(Demande d’autorisation n°1852324)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par Teleperformance France d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-4 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la Cnil n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle (AU-004), telle que modifiée le 14 octobre 2010 et le 30 janvier 2014 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Marie-France MAZARS, commissaire, et après avoir entendu les observations de M.  Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
A titre liminaire, la Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle (AU-004).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas aux conditions prévues par cette autorisation unique, notamment s’agissant du champ d’application du dispositif.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel et, notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
Responsable du traitement
Teleperformance France est une société par actions simplifiée à associé unique, filiale française du Groupe Teleperformance, specialisé dans la gestion multicanale et externalisée de la relation client.
Sur la finalité
Teleperformance France a déposé un dossier de demande d’autorisation préalablement à la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’un dispositif d’alerte professionnelle doit, de façon générale, être limité dans son champ d’application et que son utilisation doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies de remontée de réclamations des salariés.
Dans le cadre de ses missions de gestion de la relation client, Teleperformance se voit confier le traitement de données personnelles des clients ou prospects des sociétés recourant à ses services. En l’espèce, le dispositif d’alerte professionnelle mis en œuvre par Teleperformance France est dédié au traitement des signalements visant à prévenir et détecter tout agissement illicite des salariés portant sur les données personnelles desdits clients ou prospects, ou sur les outils servant au traitement de ces données.
Le dispositif est justifié par l’adoption de procédures de sécurité au niveau du Groupe incluant un paragraphe dédié à la procédure d’alerte, devant être déclinées dans toutes les entités du Groupe.
Ce mode de signalement ne se substitue pas à la remontée hiérarchique classique, en ce qu’il constitue un canal de signalement alternatif pour les personnes ne souhaitant pas emprunter la voie habituelle de signalement.
La Commission estime que le dispositif qui lui est présenté est limité dans son champ d’application, facultatif et qu’il répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement, conformément aux dispositions du 5° de l’article 7 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Elle considère, dès lors, que les finalités du traitement sont en l’espèce déterminées, explicites et légitimes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives :
à l’identité, aux fonctions et aux coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
à l’identité, aux fonctions et aux coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
à l’identité, aux fonctions et aux coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
aux faits signalés ;
aux éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
au compte rendu des opérations de vérification ;
aux suites données à l'alerte.
La Commission estime que ces données sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie par le responsable de traitement.
S’agissant du traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour l’émetteur de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l’intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées
Si l'émetteur de l'alerte professionnelle doit s'identifier, son identité est traitée de façon confidentielle par l'organisation chargée de la gestion des alertes.
L'organisme ne doit pas inciter les personnes ayant vocation à utiliser le dispositif à le faire de manière anonyme. Par exception, l'alerte d'une personne qui souhaite rester anonyme peut-être traitée sous les conditions suivantes :
- la gravité des faits mentionnés est établie et les éléments factuels sont suffisamment détaillés ;
- le traitement de cette alerte doit s'entourer de précautions particulières, telles qu'un examen préalable, par son premier destinataire, de l'opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif.
Sur les destinataires
S’agissant des modalités de signalement, la Commission prend acte du fait que tout salarié de Teleperformance France peut déclencher la procédure par téléphone ou courrier électronique.
L’alerte est adressée puis traitée par des membres de l’entité, spécialement habilités et rattachés à la Direction de la sécurité et à la Direction de l’informatique de Teleperformance France. La Direction des ressources humaines est également susceptible d’avoir accès au traitement. Les données n’ont pas vocation à être communiquées au Groupe.
La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à accéder aux données du présent traitement.
Elle relève, par ailleurs, que ces personnes sont toutes astreintes à une obligation renforcée de confidentialité, contractuellement définie.
Sur l’information et le droit d’accès
La Commission prend acte du fait que les institutions représentatives du personnel (Comité d’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail et Comité d’entreprise)  seront informées et consultées préalablement à la mise en œuvre du dispositif dans l'entreprise, une fois l’autorisation de la Commission obtenue.
