KOMMISSIONENS AFGØRELSE (EU, Euratom) 2015/443
af 13. marts 2015
om sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 249,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab,
under henvisning til protokol nr. 7 om Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, der er knyttet til traktaterne som bilag, særlig artikel 18, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Formålet med sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen er at gøre Kommissionen i stand til at operere i et trygt og sikkert miljø ved at fastlægge en sammenhængende og integreret tilgang til sikkerhedsbeskyttelse, og at tilvejebringe passende beskyttelsesniveauer for personer, aktiver og oplysninger, der er i overensstemmelse med de identificerede risici samt at sikre en effektiv og rettidig levering af sikkerhedsbeskyttelse.
(2)
Kommissionen står ligesom andre internationale organer over for alvorlige trusler og udfordringer på sikkerhedsområdet, navnlig hvad angår terrorisme, cyberangreb og politisk og økonomisk spionage.
(3)
Europa-Kommissionen har indgået aftaler om sikkerhedsbeskyttelse for sine vigtigste lokaliteter med regeringerne i Belgien, Luxembourg og Italien (1). Disse aftaler bekræfter, at Kommissionen har ansvaret for sin sikkerhed.
(4)
For at kunne garantere sikkerhedsbeskyttelsen af personer, aktiver og informationer kan Kommissionen blive nødt til at træffe foranstaltninger inden for områder, som er beskyttet i kraft af grundlæggende rettigheder og forankret i charteret om grundlæggende rettigheder og den europæiske menneskerettighedskonvention, og som er anerkendt af EU-domstolen.
(5)
Enhver foranstaltning af denne art bør derfor være begrundet i vigtigheden af den interesse, som den skal beskytte, være forholdsmæssig og sikre fuld overholdelse af grundlæggende rettigheder, herunder navnlig retten til privatlivets fred og databeskyttelse.
(6)
Inden for et system, som hviler på retsstatsprincippet og respekterer de grundlæggende rettigheder, må Kommissionen stræbe efter at nå et passende sikkerhedsbeskyttelsesniveau for personale, aktiver og informationer, som sikrer, at den kan udføre sine opgaver uden at begrænse de grundlæggende rettigheder mere end højst nødvendigt.
(7)
Sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen skal baseres på legalitetsprincippet, proportionalitetsprincippet, princippet om gennemsigtighed og princippet om ansvarlighed.
(8)
Medarbejdere, som er bemyndiget til at træffe sikkerhedsforanstaltninger, bør ikke stilles ugunstigt på grund af deres handlinger, medmindre de handlede uden for deres bemyndigelse eller i strid med lovgivningen, og denne afgørelse skal derfor forstås som en tjenesteanvisning i henhold til personalevedtægten.
(9)
Kommissionen bør iværksætte passende initiativer, som fremmer og styrker dens sikkerhedskultur og sikrer en mere effektiv levering af sikkerhedsbeskyttelse, forbedrer dens sikkerhedsforvaltning, yderligere udbygger netværk og samarbejde med relevante myndigheder på internationalt, europæisk og nationalt plan, og som forbedrer tilsyn med og kontrol af gennemførelsen af sikkerhedsforanstaltninger.
(10)
Oprettelsen af EU-Udenrigstjenesten (EEAS) som et funktionelt uafhængigt EU-organ har haft en betydelig indflydelse på Kommissionens sikkerhedsinteresser og kræver derfor, at der mellem EEAS og Kommissionen fastsættes regler og procedurer om samarbejde vedrørende sikkerhedsbeskyttelse og sikkerhed, navnlig for så vidt angår Kommissionens omsorgspligt over for Kommissionens personale i EU-repræsentationer.
(11)
Kommissionens sikkerhedsbeskyttelsespolitik bør gennemføres på en måde, der er i overensstemmelse med andre interne processer og procedurer, som eventuelt omfatter et sikkerhedsbeskyttelseselement. Her tænkes navnlig på forretningskontinuitet, som tager sigte på at videreføre afgørende aktiviteter i Kommissionen i tilfælde af en operationel forstyrrelse, og ARGUS-processen for krisestyring på tværs af sektorer.
(12)
Uanset de foranstaltninger, der allerede findes på tidspunktet for vedtagelsen af denne afgørelse, og som er anmeldt til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (2), vil enhver foranstaltning, der træffes i medfør af denne afgørelse, som involverer behandling af personoplysninger, skulle følges op af gennemførelsesbestemmelser, jf. artikel 21, som fastlægger de fornødne garantier for de registrerede.
(13)
Det er således nødvendigt, at Kommissionen gennemgår, opdaterer og konsoliderer det bestående retsgrundlag for sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen.
(14)
Kommissionens afgørelse C(94) 2129 (3) bør derfor ophæves.
VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
KAPITEL 1
GENERELLE BESTEMMELSER
Artikel 1
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
1) »aktiver«: al løsøre og al fast ejendom, som tilhører Kommissionen
2) »kommissionstjenestegren«: et generaldirektorat eller en tjeneste i Kommissionen eller et kommissionsmedlems kabinet
3) »kommunikations- og informationssystem« eller »CIS«: et system, der muliggør håndtering af informationer i elektronisk form, herunder alle aktiver, der kræves til dets drift, og den nødvendige infrastruktur, organisation, personale og informationskilder
4) »risikobegrænsning«: enhver sikkerhedsforanstaltning, som med rimelighed kan forventes på en effektiv måde at begrænse en risiko ved at forebygge, afbøde, undgå eller overføre den
5) »krisesituation«: en omstændighed, begivenhed, hændelse eller nødsituation (eller en serie eller kombination heraf), som udgør en væsentlig eller umiddelbar trussel mod sikkerhedsbeskyttelsen i Kommissionen, uanset dens oprindelse
6) »data«: informationer i et format, som giver mulighed for at kommunikere, registrere eller behandle dem
7) »medlem af Kommissionen med ansvar for sikkerhedsanliggender«: det medlem af Kommissionen, hvis ansvarsområde omfatter Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed
8) »personoplysninger«: personoplysninger som defineret i artikel 2, litra a), i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (4)
9) »lokaliteter«: Kommissionens faste ejendom eller tilsvarende ejendom og besiddelser
10) »risikobegrænsning«: sikkerhedsforanstaltninger, som med rimelighed kan forventes at hindre, forsinke eller bringe en sikkerhedsrisiko til ophør
11) »sikkerhedsrisiko«: kombinationen af trusselsniveauet, sårbarheden og den mulige virkning af en begivenhed
12) »sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen«: sikkerhedsbeskyttelse af personer, aktiver og information i Kommissionen, og navnlig fysisk beskyttelse af personer og aktiver, integriteten, fortroligheden og tilgængeligheden af informationer og kommunikations- og informationssystemer, samt et uhindret forløb af Kommissionens aktiviteter
13) »sikkerhedsforanstaltning«: enhver foranstaltning truffet i medfør af denne afgørelse, som har til formål at begrænse sikkerhedsrisici
14) »personalevedtægten«: vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union, som fastsat ved Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 (5) med senere ændringer
15) »sikkerhedstrussel«: en begivenhed eller udløsende faktor, som med rimelighed kan forventes at have en negativ virkning på sikkerhedsbeskyttelsen, hvis der ikke reageres på den, eller den ikke begrænses
16) »umiddelbar sikkerhedstrussel«: en sikkerhedstrussel, som indtræder uden eller med meget kort varsel
17) »væsentlig sikkerhedstrussel«: en sikkerhedstrussel, som med rimelighed kan forventes at føre til tab af liv, alvorlige kvæstelser eller skader, betydelig skade på ejendom, kompromittering af yderst følsomme informationer, nedbrud af IT-systemer eller vigtige dele af Kommissionens operationelle kapacitet
18) »sårbarhed«: en svaghed af enhver art, som med rimelighed kan forventes at have en negativ virkning på sikkerhedsbeskyttelsen i Kommissionen, hvis den udnyttes af en eller flere trusler.
Artikel 2
Genstand
1. Ved denne afgørelse fastlægges målene, de grundlæggende principper, organisationen og ansvarsfordelingen for så vidt angår sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen.
2. Denne afgørelse finder anvendelse på alle kommissionstjenestegrene og på alle Kommissionens lokaliteter. Kommissionens personale i Unionens delegationer er omfattet af sikkerhedsbestemmelserne for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (6).
3. Uanset specifikke angivelser vedrørende særlige grupper af personalet gælder denne afgørelse for medlemmer af Kommissionen, for kommissionsansatte, der er omfattet af vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union, for udstationerede nationale eksperter i Kommissionen, for tjenesteudbydere og deres personale, for praktikanter og for alle med adgang til Kommissionens bygninger eller andre aktiver eller til informationer, der håndteres af Kommissionen.
4. Bestemmelserne i denne afgørelse berører ikke Kommissionens afgørelse 2002/47/EF, EKSF, Euratom (7), Kommissionens afgørelse 2004/563/EF, Euratom (8), Kommissionens afgørelse K(2006) 1623 (9), og Kommissionens afgørelse K(2006) 3602 (10).
KAPITEL 2
PRINCIPPER
Artikel 3
Principper for sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen
1. Ved gennemførelsen af denne afgørelse overholder Kommissionen traktaterne og navnlig charteret om grundlæggende rettigheder og protokol nr. 7 om Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter samt de i betragtning 2 nævnte aftaler, alle gældende regler i national lovgivning og bestemmelserne i nærværende afgørelse. Om nødvendigt udstedes en sikkerhedsmeddelelse, som omhandlet i artikel 21, stk. 2, med retningslinjer herfor.
2. Sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen skal baseres på legalitetsprincippet, proportionalitetsprincippet, princippet om gennemsigtighed og princippet om ansvarlighed.
3. Legalitetsprincippet betyder, at de gældende rammebestemmelser nøje skal iagttages ved gennemførelsen af denne afgørelse, og at alle de i lovgivningen fastsatte krav skal opfyldes.
4. Enhver sikkerhedsforanstaltning træffes i åbenhed, medmindre dette med rimelighed kan forventes at begrænse dens virkning. Adressaten for en sikkerhedsforanstaltning skal på forhånd oplyses om foranstaltningens årsager og virkning, medmindre videregivelsen af sådanne oplysninger med rimelighed kan forventes at hindre foranstaltningens virkning. I så tilfælde informeres adressaten for en sikkerhedsforanstaltning efter, at risikoen for at hindre virkningen af sikkerhedsforanstaltningen er ophørt.
5. Kommissionstjenestegrenene skal sørge for, at sikkerhedsspørgsmål tages i betragtning allerede fra det tidspunkt, hvor udviklingen og gennemførelsen af Kommissionens politikker, afgørelser, programmer, projekter og aktiviteter, som de er ansvarlige for, påbegyndes. Med sigte herpå inddrager de fra de tidligste forberedelsesfaser Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed i almindelighed og Kommissionens overordnede informationssikkerhedsansvarlige for så vidt angår IT-systemer.
6. Kommissionen søger, hvor det er relevant, at samarbejde med de kompetente myndigheder i værtslandet, i andre medlemsstater og hos andre EU-institutioner, -agenturer og -organer, og skal om muligt tage hensyn til de foranstaltninger, som disse myndigheder har gennemført eller planlagt for at håndtere den pågældende sikkerhedsrisiko.
Artikel 4
Forpligtelse til overholdelse
1. Overholdelse af denne afgørelse og dens gennemførelsesbestemmelser og af sikkerhedsforanstaltninger og -anvisninger fra bemyndiget personale er obligatorisk.
2. Manglende overholdelse af sikkerhedsforskrifterne kan give anledning til disciplinærsager i overensstemmelse med traktaterne og personalevedtægten og til kontraktlige sanktioner og/eller til retlige skridt i medfør af nationale love og forskrifter.
KAPITEL 3
LEVERING AF SIKKERHEDSBESKYTTELSE
Artikel 5
Bemyndiget personale
1. Kun personale, som på grundlag af en personlig bemyndigelse er autoriseret af Generaldirektøren for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed, kan henset til deres aktuelle opgaver få beføjelse til at træffe en eller flere af de følgende foranstaltninger:
1)
bære våben
2)
foretage sikkerhedsundersøgelser, jf. artikel 13
3)
træffe sikkerhedsforanstaltninger, jf. artikel 12, som anført i bemyndigelsen.
2. De i stk. 1 omhandlede bemyndigelser tildeles for en periode, som ikke må overskride den periode, inden for hvilken den pågældende person indehaver den stilling eller funktion, for hvilken bemyndigelsen er tildelt. De tildeles under overholdelse af de gældende bestemmelser i artikel 3, stk. 1.
3. For så vidt angår bemyndiget personale, udgør denne afgørelse en tjenesteanvisning som omhandlet i personalevedtægtens artikel 21.
Artikel 6
Generelle bestemmelser vedrørende sikkerhedsforanstaltninger
1. Når Kommissionen træffer sikkerhedsforanstaltninger, skal den i det omfang, det med rimelighed er muligt, navnlig sørge for:
a)
at den kun indhenter støtte eller bistand fra det berørte land, hvis dette land enten er en EU-medlemsstat eller, hvis det ikke er tilfældet, er part i Den Europæiske Menneskerettighedskonvention, eller garanterer rettigheder, som mindst svarer til de rettigheder, der garanteres i konventionen
b)
at den kun videregiver oplysninger om en person til modtagere, som ikke er underlagt national lovgivning, der er vedtaget i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (11), i overensstemmelse med artikel 9 i forordning (EF) nr. 45/2001, bortset fra til EU-institutioner og -organer
c)
at hvis en person udgør en sikkerhedstrussel, skal en eventuel sikkerhedsforanstaltning være rettet mod denne person, og denne person kan blive pålagt at udrede de dermed forbundne omkostninger. Sådanne sikkerhedsforanstaltninger må kun rettes mod andre personer, hvis en umiddelbar eller væsentlig sikkerhedstrussel skal begrænses, og hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
de påtænkte foranstaltninger rettet mod den person, der udgør en sikkerhedstrussel, kan ikke gennemføres eller vil sandsynligvis ikke være effektive
b)
Kommissionen kan ikke begrænse sikkerhedstruslen med egne tiltag eller kan ikke gøre det rettidigt
c)
foranstaltningen udgør ikke en uforholdsmæssig stor fare for den anden person eller dennes rettigheder.
2. Sikkerhedsdirektoratet i Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed skal opstille en oversigt over sikkerhedsforanstaltninger, som eventuelt forudsætter en dommerkendelse i overensstemmelse med love og administrative forskrifter i de medlemsstater, der er værtslande for Kommissionens lokaliteter.
3. Sikkerhedsdirektoratet i Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed kan lade en kontrahent udføre sikkerhedsrelaterede opgaver efter Sikkerhedsdirektoratets anvisninger og under dets tilsyn.
Artikel 7
Sikkerhedsforanstaltninger vedrørende personer
1. Kommissionen sørger for et passende beskyttelsesniveau for personer i dens lokaliteter, under hensyntagen til sikkerheds- og sikringskrav.
2. I tilfælde af væsentlige sikkerhedstrusler yder Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed personbeskyttelse til medlemmer af Kommissionen eller andet personale, hvis en trusselsvurdering har vist, at en sådan beskyttelse er nødvendig for at garantere deres sikkerhed.
3. I tilfælde af væsentlige sikkerhedstrusler kan Kommissionen beordre evakueringen af lokaliteterne.
4. Ofre for ulykker eller angreb inden for Kommissionens lokaliteter hjælpes.
5. For at forebygge og begrænse sikkerhedsrisici kan bemyndiget personale udføre baggrundskontrol af personer, som er omfattet af denne afgørelse, for at fastslå, hvorvidt det at give sådanne personer adgang til Kommissionens lokaliteter eller informationer udgør en sikkerhedstrussel. Med dette mål for øje og under overholdelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og de bestemmelser, der er nævnt i artikel 3, stk. 1, kan det bemyndigede personale:
a)
anvende en hvilken som helst kilde til oplysninger, som er til rådighed for Kommissionen, hvorved der tages hensyn til den pågældende kildes pålidelighed
b)
tilgå personlige personalemapper eller personoplysninger, som Kommissionen opbevarer om sine ansatte eller personer, der søger om ansættelse, eller kontrahenters personale, når det er behørigt begrundet.
Artikel 8
Sikkerhedsforanstaltninger vedrørende fysisk sikkerhed og aktiver
1. Sikkerhedsbeskyttelse af aktiver sikres ved at anvende passende fysiske og tekniske beskyttelsesforanstaltninger og tilhørende procedurer, i det følgende benævnt »fysisk sikkerhed«, som etablerer et system med flere lag.
2. Der kan vedtages foranstaltninger i medfør af denne artikel for at beskytte personer eller informationer i Kommissionen samt for at beskytte aktiver.
3. Fysisk sikkerhed har følgende formål:
-
at forhindre voldshandlinger rettet mod kommissionsmedlemmer eller personer, der er omfattet af denne afgørelse
-
at forhindre spionage og aflytning af følsomme eller klassificerede oplysninger
-
at forhindre tyveri, vandalisme, sabotage og andre voldelige handlinger, som sigter mod at beskadige eller ødelægge Kommissionens bygninger og aktiver
-
at muliggøre efterforskning og undersøgelse af sikkerhedshændelser gennem tjek af ind- og udgangskontrollogfiler, CCTV-optagelser, optagelser af telefonopkald og lignende data, jf. artikel 22, stk. 2, samt andre informationskilder.
4. Fysisk sikkerhed omfatter:
-
en adgangspolitik, som gælder for alle personer eller køretøjer, som ønsker at få adgang til Kommissionens lokaliteter, herunder til parkeringsområder
-
et adgangskontrolsystem, som omfatter vagter, teknisk udstyr og foranstaltninger, informationssystemer eller en kombination af alle disse elementer.
5. For at sikre den fysiske sikkerhed kan følgende iværksættes:
-
registrering af indgang til og udgang fra Kommissionens lokaliteter for personer, køretøjer, varer og udstyr
-
identitetskontrol ved og i lokaliteterne
-
inspektion af køretøjer, varer og udstyr, enten visuelt eller ved hjælp af teknisk udstyr
-
forhindring af, at uautoriserede personer, køretøjer og varer får adgang til Kommissionens lokaliteter.
Artikel 9
Sikkerhedsforanstaltninger vedrørende informationer
1. Sikkerhedsbeskyttelse af informationer omfatter alle oplysninger, der håndteres af Kommissionen.
2. Ved sikkerhedsbeskyttelse af informationer, uanset oplysningernes form, skal der foretages en afvejning af gennemsigtighed, forholdsmæssighed, ansvarlighed og effektivitet mod behovet for at beskytte informationer mod uautoriseret tilgang, brug, offentliggørelse, ændring eller ødelæggelse.
3. Sikkerhedsbeskyttelse af informationer skal sigte mod at beskytte fortrolighed, integritet og tilgængelighed.
4. Der skal derfor anvendes risikostyringsprocesser til at klassificere informationsaktiver og til at udvikle forholdsmæssige sikkerhedsforanstaltninger, -procedurer og -standarder, herunder også afbødningsforanstaltninger.
5. Disse generelle principper for sikkerhedsbeskyttelse af informationer skal navnlig anvendes på:
a)
»EU's klassificerede informationer« (EUCI), dvs. informationer eller materiale mærket med en EU-sikkerhedsklassifikation, hvis uautoriserede videregivelse kunne forvolde Den Europæiske Unions eller en eller flere af medlemsstaternes interesser skade i forskellig grad
b)
»følsomme ikkeklassificerede informationer«, dvs. oplysninger eller materiale, som Kommissionen skal beskytte på grund af retlige forpligtelser, der er fastsat i traktaterne eller gennemførelsesretsakter dertil, og/eller på grund af oplysningernes følsomhed. Følsomme ikkeklassificerede informationer omfatter, men er ikke begrænset til informationer eller materiale omfattet af en forpligtelse til fortrolighed, jf. artikel 339 TEUF, informationer omfattet af de interesser, som er beskyttet i henhold til artikel 4 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 (12), sammenholdt med Den Europæiske Unions Domstols relevante praksis, eller personoplysninger omfattet af forordning (EF) nr. 45/2001.
6. Følsomme ikkeklassificerede informationer er underlagt forskrifter med hensyn til informationernes håndtering og lagring. De frigives kun til personer, for hvem det er tjenstligt nødvendigt at kende dem (»need to know«). Når det skønnes nødvendigt af hensyn til beskyttelse af informationernes fortrolighed, skal de være forsynet med en sikkerhedsmærkning og tilhørende håndteringsanvisninger, som er godkendt af Generaldirektøren for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed. Når de håndteres eller lagres på kommunikations- og informationssystemer, skal sådanne informationer også være beskyttet i overensstemmelse med afgørelse C(2006) 3602, gennemførelsesbestemmelserne dertil og de tilsvarende standarder.
7. Enhver person, som er ansvarlig for kompromittering eller tab af EUCI eller følsomme ikkeklassificerede informationer, der er identificeret som sådanne i forskrifterne vedrørende deres håndtering og lagring, kan blive pålagt disciplinære sanktioner som fastsat i personalevedtægten. Sådanne disciplinære sanktioner berører ikke eventuelle yderligere civil- og strafferetlige skridt iværksat af de kompetente nationale myndigheder i medlemsstaterne ifølge deres love og administrative forskrifter, ej heller foregriber det sanktioner i medfør af kontraktuelle bestemmelser.
Artikel 10
Sikkerhedsforanstaltninger vedrørende kommunikations- og informationssystemer
1. Alle kommunikations- og informationssystemer (»CIS«), der anvendes af Kommissionen, skal overholde Kommissionens sikkerhedspolitik for informationssystemer, jf. afgørelse K(2006) 3602, gennemførelsesbestemmelserne dertil og de tilsvarende standarder.
2. Kommissionstjenestegrene, som ejer, forvalter eller driver CIS, giver kun andre EU-institutioner, -agenturer og organer eller andre organisationer adgang til disse systemer, hvis sådanne EU-institutioner, -agenturer og organer eller andre organisationer kan give en rimelighed garanti for, at deres IT-systemer er beskyttet på et niveau, der svarer til Kommissionens sikkerhedspolitik for informationssystemer, jf. afgørelse K(2006) 3602, gennemførelsesbestemmelserne dertil og de tilsvarende standarder. Kommissionen skal føre tilsyn med at bestemmelserne overholdes og i tilfælde af grov tilsidesættelse eller fortsat tilsidesættelse have ret til at forbyde adgang.
Artikel 11
Kriminaltekniske undersøgelser vedrørende cybersikkerhed
Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed skal navnlig være ansvarlig for at gennemføre kriminaltekniske analyser i samarbejde med de kompetente kommissionstjenestegrene til støtte for de sikkerhedsundersøgelser, der er omhandlet i artikel 13, i forbindelse med kontraspionage, læk af oplysninger, cyberangreb og informationssystemers sikkerhed.
Artikel 12
Sikkerhedsforanstaltninger vedrørende personer og genstande
1. Med henblik på at sørge for sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen og for at forebygge og begrænse risici kan personale bemyndiget i henhold til artikel 5, i overensstemmelse med principperne i artikel 3, bl.a. gennemføre en eller flere af følgende sikkerhedsforanstaltninger:
a)
sikring af gerningssteder og beviser, herunder ind- og udgangskontrollogfiler og CCTV-optagelser, i tilfælde af hændelser eller adfærd, som kan give anledning til, at der rejses administrative, disciplinære, civil- eller strafferetlige sager
b)
begrænsede foranstaltninger for så vidt angår personer, som udgør en sikkerhedstrussel, herunder at beordre personer til at forlade Kommissionens lokaliteter, at eskortere personer ud af Kommissionens lokaliteter i en periode og at udelukke personer fra Kommissionens lokaliteter, hvorved sidstnævnte fastlægges i overensstemmelse med kriterier, der skal fastsættes i gennemførelsesbestemmelser
c)
begrænsede foranstaltninger for så vidt angår genstande, som udgør en sikkerhedstrussel, herunder fjernelse, beslaglæggelse og bortskaffelse af genstande
d)
gennemsøgning af Kommissionens lokaliteter, herunder af kontorer inden for sådanne lokaliteter
e)
gennemsøgning af kommunikations- og informationssystemer og -udstyr, telefoner, fortegnelser over telekommunikationstrafik, logfiler, brugerkonti osv.
f)
andre specifikke sikkerhedsforanstaltninger med lignende virkning for at forhindre eller begrænse sikkerhedsrisici, navnlig i forbindelse med Kommissionens rettigheder som udlejer eller arbejdsgiver efter den gældende nationale lovgivning.
2. Under særlige omstændigheder kan personale i Sikkerhedsdirektoratet i Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed, som er bemyndiget efter artikel 5, træffe alle nødvendige hasteforanstaltninger under streng overholdelse af de principper, der er fastsat i artikel 3. Hurtigst muligt efter at have truffet sådanne foranstaltninger informerer de Direktøren for Sikkerhedsdirektoratet herom, som så indhenter den forskriftsmæssige bemyndigelse fra Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed, der bekræfter de trufne foranstaltninger og godkender eventuelle yderligere nødvendige aktioner og, hvis det er relevant, varetager kontakten med de kompetente nationale myndigheder.
3. Nødvendigheden af sikkerhedsforanstaltninger, som træffes inden for rammerne af denne artikel, skal dokumenteres på det tidspunkt, hvor de træffes, eller i tilfælde af en umiddelbar risiko eller en krisesituation, inden for et rimeligt tidsrum, efter at de er truffet. I sidstnævnte tilfælde skal dokumentationen også omfatte de oplysninger, hvorpå vurderingen af, om der var tale om en umiddelbar risiko eller en krisesituation, var baseret. Dokumentationen kan være kortfattet, men bør affattes på en sådan måde, at den person, som foranstaltningen var møntet på, kan udøve sin ret til at forsvare sig og til beskyttelse af personoplysninger i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001, og således at den giver mulighed for at kontrollere foranstaltningens lovlighed. Der må ikke anføres oplysninger om specifikke sikkerhedsforanstaltninger møntet på en ansat i den pågældendes personalemappe.
4. Når der træffes sikkerhedsforanstaltninger i medfør af stk. 1, litra b), skal Kommissionen derudover garantere, at den berørte person gives mulighed for at kontakte en advokat eller en anden person, som personen har tillid til, og at den berørte person gøres opmærksom på sin ret til at indbringe sagen for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.
Artikel 13
Undersøgelser
1. Uden at det berører personalevedtægtens artikel 86 og bilag IX hertil eller eventuelle særlige aftaler mellem Kommissionen og EEAS, f.eks. den særlige aftale, der blev undertegnet den 28. maj 2014, mellem Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Menneskelige ressourcer og Sikkerhed og Tjenesten for EU's Optræden Udadtil vedrørende omsorgspligten for Kommissionens personale, der er udstationeret i Unionens delegationer, kan sikkerhedsundersøgelser foretages:
a)
i tilfælde af hændelser, som påvirker sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen, herunder formodede strafbare forhold
b)
i tilfælde af potentiel lækage, fejlhåndtering eller kompromittering af følsomme ikkeklassificerede informationer, EUCI eller Euratoms klassificerede informationer
c)
i forbindelse med kontraspionage og terrorbekæmpelse
d)
i tilfælde af alvorlige cyberangreb.
2. Beslutningen om at gennemføre en sikkerhedsundersøgelse træffes af Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed, som også er modtageren af undersøgelsesrapporten.
3. Sikkerhedsundersøgelser gennemføres udelukkende af særligt udpeget personale i Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed, som er behørigt bemyndiget efter artikel 5.
4. Det bemyndigede personale udøver deres beføjelser til at foretage sikkerhedsundersøgelser uafhængigt, som specificeret i bemyndigelsen og har de beføjelser, der er givet i artikel 12.
5. Bemyndiget personale, som har beføjelse til at foretage sikkerhedsundersøgelser, kan indhente oplysninger fra alle tilgængelige kilder for så vidt angår enhver administrativ eller strafbar handling, der er foregået inden for Kommissionens lokaliteter, eller som involverer personer nævnt i artikel 2, stk. 3, som enten offer for eller gerningsperson til sådanne handlinger.
6. Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed informerer de kompetente myndigheder i værtsmedlemsstaten eller enhver anden berørt medlemsstat, hvis det er relevant, og navnlig hvis undersøgelsen har givet anledning til at formode, at der er begået en strafbar handling. Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed kan i denne forbindelse, hvis det er hensigtsmæssigt eller påkrævet, bistå myndighederne i værtsmedlemsstaten eller enhver anden berørt medlemsstat.
7. I tilfælde af alvorlige cyberangreb arbejder Generaldirektoratet for Informationsteknologi tæt sammen med Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed om at yde bistand med alle tekniske spørgsmål. Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed beslutter i samråd med Generaldirektoratet for Informationsteknologi, hvornår det er hensigtsmæssigt at informere de kompetente myndigheder i værtsmedlemsstaten eller enhver anden berørt medlemsstat. Gruppen for koordinering i tilfælde af hændelser i IT-beredskabsenheden for de europæiske institutioner, organer og agenturer (»CERT-EU«) vil blive anvendt i forbindelse med bistand til andre EU-institutioner og -agenturer, som berøres.
8. Der skal foreligge dokumentation for grundlaget for sikkerhedsundersøgelser.
Artikel 14
Afgrænsning af kompetenceområder med hensyn til sikkerhedsundersøgelser og andre typer efterforskning
1. Hvis Sikkerhedsdirektoratet i Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed foretager sikkerhedsundersøgelser, jf. artikel 13, og disse undersøgelser ligger inden for kompetenceområdet for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) eller Kommissionens Undersøgelses- og Disciplinærkontor (IDOC), kontakter det omgående disse organer, navnlig for at sikre, at senere tiltag fra enten OLAF eller IDOC ikke bringes i fare. Hvis det er hensigtsmæssigt, opfordrer Sikkerhedsdirektoratet i Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed OLAF eller IDOC til at deltage i efterforskningen.
2. De sikkerhedsundersøgelser, der er nævnt i artikel 13, berører ikke OLAF's eller IDOC's beføjelser, der er fastsat i forskrifterne, der regulerer disse organer. Sikkerhedsdirektoratet i Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed kan blive pålagt at yde teknisk bistand i tilfælde af undersøgelser iværksat af OLAF eller IDOC.
3. Sikkerhedsdirektoratet i Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed kan blive anmodet om til at bistå OLAF's personale, når dette får adgang til Kommissionens lokaliteter i medfør af artikel 3, stk. 5, og artikel 4, stk. 4, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (13), for at lette varetagelsen af kontorets opgaver. Sikkerhedsdirektoratet informerer i forbindelse med sådanne anmodninger om bistand Generalsekretæren og Generaldirektøren for Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed, eller, hvis en sådan efterforskning gennemføres i Kommissionens lokaliteter, som benyttes af Kommissionens medlemmer eller Generalsekretæren, Formanden for Kommissionen og den kommissær, der er ansvarlig for Menneskelige ressourcer.
4. Med forbehold af vedtægtens artikel 22a skal Sikkerhedsdirektoratet, hvis en sag falder inden for kompetenceområdet for både Sikkerhedsdirektoratet i Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed og IDOC, når det aflægger rapport til generaldirektøren for Menneskelige ressourcer i henhold til artikel 13, på det tidligst mulige stadium rådgive om, hvorvidt det er begrundet at overdrage sagen til IDOC. Dette stadium skal navnlig anses for at være nået, når en umiddelbar sikkerhedstrussel er afværget. Det er Generaldirektøren for Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed, der træffer beslutning herom.
5. Hvis en sag falder inden for kompetenceområdet for både Sikkerhedsdirektoratet i Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed og OLAF, skal Sikkerhedsdirektoratet straks aflægge beretning til Generaldirektøren for Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed og underrette Generaldirektøren for OLAF på så tidligt et stadium som muligt. Dette stadium skal navnlig anses for at være nået, når en umiddelbar sikkerhedstrussel er afværget.
Artikel 15
Sikkerhedsinspektioner
1. Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed skal foretage sikkerhedsinspektioner for at kontrollere, at kommissionstjenestegrene og personer overholder denne afgørelse og dens gennemførelsesbestemmelser, og formulere henstillinger, hvor det skønnes nødvendigt.
2. Hvis det er relevant, foretager Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed sikkerhedsinspektioner eller sikkerhedsovervågning eller sikkerhedsvurderingsbesøg for at kontrollere, om sikkerhedsbeskyttelsen af Kommissionens ansatte, aktiver og informationer, som påhviler andre EU-institutioner, -agenturer eller -organer, medlemsstater, tredjelande eller internationale organisationer, er tilstrækkelig ifølge sikkerhedsregler, -forskrifter og -standarder, som mindst svarer til Kommissionens. Hvis det er hensigtsmæssigt og i en ånd af godt samarbejde mellem administrationerne, skal sikkerhedsinspektionerne også omfatte inspektioner foretaget i forbindelse med udvekslingen af klassificerede informationer med andre EU-institutioner, -organer og -agenturer, medlemsstater eller tredjelande eller internationale organisationer.
3. Denne artikel finder tilsvarende anvendelse på Kommissionens personale i Unionens delegationer, uden at det berører eventuelle særlige aftaler mellem Kommissionen og EEAS, f.eks. den særlige aftale, der blev undertegnet den 28. maj 2014, mellem Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Menneskelige ressourcer og Sikkerhed og Tjenesten for EU's Optræden Udadtil vedrørende omsorgspligten for Kommissionens personale, der er udstationeret i Unionens delegationer
Artikel 16
Alarmniveauer og krisestyring
1. Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed er ansvarlig for at iværksætte passende alarmniveauforanstaltninger i forventning om eller som reaktion på trusler og hændelser, der påvirker sikkerhedsbeskyttelsen i Kommissionen, og for krisestyringsforanstaltninger.
2. De alarmniveauforanstaltninger, der er nævnt i stk. 1, skal være i overensstemmelse med sikkerhedstrusselsniveauet. Alarmniveauerne fastlægges i nært samarbejde med de kompetente tjenestegrene i andre EU-institutioner, -organer og -agenturer og med den eller de medlemsstater, der er værter for Kommissionens lokaliteter.
3. Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed er kontaktpunktet, når det gælder alarmniveauer og krisestyring.
KAPITEL 4
ORGANISATION
Artikel 17
Kommissionstjenestegrenes almindelige beføjelser
1. Kommissionens beføjelser, som er omhandlet i denne afgørelse, udøves af Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed under ledelse og ansvar af den kommissær, der er ansvarlig for sikkerhedsanliggender.
2. De særlige ordninger for cybersikkerhed er fastlagt i afgørelse C(2006) 3602.
3. Beføjelserne til at gennemføre denne afgørelse og dens gennemførelsesbestemmelser samt til at kontrollere den daglige overholdelse kan delegeres til andre kommissionstjenestegrene, hvis en decentral levering af sikkerhedsbeskyttelse indebærer væsentlige besparelser hvad angår effektivitet, ressourcer eller tid, f.eks. på grund af de berørte tjenestegrenes geografiske placering.
4. Hvis stk. 3 finder anvendelse, indgår Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed og, hvis det er relevant, Generaldirektoratet for Informationsteknologi, aftaler med de enkelte kommissionstjenestegrene, som fastlægger en klar rollefordeling og beføjelser for gennemførelsen og tilsynet med sikkerhedspolitikker.
Artikel 18
Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed
1. Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed er navnlig ansvarlig for:
1)
udarbejdelse af Kommissionens politik for sikkerhedsbeskyttelse, gennemførelsesbestemmelser og sikkerhedsmeddelelser
2)
tilvejebringelse af oplysninger med henblik på vurdering af sikkerhedstrusler og sikkerhedsrisici og vedrørende alle områder, som kan påvirke sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen
3)
levering af elektroniske modforanstaltninger mod overvågning og beskyttelse af alle Kommissionens områder, under nøje hensyntagen til trusselsvurderinger og beviser for uautoriserede aktiviteter imod Kommissionens interesser
4)
en døgnberedskabstjeneste (24 timer/7 dage om ugen) for kommissionstjenestegrene og -personale vedrørende alle sikkerheds- og sikringsspørgsmål
5)
gennemførelse af sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at afbøde sikkerhedsrisici, og udvikling og vedligeholdelse af passende CIS til dækning af de operationelle behov, navnlig inden for områderne fysisk adgangskontrol, administration af sikkerhedsautorisationer og håndtering af følsomme klassificerede informationer og EU's klassificerede informationer
6)
oplysningskampagner, tilrettelæggelse af øvelser og levering af uddannelse og rådgivning vedrørende alle emner i forbindelse med sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen for at fremme en sikkerhedskultur og tilvejebringe en pulje af personale med en tilstrækkelig uddannelse inden for sikkerhedsbeskyttelse.
2. Uden at det berører andre kommissionstjenestegrenes ansvarsområder og beføjelser varetager Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed den eksterne kontakt:
1)
til sikkerhedstjenesterne i de andre EU-institutioner, -agenturer og -organer for så vidt angår sikkerhedsbeskyttelse af personer, aktiver og informationer i Kommissionen
2)
til sikkerheds-, efterretnings- og trusselsvurderingstjenester, herunder nationale sikkerhedstjenester, i medlemsstaterne, i tredjelande eller hos internationale organisationer og -organer for så vidt angår sikkerhedsbeskyttelse af personer, aktiver og informationer i Kommissionen
3)
til politiet og andre beredskabstjenester om alle rutine- og beredskabsspørgsmål af betydning for sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen
4)
til sikkerhedsmyndigheder hos andre EU-institutioner, hos agenturer og organer, hos medlemsstaterne og tredjelande for så vidt angår reaktion på cyberangreb med en potentiel virkning for sikkerhedsbeskyttelsen i Kommissionen
5)
vedrørende modtagelse, vurdering og formidling af efterretninger om trusler, der udgøres af terrorisme- og spionageaktiviteter, der påvirker sikkerhedsbeskyttelsen i Kommissionen
6)
vedrørende spørgsmål i forbindelse med klassificerede informationer, som nærmere angivet i Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 (14).
3. Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed er ansvarlig for sikker transmission af oplysninger i medfør af denne artikel, herunder transmission af personoplysninger.
Artikel 19
Kommissionens sikkerhedsekspertgruppe (ComSEG)
Der nedsættes en sikkerhedsekspertgruppe i Kommissionen, der i påkommende tilfælde har til opgave at rådgive Kommissionen om spørgsmål vedrørende den interne sikkerhedspolitik og navnlig om sikkerhedsbeskyttelse af EU's klassificerede informationer.
Artikel 20
Lokale sikkerhedsansvarlige (LSO)
1. Hver kommissionstjenestegren og hvert kabinet udpeger en lokal sikkerhedsansvarlig (LSO), der fungerer som det overordnede kontaktpunkt mellem den pågældende tjenestegren og Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed for så vidt angår alle spørgsmål vedrørende sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen. Hvis det er hensigtsmæssigt, kan der udpeges en eller flere stedfortrædende LSO'er. LSO'en skal være en tjenestemand eller en midlertidigt ansat.
2. Som det vigtigste kontaktpunkt for sikkerhedsbeskyttelse i sin kommissionstjenestegren eller sit kabinet skal LSO'en med jævne mellemrum aflægge rapport til Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed og til sit hierarki om sikkerhedsspørgsmål, som berører LSO'ens kommissionstjenestegren, og om alle sikkerhedshændelser, herunder hændelser, hvor EUCI eller følsomme ikkeklassificerede informationer kan være blevet kompromitteret.
3. I sager vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af kommunikations- og informationssystemer holder LSO'en kontakt til den lokale informationssikkerhedsansvarlige (LISO) for sin kommissionstjenestegren, hvis rolle og ansvarsområder er fastlagt i afgørelse K(2006) 3602.
4. LSO'en bidrager inden for sikkerhedsbeskyttelse til uddannelse og bevidsthedsorientering målrettet mod de specifikke behov hos personale, kontrahenter og andre personer, der arbejder under hans kommissionstjenestegrens myndighed.
5. LSO kan på anmodning af Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed få tildelt specifikke opgaver i tilfælde af væsentlige eller umiddelbare sikkerhedsrisici eller i nødsituationer. Generaldirektøren eller Direktøren for Menneskelige Ressourcer i LSO'ens generaldirektorat informeres om disse specifikke opgaver af Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed.
6. LSO'en ansvarsområder berører ikke den rolle og de ansvarsområder, der er tildelt lokale informationssikkerhedsansvarlige (LISO), arbejdsmiljøansvarlige, den arkivansvarlige (RCO) eller enhver anden funktion, der indebærer sikkerhedsbeskyttelses- eller sikkerhedsansvarsområder. LSO'en holder kontakt med dem for at sikre en sammenhængende og konsekvent tilgang til sikkerhedsbeskyttelse og en effektiv informationsstrøm om sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen.
7. LSO'en skal have direkte adgang til sin Generaldirektør eller tjenestegrenschef; han informerer sine direkte foresatte. LSO'en skal have en sikkerhedsautorisation, der giver adgang til EUCI, mindst op til klassificeringen SECRET UE/EU SECRET.
8. Med sigte på at fremme udvekslingen af informationer og bedste praksis organiserer Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed mindst to gange årligt en LSO-konference. Det er obligatorisk for LSO'er at deltage i disse konferencer.
KAPITEL 5
GENNEMFØRELSE
Artikel 21
Gennemførelsesbestemmelser og sikkerhedsmeddelelser
1. Vedtagelsen af gennemførelsesbestemmelserne til denne afgørelse vil om fornødent være genstand for en særskilt kommissionsafgørelse om bemyndigelse til fordel for det kommissionsmedlem, der er ansvarligt for sikkerhedsanliggender, i fuld overensstemmelse med forretningsordenen.
2. Når det pågældende kommissionsmedlem med ansvar for sikkerhedsanliggender har fået bemyndigelse i henhold til ovenfor nævnte kommissionsafgørelse, kan vedkommende udarbejde sikkerhedsmeddelelser, som fastlægger sikkerhedsretningslinjer og bedste praksis inden for denne afgørelses og dens gennemførelsesbestemmelsers anvendelsesområde.
3. Kommissionen kan uddelegere opgaverne i stk. 1 og 2 til Generaldirektøren for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed ved en særskilt afgørelse om delegation i fuld overensstemmelse med forretningsordenen.
KAPITEL 6
DIVERSE OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 22
Behandling af personoplysninger
1. Kommissionen behandler personoplysninger, der er nødvendige til gennemførelsen af denne afgørelse, i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001.
2. Uanset de foranstaltninger, der allerede findes på tidspunktet for vedtagelsen af denne afgørelse og er anmeldt til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (15), vil enhver foranstaltning i medfør af denne afgørelse, som involverer behandling af personoplysninger såsom ind- og udgangskontrollogfiler, CCTV-optagelser, optagelser af telefonsamtaler til beredskabs- eller alarmcentre og lignende data, som er påkrævet af hensyn til sikkerhedsbeskyttelse eller kriseberedskab, være underlagt de gennemførelsesbestemmelser, der fastsættes i henhold til artikel 21, som fastlægger de fornødne garantier for de registrerede.
3. Generaldirektøren for Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed er ansvarlig for sikkerhedsbeskyttelsen af al behandling af personoplysninger, der foretages i forbindelse med denne afgørelse.
4. Gennemførelsesbestemmelser og procedurer vedtages efter høring af den databeskyttelsesansvarlige og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001.
Artikel 23
Gennemsigtighed
Denne afgørelse og gennemførelsesbestemmelserne dertil bekendtgøres for Kommissionens ansatte og alle personer, der omfattes af dem.
Artikel 24
Ophævelse af tidligere beslutninger
Afgørelse C(94) 2129 ophæves.
Artikel 25
Ikrafttræden
Denne afgørelse træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Udfærdiget i Bruxelles, den 13. marts 2015.
ODLUKA KOMISIJE (EU, Euratom) 2015/443
оd 13. ožujka 2015.
o sigurnosti u Komisiji
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 249.,
uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju,
uzimajući u obzir Protokol br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije koji je priložen Ugovorima, a posebno njegov članak 18.,
budući da:
(1)
Cilj je sigurnosti u Komisiji omogućiti Komisiji da djeluje u sigurnom i zaštićenom okruženju uspostavom dosljednog, integriranog pristupa u pogledu njezine sigurnosti, pružanjem odgovarajuće razine zaštite osoba, imovine i podataka razmjerne utvrđenim rizicima i osiguravanjem učinkovitog i pravovremenog pružanja sigurnosti.
(2)
Komisija se, kao i druga međunarodna tijela, suočava s velikim prijetnjama i izazovima u području sigurnosti, posebno u pogledu terorizma, kibernetičkih napada i političke i gospodarske špijunaže.
(3)
Europska komisija sklopila je s vladama Belgije, Luksemburga i Italije sporazume o sigurnosnim pitanjima za svoja glavna sjedišta (1). Tim se instrumentima potvrđuje da je Komisija odgovorna za svoju sigurnost.
(4)
Kako bi osigurala sigurnost osoba, imovine i podataka, Komisija će možda morati poduzeti mjere u područjima zaštićenima temeljnim pravima koja su utvrđena u Povelji o temeljnim pravima i u Europskoj konvenciji o ljudskim pravima te koja je priznao Sud Europske unije.
(5)
Svaka takva mjera trebala bi stoga biti opravdana važnošću interesa koji bi njome trebao biti zaštićen, biti razmjerna i osiguravati potpuno poštovanje temeljnih prava, uključujući posebno prava na privatnost i zaštitu podataka.
(6)
U okviru sustava posvećenog osiguranju vladavine prava i poštovanja temeljnih prava, Komisija mora nastojati postići odgovarajuću razinu sigurnosti svojeg osoblja, imovine i podataka, čime se osigurava da može izvršavati svoje poslove bez ograničavanja temeljnih prava osim u nužnoj mjeri.
(7)
Sigurnost u Komisiji zasniva se na načelima zakonitosti, transparentnosti, razmjernosti i odgovornosti.
(8)
Članovi osoblja koji imaju zadaću poduzimati sigurnosne mjere ne bi se trebali stavljati u nepovoljniji položaj zbog svojih postupaka, osim ako su postupali izvan djelokruga svojeg mandata i protivno zakonu i stoga se u tom pogledu ova Odluka treba smatrati administrativnom uputom u smislu Pravilnika o osoblju.
(9)
Komisija bi trebala poduzeti odgovarajuće inicijative za poticanje i jačanje svoje sigurnosne kulture osiguravajući učinkovitije pružanje sigurnosti, unaprjeđujući svoje upravljanje sigurnošću, dodatno jačajući mreže i suradnju s nadležnim tijelima na međunarodnoj, europskoj i nacionalnoj razini te unaprjeđujući praćenje i kontrolu provedbe sigurnosnih mjera.
(10)
Uspostava Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) kao funkcionalno neovisnog tijela Unije imala je znatan učinak na sigurnosne interese Komisije i stoga je potrebno uspostaviti pravila i postupke za suradnju u području sigurnosti i zaštite između ESVD-a i Komisije, posebno kako bi Komisija mogla ispuniti svoje dužnosti pažnje u pogledu svojeg osoblja u delegacijama Unije.
(11)
Sigurnosna politika Komisije trebala bi se provoditi na način koji je u skladu s ostalim unutarnjim postupcima i procesima koji bi mogli imati sigurnosni element. Oni uključuju, između ostalog, upravljanje kontinuitetom poslovanja čiji je cilj očuvati ključne funkcije Komisije u slučaju prekida rada i postupak ARGUS za višesektorsku koordinaciju kriza.
(12)
Neovisno o mjerama koje su već uspostavljene u trenutku donošenja ove Odluke i priopćene Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (2), na svaku mjeru u okviru ove Odluke koja uključuje obradu osobnih podataka primjenjuju se provedbena pravila u skladu s člankom 21., u kojem su propisane odgovarajuće zaštitne mjere za osobe čiji se podaci obrađuju.
(13)
Stoga Komisija mora preispitati, ažurirati i konsolidirati postojeću regulatornu osnovu za sigurnost u Komisiji.
(14)
Odluku Komisije C(94) 2129 (3) stoga treba staviti izvan snage,
DONIJELA JE OVU ODLUKU:
POGLAVLJE 1.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Definicije
Za potrebe ove Odluke primjenjuju se sljedeće definicije:
1.
„imovina” znači sva pokretna i nepokretna imovina u vlasništvu ili posjedu Komisije;
2.
„služba Komisije” znači glavna uprava ili služba Komisije, ili kabinet člana Komisije;
3.
„komunikacijski i informacijski sustav” ili „CIS” znači svaki sustav koji omogućuje postupanje s podacima u elektroničkom obliku, uključujući sva sredstva potrebna za njegovo funkcioniranje, kao i infrastrukturu, organizaciju, osoblje i informacijske resurse;
4.
„kontrola rizika” znači bilo koja sigurnosna mjera za koju se može razumno očekivati da će učinkovito pridonijeti kontroli rizika za sigurnost prevencijom, ublažavanjem, izbjegavanjem ili prijenosom;
5.
„krizna situacija” znači okolnost, događaj, incident ili izvanredna situacija (ili njihov slijed ili kombinacija) koja predstavlja veliku ili neposrednu prijetnju sigurnosti u Komisiji bez obzira na podrijetlo;
6.
„podaci” znači informacije u obliku koji omogućuje njihovo priopćavanje, evidenciju ili obradu;
7.
„član Komisije odgovoran za sigurnost” znači član Komisije pod čijom je nadležnošću Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost;
8.
„osobni podaci” znači osobni podaci u skladu s definicijom iz članka 2. točke (a) Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (4);
9.
„prostori” znači nepokretna i slična imovina u posjedu ili vlasništvu Komisije;
10.
„sprječavanje rizika” znači sigurnosne mjere u pogledu kojih se može razumno očekivati da će se njima spriječiti, odgoditi ili zaustaviti rizik za sigurnost;
11.
„rizik za sigurnost” znači kombinacija razine prijetnje, razine ranjivosti i mogućeg učinka događaja;
12.
„sigurnost u Komisiji” znači sigurnost osoba, imovine i podataka u Komisiji, a posebno fizički integritet osoba i imovine, cjelovitost, povjerljivost i dostupnost podataka i komunikacijskih i informacijskih sustava te nesmetan rad Komisije;
13.
„sigurnosna mjera” znači svaka mjera koja se poduzima u skladu s ovom Odlukom u svrhu kontrole rizika za sigurnost;
14.
„Pravilnik o osoblju” znači Pravilnik o dužnosnicima Europske unije kako je utvrđen Uredbom Vijeća (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 (5) i njezinim aktima o izmjenama;
15.
„prijetnja za sigurnost” znači događaj ili subjekt u pogledu kojeg se može razumno očekivati da će negativno utjecati na sigurnost ako se na njega ne odgovori ili ne bude pod kontrolom;
16.
„neposredna prijetnja za sigurnost” znači prijetnja za sigurnost koja nastaje bez prethodnog upozorenja ili s vrlo malo prethodnog upozorenja; i
17.
„velika prijetnja za sigurnost” znači prijetnja za sigurnost za koju se može razumno očekivati da će uzrokovati gubitak života, tešku ozljedu ili nepravdu, znatnu štetu na imovini, ugroziti vrlo osjetljive podatke, obustaviti rad IT sustava ili nužne operativne kapacitete Komisije;
18.
„slaba točka” znači nedostatak bilo koje prirode za koji se može razumno očekivati da će negativno utjecati na sigurnost u Komisiji, ako ga zlouporabe jedna ili više prijetnji.
Članak 2.
Predmet
1. Ovom se Odlukom utvrđuju ciljevi, osnovna načela, ustrojstvo i odgovornosti u pogledu sigurnosti u Komisiji.
2. Ova se Odluka primjenjuje na sve službe i prostore Komisije. Na osoblje Komisije koje radi u delegacijama Unije primjenjuju se sigurnosna pravila Europske službe za vanjsko djelovanje (6).
3. Bez obzira na posebne napomene koje se odnose na određene skupine osoblja, ova se Odluka primjenjuje na članove Komisije, na osoblje Komisije na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju i Uvjeti zaposlenja ostalih službenika Europske unije, na nacionalne stručnjake upućene na rad u Komisiji (UNS), na pružatelje usluga i njihovo osoblje, na pripravnike i sve osobe koja imaju pristup zgradama ili drugoj imovini Komisije ili pak podacima kojima raspolaže Komisija.
4. Odredbama ove Odluke ne dovode se u pitanje Odluka Komisije 2002/47/EZ, EZUČ Euratom (7) i Odluka Komisije 2004/563/EZ, Euratom (8), Odluka Komisije C(2006) 1623 (9) i Odluka Komisije C(2006) 3602 (10).
POGLAVLJE 2.
NAČELA
Članak 3.
Načela za sigurnost u Komisiji
1. Komisija provodi ovu Odluku u skladu s Ugovorima, a posebno s Poveljom o temeljnim pravima i Protokolom br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije, s instrumentima iz uvodne izjave 2., s primjenjivim pravilima nacionalnog zakonodavstva i s uvjetima ove Odluke. Ako je potrebno, izdaje se sigurnosna obavijest u smislu članka 21. stavka 2. u kojoj se daju smjernice u tom smislu.
2. Sigurnost u Komisiji zasniva se na načelima zakonitosti, transparentnosti, razmjernosti i odgovornosti.
3. Načelo zakonitosti znači da se ova Odluka mora provoditi strogo unutar pravnog okvira te da se moraju poštovati pravni zahtjevi.
4. Svaka se sigurnosna mjera poduzima otvoreno osim ako se može razumno očekivati da će to oslabiti njezin učinak. Osobe kojima je sigurnosna mjera namijenjena unaprijed se obavješćuju o razlozima za mjeru i učinku mjere, osim ako se može razumno očekivati da će učinak mjere biti ugrožen pružanjem takvih informacija. U tom slučaju, osoba kojoj je sigurnosna mjera namijenjena obavješćuje se kada prestane rizik od oslabljivanja učinka sigurnosne mjere.
5. Službe Komisije osiguravaju da se sigurnosna pitanja uzimaju u obzir od početka razvoja i provedbe politika, odluka, programa, projekata i aktivnosti Komisije koji su u njihovoj nadležnosti. Kako bi to mogle učiniti, one će od najranijih faza pripreme uključiti Glavnu upravu za ljudske resurse i sigurnost u pogledu općih pitanja i Komisijina glavnog službenika za informacijsku sigurnost u pogledu IT sustava.
6. Kada je primjereno, Komisija nastoji uspostaviti suradnju s nadležnim tijelima države domaćina, ostalih država članica i drugih institucija, agencija ili tijela EU-a, ako je izvedivo, uzimajući u obzir mjere koje su ta tijela poduzela ili planiraju poduzeti u svrhu otklanjanja predmetnog rizika za sigurnost.
Članak 4.
Obveza sukladnosti
1. Sukladnost s ovom Odlukom i njezinim provedbenim pravilima te sa sigurnosnim mjerama i uputama ovlaštenog osoblja obvezna je.
2. U slučaju povrede sigurnosnih pravila može biti pokrenut stegovni postupak u skladu s Ugovorima i Pravilnikom o osoblju, mogu se primijeniti ugovorne sankcije i/ili pokrenuti sudski postupak u skladu s nacionalnim zakonima i propisima.
POGLAVLJE 3.
PRUŽANJE SIGURNOSTI
Članak 5.
Ovlašteno osoblje
1. Ovlast za poduzimanje jedne ili nekoliko sljedećih mjera može biti povjerena samo osoblju ovlaštenom na temelju mandata koji im je dodijelio glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost s obzirom na njihove postojeće dužnosti:
1.
nošenje oružja;
2.
provođenje sigurnosnih istraga iz članka 13.;
3.
poduzimanje sigurnosnih mjera iz članka 12. u skladu s mandatom.
2. Mandati iz stavka 1. dodjeljuju se na vrijeme koje ne prelazi razdoblje tijekom kojeg je dotična osoba na radnom mjestu ili funkciji u vezi s kojima joj je dodijeljen mandat. Mandat se dodjeljuje u skladu s primjenjivim odredbama iz članka 3. stavka 1.
3. U pogledu ovlaštenog osoblja, ova Odluka predstavlja administrativnu uputu u smislu članka 21. Pravilnika o osoblju.
Članak 6.
Opće odredbe o sigurnosnim mjerama
1. Kada poduzima sigurnosne mjere, Komisija, u mjeri u kojoj je to razumno moguće, posebno osigurava sljedeće:
(a)
potporu ili pomoć traži samo od predmetne države, pod uvjetom da je ta država članica Europske unije ili, ako nije, da je potpisnica Europske konvencije o ljudskim pravima ili da jamči prava koja su barem istovjetna pravima zajamčenima u toj Konvenciji;
(b)
podatke o određenoj osobi daje samo primateljima, koji nisu institucije i tijela Zajednice, na koje se ne primjenjuje nacionalno pravo doneseno u skladu s Direktivom 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (11), u skladu s člankom 9. Uredbe (EZ) br. 45/2001;
(c)
ako određena osoba predstavlja prijetnju za sigurnost, sigurnosne mjere usmjerene su protiv te osobe i od te se osobe može tražiti da snosi nastale troškove. Te sigurnosne mjere mogu biti usmjerene protiv drugih osoba samo ako se mora kontrolirati neposredna ili velika prijetnja za sigurnost i ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
predviđene mjere protiv osobe koja predstavlja prijetnju za sigurnost ne mogu se poduzeti ili vjerojatno neće biti učinkovite;
(b)
Komisija ne može kontrolirati prijetnju za sigurnost vlastitim postupcima ili to ne može pravovremeno učiniti;
(c)
mjera ne predstavlja nerazmjernu opasnost za drugu osobu i njezina prava.
2. Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost uspostavlja pregled sigurnosnih mjera za koje bi mogao biti potreban nalog suca u skladu sa zakonima i propisima država članica u kojima se nalaze prostori Komisije.
3. Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost može se obratiti izvođaču da izvrši, u skladu s uputama i pod nadzorom Uprave za sigurnost, zadaće povezane sa sigurnošću.
Članak 7.
Sigurnosne mjere u pogledu osoba
1. Osobama u prostorima Komisije dodjeljuje se odgovarajuća razina zaštite, uzimajući u obzir zahtjeve zaštite i sigurnosti.
2. U slučaju velikih rizika za sigurnost, Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost osigurava tjelesnu zaštitu članovima Komisije ili drugom osoblju ako se na temelju procjene prijetnje pokazalo da je takva zaštita potrebna u cilju osiguranja njihove sigurnosti i zaštite.
3. U slučaju velikog rizika za sigurnost, Komisija može naložiti evakuaciju svojih prostora.
4. Žrtvama nesreća ili napada u prostorima Komisije pruža se pomoć.
5. U cilju sprječavanja i kontrole rizika za sigurnost, ovlašteno osoblje može provoditi pozadinske provjere osoba na koje se ova Odluka primjenjuje kako bi utvrdilo je li davanje pristupa tim osobama prostorima ili podacima Komisije prijetnju za sigurnost. U tu svrhu, i u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 i odredbama iz članka 3. stavka 1., spomenuto ovlašteno osoblje može učiniti sljedeće:
(a)
upotrijebiti bilo koji izvor informacija dostupan Komisiji, uzimajući u obzir pouzdanost izvora informacija;
(b)
pristupiti osobnim podacima zaposlenika ili podacima koje Komisija ima o osobama koje zapošljava ili planira zaposliti ili o osoblju izvođača kada je to opravdano.
Članak 8.
Sigurnosne mjere u pogledu fizičke sigurnosti i imovine
1. Sigurnost imovine osigurava se primjenom odgovarajućih fizičkih i tehničkih zaštitnih mjera i odgovarajućih postupaka, dalje u tekstu „fizička sigurnost”, kojima se stvara višeslojni sustav.
2. U skladu s ovim člankom mogu se donositi mjere za zaštitu osoba ili podataka u Komisiji te za zaštitu imovine.
3. Ciljevi fizičke sigurnosti sljedeći su:
-
sprječavanje nasilja protiv članova Komisije ili osoba na koje se primjenjuje ova Odluka,
-
sprječavanje špijuniranja i prisluškivanja osjetljivih ili klasificiranih podataka,
-
sprječavanje krađe, vandalizma, sabotaže i ostalih nasilnih djela čiji je cilj oštetiti ili uništiti zgrade ili imovinu Komisije,
-
omogućavanje izvida i istrage sigurnosnih incidenata, između ostalog, provjerama evidencije ulazaka i izlazaka, pokrivenosti CCTV-om, snimaka telefonskih razgovora i sličnih podataka u skladu s člankom 22. stavkom 2. u nastavku i ostalim izvornima informacija.
4. Fizička sigurnost obuhvaća sljedeće:
-
politiku pristupa koja se primjenjuje na svaku osobu ili vozilo koje traži pristup prostorima Komisije, uključujući parkirališta,
-
sustav kontrole pristupa kojim su obuhvaćeni zaštitari, tehnička oprema i mjere, informacijski sustavi ili kombinacija svih tih elemenata.
5. U cilju osiguranja fizičke sigurnosti mogu se poduzeti sljedeće mjere:
-
evidentiranje ulazaka osoba, vozila, robe i opreme u prostore Komisije i izlazaka iz njih,
-
provjera identiteta u prostorima Komisije,
-
pregled vozila, robe i opreme vizualnim i tehničkim sredstvima,
-
sprječavanje ulaska neovlaštenih osoba, vozila i robe u prostore Komisije.
Članak 9.
Sigurnosne mjere u pogledu podataka
1. Sigurnošću podataka obuhvaćeni su svi podaci koje Komisija obrađuje.
2. Sigurnost podataka, bez obzira na njihov oblik, mora voditi računa o ravnoteži između transparentnosti, razmjernosti, odgovornosti i učinkovitosti s jedne strane i potrebe za zaštitom podataka od neovlaštenog pristupa, korištenja, otkrivanja, izmjene ili uništavanja s druge strane.
3. Cilj je sigurnosti podataka zaštita povjerljivosti, cjelovitosti i dostupnosti.
4. Postupci upravljanja rizikom stoga se upotrebljavaju za razvrstavanje podatkovne imovine i za razvoj razmjernih sigurnosnih mjera, postupaka i standarda, uključujući ublažavajuće mjere.
5. Ta se glavna načela u pozadini sigurnosti podataka primjenjuju posebno u pogledu sljedećih podataka:
(a)
„klasificiranih podataka Europske unije”, odnosno svakog podatka ili materijala koji je označen stupnjem tajnosti EU-a i čije neovlašteno otkrivanje može uzrokovati različite stupnjeve ugroze interesa Europske unije ili jedne ili više država članica;
(b)
„osjetljivih neklasificiranih podataka”, odnosno podataka ili materijala koje Komisija mora zaštititi zbog pravnih obveza propisanih Ugovorima ili aktima donesenima radi njihove provedbe, i/ili zbog njihove osjetljivosti. Osjetljivi neklasificirani podaci uključuju, ali nisu ograničeni na, podatke ili materijale obuhvaćene obvezom profesionalne tajne, kako je navedeno u članku 339. UFEU-a, podatke obuhvaćene interesima zaštićenima u članku 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (12) koji se trebaju tumačiti zajedno s relevantnom sudskom praskom Suda Europske unije ili osobne podatke u okviru područja primjene Uredbe (EZ) br. 45/2001.
6. Na osjetljive neklasificirane podatke primjenjuju se pravila o postupanju s tim podacima i njihovu čuvanju. Oni se objavljuju samo onim osobama kojima je pristup podacima nužan. Kada se radi učinkovite zaštite povjerljivosti tih podataka to smatra nužnim, podaci se obilježavaju sigurnosnom oznakom i odgovarajućim uputama za postupanje koje odobrava glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost. Kada se s njima postupa ili ih se čuva u komunikacijskim i informacijskim sustavima, takvi se podaci štite i u skladu s Odlukom C(2006) 3602, njezinim provedbenim pravilima i odgovarajućim standardima.
7. Protiv osobe koja je odgovorna za ugrožavanje ili gubitak klasificiranih podataka EU-a ili osjetljivih neklasificiranih podataka, koji su identificirani kao takvi u pravilima koja se odnose na postupanje s njima i njihovo čuvanje, može se pokrenuti stegovni postupak u skladu s Pravilnikom o osoblju. Tim se stegovnim postupkom ne dovode u pitanje daljnji pravni ili kazneni postupci nadležnih nacionalnih tijela država članica u skladu s njihovim pravilima i propisima i ugovorni pravni lijekovi.
Članak 10.
Sigurnosne mjere u pogledu komunikacijskih i informacijskih sustava
1. Svi komunikacijski i informacijski sustavi (CIS) koje upotrebljava Komisija moraju biti u skladu s Komisijinom politikom sigurnosti informacijskih sustava iz Odluke C(2006) 3602, njezinim provedbenim pravilima i odgovarajućim sigurnosnim standardima.
2. Službe Komisije koje posjeduju CIS, njime upravljaju ili ga primjenjuju dopuštaju drugim institucijama, agencijama i tijelima Unije ili drugim organizacijama pristup tim sustavima pod uvjetom da te institucije, agencije i tijela Unije te ostale organizacije mogu dati razumno jamstvo da su njihovi IT sustavi zaštićeni na razini koja je u skladu s Komisijinom politikom sigurnosti informacijskih sustava iz Odluke C(2006) 3602, njezinim provedbenim pravilima i odgovarajućim sigurnosnim standardima. Komisija prati takvu sukladnost i, u slučaju ozbiljne ili trajne nesukladnosti, ima pravo zabraniti pristup.
Članak 11.
Forenzička analiza u pogledu kibernetičke sigurnosti
Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost posebno je odgovorna za provođenje forenzičke tehničke analize u suradnji s nadležnim službama Komisije kao potpore sigurnosnim istragama iz članka 13., u vezi s protuobavještajnim aktivnostima, neovlaštenom objavom podataka, kibernetičkim napadima i sigurnošću informacijskih sustava.
Članak 12.
Sigurnosne mjere u pogledu osoba i predmeta
1. U cilju osiguranja sigurnosti u Komisiji te sprječavanja i kontrole rizika, osoblje koje je ovlašteno u skladu s člankom 5. može, sukladno načelima iz članka 3., poduzeti, između ostalog, jednu ili više sljedećih sigurnosnih mjera:
(a)
osiguranje mjesta i dokaza, uključujući evidenciju kontrole ulazaka i izlazaka te slike CCTV-a, u slučaju incidenata ili postupanja koje bi moglo dovesti do administrativnih, stegovnih, građanskih ili kaznenih postupaka;
(b)
ograničene mjere koje se odnose na osobe koje predstavljaju prijetnju za sigurnost, uključujući traženje od osoba da napuste prostore Komisije, udaljavanje osoba iz prostora Komisije, zabrana ulaska osobama u prostore Komisije na određeno vrijeme koje se određuje u skladu s kriterijima koji su utvrđeni provedbenim pravilima;
(c)
ograničene mjere u pogledu predmeta koji predstavljaju prijetnju za sigurnost, uključujući uklanjanje, oduzimanje ili odstranjivanje predmeta;
(d)
pretraga prostora Komisije, uključujući urede koji se u tim prostorima nalaze;
(e)
pretraga CIS-a i opreme, podataka o telefonskom i telekomunikacijskom prometu, dnevničkih datoteka, korisničkih računa itd.;
(f)
ostale posebne sigurnosne mjere sa sličnim učinkom u cilju sprječavanja ili kontrole rizika za sigurnost, posebno u kontekstu prava Komisije kao najmodavca ili poslodavca u skladu s primjenjivim nacionalnim zakonodavstvom.
2. U iznimnim okolnostima, članovi osoblja Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost, koji su ovlašteni u skladu s člankom 5., mogu poduzeti sve potrebne hitne mjere, koje su strogo u skladu s načelima iz članka 3. Čim prije moguće nakon poduzimanja tih mjera, oni obavješćuju direktora Uprave za sigurnost, koji traži odgovarajući mandat od glavnog direktora za ljudske resurse i sigurnost, potvrđujući poduzete mjere i dopuštajući dodatne nužne radnje, te kontaktira, ako je potrebno, s nadležnim nacionalnim tijelima.
3. Sigurnosne mjere u skladu s ovim člankom evidentiraju se u trenutku kada su poduzete ili, u slučaju neposrednog rizika ili krizne situacije, unutar razumnog razdoblja nakon njihova poduzimanja. U potonjem slučaju, dokumentacija mora uključivati i elemente na kojima se temelji procjena postojanja neposrednog rizika ili krizne situacije. Dokumentacija može biti sažeta, ali bi trebala biti sastavljena na takav način da se osobama na koje se mjera primjenjuje omogući ostvarivanje prava obrane i zaštite osobnih podataka u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 te da se omogući provjera zakonitosti mjere. U osobne podatke o dotičnom zaposleniku ne uključuju se informacije o njemu namijenjenim posebnim sigurnosnim mjerama.
4. Kada poduzima sigurnosne mjere u skladu s točkom (b), Komisija jamči i to da dotična osoba ima mogućnost obratiti se odvjetniku ili osobi od povjerenja i da je upoznata sa svojim pravom da se obrati Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.
Članak 13.
Istrage
1. Ne dovodeći u pitanje članak 86. i Prilog IX. Pravilnika o osoblju te bilo kakav poseban dogovor između Komisije i ESVD-a, npr. poseban dogovor sklopljen 28. svibnja 2014. između Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost Europske komisije i Europske službe za vanjsko djelovanje o dužnoj pažnji prema osoblju Komisije koje radi u delegacijama Unije, sigurnosne istrage mogu se provoditi u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučaju incidenata koji utječu na sigurnost u Komisiji, uključujući sumnje na kaznena djela;
(b)
u slučaju mogućeg neovlaštenog otkrivanja osjetljivih neklasificiranih podataka, klasificiranih podataka EU-a ili klasificiranih podataka Euratoma, krivog postupanja s tim podacima ili njihova ugrožavanja;
(c)
u kontekstu protuobavještajnih aktivnosti ili borbe protiv terorizma;
(d)
u slučaju ozbiljnih kibernetičkih incidenata.
2. Odluku o provođenju sigurnosne istrage donosi glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost, koji je i primatelj izvješća o istrazi.
3. Sigurnosne istrage provodi samo ovlašteno osoblje Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost, kojem je dodijeljen taj mandat u skladu s člankom 5.
4. Ovlašteno osoblje izvršava svoje ovlasti sigurnosne istrage neovisno, kako je navedeno u mandatu i ima ovlasti iz članka 12.
5. Ovlašteno osoblje koje ima ovlasti za provođenje sigurnosnih istraga može prikupljati podatke iz svih dostupnih izvora u vezi s upravnim ili kaznenim djelima počinjenima u prostorima Komisije ili u kojima su sudjelovale osobe iz članka 2. stavka 3. bilo kao žrtve ili kao počinitelji takvih kaznenih djela.
6. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost obavješćuje nadležna tijela države članice domaćina ili druge države članice na koju se to odnosi ako je primjenjivo, a posebno ako istraga upućuje na to da je počinjeno kazneno djelo. U tom kontekstu, Glavna uprava za ljudske resurse može, ako je primjereno i potrebno, pružiti potporu nadležnim tijelima države članice domaćina ili druge države članice na koju se to odnosi.
7. U slučaju ozbiljnih kibernetičkih incidenata Glavna uprava za informatiku blisko surađuje s Glavnom upravom za ljudske resurse i sigurnost u cilju pružanja potpore u svim tehničkim pitanjima. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost u dogovoru s Glavnom upravom za informatiku odlučuje kada je primjereno obavijestiti nadležna tijela države domaćina ili druge države članice na koju se to odnosi. Službe za koordinaciju u slučaju incidenata Tima za hitne računalne intervencije europskih institucija, tijela i agencija (CERT-EU) upotrebljavat će se za potporu drugim tijelima i agencijama EU-a koje bi mogle biti pogođene.
8. Sigurnosne istrage evidentiraju se.
Članak 14.
Podjela nadležnosti za sigurnosne istrage i ostale vrste istraga
1. Ako Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost provodi sigurnosne istrage, kako je navedeno u članku 13., i ako su te istrage u okviru nadležnosti Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) ili Ureda Komisije za istražne radnje i stegovne postupke (IDOC), ona se odmah povezuje s tim tijelima kako ne bi ugrozila radnje koje će kasnije poduzeti OLAF ili IDOC. Ako je potrebno, Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost poziva OLAF i IDOC da se uključe u istragu.
2. Sigurnosnim istragama iz članka 13. ne dovode se u pitanje ovlasti OLAF-a i IDOC-a propisane pravilima kojima su uređena ta tijela. Od Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost može se tražiti da pruži tehničku pomoć u istragama koje su pokrenuli OLAF ili IDOC.
3. Od Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost može se tražiti da pomogne agentima OLAF-a prilikom pristupa prostorima Komisije u skladu s člankom 3. stavkom 5. i člankom 4. stavkom 4. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća (13) kako bi im olakšala izvršavanje njihovih zadaća. Uprava za sigurnost o takvim zahtjevima za pomoć obavješćuje Glavnog tajnika i glavnog direktora Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost ili, ako se takva istraga provodi u prostorima Komisije u kojima se nalaze uredi članova Komisije ili Glavnog tajnika, predsjednika Komisije i povjerenika zaduženog za ljudske resurse.
4. Ne dovodeći u pitanje članak 22. točku (a) Pravilnika o osoblju, ako su za predmet nadležni Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost i IDOC, Uprava za sigurnost, kada izvješćuje glavnog direktora za ljudske resurse u skladu s člankom 13., čim prije moguće ga savjetuje postoji li osnova da se predmet povjeri IDOC-u. Ova se faza smatra dostignutom kada prestane neposredna prijetnja za sigurnost. O tome pitanju odlučuje glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost.
5. Kada je slučaj u nadležnosti i Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost i OLAF-a, Uprava za sigurnost odmah izvješćuje glavnog direktora za ljudske resurse i sigurnost i čim prije obavješćuje glavnog direktora OLAF-a. Ova se faza smatra dostignutom kada prestane neposredna prijetnja za sigurnost.
Članak 15.
Sigurnosni inspekcijski pregledi
1. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost poduzima sigurnosne inspekcijske preglede kako bi provjerila poštuju li službe Komisije i osobe ovu Odluku i njezina provedbena pravila te kako bi prema potrebi dala preporuke.
2. Ako je potrebno, Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost poduzima sigurnosne inspekcijske preglede ili sigurnosno praćenje ili posjete radi procjene stanja čija je svrha provjeriti jesu li osoblje Komisije, imovina i podaci za koje su odgovorne institucije, agencije ili tijela Unije, države članice, treće države ili međunarodne organizacije primjereno zaštićeni u skladu sa sigurnosnim pravilima, propisima i standardima koji su barem istovjetni onima koje primjenjuje Komisija. Ako je primjereno i u duhu dobre suradnje između uprava, sigurnosni inspekcijski pregledi također uključuju inspekcijske preglede koji se provode u kontekstu razmjene klasificiranih podataka s ostalim institucijama, tijelima i agencijama Unije, s državama članicama ili trećim zemljama ili s međunarodnim organizacijama.
3. Ovaj se članak primjenjuje mutatis mutandis na osoblje Komisije koje radi u delegacijama Unije, ne dovodeći u pitanje poseban dogovor sklopljen 28. svibnja 2014. između Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost Europske komisije i Europske službe za vanjsko djelovanje o dužnoj pažnji prema osoblju Komisije koje radi u delegacijama Unije.
Članak 16.
Izvanredna stanja i upravljanje kriznim situacijama
1. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost odgovorna je za uvođenje odgovarajućih mjera za izvanredna stanja u slučaju da očekuje prijetnje i incidente koji utječu na sigurnost Komisije ili kao odgovor na njih, te za uvođenje mjera potrebnih za upravljanje kriznim situacijama.
2. Mjere za izvanredna stanja iz stavka 1. razmjerne su razini prijetnje za sigurnost. Stupnjevi izvanrednih stanja definiraju se u bliskoj suradnji s nadležnim službama drugih institucija, agencija i tijela Unije te s nadležnim službama države članice ili država članica u kojima se nalaze prostori Komisije.
3. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost kontaktna je točka za izvanredna stanja i upravljanje kriznim situacijama.
POGLAVLJE 4.
USTROJSTVO
Članak 17.
Opće odgovornosti službi Komisije
1. Nadležnosti Komisije iz ove Odluke izvršava Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost pod nadležnošću i odgovornošću člana Komisije odgovornog za sigurnost.
2. Posebni mehanizmi u pogledu kibernetičke sigurnosti definirani su u Odluci C(2006) 3602.
3. Nadležnost za provedbu ove Odluke i njezinih provedbenih pravila te za kontinuiranu sukladnost s njima može se prenijeti na druge službe Komisije u slučajevima kada se decentraliziranim pružanjem sigurnosti omogućuje znatno veća učinkovitost te ušteda resursa i vremena, primjerice zbog zemljopisne lokacije predmetnih usluga.
4. Ako se primjenjuje stavak 3., Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost i, ako je primjenjivo, glavni direktor za informatiku, sklapaju sporazume s pojedinim službama Komisije, kojima se utvrđuju jasne uloge i odgovornosti za provedbu i praćenje sigurnosnih politika.
Članak 18.
Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost
1. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost posebno je odgovorna za sljedeće:
1.
razvoj sigurnosne politike, provedbenih pravila i sigurnosnih obavijesti Komisije;
2.
prikupljanje podataka u cilju ocjenjivanja prijetnji i rizika za sigurnost te o svim pitanjima koja bi mogla utjecati na sigurnost u Komisiji;
3.
pružanje elektroničkog protunadzora i zaštite u svim objektima Komisije, uzimajući u obzir procjenu prijetnje i dokaze o neovlaštenim aktivnostima protiv interesa Komisije;
4.
pružanje usluge hitnih intervencija za službe i osoblje Komisije 24 sata na dan, 7 dana u tjednu u slučaju problema povezanih sa sigurnošću i zaštitom;
5.
provedbu sigurnosnih mjera u cilju ublažavanja rizika za sigurnost te razvijanje i održavanje odgovarajućeg CIS-a za svoje operativne potrebe, posebno u područjima kontrole fizičkog pristupa, upravljanja sigurnosnim ovlaštenjima i postupanja s osjetljivim podacima i klasificiranim podacima EU-a;
6.
jačanje svijesti, organizaciju sigurnosnih vježbi manjih i većih razmjera te osposobljavanje i savjetovanje o svim pitanjima povezanima sa sigurnošću u Komisiji u cilju promicanja kulture sigurnosti i stvaranja skupine osoblja koje je primjereno osposobljeno za sigurnosna pitanja.
2. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost osigurava, ne dovodeći u pitanje nadležnosti i odgovornosti drugih službi Komisije, veze sa sljedećim vanjskim tijelima:
1.
sigurnosnim službama drugih institucija, agencija i tijela Komisije o pitanjima koja se odnose na sigurnost osoba, imovine i podataka u Komisiji;
2.
sigurnosnim i obavještajnim službama te službama za procjenu prijetnje, uključujući tijela za nacionalnu sigurnost, država članica, trećih zemalja i međunarodnih organizacija i tijela o pitanjima koja utječu na sigurnost osoba, imovine i podataka u Komisiji;
3.
policijom i ostalim hitnim službama o svim rutinskim i izvanrednim pitanjima koja utječu na sigurnost Komisije;
4.
sigurnosnim tijelima drugih institucija, agencija ili tijela Unije, država članica i trećih zemalja u području odgovora na kibernetičke napade s mogućim učinkom na sigurnost u Komisiji;
5.
u pogledu primitka, procjene i distribucije obavještajnih podataka o prijetnjama koje terorističke i špijunske aktivnosti predstavljaju za sigurnost u Komisiji;
6.
u pogledu pitanja koja se odnose na klasificirane podatke, kako je detaljno opisano u Odluci Komisije (EU, Euratom) 2015/444 (14).
3. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost odgovorna je za sigurni prijenos podataka koji se izvršava u skladu s ovim člankom, uključujući prijenos osobnih podataka.
Članak 19.
Komisijina stručna skupina za sigurnost
Osniva se Komisijina stručna skupina za sigurnost s mandatom da savjetuje Komisiju, ako je potrebno, o pitanjima koja se odnose na njezinu unutarnju sigurnosnu politiku i posebno o zaštiti klasificiranih podataka EU-a.
Članak 20.
Lokalni službenici za sigurnost
1. Svaka služba ili kabinet Komisije imenuju lokalnog službenika za sigurnost koji djeluje kao glavna točka za kontakt između svoje službe i Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost o svim pitanjima koja se odnose na sigurnost u Komisiji. Ako je potrebno, može biti imenovan jedan ili više zamjenika lokalnog službenika za sigurnost. Lokalni službenik za sigurnost mora biti dužnosnik ili član privremenog osoblja.
2. Kao glavna točka za kontakt za pitanja sigurnosti u toj službi Komisije ili Kabinetu, LSO redovito izvješćuje Glavnu upravu za ljudske resurse i sigurnost i svoje nadređene o pitanjima sigurnosti u svojoj službi Komisije i bez odlaganja u slučaju sigurnosnih incidenata, uključujući slučajeve kada su klasificirani podaci EU-a ili osjetljivi neklasificirani podaci mogli biti ugroženi.
3. Za pitanja povezana sa sigurnošću komunikacijskih i informacijskih sustava, lokalni službenik za sigurnost povezuje se sa službenikom za informacijsku sigurnost na lokalnoj razini svoje službe Komisije, čije su uloge i odgovornosti propisane u Odluci C(2006) 3602.
4. On pridonosi sigurnosnom osposobljavanju i aktivnostima jačanja svijesti u skladu s konkretnim potrebama osoblja, ugovaratelja i ostalih osoba koje rade u nadležnosti te službe Komisije.
5. Lokalnom službeniku za sigurnost mogu se dodijeliti posebne zadaće u slučajevima velikog ili neposrednog rizika za sigurnosti ili u izvanrednim situacijama na zahtjev Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost o tim posebnim zadaćama obavješćuje glavnog direktora ili direktora za ljudske resurse lokalne glavne uprave za koju radi lokalni službenik za sigurnost.
6. Odgovornostima lokalnog službenika za sigurnost ne dovode se u pitanje uloga i odgovornosti službenika za informacijsku sigurnost na lokalnoj razini, upravitelja za zdravlje i sigurnost, nadzornog službenika registarskog ureda ili ostale funkcije koje podrazumijevaju odgovornost za pitanja sigurnosti i zaštite. Lokalni službenik za sigurnost povezuje se s njima kako bi osigurao dosljedan i usklađen pristup sigurnosti i učinkovit protok informacija o pitanjima povezanima sa sigurnošću u Komisiji.
7. Lokalni službenik za sigurnost ima izravan pristup svojem glavnom direktoru ili načelniku službe te obavješćuje osobu koja mu je izravno nadređena. On ima sigurnosno ovlaštenje za pristup klasificiranim podacima EU-a barem do razine SECRET UE/EU SECRET.
8. U cilju promicanja razmjene podataka i najbolje prakse, Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost organizira konferenciju lokalnih službenika za sigurnost barem dva puta godišnje. Lokalni službenici za sigurnost moraju obavezno sudjelovati na tim konferencijama.
POGLAVLJE 5.
PROVEDBA
Članak 21.
Provedbena pravila i sigurnosne obavijesti
1. Prema potrebi će se provedbena pravila za ovu Odluku donijeti putem posebne odluke Komisije o ovlaštenju člana Komisije nadležnog za sigurnosna pitanja, u skladu s Poslovnikom.
2. Kada dobije ovlasti na temelju prethodno navedene odluke Komisije, član Komisije nadležan za sigurnosna pitanja može pripremiti sigurnosne obavijesti u kojima se navode sigurnosne smjernice i najbolja praksa u okviru područja primjene ove Odluke i njezinih provedbenih pravila.
3. Komisija može prenijeti zadaće navedene u prvom i drugom stavku ovog članka na glavnog direktora za ljudske resurse i sigurnost posebnom odlukom o prijenosu ovlasti, u skladu s Poslovnikom.
POGLAVLJE 6.
RAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 22.
Obrada osobnih podataka
1. Komisija obrađuje osobne podatke potrebne za provedbu ove Odluke u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001.
2. Bez obzira na mjere koje su već uspostavljene u trenutku donošenja ove Odluke i priopćene Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (15), na svaku mjeru iz ove Odluke koja podrazumijeva obradu osobnih podataka, kao što su podaci iz evidencije ulazaka i izlazaka, snimke CCTV-a, snimke telefonskih poziva dežurnim uredima ili centralama i slični podaci, koji su potrebni zbog sigurnosnih razloga ili radi odgovora na krizu, primjenjuju se provedbena pravila u skladu s člankom 21., u kojima su propisane odgovarajuće zaštitne mjere za osobe čiji se podaci obrađuju.
3. Glavni direktor Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost odgovoran je za sigurnost obrade osobnih podataka koja se provodi u kontekstu ove Odluke.
4. Ta se provedbena pravila i postupci donose nakon savjetovanja sa službenikom za zaštitu osobnih podataka i Europskim nadzornikom za zaštitu podataka u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001.
Članak 23.
Transparentnost
Ova Odluka i njezina provedbena pravila stavljaju se na znanje osoblju Komisije i svim osobama na koje se primjenjuju.
Članak 24.
Stavljanje prethodnih odluka izvan snage
Odluka C(94) 2129 stavlja se izvan snage.
Članak 25.
Stupanje na snagu
Ova Odluka stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Sastavljeno u Bruxellesu 13. ožujka 2015.