La commission nationale de l'informatique et des libertés,    Vu les articles 6, 17 et 21 (par. 1) de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la commission nationale de l'informatique et des libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;    Considérant que pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;    Considérant que certains des traitements informatisés portant sur la gestion des prêts de livres, de supports audiovisuels et d'oeuvres artistiques sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné,
Décide :    Article 1er.    Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs aux prêts de livres, de supports audiovisuels et d'oeuvres artistiques doivent :    Ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ;    N'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ;    Ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;    Comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations à la garantie des secrets protégés par la loi ;    Satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 5 ci-dessous ;    Ne pas déroger aux lois et règlements concernant les droits de propriété, d'auteur, de compositeur et d'interprétation liés aux supports prêtés.
Article 2.    Finalités des traitements.    Les traitements doivent avoir pour seules fonctions :    De fournir des informations individuelles pour la gestion financière des prêts et la récupération des ouvrages ou supports prêtés ;    D'éditer des états satistiques dépersonnalisés pour les besoins de gestion et d'amélioration des services rendus (nature des ouvrages les plus souvent consultés, nom des oeuvres et des auteurs, etc.).
Article 3.    Catégories d'informations traitées.    Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ont été respectées lors de leur recueil, les informations traitées doivent seulement relever des catégories suivantes :    Identité, notamment : nom, prénoms, adresse, année de naissance, catégorie professionnelle, numéro de téléphone ;    Caractéristiques du prêt, notamment : désignation de l'oeuvre (titre, nom de l'auteur, de l'éditeur, etc.), cotes de catalogage ou de classement, date, date(s) de relance.
Article 4.    Durée de conservation.    Les informations relatives à l'identité des emprunteurs sont conservées tant qu'ils continuent à participer au service de prêts. La radiation peut être demandée par l'emprunteur lui-même. Lorsque celle-ci n'est pas demandée par l'emprunteur, elle doit intervenir d'office et dans tous les cas à l'issue d'un délai d'un an à compter de la date de fin du prêt précédent.    Les informations concernant chaque prêt sont conservées jusqu'à la fin du quatrième mois suivant la restitution de l'objet du prêt. Au-delà de ce délai les informations sur support magnétique sont détruites ; elles ne peuvent être conservées sur support papier que pour les besoins et la durée d'un contentieux éventuel.
Article 5.    Destinataires des informations.    Peuvent seuls, dans les limites de leurs attributions respectives, être destinataires des informations :    Les services chargés de la gestion des prêts ;    Leurs agents habilités pour les tâches comptables administratives ou des contentieux ;    Les supérieurs hiérarchiques de ces personnels et les membres des services d'inspection.
Article 6.    Enregistrement et traitements complémentaires.    Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus mais qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet suivant qu'ils relèvent ou non de l'article 48 de la loi du 6 janvier 1978 de déclarations ou de demandes d'avis complémentaires.
