NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 363/2012
ze dne 23. února 2012
o procedurálních pravidlech pro uznávání kontrolních organizací a odejímání takových uznání stanovených v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010 ze dne 20. října 2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky (1), a zejména na čl. 8 odst. 7 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Cílem nařízení (EU) č. 995/2010 je zejména minimalizovat riziko, že bude na vnitřní trh uvedeno nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva. Kontrolní organizace by měly hospodářským subjektům pomáhat plnit požadavky uvedeného nařízení. Za tímto účelem by měly vyvinout systém náležité péče, udělovat hospodářským subjektům právo jej používat a měly by ověřovat jeho řádné používání.
(2)
Postup, jímž Komise uznává kontrolní organizace, by měl být spravedlivý, transparentní a nezávislý. Žadatelé by tudíž měli být posuzováni poté, co byly konzultovány příslušné orgány členských států a o žadateli byly shromážděny dostatečné informace. Je-li to nezbytné, měly by být součástí shromažďování informací návštěvy v prostorách žadatele.
(3)
Je nezbytné upřesnit odpovídající odborné znalosti a kapacitu, jimiž by kontrolní organizace měly disponovat, aby dokázaly určit, zda dřevo splňuje příslušné právní předpisy v zemi těžby, a navrhnout opatření k posouzení rizika, že nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva budou uvedeny na trh. Není-li zjištěné riziko zanedbatelné, kontrolní organizace by rovněž měla být schopna navrhnout odpovídající opatření k jeho účinné minimalizaci.
(4)
Mělo by být zaručeno, že kontrolní organizace vykonávají své funkce transparentně a nezávisle, že se vyhýbají střetu zájmů při výkonu svých funkcí a že své služby poskytují hospodářským subjektům nediskriminačně.
(5)
O odejmutí uznání by Komise měla rozhodnout postupem, který je spravedlivý, transparentní a nezávislý. Před přijetím rozhodnutí by Komise měla konzultovat dotčené příslušné orgány členských států a měla by shromáždit dostatečné informace a v nezbytných případech provést návštěvy na místě. Dotčeným kontrolním organizacím by mělo být umožněno, aby před přijetím rozhodnutí předložily připomínky.
(6)
Jestliže kontrolní organizace přestane vykonávat funkce nebo plnit požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010, Komise by měla být v souladu se zásadou proporcionality schopna odejmout uznání buď dočasně a/nebo podmínečně, nebo trvale, a to podle toho, jak to vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků.
(7)
Je třeba zaručit, že úroveň ochrany jednotlivců v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů v rámci oblasti působnosti tohoto nařízení, zejména zpracováním osobních údajů v žádostech o uznání jako kontrolní organizace, splňuje požadavky stanovené směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (2) a nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3),
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se kromě definic stanovených v článku 2 nařízení (EU) č. 995/2010 použijí tyto definice:
1)
„dotčenými příslušnými orgány“ se rozumějí příslušné orgány členských států, v nichž jsou kontrolní organizace nebo žadatel o uznání jako kontrolní organizace zákonně usazeni nebo v nichž poskytují služby nebo hodlají poskytovat služby ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES (4);
2)
„doklady o dosažené kvalifikaci“ se rozumějí diplomy, osvědčení a jiné doklady vydané orgánem státu určeným podle právních nebo správních předpisů tohoto státu a osvědčující úspěšné dokončení odborné přípravy;
3)
„odbornou zkušeností“ se rozumí skutečný a zákonný výkon dotčeného povolání.
Článek 2
Žádost o uznání
1. Žádost o uznání jako kontrolní organizace může Komisi podat jakýkoli subjekt, ať veřejný či soukromý, ať se jedná o společnost, korporaci, firmu, podnik, instituci nebo orgán, který je zákonně usazen v Unii.
Subjekt podá žádost v kterémkoli z úředních jazyků Unie společně s dokumenty uvedenými v příloze.
2. Aby byl žadatel uznán jako kontrolní organizace, prokáže, že splňuje všechny požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení.
3. Komise do deseti pracovních dnů od přijetí žádosti potvrdí její přijetí a přidělí žadateli referenční číslo.
Rovněž žadateli poskytne orientační lhůtu, v níž o žádosti rozhodne. Komise informuje žadatele pokaždé, když orientační lhůtu pozmění kvůli potřebě získat dodatečné informace nebo dokumenty pro posouzení žádosti.
4. V případě, že uplynuly tři měsíce od obdržení žádosti nebo od posledního písemného sdělení, které Komise zaslala žadateli, podle toho, které datum nastane později, a Komise dosud nepřijala rozhodnutí o uznání nebo žádost nezamítla, písemně žadatele informuje o pokroku při posuzování žádosti.
První pododstavec se může na vyřízení jedné žádosti použít vícekrát.
5. Komise předá kopii žádosti a podkladů dotčeným příslušným orgánům, které mohou k žádosti podat připomínky do jednoho měsíce od data předání.
Článek 3
Dodatečné dokumenty a přístup do prostor
1. Pokud o to Komise požádá, žadatel nebo dotčené příslušné orgány poskytnou ve stanovené lhůtě veškeré dodatečné informace nebo dokumenty, které Komise požaduje.
2. Žadatel umožní Komisi přístup do svých prostor, aby mohla ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Komise informuje žadatele o návštěvě předem. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
Článek 4
Rozhodnutí o uznání
Pokud Komise přijala rozhodnutí podle čl. 8 odst. 3 nařízení (EU) č. 995/2010, uvědomí o tom dotčeného žadatele do 10 pracovních dnů od data přijetí uvedeného rozhodnutí.
Komise rovněž žadateli neprodleně poskytne osvědčení o uznání a sdělí své rozhodnutí příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 3 druhým pododstavcem nařízení (EU) č. 995/2010, a to ve lhůtě uvedené v prvním odstavci.
Článek 5
Právní subjektivita a zákonné usazení v Unii
1. Je-li žadatel zákonně usazen ve více než jednom členském státě, poskytne informace o svém sídlu, správním ústředí nebo hlavní provozovně v Unii, jakož i o svých agenturách, pobočkách nebo dceřiných společnostech zřízených na území jakéhokoli členského státu. Žadatel rovněž uvede, v kterých členských státech hodlá poskytovat služby.
2. Od žadatele, který je orgánem členského státu nebo součástí tohoto orgánu, se nevyžaduje, aby prokázal svoji právní subjektivitu nebo zákonné usazení v Unii.
Článek 6
Odpovídající odborné znalosti
1. Aby se zaručilo, že kontrolní organizace vykonávající své funkce řádně, jak vyžaduje čl. 8 odst. 2 písm. b) nařízení (EU) č. 995/2010, technicky kvalifikovaní pracovníci žadatele splňují následující minimální kritéria, což je potvrzeno doklady o dosažené kvalifikaci a odborných zkušenostech:
a)
formální odborná příprava v oboru souvisejícím s funkcemi kontrolní organizace;
b)
u vyšších technických pozic, alespoň pětiletá odborná zkušenost ve funkci související s funkcemi kontrolní organizace.
Pro účely písmene a) prvního pododstavce jsou za příslušné obory považovány obory týkající se lesnictví, životního prostředí, práva, řízení podniku, řízení rizik, obchodu, auditu, finanční kontroly nebo řízení zásobovacího řetězce.
2. Žadatel vede záznamy, které dokumentují povinnosti a odpovědnosti jeho pracovníků. Žadatel má zavedeny postupy pro sledování výkonnosti a technické kvalifikace svých pracovníků.
Článek 7
Kapacita umožňující výkon funkcí kontrolní organizace
1. Žadatel prokáže, že disponuje:
a)
organizační strukturou, která zaručuje řádný výkon funkcí kontrolní organizace;
b)
systémem náležité péče, který budou mít hospodářské subjekty k dispozici a budou jej používat;
c)
politikami a postupy, které umožňují hodnotit a zdokonalovat systém náležité péče;
d)
postupy a procesy k ověření, že hospodářské subjekty používají jeho systém náležité péče řádným způsobem;
e)
postupy pro nápravná opatření, která se přijmou v případě, že hospodářský subjekt nepoužívá jeho systém náležité péče řádným způsobem.
2. Kromě požadavků v odstavci 1 žadatel prokáže, že disponuje finanční a technickou kapacitou pro výkon funkcí kontrolní organizace.
Článek 8
Nepřítomnost střetu zájmů
1. Žadatel je organizován tak, aby chránil objektivitu a nestrannost svých činností.
2. Žadatel určuje, analyzuje a vede záznamy, které dokumentují rizika střetu zájmů v důsledku výkonu funkcí kontrolní organizace včetně střetů vyplývajících ze vztahů se souvisejícími subjekty nebo subdodavateli.
3. Bylo-li zjištěno riziko střetu zájmů, žadatel má zavedeny písemné politiky a postupy, aby zabránil střetům zájmů na úrovni organizace i jednotlivce. Jsou udržovány a prováděny písemné politiky a postupy. Tyto politiky a postupy mohou zahrnovat audity prováděné třetí stranou.
Článek 9
Informace o následných změnách
1. Kontrolní organizace neprodleně informuje Komisi o kterékoli z následujících situací, k nimž dojde poté, co byla uznána:
a)
změna, která může ovlivnit schopnost této kontrolní organizace plnit požadavky v článcích 5 až 8, k níž došlo poté, co byla organizace uznána;
b)
kontrolní organizace zřídí v Unii jiné agentury, pobočky nebo dceřiné společnosti, než jaké uvedla v žádosti;
c)
kontrolní organizace se rozhodne poskytovat služby v jiných členských státech, než jaké uvedla v žádosti, nebo v členském státě, v němž podle prohlášení přestala své služby poskytovat v souladu s písmenem d);
d)
kontrolní organizace přestane poskytovat služby v členských státech.
2. Komise sdělí všechny informace obdržené podle odstavce 1 dotčeným příslušným orgánům.
Článek 10
Přezkum rozhodnutí o uznání
1. Komise může rozhodnutí, jímž uznává kontrolní organizaci, kdykoli přezkoumat.
Komise provede tento přezkum v kterékoli z těchto situací:
a)
dotčený příslušný orgán informuje Komisi, že zjistil, že kontrolní organizace nevykonává funkce stanovené v čl. 8 odst. 1 nařízení (EU) č. 995/2010 nebo neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010, jak stanoví články 5 až 8 tohoto nařízení;
b)
Komise disponuje příslušnými informacemi včetně opodstatněných obav vyjádřených třetími stranami, že kontrolní organizace neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 1 a 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení;
c)
kontrolní organizace informovala Komisi o změnách uvedených v čl. 9 odst. 1 písm. a) tohoto nařízení.
2. Je-li zahájen přezkum, je při něm Komisi nápomocen přezkumný tým, jehož úkolem je provádět přezkum a kontroly.
3. Žadatel umožní přezkumnému týmu přístup do svých prostor, aby bylo možné ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
4. Přezkumný tým připraví zprávu, v níž popíše svá zjištění. Ke zprávě o přezkumu se přiloží náležité důkazy.
Zpráva o přezkumu obsahuje doporučení, zda by mělo být uznání kontrolní organizaci odejmuto.
Přezkumný tým zašle zprávu o přezkumu dotčeným příslušnými orgánům. Tyto orgány mohou vznést připomínky do tří týdnů od data předání zprávy.
Přezkumný tým poskytne dotčené kontrolní organizaci shrnutí zjištění a závěrů zprávy. Organizace může přezkumnému týmu předložit připomínky do tří týdnů od data předání shrnutí.
5. Přezkumný tým by měl v zprávě o přezkumu doporučit dočasné a/nebo podmínečné nebo trvalé odejmutí uznání podle toho, jak to podle něj vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků, jestliže určí, že kontrolní organizace nevykonává funkce nebo neplní požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010.
Přezkumný tým může místo toho doporučit, aby Komise vydala oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování nebo aby žádná další opatření nepřijímala.
Článek 11
Rozhodnutí o odejmutí uznání
1. Komise s ohledem na zprávu o přezkumu uvedenou v článku 10 rozhodne, zda dočasně a/nebo podmínečně nebo trvale odejme kontrolní organizaci uznání.
2. Komise může vydat oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování, pokud úroveň zjištěných nedostatků nevede ke zjištění podle čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010, že kontrolní organizace již neplní funkce nebo požadavky uvedené v čl. 8 odst. 2 uvedeného nařízení.
3. Rozhodnutí o odejmutí uznání kontrolní organizace, jakož i oznámení nebo varování podle odstavce 2 se do 10 pracovních dnů od data přijetí sdělí dotčené kontrolní organizaci a příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010.
Článek 12
Ochrana údajů
Tímto nařízením nejsou dotčena pravidla týkající se zpracování osobních údajů stanovená ve směrnici 95/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 13
Závěrečná ustanovení
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 23. února 2012.
KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 363/2012
av den 23 februari 2012
om förfarandereglerna för erkännande och återkallande av erkännande av övervakningsorganisationer enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 995/2010 om fastställande av skyldigheter för verksamhetsutövare som släpper ut timmer och trävaror på marknaden
(Text av betydelse för EES)
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 995/2010 av den 20 oktober 2010 om fastställande av skyldigheter för verksamhetsutövare som släpper ut timmer och trävaror på marknaden (1), särskilt artikel 8.7, och
av följande skäl:
(1)
Syftet med förordning (EU) nr 995/2010 är framför allt att minimera risken för att olagligt timmer och trävaror av sådant timmer släpps på den inre marknaden. Övervakningsorganisationer bör hjälpa verksamhetsutövare att uppfylla kraven i den förordningen. De bör därför utarbeta ett system för tillbörlig aktsamhet och tillåta verksamhetsutövarna rätten att använda det, och kontrollera att det används på rätt sätt.
(2)
Det förfarande enligt vilket kommissionen erkänner övervakningsorganisationer bör vara rättvist, öppet och oberoende. Sökande bör därför bedömas först efter samråd med behöriga myndigheter i medlemsstaten och efter det att tillräcklig information om den sökande har samlats in. När så krävs bör insamlingen av information även inbegripa besök i den sökandes lokaler.
(3)
Det är nödvändigt att ange lämplig expertis och kapacitet som övervakningsorganisationer ska ha för att de ska kunna fastställa virkets överensstämmelse med relevant lagstiftning i avverkningslandet och kunna föreslå åtgärder för att bedöma risken för att olagligt timmer och trävaror av sådant timmer ska släppas ut på den inre marknaden. Om denna risk inte befinns vara försumbar bör övervakningsorganisationen också kunna föreslå lämpliga åtgärder för att effektivt minska den.
(4)
Det bör säkerställas att övervakningsorganisationerna utför sina uppgifter på ett öppet och oberoende sätt, att de undviker alla intressekonflikter som kan uppstå med anledning av deras uppgifter och att de tillhandahåller sina tjänster till verksamhetsutövare på ett icke-diskriminerande sätt.
(5)
Kommissionen bör besluta om ett återkallande av ett erkännande enligt ett förfarande som är rättvist, öppet och oberoende. Innan kommissionen fattar beslut bör den samråda med berörda behöriga myndigheter i medlemsstaten och samla in tillräcklig information, inbegripet besök på platsen om så krävs. Övervakningsorganisationen i fråga bör få tillfälle att yttra sig innan beslut fattas.
(6)
I enlighet med proportionalitetsprincipen bör kommissionen kunna återkalla ett erkännande antingen tillfälligt och/eller villkorligt eller permanent, beroende på dess bedömning utifrån de upptäckta bristerna om en övervakningsorganisation inte längre utför uppgifterna eller uppfyller kraven enligt artikel 8 i förordning (EU) nr 995/2010.
(7)
Det är nödvändigt att säkerställa att skyddsnivån för enskilda när det gäller behandling av personuppgifter inom ramen för denna förordning, framför allt i fråga om behandling av personuppgifter i ansökningar om erkännande som övervakningsorganisation, överensstämmer med kraven i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (2) och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (3).
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
Definitioner
Utöver de definitioner som anges i artikel 2 i förordning (EU) nr 995/2010, gäller i denna förordning följande definitioner:
(1) berörda behöriga myndigheter: behöriga myndigheter i den medlemsstat där en övervakningsorganisation eller den som ansöker om erkännande som övervakningsorganisation är etablerad eller tillhandahåller tjänster eller avser att tillhandahålla tjänster i den mening som avses i Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/123/EG (4),
(2) behörighetsbevis: utbildningsbevis, examensbevis och andra bevis som utfärdats av en myndighet som utsetts enligt lagar eller andra författningar och är ett intyg om avslutad yrkesutbildning,
(3) yrkeserfarenhet: faktiskt och lagligt utövande av det aktuella yrket i fråga.
Artikel 2
Ansökan om erkännande
1. Offentliga eller privata företag, bolag, firmor, institutioner eller myndigheter som är etablerade inom unionen får lämna in en ansökan till kommissionen om att bli erkända som övervakningsorganisation.
Ansökan ska lämnas in på något av unionens officiella språk tillsamman med de dokument som anges i bilagan.
2. För att erkännas som övervakningsorganisation ska en sökande visa att den uppfyller alla krav enligt artikel 8.2 i förordning (EU) nr 995/2010 och i artiklarna 5 till 8 i denna förordning.
3. Kommissionen ska inom 10 arbetsdagar från det att den mottagit ansökan bekräfta detta med ett referensnummer.
Den ska också ge den sökande en ungefärlig tidsgräns för när den ska besluta om ansökan. Kommissionen ska informera den sökande varje gång som den måste ändra den uppskattade tidsgränsen för att få ytterligare information eller handlingar för bedömningen av ansökan.
4. När tre månader har gått sedan mottagandet av ansökan bekräftades eller sedan kommissionens senaste skriftliga meddelande till en sökande, beroende på vilket som inträffade senast, och kommissionen inte har fattat ett beslut om erkännande eller avslagit ansökan, ska den skriftligen informera den sökande om hur bedömningen framskrider.
Det första stycket kan tillämpas mer än en gång i handläggningen av en ansökan.
5. Kommissionen ska sända en kopia av ansökan och stödjande handlingar till de berörda behöriga myndigheterna som får yttra sig om en ansökan inom en månad från det ansökan har översänts.
Artikel 3
Ytterligare dokument och tillträde till lokaler
1. Om kommissionen så begär ska en sökande eller behöriga myndigheter lämna ytterligare information eller dokument inom en angiven begränsad tid.
2. Den sökande ska bevilja kommissionen tillträde till sina lokaler för kontroll att alla krav i artikel 8 i förordning (EU) nr 995/2010 och artiklarna 5 till 8 är uppfyllda. Kommissionen ska i förväg informera den sökande om besöket. De berörda behöriga myndigheterna kan delta vid besöket.
Den sökande ska erbjuda all hjälp som behövs för att underlätta sådana besök.
Artikel 4
Beslut om erkännande
När kommissionen har antagit ett beslut om erkännande enligt artikel 8.3 i förordning (EU) nr 995/2010 ska den inom tio arbetsdagar meddela den sökande att beslutet fattats.
Kommissionen ska också omedelbart lämna ett intyg om godkännande till den sökande och meddela sitt beslut till behöriga myndigheter i alla medlemsstater i enlighet med andra stycket i artikel 8.3 i förordning (EU) nr 995/2010, inom den tidsgräns som anges i första stycket.
Artikel 5
Juridisk person och laglig etablering inom unionen
1. Om en sökande är etablerad i mer än en medlemsstat ska den lämna information om var den har sitt säte, sitt huvudkontor eller sin huvudsakliga verksamhet inom unionen, och om alla kontor, filialer och dotterbolag som etablerats inom någon medlemsstats territorium. Den sökande ska också meddela i vilken medlemsstat den har för avsikt att leverera tjänster.
2. En sökande som är, eller utgör en del av, en myndighet i en medlemsstat ska inte behöva styrka att den är en juridisk person eller etablerad inom unionen.
Artikel 6
Lämplig expertis
1. För att säkerställa att uppgifterna för en övervakningsorganisation utförs på lämpligt sätt enligt artikel 8.2 b i förordning (EU) nr 995/2010, ska den tekniskt behöriga personalen hos en sökande uppfylla följande minimikriterier, vilka ska styrkas med behörighetsbevis och yrkeserfarenhet:
a)
Formell yrkesutbildning inom en verksamhetsgren som är relevant för uppgifterna för en övervakningsorganisation.
b)
För ledande tekniska befattningar minst fem års yrkeserfarenhet i en funktion som har att göra med uppgifterna för en övervakningsorganisation.
För punkt a i första stycket anses verksamhetsgrenar som rör skogsbruk, miljö, juridik, företagsledning, riskhantering, handel, revision, ekonomistyrning eller logistik som relevanta.
2. En sökande ska föra register över arbetsuppgifter och ansvarsområden för personalen. Den sökande ska ha infört rutiner för övervakning av resultat och teknisk kompetens hos sin personal.
Artikel 7
Kapacitet att utföra uppgifterna som övervakningsorganisation
1. En sökande ska styrka att följande finns på plats:
a)
En organisationsstruktur som säkerställer att uppgifterna för en övervakningsorganisation utförs på lämpligt sätt.
b)
Ett system för tillbörlig aktsamhet som ska göras tillgängligt för och användas av verksamhetsutövarna.
c)
Regler och rutiner för utvärdering och förbättring av systemet för tillbörlig aktsamhet.
d)
Rutiner och processer för att kontrollera att verksamhetsutövarna använder systemet för tillbörlig aktsamhet på rätt sätt.
e)
Rutiner för korrigerande åtgärder som kan vidtas om en verksamhetsutövare underlåter att använda systemet för tillbörlig aktsamhet på rätt sätt.
2. Förutom kraven i första punkten ska en sökande styrka att den har ekonomisk och teknisk kapacitet för att utföra de uppgifter som en övervakningsorganisation har.
Artikel 8
Frånvaro av intressekonflikter
1. En sökande ska vara organiserad på så sätt att objektiviteten och opartiskheten i dess verksamhet kan skyddas.
2. En sökande ska identifiera, analysera och underhålla register över riskerna för intressekonflikter som kan uppstå till följd av dess uppgifter som övervakningsorganisation, däribland alla konflikter som kan uppstå på grund av förhållandet till berörda organ och underleverantörer.
3. När en risk för intressekonflikt har identifierats ska den sökande ha infört skriftliga regler och rutiner för att undvika intressekonflikter på organisations- och individnivå. De skriftliga reglerna och rutinerna ska upprätthållas och tillämpas. Dessa regler och rutiner kan omfatta revisioner av tredje part.
Artikel 9
Information om senare ändringar
1. En övervakningsorganisation ska omedelbart informera kommissionen om någon av följande situationer uppstår efter det att den fått sitt erkännande:
a)
En ändring som kan påverka övervakningsorganisationens förmåga att uppfylla kraven i artiklarna 5-8, vilken har inträffat efter det att den fått sitt erkännande.
b)
Att övervakningsorganisationen etablerar andra kontor, filialer eller dotterbolag inom unionen än dem som angetts i ansökan.
c)
Att övervakningsorganisationen beslutar att tillhandahålla tjänster i en annan medlemsstat än vad som angetts i ansökan eller i en medlemsstat där den enligt uppgift har slutat tillhandahålla tjänster i enlighet med punkt d.
d)
Att övervakningsorganisationen slutar tillhandahålla tjänster i en medlemsstat.
2. Kommissionen ska vidarebefordra all information den får enligt stycke 1 till berörda behöriga myndigheter.
Artikel 10
Granskning av beslut om erkännande
1. Kommissionen kan när som helst se över ett beslut om erkännande av en övervakningsorganisation.
Kommissionen ska genomföra en sådan granskning i följande situationer:
a)
Om en berörd behörig myndighet informerar kommissionen att den har fastställt att en övervakningsorganisation inte längre fullgör uppgifterna i artikel 8.1 i förordning (EU) nr 995/2010 eller inte längre uppfyller kraven i artikel 8.2 i förordning (EU) nr 995/2010 enligt vad som anges i artiklarna 5-8 i denna förordning.
b)
Om kommissionen har relevant information, inbegripet underbyggda klagomål från tredje part, om att en övervakningsorganisation inte längre uppfyller kraven i artikel 8.1 och 8.2 i förordning (EU) nr 995/2010 och i artiklarna 5-8 i denna förordning.
c)
Om en övervakningsorganisation har informerat kommissionen om ändringar av det slag som anges i artikel 9.1 a i denna förordning.
2. När kommissionen inleder en granskning ska den bistås av ett granskningsteam som genomför granskningen och utför kontroller.
3. En sökande ska bevilja granskningsteamet tillträde till sina lokaler för kontroll att alla krav i artikel 8 i förordning (EU) nr 995/2010 och artiklarna 5 till 8 i denna förordning uppfylls. De berörda behöriga myndigheterna får delta vid besöket.
Den sökande ska erbjuda all hjälp som behövs för att underlätta sådana besök.
4. Granskningsteamet ska skriva en rapport med sina iakttagelser. Stödjande bevis ska bifogas granskningsrapporten.
Granskningsrapporten ska omfatta en rekommendation om huruvida erkännandet av övervakningsorganisationen ska återkallas.
Granskningsteamet ska sända rapporten till de berörda behöriga myndigheterna. Myndigheterna får yttra sig inom tre veckor från det att rapporten översänts.
Granskningsteamet ska ge den berörda övervakningsorganisationen en sammanfattning av iakttagelserna och slutsatserna i rapporten. Organisationen får yttra sig till granskningsteamet inom tre veckor från det att sammanfattningen överlämnats.
5. Granskningsteamet ska i sin rapport rekommendera att erkännandet återkallas antingen tillfälligt och/eller villkorligt eller permanent, beroende på vad den bedömer krävs utifrån de upptäckta bristerna, om den fastställer att en övervakningsorganisation inte längre fullgör uppgifterna eller uppfyller kraven enligt artikel 8 i förordning (EU) nr 995/2010.
Granskningsteamet kan i stället rekommendera att kommissionen utfärdar ett meddelande om korrigerande åtgärder eller en officiell varning, eller att kommissionen inte vidtar ytterligare åtgärder.
Artikel 11
Beslut att återkalla erkännande
1. Kommissionen ska besluta om huruvida erkännandet av en övervakningsorganisation ska återkallas antingen tillfälligt och/eller villkorligt eller permanent, med hänsyn till granskningsrapporten som åsyftas i artikel 10.
2. Om de upptäckta bristerna inte innebär att övervakningsorganisationen, i enlighet med artikel 8.6 i förordning (EU) nr 995/2010, inte längre fullgör uppgifterna eller uppfyller kraven i artikel 8.2 i förordningen, kan kommissionen utfärda ett föreläggande om korrigerande åtgärder eller en officiell varning.
3. Ett beslut om att återkalla erkännandet för en övervakningsorganisation, liksom ett föreläggande eller en varning enligt stycke 2, ska delges övervakningsorganisationen i fråga och meddelas behöriga myndigheter i alla medlemsstater i enlighet med artikel 8.6 i förordning (EU) nr 995/2010 inom tio arbetsdagar från det att beslutet fattats.
Artikel 12
Dataskydd
Denna förordning påverkar inte reglerna för behandling av personuppgifter enligt direktiv 95/46/EG och förordning (EG) nr 45/2001.
Artikel 13
Slutbestämmelser
Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 23 februari 2012.