La commission nationale de l'informatique et des libertés,    Vu les articles 6, 17 et 21 (par. 1) de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la commission nationale de l'informatique et des libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;    Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant, dès lors, faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;    Considérant que certains traitements informatisés relatifs à des actions d'informations ou de relations extérieures sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné ;
Décide :    Article 1er.    Les dispositions de la présente décision concernent les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à des actions d'information ou de relations extérieurs. Elles ne sont pas applicables aux traitements portant sur les listes de membres des associations.    Pour pouvoir faire l'objet d'une déclaration simplifiée, ces traitements doivent :    Ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ;    N'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ;    Ne pas donner lieu à des mises en relation, rapprochements ou interconnexions autres que celles nécessaires à la réalisation de la finalité énoncée à l'article 2 ci-dessous ;    Ne pas donner lieu à des cessions ;    Comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations ;    Satisfaire aux prescriptions de l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 qui reconnaît à toute personne physique le droit de s'opposer au traitement d'informations la concernant ;    Satisfaire également aux obligations de l'article 37 de cette même loi, qui impose une mise à jour des informations dès lors que l'organisme a connaissance de leur inexactitude ;    Satisfaire, en outre, aux conditions énoncées aux articles 2 à 6 ci-dessous.
Article 2.    Finalité du traitement.    Le traitement doit avoir pour seule finalité :    La diffusion auprès des correspondants de l'organisme (actionnaires, personnalités intéressées à son fonctionnement, journalistes ...) : d'informations sur l'organisme, notamment l'envoi de convocations, invitations, bulletins, ou de toute autre forme d'information se rapportant au but ou à l'activité poursuivie par la personne physique ou morale qui met en oeuvre le traitement, à l'exclusion de toute sollicitation commerciale.
Article 3.    Catégories d'informations traitées.    Les informations traitées doivent relever seulement des catégories suivantes :    Identité : notamment nom ou, le cas échéant, nom marital, indication éventuelle du veuvage, prénoms, adresse et téléphone ;    Vie professionnelle : adresse professionnelle, qualité ou fonction, titres et distinctions.
Article 4.    Destinataires des informations.    Peuvent seules être destinataires des informations, les personnes relevant des services ayant pour mission d'assurer la diffusion des documents visés à l'article 2.
Article 5.    Enregistrements et traitements complémentaires.    Les traitements dont la finalité est celle définie à l'article 2 ci-dessus mais qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux énoncés à l'article 4 doivent faire l'objet de déclarations ou de demandes d'avis complémentaires selon qu'ils relèvent des articles 15 ou 16 de la loi du 6 janvier 1978.
Les dispositions qui précèdent ne sont pas applicables aux traitements automatisés visés à l'article 2 lorsque cette finalité constitue l'activité principale ou l'objet social de la personne physique ou morale qui met en oeuvre lesdits traitements.
