La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe sur la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ensemble le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour son application ;
Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Vu le code de la sécurité sociale et notamment ses articles D. 253-43 à D. 253-45 ;
Vu la délibération n° 87-124 du 15 décembre 1987 ;
Vu le projet d'acte réglementaire présenté par la caisse nationale des allocations familiales ;
Après avoir entendu Monsieur Maurice VIENNOIS, Commissaire en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Considérant que le projet soumis à la Commission concerne la mise à disposition des caisses d'allocations familiales d'un traitement de gestion électronique des documents reçus par les caisses (courriers, pièces justificatives, imprimés de demande), afin de faciliter l'instruction et le suivi des dossiers ; que ce traitement comportera, ainsi, un dispositif de numérisation et d'indexation des documents qui permettra aux agents de la caisse d'allocations familiales habilités de disposer directement sur leur poste de travail de l'image du document numérisé, au lieu et place du support papier ; que ce traitement comportera également un système d'archivage électronique des pièces justificatives fournies par les allocataires ;
Considérant que l'application vise à améliorer la qualité du service rendu aux allocataires en facilitant le traitement des dossiers par les agents des caisses ;
Considérant que les articles D. 253-43 à D. 253-45 du code de la sécurité sociale disposent que les organismes de sécurité sociale doivent conserver pendant des délais déterminés les différentes pièces justificatives des opérations de liquidation et qu'une instruction particulière doit préciser les modalités de conservation des pièces originales ainsi que la nature des supports à utiliser et notamment les microformes et l'archivage électronique, compte tenu de la nature des documents à archiver ;
Considérant qu'en application de ces dispositions, le projet présenté par la Caisse nationale des allocations familiales ne pourra être mis en oeuvre que lorsque l'instruction définissant précisément les modalités de conservation des pièces originales sera adoptée ;
Considérant que, s'agissant d'un modèle national qui sera implanté dans sa totalité ou réservé à quelques fonctions dans les différentes caisses d'allocations familiales, il appartiendra à la Caisse nationale des allocations familiales de veiller à ce que les différentes caractéristiques techniques et la configuration matérielle adoptée localement assurent le respect de la confidentialité des données ;
Considérant que le droit d'accès et de rectification prévu en application des articles 34, 35 et 36 de la loi du 6 janvier 1978 s'exerce auprès du directeur de la caisse compétente ;
Considérant que le droit d'opposition prévu par l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 ne s'applique pas à ce traitement ;
EMET un AVIS FAVORABLE au projet d'acte réglementaire présenté par la Caisse nationale des allocations familiales concernant la mise à disposition des caisses d'une application nationale de gestion électronique des documents.
Le Président, Jacques FAUVET
