KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) Nr. 1244/2014
af 20. november 2014
om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 375/2014 om oprettelse af det frivillige europæiske korps for humanitær bistand (»initiativet EU-bistandsfrivillige«)
(EØS-relevant tekst)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 375/2014 om oprettelse af det frivillige europæiske korps for humanitær bistand (»initiativet EU-bistandsfrivillige«) (1), særlig artikel 9, stk. 3, artikel 10, stk. 1, og artikel 12, stk. 6, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I henhold til forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter Kommissionen regler og procedurer, der omfatter de nødvendige betingelser, ordninger og krav, som sende- og værtsorganisationer skal anvende i forbindelse med udpegning, udvælgelse, forberedelse, forvaltning og udsendelse af kandidater og EU-bistandsfrivillige til støtte for humanitære bistandsaktioner i tredjelande. Forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter, at disse regler vedtages ved delegerede retsakter, og at procedurerne vedtages ved gennemførelsesretsakter.
(2)
Alle med interesse i initiativet EU-bistandsfrivillige, herunder de frivillige selv og sende- og værtsorganisationerne, bør tilskyndes til at tage initiativets væsen til sig og dele det med andre.
(3)
Det er vigtigt, at kandidater udpeges og udvælges ved hjælp af en ikke-diskriminerende, retfærdig og gennemsigtig procedure på grundlag af et partnerskab mellem sende- og værtsorganisationer, der er i overensstemmelse med de faktiske behov, som værtsorganisationerne på lokalt plan tilkendegiver.
(4)
Både sende- og værtsorganisationer bør give de frivillige grundige introduktionskurser for at forhindre misforståelser med hensyn til roller og forventninger og for på passende vis og rent praktisk at forberede dem på udsendelse. Dette vil skabe grundlag for tillid og accept i værtssamfundet under fuld hensyntagen til relevante kulturelle forhold af sensitiv karakter.
(5)
Uddannelse er en afgørende del af forberedelsen forud for udsendelse og bør tilbydes alle kandidater inden for rammerne af et struktureret program bestående af obligatoriske og valgfrie kurser. Juniormedarbejdere bør desuden have mulighed for - eventuelt gennem praktikophold - at videreudvikle deres kompetencer og tilegne sig ny specifik viden og færdigheder, der er relevante i den humanitære sektor. Denne indsats bør i særdeleshed have relevans for sende- og værtsorganisationernes aktiviteter og situation.
(6)
Sende- og værtsorganisationer bør indføre et passende vejlednings- og personaleforvaltningssystem. De bør i fællesskab vejlede og vurdere de EU-bistandsfrivilliges præstation og resultater og give dem feedback vedrørende deres opgavebeskrivelse og mål. Det vil bidrage til at forbedre ansvarligheden om initiativet EU-bistandsfrivillige.
(7)
Mentorordninger bør supplere vejlednings- og personaleforvaltningssystemet og sikre de EU-bistandsfrivillige yderligere støtte før, under og efter udsendelsen.
(8)
Der bør under udsendelsen i tredjelandene etableres en kanal for løbende kommunikation og yderligere støtte fra sendeorganisationerne. Alle EU-bistandsfrivillige bør modtage en debriefing og tilbydes støtte efter endt udsendelse.
(9)
De EU-bistandsfrivillige bør tilbydes passende arbejds- og levevilkår, så de kan udføre deres opgaver under sikre og sundhedsmæssigt forsvarlige forhold og få opfyldt deres basale behov uden at lide personlig nød under hensyntagen til, at frivilliges livsstil er beskeden, ikke ekstravagant. Det er ikke hensigten, at tilskud til opholdsudgifter og andre betalinger, som EU-bistandsfrivillige tildeles, skal udgøre løn for ordinært arbejde. Satserne for disse betalinger bør ikke fastsættes i lyset af erhvervserfaring eller ekspertise eller på grundlag af den frivilliges opgavebeskrivelse, da betalingerne alene har til formål at dække leveomkostninger under udsendelsen. For at sikre en høj og ensartet beskyttelse bør alle EU-bistandsfrivillige være dækket af en omfattende forsikringspolice, der specifikt er udformet til at beskytte dem under hele deres udsendelse i tredjelande og i andre relevante perioder før og efter.
(10)
Omhu er helt afgørende og er et fælles ansvar. Sende- og værtsorganisationerne bør så vidt muligt drage omsorg for de EU-bistandsfrivilliges sundhed, sikkerhed og trivsel og udvikle passende sikkerheds- og sundhedsprocedurer. EU-bistandsfrivillige bør ligeledes gøre alt for at garantere deres egen og andres sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen.
(11)
De EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation bør under hele udsendelsen løbende overvåges og vurderes. Overvågningen og vurderingen bør baseres på et vejlednings- og præstationsstyringssystem og tilvejebringe data, der viser, i hvilket omfang den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation - med hensyn til resultater og indvirkninger - bidrager til målene for projektet og for initiativet generelt.
(12)
Der er brug for en effektiv certificeringsmekanisme for at sikre, at sende- og værtsorganisationerne overholder de fælles regler, der er fastsat i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og de procedurer, der er fastsat i denne forordning. En sådan certificeringsmekanisme bør baseres på principperne om forenkling og ikke-overlapning, en sondring mellem sende- og værtsorganisationer, omkostningseffektivitet, gennemsigtighed og upartiskhed og bør fremme diversitet og tilgængelighed.
(13)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra det udvalg, der er nedsat i medfør af artikel 26 i forordning (EU) nr. 375/2014.
(14)
For at sikre en rettidig gennemførelse af initiativet EU-bistandsfrivillige bør denne forordning træde i kraft hurtigst muligt, da den fastsætter de bestemmelser, på grundlag af hvilke gennemførelsesorganisationerne udsender EU-bistandsfrivillige i tredjelande -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand
Denne forordning fastsætter bestemmelser til gennemførelse af forordning (EU) nr. 375/2014 for så vidt angår forordningens artikel 9, stk. 3, artikel 10, stk. 1, og artikel 12, stk. 6:
a)
de procedurer, der skal følges ved udpegning og udvælgelse og ved den nødvendige forberedelse forud for udsendelsen af kandidater, herunder praktikophold, hvor det er relevant
b)
de nærmere ordninger for uddannelsesprogrammet og proceduren for vurdering af, om kandidaterne er parate til at blive udsendt
c)
bestemmelser vedrørende udsendelse og organisering af EU-bistandsfrivillige i tredjelande, herunder bl.a. vejledning på stedet, fortsat støtte via coaching, mentorordninger, supplerende uddannelse, påkrævede arbejdsvilkår, støtte efter udsendelsen
d)
dækning af forsikringsudgifter og af de frivilliges leveomkostninger, herunder opholdsudgifter, logi, rejser og andre relevante udgifter
e)
procedurer, der skal følges inden, under og efter udsendelsen for at sikre omhu og passende sikkerhedsforanstaltninger, herunder protokoller for medicinsk evakuering og sikkerhedsplaner, som omfatter nødevakuering fra tredjelande, herunder de nødvendige procedurer for kontakt med nationale myndigheder
f)
procedurer for overvågning og vurdering af de EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation
g)
en certificeringsmekanisme, der sikrer, at sendeorganisationer overholder de regler og procedurer, der er omhandlet i artikel 9 i forordning (EU) nr. 375/2014, og en differentieret certificeringsmekanisme for værtsorganisationer.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning finder definitionerne i artikel 3 i forordning (EU) nr. 375/2014 og definitionerne i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, anvendelse. Derudover forstås ved:
a) »kompetenceramme«: en ramme som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
b) »lærings- og udviklingsplan«: en plan som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
c) »underviser«: en person, som uddannelsesudbyderen har ansat til at undervise i et eller flere uddannelsesmoduler eller til at lette scenariebaserede simuleringsøvelser og til at vurdere kandidatens kompetencer
d) »uddannelsesmentor«: en underviser, som uddannelsesudbyderen har ansat til at varetage en koordineringsrolle, der består i at vurdere, om kandidaten er egnet til udsendelse. Uddannelsesmentoren har ansvaret for en gruppe af kandidater. Vedkommende koordinerer vurderingen af kandidaternes kompetencer på grundlag af feedback fra andre undervisere og afvikler personlige samtaler med kandidaterne for at drøfte deres selvevaluering og undervisernes vurdering
e) »mentorordning«: en uformel form for overførsel af viden, social kapital og psykosocial bistand med relevans for arbejde, karriere og faglig udvikling. Mentorordninger omfatter uformel kommunikation, almindeligvis personlig kommunikation i en sammenhængende periode mellem på den ene side en person, som værtsorganisationen har udpeget som mentor, og som anses for at besidde relevant viden, ekspertise og erfaring, og på den anden side den EU-bistandsfrivillige
f) »debriefing«: en proces, der giver sende- og værtsorganisationerne og de EU-bistandsfrivillige klare informationer om de opgaverelaterede resultater samt de EU-bistandsfrivilliges resultater og omfatter anbefalinger eller læringsresultater vedrørende deres oplevelser og udbytte af udsendelsen samt opnåede erfaringer og sikrer en positiv faglig afslutning af udsendelsen.
KAPITEL 2
UDPEGNING OG UDVÆLGELSE AF KANDIDATER
Artikel 3
Udpegnings- og udvælgelsesprocedure
1. Sende- og værtsorganisationerne fastsætter i fællesskab en udpegnings- og udvælgelsesprocedure. De respektive roller, ansvar og procedurer beskrives nærmere for at sikre en gennemsigtig, retfærdig og effektiv rekrutteringsproces, der følger reglerne for ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
2. Udpegnings- og udvælgelsesproceduren baseres på et partnerskab mellem sende- og værtsorganisationerne og skal sikre en rettidig og løbende kommunikation. Sendeorganisationen sørger for, at værtsorganisationen konsekvent involveres gennem hele rekrutteringsprocessen.
3. Den fastlagte udpegnings- og udvælgelsesprocedure finder anvendelse på alle faser af rekrutteringsprocessen.
4. Udpegnings- og udvælgelsesproceduren skal som minimum omfatte:
a)
en opgavebeskrivelse, en kompetenceprofil samt udvælgelseskriterier for EU-bistandsfrivillige som omhandlet i artikel 4
b)
opslag af stillingen og ansøgningsprocedure som omhandlet i artikel 5
c)
vurdering samt indledende og endelig udpegning af de bedste ansøgere som omhandlet i artikel 6
d)
udvælgelse som omhandlet i artikel 7.
Artikel 4
Specifikation af opgavebeskrivelsen, kompetenceprofilen og udvælgelseskriterierne for EU-bistandsfrivillige
1. På grundlag af en behovsvurdering foretaget i overensstemmelse med Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, foreslår værtsorganisationen, jf. de i punkt 1 i bilag I fastsatte krav, indholdet i den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse, herunder fleksible elementer for at tage højde for den frivilliges input efter rekrutteringen.
2. Sendeorganisationen vurderer opgavebeskrivelsen for alt efter behov at hjælpe med at ændre den med henblik på at sikre en passende og realistisk matchning, der tager højde for de EU-bistandsfrivilliges forventede kompetencer og værtsorganisationens behov og kapacitet til at engagere frivillige.
3. På grundlag af opgavebeskrivelsen og kompetencerammen fastlægger sende- og værtsorganisationerne i detaljer den EU-bistandsfrivilliges kompetenceprofil og udvælgelseskriterierne, herunder de minimumskrav, der skal anvendes i rekrutteringsprocessen. Af kompetenceprofilen skal det også fremgå, om den frivillige er en senior- eller en juniormedarbejder, og om der eventuelt er behov for et praktikophold.
Artikel 5
Opslag af stillingen og ansøgningsprocedure
1. Sendeorganisationen er ansvarlig for at opslå stillingen. Med hjælp fra værtsorganisationen sammensætter den en informationspakke til brug ved opslaget af stillingen med henblik på at informere om initiativet og tiltrække kandidater.
2. Stillingsopslaget skal som minimum være udformet på engelsk, i et klart, konkret og letforståeligt sprog og give oplysninger om den stilling, som kandidaterne tilbydes, i overensstemmelse med kravene i punkt 2 i bilag I.
3. Stillingen skal være opslået i mindst en måned på den centrale platform for initiativet EU-bistandsfrivillige med mulighed for at anvende yderligere tiltag for at tiltrække ansøgere til den centrale platform. I behørigt begrundede tilfælde kan stillinger i forbindelse med humanitære kriseaktioner være opslået i under en måned, men ikke i mindre end en uge.
4. Ansøgerne skal anvende et standardiseret ansøgningsskema, der omfatter et struktureret CV. Ansøgerne skal også udfylde et standardiseret selvevalueringsskema for at vurdere deres kompetencer med henblik på kompetencerammen og deres evne til at tilpasse sig opgavebeskrivelsen samt de arbejds- og levevilkår, der er beskrevet i stillingsopslaget. De skal give deres samtykke til at ville arbejde og leve under disse vilkår.
Artikel 6
Vurdering samt indledende og endelig udpegning af de bedste ansøgere
1. Sendeorganisationen vurderer ansøgerne på grundlag af de oplysninger, som de har givet i ansøgningsskemaet og i selvevalueringsskemaet, en motiveret begrundelse for at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige - og for at søge den specifikke stilling - samt en vurdering af deres evne til at analysere et relevant humanitært bistandsscenarie ved hjælp af en skriftlig test, et essay eller lignende.
2. På grundlag af vurderingen forelægger sendeorganisationen en indledende udpegning af de bedste ansøgere for værtsorganisationen, med henblik på at de i fællesskab udpeger de ansøgere, der skal indkaldes til samtale.
3. De endeligt udpegede ansøgere indkaldes på grundlag af kompetencerammen til en struktureret samtale. Samtalen kan være personlig eller foregå ved hjælp af telekommunikationsteknologi, om muligt med deltagelse af værtsorganisationen. Yderligere vurderingsmetoder kan omfatte prøver i assessmentcentre, gruppeaktiviteter og arbejdssimuleringsøvelser.
4. Sendeorganisationen kan om nødvendigt kontrollere personlige og faglige anbefalinger inden den endelige udvælgelse. Ansøgerne informeres om udvælgelsesprocessen i stillingsopslaget ved processens begyndelse.
Artikel 7
Udvælgelse
1. Værtsorganisationen træffer endelig afgørelse om den udvalgte kandidat og bekræfter sit valg over for sendeorganisationen, som er ansvarlig for stillingstildelingen og for at forberede introduktionsfasen. Til hver stilling kan der vælges en suppleant, som kan erstatte den udvalgte kandidat i tilfælde af, at denne trækker sig eller ikke længere står til rådighed.
2. Sende- og værtsorganisationerne skal gennem hele udpegnings- og udvælgelsesprocessen kunne dokumentere og begrunde deres udvælgelsesafgørelse for så vidt angår principperne om ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling.
3. Udvælgelsesproceduren afsluttes inden for en passende tidsperiode. Sendeorganisationen underretter alle ansøgere om udvælgelsesafgørelsen og om muligheden for at modtage feedback. Den opfordrer desuden den valgte kandidat til skriftligt at bekræfte sin interesse i at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige.
4. Sendeorganisationen sikrer sig, at dokumentationen i forbindelse med udpegnings- og udvælgelsesprocessen kan spores og bliver opbevaret i overensstemmelse med de regler for databeskyttelse, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
Artikel 8
Vurdering af læringsbehov
1. På grundlag af resultaterne af rekrutteringsprocessen, værtsorganisationens behov og den planlagte udsendelse vurderer sendeorganisationen læringsbehovene i samråd med værtsorganisationen og kandidaten og finder frem til de uddannelsesmoduler, som vedkommende skal deltage i, på grundlag af følgende kriterier:
a)
anciennitet med mulighed for, at seniormedarbejdere kan fokusere på obligatoriske moduler og vælge en projektstyringsuddannelse på et passende niveau samt specialiserede valgfrie moduler
b)
værtsorganisationens behov for bestemte kompetencer, som skal dækkes ved, at kandidaten deltager i valgfrie moduler
c)
kandidatens generelle kompetencer, som skal styrkes gennem deltagelse i valgfrie moduler.
2. Sendeorganisationen udfylder den lærings- og udviklingsplan, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og opregner de udvalgte kandidaters vurderede kompetencer og deres læringsbehov med henblik på fremsendelse til uddannelsesudbyderen.
KAPITEL 3
UDDANNELSESPROGRAM UNDER INITIATIVET EU-BISTANDSFRIVILLIGE
Artikel 9
Uddannelsesprogram
1. Uddannelsesudbyderne gennemfører et uddannelsesprogram for de endeligt udvalgte kandidater, eventuelt med bidrag fra sende- og værtsorganisationer og tidligere frivillige.
2. Uddannelsesprogrammet baseres på kompetencerammen og tilpasses efter henholdsvis junior- og seniormedarbejderes behov.
3. Uddannelsesprogrammet består af en kombineret læringstilgang baseret på e-læring og klasseundervisningsmoduler.
4. De obligatoriske moduler for alle kandidater skal omfatte:
a)
en generel introduktion til Den Europæiske Union, dens eksterne forbindelser og dens krisereaktionssystem
b)
en introduktion til humanitær bistand, Unionens humanitære bistandspolitik og initiativet EU-bistandsfrivillige
c)
håndtering af egen sikkerhed og sundhed
d)
projektstyring
e)
interkulturel bevidsthed (og tværfaglige spørgsmål)
f)
en scenariebaseret simuleringsøvelse, hvor kandidaterne skal demonstrere deres opnåede kompetencer.
5. De valgfrie moduler omfatter:
a)
fortalervirksomhed og kommunikation
b)
psykologisk førstehjælp
c)
uddannelse af videreformidlere
d)
forvaltning af frivillige
e)
organisatorisk udvikling
f)
om nødvendigt skræddersyede moduler, navnlig vedrørende tilpasning af kandidaternes tekniske kompetencer til en konkret humanitær bistandsaktion.
6. Kandidaterne skal følge alle de obligatoriske moduler og kan følge et eller flere valgfrie moduler, som udvælges i henhold til artikel 8.
7. Uddannelsesprogrammet med nærmere oplysninger om de enkelte moduler, herunder status, målgruppe, varighed, de kompetencer, der opbygges, og relaterede læringsresultater udformes i henhold til bilag II.
Artikel 10
Vurdering af kandidaterne under og efter uddannelsesforløbet
1. Under uddannelsesforløbet og efter dets afslutning vurderes på grundlag af kompetencerammen, om kandidaterne er parate til at blive udsendt.
2. Vurderingen tilrettelægges af underviserne i fællesskab og koordineres af kandidatens uddannelsesmentor.
3. Vurderingen af kompetencerne baseres på undervisernes vurderinger af kandidatens viden, færdigheder og personlige indstilling, herunder:
a)
den selvevaluering, som kandidaten skal foretage efter den scenariebaserede simuleringsøvelse
b)
undervisernes observationer efter hvert modul og efter den scenariebaserede simuleringsøvelse
c)
uddannelsesmentorens vurdering, som skal omfatte en grundig gennemgang af selvevalueringen og observationerne fra et personligt mentormøde mellem uddannelsesmentoren og kandidaten på grundlag af undervisernes feedback.
4. Vurderingen af alle kompetencer indføjes i kandidatens lærings- og udviklingsplan, som ajourføres ved uddannelsesforløbets afslutning, og som skal indeholde oplysninger om de fulgte kurser og de opnåede resultater.
5. Kandidater, som udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, erklæres uegnede. Underviserne og uddannelsesmentoren skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
KAPITEL 4
FORBEREDELSE AF KANDIDATER FORUD FOR UDSENDELSE
Artikel 11
Introduktionsprogram
1. Formålet med introduktionsforløbet er at gøre kandidaten eller den EU-bistandsfrivillige bekendt med sende- og værtsorganisationens kultur, politik og praksis samt forventningerne til opgavebeskrivelsen.
2. Sende- og værtsorganisationerne udvikler i fællesskab et introduktionsprogram. Programmet skal fastlægge deres roller og ansvar om muligt på grundlag af input fra tilbagevendte EU-bistandsfrivillige for at drage fordel af deres førstehåndsoplevelser og -erfaring. Programmet skal omfatte:
a)
introduktion forud for udsendelsen forestået af sendeorganisationen, jf. artikel 12
b)
introduktion i udsendelseslandet forestået af værtsorganisationen, jf. artikel 18.
3. Sende- og værtsorganisationerne tilrettelægger, hvor det er relevant, fællesmøder med deltagelse af alle kandidater eller EU-bistandsfrivillige.
Artikel 12
Introduktion forud for udsendelse
1. Sendeorganisationerne sikrer sig, at alle kandidater modtager en grundig og passende personlig introduktion forud for deres udsendelse. Denne introduktion skal som minimum omfatte følgende:
a)
organisations- og ledelsesstruktur og organisations- og ledelsesprocesser, teams, der er involverede i projektet (herunder projektlederen, den krisestyringsansvarlige, personaleafdelingen), organisationens mission og målsætninger i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
omfattende oplysninger om indholdet af det projekt, som kandidaten skal arbejde med, vedkommendes opgavebeskrivelse og den behovsvurdering, som understøtter den, samt de forventede arbejds- og levevilkår som omhandlet i artikel 22 og artikel 24-27
c)
de relevante rammebestemmelser, der finder anvendelse på den frivillige, som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
d)
de fælles regler og procedurer, der er relevante for den frivillige, bl.a. vedrørende disciplin, klager, afstandtagen fra svig og korruption, beskyttelse af børn og sårbare voksne samt overholdelse af adfærdskodeksen som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
e)
obligatorisk, situationsbestemt orientering om sikkerhed og sundhed (herunder lægeundersøgelse forud for afrejse) som omhandlet i artikel 28 og 30
f)
det indførte system og den indførte procedure for vejledning og præstationsstyring samt de indførte støttemekanismer, herunder mentorordninger og anden støtte som omhandlet i artikel 19, 20 og 21
g)
lærings- og udviklingsplanen
h)
information om netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige og om den måde, hvorpå det støtter frivillige før, under og efter udsendelse
i)
information om de kommunikations- og synlighedsaktiviteter, der er planlagt inden for rammerne af projektet, på grundlag af kommunikationsplanen som omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014, herunder kontaktoplysninger på Kommissionens ansvarlige regionale informationsmedarbejder
j)
debriefing som omhandlet i artikel 23.
2. I forbindelse med introduktionen giver sendeorganisationerne også oplysninger om Kommissionens lokale humanitære bistandskontor for udsendelseslandet og underretter dette kontor om den forestående udsendelse af EU-bistandsfrivillige.
3. Sendeorganisationen sikrer sig, at kandidaterne har læst og forstået alle de oplysninger, der gives i løbet af introduktionsforløbet, og at disse oplysninger forbliver let tilgængelige under hele varigheden af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 13
Praktikophold for juniormedarbejdere
1. Kandidater, som er juniormedarbejdere, kan ud over uddannelsen blive pålagt at gennemføre et praktikforløb i en sendeorganisation for gennem praktisk arbejde at få kendskab til de procedurer, etiske regler og sammenhænge, der er kendetegnende for humanitært arbejde, og yderligere forberede sig på den planlagte udsendelse som EU-bistandsfrivillig. Praktikopholdet må højst vare seks måneder med mulighed for begrænset forlængelse i behørigt begrundede undtagelsestilfælde.
2. Sendeorganisationen ændrer og ajourfører i samråd med værtsorganisationen og praktikanten læringsbehovene i lærings- og udviklingsplanen på grundlag af praktikstedets behov. I lærings- og udviklingsplanen fastlægges navnlig:
a)
de læringsresultater, som praktikanten forventes at opnå i løbet af praktikforløbet
b)
de opgaver, som praktikanten skal gennemføre som led i læringsprocessen, og de ressourcer, der skal stilles til rådighed
c)
de mål og resultater, som praktikanten forventes at opnå efter afslutning af praktikforløbet.
3. Følgende artikler i denne forordning finder tilsvarende anvendelse på praktikophold og pålægger de sendeorganisationer, der ansætter praktikanterne, visse forpligtelser:
a)
artikel 19, stk. 4, 5, 6 og 9, samt artikel 21 og 22
b)
artikel 24 med undtagelse af stk. 5. Kandidater, der kommer fra EU-lande eller fra tredjelande som omhandlet i artikel 23, stk. 1, litra b), i forordning (EU) nr. 375/2014 i overensstemmelse med betingelserne i nævnte artikel, og som er dækket af deres nationale socialsikrings- eller forsikringsordning i deres opholdsland, og som gennemfører et praktikophold i ovennævnte lande, modtager kun en tillægsdækning. Det betyder, at deres forsikringsdækning er begrænset til omkostninger, der ikke er dækket via den nationale socialsikrings- eller forsikringsordning. I særligt begrundede tilfælde, hvor den nationale socialsikrings- eller forsikringsordning kun dækker en del eller ingen af de omkostninger, der er omhandlet i artikel 24, stk. 5, dækkes 100 % af omkostningerne
c)
artikel 25 med undtagelse af stk. 6, artikel 26 og artikel 27, stk. 1, hvor det er relevant
d)
artikel 28, stk. 1, 8, og 14, og artikel 30, stk. 1, 4, 5, 6 og 7.
Artikel 14
Vurdering af kandidaten efter praktikopholdet
1. Ved afslutningen af praktikopholdet foretager praktikanten en selvevaluering på grundlag af kompetencerammen og lærings- og udviklingsplanen.
2. Praktikantens nærmeste chef fra sendeorganisationen gennemgår selvevalueringen og vurderer praktikanten i samråd med værtsorganisationen, især for at:
a)
vurdere praktikantens præstation i forhold til målene
b)
undersøge, om de aftalte resultater er blevet opnået
c)
klarlægge læringsresultaterne.
3. Kandidater, som udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, erklæres uegnede og kan ikke blive EU-bistandsfrivillige. Praktikantens nærmeste chef fra sendeorganisationen skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
Artikel 15
Yderligere uddannelse forud for udsendelse
Med forbehold af kandidatens deltagelse i uddannelsesprogrammet eller som praktikant kan sendeorganisationen tilbyde yderligere relevant uddannelse forud for udsendelsen, såsom uddannelse med henblik på tilpasning af kandidatens tekniske kompetencer, så de opfylder værtsorganisationens behov, kurser i sprog, der er nødvendige i udsendelseslandet osv.
Artikel 16
Kontrakt med den EU-bistandsfrivillige
1. På grundlag af resultaterne af introduktionsforløbet forud for udsendelsen og eventuelt praktikopholdet og andre uddannelsesforløb forud for udsendelsen som omhandlet i artikel 13-15 bekræfter sendeorganisationen i samråd med værtsorganisationen den endelige vurdering af kandidatens egnethed til udsendelse som EU-bistandsfrivillig.
2. Sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivillige, som er erklæret egnet, undertegner en udsendelseskontrakt som fastsat i artikel 14, stk. 5, i forordning (EU) nr. 375/2014.
3. Kontrakten, som udformes i tæt samråd med værtsorganisationerne, fastsætter de specifikke betingelser for udsendelse og den EU-bistandsfrivilliges rettigheder og forpligtelser. Det skal også fremgå, hvilket lands lovgivning der finder anvendelse på kontrakten, i overensstemmelse med Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og kontrakten skal desuden som minimum indeholde følgende elementer:
a)
den nærmere fastlæggelse af den EU-bistandsfrivilliges stilling og titel, udsendelsens varighed og udsendelsesstedet samt de opgaver, der skal udføres, som fastlagt i opgavebeskrivelsen, herunder elementerne fra kommunikationsplanen som omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014
b)
kontraktens varighed, herunder start- og sluttidspunkt
c)
præstationsstyring, herunder:
-
ledelsesstruktur, bl.a. den EU-bistandsfrivilliges ansvarlige nærmeste chef fra værtsorganisationen og kontaktpunktet for løbende støtte fra sendeorganisationen
-
mentorordninger
d)
arbejdsvilkår, herunder arbejdstid og orlov
e)
den EU-bistandsfrivilliges økonomiske rettigheder og forpligtelser, herunder de nødvendige foranstaltninger i forbindelse med deres ophold:
-
tilskud til opholdsudgifter og etablering
-
oplysninger om gældende beskatnings- og socialsikringsregler
-
forsikringsdækning
-
logi
-
rejse
f)
praktiske foranstaltninger:
-
lægeundersøgelse
-
visum og arbejdstilladelse
g)
fortrolighedskrav
h)
forventet adfærd fra den EU-bistandsfrivilliges side, herunder integritet og overholdelse af adfærdskodeksen samt beskyttelse af børn og sårbare voksne, bl.a. en klausul om nultolerance over for seksuelt misbrug, som vedlægges som bilag til kontrakten
i)
disciplinær politik og ophævelse af status som frivillig
j)
mæglingsmekanisme til brug ved problemløsning, klager og tvistbilæggelse
k)
ansvar og politikker vedrørende forvaltning af sikkerhed og sundhed
l)
læring og udvikling
-
uddannelse og introduktion
-
debriefing.
4. I tilfælde af en tvist mellem værts- eller sendeorganisationen og en EU-bistandsfrivillig har den EU-bistandsfrivillige ret til effektive retsmidler i overensstemmelse med de nationale bestemmelser, der gælder for sendeorganisationen.
Artikel 17
Registrering i databasen
Efter modtagelse af den EU-bistandsfrivilliges udtrykkelige samtykke registrerer sendeorganisationen den EU-bistandsfrivilliges oplysninger i databasen som omhandlet i artikel 13 i forordning (EU) nr. 375/2014 (i det følgende benævnt »databasen«). Enhver behandling af personoplysninger i forbindelse med denne database skal foregå i overensstemmelse med reglerne for databeskyttelse som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014. Når Kommissionen behandler personoplysninger i forbindelse med denne database finder forordning (EF) nr. 45/2001 (2) anvendelse.
KAPITEL 5
UDSENDELSE OG FORVALTNING AF EU-BISTANDSFRIVILLIGE
Artikel 18
Introduktion i udsendelseslandet
1. Værtsorganisationerne sørger for, at alle EU-bistandsfrivillige efter deres ankomst til udsendelseslandet får en grundig og passende introduktion på stedet, der som minimum omfatter følgende:
a)
organisations- og ledelsesstruktur og organisations- og ledelsesprocesser, teams, der er involverede i projektet (herunder projektlederen, det operationelle og tekniske team, den krisestyringsansvarlige samt støtteteams såsom personale- og økonomiafdelingen), projektsted(er) og organisationens mission og målsætninger i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
omfattende oplysninger om værtsorganisationens mission, kompetenceområde og projekter, de berørte samfund, de operationelle forhold samt forventningerne til resultaterne af den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og den behovsvurdering, som understøtter den
c)
de relevante lokale rammebestemmelser, der gælder for den EU-bistandsfrivillige
d)
obligatorisk, situationsbestemt orientering om sikkerhed og sundhed som omhandlet i artikel 28 og 30
e)
det indførte system og den indførte procedure for vejledning og præstationsstyring samt de indførte støttemekanismer, herunder mentorordninger og anden støtte som omhandlet i artikel 19, 20 og 21
f)
kulturel orientering om landet, regionen og udsendelsesstedet, herunder retningslinjer for passende adfærd
g)
debriefing på stedet som omhandlet i artikel 23.
2. Værtsorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige har læst og forstået alle de oplysninger, der gives i løbet af introduktionsforløbet i udsendelseslandet, og at disse oplysninger forbliver let tilgængelige under hele varigheden af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 19
Vejledning og præstationsstyring
1. Sende- og værtsorganisationerne udvikler i fællesskab et præstationsstyringssystem, der er baseret på præstationsmål og forventede resultater, for at måle fremskridtene og kvaliteten af den EU-bistandsfrivilliges arbejde i henhold til opgavebeskrivelsen.
2. I præstationsstyringsproceduren beskrives sende- og værtsorganisationernes respektive roller og ansvar i forbindelse med vejledningen af den EU-bistandsfrivillige.
3. Under introduktionsforløbet fastsætter sende- og værtsorganisationerne sammen med den EU-bistandsfrivillige dennes præstationsmål og giver vedkommende mulighed for at fremsætte bemærkninger til de fleksible elementer i opgavebeskrivelsen.
4. Værtsorganisationen udpeger den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef, som skal være ansvarlig for at vejlede den EU-bistandsfrivillige, og som med passende mellemrum, og når det praktisk kan lade sig gøre, skal holde vejledningsmøder med den EU-bistandsfrivillige.
5. Hvis det er relevant, og afhængigt af udsendelsens varighed, foretager sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef fra værtsorganisationen sammen med den EU-bistandsfrivillige en fælles midtvejsevaluering af den frivilliges præstation for formelt at evaluere integrationsprocessen og fremskridtene med opfyldelsen af målene og for at justere målene, opgavebeskrivelsen samt lærings- og udviklingsplanen.
6. Hvis konklusionen i midtvejsevalueringen er, at den EU-bistandsfrivillige udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, træffer værtsorganisationen efter aftale med sendeorganisationen afgørelse om at afslutte udsendelsen før tid. De skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
7. Sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef fra værtsorganisationen foretager sammen med den EU-bistandsfrivillige en endelig præstationsvurdering for ved afslutningen af udsendelsen at evaluere den EU-bistandsfrivilliges indsats i forhold til målene for vedkommendes opgavebeskrivelse og i forhold til lærings- og udviklingsplanen.
8. Resultaterne af præstationsvurderingen integreres i den EU-bistandsfrivilliges lærings- og udviklingsplan.
9. Sendeorganisationen opbevarer præstationsvurderingsoptegnelserne i overensstemmelse med de regler for databeskyttelse, som er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og registrerer i databasen, om udsendelsen er blevet afsluttet planmæssigt eller ej, og hvis ikke, hvad årsagen hertil er.
Artikel 20
Løbende vejledning fra sendeorganisationer
1. Forud for udsendelsen udpeger sendeorganisationen en kontaktperson, som skal stå til rådighed i hele udsendelsens varighed, og som skal have regelmæssig kontakt med den EU-bistandsfrivillige for at:
a)
bistå den EU-bistandsfrivillige i etablerings- og overgangsfasen
b)
yde den nødvendige ekstra støtte til den EU-bistandsfrivillige og værtsorganisationen
c)
tage del i midtvejsevalueringen og i endelige evalueringer samt i andre møder, hvis det er nødvendigt, og
d)
yde mæglingsstøtte i tilfælde af uoverensstemmelser mellem værtsorganisationen og den EU-bistandsfrivillige.
2. Hvis den udpegede kontaktperson ikke længere er i stand til at udfylde sin rolle under udsendelsen, findes der hurtigst muligt en stedfortræder for at sikre bistandens kontinuitet.
Artikel 21
Mentorordning
1. Værtsorganisationen udpeger en eller flere mentorer for den EU-bistandsfrivillige med henblik på at yde støtte på områder såsom:
a)
udvikling af faglige færdigheder, præstationsforbedring og tilegnelse af viden
b)
kulturel integration og akklimatisering
c)
vejledning i tilknytning til opgavebeskrivelsen og
d)
håndtering af psykosociale problemstillinger.
2. Den eller de udpegede mentor(er) skal have adgang til og basere deres støtte på den EU-bistandsfrivilliges lærings- og udviklingsplan og opgavebeskrivelse. Mentoren eller mentorerne mødes regelmæssigt med den EU-bistandsfrivillige for at drøfte dennes fremskridt og hjælpe med at løse udsendelsesmæssigt relaterede og personlige problemer.
3. Vejledningen tilpasses efter de lokale forhold og skal, såfremt det er muligt, også være relevant for lokale frivillige.
4. Sendeorganisationen skal gøre det lettere at yde vejledning ved gennem et samarbejde med værtsorganisationen at yde analytisk støtte, uddannelsesstøtte og anden form for kapacitetsopbyggende støtte og ved i deres egne strukturer og netværk at finde frem til egnede personer, der har de nødvendige færdigheder, i tilfælde af at adgangen til egnede vejledere på stedet er begrænset.
5. Hvis det er relevant, kan fjernvejledning overvejes, især gennem netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 22
Arbejdsvilkår
1. Alle EU-bistandsfrivillige skal sikres passende arbejdsvilkår, der sætter dem i stand til at udføre deres arbejde tilfredsstillende under udsendelsen, og sikrer deres trivsel, motivation, sundhed og sikkerhed. Arbejdsvilkårene skal være i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i direktiv 89/391/EF (3) og direktiv 2003/88/EF (4).
2. Sende- og værtsorganisationerne samarbejder om at fastsætte passende arbejdsvilkår på grundlag af de lokale og nationale operationelle forhold.
3. Værtsorganisationen giver de nødvendige oplysninger og foreslår arbejdsvilkårene, hvorefter sendeorganisationen vurderer, om de er egnede og passende til at sikre overensstemmelse med deres pligt til at udvise omhu og med sendeorganisationens generelle politikker og praksis.
4. Sende- og værtsorganisationerne sørger i fællesskab for, at sikkerheds- og sundhedsrisici forebygges, håndteres og afbødes, og at de foreslåede arbejdsvilkår følger de vedtagne sikkerheds- og sundhedsprocedurer som omhandlet i artikel 28, 29 og 30 og er i overensstemmelse med kravene vedrørende arbejdstid, orlov, daglige og ugentlige hvileperioder og arbejdsstedet som omhandlet i punkt 3 i bilag I.
Artikel 23
Udsendelsens afslutning og støtte efter endt udsendelse
1. Sende- og værtsorganisationerne træffer i fællesskab beslutning om indholdet og formen af den debriefing, som alle EU-bistandsfrivillige, også dem, der vender tilbage før tid, modtager.
2. Værtsorganisationen giver den EU-bistandsfrivillige en personlig eller gruppebaseret debriefing, der omfatter den endelige præstationsvurdering som omhandlet i artikel 19, stk. 7, og, såfremt det er relevant, en projektbeskrivelse til det team og de samarbejdspartnere, der viderefører de aktiviteter, som den EU-bistandsfrivillige har varetaget, med henblik på at sikre bæredygtighed og kontinuitet.
3. Sendeorganisationen giver de tilbagevendte EU-bistandsfrivillige en rettidig personlig eller gruppebaseret debriefing samt operationelle eller projektorienterede debriefinger baseret på feedback fra værtsorganisationen og den endelige gennemførelse af lærings- og udviklingsplanen.
4. Sendeorganisationen hjælper med at få en lægeundersøgelse i stand efter endt udsendelse ved den EU-bistandsfrivilliges hjemkomst og tilbyder psykosociale debriefingmøder og rådgivningsstøtte, som den EU-bistandsfrivillige kan deltage i på frivillig basis.
5. Sende og værtsorganisationerne vejleder den EU-bistandsfrivillige i, hvilke muligheder der er for fortsat at arbejde inden for området humanitær bistand og aktivt europæisk medborgerskab, herunder fremme af og deltagelse i netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige.
6. Sendeorganisationen opfordrer hjemvendte EU-bistandsfrivillige til at give konstruktiv feedback om initiativet EU-bistandsfrivillige, bl.a. ved at forklare, hvordan deres erfaringer kan bruges i forbindelse med fremtidige udsendelser.
KAPITEL 6
BESTEMMELSER VEDRØRENDE FORSIKRING OG LEVEVILKÅR
Artikel 24
Forsikringsdækning
1. Alle EU-bistandsfrivillige skal være omfattet af en fuldt dækkende forsikringspolice, der specifikt er udformet til at beskytte dem under hele deres udsendelse i tredjelandet og i relevante perioder før og efter.
2. Forsikringen skal være dækkende i hele verden, døgnet rundt. Den skal løbe fra den dag, hvor den EU-bistandsfrivillige forlader sit hjem og rejser til udsendelseslandet, og indtil den dag, hvor den EU-bistandsfrivillige forlader udsendelseslandet og kommer tilbage til bopælslandet (i det følgende benævnt »den første dækningsperiode«).
3. Hvis forsikringen skal dække i mere end 12 uger, forlænges den i yderligere 8 uger i den forsikredes hjemland for at dække opfølgende lægebehandling af sygdomme og skader, som den forsikrede kan have pådraget sig i løbet af den første dækningsperiode.
4. Forsikringen skal dække alle aktiviteter, der er knyttet til initiativet EU-bistandsfrivillige, og også den EU-bistandsfrivilliges private aktiviteter i løbet af den første dækningsperiode.
5. Alle EU-bistandsfrivillige skal være dækket 100 % (fuld dækning) på følgende områder:
a)
læge- og tandlægebehandling
b)
graviditet og fødsel
c)
ulykke
d)
hjemtransport
e)
livsforsikring
f)
permanent og midlertidig invaliditet eller uarbejdsdygtighed
g)
erstatningsansvar over for tredjemand
h)
tab eller tyveri af dokumenter, rejsehjemmel og personlige ejendele
i)
supplerende bistand.
6. Med henblik på at sikre ligebehandling og dækning af alle EU-bistandsfrivillige kan Kommissionen indgå kontrakter med en eller flere forsikringsgivere via udbud.
Artikel 25
Beløb til dækning af opholdsudgifter og etablering
1. Sendeorganisationen yder et beløb til dækning af de EU-bistandsfrivilliges ophold i disses egenskab af ikke-beskæftigede personer i form af faste beløb, som betales i god tid og med faste mellemrum.
2. De faste beløb til dækning af opholdsudgifter baseres på en forbrugskurv, der omfatter den EU-bistandsfrivilliges almindelige udgifter til følgende:
a)
fødevarer
b)
toilet- og husholdningsartikler
c)
tøj
d)
lokal transport og indenlandsk transport
e)
diverse udgifter, som anses for at være nødvendige for at sikre en passende levestandard og deltagelse i lokalsamfundet (et beløb på højst 20 % af det samlede beløb for de varer, der er opført i litra a) til d), kan lægges oveni for at omfatte andre udgifter til eksempelvis fritidsinteresser, klipninger, aviser og kontorartikler)
f)
et beløb til uforudsete udgifter til EU-bistandsfrivillige, som opholder sig i områder, hvor prisindekset er højere end landsgennemsnittet (beløbet må højst udgøre 10 % af det samlede beløb for de varer, der er opført i litra a) til d)).
3. Omkostninger til logi indgår ikke i de faste beløb til dækning af opholdsudgifter.
4. Kommissionen offentliggør oplysninger om de faste beløb til dækning af opholdsudgifter for udsendelseslandene på grundlag af landeindekser. Ud over beløbet til dækning af opholdsudgifter kan udgifter til særlige behov, der er knyttet til invaliditet eller andre behørigt begrundede særlige omstændigheder, godtgøres.
5. EU-bistandsfrivillige underrettes rettidigt om ændringer i indeksene og i beløbene til dækning af opholdsudgifter, som berører dem i løbet af deres udsendelse, især i lande med høj inflation eller deflation.
6. Efter planmæssig afslutning af udsendelsen giver sendeorganisationen tilbagevendende EU-bistandsfrivillige et tilskud, der regelmæssigt indekseres, til etablering i hjemlandet på 100 EUR om måneden i henhold til varigheden af deres udsendelse.
Artikel 26
Logi
1. Sendeorganisationen sørger for, at værtsorganisationen stiller et passende logi til rådighed for den EU-bistandsfrivillige til en rimelig pris i forhold til det lokale prisleje.
2. Sende- og værtsorganisationerne sørger i fællesskab for, at sikkerheds- og sundhedsrisici forebygges, håndteres og afbødes, og at det tilbudte logi er i overensstemmelse med de vedtagne sikkerheds- og sundhedsprocedurer, der er omhandlet i artikel 28, 29 og 30, og er i overensstemmelse med de krav, der er fastsat i punkt 4 i bilag I.
3. Omkostninger til logi, opvarmning og andre omkostninger med direkte tilknytning hertil bæres direkte af værtsorganisationen, hvis det er muligt. Værtsorganisationen indgår kontrakter med udlejerne og træffer alle nødvendige foranstaltninger for at orientere værter og udlejere om initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 27
Rejseomkostninger og lignende
1. Sendeorganisationen tilrettelægger den EU-bistandsfrivilliges rejse til og fra udsendelsesstedet, også i tilfælde af tidlig hjemrejse, og dækker rejseudgifterne.
2. Efter anmodning fra den EU-bistandsfrivillige tilrettelægger sendeorganisationen desuden hjemrejse i følgende tilfælde og dækker omkostningerne hertil:
a)
orlov i hjemlandet for EU-bistandsfrivillige, hvis udsendelsesperiode overstiger 18 måneder
b)
forældreorlov for EU-bistandsfrivillige, som har forsørgerpligt over for et eller flere børn på under 12 år, såfremt deres udsendelsesperiode overstiger 6 måneder
c)
tjenestefri i tilfælde af, at et familiemedlem i direkte op- eller nedadgående linje eller den frivilliges ægtefælle eller registrerede partner, søster eller bror skal begraves eller lider af en alvorlig lægeattesteret sygdom.
3. Rejseomkostningerne kan baseres enten på de faktiske omkostninger til billetter på økonomiklasse eller anden klasse eller tilbagebetales i form af faste beløb baseret på en rimelig afstandsberegningsmetode.
4. Sendeorganisationen giver oplysninger og logistisk bistand i forbindelse med opnåelse af visum til den EU-bistandsfrivillige, og værtsorganisationen hjælper med at opnå visum i det omfang, det er nødvendigt. Sendeorganisationen dækker omkostningerne til opnåelse af visum, herunder nødvendige rejseomkostninger.
KAPITEL 7
PROCEDURER TIL SIKRING AF OMHU OG SIKKERHED
Artikel 28
Sikkerhedsstyring og risikovurdering
1. Sendeorganisationen skal have en sikkerhedspolitik og risikovurderingsprocedurer, som skal være egnede til og gælde for EU-bistandsfrivillige, og som om nødvendigt tilpasses.
2. På grundlag af sendeorganisationens sikkerhedspolitik udvikler sende- og værtsorganisationerne i fællesskab en sikkerhedsstyrings- og evakueringsplan for aktioner under initiativet EU-bistandsfrivillige. Sådanne planer skal som minimum opfylde kravene i punkt 5 i bilag I.
3. Sende- og værtsorganisationerne foretager i fællesskab en skriftlig vurdering af sikkerheds-, rejse- og sundhedsrisiciene i udsendelseslandet. Sådanne vurderinger skal som minimum opfylde kravene i punkt 6 i bilag I.
4. Den i stk. 3 omhandlede risikovurdering gennemgås og ajourføres så regelmæssigt, som forholdene kræver det, og som minimum inden den EU-bistandsfrivilliges udsendelse. Hvis risikovurderingen fører til den konklusion, at udsendelsen vil finde sted i områder med internationale eller ikke-internationale væbnede konflikter eller i områder med fare for udbrud af sådanne konflikter, indstilles planlægningen af udsendelsen, eller den aflyses, såfremt en EU-bistandsfrivillig allerede er blevet udvalgt.
5. Kravene til sikkerhedsbevidsthed og passende adfærd i forbindelse med risiko- og sikkerhedsstyring skal indgå i beskrivelsen af opgaven og rekrutteringsprocessen.
6. Sendeorganisationen underretter medlemsstaternes relevante nationale myndigheder og andre deltagende lande, jf. artikel 23 i forordning (EU) nr. 375/2014, inden en af deres borgere udsendes som EU-bistandsfrivillig. Forud for udsendelse gør den sendeorganisation, som udsender EU-bistandsfrivillige, der ikke er EU-borgere, sig bekendt med reglerne for konsulær beskyttelse, der ydes af det land, som den frivillige er statsborger i, eller af et andet land.
7. Sende- og værtsorganisationerne sikrer sig, at alle oplysninger om sikkerhedsprocedurer formidles til den EU-bistandsfrivillige, og at denne har forstået dem. Under introduktionsforløbet gives en situationsrelateret sikkerhedsorientering inden afrejse og ligeledes inden for 24 timer efter ankomst til udsendelseslandet. Den skal omfatte resultaterne af risikovurderingen, evakuerings- og sikkerhedsstyringsplanen, herunder rapportering om sikkerhedsrelaterede hændelser, procedurer for evakuering og hjemsendelse, et kommunikationstræ, krisestyringskontaktpersonen eller -personerne samt nærmere oplysninger om ambassader, politi, brandvæsen og hospitaler.
8. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige som minimum er dækket af den tildelte forsikring som beskrevet i artikel 24.
9. Ud over det obligatoriske sikkerhedskursus i forbindelse med uddannelsesprogrammet giver sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige alle andre relevante sikkerhedskurser, som det tilbyder sine egne internationale medarbejdere.
10. Ved undertegnelsen af kontrakten som omhandlet i artikel 16, stk. 2, erklærer den EU-bistandsfrivillige at ville overholde dens bestemmelser, herunder pligten til at holde sig orienteret og ajourført om den aktuelle sikkerhedssituation, til at varetage sit personlige ansvar for håndteringen af egen, andres og organisationens sikkerhed og til at afstå fra farefuld adfærd. Sende- og værtsorganisationerne gør den EU-bistandsfrivillige opmærksom på konsekvenserne af enhver overtrædelse af sikkerhedsprocedurerne, især overtrædelser, som fører til en tvungen afbrydelse af udsendelsen før tid.
11. Sendeorganisationen anbefaler EU-bistandsfrivillige at lade sig registrere ved deres hjemlands ambassade eller konsulat ved ankomst til udsendelseslandet og oplyser dem om muligheden for at anmode om konsulær bistand her. Hvis det land, som den EU-bistandsfrivillige er statsborger i, ikke har en konsulær repræsentation i udsendelseslandet, anbefaler sendeorganisationen EU-bistandsfrivillige, som er EU-statsborgere, at lade sig registrere ved en anden medlemsstats ambassade eller konsulat og underretter dem om muligheden for at anmode om konsulær bistand her.
12. På grundlag af ajourføringer fra værtsorganisationen ajourfører sende- og værtsorganisationerne regelmæssigt evakueringsplanen for at sikre, at den til enhver tid er i overensstemmelse med forholdene. Af risikovurderingen skal fremgå, hvor ofte planen skal revideres, og værtsorganisationen benytter historiske data og aktuelle ajourføringer til at tilpasse planen i det omfang, det er nødvendigt. Evakueringsplanen opbevares på et sted, som den EU-bistandsfrivillige har let adgang til.
13. Værtsorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige holdes ajourført om enhver ændring af den operative situation og de deraf følgende ændringer af enhver sikkerhedsprocedure eller -protokol.
14. Værtsorganisationen skal vide, hvor den EU-bistandsfrivillige opholder sig, og have et telefonnummer, som den til enhver tid kan komme i kontakt med vedkommende på, også når den EU-bistandsfrivillige er på orlov.
