KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) Nr. 802/2014
af 24. juli 2014
om fastsættelse af modeller for nationale programmer og vilkårene og betingelserne for det elektroniske dataudvekslingssystem mellem Kommissionen og medlemsstaterne i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 af 16. april 2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring (1), særlig artikel 14, stk. 4, og artikel 24, stk. 5, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Forordning (EU) nr. 514/2014 udgør sammen med de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 rammen for Unionens finansiering af støtte til udviklingen af et område med frihed, sikkerhed og retfærdighed.
(2)
I henhold til forordning (EU) nr. 514/2014 skal hver medlemsstat fremsætte forslag til et flerårigt nationalt program. For at sikre, at de oplysninger, Kommissionen modtager, er ensartede og sammenlignelige, er det nødvendigt at fastlægge en model, som det nationale program skal følge.
(3)
I henhold til artikel 24, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014 skal al officiel udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne og Kommissionen foregå ved brug af et elektronisk dataudvekslingssystem. Det er derfor nødvendigt at fastlægge de vilkår og betingelser, som det elektroniske dataudvekslingssystem skal overholde. Af hensyn til omkostningseffektiviteten og for at sikre den overordnede sammenhæng med alle øvrige EU-fonde med delt forvaltning er betingelserne og vilkårene for det elektroniske dataudvekslingssystem så vidt muligt de samme som dem, der er fastsat i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 184/2014 (2).
(4)
For at forbedre kvaliteten af de udvekslede oplysninger og gøre dataudvekslingssystemet enklere og mere nyttigt er det nødvendigt at fastsætte en række grundlæggende krav, hvad angår de udvekslede oplysningers form og omfang.
(5)
Der bør fastsættes principper og regler for identificering af den part, der er ansvarlig for at uploade dokumenter i det elektroniske dataudvekslingssystem og ajourføre disse dokumenter.
(6)
Der bør fastsættes tekniske specifikationer for et effektivt dataudvekslingssystem for derved at mindske medlemsstaternes og Kommissionens administrative byrde.
(7)
For at sikre, at både medlemsstaterne og Kommissionen fortsat kan udveksle data i tilfælde af force majeure, der forhindrer brugen af det elektroniske dataudvekslingssystem, er det nødvendigt at specificere alternative måder til at indkode og overføre oplysninger.
(8)
Medlemsstaterne og Kommissionen bør sikre, at dataudveksling gennem det elektroniske dataudvekslingssystem gennemføres på en sikker måde under hensyntagen til oplysningernes tilgængelighed, integritet, autenticitet, fortrolighed og uafviselighed. Der bør derfor fastlægges sikkerhedsregler.
(9)
Denne forordning overholder de grundlæggende rettigheder og de principper, som anerkendes i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, særlig retten til beskyttelsen af personoplysninger. Denne forordning bør derfor anvendes i overensstemmelse med disse rettigheder og principper. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (3) finder anvendelse for så vidt angår personoplysninger, der behandles af medlemsstaterne. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (4) finder anvendelse for så vidt angår behandlingen af personoplysninger i EU-institutioner og -organer og fri udveksling af sådanne oplysninger.
(10)
For at sikre en øjeblikkelig anvendelse af bestemmelserne i denne forordning og ikke forsinke godkendelsen af de nationale programmer bør forordningen træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
(11)
Det Forenede Kongerige og Irland er bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 og er følgelig bundet af nærværende forordning
(12)
Danmark er ikke bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 eller nærværende forordning.
(13)
Bestemmelserne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelsen fra udvalget vedrørende Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og Fonden For Intern Sikkerhed -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
Model for nationale programmer
Modellen for de nationale programmer er fastsat i bilaget.
Artikel 2
Oprettelse af et elektronisk dataudvekslingssystem
Kommissionen opretter et elektronisk dataudvekslingssystem til alle officielle udvekslinger af oplysninger mellem medlemsstaterne og Kommissionen (herefter benævnt »SFC2014«).
Artikel 3
Indhold af det elektroniske dataudvekslingssystem
1. SFC2014 skal mindst indeholde de oplysninger, der er specificeret i de modeller, formater og skabeloner, der er fastsat i henhold til nærværende forordnings artikel 1, jf. forordning (EU) nr. 514/2014 og de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014.
2. De oplysninger, der skal angives i de elektroniske formularer i SFC2014 (herefter benævnt »strukturerede data«) kan ikke erstattes af ikkestrukturerede data, herunder brug af hyperlinks eller andre typer af ikkestrukturerede data såsom vedhæftede dokumenter eller billeder. Når en medlemsstat sender de samme oplysninger i form af strukturerede data og ikkestrukturerede data benyttes de strukturerede data i tilfælde af uoverensstemmelser.
Artikel 4
Drift af SFC2014
1. Kommissionen og de kompetente myndigheder, der er omhandlet i artikel 25 i forordning (EU) nr. 514/2014, indlæser de oplysninger i SFC2014, der skal overføres, og som de er ansvarlige for, samt ajourfører disse.
2. Enhver overførsel af oplysninger til Kommissionen kontrolleres og fremsendes af en anden person end den person, som har indlæst dataene til overførslen. Denne adskillelse af opgaverne skal understøttes af SFC2014 eller medlemsstaternes IT-systemer for forvaltning og kontrol, der automatisk kobler sig til SFC2014.
3. Medlemsstaterne udpeger på nationalt eller regionalt plan eller på både nationalt og regionalt plan en eller flere personer som ansvarlig(e) for forvaltningen af adgangsrettighederne til SFC2014. De udfører følgende opgaver:
a)
identificerer brugere, der kræver adgang, idet det sikres, at disse brugere er ansat i organisationen
b)
informerer brugere om deres forpligtelser til at sikre systemets sikkerhed
c)
kontrollerer, at brugerne er berettigede til at have det krævede sæt af rettigheder i forhold til deres opgaver og hierarkiske position
d)
anmoder om, at adgangsrettighederne ophører, når disse adgangsrettigheder ikke længere er nødvendige eller berettigede
e)
rapporterer straks mistænkelige begivenheder, der kan skabe tvivl om systemets sikkerhed
f)
sikrer, at data til identifikation af brugerne til stadighed er pålidelige ved at rapportere enhver ændring
g)
tager de nødvendige forholdsregler i forhold til databeskyttelse og fortrolig behandling af forretningshemmeligheder i overensstemmelse med gældende EU-regler og nationale regler
h)
informerer Kommissionen om alle ændringer, der påvirker medlemsstatens myndigheders eller SFC2014-brugernes kapacitet til at udføre de opgaver, der henvises til i stk. 1, eller deres personlige kapacitet til at udføre de opgaver, der henvises til i litra a)-g).
4. Udvekslinger af data og transaktioner forsynes med en obligatorisk elektronisk signatur som omhandlet i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF (5). Medlemsstaterne og Kommissionen anerkender den elektroniske signatur, som anvendes i SFC2014 til udveksling af data, som antageligt bevis i retssager.
5. Ved behandlingen af oplysninger i SFC2014 skal beskyttelsen af personoplysninger for enkeltpersoner og fortroligheden af forretningshemmeligheder for juridiske enheder sikres i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/58/EF (6), Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/136/EF (7), direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001.
Artikel 5
Specifikationer for SFC2014
For at sikre en effektiv elektronisk udveksling af oplysninger gælder følgende specifikationer for SFC2014:
a)
interaktive formularer eller formularer, der er udfyldt af systemet på forhånd på baggrund af de data, der allerede er registreret i systemet
b)
automatiske udregninger, når de kan nedbringe brugernes registreringsarbejde
c)
automatiske indbyggede kontroller til at kontrollere de overførte datas indre sammenhæng og disse datas overensstemmelse med gældende regler
d)
systemskabte advarsler, der advarer brugerne af SFC2014 om, at visse aktioner kan eller ikke kan udføres
e)
onlinestatusopfølgning af, hvordan de registrerede oplysninger behandles i systemet
f)
adgang til historiske data vedrørende alle de oplysninger vedrørende et nationalt program, der er indlæst.
Artikel 6
Overførsel af data gennem SFC2014
1. SFC2014 er tilgængeligt for medlemsstaterne og Kommissionen enten direkte gennem en interaktiv brugergrænseflade (dvs. en webapplikation) eller gennem en teknisk grænseflade, der bruger forudbestemte protokoller (dvs. webtjenester), der giver mulighed for automatisk synkronisering og overførsel af data mellem medlemsstaternes informationssystemer og SFC2014.
2. Datoen for medlemsstatens elektroniske overførsel af oplysninger til Kommissionen eller omvendt vil blive anset for at være fremsendelsesdatoen for det pågældende dokument.
3. I tilfælde af force majeure, en fejlfunktion i SFC2014 eller mangel på forbindelse til SFC2014 i mere end én arbejdsdag i løbet af den sidste uge inden en lovhjemlet frist for fremlæggelse af oplysninger eller fem arbejdsdage på andre tidspunkter kan udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne og Kommissionen finde sted på papir ved brug af de modeller, formater og skabeloner, der er omhandlet i denne forordnings artikel 3, stk. 1.
Den pågældende part indlæser straks de oplysninger, der allerede er fremlagt på papir, i SFC2014, når fejlfunktionen i det elektroniske dataudvekslingssystem ophører, forbindelsen til systemet genetableres, eller grunden til force majeure ophører.
4. I de i stk. 3 omhandlede tilfælde vil poststemplets dato blive anset for at være det pågældende dokuments fremlæggelsesdato.
Artikel 7
Sikkerheden for data overført gennem SFC2014
1. Kommissionen etablerer en informationsteknologisk sikkerhedspolitik (herefter benævnt »SFC's IT-sikkerhedspolitik«) for SFC2014 for personale, der bruger SFC2014 i overensstemmelse med de relevante EU-regler, navnlig Kommissionens afgørelse C(2006) 3602 (8) og dens gennemførelsesbestemmelser. Kommissionen udpeger en eller flere personer med ansvar for at definere, vedligeholde og sikre den korrekte anvendelse af SFC2014's sikkerhedspolitik.
2. Medlemsstaterne og andre EU-institutioner end Kommissionen, der har modtaget adgangsrettigheder til SFC2014, overholder de IT-sikkerhedspolitiske vilkår og betingelser offentliggjort på SFC2014-portalen og de foranstaltninger, der er gennemført af Kommissionen i SFC2014, for at sikre overførslen af data, særlig i forbindelse med anvendelsen af den tekniske grænseflade, der er omhandlet i denne forordnings artikel 6, stk. 1.
3. Medlemsstaterne og Kommissionen gennemfører og sikrer effektiviteten af de sikkerhedsforanstaltninger, der vedtages for at beskytte de data, de har lagret og overført gennem SFC2014.
4. Medlemsstaterne vedtager nationale, regionale eller lokale informationssikkerhedspolitikker, der dækker adgang til SFC2014 og automatisk indlæsning af data i det og garanterer et minimumsæt af sikkerhedskrav. Disse nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker kan henvise til andre sikkerhedsdokumenter. Hver medlemsstat sikrer, at disse IT-sikkerhedspolitikker gælder for alle de myndigheder, der benytter SFC2014.
5. Disse nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker omfatter:
a)
de IT-sikkerhedsmæssige aspekter af det arbejde, der udføres af den eller de personer, der er ansvarlige for at forvalte de adgangsrettigheder, der er omhandlet i denne forordnings artikel 4, stk. 3, i tilfælde af at de anvendes direkte
b)
de IT-sikkerhedsmæssige foranstaltninger for disse nationale, regionale eller lokale computersystemer, der er koblet til SFC2014 via den tekniske grænseflade, der er omhandlet i denne forordnings artikel 6, stk. 1.
Med hensyn til første afsnit, litra b), er følgende aspekter omfattet, hvis det er relevant:
a)
fysisk sikkerhed
b)
datamedier og adgangskontrol
c)
lagringskontrol
d)
adgangs- og kodeordskontrol
e)
overvågning
f)
forbindelse til SFC2014
g)
kommunikationsinfrastruktur
h)
menneskelige ressourcer
i)
hændelsesstyring.
6. Disse nationale, regionale, eller lokale IT-sikkerhedspolitikker baseres på en risikovurdering, og de beskrevne foranstaltninger skal stå i et rimeligt forhold til de identificerede risici.
7. De dokumenter, hvori de nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker fastsættes, gøres tilgængelige for Kommissionen efter anmodning.
8. Medlemsstaterne udpeger en eller flere personer på nationalt eller regionalt plan med ansvar for at vedligeholde og sikre gennemførelsen af de nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker. Den eller disse personer fungerer som kontaktperson med den eller de personer, der er udpeget af Kommissionen, jf. stk. 1.
9. Både SFC's IT-sikkerhedspolitik og de relevante nationale, regionale og lokale IT-sikkerhedspolitikker opdateres i tilfælde af teknologiske ændringer, identifikation af nye trusler eller andre relevante forhold. Under alle omstændigheder gennemgås de årligt for at sikre, at de fortsat udgør en passende løsning.
Artikel 8
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaterne.
Udfærdiget i Bruxelles, den 24. juli 2014.
PROVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 802/2014
оd 24. srpnja 2014.
o utvrđivanju modela za nacionalne programe i utvrđivanju uvjeta za sustav za elektroničku razmjenu podataka između Komisije i država članica u skladu s Uredbom (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migraciju i integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migracije te integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama (1), a posebice njezin članak 14. stavak 4. i članak 24. stavak 5.,
budući da:
(1)
Uredba (EU) br. 514/2014 zajedno s posebnim uredbama navedenima u članku 2. točki (a) Uredbe (EU) br. 514/2014 predstavlja okvir za financijska sredstva Unije za potporu razvoju područja slobode, sigurnosti i pravde.
(2)
Uredbom (EU) br. 514/2014 od svake se države članice zahtijeva da predloži višegodišnji nacionalni program. Potrebno je uspostaviti model koji bi se trebao slijediti u nacionalnom programu radi osiguravanja dosljednosti i usporedivosti informacija koje se šalju Komisiji.
(3)
U skladu s člankom 24. stavkom 5. Uredbe (EU) br. 514/2014 sve službene razmjene informacija između država članica i Komisije odvijaju se putem sustava za elektroničku razmjenu podataka. Stoga je nužno utvrditi uvjete koje bi taj sustav za elektroničku razmjenu podataka trebao ispunjavati. Da bi se osigurala ekonomičnost i cjelokupna usklađenost sa svim fondovima Unije s podijeljenim upravljanjem, uvjeti za sustav za elektroničku razmjenu podataka jednaki su, u mjeri u kojoj je to moguće, onima iz Provedbene uredbi Komisije (EU) br. 184/2014 (2).
(4)
Kako bi se poboljšala kvaliteta razmijenjenih informacija, a sustav za razmjenu informacija učinio jednostavnijim i korisnijim, potrebno je utvrditi osnovne zahtjeve u pogledu oblika i opsega informacija koje će se razmjenjivati.
(5)
Trebalo bi utvrditi načela i pravila u pogledu identificiranja strane koja je odgovorna za učitavanje dokumenata u sustav za elektroničku razmjenu podataka i ažuriranje tih dokumenata.
(6)
Trebalo bi odrediti tehničke karakteristike za učinkovit sustav za elektroničku razmjenu podataka kako bi se smanjilo administrativno opterećenje država članica i Komisije.
(7)
Kako bi se osiguralo da države članice i Komisija mogu nastaviti razmjenjivati informacije u slučaju više sile koja sprečava upotrebu sustava za elektroničku razmjenu podataka, potrebno je odrediti alternativne načine za kodiranje i prijenos podataka.
(8)
Države članice i Komisija trebale bi osigurati da se razmjena podataka putem sustava za elektroničku razmjenu podataka obavlja na siguran način koji omogućuje dostupnost, integritet, autentičnost, povjerljivost i neosporivost informacija. Stoga bi trebalo utvrditi pravila o sigurnosti.
(9)
Ovom se Uredbom poštuju temeljna prava i načela priznata u Povelji o temeljnim pravima Europske unije, u prvom redu pravo na zaštitu osobnih podataka. Ova bi se Uredba stoga trebala primjenjivati u skladu s tim pravima i načelima. Na osobne podatke koje obrađuju države članice primjenjuje se Direktiva 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (3). Na obradu osobnih podataka u institucijama i tijelima Unije i na slobodno kretanje takvih podataka primjenjuje se Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (4).
(10)
Kako bi se omogućila brza primjena mjera predviđenih u ovoj Uredbi te kako se ne bi odgađalo odobravanje nacionalnih programa, Uredba bi trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
(11)
Ujedinjena Kraljevina i Irska obvezane su Uredbom (EU) br. 514/2014 te ih stoga obvezuje ova Uredba.
(12)
Dansku ne obvezuje Uredba (EU) br. 514/2014 niti ova Uredba.
(13)
Mjere predviđene u ovoj Uredbi u skladu su s mišljenjem Odbora za Fond za azil, migracije i integraciju te unutarnju sigurnost.
DONIJELA JE OVU UREDBU:
Članak 1.
Modeli za nacionalne programe
Model za nacionalne programe utvrđen je u Prilogu.
Članak 2.
Uspostava sustava za elektroničku razmjenu podataka
Komisija uspostavlja sustav za elektroničku razmjenu podataka za sve službene razmjene informacija između država članica i Komisije (dalje u tekstu: „SFC2014”).
Članak 3.
Sadržaj sustava za elektroničku razmjenu podataka
1. Sustav SFC2014 sadrži barem informacije navedene u modelima, formatima i predlošcima utvrđenima u skladu s člankom 1. ove Uredbe koji su u skladu s Uredbom (EU) br. 514/2014 i posebnim uredbama iz članka 2. točke (a) Uredbe (EU) br. 514/2014.
2. Podaci navedeni u elektroničkim obrascima ugrađenima u sustav SFC2014 (dalje u tekstu: „strukturirani podaci”) ne smiju se zamjenjivati nestrukturiranim podacima, uključujući uporabu hiperpoveznica ili drugih vrsta nestrukturiranih podataka, kao što su prilozi s dokumentima ili slikama. Ako država članica prenosi iste podatke kao strukturirane i nestrukturirane podatke, u slučaju nedosljednosti koriste se strukturirani podaci.
Članak 4.
Rad sustava SFC2014
1. Komisija i nadležna tijela iz članka 25. Uredbe (EU) br. 514/2014 unose u sustav SFC2014 podatke za čiji su prijenos i ažuriranje odgovorni.
2. Svaki prijenos podataka Komisiji provjerava i šalje osoba koja nije osoba koja je unijela podatke za taj prijenos. Ovo razdvajanje zadaća podržava sustav SFC2014 ili informacijski sustavi upravljanja i kontrole države članice koji su automatski povezani sa sustavom SFC2014.
3. Države članice imenuju, na nacionalnoj ili regionalnoj razini ili na obje razine, jednu ili više osoba koje su odgovorne za upravljanje pravima pristupa sustavu SFC2014. Te osobe obavljaju sljedeće zadaće:
(a)
identifikacija korisnika koji traže pristup pazeći pritom da su oni zaposlenici organizacije;
(b)
informiranje korisnika o obvezi očuvanja sigurnosti sustava;
(c)
provjera ovlaštenja korisnika za određenu razinu na temelju zadaća i položaja u hijerarhiji;
(d)
traženje prekida prava pristupa kada prava pristupa više nisu potrebna ili nisu opravdana;
(e)
hitno prijavljivanje sumnjivih događaja koji bi mogli narušiti sigurnost sustava;
(f)
osiguravanje stalne točnosti podataka za identifikaciju korisnika prijavljivanjem promjena;
(g)
poduzimanje potrebnih koraka za zaštitu podataka i poslovnih tajni u skladu s primjenjivim pravilima Unije i nacionalnim pravilima; i
(h)
obavještavanje Komisije o svim promjenama koje utječu na sposobnost nadležnih tijela države članice ili korisnika sustava SFC2014 da izvršavaju zadaće iz stavka 1. ili na njihovu osobnu sposobnost izvršavanja zadaća iz točaka (a) do (g).
4. Razmjene informacija i transakcije potpisuju se obveznim elektroničkim potpisom u smislu Direktive 1999/93/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (5). Države članice i Komisija priznaju pravnu snagu i dopuštenost elektroničkog potpisa kojim se koristi u sustavu SFC2014 kao dokaza u sudskom postupku.
5. Podaci koji se obrađuju putem sustava SFC2014 poštuju zaštitu privatnosti osobnih podataka pojedinaca i poslovnih tajni pravnih osoba u skladu s Direktivom 2002/58/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (6), Direktivom 2009/136/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (7), Direktivom 95/46/EZ i Uredbom (EZ) br. 45/2001.
Članak 5.
Značajke sustava SFC2014
U cilju osiguranja elektroničke razmjene podataka, sustav SFC2014 ima sljedeće značajke:
(a)
interaktivne obrasce ili obrasce koje sustav unaprijed popunjava na temelju podataka koji su prethodno uneseni u sustav;
(b)
automatske izračune, ako se njima umanjuju napori unosa korisnika;
(c)
automatske ugrađene kontrole za provjeru unutarnje dosljednosti prenesenih podataka i dosljednosti tih podataka s primjenjivim pravilima;
(d)
upozorenja koja generira sustav kojim se korisnici sustava SFC2014 upozoravaju da se određene radnje mogu ili ne mogu izvršiti;
(e)
online praćenje statusa obrade podataka unesenih u sustav; i
(f)
dostupnost povijesnih podataka u vezi sa svim podacima unesenim za nacionalni program.
Članak 6.
Prijenos podataka putem sustava SFC2014
1. Sustav SFC2014 dostupan je državama članicama i Komisiji izravno putem interaktivnog sučelja za korisnike (tj. internetske aplikacije) ili putem tehničkog sučelja primjenom unaprijed definiranih protokola (tj. internetske usluge) koje omogućuje automatsku sinkronizaciju i prijenos podataka između informacijskih sustava država članica i sustava SFC2014;
2. Datum elektroničkog prijenosa podataka iz države članice prema Komisiji i obrnuto smatra se datumom podnošenja predmetnog dokumenta.
3. U slučajevima više sile, kvara sustava SFC2014 ili nepovezanosti sa sustavom SFC2014 koja traje više od jednog radnog dana u posljednjem tjednu prije propisanog roka za podnošenje podataka ili pet radnih dana u drugim razdobljima, razmjena podataka između države članice i Komisije može se odvijati u papirnatom obliku pomoću modela, formata i predložaka iz članka 3. stavka 1.
Kada kvar sustava za elektroničku razmjenu podataka bude popravljen ili je ponovno uspostavljena veza s tim sustavom ili je prestao postojati uzrok više sile, predmetna stranka bez odlaganja unosi u sustav SFC2014 podatke koje je već poslala papirnatim putem.
4. U slučajevima iz stavka 3., datum poštanskog žiga smatra se datumom podnošenja predmetnog dokumenta.
Članak 7.
