РЕШЕНИЕ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ, НА СЪВЕТА, НА КОМИСИЯТА, НА СЪДА, НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ, НА СМЕТНАТА ПАЛАТА, НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ИКОНОМИЧЕСКИ И СОЦИАЛЕН КОМИТЕТ И НА КОМИТЕТА НА РЕГИОНИТЕ
от 26 юни 2009 година
относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз
(2009/496/ЕО, Евратом)
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ,
СЪВЕТЪТ,
КОМИСИЯТА,
СЪДЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
СМЕТНАТА ПАЛАТА,
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ИКОНОМИЧЕСКИ И СОЦИАЛЕН КОМИТЕТ,
КОМИТЕТЪТ НА РЕГИОНИТЕ,
като взеха предвид Договора за Европейския съюз,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като имат предвид, че:
(1)
Член 8 от Решението на представителите на правителствата на държавите-членки от 8 април 1965 г. относно временното установяване на някои институции и някои служби на Общностите (1) предвижда установяването в Люксембург на Служба за официални публикации на Общностите (наричана по-долу „Службата“). Тази разпоредба беше последно приложена с Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом (2).
(2)
Правилата и разпоредбите, приложими за длъжностните лица и другите служители на Европейските общности, се прилагат и за Службата. Следва да бъдат взети предвид неотдавнашните им изменения.
(3)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (3) (наричан по-долу „Финансовият регламент“), предвижда специални разпоредби за функционирането на Службата.
(4)
В издателската област бе постигнат значителен технологичен напредък, който трябва да бъде отчетен при функционирането на Службата.
(5)
За повече яснота Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом следва да бъде отменено и заменено с настоящото решение,
РЕШИХА:
Член 1
Служба за публикации
1. Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-долу „Службата“) е междуинституционална служба, която има за задача да осигурява при най-добрите възможни условия издаването на публикациите на институциите на Европейските общности и на Европейския съюз.
За тази цел Службата, от една страна, позволява на институциите да изпълнят задълженията си за публикуване на законодателни актове и от друга страна, допринася за техническото разработване и изпълнение на политиките за информация и комуникация в областите от нейната компетентност.
2. Службата се управлява от нейния директор според стратегическите насоки, определени от управителния съвет. С изключение на специфичните разпоредби, свързани с междуинституционалното естество на Службата, предвидени в настоящото решение, тя прилага административните и финансовите процедури на Комисията. При изготвянето на тези процедури Комисията взема предвид специфичната същност на Службата.
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение:
1.
„издаване“ означава всяко действие, необходимо за разработване, проверка, регистриране по международни стандартни номера и/или каталожни номера, изготвяне, каталогизиране, класиране, разпространение, реклама, продажба, съхранение и архивиране на публикации във всички форми и представяне и посредством всички настоящи и бъдещи способи;
2.
„публикации“ означава всички публикувани текстове на всички видове носители и формати, които имат международен стандартен номер и/или каталожен номер;
3.
„задължителни публикации“ означава публикациите, издавани по силата на Договорите или други законодателни актове;
4.
„незадължителни публикации“ означава всички публикации, изготвени в рамките на прерогативите на всяка институция;
5.
„управление на авторските права“ означава, че службите автори запазват авторските си права и правото си на повторно използване, а управлението на тези права се осъществява от Службата по отношение на публикациите, чието издаване ѝ е поверено;
6.
„нетни доходи от продажбата“ означава общите фактурирани суми, намалени с предоставените търговски отстъпки и разходите за управление и инкасиране и банковите разходи;
7.
„институции“ означава институциите, органите и организациите, създадени с Договорите или въз основа на тях.
Член 3
Области на компетентност на Службата
1. Областите на компетентност на Службата са следните:
а)
издаване на Официален вестник на Европейския съюз (наричан по-долу „Официален вестник“) и гарантиране на неговата автентичност;
б)
издаване на други задължителни публикации;
в)
издаване или съвместно издаване на незадължителни публикации, поверени на Службата в рамките на прерогативите на всяка институция, а именно в контекста на комуникационните дейности на институциите;
г)
издаване или съвместно издаване на публикации по собствена инициатива, включително публикации, които имат за цел да осигурят рекламата на услугите, предлагани от Службата; в този контекст Службата може да си набавя преводи посредством договор за поръчка;
д)
разработването, поддръжката и актуализирането на услуги по електронно издаване, предназначено за обществеността;
е)
предоставянето на разположение на обществеността на цялото законодателство и на други официални текстове;
ж)
съхраняването и предлагането на разположение на обществеността в електронна форма на всички публикации на институциите;
з)
регистриране по международни стандартни номера и/или каталожни номера на публикациите на институциите;
и)
управлението на авторските права за препечатване и превод на публикациите на институциите;
й)
реклама и продажба на публикациите и услугите, които Службата предлага на обществеността.
2. Службата предоставя на институциите съвети и помощ, свързани със:
а)
програмирането и планирането на техните програми за публикации;
б)
осъществяването на техните издателски проекти, независимо от начина на издаване;
в)
оформлението и дизайна на издателските им проекти;
г)
информацията относно тенденциите на пазара за публикации в държавите-членки и относно темите и заглавията, които могат да представляват по-голям интерес за широката публика;
д)
определянето на тиражите и изготвянето на планове за разпространение;
е)
определянето на цените на публикациите и тяхната продажба;
ж)
рекламата, разпространението и оценката на безплатните и платените им публикации;
з)
анализа, оценката и създаването на интернет сайтове и интернет услуги, предназначени за обществеността;
и)
изготвянето на рамкови договори за издателска дейност;
й)
технологичния контрол на издателските системи.
Член 4
Отговорности на институциите
1. Решението за публикуване на текстове на всяка институция е от изключителната компетентност на съответната институция.
2. Институциите пристъпват към издаване на техните задължителни публикации, като използват услугите на Службата.
3. Институциите могат да пристъпят към издаване на техните незадължителни публикации и без участието на Службата. В такъв случай институциите искат от Службата международните стандартни номера и/или каталожните номера и поверяват на Службата електронна версия на публикацията, независимо от формàта, и когато е необходимо - два екземпляра на хартия на публикацията.
4. Институциите се ангажират да гарантират, че притежават всички права за препечатване, превод и разпространение на всички съставни елементи на дадена публикация.
5. Институциите се ангажират да изготвят план, съгласуван със Службата, за разпространение на своите публикации.
6. Институциите могат да сключат със Службата спогодби за услуги с цел определяне на условията на тяхното сътрудничество.
Член 5
Задачи на Службата
1. Изпълнението на задачите на Службата включва по-конкретно следните операции:
а)
прегрупиране на документите за издаване;
б)
подготовка, графично оформяне, корекция, оформление и проверка на текстовете и на други елементи, независимо от формàта или носителя, като се спазват, от една страна, указанията, дадени от институциите, и от друга страна, нормите за типографско и езиково представяне, установени съвместно с институциите;
в)
индексиране и каталогизиране на публикациите;
г)
документален анализ на текстовете, публикувани в Официален вестник, и на официални текстове, различни от тези, публикувани в Официален вестник;
д)
консолидиране на законодателни текстове;
е)
управление, разработване, актуализиране и разпространение на многоезиковия речник Eurovoc;
ж)
отпечатване чрез посредничеството на нейните доставчици;
з)
контрол над изпълнението на работата;
и)
контрол на качеството;
й)
качествено и количествено приемане;
к)
физическо и електронно разпространение на Официален вестник, на официални текстове, различни от тези, публикувани в Официален вестник, и на други незадължителни публикации;
л)
съхранение;
м)
физическо и електронно архивиране;
н)
нов тираж на изчерпаните публикации и отпечатване при поискване;
о)
изготвяне на консолидиран каталог на публикациите на институциите;
п)
продажба, включително издаване на фактури, инкасиране и плащане на средства, управление на вземанията;
р)
реклама;
с)
изготвяне, покупка, управление, актуализиране, проследяване и контрол на списъци с електрони адреси на институциите и изготвяне на целеви списъци с електронни адреси.
2. В рамките на собствената компетентност или въз основа на делегиране на правомощия на разпоредител с бюджетни кредити, предоставени от институциите, Службата извършва:
а)
възлагане на обществени поръчки, включително встъпване в правнообвързващи ангажименти;
б)
финансов надзор на договорите с доставчици;
в)
поемане на разходи, включително качествено и количествено приемане с подпис „прието за плащане“;
г)
разрешаване на разходи;
д)
приходни операции.
Член 6
Управителен съвет
1. Създава се управителен съвет, в рамките на който се представляват всички институции, подписали решението. Управителният съвет е съставен от секретаря на Съда на Европейските общности, заместник генералния секретар на Съвета, както и от генералните секретари на другите институции или от техни представители. Европейската централна банка участва в работата на управителния съвет като наблюдател.
2. Управителният съвет избира председател измежду членовете си за период от две години.
3. Управителният съвет се свиква по инициатива на своя председател или по искане на някоя от институциите поне четири пъти в годината.
4. Управителният съвет приема свой вътрешен правилник, който публикува в Официален вестник.
5. Решенията на управителния съвет, ако не е предвидено друго, се вземат с обикновено мнозинство.
6. Всяка институция, подписала настоящото решение, разполага с един глас в рамките на управителния съвет.
Член 7
Задачи и отговорности на управителния съвет
1. Чрез дерогация от разпоредбите на член 6 управителният съвет приема с единодушие, в общ интерес на институциите и в рамките на областите на компетентност на Службата, следните решения:
а)
по предложение на директора той приема стратегически цели и правила за функционирането на Службата;
б)
определя ръководните насоки на общите политики на Службата, по-специално по отношение на продажбата, разпространението и издаването, и гарантира, че Службата допринася за изготвянето и изпълнението на политиките за информация и комуникация в областите на нейната компетентност;
в)
въз основа на проект, изготвен от директора на Службата, приема годишния доклад за управлението, адресиран към институциите, имащ за цел изпълнението на стратегията и услугите, предоставяни от Службата. Преди 1 май всяка година предава на институциите отчет за предходната финансова година;
г)
одобрява предварителния разчет за приходите и разходите на Службата в рамките на бюджетната процедура, свързана с бюджета за функционирането на Службата;
д)
одобрява критериите за осчетоводяване на разходите на Службата, определени от директора ѝ;
е)
отправя до институциите предложения, които биха могли да улеснят доброто функциониране на Службата.
2. Управителният съвет взема предвид ориентацията, определена от междуинституционалните инстанции в областите на комуникация и информация за тази цел. Председателят на управителния съвет се среща ежегодно с тези инстанции.
3. Председателят на управителния съвет в качеството му на представител за междуинституционалното сътрудничество е лицето за контакт с органа, който взема решение за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за стратегическите решения в областите на компетентност на Службата.
4. Председателят на управителния съвет и директорът на Службата изготвят заедно правилата за взаимно уведомяване и комуникация, които формализират техните отношения. Това споразумение се изпраща на членовете на управителния съвет за информация.
Член 8
Директор на Службата
Директорът на Службата, под ръководството на управителния съвет и в рамките на неговата компетентност, отговаря за доброто функциониране на Службата. За прилагането на административните и финансовите процедури той действа под ръководството на Комисията.
Член 9
Задачи и отговорности на директора на Службата
1. Директорът на Службата осигурява секретариата на управителния съвет и отчита пред него изпълнението на функциите си с тримесечен доклад.
2. Директорът на Службата представя на управителния съвет всички предложения за доброто функциониране на Службата.
3. След консултация с управителния съвет за становище директорът на Службата определя същността и цените на услугите, които Службата предоставя на институциите срещу заплащане.
4. Директорът на Службата приема след одобрение от страна на управителния съвет критериите, според които се осчетоводяват разходите на Службата. Той определя начините за сътрудничество в областта на счетоводството между Службата и институциите със съгласието на счетоводителя на Комисията.
5. Директорът на Службата изготвя предварителния разчет за приходите и разходите на Службата в рамките на бюджетната процедура, свързана с бюджета за функционирането на Службата. След одобрение от страна на управителния съвет тези предложения се изпращат на Комисията.
6. Директорът на Службата решава дали и по какъв начин могат да бъдат извършени публикации, произтичащи от трети страни.
7. Директорът на Службата участва в междуинституционалните дейности във връзка с информацията и комуникацията в областите на компетентност на Службата.
8. По отношение на издаването на законодателство и на официални документи, свързани със законодателната процедура, включително Официален вестник, директорът на Службата:
а)
предлага на компетентните инстанции на всяка институция основните решения, които се прилагат съвместно;
б)
определя предложения за подобряване на структурата и представянето на Официален вестник и на официалните законодателни текстове;
в)
формулира предложения до институциите по отношение на хармонизирането на оформлението на текстовете за публикуване;
г)
прави преглед на трудностите, свързани с текущата дейност, и формулира в рамките на Службата необходимите указания и дава препоръки на институциите за преодоляване на тези трудности.
9. Директорът на Службата изготвя в съответствие с Финансовия регламент годишен доклад за дейността, който обхваща отпуснатите от Комисията и от други институции кредити по силата на Финансовия регламент. Докладът е адресиран до Комисията и съответните институции и за информация - до управителния съвет.
10. В рамките на отпускането на кредити от Комисията и изпълнението на бюджета условията за информиране и консултиране между члена на Комисията, който отговаря за отношенията със Службата, и директора на Службата се определят с общо съгласие.
11. Директорът на Службата отговаря за изпълнението на стратегическите цели, определени от управителния съвет, и за правилното управление на Службата, на нейните дейности, както и на управлението на бюджета ѝ.
12. Когато директорът на Службата отсъства или е възпрепятстван, се прилагат правилата за заместване въз основа на степента или на годините трудов стаж, освен ако управителният съвет по предложение на своя председател или на директора на Службата вземе друго решение.
13. Директорът на Службата уведомява институциите с тримесечен доклад за планирането и използването на ресурсите, както и за напредъка на работата.
Член 10
Персонал
1. Назначаването на длъжност генерален директор и директор се извършва от Комисията след единодушно положително становище от страна на управителния съвет. Правилата на Комисията по отношение на мобилността и оценката на висшето ръководство се прилагат за генералния директор и директорите (степен AD 16/AD 15/AD 14). При наближаване на срока за мобилност, предвиден по принцип в съответните правила за длъжностното лице, което заема такава длъжност, Комисията уведомява управителния съвет, който може да излезе с единодушно становище по случая.
