RÅDETS AFGØRELSE (FUSP) 2015/528
af 27. marts 2015
om oprettelse af en mekanisme til administration af finansieringen af de fælles udgifter til EU-operationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet (Athena) og om ophævelse af afgørelse 2011/871/FUSP
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 26, stk. 2, og artikel 41, stk. 2, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Det Europæiske Råd vedtog på mødet den 10. og 11. december 1999 i Helsingfors, at »medlemsstaterne gennem frivilligt samarbejde i forbindelse med EU-ledede operationer senest i 2003 skal være i stand til inden for en frist på 60 dage at udsende og i mindst et år opretholde militære styrker på op til 50 000-60 000 mand, der kan påtage sig at løse enhver Petersbergopgave«.
(2)
Den 17. juni 2002 godkendte Rådet de nærmere bestemmelser om finansiering af EU-ledede krisestyringsoperationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet.
(3)
Rådet bekræftede i sine konklusioner af 14. maj 2003 behovet for en hurtig reaktionskapacitet, især med henblik på humanitære opgaver og redningsopgaver.
(4)
Det Europæiske Råd gav på sit møde i Thessaloniki den 19. og 20. juni 2003 udtryk for tilfredshed med konklusionerne fra samlingen i Rådet den 19. maj 2003, der bl.a. bekræftede behovet for en hurtig reaktionskapacitet i Unionen.
(5)
Rådet besluttede den 22. september 2003, at Unionen bør skaffe sig fleksibel kapacitet til at håndtere finansieringen af fælles udgifter til militæroperationer uanset disses omfang, kompleksitet og hastende karakter ved senest den 1. marts 2004 at etablere en permanent finansieringsmekanisme, som skal administrere finansieringen af de fælles udgifter til eventuelle fremtidige EU-militæroperationer.
(6)
Den 23. februar 2004 vedtog Rådet afgørelse 2004/197/FUSP (1) om oprettelse af en mekanisme til administration af finansieringen af de fælles udgifter til EU-operationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet. Denne afgørelse er siden blevet ændret og erstattet gentagne gange, senest ved Rådets afgørelse 2011/871/FUSP (2).
(7)
Unionen er i stand til at iværksætte hurtige militære reaktionsoperationer i overensstemmelse med det koncept, som EU's Militærkomité har fastlagt. Unionen er i stand til at deployere kampgrupper i overensstemmelse med det koncept, som EU's Militærkomité har fastlagt.
(8)
Ordningen for midlertidig finansiering skal først og fremmest omfatte hurtige reaktionsoperationer.
(9)
Øvelser på politisk og militærstrategisk niveau af kommando- og kontrolstrukturerne samt procedurerne for EU-militæroperationer via EU-hovedkvartersøvelser som godkendt af Den Udenrigs- og Sikkerhedspolitiske Komité (PSC) bidrager til at styrke Unionens overordnede operative beredskab.
(10)
Rådet træffer i hvert enkelt tilfælde afgørelse om, hvorvidt en operation har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet, jf. artikel 41, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Union (TEU).
(11)
Artikel 41, stk. 2, andet afsnit, i TEU fastslår, at medlemsstater, hvis repræsentant i Rådet har afgivet en formel erklæring i henhold til artikel 31, stk. 1, andet afsnit, ikke er forpligtet til at bidrage til finansieringen af en operation, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet.
(12)
I medfør af artikel 5 i protokol nr. 22 om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til TEU og til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, deltager Danmark ikke i udarbejdelsen og gennemførelsen af Unionens afgørelser og aktioner, som har indvirkning på forsvarsområdet. Danmark deltager ikke i denne afgørelse og deltager derfor ikke i finansieringen af denne mekanisme.
(13)
Der bør vedtages bestemmelser for at sikre, at Athena beskytter fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger om dem.
(14)
Rådet har i henhold til artikel 43 i afgørelse 2011/871/FUSP revideret nævnte afgørelse og besluttet at foretage nogle ændringer i den.
(15)
Af klarhedshensyn bør afgørelse 2011/871/FUSP ophæves og erstattes af en ny afgørelse -
VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
Artikel 1
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
a) »deltagende medlemsstater«: EU-medlemsstater bortset fra Danmark
b) »bidragydende stater«: de medlemsstater, der bidrager til finansieringen af den pågældende militæroperation i overensstemmelse med artikel 41, stk. 2, i TEU, og de tredjelande, der bidrager til finansieringen af de fælles udgifter til denne operation i henhold til aftaler mellem disse lande og Unionen
c) »operationer«: de EU-operationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet
d) »militære støtteaktioner«: de EU-operationer eller dele deraf, som Rådet træffer afgørelse om til støtte for et tredjeland eller en ekstern organisation, og som har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet, men ikke er under kommando af EU-hovedkvarterer
e) »dag«: en kalenderdag, ikke en arbejdsdag, medmindre andet er angivet.
KAPITEL 1
MEKANISME
Artikel 2
Oprettelse af mekanismen
1. Der oprettes herved en mekanisme til administration af finansieringen af de fælles udgifter til operationer.
2. Mekanismen benævnes Athena.
3. Athena handler på de deltagende medlemsstaters vegne eller i forbindelse med de specifikke operationer på vegne af de bidragydende stater.
Artikel 3
Rets- og handleevne
Athena har den nødvendige rets- og handleevne for at kunne administrere finansieringen af EU-operationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet, herunder åbne bankkonti, erhverve, besidde eller afhænde aktiver, indgå kontrakter eller administrative aftaler og optræde som part i en retssag. Athena arbejder ikke med gevinst for øje.
Artikel 4
Samordning med tredjeparter
Athena samordner sine aktiviteter med medlemsstaterne, EU-institutionerne og -organerne og internationale organisationer i det omfang, det er nødvendigt, for at den kan udføre sine opgaver, samt under hensyn til Unionens målsætninger og politikker.
KAPITEL 2
ORGANISATIONSSTRUKTUR
Artikel 5
Forvaltningsorganer og personale
1. Athena forvaltes under specialkomitéens myndighed af:
a)
administratoren
b)
den øverstbefalende for den enkelte operation for så vidt angår operationer, der hører under dennes ansvarsområde (»den øverstbefalende for operationen«)
c)
regnskabsføreren.
2. Athena udnytter så vidt muligt Unionens bestående administrative strukturer. Athenas personale stilles i nødvendigt omfang til rådighed af EU-institutionerne eller udstationeres af medlemsstaterne.
3. Rådets generalsekretær kan stille det nødvendige personale til rådighed for administratoren og regnskabsføreren med henblik på varetagelsen af disses opgaver, eventuelt på forslag af en af de deltagende medlemsstater.
4. Athenas organer og personale gøres operationelle alt efter de operative behov.
Artikel 6
Specialkomitéen
1. Der nedsættes en specialkomité, som består af en repræsentant for hver deltagende medlemsstat.
Repræsentanter for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten) og for Kommissionen indbydes til at deltage i specialkomitéens møder uden stemmeret.
2. Athena forvaltes under specialkomitéens myndighed.
3. Når specialkomitéen drøfter finansieringen af de fælles udgifter til en bestemt operation:
a)
består den af en repræsentant for hver bidragydende medlemsstat
b)
deltager repræsentanterne for de bidragydende tredjelande i arbejdet i specialkomitéen. De har ikke stemmeret, og de er ikke til stede under afstemninger
c)
deltager den øverstbefalende for operationen eller dennes repræsentant i arbejdet i specialkomitéen, men har ikke stemmeret.
4. Formandskabet for Rådet indkalder til og leder møder i specialkomitéen. Administratoren varetager specialkomitéens sekretariatsopgaver. Den pågældende udarbejder en protokol over komitéens drøftelser. Vedkommende har ikke stemmeret.
5. Regnskabsføreren deltager efter behov i arbejdet i specialkomitéen, men har ikke stemmeret.
6. Hvis en deltagende medlemsstat, administratoren eller den øverstbefalende for operationen anmoder om det, indkalder formandskabet specialkomitéen inden for højst 15 dage.
7. Administratoren orienterer specialkomitéen fyldestgørende om eventuelle krav eller tvivlsspørgsmål, der vedrører Athena.
8. Specialkomitéen træffer afgørelse med enstemmighed blandt sine medlemmer under hensyntagen til sammensætningen, jf. stk. 1 og 3. Dens afgørelser er bindende.
9. Specialkomitéen godkender alle budgetter under hensyntagen til de relevante referencebeløb og udøver i almindelighed beføjelserne i henhold til denne afgørelse.
10. Specialkomitéen holdes orienteret af administratoren, den øverstbefalende for operationen og regnskabsføreren i henhold til denne afgørelse.
11. Teksten til de akter, som specialkomitéen godkender i henhold til denne afgørelse, underskrives på godkendelsestidspunktet også af formanden for specialkomitéen og af administratoren.
Artikel 7
Administratoren
1. Rådets generalsekretær udnævner, efter underretning af specialkomitéen, administratoren og mindst en assisterende administrator for en periode på tre år.
2. Administratoren udøver sine beføjelser på vegne af Athena.
3. Administratoren:
a)
opstiller budgetforslag og forelægger dem for specialkomitéen. Ethvert budgetforslags udgiftsdel for en operation fastlægges på forslag af den øverstbefalende for operationen
b)
vedtager de budgetter, som specialkomitéen har godkendt
c)
er den anvisningsberettigede for indtægtsdelen, den del, der vedrører fælles udgifter til forberedelse og opfølgning af operationer samt den del, der vedrører fælles aktionsudgifter uden for operationens aktive fase
d)
iværksætter for så vidt angår indtægterne de finansielle arrangementer, der indgås med tredjeparter om finansieringen af de fælles udgifter til EU-militæroperationer
e)
åbner en eller flere bankkonti på vegne af Athena.
4. Administratoren sørger for, at de regler, der er fastsat i denne afgørelse, overholdes, og at de beslutninger, der træffes af specialkomitéen, gennemføres.
5. Administratoren har beføjelse til at træffe de foranstaltninger, som denne skønner nødvendige til afholdelsen af de udgifter, der finansieres gennem Athena. Den pågældende underretter specialkomitéen herom.
6. Administratoren koordinerer arbejdet med de finansielle spørgsmål i forbindelse med EU-militæroperationer og fungerer som kontaktled til de nationale myndigheder samt i relevant omfang til internationale organisationer med hensyn til disse spørgsmål.
7. Administratoren står til ansvar over for specialkomitéen.
Artikel 8
Den øverstbefalende for operationen
1. Den øverstbefalende for operationen udøver på vegne af Athena sine beføjelser med hensyn til finansieringen af de fælles udgifter i forbindelse med operationer, der hører under dennes ansvarsområde.
2. I forbindelse med operationer, der hører under dennes ansvarsområde, har den øverstbefalende for operationen til opgave:
a)
at forelægge administratoren sit forslag til den del af udkastet til budget, der vedrører de fælles aktionsudgifter
b)
i sin egenskab af anvisningsberettiget at anvende bevillingerne til de fælles aktionsudgifter og udgifterne i henhold til artikel 28; den øverstbefalende er den foresatte for enhver, der deltager i anvendelsen af disse bevillinger, herunder også som midlertidig finansiering; den øverstbefalende kan indgå aftaler og afslutte kontrakter på Athenas vegne; den pågældende åbner på Athenas vegne en bankkonto for de operationer, der hører under dennes ansvarsområde
c)
i sin egenskab af anvisningsberettiget at anvende bevillingerne til udgifter i henhold til artikel 30; den øverstbefalende er den foresatte for enhver, der deltager i anvendelsen af disse bevillinger, på grundlag af de relevante bestemmelser i den administrative ad hoc-aftale med tredjeparten. Den øverstbefalende kan tildele og indgå kontrakter på vegne af tredjeparten og åbner en bankkonto for hvert tredjepartsbidrag.
3. Den øverstbefalende for operationen har beføjelse til at træffe de foranstaltninger, der skønnes nødvendige til at afholde udgifter, der finansieres gennem Athena, i forbindelse med operationer, der hører under dennes ansvarsområde. Den øverstbefalende underretter administratoren og specialkomitéen herom.
4. Bortset fra i behørigt begrundede tilfælde, som er godkendt af specialkomitéen efter forslag fra administratoren, bruger den øverstbefalende for operationen det regnskabssystem og det system til forvaltning af aktiver, som stilles til rådighed af Athena. Administratoren underretter på forhånd specialkomitéen, når vedkommende skønner, at der foreligger sådanne tilfælde.
Artikel 9
Regnskabsføreren
1. Rådets generalsekretær udnævner regnskabsføreren og mindst én assisterende regnskabsfører for en periode på tre år.
2. Regnskabsføreren udøver sine beføjelser på vegne af Athena.
3. Regnskabsføreren:
a)
sørger for korrekt gennemførelse af betalinger, indkasserer indtægter og inddriver fastlagte fordringer
b)
udarbejder regnskab for Athena hvert år og efter afslutning af en operation regnskab for den pågældende operation
c)
bistår administratoren, når denne forelægger specialkomitéen årsregnskabet eller regnskabet for en operation til godkendelse
d)
fører Athenas regnskaber
e)
fastlægger regnskabsregler og -metoder samt regnskabskontoplanen
f)
udformer og godkender regnskabssystemer for indtægterne og godkender systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at give eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger
g)
opbevarer regnskabsbilag
h)
varetager sammen med administratoren likviditetsstyringen.
4. Administratoren og den øverstbefalende for operationen forsyner regnskabsføreren med alle de oplysninger, der er nødvendige for opstilling af regnskaber, der giver et retvisende billede af Athenas formue og afholdelsen af de udgifter, som Athena administrerer. De står inde for oplysningernes pålidelighed.
5. Regnskabsføreren står til regnskab over for specialkomitéen.
Artikel 10
Generelle bestemmelser for administratoren, regnskabsføreren og Athenas personale
1. Hvervet som administrator eller assisterende administrator og som regnskabsfører eller assisterende regnskabsfører er indbyrdes uforenelige.
2. Enhver assisterende administrator handler med referat til administratoren. Enhver assisterende regnskabsfører handler med referat til regnskabsføreren.
3. En assisterende administrator træder i stedet for administratoren i dennes fravær. En assisterende regnskabsfører træder i stedet for regnskabsføreren i dennes fravær.
4. Tjenestemænd og øvrige ansatte i Unionen, der udfører opgaver for Athena, er dog fortsat omfattet af de forordninger og andre bestemmelser, der gælder for dem.
5. Personale, som medlemsstaterne har stillet til rådighed for Athena, er omfattet af de samme regler som dem, der er fastsat i Rådets afgørelse om ansættelsesvilkårene for udstationerede nationale eksperter, og af de bestemmelser, der er aftalt af deres nationale administration og EU-institutionen eller Athena.
6. Inden medlemmerne af Athena kan udnævnes, skal de være blevet sikkerhedsgodkendt til at kunne få adgang til klassificerede informationer i Rådet mindst til og med klassifikationsgraden »SECRET UE/EU SECRET« eller have modtaget en tilsvarende sikkerhedsgodkendelse af en medlemsstat.
7. Administratoren kan forhandle og indgå arrangementer med medlemsstaterne eller EU-institutioner om forhåndsudpegning af personale, der om nødvendigt omgående kan stilles til rådighed for Athena.
KAPITEL 3
ADMINISTRATIVE ORDNINGER OG RAMMEKONTRAKTER
Artikel 11
Administrative ordninger og rammekontrakter
1. Der kan forhandles administrative ordninger med medlemsstater, EU-institutioner og -organer, tredjelande og internationale organisationer med henblik på at fremme indkøb og/eller de finansielle aspekter af den gensidige støtte under operationer på den mest omkostningseffektive måde.
2. Sådanne ordninger forelægges:
a)
til høring i specialkomitéen, når de indgås med medlemsstater, EU-institutioner eller -organer
b)
til godkendelse i specialkomitéen, når de indgås med tredjelande eller internationale organisationer.
3. Sådanne ordninger undertegnes af administratoren eller eventuelt af den pågældende øverstbefalende for operationen, der handler på vegne af Athena, og af de i stk. 1 nævnte parters kompetente administrative myndigheder.
4. Rammekontrakter kan indgås for at fremme indkøb på den mest omkostningseffektive måde. Sådanne kontrakter forelægges for specialkomitéen til godkendelse, inden de underskrives af administratoren, og de gøres tilgængelige for medlemsstaterne og de øverstbefalende for operationerne, hvis de ønsker at gøre brug af dem. Denne bestemmelse forpligter ikke medlemsstaterne til at benytte sig af eller tilvejebringe varer eller tjenesteydelser på grundlag af en rammekontrakt.