Sigurnost podataka prenesenih putem sustava SFC2014
1. Komisija uspostavlja sigurnosnu politiku za informacijsku tehnologiju (dalje u tekstu: „sigurnosna politika za IT SFC-a”) za sustav SFC2014, koja se primjenjuje na osoblje koje koristi sustav SFC2014 u skladu s mjerodavnim pravilima Unije, a posebno Odlukom Komisije C(2006)3602 (8) i njezinim provedbenim pravilima. Komisija imenuje jednu ili više osoba nadležnih za definiranje, održavanje i osiguravanje ispravne primjene sigurnosne politike za sustav SFC2014.
2. Države članice i europske institucije, osim Komisije, koje su dobile pravo pristupa sustavu SFC2014, moraju se uskladiti sa sigurnosnim uvjetima za IT, objavljenima na portalu sustava SFC2014, i mjerama koje Komisija provodi u okviru sustava SFC2014 radi sigurnog prijenosa podataka, posebno u vezi s uporabom tehničkog sučelja iz članka 6. stavka 1. ove Uredbe.
3. Države članice i Komisija provode i osiguravaju učinkovitost sigurnosnih mjera koje su donesene u cilju zaštite podataka koje su pohranile u sustav SFC2014 i prenijele putem sustava SFC2014.
4. Države članice donose nacionalne, regionalne ili lokalne politike sigurnosti za IT koje obuhvaćaju pristup sustavu SFC2014 i automatski unos podataka u taj sustav, osiguravajući najmanji skup sigurnosnih zahtjeva. Te nacionalne, regionalne ili lokalne sigurnosne politike za IT mogu upućivati na druge sigurnosne dokumente. Svaka država članica osigurava da se te sigurnosne politike za IT primjenjuju na sva nadležna tijela koja upotrebljavaju sustav SFC2014.
5. Te nacionalne, regionalne ili lokalne sigurnosne politike za IT uključuju:
(a)
aspekte informacijske sigurnosti posla koji obavlja osoba ili osobe nadležne za upravljanje pravima pristupa iz članka 4. stavka 3. ove Uredbe kada radi izravno u sustavu SFC2014 i
(b)
mjere informacijske sigurnosti za nacionalne, regionalne ili lokalne računalne sustave povezane sa sustavom SFC2014 putem tehničkog sučelja iz članka 6. stavka 1. ove Uredbe.
Za potrebe točke (b) prvog podstavka obuhvaćeni su sljedeći aspekti informacijske sigurnosti, prema potrebi:
(a)
fizička sigurnost;
(b)
podatkovni mediji i kontrola pristupa;
(c)
kontrola pohrane;
(d)
kontrola pristupa i lozinke;
(e)
praćenje;
(f)
međupovezivanje sa sustavom SFC2014;
(g)
komunikacijska infrastruktura;
(h)
ljudski potencijali; i
(i)
upravljanje incidentima.
6. Nacionalne, regionalne ili lokalne sigurnosne politike za informacijsku tehnologiju temelje se na procjeni rizika, a mjere opisane u njima moraju biti razmjerne utvrđenim rizicima.
7. Dokumenti s opisom nacionalnih, regionalnih ili lokalnih sigurnosnih politika za IT dostavljaju se Komisiji na zahtjev.
8. Države članice imenuju, na nacionalnoj i regionalnoj razini, jednu ili više osoba odgovornih za održavanje i osiguravanje primjene nacionalnih, regionalnih ili lokalnih sigurnosnih politika za IT. Ta osoba ili osobe kontaktna su točka za stupanje u kontakt s osobom ili osobama koje imenuje Komisija i na koje se upućuje u stavku 1.
9. Sigurnosna politika za IT SFC-a te odgovarajuće nacionalne, regionalne ili lokalne sigurnosne politike za IT ažuriraju se u slučaju tehnoloških izmjena, detekcije novih prijetnji ili drugih važnih razvoja. U svakom slučaju politike se godišnje ažuriraju kako bi se osiguralo da i dalje omogućuju odgovarajuću reakciju.
Članak 8.
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u državama članicama u skladu s Ugovorima.
Sastavljeno u Bruxellesu 24. srpnja 2014.