РЕШЕНИЕ НА УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ
от 4 юни 2009 година
относно условията, свързани с обработката на данни въз основа на член 10, параграф 4 от Решението за Европол
(2009/1010/ПВР)
УПРАВИТЕЛНИЯТ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ,
като взе предвид Решението на Съвета за създаване на Европейска полицейска служба (Европол) от 6 април 2009 г. (1) (наричано по-нататък „Решението за Европол“), и по-специално член 10, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Задача на Управителния съвет, действайки по предложение на директора и след консултация със съвместния надзорен орган, е да определя условията за обработка на данните, за да определи дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в една от неговите системи за обработка на информация, по-конкретно що се отнася до достъпа до данните и използването им, както и до сроковете за съхранението и заличаването им.
(2)
Като приема настоящото решение Управителният съвет трябва да вземе предвид принципите на Конвенцията на Съвета на Европа за защита на лицата по отношение на автоматичната обработка на лични данни от 28 януари 1981 г. и Препоръка № R(87)15 на Комитета на министрите на Съвета на Европа от 17 септември 1987 г., уреждаща използването на лични данни в полицейския сектор.
(3)
Решението на Управителния съвет се представя на Съвета за одобрение,
ПРИЕ СЛЕДНОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
По смисъла на настоящото решение:
а)
„лични данни“ означава всяка информация за идентифицирано или подлежащо на идентифициране физическо лице: подлежащо на идентифициране физическо лице е лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко, по-специално чрез идентификационен номер или един или повече специфични признаци, отнасящи се до неговата физическа, физиологическа, психологическа, умствена, икономическа, културна или социална самоличност;
б)
„обработка на лични данни“ означава всяка операция или набор от операции, извършвани със или без автоматични средства по отношение на лични данни, като събиране, запис, организиране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друга форма на предоставяне на данните, актуализиране или комбиниране, блокиране, изтриване или унищожаване;
в)
„системи за обработка на информацията“ означава информационната система на Европол, аналитичните работни досиета и други системи за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1 от Решението за Европол;
г)
„информационна система на Европол“ означава системата, посочена в член 11, параграф 1 от Решението за Европол;
д)
„аналитично работно досие“ означава досие, открито за целите на анализа, както е посочено в член 14 от Решението за Европол;
е)
„органи на ЕС“ означава институции, органи, служби и агенции, създадени от или въз основа на Договора за Европейския съюз и договорите за създаване на Европейските общности, както е посочено в член 22, параграф 1 от Решението за Европол;
ж)
„трети страни“ означава трети държави и организации, както е посочено в член 23, параграф 1 от Решението за Европол;
з)
„надлежно упълномощени служители на Европол“ означава служителите на Европол, определени от директора да обработват лични данни в съответствие с настоящото решение.
Член 2
Обхват
Настоящото решение се прилага към личните данни, съобщени на Европол за целите на определяне дали тези данни са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация, с изключение на:
а)
личните данни, въведени в информационната система на Европол съгласно член 13, параграф 1 от Решението за Европол;
б)
личните данни, предложени от държава-членка, орган на ЕС или трета страна за включване в конкретно аналитично работно досие, както и личните данни, въведени в аналитично работно досие съгласно член 14 от Решението за Европол;
в)
личните данни, предоставени на Европол за включване в друга конкретна система за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1, последно изречение от Решението за Европол.
Член 3
Достъп и използване
1. Достъпът до лични данни, обработвани от Европол в съответствие с настоящото решение, се ограничава до надлежно упълномощените служители на Европол.
2. Без да се засяга член 17 от Решението за Европол, личните данни, обработвани от Европол съгласно настоящото решение, се използват само за целите на определяне дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация.
3. Когато Европол определи, че данните са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в информационната система на Европол, Европол предлага на държавата-членка, предоставила данните, да въведе данните в информационната система на Европол в съответствие с член 13, параграф 1 от Решението за Европол. Ако държавата-членка не изпълни предложението на Европол, се прилага член 5 от настоящото решение.
