KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1271/2013
af 30. september 2013
om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 208 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 208, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 (2) om rammefinansforordning for de organer, som er oprettet af Fællesskaberne, var baseret på Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (3). Forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 er blevet erstattet af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012. Forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 bør derfor revideres. Af klarhedshensyn er det nødvendigt at erstatte forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 med en ny forordning.
(2)
Der bør tages hensyn til den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om decentrale agenturer af 19. juli 2012.
(3)
Visse af bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 bør revideres for at tage hensyn til erfaringerne med anvendelsen af disse bestemmelser.
(4)
Denne forordning bør fastlægge de overordnede principper og de grundlæggende regler for de organer, der er oprettet i henhold til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) og Euratom-traktaten (i det følgende benævnt »EU-organer«), og som modtager bidrag over budgettet, uden at dette berører oprettelsesakten. EU-organerne bør på grundlag af denne forordning vedtage deres egne finansielle regler, der kun må afvige fra forordningen, når det er nødvendigt som følge af deres særlige behov, og kun hvis Kommissionen på forhånd giver sit samtykke.
(5)
EU-organer, der er fuldt selvfinansierende, som denne forordning ikke finder anvendelse på, bør for at sikre den nødvendige sammenhæng i givet fald indføre tilsvarende regler. I overensstemmelse med den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen af 19. juli 2012 bør disse organer forelægge Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen en årsrapport om gennemførelsen af deres budget og tage behørigt hensyn til deres anmodninger og anbefalinger.
(6)
EU-organerne bør opstille og gennemføre deres budget i overensstemmelse med de fem grundlæggende budgetretlige principper - enhed, et realistisk budget, bruttoopgørelse, specificering og etårighed, samt principperne om balance, én regningsenhed, forsvarlig økonomisk forvaltning og gennemsigtighed.
(7)
Det bør understreges, at Unionens bidrag har en udligningsfunktion. Den del af EU-organets positive budgetresultat, der overstiger det bidrag, som Unionen har betalt i løbet af året, bør tilbagebetales til Unionens budget.
(8)
Når det fastsættes i oprettelsesakten, at indtægterne ud over Unionens bidrag består af gebyrer og afgifter, og at indtægterne fra gebyrer og afgifter afsættes til dækning af specifikke udgifter, bør EU-organerne have mulighed for at fremføre saldoen i form af formålsbestemte indtægter.
(9)
Det bør sikres, at gebyrerne fastsættes på et passende niveau med henblik på at dække omkostningerne ved leveringen af tjenesteydelserne og undgå betydelige overskud.
(10)
Delegation af budgetgennemførelsesopgaver til EU-organerne bør være behørigt begrundet i opgavernes karakter og EU-organets specifikke ekspertise, samtidig med at der sikres en forsvarlig økonomisk forvaltning og omkostningseffektivitet. De delegerede opgaver bør være forenelige med oprettelsesakten.
(11)
EU-organerne bør kun have lov til at modtage ad hoc-tilskud, hvis det udtrykkeligt er fastsat i de relevante basisretsakter og tilladt i oprettelsesakten.
(12)
I henhold til artikel 50 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 skal EU-organet deltage i en benchmarkingundersøgelse med andre EU-organer og -institutioner.
(13)
Der bør indføres regler for handlingsplanen for opfølgning af konklusionerne fra de overordnede regelmæssige evalueringer for at sikre, at de gennemføres effektivt.
(14)
For at sikre, at programmeringen er konsekvent, bør EU-organet udarbejde et dokument, der indeholder den årlige og flerårige programmering under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer.
(15)
EU-organet bør tilpasse tidsplanen for den årlige og flerårige programmering til budgetproceduren for at sikre, at den er effektiv, og at der er sammenhæng mellem alle programmeringsdokumenterne.
(16)
Den interne revisionsfunktions og den interne kontrolfunktions nuværende struktur bør gøres klarere, og rapporteringskravene bør strømlines. Den interne revisionsfunktion i EU-organet bør varetages af Kommissionens interne revisor, som bør foretage revisioner, når risiciene retfærdiggør det. Der bør indføres regler for oprettelsen af interne revisionsafdelinger og deres måde at fungere på.
(17)
Rapporteringsforpligtelserne bør strømlines. EU-organerne bør fremlægge en konsolideret årlig aktivitetsrapport, som indeholder fyldestgørende oplysninger om gennemførelsen af deres arbejdsprogram, deres budget, deres plan for personalepolitikken og deres forvaltningssystemer og interne kontrolsystemer.
(18)
For at gøre EU-organerne mere omkostningseffektive bør der gives mulighed for at dele tjenester eller overføre dem til et andet EU-organ eller til Kommissionen. Omkostningseffektiviteten kan navnlig forbedres ved at gøre det muligt at overdrage alle eller en del af de opgaver, som påhviler EU-organets regnskabsfører, til Kommissionens regnskabsfører.
(19)
Som fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør der kun gives mulighed for at opdele bevillinger, der strækker sig over flere år, i årlige trancher, når oprettelsesakten eller basisretsakten åbner mulighed for det, eller når de vedrører administrationsudgifter.
(20)
For at tilpasse reglerne om formålsbestemte indtægter til reglerne i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør der fastsættes regler om opdeling af formålsbestemte indtægter (interne og eksterne) og om fremførsel af disse indtægter.
(21)
For at tilpasse reglerne om behandling af renter af Unionens bidrag til EU-organet til reglerne i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør det fastsættes, at der ikke skal betales renter til budgettet.
(22)
Forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 giver mulighed for i bestemte tilfælde at indgå en retlig forpligtelse før en budgetmæssig forpligtelse. EU-organerne bør også have denne mulighed.
(23)
For at sikre overensstemmelse mellem forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 og forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør specifikke bestemmelser om udbud og tilskud ikke være tilladt. Anvendelsen af ét sæt regler sikrer, at EU-organets arbejde forenkles, og gør det muligt at anvende de retningslinjer og modeller, som Kommissionen har udarbejdet.
(24)
Der bør gives mulighed for, at EU-organet kan tildele priser, for at tilpasse bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
(25)
For at identificere risiciene for faktiske eller opfattede interessekonflikter og sikre, at de forvaltes korrekt, bør det kræves, at EU-organerne vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter. Disse regler bør tage hensyn til de retningslinjer, som Kommissionen har udarbejdet på grundlag af den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen af 19. juli 2012.
(26)
Bestemmelserne om ejendomspolitik, herunder indførelsen af muligheden for, at EU-organerne kan optage lån, og betingelserne herfor, bør tilpasses til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 for at sikre, at alle EU-organerne og -institutionerne anvender de nyligt indførte regler på en ensartet måde.
(27)
Der bør fastsættes overgangsbestemmelser for programmering og rapportering, da Kommissionen har brug for tid til at udarbejde de relevante retningslinjer i samarbejde med EU-organerne.
(28)
Denne forordning bør træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende for at gøre det muligt at vedtage de reviderede finansforordninger for EU-organerne inden den 1. januar 2014 for at sikre ensartede regler for den næste flerårige finansielle ramme -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
AFSNIT I
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Emne
Denne forordning fastsætter de væsentligste finansielle regler, på grundlag af hvilke EU-organet skal vedtage sine egne finansielle regler. EU-organets finansielle regler kan kun afvige fra denne forordning, hvis det er nødvendigt på grund af dets særlige behov, og Kommissionen på forhånd giver sit samtykke.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
- »oprettelsesakt«: det unionsretlige instrument, der fastlægger de vigtigste aspekter af oprettelsen af EU-organet og dets arbejde
- »EU-organets budget«: det dokument, der for hvert regnskabsår forudgående angiver og godkender de samlede indtægter og udgifter, der skønnes nødvendige for EU-organet
- »EU-organ«: ethvert organ som omhandlet i artikel 208 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
- »bestyrelse«: EU-organets vigtigste interne beslutningsorgan i finansielle og budgetmæssige anliggender, uanset dets betegnelse i oprettelsesakten
- »direktør«: den person, der er ansvarlig for at gennemføre bestyrelsens afgørelser og EU-organets budget som anvisningsberettiget, uanset den pågældendes betegnelse i oprettelsesakten
- »forretningsudvalg«: det interne organ i EU-organet, der bistår bestyrelsen, og hvis ansvarsområder og forretningsorden er fastsat i oprettelsesakten.
Artikel 3
Tidsrum, datoer og tidsfrister
Hvor intet andet er bestemt, finder Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 1182/71 (4) anvendelse på fristerne i denne forordning.
Artikel 4
Beskyttelse af personoplysninger
Denne forordning berører ikke bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (5) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (6).
Artikel 5
Overholdelse af budgetprincipper
I overensstemmelse med bestemmelserne i denne forordning opstilles og gennemføres EU-organets budget i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver effektiv og produktiv intern kontrol, samt gennemsigtighed.
AFSNIT II
BUDGETPRINCIPPER
KAPITEL 1
Principperne om enhed og et realistisk budget
Artikel 6
Anvendelsesområdet for EU-organets budget
1. EU-organets budget omfatter:
a)
egne indtægter, bestående af alle afgifter og gebyrer, som EU-organet er bemyndiget til at opkræve i kraft af de opgaver, det pålægges, samt eventuelle andre indtægter
b)
indtægter omfattende eventuelle finansielle bidrag fra de medlemsstater, hvor EU-organet har sæde
c)
et bidrag fra Unionen
d)
formålsbestemte indtægter med henblik på finansiering af specifikke udgifter, jf. artikel 23, stk. 1
e)
EU-organets udgifter, herunder administrationsudgifter.
2. Indtægter, der består af gebyrer og afgifter, afsættes kun til et bestemt formål i behørigt begrundede undtagelsestilfælde, som er fastlagt i oprettelsesakten.
3. Når det i en eller flere oprettelsesakter fastsættes, at klart definerede opgaver finansieres separat, eller når EU-organet gennemfører opgaver, som det har fået overdraget ved en delegationsaftale, fører det særskilte regnskaber over indtægts- og udgiftstransaktionerne. EU-organet identificerer klart hver gruppe af opgaver i sin programmering af de menneskelige ressourcer, som indgår i det årlige og flerårige programmeringsdokument, der er omhandlet i artikel 32.
Artikel 7
Ad hoc-tilskud
1. EU-organer må ikke modtage ad hoc-tilskud fra budgettet, medmindre det er tilladt i oprettelsesakten og udtrykkeligt fastsat i basisretsakten.
2. Når EU-organet har fået tilladelse til at modtage ad hoc-tidskud, medtages de opgaver, som finansieres med disse tilskud, i det årlige arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 32, stk. 3.
Artikel 8
Delegationsaftaler
1. Kommissionen overdrager kun budgetgennemførelsesopgaver til EU-organet, når det er begrundet i foranstaltningens særlige karakter og EU-organets specifikke ekspertise.
2. Ved valget af EU-organet tages der hensyn til:
a)
om det er omkostningseffektivt at overdrage de pågældende opgaver
b)
indvirkningen på organets ledelsesstruktur og på dets finansielle og menneskelige ressourcer.
3. Når Kommissionen undtagelsesvis overdrager opgaver til EU-organet:
a)
finder artikel 60 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 anvendelse på EU-organet for så vidt angår de midler, der er afsat til de pågældende opgaver, og artikel 108 og 109 i denne forordning finder ikke anvendelse
b)
nævnes de overdragne opgaver til orientering i EU-organets årlige arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 32, stk. 3.
4. Den anvisningsberettigede hører bestyrelsen, inden delegationsaftalen underskrives, jf. dog stk. 2.
Artikel 9
Særlige regler om principperne om enhed og et realistisk budget
1. Enhver indtægt og udgift skal konteres en post på EU-organets budget.
2. Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de godkendte bevillinger på EU-organets budget.
3. En bevilling må kun opføres på EU-organets budget, hvis den er til en udgift, der skønnes nødvendig.
4. Renter af forfinansieringer fra EU-organets budget tilkommer ikke EU-organet.
KAPITEL 2
Princippet om etårighed
Artikel 10
Definition
Bevillingerne på EU-organets budget gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.
Artikel 11
Typer af bevillinger
1. EU-organets budget omfatter ikke-opdelte bevillinger og, når de operationelle behov berettiger det, opdelte bevillinger. Opdelte bevillinger giver anledning til forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i løbet af regnskabsåret.
3. Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.
Artikel 12
Regnskab for indtægter og bevillinger
1. EU-organets indtægter som omhandlet i artikel 6 opføres for et regnskabsår på grundlag af de beløb, der oppebæres i løbet af regnskabsåret.
2. EU-organets indtægter giver anledning til et tilsvarende beløb i betalingsbevillinger.
3. Bevillingerne for et regnskabsår må kun anvendes til dækning af udgifter, som der indgås forpligtelser for, og som betales i det pågældende regnskabsår, samt til betaling af skyldige beløb hidrørende fra forpligtelser fra tidligere regnskabsår.
4. Forpligtelserne opføres på grundlag af de retlige forpligtelser, der indgås indtil den 31. december.
5. Betalingerne opføres for et regnskabsår på grundlag af de betalinger, som regnskabsføreren foretager senest den 31. december i det pågældende regnskabsår.
Artikel 13
Indgåelse af forpligtelser for bevillinger
Så snart EU-organets budget er endeligt vedtaget, kan der indgås forpligtelser for de bevillinger, der er opført på EU-organets budget, med virkning fra 1. januar.
Artikel 14
Annullering og fremførsel af bevillinger
1. Bevillinger, der ikke er udnyttet ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført, bortfalder. De kan imidlertid fremføres, men dog kun til det følgende regnskabsår, hvis bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget træffer afgørelse herom senest den 15. februar i overensstemmelse med stk. 3 og 4, eller de kan fremføres automatisk i overensstemmelse med stk. 5.
2. Bevillinger til personaleudgifter kan ikke gøres til genstand for fremførsel.
3. Ved opdelte forpligtelsesbevillinger og ikke-opdelte bevillinger, for hvilke der ved regnskabsårets udløb endnu ikke er indgået forpligtelser, kan der fremføres:
a)
beløb, der svarer til forpligtelsesbevillinger
b)
beløb, der svarer til ikke-opdelte bevillinger for så vidt angår byggeprojekter, for hvilke størstedelen af de forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen er afsluttet pr. 31. december. Der fastsættes bestemmelser om den forberedende etape forud for indgåelsen af forpligtelsen i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen for hvert EU-organ.
Der kan indgås forpligtelser for disse beløb indtil den 31. marts det følgende år eller indtil den 31. december det følgende år, såfremt beløbene vedrører ejendomsprojekter.
4. Ved betalingsbevillinger kan der fremføres beløb, der er nødvendige til opfyldelse af tidligere indgåede forpligtelser eller er knyttet til fremførte forpligtelsesbevillinger, når de betalingsbevillinger, der er opført under de pågældende budgetposter for det følgende regnskabsår, ikke er tilstrækkelige til at dække behovet.
EU-organet skal i første række anvende de for det indeværende regnskabsår godkendte bevillinger og må kun anvende fremførte bevillinger, når førstnævnte bevillinger er opbrugt.
5. Ikke-opdelte bevillinger, der svarer til forpligtelser, som er behørigt indgået ved regnskabsårets udløb, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår.
6. Fremførte bevillinger, som der ikke er indgået forpligtelser for senest den 31. marts i år n+1, annulleres automatisk og identificeres i regnskaberne.
Artikel 15
Fremførselsregler for formålsbestemte indtægter
Fremførsel af de formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 23, og af uudnyttede og disponible bevillinger pr. 31. december hidrørende fra disse indtægter skal overholde følgende regler:
a)
eksterne formålsbestemte indtægter fremføres automatisk og skal anvendes fuldt ud, indtil alle aktioner i tilknytning til det program eller den foranstaltning, de er bestemt for, er udført; eksterne formålsbestemte indtægter, der modtages i programmets eller foranstaltningens sidste år, kan anvendes i det første år for det efterfølgende program eller den efterfølgende foranstaltning
b)
interne formålsbestemte indtægter kan kun fremføres for et år med undtagelse af de interne formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 23, stk. 3, litra f), som fremføres automatisk.
Senest den 1. juni i år n+1 informerer EU-organet Kommissionen om gennemførelsen af de fremførte formålsbestemte indtægter.
Artikel 16
Frigørelse af bevillinger
Frigørelse af bevillinger i et senere regnskabsår end det regnskabsår, hvor de var opført på EU-organets budget, som følge af manglende eller ufuldstændig gennemførelse af de foranstaltninger, hvortil de var bestemt, bevirker, at de pågældende bevillinger bortfalder.
Artikel 17
Forpligtelser
1. For løbende administrationsudgifter kan der fra den 15. oktober hvert år indgås forudgående forpligtelser, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. Sådanne forpligtelser må dog ikke overstige en fjerdedel af de bevillinger, som bestyrelsen har opført under den dertil svarende budgetpost for det løbende regnskabsår. De kan ikke vedrøre nye udgifter, der ikke er principielt godkendt i EU-organets sidste behørigt vedtagne budget.
2. Udgifter, der skal betales forud, som f.eks. lejeudgifter, kan fra den 1. december give anledning til betaling, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. I så fald finder det i stk. 1 omhandlede loft ikke anvendelse.
Artikel 18
Gældende regler i tilfælde af sen vedtagelse af EU-organets budget
1. Såfremt EU-organets budget ikke er endeligt vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, finder reglerne i stk. 2-6 anvendelse.
2. Der kan indgås forpligtelser og foretages betalinger inden for de grænser, der er fastsat i stk. 3.
3. Der kan for hvert relevant kapitel indgås forpligtelser for indtil en fjerdedel af det foregående regnskabsårs samlede godkendte bevillinger for det pågældende kapitel, forhøjet med en tolvtedel for hver forløben måned.
Bevillingerne i oversigten over indtægter og udgifter må ikke overskrides.
Der kan for hvert relevant kapitel foretages månedlige betalinger på indtil en tolvtedel af det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel. Beløbet må dog ikke overskride en tolvtedel af de bevillinger, der er opført i samme kapitel i oversigten over indtægter og udgifter.
4. Ved det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel, jf. stk. 2 og 3, forstås de bevillinger, der er vedtaget i EU-organets budget, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget, efter justering for de overførsler, der er foretaget i løbet af det pågældende regnskabsår.
5. På anmodning af direktøren, og hvis kontinuiteten i EU-organets virksomhed og forvaltningshensyn nødvendiggør det, kan bestyrelsen bevilge et udgiftsbeløb, der overstiger én foreløbig tolvtedel, men ikke den samlede sum af fire foreløbige tolvtedele, bortset fra i behørigt begrundede tilfælde, til såvel forpligtelser som betalinger ud over dem, der automatisk er til rådighed i overensstemmelse med stk. 2 og 3.
De yderligere tolvtedele bevilges med en tolvtedels fulde beløb og kan ikke opdeles.
6. Hvis fire foreløbige tolvtedele, som er bevilget for et givet kapitel i overensstemmelse med stk. 5, ikke er tilstrækkelige til at dække de udgifter, der er nødvendige for at undgå at bryde kontinuiteten i EU-organets virksomhed på det område, det pågældende kapitel vedrører, kan en overskridelse af det bevillingsbeløb, der er opført under det tilsvarende kapitel på EU-organets budget for det foregående regnskabsår, undtagelsesvis tillades. Bestyrelsen træffer afgørelse efter proceduren i stk. 5. Det samlede beløb for bevillingerne på EU-organets budget for det foregående regnskabsår eller i EU-organets budgetforslag må dog under ingen omstændigheder overskrides.
KAPITEL 3
Princippet om balance
Artikel 19
Definition og anvendelsesområde
1. Der skal være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillingerne må ikke overstige Unionens bidrag, forhøjet med de egne indtægter og eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 6.
3. For organer, hvis indtægter ud over Unionens bidrag består af gebyrer og afgifter, bør gebyrerne have et niveau, som ikke genererer et betydeligt overskud. Når der gentagne gange opstår et betydeligt positivt eller negativt budgetresultat, jf. artikel 97, revideres gebyrernes og afgifternes niveau.
4. EU-organet må ikke optage lån inden for rammerne af EU-organets budget.
5. Unionens bidrag til EU-organet udgør et udligningsbidrag for EU-organets budget og kan opdeles i et antal betalinger.
6. EU-organet gennemfører en stram likviditetsstyring under hensyntagen til formålsbestemte udgifter for at sikre, at dets likvide midler er begrænset til behørigt begrundede behov. Sammen med sine betalingsanmodninger fremlægger det detaljerende og ajourførte overslag over sine faktiske likviditetsbehov for hele året, herunder oplysninger om formålsbestemte indtægter.
Artikel 20
Budgetresultat fra et regnskabsår
1. Hvis budgetresultatet, jf. artikel 97, er positivt, tilbagebetales det til Kommissionen op til et beløb svarende til det bidrag, som er betalt i løbet af året. Den del af budgetresultatet, der overstiger det bidrag fra Unionen, som er betalt i løbet af året, opføres på EU-organets budget for det følgende regnskabsår som indtægt.
Første afsnit finder også anvendelse, når EU-organets indtægter ud over bidraget fra Unionen består af gebyrer og afgifter.
Forskellen mellem det bidrag, der er opført på budgettet, og det bidrag, der rent faktisk er betalt til EU-organet, annulleres.
EU-organet fremlægger senest den 31. januar i år n et overslag over budgetresultatet for år n-1, der skal tilbageføres til budgettet senere i år n, som supplement til de oplysninger herom, der allerede foreligger vedrørende budgetresultatet for år n-2. Kommissionen tager behørigt hensyn til disse oplysninger, når den vurderer EU-organets finansielle behov i år n+1.
2. I undtagelsestilfælde, når det fastsættes i oprettelsesakten, at indtægterne fra gebyrer og afgifter er formålsbestemt til bestemte former for udgifter, kan EU-organet fremføre saldoen fra gebyrer og afgifter som formålsbestemte indtægter til de aktiviteter, der vedrører leveringen af de tjenesteydelser, som der betales gebyr af.
3. Hvis budgetresultatet, jf. artikel 97, er negativt, opføres det på EU-organets budget for det følgende regnskabsår som betalingsbevillinger eller modregnes i givet fald i EU-organets positive budgetresultat i de følgende regnskabsår.
4. Indtægten eller betalingsbevillingerne opføres på EU-organets budget under budgetbehandlingen ved forelæggelse af en ændringsskrivelse efter fremgangsmåden i artikel 39 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller under gennemførelsen af EU-organets budget ved et ændringsbudget budget.
KAPITEL 4
Princippet om én regningsenhed
Artikel 21
Brug af euroen
EU-organets budget opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren og, hvis der er tale om forskudskonti, forskudsbestyreren dog gennemføre transaktioner i andre valutaer på nærmere vilkår, der fastsættes i de finansielle bestemmelser for hvert enkelt EU-organ.
KAPITEL 5
Princippet om bruttoopgørelse
Artikel 22
Definition og anvendelsesområde
Samtlige indtægter skal dække samtlige betalingsbevillinger, jf. dog artikel 23. Indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning, jf. dog artikel 25.
Artikel 23
Formålsbestemte indtægter
1. Eksterne formålsbestemte indtægter og interne formålsbestemte indtægter skal anvendes til finansiering af bestemte former for udgifter.
2. Følgende udgør eksterne formålsbestemte indtægter:
a)
finansielle bidrag fra medlemsstaterne og tredjelande, herunder i begge tilfælde deres offentlige organer, enheder eller fysiske personer, til visse af EU-organernes aktiviteter, for så vidt som det er fastsat i den aftale, der er indgået mellem EU-organet og de pågældende medlemsstater, tredjelande eller offentlige organer, enheder eller fysiske personer
b)
indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og testamentsarv
c)
finansielle bidrag, der ikke er omfattet af litra a), fra tredjelande og fra forskellige organer uden for Unionen, til EU-organets aktiviteter
-
indtægter fra ad hoc-tilskud som omhandlet i artikel 7
-
indtægter fra delegationsaftaler som omhandlet i artikel 8
d)
interne formålsbestemte indtægter som omhandlet i stk. 3, i det omfang, at de er supplerende til de andre indtægter, der er omhandlet i litra a-c) i nærværende stykke
e)
indtægter fra gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 6, stk. 2.
3. Følgende udgør interne formålsbestemte indtægter:
a)
indtægter fra tredjemand for levering af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder udført på dennes anmodning, med undtagelse af gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 6, stk. 1, litra a)
b)
indtægter fra salg af køretøjer, materiel, installationer, materialer samt apparater til videnskabelige og tekniske formål, der skal udskiftes eller kasseres, når den bogførte værdi er helt afskrevet
c)
indtægter fra tilbagebetaling i overensstemmelse med artikel 62 af uretmæssigt udbetalte beløb
d)
indtægter fra levering af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der udføres for EU-institutioner eller andre EU-organer
e)
forsikringserstatninger
f)
indtægter fra udlejning
g)
indtægter fra salg af publikationer og film, også på elektroniske medier
h)
indtægter fra efterfølgende refundering af afgifter i overensstemmelse med artikel 25, stk. 3, litra b).
4. I den relevante oprettelsesakt kan det også foreskrives, at de indtægter, som følger af oprettelsesakten, er formålsbestemt til bestemte former for udgifter, jf. dog artikel 23, stk. 2, litra e). Medmindre andet er fastlagt i den relevante oprettelsesakt, udgør sådanne indtægter interne formålsbestemte indtægter.
5. Enhver indtægt efter stk. 2, litra a)-c), og stk. 3, litra a)-d), skal dække samtlige direkte eller indirekte udgifter, som den pågældende aktivitet eller det pågældende formål medfører.
6. EU-organets budget skal indeholde posteringsmuligheder for eksterne formålsbestemte indtægter og interne formålsbestemte indtægter, og beløbet skal så vidt muligt anføres.
Formålsbestemte indtægter kan kun medtages i overslaget over indtægter og udgifter for de beløbs vedkommende, som der er klarhed over på tidspunktet for fastlæggelsen af overslaget.
Artikel 24
Donationer
1. Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for EU-organet såsom fonde, tilskud, gaver og testamentsarv.
2. Donationer, der vil kunne medføre forpligtelser, kan kun modtages efter forudgående godkendelse fra bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, fra forretningsudvalget, der træffer afgørelse senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen. Hvis bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.
Artikel 25
Regler om fradrag og kursjusteringer
1. De følgende fradrag kan finde anvendelse på betalingsanmodninger, for hvilke der derefter udstedes betalingsanvisning på nettobeløbet:
a)
sanktioner, der pålægges parter i indkøbskontrakter eller tilskudsmodtagere
b)
prisnedslag, bonusser og rabatter fratrukket fakturaer og udgiftsopgørelser
c)
justeringer for uretmæssigt udbetalte beløb.
De i første afsnit, litra c), omhandlede justeringer kan foretages i form af direkte fradrag mod en ny mellemliggende betaling eller betaling af saldoen til den samme modtager i henhold til det kapitel, den artikel og det regnskabsår, hvorunder den overskydende udbetaling er konteret.
Unionens regnskabsregler finder anvendelse på de i første afsnit, litra c), omhandlede elementer.
2. Priser på varer og tjenesteydelser leveret til EU-organet skal opføres på EU-organets budget med beløbet eksklusive afgifter, hvis de omfatter afgifter, der refunderes af medlemsstaterne i henhold til protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, hvis denne protokol finder anvendelse på EU-organet.
3. Priser på varer og tjenesteydelser leveret til EU-organet kan, hvis de omfatter afgifter, der refunderes af tredjelande i henhold til relevante aftaler, opføres på EU-organets budget med beløbet:
a)
eksklusive afgifter, eller
b)
inklusive afgifter. I så fald betragtes efterfølgende refundering af afgifter som interne formålsbestemte indtægter.
4. Nationale afgifter, som EU-organet eventuelt har afholdt midlertidigt i henhold til stk. 2 og 3, opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af den pågældende stat.
5. Et negativt budgetresultat opføres på EU-organets budget som udgifter.
6. Der kan justeres for kursdifferencer, som registreres under gennemførelsen af EU-organets budget. Det positive eller negative slutresultat indregnes i regnskabsårets budgetresultat.
KAPITEL 6
Princippet om specificering
Artikel 26
Almindelige bestemmelser
Bevillingerne fordeles på afsnit og kapitler. Kapitlerne underinddeles i artikler og konti.
Artikel 27
Overførsler
1. Direktøren kan overføre bevillinger:
a)
fra et afsnit til et andet, dog højst 10 % af regnskabsårets bevillinger under den budgetpost, hvorfra overførslen foretages
b)
fra et kapitel til et andet og fra en artikel til en anden uden begrænsninger.
2. Ud over den grænse, som er nævnt i stk. 1, kan direktøren foreslå bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget, at der foretages overførsler af bevillinger fra et afsnit til et andet. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget har en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod sådanne overførsler. Efter fristens udløb betragtes overførslen som vedtaget.
3. Forslagene til overførsler og de overførsler, der er foretaget i overensstemmelse med stk. 1 og 2, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser med en redegørelse for bevillingsanvendelsen og de anslåede behov indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne overføres.
4. Direktøren underretter hurtigst muligt bestyrelsen om alle overførsler, der er foretaget. Direktøren underretter Europa-Parlamentet og Rådet om alle overførsler, der er gennemført i henhold til stk. 2.
Artikel 28
Specifikke regler for overførsler
1. Der kan kun overføres bevillinger til poster på EU-organets budget, hvorunder der på EU-organets budget er opført en bevilling eller er anført et pro memoria (p.m.).
2. Bevillinger, der modsvares af formålsbestemte indtægter, kan kun overføres, hvis disse indtægter bevarer deres oprindelige formål.
KAPITEL 7
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
Artikel 29
Principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet/Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som EU-organet bruger til udførelse af sine aktiviteter, stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.
Princippet om produktivitet vedrører et optimalt forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.
Princippet om effektivitet vedrører indfrielse af de opstillede specifikke mål og opnåelse af de forventede resultater.
3. EU-organet foretager en benchmarkingundersøgelse som omhandlet i artikel 50 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Benchmarkingundersøgelsen skal omfatte:
-
en gennemgang af EU-organets horisontale tjenesters effektivitet
-
en cost-benefit-analyse af fordelene ved at være fælles om tjenester eller overføre dem fuldstændigt til et andet EU-organ eller Kommissionen.
Når EU-organet foretager den benchmarkingundersøgelse, der er omhandlet i første og andet afsnit, træffer det de nødvendige foranstaltninger til at undgå interessekonflikter.
4. Der skal opstilles specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger for alle de aktivitetsområder, som EU-organets budget omfatter. Det kontrolleres ved hjælp af resultatindikatorer for hver enkelt aktivitet, om disse målsætninger er opfyldt, og direktøren fremsender oplysningerne til bestyrelsen. Disse oplysninger fremsendes hvert år og skal senest foreligge i de dokumenter, der ledsager forslaget til EU-organets budget.
5. Med henblik på at forbedre beslutningstagningen foretager EU-organet forudgående vurderinger og efterfølgende evalueringer i overensstemmelse med de retningslinjer, som Kommissionen har fastlagt. Disse vurderinger og evalueringer skal omfatte alle de programmer og aktiviteter, der giver anledning til store udgifter, og resultaterne heraf sendes til bestyrelsen.
6. Direktøren udarbejder en handlingsplan med henblik på opfølgning af konklusionerne af de vurderinger og evalueringer, der er omhandlet i stk. 5, og aflægger rapport om de fremskridt, der er gjort, to gange om året til Kommissionen og regelmæssigt til bestyrelsen.
7. Bestyrelsen kontrollerer gennemførelsen af den handlingsplan, der er omhandlet i stk. 6.
Artikel 30
Intern kontrol med budgetgennemførelsen
1. EU-organets budget gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.
2. Med henblik på gennemførelsen af EU-organets budget defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:
a)
effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne
b)
pålidelig rapportering
c)
beskyttelse af aktiver og oplysninger
d)
forebyggelse, afsløring, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder
e)
tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyntagen til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.
3. En effektiv intern kontrol er baseret på bedste internationale praksis og omfatter bl.a.:
a)
adskillelse af opgaver
b)
en passende strategi for risikostyring og kontrol, herunder kontrol på modtagerniveau
c)
undgåelse af interessekonflikter
d)
tilstrækkelige revisionsspor og dataintegritet i datasystemer
e)
procedurer for overvågning af resultaterne og for opfølgning på konstaterede svagheder i den interne kontrol og undtagelser
f)
regelmæssig vurdering af, om det interne kontrolsystem fungerer, som det skal.
4. En produktiv intern kontrol er baseret på følgende elementer:
a)
gennemførelse af en hensigtsmæssig strategi for risikostyring og kontrol, som koordineres blandt relevante aktører i kontrolkæden
b)
tilgængeligheden af kontrolresultaterne for alle relevante aktører i kontrolkæden
c)
tillid, hvor det er berettiget, til uafhængige revisionsudtalelser, såfremt kvaliteten af det arbejde, der ligger til grund herfor, er tilstrækkelig og acceptabel, og arbejdet er udført i overensstemmelse med aftalte standarder
d)
rettidig anvendelse af korrigerende foranstaltninger, herunder i givet fald afskrækkende sanktioner
e)
afskaffelse af gentagne kontroller
f)
forbedring af cost-benefit-forholdet for kontrol.
KAPITEL 8
Princippet om gennemsigtighed
Artikel 31
Offentliggørelse af regnskaber, budgetter og beretninger
1. EU-organets budget opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges i overensstemmelse med princippet om gennemsigtighed.
2. En oversigt over EU-organets budget og EU-organets eventuelle ændringsbudgetter i deres endeligt vedtagne form offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest tre måneder efter vedtagelsen.
Oversigten indeholder de fem vigtigste indtægtsposter, de fem vigtigste udgiftsposter i EU-organets administrative budget og driftsbudget, stillingsfortegnelsen og et overslag over antallet af kontraktansatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter. Den angiver også tallene for det foregående år.
3. EU-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen og EU-organets ændringsbudgetter i endeligt vedtaget form samt oplysninger om antallet af kontraktansatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter, sendes i deres endeligt vedtagne form til Europa-Parlamentet og Rådet, Revisionsretten og Kommissionen til orientering og offentliggøres på det pågældende EU-organs hjemmeside senest fire uger efter vedtagelsen.
4. EU-organet offentliggør senest den 30. juni i det følgende regnskabsår på sin hjemmeside oplysninger om modtagerne af midler fra EU-organets budget, herunder eksperter, som der er indgået kontrakt med efter artikel 89, i overensstemmelse med artikel 21, stk. 2, 3 og 4, i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 (7) ved brug af en standardopstilling. De offentliggjorte oplysninger skal være lettilgængelige, overskuelige og dækkende. Oplysningerne stilles til rådighed under behørig iagttagelse af de krav om fortrolighed og sikkerhed, især beskyttelse af personoplysninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 45/2001.
AFSNIT III
BUDGETTETS FASTLÆGGELSE OG STRUKTUR
KAPITEL 1
Fastlæggelse af EU-organets budget
Artikel 32
Årlig og flerårig programmering
1. EU-organet udarbejder et programmeringsdokument, der indeholder den årlige og flerårige programmering under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer.
2. I det flerårige program fastsættes:
-
den samlede strategiske programmering, herunder mål, forventede resultater og resultatindikatorer
-
ressourceplanen, herunder det flerårige budget og personalebehovet.
Ressourceplanen omfatter kvalitative og kvantitative oplysninger om personalebehovet og budgetmæssige spørgsmål til rapporteringsformål, navnlig:
-
for år n-1 og n oplysninger om antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten samt om antallet af udstationerede nationale eksperter
-
for år n-1 et skøn over de i artikel 97 omhandlede budgettransaktioner og oplysninger om værtsmedlemsstatens bidrag i form af naturalydelser
-
for år n+1 et skøn over antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten
-
for de efterfølgende år et vejledende budget og en personaleplan.
Kommissionen sender EU-organet en udtalelse fra de relevante tjenestegrene i Kommissionen om udkastet til personaleplanen.
Såfremt EU-organet ikke tager udtalelsen fra Kommissionens tjenestegrene fuldt ud i betragtning, skal det afgive fyldestgørende forklaring til Kommissionen herom.
Ressourceplanen ajourføres årligt. Den strategiske programmering ajourføres, når det er nødvendigt, navnlig med henblik på resultaterne af de overordnede evalueringer, der er omhandlet i oprettelsesakten.
3. EU-organets årlige arbejdsprogram indeholder detaljerede mål og forventede resultater, herunder resultatindikatorer. Det indeholder endvidere en beskrivelse af den eller de foranstaltninger, der skal finansieres, og en angivelse af de dertil svarende finansielle og menneskelige ressourcer, der er tildelt hver foranstaltning. Det årlige arbejdsprogram skal være i overensstemmelse med det i stk. 1 nævnte flerårige program.
Den skal indeholde klare oplysninger om, hvilke af EU-organets opgaver der er blevet tilføjet, ændret eller ikke videreføres i forhold til det foregående regnskabsår.
4. Enhver væsentlig ændring af det årlige arbejdsprogram vedtages efter samme procedure som det oprindelige arbejdsprogram i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten og artikel 33 i denne forordning.
Bestyrelsen kan uddelegere beføjelser til EU-organets anvisningsberettigede til at foretage ikke-væsentlige ændringer af det årlige arbejdsprogram.
Artikel 33
Fastlæggelse af budgettet
1. Budgettet fastlægges i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten.
2. EU-organet sender senest den 31. januar hvert år Kommissionen et foreløbigt udkast til overslag over sine indtægter og udgifter samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget.
3. I overensstemmelse med artikel 37 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 sender EU-organet hvert år Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet et overslag over sine indtægter og udgifter, som fastsat i oprettelsesakten.
4. Overslaget over EU-organets indtægter og udgifter omfatter:
a)
en stillingsfortegnelse, der angiver antallet af faste og midlertidige stillinger i hver lønklasse inden for hver kategori, som godkendes inden for rammerne af budgetbevillingerne
b)
i tilfælde af ændring af antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om
c)
et kvartalsoverslag over kasseudbetalinger og kasseindbetalinger
d)
oplysninger om opfyldelsen af alle målsætninger, der tidligere er opstillet for de forskellige aktiviteter. Resultatet af evalueringerne behandles og bruges til at vise, hvilke fordele en forøgelse eller nedsættelse af EU-organets foreslåede budget i forhold til dets budget for år n vil kunne indebære.
5. EU-organet sender senest den 31. januar hvert år Kommissionen, Europa-Parlamentets og Rådet udkastet til det i artikel 32 omhandlede programmeringsdokument samt enhver ajourført senere version af dette dokument.
6. Som led i proceduren for vedtagelse af budgettet sender Kommissionen EU-organets overslag til Europa-Parlamentet og Rådet og foreslår det bidrag til EU-organet og det personale, som den mener er nødvendigt for dette. Kommissionen fremlægger et udkast til EU-organets stillingsfortegnelse og et overslag over antallet af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter angivet i fuldtidsækvivalenter, som der foreslås bevillinger til, så snart Kommissionens har udarbejdet et budgetforslag.
7. Europa-Parlamentet og Rådet vedtager EU-organets stillingsfortegnelse og enhver efterfølgende ændring hertil i overensstemmelse med artikel 38, stk. 1. Stillingsfortegnelsen offentliggøres i et bilag til sektion III - Kommission - i budgettet.
8. EU-organets budget, stillingsfortegnelsen og det programmeringsdokument, der er omhandlet i artikel 32, vedtages af bestyrelsen. De bliver endelige efter den endelige vedtagelse af budgettet, der angiver bidraget og stillingsfortegnelsen, og EU-organets budget justeres eventuelt i overensstemmelse hermed.
9. Når Kommissionen tildeler et EU-organ nye opgaver, skal den, uden at det berører de lovgivningsmæssige procedurer for ændring af oprettelsesakten, sende Europa-Parlamentet og Rådet de nødvendige oplysninger til vurdering af virkningen af de nye opgaver på EU-organets ressourcer med henblik på i givet fald at revidere finansieringen af EU-organet.
Artikel 34
Ændringsbudgetter
Enhver ændring af EU-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen, er genstand for et ændringsbudget, der vedtages efter samme procedure som EU-organets oprindelige budget i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten og artikel 33 i denne forordning.
KAPITEL 2
EU-organets budgets struktur og udformning
Artikel 35
EU-organets budgets struktur
EU-organets budget består af en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter.
Artikel 36
Kontoplan
Hvis arten af EU-organets aktiviteter berettiger det, skal oversigten over udgifter være opstillet efter en kontoplan opdelt efter formål. Kontoplanen fastlægges af EU-organet og sondrer klart mellem administrationsbevillinger og aktionsbevillinger.
Artikel 37
Udformningen af EU-organets budget
EU-organets budget viser:
1)
i oversigten over indtægter:
a)
overslag over EU-organets indtægter i det pågældende regnskabsår (»regnskabsår n«)
b)
de anslåede indtægter i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret n-2
c)
de relevante anmærkninger for hver indtægtspost
2)
i den almindelige oversigt over udgifter:
a)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for regnskabsår n
b)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår, og de indgåede udgiftsforpligtelser og de betalte udgifter i regnskabsåret n-2, sidstnævnte også opført som procentdel af EU-organets budget for regnskabsår n
c)
en oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere regnskabsår
d)
de relevante anmærkninger for hver underinddeling.
Artikel 38
Regler for stillingsfortegnelsen for personale
1. Den stillingsfortegnelse, der er omhandlet i artikel 33, skal ud for det antal stillinger, der godkendes for det pågældende regnskabsår, vise antallet af godkendte stillinger for det foregående regnskabsår samt antallet af reelt besatte stillinger. Dette er en ufravigelig grænse for EU-organet. Ingen udnævnelser kan finde sted ud over denne grænse.
Dog kan bestyrelsen ændre stillingsfortegnelsen med indtil 10 % af de godkendte stillinger, undtagen for så vidt angår lønklasse AD 16, AD 15, AD 14 og AD 13, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:
a)
omfanget af personalebevillingerne for hele regnskabsåret må ikke berøres
b)
det samlede antal godkendte stillinger for stillingsfortegnelsen må ikke overskrides
c)
EU-organet har deltaget i en benchmarkingundersøgelse med andre EU-organer iværksat gennem Kommissionens personalescreening.
2. Som en undtagelse fra stk. 1, andet afsnit, kan der kompenseres for virkningerne af deltidstjeneste, der er godkendt af ansættelsesmyndigheden i overensstemmelse med vedtægten. Når en ansat anmoder om tilbagetrækning af godkendelsen inden udløbet af den tildelte periode, træffer EU-organet hurtigst muligt passende foranstaltninger til sikre, at det samlede antal, som er omhandlet i stk. 1, andet afsnit, litra b), overholdes.
AFSNIT IV
GENNEMFØRELSE AF EU-ORGANETS BUDGET
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 39
Budgetgennemførelse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget. Direktøren har ansvaret for gennemførelsen af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for EU-organet og princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning på eget ansvar og inden for rammerne af de givne bevillinger.
2. Uden at dette berører den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager organet i Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs aktiviteter til bekæmpelse af svig.
Artikel 40
Delegation af beføjelser vedrørende budgetgennemførelsen
1. Direktøren kan delegere sine beføjelser vedrørende gennemførelsen af budgettet til ansatte i EU-organet, der er omfattet af vedtægten, på de betingelser, der er fastlagt i de finansielle bestemmelser for EU-organet, som bestyrelsen har vedtaget. De befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.
2. Den befuldmægtigede kan subdelegere de modtagne beføjelser på de betingelser, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til denne forordning, jf. artikel 114. Enhver subdelegation kræver direktørens udtrykkelige godkendelse.
Artikel 41
Interessekonflikter
1. Finansielle aktører som omhandlet i kapitel 2 i dette afsnit og andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse og forvaltning, herunder forberedende foranstaltninger med henblik herpå, revision eller kontrol, foretager ikke handlinger, der vil kunne medføre, at den pågældendes egne interesser kommer i konflikt med Unionens interesser.
Opstår der risiko for en sådan interessekonflikt, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage handlingen og til at forelægge sagen for den kompetente myndighed, som skriftligt fastslår, om der eksisterer en interessekonflikt. Hvis der konstateres en interessekonflikt, skal den pågældende indstille alle sine aktiviteter vedrørende den pågældende sag. Den kompetente myndighed træffer alle eventuelle yderligere, hensigtsmæssige foranstaltninger.
2. Med henblik på stk. 1 er der tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en finansiel aktør eller en anden person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med tilskudsmodtageren.
3. Den i stk. 1 omhandlede kompetente myndighed er den pågældende aktørs hierarkisk foresatte. Hvis aktøren er direktøren, er bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget den hierarkisk foresatte.
4. EU-organet vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter.
Artikel 42
Metoder til gennemførelse af EU-organets budget
1. EU-organets budget gennemføres af direktøren i de tjenester, som er undergivet direktørens myndighed.
2. I det omfang, det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne, privatretlige enheder eller organer.
KAPITEL 2
Finansielle aktører
Afdeling 1
Princippet om adskillelse af funktioner
Artikel 43
Adskillelse af funktioner
Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.
Afdeling 2
Den anvisningsberettigede
Artikel 44
Den anvisningsberettigedes beføjelser og opgaver
1. Den anvisningsberettigede skal sørge for, at indtægter modtages, og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og sikre deres lovlighed og formelle rigtighed.
2. Med henblik på stk. 1 etablerer den anvisningsberettigede i overensstemmelse med minimumsstandarder fastsat af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget på baggrund af de standarder, som Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene, og under behørigt hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisatorisk struktur samt interne kontrolsystemer, der er tilpasset den anvisningsberettigedes opgaver.
Etableringen af en sådan struktur og sådanne systemer understøttes af en omfattende risikoanalyse, der tager hensyn til deres omkostningseffektivitet.
Den anvisningsberettigede kan inden for sine tjenestegrene etablere en ekspertise- og rådgivningsfunktion, som skal hjælpe vedkommende med at forebygge risici i forbindelse med vedkommendes aktiviteter.
3. Afholdelse af udgifter omfatter, at den anvisningsberettigede indgår budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.
4. Modtagelse af indtægter omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og udstedelse af indtægtsordrer. Den omfatter om nødvendigt også afkald på konstaterede fordringer.
5. Den anvisningsberettigede opbevarer bilagene vedrørende gennemførte transaktioner i fem år at regne fra datoen for beslutningen om meddelelse af decharge for gennemførelse af EU-organets budget. Personoplysninger i bilag slettes om muligt, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, kontrol og revision. Under alle omstændigheder finder artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 anvendelse med hensyn til opbevaring af trafikdata.
Artikel 45
Forudgående kontrol
1. Hver transaktion som omhandlet i artikel 44 er genstand for mindst en forudgående kontrol af såvel de operationelle som de finansielle aspekter af transaktionen på grundlag af skrivebordskontrol af bilag og de foreliggende resultater af allerede udført kontrol.
Efterfølgende kontrol omfatter indledning og efterprøvning af en transaktion.
2. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, som går forud for de anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af EU-organets budget, jf. artikel 33 og 34.
3. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som foretages af den anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.
4. Den forudgående kontrol skal efterprøve overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger. Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er at fastslå:
a)
udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser
b)
anvendelsen af det i artikel 29 omhandlede princip om forsvarlig økonomisk forvaltning.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
5. For hver enkelt transaktion udføres efterprøvningen af andre ansatte end dem, der indledte transaktionen. De ansatte, der udfører efterprøvningen af en transaktion, er ikke underordnet dem, der indledte transaktionen.
Artikel 46
Efterfølgende kontrol
1. Den anvisningsberettigede kan foranstalte efterfølgende kontrol for at efterprøve transaktioner, der allerede er godkendt som følge af en forudgående kontrol. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.
2. Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
Den efterfølgende kontrol skal sikre, at de transaktioner, der finansieres over EU-organets budget, er korrekt gennemført, og navnlig at de kriterier, der er omhandlet i artikel 45, stk. 4, er overholdt.
Resultatet af den efterfølgende kontrol gennemgås mindst én gang om året af den anvisningsberettigede for at fastslå eventuelle systemiske problemer. Den anvisningsberettigede træffer forholdsregler for at afhjælpe sådanne problemer.
Den risikoanalyse, der er omhandlet i stk. 1, revideres i lyset af kontrolresultaterne og andre relevante oplysninger.
For så vidt angår flerårige programmer, fastlægger den anvisningsberettigede en flerårig kontrolstrategi med nærmere angivelse af kontrollens art og omfang i løbet af perioden og af metoden til måling af resultaterne år for år med henblik på den årlige proces for opnåelse af sikkerhed.
3. Den forudgående kontrol udføres af andre ansatte end dem, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol. De ansatte, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol, kan ikke være underordnet de ansatte, der er ansvarlige for den forudgående kontrol.
Hvis den anvisningsberettigede gennemfører finansielle revisioner af tilskudsmodtagere ved efterfølgende kontrol, skal de pågældende revisionsregler være klare, konsekvente og gennemsigtige og skal respektere både EU-organets og de reviderede enheders rettigheder.
4. Ansatte med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning, der er omhandlet i stk. 3, skal have den nødvendige faglige kompetence. De skal overholde en særlig kodeks af faglige standarder, der fastlægges af EU-organet og er baseret på de standarder, Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene.
Artikel 47
Konsolideret årlig aktivitetsrapport
1. Den anvisningsberettigede redegør over for bestyrelsen for sin virksomhed i en konsolideret årlig aktivitetsrapport, der indeholder:
a)
oplysninger om:
-
gennemførelsen af organets årlige arbejdsprogram, budget og personaleressourcer, jf. artikel 38
-
forvaltningssystemer og interne kontrolsystemer, herunder et resumé af antallet og typer af interne revisioner, der er foretaget af den interne revisor, de interne revisionsfunktioner, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse henstillinger og i forbindelse med henstillinger fra tidligere år, jf. artikel 82 og 83
-
eventuelle bemærkninger fremsat af Revisionsrettens, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse bemærkninger
-
årsregnskabet og beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning, jf. dog artikel 92, 96 og 97
b)
en erklæring, hvori den anvisningsberettigede bekræfter, at vedkommende, medmindre andet er præciseret i eventuelle forbehold vedrørende afgrænsede indkomst- og udgiftsområder, har rimelig sikkerhed for, at:
-
oplysningerne i den anvisningsberettigedes beretning giver et retvisende billede
-
de midler, der var afsat til de i beretningen beskrevne aktiviteter, er anvendt til de tilsigtede formål og i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning
-
de eksisterende kontrolprocedurer giver den nødvendige garanti for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og for de interne kontrolsystemers effektivitet og produktivitet og skal bl.a. indeholde en samlet vurdering af kontrollernes omkostninger og fordele.
Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport fremlægges for bestyrelsen til vurdering.
2. Senest den 1. juli hvert år fremsender bestyrelsen den konsoliderede årlige aktivitetsrapport og deres vurderingen heraf til Revisionsretten, Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet.
3. Yderligere rapporteringskrav kan fastsættes i oprettelsesakten i behørigt begrundede undtagelsestilfælde, navnlig hvor det område, som organet opererer inden for, kræver det.
Artikel 48
Beskyttelse af Unionens finansielle interesser
1. Hvis en ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, mener, at en beslutning, som dennes overordnede pålægger vedkommende at føre ud i livet eller acceptere, er i modstrid med gældende regler, med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, som vedkommende skal overholde, underretter vedkommende skriftligt sin direktør, som svarer skriftligt. Hvis direktøren ikke reagerer eller bekræfter den oprindelige afgørelse eller instruks, og hvis den ansatte mener, at denne bekræftelse ikke er tilstrækkelig i betragtning af de fremsatte forbehold, underretter den ansatte skriftligt den relevante instans som omhandlet i artikel 54, stk. 5, og bestyrelsen herom.
2. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser, underretter den pågældende ansatte de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning. Aftaler med eksterne revisorer, der udfører revisioner af EU-organets finansielle forvaltning, skal indeholde en forpligtelse for den eksterne revisor til at underrette den anvisningsberettigede om enhver mistanke om ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser.
Artikel 49
Delegation af budgetgennemførelsen
I det tilfælde, hvor der er foretaget delegation eller subdelegation af beføjelserne til gennemførelse af budgettet i overensstemmelse med artikel 40, finder artikel 44, stk. 1, 2 og 3, anvendelse, med de nødvendige ændringer, på de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede.
Afdeling 3
Regnskabsføreren
Artikel 50
Regnskabsførerens beføjelser og opgaver
1. Bestyrelsen udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten, og som er fuldstændig uafhængig under udførelsen af sit hverv. Regnskabsføreren har i EU-organet ansvaret for:
a)
korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer
b)
udarbejdelse og forelæggelse af årsregnskabet i overensstemmelse med afsnit IX
c)
regnskabsføring i overensstemmelse med afsnit IX
d)
fastlæggelse, i overensstemmelse med afsnit IX, af regnskabsreglerne samt regnskabskontoplanen i overensstemmelse med de bestemmelser, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører
e)
udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har fastlagt med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger; i den forbindelse er regnskabsføreren til hver en tid bemyndiget til at kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt
f)
likviditetsstyring.
2. To eller flere EU-organer kan udnævne den samme regnskabsfører.
EU-organer kan også blive enige med Kommissionen om, at Kommissionens regnskabsfører også skal fungere som regnskabsfører for EU-organet.
EU-organer kan også pålægge Kommissionens regnskabsfører en del af de opgaver, som påhviler EU-organets regnskabsfører, jf. analysen af omkostningseffektiviteten som omhandlet i artikel 29.
I de tilfælde, der er omhandlet i dette stykke, træffer organet de nødvendige foranstaltninger for at undgå interessekonflikter.
3. Kommissionens regnskabsfører modtager fra den anvisningsberettigede alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede af EU-organets økonomiske situation og budgetgennemførelsen. Regnskabsføreren garanterer pålideligheden af disse oplysninger.
4. Før regnskaberne vedtages af direktøren, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at vedkommende har rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af EU-organets økonomiske situation.
Med henblik på første afsnit efterprøver regnskabsføreren, om regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsreglerne, jf. artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.
Den anvisningsberettigede fremsender alle de oplysninger, som regnskabsføreren har behov for til at udøve sine funktioner.
De anvisningsberettigede bevarer det fulde ansvar for den korrekte anvendelse af de midler, de forvalter, lovligheden og den formelle rigtighed af de udgifter, de kontrollerer, og fuldstændigheden og nøjagtigheden af de oplysninger, der fremsendes til regnskabsføreren.
5. Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at foretage yderligere tjek, som vedkommende anser for nødvendige for at kunne underskrive regnskaberne.
Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.
6. Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler, jf. dog stk. 7 i denne artikel og artikel 51. Regnskabsføreren er ansvarlig for deres opbevaring.
7. Regnskabsføreren kan, hvis dette viser sig nødvendigt for udførelsen af vedkommendes opgaver, uddelegere visse af sine funktioner til underordnede ansatte, der er omfattet af vedtægten.
8. Fuldmagtsdokumentet definerer de opgaver, rettigheder og forpligtelser, der overdrages til de befuldmægtigede.
Afdeling 4
Forskudsbestyreren
Artikel 51
Forskudskonti
Hvis det viser sig nødvendigt med henblik på betaling af mindre udgifter og inkassering af andre indtægter som omhandlet i artikel 6, kan der oprettes forskudskonti. Forskudskonti tilføres midler af regnskabsføreren og er underlagt forskudsbestyrere udpeget af regnskabsføreren.
Det maksimumsbeløb for hver udgift eller indtægt, der kan udbetales af forskudsbestyreren til tredjemand, kan ikke overstige 60 000 EUR og fastsættes af hvert EU-organ for hver enkelt udgift eller indtægt. Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, som er omhandlet i artikel 74, stk. 1, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.
KAPITEL 3
De finansielle aktørers ansvar
Afdeling 1
Generelle bestemmelser
Artikel 52
Inddragelse af bemyndigelse og suspension af funktioner for finansielle aktører
1. Den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede kan når som helst midlertidigt eller definitivt inddrage den pågældende bemyndigelse. Den anvisningsberettigede kan når som helst trække sin godkendelse af en specifik subdelegation tilbage.
2. Bestyrelsen, der har udpeget en regnskabsfører eller en forskudsbestyrer eller begge, kan når som helst midlertidigt eller definitivt suspendere dem fra deres funktioner. I så fald udnævner bestyrelsen en midlertidig regnskabsfører.
3. Stk. 1 og 2 berører ikke eventuelle disciplinære foranstaltninger over for de finansielle aktører, der er omhandlet i stk. 1 og 2.
Artikel 53
De finansielle aktørers ansvar i tilfælde af ulovlig aktivitet, svig eller korruption
1. Artikel 52-56 indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de i artikel 52 nævnte finansielle aktører kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Unionens finansielle interesser og om bekæmpelse af korruption, som involverer Unionens tjenestemænd eller tjenestemænd i medlemsstaterne.
2. De anvisningsberettigede, regnskabsførerne og forskudsbestyrerne er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten, jf. dog artikel 54, 55 og 56. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning, navnlig for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig.
Afdeling 2
Regler for anvisningsberettigede
Artikel 54
Regler for anvisningsberettigede
1. Den anvisningsberettigede pådrager sig økonomisk ansvar i henhold til vedtægten.
2. Erstatningspligt består især, hvis den anvisningsberettigede forsætligt eller groft uagtsomt:
a)
konstaterer tilstedeværelsen af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre og i den forbindelse undlader at følge denne forordning og i givet fald gennemførelsesbestemmelserne for EU-organets egen finansforordning
b)
undlader at udstede et dokument, som indebærer skabelse af en fordring, undlader at udstede en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en betalingsordre, hvorved EU-organet påføres et civilretligt ansvar over for tredjemand.
3. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en beslutning, som det påhviler vedkommende at træffe, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, skal vedkommende give den fuldmagtsgivende myndighed skriftlig meddelelse herom. Hvis den fuldmagtsgivende myndighed skriftligt giver den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede en begrundet instruks om at træffe den pågældende beslutning, drages den pågældende anvisningsberettigede ikke til ansvar.
4. I tilfælde af delegation forbliver den anvisningsberettigede ansvarlig for effektiviteten og produktiviteten af de oprettede systemer for forvaltning og intern kontrol og for valget af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.
5. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, eller som Kommissionen deltager i i henhold til artikel 73, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, udøver over for EU-organet de samme beføjelser som dem, den er tildelt over for Kommissionens tjenestegrene, medmindre bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget beslutter at oprette en funktionelt uafhængig instans eller at deltage i en fælles instans, der er oprettet af flere organer. I forbindelse med sager, som forelægges af EU-organerne, omfatter den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, en ansat i et EU-organ.
På grundlag af udtalelsen fra den instans, der er omhandlet i første afsnit, afgør direktøren, om der skal træffes foranstaltninger med henblik på at fastslå, om disciplinært eller økonomisk ansvar kan gøres gældende. Hvis den har opdaget systemrelaterede problemer, sender instansen den anvisningsberettigede og Kommissionens interne revisor en rapport med eventuelle henstillinger. Hvis denne udtalelse er belastende for direktøren, fremsender instansen den til bestyrelsen og til Kommissionens interne revisor. Direktøren henviser i anonym form til instansens udtalelser i sin årlige aktivitetsrapport og angiver, hvilke opfølgningsforanstaltninger der er truffet.
6. Det kan pålægges enhver ansat helt eller delvis at erstatte tab, som påføres EU-organet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med den ansattes hverv. Ansættelsesmyndigheden træffer en begrundet afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som vedtægten foreskriver på det disciplinære område.
Afdeling 3
Regler for regnskabsførere og forskudsbestyrere
Artikel 55
Regler for regnskabsførere
Regnskabsføreren er disciplinært og økonomisk ansvarlig på de betingelser og efter de procedurer, der er fastsat i vedtægten. Navnlig er nedenstående fejl ansvarspådragende:
a)
tab eller beskadigelse af midler, værdier eller dokumenter, som vedkommende har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed
b)
uretmæssig ændring af bank- eller postgirokonti
c)
inkasseringer eller betalinger, der ikke er i overensstemmelse med de dertil svarende indtægts- eller betalingsordrer
d)
manglende inkassering af skyldige indtægter.
Artikel 56
Regler for forskudsbestyrere
Forskudsbestyreren er disciplinært og økonomisk ansvarlig på de betingelser og efter de procedurer, der er fastsat i vedtægten. Navnlig er nedenstående fejl ansvarspådragende for en forskudsbestyrer:
a)
tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som vedkommende har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed
b)
manglende dokumentation for de betalinger, vedkommende har foretaget
c)
udbetaling til andre end de berettigede
d)
manglende inkassering af skyldige indtægter.
KAPITEL 4
Forvaltning af indtægter
Artikel 57
Betalingsanmodninger
EU-organet forelægger Kommissionen, under betingelser og med intervaller, som aftales med denne, anmodninger om udbetaling af hele eller en del af Unionens bidrag i henhold til artikel 19, stk. 6.
Artikel 58
Behandling af renter
Renter af midler, som Kommissionen har betalt til EU-organet i form af bidrag, overføres ikke til budgettet.
Artikel 59
Overslag over fordringer
1. Når den anvisningsberettigede råder over tilstrækkelige og pålidelige oplysninger vedrørende enhver foranstaltning eller ethvert forhold, der kan give anledning til et til EU-organet skyldigt beløb, udarbejder den anvisningsberettigede et overslag over fordringen.
2. Overslaget over fordringen justeres af den anvisningsberettigede, så snart vedkommende bliver bekendt med en begivenhed, der ændrer foranstaltningen eller det forhold, som gav anledning til overslaget over fordringen.
Når den anvisningsberettigede udarbejder indtægtsordren vedrørende en foranstaltning eller et forhold, der tidligere havde givet anledning til et overslag over fordringen, justeres overslaget tilsvarende af den anvisningsberettigede.
Hvis indtægtsordren er udarbejdet for samme beløb som det oprindelige overslag over fordringen, nedsættes dette overslag til nul.
Artikel 60
Fastlæggelse af fordringer
1. Fastlæggelse af en fordring er den handling, hvorved den anvisningsberettigede:
a)
kontrollerer eksistensen af debitors gæld
b)
fastslår eller kontrollerer gældens tilstedeværelse og størrelse
c)
kontrollerer, at gælden er forfalden.
2. Enhver fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, fastlægges ved en indtægtsordre, der sendes til regnskabsføreren, efterfulgt af en debetnota, der stiles til debitor, begge udarbejdet af den anvisningsberettigede.
3. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.
4. Enhver fordring, der ikke er indfriet på den i debetnotaen fastsatte forfaldsdag, er rentebærende efter delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
5. I behørigt begrundede tilfælde kan visse løbende indtægter fastlægges foreløbigt. En foreløbig fastlæggelse omfatter flere individuelle beløb, som derfor ikke behøver blive individuelt fastlagt. Inden regnskabsårets udløb skal den anvisningsberettigede foretage ændringerne i de foreløbige fastlæggelser, således at de bringes i overensstemmelse med de faktisk konstaterede fordringer.
Artikel 61
Anvisning af indtægter
Anvisning af indtægter er den handling, hvorved den anvisningsberettigede ved udstedelse af en indtægtsordre giver regnskabsføreren instruks om at inddrive en fordring, som den anvisningsberettigede har fastlagt.
Artikel 62
Reglerne vedrørende inddrivelse
1. Regnskabsføreren tager sig af de indtægtsordrer, der er behørigt udstedt af den anvisningsberettigede med henblik på inddrivelse af fordringer. Regnskabsføreren skal sikre, at EU-organet modtager sine indtægter, og sørge for, at EU-organets krav bevares.
2. Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren, eventuelt ad rettens vej, herunder i givet fald gennem modregning, eller hvis dette ikke er muligt, ved tvangsinddrivelse.
3. Regnskabsføreren inddriver EU-organets fordringer ved modregning i alle tilfælde, hvor debitor selv har en fordring i forhold til EU-organet. Sådanne fordringer skal være sikre, opgjorte og forfaldne til betaling.
4. Når den anvisningsberettigede påtænker helt eller delvis at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal vedkommende sikre sig, at afkaldet er formelt korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet. Beslutninger om afkald skal begrundes. Den anvisningsberettigede kan kun uddelegere denne beslutning, når det drejer sig om fordringer på under 5 000 EUR.
Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.
5. Den anvisningsberettigede annullerer en fastlagt fordring helt eller delvist, hvis det viser sig, at fordringen ikke er fastlagt korrekt. Denne annullering kommer til udtryk gennem en afgørelse truffet af den anvisningsberettigede og er genstand for en passende begrundelse.
Artikel 63
Formaliteter ved inddrivelse
1. Ved den faktiske inddrivelse foretager regnskabsføreren en bogføring i regnskaberne, og den anvisningsberettigede underrettes herom.
2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsførerens kasse skal der udstedes en kvittering.
3. Delvis betaling fra en debitor, til hvem der er udstedt flere indtægtsordrer, dækker først den ældste fordring, medmindre andet specificeres af debitor.
Enhver delvis betaling dækker først renterne.
Artikel 64
Henstand med betaling
1. Regnskabsføreren kan i samarbejde med den anvisningsberettigede kun give henstand med betaling efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, hvis følgende to betingelser begge er opfyldt:
a)
debitor forpligter sig til at betale renter til den i artikel 83 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anførte sats i hele henstandsperioden regnet fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012
b)
debitor stiller, for at beskytte EU-organets rettigheder, en finansiel garanti for både hovedstol og rente af endnu ikke inddrevet gæld, som godkendes af EU-organets regnskabsfører.
Den i litra b) omhandlede garanti kan erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand og godkendt af EU-organets regnskabsfører.
2. Under særlige omstændigheder kan regnskabsføreren på anmodning af debitor fravige kravet om garanti i stk. 1, første afsnit, litra b), når han vurderer, at debitor vil og kan foretage betalingen i henstandsperioden, men ikke kan stille en sådan garanti og befinder sig i en vanskelig situation.
Artikel 65
Oversigt over fordringer
1. Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. EU-organets fordringer skal samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Regnskabsføreren angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til EU-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
2. EU-organet udarbejder en oversigt over organets fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at tilbagebetale, og når der ikke er foretaget nogen tilbagebetaling eller ikke er foretaget nogen tilbagebetaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under behørig hensyntagen til beskyttelsen af personoplysninger i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til personoplysninger vedrørende fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger, når gælden er betalt i sin helhed. Det samme gælder personoplysninger vedrørende juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
Afgørelsen om at opføre debitor i oversigten over EU-organets fordringer træffes under overholdelse af proportionalitetsprincippet og tager navnlig hensyn til beløbets størrelse.
Artikel 66
Forældelsesfrist
EU-organets fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for EU-organet er underlagt en forældelsesfrist på fem år.
Artikel 67
Specifikke bestemmelser vedrørende gebyrer og afgifter
Hvis EU-organet oppebærer gebyrer eller afgifter, som omhandlet i artikel 6, stk. 1, litra a), udarbejdes der i begyndelsen af hvert regnskabsår et samlet foreløbigt overslag over disse.
Når gebyrerne og afgifterne fuldt ud bestemmes af lovgivning eller beslutninger truffet af bestyrelsen, kan den anvisningsberettigede undlade at udstede indtægtsordrer og udstede debetnotaer, så snart han har fastlagt fordringen. I så fald registreres alle oplysninger om EU-organets fordring. Regnskabsføreren fører en oversigt over alle debetnotaer og angiver nummeret på debetnotaerne og det samlede beløb i EU-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
Når EU-organet anvender et særskilt faktureringssystem, bogfører regnskabsføreren regelmæssigt og mindst en gang om måneden det samlede beløb for modtagne gebyrer og afgifter i regnskaberne.
Generelt leverer EU-organet først tjenesteydelser i henhold til de pålagte opgaver, efter at det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt. I særlige tilfælde kan en tjenesteydelse imidlertid leveres, før det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt. I de tilfælde, hvor en tjenesteydelse er leveret, før det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er betalt, finder artikel 60-66 anvendelse.
KAPITEL 5
Forvaltning af udgifter
Artikel 68
Finansieringsafgørelse
1. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.
2. Forud for enhver udgiftsforpligtelse skal der foreligge en finansieringsafgørelse.
3. EU-organets arbejdsprogram har værdi af finansieringsafgørelse for så vidt angår de aktiviteter, det omfatter, såfremt de i artikel 32, stk. 3, fastlagte kriterier er klart identificeret.
4. Administrationsbevillingerne kan anvendes uden en forudgående finansieringsafgørelse.
Artikel 69
Forpligtelsestyper
1. En budgetmæssig forpligtelse består i at afsætte de bevillinger, der er nødvendige for gennemførelsen af senere betalinger til indfrielse af retlige forpligtelser.
2. En retlig forpligtelse er den handling, hvorved den anvisningsberettigede indgår eller fastlægger en forpligtelse, der medfører udgifter.
3. Budgetmæssige forpligtelser opdeles i følgende tre kategorier:
a)
specifik: en budgetmæssig forpligtelse er specifik, hvis tilskudsmodtageren og udgiftens størrelse er bestemt
b)
samlet: en budgetmæssig forpligtelse er samlet, hvis mindst ét af de elementer, der er nødvendige for at identificere en specifik forpligtelse, ikke er bestemt
c)
foreløbig: en budgetmæssig forpligtelse er foreløbig, hvis den har til formål at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt.
Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse iværksættes enten gennem indgåelse af én eller flere retlige enkeltforpligtelser, der giver ret til senere udbetalinger, eller i visse undtagelsestilfælde, hvor der er tale om udgifter til personaleforvaltning, gennem direkte betaling.
4. Budgetmæssige forpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end et regnskabsår, kan kun opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis oprettelsesakten eller basisretsakten åbner mulighed for det, eller hvor de vedrører administrationsudgifter.
Artikel 70
Regler vedrørende forpligtelser
1. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for EU-organets budget indgår den anvisningsberettigede en budgetmæssig forpligtelse, før vedkommende indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.
2. Pligten til at indgå en budgetmæssig forpligtelse, før der indgås en retlig forpligtelse som omhandlet i stk. 1, finder ikke anvendelse på retlige forpligtelser, der indgås som følge af en erklæring om en krisesituation inden for rammerne af en beredskabsplan i overensstemmelse med de procedurer, som EU-organet har vedtaget.
3. De samlede budgetmæssige forpligtelser dækker alle omkostninger, som følger af de dertil svarende specifikke retlige forpligtelser, der indgås frem til den 31. december i år n+1.
Specifikke retlige forpligtelser knyttet til specifikke budgetmæssige forpligtelser eller foreløbige budgetmæssige forpligtelser skal indgås senest den 31. december i år n, jf. dog bestemmelserne i artikel 69, stk. 4, og artikel 87, stk. 2.
Ved udløbet af de perioder, der er anført i første og andet afsnit, frigør den anvisningsberettigede den uudnyttede del af disse budgetmæssige forpligtelser.
Når der vedtages en specifik retlig forpligtelse, der er en opfølgning på en samlet budgetmæssig forpligtelse, skal den ansvarlige anvisningsberettigede, inden denne underskriver, registrere beløbet i bevillingsregnskabet og afskrive det på den samlede budgetmæssige forpligtelse.
4. Ved budgetmæssige og retlige forpligtelser indgået i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end et regnskabsår, fastsættes der, undtagen for personaleudgifter, en tidsfrist for indfrielse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Den del af sådanne forpligtelser, der ikke er indfriet seks måneder efter den frist, der er fastsat i første afsnit af dette stykke, frigøres efter bestemmelserne i artikel 16.
Når en retlig forpligtelse ikke har givet anledning til nogen betaling som omhandlet i artikel 75 i en periode på to år efter indgåelsen af den, frigøres beløbet for den dertil svarende budgetmæssige forpligtelse, undtagen hvor beløbet vedrører en sag, der pågår for retten eller en voldgiftsinstans, eller hvis der er fastlagt særlige bestemmelser i basisretsakter.
Artikel 71
Tjek af forpligtelser
1. Ved vedtagelsen af en budgetmæssig forpligtelse sikrer den anvisningsberettigede sig:
a)
at konteringen i EU-organets budget er korrekt
b)
at bevillingerne er til stede
c)
at udgiften er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i oprettelsesakten, de finansielle bestemmelser for det enkelte EU-organ samt alle retsakter, der er vedtaget i medfør af disse
d)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.
2. Ved registreringen af en retlig forpligtelse ved fysisk eller elektronisk underskrift sikrer den anvisningsberettigede sig:
a)
at forpligtelsen er dækket af en dertil svarende budgetmæssig forpligtelse
b)
at udgiften er lovlig og formelt rigtig og i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i oprettelsesakten, de finansielle bestemmelser for det enkelte EU-organ samt alle retsakter, der er vedtaget i medfør af disse
c)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.
Artikel 72
Fastsættelse af udgifter
Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den anvisningsberettigede:
a)
kontrollerer kreditors adkomst
b)
fastslår eller kontrollerer fordringens tilstedeværelse og størrelse
c)
kontrollerer, at fordringen er forfalden.
Artikel 73
Påtegning og den konkrete udformning af påtegningen »kan betales«
1. Enhver fastsættelse af en udgift skal støttes på bilag, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af en konstatering af de tjenesteydelser, som rent faktisk er leveret, de varer, som rent faktisk er leveret, eller de bygge- og anlægsarbejder, som rent faktisk er udført, eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger til betaling, herunder tilbagevendende betalinger af abonnementer og efteruddannelseskurser.
2. Den anvisningsberettigede kontrollerer selv bilagene eller sikrer på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget, inden han træffer afgørelse om fastsættelse af udgiften.
3. Afgørelsen om fastsættelse kommer til udtryk ved, at den anvisningsberettigede underskriver med påtegningen »kan betales«.
4. I et system, hvor der ikke anvendes IT, påføres påtegningen »kan betales« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den anvisningsberettigede.
I et system, hvor der anvendes IT, påføres påtegnelsen »kan betales« ved anvendelse af et password tilhørende den anvisningsberettigede.
Artikel 74
Anvisning af udgifter
1. Anvisning af udgifter er den handling, hvorved den anvisningsberettigede efter at have sikret sig, at bevillingerne er til stede, ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som den anvisningsberettigede har fastsat.
Hvis der foretages periodisk betaling for leverede tjenesteydelser, herunder udlejningsydelser, eller vareleverancer, som er omfattet af den anvisningsberettigedes risikoanalyse, kan den anvisningsberettigede give instruks om anvendelse af en direkte debiteringsordning.
2. Betalingsordren dateres og underskrives af den anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 44, stk. 5.
3. I givet fald ledsages den betalingsordre, der fremsendes til regnskabsføreren, af et dokument, der bekræfter, at varerne er registreret i de fortegnelser, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1.
Artikel 75
Betalingstyper
1. Det skal dokumenteres, at de til betalingen svarende foranstaltninger er i overensstemmelse med basisretsakten, kontrakten eller tilskudsaftalen, og betalingen skal dække én af følgende transaktioner:
a)
betaling af hele det skyldige beløb
b)
betaling af det skyldige beløb i form af:
1)
forfinansiering, eventuelt opdelt i flere delbetalinger efter undertegnelse af kontrakten eller tilskudsaftalen eller efter meddelelse af tilskudsafgørelsen
2)
en eller flere mellemliggende betalinger modsvarende en delvis udførelse af foranstaltningen
3)
betaling af saldoen af det skyldige beløb, når foranstaltningen er fuldstændigt tilendebragt.
Forfinansiering stiller likvide midler til rådighed. Forfinansieringen kan opdeles i flere betalinger i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
En mellemliggende betaling, som kan gentages, kan dække udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af afgørelsen eller aftalen, eller bruges til at betale for tjenesteydelser, varer eller bygge- og anlægsarbejder, som afsluttes og/eller leveres i mellemliggende faser af aftalen. Den kan helt eller delvis afslutte forfinansieringen, jf. dog bestemmelserne i basisretsakten.
Afslutningen af udgiften tager form enten af betaling af saldoen, som ikke kan gentages, og som afslutter alle tidligere udgifter, eller af en indtægtsordre.
2. De forskellige typer af betalinger, der er omhandlet i stk. 1, opføres særskilt i budgetregnskabet på betalingstidspunktet.
Artikel 76
Betaling begrænset til de disponible midler
Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.
Artikel 77
Tidsfrister
Betaling af udgifter skal finde sted inden for de tidsfrister, der er fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
KAPITEL 6
IT-systemer
Artikel 78
Elektronisk forvaltning af transaktioner
Hvis indtægter og udgifter forvaltes ved hjælp af IT-systemer, kan dokumenter underskrives elektronisk.
Artikel 79
E-forvaltning
EU-organet indfører og anvender ensartede standarder for elektronisk udveksling af information med tredjemand, som deltager i udbuds- og tilskudsprocedurer. De udarbejder og anvender navnlig i videst mulig udstrækning ensartede standarder for gennemførelse af løsninger for indgivelse, lagring og behandling af data indgivet som led i tilskuds- og udbudsprocedurer, og etablerer med henblik herpå et fælles område for udveksling af elektroniske data for tilskudsmodtagere, ansøgere og tilbudsgivere.
Artikel 80
God forvaltning
1. Den anvisningsberettigede skal hurtigst muligt oplyse om krav med hensyn til fremlæggelse af oplysninger og/eller dokumentation og materialets form og indhold såvel som i givet fald den vejledende tidsplan for afslutningen af tildelingsprocedurer.
2. Hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke indgiver oplysninger eller afgiver erklæringer på grund af en indlysende materiel fejl begået af ansøgeren eller tilbudsgiveren, opfordrer evalueringsudvalget eller i givet fald den anvisningsberettigede bortset fra i behørigt begrundede tilfælde ansøgeren eller tilbudsgiveren til at fremskaffe de manglende oplysninger eller præcisere bilagene. Disse oplysninger eller præciseringer må ikke i væsentlig grad ændre forslaget eller udbudsbetingelserne.
Artikel 81
Oplysning om klagemuligheder
Hvis en proceduremæssig handling foretaget af den anvisningsberettigede indvirker negativt på en ansøgers eller tilbudsgivers, tilskudsmodtagers eller kontrahents rettigheder, skal den ledsages af oplysninger om de eksisterende administrative og/eller retlige klagemuligheder.
Det skal navnlig oplyses, hvordan der kan klages, samt til hvilket organ eller hvilke organer og inden for hvilke tidsfrister der kan indgives klager.
KAPITEL 7
Den interne revisor
Artikel 82
Udnævnelse af den interne revisor samt dennes beføjelser og opgaver
1. Hvert EU-organ har en intern revisionsfunktion, der skal udøves under overholdelse af de relevante internationale standarder.
2. Den interne revisionsfunktion bør varetages af Kommissionens interne revisor. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører for EU-organet eller for Kommissionen.
3. Den interne revisor rådgiver EU-organet med hensyn til risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning
Den interne revisor har navnlig til opgave:
a)
at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici
b)
at vurdere produktiviteten og effektiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på hver budgetgennemførelsestransaktion i EU-organets budget.
4. Den interne revisors hverv dækker alle EU-organets aktiviteter og tjenestegrene. Den interne revisor har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af vedkommendes hverv.
5. Den interne revisor gør sig bekendt med årsberetningen fra den anvisningsberettigede og med de øvrige nævnte oplysninger.
6. Den interne revisor aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
Den interne revisor aflægger også rapport i følgende tilfælde:
-
der er ikke fulgt op på kritiske risici og henstillinger
-
der er store forsinkelser i gennemførelsen af en række henstillinger fra de tidligere år.
Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget samt direktøren sikrer regelmæssig kontrol med gennemførelsen af revisorens henstillinger. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget kontrollerer de i artikel 47, stk. 1, litra a), omhandlede oplysninger, og hvorvidt henstillingerne gennemføres fuldstændigt og rettidigt.
7. EU-organet gør kontaktoplysningerne for den interne revisor tilgængelige for alle fysiske og juridiske personer, der er involveret i forvaltning af udgifter, med henblik på fortrolig kontakt til den interne revisor.
8. Den interne revisors beretninger og konklusioner gøres først tilgængelige for offentligheden, når den interne revisor har godkendt de foranstaltninger, der er iværksat til gennemførelse af beretningerne og konklusionerne.
Artikel 83
Den interne revisors uafhængighed
Den interne revisors uafhængighed og ansvar i forbindelse med udøvelsen af hvervet samt den interne revisors ret til at indbringe en sag for Den Europæiske Unions Domstol fastsættes i overensstemmelse med artikel 100 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 84
Oprettelse af den interne revisionsfunktion
1. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget kan under behørig hensyntagen til omkostningseffektivitet og merværdi oprette en intern revisionsfunktion, der udfører sine opgaver under overholdelse af de relevante internationale standarder.
Formålet med den interne revisionsfunktion samt dens bemyndigelse og ansvar fastsættes i det interne revisionscharter og godkendes af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget.
Den interne revisionsfunktions årlige revisionsplan udarbejdes af chefen for den interne revisionsfunktion under hensyntagen til direktørens vurdering EU-organets risici.
Den gennemgås og godkendes af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget.
Den interne revisionsfunktion aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
2. Såfremt et EU-organs interne revisionsfunktion ikke er omkostningseffektiv eller ikke formår at overholde de internationale standarder, kan EU-organet beslutte at dele en intern revisionsfunktion med andre EU-organer, der arbejder inden for samme politikområde.
I disse tilfælde træffer bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget for de berørte EU-organer aftale om de praktiske aspekter vedrørende den delte revisionsfunktion.
3. Aktørerne inden for den interne revision samarbejder effektivt ved hjælp af informationsudveksling og revisionsberetninger og i givet fald ved udarbejdelse af fælles risikovurderinger og fælles revisioner.
Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget samt direktøren sikrer regelmæssig kontrol med gennemførelsen af revisorens henstillinger.
AFSNIT V
INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER
Artikel 85
Almindelige bestemmelser
1. For så vidt angår indgåelse af offentlige kontrakter finder afsnit V i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse, jf. dog artikel 86.
2. EU-organet kan på anmodning deltage som ordregivende myndighed i tildelingen af Kommissionens kontrakter eller interinstitutionelle kontrakter og i tildelingen af andre EU-organers kontrakter.
3. EU-organet deltager i den centrale udelukkelsesdatabase, der er oprettet og forvaltes af Kommissionen i henhold til artikel 108 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 86
Udbudsprocedurer
1. EU-organet kan uden at anvende procedurer for indgåelse af offentlige indkøbsaftaler indgå en aftale med Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer og Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer, der er oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (8), om levering af varer eller tjenesteydelser eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder, som sidstnævnte leverer.
2. EU-organet kan anvende fælles udbudsprocedurer med ordregivende myndigheder i værtsmedlemsstaten for at dække sine administrative behov. I så fald finder artikel 133 delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.
AFSNIT VI
SPECIFIKKE BESTEMMELSER VEDRØRENDE ADMINISTRATIONSBEVILLINGER
Artikel 87
Administrationsbevillinger
1. Administrationsbevillinger er ikke-opdelte bevillinger.
2. Administrationsudgifter i medfør af kontrakter, der dækker perioder på mere end et regnskabsår, enten i overensstemmelse med lokal sædvane, eller fordi der er tale om levering af udstyr, konteres EU-organets budget for det regnskabsår, hvori de afholdes.
3. Hvert EU-organ forelægger senest den 1. juli hvert år Europa-Parlamentet og Rådet et arbejdsdokument om sin ejendomspolitik, der skal indeholde følgende oplysninger:
a)
for hver enkelt bygning, de udgifter og etagearealer, der dækkes af bevillingerne under de tilsvarende budgetposter i EU-organets budget
b)
den forventede udvikling i den samlede programmering af etagearealer og beliggenhed for de kommende år med en beskrivelse af allerede kendte ejendomsprojekter, der er i planlægningsfasen
c)
endelige betingelser og omkostninger samt relevante oplysninger vedrørende projektgennemførelsen for nye ejendomsprojekter, der tidligere er blevet forelagt Europa-Parlamentet og Rådet efter proceduren i artikel 88, og som ikke er medtaget i det foregående års arbejdsdokumenter.
Artikel 88
Ejendomsprojekter
1. I forbindelse med ethvert ejendomsprojekt, der sandsynligvis vil få betydelige finansielle konsekvenser for EU-organets budget, skal EU-organet så tidligt som muligt underrette Europa-Parlamentet og Rådet om det etageareal, der er behov for, og den foreløbige planlægning, inden der foretages undersøgelser af det lokale marked i tilfælde af ejendomskontrakter, eller inden der iværksættes indkaldelse af bud i tilfælde af bygge- og anlægsarbejder.
2. I forbindelse med ethvert ejendomsprojekt, der sandsynligvis vil få betydelige finansielle konsekvenser for EU-organets budget, forelægger EU-organet ejendomsprojektet, inklusive de specificerede anslåede omkostninger og finansieringen heraf, samt en liste over udkast til de kontrakter, man agter at anvende, og anmoder om Europa-Parlamentets og Rådets godkendelse, inden kontrakterne indgås. På EU-organets anmodning behandles dokumenter, der fremsendes i forbindelse med ejendomsprojektet, fortroligt.
Bortset fra i force majeure-situationer behandler Europa-Parlamentet og Rådet ejendomsprojektet inden for fire uger fra den dato, hvor begge institutioner modtog det.
Ejendomsprojektet anses for godkendt ved udløbet af fristen på fire uger, medmindre Europa-Parlamentet eller Rådet inden for denne frist træffer en afgørelse, som går imod forslaget.
Såfremt Europa-Parlamentet og/eller Rådet inden for fristen på fire uger giver udtryk for behørigt begrundede betænkeligheder, forlænges denne frist én gang med to uger.
Såfremt Europa-Parlamentet eller Rådet træffer en afgørelse, som går imod ejendomsprojektet, trækker det pågældende EU-organ sit forslag tilbage og kan fremsætte et nyt.
3. I force majeure-situationer kan de oplysninger, der er omhandlet i stk. 4, fremsendes samtidig med ejendomsprojektet. Europa-Parlamentet og Rådet behandler ejendomsprojektet inden for to uger fra begge institutioners modtagelse af projektet. Ejendomsprojektet anses for at være godkendt ved udløbet af denne frist på to uger, medmindre Europa-Parlamentet og/eller Rådet inden for denne frist træffer en afgørelse, som går imod forslaget.
4. Følgende anses som projekter vedrørende fast ejendom, som sandsynligvis vil have betydelige konsekvenser for EU-organets budget:
a)
erhvervelse af jord
b)
erhvervelse, salg, strukturel renovering, opførelse af bygninger eller projekter, der kombinerer disse elementer, som skal gennemføres inden for samme tidsramme, til en værdi af mere end 3 000 000 EUR
c)
nye ejendomskontrakter (herunder brugsretter, langfristede lejemål og fornyelse af eksisterende ejendomskontrakter på mindre favorable vilkår), som ikke er omfattet af litra b), med en årlig leje på mindst 750 000 EUR
d)
forlængelse eller fornyelse af eksisterende ejendomskontrakter (herunder brugsret og langfristede lejemål) på samme eller mere favorable vilkår med en årlig leje på mindst 3 000 000 EUR.
5. Med forbehold af artikel 19, stk. 4, kan et ejendomserhvervelsesprojekt finansieres ved hjælp af et lån under forudsætning af Europa-Parlamentets og Rådets forhåndsgodkendelse.
Indgåelse af låneaftaler og tilbagebetaling af lån skal ske i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og under behørig hensyntagen til varetagelse af Unionens økonomiske interesser.
Når EU-organet foreslår at finansiere erhvervelsen ved hjælp af et lån, skal den finansieringsplan, som det pågældende EU-organ skal fremsende sammen med anmodningen om forhåndsgodkendelse, navnlig specificere det maksimale finansieringsniveau, finansieringsperioden, typen af finansiering, finansieringsvilkårene og besparelser i sammenligning med andre former for kontraktforhold.
Europa-Parlamentet og Rådet behandler anmodningen om forhåndsgodkendelse inden for fire uger fra de to institutioners modtagelse af anmodningen, hvilket kan forlænges én gang med to uger. Erhvervelsen ved hjælp af et lån anses for at være afvist, hvis ikke Europa-Parlamentet og Rådet udtrykkeligt godkender den inden for fristen.
AFSNIT VII
EKSPERTER
Artikel 89
Aflønnede eksterne eksperter
Artikel 287 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 finder anvendelse på udvælgelsen af eksperter. Sådanne eksperter aflønnes på grundlag af et fast beløb, der meddeles på forhånd, og udvælges på grundlag af deres faglige kunnen. Udvælgelsen sker på grundlag af udvælgelseskriterier i overensstemmelse med principperne om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.
AFSNIT VIII
TILSKUD OG PRISER, DER TILDELES AF EU-ORGANET
Artikel 90
Tilskud
Hvis EU-organet kan yde tilskud i overensstemmelse med oprettelsesakten eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, finder de relevante bestemmelser i nævnte forordning samt i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse.
Artikel 91
Priser
Hvis EU-organet kan tildele priser i overensstemmelse med oprettelsesakten eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, finder de relevante bestemmelser i nævnte forordning samt i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse.
AFSNIT IX
REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING
KAPITEL 1
Regnskabsaflæggelse
Artikel 92
Regnskabernes struktur
EU-organets regnskaber omfatter:
a)
EU-organets årsregnskab
b)
beretningerne om gennemførelsen af EU-organets budget.
Artikel 93
Beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning
1. Hvert EU-organ udarbejder en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret.
2. Direktøren sender senest den 31. marts efter det afsluttede regnskabsår beretningen til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten.
3. Den i stk. 2 omhandlede beretning skal mindst redegøre for udnyttelsesgraden for bevillingerne, både i absolutte tal og angivet som procentdele, og indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter.
Artikel 94
Regnskabsregler
1. EU-organets regnskabsfører anvender de regler, der er vedtaget af Kommissionens regnskabsfører med udgangspunkt i de internationalt anerkendte regnskabsstandarder, der anvendes i den offentlige sektor.
2. De i artikel 92 omhandlede regnskaber skal efterleve de budgetprincipper, der er fastlagt i artikel 5-31. De skal give et retvisende og pålideligt billede af indtægts- og udgiftstransaktioner over budgettet.
Artikel 95
Regnskabsprincipper
Årsregnskaberne som omhandlet i artikel 92 skal give oplysninger, herunder oplysninger om regnskabspolitik, på en måde, der sikrer, at oplysningerne er relevante, pålidelige, sammenlignelige og forståelige. Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper som angivet i de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 96
Årsregnskaber
1. Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:
a)
balancen og resultatopgørelsen, der viser alle aktiver og passiver, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; årsregnskabet opstilles efter de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
b)
pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo
c)
opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver med en oversigt over bevægelser på reserver i løbet af året og de kumulerede resultater.
2. Noterne til årsregnskabet supplerer og indeholder bemærkninger til oplysningerne i de i stk. 1 nævnte regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante i forbindelse med EU-organets virksomhed.
Artikel 97
Beretninger om budgetgennemførelsen
1. Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro. De omfatter:
a)
beretninger, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter
b)
forklarende noter, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.
2. Budgetresultatet består af differencen mellem:
-
de samlede oppebårne indtægter i det pågældende regnskabsår
-
de samlede betalinger foretaget over det pågældende regnskabsårs bevillinger, med tillæg af bevillinger for samme regnskabsår, der er fremført.
Den difference, der er omhandlet i første afsnit, forhøjes eller nedsættes dels med nettobeløbet for annullerede bevillinger fremført fra tidligere regnskabsår, dels med:
-
overskridelser - i form af betalinger - af ikke-opdelte bevillinger fremført fra forudgående regnskabsår, såfremt disse overskridelser skyldes udsving i eurokurserne
-
nettoresultatet af kursgevinster og kurstab i løbet af regnskabsåret, såvel realiserede som ikke-realiserede.
3. Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles efter samme struktur, som er anvendt i EU-organets budget.
Artikel 98
Foreløbige regnskaber
1. EU-organets regnskabsfører sender senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår sit foreløbige årsregnskab til Kommissionens regnskabsfører og Revisionsretten.
2. EU-organets regnskabsfører sender ligeledes senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
Artikel 99
Godkendelse af det endelige årsregnskab
1. I henhold til artikel 148, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 fremsætter Revisionsretten senest den 1. juni efter det afsluttede regnskabsår sine bemærkninger om EU-organets foreløbige årsregnskab.
2. Efter modtagelse af Revisionsrettens bemærkninger vedrørende det foreløbige regnskab udarbejder regnskabsføreren EU-organets endelige årsregnskab, jf. artikel 50. Direktøren fremsender årsregnskabet til bestyrelsen, som derpå afgiver en udtalelse.
3. Regnskabsføreren sender senest den 1. juli det endelige årsregnskab og bestyrelsens udtalelse til Kommissionens regnskabsfører, Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet.
EU-organets regnskabsfører sender ligeledes senest den 1. juli en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
4. EU-organets regnskabsfører sender ligeledes en forvaltningserklæring, der dækker dette endelige årsregnskab, til Revisionsretten, med kopi til Kommissionens regnskabsfører, på samme dato som fremsendelsen af dette endelige årsregnskab.
Det endelige årsregnskab ledsages af en note fra regnskabsføreren, hvori sidstnævnte erklærer, at det endelige årsregnskab er udfærdiget i overensstemmelse med dette afsnit og med de gældende regnskabsmæssige principper, regler og metoder.
EU-organets endelige regnskab offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest den 15. november i det følgende år.
5. Direktøren fremsender senest den 30. september efter det afsluttede regnskabsår et svar til Revisionsretten på de bemærkninger, som denne har fremsat i forbindelse med sin årsberetning. EU-organets svar sendes samtidig til Kommissionen.
KAPITEL 2
Regnskabsføring og formuefortegnelse
Afdeling 1
Fælles bestemmelser
Artikel 100
Regnskabssystemet
1. EU-organets regnskabssystem er et budgetstyrings- og regnskabssystem, hvori data indlæses, klassificeres og registreres.
2. Regnskabssystemet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro og på basis af kalenderåret.
3. Den anvisningsberettigede kan endvidere føre et omkostningsregnskab.
Artikel 101
Fælles krav til institutionernes regnskabssystem
De regnskabsregler og den harmoniserede regnskabskontoplan, der skal anvendes af EU-organet, vedtages af Kommissionens regnskabsfører i overensstemmelse med artikel 152 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Afdeling 2
Det almindelige regnskab og bevillingsregnskabet
Artikel 102
Det almindelige regnskab
I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den EU-organets økonomiske og finansielle situation samt formuestilling.
Artikel 103
Bogføring i det almindelige regnskab
1. Kontienes saldi og de enkelte kontobevægelser i det almindelige regnskab bogføres.
2. Alle regnskabsposteringer, herunder regnskabsmæssige korrektioner, skal være baseret på bilag, hvortil posteringerne henviser.
3. Regnskabssystemet skal etablere et klart revisionsspor for hver enkelt regnskabspostering.
Artikel 104
Korrektioner
EU-organets regnskabsfører foretager efter regnskabsårets udløb og frem til aflæggelsen af det endelige regnskab de korrektioner, der er nødvendige for at sikre, at der opstilles et formelt korrekt og pålideligt årsregnskab, som giver et retvisende billede. Sådanne korrektioner skal være i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 101.
Artikel 105
Opstilling af bevillingsregnskab
1. Bevillingsregnskabet giver et detaljeret billede af EU-organets budgetgennemførelse.
2. Med henblik på stk. 1 registreres i bevillingsregnskabet alle de i afsnit IV omhandlede transaktioner vedrørende gennemførelse af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter.
Artikel 106
Formuefortegnelse
1. EU-organet skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør EU-organets formue, efter en model vedtaget af Kommissionens regnskabsfører.
EU-organet kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.
2. Salg af EU-organets materielle aktiver skal annonceres på passende måde.
AFSNIT X
EKSTERN REVISION, DECHARGE OG BEKÆMPELSE AF SVIG
Artikel 107
Ekstern revision
1. En uafhængig ekstern revisor skal bekræfte, at EU-organets årsregnskaber giver et korrekt billede af EU-organets indtægter, udgifter og finansielle stilling, inden konsolideringen i EU-organets endelige årsregnskab.
Medmindre andet er bestemt i oprettelsesakten, udarbejder Revisionsretten en særlig årsberetning om EU-organet i overensstemmelse med kravene i artikel 287, stk. 1, i TEUF.
Revisionsretten tager i forbindelse med udarbejdelsen af denne beretning det revisionsarbejde, der er udført af uafhængige eksterne revisorer, og de foranstaltninger, der er truffet som reaktion på revisorernes konklusioner, med i betragtning.
2. EU-organet sender sit endeligt vedtagne årsregnskab til Revisionsretten. EU-organet underretter så snart som muligt Revisionsretten om alle beslutninger og foranstaltninger, som det træffer i henhold til artikel 10, 14, 19 og 23.
3. Revisionsrettens kontrol gennemføres i overensstemmelse med artikel 158-163 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 108
Tidsplan for dechargeproceduren
1. Efter henstilling fra Rådet meddeler Europa-Parlamentet inden den 15. maj i år n+2, medmindre andet er fastsat i oprettelsesakten, direktøren decharge for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret n. Direktøren underretter bestyrelsen om Europa-Parlamentets bemærkninger i den beslutning, der ledsager afgørelsen om decharge.
2. Hvis den frist, der er nævnt i stk. 1, ikke kan overholdes, oplyser Europa-Parlamentet eller Rådet direktøren om årsagerne til, at afgørelsen har måttet udsættes.
3. Hvis Europa-Parlamentet udsætter afgørelsen om decharge, bestræber direktøren sig på i samarbejde med bestyrelsen snarest muligt at træffe foranstaltninger, der kan fjerne eller gøre det lettere at fjerne hindringerne for denne afgørelse.
Artikel 109
Dechargeproceduren
1. Dechargeafgørelsen omfatter regnskaberne over alle EU-organets indtægter og udgifter, den heraf følgende saldo og EU-organets aktiver og passiver som opført på balancen.
2. Med henblik på at meddele decharge gennemgår Europa-Parlamentet næst efter Rådet EU-organets regnskaber, årsregnskabet og balancen. Europa-Parlamentet gennemgår også Revisionsrettens årsberetning med tilhørende svar fra direktøren for EU-organet samt de af Revisionsrettens særberetninger, der er relevante for det pågældende regnskabsår, og Revisionsrettens erklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
3. På anmodning af Europa-Parlamentet forelægger direktøren i overensstemmelse med artikel 165, stk. 3, i forordning (EF, Euratom) nr. 966/2012 alle de oplysninger for Europa-Parlamentet, der er nødvendige for, at dechargeproceduren vedrørende det pågældende regnskabsår kan forløbe tilfredsstillende.
Artikel 110
Opfølgende foranstaltninger
1. Direktøren træffer alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge samt de kommentarer, der ledsager Rådets henstilling om decharge.
2. Efter anmodning fra Europa-Parlamentet eller Rådet aflægger direktøren beretning om, hvilke foranstaltninger vedkommende har truffet på baggrund af disse bemærkninger og kommentarer. Direktøren fremsender en kopi heraf til Kommissionen og Revisionsretten.
Artikel 111
Kommissionens, Revisionsrettens og OLAF's kontrol på stedet
1. EU-organet giver Kommissionens personale og andre personer, som den har godkendt, samt Revisionsretten adgang til dets kontorlokaler og alle relevante oplysninger, herunder i elektronisk form, i det omfang det er nødvendigt for at udføre deres revisioner.
2. Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) kan udføre undersøgelser, herunder kontrol og inspektion på stedet i henhold til de bestemmelser og procedurer, der er fastlagt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (9) og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (10) med henblik på at fastslå, om der er tale om svig, korruption eller andre ulovlige aktiviteter, der påvirker Unionens finansielle interesser i forbindelse med tilskud eller kontrakt tildelt ifølge denne forordning.
3. Med forbehold af stk. 1 og 2 skal EU-organets samarbejdsaftaler med tredjelande og med internationale organisationer, kontrakter, aftaler om tilskud og indgåelse af offentlige kontrakter indeholde bestemmelser, der udtrykkeligt giver Revisionsretten og OLAF beføjelse til at foretage denne kontrol og undersøgelse i overensstemmelse med deres respektive beføjelser.
AFSNIT XI
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 112
Europa-Parlamentets og Rådets anmodninger om oplysninger
Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen har ret til at indhente alle relevante oplysninger og forklaringer fra EU-organet vedrørende budgetspørgsmål, der henhører under deres respektive kompetenceområder.
Artikel 113
Vedtagelse af EU-organets nye finansforordning
Hvert af de organer, der er omhandlet i artikel 208 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, vedtager en ny finansforordning med henblik på ikrafttrædelse den 1. januar 2014 eller under alle omstændigheder senest seks måneder efter den dato, hvor organet er omfattet af nævnte artikel 208 som følge af tildelingen af et bidrag over det almindelige budget.
Artikel 114
Gennemførelsesbestemmelser til EU-organets finansforordning
Bestyrelsen vedtager på forslag af direktøren og med Kommissionens forhåndsgodkendelse om nødvendigt gennemførelsesbestemmelserne til EU-organets egen finansforordning.
Artikel 115
Ophævelse
Forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 ophæves med virkning fra den 1. januar 2014. Dog finder artikel 40 fortsat anvendelse frem til den 31. december 2014, og artikel 27, stk. 4 og 7, finder fortsat anvendelse frem til den 31. december 2015.
Artikel 116
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende. Den anvendes fra den 1. januar 2014. Dog finder artikel 47 og artikel 82, stk. 5, anvendelse fra den 1. januar 2015, og artikel 32 samt artikel 33, stk. 5 og 8, finder anvendelse fra den 1. januar 2016.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 30. september 2013.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 1271/2013
оd 30. rujna 2013.
o Okvirnoj financijskoj uredbi za tijela iz članka 208. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (1), a posebno njezin članak 208.,
budući da:
(1)
Uredba Komisije (EZ, Euratom) br. 2343/2002 (2) o Okvirnoj financijskoj uredbi za tijela koja su osnovale Zajednice temelji se na Uredbi Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (3). Uredbu Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 zamijenila je Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012. Stoga je potrebno revidirati Uredbu (EZ, Euratom) br. 2343/2002 i radi jasnoće je zamijeniti.
(2)
Potrebno je uzeti u obzir Zajedničku izjavu Europskog parlamenta, Vijeća EU-a i Europske komisije o decentraliziranim agencijama od 19. srpnja 2012.
(3)
Određene odredbe Uredbe (EZ, Euratom) br. 2343/2002 potrebno je preispitati kako bi se u obzir uzelo iskustvo stečeno njihovom primjenom.
(4)
Tom bi se Uredbom trebalo uspostaviti opća načela i temeljna pravila primjenjiva na tijela osnovana na temelju UFEU-a i Ugovora o Euratomu (u daljnjem tekstu „tijela Unije”) koja primaju doprinose na teret proračuna, ne dovodeći pritom u pitanje osnivački akt. Na temelju te Uredbe tijela Unije trebala bi donijeti vlastita financijska pravila koja ne smiju odstupati od Uredbe osim ako njihove specifične potrebe to zahtijevaju i uz prethodni pristanak Komisije.
(5)
Međutim, tijela Unije koja se u potpunosti financiraju iz vlastitih sredstava i na koja se ta Uredba ne odnosi trebala bi radi dosljednosti donijeti slična pravila kada je to primjereno. U skladu sa Zajedničkom izjavom Europskog parlamenta, Vijeća i Europske komisije od 19. srpnja 2012. ta tijela trebala bi Europskom parlamentu, Vijeću i Komisiji dostaviti godišnje izvješće o izvršavanju svojeg proračuna i uzeti u obzir njihove zahtjeve i preporuke.
(6)
Tijela Unije trebala bi svoj proračun donijeti i izvršavati u skladu s pet temeljnih načela proračunskog prava (jedinstvo, točnost, univerzalnost, specifikacija i načelo jedne godine) te načelima uravnoteženosti, obračunske jedinice, dobrog financijskog upravljanja i transparentnosti.
(7)
Potrebno je naglasiti da doprinos Unije pridonosi uravnoteženosti. Dio pozitivnog proračunskog rezultata tijela Unije koji premašuje iznos doprinosa koji je Unija uplatila tijekom godine trebao bi biti vraćen u proračun Unije.
(8)
Ako je osnivačkim aktom predviđeno da prihodi osim doprinosa Unije obuhvaćaju naknade i pristojbe te da se prihodi koji proizlaze iz naknada i pristojbi dodjeljuju posebnim stavkama rashoda, tijela Unije trebala bi imati mogućnost prenošenja salda u sljedeće razdoblje u obliku namjenskih prihoda.
(9)
Potrebno je osigurati visinu naknada prikladnu za pokrivanje troškova pružanja usluga i izbjegavanje velikih viškova.
(10)
Dodjela zadaća izvršavanja proračuna tijelima Unije mora biti odgovarajuće opravdana značajkama zadaća i posebnom stručnošću tijela Unije, istodobno vodeći računa o dobrom financijskom upravljanju i isplativosti. Dodijeljene zadaće trebale bi biti u skladu s osnivačkim aktom.
(11)
Tijelima Unije trebalo bi omogućiti primanje ad hoc bespovratnih sredstava samo ako je to izričito propisano odgovarajućim temeljnim aktima i odobreno osnivačkim aktom.
(12)
U skladu s člankom 50. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 tijela Unije moraju sudjelovati u komparativnoj analizi s drugim institucijama i tijelima Unije.
(13)
Potrebno je donijeti pravila o akcijskom planu kako bi se slijedili zaključci općih redovitih evaluacija i na taj način osigurala njihova učinkovita provedba.
(14)
Kako bi se osiguralo dosljedno programiranje, tijelo Unije trebalo bi sastaviti dokument koji sadržava godišnje i višegodišnje programiranje poštujući pritom Komisijine smjernice.
(15)
Tijelo Unije trebalo bi uskladiti raspored godišnjeg i višegodišnjeg programiranja s proračunskim postupkom kako bi se osigurala učinkovitost i dosljednost svih programskih dokumenata.
(16)
Potrebno je razjasniti trenutačnu strukturu funkcija unutarnje revizije i kontrole te pojednostavniti zahtjeve u vezi s izvješćivanjem. Funkciju unutarnje revizije u tijelu Unije trebao bi obnašati unutarnji revizor Komisije koji bi revizije trebao provoditi na temelju opravdanih rizika. Potrebno je utvrditi pravila o osnivanju i radu službe za unutarnju reviziju.
(17)
Potrebno je pojednostavniti zahtjeve u vezi s izvješćivanjem. Tijela Unije trebala bi dostaviti konsolidirano godišnje izvješće o radu koje sadržava sveobuhvatne informacije o izvršavanju njihova programa rada, proračuna, plana kadrovske politike te njihovim sustavima upravljanja i unutarnje kontrole.
(18)
Kako bi se povećala isplativost tijela Unije, potrebno je predvidjeti mogućnost dijeljenja usluga ili njihova prijenosa na drugo tijelo Unije ili Komisiju. Isplativost se posebice može povećati ako se računovodstvenom službeniku Komisije dodijele sve zadaće računovodstvenog službenika tijela Unije ili samo dio njih.
(19)
Kao što je predviđeno Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 mogućnost raspoređivanja obveza koje traju nekoliko godina na godišnje obroke trebala bi biti dopuštena samo ako je to predviđeno osnivačkim ili temeljnim aktom ili ako su povezane s administrativnim rashodima.
(20)
Kako bi se pravila o namjenskim prihodima uskladila s onima iz Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 potrebno je donijeti pravila o diferencijaciji namjenskih prihoda (vanjskih i unutarnjih) i njihovu prenošenju.
(21)
Kako bi se pravila o postupanju s kamatama nastalima iz Unijinog doprinosa tijelu Unije uskladila s onima iz Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 potrebno je predvidjeti da se kamate ne uplaćuju u proračun.
(22)
Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 u posebnim se slučajevima predviđa mogućnost preuzimanja pravne obveze prije proračunske obveze. Tijela Unije također bi trebala imati tu mogućnost.
(23)
Kako bi se osigurala usklađenost između Uredbe (EU, Euratom) br. 2343/2002 i Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, ne bi trebale biti dopuštene posebne odredbe o nabavi i bespovratnim sredstvima. Primjena jedinstvenog skupa pravila jamči pojednostavnjenje rada tijela Unije i omogućuje primjenu Komisijinih smjernica i predložaka.
(24)
Kako bi se uskladile odredbe Uredbe (EU, Euratom) br. 2343/2002 i Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, tijelu Unije trebalo bi omogućiti dodjelu nagrada.
(25)
Kako bi se prepoznao rizik od postojećeg ili mogućeg sukoba interesa i njime ispravno upravljalo, tijela Unije trebala bi imati obvezu donošenja pravila o sprječavanju sukoba interesa i upravljanju njima. Pri izradi tih pravila trebalo bi voditi računa o smjernicama koje je Komisija izradila nakon Zajedničke izjave Europskog parlamenta, Vijeća i Europske komisije od 19. srpnja 2012.
(26)
Odredbe o politici povezanoj s nekretninama, uključujući uvođenje mogućnosti da tijela Unije uz određene uvjete uzimaju zajmove, trebalo bi uskladiti s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 kako bi se osiguralo da sva tijela i institucije Unije dosljedno primjenjuju nova pravila.
(27)
Budući da je Komisiji potrebno vrijeme da u suradnji s tijelima Unije izradi odgovarajuće smjernice, potrebno je osigurati prijelazne odredbe za programiranje i izvješćivanje.
(28)
Ova bi Uredba trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije kako bi se omogućilo pravovremeno donošenje revidiranih financijskih uredbi tijela Unije od 1. siječnja 2014. i na taj način osigurala usklađena pravila za sljedeći višegodišnji financijski okvir,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
GLAVA I.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Predmet
Ovom se Uredbom utvrđuju bitna financijska pravila na temelju kojih tijela Unije trebaju donijeti vlastita financijska pravila. Financijska pravila tijela Unije ne smiju odstupati od ove Uredbe, osim ako njihove specifične potrebe to zahtijevaju i uz prethodni pristanak Komisije.
Članak 2.
Definicije
Za potrebe ove Uredbe primjenjuju se sljedeće definicije:
-
„osnivački akt” znači instrument prava Unije kojim se uređuju glavni vidovi osnivanja i djelovanja tijela Unije,
-
„proračun tijela Unije” znači instrument kojim se za svaku financijsku godinu predviđaju i odobravaju svi prihodi i rashodi koji se smatraju potrebnima za tijelo Unije,
-
„tijelo Unije” znači svako tijelo iz članka 208. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012,
-
„upravni odbor” znači glavno unutarnje tijelo tijela Unije nadležno za donošenje odluka o financijskim i proračunskim pitanjima, bez obzira na naziv koji mu je dodijeljen u osnivačkom aktu,
-
„direktor” znači osoba koja je kao dužnosnik za ovjeravanje nadležna za provedbu odluka upravnog odbora i izvršavanje proračuna tijela Unije, bez obzira na naziv koji mu je dodijeljen u osnivačkom aktu,
-
„izvršni odbor” znači unutarnje tijelo tijela Unije koje pomaže upravnom odboru i čije su nadležnosti i pravila postupanja utvrđena osnivačkim aktom.
Članak 3.
Razdoblja, datumi i rokovi
Ako nije drukčije predviđeno, Uredba Vijeća (EEZ, Euratom) br. 1182/71 (4) primjenjuje se na rokove utvrđene ovom Uredbom.
Članak 4.
Zaštita osobnih podataka
Ovom se Uredbom ne dovode u pitanje zahtjevi Direktive 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (5) i Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog Parlamenta i Vijeća (6).
Članak 5.
Poštovanje proračunskih načela
Proračun tijela Unije donosi se i izvršava u skladu s načelima jedinstva, točnosti proračuna, jedne godine, uravnoteženosti, obračunske jedinice, univerzalnosti, specifikacije i dobrog financijskog upravljanja koje zahtijeva djelotvornu i učinkovitu unutarnju kontrolu i načelom transparentnosti, kako je propisano ovom Uredbom.
GLAVA II.
PRORAČUNSKA NAČELA
POGLAVLJE 1.
Načela jedinstva i točnosti proračuna
Članak 6.
Područje primjene proračuna tijela Unije
1. Proračun tijela Unije obuhvaća:
(a)
vlastite prihode koji se sastoje od svih naknada i pristojbi koje je tijelo Unije ovlašteno ubirati na temelju zadaća koje su mu povjerene i sve ostale prihode;
(b)
prihode koji se sastoje od financijskih doprinosa države članice domaćina;
(c)
doprinos Unije;
(d)
prihode dodijeljene posebnim stavkama rashoda u skladu s člankom 23. stavkom 1.;
(e)
rashode tijela Unije, uključujući administrativne rashode.
2. Prihodi koji se sastoje od naknada i pristojbi dodjeljuju se samo iznimno i u opravdanim slučajevima predviđenim osnivačkim aktom.
3. Ako je jednim ili više osnivačkih akata predviđeno da se jasno utvrđene zadaće financiraju odvojeno ili ako tijelo Unije provodi zadaće koje su mu povjerene sporazumom o delegiraju, ono mora voditi posebne račune za prihode i rashode. Tijelo Unije jasno će odrediti sve skupine zadaća u svojem nacrtu programiranja ljudskih resursa koji je dio dokumenta godišnjeg i višegodišnjeg programiranja iz članka 32.
Članak 7.
Ad hoc bespovratna sredstva
1. Tijela Unije ne smiju primati ad hoc bespovratna sredstva iz proračuna osim ako je to odobreno osnivačkim aktom i izričito propisano temeljnim aktom.
2. Ako je tijelu Unije dopušteno primanje ad hoc bespovratnih sredstava, zadaće koje se financiranju iz njih uključene su u godišnji program rada iz članka 32. stavka 3.
Članak 8.
Sporazumi o delegiranju
1. Komisija tijelu Unije ne dodjeljuje zadaće izvršavanja proračuna osim ako to nije odgovarajuće opravdano posebnom prirodom djelovanja i posebnom stručnošću tijela Unije.
2. Pri odabiru tijela Unije vodi se računa o:
(a)
isplativosti dodjele tih zadaća;
(b)
učinku na upravljačku strukturu tijela i njegove financijske i ljudske resurse.
3. Kada Komisija iznimno povjeri zadaće tijelu Unije:
(a)
članak 60. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 primjenjuje se na tijelo Unije u pogledu sredstava dodijeljenih tim zadaćama, dok se članci 108. i 109. te Uredbe ne primjenjuju;
(b)
povjerene zadaće trebale bi isključivo u informativne svrhe biti navedene u godišnjem programu rada tijela Unije iz članka 32. stavka 3.
4. Ne dovodeći u pitanje stavak 2. dužnosnik za ovjeravanje savjetuje se s upravnim odborom prije potpisivanja sporazuma o delegiranju.
Članak 9.
Posebna pravila o načelima jedinstva i točnosti proračuna
1. Nijedan prihod ne smije biti naplaćen niti rashod izvršen ako nije unesen u proračunsku liniju proračuna tijela Unije.
2. Ne smije se preuzeti obveza za rashod ili odobriti rashod izvan okvira odobrenih sredstava proračuna tijela Unije.
3. Odobrena sredstva moguće je unijeti u proračun tijela Unije samo ako su namijenjena za stavku rashoda koja se smatra potrebnom.
4. Kamate koje proizlaze iz predfinanciranja plaćenog iz proračuna tijela Unije ne pripadaju tijelu Unije.
POGLAVLJE 2.
Načelo jedne godine
Članak 10.
Definicija
Odobrena sredstva unesena u proračun tijela Unije odobravaju se za jednu financijsku godinu koja traje od 1. siječnja do 31. prosinca.
Članak 11.
Vrsta odobrenih sredstava
1. Proračun tijela Unije obuhvaća nediferencirana odobrena sredstva i diferencirana odobrena sredstva, kada je to opravdano operativnim potrebama. Diferencirana odobrena sredstva sastoje se od odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanje.
2. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza pokrivaju ukupne troškove pravnih obveza preuzetih tijekom financijske godine.
3. Odobrena sredstva za plaćanje obuhvaćaju plaćanja za preuzete pravne obveze u financijskoj godini ili prethodnim financijskim godinama.
Članak 12.
Računovodstvo prihoda i odobrenih sredstava
1. Prihodi tijela Unije iz članka 6. knjiže se u poslovnim knjigama za financijsku godinu na temelju iznosa prikupljenih tijekom te financijske godine.
2. Iznos prihoda tijela Unije jednak je iznosu odobrenih sredstava za plaćanje.
3. Odobrena sredstva za financijsku godinu koriste se isključivo za pokrivanje rashoda odobrenih i plaćenih tijekom te financijske godine te za pokrivanje nepodmirenih iznosa za obveze iz prethodnih financijskih godina.
4. Obveze se knjiže u poslovnim knjigama na temelju pravnih obveza knjiženih do 31. prosinca.
5. Plaćanja se knjiže u poslovnim knjigama za financijsku godinu na temelju plaćanja koja je računovodstveni službenik izvršio najkasnije do 31. prosinca predmetne godine.
Članak 13.
Preuzimanje obveza po odobrenim sredstvima
Obveze za odobrena sredstva unesena u proračun tijela Unije mogu se preuzimati od 1. siječnja, nakon konačnog donošenja proračuna tijela Unije.
Članak 14.
Ukidanje i prijenos odobrenih sredstava
1. Odobrena sredstva koja nisu iskorištena do kraja financijske godine za koju su odobrena ukidaju se. Ona mogu biti prenesena, ali samo u sljedeću financijsku godinu, na temelju odluke upravnog odbora najkasnije do 15. veljače ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, na temelju odluke izvršnog odbora u skladu sa stavcima 3. i 4. ili mogu biti automatski prenesena u skladu sa stavkom 5.
2. Odobrena sredstva za rashode za osoblje ne smiju se prenositi.
3. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza u okviru diferenciranih odobrenih sredstava i nediferenciranih odobrenih sredstava za koje obveze na kraju financijske godine još nisu preuzete mogu se prenijeti:
(a)
u iznosima koji odgovaraju odobrenim sredstvima za preuzimanje obveza;
(b)
u iznosima koji odgovaraju nediferenciranim odobrenim sredstvima koja se odnose na projekte u vezi s nekretninama, za koje je većina pripremnih faza u postupku za preuzimanje obveza bila završena do 31. prosinca. Pripremna faza u postupku za preuzimanje obveza utvrđuje se u pravilima za provedbu financijske uredbe svih tijela Unije.
Za te se iznose mogu preuzeti obveze do 31. ožujka sljedeće godine ili do 31. prosinca sljedeće godine za iznose koji se odnose na projekte u vezi s nekretninama.
4. Odobrena sredstva za plaćanje mogu se prenijeti u iznosima potrebnim za pokrivanje postojećih preuzetih obveza ili preuzetih obveza povezanih s prenesenim odobrenim sredstvima za preuzimanje obveza kada odobrena sredstva za plaćanja predviđena za određene proračunske linije za sljedeću financijsku godinu nisu dovoljna za pokrivanje potreba.
Tijelo Unije najprije koristi sredstva odobrena za tekuću financijsku godinu i ne koristi prenesena sredstva dok se ne iscrpe ona prethodna.
5. Nediferencirana odobrena sredstva u visini obveza pravilno ugovorenih na kraju financijske godine automatski se prenose samo na sljedeću financijsku godinu.
6. Prenesena odobrena sredstva za koja nije preuzeta obveza do 31. ožujka godine N + 1 automatski se ukidaju i iskazuju u poslovnim knjigama.
Članak 15.
Pravila za prijenos namjenskih prihoda
Pri prijenosu namjenskih prihoda iz članka 23. te neiskorištenih, a raspoloživih odobrenih sredstava na dan 31. prosinca koja proizlaze iz tih prihoda, moraju se poštovati sljedeća pravila:
(a)
vanjski namjenski prihodi prenose se automatski i u potpunosti se iskorištavaju do trenutka izvršenja svih postupaka povezanih s programima ili djelovanjima za koje su namijenjeni; vanjski namjenski prihodi primljeni tijekom posljednje godine programa ili djelovanja mogu se koristiti u prvoj godini sljedećeg programa ili djelovanja;
(b)
unutarnji namjenski prihodi prenose se samo za jednu godinu, uz iznimku unutarnjih namjenskih prihoda utvrđenih u članku 23. stavku 3. točki (f) koji se prenose automatski.
Najkasnije do 1. lipnja godine N + 1 tijelo Unije izvješćuje Komisiju o izvršenju prenesenih namjenskih sredstava.
Članak 16.
Opoziv odobrenih sredstava
Kada se odobrena sredstva opozivaju u financijskoj godini nakon financijske godine u kojoj su unesena u proračun tijela Unije kao posljedica potpunog ili djelomičnog neizvršenja djelovanja za koja su bila određena, predmetna odobrena sredstva se ukidaju.
Članak 17.
Obveze
1. Od 15. listopada svake godine obveze za redovne administrativne rashode mogu se preuzimati unaprijed na teret odobrenih sredstava predviđenih za sljedeću financijsku godinu. Takve obveze ne premašuju, međutim, jednu četvrtinu odobrenih sredstava koja je upravni odbor odredio za odgovarajuću proračunsku liniju za tekuću financijsku godinu. Ne primjenjuju se na nove rashode čija vrsta još nije u načelu odobrena u prošlom propisno donesenom proračunu tijela Unije.
2. Rashodi koji se plaćaju unaprijed, na primjer zakup, mogu dovesti do toga da se za plaćanja od 1. prosinca nadalje terete odobrena sredstva za sljedeću financijsku godinu. U tom slučaju ne primjenjuje se ograničenje iz stavka 1.
Članak 18.
Pravila koja se primjenjuju u slučaju kasnog donošenja proračuna tijela Unije
1. Ako proračun tijela Unije nije konačno donesen na početku financijske godine, primjenjuju se pravila propisana u stavcima od 2. do 6.
2. Preuzimanje obveza i plaćanja mogu se izvršavati u okviru ograničenja utvrđenih u stavku 3.
3. Obveze se mogu preuzimati prema poglavljima do najviše jedne četvrtine ukupnih odobrenih sredstava odobrenih za predmetno poglavlje u prošloj financijskoj godini, uvećano za jednu dvanaestinu za svaki mjesec koji istekne.
Ne smiju se prekoračiti ograničenja odobrenih sredstava predviđena u izjavi o procjeni prihoda i rashoda.
Plaćanja se mogu izvršavati mjesečno po poglavlju do najviše jedne dvanaestine odobrenih sredstava dodijeljenih za predmetno poglavlje u prethodnoj financijskoj godini. Zbroj, međutim, ne smije prijeći jednu dvanaestinu odobrenih sredstava predviđenih u istom poglavlju izjave o procjeni prihoda i rashoda.
4. Smatra se da se odobrena sredstva dodijeljena za odgovarajuće poglavlje prethodne financijske godine, kako je navedeno u stavcima 2. i 3., odnose na izglasana odobrena sredstva u proračunu tijela Unije, uključujući izmjenom proračuna, a nakon usklađenja za prijenose izvršene tijekom te financijske godine.
5. Ako nastavak djelovanja tijela Unije i upravljanje to zahtijevaju, upravni obor može na direktorov zahtjev odobriti rashode koji su veći od jedne privremene dvanaestine, ali koji ne smiju prijeći ukupno četiri privremene dvanaestine, osim u propisno opravdanim slučajevima, za preuzimanje obveza i za plaćanja preko i iznad onih koji se automatski stavljaju na raspolaganje u skladu sa stavcima 2. i 3.
Dodatne dvanaestine odobravaju se u cijelosti i nisu djeljive.
6. Ako za dano poglavlje odobravanje četiriju privremenih dvanaestina dodijeljenih u skladu sa stavkom 5. nije dovoljno za pokrivanje rashoda potrebnih za osiguravanje kontinuiteta djelovanja tijela Unije u području na koje se odnosi predmetno poglavlje, moguće je iznimno dopustiti prekoračenje odobrenih sredstava unesenih u odgovarajuće poglavlje proračuna tijela Unije tijekom prethodne financijske godine. Upravni odbor postupa u skladu s postupcima predviđenima stavkom 5. Međutim, ni u kojem slučaju ne smije se prekoračiti ukupan iznos odobrenih sredstava tijela Unije raspoloživ u proračunu za prethodnu financijsku godinu ili u nacrtu proračuna tijela Unije, kako je predložen.
POGLAVLJE 3.
Načelo uravnoteženosti
Članak 19.
Definicija i područje primjene
1. Prihodi i odobrena sredstva za plaćanja moraju biti uravnoteženi.
2. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza ne smiju prekoračiti iznos Unijinog doprinosa uvećanog za vlastite prihode i sve ostale prihode iz članka 6.
3. Za tijela kod kojih prihodi osim doprinosa Unije obuhvaćaju i naknade i pristojbe, visinu naknada trebalo bi utvrditi tako da se izbjegne znatna akumulacija viška. Ako se znatan pozitivan ili negativan proračunski rezultat u smislu članka 97. ponavlja, visina naknada i pristojbi se preispituje.
4. Tijelo Unije ne smije uzeti zajam u okviru proračuna tijela Unije.
5. Doprinos Unije tijelu Unije predstavlja za proračun navedenog tijela doprinos s ciljem uravnoteženja i može ga se razdijeliti u više isplata.
6. Tijelo Unije strogo će upravljati gotovinom, vodeći pritom računa o namjenskim prihodima, kako bi se osiguralo da su gotovinski iznosi ograničeni na odgovarajuće opravdane zahtjeve. Uz zahtjeve za plaćanje tijelo Unije dostavlja detaljne i ažurirane prognoze o svojim stvarnim potrebama za gotovinom tijekom godine, uključujući podatke o namjenskim prihodima.
Članak 20.
Proračunski rezultat proračunske godine
1. Ako je proračunski rezultat u smislu članka 97. pozitivan, vraća se Komisiji do iznosa doprinosa koji je Unija uplatila tijekom godine. Dio proračunskog rezultata koji premašuje iznos doprinosa koji je Unija platila tijekom godine unosi se u proračun tijela Unije za sljedeću financijsku godinu.
Prvi se podstavak primjenjuje i kada prihodi tijela Unije osim doprinosa Unije obuhvaćaju i naknade i pristojbe.
Razlika između doprinosa unesenog u proračun i doprinosa koji je uistinu plaćen tijelu Unije se ukida.
Najkasnije do 31. siječnja godine N tijelo Unije dostavlja procjenu proračunskog rezultata godine N-1, koji će se vratiti u proračun kasnije u godini N, kako bi dopunila već raspoložive podatke povezane s proračunskim rezultatom godine N-2. Komisija te podatke uzima u obzir pri procjeni financijskih potreba tijela Unije za godinu N + 1.
2. U iznimnim slučajevima kada je osnivačkim aktom predviđeno da se prihodi koji proizlaze iz naknada i pristojbi dodjeljuju posebnim stavkama rashoda, tijelo Unije može prenijeti saldo naknada i pristojbi u obliku namjenskih prihoda za djelovanja povezana s pružanjem usluga za koje je potrebno platiti pristojbe.
3. Ako je proračunski rezultat u smislu članka 97. negativan, unosi ga se u proračun tijela Unije za sljedeću financijsku godinu u obliku odobrenih sredstava za plaćanja ili ga se, kada je to prikladno, kompenzira pozitivnim proračunskim rezultatom tijela Unije u sljedećoj financijskoj godini.
4. Prihodi ili odobrena sredstva za plaćanja unose se u proračun tijela Unije tijekom proračunskog postupka koristeći postupak pisma izmjene iz članka 39. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 ili, ako se proračun tijela Unije već izvršava, izmjenom proračuna.
POGLAVLJE 4.
Načelo obračunske jedinice
Članak 21.
Uporaba eura
Proračun tijela Unije sastavlja se i izvršava u eurima te se i računi iskazuju u eurima. Međutim, za potrebe novčanog toka računovodstveni službenik, a u slučaju knjige blagajne blagajnici, ovlašteni su poslovati u drugim valutama kako je predviđeno u financijskim pravilima svakog tijela Unije.
POGLAVLJE 5.
Načelo univerzalnosti
Članak 22.
Definicija i područje primjene
Ne dovodeći u pitanje članak 23. ukupni prihodi pokrivaju ukupna odobrena sredstva za plaćanja. Ne dovodeći u pitanje članak 25. svi prihodi i rashodi iskazuju se u cijelosti bez međusobnog usklađivanja.
Članak 23.
Namjenski prihodi
1. Vanjski namjenski prihodi i unutarnji namjenski prihodi koriste se za financiranje određenih stavki rashoda.
2. Vanjske namjenske prihode čini sljedeće:
(a)
financijski doprinosi država članica i trećih zemalja, uključujući u oba slučaja njihove javne agencije, subjekte ili fizičke osobe, namijenjeni određenim aktivnostima tijela Unije, ako je to predviđeno sporazumom sklopljenim između tijela Unije i država članica, trećih zemalja ili predmetnih javnih agencija, subjekata ili fizičkih osoba;
(b)
prihodi određeni za posebne namjene, kao što su prihodi od zaklada, subvencija, darova i legata;
(c)
financijski doprinosi za aktivnosti tijela Unije iz trećih zemalja ili tijela koja nisu tijela Unije, a koji nisu obuhvaćeni točkom (a);
-
prihodi od ad hoc bespovratnih sredstava iz članka 7.,
-
prihodi iz sporazuma o delegiranju iz članka 8.;
(d)
unutarnja namjenska sredstva iz stavka 3., u mjeri u kojoj su dodatna drugim prihodima iz točaka od (a) do (c) ovog stavka;
(e)
prihodi od naknada i pristojbi iz članka 6. stavka 2.
3. Unutarnje namjenske prihode čini sljedeće:
(a)
prihodi od trećih osoba u vezi s robom, uslugama ili radovima isporučenim na njihov zahtjev, uz iznimku naknada i pristojbi iz članka 6. stavka 1. točke (a);
(b)
primici od prodaje vozila, opreme, instalacija, materijala te znanstvenih i tehničkih uređaja koji su zamijenjeni ili odbačeni kada je knjigovodstvena vrijednost u cijelosti amortizirana;
(c)
prihodi od vraćanja, u skladu s člankom 62., nepravilno plaćenih iznosa;
(d)
primici od isporuke robe, usluga i radova institucijama ili ostalim tijelima Unije;
(e)
primljeni iznosi osiguranja;
(f)
prihodi od davanja u zakup/najam;
(g)
prihodi od prodaje publikacija i filmova, uključujući onih na elektroničkim medijima;
(h)
prihodi od naknadnog vraćanja poreza u skladu s člankom 25. stavkom 3. točkom (b).
4. Ne dovodeći u pitanje članak 23. stavak 2. točku (e) odgovarajućim osnivačkim aktom mogu se prihodi koje utvrđuje dodijeliti posebnim stavkama rashoda. Osim ako je odgovarajućim osnivačkim aktom drukčije određeno, takvi prihodi čine unutarnje namjenske prihode.
5. Sve stavke prihoda u smislu točaka od (a) do (c) stavka 2. i točaka (a) i (d) stavka 3. pokrivaju sve izravne ili neizravne rashode za dotičnu aktivnost ili svrhu.
6. Proračun tijela Unije obuhvaća linije koje sadržavaju vanjske namjenske prihode i unutarnje namjenske prihode, a ako je moguće, navodi se i iznos.
Namjenski se prihodi mogu uključiti u procjenu prihoda i rashoda samo u iznosima koji su sigurni na dan utvrđivanja procjene prihoda i rashoda.
Članak 24.
Donacije
1. Direktor može prihvatiti svaku donaciju u korist tijela Unije, kao što su zaklade, subvencije, darovi i legati.
2. Prihvaćanje donacija koje mogu uključivati određeno financijsko davanje podliježe odobrenju upravnog odbora ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršnog odbora koji o tome odlučuje u roku od dva mjeseca od datuma primitka zahtjeva. Ako upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor u tom roku ne donese odluku, smatra se da je donacija prihvaćena.
Članak 25.
Pravila o odbicima i usklađenjima deviznog tečaja
1. Sljedeći se odbici mogu izvršiti od zahtjeva za plaćanje koji se potom odobravaju za plaćanje u neto iznosu:
(a)
kazne određene strankama u ugovorima o nabavi ili korisnicima;
(b)
popusti, povrati i rabati na pojedinačne fakture i troškovnike;
(c)
usklađenja nepropisno plaćenih iznosa.
Usklađenja iz točke (c) prvog podstavka mogu se izvršiti izravno odbitkom od novog privremenog plaćanja ili plaćanja preostalog iznosa istom primatelju plaćanja u okviru poglavlja, članka i financijske godine u odnosu na koju je iznos preplaćen.
Računovodstvena pravila Unije primjenjuju se na odbitke iz prvog podstavka točke (c).
2. Troškovi dostavljenih proizvoda ili pruženih usluga tijelu Unije, koji uključuju poreze koje države članice vraćaju u skladu s Protokolom o povlasticama i imunitetima Europske unije, terete proračun tijela Unije za iznose bez poreza ako se navedeni protokol primjenjuje na tijelo Unije.
3. Troškovi dostavljenih proizvoda ili pruženih usluga tijelu Unije, koji uključuju poreze koje vraćaju treće zemlje na temelju odgovarajućih sporazuma, mogu teretiti proračun tijela Unije za sljedeće:
(a)
iznos bez poreza;
(b)
iznos s porezom. U tom se slučaju s naknadno vraćenim porezima postupa kao s unutarnjim namjenskim prihodima.
4. Svi nacionalni porezi koje tijelo Unije privremeno snosi u skladu sa stavcima 2. i 3. unose se na privremenom računu dok ih predmetne države ne vrate.
5. Svaki negativni proračunski rezultat unosi se u proračun tijela Unije u obliku rashoda.
6. Moguća je prilagodba za tečajne razlike koje nastaju pri izvršavanju proračuna tijela Unije. Konačna dobit ili gubitak uključuje se u proračunski rezultat za godinu.
POGLAVLJE 6.
Načelo specifikacije
Članak 26.
Opće odredbe
Odobrena sredstva određuju se za posebne namjene prema glavama i poglavljima. Poglavlja se dalje dijele na članke i stavke.
Članak 27.
Prijenos
1. Direktor može odobrena sredstva prenijeti:
(a)
s jedne glave na drugu do iznosa od najviše 10 % odobrenih sredstava u financijskoj godini za proračunsku liniju iz koje se sredstva prenose;
(b)
iz jednog poglavlja u drugo te iz jednog članka u drugi bez ograničenja.
2. Iznad ograničenja iz stavka 1. direktor može upravnom odboru ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršnom odboru predložiti prijenos odobrenih sredstava s jedne glave na drugu. Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor ima na raspolaganju tri tjedna da se usprotivi takvim prijenosima. Nakon isteka tog roka smatra se da su prijenosi prihvaćeni.
3. Prijedlozima za prijenose i prijenosima provedenima u skladu sa stavcima 1. i 2. prilažu se odgovarajući i detaljni popratni dokumenti u kojima je prikazano izvršenje odobrenih sredstava i procjene potreba do kraja financijske godine za naslove proračuna na koje se sredstva prenose i one s kojih se prenose.
4. Direktor o izvršenim prijenosima izvješćuje upravni odbor što je prije moguće Direktor izvješćuje Europski parlament i Vijeće o svim prijenosima izvršenima u skladu sa stavkom 2.
Članak 28.
Posebna pravila o prijenosima
1. Odobrena sredstva mogu se prenijeti samo na linije u proračunu tijela Unije za koje su u proračunu tijela Unije odobrena sredstva ili koje imaju oznaku pro memoria.
2. Odobrena sredstva u iznosu namjenskih prihoda mogu se prenijeti samo ako se ti prihodi koriste u svrhe za koje su namijenjeni.
POGLAVLJE 7.
Načelo dobroga financijskog upravljanja
Članak 29.
Načela ekonomičnosti, učinkovitost i djelotvornosti/Načelo dobrog financijskog upravljanja
1. Odobrena sredstva koriste se u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, a posebno u skladu s načelima ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti.
2. Načelo ekonomičnosti zahtijeva da su sredstva kojima se tijelo Unije koristi u obavljanju svojih djelatnosti dostupna pravodobno, u primjerenoj količini i po najboljoj cijeni te da su primijenjene kvalitete.
Načelo učinkovitosti odnosi se na postizanje najboljeg odnosa između upotrijebljenih sredstava i postignutih rezultata.
Načelo djelotvornosti odnosi se na postizanje određenih postavljenih ciljeva i željenih rezultata.
3. Tijelo Unije provodi komparativnu analizu iz članka 50. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Komparativna analiza obuhvaća:
-
preispitivanje učinkovitosti horizontalnih službi tijela Unije,
-
analizu troškova i koristi dijeljenja usluga ili njihova potpuna prijenosa na drugo tijelo Unije ili Komisiju.
Pri provedbi komparativne analize iz prvog i drugog podstavka tijelo Unije poduzima nužne mjere za izbjegavanje sukoba interesa.
4. Za sva područja aktivnosti koja obuhvaća proračun tijela Unije postavljaju se određeni, mjerljivi, dostižni, odgovarajući i vremenski utvrđeni ciljevi. Postizanje tih ciljeva prati se pokazateljima uspješnosti za svaku aktivnost, a direktor podatke dostavlja upravnom odboru. Ti se podaci dostavljaju svake godine, najkasnije u dokumentima uz nacrt proračuna tijela Unije.
5. Radi boljeg odlučivanja tijelo Unije provodi ex ante i ex post evaluacije u skladu sa smjernicama Komisije. Takve se evaluacije primjenjuju na sve programe i aktivnosti koje povlače za sobom znatnu potrošnju te se rezultati evaluacije dostavljaju upravnom odboru.
6. Direktor izrađuje akcijski plan kako bi se u obzir uzeli zaključci evaluacija iz stavka 5. i dvaput godišnje o napretku izvješćuje Komisiju, a redovito izvješće podnosi i upravnom odboru.
7. Upravni odbor kontrolira provođenje akcijskog plana iz stavka 6.
Članak 30.
Unutarnja kontrola izvršavanja proračuna
1. Proračun tijela Unije izvršava se u skladu s djelotvornom i učinkovitom unutarnjom kontrolom.
2. Za potrebe izvršavanja proračuna tijela Unije unutarnja kontrola definira se kao postupak koji se primjenjuje na svim razinama upravljanja te čija je namjena razumno osiguravanje postizanja sljedećih ciljeva:
(a)
djelotvornost, učinkovitost i ekonomičnost poslovanja;
(b)
pouzdanost izvješćivanja;
(c)
zaštita imovine i podataka;
(d)
sprečavanje, otkrivanje, ispravljanje i praćenje prijevara i nepravilnosti;
(e)
odgovarajuće upravljanje rizicima vezanim uz zakonitost i pravilnost osnovnih transakcija, uzimajući u obzir višegodišnju narav programa kao i narav predmetnih plaćanja.
3. Djelotvorna unutarnja kontrola temelji se na najboljim međunarodnim praksama i posebno obuhvaća sljedeće:
(a)
razdvajanje zadaća;
(b)
odgovarajuću strategiju upravljanja rizikom i kontrole, uključujući kontrolu na razini primatelja;
(c)
izbjegavanje sukoba interesa;
(d)
odgovarajući revizijski trag i cjelovitost podataka u podatkovnim sustavima;
(e)
postupke nadzora uspješnosti i praćenja utvrđenih slabosti i izuzetaka unutarnje kontrole;
(f)
redovitu ocjenu dobrog rada sustava unutarnje kontrole.
4. Učinkovita unutarnja kontrola temelji se na sljedećim elementima:
(a)
provedbi odgovarajuće strategije upravljanja rizikom i kontrole kojom koordiniraju odgovarajući dionici lanca kontrole;
(b)
pristupu svih odgovarajućih dionika u kontrolnom lancu rezultatima provedenih kontrola;
(c)
oslanjanju, prema potrebi, na mišljenja neovisnih revizora, uz uvjet da je kvaliteta osnovnog posla odgovarajuća i prihvatljiva te da je posao obavljen u skladu s ugovorenim normama;
(d)
pravodobnoj primjeni korektivnih mjera, uključujući, kad je potrebno, odvraćajuće kazne;
(e)
uklanjanju višestrukih kontrola;
(f)
poboljšanju omjera troškova i koristi kontrola.
POGLAVLJE 8.
Načelo transparentnosti
Članak 31.
Objava financijskih izvještaja, proračuna i izvješća
1. Proračun tijela Unije donosi se i izvršava te se financijsko izvještavanje izvršava u skladu s načelom transparentnosti.
2. Sažetak proračuna tijela Unije i sve izmjene proračuna tijela Unije u konačnom obliku objavljuju se u Službenom listu Europske unije u roku od tri mjeseca nakon njihova donošenja.
U sažetku se prikazuje pet glavnih proračunskih linija, pet glavnih proračunskih linija rashoda za administrativni i operativni proračun tijela Unije, plan radnih mjesta te procjena broja ugovornog osoblja u ekvivalentima punog radnog vremena za koje su sredstva predviđena te broja upućenih nacionalnih stručnjaka. Prikazuju se i brojke za prethodnu godinu.
3. Proračun tijela Unije, uključujući plan radnih mjesta i sve izmjene proračuna tijela Unije u konačnom obliku, te procjena broja ugovornog osoblja u ekvivalentima punog radnog vremena za koje su sredstva predviđena i broja upućenih nacionalnih stručnjaka prosljeđuju se na uvid Europskom parlamentu i Vijeću, Revizorskom sudu i Komisiji te se objavljuju na web-mjestu dotičnog tijela Unije u roku od četiri tjedna od njihova donošenja.
4. Tijelo Unije objavljuje na svom web-mjestu u standardnom obliku i najkasnije do 30. lipnja sljedeće financijske godine podatke o primateljima sredstava iz proračuna tijela Unije, uključujući stručnjake zaposlene na temelju članka 89., u skladu sa stavcima 2. 3. i 4. članka 21. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1268/2012 (7). Objavljeni podaci moraju biti lako dostupni, transparentni i sveobuhvatni. Ti se podaci stavljaju na raspolaganje uz poštovanje zahtjeva povjerljivosti i sigurnosti, a posebno zaštite osobnih podataka utvrđenih u Uredbi (EZ) br. 45/2001.
GLAVA III.
DONOŠENJE I STRUKTURA PRORAČUNA
POGLAVLJE 1.
Donošenje proračuna tijela Unije
Članak 32.
Godišnje i višegodišnje programiranje
1. Tijelo Unije sastavlja programski dokument koji sadržava višegodišnje i godišnje programiranje vodeći računa o smjernicama Komisije.
2. U višegodišnjem programu utvrđuje se:
-
opće strateško programiranje, uključujući ciljeve, očekivane rezultate i pokazatelje uspješnosti,
-
programiranje resursa, uključujući višegodišnji proračun i osoblje.
Programiranje resursa obuhvaća kvalitativne i kvantitativne podatke o ljudskim potencijalima i proračunskim pitanjima za potrebe izvješćivanja, a posebice:
-
za godine N-1 i N podatke o broju dužnosnika, privremenog osoblja i ugovornog osoblja kako je određeno Pravilnikom o osoblju te broju upućenih nacionalnih stručnjaka,
-
za godinu N-1 procjenu proračunskih operacija u smislu članka 97. i podatke o doprinosu u naravi koji je tijelu Unije dala država članica domaćin,
-
za godinu N + 1 procjenu broja dužnosnika, privremenog osoblja i ugovornog osoblja kako je određeno Pravilnikom o osoblju,
-
za sljedeće godine okvirni proračun i programiranje ljudskih resursa.
Komisija tijelu Unije dostavlja mišljenje svojih relevantnih službi o nacrtu programiranja ljudskih resursa.
Ako ne uzme potpuno u obzir mišljenje službi Komisije, tijelo Unije dostavlja Komisiji odgovarajuća objašnjenja.
Programiranje resursa ažurira se svake godine. Strateško programiranje ažurira se kada je to potrebno, osobito radi prilagodbe rezultatima općih evaluacija iz osnivačkog akta.
3. Godišnji program rada tijela Unije obuhvaća detaljne ciljeve i očekivane rezultate te pokazatelje uspješnosti. Također sadrži opis djelovanja za koje je financiranje predviđeno i indikativne iznose za financijske i ljudske resurse dodijeljene svakom djelovanju. Godišnji program rada usklađen je s višegodišnjim programom iz stavka 1.
U njemu se jasno navodi koje su zadaće tijela Unije dodane, promijenjene ili izbrisane u usporedbi s prethodnom financijskom godinom.
4. Sve velike izmjene godišnjeg programa rada donose se po istom postupku kao i prvobitni godišnji program rada u skladu s odredbama osnivačkog akta i članka 33. ove Uredbe.
Upravni odbor može dužnosniku za ovjeravanje delegirati ovlast za unošenje manjih izmjena u godišnji programa rada.
Članak 33.
Donošenje proračuna
1. Proračun se donosi u skladu s odredbama osnivačkog akta.
2. Tijelo Unije dostavlja Komisiji nacrt procjene svojih prihoda i rashoda i opće smjernice na kojima se on temelji najkasnije do 31. siječnja svake godine.
3. U skladu s člankom 37. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 svake godine tijelo Unije dostavlja Komisiji, Europskom parlamentu i Vijeću procjenu svojih prihoda i rashoda, kao što je navedeno u osnivačkom aktu.
4. Procjena prihoda i rashoda tijela Unije obuhvaća:
(a)
plan radnih mjesta u kojem se navodi broj odobrenih stalnih i privremenih radnih mjesta po kategorijama i razredima u okviru dodijeljenih proračunskih sredstava;
(b)
ako je došlo do promjene u broju osoba na radnom mjestu, izjavu u kojoj se obrazlaže zahtjev za novim radnim mjestima;
(c)
tromjesečnu procjenu plaćanja u gotovini ili primitka gotovine;
(d)
informacije o postizanju svih prethodno postavljenih ciljeva za različite aktivnosti. Rezultati evaluacije uzimaju se u obzir te ih se navodi kao dokaze vjerojatnih koristi predloženog povećanja ili smanjenja predloženog proračuna tijela Unije u odnosu na proračun za godinu N.
5. Tijelo Unije šalje Komisiji, Europskom parlamentu i Vijeću nacrt programskog dokumenta iz članka 32. i svaku kasnije ažuriranu inačicu tog dokumenta najkasnije do 31. siječnja svake godine.
6. U okviru postupka donošenja proračuna Komisija šalje Europskom parlamentu i Vijeću izjavu o procjeni tijela Unije te predlaže iznos doprinosa za tijelo Unije i broj osoblja koji smatra da je tijelu potreban. Komisija predočuje nacrt plana radnih mjesta tijela Unije i procjenu broja ugovornog osoblja i upućenih nacionalnih stručnjaka u ekvivalentima punog radnog vremena za koje se sredstva predlažu čim Komisija donese nacrt proračuna.
7. Europski parlament i Vijeće donose plan radnih mjesta tijela Unije i sve njegove kasnije izmjene u skladu s člankom 38. stavkom 1. Plan radnih mjesta objavljuje se u Prilogu odjeljku III. (Komisija) proračuna.
8. Upravno tijelo donosi proračun tijela Unije i plan radnih mjesta zajedno s programskim dokumentom iz članka 32. Oni postaju konačni nakon konačnog donošenja proračuna u kojem se navodi iznos doprinosa i plan radnih mjesta, a ako je potrebno proračun tijela Unije i plan radnih mjesta mogu se u skladu s time prilagoditi.
9. Pri povjeravanju novih zadaća tijelu Unije Komisija, ne dovodeći u pitanje zakonodavne postupke za izmjenu osnivačkog akta, Europskom parlamentu i Vijeću dostavlja informacije potrebne za procjenu učinka novih zadaća na resurse tijela Unije kako bi se, prema potrebi, preispitalo njegovo financiranje.
Članak 34.
Izmjene proračuna
Sve izmjene proračuna tijela Unije, uključujući plan radnih mjesta, predmet su izmjene proračuna koja se donosi po istom postupku kao prvobitni proračun tijela Unije, u skladu s odredbama osnivačkog akta i članka 33. ove Uredbe.
POGLAVLJE 2.
Struktura i prikaz proračuna tijela Unije
Članak 35.
Struktura proračuna tijela Unije
Proračun tijela Unije sadržava račun prihoda i rashoda.
Članak 36.
Proračunska nomenklatura
Ako to priroda aktivnosti tijela Unije opravdava, račun rashoda prikazuje se prema nomenklaturi koja se temelji na razvrstavanju prema namjeni. Nomenklaturu utvrđuje tijelo Unije i u njoj postoji jasna razlika između administrativnih i operativnih odobrenih sredstava.
Članak 37.
Prikaz proračuna tijela Unije
U proračunu tijela Unije prikazani su:
1.
u računu prihoda:
(a)
procijenjeni prihodi tijela Unije za predmetnu financijsku godinu („godina N”);
(b)
procijenjeni prihodi za prethodnu financijsku godinu i prihod za godinu N - 2;
(c)
odgovarajuće primjedbe za svaku proračunsku liniju rashoda;
2.
u računu rashoda:
(a)
odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja za godinu N;
(b)
odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja za prethodnu financijsku godinu i preuzete obveze za rashode i rashodi plaćeni u godini N - 2, pri čemu se potonji također iskazuju u postotku proračuna za godinu N;
(c)
kratki prikaz rasporeda plaćanja dospjelih tijekom sljedećih financijskih godina radi podmirivanja proračunskih obveza knjiženih u prošlim financijskim godinama;
(d)
odgovarajuće primjedbe za svaku potpodjelu.
Članak 38.
Pravila o planovima radnih mjesta za osoblje
1. Uz broj radnih mjesta odobrenih za financijsku godinu u planu radnih mjesta iz članka 33. prikazuje se broj odobrenih radnih mjesta za prethodnu godinu i broj uistinu popunjenih radnih mjesta. Taj plan predstavlja apsolutno ograničenje za tijelo Unije. Nije moguće nikakvo imenovanje izvan postavljenog ograničenja.
Međutim, osim za razrede AD 16, AD 15, AD14 i AD 13, upravni odbor može promijeniti svoj plan radnih mjesta do najviše 10 % odobrenih radnih mjesta, podložno sljedećim uvjetima:
(a)
da ne dođe do promjene obujma odobrenih sredstava za osoblje za cijelu financijsku godinu;
(b)
da ne dođe do prekoračenja ograničenja ukupnog broja radnih mjesta odobrenih planom radnih mjesta;
(c)
da je tijelo Unije sudjelovalo u komparativnoj analizi s drugim tijelima Unije, koja je započela analizom kadrovskih potreba Komisije.
2. Odstupajući od drugog podstavka stavka 1. u skladu s Pravilnikom o osoblju učinci rada u nepunom radnom vremenu koje je odobrilo tijelo za imenovanje mogu se izjednačiti drugim imenovanjima. Ako član osoblja zahtijeva povlačenje odobrenja prije isteka dodijeljenog razdoblja, tijelo Unije poduzima odgovarajuće mjere za poštovanje ograničenja iz točke (b) drugog podstavka stavka 1. što je prije moguće.
GLAVA IV.
IZVRŠAVANJE PRORAČUNA TIJELA UNIJE
POGLAVLJE 1.
Opće odredbe
Članak 39.
Izvršavanje proračuna u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja
1. Direktor izvršava dužnosti dužnosnika za ovjeravanje. Izvršava prihode i rashode proračuna u skladu s financijskim pravilima tijela Unije i načelom dobrog financijskog upravljanja na vlastitu odgovornost te u okviru ograničenja odobrenih proračunskih sredstava.
2. Ne dovodeći u pitanje nadležnosti dužnosnika za ovjeravanje u području sprječavanja i otkrivanja prijevara i nepravilnosti, tijelo Unije sudjeluje u aktivnostima za sprječavanje prijevara Europskog ureda za borbu protiv prijevara
Članak 40.
Delegiranje ovlasti za izvršavanje proračuna
1. Direktor može delegirati ovlasti za izvršavanje proračuna osoblju tijela Unije na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju u skladu s uvjetima utvrđenim u financijskim pravilima tijela Unije koje je donio upravni odbor. Osobe ovlaštene na taj način mogu djelovati samo u okviru izričito dodijeljenih ovlasti.
2. Ovlaštena osoba može dalje delegirati primljene ovlasti kako je predviđeno u pravilima za provedbu ove Uredbe iz članka 114. Za svako daljnje delegiranje potrebna je izričita suglasnost direktora.
Članak 41.
Sukob interesa
1. Financijskim izvršiteljima u smislu poglavlja 2. ove glave i drugim osobama uključenim u izvršavanje proračuna i upravljanje njime, uključujući pripremne akte za navedeno, te u reviziju i kontrolu proračuna, zabranjuje se poduzimanje radnji koje bi mogle dovesti do sukoba njihovih interesa s interesima tijela Unije.
Ako postoji taj rizik, navedena osoba suzdržava se od takve radnje i upućuje pitanje nadležnom tijelu koje u pisanom obliku potvrđuje postoji li sukob interesa. Ako se utvrdi postojanje sukoba interesa, navedena osoba mora prestati sa svim radnjama u vezi s predmetnim pitanjem. Nadležno tijelo poduzima sve dodatne odgovarajuće radnje.
2. Za potrebe stavka 1. sukob interesa postoji ako je ugroženo nepristrano i objektivno obnašanje funkcije financijskog izvršitelja ili druge osobe iz stavka 1., iz obiteljskih, emotivnih, političkih ili nacionalnih razloga, ekonomskog interesa ili bilo kojeg drugog zajedničkog interesa s primateljem.
3. Nadležno tijelo iz stavka 1. neposredno je nadređeno dotičnom članu osoblja. Ako je taj član osoblja direktor, nadležno tijelo je upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor.
4. Tijelo Unije donosi pravila o sprječavanju sukoba interesa i upravljanju njime.
Članak 42.
Način izvršavanja proračuna tijela Unije
1. Proračun tijela Unije izvršava direktor u službama koje su u njegovoj nadležnosti.
2. Ako je to nužno potrebno, zadaće tehničke ekspertize te administrativne, pripremne ili pomoćne zadaće koje ne uključuju izvršavanje javnih ovlasti ili primjenu ovlaštenja za odlučivanje na temelju diskrecijskog prava moguće je ugovorom povjeriti vanjskim subjektima ili tijelima iz privatnog sektora.
POGLAVLJE 2.
Financijski izvršitelji
Odjeljak 1.
Načelo razdvajanja dužnosti
Članak 43.
Razdvajanje dužnosti
Dužnosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika razdvajaju se i međusobno se isključuju.
Odjeljak 2.
Dužnosnik za ovjeravanje
Članak 44.
Ovlasti i dužnosti dužnosnika za ovjeravanje
1. Dužnosnik za ovjeravanje odgovoran je za izvršenje prihoda i rashoda, u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, te za osiguranje usklađenosti sa zahtjevima zakonitosti i pravilnosti.
2. Za potrebe stavka 1. dužnosnik za ovjeravanje u skladu s minimalnim standardima koje je donio upravni odbor ili, ako je to dopušteno osnivačkim aktom, izvršni odbor, na temelju jednakovrijednih standarda koje je Komisija utvrdila za svoje službe, te vodeći računa o rizicima povezanim s upravljačkim okruženjem i vrsti financirane aktivnosti, uspostavlja organizacijsku strukturu i sustave unutarnje kontrole primjerene vršenju dužnost dužnosnika za ovjeravanje.
Uspostava takve strukture i sustava potkrepljuje se sveobuhvatnom analizom rizika koja uzima u obzir njihovu isplativost.
Dužnosnik za ovjeravanje može u svojem odjelu uspostaviti stručnu i savjetodavnu funkciju za pomoć pri kontroli rizika povezanih s njegovim aktivnostima.
3. Kako bi izvršio rashode, dužnosnik za ovjeravanje preuzima proračunske i pravne obveze, potvrđuje rashode i odobrava plaćanja te poduzima pripremne radnje za izvršenje odobrenih sredstava.
4. Izvršenje prihoda obuhvaća sastavljanje procjena iznosa potraživanja, utvrđivanje dodijeljenih prava čiji je povrat potrebno osigurati i izdavanje naloga za povrat. Prema potrebi uključuje i odluku o odricanju od utvrđenih dodijeljenih prava.
5. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratne dokumente povezane s poslovanjem tijekom pet godina od datuma odluke o davanju razrješnice u vezi s izvršavanjem proračuna Unije. Osobni podaci u popratnim dokumentima brišu se ako je to moguće i kada nisu potrebni za razrješnicu, kontrolu ili reviziju. U svakom slučaju, što se tiče čuvanja podataka o prometu primjenjuje se članak 37. stavak 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Članak 45.
Ex ante kontrole
1. Svaki postupak iz članka 44. podliježe barem ex ante kontroli operativnih i financijskih obilježja radnje, koja se temelji na analizi dokumenata i raspoloživim rezultatima već provedenih kontrola.
Ex ante kontrole obuhvaćaju pokretanje i provjeru postupka.
2. Pokretanje postupka podrazumijeva sve postupke pripremne prirode da bi nadležni dužnosnici za ovjeravanje iz članaka 33. i 34. mogli usvojiti akte kojima se izvršava proračun.
3. Podrazumijeva se da ex ante kontrola postupka obuhvaća sve ex ante provjere koje uspostavi dužnosnik za ovjeravanje radi provjere poslovnih i financijskih vidova.
4. Ex ante kontrolama provjerava se usklađenost tražene popratnih dokumenata i svih ostalih raspoloživih informacija. Dužnosnik za ovjeravanje određuje opseg ex ante kontrola u smislu njihove učestalosti i temeljitosti uzimajući pri tome u obzir razloge utemeljene na rizicima i isplativosti. U slučaju sumnje dužnosnik za ovjeravanje nadležan za potvrđivanje dotičnog plaćanja traži dodatne informacije ili provodi kontrolu na terenu kako bi stekao opravdanu sigurnost kao dio ex ante kontrole.
Svrha je ex ante kontrola potvrditi da:
(a)
su rashodi u redu i u skladu s odredbama koje se primjenjuju;
(b)
se poštuje načelo dobrog financijskog upravljanja iz članka 29.
Za potrebe kontrola dužnosnik za ovjeravanje može smatrati niz sličnih pojedinačnih transakcija u vezi s plaćama, mirovinama, naknadama za putne troškove i troškove zdravstvene zaštite jednom transakcijom.
5. Provjeru predmetne transakcije provodi osoblje različito od osoblja koje je pokrenulo postupak. Osoblje koje provodi provjeru ne odgovara članovima osoblja koji su pokrenuli postupak.
Članak 46.
Ex post kontrole
1. Dužnosnik za ovjeravanje može provesti ex post kontrole kako bi provjerio već odobrene postupke nakon ex ante kontrole. Te se kontrole mogu organizirati na temelju uzorka prema riziku.
2. Ex post kontrole mogu se provoditi na temelju dokumenata i, prema potrebi, na licu mjesta.
Ex post kontrolama provjerava se jesu li djelovanja koja se financiraju iz proračuna tijela Unije ispravno provedena, a posebice poštuju li se kriteriji iz članka 45. stavka 4.
Dužnosnik za ovjeravanje barem jednom godišnje pregledava rezultate ex post kontrola kako bi utvrdio moguće sustavne probleme. Dužnosnik za ovjeravanje poduzima mjere za rješavanje tih problema.
U svjetlu rezultata kontrola i ostalih odgovarajućih informacija preispituje se analiza rizika iz stavka 1.
U slučaju višegodišnjih programa dužnosnik za ovjeravanje utvrđuje višegodišnju strategiju kontrole kojom se određuje priroda i opseg kontrola u određenom razdoblju i način mjerenja rezultata u odnosu na proteklu godinu za potrebe postupka godišnjeg jamstva.
3. Ex ante kontrole provodi osoblje koje nije nadležno za ex post kontrole. Osoblje nadležno za ex post kontrole ne odgovara članovima osoblja nadležnima za ex ante kontrole.
Kada dužnosnik za ovjeravanje provodi financijske revizije korisnika kao ex post kontrole, predmetna revizijska pravila moraju biti jasna, usklađena i transparentna te moraju poštovati prava tijela Unije i korisnika nad kojima se provodi revizija.
4. Osoblje nadležno za kontrolu upravljanja financijskim poslovanjem iz stavka 3. mora biti stručno osposobljeno. Mora poštovati posebni kodeks stručnih standarda koji je donijelo tijelo Unije i koji se temelji na standardima koje je Komisija postavila za svoje službe.
Članak 47.
Konsolidirano godišnje izvješće o radu
1. Dužnosnik za ovjeravanje izvješćuje upravni odbor o ispunjavanju svojih dužnosti u obliku konsolidiranog godišnjeg izvješća o radu koje sadržava:
(a)
informacije o:
-
provedbi godišnjeg programa rada tijela, izvršavanju proračuna i plana radnih mjesta iz članka 38.,
-
sustavima upravljanja i unutarnje kontrole uključujući sažetak broja i vrste unutarnjih revizija koje je proveo unutarnji revizor, službama unutarnje revizije, danim preporukama i mjerama poduzetim na temelju tih preporuka te o preporukama iz prethodne godine, iz članaka 82. i 83.,
-
svim opažanjima Revizorskog suda i mjerama poduzetim na temelju tih opažanja,
-
financijskim izvještajima i izvješću o upravljanju proračunom i financijskom upravljanju ne dovodeći u pitanje članke 92., 96. i 97.;
(b)
izjavu dužnosnika za ovjeravanje u kojoj navodi da, osim ako je drukčije izraženo u bilo kakvim rezervama u vezi s određenim područjima prihoda i rashoda, može razumno jamčiti sljedeće:
-
podaci sadržani u izvješću istiniti su i točni,
-
sredstva dodijeljena aktivnostima opisanim u izvješću korištena su u svrhu za koju su namijenjena i u skladu su s načelom dobrog financijskog upravljanja,
-
postojeći postupci kontrole daju potrebna jamstva u vezi sa zakonitošću i pravilnosti osnovnih transakcija.
Konsolidirano godišnje izvješće o radu sadržava rezultate poslovanja u odnosu na utvrđene ciljeve, rizike povezane s poslovanjem, korištenje osiguranih sredstava kao i učinkovitost i djelotvornost sustava unutarnje kontrole, uključujući sveukupnu procjenu troškova i koristi kontrola.
Konsolidirano godišnje izvješće o radu dostavlja se upravnom odboru na procjenu.
2. Najkasnije 1. srpnja svake godine upravni odbor konsolidirano godišnje izvješće o radu zajedno s procjenom dostavlja Revizorskom sudu, Komisiji, Europskom parlamentu i Vijeću.
3. Osnivačkim aktom mogu se predvidjeti dodatni zahtjevi za izvješćivanje u propisno opravdanim slučajevima, posebice ako je to potrebno zbog prirode područja djelovanja tijela.
Članak 48.
Zaštita financijskih interesa Unije
1. Ako član osoblja koji je uključen u financijsko upravljanje i kontrolu poslova smatra da je odluka koju mora na zahtjev nadređenog izvršiti ili prihvatiti nepravilna ili u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja ili pravilima struke koja taj član osoblja mora poštovati, o tome pisanim putem obavješćuje direktora koji odgovara pisanim putem. Ako direktor ne poduzme nikakvu radnju ili potvrdi prvotnu odluku ili uputu, a član osoblja smatra da takva potvrda ne predstavlja zadovoljavajući odgovor na njegovo pitanje, član osoblja o tome pisanim putem obavješćuje odgovarajuće povjerenstvo iz članka 54. stavka 5. i upravni odbor.
2. U slučaju nezakonite radnje, prijevare ili korupcije koji mogu nanijeti štetu interesima Unije, član osoblja obavješćuje tijela određena na temelju mjerodavnog zakonodavstva. Ugovori s vanjskim revizorima koji provode revizije financijskog upravljanja tijela Unije moraju sadržavati obvezu vanjskog revizora da dužnosnika za ovjeravanje obavijesti o bilo kakvoj sumnji na nezakonitu radnju, prijevaru ili korupciju koje mogu nanijeti štetu interesima tijela Unije.
Članak 49.
Delegiranje ovlasti za izvršavanje proračuna
Ako su ovlasti za izvršavanje proračuna delegirane ili dalje delegirane u skladu s člankom 40., na dužnosnika za ovjeravanje se na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja na odgovarajući način primjenjuje članak 44. stavci 1. 2. i 3.
Odjeljak 3.
Računovodstveni službenik
Članak 50.
Ovlasti i dužnosti računovodstvenog službenika
1. Upravni odbor imenuje računovodstvenog službenika, na kojeg se primjenjuje Pravilnik o osoblju, koji je potpuno neovisan u obavljanju svojih dužnosti. Računovodstveni službenik je u tijelu Unije odgovoran za:
(a)
ispravno izvršenje plaćanja, naplatu prihoda i povrat iznosa utvrđenih kao potraživanja;
(b)
sastavljanje i prikazivanje izvještaja u skladu s glavom IX.;
(c)
vođenje poslovnih knjiga u skladu s glavom IX.;
(d)
provedbu, u skladu s glavom IX., računovodstvenih pravila i kontnog plana u skladu s odredbama koje je donio računovodstveni službenik Komisije;
(e)
određivanje i potvrđivanje računovodstvenih sustava te, prema potrebi, potvrđivanje sustava koje je odredio dužnosnik za ovjeravanje za pribavljanje i opravdavanje računovodstvenih podataka; u vezi s navedenim, računovodstveni službenik ovlašten je u svakom trenutku provjeriti usklađenost s kriterijima potvrđivanja;
(f)
upravljanje riznicom.
2. Dva ili više tijela Unije mogu imenovati istog računovodstvenog službenika.
Tijela Unije mogu se također dogovoriti s Komisijom da računovodstveni službenik Komisije djeluje kao računovodstveni službenik tijela Unije.
Tijela Unije mogu također računovodstvenom službeniku Komisije povjeriti dio zadaća računovodstvenog službenika tijela Unije, vodeći računa o analizi troškova i korist iz članka 29.
U slučaju iz ovog podstavka donose se potrebne mjere za izbjegavanje sukoba interesa.
3. Računovodstveni službenik pribavlja od dužnosnika za ovjeravanje sve potrebne podatke za sastavljanje financijskih izvještaja koji daju istinit i vjeran prikaz financijskog položaja tijela Unije i izvršavanja proračuna. Dužnosnik za ovjeravanje jamči pouzdanost tih podataka.
4. Prije nego što direktor prihvati financijske izvještaje, potpisuje ih računovodstveni službenik, čime potvrđuje da je u razumnoj mjeri uvjeren da izvještaji predstavljaju istinit i točan prikaz financijskog stanja tijela Unije.
Za potrebe prvog podstavka računovodstveni službenik provjerava jesu li financijski izvještaji pripremljeni u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 te jesu li u financijskim izvještajima knjiženi svi prihodi i rashodi.
Dužnosnik za ovjeravanje prosljeđuje sve podatke koji su računovodstvenom službeniku potrebni da bi ispunio svoje dužnosti.
Dužnosnici za ovjeravanje ostaju u potpunosti odgovorni za pravilno korištenje sredstava kojima upravljaju, zakonitost i pravilnost rashoda koje kontroliraju te za cjelovitost i točnost podataka proslijeđenih računovodstvenom službeniku.
5. Računovodstveni službenik ovlašten je provjeriti dobivene podatke te izvršiti sve daljnje provjere koje smatra potrebnima da bi potpisao financijske izvještaje.
Računovodstveni službenik izražava rezerve, ako je potrebno, objašnjavajući točno njihovu narav i opseg.
6. U skladu sa stavkom 7. ovog članka i člankom 51. samo računovodstveni službenik ima ovlasti za upravljanje novcem i novčanim ekvivalentima. Računovodstveni službenik odgovoran je za njihovo čuvanje.
7. Kada je to nužno za izvršavanje njegovih dužnosti, računovodstveni službenik može u njihovu izvršavanju delegirati neke zadaće svojem podređenom osoblju na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju.
8. Instrumentom o delegiranju utvrđuju se zadaće koje se delegiraju drugim osobama te njihova prava i obveze.
Odjeljak 4.
Blagajnik
Članak 51.
Knjiga blagajne
Ako se pokaže potrebnim za plaćanje manjih iznosa i naplatu drugih prihoda iz članka 6., može se uspostaviti knjiga blagajne. Knjigu blagajne osigurava računovodstveni službenik te su za nju odgovorni blagajnici koje imenuje računovodstveni službenik.
Najviši iznos za svaku stavku rashoda ili prihoda koji blagajnik može platiti trećim osobama ne smije premašiti 60 000 EUR, a svako ga tijelo Unije utvrđuje za svaku stavku rashoda ili prihoda. Blagajnička plaćanja mogu se izvršiti virmanskim nalozima banke, uključujući sustav izravnog terećenja iz članka 74. stavka 1., čekovima ili drugim sredstvima plaćanja u skladu s uputama koje je utvrdio računovodstveni službenik.
POGLAVLJE 3.
Odgovornost financijskih izvršitelja
Odjeljak 1.
Opća pravila
Članak 52.
Opoziv delegiranja i suspenzija dužnosti dodijeljenih financijskim izvršiteljima
1. Tijelo koje je imenovalo dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti može bilo kada opozvati, privremeno ili konačno, njihovo delegiranje ili daljnje delegiranje ovlasti. Dužnosnik za ovjeravanje može bilo kad povući svoje odobrenje za određeno daljnje delegiranje.
2. Upravni odbor može bilo kad, privremeno ili konačno, suspendirati s dužnosti računovodstvenog službenika ili blagajnika ili obojicu. U tom slučaju upravni odbor imenuje privremenog računovodstvenog službenika.
3. Stavcima 1. i 2. ne dovode se u pitanje disciplinske mjere poduzete protiv financijskih izvršitelja iz tih stavaka.
Članak 53.
Odgovornost financijskih izvršitelja za nezakonite radnje, prijevare ili korupciju
1. Člancima od 52. do 56. ne dovodi se u pitanje kaznenopravna odgovornost financijskih izvršitelja iz članka 52. prema mjerodavnom nacionalnom pravu i važećim odredbama o zaštiti financijskih interesa Unije i borbi protiv korupcije koja uključuje dužnosnike Unije ili dužnosnike država članica.
2. Ne dovodeći u pitanje članke 54., 55. i 56. na svakog dužnosnika za ovjeravanje, računovodstvenog službenika ili blagajnika primjenjuje se disciplinska mjera i plaćanje odštete u skladu s Pravilnikom o osoblju. U slučaju nezakonitih radnji, prijevare ili korupcije koje mogu nanijeti štetu interesima Unije, predmet se upućuje nadležnim tijelima određenima u skladu s važećim zakonodavstvom, a posebno Europskom uredu za borbu protiv prijevara.
Odjeljak 2.
Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje
Članak 54.
Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje
1. Dužnosnik za ovjeravanje odgovoran je za plaćanje odštete prema Pravilniku o osoblju.
2. Obveza plaćanja odštete primjenjuje se osobito ako dužnosnik za ovjeravanje, namjerno ili krajnjom nepažnjom:
(a)
utvrdi dodijeljena prava čiji povrat treba osigurati ili izda naloge za povrat, odobri rashode ili potpiše nalog za plaćanje ne pridržavajući se ove Uredbe i, kada je to prikladno, pravila za provedbu financijske uredbe tijela Unije;
(b)
propusti sastaviti dokument o iznosu potraživanja, ne izda nalog za povrat ili kasni s njegovim izdavanjem ili kasni s izdavanjem naloga za plaćanje zbog čega treće osobe mogu uložiti građansku tužbu protiv tijela Unije.
3. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti koji smatra da je odluka donesena pod njegovom odgovornošću nepravilna ili u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja, pisanim putem obavješćuje tijelo koje je delegiralo ovlasti. Ako tijelo koje delegira ovlast tada da obrazloženu pisanu uputu dužnosniku za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti za donošenje navedene odluke, dužnosnik za ovjeravanje ne smatra se odgovornim.
4. U slučaju delegiranja ovlasti dužnosnik za ovjeravanje i dalje je odgovoran za učinkovitost i djelotvornost postojećih sustava unutarnjeg upravljanja i kontrole te za odabir dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti.
5. Posebno povjerenstvo za financijske nepravilnost, koje je Komisija uspostavila ili u kojem sudjeluje u skladu s člankom 73. stavkom 6. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, ima u odnosu na tijelo Unije iste ovlasti kao u odnosu na službe Komisije, osim ako upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor odluči osnovati funkcionalno neovisno povjerenstvo ili sudjelovati u zajedničkom povjerenstvu koje je osnovalo nekoliko tijela. U slučaju predmeta koje pokreću tijela Unije posebno povjerenstvo za financijske nepravilnosti koje je Komisija uspostavila ili u kojem sudjeluje uključuje jednog člana osoblja tijela Unije.
Na temelju mišljenja povjerenstva iz prvog podstavka direktor odlučuje hoće li pokrenuti postupke radi disciplinske mjere ili plaćanja odštete. Ako uoči sustavne probleme, povjerenstvo šalje izvješće s preporukama dužnosniku za ovjeravanje i unutarnjem revizoru Komisije. Ako se mišljenje odnosi na direktora, povjerenstvo ga šalje upravnom odboru i unutarnjem revizoru Komisije. Direktor se u svojem godišnjem izvješću o radu anonimno poziva na mišljenja povjerenstva i navodi mjere donesene na toj osnovi.
6. Od svakog člana osoblja može se zatražiti da, u cijelosti ili djelomično, nadoknadi svaku štetu koju je pretrpjelo tijelo Unije zbog njegova ozbiljnog kršenja radnih obveza za vrijeme ili u vezi s izvršavanjem njegovih dužnosti. Tijelo za imenovanje donosi obrazloženu odluku nakon što ispuni formalnosti koje su za disciplinske mjere utvrđene Pravilnikom o osoblju.
Odjeljak 3.
Pravila koja se primjenjuju na računovodstvene službenike i blagajnike
Članak 55.
Pravila koja se primjenjuju na računovodstvene službenike
Računovodstveni službenik podliježe disciplinskoj mjeri i plaćanju odštete, kako je predviđeno Pravilnikom o osoblju i u skladu s njim. Računovodstveni službenik osobito može odgovarati ako je počinio jedan od sljedećih oblika propusta:
(a)
izgubio ili oštetio sredstva, imovinu ili dokumente koji su mu dani na čuvanje ili svojom nemarnošću uzrokovao njihov gubitak ili oštećenje;
(b)
nedopušteno izmijenio bankovne račune ili poštanske žiro-račune;
(c)
osigurao povrat ili isplatio iznose koji nisu u skladu s odgovarajućim nalozima za povrat ili plaćanje;
(d)
nije naplatio dospjeli prihod.
Članak 56.
Pravila koja se primjenjuju na blagajnike
Blagajnik podliježe disciplinskoj mjeri i plaćanju odštete, kako je predviđeno Pravilnikom o osoblju i u skladu s njim. Blagajnik osobito može odgovarati ako je počinio jedan od sljedećih oblika propusta:
(a)
izgubio ili oštetio sredstva, imovinu ili dokumente koji su mu dani na čuvanje ili svojom nemarnošću uzrokovao njihov gubitak ili oštećenje;
(b)
nije predočio odgovarajuće popratne dokumente o plaćanjima koja je izvršio;
(c)
isplatio iznose osobama koje na njih nemaju pravo;
(d)
nije naplatio dospjeli prihod.
POGLAVLJE 4.
Prihodi
Članak 57.
Zahtjev za plaćanje
Tijelo Unije dostavlja Komisiji zahtjeve za plaćanje cijelog ili dijela doprinosa Unije u skladu s člankom 19. stavkom 6. u skladu s uvjetima i u vremenskim razmacima koje je dogovorilo s Komisijom.
Članak 58.
Postupanje s kamatama
Kamate nastale iz sredstava koje je Komisija platila tijelu Unije u obliku doprinosa ne uplaćuju se u proračun.
Članak 59.
Procjena iznosa potraživanja
1. Kad ima dovoljne i pouzdane podatke o mjeri ili situaciji koja bi mogla prouzročiti dug prema tijelu Unije, dužnosnik za ovjeravanje procjenjuje iznos tog potraživanja.
2. Dužnosnik za ovjeravanje usklađuje procijenjen iznos potraživanja čim sazna za događaj koji mijenja mjeru ili situaciju koja je prouzrokovala procjenu.
Kod pripreme naloga za povrat na osnovi mjere ili situacije koja je prethodno prouzrokovala procjenu iznosa potraživanja, dužnosnik za ovjeravanje usklađuje tu procjenu.
Ako je nalog za povrat sastavljen na isti iznos kao prvotna procjena iznosa potraživanja, ta se procjena smanjuje na nulu.
Članak 60.
Utvrđivanje iznosa potraživanja
1. Utvrđivanje iznosa potraživanja postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje:
(a)
provjerava postoji li dug;
(b)
utvrđuje ili provjerava istinitost i iznos duga;
(c)
provjerava uvjete dospijeća duga.
2. Sva potraživanja za koja se utvrdi da su sigurna, u fiksnom iznosu i dospjela utvrđuju se nalogom za povrat računovodstvenom službeniku nakon čega slijedi obavijest o terećenju dužniku, a oba dokumenta sastavlja dužnosnik za ovjeravanje.
3. Mora se osigurati povrat pogrešno plaćenih iznosa.
4. Na svaki dug koji nije plaćen u roku navedenom u obavijesti o terećenju obračunavaju se kamate u skladu s Delegiranom uredbom (EU) br. 1268/2012.
5. U odgovarajuće obrazloženim slučajevima moguće je privremeno utvrditi određene rutinske prihode. Privremeno utvrđivanje obuhvaća naplatu više pojedinačnih iznosa koje stoga ne treba utvrditi pojedinačno. Prije kraja financijske godine dužnosnik za ovjeravanje ispravlja privremeno utvrđene iznose kako bi osigurao njihovu usklađenost sa stvarno utvrđenim iznosima potraživanja.
Članak 61.
Odobravanje povrata
Odobravanje povrata postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje izdavanjem naloga za povrat daje uputu računovodstvenom službeniku da osigura povrat iznosa potraživanja koji je utvrdio dotični dužnosnik za ovjeravanje.
Članak 62.
Pravila o povratu
1. Računovodstveni službenik postupa prema nalogu za povrat za iznose potraživanja koje je propisno utvrdio dužnosnik za ovjeravanje. Računovodstveni službenik postupa s dužnom pažnjom kako bi osigurao da tijelo Unije primi svoj prihod te osigurava zaštitu njegovih prava.
2. Ako do stvarnog povrata ne dođe do datuma dospijeća navedenog u obavijesti o terećenju, računovodstveni službenik obavješćuje dužnosnika za ovjeravanje i bez odgađanja pokreće postupak za osiguravanje povrata putem dostupnih pravnih sredstava, uključujući, gdje je to primjereno, prijebojem, a ako to nije moguće, postupkom prisilne naplate.
3. Računovodstveni službenik osigurava povrat iznosa njihovim prijebojem s istovrsnim potraživanjima tijela Unije prema dužniku koji, s druge strane, ima potraživanja prema tijelu Unije. Ta potraživanja moraju biti nesporna, u fiksnom iznosu i dospjela.
4. Ako se namjerava u cijelosti ili djelomično odreći povrata utvrđenog iznosa potraživanja, dužnosnik za ovjeravanje osigurava da je to odricanje pravilno i u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i proporcionalnosti. Odluka o odricanju mora biti obrazložena. Dužnosnik za ovjeravanje može delegirati odluku o odricanju samo za iznose potraživanja niže od 5 000 EUR.
U odluci o odricanju navode se mjere poduzete kako bi se povrat osigurao te pravna i činjenična osnova odricanja.
5. Dužnosnik za ovjeravanje može u cijelosti ili djelomično poništiti utvrđeni iznos potraživanja ako se na temelju utvrđene greške dokaže da iznos nije bio ispravno utvrđen. To se poništenje provodi odlukom dužnosnika za ovjeravanje i mora biti odgovarajuće obrazloženo.
Članak 63.
Formalnosti povezane s naplatom
1. Po stvarnom povratu dugovanog iznosa računovodstveni službenik ga odmah knjiži i o tome obavješćuje dužnosnika za ovjeravanje.
2. Za svaku gotovinsku uplatu izvršenu računovodstvenom službeniku izdaje se potvrda o plaćanju.
3. Djelomičan povrat koji je izvršio dužnik i na kojeg se odnosi više naloga za povrat najprije se knjiži u korist prvog potraživanja osim ako dužnik ne odluči drugačije.
Prilikom svih djelomičnih plaćanja prvo se pokrivaju kamate.
Članak 64.
Produženje roka plaćanja
1. U dogovoru s dužnosnikom za ovjeravanje računovodstveni službenik može dozvoliti produženje roka plaćanja samo na primjereno obrazložen pisani zahtjev dužnika te pod uvjetom da su ispunjena sljedeća dva uvjeta:
(a)
dužnik se obvezuje da će platiti kamate po stopi utvrđenoj u članku 83. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012 za cijelo odobreno dodatno razdoblje, počevši od roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012;
(b)
kako bi se zaštitila prava tijela Unije dužnik predaje financijsko jamstvo koje pokriva nepodmireni dug po glavnici i kamati i koje je prihvatio računovodstveni službenik tijela Unije.
Jamstvo iz točke (b) prvog podstavka može se zamijeniti solidarnim jamstvom treće osobe koje odobri računovodstveni službenik tijela Unije.
2. U iznimnim slučajevima računovodstveni službenik može se na zahtjev dužnika odreći zahtijevanja jamstva iz točke (b) prvog podstavka stavka 1. ako je, na temelju procjene računovodstvenog službenika, dužnik spreman i sposoban izvršiti plaćanje u dodatnom razdoblju, ali ne može predati financijsko jamstvo i nalazi se u poteškoćama.
Članak 65.
Popis prava
1. Računovodstveni službenik vodi popis iznosa dugovanja za koja je potrebno osigurati povrat. Prava tijela Unije na popisu grupiraju se prema datumu izdavanja naloga za povrat. Računovodstveni službenik navodi i odluke o odricanju ili djelomičnom odricanju od povrata utvrđenih iznosa. Popis se prilaže izvješću tijela Unije o proračunskom i financijskom upravljanju.
2. Tijelo Unije sastavlja popis prava tijela Unije navodeći imena dužnika i iznos duga u slučajevima kad je dužniku plaćanje naloženo pravomoćnom sudskom presudom, a nikakva ili nikakva značajna uplata nije izvršena u razdoblju od godine dana od njezina donošenja. Popis se objavljuje vodeći računa o zaštiti osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Što se tiče osobnih podataka fizičkih osoba, objavljeni podaci uklanjaju se nakon što je iznos duga u cijelosti plaćen. To vrijedi i za osobne podatke pravnih osoba kod kojih je u službenom nazivu navedena jedna fizička osoba ili više njih.
Odluka o stavljanju dužnika na popis prava tijela Unije donosi se u skladu s načelom razmjernosti i pritom se vodi računa o iznosu duga.
Članak 66.
Zastara
Na dodijeljena prava tijela Unije u odnosu na treće strane i na dodijeljena prava trećih strana u odnosu na tijela Unije primjenjuje se rok zastare od pet godina.
Članak 67.
Posebne odredbe koje se primjenjuju na naknade i pristojbe
Ako tijelo Unije ubire naknade i pristojbe iz članka 6. stavka 1. točke (a) na početku svake financijske godine izrađuje se opća privremena procjena tih naknada i pristojbi.
Ako su pristojbe i naknade u potpunosti utvrđene zakonodavstvom ili odlukama upravnog odbora, dužnosnik za ovjeravanje može se suzdržati od izdavanja naloga za povrat i izravno izdati obavijest o terećenju nakon što je utvrdio iznos potraživanja. U tom se slučaju evidentiraju svi detalji prava tijela Unije. Računovodstveni službenik vodi popis svih obavijesti o terećenju i navodi njihov broj i ukupni iznos u izvješću tijela Unije o proračunskom i financijskom upravljanju.
Ako tijelo Unije koristi poseban sustav izdavanja računa, računovodstveni službenik redovno i barem jednom mjesečno knjiži ukupni iznos primljenih naknada i pristojbi.
Tijelo Unije pruža usluge na temelju zadaća koje su mu povjerene tek nakon što je odgovarajuća pristojba ili naknada plaćena u cijelosti. Međutim, u iznimnim situacijama usluga može biti pružena bez prethodnog plaćanja odgovarajuće pristojbe ili naknade. U slučajevima kade je usluga pružena bez prethodnog plaćanja odgovarajuće pristojbe ili naknade primjenjuju se članci od 60. do 66.
POGLAVLJE 5.
Rashodi
Članak 68.
Odluke o financiranju
1. Svaka stavka rashoda preuzima se kao obveza, potvrđuje, odobrava i plaća.
2. Svakoj obveze za rashode prethodi odluka o financiranju.
3. Godišnji program rada tijela Unije jednakovrijedan je odluci o financiranju za djelovanja koja pokriva ako su elementi iz članka 32. stavka 3. jasno određeni.
4. Administrativna odobrena sredstva mogu se izvršavati bez prethodne odluke o financiranju.
Članak 69.
Vrste obveza
1. Preuzimanje proračunske obveze postupak je rezerviranja odobrenih sredstava potrebnih za pokrivanje naknadnih plaćanja kako bi se ispunile preuzete pravne obveze.
2. Preuzimanje pravne obveze postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje preuzima ili uspostavlja obvezu koja rezultira terećenjem.
3. Proračunske obveze dijele se u sljedeće tri kategorije:
(a)
pojedinačna: proračunska obveza je pojedinačna ako su primatelj i iznos rashoda poznati;
(b)
ukupna: proračunska obveza je ukupna ako barem jedan od čimbenika potrebnih za utvrđivanje pojedinačne obveze još uvijek nije poznat;
(c)
okvirna: proračunska obveza je okvirna kada ima za svrhu pokrivanje uobičajenih administrativnih rashoda i kada iznos ili konačni korisnici nisu poznati.
Okvirne proračunske obveze izvršavaju se preuzimanjem jedne ili više pravnih obveza, na temelju kojih nastaje pravo na naknadna plaćanja ili, u iznimnim slučajevima rashoda za osoblje, putem izravnih plaćanja.
4. Proračunske obveze za djelovanja koja traju dulje od jedne financijske godine mogu se rasporediti tijekom nekoliko godina na godišnje obroke samo ako je to određeno osnivačkim ili temeljnim aktom te ako su povezane s administrativnim rashodima.
Članak 70.
Pravila koja se primjenjuju na obveze
1. U pogledu svih mjera koje mogu dovesti do rashoda na teret proračuna tijela Unije, dužnosnik za ovjeravanje preuzima proračunsku obvezu prije nego što preuzme pravnu obvezu prema trećim osobama.
2. Obveza preuzimanja proračunske obveze prije preuzimanja pravne obveze predviđene stavkom 1. ne primjenjuje se na pravne obveze sklopljene nakon objave o kriznoj situaciji u okviru plana kontinuiteta poslovanja, u skladu s postupcima koje je donijelo tijelo Unije.
3. Ukupne proračunske obveze pokrivaju ukupne troškove odgovarajućih pojedinačnih pravnih obveza zaključenih do 31. prosinca godine N + 1.
Pridržavajući se članka 69. stavka 4. i članka 87. stavka 2., pojedinačne pravne obveze koje se odnose na pojedinačne ili okvirne proračunske obveze, zaključuju se do 31. prosinca godine N.
Na kraju razdoblja iz prvog i drugog podstavka, dužnosnik za ovjeravanje opoziva neiskorištena salda tih proračunskih obveza.
Dužnosnik za ovjeravanje iznos svake pojedinačne pravne obveze preuzete na temelju ukupne obveze prije potpisivanja evidentira u proračunske račune i knjiži kao opću obvezu.
4. Preuzete proračunske i pravne obveze za djelovanja koja traju dulje od jedne financijske godine imaju konačan datum izvršenja utvrđen u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, osim u slučaju rashoda za osoblje.
Svaki dio takvih preuzetih obveza koji nije izvršen šest mjeseci od datuma iz prvog podstavka ovog stavka opoziva se u skladu s člankom 16.
Iznos proračunske obveze koja odgovara pravnoj obvezi za koju nisu izvršena plaćanja u smislu članka 75. u roku od dvije godine od potpisivanja pravne obveze opoziva se, osim kad se taj iznos odnosi na spor u tijeku pred sudovima ili arbitražnim tijelima ili kad postoje posebne odredbe utvrđene u temeljnim aktima.
Članak 71.
Provjere koje se primjenjuju na obveze
1. Kad se preuzimaju proračunske obveze, dužnosnik za ovjeravanje osigurava sljedeće:
(a)
rashod tereti točnu stavku proračuna tijela Unije;
(b)
odobrena sredstva su raspoloživa;
(c)
rashod je u skladu s primjenjivim odredbama, posebice odredbama osnivačkog akta, financijskim pravilima pojedinačnog tijela Unije i svim aktima donesenim u skladu s njima;
(d)
poštuje se načelo dobrog financijskog upravljanja.
2. Kad se pravna obveza evidentira vlastoručnim ili elektroničkim potpisom, dužnosnik za ovjeravanje osigurava sljedeće:
(a)
preuzeta obveza pokrivena je odgovarajućom proračunskom obvezom;
(b)
rashodi su zakoniti i pravilni te u skladu s odgovarajućim odredbama, posebice odredbama osnivačkog akta, financijskim pravilima pojedinačnog tijela Unije i svim aktima donesenim u skladu s njima;
(c)
poštuje se načelo dobrog financijskog upravljanja.
Članak 72.
Potvrđivanje rashoda
Potvrđivanje rashoda postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje:
(a)
provjerava postojanje prava vjerovnika;
(b)
utvrđuje ili provjerava istinitost i iznos potraživanja:
(c)
provjerava uvjete pod kojima plaćanje dospijeva.
Članak 73.
Potvrđivanje i materijalni oblik „odobrenja za plaćanje”
1. Potvrđivanje rashoda temelji se na popratnim dokumentima kojima se potvrđuje pravo vjerovnika na temelju izjave o stvarno pruženim uslugama, stvarno isporučenoj robi ili stvarno izvršenim radovima ili na temelju drugih dokumenata kojima se opravdava plaćanje, uključujući periodična plaćanja pretplata ili tečajeva osposobljavanja.
2. Dužnosnik za ovjeravanje osobno provjerava popratne dokumente ili na temelju vlastite odgovornosti potvrđuje da je to učinjeno, prije nego što donese odluku kojom se potvrđuje rashod.
3. Odluka o potvrđivanju iskazuje se tako da odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili drugi dužnosnik potpiše „odobrenje za plaćanje”.
4. Ako sustav nema računalnu podršku, „odobrenje za plaćanje” ima oblik pečata s potpisom odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
U sustavu s računalnom podrškom, „odobrenje za plaćanje” sastoji se od potvrđivanja korištenjem osobne lozinke dužnosnika za ovjeravanje
Članak 74.
Odobravanje rashoda
1. Odobravanje rashoda postupak je u kojem dužnosnik za ovjeravanje, nakon provjere da su proračunska sredstva na raspolaganju, izdavanjem naloga za plaćanje nalaže računovodstvenom službeniku da izvrši plaćanje iznosa rashoda koji je navedeni dužnosnik za ovjeravanje potvrdio.
Ako se obavljaju povremena plaćanja za pružene usluge, uključujući usluge najma, ili dostavljenu robu, dužnosnik za ovjeravanje može u skladu s obavljenom analizom rizika naložiti primjenu sustava izravnog terećenja.
2. Na nalog za plaćanje dužnosnik za ovjeravanje stavlja datum i potpis te ga prosljeđuje računovodstvenom službeniku. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratne dokumente u skladu s člankom 44. stavkom 5.
3. Uz nalog za plaćanje dostavljen računovodstvenom službeniku kada je to prikladno prilaže se dokument kojim se potvrđuje da je roba upisana u evidenciju iz članka 106. stavka 1.
Članak 75.
Vrste plaćanja
1. Plaćanje se obavlja na osnovi predočenog dokaza da je odgovarajuće djelovanje provedeno u skladu s odredbama temeljnog akta ili sporazuma o bespovratnim sredstvima te obuhvaća jedan od sljedećih postupaka:
(a)
plaćanje cjelokupnog dospjelog iznosa;
(b)
plaćanje dospjelog iznosa na bilo koji od sljedećih načina:
1.
predfinanciranje, koje se može podijeliti na više plaćanja nakon sklapanja ugovora ili sporazuma o bespovratnim sredstvima ili nakon obavijesti o odluci o dodjeli bespovratnih sredstava;
2.
jedno ili više privremenih plaćanja za djelomično izvršenje djelovanja;
3.
plaćanje preostalih dospjelih iznosa nakon završetka djelovanja.
Predfinanciranjem se osiguravaju likvidna sredstva. Može ga se podijeliti na više plaćanja u skladu s dobrim financijskim upravljanjem.
Privremeno plaćanje, koje može biti višekratno, može pokrivati rashode koje je korisnik imao tijekom provedbe odluka ili sporazuma ili plaćanja usluga, roba ili radova izvršenih i/ili dostavljenih tijekom prijelaznih razdoblja ugovora. Privremenim plaćanjem može se u cijelosti ili djelomično poravnati predfinanciranje, ne dovodeći u pitanje odredbe temeljnog akta.
Zaključivanje rashoda ima oblik plaćanja preostalog iznosa, koji nije moguće plaćati višekratno i s kojim se poravnavaju svi prethodni rashodi ili nalog za povrat.
2. U proračunskom računovodstvu razlikuju se vrste plaćanja iz stavka 1. u vrijeme kad je svako od tih plaćanja izvršeno.
Članak 76.
Plaćanje ograničeno na dostupna sredstva
Plaćanje rashoda obavlja računovodstveni službenik u okviru raspoloživih sredstava.
Članak 77.
Rokovi
Plaćanje rashoda vrši se u rokovima utvrđenim Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegiranom uredbom (EU) br. 1268/2012 i u skladu s njima.
POGLAVLJE 6.
Informacijski sustavi
Članak 78.
Elektroničko upravljanje operacijama
Ako se izvršenjem prihoda i rashoda upravlja pomoću računalnih sustava, dokumenti mogu biti potpisani računalnim ili elektroničkim postupkom.
Članak 79.
E-vlada
Tijelo Unije postavlja i primjenjuje jedinstvene standarde za elektroničku razmjenu informacija s trećim osobama koje sudjeluju u postupcima nabave i postupcima za dodjelu bespovratnih sredstava. Posebno je dužno, u najvećoj mogućoj mjeri, osmisliti i primjenjivati rješenja za dostavu, pohranu i obradu podataka dostavljenih u postupcima nabave i dodjele bespovratnih sredstava i u tu svrhu uspostaviti područje elektroničke razmjene podataka za podnositelje zahtjeva, natjecatelje i ponuditelje.
Članak 80.
Dobro upravljanje
1. Dužnosnik za ovjeravanje bez odlaganja priopćuje potrebu za podnošenje dokaza i/ili dokumentacije, njihov oblik i obvezni sadržaj te, prema potrebi, indikativne rokove završetka postupaka sklapanja ugovora.
2. Kad, zbog očite administrativne pogreške podnositelja zahtjeva ili ponuditelja, podnositelj zahtjeva ili ponuditelj propusti dostaviti dokaz ili dati izjave, komisija za evaluaciju ili, prema potrebi dužnosnik za ovjeravanje, dužna je, osim u propisno opravdanim slučajevima, od podnositelja zahtjeva ili ponuditelja zatražiti da dostavi podatke koji nedostaju ili da pojasni popratne dokumente. Takvi podaci ili pojašnjenja ne smiju bitno promijeniti ponudu ili uvjete nadmetanja.
Članak 81.
Pravna sredstva
Ako postupovni akt nekog dužnosnika za ovjeravanje negativno utječe na prava podnositelja zahtjeva ili ponuditelja, korisnika ili izvoditelja, taj akt mora sadržavati uputu o raspoloživim pravnim sredstvima za osporavanje navedenog akta u upravnim i/ili sudskim postupcima.
Posebno treba naznačiti narav pravnog sredstva, tijelo ili tijela ispred kojih se može uložiti, kao i rokove ostvarivanja prava na njega.
POGLAVLJE 7.
Unutarnji revizor
Članak 82.
Imenovanje, ovlasti i dužnosti unutarnjeg revizora
1. Tijelo Unije posjeduje funkciju unutarnje revizije koja se obavlja u skladu s odgovarajućim međunarodnim standardima.
2. Funkciju unutarnje revizije provodi unutarnji revizor Komisije. Unutarnji revizor ne smije biti dužnosnik za ovjeravanje niti računovodstveni službenik tijela Unije ili Komisije.
3. Unutarnji revizor tijelo Unije savjetuje po pitanju upravljanja rizicima dajući mu neovisna mišljenja o kakvoći sustava upravljanja i kontrole, preporuke za poboljšanje uvjeta za provedbu postupaka te promičući dobro financijsko upravljanje.
Unutarnji revizor odgovoran je posebno za:
(a)
procjenu prikladnosti i djelotvornosti unutarnjeg sustava upravljanja te za uspješnost službi u provedbi programa i djelovanja s obzirom na rizike koji su s njima povezani;
(b)
procjenu učinkovitosti i djelotvornosti sustava unutarnje kontrole i revizije koji se primjenjuju na svaki postupak izvršavanja proračuna tijela Unije.
4. Unutarnji revizor izvršava svoje dužnosti u vezi sa svim aktivnostima i službama tijela Unije. Unutarnji revizor ima potpun i neograničeni pristup svim podacima potrebnima za izvršavanje njegovih dužnosti.
5. Unutarnji revizor uzima u obzir konsolidirano godišnje izvješće dužnosnika za ovjeravanje i sve druge utvrđene podatke.
6. Unutarnji revizor izvješćuje upravni odbor i direktora o svojim nalazima i preporukama.
Unutarnji revizor izvješćuje i u sljedećim slučajevima:
-
kritični rizici i preporuke nisu uzeti u obzir,
-
postoje znatna kašnjenja u provedbi preporuka iz prethodnih godina.
Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor i direktor osiguravaju redovito praćenje provedbe preporuka revizora. Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor pregledava informacije iz članka 47. stavka 1. točke (a) te utvrđuje jesu li preporuke u potpunosti i pravodobno provedene.
7. Tijelo Unije daje kontaktne podatke unutarnjeg revizora fizičkim ili pravnim osobama koje sudjeluju u operacijama rashoda za potrebe povjerljivog obraćanja unutarnjem revizoru.
8. Izvješća i nalazi unutarnjeg revizora dostupni su javnosti tek nakon što unutarnji revizor potvrdi mjere poduzete za njihovu provedbu.
Članak 83.
Neovisnost unutarnjeg revizora
Neovisnost unutarnjeg revizora, njegova odgovornost za aktivnosti provedene u izvršavanju njegovih dužnosti te pravo unutarnjeg revizora na pokretanje postupaka pred Sudom Europske unije utvrđuju se u skladu s člankom 100. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Članak 84.
Uspostava službe za unutarnju reviziju
1. Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor može, vodeći računa o isplativosti i dodanoj vrijednosti, osnovati službu za unutarnju reviziju koja svoje dužnosti izvršava u skladu s odgovarajućim međunarodnim standardima.
Svrha, nadležnost i odgovornost službe za unutarnju reviziju određuju se u povelji unutarnje revizije te ih mora odobriti upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor.
Godišnji revizijski plan službe za unutarnju reviziju sastavlja voditelj službe za unutarnju reviziju vodeći računa, između ostalog, o direktorovoj procjeni rizika u tijelu Unije.
Plan pregledava i odobrava upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor.
Služba za unutarnju reviziju izvješćuje upravni odbor i direktora o svojim nalazima i preporukama.
2. Ako služba za unutarnju reviziju nije isplativa ili ne ispunjava međunarodne standarde, tijelo Unije može odlučiti dijeliti službu za unutarnju reviziju s ostalim tijelima Unije koja djeluju u istom području politike.
U takvim slučajevima upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor dotičnih tijela Unije utvrđuje praktične načine rada zajedničke službe za unutarnju reviziju.
3. Izvršitelji unutarnje revizije učinkovito surađuju razmjenom informacija i revizorskih izvješća te, kada je to prikladno, izradom zajedničkih procjena rizika i provedbom zajedničkih revizija.
Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor i direktor osiguravaju redovito praćenje provedbe preporuka službe za unutarnju reviziju.
GLAVA V.
NABAVA
Članak 85.
Opće odredbe
1. U vezi s nabavom, u skladu s člankom 86., primjenjuje se glava V. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegirana uredba (EU) br. 1268/2012.
2. Tijelo Unije može zahtijevati da ga se kao javnog naručitelja uključi u dodjelu ugovora Komisije ili međuinstitucijskih ugovora te dodjelu ugovora ostalih tijela Unije.
3. Tijelo Unije sudjeluje u središnjoj bazi podataka o isključenjima koju je uspostavila i kojom upravlja Komisija u skladu s člankom 108. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Članak 86.
Postupci nabave
1. Tijelo Unije može bez postupka javne nabave s Komisijom, međuinstitucijskim uredima i Prevoditeljskim centrom za tijela Europske unije osnovanim Uredbom Vijeća (EZ) br. 2965/94 (8) sklopiti ugovor za dostavu robe, pružanje usluga ili izvođenje radova koje navedena tijela osiguravaju.
2. Tijelo Unije za pokriće svojih administrativnih potreba može koristiti zajedničke postupke nabave s javnim naručiteljima države članice domaćina. U tom se slučaju na odgovarajući način primjenjuje članak 133. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012.
GLAVA VI.
POSEBNE ODREDBE POVEZANE S ADMINISTRATIVNIM ODOBRENIM SREDSTVIMA
Članak 87.
Administrativna odobrena sredstva
1. Administrativna odobrena sredstva su nediferencirana odobrena sredstva.
2. Administrativni rashodi koji proizlaze iz ugovora koji obuhvaćaju razdoblja koja se protežu izvan financijske godine, u skladu s lokalnom praksom ili u odnosu na opskrbu opremom, terete proračun tijela Unije financijske godine u kojoj se ostvaruju.
3. Tijelo Unije dostavlja Europskom parlamentu i Vijeću do 1. srpnja svake godine radni dokument o svojoj politici povezanoj s nekretninama koji sadržava sljedeće podatke:
(a)
za svaku nekretninu, rashode i površinu koje pokrivaju odobrena sredstva odgovarajućih proračunskih linija tijela Unije;
(b)
očekivan razvoj globalnog programiranja površine i lokacija za nadolazeće godine s opisom projekata povezanih s nekretninama u fazi planiranja koji su već utvrđeni;
(c)
završne uvjete i troškove, kao i odgovarajuće podatke vezane za provedbu novih projekata povezanih s nekretninama koji su prethodno dostavljeni Europskom parlamentu i Vijeću u postupku utvrđenom u članku 88., a koji nisu uključeni u radne dokumente prethodne godine.
Članak 88.
Projekti povezani s nekretninama
1. O svim projektima povezanim s nekretninama koji bi mogli imati znatan financijski učinak na proračun tijela Unije, tijelo Unije obavješćuje Europski parlament i Vijeće što je ranije moguće o potrebnoj građevinskoj površini i okvirnom planiranju prije nego što se obavi ispitivanje na lokalnom tržištu, u slučaju ugovora povezanih s nekretninama, ili prije nego što se izdaju pozivi za sudjelovanje u nadmetanju, u slučaju građevinskih radova.
2. Za sve projekte povezane s nekretninama koji bi mogli imati znatan financijski učinak na proračun tijela Unije, tijelo Unije predočuje projekt povezan s nekretninama, uključujući njegove detaljne procjene troškova te njegovo financiranje, kao i popis nacrta ugovora koji se namjeravaju koristiti, te traži odobrenje Europskog parlamenta i Vijeća prije nego što se ugovori sklope. Na zahtjev tijela Unije dokumenti dostavljeni u odnosu na projekt povezan s nekretninama smatraju se povjerljivima.
Osim u slučajevima više sile Europski parlament i Vijeće raspravljaju o projektu povezanom s nekretninama u roku od četiri tjedna od kada su ga obje institucije primile.
Projekt povezan s nekretninama smatra se odobrenim po isteku navedenog razdoblja od četiri tjedna, osim ako Europski parlament i Vijeće u tom vremenskom razdoblju donesu odluku suprotnu prijedlogu.
Ako Europski parlament i/ili Vijeće tijekom tog razdoblja od četiri tjedna iskaže opravdanu zabrinutost, razdoblje se produljuje za dva tjedna.
Ako Europski parlament ili Vijeće donesu odluku koja je suprotna projektu povezanom s nekretninama, tijelo Unije povlači svoj prijedlog i može dostaviti novi.
3. U slučajevima više sile podaci iz stavka 4. mogu se dostaviti zajedno s projektom povezanim s nekretninama. Europski parlament i Vijeće raspravljaju o projektu povezanom s nekretninama u roku od dva tjedna nakon što su ga primile obje institucije. Projekt povezan s nekretninama smatra se odobrenim po isteku ovog razdoblja od dva tjedna, osim ako Europski parlament ili/i Vijeće u tom razdoblju donesu odluku suprotnu prijedlogu.
4. Sljedeći projekti povezani s nekretninama smatraju se projektima koji mogu imati znatan financijski učinak za proračun:
(a)
sva stjecanja zemljišta;
(b)
stjecanje, prodaja, građevinska obnova, izgradnja objekata ili svi projekti koji kombiniraju ove elemente, a koji se trebaju provesti u istom vremenskom okviru, koji prekoračuju iznos od 3 000 000 EUR;
(c)
svi novi ugovori povezani s nekretninama (uključujući plodouživanja, dugoročne zakupe i produljenja ugovora u vezi s nekretninama pod manje povoljnim uvjetima) koji nisu obuhvaćeni točkom b) s godišnjim troškovima od najmanje 750 000 EUR;
(d)
produljenje ili obnova postojećih ugovora u vezi s nekretninama (uključujući plodouživanje i dugoročne zakupe) pod istim ili povoljnijim uvjetima, s godišnjim troškovima od najmanje 3 000 000 EUR.
5. Ne dovodeći u pitanje članak 19. stavak 4. projekt stjecanja objekta može se financirati zajmom koji podliježe prethodnom odobrenju Europskog parlamenta i Vijeća.
Zajmovi se ugovaraju i otplaćuju u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja i uzimajući u obzir najbolje financijske interese Unije.
Kad tijelo Unije predloži financiranje stjecanja putem zajma, u planu financiranja koji se treba dostaviti zajedno sa zahtjevom za prethodno odobrenje tijela Unije, posebice se navodi maksimalna razina financiranja, razdoblje financiranja, vrsta financiranja, uvjeti financiranja i uštede u usporedbi s ostalim vrstama ugovornih odnosa.
Europski parlament i Vijeće raspravljaju o zahtjevu za prethodno odobrenje u roku od četiri tjedna, s mogućim jednokratnim produljenjem od dva tjedna, od trenutka kad su ga primile obje institucije. Stjecanje putem zajma smatra se odbijenim ako ga Europski parlament i Vijeće izričito ne odobre u zadanom roku.
GLAVA VII.
STRUČNJACI
Članak 89.
Plaćeni vanjski stručnjaci
Članak 287. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012 primjenjuje se na odgovarajući način na odabir stručnjaka. Takvi se stručnjaci plaćaju na temelju fiksnog iznosa najavljenog unaprijed, a biraju se na temelju stručne sposobnosti. Odabir se vrši na temelju uvjeta sposobnosti poštujući načela nediskriminacije, jednakog postupanja i izostanka sukoba interesa.
GLAVA VIII.
BESPOVRATNA SREDSTVA I NAGRADE KOJE DODJELJUJE TIJELO UNIJE
Članak 90.
Bespovratna sredstva
Ako tijelo Unije može dodjeljivati bespovratna sredstva u skladu s osnivačkim aktom ili na osnovi delegiranja ovlasti koje provodi Komisija u skladu s člankom 58. stavkom 1. točkom (c) podtočkom iv. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, primjenjuju se odgovarajuće odredbe te Uredbe i Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012.
Članak 91.
Nagrade
Ako tijelo Unije može dodjeljivati nagrade u skladu s osnivačkim aktom ili na osnovi delegiranja ovlasti koje provodi Komisija u skladu s člankom 58. stavkom 1. točkom (c) podtočkom iv. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, primjenjuju se odgovarajuće odredbe te Uredbe i Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012.
GLAVA IX.
FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE I RAČUNOVODSTVO
POGLAVLJE 1.
Financijsko izvještavanje
Članak 92.
Struktura financijskih izvještaja
Financijski izvještaji tijela Unije obuhvaćaju:
(a)
financijske izvještaje tijela Unije;
(b)
izvješća o izvršavanju proračuna tijela Unije.
Članak 93.
Izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju
1. Svako tijelo Unije sastavlja izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju za financijsku godinu.
2. Direktor izvješće šalje Europskom parlamentu, Vijeću, Komisiji i Revizorskom sudu do 31. ožujka sljedeće financijske godine.
3. Izvješće iz stavka 2. sadrži barem stopu izvršenja odobrenih sredstava, izraženu u apsolutnom iznosu ili postotku, zajedno sa sažetim podacima o prijenosima odobrenih sredstava među različitim proračunskim stavkama.
Članak 94.
Mjerodavna pravila za financijske izvještaje
1. Računovodstveni službenik primjenjuje pravila koja je donio računovodstveni službenik Komisije na osnovi međunarodno prihvaćenih računovodstvenih standarda za javni sektor.
2. Proračunsko računovodstvo tijela Unije iz članka 92. mora poštovati proračunska načela utvrđena u člancima od 5. do 31. Mora iskazivati istinit i točan prikaz operacija proračunskih prihoda i rashoda.
Članak 95.
Računovodstvena načela
Financijski izvještaji iz članka 92. iskazuju podatke, uključujući podatke o računovodstvenim načelima, tako da se osigura njihova relevantnost, pouzdanost, usporedivost i razumljivost. Financijski izvještaji sastavljaju se u skladu s opće prihvaćenim računovodstvenim načelima kako je navedeno u računovodstvenim načelima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Članak 96.
Financijski izvještaji
1. Financijski izvještaji iskazuju se u eurima i obuhvaćaju:
(a)
bilancu stanja i izvještaj o financijskom rezultatu, koji predstavljaju svu aktivu i pasivu, financijski položaj i poslovni rezultat na dan 31. prosinca prethodne godine. Iskazuju se u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;
(b)
izvještaj o novčanom toku koji prikazuje naplaćene i isplaćene iznose tijekom godine, kao i završno stanje riznice;
(c)
izvještaj o promjenama u neto aktivi koji daje pregled kretanja u pričuvi i akumulirane rezultate tijekom godine.
2. Bilješke uz financijske izvještaje dopunjuju i daju komentare na podatke prikazane u izvještajima iz stavka 1. te pružaju sve dodatne podatke koje propisuje međunarodno prihvaćena računovodstvena praksa ako su ti podaci bitni za aktivnosti tijela Unije.
Članak 97.
Izvješća o izvršavanju proračuna
1. Izvješća o izvršavanju proračuna iskazuju se u eurima. Ona sadržavaju:
(a)
izvješća koja objedinjuju sve proračunske operacije za godinu u smislu prihoda i rashoda;
(b)
objašnjenja koja dopunjuju i daju komentare na podatke dane u izvješćima.
2. Proračunski rezultat sastoji se od razlike između:
-
svih prihoda prikupljenih za tu financijsku godinu,
-
iznosa isplaćenih na teret odobrenih sredstava za tu financijsku godinu uvećanih za preneseni iznos odobrenih sredstava za istu financijsku godinu.
Razlika iz prvog podstavka uvećava se ili umanjuje, s jedne strane, za neto iznos odobrenih sredstava prenesenih iz prethodnih financijskih godina koja su ukinuta te, s druge strane, za:
-
plaćanja iznad nediferenciranih odobrenih sredstava prenesenih iz prethodne financijske godine kao rezultat promjene deviznog tečaja eura,
-
salda realiziranih i nerealiziranih pozitivnih i negativnih tečajnih razlika tijekom financijske godine.
3. Struktura izvješća o izvršavanju proračuna ista je kao i ona samog proračuna tijela Unije.
Članak 98.
Privremeni financijski izvještaji
1. Računovodstveni službenik tijela Unije dostavlja privremene financijske izvještaje računovodstvenom službeniku Komisije te Revizorskom sudu do 1. ožujka sljedeće godine.
2. Računovodstveni službenik tijela Unije također do 1. ožujka sljedeće godine dostavlja računovodstvenom službeniku Komisije izvještajni paket u standardnom formatu koji je utvrdio računovodstveni službenik Komisije za potrebe konsolidacije.
Članak 99.
Odobravanje završnih financijskih izvještaja
1. U skladu s člankom 148. stavkom 1. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Revizorski sud najkasnije do 1. lipnja sljedeće godine daje svoja opažanja o privremenim financijskim izvještajima tijela Unije.
2. Nakon što je primio opažanja Revizorskog suda o privremenim financijskim izvještajima tijela Unije, računovodstveni službenik sastavlja završne financijske izvještaje tijela Unije u skladu s člankom 50. Direktor ih prosljeđuje upravnom odboru koji dalje svoje mišljenje o njima.
3. Računovodstveni službenik dostavlja završne financijske izvještaje, zajedno s mišljenjem upravnog odbora, računovodstvenom službeniku Komisije, Revizorskom sudu, Europskom parlamentu i Vijeću najkasnije do 1. srpnja sljedeće financijske godine.
Računovodstveni službenik tijela Unije također dostavlja računovodstvenom službeniku Komisije do 1. srpnja izvještajni paket u standardnom formatu koji je utvrdio računovodstveni službenik Komisije za potrebe konsolidacije.
4. Na dan slanja završnih financijskih izvještaja računovodstveni službenik tijela Unije također šalje Revizorskom sudu izjavu povezanu s financijskim izvještajima, a jedan primjerak se dostavlja računovodstvenom službeniku Komisije.
Završnim financijskim izvještajima prilaže se bilješka koju sastavlja računovodstveni službenik u kojoj izjavljuje da su završni financijski izvještaji sastavljeni u skladu s ovom glavom te važećim računovodstvenim načelima, pravilima i metodama.
Završni izvještaji tijela Unije objavljuju se u Službenom listu Europske unije do 15. studenoga sljedeće godine.
5. Direktor Revizorskom sudu dostavlja odgovor na opažanja iz godišnjeg izvještaja do 30. rujna sljedeće godine. Odgovori tijela Unije istodobno se šalju Komisiji.
POGLAVLJE 2.
Knjigovodstvena evidencija i popis imovine
Odjeljak 1.
Zajedničke odredbe
Članak 100.
Računovodstveni sustav
1. Računovodstveni sustav tijela Unije sustav je koji služi za organizaciju proračunskih i financijskih podataka na način kojim se omogućuje njihovo unošenje, pohranjivanje i evidentiranje.
2. Računovodstveni sustav sastoji se od općeg i proračunskog računovodstva. Računi se vode u eurima na temelju kalendarske godine.
3. Dužnosnik za ovjeravanje može također voditi analitičke račune.
Članak 101.
Zajednički zahtjevi povezani s računovodstvenim sustavom institucija
Računovodstvena pravila i usklađeni kontni plan koji mora primjenjivati tijelo Unije donosi računovodstveni službenik Komisije u skladu s člankom 152. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Odjeljak 2.
Opće i proračunsko računovodstvo
Članak 102.
Opće računovodstvo
Općim računovodstvom bilježe se, kronološkim redom, koristeći se načelom dvojnog knjigovodstva, svi događaji i postupci koji utječu na ekonomsku i financijsku situaciju te aktivu i pasivu tijela Unije.
Članak 103.
Knjiženje u općem računovodstvu
1. Salda i kretanja po općim računima knjiže se u poslovnim knjigama.
2. Svi računovodstveni zapisi, uključujući usklađenja računa, moraju se temeljiti na pripadajućoj dokumentaciji na koju se pozivaju.
3. Računovodstveni sustav mora biti takav da ostavlja jasan revizijski trag svih računovodstvenih zapisa.
Članak 104.
Računovodstvena usklađenja
Računovodstveni službenik tijela Unije, nakon završetka proračunske godine i do datuma podnošenja završnih financijskih izvještaja, izvršava sva usklađenja, bez posezanja za isplatom ili naplatom u vezi s tom godinom, potrebna radi istinitog i točnog financijskog izvještavanja. Takva su usklađenja moraju biti u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 101.
Članak 105.
Proračunsko računovodstvo
1. Proračunsko računovodstvo pruža detaljan prikaz izvršavanja proračuna tijela Unije.
2. Za potrebe stavka 1. proračunsko računovodstvo bilježi sve proračunske prihode i rashode iz glave IV.
Članak 106.
Popis imovine
1. Tijelo Unije vodi evidenciju koja prikazuje količinu i vrijednosti sve materijalne, nematerijalne i financijske aktive koja predstavlja imovinu Unije u skladu s predloškom koji sastavlja računovodstveni službenik Komisije.
Tijelo Unije provjerava da navedeni zapisi iz popisa imovine odgovaraju stvarnoj situaciji.
2. Prodaja materijalne imovine tijela Unije oglašava se na prikladan način.
GLAVA X.
VANJSKA REVIZIJA, RAZRJEŠNICA I BORBA PROTIV PRIJEVARA
Članak 107.
Vanjska revizija
1. Neovisni vanjski revizor potvrđuje da godišnji financijski izvještaji tijela Unije propisno iskazuju prihode, rashode i financijsko stanje tijela Unije prije konsolidacije završnih financijskih izvještaja tijela Unije.
Osim ako je drukčije propisano u osnivačkom aktu, Revizorski sud sastavlja posebno godišnje izvješće o tijelu Unije u skladu sa zahtjevima članka 287. stavka 1. UFEU-a.
Prilikom sastavljanja izvješća iz drugog podstavka Revizorski sud u obzir uzima reviziju koju je proveo neovisni vanjski revizor iz prvog podstavka i mjere provedene na osnovi njegovih zaključaka.
2. Tijelo Unije dostavlja Revizorskom sudu proračun tijela Unije u obliku u kojem je konačno donesen. Obavješćuje Revizorski sud što je prije moguće o svim odlukama i aktima koji se donose na temelju članaka 10., 14., 19. i 23.
3. Kontrola Revizorskog suda provodi se u skladu s člancima od 158. do 163. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.
Članak 108.
Rokovi u postupku davanja razrješnice
1. Na osnovi preporuke Vijeća Europski parlament prije 15. svibnja godine N + 2, osim ako je osnivačkim aktom drugačije predviđeno, direktoru daje razrješnicu u vezi s izvršavanjem proračuna za godinu N. Direktor obavješćuje upravni odbor o opažanjima Europskog parlamenta iz odluke priložene odluci o razrješnici.
2. Ako se rok iz stavka 1. ne može ispuniti, Europski parlament ili Vijeće obavješćuje direktora o razlozima odgode.
3. Ako Europski parlament odgodi odluku o davanju razrješnice, direktor, u suradnji s upravnim odborom, poduzima sve mjere, što je prije moguće, kako bi otklonio ili olakšao otklanjanje prepreka za donošenje navedene odluke.
Članak 109.
Postupak davanja razrješnice
1. Odluka o razrješnici obuhvaća račune svih prihoda i rashoda tijela Unije, rezultat proračuna i aktivu i pasivu tijela Unije prikazane u bilanci stanja.
2. Radi davanja razrješnice Europski parlament, nakon što je to učinilo Vijeće, ispituje račune i financijske izvještaje tijela Unije. Ispituje i godišnje izvješće Revizorskog suda zajedno s odgovorima direktora tijela Unije, te odgovarajuća posebna izvješća Revizorskog suda u vezi s predmetnom financijskom godinom te izjavu o jamstvu Revizorskog suda u pogledu pouzdanosti računa te zakonitosti i pravilnosti osnovnih transakcija.
3. Direktor na zahtjev Europskog parlamenta i u skladu s člankom 165. stavkom 3. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 šalje sve informacije potrebne za nesmetano provedbu postupka za razrješenje za predmetnu financijsku godinu.
Članak 110.
Mjere praćenja
1. Direktor poduzima potrebne mjere u skladu s opažanjima iz odluke Europskog parlamenta o razrješnici te komentarima danima uz preporuku za razrješnicu koju je donijelo Vijeće.
2. Na zahtjev Europskog parlamenta ili Vijeća direktor izvješćuje o mjerama poduzetim na osnovi tih opažanja i komentara. Primjerak izvještaja direktor dostavlja Komisiji i Revizorskom sudu.
Članak 111.
Provjere na terenu koje provodi Komisija, Revizorski sud i OLAF
1. Tijelo EU-a odobrava osoblju Komisije, drugim osobama koje Komisija ovlasti i Revizorskom sudu pristup svojim lokacijama i prostorima kao i podacima, uključujući podatke u elektroničkom obliku, koji su potrebni za provedbu revizija.
2. Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) može provoditi istrage uključujući provjere i inspekcije na terenu, u skladu s odredbama i postupcima iz Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća (9) i Uredbom Vijeća (Euratom, EZ) br. 2185/96 (10) radi utvrđivanja je li došlo do prijevare, korupcije ili bilo koje druge nezakonite radnje koja je naštetila financijskim interesima Unije u vezi s ugovorima o dodjeli bespovratnih sredstava ili ugovorom dodijeljenim u okviru ove Uredbe.
3. Ne dovodeći u pitanje stavke 1. i 2. sporazumi s trećim zemljama i međunarodnim organizacijama, ugovori, bespovratna sredstva i nabave tijela EU-a sadržavaju odredbe kojima se Europskom revizorskom sudu i OLAF-u izričito daju ovlasti provedbe takvih revizija i istraga, u skladu s njihovim nadležnostima
GLAVA XI.
PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 112.
Zahtjevi Europskog parlamenta i Vijeća za informacije
Europski parlament, Vijeće i Komisija ovlašteni su za dobivanje svih potrebnih informacija ili objašnjenja od tijela Unije koja se odnose na proračunska pitanja u okviru područja svojih nadležnosti.
Članak 113.
Donošenje nove financijske uredbe tijela Unije
Sva tijela iz članka 208. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 donose novu financijsku uredbu koja stupa na snagu 1. siječnja 2014. ili, u svakom slučaju, u roku od šest mjeseci od datuma kada je tijelo uvršteno u područje primjene članka 208. navedene Uredbe, nakon dodjele doprinosa na teret proračuna.
Članak 114.
Pravila za provedbu financijske uredbe tijela Unije
Upravni odbor, prema potrebi i uz prethodno odobrenje Komisije, na direktorov prijedlog donosi detaljna pravila za provedbu financijske uredbe tijela Unije.
Članak 115.
Stavljanje izvan snage
Uredba (EZ, Euratom) br. 2343/2002 stavlja se izvan snage s učinkom od 1. siječnja 2014. Međutim, članak 40. nastavlja se primjenjivati do 31. prosinca 2014., a stavci 4. i 7. članka 27. nastavljaju se primjenjivati do 31. prosinca 2015.
Članak 116.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave Službenom listu Europske unije. Primjenjuje se od 1. siječnja 2014. Međutim, članak 47. i članak 82. stavak 5. primjenjuju se od 1. siječnja 2015., a članak 32. i stavci 5. i 8. članka 33. primjenjuju se od 1. siječnja 2016.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 30. rujna 2013.