La commission nationale de l'informatique et des libertés,    Vu les articles 6, 17 et 21 (par. 1) de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la commission nationale de l'informatique et des libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;    Considérant que pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;    Considérant que certains des traitements informatisés portant sur la liquidation et le paiement des rémunérations des personnels de l'Etat sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné,
Décide :    Article 1er.    Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la liquidation et au paiement des rémunérations des personnels de l'Etat doivent :    Ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ;    N'appliquer à ces données que des logiciels dont le contrôle puisse être facilement exercé ;    Ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;    Comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;    Satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 4 ci-dessous.
Article 2.    Finalité du traitement.    Le traitement doit avoir pour seules fonctions :    a) Le calcul des rémunérations et de leurs accessoires ;    b) La réalisation des opérations résultant des dispositions légales statutaires ou contractuelles y afférentes concernant :    La déclaration des revenus ;    Le calcul des cotisations de toute nature donnant lieu à retenue (pension, sécurité sociale, mutuelle ...) ainsi que du montant des versements adressés à des organismes sociaux ;    Le remboursement de prêts ou d'avances sur traitement.
Article 3.    Catégories d'informations traitées.    Les informations traitées doivent relever seulement des catégories suivantes :    a) Identité, notamment : nom, nom marital, prénoms, adresse, numéro de sécurité sociale ;    b) Situation familiale, notamment : situation matrimoniale, enfants à charge par tranches d'âge ;    c) Vie professionnelle, notamment : grade et affectation, indice brut ou réel majoré, ancienneté dans l'échelon et réduction d'ancienneté, résidence administrative, position administrative (activité normale et mi-temps, disponibilité, détachement, hors cadre), congé de maladie (ordinaire, demi-traitement, maternité, post-natal, accident de service, accident du travail, congé de maladie de longue durée), autres congés, etc. ;    d) Situation économique et financière :    Eléments de rémunérations tels que traitement ou solde brut, indemnités compensatrices, toutes indemnités se rapportant à la fonction, prime de transport, indemnités de déplacement, de déménagement, allocations diverses telles qu'allocations logement, prénatales, post-natales, familiales, de salaire unique ;    Revenus du conjoint : indice lorsqu'il est fonctionnaire ou montant du sursalaire quand il est travailleur du secteur privé ;    Retenues pour pensions, au titre de la sécurité sociale, pour des sociétés de secours mutuels, pour le remboursement de prêts ou d'avances sur traitement, du fait d'opposition sur traitement, au titre d'une pension alimentaire, etc. ;    Situation d'allocataire, notamment : agent allocataire isolé, agent dont le conjoint est malade ou infirme, dont le conjoint n'exerce pas d'activité professionnelle, est travailleur indépendant ou exploitant agricole, est salarié du secteur privé, etc. ;    Mode de règlement : numéro de compte, identification de l'organisme teneur du compte, etc.
Article 4.    Enregistrement et traitements complémentaires.    Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus mais qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux pour le compte desquels sont opérées les retenues prévues au même article doivent faire l'objet, suivant qu'ils relèvent ou non de l'article 48 de la loi du 6 janvier 1978, de déclarations ou de demandes d'avis complémentaires.
Article 5.    Dispositions particulières relatives à la liquidation des rémunérations par les services extérieurs du ministère du budget (direction de la comptabilité publique).    Une déclaration simplifiée unique peut être adressée à la commission nationale de l'informatique et des libertés par le ministre du budget (direction de la comptabilité publique) pour l'ensemble des traitements automatisés effectués par les trésoriers-payeurs généraux pour la liquidation des rémunérations des personnels de l'Etat. Une annexe jointe à ladite déclaration précise pour chacun des services extérieurs concernés :    La désignation et l'adresse de l'autorité responsable du traitement ;    Le service auprès duquel s'exerce le droit d'accès prévu au chapitre de la loi susvisée du 6 janvier 1978.    Toutefois le trésorier-payeur général doit effectuer une déclaration distincte quand il y a lieu de faire application de l'article 4 ci-dessus.
