Cơ_sở dữ_liệu quản_lý văn_bản đi được quy_định như thế_nào ?
Điều 9 . Đăng_ký văn_bản đi Văn_bản đi được đăng_ký vào Sổ đăng_ký văn_bản đi hoặc Cơ_sở dữ_liệu quản_lý văn_bản đi trên máy_vi_tính . 
 1 . Đăng_ký văn_bản đi bằng sổ 
 a ) Lập sổ đăng_ký văn_bản đi 
 Căn_cứ phương_pháp ghi số và đăng_ký văn_bản đi được hướng_dẫn tại Điểm a , Khoản 2 , Điều 8 Thông_tư này , các cơ_quan , tổ_chức lập sổ đăng_ký văn_bản đi cho phù_hợp . 
 b ) Mẫu Sổ đăng_ký văn_bản đi và cách đăng_ký văn_bản đi , kể_cả bản_sao văn_bản và văn_bản mật , thực_hiện theo hướng_dẫn tại Phụ_lục VII. 
 2 . Đăng_ký văn_bản đi bằng Cơ_sở dữ_liệu quản_lý văn_bản đi trên máy_vi_tính 
 a ) Yêu_cầu chung đối_với việc xây_dựng Cơ_sở dữ_liệu quản_lý văn_bản đi được thực_hiện theo quy_định hiện_hành của pháp_luật về lĩnh_vực này . 
 b ) Việc đăng_ký ( cập_nhật ) văn_bản đi vào Cơ_sở dữ_liệu quản_lý văn_bản đi được thực_hiện theo hướng_dẫn sử_dụng chương_trình phần_mềm quản_lý văn_bản của cơ_quan , tổ_chức cung_cấp chương_trình phần_mềm đó . 
 c ) Văn_bản đi được đăng_ký vào Cơ_sở dữ_liệu quản_lý văn_bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ_sơ và đóng sổ để quản_lý .
Điều 12 . Lưu văn_bản đi 1 . Việc lưu văn_bản đi được thực_hiện như sau : 
 a ) Mỗi văn_bản đi phải lưu hai bản : bản_gốc lưu tại Văn_thư và bản_chính lưu trong hồ_sơ theo_dõi , giải_quyết công_việc . 
 b ) Bản_gốc lưu tại Văn_thư phải được đóng_dấu và sắp_xếp theo thứ_tự đăng_ký . 
 2 . Trường_hợp văn_bản đi được dịch ra tiếng nước_ngoài hoặc tiếng dân_tộc_thiểu_số , ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính_xác nội_dung bảng tiếng nước_ngoài hoặc tiếng dân_tộc_thiểu_số . 
 3 . Việc lưu_giữ , bảo_quản và sử_dụng bản lưu văn_bản đi có đóng_dấu chỉ các mức_độ mật được thực_hiện theo quy_định hiện_hành về bảo_vệ bí_mật nhà_nước . 
 4 . Văn_thư có trách_nhiệm lập sổ theo_dõi và phục_vụ kịp_thời yêu_cầu sử_dụng bản lưu tại Văn_thư theo quy_định của pháp_luật và quy_định cụ_thể của cơ_quan , tổ_chức . 
 Mẫu Sổ sử_dụng bản lưu và cách ghi sổ thực_hiện theo hướng_dẫn tại Phụ_lục XI.