La Commission nationale de l'informatique et des libertés ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires ;
Vu la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat ;
Vu la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale ;
Vu la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et notamment ses articles 2, 3, 6, 17 et 21 (par. 1) ;
Vu le code des Postes et Télécommunications ;
Vu le code du travail ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération n° 84-31 du 18 septembre 1984 portant recommandation relative à l'usage des autocommutateurs téléphoniques sur les lieux de travail ;
Considérant que la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés est habilitée, en vertu des articles 6, 17 et 21 (1°) de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;
Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;
Considérant qu'un autocommutateur est un dispositif automatique qui permet d'acheminer et de répartir les communications entre plusieurs lignes téléphoniques et mis en place à l'usage des finalités de l'Organisme ; qu'il a pour objet de faciliter les communications téléphoniques internes et externes ; que, dans certains cas, cet usage peut se trouver étendu à des fins privées ; que lorsqu'un tel dispositif est implanté dans une entreprise ou un organisme public, il est susceptible d'être mis à la disposition des agents soit pour les besoins de fonctionnement de l'organisme, soit pour la satisfaction des besoins personnels des intéressés ; que si l'autocommutateur téléphonique se trouve donc ainsi mis à la disposition personnelle des agents, le responsable est fondé à leur réclamer le remboursement du coût des communications privées ; qu'ainsi, dans certains cas, il permet d'enregistrer les numéros de postes téléphoniques qui lui sont connectés et les numéros de téléphone appelés à partir de ces postes ; que ces données ont un caractère indirectement nominatif au sens de l'article 4 de la loi du 6 janvier 1978 ; qu'en conséquence, lorsque les numéros appelés sont enregistrés, l'autocommutateur constitue un traitement automatisé d'informations nominatives soumis aux formalités préalables ;
Considérant que ces traitements peuvent, dans certaines conditions d'utilisation des autocommutateurs téléphoniques, relever de l'article 17 de la loi du 6 janvier 1978 sus-mentionné ;

ARTICLE 1er :
Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée de conformité à la présente norme simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives visés ci-dessus doivent :
- ne porter que sur des données objectives ;
- ne pas donner lieu à des interconnexions ou à des transmissions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;
- ne pas comporter d'informations autres que celles énumérées à l'article 3 ;
- satisfaire aux conditions énoncées aux articles 2 à 8 ci-dessous.
ARTICLE 2 : Finalités
Le traitement doit avoir pour seules finalités :
a) pour la gestion de l'annuaire téléphonique interne :
- la gestion, l'édition et la diffusion de listes nominatives des utilisateurs des postes téléphoniques connectés à l'autocommutateur ;
b) la gestion d'une messagerie interne.
c) pour la maîtrise des dépenses téléphoniques :
- l'établissement et l'édition des relevés des communications téléphoniques, y compris poste par poste ;
- le calcul du coût des communications téléphoniques, y compris poste par poste ;
- l'établissement de statistiques.
d) pour le remboursement du coût des communications téléphoniques à objet personnel :
- l'établissement de documents destinés au recouvrement des sommes correspondantes ;
- en cas de contestation, l'établissement des documents indiquant les caractéristiques de la ou des communications dont le remboursement du coût est réclamé.
ARTICLE 3 : Informations  collectées et traitées
a) identité de l'utilisateur du poste : nom, prénom, numéro de poste ;
b) situation professionnelle : fonction, service, adresse professionnelle ;
c) communication téléphonique : numéro de téléphone appelé, nature de l'appel (sous la forme : local, départemental, national, international), durée, date et heure de début et de fin de l'appel, nombre de taxes, coût de la communication.
ARTICLE 4 : Durée de conservation
Les informations nominatives relatives aux communications téléphoniques ne doivent pas être conservées au-delà d'un délai correspondant à l'édition de deux factures par FRANCE TELECOM, soit six mois à compter de l'enregistrement du numéro appelé.
ARTICLE 5 : Destinataires des informations
Dans la limite de leurs attributions respectives, les informations nominatives enregistrées peuvent être communiquées aux destinataires suivants :
a) les agents habilités des services comptables et du service du personnel ;
b) les chefs de service pour les personnels relevant de leur autorité ;
c) les agents disposant d'un poste téléphonique pour les communications passées à partir dudit poste.
Lorsque des relevés justificatifs des numéros de téléphone appelés sont établis, les quatre derniers chiffres de ces numéros sont occultés.
Toutefois, quand il est demandé à un agent le remboursement du coût d'une communication téléphonique regardée comme passée à titre privé, cet agent peut, sur sa demande expresse, avoir communication du numéro de téléphone complet du correspondant appelé.
ARTICLE 6 : Respect des droits et libertés des salariés protégés
Des mesures particulières doivent être prises afin que les conditions de mise en oeuvre d'un autocommutateur n'entrave pas l'exercice des droits reconnus par la loi en matière d'exercice des droits et libertés des salariés protégés.
A cet effet, ils doivent pouvoir disposer d'une ligne téléphonique non connectée à l'autocommutateur.
ARTICLE 7 : Sécurités
Des mesures de sécurité physique et logique doivent être prises afin de préserver la sécurité du traitement et des informations, d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés.
ARTICLE 8 : Information et droit d'accès
Lorsque l'entreprise, l'administration ou l'organisme qui envisage de mettre en oeuvre un autocommutateur téléphonique, entre dans le champ d'application soit des dispositions du livre IV du code du travail relatives aux institutions représentatives des salariés au sein de l'entreprise, soit des dispositions des lois susvisées des 11 janvier 1984, 26 janvier 1984 et 9 janvier 1986 relatives aux comités techniques paritaires, il doit être procédé à la consultation de ces organismes préalablement à la mise en fonction de l'autocommutateur.
L'information des utilisateurs sur les finalités et les fonctions de l'autocommutateur, les destinataires des informations et les modalités d'exercice de leur droit d'accès et de rectification, doit également être assurée par tout moyen approprié, notamment par voie d'affichage ou de diffusion de note explicative préalablement à la mise en fonction de l'autocommutateur téléphonique.
Le Président, Jacques FAUVET.