Les salariés sont informés du dispositif, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, selon trois modalités :
Ils sont également informés que l’utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, n’expose son auteur à aucune sanction, mais qu’en revanche l’utilisation abusive du dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires et à des poursuites judiciaires.
une note d’information individuelle à chaque salarié ;
une mention d’information sur l’intranet ;
un affichage sur les plateaux de production.
Une personne mise en cause par un signalement est quant à elle informée par la Direction informatique ou de la sécurité, en charge du traitement de l’alerte, et /ou par la Direction des ressources humaines, de l’existence d’une alerte à son encontre et notamment des faits reprochés et des modalités d’exercice de ses droits d’accès et de rectification. Cette information intervient dès l’enregistrement de données à caractère personnel la concernant. Néanmoins, si des mesures conservatoires doivent être prises, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte, l’information de la personne intervient après l’adoption de ces mesures.
Les droits d’accès et de rectification, prévus par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, s’exercent quant à eux, auprès du Correspondant Informatique et Libertés de l’entité, par courrier électronique.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes, décrites ci-dessus, sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Le responsable du traitement, en application de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, doit prendre toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées et traitées, au regard de la nature des données, des risques présentés par le traitement, et notamment empêcher que des tiers non autorisés y aient accès par l’intermédiaire de mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles.
La Commission relève que les utilisateurs s’authentifient avec un identifiant et un mot de passe respectant les recommandations de la Commission en la matière.
Un mécanisme de gestion des habilitations permet, par ailleurs, de garantir que seules les personnes habilitées peuvent accéder aux données nécessaires à la réalisation de leurs missions. A cet égard, la Commission rappelle que la gestion des habilitations doit faire l’objet de procédures formalisées, validées par le responsable de traitement, portées à la connaissance des utilisateurs et être régulièrement mise à jour.
Des mesures techniques adéquates garantissent la sécurité des données stockées ou échangées, en particulier lors des échanges opérés par l’intermédiaire d’un réseau non sécurisé tel qu’Internet.
Un mécanisme de journalisation des accès à l’application et des opérations effectuées permet de détecter d’éventuels accès ou opérations non souhaitées ou interdites, avec une conservation des « logs » de journalisation pendant une durée de six mois glissants.
Enfin, des mesures nécessaires permettent d’assurer la maintenance du matériel et sa mise au rebut dans des conditions de sécurité satisfaisantes, en particulier s’agissant de l’absence de données à caractère personnel stockées dans les matériels remisés.
La Commission rappelle que l'usage d'outils ou de logiciels développés par des tiers dans le cadre de la mise en œuvre d'un traitement de données à caractère personnel reste sous la responsabilité du responsable de traitement, qui doit notamment vérifier que ces outils ou logiciels respectent l'ensemble des obligations que la loi du 6 janvier 1978 modifiée met à sa charge.
Elle rappelle également qu’un responsable de traitement conserve la responsabilité des données à caractère personnel communiquées ou gérées par ses sous-traitants et, le cas échéant, que le contrat établi entre les parties doit mentionner les objectifs de sécurité qu'un sous-traitant doit respecter.
La Commission rappelle enfin que l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les durées de conservation des données fixées par le responsable de traitement sont les suivantes :
La Commission estime que ces durées de conservation ne sont pas excessives au regard de la finalité poursuivie par le traitement conformément aux dispositions de l’article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Les données relatives à un signalement, considéré dès son recueil, par le Comité d’éthique, comme n'entrant pas dans le champ du dispositif, sont détruites sans délai.
Lorsque le signalement n'est pas suivi d'une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données sont détruites dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification.
Si une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données sont conservées jusqu’au terme de la procédure.
S’agissant des transferts de données, la Commission relève que seules des données statistiques non identifiantes (données quantitatives sur le nombre d’incidents relevés, le nombre d’enquêtes ainsi que des données qualitatives sur la nature des incidents remontés) pourront être transférées hors de l’Union Européenne pour des besoins statistiques, et plus précisément aux Etats-Unis, à destination de la Direction de la sécurité au niveau du Groupe.
Autorise, conformément à la présente délibération, Teleperformance France à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN
