KOMMISSIONENS AFGØRELSE
af 13. november 2014
om det system for tidlig varsling, der skal anvendes af Kommissionens anvisningsberettigede og af forvaltningsorganerne
(2014/792/EU)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 56, stk. 1,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 215/2008 af 18. februar 2008 om finansforordningen for den 10. Europæiske Udviklingsfond (2), særlig artikel 17,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af forordning (EF) nr. 1073/1999 (3), særlig artikel 7, stk. 6, og artikel 11, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Kommissionen, der er ansvarlig for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget og af andre midler, der administreres af Unionen, under overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning som fastsat i artikel 30 til 33 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, er forpligtet til at bekæmpe svig og anden ulovlig virksomhed, der påvirker Unionens finansielle interesser. For at sikre at Kommissionens og forvaltningsorganernes anvisningsberettigede er fuldt informerede om trusler mod Unionens finansielle interesser, er det nødvendigt at fastlægge interne regler, der supplerer Kommissionens afgørelse C(2014)2784 (4).
(2)
For at bekæmpe svig og beskytte Unionens finansielle interesser anvender Kommissionen den centrale database om udelukkelser, som omhandlet i artikel 108 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008 af 17. december 2008 om den centrale database om udelukkelser (5), og systemet for tidlig varsling (herefter »varslingssystemet«), som omhandlet i afgørelse 2008/969/EF, Euratom af 16. december 2008 om det system for tidlig varsling, der skal anvendes af Kommissionens anvisningsberettigede og af forvaltningsorganerne (6). Indtil de lovgivende instanser vedtager ændringsforslaget til finansforordningen (7), er det nødvendigt at sikre, at varslingssystemet fortsat fungerer effektivt.
(3)
I overgangsperioden bør formålet med varslingssystemet forblive det samme i sin substans. Det bør sikre formidlingen inden for Kommissionen og i dens forvaltningsorganer af oplysninger, som udelukkende er til tjenestebrug, gennem registrering af varslinger om personer, der kan udgøre en trussel mod Unionens finansielle interesser og omdømme eller mod andre midler, der forvaltes af Unionen.
(4)
Da forvaltningsorganernes direktører ved delegation fra Kommissionen har status som anvisningsberettigede til at gennemføre aktionsbevillinger, bør de have adgang til varslingssystemet på samme måde som Kommissionens tjenestegrene med henblik på forvaltningen af administrations- og aktionsbevillingerne.
(5)
Da EU-delegationscheferne, der fungerer som Kommissionens anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med artikel 56, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, ved delegation fra Kommissionen er anvisningsberettigede til at gennemføre aktionsbevillinger, bør de have adgang til varslingssystemet på samme måde som Kommissionens tjenestegrene med henblik på forvaltningen af administrations- og aktionsbevillingerne.
(6)
I henhold til artikel 7, stk. 6, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 er Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) forpligtet til straks at informere Kommissionens berørte tjenestegrene om igangværende undersøgelser, hvis de viser, at det kan være hensigtsmæssigt at træffe forebyggende administrative foranstaltninger for at beskytte Unionens finansielle interesser. OLAF er også efter artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 forpligtet til at udarbejde en rapport om afslutningen af en undersøgelse og til at fremsætte henstillinger om eventuelle foranstaltninger, som institutionerne bør træffe. For at gøre det muligt for den ansvarlige anvisningsberettigede at anmode om en varsling, bør det fastlægges, hvilke oplysninger OLAF skal indgive til Kommissionen.
(7)
OLAF bør have adgang til varslingssystemet for at kunne udføre sine undersøgelser og andre aktiviteter vedrørende efterretning og forebyggelse af svig i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.
(8)
Af forenklingshensyn bør varslingssystemet gøres mindre komplekst, antallet af varslingskategorier bør reduceres, det bør præciseres, hvad de dækker over, og deres navn bør være indlysende.
(9)
Kontrolvarslinger baseret på oplysninger fra OLAF bør foreslås af den ansvarlige anvisningsberettigede efter høring af Generaldirektoratet for Budget og Den Juridiske Tjeneste og i tæt samarbejde med OLAF.
(10)
Udelukkelsesvarslinger bør foreslås Kommissionen af den ansvarlige anvisningsberettigede, og de bør vurderes centralt af Generaldirektoratet for Budget og Den Juridiske Tjeneste, når det er relevant. Hvis disse udelukkelsesvarslinger fremsættes på grundlag af oplysninger fra OLAF, bør de vurderes i tæt samarbejde med OLAF. Samme procedure bør anvendes, når den ansvarlige anvisningsberettigede påtænker foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder.
(11)
Den ansvarlige anvisningsberettigede bør, i tæt samarbejde med OLAF, træffe beslutning om de nødvendige konsekvenser for at beskytte Unionens finansielle interesser og bør underrette OLAF om sin beslutning.
(12)
Den ansvarlige anvisningsberettigede bør være ansvarlig for at anmode om registrering, ændring eller fornyelse og sletning af varslinger. For at sikre en tilstrækkelig kontrol bør disse anmodninger foretages på det hierarkiske niveau, der er fastlagt i Kommissionens afgørelse C(2014)2784.
(13)
Regnskabsføreren bør sørge for de rette tekniske foranstaltninger for en effektiv anvendelse af varslingssystemet gennem Kommissionens centrale regnskabssystem.
(14)
Alle Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganer vil have adgang til detaljerede oplysninger om udlæg eller indtægtsordrer gennem Kommissionens centrale regnskabssystem. W3a-varslinger (arrest) og W4-varslinger (indtægtsordre), som omhandlet i afgørelse 2008/969/EF, Euratom, bør ophæves. Disse enkeltoplysninger giver ikke systematisk belæg for en varsling. For at beslutte, om der er behov for en varsling, kræver det, at den ansvarlige anvisningsberettigede foretager en undersøgelse af alle sagens specifikke forhold.
(15)
I Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (8) fastsættes det, at Kommissionen ved sin behandling af personoplysninger skal overholde de i lovgivningen herom fastsatte krav samt kravene vedrørende overførsel af oplysninger, og at behandlingen af oplysninger skal forhåndskontrolleres af den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse efter anmeldelse fra Kommissionens databeskyttelsesansvarlige.
(16)
Der bør findes bestemmelser om beskyttelse af personoplysninger, som fastslår rettighederne for de personer, hvis data er eller kan blive registreret i varslingssystemet.
(17)
Visse rettigheder vedrørende databeskyttelse er genstand for undtagelser, som er fastsat i artikel 20 i forordning (EF) nr. 45/2001, og som bør undersøges i de enkelte tilfælde og anvendes midlertidigt. Den tjeneste, der er ansvarlig for anmodningen om registrering, ændring, herunder berigtigelse, og sletning af de pågældende informationer, bør træffe beslutning om anvendelsen af disse undtagelser.
(18)
En person, der er genstand for en eventuel udelukkelsesvarsling, bør have mulighed for skriftligt at give udtryk for sine synspunkter, før der foretages en anmodning om registrering af en varsling vedrørende denne person i varslingssystemet. Denne mulighed bør også være til stede, når den ansvarlige anvisningsberettigede påtænker foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder.
(19)
Denne mulighed bør undtagelsesvis udsættes, hvis der er vægtige legitime årsager til at bevare undersøgelsens eller nationale retssagers fortrolighed.
(20)
Afgørelse 2008/969/EF, Euratom bør finde anvendelse frem til den 1. juli 2015, for så vidt som det er nødvendigt at sikre overholdelsen af Rådets forordninger om restriktive foranstaltninger, der træffes på basis af artikel 215 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF), indtil det periodiserede regnskabsføringssystem (ABAC) kan tage højde for oplysningerne i tjenesten for udenrigspolitiske instrumenters relevante database. Dette tager form af registrering af en W5-varsling som omhandlet i afgørelse 2008/969/EF, Euratom.
(21)
Afgørelse 2008/969/EF, Euratom bør frem til den 1. juli 2015 finde anvendelse for W3a- og W4-varslinger, som indtil da vil blive ligestillet med kontrolvarslinger med henblik på anvendelse af afdeling 4 i denne afgørelse.
(22)
Gennemførelsen af denne afgørelse kræver regelmæssige vurderinger af varslingssystemets funktionsmåde og dets reelle bidrag til beskyttelsen af Unionens finansielle interesser -
VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
AFDELING 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand, anvendelsesområde og formål
1. Med denne afgørelse oprettes systemet for tidlig varsling (»varslingssystemet«), som skal anvendes af Kommissionens og forvaltningsorganernes anvisningsberettigede med henblik på gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget og af andre midler forvaltet af Unionen.
2. Varslingssystemet bidrager til at beskytte Unionens finansielle interesser og omdømme, bekæmpe svig og til en forsvarlig økonomisk forvaltning.
3. Formålet med varslingssystemet er:
a)
gennem registrering af varslinger at informere Kommissionens og forvaltningsorganernes ansvarlige anvisningsberettigede om, at en person kan udgøre en trussel mod Unionens finansielle interesser og omdømme eller for andre midler forvaltet af Unionen, og
b)
at sætte de ansvarlige anvisningsberettigede i stand til at foretage kontrol eller træffe hensigtsmæssige foranstaltninger, herunder de i afdeling 4 omhandlede, på grundlag af varslinger.
4. Oplysningerne bidrager til at sikre:
a)
forebyggelse af risici gennem kontrol foretaget på grundlag af tidlige oplysninger om en person, for hvem der foreligger mistanke eller konstateringer om en af følgende handlinger:
-
væsentlige fejl eller uregelmæssigheder
-
faglig uredelighed
-
grov misligholdelse af kontrakt eller
-
svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 (9)
b)
udelukkelse af en person i henhold til artikel 106, stk. 1, og 109, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (»finansforordningen«).
Artikel 2
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
a) »regnskabsfører«: Kommissionens regnskabsfører eller underordnede ansatte, som regnskabsføreren har delegeret visse opgaver til i henhold til artikel 69 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
b) »den ansvarlige anvisningsberettigede«: den ved delegation fra Kommissionen bemyndigede anvisningsberettigede efter artikel 65 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, som er ansvarlig i overensstemmelse med de interne regler for gennemførelse af Den Europæiske Unions almindelige budget (»budgettet«), herunder direktører i forvaltningsorganer, de ved subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede efter artikel 65 i finansforordningen, som varetager funktionen som direktør, og EU-delegationschefer, hvis de fungerer som de ved subdelegation fra Kommissionen bemyndigede anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 56, stk. 2, i finansforordningen
c) »den registrerede«: en identificerbar person, jf. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger
d) »konstateringer«: fastslåede kendsgerninger, der er afdækket i forbindelse med gennemførelsen af en retlig forpligtelse eller er registreret i forbindelse med revisioner eller undersøgelser foretaget af Revisionsretten, Kontoret for Bekæmpelse af Svig (OLAF), Den Interne Revisionstjeneste, eller enhver anden revision eller kontrol foretaget under den ansvarlige anvisningsberettigedes ansvar
e) »retlig forpligtelse«: en forpligtelse, som Kommissionen har indgået i henhold til afsnit V til VIII i del 1 og del 2 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
f) »person«: enhver fysisk eller juridisk person eller enhver sammenslutning, der ikke er en juridisk person, som anført nedenfor:
-
en modtager som defineret i artikel 2, litra i), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
-
en ansøger eller tilbudsgiver
-
en tilskudsansøger
-
en deltager i en priskonkurrence
-
en aflønnet ekstern ekspert som defineret i artikel 204 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
-
en person med beføjelse til at repræsentere, træffe beslutning om eller kontrollere en anden juridisk person som omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra b) og e), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
g) »faglig uredelighed«: overtrædelse af love eller bestemmelser eller etiske standarder vedrørende personens erhverv samt enhver uretmæssig adfærd, som påvirker personens troværdighed
h) »underleverandør«: en erhvervsdrivende, som foreslås af en ansøger eller tilbudsgiver eller af en kontrahent til at udføre dele af en kontrakt, og som den kontraherende myndighed ikke har nogen retlig forpligtelse overfor
i) »væsentlig fejl eller uregelmæssighed«: en væsentlig fejl eller uregelmæssighed som defineret i artikel 166, stk. 2, i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012
j) »kontaktperson for varslinger«: den person i den tjeneste, der er ansvarlig for anmodningen, som har ansvar for varslingssagen, indtil den lukkes.
Artikel 3
Varslingssystemets funktionsmåde
1. Regnskabsføreren sørger for alle de nødvendige tekniske foranstaltninger for varslingssystemets korrekte funktion og overvågning.
Regnskabsføreren registrerer, ændrer, fornyer eller sletter de varslinger i systemet, som den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om.
2. Regnskabsføreren træffer gennemførelsesforanstaltninger vedrørende tekniske aspekter og fastlægger de dertil knyttede procedurer, bl.a. vedrørende sikkerhed.
Regnskabsføreren underretter Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganer om disse foranstaltninger.
Artikel 4
Beføjelse til at anmode om registrering, ændring, fornyelse eller sletning af varslinger og proceduren herfor
1. Kun den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om registrering, ændring, fornyelse eller sletning af varslinger.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede retter anmodningen om registrering, ændring, fornyelse eller sletning af varslinger til regnskabsføreren. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal anvende formularen i bilaget til denne afgørelse.
3. Den i artikel 8 omhandlede kontaktperson for varslinger kontrollerer, at betingelserne i artikel 11 og 12 er opfyldt, inden anmodningen sendes til regnskabsføreren.
Artikel 5
Adgang til varslingssystemet
Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganerne har direkte adgang til oplysningerne i varslingssystemet via Kommissionens centrale regnskabssystem.
Kommissionens tjenestegrene eller forvaltningsorganer, der har ansvar for et lokalt system, kan anvende det centrale regnskabssystem til at få adgang til oplysningerne i varslingssystemet, forudsat at overensstemmelse mellem dataene i det lokale system og i det centrale regnskabssystem kan garanteres.
Artikel 6
Anvendelse af varslingssystemet
Oplysninger i varslingssystemet må udelukkende anvendes med henblik på gennemførelsen af budgettet eller andre former for midler, der forvaltes af Unionen. Dette påvirker ikke oplysninger i den centrale database om udelukkelser som omhandlet i artikel 1, stk. 2 og 3, i forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008 (10).
OLAF har ret til at anvende oplysningerne i varslingssystemet og databasen om udelukkelser i forbindelse med sine undersøgelser i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages OLAF, og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 (»OLAF-forordningen«) og i sine aktiviteter til bekæmpelse af svig, herunder risikoanalyse.
Artikel 7
Tidspunkt for konsultation af varslingssystemet
Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer, om der findes en varsling i varslingssystemet vedrørende en person i følgende tilfælde:
a)
før indgåelse af en specifik budgetmæssig forpligtelse
b)
før indgåelse af en samlet budgetmæssig forpligtelse, hvis personen er kendt på dette tidspunkt
c)
ved foreløbige budgetmæssige forpligtelser: før indgåelse af den retlige forpligtelse, der giver ret til efterfølgende betalinger, medmindre der er tale om udgifter til personaleforvaltning og godtgørelse af rejseudgifter i forbindelse med deltagelse i møder og konkurrencer
d)
ved indkøbs- og tilskudsprocedurer, priskonkurrencer og indkaldelser af interessetilkendegivelser: senest før afgørelsen om tildeling
e)
ved indkøb, hvor kontrahenten begrænser antallet af ansøgere, der opfordres til at indgive et tilbud: før udvælgelsen af ansøgere er afsluttet
f)
før enhver udbetaling, medmindre der er tale om udgifter til personaleforvaltning eller godtgørelse af rejseudgifter i forbindelse med deltagelse i møder og konkurrencer.
Artikel 8
Kontaktperson for varslinger
Kontaktpersonen for varslinger:
a)
forbereder anmodningen om registrering af en varsling
b)
videresender anmodningen og alle andre oplysninger relateret til varslingen til regnskabsføreren
c)
tilvejebringer de oplysninger, der sætter andre ansvarlige anvisningsberettigede i stand til at foretage kontrol eller træffe beslutning om konsekvenserne af varslingen, jf. afdeling 4.
AFDELING 2
OPLYSNINGER REGISTRERET I VARSLINGSSYSTEMET
Artikel 9
Kategorier af varslinger
1. Varslinger inddeles i følgende to kategorier:
a) »kontrolvarslinger«: hvor en person er genstand for mistanke eller konstateringer om svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, om væsentlige fejl eller uregelmæssigheder, faglig uredelighed eller grov misligholdelse af kontrakt
b) »udelukkelsesvarslinger«: hvor en person udelukkes i overensstemmelse med udelukkelseskriterierne i artikel 106, stk. 1, og 109, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
2. En person kan være genstand for forskellige varslinger, som er registreret af forskellige årsager.
Artikel 10
Oplysninger i varslingerne
Varslinger skal indeholde følgende oplysninger:
a)
identificering af personen
b)
type varsling
c)
varslingens varighed
d)
begrundelse for, at personen udgør en trussel mod Unionens finansielle interesser og omdømme eller for andre midler forvaltet af Unionen
e)
oplysninger vedrørende den kontradiktoriske procedure
f)
navn på den ansvarlige anvisningsberettigede
g)
navn på kontaktpersonen for varslinger, jf. artikel 8 i denne afgørelse.
Artikel 11
Kontrolvarslinger
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om en kontrolvarsling, hvis en af følgende betingelser er opfyldt:
a)
OLAF har i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 meddelt den ansvarlige anvisningsberettigede, at kontorets undersøgelser viser, at det kan være hensigtsmæssigt at træffe forebyggende foranstaltninger for at beskytte Unionens finansielle interesser
b)
Den Europæiske Revisionsret har videregivet oplysninger til Kommissionen, eller Den Interne Revisionstjeneste har videregivet oplysninger til den ansvarlige anvisningsberettigede om tegn på svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, eller væsentlige fejl eller uregelmæssigheder, faglig uredelighed eller grov misligholdelse af kontrakt i forbindelse med en person
c)
den ansvarlige anvisningsberettigede har foretaget revision eller kontrol, der viser tegn på svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, eller væsentlige fejl eller uregelmæssigheder, faglig uredelighed eller grov misligholdelse af kontrakt i forbindelse med en person, eller har modtaget oplysninger om en sådan revision eller kontrol.
2. En kontrolvarsling kan højst være af et års varighed. Den slettes, hvis der anmodes om en udelukkelsesvarsling, eller når der ikke længere er behov for kontrol.
3. Kontrolvarslingen slettes automatisk i slutningen af den periode, der er omhandlet i stk. 2.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om fornyelse af kontrolvarslingen, hvis OLAF meddeler, at kontoret endnu ikke er nået til en konklusion i den undersøgelse, der er omhandlet i stk. 1, men undersøgelsen begrunder en bevarelse af kontrolvarslingen. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan også anmode om en fornyelse af kontrolvarslingen, hvis betingelserne i stk. 1, litra b) og c), stadig er opfyldt.
5. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal begrunde, hvorfor fornyelsen er nødvendig for at beskytte Unionens finansielle interesser og omdømme.
6. En fornyelse behandles som en ny anmodning om en kontrolvarsling.
Artikel 12
Udelukkelsesvarslinger
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en udelukkelsesvarsling i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, og 109, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
2. En udelukkelsesvarsling slettes i slutningen af udelukkelsesperioden.
3. En udelukkelsesvarsling registreres automatisk i databasen om udelukkelser via varslingssystemet.
Artikel 13
Oplysninger fra OLAF
Når OLAF videregiver oplysninger i overensstemmelse med artikel 7, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 med henblik på at hjælpe den ansvarlige anvisningsberettigede med at træffe beslutning om at træffe forebyggende foranstaltninger for at beskytte Unionens finansielle interesser, eller i overensstemmelse med artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, skal disse oplysninger indeholde:
a)
den pågældende persons identitet
b)
en kort fremstilling af de relevante forhold og af de risici, der er afdækket i undersøgelsen. Fremstillingen skal være tilstrækkelig til at give personen mulighed for at blive hørt i henhold til artikel 16 i denne afgørelse.
c)
enhver anbefalet særlig forholdsregel vedrørende fortrolig behandling, navnlig i sager hvor undersøgelsesforanstaltningerne hører under nationale retsmyndigheders kompetence, eller, i tilfælde af en ekstern undersøgelse, hører under nationale myndigheders kompetence, jf. de nationale bestemmelser, der finder anvendelse på undersøgelser.
AFDELING 3
PROCEDUREBESTEMMELSER FOR REGISTRERING AF ANMODNINGER
Artikel 14
Forudgående høring af centrale tjenestegrene ved kontrolvarslinger
Før den ansvarlige anvisningsberettigede beslutter at anmode om registrering af en kontrolvarsling på grundlag af oplysninger indgivet af OLAF i overensstemmelse med artikel 7, stk. 6, og artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, skal den anvisningsberettigede høre Generaldirektoratet for Budget (central finanstjeneste) og om nødvendigt Den Juridiske Tjeneste, i tæt samarbejde med OLAF i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.
Artikel 15
De centrale tjenestegrenes vurdering af udelukkelsesvarslinger
Før den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en udelukkelsesvarsling i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra b) c), og e), og artikel 109, stk. 1, og der tages stilling til udelukkelsens passende varighed, skal der foretages en central vurdering af Generaldirektoratet for Budget og Den Juridiske Tjeneste. Når udelukkelsesvarslingen, som foreslås af den ansvarlige anvisningsberettigede, er baseret på oplysninger fra OLAF, skal denne vurdering gennemføres i tæt samarbejde med OLAF.
Artikel 16
Ret til at blive hørt
1. Registreringer af varslinger er undergivet følgende regler:
a)
Når den ansvarlige anvisningsberettigede har til hensigt at anmode om registrering af en udelukkelsesvarsling eller at træffe foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder, skal han først give den pågældende person mulighed for skriftligt at give udtryk for sine synspunkter. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal give vedkommende en frist på mindst 14 kalenderdage hertil. Samtidig skal den ansvarlige anvisningsberettigede meddele personen, at der i mangel af et svar vil blive registreret en varsling.
Den ansvarlige anvisningsberettigede skal, hvis det er relevant, give personen mulighed for at give udtryk for sine synspunkter på grundlag af oplysningerne fra OLAF.
b)
Hvis personen fremsætter bemærkninger, som ikke ændrer ved den ansvarlige anvisningsberettigedes vurdering, anmoder denne regnskabsføreren om at aktivere varslingen.
Hvis personen fremsætter bemærkninger, der efter den ansvarlige anvisningsberettigedes opfattelse gør varslingen uforholdsmæssig eller unødvendig, aktiveres den ikke, og den pågældende person underrettes herom.
Regnskabsføreren bekræfter om nødvendigt registreringen af varslingen i systemet over for den ansvarlige anvisningsberettigede.
c)
Den ansvarlige anvisningsberettigede underretter personen om aktiveringen af varslingen og dens varighed. Det er dog ikke nødvendigt at underrette personen, hvis vedkommende ikke har svaret på opfordringen til skriftligt at fremsætte bemærkninger.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra e), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, anmode om registrering af en udelukkelsesvarsling i afventning af en beslutning om udelukkelsens varighed, allerede før personen har fået mulighed for at give udtryk for sine synspunkter. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal give personen mulighed for at give udtryk for sine synspunkter vedrørende udelukkelsens varighed.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra a), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, anmode om registrering af en udelukkelsesvarsling, allerede før personen har fået mulighed for at give udryk for sine synspunkter, hvis den anvisningsberettigede råder over et officielt dokument, der fastslår situationen. Den ansvarlige anvisningsberettigede underretter personen om registreringen af udelukkelsesvarslingen.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan undtagelsesvis udsætte personens mulighed for skriftligt at give udtryk for sine synspunkter, før der anmodes om registrering af en udelukkelsesvarsling, eller før der træffes foranstaltninger, som kan skade den berørtes rettigheder, forudsat at der er vægtige legitime årsager til at bevare undersøgelsens eller nationale retssagers fortrolighed, og stadig registrere varslingen.
5. Når OLAF informerer den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 13, skal kontoret anføre, om undersøgelsens eller nationale retssagers fortrolighed skal bevares, og om personens mulighed for at give udtryk for sine synspunkter skal udsættes.
6. Personen skal have mulighed for at give udtryk for sine synspunkter, så snart årsagen til at beskytte undersøgelsen eller nationale retssagers fortrolighed ikke længere kan påberåbes.
Artikel 17
Databeskyttelse og de registreredes rettigheder
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal meddele de registrerede, at deres personoplysninger kan blive indført i varslingssystemet, og hvem disse oplysninger kan videregives til. Disse generelle oplysninger meddeles skriftligt, navnlig i indkaldelser af tilbud, indkaldelser af forslag, priskonkurrencer og, når der ikke foreligger indkaldelser, før tildelingen af kontrakter eller tilskud.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede, der anmoder om registrering af en varsling, varetager kontakten til den person, hvis personoplysninger indføres i varslingssystemet. Den anvisningsberettigede besvarer anmodninger fra den berørte person om at rette unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger og eventuelle andre anmodninger eller spørgsmål fra denne person.
3. En person kan også skriftligt anmode regnskabsføreren om oplysninger om, hvorvidt vedkommende er registreret i varslingssystemet.
Regnskabsføreren skal stille disse oplysninger til rådighed, medmindre den ansvarlige anvisningsberettigede, efter aftale med OLAF når det er nødvendigt, beslutter, at begrænsningerne i artikel 20, stk. 1, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse.
4. Slettede varslinger skal udelukkende være tilgængelige i revisions- og undersøgelsesøjemed og må ikke være synlige for brugerne af varslingssystemet.
Dog skal personoplysninger i varslinger, der vedrører fysiske personer, kun være tilgængelige i sådanne øjemed i fem år, efter at varslingen er slettet.
Artikel 18
Revurdering af varslinger
Hvis en person, for hvem der er registreret en varsling i systemet, fremlægger nye elementer, der viser, at registreringen ikke længere er begrundet, skal den ansvarlige anvisningsberettigede anmode om sletning af varslingen.
En person, for hvem der er registreret en udelukkelsesvarsling i systemet, kan klage til Ombudsmanden og begære domstolsprøvelse.
AFDELING 4
KONSEKVENSER AF VARSLINGER
Artikel 19
Almindelige regler vedrørende konsekvenserne
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder kontaktpersonen for varslinger om alle relevante oplysninger for at kunne træffe beslutning om konsekvenserne, jf. denne afdeling.
2. Hvis den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om registrering af en kontrolvarsling efter artikel 11 på grundlag af oplysninger fra OLAF, skal han følge proceduren i artikel 14 eller 15 i denne afgørelse og træffe beslutning om konsekvenserne i tæt samarbejde med OLAF i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.
3. I forbindelse med beslutningen om konsekvenser skal den ansvarlige anvisningsberettigede ved alle varslinger tage følgende kriterier i betragtning:
a)
risici for Unionens finansielle interesser og omdømme
b)
beløb og varighed af den retlige forpligtelse
c)
den hastende karakter af gennemførelsen af den retlige forpligtelse
d)
sagens faktiske omstændigheder
e)
alvoren af de faktiske omstændigheder og
f)
mulige konsekvenser for gennemførelsen af den retlige forpligtelse.
Ved udelukkelsesvarslinger skal den ansvarlige anvisningsberettigede også tage højde for karakteren og alvoren af årsagerne til udelukkelse og nødvendigheden af tjenestens kontinuitet.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal under alle omstændigheder skriftligt begrunde sin beslutning om konsekvenserne.
Artikel 20
Konsekvenser af kontrolvarslinger
1. Ved indkøbs- og tilskudsprocedurer eller priskonkurrencer kan kontrollen omfatte følgende:
a)
den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om yderligere støttedokumenter som fastsat i indkøbs- eller tilskudsproceduren eller priskonkurrencen
b)
for tilskudsprocedurer: en analyse af risiciene i forbindelse med forfinansiering.
2. Ved retlige forpligtelser kan kontrollen omfatte følgende:
a)
kontrol af, at aktionen er i overensstemmelse med den retlige forpligtelse, herunder overholdelse af frister og indhold af ydelsen
b)
for eksisterende tilskud: kontrol af omkostningernes tilskudsberettigelse eller gennemførelse af revision eller kontrol på stedet.
Artikel 21
Ret til at blive hørt efter en kontrolvarsling
Proceduren i artikel 15 og retten til at blive hørt som fastsat i artikel 16 i denne afgørelse finder også anvendelse, når en ansvarlig anvisningsberettiget efter en kontrolvarsling påtænker foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder.
Artikel 22
Konsekvenser af udelukkelsesvarslinger for procedurer og retlige forpligtelser
1. Ved indkøbs- og tilskudsprocedurer eller priskonkurrencer skal den ansvarlige anvisningsberettigede udelukke en person, der er genstand for en udelukkelsesvarsling, fra at deltage i indkøbs- eller tilskudsprocedurer, medmindre kriterierne i artikel 106, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 er opfyldt, hvis personen befinder sig i en monopolsituation.
2. Ved eksisterende retlige forpligtelser skal den ansvarlige anvisningsberettigede træffe beslutning om konsekvenserne, herunder følgende:
a)
fortsætte gennemførelsen af kontrakten eller tilskuddet og foretage den fornødne kontrol
b)
suspendere fristen for betalinger i overensstemmelse med artikel 92, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
c)
suspendere betalingerne i overensstemmelse med artikel 208 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012
d)
suspendere gennemførelsen af kontrakten eller tilskuddet i overensstemmelse med artikel 116 og 135, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
e)
ophæve den retlige forpligtelse, hvis den indeholder bestemmelser om ophævelse på grundlag af de oplysninger, som har givet anledning til registrering af varslingen.
3. Hvis personen er en underleverandør, skal den ansvarlige anvisningsberettigede kræve, at tilbudsgiveren eller kontrahenten erstatter underleverandøren.
Artikel 23
Udelukkelsesvarslingernes konsekvenser for budgettransaktioner
1. Ved udelukkelsesvarslinger skal den ansvarlige anvisningsberettigede, hvor det er relevant, bekræfte i regnskabssystemet, at betalingen bør foretages til trods for den eksisterende varsling.
2. Når der er registreret en udelukkelsesvarsling, foretages der ingen specifik budgetmæssig forpligtelse, der registreres ingen specifikke retlige forpligtelser i regnskabssystemet på basis af en samlet budgetmæssig forpligtelse, og der indgås ingen retlige forpligtelser på basis af en foreløbig forpligtelse, medmindre personen befinder sig i en monopolsituation i overensstemmelse med kriterierne i artikel 106, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
AFDELING 5
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 24
Ophævelse
Afgørelse 2008/969/EF, Euratom om det system for tidlig varsling, der skal anvendes af Kommissionens anvisningsberettigede og af forvaltningsorganerne, ophæves.
Artikel 25
Overgangsbestemmelser
1. Udelukkelsesvarslinger, som er registreret i henhold til afgørelse 2008/969/EF, Euratom, vil fortsat være aktive i hele deres varighed i overensstemmelse med afgørelsen.
2. W1-, W2- og W3b-varslinger, som er registreret i henhold til afgørelse 2008/969/EF, Euratom, skal betragtes som kontrolvarslinger efter denne afgørelse.
3. W3a- og W4-varslinger skal fortsat registreres frem til den 1. juli 2015 på de betingelser, der er fastsat i afgørelse 2008/969/EF, Euratom. For så vidt angår anvendelsen af afdeling 4, betragtes W3a- og W4-varslinger som kontrolvarslinger efter denne afgørelse. Afgørelse 2008/969/EF, Euratom finder fortsat anvendelse for W5b-varslinger frem til den 1. juli 2015.
Artikel 26
Offentliggørelse
Denne afgørelse offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.
Udfærdiget i Bruxelles, den 13. november 2014.
ODLUKA KOMISIJE
оd 13. studenoga 2014.
o sustavu ranog upozoravanja namijenjenog dužnosnicima za ovjeravanje Komisije i izvršnim agencijama
(2014/792/EU)
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju,
uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (1), a posebno njezin članak 56. stavak 1.,
uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EZ) br. 215/2008 od 18. veljače 2008. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na Deseti Europski razvojni fond (2), a posebno njezin članak 17.,
uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. rujna 2013. o istragama koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) i stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 1073/1999 (3), a posebno njezin članak 7. stavak 6. i članak 11.,
budući da:
(1)
Komisija, koja je nadležna za izvršenje općeg proračuna Europske unije i provedbu svih ostalih fondova kojima upravlja Unija, uz dužno uvažavanje načela dobrog financijskog upravljanja utvrđenog u člancima 30. do 33. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, obvezna je suzbijati prijevare i sve ostale nezakonite djelatnosti kojima se šteti financijskim interesima Unije. Kako bi se zajamčilo da su dužnosnici za ovjeravanje Komisije i izvršnih agencija u potpunosti informirani o prijetnjama financijskim interesima Unije, potrebno je utvrditi unutarnja pravila uz Odluku Komisije C(2014)2784 (4).
(2)
Radi borbe protiv prijevara i zaštite financijskih interesa Unije Komisija upotrebljava središnju bazu podataka o isključenjima (CED) iz članka 108. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i Uredbe Komisije (EZ, Euratom) br. 1302/2008 od 17. prosinca 2008. o središnjoj bazi podataka o isključenjima (5) te sustav ranog upozoravanja iz Odluke 2008/969/EZ, Euratom od 16. prosinca 2008. o sustavu ranog upozoravanja namijenjenog dužnosnicima za ovjeravanje Komisije i izvršnim agencijama (6). Dok zakonodavno tijelo ne donese prijedlog o izmjeni Financijske uredbe (7), potrebno je osigurati da sustav ranog upozoravanja i dalje bude učinkovit.
(3)
U prijelaznom bi razdoblju svrha sustava ranog upozoravanja trebala ostati ista. Njime bi se trebalo osigurati širenje povjerljivih informacija unutar Komisije i njezinih izvršnih agencija s pomoću prijave upozorenja u sustav ranog upozoravanja u vezi s osobama koje mogu predstavljati prijetnju financijskim interesima i ugledu Unije ili bilo kojem drugom fondu kojim upravlja Unija.
(4)
Budući da direktori izvršnih agencija imaju status dužnosnika za ovjeravanje ovlaštenih na osnovi delegiranja Komisije za provedbu odobrenih sredstava za poslovanje, oni bi trebali imati pristup sustavu ranog upozoravanja na isti način kao i službe Komisije za upravljanje administrativnim odobrenim sredstvima i odobrenim sredstvima za poslovanje.
(5)
Budući da šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici Komisije za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s člankom 56. stavkom 2. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 imaju status dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja Komisije za provedbu odobrenih sredstava za poslovanje, trebali bi imati isti pristup sustavu ranog upozoravanja kao i službe Komisije za upravljanje administrativnim odobrenim sredstvima i odobrenim sredstvima za poslovanje.
(6)
Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) u skladu s člankom 7. stavkom 6. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. rujna 2013. o istragama koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) i stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 1073/1999 Europskog parlamenta i Vijeća te Uredbe Vijeća (Euratom) br. 1074/1999 ima obvezu dostaviti predmetnim službama Komisije bez odgađanja informacije o istragama u tijeku na temelju kojih proizlazi da bi moglo biti primjereno poduzeti administrativne mjere predostrožnosti za zaštitu financijskih interesa Unije. Isto tako u skladu s člankom 11. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 ima obvezu izraditi izvješće o završetku istrage i dati preporuke u kojima se, prema potrebi, navode sve mjere koje treba poduzeti, posebno u institucijama. Kako bi se omogućilo da odgovorni dužnosnik za ovjeravanje zatraži upozorenje, potrebno je utvrditi koje informacije OLAF treba podnijeti Komisiji.
(7)
OLAF bi trebao imati pristup sustavu ranog upozoravanja radi provođenja svojih regulatornih istražnih zadaća te radi svojih obavještajnih aktivnosti i aktivnosti sprečavanja prijevara u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013.
(8)
Radi pojednostavnjenja, trebalo bi pojednostavniti funkcioniranje sustava ranog upozoravanja, smanjiti broj kategorija upozorenja i pojasniti njihovo područje primjene, a nazivi upozorenja trebali bi biti jasni sami po sebi.
(9)
Upozorenja o provjeri temeljena na informacijama koje dostavlja OLAF trebao bi predložiti odgovorni dužnosnik za ovjeravanje nakon savjetovanja s Glavnom upravom za proračun i pravnom službom, u bliskoj suradnji s OLAF-om.
(10)
Upozorenja o isključenju trebao bi predložiti odgovorni dužnosnik za ovjeravanje Komisiji, a Glavna uprava za proračun i pravna služba trebale bi ih, prema potrebi, procijeniti na centraliziran način. Ako se ta upozorenja o isključenju predlažu na temelju informacija koje dostavlja OLAF, trebalo bi ih se procjenjivati u bliskoj suradnji s OLAF-om. Isti postupak trebao bi se primjenjivati ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje namjerava poduzeti bilo što čime bi se moglo negativno utjecati na prava osobe o kojoj je riječ.
(11)
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje trebao bi, u bliskoj suradnji s OLAF-om, odlučivati o posljedicama koje su potrebne za zaštitu financijskih interesa Unije i o toj odluci trebao bi obavijestiti OLAF.
(12)
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje trebao bi biti nadležan za zahtjeve za unos, izmjenu, brisanje ili obnovu upozorenja. Kako bi se očuvala primjerena razina kontrole, takve zahtjeve trebalo bi podnijeti na hijerarhijskoj razini utvrđenoj u Odluci Komisije C(2014)2784.
(13)
Računovodstveni službenik trebao bi osigurati odgovarajuća tehnička rješenja za učinkovitu primjenu sustava ranog upozoravanja s pomoću središnjeg računovodstvenog sustava Komisije.
(14)
Detaljne informacije o nalozima za povrat i nalozima za pljenidbu bit će na raspolaganju svim službama Komisije i izvršnim agencijama s pomoću središnjeg računovodstvenog sustava Komisije. Upozorenja W3a (nalog za pljenidbu) i W4 (nalog za povrat) iz Odluke 2008/969/EZ, Euratom trebalo bi ukinuti. Samo te informacije sustavno ne opravdavaju upozorenje. Njima se traži da odgovorni dužnosnik za ovjeravanje provede analizu svih posebnih okolnosti slučaja kako bi se odlučilo je li potrebno upozorenje ili ne.
(15)
Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (8) predviđa se da tijekom obrade osobnih podataka Komisija mora poštovati zakonske uvjete povezane s obradom i uvjete koji se odnose na prijenos podataka propisane tom Uredbom i da takva obrada podliježe prethodnoj provjeri Europskog nadzornika za zaštitu podataka, nakon obavijesti dužnosnika Komisije za zaštitu podataka.
(16)
Odredbama o zaštiti podataka trebala bi se utvrditi prava osoba čiji podaci jesu ili bi se mogli unijeti u sustav ranog upozoravanja.
(17)
Određena prava na zaštitu podataka podliježu iznimkama utvrđenima člankom 20. Uredbe (EZ) br. 45/2001 koje treba analizirati slučaj po slučaj i primijeniti na privremenoj osnovi. Služba nadležna za traženje unosa relevantnih informacija i njihovih izmjena, uključujući ispravke i brisanje, trebala bi odlučivati o primjeni tih iznimaka.
(18)
Osobi koja podliježe mogućem upozorenju o isključenju trebala bi se dati mogućnost da izrazi svoje stajalište u pisanom obliku prije nego što se podnese zahtjev za prijavu upozorenja koji se odnosi na tu osobu u sustav ranog upozoravanja. Trebalo bi pružiti istu mogućnost ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje namjerava poduzeti bilo što čime bi se moglo negativno utjecati na prava predmetne osobe.
(19)
Tu mogućnost trebalo bi iznimno odgoditi kako bi se očuvala povjerljivost istrage ili nacionalnog pravnog postupka ako postoje čvrsti i zakoniti razlozi.
(20)
Odluka 2008/969/EZ, Euratom trebala bi se primjenjivati do 1. srpnja 2015. u onoj mjeri u kojoj je to potrebno kako bi se osiguralo poštovanje uredbi Vijeća o mjerama ograničavanja donesenima na temelju članka 215. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU), dok se u računovodstvenom sustavu temeljenom na načelu nastanka poslovnog događaja (ABAC) ne uzmu u obzir informacije iz mjerodavne baze podataka službe nadležne za instrumente vanjske politike. Riječ je o prijavi upozorenja W5b iz Odluke 2008/969/EZ, Euratom.
(21)
Odluka 2008/969/EZ, Euratom trebala bi se do 1. srpnja 2015. primjenjivati na upozorenja W3a i W4 koja bi se do tada trebala izjednačiti s upozorenjima o provjeri za primjenu odjeljka 4. ove Odluke.
(22)
Za provedbu ove Odluke potrebno je redovito procjenjivati funkcioniranje sustava ranog upozoravanja i njegov učinkovit doprinos zaštiti financijskih interesa Unije.
ODLUČILA JE:
ODJELJAK 1.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Predmet, područje primjene i cilj
1. Ovom se Odlukom uspostavlja sustav ranog upozoravanja namijenjen dužnosnicima za ovjeravanje Komisije i izvršnim agencijama pri izvršenju općeg proračuna Europske unije i provedbu ostalih fondova kojima upravlja Unija.
2. Sustavom ranog upozoravanja pridonosi se zaštiti financijskih interesa Unije i ugleda Unije, borbi protiv prijevara i dobrom financijskom upravljanju.
3. Svrha sustava ranog upozoravanja jest sljedeća:
(a)
obavješćivanje s pomoću prijave upozorenja odgovornih dužnosnika za ovjeravanje Komisije i izvršnih agencija da bi osoba mogla predstavljati prijetnju financijskim interesima i ugledu Unije ili bilo kojem drugom fondu kojim upravlja Unija; i
(b)
omogućivanje da odgovorni dužnosnik za ovjeravanje provodi provjere ili poduzima odgovarajuće mjere, uključujući one iz odjeljka 4. na temelju upozorenja.
4. Informacijama se pridonosi sljedećem:
(a)
sprečavanju rizika s pomoću provjere na temelju pravodobnih informacija o osobi povezanih sa sumnjom ili zaključcima o bilo kojoj od sljedećih radnji:
-
značajnoj pogrešci ili nepravilnosti,
-
povredi dužnosti,
-
teškom kršenju ugovora ili
-
prijevari, korupciji i ostalim nezakonitim djelatnostima kojima se šteti financijskim interesima Unije kako je navedeno u članku 141. Delegirane Uredbe (EU) br. 1268/2012 (9).
(b)
isključenju osobe u smislu članka 106. stavka 1. i članka 109 stavka 1. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 („financijska pravila”).
Članak 2.
Definicije
Za potrebe ove Odluke primjenjuju se sljedeće definicije:
(a)
„računovodstveni službenik” znači računovodstveni službenik Komisije ili podređeni član osoblja kojem je računovodstveni službenik delegirao određene zadaće u skladu s člankom 69. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;
(b)
„odgovorni dužnosnik za ovjeravanje” znači dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja Komisije u smislu članka 65. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 nadležan u skladu s internim pravilima za izvršenje općeg proračuna Europske unije („proračun”), uključujući direktore izvršnih agencija, dužnosnike za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u smislu članka 65. te Uredbe koji obavljaju funkciju direktora i šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici Komisije za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s člankom 56. stavkom 2. te Uredbe;
(c)
„osoba na koju se podaci odnose” znači osoba koju se može identificirati kako je navedeno u Uredbi (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom protoku kretanju podataka;
(d)
„zaključci” znače utvrđene činjenice otkrivene tijekom provedbe pravne obveze ili zabilježene u kontekstu revizija ili istraga koje provodi Revizorski sud, Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF), Služba za unutarnju reviziju (IAS) ili bilo koje druge revizije ili kontrole za koju je nadležan odgovorni dužnosnik za ovjeravanje;
(e)
„pravna obveza” znači obveza koju je Komisija preuzela u okviru glava V. do VIII. dijela 1. i dijela 2. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;
(f)
„osoba” znači svaka fizička ili pravna osoba ili svako udruženje bez pravne osobnosti kako slijedi:
-
primatelj kako je definiran člankom 2. točkom i. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012,
-
natjecatelj ili ponuditelj,
-
podnositelj zahtjeva za bespovratna sredstva,
-
sudionik u nagradnom natjecanju,
-
plaćeni vanjski stručnjak u skladu s člankom 204. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012,
-
osoba ovlaštena za zastupanje, odlučivanje ili kontrolu nad drugim pravnim osobama iz članka 106. stavka 1. točke (b) i (e) Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;
(g)
„povreda dužnosti” znači kršenje zakona, propisa ili etičkih standarda zanimanja te osobe kao i protuzakonito ponašanje kojim se utječe na njegovu profesionalnu vjerodostojnost;
(h)
„podizvođač” znači gospodarski subjekt kojeg je predložio natjecatelj, ponuditelj ili izvođač kako bi izvršio dio ugovora, a javni naručitelj nema izravnu pravnu obvezu s njim;
(i)
„značajna pogreška ili nepravilnost” znači značajna pogreška ili nepravilnost kako je definirana člankom 166. stavkom 2. Delegirane Uredbe (EU) br. 1268/2012;
(j)
„osoba za kontakt za upozorenje” znači osoba u službi nadležnoj za zahtjev koja je nadležna za dokumentaciju o upozorenju do njegova brisanja.
Članak 3.
Funkcioniranje sustava za rano upozoravanje
1. Računovodstveni službenik osigurava odgovarajuća tehnička rješenja za učinkovito funkcioniranje sustava ranog upozoravanja i njegovo praćenje.
Računovodstveni službenik unosi, mijenja, obnavlja ili briše upozorenja u sustavu ranog upozoravanja na zahtjev odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
2. Računovodstveni službenik donosi provedbene mjere povezane s tehničkim aspektima i utvrđuje povezane postupke, uključujući u području sigurnosti.
Računovodstveni službenik o tim mjerama obavješćuje službe Komisije i izvršne agencije.
Članak 4.
Ovlasti za zahtjev za upozorenje, njegovu izmjenu, obnavljanje ili brisanje i postupci u vezi s tim
1. Samo odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti prijavu, izmjenu, obnavljanje ili brisanje upozorenja.
2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje šalje zahtjev za prijavu, izmjenu, obnavljanje ili brisanje upozorenja računovodstvenom službeniku. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje upotrebljava obrazac iz Priloga ovoj Odluci.
3. Osoba za kontakt za upozorenje iz članka 8. provjerava da su uvjeti iz članaka 11. i 12. ispunjeni prije slanja zahtjeva računovodstvenom službeniku.
Članak 5.
Pristup sustavu ranog upozoravanja
Službe Komisije i izvršne agencije imaju izravan pristup informacijama koje se nalaze u sustavu ranog upozoravanja s pomoću središnjeg računovodstvenog sustava Komisije.
Službe Komisije ili izvršne agencije nadležne za lokalni sustav mogu upotrebljavati taj središnji računovodstveni sustav kako bi pristupile informacijama koje se nalaze u sustavu ranog upozoravanja ako je zajamčena podudarnost podataka između lokalnog sustava i središnjeg računovodstvenog sustava.
Članak 6.
Uporaba sustava ranog upozoravanja
Informacije pohranjene u sustavu ranog upozoravanja mogu se upotrebljavati samo za potrebe izvršenja proračuna ili provedbu bilo kojeg drugog fonda kojim upravlja Unija. To ne utječe na informacije iz središnje baze podataka o isključenjima iz članka 1. stavaka 2. i 3. Uredbe (EZ, Euratom) br. 1302/2008 (10).
U skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. rujna 2013. o istragama koje provodi OLAF i stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 1073/1999 (dalje u tekstu „Uredba o OLAF-u”) OLAF može upotrebljavati informacije iz sustava ranog upozoravanja i središnje baze podataka o isključenjima za svoje istrage i za aktivnosti sprečavanja prijevara, uključujući analize rizika.
Članak 7.
Raspored traženja podataka u sustavu ranog upozoravanja
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje provjerava postoji li u sustavu ranog upozoravanja upozorenje povezano s određenom osobom u sljedećim fazama:
(a)
prije unošenja pojedinačne proračunske obveze;
(b)
prije unošenja ukupne proračunske obveze ako je u toj fazi osoba poznata;
(c)
u slučaju okvirnih proračunskih obveza, prije zaključivanja pravne obveze koja daje pravo na daljnja plaćanja osim ako se odnosi na plaćanja osoblja i naknadu putnih troškova za sudjelovanje na sastancima i natječajima;
(d)
u slučaju postupaka javne nabave ili dodjele bespovratnih sredstava, nagradnih natjecanja i poziva na iskaz interesa, najkasnije prije donošenja odluke o dodjeli;
(e)
u slučaju javne nabave, ako javni naručitelj ograniči broj natjecatelja pozvanih da podnesu ponudu prije završetka postupka odabira natjecatelja;
(f)
prije svih plaćanja, osim ako se odnosi na plaćanja osoblja i naknadu putnih troškova za sudjelovanje na sastancima i natječajima.
Članak 8.
Osoba za kontakt za upozorenje
Osoba za kontakt za upozorenje zadužena je za sljedeće:
(a)
priprema zahtjev za prijavu upozorenja;
(b)
šalje zahtjev i sve druge informacije povezane s upozorenjem računovodstvenom službeniku;
(c)
pruža informacije s pomoću kojih drugi odgovorni dužnosnici za ovjeravanje provode provjere ili odlučuju o posljedicama iz odjeljka 4.
ODJELJAK 2.
INFORMACIJE UNESENE U SUSTAV RANOG UPOZORAVANJA
Članak 9.
Kategorije upozorenja
1. Upozorenja u sustavu ranog upozoravanja dijele se u sljedeće dvije kategorije:
(a)
„upozorenja o provjeri” ako je osoba osumnjičena prijevare, korupcije ili druge nezakonite djelatnosti kojima se utječe na financijske interese Unije, kako je utvrđeno člankom 141. Delegirane Uredbe (EU) br. 1268/2012, značajne pogreške ili nepravilnosti, povrede dužnosti ili teškog kršenja ugovora odnosno kada se to ustanovi;
(b)
„upozorenja o isključenju” ako je osoba isključena u skladu s razlozima za isključenje propisanima člankom 106. stavkom 1. i člankom 109. stavkom 1. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
2. Osoba može podlijegati različitim upozorenjima prijavljenima iz različitih razloga.
Članak 10.
Informacije iz upozorenja u sustavu ranog upozoravanja
Upozorenja u sustavu ranog upozoravanja sadržavaju sljedeće informacije:
(a)
identifikaciju osobe;
(b)
vrstu upozorenja;
(c)
trajanje upozorenja;
(d)
razloge zbog kojih osoba predstavlja prijetnju financijskim interesima i ugledu Unije ili bilo kojem drugom fondu kojim upravlja Unija;
(e)
informacije u vezi s kontradiktornim postupkom;
(f)
ime odgovornog dužnosnika za ovjeravanje;
(g)
ime osobe za kontakt za upozorenje iz članka 8. ove Odluke.
Članak 11.
Upozorenja o provjeri
1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti upozorenje o provjeri ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:
(a)
OLAF je u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013 obavijestio odgovornog dužnosnika za ovjeravanje ako se istragom pokaže da bi bilo primjereno poduzeti mjere za zaštitu financijskih interesa Unije;
(b)
Europski revizorski sud dostavio je informacije Komisiji ili je IAS dostavio informacije odgovornom dužnosniku za ovjeravanje koje upućuju na prijevaru, korupciju ili bilo koju drugu nezakonitu djelatnost kojom se utječe na financijske interese Unije, kako je utvrđeno člankom 141. Delegirane Uredbe (EU) br. 1268/2012, ili na značajne pogreške ili nepravilnosti ili povredu dužnosti ili teško kršenje ugovora u odnosu na osobu;
(c)
odgovorni dužnosnik za ovjeravanje izvršio je provjeru, reviziju ili kontrolu navedene prijevare, korupcije ili druge nezakonite djelatnosti kojima se šteti financijskim interesima Unije, kako je utvrđeno člankom 141. Delegirane Uredbe (EU) br. 1268/2012, značajne pogreške, nepravilnosti, povrede dužnosti ili teškog kršenja ugovora u odnosu na osobu ili je zaprimio informacije o takvoj provjeri, reviziji ili kontroli.
2. Upozorenje o provjeri traje najviše godinu dana. Briše se kada se zatraži upozorenje o isključenju ili kada provjera više nije potrebna.
3. Upozorenje o provjeri automatski se briše na kraju razdoblja iz stavka 2.
4. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti obnovu upozorenja o provjeri ako ga OLAF obavijesti da još nije došlo do zaključaka u istragama iz stavka 1., ali da istrage opravdavaju postojanje upozorenja o provjeri. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje isto tako može zatražiti obnovu upozorenja o provjeri ako su uvjeti utvrđeni stavkom 1. točkama (b) i (c) i dalje ispunjeni.
5. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obrazlaže zašto je potrebna obnova za zaštitu financijskih interesa i ugleda Unije.
6. Obnova se smatra novim zahtjevom za upozorenje o provjeri.
Članak 12.
Upozorenja o isključenju
1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje zatraži upozorenje o isključenju za slučajeve iz članka 106. stavka 1. ili članka 109. stavka 1. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
2. Upozorenja o isključenju brišu se na kraju razdoblja isključenja.
3. Upozorenja o isključenju automatski se unose u središnju bazu podataka o isključenjima iz sustava ranog upozoravanja.
Članak 13.
Informacije koje prosljeđuje OLAF
Kada OLAF dostavlja informacije u skladu s člankom 7. stavkom 6. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 kako bi se pomoglo odgovornom dužnosniku za ovjeravanje pri odlučivanju o poduzimanju mjera predostrožnosti za zaštitu financijskih interesa Europske unije ili u skladu s člankom 11. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013, tim informacijama obuhvaćeno je sljedeće:
(a)
identitet predmetne osobe;
(b)
sažetak predmetnih činjenica i rizika utvrđenih u ispitnom postupku; sažetak je dostatan da omogući osobi da je učinkovito saslušana u skladu s člankom 16. ove Odluke;
(c)
bilo kakve posebne mjere koje se preporučuju za osiguravanje povjerljivosti, osobito u slučajevima u kojima se upotrebljavaju istražne mjere koje spadaju u nadležnost nacionalnog sudskog tijela, ili u slučaju vanjske istrage, u nadležnost nacionalnog tijela u skladu s nacionalnim propisima koji se primjenjuju za istrage.
ODJELJAK 3.
POSTUPOVNE ODREDBE ZA PRIJAVU UPOZORENJA
Članak 14.
Prethodna savjetovanja središnjih službi za upozorenja o provjeri
Prije nego što odluči zatražiti prijavu upozorenja o provjeri na temelju informacija koje je dostavio OLAF u skladu s člankom 7. stavkom 6. i člankom 11. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje savjetuje se s Glavnom upravom za proračun (središnja financijska služba) i, prema potrebi, pravnom službom u bliskoj suradnji s OLAF-om u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013.
Članak 15.
Procjena upozorenja o isključenju središnjih službi
Prije traženja upozorenja o isključenju u slučajevima iz članka 106. stavka 1. točki (b), (c) i (e) te članka 109. stavka 1. i njegova primjerenog trajanja koji je predložio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, Glavna uprava za proračun i pravna služba provode centraliziranu procjenu. Ako se upozorenje o isključenju koje je predložio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje temelji se na informacijama koje je dostavio OLAF, ta se procjena provodi u bliskoj suradnji s OLAF-om.
Članak 16.
Pravo na saslušanje
1. Prijava upozorenja podliježe sljedećim pravilima:
(a)
Kada odgovorni dužnosnik za ovjeravanje namjerava zatražiti prijavu upozorenja o isključenju ili namjerava poduzeti bilo što čime bi se moglo negativno utjecati na prava predmetne osobe, predmetnoj osobi najprije daje mogućnost da izrazi svoje stajalište u pisanom obliku. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje daje toj osobi najmanje 14 kalendarskih dana da to učini. Istodobno odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje tu osobu da će se upozorenje registrirati ako ta osoba ne pošalje odgovor.
Prema potrebi, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje daje toj osobi mogućnost da izrazi svoje stajalište na temelju informacija koje je dostavio OLAF.
(b)
Ako osoba podnese primjedbe kojima se ne mijenja procjena odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje zatražit će da računovodstveni službenik aktivira upozorenje.
Ako osoba podnese primjedbe koje, prema mišljenju odgovornog dužnosnika za ovjeravanje upućuju na to da je upozorenje nerazmjerno ili nepotrebno, upozorenje se neće aktivirati i osoba će biti o tome obaviještena.
Računovodstveni službenik potvrdit će odgovornom dužnosniku za ovjeravanje prijavu upozorenja u sustav ranog upozoravanja, prema potrebi.
(c)
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obavijestit će osobu o aktivaciji upozorenja i njegovom trajanju. Međutim, ta obavijest nije potrebna ako osoba nije odgovorila na poziv da dostavi svoje primjedbe u pisanom obliku.
2. Do donošenja odluke o trajanju isključenja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti prijavu upozorenja o isključenju u slučajevima iz članka 106. stavka 1. točke (e) Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i prije nego što je predmetnoj osobi dao mogućnost da izrazi svoje stajalište. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje daje osobi mogućnost da izrazi svoje stajalište o trajanju isključenja.
3. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti prijavu upozorenja o isključenju u slučajevima iz članka 106. stavka 1. točke (a) Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i prije nego što je predmetnoj osobi dao mogućnost da izrazi svoje stajalište ako ima službeni dokument kojim se utvrđuje situacija. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje osobu o prijavi upozorenja o isključenju.
4. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može iznimno odgoditi tu mogućnost da osoba izrazi svoje stajalište u pisanom obliku prije podnošenja zahtjeva za prijavu upozorenja o isključenju ili prije poduzimanja bilo čega čime bi se moglo negativno utjecati na prava predmetne osobe, pod uvjetom da postoje čvrsti i zakoniti razlozi da se očuva povjerljivost istrage ili nacionalnog pravnog postupka, pri čemu se nastavlja s prijavom upozorenja.
5. Ako OLAF obavješćuje odgovornog dužnosnika za ovjeravanje u skladu s člankom 13., navodi je li potrebno očuvati povjerljivost istrage ili nacionalnog pravnog postupka i je li potrebno odgoditi mogućnosti da osoba izrazi svoje stajalište.
6. Osobi se daje mogućnost da izrazi svoje stajalište čim prestanu postojati razlozi za zaštitu istrage ili nacionalnog pravnog postupka.
Članak 17.
Zaštita podataka i prava osoba na koje se odnose podaci
1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje osobe na koje se odnose podaci da podaci o njima mogu biti uključeni u sustav ranog upozoravanja i kome ti podaci mogu biti priopćeni. Ta opća informacija dostavlja se u pisanom obliku, osobito u pozivima na podnošenje ponuda, pozivima na podnošenje prijedloga, nagradnim natjecanjima i, ako nema poziva, prije sklapanja ugovora ili dodjele bespovratnih sredstava.
2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje koji zatraži prijavu upozorenja nadležan je za odnose s osobom čiji su podaci uneseni u sustav ranog upozoravanja. Odgovara na zahtjeve predmetne osobe da se isprave netočni ili nepotpuni osobni podaci i na sve ostale zahtjeve ili pitanja te osobe.
3. Osoba isto tako može u pisanom obliku zatražiti od računovodstvenog službenika informaciju o tome je li prijavljena u sustavu ranog upozoravanja.
Računovodstveni službenik dostavlja tu informaciju osim ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, u dogovoru s OLAF-om, prema potrebi odluči da se primjenjuju ograničenja iz članka 20. stavka 1. Uredbe br. 45/2001.
4. Izbrisana upozorenja dostupna su samo u svrhu revizije i istrage i nisu vidljiva korisnicima sustava ranog upozoravanja.
Međutim, osobni podaci sadržani u upozorenjima koji se odnose na fizičke osobe ostaju dostupni u te svrhe samo tijekom pet godina od brisanja upozorenja.
Članak 18.
Revizija upozorenja
Ako osoba za koju je u sustavu ranog upozoravanja prijavljeno upozorenje dostavi nove elemente kojima dokazuje da razlozi za prijavu više ne postoje, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje zatraži brisanje upozorenja.
Osoba za koju je u sustavu ranog upozoravanja prijavljeno upozorenje o isključenju može uputiti pritužbu Ombudsmanu i zatražiti sudsko preispitivanje.
ODJELJAK 4.
POSLJEDICE UPOZORENJA
Članak 19.
Opća pravila primjenjiva na posljedice
1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje od osobe za kontakt za upozorenje zatraži sve relevantne informacije kako bi mogao odlučiti o posljedicama utvrđenima u ovom odjeljku.
2. Ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje na temelju informacija koje je dostavio OLAF zatraži prijavu upozorenja o provjeri u skladu s člankom 11., odgovorni dužnosnik za ovjeravanje primjenjuje postupak utvrđen u člancima 14. ili 15. ove Odluke i odlučuje o posljedicama u bliskoj suradnji s OLAF-om u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013.
3. Pri odlučivanju o posljedicama odgovorni dužnosnik za ovjeravanje za sva upozorenja u obzir uzima sljedeće kriterije:
(a)
rizike za financijske interese i ugled Unije;
(b)
iznos i trajanje pravne obveze;
(c)
hitnost u provedbi pravne obveze;
(d)
narav činjenica;
(e)
ozbiljnost činjenica; i
(f)
moguće posljedice na provedbu pravne obveze.
Za upozorenja o isključenju odgovorni dužnosnik za ovjeravanje isto tako uzima u obzir narav i ozbiljnost razloga za isključenje te nužnost kontinuiteta usluge.
4. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u svakom slučaju opravdava svoju odluku o posljedicama u pisanom obliku.
Članak 20.
Posljedice upozorenja o provjeri
1. U slučaju postupaka javne nabave, dodjele bespovratnih sredstava ili nagradnih natjecanja ta provjera može biti sljedeća:
(a)
odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti dodatne popratne dokumente kako su utvrđeni u postupku javne nabave, dodjele bespovratnih sredstava ili nagradnih natjecanja;
(b)
za postupak dodjele bespovratnih sredstava analiza rizika koji se odnosi na pretfinanciranje.
2. U slučaju pravne obveze ta provjera može biti sljedeća:
(a)
provjera da je djelovanje u skladu s pravnom obvezom, uključujući poštovanje rokova i sadržaj rezultata;
(b)
za postojeća bespovratna sredstva provjera prihvatljivosti troškova prije plaćanja ili provođenja revizije ili provjera na licu mjesta.
Članak 21.
Pravo na saslušanje nakon upozorenja o provjeri
Postupak utvrđen člankom 15. ove Odluke i pravo na saslušanje utvrđeno člankom 16. ove Odluke primjenjuju se i kada odgovorni dužnosnik za ovjeravanje nakon upozorenja o provjeri namjerava poduzeti bilo što čime bi se moglo negativno utjecati na prava predmetne osobe.
Članak 22.
Posljedice upozorenja o isključenju u pogledu postupaka i pravnih obveza
1. U slučaju postupaka javne nabave, dodjele bespovratnih sredstava ili nagradnih natjecanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje isključuje osobu koja podliježe upozorenju o isključenju iz sudjelovanja u postupcima javne nabave ili dodjele bespovratnih sredstava, osim ako su ispunjeni uvjeti utvrđeni člankom 106. stavkom 2. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 kada je osoba u monopolističkom položaju.
2. U slučaju postojećih pravnih obveza odgovorni dužnosnik za ovjeravanje odlučuje o posljedicama, uključujući sljedeće:
(a)
o nastavku izvršenja ugovora ili dodjele bespovratnih sredstava i provođenju svih odgovarajućih provjera;
(b)
o suspendiranju roka za plaćanje u skladu s člankom 92. stavkom 2. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;
(c)
o suspendiranju plaćanja u skladu s člankom 208. Delegirane Uredbe (EU) br. 1268/2012;
(d)
o suspendiranju izvršenja ugovora ili dodjele bespovratnih sredstava u skladu s člankom 116. i člankom 135. stavkom 5. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;
(e)
o raskidanju pravne obveze ako se pravnom obvezom predviđa raskidanje na temelju informacija za koje je prijavljeno upozorenje.
3. Ako je osoba podizvođač, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje zatraži od ponuditelja, natjecatelja ili izvođača da zamijeni podizvođača.
Članak 23.
Posljedice upozorenja o isključenju na proračunske transakcije
1. U slučaju upozorenja o isključenju, prema potrebi, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrđuje u računovodstvenom sustavu da bi se plaćanje trebalo izvršiti unatoč postojanju upozorenja.
2. Ako je prijavljeno upozorenje o isključenju, ne odobrava se nikakva pojedinačna proračunska obveza, prijava pojedinačne pravne obveze u proračunskim računima na temelju ukupne obveze i preuzimanje pravne obveze na temelju okvirne obveze, osim ako je osoba u monopolističkom položaju pod uvjetima utvrđenima u članku 106. stavku 2. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
ODJELJAK 5.
ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 24.
Stavljanje izvan snage
Odluka 2008/969/EZ, Euratom o sustavu ranog upozoravanja namijenjenog dužnosnicima za ovjeravanje Komisije i izvršnim agencijama stavlja se izvan snage.
Članak 25.
Prijelazne odredbe
1. Upozorenja o isključenju prijavljena u skladu s Odlukom 2008/969/EZ, Euratom ostaju aktivna sve do kraja njihova trajanja u skladu s tom Odlukom.
2. Upozorenja W1, W2 i W3b prijavljena u skladu s Odlukom 2008/969/EZ, Euratom smatraju se upozorenjima o provjeri na temelju ove Odluke.
3. Upozorenja W3a i W4 do 1. srpnja 2015. i dalje se prijavljuju u skladu s uvjetima utvrđenima u Odluci 2008/969/EZ, Euratom. Za primjenu odjeljka 4. ove Odluke upozorenja W3a i W4 smatraju se upozorenjima o provjeri na temelju ove Odluke. Odluka 2008/969/EZ, Euratom do 1. srpnja 2015. i dalje se primjenjuje na upozorenja W5b.
Članak 26.
Objavljivanje
Ova se Odluka objavljuje u Službenom listu Europske unije.
Sastavljeno u Bruxellesu 13. studenoga 2014.