Artikel 12
Faste administrative ordninger og ad hoc-ordninger for tredjelandes betaling af bidrag
1. Som led i de aftaler, der indgås mellem Unionen og tredjelande, som Rådet har udpeget som potentielle bidragydere til EU- operationer eller som bidragydere til en bestemt EU-operation, forhandler administratoren med de pågældende tredjelande om faste administrative ordninger eller ad hoc-ordninger. Disse ordninger har form af en brevveksling mellem Athena og de kompetente myndigheder i de pågældende tredjelande om de nærmere bestemmelser, der er nødvendige for at fremme hurtig betaling af bidrag.
2. Indtil aftalerne i stk. 1 er indgået, kan administratoren selv træffe de nødvendige foranstaltninger til at fremme betalinger fra de bidragydende tredjelande.
3. Administratoren underretter i forvejen specialkomitéen om de i stk. 1 nævnte planlagte ordninger før undertegnelsen på Athenas vegne.
4. Når Unionen har indledt en militæroperation, gennemfører administratoren ordningerne med de bidragydende tredjelande for så vidt angår de bidragsbeløb, som Rådet har vedtaget.
KAPITEL 4
BANKKONTI
Artikel 13
Åbning og formål
1. Bankkonti åbnes hos et førsteklasses pengeinstitut med hovedsæde i en af medlemsstaterne og er eurokonti på anfordring eller med kort opsigelse. I behørigt begrundede tilfælde og efter administratorens godkendelse kan der åbnes konti i pengeinstitutter med hovedsæde uden for medlemsstaterne.
2. I behørigt begrundede tilfælde kan der åbnes konti i andre valutaer end euro.
3. Beløbene fra de bidragydende stater indsættes på disse bankkonti. De benyttes til overførsel af de forskud til den øverstbefalende for operationen, der er nødvendige til afholdelse af de fælles udgifter til en militæroperation.
4. Bevillingerne i henhold til artikel 28 og 30 indbetales på hver sin bankkonto. De anvendes til at afholde udgifter, for hvilke forvaltningen er blevet overdraget til Athena som angivet i de respektive artikler.
Artikel 14
Forvaltning af midlerne
1. Enhver betaling fra Athenas konto underskrives både af administratoren eller en assisterende administrator og af regnskabsføreren eller en assisterende regnskabsfører.
2. Bankkonti må ikke overtrækkes.
KAPITEL 5
FÆLLES UDGIFTER
Artikel 15
Definition af fælles udgifter og finansieringsperioder
1. Athena afholder de udgifter, der er opført i bilag I, uanset hvornår de påløber. De betragtes som en operations aktionsudgifter, når de opføres under et budgetartikel, der omfatter den operation, som de har størst forbindelse med. Ellers betragtes de som fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller efter operationer.
2. Athena afholder også de fælles aktionsudgifter, der er opført i bilag II, i perioden fra godkendelsen af krisestyringskonceptet for operationen indtil udnævnelsen af en øverstbefalende for operationen. Under særlige omstændigheder kan specialkomitéen efter høring af PSC ændre det tidsrum, hvori udgifterne afholdes af Athena.
3. Under en operations aktive fase, der løber fra datoen for udnævnelsen af den øverstbefalende for operationen til den dag, hvor det operative hovedkvarter afslutter sit virke, afholder Athena som fælles aktionsudgifter:
a)
de fælles udgifter, der er opført i bilag III, del A
b)
de fælles udgifter, der er opført i bilag III, del B, når Rådet træffer beslutning herom
c)
de fælles udgifter, der er opført i bilag III, del C, når den øverstbefalende for operationen anmoder om det, og hvis specialkomitéen godkender det.
4. Under den aktive fase af en militær støtteaktion som fastlagt af Rådet afholder Athena som fælles aktionsudgifter de fælles udgifter, der er fastsat af Rådet i hvert enkelt tilfælde ud fra bilag III.
5. Til de fælles aktionsudgifter til en operation henregnes endvidere de nødvendige udgifter til dens afvikling, jf. bilag IV.
Operationen afvikles, når udstyr og infrastruktur, der finansieres i fællesskab med henblik på operationen, har opfyldt deres endelige bestemmelse, og regnskaberne for operationen er godkendt.
6. Udgifter til dækning af omkostninger, der under alle omstændigheder ville være blevet afholdt af en eller flere bidragydende stater, en EU-institution eller en international organisation uafhængigt af tilrettelæggelsen af en operation, kan på intet tidspunkt komme i betragtning som fællesudgifter.
7. Specialkomitéen kan fra sag til sag beslutte, at visse ekstraomkostninger ud over dem, der er opført i bilag III, del B, på grund af særlige omstændigheder betragtes som fælles aktionsudgifter til én given operation i dens aktive fase.
8. Hvis der ikke kan opnås enstemmighed i specialkomitéen, kan denne på formandskabets initiativ forelægge spørgsmålet for Rådet.
Artikel 16
Øvelser
1. De fælles udgifter til Unionens øvelser finansieres af Athena i henhold til reglerne og procedurerne svarende til dem, der gælder for operationer, som alle de deltagende medlemsstater bidrager til.
2. Disse fælles udgifter til øvelser består for det første af ekstraomkostninger til deployerbare eller faste hovedkvarterer og for det andet af ekstraomkostninger i forbindelse med Unionens brug af fælles NATO-aktiver og -kapaciteter, der er stillet til rådighed for en øvelse.
3. Fælles udgifter til øvelser omfatter ikke udgifter vedrørende:
a)
kapitalinvesteringer herunder investeringer i bygninger, infrastruktur og udstyr
b)
øvelsernes planlægnings- og forberedelsesfase, medmindre de er godkendt af specialkomitéen
c)
transport, kaserner og indkvartering til styrkerne.
Artikel 17
Referencebeløb
For enhver rådsafgørelse, hvorved Rådet beslutter at iværksætte eller forlænge en EU-militæroperation, fastsættes der et referencebeløb for de fælles udgifter til operationen. Administratoren vurderer navnlig med bistand fra EU's Militærstab og, hvis denne har tiltrådt sin tjeneste, den øverstbefalende for operationen, hvilket beløb der skønnes nødvendigt til dækning af de fælles udgifter til operationen for den pågældende periode. Administratoren forelægger via formandskabet beløbet for det rådsorgan, der har til opgave at gennemgå udkastet til afgørelse. Medlemmerne af specialkomitéen indbydes til drøftelserne i dette organ vedrørende referencebeløbet.
KAPITEL 6
BUDGET
Artikel 18
Budgetprincipper
1. Budgettet, der opstilles i euro, er det dokument, der for hvert regnskabsår angiver og godkender de samlede indtægter og udgifter vedrørende de fælles udgifter, der administreres af Athena.
2. Alle udgifter skal være knyttet til en bestemt operation, medmindre de skal dække udgifterne i bilag I.
3. Bevillingerne på budgettet gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar i et kalenderår og slutter den 31. december samme år.
4. Der skal på budgettet være balance mellem indtægter og udgifter.
5. Alle indtægter og udgifter vedrørende de fælles udgifter skal konteres en budgetpost og må ikke overstige beløbet for de dér opførte bevillinger, jf. dog artikel 34, stk. 5.
Artikel 19
Årligt budget
1. Administratoren opstiller hvert år et budgetforslag for det følgende regnskabsår med bistand fra den øverstbefalende for operationen for så vidt angår dennes operation.
2. Forslaget omfatter:
a)
de bevillinger, der skønnes nødvendige til dækning af de fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer
b)
de bevillinger, der skønnes nødvendige til dækning af de fælles aktionsudgifter til igangværende eller planlagte operationer, herunder til eventuel refusion af fælles udgifter, som en stat eller tredjepart har finansieret midlertidigt
c)
de i artikel 26 omhandlede formålsbestemte reserver
d)
et overslag over de nødvendige indtægter til dækning af udgifterne.
3. Forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger fordeles på afsnit og kapitler, der grupperer udgifterne efter deres art eller bestemmelse, og som efter behov underinddeles i artikler. Budgetforslaget indeholder detaljerede anmærkninger for hvert kapitel og for hver artikel. Der oprettes et specifikt afsnit for hver operation. Et specifikt afsnit skal udgøre budgettets generelle del og omfatte de fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer.
4. Hvert afsnit kan indeholde et kapitel med overskriften »formålsbestemte reserver«. Disse bevillinger opføres, når der af vægtige grunde hersker usikkerhed om størrelsen af de bevillinger, der er behov for, eller om muligheden for at gennemføre de opførte bevillinger.
5. Indtægterne består af:
a)
bidrag, der skal betales af de deltagende og bidragydende medlemsstater og eventuelt bidragydende tredjelande
b)
diverse indtægter, der underinddeles i afsnit og omfatter finansielle afkast, salgsprovenuer og budgetsaldoen for det foregående regnskabsår, når specialkomitéen har fastslået den.
6. Administratoren forelægger budgetforslaget for specialkomitéen senest den 31. oktober. Specialkomitéen godkender budgetforslaget senest den 31. december. Administratoren vedtager det godkendte budget og sender det til de deltagende medlemsstater og de bidragydende tredjelande.
Artikel 20
Ændringsbudgetter
1. I tilfælde af uundgåelige, usædvanlige eller uforudsete omstændigheder, herunder når der iværksættes en operation i årets løb, fremsætter administratoren forslag til ændringsbudget. Forslag til ændringsbudget opstilles, fremsættes, godkendes, vedtages og meddeles efter samme procedure som det årlige budget. Specialkomitéen behandler forslaget under hensyn til, hvor meget sagen haster.
2. Når dette forslag til ændringsbudget er en følge af iværksættelsen af en ny operation eller ændringer i budgettet af en igangværende operation, skal administratoren underrette specialkomitéen om de samlede forventede omkostninger til denne operation. Hvis disse omkostninger væsentligt overstiger det relevante referencebeløb, kan specialkomitéen anmode Rådet om at godkende det.
3. Det forslag til ændringsbudget, der er en følge af iværksættelsen af en ny operation, forelægges specialkomitéen inden for fire måneder efter godkendelsen af referencebeløbet, medmindre specialkomitéen fastsætter en længere frist.
Artikel 21
Overførsler
1. Administratoren kan foretage bevillingsoverførsler, hvis det er relevant og på baggrund af et forslag af den øverstbefalende for operationen. Administratoren underretter specialkomitéen om sine hensigter mindst en uge forinden, medmindre sagens hastende karakter tilskriver andet. Forhåndsgodkendelse fra specialkomitéen er dog obligatorisk, hvis:
a)
den planlagte overførsel vil kunne ændre samtlige bevillinger, der er afsat til en operation
eller
b)
de overførsler fra et kapitel til et andet, der planlægges i løbet af regnskabsåret, overstiger 10 % af bevillingerne under det kapitel, hvorfra overførslen sker, som opført på regnskabsårets budget som vedtaget på den dato, hvor det pågældende overførselsforslag blev fremsat.
2. Den øverstbefalende for operationen kan, hvis vedkommende skønner det nødvendigt af hensyn til en god afvikling af operationen, inden tre måneder, efter at denne er blevet iværksat, foretage overførsler af bevillinger til operationen fra en artikel til en anden eller fra et kapitel til et andet i den del af budgettet, der vedrører fælles aktionsudgifter. Den øverstbefalende underretter administratoren og specialkomitéen herom.
Artikel 22
Bevillingsfremførsler
1. Ikkeforpligtede bevillinger til dækning af fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer, bortfalder normalt ved regnskabsårets udløb, medmindre andet følger af stk. 2.
2. Bevillinger til dækning af udgifter til opbevaring af materiel og udstyr, der administreres af Athena, kan dog fremføres til det følgende regnskabsår, hvis der er indgået forpligtelse hertil inden den 31. december i det løbende regnskabsår. Bevillinger til dækning af fælles aktionsudgifter kan fremføres, såfremt de er nødvendige for en operation, hvis afvikling ikke er fuldført.
3. Administratoren forelægger senest den 15. februar specialkomitéen forslag til fremførsel af bevillinger, som der ikke er indgået forpligtelser for, fra det foregående regnskabsår til godkendelse. Forslagene betragtes som godkendt, medmindre specialkomitéen senest den 15. marts træffer anden beslutning.
4. De bevillinger, der er indgået forpligtelser for fra det foregående regnskabsår, fremføres, og administratoren underretter specialkomitéen herom senest den 15. februar.
Artikel 23
Forudgående gennemførelse
Så snart det årlige budget er vedtaget, kan bevillinger anvendes til dækning af forpligtelser og betalinger, for så vidt det er operativt nødvendigt.
KAPITEL 7
BIDRAG OG REFUSIONER
Artikel 24
Fastsættelse af bidrag
1. Betalingsbevillinger til dækning af de fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer, men som ikke er dækket af de forskellige indtægter, finansieres ved bidrag fra de deltagende medlemsstater.
2. Betalingsbevillinger til dækning af de fælles aktionsudgifter til en operation dækkes af bidrag fra de bidragydende stater.
3. De bidrag, der skal betales af de bidragydende medlemsstater til en operation, svarer til de betalingsbevillinger, der er opført på budgettet til dækning af de fælles aktionsudgifter til den pågældende operation, efter fradrag af de bidragsbeløb, som de bidragydende tredjelande skal betale i forbindelse med samme operation i henhold til artikel 12.
4. Fordelingen af bidragene mellem de medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag, fastsættes efter den fordelingsnøgle, der er baseret på bruttonationalindkomsten, jf. artikel 41, stk. 2, i TEU, og i overensstemmelse med Rådets afgørelse 2014/335/EU, Euratom (3) eller enhver anden rådsafgørelse, som måtte træde i stedet for denne.
5. Grundlaget for beregning af bidragene skal være kolonnen »Egne indtægter baseret på BNI« i »Oversigt over det almindelige budgets finansiering efter type af egne indtægter og medlemsstat« i Unionens senest vedtagne almindelige budget. Bidraget for hver af de medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag, fastsættes i forhold til, hvor stor en del vedkommende medlemsstats bruttonationalindkomst (BNI) udgør af den samlede BNI i de medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag.
Artikel 25
Tidsplan for indbetaling af bidrag
1. Når Rådet har fastsat et referencebeløb for en EU-militæroperation, indbetaler de bidragydende medlemsstater deres bidrag med indtil 30 % af referencebeløbet, medmindre Rådet træffer beslutning om en anden procentdel. Administratoren indkalder bidrag i forhold til operationens operative behov op til det godkendte niveau.
2. Specialkomitéen kan på forslag af administratoren beslutte, at der allerede inden vedtagelsen af et ændringsbudget for operationen skal indkaldes supplerende bidrag. Specialkomitéen kan beslutte at henvise et sådant spørgsmål til Rådets kompetente forberedende organer.
3. Når et ændringsbudget er blevet vedtaget for en specifik operation, indbetaler medlemsstaterne den resterende del af det bidrag, som de skal betale i forbindelse med den pågældende operation som fastsat i artikel 24. Når operationen er planlagt til at vare mere end seks måneder inden for et regnskabsår, indbetales den resterende del af bidragene dog i to rater. I dette tilfælde indbetales første rate inden 60 dage, efter at operationen er indledt; anden rate indbetales inden en frist, der fastsættes af specialkomitéen efter indstilling fra administratoren under hensyntagen til de operative behov. Specialkomitéen kan fravige bestemmelserne i dette stykke.
4. Administratoren indkalder skriftligt de tilsvarende bidrag hos de nationale myndigheder, hvis kontaktdetaljer er blevet meddelt administratoren, når:
a)
et budgetforslag for et regnskabsår er blevet godkendt af specialkomitéen, jf. artikel 19. Den første indkaldelse dækker de operative behov for otte måneder. Den anden indkaldelse dækker den resterende del af bidragene under hensyntagen til budgetsaldoen for det foregående år, hvis specialkomitéen besluttede at medtage denne saldo i det løbende budget efter modtagelse af revisionserklæringen
b)
et referencebeløb er blevet vedtaget, jf. artikel 25, stk. 1, eller
c)
et ændringsbudget er blevet godkendt, jf. artikel 20.
5. Med forbehold af de øvrige bestemmelser i denne afgørelse, indbetales bidragene senest 30 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen, med undtagelse af første indkaldelse af bidrag til budgettet for et nyt regnskabsår, hvis fristen for betaling er 40 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen.
6. For de medlemsstater, hvis budgetmæssige og finansielle procedurer ikke tillader betaling af deres bidrag inden for de fastlagte frister, kan administratoren, når det samlede budgetforslag er sendt til specialkomitéen, give en forventet indkaldelse til den pågældende medlemsstat før slutningen af det indeværende regnskabsår som forudbetaling for bidraget for det følgende regnskabsårs budget.
7. Bankgebyrer i forbindelse med indbetalingen af bidragene betales af de enkelte bidragydende stater.
8. Administratoren bekræfter modtagelsen af bidragene.
Artikel 26
Midlertidig finansiering
1. Hvis Unionen iværksætter en hurtig militær reaktionsoperation, indbetaler bidragydende medlemsstater bidrag på størrelse med referencebeløbet. Med forbehold af artikel 25, stk. 3, indbetales bidragene som fastsat nedenfor.
2. Med henblik på den midlertidige finansiering af Unionens hurtige militære reaktionsoperationer skal de deltagende medlemsstater enten:
a)
indbetale bidrag til Athena forud, eller
b)
hvis Rådet beslutter at iværksætte en hurtig militær reaktionsoperation, som de bidrager til finansieringen af, indbetale deres bidrag til de fælles udgifter til denne operation med referencebeløbet senest fem dage, efter at indkaldelsen er fremsendt, medmindre Rådet træffer anden afgørelse.
3. Med henblik på stk. 2 fastsætter specialkomitéen, der er sammensat af en repræsentant for hver af de medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, formålsbestemte reserver i et specifikt afsnit i budgettet. Disse formålsbestemte reserver dækkes af bidrag, der indbetales af de medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, senest 90 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen.
4. Eventuelle formålsbestemte reserver omhandlet i stk. 3, der anvendes til en operation, genopfyldes senest 90 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen.
5. Med forbehold af stk. 1 kan enhver medlemsstat, som indbetaler bidrag forud, under særlige omstændigheder bemyndige administratoren til at anvende det forudbetalte bidrag for at dække medlemsstatens bidrag til en anden operation, som den deltager i, end en hurtig reaktionsoperation. Den pågældende medlemsstat genopfylder det forudbetalte bidrag senest 90 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen.
6. I tilfælde af behov for midler til en operation, der ikke er en hurtig reaktionsoperation, inden der er modtaget tilstrækkelige bidrag til denne operation:
a)
kan op til 75 % af de forudbetalte bidrag fra medlemsstater, der bidrager til finansieringen af operationen, med samtykke fra de medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, anvendes til dækning af bidragene til denne operation. De medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, genopfylder de forudbetalte bidrag senest 90 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen
b)
betales i de i litra a) omhandlede tilfælde de bidrag, der i henhold til artikel 25, stk. 1, skal indbetales til operationen af de medlemsstater, som ikke har indbetalt bidrag forud, med de pågældende medlemsstaters samtykke inden fem dage, efter at administratoren har fremsendt indkaldelsen.
7. Den øverstbefalende for operationen kan indgå udgiftsforpligtelser og foretage udbetalinger af de beløb, der er stillet til rådighed for denne, herunder i henhold til artikel 34, stk. 3.
8. Enhver medlemsstat kan ændre sin beslutning ved at underrette administratoren herom mindst tre måneder i forvejen.
9. Renteindtægter af den midlertidige finansiering fordeles årligt til de medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, og lægges til deres formålsbestemte reserver. Beløbene meddeles disse medlemsstater som led i den årlige budgetgodkendelsesprocedure.
Artikel 27
Refusion af midlertidig finansiering
1. En medlemsstat, et tredjeland eller en international organisation, der af Rådet er blevet bemyndiget til at finansiere en del af de fælles omkostninger ved en operation midlertidigt, kan få refusion fra Athena efter skriftlig anmodning ledsaget af de nødvendige bilag. Anmodningen stiles til administratoren senest to måneder efter datoen for afslutning af den pågældende operation.
2. En anmodning om refusion kan ikke efterkommes, medmindre den er godkendt både af den øverstbefalende for operationen, hvis denne stadig er i tjenesten, og af administratoren.
3. Hvis en bidragydende medlemsstats anmodning om refusion er blevet godkendt, kan det pågældende beløb fratrækkes i den førstkommende indkaldelse af bidrag, som administratoren sender denne stat.
4. Hvis der ikke forventes nogen indkaldelse af bidrag, når anmodningen er blevet godkendt, eller hvis en godkendt anmodning om refusion overstiger det planlagte bidrag, refunderer administratoren beløbet inden 30 dage under hensyn til Athenas likvide midler og behovene for finansiering af de fælles udgifter til den pågældende operation.
5. Refusionen skal ske i overensstemmelse med denne afgørelse, uanset om operationen eventuelt aflyses.
6. Refusionen omfatter renteindtægter af det beløb, der stilles til rådighed via den midlertidige finansiering.
Artikel 28
Athenas forvaltning af udgifter, der ikke er omfattet af fælles udgifter
1. Specialkomitéen kan på forslag af administratoren, med bistand fra den øverstbefalende for operationen, eller på forslag af en medlemsstat beslutte, at den administrative forvaltning af visse udgifter i forbindelse med en operation (»nationale udgifter«) overdrages til Athena, men at de fortsat afholdes af de enkelte medlemsstater.
2. Specialkomitéen kan i sin afgørelse bemyndige den øverstbefalende for operationen til på de deltagende medlemsstaters og eventuelt tredjeparters vegne at indgå kontrakter om indkøb af tjenester og udstyr, der skal finansieres som nationale udgifter.
3. Specialkomitéen fastsætter i sin afgørelse de nærmere bestemmelser for den midlertidige finansiering af nationale udgifter.
4. Athena fører regnskab over de nationale udgifter, som mekanismen forvalter, og som afholdes af de enkelte medlemsstater og eventuelt af tredjeparter. Athena sender hver måned den enkelte medlemsstat og eventuelt tredjeparterne en opgørelse over de udgifter, som denne eller dens personel har givet anledning til i den forløbne måned, og som medlemsstaten eller tredjeparten skal dække, og indkalder de nødvendige midler til betaling af disse udgifter. Medlemsstaterne og eventuelt tredjeparterne indbetaler de indkaldte midler til Athena senest 30 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen af midler.
Artikel 29
Athenas forvaltning af midlertidig finansiering og udgifter, der ikke er omfattet af de fælles udgifter, for at lette den indledende deployering af styrkerne til en operation
Specialkomitéen kan, hvis det af hensyn til særlige operative omstændigheder er nødvendigt, på forslag af administratoren, med bistand fra den øverstbefalende for operationen, eller på forslag af en medlemsstat, beslutte, at den midlertidige finansiering og den administrative forvaltning af visse udgifter i forbindelse med en operation overdrages til Athena, men at de fortsat skal afholdes af de enkelte medlemsstater, med henblik på at lette den indledende deployering af styrkerne til en operation, inden de deltagende medlemsstater er bekræftet. Forvaltningen af disse udgifter skal sikres inden for rammerne af de eksisterende midler og ressourcer og den indledende udgift begrænses til 20 % af referencebeløbet. I så fald skal specialkomitéen i sin afgørelse fastsætte vilkårene for de fremtidige deltagende medlemsstaters og tredjeparters midlertidige finansiering og refusion af de midlertidigt finansierede beløb.
Artikel 30
Athenas forvaltning af finansielle bidrag fra tredjeparter
1. I overensstemmelse med de relevante bestemmelser i operationens retlige ramme og efter afgørelse truffet af PSC om at acceptere operationens gennemførelse eller forvaltning af et projekt eller en tredjeparts eller en medlemsstats finansielle bidrag til udgifter, der følger af operationen, kan specialkomitéen give tilladelse til, at den administrative forvaltning af midlerne til dette projekt eller af dette finansielle bidrag overdrages til Athena inden for rammerne af eksisterende midler og ressourcer. Dette kan omfatte projekter, der finansieres af Unionen.
2. Udgifterne til forvaltning af bidraget bør dækkes af selve bidraget. Specialkomitéen kan i det enkelte tilfælde beslutte, at visse udgifter, der er forbundet med bidraget, og som vedrører operationens aktive fase, kan betragtes som fælles udgifter.
3. Med henblik på forvaltning af et bidrag fra en tredjepart, Unionen eller en medlemsstat skal administrator efter godkendelse fra specialkomitéen forhandle og undertegne en ad hoc-ordning med tredjeparten, Unionen eller medlemsstaten, der fastlægger formålet, de udgifter, som bidraget skal dække, og forvaltningen af bidraget, herunder den øverstbefalendes regnskabspligt over for specialkomitéen. Administratoren sikrer, at ad hoc-ordningen overholdes i forbindelse med forvaltningen af bidraget, og giver den pågældende bidragyder direkte eller gennem den øverstbefalende for operationen alle de relevante oplysninger vedrørende forvaltningen af bidraget.
Artikel 31
Morarenter
1. Hvis en stat ikke opfylder sine finansielle forpligtelser, finder EU-reglerne om morarenter i artikel 78 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (4) eller enhver anden forordning, som måtte træde i stedet for denne i forbindelse med indbetaling af bidrag til EU-budgettet, tilsvarende anvendelse.
2. Når indbetaling foretages højst 20 dage for sent, påløber der ingen renter. Når indbetaling foretages mere end 20 dage for sent, beregnes der renter for hele forsinkelsen.
KAPITEL 8
AFHOLDELSE AF UDGIFTER
Artikel 32
Principper
1. Bevillingerne til Athena anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
2. De anvisningsberettigede har til opgave at modtage Athenas indtægter og afholde Athenas udgifter i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning samt at sikre indtægternes og udgifternes lovlighed og formelle rigtighed. Ved afholdelse af udgifter indgår de anvisningsberettigede budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne. En anvisningsberettiget kan delegere sine beføjelser ved en afgørelse, hvori det fastslås:
a)
til hvilke ansatte og på hvilket niveau beføjelserne delegeres
b)
omfanget af de delegerede beføjelser
c)
de befuldmægtigedes mulighed for at subdelegere deres beføjelser.
3. Anvendelse af bevillingerne sker efter princippet om adskillelse mellem anvisning af udgifter og regnskabsføring. Funktionerne som anvisningsberettiget og som regnskabsfører er indbyrdes uforenelige. Enhver udbetaling, der foretages fra midler, der administreres af Athena, skal underskrives både af en anvisningsberettiget og af en regnskabsfører.
4. Medmindre andet er fastsat i denne afgørelse, anvender en medlemsstat, en EU-institution eller i givet fald en international organisation, der har fået overdraget afholdelsen af fælles udgifter, de regler, der gælder for afholdelsen af dens egne udgifter. Når administratoren afholder udgifter direkte, overholder den de regler, der gælder for gennemførelsen af sektionen vedrørende Rådet i Unionens almindelige budget.
5. Administratoren kan dog forelægge formandskabet elementer til et forslag til Rådet eller specialkomitéen om regler for afholdelsen af de fælles udgifter.
6. Specialkomitéen kan godkende regler for afholdelse af fælles udgifter, der fraviger stk. 4.
Artikel 33
Fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer, eller som ikke direkte kan henføres til en specifik operation
Administratoren udøver hvervet som anvisningsberettiget for Athenas fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer, samt fælles omkostninger, der ikke direkte kan henføres til en specifik operation.
Artikel 34
Fælles aktionsudgifter
1. Den øverstbefalende for operationen udøver hvervet som anvisningsberettiget for de fælles aktionsudgifter til den operation, som denne har ansvaret for. Det er dog administratoren, der varetager hvervet som anvisningsberettiget for de fælles aktionsudgifter, der påløber under en operations forberedende fase, og som afholdes direkte af Athena, eller som er knyttet til operationen efter afslutningen af den aktive fase.
2. Efter anmodning fra den øverstbefalende for operationen overfører administratoren de nødvendige beløb til afholdelsen af udgifterne til en operation fra Athenas bankkonto til den bankkonto, der er åbnet på Athenas vegne, og som den øverstbefalende for operationen har meddelt.
3. Uanset artikel 18, stk. 5, giver vedtagelsen af et referencebeløb administratoren og den øverstbefalende for operationen ret til hver især inden for deres ansvarsområde at indgå udgiftsforpligtelser og betale udgifter for den pågældende operation med indtil den procentdel af referencebeløbet, der er godkendt jf. artikel 25, stk. 1, medmindre Rådet fastlægger et højere forpligtelsesbeløb.
Specialkomitéen kan, på forslag af administratoren eller den øverstbefalende for operationen og under hensyntagen til, hvor nødvendig og hastende operationen er, beslutte, at der kan indgås yderligere udgiftsforpligtelser og, hvis det er relevant, afholdes supplerende udgifter. Specialkomitéen kan beslutte at henvise et sådant spørgsmål til Rådets kompetente forberedende organer via formandskabet, medmindre de operative omstændigheder tilsiger andet. Denne undtagelse finder dog ikke anvendelse fra datoen for vedtagelsen af et budget for den pågældende operation.
4. I perioden forud for vedtagelsen af budgettet for en operation aflægger administratoren og den øverstbefalende eller dennes repræsentant hver måned hver især inden for deres ansvarsområde rapport til specialkomitéen om afholdelsen af de udgifter, der kan betragtes som fælles udgifter til operationen. Specialkomitéen kan på forslag af administratoren, den øverstbefalende for operationen eller en medlemsstat udstede retningslinjer for afholdelsen af udgifterne i denne periode.
5. Uanset artikel 18, stk. 5, kan den øverstbefalende for en EU-militæroperation i tilfælde af overhængende fare for den styrke, der deltager i operationen, ud over de bevillinger, der er opført på budgettet, afholde de udgifter, der er nødvendige for at undgå tab af mandskab. Den øverstbefalende underretter administratoren og specialkomitéen herom hurtigst muligt. I en sådan situation foreslår administratoren i samråd med den øverstbefalende de nødvendige overførsler til finansiering af de uforudsete udgifter. Hvis det ikke er muligt at sikre en tilstrækkelig dækning af disse udgifter ved overførsel, foreslår administratoren et ændringsbudget.
KAPITEL 9
ENDELIG BESTEMMELSE FOR UDSTYR OG INFRASTRUKTUR, DER FINANSIERES I FÆLLESSKAB
Artikel 35
Udstyr og infrastruktur
1. Administratoren foreslår specialkomitéen en sats for værdiforringelsen af udstyr og andre aktiver til alle operationer. Den øverstbefalende for operationen kan anvende en anden sats for værdiforringelse, hvis det af hensyn til de operative omstændigheder er nødvendigt, og efter godkendelse fra specialkomitéen.
2. Med henblik på at afvikle en operation, som denne har haft ansvaret for, foreslår den øverstbefalende specialkomitéen en endelig bestemmelse for det udstyr og den infrastruktur, der er finansieret i fællesskab til denne operation.
3. Administratoren forvalter det udstyr og den infrastruktur, der er tilbage efter operationens aktive fase, med henblik på, om nødvendigt, at træffe afgørelse om deres endelige bestemmelse.
4. Den endelige bestemmelse for udstyr og infrastruktur, der er erhvervet i fællesskab, godkendes af specialkomitéen under hensyn til operative behov og økonomiske kriterier. Den endelige bestemmelse kan være følgende:
a)
infrastruktur sælges eller afhændes via Athena til værtslandet, en medlemsstat eller en tredjepart
b)
udstyr sælges via Athena til en medlemsstat, værtslandet eller en tredjepart eller opbevares eller vedligeholdes af Athena, en medlemsstat eller en tredjepart til brug i en senere operation.
5. I forbindelse med salg skal udstyr og infrastruktur sælges til handelsværdien eller, hvis der ikke kan fastsættes en handelsværdi, til en retfærdig og rimelig pris, idet der tages hensyn til specifikke lokale forhold.
6. Salg eller afhændelse til værtslandet eller en tredjepart sker i overensstemmelse med de relevante gældende sikkerhedsforskrifter.
7. Såfremt det besluttes, at Athena ikke skal afhænde udstyr, der er finansieret i fællesskab i forbindelse med en operation, kan de bidragydende medlemsstater anmode de øvrige deltagende stater om finansiel kompensation. Specialkomitéen, i dens sammensætning af repræsentanterne for samtlige deltagende medlemsstater, træffer de nødvendige afgørelser på forslag af administratoren.
KAPITEL 10
REGNSKABSFØRING OG FORTEGNELSE OVER LØSØRE
Artikel 36
Regnskab over de fælles aktionsudgifter
Den øverstbefalende for operationen fører regnskab over de overførsler, som denne modtager fra Athena, de udgiftsforpligtelser, som denne indgår, de betalinger, som denne foretager, og de indtægter, som denne modtager, samt udarbejder en fortegnelse over det løsøre, der finansieres over Athenas budget, og som anvendes til den operation, som vedkommende har ansvaret for.
Artikel 37
Konsolideret regnskabsføring
1. Regnskabsføreren fører regnskab over indkaldte bidrag og foretagne overførsler. Endvidere opstiller den pågældende regnskab over de fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller efter operationer, og over de aktionsudgifter, der er afholdt, og de indtægter, der er modtaget under administratorens direkte myndighed.
2. Regnskabsføreren opstiller et konsolideret regnskab over Athenas indtægter og udgifter. Den øverstbefalende for den enkelte operation forelægger med henblik herpå et regnskab for regnskabsføreren over de udgiftsforpligtelser, som den øverstbefalende har indgået, de udbetalinger, som denne har foretaget, og de indtægter, som denne har modtaget.
