RÅDETS FORORDNING (EU) 2015/496
af 17. marts 2015
om ændring af forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 352,
under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen,
efter fremsendelse af udkast til lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter,
under henvisning til godkendelse fra Europa-Parlamentet,
efter en særlig lovgivningsprocedure, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I overensstemmelse med Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (1) skal Unionens historiske arkivalier opbevares og så vidt muligt gøres tilgængelige for offentligheden efter udløbet af en frist på 30 år.
(2)
Forpligtelsen til at oprette historiske arkiver og så vidt muligt gøre dem tilgængelige for offentligheden gælder hver af de institutioner, der er nævnt i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 (»institutionerne«) på de betingelser, der er fastsat deri.
(3)
I henhold til forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 kan hver institution opbevare sine historiske arkiver på det sted, hvor den finder det mest hensigtsmæssigt.
(4)
I 1984 besluttede Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen at deponere deres historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze, hvor de gøres tilgængelige for offentligheden. Med henblik herpå undertegnede De Europæiske Fællesskaber, repræsenteret ved Kommissionen, og EUI en aftale den 17. december 1984 (»aftalen om deponering«).
(5)
Siden har også Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Den Europæiske Revisionsret valgt at tilslutte sig deponeringsaftalen. Den Europæiske Investeringsbank deponerer sine historiske arkivalier hos EUI i henhold til en særskilt aftale med EUI, der blev undertegnet den 1. juli 2005, og i henhold til »regler for historiske arkiver«, som bankens direktion vedtog den 7. oktober 2005 (2).
(6)
Den italienske regering har permanent og vederlagsfrit stillet egnede lokaliteter til rådighed for EUI, således at det sikres, at de deponerede arkivalier opbevares og beskyttes i overensstemmelse med anerkendte internationale standarder, og således at arkivalierne kan konsulteres på stedet.
(7)
Formålet med institutionernes deponering af historiske arkivalier hos EUI er at skabe én enkelt indgang til arkiverne, fremme anvendelsen af dem og styrke forskningen i den europæiske integrations og EU-institutionernes historie. EUI er et velanskrevet center for forskning og undervisning på universitetsniveau med fokus på Europa og europæisk integration. Det har næsten 30 års erfaring med drift af Unionens historiske arkiver, har hypermoderne deponerings- og forskningsfaciliteter, der er specielt opbygget, så disse arkivalier bevares og er tilgængelige, og er internationalt kendt som hjemsted for disse arkiver.
(8)
Fortsat deponering af institutionernes historiske arkivalier hos EUI bør inkorporeres i EU-lovgivningen for at afspejle EUI's rolle som institutionernes partner i driften af institutionernes historiske arkiver.
(9)
Denne forordning bør finde anvendelse på alle institutioner og bør ikke ændre deres ansvar for at gøre deres historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden eller ved den enkelte institutions ejendomsret til dem.
(10)
Den særlige karakter af Den Europæiske Unions Domstols og Den Europæiske Centralbanks opgaver berettiger deres fritagelse for forpligtelsen i denne forordning til at deponere deres historiske arkivalier hos EUI. Den Europæiske Unions Domstol og Den Europæiske Centralbank (ECB) kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.
(11)
Institutionerne og EUI bør, når det er muligt, gøre de historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden i digitaliseret og digital form, så det bliver lettere at konsultere dem på internettet.
(12)
Personoplysninger i Unionens historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI, bør behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3).
(13)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse blev hørt af Kommissionen i forbindelse med det lovgivningsforslag, der har ført til denne forordning, i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001, og afgav udtalelse herom den 10. oktober 2012 (4).
(14)
Der bør som led i en rammepartnerskabsaftale fastsættes nærmere bestemmelser om forvaltningen af de historiske arkivalier i EUI, herunder deponering, adgang og offentlig konsultation heraf, og om institutionernes og EUI's respektive roller og ansvarsområder.
(15)
Udgifterne til EUI's forvaltning af Unionens historiske arkiver bør finansieres over Unionens almindelige budget, og disse udgifter bør dækkes af alle de deponerende institutioner.
(16)
Forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 bør derfor ændres i overensstemmelse hermed -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
I forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 foretages følgende ændringer:
1)
Artikel 8 ændres således:
a)
Stk. 1 affattes således:
»1. Hver institution, bortset fra Den Europæiske Unions Domstol og Den Europæiske Centralbank (ECB), deponerer hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze de dokumenter, som indgår i dens historiske arkiver, og som den har gjort tilgængelige for offentligheden i overensstemmelse med denne forordning. Deponeringen foregår i overensstemmelse med bilaget.
Uanset første afsnit kan de deponerende institutioner på grund af retlige eller administrative forhold undlade at deponere visse originale dokumenter hos EUI. I så fald deponerer de en mikrofilmkopi eller en digital kopi af sådanne dokumenter.«
b)
Følgende stykker tilføjes:
»3. Den Europæiske Unions Domstol og ECB kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.
4. De deponerende institutioner bevarer ejendomsretten til deres arkivalier, og de har forsat eneansvaret for sammensætningen af de dokumenter og filer, som deponeres eller på anden vis stilles til rådighed for EUI.
5. Deponeringen af institutionernes historiske arkivalier hos EUI berører ikke beskyttelsen af arkivalierne, jf. artikel 2 i protokol nr. 7 vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
6. EUI sikrer bevarelsen og beskyttelsen af de deponerede arkivalier. Bevarelsen og beskyttelsen skal overholde anerkendte internationale standarder for fysisk beskyttelse af arkivalier og skal som minimum overholde tekniske og sikkerhedsmæssige bestemmelser vedrørende bevarelse og drift af offentlige arkiver, der svarer til dem, der gælder i Italien. Derfor skal de deponerede dokumenter opbevares i dertil indrettede deponeringsfaciliteter.
7. EUI bærer det fulde ansvar for det personale, der skal forvalte Unionens historiske arkivalier, som er deponeret hos EUI. EUI påser, at det personale, der har til opgave at forvalte de historiske arkivalier, har de fornødne faglige kvalifikationer til at udføre arbejdet på dette område.
8. Hver af de deponerende institutioner har ret til at modtage oplysninger om EUI's drift af dets arkiver og til at besigtige de arkivalier, den har deponeret.
9. EUI gør de historiske arkivalier, den modtager i medfør af stk. 1 og 3, tilgængelige for offentligheden. Institutionerne kan også gøre en kopi af samme historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden.
10. Udgifterne til forvaltning af Unionens historiske arkiver finansieres via bidrag fra alle de deponerende institutioner til den relevante budgetpost, inden for rammerne af de årlige bevillinger, som budgetmyndigheden stiller til rådighed i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (5). Disse finansielle bidrag dækker ikke udgifter til tilrådighedsstillelse og indretning af de bygninger og deponeringsfaciliteter, der skal huse arkivalierne og arkivpersonalet.
Størrelsen af de bidrag, der er omhandlet i første afsnit, skal stå i et rimeligt forhold til størrelsen af de deponerende institutioners respektive stillingsfortegnelser. Hvert bidrag beregnes på ny, når yderligere institutioner begynder at deponere deres historiske arkivalier hos EUI, eller mindst hvert femte år.
11. EUI handler som registerfører i overensstemmelse med artikel 2 i forordning (EF) nr. 45/2001, efter instruks fra de deponerende institutioner. EUI behandler eventuelle personoplysninger i institutionernes historiske arkivalier i overensstemmelse med de garantier, der er fastsat i nævnte forordning.
12. Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse har fortsat beføjelse til at føre tilsyn med institutionerne for så vidt angår behandling af personoplysninger i de historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI.
2)
Artikel 9 ændres således:
a)
Stk. 1 affattes således:
»1. Hver institution fastsætter interne gennemførelsesbestemmelser til denne forordning. De skal indeholde regler for opbevaring og videregivelse til offentligheden af historiske arkivalier og for beskyttelse af de deri indeholdte personoplysninger. Institutionerne gør så vidt muligt deres arkivalier elektronisk tilgængelige for offentligheden, herunder digitaliserede og oprindeligt digitale arkivalier, og gør det lettere at konsultere dem på internettet. De opbevarer også de dokumenter, som eksisterer i formater, der er tilpasset særlige behov (f.eks. Brailleskrift, magnaprint eller optagelser).«
b)
Følgende stykke tilføjes:
»3. Kommissionen indgår på vegne af de deponerende institutioner en rammepartnerskabsaftale med EUI. Rammepartnerskabsaftalen skal indeholde detaljerede bestemmelser om institutionernes og EUI's respektive roller og ansvarsområder i forbindelse med forvaltningen af EU's historiske arkivalier, herunder deponering, opbevaring, adgang og offentlig konsultation heraf.«
3)
Teksten i bilaget tilføjes som bilag til forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83.
Artikel 2
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 17. marts 2015.
UREDBA VIJEĆA (EU) 2015/496
od 17. ožujka 2015.
o izmjeni Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83 u pogledu pohranjivanja povijesnih arhiva institucija u Europskom sveučilišnom institutu u Firenci
VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 352.,
uzimajući u obzir prijedlog Europske komisije,
nakon prosljeđivanja nacrta zakonodavnog akta nacionalnim parlamentima,
uzimajući u obzir suglasnost Europskog parlamenta,
u skladu s posebnim zakonodavnim postupkom,
budući da:
(1)
U skladu s Uredbom Vijeća (EEZ, Euratom) br. 354/83 od 1. veljače 1983. o otvaranju za javnost povijesnih arhiva Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju (1), povijesni arhivi Unije čuvaju se i stavljaju na raspolaganje javnosti kad god je to moguće nakon isteka razdoblja od 30 godina.
(2)
Obveza uspostave povijesnih arhiva i stavljanja tih arhiva na raspolaganje javnosti kad god je to moguće primjenjuje se na svaku od institucija iz Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83 („institucije”) prema uvjetima određenima u navedenoj uredbi.
(3)
Uredbom (EEZ, Euratom) br. 354/83 određuje se da institucije mogu svoju arhivsku građu držati na bilo kojem mjestu koje smatraju najprikladnijim za tu svrhu.
(4)
Europski parlament, Vijeće i Komisija donijeli su 1984. odluku o pohranjivanju svojih povijesnih arhiva u Europskom sveučilišnom institutu (EUI) u Firenci, gdje su stavljeni na raspolaganje javnosti. U tu je svrhu 17. prosinca 1984. potpisan ugovor između Europskih zajednica, koje je predstavljala Komisija, i EUI-ja („ugovor o pohrani”).
(5)
Europski gospodarski i socijalni odbor i Europski revizorski sud nakon toga su se složili da će se pridržavati uvjetâ iz ugovora o pohrani. Europska investicijska banka pohranjuje svoje povijesne arhive u EUI-ju u skladu sa zasebnom konvencijom s EUI-jem potpisanom 1. srpnja 2005. i u skladu s Pravilnikom o povijesnim arhivima koji je Upravljački odbor Banke usvojio 7. listopada 2005. (2).
(6)
Talijanska vlada stavila je EUI-ju trajno i bez naknade na raspolaganje odgovarajući prostor kako bi se osiguralo da se pohranjeni arhivi očuvaju i zaštite u skladu s priznatim međunarodnim standardima te kako bi se osigurala mogućnost konzultiranja arhivâ na licu mjesta.
(7)
Svrha pohranjivanja povijesnih arhiva institucija u EUI-ju jest omogućavanje pristupa tim arhivima na jednom mjestu, promicanje konzultiranja tih arhiva i poticanje istraživanja povijesti europske integracije i europskih institucija. EUI je priznat centar akademskog istraživanja i učenja s težištem na Europi i europskoj integraciji. Posjeduje gotovo 30 godina iskustva u upravljanju povijesnim arhivima Unije, pruža najsuvremenije prostore za pohranu i istraživanje izgrađene izričito u svrhu čuvanja i konzultiranja tih arhiva te ima međunarodni ugled kao centar za te arhive.
(8)
Daljnje pohranjivanje povijesnih arhiva institucija u EUI-ju trebalo bi uključiti u zakonodavstvo Unije kako bi se odražavala uloga EUI-ja kao partnera institucija u upravljanju njihovim povijesnim arhivima.
(9)
Ova Uredba trebala bi se primjenjivati na sve institucije i ne bi smjela promijeniti njihovu obvezu da otvore svoje povijesne arhive javnosti, kao niti vlasništvo svake institucije nad svojim povijesnim arhivima.
(10)
Međutim, posebna priroda aktivnosti Suda Europske unije (SEU) i Europske središnje banke (ESB) opravdava njihovo isključenje iz obveze pohranjivanja svojih povijesnih arhiva u EUI-ju koja je određena ovom Uredbom. SEU i ESB mogu pohraniti svoje povijesne arhive u EUI-ju na dobrovoljnoj osnovi.
(11)
Institucije i EUI trebali bi, tamo gdje je to moguće, povijesne arhive staviti na raspolaganje javnosti u digitaliziranom i digitalnom obliku kako bi olakšali konzultiranje tih arhiva na internetu.
(12)
Osobni podaci koji se nalaze u povijesnim arhivima Unije pohranjenima u EUI-ju trebali bi se obrađivati u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (3).
(13)
Komisija se savjetovala s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka u vezi sa zakonodavnim prijedlogom koji je doveo do ove Uredbe, u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001, te je on dao mišljenje o tom prijedlogu 10. listopada 2012. (4).
(14)
Detaljne odredbe o upravljanju povijesnim arhivima u EUI-ju, uključujući o njihovom pohranjivanju, pristupu i javnom konzultiranju, kao i o međusobnim ulogama i odgovornostima institucija i EUI-ja, trebalo bi utvrditi okvirnim sporazumom o partnerstvu.
(15)
Troškove upravljanja povijesnim arhivima Unije od strane EUI-ja trebalo bi financirati iz općeg proračuna Unije i te bi troškove trebale snositi sve institucije koje pohranjuju građu.
(16)
Uredbu (EEZ, Euratom) br. 354/83 trebalo bi stoga na odgovarajući način izmijeniti,
DONIJELO JE OVU UREDBU:
Članak 1.
Uredba (EEZ, Euratom) br. 354/83 mijenja se kako slijedi:
1.
Članak 8. mijenja se kako slijedi:
(a)
stavak 1. zamjenjuje se sljedećim:
„1. Svaka institucija, osim Suda Europske unije (SEU) i Europske središnje banke (ESB), pohranjuje u Europskom sveučilišnom institutu (EUI) u Firenci dokumente koji su dio njezinih povijesnih arhiva i koje je otvorila javnosti u skladu s ovom Uredbom. Pohranjivanje se odvija u skladu s Prilogom.
Neovisno o prvom podstavku, institucije koje pohranjuju građu mogu zbog pravnih ili administrativnih razloga isključiti pohranjivanje nekih originalnih dokumenata u EUI-ju. U tom slučaju one pohranjuju kopiju takvih dokumenata u mikroobliku ili u digitalnom obliku.”
;
(b)
dodaju se sljedeći stavci:
„3. SEU i ESB mogu pohraniti svoje povijesne arhive u EUI-ju na dobrovoljnoj osnovi.
4. Institucije koje pohranjuju građu zadržavaju vlasništvo nad svojim arhivima, kao i isključivu odgovornost za sastav dokumenata i spisa koji se pohranjuju ili se na drugi način stavljaju na raspolaganje EUI-ju.
5. Pohranjivanje povijesnih arhiva institucija u EUI-ju ne utječe na zaštitu arhivâ kako je predviđeno člankom 2. Protokola br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije koji je priložen Ugovoru o Europskoj uniji i Ugovoru o funkcioniranju Europske unije.
6. EUI osigurava čuvanje i zaštitu pohranjenih arhiva. Navedeno čuvanje i zaštita odvijaju se u skladu s priznatim međunarodnim standardima fizičke zaštite arhivâ i barem poštuju tehnička i sigurnosna pravila koja odgovaraju onima koja se upotrebljavaju za zaštitu i upravljanje javnim arhivima u Italiji. U tu svrhu, pohranjeni dokumenti čuvaju se u namjenski izgrađenom spremištu.
7. EUI snosi isključivu odgovornost za osoblje čiji je zadatak upravljanje povijesnim arhivima Unije pohranjenima u EUI-ju. EUI osigurava da osoblje zaduženo za upravljanje povijesnim arhivima ima potrebne stručne kvalifikacije nužne za obavljanje posla u tom području.
8. Svaka institucija koja pohranjuje građu ima pravo primati informacije u vezi s upravljanjem EUI-ja njezinim arhivima i provoditi inspekciju arhivâ koje je tamo pohranila.
9. EUI stavlja na raspolaganje javnosti povijesne arhive koje primi na temelju stavaka 1. i 3. Institucije također mogu staviti javnosti na raspolaganje kopiju istih povijesnih arhiva.
10. Troškovi upravljanja povijesnim arhivima Unije financiraju se doprinosima svih institucija koje pohranjuju građu odgovarajućoj proračunskoj liniji, u granicama godišnjih odobrenih sredstava koja je proračunsko tijelo stavilo na raspolaganje u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije (5). Takvi financijski doprinosi ne pokrivaju troškove povezane s stavljanjem na raspolaganje i adaptacijom zgrada i spremištâ za smještaj arhivâ i osoblja.
Iznos doprinosa iz prvog podstavka proporcionalan je veličini planova radnih mjesta pojedinih institucija koje pohranjuju građu. Svaki doprinos ponovno se obračunava kad god dodatne institucije započnu pohranjivati svoje povijesne arhive u EUI-ju ili barem svakih pet godina.
11. EUI djeluje kao izvršitelj obrade u skladu s člankom 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001, prema uputama institucija koje pohranjuju građu. EUI sve osobne podatke sadržane u povijesnim arhivima institucija obrađuje u skladu s jamstvima utvrđenima u toj Uredbi.
12. Europski nadzornik za zaštitu podataka zadržava nadzorne ovlasti nad institucijama u pogledu obrade osobnih podataka sadržanih u povijesnim arhivima pohranjenima u EUI-ju.
.
2.
Članak 9. mijenja se kako slijedi:
(a)
stavak 1. zamjenjuje se sljedećim:
„1. Svaka institucija donosi unutarnja pravila za primjenu ove Uredbe. Ona uključuju pravila za čuvanje i otvaranje za javnost povijesnih arhiva i pravila o zaštiti osobnih podataka sadržanih u njima. Kad god je to moguće, institucije stavljaju svoje arhive na raspolaganje javnosti elektroničkim putem, uključujući digitalizirane i izvorno digitalne arhive, te olakšavaju njihovo konzultiranje na internetu. One također čuvaju dokumente koji su dostupni u oblicima koji zadovoljavaju posebne potrebe (poput Brailleova pisma, velikog teksta ili snimaka).”
;
(b)
dodaje se sljedeći stavak:
„3. Komisija u ime institucija koje pohranjuju građu sklapa okvirni sporazum o partnerstvu s EUI-jem. Taj okvirni sporazum o partnerstvu uključuje detaljne odredbe o međusobnim ulogama i odgovornostima institucija i EUI-ja za upravljanje povijesnim arhivima Unije, uključujući njihovo pohranjivanje, čuvanje, pristup i javno konzultiranje.”
.
3.
Tekst u Prilogu dodaje se, kao Prilog, Uredbi (EEZ, Euratom) br. 354/83.
Članak 2.
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 17. ožujka 2015.