Artikel 29
Procedurer i tilfælde af ulykke eller evakuering
1. Hvis der opstår en sikkerhedsrelateret hændelse, orienteres den EU-bistandsfrivillige hurtigst muligt. Afhængig af hændelsens alvor og af sende- og værtsorganisationernes procedurer kan denne orientering forestås af den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef eller mentoren fra værtsorganisationen eller den krisestyringsansvarlige i sendeorganisationen og kan omfatte professionel psykologhjælp.
2. I tilfælde af evakuering følges evakueringsplanen; den EU-bistandsfrivillige beskyttes til enhver tid, og de procedurer, som anvendes af de konsulater eller ambassader, hvor den EU-bistandsfrivillige er blevet registreret, jf. artikel 28, stk. 11, følges, såfremt det er relevant.
3. Sendeorganisationen kontakter EU-bistandsfrivillige efter deres hjemkomst og sikrer en passende opfølgning, herunder en debriefing samt psykolog- og lægehjælp.
4. Sende- og værtsorganisationernes overvågnings- og evalueringsramme skal omfatte bestemmelser om sikkerhed, og erfaringer fra sikkerhedsrelaterede hændelser anvendes i forbindelse med gennemgang og forbedring af projekter.
Artikel 30
Sundhed og sikkerhed
1. Sendeorganisationen skal have en sundheds- og sikkerhedspolitik, som skal være egnet til og gælde for EU-bistandsfrivillige, og som om nødvendigt tilpasses; den skal indeholde retningslinjer vedrørende:
a)
personlig sundhed, såsom fysisk sundhed (sygdomsforebyggelse, kostvejledning og søvnrådgivning, kendskab til risici, der er forbundet med klimarelaterede og geografiske farer, samt adgang til behandling)
b)
mental sundhed (rådgivning om opnåelse af en balance mellem arbejds- og privatliv, stresshåndtering, handlestrategier, afslapningsmetoder og kontaktpunkter for psykosocial bistand).
2. På grundlag af sendeorganisationens organisatoriske sundheds- og sikkerhedspolitik udvikler sende- og værtsorganisationerne i fællesskab et omfattende sæt politikker og retningslinjer for sundhed og sikkerhed for at opfylde deres pligt til at udvise omhu og for at sikre de EU-bistandsfrivilliges fysiske og følelsesmæssige trivsel.
3. Som led i den i artikel 28, stk. 3, omhandlede risikovurdering, og inden opgaven beskrives nærmere, vurderer sende- og værtsorganisationerne i fællesskab og på grundlag af indikatorerne i punkt 7 i bilag I, om den EU-bistandsfrivillige under udsendelsen kan garanteres sikre arbejds- og levevilkår.
4. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige som minimum er dækket af en omfattende syge- og rejseforsikring som beskrevet i artikel 24.
5. Under introduktionsforløbet orienterer sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige om de politikker og retningslinjer for sundhed og sikkerhed, der er omhandlet i stk. 1 og 2, herunder sygdomme, førstehjælp, vedligeholdelse på alle udsendelsessteder, vedligeholdelse af køretøjer og udstyr, arbejdsstationer, balance mellem arbejdsliv og privatliv, sundheds- og sikkerhedshændelser samt proceduren for medicinsk evakuering.
6. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige undergår en grundig lægeundersøgelse forud for udsendelsen, og tilbyder de anbefalede lægemidler og vaccinationer til beskyttelse mod risiciene i udsendelseslandet samt udstyr såsom førstehjælpskasse og myggenet mv., hvis det er nødvendigt.
7. Værtsorganisationen sørger for, at omhu indarbejdes i den daglige personaleforvaltning, og forsyner under introduktionsforløbet den EU-bistandsfrivillige med:
a)
ajourførte oplysninger om lokale sundheds- og sikkerhedsressourcer samt kontaktoplysninger på læger, hospitaler og ambulancetjenester
b)
vejledning i lokale sædvaner og normer som led i deres orientering på stedet for at mindske sikkerhedsrisiciene og lette integrationen.
8. Sendeorganisationen hjælper med at få en lægeundersøgelse i stand efter endt udsendelse ved den EU-bistandsfrivilliges hjemkomst og tilbyder psykosociale debriefingmøder eller rådgivningsstøtte som led i debriefingen. Sende- og værtsorganisationerne fremmer netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige som en alternativ støttemekanisme før, under og efter udsendelsen.
KAPITEL 8
PROCEDURER FOR OVERVÅGNING OG VURDERING AF EU-BISTANDSFRIVILLIGES INDIVIDUELLE PRÆSTATION
Artikel 31
Overvågning og vurdering af EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation
1. På grundlag af den vejlednings- og præstationsstyringsprocedure, der er omhandlet i artikel 19, overvåger og vurderer sende- og værtsorganisationerne den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation, idet de måler fremskridtene og resultaterne for så vidt angår den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og målene for denne opgave.
2. Overvågningen og vurderingen af EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation er en løbende proces gennem hele udsendelsen og omfatter specifikke evalueringer som minimum på følgende trin:
a)
hvis det er relevant, ved afslutningen af praktikopholdet som omhandlet i artikel 14
b)
i løbet af den endelige præstationsvurdering som omhandlet i artikel 19, og midtvejs i forløbet, såfremt det vurderes at være passende at foretage en midtvejsevaluering
c)
under debriefingen som omhandlet i artikel 23.
3. Sende- og værtsorganisationerne forelægger oplysninger, der viser, i hvilket omfang den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation - for så vidt angår resultater og virkninger - bidrager til målene for projektet og for initiativet generelt i lyset af de indikatorer, der er omhandlet i artikel 7 i forordning (EU) nr. 375/2014. Oplysningerne skal indeholde anonymiserede optegnelser over kvaliteten af resultaterne af den EU-bistandsfrivilliges arbejde, og disse optegnelser skal være tilgængelige med henblik på evaluering. Oplysningerne behandles i overensstemmelse med reglerne for databeskyttelse som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
4. Sendeorganisationerne støtter værtsorganisationernes opbygning af kapacitet til at måle fremskridt og resultater hvad angår den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og målene for denne opgave.
KAPITEL 9
CERTIFICERINGSMEKANISME FOR SENDE- OG VÆRTSORGANISATIONER
Artikel 32
Certificeringsmekanisme for værtsorganisationer
1. Værtsorganisationer, der ønsker certificering, skal foretage en objektiv og sandfærdig selvevaluering i overensstemmelse med kravene i punkt 1 i bilag III, hvor de vurderer deres eksisterende politikker og praksis i forhold til kravene i de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige som fastsat i denne forordning og i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
2. I selvevalueringen tilkendegiver værtsorganisationen, på hvilke områder der eventuelt er mangler og behov for forbedringer, som kan kræve kapacitetsopbygning, for at organisationen til fulde opfylder kravene.
3. Værtsorganisationen vedlægger tre anbefalinger til selvevalueringen i overensstemmelse med kravene i punkt 1 i bilag III for at give omfattende oplysninger om alle kravene i henhold til de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige. Anbefalingerne skal være givet af interessenter inden for mindst to af følgende grupper:
a)
en certificeret sende- eller værtsorganisation, med hvem den ansøgende værtsorganisation allerede har et samarbejde eller agter at indlede et samarbejde med henblik på at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
en af Kommissionens humanitære bistandspartnere, som har en gældende rammeaftale (om partnerskab), og med hvem den ansøgende værtsorganisation har haft et godt samarbejde om et humanitært bistandsprojekt
c)
en relevant international organisation eller nonprofitorganisation eller offentligretligt organ af civil karakter, med hvem den ansøgende værtsorganisation har haft et godt samarbejde om et humanitært bistandsprojekt
d)
en akkrediterings- eller revisionsinstans, som har certificeret den ansøgende værtsorganisation på områder, der er relevante for initiativet EU-bistandsfrivillige; i givet fald vedlægges de pågældende akkrediterings- eller revisionsbeviser.
4. Den færdige selvevaluering undertegnes af den person, som har beføjelse til at repræsentere og retligt forpligte værtsorganisationen, og sendes til Kommissionen sammen med de i stk. 3 omhandlede anbefalinger.
5. Kommissionen vurderer ansøgningen på grundlag af selvevalueringen og anbefalingerne og kan træffe en af følgende afgørelser:
a)
tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende værtsorganisation vurderes at opfylde samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer
b)
ikke at tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende værtsorganisation ikke opfylder samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer.
6. Inden for seks måneder fra modtagelsen af ansøgningen underretter Kommissionen den ansøgende værtsorganisation om udfaldet af vurderingen og angiver om nødvendig også muligheder for at opnå støtte til kapacitetsopbygning med henblik på indsendelse af en ny ansøgning på et senere tidspunkt. Hvis det på grundlag af en strategi for kapacitetsopbygning, som den ansøgende værtsorganisation skal fremlægge, er konstateret, at der er visse behov for forbedringer, har værtsorganisationen adgang og fortrinsret til kapacitetsopbygningsstøtte.
Artikel 33
Certificeringsmekanisme for sendeorganisationer
1. Sendeorganisationer, der ønsker certificering, skal foretage en objektiv og sandfærdig evidensbaseret selvevaluering i overensstemmelse med kravene i punkt 2 i bilag III, hvor de vurderer deres eksisterende politikker og praksis i forhold til kravene i de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige.
2. I den evidensbaserede selvevaluering tilkendegiver sendeorganisationen, på hvilke områder der eventuelt er mangler og behov for forbedringer, som kan kræve teknisk bistand, for at organisationen til fulde opfylder kravene. Den skal også vedlægge dokumentation og verifikation for, at de politikker og den praksis, der er omhandlet under hvert af kravene i henhold til de fælles regler og procedurer, er blevet gennemført, især hvad angår frivillige.
3. Den færdige evidensbaserede selvevaluering undertegnes af den person, som har beføjelse til at repræsentere og retligt forpligte sendeorganisationen, og sendes til Kommissionen sammen med de i stk. 2 omhandlede bilag.
4. Kommissionen vurderer ansøgningen på grundlag af den evidensbaserede selvevaluering og de fremsendte bilag og kan træffe en af følgende afgørelser:
a)
tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende sendeorganisation vurderes at opfylde samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer
b)
ikke at tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende sendeorganisation ikke opfylder samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer.
5. Inden for seks måneder fra modtagelsen af ansøgningen underretter Kommissionen den ansøgende sendeorganisation om udfaldet af vurderingen og angiver om nødvendig også muligheder for at opnå teknisk bistand med henblik på indsendelse af en ny ansøgning på et senere tidspunkt. Hvis det på grundlag af en strategi for teknisk bistand, som sendeorganisationen skal fremlægge, er konstateret, at der er visse behov for forbedringer, har sendeorganisationen adgang og fortrinsret til teknisk bistand.
Artikel 34
Retsmidler
1. Hvis Kommissionen beslutter ikke at tildele certificering og afviser en ansøgning, skal den i sin afgørelse oplyse, at den afviste ansøgende organisation først kan ansøge igen efter 12 måneder regnet fra datoen for ansøgerens modtagelse af afgørelsen om afvisning. I afgørelsen anføres også, hvilke retsmidler der er tilgængelige, såfremt ansøgeren ønsker at klage over afgørelsen.
2. I medfør af artikel 256 og 263 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) har Retten kompetence vedrørende Europa-Kommissionens retsakter, der skal have retsvirkning over for tredjemand. I medfør af artikel 256, 268 og 340 i TEUF har Retten ligeledes kompetence til at afgøre tvister vedrørende erstatning for skade forvoldt af Europa-Kommissionen for så vidt angår ansvar uden for kontraktforhold.
Artikel 35
Organisationernes økonomiske levedygtighed og organisationskapacitet
Vurderingen af de certificerede sende- og værtsorganisationers økonomiske levedygtighed og organisationskapacitet indgår ikke i certificeringsproceduren. Disse elementer er dog en forudsætning for at modtage økonomisk bistand fra Unionen og vurderes i ansøgningsprocessen efter en indkaldelse af forslag.
Artikel 36
Certificeringens gyldighed og regelmæssig kontrol
1. De certificerede sende- og værtsorganisationer undergår på ny en certificeringsproces tre år efter modtagelsen af Kommissionens afgørelse om tildeling af certificering eller på ethvert andet tidspunkt i tilfælde af væsentlige ændringer af de fælles regler og procedurer vedrørende de pågældende forhold.
2. I certificeringens gyldighedsperiode kan de certificerede sende- og værtsorganisationer om nødvendigt blive pålagt at undergå regelmæssig kontrol forestået af Kommissionen.
3. Certificerede sende- og værtsorganisationer underretter straks Kommissionen om enhver ændring af deres retlige, økonomiske, tekniske eller organisatoriske forhold, som kan så tvivl om deres overholdelse af de fælles regler og procedurer eller skabe interessekonflikter. De underretter også Kommissionen om enhver ændring af deres navn, adresse eller retlige repræsentant.
Artikel 37
Suspendering og tilbagetrækning af certificering
1. På grundlag af oplysningerne fra den certificerede sende- og værtsorganisation, herunder fra den regelmæssige kontrol som omhandlet i artikel 36, stk. 2, og oplysninger opnået på anden vis, kan Kommissionen vurdere, at den certificerede sende- eller værtsorganisation ikke længere opfylder en eller flere af de fælles regler eller procedurer. I tilfælde heraf kan Kommissionen træffe passende foranstaltninger, herunder suspendere eller trække certificeringen tilbage, i overensstemmelse med proceduren i punkt 3 i bilag III.
2. En sende- eller værtsorganisation, hvis certificering suspenderes eller trækkes tilbage, må ikke udsende eller være vært for EU-bistandsfrivillige fra datoen for suspenderingen eller tilbagetrækningen og kan ikke modtage økonomisk støtte fra Unionen til dette formål.
3. I lyset af årsagerne til suspenderingen eller tilbagetrækningen af certificeringen, navnlig de EU-bistandsfrivilliges sikkerhed, kan Kommissionen kræve, at de EU-bistandsfrivillige, som er udsendt på det tidspunkt, hvor certificeringen suspenderes eller trækkes tilbage, sendes hjem.
4. Sende- eller værtsorganisationen har ikke ret til at kræve kompensation som følge af suspenderingen eller tilbagetrækningen af certificeringen.
Artikel 38
Erstatningsansvar
Kommissionen er ikke som følge af sende- eller værtsorganisationens certificerede status ansvarlig for tab eller skade, som sende- eller værtsorganisationen eller tredjemand forårsager eller lider.
KAPITEL 10
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 39
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 20. november 2014.
PROVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 1244/2014
оd 20. studenoga 2014.
o utvrđivanju pravila za provedbu Uredbe (EU) br. 375/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog volonterskog tijela za humanitarnu pomoć (inicijativa Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a)
(Tekst značajan za EGP)
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 375/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog volonterskog tijela za humanitarnu pomoć (inicijativa Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a) (1), a posebno njezin članak 9. stavak 3., članak 10. stavak 1. i članak 12. stavak 6.,
budući da:
(1)
U skladu s Uredbom (EU) br. 375/2014, Komisija bi trebala uspostaviti standarde i postupke koji obuhvaćaju neophodne uvjete, načine postupanja i zahtjeve koje trebaju primjenjivati organizacije primateljice i pošiljateljice kad utvrđuju, odabiru, pripremaju, upravljaju i upućuju kandidate za volontere i volontere za humanitarnu pomoć EU-a radi podrške humanitarnoj pomoći u trećim zemljama. Uredbom (EU) br. 375/2014 predviđeno je da se te standarde donosi delegiranim aktima, a postupke provedbenim aktima.
(2)
Sve dionike inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a, uključujući same volontere te organizacije pošiljateljice i primateljice trebalo bi potaknuti da promiču osjećaj pripadnosti inicijativi.
(3)
Važno je da se kandidate za volontere utvrdi i odabere u okviru nediskriminirajućeg, poštenog i transparentnog postupka, temeljenog na partnerstvu između organizacija pošiljateljica i primateljica i usklađenog sa stvarnim potrebama koje izražavaju organizacije primateljice na lokalnoj razini.
(4)
Organizacije pošiljateljice i primateljice trebale bi temeljitim uvodom izbjeći nesporazume o ulogama i očekivanjima te omogućiti volonterima primjerenu praktičnu pripremu za upućivanje. Time bi se stvorili temelji za povjerenje i prihvaćanje unutar zajednica primateljica, uzimajući pritom potpuno u obzir odgovarajuće kulturne osjetljivosti.
(5)
Obuka je ključni dio pripreme prije upućivanja koji bi trebalo ponuditi svim kandidatima za volontere u obliku strukturiranog programa obveznih i izbornih tečajeva. Osim toga, mlađim stručnjacima trebalo bi prema potrebi stažiranjem omogućiti daljnji razvoj njihovih kompetencija i stjecanje novog specifičnog znanja i vještina u području humanitarne pomoći. To bi posebno trebalo uzeti u obzir pri aktivnostima i u kontekstu organizacija pošiljateljica i primateljica.
(6)
Organizacije pošiljateljice i primateljice trebale bi uspostaviti prikladan sustav nadzora i upravljanja. One bi trebale zajednički nadzirati i ocjenjivati rad i rezultate volontera za humanitarnu pomoć EU-a te davati povratne informacije o njihovim zadacima i ciljevima. To će pridonijeti poboljšanju odgovornosti inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a.
(7)
Mentorstvom bi trebalo nadopuniti nadzor i upravljanje te pružiti volonterima za humanitarnu pomoć EU-a dodatnu podršku prije, tijekom i nakon upućivanja.
(8)
Za vrijeme upućivanja u trećim zemljama trebalo bi uspostaviti kanal za kontinuiranu komunikaciju i dodatnu podršku iz organizacije pošiljateljice. Svi volonteri za humanitarnu pomoć EU-a trebali bi dobiti izvješće i podršku na kraju upućivanja.
(9)
Potrebno je osigurati primjerene radne i životne uvjete kako bi se volonterima za humanitarnu pomoć EU-a omogućilo da obavljaju svoje zadatke u sigurnim i higijenskim uvjetima, zadovoljavaju svoje osnovne potrebe, a da pritom sami ne oskudijevaju i da budu vjerni skromnom, nerastrošnom životnom stilu volontera. Dnevnice i ostala plaćanja dodijeljena volonterima za humanitarnu pomoć EU-a ne smatraju se plaćom za redovno zaposlenje. Iznose tih plaćanja ne bi trebalo određivati prema profesionalnom iskustvu, stručnosti ili rezultatima zadatka volontera; njihova je jedina svrha pokrivanje troškova života tijekom upućivanja. Kako bi se osigurala visoka i jednaka razina zaštite, svi volonteri za humanitarnu pomoć EU-a trebali bi biti pokriveni sveobuhvatnom policom osiguranja koja je posebno osmišljena u cilju njihove zaštite tijekom cijelog trajanja upućivanja u trećim zemljama i bilo kojeg odgovarajućeg razdoblja prije i poslije.
(10)
Obveza pažnje od presudne je važnosti i spada u zajedničku odgovornost. Organizacije pošiljateljice i primateljice trebale bi se koliko god je to moguće brinuti o zdravlju, sigurnosti, zaštiti i dobrobiti volontera za humanitarnu pomoć EU-a i razvijati primjerene sigurnosne, zaštitne i zdravstvene postupke. S druge strane, volonteri za humanitarnu pomoć EU-a trebali bi učiniti sve što mogu kako bi na radnom mjestu osigurali zdravlje, sigurnost i zaštitu sebe i drugih osoba.
(11)
Praćenje i ocjenjivanje pojedinačnog rada volontera za humanitarnu pomoć EU-a trebali bi biti postupak koji traje tijekom cijelog upućivanja. On bi se trebao temeljiti na sustavu upravljanja nadzorom i radnom uspješnošću te davati podatke o tome u kojoj mjeri pojedinačni rad volontera za humanitarnu pomoć EU-a, gledano prema rezultatima i učincima, pridonosi ciljevima projekta i cjelokupne inicijative.
(12)
Potreban je pouzdan mehanizam ovjere kako bi se osiguralo da su organizacije pošiljateljice i primateljice u skladu sa standardima utvrđenima Delegiranom uredbom Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014 i postupcima utvrđenima u ovoj Uredbi. Takav mehanizam ovjere trebao bi se temeljiti na načelima pojednostavnjenja i nepreklapanja, razlikovanja između organizacija pošiljateljica i primateljica, ekonomičnosti, transparentnosti i nepristranosti, poticanja raznolikosti i pristupačnosti.
(13)
Mjere predviđene ovom Uredbom u skladu su s mišljenjem Odbora uspostavljenog člankom 26. Uredbe (EU) br. 375/2014.
(14)
Kako bi se osigurala pravodobna provedba inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a, ova Uredba treba hitno stupiti na snagu jer na temelju njezinih odredaba provedbene organizacije upućuju volontere za humanitarnu pomoć EU-a u treće zemlje,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
POGLAVLJE 1.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Predmet
Ovom se Uredbom utvrđuju pravila za provedbu Uredbe (EU) br. 375/2014 s obzirom na sljedeća pitanja navedena u njezinu članku 9. stavku 3., članku 10. stavku 1. i članku 12. stavku 6.:
(a)
postupke koje treba pratiti pri utvrđivanju, odabiru i neophodnoj pripremi prije upućivanja kandidata za volontere, uključujući prema potrebi stažiranja;
(b)
načine postupanja za program obuke i postupak za ocjenu spremnosti kandidata za volontere za upućivanje;
(c)
odredbe o upućivanju volontera i upravljanju volonterima za humanitarnu pomoć EU-a u trećim zemljama, uključujući među ostalim nadzor na terenu, kontinuiranu potporu putem podučavanja, mentorstvo, dodatnu obuku, neophodne radne uvjete i potporu nakon upućivanja;
(d)
odredbu o pokrivanju osiguranja i životnim uvjetima volontera, uključujući pokrivanje dnevnica, smještaja, putovanja i ostalih odgovarajućih troškova;
(e)
postupke koje treba pratiti prije, tijekom i nakon upućivanja kako bi se osigurale obveza pažnje i odgovarajuće sigurnosne i zaštitne mjere, uključujući protokole evakuacije zbog zdravstvenih razloga i sigurnosne planove koji obuhvaćaju hitnu evakuaciju iz trećih zemalja, uključujući neophodne postupke za vezu s nacionalnim tijelima;
(f)
postupke nadziranja i ocjenjivanja pojedinačnog rada volontera za humanitarnu pomoć EU-a;
(g)
mehanizam ovjere kojim se osigurava da su organizacije pošiljateljice u skladu sa standardima i postupcima iz članka 9. Uredbe (EU) br. 375/2014 te različit mehanizam ovjere za organizacije primateljice.
Članak 2.
Definicije
Za potrebe ove Uredbe primjenjuju se definicije iz članka 3. Uredbe (EU) br. 375/2014 i definicije iz Delegirane uredbe Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014. Primjenjuju se i sljedeće definicije:
(a)
„kompetencijski okvir” znači okvir koji se primjenjuje u smislu značenja utvrđenog Delegiranom uredbom Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014;
(b)
„plan učenja i razvoja” znači plan koji se primjenjuje u smislu značenja utvrđenog Delegiranom uredbom Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014;
(c)
„voditelj obuke” znači osoba koju je angažirao pružatelj usluga obuke da održava jedan ili više modula obuke, pomaže pri simulacijskim vježbama na temelju poznatih situacija i ocjenjuje kompetencije kandidata za volontere;
(d)
„mentor” znači voditelj obuke kojeg je angažirao pružatelj usluga obuke i koji ima koordinacijsku ulogu pri ocjenjivanju je li kandidat za volontera prihvatljiv za upućivanje. On je odgovoran za skupinu kandidata za volontere. On koordinira ocjenjivanje njihovih kompetencija na temelju povratnih informacija od ostalih voditelja obuke i pojedinačno stupa u kontakt s kandidatima kako bi ih potaknuo da razmisle o samoocjeni i ocjeni voditelja obuke;
(e)
„mentorstvo” znači postupak neformalnog prijenosa znanja, društvenog kapitala i psihološke potpore bitnih za rad, karijeru i profesionalni razvoj. Mentorstvo obuhvaća neformalnu komunikaciju, obično izravnu i tijekom duljeg vremena, između osobe koju je organizacija primateljica na temelju njezina odgovarajućeg znanja, stručnosti i iskustva odabrala kao mentora, s jedne strane, i volontera za humanitarnu pomoć EU-a, s druge strane;
(f)
„izvješćivanje” znači postupak u okviru kojeg organizacije pošiljateljice i primateljice te volonter za humanitarnu pomoć EU-a dobivaju jasne informacije o rezultatima zadatka i postignućima volontera za humanitarnu pomoć EU-a, o preporukama ili saznanjima iz njihova iskustva, kapitalizaciji znanja, poukama i pozitivnom profesionalnom završetku upućivanja.
POGLAVLJE 2.
POSTUPCI ZA UTVRĐIVANJE I ODABIR KANDIDATA ZA VOLONTERE
Članak 3.
Postupak utvrđivanja i odabira
1. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno određuju postupak utvrđivanja i odabira. Definiraju se uloge, odgovornosti i postupci radi osiguravanja transparentnog, poštenog i učinkovitog postupka regrutacije prema standardima jednakog postupanja, jednakih mogućnosti i nediskriminacije utvrđenima u Delegiranoj uredbi Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014.
2. Postupak utvrđivanja i odabira temelji se na partnerstvu između organizacija pošiljateljica i primateljica i u okviru njega moguća je pravodobna i stalna komunikacija. Organizacija pošiljateljica osigurava dosljednu uključenost organizacije primateljice tijekom cijelog postupka regrutacije.
3. Dogovoreni postupak utvrđivanja i odabira primjenjuje se na sve faze postupka regrutacije.
4. Postupak utvrđivanja i odabira uključuje barem:
(a)
definiciju zadatka, profil kompetencija i kriterije odabira za volontere za humanitarnu pomoć EU-a kako je predviđeno člankom 4.;
(b)
objavu i prijavu kako je predviđeno člankom 5.;
(c)
ocjenu, širi popis kandidata i popis kandidata koji su ušli u uži izbor kako je predviđeno člankom 6.;
(d)
odabir kako je predviđeno člankom 7.
Članak 4.
Definicija zadatka, profil kompetencija i kriteriji odabira za volontere za humanitarnu pomoć EU-a
1. Na temelju ocjene potreba koja se provodi u skladu s Delegiranom uredbom Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014, organizacija primateljica predlaže, u skladu sa zahtjevima utvrđenima u točki 1. Priloga I., zadatak za volontera za humanitarnu pomoć EU-a, uključujući fleksibilne elemente kako bi se uzeo u obzir doprinos kandidata nakon regrutacije.
2. Organizacija pošiljateljica pregledava zadatak i prema potrebi pomaže ga izmijeniti kako bi se osiguralo prikladno i realistično usklađivanje, vodeći računa o očekivanim kompetencijama volontera za humanitarnu pomoć EU-a te apsorpcijskim kapacitetima i potrebama organizacije primateljice.
3. Na temelju zadatka i kompetencijskog okvira organizacije pošiljateljice i primateljice definiraju kompetencijski okvir volontera za humanitarnu pomoć EU-a i kriterije za odabir s minimalnim uvjetima koji se primjenjuju tijekom postupka regrutacije. U kompetencijskom okviru navodi se i je li volonter stariji ili mlađi stručnjak i postoji li potreba za stažiranjem.
Članak 5.
Objava i prijava
1. Organizacija pošiljateljica odgovorna je za objavu upućivanja. Uz pomoć organizacije primateljice, ona povodom objave sastavlja informativni paket kako bi informirala o inicijativi i privukla kandidate za volontere.
2. Objava mora biti barem na engleskom jeziku, sastavljena jasno, konkretno i razumljivo i mora pružati informacije o volonterskome mjestu koje se nudi kandidatu za volontera u skladu s uvjetima utvrđenima u točki 2. Priloga I.
3. Ona se objavljuje najmanje mjesec dana na središnjoj platformi inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a, a mogu se iskoristiti i dodatne promidžbene mogućnosti kako bi se kandidatima skrenula pozornost na središnju platformu. U valjano opravdanim slučajevima upućivanja kad je riječ o odgovoru na humanitarnu krizu, objava može biti objavljena kraće od mjesec dana, ali ne kraće od jednog tjedna.
4. Kandidati se prijavljuju pomoću standardiziranog obrasca za prijavu, uključujući strukturirani životopis. Kandidati također ispunjavaju standardizirani upitnik za samoocjenu kako bi ocijenili svoje kompetencije koje se traže u kompetencijskom okviru i svoju sposobnost prilagodbe zadatku te životnim i radnim uvjetima iz objave. U vezi s potonjima kandidati moraju dati svoju suglasnost.
Članak 6.
Ocjenjivanje, širi popis i popis kandidata koji su ušli u uži izbor
1. Organizacija pošiljateljica ocjenjuje kandidate na temelju podataka iz obrasca za prijavu i upitnika za samoocjenu, motivacijskog pisma za sudjelovanje u inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a i, u slučaju posebnog upućivanja, ocjene njihove sposobnosti da pomoću pismenog testa, eseja ili sličnih testova analiziraju odgovarajuću situaciju humanitarne pomoći.
2. Na temelju ocjenjivanja, organizacija pošiljateljica dostavlja širi popis kandidata organizaciji primateljici radi zajedničkog dogovora o popisu kandidata koji su ušli u uži izbor i koje treba pozvati na razgovor.
3. Kandidati koji su ušli u uži izbor pozivaju se na strukturirani razgovor na temelju kompetencijskog okvira. Razgovor se može održati uživo ili, ako je moguće, pomoću telekomunikacijske tehnologije, uz sudjelovanje organizacije primateljice. Dodatne metode ocjenjivanja mogu uključivati centre za procjenu kandidata, grupne aktivnosti i simulacijske vježbe povezane s radom.
4. Organizacija pošiljateljica može po potrebi prije konačnog odabira provjeriti osobne i profesionalne preporuke. Kandidate se u objavi obavješćuje o početku postupka provjere.
Članak 7.
Odabir
1. Organizacija primateljica donosi konačnu odluku o odabranom kandidatu za volontera i potvrđuje svoj odabir organizaciji pošiljateljici koja je odgovorna za ponudu volonterskog mjesta i pripremu uvodne faze. Za svako volontersko mjesto mogu se odabrati zamjene za volontere kako bi se zamijenilo kandidata u slučaju da on povuče prijavu ili nije više dostupan.
2. Organizacije pošiljateljice i primateljice moraju moći dokazati i opravdati kako su donijele odluku o odabiru u odnosu na poštovanje načela jednakog postupanja, jednakih mogućnosti i nediskriminacije tijekom cijelog postupka utvrđivanja i odabira.
3. Postupak odabira zaključuje se u razumnom roku. Organizacija pošiljateljica obavješćuje sve kandidate o odluci o odabiru i mogućnosti dobivanja povratnih informacija. Ona poziva odabranog kandidata za volontera da pismeno potvrdi svoj interes za sudjelovanje u inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a.
4. Organizacija pošiljateljica osigurava da se dokumentacija povezana s postupkom utvrđivanja i odabira može pratiti i da se čuva u skladu sa standardom zaštite podataka iz Delegirane uredbe Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014.
Članak 8.
Ocjena potreba za učenjem
1. Na temelju rezultata postupka regrutacije, potreba organizacije primateljice i predviđenog upućivanja, organizacija pošiljateljica uz savjetovanje s organizacijom primateljicom i kandidatom za volontera ocjenjuje potrebe za učenjem i utvrđuje module programa u kojima treba sudjelovati na osnovi sljedećih kriterija:
(a)
profesionalnog iskustva, s mogućnošću da se stariji stručnjaci usredotoče na obvezne module i biraju primjerenu razinu obuke za upravljanje projektima i specijaliziranih izbornih modula;
(b)
potreba organizacije primateljice za posebnim kompetencijama koje treba pokriti sudjelovanjem kandidata za volontera u izbornim modulima;
(c)
općih kompetencija kandidata za volontera koje treba pokriti sudjelovanjem u izbornim modulima.
2. Organizacija pošiljateljica ispunjava plan učenja i razvoja iz Delegirane uredbe Komisije koju treba donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014 i utvrđuje ocijenjene kompetencije odabranog kandidata za volontera i njegove potrebe za učenjem koje treba prenijeti pružateljima usluga obuke.
POGLAVLJE 3.
PROGRAM OBUKE INICIJATIVE VOLONTERI ZA HUMANITARNU POMOĆ EU-A
Članak 9.
Program obuke
1. Program obuke za sve odabrane kandidate provode pružatelji usluga obuke, prema potrebi uz doprinos organizacija pošiljateljica i primateljica i bivših volontera.
2. Program obuke temelji se na kompetencijskom okviru i može se prilagoditi potrebama mlađih i starijih stručnjaka.
3. Program obuke temelji se na kombiniranom pristupu učenju pri kojem se kombiniraju moduli za e-učenje i moduli u učionici.
4. U obvezne module za sve kandidate za volontere pripadaju:
(a)
opći uvod u Europsku uniju, njezine vanjske odnose i sustav odgovora na krizu;
(b)
uvod u humanitarno djelovanje, politiku humanitarne pomoći Unije i inicijativu Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a;
(c)
upravljanje osobnom sigurnošću, zaštitom i zdravljem;
(d)
upravljanje projektima;
(e)
interkulturalna osviještenost (i transverzalna pitanja);
(f)
simulacijske vježbe na temelju poznatih situacija pri kojima se od kandidata za volontere traži da pokažu stečene kompetencije.
5. U izborne module pripadaju:
(a)
zagovaranje i komunikacija;
(b)
psihološka prva pomoć;
(c)
obuka multiplikatora;
(d)
upravljanje volonterima;
(e)
organizacijski razvoj;
(f)
prema potrebi moduli po mjeri, osobito u vezi s prilagodbom tehničkih kompetencija kandidata za volontere kontekstu humanitarne pomoći.
6. Kandidati za volontere pohađaju sve obvezne module i mogu pohađati jedan ili više izbornih modula koje biraju u skladu s člankom 8.
7. Nastavni plan obuke s pojedinostima o svakom modulu, uključujući njegov status, ciljnu skupinu, raspored, obrađene kompetencije i povezane ishode učenja, utvrđuje se u Prilogu II.
Članak 10.
Ocjenjivanje kandidata za volontere tijekom i nakon obuke
1. Tijekom obuke i nakon njezina završetka pomoću kompetencijskog okvira ocjenjuje se koliko su kandidati za volontere spremni za upućivanje.
2. Ocjenjivanje zajedno organiziraju voditelji obuke, a glavnu koordinacijsku ulogu ima mentor kandidata za volontera.
3. Ocjenjivanje kompetencija temelji se na voditeljevim ocjenama znanja, vještina i stajališta kandidata za volontera, uključujući:
(a)
samoocjenu koju ispunjava kandidat za volontera nakon simulacijske vježbe na temelju poznatih situacija;
(b)
bilješke koje pišu voditelji obuke nakon svakog modula i simulacijske vježbe na temelju poznatih situacija;
(c)
ocjenu mentora kojom se kritički preispituje samoocjena i bilješke s individualnog mentorskog sastanka između mentora i kandidata za volontera na temelju povratnih informacija od voditelja obuke.
4. Ocjena svih kompetencija uključuje se u plan učenja i razvoja kandidata za volontera koji se ažurira nakon završetka obuke i u kojem su navedeni pohađani tečajevi i ostvareni rezultati.
5. Kandidati za volontere s lošim rezultatima u transverzalnim ili posebnim kompetencijama diskvalificiraju se. Voditelji obuke i mentor moraju moći objasniti i opravdati, prema potrebi, svaku takvu ocjenu i odluku.
POGLAVLJE 4.
POSTUPCI ZA PRIPREMU PRIJE UPUĆIVANJA KANDIDATA ZA VOLONTERE
Članak 11.
Uvodni program
1. Pomoću uvodnog postupka kandidat ili volonter za humanitarnu pomoć EU-a upoznaje se s kulturom, politikom i praksama organizacija pošiljateljica i primateljica te očekivanjima povezanima sa zadatkom.
2. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno razvijaju uvodni program. Programom se definiraju njihove uloge i odgovornosti na temelju doprinosa volontera za humanitarnu pomoć EU-a koji su se vratili, ako je to moguće, kako bi se moglo iskoristiti njihovo iskustvo iz prve ruke i ono što su naučili. Program obuhvaća sljedeće:
(a)
uvod prije upućivanja koji prema članku 12. osigurava organizacija pošiljateljica;
(b)
uvod u državi upućivanja koji prema članku 18. osigurava organizacija primateljica.
3. Organizacije pošiljateljice i primateljice organiziraju, prema potrebi, zajedničke sastanke za sve kandidate ili volontere za humanitarnu pomoć EU-a.
Članak 12.
Uvod prije upućivanja
1. Organizacije pošiljateljice osiguravaju da se svim kandidatima za volontere pruži temeljit i primjeren individualni uvod prije upućivanja. Njime je pokriveno barem sljedeće:
(a)
struktura i postupci organizacije i upravljanja, projektni timovi (uključujući voditelja projekta, osobu zaduženu za upravljanje krizama, ljudske potencijale), organizacijska misija i ciljevi povezani s inicijativom Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a;
(b)
opsežne informacije o kontekstu projekta u kojem će kandidati za volontere djelovati, njihove zadatke i ocjenu potreba koja stoji iza njih te predviđene radne i životne uvjete prema člancima 22. i 24. do 27.;
(c)
mjerodavni pravni okvir koji se primjenjuje na volontera prema Delegiranoj uredbi Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014;
(d)
standardi i postupci važni za volontera, uključujući disciplinu i pritužbe, borbu protiv prijevare i korupcije, zaštitu djece i ranjivih odraslih osoba, kodeks ponašanja predviđen Delegiranom uredbom Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014;
(e)
obvezno izvješćivanje o sigurnosti i zaštiti povezano sa specifičnim kontekstom te izvješćivanje o zdravlju i sigurnosti (uključujući liječnički pregled prije odlaska) prema člancima 28. i 30.;
(f)
sustav i postupak nadzora i upravljanja radnom uspješnošću i postojeći mehanizmi potpore, uključujući mentorstvo i ostalu podršku prema člancima 19., 20. i 21.;
(g)
plan učenja i razvoja;
(h)
informacije o mreži inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a i načinu kako se njome pruža podrška volonterima prije, tijekom i nakon upućivanja;
(i)
informacije o komunikacijskim aktivnostima predviđenima u projektu, na temelju komunikacijskog plana iz članka 17. Uredbe (EU) br. 375/2014, uključujući kontaktne podatke nadležnog regionalnog referenta za informacije Komisije.
(j)
postupak izvješćivanja prema članku 23.
2. U okviru uvoda organizacija pošiljateljica daje informacije i o uredu Komisije za humanitarnu pomoć na terenu nadležnom za državu upućivanja i obavješćuje taj ured o predstojećem upućivanju volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
3. Organizacija pošiljateljica osigurava da su kandidati za volontere pročitali i razumjeli sve informacije pružene tijekom uvodnog postupka i da su im one i dalje lako dostupne za vrijeme sudjelovanja u inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a.
Članak 13.
Stažiranja za mlađe stručnjake
1. Od kandidata za volontere koji su mlađi stručnjaci može se zahtijevati da uz obuku odrade i stažiranje u organizaciji pošiljateljici kako bi učili na temelju iskustva o postupcima, etici i kontekstu humanitarnog rada te se pripremili za predviđeno upućivanje kao volonteri za humanitarnu pomoć EU-a. Stažiranje traje najviše šest mjeseci uz mogućnost ograničenog produljenja u valjano opravdanim iznimnim slučajevima.
2. Organizacija pošiljateljica uz savjetovanje s organizacijom primateljicom i volonterom stažistom preispituje i ažurira potrebe za učenjem iz plana učenja i razvoja na temelju potreba za stažiranjem. Planom učenja i razvoja definiraju se posebno:
(a)
ishodi učenja za koje se očekuje da će ih volonter stažist ostvariti tijekom stažiranja;
(b)
zadaci koje će volonter stažist obaviti kao dio procesa učenja i potrebni resursi;
(c)
ciljevi i rezultati za koje se očekuje da će ih volonter stažist ostvariti nakon završetka stažiranja.
3. Sljedeći članci ove Uredbe primjenjuju se mutatis mutandis na stažiranje i predstavljaju obvezu za organizacije pošiljateljice kod kojih volonteri stažisti obavljaju stažiranje:
(a)
članak 19. stavci 4., 5., 6. i 9., članci 21. i 22.
(b)
članak 24. osim stavka 5. Kandidati za volontere iz država EU-a ili iz trećih zemalja iz članka 23. stavka 1. točke (b) Uredbe (EU) br. 375/2014 pod uvjetima iz tog članka koji su pokriveni nacionalnim sustavom socijalnog osiguranja ili osiguranjem u državi prebivališta i koji obavljaju stažiranje u prethodno navedenim državama imaju samo dopunsko osiguranje. To znači da je njihovo osiguranje ograničeno na pokrivanje troškova koji premašuju troškove pokrivene nacionalnim sustavom socijalnog osiguranja ili osiguranjem. U valjano opravdanim slučajevima, u kojima nacionalni sustav socijalnog osiguranja ili osiguranje pokriva samo dio troškova ili ne pokriva troškove iz članka 24. stavka 5., pokrivaju se troškovi u stopostotnom iznosu.
(c)
članak 25. osim stavka 6., članak 26. i članak 27. stavak 1. prema potrebi.
(d)
članak 28. stavci 1., 8. i 14. i članak 30. stavci 1., 4., 5., 6. i 7.
Članak 14.
Ocjena kandidata za volontere nakon stažiranja
1. Na kraju stažiranja, volonter stažist ispunjava samoocjenu na temelju kompetencijskog okvira te plana učenja i razvoja.
2. Izravno nadređeni iz organizacije pošiljateljice uz savjetovanje s organizacijom primateljicom preispituje samoocjenu i ocjenjuje volontera stažista osobito s obzirom na:
(a)
rezultate volontera stažista u odnosu na njihove ciljeve;
(b)
procjenu jesu li dogovoreni rezultati ostvareni;
(c)
utvrđene ishoda učenja.
3. Kandidati za volontere s lošim rezultatima u transverzalnim ili posebnim kompetencijama diskvalificiraju se i ne smatraju prihvatljivima za volontere za humanitarnu pomoć EU-a. Izravno nadređeni iz organizacije pošiljateljice mora moći objasniti i opravdati, prema potrebi, svaku takvu ocjenu i odluku.
Članak 15.
Dodatna obuka prije upućivanja
Ne dovodeći u pitanje sudjelovanje kandidata za volontera u programu obuke ili stažiranju, organizacija pošiljateljica može ponuditi dodatnu prikladnu obuku prije upućivanja, kao što je obuka povezana s prilagodbom tehničkih kompetencija kandidata za volontere kako bi se ispunile potrebe organizacije primateljice, jezični tečaj potreban za državu upućivanja itd.
Članak 16.
Ugovor s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a
1. Na temelju rezultata uvodnog postupka prije upućivanja i, prema potrebi, stažiranja i ostalih obuka iz članaka 13. do 15. organizacija pošiljateljica uz savjetovanje s organizacijom primateljicom potvrđuje konačnu ocjenu je li kandidat za volontera prihvatljiv za upućivanje kao volonter za humanitarnu pomoć EU-a.
2. Organizacija pošiljateljica i uspješno ocijenjen volonter za humanitarnu pomoć EU-a potpisuju ugovor o upućivanju kako je utvrđeno člankom 14. stavkom 5. Uredbe (EU) br. 375/2014.
3. Ugovorom koji će se definirati uz blisko savjetovanje s organizacijama primateljicama utvrđuju se posebni uvjeti upućivanja te prava i obveze volontera za humanitarnu pomoć EU-a. U njemu se navodi i zakonodavstvo koje se primjenjuje na ugovor i sud nadležan za ugovor u skladu s Delegiranom uredbom Komisije (EU) koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014, a on obuhvaća barem sljedeće elemente:
(a)
određivanje uloge i položaja volontera za humanitarnu pomoć EU-a, trajanja i mjesta upućivanja kao i zadataka koje treba obaviti u skladu s opisom, uključujući elemente koji proizlaze iz komunikacijskog plana iz članka 17. Uredbe (EU) br. 375/2014.;
(b)
trajanje ugovora, uključujući datum početka i završetka;
(c)
upravljanje radnom uspješnošću, uključujući:
-
načine postupanja za upravljanje, uključujući nadležnog izravno nadređenog iz organizacije primateljice i kontaktnu točku za kontinuiranu podršku iz organizacije pošiljateljice,
-
načine postupanja za mentorstvo;
(d)
radne uvjete, uključujući radne sate i dopust;
(e)
financijska prava i obveze volontera za humanitarnu pomoć EU-a, uključujući potrebne načine postupanja za njihovo osiguravanje:
-
dnevnice i naknadu za preseljenje,
-
informacije o primjenjivim poreznim pravilima i pravilima socijalnog osiguranja,
-
osiguranje,
-
smještaj,
-
putovanje;
(f)
praktična rješenja:
-
liječnički pregledi,
-
vize i radne dozvole;
(g)
povjerljivost;
(h)
prilog ugovoru o ponašanju koje se očekuje od volontera za humanitarnu pomoć EU-a, u koje spadaju integritet i pridržavanje kodeksa ponašanja te zaštita djece i ranjivih odraslih osoba uz nultu toleranciju prema seksualnom nasilju;
(i)
disciplinske propise i ukidanje statusa volontera;
(j)
mehanizam posredovanja za rješavanje problema, pritužbe i razrješavanje sporova;
(k)
odgovornosti i propise u područjima upravljanja sigurnošću, zdravlja i zaštite;
(l)
učenje i razvoj:
-
obuka i uvod,
-
izvješćivanje.
4. U slučaju spora između organizacije primateljice ili pošiljateljice i volontera za humanitarnu pomoć EU-a, volonter za humanitarnu pomoć EU-a ima pravo na učinkovit pravni lijek u skladu s nacionalnim propisima koji se primjenjuju na organizaciju pošiljateljicu.
Članak 17.
Unos u bazu podataka
Nakon zaprimanja izričite suglasnosti volontera za humanitarnu pomoć EU-a, organizacija pošiljateljica unosi podatke volontera za humanitarnu pomoć EU-a u bazu podataka iz članka 13. Uredbe (EU) br. 375/2014 (dalje u tekstu „baza podataka”). Svaka obrada osobnih podataka povezanih s tom bazom podataka mora se odvijati u skladu sa standardima zaštite podataka kako je utvrđeno u Delegiranoj uredbi Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014. Za svaku obradu osobnih podataka povezanih s tom bazom podataka koju obavlja Komisija primjenjuje se Uredba (EZ) br. 45/2001 (2).
POGLAVLJE 5.
POSTUPCI ZA UPUĆIVANJE I UPRAVLJANJE VOLONTERIMA ZA HUMANITARNU POMOĆ EU-A
Članak 18.
Uvod u državi upućivanja
1. Organizacije pošiljateljice osiguravaju da se svim kandidatima za volontere za humanitarnu pomoć EU-a pruži temeljit i primjeren uvod u državi upućivanja nakon dolaska u nju, kojim je obuhvaćeno najmanje sljedeće:
(a)
struktura i postupci organizacije i upravljanja, projektni timovi (uključujući voditelja projekta, operativni i tehnički tim, osobu zaduženu za upravljanje krizama, timove podrške kao što su ljudski potencijali i financije), lokacije projekta, misija i ciljevi organizacije i njihova povezanost s inicijativom Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a;
(b)
opsežne informacije o misiji, ovlastima i projektima organizacije primateljice, uključenim zajednicama, operativnom kontekstu te očekivanjima o rezultatima u okviru zadataka volontera za humanitarnu pomoć EU-a i ocjene potreba koja stoji iza njega;
(c)
mjerodavan lokani pravni okvir koji se primjenjuje na volontera za humanitarnu pomoć EU-a;
(d)
obvezno izvješćivanje o sigurnosti, zdravlju i zaštiti povezano sa specifičnim kontekstom prema člancima 28. i 30.;
(e)
sustav i postupak nadzora i upravljanja radnom uspješnošću i postojeći mehanizmi potpore, uključujući mentorstvo i ostalu podršku prema člancima 19., 20. i 21.;
(f)
izvješće o kulturi države, regije i mjesta upućivanja, uključujući smjernice za primjereno ponašanje;
(g)
postupak izvješćivanja u državi upućivanja prema članku 23.
2. Organizacija primateljica osigurava da je kandidat za volontere pročitao i razumio sve informacije pružene tijekom uvodnog postupka u državi upućivanja i da su mu one i dalje lako dostupne za vrijeme sudjelovanja u inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a.
Članak 19.
Nadzor i upravljanje radnom uspješnošću
1. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno razvijaju sustav upravljanja radnom uspješnošću koji se temelji na ciljevima rada i očekivanim rezultatima kako bi mjerile napredak i kvalitetu rada volontera za humanitarnu pomoć EU-a u skladu sa zadatkom.
2. Postupkom upravljanja radnom uspješnošću određuju se uloge i odgovornosti organizacije pošiljateljice, odnosno primateljice u nadzoru volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
3. Za vrijeme uvoda, organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a utvrđuju ciljeve rada i daju mu priliku da se izjasni o fleksibilnim elementima zadatka.
4. Organizacija primateljica imenuje izravno nadređenog koji je odgovoran za nadzor volontera za humanitarnu pomoć EU-a, s kojim izravno nadređeni u razumnim i praktičnim vremenskim razmacima održava nadzorne sastanke.
5. Prema potrebi, ovisno o trajanju upućivanja, organizacija pošiljateljica i izravno nadređeni iz organizacije primateljice zajedno s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a provode zajednički srednjoročni pregled radne uspješnosti kako bi službeno procijenili postupak integracije, napredak u odnosu na ciljeve te prilagodili ciljeve, zadatke i plan učenja i razvoja.
6. Ako se na temelju srednjoročnog pregleda ispostavi da volonter za humanitarnu pomoć EU-a ima loše rezultate u nekoj od transverzalnih ili posebnih kompetencija, organizacija primateljica u dogovoru s organizacijom pošiljateljicom može odlučiti prijevremeno prekinuti upućivanje. One moraju moći objasniti i opravdati, prema potrebi, svaku takvu ocjenu i odluku.
7. Organizacija pošiljateljica i izravno nadređeni iz organizacije primateljice zajedno s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a provode konačni pregled radne uspješnosti kako bi na kraju upućivanja procijenili postignuća volontera za humanitarnu pomoć EU-a u odnosu na ciljeve njegova zadatka i plana učenja i razvoja.
8. Rezultati pregleda radne uspješnosti uključuju se u plan učenja i razvoja volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
9. Organizacija pošiljateljica zadržava dokumentaciju o pregledu radne uspješnosti u skladu sa standardima zaštite podataka prema Delegiranoj uredbi Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014 i šalje u bazu podataka potvrdu o tome je li upućivanje uspješno zaključeno ili nije; ako nije, navodi razloge za to.
Članak 20.
Stalna podrška organizacija pošiljateljica
1. Prije upućivanja organizacija pošiljateljica imenuje kontaktnu osobu koja je dostupna tijekom upućivanja i koja je redovito u kontaktu s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a radi:
(a)
podrške volonteru za humanitarnu pomoć EU-a pri preseljenju i u prijelaznom razdoblju;
(b)
pružanja potrebne dodatne podrške volonteru za humanitarnu pomoć EU-a i organizaciji primateljici;
(c)
sudjelovanja u srednjoročnom i završnom pregledu i ostalim sastancima, prema potrebi i
(d)
pružanja podrške pri posredovanju u slučaju neslaganja između organizacije primateljice i volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
2. Ako imenovana kontaktna osoba više ne može ispunjavati svoju ulogu tijekom upućivanja, osigurava se zamjena što je prije moguće radi osiguravanja kontinuiteta podrške.
Članak 21.
Mentorstvo
1. Organizacija primateljica imenuje jednog ili više mentora za volontera za humanitarnu pomoć EU-a radi pružanja podrške u područjima kao što su:
(a)
razvoj profesionalnih vještina i poboljšanje radne uspješnosti i znanja;
(b)
kulturna integracija i prilagodba;
(c)
podučavanje povezano sa zadatkom i
(d)
pomoć s psihosocijalnim problemima.
2. Imenovani mentori imaju pristup planu učenja i razvoja i zadatku volontera za humanitarnu pomoć EU-a te na njima temelje svoju podršku. Mentori se redovito sastaju s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a kako bi razmotrili napredak i pomogli riješiti probleme povezane s upućivanjem i osobne probleme.
3. Pri mentorstvu uzimaju se u obzir lokalne okolnosti i ono se osmišljava na takav način da je primjereno i za lokalne volontere.
4. Organizacija pošiljateljica omogućuje mentorstvo pomoću partnerske suradnje s organizacijom primateljicom kako bi pružila analitičku podršku, podršku pri obuci i drugu podršku pri izgradnji kapaciteta i pomoću utvrđivanja osoba s prikladnim potrebnim vještinama u vlastitim strukturama i mrežama u slučaju nedostatka vještina na licu mjesta.
5. Prema potrebi može se razmotriti mentorstvo na daljinu, osobito koristeći se mrežom inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a.
Članak 22.
Radni uvjeti
1. Svi volonteri za humanitarnu pomoć EU-a imaju prikladne radne uvjete koji im omogućuju dobar rad tijekom upućivanja i osiguravaju zadovoljstvo, motiviranost, zdravlje i zaštitu. Ti uvjeti moraju biti u skladu s mjerodavnim odredbama Direktive 89/391/EZ (3) i Direktive 2003/88/EZ (4).
2. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno rade kako bi definirale prikladne radne uvjete na temelju lokalnog i nacionalnog konteksta djelovanja.
3. Organizacija primateljica osigurava potrebne informacije i predlaže radne uvjete čiju primjerenost i prikladnost kojih ocjenjuje organizacija pošiljateljica radi osiguravanja njihove usklađenosti s obvezom pažnje i općom politikom i praksama organizacije pošiljateljice.
4. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno osiguravaju sprečavanje sigurnosnih i zdravstvenih rizika, upravljanje njima i njihovo ublažavanje i osiguravaju da su predloženi radni uvjeti u skladu s dogovorenim sigurnosnim, zaštitnim i zdravstvenim postupcima iz članaka 28., 29. i 30. te da poštuju zahtjeve u pogledu radnih sati, dopusta, minimalnog dnevnog i tjednog odmora i radnog prostora iz točke 3. Priloga I.
Članak 23.
Podrška pri završetku upućivanja i nakon njega
1. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno odlučuju o sadržaju i postupku izvješćivanja koji se predviđa za sve volontere za humanitarnu pomoć EU-a, uključujući one koji se vrate prijevremeno.
2. Organizacija primateljica osigurava volonteru za humanitarnu pomoć EU-a osobno ili grupno izvješćivanje, uključujući završni pregled radne uspješnosti iz članka 19. stavka 7. i, prema potrebi, predaju projekta timu i drugim sudionicima koji će nastaviti s aktivnostima koje je provodio volonter za humanitarnu pomoć EU-a u cilju osiguravanja održivosti i kontinuiteta.
3. Organizacija pošiljateljica osigurava volonteru za humanitarnu pomoć EU-a koji se vratio pravodobno osobno ili grupno izvješćivanje te operativno izvješćivanje ili izvješćivanje o projektu na temelju povratnih informacija dobivenih od organizacije primateljice i završne verzije plana učenja i razvoja.
4. Organizacija pošiljateljica omogućuje liječnički pregled nakon povratka volontera za humanitarnu pomoć EU-a i nudi psihosocijalne informativne sastanke i savjetodavnu podršku koje volonter za humanitarnu pomoć EU-a može dobrovoljno iskoristiti.
5. Organizacije pošiljateljice i primateljice izlažu volonteru za humanitarnu pomoć EU-a mogućnosti da se i dalje bavi pitanjima povezanima s humanitarnom pomoći i aktivnim europskim građanstvom, uključujući angažman u mreži inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a i njezino promicanje.
6. Organizacija pošiljateljica poziva volontere za humanitarnu pomoć EU-a koji su se vratili da daju konstruktivne povratne informacije o inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a, uključujući tako što će objasniti kako se njihov doprinos može iskoristiti pri budućim upućivanjima.
POGLAVLJE 6.
ODREDBE O OSIGURANJU I ŽIVOTNIM UVJETIMA
Članak 24.
Osiguranje
1. Svi volonteri za humanitarnu pomoć EU-a pokriveni su punom policom osiguranja koja je posebno osmišljena da ih osigurava tijekom cijelog trajanja upućivanja u trećim zemljama i odgovarajućih razdoblja prije i poslije.
2. Osiguranje vrijedi diljem svijeta, 24 sata na dan. Počinje s danom kad volonter za humanitarnu pomoć EU-a krene od kuće u treću zemlju upućivanja i završava s danom kad volonter za humanitarnu pomoć EU-a krene iz treće zemlje upućivanja i vrati se kući (dalje u tekstu: „prvo razdoblje osiguranja”).
3. Za osiguranje koje traje dulje od 12 tjedana, osiguranje se produljuje za dodatnih osam tjedana u matičnoj državi osiguranika radi pokrivanja naknadnog liječenja bolesti i ozljeda koje su nastupile tijekom prvog razdoblja osiguranja.
4. Osiguranje se primjenjuje na sve aktivnosti povezane s inicijativom Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a i na privatne aktivnosti volontera za humanitarnu pomoć EU-a tijekom prvog razdoblja osiguranja.
5. Svi volonteri za humanitarnu pomoć EU-a osigurani su 100 % (u cijelosti) za:
(a)
liječničke i stomatološke usluge;
(b)
trudnoću i porod;
(c)
nesreću;
(d)
repatrijaciju;
(e)
životno osiguranje;
(f)
trajni ili privremeni invaliditet ili nesposobnost;
(g)
osiguranje od odgovornosti prema trećim osobama;
(h)
gubitak ili krađu dokumenata, voznih, odnosno avionskih karata i osobnih stvari;
(i)
dodatnu pomoć.
6. Kako bi zajamčila jednako postupanje prema svim volonterima za humanitarnu pomoć EU-a i njihovo jednako osiguranje, Komisija može sklopiti ugovor s jednim ili više pružatelja usluga osiguranja u okviru postupka nabave.
Članak 25.
Dnevnice i naknada za preseljenje
1. Organizacija pošiljateljica osigurava volonterima za humanitarnu pomoć EU-a u njihovu svojstvu nezaposlenih pojedinaca dnevnice u obliku paušalnih iznosa koji se isplaćuju na vrijeme i u redovitim obrocima.
2. Paušalni iznosi dnevnica temelje se na potrošačkoj košarici kojom su pokriveni redoviti troškovi volontera za humanitarnu pomoć EU-a za sljedeće stavke:
(a)
hranu;
(b)
higijenske i kućanske potrepštine;
(c)
odjeću;
(d)
lokalni prijevoz i prijevoz unutar države upućivanja;
(e)
razne troškove koji se smatraju potrebnima za osiguravanje primjerenog životnog standarda i sudjelovanja u lokalnom društvenom životu (u taj se trošak može dodati najviše 20 % od ukupnog iznosa za stavke navedene pod točkama od a) do d) radi financiranja ostalih troškova kao što su slobodne aktivnosti, frizerske usluge, novine i pribor za pisanje).
(f)
dodatni iznos za volontere za humanitarnu pomoć EU-a koji borave u područjima gdje su indeksi iznad prosjeka države (najviše 10 % za stavke navedene pod točkama od a) do d)).
3. Troškovi smještaja ne ubrajaju se u paušalne iznose dnevnica.
4. Komisija objavljuje podatke o paušalnim iznosima dnevnica za države upućivanja na temelju indeksa potrošačkih cijena pojedinačne države. Posebne potrebe povezane s invaliditetom ili drugim valjano opravdanim iznimnim okolnostima mogu se dodatno nadoknaditi uz dnevnice.
5. Volontere za humanitarnu pomoć EU-a na vrijeme se obavješćuje o promjenama u indeksima i dnevnicama koje se odnose na njih tijekom upućivanja, posebno u državama s visokom stopom inflacije ili deflacije.
6. Nakon uspješnog završetka upućivanja, organizacija pošiljateljica osigurava volonteru za humanitarnu pomoć EU-a koji se vraća, ovisno o trajanju njegova upućivanja, naknadu za preseljenje u visini od 100 EUR mjesečno (koja se redovito prilagođava indeksu).
Članak 26.
Smještaj
1. Organizacija pošiljateljica osigurava da organizacija primateljica volonteru za humanitarnu pomoć EU-a stavi na raspolaganje prikladan smještaj uz lokalno gledano razuman trošak.
2. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno osiguravaju sprečavanje sigurnosnih i zdravstvenih rizika, upravljanje njima i njihovo ublažavanje i osiguravaju da je predloženi smještaj u skladu s dogovorenim sigurnosnim, zaštitnim i zdravstvenim postupcima iz članaka 28., 29. i 30. te da poštuje zahtjeve utvrđene u točki 4. Priloga I.
3. Troškove za smještaj, grijanje i druge izravno povezane troškove snosi izravno organizacija primateljica, ako je moguće. Organizacija primateljica sklapa ugovore s najmodavcima i poduzima sve potrebne mjere kako bi izvijestila najmodavce o inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a.
Članak 27.
Putni i s njima povezani troškovi
1. Organizacija pošiljateljica organizira putovanje volontera za humanitarnu pomoć EU-a do i od mjesta upućivanja, uključujući u slučaju prijevremenog povratka, i snosi putne troškove.
2. Na zahtjev volontera za humanitarnu pomoć EU-a organizacija pošiljateljica organizira i snosi troškove dodatnog povratnog putovanja za:
(a)
dopust za odlazak u matičnu zemlju volontera za humanitarnu pomoć EU-a čije upućivanje traje dulje od 18 mjeseci;
(b)
roditeljski dopust volontera za humanitarnu pomoć EU-a koji imaju jedno ili više uzdržavane djece mlađe od 12 godina ako njihovo upućivanje traje dulje od šest mjeseci;
(c)
posebni dopust u slučaju pogreba ili liječnički potvrđene ozbiljne bolesti roditelja ili djeteta, bračnog druga ili registriranog partnera, sestre ili brata.
3. Putni troškovi mogu se nadoknaditi na temelju stvarnih troškova putovanja u ekonomskom ili drugom razredu ili u obliku paušalnih iznosa na temelju razumne metodologije za izračun udaljenosti.
4. Organizacija pošiljateljica osigurava informacije i logističku podršku pri dobivanju vize za volontera za humanitarnu pomoć EU-a, a organizacija primateljica prema potrebi pruža podršku pri postupku traženja vize. Organizacija pošiljateljica snosi troškove povezane s dobivanjem vize, uključujući potrebne putne troškove.
POGLAVLJE 7.
POSTUPCI ZA OSIGURAVANJE OBVEZE PAŽNJE, SIGURNOSTI I ZAŠTITE
Članak 28.
Upravljanje sigurnošću i procjena rizika
1. Organizacija pošiljateljica ima internu sigurnosnu politiku i postupke za procjenu rizika koji su primjereni za volontere za humanitarnu pomoć EU-a i primjenjuju se na njih te se prema potrebi prilagođavaju.
2. Na osnovi interne sigurnosne politike organizacije pošiljateljice, organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno razvijaju plan upravljanja sigurnošću i evakuacije za djelovanja u okviru inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a. Ti su planovi barem u skladu sa zahtjevima iz točke 5. Priloga I.
3. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno sastavljaju pisanu procjenu sigurnosnih, putnih i zdravstvenih rizika u državi upućivanja. Te su procjene barem u skladu sa zahtjevima iz točke 6. Priloga I.
4. Procjena rizika iz stavka 3. pregledava se i ažurira onoliko redovito koliko to nalaže kontekst, ali barem prije upućivanja volontera za humanitarnu pomoć EU-a. Ako se na temelju procjene rizika ispostavi da bi se upućivanje odvijalo u okolnostima međunarodnog ili unutarnjeg oružanog sukoba ili na mjestu gdje postoje takve prijetnje, upućivanje se ne uzima u obzir ili se, u slučaju da je volonter za humanitarnu pomoć EU-a već odabran, poništava.
5. U opis zadatka i postupak regrutacije uključuju se zahtjevi povezani sa sviješću o sigurnosti i primjerenim ponašanjem u pogledu upravljanja rizikom i sigurnošću.
6. Organizacija pošiljateljica obavješćuje nadležna nacionalna tijela država članica i drugih država sudionica, u skladu sa člankom 23. Uredbe (EU) br. 375/2014, prije upućivanja njihova građanina kao volontera za humanitarnu pomoć EU-a. Prije upućivanja organizacija pošiljateljica koja upućuje volontere za humanitarnu pomoć EU-a koji nisu građani Unije provjerava pravila za konzularnu zaštitu države čije državljanstvo ima volonter ili neke druge države.
7. Organizacije pošiljateljice i primateljice osiguravaju da su volonterima za humanitarnu pomoć EU-a proslijeđene sve informacije o sigurnosnim i zaštitnim postupcima i da su ih oni razumjeli. Tijekom uvoda osigurava se sigurnosno izvješćivanje povezano sa specifičnim kontekstom prije odlaska i u roku od 24 sata nakon dolaska u državu upućivanja. Ono mora uključivati rezultate procjene rizika, plan evakuacije i upravljanja sigurnošću, uključujući izvješćivanje o sigurnosnim incidentima, postupke za evakuaciju i repatrijaciju, komunikacijski dijagram, kontaktnog službenika (službenike) za upravljanje krizama i kontaktne podatke veleposlanstava, policije, vatrogasaca i bolnica.
8. Organizacija pošiljateljica osigurava da je volonter za humanitarnu pomoć EU-a pokriven barem osiguranjem prema članku 24.
9. Osim obvezne sigurnosne obuke u okviru programa obuke, organizacija pošiljateljica osigurava volonterima za humanitarnu pomoć EU-a svu ostalu odgovarajuću sigurnosnu obuku koju nudi vlastitom međunarodnom osoblju.
10. Pri potpisivanju ugovora iz članka 16. stavka 2. volonter za humanitarnu pomoć EU-a potvrđuje da će poštovati postupke za upravljanje sigurnošću i da ih je svjestan, uključujući svoju dužnost da se informira o aktualnoj sigurnosnoj situaciji, preuzima odgovornost u pogledu upravljanja sigurnošću za sebe, ostale i organizaciju te dužnost da se suzdržava od riskantnog ponašanja. Organizacija pošiljateljica i primateljica skreću volonteru za humanitarnu pomoć EU-a pozornost na posljedice kršenja sigurnosnih postupaka, posebno onih koja za posljedicu imaju prijevremeni prisilni završetak upućivanja.
11. Organizacija pošiljateljica preporučuje volonterima za humanitarnu pomoć EU-a da se nakon dolaska u državu upućivanja prijave u veleposlanstvu ili konzulatu svoje države i informira ih o mogućnosti da tamo traže konzularnu pomoć. Ako država čije državljanstvo ima volonter za humanitarnu pomoć EU-a nema konzularno predstavništvo u državi upućivanja, organizacija pošiljateljica preporučuje volonterima za humanitarnu pomoć EU-a koji su građani Unije da se prijave u konzulatu ili veleposlanstvu druge države članice i informira ih o mogućnosti da tamo potraže konzularnu pomoć.
