KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1268/2012
af 29. oktober 2012
om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 og 209, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2) er blevet ændret væsentligt og erstattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (i det følgende benævnt »finansforordningen«). Det er derfor nødvendigt at tilpasse Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (3) til finansforordningen. Af klarhedshensyn er det nødvendigt at erstatte forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 med en ny forordning.
(2)
I henhold til artikel 290 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (i det følgende benævnt »TEUF«) kan Kommissionen i en lovgivningsmæssig retsakt kun få delegeret beføjelse til at vedtage ikke-lovgivningsmæssige retsakter, der udbygger eller ændrer visse ikke-væsentlige bestemmelser i den lovgivningsmæssige retsakt. Visse af de bestemmelser, der er fastlagt i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002, er derfor blevet indarbejdet i finansforordningen. De pågældende bestemmelser skal således ikke medtages i nærværende forordning.
(3)
Kommissionen har under sit forberedende arbejde gennemført passende høringer, herunder på ekspertniveau, og sørget for samtidig, rettidig og hensigtsmæssig fremsendelse af relevante dokumenter til Europa-Parlamentet og Rådet.
(4)
Med hensyn til budgetprincipperne og især princippet om enhed gør forenklingen af reglerne om renter af forfinansiering og inddrivelse af disse renter og især ophævelsen af tilskudsmodtagernes forpligtelse til at forrente forfinansiering bestemmelserne om anvendelsesområdet og betingelserne for inddrivelse af renter overflødige. Når en sådan forpligtelse stadig skal pålægges enheder, som har fået overdraget budgetgennemførelsesopgaver, bør reglerne for identifikation, anvendelse og bogføring af renterne medtages i delegationsaftalerne med de pågældende enheder. I de tilfælde, hvor renter af forfinansiering skal betales til Unionen på grundlag af de pågældende aftaler, bør renterne indbetales til budgettet som formålsbestemte indtægter.
(5)
Med hensyn til princippet om etårighed bør der ske en afklaring af, hvad der forstås ved regnskabsårets bevillinger og ved forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen, hvor der, hvis de forberedende etaper er afsluttet pr. 31. december, er mulighed for fremførsel af forpligtelsesbevillinger.
(6)
Med hensyn til princippet om én regningsenhed bør der ske en præcisering af de kurser, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og de andre valutaer i forbindelse med likviditetsstyring og regnskabsføring. Desuden bør bogføringen af resultaterne af sådanne valutaomregningstransaktioner gøres endnu mere gennemsigtig. Efter indførelsen af euroen bør Kommissionens forpligtelse til at give medlemsstaterne oplysninger om overførsler af likvide midler mellem forskellige valutaer afskaffes.
(7)
Med hensyn til undtagelser fra princippet om bruttoopgørelse bør der ske en præcisering af den budgetmæssige behandling af formålsbestemte indtægter, og især af medlemsstaters eller tredjelandes bidrag til visse EU-programmer, samt af de grænser, der gælder for modregning mellem udgifter og indtægter. I betragtning af den nuværende praksis er det af hensyn til retssikkerheden specielt nødvendigt at præcisere, at formålsbestemte indtægter som hovedregel automatisk skal generere forpligtelses- og betalingsbevillinger, så snart institutionen har modtaget indtægten. Det er også nødvendigt at præcisere de tilfælde, hvor formålsbestemte indtægter undtagelsesvis kan stilles til rådighed, inden institutionen rent faktisk har modtaget indtægterne.
(8)
Med hensyn til princippet om specificering bør det nøje angives, hvordan man beregner de procentdele af bevillingerne, som institutionerne er bemyndiget til selv at overføre. Europa-Parlamentet og Rådet bør informeres fuldt ud gennem en detaljeret begrundelse for de overførselsanmodninger, som skal forelægges for dem.
(9)
Med hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning bør det fastsættes, hvilke mål der er for forudgående evaluering, midtvejsevaluering og efterfølgende evaluering af programmer og foranstaltninger, og hvilke minimumskrav der er med hensyn til hyppigheden af disse former for kontrol, samt hvilke oplysninger der bør gives i finansieringsoversigten til lovgivningsforslag.
(10)
Med hensyn til princippet om gennemsigtighed øger offentliggørelsen af oplysninger med angivelse af navnet på de pågældende modtagere og de nøjagtige beløb, de har modtaget, åbenheden om anvendelsen af de pågældende midler. Når sådanne oplysninger stilles til rådighed for borgerne, øges den offentlige kontrol af de omhandlede midlers anvendelse, hvilket medvirker til den bedst mulige anvendelse af offentlige midler. Samtidig er offentliggørelsen af sådanne oplysninger underlagt reglerne om beskyttelse af personoplysninger, når modtagerne er fysiske personer. Personoplysninger bør derfor kun offentliggøres, hvis det er nødvendigt og står i et rimeligt forhold til det tilstræbte legitime mål.
(11)
Oplysningerne om anvendelsen af EU-midler bør offentliggøres på et websted tilhørende institutionerne og bør mindst omfatte navn, lokalitet, beløb og formålet med midlerne. I forbindelse med oplysningerne bør der tages hensyn til kriterierne i finansforordningens artikel 35, stk. 3, navnlig tildelingens art og størrelse.
(12)
Navnet på og lokaliteten for modtagere af EU-midler bør offentliggøres for priser, tilskud og kontrakter, som tildeles, efter at en offentlig procedure er blevet åbnet for konkurrence, som det specielt er tilfældet med projektkonkurrencer, indkaldelser af forslag og udbud, under overholdelse af principperne i TEUF og navnlig principperne om gennemsigtighed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling. Desuden bør offentliggørelsen gøre det lettere for ansøgere, hvis bidrag til konkurrencen er blevet afvist, at kontrollere, hvordan de offentlige udvælgelsesprocedurer er forløbet.
(13)
Personoplysninger vedrørende fysiske personer bør kun offentliggøres i den periode, hvor midlerne anvendes af modtageren, og oplysningerne bør derfor fjernes efter to år. Det samme bør gælde personoplysninger om juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
(14)
I de fleste af de tilfælde, som er omfattet af denne forordning, vedrører offentliggørelsen juridiske personer.
(15)
Når der er tale om fysiske personer, bør offentliggørelse kun komme på tale, når princippet om et rimeligt forhold mellem det tildelte beløbs størrelse og behovet for at kontrollere, at midlerne anvendes bedst muligt, er overholdt. Med hensyn til fysiske personer skal offentliggørelsen af regionen på NUTS 2-niveau ske i overensstemmelse med målet om offentliggørelse af modtagerne, sikre ligebehandling af medlemsstater af forskellig størrelse og respektere modtagernes ret til privatlivets fred og navnlig beskyttelsen af deres personoplysninger.
(16)
Oplysninger om stipendier og anden direkte støtte til fysiske personer med særligt stort behov bør fritages fra offentliggørelse.
(17)
For at sikre, at princippet om ligebehandling mellem modtagerne overholdes, bør offentliggørelsen af oplysninger vedrørende fysiske personer også ske i overensstemmelse med medlemsstaternes pligt til at sikre stor åbenhed omkring kontrakter over det beløb, som er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (4).
(18)
Modtagerens navn og lokalitet og beløbet og formålet med midlerne bør ikke offentliggøres, hvis det risikerer at bringe modtagerens integritet, der er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, i fare, eller ville skade modtagerens legitime kommercielle interesser.
(19)
Kontoplanen bør give den klarhed og gennemsigtighed, som er nødvendig for budgetprocessen.
(20)
De handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, bør også defineres.
(21)
Med hensyn til indirekte forvaltning bør rammerne for delegation af beføjelser og indholdet i delegationsaftalen fastlægges. En enhed eller person, som får pålagt budgetgennemførelsesopgaver, bør garantere et niveau af beskyttelse af Unionens finansielle interesser, som svarer til det niveau, der kræves i henhold til finansforordningen. Betingelserne for, at Kommissionen kan acceptere, at disse enheders eller personers systemer, regler og procedurer svarer til dens egne, bør fastlægges for at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af EU-midler i de bemyndigede enheder.
(22)
Forvaltningsorganerne, som Kommissionen bevarer kontrollen over, bør for så vidt angår gennemførelsen af Unionens budget tildeles status som den pågældende institutions ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.
(23)
I tilfælde af indirekte forvaltning med internationale organisationer bør de organisationer, som kan varetage denne form for forvaltning, identificeres.
(24)
Når budgetgennemførelsesopgaver overdrages til offentlige organer eller privatretlige organer, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, bør betingelserne for, hvordan de udpeges, fastsættes.
(25)
I forbindelse med indirekte forvaltning er det nødvendigt at fastsætte detaljerede regler for procedurerne for gennemgang og godkendelse af regnskaberne og udelukkelse af udbetalinger, der er foretaget i strid med de gældende regler, fra Unionens udgiftsfinansiering.
(26)
Privatretlige enheder, der udfører forberedelses- eller støttearbejde for Kommissionens regning, bør udvælges efter udbudsprocedurerne.
(27)
Med hensyn til de finansielle aktørers rolle medfører reformen af den finansielle forvaltning og afskaffelsen af den centrale forudgående kontrol, at de anvisningsberettigede pålægges et større ansvar for alle indtægts- og udgiftstransaktioner, bl.a. i forbindelse med interne kontrolsystemer. Europa-Parlamentet og Rådet bør fremover underrettes om udnævnelse og fratræden af en ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget. Opgaverne, ansvarsområderne og principperne for de procedurer, som skal overholdes, bør også fastlægges. Internaliseringen af den forudgående kontrol forudsætter specielt, at der sondres klart mellem opgaver vedrørende indledning af transaktioner i forbindelse med gennemførelsen af budgettet og efterprøvning af sådanne transaktioner. Desuden bør hver institution vedtage en kodeks af faglige standarder, der skal gælde for ansatte med ansvar for den forudgående og efterfølgende kontrol. Det bør også fastsættes, at der gøres rede for de ansvarsområder, som varetages, i en årlig rapport til den institution, som bl.a. har ansvaret for den efterfølgende kontrol. Bilagene vedrørende de gennemførte transaktioner bør opbevares. Endelig bør der udarbejdes en særlig rapport til institutionen og en meddelelse til Europa-Parlamentet og Rådet om alle de forskellige former for udbud med forhandling med henblik på tildeling af offentlige kontrakter, da disse kontrakter udgør undtagelser fra de sædvanlige tildelingsprocedurer.
(28)
Forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 bør tilpasses for at tage hensyn til delegationschefens dobbeltrolle som anvisningsberettiget ved subdelegation for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »EU-Udenrigstjenesten«) og, for så vidt angår aktionsbevillinger, for Kommissionen.
(29)
For at afklare ansvarsområderne er det endvidere nødvendigt nøjagtigt at fastlægge regnskabsførerens opgaver og ansvar for så vidt angår regnskabssystemer, likviditetsstyring og forvaltning af bankkonti samt databasen vedrørende tredjemand. Også reglerne for regnskabsførerens fratræden bør fastlægges.
(30)
Betingelserne for anvendelse af forskudskonti, en forvaltningsform, der udgør en undtagelse fra de almindelige budgetprocedurer, bør fastlægges, og forskudsbestyrernes opgaver og ansvar samt den anvisningsberettigedes og regnskabsførerens ansvar for kontrol med forskudskontiene bør præciseres. Europa-Parlamentet og Rådet bør underrettes om enhver udnævnelse og fratræden. Af effektivitetshensyn bør der kun oprettes én forskudskonto i delegationerne for bevillinger fra både Kommissionens og EU-Udenrigstjenestens sektioner i budgettet. Det har vist sig at være nødvendigt at indføre muligheden for at anvende betalingskort, der er knyttet til forskudskonti, for at lette betalingerne, især i Unionens delegationer og repræsentationer, og for at undgå risiciene i forbindelse med håndtering af kontanter.
(31)
Når hver enkelt finansiel aktørs opgaver og ansvar er defineret, kan disse kun drages til ansvar på de betingelser, der er fastsat i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som er oprettet i hver institution, har vist sig at være en effektiv mekanisme til at afgøre, om der foreligger økonomiske uregelmæssigheder, og den bør derfor bibeholdes. Der bør fastlægges en procedure, som gør det muligt for en anvisningsberettiget at anmode om bekræftelse af en instruks, som den anvisningsberettigede betragter som uregelmæssig eller stridende mod princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og således blive fritaget for ansvar.
(32)
For indtægternes vedkommende bør der, bortset fra særtilfældet egne indtægter, som henhører under Rådets afgørelse 2007/436/EF, Euratom af 7. juni 2007 om ordningen for De Europæiske Fællesskabers egne indtægter (5), ske en præcisering af de opgaver og den kontrol, der påhviler de anvisningsberettigede i de forskellige faser af proceduren: udarbejdelse af overslaget over fordringer, indtægtsordre, fremsendelse af debetnotaen, hvori debitor informeres om fastlæggelsen af fordringen, beregning af eventuelle morarenter og om nødvendigt beslutningen om at give afkald på en fordring på grundlag af kriterier, der sikrer en forsvarlig økonomisk forvaltning, med henblik på at sikre en effektiv inddrivelse af indtægter.
(33)
Det er nødvendigt at præcisere regnskabsførerens rolle i forbindelse med inddrivelsen af indtægter og henstand med betaling af udgifter. Regnskabsføreren bør også have en vis fleksibilitet ved inddrivelsen af betalinger, såsom muligheden for at modregne gæld direkte eller for under særlige omstændigheder at fravige kravet om, at der skal stilles garanti for betaling af gæld, når debitor er villig og i stand til at foretage betalingen inden henstandsperiodens udløb, men ikke kan stille en sådan garanti, under behørig hensyntagen til proportionalitetsprincippet.
(34)
For at sikre, at aktiverne forvaltes korrekt, samtidig med at de giver et afkast, bør foreløbigt inkasserede beløb, såsom bøder inden for konkurrencepolitikken, som anfægtes, investeres i finansielle aktiver, og tildelingen af renteafkastet af de pågældende investeringer bør fastlægges.
(35)
For at sikre, at Kommissionen har alle de oplysninger, som er nødvendige i forbindelse med vedtagelsen af finansieringsafgørelser, er det nødvendigt at fastlægge mindstekravene til indholdet af finansieringsafgørelser vedrørende tilskud, indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter.
(36)
Med hensyn til udgifter bør sammenhængen mellem finansieringsafgørelser, samlede forpligtelser og specifikke forpligtelser og karakteristiske træk ved disse forskellige faser defineres med henblik på at fastlægge en klar ramme for de forskellige faser i budgetgennemførelsen.
(37)
Det er nødvendigt at præcisere forholdet mellem fastsættelses-, anvisnings- og betalingstransaktionerne og den kontrol, som den anvisningsberettigede skal foretage ved fastsættelsen af udgifter, med påtegningen »kan betales«. De bilag, der skal fremlægges til støtte for betalinger, bør præciseres, og der bør fastlægges regler for afslutning af forfinansiering og mellemliggende betalinger.
(38)
Der bør fastlægges detaljerede regler for anvendelsen af frister for fastsættelses- og betalingstransaktioner under hensyntagen til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/7/EU af 16. februar 2011 om bekæmpelse af forsinket betaling i handelstransaktioner (6) for at sikre, at betalingerne til modtagerne ikke forsinkes urimeligt.
(39)
Med hensyn til intern revision bør der fastsættes regler for udpegelse af den interne revisor, og dennes uafhængighed bør sikres inden for den institution, der har udnævnt ham, og over for hvilken han skal redegøre for sit arbejde. Europa-Parlamentet og Rådet bør underrettes om enhver udnævnelse og fratræden for at sikre åbenhed over for Europa-Parlamentet og Rådet.
(40)
Reglerne for offentlige kontrakter bør være baseret på direktiv 2004/18/EF. Det er nødvendigt at definere de forskellige typer udbudsprocedurer og at fastlægge de regler, der gælder for annoncering og offentliggørelse, betingelserne for anvendelse af en bestemt type procedure og de vigtigste karakteristika ved de eksisterende procedurer, en nærmere beskrivelse af udvælgelses- og tildelingskriterierne, reglerne for adgang til udbudsdokumenter og for kommunikation med tilbudsgivere eller ansøgere og i de tilfælde, hvor Kommissionen indgår kontrakter for egen regning, de forskellige beløbsgrænser, der gælder, og reglerne for værdiansættelse af de kontrakter, der skal indgås.
(41)
Procedurerne for tildeling af kontrakter har til formål at opfylde institutionernes behov på de bedst mulige betingelser under overholdelse af principperne om lige adgang til offentlige indkøbskontrakter og om gennemsigtighed og ikke-forskelsbehandling. For at skabe større gennemsigtighed og sikre ligebehandling af ansøgerne og tilbudsgiverne, og for at understrege, at de anvisningsberettigede har det fulde ansvar for det endelige valg, bør procedurerne for åbning og evaluering af bud og ansøgninger om deltagelse fastlægges, lige fra udpegelsen af et udvalg til tildelingsafgørelsen, som bør være begrundet og dokumenteret, og som i sidste instans træffes af den ordregivende myndighed.
(42)
Ud fra tidligere erfaringer er det nødvendigt at fastlægge en ny udbudsprocedure for kontrakter med mellemstor værdi. Det bør være tilladt at anvende »leverandørlisten« på samme vilkår som den eksisterende »indkaldelse af interessetilkendegivelser«, da denne liste mindsker den administrative byrde for de potentielle tilbudsgivere.
(43)
For at beskytte Unionens finansielle interesser under gennemførelsen af kontrakten bør der gives mulighed for at kræve, at de enheder, som stiller finansiel kapacitet til rådighed i forbindelse med offentlige indkøb, hæfter solidarisk for gennemførelsen af den tilsvarende kontrakt.
(44)
For at beskytte Unionens finansielle interesser og sikre kontrol med gennemførelsen af kontrakten bør der gives mulighed for at kræve, at kontrahenten selv direkte udfører visse kritiske opgaver.
(45)
For at garantere, at en kontrakt gennemføres efter den højeste faglige standard, bør der gives mulighed for at afvise de tilbudsgivere, som har potentielle interessekonflikter.
(46)
Da der ikke længere automatisk kræves finansielle garantier, er det nødvendigt at fastlægge kriterierne for, at der kan kræves sådanne garantier.
(47)
Anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud bør præciseres, specielt med hensyn til den type foranstaltninger eller organer af generel interesse for Unionen, som er berettiget til tilskud, samt med hensyn til de typer retlige forpligtelser, som kan anvendes til at dække tilskud. For disse retlige forpligtelser bør kriterierne for, om der skal vælges en aftale eller en afgørelse, deres minimumsindhold og muligheden for specifikke tilskudsaftaler eller -afgørelser inden for rammepartnerskabsaftaler præciseres for at sikre ligebehandling og undgå, at adgangen til EU-midler begrænses.
(48)
Anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud bør også tage hensyn til, at der i finansforordningen er indført dels specifikke afsnit om priser og finansielle instrumenter, dels væsentlige regler for tilskud, støtteberettigede omkostninger, afskaffelse af princippet om degressiv tildeling, anvendelse af forenklede former for tilskud (faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger og finansiering efter takst) og afskaffelse af kravet om, at der obligatorisk skal stilles forfinansieringsgarantier.
(49)
Fremskridtene hen imod elektronisk udveksling af oplysninger og elektronisk indsendelse af dokumenter, som udgør en vigtig forenklingsforanstaltning, bør ledsages af klare betingelser for accept af de systemer, som skal anvendes, for at etablere et retligt forsvarligt miljø.
(50)
Princippet om forbud mod fortjeneste og samfinansieringsprincippet bør revideres i overensstemmelse med de præciseringer og forenklingsforanstaltninger, som er indført i finansforordningen. Af klarhedshensyn bør der især fastsættes detaljerede regler for de typer indtægter, som skal tages i betragtning i forbindelse med princippet om forbud mod fortjeneste, og de forskellige former for ekstern samfinansiering og samfinansiering i form af naturalydelser.
(51)
Med hensyn til princippet om gennemsigtighed bør det være tilladt at vedtage og offentliggøre flerårige arbejdsprogrammer, da de har en merværdi for ansøgerne, som lettere kan tage højde for og bedre kan forberede sig på indkaldelser af forslag. I den forbindelse bør betingelserne for, at arbejdsprogrammer kan betragtes som finansieringsafgørelser, præciseres. For at sikre gennemsigtighed bør der også offentliggøres indkaldelser af forslag, undtagen i hastetilfælde, eller når foranstaltningen kun kan gennemføres af én enhed. Minimumsindholdet af de offentliggjorte indkaldelser af forslag bør også præciseres.
(52)
Da betingelserne for støtteberettigelse for moms betalt af tilskudsmodtagerne ofte medfører fejl og uoverensstemmelser, bør det sikres, at begreberne moms, der ikke kan godtgøres, og ikke-afgiftspligtige personer, jf. artikel 13, stk. 1, i Rådets direktiv 2006/112/EF af 28. november 2006 om det fælles merværdiafgiftssystem (7), forstås og anvendes konsekvent under henvisning til de aktiviteter, som disse begreber omfatter.
(53)
For at sikre gennemsigtighed, ligebehandling af ansøgerne og forbedring af de anvisningsberettigedes ansvarlighed er det nødvendigt at fastlægge tildelingsproceduren, fra ansøgningen om tilskuddet, i forbindelse med hvilken Kommissionen bør have givet ansøgerne et minimum af oplysninger, til evalueringen heraf i lyset af på forhånd fastsatte støtteberettigelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, inden den ansvarlige anvisningsberettigede træffer sin endelige, behørigt dokumenterede afgørelse. Der bør fastlægges detaljerede regler om sammensætningen af og opgaverne for det udvalg, som skal vurdere forslagene på grundlag af udvælgelses- og tildelingskriterierne, og mulighederne for at kontakte ansøgerne under tildelingsproceduren eller for at opfordre dem til at tilpasse deres forslag. Disse muligheder bør på behørig vis afspejle de krav til god forvaltning, som er blevet indført i finansforordningen, og bør omfatte betingelserne for, at forslag kan justeres inden underskrivelsen af tilskudsaftalerne eller meddelelsen af tilskudsafgørelserne, samtidig med at det sikres, at ansøgerne behandles ens, og at princippet om, at initiativet til handlingerne udelukkende ligger hos ansøgerne, overholdes.
(54)
Da anvendelsen af faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger og finansiering efter takst udvides og gøres lettere i henhold til finansforordningen, bør definitionerne af disse forenklede former for tilskud præciseres. Det er specielt nødvendigt at præcisere, at de ligesom andre former for tilskud skal dække kategorier af støtteberettigede omkostninger, og at angive, at deres beløb ikke nødvendigvis bør fastsættes på forhånd, hvilket er særlig relevant, når de fastlægges på grundlag af tilskudsmodtagerens sædvanlige praksis for omkostningsberegning. Der er også behov for at sikre stabilitet i reglerne for finansiering under et specifikt program. Til det formål bør det være tilladt at anvende den forenklede form for tilskud i hele programmets varighed. Af statistiske og metodemæssige hensyn og med henblik på forebyggelse og opdagelse af svig bør der sikres adgang til generelle regnskabsoplysninger fra en tilskudsmodtager, selv når de pågældende finansieres via faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger eller finansiering efter takst. Denne kontrol bør dog ikke bruges til at sætte spørgsmålstegn ved enhedsværdierne for de faste beløb, den godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger eller den finansiering efter takst, som allerede er aftalt.
(55)
En forsvarlig økonomisk forvaltning kræver, at Kommissionen opnår passende garantier. I ansøgningsfasen bør der foretages finansielle revisioner i forbindelse med ansøgninger, som vedrører større beløb, ved udbetalingen af forfinansiering bør der, når risiciene efter den anvisningsberettigedes vurdering retfærdiggøre det, kræves finansielle forhåndsgarantier, og i fasen med mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen bør der forelægges attester udarbejdet af revisorer i forbindelse med de betalingsanmodninger, som vedrører de største beløb, og hvor risikoen er størst.
(56)
Betingelserne og procedurerne for suspension og reduktion af tilskud bør præciseres for at definere grundene til suspension eller reduktion bedre, give tilskudsmodtagerne passende information og sikre, at tilskudsmodtagerne har mulighed for at udøve deres ret til et forsvar på alle stadier.
(57)
En forsvarlig forvaltning af EU-midler betyder også, at tilskudsmodtagerne selv skal bruge EU-tilskuddene på en sparsommelig og produktiv måde. Specielt bør omkostningerne til kontrakter, som tilskudsmodtagerne indgår med henblik på gennemførelsen af foranstaltningen, være støtteberettigede, forudsat at disse kontrakter som led i gennemførelsen tildeles til det økonomisk mest fordelagtige bud.
(58)
Da begrænsningerne i anvendelsen af økonomisk støtte til tredjemand opblødes i finansforordningen, er det nødvendigt at fastlægge de minimumsbestemmelser, som skal fastsættes i tilskudsaftalen eller indsættes i tilskudsafgørelsen, for klart at sondre mellem en tilskudsmodtagers tildeling af økonomisk støtte til tredjemand og en befuldmægtigets gennemførelse af budgetopgaver ved indirekte forvaltning.
(59)
Beføjelserne til at pålægge tilskudsmodtagere sanktioner bør bringes i overensstemmelse med dem, som gælder i forbindelse med offentlige indkøb, da de er af samme art og bør være underlagt de samme regler med hensyn til effektivitet og proportionalitet.
(60)
Priser bør være underlagt principperne om gennemsigtighed og ligebehandling på samme måde som tilskud. I den forbindelse bør der også fastlægges minimumskarakteristika for arbejdsprogrammer og for projektkonkurrencer under hensyntagen til de tilsvarende krav for tilskud. Navnlig bør betingelserne for, at arbejdsprogrammer kan betragtes som finansieringsafgørelser, og minimumsindholdet i reglerne for priskonkurrencer, herunder betingelserne for udbetalingen af prisen til vinderne i tilfælde af tildeling, og passende publikationsmåder præciseres.
(61)
Overholdelsen af principperne om gennemsigtighed og ligebehandling kræver også, at der fastlægges en klart defineret tildelingsprocedure, fra indsendelsen af bidragene til information af ansøgere og underretning af den vindende deltager. Denne procedure bør omfatte en vurdering af bidragene foretaget af et ekspertpanel, som er udpeget af den ansvarlige anvisningsberettigede, på grundlag af de tildelingskriterier, som er fastsat i konkurrencereglerne, for at sikre kompetence og neutralitet ved vurderingen af bidragene. På grundlag af deres henstillinger bør den ansvarlige anvisningsberettigede træffe den endelige afgørelse om tildeling af prisen, da ansvaret for budgetgennemførelsen altid påhviler Kommissionen.
(62)
For at sikre en harmoniseret gennemførelse af de forskellige finansielle instrumenter inden for Kommissionen bør den generelle ramme, som indgår i finansforordningens afsnit VIII, suppleres med detaljerede regler for forvaltningen af finansielle instrumenter, herunder bestemmelser om udvælgelse af bemyndigede enheder, delegationsaftalernes indhold og forvaltningsomkostninger og -gebyrer, og for forvaltningskonti.
(63)
Der bør fastlægges regler for udvælgelse af finansielle formidlere og endelige modtagere, navnlig når de finansielle instrumenter forvaltes direkte i særlige tilfælde, enten gennem særlige investeringsmekanismer eller gennem andre gennemførelsesmekanismer, således at det sikres, at EU-midlerne anvendes på en produktiv måde.
(64)
Betingelserne for anvendelsen af finansielle instrumenter skal fastsættes, herunder løftestangseffekten og rammerne for overvågning. Det bør også sikres, at finansielle instrumenter gennemføres på grundlag af en solid forudgående evaluering, som gør det muligt for Kommissionen at udforme dem specifikt til at imødegå markedssvigt og suboptimale investeringsforhold.
(65)
Med hensyn til regnskabsføring og regnskabsaflæggelse er de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, som skal danne grundlag for opstillingen af årsregnskabet, defineret i Unionens regnskabsregler. Disse regnskabsregler præciserer også betingelserne for bogføring af en transaktion og reglerne for værdiansættelse af aktiver og passiver og for henlæggelser for at sikre, at oplysningerne er korrekt udformet, fuldstændige og nøjagtige.
(66)
Med hensyn til regnskaberne bør det præciseres, at regnskabsføreren for hver institution skal fremlægge dokumentation for organisationen på regnskabsområdet og regnskabsprocedurerne i den pågældende institution, og der bør opstilles betingelser for it-regnskabssystemer, specielt for at garantere adgangssikkerhed og revisionsspor i forbindelse med ændringer af systemerne.
(67)
Med hensyn til regnskabsføring bør principperne for føring af regnskabsbøger, for den generelle kontooversigt, for regelmæssig afstemning af saldiene i denne oversigt og for formuefortegnelsen præciseres, ligesom de elementer, der indgår i den regnskabskontoplan, som vedtages af Kommissionens regnskabsfører, bør defineres. Der bør ske en præcisering af de regler, der gælder for registrering af transaktioner, navnlig dobbelt bogholderimetoden, reglerne for omregning af transaktioner, der ikke er udtrykt i euro, og reglerne for bilag vedrørende regnskabsposteringer. Desuden bør bogføringstransaktionernes indhold præciseres.
(68)
Det er nødvendigt at fastlægge reglerne for formuefortegnelsen og præcisere regnskabsførernes og de anvisningsberettigedes respektive ansvarsområder på dette område og reglerne for salg af aktiver opført i fortegnelsen med henblik på en effektiv forvaltning af aktiver.
(69)
Med hensyn til foranstaltninger udadtil bør denne forordning ligesom finansforordningen indeholde undtagelser, som afspejler de særlige konkrete forhold i denne sektor, navnlig for så vidt angår offentlige indkøb og tildeling af tilskud, især fordi disse procedurer gennemføres af myndighederne i tredjelande, der modtager finansiel støtte fra Unionen. Med hensyn til offentlige indkøb bør disse forskelle især vedrøre typerne af procedurer og de grænser, fra hvilke de anvendes. Med hensyn til tilskud bør fuld finansiering tillades i visse tilfælde, især for at tage hensyn til tilskudsmodtagernes nedsatte samfinansieringskapacitet.
(70)
Der bør fastsættes detaljerede bestemmelser om anvendelsen af budgetstøtte, som præciserer betingelserne for, at budgetstøtte kan anvendes, og partnerens pligt til at give Kommissionen rettidige og pålidelige oplysninger, så den kan vurdere, om betingelserne er overholdt.
(71)
Med hensyn til EU-trustfonde er det nødvendigt at fastsætte principperne for Unionens bidrag til EU-trustfonde og for bidragene fra andre donorer, at fastlægge regnskabs- og rapporteringsreglerne for EU-trustfonde, især for renter af trustfondens bankkonto, at præcisere de finansielle aktørers og trustfondens bestyrelses respektive ansvarsområder og at definere forpligtelserne vedrørende ekstern revision. Det er også nødvendigt at sikre en retfærdig repræsentation af de deltagende donorer i trustfondens bestyrelse og at sikre, at der kræves positiv stemmeafgivelse fra Kommissionen vedrørende anvendelsen af midlerne.
(72)
For at forenkle udbudsprocedurerne i forbindelse med foranstaltninger udadtil er visse beløbsgrænser blevet ændret, og andre beløbsgrænser og forvaltningsprocedurer, som kommer fra de fælles bestemmelser, er blevet tilføjet og tilpasset.
(73)
Med hensyn til tilskud bør betingelserne for at fravige princippet om samfinansiering bringes i overensstemmelse med finansforordningen.
(74)
For at sikre en forsvarlig forvaltning af Unionens bevillinger bør det endvidere præciseres, hvilke forhåndsbetingelser og regler der skal medtages i aftalerne, når forvaltningen af bevillinger decentraliseres, eller hvis der anvendes forskudskonti.
(75)
Det er hensigtsmæssigt at definere de europæiske kontorer og fastsætte specifikke regler for Publikationskontoret og bestemmelser, som bemyndiger Kommissionens regnskabsfører til at delegere nogle af sine opgaver til ansatte i disse kontorer. Desuden bør funktionsvilkårene for de bankkonti, som europæiske kontorer kan bemyndiges til at åbne i Kommissionens navn, præciseres.
(76)
I analogi med offentliggørelsen af oplysninger om modtagere af EU-midler bør listen over de eksperter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 204, og som udvælges gennem en interessetilkendegivelse, og genstanden for deres opgaver offentliggøres. Deres aflønning bør også offentliggøres, når den overstiger 15 000 EUR.
(77)
Den nye procedure, som er indført i finansforordningens artikel 203, bør suppleres, specielt med hensyn til den type omkostninger, som skal medregnes i de deri fastsatte beløbsgrænser. Der bør indføres detaljerede regler om ejendomsprojekter i Unionens delegationer i betragtning af deres særlige karakteristika, især i hastetilfælde. Det bør fastsættes, at beboelsesejendomme, især i delegationerne, som skal lejes eller købes inden for kort tid, bør udelukkes fra proceduren i finansforordningens artikel 203. Erhvervelse af jord gratis eller for et symbolsk beløb bør ikke falde ind under proceduren i finansforordningens artikel 203, da en sådan erhvervelse ikke i sig selv udgør en yderligere byrde for budgettet.
(78)
For at sikre overensstemmelse med finansforordningens bestemmelser bør der fastlægges en række overgangsbestemmelser. For at sikre overensstemmelse med det sektorspecifikke retsgrundlag bør anvendelsen af bestemmelserne om forvaltningsmetoder og finansielle instrumenter desuden udsættes til den 1. januar 2014 -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
FØRSTE DEL
FÆLLES BESTEMMELSER
AFSNIT I
EMNE
Artikel 1
Emne
Denne forordning fastsætter regler for anvendelsen af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (i det følgende benævnt »finansforordningen«).
AFSNIT II
BUDGETPRINCIPPER
KAPITEL 1
Principperne om enhed og et realistisk budget
Artikel 2
Bogføring af renter fra forfinansieringer
(Finansforordningens artikel 8, stk. 4)
Når der skal betales renter til budgettet, fastsættes det i den aftale, som indgås med de enheder eller personer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. ii)-viii), at forfinansieringerne skal indbetales på bankkonti eller underkonti, der gør det muligt at identificere midlerne og de tilhørende renter. Er dette ikke muligt, skal modtagernes eller formidlernes regnskabspraksis gøre det muligt at identificere de midler, som Unionen har indbetalt, og de renter eller andre fordele, som disse midler har givet anledning til.
Bestemmelserne i denne forordning vedrørende renter af forfinansieringer berører ikke bogføringen af forfinansieringer som aktiver i årsregnskabet i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i finansforordningens artikel 143.
KAPITEL 2
Princippet om etårighed
Artikel 3
Bevillinger for regnskabsåret
(Finansforordningens artikel 11, stk. 3)
De forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger, der godkendes for regnskabsåret, består af:
a)
de bevillinger, der er opført på budgettet, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget
b)
fremførte bevillinger
c)
genopførte bevillinger, jf. finansforordningens artikel 178 og 182
d)
bevillinger, der hidrører fra forfinansieringer, som er blevet tilbagebetalt, jf. finansforordningens artikel 177, stk. 3
e)
bevillinger, der er opført som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter i løbet af regnskabsåret eller i tidligere regnskabsår, og som ikke er anvendt.
Artikel 4
Annullering og fremførsel af bevillinger
(Finansforordningens artikel 13, stk. 2)
1. De forpligtelsesbevillinger og de ikke-opdelte bevillinger vedrørende ejendomsprojekter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), kan kun fremføres, hvis der ikke har kunnet indgås forpligtelser inden den 31. december i regnskabsåret af årsager, som ikke kan tilskrives den anvisningsberettigede, og hvis de forberedende etaper er så fremskredne, at det med rimelighed kan formodes, at forpligtelsen vil kunne indgås senest den 31. marts i det følgende år eller den 31. december for ejendomsprojekter.
2. De forberedende etaper, der er omhandlet i finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), og som bør være afsluttet pr. 31. december i regnskabsåret med henblik på en fremførsel til det følgende regnskabsår, omfatter navnlig:
a)
for så vidt angår samlede forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 85, vedtagelse af en finansieringsafgørelse eller afslutning inden denne dato af høringen af de berørte tjenestegrene i hver institution med henblik på vedtagelse af afgørelsen
b)
for så vidt angår specifikke forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 85, afslutning af udvælgelsen af mulige kontrahenter, modtagere, prisvindere eller bemyndigede.
3. Bevillinger, der er fremført i overensstemmelse med finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), og for hvilke der ikke er indgået forpligtelser pr. 31. marts i det følgende regnskabsår eller frem til den 31. december i det følgende regnskabsår for beløb vedrørende ejendomsprojekter, annulleres automatisk.
Kommissionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om de bevillinger, som annulleres på denne måde, inden for en måned fra annulleringen i henhold til første afsnit.
4. Bevillinger, der er fremført i henhold til finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra b), kan udnyttes indtil den 31. december i det følgende regnskabsår.
5. Bevillinger, der er fremført i henhold til stk. 1-4, skal fremgå af regnskaberne.
KAPITEL 3
Princippet om én regningsenhed
Artikel 5
Omregningskursen mellem euroen og andre valutaer
(Finansforordningens artikel 19)
1. Ved omregninger, som foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede, anvendes den daglige vekselkurs for euroen, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-udgaven, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af de sektorspecifikke forordninger.
Når omregningen mellem euroen og en anden valuta skal foretages af kontrahenter eller modtagere, finder de særlige regler for omregning, som er fastsat i indkøbskontrakter, tilskudsaftaler eller finansieringsaftaler, anvendelse.
2. For at undgå, at valutaomregninger får væsentlig indvirkning på niveauet for Unionens samfinansiering eller negativ indvirkning på Unionens budget, fastsættes der i givet fald i de særlige regler for omregning, der er omhandlet i stk. 1, en omregningskurs mellem euroen og andre valutaer, som beregnes ved hjælp af gennemsnittet for den daglige vekselkurs i en given periode.
3. Hvis der ikke for den pågældende valutas vedkommende offentliggøres en daglig vekselkurs for euroen i Den Europæiske Unions Tidende, anvender den ansvarlige anvisningsberettigede den regnskabskurs, der er omhandlet i stk. 4.
4. Med henblik på den regnskabsføring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 151-156, og med forbehold af bestemmelserne i artikel 240 i nærværende forordning foretages omregningen mellem euroen og en anden valuta ved anvendelse af den månedlige regnskabskurs for euroen. Denne regnskabsvekselkurs fastsættes af Kommissionens regnskabsfører under anvendelse af de informationskilder, han anser for troværdige, på grundlag af vekselkursen den næstsidste arbejdsdag i den måned, der går forud for den måned, for hvilken kursen fastsættes.
5. Resultaterne af de valutatransaktioner, der er omhandlet i stk. 4 i denne artikel, opføres under en særskilt post i de respektive institutioners regnskaber.
Første afsnit i dette stykke finder tilsvarende anvendelse på de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208.
Artikel 6
Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer
(Finansforordningens artikel 19)
1. Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer, er, hvis omregningen foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede, den kurs, der er gældende den dag, hvor betalingsordren eller indtægtsordren udfærdiges af den anvisningsberettigede tjenestegren, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorspecifikke forordninger eller af specifikke indkøbskontrakter, tilskudsaftaler eller tilskudsafgørelser og finansieringsaftaler.
2. I forbindelse med forskudskonti i euro er datoen for bankens betaling afgørende for, hvilken kurs der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer.
3. I forbindelse med regularisering af forskudskonti i nationale valutaer som omhandlet i finansforordningens artikel 19 er den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer, kursen for den måned, hvor udgiften afholdes over forskudskontoen.
4. I forbindelse med godtgørelse af faste udgifter eller udgifter, der følger af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union (i det følgende benævnt »vedtægten«), for hvilke der er fastsat et maksimumsbeløb, og som betales i en anden valuta end euroen, anvendes den kurs, der er gældende, når fordringen opstår.
KAPITEL 4
Princippet om bruttoopgørelse
Artikel 7
Strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter og af de tilsvarende bevillinger
(Finansforordningens artikel 21)
1. Uden at dette berører artikel 9 og 10, omfatter strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter følgende:
a)
i oversigten over indtægter i hver institutions sektion oprettes en budgetpost, hvor indtægterne opføres
b)
i oversigten over udgifter anføres det i budgetanmærkningerne, herunder de generelle anmærkninger, under hvilke poster bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter vil kunne opføres.
I det i første afsnit, litra a), omhandlede tilfælde anføres der et pro memoria (p.m.) under posten, og de anslåede indtægter anføres til orientering i anmærkningerne.
2. Bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter stilles automatisk til rådighed for både forpligtelsesbevillingers og betalingsbevillingers vedkommende, når institutionen har modtaget indtægten, undtagen i følgende tilfælde:
a)
i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 181, stk. 2, og artikel 183, stk. 2
b)
i det tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra b), for medlemsstater, hvor bidragsaftalen er udtrykt i euro.
I det tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra b), kan forpligtelsesbevillingerne opføres, når medlemsstaten har underskrevet bidragsaftalen.
Artikel 8
Medlemsstaternes bidrag til forskningsprogrammer
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra a))
1. Med hensyn til medlemsstaternes bidrag til finansiering af visse supplerende forskningsprogrammer, der er omhandlet i artikel 5 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000 (8), betales:
a)
syv tolvtedele af det beløb, der er opført på budgettet, senest den 31. januar i det løbende regnskabsår
b)
de resterende fem tolvtedele senest den 15. juli i det løbende regnskabsår.
2. Hvis budgettet ikke er endeligt vedtaget inden regnskabsårets begyndelse, betales de bidrag, der er omhandlet i stk. 1, på grundlag af det beløb, der er opført på budgettet for det foregående regnskabsår.
3. Alle bidrag eller supplerende betalinger fra medlemsstaterne til budgettet skal opføres på Kommissionens konto eller konti inden for 30 kalenderdage efter anmodningen om indbetaling.
4. De foretagne betalinger opføres på den konto, der er omhandlet i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000, og er underlagt de betingelser, der er fastsat i den nævnte forordning.
Artikel 9
Formålsbestemte indtægter, som følger af EFTA-staternes deltagelse i visse EU-programmer
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra e))
1. Budgetstrukturen for opførelse af bidragene fra Den Europæiske Frihandelsorganisations medlemsstater (i det følgende benævnt »EFTA-staterne«) til visse EU-programmer omfatter følgende:
a)
i oversigten over indtægter oprettes en post med et pro memoria (p.m.), på hvilken EFTA-staternes samlede bidrag i det pågældende regnskabsår opføres
b)
i oversigten over udgifter:
i)
angives i anmærkningerne til den enkelte post for EU-aktiviteter, som EFTA-staterne deltager i, det anslåede bidrags størrelse »til orientering«
ii)
indgår et bilag, der udgør en integrerende del af budgettet, med samtlige poster for de EU-aktiviteter, som EFTA-staterne deltager i.
I forbindelse med første afsnit, litra a), anføres det anslåede beløb i anmærkningerne til budgettet.
Det bilag, der er omhandlet i første afsnit, litra b), nr. ii), afspejler og indgår i strukturen for opførelse af de bevillinger, der svarer til sådanne bidrag, jf. stk. 2, samt for afholdelse af udgifterne.
2. I henhold til artikel 82 i aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (i det følgende benævnt »EØS-aftalen«) skal de beløb, der svarer til EFTA-staternes årlige bidrag, således som de er bekræftet over for Kommissionen af Det Blandede EØS-udvalg i henhold til artikel 1, stk. 5, i protokol 32, der er knyttet som bilag til EØS-aftalen, fra regnskabsårets begyndelse opføres som henholdsvis forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger.
3. Hvis der i løbet af regnskabsåret sker en forøgelse af bevillingerne til budgetposter, som EFTA-staterne bidrager til, og EFTA-staterne ikke i løbet af regnskabsåret kan tilpasse deres bidrag tilsvarende for at respektere den »proportionalitetsfaktor«, der er omhandlet i artikel 82 i EØS-aftalen, kan Kommissionen af sine likvide midler midlertidigt og ekstraordinært forfinansiere EFTA-staternes andel. Når en sådan forøgelse af bevillingerne har fundet sted, indkalder Kommissionen snarest de tilsvarende bidrag fra EFTA-staterne. Kommissionen underretter hvert år Europa-Parlamentet og Rådet om de således trufne afgørelser.
Forfinansieringen afregnes hurtigst muligt i forbindelse med opstillingen af budgettet for det følgende regnskabsår.
4. I henhold til finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra e), er EFTA-staternes finansielle bidrag eksterne formålsbestemte indtægter. Regnskabsføreren træffer passende foranstaltninger til at sikre, at anvendelsen af både indtægterne fra disse bidrag og de tilsvarende bevillinger kan følges separat.
I den i finansforordningens artikel 150, stk. 2, omhandlede beretning redegør Kommissionen særskilt for gennemførelsen af de bevillinger, der svarer til EFTA-staternes bidrag, for såvel indtægters som udgifters vedkommende.
Artikel 10
Indtægter fra sanktioner, der pålægges medlemsstater, der anses for at have uforholdsmæssigt store underskud
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra c))
Budgetstrukturen for opførelse af indtægterne fra de sanktioner, der er omhandlet i afsnit 4 i Rådets forordning (EF) nr. 1467/97 (9), er som følger:
a)
i oversigten over indtægter oprettes en post med et pro memoria (p.m.), på hvilken renter af disse beløb opføres
b)
opførelsen af disse beløb i oversigten over indtægter giver anledning til, at der samtidig i oversigten over udgifter opføres forpligtelses- og betalingsbevillinger, jf. dog finansforordningens artikel 77.
De bevillinger, der er omhandlet i første afsnit, litra b), gennemføres i henhold til finansforordningens artikel 20.
Artikel 11
Forpligtelser, som følger af modtagelsen af donationer til Unionen
(Finansforordningens artikel 22)
Med henblik på Europa-Parlamentets og Rådets godkendelse, jf. finansforordningens artikel 22, stk. 2, vurderer og forklarer Kommissionen forpligtelserne, herunder de følgeomkostninger, som er forbundet med modtagelsen af donationer til Unionen.
Artikel 12
Konti for afgifter, der skal refunderes
(Finansforordningens artikel 23, stk. 3)
Afgifter, som Unionen har afholdt i henhold til finansforordningens artikel 23, stk. 2 og stk. 3, litra a), opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af de berørte stater.
KAPITEL 5
Princippet om specificering
Artikel 13
Regler for beregning af procentsatser for overførsler foretaget af andre institutioner end Kommissionen
(Finansforordningens artikel 25)
1. Beregningen af de procentsatser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 25, foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel og under henvisning til de bevillinger, som er opført på budgettet, herunder ændringsbudgetterne.
2. Det beløb, som skal tages i betragtning, er summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra overførslen sker, korrigeret med de tidligere overførsler.
Det beløb, der svarer til de overførsler, som den pågældende institution kan foretage selvstændigt uden en afgørelse fra Europa-Parlamentet og Rådet, tages ikke i betragtning.
Artikel 14
Regler for beregning af procentsatser for overførsler foretaget af Kommissionen
(Finansforordningens artikel 26)
1. Beregningen af de procentsatser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 26, stk. 1, foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel og under henvisning til de bevillinger, som er opført på budgettet, herunder ændringsbudgetterne.
2. Det beløb, som skal tages i betragtning, er summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra eller hvortil overførslen sker, korrigeret med de tidligere overførsler.
Det beløb, der svarer til de overførsler, som Kommissionen kan foretage selvstændigt uden en afgørelse fra Europa-Parlamentet og Rådet, tages ikke i betragtning.
Artikel 15
Administrationsudgifter
(Finansforordningens artikel 26)
De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 26, stk. 1, første afsnit, litra b), omfatter for hvert politikområde de kategorier, der er omhandlet i finansforordningens artikel 44, stk. 3.
Artikel 16
Begrundelser for anmodninger om bevillingsoverførsler
(Finansforordningens artikel 25 og 26)
Forslag om overførsler og alle oplysninger bestemt for Europa-Parlamentet og Rådet vedrørende overførsler, der foretages i henhold til finansforordningens artikel 25 og 26, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, der viser anvendelsen af bevillingerne og overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne skal overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne skal overføres.
Artikel 17
Begrundelser for anmodninger om overførsler fra nødhjælpsreserven
(Finansforordningens artikel 29)
Forslag om overførsler, der skal gøre det muligt at anvende den i finansforordningens artikel 29 omhandlede nødhjælpsreserve, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, som viser:
a)
for så vidt angår den post, hvortil overførslen skal foretages, de senest foreliggende oplysninger om anvendelsen af bevillingerne samt et overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang
b)
for så vidt angår alle poster vedrørende foranstaltninger udadtil, anvendelsen af bevillingerne indtil udgangen af den måned, der går forud for anmodningen om overførsel, samt et overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang, ledsaget af en sammenligning med det oprindelige overslag
c)
en analyse af mulighederne for at reallokere bevillingerne.
KAPITEL 6
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
Artikel 18
Evaluering
(Finansforordningens artikel 30)
1. For alle forslag til programmer eller aktiviteter, som medfører budgetudgifter, foretages der en forudgående evaluering, som omfatter:
a)
de behov, der skal dækkes på kort eller lang sigt
b)
EU-interventionens merværdi
c)
de politiske og forvaltningsmæssige mål, som skal nås, herunder de foranstaltninger, som er nødvendige for at beskytte Unionens finansielle interesser gennem forebyggelse, afsløring og efterforskning af svig samt erstatning og sanktioner
d)
de politikløsninger, der er til rådighed, herunder de risici, som er forbundet med dem
e)
de forventede resultater og virkninger, særlig økonomiske, sociale og miljømæssige virkninger, og de indikatorer og evalueringsordninger, der er nødvendige for at måle dem
f)
den mest hensigtsmæssige metode til gennemførelse af den eller de foretrukne løsninger
g)
den interne sammenhæng i det foreslåede program eller den foreslåede aktivitet og forholdet til andre relevante instrumenter
h)
omfanget af bevillinger, menneskelige ressourcer og andre administrative ressourcer, der skal tildeles under hensyn til princippet om omkostningseffektivitet
i)
erfaringerne fra lignende allerede gennemførte foranstaltninger.
2. Forslaget skal indeholde oplysninger om ordninger for kontrol, rapportering og evaluering under hensyntagen til de respektive ansvarsområder på alle de myndighedsniveauer, som skal deltage i gennemførelsen af det foreslåede program eller den foreslåede aktivitet.
3. Alle programmer eller aktiviteter, herunder pilotprojekter og forberedende foranstaltninger, hvor de anvendte ressourcer overstiger 5 000 000 EUR, gøres til genstand for en midtvejsevaluering og/eller en efterfølgende evaluering af de anvendte menneskelige og finansielle ressourcer og af de opnåede resultater for at kontrollere, at disse er i overensstemmelse med de fastsatte mål, på følgende betingelser:
a)
der foretages en periodisk evaluering af de resultater, der opnås under gennemførelsen af et flerårigt program, efter en tidsplan, der gør det muligt at tage hensyn til konklusionerne af denne evaluering i forbindelse med enhver afgørelse om videreførelse, ændring eller afbrydelse af det pågældende program
b)
for så vidt angår aktiviteter, der finansieres på årsbasis, evalueres resultaterne mindst én gang hvert sjette år.
Første afsnit, litra a) og b), finder ikke anvendelse på de enkelte projekter eller foranstaltninger, der gennemføres inden for rammerne af de aktiviteter, for hvilke forpligtelsen kan opfyldes gennem de afsluttende rapporter, som fremsendes af de organer, der har gennemført foranstaltningen.
4. De evalueringer, der er omhandlet i stk. 1 og 3, skal stå i rimeligt forhold til de ressourcer, der anvendes til de pågældende programmer og aktiviteter, og disses virkninger.
Artikel 19
Finansieringsoversigt
(Finansforordningens artikel 31)
Finansieringsoversigten indeholder finansielle og økonomiske oplysninger, således at lovgivningsmyndigheden kan vurdere, om en handling fra Unionens side er nødvendig. Finansieringsoversigten skal indeholde relevante oplysninger om sammenhængen med Unionens andre aktiviteter og eventuelle synergieffekter.
Når der er tale om flerårige foranstaltninger, skal finansieringsoversigten indeholde den forventede tidsplan for de årlige bevillings- og personalebehov, herunder eksternt personale, og en evaluering af deres finansielle virkninger på mellemlang sigt.
KAPITEL 7
Princippet om gennemsigtighed
Artikel 20
Foreløbig offentliggørelse af budgettet
(Finansforordningens artikel 34)
Snarest muligt og senest fire uger efter den endelige vedtagelse af budgettet offentliggøres på Kommissionens initiativ de endelige detaljerede budgettal på institutionernes hjemmeside på alle sprog under afventning af den endelige offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Artikel 21
Offentliggørelse af oplysninger om værdien og modtagerne af EU-midler
(Finansforordningens artikel 35)
1. Oplysningerne om modtagerne af EU-midler, der tildeles under direkte forvaltning, offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside senest den 30. juni i det år, der følger efter det regnskabsår, hvor midlerne blev tildelt.
Ud over den offentliggørelse, der er omhandlet i første afsnit, kan oplysningerne også offentliggøres på anden passende måde i henhold til en standardopstilling.
2. Følgende oplysninger offentliggøres, medmindre andet er fastsat i denne forordning og i de sektorspecifikke regler, under hensyntagen til kriterierne i finansforordningens artikel 35, stk. 3:
a)
modtagerens navn
b)
modtagerens lokalitet
c)
det tildelte beløb
d)
foranstaltningens art og formål.
I litra b) forstås ved »lokalitet«:
i)
modtagerens adresse, når der er tale om en juridisk person
ii)
regionen på NUTS 2-niveau, når modtageren er en fysisk person.
Med hensyn til oplysninger om fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger to år efter afslutningen af det regnskabsår, hvor midlerne blev tildelt. Det samme gælder personoplysninger om juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
3. De oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, offentliggøres kun i forbindelse med priser, tilskud og kontrakter, som er tildelt på grundlag af konkurrencer eller tilksudsprocedurer eller offentlige udbudsprocedurer. Oplysningerne offentliggøres ikke for:
a)
stipendier udbetalt til fysiske personer og anden direkte støtte til fysiske personer med særligt stort behov, jf. finansforordningens artikel 125, stk. 4, litra c)
b)
kontrakter under det beløb, der er omhandlet i artikel 137, stk. 2, i nærværende forordning.
4. Oplysningerne offentliggøres ikke, hvis en sådan offentliggørelse risikerer at udgøre en trussel mod de pågældende personers rettigheder og frihedsrettigheder, som er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, eller at skade modtagernes kommercielle interesser.
Artikel 22
Link til offentliggørelsen af oplysninger om modtagere af EU-midler, som er tildelt under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 35)
Når forvaltningen af EU-midler er delegeret til de myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), fastsættes det i delegationsaftalerne, at de oplysninger, der er omhandlet i artikel 21, stk. 2 og 3, skal offentliggøres af de bemyndigede myndigheder og organer på deres hjemmeside i henhold til en standardopstilling.
EU-institutionernes hjemmeside skal mindst indeholde en henvisning til den hjemmeside, hvor oplysningerne kan findes, hvis de ikke offentliggøres direkte på det særlige sted herfor på EU-institutionernes hjemmeside.
Ud over den offentliggørelse, der er omhandlet i stk. 1, kan oplysningerne også offentliggøres på anden passende måde i henhold til en standardopstilling.
Artikel 21, stk. 2-4, finder anvendelse på offentliggørelse af oplysninger i henhold til stk. 1 i nærværende artikel.
AFSNIT III
BUDGETTETS FASTLÆGGELSE OG STRUKTUR
Artikel 23
Finansiel programmering
(Finansforordningens artikel 38)
Den finansielle programmering, der er omhandlet i finansforordningens artikel 38, struktureres efter udgiftskategori, politikområde og budgetpost. Den fuldstændige finansielle programmering omfatter samtlige udgiftskategorier bortset fra landbrug, samhørighedspolitik og administration, for hvilke der kun forelægges oversigtsoplysninger.
Artikel 24
Forslag til ændringsbudgetter
(Finansforordningens artikel 41, stk. 1)
Forslag til ændringsbudgetter ledsages af begrundelser og af de oplysninger om budgetgennemførelsen i det foregående og løbende regnskabsår, som foreligger ved udarbejdelsen af forslagene.
Artikel 25
Kontoplan
(Finansforordningens artikel 44)
Kontoplanen skal overholde principperne om specificering, gennemsigtighed og forsvarlig økonomisk forvaltning. Den skal sikre den klarhed og gennemsigtighed, som er nødvendig for budgetprocessen, gøre det lettere at identificere de vigtigste formål, som er afspejlet i de relevante retsgrundlag, muliggøre valg vedrørende politiske prioriteter og muliggøre en produktiv og effektiv gennemførelse.
Artikel 26
Faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra a), nr. v))
Ved fastlæggelsen af budgettet fastsættes de faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår på følgende måde:
a)
for så vidt angår forpligtelser: forpligtelser bogført i løbet af regnskabsåret på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 3
b)
for så vidt angår betalinger: betalinger foretaget i løbet af regnskabsåret, dvs. betalinger, hvor der er sendt betalingsinstruks til banken, på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 3.
Artikel 27
Budgetanmærkninger
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra a), nr. vi))
Budgetanmærkningerne skal navnlig omfatte:
a)
henvisninger til basisretsakten, når en sådan foreligger
b)
de nødvendige forklaringer vedrørende bevillingernes art og formål.
Artikel 28
Stillingsfortegnelse
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra c), nr. i))
Personalet ved Forsyningsagenturet opføres separat i Kommissionens stillingsfortegnelse.
AFSNIT IV
GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 29
Information om overførsel af personoplysninger til revisionsformål
(Finansforordningens artikel 53)
I forbindelse med tilskud, indkøb eller priser, der gennemføres ved direkte forvaltning, informeres potentielle modtagere, ansøgere, tilbudsgivere og deltagere i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (10) om, at deres personoplysninger af hensyn til beskyttelsen af Unionens finansielle interesser kan overføres til interne revisionstjenester, til Den Europæiske Revisionsret, til Den Særlige Instans for Økonomiske Uregelmæssigheder eller til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (i det følgende benævnt »OLAF«) og mellem de anvisningsberettigede i Kommissionen og forvaltningsorganerne.
Artikel 30
Forberedende foranstaltninger inden for den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik
(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra c))
Finansieringen af foranstaltninger, som Rådet har godkendt med henblik på forberedelse af Unionens krisestyringsoperationer i henhold til afsnit V i traktaten om Den Europæiske Union, omfatter marginalomkostninger i forbindelse med en specifik deployering på stedet af en mission eller et hold, som bl.a. involverer personale fra EU-institutionerne, herunder højrisikoforsikring, rejse- og indkvarteringsudgifter og dagpenge.
Artikel 31
Kommissionens særlige beføjelser i henhold til traktaterne
(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra d))
1. Følgende artikler i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (i det følgende benævnt »TEUF«) tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:
a)
artikel 154 (dialog mellem arbejdsmarkedets parter)
b)
artikel 156 (undersøgelser, udtalelser, samråd på det sociale område)
c)
artikel 159 og 161 (særberetninger på det sociale område)
d)
artikel 168, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for sundhedsbeskyttelse)
e)
artikel 171, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen for så vidt angår transeuropæiske net)
f)
artikel 173, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen på industriområdet)
g)
artikel 175, stk. 2 (rapport om fremskridtene i forbindelse med virkeliggørelsen af den økonomiske, sociale og territoriale samhørighed)
h)
artikel 181, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for forskning og teknologisk udvikling)
i)
artikel 190 (rapport om forskning og teknologisk udvikling)
j)
artikel 210, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen af politikkerne vedrørende udviklingssamarbejde)
k)
artikel 214, stk. 6 (initiativer til fremme af samordningen inden for humanitære bistandsforanstaltninger).
2. Følgende artikler i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab (i det følgende benævnt »Euratomtraktaten«) tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:
a)
artikel 70 (finansiel medvirken i prospekteringsvirksomhed på medlemsstaternes områder inden for rammerne af budgettet)
b)
artikel 77-85.
3. I forbindelse med opstillingen af budgetforslaget vil de i stk. 1 og 2 angivne lister eventuelt kunne suppleres med angivelse af de pågældende artikler og beløb.
Artikel 32
Handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, og procedure
(Finansforordningens artikel 57)
1. Handlinger, der kan medføre en interessekonflikt i den betydning, hvori udtrykket anvendes i finansforordningens artikel 57, stk. 2, kan, uden at dette berører deres klassificering som ulovlige aktiviteter i henhold til artikel 141, blandt andet bestå i:
a)
at tildele sig selv eller andre uberettigede direkte eller indirekte fordele
b)
at nægte at indrømme en modtager de rettigheder eller fordele, den pågældende har krav på
c)
at udføre handlinger, der er uberettigede eller udtryk for misbrug, eller at undlade at udføre nødvendige handlinger.
Andre handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, er handlinger, der kan påvirke den upartiske og objektive udførelse af en persons opgaver, såsom deltagelse i et evalueringsudvalg i forbindelse med en offentlig indkøbsprocedure eller en tilskudsprocedure, hvor den pågældende direkte eller indirekte kan få økonomisk fordel af resultatet af disse procedurer.
2. Det antages, at der foreligger en interessekonflikt, hvis en ansøger eller tilbudsgiver er en ansat, der er omfattet af vedtægten, medmindre hans overordnede på forhånd har givet tilladelse til, at han deltager i proceduren.
3. I tilfælde af interessekonflikt træffer den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede passende foranstaltninger for at undgå, at vedkommende uretmæssigt påvirker den pågældende proces eller procedure.
KAPITEL 2
Gennemførelsesmetoder
Afdeling 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 33
Forvaltningsmetode
(Finansforordningens artikel 58)
Kommissionens regnskabssystem angiver forvaltningsmetoden og under hver forvaltningsmetode den type enhed eller person som omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), der har fået overdraget budgetgennemførelsesopgaver.
Med hensyn til direkte forvaltning varetaget af Kommissionen i henhold til finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a), skal der i regnskabssystemet sondres mellem forvaltning varetaget af:
a)
Kommissionens tjenestegrene
b)
forvaltningsorganer
c)
lederne af EU-delegationer
d)
trustfonde som omhandlet i finansforordningens artikel 187.
Afdeling 2
Direkte forvaltning
Artikel 34
Direkte forvaltning
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a))
Når Kommissionen gennemfører budgettet direkte i sine tjenestegrene, udføres gennemførelsesopgaverne af finansielle aktører som omhandlet i finansforordningens artikel 64-75 og på de i nærværende forordning fastsatte betingelser.
Artikel 35
Udøvelse af beføjelser, der er delegeret til forvaltningsorganer
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a), og artikel 62)
1. Afgørelsen om delegation af beføjelser til forvaltningsorganer bemyndiger disse til i deres egenskab af anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation at gennemføre bevillinger vedrørende det EU-program, hvis forvaltning de har fået overdraget.
2. Kommissionens fuldmagtsdokument skal mindst indeholde de bestemmelser, der er omhandlet i artikel 40, litra a)-d) og litra h). Direktøren accepterer ved en formel skriftlig godkendelse dokumentet på vegne af det pågældende forvaltningsorgan.
Artikel 36
Overholdelse af udbudsreglerne
(Finansforordningens artikel 63)
Når Kommissionen overdrager opgaver til privatretlige organer efter finansforordningens artikel 63, stk. 2, indgår den en aftale i overensstemmelse med finansforordningens første del, afsnit V, og anden del, afsnit IV, kapitel III.
Afdeling 3
Delt forvaltning med medlemsstaterne
Artikel 37
Specifikke bestemmelser for delt forvaltning med medlemsstaterne - foranstaltninger til fremme af bedste praksis
(Finansforordningens artikel 59)
Kommissionen udarbejder en fortegnelse over organer, der er ansvarlige for forvaltnings-, certificerings- og revisionsaktiviteter i henhold til de sektorspecifikke forordninger.
For at fremme bedste praksis i forbindelse med gennemførelsen af strukturfondene, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne, Den Europæiske Garantifond for Landbruget og Den Europæiske Fiskerifond kan Kommissionen til orientering stille en metodevejledning, som beskriver dens egen kontrolstrategi og -metode, herunder tjeklister, og giver eksempler på bedste praksis, til rådighed for de organer, der er ansvarlige for forvaltnings- og kontrolaktiviteterne. Denne vejledning opdateres, når det er nødvendigt.
Afdeling 4
Indirekte forvaltning
Artikel 38
Sidestilling af systemer, regler og procedurer under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 60)
1. Kommissionen kan acceptere, at udbudsregler og -procedurer sidestilles med dens egne regler, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
de overholder princippet om bred konkurrence blandt tilbudsgiverne for at finde det økonomisk mest fordelagtige bud, og udbud med forhandling begrænses til rimelige beløb eller til behørigt begrundede tilfælde
b)
de sikrer gennemsigtighed gennem hensigtsmæssig forudgående offentliggørelse, navnlig af udbud, og hensigtsmæssig efterfølgende offentliggørelse af kontrahenter
c)
de sikrer ligebehandling, proportionalitet og ikke-forskelsbehandling
d)
de forhindrer interessekonflikter under hele udbudsproceduren.
Medlemsstaternes eller tredjelandes nationale lovgivning om gennemførelse af direktiv 2004/18/EF anses for at svare til de regler, som institutionerne anvender i overensstemmelse med finansforordningen.
2. Kommissionen kan acceptere, at tilskudsregler og -procedurer sidestilles med dens egne regler, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
de overholder principperne om proportionalitet, forsvarlig økonomisk forvaltning, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling
b)
de sikrer gennemsigtighed gennem hensigtsmæssig offentliggørelse af indkaldelser af forslag, idet direkte tildelingsprocedurer begrænses til rimelige beløb eller til behørigt begrundede tilfælde, og en passende efterfølgende offentliggørelse af oplysninger om modtagerne under hensyntagen til proportionalitetsprincippet
c)
de forhindrer interessekonflikter under hele tilskudsproceduren
d)
de fastsætter, at tilskud ikke kan kumuleres eller ydes med tilbagevirkende kraft, at de generelt skal omfatte samfinansiering, og at de ikke må have til formål eller bevirke, at modtageren opnår en fortjeneste.
3. Kommissionen kan acceptere, at de regnskabssystemer og de interne kontrolsystemer, som anvendes af enheder eller personer, der skal have overdraget budgetforvaltningsopgaver på vegne af Kommissionen, sikrer en tilsvarende beskyttelse af Unionens finansielle interesser og giver rimelig sikkerhed for, at de forvaltningsmæssige mål nås, hvis de overholder principperne i finansforordningens artikel 32.
Artikel 39
Forudgående vurdering af regler og procedurer, der anvendes af enheder og personer under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 61, stk. 1)
Med henblik på den forudgående vurdering som omhandlet i finansforordningens artikel 61, stk. 1, kan den ansvarlige anvisningsberettigede basere sig på en forudgående vurdering foretaget af en anden anvisningsberettiget, forudsat at deres konklusioner er relevante for de specifikke risici, der er forbundet med de opgaver, der skal overdrages, navnlig karakteren af opgaverne og de pågældende beløb.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan basere sig på en forudgående vurdering foretaget af andre donorer, for så vidt som denne vurdering blev foretaget i overensstemmelse med betingelser, der svarer til betingelserne for indirekte forvaltning i finansforordningens artikel 60.
Artikel 40
Indholdet i den aftale, hvorved budgetgennemførelsesopgaver overdrages til enheder eller personer
(Finansforordningens artikel 61, stk. 3)
Delegationsaftalerne skal omfatte detaljerede regler, som sikrer beskyttelsen af Unionens finansielle interesser og gennemsigtighed i de udførte transaktioner. De skal mindst omfatte følgende:
a)
en klar fastlæggelse og afgrænsning af de tildelte opgaver, navnlig vedrørende ændring af de overdragne opgaver, afkald på fordringer og anvendelse af tilbagebetalte eller uudnyttede midler
b)
betingelserne og de nærmere regler for udførelsen af opgaverne, ansvarsfordelingen og tilrettelæggelsen af den kontrol, der skal udføres, herunder evaluering af programmerne
c)
betingelserne for betaling af Unionens bidrag, herunder godtgørelse af udgifter afholdt i tilknytning til gennemførelsen samt vederlag til den bemyndigede enhed, tillige med regler om, hvilke bilag der kræves for betaling
d)
reglerne for, hvordan der over for Kommissionen redegøres for udførelsen af opgaverne, de forventede resultater, eventuelle uregelmæssigheder og de trufne foranstaltninger, betingelserne for suspension eller afbrydelse af betalinger samt betingelserne for gennemførelsens ophør
e)
datoen for, hvornår individuelle kontrakter og aftaler, der gennemfører delegationsaftalen, skal være indgået, idet den fastsatte frist skal være forenelig med arten af de overdragne opgaver
f)
udelukkelsesregler, der sætter enheden eller personen i stand til at udelukke enheder, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a), b) og e), og artikel 107, litra a) og b), fra deltagelsen i udbudsprocedurer, tilskudsprocedurer eller procedurer for tildeling af priser eller fra tildelingen af indkøbskontrakter, tilskud eller priser
g)
de nærmere regler for Kommissionens kontrol samt bestemmelser, der giver Kommissionen, OLAF og Revisionsretten adgang til de oplysninger, der er nødvendige for, at de kan udføre deres opgaver, samt beføjelser til at foretage revisioner og undersøgelser, herunder kontrol på stedet
h)
bestemmelser vedrørende:
i)
et tilsagn fra den bemyndigede enhed om omgående at underrette Kommissionen om ethvert tilfælde af svig vedrørende forvaltningen af EU-midlerne og de trufne foranstaltninger
ii)
udpegelsen af et kontaktpunkt med behørige beføjelser til at samarbejde direkte med OLAF for at lette sidstnævntes operationelle aktiviteter
i)
betingelserne for anvendelse af bankkonti og af de påløbne renter, jf. finansforordningens artikel 8, stk. 4
j)
bestemmelser, der sikrer synligheden af Unionens indsats i forhold til organets andre aktiviteter.
Artikel 41
Forvaltningserklæring og overensstemmelseserklæring
(Finansforordningens artikel 60, stk. 5)
Når foranstaltninger afsluttes inden udgangen af det pågældende regnskabsår, kan den endelige rapport fra den bemyndigede enhed eller person om den pågældende foranstaltning erstatte den forvaltningserklæring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5, litra b), forudsat at den fremsendes inden den 15. februar i det år, der følger efter det pågældende regnskabsår.
Når internationale organisationer og tredjelande gennemfører foranstaltninger, der ikke er flerårige, men er begrænset til 18 måneder, kan den overensstemmelseserklæring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5, indgå i den endelige rapport.
Artikel 42
Procedurer for gennemgang og godkendelse af regnskaberne og udelukkelse af udbetalinger, der er foretaget i strid med de regler, som gælder under indirekte forvaltning, fra Unionens udgiftsfinansiering
(Finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c))
1. Uden at dette berører de særlige bestemmelser i de sektorspecifikke regler, omfatter procedurerne i finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c):
a)
Kommissionens skrivebordskontrol og eventuelt kontrol på stedet
b)
Kommissionens fastlæggelse af det udgiftsbeløb, der anerkendes som godkendt, om nødvendigt inden for rammerne af en kontradiktorisk procedure med myndighederne og organerne, og efter at disse myndigheder og organer er blevet underrettet
c)
i givet fald Kommissionens beregning af finansielle korrektioner
d)
Kommissionens opkrævning eller tilbagebetaling af den saldo, der fremkommer som forskellen mellem de godkendte udgifter og de beløb, der allerede er udbetalt til myndigheder eller organer.
I forbindelse med første afsnit, litra d), inddriver Kommissionen fortrinsvis de skyldige beløb gennem modregning, jf. artikel 87.
2. Når budgetgennemførelsesopgaver er overdraget til en enhed, som gennemfører en multidonorforanstaltning, består procedurerne i finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c), i en kontrol af, at enheden har anvendt et beløb svarende til det, der er udbetalt af Kommissionen til den pågældende foranstaltning, til foranstaltningen, og at udgifterne er afholdt i overensstemmelse med de forpligtelser, som er fastlagt i den aftale, der er indgået med enheden.
I denne forordning forstås ved multidonorforanstaltning enhver foranstaltning, hvor EU-midler samles i en pulje med mindst én anden donor.
Artikel 43
Specifikke bestemmelser om indirekte forvaltning med internationale organisationer
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c) nr. ii), og artikel 188)
1. De internationale organisationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. ii), er:
a)
internationale offentligretlige organisationer, der er oprettet ved mellemstatslige aftaler, og særagenturer, som disse har oprettet
b)
Den Internationale Røde Kors Komité
c)
Den Internationale Sammenslutning af Røde Kors og Røde Halvmåne Selskaber
d)
andre non-profit-organisationer, der ved en afgørelse truffet af Kommissionen sidestilles med internationale organisationer.
2. Når Kommissionen gennemfører budgettet ved indirekte forvaltning med internationale organisationer, finder de kontrolaftaler, der indgås med dem, anvendelse.
Artikel 44
Udpegelse af offentligretlige organer eller privatretlige organer, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. v) og vi))
1. De offentligretlige organer eller privatretlige organer, der får overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, henhører under lovgivningen i den medlemsstat eller det land, hvor de er oprettet.
2. Hvis der er tale om netværksforvaltning, der indebærer, at den pågældende medlemsstat eller det pågældende land udpeger mindst ét organ eller én enhed, skal medlemsstaten eller landet foretage udpegelsen i henhold til basisretsakten.
I alle andre tilfælde udpeger Kommissionen disse organer eller enheder i forståelse med de berørte medlemsstater eller lande.
KAPITEL 3
Finansielle aktører
Afdeling 1
De finansielle aktørers rettigheder og forpligtelser
Artikel 45
De finansielle aktørers rettigheder og forpligtelser
(Finansforordningens artikel 64)
1. Hver institution giver hver enkelt finansiel aktør de ressourcer, der er nødvendige for, at han kan udføre sine funktioner, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og forpligtelser.
2. EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, er underlagt den detaljerede beskrivelse, som Kommissionen har stillet til rådighed, ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
Afdeling 2
Den anvisningsberettigede
Artikel 46
Bistand til de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede
(Finansforordningens artikel 65)
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan under udførelsen af sine funktioner bistås af ansatte, der under hans ansvar pålægges at gennemføre visse transaktioner, som er nødvendige for budgettets gennemførelse og for udarbejdelsen af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger. For at forebygge enhver interessekonflikt er de ansatte, der bistår de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, underlagt de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, kan ved udførelsen af deres funktioner bistås af ansatte ved Kommissionen.
Artikel 47
Interne regler vedrørende delegation
(Finansforordningens artikel 65)
I overensstemmelse med finansforordningen og nærværende forordning fastsætter hver institution i sine interne regler de foranstaltninger til forvaltning af bevillingerne, som den finder nødvendige med henblik på en korrekt gennemførelse af sin egen sektion i budgettet.
EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, er underlagt Kommissionens interne regler ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
Artikel 48
De anvisningsberettigedes opbevaring af bilag
(Finansforordningens artikel 66, stk. 2)
Den anvisningsberettigede etablerer papirbaserede eller elektroniske systemer til opbevaring af originale bilag knyttet til og affødt af budgetgennemførelsen og budgetgennemførelsesforanstaltningerne. Systemerne skal omfatte:
a)
nummerering af bilagene
b)
datering af bilagene
c)
føring af registre, eventuelt ved hjælp af it, der muliggør præcis lokalisering af bilagene
d)
opbevaring af disse bilag i en periode af mindst fem år regnet fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det budgetår, som bilagene vedrører
e)
opbevaring af dokumenter vedrørende forfinansieringsgarantier til fordel for institutionen og føring af en logbog, der muliggør et passende tilsyn med de nævnte garantier.
Bilag vedrørende foranstaltninger, som ikke er endeligt afsluttet, opbevares ud over den periode, der er omhandlet i stk. 1, litra d), nemlig indtil udgangen af året efter det år, hvor foranstaltningerne afsluttes.
Personoplysninger i bilag skal om muligt slettes, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, kontrol og revision. Artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse på opbevaring af trafikdata.
Artikel 49
Forudgående og efterfølgende kontrol
(Finansforordningens artikel 66, stk. 5 og 6)
1. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, der udføres af de i artikel 46 omhandlede ansatte, og som går forud for de ansvarlige anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af budgettet.
2. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.
3. Den forudgående kontrol skal efterprøve overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger.
Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er bl.a. at fastslå:
a)
at udgifter og indtægter er forskriftsmæssige og i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i budgettet og i de relevante forordninger og i alle retsakter vedtaget til gennemførelse af traktaterne eller forordninger, og i givet fald i overensstemmelse med kontraktvilkårene
b)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, der er omhandlet i finansforordningens første del, afsnit II, kapitel 7, er overholdt.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den ansvarlige anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
4. Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
Den efterfølgende kontrol skal sikre, at de transaktioner, der finansieres over budgettet, er korrekt gennemført, og navnlig at de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt.
Resultatet af den efterfølgende kontrol gennemgås mindst én gang om året af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede for at fastslå eventuelle systemiske problemer. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede træffer forholdsregler for at afhjælpe sådanne problemer.
Den risikoanalyse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 6, revideres i lyset af kontrolresultaterne og andre relevante oplysninger.
For så vidt angår flerårige programmer, fastlægger den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en flerårig kontrolstrategi med nærmere angivelse af kontrollens art og omfang i løbet af perioden og af metoden til måling af resultaterne år for år med henblik på den årlige proces for opnåelse af sikkerhed.
Artikel 50
Kodeks af faglige standarder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 5)
1. De ansatte, der af den ansvarlige anvisningsberettigede udpeges til at kontrollere de finansielle transaktioner, udvælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kompetence, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller en passende faglig erfaring, eller efter et relevant uddannelsesprogram.
2. Hver institution vedtager en kodeks af faglige standarder, som hvad angår intern kontrol fastslår:
a)
hvilket niveau af teknisk og finansiel kompetence der kræves af de i stk. 1 omhandlede ansatte
b)
disse ansattes forpligtelse til videreuddannelse
c)
deres funktion, rolle og opgaver
d)
hvilke adfærdsregler, særlig med hensyn til etik og integritet, de ansatte skal overholde, og hvilke rettigheder de har.
3. EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, er underlagt Kommissionens kodeks af faglige standarder, jf. stk. 2 i nærværende artikel, ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
4. Hver institution etablerer de strukturer, der er nødvendige med henblik på formidling til de anvisningsberettigede tjenestegrene og regelmæssig ajourføring af relevante oplysninger vedrørende de kontrolstandarder og de metoder og teknikker, der findes på området.
Artikel 51
Manglende reaktion fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede
(Finansforordningens artikel 66, stk. 8)
Ved manglende reaktion fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede som omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 8, forstås, at der inden for en efter omstændighederne rimelig frist, som under alle omstændigheder ikke må overstige en måned, ikke er afgivet noget svar.
Artikel 52
Overførsel af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger til regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 66)
Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede sender under overholdelse af de regler, som regnskabsføreren har vedtaget, regnskabsføreren de finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger, der er nødvendige for udøvelsen af regnskabsførerens funktioner.
Regnskabsføreren skal regelmæssigt og mindst i forbindelse med regnskabsafslutningen fra den anvisningsberettigede have meddelelse om relevante finansielle data vedrørende forvaltningskonti, så anvendelsen af EU-midlerne kan afspejles i Unionens regnskaber.
Artikel 53
Rapport om udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 66)
De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede registrerer for hvert regnskabsår de kontrakter, der er indgået efter udbud med forhandling som omhandlet i artikel 134, stk. 1, litra a)-g), artikel 135, stk. 1, litra a)-d), og artikel 266, 268 og 270 i denne forordning. Hvis andelen af udbud med forhandling set i forhold til antallet af kontrakter indgået af samme ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede er steget væsentligt i forhold til tidligere regnskabsår, eller hvis denne andel er betydeligt større end det gennemsnit, der er registreret i institutionen, aflægger den ansvarlige anvisningsberettigede rapport til den pågældende institution og redegør for, hvilke foranstaltninger der i givet fald er truffet for at ændre på denne tendens. Hver institution fremsender en rapport vedrørende udbud med forhandling til Europa-Parlamentet og Rådet. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
Afdeling 3
Regnskabsføreren
Artikel 54
Udnævnelse af regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 68)
1. Hver institution udnævner en regnskabsfører blandt tjenestemænd omfattet af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union.
Regnskabsføreren udvælges af institutionen på grundlag af sine særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller tilsvarende faglig erfaring.
2. To eller flere institutioner kan udnævne den samme regnskabsfører.
I så fald træffer de de nødvendige forholdsregler for at undgå enhver interessekonflikt.
Artikel 55
Regnskabsførerens fratræden
(Finansforordningens artikel 68)
1. Hvis regnskabsføreren fratræder sit hverv, opstilles der snarest muligt en generel kontooversigt.
2. Den generelle kontooversigt, ledsaget af en afleveringsrapport, sendes af den fratrædende regnskabsfører eller, hvis dette ikke er muligt, af en tjenestemand i hans tjenestegren, til den nye regnskabsfører.
Den nye regnskabsfører godkender den generelle kontooversigt med sin underskrift senest en måned efter fremsendelsen, og han kan fremsætte forbehold.
Afleveringsrapporten skal også indeholde resultatet af den generelle kontooversigt og eventuelle forbehold.
3. Hver institution og hvert af de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, underretter inden for to uger Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionens regnskabsfører, når dens regnskabsfører udnævnes eller fratræder.
Artikel 56
Godkendelse af regnskabssystemer og fortegnelsessystemer
(Finansforordningens artikel 68)
Den ansvarlige anvisningsberettigede skal meddele regnskabsføreren alle udviklinger i eller betydelige ændringer af et finansielt forvaltningssystem, et opgørelsessystem eller et system til værdiansættelse af aktiver og passiver, hvis det bidrager med data til institutionens regnskaber eller anvendes til støtte for sådanne data, således at regnskabsføreren kan kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt.
Regnskabsføreren kan til enhver tid på ny undersøge et finansielt forvaltningssystem, der allerede er godkendt. Hvis det finansielle forvaltningssystem, som den anvisningsberettigede har oprettet, ikke eller ikke længere er godkendt af regnskabsføreren, udarbejder den ansvarlige anvisningsberettigede en handlingsplan for i rette tid at afhjælpe de svagheder, som lå til grund for den manglende godkendelse.
Den ansvarlige anvisningsberettigede bærer ansvaret for, at de oplysninger, der sendes til regnskabsføreren, er fyldestgørende.
Artikel 57
Likviditetsstyring
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren skal sikre, at hans institution råder over tilstrækkelige midler til at dække de likviditetsbehov, der følger af gennemførelsen af budgettet.
2. Med henblik på stk. 1 etablerer regnskabsføreren systemer til likviditetsstyring, som gør det muligt for ham at udarbejde overslag over likviditetsbehovet.
3. Kommissionens regnskabsfører fordeler de disponible midler i overensstemmelse med bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000.
Artikel 58
Forvaltning af bankkonti
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren kan, til brug for likviditetsstyringen, i institutionens navn åbne konti eller lade konti åbne i nationale pengeinstitutter eller centralbanker. Regnskabsføreren kan i behørigt begrundede tilfælde åbne konti i andre valutaer end euro.
2. Regnskabsføreren er ansvarlig for at lukke konti som omhandlet i stk. 1, eller for at sikre sig, at sådanne konti lukkes.
3. Regnskabsføreren opstiller funktionsvilkårene for konti som omhandlet i stk. 1, der er åbnet i pengeinstitutter, i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, effektivitet og udbudsprocedurer.
4. Mindst hvert femte år iværksætter regnskabsføreren en ny udbudsprocedure blandt de pengeinstitutter, hvor der kan åbnes konti i overensstemmelse med stk. 1.
Når de lokale betingelser for bankvirksomhed giver mulighed for det, underkastes forskudskonti i pengeinstitutter beliggende uden for Unionen regelmæssigt en konkurrencemæssig undersøgelse. En sådan undersøgelse foretages mindst hvert femte år på initiativ fra indehaveren af forskudskontoen, hvorefter denne til regnskabsføreren fremsender et begrundet forslag til udvælgelse af en bank for en periode, der ikke overstiger fem år.
5. Regnskabsføreren sikrer, at funktionsvilkårene for de konti, der er åbnet i pengeinstitutter i overensstemmelse med stk. 1, nøje overholdes.
For så vidt angår forskudskonti åbnet i pengeinstitutter beliggende uden for Unionen, er indehaveren af forskudskontoen ansvarlig herfor under hensyntagen til den gældende lovgivning i det land, hvor indehaveren udøver sit hverv.
6. Kommissionens regnskabsfører underretter regnskabsførerne for de øvrige institutioner og for de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, om de funktionsvilkår, som gælder for konti, der åbnes i pengeinstitutter. Regnskabsførerne for de øvrige institutioner og for de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, harmoniserer funktionsvilkårene for de konti, de åbner, med disse funktionsvilkår.
Artikel 59
Underskrifter i forbindelse med konti
(Finansforordningens artikel 68)
I vilkårene for åbning, funktion og anvendelse af konti fastsættes det alt efter kravene til den interne kontrol, at checks, bankoverførsler og alle andre banktransaktioner skal underskrives af én eller flere behørigt bemyndigede ansatte. Manuelle instrukser underskrives af mindst to behørigt bemyndigede ansatte eller af den anvisningsberettigede personligt.
Med henblik på stk. 1 meddeler regnskabsføreren for hver institution alle de pengeinstitutter, hvori den pågældende institution har åbnet konti, navnene på og underskriftsprøver for de bemyndigede ansatte.
Artikel 60
Forvaltning af saldi
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren skal sikre, at saldoen på de bankkonti, der er omhandlet i artikel 58, ikke afviger væsentligt fra de likviditetsoverslag, der er omhandlet i artikel 57, stk. 2, og under alle omstændigheder:
a)
at der ikke forekommer nogen debetsaldo på disse konti
b)
at saldoen på konti, der føres i andre valutaer, regelmæssigt omregnes til euro.
2. Regnskabsføreren må ikke opretholde saldi på konti i udenlandsk valuta, som kan påføre institutionen uforholdsmæssigt store tab, der skyldes udsving i omvekslingskursen.
Artikel 61
Overførsel og omregning
(Finansforordningens artikel 68)
Regnskabsføreren foretager overførsler mellem konti, som vedkommende har oprettet i institutionens navn i pengeinstitutter, og foretager valutaomregning, jf. dog artikel 69.
Artikel 62
Betalingsmetoder
(Finansforordningens artikel 68)
Betalinger foretages ved bankoverførsel, pr. check eller via forskudskonti med betalingskort, jf. artikel 67, stk. 4.
Artikel 63
Register over juridiske enheder
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren kan kun foretage betalinger ved bankoverførsel, hvis bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren og oplysninger, som bekræfter betalingsmodtagerens identitet, samt eventuelle ændringer i disse oplysninger på forhånd er registreret af institutionen i et fælles register.
Enhver registrering i dette register af de juridiske oplysninger og bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren og enhver ændring af disse oplysninger sker på grundlag af et bilag, hvis form fastlægges af regnskabsføreren.
2. I forbindelse med en betaling ved bankoverførsel kan de anvisningsberettigede kun forpligte deres institution over for tredjemand, hvis denne har fremlagt den dokumentation, der er nødvendig for, at han kan registreres i registeret.
De anvisningsberettigede underretter regnskabsføreren om eventuelle ændringer af de juridiske oplysninger og de bankoplysninger, som betalingsmodtageren har meddelt dem, og kontrollerer, at disse oplysninger er gyldige, inden der foretages en betaling.
Specifikke forpligtelser vedrørende førtiltrædelsesstøtte kan indgås med de offentlige myndigheder i de lande, der ansøger om optagelse i Den Europæiske Union, uden forudgående registrering i registre vedrørende tredjemand. I så fald sørger den anvisningsberettigede for, at registreringen sker hurtigst muligt. Det skal fastsættes i kontrakten, at meddelelsen af bankoplysninger vedrørende betalingsmodtageren til Kommissionen er en forudsætning for den første betaling.
Artikel 64
Regnskabsførerens opbevaring af bilag
(Finansforordningens artikel 68)
Bilag vedrørende bogføringen og vedrørende udfærdigelsen af det årsregnskab, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, opbevares i fem år fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det budgetår, som bilagene vedrører.
Dog opbevares bilag vedrørende transaktioner, som ikke er endeligt afsluttet, ud over denne periode, nemlig indtil udgangen af året efter, at transaktionerne er afsluttet. Artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse på opbevaring af trafikdata.
Hver institution fastsætter, i hvilken tjenestegren bilagene skal opbevares.
Artikel 65
Personer, der er bemyndiget til at administrere konti
(Finansforordningens artikel 69)
Hver institution fastlægger de betingelser, hvorunder ansatte, som den har bemyndiget til at administrere konti i de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, kan meddele lokale pengeinstitutter deres navne og underskriftprøver.
Afdeling 4
Forskudsbestyreren
Artikel 66
Betingelser for anvendelse af forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
1. Når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, fordi der er tale om mindre beløb, kan der oprettes forskudskonti til betaling af sådanne udgifter.
2. Forskudsbestyreren er bemyndiget til foreløbigt at fastsætte og betale udgifterne på grundlag af detaljerede bestemmelser, som er fastsat i instrukserne fra den ansvarlige anvisningsberettigede. I disse instrukser angives reglerne og betingelserne for gennemførelse af den foreløbige fastsættelse af udgifter og de foreløbige betalinger og i givet fald betingelserne for underskrivelse af retlige forpligtelser som omhandlet i artikel 97, stk. 1, litra e).
3. Oprettelsen af en forskudskonto og udpegelsen af en forskudsbestyrer sker ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede. I afgørelsen fastsættes forskudsbestyrerens og den anvisningsberettigedes respektive ansvar og forpligtelser.
Ændringer i funktionsvilkårene for en forskudskonto sker ligeledes ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede.
4. I Unionens delegationer oprettes der forskudskonti til betaling af udgifter fra både Kommissionens sektion i budgettet og sektionen i budgettet for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »EU-Udenrigstjenesten«), idet det sikres, at udgifterne fuldt ud kan spores.
Artikel 67
Betingelser for oprettelse og betaling
(Finansforordningens artikel 70)
1. Afgørelsen om oprettelse af en forskudskonto og om udpegelse af en forskudsbestyrer samt afgørelsen om ændring af funktionsvilkårene for en forskudskonto fastslår navnlig:
a)
maksimumsbeløbet for det oprindeligt tildelte forskud og formålet hermed
b)
om der skal åbnes en bankkonto eller en postgirokonto i institutionens navn
c)
arten af og maksimumsbeløbet for hver udgift, som forskudsbestyreren kan betale til tredjemand, eller som kan opkræves fra tredjemand
d)
hyppigheden af og reglerne for udfærdigelse af bilag samt fremsendelsen af disse bilag til den anvisningsberettigede med henblik på regulering
e)
den procedure, som skal anvendes, hvis der skal overføres nye midler til forskudskontoen
f)
at transaktionerne over forskudskontoen reguleres af den anvisningsberettigede senest ved udgangen af den følgende måned for at sikre afstemningen mellem den regnskabsmæssige saldo og banksaldoen
g)
gyldighedsperioden for den bemyndigelse, som regnskabsføreren giver forskudsbestyreren
h)
den udpegede forskudsbestyrers identitet.
2. I forslag til afgørelser om oprettelse af forskudskonti skal den anvisningsberettigede drage omsorg for:
a)
i første række at anvende budgetprocedurer, hvis der er adgang til det centrale it-regnskabssystem
b)
kun at anvende forskudskonti i tilfælde, hvor det er berettiget.
Det maksimumsbeløb, som forskudsbestyreren kan betale, når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, kan ikke overstige 60 000 EUR for hver udgift.
3. Betalinger til tredjemand foretages af forskudsbestyreren på grundlag af og inden for rammerne af:
a)
forudgående budgetmæssige og retlige forpligtelser, der er underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede
b)
den positive restsaldo på forskudskontoen, som kontantbeløb eller som bankindestående.
4. Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, der er omhandlet i finansforordningens artikel 89, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler, herunder betalingskort, i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.
5. Efter betalingerne følger formelle afgørelser om endelig fastsættelse og/eller betalingsordrer, underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Artikel 68
Valg af forskudsbestyrere
(Finansforordningens artikel 70)
Forskudsbestyrerne vælges blandt tjenestemænd eller om nødvendigt og kun i behørigt begrundede tilfælde blandt andre ansatte. Forskudsbestyrerne vælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller relevant faglig erfaring, eller efter et passende uddannelsesprogram.
Artikel 69
Tilførsel af midler til forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
1. Regnskabsføreren foretager betalinger for at tilføre forskudskontiene midler og fører tilsyn med kontiene med hensyn til åbning af bankkonti og delegation af underskriftbeføjelser samt kontrol på stedet og i det centrale regnskab. Regnskabsføreren overfører midler til forskudskontiene. Forskuddene indbetales på den bankkonto, der er åbnet med henblik på forskuddet.
Forskudskontiene kan også tilføres midler direkte i form af forskellige lokale indtægter hidrørende fra bl.a.:
a)
salg af materiel
b)
publikationer
c)
diverse tilbagebetalinger
d)
renter.
Reguleringen af udgifter og diverse eller formålsbestemte indtægter sker i henhold til den afgørelse om oprettelse af forskudskonti, der er omhandlet i artikel 67, og i henhold til finansforordningens bestemmelser. Den anvisningsberettigede fratrækker de pågældende beløb ved senere overførsel af midler til de samme forskudskonti.
2. For at undgå kurstab kan forskudsbestyreren foretage overførsler mellem de forskellige bankkonti, der vedrører det samme forskud.
Artikel 70
Tjek foretaget af anvisningsberettigede og regnskabsførere
(Finansforordningens artikel 70)
1. Forskudsbestyreren fører regnskab over de midler, han har til rådighed som kontantbeholdning eller som bankindestående, og over de betalte udgifter og inkasserede indtægter, i overensstemmelse med regnskabsførerens instrukser. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan når som helst få adgang til opgørelserne i dette regnskab, og der udarbejdes mindst én gang om måneden en oversigt over de gennemførte transaktioner, som forskudsbestyreren i den følgende måned sender til den ansvarlige anvisningsberettigede med tilhørende bilag med henblik på regulering af de transaktioner, der er foretaget over forskudskontoen.
2. Regnskabsføreren foretager selv eller lader en ansat fra hans egen tjenestegren eller fra den anvisningsberettigede tjenestegren, der er specielt befuldmægtiget hertil, foretage tjek, som hovedregel på stedet og uanmeldt, af, at de midler, som er betroet forskudsbestyrerne, er til stede, at regnskabet er ført korrekt, og at reguleringen af transaktionerne på forskudskontoen er sket inden for de fastsatte frister. Regnskabsføreren meddeler den ansvarlige anvisningsberettigede resultaterne af disse tjek.
Artikel 71
Udbudsprocedure
(Finansforordningens artikel 70)
Betalinger over forskudskonti kan inden for de grænser, der er fastsat i artikel 137, stk. 3, bestå i, at udgifter blot betales i henhold til faktura, uden forudgående antagelse af bud.
Artikel 72
Oprettelse af forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
Til betaling af visse kategorier af udgifter kan der i hver lokal enhed uden for Unionen oprettes en eller flere forskudskonti i henhold til finansforordningens artikel 70. Ved lokale enheder forstås især Unionens delegationer, kontorer eller afdelinger i tredjelande.
I afgørelsen om oprettelse af en sådan forskudskonto fastsættes funktionsvilkårene for kontoen på grundlag af de særlige behov i hver enkelt lokal enhed og under overholdelse af finansforordningens artikel 70.
Artikel 73
Forskudsbestyrere og personer, der er bemyndiget til at administrere konti i Unionens delegationer
(Finansforordningens artikel 70)
Under særlige omstændigheder kan ansatte i Kommissionen af hensyn til driftens kontinuitet udføre de funktioner, som påhviler EU-Udenrigstjenestens forskudsbestyrer i Unionens delegationer. På de samme vilkår kan ansatte i EU-Udenrigstjenesten udpeges som forskudsbestyrere for Kommissionen i Unionens delegationer.
I Unionens delegationer gælder reglerne og betingelserne i stk. 1 for udpegelsen af de personer, som regnskabsføreren bemyndiger til at udføre banktransaktioner.
KAPITEL 4
De finansielle aktørers ansvar
Afdeling 1
Generelle bestemmelser
Artikel 74
Ansvarlige instanser i forbindelse med svig
(Finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2)
Ved de myndigheder og instanser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2, forstås de instanser, der er udpeget i vedtægten og i EU-institutionernes afgørelser om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med forebyggelse af svig, korruption og alle andre ulovlige aktiviteter til skade for Unionens interesser.
Afdeling 2
Bestemmelser for anvisningsberettigede, der er bemyndiget ved delegation eller subdelegation
Artikel 75
Økonomiske uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 6)
Den instans for økonomiske uregelmæssigheder, der er omhandlet i artikel 29 (i det følgende benævnt »instansen«), er kompetent vedrørende enhver overtrædelse af en bestemmelse i finansforordningen eller af en anden bestemmelse vedrørende den finansielle forvaltning eller tjek af transaktioner, der følger af en ansats handling eller undladelse, uden at dette dog berører de beføjelser, der tilkommer OLAF.
Artikel 76
Instansen for økonomiske uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 6)
1. Ansættelsesmyndigheden henviser tilfælde af økonomiske uregelmæssigheder, jf. artikel 75 i nærværende forordning, til instansen med henblik på udtalelse, jf. finansforordningens artikel 73, stk. 6, andet afsnit.
Når EU-delegationscheferne fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i henhold til finansforordningens artikel 56, stk. 2, kan den ansvarlige anvisningsberettigede henvende sig direkte til instansen for at få en udtalelse om tilfælde af finansielle uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75 i nærværende forordning.
En ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget kan henvise en sag til instansen, hvis han mener, at der foreligger en økonomisk uregelmæssighed. Instansen afgiver en udtalelse, hvori den vurderer, om der er tale om uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75, hvor grove uregelmæssighederne er, og deres eventuelle konsekvenser. Hvis instansen på grundlag af sin analyse finder, at den sag, som er blevet henvist til den, henhører under OLAF's kompetence, videresender den straks sagen til ansættelsesmyndigheden og underretter øjeblikkeligt OLAF herom.
Når instansen underrettes direkte af en ansat i henhold til finansforordningens artikel 66, stk. 8, videresender den sagen til ansættelsesmyndigheden og underretter den pågældende ansatte herom. Ansættelsesmyndigheden kan anmode instansen om en udtalelse om sagen.
2. Institutionen eller, når der er tale om en fælles instans, de deltagende institutioner fastsætter, under hensyn til deres interne organisation, de nærmere regler for arbejdet i instansen og dens sammensætning, som skal omfatte en ekstern deltager, der har de nødvendige kvalifikationer og den nødvendige ekspertise.
Artikel 77
Bekræftelse af instrukser
(Finansforordningens artikel 73, stk. 3)
1. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig fordi instruksen ikke kan gennemføres med de tildelte ressourcer, skal han give den myndighed, af hvilken han er bemyndiget ved delegation eller subdelegation, skriftlig meddelelse herom. Hvis instruksen bekræftes skriftligt, og hvis bekræftelsen sker rettidigt og er tilstrækkelig præcis, således at den udtrykkeligt henviser til de punkter, som den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede har anfægtet, drages den anvisningsberettigede ikke til ansvar. Han skal følge instruksen, medmindre den er klart ulovlig eller strider mod de sikkerhedsforskrifter, der finder anvendelse.
2. Stk. 1 finder ligeledes anvendelse, når en anvisningsberettiget under gennemførelsen af en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, konstaterer, at omstændigheder ved sagen kan forårsage en uregelmæssig situation.
Enhver instruks, som bekræftes under de omstændigheder, der er beskrevet i finansforordningens artikel 73, stk. 3, skal registreres af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og anføres i hans årsberetning.
KAPITEL 5
Forvaltning af indtægter
Afdeling 1
Egne indtægter
Artikel 78
Regler for egne indtægter
(Finansforordningens artikel 76)
Den anvisningsberettigede opstiller en tidsplan for, hvornår de egne indtægter, der er omhandlet i afgørelsen om ordningen for Unionens egne indtægter, forventes overdraget til Kommissionen.
Fastlæggelsen og opkrævningen af egne indtægter sker i henhold til de regler, der er fastlagt i henhold til den i stk. 1 omhandlede afgørelse.
Afdeling 2
Overslag over fordringer
Artikel 79
Overslag over fordringer
(Finansforordningens artikel 77)
1. Overslag over fordringer angiver indtægtens art og kontering samt, så vidt muligt, debitors identitet og det anslåede beløb.
Ved udarbejdelsen af et overslag over fordringer kontrollerer den ansvarlige anvisningsberettigede især:
a)
at konteringen er korrekt
b)
overslagets formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser og med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
2. Et overslag over fordringer bevirker ikke, at der stilles forpligtelsesbevillinger til rådighed, jf. dog finansforordningens artikel 181, stk. 2, og artikel 183, stk. 2, og nærværende forordnings artikel 7, stk. 2. I de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, kan bevillingerne først stilles til rådighed, efter at Unionen rent faktisk har inkasseret de skyldige beløb.
Afdeling 3
Fastlæggelse af fordringer
Artikel 80
Procedure
(Finansforordningens artikel 78)
1. Den anvisningsberettigedes fastlæggelse af en fordring udgør en anerkendelse af Unionens rettigheder over for en debitor samt af grundlaget for at kræve, at den pågældende debitor betaler sin gæld.
2. Indtægtsordren er den transaktion, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede giver regnskabsføreren instruks om at inddrive den fastlagte fordring.
3. Debetnotaen er en underretning af debitor om følgende:
a)
Unionen har fastlagt fordringen
b)
hvis gælden betales inden fristens udløb, beregnes der ikke morarenter
c)
hvis betaling ikke har fundet sted inden for den frist, der er omhandlet i litra b), er gælden rentebærende med den rentesats, der er omhandlet i artikel 83, jf. dog eventuelle specifikke forskrifter
d)
hvis betaling ikke har fundet sted inden for den frist, der er omhandlet i litra b), foretager institutionen inddrivelsen enten ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet
e)
efter at have underrettet debitor om grundene til og datoen for inddrivelsen ved modregning kan regnskabsføreren foretage inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i litra b), hvis det er nødvendigt for at beskytte Unionens finansielle interesser, når han har berettigede grunde til at mene, at det beløb, som skyldes til Kommissionen, ellers ville være tabt
f)
hvis det, efter at alle de foranstaltninger, som er anført i litra a)-e) i dette afsnit, er truffet, ikke har været muligt at inddrive det fulde beløb, foretager institutionen inddrivelsen ved tvangsfuldbyrdelse af den afgørelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 79, stk. 2, eller gennem domstolene.
Den anvisningsberettigede printer debetnotaen ud og sender den til debitor. Regnskabsføreren informeres om fremsendelsen gennem det finansielle informationssystem.
Artikel 81
Fastlæggelse af fordringer
(Finansforordningens artikel 78)
Ved fastlæggelsen af en fordring sikrer den ansvarlige anvisningsberettigede sig:
a)
at fordringen er sikker i den forstand, at den ikke er undergivet nogen betingelse
b)
at fordringen er opgjort og beløbet nøjagtigt fastsat
c)
at fordringen er forfalden og ikke undergivet nogen frist
d)
at debitors identitet er korrekt
e)
at konteringen af de beløb, der skal inddrives, er korrekt
f)
at bilagene er formelt korrekte, og
g)
at der er overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig på grundlag af kriterierne i artikel 91, stk. 1, litra a).
Artikel 82
Bilag til støtte for fastlæggelsen af fordringer
(Finansforordningens artikel 78)
1. Fastlæggelsen af en fordring skal være baseret på bilag, der bekræfter Unionens rettigheder.
2. Inden fastlæggelsen af en fordring kontrollerer den kompetente anvisnings-berettigede selv disse bilag eller overvåger på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget.
3. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48.
Artikel 83
Morarenter
(Finansforordningens artikel 78)
1. Enhver fordring, som ikke er indfriet inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), er rentebærende efter stk. 2 og 3 i denne artikel, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorspecifikke forordninger.
2. Rentesatsen for fordringer, som ikke er indfriet inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), er den sats, som Den Europæiske Centralbank anvender på sine vigtigste refinansieringstransaktioner den første kalenderdag i den måned, hvor fristen udløber, og som offentligøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-udgaven, forhøjet med:
a)
otte procentpoint, når baggrunden for fordringen er en offentlig vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakt som omhandlet i afsnit V
b)
tre og et halvt procentpoint i alle andre tilfælde.
3. Rentebeløbet beregnes fra den kalenderdag, der følger efter udløbet af den frist, som er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), og som er anført i debetnotaen, til den kalenderdag, hvor hele gælden er indfriet.
Den indtægtsordre, der tilsvarer beløbet af morarenterne, udstedes, når disse renter rent faktisk inkasseres.
4. I tilfælde af bøder, hvor debitor i stedet for betaling stiller en finansiel garanti, der er godkendt af regnskabsføreren, er den rentesats, der finder anvendelse fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), den i stk. 2 i denne artikel omhandlede sats gældende den første dag i den måned, hvor afgørelsen om bødepålæg blev vedtaget, kun forhøjet med halvandet procentpoint.
Afdeling 4
Anvisning af indtægter
Artikel 84
Udstedelse af indtægtsordren
(Finansforordningens artikel 79)
1. I indtægtsorden anføres:
a)
det regnskabsår, under hvilket betalingen konteres
b)
henvisninger til den retsakt eller den retlige forpligtelse, som har udløst fordringen og danner grundlag for opkrævningen
c)
den pågældende artikel i budgettet og eventuelt enhver anden relevant underinddeling, herunder i givet fald henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse
d)
det beløb, der skal betales, udtrykt i euro
e)
debitors navn og adresse
f)
den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b)
g)
mulighederne for inddrivelse, herunder specielt inddrivelse ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet.
2. Indtægtsordren dateres og underskrives af den ansvarlige anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.
3. Regnskabsføreren for hver institution fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. Unionens fordringer skal samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Denne oversigt overføres til Kommissionens regnskabsfører.
Kommissionens regnskabsfører udarbejder en konsolideret oversigt, som viser det skyldige beløb for hver institution, opdelt efter datoen for udstedelse af indtægtsordren. Oversigten føjes til Kommissionens beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
4. For at styrke beskyttelsen af Unionens finansielle interesser udarbejder Kommissionen en oversigt over Unionens fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at betale, og når der ikke er foretaget nogen betaling eller ikke er foretaget nogen betaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under behørig hensyntagen til beskyttelsen af personoplysninger i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til personoplysninger vedrørende fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger, når gælden er betalt i sin helhed. Det samme gælder personoplysninger vedrørende juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
Afgørelsen om at opføre debitor i oversigten over Unionens fordringer træffes under overholdelse af proportionalitetsprincippet og tager navnlig hensyn til beløbets størrelse.
Artikel 85
Afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, til fordel for andre institutioner
(Finansforordningens artikel 79, stk. 2)
1. De særlige omstændigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 79, stk. 2, foreligger, når den pågældende institution har udtømt mulighederne for at opnå en frivillig betaling og for at inddrive gælden ved modregning efter finansforordningens artikel 80, stk. 1, og gælden udgør et betydeligt beløb.
2. I det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, kan de pågældende institutioner, når der er tale om andre institutioner end dem, der er omhandlet i artikel 299 i TEUF, anmode Kommissionen om at vedtage en afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes.
3. Under alle omstændigheder skal det i den afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, præciseres, at de krævede beløb skal opføres i den sektion i budgettet, som svarer til den pågældende institution, der fungerer som anvisningsberettiget. Indtægterne opføres som ordinære indtægter, medmindre de falder ind under de særlige tilfælde af formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, stk. 3.
4. Den anmodende institution underretter Kommissionen om enhver begivenhed, som kan påvirke inddrivelsen, og indtræder i sagen til støtte for Kommissionen, hvis den afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, påklages.
5. Kommissionen og den pågældende institution fastlægger de praktiske foranstaltninger for gennemførelsen af denne artikel.
Afdeling 5
Inddrivelse
Artikel 86
Formaliteter ved inddrivelse
(Finansforordningens artikel 80)
1. Ved inddrivelsen af en fordring bogfører regnskabsføreren beløbet i regnskaberne, og den ansvarlige anvisningsberettigede underrettes herom.
2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsføreren eller forskudsbestyreren skal der udstedes en kvittering.
3. Delvis betaling fra en debitor, til hvem der er udstedt flere indtægtsordrer, dækker først den ældste fordring, medmindre andet specificeres af debitor.
Enhver delvis betaling dækker først renterne.
Artikel 87
Inddrivelse ved modregning
(Finansforordningens artikel 80)
1. Når debitor har en fordring på Unionen, som er sikker, jf. artikel 81, litra a), opgjort og forfalden til betaling, og som vedrører et beløb, der er fastlagt ved en betalingsordre, inddriver regnskabsføreren efter udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), fastlagte fordringer ved modregning.
I undtagelsestilfælde foretager regnskabsføreren inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), hvis det er nødvendigt for at beskytte Unionens finansielle interesser, når han har berettigede grunde til at mene, at det beløb, som skyldes til Unionen, ellers ville være tabt.
Regnskabsføreren foretager også inddrivelse ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), når debitor samtykker.
2. Inden regnskabsføreren foretager en inddrivelse efter stk. 1, hører han den ansvarlige anvisningsberettigede og underretter de pågældende debitorer.
Når debitor er en national myndighed eller en af dens administrative enheder, underretter regnskabsføreren mindst 10 arbejdsdage i forvejen også den pågældende medlemsstat om, at han har til hensigt at foretage inddrivelse ved modregning. Efter aftale med den pågældende medlemsstat eller administrative enhed kan regnskabsføreren dog foretage inddrivelsen ved modregning inden fristens udløb.
3. Den modregning, der er omhandlet i stk. 1, har samme virkning som en betaling og frigør Unionen for gældsbeløbet og i givet fald for de skyldige renter.
Artikel 88
Inddrivelsesprocedure ved manglende frivillig betaling
(Finansforordningens artikel 79 og 80)
1. Hvis det fulde beløb ikke har kunnet inddrives ved udløbet af den frist, som er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), og som er anført i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den ansvarlige anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af alle til rådighed stående retsmidler, herunder ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet, jf. dog artikel 87.
2. Hvis der ikke er mulighed for at foretage inddrivelsen på den måde, der er omhandlet i stk. 1 i denne artikel, og hvis debitor ikke har betalt efter det af regnskabsføreren fremsendte påkrav om betaling, iværksætter regnskabsføreren tvangsfuldbyrdelse af en afgørelse om inddrivelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 79, stk. 2, eller gennem domstolene, jf. dog artikel 87.
Artikel 89
Henstand med betaling
(Finansforordningens artikel 80)
Regnskabsføreren kan i samarbejde med den ansvarlige anvisningsberettigede kun give henstand med betaling efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, hvis følgende to betingelser begge er opfyldt:
a)
debitor forpligter sig til at betale renter til den i artikel 83 anførte sats i hele henstandsperioden regnet fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b)
b)
debitor stiller, for at beskytte Unionens rettigheder, en finansiel garanti for både hovedstol og rente af endnu ikke inddrevet gæld, som godkendes af institutionens regnskabsfører.
Den i stk. 1, litra b), omhandlede garanti kan erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand og godkendt af institutionens regnskabsfører.
Under særlige omstændigheder kan regnskabsføreren på anmodning af debitor fravige kravet om garanti i stk. 1, litra b), når han vurderer, at debitor vil og kan foretage betalingen i henstandsperioden, men ikke kan stille en sådan garanti og befinder sig i en vanskelig situation.
Artikel 90
Inddrivelse af bøder eller andre sanktioner
(Finansforordningens artikel 80 og 83)
1. Når en afgørelse om pålæggelse af en bøde eller en anden sanktion, som Kommissionen har truffet i henhold til TEUF eller Euratomtraktaten, indbringes for Den Europæiske Unions Domstol, indbetaler debitor, indtil alle retsmidler er udtømt, enten midlertidigt de pågældende beløb på den bankkonto, som regnskabsføreren har angivet, eller stiller en finansiel garanti, som kan accepteres af regnskabsføreren. Garantien skal være uafhængig af forpligtelsen til at betale bøden, tvangsbøden eller sanktionen og skal kunne tvangsfuldbyrdes ved første påkrav. Den skal dække fordringens hovedstol og de skyldige renter, jf. artikel 83, stk. 4.
2. Kommissionen sikrer de foreløbigt inkasserede beløb ved at investere dem i finansielle aktiver og dermed garantere pengenes sikkerhed og likviditet, samtidigt med at den sigter mod at opnå et positivt afkast.
3. Når alle retsmidler er udtømt, og når bøden eller sanktionen er blevet bekræftet, træffes en af følgende foranstaltninger:
a)
de foreløbigt opkrævede beløb og renterne og andre former for afkast heraf opføres på budgettet i overensstemmelse med finansforordningens artikel 83 senest i løbet af regnskabsåret efter det år, hvor alle retsmidler er udtømt
b)
når der er stillet en finansiel garanti, bør sidstnævnte indfris og det tilsvarende beløb opføres på budgettet.
Når beløbet for bøden eller tvangsbøden er forhøjet af Domstolen, finder litra a) og b) i første stykke anvendelse op til de beløb, der er angivet i Kommissionens afgørelse, og regnskabsføreren inddriver det beløb, der svarer til forhøjelsen, og dette opføres på budgettet.
4. Når alle retsmidler er udtømt, og hvis bøden eller tvangsbøden er annulleret eller reduceret, træffes en af følgende foranstaltninger:
a)
de uberettiget inddrevne beløb tilbagebetales med renter til den pågældende tredjemand. I tilfælde, hvor det samlede afkast for den pågældende periode har været negativt, tilbagebetales den nominelle værdi af det uberettiget inddrevne beløb
b)
når der er stillet en finansiel garanti, frigøres denne.
Artikel 91
Afkald på at inddrive en fastlagt fordring
(Finansforordningens artikel 80)
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan kun helt eller delvis give afkald på at inddrive en fastlagt fordring i følgende tilfælde:
a)
de forventede omkostninger ved inddrivelsen ville overstige det beløb, der skal inddrives, og afkaldet vil ikke skade Unionens image
b)
det er umuligt at inddrive fordringen på grund af fordringens alder, eller fordi debitor er insolvent
c)
når inddrivelsen er i strid med proportionalitetsprincippet.
2. I det i stk. 1, litra c), omhandlede tilfælde overholder den ansvarlige anvisningsberettigede de procedurer, der på forhånd er fastsat af hver institution, og anvender følgende kriterier, som er obligatoriske og finder anvendelse under alle omstændigheder:
a)
de faktiske omstændigheder henset til grovheden af den uregelmæssighed, der har givet anledning til fastlæggelsen af fordringen (svig, gentagelse, forsæt, omhu, god tro, åbenlys fejl)
b)
den indvirkning, som afkald på inddrivelse vil få på Unionens funktion og på dens finansielle interesser (beløbets størrelse, risiko for at skabe præcedens, underminering af regler).
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan alt efter sagens omstændigheder også tage hensyn til følgende kriterier:
a)
en eventuel konkurrenceforvridning, som afkaldet måtte medføre
b)
den økonomiske og sociale skade, som en fuldstændig inddrivelse af fordringen ville medføre.
3. Afkald på at inddrive en fordring, jf. finansforordningens artikel 80, stk. 2, skal være begrundet og indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, afkaldet hviler på. Den ansvarlige anvisningsberettigede giver afkald på inddrivelse i overensstemmelse med artikel 84.
4. Institutionen kan ikke delegere afkaldet på at inddrive en fastlagt fordring i følgende tilfælde:
a)
når det beløb, der skal gives afkald på, er på 1 000 000 EUR eller derover
b)
når det beløb, der skal gives afkald på, er på 100 000 EUR eller derover, når det udgør 25 % eller mere af den fastlagte fordring.
For fordringer, som ligger under beløbsgrænserne i første afsnit, fastsætter hver institution i sine interne regler betingelserne og vilkårene for delegation af beføjelsen til at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring.
5. Hver institution sender hvert år Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om de tilfælde, hvor der i henhold til stk. 1-4 i denne artikel er givet afkald på at inddrive fordringer på 100 000 EUR og derover. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
Artikel 92
Annullering af en fastlagt fordring
(Finansforordningens artikel 80)
1. I tilfælde af en fejl annullerer den ansvarlige anvisningsberettigede helt eller delvis den fastlagte fordring i overensstemmelse med artikel 82 og 84 med en behørig begrundelse.
2. Hver institution fastsætter i sine interne regler betingelserne og vilkårene for delegation af beføjelsen til at annullere en fastlagt fordring.
Artikel 93
Regler for forældelsesfrister
(Finansforordningens artikel 81)
1. Forældelsesfristen for Unionens fordringer over for tredjemand begynder at løbe ved udløbet af den frist, som er meddelt debitor i debetnotaen, jf. artikel 80, stk. 3, litra b).
Forældelsesfristen for tredjemands fordringer over for Unionen begynder at løbe fra den dato, hvor den pågældende tredjemands fordring forfalder til betaling i overensstemmelse med den tilsvarende retlige forpligtelse.
2. Forældelsesfristen for Unionens fordringer over for tredjemand afbrydes af enhver handling, som er foretaget af en institution eller af en medlemsstat, der handler på anmodning af en institution, og som den pågældende tredjemand er blevet underrettet om, og som sigter mod at inddrive gælden.
Forældelsesfristen for tredjemands fordringer over for Unionen afbrydes af enhver handling, som Unionen underrettes om af sine kreditorer eller på vegne af sine kreditorer, og som sigter mod at inddrive gælden.
3. En ny forældelsesfrist på fem år begynder at løbe fra dagen efter de afbrydelser, der er omhandlet i stk. 2.
4. Enhver retssag vedrørende en fordring som omhandlet i stk. 1, herunder retssager, der anlægges ved en domstol, som senere erklærer sig inkompetent, afbryder forældelsesfristen. Den nye femårige forældelsesfrist begynder først at løbe, når der afsiges en retskraftig dom, eller der indgås et udenretsligt forlig mellem de samme parter i samme retssag.
5. Når regnskabsføreren giver debitor henstand med betalingen efter artikel 89, betragtes det som en afbrydelse af forældelsesfristen. Den nye femårige forældelsesfrist begynder at løbe fra dagen efter henstandsperiodens udløb.
6. Fordringer inddrives ikke efter udløbet af forældelsesfristen, jf. stk. 1-5.
KAPITEL 6
Forvaltning af udgifter
Artikel 94
Finansieringsafgørelse
(Finansforordningens artikel 84)
1. Finansieringsafgørelsen angiver de vigtigste elementer i en foranstaltning, der medfører en udgift, som afholdes over budgettet.
2. Finansieringsafgørelsen indeholder navnlig følgende:
a)
i forbindelse med tilskud:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
prioriteterne for året, de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater med de godkendte bevillinger for regnskabsåret
iii)
de vigtigste støtteberettigelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, som skal anvendes ved udvælgelsen af forslag
iv)
den maksimale samfinansieringssats og, hvis der anvendes forskellige satser, de kriterier, som gælder for hver sats
v)
tidsplanen og det vejledende beløb for indkaldelserne af forslag
b)
i forbindelse med indkøb:
i)
den samlede budgetbevilling, som er afsat til indkøb i det pågældende år
ii)
det vejledende antal og arten af planlagte kontrakter og om muligt generelle oplysninger om, hvad de drejer sig om
iii)
den vejledende tidsramme for iværksættelsen af udbudsprocedurerne
c)
i forbindelse med trustfonde som omhandlet i finansforordningens artikel 187:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de bevillinger, der øremærkes til trustfonden for regnskabsåret, samt de planlægte beløb over trustfondens levetid
iii)
trustfondens formål og levetid
iv)
trustfondens forvaltningsregler
v)
muligheden for at overdrage budgetgennemførelsesopgaver til de enheder og personer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 187, stk. 2
d)
i forbindelse med priser:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater
iii)
de væsentlige betingelser for deltagelse og tildelingskriterierne
iv)
tidsplanen for konkurrencen og prisens eller prisernes størrelse
e)
i forbindelse med finansielle instrumenter:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater
iii)
det beløb, som er afsat til det finansielle instrument
iv)
den vejledende tidsplan.
3. Når det arbejdsprogram, der er omhandlet i finansforordningens artikel 128, indeholder de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra a), i nærværende artikel, for de tilskud, som finansieres over regnskabsårets godkendte bevillinger, anses afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet for at udgøre finansieringsafgørelsen for de pågældende tilskud.
Med hensyn til indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter, hvor gennemførelsen af de tilsvarende godkendte bevillinger for regnskabsåret er fastlagt i et arbejdsprogram, som indeholder de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra b), c), d) og e), i denne artikel, anses afgørelsen om vedtagelse af dette arbejdsprogram også for at udgøre finansieringsafgørelsen for de pågældende indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter.
Hvis arbejdsprogrammet ikke indeholder disse oplysninger for en eller flere foranstaltninger, skal det ændres, så det kommer til at indeholde oplysningerne, eller der skal vedtages en specifik finansieringsafgørelse for de pågældende foranstaltninger.
4. Enhver væsentlig ændring af en finansieringsafgørelse, som allerede er vedtaget, følger samme procedure som den oprindelige afgørelse, jf. dog eventuelle specifikke bestemmelser i en basisretsakt.
Afdeling 1
Indgåelse af udgiftsforpligtelser
Artikel 95
Samlede og foreløbige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 85)
1. Den samlede budgetmæssige forpligtelse gennemføres enten gennem indgåelse af en finansieringsaftale, hvori det fastslås, at der senere skal indgås en eller flere retlige forpligtelser, eller gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser.
Finansieringsaftaler inden for direkte finansiel bistand til tredjelande, herunder budgetstøtte, som udgør retlige forpligtelser, kan give anledning til betalinger, uden at der indgås andre retlige forpligtelser.
2. Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse gennemføres enten gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser, der giver ret til senere betalinger, eller, når der er tale om udgifter til personaleforvaltning eller kommunikationsudgifter, som institutionerne afholder i forbindelse med dækning af begivenheder i Unionen, gennem direkte betalinger.
Artikel 96
Vedtagelse af en samlet forpligtelse
(Finansforordningens artikel 85)
1. Den samlede forpligtelse indgås på grundlag af en finansieringsafgørelse.
Den indgås senest inden afgørelsen om udvælgelse af modtagerne og, når anvendelsen af de pågældende bevillinger omfatter vedtagelse af et arbejdsprogram som omhandlet i artikel 188, tidligst efter vedtagelsen af dette.
2. Når den samlede forpligtelse gennemføres ved indgåelsen af en finansieringsaftale, finder stk. 1, andet afsnit, ikke anvendelse.
Artikel 97
Reglen om én enkelt underskrift
(Finansforordningens artikel 85)
1. Reglen om, at den samme person skal underskrive den budgetmæssige forpligtelse og den tilsvarende retlige forpligtelse, kan kun fraviges i følgende tilfælde:
a)
når der er tale om foreløbige forpligtelser
b)
når samlede forpligtelser vedrører finansieringsaftaler med tredjelande
c)
når institutionens afgørelse udgør den retlige forpligtelse
d)
når den samlede forpligtelse gennemføres gennem flere retlige forpligtelser, som forskellige anvisningsberettigede er ansvarlige for
e)
når retlige forpligtelser i forbindelse med forskudskonti vedrørende foranstaltninger udadtil skal underskrives af ansatte henhørende under de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, efter instruks fra den ansvarlige anvisningsberettigede, som imidlertid fortsat er fuldt ansvarlig for den underliggende transaktion
f)
når en institution har delegeret beføjelser som anvisningsberettiget til direktøren for et interinstitutionelt europæisk kontor efter finansforordningens artikel 199, stk. 1.
2. Hvis den ansvarlige anvisningsberettigede, der har underskrevet den budgetmæssige forpligtelse, er forhindret i en periode, hvis varighed er uforenelig med de frister, der gælder for indgåelse af den retlige forpligtelse, indgås den retlige forpligtelse af den ansatte, der er udpeget som stedfortræder efter de herfor gældende regler vedtaget af den enkelte institution, forudsat at den pågældende ansatte er anvisningsberettiget i henhold til finansforordningens artikel 65, stk. 3.
Artikel 98
Administrationsudgifter, som er dækket af foreløbige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 85)
Som løbende administrationsudgifter, der kan medføre foreløbige forpligtelser, betragtes bl.a. følgende:
a)
udgifter til vedtægtsomfattet og ikke-vedtægtsomfattet personale, udgifter til andre menneskelige ressourcer og pensioner samt aflønning af eksperter
b)
udgifter vedrørende medlemmer af institutionen
c)
udgifter til uddannelse
d)
udgifter til udvælgelsesprøver, udvælgelse og ansættelse
e)
udgifter til tjenesterejser
f)
repræsentationsudgifter
g)
mødeudgifter
h)
freelancetolke og -oversættere
i)
udveksling af tjenestemænd
j)
repetitive lejemål vedrørende løsøre og fast ejendom eller repetitive betalinger vedrørende ejendomskontrakter som omhandlet i nærværende forordnings artikel 121 eller ratebetalinger på lån i medfør af finansforordningens artikel 203, stk. 8
k)
diverse forsikringer
l)
rengøring, vedligeholdelse og sikkerhed
m)
udgifter på det sociale område og til sygesikring
n)
brug af telekommunikationstjenester
o)
finansieringsudgifter
p)
udgifter i forbindelse med retstvister
q)
erstatninger, herunder renter
r)
arbejdsudstyr
s)
vand, gas og elektricitet
t)
udgivelser på papir eller elektronisk
u)
kommunikationsudgifter vedrørende institutionernes dækning af begivenheder i Unionen.
Artikel 99
Bogføring af specifikke retlige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 86)
Når der er tale om en samlet budgetmæssig forpligtelse efterfulgt af en eller flere specifikke retlige forpligtelser, bogfører den ansvarlige anvisningsberettigede beløbene for den eller de på hinanden følgende specifikke retlige forpligtelser i det centrale regnskab.
Bogføringerne omfatter referencerne for den samlede forpligtelse, som beløbene konteres under.
Den ansvarlige anvisningsberettigede foretager først bogføringen og underskriver dernæst den tilsvarende specifikke retlige forpligtelse, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 86, stk. 4, fjerde afsnit.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer i alle tilfælde, at det samlede beløb ikke overstiger beløbet for den samlede forpligtelse, der dækker dem.
Afdeling 2
Fastsættelse af udgifter
Artikel 100
Fastsættelse af udgifter og godkendelse af betaling
(Finansforordningens artikel 88)
1. Enhver fastsættelse af en udgift skal støttes på bilag som omhandlet i artikel 110, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af en konstatering af de tjenesteydelser, som rent faktisk er leveret, de varer, som rent faktisk er leveret, eller de bygge- og anlægsarbejder, som rent faktisk er udført, eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger til betaling, herunder tilbagevendende betalinger af abonnementer og efteruddannelseskurser.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer selv bilagene eller sikrer på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget, inden han træffer afgørelse om fastsættelse af udgiften.
3. Afgørelsen om fastsættelse kommer til udtryk ved, at den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget ved en formel afgørelse truffet af den anvisningsberettigede og på dennes ansvar i overensstemmelse med finansforordningens artikel 65, stk. 5, underskriver med påtegningen »kan betales«. Sådanne afgørelser om bemyndigelse opbevares som dokumentation.
Artikel 101
Overensstemmelsesattestering for forfinansieringsbetalinger
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår forfinansieringsbetalinger, attesterer den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er formelt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede, med påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, at de betingelser, som er fastsat i den retlige forpligtelse for betaling af forfinansieringen, er opfyldt.
Artikel 102
Godkendelse af betaling af mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende indkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende indkøbskontrakter, attesterer påtegningen »kan betales«:
a)
at en faktura udstedt af kontrahenten er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret
b)
at selve fakturaen eller et internt dokument, der ledsager den modtagne faktura, har fået påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« og er underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede eller af en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede
c)
at alle aspekter af fakturaen er kontrolleret af den ansvarlige anvisningsberettigede eller under hans ansvar, især for at fastslå det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.
Med påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, jf. stk. 1, litra b), attesteres det, at de tjenesteydelser, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at de varer, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at de bygge- og anlægsarbejder, der er omhandlet i kontrakten, er udført. For varer og bygge- og anlægsarbejder udsteder den teknisk kompetente tjenestemand eller anden ansatte først en attest vedrørende foreløbig godkendelse og senere, efter udløbet af den garantiperiode, der er fastsat i kontrakten, en attest vedrørende endelig godkendelse. Disse to attester svarer tilsammen til påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«.
For tilbagevendende betalinger, herunder betaling af abonnementer og efteruddannelseskurser, attesterer påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, at kreditors fordring er i overensstemmelse med de relevante dokumenter, der berettiger til betaling.
Artikel 103
Godkendelse af betaling af mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende tilskud
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende tilskud, attesterer påtegningen »kan betales«:
a)
at en betalingsanmodning udstedt af tilskudsmodtageren er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret
b)
at selve betalingsanmodningen eller et internt dokument, der ledsager den modtagne udgiftsopgørelse, har fået påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« og er underskrevet af en teknisk kompetent tjenestemand eller anden ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede
c)
at alle aspekter af betalingsanmodningen er kontrolleret af den ansvarlige anvisningsberettigede eller under hans ansvar, især for at fastslå det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.
Ved den påtegning, der er omhandlet i stk. 1, litra b), attesterer den teknisk kompetente tjenestemand eller anden ansatte, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede, at den foranstaltning eller det arbejdsprogram, som tilskudsmodtageren har gennemført, i alle henseender er i overensstemmelse med tilskudsaftalen eller -afgørelsen, herunder i givet fald, at de omkostninger, som tilskudsmodtageren har angivet, er støtteberettigede.
Artikel 104
Godkendelse af betaling af personaleudgifter
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår betalinger vedrørende personaleudgifter, attesterer påtegningen »kan betales«, at følgende bilag eksisterer:
a)
for det månedlige vederlag:
i)
den fuldstændige liste over personalet med angivelse af alle dele af vederlaget
ii)
en formular (skema med personlige oplysninger), som er udarbejdet på grundlag af de afgørelser, der er truffet i hvert enkelt tilfælde, og som i givet fald viser enhver ændring af en del af vederlaget
iii)
hvis det drejer sig om ansættelser eller udnævnelser, en bekræftet kopi af den afgørelse om ansættelse eller udnævnelse, som ledsager fastsættelsen af det første vederlag
b)
for øvrige vederlag, såsom vederlag til time- eller daglønnet personale: en af den dertil bemyndigede ansatte underskrevet opgørelse, som angiver antallet af udførte arbejdsdage og -timer
c)
for overarbejde: en af den dertil bemyndigede ansatte underskrevet opgørelse, som attesterer det udførte overarbejde
d)
for udgifter i forbindelse med tjenesterejser:
i)
tjenesterejseordren, underskrevet af den kompetente myndighed
ii)
afregningen for udgifterne til tjenesterejsen, underskrevet af den ansatte, der har foretaget tjenesterejsen, og af den myndighed, der har fået delegeret beføjelse hertil, hvis udgifterne til tjenesterejsen afviger fra tjenesterejseordren
e)
for visse andre administrationsudgifter vedrørende personalet, herunder abonnementer eller efteruddannelseskurser, som i henhold til kontrakten skal betales på forhånd: bilag, som refererer til den afgørelse, der danner grundlag for udgiften, og som indeholder alle elementer i beregningen.
I den afregning for udgifter til tjenesterejser, der er omhandlet i stk. 1, litra d, nr. ii), angives tjenesterejsens mål, dato og tidspunkt for afgang og ankomst til målet, befordringsudgifter, opholdsudgifter og øvrige behørigt godkendte udgifter i henhold til bilag.
Artikel 105
Den konkrete udformning af påtegningen »kan betales«
(Finansforordningens artikel 88)
I et system, hvor der ikke anvendes it, påføres påtegningen »kan betales« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den ansvarlige anvisningsberettigede eller fra en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 100. I et system, hvor der anvendes it, påføres påtegnelsen »kan betales« ved anvendelse af en elektronisk sikret validering foretaget af den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Artikel 106
Den konkrete udformning af påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«
(Finansforordningens artikel 88)
I et system, hvor der ikke anvendes it, påføres påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den ansvarlige anvisningsberettigede eller fra en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 101. I et system, hvor der anvendes it, påføres påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« ved anvendelse af en elektronisk sikret validering foretaget af den teknisk kompetente ansatte, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Afdeling 3
Anvisning af udgifter
Artikel 107
Den anvisningsberettigedes kontrol af betalinger
(Finansforordningens artikel 89)
Ved udstedelsen af betalingsordren sikrer den ansvarlige anvisningsberettigede sig:
a)
at betalingsordren er behørigt udstedt, hvilket forudsætter, at der foreligger en tilsvarende afgørelse om fastsættelse i form af påtegningen »kan betales«, at betalingsmodtagerens identitet er korrekt, og at fordringen er forfalden til betaling
b)
at der er overensstemmelse mellem betalingsordren og den tilsvarende budgetforpligtelse
c)
at konteringen er korrekt
d)
at bevillingerne er til stede.
Artikel 108
Betalingsordrers obligatoriske angivelser og fremsendelse til regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 89)
1. Betalingsordren omfatter:
a)
angivelse af det regnskabsår, under hvilket betalingen opføres
b)
angivelse af den pågældende artikel i budgettet og enhver anden fornøden underopdeling
c)
henvisning til den retlige forpligtelse, som danner grundlag for betalingen
d)
henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse
e)
det beløb, der skal betales, udtrykt i euro
f)
modtagerens navn, adresse og bankoplysninger
g)
genstanden for udgiften
h)
betalingsmåden
i)
opførelse af aktiverne i de relevante fortegnelser i overensstemmelse med artikel 248.
2. Betalingsordren dateres og underskrives af den ansvarlige anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.
Afdeling 4
Betaling af udgifter
Artikel 109
Betalingstyper
(Finansforordningens artikel 90)
1. Forfinansiering stiller likvide midler til rådighed. Forfinansieringen kan opdeles i flere betalinger i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
2. En mellemliggende betaling, som kan gentages, kan dække udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af afgørelsen eller aftalen, eller bruges til at betale for tjenesteydelser, varer eller bygge- og anlægsarbejder, som afsluttes og/eller leveres i mellemliggende faser af aftalen. Den kan helt eller delvis afslutte forfinansieringen, jf. dog bestemmelserne i basisretsakten.
3. Afslutningen af udgiften tager form enten af betaling af saldoen, som ikke kan gentages, og som afslutter alle tidligere udgifter, eller af en indtægtsordre.
Artikel 110
Bilag
(Finansforordningens artikel 90)
1. Forfinansiering, eventuelt opdelt i flere betalinger, udbetales enten på grundlag af kontrakten, afgørelsen, aftalen eller basisretsakten eller på grundlag af bilag, der gør det muligt at kontrollere, at betingelserne i den pågældende kontrakt, afgørelse eller aftale overholdes. Hvis en betalingsdato for forfinansiering er fastsat i disse instrumenter, er betalingen af det skyldige beløb ikke betinget af yderligere anmodninger.
2. Mellemliggende betalinger og betaling af saldoen støttes af bilag, der gør det muligt at kontrollere, at den finansierede foranstaltning er gennemført i overensstemmelse med basisretsakten eller afgørelsen eller i overensstemmelse med betingelserne i kontrakten eller aftalen.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede definerer under overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning arten af de i denne artikel omhandlede bilag i overensstemmelse med basisretsakten, afgørelserne, kontrakterne og aftalerne. Foreløbige og endelige tekniske og finansielle rapporter om gennemførelsen udgør bilag som omhandlet i stk. 2.
4. Bilagene opbevares af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48.
Afdeling 5
Tidsfrister i forbindelse med forvaltning af udgifter
Artikel 111
Betalingsfrister og morarenter
(Finansforordningens artikel 92)
1. Fristen for gennemførelse af betalinger omfatter fastsættelse, anvisning og betaling af udgifter.
Den begynder at løbe fra den dag, hvor en betalingsanmodning modtages.
En betalingsanmodning registreres hurtigst muligt af den ansvarlige anvisningsberettigedes bemyndigede tjeneste og anses for at være modtaget på den dag, den registreres.
Som betalingsdato betragtes den dato, hvor institutionens konto debiteres.
2. En betalingsanmodning skal omfatte følgende væsentlige elementer:
a)
identifikation af kreditor
b)
beløb
c)
valuta
d)
dato.
Når mindst ét væsentligt element mangler, afvises betalingsanmodningen.
Kreditor underrettes skriftligt om afvisningen og grundene til denne hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 30 kalenderdage fra den dato, hvor betalingsanmodningen blev modtaget.
3. I tilfælde af suspension som omhandlet i finansforordningens artikel 92, stk. 2, begynder den resterende betalingsfrist at løbe igen fra den dato, hvor de oplysninger eller reviderede dokumenter, der er anmodet om, modtages, eller hvor den nødvendige yderligere efterprøvning, herunder kontrol på stedet, foretages.
4. Efter udløbet af de frister, der er fastsat i finansforordningens artikel 92, stk. 1, er kreditor berettiget til renter på følgende betingelser:
a)
rentesatserne er de satser, der er omhandlet i artikel 83, stk. 2, i nærværende forordning
b)
renterne skal betales for den periode, der går fra kalenderdagen efter udløbet af den frist for betaling, som er fastsat i finansforordningens artikel 92, stk. 1, og indtil betalingsdatoen.
Når de renter, som er beregnet efter bestemmelserne i første afsnit, er lavere end eller lig med 200 EUR, udbetales de dog kun til kreditor, når der indgives en anmodning herom inden for en frist på to måneder efter modtagelsen af den forsinkede betaling.
5. Hver institution forelægger Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om overholdelsen af de frister og om suspensionen af de frister, der er fastsat i finansforordningens artikel 92. Kommissionens rapport vedlægges som bilag til sammenfatningen af de årsberetninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
KAPITEL 7
It-systemer
Artikel 112
Beskrivelse af it-systemer
(Finansforordningens artikel 93)
Hvis der anvendes it-systemer og -undersystemer til behandling af budgetgennemførelsestransaktioner, kræves en fuldstændig og ajourført beskrivelse af hvert enkelt system og undersystem.
Hver beskrivelse skal definere indholdet af alle datafelter og præcisere, hvordan systemet behandler hver enkelt transaktion. Det beskrives detaljeret, hvordan systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver transaktion.
Artikel 113
Regelmæssige sikkerhedskopier
(Finansforordningens artikel 93)
Der tages regelmæssigt sikkerhedskopier af oplysningerne i it-systemer og -undersystemer, og oplysningerne opbevares på et sikkert sted.
KAPITEL 8
Den interne revisor
Artikel 114
Udpegelse af den interne revisor
(Finansforordningens artikel 98)
1. Hver institution udpeger sin interne revisor efter nærmere regler, der er tilpasset dens særlige omstændigheder og behov. Institutionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om udpegelsen af den interne revisor.
2. Hver institution fastsætter på grundlag af sine særlige omstændigheder og behov omfanget af den interne revisors opgaver og fastlægger detaljeret målsætningerne og procedurerne for udøvelsen af den interne revisionsfunktion under overholdelse af de gældende internationale standarder for intern revision.
3. Som intern revisor kan den enkelte institution udpege en tjenestemand eller anden ansat, der er omfattet af vedtægten og er statsborger i en af medlemsstaterne, på grundlag af vedkommendes særlige kompetence.
4. Når flere institutioner udpeger den samme interne revisor, træffer de de forholdsregler, der er nødvendige for, at han kan drages til ansvar for sine handlinger på de betingelser, der er fastsat i artikel 119.
5. Når den interne revisor ophører med sine funktioner, underretter institutionen Europa-Parlamentet og Rådet herom.
Artikel 115
Den interne revisors ressourcer
(Finansforordningens artikel 99)
Hver institution giver den interne revisor de ressourcer, der er nødvendige for, at han kan udføre sin revisionsfunktion korrekt, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og forpligtelser.
Artikel 116
Arbejdsprogram
(Finansforordningens artikel 99)
1. Den interne revisor vedtager sit arbejdsprogram og forelægger det for institutionen.
2. Institutionen kan anmode den interne revisor om at foretage revisioner, som ikke indgår i det arbejdsprogram, der er omhandlet i stk. 1.
Artikel 117
Beretninger fra den interne revisor
(Finansforordningens artikel 99)
1. Den interne revisor forelægger institutionen den i finansforordningens artikel 99, stk. 3 omhandlede årlige interne revisionsberetning, der angiver antallet og de typer af interne revisioner, der er foretaget, de vigtigste henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.
I årsberetningen anføres ligeledes de systemiske problemer, som er konstateret af den særlige instans, der er oprettet i henhold til finansforordningens artikel 73, stk. 6.
2. Hver institution undersøger, om henstillingerne i den interne revisors beretninger er egnet til udveksling af god praksis med de øvrige institutioner.
3. Den interne revisor skal under udarbejdelsen af sin beretning være særlig opmærksom på den generelle overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og skal sikre, at der er truffet passende foranstaltninger for kontinuerligt at forbedre anvendelsen af princippet.
Artikel 118
Uafhængighed
(Finansforordningens artikel 100)
Den interne revisor foretager sin revision i fuldstændig uafhængighed. Han kan hverken modtage instrukser eller pålægges begrænsninger for så vidt angår udøvelsen af de funktioner, som han ved sin udnævnelse får overdraget i medfør af finansforordningens bestemmelser.
Artikel 119
Den interne revisors ansvar
(Finansforordningens artikel 100)
Den interne revisor kan i sin egenskab af tjenestemand eller øvrig ansat omfattet af vedtægten kun drages til ansvar for sine handlinger af institutionen selv på de betingelser, der er anført i denne artikel.
Institutionen træffer en begrundet afgørelse om indledning af en undersøgelse. Afgørelsen meddeles den pågældende. Institutionen kan under sit eget direkte ansvar pålægge én eller flere tjenestemænd i samme eller højere lønklasse som den pågældende at lede undersøgelsen. I løbet af undersøgelsen skal den pågældende høres.
Undersøgelsesrapporten forelægges den pågældende, og denne høres derefter af institutionen vedrørende rapporten.
På grundlag af rapporten og høringen vedtager institutionen enten en begrundet afgørelse om afslutning af proceduren eller en begrundet afgørelse i overensstemmelse med vedtægtens artikel 22 og 86 og bilag IX. Afgørelser om disciplinære foranstaltninger eller økonomiske sanktioner meddeles den pågældende og, til orientering, de øvrige institutioner samt Revisionsretten.
Den pågældende kan på de i vedtægten fastsatte betingelser indbringe ovennævnte afgørelser for Den Europæiske Unions Domstol.
Artikel 120
Indbringelse af sager for Den Europæiske Unions Domstol
(Finansforordningens artikel 100)
Uden at klageadgangen i henhold til vedtægten i øvrigt berøres, kan den interne revisor indbringe en sag direkte for Den Europæiske Unions Domstol vedrørende enhver akt i forbindelse med udøvelsen af hans funktion som intern revisor. Sagen skal indbringes for Domstolen senest tre måneder efter meddelelsen af den pågældende akt.
Sådanne sager behandles og pådømmes i henhold til artikel 91, stk. 5, i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union.
AFSNIT V
INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Afdeling 1
Anvendelsesområde og tildelingsprincipper
Artikel 121
Definitioner og anvendelsesområde
(Finansforordningens artikel 101)
1. Ejendomskontrakter vedrører køb, langtidslejemål, brugsret samt leasing eller leje med eller uden forkøbsret af byggegrunde, eksisterende bygninger eller andre former for fast ejendom.
2. Vareindkøbskontrakter vedrører køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer. En kontrakt, der vedrører levering af varer og sekundært montering og installation, betragtes som en vareindkøbskontrakt.
3. Bygge- og anlægskontrakter vedrører udførelse eller både projektering og udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller arbejder vedrørende en af de aktiviteter, der er omhandlet i bilag I til direktiv 2004/18/EF, eller udførelse ved et hvilket som helst middel af et bygge- og anlægsarbejde, der svarer til behov præciseret af den ordregivende myndighed. Ved »bygge- og anlægsarbejde« forstås resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion.
4. Tjenesteydelseskontrakter vedrører alle de intellektuelle og ikke-intellektuelle tjenesteydelser, der ikke er omfattet af vareindkøbskontrakter, bygge- og anlægskontrakter og ejendomskontrakter.
En kontrakt, der omfatter mindst to typer indkøb (bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser eller varer), tildeles i overensstemmelse med de bestemmelser, der finder anvendelse på den indkøbstype, som kendetegner den pågældende kontrakts primære genstand.
I forbindelse med blandede kontrakter, som består af tjenesteydelser og varer, fastsættes den primære genstand ved en sammenligning af værdierne af de pågældende tjenesteydelser eller varer.
Alle henvisninger til nomenklaturer i forbindelse med offentlige indkøbskontrakter er baseret på »det fælles glossar for offentlige kontrakter« (Common Procurement Vocabulary - CPV), som er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2195/2002 (11).
5. Udtrykkene »entreprenør«, »leverandør« og »tjenesteyder« omfatter enhver fysisk eller juridisk person eller offentlig enhed eller sammenslutning af sådanne personer og/eller enheder, der tilbyder udførelse af bygge- og/eller anlægsarbejder eller levering af varer eller tjenesteydelser på markedet. Ved »økonomisk aktør« forstås »entreprenører«, »leverandører« og »tjenesteydere«. Ved »tilbudsgiver« forstås økonomiske aktører, som har afgivet et bud. Ved »ansøgere« forstås dem, der har anmodet om at kunne deltage i et begrænset udbud, en konkurrencepræget dialog eller et udbud med forhandling. Ved »leverandører« forstås økonomiske aktører, der er opført på en leverandørliste i overensstemmelse med artikel 136, stk. 1, litra b).
Sammenslutninger af økonomiske aktører kan afgive bud eller indgive ansøgning. I forbindelse med afgivelsen af et bud eller indgivelsen af en ansøgning om deltagelse kan de ordregivende myndigheder ikke kræve, at sammenslutninger af økonomiske aktører har en bestemt juridisk form, men den valgte sammenslutning kan pålægges at antage en bestemt juridisk form, når den har fået tildelt kontrakten, hvis denne omdannelse er nødvendig for, at kontrakten kan gennemføres korrekt.
6. EU-institutionernes tjenestegrene betragtes som ordregivende myndigheder, undtagen når de indbyrdes indgår administrative aftaler om levering af tjenesteydelser, levering af varer, udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller gennemførelse af ejendomskontrakter.
7. Ved teknisk bistand forstås den støtte og de kapacitetsopbygningsaktiviteter, som er nødvendige for gennemførelsen af et program eller en foranstaltning, navnlig aktiviteter vedrørende forberedelse, forvaltning, overvågning, evaluering, revision og kontrol.
8. Al kontakt med kontrahenterne, herunder indgåelsen af kontrakter og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske udvekslingssystemer, som er oprettet af den ordregivende myndighed.
9. Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
kun bemyndigede personer kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
kun bemyndigede personer kan elektronisk underskrive eller fremsende et dokument gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske fremsendelse skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
det skal sikres, at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
10. Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for fuldstændig ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som en original, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i stk. 9, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
Artikel 122
Rammekontrakter og specifikke kontrakter
(Finansforordningens artikel 101)
1. Rammekontrakter kan højst have en varighed på fire år undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor navnlig rammekontraktens genstand gør det berettiget.
Specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, indgås udelukkende mellem de ordregivende myndigheder og de kontrahenter, som er part i rammekontrakten, på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.
Ved tildelingen af specifikke kontrakter må parterne ikke foretage væsentlige ændringer i rammekontrakten.
2. Når en rammekontrakt indgås med en enkelt økonomisk aktør, tildeles specifikke kontakter på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.
I behørigt begrundede tilfælde kan de ordregivende myndigheder skriftligt konsultere kontrahenten og om nødvendigt anmode ham om at komplettere sit bud.
3. Når en rammekontrakt indgås med flere økonomiske aktører, skal der være mindst tre aktører, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal økonomiske aktører, der opfylder udvælgelseskriterierne, eller et tilstrækkeligt antal antagelige bud, der opfylder tildelingskriterierne.
En rammekontrakt med flere økonomiske aktører kan have form af adskilte kontrakter, som indeholder identiske vilkår.
Tildeling af specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, som er indgået med flere økonomiske aktører, sker efter følgende regler:
a)
ved rammekontrakter uden iværksættelse af fornyet konkurrence, ved anvendelse af de vilkår, der er fastlagt i rammekontrakten
b)
ved rammekontrakter med iværksættelse af fornyet konkurrence, efter at parterne igen har været i konkurrence på grundlag af de samme vilkår, der om nødvendigt præciseres, og i givet fald på andre vilkår, der anføres i udbudsbetingelserne for rammekontrakten.
For hver specifik kontrakt, som skal tildeles på de betingelser, der er fastsat i tredje afsnit, litra b), konsulterer de ordregivende myndigheder skriftligt rammekontraktens kontrahenter og fastsætter en tilstrækkelig lang frist for indgivelse af bud. Buddene indgives skriftligt. De ordregivende myndigheder tildeler hver specifik kontrakt til den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste bud på grundlag af de tildelingskriterier, der er fastsat i udbudsbetingelserne i rammekontrakten.
4. I de sektorer, hvor prisudviklingen og den teknologiske udvikling går hurtigt, skal rammekontrakter uden iværksættelse af fornyet konkurrence indeholde en bestemmelse om enten midtvejsrevision eller et benchmarkingsystem. Efter midtvejsrevisionen må den ordregivende myndighed, hvis de betingelser, som oprindelig blev fastsat, ikke længere passer til prisudviklingen eller den teknologiske udvikling, ikke anvende den pågældende rammekontrakt og skal træffe passende foranstaltninger med henblik på at bringe den til ophør.
5. Kun i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, skal der på forhånd være indgået en budgetforpligtelse.
Afdeling 2
Offentliggørelse
Artikel 123
Offentliggørelse af kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 103)
1. I forbindelse med kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal der offentliggøres en udbudsbekendtgørelse, jf. dog artikel 134, og en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. En forhåndsmeddelelse er kun obligatorisk, når den ordregivende myndighed agter at benytte sig af muligheden for at forkorte fristerne for modtagelse af bud i overensstemmelse med artikel 152, stk. 4.
2. En forhåndsmeddelelse er den meddelelse, hvori de ordregivende myndigheder til orientering oplyser den forventede samlede værdi af og genstanden for de kontrakter og rammekontrakter, som de agter at tildele i løbet af regnskabsåret, med undtagelse af kontrakter, der tildeles ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.
Forhåndsmeddelelsen offentliggøres enten af Den Europæiske Unions Publikationskontor (i det følgende benævnt »Publikationskontoret«) eller af de ordregivende myndigheder selv i deres køberprofil.
Den obligatoriske forhåndsmeddelelse sendes til Publikationskontoret eller offentliggøres i køberprofilen hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest den 31. marts i hvert regnskabsår.
De ordregivende myndigheder, der offentliggør forhåndsmeddelelsen i deres køberprofil, sender elektronisk i det format og efter de fremsendelsesregler, der er omhandlet i punkt 3 i bilag VIII til direktiv 2004/18/EF, en meddelelse til Publikationskontoret om, at der offentliggøres en forhåndsmeddelelse i en køberprofil.
3. Udbudsbekendtgørelsen gør det muligt for de ordregivende myndigheder at tilkendegive, at de agter at indlede en procedure for tildeling af en kontrakt eller en rammekontrakt eller iværksætte et dynamisk indkøbssystem i overensstemmelse med artikel 131. Uden at dette berører kontrakter, som er indgået efter et udbud med forhandling, jf. artikel 134, er en udbudsbekendtgørelse obligatorisk for kontrakter, hvis anslåede værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1.
Den er ikke obligatorisk i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter.
Er der tale om et offentligt udbud, angives i udbudsbekendtgørelsen dato, klokkeslæt og i givet fald sted for åbningsudvalgets møde, som tilbudsgiverne kan deltage i.
De ordregivende myndigheder præciserer, om de tillader alternative bud, og de minimale kapacitetsniveauer, som de kræver, hvis de benytter sig af muligheden i artikel 146, stk. 2, andet afsnit. De anfører de udvælgelseskriterier som omhandlet i artikel 146, som de har til hensigt at anvende, det mindste antal ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud, og eventuelt det største antal ansøgere, samt de objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som de har til hensigt at anvende for at begrænse antallet af ansøgere, jf. artikel 128, stk. 1, andet afsnit.
Når der er fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsdokumenterne, bl.a. i de dynamiske indkøbssystemer, der er omhandlet i artikel 131, anføres den internetadresse, der giver adgang til dokumenterne, i udbudsbekendtgørelsen.
Ordregivende myndigheder, der ønsker at afholde en projektkonkurrence, offentliggør en meddelelse herom.
De ordregivende myndigheder præciserer i givet fald i udbudsbekendtgørelsen, at udbudsproceduren er en interinstitutionel udbudsprocedure. I så fald skal udbudsbekendtgørelsen angive de institutioner, de forvaltningsorganer og de organer som omhandlet i finansforordningens artikel 208, som deltager i udbudsproceduren, den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren, og det samlede omfang af kontrakterne for alle de pågældende institutioner, forvaltningsorganer eller organer.
4. Resultaterne af proceduren for tildeling af kontrakter, rammekontrakter eller kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, meddeles i en særlig bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. For kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er en sådan bekendtgørelse obligatorisk. Den er ikke obligatorisk i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter.
Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes til Publikationskontoret senest 48 kalenderdage efter det tidspunkt, hvor kontrakten eller rammekontrakten underskrives. Bekendtgørelser vedrørende kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, kan dog samles kvartalsvis. I så fald sendes de til Publikationskontoret senest 48 dage efter udgangen af hvert kvartal.
De ordregivende myndigheder, der afholder en projektkonkurrence, sender Publikationskontoret en meddelelse om resultaterne heraf.
Ved interinstitutionelle procedurer fremsendes bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt af den ordregivende myndighed, der er ansvarlig for proceduren.
Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes også til Publikationskontoret i forbindelse med en kontrakt eller en rammekontrakt, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, og som tildeles efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, tidligt nok til, at offentliggørelsen kan ske, inden kontrakten underskrives, i henhold til de betingelser, der er fastsat i artikel 171, stk. 1.
Uden at dette berører artikel 21, offentliggøres oplysninger om værdien af og kontrahenterne for specifikke kontrakter baseret på en rammekontrakt i løbet af et regnskabsår på den ordregivende myndigheds hjemmeside senest den 30. juni efter afslutningen af det pågældende regnskabsår, hvis de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, overskrides som følge af indgåelsen af en specifik kontrakt eller på grund af det samlede beløb for de specifikke kontrakter.
5. Bekendtgørelserne udformes i overensstemmelse med de standardformularer, som Kommissionen har vedtaget i henhold til direktiv 2004/18/EF.
Artikel 124
Offentliggørelse af kontrakter, der ikke er omfattet af direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 103)
1. Kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal offentliggøres på en sådan måde, at der sikres fri konkurrence og upartiskhed under udbudsproceduren. Dette indebærer følgende:
a)
en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 123, stk. 3, eller en meddelelse om indkaldelse af interessetilkendegivelser, når der er tale om kontrakter med en lignende genstand, hvis værdi ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 1
b)
passende forudgående offentliggørelse på internettet, når der er tale om kontrakter, hvis værdi ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 2.
2. I forbindelse med ejendomskontrakter og kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 134, stk. 1, litra j), i denne forordning, offentliggøres der kun en gang om året en liste over kontrahenter med angivelse af genstanden for og værdien af den tildelte kontrakt. Denne liste sendes til Europa-Parlamentet og Rådet. I Kommissionens tilfælde vedlægges den som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
3. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 1, og som ikke har været genstand for en individuel bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt, sendes til Publikationskontoret. Den årlige liste over kontrahenter fremsendes senest den 30. juni i det efterfølgende regnskabsår.
4. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over det beløb, der er angivet i stk. 137, stk. 2, offentliggøres på institutionens hjemmeside senest den 30. juni i det følgende regnskabsår.
Artikel 125
Offentliggørelse af meddelelser og bekendtgørelser
(Finansforordningens artikel 103)
1. Publikationskontoret offentliggør i Den Europæiske Unions Tidende de meddelelser og bekendtgørelser, der er omhandlet i artikel 123 og 124, senest 12 kalenderdage efter afsendelsen.
Fristen i første afsnit nedsættes til fem kalenderdage i forbindelse med de hasteprocedurer, der er omhandlet i artikel 154.
2. De ordregivende myndigheder skal kunne dokumentere afsendelsesdatoen.
Artikel 126
Andre former for offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 103)
Ud over offentliggørelse som omhandlet i artikel 123, 124 og 125 kan kontrakter offentliggøres på enhver anden måde, herunder i elektronisk form. Der skal i sådanne offentliggørelser henvises til den meddelelse eller bekendtgørelse, der eventuelt er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende, jf. artikel 125, og offentliggørelsen må ikke ligge forud for offentliggørelsen af meddelelsen eller bekendtgørelsen, der er den eneste autentiske.
En sådan offentliggørelse må ikke indebære nogen forskelsbehandling mellem ansøgere eller tilbudsgivere eller indeholde andre oplysninger end dem, der er indeholdt i ovennævnte udbudsbekendtgørelse, hvis en sådan er offentliggjort.
Afdeling 3
Udbudsprocedurer
Artikel 127
De forskellige former for udbudsprocedurer
(Finansforordningens artikel 104)
1. Kontrakterne tildeles ved offentligt udbud, begrænset udbud eller udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse eller ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, eventuelt efter en projektkonkurrence.
2. Udbudsprocedurer er offentlige, hvis alle interesserede økonomiske aktører kan afgive bud. Det gælder også for dynamiske indkøbssystemer, jf. artikel 131.
Udbudsprocedurer er begrænsede, hvis alle økonomiske aktører kan anmode om at deltage, men kun ansøgere, som opfylder de udvælgelseskriterier, der er omhandlet i artikel 146, og som samtidigt og skriftligt opfordres hertil af de ordregivende myndigheder, kan afgive bud eller foreslå en løsning som led i den konkurrenceprægede dialog, der er omhandlet i artikel 132.
Udvælgelsesfasen kan enten gennemføres for hver enkelt kontrakt, også når der er tale om en konkurrencepræget dialog, eller med henblik på opstilling af en liste over potentielle ansøgere efter proceduren i artikel 136, stk. 1, litra a).
3. Ved udbud med forhandling vælger de ordregivende myndigheder selv, hvilke tilbudsgivere de vil henvende sig til blandt dem, der opfylder udvælgelseskriterierne i artikel 146, og de forhandler om betingelserne i deres bud med én eller flere af disse.
Ved udbud med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, jf. artikel 135, opfordrer de ordregivende myndigheder samtidigt og skriftligt de udvalgte ansøgere til at forhandle.
4. Projektkonkurrencer er procedurer, hvorved den ordregivende myndighed, navnlig inden for arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling, kan skaffe sig en plan eller et projekt, der foreslås af et udvælgelsesudvalg efter udskrivning af en konkurrence med eller uden tildeling af priser.
Artikel 128
Antallet af ansøgere ved begrænset udbud eller udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 104)
1. Ved begrænset udbud og de procedurer, der er omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra a) og b), må antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, ikke være mindre end fem, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne.
Den ordregivende myndighed kan desuden fastsætte det største antal ansøgere, afhængigt af kontraktgenstanden og på grundlag af objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier. I så fald meddeles det største og det mindste antal ansøgere og kriterierne i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser, jf. artikel 123 og 124.
Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.
2. Ved udbud med forhandling og efter konkurrencepræget dialog må antallet af ansøgere, der opfordres til at forhandle eller byde, ikke være mindre end tre, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne.
Antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, skal være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.
Bestemmelserne i første og andet afsnit gælder ikke for:
a)
kontrakter med meget lav værdi, jf. artikel 137, stk. 2
b)
kontrakter om juridiske tjenesteydelser i henhold til CPV-nomenklaturen
c)
kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 134, stk. 1, litra j).
3. Hvis antallet af ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne og minimumskravene, er lavere end det mindste antal, som er fastsat i stk. 1 og 2, kan den ordregivende myndighed gå videre med proceduren ved at opfordre den eller de ansøgere, der er i besiddelse af den krævede kapacitet, til at deltage. Den må dog ikke lade proceduren omfatte andre økonomiske aktører, som oprindeligt ikke var opfordret til at deltage i proceduren, eller ansøgere, som ikke er i besiddelse af den krævede kapacitet.
Artikel 129
Udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 104)
De ordregivende myndigheder forhandler med tilbudsgiverne om de afgivne bud med henblik på at tilpasse dem til de krav, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, jf. artikel 123, eller i udbudsbetingelserne og eventuelle supplerende dokumenter, med det formål at finde frem til det økonomisk mest fordelagtige bud.
De ordregivende myndigheder sikrer, at der ikke sker forskelsbehandling af tilbudsgiverne under forhandlingerne.
Når de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakter under anvendelse af udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, jf. artikel 135, kan de fastsætte, at udbuddet med forhandling skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at reducere antallet af bud, som der skal forhandles om, under anvendelse af de tildelingskriterier, der er anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne. Muligheden for at gøre brug af denne fremgangsmåde skal være anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne.
Artikel 130
Projektkonkurrencer
(Finansforordningens artikel 104)
1. Reglerne for afholdelse af projektkonkurrencer meddeles dem, der har tilkendegivet, at de er interesserede i at deltage i konkurrencen.
Antallet af ansøgere, der opfordres til at deltage, skal sikre reel konkurrence.
2. Udvælgelsesudvalget udpeges af den ansvarlige anvisningsberettigede. Udvælgelsesudvalget består udelukkende af fysiske personer, der er uafhængige af deltagerne i projektkonkurrencen. Hvis der kræves bestemte faglige kvalifikationer for at deltage i en projektkonkurrence, skal mindst en tredjedel af udvælgelsesudvalgets medlemmer have samme eller tilsvarende kvalifikationer.
Udvælgelsesudvalget afgiver sine udtalelser i fuld uafhængighed. Dets udtalelser vedtages på grundlag af de projekter, der forelægges anonymt af ansøgerne, og alene ud fra de kriterier, der er fastsat i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen.
3. Udvælgelsesudvalget anfører i en rapport, der underskrives af medlemmerne, de projekter, som den foreslår på grundlag af hvert enkelt projekts fordele, og knytter hertil sine bemærkninger.
Ansøgerne forbliver anonyme, indtil udvælgelsesudvalget har afgivet udtalelse.
Udvælgelsesudvalget kan anmode ansøgerne om at besvare de spørgsmål, som er anført i rapporten, for at klarlægge et projekt. Der udarbejdes en fuldstændig rapport over den dialog, som følger heraf.
4. Den ordregivende myndighed træffer derefter en afgørelse, hvori navn og adresse på den udvalgte ansøger anføres sammen med begrundelsen for valget set i lyset af de kriterier, der var meddelt i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen, specielt hvis den ikke følger forslagene i udvælgelsesudvalgets udtalelse.
Artikel 131
Dynamisk indkøbssystem
(Finansforordningens artikel 104)
1. Et dynamisk indkøbssystem er en fuldt elektronisk proces for almindelige indkøb, der under hele sin varighed er åben for enhver økonomisk aktør, som opfylder udvælgelseskriterierne og har afgivet et vejledende bud, der er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter. De vejledende bud kan til enhver tid forbedres, forudsat at de stadig er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne.
2. Med henblik på indførelsen af det dynamiske indkøbssystem offentliggør de ordregivende myndigheder en udbudsbekendtgørelse, hvori det præciseres, at der anvendes et dynamisk indkøbssystem, og som indeholder en henvisning til den internetadresse, der giver fri, direkte og fuld adgang til udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og indtil systemets udløb.
De præciserer i udbudsbetingelserne blandt andet, hvilken art indkøb der er omfattet af systemet, og anfører alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.
3. De ordregivende myndigheder giver under hele det dynamiske indkøbssystems varighed enhver økonomisk aktør mulighed for at afgive et vejledende bud med henblik på at blive optaget i systemet på de betingelser, der er omhandlet i stk. 1. De afslutter evalueringen senest 15 dage efter, at det vejledende bud er afgivet. De kan dog forlænge evalueringsperioden, forudsat at der ikke i mellemtiden iværksættes noget udbud.
Den ordregivende myndighed underretter snarest muligt tilbudsgiverne om, at de er optaget i det dynamiske indkøbssystem, eller at deres bud er blevet afvist.
4. Hver specifik kontrakt skal udbydes. Inden udbuddet iværksættes, offentliggør de ordregivende myndigheder en forenklet udbudsbekendtgørelse, hvori alle de interesserede økonomiske aktører opfordres til at afgive et vejledende bud inden for en frist på mindst 15 dage fra datoen for afsendelsen af den forenklede udbudsbekendtgørelse. De ordregivende myndigheder iværksætter først et udbud, når de har afsluttet evalueringen af alle de vejledende bud, der er modtaget inden for denne frist.
De ordregivende myndigheder opfordrer alle de tilbudsgivere, der er optaget i systemet, til at afgive et bud inden for en rimelig frist. De tildeler kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, på grundlag af de tildelingskriterier, som er angivet i den udbudsbekendtgørelse, der anvendes ved indførelsen af det dynamiske indkøbssystem. Disse kriterier kan eventuelt præciseres i opfordringen til at afgive bud.
5. Varigheden af et dynamisk indkøbssystem må ikke overstige fire år undtagen i særlige behørigt begrundede tilfælde.
De ordregivende myndigheder må ikke anvende dette system på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen.
Der må ikke pålægges interesserede økonomiske aktører eller parterne i systemet noget administrationsgebyr.
Artikel 132
Konkurrencepræget dialog
(Finansforordningens artikel 104)
1. I tilfælde af særligt komplekse kontrakter kan den ordregivende myndighed, hvis den mener, at direkte anvendelse af et offentligt udbud eller de eksisterende betingelser for begrænset udbud ikke gør det muligt at tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige bud, gøre brug af konkurrencepræget dialog som omhandlet i artikel 29 i direktiv 2004/18/EF.
En kontrakt betragtes som særligt kompleks, når den ordregivende myndighed ikke er i stand til objektivt at præcisere de tekniske midler, der kan opfylde deres behov og formål, eller præcisere de retlige eller finansielle forhold i forbindelse med projektet.
2. De ordregivende myndigheder offentliggør en udbudsbekendtgørelse, hvori de meddeler deres behov og krav, som de definerer i udbudsbekendtgørelsen og/eller i et beskrivende dokument.
3. De ordregivende myndigheder indleder med de ansøgere, som opfylder de i artikel 146 omhandlede udvælgelseskriterier, en dialog med henblik på at indkredse og fastslå, hvordan deres behov bedst kan opfyldes.
Under dialogen sikrer de ordregivende myndigheder, at alle tilbudsgivere behandles ens, og at de foreslåede løsninger og andre oplysninger, som en ansøger, der deltager i dialogen, har meddelt, behandles fortroligt, medmindre ansøgeren samtykker i, at de videregives.
De ordregivende myndigheder kan bestemme, at udbuddet skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at begrænse antallet af løsninger, der skal diskuteres under dialogen, på grundlag af de tildelingskriterier, der er indeholdt i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument, hvis denne mulighed er anført i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument.
4. Efter at have underrettet deltagerne om, at dialogen er afsluttet, opfordrer de ordregivende myndigheder dem til at afgive deres endelige bud på grundlag af den eller de løsninger, der er forelagt og præciseret under dialogen. Disse bud skal indeholde alle de elementer, der er nødvendige for projektets udførelse.
På den ordregivende myndigheds anmodning kan disse bud afklares, præciseres og tilpasses, uden at dette dog må medføre, at der ændres ved grundlæggende elementer i buddet eller udbuddet, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.
På anmodning af den ordregivende myndighed kan den tilbudsgiver, hvis bud er valgt som det økonomisk mest fordelagtige, blive bedt om at præcisere visse aspekter af buddet eller bekræfte forpligtelser, som er indeholdt i buddet, forudsat at dette ikke bevirker, at væsentlige aspekter af buddet eller udbuddet ændres, og at det ikke fører til konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.
5. De ordregivende myndigheder kan træffe bestemmelse om priser eller betalinger til deltagerne i dialogen.
Artikel 133
Fælles udbudsprocedurer
(Finansforordningens artikel 104)
I forbindelse med en fælles udbudsprocedure mellem en institution og den ordregivende myndighed fra en eller flere medlemsstater, EFTA-stater eller kandidatlande finder de procedureregler, som gælder for institutionen, anvendelse.
Når den andel af kontraktens samlede anslåede værdi, som vedrører eller forvaltes af en medlemsstats ordregivende myndighed, udgør 50 % eller derover, eller i andre behørigt begrundede tilfælde kan institutionen beslutte, at de procedureregler, som gælder for den ordregivende myndighed fra en medlemsstat, finder anvendelse, forudsat at de kan anses for at svare til institutionens procedureregler.
Institutionen og den ordregivende myndighed fra medlemsstater, EFTA-stater eller kandidatlande, som deltager i den fælles udbudsprocedure, fastlægger navnlig de praktiske bestemmelser for evaluering af ansøgningerne om deltagelse eller buddene, tildeling af kontrakten, hvilken lovgivning der finder anvendelse på kontrakten, og hvilken domstol der er kompetent til at behandle tvister.
Artikel 134
Tilfælde, hvor man kan anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
(Finansforordningens artikel 104)
1. De ordregivende myndigheder kan uanset kontraktens anslåede værdi anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:
a)
når der enten slet ikke er afgivet bud eller ikke er afgivet egnede bud, eller der ikke er modtaget nogen ansøgninger om deltagelse i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud efter afslutningen af det oprindelige udbud, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår som anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, ikke ændres væsentligt
b)
når gennemførelsen af kontrakten af tekniske eller kunstneriske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt økonomisk aktør
c)
i det omfang det er strengt nødvendigt, når tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives den ordregivende myndighed, gør det umuligt at overholde de tidsfrister, der gælder for de andre former for udbud, jf. artikel 152, 153 og 154
d)
når en tjenesteydelseskontrakt er et led i en projektkonkurrence og i henhold til de herfor gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen; i sidstnævnte tilfælde skal alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne
e)
ved supplerende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, som ikke indgår i det oprindeligt planlagte projekt eller den oprindelige kontrakt, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejderne, jf. dog stk. 2
f)
ved nye tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der er en gentagelse af tilsvarende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og som overdrages til den økonomiske aktør, der fik tildelt den oprindelige kontrakt af den samme ordregivende myndighed, forudsat at disse tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder er i overensstemmelse med det oprindelige projekt, og at dette projekt er omfattet af en første kontrakt, som er tildelt efter et offentligt eller begrænset udbud, jf. dog stk. 3
g)
for så vidt angår vareindkøbskontrakter:
i)
ved supplerende leverancer til delvis fornyelse af sædvanlige leverancer eller installationer eller til udvidelse af allerede foretagne leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr, som på grund af en forskel i teknisk beskaffenhed ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse; løbetiden for disse kontrakter må ikke overstige tre år
ii)
når de pågældende varer alene er fremstillet med henblik på forskning, forsøg, undersøgelse eller udvikling, bortset fra prøvekørsel til påvisning af en vares handelsmæssige levedygtighed og serieproduktion til dækning af forsknings- og udviklingsomkostninger
iii)
når der er tale om varer, der noteres og købes på en varebørs
iv)
ved køb på særligt fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning
h)
ved ejendomskontrakter, efter undersøgelse af det lokale marked
i)
ved kontrakter om juridiske tjenesteydelser i henhold til CPV-nomenklaturen, forudsat at de offentliggøres på passende vis
j)
ved kontrakter, som institutionen eller de myndigheder, som denne har bemyndiget, har erklæret hemmelige, og ved kontrakter, hvis udførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med de gældende administrative bestemmelser, eller når beskyttelsen af Unionens væsentlige interesser kræver det.
2. Ved supplerende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, jf. stk. 1, litra e), kan de ordregivende myndigheder anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, forudsat at kontrakten tildeles den kontrahent, som udfører den oprindelige kontrakt, i følgende tilfælde:
a)
når sådanne supplerende kontrakter ikke teknisk eller økonomisk kan adskilles fra den oprindelige kontrakt uden væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed
b)
når sådanne tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder til trods for, at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse.
Den samlede anslåede værdi af de supplerende kontrakter må ikke overstige 50 % af den oprindelige kontrakts værdi.
3. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra f), i denne artikel, skal muligheden for at anvende et udbud med forhandling angives allerede i forbindelse med det oprindelige udbud, og den samlede anslåede værdi af de efterfølgende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder skal tages i betragtning i forbindelse med de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1. Denne procedure må kun bruges under gennemførelsen af den oprindelige kontrakt og senest i de tre år, som følger efter underskrivelsen af kontrakten.
Artikel 135
Tilfælde, hvor man kan anvende udbud med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
(Finansforordningens artikel 104)
1. De ordregivende myndigheder kan uanset kontraktens anslåede værdi anvende udbud med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:
a)
når der som svar på et offentligt eller begrænset udbud eller en konkurrencepræget dialog, som er afsluttet, er afgivet bud, som ikke er forskriftsmæssige eller er uantagelige, navnlig i forhold til udvælgelses- eller tildelingskriterierne, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår, som er anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, ikke ændres væsentligt, jf. dog stk. 2 i denne artikel
b)
i undtagelsestilfælde, når det drejer sig om bygge- og anlægsarbejder, vareindkøb eller tjenesteydelser, hvor ydelsernes art eller de dermed forbundne risici medfører, at tilbudsgiveren ikke på forhånd kan fastsætte en samlet pris
c)
når den tjenesteydelse, der skal leveres, specielt inden for områderne finansielle tjenesteydelser og intellektuelle tjenesteydelser, er af en sådan art, at kontrakten ikke kan specificeres tilstrækkelig nøjagtigt til, at den kan tildeles ved at vælge det bedste bud i henhold til reglerne for offentlige eller begrænsede udbud
d)
ved kontrakter om bygge- og anlægsarbejder, når de pågældende byge- og anlægsarbejder udelukkende udføres med henblik på forsøg, forskning eller videreudvikling, og ikke for at sikre rentabilitet eller dække forsknings- og udviklingsomkostninger
e)
ved kontrakter vedrørende de tjenesteydelser, der er omhandlet i bilag II B til direktiv 2004/18/EF, jf. dog bestemmelserne i artikel 134, stk. 1, litra i) og j), og stk. 2, i denne forordning
f)
ved tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, bortset fra dem, hvis udbytte tilhører den ordregivende myndighed til brug for egen virksomhed, hvis tjenesteydelsen i fuldt omfang betales af den ordregivende myndighed
g)
ved tjenesteydelseskontrakter vedrørende radio- og tv-selskabers indkøb, udvikling, produktion eller samproduktion af programmateriale, der er beregnet til udsendelse, og kontrakter om sendetid.
2. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a), kan de ordregivende myndigheder undlade at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, hvis udbuddet med forhandling omfatter alle de tilbudsgivere og kun de tilbudsgivere, der opfylder udvælgelseskriterierne, og som under det forudgående udbud har afgivet bud, der opfylder udbudsprocedurens formelle krav.
Artikel 136
Udbud efter indkaldelse af interessetilkendegivelser
(Finansforordningens artikel 104)
1. For kontrakter, hvis værdi ikke ligger over det beløb, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, jf. dog artikel 134 og 135, kan de ordregivende myndigheder iværksætte en indkaldelse af interessetilkendegivelser med henblik på et af følgende to formål:
a)
forhåndsudvælgelse af ansøgere, der opfordres til at afgive bud i forbindelse med fremtidige begrænsede udbud
b)
opstilling af en liste over leverandører, der skal opfordres til at indgive ansøgninger om deltagelse eller bud.
2. En liste opstillet på grundlag af en indkaldelse af interessetilkendegivelser er gyldig i følgende tidsrum:
a)
højst tre år fra det tidspunkt, hvor Publikationskontoret får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 124, stk. 1, litra a), i det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a), i denne artikel
b)
højst fem år fra det tidspunkt, hvor Publikationskontoret får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 124, stk. 1, litra a), i tilfælde af en leverandørliste som omhandlet i stk. 1, litra b), i denne artikel.
Den liste, der er omhandlet i første afsnit, kan omfatte dellister.
Enhver interesseret person kan indgive en ansøgning når som helst i listens gyldighedsperiode, undtagen i de sidste tre måneder af denne periode.
3. Når en kontrakt skal tildeles, opfordrer den ordregivende myndighed alle ansøgere eller leverandører, som er opført på den relevante liste eller delliste, til:
a)
enten at afgive bud i det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a)
b)
eller, når der er tale om den liste, der er omhandlet i stk. 1, litra b), at afgive et af følgende:
i)
bud inklusive dokumenter vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne
ii)
dokumenter vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne og, i en anden fase, bud for dem, der opfylder disse kriterier.
Artikel 137
Kontrakter med lav værdi
(Finansforordningens artikel 104)
1. Kontrakter med lav værdi, der ikke overstiger 60 000 EUR, kan tildeles ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse med høring af mindst tre ansøgere.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af ansøgerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten tildeles, forudsat at tildelingskriterierne er overholdt.
2. Kontrakter med meget lav værdi, der ikke overstiger 15 000 EUR, kan tildeles efter indhentning af blot ét bud efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.
3. Ved betaling af beløb, der ikke overstiger 1 000 EUR, kan man blot betale forelagte fakturaer uden forudgående accept af et bud.
Artikel 138
Udbudsdokumenter
(Finansforordningens artikel 105)
1. Udbudsdokumenterne består som et minimum af:
a)
opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen efter proceduren i artikel 132
b)
de dertil knyttede udbudsbetingelser eller, når der er tale om en konkurrencepræget dialog, jf. artikel 132, et dokument, der beskriver den ordregivende myndigheds behov og krav, eller en henvisning til den internetadresse, hvor udbudsbetingelserne eller dokumentet kan findes
c)
udkastet til kontrakt, som er baseret på standardkontrakten.
Litra c) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
Udbudsdokumenterne indeholder en henvisning til den offentliggørelse, der har fundet sted i henhold til artikel 123-126.
2. Opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen angiver mindst:
a)
de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, bl.a. sidste afleveringsfrist (dato og klokkeslæt), et eventuelt krav om anvendelse af en standardformular, de dokumenter, der skal vedlægges, herunder den dokumentation for den økonomiske, finansielle, faglige og tekniske kapacitet, der er omhandlet i artikel 146, hvis denne dokumentation ikke er præciseret i udbudsbekendtgørelsen, og den adresse, hvortil buddene skal sendes
b)
at afgivelse af et bud er ensbetydende med accept af de udbudsbetingelser, der er omhandlet i stk. 1, og at tilbudsgiveren i tilfælde af, at han får tildelt kontrakten, er bundet af det afgivne bud under kontraktens gennemførelse
c)
buddenes gyldighedsperiode, hvori tilbudsgiveren skal stå ved alle betingelserne i sit bud
d)
at enhver kontakt mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiveren er forbudt under udbudsproceduren og kun undtagelsesvis er tilladt på de betingelser, der er fastsat i artikel 160, idet de nøjagtige betingelser for aflæggelse af besøg på stedet angives, hvis der skal aflægges et sådant besøg
e)
ved konkurrencepræget dialog den dato og den adresse, der er fastsat for høringsfasens start.
3. Udbudsbetingelserne angiver mindst:
a)
de udelukkelses- og udvælgelseskriterier, der gælder for kontrakten, undtagen i en konkurrencepræget dialog, i et begrænset udbud og i et udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i henhold til artikel 135; i disse tilfælde angives de pågældende kriterier udelukkende i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser
b)
tildelingskriterierne og deres relative vægtning eller i givet fald den prioriterede rækkefølge, hvis dette ikke er angivet i udbudsbekendtgørelsen
c)
de tekniske specifikationer, der er omhandlet i artikel 139
d)
de mindstekrav, som de alternative bud skal opfylde i forbindelse med de i artikel 149, stk. 2, omhandlede procedurer, hvor kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, når den ordregivende myndighed i udbudsbekendtgørelsen har meddelt, at alternative bud er tilladt
e)
at protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter eller i givet fald Wienerkonventionen om diplomatiske forbindelser eller Wienerkonventionen om konsulære forbindelser finder anvendelse
f)
beviserne i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud, jf. artikel 172
g)
i de dynamiske indkøbssystemer, der er omhandlet i artikel 131, hvilken art indkøb der er tale om, samt alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.
4. Standardkontrakten indeholder navnlig oplysninger om:
a)
den konventionalbod, der finder anvendelse, hvis kontrakten misligholdes
b)
de oplysninger, som fakturaerne eller de dertil knyttede bilag skal indeholde i overensstemmelse med artikel 102
c)
at EU-lovgivningen, når institutionerne er de ordregivende myndigheder, er den lovgivning, som kontrakten er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i kontrakten
d)
den domstol, der er kompetent til at behandle tvister.
I forbindelse med første afsnit, litra c), i dette stykke kan udkastet til kontrakt henvise udelukkende til national lovgivning, når der er tale om de kontrakter, der er omhandlet i artikel 121, stk. 1.
5. De ordregivende myndigheder kan kræve oplyst, hvor stor en del af kontrakten tilbudsgiveren eventuelt agter at give i underentreprise, og hvem underleverandørerne er. Ud over de oplysninger, der er omhandlet i artikel 143, kan den ordregivende myndighed også kræve, at ansøgeren eller tilbudsgiveren fremlægger oplysninger om den påtænkte underleverandørs finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, jf. artikel 146, 147 og 148, især når underentreprisen udgør en væsentlig del af kontrakten.
Artikel 139
Tekniske specifikationer
(Finansforordningens artikel 105)
1. De tekniske specifikationer skal sikre ansøgerne og tilbudsgiverne lige adgang og må ikke i urimelig grad hindre, at offentlige indkøbskontrakter åbnes for konkurrence.
De definerer de karakteristika, som kræves af en vare, en tjenesteydelse, et materiale eller bygge- og anlægsarbejder set i lyset af den brug, som den ordregivende myndighed agter at gøre heraf.
2. De i stk. 1, omhandlede karakteristika omfatter:
a)
kvalitetsniveauer
b)
overholdelse af miljøkrav
c)
når det er muligt, kriterier vedrørende adgangsmuligheder for handicappede eller udformning for alle brugere
d)
niveauer og procedurer for vurdering af overholdelsen af standarder
e)
brugsegnethed
f)
sikkerhed og dimensioner, herunder, for vareindkøbskontrakter, handelsbetegnelser og brugervejledninger, samt, for alle kontrakter, terminologi, symboler, afprøvning og afprøvningsmetoder, emballage, mærkning og etikettering og produktionsprocesser og -metoder
g)
for bygge- og anlægskontrakter, procedurer til kvalitetssikring samt regler for udformning og beregning, afprøvning, kontrol og godkendelse af bygge- og anlægsarbejder samt konstruktionsteknik og -metoder og alle andre tekniske forhold, som den ordregivende myndighed ved almindelige eller særlige bestemmelser kan fastsætte vedrørende de færdige arbejder og de materialer og dele, der indgår heri.
3. De tekniske specifikationer formuleres på en af følgende måder:
a)
under henvisning til europæiske standarder, europæiske tekniske godkendelser eller fælles tekniske specifikationer, hvis sådanne findes, eller til internationale standarder eller andre tekniske referencesystemer, der er opstillet af europæiske standardiseringsorganer eller eventuelt af tilsvarende nationale organer; hver henvisning skal efterfølges af udtrykket »eller tilsvarende«
b)
under angivelse af krav med hensyn til ydeevne eller funktion, som kan omfatte miljøegenskaber og skal være tilstrækkelig præcise til, at tilbudsgiverne kan afgøre, hvad kontrakten drejer sig om, og til, at de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakten
c)
ved en kombination af begge dele.
4. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at henvise til de specifikationer, der er omhandlet i stk. 3, litra a), kan de ikke afvise et bud med den begrundelse, at det ikke er i overensstemmelse med nævnte specifikationer, når tilbudsgiveren eller ansøgeren på en for den ordregivende myndighed tilfredsstillende måde ved hjælp af ethvert relevant middel beviser, at han opfylder krav svarende til de stillede.
En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.
5. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at fastsætte præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktion, jf. stk. 3, litra b), kan de ikke afvise et bud, der er i overensstemmelse med en national standard, der gennemfører en europæisk standard, en europæisk teknisk godkendelse, fælles tekniske specifikationer, internationale standarder eller andre tekniske referencesystemer, der er udformet af et europæisk standardiseringsorgan, hvis de nævnte specifikationer vedrører kravene med hensyn til ydeevne eller funktion.
Tilbudsgiveren skal på en passende måde godtgøre til den ordregivende myndigheds tilfredshed, at hans bud opfylder den ordregivende myndigheds krav med hensyn til ydeevne og funktion. En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.
6. Når de ordregivende myndigheder fastsætter miljøegenskaber i form af krav med hensyn til ydeevne og funktion, kan de anvende detaljerede specifikationer eller om nødvendigt dele heraf som fastlagt i de europæiske, multinationale eller nationale miljømærker eller ethvert andet miljømærke, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:
a)
de anvendte specifikationer er egnede til at definere egenskaberne ved de varer eller tjenesteydelser, som kontrakten vedrører
b)
kravene til mærket er fastlagt på grundlag af videnskabelig information
c)
miljømærkerne vedtages gennem en proces, i hvilken alle interessenter, såsom statslige institutioner, forbrugere, producenter, detailhandlere og miljøorganisationer, kan deltage
d)
miljømærkerne er tilgængelige for alle interesserede parter.
7. De ordregivende myndigheder kan angive, at de varer eller tjenesteydelser, der er forsynet med et miljømærke, anses for at opfylde de tekniske specifikationer, der er fastlagt i udbudsbetingelserne. De accepterer enhver anden passende dokumentation, såsom teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ. I forbindelse med stk. 4, 5 og 6 forstås ved anerkendt organ et prøvnings- og kalibreringslaboratorium eller et inspektions- og certificeringsorgan, som opfylder gældende europæiske standarder.
8. De tekniske specifikationer må ikke, bortset fra i undtagelsestilfælde, hvor kontraktens genstand berettiger til det, henvise til et bestemt fabrikat, en bestemt oprindelse eller en bestemt fremstillingsproces, eller til varemærker, patenter, typer eller en bestemt oprindelse eller produktion på en måde, der kunne favorisere eller udelukke visse produkter eller økonomiske aktører.
Når det er umuligt at give en tilstrækkelig præcis og forståelig beskrivelse af kontraktens genstand, skal en sådan henvisning ledsages af udtrykket »eller tilsvarende«.
Artikel 140
Prisændringer
(Finansforordningens artikel 105)
1. Det skal af udbudsdokumenterne klart fremgå, om buddet skal være til fast pris uden mulighed for revision.
2. I modsat fald angives det i udbudsdokumenterne, hvilke betingelser og/eller fremgangsmåder der gælder for revision af prisen i løbet af kontraktperioden. Den ordregivende myndighed tager i den forbindelse navnlig hensyn til:
a)
udbudsprocedurens genstand og den økonomiske situation, hvori den skal gennemføres
b)
arbejdsopgavernes og kontraktens art og varighed
c)
sine økonomiske interesser.
Artikel 141
Ulovlige aktiviteter, som medfører udelukkelse
(Finansforordningens artikel 106)
De tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra e), omfatter alle ulovlige aktiviteter, der skader Unionens finansielle interesser, og navnlig følgende:
a)
tilfælde af svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. juli 1995 (12)
b)
tilfælde af bestikkelse som omhandlet i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, der involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. maj 1997 (13)
c)
tilfælde af deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA (14)
d)
tilfælde af hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF (15)
e)
tilfælde af terrorhandlinger, strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet og anstiftelse af, medvirken til og forsøg på at begå en sådan handling som defineret i artikel 1, 3 og 4 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA (16).
Artikel 142
Anvendelse af udelukkelseskriterierne og udelukkelsens varighed
(Finansforordningens artikel 106, 107, 108 og 109)
1. For at fastlægge varigheden af udelukkelsen og for at sikre, at proportionalitetsprincippet overholdes, skal den ansvarlige institution især tage hensyn til, hvor alvorlige forholdene er, herunder deres indvirkning på Unionens finansielle interesser og image og hvor lang tid, der er gået, forseelsens varighed og eventuelle gentagelser, den pågældende enheds forsæt eller grad af uagtsomhed og de foranstaltninger, som den pågældende enhed har truffet for at rette op på situationen.
Ved fastlæggelsen af udelukkelsesperioden giver den ansvarlige institution den pågældende ansøger eller tilbudsgiver lejlighed til at give udtryk for sine synspunkter.
Når de myndigheder eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, har fastlagt varigheden af udelukkelsesperioden efter gældende lov, anvender Kommissionen denne varighed op til den maksimale periode, der er fastsat i finansforordningens artikel 106, stk. 4. Perioden i finansforordningens artikel 106, stk. 4, fastsættes til højst fem år, regnet fra følgende datoer:
a)
fra datoen for den retskraftige dom i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra b) og e)
b)
fra den dato, hvor overtrædelsen blev begået eller, i tilfælde af fortsatte eller gentagne overtrædelser, den dato, hvor overtrædelsen ophørte, i de tilfælde, der er anført i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra c), hvor forseelsen vedrører kontrakter med den pågældende institution.
I forbindelse med tredje afsnit, litra b), regnes perioden fra den dato, hvor afgørelsen er truffet, hvis en alvorlig forseelse i forbindelse med udøvelsen af et erhverv konstateres i form af en afgørelse truffet af en offentlig myndighed eller en international organisation.
Denne udelukkelsesperiode kan forlænges til 10 år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den dato, der er omhandlet i tredje afsnit, litra a) og b), jf. dog stk. 1.
2. Ansøgere og tilbudsgivere udelukkes fra en udbuds- eller tilskudsprocedure, så længe de befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a) og d).
Artikel 143
Bevismidler
(Finansforordningens artikel 106 og 107)
1. Ansøgere og tilbudsgivere skal fremlægge en behørigt underskrevet og dateret erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
Når der er tale om begrænsede udbud, konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, hvor den ordregivende myndighed begrænser antallet af ansøgere, der skal opfordres til at forhandle eller afgive bud, skal alle ansøgere dog fremlægge de attester, der er omhandlet i stk. 3.
Den ordregivende myndighed kan på grundlag af en risikovurdering undlade at kræve den i første afsnit nævnte erklæring for de kontrakter, der er omhandlet i artikel 137, stk. 2. Den ordregivende myndighed kan dog undlade at kræve den pågældende erklæring for kontrakter i henhold til artikel 265, stk. 1, artikel 267, stk. 1, og artikel 269, stk. 1, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR.
2. Den tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, skal inden for en frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed, inden underskrivelsen af kontrakten fremlægge de i stk. 3 i denne artikel omhandlede bevismidler til bekræftelse af den i stk. 1 i denne artikel nævnte erklæring i følgende tilfælde:
a)
i forbindelse med kontrakter, som institutionerne indgår for egen regning, og hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1
b)
i forbindelse med kontrakter vedrørende foranstaltninger udadtil, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 265, stk. 1, litra a), artikel 267, stk. 1, litra a), eller artikel 269, stk. 1, litra a).
I forbindelse med kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er omhandlet i første afsnit, litra a) og b), i dette stykke, kan den ordregivende myndighed, når den er i tvivl om, hvorvidt den tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, befinder sig i en af udelukkelsessituationerne, kræve, at han fremlægger de i stk. 3 nævnte bevismidler.
3. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at den ansøger eller tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a), b) eller e), fremlæggelse af en straffeattest af nyere dato eller eventuelt et tilsvarende dokument, som for nylig er udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller det seneste opholdsland, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a) eller d), en attest af nyere dato udstedt af den kompetente myndighed i den pågældende stat.
Når det dokument eller den attest, der er omhandlet i stk. 1 i denne artikel, ikke udstedes af det pågældende land, og i de andre tilfælde af udelukkelse, der er omhandlet i i artikel 106, kan dokumentet eller attesten erstattes af en edsvoren erklæring eller eventuelt af en højtidelig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller det seneste opholdsland.
4. I overensstemmelse med den nationale lovgivning i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret, vedrører de i stk. 1 og 3 nævnte dokumenter juridiske og/eller fysiske personer, herunder, hvis den ordregivende myndighed finder det nødvendigt, virksomhedsledere eller enhver anden person, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af ansøgeren eller tilbudsgiveren.
5. De ordregivende myndigheder kan, hvis de er i tvivl om, hvorvidt ansøgerne eller tilbudsgiverne befinder sig i en af udelukkelsessituationerne, selv henvende sig til de kompetente myndigheder, der er omhandlet i stk. 3, for at indhente de oplysninger om den pågældende situation, som de finder nødvendige.
6. Den ordregivende myndighed kan undlade at kræve, at en ansøger eller tilbudsgiver fremlægger den dokumentation, der er omhandlet i stk. 3, hvis en sådan dokumentation allerede er forelagt for den i forbindelse med en anden udbudsprocedure, forudsat at datoen for udstedelsen af dokumenterne ikke overstiger ét år, og at de stadig er gyldige.
I så fald skal ansøgeren eller tilbudsgiveren erklære på tro og love, at dokumentationen allerede er fremlagt i forbindelse med en tidligere udbudsprocedure, og bekræfte, at der ikke er sket ændringer i hans situation.
7. Ansøgeren eller tilbudsgiveren fremlægger på anmodning af den ordregivende myndighed en erklæring på tro og love fra den påtænkte underleverandør om, at denne ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
Er der tvivl om denne erklæring på tro og love, kan den ordregivende myndighed kræve de bevismidler, der er omhandlet i stk. 3 og 4. Stk. 5 finder i givet fald anvendelse.
Artikel 144
Central database
(Finansforordningens artikel 108)
1. De institutioner, forvaltningsorganer og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 1, sender i det format, som er fastlagt af Kommissionen, Kommissionen oplysninger, som gør det muligt at identificere de tredjeparter, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, artikel 107, artikel 109, stk. 1, litra b), og artikel 109, stk. 2, litra a), samt grundene til udelukkelsen og udelukkelsesperiodens varighed.
De fremsender også oplysninger om personer, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af tredjeparter, som er retlige enheder, når disse personer har befundet sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, artikel 107, artikel 109, stk. 1, litra b), og artikel 109, stk. 2, litra a).
De myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, sender i det format, som er fastlagt af Kommissionen, Kommissionen oplysninger, som gør det muligt at identificere de tredjeparter, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra e), når deres adfærd har skadet Unionens finansielle interesser, og personer, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af tredjeparter, som er retlige enheder, såsom:
a)
dommens art
b)
i givet fald varigheden af perioden for udelukkelse fra udbudsprocedurer.
2. De institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i stk. 1, udpeger de personer, som er bemyndiget til at videregive oplysninger i databasen til Kommissionen og modtage sådanne oplysninger fra Kommissionen.
Med hensyn til de institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 1, sender de udpegede personer hurtigst muligt oplysningerne til Kommissionens regnskabsfører og anmoder i givet fald om registrering, ændring eller sletning af data i databasen.
Med hensyn til de myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2, sender de udpegede personer de nødvendige oplysninger til den anvisningsberettigede i Kommissionen, som er ansvarlig for det pågældende program eller den pågældende foranstaltning, senest tre måneder efter afsigelsen af den relevante dom.
Kommissionens regnskabsfører registrerer, ændrer eller sletter data i databasen. Han giver hver måned de udpegede personer de validerede data, som databasen indeholder, via en sikker protokol.
3. De institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i stk. 1, bekræfter over for Kommissionen, at de oplysninger, de har videregivet, er fastlagt og fremsendt i overensstemmelse med de principper, som er fastsat i forordning (EF) nr. 45/2001 og i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (17) om beskyttelse af personoplysninger.
De skal navnlig på forhånd underrette alle tredjeparter eller personer som omhandlet i stk. 1 om, at deres data kan blive registreret i databasen og videregivet af Kommissionen til de udpegede personer, der er omhandlet i stk. 2. De opdaterer i givet fald de fremsendte oplysninger, når der er sket en berigtigelse, sletning eller ændring af data.
Enhver part, der er opført i databasen, har efter anmodning til Kommissionens regnskabsfører ret til at blive informeret om de lagrede data vedrørende den pågældende.
4. Medlemsstaterne træffer passende foranstaltninger til at bistå Kommissionen med henblik på at forvalte databasen effektivt i henhold til direktiv 95/46/EF.
Der fastsættes passende bestemmelser i aftalerne med myndighederne i tredjelande og alle de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, med henblik på at sikre, at disse bestemmelser og principperne for beskyttelse af personoplysninger overholdes.
Artikel 145
Administrative og økonomiske sanktioner
(Finansforordningens artikel 109 og 131)
1. Ansøgere, tilbudsgivere og kontrahenter, der har afgivet urigtige erklæringer, begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldig i uregelmæssigheder eller svig, eller som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan, uden at det berører muligheden for at anvende de i kontrakten fastsatte sanktioner, udelukkes fra alle kontrakter og tilskud finansieret over Unionens budget i en periode på højst fem år regnet fra den dato, hvor forseelsen er konstateret og bekræftet gennem en kontradiktorisk dialog med ansøgeren, tilbudsgiven eller kontrahenten.
Denne periode kan forlænges til 10 år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den dato, der er omhandlet i første afsnit.
2. Tilbudsgivere og ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldig i uregelmæssigheder eller svig, kan desuden pålægges økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den samlede anslåede værdi af den kontrakt, der skal tildeles.
Kontrahenter, som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan pålægges økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den pågældende kontrakts samlede værdi.
Denne sats kan forhøjes til 4-20 % i tilfælde af gentagen misligholdelse inden for de første fem år efter den dato, som er omhandlet i stk. 1, første afsnit.
3. Institutionen fastsætter de administrative eller økonomiske sanktioner, idet der navnlig tages hensyn til de elementer, der er omhandlet i artikel 142, stk. 1.
Artikel 146
Udvælgelseskriterier
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. De ordregivende myndigheder opstiller klare og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier.
2. I forbindelse med enhver udbudsprocedure anvendes udvælgelseskriterierne til at vurdere ansøgerens eller tilbudsgiverens finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet.
Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimale kapacitetsniveauer, hvorunder ansøgere ikke kan udvælges.
3. Enhver tilbudsgiver eller ansøger kan blive anmodet om at dokumentere, at han i henhold til national ret har tilladelse til at opfylde kontrakten, dokumenteret ved optagelse i handels- eller erhvervsregisteret eller en edsvoren erklæring eller attest, medlemskab af en bestemt organisation, udtrykkelig tilladelse eller optagelse i momsregistreret.
4. De ordregivende myndigheder anfører i udbudsbekendtgørelsen, indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller opfordringen til at afgive bud, hvilke former for dokumentation de har valgt at acceptere som bevis for tilbudsgiveres eller ansøgeres retlige status og retsevne.
5. Omfanget af de oplysninger, som den ordregivende myndighed udbeder sig som bevis for ansøgerens eller tilbudsgiverens finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet og de minimale kapacitetsniveauer, som kræves i henhold til stk. 2, må ikke gå videre end kontraktens genstand, idet der skal tages hensyn til de økonomiske aktørers legitime interesser, navnlig for så vidt angår beskyttelse af virksomhedens tekniske og handelsmæssige hemmeligheder.
6. Den ordregivende myndighed kan afhængigt af sin risikovurdering beslutte ikke at kræve dokumentation for ansøgernes eller tilbudsgivernes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet i forbindelse med følgende kontrakter:
a)
kontrakter, som institutionerne indgår for egen regning, og hvis værdi ikke overstiger den værdi, der er fastsat i artikel 137, stk. 1
b)
kontrakter i forbindelse med foranstaltninger udadtil, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 265, stk. 1, litra a), artikel 267, stk. 1, litra a), og artikel 269, stk. 1, litra a).
Når den ordregivende myndighed beslutter ikke at kræve dokumentation for ansøgernes og tilbudsgivernes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, udbetales der ikke forfinansiering, medmindre der stilles en finansiel garanti på et tilsvarende beløb.
Artikel 147
Økonomisk og finansiel kapacitet
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. Bevis for den økonomiske og finansielle kapacitet kan navnlig bestå i et eller flere af følgende dokumenter:
a)
relevante erklæringer fra en bank eller i givet fald bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring
b)
årsregnskaber for højst de seneste tre afsluttede regnskabsår
c)
en erklæring om virksomhedens samlede omsætning og omsætningen vedrørende de bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, som kontrakten vedrører, i en periode, som ikke må overstige de seneste tre disponible regnskabsår.
2. Den ordregivende myndighed kan undlade at kræve, at en ansøger eller tilbudsgiver fremlægger den dokumentation, der er omhandlet i stk. 1, hvis en sådan dokumentation allerede er fremlagt i forbindelse med en anden udbudsprocedure, forudsat at dokumentationen fortsat overholder stk. 1.
Hvis tilbudsgiveren eller ansøgeren af en særlig grund, som den ordregivende myndighed anser for gyldig, ikke er i stand til at fremlægge den af den ordregivende myndighed krævede dokumentation, kan han bevise sin økonomiske og finansielle kapacitet ved ethvert andet middel, som den ordregivende myndighed finder egnet.
3. En økonomisk aktør kan i givet fald for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders kapacitet uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem den økonomiske aktør selv og disse enheder. Vedkommende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer til at opfylde kontrakten, f.eks. ved at fremlægge et tilsagn fra disse enheder om, at de er villige til at stille disse ressourcer til rådighed for vedkommende.
Den ordregivende myndighed kan kræve, at den økonomiske aktør og de enheder, der er omhandlet i første afsnit, hæfter solidarisk for gennemførelsen af kontrakten.
En sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 5, kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres kapacitet eller andre enheders deltageres kapacitet.
Artikel 148
Teknisk og faglig kapacitet
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. De økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet vurderes og kontrolleres i henhold til stk. 2 og 3. Ved udbudsprocdurer vedrørende varer, der kræver montering eller installation, tjenesteydelser og/eller bygge- og anlægsarbejder, vurderes denne kapacitet bl.a. under hensyn til de økonomiske aktørers faglige viden, effektivitet, erfaring og pålidelighed.
2. De økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet kan, afhængigt af arten, mængden eller omfanget af og formålet med de varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der skal leveres eller udføres, dokumenteres ved et eller flere af følgende dokumenter:
a)
eksamens- og kvalifikationsbeviser for tjenesteyderen eller entreprenøren og/eller virksomhedens ledere og især for den eller de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne eller bygge- og anlægsarbejderne
b)
en liste over:
i)
de betydeligste tjenesteydelser eller vareleverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og dato samt de offentlige eller private modtagere
ii)
de bygge- og anlægsarbejder, der er udført i løbet af de sidste fem år, med angivelse af beløb, dato og sted
c)
en beskrivelse af det tekniske udstyr, det værktøj og de faciliteter, der skal anvendes til at opfylde en tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt
d)
en beskrivelse af det tekniske udstyr og de foranstaltninger, der anvendes for at sikre varernes og tjenesteydelsernes kvalitet, samt en beskrivelse af virksomhedens undersøgelses- og forskningsfaciliteter
e)
angivelse af de teknikere eller tekniske organer, tilbudsgiver disponerer over, især dem, der har ansvaret for kvalitetskontrollen, uanset om de hører til virksomheden eller ej
f)
for så vidt angår levering af varer, fremlæggelse af prøver, beskrivelser og/eller autentiske fotografier og/eller attester udstedt af officielle kvalitetskontrolinstitutter eller -tjenester, hvis kompetence er anerkendt, og som attesterer, at varerne er i overensstemmelse med de gældende specifikationer eller standarder
g)
en erklæring om tjenesteyderens eller entreprenørens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere i de sidste tre år
h)
oplysning om, hvor stor en del af kontrakten tjenesteyderen eventuelt agter at give i underentreprise
i)
angivelse, men udelukkende i relevante tilfælde, af de miljøstyringsforanstaltninger, som den økonomiske aktør kan anvende ved opfyldelsen af kontrakten, når der er tale om offentlige bygge- og anlægskontrakter og offentlige tjenesteydelseskontrakter.
Hvis modtageren af de tjenesteydelser eller varer, som er omhandlet i første afsnit, litra b), nr. i), er en ordregivende myndighed, fremlægges dokumentationen for udførelsen i form af attester udstedt eller medunderskrevet af den kompetente myndighed.
I forbindelse med første afsnit, litra b), nr. ii), skal listen over de væsentligste bygge- og anlægsarbejder, der er udført, ledsages af attester for tilfredsstillende udførelse, hvori det skal præciseres, om bygge- og anlægsarbejderne er blevet udført fagligt korrekt og i overensstemmelse med kontraktvilkårene.
3. Hvis de tjenesteydelser eller vareleverancer, der skal leveres, er komplekse, eller hvis de undtagelsesvis skal tjene et særligt formål, kan den tekniske og faglige kapacitet dokumenteres ved en kontrol foretaget af den ordregivende myndighed eller på dennes vegne af et kompetent officielt organ i det land, hvor tjenesteyderen eller leverandøren er etableret, med forbehold af dette organs samtykke. Denne kontrol vedrører tjenesteyderens tekniske kapacitet eller leverandørens produktionskapacitet og om nødvendigt hans undersøgelses- og forskningsfaciliteter og de foranstaltninger, han har truffet til kontrol af kvaliteten.
4. Hvis de ordregivende myndigheder kræver, at der fremlægges attester udstedt af uafhængige organer til attestering af, at den økonomiske aktør overholder bestemte kvalitetssikringsstandarder, henviser de til kvalitetssikringssystemer, der bygger på de europæiske standarder på området og er certificeret af godkendte organer. De ordregivende myndigheder skal dog ligeledes acceptere andre former for dokumentation for tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger fra økonomiske aktører, der ikke har adgang til at få udstedt sådanne certifikater eller ikke har mulighed for at få dem udstedt inden for den gældende frist.
5. Hvis de ordregivende myndigheder kræver fremlæggelse af attester udstedt af uafhængige organer til bekræftelse af, at den økonomiske aktør opfylder bestemte miljøledelsessystemer eller -standarder, henviser de til EU-ordningen for miljøledelse og miljørevision eller til andre anerkendte miljøledelsessystemer i henhold til artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1221/2009 (18) eller andre miljøledelsesstandarder, der er baseret på de relevante europæiske eller internationale standarder udstedt af godkendte organer. De anerkender tilsvarende attester fra organer i andre medlemsstater. De accepterer ligeledes andre former for dokumentation for tilsvarende miljøledelsesforanstaltninger, der forelægges af økonomiske aktører.
6. En økonomisk aktør kan i givet fald og for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders kapacitet uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem den økonomiske aktør selv og disse enheder. Vedkommende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer til at opfylde kontrakten, f.eks. ved at forelægge et tilsagn fra disse enheder om, at de er villige til at stille disse ressourcer til rådighed for vedkommende.
En sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 5, kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres kapacitet eller andre enheders deltageres kapacitet.
7. I forbindelse med bygge- og anlægskontrakter, tjenesteydelseskontrakter og monterings- og installationsarbejde som led i en kontrakt om vareleverancer kan den ordregivende myndighed kræve, at visse centrale opgaver udføres direkte af tilbudsgiveren selv eller, hvis et bud indgives af en sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 6, af en deltager i sammenslutningen.
8. Den ordregivende myndighed kan konkludere, at økonomiske aktører ikke vil gennemføre kontrakten i overensstemmelse med en passende kvalitetsstandard, hvis den ordregivende myndighed fastslår, at de har modstridende interesser, som kan påvirke kontraktens opfyldelse i negativ retning.
Artikel 149
Bestemmelser og kriterier for tildeling af kontrakter
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. En kontrakt kan tildeles på følgende to måder, jf. dog finansforordningens artikel 107:
a)
enten vælges det billigste bud blandt de bud, der er forskriftsmæssige og opfylder udbudsbetingelserne
b)
eller også vælges det økonomisk mest fordelagtige bud.
2. For at bestemme, hvilket bud der er det økonomisk mest fordelagtige, tager den ordregivende myndighed hensyn til den anførte pris og andre kvalitetskriterier, der er begrundet i kontraktens genstand, som f.eks. teknisk værdi, æstetiske og funktionelle kvaliteter, miljømæssige karakteristika, driftsomkostninger, rentabilitet, færdiggørelses- eller leveringsfrist, kundeservice og teknisk assistance. Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimumsniveauer for kvaliteten. Bud, som ligger under disse kvalitetsniveauer, afvises.
3. Den ordregivende myndighed skal i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne eller i det beskrivende dokument angive den vægtning af hvert af de kriterier, der anvendes ved bestemmelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud. Denne vægtning kan angives som en ramme med et passende maksimalt udsving.
Den relative vægtning af priskriteriet i forhold til andre kriterier må ikke føre til, at priskriteriet neutraliseres ved valget af kontrahenten, uden at dette dog berører de tariffer, som institutionen har fastsat for vederlag for visse tjenesteydelser, såsom tjenesteydelser fra evalueringseksperter.
Hvis det i særlige undtagelsestilfælde ikke er teknisk muligt at foretage en sådan vægtning, f.eks. på grund af kontraktgenstanden, kan den ordregivende myndighed nøjes med at angive de anvendte kriterier i prioriteret rækkefølge.
Artikel 150
Anvendelse af elektroniske auktioner
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. De ordregivende myndigheder anvender elektroniske auktioner, hvor nye og lavere priser og/eller nye værdier for visse elementer i tilbuddene præsenteres.
I forbindelse med første afsnit anvender de ordregivende myndigheder en gentagen elektronisk proces (elektronisk auktion), som gennemføres efter den første fuldstændige evaluering af buddene, således at disse kan klassificeres på grundlag af automatisk behandling.
2. Ved offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling i de i artikel 135, stk. 1, litra a), omhandlede tilfælde kan de ordregivende myndigheder beslutte, at der anvendes elektronisk auktion inden tildelingen af en offentlig kontrakt, når udbudsbetingelserne kan fastsættes nøjagtigt.
Elektronisk auktion kan anvendes på samme betingelser ved fornyet konkurrence mellem parterne i en rammekontrakt, jf. artikel 122, stk. 3, litra b), og ved udbud af kontrakter, som skal tildeles inden for det dynamiske indkøbssystem, der er omhandlet i artikel 131.
Den elektroniske auktion vedrører enten priserne alene, når kontrakten tildeles på grundlag af den laveste pris, eller priserne og/eller værdierne for de elementer i buddene, der er anført i udbudsbetingelserne, når kontrakten tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud.
3. De ordregivende myndigheder, der beslutter at holde en elektronisk auktion, anfører dette i udbudsbekendtgørelsen.
Udbudsbetingelserne indeholder blandt andet følgende oplysninger:
a)
de elementer, hvis værdier der holdes elektronisk auktion over, for så vidt som disse elementer er kvantificerbare og kan udtrykkes i tal eller procentdele
b)
eventuelle grænser for de værdier, som kan fremlægges, således som de fremgår af specifikationerne af kontraktens genstand
c)
de oplysninger, der vil blive stillet til rådighed for tilbudsgiverne under den elektroniske auktion, og på hvilket tidspunkt de i givet fald stilles til rådighed
d)
de oplysninger, der er relevante for afviklingen af den elektroniske auktion
e)
de betingelser, på hvilke tilbudsgiverne kan byde, og især de mindste udsving mellem buddene, som i givet fald kræves for at byde
f)
de relevante oplysninger om det elektroniske udstyr, der anvendes, og om betingelser og tekniske specifikationer for tilslutning.
4. Før de ordregivende myndigheder afholder en elektronisk auktion, foretager de en første fuldstændig evaluering af buddene efter de tildelingskriterier og den vægtning heraf, der er fastlagt.
Alle de tilbudsgivere, der har afgivet antagelige bud, opfordres samtidig elektronisk til at fremlægge nye priser og/eller nye værdier; opfordringen indeholder alle de oplysninger, der er relevante for den individuelle tilslutning til det anvendte elektroniske udstyr og præciserer begyndelsesdatoen og -tidspunktet for auktionen. Den elektroniske auktion kan finde sted i flere på hinanden følgende faser. Den elektroniske auktion kan tidligst indledes to arbejdsdage efter afsendelsen af opfordringen til at afgive tilbud.
5. Når kontrakten skal tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud, ledsages opfordringen af resultatet af den fuldstændige evaluering af det relevante bud udført i overensstemmelse med den vægtning, der er omhandlet i artikel 149, stk. 3, første afsnit.
Opfordringen skal ligeledes indeholde den matematiske formel, der ved elektronisk auktion bestemmer den automatiske omklassificering på grundlag af de nye priser og/eller nye værdier. Denne formel indarbejder vægtningen af alle de kriterier, der er fastsat med henblik på at afgøre, hvilket bud der er det økonomisk mest fordelagtige, således som angivet i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne. Med henblik herpå skal eventuelle rammer for vægtningens udsving imidlertid forudgående udtrykkes ved en bestemt værdi.
Hvis varianter er tilladt, skal en formel angives særskilt for hver variant.
6. Under hver fase af en elektronisk auktion giver de ordregivende myndigheder omgående alle tilbudsgiverne i det mindste de oplysninger, der giver dem mulighed for på et hvilket som helst tidspunkt at kende deres respektive klassificering. De kan ligeledes give andre oplysninger om andre afgivne priser eller værdier, hvis dette er angivet i udbudsbetingelserne. De kan også på et hvilket som helst tidspunkt give meddelelse om antallet af deltagere i den pågældende fase af auktionen. De må imidlertid under ingen omstændigheder give oplysning om tilbudsgivernes identitet under afviklingen af auktionens forskellige faser.
7. De ordregivende myndigheder afslutter en elektronisk auktion på en eller flere af følgende måder:
a)
i opfordringen til at deltage i auktionen angiver de den dato og det tidspunkt, der er fastsat på forhånd
b)
når de ikke modtager flere nye priser eller nye værdier, der opfylder kravene om mindsteudsving
c)
når det antal auktionsfaser, der er fastsat i opfordringen til at deltage i auktionen, er gennemført.
I forbindelse med første afsnit, litra b), præciserer de ordregivende myndigheder i opfordringen til at deltage i auktionen den frist, de vil overholde fra modtagelsen af den sidst afgivne pris eller værdi, inden de afslutter den elektroniske auktion.
Når de ordregivende myndigheder har besluttet, at en elektronisk auktion skal afsluttes i overensstemmelse med første afsnit, litra c), eventuelt kombineret med fremgangsmåden i første afsnit, litra b), indeholder opfordringen til at deltage i auktionen tidsplanen for hver auktionsfase.
8. Efter afslutningen af en elektronisk auktion tildeler de ordregivende myndigheder i overensstemmelse med artikel 149 kontrakten på baggrund af resultaterne af den elektroniske auktion.
De ordregivende myndigheder må ikke misbruge en elektronisk auktion eller anvende den på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen, eller på en måde, der kan ændre kontraktens genstand, således som den er udbudt ved offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og fastlagt i udbudsbetingelserne.
Artikel 151
Unormalt lave bud
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. Hvis bud vedrørende en bestemt kontrakt forekommer at være unormalt lave, skal den ordregivende myndighed, inden den alene på dette grundlag afviser sådanne bud, skriftligt anmode om de oplysninger om det pågældende buds sammensætning, som den anser for relevante, og efter høring af parterne kontrollere buddets sammensætning under hensyntagen til de fremsatte begrundelser. Disse oplysninger kan navnlig vedrøre overholdelsen af bestemmelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt, der gælder på det sted, hvor bygge- og anlægsarbejderne, tjenesteydelsen eller varerne skal leveres.
Den ordregivende myndighed kan navnlig tage hensyn til begrundelser vedrørende:
a)
besparelser i forbindelse med produktionsmetoden, den måde tjenesteydelserne udføres på eller byggemetoden
b)
de valgte tekniske løsninger eller de usædvanligt gunstige betingelser, tilbudsgiveren arbejder under
c)
buddets originalitet.
2. Hvis en ordregivende myndighed fastslår, at et unormalt lavt bud skyldes ydelse af statsstøtte, kan den ikke afvise det pågældende bud med denne ene begrundelse, medmindre tilbudsgiveren er ude af stand til inden for en rimelig frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed, at dokumentere, at der er tale om en støtte, hvis udbetaling er endelig, og som er ydet efter de procedurer og beslutninger, der er fastsat i EU-lovgivningen om statsstøtte.
Artikel 152
Tidsfrister for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. De ordregivende myndigheder fastlægger i kalenderdage faste og præklusive frister for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse. Fristerne skal være tilstrækkelig lange til, at de interesserede har rimelig tid til at udarbejde og afgive deres bud, idet der bl.a. skal tages hensyn til kontraktens kompleksitet og til, om det er nødvendigt med en besigtigelse på stedet eller gennemsyn på stedet af bilagsmaterialet til udbudsbetingelserne.
2. Ved offentlige udbud vedrørende kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af bud mindst 52 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
3. Ved begrænsede udbud, ved anvendelse af konkurrencepræget dialog, jf. artikel 132, og ved udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse med henblik på kontrakter, hvis værdi overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 37 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
Ved begrænsede udbud med henblik på kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af bud mindst 40 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.
Ved udbud efter indkaldelse af interessetilkendegivelser som omhandlet i artikel 136, stk. 1, er fristen dog:
a)
mindst 21 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud, når der er tale om den procedure, der er omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra a), og stk. 3, litra b), nr. i)
b)
mindst 10 dage for modtagelse af ansøgninger om deltagelse og mindst 21 dage for modtagelse af bud, når der er tale om den procedure i to faser, der er omhandlet i artikel 136, stk. 3, litra b), nr. ii).
4. Hvis de ordregivende myndigheder i overensstemmelse med artikel 123, stk. 2, har fremsendt en forhåndsmeddelelse til offentliggørelse eller selv har offentliggjort en forhåndsmeddelelse i deres køberprofil for kontrakter, der overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, kan fristen for modtagelse af bud som udgangspunkt forkortes til 36 dage, men kan under ingen omstændigheder være under 22 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller opfordringen til at afgive bud.
Den forkortelse af fristen, der er omhandlet i første afsnit, er kun mulig, hvis forhåndsmeddelelsen opfylder følgende betingelser:
a)
den indeholder alle de oplysninger, der kræves i udbudsbekendtgørelsen, i det omfang disse oplysninger foreligger ved offentliggørelsen af meddelelsen
b)
den er blevet sendt til offentliggørelse mindst 52 dage og højst 12 måneder inden afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
5. Fristerne for modtagelse af bud kan forkortes med fem dage, hvis der allerede fra det tidspunkt, hvor udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser offentliggøres, er fri og direkte elektronisk adgang til hele udbudsmaterialet.
Artikel 153
Frister for adgang til udbudsdokumenterne
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes udbudsbetingelserne eller beskrivende dokumenter i den procedure, der er omhandlet i artikel 132, og supplerende dokumenter senest fem arbejdsdage efter, at der er modtaget anmodning herom, til alle økonomiske aktører, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at deltage i en dialog eller afgive et bud, jf. dog stk. 4. De ordregivende myndigheder er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om dokumenter, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.
2. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes de supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne eller de beskrivende dokumenter eller supplerende dokumenter samtidigt til alle økonomiske aktører, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at deltage i en dialog eller afgive et bud, så hurtigt som muligt og senest seks kalenderdage inden udløbet af fristen for modtagelse af bud eller, for anmodninger om oplysninger, der er modtaget mindre end otte kalenderdage inden udløbet af fristen for modtagelse af bud, så hurtigt som muligt efter modtagelsen af anmodningen. De ordregivende myndigheder er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om supplerende oplysninger, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.
3. Hvis udbudsbetingelserne og de supplerende dokumenter eller oplysninger, uanset af hvilken grund, ikke kan fremsendes inden for de i stk. 1 og 2 i denne artikel fastsatte frister, eller hvis der kun kan afgives bud efter besigtigelse på stedet eller efter gennemsyn på stedet af bilagsmaterialet til udbudsbetingelserne, skal de frister for modtagelse af bud, der er omhandlet i artikel 152, forlænges, så samtlige økonomiske aktører kan få kendskab til alle oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af buddene. Denne forlængelse offentliggøres på passende måde efter bestemmelserne i artikel 123-126.
4. Ved offentlige udbud, herunder i dynamiske indkøbssystemer som omhandlet i artikel 131, finder stk. 1 i denne artikel ikke anvendelse, hvis der er fri, fuld og direkte elektronisk adgang til alle udbudsdokumenterne og de supplerende dokumenter. I så fald skal den udbudsbekendtgørelse, der er omhandlet i artikel 123, stk. 3, angive den internetadresse, der giver adgang til disse dokumenter.
Artikel 154
Frister i hastetilfælde
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Når det i behørigt begrundede hastetilfælde er umuligt at overholde de mindstefrister, der er fastsat i artikel 152, stk. 3, i forbindelse med begrænsede udbud og udbud med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, kan de ordregivende myndigheder fastsætte følgende frister angivet i kalenderdage:
a)
en frist for modtagelse af ansøgninger om deltagelse, som ikke kan være mindre end 15 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller 10 dage, hvis udbudsbekendtgørelsen sendes til Publikationskontoret ad elektronisk vej
b)
en frist for modtagelse af bud, som ikke kan være mindre end 10 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.
2. I forbindelse med begrænsede udbud og hastende udbud med forhandling meddeles eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne alle ansøgere eller tilbudsgivere senest fire kalenderdage inden udløbet af den frist, der er fastsat for modtagelse af bud, forudsat at der er anmodet om oplysningerne rettidigt.
Artikel 155
Bestemmelser om kommunikation
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Reglerne for afgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse fastlægges af den ordregivende myndighed, som kan vælge én kommunikationsform. Bud og ansøgninger om deltagelse kan indgives pr. brev eller sendes elektronisk. Desuden kan ansøgninger om deltagelse sendes pr. fax.
Det valgte kommunikationsmiddel skal være alment tilgængeligt og må ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
at hvert bud indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
at dataintegriteten sikres
c)
at buddenes og deltagelsesansøgningernes fortrolighed bevares, og at den ordregivende myndighed først får kendskab til buddene og deltagelsesansøgningerne efter udløbet af den frist, der er fastsat for afgivelse af bud
d)
at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Hvis det er nødvendigt af hensyn til sikring af retlige beviser, kan de ordregivende myndigheder kræve, at ansøgninger om deltagelse, som sendes pr. fax, bekræftes pr. brev eller elektronisk snarest muligt og under alle omstændigheder inden udløbet af den frist, som er fastsat i artikel 152.
2. Når den ordregivende myndighed tillader elektronisk indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, skal de anvendte redskaber og deres tekniske karakteristika være ikke-diskriminerende, almindeligt tilgængelige og kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi og må ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.
3. Undtagen for kontrakter, hvis værdi ligger under den beløbsgrænse, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal systemerne for elektronisk modtagelse af ansøgninger om deltagelse ved tekniske midler og passende procedurer garantere følgende:
a)
den økonomiske aktør kan autentificeres med sikkerhed
b)
det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse kan fastslås med sikkerhed
c)
det kan med rimelighed sikres, at ingen kan få adgang til oplysninger, som er fremsendt i overensstemmelse med disse krav, før udløbet af de fastsatte frister
d)
det kan ved overtrædelse af dette forbud med rimelighed sikres, at overtrædelsen klart kan spores
e)
kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af de modtagne oplysninger
f)
i udbudsprocedurens forskellige faser må kun bemyndigede personer, der optræder sammen, få adgang til alle eller en del af de indsendte oplysninger
g)
de bemyndigede personer, der optræder sammen, kan kun få adgang til de indsendte oplysninger efter den anførte dato
h)
oplysninger, som er modtaget og åbnet i overensstemmelse med disse krav, er kun tilgængelige for personer, der er bemyndiget til at få kendskab hertil.
4. Når den ordregivende myndighed tillader elektronisk indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, anses de elektroniske dokumenter, som indgives ved hjælp af sådanne systemer, for at være originaler og for at være underskrevet af en bemyndiget repræsentant for den økonomiske aktør.
5. Når buddene eller ansøgningerne indgives pr. brev, kan tilbudsgiverne eller ansøgerne indgive deres bud eller ansøgninger om deltagelse:
a)
pr. post eller med kurertjeneste, i hvilke tilfælde det i udbudsdokumenterne præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel eller datoen for beviset for aflevering
b)
ved aflevering i institutionens lokaler, enten af tilbudsgiveren eller ansøgeren selv eller af dennes befuldmægtigede; i så fald skal det i udbudsdokumenterne ud over de oplysninger, der er omhandlet i artikel 138, stk. 2, litra a), angives, hvilken tjenestegren buddene eller ansøgningerne om deltagelse skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.
6. For at sikre fortroligheden og undgå problemer i de tilfælde, hvor bud sendes pr. brev, skal udbudsbekendtgørelsen indeholde følgende passus:
Buddet skal fremsendes i dobbelt kuvert. På den inderste kuvert anføres, foruden adressen på den tjenestegren, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, påtegningen Appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier (Udbud - Må ikke åbnes af den interne post). Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de forsegles med tape, og afsenderen skal sætte sin underskrift på tværs af tapen.
Artikel 156
Tilbudsgaranti
(Finansforordningens artikel 111, stk. 3)
Den ordregivende myndighed kan kræve en tilbudsgaranti i henhold til artikel 163 svarende til 1-2 % af kontraktens samlede værdi.
Tilbudsgarantien frigøres ved tildelingen af kontrakten. Garantien aktiveres, hvis der ikke er afgivet bud ved udløbet af den herfor fastsatte frist, eller hvis buddet senere trækkes tilbage.
Artikel 157
Åbning af bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 4)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der overholder bestemmelserne i artikel 155, åbnes.
2. For alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er fastsat i artikel 137, stk. 1, udpeger den ansvarlige anvisningsberettigede et særligt udvalg til at åbne buddene.
Åbningsudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i den pågældende institution, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den ansvarlige anvisningsberettigede. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57. I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72 i nærværende forordning, eller som er isoleret i en medlemsstat, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Når der er tale om en udbudsprocedure, der iværksættes på et interinstitutionelt grundlag, udpeges åbningsudvalget af den ansvarlige anvisningsberettigede fra den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren. Åbningsudvalgets sammensætning skal så vidt muligt afspejle, at udbudsproceduren er af interinstitutionel art.
3. Hvis buddene sendes pr. brev, skal et eller flere medlemmer af åbningsudvalget parafere de dokumenter, der beviser datoen og klokkeslættet for afsendelsen af hvert enkelt bud.
De skal også parafere:
a)
enten hver side i hvert enkelt bud
b)
eller omslaget og siderne med finansielle oplysninger for hvert bud; en tjenestegren, der er uafhængig af den anvisningsberettigede tjenestegren, sikrer det oprindelige buds integritet ved anvendelse af enhver egnet teknik, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i stk. 2, andet afsnit.
Ved tildeling af kontrakter i overensstemmelse med artikel 149, stk. 1, litra a), offentliggøres de priser, som er angivet i de bud, der opfylder betingelserne.
Udvalgets medlemmer underskriver protokollen om åbning af buddene. I protokollen angives det, hvilke bud der opfylder henholdsvis ikke opfylder betingelserne i artikel 155, og der gives en begrundelse for de tilfælde, hvor et bud afvises, fordi det ikke opfylder betingelserne med hensyn til metoderne for indgivelse af bud som omhandlet i artikel 155. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan identificeres tilstrækkeligt.
Artikel 158
Evalueringsudvalg for bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 5)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige i forhold til artikel 155, vurderes og rangordnes af et evalueringsudvalg, som er nedsat for hver af de to faser, på grundlag af henholdsvis de udelukkelses- og udvælgelseskriterier og de tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd.
Udvalget udpeges af den ansvarlige anvisningsberettigede og skal afgive rådgivende udtalelse om alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er fastsat i artikel 137, stk. 1.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan dog beslutte, at evalueringsudvalget kun skal evaluere og rangordne buddene på grundlag af tildelingskriterierne, og at udelukkelses- og udvælgelseskriterierne skal evalueres på anden passende måde, som sikrer, at der ikke er interessekonflikter.
2. Evalueringsudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den ansvarlige anvisningsberettigede. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse personer overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, eller som er isoleret i en medlemsstat, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Evalueringsudvalget kan bestå af de samme medlemmer som det udvalg, der åbner buddene.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse eksperter overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
Når der er tale om en udbudsprocedure, der iværksættes på et interinstitutionelt grundlag, udpeges evalueringsudvalget af den ansvarlige anvisningsberettigede fra den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren. Evalueringsudvalgets sammensætning skal så vidt muligt afspejle, at udbudsproceduren er af interinstitutionel art.
3. Ansøgninger om deltagelse og bud afvises, hvis de ikke opfylder alle de væsentlige krav, der er fastsat i udbudsdokumenterne.
Udvalget eller den ordregivende myndighed kan imidlertid anmode ansøgere eller tilbudsgivere om at supplere eller præcisere den fremlagte dokumentation vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne inden for en frist, som de fastsætter.
Ansøgninger om deltagelse og bud, som ikke er udelukket, og som opfylder udvælgelseskriterierne, anses for antagelige.
4. I tilfælde af unormalt lave bud som omhandlet i artikel 151 udbeder evalueringsudvalget sig nærmere oplysninger om buddets sammensætning.
Artikel 159
Resultatet af evalueringen
(Finansforordningens artikel 112)
1. Der udarbejdes en dateret protokol om evalueringen og rangordningen af de ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige.
Protokollen underskrives af alle medlemmerne af evalueringsudvalget. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan identificeres tilstrækkeligt.
Hvis evalueringsudvalget ikke fik pålagt ansvaret for at efterprøve buddene på grundlag af udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, underskrives protokollen også af de personer, som den ansvarlige anvisningsberettigede pålagde denne opgave. Protokollen opbevares som dokumentation.
2. Den i stk. 1 omhandlede protokol skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
navn og adresse på den ordregivende myndighed og genstanden for og værdien af kontrakten, rammekontrakten eller det dynamiske indkøbssystem
b)
navnene på de afviste ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for, at de er blevet afvist
c)
navnene på de ansøgere eller tilbudsgivere, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt
d)
begrundelsen for afvisning af bud, der anses for at være unormalt lave
e)
navnene på de foreslåede ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt samt, hvis det er oplyst, oplysning om, hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise.
3. Den ordregivende myndighed træffer derefter sin afgørelse, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
navn og adresse på den ordregivende myndighed og genstanden for og værdien af kontrakten eller genstanden for og den maksimale værdi af rammekontrakten eller det dynamiske indkøbssystem
b)
navnene på de afviste ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for, at de er blevet afvist
c)
navnene på de ansøgere eller tilbudsgivere, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt
d)
begrundelsen for afvisning af bud, der anses for at være unormalt lave
e)
navnene på de valgte ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet valgt, set i lyset af de på forhånd meddelte udvælgelses- og tildelingskriterier, samt, hvis det er oplyst, oplysning om, hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise
f)
i forbindelse med udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog, oplysning om de omstændigheder, som er omhandlet i artikel 132, 134, 135, 266, 268, 270 og 271, og som begrunder anvendelsen heraf
g)
eventuelt begrundelsen for, at den ordregivende myndighed har besluttet ikke at tildele en kontrakt.
Når den interinstitutionelle udbudsprocedure anvendes, træffes afgørelsen i første afsnit af den ordregivende myndighed, som er ansvarlig for udbudsproceduren.
Artikel 160
Kontakt mellem ordregivende myndigheder og tilbudsgivere
(Finansforordningens artikel 112)
1. Kontakt mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiverne under udbudsproceduren er undtagelsesvis tilladt på de betingelser, der er anført i stk. 2 og 3.
2. Inden udløbet af fristen for indgivelse af bud kan den ordregivende myndighed for så vidt angår de supplerende dokumenter og oplysninger, der er omhandlet i artikel 153:
a)
på tilbudsgivernes foranledning give supplerende oplysninger, som udelukkende har til formål at præcisere, hvad kontrakten drejer sig om; disse oplysninger skal på samme dato meddeles alle de tilbudsgivere, der har udbedt sig udbudsbetingelserne
b)
på egen foranledning, hvis den bliver opmærksom på fejl, unøjagtigheder, udeladelser eller andre former for materielle mangler i udformningen af udbudsbekendtgørelsen, opfordringen til at afgive bud eller udbudsbetingelserne, underrette alle de interesserede parter herom, forudsat at det sker på samme dato og på nøjagtig de samme vilkår, som gælder for den oprindelige indkaldelse af bud.
3. Hvis der efter åbningen af buddene er behov for yderligere præciseringer i forbindelse med et bud, eller hvis indlysende materielle fejl i buddet skal rettes, kan den ordregivende myndighed kontakte tilbudsgiveren, men denne kontakt må ikke føre til en ændring af vilkårene i buddet.
4. I alle tilfælde, hvor der har været en sådan kontakt, og i de behørigt begrundede tilfælde, hvor der ikke har været en sådan kontakt, jf. finansforordningens artikel 96, registreres dette i udbudsprotokollen.
Artikel 161
Information til ansøgere og tilbudsgivere
(Finansforordningens artikel 113, 114, og 118)
1. De ordregivende myndigheder underretter hurtigst muligt ansøgere og tilbudsgivere om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten eller rammekontrakten eller med hensyn til optagelse i et dynamisk indkøbssystem, herunder bl.a. begrundelsen for, at de har besluttet ikke at tildele en kontrakt eller en rammekontrakt eller iværksætte et dynamisk indkøbssystem, efter at der har været indkaldt bud, eller for, at de har besluttet at lade proceduren gå om.
2. Senest 15 kalenderdage efter modtagelsen af en skriftlig anmodning herom meddeler den ordregivende myndighed de oplysninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 113, stk. 2.
3. I forbindelse med kontrakter, som EU-institutionerne indgår for egen regning, hvis værdi er lig med eller overstiger de i artikel 170, stk. 1, omhandlede beløbsgrænser, og som ikke er udelukket fra anvendelsesområdet for direktiv 2004/18/EF, giver den ordregivende myndighed samtidig og enkeltvis alle tilbudsgivere eller ansøgere, hvis bud eller ansøgning er blevet afvist, elektronisk meddelelse om, at deres bud eller ansøgning ikke er blevet udvalgt, i en af følgende faser:
a)
kort tid efter, at der er truffet afgørelse på grundlag af udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, og før der træffes afgørelse om tildeling, i udbudsprocedurer i to særskilte faser
b)
i forbindelse med afgørelser om tildeling og afgørelser om at afvise bud, hurtigst muligt efter, at der er truffet afgørelse om tildeling og senest den følgende uge.
I hvert enkelt tilfælde angiver den ordregivende myndighed grundene til, at buddet eller ansøgningen er blevet afvist, og de retsmidler, der er til rådighed.
Tilbudsgivere og ansøgere, hvis bud eller ansøgning er blevet afvist, kan ved at indsende en skriftlig anmodning pr. brev, fax eller elektronisk post få supplerende oplysninger om årsagen hertil, og alle udvalgte tilbudsgivere, hvis bud ikke er blevet udelukket, kan få oplysninger om de kvaliteter og relative fordele, der kendetegner det valgte bud, jf. dog finansforordningens artikel 113, stk. 2, andet afsnit. De ordregivende myndigheder svarer inden for højst 15 kalenderdage fra modtagelsen af anmodningen.
Artikel 162
Underskrivelse af kontrakten
(Finansforordningens artikel 113 og 118)
Gennemførelsen af kontrakten må ikke begynde, før kontrakten er underskrevet.
Afdeling 4
Garantier og korrigerende foranstaltninger
Artikel 163
Garantier
(Finansforordningens artikel 115)
1. Hvis der af kontrahenten kræves en forhåndsgaranti, skal denne dække et beløb og en periode, der er tilstrækkelig til, at garantien kan aktiveres.
2. Garantien stilles af en godkendt bank eller et godkendt pengeinstitut. Den kan med den ordregivende myndigheds accept erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand.
Garantien stilles i euro.
Garantien skal sikre, at banken, pengeinstituttet eller tredjemand indtræder som uigenkaldelig selvskyldnerkautionist eller hæfter umiddelbart for kontrahentens forpligtelser.
Artikel 164
Opfyldelsesgaranti
(Finansforordningens artikel 115)
1. For at sikre, at bygge- og anlægsarbejderne, varerne eller tjenesteydelserne er leveret fuldt ud, kan den anvisningsberettigede, når den endelige aflevering i henhold til kontraktens bestemmelser ikke kan foretages ved den endelige betaling, i det enkelte tilfælde kræve en opfyldelsesgaranti på grundlag af en foreløbig risikoanalyse.
2. En garanti svarende til 10 % af kontraktens samlede værdi kan oprettes efterhånden ved tilbageholdelse i de foretagne udbetalinger.
Der kan i stedet i forbindelse med den endelige betaling tilbageholdes et beløb, der tjener som garanti indtil den endelige aflevering af tjenesteydelserne, varerne eller bygge- og anlægsarbejderne. Beløbet fastlægges af den anvisningsberettigede og skal stå i et rimeligt forhold til de risici, som er identificeret i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten, under hensyntagen til genstanden for kontrakten og de sædvanlige forretningsbetingelser, der gælder for sektoren.
Betingelserne for en sådan garanti skal anføres i udbudsdokumenterne.
3. Efter endelig aflevering af bygge- og anlægsarbejderne, tjenesteydelserne eller varerne frigøres garantierne i henhold til kontraktens bestemmelser.
Artikel 165
Garanti i forbindelse med forfinansiering
(Finansforordningens artikel 115)
1. Når den ordregivende myndighed har fastslået behovet for forfinansiering, vurderer den risiciene i forbindelse med forfinansieringsbetalinger, inden den iværksætter udbudsproceduren, især under hensyntagen til følgende kriterier:
a)
kontraktens anslåede værdi
b)
genstanden for kontrakten
c)
kontraktens varighed og gennemførelseshastighed
d)
markedets struktur.
2. Ved udbetaling af forfinansiering i det tilfælde, der er omhandlet i artikel 146, stk. 6, andet afsnit, eller når den anvisningsberettigede beslutter det i medfør af stk. 1 i denne artikel, skal der som modydelse stilles en garanti.
Der kræves ikke garanti for kontrakter med lav værdi, jf. artikel 137, stk. 1.
Garantien frigives i takt med, at forfinansieringen afvikles ved modregning i mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen til kontrahenten på de betingelser, der er fastsat i kontrakten.
Artikel 166
Suspension i tilfælde af fejl eller uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 116)
1. Formålet med eventuelt at suspendere en kontrakt i henhold til finansforordningens artikel 116 er at undersøge, om formodede væsentlige fejl, uregelmæssigheder eller svig virkelig er begået. Hvis formodningen viser sig at være ubegrundet, genoptages gennemførelsen af kontrakten hurtigst muligt.
2. Som væsentlig fejl eller uregelmæssighed betragtes enhver overtrædelse af en kontraktbestemmelse eller regel, som skyldes en handling eller udeladelse, der er eller kan være til skade for Unionens budget.
KAPITEL 2
Bestemmelser vedrørende kontrakter indgået af EU-institutionerne for egen regning
Artikel 167
Beløbsgrænser
(Finansforordningens artikel 117 og 118)
Det påhviler den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede i hver institution at vurdere, om de beløbsgrænser, som er omhandlet i finansforordningens artikel 118, er nået.
Artikel 168
Særskilte kontrakter og kontrakter opdelt i partier
(Finansforordningens artikel 104 og 118)
1. En kontrakts anslåede værdi må ikke fastsættes med den hensigt at omgå de forpligtelser, der er fastsat i denne forordning. En kontrakt må heller ikke opdeles med dette formål.
Når det er hensigtsmæssigt, teknisk muligt og omkostningseffektivt, skal kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, tildeles samtidig i form af adskilte partier.
2. Når genstanden for en vareindkøbs-, tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt er opdelt i flere partier, som er genstand for hver sin kontrakt, skal den samlede værdi af alle partier tages i betragtning ved den samlede vurdering af, om kontraktens værdi ligger under eller over den relevante beløbsgrænse.
Hvis alle partiernes samlede værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, finder bestemmelserne i finansforordningens artikel 97, stk. 1, og artikel 104, stk. 1 og 2, anvendelse på hvert enkelt parti.
3. Når en kontrakt skal tildeles i form af adskilte partier, evalueres buddene enkeltvis for hvert parti. Hvis flere partier tildeles den samme tilbudsgiver, kan der indgås én kontrakt, som dækker disse partier.
Artikel 169
Bestemmelser om vurdering af værdien af visse kontrakter
(Finansforordningens artikel 118)
1. Ved beregningen af en kontrakts anslåede værdi medregner den ordregivende myndighed tilbudsgiverens samlede anslåede vederlag.
Når en kontrakt indeholder optioner eller mulighed for fornyelse, er grundlaget for beregningen det højest tilladte beløb, inklusive udnyttelse af optionsretten og fornyelse.
Dette skøn foretages på tidspunktet for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller, hvis der ikke kræves en sådan offentliggørelse, på det tidspunkt, hvor den ordregivende myndighed indleder tildelingsproceduren.
2. I forbindelse med rammekontrakter og dynamiske indkøbssystemer tages der hensyn til den anslåede maksimumsværdi af alle de kontrakter, der forventes tildelt inden for rammekontraktens eller det dynamiske indkøbssystems løbetid.
3. Når det drejer sig om tjenesteydelseskontrakter, tages der hensyn til følgende:
a)
for så vidt angår forsikringer: den præmie, der skal betales, og andre former for vederlag
b)
for så vidt angår banktjenesteydelser og andre finansielle tjenesteydelser: honorarer, provisioner, renter og andre former for vederlag
c)
for så vidt angår kontrakter, der indebærer projektering: honorarer, provisioner og andre former for vederlag.
4. Ved tjenesteydelseskontrakter, hvori der ikke er angivet en samlet værdi, eller indkøbskontrakter om leasing eller leje af varer beregnes kontraktens anslåede værdi:
a)
når der er tale om tidsbegrænsede kontrakter:
i)
på grundlag af den samlede værdi for hele kontraktperioden, forudsat at denne ikke overstiger henholdsvis 48 måneder for tjenesteydelser eller 12 måneder for vareindkøb
ii)
på grundlag af den samlede værdi inklusive varernes anslåede restværdi, når det drejer sig om indkøbskontrakter med en varighed på over 12 måneder
b)
når der er tale om tidsubegrænsede kontrakter eller, for tjenesteydelsers vedkommende, kontrakter med en løbetid på over 48 måneder, på grundlag af den månedlige værdi multipliceret med 48.
5. For tjenesteydelses- og vareindkøbskontrakter, der tildeles med regelmæssige mellemrum, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum, sker beregningen på grundlag af:
a)
enten den samlede faktiske værdi af en serie lignende kontrakter, der er tildelt i løbet af de foregående 12 måneder eller det foregående regnskabsår for samme kategori af tjenesteydelser eller varer, så vidt muligt korrigeret under hensyntagen til eventuelle ændringer i mængde eller værdi i løbet af de 12 måneder, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt
b)
eller den samlede anslåede værdi af de successive kontrakter, som tildeles i løbet af de 12 måneder, der følger efter den første tjenesteydelse eller vareleverance, eller i løbet af kontraktperioden, hvis denne er på over 12 måneder.
6. Ved bygge- og anlægskontrakter skal der foruden værdien af bygge- og anlægsarbejderne tages hensyn til den samlede anslåede værdi af de til arbejdets udførelse nødvendige materialer, som den ordregivende myndighed stiller til rådighed for kontrahenten.
Artikel 170
Beløbsgrænser for anvendelse af fremgangsmåderne i direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 118)
1. De beløbsgrænser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 118, er de beløbsgrænser, som er fastsat i direktiv 2004/18/EF for henholdsvis vareindkøbs-, tjenesteydelses- og bygge- og anlægskontrakter.
2. De tidsfrister, der er omhandlet i finansforordningens artikel 118, præciseres i artikel 152, 153 og 154.
Artikel 171
Standstill-periode før underskrivelse af kontrakten
(Finansforordningens artikel 118)
1. Den ordregivende myndighed underskriver først kontrakten eller rammekontrakten, som er omfattet af direktiv 2004/18/EF, med den valgte tilbudsgiver efter udløbet af en frist på 14 kalenderdage.
Fristen løber fra en af følgende datoer:
a)
fra dagen efter den dag, hvor der samtidig blev sendt meddelelse til de valgte og de afviste tilbudsgivere
b)
når kontrakten eller rammekontrakten tildeles efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt, jf. artikel 123, blev offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende.
Når der anvendes fax eller elektroniske midler til afsendelsen som omhandlet i andet afsnit, litra a), er standstill-perioden 10 kalenderdage.
I givet fald kan den ordregivende myndighed suspendere underskrivelsen af kontrakten med henblik på supplerende undersøgelser, hvis de anmodninger eller kommentarer, som afviste eller forbigåede tilbudsgivere eller ansøgere fremsætter, eller enhver anden relevant oplysning, som modtages, taler herfor. Anmodningerne, kommentarerne eller oplysningerne skal være modtaget i løbet af fristen i første afsnit. I tilfælde af suspension informeres alle ansøgere eller tilbudsgivere herom senest tre arbejdsdage efter beslutningen om suspension.
Undtagen i de i stk. 2 nævnte tilfælde er enhver kontrakt, som er indgået inden udløbet af fristen i første afsnit, ugyldig.
Hvis kontrakten eller rammekontrakten ikke kan tildeles den tilbudsgiver, som det var påtænkt at vælge, kan den ordregivende myndighed tildele den til den næstbedste tilbudsgiver.
2. Fristen i stk. 1 finder ikke anvendelse i følgende tilfælde:
a)
ved offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, hvor kun én tilbudsgiver har afgivet bud
b)
ved specifikke kontrakter baseret på en rammekontrakt
c)
ved udbud med forhandling, jf. artikel 134, stk. 1, litra c), litra g), nr. iii), samt litra h) og litra j).
Artikel 172
Beviser i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud
(Finansforordningens artikel 119)
Det anføres i udbudsbetingelserne, at tilbudsgiverne skal angive, i hvilken stat de har hjemsted eller bopæl, og forelægge dokumentation herfor som krævet i henhold til lovgivningen i den pågældende stat.
AFSNIT VI
TILSKUD
KAPITEL 1
Anvendelsesområde og former for tilskud
Artikel 173
Kontingenter
(Finansforordningens artikel 121)
De kontingenter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 121, stk. 2, litra d), er beløb, der betales til organisationer, som Unionen er medlem af, i henhold til de budgetbeslutninger og de betalingsbetingelser, som den pågældende organisation har fastlagt.
Artikel 174
Aftaler og afgørelser om tilskud
(Finansforordningens artikel 121, stk. 1)
1. Tilskud er omfattet af en afgørelse eller af en skriftlig aftale.
2. Ved fastlæggelsen af, hvilket instrument der skal anvendes, tages der hensyn til følgende:
a)
modtagerens geografiske placering, i eller uden for Unionen
b)
kompleksiteten og standardiseringen af indholdet i de finansierede foranstaltninger eller arbejdsprogrammer.
Artikel 175
Udgifter til institutionernes medlemmer
(Finansforordningens artikel 121)
Udgifter til institutionernes medlemmer, jf. finansforordningens artikel 121, stk. 2, litra a), omfatter bidrag til sammenslutninger af nuværende og tidligere medlemmer af Europa-Parlamentet. Disse bidrag gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets interne administrative regler.
Artikel 176
Foranstaltninger, hvortil der kan ydes tilskud
(Finansforordningens artikel 121)
For at der skal kunne ydes tilskud efter finansforordningens artikel 121, skal der være tale om en klart identificeret foranstaltning.
En foranstaltning må ikke opdeles med den hensigt at omgå de finansieringsregler, der er fastsat i denne forordning.
Artikel 177
Organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel interesse for Unionen
(Finansforordningens artikel 121)
Som organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel interesse for Unionen, betragtes:
a)
organisationer, der beskæftiger sig med almen eller faglig uddannelse, informationsvirksomhed, innovation eller forskning og studier vedrørende europæisk politik eller aktiviteter, som bidrager til fremme af medborgerskab eller menneskerettigheder, og europæiske standardiseringsorganer
b)
enheder, som repræsenterer organer, der arbejder uden fortjeneste for øje, og som i medlemsstaterne eller i kandidatlandene eller potentielle kandidatlande fremmer principper og politikker, der ligger inden for rammerne af traktaternes mål.
Artikel 178
Partnerskaber
(Finansforordningens artikel 121)
1. De individuelle tilskud til foranstaltninger og driftstilskud kan indgå i et rammepartnerskab.
2. Et rammepartnerskab kan etableres som et langsigtet samarbejde mellem Kommissionen og modtagerne af tilskud. Det kan tage form af en rammepartnerskabsaftale eller en rammepartnerskabsafgørelse.
I rammepartnerskabsaftalen eller -afgørelsen fastsættes de fælles mål, arten af de foranstaltninger, der tænkes gennemført punktvist eller som led i et godkendt årligt arbejdsprogram, proceduren for tildeling af individuelle tilskud under overholdelse af de principper og procedureregler, der er fastsat i dette afsnit, samt de generelle rettigheder og forpligtelser, der påhviler hver af parterne i forbindelse med de individuelle aftaler eller afgørelser.
Partnerskabet kan højst vare fire år, undtagen i særlige tilfælde, der er begrundet i rammepartnerskabets genstand.
De anvisningsberettigede må ikke misbruge rammepartnerskabsaftaler eller -afgørelser eller bruge dem på en sådan måde, at deres formål eller virkning bliver at begrænse gennemsigtigheden og hindre ligebehandling af ansøgerne.
3. Rammepartnerskaber sidestilles med tilskud, for så vidt angår programmering, forudgående offentliggørelse og tildeling.
4. De individuelle tilskud på grundlag af rammepartnerskabsaftalerne eller -afgørelserne tildeles efter de procedurer, der er fastsat i de pågældende aftaler eller afgørelser, under overholdelse af dette afsnit.
De offentliggøres efterfølgende efter reglerne i artikel 191.
Artikel 179
Elektroniske udvekslingssystemer
(Finansforordningens artikel 121, stk. 1)
1. Al kontakt med tilskudsmodtagerne, herunder indgåelsen af tilskudsaftaler, meddelelse af tilskudsafgørelser og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske systemer, som er oprettet af Kommissionen.
2. Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
kun bemyndigede personer kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
kun bemyndigede personer kan underskrive eller fremsende et dokument elektronisk gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske transaktion skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
personoplysninger skal beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
3. Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for fuldstændig ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som en original, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i stk. 2, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
Artikel 180
Indholdet af tilskudsaftaler og -afgørelser
(Finansforordningens artikel 122)
1. I tilskudsaftalen fastsættes som minimum:
a)
aftalens genstand
b)
hvem modtageren er
c)
aftalens løbetid, dvs.:
i)
datoen for dens ikrafttræden
ii)
begyndelsesdatoen for og varighed af den foranstaltning eller det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud
d)
den maksimale EU-finansiering udtrykt i euro og tilskuddets form, i givet fald suppleret med:
i)
de samlede anslåede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller arbejdsprogrammet og finansieringssatsen for de støtteberettigede omkostninger
ii)
de enhedsomkostninger, det faste beløb eller den finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, litra b), c) og d), når disse er fastlagt
iii)
en kombination af elementerne i nr. i) og ii) i dette litra
e)
en beskrivelse af foranstaltningen eller, når der er tale om driftstilskud, af det arbejdsprogram, som den anvisningsberettigede har godkendt for regnskabsåret, sammen med en beskrivelse af de forventede resultater af gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet
f)
de generelle betingelser, der gælder for alle aftaler af denne type, såsom tilskudsmodtagerens accept af den kontrol og revision, der udføres af Kommissionen, OLAF og Revisionsretten
g)
det samlede anslåede budget for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet
h)
når gennemførelsen af foranstaltningen kræver indgåelse af aftaler, de principper, der er omhandlet i artikel 209, eller de regler for indgåelse af aftaler, som tilskudsmodtageren skal overholde
i)
tilskudsmodtagerens forpligtelser, navnlig vedrørende:
i)
forsvarlig økonomisk forvaltning og indgivelse af aktivitetsrapporter og finansielle rapporter; i givet fald skal der fastlægges interimsmål, og rapporterne skal indsendes, når disse mål er nået
ii)
når der er tale om en aftale mellem Kommissionen og et antal tilskudsmodtagere, koordinatorens eventuelle specifikke forpligtelser og de øvrige tilskudsmodtageres specifikke forpligtelser over for koordinatoren samt tilskudsmodtagernes finansielle ansvar for de beløb, som skyldes til Kommissionen
j)
nærmere regler og frister for Kommissionens godkendelse af sådanne rapporter og udbetaling af midler
k)
i givet fald oplysninger om de støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller det godkendte arbejdsprogram eller de enhedsomkostninger, de faste beløb eller den finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123
l)
bestemmelser om synligheden af Unionens finansielle støtte, undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor en sådan synlighed ikke er mulig eller hensigtsmæssig.
I de generelle betingelser, der er omhandlet i første afsnit, litra f), skal det mindst:
i)
anføres, at EU-lovgivningen er den lovgivning, som tilskudsaftalen er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i tilskudsaftalen. Der kan afviges herfra i aftaler indgået med internationale organisationer
ii)
præciseres, hvilken domstol eller voldgiftsret der er kompetent til at behandle tvister.
2. Tilskudsaftalen kan indeholde nærmere bestemmelser om og frister for suspension eller ophør i overensstemmelse med finansforordningens artikel 135.
3. I de tilfælde, der er omhandlet i artikel 178, skal rammepartnerskabsafgørelsen eller rammepartnerskabsaftalen præcisere de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, første afsnit, litra a) og b), litra c), nr. i), litra f), litra h)-j) og litra l), i denne artikel.
Den individuelle tilskudsafgørelse eller -aftale skal indeholde de oplysninger, der er anført i stk. 1, første afsnit, litra a)-e), g) og k), og om nødvendigt i stk. 1, første afsnit, litra i).
4. Tilskudsaftaler kan kun ændres skriftligt. Sådanne ændringer, herunder ændringer, der sigter mod at tilføje eller fjerne en tilskudsmodtager, må ikke tilsigte eller medføre ændringer af aftalen, der kan skabe tvivl om tilskudsafgørelsen eller indebære tilsidesættelse af princippet om ligebehandling af ansøgere.
5. Stk. 1, 2, 3 og 4 finder tilsvarende anvendelse på tilskudsafgørelser.
En del af de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, kan gives i indkaldelsen af forslag eller et andet dertil knyttet dokument i stedet for i tilskudsafgørelsen.
Artikel 181
Tilskudsformer
(Finansforordningens artikel 123)
1. Tilskud i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), beregnes på grundlag af de støtteberettigede omkostninger, som tilskudsmodtageren rent faktisk har afholdt, og som er anført i et foreløbigt budgetoverslag, der er indsendt sammen med forslaget og indgår i tilskudsafgørelsen eller -aftalen.
2. Enhedsomkostninger som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra b), dækker alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd med henvisning til et beløb pr. enhed.
3. Faste beløb som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra c), dækker generelt alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd.
4. Finansiering efter takst som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra d), dækker specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd, ved anvendelse af en procentsats.
Artikel 182
Faste beløb, enhedsomkostninger og finansiering efter takst
(Finansforordningens artikel 124)
1. Den tilladelse til at anvende faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 124, stk. 1, gælder i hele programmets varighed. Denne tilladelse kan tages op til fornyet vurdering, hvis væsentlige ændringer er nødvendige. Data og beløb vurderes regelmæssigt, og i givet fald tilpasses de faste beløb, enhedsomkostningerne eller finansieringen efter takst.
Ved aftaler mellem Kommissionen og flere modtagere finder det maksimumsbeløb, der er omhandlet i finansforordningens artikel 124, stk. 1, andet afsnit, anvendelse på de enkelte modtagere.
2. Tilskudsafgørelsen eller -aftalen indeholder alle de bestemmelser, som er nødvendige for at kontrollere, at betingelserne for udbetaling af tilskuddet på grundlag af faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst er overholdt.
3. Udbetaling af tilskuddet på grundlag af faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst berører ikke retten til adgang til tilskudsmodtagernes lovpligtige registre til de formål, der er omhandlet i stk. 1, første afsnit, og finansforordningens artikel 137, stk. 2.
4. Når en efterfølgende kontrol viser, at den udløsende begivenhed ikke har fundet sted, og at der uberettiget er foretaget en udbetaling til tilskudsmodtageren i forbindelse med et tilskud baseret på faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst, har Kommissionen ret til at inddrive et beløb, der højst kan svare til tilskuddet, uden at dette berører retten til at pålægge økonomiske sanktioner som omhandlet i finansforordningens artikel 109.
KAPITEL 2
Principper
Artikel 183
Princippet om samfinansiering
(Finansforordningens artikel 125, stk. 3)
1. I henhold til princippet om samfinansiering må de midler, der er nødvendige for at gennemføre foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, ikke udelukkende tilføres ved hjælp af Unionens bidrag.
Samfinansiering kan have form af tilskudsmodtagerens egne midler, indtægter fra foranstaltningen eller arbejdsprogrammet eller finansielle bidrag eller bidrag i form af naturalydelser fra tredjemand.
2. Ved bidrag i form af naturalydelser forstås ikke-finansielle ressourcer, som tredjemand stiller gratis til rådighed for tilskudsmodtageren.
Artikel 184
Princippet om forbud mod fortjeneste
(Finansforordningens artikel 125, stk. 5)
Finansielle bidrag fra tredjemand, som tilskudsmodtageren kan bruge til at dække andre omkostninger end dem, der er støtteberettigede i forbindelse med EU-tilskuddet, eller som ikke skal tilbagebetales til den pågældende tredjemand, hvis de ikke er brugt ved afslutningen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, betragtes ikke som finansielle bidrag, som donorer har øremærket specifikt til finansiering af de støtteberettigede omkostninger som omhandlet i finansforordningens artikel 125, stk. 5.
Artikel 185
Tilskud med lav værdi
(Finansforordningens artikel 125, stk. 4)
Som tilskud med lav værdi betragtes tilskud, der er mindre end eller lig med 60 000 EUR.
Artikel 186
Teknisk bistand
(Finansforordningens artikel 101 og 125)
Ved teknisk bistand forstås de støtte- og kapacitetsopbygningsaktiviteter, som er nødvendige for gennemførelsen af et program eller en foranstaltning, navnlig aktiviteter vedrørende forberedelse, forvaltning, overvågning, evaluering, revision og kontrol.
Artikel 187
Støtteberettigede omkostninger
(Finansforordningens artikel 126, stk. 3, litra c))
Moms anses for ikke at kunne kræves godtgjort i henhold til den nationale momslovgivning, hvis den i henhold til den nationale lovgivning vedrører følgende aktiviteter:
a)
fritagne aktiviteter uden fradragsret
b)
aktiviteter, som falder uden for anvendelsesområdet for moms
c)
aktiviteter som omhandlet i litra a) eller b), for hvilke momsen ikke kan fratrækkes, men refunderes ved hjælp af specifikke refusionsordninger eller godtgørelsesfonde, som ikke er omhandlet i direktiv 2006/112/EF, selv om den pågældende ordning eller fond er oprettet i henhold til national momslovgivning.
Moms vedrørende de aktiviteter, som er anført i artikel 13, stk. 2, i direktiv 2006/112/EF, anses for at være betalt af en tilskudsmodtager, som ikke er en ikke-afgiftspligtig person som omhandlet i direktivets artikel 13, stk. 1, første afsnit, uanset om den pågældende medlemsstat betragter disse aktiviteter som aktiviteter, der udøves af offentligretlige organer, som optræder i deres egenskab af offentlig myndighed.
Artikel 188
Programmering
(Finansforordningens artikel 128)
1. Hver ansvarlig anvisningsberettiget udarbejder et årligt eller flerårigt arbejdsprogram for tilskud. Arbejdsprogrammet vedtages af institutionen og offentliggøres på den pågældende institutions hjemmeside om tilskud hurtigst muligt og senest den 31. marts i gennemførelsesåret.
I arbejdsprogrammet anføres den periode, det omfatter, basisretsakten, hvis en sådan findes, de mål, der forfølges, de forventede resultater, den vejledende tidsplan for indkaldelser af forslag med det vejledende beløb og den maksimale samfinansieringssats.
Arbejdsprogrammet skal desuden indeholde de oplysninger, som er anført i artikel 94, for at afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet kan betragtes som finansieringsafgørelsen for tilskuddene for det pågældende år.
2. Enhver væsentlig ændring af arbejdsprogrammet skal også vedtages og offentliggøres som fastsat i stk. 1.
Artikel 189
Indholdet af indkaldelser af forslag
(Finansforordningens artikel 128)
1. Indkaldelser af forslag skal angive:
a)
de mål, der forfølges
b)
de kriterier for støtteberettigelse, udelukkelse, udvælgelse og tildeling, som er fastsat i finansforordningens artikel 131 og 132, samt den relevante dokumentation
c)
de nærmere regler for Unionens finansiering
d)
de nærmere regler og fristen for indsendelse af forslag og den planlagte dato, hvor alle ansøgere skal være informeret om resultatet af evalueringen af deres ansøgninger, og den vejledende dato for underskrivelse af tilskudsaftaler eller meddelelse af tilskudsafgørelser.
2. Indkaldelser af forslag offentliggøres på EU-institutioners hjemmeside, og ud over offentliggørelsen på hjemmesiden offentliggøres de på enhver anden hensigtsmæssig måde, herunder i Den Europæiske Unions Tidende, når det er nødvendigt for at informere potentielle tilskudsmodtagere yderligere. De kan offentliggøres fra vedtagelsen af den finansieringsafgørelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 84, herunder i løbet af det år, som går forud for gennemførelsen af budgettet. Enhver ændring af indholdet i indkaldelserne af forslag skal offentliggøres på de samme betingelser som indkaldelserne af forslag.
Artikel 190
Undtagelsestilfælde, hvor der ikke indkaldes forslag
(Finansforordningens artikel 128)
1. Tilskud kan kun tildeles uden indkaldelse af forslag i følgende tilfælde:
a)
som led i humanitær bistand og civilbeskyttelsesforanstaltninger eller bistand i krisesituationer som omhandlet i stk. 2
b)
i andre behørigt begrundede hastetilfælde
c)
til organer, der retligt eller faktisk indtager en monopolstilling, behørigt begrundet i tilskudsafgørelsen
d)
til organer, der i en basisretsakt som omhandlet i finansforordningens artikel 54 udtrykkeligt nævnes som modtagere af tilskud, eller til organer udpeget af medlemsstaterne, på deres ansvar, når disse medlemsstater i basisretsakten er identificeret som modtagere af tilskud
e)
når det drejer sig om forskning og teknologisk udvikling, til de organer, som er anført i det arbejdsprogram, der er omhandlet i finansforordningens artikel 128, når basisretsakten udtrykkeligt giver denne mulighed, og på betingelse af, at projektet ikke falder inden for anvendelsesområdet for en indkaldelse af forslag
f)
når det drejer sig om foranstaltninger med særlige karakteristika, som kræver en særlig form for organ på grund af dets tekniske kompetence, dets høje specialiseringsgrad eller dets administrative kompetence, på betingelse af, at de pågældende foranstaltninger ikke falder inden for anvendelsesområdet for en indkaldelse af forslag.
De tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra f), skal begrundes behørigt i tilskudsafgørelsen.
2. Ved krisesituationer i tredjelande forstås situationer, hvor der er umiddelbar eller overhængende fare, der truer med at udvikle sig til væbnet konflikt eller med at destabilisere landet. Ved krisesituationer forstås endvidere situationer, som er forårsaget af naturkatastrofer, menneskeskabte kriser såsom krige og andre konflikter eller usædvanlige omstændigheder, der har lignende virkninger, bl.a. i forbindelse med klimaændringer, miljøskader, manglende adgang til energi og naturressourcer eller ekstrem fattigdom.
Artikel 191
Efterfølgende offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 128)
1. Oplysninger om tilskud, som tildeles i løbet af et regnskabsår, offentliggøres i overensstemmelse med artikel 21.
2. Efter den offentliggørelse, som er omhandlet stk. 1, sender Kommissionen på anmodning af Europa-Parlamentet og Rådet disse en rapport om:
a)
antallet af ansøgere i det forløbne år
b)
antallet og procentdelen af accepterede ansøgninger pr. indkaldelse af forslag
c)
procedurens gennemsnitlige varighed fra datoen for afslutningen af indkaldelsen af forslag til tildelingen af tilskud
d)
antallet af tilskud og tilskuddenes størrelse, når forpligtelsen til efterfølgende offentliggørelse blev fraveget i det forløbne år i overensstemmelse med artikel 21, stk. 4.
Artikel 192
Information til ansøgerne
(Finansforordningens artikel 128)
Kommissionen giver ansøgerne information og rådgivning på følgende måder:
a)
den fastsætter fælles standarder for ansøgningsskemaer for tilskud af samme art og overvåger ansøgningsskemaernes størrelse og læsbarhed
b)
den giver potentielle ansøgere information, navnlig via seminarer og tilvejebringelse af håndbøger
c)
den opbevarer faste data for modtagerne i databasen over juridiske enheder, jf. artikel 63.
Artikel 193
Finansiering med midler fra flere særskilte budgetposter
(Finansforordningens artikel 129)
En foranstaltning kan finansieres af forskellige ansvarlige anvisningsberettigede i fællesskab med midler fra flere særskilte budgetposter.
Artikel 194
Tilbagevirkende kraft af finansiering i særligt hastende tilfælde og i forbindelse med konfliktforebyggelse
(Finansforordningens artikel 130)
Inden for anvendelsesområdet for finansforordningens artikel 130, stk. 1, er udgifter, som en tilskudsmodtager har afholdt inden den dato, hvor han har indgivet sin ansøgning, berettiget til EU-finansiering, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
årsagerne til en sådan undtagelse er behørigt begrundet i finansieringsafgørelsen
b)
i finansieringsafgørelsen og tilskudsaftalen eller -afgørelsen fastsættes datoen for støtteberettigelse udtrykkeligt til en dato, som ligger før datoen for indgivelsen af ansøgningen.
Artikel 195
Indgivelse af ansøgninger om tilskud
(Finansforordningens artikel 131)
1. Reglerne for indgivelse af ansøgninger om tilskud fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede, som kan vælge kommunikationsformen. Ansøgninger om tilskud kan indgives pr. brev eller elektronisk.
Det valgte kommunikationsmiddel skal være ikke-diskriminerende og må ikke begrænse ansøgernes adgang til tildelingsproceduren.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
hvert bud indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
dataintegriteten skal sikres
c)
forslagenes fortrolighed skal bevares
d)
personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til tredje afsnit, litra c), gennemgår den ansvarlige anvisningsberettigede først ansøgningerne efter udløbet af fristen for indgivelse af ansøgninger.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan kræve, at ansøgninger, der er indgivet elektronisk, forsynes med en avanceret elektronisk signatur, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF (19).
2. Når den ansvarlige anvisningsberettigede tillader elektronisk indgivelse af ansøgninger, skal de anvendte redskaber og deres tekniske karakteristika være ikke-diskriminerende, almindeligt tilgængelige og kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi. Oplysninger vedrørende de specifikationer, der er nødvendige for indgivelse af ansøgninger, herunder kryptering, stilles til rådighed for ansøgerne.
Endvidere skal systemerne for elektronisk modtagelse af ansøgninger garantere sikkerhed og fortrolighed. De skal også garantere, at det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af ansøgningerne kan fastlægges præcist.
3. Når ansøgningerne indgives pr. brev, kan ansøgerne indgive deres ansøgninger på en af følgende måder:
a)
pr. post eller med kurertjeneste, i hvilke tilfælde det i indkaldelsen af forslag præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel eller datoen for beviset for aflevering
b)
ved aflevering i institutionens lokaler, enten af ansøgeren selv eller af dennes befuldmægtigede; i så fald angives det i indkaldelsen af forslag, hvilken tjenestegren buddene skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.
KAPITEL 3
Tildelingsprocedure
Artikel 196
Indholdet af ansøgninger om tilskud
(Finansforordningens artikel 131)
1. Ansøgninger indgives på det skema, der er fastlagt i henhold til de fælles standarder, som er fastsat i medfør af artikel 192, litra a), og som stilles til rådighed af de ansvarlige anvisningsberettigede, og i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat i basisretsakten og indkaldelsen af forslag.
Den dokumentation, der er omhandlet i finansforordningens artikel 131, stk. 3, andet afsnit, kan specielt bestå af driftsregnskabet og balancen for det seneste regnskabsår, for hvilket regnskabet er afsluttet.
2. I det anslåede budget for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, der vedlægges ansøgningen, skal der være ligevægt mellem udgifter og indtægter, med forbehold af hensættelser for uforudsete udgifter eller mulige udsving i valutakurserne, som kan tillades i behørigt begrundede tilfælde, og de anslåede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller arbejdsprogrammet skal angives.
3. Når ansøgningen vedrører tilskud til en foranstaltning, hvor beløbet overstiger 750 000 EUR, eller driftstilskud, som overstiger 100 000 EUR, skal der fremlægges en revisionsrapport udarbejdet af en autoriseret ekstern revisor. Heri godkendes regnskabet for det seneste disponible regnskabsår.
Første afsnit i dette stykke finder kun anvendelse i forbindelse med den første ansøgning, som en bestemt tilskudsmodtager indgiver til en ansvarlig anvisningsberettiget i løbet af ét og samme regnskabsår.
Når det drejer sig om aftaler mellem Kommissionen og flere tilskudsmodtagere, gælder de beløbsgrænser, som er fastsat i første afsnit, for hver enkelt tilskudsmodtager.
Når det drejer sig om de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 178, skal den revisionsrapport, der er omhandlet i første afsnit af dette stykke, som skal omfatte de to seneste disponible regnskabsår, være fremlagt inden underskrivelsen af rammepartnerskabsaftalen eller meddelelsen af rammepartnerskabsafgørelsen.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan afhængigt af en risikovurdering undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge den i første afsnit nævnte revisionsrapport opfyldt for uddannelsesinstitutioner og, når der er tale om aftaler med flere tilskudsmodtagere, for tilskudsmodtagere, mellem hvilke der består et solidarisk og fælles ansvar, eller som ikke har noget finansielt ansvar.
Første afsnit i dette stykke finder ikke anvendelse på offentlige organer og de internationale organisationer, der er omhandlet i artikel 43.
4. Ansøgeren skal angive kilderne til og størrelsen af de EU-midler, som den pågældende i samme regnskabsår har modtaget eller ansøgt om til den samme foranstaltning eller en del af foranstaltningen eller til driften, samt alle andre midler, som ansøgeren har modtaget eller ansøgt om til den samme foranstaltning.
Artikel 197
Bevis for, at der ikke foreligger en udelukkelsessituation
(Finansforordningens artikel 131)
Ansøgerne skal afgive en erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 131, stk. 4, litra a) og b). Den ansvarlige anvisningsberettigede kan på grundlag af en risikovurdering kræve, at valgte ansøgere tilvejebringer den dokumentation, der er omhandlet i artikel 143. Når den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om det, skal de valgte ansøgere fremlægge denne dokumentation, medmindre den ansvarlige anvisningsberettigede anerkender, at dette er fysisk umuligt, eller sådan dokumentation allerede er fremlagt i forbindelse med en anden tilskuds- eller udbudsprocedure, forudsat at dokumenterne ikke er mere end et år gamle at regne fra udstedelsesdatoen.
Artikel 198
Ansøgere, der ikke er juridiske personer
(Finansforordningens artikel 131)
Når en ansøgning om tilskud indgives af en ansøger, der ikke er en juridisk person, jf. finansforordningens artikel 131, stk. 2), skal denne ansøgers repræsentanter bevise, at de har beføjelser til at påtage sig retlige forpligtelser på ansøgerens vegne, og at ansøgeren har en finansiel og operationel kapacitet, der svarer til juridiske personers.
Artikel 199
Enheder, der tilsammen udgør én ansøger
(Finansforordningens artikel 131)
Når flere enheder opfylder kriterierne for at ansøge om tilskud og tilsammen udgør én enhed, kan den ansvarlige anvisningsberettigede behandle den pågældende enhed som én ansøger, forudsat at de enheder, som deltager i den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram som en del af ansøgeren, identificeres i ansøgningen.
Artikel 200
Økonomiske og administrative sanktioner
(Finansforordningens artikel 131)
Ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldige i uregelmæssigheder eller svig, kan pålægges økonomiske og/eller administrative sanktioner på de betingelser, der er fastsat i artikel 145.
Modtagere, som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan også pålægges sådanne økonomiske og/eller administrative sanktioner.
Artikel 201
Kriterier for støtteberettigelse
(Finansforordningens artikel 131)
1. Kriterierne for støtteberettigelse offentliggøres i indkaldelsen af forslag.
2. I kriterierne for støtteberettigelse fastsættes betingelserne for deltagelse i en indkaldelse af forslag. Disse kriterier fastsættes under hensyntagen til målene for foranstaltningen og skal overholde principperne om gennemsigtighed og ikke-forskelsbehandling.
Artikel 202
Udvælgelseskriterier
(Finansforordningens artikel 132, stk. 1)
1. Udvælgelseskriterierne, der offentliggøres i indkaldelsen af forslag, gør det muligt at vurdere ansøgerens finansielle og tekniske kapacitet til at gennemføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram.
2. Ansøgeren skal råde over stabile finansieringskilder, som er tilstrækkelige til, at han kan opretholde sine aktiviteter i hele den periode, hvor foranstaltningen gennemføres, eller i hele det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud, og til, at han kan deltage i finansieringen heraf. Han skal råde over de faglige kompetencer og kvalifikationer, der er nødvendige for, at han kan fuldføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram, medmindre andet udtrykkeligt er fastsat i basisretsakten.
3. Den finansielle og tekniske kapacitet kontrolleres især på grundlag af en analyse af den i artikel 196 nævnte dokumentation, som den ansvarlige anvisningsberettigede har anmodet om i indkaldelsen af forslag.
Er der ikke i indkaldelsen af forslag anmodet om dokumentation, og er den ansvarlige anvisningsberettigede i tvivl om ansøgernes finansielle og tekniske kapacitet, skal han anmode dem om at fremlægge alle relevante dokumenter.
I forbindelse med de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 178, foretages denne kontrol inden underskrivelsen af rammepartnerskabsaftalen eller meddelelsen af rammepartnerskabsafgørelsen.
Artikel 203
Tildelingskriterier
(Finansforordningens artikel 132, stk. 2)
1. Tildelingskriterierne offentliggøres i indkaldelsen af forslag.
2. Tildelingskriterierne udformes således, at de gør det muligt at yde tilskud enten til de foranstaltninger, der maksimerer den samlede effektivitet af det EU-program, som de sikrer gennemførelsen af, eller til organer, hvis arbejdsprogram sigter mod samme mål. Kriterierne fastsættes desuden på en sådan måde, at de sikrer en forsvarlig forvaltning af Unionens midler.
Tildelingskriterierne skal anvendes på en sådan måde, at det er muligt at udvælge foranstaltninger eller arbejdsprogrammer, der sikrer overholdelsen af Kommissionens mål og prioriteter og garanterer, at Unionens bidrag til finansieringen er synligt.
3. Tildelingskriterierne defineres på en sådan måde, at det senere er muligt at foretage en evaluering.
Artikel 204
Evaluering af ansøgninger og tildeling af tilskud
(Finansforordningens artikel 133)
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede udpeger et udvalg til evaluering af forslagene, medmindre Kommissionen træffer anden beslutning i forbindelse med et specifikt sektorprogram.
Udvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i nærværende forordnings artikel 72, samt i de bemyndigede organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 and 208, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse eksperter overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal i givet fald opdele processen i flere faser. Reglerne for processen skal meddeles i indkaldelsen af forslag.
Når en indkaldelse af forslag fastsætter, at forslag indgives i to faser, anmodes kun de ansøgere, hvis forslag opfylder evalueringskriterierne for første fase, om at indgive et komplet forslag i anden fase.
Når en indkaldelse af forslag fastsætter, at evalueringen foregår i to faser, går kun forslag, der godkendes i første fase på grundlag af en evaluering i forhold til et begrænset sæt kriterier, videre til evalueringen i anden fase.
De ansøgere, hvis forslag afvises i en hvilken som helst fase, underrettes i overensstemmelse med finansforordningens artikel 133, stk. 3.
Hver af de efterfølgende faser i proceduren skal være klart adskilt fra den foregående fase.
De samme dokumenter og oplysninger kræves kun fremlagt én gang i den samme procedure.
3. Evalueringsudvalget eller i givet fald den ansvarlige anvisningsberettigede kan opfordre en ansøger til at fremsende supplerende oplysninger eller præcisere de bilag, som er fremlagt i forbindelse med ansøgningen, forudsat at disse oplysninger eller præciseringer ikke i væsentlig grad ændrer forslaget. I tilfælde af indlysende materielle fejl kan evalueringsudvalget eller den anvisningsberettigede kun undlade at gøre dette i behørigt begrundede tilfælde, jf. finansforordningens artikel 96. Den anvisningsberettigede fører passende registre over kontakterne med ansøgerne under proceduren.
4. Når evalueringsudvalget har afsluttet sit arbejde, underskriver dets medlemmer en protokol herom, hvori alle de gennemgåede forslag opregnes, deres kvaliteter vurderes, og det angives, hvilke forslag der vil kunne modtage tilskud. Protokollerne kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan autentificeres tilstrækkeligt.
I protokollen opstilles eventuelt en rangordning af de gennemgåede forslag, og der opstilles anbefalinger for det maksimale beløb til tildeling og eventuelle ikke-materielle tilpasninger af tilskudsansøgningen.
Protokollen opbevares som dokumentation.
5. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan opfordre en ansøger til at tilpasse forslaget i lyset af evalueringsudvalgets anbefalinger. Den ansvarlige anvisningsberettigede fører passende registre over kontakterne med ansøgerne under proceduren.
Den ansvarlige anvisningsberettigede træffer efter evalueringen sin afgørelse, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
hvad afgørelsen drejer sig om, og det samlede beløb, som denne vedrører
b)
de valgte ansøgeres navne, foranstaltningernes betegnelser, de tildelte beløb og en begrundelse for dette valg, også i tilfælde af, at det afviger fra evalueringsudvalgets udtalelse
c)
navnene på eventuelle afviste ansøgere og grundene til, at de er blevet afvist.
6. Stk. 1, 2 og 4 i denne artikel er ikke obligatoriske for tildeling af tilskud i henhold til nærværende forordnings artikel 190 og finansforordningens artikel 125, stk. 7.
Artikel 205
Information til ansøgerne
(Finansforordningens artikel 133)
Afviste ansøgere informeres om resultatet af evalueringen af deres ansøgning hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 15 kalenderdage efter, at oplysningerne er sendt til de valgte ansøgere.
KAPITEL 4
Betaling og kontrol
Artikel 206
Forfinansieringsgaranti
(Finansforordningens artikel 134)
1. For at formindske de finansielle risici i forbindelse med udbetaling af forfinansiering kan den ansvarlige anvisningsberettigede på grundlag af en risikovurdering kræve, at tilskudsmodtageren stiller en forhåndsgaranti på op til samme beløb som forfinansieringen, undtagen for tilskud med meget lav værdi, eller opdele betalingen i flere trancher.
2. Når der kræves en garanti, skal den vurderes og accepteres af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Garantien skal dække en periode, der er tilstrækkelig lang til, at garantien kan aktiveres.
3. Garantien skal stilles af en bank eller et pengeinstitut, der er godkendt og etableret i en af medlemsstaterne. Når tilskudsmodtageren er etableret i et tredjeland, kan den ansvarlige anvisningsberettigede acceptere, at en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i dette land, stiller en sådan garanti, hvis han mener, at denne garanti giver den samme sikkerhed og har de samme karakteristika som garantier stillet af en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i en medlemsstat.
Den garanti, der er omhandlet i første afsnit, kan på anmodning af tilskudsmodtageren erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af en tredjemand eller af en garanti med uigenkaldelig og ubetinget solidarisk hæftelse stillet af flere tilskudsmodtagere, der er part i samme tilskudsaftale eller -afgørelse, efter at den ansvarlige anvisningsberettigede har givet sin accept.
Garantien stilles i euro.
Den sikrer, at banken eller pengeinstituttet, tredjemand eller de øvrige tilskudsmodtagere indtræder som uigenkaldelige selvskyldnerkautionister eller hæfter umiddelbart for tilskudsmodtagerens forpligtelser.
4. Garantien frigøres i takt med, at forfinansieringen afsluttes ved modregning i mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen til tilskudsmodtageren, på de betingelser, der er fastsat i tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
Artikel 207
Bilag vedrørende betalingsanmodninger
(Finansforordningens artikel 135)
1. For hvert tilskud kan forfinansieringen opdeles i flere trancher i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
Udbetaling af hele den nye forfinansieringsbetaling forudsætter, at den foregående forfinansiering er udnyttet med mindst 70 % af dens samlede beløb.
Hvis den foregående forfinansiering er udnyttet med under 70 %, nedsættes den nye udbetaling af forfinansiering med den ikke udnyttede del af den foregående forfinansiering.
Ved anmodning om en ny udbetaling fremlægger tilskudsmodtageren en opgørelse over de udgifter, han har afholdt.
2. Tilskudsmodtageren erklærer på tro og love, at oplysningerne i hans betalingsanmodninger er fuldstændige, troværdige og retvisende, jf. dog artikel 110. Han erklærer også, at de afholdte omkostninger kan betragtes som støtteberettigede i henhold til tilskudsaftalen eller -afgørelsen, og at betalingsanmodningerne er underbygget af passende bilag, som kan kontrolleres.
3. I forbindelse med enhver udbetaling kan den ansvarlige anvisningsberettigede på grundlag af en risikovurdering kræve en attest for årsregnskaberne for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet og de underliggende regnskaber, udarbejdet af en autoriseret ekstern revisor eller, når der er tale om offentlige organer, af en kompetent uafhængig offentligt ansat. Attesten skal vedlægges som bilag til betalingsanmodningen. Attesten skal i overensstemmelse med en metode, som den ansvarlige anvisningsberettigede har godkendt, og på grundlag af vedtagne procedurer i overensstemmelse med internationale standarder attestere, at de omkostninger, som tilskudsmodtageren har opført i de årsregnskaber, som betalingsanmodningen er baseret på, er reelle, registreret korrekt og støtteberettigede i henhold til tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
I konkrete og behørigt begrundede tilfælde kan den ansvarlige anvisningsberettigede anmode om attesten i form af en udtalelse eller et andet format i overensstemmelse med internationale standarder.
Attesten for årsregnskaberne og de underliggende regnskaber er obligatorisk for mellemliggende betalinger og for betaling af saldoen i følgende tilfælde:
a)
tilskud til et foranstaltning, for hvilken det tilskud, som er tildelt i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), er på 750 000 EUR eller derover, når de kumulerede beløb for betalingsanmodningerne i den form er på mindst 325 000 EUR
b)
driftstilskud, for hvilke det beløb, som er tildelt i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), er på 100 000 EUR eller derover.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan desuden på grundlag af en risikovurdering undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge en sådan attest om årsregnskaberne og de underliggende regnskaber opfyldt, når der er tale om:
a)
offentlige organer og de i artikel 43 omhandlede internationale organisationer
b)
modtagere af tilskud i forbindelse med humanitær bistand, civilbeskyttelsesindsats og kriseforvaltning, medmindre der er tale om betaling af saldoen
c)
når der er tale om betaling af saldoen, modtagere af tilskud i forbindelse med humanitær bistand, når disse har underskrevet en rammepartnerskabsaftale eller fået meddelt en rammepartnerskabsafgørelse, jf. artikel 178, og der er indført et kontrolsystem, som giver tilsvarende garantier for disse betalinger
d)
modtagere af flere tilskud, som har fremlagt en uafhængig attestering, der giver tilsvarende garantier for kontrolsystemerne og den metode, som de har brugt til at udarbejde deres krav.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan også undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge en attest om årsregnskaberne og de underliggende regnskaber opfyldt, når en revision, som giver tilsvarende sikkerhed for de angivne udgifter, er blevet eller vil blive foretaget direkte af Kommissionens egne ansatte eller et organ, som er bemyndiget til at gøre dette på Kommissionens vegne.
Ved aftaler mellem Kommissionen og flere tilskudsmodtagere finder beløbsgrænserne i tredje afsnit, litra a) og b), anvendelse på de enkelte tilskudsmodtagere.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan på grundlag af en risikovurdering anmode om en operationel kontrolrapport, som er udarbejdet af en uafhængig tredjemand, der er godkendt af den ansvarlige anvisningsberettigede, til støtte for betalinger. Når den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en kontrolrapport, skal denne vedlægges som bilag til betalingsanmodningen, og de dermed forbundne omkostninger er støtteberettigede på samme betingelser som omkostningerne vedrørende revisionspåtegninger, jf. finansforordningens artikel 126. Kontrolrapporten skal fastslå, at den operationelle kontrol er udført i overensstemmelse med en metode, som er godkendt af den ansvarlige anvisningsberettigede, og om foranstaltningen eller arbejdsprogrammet rent faktisk blev gennemført i overensstemmelse med de betingelser, som er fastsat i tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
Artikel 208
Suspension og reduktion af tilskud
(Finansforordningens artikel 135)
1. Gennemførelsen af tilskudsaftalen eller -afgørelsen, en tilskudsmodtagers deltagelse i gennemførelsen heraf eller betalinger kan suspenderes for at undersøge, om formodede væsentlige fejl eller uregelmæssigheder eller svig eller misligholdelse rent faktisk er begået. Hvis formodningen viser sig ubegrundet, genoptages gennemførelsen så hurtigt som muligt.
2. Hvis den godkendte foranstaltning eller det godkendte arbejdsprogram ikke gennemføres eller ikke gennemføres korrekt, fuldt ud og til tiden, reducerer eller inddriver den anvisningsberettigede tilskuddet forholdsmæssigt afhængigt af fasen i proceduren, forudsat at tilskudsmodtageren har fået mulighed for at fremsætte bemærkninger.
KAPITEL 5
Gennemførelse
Artikel 209
Kontrakter som led i gennemførelsen
(Finansforordningens artikel 137)
1. Uden at dette berører anvendelsen af direktiv 2004/18/EF, skal tilskudsmodtagen, hvis gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet kræver, at der indgås en indkøbskontrakt, tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige bud eller i givet fald til det laveste bud, idet interessekonflikter undgås.
2. Hvis gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet kræver, at der indgås en indkøbskontrakt med en værdi på over 60 000 EUR, kan den ansvarlige anvisningsberettigede kræve, at tilskudsmodtagen overholder særlige regler ud over de i stk. 1 anførte regler.
Disse særlige regler skal være baseret på regler i finansforordningen og fastlægges under hensyntagen til værdien af de pågældende kontrakter, EU-bidragets relative størrelse i forhold til de samlede omkostninger til foranstaltningen og risikoen. De særlige regler medtages i tilskudsafgørelsen eller -aftalen.
Artikel 210
Finansiel støtte til tredjemand
(Finansforordningens artikel 137)
Hvis de mål eller resultater, som skal nås, er fastsat tilstrækkelig præcist i de betingelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 137, stk. 1, kan skønsmargenen kun anses for at være fjernet, hvis tilskudsafgørelsen eller -aftalen også præciserer følgende:
a)
maksimumsbeløbet for den finansielle støtte, som kan betales til tredjemand, som ikke kan overstige 60 000 EUR, undtagen når den finansielle støtte er hovedformålet med foranstaltningen, og kriterierne for fastsættelse af det præcise beløb
b)
de forskellige former for aktiviteter, som der kan ydes en sådan finansiel støtte til, på grundlag af en fast liste
c)
en definition af de personer eller kategorier af personer, som kan modtage en sådan finansiel støtte, og kriterierne for tildeling af støtten.
AFSNIT VII
PRISER
Artikel 211
Programmering
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. Hver ansvarlig anvisningsberettiget udarbejder et årligt eller flerårigt arbejdsprogram for priser. Arbejdsprogrammet vedtages af institutionen og offentliggøres på den pågældende institutions hjemmeside hurtigst muligt og senest den 31. marts i gennemførelsesåret.
I arbejdsprogrammet anføres den periode, det omfatter, basisretsakten, hvis en sådan findes, de mål, der forfølges, de forventede resultater og den vejledende tidsplan for konkurrencerne med det vejledende beløb for priserne.
Arbejdsprogrammet skal desuden indeholde de oplysninger, som er anført i artikel 94, for at afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet kan betragtes som finansieringsafgørelsen for priserne for det pågældende år.
2. Enhver væsentlig ændring af arbejdsprogrammet skal også vedtages og offentliggøres som fastsat i stk. 1.
Artikel 212
Konkurrenceregler
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. I konkurrencereglerne fastlægges følgende:
a)
betingelserne for deltagelse, som mindst skal:
i)
fastsætte kriterierne for deltagelse
ii)
om nødvendigt fastsætte de nærmere regler og fristen for registrering af deltagere og for indgivelse af bidrag på de betingelser, som er fastsat i stk. 2
iii)
indeholde bestemmelser om udelukkelse af deltagere, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, 108 og 109
iv)
fastsætte, at deltagerne bærer det fulde ansvar i tilfælde af krav vedrørende de aktiviteter, der gennemføres som led i konkurrencen
v)
fastsætte, at vinderne skal acceptere Kommissionens, OLAF's og Revisionsrettens kontrol og revision og de offentliggørelsesforpligtelser, som er fastlagt i reglerne for konkurrencen
vi)
anføre, at EU-lovgivningen er den lovgivning, som konkurrencen er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i konkurrencereglerne
vii)
præcisere, hvilken domstol eller voldgiftsret der er kompetent til at behandle tvister
viii)
angive, at deltagere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået uregelmæssigheder eller svig, kan pålægges økonomiske og/eller administrative sanktioner, der står i forhold til værdien af de pågældende priser, på de betingelser, der er fastsat i artikel 145
b)
tildelingskriterierne, som skal gøre det muligt at vurdere bidragenes kvalitet med hensyn til de forfulgte mål og de forventede resultater og objektivt at afgøre, om bidragene kan betragtes som vindere
c)
prisens eller prisernes størrelse
d)
de nærmere regler for udbetaling af priserne til vinderne efter tildelingen.
I forbindelse med første afsnit, litra a), nr. i), kan modtagere af EU-tilskud deltage, medmindre andet er anført i konkurrencereglerne.
I forbindelse med første afsnit, litra a), nr. vi), kan der gøres en undtagelse i tilfælde af, at internationale organisationer deltager.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede vælger kommunikationsmidler til indgivelse af bidrag, som er ikke-diskriminerende, og som på ingen måde begrænser deltagernes adgang til konkurrencen.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
at hvert bidrag indeholder alle oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
at dataintegriteten sikres
c)
at bidragenes fortrolighed sikres
d)
at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
3. Konkurrencereglerne kan fastsætte betingelserne for aflysning af konkurrencen, navnlig når dens mål ikke kan opfyldes, eller når en juridisk eller fysisk person, som ikke opfylder betingelserne for deltagelse, ville kunne betragtes som vinderen.
4. Konkurrencereglerne offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside. Ud over offentliggørelse på hjemmesiden kan konkurrencereglerne også offentliggøres på enhver anden hensigtsmæssig måde, herunder i Den Europæiske Unions Tidende, når det er nødvendigt for at informere potentielle deltagere yderligere. De kan offentliggøres fra vedtagelsen af den finansieringsafgørelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 84, herunder i løbet af det år, som går forud for gennemførelsen af budgettet. Enhver ændring af indholdet i konkurrencereglerne skal også offentliggøres på de samme betingelser.
Artikel 213
Efterfølgende offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. Oplysninger om priser, som tildeles i løbet af et regnskabsår, offentliggøres årligt i overensstemmelse med artikel 21.
2. Efter den offentliggørelse, der er omhandlet i stk. 1, sender Kommissionen på anmodning af Europa-Parlamentet og Rådet disse en rapport om:
a)
antallet af deltagere i det forløbne år
b)
antallet af deltagere og procentdelen af valgte bidrag pr. konkurrence
c)
en liste over de eksperter, som har deltaget i panelet i det seneste år, sammen med oplysninger om, hvilken procedure der er anvendt ved udvælgelsen af eksperterne.
Artikel 214
Vurdering
(Finansforordningens artikel 138, stk. 3)
1. Med henblik på at vurdere bidragene udpeger den ansvarlige anvisningsberettigede et panel bestående af mindst tre eksperter, som kan være eksterne eksperter eller personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, undtagen i repræsentationerne eller de lokale organer, der er omhandlet i nærværnede forordnings artikel 72, og de bemyndigede organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, hvis der ikke findes særskilte afdelinger.
De eksperter, der er omhandlet i første afsnit, skal opfylde kravene om interessekonflikter i finansforordningens artikel 57.
Eksterne eksperter skal erklære, at de ikke befinder sig i en interessekonflikt på tidspunktet for udpegelsen, og at de forpligter sig til at underrette den anvisningsberettigede, hvis der opstår en interessekonflikt under vurderingsproceduren.
2. Når medlemmerne af panelet har afsluttet deres arbejde, underskriver de en protokol herom, hvori alle de gennemgåede bidrag opregnes, deres kvaliteter vurderes og det angives, til hvilke bidrag der kan tildeles priser. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan autentificeres tilstrækkeligt.
Den protokol, der er omhandlet i første afsnit, opbevares som dokumentation.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede afgør derefter, om priserne skal uddeles. I afgørelsen anføres desuden følgende:
a)
formålet med og det samlede beløb for eventuelt tildelte priser
b)
navnene på eventuelle vindende deltagere, det beløb, som er tildelt hver af de vindende deltagere, og grundene til valget
c)
navnene på eventuelle afviste deltagere og grundene til, at de er blevet afvist.
Artikel 215
Information og underretning
(Finansforordningens artikel 138, stk. 3)
1. Deltagerne informeres om resultatet af vurderingen af deres bidrag hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 15 kalenderdage efter, at den anvisningsberettigede har truffet tildelingsafgørelsen.
2. Den vindende deltager underrettes om afgørelsen om tildeling af prisen, som udgør den retlige forpligtelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 86.
AFSNIT VIII
FINANSIELLE INSTRUMENTER
Artikel 216
Udvælgelsen af enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
1. Med henblik på gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning skal Kommissionen indhente beviser for, at den bemyndigede enhed opfylder kravene i finansforordningens artikel 60, stk. 2. Når disse beviser er indhentet, er de gyldige for den pågældende enheds eventuelle fremtidige gennemførelse af finansielle instrumenter, medmindre der er foretaget væsentlige ændringer i de bemyndigede enheders systemer, regler og procedurer, som er omfattet af disse krav.
2. Med henblik på udvælgelsen af enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter i henhold til finansforordningens artikel 61, stk. 2, offentliggør Kommissionen en indkaldelse til potentielle bemyndigede enheder. Indkaldelsen skal omfatte udvælgelses- og tildelingskriterierne.
Den indkaldelse, der er omhandlet i første afsnit, skal også angive, om den bemyndigede enhed skal anvende sine egne finansielle midler til det specifikke finansielle instrumenter eller dele risikoen. Når dette angives, og når det er nødvendigt at undgå en eventuel interessekonflikt, anføres det også i indkaldelsen, at den bemyndigede enhed skal foreslå foranstaltninger vedrørende afpasning af interesser, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 2. Foranstaltningerne vedrørende afpasning af interesser skal medtages i aftalen om det specifikke finansielle instrument.
Kommissionen indleder en dialog med de enheder, som opfylder udvælgelseskriterierne, på en gennemsigtig og objektiv måde, idet interessekonflikter udngås. Efter dialogen underskriver Kommissionen delegationsaftaler med den eller de enheder, som har indgivet de økonomisk mest fordelagtige forslag, som i givet fald omfatter deres bidrag med egne finansielle midler eller risikodeling.
3. Kommissionen kan indlede direkte forhandlinger med potentielle bemyndigede enheder, inden den underskriver delegationsaftaler, når den bemyndigede enhed er identificeret i den relevante basisretsakt eller anført i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iii), eller i behørigt begrundede og tilstrækkelig dokumenterede undtagelsestilfælde, navnlig når:
a)
der ikke blev indgivet egnede forslag efter en indkaldelse til potentielle bemyndigede enheder
b)
finansielle instrumenter med særlige karakteristika kræver en særlig type bemyndiget enhed på grund af dennes tekniske kompetence, dens høje specialiseringsgrad eller dens administrative beføjelser
c)
tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives Unionen, gør det umuligt at overholde proceduren i stk. 2.
Artikel 217
Indholdet af delegationsaftaler med enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
Ud over kravene i artikel 40 skal delegationsaftaler med enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter, omfatte passende regler for at sikre, at principperne og betingelserne i finansforordningens artikel 140 overholdes. Delegationsaftalerne skal navnlig indeholde:
a)
en beskrivelse af det finansielle instrument, herunder dets investeringsstrategi eller -politik, de typer støtte, der ydes, kriterierne for støtteberettigelse for finansielle formidlere og slutmodtagere samt yderligere operative krav, der gennemfører politikmålene for instrumentet
b)
kravene til et målinterval af værdier for løftestangseffekten
c)
en definition af ikke-støtteberettigede aktiviteter og udelukkelseskriterier
d)
bestemmelser, som sikrer afpasning af interesser og imødegår mulige interessekonflikter
e)
bestemmelser om udvælgelse af finansielle formidlere, jf. finansforordningens artikel 139, stk. 4, andet afsnit, og i givet fald om oprettelse af særlige investeringsmekanismer
f)
bestemmelser om det ansvar, som påhviler den bemyndigede enhed og andre enheder, der deltager i gennemførelsen af det finansielle instrument
g)
bestemmelser om bilæggelse af tvister
h)
bestemmelser om styring af det finansielle instrument
i)
bestemmelser om anvendelse og genanvendelse af Unionens bidrag i overensstemmelse med finansforordningens artikel 140, stk. 6
j)
bestemmelser om forvaltning af bidragene fra Unionen og af forvaltningskonti, herunder modpartsrisici, acceptable likviditetstransaktioner, de berørte parters ansvar, korrektionsforanstaltninger i tilfælde af for store saldi på forvaltningskonti, opbevaring af dokumentation og rapportering
k)
bestemmelser om aflønning af den bemyndigede enhed, herunder satser for forvaltningsgebyrer, og beregning og betaling af forvaltningsomkostninger og -gebyrer til de bemyndigede enheder i henhold til artikel 218
l)
i givet fald bestemmelser om rammebetingelser for bidragene fra de fonde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 175, navnlig Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Den Europæiske Socialfond, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne og den kommende Fiskerifond (i det følgende benævnt »FSR-fondene«)
m)
bestemmelser om varigheden, muligheden for forlængelse og afslutningen af det finansielle instrument, herunder betingelserne for afslutning før aftalt tid og i givet fald exitstrategier
n)
bestemmelser om overvågning af gennemførelsen af støtte til finansielle formidlere og slutmodtagere, herunder de finansielle formidleres rapportering
o)
i givet fald typen og arten af eventuelle dækningstransaktioner, jf. artikel 219.
Artikel 218
Forvaltningsomkostninger og -gebyrer til bemyndigede enheder
(Finansforordningens artikel 139)
1. Kommissionen aflønner de bemyndigede enheder for gennemførelsen af et finansielt instrument gennem resultatbaserede gebyrer, godtgørelse af ekstraordinære udgifter og, når den bemyndigede enhed varetager likviditetsstyringen for det finansielle instrument, likviditetsstyringsgebyrer.
2. De resultatbaserede gebyrer omfatter administrationsgebyrer, som aflønner den bemyndigede enhed for det arbejde, den udfører i forbindelse med gennemførelsen af et finansielt instrument. I givet fald kan de også omfatte politikrelaterede incitamenter for at fremme opfyldelsen af politikmålene eller incitamenter vedrørende det finansielle instruments økonomiske resultater.
Artikel 219
Særlige regler for forvaltningskonti ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
1. Enheder, der har fået overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter, kan åbne forvaltningskonti som omhandlet i finansforordningens artikel 68, stk. 7, i deres eget navn og udelukkende på Kommissionens vegne. De bemyndigede enheder sender den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen de tilsvarende kontoudtog.
2. Forvaltningskontiene skal have en passende likviditet, og aktiverne på disse forvaltningskonti skal forvaltes i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning under overholdelse af passende tilsynsregler i overensstemmelse med finansforordningens artikel 140, stk. 7.
3. I forbindelse med gennemførelsen af finansielle instrumenter må de bemyndigede enheder ikke foretage dækningstransaktioner i spekulationsøjemed. Eventuelle dækningstransaktioners type og art skal på forhånd godkendes af Kommissionen og medtages i de delegationsaftaler, der er omhandlet i artikel 217.
Artikel 220
Finansielle instrumenter, som gennemføres direkte
(Finansforordningens artikel 139)
1. I undtagelsestilfælde kan finansielle instrumenter i medfør af finansforordningens artikel 139, stk. 4, gennemføres direkte på følgende måder:
a)
gennem en særlig investeringsmekanisme, som Kommissionen deltager i sammen med andre offentlige eller private investorer med henblik på at øge løftestangseffekten af Unionens bidrag
b)
gennem lån, garantier, kapitalandele og andre risikodelingsinstrumenter end investeringer i særlige investeringsmekanismer, som stilles til rådighed for slutmodtagerne direkte eller gennem finansielle formidlere.
2. I forbindelse med gennemførelsen af finansielle instrumenter må Kommissionen ikke foretage dækningstransaktioner i spekulationsøjemed. Eventuelle dækningstransaktioners type og art skal på forhånd godkendes af Kommissionen og medtages i aftalerne med de enheder, der gennemfører det finansielle instrument.
Artikel 221
Udvælgelse af finansielle formidlere, forvaltere af særlige investeringsmekanismer og slutmodtagere
(Finansforordningens artikel 139)
1. Når Kommissionen gennemfører finansielle instrumenter direkte eller indirekte gennem særlige investeringsmekanismer, skal disse mekanismer oprettes i henhold til en medlemsstats lovgivning. De kan også oprettes i henhold til lovgivningen i et land, som ikke er en medlemsstat, når det drejer sig om foranstaltninger udadtil. Forvalterne af disse mekanismer skal ved lov eller kontrakt være forpligtet til at handle med den omhu, som kræves af en professionel forvalter, og i god tro.
2. Forvalterne af de særlige investeringsmekanismer som omhandlet i stk. 1 og finansielle formidlere eller slutbrugere af de finansielle instrumenter udvælges under hensyntagen til arten af det finansielle instrument, som skal gennemføres, de pågældende enheders erfaring og operationelle og finansielle kapacitet og/eller slutmodtagernes projekters økonomiske levedygtighed. Valget skal være gennemsigtigt og objektivt begrundet og må ikke give anledning til interessekonflikter.
3. Der ydes ikke finansiel støtte til forvaltere af særlige investeringsmekanismer, finansielle formidlere og slutmodtagere, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, 108 og 109.
Artikel 222
Betingelser for anvendelse af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter skal rette op på markedsfejl eller -svigt eller suboptimale investeringsforhold og kun yde støtte til slutmodtagere, som anses for at være potentielt økonomisk levedygtige på tidspunktet for Unionens støtte gennem et finansielt instrument.
2. Finansielle instrumenter skal yde støtte til slutmodtagere på en proportional måde. Specielt skal fortrinsbehandling af investorer, som bidrager med saminvestering eller risikodeling, være begrundet, stå i et rimeligt forhold til de risici, som investorerne i et finansielt instrument tager, og være begrænset til det minimum, som er nødvendigt for at sikre deres investering eller risikodeling.
Artikel 223
Løftestangseffekt
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter skal sigte mod at give Unionens bidrag en løftestangseffekt ved at mobilisere en samlet investering, som er større end Unionens bidrag.
EU-midlernes løftstangseffekt svarer til det beløb, der udbetales til de støtteberettigede slutmodtagere, divideret med det beløb, som Unionens bidrag udgør.
2. Målintervallet af værdier for løftstangseffekten baseres på en forudgående vurdering for det tilsvarende finansielle instrument.
Artikel 224
Forudgående vurdering af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter baseres på forudgående vurderinger, som identificerer markedsfejl eller -svigt eller suboptimale investeringsforhold og evaluerer investeringsbehovene i lyset af politikmålene.
2. Den forudgående vurdering skal vise, at de identificerede markedsbehov ikke kan opfyldes på passende vis og i rette tid gennem enten markedsbaserede aktiviteter eller andre typer tiltag fra Unionens side end finansiering via et finansielt instrument, såsom regulering, liberalisering, reform eller andre politiktiltag. Den skal evaluere sandsynligheden af og de mulige omkostninger ved markedsforvridninger og fortrængning af privat finansiering gennem det finansielle instrument og skal pege på, hvordan man kan mindske de negative virkninger af sådanne forvridninger.
3. Den forudgående vurdering skal i overensstemmelse med subsidiaritetsprincippet vise, at et finansielt instrument på unionsniveau opfylder konstaterede markedsbehov mere effektivt end tilsvarende finansielle instrumenter på nationalt eller regionalt plan, herunder de instrumenter, som finansieres af FSR-fondene. Ved vurderingen af værdien af Unionens bidrag tages der hensyn til faktorer såsom vanskelig adgang til finansiering på nationalt plan, navnlig for grænseoverskridende projekter, stordriftsfordele eller stærke demonstrationseffekter i forbindelse med udbredelse af bedste praksis til medlemsstaterne.
4. Den forudgående vurdering skal fastslå, hvordan det finansielle instrument kan gennemføres mest effektivt.
5. Den forudgående vurdering skal også påvise, at det planlagte finansielle instrument er foreneligt med:
a)
nye og eksisterende finansielle instrumenter, således at man undgår uønsket overlapning og opnår synergieffekter og stordriftsfordele
b)
finansielle instrumenter og andre former for offentlig intervention, som vedrører den samme markedssituation, for at undgå uoverensstemmelser og undersøge potentielle synergieffekter.
6. Den forudgående vurdering skal bedømme den planlagte interventions proportionalitet med hensyn til den konstaterede finansieringskløfts størrelse og det planlagte finansielle instruments forventede løftestangseffekt og undersøge yderligere kvalitative virkninger, såsom udbredelse af bedste praksis, effektiv fremme af Unionens politikmål i hele gennemførelseskæden eller adgang til specifik ekspertise hos de aktører, der deltager i gennemførelseskæden.
7. Den forudgående vurdering skal fastsætte et sæt hensigtsmæssige resultatindikatorer for det foreslåede finansielle instrument og præcisere det forventede output og de forventede resultater og virkninger.
8. Der foretages kun en særskilt forudgående vurdering af finansielle instrumenter, når en vurdering, som fuldt ud overholder kriterierne i stk. 1-7, ikke indgår i den forudgående vurdering eller en konsekvensanalyse af et program eller en aktivitet, som er omfattet af en basisretsakt.
Artikel 225
Overvågning af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. For at sikre en harmoniseret overvågning af finansielle instrumenter, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 12, indfører den ansvarlige anvisningsberettigede et overvågningssystem, som skal medvirke til at give rimelig sikkerhed for, at Unionens midler anvendes i overensstemmelse med finansforordningens artikel 32, stk. 2.
2. Overvågningssystemet bruges til at vurdere fremskridtene med gennemførelsen hen imod opfyldelse af politikmålene, som afspejles i de relevante output- og resultatindikatorer, der er fastsat i overenssstemmelse med den forudgående vurdering, og til at analysere, om gennemførelsen overholder de fastsatte krav, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 2, og udgør grundlaget for Kommissionens rapportering i henhold til finansforordningens artikel 38, stk. 5, og artikel 140, stk. 8.
3. I tilfælde af indirekte forvaltning bygger Kommissionens overvågning på de bemyndigede enheders rapporter og regnskaber og på de foreliggende revisioner og den kontrol, som er foretaget af den bemyndigede enhed, under hensyntagen til den bemyndigede enheds forvaltningserklæring og udtalelsen fra det uafhængige revisionsorgan, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5. Kommissionen gennemgår oplysningerne fra de bemyndigede enheder og kan foretage kontrol, bl.a. på stikprøvebasis, på passende gennemførelsesniveauer op til slutmodtagerne.
Den bemyndigede enheds overvågning bygger på de finansielle formidleres rapporter og regnskaber og på de foreliggende revisioner og den kontrol, som er foretaget af den finansielle formidler, under hensyntagen til den finansielle formidlers forvaltningserklæring og udtalelsen fra uafhængige revisorer.
Når der ikke er nogen finansielle formidlere, overvåger den bemyndigede enhed direkte anvendelsen af det finansielle instrument på grundlag af slutmodtagernes rapporter og regnskaber.
Den bemyndigede enhed gennemgår, i givet fald på stikprøvebasis, oplysningerne fra de finansielle formidlere eller slutmodtagerne og gennemfører kontrol i overensstemmelse med den aftale, der er omhandlet i artikel 217.
4. I tilfælde af direkte forvaltning bygger Kommissionens overvågning på de finansielle formidleres og slutmodtagernes rapporter og regnskaber, idet der føres den nødvendige kontrol. Bestemmelserne i stk. 3 finder tilsvarende anvendelse på direkte forvaltning.
5. Aftalerne om gennemførelse af de finansielle instrumenter skal indeholde de bestemmelser, som er nødvendige for anvendelsen af stk. 1-4.
Artikel 226
Behandling af bidrag fra FSR-fondene
(Finansforordningens artikel 140)
1. Der føres særskilte regnskaber for bidrag fra FSR-fondene til finansielle instrumenter, som er oprettet i henhold til finansforordningens afsnit VIII, og som modtager støtte fra FSR-fondene i henhold til de sektorspecifikke regler.
2. Bidrag fra FSR-fondene anbringes på særskilte konti og anvendes i overensstemmelse med målene for de respektive FSR-fonde til foranstaltninger og slutmodtagere, der er forenelige med det eller de programmer, som bidragene kommer fra.
3. Med hensyn til bidrag fra FSR-fondene til finansielle instrumenter, som er oprettet i henhold til finansforordningens afsnit VIII, gælder de sektorspecifikke regler.
AFSNIT IX
REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING
KAPITEL 1
Regnskabsaflæggelse
Artikel 227
Beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret
(Finansforordningens artikel 142)
Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret skal indeholde en nøjagtig redegørelse for:
a)
hvordan de mål, der er opstillet for regnskabsåret, er virkeliggjort i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
b)
hvordan den finansielle situation er, og hvilke begivenheder der har haft væsentlig indflydelse på regnskabsårets aktiviteter.
Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning skal være adskilt fra beretningerne om gennemførelsen af budgettet.
Artikel 228
Fravigelse af regnskabsprincipperne
(Finansforordningens artikel 144)
Hvis regnskabsførerne i særlige tilfælde finder, at der er grund til at fravige indholdet i et af de regnskabsprincipper, som er angivet i Unionens regnskabsregler, begrundes og nævnes fravigelsen i de noter til årsregnskabet, der er omhandlet i artikel 232.
Artikel 229
Bilag
(Finansforordningens artikel 144)
1. Hver postering skal være baseret på daterede og nummererede bilag, der er udformet på papir eller et andet medium, som sikrer, at bilaget er troværdigt, og at dets indhold bevares i den periode, der er fastsat i artikel 48.
2. Transaktioner af samme art, der er gennemført på samme sted og i løbet af samme dag, kan dokumenteres ved ét sammenfattende bilag.
Artikel 230
Resultatopgørelsen
(Finansforordningens artikel 145)
Resultatopgørelsen viser regnskabsårets indtægter og udgifter klassificeret efter art.
Artikel 231
Pengestrømsopgørelsen
(Finansforordningens artikel 145)
Pengestrømsopgørelsen viser pengestrømme i regnskabsåret med angivelse af udviklingen i likviditeten mellem årets begyndelse og årets udgang.
Likviditeten udgøres af:
a)
den likvide beholdning
b)
indeståender på anfordringskonti i banker
c)
andre disponible aktiver, der hurtigt kan omsættes til kontanter, og hvis værdi er stabil.
Artikel 232
Noter til årsregnskabet
(Finansforordningens artikel 145)
De noter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 145, er en integreret del af årsregnskabet. Noterne indeholder mindst følgende oplysninger:
a)
regnskabsprincipperne, -reglerne og -metoderne
b)
forklarende noter med yderligere oplysninger, der ikke findes i selve årsregnskabet, men som er nødvendige for at give et retvisende billede.
Artikel 233
Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen
(Finansforordningens artikel 146)
1. Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen omfatter:
a)
oplysninger om indtægter, herunder:
i)
ændringer i overslagene over budgettets indtægter
ii)
gennemførelsen af budgettets indtægter
iii)
de fastlagte fordringer
b)
oplysninger, der viser udviklingen i de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
c)
oplysninger, der viser udnyttelsen af de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
d)
oplysninger, der viser de udestående forpligtelser, de forpligtelser, som er fremført fra det foregående regnskabsår, og de forpligtelser, som er indgået i regnskabsåret.
2. For så vidt angår oplysningerne om indtægter, vedlægges desuden en opgørelse, der viser fordelingen på medlemsstater af de fordringer vedrørende egne indtægter, for hvilke der er udstedt indtægtsordre, men som ved regnskabsårets udløb endnu ikke er inkasseret.
Artikel 234
Bestemmelser om fremsendelse af regnskaber
(Finansforordningens artikel 148)
De foreløbige regnskaber og de endelige regnskaber, der er omhandlet i finansforordningens artikel 147 og 148, kan fremsendes elektronisk.
KAPITEL 2
Regnskabsføring
Afdeling 1
Organisation på regnskabsområdet
Artikel 235
Organisation på regnskabsområdet
(Finansforordningens artikel 151)
1. Regnskabsføreren for hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, udarbejder og ajourfører dokumentationsmateriale, der beskriver organisation og procedurer på regnskabsområdet for hans egen institution eller hans eget organ.
2. Budgetindtægter og -udgifter registreres i det it-system, der er omhandlet i artikel 236, efter transaktionens økonomiske beskaffenhed enten som løbende indtægter eller udgifter eller som kapital.
Artikel 236
It-systemer
(Finansforordningens artikel 151)
1. Regnskabet føres ved hjælp af et integreret it-system.
2. Regnskabsføring ved hjælp af it-systemer og -undersystemer kræver en fuldstændig beskrivelse af de anvendte systemer og undersystemer.
Beskrivelsen definerer indholdet af alle datafelter og præciserer, hvordan systemet behandler de enkelte transaktioner. Den angiver, hvordan systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver enkelt transaktion og for enhver ændring af it-systemerne og -undersystemerne, så det når som helst er muligt at fastslå ændringens art og den person, som har foretaget den.
Beskrivelserne af it-regnskabssystemer og -undersystemer skal angive eventuelle sammenkoblinger mellem disse systemer og det centrale regnskabssystem, bl.a. med hensyn til dataoverførsel og saldoafstemning.
3. Adgangen til it-systemerne og -undersystemerne er begrænset til personerne på en liste over godkendte brugere, der opstilles og ajourføres af hver enkelt institution.
Afdeling 2
Regnskabsbøger
Artikel 237
Regnskabsbøger
(Finansforordningens artikel 154)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, fører en dagbog, en hovedbog og delbøger for i det mindste debitorer, kreditorer og anlægsaktiver, medmindre det ikke er rimeligt ud fra cost-benefit-hensyn.
Regnskabsbøgerne består af elektroniske dokumenter, som er identificeret af regnskabsføreren, og hvis bevismæssige værdi er sikret.
Posteringerne i dagbogen overføres til hovedbogen efter den regnskabskontoplan, der er omhandlet i artikel 212.
Dagbogen og hovedbogen kan opdeles i lige så mange hjælpebøger, som der er behov for.
Posteringerne i hjælpebøgerne centraliseres mindst en gang om måneden i dagbogen og hovedbogen.
Artikel 238
Generel kontooversigt
(Finansforordningens artikel 154)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, opstiller en generel kontooversigt over alle konti i det almindelige regnskab, herunder de konti, hvor saldo er opgjort i løbet af regnskabsåret, med angivelse for hver af dem af:
a)
kontonummer
b)
betegnelse
c)
samlet beløb i debet
d)
samlet beløb i kredit
e)
saldo.
Artikel 239
Regnskabsafstemninger
(Finansforordningens artikel 154)
1. Oplysningerne i hovedbogen opbevares og organiseres på en sådan måde, at de kan afstemmes med indholdet af hver enkelt konto i den generelle kontooversigt.
2. Når det drejer sig om fortegnelsen over anlægsaktiver, finder artikel 246-253 anvendelse.
Afdeling 3
Registrering
Artikel 240
Regnskabsposteringer
(Finansforordningens artikel 154)
1. Posteringerne foretages efter det dobbelte bogholderis metode, hvilket betyder, at enhver bevægelse eller ændring, der registreres i regnskabet, repræsenteres ved en dobbeltpostering, der indebærer, at samme beløb debiteres henholdsvis krediteres de relevante konti, der berøres af posteringen.
2. Modværdien i euro af en transaktion udtrykt i en anden valuta end euro beregnes og bogføres til denne modværdi.
Transaktioner i udenlandske valutaer på justerbare konti justeres i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning.
Denne justering sker på grundlag af kurser beregnet i overensstemmelse med artikel 6.
Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og en anden valuta med henblik på opstilling af balancen pr. 31. december i år N, er kursen den sidste arbejdsdag i år N.
3. I Unionens regnskabsregler, som fastsættes efter finansforordningens artikel 152, præciseres de regler for omregning og omvurdering, som er nødvendige med henblik på regnskabsføring efter periodiseringsprincippet.
Artikel 241
Bogføringstransaktioner
(Finansforordningens artikel 154)
Hver bogføringstransaktion skal præcisere oplysningens oprindelse, indhold og postering samt referencerne på relevante bilag.
Artikel 242
Registrering i dagbogen
(Finansforordningens artikel 154)
Regnskabstransaktionerne registreres i dagbogen efter en af følgende metoder, der ikke udelukker hinanden:
a)
dag for dag, transaktion for transaktion
b)
ved en månedlig sammenfatning af transaktionernes samlede beløb, forudsat at alle bilag opbevares, så de enkelte transaktioner dag for dag kan verificeres.
Artikel 243
Validering af registreringer
(Finansforordningens artikel 154)
1. Registreringerne i dagbogen og i delbøgerne gøres definitive gennem en valideringsprocedure, der forbyder ændring eller sletning af oplysninger.
2. En afslutningsprocedure, der fastfryser transaktionernes kronologi og sikrer, at oplysningerne ikke ændres, gennemføres inden aflæggelsen af det endelige årsregnskab.
Afdeling 4
Afstemning og kontrol
Artikel 244
Afstemning af konti
(Finansforordningens artikel 154)
1. Saldiene for kontiene i den generelle kontooversigt afstemmes jævnligt, og i det mindste i forbindelse med den årlige regnskabsafslutning, med oplysningerne i de forvaltningssystemer, som de anvisningsberettigede anvender i forbindelse med forvaltningen af aktiver og det daglige input i regnskabssystemet.
2. Regnskabsføreren tjekker jævnligt og i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning, at banksaldiene stemmer overens med de virkelige forhold, bl.a. gennem:
a)
afstemning af bankindeståender med kontoudtog fra pengeinstitutterne
b)
afstemning af kassebeholdningen med oplysningerne i kassebogen.
For så vidt angår konti for anlægsaktiver foretages denne kontrol i overensstemmelse med artikel 250.
3. Mellemregningskonti mellem institutionerne afstemmes månedligt.
4. Interimskonti åbnes og gennemgås årligt af regnskabsføreren. Den anvisningsberettigede er ansvarlig for disse konti og afslutter dem hurtigst muligt.
Afdeling 5
Bevillingsregnskabet
Artikel 245
Føring af bevillingsregnskabet og dettes indhold
(Finansforordningens artikel 156)
1. Bevillingsregnskabet skal for hver underinddeling i budgettet vise:
a)
for så vidt angår udgifter:
i)
de bevillinger, der er godkendt i det oprindelige budget, de bevillinger, der er opført i ændringsbudgetter, fremførte bevillinger, de bevillinger, der er til rådighed som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter, de bevillinger, der er fremkommet ved overførsel, og de samlede bevillinger, der således er til rådighed
ii)
de indgåede forpligtelser og udførte betalinger i regnskabsåret
b)
for så vidt angår indtægter:
i)
de overslag, der er opført i det oprindelige budget, de overslag, der er opført i ændringsbudgetter, formålsbestemte indtægter og det samlede beløb for de således anslåede indtægter
ii)
de fastlagte fordringer og inkasserede beløb i regnskabsåret
c)
en opgørelse over uindfriede forpligtelser og udestående fordringer, som er fremført fra tidligere regnskabsår.
De i første afsnit, litra a), omhandlede forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger registreres og vises særskilt.
Endvidere anføres i bevillingsregnskabet de samlede foreløbige forpligtelser vedrørende Den Europæiske Garantifond for Landbruget (i det følgende benævnt »EGFL«) og de tilsvarende betalinger.
Disse forpligtelser anføres over for de samlede bevillinger til EGFL.
2. Bevillingsregnskabet viser særskilt:
a)
udnyttelsen af fremførte bevillinger og regnskabsårets bevillinger
b)
afviklingen af uindfriede forpligtelser.
For indtægternes vedkommende vises de udestående fordringer fra tidligere regnskabsår særskilt.
3. Bevillingsregnskabet kan organiseres på en sådan måde, at der udvikles et omkostningsregnskabssystem.
4. Bevillingsregnskabet føres ved hjælp af it-systemer, bøger eller kartotekskort.
KAPITEL 3
Formuefortegnelse
Artikel 246
Formuefortegnelse
(Finansforordningens artikel 157)
Formuefortegnelsessystemet oprettes af den anvisningsberettigede med tenisk bistand fra regnskabsføreren. Systemet skal levere alle de oplysninger, der er nødvendige for regnskabsføringen og for beskyttelse af aktiverne.
Artikel 247
Beskyttelse af aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, fastlægger sine egne regler for beskyttelse af de aktiver, der er opført på deres respektive balance, og udpeger de tjenestegrene, der har ansvaret for formuefortegnelsen.
Artikel 248
Opførelse af aktiver i fortegnelsen
(Finansforordningens artikel 157)
Alle aktiver, som anskaffes, opføres i formuefortegnelsen og registreres i kontiene over anlægsaktiver, hvis anvendelsesperioden er over et år, hvis der ikke er tale om forbrugsgoder, og hvis anskaffelsesprisen eller kostprisen er højere end den pris, som er anført i Unionens regnskabsregler, der er fastsat efter finansforordningens artikel 152.
Artikel 249
Oplysninger om aktiver i fortegnelsen
(Finansforordningens artikel 157)
Formuefortegnelsen indeholder en passende beskrivelse af hvert aktiv og angiver, hvor aktivet befinder sig, eller, for løsøre, den ansvarlige tjenestegren eller person, anskaffelsestidspunkt og enhedspris.
Artikel 250
Tjek af fortegnelsen over løsøre
(Finansforordningens artikel 157)
De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, tjekker fortegnelsen for at sikre sig, at hvert enkelt aktiv rent faktisk eksisterer og stemmer overens med den tilsvarende post i fortegnelsen. Tjekket udføres som led i et årligt kontrolprogram, undtagen for så vidt angår materielle anlægsaktiver og immaterielle aktiver, som tjekkes mindst hvert tredje år.
Artikel 251
Salg af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Medlemmerne af og tjenestemænd, ansatte eller andet personale ved de institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, kan ikke erhverve aktiver, der sælges af disse institutioner og organer, undtagen når salget foregår på en offentlig auktion.
Artikel 252
Procedure for salg af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
1. Salg af materielle aktiver offentliggøres ved passende lokal annoncering, når købsværdien pr. enhed af disse aktiver er på 8 100 EUR eller derover. Der skal gå mindst 14 kalenderdage mellem den sidste annoncering og salgsaftalens indgåelse.
Det salg, der er omhandlet i første afsnit, bekendtgøres i Den Europæiske Unions Tidende, når købsværdien pr. enhed er på 391 100 EUR eller derover. Passende annoncering kan også finde sted i medlemsstaternes presse. Der skal gå mindst en måned mellem tidspunktet for offentliggørelsen af meddelelsen i Den Europæiske Unions Tidende og salgsaftalens indgåelse.
2. De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, kan undlade annoncering, når omkostningerne ved annoncering overstiger det forventede afkast af transaktionen.
3. De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, bestræber sig altid på at opnå den bedste salgspris for materielle aktiver.
4. Stk. 1, 2 og 3 finder ikke anvendelse på salg mellem Unionens institutioner og deres organer som omhandlet i finansforordningens artikel 208.
Artikel 253
Procedure for overdragelse af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Hvis aktiver opført i fortegnelserne, herunder bygninger, sælges, gives væk, kasseres, udlejes eller forsvinder som følge af tab, tyveri eller af en hvilken som helst anden årsag, udfærdiger den anvisningsberettigede en erklæring eller rapport.
Erklæringen eller rapporten skal særlig fastlægge den eventuelle erstatningspligt for en tjenestemand eller anden ansat ved Unionen eller en anden person.
Hvis fast ejendom eller større anlæg stilles gratis til rådighed, skal der udfærdiges en kontrakt, og sagen skal indgå i en årlig rapport, som sendes til Europa-Parlamentet og Rådet i forbindelse med forelæggelsen af budgetforslaget.
Medlemmerne af og tjenestemænd eller øvrige ansatte og andet personale ved de institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, må ikke modtage aktiver i fortegnelsen, når sådanne gives væk eller kasseres.
Artikel 254
Fortegnelser og annoncering af salg i Unionens delegationer
(Finansforordningens artikel 157)
1. De faste fortegnelser over løsøre, der tilhører Unionen, skal for Unionens delegationers vedkommende føres lokalt. De skal regelmæssigt sendes til de centrale tjenestegrene efter nærmere regler fastsat af hver institution.
Løsøre under transport til Unionens delegationer opføres i en foreløbig fortegnelse, indtil de registreres i de faste fortegnelser.
2. Annoncering af salg af Unionens delegationers løsøre sker i overensstemmelse med lokal sædvane.
ANDEN DEL
SÆRLIGE BESTEMMELSER
AFSNIT I
FORSKNING
Artikel 255
Former for transaktioner
(Finansforordningens artikel 181)
1. Direkte foranstaltninger gennemføres på anlæggene under Det Fælles Forskningscenter (i det følgende benævnt »FFC«) og finansieres i princippet fuldt ud over budgettet. Direkte foranstaltninger består af:
a)
forskningsprogrammer
b)
aktiviteter vedrørende sonderende forskning
c)
videnskabelige og tekniske støtteaktiviteter af institutionel art.
2. FFC kan deltage i indirekte foranstaltninger på de betingelser, som er fastsat i finansforordningens artikel 183.
3. Det overslag over fordringen, der er omhandlet i finansforordningens artikel 181, stk. 2, meddeles regnskabsføreren med henblik på registrering.
Artikel 256
Yderligere regler for FFC
(Finansforordningens artikel 183)
1. De aktiviteter, som FFC gennemfører på et konkurrencemæssigt grundlag, består af:
a)
aktiviteter, som gennemføres efter tilskuds- og udbudsprocedurer
b)
aktiviteter for tredjemands regning
c)
aktiviteter, som gennemføres inden for rammerne af en administrativ aftale med andre institutioner eller andre af Kommissionens tjenestegrene om tilvejebringelse af videnskabelige og tekniske hjælpefunktioner.
2. Når aktiviteter, som FFC gennemfører for tredjemands regning, indebærer offentlige indkøb, skal udbudsproceduren overholde principperne om gennemsigtighed og ligebehandling.
3. De overslag over fordringer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 183, stk. 2, meddeles regnskabsføreren med henblik på registrering.
AFSNIT II
FORANSTALTNINGER UDADTIL
KAPITEL I
Almindelige bestemmelser
Artikel 257
Foranstaltninger, der kan finansieres
(Finansforordningens artikel 184)
Bevillingerne vedrørende de foranstaltninger, der er omhandlet i afsnit IV, kapitel 1, i finansforordningens anden del, kan bl.a. anvendes til finansiering af indkøbskontrakter, tilskud, herunder rentegodtgørelser, speciallån, lånegarantier og finansiel bistand, budgetstøtte og andre specifikke former for budgettilskud.
KAPITEL II
Budgetstøtte og multidonortrustfonde
Artikel 258
Anvendelse af budgetstøtte
(Finansforordningens artikel 186)
1. Når den pågældende basisretsakt tillader det, kan Kommissionen i et tredjeland anvende sektorbestemt eller generel budgetstøtte, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
partnerlandets forvaltning af de offentlige finanser er tilstrækkelig gennemsigtig, pålidelig og effektiv
b)
partnerlandet har indført tilstrækkelig troværdige og relevante sektorpolitikker eller nationale politikker, og
c)
partnerlandet har indført stabilitetsorienterede makroøkonomiske politikker.
2. De aftaler, som indgås med partnerlandet, skal indeholde en forpligtelse for landet til at give Kommissionen pålidelige og rettidige oplysninger, som gør det muligt for Kommissionen at vurdere, om betingelserne i stk. 1 er opfyldt.
Artikel 259
EU-trustfonde for foranstaltninger udadtil
(Finansforordningens artikel 187)
Bidrag fra andre donorer bogføres, når de indbetales på den specifikke bankkonto for trustfonden, med det beløb i euro, som er resultatet af omregningen ved modtagelsen af bidragene på den specifikke bankkonto.
Unionens bidrag overføres rettidigt for at dække trustfondens retlige forpligtelser under behørig hensyntagen til de disponible midler, som stammer fra de andre donorer.
Renter, som er påløbet på trustfondens specifikke bankkonto, investeres i trustfonden, medmindre andet er fastsat i retsakten om oprettelse af trustfonden.
Alle transaktioner, som i løbet af regnskabsåret foretages på den bankkonto, der er omhandlet i tredje afsnit, dokumenteres fyldestgørende i trustfondens regnskaber.
Regnskabsføreren opstiller regnskaberne for de transaktioner, som hver trustfond udfører, to gange om året.
Trustfondene underkastes hvert år en uafhængig ekstern revision.
Trustfondens bestyrelse godkender den årsberetning for trustfonden, som den anvisningsberettigede udfærdiger, sammen med det årsregnskab, som regnskabsføreren udarbejder. Disse beretninger vedlægges som bilag til den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes årsberetning og forelægges Europa-Parlamentet og Rådet som led i Kommissionens dechargeprocedure.
Reglerne for bestyrelsens sammensætning og vedtægterne fastlægges i den retsakt om oprettelse af trustfonden, som Kommissionen vedtager, og som donorerne tilslutter sig. Disse regler sikrer en rimelig repræsentation af donorerne og omfatter et krav om positiv stemmeafgivelse fra Kommissionen i forbindelse med den endelige afgørelse om anvendelsen af midlerne.
KAPITEL III
Offentlige indkøb
Artikel 260
Leje af bygninger
(Finansforordningens artikel 190)
De eneste ejendomskontrakter, der kan finansieres over aktionsbevillingerne til foranstaltninger udadtil, er kontrakter om leje af bygninger, der allerede er opført ved lejekontraktens underskrivelse. Disse kontrakter offentliggøres efter bestemmelserne i artikel 124.
Artikel 261
Definitioner
(Finansforordningens artikel 190)
1. Tjenesteydelseskontrakter omfatter kontrakter om undersøgelser og om teknisk bistand.
Der foreligger en kontrakt om undersøgelser, hvis den tjenesteydelseskontrakt, der er indgået mellem en tjenesteyder og den ordregivende myndighed, bl.a. vedrører undersøgelser til identifikation og forberedelse af projekterne, feasibility-undersøgelser, økonomiske undersøgelser og markedsundersøgelser, tekniske undersøgelser, evalueringer og revision.
Der foreligger en kontrakt om teknisk bistand, hvis tjenesteyderen skal optræde som konsulent, og hvis han skal lede eller tilse et projekt og stille eksperter til rådighed efter nærmere bestemmelser i kontrakten.
2. Har et tredjeland i sin offentlige tjeneste eller i enheder med offentlig deltagelse kvalificeret forvaltningspersonale til rådighed, kan kontrakterne gennemføres direkte af disse offentlige tjenester og enheder.
Artikel 262
Særlige bestemmelser om beløbsgrænser og nærmere regler for indgåelse af indkøbskontrakter med tredjelande
(Finansforordningens artikel 190)
1. Artikel 123-126, undtagen, for så vidt angår definitionerne, artikel 127, stk. 3 og 4, artikel 128, artikel 134-137, artikel 139, stk. 3-6, artikel 148, stk. 4, artikel 151, stk. 2, artikel 152-158, artikel 160 og artikel 164 i denne forordning finder ikke anvendelse på indkøbskontrakter, som indgås af de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, eller som indgås på disses vegne.
Kommissionen træffer afgørelse om gennemførelsen af bestemmelserne om indkøb i dette kapitel, herunder hensigtsmæssig kontrol, der iværksættes af den ansvarlige anvisningsberettigede, når Kommissionen ikke er den ordregivende myndighed.
2. Ved manglende overholdelse af de procedurer, der er omhandlet i stk. 1, kan udgifterne til de pågældende foranstaltninger ikke finansieres af Unionen.
3. Dette kapitel finder ikke anvendelse på de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, litra b), når Kommissionen efter kontrol i henhold til finansforordningens artikel 61 har bemyndiget dem til at anvende deres egne udbudsprocedurer.
Artikel 263
Offentliggørelse og ikke-forskelsbehandling
(Finansforordningens artikel 190 og 191)
1. Kommissionen træffer de nødvendige gennemførelsesforanstaltninger for at sikre den bredest mulige deltagelse på lige vilkår i udbudsprocedurer vedrørende kontrakter finansieret af Unionen. I den forbindelse skal det især sikres:
a)
at forhåndsmeddelelser, udbudsbekendtgørelser og bekendtgørelser om indgåelse af kontrakt offentliggøres på passende måde og inden for en rimelig frist
b)
at enhver forskelsbehandling eller teknisk specifikation, der kan hindre bred deltagelse på lige vilkår for alle fysiske og juridiske personer som omhandlet i finansforordningens artikel 182, fjernes.
2. Artikel 265, stk. 5, artikel 267, stk. 3, og artikel 269, stk. 4, berører ikke anvendelsen af e-indkøb.
Artikel 264
Offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 190)
1. Forhåndsmeddelelsen i forbindelse med internationale udbud sendes til Publikationskontoret så hurtigt som muligt, når det drejer sig om vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakter, og så hurtigt som muligt efter afgørelsen om godkendelse af programmet, når det drejer sig om bygge- og anlægskontrakter.
2. I forbindelse med dette kapitel offentliggøres udbudsbekendtgørelsen:
a)
som minimum i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet, når det drejer sig om internationale udbud
b)
som minimum i modtagerlandets statstidende eller et tilsvarende medie, når det drejer sig om lokale udbud.
Når udbudsbekendtgørelsen også offentliggøres lokalt, skal den være identisk med og offentliggøres samtidig med den, der offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet. Kommissionen sørger for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet. Hvis udbudsbekendtgørelsen offentliggøres lokalt, kan dette gøres af de enheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, litra b).
3. Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes, når kontrakten er underskrevet, undtagen når kontrakten, hvis det stadig er nødvendigt, er erklæret hemmelig, eller når gennemførelsen af kontrakten skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Den Europæiske Unions eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det, og når det ikke anses for at være hensigtsmæssigt at offentliggøre bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt.
Artikel 265
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af tjenesteydelseskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes på følgende måde for tjenesteydelseskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover:
i)
internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
ii)
internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 3 i denne artikel, eller en rammekontrakt.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
Ved betaling af beløb, der ligger under eller er lig med 2 500 EUR, kan man blot betale forelagte fakturaer uden forudgående accept af et bud.
2. Ved internationalt begrænset udbud i henhold til stk. 1, litra a), skal det i udbudsbekendtgørelsen oplyses, hvor mange ansøgere der vil blive opfordret til at afgive bud. For tjenesteydelseskontrakter skal mindst fire ansøgere opfordres til at afgive bud. Antallet af ansøgere, der får mulighed for at afgive bud, skal være tilstrækkeligt til at sikre reel konkurrence.
Listen over udvalgte ansøgere offentliggøres på Kommissionens hjemmeside.
Hvis antallet af ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne eller kriterierne med hensyn til minimale kapacitetsniveauer, er mindre end minimumsantallet, kan den ordregivende myndighed nøjes med at opfordre de ansøgere, som opfylder kriterierne for afgivelse af bud, til at afgive bud.
3. I forbindelse med udbud med forhandling i henhold til stk. 1, litra b), udarbejder den ordregivende myndighed en liste med mindst tre tilbudsgivere efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Tilbudsgivere i forbindelse med udbud med forhandling på konkurrencevilkår kan vælges fra en behørigt offentliggjort liste over leverandører som omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra b). Listen udarbejdes efter en indkaldelse af interessetilkendegivelser og er gyldig i højst fem år fra offentliggørelsesdatoen. Listen kan omfatte dellister. Enhver interesseret person kan indgive en ansøgning når som helst i listens gyldighedsperiode, undtagen i de sidste tre måneder af denne periode. Når en kontrakt skal tildeles, opfordrer den ordregivende myndighed alle leverandører, som er opført på den relevante liste eller delliste, til at afgive et bud.
Åbningen og evalueringen af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af tilbudsgiverne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
4. Når der er tale om juridiske tjenesteydelser i overensstemmelse med CPV-nomenklaturen, kan de ordregivende myndigheder anvende udbud med forhandling på konkurrencevilkår uanset kontraktens anslåede værdi.
5. Buddene sendes i en pakke eller ydre konvolut, der indeholder to særskilte forseglede konvolutter med påskrifterne, henholdsvis: Konvolut A - Teknisk bud og Konvolut B - Finansielt bud. På den ydre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
Hvis det i udbudsdokumenterne er fastsat, at der kan afholdes interviews, kan evalueringsudvalget interviewe de vigtigste medlemmer af det eksperthold, som foreslås i de teknisk set antagelige bud, efter at udvalget har nedfældet sine foreløbige konklusioner på skrift, men inden den tekniske evaluering af buddene er endeligt afsluttet. I så fald interviewer evalueringsudvalget eksperterne med så korte tidsintervaller, at der kan foretages en sammenligning, og helst samlet, hvis de udgør et hold. Interviewene forløber efter et skema, som evalueringsudvalget i forvejen har fastlagt, og som anvendes på de forskellige indkaldte eksperter eller eksperthold. Datoen og tidspunktet for interviewet skal meddeles tilbudsgiverne mindst 10 kalenderdage i forvejen. I tilfælde af force majeure, der forhindrer tilbudsgiveren i at være til stede ved interviewene, meddeles tilbudsgiveren en ny dato og et nyt tidspunkt.
6. Det økonomisk mest fordelagtige bud findes ved anvendelse af kriterierne for tildeling af kontrakter.
Ved udvælgelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud vægtes buddenes tekniske kvalitet og pris efter fordelingsnøglen 80/20. Til dette formål:
a)
multipliceres det antal point, der tildeles de tekniske bud, med en koefficient på 0,80
b)
multipliceres det antal point, der tildeles de finansielle bud, med en koefficient på 0,20.
Artikel 266
Udbud med forhandling ved tjenesteydelseskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Ved tjenesteydelseskontrakter kan de ordregivende myndigheder benytte udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristen for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 104, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når leveringen af tjenesteydelserne overdrages til offentlige organer eller til institutioner eller foreninger, der arbejder uden fortjeneste for øje, og det drejer sig om foranstaltninger, der er af institutionel karakter, eller som går ud på at yde social bistand til visse befolkningsgrupper
c)
når det drejer sig om ydelser til fortsættelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser på de i stk. 2 omhandlede betingelser
d)
når udbudsproceduren eller forsøget på at anvende en rammekontrakt ikke har givet resultat, dvs. at alle indkomne bud har været uantagelige med hensyn til kvalitet og/eller pris, i hvilket tilfælde den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet kan indlede forhandlinger med en eller flere af tilbudsgiverne efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt
e)
når den pågældende kontrakt indgås efter en projektkonkurrence og i henhold til de gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen, i hvilket tilfælde alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne
f)
når tjenesteydelser af tekniske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt tjenesteyder
g)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
h)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I forbindelse med første afsnit, litra a), i dette stykke sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Aktiviteter af interinstitutionel karakter som omhandlet i første afsnit, litra b), omfatter tjenesteydelser, som er direkte knyttet til offentligretlige organers vedtægtsmæssige opgaver.
2. Ved tjenesteydelser til udvidelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser som omhandlet i stk. 1, litra c), forstås:
a)
supplerende tjenesteydelser, der ikke figurerer i hovedkontrakten, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for kontraktens gennemførelse, forudsat at den supplerende tjenesteydelse ikke teknisk og økonomisk kan adskilles fra hovedkontrakten, uden at det medfører væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed, og forudsat, at den samlede værdi af de supplerende tjenesteydelser ikke overstiger 50 % af hovedkontraktens værdi
b)
supplerende tjenesteydelser, der er en gentagelse af lignende tjenesteydelser, som er overdraget til tjenesteyderen ved den første kontrakt, forudsat at:
i)
der i forbindelse med den første tjenesteydelse blev offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, og at muligheden for at benytte udbud med forhandling i forbindelse med nye tjenesteydelser vedrørende samme projekt og de anslåede omkostninger var klart angivet i den udbudsbekendtgørelse, som blev offentliggjort i forbindelse med den første tjenesteydelse
ii)
udvidelsen af kontrakten har en værdi og en løbetid, der ikke overstiger den oprindelige kontrakts værdi og løbetid.
Artikel 267
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af vareindkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes således for vareindkøbskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover: internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: en rammekontrakt eller:
i)
kontrakter til en værdi af 100 000 EUR eller derover, men under 300 000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra b)
ii)
kontrakter til en værdi af under 100 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2.
c)
betaling af beløb, der ligger under eller er lig med 2 500 EUR, kan blot bestå i betaling mod faktura uden forudgående accept af et bud.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
2. I forbindelse med udbud med forhandling i henhold til stk. 1, litra b), nr. ii), i denne artikel udarbejder den ordregivende myndighed en liste med mindst tre tjenesteydere efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Åbningen og evaluering af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af leverandørerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
3. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en ydre pakke eller konvolut. På den indre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner evalueringsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har tilbudt, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevante.
4. Ved vareindkøbskontrakter uden eftersalgsservice er prisen det eneste tildelingskriterium.
I tilfælde, hvor forslagene om eftersalgsservice eller uddannelse er af særlig betydning, vælges enten det laveste bud eller det økonomisk mest fordelagtige bud under hensyn til den faglige kvalitet af den tilbudte service og den tilbudte pris.
Artikel 268
Udbud med forhandling ved vareindkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Vareindkøbskontrakter kan indgås ved udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristerne for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 111, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når varernes art eller særlige karakter gør det berettiget, f.eks. når kontrakten udelukkende kan gennemføres af indehavere af patenter eller af licensaftaler om udnyttelsen heraf
c)
ved supplerende leverancer fra den oprindelige leverandør til delvis erstatning for normale leverancer eller installationer eller til udvidelse af de eksisterende leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr med andre tekniske egenskaber, der ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske problemer ved drift og vedligeholdelse
d)
når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at ingen af de indkomne bud har været antagelige med hensyn til kvalitet eller pris
e)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
f)
når det drejer sig om varer, der noteres og købes på en varebørs
g)
når det drejer sig om kontrakter vedrørende køb på særlig fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning
h)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I de tilfælde, der er omhandlet i litra d) i første afsnit, kan den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.
2. I forbindelse med stk. 1, litra a), i denne artikel sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Artikel 269
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af bygge- og anlægskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes på følgende måde for bygge- og anlægskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 5 000 000 EUR eller derover på en af følgende måder:
i)
internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
ii)
under hensyntagen til visse bygge- og anlægsarbejders særlige karakter, internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover, men under 5 000 000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra b)
c)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2 i denne artikel.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
2. Ved udbud med forhandling som omhandlet i stk. 1, litra c), i denne artikel udarbejder den ordregivende myndighed en liste på mindst tre kontrahenter efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Åbningen og vurderingen af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af kontrahenterne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
3. Udvælgelseskriterierne vedrører tilbudsgiverens evne til at udføre tilsvarende kontrakter, dokumenteret bl.a. ved henvisning til bygge- og anlægsarbejder udført de seneste år. Når udvælgelsen foretages, er buddets pris det eneste kriterium for tildeling af kontrakten, idet ikke-forskriftsmæssige bud allerede er blevet elimineret.
4. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en pakke eller ydre konvolut. På den indre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner evalueringsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har tilbudt, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevante.
Artikel 270
Udbud med forhandling ved bygge- og anlægskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Bygge- og anlægskontrakter kan indgås ved udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristerne for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 111, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når supplerende bygge- og anlægsarbejder, som ikke er omfattet af den oprindeligt indgåede kontrakt, på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af de pågældende bygge- og anlægsarbejder, på de i stk. 2 omhandlede betingelser
c)
når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at ingen af de indkomne bud har været antagelige med hensyn til kvalitet eller pris
d)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
e)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I forbindelse med første afsnit, litra a), i dette stykke sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
I de tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra c), kan den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.
2. De supplerende bygge- og anlægsarbejder, der er omhandlet i stk. 1, litra b), tildeles den entreprenør, der allerede udfører de pågældende bygge- og anlægsarbejder, når:
a)
disse bygge- og anlægsarbejder hverken teknisk eller økonomisk kan adskilles fra hovedkontrakten, uden at det medfører væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed
b)
disse bygge- og anlægsarbejder til trods for, at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse
c)
den samlede værdi af sådanne kontrakter om supplerende bygge- og anlægsarbejder ikke overstiger 50 % af hovedkontraktens værdi.
Artikel 271
Anvendelse af udbud med forhandling ved ejendomskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
Ejendomskontrakter, jf. artikel 260, kan indgås ved udbud med forhandling efter undersøgelse af det lokale marked.
Artikel 272
Valg af udbudsprocedure ved blandede kontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
Ved kontrakter, der vedrører både levering af tjenesteydelser og levering af varer eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder, fastsætter den ordregivende myndighed, forudsat at Kommissionen har givet sit samtykke, hvis den ikke selv er den ordregivende myndighed, de beløbsgrænser og procedurer, der skal anvendes, under hensyntagen til, hvad der er kontraktens fremherskende aspekt, hvilket vurderes ud fra kontraktens forskellige komponenters relative værdi og funktionelle betydning.
Artikel 273
Udbudsdokumenter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, udarbejdes efter bedste internationale praksis og i overensstemmelse med bestemmelserne i nærværende kapitel om offentliggørelse og kontakter mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiverne.
2. I forbindelse med tjenesteydelseskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
kontraktens art
ii)
tildelingskriterierne og deres vægtning
iii)
om der kan afholdes interviews, og eventuelt tidsplanen herfor
iv)
om der kan antages alternative bud
v)
den andel, der eventuelt kan gives i underentreprise
vi)
det maksimale budget, der er til rådighed for kontrakten
vii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
en begrænset liste over udvalgte ansøgere (med angivelse af forbuddet mod at indgå indbyrdes aftaler)
c)
de almindelige betingelser for tjenesteydelseskontrakter
d)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
e)
en opgavebeskrivelse med angivelse af den forventede tidsplan for projektet og de forventede datoer, fra hvilke de vigtigste eksperter skal stå til rådighed
f)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren)
g)
budformular
h)
kontraktformular
i)
i givet fald, formular til garanti fra bank eller lignende institution for betaling af forfinansiering.
Litra h) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
3. I forbindelse med vareindkøbskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
udvælgelses- og tildelingskriterierne
ii)
om der kan antages alternative bud
iii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
de almindelige betingelser for vareindkøbskontrakter
c)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
d)
tekniske bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for kontraktens gennemførelse
e)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren) og nærmere oplysninger om priserne
f)
budformular
g)
kontraktformular
h)
i givet fald formular til garanti fra bank eller lignende institution i forbindelse med:
i)
buddet
ii)
udbetaling af forfinansiering
iii)
korrekt gennemførelse.
Litra g) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
4. I forbindelse med bygge- og anlægskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
kriterierne for udvælgelse og tildeling af kontrakter
ii)
om der kan antages alternative bud
iii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
de almindelige betingelser for bygge- og anlægskontrakter
c)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
d)
tekniske bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for kontraktens gennemførelse
e)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren) og enhedspriser
f)
budformular
g)
kontraktformular
h)
i givet fald formular til garanti fra bank eller lignende institution i forbindelse med:
i)
buddet
ii)
udbetaling af forfinansiering
iii)
korrekt gennemførelse.
Litra g) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
5. I tilfælde af regelkonflikt mellem de særlige betingelser, der er omhandlet i stk. 2, litra d), stk. 3, litra c), og stk. 4, litra c), finder de særlige betingelser anvendelse.
6. Hvis de ordregivende myndigheder kræver, at der fremlægges attester udstedt af uafhængige organer til attestering af, at den økonomiske aktør overholder bestemte kvalitetsstandarder, henviser de til kvalitetssikringssystemer, der bygger på de relevante europæiske eller i givet fald internationale standarder, der er certificeret af organer, som opfylder de europæiske eller internationale standarder for certificering. De accepterer ligeledes andre former for dokumentation for tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger, der forelægges af økonomiske aktører.
Artikel 274
Garantier
(Finansforordningens artikel 190)
1. Uanset artikel 163 udtrykkes forhåndsgarantier i euro eller i den valuta, der anvendes i den pågældende kontrakt.
2. Den ordregivende myndighed kan i forbindelse med indkøbskontrakter og bygge- og anlægskontrakter kræve, at der stilles en garanti for buddet som omhandlet i dette kapitel svarende til 1-2 % af kontraktens samlede værdi. Den skal være i overensstemmelse med artikel 163. Den frigives, når kontrakten underskrives. Den aktiveres, hvis et bud, som er indgivet inden udløbet af fristen for indgivelse, senere trækkes tilbage.
3. Den ordregivende myndighed kan kræve en opfyldelsesgaranti for et beløb, der er fastsat i udbudsdokumenterne, og som svarer til mellem 5 og 10 % af kontraktens samlede værdi, når der er tale om vareindkøbskontrakter og bygge- og anlægskontrakter. Denne garanti fastsættes på grundlag af objektive kriterier, såsom kontraktens art og værdi.
Der skal dog kræves en opfyldelsesgaranti, når følgende beløbsgrænser overskrides:
a)
345 000 EUR for bygge- og anlægskontrakter
b)
150 000 EUR for vareindkøbskontrakter.
Garantien udløber tidligst ved den endelige aflevering af varerne eller bygge- og anlægsarbejderne. Hvis kontrakten ikke gennemføres korrekt, aktiveres hele garantien.
Artikel 275
Frister for procedurerne
(Finansforordningens artikel 190)
1. Buddene skal være den ordregivende myndighed i hænde senest på det tidspunkt, der er angivet i opfordringen til af afgive bud. Fristerne for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse, som fastsættes af de ordregivende myndigheder, skal være lange nok til, at interesserede får et passende langt tidsrum til at udarbejde og afgive deres bud.
I forbindelse med tjenesteydelseskontrakter skal tidsrummet mellem datoen for afsendelse af brevet med opfordringen til at afgive bud og fristen for modtagelse af bud være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
2. Tilbudsgiverne kan indsende skriftlige spørgsmål før udløbet af fristen for modtagelse af bud. Den ordregivende myndighed giver svar på tilbudsgivernes spørgsmål før udløbet af fristen for modtagelse af bud.
3. I forbindelse med internationale begrænsede udbud er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 30 dage regnet fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen. Tidsrummet mellem datoen for afsendelsen af brevet med opfordringen til at afgive bud og fristen for modtagelse af bud skal være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
4. I forbindelse med internationale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen, mindst:
a)
90 dage for bygge- og anlægskontrakter
b)
60 dage for vareindkøbskontrakter.
Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
5. I forbindelse med lokale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, mindst:
a)
60 dage for bygge- og anlægskontrakter
b)
30 dage for vareindkøbskontrakter.
Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
6. I forbindelse med udbud med forhandling på konkurrencevilkår i henhold til artikel 265, stk. 1, litra b), artikel 267, stk. 1, litra c), og artikel 269, stk. 1, litra c), har ansøgerne en frist til at afgive bud på mindst 30 dage regnet fra datoen for afsendelsen af brevet med opfordringen til at afgive bud.
7. De frister, der er angivet i stk. 1-6, fastsættes i kalenderdage.
Artikel 276
Evalueringsudvalg
(Finansforordningens artikel 190)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige, evalueres og rangordnes af et evalueringsudvalg på grundlag af de udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd. Dette udvalg er sammensat af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre, med den nødvendige tekniske og administrative viden til at vurdere buddene.
2. Hvis Kommissionen ikke er den ordregivende myndighed, kan den anmode om at modtage en kopi af udbudsdokumenterne, buddene, evalueringen af buddene og de underskrevne kontrakter. Den kan også deltage som observatør i åbningen og evalueringen af buddene.
3. Bud, som ikke indeholder alle de væsentlige elementer, der kræves i udbudsdokumenterne, eller som ikke opfylder de særlige krav, der er fastsat deri, udelukkes.
Evalueringsudvalget eller den ordregivende myndighed kan dog anmode ansøgere eller tilbudsgivere om at supplere eller præcisere den fremlagte dokumentation med tilknytning til udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterierne inden for den frist, som de fastsætter, og under hensyntagen til princippet om ligebehandling.
4. Evalueringsudvalget kræver i forbindelse med unormalt lave bud som omhandlet i artikel 151 de nødvendige nærmere oplysninger om buddets sammensætning.
5. Forpligtelsen til at nedsætte et evalueringsudvalg kan fraviges i forbindelse med procedurer, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR.
KAPITEL IV
Tilskud
Artikel 277
Fuldstændig finansiering
(Finansforordningens artikel 192)
Når der afviges fra forpligtelsen til samfinansiering, skal der gives en begrundelse herfor i tildelingsafgørelsen.
AFSNIT III
EUROPÆISKE KONTORER
Artikel 278
De europæiske kontorer og oprettelse af yderligere kontorer
(Finansforordningens artikel 195)
De kontorer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 195, er:
a)
Publikationskontoret
b)
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig
c)
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor og Den Europæiske Forvaltningsskole, som administrativt er tilknyttet dette kontor
d)
Kontoret for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder
e)
Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Bruxelles og Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Luxembourg.
En eller flere institutioner kan oprette yderligere kontorer, forudsat at dette kan begrundes ved en cost-benefit-undersøgelse, og at synligheden af Unionens indsats garanteres.
Artikel 279
Institutionernes delegationer til de interinstitutionelle europæiske kontorer
(Finansforordningens artikel 195 og 199)
Hver institution er ansvarlig for budgetforpligtelserne. Institutionerne kan delegere alle senere handlinger til direktøren for det pågældende interinstitutionelle europæiske kontor, navnlig retlige forpligtelser, fastsættelse af udgifter, anvisning af betalinger og modtagelse af indtægter, og fastsætter grænserne og betingelserne for denne delegation af beføjelser.
Artikel 280
Særlige regler for Publikationskontoret
(Finansforordningens artikel 195 og 199)
Med hensyn til Publikationskontoret fastlægger hver enkelt institution sin publikationspolitik. Nettoprovenuet fra salg af publikationer genanvendes som formålsbestemte indtægter af den institution, der er ophavsmand til de pågældende publikationer, i overensstemmelse med finansforordningens artikel 21.
Artikel 281
Regnskabsførerens delegation af visse funktioner
(Finansforordningens artikel 196)
Kommissionens regnskabsfører kan på forslag af det pågældende kontors styrelsesudvalg delegere nogle af sine beføjelser vedrørende inkassering af indtægter og betaling af udgifter, der udføres direkte af kontoret, til en af kontorets ansatte.
Artikel 282
Likviditet - bankkonti
(Finansforordningens artikel 196)
Til dækning af et interinstitutionelt kontors likviditetsbehov kan Kommissionen på forslag af styrelsesudvalget åbne bank- og postgirokonti i kontorets navn. Ved regnskabsårets udløb afstemmes og reguleres den årlige kassesaldo mellem det pågældende kontor og Kommissionen.
AFSNIT IV
ADMINISTRATIONSBEVILLINGER
Artikel 283
Almindelige bestemmelser
(Finansforordningens artikel 201)
De administrationsbevillinger, der er omfattet af dette afsnit, er fastsat i finansforordningens artikel 41.
Budgetforpligtelser, der svarer til administrationsbevillinger, hvis art er fælles for flere afsnit, og som forvaltes samlet, kan opføres samlet i budgetregnskabet i overensstemmelse med den klassifikation efter art, der er omhandlet i artikel 25.
De hertil svarende udgifter konteres på budgetposterne for hvert afsnit efter samme fordeling som bevillingerne.
Artikel 284
Lejegarantier
(Finansforordningens artikel 201)
Lejegarantier, som stilles af institutionerne, ydes som bankgaranti eller indskud på en spærret bankkonto i institutionens og udlejers navn og udtrykt i euro, undtagen i behørigt begrundede tilfælde.
Når det i forbindelse med transaktioner i tredjelande ikke er muligt at anvende nogen af disse former for lejegarantier, kan den ansvarlige anvisningsberettigede acceptere andre former, hvis de sikrer en tilsvarende beskyttelse af Unionens finansielle interesser.
Artikel 285
Udbetaling af forskud til personalet og til institutionernes medlemmer
(Finansforordningens artikel 201)
Der kan på de betingelser, der er fastsat i vedtægten, udbetales forskud til personalet og til institutionernes medlemmer.
Artikel 286
Ejendomme
(Finansforordningens artikel 203)
1. De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 203, stk. 3, litra a), omfatter omkostningerne til indretning af bygningen. De omfatter ikke forbrugsafgifter.
2. Den procedure for tidlig underretning, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 4, og den forhåndsgodkendelseprocedure, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 5, finder ikke anvendelse på erhvervelse af jord gratis eller for et symbolsk beløb.
3. Den procedure for tidlig underretning og forhåndsgodkendelse, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 3-7, finder ikke anvendelse på beboelsesejendomme. Europa-Parlamentet og Rådet kan anmode den ansvarlige institution om alle oplysninger vedrørende beboelsesejendomme.
4. Under særlige eller hastende politiske omstændigheder kan den tidlige underretning i henhold til finansforordningens artikel 203, stk. 4, om ejendomsprojekter, der vedrører Unionens delegationer eller kontorer i tredjelande, fremsendes sammen med ejendomsprojektet i henhold til finansforordningens artikel 203, stk. 5. I sådanne tilfælde gennemføres procedurerne for tidlig underretning og forhåndsgodkendelse ved først givne lejlighed.
5. Forhåndsgodkendelsesproceduren i finansforordningens artikel 203, stk. 5 og 6, finder ikke anvendelse på forberedende kontrakter eller undersøgelser, som er nødvendige for at vurdere de specifikke omkostninger og finansieringen af ejendomsprojektet.
6. De beløbsgrænser på 750 000 EUR eller 3 000 000 EUR, der er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 7, nr. ii), iii) og iv), inkluderer omkostningerne ved indretning af bygningen. Hvad angår lejekontrakter og kontrakter om brugsretter, omfatter disse beløbsgrænser indretningen af bygningen, men ikke de andre forbrugsafgifter.
7. Et år efter finansforordningens ikrafttræden aflægger Kommissionen beretning om anvendelsen af de procedurer, der er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 3-8.
AFSNIT V
EKSPERTER
Artikel 287
Aflønnede eksterne eksperter
(Finansforordningens artikel 204)
1. For beløb under de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, kan aflønnede eksterne eksperter udvælges på grundlag af den procedure, der er fastsat i stk. 2.
2. En indkaldelse af interessetilkendegivelser offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende eller, når det er nødvendigt at sikre, at man når ud til de potentielle ansøgere, på den pågældende institutions hjemmeside.
Indkaldelsen af interessetilkendegivelser skal omfatte en beskrivelse af opgaverne, deres varighed og de betingelser, der er fastsat for aflønningen. Disse betingelser kan være baseret på enhedspriser.
Der udarbejdes en liste over eksperter efter indkaldelsen af interessetilkendegivelser. Den er gyldig i højst fem år fra offentliggørelsen eller i den periode, hvor et flerårigt program i tilknytning til opgaverne løber.
3. Enhver interesseret fysisk person kan indgive en ansøgning når som helst i gyldighedsperioden med undtagelse af de sidste tre måneder af denne periode. Aflønnede eksterne eksperter udvælges ikke til at udføre de opgaver, der er omhandlet i finansforordningens artikel 204, hvis de befinder sig i en af de udelukkelsessituationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
4. Al kontakt med de udvalgte eksperter, herunder indgåelsen af kontrakter og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske systemer, som er oprettet af institutionen.
Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
det er kun bemyndigede personer, som kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
det er kun bemyndigede personer, der kan underskrive eller fremsende et dokument elektronisk gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske transaktion skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
det skal sikres, at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som det originale dokument, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i andet afsnit, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
5. Listen over eksperter og genstanden for opgaverne offentliggøres en gang om året. Aflønningen offentliggøres, hvis den overstiger 15 000 EUR for den udførte opgave.
6. Stk. 5 finder ikke anvendelse, hvis en sådan offentliggørelse risikerer at udgøre en trussel mod de pågældende personers rettigheder og frihedsrettigheder, som er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, eller at skade eksperternes kommercielle interesser.
TREDJE DEL
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 288
Overgangsbestemmelser
Artikel 35-43 i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 finder fortsat anvendelse på forpligtelser indgået frem til den 31. december 2013. Artikel 33-44 i nærværende forordning finder kun anvendelse på forpligtelser, som indgås fra og med den 1. januar 2014.
Afsnit VI i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 kan fortsat finde anvendelse på tilskudsaftaler, som er underskrevet, og tilskudsafgørelser, som er meddelt senest den 31. december 2013 inden for rammerne af samlede forpligtelser over budgettet for 2012 eller tidligere år, hvis den ansvarlige anvisningsberettigede beslutter det, under hensyntagen til principperne om ligebehandling og gennemsigtighed.
Artikel 289
Ophævelse
Forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 ophæves.
Henvisninger til den ophævede forordning betragtes som henvisninger til nærværende forordning og læses i overensstemmelse med den i bilaget anførte sammenligningstabel.
Artikel 290
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Den anvendes fra den 1. januar 2013.
Artikel 216-226 anvendes dog fra den 1. januar 2014.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 29. oktober 2012.
32012R1268
L 362/1
SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 1268/2012
od 29. listopada 2012.
o pravilima za primjenu Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući o obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije (1), a posebno njezine članke 8., 11., 13., 19., 21., 22., 23., 25., 26., 29., 30., 31., 34., 35., 38., 41., 44., 49., 53., 54., 57., 58., 59., 60., 61., 62., 63., 64., 65., 66., 68., 69., 70., 72., 73., 74., 75., 76., 77., 78., 79., 80., 81., 83., 84., 85., 86., 87., 88., 89., 90., 92., 93., 98., 99., 100., 101., 103., 104., 105., 106., 107., 108., 109., 110., 111., 112., 113., 114., 115., 116., 117., 118., 119., 121., 122., 123., 124., 125., 126., 128., 129., 130., 131., 132., 133., 134., 135., 137., 138., 139., 140., 142., 144., 145., 146., 148., 151., 154., 156., 157., 181., 183., 184., 186., 187., 188., 190., 191., 192., 195., 196., 199., 201., 203., 204., 205., 208. i 209.,
budući da:
(1)
Uredba Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (2) bitno je izmijenjena i zamijenjena Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 (dalje u tekstu: „Financijska uredba”). Stoga je potrebno s Financijskom uredbom uskladiti Uredbu Komisije (EZ, Euratom) br. 2342/2002 od 23. prosinca 2002. o utvrđivanju detaljnih pravila za provedbu Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (3). Radi jasnoće, potrebno je zamijeniti Uredbu (EZ, Euratom) br. 2342/2002.
(2)
Na temelju članka 290. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (dalje u tekstu: „UFEU”), Komisiji se zakonodavnim aktom može delegirati ovlast za donošenje nezakonodavnih akata samo radi dopune ili izmjene određenih elemenata tog zakonodavnog akta koji nisu ključni. Stoga su u Financijsku uredbu uključene neke odredbe utvrđene u Uredbi (EZ, Euratom) br. 2342/2002. Te odredbe stoga ne bi trebalo uključiti u ovu Uredbu.
(3)
Tijekom svog pripremnog rada Komisija je održala odgovarajuće konzultacije, uključujući i one na stručnoj razini i osigurala istovremen, pravovremen i prikladan prijenos odgovarajućih dokumenata Europskom parlamentu i Vijeću.
(4)
U vezi s proračunskim načelima, a posebno načelom jedinstva, zbog pojednostavnjenja pravila kojima se uređuju nastanak i povrat kamata na pretfinanciranje, a posebno odricanje od obveze za primatelje bespovratnih sredstava da ostvare takve kamate, odredbe o području primjene i uvjetima za povrat kamata postale su zastarjele. Kada bi ta obveza još uvijek postojala za subjekte kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna, pravila kojima se uređuju utvrđivanje, upotreba i računovodstvo za ostvarene kamate trebalo bi uključiti u sporazume o delegiranju sklopljene s tim subjektima. U tim slučajevima kada su kamate na pretfinanciranje plative Uniji na temelju tih sporazuma te bi se kamate trebale uplatiti u proračun kao namjenski prihodi.
(5)
U vezi s načelom jedne godine potrebno je pojasniti značenje godišnjih odobrenih sredstava i pripremnih faza u postupku preuzimanja obveza, koje, ako su završene do 31. prosinca, mogu dopustiti prijenos odobrenih sredstva za preuzimanje obveza.
(6)
U vezi s načelom obračunske jedinice trebalo bi odrediti tečajeve za konverziju između eura i drugih valuta za potrebe upravljanja novčanim tokom i za potrebe računovodstva. Osim toga trebalo bi dodatno povećati transparentnost u obračunavanju rezultata tih radnji konverzije. Nakon uvođenja eura trebalo bi ukinuti obvezu Komisije da državama članicama dostavlja informacije o gotovinskim prijenosima između različitih valuta.
(7)
U vezi s odstupanjem od načela univerzalnosti trebalo bi odrediti proračunski tretman namjenskih prihoda, posebno doprinosa država članica ili trećih zemalja za određene programe Unije, kao i ograničenja pri izravnavanju rashoda i prihoda. Posebno, imajući u vidu sadašnju praksu, za potrebe pravne sigurnosti potrebno je pojasniti da bi namjenski prihod trebao u načelu automatski stvarati odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja, čim institucija primi prihode. Također je potrebno utvrditi slučajeve kada se namjenski prihod može iznimno staviti na raspolaganje prije nego što ga institucija zaista primi.
(8)
U vezi s načelom specifikacije trebalo bi točno odrediti način izračuna postotka odobrenih sredstava, koji su institucije ovlaštene prenijeti na temelju svoje autonomije. Europski parlament i Vijeće trebaju primati sve informacije putem detaljnog obrazloženja zahtjeva za prijenose koji se njima podnose.
(9)
U vezi s dobrim financijskim upravljanjem potrebno je odrediti ciljeve ex ante, privremene i ex post evaluacije programa i aktivnosti, minimalnu učestalost takvih evaluacija te podatke koje treba iskazati u zakonodavnom financijskom izvještaju.
(10)
U vezi s načelom transparentnosti objava podataka prema imenu dotičnih primatelja i točnih iznosa koje oni primaju povećava transparentnost u vezi s upotrebom dotičnih sredstava. Te informacije stavljene na raspolaganje građanima jačaju kontrolu javnosti nad upotrebom tog novca i doprinose najboljoj upotrebi javnih sredstava. Istodobno, kada su primatelji fizičke osobe na tu se objavu primjenjuju pravila o zaštiti osobnih podataka. Stoga se osobni podaci trebaju objaviti samo ako je to potrebno i razmjerno s obzirom na željeni legitimni cilj.
(11)
Informacije o upotrebi sredstava Unije treba objaviti na internetskoj stranici institucija i trebaju uključivati barem ime, mjesto, iznos i svrhu sredstava. Te informacije trebaju uzeti u obzir kriterije utvrđene u članku 35. stavku 3. Financijske uredbe, a posebno vrstu i važnost sklapanja ugovora.
(12)
Ime i mjesto primatelja sredstava Unije treba objaviti za nagrade, bespovratna sredstva i ugovore sklopljene nakon otvaranja javnog postupka za nadmetanje, kao što je to posebno slučaj kod natječaja, poziva za podnošenje prijedloga i poziva za podnošenje ponuda s obzirom na načela UFEU-a, a posebno načela transparentnosti, proporcionalnosti, jednakog postupanja i nediskriminacije. Nadalje, ta objava treba doprinijeti kontroli postupaka javnog odabira od strane odbijenih podnositelja zahtjeva za nadmetanje.
(13)
Objava osobnih podataka koji se odnose na fizičke osobe ne bi trebala premašiti razdoblje tijekom kojeg primatelj upotrebljava sredstva te ju stoga treba ukloniti nakon dvije godine. To se treba primjenjivati i na osobne podatke koji se odnose na pravne osobe kod kojih se u službenom nazivu spominje jedna fizička osoba ili više njih.
(14)
U većini slučajeva obuhvaćenih ovom Uredbom objava se odnosi na pravne osobe.
(15)
Kada je riječ o fizičkim osobama, objava se treba predvidjeti samo uz poštovanje načela proporcionalnosti između važnosti odobrenog iznosa i potrebe za kontrolom najbolje upotrebe sredstava. Kada je riječ o fizičkim osobama, objava regija na razini NUTS 2 u skladu je s ciljem objave primatelja, njome se osigurava jednako postupanje među državama članicama različitih veličina uz istodobno poštovanje prava primatelja na privatni život, a posebno na zaštitu njihovih osobnih podataka.
(16)
Informacije o stipendijama i drugim izravnim potporama koje se isplaćuju fizičkim osobama u najvećoj nuždi trebaju i dalje biti izuzete iz objave.
(17)
Kako bi se osiguralo poštovanje načela jednakog postupanja među primateljima, objavu informacija koje se odnose na fizičke osobe treba također osigurati u skladu s obvezom država članica da uspostave visoku transparentnost ugovora koji prelaze iznos utvrđen u Direktivi 2004/18/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 31. ožujka 2004. o usklađivanju postupaka za sklapanje ugovora o javnim radovima, ugovorima o javnoj nabavi robe te ugovora o javnim uslugama (4).
(18)
Ime i mjesto primatelja te iznos i svrha sredstava ne bi se trebali objaviti ako bi to dovelo do rizika da se ugrozi integritet primatelja kako je zaštićen Poveljom o temeljnim pravima Europske unije ili bi naštetilo legitimnim komercijalnim interesima primatelja.
(19)
Proračunskom nomenklaturom treba osigurati jasnoću i transparentnost koje su potrebne za proračunski postupak.
(20)
Trebalo bi odrediti i radnje koje bi mogle predstavljati sukob interesa.
(21)
U vezi s neizravnim upravljanjem potrebno je utvrditi okvir za takvo delegiranje ovlasti i sadržaj sporazuma o delegiranju. Svi subjekti ili osobe kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna trebaju jamčiti stupanj zaštite financijskih interesa Unije jednak onom koji se zahtijeva na temelju Financijske uredbe. Treba utvrditi uvjete pod kojima Komisija može prihvatiti da su sustavi, pravila i postupci tih subjekata ili osoba jednaki njezinima kako bi se osiguralo dobro financijsko upravljanje sredstvima Unije od strane subjekata kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna.
(22)
Izvršne agencije koje ostaju pod kontrolom Komisije trebale bi biti priznate kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti te institucije za izvršenje proračuna Unije.
(23)
U slučaju neizravnog upravljanja s međunarodnim organizacijama potrebno je odrediti organizacije prihvatljive za ovu vrstu upravljanja.
(24)
Kada su zadaće izvršenja proračuna povjerene javnim tijelima ili tijelima uređenima privatnim pravom koja pružaju javne usluge potrebno je utvrditi uvjete njihova imenovanja.
(25)
Za neizravno upravljanje potrebno je uspostaviti detaljna pravila za postupke ispitivanja i prihvaćanja financijskih izvještaja i za isključivanje iz financiranja Unije rashoda za koje izvršene isplate čine povredu primjenljivih pravila.
(26)
Subjekti privatnog prava koji obavljaju pripremne ili pomoćne zadaće za Komisiju odabiru se u skladu s postupcima javne nabave.
(27)
U vezi s ulogom financijskih izvršitelja, reforma financijskog upravljanja zajedno s ukidanjem centraliziranih ex ante kontrola povećava odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje u svim radnjama u vezi s prihodima i rashodima, uključujući radnje u smislu sustava unutarnje kontrole. Europski parlament i Vijeće bi ubuduće trebalo obavješćivati o imenovanju ili razrješenju dužnosti dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti. Slijedom toga, trebalo bi utvrditi zadaće, odgovornosti i načela postupaka koje treba poštovati. Internalizacija ex ante kontrola posebno zahtijeva jasno razlikovanje između zadaća vezanih za započinjanje radnji izvršavanja proračuna i zadaća u vezi s provjerom takvih radnji. Pored toga, svaka bi institucija trebala donijeti kodeks profesionalnih standarda za osoblje odgovorno za ex ante i ex post provjere. Također je potrebno predvidjeti da se preuzete odgovornosti uzimaju u obzir u godišnjem izvješću za instituciju koja je, između ostalog, zadužena za ex post provjere. Popratnu dokumentaciju koja se odnosi na obavljene poslove treba čuvati. Konačno, o različitim oblicima pregovaračkih postupaka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi, s obzirom na to da ti ugovori predstavljaju odstupanja od uobičajenih postupaka dodjele, trebalo bi pripremiti posebno izvješće za instituciju i obavijestiti Europski parlament i Vijeće.
(28)
Uredbu (EZ, Euratom) br. 2342/2002 treba prilagoditi kako bi se uzela u obzir dvostruka uloga šefa delegacije kao dužnosnika za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti za Europsku službu za vanjsko djelovanje (dalje u tekstu: „ESVD”) i, u vezi s odobrenim sredstvima za poslovanje, za Komisiju.
(29)
Radi pojašnjenja odgovornosti trebalo bi jasno odrediti zadaće i odgovornosti računovodstvenog službenika u vezi s računovodstvenim sustavima, upravljanjem riznicom, upravljanjem bankovnim računima i dokumentacijom trećih osoba. Također bi trebalo utvrditi način razrješenja računovodstvenog službenika njegovih dužnosti.
(30)
Trebalo bi odrediti i uvjete za korištenje knjiga blagajne, sustava upravljanja koji predstavlja iznimku od uobičajenih proračunskih postupaka, te zadaće i odgovornosti blagajnika, kao i zadaće i odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika u vezi s kontrolom knjiga blagajne. Trebalo bi obavješćivati Europski parlament i Vijeće o svakom imenovanju ili razrješenju dužnosti. Zbog učinkovitosti bi u delegacijama trebalo uspostaviti samo jednu knjigu blagajne, za odobrena sredstva iz odjeljaka proračuna za Komisiju i ESVD zajedno. Pokazalo se da je potrebno uvesti mogućnost upotrebe debitnih kartica povezanih s knjigama blagajne kako bi se olakšala plaćanja, posebno u delegacijama i predstavništvima Unije, te kako bi se izbjegli rizici povezani s rukovanjem gotovinom.
(31)
Nakon što se odrede zadaće i odgovornosti svakog financijskog izvršitelja, oni odgovaraju samo prema uvjetima utvrđenima u Pravilniku o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske unije. Posebna povjerenstva za financijske nepravilnosti uspostavljena u svakoj instituciji pokazala su se kao učinkoviti mehanizam za utvrđivanje jesu li se dogodile financijske nepravilnosti te ih stoga treba zadržati. Potrebno je utvrditi postupak putem kojeg dužnosnik za ovjeravanje može tražiti potvrdu upute za koju smatra da je nepravilna ili protivna načelu dobrog financijskog upravljanja i tako biti razriješen od svake odgovornosti.
(32)
U vezi s prihodom, osim u posebnom slučaju vlastitih sredstava koja su obuhvaćena Odlukom Vijeća 2007/436/EZ, Euratom od 7. lipnja 2007. o sustavu vlastitih sredstava Europskih zajednica (5), potrebno je odrediti zadaće i kontrole za koje su odgovorni dužnosnici za ovjeravanje u različitim fazama postupka: procjena iznosa potraživanja, nalog za povrat, slanje obavijesti o terećenju kojom se dužnika obavješćuje da je utvrđen iznos potraživanja, izračun mogućih dospjelih zateznih kamata i odluka, prema potrebi, o odricanju od dodijeljenih prava uzimajući u obzir kriterije koji jamče usklađenost s načelom dobrog financijskog upravljanja kako bi se osigurala učinkovita naplata prihoda.
(33)
Potrebno je odrediti ulogu računovodstvenog službenika u naplati prihoda i prilikom odobravanja dodatnog roka za plaćanje rashoda. Računovodstveni službenik također treba imati fleksibilnost u povratu plaćanja, kao što je mogućnost izravnog prebijanja dugova ili, u iznimnim okolnostima, mogućnost odstupanja od zahtjeva dostavljanja jamstva za otplatu duga kada je dužnik spreman i sposoban izvršiti plaćanje u dodatnom vremenskom razdoblju, ali nije u mogućnosti dostaviti takvo jamstvo uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti.
(34)
Kako bi se osiguralo upravljanje imovinom uz istodobno ostvarenje financijske naknade, potrebno je da se privremeno plaćeni iznosi, kao što su osporavane novčane kazne u području konkurencije, ulože u financijsku imovinu i da se odredi kome pripadaju kamate koje se ostvaruju tim ulaganjima.
(35)
Kako bi se osiguralo da Komisija ima sve potrebne informacije za donošenje financijskih odluka, potrebno je utvrditi minimalne zahtjeve za sadržaj odluka o financiranju u vezi s bespovratnim sredstvima, javnom nabavom, uzajamnim fondovima, nagradama i financijskim instrumentima.
(36)
U vezi s izdacima trebalo bi odrediti odnos između odluka o financiranju, ukupnih obveza i pojedinačnih obveza, kao i značajke tih različitih faza kako bi se uspostavio jasan okvir za različite faze izvršenja proračuna.
(37)
Potrebno je pojasniti odnos između radnji potvrđivanja, odobravanja i plaćanja te kontrola koje treba izvršiti dužnosnik za ovjeravanje kada potvrdi rashode s potvrdom „odobreno za plaćanje”. Trebalo bi odrediti popratnu dokumentaciju koju je potrebno priložiti kao dokaz plaćanja, te utvrditi pravila za poravnanje pretfinanciranja i privremenih plaćanja.
(38)
Trebalo bi utvrditi detaljna pravila za primjenu rokova koji se primjenjuju na radnje potvrđivanja i plaćanja, uzimajući u obzir Direktivu 2011/7/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 16. veljače 2011. o borbi protiv kašnjenja u plaćanju u poslovnim transakcijama (6) kako bi se osiguralo da nema nepotrebnog kašnjenja u plaćanjima primateljima.
(39)
Za unutarnju reviziju je potrebno utvrditi postupak za imenovanje revizora i zajamčiti njegovu neovisnost u instituciji koja ga je imenovala i koju je dužan izvješćivati o svojem djelovanju. Europski parlament i Vijeće bi trebali biti obaviješteni o svakom imenovanju ili razrješenju dužnosti kako bi se osigurala transparentnost prema Europskom parlamentu i Vijeću.
(40)
Pravila o javnoj nabavi trebaju se temeljiti na Direktivi 2004/18/EZ. Potrebno je utvrditi različite vrste postupaka javne nabave, mjere o oglašavanju i objavljivanju koje se primjenjuju, uvjete u kojima se može koristiti određena vrsta postupka i glavne značajke postojećih postupaka, specifikaciju uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir, pravila pristupa dokumentaciji za nadmetanje te za obavješćivanje ponuditelja ili natjecatelja i, za slučajeve kada Komisija provodi javnu nabavu za svoj račun, granične vrijednosti i pravila za procjenu vrijednosti ugovora koji se trebaju sklopiti.
(41)
Svrha postupaka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi je udovoljavanje potrebama institucija pod najboljim mogućim uvjetima, osiguravajući mogućnost jednakog pristupa ugovorima o javnoj nabavi te poštujući načela transparentnosti i nediskriminacije. Za osiguranje transparentnosti i jednakog postupanja prema natjecateljima i ponuditeljima te potpune odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje kod konačnog odabira, potrebno je utvrditi postupak za otvaranje te potom postupak za evaluaciju ponuda i zahtjeva za sudjelovanje, od imenovanja odbora do obrazložene i dokumentirane odluke o sklapanju ugovora, koju konačno donosi javni naručitelj.
(42)
Na temelju prethodnog iskustva potrebno je uspostaviti novi postupak javne nabave za ugovore srednje vrijednosti. Potrebno je dopustiti upotrebu „popisa dobavljača” prema uvjetima koji su jednaki postojećem „pozivu na iskaz interesa” jer se tim popisom osigurava manje administrativno opterećenje za potencijalne ponuditelje.
(43)
Kako bi se zaštitili financijski interesi Unije tijekom izvršenja ugovora potrebno je predvidjeti mogućnost da se od subjekata koji pružaju financijsku sposobnost u javnoj nabavi zahtijeva da budu solidarno odgovorni za izvršenje odgovarajućeg ugovora.
(44)
Kako bi se zaštitili financijski interesi Unije i zajamčila kontrola nad izvršenjem ugovora potrebno je predvidjeti mogućnost da se od izvoditelja zahtijeva da sam izravno obavi određene ključne zadaće.
(45)
Kako bi se zajamčilo izvršenje ugovora po najvišem profesionalnom standardu, potrebno je predvidjeti mogućnost odbijanja ponuditelja koji imaju potencijalni sukob interesa.
(46)
S obzirom na to da zahtjev za financijska jamstva više nije automatski, potrebno je utvrditi kriterije prema kojima se ona mogu tražiti.
(47)
Potrebno je pojasniti područje primjene glave o bespovratnim sredstvima, posebno u pogledu vrste djelovanja ili tijela od općeg europskog interesa prihvatljivih za bespovratna sredstva kao i s obzirom na vrste pravnih obveza koje se mogu upotrebljavati za pokriće bespovratnih sredstava. Za te pravne obveze je potrebno odrediti kriterije za odabir između sporazuma i odluka, njihov minimalni sadržaj i mogućnost sklapanja posebnog sporazuma ili odluke o bespovratnim sredstvima u sklopu okvirnih partnerstava kako bi se osiguralo jednako postupanje i izbjeglo ograničavanje pristupa sredstvima Unije.
(48)
Područje primjene glave o bespovratnim sredstvima također treba uzeti u obzir da su, s jedne strane, u Financijsku uredbu uvedene posebne glave o nagradama i financijskim instrumentima te da su, s druge strane, uvedena ključna pravila koja se primjenjuju na bespovratna sredstva, prihvatljive troškove, brisanje načela postupnog smanjivanja, upotrebu pojednostavnjenih oblika bespovratnih sredstava (jednokratni iznosi, jedinični troškovi i paušalni iznosi) i uklanjanje obveznog dostavljanja jamstava za pretfinanciranje.
(49)
Napredak prema elektroničkoj razmjeni podataka i dostavljanju dokumenata u elektroničkom obliku, koji je značajna mjera pojednostavnjenja, treba biti praćen jasnim uvjetima za prihvaćanje sustava koji će se upotrebljavati kako bi se uspostavilo pravno stabilno okružje.
(50)
Načela zabrane stvaranja dobiti i sufinanciranja trebaju se revidirati u skladu s pojašnjenjima i mjerama pojednostavnjenja koje su uvedene u Financijskoj uredbi. Radi jasnoće je posebno potrebno odrediti detaljna pravila o vrstama primitaka koji se pridržavaju načela zabrane stvaranja dobiti kao i oblike vanjskog sufinanciranja i doprinosa u naravi.
(51)
U pogledu načela transparentnosti, potrebno je odobriti usvajanje i objavu višegodišnjih programa rada jer oni imaju dodanu vrijednost za podnositelje zahtjeva, koji mogu bolje predvidjeti i bolje se pripremiti za pozive za podnošenje prijedloga. U tom kontekstu treba odrediti uvjete pod kojima se programi rada mogu smatrati odlukama o financiranju. Kako bi se osigurala transparentnost također je potrebno objaviti pozive za podnošenje prijedloga, osim u hitnim slučajevima ili kada djelovanje može provesti samo jedan subjekt. Potrebno je odrediti minimalni sadržaj te objave.
(52)
S obzirom na to da kod uvjeta prihvatljivosti za porez na dodanu vrijednost (PDV) koji plaćaju korisnici može lako doći do pogrešaka i odstupanja, potrebno je osigurati da se pojmovi nepovratnog PDV-a i osoba koje nisu porezni obveznici u smislu članka 13. stavka 1. Direktive Vijeća 2006/112/EZ od 28. studenoga 2006. o zajedničkom sustavu poreza na dodanu vrijednost (7) dosljedno shvaćaju i primjenjuju, upućivanjem na aktivnosti koje ti pojmovi obuhvaćaju.
(53)
Kako bi se osigurala transparentnost, jednako postupanje prema podnositeljima zahtjeva i povećala odgovornost dužnosnika za ovjeravanje, potrebno je utvrditi postupak dodjele od podnošenja prijedloga za bespovratno sredstvo, za koji je Komisija trebala predvidjeti minimalne informacije za podnositelje zahtjeva, do njegove evaluacije na temelju unaprijed određenih kriterija prihvatljivosti, uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir prije nego što odgovorni dužnosnik za ovjeravanje donese svoju konačnu i odgovarajuće dokumentiranu odluku. Potrebno je odrediti detaljna pravila o sastavu i zadaćama odbora zaduženog za procjenu prijedloga u odnosu na uvjete sposobnosti i kriterije za odabir, kao i mogućnosti za kontaktiranje podnositelja zahtjeva tijekom postupka dodjele ili pozivanja da prilagode svoje prijedloge. Te mogućnosti trebaju primjereno odražavati zahtjeve u smislu dobrog upravljanja koji su uvedeni u Financijskoj uredbi i trebaju uključivati uvjete pod kojima se prijedlozi mogu prilagoditi prije potpisivanja sporazuma o bespovratnim sredstvima ili obavijesti o odlukama o bespovratnim sredstvima, uz istodobno osiguranje jednakog postupanja prema podnositeljima zahtjeva i poštovanje načela prema kojem inicijativu za djelovanje imaju isključivo podnositelji zahtjeva.
(54)
S obzirom na to da je uporaba jednokratnih iznosa, jediničnih troškova i paušalnih iznosa olakšana i proširena u skladu s Financijskom uredbom, potrebno je pojasniti definicije tih pojednostavnjenih oblika bespovratnih sredstava. Posebno je potrebno pojasniti da je njihova namjena, kao i svih drugih oblika bespovratnih sredstava, da obuhvate kategorije prihvatljivih troškova i naznačiti da njihov iznos ne mora nužno biti utvrđen ex ante, što je posebno važno kada se oni utvrđuju na temelju uobičajenih praksi troškovnog računovodstva korisnika. Postoji i potreba da se osigura stabilnost u pravilima financiranja prema određenom programu. U tu svrhu treba dopustiti uporabu pojednostavnjenih oblika bespovratnih sredstava tijekom cijelog trajanja programa. Za statističke ili metodološke potrebe ili za potrebe sprečavanja i otkrivanja prijevara potrebno je imati pristup općim računovodstvenim informacijama od korisnika, čak i kada se oni financiraju jednokratnim iznosima, jediničnim troškovima ili paušalnim iznosima. Te se provjere, međutim, ne bi trebale upotrebljavati za preispitivanje opravdanosti već dogovorenih jediničnih vrijednosti jednokratnih iznosa, jediničnih troškova ili paušalnih iznosa.
(55)
Dobro financijsko upravljanje zahtijeva da se Komisija zaštiti jamstvima. U fazi prijedloga za bespovratna sredstva, organiziranjem financijskih revizija za prijedloge koji uključuju veće iznose; u fazi isplate pretfinanciranja, ako je to opravdano rizicima koje procjenjuje službenik za ovjeravanje, traženjem prethodnih financijskih jamstava; i u fazi privremenog plaćanja ili plaćanja preostalog iznosa, organiziranjem dostavljanja revizorskih potvrda za zahtjeve za plaćanje koji uključuju najviše iznose i predstavljaju najveći rizik.
(56)
Potrebno je pojasniti uvjete i postupke za suspendiranje i smanjenje bespovratnih sredstava kako bi se bolje definirali razlozi za tu suspenziju ili smanjenje, osigurale odgovarajuće informacije korisnicima i osiguralo da korisnici imaju mogućnost iskoristiti svoje pravo na obranu u bilo kojoj fazi.
(57)
Dobro upravljanje sredstvima Unije također znači da sami korisnici bespovratnih sredstava upotrebljavaju bespovratna sredstva Unije ekonomično i učinkovito. Troškovi ugovora koje su korisnici sklopili za provedbu djelovanja trebaju biti prihvatljivi, pod uvjetom da su ti provedbeni ugovori sklopljeni na temelju ponude koja pruža najbolju vrijednost za novac.
(58)
S obzirom na to da su ograničenja davanja financijske potpore trećim osobama ublažena u Financijskoj uredbi, potrebno je utvrditi minimalne odredbe koje trebaju biti dogovorene na razini sporazuma o bespovratnim sredstvima ili uključene u odluku o bespovratnim sredstvima kako bi se financijska potpora koju korisnici dodjeljuju trećim osobama jasno razlikovala od provedbe proračunskih zadaća koje obavlja osoba kojoj su delegirani poslovi u sklopu neizravnog upravljanja.
(59)
Ovlasti za izricanje sankcija korisnicima bespovratnih sredstava trebaju se uskladiti s ovlastima dodijeljenima u kontekstu javne nabave s obzirom na to da su one iste naravi i na njih se trebaju primjenjivati ista pravila u smislu učinkovitosti i proporcionalnosti.
(60)
Na nagrade se trebaju primjenjivati načela transparentnosti i jednakog postupanja, na isti način kao i na bespovratna sredstva. U tom je kontekstu također potrebno utvrditi minimalna svojstva programa rada i natječaja, uzimajući u obzir odgovarajuće zahtjeve za bespovratna sredstva. Posebno je potrebno odrediti uvjete pod kojima se programi rada mogu smatrati odlukama o financiranju, kao i minimalni sadržaj pravila natječaja, posebno uvjeta za isplatu nagrade pobjednicima u slučaju dodjele i odgovarajuće načine objave.
(61)
Usklađenost s načelima transparentnosti i jednakog postupanja također zahtijeva uspostavljanje jasno utvrđenog postupka dodjele, od dostavljanja prijava do informacija podnositelja zahtjeva i obavješćivanja pobjedničkog sudionika. Taj postupak treba uključivati evaluaciju prijava od strane povjerenstva stručnjaka koje imenuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, primjenjujući kriterije za odabir objavljene u pravilima natječaja kako bi se osigurala nadležnost i neutralnost u procjeni prijava. Na temelju njihovih preporuka, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje treba donijeti konačnu odluku o dodjeljivanju nagrade jer je za izvršenje proračuna uvijek odgovorna Komisija.
(62)
Kako bi se osigurala usklađena provedba različitih financijskih instrumenata unutar Komisije, opći okvir uključen u glavu VII. Financijske uredbe treba biti nadopunjen detaljnim pravilima za upravljanje financijskim instrumentima, uključujući odredbe za odabir subjekata kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna, sadržaj sporazuma o delegiranju, troškove i naknade za upravljanje i za fiducijarne račune.
(63)
Pravila za odabir financijskih posrednika i konačnih primatelja trebaju se utvrditi posebno kada se financijskim instrumentima u iznimnim slučajevima upravlja izravno, preko namjenskih investicijskih subjekata ili drugih mehanizama isporuke, čime se osigurava učinkovita potrošnja sredstava Unije.
(64)
Potrebno je odrediti uvjete za uporabu financijskih instrumenata, uključujući učinak poluge, te okvir nadzora. Također je potrebno osigurati da se financijski instrumenti provode na osnovi odgovarajuće ex ante evaluacije, što Komisiji omogućuje da ih posebno oblikuje kako bi odgovorila na nedostatke tržišta ili situacije neoptimalnog ulaganja.
(65)
U vezi s računovodstvom i financijskim izvještavanjem, općeprihvaćena računovodstvena načela na kojima se moraju temeljiti financijski izvještaji utvrđena su u računovodstvenim pravilima Unije. Tim računovodstvenim pravilima također se određuju uvjeti za knjiženje transakcija u knjige i pravila za vrednovanje imovine i obveza te za formiranje rezervacija kako bi se osiguralo da su informacije pravilno iskazane, potpune i točne.
(66)
U vezi s računovodstvenim pitanjima potrebno je odrediti da računovodstveni službenik svake institucije mora predočiti dokumente koji opisuju organizaciju računovodstva i računovodstvene postupke te institucije te odrediti uvjete koje treba poštovati u slučaju računalne evidencije računovodstvenih sustava, posebno kako bi se osigurala sigurnost pristupa i revizijski postupak za sve promjene u sustavima.
(67)
U vezi s računovodstvom potrebno je odrediti načela koja se primjenjuju na poslovne knjige, bruto bilancu, periodička usklađivanja stanja te bilance i popis imovine te odrediti sastavne dijelove kontnog plana koji donosi računovodstveni službenik Komisije. Trebalo bi utvrditi pravila koja se primjenjuju na evidentiranje radnji, a posebno za načelo dvojnog knjigovodstva, pravila za konverziju radnji koje nisu izražene u eurima i za popratnu dokumentaciju za knjiženje. Također bi trebalo odrediti sadržaj računovodstvenih evidencija.
(68)
Potrebno je utvrditi pravila za popis imovine i pojasniti odgovarajuće odgovornosti računovodstvenih službenika i dužnosnika za ovjeravanje u tom području, kao i pravila koja se primjenjuju na ponovnu prodaju imovine koja se vodi u evidenciji kako bi se osiguralo učinkovito upravljanje imovinom.
(69)
U vezi s vanjskim djelovanjima, ovom se Uredbom, u skladu s Financijskom uredbom, trebaju predvidjeti iznimke koje odražavaju posebna obilježja poslovanja u tom sektoru, uglavnom u pogledu javne nabave i dodjele bespovratnih sredstava, posebno stoga što te postupke provode tijela trećih zemalja koje primaju financijsku potporu Unije. U vezi s javnim nabavama te se razlike trebaju uglavnom odnositi na vrste postupaka i granične vrijednosti od kojih se primjenjuju. U vezi s bespovratnim sredstvima u nekim bi slučajevima trebalo dopustiti financiranje u cijelosti, uglavnom zato da se uzme u obzir smanjena sposobnost korisnika za sufinanciranje.
(70)
Potrebno je uspostaviti detaljne odredbe o korištenju proračunske potpore, kojima se određuju uvjeti pod kojima se proračunska potpora može koristiti te obvezu partnera da Komisiji dostavi pravovremene i pouzdane informacije kako bi se ocijenilo ispunjavanje tih uvjeta.
(71)
U vezi s uzajamnim fondovima Unije potrebno je odrediti načela koja se primjenjuju na doprinos Unije uzajamnim fondovima Unije kao i na doprinose drugih donatora, utvrditi računovodstvena pravila i pravila izvješćivanja uzajamnog fonda Unije, posebno za kamate koje dospijevaju na bankovnom računu uzajamnog fonda, pojasniti odgovarajuće odgovornosti financijskih izvršitelja i odbora uzajamnog fonda, kao i utvrditi obveze u pogledu vanjske revizije. Također je potrebno osigurati pravednu zastupljenost sudjelujućih donatora u odboru uzajamnog fonda i obveznu suglasnost Komisije za korištenje sredstava.
(72)
Kako bi se pojednostavnili postupci javne nabave u sklopu vanjskih djelovanja neke su granične vrijednosti izmijenjene, a istodobno su dodane i prilagođene neke druge granične vrijednosti i postupci upravljanja koji proizlaze iz zajedničkih odredbi.
(73)
U vezi s bespovratnim sredstvima, potrebno je pojednostavniti uvjete za odstupanja od načela sufinanciranja u skladu s Financijskom uredbom.
(74)
Kako bi se zajamčilo dobro upravljanje odobrenim sredstvima Unije također je potrebno odrediti preduvjete i pravila koja treba uključiti u sporazume kada je upravljanje odobrenim sredstvima decentralizirano ili ako se koriste knjige blagajne.
(75)
Primjereno je utvrditi europske urede i odrediti posebna pravila za Ured za publikacije te odredbe kojima se ovlašćuje računovodstveni službenik Komisije za delegiranje nekih svojih zadaća osoblju tih ureda. Također bi trebalo utvrditi operativne postupke za bankovne račune, koje europski uredi mogu biti ovlašteni otvoriti u ime Komisije.
(76)
Po analogiji s objavom informacija o primateljima sredstava Unije, potrebno je objaviti popis stručnjaka iz članka 204. Financijske uredbe koji su odabrani preko poziva na iskaz interesa te predmet njihovih zadaća. Također treba objaviti njihovu naknadu kada prelazi 15 000 EUR.
(77)
Novi postupak uveden člankom 203. Financijske uredbe treba nadopuniti, posebno u vezi s vrstom troškova koji se uključuju u granične vrijednosti utvrđene u tom članku. Potrebno je utvrditi detaljna pravila o projektima vezanima za nekretnine u delegacijama Unije, s obzirom na njihove posebnosti, posebno u hitnim slučajevima. Primjereno je odrediti da stambene zgrade, posebno u delegacijama, koje treba zakupiti ili kupiti u kratkom roku, treba isključiti iz postupka utvrđenog u članku 203. Financijske uredbe. Stjecanje zemljišta bez naknade ili za simboličan iznos ne bi trebalo biti obuhvaćeno postupkom utvrđenim u članku 203. Financijske uredbe jer ono nije dodatno opterećenje za proračun.
(78)
Kako bi se osigurala usklađenost s odredbama Financijske uredbe potrebno je utvrditi prijelazne odredbe. Osim toga, kako bi se osigurala usklađenost s pravnom osnovom koja se odnosi na pojedine sektore, primjereno je odgoditi primjenu odredbi o načinima upravljanja i financijskim instrumentima do 1. siječnja 2014.,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
DIO PRVI
ZAJEDNIČKE ODREDBE
GLAVA I.
PREDMET
Članak 1.
Predmet
Ovom se Uredbom utvrđuju pravila za primjenu Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 (dalje u tekstu: „Financijska uredba”).
GLAVA II.
PRORAČUNSKA NAČELA
POGLAVLJE 1.
Načela jedinstva i točnosti proračuna
Članak 2.
Obračunavanje kamata na pretfinanciranje
(Članak 8. stavak 4. Financijske uredbe)
Kada su kamate plative proračunu, sporazumom sklopljenim između subjekata ili osoba navedenih u točkama od ii. do viii. članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe utvrđuje se da se sredstva pretfinanciranja uplaćuju na bankovne račune ili podračune, koji omogućuju razlikovanje sredstava i povezanih kamata. U protivnom, računovodstvene metode korisnika ili posrednika moraju omogućiti razlikovanje sredstava koje je uplatila Unija i kamata ili drugih koristi koje donesu ta sredstva.
Odredbe ove Uredbe koje se odnose na kamate na pretfinanciranje ne dovode u pitanje knjiženje iznosa pretfinanciranja u aktivi financijskih izvještaja, kako je utvrđeno računovodstvenim pravilima iz članka 143. Financijske uredbe.
POGLAVLJE 2.
Načelo jedne godine
Članak 3.
Odobrena sredstva za financijsku godinu
(Članak 11. stavak 3. Financijske uredbe)
Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja za financijsku godinu sastoje se od:
(a)
odobrenih sredstava predviđenih u proračunu, uključujući u izmjenama proračuna;
(b)
prenesenih odobrenih sredstava;
(c)
odobrenih sredstava ponovno stavljenih na raspolaganje u skladu s člancima 178. i 182. Financijske uredbe;
(d)
odobrenih sredstava proizašlih iz plaćanja pretfinanciranja koja su vraćena u skladu s člankom 177. stavkom 3. Financijske uredbe;
(e)
odobrenih sredstava iz namjenskih prihoda u financijskoj godini ili tijekom prethodnih financijskih godina, koja nisu iskorištena.
Članak 4.
Ukidanje i prijenos odobrenih sredstava
(Članak 13. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i nediferencirana odobrena sredstva koja se odnose na projekte vezane za nekretnine iz članka 13. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe mogu se prenijeti samo ako obveze nije bilo moguće preuzeti do 31. prosinca financijske godine zbog razloga koji se ne mogu pripisati dužnosniku za ovjeravanje, te ako su pripremne faze izvedene do te mjere da je opravdano pretpostaviti da će obveza biti preuzeta najkasnije do 31. ožujka sljedeće godine, odnosno do 31. prosinca za projekte vezane za nekretnine.
2. Pripremne faze iz članka 13. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe, koje bi trebale biti dovršene do 31. prosinca financijske godine kako bi se omogućio prijenos u sljedeću godinu, su posebno:
(a)
za ukupne obveze u smislu članka 85. Financijske uredbe, donošenje odluke o financiranju ili završetak do tog datuma savjetovanja predmetnih službi u okviru svake institucije za donošenje takve odluke;
(b)
za pojedinačne obveze u smislu članka 85. Financijske uredbe, završetak odabira potencijalnih izvoditelja, korisnika, dobitnika nagrada ili osoba kojima su delegirani poslovi.
3. Odobrena sredstva prenesena u skladu s člankom 13. stavkom 2. točkom (a) Financijske uredbe, za koje nije preuzeta obveza do 31. ožujka sljedeće financijske godine, odnosno do 31. prosinca sljedeće godine za iznose koji se odnose na projekte vezane za nekretnine, automatski se ukidaju.
Komisija obavješćuje Europski parlament i Vijeće o odobrenim proračunskim sredstvima koja su na ovaj način ukinuta u roku od mjesec dana od ukidanja u skladu s prvim podstavkom.
4. Odobrena sredstva prenesena u skladu s člankom 13. stavkom 2. točkom (b) Financijske uredbe mogu se koristiti do 31. prosinca sljedeće financijske godine.
5. Računovodstvo omogućuje identifikaciju prenesenih odobrenih sredstava u skladu sa stavcima od 1. do 4.
POGLAVLJE 3.
Načelo obračunske jedinice
Članak 5.
Tečaj za konverziju između eura i drugih valuta
(Članak 19. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene posebnih sektorskih propisa, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje konverziju obavlja koristeći se dnevnim tečajem za euro koji se objavljuje u seriji C Službenog lista Europske unije.
Ako konverziju između eura i drugih valuta moraju obavljati izvoditelji ili korisnici, primjenjuju se posebne odredbe o konverziji iz ugovora o nabavi, sporazuma o bespovratnim sredstvima ili sporazuma o financiranju.
2. Kako bi se izbjegao značajan utjecaj radnji konverzije valuta na razinu sufinanciranja Unije ili štetan utjecaj na proračun Unije, posebnim odredbama o konverziji iz stavka 1. osigurava se, prema potrebi, tečaj konverzije između eura i drugih valuta koji se izračunava uporabom prosjeka dnevnog tečaja tijekom određenog razdoblja.
3. Ako dnevni tečaj za euro nije objavljen za određenu valutu u Službenom listu Europske unije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje koristi računovodstveni tečaj iz stavka 4.
4. Za potrebe računovodstva iz članaka od 151. do 156. Financijske uredbe te podložno članku 240. ove Uredbe, konverzija između eura i neke druge valute obavlja se na temelju mjesečnog računovodstvenog tečaja za euro. Taj računovodstveni tečaj utvrđuje računovodstveni službenik Komisije na temelju izvora informacija koje smatra pouzdanim, te na temelju tečaja na pretposljednji radni dan u mjesecu koji je prethodio onom za koji se tečaj utvrđuje.
5. Rezultati preračunavanja valuta iz stavka 4. ovog članka prikazani su pod posebnim naslovom u računovodstvu institucije.
Prvi podstavak ovog stavka primjenjuje se mutatis mutandis na tijela iz članka 208. Financijske uredbe.
Članak 6.
Tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta
(Članak 19. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene posebnih sektorskih propisa ili iz posebnih ugovora o javnoj nabavi, sporazuma ili odluka o bespovratnim sredstvima i sporazuma o financiranju, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta u slučajevima kada konverziju obavlja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje jest tečaj na dan kada služba za ovjeravanje pripremi nalog za plaćanje ili nalog za povrat.
2. U slučaju knjiga blagajne u eurima, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta određuje se na temelju datuma kada banka izvrši plaćanje.
3. Za reguliranje knjiga blagajne u nacionalnim valutama iz članka 19. Financijske uredbe, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta jest tečaj koji se primjenjuje u mjesecu rashoda iz navedene knjige blagajne.
4. Za naknadu paušalnih rashoda ili rashoda koji proizlaze iz Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije (dalje u tekstu: „Pravilnici o osoblju”), za što je određena gornja granica te koja se isplaćuje u valutama koje nisu euro, koristi se tečaj koji se primjenjuje u trenutku nastanka prava.
POGLAVLJE 4.
Načelo univerzalnosti
Članak 7.
Struktura namjenskih prihoda i osiguranje odgovarajućih odobrenih sredstava
(Članak 21. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje članke 9. i 10. struktura namjenskih prihoda u proračunu obuhvaća:
(a)
u izvještaju o prihodu u odjeljku proračuna za svaku instituciju, proračunsku liniju na koju se unosi prihod;
(b)
u izvještaju o rashodima primjedbe uz proračun, uključujući opće primjedbe, pokazuju koje linije mogu primiti odobrena sredstva koja odgovaraju raspoloživom namjenskom prihodu.
U slučaju iz točke (a) prvog podstavka bilježi se oznaka „pro memoria” te se procijenjeni prihod iskazuje samo kao informacija u primjedbama.
2. Ako prihod prima institucija, odobrena sredstva u visini namjenskih prihoda stavljaju se na raspolaganje automatski kao odobrena sredstva za preuzimanje obveza i kao odobrena sredstva za plaćanja, osim u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučajevima predviđenima u članku 181. stavku 2. i članku 183. stavku 2. Financijske uredbe;
(b)
u slučaju predviđenom u članku 21. stavku 2. točki (b) Financijske uredbe za države članice ako je sporazum o financijskom doprinosu izražen u eurima.
U slučaju iz točke (b) prvog podstavka, odobrena sredstva za preuzimanje obveza mogu biti stavljena na raspolaganje nakon što država članica potpiše sporazum o financijskom doprinosu.
Članak 8.
Doprinosi država članica za istraživačke programe
(Članak 21. stavak 2. točka (a) Financijske uredbe)
1. Doprinosi država članica za financiranje određenih dopunskih istraživačkih programa iz članka 5. Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1150/2000 (8) plaćaju se na sljedeći način:
(a)
sedam dvanaestina iznosa unesenog u proračun plaća se najkasnije 31. siječnja tekuće financijske godine;
(b)
preostalih pet dvanaestina plaća se najkasnije 15. srpnja tekuće proračunske godine.
2. Kada proračun nije potpuno donesen prije početka financijske godine, doprinosi iz stavka 1. temelje se na iznosu koji je unesen u proračun za prethodnu financijsku godinu.
3. Svaki doprinos ili dodatno plaćanje koje u proračun duguju države članice knjiži se u računu ili računima Komisije u roku 30 kalendarskih dana od poziva za sredstva.
4. Plaćanja se knjiže na računu utvrđenom u Uredbi (EZ, Euratom) br. 1150/2000 te podliježu uvjetima utvrđenima tom uredbom.
Članak 9.
Namjenski prihodi koji proizlaze iz sudjelovanja država EFTA-e u određenim programima Unije
(Članak 21. stavak 2. točka (e) Financijske uredbe)
1. Da bi se u proračun moglo uključiti sudjelovanje država članica Europskog udruženja slobodne trgovine (dalje u tekstu: „države EFTA-e”) u određenim programima Unije, struktura proračuna je sljedeća:
(a)
u izvještaju o prihodu unosi se linija s oznakom „pro memoria” i na njoj se iskazuje cjelokupni iznos doprinosa država EFTA-e za predmetnu financijsku godinu.
(b)
u izvještaju o rashodima:
i.
primjedbe za svaku liniju koja se odnosi na aktivnosti Unije u kojima sudjeluju države EFTA-e prikazuju „informativnu” procijenjenu vrijednost sudjelovanja;
ii.
u prilogu koji čini sastavni dio proračuna, navode se sve linije koje obuhvaćaju aktivnosti Unije u kojima sudjeluju države EFTA-e.
Za potrebe točke (a) prvog podstavka, procijenjeni iznos iskazuje se u primjedbama uz proračun.
Prilog iz točke (b) podtočke ii. prvog podstavka odražava i dio je strukture za potrebe odobrenih sredstva koja odgovaraju takvom sudjelovanju, kako je to predviđeno stavkom 2. te za izvršenje takvih rashoda.
2. Na temelju članka 82. Sporazuma o Europskom gospodarskom prostoru (dalje u tekstu: „Sporazum o EGP-u”) iznosi godišnjeg sudjelovanja država EFTA-e, kako je to Komisiji potvrdio Zajednički odbor Europskoga gospodarskog prostora u skladu s člankom 1. stavkom 5. Protokola 32. uz Sporazum o EGP-u, na početku financijske godine osigurava se cijeli iznos odgovarajućih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanja.
3. Ako se u tijeku financijske godine osiguraju dodatna odobrena sredstva na proračunskim linijama uz sudjelovanje država EFTA-e, a države EFTA-e nisu tijekom godine u mogućnosti na odgovarajući način prilagoditi svoje doprinose kako bi udovoljile „čimbeniku proporcionalnosti” iz članka 82. Sporazuma o EGP-u, Komisija može kao privremenu i iznimnu mjeru koristiti svoja gotovinska sredstva za pretfinanciranje udjela država EFTA-e. Uvijek kada su predviđena takva dodatna odobrena sredstva, Komisija što je prije moguće traži odgovarajuće doprinose od država EFTA-e. Komisija svake godine obavješćuje Europski parlament i Vijeće o tako donesenim odlukama.
Pretfinanciranje se u proračunu za sljedeću financijsku godinu određuje što je prije moguće.
4. U skladu s člankom 21 stavkom 2. točkom (e) Financijske uredbe, financijski doprinosi država EFTA-e predstavljaju vanjski namjenski prihod. Računovodstveni službenik donosi odgovarajuće mjere kako bi se osiguralo da se posebno nadzire korištenje prihoda koji proizlazi iz tih doprinosa i odgovarajućih odobrenih sredstava.
U izvješću iz članka 150. stavka 2. Financijske uredbe Komisija posebno prikazuje faze izvršenja prihoda i rashoda koje se odnose na sudjelovanje država EFTA-e.
Članak 10.
Prihodi od sankcija izrečenih državama članicama koje su izjavile da imaju prekomjerni manjak
(Članak 21. stavak 2. točka (c) Financijske uredbe)
Struktura proračuna za uključivanje prihoda od sankcija iz odjeljka 4. Uredbe Vijeća (EZ) br. 1467/97 je (9) sljedeća:
(a)
u izvještaju o prihodu unosi se linija s oznakom „pro memoria” na koju se unosi kamata na takve iznose;
(b)
istodobno, ne dovodeći u pitanje članak 77. Financijske uredbe, za te iznose iz izvještaja o prihodu treba u izvještaju o rashodima iskazati odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja.
Odobrena sredstva iz točke (b) prvog podstavka izvršavaju se u skladu s člankom 20. Financijske uredbe.
Članak 11.
Troškovi koji proizlaze iz prihvaćanja donacija Uniji
(Članak 22. Financijske uredbe)
Za potrebe dobivanja odobrenja Europskog parlamenta i Vijeća iz članka 22. stavka 2. Financijske uredbe, Komisija procjenjuje i pojašnjava financijske troškove, uključujući naknadne troškove, koji proizlaze iz prihvaćanja donacija Uniji.
Članak 12.
Računi za vraćanje poreza
(Članak 23. stavak 3. Financijske uredbe)
Svi porezi koje Unija snosi u skladu s člankom 23. stavkom 2. i člankom 23. stavkom 3. točkom (a) Financijske uredbe unose se na privremeni račun dok ih predmetne države ne vrate.
POGLAVLJE 5.
Načelo specifikacije
Članak 13.
Pravila za izračun postotaka prijenosa institucija osim Komisije
(Članak 25. Financijske uredbe)
1. Postoci iz članka 25. Financijske uredbe izračunavaju se u trenutku podnošenja zahtjeva za prijenos te upućivanjem na odobrena sredstva u proračunu, uključujući ona u izmjenama proračuna.
2. Iznos koji treba uzeti u obzir jest iznos koji je zbroj namjeravanih prijenosa na liniji s koje se izvršava prijenos, nakon prilagodbe za prethodno izvršene prijenose.
Iznos koji odgovara prijenosima koje pojedina institucija može obaviti samostalno bez odluke Europskog parlamenta i Vijeća ne uzima se u obzir.
Članak 14.
Pravila za izračun postotaka prijenosa Komisije
(Članak 26. Financijske uredbe)
1. Postoci iz članka 26. stavka 1. Financijske uredbe izračunavaju se u trenutku podnošenja zahtjeva za prijenos te upućivanjem na odobrena sredstva u proračunu, uključujući ona u izmjenama proračuna.
2. Iznos koji treba uzeti u obzir jest iznos koji je zbroj namjeravanih prijenosa na liniji s koje se ili na koju se izvršava prijenos, nakon prilagodbe za prethodno izvršene prijenose.
Iznos koji odgovara prijenosima koje Komisija može obaviti samostalno bez odluke Europskog parlamenta i Vijeća ne uzima se u obzir.
Članak 15.
Administrativni rashodi
(Članak 26. Financijske uredbe)
Rashodi iz točke (b) prvog podstavka stavka 1. članka 26. Financijske uredbe za svako područje politike pokrivaju stavke iz članka 44. stavka 3. Financijske uredbe.
Članak 16.
Razlozi za zahtjeve za prijenose odobrenih sredstava
(Članci 25. i 26. Financijske uredbe)
Prijedlozima za prijenose i svim informacijama za Europski parlament i Vijeće u vezi s prijenosima izvršenima na temelju članaka 25. i 26. Financijske uredbe prilaže se odgovarajuća i detaljna popratna dokumentacija koja pokazuje izvršenje odobrenih sredstava i procjene potreba do kraja financijske godine, kako za linije na koje se odobrena sredstva prenose, tako i za one s kojih se prenose.
Članak 17.
Razlozi za zahtjeve za prijenose iz pričuve za pomoć u nuždi
(Članak 29. Financijske uredbe)
Prijedlozima za prijenose koji bi omogućili korištenje pričuve za pomoć u nuždi iz članka 29. Financijske uredbe prilaže se odgovarajuća i detaljna popratna dokumentacija koja pokazuje:
(a)
za svaku liniju na koju se sredstva prenose, zadnje raspoložive informacije o izvršenju odobrenih sredstava i procjena potreba do kraja financijske godine;
(b)
za sve linije koje se odnose na vanjsko djelovanje, izvršenje odobrenih sredstava do kraja mjeseca koji prethodi mjesecu kada je podnesen zahtjev za prijenos i procjenu potreba do kraja financijske godine, uključujući usporedbu s početnom procjenom;
(c)
analizu mogućnosti preraspodjele odobrenih sredstava.
POGLAVLJE 6.
Načelo dobrog financijskog upravljanja
Članak 18.
Evaluacija
(Članak 30. Financijske uredbe)
1. Svi prijedlozi za programe ili aktivnosti na temelju kojih dolazi do proračunskih rashoda podliježu ex ante evaluaciji kojom se utvrđuje:
(a)
potrebe koje je potrebno kratkoročno ili dugoročno zadovoljiti;
(b)
dodanu vrijednost sudjelovanja Unije;
(c)
ciljeve politike i upravljanja koje treba ostvariti, a koji uključuju mjere potrebne za zaštitu financijskih interesa Unije u području sprečavanja prijevara, njihova otkrivanja, ispitivanja, otklanjanja i sankcija;
(d)
raspoložive mogućnosti politike, uključujući i s njima povezane rizike;
(e)
očekivane rezultate i učinke, posebno gospodarske, socijalne i ekološke učinke te pokazatelje i načine evaluacije potrebne za njihovo mjerenje;
(f)
najprimjereniju metodu provedbe odabrane/odabranih mogućnosti;
(g)
unutarnju koherentnost predloženog programa ili aktivnosti te njegov odnos s ostalim odgovarajućim instrumentima;
(h)
opseg odobrenih sredstava, ljudskih resursa i drugih administrativnih rashoda koje je potrebno dodijeliti, uz uvažavanje načela ekonomičnosti;
(i)
spoznaje do kojih se došlo na temelju sličnih iskustava u prošlosti.
2. Prijedlogom se određuju mjere za praćenje, izvješćivanje i evaluaciju, uzimajući u obzir odgovornosti svih razina države koje sudjeluju pri provedbi predloženog programa ili aktivnosti.
3. Za sve programe ili aktivnosti, uključujući pilot projekte i pripremne aktivnosti gdje uključena sredstva prelaze 5 000 000 EUR primjenjuje se privremena i/ili ex post evaluacija dodijeljenih ljudskih i financijskih resursa te ostvarenih rezultata kako bi se potvrdilo da su oni bili u skladu s postavljenim ciljevima:
(a)
postignuti rezultati pri provedbi višegodišnjeg programa periodički se evaluiraju u skladu s rasporedom koji omogućuje da se uzmu u obzir nalazi takve evaluacije prilikom donošenja odluke o obnavljanju, izmjeni ili suspenziji programa;
(b)
aktivnosti financirane na godišnjoj osnovi podliježu evaluaciji ostvarenih rezultata najmanje svakih šest godina.
Točke (a) i (b) prvog podstavka ne primjenjuju se na pojedinačne projekte ili djelovanja koja se provode u okviru aktivnosti, za koje zahtjev može biti ispunjen putem konačnih izvješća koja šalju tijela koja su provela djelovanje.
4. Evaluacije iz stavaka 1. i 3. moraju biti razmjerne s uključenim resursima te s učinkom predmetnog programa ili aktivnosti.
Članak 19.
Financijski izvještaj
(Članak 31. Financijske uredbe)
Financijski izvještaj sadrži financijske i ekonomske podatke koji omogućuju zakonodavnom tijelu da procijeni potrebu za djelovanjem Unije. Financijski izvještaj sadrži korisne informacije o usklađenosti s drugim aktivnostima Unije i mogućoj sinergiji.
U slučaju višegodišnjih operacija, financijski izvještaj sadrži pregled predvidivih godišnjih potreba u smislu odobrenih sredstava i radnih mjesta, uključujući vanjsko osoblje, te evaluaciju njihovog srednjoročnog financijskog učinka.
POGLAVLJE 7.
Načelo transparentnosti
Članak 20.
Privremena objava proračuna
(Članak 34. Financijske uredbe)
Što je prije moguće, a najkasnije četiri tjedna nakon konačnog donošenja proračuna, konačni detaljni iznosi proračuna objavljuju se, na inicijativu Komisije, na svim jezicima na internetskim stranicama institucija, do službene objave u Službenom listu Europske Unije.
Članak 21.
Objava podataka o vrijednostima i primateljima sredstava Unije
(Članak 35. Financijske uredbe)
1. Podaci o primateljima sredstava Unije koja su dodijeljena u sklopu izravnog upravljanja objavljuju se na internetskoj stranici institucija Unije najkasnije do 30 lipnja. godine koja slijedi nakon financijske godine u kojoj su dodijeljena sredstva.
Osim objave iz prvog podstavka podaci se mogu objaviti i prema standardiziranom načinu prikazivanja preko drugog prikladnog medija.
2. Osim ako nije drukčije predviđeno u ovoj Uredbi i sektorskim pravilima, sljedeći podaci se objavljuju uzimajući u obzir kriterije utvrđene u članku 35. stavku 3. Financijske uredbe:
(a)
ime primatelja;
(b)
mjesto primatelja;
(c)
dodijeljeni iznos;
(d)
priroda i svrha mjere.
Za potrebe točke (b) izraz „mjesto” znači:
i.
adresa primatelja, ako je primatelj pravna osoba;
ii.
regija na razini NUTS 2, ako je primatelj fizička osoba.
U vezi s osobnim podacima koji se odnose na fizičke osobe, objavljeni podaci uklanjaju se dvije godine nakon kraja financijske godine u kojoj su sredstva dodijeljena. To se primjenjuje i na osobne podatke koji se odnose na pravne osobe kod kojih se u službenom nazivu spominje jedna fizička osoba ili više njih.
3. Podaci iz stavka 2. objavljuju se samo za nagrade, bespovratna sredstva i ugovore koji su sklopljeni nakon natječaja ili postupaka za dodjelu bespovratnih sredstava odnosno postupaka javne nabave. Podaci se ne objavljuju za:
(a)
stipendije isplaćene fizičkim osobama i druge izravne potpore koje se isplaćuju fizičkim osobama u najvećoj nuždi iz članka 125. stavka 4. točke (c) Financijske uredbe;
(b)
ugovore čija je vrijednost niža od iznosa iz članka 137. stavka 2. ove Uredbe.
4. Od objave se odustaje ako bi se njome mogla ugroziti prava i slobode dotičnih pojedinaca koja su zaštićena Poveljom o temeljnim pravima Europske unije ili ako bi se naštetilo komercijalnim interesima primatelja.
Članak 22.
Povezanost s objavom podataka o primateljima sredstava Unije koja su dodijeljena u sklopu neizravnog upravljanja
(Članak 35. Financijske uredbe)
Kada je upravljanje sredstvima Unije delegirano tijelima iz članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe, sporazumima o delegiranju zahtijeva se da ta tijela kojima je povjereno upravljanje sredstvima na svojoj internetskoj stranici objave podatke iz stavaka 2. i 3. članka 21. prema standardiziranom načinu prikazivanja.
Na internetskoj stranici institucija Unije navodi se najmanje adresa internetske stranice na kojoj se mogu pronaći ti podaci, ako oni nisu izravno objavljeni na za to namijenjenom mjestu na internetskoj stranici institucija Unije.
Osim objave iz prvog podstavka podaci se mogu objaviti prema standardiziranom načinu prikazivanja preko drugog prikladnog medija.
Stavci od 2. do 4. članka 21. odnose se na objavu iz prvog stavka ovog članka.
GLAVA III.
DONOŠENJE I STRUKTURA PRORAČUNA
Članak 23.
Financijsko programiranje
(Članak 38. Financijske uredbe)
Financijsko programiranje iz članka 38. Financijske uredbe strukturirano je prema kategorijama rashoda, područjima politike i proračunskim linijama. Ukupno financijsko programiranje obuhvaća sve kategorije rashoda osim poljoprivrede, kohezijske politike i administracije, za koje se dostavljaju samo sažeti podaci.
Članak 24.
Nacrti izmjene proračuna
(Članak 41. stavak 1. Financijske uredbe)
Nacrti izmjene proračuna popraćeni su izvještajima o razlozima i informacijama o izvršenju proračuna za prethodnu i tekuću financijsku godinu koje su dostupne u vrijeme pripreme izmjene proračuna.
Članak 25.
Proračunska nomenklatura
(Članak 44. Financijske uredbe)
Proračunska nomenklatura je usklađena s načelima specifikacije, transparentnosti i dobrog financijskog upravljanja. Njome se osigurava jasnoća i transparentnost koje su potrebne za proračunski proces, olakšava utvrđivanje glavnih ciljeva koji proizlaze iz odgovarajućih pravnih osnova te se omogućavaju mogući odabiri političkih prioriteta i učinkovito i djelotvorno izvršavanje.
Članak 26.
Stvarni rashodi u zadnjoj financijskoj godini za koju je pripremljen završni račun
(Članak 49. stavak 1. točka (a) podtočka v. Financijske uredbe)
Za potrebe donošenja proračuna stvarni rashodi u zadnjoj financijskoj godini za koju je pripremljen završni račun utvrđuju se na sljedeći način:
(a)
u preuzetim obvezama: preuzete obveze knjižene tijekom financijske godine u odnosu na odobrena sredstva za tu financijsku godinu, kako je određeno u članku 3.;
(b)
u plaćanjima: plaćanja izvršena u financijskoj godini, odnosno, za koje je poslan nalog za plaćanje u banku, u odnosu na odobrena sredstva za tu financijsku godinu, kako je određeno u članku 3.
Članak 27.
Primjedbe uz proračun
(Članak 49. stavak 1. točka (a) podtočka vi. Financijske uredbe)
Primjedbe uz proračun uključuju:
(a)
upućivanja na temeljni akt, ako postoji;
(b)
sva odgovarajuća obrazloženja u vezi s prirodom i svrhom odobrenih sredstava.
Članak 28.
Plan radnih mjesta
(Članak 49. stavak 1. točka (c) podtočka i. Financijske uredbe)
Osoblje u Agenciji za opskrbu prikazuje se posebno u planu radnih mjesta Komisije.
GLAVA IV.
IZVRŠENJE PRORAČUNA
POGLAVLJE 1.
Opće odredbe
Članak 29.
Informacije o prijenosu osobnih podataka za potrebe revizije
(Članak 53. Financijske uredbe)
Potencijalni korisnici, natjecatelji, ponuditelji i sudionici se u svim pozivima u kontekstu bespovratnih sredstava, javne nabave ili nagrada u sklopu izravnog upravljanja, u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (10), obavješćuju da s ciljem zaštite financijskih interesa Unije njihovi osobni podaci mogu biti proslijeđeni službama unutarnje revizije, Europskom revizorskom sudu, povjerenstvu za financijske nepravilnosti ili Europskom uredu za borbu protiv prijevara (dalje u tekstu: „OLAF”) te između dužnosnika za ovjeravanje Komisije i izvršnih agencija.
Članak 30.
Pripremne mjere u području zajedničke vanjske i sigurnosne politike
(Članak 54. stavak 2. točka (c) Financijske uredbe)
Financiranje mjera usuglašenih od strane Vijeća za pripremu operacija Unije za upravljanje krizama u skladu s glavom V. Ugovora o Europskoj uniji pokriva povećane troškove koji izravno nastaju slanjem na teren misije ili tima, uključujući, između ostalog, osoblje institucija Unije, te obuhvaćaju osiguranje od visokog rizika, putne troškove, troškove smještaja i dnevnica.
Članak 31.
Posebne ovlasti Komisije na temelju Ugovora
(Članak 54. stavak 2. točka (d) Financijske uredbe)
1. Članci Ugovora o funkcioniranju Europske unije (dalje u tekstu: „UFEU”) kojima se izravno dodjeljuju posebne ovlasti Komisiji su:
(a)
članak 154. (socijalni dijalog);
(b)
članak 156. (studije, mišljenja i savjetovanja o socijalnim pitanjima);
(c)
članci 159. i 161. (posebna izvješća o socijalnim pitanjima);
(d)
članak 168. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi sa zaštitom zdravlja);
(e)
članak 171. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s transeuropskim mrežama);
(f)
članak 173. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s industrijom);
(g)
članak 175. drugi podstavak (izvješće o napretku u ostvarivanju ekonomske, socijalne i teritorijalne kohezije);
(h)
članak 181. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s istraživanjem i tehnološkim razvojem);
(i)
članak 190. (izvješće o istraživanju i tehnološkom razvoju);
(j)
članak 210. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s politikama za razvoj suradnje);
(k)
članak 214. stavak 6. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s mjerama humanitarne pomoći).
2. Članci Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju (dalje u tekstu: „Ugovor o Euratomu”) kojima se izravno dodjeljuju posebne ovlasti Komisiji su:
(a)
članak 70. (financijska potpora u granicama koje su utvrđene proračunom za programe geoloških istraživanja na državnim područjima država članica);
(b)
članci od 77. do 85.
3. Prilikom predstavljanja nacrta proračuna, popisi iz stavaka 1. i 2. mogu se dopuniti daljnjim pojedinostima, uz naznaku predmetnih članaka i uključenih iznosa.
Članak 32.
Radnje koje bi mogle predstavljati sukob interesa i postupak
(Članak 57. Financijske uredbe)
1. Radnje na koje bi mogao utjecati sukob interesa u smislu članka 57. stavka 2. Financijske uredbe mogu, između ostalog, imati jedan od sljedećih oblika, ne dovodeći u pitanje njihovu kvalifikaciju kao nezakonitih aktivnosti iz članka 141.:
(a)
odobravanje neopravdanih izravnih ili neizravnih pogodnosti samom sebi ili drugima;
(b)
odbijanje da se korisniku dodijele prava ili pogodnosti na koje korisnik ima pravo;
(c)
izvršenje nezakonitih ili protupravnih radnji ili propuštanje izvršenja obveznih radnji.
Druge radnje na koje bi mogao utjecati sukob interesa su radnje koje mogu narušiti nepristrano i objektivno obavljanje dužnosti određene osobe kao što su, između ostalog, sudjelovanje u komisiji za evaluaciju za postupak javne nabave ili dodjele bespovratnih sredstava kada osoba može, izravno ili neizravno, ostvariti financijske koristi od rezultata tih postupaka.
2. Smatra se da postoji sukob interesa ako je podnositelj zahtjeva, natjecatelj ili ponuditelj član osoblja na koje se odnosi Pravilnik o osoblju, osim ako je njegovo sudjelovanje u postupku unaprijed odobreno od strane nadređene osobe.
3. U slučaju sukoba interesa dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti poduzima odgovarajuće mjere kako bi se izbjegao nedopušteni utjecaj dotične osobe na taj proces ili postupak.
POGLAVLJE 2.
Načini izvršenja
Odjeljak 1.
Opće odredbe
Članak 33.
Način upravljanja
(Članak 58. Financijske uredbe)
Računovodstvenim sustavom Komisije određuje se način upravljanja i, u sklopu svakog načina upravljanja, vrsta subjekta ili osobe iz članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna.
Što se tiče izravnog upravljanja od strane Komisije u skladu s člankom 58. stavkom 1. točkom (a) Financijske uredbe, računovodstvenim sustavom razlikuje se upravljanje od strane sljedećih:
(a)
službi Komisije;
(b)
izvršnih agencija;
(c)
šefova delegacija Unije;
(d)
uzajamnih fondova iz članka 187. Financijske uredbe.
Odjeljak 2.
Izravno upravljanje
Članak 34.
Izravno upravljanje
(Članak 58. stavak 1. točka (a) Financijske uredbe)
Kada Komisija izvršava proračun izravno u svojim službama, zadaće izvršenja obavljaju financijski izvršitelji u smislu članaka od 64. do 75. Financijske uredbe i u skladu s uvjetima utvrđenim u ovoj Uredbi.
Članak 35.
Izvršenje ovlasti delegiranih izvršnim agencijama
(Članak 58. stavak 1. točka (a) i članak 62. Financijske uredbe)
1. Odlukama o delegiranju ovlasti ovlašćuju se izvršne agencije kao dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti za izvršavanje odobrenih sredstava u vezi s programom Unije koji im je povjeren na upravljanje.
2. Instrument Komisije o delegiranju ovlasti sadrži barem odredbe navedene u točkama od (a) do (d) članka 40. Formalni prihvat instrumenta u ime izvršne agencije pisanim putem daje njezin direktor.
Članak 36.
Poštovanje pravila o javnoj nabavi
(Članak 63. Financijske uredbe)
Kada Komisija povjerava zadaće privatnim tijelima iz članka 63. stavka 2. Financijske uredbe, ona s njima sklapa ugovor u skladu s glavom V. dijela prvog i poglavljem III. glave IV. dijela drugog Financijske uredbe.
Odjeljak 3.
Podijeljeno upravljanje s državama članicama
Članak 37.
Posebne odredbe o podijeljenom upravljanju s državama članicama - mjere za promicanje najboljih praksi
(Članak 59. Financijske uredbe)
Komisija sastavlja registar tijela odgovornih za upravljanje, ovjeravanje i reviziju na temelju posebnih sektorskih propisa.
Kako bi se promicale najbolje prakse u provedbi strukturnih fondova, Kohezijskog fonda, Europskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj, Europskog fonda za jamstva u poljoprivredi i Europskog fonda za ribarstvo, Komisija za informaciju tijelima koja su odgovorna za upravljanje i kontrolu stavlja na raspolaganje metodološki priručnik u kojem određuje vlastitu strategiju kontrole i pristup, uključujući kontrolne popise, te utvrđene primjere najboljih praksi. Priručnik se ažurira kadgod se to pokaže potrebnim.
Odjeljak 4.
Neizravno upravljanje
Članak 38.
Istovjetnost sustava, pravila i postupaka u neizravnom upravljanju
(Članak 60. Financijske uredbe)
1. Komisija može prihvatiti da su pravila i postupci javne nabave istovjetni njezinima ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
usklađeni su s načelom velike konkurencije među ponuditeljima kako bi se dobila najbolja vrijednost za novac, a pregovarački postupci ograničeni su na razumne iznose ili su valjano utemeljeni;
(b)
njima se osigurava transparentnost s odgovarajućom ex ante objavom, posebno poziva za podnošenje ponuda, i odgovarajuća ex post objava izvoditelja;
(c)
njima se osiguravaju jednako postupanje, proporcionalnost i nediskriminacija;
(d)
njima se sprečavaju sukobi interesa tijekom cijelog postupka javne nabave.
Nacionalno pravo država članica ili trećih zemalja kojim se prenosi Direktiva 2004/18/EZ smatra se istovjetnim pravilima koja primjenjuju institucije u skladu s Financijskom uredbom.
2. Komisija može prihvatiti da su pravila i postupci odobravanja bespovratnih sredstava istovjetni njezinima ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
oni su usklađeni s načelima proporcionalnosti, dobrog financijskog upravljanja, jednakog postupanja i nediskriminacije;
(b)
njima se osigurava transparentnost s odgovarajućom objavom poziva za podnošenje prijedloga, pri čemu su postupci izravne dodjele ograničeni na razumne iznose ili su valjano utemeljeni, i s odgovarajućom ex post objavom korisnika, pri čemu se u obzir uzima načelo proporcionalnosti;
(c)
njima se sprečavaju sukobi interesa tijekom cijelog postupka dodjele bespovratnih sredstava;
(d)
njima se osigurava da bespovratna sredstva ne mogu biti kumulativna ni dodijeljena unatrag te da, u pravilu, moraju uključivati sufinanciranje i ne smiju imati svrhu ni učinak ostvarivanja dobiti za korisnika.
3. Komisija može prihvatiti da se računovodstvenim sustavima i sustavima unutarnje kontrole koje primjenjuju subjekti i osobe kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna u ime Komisije osiguravaju istovjetne razine zaštite financijskih interesa Unije i da se njima realno osiguravaju ciljevi upravljanja ako su usklađeni s načelima utvrđenima u članku 32. Financijske uredbe.
Članak 39.
Ex ante ocjena pravila i postupaka subjekata i osoba u neizravnom upravljanju
(Članak 61. stavak 1. Financijske uredbe)
Za potrebe ex ante ocjene na temelju članka 61. stavka 1. Financijske uredbe, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se pouzdati u ex ante ocjenu drugog dužnosnika za ovjeravanje, pod uvjetom da su njihovi zaključci relevantni za posebne rizike zadaća koje se povjeravaju, a posebno za njihovu narav i obuhvaćene iznose.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se pouzdati u ex ante ocjenu drugih donatora ako je ta ocjena provedena imajući u vidu uvjete koji su istovjetni uvjetima za neizravno upravljanje iz članka 60. Financijske uredbe
Članak 40.
Sadržaj sporazuma kojim se zadaće izvršenja proračuna povjeravaju subjektima i osobama
(Članak 61. stavak 3. Financijske uredbe)
Sporazumi o delegiranju sadrže detaljne odredbe kojima se osigurava zaštita financijskih interesa Unije i transparentnost obavljenih poslova. Oni uključuju najmanje sljedeće:
(a)
jasnu definiciju dodijeljenih zadaća i njihovih ograničenja, posebno u vezi s izmjenama povjerenih zadaća, odricanjem od povrata dugovanja, upotrebom vraćenih ili neiskorištenih sredstava;
(b)
uvjete i detaljne odredbe za izvršavanje zadaća, odgovornosti i organizaciju kontrola koje je potrebno izvršiti, uključujući evaluaciju programa;
(c)
uvjete za plaćanje doprinosa Unije, uključujući nadoknadu troškova nastalih tijekom izvršenja, kao i naknadu subjektu kojem je povjerena zadaća izvršenja proračuna, zajedno s pravilima o tome koja je popratna dokumentacija potrebna za pravdanje plaćanja;
(d)
pravila za obavješćivanje Komisije o izvršavanju zadaća, očekivanim rezultatima, nepravilnostima koje su se pojavile i poduzetim mjerama, uvjetima pod kojima se plaćanja mogu suspendirati ili prekinuti kao i uvjete pod kojima se prekida izvršavanje zadaća;
(e)
datum do kojeg se sklapaju pojedinačni ugovori i sporazumi kojima se provodi sporazum o delegiranju, pri čemu taj datum mora biti primjeren prirodi povjerenih zadaća;
(f)
pravila o isključenju koja subjektu ili osobi omogućavaju da subjekte koji su u situacijama iz točaka (a), (b) i (e) članka 106. stavka 1. i točaka (a) i (b) članka 107. Financijske uredbe isključi iz sudjelovanja u postupcima javne nabave, dodjele bespovratnih sredstava ili nagrada ili iz mogućnosti da im se dodijele ugovori u javnoj nabavi, bespovratna sredstva ili nagrade;
(g)
detaljne odredbe za kontrolu koju obavlja Komisija, kao i odredbe kojima se Komisiji, OLAF-u i Revizorskom sudu daje pristup informacijama koje su im potrebne za izvršavanje njihovih dužnosti te ovlast provedbe revizija i istraga, uključujući provjere na licu mjesta;
(h)
mehanizme kojima se predviđa:
i.
obveza subjekta kojemu je povjerena zadaća izvršenja proračuna da bez odgađanja obavijesti Komisiju o svim prijevarama koje su se dogodile pri upravljanju sredstvima Unije i o poduzetim mjerama;
ii.
određivanje kontaktne točke koja ima odgovarajuće ovlasti da izravno surađuje s OLAF-om kako bi se olakšale njegove operativne aktivnosti;
(i)
uvjete koji uređuju korištenje bankovnih računa i uprihodovanih kamata predviđenih u članku 8. stavku 4. Financijske uredbe;
(j)
odredbe koje osiguravaju vidljivost djelovanja Unije u odnosu na druge aktivnosti tijela.
Članak 41.
Izjava o upravljanju i izvještaj o usklađenosti
(Članak 60. stavak 5. Financijske uredbe)
U slučaju mjera koje završavaju prije kraja dotične financijske godine, završno izvješće subjekta ili osobe kojoj je povjereno izvršavanje te mjere može zamijeniti izjavu o upravljanju iz članka 60. stavka 5. točke (b) Financijske uredbe, pod uvjetom da je podneseno prije 15. veljače godine koja slijedi nakon dotične financijske godine.
Ako međunarodne organizacije i treće zemlje provode mjere koje nisu višegodišnje i ograničene su na 18 mjeseci, izvještaj o usklađenosti iz članka 60. stavka 5. Financijske uredbe može se uključiti u završno izvješće.
Članak 42.
Postupci ispitivanja i prihvaćanja financijskih izvještaja i postupci za isključivanje iz financiranja Unije rashoda koji čine povredu pravila koja se primjenjuju u neizravnom upravljanju
(Članak 60. stavak 6. točke (b) i (c) Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe sadržane u sektorskim pravilima, postupci iz točaka (b) i (c) članka 60. stavka 6. Financijske uredbe uključuju:
(a)
pregled dokumentacije i, kada je to primjereno, provjere na licu mjesta koje obavlja Komisija;
(b)
određivanje iznosa rashoda koje Komisija priznaje prihvaćenim, kada je to potrebno na temelju kontradiktornog postupka s tijelima te nakon što su ta tijela o tome obaviještena;
(c)
prema potrebi, izračun financijskih ispravaka od strane Komisije;
(d)
povrat Komisiji ili njezino plaćanje preostalog iznosa koji proizlazi iz razlike između priznatog rashoda i iznosa već uplaćenih tijelima.
Za potrebe točke (d) prvog podstavka Komisija naplaćuje dospjele iznose po mogućnosti preko prijeboja navedenog u članku 87.
2. Kada su zadaće izvršenja proračuna povjerene subjektu koji izvršava mjeru u koju je uključeno više donatora, postupci iz točaka (b) i (c) članka 60. stavka 6. Financijske uredbe sastoje se od provjere da je iznos koji odgovara iznosu koji je Komisija platila za dotičnu mjeru subjekt iskoristio za tu mjeru i da je rashod nastao u skladu s obvezama utvrđenima u sporazumu koji je potpisan s tim subjektom.
Za potrebe ove Uredbe mjera u koju je uključeno više donatora znači svaka mjera u kojoj su sredstva Unije prikupljena zajedno sa sredstvima barem još jednog donatora.
Članak 43.
Posebne odredbe za neizravno upravljanje s međunarodnim organizacijama
(Članak 58. stavak 1. točka (c) podtočka ii. i članak 188. Financijske uredbe)
1. Međunarodne organizacije iz podtočke ii. članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe su:
(a)
međunarodne organizacije javnog sektora koje su osnovane na temelju međuvladinih sporazuma i specijalizirane agencije koje su osnovale takve organizacije;
(b)
Međunarodni odbor Crvenog križa;
(c)
Međunarodna federacija nacionalnih društava Crvenog križa i Crvenog polumjeseca;
(d)
ostale neprofitne organizacije koje su odlukom Komisije svrstane u međunarodne organizacije.
2. Kada Komisija izvršava proračun neizravnim upravljanjem s međunarodnim organizacijama, primjenjuju se sporazumi o provjeri zaključeni s tim međunarodnim organizacijama.
Članak 44.
Određivanje tijela javnog prava ili tijela uređenih privatnim pravom koja pružaju javne usluge
(Članak 58. stavak 1. točka (c) podtočke v. i vi. Financijske uredbe)
1. Na tijela javnog prava ili tijela uređena privatnim pravom koja pružaju javne usluge primjenjuje se pravo države članice ili zemlje u kojoj su osnovana.
2. U slučajevima upravljanja putem mreže, koje zahtijeva da dotična država članica ili zemlja imenuje barem jedno tijelo ili subjekt, to tijelo ili subjekt određuje dotična država članica ili zemlja u skladu s temeljnim aktom.
U svim ostalim slučajevima, Komisija određuje takva tijela ili subjekte u dogovoru s dotičnim državama članicama ili zemljama.
POGLAVLJE 3.
Financijski izvršitelji
Odjeljak 1.
Prava i obveze financijskih izvršitelja
Članak 45.
Prava i obveze financijskih izvršitelja
(Članak 64. Financijske uredbe)
1. Svaka institucija osigurava financijskom izvršitelju potrebna sredstva za izvršavanje dužnosti i dokument koji detaljno opisuje njegove zadaće, prava i obveze.
2. Šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s člankom 56. stavkom 2. Financijske uredbe podliježu dokumentu koji osigurava Komisija za izvršavanje zadaća financijskog upravljanja koje su im dalje delegirane.
Odjeljak 2.
Dužnosnik za ovjeravanje
Članak 46.
Pomoć dužnosnicima za ovjeravanje na osnovi delegiranja i daljnjeg delegiranja ovlasti
(Članak 65. Financijske uredbe)
Odgovornom dužnosniku za ovjeravanje pri obavljanju dužnosti može pomagati osoblje koje je, pod njegovom odgovornošću, zaduženo za određene radnje potrebne za izvršenje proračuna i financijsko izvještavanje te izvješćivanje o upravljanju. Kako bi se spriječio svaki sukob interesa, osoblje koje pomaže dužnosnicima za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti podliježe obvezama iz članka 57. Financijske uredbe.
Šefovima delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s drugim podstavkom stavka 2. članka 56. Financijske uredbe može u njihovim dužnostima pomagati osoblje Komisije.
Članak 47.
Interni propisi o delegiranju zadaća
(Članak 65. Financijske uredbe)
U skladu s Financijskom uredbom i ovom Uredbom, svaka institucija određuje u svojim internim pravilima mjere za upravljanje odobrenim sredstvima za koje smatra da su potrebne za pravilno izvršavanje njezinog odjeljka proračuna.
Šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s drugim podstavkom stavka 2. članka 56. Financijske uredbe podliježu internim pravilima Komisije za izvršavanje zadaća financijskog upravljanja koje su im dalje delegirane.
Članak 48.
Popratna dokumentacija koju čuvaju dužnosnici za ovjeravanje
(Članak 66. stavak 2. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja sustave na papiru ili elektroničke sustave za čuvanje izvorne popratne dokumentacije koja se odnosi na izvršavanje proračuna i mjere za izvršenje proračuna ili koja se priprema nakon završetka izvršenja proračuna ili mjera za izvršenje proračuna. Ti sustavi predviđaju:
(a)
da su takvi dokumenti numerirani;
(b)
da su takvi dokumenti datirani;
(c)
da se evidencije koje mogu imati računalnu podršku vode tako da označuju točnu lokaciju takvih dokumenata;
(d)
da se takvi dokumenti čuvaju najmanje pet godina od datuma kada Europski parlament da razrješnicu za financijsku godinu na koju se dokumenti odnose;
(e)
čuvanje dokumenata o jamstvima za pretfinanciranje za institucije i vođenje dnevnika koji omogućuje da se takva jamstva primjereno nadziru.
Dokumenti u vezi s radnjama koje nisu završene čuvaju se na duži rok od onog utvrđenog u točki (d) prvog podstavka, odnosno, do kraja godine koja slijedi nakon godine kada su navedene radnje završene.
Osobni podaci iz popratne dokumentacije brišu se u slučajevima kada oni nisu potrebni za davanje razrješnice proračuna, kontrolu i reviziju. Članak 37. stavak 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001 primjenjuje se na pohranu podataka o prometu.
Članak 49.
Ex ante i ex post kontrole
(Članak 66. stavci 5. i 6. Financijske uredbe)
1. Podrazumijeva se da pokretanje operacije uključuje sve operacije koje uobičajeno provodi osoblje iz članka 46. radi pripreme donošenja akata za izvršenje proračuna, koje donosi odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.
2. Podrazumijeva se da ex ante provjera operacije uključuje sve ex ante kontrole koje uspostavi odgovorni dužnosnik za ovjeravanje radi provjere poslovnih i financijskih aspekata.
3. Ex ante kontrolama provjerava se usklađenost između zahtijevane popratne dokumentacije i svih ostalih raspoloživih informacija.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje određuje opseg ex ante kontrola u smislu učestalosti i temeljitosti, a pri tom uzima u obzir pitanja povezana s rizicima i isplativošću. U slučaju sumnje, dužnosnik za ovjeravanje koji je odgovoran za potvrđivanje dotičnog plaćanja traži dodatne informacije ili u sklopu ex ante kontrole obavlja kontrolu na licu mjesta kako bi dobio razumno osiguranje.
Svrha ex ante kontrola je osigurati da:
(a)
rashodi i prihodi budu ispravni i u skladu s mjerodavnim odredbama, posebno onima o proračunu i odgovarajućim propisima te svim aktima usvojenim za provedbu Ugovora ili propisa i, prema potrebi, uvjetima ugovorâ;
(b)
se primjenjuje načelo dobrog financijskog upravljanja iz poglavlja 7. glave II. prvog dijela Financijske uredbe.
Za potrebe kontrola, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može smatrati niz sličnih pojedinačnih transakcija u vezi s rutinskim rashodima za plaće, mirovine, naknade za putne troškove i troškove zdravstvene zaštite kao jednu transakciju.
4. Ex post kontrole mogu se obaviti na temelju dokumenata i, ako je to primjereno, na licu mjesta.
Ex post kontrolama provjerava se provode li se postupci koji se financiraju iz proračuna ispravno, a posebno poštuju li se kriteriji iz stavka 3.
Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti preispituje ishode ex post kontrola najmanje jednom godišnje kako bi utvrdio sva potencijalna sistemska pitanja. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti poduzima mjere da riješi ta pitanja.
Analiza rizika iz članka 66. stavka 6. Financijske uredbe preispituje se s obzirom na rezultate kontrola i ostalih relevantnih informacija.
U slučaju višegodišnjih programa dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti uspostavlja višegodišnju strategiju kontrole kojom se određuju priroda i opseg kontrola tijekom razdoblja i način na koji se rezultati mjere u odnosu na prethodnu godinu za godišnje davanje osiguranja.
Članak 50.
Kodeks profesionalnih standarda
(Članak 66. stavak 7. i članak 73. stavak 5. Financijske uredbe)
1. Osoblje odgovorno za provjeru financijskih radnji koje određuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje bira se na temelju znanja, vještina i određene osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom, ili onim stečenim na temelju odgovarajućeg programa izobrazbe.
2. Svaka institucija donosi kodeks profesionalnih standarda koji u vezi s poslovima unutarnje kontrole određuje:
(a)
stupanj osposobljenosti na stručnom i financijskom području koji se traži za osoblje iz stavka 1.;
(b)
obvezu da se takvo osoblje neprekidno usavršava;
(c)
dodijeljene funkcije, uloge i zadaće;
(d)
pravila ponašanja, posebno etičke standarde i standarde integriteta te dužnost njihova pridržavanja, kao i prava koja imaju.
3. Šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s drugim podstavkom stavka 2. članka 56. Financijske uredbe podliježu kodeksu profesionalnih standarda Komisije iz stavka 2. ovog članka za izvršavanje zadaća financijskog upravljanja koje su im dalje delegirane.
4. Svaka institucija uspostavlja odgovarajuće strukture kako bi službama za ovjeravanje prenijela odgovarajuće informacije o standardima kontrole te metodama i tehnikama koje su na raspolaganju u tu svrhu, a koje se periodički ažuriraju.
Članak 51.
Nepoduzimanje radnji od strane dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti
(Članak 66. stavak 8. Financijske uredbe)
Nepoduzimanje radnji od strane dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti iz članka 66. stavka 8. Financijske uredbe znači da u razumnom roku nema nikakvog odgovora s obzirom na okolnosti slučaja, a u svakom slučaju, u roku od najviše mjesec dana.
Članak 52.
Slanje financijskih i upravljačkih informacija računovodstvenom službeniku
(Članak 66. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti šalje računovodstvenom službeniku financijske i upravljačke informacije potrebne za obavljanje dužnosti računovodstvenog službenika u skladu s pravilima koja je računovodstveni službenik donio.
Dužnosnik za ovjeravanje redovito, a barem prije zaključenja financijskih izvještaja, obavješćuje računovodstvenog službenika o relevantnim financijskim podacima o fiducijarnim bankovnim računima kako bi upotreba sredstava Unije bila odražena u financijskim izvještajima Unije.
Članak 53.
Izvješće o pregovaračkim postupcima
(Članak 66. Financijske uredbe)
Dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti za svaku financijsku godinu pripremaju izvješće o ugovorima sklopljenima na temelju pregovaračkog postupka iz članka 134. stavka 1. točaka od (a) do (g), članka 135. stavka 1. točaka od (a) do (d), članka 266., članka 268. i članka 270. ove Uredbe. Ako se udio pregovaračkih postupaka u odnosu na broj ugovora koje sklopi isti dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti znatno poveća u odnosu na ranije godine ili ako je taj udio znatno veći od prosjeka institucije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje podnosi izvješće instituciji navodeći sve mjere koju su poduzete kako bi se taj trend promijenio. Svaka institucija šalje Europskom parlamentu i Vijeću izvješće o pregovaračkim postupcima. U slučaju Komisije, to se izvješće prilaže sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 66. stavka 9. Financijske uredbe.
Odjeljak 3.
Računovodstveni službenik
Članak 54.
Imenovanje računovodstvenog službenika
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Svaka institucija imenuje računovodstvenog službenika između dužnosnika na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju za dužnosnike Europske unije.
Institucija odabire računovodstvenog službenika na temelju njegove posebne osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom.
2. Dvije ili više institucija ili tijela mogu imenovati istog računovodstvenog službenika.
U tom slučaju oni donose potrebne mjere kako bi se izbjegao sukob interesa.
Članak 55.
Prestanak dužnosti računovodstvenog službenika
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. U slučaju prestanka dužnosti računovodstvenog službenika bez odgađanja se sastavlja bruto bilanca.
2. Računovodstveni službenik kojem prestaju dužnosti ili, ako to nije moguće, službena osoba iz njegove službe novom računovodstvenom službeniku dostavlja bruto bilancu kojoj je priloženo i izvješće o primopredaji.
Novi računovodstveni službenik potpisuje bruto bilancu u znak primitka u roku od jednog mjeseca od datuma slanja te može izraziti rezerve.
Izvješće o primopredaji također sadrži rezultat bruto bilance i sve izražene rezerve.
3. Svaka institucija ili tijelo iz članka 208. Financijske uredbe obavješćuje Europski parlament, Vijeće i računovodstvenog službenika Komisije u roku od dva tjedana o imenovanju ili prestanku dužnosti svojeg računovodstvenog službenika.
Članak 56.
Potvrđivanje računovodstvenog sustava i sustava popisa imovine
(Članak 68. Financijske uredbe)
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje računovodstvenog službenika o svim kretanjima ili značajnim izmjenama sustava financijskog upravljanja, sustava popisa imovine ili sustava za vrednovanje imovine i obveza ako se tim sustavom osiguravaju podaci za računovodstvo institucije ili se on upotrebljava za obrazloženje podataka o tom računovodstvu tako da računovodstveni službenik može provjeriti usklađenost s kriterijima potvrđivanja.
Računovodstveni službenik može u svakom trenutku preispitati prethodno potvrđeni sustav financijskog upravljanja. Ako računovodstveni službenik ne potvrđuje ili više ne potvrđuje sustav financijskog upravljanja koji je uspostavio dužnosnik za ovjeravanje, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje oblikuje akcijski plan kako bi pravodobno ispravio slabosti zbog kojih je odbijeno potvrđivanje sustava.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje odgovoran je za potpunost informacija koje se dostavljaju računovodstvenom službeniku.
Članak 57.
Upravljanje riznicom
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik osigurava da njegova institucija raspolaže dostatnim sredstvima za pokrivanje potreba za gotovinom u izvršavanju proračuna.
2. Za potrebe stavka 1. računovodstveni službenik uspostavlja sustave za gotovinsko poslovanje koji mu omogućuju da izrađuje predviđanja novčanog toka.
3. Računovodstveni službenik Komisije razdjeljuje raspoloživa sredstva u skladu s Uredbom (EZ, Euratom) br. 1150/2000.
Članak 58.
Vođenje bankovnih računa
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Za potrebe upravljanja riznicom računovodstveni službenik može otvoriti račune na ime institucije kod financijskih institucija ili nacionalnih središnjih banaka, ili dati da se takvi računi otvore. U opravdanim slučajevima računovodstveni službenik može otvoriti račune i u drugim valutama koje nisu euro.
2. Računovodstveni službenik odgovoran je za zatvaranje računa iz stavka 1. ili za osiguranje zatvaranja tih računa.
3. Računovodstveni službenik utvrđuje s financijskim institucijama uvjete vođenja računa iz stavka 1. u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, učinkovitosti i konkurentnog nadmetanja.
4. Računovodstveni službenik ponovno provodi postupak konkurentnog nadmetanja najmanje svakih pet godina između financijskih institucija kod kojih bi mogli biti otvoreni računi u skladu sa stavkom 1.
Ako to dopuštaju uvjeti lokalnih banaka, za bankovne račune povezane s knjigama blagajne, koji su otvoreni kod financijskih institucija izvan Unije, redovito se provode analize konkurentnih uvjeta kod različitih banaka. Te se analize provode najmanje svakih pet godina na inicijativu imatelja knjige blagajne koji nakon toga računovodstvenom službeniku podnosi obrazloženi prijedlog za odabir banke na razdoblje koje nije dulje od pet godina.
5. Računovodstveni službenik vodi brigu o striktnom poštovanju uvjeta vođenja računa otvorenih kod financijskih institucija u skladu sa stavkom 1.
Za bankovne račune povezane s knjigama blagajne, koji su otvoreni kod financijskih institucija izvan Unije, imatelj knjige blagajne preuzima tu odgovornost uzimajući u obzir mjerodavno zakonodavstvo u zemlji u kojoj imatelj izvršava svoj mandat.
6. Računovodstveni službenik Komisije obavješćuje računovodstvene službenike drugih institucija i tijela iz članka 208. Financijske uredbe o uvjetima vođenja računa otvorenih kod financijskih institucija. S tim uvjetima vođenja računa računovodstveni službenici drugih institucija i tijela iz članka 208. Financijske uredbe usklađuju uvjete vođenja računa koje oni otvaraju.
Članak 59.
Ovlast za potpisivanje
(Članak 68. Financijske uredbe)
Uvjeti za otvaranje, vođenje i korištenje računa predviđaju, ovisno o zahtjevima unutarnje kontrole, da čekove, virmanske naloge banke i sve druge poslove banke mora potpisati jedan valjano ovlašteni član osoblja ili više njih. Ručno potpisane naloge potpisuju najmanje dva valjano ovlaštena člana osoblja ili računovodstveni službenik osobno.
Za potrebe prvog podstavka, računovodstveni službenik svake institucije priopćava svim financijskim institucijama kod kojih predmetna institucija ima otvorene račune imena i primjerke potpisa ovlaštenih članova osoblja.
Članak 60.
Vođenje stanja po računima
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik osigurava da stanje na bankovnim računima predviđenim u članku 58. značajno ne odstupa od predviđanja novčanog toka iz članka 57. stavka 2. i u svakom slučaju:
(a)
da ni jedan od tih računa nema negativno stanje;
(b)
da se stanja na računima u drugim valutama povremeno preračunavaju u euro.
2. Računovodstveni službenik ne smije voditi sredstva na računima u drugim valutama tako da izazove velike gubitke za instituciju zbog tečajnih razlika.
Članak 61.
Prijenosi i radnje konverzije
(Članak 68. Financijske uredbe)
Ne dovodeći u pitanje članak 69., računovodstveni službenik izvršava prijenose između računa koje je otvorio na ime institucije kod financijskih institucija te obavlja radnje konverzije valuta.
Članak 62.
Načini plaćanja
(Članak 68. Financijske uredbe)
Plaćanja se izvršavaju virmanskim nalozima banke, čekovima ili, s knjiga blagajne, preko debitne kartice u skladu s člankom 67. stavkom 4.
Članak 63.
Dokumentacija pravnih osoba
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik može izvršiti plaćanje putem virmanskog naloga banke samo ako institucija u zajedničku datoteku unese podatke o bankovnom računu primatelja plaćanja, koji potvrđuju njegov identitet, ili bilo kakvu izmjenu.
Svi se navedeni unosi podataka o bankovnom računu primatelja plaćanja, njegovi pravni podaci ili izmjene navedenih podataka u datoteci obavljaju na temelju popratnog dokumenta čiji oblik utvrđuje računovodstveni službenik.
2. U namjeri da se plaćanje izvrši virmanskim nalogom banke, dužnosnici za ovjeravanje mogu unijeti preuzetu obvezu prema trećoj osobi u ime svoje institucije samo ako je ta treća osoba dostavila dokumentaciju potrebnu za unos u datoteku.
Dužnosnici za ovjeravanje obavješćuju računovodstvenog službenika o svim promjenama pravnih podataka i podataka o bankovnom računu koje im je priopćio primatelj plaćanja te provjeravaju jesu li ti podaci važeći prije izvršavanja plaćanja.
U vezi s pretpristupnom pomoći, pojedinačne preuzete obveze mogu se sklopiti s tijelima s javnim ovlastima u državama koje se prijavljuju za pristupanje Europskoj uniji bez prethodnog unosa u datoteku trećih osoba. U takvim slučajevima dužnosnik za ovjeravanje dužan je učiniti sve što je u njegovoj moći kako bi se takvi podaci što prije unijeli. Sporazumi moraju predvidjeti da je priopćenje podataka o bankovnom računu primatelja plaćanja Komisiji uvjet koji je potrebno ispuniti prije nego što se izvrši prvo plaćanje.
Članak 64.
Popratna dokumentacija koju čuva računovodstveni službenik
(Članak 68. Financijske uredbe)
Popratna dokumentacija za računovodstveni sustav i pripremu financijskih izvještaja iz članka 141. Financijske uredbe čuva se najmanje pet godina od datuma kada Europski parlament da razrješnicu za financijsku godinu na koju se dokumenti odnose.
Međutim, dokumenti u vezi s radnjama koje nisu završene čuvaju se na duži rok, odnosno, do kraja godine koja slijedi nakon godine kada su navedene radnje završene. Članak 37. stavak 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001 primjenjuje se na pohranu podataka o prometu.
Svaka institucija odlučuje u kojoj se službi čuva popratna dokumentacija.
Članak 65.
Osobe koje su ovlaštene za vođenje računovodstva
(Članak 69. Financijske uredbe)
Svaka institucija utvrđuje uvjete u skladu s kojima je osoblje, koje odredi i ovlasti za vođenje računovodstva u lokalnim jedinicama iz članka 72., ovlašteno priopćiti imena i deponirati potpise u lokalnim financijskim institucijama.
Odjeljak 4.
Blagajnik
Članak 66.
Uvjeti za korištenje knjiga blagajne
(Članak 70. Financijske uredbe)
1. Kada je zbog ograničenih predmetnih iznosa fizički nemoguće ili neučinkovito izvršiti plaćanja prema proračunskim postupcima, mogu se uspostaviti knjige blagajne za plaćanja takvih rashoda.
2. Blagajnik može na temelju detaljnog okvira utvrđenog u uputama odgovornog dužnosnika za ovjeravanje privremeno potvrditi i platiti rashode. Navedenim uputama se određuju pravila i uvjeti koji u skladu s kojima se izvršava privremeno potvrđivanje i plaćanje i, ako je primjereno, uvjeti za potpisivanje pravnih obveza u smislu članka 97. stavka 1. točke (e).
3. Uspostava knjige blagajne i imenovanje blagajnika podliježu odluci računovodstvenog službenika na temelju valjano obrazloženog prijedloga odgovornog dužnosnika za ovjeravanje. Tom odlukom se utvrđuju odgovarajuće odgovornosti i obveze blagajnika i dužnosnika za ovjeravanje.
Izmjena uvjeta poslovanja po knjizi blagajne također podliježe odluci računovodstvenog službenika na temelju valjano obrazloženog prijedloga odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
4. U delegacijama Unije knjige blagajne uspostavljaju se za plaćanja rashoda iz odjeljka proračuna za Komisiju i odjeljka proračuna za Europsku službu za vanjsko djelovanje (dalje u tekstu: „ESVD”), čime se osigurava potpuna sljedivost rashoda.
Članak 67.
Uvjeti za otvaranje i plaćanje
(Članak 70. Financijske uredbe)
1. U odluci o uspostavi knjige blagajne i imenovanju blagajnika te u odluci o izmjeni uvjeta poslovanja po knjizi blagajne posebno se navodi:
(a)
najviši iznos kojeg je moguće odvojiti za blagajnu i njegova svrha;
(b)
je li potrebno u ime institucije otvoriti bankovni ili žiro račun;
(c)
vrsta i najviši iznos svake stavke rashoda koju blagajnik može isplatiti trećim osobama ili naplatiti od njih;
(d)
učestalost i postupak podnošenja popratne dokumentacije te pravila za njezino dostavljanje dužnosniku za ovjeravanje radi podmirenja;
(e)
postupak za osiguranje sredstava u blagajni;
(f)
da blagajničke transakcije dužnosnik za ovjeravanje obračunava najkasnije do završetka sljedećeg mjeseca, tako da je moguće uskladiti računovodstveno i bankovno stanje;
(g)
rok valjanosti ovlaštenja koje računovodstveni službenik daje blagajniku;
(h)
osobne podatke o imenovanom blagajniku.
2. U prijedlozima odluka o uspostavi knjiga blagajne odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:
(a)
da se prednost daje korištenju proračunskih postupaka kada postoji pristup središnjem računalnom računovodstvenom sustavu;
(b)
da se knjige blagajne koriste samo u opravdanim slučajevima.
Najviši iznos koji može isplatiti blagajnik, kada je izvršavanje plaćanja putem proračunskog postupka fizički nemoguće ili neučinkovito, ne smije prelaziti 60 000 EUR za svaku stavku rashoda.
3. Blagajnik može izvršiti plaćanja trećim osobama na temelju i u okviru ograničenja:
(a)
prethodnih proračunskih i pravnih obveza koje potpiše odgovorni dužnosnik za ovjeravanje;
(b)
pozitivnog stanja u knjizi blagajne u gotovini ili na bankovnim računima.
4. Blagajnička plaćanja mogu se izvršiti virmanskim nalozima banke, uključujući sustav izravnog terećenja iz članka 89. Financijske uredbe, čekovima ili drugim sredstvima plaćanja, uključujući debitne kartice, u skladu s uputama koje je utvrdio računovodstveni službenik.
5. Izvršena plaćanja popraćena su formalnim konačnim odlukama o potvrđivanju i/ili nalozima za plaćanje koje potpisuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.
Članak 68.
Odabir blagajnika
(Članak 70. Financijske uredbe)
Blagajnik se odabire među dužnosnicima ili, ako se pojavi potreba te samo u opravdanim slučajevima, među drugim članovima osoblja. Blagajnici se biraju na temelju njihova znanja, vještina i posebne stručne osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom, ili onim stečenim na temelju odgovarajućeg programa izobrazbe.
Članak 69.
Osiguravanje sredstava za knjige blagajne
(Članak 70. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik izvršava uplate, čime osigurava sredstva za knjige blagajne, i nadzire ih u pogledu otvaranja bankovnih računa i delegiranja potpisivanja i kontrola na licu mjesta i u centraliziranim računovodstvenim evidencijama. Računovodstveni službenik osigurava sredstva za knjige blagajne. Predujmovi se uplaćuju na račun banke otvoren za knjigu blagajne.
Sredstva za knjige blagajne također se mogu osigurati izravno iz raznih lokalnih prihoda koji proizlaze iz:
(a)
prodaje opreme;
(b)
publikacija;
(c)
raznih vraćanja;
(d)
kamata.
Plaćanja se određuju, u smislu rashoda, raznih ili namjenskih prihoda, u skladu s odlukom o uspostavi knjige blagajne iz članka 67. i odredbama Financijske uredbe. Dužnosnik za ovjeravanje oduzima predmetne iznose u trenutku naknadnog obnavljanja sredstava za iste knjige blagajne.
2. Blagajnik može prenositi sredstva između različitih bankovnih računa koji se odnose na istu knjigu blagajne, posebno da se izbjegnu negativne tečajne razlike.
Članak 70.
Provjere koje obavljaju dužnosnici za ovjeravanje i računovodstveni službenici
(Članak 70. Financijske uredbe)
1. Blagajnik vodi računovodstvenu evidenciju sredstava koja su mu na raspolaganju u gotovini i na bankovnim računima te o izvršenim plaćanjima i primljenim iznosima u skladu s pravilima i uputama računovodstvenog službenika. Izvještaji po tom računu moraju biti dostupni odgovornom dužnosniku za ovjeravanje u svakom trenutku te mu blagajnik dostavlja popis transakcija, koji sastavlja najmanje jednom mjesečno, sljedeći mjesec zajedno s popratnom dokumentacijom zbog obračuna u knjizi blagajne.
2. Računovodstveni službenik obavlja provjere, ili povjerava obavljanje provjere članu osoblja svoje službe ili službe za ovjeravanje koji je za to ovlašten, koje se u pravilu izvršavaju na licu mjesta i bez prethodne najave, kako bi se provjerilo postojanje sredstava koja su dodijeljena blagajniku i knjigovodstvu te da bi se provjerilo jesu li blagajničke transakcije obračunate u za to predviđenom roku. Računovodstveni službenik priopćava nalaze takvih provjera odgovornom dužnosniku za ovjeravanje.
Članak 71.
Postupak javne nabave
(Članak 70. Financijske uredbe)
Blagajnička plaćanja mogu se, u okviru granica utvrđenih u članku 137. stavku 3., sastojati od plaćanja troškova po fakturama, bez prethodnog prihvaćanja ponude.
Članak 72.
Uspostava knjiga blagajne
(Članak 70. Financijske uredbe)
Za plaćanja određenih kategorija rashoda, u skladu s člankom 70. Financijske uredbe uspostavlja se jedna ili više knjiga blagajne za svaku lokalnu jedinicu izvan Unije. Lokalna jedinica je na primjer delegacija, ured ili podružnica Unije u trećoj zemlji.
Odlukom o uspostavi takve knjige blagajne utvrđuju se i njezini uvjeti poslovanja u skladu s člankom 70. Financijske uredbe i na temelju posebnih potreba svake lokalne jedinice.
Članak 73.
Blagajnici i osobe ovlaštene za vođenje računovodstva u delegacijama Unije
(Članak 70. Financijske uredbe)
U izvanrednim okolnostima i kako bi se osigurao kontinuitet pružanja usluga, dužnosti blagajnika ESVD-a u delegacijama Unije može obavljati osoblje Komisije. Pod istim uvjetima, osoblje ESVD-a može biti određeno za blagajnike za Komisiju u delegacijama Unije.
U delegacijama Unije se pravila i uvjeti utvrđeni u prvom podstavku primjenjuju na imenovanje osoba koje je računovodstveni službenik ovlastio za obavljanje poslova banke.
POGLAVLJE 4.
Odgovornost financijskih izvršitelja
Odjeljak 1.
Opća pravila
Članak 74.
Tijela odgovorna za borbu protiv prijevara
(Članak 66. stavak 8. i članak 72. stavak 2. Financijske uredbe)
Podrazumijeva se da su tijela iz članka 66. stavka 8. i članka 72. stavka 2. Financijske uredbe, tijela određena na temelju Pravilnika o osoblju i odluka institucija Unije u vezi s uvjetima i načinom obavljanja internih istraga u vezi sa sprečavanjem prijevare, korupcije te drugih nezakonitih aktivnosti koje štete interesima Unije.
Odjeljak 2.
Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja i daljnjeg delegiranja ovlasti
Članak 75.
Financijske nepravilnosti
(Članak 66. stavak 7. i članak 73. stavak 6. Financijske uredbe)
Ne dovodeći u pitanje ovlasti OLAF-a, povjerenstvo za financijske nepravilnosti iz članka 29. (dalje u tekstu: „povjerenstvo”) nadležno je za sve povrede odredbi Financijske uredbe ili odredbi koje se odnose na financijsko upravljanje ili provjeru poslovanja, a koje proizlaze iz činjenja ili propusta člana osoblja.
Članak 76.
Povjerenstvo za financijske nepravilnosti
(Članak 66. stavak 7. i članak 73. stavak 6. Financijske uredbe)
1. Slučajeve financijskih nepravilnosti iz članka 75. ove Uredbe tijelo za imenovanje prosljeđuje povjerenstvu radi donošenja mišljenja iz drugog podstavka stavka 6. članka 73. Financijske uredbe.
Kada šefovi delegacija Unije djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s člankom 56. stavkom 2. Financijske uredbe, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se izravno obratiti povjerenstvu radi donošenja mišljenja o slučajevima financijskih nepravilnosti iz članka 75. ove Uredbe.
Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti može uputiti predmet povjerenstvu ako smatra da je došlo do financijske nepravilnosti. Povjerenstvo donosi mišljenje ocjenjujući postojanje nepravilnosti u smislu članka 75., koliko su one ozbiljne i koje su njihove moguće posljedice. Ako analiza povjerenstva pokaže da je dotični predmet u nadležnosti OLAF-a, ono bez odgađanja prosljeđuje spis tijelu za imenovanje i o tome odmah obavješćuje OLAF.
Kada član osoblja izravno obavijesti povjerenstvo u skladu s člankom 66. stavkom 8. Financijske uredbe, povjerenstvo dostavlja spis tijelu za imenovanje i o tome obavješćuje člana osoblja. Tijelo za imenovanje može od povjerenstva zatražiti mišljenje o slučaju.
2. Institucija ili, u slučaju zajedničkog povjerenstva, institucije koje u njemu sudjeluju, ovisno o njihovoj unutarnjoj organizaciji, određuju načine djelovanja povjerenstva i njegov sastav, koji uključuje vanjskog sudionika s traženom osposobljenošću i stručnim iskustvom.
Članak 77.
Potvrda uputa
(Članak 73. stavak 3. Financijske uredbe)
1. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti koji primi obvezujuću uputu za koju smatra da je nepravilna ili da je u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja, posebno jer se uputa ne može izvršiti sa sredstvima koja su mu dodijeljena, o tome pisanim putem obavješćuje nadležno tijelo od kojeg je primio delegiranje ili daljnje delegiranje ovlasti. Ako je uputa potvrđena pisanim putem i ta se potvrda primi pravodobno, a iz nje je dovoljno jasno da se ona izričito odnosi na točke koje dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti dovodi u pitanje, dužnosnik za ovjeravanje ne smije se smatrati odgovornim. On izvršava uputu, osim ako je ona očito nezakonita ili predstavlja kršenje odgovarajućih sigurnosnih standarda.
2. Stavak 1. se također primjenjuje u slučajevima kada dužnosnik za ovjeravanje tijekom izvršavanja obvezujuće upute sazna da bi okolnosti slučaja mogle dovesti do nepravilnosti.
Sve upute koje se potvrđene na način opisan u članku 73. stavku 3. Financijske uredbe evidentira odgovorni dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti i navodi to u svojem godišnjem izvješću o radu.
POGLAVLJE 5.
Prihodi
Odjeljak 1.
Vlastita sredstva
Članak 78.
Pravila koja se primjenjuju na vlastita sredstva
(Članak 76. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje izrađuje raspored koji pokazuje kada se vlastita sredstva definirana u Odluci o sustavu vlastitih sredstava Unije stavljaju na raspolaganje Komisiji.
Vlastita sredstva se određuju i naplaćuju u skladu s pravilima donesenim na temelju odluke iz prvog stavka.
Odjeljak 2.
Procjena iznosa potraživanja
Članak 79.
Procjena iznosa potraživanja
(Članak 77. Financijske uredbe)
1. Procjene iznosa potraživanja sadrže vrstu prihoda i proračunsku stavku na koju se trebaju knjižiti te, u mjeri u kojoj je to moguće, podatke o dužniku i procijenjenom iznosu.
Prilikom izrade procjene iznosa potraživanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje posebno provjerava:
(a)
da je prihod knjižen na točnu proračunsku stavku;
(b)
da je procjena ispravna i da je u skladu s odredbama koje se primjenjuju i načelima dobrog financijskog upravljanja.
2. Podložno članku 181. stavku 2. i članku 183. stavku 2. Financijske uredbe te članku 7. stavku 2. ove Uredbe, procjene iznosa potraživanja nemaju učinak da su odobrena sredstva za preuzimanje obveza na raspolaganju. U slučajevima iz članka 21. Financijske uredbe, odobrena sredstva mogu biti stavljena na raspolaganje samo nakon što Unija zaista osigura povrat dugovanih iznosa.
Odjeljak 3.
Utvrđivanje iznosa potraživanja
Članak 80.
Postupak
(Članak 78. Financijske uredbe)
1. Utvrđivanje iznosa potraživanja od strane odgovornog dužnosnika za ovjeravanje predstavlja priznavanje prava Unije u odnosu na dužnika i uspostavu prava na zahtjev da dužnik plati dug.
2. Nalogom za povrat odgovorni dužnosnik za ovjeravanje daje uputu računovodstvenom službeniku da osigura povrat utvrđenog iznosa.
3. Obaviješću o terećenju dužnik se obavješćuje:
(a)
da je Unija utvrdila iznos potraživanja;
(b)
da se, ako je dug plaćen prije isteka roka, ne obračunavaju zatezne kamate;
(c)
da se, ako povrat nije obavljen prije isteka roka iz točke (b), na dug obračunavaju kamate po stopi iz članka 83., ne dovodeći u pitanje bilo koji poseban propis koji se primjenjuje;
(d)
da, ako povrat nije obavljen prije isteka roka iz točke (b), institucija osigurava povrat sredstava prijebojem ili naplatom bilo kojeg unaprijed podnesenog jamstva;
(e)
da računovodstveni službenik može osigurati povrat sredstava prijebojem prije roka iz točke (b) ako je potrebno zaštititi financijske interese Unije i kada opravdano smatra da bi iznos koji se duguje Komisiji bio izgubljen, nakon što je dužnik obaviješten o razlozima i datumu povrata sredstava prijebojem;
(f)
ako, nakon što su poduzete sve mjere iz točaka od (a) do (e) ovog podstavka, povrat nije u cijelosti osiguran, institucija osigurava povrat sredstava izvršenjem odluke koja je osigurana ili u skladu s člankom 79. stavkom 2. Financijske uredbe ili u sudskom postupku.
Dužnosnik za ovjeravanje tiska obavijest o terećenju i šalje je dužniku. Računovodstveni službenik obavješćuje se o tom slanju preko financijskog informacijskog sustava.
Članak 81.
Utvrđivanje iznosa potraživanja
(Članak 78. Financijske uredbe)
Da bi se utvrdio iznos potraživanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:
(a)
da je potraživanje sigurno, odnosno da ne podliježe nikakvom uvjetu;
(b)
da je potraživanje u fiksnom iznosu, točno izraženo u novcu;
(c)
da je potraživanje dospjelo i da ne podliježe nikakvom roku plaćanja;
(d)
da su podaci o dužniku točni;
(e)
da je iznos čiji povrat treba osigurati knjižen na točnu proračunsku stavku;
(f)
da je popratna dokumentacija ispravna i
(g)
da se poštuje načelo dobrog financijskog upravljanja, posebno u vezi s kriterijima iz točke (a) stavka 1. članka 91.
Članak 82.
Popratna dokumentacija za utvrđivanje iznosa potraživanja
(Članak 78. Financijske uredbe)
1. Utvrđivanje iznosa potraživanja temelji se na popratnoj dokumentaciji kojom se potvrđuje pravo Unije.
2. Prije utvrđivanja iznosa potraživanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osobno provjerava popratnu dokumentaciju ili potvrđuje svojom odgovornošću da je provjerena.
3. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratnu dokumentaciju u skladu s člankom 48.
Članak 83.
Zatezne kamate
(Članak 78. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje bilo koje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene posebnih sektorskih propisa, na svaki iznos potraživanja koji nije bio plaćen u roku iz članka 80. stavka 3. točke (b) obračunavaju se kamate u skladu sa stavcima 2. i 3. ovog članka.
2. Kamatna stopa na iznose potraživanja koji nisu plaćeni u roku iz članka 80. stavka 3. točke (b) je stopa koju upotrebljava Europska središnja banka za svoje glavne operacije refinanciranja, objavljena u seriji C Službenog lista Europske unije, a koja se primjenjuje prvog kalendarskog dana mjeseca u kojem iznos dospijeva, uvećana za:
(a)
osam postotnih bodova kada se obveza temelji na ugovoru o javnoj nabavi roba i usluga iz glave V.;
(b)
tri i pol postotna boda u svim ostalim slučajevima.
3. Kamate se obračunavaju od kalendarskog dana koji slijedi nakon roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) navedenog u obavijesti o terećenju do kalendarskog dana kada je dug u cijelosti podmiren.
Nalog za povrat za iznos zateznih kamata izdaje se kada su kamate doista primljene.
4. U slučaju novčanih kazni, kada dužnik ponudi financijsko jamstvo koje računovodstveni službenik prihvati umjesto plaćanja, kamatna stopa koja se primjenjuje od roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) je stopa iz stavka 2. ovog članka koja se primjenjuje prvog dana mjeseca u kojemu je donesena odluka o izricanju novčane kazne, uvećana samo za jedan i pol postotni bod.
Odjeljak 4.
Odobravanje naplate
Članak 84.
Izdavanje naloga za povrat
(Članak 79. Financijske uredbe)
1. U nalogu za povrat navodi se sljedeće:
(a)
financijska godina na koju se prihod knjiži;
(b)
upućivanje na akt ili pravnu obvezu koja je osnova za dug i iz koje proizlazi pravo na povrat;
(c)
proračunski članak i svaka daljnja podjela koja može biti primjenljiva, uključujući, prema potrebi, upućivanja na odgovarajuće proračunske obveze;
(d)
iznos čiji povrat treba osigurati, izražen u eurima;
(e)
ime i adresa dužnika;
(f)
rok iz članka 80. stavka 3. točke (b);
(g)
mogući način naplate, uključujući posebno povrat prijebojem ili naplatom jamstva.
2. Nalog za povrat datira i potpisuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje te zatim šalje računovodstvenom službeniku.
3. Računovodstveni službenik svake institucije vodi popis iznosa dugovanja za koja je potrebno osigurati povrat. Potraživanja Unije na popisu grupiraju se prema datumu izdavanja naloga za povrat. On dostavlja taj popis računovodstvenom službeniku Komisije.
Računovodstveni službenik Komisije priprema konsolidirani popis koji prikazuje iznos dugovanja prema instituciji i prema datumu izdavanja naloga za povrat. Popis se prilaže Izvješću Komisije o proračunskom i financijskom upravljanju.
4. Radi jačanja zaštite financijskih interesa Unije, Komisija sastavlja popis potraživanja Unije navodeći imena dužnika i iznos duga u slučajevima kada je dužniku povrat naložen pravomoćnom sudskom presudom, a nikakav ili nikakav značajan povrat nije izvršen u razdoblju od godine dana od njezina donošenja. Popis se objavljuje uzimajući u obzir zaštitu osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
U vezi s osobnim podacima koji se odnose na fizičke osobe, objavljeni podaci uklanjaju se čim je iznos duga u potpunosti vraćen. To se primjenjuje i na osobne podatke koji se odnose na pravne osobe kod kojih se u službenom nazivu spominje jedna fizička osoba ili više njih.
Odluka o uključivanju dužnika u popis potraživanja Unije donosi se u skladu s načelom proporcionalnosti, a njome se posebno uzima u obzir značajnost iznosa.
Članak 85.
Izvršiva odluka u korist drugih institucija
(Članak 79. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Izvanredne okolnosti iz članka 79. stavka 2. Financijske uredbe postoje kada je dotična institucija iscrpila mogućnost dobrovoljnog plaćanja i povrata duga prijebojem kako je predviđeno u članku 80. stavku 1. Financijske uredbe i kada dug predstavlja značajan iznos.
2. U slučaju iz stavka 1. dotična institucija, osim institucija iz članka 299. UFEU-a, može zatražiti od Komisije da donese izvršivu odluku.
3. U svim slučajevima, u izvršivim se odlukama navodi da se iznos potraživanja knjiži u odjeljak proračuna koji odgovara dotičnoj instituciji, a ona djeluje kao dužnosnik za ovjeravanje. Prihod se knjiži kao opći prihod, osim ako je obuhvaćen posebnim slučajevima namjenskih prihoda predviđenih u članku 21. stavku 3. Financijske uredbe.
4. Institucija koja traži donošenje izvršive odluke obavješćuje Komisiju o svakom događaju koji bi mogao utjecati na povrat te intervenira kao potpora Komisiji u slučaju podnošenja pritužbe na izvršivu odluku.
5. Komisija i dotična institucija dogovaraju praktične načine za provedbu ovog članka.
Odjeljak 5.
Povrat
Članak 86.
Formalnosti naplate
(Članak 80. Financijske uredbe)
1. Po povratu iznosa potraživanja računovodstveni službenik ga odmah knjiži i o tome obavješćuje odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
2. Za svaku gotovinsku uplatu izvršenu računovodstvenom službeniku ili blagajniku izdaje se potvrda o plaćanju.
3. Djelomičan povrat od strane dužnika na kojeg se odnosi nekoliko naloga za povrat najprije se knjiži na najstarije potraživanje, osim ako dužnik ne odredi drukčije.
Kod svakog djelomičnog plaćanja najprije se pokriva kamata.
Članak 87.
Povrat sredstava prijebojem
(Članak 80. Financijske uredbe)
1. Ako dužnik ima potraživanja prema Uniji koja su nedvojbena, kako je utvrđeno u točki (a) članka 81. u fiksnom iznosu te su dospjela u vezi s iznosom određenim nalogom za plaćanje, računovodstveni službenik po isteku roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) osigurava povrat utvrđenih iznosa potraživanja prijebojem.
U izvanrednim okolnostima, računovodstveni službenik osigurava povrat sredstava prijebojem prije isteka roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) kada je potrebno zaštititi financijske interese Unije i ako računovodstveni službenik opravdano smatra da bi iznos koji se duguje Uniji bio izgubljen.
Računovodstveni službenik također osigurava povrat sredstava prijebojem prije isteka roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) kada se s tim složi dužnik.
2. Prije svake naplate u skladu sa stavkom 1. računovodstveni službenik se savjetuje s odgovornim dužnosnikom za ovjeravanje i obavješćuje dužnike na koje se to odnosi.
Ako je dužnik nacionalno tijelo ili neko od njegovih upravnih tijela, računovodstveni službenik također obavješćuje predmetnu državu članicu najmanje 10 radnih dana unaprijed o svojoj namjeri osiguravanja povrata sredstava prijebojem. Međutim, u dogovoru s državom članicom ili predmetnim upravnim tijelom računovodstveni službenik može osigurati povrat sredstava prijebojem prije isteka tog roka.
3. Prijeboj iz stavka 1. ima jednak učinak kao i plaćanje te oslobađanje Unije iznosa duga te, gdje je potrebno, dospjelih kamata.
Članak 88.
Postupak povrata u slučaju neizvršenja dobrovoljnog plaćanja
(Članci 79. i 80. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje članak 87., ako do isteka roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) i utvrđenog u obavijesti o terećenju, nije osiguran povrat cjelokupnog iznosa, računovodstveni službenik obavješćuje odgovornog dužnosnika za ovjeravanje te bez odgađanja započinje postupak za osiguravanje povrata sredstava u okviru zakonskih mogućnosti, uključujući, ako je to primjereno, naplatom bilo kakvog unaprijed podnesenog jamstva.
2. Ne dovodeći u pitanje članak 87., kada nije moguće koristiti način osiguravanja povrata iz stavka 1. ovog članka, a dužnik ne plati dug unatoč formalnoj opomeni koju mu je poslao računovodstveni službenik, računovodstveni službenik izvršava odluku o povratu koja je osigurana u skladu s člankom 79. stavkom 2. Financijske uredbe ili sudskim postupkom.
Članak 89.
Dodatni rok za plaćanje
(Članak 80. Financijske uredbe)
U dogovoru s odgovornim dužnosnikom za ovjeravanje, računovodstveni službenik može dozvoliti dodatni rok za plaćanje samo na primjereno obrazložen pisani zahtjev dužnika, te pod uvjetom da su ispunjena sljedeća dva uvjeta:
(a)
dužnik se obvezuje plaćati kamate po stopi utvrđenoj u članku 83. za cijelo odobreno dodatno razdoblje, počevši od roka iz članka 80. stavka 3. točke (b);
(b)
kako bi se zaštitila prava Unije, dužnik dostavlja financijsko jamstvo koje pokriva nepodmireni dug po glavnici i kamati i koje je prihvatio računovodstveni službenik institucije.
Jamstvo iz točke (b) prvog stavka može se zamijeniti solidarnim jamstvom treće osobe koje odobri računovodstveni službenik institucije.
U izvanrednim okolnostima računovodstveni službenik može na zahtjev dužnika odstupiti od zahtjeva dostavljanja jamstva iz točke (b) prvog stavka kada je dužnik, po uprocjeni računovodstvenog službenika, spreman i sposoban izvršiti plaćanje u dodatnom vremenskom razdoblju, ali nije u mogućnosti dostaviti takva jamstva, a ima poteškoće.
Članak 90.
Povrat novčanih ili drugih kazni
(Članci 80. i 83. Financijske uredbe)
1. Ako se podnese tužba Sudu Europske unije protiv odluke Komisije o uvođenju novčanih ili drugih kazni u skladu s UFEU-om ili Ugovorom o Euratomu te dok nisu iscrpljena sva pravna sredstva, dužnik privremeno plaća dotične iznose na bankovni račun koji odredi računovodstveni službenik ili nudi financijsko jamstvo koje je prihvatljivo računovodstvenom službeniku. Jamstvo je neovisno od obveze plaćanja novčane ili ugovorne kazne ili drugih kazni te se može izvršiti po prvom pozivu. Ono obuhvaća potraživanje u vezi s glavnicom i pripadajućim kamatama kako je navedeno u članku 83. stavku 4.
2. Komisija osigurava privremeno plaćene iznose tako da ih ulaže u financijsku imovinu te time osigurava sigurnost i likvidnost novčanih sredstava, a istodobno ostvaruje pozitivan povrat.
3. Nakon što su iscrpljena sva pravna sredstva i nakon što je potvrđena novčana ili ugovorna kazna poduzima se jedna od sljedećih mjera:
(a)
privremeno naplaćeni iznosi i kamate te ostali prikupljeni iznosi unose se u proračun u skladu s člankom 83. Financijske uredbe, a najkasnije tijekom financijske godine koja slijedi nakon godine u kojoj su iscrpljena sva pravna sredstva;
(b)
ako je podneseno financijsko jamstvo, ono se naplaćuje, a odgovarajući se iznosi unose u proračun;
Ako je iznos novčane kazne ili ugovorne kazne Sud povećao, točke (a) i (b) prvog podstavka se primjenjuju u visini do iznosa iz odluke Komisije, a računovodstveni službenik naplaćuje odgovarajući iznos povećanja koji se zatim unosi u proračun.
4. Nakon što su iscrpljena sva pravna sredstva i nakon što je novčana kazna ili ugovorna kazna ukinuta ili smanjena poduzima se jedna od sljedećih mjera:
(a)
neopravdano naplaćeni iznosi zajedno s kamatama vraćaju se dotičnoj trećoj strani. Ako je ukupan povrat ostvaren za odgovarajuće razdoblje bio negativan, vraća se nominalna vrijednost neopravdano naplaćenih iznosa;
(b)
ako je podneseno financijsko jamstvo, ono se vraća na odgovarajući način.
Članak 91.
Odricanje od povrata utvrđenog iznosa potraživanja
(Članak 80. Financijske uredbe)
1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se odreći povrata ukupnog ili dijela utvrđenog iznosa potraživanja samo u sljedećim slučajevima:
(a)
kada je predviđeni trošak osiguravanja povrata viši od iznosa čiji povrat treba osigurati te odricanje ne bi naštetilo ugledu Unije;
(b)
kada se povrat iznosa potraživanja ne može osigurati s obzirom na zastaru ili nesolventnost dužnika;
(c)
kada je povrat nespojiv s načelom proporcionalnosti.
2. U slučaju iz točke (c) stavka 1. odgovorni dužnosnik za ovjeravanje djeluje u skladu s unaprijed utvrđenim postupcima utvrđenima u svakoj instituciji i primjenjuje sljedeće obvezne kriterije u svim okolnostima:
(a)
činjenice, s obzirom na ozbiljnost nepravilnosti, koje dovode do utvrđivanja iznosa potraživanja (prijevara, ponovljeni prekršaj, namjera, pažnja, dobra vjera, očita pogreška);
(b)
učinak koji bi odricanje od povrata imalo na poslovanje Unije i njezine financijske interese (iznos potraživanja, rizik određivanja presedana, umanjivanje značenja pravne obvezatnosti).
Ovisno o okolnostima slučaja, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može također voditi računa o sljedećim dodatnim kriterijima:
(a)
moguće narušavanje tržišnog natjecanja uzrokovano odricanjem od povrata;
(b)
gospodarska i socijalna šteta koja bi nastala ako bi se osigurao povrat duga u cijelosti.
3. Odluka o odricanju iz članka 80. stavka 2. Financijske uredbe mora biti obrazložena i u njoj se navode mjere dužne pažnje koje su poduzete s ciljem osiguranja povrata te pravna i činjenična osnova odricanja. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje odriče se povrata u skladu s člankom 84.
4. Institucija ne može delegirati ovlast za odricanje od povrata ni u jednom od sljedećih slučajeva:
(a)
kada je iznos kojeg bi se odrekla jednak ili veći od 1 000 000 EUR;
(b)
kada je iznos kojeg bi se odrekla jednak ili veći od 100 000 EUR, a taj iznos predstavlja 25 % ili više od utvrđenog potraživanja.
Za potraživanja ispod granične vrijednosti iz prvog podstavka, svaka institucija u svojim internim pravilima utvrđuje uvjete i postupak za delegiranje ovlasti za odricanje od povrata utvrđenog duga.
5. Svaka institucija svake godine šalje Europskom parlamentu i Vijeću izvješće o odricanjima iz stavaka od 1. do 4. ovog članka koja uključuju iznose jednake ili veće od 100 000 EUR. U slučaju Komisije, to se izvješće prilaže sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 66. stavka 9. Financijske uredbe.
Članak 92.
Poništavanje utvrđenog iznosa potraživanja
(Članak 80. Financijske uredbe)
1. U slučaju pogreške, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u cijelosti ili djelomično poništava utvrđeni iznos potraživanja u skladu s člancima 82. i 84. i navodi odgovarajuće razloge.
2. Svaka institucija u svojim internim pravilima utvrđuje uvjete i postupak za delegiranje ovlasti za poništavanje utvrđenog iznosa potraživanja.
Članak 93.
Pravila vezana za rok zastare
(Članak 81. Financijske uredbe)
1. Rok zastare za potraživanja Unije prema trećim osobama počinje teći od isteka roka o kojem je dužnik obaviješten obaviješću o terećenju kako je navedeno u članku 80. stavku 3. točki (b).
Rok zastare za potraživanja trećih osoba prema Uniji počinje teći od dana na koji dospijeva plaćanje na koje treća osoba ima pravo u skladu s odgovarajućom pravnom obvezom.
2. Rok zastare za potraživanja Unije prema trećim osobama prekida se svakim činom institucije ili države članice koja postupa na zahtjev institucije o kojem je obaviještena treća strana, a kojim se nastoji vratiti dug.
Rok zastare za potraživanja trećih osoba prema Uniji prekida se svakim činom o kojem je obaviještena Unija od strane ili u ime njezinih vjerovnika, a kojim se nastoji vratiti dug.
3. Novi rok zastare u trajanju od pet godina počinje teći na dan nakon prekida iz stavka 2.
4. Svaki sudski postupak koji se odnosi na iznos potraživanja iz stavka 1., uključujući postupke pred sudom koji se kasnije proglasi nenadležnim, prekida rok zastare. Novi rok zastare od pet godina ne počinje teći dok nije donesena pravomoćna presuda ili dok ne dođe do izvansudske nagodbe između stranaka u istom postupku.
5. Kada računovodstveni službenik dužniku odobri dodatni rok za plaćanje u skladu s člankom 89., to se smatra prekidom roka zastare. Novi rok zastare od pet godina počinje teći dan nakon isteka produženog roka za plaćanje.
6. Potraživanja se ne vraćaju nakon isteka roka zastare, kako je navedeno u stavcima od 1. do 5.
POGLAVLJE 6.
Rashodi
Članak 94.
Odluka o financiranju
(Članak 84. Financijske uredbe)
1. Odlukom o financiranju određuju se bitni elementi djelovanja koje uključuje rashode na teret proračuna.
2. U odluci o financiranju posebno se navodi sljedeće:
(a)
za bespovratna sredstva:
i.
pozivanje na temeljni akt i proračunsku liniju;
ii.
prioriteti tijekom godine, ciljevi koje je potrebno ispuniti i predviđeni rezultati sa sredstvima odobrenim za financijsku godinu;
iii.
ključni kriteriji prihvatljivosti, uvjeti sposobnosti i kriteriji za odabir koji se koriste pri odabiru prijedloga;
iv.
najviša moguća stopa sufinanciranja te, ako su predviđene različite stope, kriteriji koje je potrebno primjenjivati za svaku stopu;
v.
raspored i indikativan iznos poziva za podnošenje prijedloga;
(b)
za javnu nabavu:
i.
ukupan proračunski okvir koji je namijenjen za javne nabave tijekom godine;
ii.
indikativan broj i vrste predviđenih ugovora te, ako je moguće, opće naznake predmeta ugovora;
iii.
indikativan vremenski okvir za početak postupaka javne nabave;
(c)
za uzajamne fondove iz članka 187. Financijske uredbe:
i.
pozivanje na temeljni akt i proračunsku liniju;
ii.
odobrena sredstva namijenjena za uzajamni fond za određenu godinu zajedno s iznosima planiranima tijekom njegova trajanja;
iii.
ciljevi uzajamnog fonda i njegovo trajanje;
iv.
pravila upravljanja uzajamnog fonda;
v.
mogućnost da se zadaće izvršavanja proračuna povjere subjektima i osobama iz članka 187. stavka 2. Financijske uredbe;
(d)
za nagrade:
i.
pozivanje na temeljni akt i proračunsku liniju;
ii.
ciljevi koje je potrebno ispuniti i predviđeni rezultati;
iii.
bitni uvjeti za sudjelovanje i kriteriji dodjele;
iv.
raspored natječaja i iznos nagrade ili nagrada;
(e)
za financijske instrumente:
i.
pozivanje na temeljni akt i proračunsku liniju;
ii.
ciljevi koje je potrebno ispuniti i predviđeni rezultati;
iii.
iznos raspoređen za financijski instrument;
iv.
indikativan raspored provedbe.
3. Ako program rada iz članka 128. Financijske uredbe sadržava informacije iz točke (a) stavka 2. ovog članka za bespovratna sredstva financirana iz odobrenih sredstava za određenu financijsku godinu, odluka kojom je donesen taj program rada smatra se odlukom o financiranju u vezi s tim bespovratnim sredstvima.
U vezi s javnim nabavama, uzajamnim fondovima, nagradama i financijskim instrumentima, kada je izvršenje odgovarajućih odobrenih sredstava osigurano za određenu financijsku godinu programom rada koji sadržava informacije iz točaka (b), (c), (d) i (e) stavka 2. ovog članka, odluka kojom je donesen taj program rada također se smatra odlukom o financiranju u vezi s dotičnom javnom nabavom, uzajamnim fondovima, nagradama i financijskim instrumentima.
Ako program rada ne sadržava te informacije za jedno djelovanje ili više njih, on mora biti prikladno izmijenjen ili se za odnosna djelovanja mora donijeti posebna odluka o financiranju.
4. Ne dovodeći u pitanje bilo koju određenu odredbu temeljnog akta, za svaku značajnu promjenu u već donesenoj odluci o financiranju primjenjuje se jednak postupak kao za inicijalnu odluku.
Odjeljak 1.
Preuzimanje obveze za rashode
Članak 95.
Ukupne i okvirne obveze
(Članak 85. Financijske uredbe)
1. Ukupne proračunske obveze izvršavaju se na temelju sklopljenog sporazuma o financiranju, koji predviđa naknadno preuzimanje jedne ili više pravnih obveza, ili preuzimanjem jedne ili više pravnih obveza.
Sporazumi o financiranju u području izravne financijske pomoći trećim zemljama, uključujući proračunske potpore, koji predstavljaju pravnu obvezu mogu biti osnova plaćanja bez preuzimanja druge pravne obveze.
2. Okvirne proračunske obveze izvršavaju se preuzimanjem jedne pravne obveze ili više njih, na temelju kojih nastaje pravo na naknadna plaćanja ili, u slučaju rashoda za osoblje ili za obavješćivanje javnosti o događajima Unije u koje su uključene institucije, putem izravnih plaćanja.
Članak 96.
Preuzimanje ukupne obveze
(Članak 85. Financijske uredbe)
1. Ukupna obveza preuzima se na temelju odluke o financiranju.
Ukupna obveza preuzima se najkasnije prije donošenja odluke o odabiru primatelja i, kada izvršavanje predmetnih odobrenih sredstva podrazumijeva donošenje programa rada u smislu članka 188., odmah nakon donošenja programa rada.
2. Kada se ukupna obveza izvršava sklapanjem sporazuma o financiranju ne primjenjuje se drugi podstavak stavka 1.
Članak 97.
Jedinstvenost potpisa
(Članak 85. Financijske uredbe)
1. Od pravila da može biti samo jedan potpisnik za proračunske obveze i za odgovarajuće pravne obveze moguće je odstupiti u sljedećim slučajevima:
(a)
kod okvirnih obveza;
(b)
kada se ukupne obveze odnose na sporazume o financiranju s trećim zemljama;
(c)
kada odluka institucije predstavlja pravnu obvezu;
(d)
kada se ukupne obveze odnose na više pravnih obveza za koje su odgovorni različiti dužnosnici za ovjeravanje;
(e)
kada u vezi s knjigama blagajne za vanjska djelovanja, pravne obveze moraju potpisati članovi osoblja lokalnih jedinica iz članka 72. prema uputi odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, koji ostaje u potpunosti odgovoran za odnosnu transakciju;
(f)
kada je institucija delegirala ovlasti dužnosnika za ovjeravanje na direktora međuinstitucionalnog europskog ureda u skladu s člankom 199. stavkom 1. Financijske uredbe.
2. Ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje koji je potpisao proračunsku obvezu nije dostupan ili ostane nedostupan tijekom razdoblja koje nije spojivo s rokom za preuzimanje pravne obveze, tu pravnu obvezu preuzima osoba određena prema pravilima imenovanja zamjenika koje donosi svaka institucija, pod uvjetom da takva osoba ima status dužnosnika za ovjeravanje u skladu s člankom 65. stavkom 3. Financijske uredbe.
Članak 98.
Administrativni rashodi koji se pokrivaju okvirnim obvezama
(Članak 85. Financijske uredbe)
Stavke koje se smatraju redovnim administrativnim rashodima, a koje mogu dovesti do okvirnih obveza, uključuju sljedeće:
(a)
rashode za osoblje, bez obzira na to jesu li ili nisu obuhvaćeni Pravilnikom o osoblju, za druge ljudske resurse, mirovine i naknade za stručnjake;
(b)
rashode u vezi s članovima institucija;
(c)
rashode za osposobljavanje;
(d)
rashode za natječaje, odabir i zapošljavanje;
(e)
troškove službenih putovanja;
(f)
troškove reprezentacije;
(g)
troškove sastanaka;
(h)
nezavisne tumače i prevoditelje;
(i)
razmjenu dužnosnika;
(j)
periodična plaćanja najamnina pokretne i nepokretne imovine ili periodična plaćanja koja se odnose na ugovore u vezi s nekretninama u smislu članka 121. ove Uredbe ili obroke zajma u skladu s člankom 203. stavkom 8. Financijske uredbe;
(k)
razna osiguranja;
(l)
čišćenje, održavanje i osiguranje;
(m)
troškove za socijalno i zdravstveno osiguranje;
(n)
korištenje telekomunikacijskih usluga;
(o)
financijske troškove;
(p)
pravne troškove;
(q)
naknade štete, uključujući kamatu;
(r)
radnu opremu;
(s)
vodu, plin i električnu energiju;
(t)
publikacije na papiru ili u elektroničkom obliku;
(u)
obavješćivanje javnosti od strane institucija o događajima Unije.
Članak 99.
Evidentiranje pojedinačnih pravnih obveza
(Članak 86. Financijske uredbe)
U slučaju ukupne proračunske obveze iza koje slijedi jedna ili nekoliko pojedinačnih pravnih obveza, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje evidentira u centralnoj računovodstvenoj evidenciji iznose tih naknadnih pojedinačnih pravnih obveza.
Evidentiranje u računovodstvenim evidencijama sadrži upućivanje na ukupnu obvezu prema kojoj se pojedinačne obveze knjiže.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje evidentira iznose u računovodstvenoj evidenciji prije nego što se potpiše odgovarajuća pojedinačna pravna obveza, osim u slučajevima iz četvrtog podstavka stavka 4. članka 86. Financijske uredbe.
U svim slučajevima, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje provjerava da sveukupan iznos ne prijeđe iznos ukupne obveze koja ih pokriva.
Odjeljak 2.
Potvrđivanje rashoda
Članak 100.
Potvrđivanje i potvrda „odobreno za plaćanje”
(Članak 88. Financijske uredbe)
1. Potvrđivanje izdataka temelji se na popratnoj dokumentaciji u smislu članka 110., kojom se potvrđuje pravo vjerovnika na temelju izjave o stvarno pruženim uslugama, stvarno isporučenoj robi ili stvarno izvršenim radovima, ili na temelju drugih dokumenata koji opravdavaju plaćanje, uključujući periodična plaćanja članarina ili tečajeva osposobljavanja.
2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osobno provjerava popratnu dokumentaciju ili na temelju vlastite odgovornosti potvrđuje da je to učinjeno prije nego što donese odluku kojom se potvrđuje rashod.
3. Odluka o potvrđivanju iskazuje se tako da odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili drugi stručno osposobljen službenik, valjano ovlašten formalnom odlukom odgovornog dužnosnika za ovjeravanje i pod njegovom odgovornošću u skladu s člankom 65. stavkom 5. Financijske uredbe, potpiše potvrdu „odobreno za plaćanje”. Takve odluke o davanju ovlaštenja čuvaju se za moguće kasnije korištenje.
Članak 101.
Potvrda „potvrđeno kao ispravno” za plaćanja pretfinanciranja
(Članak 88. Financijske uredbe)
Za plaćanja pretfinanciranja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili drugi stručno osposobljeni službenik kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrdom „potvrđeno kao ispravno” potvrđuje da su ispunjeni uvjeti iz pravne obveze za plaćanja pretfinanciranja.
Članak 102.
Potvrda „odobreno za plaćanje” u vezi s ugovorima o javnoj nabavi za privremena plaćanja i plaćanja preostalog iznosa
(Članak 88. Financijske uredbe)
Kod privremenih plaćanja i plaćanja preostalih iznosa prema ugovorima o javnoj nabavi, potvrdom „odobreno za plaćanje” potvrđuje se:
(a)
da je institucija primila i formalno evidentirala fakturu izvoditelja;
(b)
da je odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili drugi stručno osposobljen službenik kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrdio fakturu ili popratni interni dokument koji je priložen fakturi potvrdom „potvrđeno kao ispravno” i potpisao;
(c)
da je odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili druga osoba na njegovu odgovornost provjerila sve aspekte fakture kako bi posebno odredila iznos koji treba platiti te valjanost plaćanja kao podmirenja duga.
Potvrdom „potvrđeno kao ispravno” iz stavka 1. točke (b) potvrđuje se da su usluge iz ugovora pravilno pružene ili da je roba iz ugovora pravilno isporučena ili da su radovi iz ugovora pravilno izvršeni. Za robu i radove, dužnosnik ili drugi stručno osposobljen službenik priprema privremenu potvrdu o preuzimanju, zatim konačnu potvrdu o preuzimanju na kraju jamstvenog razdoblja utvrđenog u ugovoru. Ove dvije ovjere imaju vrijednost potvrde „potvrđeno kao ispravno”.
Za periodična plaćanja, uključujući plaćanja članarina ili tečajeva osposobljavanja, potvrdom „potvrđeno kao ispravno” potvrđuje se da je potraživanje vjerovnika u skladu s dokumentima koji opravdavaju plaćanje.
Članak 103.
Potvrda „odobreno za plaćanje” u vezi s bespovratnim sredstvima za privremena plaćanja i plaćanja preostalih iznosa
(Članak 88. Financijske uredbe)
Kod privremenih plaćanja i plaćanja preostalih iznosa koja odgovaraju bespovratnim sredstvima, potvrdom „odobreno za plaćanje” potvrđuje se:
(a)
da je institucija primila i formalno evidentirala korisnikov zahtjev za plaćanje;
(b)
da je dužnosnik ili drugi stručno osposobljen službenik kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrdio sam zahtjev za plaćanje ili popratni interni dokument koji je priložen fakturi potvrdom „potvrđeno kao ispravno” i potpisao;
(c)
da je odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili druga osoba na njegovu odgovornost provjerila sve aspekte zahtjeva za plaćanje kako bi posebno odredila iznos koji treba platiti te valjanost plaćanja kao podmirenja duga.
Potvrdom iz točke (b) prvog stavka, dužnosnik ili drugi stručno osposobljen službenik kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrđuje da je djelovanje ili program rada korisnika u svim aspektima u skladu sa sporazumom ili odlukom o bespovratnim sredstvima, uključujući, prema potrebi, da su troškovi koje prijavi korisnik opravdani.
Članak 104.
Potvrda „odobreno za plaćanje” u vezi s rashodima za osoblje
(Članak 88. Financijske uredbe)
Kod plaćanja koja odgovaraju rashodima za osoblje, potvrdom „odobreno za plaćanje” potvrđuje se da postoji sljedeća popratna dokumentacija:
(a)
u vezi s mjesečnom plaćom:
i.
potpun popis osoblja, uz navođenje svih elemenata primitaka od rada;
ii.
obrazac (osobni evidencijski list) koji se temelji na odlukama, donesenim u svakom pojedinom slučaju, iz kojeg su vidljive promjene bilo kojeg elementa primitaka od rada;
iii.
pri novom zaposlenju ili imenovanju, ovjerena preslika odluke o zaposlenju ili imenovanju koja se prilaže pri potvrđivanju isplate prve plaće;
(b)
u vezi s drugim primicima od rada, kao primjerice za osoblje koje se plaća po satu ili danu: izjava koju potpisuje ovlašteni član osoblja, a koja prikazuje odrađene dane ili sate;
(c)
u vezi s prekovremenim radom: izjava koju potpisuje ovlašteni član osoblja, a koja potvrđuje količinu prekovremenog rada;
(d)
u vezi s troškovima službenih putovanja:
i.
putni nalog koji potpisuje nadležno tijelo;
ii.
obračun putnih troškova, koji potpisuje član osoblja koji je bio na službenom putovanju i administrativno nadređena osoba kojoj su delegirane odgovarajuće ovlasti, ako se troškovi službenih putovanja razlikuju od putnog naloga;
(e)
u vezi s nekim drugim administrativnim rashodima koji se odnose na osoblje, uključujući članarine i tečajeve osposobljavanja koji se, prema ugovoru, plaćaju unaprijed: popratna dokumentacija koja se odnosi na odluku na kojoj se temelji rashod, a koja prikazuje sve elemente obračuna.
U obračunu putnih troškova iz točke (d) podtočke ii. prvog podstavka navodi se mjesto službenog putovanja, datumi i vrijeme odlaska i dolaska u mjesto službenog putovanja, troškovi putovanja, troškovi boravka i drugi troškovi koji su valjano odobreni na temelju popratne dokumentacije.
Članak 105.
Materijalni oblik potvrde „odobreno za plaćanje”
(Članak 88. Financijske uredbe)
Ako sustav nema računalnu podršku, potvrda „odobreno za plaćanje” sastoji se od pečata s potpisom odgovornog dužnosnika za ovjeravanje ili drugog stručno osposobljenog službenika kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u skladu s člankom 100. U sustavu s računalnom podrškom, potvrda „odobreno za plaćanje” ima oblik elektronički sigurne potvrde odgovornog dužnosnika za ovjeravanje ili drugog stručno osposobljenog službenika kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.
Članak 106.
Materijalni oblik potvrde „potvrđeno kao ispravno”
(Članak 88. Financijske uredbe)
Ako sustav nema računalnu podršku, potvrda „potvrđeno kao ispravno” sastoji se od pečata s potpisom odgovornog dužnosnika za ovjeravanje ili drugog stručno osposobljenog službenika kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u skladu s člankom 101. U sustavu s računalnom podrškom, potvrda „potvrđeno kao ispravno” može imati oblik elektronički sigurne potvrde stručno osposobljenog službenika kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.
Odjeljak 3.
Odobravanje plaćanja
Članak 107.
Provjere plaćanja koje izvršava dužnosnik za ovjeravanje
(Članak 89. Financijske uredbe)
Kod sastavljanja naloga za plaćanje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:
(a)
da je nalog za plaćanje pravilno izdan, što znači da je prethodno donesena odgovarajuća odluka o potvrđivanju u obliku potvrde „odobreno za plaćanje”, da su pojedinosti o primatelju plaćanja točne i da je iznos dospio;
(b)
da nalog za plaćanje odgovara proračunskoj obvezi prema kojoj se knjiži;
(c)
da izdatak tereti točnu stavku u proračunu;
(d)
da su odobrena sredstva raspoloživa.
Članak 108.
Obvezni podaci na nalozima za plaćanje i njihov prijenos na računovodstvenog službenika
(Članak 89. Financijske uredbe)
1. Nalog za plaćanje sadrži:
(a)
financijsku godinu na koju se izdatak knjiži;
(b)
proračunski članak i moguću daljnju podjelu koja se primjenjuje;
(c)
upućivanja na pravnu obvezu na temelju koje je nastalo pravo na plaćanje;
(d)
upućivanja na proračunsku obvezu prema kojoj se izdatak knjiži;
(e)
iznos plaćanja, izražen u eurima;
(f)
ime i adresu te podatke o bankovnom računu primatelja plaćanja;
(g)
predmet rashoda;
(h)
način plaćanja;
(i)
upis u popis imovine u skladu s člankom 248.
2. Na nalog za plaćanje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje stavlja datum i potpis te ga prosljeđuje računovodstvenom službeniku.
Odjeljak 4.
Plaćanje rashoda
Članak 109.
Vrste plaćanja
(Članak 90. Financijske uredbe)
1. Pretfinanciranjem se osiguravaju likvidna sredstva. Ono se može podijeliti na više plaćanja u skladu s dobrim financijskim upravljanjem.
2. Privremenim plaćanjem, koje se može plaćati višekratno, mogu se pokriti rashodi za provedbu odluke ili sporazuma ili za plaćanje usluga, robe ili radova obavljenih i/ili isporučenih u privremenim fazama ugovora. S privremenim plaćanjem se može u cijelosti ili djelomično poravnati pretfinanciranje, ne dovodeći u pitanje odredbe temeljnog akta.
3. Zaključivanje rashoda ima oblik plaćanja preostalog iznosa, koje nije moguće plaćati višekratno i s kojim se poravnavaju svi prethodni rashodi ili nalog za povrat.
Članak 110.
Popratna dokumentacija
(Članak 90. Financijske uredbe)
1. Pretfinanciranje, uključujući slučajeve kada je ono podijeljeno na više plaćanja, plaća se na temelju ugovora, odluke, sporazuma ili temeljnog akta ili na temelju popratne dokumentacije koja omogućuje provjeru usklađenosti s uvjetima predmetnog ugovora, odluke ili sporazuma. Ako je u tim instrumentima određen datum plaćanja za pretfinanciranje, plaćanje dugovanog iznosa nije uvjetovano daljnjim zahtjevima.
2. Privremena plaćanja i plaćanja preostalih iznosa temelje se na popratnoj dokumentaciji koja omogućuje provjeru je li financirana aktivnost izvršena u skladu s temeljnim aktom ili odlukom ili u skladu s uvjetima ugovora ili sporazuma.
3. U skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje utvrđuje prirodu popratne dokumentacije iz ovog članka u skladu s temeljnim aktom, odlukama, ugovorima i sporazumima. Privremena i konačna tehnička i financijska izvješća o izvršenju predstavljaju popratnu dokumentaciju za potrebe stavka 2.
4. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratnu dokumentaciju u skladu s člankom 48.
Odjeljak 5.
Rokovi za izvršenje rashoda
Članak 111.
Rokovi za plaćanje i zatezne kamate
(Članak 92. Financijske uredbe)
1. Podrazumijeva se da vrijeme dopušteno za plaćanja uključuje potvrđivanje, odobravanje i plaćanje rashoda.
Počinje teći od datuma na koji je primljen zahtjev za plaćanje.
Zahtjev za plaćanje evidentira ovlaštena služba odgovornog dužnosnika za ovjeravanje što je prije moguće, a smatra se da je on primljen na datum kada je evidentiran.
Datum plaćanja smatra se datumom na koji se tereti račun institucije.
2. Zahtjev za plaćanje uključuje sljedeće bitne elemente:
(a)
identifikaciju vjerovnika;
(b)
iznos;
(c)
valutu;
(d)
datum.
Kada nedostaje barem jedan bitan element zahtjev za plaćanje se odbija.
Vjerovnik se obavješćuje u pisanom obliku o odbijanju i razlozima odbijanja što je prije moguće, a u svakom slučaju u roku od 30 kalendarskih dana od datuma kada je primljen zahtjev za plaćanje.
3. U slučaju suspenzije iz članka 92. stavka 2. Financijske uredbe, preostali rok za plaćanje počinje ponovno teći od datuma kada su primljene zatražene informacije ili revidirani dokumenti ili kada su obavljene potrebne dodatne provjere, uključujući provjere na licu mjesta.
4. Po isteku rokova iz članka 92. stavka 1. Financijske uredbe vjerovnik ima pravo na kamate u skladu sa sljedećim uvjetima:
(a)
primjenjuju se kamate iz članka 83. stavka 2. ove Uredbe;
(b)
kamata se plaća za razdoblje koje protekne od kalendarskog dana koji slijedi nakon dana isteka roka za plaćanje utvrđenog u članku 92. stavku 1. Financijske uredbe do dana plaćanja.
Međutim, kada su kamate obračunate u skladu s odredbama prvog podstavka niže ili jednake 200 EUR, one se isplaćuju vjerovniku samo na zahtjev podnesen u roku od dva mjeseca od primitka zakašnjelog plaćanja.
5. Svaka institucija podnosi Europskom parlamentu i Vijeću izvješće o poštovanju rokova i suspenziji rokova utvrđenih u članku 92. Financijske uredbe. Izvješće Komisije prilaže se sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 66. stavka 9. Financijske uredbe.
POGLAVLJE 7.
Sustavi informacijske tehnologije
Članak 112.
Opis sustava informacijske tehnologije
(Članak 93. Financijske uredbe)
Kada se za obradu poslova izvršavanja proračuna koriste računalni sustavi i podsustavi, potreban je potpun i ažuran opis svakog sustava ili podsustava.
Svaki opis određuje sadržaj svih polja s podacima i opisuje kako sustav obrađuje svaku pojedinu radnju. Opis detaljno prikazuje kako sustav jamči postojanje potpunog revizijskog postupka za svaku radnju.
Članak 113.
Periodična pohrana podataka
(Članak 93. Financijske uredbe)
Podaci se u računalne sustave i podsustave pohranjuju periodički i čuvaju na sigurnom mjestu.
POGLAVLJE 8.
Unutarnji revizor
Članak 114.
Imenovanje unutarnjeg revizora
(Članak 98. Financijske uredbe)
1. Svaka institucija imenuje svojeg unutarnjeg revizora u skladu s pravilima koja su prilagođena njenim posebnostima i zahtjevima. Institucija obavješćuje Europski parlament i Vijeće o imenovanju unutarnjeg revizora.
2. Svaka institucija u skladu sa svojim posebnostima i zahtjevima određuje opseg uloge unutarnjeg revizora i detaljno utvrđuje ciljeve i postupke za izvršavanje dužnosti unutarnjeg revizora, uz dužno uvažavanje međunarodnih standarda unutarnjeg revidiranja.
3. Za unutarnjeg revizora institucija može imenovati dužnosnika ili drugog službenika, na temelju njegove posebne osposobljenosti, na kojeg se primjenjuje Pravilnik o osoblju, a koji je državljanin države članice.
4. Ako dvije ili više institucija imenuju istog unutarnjeg revizora, one se dogovaraju o načinu uređenja da revizor odgovara za svoje djelovanje u skladu s člankom 119.
5. Kada unutarnji revizor prestane obavljati svoje dužnosti, institucija o tome obavješćuje Europski parlament i Vijeće.
Članak 115.
Sredstva za unutarnjeg revizora
(Članak 99. Financijske uredbe)
Institucija osigurava potrebna sredstva kako bi unutarnji revizor mogao pravilno izvršavati svoju revizijsku dužnost i dokument koji detaljno opisuje njegove zadaće, dužnosti i obveze.
Članak 116.
Program rada
(Članak 99. Financijske uredbe)
1. Unutarnji revizor donosi svoj program rada te ga podnosi instituciji.
2. Institucija može zatražiti od unutarnjeg revizora izvršavanje revizija koje nisu uključene u program rada iz stavka 1.
Članak 117.
Izvješća unutarnjeg revizora
(Članak 99. Financijske uredbe)
1. Unutarnji revizor podnosi instituciji godišnje izvješće o unutarnjoj reviziji iz članka 99. stavka 3. Financijske uredbe, u kojem se navodi broj i vrsta provedenih unutarnjih revizija, glavne preporuke koje je dao i radnje poduzete na temelju takvih preporuka.
U tom se godišnjem izvješću također navode svi problemi sustava koje utvrdi posebno povjerenstvo uspostavljeno na temelju članka 73. stavka 6. Financijske uredbe.
2. Svaka institucija razmatra jesu li preporuke dane u izvješćima unutarnjeg revizora prikladne za razmjenu najboljih praksi s drugim institucijama.
3. Unutarnji revizor se prilikom sastavljanja svog izvješća posebno usredotočuje na cjelokupno poštovanje načela dobrog financijskog upravljana i osigurava poduzimanje prikladnih mjera s ciljem kontinuiranog poboljšavanja i osnaživanja njegove primjene.
Članak 118.
Neovisnost
(Članak 100. Financijske uredbe)
Unutarnji revizor pri izvršavanju svojih revizorskih zadaća uživa potpunu neovisnost. Unutarnjem revizoru ne smiju se davati nikakve upute niti ga se smije na bilo koji način ograničavati pri obavljanju dužnosti koje su mu na temelju njegova imenovanja dodijeljene Financijskom uredbom.
Članak 119.
Odgovornost unutarnjeg revizora
(Članak 100. Financijske uredbe)
Samo institucija, postupajući u skladu s ovim člankom, može pokrenuti postupak za utvrđivanje odgovornosti unutarnjeg revizora, koji je dužnosnik ili drugi službenik koji podliježe Pravilniku o osoblju, za svoje djelovanje.
Institucija donosi obrazloženu odluku o otvaranju istrage. Ta se odluka priopćava predmetnom dužnosniku ili službeniku u postupku. Institucija može pod svojom izravnom odgovornošću zadužiti za istragu jednog ili više dužnosnika istog ili višeg razreda od dotičnog člana osoblja. Tijekom istrage, saslušava se zainteresirana strana.
Izvješće o istrazi priopćava se zainteresiranoj strani, koju zatim saslušava institucija o predmetu tog izvješća.
Na temelju izvješća i saslušanja, institucija donosi obrazloženu odluku kojom se okončava postupak ili obrazloženu odluku u skladu s člancima 22. i 86. te Prilogom IX. Pravilniku o osoblju. Odluke kojima se izriču disciplinske mjere ili financijske sankcije dostavljaju se zainteresiranoj strani i, u svrhe informiranja, priopćavaju drugim institucijama i Revizorskom sudu.
U vezi s takvim odlukama, zainteresirana strana može u skladu s odredbama Pravilnika o osoblju izjaviti žalbu Sudu Europske Unije.
Članak 120.
Postupak pred Sudom Europske unije
(Članak 100. Financijske uredbe)
Ne dovodeći u pitanje pravna sredstva koja predviđa Pravilnik o osoblju, unutarnji revizor može pokrenuti postupak izravno pred Sudom Europske unije u vezi s bilo kojom radnjom koja se odnosi na izvršavanje njegovih dužnosti unutarnjeg revizora. Takav se postupak mora pokrenuti u roku od tri mjeseca koji počinje teći od kalendarskog dana službene obavijesti o predmetnoj radnji.
Istraživanja i saslušanja u takvom postupku provode se u skladu s člankom 91. stavkom 5. Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europske unije.
GLAVA V.
JAVNA NABAVA
POGLAVLJE 1.
Opće odredbe
Odjeljak 1.
Područje primjene i načela sklapanja ugovora
Članak 121.
Definicije i područje primjene
(Članak 101. Financijske uredbe)
1. Ugovori u vezi s nekretninama obuhvaćaju kupoprodaju, dugoročni zakup, plodouživanje, leasing, najam ili najam s ili bez prava na kupoprodaju za zemljišta, postojeće zgrade ili druge nekretnine.
2. Ugovori o nabavi robe obuhvaćaju kupoprodaju, leasing, najam ili najam s ili bez prava na kupoprodaju robe. Ugovori o nabavi proizvoda i, prema potrebi, postavljanju i instalaciji smatraju se ugovorima o nabavi robe.
3. Ugovori o radovima obuhvaćaju izvršavanje ili i izvršavanje i plan rada ili radova koji se odnose na jednu ili više aktivnosti navedenih u Prilogu I. Direktivi 2004/18/EZ ili realizaciju na bilo koji način rada koji odgovara zahtjevima naručitelja. „Radovi” znači rezultat radova u niskogradnji i građevinarstvu uzetih u cjelini, koji je sam po sebi dovoljan za ispunjavanje svoje ekonomske ili tehničke funkcije.
4. Ugovori o uslugama obuhvaćaju sve intelektualne i neintelektualne usluge, osim onih koje su obuhvaćene ugovorima o robi, ugovorima o radovima i ugovorima u vezi s nekretninama.
Ugovor koji obuhvaća dvije vrste nabave ili više njih (radovi, usluge ili roba) sklapa se u skladu s odredbama koje se primjenjuju na vrstu nabave koja obilježava glavni predmet dotične nabave.
U slučaju mješovitih ugovora koji se sastoje od usluga i robe, glavni predmet se određuje usporedbom vrijednosti odnosnih usluga ili robe.
Za sva upućivanja na nomenklature u sklopu javne nabave upotrebljava se „Jedinstveni rječnik javne nabave (CPV)” kako je navedeno u Uredbi (EZ) br. 2195/2002 Europskog parlamenta i Vijeća (11).
5. Pojmovi „izvoditelj radova”, „dobavljač” i „pružatelj usluga” odnose se na svaku fizičku ili pravnu osobu ili javne subjekte ili konzorcije takvih osoba i/ili tijela koji izvršavaju radove, isporučuju proizvode ili pružaju usluge. Pojam „gospodarski subjekt” znači „izvoditelji radova”, „dobavljači” i „pružatelji usluga”. „Ponuditelji” znači gospodarski subjekti koji su dostavili ponudu. „Natjecatelji” znači oni koji su tražili da im se odobri sudjelovanje u ograničenom postupku, konkurentskom dijalogu ili pregovaračkom postupku. „Dobavljači” znači gospodarski subjekti koji su evidentirani u popisu dobavljača u skladu s člankom 136. stavkom 1. točkom (b).
Konzorciji gospodarskih subjekata ovlašteni su podnositi ponude ili biti natjecatelji. Za podnošenje ponude ili zahtjeva za sudjelovanje javni naručitelji ne mogu zahtijevati da konzorciji moraju imati određeni pravni oblik, ali se od odabranog konzorcija može zahtijevati da prihvati određeni pravni oblik nakon što je s njim sklopljen ugovor, ako je takva promjena potrebna za pravilno izvršavanje ugovora.
6. Službe institucija Unije smatraju se javnim naručiteljima, osim ako između sebe donesu administrativne mjere o pružanju usluga, isporuci proizvoda, izvršavanju radova ili provedbi ugovora u vezi s nekretninama.
7. Tehnička pomoć znači aktivnosti potpore i izgradnje kapaciteta koje su potrebne za izvršenje programa ili mjere, a posebno aktivnosti pripremanja, upravljanja, praćenja, evaluacije, revizije i kontrole.
8. Sve razmjene s izvoditeljima, uključujući sklapanje ugovora i njihovih izmjena, mogu se obaviti preko elektroničkih sustava razmjene podataka koje uspostavlja javni naručitelj.
9. Ti sustavi moraju ispunjavati sljedeće zahtjeve:
(a)
samo ovlaštene osobe mogu imati pristup sustavu i dokumentima koji se šalju kroz sustav;
(b)
samo ovlaštene osobe mogu elektronički potpisivati ili slati dokument kroz sustav;
(c)
ovlaštene osobe moraju biti identificirane u sustavu preko uspostavljenih mehanizama;
(d)
vrijeme i datum elektroničke transakcije moraju biti točno određeni;
(e)
mora se očuvati cjelovitost dokumenata;
(f)
mora se očuvati dostupnost dokumenata;
(g)
prema potrebi, mora se očuvati povjerljivost dokumenata;
(h)
mora se osigurati zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
10. Za podatke koji su poslani ili primljeni preko takvog sustava vrijedi pravna pretpostavka o cjelovitosti podataka te točnosti datuma i vremena slanja ili primanja podataka koji su navedeni u sustavu.
Dokument poslan ili priopćen preko takvog sustava smatra se istovjetnim papirnatom dokumentu, prihvatljiv je kao dokaz u pravnim postupcima, smatra se izvornikom i za njega vrijedi pravna pretpostavka o autentičnosti i cjelovitosti, pod uvjetom da ne sadržava dinamična obilježja koja ga mogu automatski promijeniti.
Elektronički potpisi iz točke (b) stavka 9. imaju istovjetan pravni učinak kao vlastoručni potpisi.
Članak 122.
Okvirni ugovori i posebni ugovori
(Članak 101. Financijske uredbe)
1. Rok na koji se zaključuje okvirni ugovor ne smije biti duži od četiri godine, osim u iznimnim slučajevima, opravdanima posebno predmetom okvirnog ugovora.
Posebni ugovori koji se temelje na okvirnim ugovorima sklapaju se u skladu s uvjetima okvirnog ugovora, isključivo između javnih naručitelja i izvoditelja koji su stranke okvirnog ugovora.
Prilikom sklapanja posebnih ugovora, ugovorne stranke ne smiju bitno mijenjati uvjete utvrđene u okvirnom ugovoru.
2. Kada se okvirni ugovor sklapa s jednim gospodarskim subjektom, posebni ugovori sklapaju se u okviru uvjeta utvrđenih u okvirnom ugovoru.
U valjano opravdanim okolnostima, javni naručitelji se mogu u pisanom obliku posavjetovati s izvoditeljem te od njega, prema potrebi, zahtijevati dopunu ponude.
3. Kada se okvirni ugovor sklapa s više gospodarskih subjekata, on se sklapa s najmanje tri subjekta, pod uvjetom da postoji dostatan broj gospodarskih subjekata koji udovoljavaju uvjetima sposobnosti ili dostatan broj prihvatljivih ponuda koje udovoljavaju kriterijima za odabir.
Okvirni ugovor s nekoliko gospodarskih subjekata može se sklopiti u obliku zasebnih ugovora koji sadržavaju jednake uvjete.
Posebni ugovori koji se temelje na okvirnim ugovorima sklopljenim s nekoliko gospodarskih subjekata sklapaju se u skladu sa sljedećim postupcima:
(a)
u slučaju okvirnih ugovora bez ponovnog otvaranja natječaja uz primjenu uvjeta utvrđenih u okvirnom ugovoru;
(b)
u slučaju okvirnih ugovora s ponovnim otvaranjem natječaja, nakon što su se ugovorne stranke ponovno nadmetale na temelju istih i, prema potrebi, preciznije određenih uvjeta te, gdje je potrebno, na temelju drugih uvjeta navedenih u specifikacijama okvirnog ugovora.
Za svaki posebni ugovor koji se sklapa u skladu s uvjetima navedenima u točki (b) trećeg podstavka javni naručitelji se u pisanom obliku savjetuju s izvoditeljima okvirnog ugovora, određujući dovoljno dug rok za podnošenje ponuda. Ponude se dostavljaju u pisanom obliku. Javni naručitelji sklapaju svaki posebni ugovor s ponuditeljem koji je dostavio najbolju ponudu na temelju kriterija za odabir određenih u specifikacijama okvirnog ugovora.
4. U sektorima s brzim promjenama cijena i tehnološkim razvojem, okvirni ugovori bez ponovnog otvaranja natječaja sadrže odredbu o srednjoročnoj reviziji ili sustavu referentnih vrijednosti. Ako prvotno utvrđeni uvjeti nakon srednjoročne revizije više nisu usklađeni s kretanjima cijena ili tehnološkim razvojem, javni naručitelj ne smije koristiti okvirni ugovor te mora poduzeti odgovarajuće mjere za njegovo otkazivanje.
5. Proračunske obveze predviđaju se samo za posebne ugovore sklopljene na temelju okvirnih ugovora.
Odjeljak 2.
Objavljivanje
Članak 123.
Oglašavanje ugovora koji su obuhvaćeni Direktivom 2004/18/EZ
(Članak 103. Financijske uredbe)
1. Objavljivanje u vezi s ugovorima čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1. sastoji se od poziva na nadmetanje, ne dovodeći u pitanje članak 134., te obavijesti o sklopljenom ugovoru. Prethodna obavijest je obvezna samo ako javni naručitelj namjerava iskoristiti mogućnost skraćivanja rokova za primanje ponuda u skladu s člankom 152. stavkom 4.
2. Prethodna obavijest je obavijest kojom javni naručitelji objavljuju indikativne procijenjene ukupne vrijednosti i predmet ugovora i okvirnih ugovora koje namjeravaju sklopiti u financijskoj godini, ali isključujući ugovore koji su u pregovaračkom postupku javne nabave bez prethodnog objavljivanja poziva na nadmetanje.
Prethodnu obavijest objavljuje Ured za publikacije Europske unije (dalje u tekstu: „Ured za publikacije”) ili javni naručitelji u svojem „profilu kupca”.
Obvezna prethodna obavijest šalje se Uredu za publikacije ili se objavljuje u profilu kupca što je prije moguće, a u svakom slučaju najkasnije do 31. ožujka svake financijske godine.
Javni naručitelji koji objavljuju prethodnu obavijest u svojem profilu kupca šalju Uredu za publikacije, elektronički i u skladu s obrascem i načinom slanja koji je naveden u točki 3. Priloga VIII. Direktivi 2004/18/EZ, obavijest o objavi prethodne obavijesti u profilu kupca.
3. Poziv na nadmetanje je način na koji javni naručitelji objavljuju svoju namjeru pokretanja postupka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi ili okvirnog ugovora ili uspostavljanja dinamičkog sustava nabave u skladu s člankom 131. Ne dovodeći u pitanje ugovore sklopljene nakon pregovaračkog postupka iz članka 134., objava poziva na nadmetanje obavezna je za ugovore čije je procijenjena vrijednost jednaka ili viša od graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1.
Ona nije obvezna za posebne ugovore koji se temelje na okvirnim ugovorima.
U otvorenom postupku poziv na nadmetanje mora sadržavati datum, vrijeme i, kada je potrebno, mjesto sastanka komisije za otvaranje ponuda, na kojem mogu prisustvovati ponuditelji.
Javni naručitelji izjavljuju odobravaju li ili ne varijante ponude, te određuju minimalnu razinu stupnjeva sposobnosti koju zahtijevaju ako koriste mogućnost predviđenu u članku 146. stavku 2. drugom podstavku. Oni navode uvjete sposobnosti iz članka 146. koje namjeravaju koristiti, najmanji broj natjecatelja koje namjeravaju pozvati na podnošenje ponuda i, prema potrebi, njihov najveći broj, te objektivne i nediskriminirajuće kriterije koje namjeravaju primijeniti radi ograničavanja broja, u skladu s člankom 128. stavkom 1. drugim podstavkom.
Ako postoji neograničen, izravan i potpun pristup pozivu za podnošenje ponuda elektroničkim sredstvima, posebno u dinamičkim sustavima nabave iz članka 131., u pozivu na nadmetanje navodi se internetska adresa na kojoj se može pristupiti tim dokumentima.
Javni naručitelji koji organiziraju natječaj moraju objaviti obavijest o svojoj namjeri.
Javni naručitelji, prema potrebi, u pozivu na nadmetanje navode da je postupak javne nabave međuinstitucionalni postupak javne nabave. U tim slučajevima, u pozivu na nadmetanje također se navode institucije, izvršne agencije ili tijela iz članka 208. Financijske uredbe koja su uključena u postupak javne nabave, institucija odgovorna za postupak javne nabave i cjelokupnu vrijednost javne nabave za sve navedene institucije, izvršne agencije ili tijela.
4. U obavijesti o sklopljenom ugovoru objavljuje se ishod postupka sklapanja ugovora, okvirnih ugovora ili ugovora koji se temelje na dinamičkom sustavu nabave. U slučaju ugovora čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1., obavijest o sklopljenom ugovoru je obvezna. Ona nije obvezna za posebne ugovore koji se temelje na okvirnim ugovorima.
Obavijest o sklopljenom ugovoru šalje se Uredu za publikacije najkasnije 48 kalendarskih dana od dana potpisivanja ugovora ili okvirnog ugovora. Međutim, obavijesti koje se odnose na ugovore koji se temelje na dinamičkom sustavu nabave mogu se grupirati na tromjesečnoj osnovi. U takvim slučajevima, oni se dostavljaju Uredu za publikacije najkasnije 48 dana nakon kraja svakog tromjesečja.
Javni naručitelji koji su održali natječaj šalju Uredu za publikacije obavijest o rezultatima natječaja.
U slučaju postupka nabave na međuinstitucionalnoj osnovi, obavijest o sklopljenom ugovoru šalje javni naručitelj odgovoran za postupak.
Obavijest o sklopljenom ugovoru također se pravovremeno šalje Uredu za publikacije u slučaju ugovora ili okvirnih ugovora čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1., a koji su sklopljeni pregovaračkim postupkom bez prethodne objave poziva na nadmetanje, kako bi objava bila moguća prije potpisivanja ugovora u skladu s uvjetima iz članka 171. stavka 1.
Ne dovodeći u pitanje članak 21., informacije o vrijednosti i izvoditeljima posebnih ugovora koji se temelje na okvirnom ugovoru tijekom financijske godine objavljuju se na internetskoj stranici javnog naručitelja najkasnije do 30. lipnja po isteku te financijske godine ako, kao posljedica sklapanja posebnog ugovora ili zbog ukupnog opsega posebnih ugovora, dođe do prekoračenja graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1.
5. Obavijesti se sastavljaju u skladu sa standardnim obrascima koje je Komisija donijela na temelju Direktive 2004/18/EZ.
Članak 124.
Oglašavanje ugovora koji nisu obuhvaćeni Direktivom 2004/18/EZ
(Članak 103. Financijske uredbe)
1. Ugovori čija je vrijednost niža od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1. oglašavaju se na odgovarajući način kako bi se osiguralo konkurentno nadmetanje i nepristranost postupka javne nabave. To oglašavanje uključuje:
(a)
poziv na nadmetanje iz članka 123. stavka 3. ili obavijest o pozivu na iskaz interesa za ugovore koji obuhvaćaju slične predmete s vrijednošću većom od iznosa iz članka 137. stavka 1.;
(b)
odgovarajuću ex ante objavu na internetu za ugovore čija je vrijednost veća od iznosa iz članka 137. stavka 2.
2. Popis izvoditelja s kojima su sklopljeni ugovori u vezi s nekretninama i tajni ugovori iz članka 134. stavka 1. točke (j) ove Uredbe objavljuje se samo jednom godišnje s naznakom predmeta i vrijednosti sklopljenih ugovora. Taj se popis šalje Europskom parlamentu i Vijeću. U slučaju Komisije, taj se popis prilaže sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 66. stavka 9. Financijske uredbe.
3. Informacije u vezi s ugovorima čija je vrijednost veća od iznosa iz članka 137. stavka 1., a za koje nije objavljena pojedinačna obavijest o sklopljenom ugovoru šalju se Uredu za publikacije. Godišnji popisi izvoditelja šalju se najkasnije do 30. lipnja sljedeće financijske godine.
4. Informacije u vezi s ugovorima čija je vrijednost veća od iznosa iz članka 137. stavka 2., objavljuju se na internetskoj stranici institucije najkasnije do 30. lipnja sljedeće financijske godine.
Članak 125.
Objava obavijesti
(Članak 103. Financijske uredbe)
1. Ured za publikacije objavljuje obavijesti iz članaka 123. i 124. u Službenom listu Europske unije najkasnije 12 kalendarskih dana nakon njihova slanja.
Rok iz prvog podstavka skraćuje se na pet kalendarskih dana u slučaju ubrzanih postupaka iz članka 154.
2. Javni naručitelji moraju moći osigurati dokaz o datumu slanja obavijesti.
Članak 126.
Drugi oblici oglašavanja
(Članak 103. Financijske uredbe)
Pored oglašavanja iz članaka 123., 124. i 125. ugovori se mogu oglašavati i na bilo koji drugi način, posebno u elektroničkom obliku. U svakom takvom oglašavanju upućuje se na obavijest objavljenu u Službenom listu Europske unije u skladu s člankom 125., ako je ona bila objavljena, a oglašavanje ne smije prethoditi objavi te obavijesti koja je jedina vjerodostojna.
Takvo oglašavanje ne smije dovoditi ni do kakve diskriminacije među natjecateljima ili ponuditeljima niti sadržavati pojedinosti osim onih sadržanih u pozivu na nadmetanje, ako je on objavljen.
Odjeljak 3.
Postupci nabave
Članak 127.
Vrste postupaka nabave
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Ugovori se sklapaju pozivom za podnošenje ponuda u otvorenom, ograničenom ili pregovaračkom postupku nakon objave poziva na nadmetanje ili u pregovaračkom postupku bez prethodne objave poziva na nadmetanje na temelju natječaja, ako je to primjereno.
2. Postupci nabave otvoreni su kada svi zainteresirani gospodarski subjekti mogu podnijeti ponude. Ovo se primjenjuje i u slučaju dinamičkih sustava nabave iz članka 131.
Postupci nabave ograničeni su u slučaju kada se svi gospodarski subjekti mogu prijaviti za sudjelovanje, ali samo natjecatelji koji zadovoljavaju uvjete sposobnosti iz članka 146. i koje javni naručitelji istodobno pisanim putem pozovu mogu podnijeti ponudu ili rješenje u okviru postupka natjecateljskog dijaloga iz članka 132.
Faza odabira može se ponoviti za svaki pojedini ugovor, kao i u slučaju natjecateljskog dijaloga, ili može uključivati sastavljanje popisa potencijalnih natjecatelja u skladu s postupkom iz članka 136. stavka 1. točke (a).
3. U pregovaračkom postupku javni naručitelji savjetuju se s natjecateljima prema njihovom izboru koji ispunjavaju uvjete sposobnosti utvrđene u članku 146. i pregovaraju o uvjetima njihovih ponuda s jednim ili više njih.
Kada je u pregovaračkom postupku objavljen poziv na nadmetanje kako je navedeno u članku 135., javni naručitelji istodobno i pisanim putem pozivaju odabrane natjecatelje na pregovore.
4. Natječaji su postupci koji javnim naručiteljima omogućuju da steknu, uglavnom u području arhitekture i građevinarstva ili obrade podataka, plan ili nacrt koji predloži povjerenstvo za odabir nakon konkurentnog nadmetanja, uz nagradu ili bez dodjele nagrada.
Članak 128.
Broj natjecatelja u ograničenim ili pregovaračkim postupcima
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. U ograničenom postupku i u postupcima iz točaka (a) i (b) članka 136. stavka 1., broj natjecatelja pozvanih na podnošenje ponuda ne može biti manji od pet, pod uvjetom da dovoljan broj natjecatelja ispunjava uvjete sposobnosti.
Javni naručitelj može također predvidjeti maksimalan broj natjecatelja, ovisno o predmetu ugovora i na temelju objektivnih i nediskriminirajućih uvjeta sposobnosti. U takvim se slučajevima područje primjene i uvjeti navode u pozivu na nadmetanje ili u pozivu za iskaz interesa iz članaka 123. i 124.
U svakom slučaju, broj natjecatelja pozvanih da podnesu ponude mora biti dovoljan da osigura istinsko nadmetanje.
2. U pregovaračkim postupcima i nakon natjecateljskog dijaloga, broj natjecatelja koji se pozivaju na pregovore ili podnošenje ponuda ne smije biti manji od tri, pod uvjetom da dovoljan broj natjecatelja zadovoljava uvjete sposobnosti.
Broj natjecatelja pozvanih na podnošenje ponuda mora biti dovoljan da osigura istinsko nadmetanje
Prvi i drugi podstavak ne primjenjuju se na:
(a)
ugovore vrlo male vrijednosti kako je navedeno u članku 137. stavku 2.;
(b)
ugovore za pravne usluge u skladu s nomenklaturom CPV;
(c)
ugovore koji su proglašeni tajnima, kako je navedeno u članku 134. stavku 1. točki (j).
3. U slučaju kada je broj natjecatelja koji ispunjavaju uvjete sposobnosti i koji imaju minimalni stupanj sposobnosti ispod minimalnog broja navedenog u stavcima 1. i 2., javni naručitelj može nastaviti postupak pozivanjem jednog ili više natjecatelja koji imaju potrebnu sposobnost. Međutim, javni naručitelj ne smije uključiti druge gospodarske subjekte koji nisu prvobitno bili pozvani da sudjeluju u postupku ili natjecatelje koji nemaju potrebne sposobnosti.
Članak 129.
Način provedbe pregovaračkih postupaka
(Članak 104. Financijske uredbe)
Javni naručitelji pregovaraju s ponuditeljima o ponudama koje su podnijeli kako bi se prilagodili zahtjevima određenima u pozivu na nadmetanje iz članka 123. ili u specifikacijama i u svim dodatnim dokumentima te kako bi se izabrala ponuda koja daje najbolju vrijednost za novac.
Tijekom pregovora, javni naručitelji osiguravaju jednak odnos prema svim ponuditeljima.
U slučaju kada javni naručitelji mogu, u skladu s člankom 135., sklapati ugovore primjenom pregovaračkog postupka nakon objave poziva na nadmetanje, oni mogu odlučiti da se pregovarački postupak provodi u fazama kako bi se smanjio broj ponuda o kojima će se pregovarati, primjenjujući kriterije za odabir navedenih u pozivu na nadmetanje ili specifikaciji. U pozivu na nadmetanje ili specifikaciji navodi se da će se koristiti ova mogućnost.
Članak 130.
Natječaji
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Pravila za organizaciju natječaja dostavljaju se zainteresiranima za sudjelovanje.
Broj natjecatelja pozvanih da sudjeluju mora biti dovoljan da osigura istinsko nadmetanje.
2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje imenuje povjerenstvo za odabir. Povjerenstvo čine isključivo fizičke osobe koje su neovisne o sudionicima natječaja. U slučaju kada je potrebna posebna stručna kvalifikacija za sudjelovanje u natječaju, barem jedna trećina članova povjerenstva za odabir mora imati istu ili istovrsnu kvalifikaciju.
Povjerenstvo za odabir je autonomno u donošenju mišljenja. Ono donosi mišljenja na temelju projekata koji su mu natjecatelji anonimno dostavili i isključivo uzimajući u obzir kriterije određene u pozivu na natječaj.
3. Prijedlozi povjerenstva za odabir, koji se temelje na sadržaju svakog projekta, te njegova opažanja evidentiraju se u izvješću koje potpisuju svi članovi povjerenstva.
Natjecatelji ostaju anonimni sve dok povjerenstvo za odabir ne donese svoje mišljenje.
Povjerenstvo za odabir može zatražiti od natjecatelja da odgovore na pitanja zabilježena u izvješću da bi razjasnili projekt. Sastavlja se potpuno izvješće o dijalogu koji je uslijedio.
4. Javni naručitelj zatim donosi odluku navodeći ime i adresu odabranog natjecatelja te razloge za taj odabir u odnosu na kriterije najavljene u pozivu na natječaj, posebno ako se odstupa od prijedloga navedenih u mišljenju povjerenstva za odabir.
Članak 131.
Dinamički sustav nabave
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Dinamički sustav nabave je u potpunosti elektronički postupak za uobičajene nabave koji je otvoren tijekom čitavog trajanja svim gospodarskim subjektima koji zadovoljavaju uvjete sposobnosti i koji su dostavili okvirnu ponudu koja je u skladu sa specifikacijama i sve dodatne dokumente. Okvirne ponude mogu se poboljšati u svakom trenutku pod uvjetom da su i dalje u skladu sa specifikacijama.
2. Za potrebe uspostavljanja dinamičkog sustava nabave, javni naručitelji objavljuju poziv na nadmetanje u kojem se navodi da se koristi dinamički sustav nabave i koji sadrži uputu na internetsku adresu koja nudi neograničen, izravan i potpun pristup specifikacijama i svim dodatnim dokumentima od trenutka objave poziva do isteka sustava.
U specifikacijama javni naručitelji, između ostalog, navode vrstu nabava predviđenih u okviru tog sustava, kao i sve potrebne informacije u vezi sa sustavom nabave, korištenu elektroničku opremu te rješenja i specifikacije tehničkih veza.
3. Javni naručitelji tijekom trajanja dinamičkog sustava nabave svakom gospodarskom subjektu pružaju mogućnost podnošenja okvirne ponude radi primanja u sustav u skladu s uvjetima iz stavka 1. Oni provode evaluaciju u roku od najviše 15 dana od dana podnošenja okvirne ponude. Međutim, oni mogu produljiti razdoblje evaluacije pod uvjetom da u međuvremenu nije upućen ni jedan poziv na podnošenje ponuda.
Javni naručitelj u najkraćem mogućem roku obavješćuje ponuditelje da su primljeni u dinamički sustav nabave ili da je njihova ponuda odbijena.
4. Svaki pojedini ugovor podliježe pozivu na podnošenje ponuda. Prije upućivanja tog poziva, javni naručitelji objavljuju pojednostavljeni poziv na nadmetanje kojim se pozivaju svi zainteresirani gospodarski subjekti da podnesu okvirnu ponudu u roku koji ne smije biti kraći od 15 dana od dana slanja pojednostavljenog poziva. Javni naručitelji ne mogu nastaviti s nadmetanjem dok ne završe evaluaciju svih okvirnih ponuda zaprimljenih u tom roku.
Javni naručitelji pozivaju sve ponuditelje primljene u sustav da podnesu ponudu u prihvatljivom roku. Na temelju kriterija za odabir utvrđenih u pozivu na nadmetanje za uspostavljanje dinamičkog sustava nabave, javni naručitelji sklapaju ugovor s ponuditeljem koji je dostavio ponudu koja pruža najbolju vrijednost za novac. Prema potrebi ti kriteriji mogu biti formulirani preciznije u pozivu na podnošenje ponuda.
5. Dinamički sustav nabave ne smije trajati dulje od četiri godine, osim u opravdanim iznimnim slučajevima.
Javni naručitelji ne smiju koristiti ovaj sustav s ciljem sprečavanja, ograničavanja ili narušavanja tržišnog natjecanja.
Nikakvi se troškovi ne smiju zaračunati zainteresiranim gospodarskim subjektima ili stranama u sustavu.
Članak 132.
Natjecateljski dijalog
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. U slučaju posebno složenih ugovora, u slučaju kada javni naručitelj smatra da izravna primjena otvorenog postupka ili postojećih aranžmana kojima se uređuje ograničeni postupak neće omogućiti dodjelu ugovora ponudi koja nudi najbolju vrijednost za novac, javni naručitelj može primijeniti natjecateljski dijalog iz članka 29. Direktive 2004/18/EZ.
Ugovor se smatra „posebno složenim” u slučaju kada javni naručitelj nije objektivno u mogućnosti utvrditi tehnička sredstva potrebna za ispunjavanje zahtjeva ili ciljeva, ili ne može odrediti pravnu ili financijsku strukturu projekta.
2. Javni naručitelji objavljuju poziv na nadmetanje u kojem određuju svoje potrebe i zahtjeve, koje definiraju u tom pozivu i/ili u opisnoj dokumentaciji.
3. Javni naručitelji započinju dijalog s natjecateljima koji zadovoljavaju uvjete sposobnosti određene u članku 146. radi utvrđivanja i definiranja sredstava koja najbolje ispunjavaju njihove potrebe.
Javni naručitelji tijekom dijaloga osiguravaju jednako postupanje sa svim ponuditeljima i povjerljivost predloženih rješenja ili drugih informacija koje su dostavili natjecatelji koji sudjeluju u dijalogu, osim ako oni ne pristanu na njihovo objavljivanje.
Javni naručitelji mogu omogućiti da se postupak odvija u uzastopnim fazama kako bi se smanjio broj rješenja o kojima se treba raspravljati tijekom faze dijaloga primjenjujući kriterije za odabir u pozivu na nadmetanje ili u opisnoj dokumentaciji, ako je ta mogućnost predviđena u pozivu na nadmetanje ili opisnoj dokumentaciji.
4. Nakon obavješćivanja sudionika o završetku dijaloga, javni naručitelji ih pozivaju na podnošenje konačnih ponuda na temelju jednog ili više rješenja koja su predstavili i utvrdili tijekom dijaloga. Ove ponude sadrže sve potrebne elemente nužne za izvršavanje projekta.
Na zahtjev javnog naručitelja te se ponude mogu pojašnjavati, utvrđivati i usklađivati, pod uvjetom da se time ne mijenjaju temeljni aspekti ponude ili poziva za podnošenje ponuda, čije bi promjene mogle narušiti tržišno natjecanje ili imati diskriminirajući učinak.
Na zahtjev javnog naručitelja od ponuditelja za kojeg se utvrdilo da je predao ponudu s najboljom vrijednosti za novac može se zatražiti da pojasni aspekte ponude ili potvrdi obveze sadržane u ponudi, pod uvjetom da se time ne mijenjaju bitni aspekti ponude ili poziva na podnošenje ponuda, te de se time ne uzrokuje narušavanje tržišnog natjecanja ili diskriminacija.
5. Javni naručitelji mogu utvrditi cijene ili plaćanja za sudionike u dijalogu.
Članak 133.
Zajednička nabava
(Članak 104. Financijske uredbe)
U slučaju zajedničkog postupka nabave između jedne institucije i javnog naručitelja iz jedne ili više država članica, država EFTA-e ili država kandidatkinja Unije, primjenjuju se postupovne odredbe koje se primjenjuju na tu instituciju.
Institucija može, u slučaju kada je udio u ukupnoj procijenjenoj vrijednosti ugovora koji se odnosi na javnog naručitelja iz države članice ili kojim on upravlja jednak ili viši od 50 %, ili u drugim opravdanim slučajevima, odlučiti da se primjenjuju postupovna pravila koja se primjenjuju na javnog naručitelja iz države članice, pod uvjetom da se ona smatraju jednakima pravilima institucije.
Institucija i javni naručitelj iz države članice, države EFTA-e ili država kandidatkinja Unije na koje se odnosi zajednički postupak nabave posebno se dogovaraju o praktičnom načinu evaluacije zahtjeva za sudjelovanje ili ponuda, o sklapanju ugovora, pravu koje se primjenjuje na ugovor i o sudu nadležnom za rješavanje sporova.
Članak 134.
Primjena pregovaračkog postupka bez prethodne objave poziva na nadmetanje
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Bez obzira na procijenjenu vrijednost ugovora, javni naručitelji mogu primijeniti pregovarački postupak bez prethodne objave poziva na nadmetanje u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučaju kada nije dostavljena ni jedna ponuda ili ni jedna odgovarajuća ponuda, ili ni jedan zahtjev za sudjelovanje kao odgovor na otvoreni postupak ili ograničeni postupak nakon što je dovršen početni postupak, pod uvjetom da se bitno ne mijenjaju izvorni uvjeti ugovora kako su navedeni u dokumentaciji za nadmetanje iz članka 138.;
(b)
u slučaju kada se zbog tehničkih ili umjetničkih razloga, ili zbog razloga povezanih sa zaštitom isključivih prava, ugovor može sklopiti samo s određenim gospodarskim subjektom;
(c)
ako je to nužno potrebno, u slučaju kada, zbog izuzetne hitnosti izazvane nepredviđenim događajima koji se ne mogu pripisati javnim naručiteljima, nije moguće udovoljiti utvrđenim rokovima određenim za druge postupke i utvrđenim u člancima 152., 153. i 154.;
(d)
u slučaju kada se ugovor o uslugama sklapa nakon provedenog natječaja i kada mora prema pravilima koja se primjenjuju biti sklopljen s najuspješnijim natjecateljem ili jednim od najuspješnijih natjecatelja; u potonjem slučaju se na sudjelovanje u pregovorima pozivaju svi uspješni natjecatelji;
(e)
za dodatne usluge i radove koji nisu uključeni u prvobitnom prijedlogu projekta niti u izvornom ugovoru, ali koji su zbog nepredviđenih okolnosti postali nužni za pružanje usluga ili izvršavanje radova, podložno uvjetima određenima u stavku 2.;
(f)
za nove usluge ili radove koji se sastoje od ponavljanja sličnih usluga ili radova povjerenih gospodarskom subjektu s kojim je taj isti javni naručitelj ranije sklopio ugovor, pod uvjetom da su te usluge ili radovi u skladu s osnovnim projektom i da je taj projekt predmet izvornog ugovora sklopljenog u otvorenom ili ograničenom postupku, podložno uvjetima određenima u stavku 3.;
(g)
za ugovore o nabavi robe:
i.
u slučaju dodatnih isporuka koje su namijenjene ili kao djelomična zamjena uobičajenih isporuka ili instalacija ili kao produljenje postojećih isporuka ili instalacija, u slučaju kada bi promjena dobavljača obvezala javnog naručitelja da nabavi opremu koja ima različite tehničke karakteristike, što bi imalo za posljedicu neusklađenost ili nerazmjerne tehničke poteškoće u radu i održavanju; trajanje takvih ugovora ne smije prelaziti tri godine;
ii.
ako je roba proizvedena isključivo za potrebe istraživanja, pokusa, studije ili razvoja, uz iznimku komercijalnih analiza održivosti i proizvodnje u velikoj seriji koji imaju za cilj povrat troškova istraživanja i razvoja;
iii.
u pogledu nabava robe koja kotira i kupuje se na robnom tržištu;
iv.
u pogledu nabave po posebno povoljnim uvjetima, bilo od dobavljača koji u potpunosti likvidira svoje poslovanje ili od stečajnih upravitelja ili likvidatora u stečaju, na temelju dogovora s vjerovnicima, ili sličnog postupka u skladu s nacionalnim pravom;
(h)
za ugovore u vezi s nekretninama, nakon istraživanja lokalnog tržišta;
(i)
za ugovore o pravnim uslugama u skladu s nomenklaturom CPV, pod uvjetom da se takvi ugovori na odgovarajući način oglašavaju;
(j)
za ugovore koje su institucije ili tijela koja je odredila institucija proglasila tajnima ili za ugovore čije izvršavanje mora biti praćeno posebnim sigurnosnim mjerama u skladu s upravnim propisima na snazi ili ako to zahtijeva zaštita osnovnih interesa Unije.
2. Za dodatne usluge i radove iz stavka 1. točke (e) javni naručitelj može primijeniti pregovarački postupak bez prethodne objave poziva na nadmetanje, pod uvjetom da ugovor sklopi s izvoditeljem koji izvršava ugovor u jednom od sljedećih slučajeva:
(a)
u slučaju kada takve dodatne ugovore nije moguće tehnički ili ekonomski odvojiti od glavnog ugovora bez ozbiljnih poteškoća za javnog naručitelja;
(b)
u slučaju kada su takve usluge ili radovi, iako odvojivi od izvršavanja izvornog ugovora, neophodni za njegovo dovršenje.
Ukupna vrijednost dodatnih ugovora ne smije prelaziti 50 % iznosa izvornog ugovora.
3. U slučajevima iz stavka 1. točke (f) ovog članka, mogućnost primjene pregovaračkog postupka navodi se čim se objavi konkurentno nadmetanje za prvu operaciju, te se ukupni procijenjeni iznos za daljnje usluge ili radove uzima u obzir prilikom izračuna graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1. Taj se postupak može primjenjivati samo tijekom izvršavanja izvornog ugovora, a najkasnije tri godine od njegovog potpisivanja.
Članak 135.
Primjena pregovaračkog postupka nakon prethodne objave poziva na nadmetanje
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Neovisno o procijenjenoj vrijednosti ugovora, javni naručitelji mogu primijeniti pregovarački postupak nakon što objave poziv na nadmetanje u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučaju podnošenja nepravilnih ili neprihvatljivih ponuda, posebno u vezi s uvjetima sposobnosti ili kriterijima za odabir, nakon dovršenog otvorenog ili ograničenog postupka ili natjecateljskog dijaloga, uz uvjet da izvorni uvjeti ugovora kako su određeni u pozivu za podnošenje ponuda iz članka 138. nisu bitno izmijenjeni, ne dovodeći u pitanje primjenu stavka 2. ovog članka;
(b)
u izvanrednim slučajevima koji uključuju radove, robu ili usluge kada njihova priroda ili rizici ne dozvoljavaju ponuditelju prethodno ukupno određivanje cijene;
(c)
u slučaju kada je priroda usluge koja se nabavlja, a posebno u slučaju financijskih i intelektualnih usluga, takva da se ugovorne specifikacije ne mogu utvrditi s dovoljnom preciznošću kojom se omogućuje sklapanje ugovora na temelju izbora najbolje ponude u skladu s pravilima kojima se uređuje otvoreni ili ograničeni postupak;
(d)
kod ugovora o radovima, u slučaju kada se radovi provode izvršavaju za potrebe istraživanja, ispitivanja ili razvoja, a ne s ciljem osiguranja profitabilnosti ili povrata troškova istraživanja i razvoja;
(e)
za ugovore o uslugama iz Priloga II.B Direktivi 2004/18/EZ, podložno točkama (i) i (j) članka 134. stavka 1. ove Uredbe i njegovog drugog podstavka;
(f)
za usluge u području istraživanja i razvoja, osim onih čiji rezultati isključivo služe javnom naručitelju pri izvršavanju vlastitih poslova, pod uvjetom da javni naručitelj u potpunosti plati pruženu uslugu;
(g)
za ugovore o uslugama u pogledu kupnje, razvoja, produkcije ili koprodukcije programskog materijala namijenjenog emitiranju programa od strane organizacija za radiodifuziju ili za ugovore o vremenu emitiranja.
2. U slučajevima iz stavka 1. točke (a) javni naručitelji mogu odustati od objave poziva na nadmetanje ako u pregovarački postupak uključe sve ponuditelje i samo one ponuditelje koji ispunjavaju uvjete sposobnosti koji su tijekom prethodnog postupka podnijeli ponude u skladu s formalnim zahtjevima postupka nabave.
Članak 136.
Postupak s pozivom na iskaz interesa
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Za ugovore čija vrijednost ne premašuje vrijednost iz čanka 170. stavka 1. i ne dovodeći u pitanje članke 134. i 135., javni naručitelji mogu se koristiti pozivom na iskaz interesa radi:
(a)
preliminarnog odabira natjecatelja koji će biti pozvani na podnošenje ponuda vezano uz buduće ograničene pozive na podnošenje ponuda;
(b)
prikupljanja popisa dobavljača koji će biti pozvani na podnošenje zahtjeva za sudjelovanje ili podnošenje ponuda.
2. Popis koji se sastavlja nakon poziva za iskaz interesa važi za sljedeće razdoblje:
(a)
najviše tri godine od datuma kada je obavijest iz članka 124. stavka 1. točke (a) poslana Uredu za publikacije u slučaju iz stavka 1. točke (a) ovog članka;
(b)
najviše pet godina od datuma kada je obavijest iz članka 124. stavka 1. točke (a) poslana Uredu za publikacije u slučaju popisa dobavljača iz stavka 1. točke (b) ovog članka.
Popis iz prvog podstavka može sadržavati podpopise.
Svaka zainteresirana osoba može podnijeti zahtjev u bilo kojem trenutku tijekom razdoblja važenja popisa, osim u posljednja tri mjeseca tog razdoblja.
3. Prilikom sklapanja ugovora, javni naručitelj je poziva sve natjecatelje ili dobavljače koji se nalaze na dotičnom popisu ili podpopisu radi:
(a)
podnošenja ponude u slučaju iz stavka 1. točke (a);
(b)
podnošenja, u slučaju popisa iz stavka 1. točke (b), bilo:
i.
ponuda s dokumentima koji se odnose na razloge za isključenje i uvjete sposobnosti;
ii.
dokumenata koji se odnose na razloge za isključenje i uvjete sposobnosti i, u drugoj fazi, ponuda za one koji ispunjavaju te kriterije.
Članak 137.
Ugovori male vrijednosti
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Pregovarački postupak bez prethodne objave poziva na nadmetanje uz savjetovanje najmanje tri natjecatelja može se koristiti za ugovore male vrijednosti ne veće od 60 000 EUR.
Ako nakon savjetovanja s natjecateljima, javni naručitelj primi samo jednu ponudu koja je administrativno i tehnički valjana, ugovor se može sklopiti pod uvjetom da su ispunjeni kriteriji za odabir.
2. Ugovori vrlo male vrijednosti ne veće od 15 000 EUR mogu se sklopiti na temelju samo jedne ponude nakon završetka pregovaračkog postupka bez prethodne objave poziva na nadmetanje.
3. Plaćanja za stavke rashoda čija je vrijednost manja od 1 000 EUR mogu se sastojati samo od plaćanja na temelju faktura, bez prethodnog prihvaćanja ponude.
Članak 138.
Dokumentacija za nadmetanje
(Članak 105. Financijske uredbe)
1. Dokumentacija za nadmetanje sadrže barem:
(a)
poziv za podnošenje ponuda, poziv na pregovaranje ili sudjelovanje u dijalogu u skladu s postupkom iz članka 132.;
(b)
priložene specifikacije ili, u slučaju natjecateljskog dijaloga iz članka 132., dokument koji opisuje potrebe i zahtjeve javnog naručitelja ili uputu na internetsku adresu na kojoj se takve specifikacije ili dokument mogu pregledati;
(c)
nacrt ugovora koji se temelji na predlošku ugovora.
Točka (c) prvog podstavka ne primjenjuje se u slučajevima kada se predložak ugovora ne može upotrijebiti zbog iznimnih i opravdanih okolnosti.
Dokumentacija za nadmetanje sadrži uputu na poduzete mjere oglašavanja u skladu s člancima 123. do 126.
2. U pozivu za podnošenje ponuda ili pozivu na pregovaranje ili sudjelovanje u dijalogu mora se barem:
(a)
navesti pravila kojima se uređuje podnošenje i prezentiranje ponuda, uključujući posebno krajnji datum i vrijeme podnošenja, sve zahtjeve u pogledu upotrebe standardnog obrasca za odgovor, dokumente koje treba priložiti, uključujući one koji dokazuju financijsku, ekonomsku, tehničku i stručnu sposobnost iz članka 146., ako nisu navedeni u pozivu na nadmetanje, te adresu na koju ih treba poslati;
(b)
navesti da podnošenje ponude podrazumijeva prihvaćanje specifikacije iz stavka 1. na koju se ponuda odnosi te da ovo podnošenje obvezuje izvoditelja s kojim se sklapa ugovor tijekom izvršavanja ugovora;
(c)
navesti razdoblje tijekom kojeg je ponuda valjana i ne može se mijenjati ni u kojem pogledu;
(d)
zabraniti svaki kontakt između javnog naručitelja i ponuditelja tijekom postupka, osim u iznimnom slučaju, pod uvjetima utvrđenim u članku 160., te u slučaju da postoji odredba o posjeti na licu mjesta, navesti pravila za obavljanje takve posjete.
(e)
navesti, u slučaju natjecateljskog dijaloga, datum i adresu koji su određeni za početak faze savjetovanja.
3. U specifikacijama se navodi barem:
(a)
razloge za isključenje i uvjete sposobnosti koji se primjenjuju na ugovor, osim u natjecateljskom dijalogu, u ograničenom postupku i u pregovaračkom postupku nakon objave obavijesti iz članka 135.; u takvim slučajevima ti se kriteriji navode isključivo u pozivu na nadmetanje ili u pozivu za iskaz interesa;
(b)
kriterije za odabir i njihov relativni ponder ili, prema potrebi, njihova važnost padajućim redoslijedom, ako to nije navedeno u pozivu na nadmetanje;
(c)
tehničke specifikacije iz članka 139.:
(d)
minimalne zahtjeve koje moraju ispunjavati varijante u postupcima iz članka 149. stavka 2., po kojemu se ugovor sklapa s ponuditeljem koji nudi najbolju vrijednost za novac, u slučaju kada je javni naručitelj naveo u pozivu na nadmetanje da su takve varijante dozvoljene;
(e)
da se primjenjuje Protokol o povlasticama i imunitetima Europske unije ili, prema potrebi, Bečka konvencija o diplomatskim odnosima ili Bečka konvencija o konzularnim odnosima;
(f)
dokaze o pristupu ugovorima, kako je određeno u članku 172.;
(g)
u dinamičkim sustavima nabave iz članka 131., prirodu predviđenih nabava, kao i sve potrebne informacije koje se odnose na sustav nabave, korištenu elektroničku opremu i načine i specifikacije tehničkog spajanja.
4. U predlošku ugovora treba posebno:
(a)
navesti kazne za nepridržavanje njegovih odredaba;
(b)
navesti detaljan sadržaj faktura ili odgovarajuće popratne dokumentacije u skladu s člankom 102.;
(c)
navesti da je, u slučaju kada su javni naručitelji institucije, pravo Unije ono pravo koje se primjenjuje na ugovor te ga prema potrebi dopunjuje nacionalno pravo kako je određeno u ugovoru;
(d)
navesti sud nadležan za rješavanje sporova.
Za potrebe točke (c) prvog podstavka ovog stavka, u slučaju ugovora iz članka 121. stavka 1., nacrt ugovora može se pozivati isključivo na nacionalno pravo.
5. Javni naručitelji mogu zahtijevati informacije od ponuditelja o bilo kojem dijelu ugovora kojeg ponuditelj namjerava dati trećim stranama u podizvođenje i o identitetu podizvoditelja. Uz informacije iz članka 143., javni naručitelj može od natjecatelja ili ponuditelja zahtijevati i podnošenje informacija o financijskim, ekonomskim, tehničkim i stručnim sposobnostima, kako je navedeno u člancima 146., 147. i 148., predviđenog podizvoditelja, a posebno kad poslovanje s podizvoditeljima čini značajan dio ugovora.
Članak 139.
Tehničke specifikacije
(Članak 105. Financijske uredbe)
1. Tehničke specifikacije moraju omogućiti jednak pristup natjecateljima i ponuditeljima te ne smiju stvarati neopravdane prepreke za konkurentno nadmetanje.
Njima se određuju zahtijevane karakteristike proizvoda, usluge, materijala ili rada s obzirom na svrhu za koju ih je namijenio javni naručitelj.
2. Karakteristike iz stavka 1. uključuju:
(a)
razine kvalitete;
(b)
učinak na okoliš;
(c)
kad god je to moguće, kriterije pristupačnosti za osobe s invaliditetom ili oblikovanje prilagođeno svim korisnicima;
(d)
razine i postupke ocjenjivanja sukladnosti;
(e)
spremnost za korištenje;
(f)
sigurnost ili dimenzije, uključujući, za robu, trgovački naziv i upute za korisnike i, za sve ugovore, terminologiju, simbole, ispitivanje i metode ispitivanja, pakovanje, oznake i označivanje, proizvodne postupke i metode;
(g)
za ugovore o radovima, postupke o osiguranju kvalitete te pravila planiranja i obračuna troškova, ispitivanje, inspekcijske preglede i uvjete prihvaćanja poslova i metoda ili tehnika izgradnje i sve druge tehničke uvjete koje javni naručitelj može zahtijevati na temelju općih ili posebnih propisa u vezi s dovršenim radovima i s materijalima ili sastavnim elementima.
3. Tehničke specifikacije se utvrđuju na jedan od sljedećih načina:
(a)
upućivanjem na europske norme ili na europska tehnička odobrenja ili zajedničke tehničke specifikacije, u slučaju kada takve specifikacije postoje, na međunarodne norme ili na druge tehničke referentne sustave koje su uspostavila europska tijela za normizaciju, ili ako oni ne postoje, na njihove nacionalne ekvivalente; svakom upućivanju dodaje se izraz „ili ekvivalent”;
(b)
u pogledu izvršavanja ili funkcionalnih zahtjeva koji mogu uključivati ekološke karakteristike i dovoljno su detaljni kako bi se ponuditeljima omogućilo utvrđivanje svrhe ugovora, a javnim naručiteljima sklapanje ugovora;
(c)
kombinacijom ove dvije metode utvrđivanja.
4. U slučaju kada javni naručitelji koriste mogućnost upućivanja na specifikacije iz stavka 3. točke (a), oni ne smiju odbiti ponudu na temelju toga što ona nije u skladu s tim specifikacijama, ako ponuditelj ili natjecatelj dokaže pomoću odgovarajućih sredstava i na način koji je zadovoljavajući za javnog naručitelja da ponuda na istovrstan način ispunjava utvrđene zahtjeve.
Odgovarajuće sredstvo može biti tehnička dokumentacija proizvođača ili izvješće o ispitivanju priznatog tijela.
5. U slučaju kada javni naručitelji koriste mogućnost iz stavka 3. točke (b) kojom se propisuju specifikacije u pogledu izvršavanja ili funkcionalnih zahtjeva, oni ne smiju odbiti ponudu koja je u skladu s nacionalnom normom kojom se prenosi europska norma, europsko tehničko odobrenje ili zajedničke tehničke specifikacije, međunarodna norma ili tehnički referentni sustavi koje uspostavljaju europska tijela za normizaciju, ako se te specifikacije odnose na potrebno izvršavanje ili funkcionalne zahtjeve.
Ponuditelj mora dokazati, na način koji je prihvatljiv javnom naručitelju i bilo kojim odgovarajućim sredstvima, da je ponuda u skladu sa zahtjevima izvršavanja ili funkcionalnim zahtjevima koje je postavio javni naručitelj. Odgovarajuće sredstvo može biti tehnička dokumentacija proizvođača ili izvještaj o ispitivanju priznatog tijela.
6. U slučaju kada javni naručitelji utvrde ekološke karakteristike u smislu izvršavanja ili funkcionalnih zahtjeva, oni se mogu koristiti detaljnim specifikacijama ili, prema potrebi, njihovim dijelovima kako je utvrđeno europskim, multinacionalnim ili nacionalnim eko-oznakama ili bilo kojim drugim eko-oznakama, pod uvjetom da su zadovoljeni sljedeći uvjeti:
(a)
korištene specifikacije odgovarajuće su za utvrđenje karakteristika robe ili usluga koji su predmet ugovora;
(b)
zahtjevi označavanja postavljeni su na temelju znanstvenih podataka;
(c)
eko-oznake donose se na temelju postupka u kojem mogu sudjelovati sve zainteresirane stranke, kao na primjer državna tijela, potrošači, proizvođači, distributeri i organizacije za zaštitu okoliša;
(d)
eko-oznake dostupne su svim zainteresiranim stranama.
7. Javni naručitelji mogu naznačiti da se za usluge ili proizvode koji nose eko-oznaku podrazumijeva da su u skladu s tehničkim specifikacijama utvrđenima u ugovornoj dokumentaciji. Oni prihvaćaju svako drugo odgovarajuće sredstvo dokazivanja, kao na primjer tehničku dokumentaciju proizvođača ili izvještaj o ispitivanju koje izdaje priznato tijelo. Za potrebe stavaka 4., 5. i 6., priznato tijelo je laboratorij za ispitivanje i kalibraciju ili tijelo za ovjeravanje i inspekcije koje udovoljava europskim normama koje se primjenjuju.
8. Osim u iznimnim slučajevima valjano opravdanima predmetom ugovora, te specifikacije ne smiju upućivati na određenu izradu ili izvor ili na poseban postupak ili na žigove, patente, vrste ili specifično podrijetlo ili proizvodnju koji bi mogli utjecati na favoriziranje ili eliminaciju određene robe ili gospodarskih subjekata.
U slučaju kada nije moguće osigurati dovoljno detaljan i razumljiv opis predmeta ugovora, nakon upućivanja navodi se izraz „ili ekvivalentno”.
Članak 140.
Promjena cijene
(Članak 105. Financijske uredbe)
1. U dokumentaciji za nadmetanje jasno navode treba li se u ponudi navesti konačna cijena koju nije moguće mijenjati.
2. U suprotnom, u dokumentaciji za nadmetanje utvrđuju se uvjeti i/ili formule za promjenu cijena za vrijeme trajanja ugovora. U takvim slučajevima javni naručitelj posebno vodi računa o:
(a)
predmetu postupka nabave i gospodarskim prilikama u kojima se on provodi;
(b)
vrsti poslova i ugovora te njihovu trajanju;
(c)
svojim financijskim interesima.
Članak 141.
Nezakonite djelatnosti koje dovode do isključenja
(Članak 106. Financijske uredbe)
Slučajevi iz članka 106. stavka 1. točke (e) Financijske uredbe uključuju sve nezakonite djelatnosti koje štete financijskim interesima Unije, a posebno:
(a)
slučajeve prijevare iz članka 1. Konvencije o zaštiti financijskih interesa Europskih zajednica, koja je sastavljena Aktom Vijeća od 26. srpnja 1995. (12);
(b)
slučajeve korupcije iz članka 3. Konvencije o borbi protiv korupcije u kojoj sudjeluju službenici Europskih zajednica ili službenici država članica Europske unije koja je sastavljena Aktom Vijeća od 26. svibnja 1997. (13);
(c)
slučajeve sudjelovanja u kriminalnoj organizaciji kako je definirano u članku 2. Okvirne odluke Vijeća 2008/841/PUP (14);
(d)
slučajeve pranja novca, kako je definirano u članku 1. Direktive 2005/60/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (15);
(e)
slučajeve kaznenih djela terorizma, kaznenih djela vezanih uz terorističke aktivnosti i poticanje, pomaganje i supočiniteljstvo ili pokušaja počinjenja takvih kaznenih djela, kako je definirano u člancima 1., 3. i 4. Okvirne odluke Vijeća 2002/475/PUP (16).
Članak 142.
Primjena razloga za isključenje i trajanje isključenja
(Članci 106., 107., 108. i 109. Financijske uredbe)
1. Kako bi se odredilo trajanje isključenja i osiguralo poštovanje načela proporcionalnosti, odgovorna institucija posebno uzima u obzir ozbiljnost činjenica, uključujući njihove utjecaje na financijske interese i ugled Unije te proteklo vrijeme, trajanje i ponavljanje povrede, namjeru ili stupanj nepažnje dotičnog subjekta te mjere koje je subjekt poduzeo za ispravljanje situacije.
Pri određivanju razdoblja isključenja, odgovorna institucija daje dotičnom natjecatelju ili ponuditelju mogućnost za iskazivanje svojih stavova.
Ako trajanje razdoblja isključenja, u skladu s mjerodavnim pravom, određuju tijela iz članka 108. stavaka 2. i 3. Financijske uredbe, Komisija to trajanje primjenjuje do najduljeg maksimalnog trajanja utvrđenog u članku 106. stavku 4. Financijske uredbe. Maksimalno razdoblje iz članka 106. stavka 4. Financijske uredbe određeno je na pet godina, računajući od sljedećih datuma:
(a)
od dana pravomoćne presude u slučajevima iz članka 106. stavka 1. točaka (b) i (e) Financijske uredbe;
(b)
od dana počinjenja povrede ili, u slučaju počinjenja kontinuiranih ili ponovljenih povreda, od dana prestanka povrede, u slučajevima iz članka 106. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe kada se propust odnosi na ugovore s dotičnom institucijom.
Za potrebe točke (b) trećeg podstavka, ako je odlukom javnog tijela ili međunarodne organizacije utvrđen ozbiljan profesionalni propust, prednost ima datum odluke.
Razdoblje isključenja može se produžiti na deset godina u slučaju ponovljene povrede u roku od pet godina od datuma iz točaka (a) i (b) trećeg podstavka, podložno stavku 1.
2. Natjecatelji i ponuditelji isključuju se iz postupaka nabave i dodjele bespovratnih sredstava sve dok se nalaze u nekoj od situacija iz članka 106. stavka 1. točaka (a) i (d) Financijske uredbe.
Članak 143.
Dokazi
(Članci 106. i 107. Financijske uredbe)
1. Natjecatelji i ponuditelji prilažu uredno potpisanu i datiranu časnu izjavu u kojoj navode da se ne nalaze ni u jednoj od situacija opisanih u člancima 106. ili 107. Financijske uredbe.
Međutim u slučaju ograničenog postupka, natjecateljskog dijaloga i pregovaračkog postupka nakon objave poziva na nadmetanje, kad god javni naručitelj ograniči broj natjecatelja koji se pozivaju na pregovaranje ili na podnošenje ponude, svi natjecatelji su dužni dostaviti potvrde iz stavka 3.
Na temelju svoje procjene rizika, javni naručitelj može odustati od zahtijevanja izjave iz prvog podstavka za ugovore iz članka 137. stavka 2. Međutim, za ugovore iz članka 265. stavka 1., članka 267. stavka 1. i članka 269. stavka 1., javni naručitelj može odustati od zahtijevanja te izjave za ugovore čija je vrijednost manja ili jednaka iznosu od 20 000 EUR.
2. Ponuditelj s kojim će se sklopiti ugovor dostavlja, u roku koji određuje javni naručitelj te prije potpisivanja ugovora, dokaze iz stavka 3. ovog članka koji potvrđuju izjavu iz stavka 1. ovog članka u sljedećim slučajevima:
(a)
za ugovore koje za vlastiti račun sklapaju institucije čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1.;
(b)
za ugovore u području vanjskog djelovanja čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 265. stavku 1. točki (a), članku 267. stavku 1. točki (a) ili članku 269. stavku 1. točki (a).
Za ugovore čija je vrijednost manja od graničnih vrijednosti iz točaka (a) i (b) prvog podstavka ovog stavka, javni naručitelj može, ako sumnja da se ponuditelj s kojim će se sklopiti ugovor nalazi u jednoj od situacija koje uzrokuju isključenje, zahtijevati od ponuditelja da mu dostavi dokaze iz stavka 3.
3. Javni naručitelj prihvaća kao zadovoljavajući dokaz da se natjecatelj ili ponuditelj s kojim će se sklopiti ugovor ne nalazi ni u jednoj od situacija iz članka 106. stavka 1. točaka (a), (b) ili (e) Financijske uredbe izvadak iz sudskog registra novijeg datuma ili, u suprotnom, ekvivalentni dokument novijeg datuma koji je izdalo sudsko ili upravno tijelo matične države ili države podrijetla koji dokazuje da su ti zahtjevi ispunjeni. Kao zadovoljavajući dokaz da se natjecatelj ili ponuditelj ne nalazi u situaciji opisanoj u točki (a) ili (d) članka 106. stavka 1. Financijske uredbe javni naručitelj prihvaća potvrdu novijeg datuma koju je izdalo nadležno tijelo predmetne države.
U slučaju kada dotična država ne izda dokument ili potvrdu iz stavka 1. ovog članka te u drugim slučajevima koji dovode do isključenja iz članka 106. Financijske uredbe, njih može zamijeniti izjava pod prisegom ili, u suprotnom, svečana izjava zainteresirane stranke pred sudskim ili upravnim tijelom, bilježnikom ili kvalificiranim strukovnim tijelom u njegovoj matičnoj državi ili državi podrijetla.
4. Ovisno o nacionalnom zakonodavstvu države u kojoj natjecatelj ili ponuditelj imaju poslovni nastan, dokumenti iz stavaka 1. i 3. odnose se na pravne i/ili fizičke osobe, uključujući, kada javni naručitelj smatra da je to potrebno, direktore poduzeća ili bilo koju drugu osobu ovlaštenu za zastupanje, odlučivanje ili kontrolu u vezi s natjecateljem ili ponuditeljem.
5. U slučaju kada postoji sumnja da se natjecatelji ili ponuditelji nalaze u nekoj od situacija koje dovode do isključenja, javni naručitelji mogu sami podnijeti zahtjev nadležnim tijelima iz stavka 3. kako bi došli do informacija koje smatraju potrebnima u vezi s tom situacijom.
6. Javni naručitelj može se odreći zahtjeva kojim obvezuje natjecatelja ili ponuditelja da dostave pisane dokaze iz stavka 3. ako su mu takvi dokazi već dostavljeni za potrebe drugog postupka nabave i pod uvjetom da dokumenti nisu izdani prije više od godinu dana i da su još valjani.
U takvom slučaju natjecatelj ili ponuditelj časno izjavljuje da su pisani dokazi već bili dostavljeni u prethodnom postupku nabave i potvrđuje da nije došlo ni do kakvih promjena u njegovom položaju.
7. Natjecatelj ili ponuditelj na zahtjev javnog naručitelja dostavlja časnu izjavu svog predviđenog podizvoditelja da se ne nalazi u nekoj od situacija iz članaka 106. i 107. Financijske uredbe.
U slučaju sumnje u tu časnu izjavu, javni naručitelj traži dokaze iz stavaka 3. i 4. Stavak 5. primjenjuje se prema potrebi.
Članak 144.
Središnja baza podataka
(Članak 108. Financijske uredbe)
1. Institucije, izvršne agencije i tijela iz članka 108. stavka 1. Financijske uredbe dostavljaju Komisiji, u obliku koji odredi Komisija, informacije o trećim stranama koje su u nekoj od situacija iz članaka 106. i 107., članka 109. stavka 1. točke (b) i članka 109. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe, o razlozima za isključenje i trajanju razdoblja isključenja.
Oni također dostavljaju informacije o osobama ovlaštenima za zastupanje, donošenje odluka i kontrolu nad trećim osobama koje su pravni subjekti, u slučaju kada su se te osobe našle u nekoj od situacija iz članaka 106. i 107., članka 109. stavka 1. točke (b) i članka 109. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe.
Tijela iz stavaka 2. i 3. članka 108. Financijske uredbe dostavljaju Komisiji, u obliku koji odredi Komisija, informacije o trećim stranama koje se nalaze u nekoj od situacija iz članka 106. stavka 1. točke (e) Financijske uredbe, kada je njihovo ponašanje štetno za financijske interese Unije i osobama ovlaštenima za zastupanje, odlučivanje ili kontrolu nad trećim stranama koje su pravni subjekti, poput:
(a)
vrstu njihove presude;
(b)
trajanje razdoblja isključenja iz postupaka nabave, prema potrebi.
2. Institucije, agencije, i tijela iz stavka 1. imenuju osobe ovlaštene za obavješćivanje Komisije i primanje od Komisije informacija koje se čuvaju u bazi podataka.
U slučaju institucija, agencija, i tijela iz članka 108. stavka 1. Financijske uredbe, imenovane osobe upućuju informacije što je prije moguće računovodstvenom službeniku Komisije i traže, prema potrebi, unos, izmjenu ili uklanjanje podataka iz baze podataka.
U slučaju tijela iz članka 108. stavka 2. Financijske uredbe, imenovane osobe upućuju potrebne informacije dužnosniku za ovjeravanje Komisije koji je odgovoran za dotični program ili djelovanje, u roku od tri mjeseca od donošenja relevantne presude.
Računovodstveni službenik Komisije unosi, mijenja ili uklanja podatke iz baze podataka. On imenovanim osobama putem zaštićenog protokola pruža jednom mjesečno potvrđene podatke iz baze podataka.
3. Institucije, agencije i tijela iz stavka 1. potvrđuju Komisiji da su informacije koje su oni dostavili utvrđene i prenesene u skladu s načelima određenima u Uredbi (EZ) br. 45/2001 i Direktivi 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (17) o zaštiti osobnih podataka.
Oni posebno unaprijed obavješćuju sve treće strane ili osobe iz stavka 1. da će njihovi podaci možda biti uključeni u bazu podataka i da će ih Komisija dostaviti imenovanim osobama iz stavka 2. Oni prema potrebi ažuriraju prenesene informacije nakon ispravaka ili brisanja ili izmjene podataka.
Svaka strana koja je unesena u bazu podataka ima pravo biti informirana o pohranjenim podacima koji se odnose na tu stranu, na temelju zahtjeva računovodstvenom službeniku Komisije.
4. U skladu s Direktivom 95/46/EZ, države članice poduzimaju odgovarajuće mjere za pomoć Komisiji u učinkovitom upravljanju bazom podataka.
U sporazumima s tijelima trećih zemalja i svim tijelima iz članka 108. stavaka 2. i 3. Financijske uredbe utvrđuju se odgovarajuće mjere s ciljem osiguravanja poštovanja tih odredaba i načela koja se odnose na zaštitu osobnih podataka.
Članak 145.
Administrativne i financijske sankcije
(Članci 109. i 131. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje primjenu kazni utvrđenih u ugovoru, natjecatelje ili ponuditelje i izvoditelje koji su dali lažne izjave, počinili značajne pogreške ili nepravilnosti ili prijevare ili za koje je ustanovljeno da su značajno prekršili ugovorne odredbe može se isključiti iz svih ugovora i dodjele bespovratnih sredstava koji se financiraju iz proračuna Unije tijekom maksimalnog razdoblja od pet godina od dana kada je utvrđeno da je povreda potvrđena nakon kontradiktornog postupka s natjecateljem, ponuditeljem ili izvoditeljem.
To se razdoblje može produžiti na deset godina u slučaju ponovljene povrede tijekom razdoblja od pet godina od dana iz prvog podstavka.
2. Ponuditeljima ili natjecateljima koji su dali lažne izjave, počinili značajne pogreške, nepravilnosti ili prijevare mogu biti izrečene i financijske sankcije koje predstavljaju od 2 % do 10 % ukupne procijenjene vrijednosti ugovora koji se sklapa.
Izvoditeljima za koje se ustanovilo da su značajno prekršili svoje ugovorne obveze mogu biti izrečene novčane kazne koje predstavljaju od 2 % do 10 % ukupne vrijednosti predmetnog ugovora.
Ta stopa može se povećati na stopu od 4 % do 20 % u slučaju ponovljene povrede u roku od pet godina od datuma iz prvog podstavka stavka 1.
3. Institucija određuje administrativne ili financijske sankcije uzimajući posebno u obzir elemente iz članka 142. stavka 1.
Članak 146.
Uvjeti sposobnosti
(Članak 110. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelji sastavljaju jasne i nediskriminirajuće uvjete sposobnosti.
2. Uvjeti sposobnosti primjenjuju se u svim postupcima nabave za potrebe procjene financijske, ekonomske, tehničke i stručne sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja.
Javni naručitelj može odrediti minimalne stupnjeve sposobnosti ispod kojih natjecatelji ne mogu biti odabrani.
3. Od svakog ponuditelja ili natjecatelja može se tražiti da dokaže da je ovlašten za izvršavanje ugovora prema nacionalnom pravu, što se dokazuje upisom u trgovački ili strukovni registar ili izjavom danom pod prisegom ili potvrdom, članstvom u posebnoj organizaciji, izričitim ovlaštenjem ili upisom u registar poreza na dodanu vrijednost (dalje u tekstu: „registar PDV-a”).
4. Javni naručitelji navode u pozivu na nadmetanje ili u pozivu za iskaz interesa ili u pozivu za podnošenje ponuda reference za ispitivanje statusa i pravne sposobnosti ponuditelja ili natjecatelja.
5. Informacije koje zahtijeva javni naručitelj kao dokaz financijske, ekonomske, tehničke i stručne sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja i minimalnih stupnjeva sposobnosti koji se traže u skladu sa stavkom 2. ne smiju izlaziti iz okvira predmeta ugovora i trebaju voditi računa o zakonitim interesima gospodarskih subjekata, posebno s obzirom na zaštitu tehničkih i poslovnih tajni poduzeća.
6. Javni naručitelj se, ovisno o svojoj procjeni rizika, može odlučiti ne zahtijevati dokaze o financijskoj, ekonomskoj, tehničkoj ili stručnoj sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja u slučaju sljedećih ugovora:
(a)
ugovori koje institucije sklapaju za svoj račun, a čija vrijednost ne prelazi vrijednost iz članka 137. stavka 1.;
(b)
ugovori sklopljeni u području vanjskog djelovanja čija je vrijednosti ispod graničnih vrijednosti iz članka 265. stavka 1. točke (a), članka 267. stavka 1. točke (a) ili članka 269. stavka 1. točke (a).
U slučaju kada se javni naručitelj odluči ne zahtijevati dokaze o financijskoj, ekonomskoj, tehničkoj i stručnoj sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja, ne smije se obavljati nikakvo pretfinanciranje osim ako nije dano financijsko jamstvo u jednakom iznosu.
Članak 147.
Ekonomska i financijska sposobnost
(Članak 110. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Dokaz o ekonomskoj i financijskoj sposobnosti može se posebno dostaviti u obliku jednog od sljedećih dokumenata:
(a)
odgovarajući bankovni izvadci ili, prema potrebi, dokaz o osiguranju od profesionalnih rizika;
(b)
financijski izvještaji za najviše tri zadnje godine za koje je pripremljen završni račun;
(c)
izvještaj o sveukupnom prometu i prometu u vezi s radovima, isporukama ili uslugama na koje se odnosi ugovor tijekom razdoblja koje ne može biti dulje od zadnje tri financijske godine za koje su dostupni podaci.
2. Javni naručitelj može odustati od zahtijevanja od natjecatelja ili ponuditelja da dostave pisane dokaze iz stavka 1. ako su mu takvi dokazi već dostavljeni za potrebe drugog postupka nabave i oni još uvijek ispunjavaju uvjete iz stavka 1.
Ako zbog nekog iznimnog razloga za koji javni naručitelj smatra da je opravdan, ponuditelj ili natjecatelj ne može dostaviti dokaze koje traži javni naručitelj, on može dokazati svoju ekonomsku i financijsku sposobnost na bilo koji drugi način koji javni naručitelj smatra prikladnim.
3. Gospodarski se subjekt može, prema potrebi i za određeni ugovor, osloniti na sposobnost drugih tijela, bez obzira na pravnu prirodu veza koje s njima ima. U tom slučaju on mora dokazati javnom naručitelju da će imati na raspolaganju potrebna sredstva za izvršavanje ugovora, na primjer predočavanjem dokaza o preuzimanju obveze od strane tih subjekata da mu daju ta sredstva na raspolaganje.
Javni naručitelj može zatražiti da gospodarski subjekt i subjekti iz prvog podstavka budu solidarno odgovorni za izvršavanje ugovora.
Pod jednakim uvjetima, konzorcij gospodarskih subjekata iz članka 121. stavka 5. može se osloniti na sposobnosti članova konzorcija ili drugih subjekata.
Članak 148.
Tehnička i stručna sposobnost
(Članak 110. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Tehnička i stručna sposobnost gospodarskih subjekata ocjenjuje se i provjerava u skladu sa stavcima 2. i 3. U postupcima nabave robe koja zahtijeva poslove, usluge i/ili radove smještanja ili instalacije, takva se sposobnost procjenjuje posebno u pogledu njihovog znanja, učinkovitosti, iskustva i pouzdanosti.
2. Dokaz o tehničkoj i stručnoj sposobnosti gospodarskih subjekata može se dostaviti na temelju sljedećih dokumenata, ovisno o prirodi, količini ili opsegu i svrsi isporuka, usluga, ili radova koji se trebaju izvršiti:
(a)
dokaza o obrazovnim i stručnim kvalifikacijama pružatelja usluga ili izvoditelja i/ili rukovodećeg osoblja poduzeća, te posebno, osobe ili osoba odgovornih za pružanje usluga ili obavljanje radova;
(b)
popisa:
i.
glavnih pruženih usluga i isporučenih roba u zadnje tri godine, s iznosima, datumima i primateljima, javnim ili privatnim;
ii.
radova izvršenih u zadnjih pet godina, s iznosima, datumima i mjestima;
(c)
opisa tehničke opreme, alata i postrojenja kojima će se poduzeće koristiti za izvršenje ugovora o uslugama ili radovima;
(d)
opisa tehničke opreme i mjera korištenih za osiguranje kvalitete robe i usluga te opisa studijskih i istraživačkih mogućnosti poduzeća;
(e)
navođenje tehničara i tehničkih tijela uključenih u izvođenje, bez obzira pripadaju li izravno poduzeću ili ne, posebno onih odgovornih za kontrolu kvalitete;
(f)
u pogledu nabave robe: uzoraka, opisa i/ili vjerodostojnih fotografija i/ili potvrda koje su izdale službene institucije za kontrolu kvalitete ili agencije priznate stručnosti, kojima se potvrđuje sukladnost proizvoda s važećim specifikacijama ili normama;
(g)
izjava o prosječnom godišnjem broju zaposlenih i broju rukovodećeg osoblja pružatelja usluga ili izvoditelja radova u zadnje tri godine;
(h)
naznaku udjela ugovora koji pružatelj usluga namjerava dati podizvoditeljima;
(i)
za ugovore o javnim radovima i ugovore o javnim uslugama, i samo u odgovarajućim slučajevima, navođenje mjera za gospodarenje okolišem koje će gospodarski subjekt moći primjenjivati kod izvršavanja ugovora.
U slučaju kada se usluge ili roba iz točke (b) podtočke i. prvog podstavka pružaju javnim naručiteljima, dokaz o izvršenju je u obliku potvrda koje izdaje ili supotpisuje nadležno tijelo.
Za potrebe točke (b) podtočke ii. prvog podstavka, uz opis najvažnijih radova prilaže se potvrda o zadovoljavajućoj izvedbi, uz navođenje jesu li oni izvedeni stručno i u potpunosti.
3. U slučaju kada su usluge ili roba koji se isporučuju složeni ili se iznimno naručuju za posebnu namjenu, dokazi o tehničkoj i stručnoj sposobnosti može se osigurati provjerom koju obavlja javni naručitelj ili, u njegovo ime, nadležno službeno tijelo države u kojoj pružatelj usluge ili dobavljač ima poslovni nastan, podložno suglasnosti tog tijela. Takve se provjere odnose na tehničku sposobnost dobavljača ili njegovu proizvodnu sposobnost, te, prema potrebi, njegove studijske ili istraživačke mogućnosti i mjere za kontrolu kvalitete.
4. U slučaju kada javni naručitelji zahtijevaju da se prilože potvrde koje izdaju neovisna tijela kojima se potvrđuje da se gospodarski subjekt pridržava određenih standarda osiguranja kvalitete, te potvrde upućuju na sustave za osiguranje kvalitete koji se temelje na odgovarajućoj seriji europskih normi koje potvrđuju akreditirana tijela. Međutim, javni naručitelji također prihvaćaju druge dokaze o jednakim mjerama osiguranja kvalitete od gospodarskih subjekata koji nemaju pristup navedenim potvrdama ili nemaju mogućnost dobivanja tih potvrda u predviđenom roku.
5. U slučaju kada javni naručitelji zahtijevaju da se prilože potvrde koje izdaju neovisnih tijela kojima se potvrđuje da se gospodarski subjekt pridržava određenih programa ili standarda gospodarenja okolišem, one upućuju na Program Europske unije za upravljanje okolišem i neovisno ocjenjivanje ili na druge priznate programe gospodarenja okolišem u skladu člankom 45. Uredbe (EZ) br. 1221/2009 Europskog parlamenta i Vijeća (18), ili na druge standarde gospodarenja okolišem koji se temelje na relevantnim europskim ili međunarodnim normama akreditiranih tijela. Oni priznaju jednakovrijedne potvrde tijela osnovanih u drugim državama članicama. Oni također moraju od gospodarskih subjekata prihvatiti i druge dokaze o jednakovrijednim mjerama za gospodarenje okolišem.
6. Gospodarski se subjekt može, prema potrebi i za određeni ugovor, osloniti na sposobnost drugih tijela, bez obzira na pravnu prirodu veza koje s njima ima. U tom slučaju on mora dokazati javnom naručitelju da će imati na raspolaganju potrebna sredstva za izvršavanje ugovora, na primjer predočavanjem dokaza o preuzimanju obveze od strane tih subjekata da mu daju ta sredstva na raspolaganje.
Pod jednakim uvjetima, konzorcij gospodarskih subjekata iz članka 121. stavka 5. može se osloniti na sposobnosti članova konzorcija ili drugih subjekata.
7. U slučaju ugovora o radovima, ugovora o uslugama i poslovima smještanja ili instalacije u kontekstu ugovora o nabavi robe, javni naručitelj može zahtijevati da pojedine važne zadaće obavlja izravno sam ponuditelj ili, ako ponudu podnosi konzorcij gospodarskih subjekata iz članka 121. stavka 6., sudionik konzorcija.
8. Javni naručitelji mogu zaključiti da gospodarski subjekti neće izvršiti ugovor u skladu s odgovarajućim standardom kvalitete kada javni naručitelj utvrdi postojanje sukoba interesa u tim gospodarskim subjektima koji mogu negativno utjecati na izvršavanje ugovora.
Članak 149.
Pravila i kriteriji za odabir
(Članak 110. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje članak 107. Financijske uredbe, ugovori se sklapaju na jedan od sljedeća dva načina:
(a)
prema postupku automatskog sklapanja ugovora, u kojem slučaju se ugovor dodjeljuje ponudi u kojoj se, ako je ispravna i ispunjava utvrđene uvjete, nudi najniža cijena;
(b)
prema postupku za najbolju vrijednost za novac.
2. Kako bi utvrdili koja ponuda nudi najbolju vrijednost za novac, javni naručitelj uzima u obzir ponuđenu cijenu i ostale kriterije kvalitete koje opravdava predmet ugovora poput tehničke vrijednosti, estetskih i funkcionalnih obilježja, ekoloških obilježja, tekućih troškova, rentabilnosti, dovršenja ili vremena isporuke, usluga nakon prodaje i tehničke pomoći. Javni naručitelj može utvrditi minimalne razine kvalitete. Ponude čija je razina kvalitete ispod navedene odbijaju se.
3. Javni naručitelj u pozivu na nadmetanje ili u specifikaciji ili opisnoj dokumentaciji navodi ponder koji pridaje svakom kriteriju za određivanje najbolje vrijednosti za novac. Taj ponder može biti izražen kao niz vrijednosti s odgovarajućim maksimalnim rasponom.
Ponder koji se pridaje cijeni u odnosu na druge kriterije ne smije dovesti do toga da cijena nema utjecaja na izbor izvoditelja, ne dovodeći u pitanje raspon naknada za određene usluge koje utvrđuju institucije, kao što su one koje pružaju stručnjaci za potrebe evaluacije.
Ako u iznimnim slučajevima ponderiranje nije tehnički moguće, posebno zbog predmeta ugovora, javni naručitelj samo navodi kriterije koje primjenjuje, prema redoslijedu važnosti, počevši od najvažnijeg do najmanje važnog.
Članak 150.
Upotreba elektroničkih dražbi
(Članak 110. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelji se mogu koristiti elektroničkim dražbama na kojima se predstavljaju nove cijene, izmijenjene naniže i/ili nove vrijednosti pojedinih elemenata ponuda.
Za potrebe prvog podstavka, javni naručitelji koriste se elektroničkim procesom koji se ponavlja (elektronička dražba), a koji se provodi nakon početne potpune evaluacije ponuda i koji omogućava njihovo rangiranje pomoću automatskih metoda evaluacije.
2. U otvorenim, ograničenim ili pregovaračkim postupcima u slučaju iz članka 135. stavka 1. točke (a), javni naručitelji mogu odlučiti da sklapanju ugovora o javnoj nabavi prethodi elektronička dražba kada se specifikacije ponude mogu precizno utvrditi.
U jednakim okolnostima, elektronička se dražba može održati nakon ponovnog otvaranja natječaja između stranaka u okvirnom sporazumu kako je navedeno u članku 122. stavku 3. točki (b) i nakon otvaranja natječaja za ugovore koji se sklapaju prema dinamičkom sustavu nabave iz članka 131.
Elektronička dražba temelji se ili isključivo na cijenama, u kojem slučaju se ugovor sklapa s ponuditeljem s najnižom cijenom, ili na cijenama i/ili vrijednostima svojstava ponuda navedenih u specifikacijama, u kojem slučaju se ugovor sklapa s ponuditeljem koji nudi najbolju vrijednost za novac.
3. Javni naručitelji koji odluče održati elektroničku dražbu taj podatak navode u pozivu na nadmetanje.
Specifikacija treba sadržavati sljedeće podatke:
(a)
svojstva, čije su vrijednosti predmet elektroničke dražbe, pod uvjetom da su ta svojstva mjerljiva te da se mogu izraziti brojkama ili postocima;
(b)
bilo koja ograničenja na vrijednosti koje se mogu podnositi, a koja proizlaze iz specifikacija koje se odnose na predmet ugovora;
(c)
informacije koje će biti dostupne ponuditeljima tijekom elektroničke dražbe i, prema potrebi, vrijeme kada će im biti dostupne;
(d)
bitne informacije koje se odnose na postupak elektroničke dražbe;
(e)
uvjete pod kojima će ponuditelji moći davati svoje ponude i, posebno, minimalne razlike koje će, ako je prikladno, biti potrebne tijekom davanja ponuda;
(f)
bitne informacije koje se odnose na elektroničku opremu koja se koristi te rješenja i tehničke specifikacije za povezivanje.
4. Javni naručitelji prije provođenja elektroničke dražbe obavljaju potpunu početnu evaluaciju ponuda u skladu s utvrđenim kriterijima za odabir i ponderima koji su im dodijeljeni.
Svi ponuditelji koji su podnijeli prihvatljive ponude istodobno se pozivaju elektroničkim putem da podnesu nove cijene i/ili nove vrijednosti; poziv sadrži sve bitne informacije koje se odnose na pojedinačno spajanje na elektroničku opremu koja se koristi te navodi datum i vrijeme početka elektroničke dražbe. Elektronička dražba može se provesti u više uzastopnih faza. Elektronička dražba može započeti najranije dva radna dana od datuma slanja poziva.
5. Kada se ugovor sklapa na temelju ponude koja nudi najbolju vrijednost za novac, pozivu se prilažu rezultati potpune evaluacije relevantne ponude, provedene u skladu s ponderiranjem kako je predviđeno u prvom podstavku članka 149. stavka 3.
U pozivu se također navodi matematička formula koja će se koristiti u elektroničkoj dražbi za utvrđivanje automatske promjene u rangiranju na temelju ponuđenih novih cijena i/ili novih vrijednosti. Ta formula uključuje ponderiranje svih utvrđenih kriterija za određivanje ponude koja pruža najbolju vrijednost za novac, kako je navedeno u pozivu na nadmetanje ili u specifikaciji. Međutim, u tu se svrhu svi rasponi unaprijed umanjuju na određenu vrijednost.
U slučaju kada su dopuštene varijante, osigurava se posebna formula za svaku varijantu.
6. Tijekom svake faze elektroničke dražbe javni naručitelji svim ponuditeljima trenutačno dostavlja dovoljno informacija kako bi im omogućili da utvrde svoj relativni položaj u svakom trenutku. Također mogu dostavljati i druge informacije u vezi s ostalim podnesenim cijenama ili vrijednostima, pod uvjetom da je tako navedeno u specifikacijama. Mogu također u svakom trenutku objaviti broj sudionika u toj fazi dražbe. Međutim, ni u kojem slučaju ne smiju otkrivati identitet ponuditelja tijekom bilo koje faze elektroničke dražbe.
7. Javni naručitelji zatvaraju elektroničku dražbu na jedan ili više sljedećih načina:
(a)
u pozivu za sudjelovanje na dražbi unaprijed navode određeni datum i vrijeme;
(b)
kada ne prime nove cijene ili vrijednosti koje ispunjavaju zahtjeve u vezi minimalnih razlika;
(c)
kada je dovršen broj faza u dražbi određen u pozivu za sudjelovanje u dražbi.
Za potrebe točke (b) prvog podstavka, javni naručitelji navode u pozivu za sudjelovanje na dražbi vrijeme koje može proteći nakon zaprimanja zadnjeg podnošenja, a prije zatvaranja elektroničke dražbe.
U slučaju da javni naručitelji odluče zatvoriti elektroničku dražbu u skladu s točkom (c) prvog podstavka, po mogućnosti u kombinaciji s aranžmanima utvrđenima u točki (b) prvog podstavka, u pozivu za sudjelovanje na dražbi navode vremenski raspored za svaku fazu dražbe.
8. Nakon zatvaranja elektroničke dražbe, javni naručitelji sklapaju ugovor u skladu s člankom 149. na temelju rezultata elektroničke dražbe.
Javni naručitelji ne smiju se koristiti elektroničkim dražbama na neprimjeren način ili ih koristiti tako da sprečavaju, ograničavaju ili narušavaju tržišno natjecanje ili mijenjaju predmet ugovora kako je naveden u objavljenom pozivu na nadmetanje i definiran u specifikaciji.
Članak 151.
Izuzetno niske ponude
(Članak 110. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Ako se ponude za određeni ugovor čine izuzetno niske, prije nego što odbije takve ponude samo iz tog razloga, javni naručitelj mora zatražiti pisanim putem podatke o sastavnim elementima ponude koju smatra bitnom i provjeriti te sastavne elemente nakon odgovarajućeg saslušanja uključenih stranaka, uzimajući u obzir dobivena obrazloženja. Ti se podaci mogu posebno odnositi na sukladnost s odredbama koje se odnose na zaštitu na radu i uvjete rada koji su na snazi na mjestu na kojem će se izvršiti rad, pružiti usluga ili isporučiti roba.
Javni naručitelj posebno može uzeti u obzir obrazloženja koja se odnose na:
(a)
ekonomičnost proizvodnog procesa, pružanja usluga ili načina gradnje;
(b)
odabrana tehnička rješenja ili iznimno povoljne uvjete koje ima ponuditelj;
(c)
originalnost ponude.
2. U slučaju da javni naručitelj ustanovi da je ponuda izuzetno niska zbog dobivene državne potpore, on može odbiti ponudu samo iz tog razloga ako ponuditelj u razumnom roku koji odredi javni naručitelj ne dokaže da je predmetna potpora dodijeljena konačno i u skladu s postupcima i odlukama koje su navedene u pravilima Unije o državnoj potpori.
Članak 152.
Rokovi za primanje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje
(Članak 111. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelji utvrđuju fiksne i konačne rokove izražene u kalendarskim danima za primanje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje. Rokovi moraju biti dovoljno dugi da bi se zainteresiranim stranama omogućilo prihvatljivo i primjereno vremensko razdoblje za pripremu i dostavu njihovih ponuda, posebno uzimajući u obzir složenost ugovora ili potrebu posjećivanja lokacije ili uvida na licu mjesta u dokumente priložene specifikacijama.
2. U otvorenim postupcima čija je vrijednost jednaka ili iznad graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1., rok za primanje ponuda ne smije biti kraći od 52 dana od dana kada je poslan poziv na nadmetanje.
3. U ograničenim postupcima, u slučajevima upotrebe natjecateljskog dijaloga iz članka 132. i u pregovaračkim postupcima s objavom poziva na nadmetanje za ugovore iznad graničnih vrijednosti određenih u članku 170. stavku 1., rok za primanje zahtjeva za sudjelovanje ne smije biti kraći od 37 dana od dana kada je poslan poziva na nadmetanje.
U ograničenim postupcima za ugovore čija je vrijednosti jednaka ili iznad graničnih vrijednosti određenih u članku 170. stavku 1., rok za primanje ponuda ne smije biti kraći od 40 dana od dana kada je poslan poziv za podnošenje ponuda.
Međutim, u postupcima nakon poziva za iskaz interesa iz članka 136. stavka 1., rok:
(a)
najmanje 21 dan od dana kada je poslan poziv za podnošenje ponuda za primanje ponuda u slučaju postupka iz članka 136. stavka 1. točke (a) i članka 136. stavka 3. točke (b) podtočke i.;
(b)
najmanje 10 dana za primanje zahtjeva za sudjelovanje i najmanje 21 dan za primanje ponuda u slučaju dvofaznog postupka iz članka 136. stavka 3. točke (b) podtočke ii.
4. U slučaju kada su javni naručitelji u skladu s člankom 123. stavkom 2. poslali predinformativnu obavijest za objavu ili su sami objavili prethodnu obavijest o svojem profilu kupca za ugovore iznad graničnih vrijednosti određenih u članku 170. stavku 1., rok za primitak ponuda može se općenito skratiti na 36 dana, ali on nikako ne može biti kraći od 22 dana od dana kada je poslan poziv na nadmetanje ili poziv za podnošenje ponuda.
Skraćeni rokovi iz prvog podstavka dozvoljeni su samo ako prethodna obavijest ispunjava sljedeće uvjete:
(a)
sadrži sve potrebne informacije za poziv na nadmetanje u mjeri u kojoj su te informacije dostupne u vrijeme objave obavijesti;
(b)
poslana je na objavu između 52 dana i 12 mjeseci prije datuma slanja poziva na nadmetanje.
5. Rokovi za primitak ponuda mogu se skratiti za pet dana ako je dostupan neograničen i izravan pristup elektroničkim sredstvima svim dokumentima koji čine poziv za podnošenje ponuda od datuma objave poziva na nadmetanje ili poziva za iskaz interesa.
Članak 153.
Rok za pristup dokumentaciji za nadmetanje
(Članak 111. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Uz uvjet da je zahtjev podnesen dovoljno prije roka za podnošenje ponuda, specifikacija ili opisna dokumentacija u postupku iz članka 132. te dodatna dokumentacija šalju se u roku pet radnih dana od primitka zahtjeva svim gospodarskim subjektima koji su zatražili specifikacije ili iskazali interes za sudjelovanje u dijalogu ili podnošenju ponuda, podložno stavku 4. Javni naručitelji nisu obvezni odgovoriti na zahtjeve za dokumente koji su podneseni manje od pet radnih dana prije isteka roka za podnošenje ponuda.
2. Uz uvjet da je zahtjev podnesen dovoljno prije roka za podnošenje ponuda, dodatne informacije koje se odnose na specifikacije ili opisnu dokumentaciju ili dodatnu dokumentaciju dostavljaju se istodobno svim gospodarskim subjektima koji su zatražili specifikacije ili su izrazili interes za sudjelovanje u dijalogu ili za podnošenje ponuda što je prije moguće, a najkasnije u roku od šest kalendarskih dana prije isteka roka za primitak ponuda, ili u slučaju zahtjeva za informacijama koji se prime u roku kraćem od osam kalendarskih dana prije isteka roka za primitak ponuda, čim je prije moguće nakon primitka zahtjeva. Javni naručitelji nisu obvezni odgovoriti na zahtjeve za dodatnim informacijama koji su podneseni manje od pet radnih dana prije isteka roka za podnošenje ponuda.
3. Ako se iz bilo kojeg razloga specifikacije i dodatni dokumenti ili informacije ne mogu dostaviti u rokovima određenima u stavcima 1. i 2. ovog članka, ili ako ponude mogu biti dane samo nakon posjeta lokaciji ili nakon uvida na licu mjesta u dokumente priložene specifikacijama, rokovi za primitak ponuda iz članka 152. produžuju se kako bi se omogućilo svim gospodarskim subjektima da se upoznaju sa svim potrebnim informacijama za pripremu ponuda. To se produženje oglašava na odgovarajući način, u skladu s aranžmanima određenima u člancima 123. do 126.
4. U otvorenom postupku, uključujući dinamičke sustave nabave iz članka 131., ako postoji neograničen i potpun izravan pristup elektroničkim sredstvima cijelom pozivu za podnošenje ponuda i svim dodatnim dokumentima, ne primjenjuje se stavak 1. ovog članka. U pozivu na nadmetanje iz članka 123. stavka 3. navodi se internetska adresa na kojoj je omogućen pristup toj dokumentaciji.
Članak 154.
Rokovi u hitnim slučajevima
(Članak 111. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Kod ograničenih postupaka i pregovaračkih postupaka s prethodnom objavom poziva na nadmetanje, u slučaju kada opravdana hitnost dovede do nemogućnosti ispunjavanja minimalnih rokova utvrđenih u članku 152. stavku 3., javni naručitelji mogu odrediti sljedeće rokove izražene u kalendarskim danima:
(a)
rok za primanje zahtjeva za sudjelovanje ne smije biti kraći od 15 dana od dana slanja poziva na nadmetanje, ili 10 dana u slučaju kada je taj poziv poslan Uredu za publikacije elektroničkim putem;
(b)
rok za primanje ponuda ne smije biti kraći od 10 dana od dana slanja poziva na podnošenje ponuda.
2. U ograničenim postupcima i ubrzanim pregovaračkim postupcima dodatne informacije o specifikacijama, pod uvjetom da su pravovremeno zatražene, dostavljaju se svim natjecateljima ili ponuditeljima najkasnije četiri kalendarska dana prije isteka roka za primitak ponuda.
Članak 155.
Načini komunikacije
(Članak 111. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Aranžmane za podnošenje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje određuje javni naručitelj koji može odabrati isključiv način podnošenja. Ponude i zahtjevi za sudjelovanje mogu se dostaviti pismom ili elektroničkim putem. Zahtjevi za sudjelovanje također se mogu dostaviti i telefaksom.
Odabrana sredstva komunikacije moraju biti opće dostupna i ne ograničavaju pristup gospodarskih subjekata postupku nabave.
Odabrana sredstva komunikacije moraju osigurati udovoljavanje sljedećim uvjetima:
(a)
svako podnošenje treba sadržavati sve informacije potrebne za njegovu evaluaciju;
(b)
očuvan je integritet podataka;
(c)
očuvana je povjerljivost ponuda i zahtjeva za sudjelovanje i javni naručitelji ispituju sadržaj ponuda i zahtjeva za sudjelovanje tek nakon isteka roka određenog za njihovo podnošenje;
(d)
zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Kada je to potrebno za potrebe pravnog dokaza, javni naručitelji mogu odlučiti da zahtjevi za sudjelovanje koji su podneseni telefaksom moraju biti potvrđeni pismom ili elektroničkim putem što je prije moguće, a svakako prije roka utvrđenog u članku 152.
2. U slučajevima kada javni naručitelj odobri podnošenje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje elektroničkim putem, korišteni alati i njihova tehnička obilježja ne smiju biti diskriminirajući, moraju biti općenito dostupni i interoperabilni s proizvodima informacijske i komunikacijske tehnologije u općoj upotrebi i ne smiju ograničiti pristup gospodarskih subjekata postupku nabave.
3. Osim u slučaju ugovora ispod granične vrijednosti utvrđene u članku 170. stavku 1., uređaji za elektroničko primanje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje trebaju jamčiti tehničkim sredstvima i odgovarajućim postupcima:
(a)
točnu provjeru gospodarskih subjekata;
(b)
precizno utvrđivanje točnog vremena i datuma primitka ponuda i zahtjeva za sudjelovanje;
(c)
da je moguće prihvatljivo osigurati da prije roka koji je za to određen nitko ne može imati pristup podacima koji se prenose u skladu s ovim zahtjevima;
(d)
da, ako je prekršena ta zabrana pristupa, može se prihvatljivo osigurati jasno otkrivanje povrede;
(e)
da samo ovlaštene osobe mogu odrediti ili izmijeniti datume za otvaranje primljenih podataka;
(f)
da tijekom raznih faza postupka nabave pristup svim podnesenim podacima ili dijelu tih podataka može biti moguć samo istovremenim djelovanjem ovlaštenih osoba;
(g)
da istodobno djelovanje ovlaštenih osoba mora omogućiti pristup prenesenim podacima samo nakon propisanog datuma;
(h)
da podaci koji su primljeni i otvoreni u skladu s ovim zahtjevima moraju biti dostupni samo osobama koje su ovlaštene da s njima budu upoznate.
4. U slučajevima kada javni naručitelj odobri podnošenje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje elektroničkim putem, elektronički dokumenti podneseni pomoću takvih sustava smatraju se izvornicima i potpisanima ovlaštenim predstavnikom gospodarskog subjekta.
5. U slučaju podnošenja pismom, ponuditelji ili natjecatelji mogu podnijeti ponude ili zahtjeve za sudjelovanje:
(a)
putem pošte ili kurirske službe, pri čemu se u pozivu za podnošenje ponuda navodi da dokaz čini datum otpreme, poštanski žig ili datum na potvrdi o predaji pošiljke;
(b)
osobnom dostavom ponuditelja ili natjecatelja ili njegovog zastupnika u prostorijama institucije, pri čemu se u pozivu za podnošenje ponuda navodi uz informacije iz članka 138. stavka 2. točke (a) služba u koji se dostavljaju ponude ili zahtjevi za sudjelovanje uz potpisanu i datiranu potvrdu o primitku.
6. Kako bi se očuvala tajnost i izbjegle poteškoće prilikom slanja ponuda pismom, pozivi na dostavu ponuda moraju uključivati sljedeću odredbu:
Ponude moraju biti dostavljene u zatvorenoj omotnici koja mora biti uložena u drugu zatvorenu omotnicu. Na unutarnjoj omotnici, pored naziva službe na koju je naslovljena i koja je bila navedena u pozivi za podnošenje ponuda, mora stajati „Poziv za podnošenje ponuda - Poštanska služba ne smije otvarati”. Ako se koriste samoljepive omotnice, one moraju biti zatvorene samoljepivom trakom i pošiljatelj se mora potpisati preko te trake.
Članak 156.
Jamstva za ozbiljnost ponude
(Članak 111. stavak 3. Financijske uredbe)
Javni naručitelj može tražiti jamstvo za ozbiljnost ponude koja se podnosi u skladu s člankom 163. i predstavlja od 1 % do 2 % ukupne vrijednosti ugovora.
Jamstvo za ozbiljnost ponude vraća se kada se sklopi ugovor. Jamstvo se zadržava ako se ponuda ne dostavi do utvrđenog roka ili ako se ponuda naknadno povuče.
Članak 157.
Otvaranje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje
(Članak 111. stavak 4. Financijske uredbe)
1. Svi zahtjevi za sudjelovanje i ponude koje ispunjavaju zahtjeve iz članka 155. otvaraju se.
2. U slučaju kada vrijednost ugovora prelazi graničnu vrijednost utvrđenu u članku 137. stavku 1., odgovorni dužnosnik za ovjeravanje imenuje komisiju za otvaranje ponuda.
Komisija za otvaranje ponuda sastavljena je od najmanje tri osobe koje predstavljaju najmanje dvije organizacijske jedinice dotične institucije koje nisu međusobno hijerarhijski povezane, od kojih barem jedna nije odgovorna odgovornom dužnosniku za ovjeravanje. Kako bi se izbjegao sukob interesa, te osobe podliježu obvezama utvrđenima u članku 57. Financijske uredbe. U predstavništvima ili lokalnim jedinicama iz članka 72. ove Uredbe ili odvojenim jedinicama u državama članicama, ako nema posebnih jedinica, ne primjenjuje se zahtjev u vezi s organizacijskim jedinicama koje nisu međusobno hijerarhijski povezane.
U slučaju postupka nabave pokrenutog na međuinstitucionalnoj osnovi, komisiju za otvaranje imenuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje institucije odgovorne za postupak nabave. Sastav komisije za otvaranje ponuda odražava u najvećoj mogućoj mjeri međuinstitucionalni značaj postupka nabave.
3. U slučajevima kada se ponude dostavljaju poštom, jedan ili više članova komisije za otvaranje ponuda parafira dokumente koji dokazuju datum i vrijeme slanja svake ponude.
Oni također parafiraju:
(a)
svaku stranicu svake ponude; ili
(b)
naslovnu stranicu i stranice koje sadrže financijske podatke svake ponude, pri čemu se cjelovitost inicijalne ponude jamči odgovarajućom tehnikom kojom se koristi odjel koji je neovisan o službi za ovjeravanje, osim u slučajevima iz drugog podstavka stavka 2.
Kada se ugovor sklapa u skladu s postupkom automatskog sklapanja ugovora u skladu s člankom 149. stavkom 1. točkom (a), cijene iz ponuda koje ispunjavaju uvjete se objavljuju.
Članovi komisije potpisuju zapisnik o otvaranju primljenih ponuda u kojem se navode ponude koje ispunjavaju uvjete iz članka 155. i ponude koje ih ne ispunjavaju te se navode razlozi zbog kojih su ponude odbijene zbog neispunjavanja uvjeta, uputom na načine za podnošenje ponuda iz članka 155. Taj zapisnik može biti potpisan pomoću elektroničkog sustava koji osigurava dovoljnu identifikaciju potpisnika.
Članak 158.
Komisija za evaluaciju ponuda i zahtjeva za sudjelovanje
(Članak 111. stavak 5. Financijske uredbe)
1. Sve zahtjeve za sudjelovanje i ponude za koje je objavljeno da ispunjavaju zahtjeve iz članka 155. ocjenjuje i rangira komisija za evaluaciju osnovana za svaku od dvije faze na temelju prethodno objavljenih razloga za isključenje i uvjeta sposobnosti odnosno kriterija za odabir.
Tu komisiju imenuje dužnosnik za ovjeravanje koji je odgovoran za davanje savjetodavnog mišljenja za ugovore čija je vrijednost iznad granične vrijednosti iz članka 137. stavka 1.
Međutim, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može odlučiti da komisija za evaluaciju ocjeni i rangira ponude samo na temelju kriterija za odabir te da se razlozi za isključenje i uvjeti sposobnosti ocjenjuju na drugi odgovarajući način kojim se jamči nepostojanje sukoba interesa.
2. Komisija za evaluaciju sastavljena je od najmanje tri osobe koje predstavljaju najmanje dvije organizacijske jedinice institucija ili tijela iz članka 208. Financijske uredbe bez hijerarhijske veze među njima, od kojih barem jedna nije podređena odgovornom dužnosniku za ovjeravanje. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava da te osobe ispunjavaju obveze utvrđene u članku 57. Financijske uredbe.
U predstavništvima i lokalnim jedinicama iz članka 72. ili odvojenim jedinicama u državama članicama, ako nema posebnih jedinica, ne primjenjuje se zahtjev u vezi s organizacijskim jedinicama koje nisu međusobno hijerarhijski povezane.
Komisija za evaluaciju može biti sastavljena od istih članova kao i komisija za otvaranje ponuda.
Na temelju odluke odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, komisiji mogu pomagati vanjski stručnjaci. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava da te osobe ispunjavaju obveze iz članka 57. Financijske uredbe.
U slučaju postupka nabave pokrenutog na međuinstitucionalnoj osnovi, komisiju za evaluaciju imenuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje institucije odgovorne za postupak nabave. Sastav komisije za evaluaciju odražava u najvećoj mogućoj mjeri međuinstitucionalni značaj postupka nabave.
3. Odbacuju se zahtjevi za sudjelovanje i ponude koji ne ispunjavaju sve bitne zahtjeve određene u dokumentaciji za nadmetanje.
Međutim, komisija za evaluaciju ili javni naručitelj mogu od natjecatelja ili ponuditelja zatražiti da dostave dodatnu dokumentaciju ili da pojasne predanu popratnu dokumentaciju u vezi s razlozima za isključenje i uvjetima sposobnosti unutar roka koji odredi.
Prihvatljivima se smatraju zahtjevi za sudjelovanje i ponude koji nisu isključeni i koji zadovoljavaju uvjete sposobnosti.
4. U slučaju izuzetno niskih ponuda iz članka 151., komisija za evaluaciju treba zatražiti sve relevantne informacije o sastavu ponude.
Članak 159.
Rezultati evaluacije
(Članak 112. Financijske uredbe)
1. Sastavlja se i datira pisani zapisnik o evaluaciji i rangiranju zahtjeva za sudjelovanje i ponuda za koje je proglašeno da ispunjavaju uvjete.
Pisani zapisnik potpisuju svi članovi komisije za evaluaciju. Taj zapisnik može biti potpisan pomoću elektroničkog sustava koji omogućuje dovoljnu identifikaciju potpisnika.
Ako komisija za evaluaciju nije bila odgovorna za provjeru ponuda u odnosu na razloge za isključenje i uvjete sposobnosti, pisani zapisnik također potpisuju osobe kojima je odgovorni dužnosnik za ovjeravanje dao tu odgovornost. Pisani zapisnik čuva se za buduće potrebe.
2. Pisani zapisnik iz stavka 1. sadrži najmanje sljedeće:
(a)
ime i adresu javnog naručitelja, predmet i vrijednost ugovora, okvirnog ugovora ili dinamičkog sustava nabave;
(b)
imena odbijenih natjecatelja ili ponuditelja i razloge njihova odbijanja;
(c)
imena odabranih natjecatelja ili ponuditelja, te razloge za njihov odabir;
(d)
razloge za odbijanje ponuda za koje je ustanovljeno da su izuzetno niske;
(e)
imena predloženih natjecatelja ili izvoditelja te razloge za njihov odabir i, ako se zna, udio ugovora ili okvirnog ugovora koji izvoditelj namjerava dati u podizvođenje trećim osobama.
3. Javni naručitelj zatim donosi odluku koja sadrži najmanje sljedeće:
(a)
ime i adresu javnog naručitelja, predmet i vrijednost ugovora ili predmet i maksimalnu vrijednost okvirnog ugovora ili dinamičkog sustava nabave;
(b)
imena odbijenih natjecatelja ili ponuditelja i razloge njihova odbijanja;
(c)
imena odabranih natjecatelja ili ponuditelja, te razloge za njihov odabir;
(d)
razloge za odbijanje ponuda za koje je ustanovljeno da su izuzetno niske;
(e)
imena odabranih natjecatelja ili izvoditelja te razloge za njihov odabir upućivanjem na unaprijed objavljene uvjete sposobnosti i kriterije za odabir i, ako se zna, dio ugovora ili okvirnog ugovora koji izvoditelj namjerava dati u podizvođenje trećim osobama;
(f)
u slučaju pregovaračkih postupaka i natjecateljskog dijaloga, okolnosti iz članaka 132., 134., 135., 266., 268., 270. i 271. koje opravdavaju njihovu primjenu;
(g)
prema potrebi, razloge zbog kojih je javni naručitelj odlučio da ne sklopi ugovor.
U slučaju postupka nabave pokrenutog na međuinstitucionalnoj osnovi, odluku iz prvog podstavka donosi dužnosnik za ovjeravanje odgovoran za postupak nabave.
Članak 160.
Kontakti između javnih naručitelja i ponuditelja
(Članak 112. Financijske uredbe)
1. Kontakt između javnog naručitelja i ponuditelja u postupku sklapanja ugovora iznimno se može ostvariti pod uvjetima određenima u stavcima 2. i 3.
2. U vezi s dodatnim dokumentima i informacijama iz članka 153. javni naručitelj može prije zadnjeg dana roka za dostavu ponuda:
(a)
na zahtjev ponuditelja priopćiti dodatne informacije koje su namijenjene samo u svrhu pojašnjenja prirode ugovora, pri čemu te informacije mora na isti datum priopćiti svim ponuditeljima koji su zatražili specifikacije;
(b)
na vlastiti zahtjev, ako u tekstu poziva na nadmetanje, poziva za podnošenje ponuda ili specifikacija otkrije pogrešku, nepreciznost, ispuštene podatke, ili bilo koju drugu vrstu administrativne pogreške, o tome obavješćuje zainteresirane osobe na isti datum i na isti način poput onoga koji se primjenjuje u vezi s izvornim pozivom za podnošenje ponuda.
3. Ako su nakon otvaranja ponuda potrebna neka pojašnjenja u vezi s ponudom ili ako u ponudi treba ispraviti očite administrativne pogreške, javni naručitelj može kontaktirati ponuditelja, ali takav kontakt ne smije dovesti do bilo kakve izmjene uvjeta ponude.
4. U svakom slučaju kada je uspostavljen kontakt i u opravdanim slučajevima kada kontakt nije uspostavljen kako je navedeno u članku 96. Financijske uredbe, o tome se vodi evidencija u spisu o nabavi.
Članak 161.
Obavješćivanje natjecatelja i ponuditelja
(Članci 113., 114. i 118. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelji u najkraćem mogućem roku obavješćuju natjecatelje i ponuditelje o odlukama donesenim u vezi sa sklapanjem ugovora ili okvirnog ugovora, ili primanjem u dinamički sustav nabave, kao i o razlozima za svaku negativnu odluku o sklapanju ugovora ili okvirnog ugovora, ili uspostavi dinamičkog sustava nabave koji je bio predmet konkurentnog nadmetanja ili razloge za ponavljanje postupka.
2. Javni naručitelj priopćava informacije iz članka 113. stavka 2. Financijske uredbe najkasnije u roku od 15 kalendarskih dana od datuma kada je primljen pisani zahtjev.
3. U slučaju ugovora koje institucije Unije sklapaju u vlastito ime, čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1. te koji nisu isključeni iz područja primjene Direktive 2004/18/EZ, javni naručitelj obavješćuje sve neuspješne ponuditelje ili natjecatelje istodobno i pojedinačno elektroničkim putem o neprihvaćanju njihovog zahtjeva ili ponude u jednoj od sljedećih faza:
(a)
nedugo nakon donošenja odluka na temelju razloga za isključenje i uvjeta sposobnosti te prije odluke o sklapanju ugovora, u postupcima nabave organiziranima u dvije zasebne faze;
(b)
u pogledu odluka o sklapanju ugovora i odluka o odbijanju ponuda, što je prije moguće nakon odluke o sklapanju ugovora, a najkasnije tijekom narednog tjedna.
U svakom slučaju, javni naručitelj navodi razloge zašto ponuda ili zahtjev nije prihvaćen i raspoloživi pravni lijek.
Neuspješni ponuditelji ili natjecatelji mogu zatražiti dodatne informacije o razlozima za njihovo odbijanje u pisanom obliku poštom, telefaksom ili elektroničkom poštom, a svi ponuditelji čije ponude nisu odbijene mogu dobiti informacije o obilježjima i relativnim vrijednostima prihvaćene ponude i imenu uspješnog ponuditelja, ne dovodeći u pitanje drugi podstavak članka 113. stavka 2. Financijske uredbe. Javni naručitelj dostavlja svoj odgovor najkasnije u roku od 15 kalendarskih dana od primitka zahtjeva.
Članak 162.
Potpisivanje ugovora
(Članci 113. i 118. Financijske uredbe)
Izvršavanje ugovora ne smije započeti prije nego što je ugovor potpisan.
Odjeljak 4.
Jamstva i korektivne mjere
Članak 163.
Jamstva
(Članak 115. Financijske uredbe)
1. U slučaju kada se od izvoditelja zahtjeva da unaprijed dostavi jamstvo, ono mora biti na iznos i za razdoblje koji su dovoljni za njegovu aktivaciju.
2. Jamstvo daje banka ili ovlaštena financijska institucija. Može ga zamijeniti solidarno jamstvo treće strane, nakon što ga prihvati javni naručitelj.
Jamstvo se izražava u eurima.
Jamstvom banka ili financijska institucija ili treća strana daju neopozivo kolateralno osiguranje, ili se obvezuju da će na prvi poziv ispuniti obveze izvoditelja.
Članak 164.
Jamstvo za ispunjavanje obveza
(Članak 115. Financijske uredbe)
1. Kako bi se osiguralo da radovi, roba ili usluge budu u cijelosti isporučeni i kada prilikom konačnog plaćanja nije moguće dati konačno prihvaćanje u skladu s uvjetima ugovora, dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti jamstvo za ispunjavanje obveza za svaki pojedinačni slučaj, na temelju prethodne analize rizika.
2. Jamstvo u visini 10 % ukupne vrijednosti ugovora može se osigurati tako da se pri plaćanju odbije iznos koji predstavlja taj dio.
Jamstvo može biti nadomješteno iznosom koji se zadržava od konačnog plaćanja i koji predstavlja jamstvo do konačnog prihvaćanja usluga, robe ili radova. Taj iznos utvrđuje dužnosnik za ovjeravanje i razmjeran je utvrđenim rizicima vezanim uz izvršavanje ugovora, uzimajući u obzir predmet ugovora kao i uobičajene komercijalne uvjete koji se primjenjuju na taj sektor.
Uvjeti za to jamstvo objavljuju se u dokumentaciji za nadmetanje.
3. Nakon konačnog prihvaćanja radova, usluga ili robe, jamstva se vraćaju u skladu s uvjetima ugovora.
Članak 165.
Jamstvo za pretfinanciranje
(Članak 115. Financijske uredbe)
1. Nakon što je utvrdio potrebu za pretfinanciranjem, a prije pokretanja postupka nabave, javni naručitelj procjenjuje rizike povezane s plaćanjima pretfinanciranja, vodeći posebno računa o sljedećim kriterijima:
(a)
procijenjenoj vrijednosti ugovora;
(b)
predmetu ugovora;
(c)
trajanju i brzini izvršavanja ugovora;
(d)
strukturi tržišta.
2. Jamstvo se zahtijeva u slučaju isplate pretfinanciranja iz drugog podstavka članka 146. stavka 6., ili kada dužnosnik za ovjeravanje tako odluči u skladu sa stavkom 1. ovog članka.
Za ugovore niske vrijednosti iz članka 137. stavka 1. nisu potrebna jamstva.
Jamstvo se vraća kada se pretfinanciranje oduzme od privremenih plaćanja ili plaćanja preostalog iznosa izvoditelju u skladu s uvjetima ugovora.
Članak 166.
Suspenzija u slučaju pogrešaka ili nepravilnosti
(Članak 116. Financijske uredbe)
1. U skladu s člankom 116. Financijske uredbe ugovori se mogu suspendirati kako bi se provjerilo jesu li se stvarno dogodile pretpostavljene značajne pogreške ili nepravilnosti ili prijevare. Ako one nisu potvrđene, izvršavanje ugovora nastavlja se čim je to moguće.
2. Značajna pogreška ili nepravilnost je svaka povreda odredbe ugovora ili propisa koja proizlazi iz postupanja ili propusta koji uzrokuje ili može uzrokovati štetu za proračun Unije.
POGLAVLJE 2.
Odredbe koje se primjenjuju na ugovore koje institucije Unije sklapaju u za svoj račun
Članak 167.
Utvrđivanje odgovarajuće razine za izračun graničnih vrijednosti
(Članci 117. i 118. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti u svakoj instituciji ocjenjuje jesu li postignute granične vrijednosti utvrđene u članku 118. Financijske uredbe.
Članak 168.
Zasebni ugovori i ugovori u dijelovima
(Članak 104. i 118. Financijske uredbe)
1. Procijenjena vrijednost ugovora ne smije se utvrđivati s ciljem izbjegavanja zahtjeva utvrđenih u ovoj Uredbi, niti se u tu svrhu ugovor smije razdijeliti.
Kad god je to primjereno, tehnički izvedivo i troškovno učinkovito, ugovori čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1. sklapaju se istodobno u obliku zasebnih dijelova.
2. U slučaju kada je predmet ugovora o nabavi robe, pružanju usluga ili radovima podijeljen u nekoliko dijelova od kojih je svaki predmet zasebnog ugovora, prilikom sveukupne procjene primjenljive granične vrijednosti uzima se u obzir ukupna vrijednost svih dijelova.
U slučaju kada je ukupna vrijednost svih dijelova jednaka ili premašuje granične vrijednosti utvrđene u članku 170. stavku 1., na svaki dio primjenjuje se članak 97. stavak 1. i članak 104. stavci 1. i 2. Financijske uredbe.
3. U slučaju kada se ugovor sklapa u obliku zasebnih dijelova, ponude se procjenjuju zasebno za svaki dio. Ako je nekoliko dijelova dodijeljeno istom ponuditelju, može se potpisati jedan ugovor koji obuhvaća sve te dijelove.
Članak 169.
Pravila za procjenu vrijednosti određenih ugovora
(Članak 118. Financijske uredbe)
1. Za potrebe izračuna procijenjene vrijednosti ugovora javni naručitelj uključuje ukupnu procijenjenu naknadu izvoditelju.
Ako ugovor predviđa mogućnost opcija ili mogućeg obnavljanja, osnovica za izračun je maksimalni odobreni iznos, uključujući korištenje klauzula opcije i obnavljanja.
Ova procjena se obavlja pri slanju poziva na nadmetanje ili, u slučajevima kada nema takve objave, kada javni naručitelj pokrene postupak sklapanja ugovora.
2. Za okvirne ugovore i dinamičke sustave nabave, vrijednost koja se uzima u obzir je najviša vrijednost svih ugovora predviđenih tijekom ukupnog trajanja okvirnog ugovora ili dinamičkog sustava nabave.
3. Kod ugovora o uslugama, uzima se u obzir:
(a)
u slučaju usluga osiguranja, visina premije i drugi oblici naknade;
(b)
u slučaju bankovnih ili drugih financijskih usluga, troškovi, provizije, kamate i druge vrste naknada;
(c)
u slučaju ugovora o projektiranju, honorari, plative provizije i drugi oblici naknada.
4. U slučaju ugovora o uslugama koji ne navode ukupnu cijenu ili kod ugovora o nabavi robe na temelju leasinga, najma ili kupoprodaje s obročnom otplatom cijene, vrijednost koja se uzima kao osnovica za izračun procijenjene vrijednosti jest:
(a)
u slučaju ugovora na određeno vrijeme:
i.
ako je taj rok 48 mjeseci ili manje u slučaju usluga ili 12 mjeseci ili manje u slučaju nabave robe, ukupna vrijednost ugovora za vrijeme njihovog trajanja;
ii.
ako je taj rok dulji od 12 mjeseci u slučaju nabave robe, ukupna vrijednost uključujući procijenjenu preostalu vrijednost;
(b)
u slučaju ugovora na neodređeno vrijeme ili, u slučaju usluga za razdoblje koje prelazi 48 mjeseci, mjesečna vrijednost pomnožena s četrdeset osam.
5. U slučaju ugovora o uslugama ili o nabavi robe koji se sklapaju redovno ili se obnavljaju u određeno vrijeme, vrijednost ugovora određuje se na temelju:
(a)
stvarne ukupne vrijednosti sličnih ugovora za iste kategorije usluga ili robe koji su sklopljeni u prethodnoj financijskoj godini ili u zadnjih 12 mjeseci, koje prema potrebi treba prilagoditi za očekivane promjene količine ili vrijednosti tijekom 12 mjeseci nakon prvotnog ugovora;
(b)
ili procijenjene ukupne vrijednosti uzastopnih ugovora sklopljenih tijekom 12 mjeseci koji slijede nakon prve izvršene usluge ili prve isporuke ili tijekom trajanja ugovora, ako je ono dulje od 12 mjeseci.
6. U slučaju ugovora o radovima, uzima se u obzir ne samo vrijednost radova, nego i procijenjena ukupna vrijednost nabave robe koja je potrebna da se izvrše radovi i koju javni naručitelj daje na raspolaganje izvoditelju.
Članak 170.
Granične vrijednosti za primjenu postupaka na temelju Direktive 2004/18/EZ
(Članak 118. Financijske uredbe)
1. Granične vrijednosti iz članka 118. Financijske uredbe su granične vrijednosti određene u Direktivi 2004/18/EZ za ugovore o nabavi robe, ugovore o uslugama i radovima.
2. Rokovi iz članka 118. Financijske uredbe su rokovi utvrđeni u člancima 152., 153. i 154.
Članak 171.
Razdoblje mirovanja prije potpisivanja ugovora
(Članak 118. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelj s uspješnim ponuditeljem ne potpisuje ugovor ili okvirni ugovor na koje se odnosi Direktiva 2004/18/EZ prije isteka razdoblja od 14 kalendarskih dana.
To razdoblje počinje teći od jednog od sljedećih dana:
(a)
dana nakon istovremene otpreme obavijesti uspješnim i neuspješnim ponuditeljima;
(b)
kada se ugovor ili okvirni ugovor sklapa na temelju pregovaračkog postupka bez prethodne objave poziva na nadmetanje, sljedećeg dana od dana objave obavijesti o sklopljenom ugovoru iz članka 123. u Službenom listu Europske unije.
U slučaju kada se otprema iz točke (a) drugog podstavka obavlja putem telefaksa ili elektroničkim sredstvom razdoblje mirovanja iznosi 10 kalendarskih dana.
Prema potrebi, javni naručitelj može suspendirati potpisivanje ugovora radi dodatnog ispitivanja, ako je to opravdano zahtjevima ili komentarima neuspješnih ili oštećenih ponuditelja ili natjecatelja ili na temelju primljenih drugih relevantnih informacija. Zahtjevi, komentari ili informacije moraju biti zaprimljeni u roku određenom u prvom podstavku. U slučaju suspenzije obavješćuju se svi natjecatelji ili ponuditelji u roku od tri radna dana nakon odluke o suspenziji.
Osim u slučajevima iz stavka 2., svi ugovori potpisani prije isteka razdoblja određenog u prvom podstavku smatraju se ništavnima.
U slučaju kada ugovor ili okvirni ugovor nije moguće sklopiti s predviđenim uspješnim ponuditeljem, javni naručitelj ga može sklopiti sa sljedećim najboljim ponuditeljem.
2. Razdoblje određeno u stavku 1. ne primjenjuje se u sljedećim slučajevima:
(a)
u otvorenim, ograničenim ili pregovaračkim postupcima nakon objave poziva na nadmetanje ako je podnesena samo jedna ponuda;
(b)
u slučaju posebnih ugovora koji se temelje na okvirnom ugovoru;
(c)
u slučaju pregovaračkih postupaka iz članka 134. stavka 1. točke (c), članka 134. stavka 1. točke (g) podtočke iii., članka 134. stavka 1. točke (h) i članka 134. stavka 1. točke (j).
Članak 172.
Dokaz o pristupu tržištu
(Članak 119. Financijske uredbe)
U specifikacijama se zahtijeva da ponuditelji navedu u kojoj državi imaju sjedište ili domicil, te da dostave dokaze uobičajeno prihvatljive prema njihovom vlastitom pravu.
GLAVA VI.
BESPOVRATNA SREDSTVA
POGLAVLJE 1.
Područje primjene i oblik bespovratnih sredstava
Članak 173.
Doprinosi
(Članak 121. Financijske uredbe)
Doprinosi iz članka 121. stavka 2. točke (d) Financijske uredbe su iznosi koji se plaćaju tijelima čiji je Unija član, u skladu s proračunskim odlukama i uvjetima plaćanja koje je odredilo dotično tijelo.
Članak 174.
Sporazum i odluka o bespovratnim sredstvima
(Članak 121. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Bespovratna sredstva se uređuju odlukom ili pisanim sporazumom.
2. Kako bi se odredio instrument koji će se koristiti, uzimaju se u obzir sljedeći elementi:
(a)
mjesto korisnika, u ili izvan Unije;
(b)
složenost i standardizacija sadržaja financiranih djelovanja ili programa rada.
Članak 175.
Rashodi za članove institucija
(Članak 121. Financijske uredbe)
Rashodi za članove institucija iz članka 121. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe uključuju doprinose udrugama sadašnjih i bivših članova Europskog parlamenta. Plaćanje tih doprinosa provodi se u skladu s internim administrativnim pravilima Europskog parlamenta.
Članak 176.
Djelovanja za koje se mogu odobriti bespovratna sredstva
(Članak 121. Financijske uredbe)
Djelovanje za koje se može odobriti bespovratno sredstvo u smislu članka 121. Financijske uredbe mora biti jasno određeno.
Ni jedno djelovanje ne smije se razdijeliti na manje dijelove radi izbjegavanja financijskih pravila utvrđenih u toj Uredbi.
Članak 177.
Tijela koja za svoj cilj imaju opći interes Unije
(Članak 121. Financijske uredbe)
Tijelo koje za svoj cilj ima opći interes Unije je:
(a)
tijelo uključeno u obrazovanje, osposobljavanje, obavješćivanje, inovacije ili istraživanje te u proučavanje europskih politika, svih aktivnosti koje doprinose promicanju građanskih ili ljudskih prava ili europsko tijelo za normizaciju;
(b)
subjekt koji predstavlja neprofitna tijela koja djeluju u državama članicama, državama kandidatkinjama ili u potencijalnim državama kandidatkinjama i koja promiču načela i politike koji su u skladu s ciljevima ugovorâ.
Članak 178.
Partnerstva
(Članak 121. Financijske uredbe)
1. Posebna bespovratna sredstva za djelovanje i bespovratna sredstva za poslovanje mogu predstavljati dio okvirnog partnerstva.
2. Okvirno partnerstvo može se uspostaviti kao dugoročni mehanizam suradnje između Komisije i korisnika bespovratnih sredstava. Ono može biti u obliku okvirnog sporazuma o partnerstvu ili okvirne odluke o partnerstvu.
Okvirnim sporazumom ili odlukom o partnerstvu određuju se zajednički ciljevi, vrsta jednokratnih planiranih djelovanja ili djelovanja koja su dio odobrenoga godišnjeg plana rada, postupak za dodjeljivanje posebnih bespovratnih sredstava, u skladu s načelima i postupovnim pravilima iz ove glave te opća prava i obveze svih stranaka prema posebnim sporazumima ili odlukama.
Partnerstvo ne smije trajati duže od četiri godine osim u iznimnim slučajevima koji su opravdani predmetom okvirnog partnerstva.
Dužnosnici za ovjeravanje ne smiju neopravdano koristiti okvirne sporazume ili odluke o partnerstvu ili ih koristiti tako da namjena ili učinak bude u suprotnosti s načelima transparentnosti ili jednakog postupanja prema podnositeljima zahtjeva.
3. Okvirna partnerstva tretiraju se kao bespovratna sredstva u pogledu programiranja, ex ante objave i sklapanja ugovora.
4. Posebna bespovratna sredstva koja se temelje na okvirnim sporazumima ili odlukama o partnerstvu dodjeljuju se u skladu s postupcima utvrđenima u tim sporazumima ili odlukama te u skladu s ovom glavom.
Posebna bespovratna sredstva podliježu postupcima ex post objave utvrđenima u članku 191.
Članak 179.
Elektronički sustav razmjene podataka
(Članak 121. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Sve razmjene podatka s korisnicima, uključujući sklapanje sporazuma o bespovratnim sredstvima, obavijesti o odluci o bespovratnim sredstvima i njihovim izmjenama, mogu se obavljati putem elektroničkog sustava razmjene podataka koji je uspostavila Komisija.
2. Ti sustavi moraju ispunjavati sljedeće zahtjeve:
(a)
samo ovlaštene osobe mogu imati pristup sustavu i dokumentima koji se šalju putem njega;
(b)
samo ovlaštene osobe mogu elektronički potpisati ili slati dokument putem sustava;
(c)
ovlaštene osobe moraju biti identificirane pomoću utvrđenih sredstava;
(d)
vrijeme i datum elektroničke transakcije trebaju biti precizno određeni;
(e)
mora biti očuvana cjelovitost dokumenata;
(f)
mora se čuvati dostupnost dokumenata;
(g)
prema potrebi, treba čuvati povjerljivost dokumenata;
(h)
mora biti osigurana zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
3. Podaci koji se šalju ili primaju posredstvom tog sustava uživaju pravnu pretpostavku cjelovitosti podataka i točnosti datuma i vremena slanja ili primanja podataka koje sustav pokazuje.
Dokument koji se šalje ili o kojem se šalje obavijest posredstvom tog sustava smatra se jednakim dokumentu u papirnatom obliku te se prihvaća kao dokaz u sudskom postupku, smatra se izvornikom te uživa pravnu pretpostavku autentičnosti i cjelovitosti, pod uvjetom da ne sadrži određena dinamička obilježja koja omogućavaju njegovo automatsko mijenjanje.
Elektronički potpisi iz točke (b) stavka 2. imaju pravni učinak jednak vlastoručnom potpisu.
Članak 180.
Sadržaj sporazuma i odluka o bespovratnim sredstvima
(Članak 122. Financijske uredbe)
1. Sporazum o bespovratnim sredstvima utvrđuje najmanje sljedeće:
(a)
predmet;
(b)
korisnika;
(c)
trajanje, odnosno:
i.
datum njegova stupanja na snagu;
ii.
datum početka i trajanje djelovanja ili financijsku godinu u kojoj se financira;
(d)
maksimalni iznos koji financira Unija izražen u eurima i oblik bespovratnih sredstava te, prema potrebi:
i.
ukupne procijenjene prihvatljive troškove djelovanja ili programa rada i stopu financiranja prihvatljivih troškova;
ii.
jedinični trošak, jednokratni ili paušalni iznos iz točaka (b), (c) i (d) članka 123. Financijske uredbe, ako su utvrđeni;
iii.
kombinaciju elemenata određenih u podtočkama i. i ii. ove točke;
(e)
opis djelovanja ili, u slučaju bespovratnog sredstva za poslovanje, programa rada za tu financijsku godinu koji je odobrio dužnosnik za ovjeravanje kao i opis očekivanih rezultata provedbe djelovanja ili programa rada;
(f)
opće uvjete koji se primjenjuju na sve sporazume ove vrste, poput prihvaćanja od strane korisnika provjera i revizija koje provode Komisija, OLAF i Revizorski sud;
(g)
procijenjeni ukupni proračun djelovanja ili programa rada;
(h)
kada provedba djelovanja uključuje nabavu, načela iz članka 209. ili pravila za nabavu koje korisnik mora poštovati;
(i)
odgovornosti korisnika, a posebno:
i.
u pogledu dobrog financijskog upravljanja i dostavljanja izvješća o radu i financijskih izvještaja; kad god je to potrebno, treba odrediti prijelazne ciljeve o kojima se podnose izvješća;
ii.
u slučaju sporazuma između Komisije i određenog broja korisnika, specifične obveze koordinatora, ako one postoje, kao i ostalih korisnika prema koordinatoru te financijska odgovornost korisnika za iznose dugovanja prema Komisiji;
(j)
načine i rokove u kojima Komisija potvrđuje ta izvješća i izvršava plaćanje.
(k)
prema potrebi, podatke o prihvatljivim troškovima djelovanja ili odobrenog programa rada ili o jediničnim troškovima, jednokratnim iznosima ili paušalnom financiranju iz članka 123. Financijske uredbe;
(l)
odredbe o vidljivosti financijske potpore Unije, osim u opravdanim slučajevima kada javno iskazivanje nije moguće ili primjereno.
Općim uvjetima iz točke (f) prvog podstavka treba se barem:
i.
navesti da je pravo Unije pravo koje se primjenjuje na sporazum o bespovratnim sredstvima i koje prema potrebi dopunjuje nacionalno pravo, kako je određeno u sporazumu o bespovratnim sredstvima. Odstupanja su moguća u sporazumima sklopljenima s međunarodnim organizacijama;
ii.
navesti nadležni sud ili arbitražni sud za rješavanje sporova.
2. Sporazumom o bespovratnim sredstvima mogu se utvrditi aranžmani i rokovi za suspenziju ili raskid u skladu s člankom 135. Financijske uredbe.
3. U slučajevima iz članka 178., okvirnom odlukom o partnerstvu ili okvirnim sporazumom o partnerstvu određuju se informacije iz točaka (a), (b), točke (c) podtočke i., točke(f) i točaka (h) do (j) i točke (l) prvog podstavka stavka 1. ovog članka.
Odluka ili sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava sadrži informacije iz točaka (a) do (e), točaka (g) i (k) prvog podstavka stavka 1. i, prema potrebi, točke (i) prvog podstavka stavka 1.
4. Sporazumi o bespovratnim sredstvima mogu se mijenjati samo pisanim putem. Svrha ili učinak tih izmjena, kao i izmjena kojima se dodaje ili uklanja korisnik, ne smije biti takva da dovede do takvih promjena u sporazumima koje bi dovele u pitanje odluku o dodjeli bespovratnog sredstva ili bi bile protivne jednakom postupanju s podnositeljima zahtjeva.
5. Stavci 1., 2., 3. i 4. primjenjuju se mutatis mutandis na odluke o bespovratnim sredstvima.
Neke se od informacija iz stavka 1. mogu navesti u pozivu za podnošenje prijedloga ili nekom drugom povezanom dokumentu umjesto u odluci o bespovratnim sredstvima.
Članak 181.
Oblici bespovratnih sredstava
(Članak 123. Financijske uredbe)
1. Bespovratna sredstva u obliku iz članka 123. stavka 1. točke (a) Financijske uredbe izračunavaju se na temelju prihvatljivih troškova koje je korisnik zaista imao, u skladu s preliminarnom procjenom proračuna kako je podnesen zajedno s prijedlogom i uključen u odluku ili sporazum o bespovratnim sredstvima.
2. Jedinični troškovi iz točke (b) članka 123. stavka 1. Financijske uredbe pokrivaju sve ili pojedine posebne kategorije prihvatljivih troškova koji su jasno iskazani unaprijed upućivanjem na iznos po jedinici.
3. Jednokratni iznosi iz članka 123. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe općenito pokrivaju sve ili pojedine posebne kategorije prihvatljivih troškova koji su jasno iskazani unaprijed.
4. Paušalno financiranje iz članka 123. stavka 1. točke (d) Financijske uredbe pokriva posebne kategorije prihvatljivih troškova koji su jasno iskazani unaprijed primjenom postotka.
Članak 182.
Jednokratni iznosi, jedinični troškovi i paušalno financiranje
(Članak 124. Financijske uredbe)
1. Odobrenje za primjenu jednokratnih iznosa, jediničnih troškova ili paušalnog financiranja iz članka 124. stavka 1. Financijske uredbe primjenjuje se za vrijeme trajanja programa. Ovo odobrenje se može preispitati ako su potrebne značajne izmjene. Povremeno se obavlja ocjena podataka i iznosa te se, prema potrebi, usklađuju jednokratni iznosi, jedinični troškovi ili paušalno financiranje.
U slučaju sporazuma između Komisije i određenog broja korisnika, najviši iznos iz drugog podstavka članka 124. stavka 1. Financijske uredbe primjenjuje se na svakog korisnika.
2. Odluka ili sporazum o bespovratnim sredstvima sadrži sve potrebne odredbe kako bi se moglo potvrditi poštovanje uvjeta za isplatu bespovratnih sredstava na temelju jednokratnih iznosa, jediničnih troškova ili paušalnog financiranja.
3. Isplata bespovratnih sredstava na temelju jednokratnih iznosa, jediničnih troškova ili paušalnog financiranja ne dovodi u pitanje pravo pristupa zakonom propisanoj evidenciji korisnika za potrebe iz prvog podstavka stavka 1. i članka 137. stavka 2. Financijske uredbe.
4. Ako se ex post kontrolom financiranog događaja otkrije da se događaj nije dogodio te da je korisniku izvršena neopravdana isplata bespovratnih sredstava na temelju jednokratnog iznosa, jediničnih troškova ili paušalnog financiranja, Komisija ima pravo povrata do visine iznosa bespovratnih sredstava ne dovodeći u pitanje sankcije iz članka 109. Financijske uredbe.
POGLAVLJE 2.
Načela
Članak 183.
Načelo sufinanciranja
(Članak 125. stavak 3. Financijske uredbe)
1. U skladu s načelom sufinanciranja, sredstva potrebna za provedbu djelovanja ili programa rada ne osiguravaju se u cijelosti iz doprinosa Unije.
Sufinanciranje može biti u obliku vlastitih sredstava korisnika, dohotka ostvarenog djelovanjem ili programom rada ili financijskih doprinosa ili doprinosa u naravi trećih strana.
2. Doprinosi u naravi znače nefinancijska sredstva koja treće strane besplatno stavljaju na raspolaganje korisniku.
Članak 184.
Načelo zabrane ostvarivanja dobiti
(Članak 125. stavak 5. Financijske uredbe)
Financijski doprinosi trećih strana kojima se korisnik može služiti za pokriće troškova koji nisu prihvatljivi troškovi pokriveni bespovratnim sredstvima Unije ili koji se ne duguju trećoj strani ako nisu iskorišteni do završetka djelovanja ili programa rada, ne smatraju se financijskim doprinosima koje donatori posebno dodjeljuju za financiranje prihvatljivih troškova u smislu članka 125. stavka 5. Financijske uredbe.
Članak 185.
Bespovratna sredstva male vrijednosti
(Članak 125. stavak 4. Financijske uredbe)
Bespovratnim sredstvima vrlo male vrijednosti smatraju se bespovratna sredstva koja ne prelaze 60 000 EUR.
Članak 186.
Tehnička pomoć
(Članci 101. i 125. Financijske uredbe)
„Tehnička pomoć” znači aktivnosti potpore i izgradnje kapaciteta potrebnih za provedbu programa ili djelovanja, a posebno pripremnih aktivnosti i aktivnosti upravljanja, praćenja, evaluacije, revizije i kontrole.
Članak 187.
Prihvatljivi troškovi
(Članak 126. stavak 3. točka (c) Financijske uredbe)
Smatra se da se ne može izvršiti povrat PDV-a u skladu s važećim nacionalnim zakonodavstvom o PDV-u, ako se prema nacionalnom pravu on može pripisati jednoj od sljedećih djelatnosti:
(a)
izuzete djelatnosti bez prava na odbitak;
(b)
djelatnosti koje su izvan područja primjene PDV-a;
(c)
djelatnosti iz točaka (a) ili (b) gdje se PDV ne odbija već se izvršava povrat za njegov iznos pomoću posebnih aranžmana za povrat ili fondova za kompenzaciju koji nisu predviđeni Direktivom 2006/112/EZ, čak i kada je takav program ili fond osnovan u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o PDV-u.
Smatra se da PDV koji se odnosi na djelatnosti navedene u članku 13. stavku 2. Direktive 2006/112/EZ plaća korisnik, osim osoba koje nisu porezni obveznici kako je definirano u prvom podstavku članka 13. stavka 1. te Direktive, neovisno smatra li dotična država članica te djelatnosti djelatnostima koje uređuju javnopravna tijela u svojstvu tijela javne vlasti.
Članak 188.
Planiranje rada
(Članak 128. Financijske uredbe)
1. Svaki odgovorni dužnosnik za ovjeravanje priprema godišnji ili višegodišnji program rada za bespovratna sredstva. Program rada donosi institucija koja ga što je prije moguće, a najkasnije do 31. ožujka u godini izvršavanja, objavljuje na internetskoj stranici za bespovratna sredstva dotične institucije.
U programu rada navodi se razdoblje koje on pokriva, temeljni akt, ako postoji, planirani ciljevi, očekivani rezultati, okvirni vremenski raspored poziva za podnošenje prijedloga s okvirnim iznosom i maksimalnom stopom sufinanciranja.
Program rada također sadrži informacije određene u članku 94. koje su potrebne kako bi se odluka o njegovom donošenju mogla smatrati odlukom o financiranju za bespovratna sredstva u dotičnoj godini.
2. Svaka značajna promjena u programu rada također se donosi i objavljuje kako je predviđeno u stavku 1.
Članak 189.
Sadržaj poziva za podnošenje prijedloga
(Članak 128. Financijske uredbe)
1. Poziv za podnošenje prijedloga navodi:
(a)
planirane ciljeve;
(b)
kriterije prihvatljivosti, razloge za isključenje, uvjete sposobnosti i kriterije za odabir iz članaka 131. i 132. Financijske uredbe te odgovarajuću popratnu dokumentaciju;
(c)
način financiranja Unije;
(d)
način i rok za podnošenje prijedloga i planirani datum do kojeg svi podnositelji zahtjeva trebaju biti informirani o rezultatu evaluacije njihovih zahtjeva i okvirni datum za potpisivanje sporazuma o bespovratnim sredstvima ili obavijesti o odlukama o bespovratnim sredstvima.
2. Pozivi za podnošenje prijedloga objavljuju se na internetskim stranicama institucija Unije i uz objavljivanje na internetskim stranicama po mogućnosti i nekim drugim prikladnim medijem, uključujući Službeni list Europske unije, kada je to potrebno, kako bi se osigurala dodatna obaviještenost potencijalnih korisnika. Oni se mogu objavljivati od donošenja odluke o financiranju iz članka 84. Financijske uredbe, uključujući i tijekom godine koja prethodi izvršenju proračuna. Sve izmjene sadržaja poziva za podnošenje prijedloga podliježu obvezi objavljivanja pod istim uvjetima koji vrijede za pozive za podnošenje prijedloga.
Članak 190.
Iznimke u vezi s pozivima za podnošenje prijedloga
(Članak 128. Financijske uredbe)
1. Bespovratna sredstva mogu se dodijeliti bez poziva za podnošenje prijedloga samo u sljedećim slučajevima:
(a)
za potrebe humanitarne pomoći i djelovanjima civilne zaštite ili za pomoć u upravljanju kriznim situacijama u smislu stavka 2.;
(b)
u drugim iznimnim i valjano obrazloženim hitnim slučajevima;
(c)
tijelima koja imaju de jure ili de facto monopol, što je valjano obrazloženo u odluci o sklapanju ugovora;
(d)
tijelima koja su temeljnim aktom, u smislu članka 54. Financijske uredbe, utvrđena kao korisnici bespovratnog sredstva ili tijelima koja odrede države članice, za koja su one odgovorne, ako su te države članice utvrđene temeljnim aktom kao korisnice bespovratnih sredstava;
(e)
u slučaju istraživanja i tehnološkog razvoja, tijelima utvrđenim u programu rada iz članka 128. Financijske uredbe, u slučaju da je ta mogućnost izričito predviđena temeljnim aktom te pod uvjetom da projekt nije obuhvaćen opsegom poziva za podnošenje prijedloga;
(f)
za djelovanja posebnih karakteristika koja zahtijevaju poseban tip tijela radi njegove tehničke sposobnosti, njegovog visokog stupnja specijalizacije ili administrativnih ovlasti, pod uvjetom da djelovanja o kojima je riječ nisu obuhvaćena opsegom poziva za podnošenje prijedloga.
Slučajeve iz točke (f) prvog podstavka treba valjano obrazložiti u odluci o sklapanju ugovora.
2. Kriznim situacijama u trećim zemljama smatraju se situacije neposredne ili izravne opasnosti koja prijeti eskalacijom u oružani sukob ili destabilizacijom zemlje. Kriznim situacijama smatraju se i situacije prouzročene prirodnim katastrofama, krize koje uzrokuje čovjek, poput ratova i drugih sukoba ili izvanredne okolnosti usporedivih učinaka povezane između ostalog s klimatskim promjenama, degradacijom okoliša, uskraćivanjem pristupa energiji i prirodnim resursima ili iznimnim siromaštvom.
Članak 191.
Ex post objava
(Članak 128. Financijske uredbe)
1. Informacije koje se odnose na bespovratna sredstva dodijeljena tijekom financijske godine objavljuju se u skladu s člankom 21.
2. Nakon objave iz stavka 1., na zahtjev Europskog parlamenta i Vijeća, Komisija im šalje izvješće o:
(a)
broju podnositelja zahtjeva tijekom protekle godine;
(b)
broju i postotku uspješnih zahtjeva po pozivu za podnošenje prijedloga;
(c)
prosječnom trajanju postupka od dana zatvaranja poziva za podnošenje prijedloga do dodjele bespovratnih sredstava;
(d)
broju i iznosu bespovratnih sredstava u slučaju kada prethodne godine je ukinuta obveza ex post objave u skladu s člankom 21. stavkom 4.
Članak 192.
Obavješćivanje podnositelja zahtjeva
(Članak 128. Financijske uredbe)
Komisija podnositeljima zahtjeva pruža informacije i savjete na sljedeći način:
(a)
utvrđivanjem zajedničkih standarda za obrasce zahtjeva za slična bespovratna sredstva te praćenjem veličine i razumljivosti obrazaca zahtjeva;
(b)
pružanjem informacija potencijalnim podnositeljima zahtjeva posebno putem seminara i priručnika;
(c)
održavanjem stalnih podataka za korisnike u dokumentaciji pravnog subjekta iz članka 63.
Članak 193.
Financiranje iz različitih proračunskih linija
(Članak 129. Financijske uredbe)
Više odgovornih dužnosnika za ovjeravanje mogu zajednički financirati određeno djelovanje iz različitih proračunskih linija.
Članak 194.
Retroaktivni učinak financiranja u slučajevima iznimne hitnosti i sprečavanja sukoba
(Članak 130. Financijske uredbe)
U okviru članka 130. stavka 1. Financijske uredbe, rashodi koje je korisnik imao prije datuma podnošenja zahtjeva prihvatljivi su za financiranje Unije pod sljedećim uvjetima:
(a)
razlozi za takvo odstupanje primjereno su obrazloženi u odluci o financiranju;
(b)
odluka o financiranju i sporazum ili odluka o bespovratnim sredstvima izričito navode kao datum prihvatljivosti datum koji prethodi datumu podnošenja zahtjeva.
Članak 195.
Podnošenje zahtjeva za bespovratna sredstva
(Članak 131. Financijske uredbe)
1. Aranžmane za podnošenje zahtjeva za bespovratna sredstva određuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, koji može odabrati način podnošenja. Zahtjevi za bespovratna sredstva mogu se podnijeti pismom ili u elektroničkom obliku.
Odabrana sredstva komunikacije ne smiju biti diskriminirajuća te ne smiju ograničavati pristup podnositeljima zahtjeva postupku sklapanja ugovora.
Odabrana sredstva komunikacije moraju osigurati udovoljavanje sljedećim uvjetima:
(a)
svaki podneseni zahtjev treba sadržavati sve informacije potrebne za njegovu evaluaciju;
(b)
mora biti očuvana cjelovitost podataka;
(c)
mora biti očuvana povjerljivost prijedloga;
(d)
mora biti osigurana zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Za potrebe točke (c) trećeg podstavka, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje pregledava sadržaj zahtjeva tek nakon isteka roka za njihovo podnošenje.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zahtijevati da uz elektronički dostavljene zahtjeve bude priložen napredni elektronički potpis u smislu Direktive 1999/93/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (19).
2. U slučaju kada odgovorni dužnosnik za ovjeravanje odobri podnošenje zahtjeva elektroničkim putem, alati koji se koriste i njihove tehničke značajke moraju biti nediskriminirajuće prirode, opće dostupni i interoperabilni s proizvodima informacijske i komunikacijske tehnologije u općoj uporabi. Podnositeljima zahtjeva trebaju se staviti na raspolaganje informacije koje se odnose na specifikacije potrebne za prezentaciju zahtjeva, uključujući šifriranje.
Nadalje, uređaji za elektroničko zaprimanje zahtjeva trebaju jamčiti sigurnost i povjerljivost. Oni također moraju jamčiti precizno utvrđivanje vremena i datuma primitka zahtjeva.
3. U slučaju podnošenja zahtjeva pismom, podnositelji zahtjeva mogu odabrati jedan od sljedećih načina:
(a)
putem pošte ili kurirske službe, u kojem slučaju se u pozivu za podnošenje prijedloga navodi da se dokazom smatra datum otpreme, poštanski žig ili datum na potvrdi o predaji pošiljke;
(b)
osobnom dostavom podnositelja zahtjeva ili njegovog zastupnika u prostorijama institucije, u kojem slučaju se u pozivu za podnošenje prijedloga navodi služba u koji se predaju zahtjevi uz potpisanu i datiranu potvrdu o primitku.
POGLAVLJE 3.
Postupak dodjele
Članak 196.
Sadržaj zahtjeva za bespovratna sredstva
(Članak 131. Financijske uredbe)
1. Zahtjevi se dostavljaju na obrascu koji je utvrđen u skladu sa zajedničkim standardima utvrđenima u skladu s člankom 192. točkom (a), a koji na raspolaganje stavlja odgovorni dužnosnika za ovjeravanje, i u skladu s kriterijima utvrđenima u temeljnom aktu i u pozivu za podnošenje prijedloga.
Popratna dokumentacija iz drugog podstavka članka 131. stavka 3. Financijske uredbe može se posebno sastojati od računa dobiti i gubitka te bilance za zadnju financijsku godinu za koju je pripremljen završni račun.
2. Procijenjeni proračun za djelovanje ili program rada koji se prilaže uz zahtjev ima uravnotežene prihode i rashode, uzimajući u obzir rezervacije za nepredviđene događaje ili moguće promjene tečaja koji mogu biti odobreni u opravdanim slučajevima te navodi procijenjene prihvatljive troškove djelovanja ili programa rada.
3. Ako se zahtjev odnosi na bespovratna sredstva za djelovanje čiji iznos prelazi 750 000 EUR ili na bespovratna sredstva za poslovanje čiji iznos prelazi 100 000 EUR, podnosi se revizorsko izvješće koje sastavlja ovlašteni vanjski revizor. Navedenim izvješćem potvrđuju se računi za posljednju financijsku godinu za koju su dostupni podaci.
Prvi podstavak ovog stavka primjenjuje se samo na prvi zahtjev koji je korisnik dostavio odgovornom dužnosniku za ovjeravanje u bilo kojoj financijskoj godini.
U slučaju sporazuma između Komisije i određenog broja korisnika granične vrijednosti određene u prvom podstavku primjenjuju se na svakog korisnika.
U slučaju partnerstva iz članka 178., revizorsko izvješće iz prvog podstavka ovog stavka koje obuhvaća zadnje dvije financijske godine za koje postoje podaci mora biti sastavljeno prije potpisivanja okvirnog sporazuma o partnerstvu ili objave okvirne odluke o partnerstvu.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može, ovisno o procjeni rizika, izuzeti od obveze provođenja revizije iz prvog podstavka obrazovne ustanove i ustanove za osposobljavanje i, u slučaju sporazuma s određenim brojem korisnika, korisnike koji su prihvatili solidarnu odgovornost ili koji ne snose nikakvu financijsku odgovornost.
Prvi podstavak ovog stavka ne primjenjuje se na javna tijela i međunarodne organizacije iz članka 43.
4. Podnositelj zahtjeva navodi izvore i iznose primljenog financiranja Unije ili primijenjenog financiranja Unije za isto djelovanje ili dio djelovanja ili za njegovo funkcioniranje u istoj financijskoj godini kao i svako drugo primljeno ili primijenjeno financiranje za isto djelovanje.
Članak 197.
Dokaz o nepostojanju razloga za isključenje
(Članak 131. Financijske uredbe)
Podnositelji zahtjeva daju časnu izjavu da se ne nalaze u nekoj od situacija iz članka 106. stavka 1. i članka 107. Financijske uredbe, osim u slučajevima iz točaka (a) i (b) članka 131. stavka 4. Financijske uredbe. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može, ovisno o procjeni rizika, zatražiti od uspješnih podnositelja zahtjeva da podnesu dokaze iz članka 143. Na zahtjev odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, uspješni podnositelji zahtjeva podnose te dokaze, osim ako to nije moguće i odgovorni dužnosnik za ovjeravanje to prihvati ili su ti dokazi već bili podneseni za potrebe drugog postupka dodjele bespovratnih sredstava ili postupka nabave, pod uvjetom da ti dokumenti nisu stariji od godinu dana računajući od datuma njihovog izdavanja i da su još valjani.
Članak 198.
Podnositelji zahtjeva koji nemaju pravnu osobnost
(Članak 131. Financijske uredbe)
U slučaju kada zahtjev za bespovratna sredstva podnosi podnositelj zahtjeva koji nema pravnu osobnost u skladu s člankom 131. stavkom 2. Financijske uredbe, predstavnici tog podnositelja zahtjeva dokazuju da imaju sposobnost za preuzimanje pravnih obveza u ime podnositelja zahtjeva i da podnositelj zahtjeva ima financijsku i poslovnu sposobnost istovjetnu onima pravnih osoba.
Članak 199.
Subjekti koji čine jednog podnositelja zahtjeva
(Članak 131. Financijske uredbe)
U slučaju kada nekoliko subjekata ispunjava kriterije za podnošenje zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava i zajedno čine jedan subjekt, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može s tim subjektom postupati kao s jedinstvenim podnositeljem zahtjeva, pod uvjetom da se u zahtjevu navode subjekti koji čine tog podnositelja a koji su uključeni u predloženo djelovanje ili program rada.
Članak 200.
Financijske i administrativne kazne
(Članak 131. Financijske uredbe)
Financijske ili administrativne kazne, ili oboje, mogu biti izrečene podnositeljima zahtjeva koji su dali lažne izjave ili počinili značajne pogreške, nepravilnosti ili prijevaru, u skladu s uvjetima utvrđenima u članku 145.
Takve financijske ili administrativne kazne, ili oboje, mogu biti izrečene i korisnicima za koje se ustanovilo da su ozbiljno povrijedili svoje ugovorne obveze.
Članak 201.
Kriteriji prihvatljivosti
(Članak 131. Financijske uredbe)
1. Kriteriji prihvatljivosti objavljuju se u pozivu za podnošenje prijedloga.
2. Kriterijima prihvatljivosti određuju se uvjeti za sudjelovanje u pozivu za podnošenje prijedloga. Ti kriteriji određuju se vodeći računa o ciljevima djelovanja te udovoljavaju načelima transparentnosti i nediskriminacije.
Članak 202.
Uvjeti sposobnosti
(Članak 132. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Uvjeti sposobnosti objavljuju se u pozivu za podnošenje prijedloga i trebaju biti takvi da omogućuju procjenu financijske i poslovne sposobnosti podnositelja zahtjeva za dovršenje predloženog djelovanja ili programa rada.
2. Podnositelj zahtjeva mora imati stalne i dovoljne izvore financiranja za održavanje svojeg djelovanja tijekom cijelog razdoblja izvođenja djelovanja ili u godini za koju je dodijeljeno bespovratno sredstvo i mora doprinositi njegovom financiranju. Podnositelj zahtjeva mora imati stručnu sposobnost i kvalifikacije potrebne za dovršenje predloženog djelovanja ili programa rada, osim ako je izričito drukčije određeno u temeljnom aktu.
3. Financijska i poslovna sposobnost provjeravaju se posebno na temelju analize sve popratne dokumentacije iz članka 196. koju traži odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u pozivu za podnošenje prijedloga.
Ako u pozivu za podnošenje prijedloga nije zatražena popratna dokumentacija i ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje dvoji o financijskoj ili poslovnoj sposobnosti podnositelja, on od njih zahtjeva dostavu odgovarajuće dokumentacije.
U slučaju partnerstva iz članka 178., takva se provjera obavlja prije potpisivanja okvirnog sporazuma o partnerstvu ili objave okvirne odluke o partnerstvu.
Članak 203.
Kriteriji za odabir
(Članak 132. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Kriteriji za odabir objavljuju se u pozivu za podnošenje prijedloga.
2. Kriteriji za odabir trebaju biti takvi da omogućuju dodjelu bespovratnih sredstava bilo za djelovanja koja najviše povećavaju ukupnu učinkovitost programa Unije koje provode ili tijelima čiji je program rada usmjeren postizanju istog rezultata. Ti se kriteriji određuju tako da osiguravaju pravilno upravljanje sredstvima Unije.
Kriteriji za odabir primjenjuju se tako da omogućuju odabir planiranih djelovanja i programa rada za koje može biti Komisija sigurna da će biti u skladu s njezinim ciljevima i prioritetima te koji jamče vidljivost financiranja Unije.
3. Kriteriji za odabir utvrđuju se tako da je naknado moguće izvršiti evaluaciju.
Članak 204.
Evaluacija zahtjeva i dodjela bespovratnih sredstava
(Članak 133. Financijske uredbe)
1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje imenuje komisiju za evaluaciju prijedloga, osim ako Komisija odluči drukčije u okviru određenog sektorskog programa.
Komisija se sastoji od najmanje tri osobe koje predstavljaju najmanje dvije organizacijske jedinice institucija ili tijela iz članaka 62. i 208. Financijske uredbe bez hijerarhijske veze među njima. Kako bi se izbjegao svaki sukob interesa, te osobe podliježu obvezama utvrđenima u članku 57. Financijske uredbe.
Ako u predstavništvima i lokalnim jedinicama iz članka 72. ove Uredbe i tijelima na koja se delegiraju ovlasti iz članaka 62. i 208. Financijske uredbe nema zasebnih jedinica, ne primjenjuje se zahtjev u vezi s organizacijskim jedinicama koje nisu međusobno hijerarhijski povezane.
Na temelju odluke odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, komisiji mogu pomagati vanjski stručnjaci. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava da ti stručnjaci ispunjavaju obveze utvrđene u članku 57. Financijske uredbe.
2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje prema potrebi dijeli postupak na nekoliko postupovnih faza. Pravila koja uređuju postupak objavljuju se u pozivu za podnošenje prijedloga.
U slučaju kada je pozivom za podnošenje prijedloga predviđen postupak podnošenja zahtjeva u dvije faze, samo oni zahtjeva koji ispunjavaju kriterije evaluacije iz prve faze pozivaju se na podnošenje cjelokupnog zahtjeva u drugoj fazi.
U slučaju kada je pozivom za podnošenje prijedloga predviđen postupak evaluacije prijedloga u dvije faze, na daljnju evaluaciju nastavljaju samo oni prijedlozi koji su prošli prvu fazu na temelju evaluacije ispunjavanja određene skupine kriterija.
Podnositelji čiji su prijedlozi odbijeni u bilo kojoj fazi obavješćuju se u skladu s člankom 133. stavkom 3. Financijske uredbe.
Svaka sljedeća faza postupka mora se jasno razlikovati od prethodne.
Iste dokumente i informacije nije potrebno dostavljati više puta tijekom istog postupka.
3. Komisija za evaluaciju ili, prema potrebi, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može podnositelja zahtjeva zatražiti dostavu dodatnih informacija ili pojašnjenje popratne dokumentacije dostavljene u vezi sa zahtjevom, pod uvjetom da te informacije ili pojašnjenja ne mijenjaju značajno prijedlog. U skladu s člankom 96. Financijske uredbe, u slučaju očitih administrativnih pogrešaka, komisija za evaluaciju ili dužnosnik za ovjeravanje mogu odustati od toga samo u opravdanim slučajevima. Dužnosnik za ovjeravanje vodi odgovarajuću evidenciju o kontaktima s podnositeljima zahtjeva tijekom postupka.
4. Po završetku rada, članovi komisije za evaluaciju potpisuju zapisnik o svim pregledanim prijedlozima, koji sadrži ocjenu kvalitete i utvrđuje one koji mogu dobiti financiranje. Ovaj zapisnik može biti potpisan pomoću elektroničkog sustava koji osigurava odgovarajuću identifikaciju potpisnika.
U zapisniku se, prema potrebi, rangiraju pregledani prijedlozi, pružaju prijedlozi o maksimalnom iznosu bespovratnih sredstava i mogućim manjim usklađenjima zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava.
Zapisnik se čuva za buduće potrebe.
5. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može pozvati podnositelja zahtjeva da uskladi svoj prijedlog u skladu s preporukama komisije za evaluaciju. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje vodi odgovarajuću evidenciju o kontaktima s podnositeljima zahtjeva tijekom postupka.
Nakon evaluacije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje donosi svoju odluku, pri čemu navodi najmanje sljedeće:
(a)
predmet i ukupni iznos iz odluke;
(b)
imena uspješnih podnositelja, naziv djelovanja, prihvaćene iznose i razloge za odabir, pri čemu se navodi i ako postoji nepodudarnost s mišljenjem komisije za evaluaciju;
(c)
imena svih odbijenih podnositelja i razloge za njihovo odbijanje.
6. Stavci 1., 2. i 4. ovog članka nisu obavezni za dodjelu bespovratnih sredstava u skladu s člankom 190. ove Uredbe i člankom 125. stavkom 7. Financijske uredbe.
Članak 205.
Obavješćivanje podnositelja zahtjeva
(Članak 133. Financijske uredbe)
Odbijeni podnositelji zahtjeva se obavješćuju što je prije moguće o rezultatu evaluacije njihovog zahtjeva, a u svakom slučaju najkasnije u roku 15 kalendarskih dana nakon obavješćivanja uspješnih podnositelja zahtjeva.
POGLAVLJE 4.
Plaćanje i kontrola
Članak 206.
Jamstvo za pretfinanciranje
(Članak 134. Financijske uredbe)
1. Kako bi se ograničili financijski rizici povezani s plaćanjima pretfinanciranja, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje na temelju ocjene rizika može zahtijevati da korisnik unaprijed podnese jamstvo do iznosa jednakog iznosu pretfinanciranja, osim u slučaju bespovratnih sredstava male vrijednosti ili plaćanja podijeliti na više dijelova.
2. Kad god se zahtijeva jamstvo, ono podliježe procjeni i prihvaćanju odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
Jamstvo mora vrijediti dovoljno dugo da ga se može aktivirati.
3. Jamstvo izdaje ovlaštena banka ili financijska institucija s poslovnim nastanom u jednoj od država članica. Ako korisnik ima poslovni nastan u trećoj zemlji, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može pristati da banka ili financijska institucija s poslovnim nastanom u toj trećoj zemlji izda jamstvo ako smatra da ta banka ili financijska institucija nude jednako osiguranje i jednakih su svojstava kao i banka ili financijska institucija s poslovnim nastanom u državi članici.
Na zahtjev korisnika jamstvo iz prvog podstavka može se zamijeniti solidarnim jamstvom treće strane ili neopozivim i bezuvjetnim zajedničkim jamstvom korisnika djelovanja koji su stranke istog sporazuma ili iste odluke o dodjeli bespovratnog sredstva, po odobrenju odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
Jamstvo je nominirano u eurima.
Jamstvom banka ili financijska institucija, treća strana ili ostali korisnici daju neopozivo kolateralno osiguranje ili se obvezuju da će na prvi poziv ispuniti obveze korisnika bespovratnih sredstava.
4. Jamstvo se oslobađa prema tome kako se pretfinanciranje postupno poravnava s privremenim plaćanjima ili plaćanjem preostalih iznosa korisniku, u skladu s uvjetima utvrđenima u sporazumu ili odluci o bespovratnom sredstvu.
Članak 207.
Popratni dokumenti za zahtjeve za plaćanja
(Članak 135. Financijske uredbe)
1. Za svako bespovratno sredstvo pretfinanciranje se može podijeliti na više dijelova u skladu s dobrim financijskim upravljanjem.
Isplata u cijelosti novog iznosa pretfinanciranja podliježe korištenju najmanje 70 % ukupnog iznosa bilo kojeg prethodnog pretfinanciranja.
Ako je korištenje prethodnog pretfinanciranja manje od 70 %, iznos novog pretfinanciranja umanjuje se za neiskorištene iznose prethodnog iznosa pretfinanciranja.
Uz svaki zahtjev za novo plaćanje korisnik prilaže izvješće o izdacima.
2. Ne dovodeći u pitanje članak 110., korisnik časno potvrđuje da su informacije u zahtjevima za plaćanje potpune, pouzdane i istinite. On također potvrđuje da se nastali troškovi mogu smatrati prihvatljivima u skladu sa sporazumom ili odlukom o bespovratnim sredstvima te da su zahtjevi za plaćanje potkrijepljeni odgovarajućom popratnim dokumentima koje je moguće provjeriti.
3. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može na temelju procjene rizika za svako plaćanje zatražiti potvrdu o financijskim izvještajima o djelovanju ili programu rada i s njima povezanim računima, koju izdaje ovlašteni vanjski revizor ili, u slučaju javnih tijela, nadležni i neovisni javni dužnosnik. Ta se potvrda prilaže zahtjevu za plaćanje. Potvrdom se potvrđuje, u skladu s metodologijom koju je odobrio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje i na temelju dogovorenih postupaka u skladu s međunarodnim normama da su troškovi koje je korisnik iskazao u financijskim izvještajima na kojima se temelji zahtjev za plaćanje stvarni, točno evidentirani i prihvatljivi u skladu sa sporazumom ili odlukom o bespovratnim sredstvima.
U posebnim i opravdanim slučajevima odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti potvrdu u obliku mišljenja ili u drugom obliku u skladu s međunarodnim normama.
Potvrda o financijskim izvještajima i s njima povezanim računima obvezna je za privremena plaćanja i za plaćanja preostalih iznosa u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučaju bespovratnih sredstava za djelovanje čiji iznos dodijeljen u obliku iz članka 123. stavka 1. točke (a) Financijske uredbe iznosi 750 000 EUR ili više, ako su kumulativni iznosi zahtjeva za plaćanje u tom obliku najmanje 325 000 EUR;
(b)
u slučaju bespovratnih sredstava za poslovanje čiji iznos dodijeljen u obliku iz članka 123. stavka 1. točke (a) Financijske uredbe iznosi 100 000 EUR ili više.
Ovisno o procjeni rizika, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje također može odustati od obveze podnošenja navedene potvrde o financijskim izvještajima i s njima povezanim računima u slučaju:
(a)
javnih tijela i međunarodnih organizacija iz članka 43.;
(b)
korisnika bespovratnih sredstava u vezi s humanitarnom pomoći, hitnim operacijama civilne zaštite i upravljanjem kriznim situacijama, osim u vezi s plaćanjima preostalih iznosa;
(c)
u pogledu plaćanja preostalih iznosa, korisnika bespovratnih sredstava vezanih uz humanitarnu pomoć koji su potpisali okvirni sporazum o partnerstvu ili koji su obaviješteni o okvirnoj odluci o partnerstvu kako je navedeno u članku 178. i koji koriste sustav kontrole koji nudi jednaka jamstva za takva plaćanja;
(d)
korisnika višestrukih bespovratnih sredstava koji su osigurali neovisno potvrđivanje koje daje jednaka jamstva o sustavima kontrole i metodologije korištene pri pripremi zahtjeva za plaćanjem.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može također odustati od obveze pružanja potvrde o financijskim izvještajima i s njima povezanim računima u slučaju da je osoblje Komisije ili tijelo koje je ovlastila Komisija u njezino ime provelo izravnu reviziju ili će provesti izravnu reviziju koja pruža jednaka jamstva o iskazanim troškovima.
U slučaju sporazuma između Komisije i više korisnika, granične vrijednosti iz točaka (a) i (b) trećeg podstavka primjenjuju se na svakog korisnika.
4. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može, na temelju procjene rizika, za svako plaćanje zatražiti izvješće o operativnoj provjeri koje izrađuje neovisna treća strana i koje odobrava odgovorni dužnosnik za ovjeravanje. Na zahtjev odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, izvješće o provjeri prilaže se zahtjevu za plaćanje i odgovarajući iznosi su prihvatljivi pod istim uvjetima kao i troškovi koji se odnose na potvrde o obavljenoj reviziji kako je utvrđeno u članku 126. Financijske uredbe. U izvješću o provjeri navodi se da je operativna provjera izvršena u skladu s metodologijom koju je odobrio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje i jesu li djelovanje ili program rada stvarno provedeni u skladu s uvjetima iz sporazuma ili odluke o bespovratnim sredstvima.
Članak 208.
Suspenzija i smanjenje bespovratnih sredstava
(Članak 135. Financijske uredbe)
1. Provedba sporazuma ili odluke o bespovratnim sredstvima, sudjelovanje korisnika u njihovoj provedbi ili u plaćanjima može se suspendirati kako bi se provjerilo je li stvarno došlo do pretpostavljenih značajnih pogrešaka ili nepravilnosti ili prijevare ili kršenja obveza. Ako oni nisu potvrđeni, provedba se nastavlja što je prije moguće.
2. U slučaju kada dogovoreno djelovanje ili program rada nije izvršeno ili nije izvršeno na odgovarajući način, u cijelosti ili na vrijeme, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, pod uvjetom da je korisniku dana prilika za davanje očitovanja, proporcionalno smanjuje ili traži povrat dodijeljenih sredstava, ovisno o fazi postupka.
POGLAVLJE 5.
Provedba
Članak 209.
Ugovori o provedbi
(Članak 137. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje primjenu Direktive 2004/18/EZ, u slučaju kada provedba djelovanja ili programa rada zahtijeva sklapanje ugovora o nabavi, korisnici sklapaju ugovor s ponuditeljem čija ponuda nudi najbolju vrijednost za novac ili, prema potrebi, ponuditeljem čija ponuda nudi najnižu cijenu, istodobno izbjegavajući svaki sukob interesa.
2. U slučaju kada provedba djelovanja ili programa rada zahtijeva sklapanje ugovora o nabavi čija je vrijednost veća od 60 000 EUR, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može uz pravila iz stavka 1. od korisnika zahtijevati poštovanje posebnih pravila.
Ta posebna pravila temelje se na pravilima sadržanim u Financijskoj uredbi te ih se određuje vodeći računa o vrijednosti predmetnih ugovora, relativnoj veličini doprinosa Unije u odnosu na ukupan trošak djelovanja i rizik. Takva posebna pravila uključuju se u odluku ili sporazum o bespovratnim sredstvima.
Članak 210.
Financijska potpora trećim stranama
(Članak 137. Financijske uredbe)
Ako su ciljevi ili rezultati koje treba ostvariti dovoljno detaljno određeni u uvjetima iz članka 137. stavka 1. Financijske uredbe, mogućnost diskrecionog prava može se smatrati iscrpljenom samo ako odluka ili sporazum o bespovratnim sredstvima također određuju:
(a)
maksimalni iznos financijske potpore koji se može isplatiti trećoj strani i koji ne premašuje 60 000 EUR, osim kada je financijska potpora primarni cilj djelovanja i kriterije za utvrđivanje točnog iznosa;
(b)
različite vrste aktivnosti za koje se može primiti takva vrsta financijske potpore, na temelju utvrđenog popisa;
(c)
definiciju osoba ili kategorija osoba koje mogu primiti tu financijsku potporu i kriterije za njezinu dodjelu.
GLAVA VII.
NAGRADE
Članak 211.
Planiranje rada
(Članak 138. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Svaki odgovorni dužnosnik za ovjeravanje izrađuje godišnji ili višegodišnji program rada za nagrade. Program rada donosi institucija i objavljuje ga na internetskoj stranici dotične institucije, što je prije moguće, a najkasnije do 31. ožujka u godini provedbe.
U programu rada navodi se razdoblje koje on pokriva, temeljni akt, ako postoji, planirani ciljevi, očekivani rezultati, okvirni vremenski raspored natjecanja s okvirnim iznosom nagrada.
Program rada također treba sadržavati informacije određene u članku 94. koje su potrebne kako bi se odluka o njegovom donošenju mogla smatrati odlukom o financiranju nagrada u određenoj godini.
2. Sve značajne promjena u programu rada treba također donijeti i objaviti kako je predviđeno u stavku 1.
Članak 212.
Pravila natjecanja
(Članak 138. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Pravilima natjecanja utvrđuje se sljedeće:
(a)
uvjeti sudjelovanja, koji barem:
i.
navode kriterije prihvatljivosti;
ii.
navode aranžmane i krajnji rok za registraciju sudionika, ako je potrebno, i za podnošenje prijava, pod uvjetima određenima u stavku 2.;
iii.
osiguravaju isključenje sudionika koji se nalaze u jednoj od situacija iz članka 106. stavka 1. i članaka 107., 108. i 109. Financijske uredbe;
iv.
osiguravaju isključivu odgovornost sudionika u slučaju zahtjeva koji se odnosi na aktivnosti koje se obavljaju u okviru natjecanja;
v.
osiguravaju da pobjednici pristanu na provjere i revizije koje obavljaju Komisija, OLAF i Revizorski sud i obveze u pogledu oglašavanja kako je navedeno u pravilima natjecanja;
vi.
navode da je pravo Unije pravo koje se primjenjuje na natjecanje te da ga prema potrebi dopunjuje nacionalno pravo, kako je određeno u pravilima natjecanja;
vii.
navode nadležan sud ili arbitražni sud za rješavanje sporova;
viii.
navode da se mogu izreći financijske ili administrativne kazne, ili oboje, sudionicima koji su dali lažne izjave ili počinili nepravilnosti ili prijevaru, u skladu s uvjetima utvrđenima u članku 145. razmjerno vrijednosti dotičnih nagrada;
(b)
kriteriji za odabir koji moraju biti takvi da omogućuju ocjenu kvalitete prijava u pogledu planiranih ciljeva i očekivanih rezultata i objektivno utvrđivanje ispunjavaju li prijave uvjete da budu pobjednici;
(c)
iznos nagrade ili nagrada;
(d)
način isplate nagrada pobjednicima nakon njihove dodjele.
Za potrebe točke (a) podtočke i. prvog podstavka, korisnici bespovratnih sredstava Unije su prihvatljivi, osim ako je drukčije navedeno u pravilima natjecanja.
Za potrebe točke (a) podtočke vi. prvog podstavka, može se dopustiti odstupanje u slučaju sudjelovanja međunarodnih organizacija.
2. Odgovorni službenik za ovjeravanje odabire sredstva komunikacije koja nisu diskriminirajuće prirode za podnošenje prijava i koja ne ograničavaju pristupa sudionika natjecanju.
Odabrana sredstva komunikacije su takva da mogu osigurati udovoljavanje sljedećim uvjetima:
(a)
svaka prijava sadrži sve informacije potrebne za njezinu evaluaciju;
(b)
očuvana je cjelovitost podataka;
(c)
očuvana je povjerljivost prijava;
(d)
osigurana je zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
3. Pravilima natjecanja mogu se odrediti uvjeti za otkazivanje natjecanja, posebno u slučaju kada nije moguće ispuniti njegove ciljeve ili kada pravna ili fizička osoba koja ne ispunjava uvjete sudjelovanja ispunjava uvjete da bude pobjednik.
4. Pravila natjecanja objavljuju se na internetskoj stranici institucija Unije. Uz objavu na internetskoj stranici, pravila natjecanja mogu se također objaviti i drugim odgovarajućim medijima, uključujući Službeni list Europske unije, kada je potrebno osigurati što bolja obaviještenost potencijalnih sudionika. Ona se mogu objavljivati od donošenja odluke o financiranju iz članka 84. Financijske uredbe, uključujući tijekom godine koja prethodi izvršenju proračuna. Sve izmjene sadržaja pravila natjecanja također podliježu objavi u skladu s istim uvjetima.
Članak 213.
Ex post objava
(Članak 138. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Informacije koje se odnose na nagrade dodijeljene tijekom financijske godine objavljuju se u skladu s člankom 21.
2. Nakon objave iz stavka 1., na zahtjev Europskog parlamenta i Vijeća, Komisija im šalje izvješće o:
(a)
broju sudionika tijekom protekle godine;
(b)
broju sudionika i postotku uspješnih prijava po natjecanju;
(c)
popisu stručnjaka koji su sudjelovali u odborima tijekom protekle godine, kao i uputu na postupak za njihov odabir.
Članak 214.
Evaluacija
(Članak 138. stavak 3. Financijske uredbe)
1. Za potrebe ocjenjivanja prijava, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje imenuje povjerenstvo od najmanje tri stručnjaka koji mogu biti vanjski stručnjaci ili osobe koje predstavljaju najmanje dvije organizacijske jedinice institucija ili tijela iz članaka 62. i 208. Financijske uredbe bez hijerarhijske veze među njima, osim u predstavništvima ili lokalnim tijelima iz članka 72. ove Uredbe i tijelima na koje se delegiraju ovlasti iz članaka 62. i 208. Financijske uredbe, ako nema zasebnih jedinica.
Stručnjaci iz prvog podstavka podliježu zahtjevima o sukobu interesa iz članka 57. Financijske uredbe.
Vanjski stručnjaci daju izjavu da nisu u situaciji sukoba interesa u trenutku imenovanja i da se obvezuju da će obavijestiti dužnosnika za ovjeravanje ako dođe do bilo kakvog sukoba interesa tijekom postupka evaluacije.
2. Nakon završetka njihovog rada, članovi povjerenstva potpisuju zapisnik o svim pregledanim prijavama koji sadrži ocjenu njihove kvalitete i u kojem se naznačuju one kojima se mogu dodijeliti nagrade. Ovaj zapisnik može biti potpisan pomoću elektroničkog sustava koji osigurava odgovarajuću autentifikaciju potpisnika.
Zapisnik iz prvog podstavka čuva se za buduće potrebe.
3. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje zatim odlučuje treba li dodijeliti nagradu ili ne. U toj odluci se između ostalog navodi sljedeće:
(a)
predmet i ukupan iznos dodijeljenih nagrada, ako postoje;
(b)
imena sudionika koji su pobijedili, ako postoje, iznos nagrade dodijeljen svakom sudioniku pobjedniku i razlozi za taj izbor;
(c)
imena svih odbijenih sudionika i razlozi za njihovo odbijanje.
Članak 215.
Informacije i obavješćivanje
(Članak 138. stavak 3. Financijske uredbe)
1. Sudionici se obavješćuju što je prije moguće o rezultatima evaluacije njihovih prijava, a u svakom slučaju najkasnije u roku 15 kalendarskih dana nakon što je dužnosnik za ovjeravanje donio odluku o dodjeli nagrade.
2. Sudionik pobjednik obavješćuje se o odluci o dodjeli nagrade koja je pravno obvezujuća u smislu članka 86. Financijske uredbe.
GLAVA VIII.
FINANCIJSKI INSTRUMENTI
Članak 216.
Odabir subjekata kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata u neizravnom upravljanju
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. Za izvršenje financijskih instrumenata pod neizravnim upravljanjem, Komisija treba dobiti dokaz da subjekt kojemu je povjerena ta zadaća ispunjava zahtjeve iz članka 60. stavka 2. Financijske uredbe. Nakon što je taj dokaz dobiven, on je valjan za sva buduća izvršenja financijskih instrumenata od strane relevantnog subjekta, osim u slučaju kada kod subjekata kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata dođe do značajnih promjena u sustavima, pravilima i postupcima koji su obuhvaćeni tim zahtjevima.
2. Za odabir subjekata kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata u skladu s člankom 61. stavkom 2. Financijske uredbe, Komisija objavljuje poziv potencijalnim subjektima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata. Taj poziv uključuje uvjete sposobnosti i kriterije za odabir.
U pozivu iz prvog podstavka navodi se i treba li subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata dodijeliti vlastita financijska sredstva određenom financijskom instrumentu ili dijeliti rizik. U slučaju kada je to navedeno i kada je potrebno smanjiti mogući sukob interesa, u pozivu se također navodi da subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata treba predložiti mjere o usklađivanju interesa kako je navedeno u članku 140. stavku 2. Financijske uredbe. Mjere za usklađivanje interesa trebaju biti uključene u sporazum o određenom financijskom instrumentu.
Komisija započinje dijalog sa subjektima koji ispunjavaju uvjete sposobnosti na transparentan i objektivan način, bez izazivanja sukoba interesa. Nakon dijaloga, Komisija potpisuje sporazume o delegiranju sa subjektom ili subjektima koji su podnijeli prijedloge koji nude najbolju vrijednost za novac, uključujući, prema potrebi, dodjelu njihovih vlastitih financijskih sredstva ili podjele rizika.
3. Komisija može započeti izravne pregovore s potencijalnim subjektima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata prije potpisivanja sporazuma o delegiranju ako je subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja određen u relevantnom temeljnom aktu ili u članku 58. stavku 1. točki (c) podtočki iii. Financijske uredbe ili u valjano opravdanim i primjereno dokumentiranim posebnim slučajevima, a posebno kada:
(a)
na poziv potencijalnim subjektima kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata nisu podneseni prikladni prijedlozi;
(b)
financijski instrumenti s posebnim karakteristikama zahtijevaju određenu vrstu subjekta kojem je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata zbog njegove tehničke kompetencije, visoke razine specijalizacije ili administrativnih ovlasti;
(c)
zbog iznimne hitnosti zbog nepredviđenih događaja koji se ne mogu pripisati Uniji, nije moguće poštovati postupak iz stavka 2.
Članak 217.
Sadržaj sporazuma o delegiranju sa subjektima kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata u neizravnom upravljanju
(Članak 139. Financijske uredbe)
Uz zahtjeve iz članka 40. sporazum o delegiranju sa subjektima kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata uključuje odgovarajuće aranžmane kojima se osigurava poštovanje načela i uvjeta iz članka 140. Financijske uredbe. Sporazumi o delegiranju sadrže posebno:
(a)
opis financijskog instrumenta, uključujući njegovu investicijsku strategiju ili politiku, vrstu osigurane potpore, kriterije za prihvatljivost financijskih posrednika i krajnjih primatelja kao i dodatne operativne zahtjeve za prenošenje ciljeva politike tog instrumenta;
(b)
zahtjeve za ciljni raspon vrijednosti za učinak poluge;
(c)
definiciju neprihvatljivih aktivnosti i razloga za isključenje;
(d)
odredbe kojima se osigurava usklađenost interesa i rješavanje mogućih sukoba interesa;
(e)
odredbe za odabir financijskih posrednika u skladu s drugim podstavkom članka 139. stavka 4. Financijske uredbe i, ako je potrebno, za osnivanje specijaliziranih investicijskih društava;
(f)
odredbe o odgovornosti subjekta kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskog instrumenta i drugih subjekata uključenih u izvršenje financijskog instrumenta;
(g)
odredbe o rješavanju sporova;
(h)
odredbe o upravljanju financijskim instrumentom;
(i)
odredbe o uporabi i ponovnoj uporabi doprinosa Unije u skladu s člankom 140. stavkom 6. Financijske uredbe;
(j)
odredbe za upravljanje doprinosima Unije i fiducijarnim računima, uključujući rizik druge ugovorne stranke, prihvatljive rizničke operacije, odgovornosti dotičnih strana, korektivne mjere u slučaju prekomjernih salda na fiducijarnim računima, vođenje evidencije i izvješćivanje;
(k)
odredbe o naknadi subjektu kojem je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata, uključujući stope upravljačke provizije i o izračunu i plaćanju troškova upravljanja i upravljačkih provizija subjektu kojem je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata u skladu s člankom 218.;
(l)
prema potrebi, odredbe o okvirnim uvjetima za doprinose iz fondova iz članka 175. Financijske uredbe, a posebno iz Europskog fonda za regionalni razvoj, Europskog socijalnog fonda, Kohezijskog fonda, Europskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj i Budućeg fonda za ribarstvo (dalje u tekstu „fondovi ZSO”);
(m)
odredbe o trajanju, mogućnosti produljenja i završetku financijskog instrumenta, kao i o uvjetima za prijevremeni raskid i, prema potrebi, izlaznim strategijama;
(n)
odredbe o praćenju provedbe potpore financijskim posrednicima i krajnjim primateljima, uključujući izvješćivanje od strane financijskih posrednika;
(o)
prema potrebi, vrstu i prirodu svih operacija zaštite od rizika iz članka 219.
Članak 218.
Troškovi upravljanja i provizije subjektima kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. Komisija isplaćuje naknadu subjektima kojima se povjerava provedba financijskih instrumenata za provedbu tih zadaća provizijom koja ovisi o uspješnosti, nadoknadu iznimnih troškova i, u slučaju kada subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata upravlja riznicom financijskog instrumenta, proviziju za upravljanje riznicom.
2. Provizija koja ovisi o uspješnosti sadrži administrativne naknade koje se isplaćuju subjektu kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskog instrumenta za obavljeni rad u provedbi financijskog instrumenta. Prema potrebi, ta provizija može sadržavati i poticaje povezane s politikom promicanja postizanja ciljeva politike ili poticanja financijskih rezultata financijskog instrumenta.
Članak 219.
Posebna pravila za fiducijarne račune u neizravnom upravljanju
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. Subjekti kojima je povjerena provedba financijskih instrumenata mogu otvoriti fiducijarne račune u smislu članka 68. stavka 7. Financijske uredbe, u svoje ime i isključivo za račun Komisije. Ti subjekti kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata šalju izvode odgovarajućih računa odgovornoj službi Komisije.
2. Treba se održavati primjerena likvidnost fiducijarnih računa, a imovinom koja se drži na tim fiducijarnim računima upravlja se u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i odgovarajućim bonitetnim pravilima u skladu s člankom 140. stavkom 7. Financijske uredbe.
3. Za provedbu financijskih instrumenata, subjekti kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata ne provode operacije zaštite od rizika u spekulativne svrhe. Komisija dogovara vrstu i prirodu svih operacija zaštite ex ante i uključuje ih u sporazume o delegiranju iz članka 217.
Članak 220.
Izravno izvršeni financijski instrumenti
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. U iznimnim slučajevima, financijski se instrumenti mogu provoditi izravno u skladu s člankom 139. stavkom 4. Financijske uredbe posredstvom:
(a)
specijaliziranog investicijskog društva u kojem sudjeluje Komisija zajedno s drugim javnim ili privatnim ulagačima radi jačanja učinka poluge doprinosa Unije;
(b)
kredita, jamstava, vlasničkih udjela i ostalih instrumenata za podjelu rizika osim ulaganja u specijalizirana investicijska društva, koji se pružaju izravno krajnjim primateljima ili posredstvom financijskih posrednika.
2. Za provedbu financijskih instrumenata, Komisija ne provodi operacije zaštite u spekulativne svrhe. Komisija dogovara vrstu i prirodu svih operacija zaštite ex ante i uključuje ih u sporazume sa subjektima za provedbu financijskog instrumenta.
Članak 221.
Odabir financijskih posrednika, direktora specijaliziranih investicijskih društava i krajnjih primatelja
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. U slučaju kada Komisija provodi financijske instrumente izravno ili neizravno putem specijaliziranog investicijskog društva, ta se društva osnivaju u skladu sa zakonima države članice. Njih je moguće osnovati i u skladu sa zakonima države koja nije država članica u području vanjskog djelovanja. Direktori takvih društava obvezni su u skladu sa zakonom ili ugovorom djelovati pažnjom profesionalnog direktora i u dobroj vjeri.
2. Direktori specijaliziranih investicijskih društava iz stavka 1. i financijski posrednici ili krajnji primatelji financijskih instrumenata biraju se vodeći računa o prirodi financijskog instrumenta koji se treba provesti, iskustvu i poslovnoj i financijskoj sposobnosti predmetnih subjekata i/ili ekonomskoj održivosti projekata krajnjih primatelja. Izbor treba biti transparentan, objektivno opravdan i ne smije voditi sukobu interesa.
3. Ne odobrava se financijska potpora direktorima specijaliziranih investicijskih društava, financijskih posrednika i krajnjih primatelja koji se nalaze u jednoj od situacija iz članka 106. stavka 1., članaka 107., 108. i 109. Financijske uredbe.
Članak 222.
Uvjeti za upotrebu financijskih instrumenata
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Financijski instrumenti namijenjeni su za nepravilnosti na tržištu ili nedostatke ili investicijske okolnosti koje nisu optimalne i pružaju potporu samo krajnjim primateljima koji se u trenutku potpore Unije pomoću financijskog instrumenta smatraju potencijalno ekonomski održivima.
2. Financijski instrumenti pružaju potporu krajnjim primateljima na proporcionalan način. Preferencijalni tretman ulagača koji pružaju sufinanciranje ili podjelu rizika treba biti posebno opravdan, proporcionalan rizicima koje preuzimaju ulagači u financijski instrument i ograničen na minimum koji je potreban za osiguranje njihovog ulaganja ili podjelu rizika.
Članak 223.
Učinak poluge
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Financijski instrumenti imaju za cilj postizanje učinka poluge doprinosa Unije mobilizacijom globalnog ulaganja koje prelazi veličinu doprinosa Unije.
Učinak poluge sredstava Unije jednak je iznosu financiranja prihvatljivim krajnjim primateljima podijeljenom iznosom doprinosa Unije.
2. Ciljani niz vrijednosti za učinak poluge temelji se na ex ante evaluaciji odgovarajućeg financijskog instrumenta.
Članak 224.
Ex ante evaluacija financijskih instrumenata
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Financijski instrumenti temelje se na ex ante evaluacijama koje otkrivaju nepravilnosti na tržištu ili njegovo nedjelovanje ili investicijske okolnosti koje nisu optimalne i ocjenjuju investicijske potrebe u odnosu na ciljeve politike.
2. Ex ante evaluacija pokazuje da se utvrđene potrebe tržišta ne mogu primjereno i pravodobno riješiti aktivnostima na tržištu ili vrstama intervencija Unije koje nisu financiranje pomoću financijskog instrumenta, kao što su regulacija, liberalizacija, reforma ili ostala djelovanja politika. Ona ocjenjuje vjerojatnost i moguće troškove poremećaja na tržištu i istiskivanja privatnog financiranja putem financijskih instrumenata te utvrđuje sredstva za minimalizaciju negativnih učinaka tih poremećaja.
3. U skladu s načelom supsidijarnosti, ex ante evaluacija dokazuje da je financijski instrument na razini Unije primjereniji za rješavanje utvrđenih tržišnih potreba od sličnih financijskih instrumenata na nacionalnoj ili regionalnoj razini, uključujući one koji se financiraju ZSO fondovima. Prilikom ocjene dodane vrijednosti doprinosa Unije uzimaju se u obzir čimbenici poput otežanog pristupa financiranju na nacionalnoj razini, posebno u pogledu prekograničnih projekata, ekonomija razmjera ili snažni demonstracijski efekti povezani sa širenjem najboljih praksi državama članicama.
4. Ex ante evaluacijom se utvrđuju najdjelotvorniji načini za isporuku financijskog instrumenta.
5. Ex ante evaluacijom se također dokazuje da je planirani financijski instrument usklađen s:
(a)
novim i postojećim financijskim instrumentima, čime se izbjegava neželjeno preklapanje i postiže sinergija i ekonomija razmjera;
(b)
financijskim instrumentima i ostalim oblicima javne intervencije za rješavanje istog tržišnog okruženja, čime se izbjegavaju neusklađenosti i istražuju potencijalne sinergije.
6. Ex ante evaluacija ocjenjuje proporcionalnost predviđenih intervencija u odnosu na veličinu utvrđenih nedostajućih financijskih sredstva, očekivani učinak poluge planiranog financijskog instrumenta i također ispituje dodatne kvalitativne učinke, poput širenja najboljih praksi, učinkovitog promicanja ciljeva politike Unije tijekom cijelog provedbenog lanca ili pristupa posebnim stručnim znanjima aktera uključenih u provedbeni lanac.
7. Ex ante evaluacijom utvrđuje se skupina primjerenih pokazatelja uspješnosti predloženih financijskih instrumenata i određuju očekivana realizacija, rezultati i učinak.
8. Zasebna ex ante evaluacija financijskih instrumenata provodi se samo kada takva evaluacija koja u potpunosti ispunjava kriterije iz stavaka 1. do 7., nije uključena u ex ante evaluaciju ili ocjenu učinaka programa ili aktivnosti obuhvaćenih temeljnim aktom.
Članak 225.
Praćenje financijskih instrumenata
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Kako bi se osiguralo usklađeno praćenje financijskih instrumenata iz članka 140. stavka 12. Financijske uredbe, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja sustav praćenja kako bi se pridonijelo pružanju odgovarajućeg osiguranja da se sredstva Unije upotrebljavaju u skladu s člankom 32. stavkom 2. Financijske uredbe.
2. Sustav praćenja koristi se za procjenu napretka ostvarenog u provedbi postizanja ciljeva politike koji se odražavaju u relevantnim pokazateljima realizacije i rezultata utvrđenih u skladu s ex ante evaluacijom i za analizu usklađenosti provedbe s definiranim zahtjevima u skladu s člankom 140. stavkom 2. Financijske uredbe te za pružanje osnove za izvješćivanje Komisije u skladu s člankom 38. stavkom 5. i člankom 140. stavkom 8. Financijske Uredbe.
3. U slučaju neizravnog upravljanja, praćenje od strane Komisije nadograđuje se na izvješćivanje i račune koje dostavljaju subjekti kojima je povjerena zadaća izvršavanja financijskih instrumenata i na dostupne rezultate revizija i kontrola koje su obavili subjekti kojima je povjerena provedba financijskih instrumenata, vodeći pri tome računa o izjavi o upravljanju subjekta kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata i o mišljenju neovisnog revizorskog tijela iz članka 60. stavka 5. Financijske uredbe. Komisija preispituje informacije koje dostavljaju subjekti kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata i može provoditi kontrole, uključujući i kontrole na temelju uzoraka, na odgovarajućoj razini provedbe do konačnih primatelja.
Praćenje od strane subjekta kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata nadograđuje se na izvješćivanje i račune koje dostavljaju financijski posrednici i dostupne rezultate revizije i kontrola koje je proveo financijski posrednik, vodeći pri tome računa o izjavi o upravljanju financijskog posrednika i mišljenju neovisnih revizora.
U slučaju kada ne postoje financijski posrednici, subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskog instrumenta izravno prati upotrebu financijskog instrumenta na temelju izvješćivanja i računa koje dostave krajnji primatelji.
Subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskog instrumenta preispituje, prema potrebi na temelju uzorka, informacije koje dostavljaju financijski posrednici ili krajnji primatelji i provodi kontrole u skladu sa sporazumom iz članka 217.
4. U slučaju izravnog upravljanja, praćenje od strane Komisije nadograđuje se na izvješćivanje i račune koje dostavljaju financijski posrednici i krajnji primatelji, podložno odgovarajućim kontrolama. Odredbe iz stavka 3. primjenjuju se na izravno upravljanje mutatis mutandis.
5. Sporazumi o izvršenju financijskog instrumenta sadrže odredbe potrebne za primjenu stavaka 1. do. 4.
Članak 226.
Postupanje s doprinosima iz fondova ZSO
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Za doprinose iz fondova ZSO financijskim instrumentima osnovanima u skladu s glavom VIII. Financijske uredbe i koji primaju potporu iz fondova ZSO vodi se odvojena evidencija u skladu s posebnim pravilima koja važe za određeni sektor.
2. Doprinosi iz fondova ZSO uplaćuju se na posebne račune i upotrebljavaju u skladu s ciljevima dotičnih fondova ZSO za djelovanja i krajnje korisnike u skladu s programom ili programima iz kojih doprinosi dolaze.
3. U pogledu doprinosa iz fondova ZSO financijskim instrumentima osnovanima u skladu s glavom VIII. Financijske uredbe, primjenjuju se posebna pravila specifična za određeni sektor.
GLAVA IX.
FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE I RAČUNOVODSTVO
POGLAVLJE 1.
Financijsko izvještavanje
Članak 227.
Izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju tijekom godine
(Članak 142. Financijske uredbe)
Izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju tijekom godine mora sadržavati točan opis:
(a)
ostvarenja ciljeva u financijskoj godini, u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja;
(b)
financijskih položaja i događaja koji su značajno utjecali na aktivnosti tijekom godine.
Izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju odvaja se od izvješća o izvršenju proračuna.
Članak 228.
Iznimke od računovodstvenih načela
(Članak 144. Financijske uredbe)
Kada u posebnim slučajevima računovodstveni službenici smatraju da je potrebno dozvoliti iznimku prilikom primjene jednog ili više računovodstvenih načela iz računovodstvenih pravila Unije, ta iznimka mora biti valjano utemeljena i o njoj je potrebno izvijestiti u bilješkama uz financijski izvještaj iz članka 232.
Članak 229.
Popratni dokumenti
(Članak 144. Financijske uredbe)
1. Svako knjiženje temelji se na popratnim dokumentima, koji su datirani i numerirani te su na papiru ili mediju koji osigurava pouzdanost i zaštitu sadržaja tijekom razdoblja utvrđenih u članku 48.
2. Radnje iste vrste koje se izvode na istom mjestu i istoga dana mogu se pribrojiti u jedan popratni dokument.
Članak 230.
Izvještaj o financijskom rezultatu
(Članak 145. Financijske uredbe)
U izvještaju o financijskom rezultatu prikazuju se prihodi i troškovi tijekom godine, klasificirani prema naravi.
Članak 231.
Izvještaj o novčanom toku
(Članak 145. Financijske uredbe)
U izvještaju o novčanom toku iskazuju se novčani tokovi tijekom razdoblja, čime se prikazuje kretanje između početnog i završnog stanja riznice
Riznicu čini sljedeće:
(a)
gotovina u blagajni,
(b)
sredstva na bankovnim računima i depoziti po viđenju,
(c)
druga raspoloživa sredstva koja je moguće brzo zamijeniti za gotovinu i čija je vrijednost stabilna.
Članak 232.
Bilješke uz financijske izvještaje
(Članak 145. Financijske uredbe)
Bilješke iz članka 145. Financijske uredbe čini sastavni dio financijskog izvještaja. Bilješke sadrže najmanje sljedeće informacije:
(a)
računovodstvena načela, pravila i metode,
(b)
objašnjenja, u kojima su navedene dodatne informacije koje nisu sadržane u financijskim izvještajima, a koje su potrebne za istinit i objektivan prikaz.
Članak 233.
Izvješća o izvršenju proračuna
(Članak 146. Financijske uredbe)
1. Izvješće o izvršenju proračuna sadrži:
(a)
informacije o prihodima koje sadrže:
i.
promjene u procjeni prihoda proračuna,
ii.
realizaciju prihoda,
iii.
osigurana prava,
(b)
informacije koje prikazuju promjene ukupnih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanje,
(c)
informacije koje prikazuju korištenje ukupnih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanje,
(d)
informacije koje prikazuju nepodmirene obveze, one prenesene iz prethodne godine i one koje su nastale u tekućoj godini.
2. U vezi s informacijama o prihodu prilaže se i izvještaj koji prikazuje za svaku državu članicu raščlambu iznosa vlastitih sredstava čiji je povrat još potrebno osigurati na kraju financijske godine, a za koje je izdan nalog za povrat.
Članak 234.
Načini prijenosa izvješća
(Članak 148. Financijske uredbe)
Privremeni financijski izvještaji i konačni izvještaji iz članaka 147. i 148. Financijske Uredbe mogu biti dostavljeni elektroničkim putem.
POGLAVLJE 2.
Računovodstvo
Odjeljak 1.
Organizacija računovodstva
Članak 235.
Organizacija računovodstva
(Članak 151. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik svake institucije i tijela iz članka 141. Financijske uredbe sastavlja i ažurira dokumente o organizaciji računovodstva i računovodstvenim postupcima svoje institucije i tijela.
2. Proračunski prihodi i rashodi bilježe se u računalnom sustavu iz članka 236. prema ekonomskoj prirodi radnje kao tekući prihod ili rashod, ili kao kapital.
Članak 236.
Računalni sustavi
(Članak 151. Financijske uredbe)
1. Računovodstvene evidencije vode se pomoću integriranog računalnog sustava.
2. U slučaju kada se računovodstvene evidencije vode pomoću računalnih sustava i podsustava, takve je sustave i podsustave opisuje se u cijelosti.
U tom opisu određuje se sadržaj svih polja podataka i navodi kako sustav obrađuje pojedinačne radnje. U opisu se navodi na koji način sustav jamči postojanje potpunog revizijskog praćenja za sve promjene koje se učine u računalnim sustavima i podsustavima, tako da je moguće u svakom trenutku utvrditi vrstu promjene i osobu koja je izvršila promjenu.
Opis računalnih računovodstvenih sustava i podsustava ukazuje na svaku povezanost između tih sustava i središnjeg računovodstvenog sustava, posebno u pogledu prijenosa podataka i usklađivanja stanja.
3. Pristup računalnim sustavima i podsustavima ograničen je na osobe navedene u popisu ovlaštenih korisnika koji vodi i ažurira svaka institucija.
Odjeljak 2.
Poslovne knjige
Članak 237.
Poslovne knjige
(Članak 154. Financijske uredbe)
Svaka institucija i svako tijelo iz članka 141. Financijske uredbe vodi dnevnik, glavnu knjigu i barem pomoćne poslovne knjige za dužnike, vjerovnike i dugotrajnu imovinu, osim ako to nije troškovno opravdano.
Poslovne knjige se sastoje od elektroničkih isprava koje odredi računovodstveni službenik, a koje daju potpuna jamstva kada se koriste kao dokazno sredstvo.
Knjiženja u dnevniku prenose se u glavnu knjigu koja je podijeljena na stavke u skladu s kontnim planom iz članka 212.
Dnevnik i glavna knjiga mogu se razdijeliti na onoliko pomoćnih dnevnika i pomoćnih knjiga koliko ih je potrebno za ispunjavanje zahtjeva.
Knjiženja u pomoćnim dnevnicima i pomoćnim knjigama najmanje se jednom mjesečno prenose u dnevnik i glavnu knjigu.
Članak 238.
Bruto bilanca
(Članak 154. Financijske uredbe)
Svaka institucija i svako tijelo iz članka 141. Financijske uredbe priprema bruto bilancu, koja obuhvaća sve račune iz glavne knjige, uključujući račune koji su bili poravnati tijekom godine, i koji sadrže:
(a)
broj računa;
(b)
opis;
(c)
ukupna dugovanja;
(d)
ukupna potraživanja;
(e)
stanje.
Članak 239.
Računovodstvena usklađenja
(Članak 154. Financijske uredbe)
1. Podaci u općoj knjizi vode se i organiziraju tako da opravdavaju sadržaj svakog računa uključenog u bruto bilancu.
2. U vezi s popisom dugotrajne imovine primjenjuju se odredbe članaka 246. do 253.
Odjeljak 3.
Knjiženje
Članak 240.
Knjiženje u računovodstvenoj evidenciji
(Članak 154. Financijske uredbe)
1. Pri knjiženju se primjenjuje načelo dvojnog knjigovodstva, pri čemu se svaki promet ili promjena evidentirana u poslovnim knjigama predstavlja knjiženjem kojim se uspostavlja usklađenost između iznosa dugovanja i iznosa potraživanja na različitim kontima na koje se to knjiženje odnosi.
2. Za transakcije koje su iskazane u valuti koja nije euro, obračunava se protuvrijednost u eurima i knjiži u računovodstvenu evidenciju.
Transakcije u stranoj valuti na računima koje se mogu ponovno vrednovati, ponovno se vrednuju najmanje svaki put kada se priprema završni izvještaj.
To se ponovno vrednovanje zasniva na tečajevima utvrđenima u skladu s člankom 6.
Tečaj za konverziju između eura i druge valute za pripremu bilance na dan 31. prosinca godine N, je tečaj na zadnji radni dan godine N.
3. Računovodstvena pravila Unije donesena u skladu s člankom 152. Financijske uredbe određuju pravila za konverziju i ponovno vrednovanje koja se predviđaju za potrebe načela nastanka poslovnog događaja.
Članak 241.
Knjigovodstvene evidencije
(Članak 154. Financijske uredbe)
Sve računovodstvene evidencije navode izvor, sadržaj i knjigovodstvenu referencu svakog podatka i brojeve odgovarajućih popratnih isprava.
Članak 242.
Evidentiranje u dnevnik
(Članak 154. Financijske uredbe)
Računovodstvene radnje evidentiraju se u dnevnik na jedan od sljedećih načina koji se međusobno ne isključuju:
(a)
dnevno, svaka radnja posebno;
(b)
u obliku mjesečnog sažetka ukupnih iznosa radnji, uz uvjet da se čuvaju svi dokumenti koji omogućuju provjeru na dnevnoj osnovi.
Članak 243.
Potvrda knjiženja
(Članak 154. Financijske uredbe)
1. Knjiženje u dnevnik i u pomoćne knjige provodi se postupkom potvrđivanja koji zabranjuje bilo kakvu izmjenu ili brisanje knjiženja.
2. Postupak zaključivanja s kojim se zaključuje unos knjiženja i osigurava da se knjiženje ne mijenja, provodi se najkasnije prije konačne prezentacije financijskih izvještaja.
Odjeljak 4.
Usklađivanje i provjera
Članak 244.
Usklađivanje računa
(Članak 154. Financijske uredbe)
1. Stanje računa u bruto bilanci usklađuje se periodično i barem kod godišnjeg završnog izvještaja s podacima iz poslovnih sustava koje koriste ovlašteni dužnosnici za ovjeravanje za upravljanje imovinom i obvezama te za dnevne unose podataka u računovodstveni sustav.
2. Periodično i barem kod pripreme završnog izvještaja, računovodstveni službenik provjerava odgovaraju li bankovna salda stvarnom stanju, a posebno u pogledu:
(a)
gotovine na računima, usklađivanjem s izvodima financijskih institucija;
(b)
gotovine u blagajni, usklađivanjem s podacima u blagajničkom dnevniku.
Evidencije dugotrajne imovine pregledavaju se u skladu s člankom 250.
3. Međuinstitucionalni računi usklađuju se mjesečno.
4. Privremene račune otvara i pregledava računovodstveni službenik jednom godišnje. Odgovornost za te račune snosi računovodstveni službenik te ih on poravnava što je prije moguće.
Odjeljak 5.
Proračunsko računovodstvo
Članak 245.
Sadržaj i vođenje proračunskog računovodstva
(Članak 156. Financijske uredbe)
1. Proračunsko računovodstvo za svako potpodjelu proračuna prikazuje:
(a)
za rashode:
i.
odobrena sredstva u početnom proračunu, odobrena sredstva uključena u izmjene proračuna, prenesena odobrena sredstva, odobrena sredstva iz namjenskih prihoda, prijenose odobrenih sredstava i ukupna raspoloživa odobrena sredstva;
ii.
preuzete obveze i plaćanja za predmetnu financijsku godinu;
(b)
za prihode:
i.
procjene uključene u početni proračun, procjene uključene u izmjene proračuna, namjenski prihod i ukupan iznos tako određenih procjena;
ii.
utvrđena prava i iznosi čiji je povrat osiguran za predmetnu financijsku godinu;
(c)
preuzete obveze koje još treba platiti i prihode čiji povrat treba osigurati, a preneseni su iz ranijih financijskih godina.
Odobrena sredstava za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja iz točke (a) prvog podstavka knjiže se i prikazuju odvojeno.
Ukupne okvirne obveze koje se odnose na Europski fond za jamstva u poljoprivredi (dalje u tekstu: „EFJP”) i odgovarajuća plaćanja također se evidentiraju u proračunskom računovodstvu.
Te preuzete obveze prikazuju se u odnosu na ukupna odobrena sredstva za EFJP.
2. Proračunsko računovodstvo odvojeno prikazuje:
(a)
uporabu prenesenih odobrenih sredstava i odobrenih sredstava za tekuću financijsku godinu;
(b)
poravnanje nepodmirenih obveza.
Na prihodovnoj strani odvojeno se prikazuju iznosi iz ranijih proračunskih godina čiji povrat treba osigurati.
3. Proračunsko računovodstvo može se organizirati tako da se razvije u sustav troškovnog računovodstva.
4. Proračunsko računovodstvo vodi se pomoću računalnog sustava, u knjigama ili na karticama.
POGLAVLJE 3.
Popis imovine
Članak 246.
Popis imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja sustav vođenja popisa imovine uz tehničku pomoć računovodstvenog službenika. Taj sustav vođenja popisa imovine mora pružati sve informacije koje su potrebne za knjigovodstvo i za zaštitu imovine.
Članak 247.
Zaštita imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
Svaka institucija ili tijelo iz članka 141. Financijske uredbe donosi odredbe o zaštiti imovine uključene u njihove odgovarajućim bilance te odlučuje koji su administrativni odjeli odgovorni za sustav vođenja popisa imovine.
Članak 248.
Unos stavki u popis
(Članak 157. Financijske uredbe)
Sva stečena sredstva s rokom uporabe dužim od jedne godine, a koja nisu potrošna roba te čija je nabavna cijena ili trošak proizvodnje viši od navedenog u računovodstvenim pravilima Unije donesenima u skladu s člankom 152. Financijske uredbe, unose se u popis i bilježe na kontima dugotrajne imovine.
Članak 249.
Sadržaj unosa u popis za svaku stavku
(Članak 157. Financijske uredbe)
Popis imovine sadrži odgovarajući opis svake stavke dugotrajne imovine i njezinu lokaciju, ili za pokretnu imovinu, odgovornu službu ili osobu, datum stjecanja i njezinu jediničnu cijenu.
Članak 250.
Provjere popisa pokretne imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
Provjere popisa pokretne imovine koje obavljaju institucije i tijela iz članka 141. Financijske uredbe provode se na način kojim se osigurava da svaka stavka fizički postoji te da odgovara dotičnom upisu u popisu imovine. Takve se provjere obavljaju prema godišnjem programu provjera, osim za materijalnu i nematerijalnu dugotrajnu imovinu koja se provjerava najmanje svake tri godine.
Članak 251.
Ponovna prodaja materijalne imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
Članovi, dužnosnici ili drugi službenici i sve drugo osoblje institucija i tijela iz članka 141. Financijske uredbe ne smiju steći sredstva koja te institucije i tijela ponovno prodaju, osim kada se ta sredstva prodaju u postupku javnog natječaja.
Članak 252.
Postupak za prodaju materijalne imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
1. Prodaja materijalne imovine na odgovarajući se način oglašava na lokalnoj razini ako je jedinična nabavna vrijednost 8 100 EUR ili viša. Razdoblje između objave posljednje obavijesti i sklapanja kupoprodajnog ugovora ne smije biti kraće od 14 kalendarskih dana.
Ako je jedinična nabavna vrijednost jednaka ili veća od 391 100 EUR, prodaja iz prvog podstavka podliježe obavijesti u Službenom listu Europske unije. Odgovarajući oglas može se objaviti i u tisku država članica. Razdoblje između dana objave obavijesti u Službenom listu Europske unije i sklapanja kupoprodajnog ugovora ne smije biti kraće od jednog mjeseca.
2. Institucije i tijela iz članka 141. Financijske uredbe mogu odustati od oglašavanja u slučaju kada troškovi oglašavanja premašuju očekivani prihod od prodaje.
3. Institucije i tijela iz članka 141. Financijske uredbe uvijek nastoje postići najbolju cijenu pri prodaji materijalne imovine.
4. Stavci 1., 2. i 3. ne primjenjuju se na prodaju između institucija Unije i njihovih tijela iz članka 208. Financijske uredbe.
Članak 253.
Postupak za raspolaganje materijalnom imovinom
(Članak 157. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje sastavlja izjavu ili zapisnik uvijek kada se imovina iz popisa imovine, uključujući zgrade, proda, riješi bez naknade, da na otpad, u najam ili ako nedostaje zbog gubitka, krađe ili bilo kojeg drugog razloga.
U izjavi ili zapisniku posebno se navodi je li sredstvo potrebno zamijeniti na teret dužnosnika ili drugog službenika Unije ili neke druge osobe.
U slučaju kada se nekretnina ili drugi veći objekt stavljaju na raspolaganje bez naknade, potrebno je sastaviti ugovor i o tome u godišnjem izvješću izvijestiti Europski parlament i Vijeće prilikom prikaza nacrta proračuna.
Članovi, dužnosnici ili drugi službenici i sve drugo osoblje institucija i tijela iz članka 141. Financijske uredbe ne smiju biti primatelji imovine u popisu imovine koja se daje bez naknade ili na otpad.
Članak 254.
Popis imovine i objava prodaje u delegacijama Unije
(Članak 157. Financijske uredbe)
1. U slučaju delegacija Unije, trajni popisi pokretne imovine koja pripada Uniji vode se na lokalnoj razini. U skladu s pravilima koja donosi svaka institucija, ti se popisi redovito šalju središnjim službama.
Prije unosa u trajne popise imovine, pokretna imovina u prijenosu na delegacije Unije unosi se u privremeni popis.
2. Objava prodaje pokretne imovine delegacija Unije provodi se u skladu s lokalnim pravilima.
DRUGI DIO
POSEBNE ODREDBE
GLAVA I.
ISTRAŽIVANJE
Članak 255.
Vrste operacija
(Članak 181. Financijske uredbe)
1. Ustanove Zajedničkog istraživačkog centra (ZIC) provode izravna djelovanja i u načelu se u cijelosti financiraju iz proračuna. Izravna djelovanja sadrže:
(a)
istraživačke programe;
(b)
prethodna istraživanja;
(c)
aktivnosti znanstvene i tehnološke potpore institucionalne naravi.
2. ZIC može sudjelovati u neizravnim djelovanjima pod uvjetima utvrđenima u članku 183. Financijske uredbe.
3. Procjena iznosa potraživanja iz članka 181. stavka 2. Financijske uredbe dostavlja se računovodstvenom službeniku radi evidentiranja.
Članak 256.
Dodatna pravila koja se primjenjuju na ZIC
(Članak 183. Financijske uredbe)
1. Konkurentne aktivnosti koje provodi ZIC obuhvaćaju:
(a)
aktivnosti koje se obavljaju nakon postupaka dodjele bespovratnih sredstava ili postupaka javne nabave;
(b)
aktivnosti u ime trećih osoba;
(c)
aktivnosti poduzete u skladu s upravnim sporazumima s drugim institucijama ili drugim službama Komisije za pružanje tehničko-znanstvenih usluga.
2. U slučaju kada aktivnosti koje provodi ZIC za treće osobe uključuju javnu nabavu, postupak javne nabave mora biti u skladu s načelima transparentnosti i jednakog postupanja.
3. Procjene iznosa potraživanja iz članka 183. stavka 2. Financijske uredbe šalju se računovodstvenom službeniku radi evidencije.
GLAVA II.
VANJSKA DJELOVANJA
POGLAVLJE I.
Opće odredbe
Članak 257.
Djelovanja koja se mogu financirati
(Članak 184. Financijske uredbe)
Odobrena sredstva za djelovanja iz glave IV. poglavlja 1. dijela drugog Financijske uredbe mogu se posebno primijeniti za ugovore o financiranju javnih nabava, bespovratnih sredstava, uključujući subvencioniranje kamatnih stopa, posebne zajmove, jamstva za zajmove i financijsku pomoć, proračunsku potporu i druge posebne oblike proračunske pomoći.
POGLAVLJE II.
Proračunska potpora i skrbnički fondovi s više donatora
Članak 258.
Korištenje proračunske potpore
(Članak 186. Financijske uredbe)
1. U slučaju kada je to predviđeno u odgovarajućim temeljnim aktima, Komisija može upotrijebiti sektorsku ili opću proračunsku potporu u trećoj zemlji ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
upravljanje javnim financijama partnerske zemlje je dostatno transparentno, pouzdano i učinkovito;
(b)
partnerska zemlja je uspostavila dostatno pouzdane i odgovarajuće sektorske ili nacionalne politike; i
(c)
u slučaju kada je partnerska zemlja uspostavila makroekonomske politike usmjerene na stabilizaciju.
2. Sporazumi sklopljeni sa partnerskom zemljom uključuju obvezu te zemlje da Komisiji dostavlja pouzdane i pravodobne informacije koje joj omogućuju procjenu ispunjavanja uvjeta određenih u stavku 1.
Članak 259.
Uzajamni fondovi Unije za vanjska djelovanja
(Članak 187. Financijske uredbe)
Doprinosi dugih donatora uzimaju se u obzir ako se uplaćuju na poseban bankovni račun uzajamnog fonda i u iznosu u eurima preračunatom pri njihovoj uplati na određeni bankovni račun.
Doprinosi Unije se prenose pravodobno kako bi se pokrile preuzete pravne obveze uzajamnog fonda uzimajući u obzir raspoloživa sredstva koja su osigurali drugi donatori.
Kamate dospjele na posebnom bankovnom računu uzajamnog fonda ulažu se u uzajamni fond, osim ako je drukčije predviđeno u osnivačkom aktu uzajamnog fonda.
Sve transakcije na bankovnom računu iz trećeg stavka obavljene tijekom godine primjereno se knjiže na računima uzajamnog fonda.
Dužnosnik za ovjeravanja obavlja financijsko izvještavanje o operacijama uzajamnog fonda dva puta godišnje.
Uzajamni fondovi svake godine podliježu neovisnoj vanjskoj reviziji.
Uprava uzajamnog fonda odobrava godišnje izvješće uzajamnog fonda koje sastavlja dužnosnik za ovjeravanja zajedno s godišnjim financijskim izvještajima koje sastavlja računovodstveni službenik. Ta se izvješća prilažu godišnjem izvješću dužnosnika za ovjeravanja delegiranjem i predstavljaju Europskom parlamentu i Vijeću u okviru komisijinog postupka davanja razrješnice.
Pravila za sastavljanje uprave i njezinih internih pravila utvrđuju se u osnivačkom aktu uzajamnog fonda koji donosi Komisija i kojeg se pridržavaju donatori. Tim se pravilima osigurava pošteno zastupanje donatora te ona uključuju zahtjev za pozitivnim ishodom glasovanja Komisije u pogledu konačne odluke o korištenju sredstava.
POGLAVLJE III.
Nabava
Članak 260.
Iznajmljivanje zgrada
(Članak 190. Financijske uredbe)
Iz odobrenih sredstava za poslovanje za vanjsko djelovanje mogu se financirati samo ugovori u vezi s nekretninama koji se odnose na iznajmljivanje zgrada koje su već bile izgrađene u trenutku potpisivanja ugovora o najmu. Ti se ugovori objavljuju kako je utvrđeno u članku 124.
Članak 261.
Definicije
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Ugovori o uslugama obuhvaćaju ugovore o studijama i tehničkoj pomoći.
Ugovor o studiji je ugovor o uslugama sklopljen između dobavljača i javnog naručitelja koji uključuje studije za utvrđivanje i pripremu projekata, studija izvedivosti, gospodarskih i tržišnih studija, tehničkih studija i revizija.
Ugovor o tehničkoj pomoći je ugovor u kojem dobavljač uključen radi savjetodavne uloge, radi upravljanja ili nadzora projekta, ili osiguranja stručnih savjetnika navedenih u ugovoru.
2. U slučaju kada treća zemlja ima osposobljeno rukovodeće osoblje u svojim službama ili jedinicama sa sudjelovanjem javnog sektora, ugovore mogu izvršiti izravno te službe ili jedinice.
Članak 262.
Posebne odredbe u vezi s graničnim vrijednostima i načinom sklapanja vanjskih ugovora
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Članci 123. do 126. osim definicija, stavci 3. i 4. članka 127., članci 128., 134. do 137., stavci 3. do 6. članka 139., članak 148. stavak 4., članak 151. stavak 2., članci 152. do 158., članak 160. i članak 164. ove Uredbe ne primjenjuju se na ugovore o nabavi koje su sklopili javni naručitelji iz članka 190. stavka 2. Financijske uredbe ili su sklopljeni u njihovo ime.
O provedbi odredaba o nabavi u skladu s ovim poglavljem odlučuje Komisija, uključujući o odgovarajućim kontrolama koje treba primijeniti odgovorni dužnosnik za ovjeravanja ako Komisija nije javni naručitelj.
2. U slučaju nepoštovanja postupaka iz stavka 1., rashodi za predmetne operacije nisu prihvatljivi za financiranje od strane Unije.
3. Ovo se poglavlje ne primjenjuje na javne naručitelje iz članka 190. stavka 2. točke (b) Financijske uredbe, u slučaju kada ih na temelju provjera iz članka 61. Financijske uredbe Komisija ovlasti za uporabu vlastitih postupaka nabave.
Članak 263.
Oglašavanje i nediskriminacija
(Članci 190. i 191. Financijske uredbe)
1. Komisija poduzima potrebne provedbene mjere kako bi zajamčila što šire sudjelovanje pod jednakim uvjetima u konkurentnom nadmetanju za sklapanje ugovora koje financira Unija. S tim ciljem posebno se vodi briga:
(a)
da se u razumnom vremenu osigura odgovarajuća objava prethodne obavijesti, poziva na nadmetanje i obavijesti o sklopljenom ugovoru;
(b)
da se uklone svi diskriminacijski postupci ili tehničke specifikacije koji bi mogli ometati što je moguće šire sudjelovanje po jednakim uvjetima svim fizičkim ili pravnim osobama iz članka 182. Financijske uredbe.
2. Članak 265. stavak 5., članak 267. stavak 3. i članak 269. stavak 4. ne dovode u pitanje upotrebu e-nabave.
Članak 264.
Oglašavanje
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Prethodna obavijest za međunarodne pozive za podnošenje ponuda šalje se Uredu za publikacije što je prije moguće za ugovore o nabavi robe i ugovore o uslugama te što je prije moguće nakon donošenja odluke kojom se potvrđuje program za ugovore o radovima.
2. Za potrebe ovog poglavlja poziv na nadmetanje objavljuje se:
(a)
u slučaju međunarodnih poziva za podnošenje ponuda, barem u Službenom listu Europske unije i na internetu;
(b)
u slučaju lokalnih poziva za podnošenje ponuda, barem u službenom glasilu države primateljice ili u bilo kojoj jednakovrijednoj publikaciji.
U slučaju kada se poziv na nadmetanje također objavljuje lokalno, on mora biti identičan onome objavljenom u Službenom listu Europske unije i na internetu te mora biti objavljen istodobno. Komisija je odgovorna za objavu u Službenom listu Europske unije i na internetu. Ako se poziv objavljuje lokalno, to mogu učiniti subjekti iz članka 190. stavka 2. točke (b) Financijske uredbe.
3. Obavijest o sklopljenom ugovoru šalje se kada je ugovor potpisan osim, prema potrebi, ako je ugovor proglašen tajnim ili kada izvršenje ugovora uključuje posebne sigurnosne mjere ili kada to nalaže zašita ključnih interesa Europske unije ili države korisnice te kad se objava obavijesti o sklopljenom ugovoru ne smatra prikladnom.
Članak 265.
Granične vrijednosti i postupci za sklapanje ugovora o uslugama
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Granične vrijednosti i postupci iz članka 190. Financijske uredbe za ugovore o uslugama su sljedeći:
(a)
za ugovore čija je vrijednost 300 000 EUR ili viša:
i.
međunarodni ograničeni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (a);
ii.
međunarodni otvoreni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (a);
(b)
za ugovore čija je vrijednost manja od 300 000 EUR: konkurentni pregovarački postupak u smislu stavka 3. ovog članka ili okvirni ugovor.
Ugovori čija je vrijednost manja od ili jednaka 20 000 EUR, mogu se dodijeliti na temelju jedne ponude.
Plaćanja iznosa manjih od ili jednakih 2 500 EUR u vezi s rashodnim stavkama mogu se sastojati samo od plaćanja troškova po fakturama bez prethodnog prihvaćanja ponude.
2. U međunarodnom ograničenom postupku iz stavka 1. točke (a) u pozivu na nadmetanje navodi se broj natjecatelja pozvanih na podnošenje ponude. Za ugovor o uslugama poziva se barem četiri natjecatelja. Broj natjecatelja kojima je dozvoljeno da podnesu ponude mora biti dostatan kako bi se osiguralo istinsko nadmetanje.
Popis izabranih natjecatelja objavljuje se na internetskoj stranici Komisije.
Ako je broj natjecatelja koji ispunjavaju uvjete sposobnosti ili minimalne stupnjeve osposobljenosti niži od najnižeg dopuštenog broja, javni naručitelj može pozvati na dostavu ponude samo one natjecatelje koji ispunjavaju uvjete za podnošenje ponude.
3. U okviru pregovaračkog postupka iz točke (b) stavka 1., javni naručitelj priprema popis od najmanje tri ponuditelja po svom izboru. Postupak uključuje ograničeno konkurentno nadmetanje bez objave poziva te se smatra konkurentnim pregovaračkim postupkom koji nije obuhvaćen člankom 129.
Ponuditelji u konkurentnom postupku pregovaranja mogu se odabrati s prikladno oglašenog popisa dobavljača kako je navedeno u članku 136. stavku 1. točki (b). Taj se popis sastavlja nakon poziva na iskaz interesa te vrijedi ne dulje od pet godina od datuma objave. Taj popis može uključivati podpopise. Svaka zainteresirana osoba može podnijeti svoj iskaz interesa bilo kada tijekom razdoblja valjanosti popisa, osim posljednja tri mjeseca tog razdoblja. Kada se dodjeljuje ugovor, javni naručitelj poziva sve dobavljače na dotičnom popisu ili podpopisu na podnošenje ponuda.
Ponude otvara i evaluira komisija za evaluaciju koja mora imati potrebno stručno i administrativno znanje. Članovi komisije za evaluaciju moraju potpisati izjavu o nepristranosti.
Ako nakon savjetovanja s ponuditeljima javni naručitelj primi samo jednu ponudu koja je administrativno i tehnički valjana, ugovor može biti sklopljen pod uvjetom da su ispunjeni svi kriteriji za dodjelu.
4. Za pravne usluge u skladu s nomenklaturom Jedinstvenog rječnika javne nabave (CPV), javni naručitelji mogu upotrijebiti konkurentski postupak pregovaranja neovisno o procijenjenoj vrijednosti ugovora.
5. Ponude se šalju u paketu ili u vanjskoj omotnici koja sadrži dvije posebne zatvorene omotnice, od kojih je na jednoj napisano „Omotnica A - Tehnička ponuda”, a na drugoj „Omotnica B - Financijska ponuda”. Na vanjskoj omotnici mora biti navedeno:
(a)
adresa koja je navedena u dokumentaciji za nadmetanje za dostavljanje ponuda;
(b)
upućivanje na broj poziva za podnošenje ponuda na koji se ponuditelj javlja;
(c)
ako je to primjerno, brojevi skupina za koje je ponude dostavljena;
(d)
izraz „Ne otvarati prije sastanka za otvaranje ponuda” na jeziku dokumentacije za nadmetanje.
Ako su u dokumentaciji za nadmetanje bili predviđeni razgovori, komisija za evaluaciju može razgovarati s glavnim članovima skupine stručnjaka predloženih u formalno prihvatljivim ponudama, nakon utvrđivanja pisanih privremenih zaključaka, a prije konačnog zaključivanja evaluacije tehničkih ponuda. U takvim slučajevima sa stručnjacima razgovara komisija za evaluaciju, po mogućnosti zajednički, ako čine skupinu, i u dovoljno kratkim vremenskim razmacima da omoguće usporedbe. Razgovori se vode po standardnom postupku koji je komisija za evaluaciju dogovorila unaprijed, a primjenjuje se na sve stručnjake ili skupine pozvane na razgovor. Datum i vrijeme razgovora mora se priopćiti ponuditeljima najmanje deset kalendarskih dana unaprijed. U slučajevima više sile koja spriječi ponuditelja da prisustvuje razgovoru, ponuditelju je potrebno poslati novi datum i vrijeme za razgovor.
6. Kriteriji za odabir ponude služe kako bi se utvrdilo koja ponuda pruža najbolju vrijednost za novac.
Ponuda koja pruža najbolju vrijednost za novac odabire se korištenjem pondera tehničke kvalitete i cijene na temelju ključa raspodjele 80/20. S tim ciljem:
(a)
vrijednost koja se dodijeli tehničkim ponudama množi se s 0,80;
(b)
vrijednost koja se dodijeli cijenama ponuda množi se s 0,20.
Članak 266.
Korištenje pregovaračkog postupka za ugovore o uslugama
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Za ugovore o uslugama javni naručitelji mogu primijeniti pregovarački postupak s jednom ponudom u sljedećim slučajevima:
(a)
kada zbog velike hitnosti uzrokovane događajima koje javni naručitelj nije mogao predvidjeti, a koji se nikako ne mogu pripisati njemu, nije moguće poštovati rok za postupke iz članka 104. stavka 1. točaka (a), (b) i (c) Financijske uredbe;
(b)
kada su usluge povjerene tijelima javnog sektora ili neprofitnim institucijama ili udrugama, a odnose se na aktivnosti institucionalne prirode ili su namijenjene pružanju pomoći ljudima u socijalnom području;
(c)
za usluge koje predstavljaju proširenje već započetih usluga, uz primjenu uvjeta iz stavka 2.;
(d)
kada je postupak provedbe nadmetanja ili pokušaj primjene okvirnog ugovora neuspješan, naime kada javni naručitelj nije primio kvalitativno i/ili financijski vrijedne ponude, u kojem slučaju nakon poništavanja nadmetanja javni naručitelj može pregovarati s jednim ili s više ponuditelja po svojem izboru, među onima koji su sudjelovali u pozivu za podnošenje ponuda, uz uvjet da izvorni uvjeti ugovora nisu bitno izmijenjeni;
(e)
kada predmetni ugovor slijedi natječaj i mora prema pravilima koja se primjenjuju biti sklopljen sa najuspješnijim natjecateljem ili jednim od najuspješnijih natjecatelja, u kojem slučaju se na sudjelovanje u pregovorima pozivaju svi uspješni natjecatelji;
(f)
u slučaju kada se zbog tehničkih razloga ili zbog razloga u vezi sa zaštitom isključivih prava ugovor može sklopiti samo se određenim pružateljem usluga;
(g)
za ugovore koji su označeni kao tajni ili ugovore čije izvršenje uključuje posebne sigurnosne mjere ili kada tako nalaže zaštita temeljnih interesa Unije ili države korisnice;
(h)
kada se nakon prijevremenog raskida postojećeg ugovora mora sklopiti novi ugovor.
Za potrebe točke (a) prvog podstavka ovog stavka smatra se da operacije koje se izvrše u kriznim situacijama iz članka 190. stavka 2. ispunjavaju test velike hitnosti. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti, prema potrebi zajedno s drugim ovlaštenim dužnosnicima na osnovi delegiranja ovlasti, utvrđuje da postoji slučaj velike hitnosti i redovito preispituje svoju odluku s obzirom na načelo dobrog financijskog upravljanja.
Aktivnosti institucionalne prirode iz točke (b) prvog podstavka uključuju usluge koje su izravno povezane sa zakonskom zadaćom tijela javnog sektora.
2. Usluge koje su proširenje već započetih usluga, kako je navedeno u stavku 1. točke (c), su:
(a)
dodatne usluge koje nisu obuhvaćene glavnim ugovorom, ali koje su zbog nepredviđenih okolnosti postale potrebne za izvršenje ugovora, uz uvjet da se dodatne usluge ne mogu tehnički ni ekonomski odvojiti od glavnog ugovora bez ozbiljnih poteškoća za javnog naručitelja i ako ukupni iznos dodatnih usluga ne prelazi 50 % vrijednosti glavnog ugovora;
(b)
dodatne usluge koje se sastoje od ponavljanja sličnih usluga koje su povjerene istom izvođaču koji je pružao usluge u skladu s prvim ugovorom, pod uvjetom da:
i.
poziv na nadmetanje je objavljen za prvu uslugu, a mogućnost primjene pregovaračkog postupka za nove usluge u vezi s projektom i procijenjeni troškovi bili su jasno navedeni u pozivu na nadmetanje objavljenom za prvu uslugu;
ii.
produljenje ugovora je u vrijednosti i za razdoblje koje ne prelazi vrijednost i trajanje početnog ugovora.
Članak 267.
Granične vrijednosti i postupci za ugovore o nabavi robe
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Granične vrijednosti i postupci iz članka 190. Financijske uredbe za ugovore o nabavi robe su:
(a)
za ugovore čija je vrijednost 300 000 EUR ili više: otvoreni međunarodni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (a);
(b)
za ugovore čija je vrijednost manja od 300 000 EUR: okvirni ugovor ili:
i.
za ugovore čija je vrijednost 100 000 EUR ili više, ali manje od 300 000 EUR: lokalni otvoreni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (b);
ii.
za ugovore čija je vrijednost manja od 100 000 EUR: konkurenti pregovarački postupak u smislu stavka 2.
(c)
plaćanja iznosa manjih od ili jednakih 2 500 EUR povezano s rashodnim stavkama mogu se sastojati samo od plaćanja troškova po fakturama bez prethodnog prihvaćanja ponude.
Ugovori čija je vrijednost manja od ili jednaka 20 000 EUR mogu se sklopiti na temelju jedne ponude.
2. U okviru pregovaračkog postupka iz stavka 1. točke (b) podtočke ii., javni naručitelj sastavlja popis od najmanje tri dobavljača po svom izboru. Postupak uključuje ograničeno konkurentno nadmetanje bez objave poziva te se smatra konkurentnim pregovaračkim postupkom koji nije obuhvaćen člankom 129.
Ponude otvara i evaluira komisija za evaluaciju koja mora imati potrebno stručno i administrativno znanje. Članovi komisije za evaluaciju moraju potpisati izjavu o nepristranosti.
Ako po savjetovanju s ponuditeljima javni naručitelj primi samo jednu ponudu koja je administrativno i tehnički valjana, ugovor može biti sklopljen pod uvjetom da su ispunjeni svi kriteriji za dodjelu.
3. Svaka tehnička i financijska ponuda mora se uložiti u posebnu zatvorenu omotnicu koja mora biti uložena u paket ili vanjsku omotnicu. Na unutarnjoj omotnici navodi se:
(a)
adresa koja je navedena u dokumentaciji za nadmetanje za dostavljanje ponuda;
(b)
upućivanje na broj poziva za podnošenje ponuda na koji se ponuditelj javlja;
(c)
ako je to primjerno, brojevi skupina za koje je ponude dostavljena;
(d)
izraz „Ne otvarati prije sastanka za otvaranje ponuda” na jeziku dokumentacije za nadmetanje.
Ponude javno otvara komisija za evaluaciju na mjestu i u vrijeme koje određeno u dokumentaciji za nadmetanje. Na sastanku za javno otvaranje ponuda moraju se javno objaviti imena ponuditelja, ponuđene cijene, je li priloženo potrebno jamstvo te sve ostale formalnosti koje javni naručitelj smatra primjerenima.
4. U slučaju ugovora o nabavi robe koji ne zahtijeva pružanje usluga nakon prodaje, jedini je kriterij za odabir ponude cijena.
U slučaju kada su prijedlozi za usluge nakon prodaje ili za osposobljavanje posebno značajni, odabire se ponuda ponuditelja koja pruža najbolju vrijednost za novac, uzimajući u obzir tehničke kvalitete ponuđene usluge i cijene.
Članak 268.
Korištenje pregovaračkog postupka za ugovore o nabavi robe
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Ugovori o nabavi robe mogu se dodijeliti pregovaračkim postupkom sa samo jednim ponuditeljem u sljedećim slučajevima:
(a)
kada zbog velike hitnosti uzrokovane događajima koje javni naručitelj nije mogao predvidjeti, a koji se nikako ne mogu pripisati njemu, nije moguće poštovati rok za postupke iz članka 111. stavka 1. točaka (a), (b) i (c) Financijske uredbe;
(b)
kada je to opravdano prirodom ili posebnim obilježjima robe, na primjer kada je izvršenje ugovora isključivo rezervirano za nositelje patenata ili licencije za iskorištavanje patenata;
(c)
u slučaju dodatnih isporuka izvornog dobavljača koje su namijenjene za djelomičnu zamjenu uobičajenih zaliha ili instalacija ili za povećanje postojećih zaliha ili instalacija, kada bi promjena dobavljača prisilila javnog naručitelja da nabavi opremu koja ima drugačija tehnička obilježja koja bi mogla prouzročiti nekompatibilnosti ili nerazmjerne tehničke poteškoće prilikom rada i održavanja;
(d)
kada je postupak javnog nadmetanja bio neuspješan, odnosno kada javni naručitelj nije primio kvalitativno ili financijski vrijedne ponude;
(e)
za ugovore koji su označeni kao tajni ili ugovore čije izvršenje mora biti popraćeno posebnim sigurnosnim mjerama ili ako tako nalaže zaštita temeljnih interesa Unije ili države korisnice;
(f)
za ugovore koji se odnose na robu koja kotira i kupovinu na tržištu proizvoda;
(g)
za ugovore koji se odnose na kupovinu po posebno pogodnim uvjetima, bilo od dobavljača koji prestaje poslovati ili od stečajnih ili likvidacijskih upravitelja u stečajnom postupku, putem sporazuma s vjerovnicima ili prema sličnom postupku u skladu s nacionalnim pravom;
(h)
kada se nakon prijevremenog raskida postojećeg ugovora mora sklopiti novi ugovor.
U slučajevima iz točke (d) prvog podstavka, nakon što se poništi postupak javnog nadmetanja, javni naručitelj može pregovarati s jednim ili više ponuditelja po svom odabiru između onih koji su sudjelovali u pozivu za podnošenje ponuda, uz uvjet da izvorni uvjeti ugovora nisu bitno izmijenjeni.
2. Za potrebe točke (a) stavka 1. smatra se da operacije koje se izvrše u kriznim situacijama kako je navedeno u članku 190. stavku 2. zadovoljavaju test velike hitnosti. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti, prema potrebi zajedno s drugim ovlaštenim dužnosnicima na osnovi delegiranja ovlasti, utvrđuje da postoji slučaj velike hitnosti i redovito preispituje svoju odluku s obzirom na načelo dobrog financijskog upravljanja.
Članak 269.
Granične vrijednosti i postupci za ugovore o radovima
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Granične vrijednosti i postupci iz članka 190. Financijske uredbe za ugovore o radovima su:
(a)
za ugovore čija je vrijednost 5 000 000 EUR ili viša, bilo koji od sljedećih:
i.
međunarodni otvoren poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (a);
ii.
zbog obilježja određenih radova, međunarodni ograničeni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 240. stavka 2. točke (a);
(b)
za ugovore čija je vrijednost 300 000 EUR ili više, ali manja od 500 000 EUR: lokalan otvoreni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (b);
(c)
za ugovore čija je vrijednost manja od 300 000 EUR: konkurentni pregovarački postupak u smislu stavka 2. ovog članka.
Ugovori čija je vrijednost manja od ili jednaka 20 000 EUR mogu se dodijeliti na temelju jedne ponude.
2. U okviru pregovaračkog postupka iz točke (c) stavka 1., javni naručitelj sastavlja popis od najmanje tri izvoditelja po svom izboru. Postupak uključuje ograničeno konkurentno nadmetanje bez objave poziva te se smatra konkurentnim pregovaračkim postupkom koji nije obuhvaćen člankom 129.
Ponude otvara i evaluira komisija za evaluaciju koja mora imati potrebno stručno i administrativno znanje. Članovi komisije za evaluaciju moraju potpisati izjavu o nepristranosti.
Ako nakon savjetovanja s izvoditeljima javni naručitelj primi samo jednu ponudu koja je administrativno i tehnički valjana, ugovor može biti sklopljen pod uvjetom da su ispunjeni svi kriteriji za dodjelu.
3. Uvjeti sposobnosti obuhvaćaju sposobnost ponuditelja da izvrši slične ugovore, posebno upućivanjem na radove izvršene posljednjih godina. Jednom kad je odabir izvršen i nakon što su neprihvatljive ponude odbačene, jedini kriterij za odabir ponude je cijena.
4. Svaka tehnička i financijska ponuda mora se uložiti u posebnu zatvorenu omotnicu koja mora biti uložena u paket ili vanjsku omotnicu. Na unutarnjoj omotnici navodi se:
(a)
adresa koja je navedena u dokumentaciji za nadmetanje za dostavljanje ponuda;
(b)
upućivanje na broj poziva za podnošenje ponuda na koji se ponuditelj javlja;
(c)
ako je to primjerno, brojevi skupina za koje je ponude dostavljena;
(d)
izraz „Ne otvarati prije sastanka za otvaranje ponuda” na jeziku dokumentacije za nadmetanje.
Ponude javno otvara komisija za evaluaciju na mjestu i u vrijeme koje određeno u dokumentaciji za nadmetanje. Na sastanku za javno otvaranje ponuda moraju se javno objaviti imena ponuditelja, ponuđene cijene, je li priloženo potrebno jamstvo te sve ostale formalnosti koje javni naručitelj smatra primjerenima.
Članak 270.
Korištenje pregovaračkog postupka za ugovore o radovima
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Ugovor o radovima može se dodijeliti pregovaračkim postupkom s jednim ponuditeljem u sljedećim slučajevima:
(a)
kada zbog velike hitnosti uzrokovane događajima koje javni naručitelj nije mogao predvidjeti, a koji se nikako ne mogu pripisati njemu, nije moguće poštovati rok za postupke iz članka 111. stavka 1. točaka (a), (b) i (c) Financijske uredbe;
(b)
za dodatne radove koji nisu uključeni u prvotno sklopljeni ugovor, ali koji su zbog nepredviđenih okolnosti postali potrebni za izvođenje radova opisanih u ugovoru, podložno uvjetima utvrđenima u stavku 2.;
(c)
kada je postupak javnog nadmetanja bio neuspješan, odnosno kada javni naručitelj nije primio kvalitativno ili financijski vrijedne ponude.
(d)
za ugovore koji su označeni kao tajni ili ugovore čije izvršenje uključuje posebne sigurnosne mjere ili ako tako nalaže zaštita temeljnih interesa Unije ili države korisnice;
(e)
kada se nakon prijevremenog raskida postojećeg ugovora mora sklopiti novi ugovor.
Za potrebe točke (a) stavka 1. smatra se da operacije koje se izvrše u kriznim situacijama kako je navedeno u članku 190. stavku 2. zadovoljavaju test velike hitnosti. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti, prema potrebi zajedno s drugim ovlaštenim dužnosnicima na osnovi delegiranja ovlasti, utvrđuje da postoji slučaj velike hitnosti i redovito preispituje svoju odluku s obzirom na načelo dobrog financijskog upravljanja.
U slučajevima iz točke (c) prvog podstavka, nakon što se poništi postupak javnog nadmetanja, javni naručitelj može pregovarati s jednim ili više ponuditelja po svom odabiru, između onih koji su sudjelovali u pozivu za podnošenje ponuda, uz uvjet da izvorni uvjeti ugovora nisu bitno izmijenjeni.
2. Dodatni radovi iz točke (b) stavka 1. dodjeljuju se izvoditelju koji već izvodi radove:
(a)
ako takve radove nije moguće tehnički ili poslovno odvojiti od glavnog ugovora, a da to ne uzrokuje ozbiljne poteškoće za naručitelja;
(b)
ako su takvi radovi, iako odvojivi od izvršenja izvornog ugovora, nužno potrebni za njegovo dovršenje;
(c)
ako ukupna vrijednost ugovora za dodatne radove ne prelazi 50 % vrijednosti glavnog ugovora.
Članak 271.
Korištenje pregovaračkog postupka za ugovore u vezi s nekretninama
(Članak 190. Financijske uredbe)
Ugovori u vezi s nekretninama kako su navedeni u članku 260. mogu biti dodijeljeni pregovaračkim postupkom nakon provjere mogućnosti na lokalnom tržištu.
Članak 272.
Izbor postupka javne nabave za mješovite ugovore
(Članak 190. Financijske uredbe)
U slučaju ugovora koji uključuju i nabavu usluga i nabavu robe ili izvršenje radova, nakon što je Komisija dala svoju suglasnost ako sama nije javni naručitelj, javni naručitelj određuje granične vrijednosti i postupke koji se primjenjuju upućivanjem na prevladavajući aspekt procijenjen na temelju relativne vrijednosti i poslovnog značenja različitih sastavnih dijelova ugovora.
Članak 273.
Dokumentacija za nadmetanje
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Dokumentacija za nadmetanje iz članka 138. priprema se na temelju najbolje međunarodne prakse i u skladu s odredbama ovog poglavlja o objavljivanju i kontaktima između javnog naručitelja i ponuditelja.
2. Za ugovore o uslugama dokumentacija za nadmetanje mora sadržavati sljedeće dokumente:
(a)
upute za ponuditelje koje moraju uključivati:
i.
vrstu ugovora;
ii.
kriterije za odabir ponude i njihove pondere;
iii.
mogućnost razgovora i njihov vremenski raspored;
iv.
jesu li dopuštene varijantne ponude;
v.
udio podizvođenja koje se može dopustiti;
vi.
najviša raspoloživa sredstva za ugovor;
vii.
valutu ponuda;
(b)
uži izbor odabranih natjecatelja (navodeći zabranu međusobnog udruživanja);
(c)
opće uvjete za ugovore o uslugama;
(d)
posebne uvjete koji proširuju, dopunjuju ili odstupaju od općih uvjeta;
(e)
opis nabave sa planiranim tijekom projekta i datumima od kojih se planira da su glavni stručnjaci na raspolaganju;
(f)
obrazac cjenika (koji ispunjava ponuditelj);
(g)
obrazac ponude;
(h)
obrazac ugovora;
(i)
ako je to primjenljivo, obrazac bankovnog (ili sličnog) jamstva za plaćanje pretfinanciranja.
Točka (h) prvog podstavka ne primjenjuje se na slučajeve kada se zbog iznimnih i opravdanih okolnosti ne može upotrijebiti model ugovora.
3. Za ugovore o nabavi robe dokumentacija za nadmetanje mora sadržavati sljedeće dokumente:
(a)
upute za ponuditelje koje moraju uključivati:
i.
uvjete sposobnosti i kriterije za odabir ponude;
ii.
jesu li dopuštene varijantne ponude;
iii.
valutu ponuda;
(b)
opće uvjete za ugovore o nabavi robe;
(c)
posebne uvjete koji proširuju, dopunjuju ili odstupaju od općih uvjeta;
(d)
tehnički prilog s nacrtima, tehničkim specifikacijama i planiranim rokovima za izvršenje ugovora;
(e)
obrazac cjenika (koji ispunjava ponuditelj) i raščlambu cijena;
(f)
obrazac ponude;
(g)
obrazac ugovora;
(h)
ako je to primjenljivo, obrazac bankovnog (ili sličnog) jamstva za;
i.
ozbiljnost ponude;
ii.
plaćanje pretfinanciranja;
iii.
pravilno izvršenje.
Točka (g) prvog podstavka ne primjenjuje se na slučajeve kada se zbog iznimnih i opravdanih okolnosti ne može upotrijebiti model ugovora.
4. Za ugovore o radovima dokumentacija za nadmetanje mora sadržavati sljedeće dokumente:
(a)
upute za ponuditelje koje moraju uključivati:
i.
uvjete sposobnosti i kriterije za odabir ponude;
ii.
jesu li dopuštene varijantne ponude;
iii.
valutu ponuda;
(b)
opće uvjete za ugovore o radovima;
(c)
posebne uvjete koji proširuju, dopunjuju ili odstupaju od općih uvjeta;
(d)
tehničke priloge s nacrtima, tehničkim specifikacijama i planiranim rokovima za izvršenje ugovora;
(e)
obrazac cjenika (kojeg ispunjava ponuditelj) i raščlambu cijena;
(f)
obrazac ponude;
(g)
obrazac ugovora;
(h)
ako je to primjenljivo, obrazac bankovnog (ili sličnog) jamstva za:
i.
ozbiljnost ponude;
ii.
plaćanje pretfinanciranja;
iii.
pravilno izvršenje.
Točka (g) prvog podstavka ne primjenjuje se na slučajeve kada se zbog iznimnih i opravdanih okolnosti ne može upotrijebiti model ugovora.
5. U slučaju proturječnosti između posebnih uvjeta iz stavka 2. točke (d), stavka 3. točke (c) i stavka 4. točke (c) i općih uvjeta, primjenjuju se ti posebni uvjeti.
6. U slučaju kada javni naručitelji zahtijevaju da se prilože potvrde izdane od neovisnih tijela koje potvrđuju da se gospodarski subjekt pridržava određenih normi osiguranja kvalitete, te se potvrde odnose na sustave za osiguranje kvalitete koji se temelje na odgovarajućim europskim normama ili, prema potrebi, međunarodnim normama koje potvrđuju tijela u skladu s europskim ili međunarodnim normama koje se odnose na izdavanje potvrda. Oni također prihvaćaju druge dokaze o jednakovrijednim mjerama osiguranja kvalitete od gospodarskih subjekata.
Članak 274.
Jamstva
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Odstupajući od članka 163., unaprijed dana jamstva izražavaju se u eurima ili u valuti ugovora koje ona pokrivaju.
2. Javni naručitelj može tražiti jamstvo za ozbiljnost ponude u smislu ovog poglavlja koje čini 1 % do 2 % ukupne vrijednosti ugovora za ugovore o nabavi robe i ugovore o radovima. Na jamstvo se primjenjuje članak 163. Jamstvo se vraća kada je ugovor potpisan. Jamstvo se zadržava ako ponuda koja je dostavljena do roka za konačno podnošenje ponuda bude kasnije povučena.
3. Javni naručitelj može zahtijevati jamstvo za ispunjenje obveza u iznosu koji je određen u dokumentaciji za nadmetanje i koji iznosi između 5 % i 10 % ukupne vrijednosti ugovora za ugovore o nabavi robe i ugovore o radovima. Jamstvo se utvrđuje na temelju objektivnih mjerila kao što su vrsta i vrijednost ugovora.
Međutim, u slučajevima kad su premašene sljedeće granične vrijednosti zahtjeva se jamstvo za ispunjenje obveza:
(a)
345 000 EUR za ugovore o radovima;
(b)
150 000 EUR za ugovore o nabavi.
Jamstvo mora važiti barem do konačnog prihvaćanja robe ili radova. Ako ugovor nije valjano izvršen, zadržava se cjelokupno jamstvo.
Članak 275.
Rokovi za provedbu postupaka
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Ponude moraju stići na adresu javnog naručitelja najkasnije do datuma i vremena koje je navedeno u pozivu za podnošenje ponuda. Rok za primanje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje koji utvrdi javni naručitelj je dovoljno dug da se omogući zainteresiranim stranama razumno i primjereno razdoblje za pripremu i podnošenje ponuda.
Za ugovore o uslugama, minimalni rok od datuma slanja pisma s pozivom za podnošenje ponuda do konačnog datuma primitka ponuda je pedeset dana. Međutim, u hitnim slučajevima mogu se odobriti drukčiji rokovi.
2. Ponuditelji mogu pisanim putem postaviti pitanja prije krajnjeg datuma za primitak ponuda. Javni naručitelj odgovara na pitanja prije krajnjeg datuma za primitak ponuda.
3. U međunarodnom ograničenom postupku rok za primanje zahtjeva za sudjelovanje je najmanje trideset dana od datuma objavljivanja poziva na nadmetanje. Razdoblje između datuma kada je poslano pismo s pozivom i konačnog datum primitka ponuda nije kraće od pedeset dana. Međutim, u određenim iznimnim slučajevima mogu se odobriti drukčiji rokovi.
4. U međunarodnom otvorenom postupku rokovi za primanje ponuda koji teku od datuma kada je poslan poziv na nadmetanje iznose najmanje:
(a)
90 dana za ugovore o radovima;
(b)
60 dana za ugovore o nabavi robe.
Međutim, u određenim iznimnim slučajevima mogu se odobriti drukčiji rokovi.
5. U lokalnom otvorenom postupku rokovi za primanje ponuda koji teku od datuma kada je objavljen poziv na nadmetanje iznose najmanje:
(a)
60 dana za ugovore o radovima;
(b)
30 dana za ugovore o nabavi robe.
Međutim, u određenim iznimnim slučajevima mogu se odobriti drukčiji rokovi.
6. Za konkurentne pregovaračke postupke iz članka 265. stavka 1. točke (b), članka 267. stavka 1. točke (c) i članka 269. stavka 1. točke (c), natjecateljima se odobrava najmanje trideset dana od datuma slanja pisma s pozivom za podnošenje ponuda na koje oni dostavljaju svoje ponude.
7. Rokovi navedeni u stavcima od 1. do 6. izraženi su u kalendarskim danima.
Članak 276.
Komisija za evaluaciju
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Sve zahtjeve za sudjelovanje i ponude za koje je objavljeno da ispunjavaju uvjete, evaluira i rangira komisija za evaluaciju na temelju unaprijed objavljenih razloga za isključenje, uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir ponude. Komisija ima neparan broj članova, najmanje tri, koji imaju svu potrebnu tehničku i administrativnu stručnost za evaluaciju ponude.
2. Ako Komisija nije javni naručitelj, ona može zatražiti presliku dokumentacije za natjecanje, ponuda, evaluacije ponuda i potpisanih ugovora. Ona također može sudjelovati pri otvaranju i evaluaciji ponuda u svojstvu promatrača.
3. Ponude koje ne sadrže sve bitne zahtijevane elemente iz dokumentacije za nadmetanje ili koje ne odgovaraju posebnim uvjetima isključuju se.
Međutim, Komisija za evaluaciju ili javni naručitelj mogu od natjecatelja ili ponuditelja zatražiti da u određenom roku i uz poštovanje načela jednakog tretmana dostave dodatne materijale ili pojasne popratnu dokumentaciju priloženu u vezi s razlozima za isključenje i uvjetima sposobnosti.
4. U slučaju izuzetno niskih ponuda kako je navedeno u članku 151., komisija za evaluaciju zahtijeva sva potrebna pojašnjenja u vezi sa sastavom ponude.
5. Može se odustati od obveze osnivanja komisije za evaluaciju za postupke čija je vrijednost manja ili jednaka 20 000 EUR.
POGLAVLJE IV.
Bespovratna sredstva
Članak 277.
Financiranje u cijelosti
(Članak 192. Financijske uredbe)
U slučaju odstupanja od zahtjeva o sufinanciranju, razlozi se navode u odluci o dodjeli.
GLAVA III.
EUROPSKI UREDI
Članak 278.
Europski uredi i osnivanje dodatnih ureda
(Članak 195. Financijske uredbe)
Uredi iz članka 195. Financijske uredbe su sljedeći:
(a)
Ured za službene publikacije;
(b)
Europski ured za borbu protiv prijevara;
(c)
Europski ured za odabir osoblja i Europska škola za javnu upravu koja je u upravnom smislu dodijeljena Europskom uredu za odabir osoblja;
(d)
Ured za upravljanje i plaćanje pojedinih prava;
(e)
Ured za infrastrukturu i logistiku u Bruxellesu i Ured za infrastrukturu i logistiku u Luxembourgu.
Jedna ili više institucija mogu ustanoviti dodatne urede, pod uvjetom da se to može opravdati na temelju studije troškova i koristi te kada se jamči preglednost djelovanja Unije.
Članak 279.
Delegiranje institucija u međuinstitucionalnim europskim uredima
(Članci 195. i 199. Financijske uredbe)
Svaka institucija je odgovorna za preuzete proračunske obveze. Institucije mogu na direktora dotičnog međuinstitucionalnog europskog ureda delegirati sva naknadna djelovanja, a posebno pravne obveze, potvrđivanje rashoda, odobravanje plaćanja i izvršenje prihoda te postavljaju ograničenja i uvjete za takvo delegiranje ovlasti.
Članak 280.
Posebna pravila za Ured za službene publikacije
(Članci 195. i 199. Financijske uredbe)
U vezi s Uredom za službene publikacije, svaka institucija odlučuje o svojoj izdavačkoj politici. Neto prihod od prodaje publikacija ponovno se upotrebljava kao namjenski prihod institucije koja je autor tih publikacija, u skladu s člankom 21. Financijske uredbe.
Članak 281.
Delegiranje određenih zadataka računovodstvenog službenika
(Članak 196. Financijske uredbe)
Računovodstveni službenik Komisije može na prijedlog upravljačkog odbora predmetnog ureda delegirati na pojedinog člana osoblja ureda neke zadatke u vezi s naplatom prihoda i plaćanjem rashoda koje izravno obavlja predmetni ured.
Članak 282.
Riznica - bankovni računi
(Članak 196. Financijske uredbe)
Za zadovoljavanje potreba međuinstitucionalnog ureda za gotovinom, Komisija može na prijedlog upravljačkog odbora u svoje ime otvoriti bankovne ili poštanske žiro račune. Takva plaćanja ne smiju prelaziti ukupni iznos odobrenih sredstava za tu namjenu u proračunu Komisije za tekuću financijsku godinu.
GLAVA IV.
ADMINISTRATIVNA ODOBRENA SREDSTVA
Članak 283.
Opće odredbe
(Članak 201. Financijske uredbe)
Administrativna odobrena sredstva iz ove glave su sredstva određena u članku 41. Financijske uredbe.
Proračunske obveze koje odgovaraju administrativnim odobrenim sredstvima koja su zajednička za nekoliko glava te kojima se ukupno upravlja mogu se ukupno evidentirati u proračunskom računovodstvu nakon razvrstavanja kako je određeno u članku 25.
Odgovarajući rashodi knjiže se u proračunske linije svake glave u skladu s istom raspodjelom koja važi za odobrena sredstva.
Članak 284.
Jamstva za najam
(Članak 201. Financijske uredbe)
Jamstva za najam koja daju institucije imaju oblik bankovnog jamstva ili depozita na blokiranom bankovnom računu, otvorenom u ime institucije i najmodavca, izraženom u eurima, osim u odgovarajuće obrazloženim slučajevima.
Međutim, u slučaju kada za transakcije u trećim zemljama nije moguće koristiti te oblike jamstava za najam, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može primiti jamstvo u drugim oblicima pod uvjetom da ti oblici osiguravaju jednaku zaštitu financijskih interesa Unije.
Članak 285.
Predujmi osoblju i članovima institucija
(Članak 190. Financijske uredbe)
Predujmi se mogu platiti osoblju i članovima institucija u skladu s uvjetima utvrđenim u Pravilniku o osoblju.
Članak 286.
Nekretnine
(Članak 203. Financijske uredbe)
1. Rashodi iz članka 203. stavka 3. točke (a) Financijske uredbe uključuju troškove opremanja nekretnina. Oni ne uključuju tekuće troškove.
2. Postupak ranog obavješćivanja određen u članku 203. stavku 4. Financijske uredbe i postupak prethodnog odobravanja određen u članku 203. stavku 5. Financijske uredbe ne primjenjuju se na stjecanje zemljišta bez naknade ili za simboličan iznos.
3. Postupak ranog obavješćivanja i postupak prethodnog odobravanja određeni u članku 203. točkama 3. do 7. Financijske uredbe ne primjenjuje se na stambene objekte. Europski parlament i Vijeće mogu od nadležne institucije zatražiti sve informacije u vezi sa stambenim objektima.
4. U iznimnim ili hitnim političkim okolnostima rano obavješćivanja iz članka 203. stavka 4. Financijske uredbe o projektima vezanim za nekretnine u vezi s delegacijama ili uredima Unije u trećim zemljama mogu se dostaviti zajedno s projektima vezanim za nekretnine u skladu s člankom 203. stavkom 5. Financijske uredbe. U tim slučajevima, postupci ranog obavješćivanja i prethodnog odobravanja obavljaju se što je prije moguće.
5. Postupak prethodnog odobravanja određen u članku 203. stavcima 5. i 6. Financijske uredbe ne primjenjuje se na pripremne ugovore ili studije potrebne za detaljnu evaluaciju troškova i financiranja projekta vezanog za nekretnine.
6. Granične vrijednosti od 750 000 EUR ili 3 000 000 EUR iz članka 203. stavka 7. točaka ii., iii. i iv. Financijske uredbe uključuju troškove opremanja nekretnine. Kod najmova ili ugovora o plodouživanju, te granične vrijednosti uzimaju u obzir troškove opremanja zgrade, ali ne i druge tekuće troškove.
7. Godinu dana nakon početka primjene Financijske uredbe, Komisija izvješćuje o primjeni postupaka određenih u članku 203. stavcima 3. do 8. Financijske uredbe.
GLAVA V.
STRUČNJACI
Članak 287.
Plaćeni vanjski stručnjaci
(Članak 204. Financijske uredbe)
1. Za vrijednosti ispod graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1. mogu se odabrati plaćeni vanjski stručnjaci na osnovi postupka utvrđenog u stavku 2.
2. Poziv za iskaz interesa objavljuje se u Službenom listu Europske unije ili, u slučaju kada je potrebno osigurati obaviještenost mogućih kandidata, na internetskoj stranici dotične institucije.
U pozivu na iskaz interesa se navodi opis zadaća, njihovo trajanje i fiksni uvjeti u vezi s naknadom. Ti se uvjeti mogu zasnivati na jediničnim cijenama.
Popis stručnjaka sastavlja se nakon poziva na iskaz interesa. On je važeći ne dulje od pet godina nakon objave ili tijekom trajanja višegodišnjeg programa koji se odnosi na zadaće.
3. Svaka zainteresirana fizička osoba može podnijeti svoj iskaz interesa bilo kada tijekom razdoblja važenja popisa, izuzev posljednja tri mjeseca tog razdoblja. Plaćeni vanjski stručnjaci ne odabiru se za obavljanje zadaća iz članka 204. Financijske uredbe ako se nalaze u jednoj od situacija za isključenje iz članaka 106. i 107. Financijske uredbe.
4. Sve razmjene podataka s odabranim stručnjacima, uključujući sklapanje ugovora i sve njihove moguće izmjene, mogu se obavljati putem elektroničkih sustava razmjene koje su uspostavile institucije.
Ti sustavi moraju ispunjavati sljedeće zahtjeve:
(a)
samo ovlaštene osobe mogu imati pristup sustavu i dokumentima koji se putem njega prenose;
(b)
samo ovlaštene osobe elektronički potpisati ili prenijeti dokument putem sustava;
(c)
ovlaštene osobe moraju se u sustavu identificirati sredstvima koja su za to određena;
(d)
vrijeme i datum elektroničke transakcije mora biti točno određeno;
(e)
mora biti očuvana cjelovitost dokumenata;
(f)
mora biti očuvana raspoloživost dokumenata;
(g)
prema potrebi, mora biti očuvana povjerljivost dokumenata;
(h)
mora biti osigurana zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Podaci poslani ili primljeni putem takvog sustava uživaju pravnu pretpostavku cjelovitosti podataka te točnosti datuma i vremena slanja ili primanja podataka koje sustav prikazuje.
Dokument koji je poslan ili priopćen putem takvog sustava smatra se istovjetnim papirnatom dokumentu, prihvaća se kao dokaz u pravnom postupku, smatra se originalnim dokumentom te uživa pravnu pretpostavku autentičnosti i cjelovitosti, pod uvjetom da ne sadrži dinamičke značajke koje ga mogu automatski izmijeniti.
Elektronički potpis iz točke (b) drugog podstavka ima istovjetan pravni učinak kao vlastoručni potpis.
5. Popis stručnjaka i njihovih zadaća objavljuje se jednom godišnje. Naknade se objavljuju ako premašuju 15 000 EUR za obavljenu zadaću.
6. Stavak 5. se na primjenjuje ako takva objava može narušiti prava i slobode dotičnih pojedinaca koja su zaštićena Poveljom o temeljnim pravima Europske unije ili naštetiti poslovnim interesima stručnjaka.
DIO TREĆI
KONAČNE I PRIJELAZNE ODREDBE
Članak 288.
Prijelazne odredbe
Članci 35 do 43. Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002 nastavljaju se primjenjivati na obveze ugovorene do 31. prosinca 2013. Članci 33. do 44. ove Uredbe primjenjuju se samo na obveze ugovorene od 1. siječnja 2014.
Glava VI. prvog dijela Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002 može se nastaviti primjenjivati na potpisane sporazume o bespovratnim sredstvima i odluke o bespovratnim sredstvima priopćene do 31. prosinca 2013. u okviru ukupnih obveza iz proračuna za 2012. ili ranijih godina, ako nadležni dužnosnik za ovjeravanje tako odluči uzimajući u obzir načela jednakog tretmana i transparentnosti.
Članak 289.
Stavljanje izvan snage
Uredba (EZ, Euratom) br. 2342/2002 stavlja se izvan snage.
Upućivanja na Uredbu stavljenu izvan snage tumače se kao upućivanja na ovu Uredbu i čitaju se u skladu s korelacijskom tablicom u Prilogu.
Članak 290.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Primjenjuje se od 1. siječnja 2013.
Međutim, članci od 216. do 226. primjenjuju se od 1. siječnja 2014.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 29. listopada 2012.