ROZHODNUTÍ PŘEDSEDY EVROPSKÉ KOMISE
ze dne 29. února 2012
o funkci a mandátu úředníka pro slyšení v určitých obchodních řízeních
(2012/199/EU)
PŘEDSEDA EVROPSKÉ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o Evropské unii,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na jednací řád Komise (1), a zejména článek 22 uvedeného řádu,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Právo na řádnou správu představuje zavedenou zásadu práva Evropské unie, což zahrnuje i procesní práva stran zúčastněných ve správním řízení, jehož výsledek může mít vliv na jejich zájmy.
(2)
Tato zásada práva Evropské unie je zakotvena v článku 41 Listiny základních práv Evropské unie (2). Práva osoby, jejíž zájmy jsou dotčeny obchodním řízení, zakotvená v čl. 41 odst. 1 a v čl. 41 odst. 2 Listiny, jsou rovněž buď výslovně stanovena, nebo by měla být, jelikož se jedná o obecné právní zásady, aplikována v nařízení Rady (ES) č. 1225/2009 ze dne 30. listopadu 2009 o ochraně před dumpingovým dovozem ze zemí, které nejsou členy Evropského společenství (3), nařízení Rady (ES) č. 597/2009 ze dne 11. června 2009 o ochraně před dovozem subvencovaných výrobků ze zemí, které nejsou členy Evropského společenství (4), nařízení Rady (ES) č. 260/2009 ze dne 26. února 2009 o společných pravidlech dovozu (5), nařízení Rady (ES) č. 625/2009 ze dne 7. července 2009 o společných pravidlech dovozu z některých třetích zemí (6), nařízení Rady (ES) č. 3286/94 ze dne 22. prosince 1994, kterým se stanoví postupy Společenství v oblasti společné obchodní politiky k zajištění výkonu práv Společenství podle mezinárodních obchodních pravidel, zejména pravidel sjednaných v rámci Světové obchodní organizace (7), nařízení Rady (ES) č. 385/96 ze dne 29. ledna 1996 o ochraně proti cenám působícím újmu v loďařství (8), nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 868/2004 ze dne 21. dubna 2004 o ochraně před poskytováním dotací a před nekalými cenovými praktikami způsobujícími újmu leteckým dopravcům Společenství při poskytování leteckých služeb ze zemí, které nejsou členy Evropského společenství (9), nařízení Rady (ES) č. 732/2008 ze dne 22. července 2008 o uplatňování systému všeobecných celních preferencí od 1. ledna 2009 a o změně nařízení (ES) č. 552/97, (ES) č. 1933/2006 a nařízení Komise (ES) č. 1100/2006 a (ES) č. 964/2007 (10), nařízení Rady (ES) č. 1515/2001 ze dne 23. července 2001 o opatřeních, která může Společenství přijmout na základě zprávy přijaté orgánem WTO pro řešení sporů o antidumpingových a antisubvenčních opatřeních (11) a v nařízení Rady (ES) č. 427/2003 ze dne 3. března 2003 o přechodném ochranném mechanismu pro určité dovážené produkty pocházející z Čínské lidové republiky a o změně nařízení (ES) č. 519/94 o společných pravidlech dovozu z některých třetích zemí (12).
(3)
Od 1. ledna 2007 je úkolem spočívajícím v zabezpečení účinného výkonu procesních práv zúčastněných stran a zajištění toho, aby obchodní řízení upravená ve shora uvedených nařízeních byla vedena nestranně, spravedlivě a v přiměřené lhůtě, pověřen úředník Generálního ředitelství pro obchod se zkušenostmi ve věcech ochrany obchodu, tak zvaný „úředník pro slyšení“.
(4)
Pro potřeby posílení této úlohy a zvýšení transparentnosti a procesní spravedlnosti příslušných řízení je nyní vhodné posílit tuto funkci úředníka pro slyšení v Komisi a stanovit jeho kompetence.
(5)
Výkon této funkce by měl být svěřen nezávislé osobě se zkušenostmi v oblasti obchodních řízení. Úředník pro slyšení by měl být jmenován Komisí v souladu s pravidly zakotvenými ve služebním řádu úředníků a pracovním řádu ostatních zaměstnanců Unie.
(6)
Aby byla zajištěna jeho nezávislost, měl by být úředník pro slyšení pro správní účely přiřazen ke členovi Komise odpovědnému za obchodní politiku.
(7)
Základními právy a povinnostmi úředníka pro slyšení stanovenými v tomto rozhodnutí jsou poskytovat poradenství komisaři odpovědnému za obchodní politiku a generálnímu řediteli generálního ředitelství pro obchod; být zárukou dodržování procesních práv; umožňovat přístup ke spisu; přijímat rozhodnutí o důvěrné povaze dokumentů; přezkoumávat stanoviska správy k prodlužování lhůt. Úředník pro slyšení by měl usilovat o zajištění toho, aby bylo při koncipování právních aktů nebo návrhů Komise přihlíženo ke všem rozhodným skutečnostem bez ohledu na to, zda jsou pro dotčené strany příznivé nebo nepříznivé.
(8)
Za účelem posílení procesních záruk výkonu procesních práv zúčastněných stran je nezbytné určit druhy slyšení a pevně stanovit pravidla pořádání a vedení slyšení s úředníkem pro slyšení a následného postupu.
(9)
Pravomoc úředníka pro slyšení rozhodovat o otázkách týkajících se přístupu ke spisu, důvěrnosti a lhůt by měla účastníkům obchodního řízení poskytnout dodatečnou procesní záruku, aniž by tím byly dotčeny lhůty závazné pro dané řízení.
(10)
Zprávy by měly zajistit, že hlavním otázkám, kterými se úředník pro slyšení zabývá, a jeho hlavním doporučením je věnována pozornost rozhodovacích subjektů, což představuje dodatečnou záruku dodržování práv stran dotčených obchodním řízením. Výroční zprávy by rovněž měly o činnosti úředníka pro slyšení informovat členské státy EU, Evropský parlament a veřejnost.
(11)
Při zpřístupňování informací o fyzických osobách by měla být zvláštní pozornost věnována nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (13).
(12)
Tímto rozhodnutím by neměla být dotčena obecná pravidla pro udělování nebo vylučování práva přístupu k dokumentům Komise,
ROZHODL TAKTO:
Článek 1
Úředník pro slyšení
1. V rámci Komise se zřizuje zvláštní funkce úředníka pro slyšení v obchodních řízeních.
2. Úkolem úředníka pro slyšení je zaručit účinný výkon procesních práv zúčastněných stran stanovených v níže uvedených nařízeních (dále jen „základní nařízení“) a zajistit, aby obchodní řízení podle uvedených nařízení byla vedena nestranně, spravedlivě a v přiměřené lhůtě. Těmito základními nařízeními jsou:
a)
nařízení (ES) č. 1225/2009, a zejména čl. 5 odst. 10 a 11, čl. 6 odst. 5, 6, 7 a 8, čl. 8 odst. 3, 4 a 9, články 18, 19, 20 a 21;
b)
nařízení (ES) č. 597/2009, a zejména čl. 10 odst. 12 a 13, čl. 11 odst. 5, 6, 7, 8 a 10, čl. 13 odst. 3, 4 a 9, články 28, 29, 30 a 31;
c)
nařízení (ES) č. 260/2009, a zejména články 6 a 9;
d)
nařízení (ES) č. 625/2009, a zejména články 5 a 7;
e)
nařízení (ES) č. 3286/94, a zejména články 8 a 9;
f)
nařízení (ES) č. 385/96, a zejména čl. 5 odst. 12 a 13, čl. 6 odst. 5, 6, 7 a 8, články 12, 13 a 14;
g)
nařízení (ES) č. 868/2004, a zejména články 7 a 8;
h)
nařízení (ES) č. 732/2008, a zejména články 18, 19 a 20;
i)
nařízení (ES) č. 1515/2001, a zejména čl. 1 odst. 2 a čl. 2 odst. 2;
j)
nařízení (ES) č. 427/2003, a zejména čl. 5 odst. 5, čl. 6 odst. 4, 5 a 6, čl. 17 odst. 2 a 3 a článek 18.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí tyto definice:
a)
„obchodním řízením“ se rozumí šetření nebo správní řízení vedené útvary Komise podle některého ze základních nařízení;
b)
„zúčastněnou stranou“ se rozumí osoba, jejíž zájmy jsou dotčeny obchodním řízením, podle definice v příslušném základním nařízení;
c)
„právy zúčastněných stran“ se rozumí procesní práva a právo jakékoli osoby na to, aby byla její záležitost v obchodním řízení vyřízena nestranně, spravedlivě a v přiměřené lhůtě.
Článek 3
Jmenování - odvolání a zastupování
1. Úředník pro slyšení je jmenován Komisí v souladu s pravidly stanovenými ve služebním řádu úředníků a pracovním řádu ostatních zaměstnanců Evropských společenství.
2. Jmenování úředníka pro slyšení se zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie. Každé přerušení, odvolání nebo přeložení úředníka pro slyšení provedené jakýmkoli postupem je předmětem odůvodněného rozhodnutí Komise. Toto rozhodnutí se zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie.
3. Úředník pro slyšení je pro administrativní účely přiřazen ke členovi Komise odpovědnému za obchodní politiku.
4. Pokud není úředník pro slyšení schopen konat, určí člen Komise odpovědný za obchodní politiku, pokud možno po projednání s úředníkem pro slyšení, jiného úředníka, který není v daném případu zúčastněn a má dostatečné zkušenosti s obchodním řízením, aby vykonával povinnosti úředníka pro slyšení.
Článek 4
Zásady intervence úředníka pro slyšení
1. Při výkonu svých povinností jedná úředník pro slyšení nezávisle. Úředník pro slyšení nepřijímá při plnění svých úkolů žádné pokyny.
2. Při plnění svých povinností dbá úředník pro slyšení na nutnost účinné aplikace základních nařízení v souladu s platnými právními předpisy Unie a zásadami stanovenými Soudním dvorem Evropské unie.
3. Při výkonu své funkce má úředník pro slyšení neomezený přístup k veškerým spisům souvisejícím s obchodním řízením, a to bez zbytečného odkladu a v kterékoli fázi řízení.
4. Úředník pro slyšení činí rozhodnutí podle tohoto rozhodnutí a může dávat útvarům Komise odpovědným za šetření svá doporučení ohledně jakékoli záležitosti týkající se práv zúčastněných stran, které si vyžádaly jeho intervenci. Úředník pro slyšení usiluje o zajištění toho, aby bylo při přípravě předloh právních aktů nebo návrhů Komise přihlíženo ke všem rozhodným skutečnostem bez ohledu na to, zda jsou pro dotčené strany příznivé nebo nepříznivé.
5. Úředníkovi pro slyšení jsou odpovědným ředitelem nebo jeho zástupcem poskytovány informace o vývoji řízení, v němž úředník pro slyšení intervenoval, až do přijetí právního aktu v konečném znění Komisí, resp. Radou. Úředník pro slyšení je bezodkladně informován o jakékoli podstatné změně postoje Komise v závěrečné fázi obchodního řízení, aby mohl posoudit veškeré potenciální dopady na práva zúčastněných stran.
6. Úředník pro slyšení poskytuje členovi Komise odpovědnému za obchodní politiku, případně generálnímu řediteli, poradenství ohledně následného postupu po vydání jeho doporučení a v případě potřeby též ohledně možných prostředků nápravy.
7. Odpovědný ředitel konzultuje s úředníkem pro slyšení změny nebo aktualizace politiky týkající se procesních záležitostí a hmotněprávních otázek, které mají dopad na práva zúčastněných stran podle definice v článku 2 tohoto rozhodnutí. S úředníkem pro slyšení lze konzultovat i jakoukoli jinou otázku plynoucí z obchodního řízení.
8. Úředník pro slyšení může členovi Komise odpovědnému za obchodní politiku a v případě potřeby i generálnímu řediteli pro obchod předkládat svá zjištění a doporučení k jakékoli záležitosti plynoucí z obchodního řízení.
Článek 5
Podmínky intervence úředníka pro slyšení - načasování - informace
1. Úředník pro slyšení jedná na žádost zúčastněných stran, člena Komise odpovědného za obchodní politiku, generálního ředitele, ředitele odpovědného za obchodního řízení či jeho zástupce nebo ředitele jiných útvarů, s nímž je obchodní řízení konzultováno.
2. Úředník pro slyšení může intervenovat v kterékoli fázi obchodního řízení, s řádným přihlédnutím k závazným lhůtám platným pro takové řízení.
3. Úředník pro slyšení je vázán lhůtami použitelnými v obchodním řízení v souladu se základními nařízeními.
4. Ke každému právnímu aktu v konečném znění nebo návrhu Komise se vždy přikládá oznámení úředníka pro slyšení uvádějící, zda úředník pro slyšení v předmětném řízení intervenoval a jaká byla povaha jeho intervence.
Článek 6
Slyšení
1. Úředník pro slyšení může na žádost nebo v případech a za podmínek stanovených v základních nařízeních pořádat a vést dva druhy slyšení: slyšení mezi jednotlivou zúčastněnou stranou nebo skupinou zúčastněných stran s podobnými zájmy a útvary Komise odpovědnými za šetření a slyšení mezi zúčastněnými stranami s různými zájmy.
2. Předmětem slyšení může být jakákoli otázka, která se vyskytne v kterékoli fázi obchodního řízení a je způsobilá ovlivnit práva zúčastněných stran.
3. Fyzické osoby pozvané k účasti na slyšení se dostaví buď osobně, nebo jsou zastoupeny právním zástupcem. Právnické osoby pozvané k účasti na slyšení jsou zastoupeny řádně pověřeným zástupcem jmenovaným z řad stálých zaměstnanců dané právnické osoby.
4. Fyzické nebo právnické osoby pozvané k účasti na slyšení pořádaném úředníkem pro slyšení mohou využít pomoci právníka nebo jiné kvalifikované osoby mimo okruh svých stálých zaměstnanců, která je úředníkem pro slyšení připuštěna.
5. Tímto článkem není dotčeno právo na slyšení dle základních nařízení.
Článek 7
Slyšení s jednotlivou zúčastněnou stranou nebo skupinou zúčastněných stran s podobnými zájmy
1. Úředník pro slyšení může pořádat a vést slyšení mezi jednotlivou zúčastněnou stranou či skupinou zúčastněných stran s podobnými zájmy a útvary Komise odpovědnými za šetření a v případě potřeby i jinými útvary, a to na odůvodněnou žádost dotčené zúčastněné strany nebo skupiny zúčastněných stran s podobnými zájmy.
