KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1042/2014
af 25. juli 2014
om supplerende bestemmelser til forordning (EU) nr. 514/2014 med hensyn til udpegelsen af de ansvarlige myndigheder og disses forvaltnings- og kontrolopgaver og med hensyn til revisionsmyndighedernes status og forpligtelser
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 af 16. april 2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring (1), særlig artikel 26, stk. 4, og artikel 29, stk. 1, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
For at sikre kontinuiteten i gennemførelsen af de tidligere fonde, der var omfattet af rammen for det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme 2007-2013, og særforordningerne, der var omfattet af rammeprogrammet for 2014-2020, er forordning (EU) nr. 514/2014 i vid udstrækning udformet efter de regler, der gjaldt for tidligere fonde, men under hensyntagen til de ændringer i den delte forvaltning, som Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (2) medførte.
(2)
For at sikre, at de organer, der skal gennemføre de nationale programmer, har kapacitet til effektivt at udføre deres opgaver i overensstemmelse med de mål og prioriteringer, der er fastsat i de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014, bør der fastsættes regler for udpegelsen af disse organer, tilsynet med deres udpegelse og om nødvendigt ophævelse af udpegelsen.
(3)
For at sikre, at omfanget af deres ansvarsområde sætter dem i stand til at gennemføre det nationale program, er det nødvendigt at fastsætte regler, der definerer de ansvarlige myndigheders forvaltnings- og kontrolopgaver, navnlig betingelserne for uddelegering eller udlicitering af nogle af deres opgaver.
(4)
Proceduren for udvælgelse af projekter og tildeling af EU-støtte inden for rammerne af de nationale programmer bør overholde principperne om gennemsigtighed, forbud mod forskelsbehandling og ligebehandling. Der bør derfor fastsættes betingelser for medlemsstaternes gennemførelse af foranstaltninger inden for rammerne af de nationale programmer, navnlig med henblik på fastlæggelse af de omstændigheder, hvorunder den ansvarlige myndighed kan gennemføre projekter direkte.
(5)
I alle medlemsstater bør revisionerne være effektive, have et passende omfang og gennemføres i overensstemmelse med de internationale revisionsstandarder. Med henblik herpå bør revisionsmyndighedernes status og revisionsstandarder defineres klart.
(6)
For at sikre, at revisionsmyndighedernes revisionsaktiviteter sætter dem i stand til at understøtte deres revisionserklæringer, bør der defineres forskellige former for revisionsaktiviteter.
(7)
Det er vigtigt, at resultaterne af revisionsmyndighedens aktiviteter meddeles den udpegende myndighed og Europa-Kommissionen i tide og på hensigtsmæssig vis. Det er navnlig vigtigt, at forvaltningserklæringen og det årlige sammendrag af de endelige revisionsberetninger og de gennemførte kontroller, der fremsendes som en del af den årlige ansøgning om støtteudbetaling, tydeligt afspejler resultaterne af revisionsmyndighedens arbejde og konklusioner. Revisionsmyndigheden bør derfor som led i sit revisionsarbejde sikre, at disse dokumenter indeholder relevante oplysninger om dens revisionsaktiviteter.
(8)
For at sikre en øjeblikkelig anvendelse af bestemmelserne i denne forordning og ikke forsinke godkendelsen og gennemførelsen af de nationale programmer bør forordningen træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
(9)
Det Forenede Kongerige og Irland er bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 og er følgelig bundet af nærværende forordning
(10)
Danmark er ikke bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 eller nærværende forordning -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL I
GENERELLE BESTEMMELSER
Artikel 1
Definitioner
Ved anvendelsen af denne forordning gælder definitionerne i forordning (EU) nr. 514/2014. Derudover forstås der ved:
a) »udpegende myndighed«: medlemsstatens myndighed på ministerplan, jf. artikel 26, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, som udpeger den ansvarlige myndighed
b) »kompetente myndigheder«: den ansvarlige myndighed, revisionsmyndigheden og eventuelt den delegerede myndighed, der er omhandlet i artikel 25, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
c) »SFC2014«: det elektroniske dataudvekslingssystem, der oprettes ved artikel 2 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 802/2014 (3)
d) »støtteaftale«: en aftale eller et tilsvarende retligt instrument, på grundlag af hvilket den ansvarlige myndighed yder støtte til støttemodtageren med henblik på gennemførelsen af et projekt inden for rammerne af det nationale program.
KAPITEL II
DEN ANSVARLIGE MYNDIGHED
AFDELING I
Udpegelse af den ansvarlige myndighed
Artikel 2
Kriterier og procedure for udpegelsen af den ansvarlige myndighed
1. Det organ, der skal udpeges som ansvarlig myndighed, skal have en administrativ organisation og et system for intern kontrol, der opfylder kriterierne i bilaget til denne forordning (»udpegelseskriterier«). Udpegelseskriterierne vedrører:
a)
interne forhold
b)
kontrolaktiviteter
c)
interne oplysninger og kommunikation
d)
internt tilsyn og rapportering.
Medlemsstaterne kan fastsætte yderligere udpegelseskriterier for at tage hensyn til den ansvarlige myndigheds størrelse, opgaver og andre kendetegn.
2. Det revisionsorgan, der er omhandlet i artikel 26, stk. 3, i forordning (EU) nr. 514/2014 vurderer, om den fremtidige ansvarlige myndighed opfylder udpegelseskriterierne i bilaget og dokumenterer sine revisionsresultater, -konklusioner og -erklæringer i en revisionsberetning, der sendes til den udpegende myndighed.
3. Hvis den udpegende myndighed ikke finder, at den fremtidige ansvarlige myndighed opfylder udpegelseskriterierne, giver den dette organ særlige instrukser til, hvordan den kan afhjælpe dette problem, og en frist for opfyldelsen af kriterierne, inden den kan udpeges som ansvarlig myndighed.
Indtil dette problem er afhjulpet, kan organet foreløbigt blive udpeget som ansvarlig myndighed i op til højst 12 måneder. Længden af denne foreløbige periode skal stå i et rimeligt forhold til omfanget af kriterier, der ikke opfyldes.
4. Ved udpegelsen af den ansvarlige myndighed underretter medlemsstaten straks Kommissionen via SFC2014. Sammen med denne underretning sender medlemsstaten dokumentation, hvoraf følgende fremgår:
a)
fordelingen af de vigtigste ansvarsområder mellem den ansvarlige myndigheds organisatoriske enheder
b)
myndighedens forhold til delegerede myndigheder, aktiviteter, der skal uddelegeres, og de vigtigste procedurer for kontrol med disse delegerede aktiviteter, hvis det er relevant
c)
en sammenfatning af de vigtigste procedurer for behandling af finansielle fordringer fra støttemodtagerne og for godkendelse og registrering af udgifter.
Artikel 3
Tilsyn med den ansvarlige myndighed og revurdering af udpegelsen
1. Den udpegende myndighed fører tilsyn med den ansvarlige myndighed, navnlig på grundlag af de oplysninger, der er omhandlet i denne forordnings artikel 14, stk. 2, og følger op på de mangler, der konstateres.
2. Medlemsstaterne sikrer, at oplysninger om, at den ansvarlige myndighed ikke længere opfylder udpegelseskriterierne, straks sendes til den udpegende myndighed.
3. Hvis den ansvarlige myndighed ikke længere fuldt ud opfylder udpegelseskriterierne, eller dens system for intern kontrol er så mangelfuldt, at det svækker dens mulighed for at udføre sine opgaver, fastsætter den udpegende myndighed en prøveperiode for den ansvarlige myndighed. I så tilfælde forelægger den udpegende myndighed en afhjælpningsplan for den ansvarlige myndighed, som skal gennemføres inden en frist, der står i et rimeligt forhold til omfanget af den manglende opfyldelse af udpegelseskriterierne eller manglerne. Denne periode må ikke være på over 12 måneder at regne fra starten af prøveperioden.
4. Den udpegende myndighed underretter straks Kommissionen om enhver afhjælpningsplan, der udarbejdes i medfør af stk. 3, og holder Kommissionen orienteret om, hvor langt man er nået med gennemførelsen heraf.
5. Hvis udpegelsen af den ansvarlige myndighed bringes til ophør, udpeger den udpegende myndighed straks en anden ansvarlig myndighed, jf. artikel 26 i forordning (EU) nr. 514/2014 og nærværende forordnings artikel 2, for at sikre, at udbetalingerne til støttemodtagerne ikke ophører.
6. Hvis Kommissionen konstaterer, at en medlemsstat ikke har opfyldt sin forpligtelse til at udarbejde en afhjælpningsplan, jf. stk. 3, eller at den ansvarlige myndighed bibeholder sin udpegelse, selv om den ikke har gennemført afhjælpningsplanen inden for den fastsatte frist, sørger Kommissionen for at afhjælpe alle resterende mangler ved anvendelse af den efterprøvende regnskabsafslutning, jf. artikel 47 i forordning (EU) nr. 514/2014.
AFDELING II
Den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolopgaver
Artikel 4
Den ansvarlige myndigheds opgaver
Den ansvarlige myndighed forvalter og gennemfører det nationale program i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning. Den:
a)
hører partnerne i henhold til artikel 12, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
b)
sikrer, at det overvågningsudvalg, der er omhandlet i artikel 12, stk. 4, i forordning (EU) nr. 514/2014, fungerer efter hensigten
c)
forelægger Kommissionen et forslag til det nationale program, der er omhandlet i artikel 14 i forordning (EU) nr. 514/2014, og alle ændringer heraf ved brug af SFC2014
d)
definerer og fastsætter støtteberettigelsesreglerne for projekter og projektomkostninger for alle aktiviteter for derved at sikre ligebehandling og undgå interessekonflikter, jf. principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning
e)
tilrettelægger og offentliggør indkaldelser af bud og forslag samt tilrettelægger og offentliggør den deraf følgende udvælgelse af og tildeling af støtte til projekter, der skal finansieres inden for rammerne af det nationale program, jf. anvendelsesområdet og målene for de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 og kriterierne i nærværende forordnings artikel 9
f)
sikrer, at der findes systemer til indsamling af de data, der kræves for at give meddelelse om fælles og programspecifikke indikatorer til Kommissionen samt andre data om gennemførelsen af programmet og projekterne
g)
modtager betalinger fra Kommissionen og foretager udbetalinger til støttemodtagerne
h)
sikrer, at der er sammenhæng og komplementaritet mellem samfinansieringen inden for rammerne af særforordningerne og andre relevante finansielle instrumenter på nationalt plan og på EU-plan
i)
overvåger projekterne og kontrollerer, at de udgifter, der er anmeldt i forbindelse med projekter, rent faktisk også er afholdt og er i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler
j)
sørger for, at der er et system til elektronisk registrering og lagring af regnskabsdata for hvert projekt, der er omfattet af det nationale program, og at de gennemførelsesdata, som er nødvendige for den økonomiske forvaltning, overvågningen, kontrollen og evalueringen, indsamles
k)
sikrer, at støttemodtagerne og andre organer, der er involveret i gennemførelsen af projekter, der finansieres inden for rammerne af det nationale program, anvender enten et særskilt regnskabssystem eller hensigtsmæssige regnskabskoder for alle transaktioner i forbindelse med projektet, jf. dog de nationale regnskabsregler
l)
sikrer, at evalueringerne af det nationale program, jf. artikel 56 og artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, gennemføres inden for de relevante frister
m)
sikrer, at de uafhængige evalueringseksperter modtager alle nødvendige oplysninger om forvaltningen af det nationale program med henblik på at gennemføre den evaluering, der er omhandlet i artikel 56 og artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
n)
indfører procedurer, der sikrer, at alle dokumenter vedrørende udgifter, beslutninger og kontrolaktiviteter har et tilstrækkeligt revisionsspor og overholder de af Kommissionens gennemførelsesforordninger, der er vedtaget med hjemmel i artikel 27, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014
o)
sikrer, at den uafhængige revisionsmyndighed modtager alle nødvendige oplysninger om forvaltningen og de anvendte kontrolprocedurer samt de udgifter, der er finansieret inden for rammerne af særforordningerne, med henblik på at gennemføre den revision, der er omhandlet i artikel 29 i forordning (EU) nr. 514/2014
p)
udarbejder de gennemførelsesrapporter, der er omhandlet i artikel 54 i forordning (EU) nr. 514/2014, og de evalueringsrapporter, der er omhandlet i artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, og fremlægger dem for Kommissionen ved brug af SFC2014
q)
udarbejder anmodningerne om betaling, jf. artikel 44 i forordning (EU) nr. 514/2014, og fremlægger dem for Kommissionen ved brug af SFC2014
r)
gennemfører oplysnings- og PR-aktiviteter og videreformidler resultaterne af programmet, jf. artikel 53 i forordning (EU) nr. 514/2014
s)
foretager administrativ kontrol og kontrol på stedet, jf. artikel 27 i forordning (EU) nr. 514/2014
t)
samarbejder med Kommissionen og de ansvarlige myndigheder i de andre medlemsstater
u)
reagerer på revisionsmyndighedens revisionsresultater enten ved at afhjælpe de konstaterede mangler, eller hvis revisionsmyndighedens revisionsresultater ikke accepteres, ved at fremlægge en detaljeret begrundelse.
Artikel 5
Delegeret myndighed
1. Den ansvarlige myndighed kan uddelegere nogle eller alle sine opgaver til en delegeret myndighed, jf. artikel 25, stk. 1, litra c), i forordning (EU) nr. 514/2014. Enhver uddelegering af opgaver skal ske under overholdelse af principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning og sikre overholdelsen af princippet om forbud mod forskelsbehandling og synligheden af EU-finansieringen. De uddelegerede opgaver må ikke give anledning til interessekonflikter.
2. Omfanget af de opgaver, den ansvarlige myndighed uddelegerer til den delegerede myndighed, og de detaljerede procedurer for udførelsen af disse skal fastsættes i et dokument, der undertegnes af den ansvarlige myndighed og den delegerede myndighed. I dokumentet om uddelegering skal som et minimum nævnes:
a)
den relevante særforordning
b)
de(n) opgave(r), der uddelegeres til den delegerede myndighed
c)
den delegerede myndigheds forpligtelse til at kontrollere, at støttemodtagerne overholder EU-reglerne og de nationale regler
d)
den delegerede myndigheds pligt til at indføre og fastholde en organisationsstruktur og et forvaltnings- og kontrolsystem, der passer til dens opgaver
e)
de oplysninger og bilag, som den delegerede myndighed skal forelægge den ansvarlige myndighed, og de frister, der skal overholdes
f)
den ansvarlige myndigheds mekanisme for overvågning af den delegerede myndighed.
3. I henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 må kommunikationen med Kommissionen ikke uddelegeres. Den delegerede myndighed kommunikerer med Kommissionen gennem den ansvarlige myndighed.
4. Hvis den delegerede myndighed ikke er en offentlig forvaltning eller et privat organ, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, der er omfattet af national lovgivning, uddelegerer den ansvarlige myndighed ikke gennemførelsesbeføjelser til den, som indebærer en betydelig skønsmargen, der vil kunne afspejle overvejelser af politisk art.
5. Den ansvarlige myndighed er fortsat ansvarlig for de opgaver, den har uddelegeret. Den ansvarlige myndighed gennemgår regelmæssigt de uddelegerede opgaver for at få bekræftet, at det udførte arbejde er tilfredsstillende og i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler.
6. Hvad angår uddelegerede opgaver, finder denne forordning tilsvarende anvendelse på den delegerede myndighed.
Artikel 6
Udlicitering af opgaver
Den ansvarlige myndighed kan udlicitere nogle af sine opgaver. Den er dog fortsat ansvarlig for dem.
Den ansvarlige myndighed gennemgår regelmæssigt de uddelegerede opgaver for at få bekræftet, at det udførte arbejde er tilfredsstillende og i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler.
AFDELING III
Den ansvarlige myndigheds forpligtelser med hensyn til offentlig indgriben
Artikel 7
Den ansvarlige myndigheds rolle som tildelende myndighed
1. Som hovedregel tildeler den ansvarlige myndighed støtte til projekter inden for rammerne af det nationale program på grundlag af offentlige indkaldelser af forslag.
2. Den ansvarlige myndighed kan tildele støtte til projekter på grundlag af en begrænset indkaldelse af forslag.
Begrænsede indkaldelser af forslag er kun åbne for udvalgte organisationer som følge af projektets særlige art eller den tekniske eller administrative kompetence hos de organer, der opfordres til at indsende forslag.
Begrundelsen for at anvende en begrænset indkaldelse af forslag skal fremgå af indkaldelsen af forslag.
3. Den ansvarlige myndighed kan tildele støtte uden indkaldelse af forslag, hvis projektets særlige art eller den tekniske eller administrative kompetence hos de relevante organer ikke levner andre muligheder, f.eks. i tilfælde af et retligt eller egentligt monopol.
Begrundelsen for at anvende en begrænset indkaldelse af forslag skal fastsættes i afgørelsen om tildeling af støtte.
4. I behørigt begrundede tilfælde, herunder fortsættelse af flerårige projekter, der blev udvalgt ved en tidligere indkaldelse af forslag, eller i hastende situationer kan støtten tildeles uden indkaldelse af forslag.
Begrundelsen for, at støtten blev tildelt uden en indkaldelse af forslag, skal fremgå af afgørelsen om tildeling af støtte.
5. Hvis den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan, kan hverken den ansvarlige myndighed eller nogen delegeret myndighed modtage støtte, der tildeles i henhold til denne artikel.
6. Den ansvarlige myndighed beslutter, hvem der tildeler støtte, og sikrer, at der ikke opstår interessekonflikter, navnlig når ansøgerne er nationale organer.
Artikel 8
Betingelser, hvorunder den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan
1. På grund af de administrative beføjelser eller den tekniske ekspertise eller fordi projektets karakteristika såsom et retligt monopol eller sikkerhedskravene ikke levner andre muligheder for at gennemføre projektet, kan den ansvarlige myndighed beslutte at gennemføre projektet direkte, enten alene eller sammen med andre nationale myndigheder. I så tilfælde er den ansvarlige myndighed støttemodtager.
2. Den ansvarlige myndigheds begrundelse for at fungere som gennemførelsesorgan og udvælge tilknyttede nationale myndigheder som beskrevet i stk. 1, skal meddeles Kommissionen i den årlige gennemførelsesrapport, der er omhandlet i artikel 54 i forordning (EU) nr. 514/2014.
3. Ved gennemførelsen af projekter som gennemførelsesorgan overholder den ansvarlige myndighed princippet om økonomisk fordelagtighed og forebygger interessekonflikter.
4. Den administrative afgørelse om at samfinansiere et projekt inden for rammerne af det nationale program skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at overvåge gennemførelsen af samfinansierede produkter og tjenesteydelser og foranstaltninger til kontrol af de udgifter, der er afholdt.
5. Hvis det er sandsynligt, at den ansvarlige myndighed regelmæssigt fungerer som gennemførelsesorgan:
a)
må den ansvarlige myndighed og revisionsmyndigheden ikke være en del af samme organ, medmindre revisionsmyndigheden rapporterer til et eksternt organ og dens revisionsmæssige uafhængighed er garanteret
b)
må den ansvarlige myndigheds opgaver som fastsat i artikel 4 ikke blive påvirket.
Artikel 9
Udvælgelses- og tildelingsprocedure
1. De indkaldelser af forslag, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1, offentliggøres på en sådan måde, at det sikres, at alle kan deltage i proceduren, og at potentielle støttemodtagere informeres herom på passende vis. Alle væsentlige ændringer af indkaldelserne skal offentliggøres på samme måde.
I de indkaldelser af forslag, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1 og 2, skal følgende specificeres:
a)
formålet
b)
udvælgelses- og tildelingskriterierne
c)
retningslinjerne for EU-støtte og eventuelt national støtte, herunder muligheden for at anmode om en øget samfinansieringssats, hvis det er relevant, jf. artikel 16, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014
d)
retningslinjerne og fristen for indsendelse af forslag
e)
reglerne for udgifternes støtteberettigelse
f)
projektets varighed og
g)
finansielle og andre oplysninger, der skal opbevares og gives meddelelse om.
2. Inden der træffes afgørelse om tildeling af støtte, skal den ansvarlige myndighed sikre sig, at projektets støttemodtagere er i stand til at opfylde udvælgelses- og støttetildelingskriterierne.
3. Den ansvarlige myndighed fastsætter procedurerne for modtagelse af forslag. Den foretager på gennemsigtig vis og uden at gøre forskel en formel, teknisk og budgetmæssig analyse og kvalitativ vurdering af forslagene ved anvendelse af de kriterier, der er fastsat i indkaldelsen af forslag. Den ansvarlige myndighed giver en skriftlig begrundelse for ikke at godtage de øvrige forslag.
4. Af afgørelsen om tildeling af støtte skal mindst fremgå støttemodtagernes navn, de vigtigste detaljer om projektet og dets operationelle mål, maksimumsstørrelsen af EU's bidrag og maksimumssatsen for samfinansieringen af de støtteberettigede udgifter.
5. Den ansvarlige myndighed informerer alle ansøgere skriftligt om sin afgørelse. Under henvisning til udvælgelses- og støttetildelingskriterierne begrunder den over for ansøgere, der ikke kom i betragtning, hvorfor deres forslag ikke opfyldt kriterierne.
Artikel 10
Dokumenter, hvorved støtten formaliseres, når den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan
1. I de tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan, fastsætter den projektforvaltningsprocedurer, der mindst indeholder følgende krav:
a)
undertegnelse af støtteaftaler med støttemodtagerne og
b)
overvågning af støtteaftalerne, herunder ændringer heraf, ved hjælp af forvaltningstekniske midler såsom brevudvekslinger eller skriftlige rapporter.
2. Støtteaftalen skal indeholde eller angive følgende:
a)
maksimumsstørrelsen af EU-bidraget
b)
maksimumsprocentsatsen for EU-bidraget i overensstemmelse med den relevante særforordning
c)
en detaljeret beskrivelse og tidsplan for projektet
d)
alle større opgaver, som støttemodtageren har til hensigt at udlicitere til tredjeparter, hvis det er relevant, samt de dermed forbundne omkostninger
e)
det aftalte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder udgifter og indtægter, i overensstemmelse med de fastsatte regler for støtteberettigelsen
f)
metoden til beregning af størrelsen af EU-bidraget ved projektets afslutning
g)
en tidsplan og gennemførelsesbestemmelserne i aftalen, herunder bestemmelser om rapporteringsforpligtelser, ændringer af aftalen og opsigelse af aftalen
h)
projektets operationelle mål, herunder de kvantificerede mål og indikatorer, der skal gives meddelelse om
i)
bestemmelser om, at støttemodtagerne i tide skal indsamle de fornødne oplysninger for de fælles indikatorer, der er fastsat i særforordningen, samt andre programspecifikke indikatorer og meddele disse data mindst én gang om året
j)
definition af de støtteberettigede omkostninger, herunder en beskrivelse af metoden til at fastslå enhedsomkostningerne, de faste beløb og takstfinansiering
k)
regnskabskravene og betingelserne vedrørende udbetaling af støtten
l)
betingelserne vedrørende revisionsspor
m)
bestemmelserne vedrørende databeskyttelse
n)
bestemmelserne vedrørende PR.
3. Som hovedregel skal støtteaftalen undertegnes, inden de projektaktiviteter, der vedrører det nationale program, indledes.
4. I støtteaftalen skal det udtrykkeligt fastsættes, at Kommissionen eller dens repræsentanter og Revisionsretten har revisionsbeføjelser over for alle støttemodtagere, kontrahenter og underkontrahenter, der modtager EU-støtte inden for rammerne af det nationale program, og at de udøver disse beføjelser på grundlag af dokumenter og kontrol på stedet.
Artikel 11
Dokumenter, hvorved støtten formaliseres, når den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan
1. I de tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan, fastsætter den projektforvaltningsprocedurer, hvori der mindst skal kræves følgende:
a)
formalisering af en administrativ afgørelse om samfinansiering af projekter
b)
overvågning af de administrative afgørelser og ændringer heraf, ved hjælp af forvaltningstekniske midler såsom brevudvekslinger eller skriftlige rapporter.
2. Den administrative afgørelse skal indeholde eller angive følgende:
a)
maksimumsstørrelsen af EU-bidraget
b)
maksimumsprocentsatsen for EU-bidraget i overensstemmelse med den relevante særforordning
c)
en detaljeret beskrivelse og tidsplan for projektet
d)
alle større opgaver, som støttemodtageren har til hensigt at udlicitere til tredjeparter, hvis det er relevant, samt de dermed forbundne omkostninger
e)
det aftalte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder udgifter og indtægter, i overensstemmelse med de fastsatte regler for støtteberettigelsen
f)
metoden til beregning af størrelsen af EU-bidraget ved projektets afslutning
g)
projektets operationelle mål, herunder de kvantificerede mål og indikatorer, der skal anvendes
h)
bestemmelser om, at den ansvarlige myndighed skal indsamle de krævede data til de fælles indikatorer, der er fastsat i særforordningen, samt andre programspecifikke indikatorer og meddele disse data mindst én gang om året
i)
definition af de støtteberettigede omkostninger, herunder en beskrivelse af metoden til at fastslå enhedsomkostningerne, de faste beløb og takstfinansiering
j)
regnskabskravene og betingelserne vedrørende udbetaling af støtten
k)
betingelserne vedrørende revisionsspor
l)
bestemmelserne vedrørende databeskyttelse
m)
bestemmelserne vedrørende PR.
3. Som hovedregel skal den administrative afgørelse træffes, inden de projektaktiviteter, der vedrører det nationale program, indledes.
4. I den administrative afgørelse skal det udtrykkeligt fastsættes, at Kommissionen eller dens repræsentanter og Revisionsretten har revisionsbeføjelser over for alle støttemodtagere, kontrahenter og underkontrahenter, der modtager EU-støtte inden for rammerne af det nationale program, og at de udøver disse beføjelser på grundlag af dokumenter og kontrol på stedet.
KAPITEL III
REVISIONSMYNDIGHEDENS STATUS OG REVISIONSFORPLIGTELSER
Artikel 12
Revisionsmyndighedens status
1. Revisionsmyndigheden fungerer uafhængigt af den ansvarlige myndighed, jf. artikel 59, stk. 5, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og artikel 25, stk. 1, litra b), i forordning (EU) nr. 514/2014. Revisionsmyndigheden anses for funktionelt uafhængig, når der ikke består noget direkte over- og underordnelsesforhold mellem den og den ansvarlige myndighed, og revisionsmyndigheden selvstændigt afgiver sine udtalelser og erklæringer.
2. Al revisionsarbejde skal udføres i overensstemmelse med internationalt accepterede revisionsstandarder.
Artikel 13
Udlicitering af revisionsarbejde
Revisionsmyndigheden kan udlicitere en del af revisionsarbejdet til et andet revisionsorgan, forudsat at dette organ fungerer uafhængigt af den ansvarlige myndighed. Revisionsmyndigheden er fortsat ansvarlig for de opgaver, den har udliciteret.
Udliciteret revisionsarbejde skal udføres i henhold til de internationalt accepterede revisionsstandarder og under revisionsmyndighedens nøje overvågning og tilsyn.
Artikel 14
Revisioner
1. For at kunne afgive den udtalelse, der er omhandlet i artikel 59, stk. 5, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, foretager revisionsmyndigheden systemrevisioner og finansielle revisioner.
2. Ved systemrevisionerne kontrolleres det, om den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolsystemer har fungeret effektivt, således at der er rimelig sikkerhed for, at de udgifter, der er medtaget i årsregnskaberne, er lovlige og formelt rigtige.På grundlag af disse revisioner afgør revisionsmyndigheden, om den ansvarlige myndighed fortsat overholder udpegelseskriterierne, jf. bilaget.
3. Finansielle revisioner udføres for at opnå rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af de udgifter, den ansvarlige myndighed har anmeldt.
For at kunne konkludere, om regnskaberne giver et retvisende billede, kontrollerer revisionsmyndigheden, at alle elementer af de udgifter, som den ansvarlige myndighed har betalt, og det offentlige bidrag, den har modtaget og opført i regnskaberne i regnskabsåret, er registreret korrekt i regnskabssystemet og svarer til de supplerende regnskabsdokumenter, som den ansvarlige myndighed opbevarer. På grundlag af disse regnskaber foretager revisionsmyndigheden navnlig følgende:
a)
kontrollerer, at den samlede størrelse af de støtteberettigede udgifter, der er anmeldt i anmodningen om udbetaling af den årlige saldo, og som er forelagt Kommissionen, svarer til udgifterne i den ansvarlige myndigheds regnskaber, og hvis der er forskelle, at der er givet passende forklaringer i regnskaberne for beløbsforskellene
b)
kontrollerer, at de beløb, som er trukket tilbage og inddrevet, de beløb, der skal inddrives, og de beløb, der ikke har kunnet inddrives ved regnskabsårets udgang, svarer til de beløb, der er opført i den ansvarlige myndigheds regnskabssystem og understøttes af den ansvarlige myndigheds dokumenterede beslutninger
c)
sikrer, at den ansvarlige myndighed har udført den administrative kontrol og kontrollen på stedet, jf. artikel 27 i forordning (EU) nr. 514/2014.
Den i litra a), b) og c) omhandlede kontrol kan foretages som stikprøvekontrol.
4. Revisionsmyndigheden gentager som en del af sin systemrevision og finansielle revision nogle af de administrative kontroller eller kontroller på stedet, som den ansvarlige myndighed udførte. Revisionsmyndigheden beslutter på grundlag af sin risikovurdering, i hvilket omfang revisionsarbejdet skal gentages.
5. Hvis revisionsmyndighedens systemrevision eller finansielle revision viser, at der er betydelige mangler, hvad angår effektiviteten af den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolsystemer, foretager den følgende:
a)
vurderer de finansielle og driftsmæssige virkninger af disse mangler
b)
fremsætter passende henstillinger til den ansvarlige myndighed om afhjælpende og forebyggende foranstaltninger
c)
overvåger den ansvarlige myndigheds gennemførelse af disse foranstaltninger og vurderer, om der findes en handlingsplan for at sikre, at forvaltnings- og kontrolsystemerne kommer til at fungere effektivt igen.
6. Revisionsmyndigheden giver ved afslutningen af sine revisionsaktiviteter, jf. stk. 1, 2 og 3, meddelelse om sine resultater til den udpegende myndighed, herunder også om den ansvarlige myndighed efter dens mening fortsat opfylder udpegelseskriterierne.
7. Revisionsmyndigheden sikrer, at den ansvarlige myndighed på passende vis giver Europa-Kommissionen meddelelse om alle oplysninger vedrørende dens revisionsaktiviteter, jf. stk. 1, 2 og 3.
KAPITEL IV
AFSLUTTENDE BESTEMMELSE
Artikel 15
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter dens offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaterne.
Udfærdiget i Bruxelles, den 25. juli 2014.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 1042/2014
оd 25. srpnja 2014.
o dopuni Uredbe (EU) br. 514/2014 u pogledu imenovanja odgovornih tijela te njihovih odgovornosti u vezi upravljanja i nadzora te u pogledu statusa i obveza revizorskih tijela
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migracije te integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama (1), a osobito njezin članak 26. stavak 4. i članak 29. stavak 1.,
budući da:
(1)
Kako bi se osigurao kontinuitet između upotrebe sredstava iz prethodnih fondova u okviru općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tijekovima” za razdoblje 2007.-2013. i posebnih uredaba za razdoblje 2014.-2020., Uredba (EU) br. 514/2014 u velikoj se mjeri temelji na postojećim pravilima za prethodne fondove, uz uzimanje u obzir promjena koje su u podijeljeno upravljanje uvedene Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (2).
(2)
Kako bi se osiguralo da tijela za provedbu nacionalnih programa imaju mogućnost svoje zadaće ispunjavati učinkovito i u skladu s ciljevima i prioritetima utvrđenima u posebnim uredbama iz članka 2. točke (a) Uredbe (EU) br. 514/2014, trebalo bi utvrditi pravila za njihovo imenovanje, nadzor njihova imenovanja i, ako je potrebno, poništenja imenovanja.
(3)
Potrebno je utvrditi odgovornosti u vezi upravljanja i nadzora odgovornih tijela, osobito uvjete pod kojima mogu delegirati ili prenijeti neke od svojih zadaća, kako bi se osiguralo da je provedba nacionalnih programa unutar njihova djelokruga nadležnosti.
(4)
Postupak odabira i dodjele doprinosa Unije u okviru nacionalnih programa trebao bi biti usklađen s načelima transparentnosti, nediskriminacije i jednakog postupanja. Potrebno je stoga utvrditi uvjete u skladu s kojima bi države članice trebale provoditi mjere u okviru nacionalnih programa, u prvom redu radi utvrđivanja okolnosti na temelju kojih odgovorno tijelo može izravno provoditi projekte.
(5)
Revizije bi u svim državama članicama trebale biti učinkovite, odgovarajućeg opsega te bi se trebale provoditi u skladu s međunarodnim revizijskim standardima. U tu bi svrhu trebalo jasno utvrditi status i revizijske standarde revizorskih tijela.
(6)
Potrebno je utvrditi različite vrste revizijskih aktivnosti kako bi se osiguralo da revizorska tijela na njima mogu temeljiti svoja revizijska mišljenja.
(7)
Važno je da su rezultati aktivnosti revizorskih tijela pravovremeni i da se o njima na odgovarajući način izvješćuju tijelo za imenovanje i Europska komisija. Osobito je važno da izjava o upravljanju i godišnji sažetak završnih revizijskih izvješća i nadzora provedenih u okviru godišnjih zahtjeva za plaćanje odražavaju rezultate i zaključke revizorskog tijela. Stoga bi revizorsko tijelo u sklopu svojeg revizijskog rada trebalo osigurati da se informacije povezane s njegovim revizijskim aktivnostima adekvatno prenose u tim dokumentima.
(8)
Kako bi se omogućila brza primjena mjera predviđenih ovom Uredbom i kako ne bi došlo do odlaganja odobrenja i provedbe nacionalnih programa, Uredba bi trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
(9)
Ujedinjenu Kraljevinu i Irsku obvezuje Uredba (EU) br. 514/2014 te ih posljedično obvezuje ova Uredba.
(10)
Dansku ne obvezuje Uredba (EU) br. 514/2014 niti ova Uredba,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
POGLAVLJE I.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Definicije
Za potrebe ove Uredbe primjenjuju se definicije iz Uredbe (EU) br. 514/2014. Primjenjuju se i sljedeće definicije:
(a)
„tijelo za imenovanje” znači ministarsko tijelo države članice iz članka 26. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 koje imenuje odgovorno tijelo;
(b)
„nadležna tijela” znači odgovorno tijelo, revizorsko tijelo i, prema potrebi, delegirano tijelo iz članka 25. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(c)
„SFC2014” znači elektronički informacijski sustav uspostavljen u skladu s člankom 2. Provedbene uredbe Komisije (EU) br. 802/2014 (3);
(d)
„sporazum o bespovratnim sredstvima” znači sporazum ili neki drugi jednakovrijedni pravni instrument na temelju kojeg odgovorno tijelo korisniku odobrava bespovratna sredstva za provedbu projekta u okviru nacionalnog programa.
POGLAVLJE II.
ODGOVORNO TIJELO
ODJELJAK I.
Imenovanje odgovornog tijela
Članak 2.
Kriteriji i postupci za imenovanje odgovornog tijela
1. Tijelo koje će se imenovati odgovornim tijelom ima administrativni ustroj i sustav unutarnje kontrole u skladu s kriterijima iz Priloga ovoj Uredbi („kriteriji za imenovanje”). Kriteriji za imenovanje odnose se na:
(a)
unutarnje okruženje,
(b)
aktivnosti nadzora;
(c)
interno obavješćivanje i komuniciranje;
(d)
interno nadziranje i izvješćivanje.
Države članice mogu odrediti druge kriterije za imenovanje, uzimajući u obzir veličinu, odgovornosti i druge značajke odgovornog tijela.
2. Revizorsko tijelo iz članka 26. stavka 3. Uredbe (EU) br. 514/2014 procjenjuje ispunjava li buduće odgovorno tijelo kriterije za imenovanje iz Priloga te svoje rezultate, zaključke i mišljenja dokumentira u revizijskom izvješću upućenom tijelu za imenovanje.
3. Ako tijelo za imenovanje zaključi da buduće odgovorno tijelo ne ispunjuje kriterije za imenovanje, ono daje tom tijelu konkretne upute i rok za ispravljanje nesukladnosti kao uvjet za imenovanje odgovornim tijelom.
Do ispunjavanja uvjeta tijelo može biti privremeno imenovano odgovornim tijelom na najviše 12 mjeseci. Duljina tog privremenog razdoblja razmjerna je utvrđenim nesukladnostima.
4. Nakon što imenuje odgovorno tijelo, država članica o tome će obavijestiti Komisiju bez odlaganja putem sustava SFC2014. Uz tu obavijest država članica prilaže dokumentaciju u kojoj se navodi:
(a)
glavna podjela odgovornosti među organizacijskim jedinicama odgovornog tijela;
(b)
prema potrebi, njegov odnos s delegiranim tijelom, aktivnosti koje će se delegirati i najvažniji postupci nadzora tih delegiranih aktivnosti; te
(c)
sažetak najvažnijih postupaka za obradu financijskih potraživanja korisnika te za odobravanje i bilježenje rashoda.
Članak 3.
Nadzor odgovornog tijela i preispitivanje imenovanja
1. Tijelo za imenovanje nadzire odgovorno tijelo, osobito na temelju informacija iz članka 14. stavka 2. ove Uredbe, te dalje prati sve utvrđene nedostatke.
2. Države članice bez odlaganja obavješćuju tijelo za imenovanje o svim informacijama koje ukazuju na to da odgovorno tijelo više ne zadovoljava kriterije imenovanja.
3. Ako odgovorno tijelo više ne zadovoljava u potpunosti kriterije imenovanja ili je njegov sustav unutarnje kontrole manjkav u mjeri u kojoj to dovodi u pitanje njegovu sposobnost ispunjavanja zadaća, tijelo za imenovanje utvrđuje mu probno razdoblje. U takvim slučajevima tijelo za imenovanje izrađuje plan otklanjanja utvrđenih nedostataka koje odgovorno tijelo treba provesti u roku određenom prema ozbiljnosti nesukladnosti ili manjkavosti. Taj rok ne smije biti dulji od 12 mjeseci od početka probnog razdoblja.
4. Tijelo za imenovanje odmah obavješćuje Komisiju o svim planovima otklanjanja utvrđenih nedostataka koji su izrađeni u skladu sa stavkom 3. te je nastavlja obavješćivati o napretku.
5. Ako se imenovanje odgovornog tijela poništi, tijelo za imenovanje odmah imenuje drugo odgovorno tijelo u skladu s člankom 26. Uredbe (EU) br. 514/2014 i člankom 2. ove Uredbe kako bi se osiguralo da ne dođe do prekida plaćanja korisnicima.
6. Ako Komisija utvrdi da država članica ne ispunjuje svoju obvezu izrade plana otklanjanja utvrđenih nedostataka u skladu sa stavkom 3. ili da je odgovorno tijelo i dalje imenovano unatoč tome što nije provelo navedeni plan u okviru utvrđenog razdoblja, tada preostale nedostatke rješava putem postupka potvrde sukladnosti iz članka 47. Uredbe (EU) br. 514/2014.
ODJELJAK II.
Odgovornosti upravljanja i nadzora odgovornog tijela
Članak 4.
Zadaće odgovornog tijela
Odgovorno tijelo upravlja nacionalnim programom i provodi ga u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja. Stoga mora:
(a)
provoditi savjetovanje s partnerima u skladu s člankom 12. stavkom 1. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(b)
osigurati pravilno funkcioniranje nadzornog odbora iz članka 12. stavka 4. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(c)
Komisiji podnijeti prijedlog nacionalnog programa iz članka 14. Uredbe (EU) br. 514/2014 te sve naknadne izmjene putem sustava SFC2014;
(d)
utvrditi i donijeti pravila o prihvatljivosti za projekte i projektne troškove za sve aktivnosti, osigurati jednako postupanje i izbjegavati sukob interesa, u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja;
(e)
organizirati i oglašivati pozive na podnošenje ponuda i pozive na podnošenje prijedloga te organizirati i oglašivati odabir i dodjelu projekata za financiranje u okviru nacionalnog programa, u skladu s područjem primjene i ciljevima posebnih uredaba iz članka 2. točke (a) Uredbe (EU) br. 514/2014 te kriterijima iz članka 9. ove Uredbe;
(f)
osigurati postojanje sustava za prikupljanje podataka potrebnih za izvješćivanje Komisije o zajedničkim pokazateljima i pokazateljima specifičnima za program, zajedno s drugim podacima o provedbi programa i projekata;
(g)
primati plaćanja koja izvršava Komisija i plaćati korisnicima;
(h)
osiguravati dosljednost i dopunjavanja sufinanciranja u okviru posebnih uredaba i drugih odgovarajućih instrumenata država članica i Unije;
(i)
pratiti projekte i provjeravati jesu li prijavljeni projektni troškovi zaista nastali i u skladu s propisima Unije i nacionalnim propisima;
(j)
osigurati postojanje sustava za evidentiranje i pohranjivanje računovodstvenih podataka za svaki projekt iz nacionalnog programa u računalnom obliku i prikupljanje podataka o provedbi potrebnih za financijsko upravljanje, praćenje, nadzor i ocjenu;
(k)
ne dovodeći u pitanje nacionalna računovodstvena pravila, osigurati da korisnici i druga tijela uključena u provedbu projekata koji se financiraju u okviru nacionalnog programa zadrže odvojeni računovodstveni sustav ili odgovarajuće računovodstvene kodove za sve transakcije koje su povezane s projektom;
(l)
osigurati da se ocjenjivanje nacionalnog programa iz članka 56. i članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 provodi unutar odgovarajućih rokova;
(m)
osigurati da neovisni ocjenjivači u svrhu provođenja ocjenjivanja iz članka 56. i članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 i formuliranja mišljenja prime sve potrebne informacije o upravljanju nacionalnim programom;
(n)
uvesti postupke kojima će se osigurati da svi dokumenti u vezi rashoda, odluka i aktivnosti nadzora imaju potrebni revizijski trag te da su pohranjeni u skladu s provedbenim uredbama Komisije donesenima na temelju članka 27. stavka 5. Uredbe (EU) br. 514/2014.;
(o)
osigurati da revizorsko tijelo u svrhu provođenja revizija iz članka 29. Uredbe (EU) br. 514/2014 i formuliranja revizijskog mišljenja primi sve potrebne informacije o primijenjenim postupcima upravljanja i nadzora te troškovima financiranima u skladu s posebnim uredbama;
(p)
izraditi provedbena izvješća iz članka 54. Uredbe (EU) br. 514/2014 i evaluacijska izvješća iz članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 te ih podnijeti Komisiji putem sustava SFC2014;
(q)
sastaviti zahtjeve za plaćanja u skladu s člankom 44. Uredbe (EU) br. 514/2014 te ih podnijeti Komisiji putem sustava SFC2014;
(r)
provoditi aktivnosti informiranja i oglašivanja te širiti rezultate programa, u skladu s člankom 53. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(s)
provoditi administrativne nadzore i nadzore na licu mjesta u skladu s člankom 27. Uredbe (EU) br. 514/2014.;
(t)
surađivati s Komisijom i odgovornim tijelima u drugim državama članicama; te
(u)
odazvati na nalaze revizorskog tijela, postupanjem u skladu s njima ili, u slučaju da nisu prihvaćeni, davanjem detaljnog obrazloženja.
Članak 5.
Delegirano tijelo
1. Odgovorno tijelo može delegirati neke ili sve svoje zadaće delegiranom tijelu u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (c) Uredbe (EU) br. 514/2014. Svako delegiranje zadaća mora biti u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja te u skladu s načelom nediskriminacije i vidljivosti upotrebe financijskih sredstava Unije. Delegirane zadaće ne smiju za posljedicu imati sukob interesa.
2. Opseg zadaća koje odgovorno tijelo delegira delegiranom tijelu te detaljni postupci za njihovo ispunjavanje izložit će se u dokumentu koji potpisuju odgovorno tijelo i delegirano tijelo. Taj akt o delegiranju sadržava najmanje:
(a)
odgovarajuću posebnu uredbu;
(b)
zadaću ili zadaće povjerene delegiranom tijelu;
(c)
obvezu delegiranog tijela da provjeri zadovoljavaju li korisnici propise Unije i nacionalne propise;
(d)
obvezu delegiranog tijela da postavi i održava organizacijsku strukturu te sustav upravljanja i nadzora koji odgovara njegovim dužnostima;
(e)
informacije i popratnu dokumentaciju koju delegirano tijelo treba podnijeti odgovornom tijelu i rokove koje treba poštovati; te
(f)
mehanizme odgovornog tijela za nadzor delegiranog tijela.
3. U skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) br. 514/2014, komunikacija s Komisijom ne može se delegirati. Delegirano tijelo komunicira s Komisijom preko odgovornog tijela.
4. Ako delegirano tijelo nije javna uprava ili privatni subjekt koji pruža javne usluge i podliježe nacionalnim zakonima, odgovorno tijelo neće na njega delegirati izvršne ovlasti koje uključuju velika diskrecijska prava u vezi političkih odluka.
5. Odgovorno tijelo ostaje odgovorno za zadaće koje delegira. Odgovorno tijelo redovito pregledava provođenje delegiranih zadaća kako bi se uvjerilo da je obavljeni rad prihvatljive kvalitete i u skladu s propisima Unije i nacionalnim propisima.
6. Ova Uredba se za delegirane zadaće na delegirano tijelo primjenjuje analogijom.
Članak 6.
Povjeravanje zadaća vanjskim izvršiteljima
Odgovorno tijelo može povjeriti neke od svojih zadaća vanjskim izvršiteljima. Međutim, ono ostaje odgovorno za njih.
Odgovorno tijelo redovito pregledava provođenje delegiranih zadaća kako bi se uvjerilo da je obavljeni rad prihvatljive kvalitete i u skladu s propisima Unije i nacionalnim propisima.
ODJELJAK III.
Obveze odgovornog tijela u pogledu javnih intervencija
Članak 7.
Uloga odgovornog tijela kao tijela za dodjelu
1. Općenito, odgovorno tijelo dodjeljuje bespovratna sredstva za projekte u okviru nacionalnog programa na temelju otvorenih poziva na podnošenje prijedloga.
2. Odgovorno tijelo može dodijeliti bespovratna sredstva za projekte na temelju ograničenog poziva na podnošenje prijedloga.
Ograničeni pozivi na podnošenje prijedloga otvoreni su samo odabranim organizacijama zbog posebnosti projekta ili tehničke ili administrativne stručnosti tijela koja se pozivaju na podnošenje prijedloga.
Razlozi za korištenje ograničenih poziva na podnošenje prijedloga navest će se u pozivu na podnošenje prijedloga.
3. Odgovorno tijelo može izravno dodijeliti bespovratna sredstva ako posebnost projekta ili tehnička ili administrativna stručnost nadležnih tijela ne ostavlja drugog izbora, kao što je to slučaj s de jure ili de facto monopolima.
Razlozi za korištenje izravne dodjele navest će se u odluci o dodjeli.
4. U opravdanim slučajevima, uključujući nastavak višegodišnjih projekata koji su odabrani nakon prethodnog poziva na podnošenje prijedloga ili u izvanrednim situacijama, bespovratna sredstva mogu se dodijeliti bez poziva na podnošenje prijedloga.
Razlozi za dodjelu bespovratnih sredstava bez poziva na podnošenje prijedloga navest će se u odluci o dodjeli.
5. Kad odgovorno tijelo nastupa kao tijelo za dodjelu, ni odgovorno tijelo ni bilo koje delegirano tijelo ne mogu biti korisnici bespovratnih sredstava koja su dodijeljena u skladu s ovim člankom.
6. Odgovorno tijelo određuje tijelo koje dodjeljuje bespovratna sredstva i osigurava izbjegavanje sukoba interesa, osobito kad su podnositelji zahtjeva nacionalna tijela.
Članak 8.
Uvjeti pod kojima odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo
1. Odgovorno tijelo može odlučiti izravno provoditi projekte, samostalno ili zajedno s nekim drugim nacionalnim tijelom, zbog administrativnih ovlaštenja, tehničkog stručnog znanja ili zbog toga što osobitosti projekta ne ostavljaju nijednu drugu mogućnost za provedbu, primjerice u slučaju de jure monopola ili sigurnosnih zahtjeva. U takvim slučajevima odgovorno tijelo je korisnik bespovratnih sredstava.
2. Razlozi zbog kojih odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo i odabire neko povezano nacionalno tijelo kao što je navedeno u stavku 1. prijavljuju se Komisiji u godišnjem provedbenom izvješću iz članka 54. Uredbe (EU) br. 514/2014.
3. Pri provedbi projekata u svojstvu izvršnog tijela odgovorno tijelo poštuje načelo vrijednosti za novac i sprečava sukobe interesa.
4. Upravna odluka o sufinanciranju projekta u okviru nacionalnog programa uključuje sve potrebne informacije za nadzor provedbe sufinanciranih proizvoda i usluga te za provjeru nastalih troškova.
5. Kada je vjerojatno da će odgovorno tijelo redovito nastupati kao izvršno tijelo:
(a)
odgovorno tijelo i revizorsko tijelo ne smiju biti članovi istog tijela, osim u slučaju da revizorsko tijelo podnosi izvješća vanjskom tijelu i da je njegova neovisnost zajamčena; te
(b)
to ne utječe na zadaće odgovornog tijela navedene u članku 4.
Članak 9.
Postupak odabira i dodjele
1. Pozivi na podnošenje prijedloga iz članka 7. stavka 1. objavljuju se na način kojim se osigurava otvoreni natječaj i odgovarajuće obavješćivanje mogućih korisnika. Informacija o svakoj važnoj izmjeni poziva objavljuje se na isti način.
U pozivima na podnošenje prijedloga iz članka 7. stavka 1. i 2. navodi se najmanje sljedeće:
(a)
ciljevi;
(b)
kriteriji odabira i dodjele;
(c)
aranžmani za Uniju i, ako je primjenjivo, za nacionalno financiranje, uključujući, ako je primjenjivo, mogućnost primjene više stope sufinanciranja u skladu s člankom 16. stavkom 5. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(d)
aranžmani i konačni datum za podnošenje prijedloga;
(e)
pravila prihvatljivosti za izdatke;
(f)
trajanje projekta; te
(g)
financijski i drugi podaci koji se evidentiraju i prijavljuju.
2. Prije donošenja odluke o dodjeli odgovorno tijelo mora se uvjeriti da korisnici projekta mogu zadovoljiti kriterije odabira i dodjele.
3. Odgovorno tijelo utvrđuje postupke za zaprimanje prijedloga. Ono na prijedloge primjenjuje formalnu, tehničku i proračunsku analizu te procjenu kvalitete prema kriterijima iz poziva na podnošenje prijedloga na transparentan i nediskriminirajući način. Odgovorno tijelo u pisanom obliku navodi razloge odbijanja drugih prijedloga.
4. U odluci o dodjeli navodi se najmanje ime korisnika, najvažniji detalji projekta te njegovi operativni ciljevi, najviši iznos doprinosa Unije te najveća stopa sufinanciranja ukupnih prihvatljivih troškova.
5. Odgovorno tijelo sve podnositelje o svojoj odluci obavješćuje pisanim putem. Neuspješne kandidate obavješćuje se o razlozima za njihovo odbijanje uz navođenje kriterija odabira i dodjele.
Članak 10.
Dokumenti kojima se formalizira dodjela bespovratnih sredstava kada odgovorno tijelo nastupa kao tijelo za dodjelu
1. U slučajevima kada odgovorno tijelo nastupa kao tijelo za dodjelu, ono utvrđuje postupke za upravljanje projektom kojima se zahtijeva najmanje:
(a)
potpisivanje sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava s korisnicima; i
(b)
praćenje provedbe sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, uključujući i sve njegove izmjene, administrativnim sredstvima kao što su prepiska ili pisana izvješća.
2. Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava sadržava ili ukazuje na sljedeće:
(a)
najveći iznos doprinosa Unije;
(b)
najviši postotak doprinosa Unije u skladu s odgovarajućom posebnom uredbom;
(c)
detaljan opis i vremenski raspored za projekt;
(d)
ako je primjenjivo, sve veće zadaće koje korisnik namjerava podugovorom povjeriti trećoj strani, zajedno s povezanim troškovima;
(e)
dogovoreni planirani proračun i financijski plan za projekt, uključujući rashode i prihode, u skladu s utvrđenim pravilima prihvatljivosti;
(f)
metodu za izračun iznosa doprinosa Unije po završetku projekta;
(g)
vremenski raspored i provedbene odredbe sporazuma, uključujući odredbe o obvezama izvješćivanja, izmjenama sporazuma i prekidu sporazuma;
(h)
operativne ciljeve projekta, uključujući kvantificirane ciljeve i pokazatelje o kojima treba izvješćivati;
(i)
odredbu prema kojoj korisnik mora pravovremeno prikupiti potrebne podatke za zajedničke pokazatelje navedene u posebnoj uredbi i sve pokazatelje specifične za program te izvješćivati o tim podacima najmanje jednom godišnje;
(j)
definiciju prihvatljivih troškova, uključujući, ako je primjenjivo, opis metodologije za utvrđivanje troškova po jedinici, paušalnih iznosa i paušalnog financiranja;
(k)
knjigovodstvene zahtjeve i uvjete koji se odnose na isplatu bespovratnih sredstava;
(l)
uvjete u vezi revizijskog traga;
(m)
odredbe u vezi zaštite podataka; i
(n)
odredbe u vezi obavješćivanja javnosti.
3. Općenito, sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava potpisuje se prije početka projektnih aktivnosti u okviru nacionalnog programa.
4. Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava izričito se određuje da Komisija ili njezini predstavnici i Revizorski sud imaju revizorske ovlasti nad svim korisnicima bespovratnih sredstava, izvođačima i podizvođačima koji primaju sredstva Unije u okviru nacionalnog programa, te će ih primjenjivati na temelju provjere dokumenata i nadzora na licu mjesta.
Članak 11.
Dokumenti kojima se formalizira dodjela bespovratnih sredstava kada odgovorno tijelo nastupa kao izvršno tijelo
1. U slučajevima kada odgovorno tijelo nastupa kao izvršno tijelo, ono utvrđuje postupke za upravljanje projektom kojima se zahtijeva najmanje:
(a)
formaliziranje administrativne odluke o sufinanciranju projekata; i
(b)
praćenje provedbe administrativne odluke i svih njezinih izmjena administrativnim sredstvima kao što su prepiska ili pisana izvješća.
2. Administrativna odluka sadržava ili ukazuje na sljedeće:
(a)
najveći iznos doprinosa Unije;
(b)
najviši postotak doprinosa Unije u skladu s odgovarajućom posebnom uredbom;
(c)
detaljan opis i vremenski raspored za projekt;
(d)
ako je primjenjivo, sve veće zadaće koje korisnik namjerava podugovorom povjeriti trećoj strani, zajedno s povezanim troškovima;
(e)
dogovoreni planirani proračun i financijski plan za projekt, uključujući rashode i prihode, u skladu s utvrđenim pravilima prihvatljivosti;
(f)
metodu za izračun iznosa doprinosa Unije po završetku projekta;
(g)
operativne ciljeve projekta, uključujući kvantificirane ciljeve i pokazatelje koji će se koristiti;
(h)
odredbu prema kojoj odgovorno tijelo mora prikupiti potrebne podatke za zajedničke pokazatelje navedene u posebnoj uredbi te sve pokazatelje specifične za program te izvješćivati o tim podacima najmanje jednom godišnje;
(i)
definiciju prihvatljivih troškova, uključujući, ako je primjenjivo, opis metodologije za utvrđivanje troškova po jedinici, paušalnih iznosa i paušalnog financiranja;
(j)
knjigovodstvene zahtjeve i uvjete koji se odnose na isplatu bespovratnih sredstava;
(k)
uvjete u vezi revizijskog traga;
(l)
odredbe u vezi zaštite podataka; i
(m)
odredbe u vezi obavješćivanja javnosti.
3. Općenito, administrativna odluka donosi se prije početka projektnih aktivnosti u okviru nacionalnog programa.
4. Administrativnom odlukom izričito se određuje da Komisija ili njezini predstavnici i Revizorski sud imaju revizorske ovlasti nad svim korisnicima bespovratnih sredstava, izvođačima i podizvođačima koji primaju sredstva Unije u okviru nacionalnog programa, te će ih primjenjivati na temelju provjere dokumenata i nadzora na licu mjesta.
POGLAVLJE III.
STATUS REVIZORSKOG TIJELA I OBVEZE KOJE SE ODNOSE NA REVIZIJE
Članak 12.
Status revizorskog tijela
1. U skladu s člankom 59. stavkom 5. drugim podstavkom Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i člankom 25. stavkom 1. točkom (b) Uredbe (EU) br. 514/2014 revizorsko tijelo djeluje neovisno od odgovornog tijela. Smatra se da funkcionalna neovisnost postoji kada nema izravnog hijerarhijskog odnosa između revizorskog tijela i odgovornog tijela, te kada je revizorsko tijelo potpuno autonomno u davanju mišljenja i izjava.
2. Cjelokupni revizijski rad obavljat će se u skladu s međunarodnim revizijskim standardima.
Članak 13.
Povjeravanje revizijskog rada vanjskim tijelima
Revizorsko tijelo može povjeriti dio revizije drugom revizorskom tijelu, pod uvjetom da je to tijelo funkcionalno neovisno o odgovornom tijelu. Revizorsko tijelo ostaje odgovorno za rad koji povjeri vanjskom tijelu.
Revizije vanjskih tijela provode se u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i uz pozorno praćenje i nadzor revizorskog tijela.
Članak 14.
Revizije
1. Revizorsko tijelo u svrhu donošenja mišljenja iz članka 59. stavka 5. drugog podstavka Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 provodi revizije sustava i financijske revizije.
2. Revizijama sustava provjerava se učinkovitost sustava upravljanja i nadzora odgovornog tijela kako bi se osiguralo razumno jamstvo da su troškovi navedeni u godišnjim financijskim izvješćima zakoniti i pravilni. Na temelju tih revizija revizorsko tijelo utvrđuje zadovoljava li odgovorno tijelo i dalje kriterije imenovanja iz Priloga.
3. Financijske revizije provode se radi osiguranja razumnog jamstva da su godišnja financijska izvješća istinit i vjeran prikaz troškova koje prijavljuje odgovorno tijelo.
Radi provjere istinitosti i vjernosti podataka iz godišnjeg financijskog izvješća revizorsko tijelo provjerava jesu li svi elementi plaćenih rashoda i javnih doprinosa koji su primljeni i zabilježeni u računovodstvenim evidencijama odgovornog tijela u financijskoj godini ispravno zabilježeni u računovodstvenom sustavu i odgovaraju li popratnim računovodstvenim knjigama koje vodi odgovorno tijelo. Na temelju tih godišnjih financijskih izvješća revizorsko tijelo osobito:
(a)
provjerava odgovara li ukupni iznos prihvatljivih rashoda koji je prijavljen u zahtjevu za plaćanje godišnjeg salda i podnesen Komisiji rashodima u godišnjem financijskom izvješću odgovornog tijela te, ako su utvrđene razlike, jesu li u godišnjim financijskim izvješćima pružena odgovarajuća objašnjenja za iznose koji se usklađuju;
(b)
provjerava odgovaraju li povučeni i vraćeni iznosi, iznosi koji će biti vraćeni te nepovrativi iznosi na kraju financijske godine iznosima koji su uneseni u računovodstveni sustav odgovornog tijela te postoje li za njih dokumentirane odluke odgovornog tijela;
(c)
utvrđuje je li odgovorno tijelo provelo administrativne nadzore i nadzore na licu mjesta u skladu s člankom 27. Uredbe (EU) br. 514/2014.
Provjere navedene u točkama (a), (b) i (c) mogu se vršiti na temelju uzorka.
4. U okviru svojih revizija sustava i financijskih revizija revizorsko tijelo će ponovno provesti neke od administrativnih nadzora ili nadzora na licu mjesta koje je provelo odgovorno tijelo. Revizorsko tijelo će na temelju procjene rizika utvrditi opseg ponovljene revizije.
5. Ako se u okviru sustava revizorskog tijela ili financijskim revizijama utvrde znatne slabosti koje priječe učinkovito funkcioniranje sustava upravljanja i nadzora odgovornog tijela, revizorsko tijelo:
(a)
procjenjuje financijski i operativni učinak tih slabosti;
(b)
daje odgovarajuće preporuke odgovornom tijelu za korektivne i preventivne mjere;
(c)
prati kako odgovorno tijelo provodi te mjere te procjenjuje postoji li akcijski plan za ponovno uspostavljanje učinkovitog funkcioniranja sustava upravljanja i nadzora.
6. Nakon dovršetka revizijskih aktivnosti iz stavaka 1., 2. i 3. revizorsko tijelo će izvijestiti tijelo za imenovanje o svojim nalazima, uključujući i mišljenje o tome ispunjava li odgovorno tijelo i dalje kriterije za imenovanje.
7. Revizorsko tijelo dužno je osigurati da odgovorno tijelo Europsku komisiju prikladno izvješćuje o svim pojedinostima u vezi svojih revizijskih aktivnosti iz stavaka 1., 2. i 3.
POGLAVLJE IV.
ZAVRŠNA ODREDBA
Članak 15.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u državama članicama u skladu s Ugovorima.
Sastavljeno u Bruxellesu 25. srpnja 2014.