2. Управителният съвет е тясно свързан с процедурите, които следва да се проведат, ако е необходимо, преди назначаването на длъжностни лица и други служители на Службата на длъжност генерален директор (степен AD 16/AD 15) и директори (степен AD 15/AD 14), а именно изготвяне на обява за работа, разглеждане на кандидатурите и определяне на жури за конкурс във връзка с този вид длъжности.
3. Правомощията на органа по назначаване и на органа за сключване на трудови договори по отношение на длъжностните лица и на другите служители на Службата се изпълняват от Комисията. Комисията може да делегира някои от своите правомощия в рамките на Комисията на директора на Службата. Делегирането се извършва при същите условия като за генералните дирекции на Комисията.
4. При условията на параграф 2 приетите от Комисията разпоредби и процедури за прилагането на Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители се прилагат за длъжностните лица и другите служители на Службата при същите условия като за длъжностните лица и другите служители на Комисията, които работят в Люксембург.
5. Длъжностните лица на всички институции се уведомяват за всички свободни работни места в рамките на Службата, след като органът по назначаване или органът за сключване на трудови договори решат да открият работното място.
6. На всеки три месеца директорът на Службата уведомява управителния съвет относно управлението на персонала.
Член 11
Финансови аспекти
1. Бюджетните кредити на Службата, чиято обща сума се вписва в отделна бюджетна позиция в раздела за бюджета на Комисията, са описани подробно в приложението към този раздел. Това приложение се представя под формата на отчет за приходите и разходите, като разпределението е същото като в раздела на бюджета.
2. Щатното разписание на Службата е посочено в приложението към щатното разписание на Комисията.
3. Всяка институция е разпоредител с бюджетни кредити за реда „разходи за публикуване“ от бюджета си.
4. Всяка институция може да делегира правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на Службата за управлението на кредити, вписани в раздела, и определя границите и условията на това делегиране в съответствие с Финансовия регламент. Директорът на Службата уведомява управителния съвет за това делегиране на всеки три месеца.
5. Бюджетното и финансовото управление на Службата се извършва в съответствие с Финансовия регламент и подробните правила за прилагането му и с финансовата рамка, която е в сила за Комисията, включително за кредитите, отпуснати от институции, различни от Комисията.
6. Счетоводството на Службата се изготвя в съответствие със счетоводните правила и методи, одобрени от счетоводителя на Комисията. Службата води отделно счетоводство за продажбата на Официален вестник и на публикациите. Нетните приходи от продажбите се изплащат на институциите.
Член 12
Проверка
1. Функцията на вътрешен одитор на Службата се упражнява от вътрешния одитор на Комисията в съответствие с Финансовия регламент. Службата изготвя вътрешен одит, който е аналогичен на предвидения в генералните дирекции и служби на Комисията начин. Институциите могат да поискат от директора на Службата да включи специфични одити в работната програма на вътрешния одит на Службата.
2. Службата отговаря на въпроси във връзка с нейните правомощия в рамките на мисията на Европейската служба с борба с измамите (OLAF). За да се гарантира закрилата на интересите на Европейския съюз, се изготвя споразумение, което обхваща начините за взаимно уведомяване между председателя на управителния съвет и директора на OLAF.
Член 13
Жалби и искания
1. Службата отговаря за отговорите на исканията на Европейския омбудсман и на Европейския надзорен орган за защита на личните данни в рамките на своите правомощия.
2. Правните искове в областите на правомощия на Службата се насочват срещу Комисията.
Член 14
Достъп на обществеността до документи
1. Директорът на Службата взема решенията, посочени в член 7 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (4). При отказ решенията по потвърдителни искания се взимат от генералния секретар на Комисията.
2. Службата разполага с регистър на документи в съответствие с член 11 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.
Член 15
Отмяна
Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом се отменя.
Позоваванията на отмененото решение се считат за позовавания на настоящото решение.
Член 16
Пораждане на действие
Настоящото решение поражда действие в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел и Люксембург на 26 юни 2009 година.
DECISÃO DO PARLAMENTO EUROPEU, DO CONSELHO, DA COMISSÃO, DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA, DO TRIBUNAL DE CONTAS, DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL EUROPEU E DO COMITÉ DAS REGIÕES
de 26 de Junho de 2009
relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações da União Europeia
(2009/496/CE, Euratom)
O PARLAMENTO EUROPEU,
O CONSELHO,
A COMISSÃO,
O TRIBUNAL DE JUSTIÇA,
O TRIBUNAL DE CONTAS,
O COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL EUROPEU,
O COMITÉ DAS REGIÕES,
Tendo em conta o Tratado da União Europeia,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica,
Considerando o seguinte:
(1)
O artigo 8.o da Decisão dos representantes dos Governos dos Estados-Membros, de 8 de Abril de 1965, relativa à instalação provisória de certas instituições e de certos serviços das Comunidades (1), previu a instalação de um Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades (a seguir designado «o Serviço») no Luxemburgo. Esta disposição foi aplicada em último lugar pela Decisão 2000/459/CE, CECA, Euratom (2).
(2)
As regras e regulamentações aplicáveis aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias aplicam-se ao Serviço. É necessário ter em consideração as últimas alterações nelas introduzidas.
(3)
O Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (3), a seguir denominado «regulamento financeiro», contém disposições específicas relativas ao funcionamento do Serviço.
(4)
O sector da edição passa neste momento por uma evolução tecnológica profunda, que é necessário ter em conta para o funcionamento do Serviço.
(5)
Para obter maior clareza, é conveniente revogar a Decisão 2000/459/CE, CECA, Euratom e substituí-la pela presente decisão,
DECIDEM:
Artigo 1.o
O Serviço das Publicações
1. O Serviço das Publicações da União Europeia (a seguir designado «Serviço») é um serviço interinstitucional que tem por objecto assegurar, nas melhores condições possíveis, a edição das publicações das instituições das Comunidades Europeias e da União Europeia.
Para este efeito, o Serviço, por um lado, permite que as instituições cumpram as suas obrigações em matéria de divulgação dos textos regulamentares e, por outro, contribui para a concepção técnica e a aplicação das políticas de informação e de comunicação nos domínios da sua competência.
2. O Serviço é gerido pelo director, de acordo com as orientações estratégicas fixadas por um comité de direcção. À excepção das disposições específicas referentes à vocação interinstitucional do Serviço consagradas na presente decisão, o Serviço aplica os procedimentos administrativos e financeiros da Comissão. Ao estabelecer estes procedimentos, a Comissão tem em conta a natureza específica do Serviço.
Artigo 2.o
Definições
Para efeitos da presente decisão, entende-se por:
1.
«Edição», todas as acções necessárias para a concepção, verificação, atribuição de números internacionais normalizados e/ou números de catálogo, produção, catalogação, indexação, difusão, promoção, venda, armazenamento e arquivamento das publicações, sob todas as formas e apresentações e através de todos os processos, tanto actuais como futuros;
2.
«Publicações», todos os textos publicados em todos os suportes e sob todos os formatos que tenham um número internacional normalizado e/ou um número de catálogo;
3.
«Publicações obrigatórias», as publicações editadas por força dos tratados ou outros textos regulamentares;
4.
«Publicações não obrigatórias», todas as publicações editadas no âmbito das prerrogativas de cada instituição;
5.
«Gestão dos direitos de autor», a confirmação de que os serviços autores são titulares dos direitos de autor ou de reutilização e de que é o Serviço que gere estes direitos relativamente às publicações cuja edição lhe for confiada;
6.
«Receitas líquidas das vendas», o total dos montantes facturados, deduzidos os descontos comerciais acordados e as despesas de gestão, de cobrança e bancárias;
7.
«Instituições», as instituições, órgãos e organismos instituídos pelos Tratados ou com base nestes.
Artigo 3.o
Competências do Serviço
1. As competências do Serviço abrangem os seguintes domínios:
a)
Edição do Jornal Oficial da União Europeia (a seguir designado «Jornal Oficial») e garantia da sua autenticidade;
b)
Edição das outras publicações obrigatórias;
c)
Edição ou co-edição das publicações não obrigatórias confiadas ao Serviço no âmbito das prerrogativas de cada instituição, nomeadamente no contexto das actividades de comunicação das instituições;
d)
Edição ou co-edição de publicações por sua iniciativa, incluindo publicações cujo objectivo seja assegurar a promoção dos seus próprios serviços; neste contexto, o Serviço pode obter traduções mediante contratos de prestação de serviços;
e)
Desenvolvimento, manutenção e actualização dos seus serviços de edição electrónica destinados ao público;
f)
Colocação à disposição do público do conjunto da legislação e dos outros textos oficiais;
g)
Conservação e colocação à disposição do público, sob forma electrónica, de todas as publicações das instituições;
h)
Atribuição de números internacionais normalizados e/ou números de catálogo às publicações das instituições;
i)
Gestão dos direitos de reprodução e de tradução das publicações das instituições;
j)
Promoção e venda das publicações e dos serviços que oferece ao público.
2. O Serviço aconselha as instituições e presta-lhes assistência em matéria de:
a)
Programação e planificação dos respectivos programas de publicações;
b)
Realização dos respectivos projectos de edição, independentemente do modo de edição;
c)
Paginação e concepção gráfica dos respectivos projectos de edição;
d)
Informação sobre as tendências do mercado das publicações nos Estados-Membros e sobre temas e títulos susceptíveis de captar as maiores audiências;
e)
Fixação de tiragens e elaboração de planos de difusão;
f)
Fixação do preço das publicações e respectiva venda;
g)
Promoção, difusão e avaliação das respectivas publicações, gratuitas ou pagas;
h)
Análise, avaliação e construção de sítios e serviços na Internet destinados ao público;
i)
Redacção de contratos-quadro referentes às actividades de edição;
j)
Evolução tecnológica no domínio dos sistemas de edição.
Artigo 4.o
Responsabilidades das instituições
1. Cada instituição tem competência exclusiva no domínio das suas decisões de publicação.
2. As instituições recorrem ao Serviço para a edição das respectivas publicações obrigatórias.
3. As instituições podem proceder à edição das respectivas publicações não obrigatórias sem a intervenção do Serviço. Neste caso, as instituições pedem ao Serviço os números internacionais normalizados e/ou números de catálogo e confiam ao Serviço uma versão electrónica da publicação, independentemente do formato, bem como, eventualmente, dois exemplares da publicação em papel.
4. As instituições comprometem-se a garantir a titularidade de todos os direitos de reprodução, tradução e difusão de todos os elementos constitutivos de uma publicação.
5. As instituições comprometem-se a elaborar um plano de difusão, aprovado pelo Serviço, para as respectivas publicações.
6. As instituições podem celebrar com o Serviço convenções de serviço que definam as modalidades da sua colaboração.
Artigo 5.o
Tarefas do Serviço
1. A execução das tarefas do Serviço comporta nomeadamente as seguintes operações:
a)
Agrupamento dos documentos a editar;
b)
Preparação, concepção gráfica, correcção, paginação e verificação dos textos e outros elementos, seja qual for o formato ou o suporte, respeitando, por um lado, as indicações fornecidas pelas instituições e, por outro, as normas de apresentação tipográfica e linguística estabelecidas em colaboração com as instituições;
c)
Indexação e catalogação das publicações;
d)
Análise documental dos textos publicados no Jornal Oficial e dos textos oficiais que não são publicados no Jornal Oficial;
e)
Consolidação dos textos legislativos;
f)
Gestão, desenvolvimento, actualização e difusão do thesaurus multilingue Eurovoc;
g)
Impressão por intermédio dos seus fornecedores;
h)
Acompanhamento da execução dos trabalhos;
i)
Controlo de qualidade;
j)
Recepção qualitativa e quantitativa;
k)
Difusão física e electrónica do Jornal Oficial, dos textos oficiais que não são publicados no Jornal Oficial e de outras publicações não obrigatórias;
l)
Armazenamento;
m)
Arquivamento físico e electrónico;
n)
Nova impressão das publicações esgotadas e impressão a pedido;
o)
Constituição de um catálogo consolidado das publicações das instituições;
p)
Venda, incluindo a emissão de facturas, a cobrança e a entrega das receitas, bem como gestão dos créditos;
q)
Promoção;
r)
Criação, compra, gestão, actualização, acompanhamento e controlo das listas de endereços das instituições e criação de listas de endereços específicas.
2. No âmbito das suas competências próprias, ou com base em delegações de competências de gestor orçamental acordadas pelas instituições, o Serviço procede a:
a)
Adjudicação de contratos públicos, incluindo compromissos jurídicos;
b)
Acompanhamento financeiro dos contratos com os fornecedores;
c)
Liquidação das despesas que impliquem, nomeadamente, a recepção qualitativa e quantitativa e expressa através da indicação «Visto; pague-se»;
d)
Ordens de pagamento;
e)
Operações associadas às receitas.
Artigo 6.o
Comité de direcção
1. É instituído um comité de direcção no qual estão representadas as instituições signatárias. O comité de direcção é composto pelo secretário do Tribunal de Justiça, o secretário-geral adjunto do Conselho e os secretários-gerais das outras instituições ou os seus representantes. O Banco Central Europeu participa nos trabalhos do comité de direcção na qualidade de observador.
2. O comité de direcção designa um presidente, escolhido dentre os seus membros por um período de dois anos.
3. O comité de direcção reúne-se por iniciativa do seu presidente ou a pedido de uma instituição e, pelo menos, quatro vezes por ano.
4. O comité de direcção aprova o seu regulamento interno, que é publicado no Jornal Oficial.
5. Salvo disposição em contrário, as decisões do comité de direcção são tomadas por maioria simples.
6. Cada instituição signatária da presente decisão dispõe de um voto no comité de direcção.
Artigo 7.o
Tarefas e responsabilidades do comité de direcção
1. Em derrogação ao disposto no artigo 6.o, o comité de direcção, no interesse comum das instituições e dentro das competências do Serviço, toma por unanimidade as decisões seguintes:
a)
Sob proposta do director, aprova os objectivos estratégicos e as regras de funcionamento do Serviço;
b)
Fixa as directrizes das políticas gerais do Serviço, nomeadamente no que se refere à venda, difusão e edição e assegura que o Serviço contribui para a concepção e execução das políticas de informação e de comunicação nos domínios da sua competência;
c)
Com base num projecto preparado pelo director do Serviço, aprova um relatório anual de gestão a dirigir às instituições sobre a execução da estratégia e as prestações fornecidas pelo Serviço; antes de 1 de Maio de cada ano, transmite às instituições o relatório relativo ao exercício do ano anterior;
d)
Aprova a previsão de receitas e despesas do Serviço no âmbito do processo orçamental relativo ao orçamento de funcionamento do Serviço;
e)
Aprova os critérios que a contabilidade analítica do Serviço deve observar, que o director aprova;
f)
Apresenta às instituições todas as sugestões susceptíveis de facilitar o bom funcionamento do Serviço.
