(Demande d’autorisation n° 1679485)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la société ERDF d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5°, 25-I-4° et 35 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu la délibération de la CNIL n°2011-345 du 10 novembre 2011 autorisant la société EDF SA à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La société ERDF a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel permettant aux salariés de signaler des manquements à certaines valeurs de son mémento éthique.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
Elle rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle.
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas aux conditions prévues par l’autorisation unique s’agissant du fondement juridique et du champ d’application du dispositif.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
Sur la finalité
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés. Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle est restreint et strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines suivants :
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Les accusations de harcèlement moral ou sexuel, de violences morales ou verbales, les mesures altérant fortement les conditions de vie au travail ;
Les comportements de discrimination ;
la divulgation d’informations strictement confidentielles ;
Les situations de conflits d’intérêts tels que définis dans la Charte de Déontologie d’ERDF (rémunérations ou cadeaux non autorisés, relations intéressées avec les fournisseurs, etc.);
Les actes de pollutions directes et indirectes ayant des conséquences importantes sur l’environnement.
Sur les données traitées
Les données seront identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4, à savoir :
La Commission considère que les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées.
identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
faits signalés ;
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
compte rendu des opérations de vérification ;
suites données à l'alerte.
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
L’émetteur de l’alerte professionnelle est invité à s’identifier. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes.
Enfin, la Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Sur les destinataires
Les destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel sont, dans la limite de leurs attributions, le délégué éthique de la société ERDF et ses collaborateurs en nombre restreint, le manager de la direction concernée par une alerte, le représentant RH de la direction concernée et le responsable des ressources humaines.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information est assurée par la diffusion de la Charte de Déontologie d’ERDF d’une part, sur le site institutionnel d’ERDF ainsi que par le réseau de communication interne. Les instances représentatives du personnel ont été également informées. En ce sens des accords ont été signés sur la responsabilité sociale du groupe ERDF.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent directement auprès du délégué éthique de la société ERDF.
Sur les mesures de sécurité
Des mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. Le délégué éthique accède à sa messagerie électronique après authentification forte. Les opérations effectuées sur les supports d’enregistrement des données devront être tracées. De plus, les données transmises au délégué éthique sont chiffrées par ses soins afin de garantir qu'il soit le seul en mesure d'y accéder. Une fois les dossiers traités, ceux-ci sont archivés de façon chiffrée sous son contrôle.
Enfin, au regard de la sensibilité des données qui pourront être collectées, la Commission rappelle d’une part, l’importance pour les personnes en charge de recueillir les alertes de respecter l’obligation de confidentialité et les finalités pour lesquelles les données sont collectées et d’autre part, de se conformer aux durées de conservation des données prévues à l’article 6 de la délibération de la Commission n°2005-305 du 8 décembre 2005 (AU-004).
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
La Commission observe que le responsable de traitement fait appel à un prestataire extérieur pour recueillir les appels et orienter les salariés via un numéro vert, indépendant de l’entreprise et composé de psychologues. Le rôle du prestataire est d’assurer un niveau d’écoute et de dialogue. Si l’émetteur souhaite lever l’anonymat, le prestataire transmet les informations qui ont été recueillies par téléphone dans un document écrit, signé par la personne concernée, et le transmet par mail à la boîte aux lettres sécurisée de la Délégation Ethique et Sécurité du Patrimoine, afin que l’alerte soit traitée par le Délégué Ethique d’ERDF.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société ERDF à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN
