KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) 2015/212
af 11. februar 2015
om fastlæggelse af regler for anvendelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 for så vidt angår de tekniske specifikationer for systemet til registrering og lagring af data om hver enkelt operation, der er nødvendige i forbindelse med overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision, herunder data om individuelle deltagere i operationer, der medfinansieres af OP II
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 af 11. marts 2014 om Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede (1), særlig artikel 32, stk. 8, andet afsnit, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Ved Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 463/2014 (2) fastsættes bestemmelser, der er nødvendige for udarbejdelsen af programmerne. For at sikre gennemførelsen af de programmer, der finansieres af Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede, er det nødvendigt at fastsætte nærmere bestemmelser for anvendelsen af forordning (EU) nr. 223/2014.
(2)
I forbindelse med anvendelsen af artikel 32, stk. 2, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014 er det nødvendigt at fastsætte tekniske specifikationer for systemet til registrering og lagring i elektronisk form af data om hver enkelt operation, der er nødvendige i forbindelse med overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision.
(3)
De detaljerede tekniske specifikationer for systemet til registrering og lagring af data bør være tilstrækkeligt dokumenteret til at sikre et revisionsspor i overensstemmelse med de lovgivningsmæssige krav.
(4)
Systemet til registrering og lagring af data bør også omfatte passende søgeværktøjer og rapporteringsfunktioner, således at man let kan hente og samle de deri opbevarede oplysninger med henblik på overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision.
(5)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra Udvalget for Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
Generelle bestemmelser
Systemet til registrering og lagring af data om operationer, der er omhandlet i artikel 32, stk. 2, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014, skal være i overensstemmelse med de tekniske specifikationer, der er fastsat i artikel 2-5.
Artikel 2
Beskyttelse og opbevaring af data og dokumenter og deres integritet
1. Adgangen til systemet baseres på foruddefinerede rettigheder for forskellige typer brugere og fjernes, hvis den ikke længere er nødvendig.
2. Systemet opbevarer enhver registrering, ændring og sletning af dokumenter og oplysninger.
3. Systemet må ikke tillade ændring af indholdet af dokumenter med en elektronisk signatur. Der vil blive sat et tidsstempel, der ikke kan ændres, som er knyttet til dokumentet, og som attesterer indleveringen af dokumentet med elektronisk signatur. Sletning af sådanne dokumenter vil blive registreret i henhold til stk. 2.
4. Dataene skal være genstand for regelmæssig backup. Backupfilen med kopi af hele indholdet af den elektroniske fil skal være klar til brug i nødstilfælde.
5. Faciliteten for elektronisk lagring skal være beskyttet mod enhver risiko for tab eller ændring af dennes integritet. En sådan beskyttelse skal omfatte fysisk beskyttelse mod ukorrekt temperatur og luftfugtighed, systemer til sporing af brand og tyveri, passende beskyttelsessystemer mod virusangreb, hackere og anden uvedkommende adgang.
6. Systemet sørger for dataflytning og ajourføring af format og IT-miljø med intervaller, der er tilstrækkelige til at sikre læsbarheden af og adgangen til dokumenter og data indtil udgangen af den periode, der er nævnt i artikel 51, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014.
Artikel 3
Søge- og rapporteringsfunktioner
Systemet skal omfatte:
a)
passende søgeredskaber, der sikrer, at det er let at genfinde dokumenter, data og metadata
b)
en rapporteringsfunktion, der gør det muligt at generere rapporter på grundlag af foruddefinerede kriterier, især for de data, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 532/2014 (3)
c)
en mulighed for at gemme, eksportere eller udskrive de rapporter, der er nævnt i litra b), eller et link til en ekstern facilitet, der giver denne mulighed.
Artikel 4
Dokumentation for systemet
Forvaltningsmyndigheden giver detaljeret og opdateret funktionel og teknisk dokumentation vedrørende systemets drift og karakteristika, der på anmodning er tilgængelig for relevante enheder med ansvar for forvaltningen af programmet, og for Kommissionen og Den Europæiske Revisionsret.
Den dokumentation, der er omhandlet i stk. 1, udgør dokumentation for gennemførelsen af forordning (EU) nr. 223/2014 i den pågældende medlemsstat.
Artikel 5
Sikkerhed ved informationsudveksling
Det anvendte system skal være beskyttet af tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger med hensyn til klassificering af dokumenter og beskyttelse af informationssystemer og personoplysninger. Disse foranstaltninger skal være i overensstemmelse med internationale standarder og nationale retsforskrifter.
De sikkerhedsforanstaltninger, der er omhandlet i stk. 1, skal beskytte netværk og transmissionsfaciliteter i de tilfælde, hvor det anvendte system indgår i et samspil med andre moduler og systemer.
Artikel 6
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 11. februar 2015.
PROVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) 2015/212
оd 11. veljače 2015.
o utvrđivanju pravila za primjenu Uredbe (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća u pogledu tehničkih specifikacija sustava evidencije i pohrane podataka o svakoj potrebnoj operaciji za praćenje, evaluaciju, financijsko upravljanje, provjeru i reviziju, uključujući podatke o pojedinim sudionicima operacija koje se sufinanciraju sredstvima iz programa OP II.