KAPITEL 11
REVISION OG REGNSKABSAFLÆGGELSE
Artikel 38
Regelmæssig underretning af specialkomitéen
Hver tredje måned forelægger Administratoren specialkomitéen en oversigt over modtagelsen af indtægter og afholdelsen af udgifter siden regnskabsårets begyndelse. Med henblik herpå sender den øverstbefalende for den enkelte operation administratoren en oversigt over de fælles aktionsudgifter, der er afholdt til den operation, som den øverstbefalende har ansvaret for.
Artikel 39
Betingelser for udøvelse af kontrol
1. De personer, der har til opgave at revidere Athenas indtægter og udgifter, skal forinden være blevet sikkerhedsgodkendt til at kunne få adgang til klassificerede informationer i Rådet mindst til og med klassifikationsgraden »SECRET UE/EU SECRET« eller være tilsvarende sikkerhedsgodkendt af en medlemsstat eller af NATO. Disse personer skal beskytte klassificerede informationer, som de måtte få kendskab til under deres revision, i overensstemmelse med de regler, der gælder for sådanne informationer.
2. De personer, der har til opgave at revidere Athenas indtægter og udgifter, har omgående og uden varsel adgang til dokumenter og indholdet af enhver form for databærer vedrørende disse indtægter og udgifter samt til de lokaler, hvor disse dokumenter og databærere opbevares. De kan tage kopi heraf. De personer, der deltager i modtagelsen af Athenas indtægter og afholdelsen af dens udgifter, yder administratoren og de personer, der har til opgave at revidere disse indtægter og udgifter, den nødvendige bistand til gennemførelsen af deres opgave.
Artikel 40
Ekstern revision
1. Hvis en medlemsstat, en EU-institution eller en international organisation overdrages afholdelsen af Athenas udgifter, anvender den stat, institution eller organisation de regler, der gælder for revision af dens egne udgifter.
2. Administratoren eller personer, som denne udpeger, kan dog til enhver tid foretage revision af Athenas fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller efter operationer, eller de fælles aktionsudgifter i forbindelse med en operation. Endvidere kan specialkomitéen på forslag af administratoren eller en medlemsstat til enhver tid udpege eksterne revisorer, hvis mandat eller ansættelsesvilkår det fastlægger.
3. Med henblik på de eksterne revisioner nedsættes der et kollegium bestående af seks revisorer. Specialkomitéen udpeger hvert år to medlemmer for en periode på tre år, som kan forlænges én gang, blandt de kandidater, medlemsstaterne indstiller. Specialkomitéen kan forlænge et medlems mandat med op til seks måneder.
Kandidaterne skal være medlem af det højeste nationale revisionsorgan i en medlemsstat, eller være anbefalet af et sådant organ, og frembyde tilstrækkelig garanti for pålidelighed og uvildighed. De skal være til rådighed, så de kan udføre opgaver på Athenas vegne, når det er nødvendigt. Ved udførelsen af disse opgaver:
a)
betales revisorkollegiets medlemmer fortsat af det organ, de er udlånt fra, idet Athena dog afholder deres rejseudgifter i henhold til de bestemmelser, der gælder for EU-tjenestemænd i den tilsvarende lønklasse
b)
kan medlemmerne kun anmode om eller modtage instrukser fra specialkomitéen; inden for rammerne af revisionsmandatet er revisorkollegiet medlemmer helt uafhængige og eneansvarlige for gennemførelsen af den eksterne revision
c)
har medlemmerne kun referat til specialkomitéen med hensyn til udførelsen af deres opgaver
d)
kontrollerer medlemmerne i løbet af regnskabsåret og efterfølgende ved kontrol på stedet samt ved kontrol af regnskabsbilagene, dels at de udgifter, der finansieres eller finansieres midlertidigt gennem Athena, afholdes i overensstemmelse med gældende lovgivning og principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, dels at den interne kontrol er fyldestgørende.
Revisorkollegiet vælger hvert år sin formand blandt sine medlemmer, idet det enten vælger en ny formand eller forlænger den siddende formands mandat. Det fastsætter selv de regler, der skal gælde for de revisioner, der udføres af dets medlemmer, i overensstemmelse med de højeste internationale standarder. Kollegiet godkender de revisionsrapporter, der udarbejdes af dets medlemmer, inden de fremsendes til administratoren og specialkomitéen.
4. Specialkomitéen kan i hvert enkelt tilfælde og med en specifik begrundelse beslutte at anvende andre eksterne organer.
5. Udgifterne til revisioner, der foretages af revisorer, der handler på vegne af Athena, betragtes som fælles udgifter, der afholdes af Athena.
Artikel 41
Intern revision
1. Rådets generalsekretær udnævner på forslag af administratoren og efter at have underrettet specialkomitéen en intern revisor af Athena og mindst én assisterende intern revisor for en periode på fire år, der kan forlænges indtil en samlet periode på højst otte år; de interne revisorer skal have de nødvendige faglige kvalifikationer og frembyde tilstrækkelig garanti for pålidelighed og uvildighed. Den interne revisor må hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører. Den interne revisor må ikke deltage i udarbejdelsen af årsregnskaber.
2. Den interne revisor aflægger beretning til administratoren om risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet, at fremsætte henstillinger til forbedring af den interne kontrol i forbindelse med operationerne og at fremme en forsvarlig økonomisk forvaltning. Den interne reviser har navnlig til opgave at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre politikkerne og nå målene set i relation til de dermed forbundne risici.
3. Den interne revisor udfører sine opgaver i alle de tjenestegrene, der er involveret i inkassering af Athenas indtægter eller afholdelse af udgifter, der finansieres gennem Athena.
4. Den interne revisor foretager en eller i givet fald flere revisioner i løbet af et regnskabsår. Vedkommende aflægger beretning til administratoren og underretter den øverstbefalende for operationen om sine konklusioner og henstillinger. Den øverstbefalende for operationen og administratoren sørger for, at henstillinger på baggrund af revisionsarbejdet følges op.
5. Hvert år giver administratoren specialkomitéen en redegørelse for den interne revision, der angiver det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget, de konstateringer, der er gjort, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.
6. Desuden sørger den øverstbefalende for operationen for, at den interne revisor har fuld adgang til den operation, som vedkommende har ansvaret for. Den interne revisor kontrollerer, at budgetgennemførelsessystemer og -procedurer fungerer korrekt, og sørger for, at der er solide og effektive interne kontrolsystemer.
7. Den interne revisors arbejde og beretninger stilles til rådighed for revisorkollegiet med al tilhørende dokumentation.
Artikel 42
Årlig regnskabsaflæggelse og -afslutning
1. Den øverstbefalende for den enkelte operation forelægger senest den 31. marts efter regnskabsårets afslutning eller inden fire måneder efter afslutningen af den operation, som denne har ansvaret for, alt efter hvilken dato der kommer først, Athenas regnskabsfører de oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af årsregnskabet vedrørende de fælles udgifter, årsregnskabet vedrørende udgifter, jf. artikel 28, samt årsberetningen.
2. Senest den 15. maj efter regnskabsårets afslutning udarbejder administratoren med bistand fra regnskabsføreren og den øverstbefalende for den enkelte operation årsregnskaberne og årsberetningen og forelægger dem for specialkomitéen og revisorkollegiet.
3. Specialkomitéen får inden otte uger efter fremsendelsen af årsregnskaberne forelagt en revisionserklæring af revisorkollegiet og Athenas reviderede årsregnskaber af administratoren bistået af regnskabsføreren og den øverstbefalende for den enkelte operation.
4. Specialkomitéen får senest den 30. september efter regnskabsårets afslutning forelagt revisionsrapporten af revisorkollegiet og gennemgår revisionsrapporten, revisionserklæringen og årsregnskaberne med henblik på at meddele decharge til administratoren, regnskabsføreren og den øverstbefalende for den enkelte operation.
5. På en måde, der er i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller en enhver anden forordning, som måtte træde i stedet for denne, opbevarer regnskabsføreren, den øverstbefalende for de enkelte operationer og i givet fald administratoren hver på deres niveau samtlige regnskaber, løsørefortegnelser og dermed forbundne dokumenter i en periode på fem år fra datoen for meddelelse af den pågældende decharge. Når en operation er afsluttet, sørger den øverstbefalende for operationen for fremsendelse af samtlige regnskaber og løsørefortegnelser til regnskabsføreren.
6. Specialkomitéen opfører ved hjælp af et ændringsbudget budgetsaldoen for det regnskabsår, hvis regnskaber er blevet godkendt, på budgettet for det følgende regnskabsår under indtægter eller udgifter alt efter, hvad der er relevant. Specialkomitéen kan imidlertid beslutte at opføre denne budgetsaldo efter at have modtaget revisionserklæringen fra revisorkollegiet.
7. Den del af budgetsaldoen for et regnskabsår, der hidrører fra anvendelsen af de bevillinger, der er afsat til at dække fælles udgifter, der påløber under forberedelsen eller som følge af operationer, modregnes i de førstkommende bidrag fra de deltagende medlemsstater.
8. Den del af budgetsaldoen, der er blevet tilovers efter anvendelsen af bevillingerne til dækning af de fælles aktionsudgifter i forbindelse med en bestemt operation, modregnes i de førstkommende bidrag fra de medlemsstater, der har bidraget til denne operation.
9. Hvis refusion ikke kan ske ved at foretage fradrag i de bidrag, der skal indbetales til Athena, tilbagebetales budgetsaldoen til den pågældende medlemsstat i henhold til BNI-nøglen for refusionsåret.
10. Hver medlemsstat, som deltager i en operation, kan senest den 31. marts hvert år underrette administratoren, om nødvendigt via den øverstbefalende for operationen, om de ekstraomkostninger, medlemsstaten har afholdt til operationen i det foregående regnskabsår. Disse oplysninger opdeles, så de viser de vigtigste udgiftsposter. Administratoren samler disse oplysninger med henblik på at give specialkomitéen et overblik over ekstraomkostningerne ved operationen.
Artikel 43
Regnskabsafslutning for en operation
1. Når en operation er afsluttet, kan specialkomitéen på forslag af administratoren eller en medlemsstat beslutte, at administratoren med bistand fra regnskabsføreren og den øverstbefalende for operationen under alle omstændigheder forelægger specialkomitéen årsregnskaberne for denne operation for perioden indtil operationens afslutning og om muligt indtil dens afvikling. Administratorens frist må ikke være på mindre end fire måneder fra datoen for afslutningen af operationen.
2. Hvis det inden for den tildelte frist ikke er muligt at medtage de indtægter og udgifter, der er forbundet med afviklingen af en operation, i årsregnskaberne for denne operation, opføres disse indtægter og udgifter på Athenas årsregnskaber og gennemgås af specialkomitéen som led i proceduren i artikel 42.
3. Specialkomitéen godkender på baggrund af en erklæring fra revisorkollegiet det årsregnskab for operationen, som er blevet forelagt den. Den meddeler decharge til administratoren, regnskabsføreren og den øverstbefalende for den pågældende operation.
4. Hvis refusion ikke kan ske ved at foretage fradrag i de bidrag, der skal indbetales til Athena, tilbagebetales budgetsaldoen til den pågældende medlemsstat i henhold til BNI-nøglen for refusionsåret.
KAPITEL 12
FORSKELLIGE BESTEMMELSER
Artikel 44
Ansvar
1. Forseelser eller forsømmelser i forbindelse med gennemførelsen af budgettet straffes med disciplinære eller strafferetlige foranstaltninger over for den øverstbefalende for operationen, administratoren eller andet personale, som er stillet til rådighed navnlig af EU-institutionerne eller medlemsstaterne, i overensstemmelse med den vedtægt eller den ordning, som de hver især er omfattet af. Athena kan desuden på eget initiativ eller på anmodning af en bidragydende stat eller tredjepart gøre de pågældende civilretligt ansvarlige.
2. En bidragydende stat kan under ingen omstændigheder gøre Unionen eller Rådets generalsekretær ansvarlige for administratorens, regnskabsførerens eller det assisterende personales udførelse af deres opgaver.
3. De bidragydende stater eller tredjeparter påtager sig gennem Athena ethvert ansvar i henhold til kontraktforhold, der måtte opstå som følge af indgåelse af kontrakter i forbindelse med afholdelsen af dens udgifter. Ansvaret i kontraktforhold bestemmes efter den for den pågældende kontrakt gældende lovgivning.
4. For så vidt angår ansvar uden for kontraktforhold erstatter de bidragydende stater eller tredjeparter gennem Athena og i overensstemmelse med de almindelige principper, der gælder for medlemsstaternes lovgivning og styrkernes vedtægter, skader, der er forvoldt af det operative hovedkvarter, styrkehovedkvarteret eller enhedshovedkvarteret i krisestrukturen, hvis sammensætning godkendes af den øverstbefalende for operationen, eller som er forvoldt af deres personel under tjenesten.
5. En bidragydende stat kan under ingen omstændigheder drage Unionen eller medlemsstaterne til ansvar i forbindelse med kontrakter, der er indgået som led i gennemførelsen af budgettet, eller for skader forvoldt af enheder eller afdelinger i den krisestruktur, hvis sammensætning godkendes af den øverstbefalende for operationen, eller af deres personel under tjenesten.
Artikel 45
Sikkerhed
Rådets afgørelse 2013/488/EU (5) eller enhver anden rådsafgørelse, som måtte træde i stedet for denne, finder anvendelse på klassificerede informationer vedrørende Athenas arbejde.
Artikel 46
Beskyttelse af personoplysninger
Athena beskytter fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger om dem i overensstemmelse med principperne og procedurerne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (6). Med henblik herpå vedtager specialkomitéen de nødvendige gennemførelsesbestemmelser på grundlag af et forslag fra administratoren.
Artikel 47
Revurdering og revision
Hele eller dele af denne afgørelse, herunder de tilhørende bilag, tages om nødvendigt op til revurdering på anmodning af en medlemsstat eller efter hver operation. Den tages op til revision mindst hvert tredje år. I forbindelse med revurderingen eller revisionen kan der anmodes om bistand fra alle de eksperter, der kunne være til nytte i forbindelse med arbejdet, herunder fra Athenas forvaltningsorganer.
Artikel 48
Ophævelse
Afgørelse 2011/871/FUSP ophæves.
Artikel 49
Ikrafttræden
Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.
Udfærdiget i Bruxelles, den 27. marts 2015.
ODLUKA VIJEĆA (ZVSP) 2015/528
od 27. ožujka 2015.
o uspostavi mehanizma za upravljanje financiranjem zajedničkih troškova operacija Europske unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije (Athena) i o stavljanju izvan snage Odluke 2011/871/ZVSP
VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,
uzimajući u obzir Ugovor o Europskoj uniji, a posebno njegov članak 26. stavak 2. i članak 41. stavak 2.,
budući da:
(1)
Europsko vijeće koje se 10. i 11. prosinca 1999. sastalo u Helsinkiju posebno se usuglasilo da „države članice koje dobrovoljno surađuju u operacijama pod vodstvom Unije moraju biti u stanju do 2003. u roku od 60 dana rasporediti i održavati,najmanje tijekom godine dana, vojne snage koje broje od 50 000 do 60 000 osoba koje su sposobne provesti cijeli spektar petersberških zadaća”.
(2)
Vijeće je 17. lipnja 2002. odobrilo aranžmane za financiranje operacija za upravljanje krizama pod vodstvom Unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije.
(3)
Vijeće je u svojim zaključcima od 14. svibnja 2003. potvrdilo potrebu za sposobnošću brze reakcije, posebno za humanitarne zadaće i zadaće spašavanja.
(4)
Europsko vijeće koje se 19. i 20. lipnja 2003. sastalo u Solunu pozdravilo je zaključke sastanka Vijeća od 19. svibnja 2003., u kojima je posebno potvrđena potreba za sposobnošću brze vojne reakcije Unije.
(5)
Vijeće je 22. rujna 2003. odlučilo da bi Unija trebala steći sposobnost fleksibilnog upravljanja financiranjem zajedničkih troškova vojnih operacija bilo kojeg razmjera, složenosti ili žurnosti, posebno uspostavom stalnog mehanizma financiranja najkasnije do 1. ožujka 2004. radi preuzimanja financiranja zajedničkih troškova svih budućih vojnih operacija Unije.
(6)
Vijeće je 23. veljače 2004. donijelo Odluku 2004/197/ZVSP (1) o uspostavi mehanizma za upravljanje financiranjem zajedničkih troškova operacija Unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije. Navedena Odluka naknadno je izmijenjena i zamijenjena nekoliko puta, pri čemu je najnovija provedena Odlukom 2011/871/ZVSP (2).
(7)
Unija je u stanju provoditi operacije brzog vojnog odgovora, u skladu s konceptom koji odredi Vojni odbor EU-a. Unija je u stanju raspoređivati borbene skupine, u skladu s konceptom koji odredi Vojni odbor EU-a.