2. Jednotlivá zúčastněná strana může požádat o slyšení se skupinou zúčastněných stran s podobnými zájmy ohledně konkrétní otázky, které se koná za podmínky, že s účastí na tomto slyšení souhlasí alespoň jedna další zúčastněná strana s podobným zájmem.
Článek 8
Slyšení mezi zúčastněnými stranami s různými zájmy
1. Slyšení mezi zúčastněnými stranami s různými zájmy může být pořádáno a vedeno pod předsednictvím úředníka pro slyšení, aby byl vytvořen prostor pro případnou prezentaci opačných názorů a předestření vyvracející argumentace. Lhůta, v rámci níž by se toto slyšení mělo konat, se uvede v oznámení o zahájení obchodního řízení.
2. Slyšení mezi zúčastněnými stranami s různými zájmy může být pořádáno v každém řízení ve věcech ochrany obchodu, a to po vyslechnutí útvarů Komise odpovědných za šetření.
3. O slyšení mezi zúčastněnými stranami s různými zájmy ohledně určité konkrétní otázky může rovněž požádat jednotlivá zúčastněná strana a toto slyšení se koná za podmínky, že s účastí na slyšení souhlasí alespoň jedna další zúčastněná strana s rozdílnými zájmy.
4. Slyšení se zúčastní útvary Komise odpovědné za šetření a v případě potřeby i jiné útvary.
5. Příslušní zástupci členských států se mohou slyšení mezi zúčastněnými stranami s různými zájmy účastnit jako pozorovatelé.
Článek 9
Příprava slyšení
1. Po vyslechnutí odpovědného ředitele nebo jeho zástupce stanoví úředník pro slyšení den, dobu trvání a místo konání slyšení. Pokud je zúčastněnými stranami nebo útvary Komise požadováno odročení, rozhodne úředník pro slyšení, zda je povolí, či nikoli.
2. Ve vhodných případech může úředník pro slyšení uspořádat přípravné jednání se zúčastněnými stranami nebo s útvary Komise odpovědnými za šetření a jinými útvary, a to za účelem zjištění veškerých skutkových nebo právních otázek, které mají být předmětem slyšení, a jejich co možná nejlepšího objasnění. Za tím účelem může úředník pro slyšení vyžadovat od účastníků slyšení veškeré informace nezbytné k přípravě slyšení.
3. Úředník pro slyšení připraví program každého slyšení, který se všem účastníkům poskytne před slyšením.
4. Úředník pro slyšení může v přiměřené době po uplynutí lhůty pro předložení vyjádření ke zpřístupnění informací a před slyšením mezi stranami vyzvat účastníky, aby předložili otázky ohledně informací poskytnutých jinými zúčastněnými stranami.
5. Ve vhodných případech, vzhledem k potřebě zajistit, aby bylo slyšení mezi stranami řádně připraveno a především aby byly skutkové otázky co možná nejvíce objasněny, může úředník pro slyšení, po vyslechnutí odpovědného ředitele nebo jeho zástupce, poskytnout stranám pozvaným na slyšení předem seznam otázek, na které by chtěl znát jejich názor.
6. Úředník pro slyšení rovněž může žádat o předchozí písemné vyrozumění ohledně podstatného obsahu stanovisek, která chtějí účastníci na slyšení přednést.
7. Úředník pro slyšení může přizvat k účasti na slyšení externí odborníky. Zúčastněné strany a útvary Komise mohou požádat úředníka pro slyšení, aby účast externích odborníků na slyšení připustil. Úředník pro slyšení je povinen o těchto žádostech rozhodnout. Externí odborníci pozvaní k účasti na slyšení jsou povinni podepsat dohodu o mlčenlivosti.
8. Externí odborníci mohou být požádáni o poskytnutí jakéhokoli relevantního rozboru, zpráv nebo publikací, které se zařadí do spisu a zpřístupní všem účastníkům před slyšením, kdykoli je to možné.
Článek 10
Vedení slyšení
1. Úředník pro slyšení nese plnou odpovědnost za vedení slyšení. Úředník pro slyšení zajistí řádné vedení slyšení, což přispěje k zachování spravedlnosti samotného slyšení i jakéhokoli následně vydaného rozhodnutí.
2. Slyšení nejsou veřejná. Úředník pro slyšení rozhodne, které osoby by měly být vyslechnuty jménem zúčastněné strany, a zda by měly být dotčené osoby slyšeny zvlášť nebo v přítomnosti jiných osob pozvaných k účasti na slyšení. Ve druhém z uvedených případů je nutno přihlédnout k oprávněnému zájmu zúčastněných stran na ochraně jejich obchodního tajemství a jiných důvěrných informací.
3. Úředník pro slyšení může umožnit účastníkům klást v průběhu slyšení otázky a na otázky odpovídat.
4. V případě, že úředník pro slyšení připustil účast externích odborníků, zajistí, aby tito odborníci měli příležitost přednést své názory a odpovědět na otázky ostatních účastníků daného slyšení.
5. Vzhledem k potřebě zajistit zachování práva být slyšen, může úředník pro slyšení ve vhodných případech po provedení slyšení, po vyslechnutí odpovědného ředitele nebo jeho zástupce, poskytnout zúčastněným stranám příležitost předložit další písemná vyjádření. Úředník pro slyšení určí den, do kdy mohou být tato podání učiněna. K písemným vyjádřením doručeným po uvedeném dni nemusí být přihlíženo.
Článek 11
Následný postup po slyšení
1. Úředník pro slyšení vyhotoví přepis nebo smysluplné shrnutí slyšení:
a)
v případě pořádání slyšení mezi zúčastněnými stranami s různými zájmy se přepis nebo smysluplné shrnutí zpřístupní všem účastníkům slyšení a zařadí se do spisu, který je zúčastněným stranám k dispozici pro účely nahlédnutí;
b)
v případě pořádání slyšení mezi jednotlivou zúčastněnou stranou či skupinou zúčastněných stran s podobnými zájmy a útvary Komise se přepis nebo smysluplné shrnutí zpřístupní všem účastníkům slyšení. Tito účastníci mohou předložit odůvodněnou žádost o zachování důvěrnosti určitých informací obsažených v přepisu nebo ve shrnutí. Úředník pro slyšení o těchto žádostech rozhodne po vyslechnutí útvarů Komise odpovědných za šetření, popřípadě jiných útvarů. Nedůvěrná verze přepisu nebo shrnutí slyšení se založí do spisu, který je k dispozici zúčastněným stranám pro účely nahlédnutí.
2. Úředník pro slyšení může předkládat útvarům Komise odpovědným za šetření doporučení v souladu s článkem 4 odst. 4 tohoto rozhodnutí. Útvary Komise odpovědné za šetření vyrozumí úředníka pro slyšení v přiměřené lhůtě před přijetím právního aktu v konečném znění o tom, zda a jakým způsobem k těmto doporučením přihlédly, a poskytnou úředníkovi pro slyšení kopii předlohy právního aktu.
3. Úředník pro slyšení předkládá pravidelné zprávy členovi Komise odpovědnému za obchodní politiku, s kopií pro generálního ředitele, týkající se slyšení s jednotlivými stranami nebo skupinou zúčastněných stran s podobnými zájmy podle článku 18 tohoto rozhodnutí, ledaže daný případ vyžaduje okamžité doporučení členovi Komise odpovědnému za obchodní politiku nebo generálnímu řediteli.
4. Veškerá doporučení úředníka pro slyšení útvarům Komise odpovědným za šetření, jakož i zprávy a zjištění předkládaná úředníkem pro slyšení členovi Komise odpovědnému za obchodní politiku a generálnímu řediteli, jsou považovány za důvěrné interní dokumenty.
5. V případě, že se koná slyšení mezi stranami, vyhotoví úředník pro slyšení písemnou konečnou zprávu ohledně dodržení práv zúčastněných stran. Tato zpráva může být úředníkem pro slyšení pozměněna ve světle změn předlohy právního aktu, a to až do okamžiku přijetí právního aktu v konečném znění.
Článek 12
Přístup ke spisu
1. Strana, která tvrdí, že je zúčastněnou stranou, může požadovat, aby úředník pro slyšení přezkoumal odmítnutí útvary Komise odpovědných za šetření umožnit této straně v přiměřené lhůtě přístup ke spisu daného k dispozici pro účely nahlédnutí nebo ke konkrétnímu dokumentu, který má Komise k dispozici. Úředník pro slyšení případ posoudí a rozhodne, zda přizná částečný nebo plný přístup ke spisu nebo k požadovanému dokumentu, nebo takový přístup odmítne.
2. Úředník pro slyšení stanoví lhůty, v rámci kterých takový přístup útvary Komise odpovědné za šetření poskytnou.
Článek 13
Důvěrnost
1. Úředník pro slyšení je vázán obecnými pravidly týkajícími se důvěrnosti informací předložených zúčastněnými stranami ve správním řízení vedeném před Komisí.
2. Zúčastněná strana nebo útvary Komise odpovědné za šetření mohou úředníka pro slyšení požádat o vydání rozhodnutí ohledně důvěrné povahy dokumentu, který mají útvary Komise odpovědné za šetření k dispozici.
Článek 14
Nedůvěrná shrnutí důvěrných informací
1. Zúčastněná strana může požádat úředníka pro slyšení, aby přezkoumal závěry útvarů Komise odpovědných za šetření ohledně toho, zda je nedůvěrné shrnutí důvěrných informací, které bylo předloženo v průběhu šetření, dostatečně podrobné, aby umožňovalo přiměřené pochopení podstaty důvěrně sdělených informací.
2. V případě, že útvary Komise odpovědné za šetření hodlají nepřihlédnout k dokumentu nebo k informacím, k nimž zúčastněná strana odmítla předložit smysluplné nedůvěrné shrnutí, může zúčastněná strana úředníka pro slyšení požádat, aby ve věci rozhodl.
3. Úředník pro slyšení žádost posoudí. Pokud dojde k závěru, že nedůvěrné shrnutí není dostatečně podrobné, poskytne úředník pro slyšení zúčastněné straně, která shrnutí dodala, příležitost vyjádřit se v přiměřené lhůtě ke svému shrnutí a vylepšit ho.
4. V případě, že zúčastněná strana, která předložila důvěrné informace, předloží nedostatečné shrnutí nebo poskytne odůvodnění, jež nelze akceptovat, nebo je nečinná, úředník pro slyšení rozhodne, zda má nebo nemá být přihlíženo k důvěrným informacím, pro něž nebylo poskytnuto žádné smysluplné nedůvěrné shrnutí podle příslušných ustanovení základních nařízení.
Článek 15
Přístup k informacím, které jsou ze své povahy důvěrné a nelze je učinit předmětem shrnutí
Na žádost zúčastněné strany může úředník pro slyšení posoudit informaci, která je ze své povahy důvěrná a nelze ji učinit předmětem shrnutí, k níž dotčená strana nemá přístup, za účelem ověření, jak byla tato informace útvary Komise odpovědnými za šetření použita.
Úředník pro slyšení zúčastněnou stranu, která takovou žádost podala, informuje o tom, zda dle jeho názoru:
a)
je informace, k níž dotčená strana nemá přístup, pro obranu této strany rozhodná a
b)
zda případně útvary šetření tuto informaci správně zohlednily ve skutečnostech a úvahách, na nichž založily své závěry.
Článek 16
Prodloužení lhůt
1. Žádost o prodloužení lhůt nebo posunutí lhůt pro zodpovězení dotazníků, předložení dodatečných informací, návštěvy na místě nebo vyjádření ke zpřístupnění informací je zúčastněnou stranou nejprve určena útvarům Komise odpovědným za šetření. Tato žádost musí být podána včas před uplynutím původní lhůty. Je-li tato žádost odmítnuta nebo považuje-li zúčastněná strana přiznané prodloužení za příliš krátké, může zúčastněná strana předložit, před uplynutím původní lhůty, odůvodněnou žádost o přezkoumání věci úředníkovi pro slyšení. Po vyslechnutí odpovědného ředitele nebo jeho zástupce může úředník pro slyšení lhůty prodloužit nebo žádost odmítnout.
2. Útvary Komise nejednají v předmětné věci jednat dříve, než úředník pro slyšení rozhodne.
3. Úředník pro slyšení rozhodne s přihlédnutím ke konkrétním okolnostem dotčené žádosti a lhůtám závazným pro dané řízení.
Článek 17
Účast na jednání výborů
Úředník pro slyšení se může účastnit jednání výborů. Ve vhodných případech může úředník pro slyšení odpovídat na otázky členských států, pokud se tyto otázky týkají povahy jeho intervence v řízení.
Článek 18
Zprávy podávané úředníkem pro slyšení
1. Na konci každého roku vyhotoví úředník pro slyšení výroční zprávu. Výroční zpráva musí obsahovat informace o případech, v nichž úředník pro slyšení intervenoval, druh rozhodnutí a doporučení, která učinil, a veškerá doporučení směřující ke zdokonalení obchodních řízení. Zpráva je určena členovi Komise odpovědnému za obchodní politiku. Generální ředitel pro obchod a dotčená ředitelství obdrží kopii této zprávy.
2. Shrnutí závěrečné zprávy se sdělí členským státům a Evropskému parlamentu a zveřejní se na internetové stránce úředníka pro slyšení.
3. Úředník pro slyšení vyhotovuje pro člena Komise odpovědného za obchodní politiku pravidelné zprávy, jejichž obsahem je shrnutí jeho činnosti a záležitostí, které se při výkonu těchto činností vyskytly. Tato zpráva nastíní hlavní otázky politiky, rozhodnutí a doporučení učiněná úředníkem pro slyšení a také způsob, jakým bylo k těmto doporučením přihlédnuto útvary Komise odpovědnými za vedení vyšetřování. Kopie této zprávy je určena generálnímu řediteli pro obchod.
4. Úředník pro slyšení podává zprávu o každém slyšení mezi zúčastněnými stranami s různými zájmy a při výkonu své poradenské činnosti může členovi Komise odpovědnému za obchodní politiku a generálnímu řediteli podávat zprávy o jakékoli jiné záležitosti, která vyplyne z obchodního řízení nebo je jinak rozhodná pro účinnou aplikaci zásad práva Evropské unie v obchodním řízení.
5. Závěrečná zpráva úředníka pro slyšení o slyšeních mezi zúčastněnými stranami se předkládá členovi Komise odpovědnému za obchodní politiku, generálnímu řediteli pro obchod a odpovědnému řediteli. Sděluje se pověřeným zástupcům členských států a zúčastněným stranám.
Článek 19
Přechodná ustanovení
Toto rozhodnutí se použije na řízení, která byla v okamžiku vstupu tohoto rozhodnutí v platnost již zahájena, ale v nichž dosud nedošlo k závěrečnému zpřístupnění informací.
Procesní úkony učiněné před vstupem tohoto rozhodnutí v platnost si zachovají své účinky.
Článek 20
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost prvním dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 29. února 2012.
BESLUT AV EUROPEISKA KOMMISSIONENS ORDFÖRANDE
av den 29 februari 2012
om förhörsombudets funktioner och uppdrag i vissa handelsförfaranden
(2012/199/EU)
EUROPEISKA KOMMISSIONENS ORDFÖRANDE HAR ANTAGIT DETTA BESLUT
med beaktande av fördraget om Europeiska unionen,
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av kommissionens arbetsordning (1), särskilt artikel 22, och
av följande skäl:
(1)
Rätten till god förvaltning är en vedertagen princip i Europeiska unionens rättsordning, som inbegriper de formella rättigheterna för parter som berörs av förvaltningsrättsliga förfaranden vars resultat kan påverka deras intressen.
(2)
Denna princip i Europeiska unionens rättsordning anges i artikel 41 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna (2). Rättigheterna i artikel 41.1 och 41.2 i stadgan för personer vars intressen påverkas av ett handelsförfarande är också uttryckligen angivna eller bör, då de är generella rättsprinciper, tillämpas inom ramen för rådets förordning (EG) nr 1225/2009 av den 30 november 2009 om skydd mot dumpad import från länder som inte är medlemmar i Europeiska gemenskapen (3), rådets förordning (EG) nr 597/2009 av den 11 juni 2009 om skydd mot subventionerad import från länder som inte är medlemmar i Europeiska gemenskapen (4), rådets förordning (EG) nr 260/2009 av den 26 februari 2009 om gemensamma importregler (5), rådets förordning (EG) nr 625/2009 av den 7 juli 2009 om gemenskapsregler för import från vissa tredjeländer (6), rådets förordning (EG) nr 3286/94 av den 22 december 1994 om fastställande av gemenskapsförfaranden på den gemensamma handelspolitikens område i syfte att säkerställa gemenskapens rättigheter enligt internationella handelsregler, särskilt regler som fastställts av Världshandelsorganisationen (WTO) (7), rådets förordning (EG) nr 385/96 av den 29 januari 1996 om skydd mot skadlig prissättning av fartyg (8), Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 868/2004 av den 21 april 2004 om skydd mot sådana subventioner och sådan illojal prissättning vid tillhandahållandet av lufttrafiktjänster från länder som inte är medlemmar i Europeiska gemenskapen som skadar EG-lufttrafikföretag (9), rådets förordning (EG) nr 732/2008 av den 22 juli 2008 om tillämpning av Allmänna preferenssystemet under perioden 1 januari 2009-31 december 2011 samt om ändring av förordningarna (EG) nr 552/97 och (EG) nr 1933/2006 och av kommissionens förordningar (EG) nr 1100/2006 och (EG) nr 964/2007 (10), rådets förordning (EG) nr 1515/2001 av den 23 juli 2001 om de åtgärder som gemenskapen får vidta till följd av rapporter som antagits av Världshandelsorganisationens tvistelösningsorgan när det gäller antidumpningsåtgärder eller antisubventionsåtgärder (11) samt rådets förordning (EG) nr 427/2003 av den 3 mars 2003 om en produktspecifik övergångsskyddsordning för import med ursprung i Folkrepubliken Kina och om ändring av förordning (EG) nr 519/94 om gemenskapsregler för import från vissa tredje länder (12).
(3)
Sedan den 1 januari 2007 ansvarar det s.k. förhörsombudet, en tjänsteman vid kommissionens generaldirektorat för handel med erfarenhet av handelspolitiska skyddsåtgärder, för att skydda de berörda parternas faktiska utövande av sina formella rättigheter och för att handelspolitiska förfaranden enligt ovanstående förordningar handläggs opartiskt, rättvist och inom skälig tid.
(4)
För att stärka förhörsombudets uppdrag och öka öppenheten och den formella rättvisan i de berörda förfarandena bör nu förhörsombudets funktion vid kommissionen stärkas och uppdraget regleras.
(5)
Funktionen bör ges till en oberoende person med erfarenhet av handelspolitiska förfaranden. Förhörsombudet bör utses av kommissionen i enlighet med tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen vid Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda vid unionen.
(6)
För att säkerställa förhörsombudets oberoende bör posten i administrativt hänseende knytas till den ledamot av kommissionen som ansvarar för handelspolitiken.
(7)
Förhörsombudets huvudsakliga uppgifter enligt detta beslut bör vara att ge råd till kommissionsledamoten med ansvar för handelspolitik och GD Handels generaldirektör, att skydda formella rättigheter, att sörja för tillgång till handlingar, att fatta beslut om sekretess för handlingar samt att se över administrationens ställningstagande till förlängda tidsfrister. Förhörsombudet bör sträva efter att vederbörlig hänsyn tas till alla relevanta sakförhållanden, både gynnsamma och ogynnsamma för de berörda parterna, vid utarbetandet av utkast och förslag till kommissionens rättsakter.
(8)
För att stärka de formella garantierna för skyddet av de berörda parternas formella rättigheter måste det fastställas vilka typer av förhör som kan anordnas, och bestämmelser måste anges för anordnande, genomförande och uppföljning av förhör med förhörsombudet.
(9)
Förhörsombudets behörighet att besluta i frågor om tillgång till handlingar, sekretess och tidsfrister bör ge parterna i ett handelspolitiskt förfarande kompletterande formella garantier utan att det påverkar förfarandets tidsbegränsningar.
(10)
I alla rapporter bör det säkerställas att beslutsfattarna görs uppmärksamma på de viktigaste frågor som förhörsombudet tagit upp och förhörsombudets viktigaste rekommendationer, vilket därigenom innebär en kompletterande garanti för att de berörda parternas rättigheter skyddas i handelspolitiska förfaranden. I årsrapporterna bör dessutom medlemsstaterna, Europaparlamentet och allmänheten informeras om förhörsombudets verksamhet.
(11)
När uppgifter om fysiska personer lämnas ut bör särskild uppmärksamhet ägnas Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (13).
(12)
Detta beslut bör inte påverka tillämpningen av de allmänna bestämmelserna om tillgång till kommissionens handlingar.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
Förhörsombud
1. Härmed inrättas den särskilda funktionen som förhörsombud i handelspolitiska förfaranden vid kommissionen.
2. Förhörsombudets uppgift ska vara att skydda de berörda parternas faktiska utövande av sina formella rättigheter i enlighet med nedanstående förordningar (nedan kallade grundförordningarna) och se till att handelspolitiska förfaranden enligt de förordningarna handläggs opartiskt, rättvist och inom skälig tid. Grundförordningarna är följande:
a)
Förordning (EG) nr 1225/2009, särskilt artikel 5.10 och 5.11, artikel 6.5, 6.6, 6.7 och 6.8, artikel 8.3, 8.4 och 8.9 samt artiklarna 18, 19, 20 och 21.
b)
Förordning (EG) nr 597/2009, särskilt artikel 10.12 och 10.13, artikel 11.5, 11.6, 11.7, 11.8 och 11.10, artikel 13.3, 13.4 och 13.9 samt artiklarna 28, 29, 30 och 31.
c)
Förordning (EG) nr 260/2009, särskilt artiklarna 6 och 9.
d)
Förordning (EG) nr 625/2009, särskilt artiklarna 5 och 7.
e)
Förordning (EG) nr 3286/94, särskilt artiklarna 8 och 9.
f)
Förordning (EG) nr 385/96, särskilt artikel 5.12 och 5.13, artikel 6.5, 6.6, 6.7 och 6.8 samt artiklarna 12, 13 och 14.
g)
Förordning (EG) nr 868/2004, särskilt artiklarna 7 och 8.
h)
Förordning (EG) nr 732/2008, särskilt artiklarna 18, 19 och 20.
i)
Förordning (EG) nr 1515/2001, särskilt artiklarna 1.2 och 2.2.
j)
Rådets förordning (EG) nr 427/2003, särskilt artikel 5.5, artikel 6.4, 6.5 och 6.6, artikel 17.2 och 17.3 samt artikel 18.
Artikel 2
Definitioner
I detta beslut gäller följande definitioner:
a) handelspolitiskt förfarande: varje undersökning eller förvaltningsrättsligt förfarande som utförs av kommissionens avdelningar enligt någon av grundförordningarna.
b) berörd part: varje person vars intressen berörs av ett handelspolitiskt förfarande, enligt definitionen i tillämplig grundförordning.
c) de berörda parternas rättigheter: formella rättigheter samt envars rätt att få sina angelägenheter behandlade opartiskt, rättvist och inom skälig tid i handelspolitiska förfaranden.
Artikel 3
Utnämning - Entledigande och ställföreträdare
1. Förhörsombudet ska utnämnas av kommissionen i enlighet med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen vid Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda vid unionen.
2. Utnämningen av förhörsombudet ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning. Alla avbrott, entlediganden eller omplacering av förhörsombudet oavsett förfarande ska regleras i ett motiverat beslut av kommissionen. Det beslutet ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.
3. Förhörsombudet ska i administrativt hänseende knytas till ledamoten av kommissionen med ansvar för handelspolitik.
4. Om förhörsombudet har förhinder ska ledamoten av kommissionen med ansvar för handelspolitik, om möjligt efter samråd med förhörsombudet, utse en annan tjänsteman som inte är involverad i det aktuella ärendet och som har tillräcklig erfarenhet av handelspolitiska förfaranden för att fullgöra förhörsombudets åligganden.
Artikel 4
Principer för förhörsombudets ingripande
1. Vid fullgörandet av sina åligganden ska förhörsombudet handla självständigt. Förhörsombudet får inte ta emot instruktioner om hur åliggandena ska fullgöras.
2. Vid fullgörandet av sina åligganden ska förhörsombudet beakta behovet av verkningsfull tillämpning av grundförordningarna i enlighet med gällande unionslagstiftning och de principer som Europeiska unionens domstol har fastställt.
3. Vid fullgörandet av sina åligganden ska förhörsombudet utan inskränkningar eller otillbörliga dröjsmål ha tillgång till alla handlingar som rör ett handelspolitiskt förfarande när som helst under förfarandet.
4. Förhörsombudet ska fatta beslut enligt det här beslutet och får lämna rekommendationer till de av kommissionens avdelningar som ansvarar för undersökningen i alla frågor som rör rättigheterna för de berörda parter som bad förhörsombudet gripa in. Förhörsombudet ska sträva efter att vederbörlig hänsyn tas till alla relevanta sakförhållanden, både gynnsamma och ogynnsamma för de berörda parterna, vid utarbetandet av utkast till kommissionens rättsakter och förslag till rättsakter.
5. Förhörsombudet ska hållas underrättat av ansvarig direktör eller dennes ställföreträdare om utvecklingen i ett förfarande där förhörsombudet har ingripit till dess att kommissionen eller rådet, beroende på vad som är tillämpligt, har antagit en slutgiltig rättsakt. Förhörsombudet ska utan dröjsmål underrättas om alla väsentliga ändringar av kommissionens ståndpunkt i slutskedet av handelspolitiska förfaranden för att bedöma alla potentiella konsekvenser för de berörda parternas rättigheter.
6. Förhörsombudet ska ge råd till ledamoten av kommissionen med ansvar för handelspolitik och i förekommande fall generaldirektören rörande uppföljningen av förhörsombudets rekommendationer och där så krävs tänkbara former av gottgörelse.
7. Förhörsombudet ska rådfrågas av ansvarig direktör om ändringar eller uppdateringar av hållningen i formella och materiella frågor som påverkar de berörda parternas rättigheter enligt definitionen i artikel 2 i detta beslut. Förhörsombudet kan tillfrågas i alla andra frågor som framkommer under ett handelspolitiskt förfarande.
8. Förhörsombudet får förelägga ledamoten av kommissionen med ansvar för handelspolitik och om så krävs generaldirektören för handel synpunkter och rekommendationer i alla frågor som framkommer under ett handelspolitiskt förfarande.
Artikel 5
Villkor för förhörsombudets ingripande - Tidpunkt - Underrättelser
1. Förhörsombudet ska ingripa på begäran av de berörda parterna, av ledamoten av kommissionen med ansvar för handelspolitik, av generaldirektören, av direktören med ansvar för ett handelspolitiskt förfarande eller dennes ställföreträdare eller av en direktör vid en annan avdelning som rådfrågats i ett handelspolitiskt förfarande.
2. Förhörsombudet får ingripa när som helst under ett handelspolitiskt förfarande, med hänsyn tagen till förfarandets tidsbegränsningar.
3. Förhörsombudet ska iaktta de tidsfrister som gäller i handelspolitiska förfaranden enligt grundförordningarna.
4. Varje slutgiltig rättsakt eller förslag till rättsakt från kommissionen ska åtföljas av en handling från förhörsombudet där det anges huruvida förhörsombudet ingrep i förfarandet och i så fall ingripandets karaktär.
Artikel 6
Förhör
1. Förhörsombudet får på begäran eller i de fall och på de villkor som anges i grundförordningarna anordna och genomföra två slags förhör: förhör med en enskild berörd part eller grupp av berörda parter med liknande intressen och kommissionens avdelningar med ansvar för undersökningen, samt förhör med berörda parter med olika intressen.
2. Ett förhör kan omfatta alla frågor som framkommer när som helst under ett handelspolitiskt förfarande och som kan påverka de berörda parternas rättigheter.
3. Fysiska personer som bjuds in till ett förhör ska antingen delta personligen eller företrädas av ett ombud. Juridiska personer som bjuds in till ett förhör ska företrädas av ett vederbörligen befullmäktigat ombud utsett bland den fast anställda personalen.
4. Fysiska eller juridiska personer som inbjuds till ett förhör anordnat av förhörsombudet får biträdas av en juridisk rådgivare eller någon annan kvalificerad person utanför deras fast anställda personal, om förhörsombudet medger det.