12. Na temelju ažuriranih podataka dobivenih od organizacije primateljice, organizacije pošiljateljice i primateljice redovito ažuriraju plan evakuacije kako bi osigurale da on uvijek odgovara operativnim okvirnim uvjetima. Učestalost provjere plana ovisi o rezultatu procjene rizika, a organizacija primateljica prilagođava plan prema potrebi na temelju prošlih i aktualnih podataka. Plan evakuacije drži se na mjestu koje je lako dostupno volonteru za humanitarnu pomoć EU-a.
13. Organizacija primateljica osigurava da volonter za humanitarnu pomoć EU-a dobiva aktualne informacije o promjenama u operativnim okvirnim uvjetima i naknadnim izmjenama sigurnosnih postupaka i protokola.
14. Organizacija primateljica zna gdje se volonter za humanitarnu pomoć EU-a nalazi i ima kontaktni broj na koji je on u bilo koje vrijeme dostupan, uključujući i za vrijeme dopusta.
Članak 29.
Postupci koji se primjenjuju u slučaju incidenta ili evakuacije
1. U slučaju sigurnosnog incidenta, volontera za humanitarnu pomoć EU-a dobiva upute što prije. Ovisno o ozbiljnosti incidenta i postojećim postupcima u organizaciji pošiljateljici i primateljici, to izvješćivanje može obaviti izravno nadređeni ili mentor iz organizacije primateljice ili osoba zadužena za upravljanje krizama u organizaciji pošiljateljici i u njega može biti uključena psihološka podrška.
2. U slučaju evakuacije, slijedi se plan evakuacije i o volonteru za humanitarnu pomoć EU-a vodi se briga cijelo vrijeme, slijedeći, prema potrebi, postojeće postupke u konzulatima ili veleposlanstvima gdje je volonter za humanitarnu pomoć EU-a prijavljen u skladu s člankom 28. stavkom 11.
3. Organizacija pošiljateljica uspostavlja kontakt s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a nakon njegova povratka i osigurava odgovarajuće daljnje mjere, uključujući izvješćivanje, psihosocijalnu i liječničku podršku.
4. Organizacije pošiljateljice i primateljice uključuju sigurnosna pitanja u svoj okvir za praćenje i evakuaciju, a iskustva iz sigurnosnih incidenata uzimaju se u obzir pri preispitivanju i poboljšanju projekta.
Članak 30.
Zdravlje i sigurnost
1. Organizacija pošiljateljica ima internu zdravstvenu i sigurnosnu politiku koja je primjerena za volontere za humanitarnu pomoć EU-a i primjenjuje se na njih, prilagođava prema potrebi i uključuje smjernice za:
(a)
osobno zdravlje, primjerice fizičko zdravlje (prevencija bolesti, preporuke za prehranu i spavanje, senzibilizacija o klimatskim i geografskim opasnostima, pristup liječenju);
(b)
psihičko zdravlje (savjeti o ravnoteži između privatnog i poslovnog života, upravljanje stresom, mehanizmi za svladavanje poteškoća i metode opuštanja, kontaktne točke za psihosocijalnu podršku).
2. Na temelju interne zdravstvene i sigurnosne politike organizacije pošiljateljice, organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno razvijaju opsežan niz zdravstvenih i sigurnosnih politika i smjernica kako bi ispunile svoju obvezu pažnje i osigurale fizičku i emocionalnu dobrobit volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
3. Kao dio procjene rizika iz članka 28. stavka 3. i prije definiranja zadatka, organizacija pošiljateljica i primateljica na temelju pokazatelja utvrđenih u točki 7. Priloga I. zajedno ocjenjuju jesu li pri upućivanju osigurani sigurni radni i životni uvjeti za volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
4. Organizacija pošiljateljica osigurava da je volonter za humanitarnu pomoć EU-a pokriven barem odredbama o sveobuhvatnom liječničkom i putnom osiguranju u skladu s člankom 24.
5. Tijekom uvoda organizacija pošiljateljica izvješćuje volontera za humanitarnu pomoć EU-a o zdravstvenoj i sigurnosnoj politici i smjernicama iz stavaka 1. i 2., uključujući bolesti, pružanje prve pomoći, održavanje svih prostorija, održavanje vozila i opreme, radna mjesta, ravnotežu između privatnog i poslovnog života, zdravstvene i sigurnosne incidente, postupak za liječničku evakuaciju.
6. Organizacija pošiljateljica osigurava da volonter za humanitarnu pomoć EU-a obavi temeljit liječnički pregled prije odlaska i da dobije preporučene lijekove i cjepiva s obzirom na opasnosti koje postoje u državi upućivanja te prema potrebi opremu kao što je pribor za prvu pomoć i zaštita protiv komaraca.
7. Organizacija primateljica osigurava uključivanje obveze pažnje u svakodnevno upravljanje volonterima i tijekom uvoda volonteru za humanitarnu pomoć EU-a:
(a)
daje aktualne informacije o lokalnim resursima u pogledu zdravlja i sigurnosti kao što su kontaktni podaci liječnika, bolnica i paramedicinskih usluga;
(b)
u okviru izvješćivanja u državi upućivanja daje smjernice o lokalnim običajima i normama kako bi smanjila opasnosti za sigurnost i olakšala integraciju.
8. Organizacija pošiljateljica omogućuje liječnički pregled nakon povratka volontera za humanitarnu pomoć EU-a i nudi psihosocijalne informativne sastanke ili savjetodavnu podršku u okviru postupka izvješćivanja. Organizacije pošiljateljice i primateljice promiču mrežu inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a kao alternativni mehanizam podrške prije, tijekom i nakon upućivanja.
POGLAVLJE 8.
POSTUPCI PRAĆENJA I OCJENJIVANJA POJEDINAČNOG RADA VOLONTERA ZA HUMANITARNU POMOĆ EU-A
Članak 31.
Praćenje i ocjenjivanje pojedinačnog rada volontera za humanitarnu pomoć EU-a
1. Na temelju postupka upravljanja nadzorom i radnom uspješnošću iz članka 19. organizacija pošiljateljica i primateljica nadziru i ocjenjuju pojedinačni rad volontera za humanitarnu pomoć EU-a, mjereći napredak i rezultate u odnosu na njihov zadatak i ciljeve.
2. Praćenje i ocjenjivanje pojedinačnog rada volontera za humanitarnu pomoć EU-a stalan je postupak za vrijeme cijelog upućivanja uz posebne provjere barem u sljedećim fazama:
(a)
prema potrebi na kraju stažiranja iz članka 14.;
(b)
tijekom završnog pregleda radne uspješnosti iz članka 19. i ako se smatra primjerenim provesti srednjoročni pregled;
(c)
tijekom izvješćivanja iz članka 23.
3. Organizacije pošiljateljice i primateljice stavljaju na uvid podatke iz kojih se vidi koliko pojedinačan rad volontera za humanitarnu pomoć EU-a, na razini rezultata i učinka, pridonosi ciljevima projekta i inicijative općenito, uzimajući u obzir pokazatelje iz članka 7. Uredbe (EU) br. 375/2014. Podaci sadržavaju dokumentaciju o kvaliteti doprinosa i rezultata rada volontera za humanitarnu pomoć EU-a koju treba čuvati u anonimnom obliku i imati na raspolaganju za potrebe evaluacije. Ti podaci obrađuju se u skladu sa standardima zaštite podataka prema Delegiranoj uredbi Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014.
4. Organizacija pošiljateljica podržava izgradnju kapaciteta organizacije primateljice za mjerenje napretka i rezultata u odnosu na zadatak i ciljeve volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
POGLAVLJE 9.
MEHANIZAM OVJERE ZA ORGANIZACIJE PRIMATELJICE I POŠILJATELJICE
Članak 32.
Mehanizam ovjere za organizacije primateljice
1. Organizacije primateljice koje žele ovjeru osiguravaju objektivnu i istinitu samoocjenu u skladu sa zahtjevima iz točke 1. Priloga III. u kojoj ocjenjuju svoje postojeće politike i prakse u odnosu na zahtjeve iz standarda i postupaka u pogledu kandidata za volontere i volontera za humanitarnu pomoć EU-a utvrđene u ovoj Uredbi i Delegiranoj uredbi Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014.
2. U samoocjeni organizacija primateljica navodi sve nedorečenosti i područja za poboljšanje u kojima bi mogla biti potrebna izgradnja kapaciteta kako bi se postigla potpuna usklađenost.
3. Organizacija primateljica uz samoocjenu prilaže tri preporuke u skladu sa zahtjevima utvrđenima u točki 1. Priloga III. kako bi stavila na raspolaganje opsežne informacije o svim zahtjevima iz standarda i postupaka u pogledu kandidata za volontere za humanitarnu pomoć EU-a. Preporuke su barem od dviju sljedećih skupina dionika:
(a)
ovjerene organizacije pošiljateljice ili primateljice s kojom je organizacija primateljica koja podnosi zahtjev već uspostavila ili želi uspostaviti partnerstvo za sudjelovanje u inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a;
(b)
humanitarnog partnera Komisije s kojim je sklopljen okvirni (partnerski) sporazum i s kojim je organizacija primateljica koja podnosi zahtjev već uspješno surađivala na projektu humanitarne pomoći;
(c)
relevantne međunarodne organizacije ili neprofitne organizacije ili tijela javnog prava civilne prirode s kojim je organizacija primateljica koja podnosi zahtjev već uspješno surađivala na projektu humanitarne pomoći;
(d)
organizacije za akreditaciju ili reviziju koja je dodijelila ovjeru organizaciji primateljici koja podnosi zahtjev u područjima mjerodavnima za inicijativu Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a; u tom slučaju treba priložiti i odgovarajuću dokumentaciju o akreditaciji i reviziji.
4. Dovršenu samoocjenu potpisuje opunomoćeni zastupnik organizacije primateljice čiji je potpis za nju pravno obvezujuć i ona se zajedno s preporukama iz stavka 3. šalje Komisiji.
5. Na temelju samoocjene i preporuka Komisija ocjenjuje zahtjev i može donijeti jednu od sljedećih odluka:
(a)
dodijeliti ovjeru u slučajevima kad je ocijenjeno da je organizacija primateljica koja podnosi zahtjev potpuno usklađena sa zahtjevima iz standarda i postupaka;
(b)
ne dodijeliti ovjeru u slučajevima kad organizacija primateljica koja podnosi zahtjev nije potpuno usklađena sa zahtjevima iz standarda i postupaka.
6. U roku od šest mjeseci od zaprimanja zahtjeva, Komisija obavješćuje organizaciju primateljicu koja podnosi zahtjev o ishodu ovjere, navodeći i mogućnosti za podršku pri izgradnji kapaciteta, ako je potrebno, radi ponovnog slanja zahtjeva. U slučaju da se utvrde potrebe koje treba ispuniti na temelju strategije za izgradnju kapaciteta koju treba osigurati organizacija primateljica koja podnosi zahtjev, potonja se smatra prihvatljivom i ima prednost za podršku pri izgradnji kapaciteta.
Članak 33.
Mehanizam ovjere za organizacije pošiljateljice
1. Organizacije pošiljateljice koje žele ovjeru osiguravaju objektivnu i istinitu samoocjenu u skladu sa zahtjevima iz točke 2. Priloga II. u kojoj ocjenjuju svoje postojeće politike i prakse u odnosu na zahtjeve iz standarda i postupaka u pogledu kandidata za volontere i volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
2. U samoocjeni koja se temelji na dokazima organizacija pošiljateljica daje na uvid sve nedorečenosti i područja za poboljšanje u kojima bi mogla biti potrebna tehnička pomoć kako bi se postigla potpuna usklađenost. Osim toga, ona prilaže dokaze i sredstva za provjeru provode li se politike i prakse svakog od zahtjeva iz standarda i postupaka, osobito u odnosu na volontere.
3. Dovršenu samoocjenu na temelju dokaza potpisuje opunomoćeni zastupnik organizacije pošiljateljice čiji je potpis za nju pravno obvezujuć i ona se zajedno s popratnim dokumentima iz stavka 2. šalje Komisiji.
4. Na temelju samoocjene koja se temelji na dokazima i popratnih dokumenata, Komisija ocjenjuje zahtjev i može donijeti jednu od sljedećih odluka:
(a)
dodijeliti ovjeru u slučajevima kad je ocijenjeno da je organizacija pošiljateljica koja podnosi zahtjev potpuno usklađena sa zahtjevima iz standarda i postupaka;
(b)
ne dodijeliti ovjeru u slučajevima kad organizacija pošiljateljica koja podnosi zahtjev nije potpuno usklađena sa zahtjevima iz standarda i postupaka.
5. U roku od šest mjeseci od zaprimanja zahtjeva, Komisija obavješćuje organizaciju pošiljateljicu koja podnosi zahtjev o ishodu ovjere, navodeći i mogućnosti za tehničku podršku, ako je potrebno, radi ponovnog slanja zahtjeva. U slučaju da se utvrde potrebe koje treba ispuniti na temelju strategije za tehničku podršku koju treba osigurati organizacija pošiljateljica koja podnosi zahtjev, potonja se smatra prihvatljivom i ima prednost za tehničku podršku.
Članak 34.
Pravni lijekovi
1. Ako Komisija odluči ne dodijeliti ovjeru i odbiti zahtjev, ona navodi da se odbijena organizacija koja podnosi zahtjev može ponovno prijaviti nakon razdoblja od dvanaest mjeseci počevši od dana kad podnositelj zahtjeva primi odluku o odbijanju. U odluci će biti navedeni i dostupni pravni lijekovi koji se mogu uložiti protiv nje.
2. U skladu s člancima 256. i 263. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU), Opći sud nadležan je za akte Europske unije koji proizvode pravne učinke prema trećim stranama. Isto tako, u skladu s člancima 256., 268. i 340. UFEU-a Opći sud nadležan je u sporovima koji se odnose na naknadu štete koju prouzrokuje Europska komisija u pogledu izvanugovorne odgovornosti.
Članak 35.
Financijska održivost i organizacijski kapacitet organizacija
Ocjena o financijskoj održivosti i organizacijskom kapacitetu ovjerenih organizacija pošiljateljica i primateljica nije obuhvaćena postupkom ovjere. Kao preduvjet za dobivanje financijske pomoć Unije, održivost i kapacitet ocjenjuju se u fazi postupka podnošenja zahtjeva nakon poziva na podnošenje prijedloga.
Članak 36.
Valjanost ovjere i redovite provjere
1. Ovjerene organizacije pošiljateljice i primateljice prolaze ponovnu ovjeru tri godine nakon dobivanja odluke Komisije o dodjeli ovjere ili bilo kada u slučaju znatnih izmjena standarda ili postupaka za predmetna područja.
2. Za vrijeme dok je ovjera valjana, od ovjerenih organizacija pošiljateljica i primateljica može se tražiti, prema potrebi, da prođu redovite provjere Komisije.
3. Ovjerene organizacije pošiljateljice i primateljice odmah obavješćuju Komisiju o bilo kakvim promjenama povezanima s njihovom pravnom, financijskom, tehničkom ili organizacijskom situacijom kojima bi se mogla dovesti u pitanje njihova usklađenost sa standardima i postupcima ili bi moglo doći do sukoba interesa. One obavješćuju Komisiju i o bilo kakvim promjenama povezanima s njihovim imenom, adresom ili pravnim zastupnikom.
Članak 37.
Obustava i okončanje ovjere
1. Na temelju podataka dobivenih od ovjerene organizacije pošiljateljice ili primateljice, uključujući iz redovitih provjera iz članka 36. stavka 2. ili podataka dobivenih drugim sredstvima, Komisija može procijeniti da ovjerena organizacija pošiljateljica ili primateljica više nije u skladu s jednim ili više standarda ili postupaka. U tim slučajevima Komisija može poduzeti primjerene mjere, uključujući obustavu ili okončanje ovjere, u skladu s postupkom utvrđenim u točki 3. Priloga III.
2. Organizacija pošiljateljica ili primateljica kojoj je ovjera obustavljena ili okončana neće slati niti primati volontere za humanitarnu pomoć EU-a od datuma obustave ili okončanja i neće biti prihvatljiva za primanje financijske pomoći Unije u te svrhe.
3. Zbog razloga za obustavu ili okončanje ovjere, osobito zaštite i sigurnosti volontera za humanitarnu pomoć EU-a, Komisija može zahtijevati repatrijaciju volontera za humanitarnu pomoć EU-a koji su upućeni u vrijeme obustave ili okončanja.
4. Organizacija pošiljateljica ili primateljica nemaju pravo tražiti naknadu zbog obustave ili okončanja ovjere.
Članak 38.
Odgovornost za štetu
Komisija se ne može smatrati odgovornom za gubitak ili štetu koju prouzrokuju ili pretrpe organizacija pošiljateljica ili primateljica ili treće strane zbog njihova statusa ovjerene organizacije.
POGLAVLJE 10.
ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 39.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu trećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 20. studenoga 2014.