(8)
Shema ranog financiranja namijenjena je, prije svega, operacijama brzog odgovora.
(9)
Vježbe na političkoj i vojnoj strateškoj razini zapovjednih i nadzornih struktura i postupci za vojne operacije Unije putem vježbi stožera Unije koje odobri Politički i sigurnosni odbor (PSO) doprinose jačanju opće operativne spremnosti Unije.
(10)
Vijeće u svakom pojedinačnom slučaju odlučuje ima li pojedina operacija implikacije u području vojske ili obrane u smislu članka 41. stavka 2. Ugovora o Europskoj uniji (UEU).
(11)
U članku 41. stavku 2. drugom podstavku UEU-a predviđa se da države članice čiji su predstavnici u Vijeću dali formalnu izjavu na temelju članka 31. stavka 1. drugog podstavka nisu obvezni doprinositi financiranju operacije koja ima dotične implikacije u području vojske ili obrane.
(12)
U skladu s člankom 5. Protokola br. 22 o stajalištu Danske koji je priložen UEU-u i Ugovoru o funkcioniranju Europske unije, Danska ne sudjeluje u pripremi i provedbi odluka i djelovanja Europske unije koji imaju implikacije u području obrane. Danska ne sudjeluje u ovoj odluci i stoga ne sudjeluje u financiranju mehanizma.
(13)
Trebalo bi donijeti odredbe kako bi se osiguralo da se mehanizmom Athena štite pojedinci u pogledu obrade njihovih osobnih podataka.
(14)
U skladu s člankom 43. Odluke 2011/871/ZVSP, Vijeće je preispitalo navedenu Odluku i usuglasilo se da se ona izmijeni.
(15)
Radi jasnoće, trebalo bi staviti izvan snage Odluku 2011/871/ZVSP i zamijeniti je novom Odlukom,
DONIJELO JE OVU ODLUKU:
Članak 1.
Definicije
Za potrebe ove Odluke:
(a)
„države članice sudionice” znači države članice Unije osim Danske;
(b)
„države doprinositeljice” znači države članice koje doprinose financiranju dotične vojne operacije u skladu s člankom 41. stavkom 2. UEU-a i treće države koje doprinose financiranju zajedničkih troškova navedene operacije, u skladu sa sporazumima između njih i Unije;
(c)
„operacije” znači operacije Unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije;
(d)
„vojna potporna djelovanja” znači operacije Unije ili dijelove takvih operacija koje imaju vojne ili obrambene implikacije, ali koje nisu u nadležnosti stožera Unije, o kojima je, radi potpore trećoj državi ili trećoj organizaciji, odlučilo Vijeće;
(e)
„dan” znači kalendarski dan, a ne radni dan, osim ako je drukčije naznačeno.
POGLAVLJE 1.
MEHANIZAM
Članak 2.
Uspostava mehanizma
1. Uspostavlja se mehanizam za upravljanje financiranjem zajedničkih troškova operacija.
2. Taj mehanizam naziva se Athena.
3. Athena postupa u ime država članica sudionica ili, u slučaju posebnih operacija, u ime država doprinositeljica.
Članak 3.
Pravna sposobnost
Radi administrativnog upravljanja financiranjem operacija Unije s vojnim ili obrambenim implikacijama, Athena ima potrebnu pravnu sposobnost, a posebno može posjedovati bankovne račune, stjecati, posjedovati ili otuđivati imovinu, sklapati ugovore i administrativne aranžmane te biti stranka u sudskim postupcima. Athena je neprofitni mehanizam.
Članak 4.
Koordiniranje s trećim stranama
U mjeri u kojoj je to potrebno za ispunjavanje njezinih zadaća te u skladu s ciljevima i politikama Unije, Athena koordinira svoje aktivnosti s državama članicama, institucijama i tijelima Unije te međunarodnim organizacijama.
POGLAVLJE 2.
ORGANIZACIJSKA STRUKTURA
Članak 5.
Upravljačka tijela i osoblje
1. Mehanizmom Athena, pod nadzorom Posebnog odbora upravljaju:
(a)
administrator;
(b)
zapovjednik svake operacije u vezi s operacijom kojom zapovijeda („zapovjednik operacije”);
(c)
računovodstveni službenik.
2. Athena se u najvećoj mogućoj mjeri koristi administrativnim strukturama Unije. Athena se koristi osobljem koje su, prema potrebi, stavile na raspolaganje institucije Unije ili osobljem koje su uputile države članice.
3. Glavni tajnik Vijeća može, eventualno na temelju prijedloga države članice sudionice, osigurati administratoru i računovodstvenom službeniku osoblje koje im je potrebno za obavljanje njihovih zadaća.
4. Tijela i osoblje mehanizma Athena mobiliziraju se na temelju operativnih potreba.
Članak 6.
Posebni odbor
1. Osniva se Posebni odbor sastavljen od po jednog predstavnika svake države članice sudionice.
Predstavnike Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) i Komisije poziva se da prisustvuju sastancima Posebnog odbora, bez sudjelovanja u glasovanju Posebnog odbora.
2. Upravljanje mehanizmom Athena odvija se pod nadzorom Posebnog odbora.
3. Kada Posebni odbor raspravlja o financiranju zajedničkih troškova određene operacije:
(a)
Posebni odbor sastavljen je od po jednog predstavnika svake države doprinositeljice;
(b)
predstavnici trećih zemalja doprinositeljica sudjeluju u radu Posebnog odbora. Oni ne sudjeluju u glasovanju niti su prisutni prilikom glasovanja;
(c)
zapovjednik operacije ili njegov predstavnik sudjeluju u radu Posebnog odbora, bez sudjelovanja u glasovanju Posebnog odbora.
4. Sastanke Posebnog odbora saziva i njima predsjedava predsjedništvo Vijeća. Administrator obavlja tajničke poslove za Posebni odbor. On sastavlja zapisnik o rezultatima rasprava Odbora. On ne sudjeluje u glasovanju Posebnog odbora.
5. Prema potrebi, računovodstveni službenik sudjeluje u radu Posebnog odbora, bez sudjelovanja u glasovanju Posebnog odbora.
6. Na zahtjev države članice sudionice, administratora ili zapovjednika operacije, predsjedništvo saziva Posebni odbor u roku od najviše 15 dana.
7. Administrator na odgovarajući način obavješćuje Posebni odbor o svim zahtjevima ili sporovima koji se odnose na mehanizam Athena.
8. Posebni odbor odlučuje jednoglasno glasovima svojih članova, vodeći pritom računa o svom sastavu kako je utvrđeno u stavcima 1. i 3. Njegove odluke su obvezujuće.
9. Posebni odbor odobrava sve proračune, uzimajući pritom u obzir relevantne referentne iznose i općenito ostvaruje nadležnosti u skladu s ovom Odlukom.
10. Administrator, zapovjednik operacije i računovodstveni službenik obavješćuju Posebni odbor, kako je predviđeno u ovoj Odluci.
11. Tekst akata koje u skladu s ovom Odlukom odobri Posebni odbor prilikom njihovog odobravanja također potpisuju predsjednik Posebnog odbora i administrator.
Članak 7.
Administrator
1. Glavni tajnik Vijeća, nakon obavješćivanja Posebnog odbora, imenuje administratora i najmanje jednog zamjenika administratora na razdoblje od tri godine.
2. Administrator obavlja svoje dužnosti u ime mehanizma Athena.
3. Administrator:
(a)
sastavlja i podnosi Posebnom odboru nacrte proračuna. U svakom nacrtu proračuna, dio „rashodi” za operaciju sastavlja se na temelju prijedloga zapovjednika operacije;
(b)
donosi proračune nakon što ih je odobrio Posebni odbor;
(c)
službenik je za ovjeravanje za dijelove „prihodi”, „zajednički troškovi nastali pri pripremi operacija ili nastavno na operacije” i „zajednički operativni troškovi” nastali izvan aktivne faze operacije;
(d)
u vezi s prihodima, provodi financijske aranžmane sklopljene s trećim stranama o financiranju zajedničkih troškova vojnih operacija Unije;
(e)
otvara jedan ili više bankovnih računa u ime mehanizma Athena.
4. Administrator osigurava poštovanje pravila uspostavljenih ovom Odlukom i provedbu odluka Posebnog odbora.
5. Administrator je ovlašten donositi sve mjere koje smatra potrebnima za izvršavanje rashoda koji se financiraju putem mehanizma Athena. Administrator o tome obavješćuje Posebni odbor.
6. Administrator koordinira rad na financijskim pitanjima koja se odnose na vojne operacije Unije. U pogledu tih pitanja administrator je kontaktna točka za nacionalne administracije i, prema potrebi, međunarodne organizacije.
7. Administrator je odgovoran Posebnom odboru.
Članak 8.
Zapovjednik operacije
1. Zapovjednik operacije u ime mehanizma Athena obavlja svoje dužnosti u vezi s financiranjem zajedničkih troškova operacije kojom zapovijeda.
2. Za operaciju kojom zapovijeda, zapovjednik operacije:
(a)
šalje administratoru svoje prijedloge za dio nacrta proračuna „rashodi - zajednički operativni troškovi”;
(b)
kao službenik za ovjeravanje izvršava odobrena sredstva koja se odnose na zajedničke operativne troškove, kao i rashode na temelju članka 28.; izvršava ovlasti nad svim osobama koje sudjeluju u izvršavanju tih odobrenih sredstava, uključujući pretfinanciranje; može dodjeljivati i sklapati ugovore u ime mehanizma Athena; otvara bankovni račun u ime mehanizma Athena za operaciju kojom zapovijeda;
(c)
kao službenik za ovjeravanje izvršava odobrena sredstva koja se odnose na rashode na temelju članka 30.; izvršava ovlasti nad svim osobama koje sudjeluju u izvršavanju tih odobrenih sredstava na temelju relevantnih odredaba iz ad hoc administrativnog sporazuma s trećom stranom. On može dodjeljivati i sklapati ugovore u ime treće strane; on otvara jedan bankovni račun za doprinos svake treće strane.
3. Zapovjednik operacije ovlašten je za donošenje svih mjera za koje smatra potrebnima za izvršavanje rashoda financiranih putem mehanizma Athena za operaciju kojom zapovijeda. On o tome obavješćuje administratora i Posebni odbor.
4. Zapovjednik operacije koristi se računovodstvenim sustavom i sustavom za upravljanje imovinom koji se osigurava mehanizmom Athena osim u odgovarajuće obrazloženim slučajevima koje na prijedlog administratora odobri Posebni odbor. Administrator unaprijed obavješćuje Posebni odbor kada smatra da se radi o takvim slučajevima.
Članak 9.
Računovodstveni službenik
1. Glavni tajnik Vijeća imenuje računovodstvenog službenika i najmanje jednog zamjenika računovodstvenog službenika na razdoblje od tri godine.
2. Računovodstveni službenik obavlja svoje dužnosti u ime mehanizma Athena.
3. Računovodstveni službenik odgovoran je za:
(a)
pravilno izvršavanje plaćanja, primanje prihoda i ubiranje iznosa koji su utvrđeni kao potraživanja;
(b)
pripremu financijskih izvještaja za mehanizam Athena svake godine te nakon dovršetka svake operacije, financijskih izvještaja za tu operaciju;
(c)
potporu administratoru kada on podnosi godišnje financijske izvještaje ili financijske izvještaje o operaciji Posebnom odboru radi odobravanja;
(d)
vođenje računovodstva mehanizma Athena;
(e)
utvrđivanje računovodstvenih pravila i metoda te kontnog plana;
(f)
utvrđivanje i potvrđivanje računovodstvenih sustava za prihode i, prema potrebi, sustava za potvrđivanje koje utvrdi službenik za ovjeravanje radi pružanja ili opravdavanja računovodstvenih informacija;
(g)
vođenje popratne dokumentacije;
(h)
vođenje riznice, zajedno s administratorom.
4. Administrator i zapovjednik operacije dostavljaju računovodstvenom službeniku sve informacije potrebne za izradu financijskih izvještaja koji točno predstavljaju financijsku imovinu mehanizma Athena i izvršenje proračuna kojim upravlja mehanizam Athena. Oni jamče njihovu pouzdanost.
5. Računovodstveni službenik odgovoran je Posebnom odboru.
Članak 10.
Opće odredbe o administratoru, računovodstvenom službeniku i osoblju mehanizma Athena
1. Funkcije administratora ili zamjenika administratora s jedne strane, i računovodstvenog službenika ili zamjenika računovodstvenog službenika s druge strane, međusobno su nespojive.
2. Svaki zamjenik administratora postupa pod nadzorom administratora. Svaki zamjenik računovodstvenog službenika postupa pod nadzorom računovodstvenog službenika.
3. Zamjenik administratora zamjenjuje administratora kada je on odsutan. Zamjenik računovodstvenog službenika zamjenjuje računovodstvenog službenika kada je on odsutan.
4. Pri obavljanju svojih zadaća u ime mehanizma Athena, dužnosnici i ostali službenici Unije i dalje podliježu pravilima i propisima koji se na njih primjenjuju.
5. Osoblje koje države članice stave na raspolaganje mehanizmu Athena podliježe istim pravilima kao što su ona navedena u odluci Vijeća o pravilima koja se primjenjuju na upućene nacionalne stručnjake i odredbama koje je s institucijama Unije ili s mehanizmom Athena dogovorila njihova nacionalna uprava.
6. Prije imenovanja osoblje mehanizma Athena mora dobiti dozvolu za pristup klasificiranim informacijama Vijeća najmanje do razine „SECRET UE/EU SECRET” ili istovrijednu dozvolu države članice.
7. Administrator može pregovarati i sklapati aranžmane s državama članicama ili institucijama Unije, kako bi se unaprijed imenovalo osoblje koje bi se moglo, ukaže li se potreba, odmah staviti na raspolaganje mehanizmu Athena.
POGLAVLJE 3.
ADMINISTRATIVNI ARANŽMANI I OKVIRNI UGOVORI
Članak 11.
Administrativni aranžmani i okvirni ugovori
1. Administrativne aranžmane moguće je u pregovorima dogovoriti s državama članicama, institucijama i tijelima Unije, trećim državama i međunarodnim organizacijama kako bi se olakšala nabava i/ili financijski aspekti uzajamne potpore u okviru operacija na troškovno najdjelotvorniji način.
2. Takvi aranžmani:
(a)
podliježu savjetovanju s Posebnim odborom ako se sklapaju s državama članicama, institucijama ili tijelima Unije;
(b)
dostavljaju se na odobrenje Posebnom odboru ako se sklapaju s trećim državama ili međunarodnim organizacijama.
3. Takve aranžmane potpisuje administrator ili, prema potrebi, odgovarajući zapovjednik operacije koji djeluje u ime mehanizma Athena i nadležna upravna tijela drugih stranaka iz stavka 1.
4. Okvirne ugovore moguće je sklopiti kako bi se na troškovno najdjelotvorniji način olakšala nabava. Takvi ugovori podnose se Posebnom odboru radi odobrenja prije nego što ih potpiše administrator i stavljaju se na raspolaganje državama članicama i zapovjednicima operacija ako se oni žele njima koristiti. Ovom odredbom ne nameće se obveza bilo kojoj državi članici da se koristi robom ili uslugama ili da nabavlja robu ili usluge na temelju okvirnog ugovora.
Članak 12.
Stalni i ad hoc administrativni aranžmani o načinima plaćanja doprinosa trećih država
1. U okviru sporazuma sklopljenih između Unije i trećih država koje je Vijeće navelo kao potencijalne doprinositeljice operacijama Unije ili kao doprinositeljice određenoj operaciji Unije, administrator u pregovorima s navedenim trećim državama dogovara stalne ili ad hoc administrativne aranžmane. Navedeni aranžmani imaju oblik razmjene pisama između mehanizma Athena i nadležnih upravnih službi dotičnih trećih država kojom se utvrđuju načini potrebni za olakšavanje brzog plaćanja doprinosa.
2. Do sklapanja sporazuma iz stavka 1. administrator može poduzeti mjere potrebne za olakšavanje plaćanja trećih država doprinositeljica.
3. Administrator unaprijed obavješćuje Posebni odbor o aranžmanima iz stavka 1. koji se namjeravaju sklopiti prije nego što ih potpiše u ime mehanizma Athena.
4. Ako Unija pokreće vojnu operaciju, administrator provodi, u odnosu na iznose doprinosa o kojima je odlučilo Vijeće, aranžmane s trećim državama koje doprinose toj operaciji.
POGLAVLJE 4.
BANKOVNI RAČUNI
Članak 13.