5. Denna artikel påverkar inte tillämpningen av rätten att bli hörd enligt grundförordningarna.
Artikel 7
Förhör med en enskild berörd part eller en grupp av berörda parter med liknande intressen
1. Förhörsombudet får anordna och genomföra förhör med en enskild berörd part eller en grupp av berörda parter med liknande intressen och kommissionens avdelningar med ansvar för undersökningen och om så krävs andra avdelningar, på motiverad begäran av den berörda parten eller gruppen av berörda parter med liknande intressen.
2. Ett förhör med en enskild berörd part eller grupp av berörda parter med liknande intressen i en viss fråga kan begäras av en enskild berörd part och ska äga rum förutsatt att minst en annan enskild berörd part med liknande intressen samtycker till att delta.
Artikel 8
Förhör med berörda parter med olika intressen
1. Ett förhör med berörda parter med olika intressen kan anordnas och ledas av förhörsombudet så att olika synpunkter kan ventileras och motargument anföras. Den tid under vilken ett sådant förhör bör hållas ska anges i tillkännagivandet om inledande av det handelspolitiska förfarandet.
2. Ett förhör med berörda parter med olika intressen kan anordnas i varje handelspolitiskt förfarande efter det att den avdelning vid kommissionen som ansvarar för undersökningen har hörts.
3. Ett förhör med berörda parter med olika intressen i en viss fråga kan också begäras av en enskild berörd part och ska äga rum förutsatt att minst en annan enskild berörd part med andra intressen samtycker till att delta.
4. Kommissionens avdelningar med ansvar för undersökningen och vid behov andra avdelningar ska närvara vid förhöret.
5. Befullmäktigade företrädare för medlemsstaterna får närvara som observatörer vid varje förhör med berörda parter med olika intressen.
Artikel 9
Förberedelser inför förhör
1. Efter det att ansvarig direktör eller dennes ställföreträdare har hörts ska förhörsombudet fastställa datum, längd och plats för förhöret. Om de berörda parterna eller kommissionens avdelningar ber att förhöret ska senareläggas ska förhörsombudet avgöra om det är lämpligt.
2. I förekommande fall kan förhörsombudet hålla ett förberedande möte med de berörda parterna eller kommissionens avdelningar med ansvar för undersökningen och andra avdelningar, för att i möjligaste mån kartlägga och förtydliga alla rättsliga frågor och sakfrågor som ska tas upp under förhöret. För detta ändamål får förhörsombudet be deltagarna i förhöret om alla uppgifter som krävs för förberedelserna inför förhöret.
3. Förhörsombudet ska förbereda dagordningen för varje förhör, och den ska göras tillgänglig för alla deltagare före förhöret.
4. Förhörsombudet kan inom rimlig tid efter tidsfristen för inlämning av synpunkter på ett utlämnande av uppgifter och innan parterna hörs uppmana deltagarna att lämna frågor om de uppgifter som de andra berörda parterna lämnat.
5. I förekommande fall och med tanke på behovet att se till att förhöret med parterna förbereds korrekt, och särskilt att sakfrågorna förtydligas så långt möjligt, kan förhörsombudet, efter det att ansvarig direktör eller dennes ställföreträdare har hörts, på förhand förse de inbjudna parterna med en förteckning över frågor som de förväntas ta ställning till.
6. Förhörsombudet får också be om skriftlig förhandsanmälan av det huvudsakliga innehållet i förhörsdeltagarnas planerade uttalanden.
7. Förhörsombudet får bjuda in externa experter till förhören. Berörda parter och kommissionens avdelningar får begära att externa experter deltar i förhören. Förhörsombudet ska fatta beslut om en sådan begäran. De externa experter som bjuds in till ett förhör ska underteckna ett sekretessavtal.
8. De externa experterna kan ombedjas att lämna alla relevanta analyser, rapporter eller publikationer som ska fogas till akten och göras tillgängliga för alla deltagare, om möjligt före förhöret.
Artikel 10
Genomförande av förhör
1. Förhörsombudet ska ha det fulla ansvaret för förhörets genomförande. Förhörsombudet ska se till att förhöret genomförs i god ordning så att det bidrar till själva förhörets och alla senare besluts skälighet.
2. Förhören ska inte vara offentliga. Förhörsombudet ska bestämma vilka personer som ska höras på berörda parters vägnar och huruvida de aktuella personerna ska höras enskilt eller i närvaro av andra inbjudna. I det senare fallet ska hänsyn också tas till de berörda parternas legitima intressen att skydda sina företagshemligheter och andra konfidentiella uppgifter.
3. Förhörsombudet får ge deltagarna möjlighet att ställa och besvara frågor under förhöret.
4. Om externa experter tillåtits närvara ska förhörsombudet se till att experterna ges möjlighet att framföra sina åsikter och besvara de andra förhörsdeltagarnas frågor.
5. Efter ett förhör får förhörsombudet, där så är lämpligt för att skydda rätten att bli hörd och efter det att ansvarig direktör eller dennes ställföreträdare har hörts, ge berörda parter möjlighet att skriftligen lämna ytterligare synpunkter. Förhörsombudet ska fastställa en tidsfrist för när sådana inlagor ska lämnas. Skriftliga synpunkter som inkommer efter tidsfristen får inte beaktas.
Artikel 11
Uppföljning av förhör
1. Förhörsombudet ska sammanställa en utskrift eller en meningsfull sammanfattning av förhören enligt följande:
a)
Om förhör hålls med berörda parter med olika intressen ska en utskrift eller en meningsfull sammanfattning göras tillgänglig till alla deltagare i förhöret och fogas till akten där den kan konsulteras av berörda parter.
b)
Om förhör hålls med en enskild berörd part eller en grupp av berörda parter med liknande intressen och kommissionens avdelningar, ska en utskrift eller en meningsfull sammanfattning göras tillgänglig för alla deltagare i förhöret. Deltagarna får lämna en motiverad begäran om sekretess för vissa uppgifter i utskriften eller sammanfattningen. Förhörsombudet ska fatta beslut om en sådan begäran efter att ha hört den avdelning vid kommissionen som ansvarar för undersökningen och vid behov andra avdelningar. Den icke-konfidentiella versionen av utskriften eller sammanfattningen av förhöret ska fogas till akten där den kan konsulteras av berörda parter.
2. Förhörsombudet får lämna rekommendationer till avdelningen vid kommissionen med ansvar för undersökningen i enlighet med artikel 4.4 i det här beslutet. Avdelningen vid kommissionen med ansvar för undersökningen ska inom rimlig tid före antagandet av en slutlig rättsakt underrätta förhörsombudet om huruvida och hur dessa rekommendationer beaktades och förse förhörsombudet med ett exemplar av utkastet till rättsakt.
3. Förhörsombudet ska regelbundet lämna rapporter till ledamoten av kommissionen med ansvar för handelspolitik, med kopia till generaldirektören, om förhör med enskilda parter eller grupper av enskilda parter med liknande intressen i enlighet med artikel 18 i det här beslutet, om inte ärendet föranleder en omedelbar rekommendation till ledamoten av kommissionen med ansvar för handelspolitik eller till generaldirektören.
4. Förhörsombudets samtliga rekommendationer till kommissionens avdelningar med ansvar för undersökningen samt rapporter och iakttagelser till ledamoten av kommissionen med ansvar för handelspolitik och till generaldirektören ska betraktas som konfidentiella interna handlingar.
