KOMMISSIONENS AFGØRELSE
af 5. juni 2014
om beskyttelse af personoplysninger i den europæiske portal e-justice
(2014/333/EU)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
efter høring af Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I sin meddelelse af maj 2008 (1) erklærede Kommissionen, at den ville arbejde på at udforme og indføre portalen e-justice (herefter »portalen«), som den vil vedligeholde i nært samarbejde med medlemsstaterne.
(2)
Ved den flerårige handlingsplan for 2009-2013 (2) vedrørende europæisk e-justice af 8. november 2008 fik Kommissionen til opgave at etablere portalen. Portalen blev oprettet den 16. juli 2010. Det har ikke været nødvendigt at vedtage denne afgørelse tidligere, da portalen først nu er blevet klar til den første sammenkobling af nationale registre, der indebærer behandling af personoplysninger.
(3)
Portalens mål er at bidrage til opnåelsen af det europæiske retlige område ved at lette og forbedre adgangen til retssystemet og udnytte informations- og kommunikationsteknologien til at lette grænseoverskridende elektroniske retssager og retsligt samarbejde.
(4)
Såvel Den Europæiske Unions institutioner, organer, kontorer og agenturer som medlemsstaterne skal ved gennemførelsen af EU-retten respektere de grundlæggende rettigheder og overholde de principper, der er forankret i chartret om Den Europæiske Unions grundlæggende rettigheder, navnlig retten til beskyttelse af personoplysninger, der er fastsat i chartrets artikel 8.
(5)
Da Kommissionens og medlemsstaternes forskellige portalrelaterede opgaver og funktioner vil indebære forskellige ansvarsområder og forpligtelser med hensyn til databeskyttelse, er det vigtigt at afgrænse dem klart.
(6)
Henset til den særlige karakter af de aktiviteter, der er forbundet med portalen, som er udviklet i samarbejde mellem Kommissionen og medlemsstaterne, er Kommissionens rolle i behandlingen af personoplysninger via portalen begrænset. Det bør præciseres, at Kommissionen ikke har noget ansvar for indholdet af de sammenkoblede nationale databaser, der er gjort tilgængelige via portalen.
(7)
Europa-Parlamentet og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (3) finder anvendelse på Kommissionens behandling af personoplysninger i portalen. Kommissionen er herved særlig ansvarlig for tilvejebringelse af IT-infrastrukturen til portalens funktioner, herunder sammenkoblingen af nationale databaser.
(8)
Formålet med behandlingen af personoplysninger skal som fastsat i forordning (EF) nr. 45/2001 udtrykkeligt angives. Kommissionen bør derfor kun behandle personoplysninger i portalen, hvis det sker for at skaffe adgang til sammenkoblede nationale databaser, der indeholder personoplysninger, for at levere interaktive tjenester, der giver brugerne mulighed for at kommunikere direkte med de relevante myndigheder i en anden medlemsstat, for at give adgang til offentlig information rettet mod registrerede brugere eller for at give kontaktoplysninger.
(9)
Kommissionen bør inkorporere teknologier, der afspejler begrebet »indbygget databeskyttelse«, i systemet. Ved gennemførelsen af dette begreb bør der på udformningsstadiet gennemføres en konsekvensanalyse af beskyttelsen af privatlivets fred og af personlige oplysninger i relation til den funktion, der er forbundet med behandlingen af personlige oplysninger via portalen, såvel som i relation til andre funktioner. Denne analyse vil identificere de mulige risici for databeskyttelsen. Den vil også fastlægge de relevante foranstaltninger og forholdsregler, der skal inkorporeres i systemet for at beskytte personoplysninger.
(10)
Kommissionen bør foretage løbende og passende sikkerhedsvurderinger, i det omfang der udføres tiltag vedrørende sammenkoblingen af nationale databaser.
(11)
Kun offentligt tilgængelige oplysninger i de sammenkoblede nationale databaser kan findes via portalen. Det bør ikke være muligt at kombinere oplysninger fra forskellige sammenkoblede nationale databaser til forskellige formål via portalen -
VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
Artikel 1
Genstand
I denne afgørelse fastlægges Europa-Kommissionens funktioner og ansvarsområder i relation til nødvendigheden af databeskyttelse under behandlingen af personoplysninger i den europæiske portal e-justice (i det følgende benævnt »portalen«).
Artikel 2
Definitioner
Ved anvendelsen af denne forordning finder definitionerne i forordning (EF) nr. 45/2001 anvendelse. Desuden forstås ved:
a) »Europæisk e-justice aktør«: enhver repræsentant for en medlemsstat eller en europæisk e-justice partnerorganisation, der har fået tilladelse til at ændre (dele af) indholdet af portalen
b) »sammenkoblede nationale databaser«: databaser med offentligt tilgængelige oplysninger, der drives af medlemsstaterne og andre organer såsom faglige organisationer og nonprofitorganisationer, og som er sammenkoblet via portalen på en sådan måde, at de disponible oplysninger på nationalt plan kan findes via portalen
c) »offentlig tilgængelig information«: oplysninger, der gøres tilgængelig for offentligheden via internettet
d) »registreret bruger«: en bruger af portalen, som er registreret til portalen via Europa-Kommissionens autentificeringstjeneste (ECAS), såsom en »europæisk e-justice aktør«.
Artikel 3
Databehandling
Kommissionen behandler kun personoplysninger i portalen i det omfang, det er nødvendigt med henblik på:
a)
at give adgang til sammenkoblede nationale databaser, der indeholder personoplysninger
b)
at stille interaktive tjenester til rådighed, som gør det muligt for registrerede brugere at kommunikere direkte med de relevante myndigheder i en anden medlemsstat
c)
at give adgang til offentlig information rettet mod registrerede brugere
d)
at stille kontaktoplysninger til rådighed.
Artikel 4
Den registeransvarliges ansvarsområder
1. Kommissionen udøver kompetencen som registeransvarlig i henhold til artikel 2, litra d), i forordning (EF) nr. 45/2001 i overensstemmelse med dens respektive ansvarsområder inden for rammerne af portalen som omhandlet i denne artikel.
2. Kommissionen sikrer tilgængeligheden, ajourføringen og sikkerheden af portalens it-infrastruktur.
3. Kommissionen er ansvarlig for følgende former for databehandling:
a)
Organisation
b)
videregivelse ved transmission
c)
formidling eller på anden måde stillen til rådighed
d)
tilpasning eller kombination af personlige oplysninger, der hidrører fra sammenkoblede nationale databaser, eller af personoplysninger om registrerede brugere.
4. Kommissionen fastlægger de nødvendige politikker og anvender passende tekniske løsninger for at opfylde sine forpligtelser inden for rammerne af funktionen som registeransvarlig.
5. Kommissionen gennemfører de tekniske foranstaltninger, der er nødvendige for at sikre beskyttelse af personoplysninger under overførslen og under visning på portalen, navnlig fortroligheden og autenticiteten af enhver overførsel til og fra portalen.
6. Kommissionen er ikke ansvarlig for nogen form for databeskyttelse vedrørende:
a)
Den indledende indsamling og opbevaring af enhver form for oplysninger hidrørende fra sammenkoblede nationale databaser
b)
enhver afgørelse, der træffes af medlemsstaterne for at gøre sådanne oplysninger tilgængelige via portalen
c)
indholdet af enhver form for oplysninger hidrørende fra sammenkoblede nationale databaser, der er gjort tilgængelige via portalen.
7. Kommissionens forpligtelser berører ikke medlemsstaternes og andre organers ansvar for indholdet og driften af de sammenkoblede nationale databaser, som drives af dem.
Artikel 5
Oplysningspligt
1. Kommissionen giver de registrerede de oplysninger, der er angivet i artikel 11 og 12 i forordning (EF) nr. 45/2001, for så vidt angår oplysninger, som Kommissionen er ansvarlig for efter denne afgørelse.
2. Uanset de forpligtelser, der påhviler medlemsstaterne og andre organer, som driver de sammenkoblede nationale databaser, skal Kommissionen også give de registrerede oplysninger om, hvem de skal kontakte for effektivt at udøve deres ret til oplysninger, indsigt, berigtigelse og indsigelse i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Kommissionen henviser til medlemsstaternes og andre organers specifikke databeskyttelseserklæringer.
3. Kommissionen stiller tillige følgende til rådighed på portalen:
a)
oversættelser til portalens sprog af medlemsstaternes databeskyttelseserklæringer som omhandlet i stk. 2;
b)
en fyldestgørende databeskyttelseserklæring vedrørende portalen som omhandlet i artikel 11 og 12 i forordning (EF) nr. 45/2001 i klar og forståelig form.
Artikel 6
Opbevaring af personoplysninger
1. For så vidt angår udveksling af oplysninger fra sammenkoblede nationale databaser må ingen personoplysninger vedrørende de registrerede opbevares i portalen. Alle sådanne oplysninger skal opbevares i de nationale databaser, som drives af medlemsstaterne eller af andre organer.
2. Personoplysninger, der vedrører brugerne af portalen, eller personoplysninger, der stilles til rådighed af brugerne, må ikke opbevares i portalen, bortset fra i tilfælde, hvor de pågældende har tilmeldt sig som registrerede brugere. Personoplysninger om registrerede brugere opbevares, indtil de anmoder om sletning af registreringen. Som fastsat i artikel 3 opbevares personoplysninger vedrørende europæiske e-justice aktører eller kontaktpunkter kun, så længe disse personer udfører deres funktion.
Artikel 7
Ikrafttræden
Denne afgørelse træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Udfærdiget i Bruxelles, den 5. juni 2014.
ODLUKA KOMISIJE
оd 5. lipnja 2014.
o zaštiti osobnih podataka na europskom portalu e-pravosuđe
(2014/333/EU)
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
nakon savjetovanja s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka,
budući da:
(1)
U svojoj komunikaciji od svibnja 2008. (1) Komisija je izjavila da će osmisliti i uspostaviti europski portal e-pravosuđe (u daljnjem tekstu „portal”), kojim će se upravljati u bliskoj suradnji s državama članicama.
(2)
Višegodišnjim akcijskim planom europskog e-pravosuđa 2009.-2013. (2) od 8. studenoga 2008. Europskoj komisiji povjerena je provedba portala. Portal je pokrenut 16. srpnja 2010. Donošenje ove Odluke sada je nužno jer je portal tek sada spreman za prvo međusobno povezivanje nacionalnih registara uključenih u obradu osobnih podataka.
(3)
Cilj portala je pridonijeti ostvarenju europskog pravosudnog područja olakšavajući i potičući pristup pravosuđu te koristeći informacijske i komunikacijske tehnologije za olakšavanje prekograničnih elektroničkih sudskih postupaka i pravosudne suradnje.
(4)
Institucije, tijela, uredi i agencije Europske unije, kao i države članice, kod provedbe prava Unije moraju poštovati temeljna prava i načela priznata Poveljom o temeljnim pravima Europske unije, a posebno pravo na zaštitu osobnih podataka propisano člankom 8. Povelje.
(5)
Budući da će različiti zadaci povezani s portalom te funkcijama Komisije i država članica imati za posljedicu različite odgovornosti i obveze u pogledu zaštite podataka, ključno je jasno ih razdvojiti.
(6)
U skladu sa specifičnom prirodom aktivnosti povezanih s portalom e-pravosuđe, razvijenih suradnjom između Komisije i država članica, uloga Komisije u obradi osobnih podataka putem portala ograničena je. Treba napomenuti da Komisija nije odgovorna za sadržaj međusobno povezanih nacionalnih baza podataka koji je dostupan putem portala.
(7)
Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (3) primjenjuje se na Komisiju i njezinu obradu osobnih podataka na portalu. U tom smislu Komisija je posebno odgovorna za osiguranje informatičke infrastrukture za funkcije portala, uključujući međusobno povezivanje nacionalnih baza podataka.
(8)
U skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 svrhe obrade osobnih podataka trebale bi biti jasno definirane. Komisija bi stoga trebala obrađivati osobne podatke na portalu samo u svrhu omogućavanja pristupa međusobno povezanim nacionalnim bazama podataka koje čuvaju osobne podatke, pružanja interaktivnih usluga omogućavajući korisnicima izravnu komunikaciju s odgovarajućim tijelima u drugoj državi članici, davanja pristupa javnim informacijama usmjerenima prema registriranim korisnicima ili davanja kontaktnih informacija.
(9)
Komisija bi u sustav trebala uključiti tehnologije kojima se odražava pojam „tehničke zaštite podataka”. U provedbi tog pojma procjena utjecaja zaštite privatnosti i podataka trebala bi se odvijati tijekom faze projektiranja funkcije povezane s obradom osobnih podataka putem portala, kao i drugih funkcija portala. Tom će se procjenom utvrditi potencijalni rizici povezani sa zaštitom podataka. Njome će se također definirati odgovarajuće mjere i zaštita koje treba uvrstiti u sustav u svrhu zaštite osobnih podataka.
(10)
Komisija bi trebala provoditi stalne i odgovarajuće sigurnosne procjene sve dok se obavljaju poslovi povezani s međusobnim povezivanjem nacionalnih baza podataka.
(11)
Putem portala može se pristupiti samo javno dostupnim informacijama u međusobno povezanim nacionalnim bazama podataka. Putem portala ne bi trebalo biti moguće kombiniranje informacija iz različitih međusobno povezanih nacionalnih baza podataka u različite svrhe,
DONIJELA JE OVU ODLUKU:
Članak 1.
Predmet
Ovom se Odlukom utvrđuju funkcije i odgovornosti Europske komisije u odnosu na zahtjeve za zaštitu podataka tijekom obrade osobnih podataka na europskom portalu e-pravosuđe (u daljnjem tekstu „portal”).
Članak 2.
Definicije
Za potrebe ove Odluke primjenjuju se definicije iz Uredbe (EZ) br. 45/2001. Uz to se primjenjuju i sljedeće definicije:
(a)
„subjekt europskog e-pravosuđa” znači svaki predstavnik države članice ili partnerske organizacije koji je dobio odobrenje za izmjenu (dijela) sadržaja portala;
(b)
„međusobno povezane nacionalne baze podataka” znači baze podataka koje sadrže javno dostupne informacije, kojima upravljaju države članice i druga tijela poput strukovnih udruženja i neprofitnih organizacija, koje su međusobno povezane putem portala na način da se informacijama dostupnima na nacionalnoj razini može pristupiti putem portala;
(c)
„javno dostupne informacije” znači informacije koje su dostupne javnosti putem interneta;
(d)
„registrirani korisnik” znači korisnik portala koji se registrirao putem Servisa Europske komisije za provjeru autentičnosti (ECAS), poput „subjekta europskog e-pravosuđa”.
Članak 3.
Obrada podataka
Komisija obrađuje osobne podatke na portalu samo u onoj mjeri u kojoj je potrebno u svrhu:
(a)
omogućavanja pristupa međusobno povezanim nacionalnim bazama podataka koje čuvaju osobne podatke;
(b)
pružanja interaktivnih usluga kojima se registriranim korisnicima omogućuje izravna komunikacija s odgovarajućim tijelima u drugoj državi članici;
(c)
omogućavanja pristupa javnim informacijama usmjerenima prema registriranim korisnicima;
(d)
davanja kontaktnih informacija.
Članak 4.