Otvaranje i namjena
1. Svi bankovni računi otvaraju se kod prvorazrednih financijskih institucija koje imaju glavni ured u državi članici, kao tekući račun ili kratkoročan račun u eurima. U odgovarajuće obrazloženim slučajevima i nakon što to odobri administrator, račune se može otvoriti u financijskim institucijama čiji je glavni ured izvan država članica.
2. U odgovarajuće obrazloženim slučajevima račune se može otvoriti u valuti koja nije euro.
3. Doprinosi država doprinositeljica uplaćuju se na navedene bankovne račune. Oni se koriste za isplatu potrebnih predujmova zapovjedniku operacije za izvršavanje rashoda koji se odnose na zajedničke troškove vojne operacije.
4. Svaki od doprinosa na temelju članaka 28. i 30. uplaćuje se na odvojene bankovne račune. Oni se koriste za izvršavanje rashoda čije je upravljanje povjereno mehanizmu Athena, kako je određeno u odgovarajućim člancima.
Članak 14.
Upravljanje sredstvima
1. Za svako plaćanje s računa mehanizma Athena potreban je zajednički potpis administratora ili zamjenika administratora s jedne strane i računovodstvenog službenika ili zamjenika računovodstvenog službenika s druge strane.
2. Nijedan bankovni račun ne smije biti u prekoračenju.
POGLAVLJE 5.
ZAJEDNIČKI TROŠKOVI
Članak 15.
Definicija zajedničkih troškova i razdobljâ prihvatljivosti
1. Zajednički troškovi navedeni u Prilogu I. idu na trošak mehanizma Athena, neovisno o tome kada su nastali. Kada su uneseni u članak proračuna koji prikazuje operaciju s kojom su najviše povezani smatraju se operativnim troškovima određene operacije. U protivnom, smatraju se zajedničkim troškovima koji su nastali pri pripremi za operaciju ili nastavno na nju.
2. Nadalje, Athena snosi zajedničke operativne troškove navedene u Prilogu II. tijekom razdoblja od odobrenja koncepta za upravljanje krizom za operaciju do imenovanja zapovjednika operacije. U posebnim okolnostima, nakon savjetovanja s PSO-om, Posebni odbor može izmijeniti razdoblje u kojem te troškove snosi Athena.
3. Tijekom aktivne faze operacije koja teče od dana imenovanja zapovjednika operacije do dana kada stožer operacije prestane sa svojim aktivnostima, Athena kao zajedničke operativne troškove snosi:
(a)
zajedničke troškove navedene u Prilogu III., dijelu A;
(b)
zajedničke troškove navedene u Prilogu III., dijelu B ako Vijeće tako odluči;
(c)
zajedničke troškove navedene u Prilogu III., dijelu C ako to zahtijeva zapovjednik operacije i ako to odobri Posebni odbor.
4. Tijekom aktivne faze vojne potporne akcije, kako je odredilo Vijeće, Athena snosi kao zajedničke operativne troškove zajedničke troškove koje Vijeće utvrdi u svakom pojedinačnom slučaju upućivanjem na Prilog III.
5. Zajednički operativni troškovi operacije uključuju i rashode potrebne za njezino zaključenje, kako su navedeni u Prilogu IV.
Operacija je zaključena kada oprema i infrastruktura koje su zajednički financirane u okviru te operacije ostvare svoju konačnu namjenu i kada budu odobreni financijski izvještaji operacije.
6. Rashodi koji nastanu s ciljem pokrivanja troškova koje bi u svakom slučaju snosila jedna ili više država doprinositeljica, institucija Unije ili međunarodna organizacija, neovisno o organizaciji operacije, ne mogu biti prihvatljivi kao zajednički troškovi.
7. Posebni odbor može u svakom pojedinačnom slučaju odlučiti da se, s obzirom na posebne okolnosti, određeni uvećani troškovi koji nisu troškovi navedeni u Prilogu III, dijelu B smatraju zajedničkim troškovima određene operacije tijekom njezine aktivne faze.
8. Ako u Posebnom odboru nije moguće postići jednoglasnu odluku, on može, na inicijativu predsjedništva, uputiti pitanje Vijeću.
Članak 16.
Vježbe
1. Zajednički troškovi vježbi Unije financiraju se putem mehanizma Athena uz poštovanje pravila i postupaka koji su slični onima za operacije kojima doprinose sve države članice sudionice.
2. Navedeni zajednički troškovi vježbi sastoje se najprije od uvećanih troškova za mobilne ili fiksne stožere, a zatim, od uvećanih troškova koji Uniji nastanu pri korištenju zajedničkom imovinom i sposobnostima NATO-a koji su stavljeni na raspolaganje za određenu vježbu.
3. Zajednički troškovi za vježbe ne uključuju troškove povezane:
(a)
sa stjecanjem kapitala, uključujući one koji se odnose na zgrade, infrastrukturu i opremu;
(b)
s planiranjem i pripremnom fazom vježbi, osim ako ih je odobrio Posebni odbor;
(c)
s prijevozom, vojarnama i smještajem snaga.
Članak 17.
Referentni iznos
Svaka odluka Vijeća kojom Vijeće odlučuje da će uspostaviti ili produljiti vojnu operaciju Unije sadrži referentni iznos za zajedničke troškove navedene operacije. Administrator procjenjuje, posebno uz pomoć vojnog osoblja Unije i, ako je on na dužnosti, zapovjednika operacije, iznos koji se smatra potrebnim za pokrivanje zajedničkih troškova operacije u planiranom razdoblju. Administrator putem predsjedništva predlaže taj iznos tijelu Vijeća odgovornom za ispitivanje nacrta odluke. Članovi Posebnog odbora pozivaju se da sudjeluju u raspravama navedenog tijela o referentnom iznosu.
POGLAVLJE 6.
PRORAČUN
Članak 18.
Proračunska načela
1. Proračun, izražen u eurima, akt je kojim se za svaku financijsku godinu utvrđuju i odobravaju svi prihodi i rashodi koji se odnose na zajedničke troškove kojima upravlja Athena.
2. Svi rashodi povezani su s određenom operacijom, osim, ako je to primjereno, troškova navedenih u Prilogu I.
3. Odobrena sredstva unesena u proračun odobravaju se za trajanje financijske godine koja počinje 1. siječnja i završava 31. prosinca iste godine.
4. Proračunski prihodi i rashodi su uravnoteženi.
5. Svi prihodi i rashodi koji se odnose na zajedničke troškove smiju se izvršiti jedino raspoređivanjem u naslov proračuna i unutar granice odobrenih sredstava koja su tamo unesena, osim u slučaju iz članka 34. stavka 5.
Članak 19.
Godišnji proračun
1. Svake godine administrator sastavlja nacrt proračuna za sljedeću financijsku godinu uz pomoć svakog zapovjednika operacije.
2. Nacrt uključuje:
(a)
odobrena sredstva koja se smatraju potrebnima za pokrivanje zajedničkih troškova koji nastanu pri pripremi za operacije ili nastavno na njih;
(b)
odobrena sredstva koja se smatraju potrebnima za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova za tekuće ili planirane operacije, uključujući, prema potrebi, za nadoknadu zajedničkih troškova koje je predujmom financirala određena država ili treća strana;
(c)
okvirna odobrena sredstva iz članka 26.;
(d)
predviđanje prihoda potrebnih za pokrivanje rashoda.
3. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja razvrstavaju se prema glavama i poglavljima pri čemu se rashodi zajedno grupiraju prema vrsti ili namjeni i prema potrebi se dalje dijele na članke. Nacrt proračuna sadrži detaljne komentare po poglavljima ili člancima. Svakoj operaciji namijenjena je jedna posebna glava. Jedna posebna glava čini opći dio proračuna i sadrži zajedničke troškove koji nastanu pri pripremi za operacije ili nastavno na njih.
4. Svaka glava može sadržavati poglavlje pod nazivom „okvirna odobrena sredstva”. Ta odobrena sredstva unose se kada postoji neizvjesnost koja se temelji na ozbiljnim razlozima o iznosu potrebnih odobrenih sredstava ili opsegu izvršavanja unesenih odobrenih sredstava.
5. Prihodi se sastoje od:
(a)
doprinosa koje plaćaju države članice sudionice i države članice doprinositeljice i, prema potrebi, treće države doprinositeljice;
(b)
ostalih prihoda koji su dalje podijeljeni po glavama, a koji uključuju kamate, prihode od prodaje i izvršenje proračuna za prethodnu financijsku godinu, nakon što ga je utvrdio Posebni odbor.
6. Administrator predlaže nacrt proračuna Posebnom odboru najkasnije do 31. listopada. Posebni odbor odobrava nacrt proračuna do 31. prosinca. Administrator donosi odobreni proračun i o tome obavješćuje države članice sudionice i treće države doprinositeljice.
Članak 20.
Izmjena proračuna
1. U slučaju neizbježnih, iznimnih ili nepredviđenih okolnosti, uključujući slučaj kada se operaciju pokrene tijekom financijske godine, administrator predlaže nacrt izmjene proračuna. Nacrt izmjene proračuna sastavlja se, predlaže, odobrava i donosi te se o njemu obavješćuje u skladu s istim postupkom kao i za godišnji proračun. Posebni odbor o njemu raspravlja, vodeći računa o njegovoj žurnosti.
2. Kada navedeni nacrt izmjena proračuna proizlazi iz pokretanja nove operacije ili promjena u proračunu tekuće operacije, administrator će obavijestiti Posebni odbor o ukupnim troškovima predviđenima za tu operaciju. Ako ovi troškovi znatno premašuju dotični referentni iznos, Posebni odbor može zatražiti od Vijeća da ga odobri.
3. Nacrt izmjene proračuna koji proizlazi iz pokretanja nove operacije podnosi se Posebnom odboru unutar razdoblja od četiri mjeseca nakon odobrenja referentnog iznosa, osim ako se Posebni odbor odluči za dulji rok.
Članak 21.
Prijenosi
1. Prema potrebi, na temelju prijedloga zapovjednika operacije, administrator može izvršiti prijenos odobrenih sredstava. Administrator o svoji namjeri obavješćuje Posebni odbor, u mjeri u kojoj to dopušta žurnost situacije, a najmanje tjedan dana unaprijed. Međutim, prethodno odobrenje Posebnog odbora potrebno je ako:
(a)
će se planiranim prijenosom izmijeniti ukupni iznos odobrenih sredstava predviđenih za operaciju;
ili
(b)
planirani prijenosi između poglavlja tijekom financijske godine premašuju 10 % odobrenih sredstava unesenih u poglavlje iz kojeg se odobrena sredstva povlače, kako su navedena u proračunu donesenom za financijsku godinu na dan kada je podnesen prijedlog za predmetni prijenos.
2. Ako smatra da je to potrebno za pravilnu provedbu operacije, u roku od tri mjeseca od dana pokretanja operacije zapovjednik operacije može izvršiti prijenos odobrenih sredstava koja su dodijeljena toj operaciji, između članaka i između poglavlja u dijelu proračuna „zajednički operativni troškovi”. On o tome obavješćuje administratora i Posebni odbor.
Članak 22.
Prijenos odobrenih sredstava
1. U načelu, ako nije drukčije predviđeno u stavku 2., odobrena sredstva namijenjena za pokrivanje zajedničkih troškova nastalih pri pripremi za operacije ili nastavno na njih, za koja nisu bile preuzete obveze, ukidaju se na kraju financijske godine.
2. Odobrena sredstva namijenjena za pokrivanje troškova skladištenja materijala i opreme kojima upravlja Athena mogu se jednom prenijeti u sljedeću financijsku godinu ako je obveza u tom smislu preuzeta prije 31. prosinca tekuće financijske godine. Odobrena sredstva namijenjena za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova mogu se prenijeti u sljedeću godinu ako su nužna za operaciju koja nije bila u cijelosti zaključena.
3. Administrator do 15. veljače podnosi Posebnom odboru prijedloge za prenošenje, iz prethodne financijske godine, odobrenih sredstava za koja obveze nisu preuzete. Navedeni prijedlozi smatraju se odobrenima osim ako Posebni odbor do 15. ožujka odluči drukčije.
4. Odobrena sredstva za koja su obveze preuzeta prenose se iz prethodne financijske godine u sljedeću godinu, a administrator do 15. veljače o tome obavješćuje Posebni odbor.
Članak 23.
Predviđeno izvršavanje
Nakon što je godišnji proračun odobren, odobrena sredstva mogu se upotrebljavati za pokrivanje preuzetih obveza i plaćanja u onoj mjeri u kojoj je to potrebno u operativnom smislu.
POGLAVLJE 7.
DOPRINOSI I NADOKNADE
Članak 24.
Utvrđivanje doprinosâ
1. Odobrena sredstva za pokrivanje zajedničkih troškova nastalih pri pripremi za operacije ili nastavno na njih, koji nisu pokriveni ostalim prihodima, financiraju se iz doprinosâ država članica sudionica.
2. Odobrena sredstva za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova operacije pokrivaju se iz doprinosâ država doprinositeljica.
3. Doprinosi koje za operaciju trebaju platiti države članice doprinositeljice jednaki su iznosu odobrenih sredstava za plaćanja koji je unesen u proračun i namijenjena za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova te operacije, nakon odbitka iznosa doprinosa koje za istu operaciju u skladu s člankom 12. trebaju platiti treće države doprinositeljice.
4. Raspodjela doprinosâ između država članica od kojih se zahtijeva doprinos utvrđuje se prema ključu bruto nacionalnog proizvoda, kako je navedeno u članku 41. stavku 2. UEU-a i u skladu s Odlukom Vijeća 2014/335/EU, Euratom (3) ili bilo kojom drugom Odlukom koja bi je mogla zamijeniti.
5. Podaci za izračunavanje doprinosâ su oni koji su navedeni u stupcu „vlastiti izvori koji se temelje na BND-u” u tablici „Sažetak financiranja općeg proračuna po vrstama vlastitih sredstava i po državama članicama”, koja je priložena zadnjem općem proračunu koji je donijela Unija. Doprinos svake države članice od koje se doprinos potražuje razmjeran je udjelu bruto nacionalnog dohotka (BND) te države članice u ukupnom iznosu BND-a država članica od kojih se doprinos potražuje.
Članak 25.
Raspored plaćanja doprinosâ
1. Ako Vijeće utvrdi referentni iznos za vojnu operaciju Unije, države članice doprinositeljice svoje doprinose plaćaju u visini od 30 % referentnog iznosa, osim ako se Vijeće odluči za neki drugi postotak. Administrator upućuje poziv za doprinose u skladu s operativnim potrebama operacije do dogovorenog iznosa.
2. Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora, može odlučiti da se uputi poziv za dodatne doprinose prije donošenja izmjene proračuna za operaciju. Posebni odbor može odlučiti da predmet uputi nadležnim pripremnim tijelima Vijeća.
3. Ako je za određenu operaciju donesena izmjena proračuna, države članice plaćaju saldo doprinosâ koji duguju za tu operaciju u skladu s člankom 24. Međutim, ako se planira da će operacija trajati dulje od šest mjeseci u jednoj financijskoj godini, saldo doprinosâ plaća se u dva obroka. U tom slučaju, prvi obrok plaća se u roku od 60 dana od pokretanja operacije; drugi obrok plaća se u roku koji treba odrediti Posebni odbor koji postupa na temelju prijedloga administratora, uzimajući u obzir operativne potrebe. Posebni odbor može odstupiti od odredaba ovog stavka.
4. Administrator šalje odgovarajuće pozive za doprinose pismom upućenim nacionalnim upravama o čijim je podacima za kontakt obaviješten kada:
(a)
Posebni odbor odobri nacrt proračuna za financijsku godinu kako je predviđeno u članku 19. Prvi poziv za doprinose pokriva operativne potrebe za razdoblje od osam mjeseci. Drugi poziv za doprinose pokriva preostali saldo doprinosâ, vodeći računa o saldu izvršenja proračuna iz prethodne godine ako je Posebni odbor odlučio unijeti taj saldo u tekući proračun nakon što je primio revizorsko mišljenje;
(b)
je utvrđen referentni iznos kako je predviđeno u članku 25. stavku 1.; ili
(c)
je odobrena izmjena proračuna kako je predviđeno u članku 20.
5. Ne dovodeći u pitanje druge odredbe ove Odluke, doprinosi se plaćaju u roku od 30 dana nakon slanja odgovarajućeg poziva za doprinose, uz iznimku prvog poziva za doprinose za proračun za novu financijsku godinu u kojem slučaju rok za plaćanje iznosi 40 dana nakon slanja odgovarajućeg poziva za doprinose.
6. Nakon što je zajednički nacrt proračuna podnesen Posebnom odboru administrator može, za one države članice čiji proračunski i financijski postupci ne omogućuju plaćanje njihovih doprinosa u utvrđenim rokovima, dotičnoj državi prije kraja tekuće financijske godine izdati, kao predujam za poziv za doprinose za proračun sljedeće financijske godine, prethodni poziv za doprinose.