5. Om ett förhör med parter anordnas ska förhörsombudet utarbeta en skriftlig slutgiltig rapport om skyddet av de berörda parternas rättigheter. Rapporten får ändras av förhörsombudet mot bakgrund av eventuella ändringar av utkastet till rättsakt till dess att den slutgiltiga rättsakten antas.
Artikel 12
Tillgång till handlingar
1. Varje part som uppger sig vara berörd part får be förhörsombudet att granska varje avslag från kommissionens avdelning med ansvar för undersökningen att inom rimlig tid ge den parten tillgång till en akt som är öppen för konsultation eller en viss handling som kommissionen innehar. Förhörsombudet ska granska fallet och fatta beslut om huruvida tillgång till akten eller handlingen ska beredas helt eller delvis eller inte beviljas alls.
2. Förhörsombudet ska fastställa tidsfrister för när kommissionens avdelning med ansvar för undersökningen ska bevilja denna tillgång.
Artikel 13
Sekretess
1. Förhörsombudet ska iaktta de allmänna bestämmelserna om sekretess för uppgifter som lämnats av berörda parter i förvaltningsrättsliga förfaranden vid kommissionen.
2. Förhörsombudet får ombedjas av en berörd part eller av kommissionens avdelning med ansvar för undersökningen att fatta beslut om sekretess för en handling som innehas av kommissionens avdelning med ansvar för undersökningen.
Artikel 14
Icke-konfidentiella sammanfattningar av konfidentiella uppgifter
1. En berörd part får be förhörsombudet att granska en bedömning som kommissionens avdelning med ansvar för undersökningen har gjort av huruvida en icke-konfidentiell sammanfattning av konfidentiella uppgifter som lämnats under en undersökning är tillräckligt utförlig för att möjliggöra en rimlig förståelse av sakinnehållet i de konfidentiella uppgifterna.
2. Om kommissionens avdelning med ansvar för undersökningen har för avsikt att bortse från en handling eller uppgifter för vilka en berörd part vägrat att lämna en meningsfull icke-konfidentiell sammanfattning, får denna part be förhörsombudet att fatta beslut i frågan.
3. Förhörsombudet ska granska begäran. Om förhörsombudet anser att den icke-konfidentiella sammanfattningen inte är tillräckligt utförlig, ska förhörsombudet ge den berörda part som lämnade sammanfattningen tillfälle att kommentera och förbättra sammanfattningen inom rimlig tid.
4. Om den berörda part som lämnade de konfidentiella uppgifterna lämnar en bristfällig sammanfattning, lämnar oacceptabla skäl till det eller underlåter att handla ska förhörsombudet besluta huruvida man ska bortse från sådana konfidentiella uppgifter för vilka ingen meningsfull icke-konfidentiell sammanfattning lämnats i enlighet med tillämpliga bestämmelser i grundförordningarna.
Artikel 15
Tillgång till av nödvändighet konfidentiella uppgifter som inte kan sammanfattas
På begäran av en berörd part får förhörsombudet granska uppgifter som av nödvändighet är konfidentiella och inte kan sammanfattas, och som den parten inte har tillgång till, för att kontrollera hur avdelningen vid kommissionen med ansvar för undersökningen använt de uppgifterna.
Förhörsombudet ska för den berörda part som lämnat begäran redogöra för sin uppfattning
a)
om de uppgifter som undanhållits parten är relevanta för partens försvar, och
b)
om de undersökande avdelningarna, i förekommande fall, korrekt låtit uppgifterna återspeglas i de fakta och överväganden som de grundat sina slutsatser på.
Artikel 16
Förlängning av tidsfrister
1. En begäran om förlängning av tidsfrister eller senareläggande av datum för svar på frågeformulär, för inlämnande av kompletterande uppgifter, för besök på plats eller för lämnande av synpunkter på utlämnande av uppgifter ska först ställas av den berörda parten till avdelningen vid kommissionen med ansvar för undersökningen. Begäran ska lämnas i tid före den ursprungliga tidsfristens utgång. Om begäran avslås eller den berörda parten anser att förlängningen är för kort, får den före den ursprungliga tidsfristens utgång lämna en motiverad begäran till förhörsombudet om att se över frågan. Efter att ha hört ansvarig direktör eller dennes ställföreträdare får förhörsombudet förlänga tidsfristen eller avslå begäran.
2. Kommissionens avdelning får inte agera i ärendet förrän förhörsombudet har fattat sitt beslut.
3. Förhörsombudet ska fatta sitt beslut med vederbörlig hänsyn tagen till de särskilda omständigheterna i den aktuella begäran och förfarandets tidsbegränsningar.
Artikel 17
Deltagande i kommittémöten
Förhörsombudet får delta i kommittémöten. I förekommande fall får förhörsombudet svara på medlemsstaternas frågor i den mån frågorna rör förhörsombudets ingripande i förfarandena.
Artikel 18
Förhörsombudets rapporter
1. I slutet av varje år ska förhörsombudet utarbeta en årsrapport. Årsrapporten ska innehålla uppgifter om alla ärenden där förhörsombudet ingrep, vilken typ av beslut och rekommendationer förhörsombudet lämnade och eventuella rekommendationer om förbättringar av de handelspolitiska förfarandena. Rapporten ska ställas till ledamoten av kommissionen med ansvar för handelspolitik. Generaldirektören för handel och de berörda direktoraten ska få ett exemplar av rapporten.
2. Sammanfattningar av årsrapporten ska lämnas till medlemsstaterna och Europaparlamentet och offentliggöras på förhörsombudets webbplats.
3. Förhörsombudet ska utarbeta regelbundna rapporter till ledamoten av kommissionen med ansvar för handelspolitik, med sammanfattningar av förhörsombudets verksamhet och frågor som uppkommit under verksamheten. I rapporten ska förhörsombudets huvudsakliga politiska frågor, beslut och rekommendationer redovisas, jämte hur dessa rekommendationer beaktades av de avdelningar vid kommissionen som ansvarar för undersökningar. Ett exemplar av denna rapport ska ställas till generaldirektören för handel.
4. Förhörsombudet ska rapportera om alla förhör med berörda parter med olika intressen och får i egenskap av rådgivare rapportera till ledamoten av kommissionen med ansvar för handelspolitik och generaldirektören om alla andra frågor som uppkommer vid ett handelspolitiskt förfarande eller som på annat sätt har relevans för verkningsfull tillämpning av principer i Europeiska unionens rättsordning i handelspolitiska förfaranden.
5. Förhörsombudets slutgiltiga rapport i förhör med parter ska lämnas till ledamoten av kommissionen med ansvar för handelspolitik, generaldirektören för handel och ansvarig direktör. Den ska lämnas till behöriga företrädare för medlemsstaterna och till de berörda parterna.
Artikel 19
Övergångsbestämmelser
Detta beslut ska tillämpas på förfaranden som pågår när det träder i kraft men där inget slutgiltigt utlämnande av uppgifter ägt rum.
Etapper i handläggningen som tillryggalagts innan detta beslut träder i kraft ska fortsätta att vara giltiga.
Artikel 20
Ikraftträdande
Detta beslut träder i kraft dagen efter det att det har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Utfärdat i Bryssel den 29 februari 2012.