(demande d’autorisation 1399371)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la Convention n°108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, notamment son article 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié par le décret n°2007-451 du 25 mars 2007 ;
Vu la demande d’autorisation, présentée par la société VACANCIEL d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’une liste de clients faisant l’objet d’une mesure d’interdiction d’accéder aux établissements de la société VACANCIEL ;
Après avoir entendu M. Bernard PEYRAT, commissaire, en son rapport et Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement, en ses observations.
Formule les observations suivantes
La société VACANCIEL est un acteur du tourisme français qui détient 29 établissements accueillant plus de 150 000 clients par an.
Le 26 novembre 2009, la société VACANCIEL a adressé à la CNIL un dossier de formalités préalables relatif à la mise en œuvre d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’une liste de clients faisant l’objet d’une mesure d’interdiction d’accéder aux établissements de la société VACANCIEL.
Les clients inscrits sur la liste d’exclusion détenue par la société VACANCIEL sont ceux qui auront commis un des actes suivants : agression physique ou verbale du personnel et/ou d’autres vacanciers, trouble du calme et/ou tapage nocturne, dégradation volontaire du matériel de l’établissement, non respect des capacités d’hébergement, non règlement du solde, non restitution de l’hébergement à la date de fin de séjour, ou non respect du règlement intérieur.
Le client ayant commis des faits susceptibles de donner lieu à inscription sur la liste en sera informé par lettre recommandée avec accusé de réception et pourra contester le projet de décision d’inscription sur cette liste auprès du service contentieux.
Une fois les personnes physiques inscrites sur cette liste, celles-ci ne pourront pas, pendant une période de deux ans, accéder aux établissements de la société VACANCIEL.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
Les catégories de données à caractère personnel enregistrées seront relatives :
à l’identité du client (nom, prénom, adresse postale) ;
aux motifs d’inscription dans la liste d’exclusion : agression physique ou verbale du personnel et/ou d’autres vacanciers, trouble du calme et/ou tapage nocturne, dégradation volontaire du matériel de l’établissement, non respect des capacités d’hébergement, non règlement du solde, non restitution de l’hébergement à la date de fin de séjour, ou non respect du règlement intérieur.
La durée de conservation des informations sera de 2 ans.
Concernant la durée de la mesure d’exclusion, le client inscrit sur la liste ne pourra pas accéder aux établissements de la société VACANCIEL pendant deux ans à compter de son inscription.
Les destinataires des informations seront, dans le cadre de leurs attributions respectives :
pour les inscriptions sur la liste d’exclusion et les motifs d’exclusion :
la Direction VACANCIEL ;
le responsable ventes individuelles (qui envoie les courriers informant les personnes de leur exclusion et gère les éventuels conflits lors des demandes de réservations) ;
le responsable ADV/service facturation (le motif d’exclusion est connu uniquement en cas d’inscription sur la liste d’exclusion pour impayé) ;
le directeur d’établissement à l’origine de la demande d’exclusion (le motif d’exclusion n’est pas connu en cas d’inscription sur la liste d’exclusion pour impayé) ;
pour les seules inscriptions sur la liste d’exclusion :
les vendeurs ;
les agents ADV/service facturation ;
le responsable planning.
L’information des personnes quant à la possibilité qu’elles soient inscrites sur la liste d’exclusion s’effectuera par une mention sur le site Internet, sur le catalogue, dans les conditions générales de vente et sur la facture client ou l’e-mail de confirmation. La société VACANCIEL notifiera, individuellement par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception, aux personnes concernées leur inscription sur la liste d’exclusion.
Les droits d’accès et de rectification, définis au Chapitre V de la loi, s’exerceront auprès du responsable du service facturation de la société VACANCIEL pour les personnes inscrites sur la liste d’exclusion pour cause d’impayé et auprès du responsable des ventes individuelles de la société pour les personnes inscrites sur la liste d’exclusion pour un autre motif.
Dans ces conditions, la Commission autorise la société VACANCIEL à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la tenue d’une liste de clients faisant l’objet d’une mesure d’interdiction d’accéder aux établissements de la société VACANCIEL.