7. Svaka država doprinositeljica snosi bankovne troškove koji se odnose na njezine vlastite doprinose.
8. Administrator potvrđuje primitak doprinosâ.
Članak 26.
Početno financiranje
1. U slučaju operacije brzog vojnog odgovora Unije, države članice doprinositeljice duguju doprinose u visini referentnog iznosa. Ne dovodeći u pitanje članak 25. stavak 3., plaćanja se izvršavaju kako je utvrđeno u nastavku.
2. Za potrebe početnog financiranja operacija brzog vojnog odgovora Unije, države članice sudionice:
(a)
unaprijed plaćaju doprinose za mehanizam Athena; ili
(b)
kada Vijeće odluči provesti operaciju brzog odgovora Unije čijem financiranju one doprinose, plaćaju svoje doprinose za zajedničke troškove te operacije u visini referentnog iznosa, u roku od pet dana nakon slanja poziva, osim ako je Vijeće odlučilo drukčije.
3. Za potrebe iz stavka 2., Posebni odbor, sastavljen od po jednog predstavnika svake od država članica koje doprinose plaćaju unaprijed, utvrđuje okvirna odobrena sredstava u posebnoj glavi proračuna. Navedena okvirna odobrena sredstva pokrivaju se iz doprinosa koje države članice koje doprinose trebaju platiti unaprijed, u roku od 90 dana nakon slanja poziva za navedene doprinose.
4. Sva okvirna odobrena sredstva iz stavka 3. koja se upotrebljavaju za operaciju nadopunjavaju se u roku od 90 dana nakon slanja poziva.
5. Ne dovodeći u pitanje stavak 1., svaka država članica koja doprinos plaća unaprijed u posebnim okolnostima može ovlastiti administratora da iskoristi njezin doprinos plaćen unaprijed za pokrivanje njezinog doprinosa operaciji u kojoj ona sudjeluje, a koja nije operacija brzog odgovora. Dotična država članica nadopunjuje unaprijed plaćeni doprinos u roku od 90 dana nakon slanja poziva.
6. Ako su za operaciju koja nije operacija brzog odgovora, prije primitka dostatnih doprinosa za tu operaciju, potrebna sredstva:
(a)
doprinosi plaćeni unaprijed od strane država članica koje doprinose financiranju te operacije, nakon odobrenja država članica koje doprinose plaćaju unaprijed mogu se iskoristiti za pokrivanje doprinosa koji se duguju za tu operaciju u visini do najviše 75 % od njihova iznosa. Države članice koje doprinose plaćaju unaprijed nadopunjuju unaprijed plaćene doprinose u roku od 90 dana nakon slanja poziva;
(b)
u slučaju iz točke (a) ovog stavka, doprinosi za operaciju koje na temelju članka 25. stavka 1. duguju države članice koje nisu unaprijed platile doprinose plaćaju se, nakon odobrenja dotičnih država članica, u roku od pet dana nakon što je administrator poslao poziv.
7. Zapovjednik operacije može preuzeti obvezu za iznose koji su mu stavljeni na raspolaganje i platiti ih, uključujući u skladu s člankom 34. stavkom 3.
8. Svaka država članica može opozvati svoj izbor tako da administratora obavijesti o tome najmanje tri mjeseca unaprijed.
9. Prihodi od kamata ostvareni od početnog financiranja svake godine raspodjeljuju se među državama članicama koje doprinose plaćaju unaprijed i dodaju se njihovim okvirnim odobrenim sredstvima. Navedene države članice bit će obaviještene o iznosima u okviru postupka odobravanja godišnjeg proračuna.
Članak 27.
Nadoknada pretfinanciranja
1. Država članica, treća država ili, prema potrebi, međunarodna organizacija koju je Vijeće ovlastilo da pretfinancira dio zajedničkih troškova pojedine operacije može ostvariti nadoknadu od mehanizma Athena tako da zahtjev, kojemu prilaže potrebne popratne dokumente, uputi administratoru najkasnije dva mjeseca nakon dana završetka dotične operacije.
2. Nijedan zahtjev za nadoknadu ne može se uvažiti ako ga nije odobrio zapovjednik operacije, ako je još na dužnosti, i administrator.
3. Ako je zahtjev za nadoknadu koji je podnijela država doprinositeljica odobren, on se može odbiti od sljedećeg poziva za doprinose koji toj državi uputi administrator.
4. Ako u trenutku odobravanja zahtjeva nije predviđen nikakav poziv za doprinose, ili ako bi odobreni zahtjev za nadoknadu premašio predviđeni doprinos, administrator plaća iznos koji treba biti nadoknađen u roku od 30 dana, vodeći računa o novčanom toku mehanizma Athena i o potrebama financiranja zajedničkih troškova dotične operacije.
5. Nadoknada se duguje u skladu s ovom Odlukom čak i ako je operacija otkazana.
6. Nadoknada uključuje prihod od kamata na iznos koji je stavljen na raspolaganje putem pretfinanciranja.
Članak 28.
Upravljanje mehanizma Athena rashodima koji nisu uključeni u zajedničke troškove
1. Posebni odbor može, na temelju prijedloga administratora kojemu pritom pomaže zapovjednik operacije, ili na temelju prijedloga države članice, odlučiti da se administrativno upravljanje određenim rashodima koji su povezani operacijom („troškovi koje snose države”), iako ostaju u odgovornosti država članica na koje se odnose, povjeri mehanizmu Athena.
2. Posebni odbor u svojoj odluci može ovlastiti zapovjednika operacije da sklopi, u ime država članica sudionica i, prema potrebi, u ime trećih strana, ugovore za nabavu usluga i robe koje se trebaju financirati kao troškovi koje snose države.
3. Posebni odbor u svojoj odluci utvrđuje načine pretfinanciranja troškova koje snose države.
4. Athena vodi računovodstvene evidencije o troškovima koje snose države, a koji su joj povjereni, i koji su nastali svakoj državi članici te, prema potrebi, trećoj strani. Athena svaki mjesec šalje svakoj državi članici i, prema potrebi, navedenim trećim stranama, izvještaj o rashodima koje ona snosi i koji su joj nastali ili koji su nastali njezinom osoblju tijekom prethodnog mjeseca i upućuje poziv da se za navedene rashode plate potrebna sredstva. Države članice i, prema potrebi, navedene treće strane plaćaju mehanizmu Athena tražena sredstva u roku od 30 dana nakon slanja poziva za sredstva.
Članak 29.
Upravljanje mehanizma Athena pretfinanciranjem i rashodima koji nisu uključeni u zajedničke troškove radi olakšavanja početnog raspoređivanja snaga određene operacije
Posebni odbor može, ako posebne operativne okolnosti to zahtijevaju, na temelju prijedloga administratora kojemu pritom pomaže zapovjednik operacije, ili na temelju prijedloga države članice, odlučiti da se pretfinanciranje i administrativno upravljanje određenim rashodima koji su povezani s određenom operacijom, iako ostaju u odgovornosti država članica na koje se odnose, povjeri mehanizmu Athena kako bi se olakšalo početno raspoređivanje snaga određene operacije, prije nego što budu potvrđene države članice sudionice. Upravljanje navedenim troškovima osigurava se u okviru postojećih sredstava i izvora, a početni izdaci ograničavaju se na 20 % referentnog iznosa. Posebni odbor u tom slučaju navodi u svojoj odluci načine pretfinanciranja i nadoknade iznosa obuhvaćenih pretfinanciranjem od strane budućih država članica sudionica i budućih trećih strana sudionica.
Članak 30.
Upravljanje mehanizma Athena financijskim doprinosima trećih strana
1. Posebni odbor može, u skladu s relevantnim odredbama pravnog okvira operacije i nakon odluke PSO-a o tome da prihvaća da projekt provodi ili njime upravlja operacija, ili o tome da prihvaća financijski doprinos treće strane ili države članice za troškove koji proizlaze iz operacije, ovlastiti da se administrativno upravljanje financiranjem navedenog projekta ili navedeni financijski doprinos povjeri mehanizmu Athena, u okviru postojećih sredstava i izvora. To može uključivati projekte koje financira Unija.
2. Troškovi koji se odnose na upravljanjem doprinosom trebali bi biti pokriveni samim doprinosom. Posebni odbor može u svakom pojedinačnom slučaju odlučiti da su određeni troškovi koji su povezani s doprinosom i koji se odnose na aktivnu fazu operacije raspoloživi kao zajednički troškovi.
3. Za potrebe upravljanja doprinosom treće strane, Unije ili države članice, administrator, na temelju odobrenja Posebnog odbora, u pregovorima dogovara i potpisuje ad hoc administrativne aranžmane s trećom stranom, Unijom ili državom članicom kojima se utvrđuju svrha, troškovi koje treba pokriti doprinosom i načini upravljanja doprinosom, uključujući odgovornost zapovjednika operacije prema Posebnom odboru. Administrator osigurava da se pri upravljanju doprinosom poštuju ad hoc aranžmani i dotičnom davatelju doprinosa pružaju, izravno ili putem zapovjednika operacije, sve relevantne informacije koje se odnose na upravljanje doprinosom.
Članak 31.
Zatezne kamate
1. Ako država ne ispunjava svoje financijske obveze, analogijom se primjenjuju pravila Unije o zateznim kamatama utvrđena u članku 78. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 (4) Europskog parlamenta i Vijeća ili u bilo kojoj drugoj uredbi koja bi je mogla zamijeniti u pogledu plaćanja doprinosa u proračun Unije.
2. Ako plaćanje kasni ne više od 20 dana, kamate se ne obračunavaju. Ako plaćanje kasni više od 20 dana, kamate se obračunavaju za cijelo razdoblje kašnjenja.
POGLAVLJE 8.
IZVRŠENJE RASHODA
Članak 32.
Načela
1. Odobrena sredstva mehanizma Athena koriste se u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja tj. ekonomičnosti, djelotvornosti i učinkovitosti.
2. Službenici za ovjeravanje odgovorni su za izvršenje prihoda i rashoda mehanizma Athena u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i za osiguravanje poštovanja zahtjeva zakonitosti i pravilnosti. Službenici za ovjeravanje radi izvršenja rashoda preuzimaju proračunske i pravne obveze, potvrđuju rashode i odobravaju plaćanja te poduzimaju prethodne mjere za izvršenje odobrenih sredstava. Službenik za ovjeravanje može delegirati svoje dužnosti odlukom u kojoj utvrđuje:
(a)
osoblje na razini koja je odgovarajuća za takvo delegiranje;
(b)
opseg dodijeljenih ovlasti;
(c)
opseg u kojem osobe kojima su ovlasti delegirane mogu dalje delegirati svoje ovlasti.
3. Osigurava se izvršenje odobrenih sredstava u skladu s načelom razdvajanja funkcija službenika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika. Funkcije službenika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika međusobno su nespojive. Za sva plaćanja iz sredstava kojima upravlja Athena traži se zajednički potpis službenika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika.
4. Ne dovodeći u pitanje ovu Odluku, u slučaju kada je izvršenje zajedničkih rashoda povjereno državi članici, instituciji Unije ili, prema potrebi, međunarodnoj organizaciji, navedena država, institucija ili organizacija primjenjuju pravila koja se primjenjuju na izvršenje vlastitih rashoda. Ako administrator izravno izvršava rashode, on pri tome poštuje pravila koja se primjenjuju na izvršenje dijela općeg proračuna Unije pod nazivom „Vijeće”.
5. Međutim, administrator može predsjedništvu dostaviti elemente za prijedlog koji se podnosi Vijeću ili Posebnom odboru o pravilima za izvršenje zajedničkih rashoda.
6. Posebni odbor može odobriti pravila za izvršenje zajedničkih rashoda koja odstupaju od stavka 4.
Članak 33.
Zajednički troškovi nastali pri pripremi za operacije ili nastavno na njih ili troškovi koji nisu izravno povezani s određenom operacijom
Administrator obavlja zadaće službenika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajedničke troškove nastale pri pripremi za ili nastavno na operacije, kao i za zajedničke troškove koji se ne mogu izravno povezati s određenom operacijom.
Članak 34.
Zajednički operativni troškovi
1. Zapovjednik operacije obavlja zadaće službenika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajedničke operativne troškove operacije kojom zapovijeda. Međutim, administrator obavlja zadaće službenika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajedničke operativne troškove nastale u fazi pripreme određene operacije koje Athena izravno izvršava ili koji su povezani s tom operacijom nakon završetka njezine aktivne faze.
2. Na zahtjev zapovjednika operacije, administrator prenosi iznose potrebne za izvršavanje rashoda neke operacije s bankovnog računa mehanizma Athena na bankovni račun otvoren u ime mehanizma Athena o kojemu je zapovjednik operacije dostavio pojedinosti.
3. Odstupajući od članaka 18. stavka 5., utvrđivanjem referentnog iznosa administratoru i zapovjedniku operacije priznaje se pravo da, svaki u svom području nadležnosti, preuzme obvezu za rashode dotične operacije i plati ih, do postotka referentnog iznosa koji je odobren u skladu s člankom 25. stavkom 1., osim ako Vijeće za preuzete obveze odluči odrediti višu razinu.
Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora ili zapovjednika operacije, i vodeći računa o operativnoj potrebi i žurnosti, može odlučiti da je moguće preuzeti obveze za dodatne rashode i platiti ih, prema potrebi. Posebni odbor može odlučiti uputiti pitanje nadležnim pripremnim tijelima Vijeća putem predsjedništva, osim ako operativne okolnosti zahtijevaju drukčije. Ovo izuzeće se ne primjenjuje od dana donošenja proračuna za dotičnu operaciju.
4. Tijekom razdoblja prije donošenja proračuna za operaciju administrator i zapovjednik operacije ili njegov predstavnik svaki mjesec izvješćuju Posebni odbor, svaki od njih o pitanjima iz svog djelokruga, o rashodima koji su prihvatljivi kao zajednički troškovi te operacije. Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora, zapovjednika operacije ili države članice, može izdati smjernice za izvršavanje rashoda tijekom tog razdoblja.
5. Odstupajući od članaka 18. stavka 5., u slučaju neposredne opasnosti za život osoblja uključenog u vojnu operaciju Unije, zapovjednik te operacije može izvršiti rashode potrebne za spašavanje života navedenog osoblja koji premašuju odobrena sredstva koja su unesena u proračun. On o tome obavješćuje administratora i Posebni odbor što je prije moguće. U tom slučaju, administrator, postupajući u vezi sa zapovjednikom operacije, predlaže prijenose koji su potrebni za financiranje tog neočekivanog rashoda. Ako dostatno financiranje za takav rashoda nije moguće osigurati putem prijenosa, administrator predlaže izmjenu proračuna.
POGLAVLJE 9.
KONAČNA NAMJENA ZAJEDNIČKI FINANCIRANE OPREME I INFRASTRUKTURE
Članak 35.
Oprema i infrastruktura
1. Administrator predlaže Posebnom odboru stopu amortizacije za opremu i drugu imovinu za sve operacije. Ako operativne okolnosti to zahtijevaju i nakon odobrenja Posebnog odbora, zapovjednik operacije može primijeniti drugu stopu amortizacije.
2. S ciljem zaključenja operacije kojom je zapovijedao, zapovjednik operacije predlaže Posebnom odboru konačnu namjenu za zajednički financiranu opremu i infrastrukturu za tu operaciju.
3. Administrator upravlja opremom i infrastrukturom koja preostane nakon završetka aktivne faze operacije, s ciljem pronalaženja njihove konačne namjene, ako je to potrebno.
4. Konačnu namjenu zajednički financirane opreme i infrastrukture odobrava Posebni odbor, vodeći računa o operativnim potrebama i financijskim kriterijima. Konačna namjena može biti:
(a)
kada se radi o infrastrukturi, da se preko mehanizma Athena proda ili ustupi zemlji domaćinu, državi članici ili trećoj strani;
(b)
kada se radi o opremi, da se preko mehanizma Athena proda državi članici, zemlji domaćinu ili trećoj strani ili da je Athena, država članica ili takva treća strana uskladište i održavaju radi korištenja u sljedećoj operaciji.
5. U slučaju prodaje, oprema i infrastruktura prodaju se po tržišnoj vrijednosti ili, ako se tržišna vrijednost ne može odrediti, po poštenoj i razumnoj cijeni, vodeći računa o posebnim lokalnim uvjetima.
6. Prodaja ili ustupanje zemlji domaćinu ili trećoj strani provodi se u skladu s relevantnim sigurnosnim pravilima koja su na snazi.
7. Ako je odlučeno da Athena zadrži zajednički financiranu opremu za određenu operaciju, države članice doprinositeljice mogu zatražiti financijsku nadoknadu od drugih država članica sudionica. Posebni odbor sastavljen od predstavnika svih država članica sudionica donosi odgovarajuće odluke na temelju prijedloga administratora.
