RÅDETS FORORDNING (EU) Nr. 1417/2013
af 17. december 2013
om fastsættelse af formen på de passérsedler, som udstedes af Den Europæiske Union
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til protokol (nr. 7) vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union, traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 6, stk. 1, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I artikel 6, stk. 1, i protokol (nr. 7) vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter (»protokollen«) fastsættes det, at Rådet bestemmer formen af de passérsedler, som medlemsstaternes myndigheder skal anerkende som gyldig rejselegitimation.
(2)
Der mindes om, at artikel 6, stk. 1, i protokollen finder anvendelse på Unionens institutioners medlemmer og ansatte, som er omfattet enten af vedtægten for tjenestemænd eller af ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union (1).
(3)
I artikel 23 i vedtægten for tjenestemænd og i artikel 11 og 81 i ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union fastsættes de betingelser, på hvilke der udstedes passérsedler til ansatte i Unionen.
(4)
I Unionens interesse og med henblik på at opfylde pligten til at udvise rettidig omhu kan de til passérsedlen knyttede rettigheder undtagelsesvis og i behørigt begrundede tilfælde udvides til at omfatte særlige ansøgere.
(5)
Under alle omstændigheder indrømmer en passérseddel ikke indehaveren privilegier eller immuniteter.
(6)
Passérsedlen skal anerkendes som gyldig rejselegitimation af medlemsstaternes myndigheder. Kommissionen bør udnytte den i artikel 6, stk. 2, i protokollen fastsatte mulighed for at indgå de nødvendige aftaler med tredjelande om anerkendelse af disse passérsedler som gyldig rejselegitimation ved passage af grænser og på tredjelandes område.
(7)
Udviklingen på EU-plan, navnlig oprettelsen af Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, har yderligere øget behovet for en sammenhængende strategi på internationalt plan og EU-plan.
(8)
Passérsedlens form bør opgraderes for at opnå bedre sikkerhedsstandarder og bidrage til at sikre en passende grad af beskyttelse mod forfalskning og efterligning. Passérsedlen bør indeholde fælles sikkerhedsstandarder og interoperable biometriske data, der gør det muligt at foretage en pålidelig identifikation af dokumentets retmæssige indehaver, og som bidrager væsentligt til beskyttelse mod dens misbrug.
(9)
Navnlig bør passérsedlens form overholde de sikkerhedsstandarder og tekniske specifikationer, som skal finde anvendelse på de nationale rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, jf. Rådets forordning (EF) nr. 2252/2004 (2). Dette vil muliggøre overholdelse af specifikationerne fra Organisationen for International Civil Luftfart (»ICAO«), navnlig specifikationerne i ICAO-dokument 9303 om maskinlæsbare rejsedokumenter, eftersom disse vil bidrage til at beskytte passérsedlen mod misbrug og til at opnå international anerkendelse af denne som gyldig rejselegitimation. Ligeledes bør Unionen deltage i ICAO's offentlige nøgleregister og iagttage de gældende ICAO-standarder og anbefalet praksis med henblik på at lette godkendelsen på verdensplan af passérsedler.
(10)
For at sikre ensartede betingelser for fremtidige sikkerhedsstandarder og tekniske specifikationer for pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, ligeledes finder anvendelse på Unionens passérsedler, hvor dette er relevant, bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser. Endvidere bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser til at fastlægge regler for Unionens institutioner, agenturer eller øvrige organer samt for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »institutionerne«) om sager om bortkomst, tyveri, udstedelse af kopier og tilbagelevering af passérsedler. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 (3).
(11)
Rådgivningsproceduren bør anvendes til vedtagelse af gennemførelsesretsakter med henblik på, såfremt relevant, at sikre overholdelse af fremtidige minimumssikkerhedsstandarder og tekniske specifikationer for pas og rejsedokumenter, som udstedes af medlemsstaterne i medfør af forordning (EF) nr. 2252/2004, og som kan hemmeligholdes for at modvirke efterligning og forfalskning. Rådgivningsproceduren bør også anvendes til vedtagelse af gennemførelsesretsakter om behandling af sager om bortkomst, tyveri, udstedelse af kopier og tilbagelevering af passérsedler ved institutionerne. I forbindelse med rådgivnings proceduren bør Kommissionen bistås af det udvalg, der er nedsat ved artikel 6 i Rådets forordning (EF) nr. 1683/95 (4).
(12)
Det bør påses, at der ikke lagres yderligere oplysninger i passérsedlens elektroniske komponent ud over dem, som er fastlagt i henhold til denne forordning og bilagene hertil.
(13)
Hver institution, der enkeltvis eller i fællesskab på grundlag af aftaler på tjenestegrensniveau har ansvar for behandlingen af sine egne eller andre ansattes personoplysninger, og Kommissionen som det i behandlingssammenhæng centrale punkt bør sikre overholdelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (5).
(14)
For at sikre, at personoplysninger ikke bliver tilgængelige for flere personer end nødvendigt, er det afgørende, at Kommissionen samordner gennemførelsen af denne forordning og udpeger en enkelt enhed med ansvar for fremstilling og personalisering af passérsedlen. Kommissionen bør være særlig opmærksom på at sikre sikker adgang for den hertil bemyndigede enkelte enhed til de i passérsedlen lagrede personlige oplysninger med henblik på fremstilling og personalisering og derved sikre et passende niveau for databeskyttelse.
(15)
Personlige oplysninger bør kun registreres eller opbevares af enheden, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, med henblik på hvilke de er indsamlet, og for at sikre, at de registrerede kan få adgang til deres personoplysninger, således at de kan udøve deres rettigheder. Personoplysninger bør automatisk slettes efter forløbet af en periode efter behandlingens afslutning. Denne periode bør begrundes.
(16)
Af hensyn til forebyggelse af forfalskning og misbrug af passersedlerne bør den enkelte enhed, som af Kommissionen er udpeget til at fremstille og personalisere passérsedlen, udvælges i overensstemmelse med de gældende regler for indgåelse af kontrakter, navnlig Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (6) og under behørig hensyntagen til de pågældende dokumenters følsomme karakter.
(17)
I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet går denne forordning ikke videre, end hvad der er nødvendigt for at nå de forfulgte mål, jf. artikel 5, stk. 4, andet afsnit, i traktaten om Den Europæiske Union.
(18)
Nærværende forordning bør træde i stedet for Rådets forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69 (7). Forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69 bør derfor efter en overgangsperiode ophæves med virkning fra den 25. november 2015.
(19)
Det er nødvendigt at fastsætte en overgangsperiode fra ikrafttrædelsen af denne forordning og indtil den 24. november 2015, hvor det stadig vil være muligt at udstede og anvende passérsedler i medfør af forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69. Denne overgangsordning bør imidlertid anvendes således, at der fra det tidspunkt, hvor udstedelsen af passérsedler i henhold til denne forordning påbegyndes, ikke længere udstedes passérsedler i henhold til forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69, og at passérsedler, der stadig er i omløb, systematisk erstattes indtil den 24. november 2015. Denne fremgangsmåde vil i videst muligt omfang begrænse den periode, hvor to former for passérsedler er i omløb samtidig -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
Anvendelsesområde
1. Passérsedlen indrømmes alene i Unionens interesse de i stk. 2 omhandlede medlemmer af Unionens institutioner og dens ansatte. Den udstedes til ansatte i overensstemmelse med betingelserne i artikel 23 i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og artikel 11 og artikel 81 i ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Passérsedlen kan alene i Unionens interesse undtagelsesvis og i behørigt begrundede tilfælde udstedes til særlige ansøgere, jf. bilag II.
2. Denne forordning finder anvendelse på Den Europæiske Unions institutioner, agenturer og øvrige organer samt på Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »institutionerne«).
Artikel 2
Procedure
1. Med henblik på anvendelsen af denne forordning kan hver institution indgå aftaler med andre institutioner med henblik på at skabe synergier og lette omkostningerne. Disse institutioner har ansvaret for behandlingen af ansattes eller de i artikel 1, stk. 1, i denne forordning omhandlede særlige ansøgeres personoplysninger. Sådanne oplysninger skal omfatte personoplysninger og biometriske data, der anvendes til entydigt at identificere den, der anmoder om passérsedlen, herunder ansigtsbillede og to fingeraftryk som biometriske data.
2. Med henblik på anvendelsen af denne forordning handler Kommissionen som centralt punkt med henblik på videresendelsen af de personoplysninger, som er behandlet af institutionerne, til den i stk. 3 omhandlede enhed.
3. Kommissionen udpeger en enhed med ansvar for udformning, fremstilling og personalisering af passérsedlen under hensyntagen til de pågældende dokumenters følsomme karakter. Kommissionen foretager udpegelsen i overensstemmelse med de gældende regler for indgåelse af kontrakter, navnlig i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 En eventuel overførsel af personoplysninger under proceduren bør ske i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001
4. Hver passérseddel forbliver Unionens ejendom.
Artikel 3
Sprogordning
Passérsedlen udstedes på alle EU-institutionernes officielle sprog som anført i bilag I. Fremstillingen af personoplysningerne skal tage hensyn til ICAO's anbefalinger.
Artikel 4
Gyldighed
1. En passérseddel udstedes for højst seks år og mindst tolv måneder med forbehold af betingelserne for tilbagelevering, der fastsættes i gennemførelsesretsakterne vedtaget i overensstemmelse med artikel 6, stk. 4, jf. dog artikel 5, stk. 2. Gyldighedsperioden tilpasses varigheden af mandatet for medlemmer af en institution, opholdets eller udstationeringens varighed for tjenestemænd eller kontraktens varighed for midlertidigt ansatte eller kontraktansatte.
2. Alle passérsedler, hvis gyldighed er udløbet, eller som mangler blanke sider til påføring af visum, tilbageleveres til den udstedende myndighed med henblik på formel annullering eller fornyelse. Passérsedlen tilbageleveres også, hvis indehaveren forlader sin stilling eller tjenesten. Dette stykke gælder ligeledes for særlige ansøgere, jf. artikel 1, stk. 1. Tilbageleverer den oprindelige indehaver sin passérseddel, skal et afhængigt familiemedlem under alle omstændigheder ligeledes tilbagelevere sin passérseddel.
Artikel 5
Personoplysninger - fysiske personers rettigheder
1. Personer, til hvem der udstedes en passérseddel, har ret til at kontrollere personoplysningerne på passérsedlen, jf. forordning (EF) nr. 45/2001 og til eventuelt at anmode om at få dem ændret eller fjernet.
2. Personer, for hvem det er fysisk umuligt at afgive fingeraftryk, er fritaget for denne forpligtelse. Såfremt det midlertidigt er umuligt at optage fingeraftryk af de foreskrevne fingre, er det tilladt at optage fingeraftryk af de andre fingre. Er det også midlertidigt umuligt at optage fingeraftryk af nogen andre fingre, kan der udstedes en midlertidig passérseddel med en gyldighed på 12 måneder eller derunder.
3. Passérsedlen må ikke indeholde andre maskinlæsbare oplysninger end oplysningerne i henhold til denne forordning.
4. Med henblik på denne forordning kan de biometriske data i passersedlen kun anvendes til at kontrollere:
-
dokumentets ægthed og
-
indehaverens identitet ved hjælp af sammenlignelige og direkte tilgængelige data.
5. Personoplysningerne sikres, bl.a. mod uautoriseret adgang, og oplysningernes integritet, ægthed og fortrolige karakter garanteres.
6. Kommissionen tillader kun tredjelandes adgang til fingeraftryk på lagringsmediet i passérsedlen i henhold til betingelserne i artikel 9 i forordning (EF) nr. 45/2001.
Artikel 6
Tekniske specifikationer og sikkerhedsstandarder
1. For at sikre et tilsvarende sikkerhedsniveau skal passérsedlen overholde minimumssikkerhedsstandarderne i forordning (EF) nr. 2252/2004, og i Kommissionens beslutning K(2005) 409 af 28. februar 2005 om fastsættelse af de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, Kommissionens beslutning K(2006) 2909 af 28. juni 2006 om fastsættelse af de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, og Kommissionens beslutning K(2008) 8657 af 22. december 2008 om fastsættelse af en certifikatpolitik som krævet i de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, og om ajourføring af henvisningerne til standarddokumenterne, Kommissionens beslutning K(2009) 7476 af 5. oktober om ændring af Kommissionens beslutning (K(2008) 8657 endelig) om fastsættelse af en certifikatpolitik som krævet i de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, Kommissionens afgørelse K(2011) 5499 af 4. august 2011 om ændring af Kommissionens beslutning K(2006) 2909 endelig om fastsættelse af de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, Kommissionens gennemførelsesafgørelse C(2013) 6181 af 30. september 2013 om ændring af Kommissionens beslutning K(2006) 2909 endelig om fastsættelse af tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder.
2. For at sikre, hvor det er hensigtsmæssigt, at passérsedlen overholder kommende minimumssikkerhedsstandarder, som vedtages efter forordning (EF) nr. 2252/2004, fastsætter Kommissionen ved hjælp af gennemførelsesretsakter tekniske specifikationer i overensstemmelse med internationale standarder, herunder navnlig ICAO's standarder og anbefalede praksis for passérsedler, med hensyn til følgende:
a)
yderligere sikkerhedselementer og -krav, herunder bedre standarder til sikring mod efterligning og forfalskning
b)
tekniske specifikationer for lagringsmediet for de biometriske data og deres sikkerhed, herunder forebyggelse af uautoriseret adgang og lettere godkendelse
c)
kvalitetskrav og fælles tekniske standarder for ansigtsbilledet og fingeraftrykkene.
Disse gennemførelsesretsakter vedtages efter rådgivningsproceduren i artikel 7, stk. 2.
3. Det kan efter rådgivningsproceduren i artikel 7, stk. 2, besluttes, at de specifikationer, der er nævnt i stk. 2 i denne artikel, er hemmelige og ikke må offentliggøres. I så fald meddeles de kun til den enkelte enhed, som er udpeget af Kommissionen i henhold til artikel 2, stk. 3, og på betingelse af, at denne enkelte enhed garanterer et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau.
4. Kommissionen fastsætter ved hjælp af gennemførelsesretsakter regler for institutioner vedrørende bortkomst, tyveri, udstedelse af kopier og tilbageleveringer af passérsedler. Disse gennemførelsesretsakter gælder for alle passérsedler. De vedtages efter rådgivningsproceduren i artikel 7, stk. 2.
Artikel 7
Udvalgsprocedure
1. Kommissionen bistås af det udvalg, der er nedsat ved artikel 6 i forordning (EF) nr. 1683/95. Dette udvalg er et udvalg som omhandlet i forordning (EU) nr. 182/2011.
2. Når der henvises til dette stykke, anvendes artikel 4 i forordning (EU) nr. 182/2011.
Artikel 8
Ophævelse og overgangsbestemmelser
1. Forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69 ophæves med virkning fra 25. november 2015. I tidsrummet fra 1. januar 2014 til den 24. november 2015 er forordning (EKSF, EØF, Euratom) fortsat gældende.
2. Enhver passérseddel, der er udstedt i overensstemmelse med forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69, ophører med at være gyldig med virkning fra den 25. november 2015.
Artikel 9
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på fjerdedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 17. december 2013.
UREDBA VIJEĆA (EU) br. 1417/2013
оd 17. prosinca 2013.
o utvrđivanju obrasca za propusnicu koju izdaje Europska unija
VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,
Uzimajući u obzir Protokol br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije priložen Ugovoru o Europskoj uniji, Ugovoru o funkcioniranju Europske unije i Ugovoru o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju, a posebno njegov članak 6. prvi stavak,
budući da:
(1)
Člankom 6. prvim stavkom Protokola br. 7. o povlasticama i imunitetima Europske unije (u daljnjem tekstu: „Protokol”) predviđa se da Vijeće propiše obrazac za propusnice (laissez-passer) koje tijela vlasti države članice trebaju priznati kao valjane putne isprave.
(2)
Ponavlja se da se članak 6. prvi stavak Protokola primjenjuje na članove institucija Unije i službenike Unije na koje se odnosi Pravilnik o osoblju za dužnosnike ili Uvjeti zaposlenja za druge službenike Europske unije (1).
(3)
Člankom 23. Pravilnika o osoblju za dužnosnike, kao i člankom 11. i člankom 81. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije, utvrđuju se uvjeti za izdavanje propusnice službenicima Unije.