2. O comité de direcção tem em conta as orientações provenientes das instâncias interinstitucionais nos domínios da comunicação e da informação formuladas para este efeito. O presidente do comité de direcção reúne-se anualmente com estas instâncias.
3. O interlocutor perante a autoridade de quitação para as decisões estratégicas nos domínios de competência do Serviço é o presidente do comité de direcção, na qualidade de representante da cooperação interinstitucional.
4. O presidente do comité de direcção e o director do Serviço estabelecem de comum acordo as regras de informação mútua e de comunicação, que formalizam as suas relações. Este acordo é comunicado aos membros do comité de direcção, para conhecimento.
Artigo 8.o
Director do Serviço
O director do Serviço, sob a autoridade do comité de direcção e no limite das competências deste, é responsável pelo bom funcionamento do Serviço. Relativamente à aplicação dos procedimentos administrativos e financeiros, está subordinado à autoridade da Comissão.
Artigo 9.o
Tarefas e responsabilidades do director do Serviço
1. O director do Serviço assegura o secretariado do comité de direcção e informa este comité do desempenho das suas funções mediante um relatório trimestral.
2. O director do Serviço apresenta ao comité de direcção todas as sugestões para o bom funcionamento do Serviço.
3. O director do Serviço fixa a natureza e a tarifa das prestações que o Serviço pode efectuar para as instituições a título oneroso, após obtenção do parecer do comité de direcção.
4. O director do Serviço, depois da aprovação do comité de direcção, aprova os critérios que a contabilidade analítica do Serviço deve observar. Define as modalidades de cooperação contabilística entre o Serviço e as instituições, com o acordo do contabilista da Comissão.
5. No âmbito do procedimento orçamental relativo ao orçamento de funcionamento do Serviço, o director elabora um projecto de previsão de receitas e despesas do Serviço. Estas propostas são transmitidas à Comissão, após a aprovação do comité de direcção.
6. O director do Serviço decide se, e em que modalidades, as publicações provenientes de terceiros podem ser efectuadas.
7. O director do Serviço participa nas actividades interinstitucionais em matéria de informação e comunicação nos domínios da competência do Serviço.
8. No que se refere à edição da legislação e aos documentos oficiais relativos ao processo legislativo, incluindo o Jornal Oficial, o director do Serviço:
a)
Suscita, junto das instâncias competentes de cada instituição, as decisões de princípio a aplicar em comum;
b)
Formula propostas de melhoramento da estrutura e da apresentação do Jornal Oficial e dos textos legislativos oficiais;
c)
Formula propostas às instituições no que se refere à harmonização da apresentação dos textos a publicar;
d)
Examina as dificuldades verificadas nas operações correntes e formula, no âmbito do Serviço, as instruções necessárias e dirige às instituições as recomendações necessárias para ultrapassar as referidas dificuldades.
9. O director do Serviço elabora, em conformidade com o Regulamento Financeiro, um relatório anual de actividades que abrange a gestão das dotações imputadas pela Comissão e por outras instituições por força do referido regulamento. Este relatório é dirigido à Comissão e às instituições interessadas e é remetido, para conhecimento, ao comité de direcção.
10. No âmbito da imputação de dotações da Comissão e da execução do orçamento, as modalidades de informação e de consulta entre o membro da Comissão responsável pelas relações com o Serviço e o director deste são fixadas de comum acordo.
11. O director do Serviço é responsável pela execução dos objectivos estratégicos aprovados pelo comité de direcção e pela gestão correcta do Serviço, das suas actividades, bem como pela gestão do respectivo orçamento.
12. Em caso de ausência ou impedimento do director do Serviço, são aplicáveis as regras de substituição com base no grau e na antiguidade, salvo decisão em contrário do comité de direcção, sob proposta do seu presidente ou do director do Serviço.
13. O director do Serviço informa as instituições mediante um relatório trimestral sobre o planeamento e o consumo de recursos, bem como sobre o desenrolar dos trabalhos.
Artigo 10.o
Pessoal
1. As nomeações para as funções de director-geral e de director são feitas pela Comissão, após parecer favorável unânime do comité de direcção. As regras da Comissão em matéria de mobilidade e de avaliação dos quadros superiores aplicam-se ao director-geral e aos directores (graus AD 16/AD 15/AD 14). Quando se aproximar o prazo de mobilidade normalmente previsto nas regras aplicáveis para um funcionário que desempenhe uma função deste tipo, a Comissão informa o comité de direcção, que pode emitir um parecer unânime sobre o caso.
2. O comité de direcção é estreitamente associado aos procedimentos a efectuar, se for o caso, antes da nomeação dos funcionários e agentes do Serviço chamados a exercer as funções de director-geral (graus AD 16/AD 15) e de director (AD 15/AD 14), nomeadamente no que se refere à publicação do anúncio da vaga, do exame das candidaturas e à designação dos júris de concurso relativos a estas funções-tipo.
3. As competências da entidade competente para proceder a nomeações (ECPN) e da entidade habilitada a celebrar contratos de admissão (EHCA) são exercidas pela Comissão no que se refere aos funcionários e agentes afectados ao Serviço. A Comissão pode delegar algumas das suas competências no Serviço e no seu director. Esta delegação deve ser feita em condições idênticas às delegações feitas nos directores-gerais da Comissão.
4. Sob reserva do disposto no n.o 2, as disposições e os procedimentos aprovados pela Comissão para a aplicação do estatuto e do regime aplicável aos outros agentes aplicam-se aos funcionários e agentes afectados ao Serviço em condições idênticas aos funcionários e agentes da Comissão em serviço no Luxemburgo.
5. Qualquer vaga no Serviço a publicar deve ser levada ao conhecimento dos funcionários de todas as instituições, assim que a ECPN ou a EHCA tenha decidido preencher esse lugar.
6. O director do Serviço envia trimestralmente ao comité de direcção informações sobre a gestão do pessoal.
Artigo 11.o
Aspectos financeiros
1. As dotações do Serviço, cujo montante total é inscrito numa rubrica orçamental específica na secção do orçamento referente à Comissão, figuram em pormenor num anexo a essa secção. Este anexo é apresentado sob a forma de um mapa de receitas e despesas, subdividido do mesmo modo que as secções do orçamento.
2. O quadro dos efectivos do Serviço figura num anexo ao quadro dos efectivos da Comissão.
3. Cada instituição é o gestor orçamental das dotações referentes à rubrica «despesas de publicação» do respectivo orçamento.
4. Cada instituição pode delegar as competências de gestor orçamental no director do Serviço, para a gestão das dotações inscritas na sua secção, e fixa os limites e as condições dessas delegações, em conformidade com o Regulamento Financeiro. O director do Serviço envia trimestralmente ao comité de direcção informações sobre a delegação de competências.
5. A gestão orçamental e financeira do Serviço é efectuada de acordo com o disposto no Regulamento Financeiro e respectivas regras de execução e no quadro financeiro em vigor na Comissão, incluindo no que diz respeito às dotações imputadas por outras instituições além da Comissão.
6. A contabilidade do Serviço é estabelecida em conformidade com as regras e os métodos contabilísticos aprovados pelo contabilista da Comissão. O Serviço mantém uma contabilidade separada relativa à venda do Jornal Oficial e das publicações. As receitas líquidas de venda revertem para as instituições.
Artigo 12.o
Controlo
1. A função de auditor interno é exercida no Serviço pelo auditor interno da Comissão, nos termos do Regulamento Financeiro. O Serviço cria uma estrutura de auditoria interna, segundo modalidades análogas às previstas para as direcções-gerais e serviços da Comissão. As instituições podem pedir ao director do Serviço para incluir auditorias específicas no programa de trabalho da estrutura de auditoria interna do Serviço.
2. O Serviço responde a todas as questões decorrentes das suas competências no âmbito da missão do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF). Para garantir a protecção dos interesses da União Europeia, o presidente do comité de direcção e o director do OLAF celebram um acordo relativo às regras de informação mútua.
Artigo 13.o
Reclamações e pedidos
1. Dentro dos limites das suas competências, o Serviço é responsável por responder aos pedidos do Provedor de Justiça Europeu e da Autoridade Europeia para a Protecção de Dados.
2. Qualquer recurso judicial nos domínios da competência do Serviço é dirigido contra a Comissão.
Artigo 14.o
Acesso do público aos documentos
1. O director do Serviço toma as decisões previstas no artigo 7.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (4). Em caso de recusa, as decisões sobre os pedidos confirmativos são tomadas pelo Secretário-Geral da Comissão.
2. O Serviço dispõe de um registo de documentos, em conformidade com o disposto no artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.
Artigo 15.o
Revogação
A Decisão 2000/459/CE, CECA, Euratom é revogada.
As remissões para a decisão revogada devem entender-se como sendo feitas para a presente decisão.
Artigo 16.o
Produção de efeitos
A presente decisão produz efeitos a partir do dia seguinte à data da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
Feito em Bruxelas e no Luxemburgo, em 26 de Junho de 2009.