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. ožujka 2014. o Fondu europske pomoći za najpotrebitije (1), a posebno njezin članak 32. stavak 8. drugi podstavak,
budući da:
(1)
Provedbenom uredbom Komisije (EU) br. 463/2014 (2) utvrđene su odredbe potrebne za pripremu programa. Kako bi se osigurala provedba programa koji se financiraju u okviru Fonda europske pomoći za najpotrebitije (FEAD), potrebno je utvrditi dodatne odredbe za primjenu Uredbe (EU) br. 223/2014.
(2)
Za potrebe članka 32. stavka 2. točke (d) Uredbe (EU) br. 223/2014 potrebno je utvrditi tehničke specifikacije sustava evidencije i pohrane podataka u elektroničkom obliku o svakoj potrebnoj operaciji za praćenje, evaluaciju, financijsko upravljanje, provjeru i reviziju.
(3)
Podrobne tehničke specifikacije sustava evidencije i pohrane podataka trebale bi biti dovoljno dokumentirane kako bi se osigurao revizorski trag u pogledu ispunjavanja pravnih zahtjeva.
(4)
U sustav evidencije i pohrane podataka trebali bi biti uključeni i odgovarajući alati za pretraživanje i funkcije za izvješćivanje kako bi se lako dohvaćale i prikupljale informacije koje su u njemu pohranjene za potrebe praćenja, evaluacije, financijskog upravljanja, provjere i revizije.
(5)
Mjere predviđene u ovoj Uredbi u skladu su s mišljenjem Odbora za Fond europske pomoći za najpotrebitije,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
Članak 1.
Opće odredbe
Sustav evidencije i pohrane podataka o operacijama iz članka 32. stavka 2. točke (d) Uredbe (EU) br. 223/2014 zadovoljava tehničke specifikacije utvrđene u člancima 2.-5.
Članak 2.
Zaštita i čuvanje podataka i dokumenata te njihova cjelovitost
1. Pristup sustavu temelji se na prethodno definiranim pravima za različite vrste korisnika i ukida se kad više nije potreban.
2. U sustavu se bilježe sve evidencije, izmjene ili brisanja dokumenata i podataka.
3. U sustavu nisu moguće izmjene sadržaja dokumenata s elektroničkim potpisom. Pohrana dokumenta s elektroničkim potpisom potvrđuje se vremenskom oznakom koja se stvara uz pohranu, vezana je uz dokument i ne može je se mijenjati. Brisanje takvih dokumenata bilježi se u skladu sa stavkom 2.
4. Podaci su podložni redovnom sigurnosnom kopiranju. Sigurnosna kopija s replikom cjelokupnog sadržaja spremišta elektroničkih datoteka uvijek je spremna za uporabu u slučaju nužde.
5. Mjesto elektroničke pohrane mora biti zaštićeno od opasnosti gubitka ili promjene cjelovitosti. Ta zaštita uključuje fizičku zaštitu od neprimjerene temperature i razine vlage, sustave otkrivanja požara i krađe, odgovarajuće sustave zaštite od napada virusa, hakera i svih ostalih oblika neovlaštenog pristupa.
6. Sustavom se omogućuje migracija podataka, formata i računalnih okruženja u razmacima koji su dostatni za osiguranje čitljivosti i dostupnosti dokumenata i podataka do kraja relevantnog razdoblja iz članka 51. stavka 1. Uredbe (EU) br. 223/2014.
Članak 3.
Funkcije pretraživanja i izvješćivanja
U sustav su uključeni:
(a)
primjereni alati za pretraživanje kojima se omogućuje lak dohvat dokumenata, podataka i njihovih metapodataka;
(b)
funkcija izvješćivanja kojom se omogućuje stvaranje izvješćâ na temelju prethodno definiranih kriterija, osobito za podatke iz Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 532/2014 (3);
(c)
mogućnost spremanja, izvoza ili tiskanja izvješćâ iz točke (b) ili poveznica na vanjsku aplikaciju s tom mogućnošću.
Članak 4.
Dokumentacija sustava
Upravljačko tijelo dostavlja podrobnu i ažuriranu funkcionalnu i tehničku dokumentaciju o djelovanju i obilježjima sustava, koja na zahtjev treba biti dostupna relevantnim subjektima odgovornima za upravljanje programom, Komisiji i Europskom revizorskom sudu.
Dokumentacijom iz prvog stavka pružaju se dokazi o provedbi Uredbe (EU) br. 223/2014 u predmetnoj državi članici.
Članak 5.
Sigurnost razmjene informacija
Sustav je zaštićen odgovarajućim sigurnosnim mjerama u pogledu klasifikacije dokumenata, zaštite informacijskih sustava i zaštite osobnih podataka. Te mjere u skladu su s međunarodnim normama i nacionalnim pravnim zahtjevima.
Sigurnosnim mjerama iz prvog stavka zaštićene su mreže i infrastruktura za prijenos podataka kad se sustav povezuje s ostalim modulima i sustavima.
Članak 6.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 11. veljače 2015.