Член 4
Правила за защита на личните данни и сигурност на данните
1. При обработката на лични данни съгласно настоящото решение Европол трябва да прилага правилата за защита на личните данни и сигурност на данните, изложени в Решението за Европол, по-специално членове 18, 27 и 35, както и правилата, приети при тяхното прилагане.
2. В случай че Европол реши да включи такива данни в системите за обработка на информация или да ги заличи или унищожи, той информира предоставилата ги държава-членка, органа на ЕС или съответната трета страна.
Член 5
Срок за съхранение на лични данни
1. Решението за използване на личните данни в съответствие с член 3, параграф 2 се взема възможно най-скоро и във всички случаи не по-късно от шест месеца след като тези данни са били получени от Европол.
2. При липса на такова решение след изтичане на шестмесечния срок въпросните лични данни се заличават или унищожават, като предоставящата държава-членка, орган на ЕС или трета страна се уведомяват за това.
Член 6
Отговорност
Европол е отговорен за осигуряване на спазването на членове 3, 4 и 5 от настоящото решение.
Член 7
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в същия ден, в който е датата за прилагане на Решението за Европол.
Хага, 4 юни 2009 година.
Одобрено от Съвета на 30 ноември 2009 година.
DECISÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DA EUROPOL
de 4 de Junho de 2009
relativa às condições de tratamento de dados com base no artigo 10.o, n.o 4, da Decisão Europol
(2009/1010/JAI)
O CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DA EUROPOL,
Tendo em conta a Decisão do Conselho, de 6 de Abril de 2009, que cria o Serviço Europeu de Polícia (EUROPOL) (1) (a seguir designada «Decisão Europol»), nomeadamente o artigo 10.o, n.o 4,
Considerando o seguinte:
(1)
Incumbe ao Conselho de Administração, deliberando sob proposta do Director, após consulta da Instância Comum de Controlo, determinar as condições de tratamento de dados, tendo em vista determinar se tais dados são relevantes para as funções da Europol e se podem ser inseridos num dos seus sistemas de tratamento de informações, nomeadamente no que respeita ao acesso e à utilização dos mesmos, bem como aos prazos para a sua conservação e apagamento.
(2)
Com a adopção da presente decisão, o Conselho de Administração observa os princípios da Convenção do Conselho da Europa para a Protecção das Pessoas relativamente ao Tratamento Automatizado de Dados Pessoais, de 28 de Janeiro de 1981, e da Recomendação R (87) 15 do Comité dos Ministros do Conselho da Europa, de 17 de Setembro de 1987, que regula a utilização de dados pessoais no sector da polícia.
(3)
A decisão do Conselho de Administração é submetida à aprovação do Conselho,
ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:
Artigo 1.o
Definições
Para efeitos da presente decisão, entende-se por:
a) «Dados pessoais»: qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável; uma pessoa identificável é uma pessoa que pode ser identificada, de forma directa ou indirecta, nomeadamente por referência a um número de identificação ou a um ou mais elementos específicos da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, cultural ou social;
b) «Tratamento de dados pessoais»: qualquer operação ou conjunto de operações sobre dados pessoais, efectuadas com ou sem meios automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a comunicação por transmissão, por difusão ou por qualquer outra forma de colocação à disposição, com comparação ou interconexão, bem como o bloqueio, apagamento ou destruição;
c) «Sistemas de tratamento de informações»: o Sistema de Informações Europol, os ficheiros de análise e outros sistemas de tratamento de dados pessoais, conforme referido no n.o 1 do artigo 10.o da Decisão Europol;
d) «Sistema de Informações da Europol»: o sistema referido no n.o 1 do artigo 11.o da Decisão Europol;
e) «Ficheiro de análise»: um ficheiro criado para efeitos de análise, conforme referido no artigo 14.o da Decisão Europol;
f) «Organismos da UE»: instituições, órgãos e organismos criados pelo Tratado da União Europeia e pelos Tratados que instituem as Comunidades Europeias, ou com base nos mesmos, referidos no n.o 1 do artigo 22.o da Decisão Europol;
g) «Partes terceiras»: Estados e organizações terceiros, conforme referido no n.o 1 do artigo 23.o da Decisão Europol;
h) «Pessoal da Europol devidamente autorizado»: pessoal da Europol designado pelo Director para tratar dados pessoais nos termos da presente decisão.
Artigo 2.o
Âmbito de aplicação
A presente decisão é aplicável aos dados pessoais transmitidos à Europol com vista a determinar se tais dados são relevantes para as suas funções e podem ser inseridos nos seus sistemas de tratamento de informações, com as seguintes excepções:
a)
Dados pessoais introduzidos no Sistema de Informações Europol nos termos do n.o 1 do artigo 13.o da Decisão Europol;
b)
Dados pessoais facultados por um Estado-Membro, um organismo da UE ou uma Parte terceira para inclusão num ficheiro de análise específico, bem como dados pessoais introduzidos num ficheiro de análise em conformidade com o artigo 14.o da Decisão Europol;
c)
Dados pessoais fornecidos à Europol com vista à sua inclusão noutro sistema de tratamento de dados pessoais específico, conforme referido no n.o 1, última frase, do artigo 10.o da Decisão Europol.
Artigo 3.o
Acesso e utilização
1. Apenas pessoal da Europol devidamente autorizado terá acesso aos dados pessoais tratados pela Europol ao abrigo da presente decisão.
2. Sem prejuízo do artigo 17.o da Decisão Europol, os dados pessoais tratados pela Europol ao abrigo da presente decisão serão utilizados, exclusivamente, para determinar se tais dados são relevantes para as suas funções e podem ser inseridos nos seus sistemas de tratamento de informações.
3. Se determinar que os dados são relevantes para as suas funções e podem ser inseridos no Sistema de Informações Europol, a Europol sugerirá que o Estado-Membro que forneceu os dados os introduza no Sistema de Informações Europol, em conformidade com o artigo 13.o, n.o 1, da Decisão Europol. Se o Estado-Membro não acatar a sugestão da Europol, é aplicável o artigo 5.o da presente decisão.
Artigo 4.o
Normas relativas à protecção dos dados pessoais e à segurança dos dados
1. Ao proceder ao tratamento de dados pessoais ao abrigo da presente decisão, a Europol observará as normas relativas à protecção de dados pessoais e de segurança dos dados estabelecidas na Decisão Europol, nomeadamente nos artigos 18.o, 27.o e 35.o, bem como as normas adoptadas em sua aplicação.
2. Caso a Europol decida incluir esses dados nos sistemas de tratamento de informações, ou proceder ao seu apagamento ou destruição, informará do facto o Estado-Membro, o organismo da UE ou a Parte terceira que forneceu os dados.
Artigo 5.o
Prazos de armazenamento de dados
1. A decisão relativa à utilização de dados pessoais em conformidade com o artigo 3.o, n.o 2, será tomada o mais rapidamente possível e, em qualquer circunstância, o mais tardar num período de seis meses a contar da sua recepção pela Europol.
2. Se no termo desse período de seis meses não tiver sido tomada uma decisão, os dados serão apagados ou destruídos e o Estado-Membro, o organismo da UE ou a Parte terceira que forneceu os dados será informado(a) do facto.
Artigo 6.o
Responsabilidade
A Europol é responsável pela garantia do cumprimento do disposto nos artigos 3.o, 4.o e 5.o da presente decisão.
Artigo 7.o
Entrada em vigor
A presente decisão entra em vigor na data de aplicação da Decisão Europol.
Haia, 4 de Junho de 2009.
Aprovada pelo Conselho em 30 de Novembro de 2009.