Quy_định về quản_lý và sử_dụng biểu_mẫu cơ_quan , tổ_chức , cá_nhân khi sử_dụng các biểu_mẫu được quy_định như thế_nào ?
Điều 4 . Quản_lý và sử_dụng biểu_mẫu Cơ_quan , tổ_chức , cá_nhân khi sử_dụng các biểu_mẫu quy_định tại Điều 3 của Thông_tư này phải thống_nhất , đảm_bảo đầy_đủ các nội_dung theo quy_định .
Điều 4 . Nguyên_tắc , cách_thức ghi , sử_dụng các loại biểu_mẫu , lưu_trữ các báo_cáo , hồ_sơ , sổ_sách 1 . Việc sử_dụng các loại biểu_mẫu quy_định tại khoản 1 Điều 3 của Thông_tư này phải đảm_bảo đúng quy_cách , phải ghi đầy_đủ , rõ_ràng , chính_xác nội_dung yêu_cầu trong biểu_mẫu . 
 2 . Việc sử_dụng sổ đảm_bảo điều_kiện sau : 
 a ) Các loại sổ được mở theo từng năm . Khi hết năm phải thực_hiện khóa sổ ; người đứng đầu tổ_chức hòa giải thương_mại ký , ghi rõ họ tên và đóng_dấu ; 
 b ) Sổ phải ghi liên_tiếp_theo thứ_tự từng trang , có số trang , không được bỏ trống , phải đóng_dấu giáp_lai từ trang đầu đến trang cuối sổ ; nội_dung ghi phải chính_xác ; chữ_viết phải rõ_ràng ; 
 c ) Số phải được ghi liên_tục từ số 01 đến hết năm ; trong trường_hợp chưa hết năm mà sử_dụng sang sổ khác , thì phải lấy tiếp số thứ tự cuối_cùng của sổ trước , không được ghi từ số 01 ; 
 d ) Sổ có_thể được ghi bằng phương_tiện điện_tử . Trường_hợp ghi sổ bằng phương_tiện điện_tử thì phải thực_hiện các quy_định tại khoản 1,2,3 của Điều này và phải đảm_bảo tra_cứu được . 
 3 . Việc lưu_trữ các báo_cáo , hồ_sơ , sổ_sách được thực_hiện theo quy_định của pháp_luật về lưu_trữ và pháp_luật có liên_quan . 
 Điều 5 . Chế_độ báo_cáo 
 Hàng năm , tổ_chức hòa giải thương_mại , chi_nhánh , văn_phòng đại_diện tổ_chức hòa giải thương_mại nước_ngoài tại Việt_Nam thực_hiện việc báo_cáo về tổ_chức và hoạt_động hòa giải thương_mại cho Sở Tư_pháp nơi đặt trụ_sở của tổ_chức hòa giải thương_mại , chi_nhánh , văn_phòng đại_diện tổ_chức hòa giải thương_mại nước_ngoài tại Việt_Nam theo mẫu_số 17 / TP - HGTM , mẫu_số 18 / TP - HGTM ban_hành kèm theo Thông_tư này . Thời_hạn gửi báo_cáo trước ngày 15 / 11 hàng năm . Báo_cáo năm được tính từ ngày 01 / 1 đến ngày 31 / 12 . Số_liệu thực_tế được lấy từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 10 hàng năm ; số_liệu ước_tính được lấy từ ngày 01 tháng 11 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm .