KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 532/2014
af 13. marts 2014
om supplerende regler til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 om Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 af 11. marts 2014 om Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede (1), særlig artikel 32, stk. 8, artikel 32, stk. 9, artikel 34, stk. 7, artikel 34, stk. 8, artikel 55, stk. 4, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Forordning (EU) nr. 223/2014 tillægger Kommissionen beføjelser til at vedtage delegerede retsakter, som supplerer de ikke-væsentlige bestemmelser vedrørende Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede.
(2)
I forordning (EU) nr. 223/2014 kræves det, at forvaltningsmyndigheden etablerer et system til registrering og lagring i elektronisk form af de data for hver operation, der er nødvendige med henblik på overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision, herunder for så vidt angår de operationelle programmer for inklusion af de socialt dårligst stillede personer (OP II), data om individuelle deltagere. Det er derfor nødvendigt at oprette en liste over, hvilke data der skal registreres og lagres i dette system.
(3)
Visse data er relevante for bestemte typer operationer eller udelukkende for en type operationelt program; datakravenes anvendelsesområde bør derfor præciseres. Forordning (EU) nr. 223/2014 fastlægger de specifikke krav vedrørende registrering og lagring af data om individuelle deltagere i operationer støttet af OP II, som der skal tages hensyn til.
(4)
Listen over data bør tage hensyn til rapporteringskravene i forordning (EU) nr. 223/2014 for at sikre, at de data, der er nødvendige for den finansielle forvaltning og overvågning, herunder de data, som er nødvendige for at udarbejde betalingsanmodninger, regnskaber og gennemførelsesrapporter, for alle operationer findes i en form, der gør det let at aggregere og afstemme dem. Listen bør tage hensyn til, at visse grundlæggende data om operationer i elektronisk form er nødvendige for en effektiv finansiel forvaltning af operationer og for at opfylde kravet om offentliggørelse af grundlæggende oplysninger om operationer. Visse andre data er nødvendige for effektivt at planlægge og udføre verificering og revision.
(5)
Listen over data, der skal registreres og lagres, bør ikke foregribe de tekniske egenskaber og opbygningen af de elektroniske systemer, der oprettes af forvaltningsmyndighederne, og bør ikke på forhånd bestemme de registrerede og lagrede datas format, medmindre det er udtrykkeligt anført i denne forordning. Den bør heller ikke foregribe den måde, hvorpå data indlæses eller genereres i systemet. I nogle tilfælde kan de data, der indgår i listen, kræve indlæsning af flere værdier. Ikke desto mindre er det nødvendigt at fastsætte regler om arten af disse data for at sikre, at forvaltningsmyndigheden kan opfylde sit ansvar vedrørende overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision, herunder hvis dette kræver behandling af data om individuelle deltagere.
(6)
For at sikre, at udgifterne under de operationelle programmer kan kontrolleres og revideres korrekt, er det nødvendigt at fastsætte de kriterier, et revisionsspor skal opfylde for at kunne betragtes som tilstrækkeligt.
(7)
Det er nødvendigt at fastsætte, at Kommissionen og medlemsstaterne i relation til revisionsarbejdet i medfør af forordning (EU) nr. 223/2014 bør forhindre alle former for uautoriseret offentliggørelse af eller adgang til personoplysninger, og at præcisere, til hvilke formål Kommissionen og medlemsstaterne må behandle sådanne data.
(8)
Revisionsmyndigheden er ansvarlig for at udføre revisioner af operationerne. For at sikre, at disse revisioner er tilstrækkeligt omfattende og effektive og udføres i henhold til samme standarder i alle medlemsstaterne, er det nødvendigt at fastsætte, hvilke betingelser de bør opfylde.
(9)
Det er nødvendigt i detaljer at fastsætte grundlaget for stikprøveudtagningen af de operationer, der skal revideres, som revisionsmyndigheden bør overholde ved bestemmelse eller godkendelse af stikprøvemetoden, herunder bestemmelse af stikprøveenheden, visse tekniske kriterier, der skal anvendes for stikprøven, og faktorer, der skal tages i betragtning for en supplerende stikprøve, når det er nødvendigt.
(10)
Revisionsmyndigheden bør udarbejde en revisionserklæring, der dækker de regnskaber, der er omhandlet i forordning (EU) nr. 223/2014. For at sikre, at revisionernes anvendelsesområde og indhold er tilstrækkeligt, og at de udføres efter de samme standarder i alle medlemsstaterne, bør der fastsættes betingelser, som revisionen skal opfylde.
(11)
Af hensyn til retssikkerheden og ligebehandling af alle medlemsstater, når der foretages finansielle korrektioner, og i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet er det nødvendigt at fastsætte kriterierne for at fastslå, om der er alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemernes effektive funktionsmåde, fastsætte de væsentligste former for mangler og kriterierne for fastlæggelse af, hvilket niveau af finansiel korrektion der skal anvendes, samt kriterier for anvendelsen af ekstrapolerede eller faste finansielle korrektioner.
(12)
For at muliggøre en øjeblikkelig anvendelse af de i denne forordning fastsatte foranstaltninger bør denne forordning træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL I
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand
Denne forordning indeholder følgende supplerende regler til forordning (EU) nr. 223/2014:
a)
bestemmelser om oplysninger i relation til de data, som skal registreres og lagres i elektronisk form i det overvågningssystem, som er etableret af forvaltningsmyndigheden
b)
detaljerede minimumskrav for revisionssporet med hensyn til de posteringer, der skal føres, og den dokumentation, som skal opbevares af attesteringsmyndigheden, forvaltningsmyndigheden, de bemyndigede organer og støttemodtagerne
c)
anvendelsesområdet for og indholdet af revisioner af operationer og regnskaber samt metodologien for udvælgelse af stikprøven af operationer
d)
detaljerede bestemmelser om anvendelsen af data indsamlet under revisioner foretaget af tjenestemænd fra Kommissionen eller bemyndigede kommissionsrepræsentanter
e)
detaljerede bestemmelser om kriterierne for at fastslå, om der er alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemernes effektive funktionsmåde, herunder de vigtigste typer af sådanne alvorlige mangler, kriterierne for at fastlægge, hvilket niveau af finansiel korrektion der skal anvendes, samt kriterierne for anvendelse af faste takster eller ekstrapolerede finansielle korrektioner.
KAPITEL II
SPECIFIKKE BESTEMMELSER OM FORVALTNINGS- OG KONTROLSYSTEMER
Artikel 2
Data der skal registreres og lagres i elektronisk form
(Artikel 32, stk. 8, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Oplysninger om de data, som skal registreres og lagres i elektronisk form for hver operation i det overvågningssystem, som er etableret i henhold til artikel 32, stk. 2, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014, er fastsat i bilag I til nærværende forordning.
2. Der registreres og opbevares data for hver operation, herunder data om individuelle deltagere, hvis der er tale om operationer, som støttes af OP II, opdelt efter køn, hvis disse oplysninger foreligger, med henblik på at kunne aggregere dem, når det er nødvendigt for overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision. De skal også muliggøre aggregering af sådanne data for hele programmeringsperioden.
Artikel 3
Detaljerede minimumskrav for revisionssporet
(Artikel 32, stk. 9, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. De detaljerede minimumskrav for revisionssporet med hensyn til de posteringer, der skal føres, og de dokumenter, der skal opbevares, er følgende:
a)
Revisionssporet skal gøre det muligt at verificere anvendelsen af de udvælgelseskriterier, som er fastsat i det operationelle program for støtte i form af fødevarer og/eller elementær materiel bistand (OP I) eller af overvågningsudvalget for et OP II.
b)
Revisionssporet skal gøre det muligt i forbindelse med tilskud i henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), i forordning (EU) nr. 223/2014 at afstemme aggregerede beløb, der er attesteret over for Kommissionen, med de detaljerede regnskaber og bilag hos attesteringsmyndigheden, forvaltningsmyndigheden, de bemyndigede organer og støttemodtagerne vedrørende operationer, som medfinansieres under det operationelle program.
c)
Revisionssporet skal gøre det muligt i forbindelse med tilskud i henhold til artikel 25, stk. 1, litra b) og c), at afstemme aggregerede beløb, der er attesteret over for Kommissionen, med de detaljerede oplysninger om output eller resultater og bilagene hos attesteringsmyndigheden, forvaltningsmyndigheden, de bemyndigede organer og støttemodtagerne, herunder i givet fald dokumenter om metoden til fastsættelse af standardsatser for enhedsomkostninger og de faste beløb, for så vidt angår operationer, der medfinansieres under det operationelle program.
d)
Revisionssporet skal i forbindelse med omkostninger, der er bestemt i overensstemmelse med artikel 25, stk. 1, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014, vise og begrunde beregningsmetoden, når det er relevant, og det grundlag, på hvilket de faste takster er fastsat, og støtteberettigede direkte omkostninger eller omkostninger, der anmeldes under andre udvalgte kategorier, som den faste takst anvendes på.
e)
Revisionssporet skal gøre det muligt i forbindelse med omkostninger, der er bestemt i overensstemmelse med artikel 26, stk. 2, litra b), c) og e), og artikel 26, stk. 3, anden del, i forordning (EU) nr. 223/2014, at dokumentere støtteberettigede direkte omkostninger eller omkostninger, der anmeldes under andre udvalgte kategorier, som den faste takst anvendes på.
f)
Revisionssporet skal gøre det muligt at verificere betalingen af det offentlige bidrag til støttemodtageren.
g)
Revisionssporet skal for hver operation indeholde, alt efter hvad der er relevant, de tekniske specifikationer og finansieringsplanen, dokumenter vedrørende støttegodkendelsen, dokumenter vedrørende offentlige indkøb, rapporter fra støttemodtageren og rapporter om udført kontrol og revision.
h)
Revisionssporet skal indeholde oplysninger om forvaltningsverificeringer og revisioner, der er udført på operationen.
i)
Revisionssporet skal gøre det muligt at afstemme data i forbindelse med outputindikatorer for operationen med indberettede data og resultater og, når det er relevant, med programmets mål.
For de i litra c) og d) omhandlede beløb skal revisionssporet gøre det muligt at kontrollere, at den beregningsmetode, forvaltningsmyndigheden har anvendt, er i overensstemmelse med artikel 25, stk. 3, i forordning (EU) nr. 223/2014.
2. Forvaltningsmyndigheden sørger for, at der foreligger en fortegnelse med navn og adresse på de organer, der opbevarer alle de dokumenter, som kræves for at opnå et tilstrækkeligt revisionsspor, der opfylder alle minimumskravene i stk. 1.
Artikel 4
Anvendelse af data indsamlet under revisioner foretaget af tjenestemænd ved Kommissionen eller bemyndigede kommissionsrepræsentanter
(Artikel 34, stk. 8, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Kommissionen træffer alle nødvendige foranstaltninger for at forhindre uautoriseret offentliggørelse af eller adgang til de data, Kommissionen har indsamlet under sine revisioner.
2. Kommissionen anvender de data, der er indsamlet i løbet af revisionerne, udelukkende med henblik på opfyldelsen af sine forpligtelser i henhold til artikel 36 i forordning (EU) nr. 223/2014. Den Europæiske Revisionsret og Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig har adgang til de indsamlede data.
3. De indsamlede data må ikke uden udtrykkelig tilladelse fra den medlemsstat, der har leveret dataene, meddeles til andre personer i medlemsstaterne eller EU-institutionerne, end dem, hvis funktioner forudsætter, at de har adgang til dem i overensstemmelse med de gældende regler.
Artikel 5
Revision af operationer
(Artikel 34, stk. 7, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Der foretages revision af operationer for hvert regnskabsår på et udsnit af operationer, der er udvalgt efter en metode, som er fastlagt eller godkendt af revisionsmyndigheden i overensstemmelse med denne forordnings artikel 6.
2. Revision af operationer udføres på grundlag af den dokumentation, der udgøres af revisionssporet, og kontrollerer lovligheden og den formelle rigtighed af de udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, herunder følgende aspekter:
a)
at operationen blev udvalgt i overensstemmelse med udvælgelseskriterierne for det operationelle program, ikke var fysisk fuldført eller fuldt ud gennemført, før støttemodtageren indgav ansøgningen om støtte under det operationelle program, er blevet gennemført i overensstemmelse med beslutningen om godkendelse og opfyldte alle betingelser, der gjaldt på tidspunktet for revisionen vedrørende funktionalitet, anvendelse og mål, der skal nås
b)
at de udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, svarer til regnskabsregistreringerne, og at den påkrævede dokumentation viser et tilstrækkeligt revisionsspor, jf. denne forordnings artikel 3
c)
med hensyn til udgifter, der er anmeldt til Kommissionen og bestemt i overensstemmelse med artikel 25, stk. 1, litra b) og c), at output og resultater, der ligger til grund for betalingerne til støttemodtageren, er blevet leveret, at data om deltagere, når det er relevant, eller øvrig dokumentation vedrørende output og resultater stemmer overens med de oplysninger, der er indgivet til Kommissionen, og at den påkrævede supplerende dokumentation viser et tilstrækkeligt revisionsspor, jf. denne forordnings artikel 3.
Revisionen kontrollerer også, at det offentlige støttebeløb er udbetalt til støttemodtagerne i overensstemmelse med artikel 42, stk. 2, i forordning (EU) nr. 223/2014.
3. Revision af operationer omfatter, når det er relevant, kontrol på stedet af den fysiske gennemførelse af operationen.
4. Revision af operationer kontrollerer nøjagtigheden og fuldstændigheden af de tilsvarende udgifter, der er registreret af attesteringsmyndigheden i dens regnskabssystem, og afstemningen af revisionssporet på alle niveauer.
5. Hvis de konstaterede problemer ser ud til at være af systemisk art og derfor indebærer en risiko for andre operationer under det operationelle program, sikrer revisionsmyndigheden, at der foretages yderligere undersøgelser, herunder eventuelt ekstra revisioner, for at bestemme problemernes omfang, og anbefaler nødvendige korrigerende tiltag.
6. Kun udgifter, som er omfattet af en revision, der foretages i henhold til stk. 1, medregnes blandt de reviderede udgifter med henblik på indberetning til Kommissionen om årlig dækning. Med henblik herpå anvendes den model for kontrolrapporten, som er fastsat på grundlag af artikel 34, stk. 6, i forordning (EU) nr. 223/2014.
Artikel 6
Metodologi for udvælgelse af stikprøven af operationer
(Artikel 34, stk. 7, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Revisionsmyndigheden udarbejder metoden for udvælgelse af stikprøven (»stikprøvemetoden«) i overensstemmelse med kravene i denne artikel under hensyntagen til de internationalt anerkendte revisionsstandarder, INTOSAI, IFAC eller IIA.
2. Ud over forklaringerne i revisionsstrategien fører revisionsmyndigheden et register over den dokumentation og det professionelle skøn, der blev anvendt til at fastsætte stikprøvemetoderne, hvori planlægnings-, udvælgelses-, prøvnings- og evalueringsfaserne indgår, med henblik på at godtgøre, at den fastsatte metode er hensigtsmæssig.
3. En stikprøve skal være repræsentativ for den population, som den er udvalgt fra, og gøre det muligt for revisionsmyndigheden at udarbejde en gyldig revisionserklæring i overensstemmelse med artikel 34, stk. 5, litra a), i forordning (EU) nr. 223/2014. Populationen skal omfatte udgifterne til et operationelt program, som er medtaget i de betalingsanmodninger, der er indgivet til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 41 i forordning (EU) nr. 223/2014 for et givent regnskabsår. Stikprøven kan udvælges under eller efter regnskabsåret.
4. Med henblik på anvendelsen af artikel 34, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014 er en stikprøvemetode statistisk, hvis den sikrer:
i)
vilkårlig udvælgelse af stikprøveenheder
ii)
anvendelse af sandsynlighedsteori til at evaluere stikprøveresultater, herunder måling og kontrol af stikprøverisikoen og af den planlagte og opnåede præcision.
5. Stikprøvemetoden skal sikre vilkårlig udvælgelse af hver stikprøveenhed i populationen ved brug af vilkårlige tal, der genereres for hver populationsenhed for at kunne udvælge de enheder, der udgør stikprøven, eller gennem systematisk udvælgelse ved brug af et vilkårligt udgangspunkt og derefter anvende en systematisk regel til at udvælge de ekstra elementer.
6. Stikprøveenheden bestemmes af revisionsmyndigheden ud fra et professionelt skøn. Stikprøveenheden kan være en operation eller et projekt under en operation eller en betalingsanmodning fra en støttemodtager. Oplysninger om typen af den fastsatte stikprøveenhed og om det professionelle skøn i forbindelse hermed medtages i kontrolrapporten.
7. Hvis de samlede udgifter i relation til en stikprøveenhed i regnskabsåret er et negativt beløb, udelukkes de fra den i stk. 3 omhandlede population og revideres særskilt. Revisionsmyndigheden kan også udtage en stikprøve fra denne særskilte population.
8. Når betingelserne for den proportionale kontrol i henhold til artikel 58, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014 er opfyldt, kan revisionsmyndigheden udelukke de i denne artikel nævnte elementer fra den population, der skal udtages prøver af. Hvis den pågældende operation allerede er udvalgt i stikprøven, erstatter revisionsmyndigheden den ved hjælp af en egnet vilkårlig udvælgelse.
9. Alle udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, i stikprøven vil blive underkastet revision.
Hvis de udvalgte stikprøveenheder omfatter en lang række underliggende betalingsanmodninger eller fakturaer, kan revisionsmyndigheden revidere dem gennem delprøver, hvorved de underliggende betalingsanmodninger eller fakturaer udvælges ved hjælp af de samme stikprøveparametre, der blev anvendt til at udvælge stikprøveenhederne i hovedstikprøven.
I sådanne tilfælde beregnes en passende stikprøvestørrelse inden for hver stikprøveenhed, som skal revideres; den må under ingen omstændigheder bestå af færre end 30 underliggende betalingsanmodninger eller fakturaer for hver stikprøveenhed.
10. Revisionsmyndigheden kan stratificere en population ved at inddele den i delpopulationer, der hver udgør en gruppe af stikprøveenheder med lignende karakteristika, navnlig for så vidt angår risiko eller den forventede fejlprocent, eller hvis populationen omfatter operationer, der består af finansielle bidrag fra et operationelt program til varer af høj værdi.
11. Revisionsmyndigheden evaluerer systemets pålidelighed som høj, middel eller lav under hensyntagen til resultaterne af systemrevisioner for at fastlægge de tekniske parametre for prøveudtagning, således at det kombinerede niveau af den sikkerhed, der opnås gennem systemrevisioner og revisioner af operationer, er høj. For et system, hvis pålidelighed vurderes som høj, skal konfidensniveauet ved udvælgelsen af stikprøver ikke være under 60 %. For et system, hvis pålidelighed vurderes som lav, skal konfidensniveauet ved udvælgelsen af stikprøver ikke være under 90 %. Væsentlighedstærsklen er højst 2 % af de i stk. 3 omhandlede udgifter.
12. Hvis der er opdaget uregelmæssigheder eller en risiko for uregelmæssigheder, afgør revisionsmyndigheden ud fra et professionelt skøn, om det er nødvendigt at revidere en supplerende stikprøve af yderligere operationer eller dele af operationer, der ikke blev revideret i den vilkårlige stikprøve, for at tage højde for de særlige risikofaktorer, som er afdækket.
13. Revisionsmyndigheden analyserer resultaterne af revisionen af den supplerende stikprøve særskilt, drager konklusioner ud fra disse resultater og meddeler dem til Kommissionen i den årlige kontrolrapport. Uregelmæssigheder, der er konstateret i den supplerende stikprøve, medtages ikke i beregningen af den forventede vilkårlige fejlprocent for den vilkårlige stikprøve.
14. På grundlag af resultaterne af revisionerne af operationer med henblik på den revisionsudtalelse og kontrolrapport, der er omhandlet i artikel 34, stk. 5, litra a) og b), i forordning (EU) nr. 223/2014, beregner revisionsmyndigheden den samlede fejlprocent, som er summen af de forventede vilkårlige fejl og, hvis det er relevant, systembetingede fejl og ukorrigerede unormale fejl, divideret med populationen.
Artikel 7
Revision af regnskaber
(Artikel 34, stk. 7, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Revision af regnskaber, jf. artikel 49, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014, udføres af revisionsmyndigheden for hvert regnskabsår.
2. Revisionen af regnskaberne skal give rimelig sikkerhed for fuldstændigheden, nøjagtigheden og pålideligheden af de beløb, der er anmeldt i regnskaberne.
3. Ved anvendelsen af stk. 1 og 2 tager revisionsmyndigheden navnlig højde for resultaterne af de systemrevisioner, der er foretaget på attesteringsmyndigheden, og resultaterne af revisionerne af operationer.
4. Systemrevisionen omfatter kontrol af pålideligheden af attesteringsmyndighedens regnskabssystem og, baseret på stikprøver, af nøjagtigheden af udgifter i form af tilbagetrukne beløb og inddrevne beløb opført i attesteringsmyndighedens regnskabssystem.
5. Med henblik på revisionserklæringen kontrollerer revisionsmyndigheden for at konstatere, at regnskaberne giver et retvisende billede, at alle de elementer, der kræves i henhold til artikel 49 i forordning (EU) nr. 223/2014, er korrekt medtaget i regnskaberne og svarer til de supplerende regnskabsdokumenter, som alle relevante myndigheder eller organer og støttemodtagere opbevarer i forbindelse med revisionsmyndighedens revisionsarbejde. På grundlag af de regnskaber, som revisionsmyndigheden modtager fra attesteringsmyndigheden, kontrollerer den særligt, at:
a)
det samlede beløb af støtteberettigede udgifter, der er anmeldt i overensstemmelse med artikel 49, stk. 1, litra a), i forordning (EU) nr. 223/2014, stemmer overens med de udgifter og det tilsvarende offentlige bidrag, som er medtaget i betalingsanmodninger, der er indgivet til Kommissionen for det relevante regnskabsår, og, hvis der er forskelle, at der er givet tilstrækkelige forklaringer i regnskaberne for de afstemte beløb
b)
de beløb, der er trukket tilbage og inddrevet i regnskabsåret, de beløb, der skal inddrives ved regnskabsårets udgang, og de uinddrivelige beløb, der fremgår af regnskaberne, svarer til de beløb, der er opført i attesteringsmyndighedens regnskabssystemer og er baseret på beslutninger, som den ansvarlige forvaltningsmyndighed eller attesteringsmyndighed har truffet
c)
udgifter er udeladt fra regnskaberne i overensstemmelse med artikel 49, stk. 2, i forordning (EU) nr. 223/2014, hvis det er relevant, og at alle de påkrævede korrektioner er afspejlet i regnskabet for det pågældende regnskabsår.
De i litra b og c) omhandlede kontroller kan foretages som stikprøvekontrol.
KAPITEL III
SPECIFIKKE BESTEMMELSER OM FINANSIEL FORVALTNING OG FINANSIELLE KORREKTIONER
Artikel 8
Kriterierne for fastlæggelse af alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemernes effektive funktionsmåde
(Artikel 55, stk. 4, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Kommissionen baserer sin vurdering af forvaltnings- og kontrolsystemernes effektive funktionsmåde på resultaterne af alle tilgængelige systemrevisioner, herunder kontrolprøver, og revisioner af operationer.
Vurderingen omfatter programmets interne kontrolforhold, forvaltningsmyndighedens og attesteringsmyndighedens forvaltnings- og kontrolaktiviteter, forvaltningsmyndighedens og attesteringsmyndighedens overvågning og revisionsmyndighedens kontrolaktiviteter, og den baseres på verificering af overholdelsen af de centrale krav, der er anført i tabel 1 i bilag II.
Opfyldelsen af disse krav vurderes på grundlag af de kategorier, der er anført i tabel 2 i bilag II.
2. De vigtigste typer alvorlige mangler ved effektiviteten af forvaltnings- og kontrolsystemets funktionsmåde er tilfælde, hvor et af de centrale krav, der er nævnt i punkt 2, 4, 5, 13, 15, 16 og 18 i tabel 1 i bilag II, eller to eller flere af de andre centrale krav i tabel 1 i bilag II vurderes som tilhørende kategori 3 eller 4 som angivet i tabel 2 i bilag II.
Artikel 9
Kriterier for anvendelse af faste takster eller ekstrapolerede finansielle korrektioner og kriterier for fastlæggelse af niveauet for finansiel korrektion
(Artikel 55, stk. 4, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Finansielle korrektioner anvendes på et helt eller en del af et operationelt program, hvis Kommissionen identificerer en eller flere alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemets funktionsmåde.
Uanset første afsnit anvendes der ekstrapolerede finansielle korrektioner på et helt eller en del af et operationelt program, hvis Kommissionen identificerer systembetingede uregelmæssigheder i en repræsentativ stikprøve af operationer, hvilket giver mulighed for en mere præcis kvantificering af risikoen for EU's budget. I sådanne tilfælde ekstrapoleres resultaterne af undersøgelsen af den repræsentative prøve til resten af den population, hvorfra stikprøven blev udtaget, med henblik på fastlæggelse af den finansielle korrektion.
2. Niveauet for den faste korrektion fastsættes under hensyntagen til følgende elementer:
a)
den relative betydning af den eller de alvorlige mangler i forhold til forvaltnings- og kontrolsystemet som helhed
b)
hyppigheden og omfanget af den eller de alvorlige mangler
c)
tabsrisikoen for EU's budget.
3. Under hensyntagen til disse elementer fastsættes den finansielle korrektion som følger:
a)
Hvis den eller de alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemet er så grundlæggende, hyppige eller omfattende, at de udgør en fuldstændig fejlfunktion ved systemet, der drager lovligheden og den formelle rigtighed af alle pågældende udgifter i tvivl, anvendes en fast takst på 100 %.
b)
Hvis den eller de alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemet er så hyppige eller omfattende, at de udgør en yderst alvorlig fejlfunktion ved systemet, der drager lovligheden og den formelle rigtighed af en meget stor del af de pågældende udgifter i tvivl, anvendes en fast takst på 25 %.
c)
Hvis den eller de alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemet skyldes, at systemet ikke er velfungerende eller fungerer så dårligt eller så sjældent, at lovligheden og den formelle rigtighed af en stor del af de pågældende udgifter drages i tvivl, anvendes en fast takst på 10 %.
d)
Hvis den eller de alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemet skyldes, at systemet ikke fungerer konsekvent, så lovligheden og den formelle rigtighed af en væsentlig del af de pågældende udgifter drages i tvivl, anvendes en fast takst på 5 %.
4. Hvis anvendelsen af en i overensstemmelse med stk. 3 fastsat fast takst ville være uforholdsmæssig, nedsættes korrektionssatsen.
5. Hvis den eller de samme alvorlige mangler konstateres igen i det efterfølgende regnskabsår, fordi de ansvarlige myndigheder ikke har truffet passende korrigerende foranstaltninger efter anvendelsen af en finansiel korrektion, kan korrektionssatsen, som følge af den eller de vedvarende alvorlige mangler, øges til et niveau, der ikke overstiger den nærmeste højere kategori.
Artikel 10
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Artikel 3 anvendes fra den 1. december 2014 for så vidt angår de oplysninger om registrerede og lagrede data, der er omhandlet i bilag I.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 13. marts 2014.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 532/2014
оd 13. ožujka 2014.
o dopuni Uredbe (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o Fondu za europsku pomoć za najugroženije
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. ožujka 2014. o Fondu za europsku pomoć za najugroženije (1), a posebno njezin članak 32. stavak 8. i stavak 9., članak 34. stavak 7. i stavak 8. te članak 55. stavak 4.,
budući da:
(1)
Uredbom (EU) br. 223/2014 Komisiji se omogućuje donošenje delegiranih akata kojima se dopunjuju elementi koji nisu ključni s obzirom na Fond za europsku pomoć za najugroženije (FEAD).
(2)
Uredbom (EU) br. 223/2014 od upravljačkog se tijela zahtijeva uspostava sustava za bilježenje i pohranu, u elektronskom obliku, podataka o svakoj operaciji koji su nužni za praćenje, ocjenjivanje, financijsko upravljanje, provjeru i reviziju, uključujući i podatke o pojedinačnim sudionicima, s obzirom na operativne programe za socijalnu uključenost najugroženijih osoba (OP II). Stoga je potrebno utvrditi popis podataka koje je potrebno bilježiti i pohranjivati u tom sustavu.
(3)
Određeni podaci važni su samo za određene vrste operacija ili za jednu od vrsta operativnog programa; potrebno je stoga točno odrediti primjenjivost zahtjeva u vezi s podacima. Uredbom (EU) br. 223/2014 utvrđeni su posebni uvjeti za bilježenje i pohranu podataka o pojedinačnim sudionicima u operacijama koje podupire OP II, i koje je potrebno uzeti u obzir.
(4)
U popisu podataka treba uzeti u obzir obveze izvješćivanja utvrđene Uredbom (EU) br. 223/2014 kako bi se osiguralo da podaci potrebni za financijsko upravljanje i praćenje, uključujući podatke potrebne za pripremu zahtjeva za plaćanje, financijskih izvještaja i izvješća o provedbi postoje za svaku operaciju u obliku u kojem se mogu lako objediniti i uskladiti. U popisu se mora uzeti u obzir da su određeni osnovni podaci o operacijama u elektronskom obliku nužni za učinkovito financijsko upravljanje operacijama i za ispunjavanje obveze o objavljivanju osnovnih informacija o operacijama. Neki drugi podaci potrebni su za učinkovito planiranje i provedbu provjera i revizija.
(5)
Popis podataka koji se bilježe i pohranjuju ne bi trebao utjecati na tehničke značajke ili strukturu računalnih sustava upravljačkih tijela niti se njime propisuje oblik u kojem se podaci bilježe i pohranjuju, osim ako je to izričito navedeno u ovoj Uredbi. Ne bi trebao utjecati ni na način na koji se podaci pribavljaju ili unose u sustav. U nekim slučajevima, za podatke s popisa može biti potrebno unositi više vrijednosti. Međutim, potrebno je utvrditi određena pravila o prirodi tih podataka, kako bi se osiguralo da upravljačko tijelo može ispuniti svoju obvezu praćenja, ocjenjivanja, financijskog upravljanja, provjere i revizije, čak i kada to iziskuje obradu podataka o pojedinačnim sudionicima.
(6)
Kako bi se osigurala mogućnost provjere i revizije izdataka u okviru operativnih programa, potrebno je utvrditi kriterije s kojima bi revizijski trag trebao biti usklađen kako bi se smatrao odgovarajućim.
(7)
Potrebno je osigurati, u odnosu na revizije u skladu s Uredbom (EU) br. 223/2014, da Komisija i države članice spriječe neovlašteno otkrivanje osobnih podataka ili pristup njima te odrediti svrhu u koju Komisija i države članice mogu obrađivati te podatke.
(8)
Revizorsko tijelo odgovorno je za revizije operacija. Kako bi se osiguralo da su područje primjene i učinkovitost tih revizija odgovarajući te da se provode na isti način u svim država članicama, potrebno je odrediti uvjete koje trebaju ispunjavati.
(9)
Potrebno je detaljno utvrditi osnovu uzorkovanja operacija koje će se revidirati, i koje revizorsko tijelo treba poštovati pri utvrđivanju ili odobravanju metode uzorkovanja, uključujući utvrđivanje jedinice uzorka, određene tehničke kriterije koji će se primijeniti na uzorku i, prema potrebi, čimbenike koje treba uzeti u obzir pri uzimanju dodatnih uzoraka.
(10)
Revizorsko tijelo treba sastaviti revizorsko mišljenje o financijskim izvještajima iz Uredbe (EU) br. 223/2014. Kako bi se osiguralo da su područje primjene i sadržaj revizija financijskih izvještaja odgovarajući te da se provode na isti način u svim država članicama, potrebno je utvrditi uvjete koje trebaju ispunjavati.
(11)
Kako bi se osigurala pravna sigurnost i jednako postupanje prema svim državama članicama u izradi financijskih ispravaka u skladu s načelom proporcionalnosti, potrebno je utvrditi kriterije za određivanje ozbiljnih nedostataka u učinkovitom radu sustava upravljanje i kontrole, odrediti glavne vrste tih nedostataka i utvrditi kriterije za određivanje razine financijskog ispravka koji treba primijeniti te kriterije za primjenu ekstrapoliranih ili fiksnih financijskih ispravaka.
(12)
Kako bi se omogućila brza primjena mjera predviđenih ovom Uredbom, ova bi Uredba trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
DONIJELA JE OVU UREDBU:
POGLAVLJE I.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Predmet
Ovom se Uredbom utvrđuju sljedeće odredbe kojima se dopunjuje Uredba (EU) br. 223/2014:
(a)
pravila o točno određenim informacijama povezanim s podacima koje je potrebno bilježiti i pohraniti u elektronskom obliku unutar sustava za praćenje koji je uspostavilo upravljačko tijelo;
(b)
detaljni minimalni uvjeti za revizijski postupak s obzirom na računovodstvene knjige koje treba voditi i popratnu dokumentaciju koju treba čuvati na razini tijela za ovjeravanje, upravljačkog tijela, posredničkih tijela i korisnika;
(c)
područje primjene i sadržaj revizija operacija i revizija financijskih izvještaja te metodologija za odabir uzorka operacija;
(d)
detaljna pravila o korištenju podataka prikupljenih tijekom revizija koje su proveli dužnosnici Komisije ili ovlašteni predstavnici Komisije;
(e)
detaljna pravila koja se odnose na kriterije za utvrđivanje ozbiljnih nedostataka u učinkovitom funkcioniranju sustava upravljanja i kontrole, uključujući glavne vrste tih nedostataka, kriterije za određivanje razine financijskog ispravka koji treba primijeniti te kriterije za primjenu fiksnih stopa ili ekstrapolacijskih financijskih ispravaka.
POGLAVLJE II.
POSEBNE ODREDBE ZA SUSTAVE UPRAVLJANJA I KONTROLE
Članak 2.
Podaci koji se bilježe i pohranjuju u elektronskom obliku
(članak 32. stavak 8. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Informacije o podacima koji se bilježe i pohranjuju u elektronskom obliku za svaku operaciju u sustavu za praćenje uspostavljenom u skladu s člankom 32. stavkom 2. točkom (d) Uredbe (EU) br. 223/2014 navedene su u Prilogu I. ovoj Uredbi.
2. Podaci se bilježe i pohranjuju za svaku operaciju, uključujući i podatke o pojedinačnim sudionicima u slučaju operacija koje podupire OP II te su raščlanjeni prema spolu gdje je to moguće, kako bi se mogli objediniti ako je to nužno za potrebe praćenja, ocjenjivanja, financijskog upravljanja, provjere i revizije. Omogućava se i kumulativno zbrajanje tih podataka za cijelo programsko razdoblje.
Članak 3.
Detaljni minimalni uvjeti za revizijski trag
(članak 32. stavak 9. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Detaljni minimalni uvjeti za revizijski trag s obzirom na računovodstvene knjige koje treba voditi i popratnu dokumentaciju koju treba čuvati su sljedeći:
(a)
revizijskim tragom omogućuju se provjere primjene kriterija za odabir utvrđenih u operativnom programu za hranu i/ili osnovnu materijalnu pomoć (OP I), ili koje je utvrdio odbor za praćenje za OP II;
(b)
u odnosu na potpore iz članka 25. stavka 1. točke (a) Uredbe (EU) br. 223/2014, revizijski trag omogućuje da se ukupni iznosi potvrđeni Komisiji usklade s detaljnim računovodstvenim knjigama i popratnom dokumentacijom koju čuvaju tijelo za ovjeravanje, upravljačko tijelo, posrednička tijela i korisnici u pogledu aktivnosti sufinanciranih u okviru operativnog programa;
(c)
u odnosu na potpore iz članka 25. stavka 1. točaka (b) i (c), revizijski trag omogućuje da se zbirni iznosi potvrđeni Komisiji usklade s detaljnim podacima koji se odnose na ostvarenja ili rezultate i s popratnom dokumentacijom koju čuvaju tijelo za ovjeravanje, upravljačko tijelo, posrednička tijela i korisnici, prema potrebi uključujući dokumente o metodi za utvrđivanje standardnih ljestvica jediničnih troškova i paušalnih iznosa, u pogledu operacija koje su sufinancirane u okviru operativnog programa;
(d)
u odnosu na troškove određene u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (d) Uredbe (EU) br. 223/2014, revizijski trag, prema potrebi, dokazuje i opravdava metodu izračuna i osnovu po kojoj su određene fiksne stope te prihvatljivi izravni troškovi ili troškovi koji su prijavljeni u okviru drugih odabranih kategorija na koje se primjenjuje paušalna stopa;
(e)
u odnosu na troškove određene u skladu s člankom 26. stavkom 2. točkama (b), (c), (e) i s drugim dijelom članka 26. stavka 3. Uredbe (EU) br. 223/2014, revizijski trag omogućuje obrazlaganje prihvatljivih izravnih troškova ili troškova prijavljenih u okviru drugih kategorija troškova na koje se primjenjuje fiksna stopa;
(f)
revizijski trag omogućuje provjeru isplate javnog doprinosa korisniku;
(g)
za svaku operaciju, prema potrebi, revizijski trag uključuje tehničke specifikacije i plan financiranja, dokumente koji se odnose na odobrenje potpore, dokumente koji se odnose na postupak javnih nabava, izvješća korisnika i izvješća o provedenim provjerama i revizijama;
(h)
revizijski trag uključuje informacije o provedenim provjerama upravljanja i revizijama u odnosu na operaciju;
(i)
revizijski trag omogućuje usklađivanje podataka o pokazateljima ostvarenja za operaciju s dostavljenim podacima i rezultatima i, prema potrebi, s ciljevima programa.
Za troškove navedene u točkama (c) i (d) revizijski trag omogućuje da se za metodu izračuna koju koristi upravljačko tijelo provjeri njezina usklađenost s člankom 25. stavkom 3. Uredbe (EU) br. 223/2014.
2. Upravljačko tijelo osigurava da je dostupan zapis o identitetu i lokaciji tijela koja čuvaju svu popratnu dokumentaciju potrebnu za osiguravanje primjerenog revizijskog traga koji ispunjava sve minimalne uvjete utvrđene u stavku 1.
Članak 4.
Upotreba podataka prikupljenih tijekom revizija koje su proveli dužnosnici Komisije ili ovlašteni predstavnici Komisije
(članak 34. stavak 8. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Komisija poduzima potrebne mjere kako bi spriječila svako neovlašteno otkrivanje podataka ili pristup podacima koje je prikupila tijekom revizija.
2. Komisija koristi podatke prikupljene tijekom revizija isključivo u svrhu ispunjavanja svojih obveza iz članka 36. Uredbe (EU) br. 223/2014. Europski revizorski sud i Europski ured za borbu protiv prijevara imaju pristup prikupljenim podacima.
3. Prikupljeni podaci šalju se samo osobama u državama članicama ili unutar institucija Unije čije dužnosti zahtijevaju da imaju pristup tim podacima u skladu s primjenjivim pravilima bez izričite suglasnosti države članice koja dostavlja podatke.
Članak 5.
Revizije operacija
(članak 34. stavak 7. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Revizije operacija provode se u odnosu na svaku obračunsku godinu na uzorku operacija odabranom metodom koju utvrđuje ili odobrava revizorsko tijelo u skladu s člankom 6. ove Uredbe.
2. Revizije operacija provode se na temelju popratne dokumentacije od koje se sastoji revizijski trag i njima se provjerava zakonitost i pravilnost izdataka prijavljenih Komisiji, uključujući sljedeće aspekte:
(a)
da je operacija izabrana u skladu s kriterijima odabira za operativni program, da nije fizički završena ili u potpunosti provedena prije nego što je korisnik podnio zahtjev za financiranje u okviru operativnog programa, da je provedena u skladu s odlukom o odobrenju i da su za vrijeme revizije ispunjeni svi uvjeti koji se odnose na njezinu funkcionalnost, uporabu ili ciljeve koje treba ostvariti;
(b)
da izdaci prijavljeni Komisiji odgovaraju računovodstvenim knjigama i da je iz potrebne popratne dokumentacije vidljiv odgovarajući revizijski trag kako je utvrđeno u članku 3. ove Uredbe;
(c)
da su za izdatke prijavljene Komisiji i utvrđene u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (b) i (c) dostavljena ostvarenja i rezultati koji opravdavaju isplate korisniku, da su podaci o sudionicima, prema potrebi, ili drugi zapisi koji se odnose na ostvarenja i rezultate u skladu s informacijama dostavljenima Komisiji i da je iz potrebne popratne dokumentacije vidljiv revizijski trag utvrđen člankom 3. ove Uredbe.
Revizijama će se i provjeriti je li javni doprinos uplaćen korisniku u skladu s člankom 42. stavkom 2. Uredbe (EU) br. 223/2014.
3. Revizije operacija, prema potrebi, uključuju terensku provjeru fizičke provedbe operacije.
4. Revizijama operacija provjerava se točnost i potpunost odgovarajućih izdataka koje je tijelo za ovjeravanje zabilježilo u svom računovodstvenom sustavu te usklađivanje revizijskog traga na svim razinama.
5. Ako su uočeni problemi sustavne prirode i stoga predstavljaju rizik za druge operacije u okviru operativnog programa, revizorsko tijelo osigurava daljnji pregled uključujući, prema potrebi, i dodatne revizije kako bi se utvrdio razmjer tih problema te predlaže potrebne korektivne mjere.
6. Samo se izdaci obuhvaćeni područjem primjene revizije koja je provedena na temelju stavka 1. ubrajaju u količinu revidiranih izdataka, u svrhu podnošenja izvještaja Komisiji o godišnjoj pokrivenosti. U tu svrhu, koristi se model izvješća o kontroli utvrđen na temelju članka 34. stavka 6. Uredbe (EU) 223/2014.
Članak 6.
Metodologija za odabir uzorka operacija
(članak 34. stavak 7. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Revizorsko tijelo određuje metodu za odabir uzorka („metodu uzorkovanja”) u skladu s uvjetima utvrđenima ovim člankom i uzimajući u obzir međunarodno prihvaćene revizijske standarde, INTOSAI, IFAC ili IIA.
2. Pored objašnjenja navedenih u revizijskoj strategiji, revizorsko tijelo vodi evidenciju o dokumentaciji i stručnoj procjeni korištenima pri utvrđivanju metoda uzorkovanja i koje obuhvaćaju faze planiranja, odabira, testiranja i ocjenjivanja, kako bi se dokazalo da je utvrđena metoda primjerena.
3. Uzorak je reprezentativan za stanovništvo iz kojeg je izabran i omogućuje revizorskom tijelu da sastavi valjano revizorsko mišljenje u skladu s člankom 34. stavkom 5. točkom (a) Uredbe (EU) br. 223/2014. Izdaci tog stanovništva obuhvaćeni su izdacima operativnog programa koji su uključeni u zahtjeve za plaćanje podnesene Komisiji u skladu s člankom 41. Uredbe (EU) br. 223/2014 za određenu obračunsku godinu. Uzorak može biti odabran za vrijeme ili nakon obračunske godine.
4. U svrhu primjene članka 34. stavka 1. Uredbe (EU) br. 223/2014, metoda uzorkovanja je statistička kada osigurava:
i.
nasumičan odabir stavki uzorka;
ii.
upotrebu teorije vjerojatnosti pri ocjenjivanju rezultata uzorka, uključujući mjerenje i kontrolu rizika uzorkovanja te planirane i postignute točnosti.
5. Metodom uzorkovanja osigurava se nasumičan odabir svake jedinice uzorkovanja u stanovništvu tako što se koriste nasumični brojevi dobiveni za svaku jedinicu stanovništva kako bi se odabrale jedinice koje sačinjavaju uzorak ili tako što se pri temeljitom sustavnom odabiru koriste nasumične početne točke i primjenjuje sustavno pravilo za odabir dodatnih stavki.
6. Jedinicu uzorkovanja određuje revizorsko tijelo, na temelju stručne procjene. Jedinica uzorkovanja može biti operacija, projekt unutar operacije ili korisnikov zahtjev za plaćanje. Informacije o vrsti utvrđene jedinice uzorkovanja i o stručnoj procjeni korištenoj u tu svrhu uključene su u izvješće o kontroli.
7. Ako je iznos ukupnih izdataka koji se odnose na jedinicu uzorkovanja za obračunsku godinu negativan, izuzet će se od stanovništva iz prethodno navedenog stavka 3. i revidirati zasebno. Revizorsko tijelo također može sastaviti uzorak tog zasebnog stanovništva.
8. Ako se primjenjuju uvjeti za proporcionalnu kontrolu iz članka 58. stavka 1. Uredbe (EU) br. 223/2014, revizorsko tijelo može izuzeti stavke navedene u tom članku iz stanovništva na kojem treba odrediti uzorak. Ako je predmetna operacija već odabrana u uzorku, revizorsko tijelo zamjenjuje je odgovarajućim nasumičnim odabirom.
9. Svi izdaci u uzorku prijavljeni Komisiji podložni su reviziji.
Ako odabrane jedinice uzorkovanja uključuju velik broj osnovnih zahtjeva za plaćanje ili faktura, revizorsko tijelo može ih revidirati poduzorkovanjem, odabirući osnovne zahtjeve za plaćanje ili fakture tako što koristi iste parametre uzorkovanja koji su korišteni za odabir jedinica uzorkovanja glavnog uzorka.
U tom slučaju, izračunavaju se odgovarajuće veličine uzorka za svaku jedinicu uzorka koju treba revidirati i, u svakom slučaju, one ne smiju biti manje od 30 osnovnih zahtjeva za plaćanje ili faktura za svaku jedinicu uzorkovanja.
10. Revizorsko tijelo može raslojiti stanovništvo dijeleći ga u podskupine, od kojih je svaka skupina jedinica uzorkovanja sa sličnim karakteristikama, posebno što se tiče stope rizika ili očekivane stope pogreške ili gdje stanovništvo uključuje operacije koje se sastoje od financijskih doprinosa iz operativnog programa za stavke visoke vrijednosti.
11. Revizorsko tijelo ocjenjuje pouzdanost sustava kao visoku, srednju ili nisku, uzimajući u obzir rezultate revizija sustava u određivanju tehničkih parametara uzorkovanja tako da je kombinirana razina sigurnosti dobivena iz revizija sustava i revizija operacija visoka. Za sustav čija je pouzdanost ocijenjena kao visoka, razina pouzdanosti primijenjena kod uzorkovanja ne smije biti manja od 60 %. Za sustav čija je pouzdanost ocijenjena kao niska, razina pouzdanosti primijenjena kod uzorkovanja ne smije biti manja od 90 %. Maksimalna razina značajnosti je 2 % od izdataka navedenih u stavku 3.
12. Ako se uoče nepravilnosti ili rizik od nepravilnosti, revizorsko tijelo na temelju stručne procjene odlučuje je li potrebna revizija dopunskog uzorka dodatnih operacija ili dijelova operacija koje nisu revidirane u slučajnom uzorku kako bi se uzelo u obzir uočene specifične faktore rizika.
13. Revizorsko tijelo zasebno analizira rezultate revizija dopunskog uzorka, donosi zaključke na temelju tih rezultata i priopćuje ih Komisiji u godišnjem izvješću o kontroli. Nepravilnosti uočene u dopunskom uzorku ne uključuju se u izračun projiciranih nasumičnih pogrešaka nasumičnog uzorka.
14. Na temelju rezultata revizija operacija u svrhu revizorskog mišljenja i izvješća o kontroli navedenih u članku 34. stavku 5. točkama (a) i (b) Uredbe (EU) br. 223/2014 revizorsko tijelo izračunava ukupnu stopu pogreške, koja je zbroj projiciranih nasumičnih pogrešaka i, ako je primjenjivo, sustavnih pogrešaka i neispravljenih pogrešaka anomalije, podijeljenih s brojem stanovnika.
Članak 7.
Revizije financijskih izvještaja
(članak 34. stavak 7. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Revizije financijskih izvještaja navedene u članku 49. stavku 1. Uredbe (EU) br. 223/2014 provodi revizorsko tijelo za svaku obračunsku godinu.
2. Revizije financijskih izvještaja pružaju opravdanu sigurnost u pogledu potpunosti, točnosti i istinitosti iznosa prijavljenih u izvještajima.
3. Za potrebe stavaka 1. i 2. revizorsko tijelo posebno uzima u obzir rezultate revizija sustava provedenih pri tijelu za ovjeravanje te rezultate revizija operacija.
4. Revizija sustava uključuje provjeru pouzdanosti računovodstvenog sustava tijela za ovjeravanje i, na temelju uzorka, točnosti izdataka povučenih i vraćenih iznosa zabilježenih u računovodstvenom sustavu tijela za ovjeravanje.
5. Za potrebe revizorskog mišljenja, kako bi se zaključilo da financijski izvještaji pružaju točan i nepristran uvid, revizorsko tijelo provjerava da su svi elementi zahtijevani člankom 49. Uredbe (EU) br. 223/2014 točno uključeni u financijske izvještaje i da odgovaraju popratnim računovodstvenim knjigama koje vode relevantna tijela i korisnici za vrijeme trajanja revizije koju provodi revizorsko tijelo. Revizorsko tijelo, na temelju financijskih izvještaja koje mu dostavlja tijelo za ovjeravanje, osobito provjerava:
(a)
da se ukupan iznos prihvatljivih javnih troškova prijavljenih u skladu s člankom 49. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) br. 223/2014 podudara s izdacima i odgovarajućim javnim doprinosom uključenima u zahtjeve za plaćanje predanima Komisiji za relevantnu obračunsku godinu, a ako postoje razlike, da su u izvještajima dostavljena primjerena objašnjenja za usklađene iznose;
(b)
da iznosi povučeni i vraćeni tijekom obračunske godine, iznosi koje je potrebno vratiti do kraja obračunske godine i nepovratni iznosi prikazani u izvještajima odgovaraju iznosima unesenima u računovodstvene sustave tijela za ovjeravanje i da se temelje na odlukama odgovornog upravljačkog tijela ili tijela za ovjeravanje;
(c)
da su izdaci izuzeti iz financijskih izvještaja u skladu s člankom 49. stavkom 2. Uredbe (EU) br. 223/2014, prema potrebi, i da su svi potrebni ispravci vidljivi u izvještajima za predmetnu obračunsku godinu;
Provjere navedene u točkama (b) i (c) mogu se vršiti na temelju uzorka.
POGLAVLJE III.
POSEBNE ODREDBE ZA FINANCIJSKO UPRAVLJANJE I FINANCIJSKE ISPRAVKE
Članak 8.
Kriteriji za utvrđivanje ozbiljnih nedostataka u učinkovitom funkcioniranju sustava upravljanja i kontrole
(članak 55. stavak 4. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Komisija svoju procjenu učinkovitog funkcioniranja sustava upravljanja i kontrole temelji na rezultatima svih raspoloživih revizija sustava, uključujući testove kontrole, te revizija operacija.
Ocjena obuhvaća okruženje unutarnje kontrole programa, upravljačke i kontrolne aktivnosti upravljačkih tijela i tijela za ovjeravanje, praćenje koji vrše upravljačko tijelo i tijelo za ovjeravanje te kontrolne aktivnosti revizorskog tijela, a temelji se na provjeri sukladnosti s ključnim uvjetima utvrđenima u Tablici 1 Priloga II.
Ispunjavanje tih ključnih zahtjeva ocjenjuje se na temelju kategorija utvrđenih u Tablici 2 Priloga II.
2. Glavne vrste ozbiljnih nedostataka u učinkovitom funkcioniranju sustava upravljanja i kontrole slučajevi su u kojima je svaki od ključnih uvjeta navedenih u točkama 2., 4., 5., 13., 15., 16. i 18. Tablice 1 Priloga II. ili jedan ili više drugih ključnih uvjeta iz Tablice 1 Priloga II. ocijenjen da ulazi u kategoriju 3. ili 4. iz Tablice 2 Priloga II.
Članak 9.
Kriteriji za primjenu fiksnih stopa ili ekstrapoliranih financijskih ispravaka i kriteriji za određivanje razine financijskog ispravka
(članak 55. stavak 4. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Financijski ispravci primjenjuju se na cijeli operativni program ili na njegov dio, ako Komisija utvrdi jedan ili više ozbiljnih nedostataka u funkcioniranju sustava upravljanja i kontrole.
Neovisno o prvom podstavku, ekstrapolirani financijski ispravci primjenjuju se bilo na cijeli operativni program bilo samo na njegov dio, ako Komisija utvrdi sustavne nepravilnosti u reprezentativnom uzorku operacija, čime se omogućuje točnije utvrđivanje visine rizika za proračun Unije. U tom slučaju, rezultati ispitivanja reprezentativnog uzorka ekstrapoliraju se na ostatak stanovništva iz kojega je uzet uzorak u svrhu određivanja financijskog ispravka.
2. Razina fiksnog ispravka određuje se s obzirom na sljedeće elemente:
(a)
relativnu važnost ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka u okviru sustava upravljanja i kontrole kao cjeline;
(b)
učestalost i razmjer ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka;
(c)
stupanj rizika od gubitka za proračun Unije.
3. Uzimajući u obzir te elemente, razina financijskog ispravka određuje se na sljedeći način:
(a)
ako su ozbiljni nedostatak ili ozbiljni nedostaci u sustavu upravljanja i kontrole tako ključni, učestali i sveobuhvatni da predstavljaju potpuni neuspjeh sustava koji ugrožava zakonitost i ispravnost svih predmetnih izdataka, primjenjuje se fiksna stopa od 100 %;
(b)
ako su ozbiljni nedostatak ili ozbiljni nedostaci u sustavu upravljanja i kontrole tako učestali i sveobuhvatni da predstavljaju iznimno težak neuspjeh sustava koji ugrožava zakonitost i ispravnost vrlo visokog postotka predmetnih izdataka, primjenjuje se fiksna stopa od 25 %;
(c)
ako je do ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka u sustavu upravljanja i kontrole došlo zbog sustava koji ne radi ili radi tako loše ili rijetko da ugrožava zakonitost i ispravnost visokog postotka predmetnih izdataka, primjenjuje se fiksna stopa od 10 %;
(d)
ako je do ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka u sustavu upravljanja i kontrole došlo zbog sustava čiji je rad nedosljedan i čime se ugrožava zakonitost i ispravnost značajnog postotka predmetnih izdataka, primjenjuje se fiksna stopa od 5 %.
4. Ako bi primjena fiksne stope određene u skladu sa stavkom 3. bila nerazmjerna, smanjuje se razina ispravka.
5. Ako se zbog propusta odgovornih tijela da poduzmu primjerene korektivne mjere nakon primjene financijskog ispravka u obračunskoj godini, u narednoj obračunskoj godini utvrdi isti ozbiljni nedostatak ili ozbiljni nedostaci, razina ispravka može se, zbog postojanja ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka, povećati na razinu koja ne prelazi onu iz sljedeće više kategorije.
Članak 10.
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Članak 3. primjenjuje se od 1. prosinca 2014., u odnosu na informacije o zabilježenim i pohranjenim podacima iz Priloga I.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 13. ožujka 2014.