POGLAVLJE 10.
RAČUNOVODSTVO I POPIS IMOVINE
Članak 36.
Računovodstvo za zajedničke operativne troškove
Zapovjednik operacije vodi računovodstvenu evidenciju o prijenosima primljenim od mehanizma Athena, rashodima za koje je preuzeo obveze i plaćanjima koja je izvršio te o primljenim prihodima kao i popis pokretne imovine financirane iz proračuna mehanizma Athena i korištene za operaciju kojom zapovijeda.
Članak 37.
Konsolidirani financijski izvještaji
1. Računovodstveni službenik vodi računovodstvenu evidenciju o doprinosima za koje je upućen poziv i izvršenim prijenosima. On također sastavlja računovodstvenu evidenciju o zajedničkim troškovima nastalima pri pripremi za operacije ili nastavno na njih i o operativnim rashodima i prihodima izvršenima pod izravnom odgovornošću administratora.
2. Računovodstveni službenik sastavlja konsolidirane financijske izvještaje o prihodima i rashodima mehanizma Athena. Svaki zapovjednik operacije šalje mu financijske izvještaje o rashodima za koje je preuzeo obveze i o plaćanjima koja je izvršio te o primljenim prihodima.
POGLAVLJE 11.
REVIZIJA I FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE
Članak 38.
Redoviti izvještaji Posebnom odboru
Svaka tri mjeseca administrator podnosi Posebnom odboru izvještaj o izvršenju prihoda i rashoda od početka financijske godine. U tu svrhu, svaki zapovjednik operacije dostavlja administratoru izvještaj o rashodima koji se odnose na zajedničke operativne troškove operacije kojom zapovijeda.
Članak 39.
Uvjeti za provedbu nadzora
1. Osobe odgovorne za reviziju prihoda i rashoda mehanizma Athena prije obavljanja svojih zadaća moraju dobiti dozvolu za pristup klasificiranim informacijama Vijeća najmanje do razine „SECRET UE/EU SECRET” ili istovjetnu dozvolu države članice ili NATO-a, prema potrebi. Te osobe osiguravaju da pri obavljanju svojih zadaća poštuju povjerljivost informacija i štite podatke za koje saznaju tijekom obavljanja svoje revizorske zadaće u skladu s pravilima koja se primjenjuju na te informacije i podatke.
2. Osobe odgovorne za reviziju prihoda i rashoda mehanizma Athena imaju pristup, bez odgode i bez prethodne najave, dokumentima i sadržajima svih nosača podataka koji se odnose na navedene prihode i rashode te pristup prostorijama u kojima se takvi dokumenti i dokazi čuvaju. Oni mogu izrađivati preslike. Osobe koje su uključene u izvršavanje prihoda i rashoda mehanizma Athena, pružaju administratoru i osobama odgovornima za reviziju navedenih prihoda i rashoda potrebnu pomoć prilikom obavljanja njihove zadaće.
Članak 40.
Vanjska revizija računovodstvene evidencije
1. Kada je izvršenje rashoda mehanizma Athena povjereno državi članici, instituciji Unije ili međunarodnoj organizaciji, navedena država, institucija ili organizacija pri tome primjenjuje pravila koja se primjenjuju na reviziju njezinih vlastitih rashoda.
2. Međutim, administrator ili osobe koje je on imenovao mogu u bilo kojem trenutku obaviti reviziju zajedničkih troškova mehanizma Athena koji su nastali pri pripremi za ili nastavno na operacije ili reviziju zajedničkih operativnih troškova neke operacije. Nadalje, Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora ili države članice, može u bilo kojem trenutku imenovati vanjske revizore čije zadaće i uvjete zapošljavanja određuje Posebni odbor.
3. Za vanjske revizije osniva se šesteročlani kolegij revizora. Članove tog kolegija imenuje Posebni odbor na razdoblje od tri godine koje se jednom može obnoviti, između kandidata koje predlažu države članice. Posebni odbor može produljiti mandat članova za najviše šest mjeseci.
Kandidati moraju biti članovi najvišeg nacionalnog revizorskog tijela države članice ili ih mora preporučiti to tijelo i moraju ponuditi odgovarajuća jamstva u pogledu sigurnosti i neovisnosti. Oni moraju biti na raspolaganju za obavljanje zadaća u ime mehanizma Athena. Prilikom obavljanja tih zadaća:
(a)
članove kolegija revizora i dalje plaćaju njihova izvorna revizorska tijela; Athena snosi troškove njihove misije u skladu s pravilima koja se primjenjuju na dužnosnike Unije istovjetnog razreda;
(b)
članovi mogu tražiti i primati upute samo od Posebnog odbora; u okviru svojeg revizorskog mandata kolegij revizora i njegovi članovi u potpunosti su neovisni i isključivo odgovorni za obavljanje vanjske revizije;
(c)
članovi o svojoj zadaći izvješćuju samo Posebni odbor;
(d)
članovi provjeravaju tijekom financijske godine, kao i ex post, putem kontrola na licu mjesta kao i pružanjem popratne dokumentacije, da se rashodi financirani ili pretfinancirani putem mehanizma Athena izvršavaju u skladu s važećim zakonodavstvom i načelima dobrog financijskog upravljanja, tj. ekonomičnosti, djelotvornosti i učinkovitosti te da unutarnje kontrole budu odgovarajuće.
Svake godine kolegij revizora među svojim članovima bira predsjednika ili mu produljuje mandat. Kolegij revizora donosi pravila koja se primjenjuju na revizije koje obavljaju njegovi članovi u skladu s najvišim međunarodnim standardima. Kolegij revizora odobrava revizorska izvješća koja izrade njegovi članovi prije slanja tih izvješća administratoru i Posebnom odboru.
4. U svakom pojedinačnom slučaju i na temelju posebnih razloga, Posebni odbor može donijeti oduku o angažiranju drugih vanjskih tijela.
5. Trošak revizija koje obave revizori koji djeluju u ime mehanizma Athena, smatra se zajedničkim troškom koji treba snositi Athena.
Članak 41.
Unutarnja revizija
1. Na temelju prijedloga administratora i nakon obavješćivanja Posebnog odbora, glavni tajnik Vijeća, na razdoblje od četiri godine koje je moguće obnoviti na ukupno razdoblje koje ne prelazi 8 godina, imenuje unutarnjeg revizora mehanizma Athena i najmanje jednog zamjenika unutarnjeg revizora; unutarnji revizori moraju imati potrebne profesionalne kvalifikacije i ponuditi dostatna jamstva u pogledu sigurnosti i neovisnosti. Unutarnji revizor ne smije biti ni službenik za ovjeravanje ni računovodstveni službenik; unutarnji revizor ne smije sudjelovati u pripremi financijskih izvještaja.
2. Unutarnji revizor izvješćuje administratora o postupanju s rizicima, donošenjem neovisnih mišljenja o kvaliteti sustava upravljanja i nadzora te donošenjem preporuka za poboljšanje unutarnje revizije operacija i promicanjem dobrog financijskog upravljanja. Unutarnji revizor je posebno odgovoran za procjenu prikladnosti i djelotvornosti unutarnjih sustava upravljanja kao i izvedbe službi pri provedbi politika i ostvarivanju ciljeva s obzirom na rizike koji su s njima povezani.
3. Unutarnji revizor obavlja svoje zadaće u svim službama koje sudjeluju u naplati prihoda mehanizma Athena ili u izvršavanju rashoda financiranih putem mehanizma Athena.
4. Prema potrebi, unutarnji revizor obavlja jednu ili više revizija tijekom financijske godine. On o svojim nalazima i preporukama izvješćuje administratora i obavješćuje zapovjednika operacije. Zapovjednik operacije i administrator osiguravaju da se na temelju preporuka koje proizlaze iz revizija poduzme djelovanje.
5. Administrator svake godine podnosi Posebnom odboru izvješće o obavljenoj unutarnjoj reviziji, pri čemu navodi broj i vrstu obavljenih unutarnjih revizija, iznesen opažanja i preporuke te način na koji se postupalo prema navedenim preporukama.
6. Nadalje, svaki zapovjednik operacije daje unutarnjem revizoru potpuni pristup operaciji kojom zapovijeda. Unutarnji revizor provjerava da financijski i proračunski sustavi i postupci pravilno funkcioniraju te osigurava da su u funkciji solidni i djelotvorni sustavi unutarnje revizije.
7. Rad i izvješća unutarnjeg revizora stavljaju se na raspolaganje kolegiju revizora zajedno sa svim popratnim dokumentima koji se na njih odnose.
Članak 42.
Godišnje financijsko izvještavanje i zaključivanje financijskih izvještaja
1. Svaki zapovjednik operacije računovodstvenom službeniku mehanizma Athena do 31. ožujka nakon završetka financijske godine ili u roku od četiri mjeseca od završetka operacije kojom zapovijeda, ovisno o tome što je ranije, dostavlja informacije potrebne za utvrđivanje godišnjih financijskih izvještaja za zajedničke troškove, godišnje financijske izvještaje za rashode u skladu s člankom 28. i godišnje izvješće o aktivnostima.
2. Administrator kojemu pritom pomažu računovodstveni službenik i svaki zapovjednik operacije do 15. svibnja nakon završetka financijske godine utvrđuje i dostavlja Posebnom odboru i kolegiju revizora financijske izvještaje i godišnje izvješće o aktivnostima.
3. Kolegij revizora, u roku od osam tjedana od dostave financijskih izvještaja, Posebnom odboru dostavlja revizorsko mišljenje, a administrator kojemu pritom pomažu računovodstveni službenik i svaki zapovjednik operacije, Posebnom odboru dostavlja financijske izvještaje mehanizma Athena na kojima je obavljena revizija.
4. Kolegij revizora do 30. rujna nakon završetka financijske godine Posebnom odboru dostavlja revizorsko izvješće, a Posebni odbor pregledava revizorsko izvješće, revizorsko mišljenje i financijske izvještaje radi davanja razrješnice administratoru, računovodstvenom službeniku i svakom zapovjedniku operacije.
5. U skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 ili s bilo kojom drugom uredbom koja je može zamijeniti, sve račune, popise imovine i povezane dokumente zadržavaju, svatko na svojoj razini, računovodstveni službenik, svaki zapovjednik operacije i, kada je to primjenjivo, administrator u razdoblju od pet godina od dana davanja odgovarajuće razrješnice. Kada je određena operacija završena zapovjednik operacije osigurava dostavu svih računa i popisa imovine računovodstvenom službeniku.
6. Posebni odbor odlučuje o unošenju salda izvršenja proračuna za financijsku godinu za koju su financijski izvještaji odobreni u proračun za sljedeću financijsku godinu, u obliku prihoda ili rashoda, ovisno o okolnostima, putem izmjene proračuna. Međutim, Posebni odbor može odlučiti da se saldo gore navedenog izvršenja proračuna unese nakon primitka revizorskog mišljenja kolegija revizora.
7. Dio salda izvršenja proračuna za financijsku godinu koji proizlazi iz izvršenja odobrenih sredstava namijenjenih za pokrivanje zajedničkih troškova neke operacije nastalih pri pripremi za ili nastavno na operacije, unosi se u odnosu na sljedeće doprinose država članica sudionica.
8. Dio salda izvršenja proračuna koji proizlazi iz izvršenja odobrenih sredstava namijenjenih za pokrivanje operativnih zajedničkih troškova pojedine operacije unosi se u odnosu na sljedeće doprinose država članica koje su doprinijele navedenoj operaciji.
9. Ako nadoknadu nije moguće izvršiti odbitkom od doprinosa koji se duguju mehanizmu Athena, saldo izvršenja proračuna isplaćuje se dotičnim državama članicama prema ključu BND-a za godinu nadoknade.
10. Svaka država članica sudionica u određenoj operaciji može do 31. ožujka svake godine administratoru, prema potrebi, putem zapovjednika operacije, dostaviti informacije o uvećanim troškovima koji su joj nastali u vezi s operacijom u protekloj financijskoj godini. Navedene informacije raščlanjuju se tako da iskazuju glavne stavke rashoda. Administrator prikuplja te informacije kako bi Posebnom odboru omogućio pregled uvećanih troškova operacije.
Članak 43.
Zaključivanje računa operacije
1. Kad je operacija završena, Posebni odbor može odlučiti, na temelju prijedloga administratora ili države članice, da administrator kojemu pritom pomažu računovodstveni službenik i zapovjednik operacije podnese Posebnom odboru financijske izvještaje za predmetnu operaciju, barem do dana njezina završetka, a ako je to moguće, do dana njezina zaključenja. Rok koji je određen za administratora ne smije biti kraći od četiri mjeseca od dana završetka operacije.
2. Ako financijski izvještaji, unutar zadanog roka, ne mogu sadržavati prihode i rashode povezane sa zaključenjem predmetne operacije, ti se prihodi i rashodi iskazuju u financijskim izvještajima mehanizma Athena, a ispituje ih Posebni odbor u kontekstu postupka predviđenog u članku 42.
3. Na temelju mišljenja kolegija revizora, Posebni odbor odobrava financijske izvještaje za operaciju koji su mu podneseni. On daje razrješnicu administratoru, računovodstvenom službeniku i svakom zapovjedniku operacije za dotičnu operaciju.
4. Ako nadoknadu nije moguće izvršiti odbitkom od doprinosa koji se duguju mehanizmu Athena, saldo iz izvršenja proračuna isplaćuje se dotičnim državama članicama prema ključu BND-a za godinu nadoknade.
POGLAVLJE 12.
OSTALE ODREDBE
Članak 44.
Odgovornost
1. Uvjeti kojima se uređuje stegovna ili kaznena odgovornost zapovjednika operacije, administratora i drugog osoblja stavljenog na raspolaganje, posebno od strane institucija Unije ili država članica, u slučaju povrede ili nepažnje pri izvršenju proračuna uređeni su pravilnicima o osoblju ili aranžmanima koji se na njih primjenjuju. Osim toga, Athena može na vlastitu inicijativu ili na zahtjev države članice doprinositeljice ili treće strane pokrenuti parnični postupak protiv gore navedenog osoblja.
2. Ni u kojem slučaju država doprinositeljica ne smije smatrati Uniju ili glavnog tajnika Vijeća odgovornim zbog obavljanja njihovih dužnosti od strane administratora, računovodstvenog službenika ili osoblja koje im je dodijeljeno.
3. Ugovornu odgovornost koja bi mogla nastati na temelju ugovora sklopljenih u kontekstu izvršenja proračuna preuzimaju države doprinositeljice ili treće strane putem mehanizma Athena. Ta odgovornost uređena je pravom koje se primjenjuje na predmetne ugovore.
4. U slučaju izvanugovorne odgovornosti, bilo koju štetu koju prouzroči operativni stožer, stožer snaga i stožer komponente krizne strukture čiji sastav odobrava zapovjednik operacije, ili njihovo osoblje tijekom obavljanja svojih dužnosti, države doprinositeljice ili treće strane pokrivaju putem mehanizma Athena u skladu s općim načelima koja su zajednička pravima država članica i u skladu s pravilnicima o osoblju za snage koji se primjenjuju u području operacija.
5. Ni u kojem slučaju država doprinositeljica ne smije smatrati Uniju ili države članice odgovornima za ugovore sklopljene u okviru izvršenja proračuna ili za štetu koju prouzroče jedinice i službe krizne strukture, čiji sastav odobrava zapovjednik operacije, ili njihovo osoblje tijekom obavljanja svojih dužnosti.
Članak 45.
Sigurnost
Odluka Vijeća 2013/488/EU (5) ili bilo koja druga Odluka Vijeća koja je može zamijeniti primjenjuje se u odnosu na klasificirane informacije koje se odnose na postupanja u okviru mehanizma Athena.
Članak 46.
Zaštita osobnih podataka
Mehanizmom Athena štite se pojedinci u pogledu obrade njihovih osobnih podataka u skladu s načelima i postupcima utvrđenima u Uredbi (EZ) br. 45/2001 (6) Europskog parlamenta i Vijeća. U tu svrhu Posebni odbor donosi potrebna provedbena pravila na prijedlog administratora.
Članak 47.
Preispitivanje i revidiranje
Ova Odluka ili njezin dio, uključujući njezine priloge, preispituje se, ako je to potrebno, na zahtjev države članice ili nakon svake operacije. Ona se revidira najmanje svake tri godine. Tijekom preispitivanja ili revidiranja, moguće je pozvati sve stručnjake mjerodavne za postupanje, uključujući upravljačka tijela mehanizma Athena.
Članak 48.
Stavljanje izvan snage
Odluka 2011/871/ZVSP stavlja se izvan snage.
Članak 49.
Stupanje na snagu
Ova odluka stupa na snagu na dan donošenja.
Sastavljeno u Bruxellesu 27. ožujka 2015.