(4)
U interesu Unije i radi usklađivanja s obvezom pažnje, pravo na ostvarivanje propusnice moguće je proširiti, pod iznimnim uvjetima i uz odgovarajuće obrazloženje, na posebne podnositelje zahtjeva.
(5)
U svakom slučaju, propusnica svom nositelju ne jamči povlastice i imunitete.
(6)
Tijela vlasti država članica propusnicu trebaju priznavati kao valjanu putnu ispravu. Komisija bi trebala iskoristiti mogućnost predviđenu u članku 6. drugom stavku Protokola kako bi zaključila potrebne sporazume s trećim zemljama u cilju priznavanja propusnica kao valjanih putnih isprava za prelazak granice trećih zemalja ili boravak na njihovom državnom području.
(7)
Razvojem događaja na razini Unije, posebno osnivanjem Europske službe za vanjsko djelovanje, dodatno se učvrstila potreba za dosljednim pristupom na međunarodnim razinama i razinama Unije.
(8)
Obrazac za propusnicu trebao bi se unaprijediti kako bi se postigli napredni sigurnosni standardi i kako bi se pridonijelo osiguravanju odgovarajuće razine zaštite od krivotvorenja i falsificiranja. U propusnicu bi se trebali uključiti uobičajeni sigurnosni standardi i interoperabilni biometrijski identifikatori kako bi se uspostavila pouzdana veza između punopravnog nositelja i isprave, na taj način znatno doprinoseći osiguravanju zaštite od njezine neovlaštene uporabe.
(9)
Obrazac za propusnicu posebno bi trebao biti sukladan sigurnosnim standardima i tehničkim specifikacijama koje se primjenjuju na nacionalne putne isprave koje izdaju države članice u skladu s Uredbom Vijeća (EZ) br. 2252/2004 (2) Time se omogućava sukladnost sa specifikacijama Međunarodne organizacije za civilno zrakoplovstvo („ICAO”), posebno s onima iz Dokumenta ICAO-a 9303 o strojno čitljivim putnim ispravama jer će iste pridonijeti zaštiti propusnica od neovlaštene uporabe i nastojanjima da se međunarodno priznaju kao valjane putne isprave. Isto tako, Unija bi trebala sudjelovati u direktoriju javnih ključeva ICAO-a slijedeći primjenjive standarde i preporučene prakse ICAO-a s ciljem omogućavanja pojednostavljene provjere propusnica diljem svijeta.
(10)
Kako bi se osiguralo da se jednaki uvjeti za buduće sigurnosne standarde i tehničke specifikacije putovnica i putnih isprava koje izdaju države članice prema potrebi primjenjuju jednako i na propusnice Unije, provedbene ovlasti trebalo bi dodijeliti Komisiji. Štoviše, provedbene ovlasti trebale bi se dodijeliti Komisiji kako bi se utvrdila pravila za institucije, agencije ili druga tijela Unije, kao i Europskoj službi za vanjsko djelovanje (dalje u tekstu: „institucije”) u slučaju gubitka, krađe, izdavanja duplikata i vraćanja propusnice. Te bi ovlasti trebalo izvršavati u skladu s Uredbom (EU) br. 182/2011 Europskog parlamenta i Vijeća (3)
(11)
Savjetodavni postupak trebao bi se koristiti za donošenje provedbenih akata uz osiguravanje, prema potrebi, sukladnosti s budućim minimalnim sigurnosnim standardima i tehničkim specifikacijama za putovnice i putne isprave koje izdaju države članice, donesenima u skladu s Uredbom (EZ) br. 2252/2004, koji mogu ostati tajni kako bi se spriječila opasnost od krivotvorenja i falsificiranja. Savjetodavni postupak trebao bi se koristiti i za donošenje provedbenih akata o postupanju u slučaju gubitka, krađe, izdavanja duplikata i povrata propusnica od strane institucija. U okviru tog postupka Komisiji bi trebao pomagati Odbor osnovan člankom 6. Uredbe Vijeća (EZ) br. 1683/95 (4).
(12)
Potrebno je osigurati da se u elektronički medij propusnice ne pohranjuju drugi podaci osim onih na temelju ove Uredbe i njezinih priloga.
(13)
Svaka institucija, djelujući pojedinačno ili zajedno na temelju sporazuma o razini usluga, odgovorno za obradu osobnih podataka svog osoblja ili drugih djelatnika te Komisija prilikom centralizacije tih podataka u svrhu obrade trebali bi osigurati sukladnost s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (5).
(14)
Kako bi se osiguralo da osobni podaci ne budu dostupni većem broju osoba od potrebnog, ključno je da Komisija koordinira provedbu ove Uredbe i odredi jedan subjekt s odgovornošću za izradu i personalizaciju propusnica. Komisija bi posebno trebala razmotriti osiguravanje sigurnog pristupa osobnim podacima sadržanima u propusnici u svrhu izrade i personalizacije od strane jednog ovlaštenog subjekta, uz osiguravanje odgovarajuće razine zaštite podataka.
(15)
Osobni podaci trebali bi se čuvati u registru ili od strane subjekta samo tijekom vremena potrebnog za postizanje svrhe za koju su prikupljani i kako bi se osiguralo da subjekti podataka mogu pristupiti svojim osobnim podacima kako bi ostvarili svoja prava. Nakon razdoblja koje slijedi zatvaranje postupka, osobni bi se podaci trebali automatski izbrisati. To razdoblje potrebno je opravdati i obrazložiti.
(16)
Kako bi se spriječila falsifikacija i neovlaštena uporaba propusnice, trebao bi se odabrati jedan subjekt koji bi za izradu i personalizaciju propusnica odredila Komisija u skladu s odredbama koje se primjenjuju na dodjelu ugovora, posebno onih Uredbe (EZ, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (6) i uzimajući u obzir osjetljivu prirodu isprava koje se izrađuju.
(17)
U skladu s načelom proporcionalnosti, ova Uredba ne izlazi iz okvira onoga što je potrebno za postizanje postavljenih ciljeva u skladu s člankom 5. stavkom 4. drugim podstavkom Ugovora o Europskoj uniji.
(18)
Ova Uredba trebala bi zamijeniti Uredbu Vijeća (EZUČ, EEZ, Euratom) br. 1826/69 (7). Uredba (EZUČ, EEZ, Euratom) br. 1826/69 stoga bi trebala biti stavljena izvan snage s učinkom od 25. studenoga 2015. nakon prijelaznog razdoblja.
(19)
Potrebno je omogućiti prijelazno razdoblje od stupanja na snagu ove Uredbe do 24. studenoga 2015. kada će još uvijek biti moguće izdati i koristiti propusnicu u skladu s Uredbom Vijeća (EZUČ, EEZ, Euratom) br. 1826/69. Međutim, ova prijelazna mogućnost trebala bi se primjenjivati tako da se od trenutka kada se propusnice počnu izdavati u skladu s ovom Uredbom, prestanu izdavati propusnice u skladu s Uredbom (EZUČ, EEZ, Euratom) br. 1826/69. te da se takve propusnice koje su još u opticaju sustavno zamijene do 24. studenoga 2015. Ovim će se pristupom razdoblje u kojem su u opticaju obje vrste propusnica ograničiti na najmanju moguću mjeru,
DONIJELO JE OVU UREDBU:
Članak 1.
Područje primjene
1. Propusnica se dodjeljuje samo u interesu Unije članovima institucija Unije iz stavka 2. i njezinim službenicima. Izdaje se službenicima u skladu s uvjetima navedenima u članku 23. Pravilnika o osoblju za dužnosnike, kao i članku 11. i članku 81. Uvjeta zaposlenja za druge službenike Europske unije. Propusnica se može izdati, isključivo u interesu Unije, u iznimnim slučajevima i uz odgovarajuće obrazloženje, posebnim podnositeljima zahtjeva u skladu s Prilogom II.
2. Ova Uredba primjenjuje se na institucije, agencije i druga tijela Europske unije, kao i na Europsku službu za vanjsko djelovanje (dalje u tekstu: „institucije”).
Članak 2.
Postupak
1. Za potrebe ove Uredbe svaka institucija može sklopiti sporazum s drugim institucijama s ciljem postizanja sinergije i smanjenja troškova. Te institucije odgovorne su za obradu osobnih podataka osoblja ili posebnih podnositelja zahtjeva iz članka 1. stavka 1.. Takvi podaci uključuju biografske i biometrijske podatke koji se koriste za nedvosmisleno identificiranje podnositelja zahtjeva, uključujući prikaz lica i dva digitalna otiska prstiju kao biometrijska obilježja.
2. Za potrebe ove Uredbe Komisija djeluje kao središnja točka s ciljem prijenosa osobnih podataka koje su obradile institucije subjektu iz stavka 3.
3. Komisija određuje subjekt odgovoran za osmišljavanje, izradu i personalizaciju propusnica, uzimajući u obzir osjetljivu prirodu isprava koje se izrađuju. To obavlja u skladu s odredbama koje se primjenjuju na dodjelu ugovora, posebno onih Uredbe (EZ, Euratom) br. 966/2012. Bilo kakav prijenos osobnih podataka tijekom postupka obavlja se u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001.
4. Sve propusnice ostaju vlasništvo Unije.
Članak 3.
Jezično uređenje
Propusnica se izdaje na svim službenim jezicima institucija Unije, kao što je navedeno u Prilogu I. Prikaz biografskih podataka uzima u obzir preporuke ICAO-a.
Članak 4.
Valjanost
1. Ne dovodeći u pitanje članak 5. stavak 2. propusnica se izdaje na maksimalno razdoblje od šest godina i na minimalno razdoblje od 12 mjeseci, podložno uvjetima za vraćanje, određenima u provedbenim aktima donesenima u skladu s člankom 6. stavkom 4. Razdoblje njezine valjanosti prilagođava se duljini mandata člana institucije, duljini boravaka ili upućivanja dužnosnika na rad ili duljini ugovora privremenog službenika ili ugovornog djelatnika.
2. Sve propusnice kojima je istekla valjanost ili nemaju više praznih stranica za pričvršćivanje viza moraju se vratiti tijelu koje ih je izdalo za službeno poništavanje ili produljenje. Propusnicu je potrebno vratiti kada njezin nositelj napusti svoju dužnost ili službu. Ovaj stavak primjenjuje se i na posebne podnositelje zahtjeva iz članka 1. stavka 1. U svakom slučaju, kada izvorni nositelj vraća svoju propusnicu, i uzdržavani član obitelji jednako je dužan vratiti svoju propusnicu.
Članak 5.
Osobni podaci - prava pojedinaca
1. Osobe kojima je izdana propusnica imaju pravo provjeriti osobne podatke koje ona sadrži, sukladno Uredbi (EZ) br. 45/2001 te prema potrebi zatražiti njihov ispravak ili brisanje.
2. Osobe za koje je davanje otisaka prstiju fizički nemoguće izuzimaju se od obveze. Ako uzimanje otisaka određenih prstiju privremeno nije moguće, dozvoljeno je uzimanje otisaka drugih prstiju. Ako privremeno nije moguće uzimanje otiska niti jednog drugog prsta, može se izdati privremena propusnica koja će biti valjana 12 mjeseci ili manje.
3. Propusnica ne sadrži druge strojno čitljive informacije osim onih na temelju ove Uredbe.
4. Za potrebe ove Uredbe, biometrijska obilježja u propusnicama upotrebljavaju se samo za provjeru:
-
autentičnosti dokumenta;
-
identiteta nositelja putem izravno dostupnih usporedivih obilježja.
5. Osobni su podaci osigurani, posebno protiv neovlaštenog pristupa, a njihova cjelovitost, autentičnost i povjerljivost je zajamčena.
6. Pristup otiscima prstiju na mediju za pohranu u propusnici Komisija bi trebala odobriti trećim zemljama samo pod uvjetima navedenima u članku 9. Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka.
Članak 6.
Tehničke specifikacije i sigurnosni standardi
1. Kako bi se zajamčila jednaka razina sigurnosti, propusnica bi trebala biti sukladna istim minimalnim sigurnosnim standardima koji su propisani Uredbom Vijeća (EZ) br. 2252/2004 i Odlukom Komisije C(2005) 409 od 28. veljače 2005. o tehničkim specifikacijama u vezi sa standardima za sigurnosna obilježja i biometrijske podatke u putovnicama i putnim ispravama koje izdaju države članice, Odlukom Komisije C(2006) 2909 od 28. lipnja 2006. o tehničkim specifikacijama u vezi sa standardima za sigurnosna obilježja i biometrijske podatke u putovnicama i putnim ispravama koje izdaju države članice, Odlukom Komisije C(2008) 8657 od 22. prosinca 2008. o utvrđivanju certifikacijske politike kako je zatraženo u tehničkim specifikacijama standarda sigurnosnih obilježja i biometrijskih podataka u putovnicama i putnim ispravama koje izdaju države članice i ažuriranju normativnih referentnih isprava, Odlukom Komisije C(2009) 7476 od 5. listopada 2009. o izmjeni Odluke Komisije (C( 2008) 8657 završna verzija) o utvrđivanju certifikacijske politike kako je zatraženo u tehničkim specifikacijama standarda sigurnosnih obilježja i biometrijskih podataka u putovnicama i putnim ispravama koje izdaju države članice, Odluci Komisije C(2011) 5499 od 4. kolovoza 2011. o izmjenama Odluke Komisije C(2006) 2909 završna verzija o utvrđivanju tehničkih specifikacija standarda sigurnosnih obilježja i biometrijskih podataka u putovnicama i putnim ispravama koje izdaju države članice i Provedbenoj odluci Komisije C(2013) 6181 od 30. rujna 2013. o izmjenama Odluke Komisije C(2006) 2909 završna verzija o utvrđivanju certifikacijske politike kako je zatraženo u tehničkim specifikacijama standarda sigurnosnih obilježja i biometrijskih podataka u putovnicama i putnim ispravama koje izdaju države članice.
2. Kako bi se osigurala, prema potrebi, sukladnost propusnice s minimalnim sigurnosnim standardima donesenima u skladu s Uredbom Vijeća (EZ) br. 2252/2004, Komisija putem provedbenog akta odlučuje odrediti dodatne tehničke specifikacije u skladu s međunarodnim standardima, uključujući posebno standarde i preporučene prakse ICAO-a za propusnice, u odnosu na sljedeće:
(a)
dodatna sigurnosna obilježja i zahtjeve koji uključuju više standarde zaštite od krivotvorenja i falsificiranja;
(b)
tehničke specifikacije za medij za pohranu biometrijskih obilježja i njihovu sigurnost, uključujući sprečavanje neovlaštenog pristupa i pojednostavljenu provjeru;
(c)
zahtjeve kvalitete i zajedničke tehničke standarde za prikaz lica i otiske prstiju.
Ti se provedbeni akti donose u skladu sa savjetodavnim postupkom iz članka 7. stavka 2.
3. U skladu sa savjetodavnim postupkom iz članka 7. stavka 2. može se odlučiti da specifikacije iz ovog članka stavka 2. budu tajne i da se ne objavljuju. U tom slučaju, omogućuju se samo jedinstvenom subjektu određenom od Komisije u skladu s člankom 2. stavkom 3. i pod uvjetom da taj jedinstveni subjekt jamči odgovarajuću razinu zaštite.
4. Komisija provedbenim aktima uspostavlja pravila za institucije u slučajevima gubitka, krađe, izdaje duplikata i vraćanja propusnice. Ti provedbeni akti primjenjuju se na sve propusnice. Oni se donose u skladu sa savjetodavnim postupkom iz članka 7. stavka 2.
Članak 7.
Postupak odbora
1. Komisiji pomaže Odbor osnovan člankom 6. Uredbe (EZ) br. 1683/95. Taj odbor jest odbor u smislu Uredbe (EU) br. 182/2011.
2. Kod upućivanja na ovaj stavak primjenjuje se članak 4. Uredbe (EU) br. 182/2011.
Članak 8.
Odredbe o stavljanju izvan snage i prijelazne odredbe
1. Uredba (EZUČ, EEZ, Euratom) br. 1826/69 stavlja se izvan snage s učinkom od 25. studenog 2015. Tijekom perioda od 1. siječanj 2014. do 24. studenog 2015., Uredba (EZUČ, EEZ, Euratom) br. 1826/69 nastavlja se primjenjivati.
2. Svim propusnicama izdanima na temelju Uredbe (EZUČ, EEZ, Euratom) br. 1826/69 valjanost prestaje s učinkom od 25. studenog 2015.
Članak 9.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu četvrtog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 17. prosinca 2013.