La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,     Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour son application ;     Vu le décret n° 85-420 du 3 avril 1985 relatif à l'utilisation du répertoire national d'identification des personnes physiques par des organismes de sécurité sociale et de prévoyance ;    Vu l'article L. 381-9 du code de la sécurité sociale ;     Vu le projet d'acte réglementaire présenté par la Mutuelle Nationale des Etudiants de France ;
Après avoir entendu Monsieur André PERDRIAU en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;    Considérant que la CNIL a été saisie par la Mutuelle Nationale des Etudiants de France (MNEF) de plusieurs déclarations et demandes d'avis relatives à la gestion des fichiers de ses affiliés et/ou adhérents ;     Qu'elle a procédé, en Juillet 1989, à une mission de vérification motivée par les opérations de marketing auxquelles donnaient lieu certaines informations nominatives contenues dans ces fichiers ;
Qu'à la suite de cette mission, elle a estimé, par sa délibération n° 89-137 du 5 Décembre 1989, "qu'en l'absence actuelle de procédures permettant de recueillir sans formalités supplémentaires pour l'étudiant, son accord ou son refus, aucune cession commerciale ne devra s'opérer" ;    Considérant qu'à la suite de cette délibération, la MNEF a décidé d'annuler la demande d'avis initialement présentée à la CNIL et d'effectuer de nouvelles formalités préalables pour l'application des articles 15 et 16 de la loi du 6 Janvier 1978, afin de tenir compte de sa double activité de gestionnaire :
- d'un service public sur le fondement de l'article L. 381-9 du code de sécurité sociale, qui lui permet, en vertu d'une habilitation ministérielle, d'assurer les prestations du régime obligatoire étudiant de sécurité sociale ;     - du régime mutualiste, en tant qu'organisme de droit privé, en fournissant des remboursements complémentaires qui correspondent à sa vocation intiale ;    - Considérant qu'ainsi la MNEF a déposé le 23 avril 1991 une demande d'avis relative à "la gestion des affiliés à la MNEF" et deux déclarations ordinaires relatives, l'une, à "la gestion des adhérents à la MENEF", et l'autre, à "la commercialisation de la liste des affiliés ayant donné leur accord à celle-ci" ;
Considérant que le dépôt de ces dossiers rend sans objet la délibération précitée du 5 décembre 1989 ;     Considérant, sur la demande d'avis, que l'acte réglementaire prévoit que les informations collectées concernent les noms et prénoms de l'affilié, son adresse, son numéro de sécurité sociale, sa situation familiale et les indications relatives aux prestations et aux cotisations ;     Considérant que ces données apparaissent adéquates, pertinentes et non excessives par rapport aux finalités poursuivies, notamment en ce qu'elles tendent au remboursement des frais médicaux, à l'édition de lettres-chèques et au suivi de l'état des cotisations perçues et des prestations versées ;
Considérant en revanche, que seront également enregistrées des informations relatives à la formation suivie, aux diplômes et au numéro de téléphone, qui ne doivent être recueillies qu'à titre facultatif et n'auront pas à être transmises aux caisses primaires d'assurance maladie ;    Considérant que la durée de conservation sur support magnétique de l'ensemble des données est de quatre années ;    Considérant que la MNEF prévoit que le droit d'accès et de rectification s'exerce auprès de son siège central (16, avenue Raspail 92252 Gentilly) et donc principalement par courrier ;
Considérant qu'ainsi, la MNEF réduit le droit d'accès à la faculté d'obtenir copie, moyennant paiement d'une redevance, des informations nominatives enregistrées dans un traitement automatisé, alors que doit également être organisée, lorsque les conditions le permettent, la consultation sur place et gratuite des données accessibles par terminal ; qu'en conséquence, les intéressés doivent pouvoir exercer leur droit d'accès, selon leur préférence, auprès d'un bureau local de la MNEF ou à son siège central ;     Considérant que chaque étudiant concerné doit être personnellement avisé du droit d'accès et de rectification et de la possibilité de s'opposer à la commercialisation de ses coordonnées ;    Considérant que, s'agissant d'un fichier national, il est souhaitable que chaque utilisateur de l'application ne puisse accéder qu'aux seules données nominatives qui concernent les dossiers qu'il est susceptible d'être amené à traiter ; qu'à ce titre, un système d'accès sélectif doit être recommandé ;
Considérant que l'acte réglementaire créant le traitement doit être affiché dans les locaux d'accueil mutualistes ;     Considérant en ce qui concerne les deux déclarations ordinaires, que la MNEF prévoit de transmettre aux sociétés contractuellement liées à elle les noms, prénoms et adresses des étudiants ; que ces cessions concerneront ses adhérents et les personnes ayant seulement choisi la MNEF comme section locale de sécurité sociale ;     Considérant que les intéressés seront informés de cette commercialisation et pourront s'y opposer ;    Considérant que, conformément à l'article 16 de la loi du 6 janvier 1978, récépissés de ces deux déclarations seront délivrés à la demanderesse, qui n'est exonérée d'aucune de ses responsabilités ;
EMET UN AVIS FAVORABLE au traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour objet la gestion par la Mutuelle Générale des Etudiants de France, du régime "assurance maladie - maternité", sous réserves que :    - le projet d'acte réglementaire soit modifié afin d'indiquer que les renseignements relatifs à la formation suivie, aux diplômes et au numéro de téléphone ne sont recueillis qu'à titre facultatif et ne sont pas transmis aux organismes de l'assurance maladie ;     - le dernier article de l'acte réglementaire prévoit que le droit d'accès peut s'exercer, non seulement au siège de la MNEF, mais aussi auprès de ses bureaux locaux,
ET INVITE la MNEF à mettre en place un système assurant un accès sélectif aux informations qui figurent dans le fichier national.     Le Président, Jacques FAUVET.
