Hệ_thống quản_lý_tài_liệu lưu_trữ điện_tử là gì ?
Điều 3 . Giải_thích từ_ngữ Trong Thông_tư này , các từ_ngữ dưới đây được hiểu như sau : 
 1 . Cơ_sở dữ_liệu tài_liệu lưu_trữ là tập_hợp các dữ_liệu bao_gồm tài_liệu lưu_trữ điện_tử và dữ_liệu đặc_tả của tài_liệu lưu_trữ được sắp_xếp thông_qua phương_tiện điện_tử để truy_cập , khai_thác , quản_lý và cập_nhật . 
 2 . Hệ_thống quản_lý_tài_liệu lưu_trữ điện_tử là hệ_thống tin_học_hóa các quy_trình nghiệp_vụ về công_tác lưu_trữ , bao_gồm công_tác thu_thập , bảo_quản và sử_dụng tài_liệu lưu_trữ . 
 3 . Sự_cố tin_học là hiện_tượng hệ_thống tin_học trong quá_trình hoạt_động xảy ra những trường_hợp bất_thường như : bị hỏng , hoạt_động không bình_thường ; dữ_liệu , phần_mềm bị thay_đổi , sửa , xóa , sao_chép , truy_cập trái_phép bởi phần_mềm bất_hợp_pháp ; có chứa mã độc , có chứa phần_mềm gián_điệp , ... hoặc người sử_dụng thực_hiện chưa đúng quy_trình . 
 4 . Phương_tiện lưu_trữ là thiết_bị vật_lý được sử_dụng để lưu_trữ cơ_sở dữ_liệu tài_liệu lưu_trữ , phần_mềm ( gồm ổ_cứng , thẻ_nhớ , băng_từ , đĩa_quang , ... ) . 
 5 . Sao lưu là việc tạo ra bản_sao cơ_sở dữ_liệu tài_liệu lưu_trữ , phần_mềm . 
 6 . Chuyển_đổi phương_tiện lưu_trữ là việc sao lưu cơ_sở dữ_liệu tài_liệu lưu_trữ , phần_mềm từ phương_tiện lưu_trữ này sang phương_tiện lưu_trữ độc_lập khác . 
 7 . Phương_thức sao lưu gia_tăng là việc sao lưu tất_cả các thông_tin có sự thay_đổi hoặc cập_nhật so với lần sao lưu gần nhất trước đó . 
 8 . Phương_thức sao lưu đầy_đủ là việc sao lưu tất_cả các thông_tin được chọn , không phụ_thuộc vào thời_điểm lưu_trữ và các lần sao lưu trước đó . 
 9 . Tài_liệu lưu_trữ số hóa là tài_liệu điện_tử được tạo_lập từ việc số hóa đầy_đủ , chính_xác nội_dung của tài_liệu lưu_trữ và được ký số bởi cơ_quan , tổ_chức quản_lý_tài_liệu lưu_trữ được số hóa .
Điều 3 . Giải_thích từ_ngữ Trong Thông_tư này , các từ_ngữ dưới đây được hiểu như sau : 
 1 . Hệ_thống quản_lý_tài_liệu điện_tử là Hệ_thống quản_lý văn_bản và điều_hành có chức_năng quản_lý hồ_sơ điện_tử trong quá_trình xử_lý công_việc của các cơ_quan , tổ_chức ( sau đây gọi chung là Hệ_thống ) . 
 2 . Chữ_ký số của cơ_quan , tổ_chức là chữ_ký số được tạo_lập bởi khóa bí_mật tương_ứng với chứng_thư số cấp cho cơ_quan , tổ_chức theo quy_định của pháp_luật về giao_dịch điện_tử . 
 3 . Chữ_ký số của người có thẩm_quyền là chữ_ký số được tạo_lập bởi khóa bí_mật tương_ứng với chứng_thư số cấp cho người có thẩm_quyền theo quy_định của pháp_luật về giao_dịch điện_tử . 
 4 . Quản_lý văn_bản và hồ_sơ điện_tử là việc kiểm_soát mọi tác_động vào văn_bản , hồ_sơ điện_tử trong suốt vòng đời của văn_bản và hồ_sơ điện_tử , bao_gồm : tạo_lập , chuyển_giao , giải_quyết , bảo_quản , lưu_trữ , sử_dụng , loại hủy văn_bản và hồ_sơ điện_tử . 
 5 . Dữ_liệu đặc_tả của văn_bản , hồ_sơ là thông_tin mô_tả nội_dung , định_dạng , ngữ_cảnh , cấu_trúc , các yếu_tố cấu_thành_văn_bản , hồ_sơ ; mối liên_hệ của văn_bản , hồ_sơ với các văn_bản , hồ_sơ khác ; thông_tin về chữ_ký số trên văn_bản ; lịch_sử hình_thành , sử_dụng và các đặc_tính khác nhằm phục_vụ quá_trình quản_lý , tìm_kiếm và lưu_trữ văn_bản , hồ_sơ . 
 6 . Di_chuyển hồ_sơ , tài_liệu điện_tử là quá_trình chuyển hồ_sơ , tài_liệu điện_tử , dữ_liệu đặc_tả của hồ_sơ , tài_liệu từ hệ_thống này sang hệ_thống khác , bảo_đảm tính xác_thực , tính toàn_vẹn , độ tin_cậy và khả_năng sử_dụng của hồ_sơ , tài_liệu . 
 7 . Quản_trị Hệ_thống là việc giám_sát , duy_trì hoạt_động , bảo_đảm an_toàn , an_ninh và kiểm_soát quá_trình vận_hành Hệ_thống . 
 8 . Cập_nhật dữ_liệu là nhập mới , bổ_sung , sửa_đổi , hoàn_thiện những trường thông_tin theo yêu_cầu của Hệ_thống . 
 9 . Văn_bản số hóa từ văn_bản giấy là văn_bản điện_tử được tạo_lập từ việc số hóa đầy_đủ , chính_xác nội_dung , thể_thức văn_bản giấy và có chữ_ký số của cơ_quan , tổ_chức thực_hiện số hóa .