La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 ;
Vu le décret n° 90-788 du 6 septembre 1990 portant organisation et fonctionnement des écoles maternelles et élémentaires ;
Vu le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 autorisant l'utilisation du RNIPP par les employeurs dans les traitements automatisés de la paie et la gestion du personnel ;
Vu le projet d'acte réglementaire présenté par le ministre de l'éducation nationale et de la culture portant création du traitement automatisé d'informations nominatives de gestion des emplois, des postes et de préliquidation de la paie des personnels enseignants du premier degré (AGAPE) ;
Après avoir entendu Monsieur Marcel PINET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du gouvernement en ses observations ;
SUR LA FINALITE DU TRAITEMENT
Considérant que le traitement présenté par le ministre de l'éducation nationale et de la culture et dénommé AGAPE a pour objet d'assurer la gestion administrative, individuelle et collective, ainsi que la préliquidation de la paie des personnels enseignants du second degré ;
Considérant que pour les actes de gestion comportant une description des caractéristiques individuelles de l'agent ou impliquant un choix du ministre fondé sur l'intérêt du service dans l'exercice de son pouvoir de décision (notation, avancements de grade, changement de corps par promotion, mutations en particulier), l'utilisation de grilles indicatives de référence ou de barèmes nationaux doit avoir pour seule fonction de permettre la préparation des mesures en cause et ne doit pas constituer le seul fondement desdites mesures, l'autorité appelée à les prononcer devant conserver le pouvoir d'appréciation que lui confèrent les dispositions législatives et réglementaires ;
SUR L'ARCHITECTURE DU TRAITEMENT
Considérant que le système AGAPE sera mis en oeuvre aux différents niveaux de gestion concernés : niveau central, niveau départemental, assurant ainsi une homogénéisation des règles de gestion grâce à un langage commun ; qu'à l'échelon de l'établissement scolaire, seront concernés les établissements d'enseignement visés par le décret n° 90-788 du 6 septembre 1990 portant organisation et fonctionnement des écoles maternelles et élémentaires ;
SUR LES CATEGORIES D'INFORMATIONS TRAITEES
Considérant que les informations nominatives collectées concernent l'identité, le numéro matricule éducation nationale, le numéro de sécurité sociale, la situation familiale, la situation militaire, la formation, le logement, la vie professionnelle, la situation économique et financière, la mobilité géographique des personnes, et la santé dans la limite des besoins liés à la gestion des congés de maladie ; que, s'agissant des données relatives à la situation familiale, ne seront prises en compte les périodes éventuelles d'activité des enfants qu'en cas de conséquences sur le versement des prestations familiales ; que, pour le conjoint, sont enregistrées les données relatives à son nom, son prénom et sa catégorie professionnelle ; que les informations seront conservées jusqu'au départ du salarié pour les seules données nécessaires à la reconstitution de carrière ; que les motifs d'absence ne seront enregistrés que dans la mesure où ils comportent des conséquences statutaires ou financières et seront conservés deux années au plus, sauf pour les congés de longue maladie et congés de longue durée ; que la réalisation de statistiques anonymes par le ministère, prévue dans une des applications du traitement ne donnera pas lieu à l'établissement de profils types dans le domaine de l'absentéisme, appelés à être utilisés à l'occasion d'actes individuels de gestion du personnel ; qu'enfin, sous la rubrique "déplacement des personnes", sont collectées les données relatives à l'autorisation d'avoir une voiture de fonction, aux détachements et aux frais de changement de résidence ;
SUR LA MISE EN PLACE D'UN NOUVEAU MATRICULE PROPRE AUX PERSONNELS ENSEIGNANTS DU PREMIER DEGRE :
Considérant que la structure de l'identifiant retenu est de treize caractères dont :
- un code géographique caractérisant sur deux caractères l'académie d'immatriculation (pour les hors-académies, une académie de gestion est constituée par le ministère) ;
- une lettre caractérisant le système d'information ;
- les deux derniers chiffres de l'année d'entrée dans le système d'information ;
- un numéro aléatoire de 8 caractères dont 5 chiffres et lettres attribué à l'agent au sein de son système de gestion initial ; que ce nouveau matricule présente ainsi des propriétés d'unicité, de pérennité, de facilité d'attribution et de confidentialité nécessaires à une gestion cohérente de l'ensemble des personnels ; qu'il est ainsi désormais totalement distinct du numéro de sécurité sociale que le ministère de l'éducation nationale avait été invité par la Commission à abandonner comme identifiant ;
Considérant que l'immatriculation de chaque agent de l'éducation nationale s'effectuera en temps réel lors de la prise en compte initiale dans le traitement AGAPE, que cette identification suivra l'agent tout au long de sa carrière s'il vient à changer de département ou de corps ; que chaque agent relevant d'AGAPE se verra communiquer son matricule de façon confidentielle par voie administrative sous pli cacheté ; que le respect de cette procédure est de nature à garantir la sécurité de cette communication ;
SUR LA COLLECTE DU NUMERO DE SECURITE SOCIALE
Considérant que, si conformément au décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 relatif à l'utilisation du RNIPP par les employeurs dans les traitements intégrés de paie et de gestion du personnel, le ministère de l'éducation nationale et de la culture est fondé à collecter le numéro de sécurité sociale lors de l'entrée de l'agent dans le système d'information AGAPE, cette collecte et l'utilisation du numéro de sécurité sociale doivent être exclusivement destinées à assurer les opérations concernant les organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance visés à l'article 1er du décret du 3 avril 1985 ; qu'un dispositif technique adéquat sera inclus dans le traitement afin de ne permettre l'accès au numéro de sécurité sociale entré en mémoire et son emploi que pour les opérations ainsi autorisées ;
SUR LE DROIT D'ACCES ET LES SECURITES DU SYSTEME
Considérant que le droit d'accès s'exercera auprès de l'inspection académique à laquelle est rattaché l'agent concerné ; qu'il appartiendra à chaque inspecteur du service départemental de l'éducation nationale de définir une procédure permettant un exercice effectif et direct de ce droit d'accès ; que les sécurités prévues par le traitement sont à la fois physiques et logiques, un mot de passe et un code d'accès étant imposés à tout utilisateur voulant accéder à la machine académique ; qu'en particulier une sécurité spécifique à l'accès et à l'utilisation du numéro de sécurité sociale doit être mise en place.
EMET UN AVIS FAVORABLE sur le projet d'arrêté présenté par le ministre de l'éducation nationale et de la culture relatif à un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité la gestion et la préliquidation de la paie des personnels enseignants du premier degré, sous réserve, comme indiqué ci-dessus, que l'utilisation de grilles indicatives de référence ou de barèmes nationaux ne constituent pas le seul fondement des décisions prises notamment en matière de notation, de gestion des carrières et de mutations.
Jacques FAUVET
