Lập hồ_sơ , tài_liệu vào lưu_trữ cơ_quan được quy_định như thế_nào ?
Điều 3 . Nguyên_tắc quản_lý văn_bản , lập hồ_sơ và nộp lưu hồ_sơ , tài_liệu vào Lưu_trữ cơ_quan 1 . Tất_cả văn_bản đi , văn_bản đến của cơ_quan , tổ_chức phải được quản_lý tập_trung tại Văn_thư cơ_quan ( sau đây gọi tắt là Văn_thư ) để làm thủ_tục tiếp_nhận , đăng_ký ; trừ những loại văn_bản được đăng_ký riêng theo quy_định của pháp_luật . Những văn_bản đến không được đăng_ký tại Văn_thư , các đơn_vị , cá_nhân không có trách_nhiệm giải_quyết . 
 2 . Văn_bản đi , văn_bản đến thuộc ngày nào phải được đăng_ký , phát_hành họặc chuyển_giao trong ngày , chậm nhất_là trong ngày làm_việc tiếp_theo . Văn_bản đến có đóng_dấu chỉ các mức_độ khẩn : ‘ ‘ Hỏa_tốc ” ( kể_cả “ Hỏa_tốc ” hẹn giờ ) , “ Thượng_khẩn ” và “ Khẩn ” ( sau đây gọi chung là văn_bản khẩn ) phải được đăng_ký , trình và chuyển_giao ngay sau khi nhận được . Văn_bản khẩn đi phải được hoàn_thành thủ_tục phát_hành và chuyển_phát ngay sau khi văn_bản được ký . 
 3 . Văn_bản , tài_liệu có nội_dung mang bí_mật nhà_nước ( sau đây gọi tắt là văn_bản mật ) được đăng_ký , quản_lý theo quy_định của pháp_luật hiện_hành về bảo_vệ bí_mật nhà_nước và hướng_dẫn tại Thông_tư này . 
 4 . Người được giao giải_quyết , theo_dõi công_việc của cơ_quan , tổ_chức ( sau đây gọi chung là cá_nhân ) có trách_nhiệm lặp hồ_sơ về công_việc được giao và nộp lưu hồ_sơ , tài_liệu vào Lưu_trữ cơ_quan . 
 Hồ_sơ được lập phải bảo_đảm các yêu_cầu sau : 
 a ) Phản_ánh đúng chức_năng , nhiệm_vụ của cơ_quan , đơn_vị ; đúng công_việc mà cá_nhân chủ_trì giải_quyết . 
 b ) Văn_bản , tài_liệu trong mỗi hồ_sơ phải đầy_đủ , hoàn_chỉnh , có giá_trị pháp_lý , có mối liên_hệ chặt_chẽ với nhau và phản_ánh đúng trình_tự diễn_biến của vấn_đề , sự_việc hoặc trình_tự giải_quyết công_việc . 
 5 . Hồ_sơ , tài_liệu nộp lưu vào Lưu_trữ cơ_quan phải đủ thành_phần , đúng thời_hạn và thủ_tục quy_định . 
 6 . Văn_bản , hồ_sơ , tài_liệu phải được lưu_giữ , bảo_vệ , bảo_quản an_toàn , nguyên_vẹn và sử_dụng đúng mục_đích trong quá_trình tiếp_nhận , chuyển_giao , giải_quyết công_việc .
Điều 16 . Tạo_lập hồ_sơ điện_tử 1 . Căn_cứ vào Danh_mục hồ_sơ , cá_nhân được giao nhiệm_vụ giải_quyết công_việc xác_định số và ký_hiệu hồ_sơ cho văn_bản đi , văn_bản đến và các tài_liệu liên_quan khác như : ý_kiến chỉ_đạo , ý_kiến đóng_góp , báo_cáo giải_trình và các nội_dung khác liên_quan trong quá_trình giải_quyết công_việc ; cập_nhật vào Hệ_thống Trường thông_tin số 2.3 Phụ_lục IV và Trường thông_tin số 2.3 Phụ_lục V Thông_tư này . Trường_hợp phát_sinh hồ_sơ không có trong Danh_mục hồ_sơ đã ban_hành , cá_nhân được giao nhiệm_vụ giải_quyết công_việc cập_nhật bổ_sung hồ_sơ vào Danh_mục hồ_sơ trong Hệ_thống sau khi được phê_duyệt . 
 2 . Cá_nhân được giao nhiệm_vụ lập hồ_sơ có trách_nhiệm cập_nhật vào Hệ_thống các Trường thông_tin số 1.3 , 2 , 
 3 , 4 , 5 , 
 6 , 7 Phụ_lục VI Thông_tư này . 
 3 . Mã hồ_sơ gồm : 
 a ) Mã định_danh của cơ_quan , tổ_chức lập danh_mục hồ_sơ 
 Mã định_danh của cơ_quan , tổ_chức quy_định tại Thông_tư số 10 / 2016 / TT - BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ_trưởng Bộ Thông_tin và Truyền_thông ban_hành quy_chuẩn kỹ_thuật quốc_gia về cấu_trúc mã định_danh và định_dạng dữ_liệu gói tin phục_vụ kết_nối các hệ_thống quản_lý văn_bản và điều_hành . Mã định_danh của cơ_quan , tổ_chức được mặc_định trong Hệ_thống . 
 b ) Năm hình_thành hồ_sơ 
 c ) Số và ký_hiệu hồ_sơ 
 Năm hình_thành hồ_sơ , số và ký_hiệu hồ_sơ được xác_định theo Danh_mục hồ_sơ . Các thành_phần của mã hồ_sơ được phân_định bằng dấu_chấm . 
 Ví_dụ 1 : 000.06.16 . G09 . 2010.01 . TH , là Hồ_sơ số 01 nhóm Tổng_hợp , năm 2010 của Trung_tâm Tin_học , Cục Văn_thư và Lưu_trữ nhà_nước , Bộ Nội_vụ . 
 Trong đó : 000.06.16 . G09 là mã định_danh của Trung_tâm Tin_học , Cục Văn_thư và Lưu_trữ nhà_nước , Bộ Nội_vụ ; 2010 là năm hình_thành hồ_sơ ; 01 . TH là số ký_hiệu hồ_sơ . 
 4 . Khi công_việc hoàn_thành , cá_nhân được giao nhiệm_vụ giải_quyết công_việc có trách_nhiệm rà_soát lại toàn_bộ văn_bản , tài_liệu có trong hồ_sơ , hoàn_thiện , kết_thúc hồ_sơ và cập_nhật vào Hệ_thống các Trường thông_tin số 8 , 11 Phụ_lục VI Thông_tư này . 
 5 . Việc cập_nhật mã định_danh của cơ_quan , tổ_chức lập hồ_sơ , năm hình_thành hồ_sơ , tổng_số văn_bản trong hồ_sơ , tổng_số trang của hồ_sơ vào các Trường thông_tin số 1.1 , 1.2 , 9 , 10 Phụ_lục VI Thông_tư này được thực_hiện bằng chức_năng của Hệ_thống .