La commission nationale de l'informatique et des libertés,    Vu les articles 6, 17 et 21 (par. 1) de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la commission nationale de l'informatique et des libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;    Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;    Considérant que certains des traitements informatisés portant sur la gestion des personnels de l'Etat sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné.
Décide :    Article 1er.    Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des pesonnels de l'Etat doivent :    Ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ;    N'appliquer à ces données que des logiciels dont le contrôle puisse être facilement exercé ;    Ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;    Comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;    Satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 5 ci-dessous.
Article 2.    Finalité du traitement.    Le traitement doit avoir pour seules fonctions :    a) De fournir des informations individuelles pour la gestion administrative des agents de l'Etat, conformément aux dispositions statutaires ou contractuelles qui régissent les intéressés ;    b) D'établir, pour répondre à des besoins de gestion administrative ou à des obligations légales, des états statistiques ou des listes d'agents. Lorsque celles-ci sont sélectives, les critères retenus doivent se fonder sur des caractéristiques des pesonnels qui, d'une part, soient celles dont font état les dispositions statutaires ou contractuelles les concernant et qui, d'autre part, n'impliquent que des appréciations sur les intéressés effectuées selon les garanties statutaires ou contractuelles.
Article 3.    Catégories d'informations traitées.    Les informations traitées doivent relever seulement des catégories suivantes :    a) Identité, notamment : nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone, informations particulières avec nature, date et taux éventuel de pension (handicapé, pupille de la nation, déporté, interné, ancien combattant) ;    b) Situation familiale, notamment : situation matrimoniale, prénom du conjoint, profession, nationalité, enfant(s) (prénoms, sexe, date(s) de naissance, à charge ou non, date de décès éventuel).    c) Situation militaire, notamment : dégagé, sursitaire, ajourné, position sous les drapeaux, etc., durée des services, grade, arme et spécialité éventuelle, affectation ;    d) Formation, diplômes, distinctions, notamment : diplômes, langues étrangères connues, formation professionnelle (nature et date des cours, stages, etc.), distinctions diverses ;    e) Logement, notamment : loyer du logement, charges, contribution du salarié aux frais de loyer et de charges ;    f) Vie professionnelle, notamment : conditions de recrutement (concours, examens, contrats), position administrative (activité normale et mi-temps, disponibilité, détachement, hors cadre), congé de maladie (ordinaire, demi-traitement, maternité, post-natal, accident de service, accident de travail, congé de maladie de longue durée), autres congés, etc., date de recrutement, grades et affectations successifs et actuels, indices (bruts ou réels majorés) successifs et actuels, ancienneté dans l'échelon et réduction d'ancienneté, résidences administratives successives et actuelles, notation effectuée selon les garanties statutaires, demandes de mutation ou orientation souhaitée, retenues (pensions, sécurité sociale, mutuelle, remboursement de prêts), mandats électifs en cours ou produisant encore des effets, responsabilités syndicales entraînant des sujétions particulières au regard de l'exécution du service, facilités accordées à raison d'activité relative au service social (restaurants administratifs, coopératives, sociétés sportives, etc.).
Article 4.    Durée de conservation.    Les informations nominatives nécessaires à l'établissement des droits des fonctionnaires et agents, en particulier des droits à la retraite, peuvent être conservées sans limitation de durée. Les autres ne doivent l'être qu'en tant que de besoin.
Article 5.    Destinataires des informations.    Peuvent seuls, dans les limites de leurs attributions respectives, être destinataires des informations :    a) Les agents chargés des opérations administratives et comptables concernant les intéressés ;    b) Les agents responsables de la gestion des personnels en cause et les membres des commissions administratives et techniques ;    c) Les supérieurs hiérarchiques de ces personnels et les membres des services d'inspection.
Article 6.    Enregistrements et traitements complémentaires.    Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus mais qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 2 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet suivant qu'ils relèvent ou non de l'article 48 de la loi du 6 janvier 1978 de déclarations ou de demandes d'avis complémentaires.