Odgovornosti nadzornika podataka
1. Komisija obavlja dužnosti nadzornika podataka na temelju članka 2. stavka (d) Uredbe (EZ) br. 45/2001 u skladu s njegovim odgovornostima u okviru portala kako je navedeno u tom članku.
2. Komisija osigurava raspoloživost, održavanje i sigurnost informatičke infrastrukture portala.
3. Komisija je odgovorna za sljedeće postupke obrade:
(a)
organizaciju;
(b)
otkrivanje prenošenjem;
(c)
distribuciju ili drukčije omogućivanje pristupa;
(d)
usklađivanje ili kombiniranje osobnih podataka proizašlih iz međusobno povezanih nacionalnih baza podataka ili osobnih podataka o registriranim korisnicima.
4. Komisija definira potrebne politike i primjenjuje odgovarajuća tehnička rješenja za izvršavanje svojih dužnosti u okviru opsega funkcije nadzornika podataka.
5. Komisija provodi tehničke mjere potrebne za jamčenje sigurnosti osobnih podataka u tranzitu i tijekom njihova prikaza na portalu, a posebno povjerljivosti i integriteta za bilo koji prijenos na portal i s njega.
6. Komisija nije odgovorna ni za kakve aspekte zaštite podataka koji se odnose na:
(a)
početno prikupljanje i pohranjivanje svih podataka proizašlih iz međusobno povezanih nacionalnih baza podataka;
(b)
bilo koju odluku koju su donijele države članice kako bi te podatke učinile dostupnima putem portala;
(c)
sadržaj svih podataka proizašlih iz međusobno povezanih nacionalnih baza podataka koji su dostupni putem portala.
7. Obveze Komisije ne utječu na odgovornosti država članica i drugih tijela koje se odnose na sadržaj i djelovanje međusobno povezanih nacionalnih baza podataka kojima oni upravljaju.
Članak 5.
Obveze obavješćivanja
1. Komisija osobama na koje se podaci odnose dostavlja informacije navedene u člancima 11. i 12. Uredbe (EZ) br. 45/2001, u pogledu informacija za koje je ona odgovorna u okviru ove Odluke.
2. Bez obzira na obveze država članica i drugih tijela koja upravljaju međusobno povezanim nacionalnim bazama podataka prema osobama čiji se podaci obrađuju, Komisija osobama na koje se podaci odnose dostavlja i informacije o osobi za kontakt za učinkovito ostvarivanje njihovih prava na informiranje, pristup, ispravak i protivljenje u skladu s važećim propisima o zaštiti podataka. Komisija se poziva na posebne izjave o zaštiti osobnih podataka država članica i drugih tijela.
3. Komisija na portalu stavlja na raspolaganje i:
(a)
prijevode na jezike portala obavijesti o privatnosti država članica iz stavka 2.;
(b)
sveobuhvatnu obavijest o privatnosti koja se odnosi na portal u skladu s člancima 11. i 12. Uredbe (EZ) br. 45/2001, u jasnom i razumljivom obliku.
Članak 6.
Pohranjivanje osobnih podataka
1. Kad je riječ o razmjeni informacija iz međusobno povezanih nacionalnih baza podataka, na portalu se neće pohranjivati nikakvi osobni podaci povezani s osobama na koje se podaci odnose. Svi takvi podaci bit će pohranjeni u nacionalnim bazama podataka kojima upravljaju države članice ili druga tijela.
2. Osobni podaci povezani s korisnicima portala ili koje su korisnici dostavili pohranjivat će se na portalu samo kada su oni prijavljeni kao registrirani korisnici. Osobni podaci registriranih korisnika pohranjivat će se sve dok oni ne zatraže brisanje registracije. U skladu s člankom 3. osobni podaci o subjektima europskog e-pravosuđa ili osobama za kontakt pohranjivat će se sve dok te osobe obavljaju svoju dužnost.
Članak 7.
Datum stupanja na snagu
Ova Odluka stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Sastavljeno u Bruxellesu 5. lipnja 2014.