le groupe Michelin a publié un code éthique en complément des dispositifs internes déjà existants.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ce code, sera mis en place un dispositif d’alerte professionnelle en Europe, comme nouveau moyen mis à la disposition du personnel et complémentaire aux autres modes d’alerte existants dans le groupe (hiérarchie, service du personnel, instances représentatives du personnel), pour signaler un éventuel manquement à une des règles prévues par le code éthique et traiter les signalements effectués
Le champ du dispositif est strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines suivants :
Il y a donc lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
Relations gouvernementales et anti-corruption ;
Confidentialité ;
Concurrence déloyale ;
Délit d’initié ;
Protection des actifs du groupe ;

Ventes et commerce international ;
Sincérité des rapports financiers ;
Santé et sécurité ;
Discrimination et harcèlement ;
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle (AU-004). Cette délibération a été modifiée le 14 octobre 2011 et intègre désormais dans le champ d’application de l’article 1er les pratiques anticoncurrentielles.
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération répond à toutes les exigences prévues par ladite autorisation, à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au champ d’application du dispositif. En effet, le traitement se fonde sur le respect des dispositions du code éthique du groupe Michelin.
Elle rappelle que le dispositif d’alerte doit être limité dans son champ d’application et que son utilisation doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés.
Elle rappelle en outre que le dispositif d’alerte doit respecter les principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment les dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée aux termes desquelles les  traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ d’application et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement, conformément aux dispositions de l’article 7-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
aux données d’identification (identité, fonction et coordonnées de l’émetteur de l’alerte ainsi que celles des personnes intervenant dans le recueil ou le traitement des alertes) ;
aux faits signalés ;
aux éléments recueillis dans le cadre des investigations ;
aux comptes-rendus des opérations de vérification ;
aux suites données à l’alerte.
pour les alertes infondées, les données collectées sont détruites immédiatement ;
pour les alertes donnant lieu à vérification, les données sont conservées pendant une durée de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification, sauf engagement d’une procédure disciplinaire ou de poursuites judiciaires à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive. Les données sont alors conservées jusqu’au terme de la procédure ;
Les données sont conservées pendant une durée limitée :
Cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement conformément aux dispositions de l’article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
aux données d’identification (identité, fonction et coordonnées de l’émetteur de l’alerte ainsi que celles des personnes intervenant dans le recueil ou le traitement des alertes) ;
aux faits signalés ;
aux éléments recueillis dans le cadre des investigations ;
aux comptes-rendus des opérations de vérification ;
aux suites données à l’alerte.
pour les alertes infondées, les données collectées sont détruites immédiatement ;
pour les alertes donnant lieu à vérification, les données sont conservées pendant une durée de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification, sauf engagement d’une procédure disciplinaire ou de poursuites judiciaires à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive. Les données sont alors conservées jusqu’au terme de la procédure ;
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont le Directeur des Services Pays France, à défaut le Directeur du Personnel France, le Responsable Contrôle Interne Europe, le Responsable Sûreté Europe et les collaborateurs désignés pour procéder aux investigations.
La Commission considère que ces destinataires ont un intérêt légitime à accéder à ces données. Elle relève en outre qu’ils seront spécialement formés et astreints à une obligation renforcée de confidentialité contractuellement définie.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par l’envoi d’une note de diffusion du code éthique à tous les employés ainsi que d’une lettre signée du Directeur des Services pays France accompagnée d’un leaflet de communication. L’information sera également mentionnée sur le site internet de la société.
La personne éventuellement mise en cause par un signalement est informée dès l’enregistrement de ses données, après une première vérification. Des mesures conservatoires peuvent en effet être prises avant l’information de la personne. L’information qui lui sera fournie répondra aux exigences de la loi Informatique et Libertés (faits reprochés, destinataires de l’alerte, modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification).
Les instances représentatives du personnel ont été informées de la mise en œuvre du dispositif d’alerte professionnelle.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du Correspondant Informatique et Libertés de la société Manufacture Française des Pneumatiques Michelin – 27 cours de l’île Seguin, 92105 Boulogne-Billancourt.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
Des mesures de sécurité sont prises par le prestataire externe et par le groupe Michelin afin de préserver la confidentialité et la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.
La procédure de classification des éléments sensibles en vigueur au sein du groupe Michelin s’appliquera. Trois niveaux de confidentialité seront mis en œuvre. Le niveau 1« Secret » constitue le niveau de classification le plus élevé et s’appliquera aux traitements des alertes en interne. Cela se traduira notamment par des échanges et documents chiffrés, le niveau de classification D1 porté par le propriétaire du document sur les documents eux-mêmes, des destinataires restreints, la duplication des documents interdite, et l’archivage des documents dans des conditions de sûreté spécifiques. Les données à caractère personnel utilisées dans le cadre du traitement des alertes dans un environnement bureautique (fichier de type excel ou word) auquel on accède par identifiant et mot de passe individuels seront chiffrées sur le poste de travail (émetteur-destinataire). Le destinataire seul pourra ouvrir les documents.
La gestion des mots de passe respecte les recommandations de la Commission (mots de passe individuels composés d’au moins huit caractères des catégories alphabétique, numérique et spéciaux lesquels sont régulièrement renouvelés).
Ces mesures de sécurité apparaissent satisfaisantes au regard des dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Le recueil des alertes est traité par un prestataire externe indépendant soit par une adresse électronique spécifique soit par une connexion sur le site internet du prestataire, soit par une ligne téléphonique dédiée.
Un contrat a été conclu entre la société Michelin et le prestataire externe afin de formaliser les obligations incombant au sous-traitant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.
Les données recueillies par le prestataire externe sont transmises au directeur France du Groupe Michelin, au directeur du personnel France, au responsable du contrôle interne Europe et au responsable de sécurité Europe. Ces destinataires désigneront au cas par cas les personnes spécialement chargées au sein de chaque service de procéder aux investigations, qui seront en nombre limité et astreintes à une obligation de confidentialité.
La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour l’émetteur de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l’intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées. En l’espèce, l’émetteur de l’alerte doit nécessairement s’identifier, l’anonymat n’est pas encouragé ni mentionné dans les supports de communication. L’identité de l’émetteur de l’alerte est cependant traitée de façon confidentielle.
La Commission observe qu’il est très clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires.
Autorise, conformément à la présente délibération, la Manufacture Française des Pneumatiques Michelin à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN
