РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 390/2009 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 23 април 2009 година
за изменение на Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби във връзка с въвеждането на биометрични данни и за включване на разпоредби относно организацията на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност, и по-специално член 62, параграф 2, буква б), подточка ii) от него,
като взеха предвид предложението на Комисията,
като взеха предвид становището на Европейския надзорен орган по защита на данните (1),
в съответствие с процедурата, предвидена в член 251 от Договора (2),
като имат предвид, че:
(1)
За да се гарантират надеждната проверка и установяването на самоличността на кандидатите, е необходимо да се обработват биометрични данни чрез визовата информационна система (ВИС), създадена с Решение 2004/512/ЕО на Съвета (3), и да се осигури правна рамка за събирането на тези биометрични идентификатори. Освен това въвеждането на ВИС изисква нова организация на приемането на заявления за издаване на визи.
(2)
Включването на биометрични идентификатори във ВИС е важна стъпка към използването на нови елементи, които установяват по-надеждна връзка между притежателя на виза и паспорта, с цел да се предотврати използването на фалшива самоличност. Затова личното явяване на кандидата - поне при подаване на първото заявление - следва да е едно от основните изисквания за издаване на виза с регистрация на биометричните идентификатори във ВИС.
(3)
Изборът на биометрични идентификатори се урежда в Регламент (ЕО) № 767/2008 на Европейския парламент и на Съвета от 9 юли 2008 г. относно Визовата информационна система (ВИС) и обмена на данни между държави-членки относно визите за краткосрочно пребиваване („Регламент за ВИС“) (4).
(4)
В настоящия регламент се определят стандартите за събиране на тези биометрични идентификатори, като се прави позоваване на съответните разпоредби, установени от Международната организация за гражданско въздухоплаване („ИКАО“). Не се изискват допълнителни технически спецификации, за да се осигури оперативна съвместимост.
(5)
Всички документи, данни или биометрични идентификатори, получени от държава-членка при процедура за кандидатстване за виза, се считат за консулски документи съгласно Виенската конвенция за консулските отношения от 24 април 1963 г. и се третират по съответен начин.
(6)
С цел да се улесни регистрацията на кандидатите и да се намалят разходите за държавите-членки, е необходимо да се предвидят нови организационни възможности в допълнение към съществуващите в рамките на представителството. На първо място, към Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби (5) следва да се добави специална форма на представителство, което да се ограничава до приемане на заявленията и въвеждане на биометричните идентификатори.
(7)
Следва да се въведат и други варианти, като съвместното използване на обекти, съвместни центрове за приемане на заявления, почетни консули и сътрудничество с външни доставчици на услуги. Следва да се създаде подходяща правна рамка за тези варианти, като се вземат под внимание по-специално въпросите, свързани със защитата на данните. В съответствие с условията, предвидени в настоящата правна рамка, държавите-членки следва да определят вида организационна структура, която ще използват във всяка трета държава. Комисията следва да публикува данните за тези структури.
(8)
При организиране на сътрудничество държавите-членки следва да направят необходимото кандидатите да бъдат насочени към държавата-членка, която отговаря за обработването на техните заявления.
(9)
Необходимо е да се предвидят разпоредби за ситуации, при които държавите-членки решават, с цел улесняване на процедурата, да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията. Такова решение може да бъде взето, ако при особени обстоятелства или поради свързани с местните условия причини сътрудничеството с други държави-членки под формата на ограничено представителство, съвместното използване на обекти или общ център за приемане на заявления се окаже нецелесъобразно за съответната държава-членка. Такива договорености следва да се установяват при спазване на общите принципи за издаване на визи, като се зачитат изискванията за защита на данните, уредени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (6). Освен това при установяването и изпълнението на такива договорености следва да се има предвид необходимостта от предотвратяване на практиката за търсене на по-изгодни варианти за получаване на виза (т.нар. „visa-shopping“).
(10)
Държавите-членки следва да си сътрудничат с външни доставчици на услуги на базата на правен акт, който следва да съдържа разпоредби относно точно определените им отговорности, относно прекия и пълен достъп до помещенията им, информацията относно кандидатите, поверителността и относно обстоятелствата, условията и процедурите за спиране или прекратяване на сътрудничеството.
(11)
Настоящият регламент, като позволява на държавите-членки да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията и същевременно въвежда принципа за „обслужване на едно гише“ при подаване на заявленията, създава дерогация от общото правило за лично явяване, както е предвидено в част III, точка 4 от Общите консулски инструкции. С това не се засяга възможността кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както и не се засягат бъдещите правни актове за уреждане на тези въпроси.
(12)
За да се гарантира спазването на изискванията за защита на данните, бяха проведени консултации с работната група, създадена съгласно член 29 от Директива 95/46/ЕО.
(13)
Директива 95/46/ЕО се прилага за държавите-членки във връзка с обработването на лични данни съгласно настоящия регламент.
(14)
Държавите-членки следва да запазят възможността всички кандидати да подават заявления директно в дипломатическите им мисии или консулските им служби.
(15)
С цел да се улесни процедурата при следващо кандидатстване, следва да се даде възможност за възпроизвеждане на пръстови отпечатъци, които вече са въведени във ВИС, в рамките на срок от 59 месеца. След изтичането на този срок пръстовите отпечатъци следва да бъдат снети отново.
(16)
Поради изискването за снемане на биометрични идентификатори следва да не се използват търговски посредници, като туристически агенции, при първото кандидатстване, а само за последващи такива.
(17)
Поради това Общите консулски инструкции следва да бъдат съответно изменени.
(18)
Три години след въвеждането в действие на ВИС и на всеки четири години след това Комисията следва да представя на Европейския парламент и на Съвета доклад за прилагането на настоящия регламент.
(19)
Доколкото целите на настоящия регламент, а именно организацията на приемането и обработването на заявления във връзка с въвеждането на биометрични данни във ВИС и въвеждането на общи стандарти и оперативно съвместими биометрични идентификатори, както и на общи правила за всички държави-членки, които участват в общата визова политика на Общността, не могат да бъдат постигнати от държавите-членки в достатъчна степен и следователно могат да бъдат по-добре постигнати на общностно равнище, Общността може да приеме мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, установен в член 5 от Договора. В съответствие с принципа на пропорционалност, посочен в същия член, настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигането на тези цели.
(20)
В съответствие с членове 1 и 2 от Протокола относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не участва в приемането на настоящия регламент, не е обвързана от него и не го прилага. Като се има предвид, че настоящият регламент развива достиженията на правото от Шенген съгласно разпоредбите в част трета, дял IV от Договора за създаване на Европейската общност, Дания решава, в съответствие с член 5 от посочения протокол, в срок шест месеца след деня на приемане на настоящия регламент, дали ще го прилага в националното си законодателство.
(21)
По отношение на Исландия и Норвегия настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено от Съвета на Европейския съюз, от една страна, и Република Исландия и Кралство Норвегия, от друга страна, за асоциирането на последните в процеса на изпълнение, прилагане и развитие на достиженията на правото от Шенген (7), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО на Съвета (8), относно определени договорености по прилагането на посоченото споразумение.
(22)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген, в което Обединеното кралство не участва в съответствие с Решение 2000/365/ЕО на Съвета от 29 май 2000 г. относно искането на Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (9). Следователно Обединеното кралство не участва в приемането му, не е обвързано от него и не го прилага.
(23)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген, в което Ирландия не участва съгласно Решение 2002/192/ЕО на Съвета от 28 февруари 2002 г. относно искането на Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (10). Следователно Ирландия не участва в приемането му, не е обвързана от него и не го прилага.
(24)
По отношение на Швейцария настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария за асоцииране на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген (11), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/146/ЕО (12) на Съвета.
(25)
По отношение на Лихтенщайн настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген по смисъла на Протокола между Европейския съюз, Европейската общност, Конфедерация Швейцария и Княжество Лихтенщайн относно присъединяването на Княжество Лихтенщайн към Споразумението между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария относно асоциирането на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген, които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/261/ЕО на Съвета (13).
(26)
По отношение на Кипър настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 3, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2003 г.
(27)
Настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 4, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2005 г.,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Изменения на Общите консулски инструкции
Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби се изменят, както следва:
1.
Част II се изменя, както следва:
а)
в точка 1.2, буква б) се добавят следните параграфи:
„Държава-членка може също така да представлява една или повече други държави-членки в ограничена степен, единствено за приемане на заявления и за въвеждане на биометрични идентификатори. Прилагат се съответните разпоредби от точка 1.2, букви в) и д). Приемането и предаването на досиета и данни на представляваната държава-членка се осъществяват при зачитане на съответните правила за защита на данните и на правилата за сигурност.
Представляваната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната държава-членка.
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и), представляваната(ите) държава(и)-членка(и) не допуска(т) представляващата държава-членка да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) представлявана(и) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например чрез използване на установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер във въпросната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път между органите на съответните държави-членки.“;
б)
буква г) се заменя със следното:
„г)
При издаване на единни визи съгласно букви а) и б) представителството и ограниченото представителство се отразяват в таблицата на представителството за издаване на единни визи, посочена в приложение 18.“
2.
Част III се изменя, както следва:
а)
точка 1 се заменя със следното:
„1. Заявления за издаване на визи
1.1. Заявления за издаване на визи - брой на заявления
От кандидатите се изисква също така да попълнят заявлението за издаване на единна виза. Заявлението за издаване на единна виза трябва да се подава, като се използва хармонизираният формуляр, образец на който е даден в приложение 16.
Попълва се най-малко едно копие от заявлението, за да може да се използва в хода на консултациите с централните органи. Държавите-членки могат, доколкото го изискват националните административни процедури, да поискат няколко копия от заявлението.
1.2. Биометрични идентификатори
а) Държавите-членки снемат биометрични идентификатори, които включват изображение на лицето и десет пръстови отпечатъка на кандидата, в съответствие с гаранциите, предвидени в Европейската конвенция за защита на правата на човека и основните свободи, в Хартата на основните права на Европейския съюз и в Конвенцията на Организацията на обединените нации за правата на детето.
Кандидатът е длъжен да се яви лично при подаване на първото си заявление. Тогава се снемат следните биометрични идентификатори:
-
снимка, сканирана или направена при подаване на заявлението, и
-
десет контролни пръстови отпечатъка, снети цифрово.
Когато пръстовите отпечатъци, снети от кандидата във връзка с предходно заявление, са били въведени за първи път във визовата информационна система (ВИС) преди по-малко от 59 месеца от датата на новото заявление, те се възпроизвеждат на последващото заявление.
В случай обаче на основателни съмнения относно самоличността на кандидата за виза дипломатическата мисия или консулската служба снема пръстови отпечатъци в рамките на посочения по-горе срок.
Освен това ако при подаване на заявлението не може да се установи незабавно, че пръстовите отпечатъци са снети в горепосочения срок, кандидатът може да поиска да му бъдат снети пръстовите отпечатъци.
В съответствие с член 9, параграф 5 от Регламента за ВИС снимката, приложена към всяко заявление, се въвежда във ВИС. От кандидата не се изисква да се явява лично за тази цел.
Техническите изисквания към снимката са в съответствие с международните стандарти, определени в документ на ИКАО 9303, част 1, 6-о издание.
Пръстовите отпечатъци се снемат в съответствие със стандартите на ИКАО и Решение 2006/648/ЕО на Комисията от 22 септември 2006 г. за определяне на техническите спецификации относно стандартите за биометрични характеристики, свързани с разработването на Визовата информационна система (14).
Биометричните идентификатори се снемат от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на дипломатическата мисия или консулската служба, отговаряща за издаването на визи на границата. Под наблюдението на дипломатическите мисии или консулските служби биометричните идентификатори могат също да се снемат и от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на почетния консул или на външния доставчик на услуги, посочен в част VII, точки 1.3 и 1.4.
Данните се въвеждат във ВИС единствено от надлежно упълномощени консулски служители в съответствие член 6, параграф 1, член 7 и член 9, параграфи 5 и 6 от Регламента за ВИС.
Държавите-членки гарантират, че се използват пълноценно всички критерии за търсене съгласно член 15 от регламента за ВИС, за да се избегне отказ погрешка или погрешно установяване на самоличност.
б) Изключения
Следните кандидати се освобождават от изискването за пръстови отпечатъци:
-
деца на възраст под 12 години,
-
лица, при които снемането на пръстови отпечатъци е физически невъзможно. Ако е възможно снемането на пръстови отпечатъци от по-малко от десет пръста, се снема съответният брой пръстови отпечатъци. Въпреки това, ако снемането е временно невъзможно, от кандидата се изисква да даде пръстови отпечатъци при следващото заявление. Дипломатическите мисии или консулските служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, имат право да поискат допълнително разяснение относно причините за временната невъзможност. Държавите-членки гарантират, че са налице подходящи процедури, предоставящи гаранции за зачитане на достойнството на заявителя в случай на затруднения при събиране на данни. Обстоятелството, че снемането на отпечатъци е физически невъзможно, не влияе върху издаването или отказа за издаване на виза,
-
държавните или правителствените ръководители и членовете на националното правителство и придружаващите ги съпруги(зи), както и членовете на официалната им делегация, по покана на правителства на държави-членки или по покана на международни организации с официална цел,
-
кралски особи и други високопоставени членове на кралското семейство по покана на правителства на държави-членки или международни организации с официална цел.
За всеки един от тези случаи във ВИС се въвежда записът „не се прилага“.
б)
добавя се следната точка:
„5. Поведение на служителите
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки гарантират, че кандидатите се приемат любезно.
При изпълнение на задълженията си консулските служители напълно зачитат човешкото достойнство. Предприеманите мерки са пропорционални на целите, които се преследват с тях.
При изпълнение на задачите си консулските служители не дискриминират никого на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация.“
3.
Част VII, точка 1 се изменя, както следва:
„1. Организация на секциите за издаване на визи
1.1. Организация на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
Всяка държава-членка отговаря за организацията на приемането и обработването на заявления. По принцип заявления се подават пред дипломатическа мисия или консулска служба на държава-членка.
Държавите-членки:
-
оборудват дипломатическите си мисии или консулски служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, с необходимите материали за снемане на биометрични идентификатори, както и офисите на почетните си консули, когато тези офиси служат за снемане на биометрични идентификатори в съответствие с точка 1.3, и/или
-
си сътрудничат с една или повече държави-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище или чрез други подходящи контакти под формата на ограничено представителство, съвместно използване на обекти или общ център за приемане на заявления в съответствие с точка 1.2.
При особени обстоятелства или поради причини, свързани с местните условия, като например:
-
големият брой кандидати не позволява приемането на заявления и събирането на данни да се организира в срок и при нормални условия, или
-
по никакъв друг начин не е възможно да се осигури добро териториално покритие на съответната трета държава,
и когато горепосочените форми на сътрудничество се окажат неподходящи за съответната държава-членка, държавата-членка може, в краен случай, да си сътрудничи с външен доставчик на услуги в съответствие с точка 1.4.
Без да се засяга правото кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както е предвидено в част III, точка 4, изборът на форма на организация не изисква за подаване на заявлението кандидатът да се явява лично на повече от едно място.
1.2. Форми на сътрудничество между държавите-членки
а)
Когато се избере „съвместно използване на обекти“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на една или повече държави-членки обработват заявленията (включително биометричните идентификатори), подадени до тях в дипломатическата мисия или консулската служба на друга държава-членка, и използват оборудването на тази друга държава-членка. Съответните държави-членки се договарят за времетраенето и условията за прекратяване на съвместното използване на обекти, както и за дела от визовата такса, която да се получава от държавата-членка, чиято дипломатическа мисия или консулска служба се използва.
б)
Когато се създават „общи центрове за приемане на заявления“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на две или повече държави-членки се помещават в една сграда, за да приемат подаваните до тях заявления (включително биометрични идентификатори). Кандидатите се насочват към държавата-членка, която отговаря за обработването на заявлението. Държавите-членки се договарят за времетраенето и за условията за прекратяване на това сътрудничество, както и за поделянето на разходите между участващите държави-членки. Една от държавите-членки отговаря за свързаните с логистиката договори и за дипломатическите отношения с държавата-домакин.
1.3. Изпълнение на някои функции от почетни консули
Почетните консули също могат да бъдат упълномощени да изпълняват някои или всички задачи, посочени в точка 1.5. Предприемат се подходящи мерки за гарантиране на сигурността и защитата на данните.
Ако почетният консул не е държавен служител на държава-членка, при изпълнението на тези задачи се спазват предвидените в приложение 19 изисквания, с изключение на разпоредбите в точка В, буква в) от същото приложение.
Ако почетният консул е държавен служител на държава-членка, съответната държава-членка гарантира, че се прилагат изисквания, сравними с изискванията, които биха се прилагали, ако задачите се изпълняваха от нейната дипломатическа мисия или консулска служба.
1.4. Сътрудничество с външни доставчици на услуги
Държавите-членки се стремят да си сътрудничат с един и същ външен доставчик на услуги съвместно с една или повече държави-членки, без да се засягат възлагането на обществени поръчки и правилата относно конкуренцията.
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги се основава на правен акт, в който са спазени предвидените в приложение 19 изисквания.
Държавите-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище обменят информация относно избора на външните доставчици на услуги и установяването на условията в съответните свои правни актове.
1.5. Видове сътрудничество с външни доставчици на услуги
На външен доставчик на услуги може да бъде възложено да изпълнява една или повече от следните задачи:
а)
да предоставя обща информация относно изискванията и заявленията за издаване на виза;
б)
да информира кандидатите относно необходимите придружаващи документи въз основа на списък;
в)
да събира данни и заявления (включително да снема биометрични идентификатори) и да предава заявленията на дипломатическата мисия или консулската служба;
г)
да събира таксата за услугата;
д)
да урежда срещи за лично явяване в дипломатическата мисия, консулската служба или при външния доставчик на услуги;
е)
да взема пътническите документи (включително уведомлението за отказ според случая) от дипломатическата мисия или консулската служба и да ги връща на кандидата.
1.6. Задължения на държавите-членки
При избора на външен доставчик на услуги съответната(ите) държава(и)-членка(и) надлежно проверява(т) платежоспособността и надеждността на дружеството (включително необходимите лицензи, търговска регистрация, дружествени устави, банкови договори) и гарантира(т), че няма конфликт на интереси.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че избраният външен доставчик на услуги спазва условията, определени в посочения в точка 1.4 правен акт.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) носи(ят) отговорност за спазването на правилата за защита на данните при обработването на данните и се контролира(т) в съответствие с разпоредбите на член 28 от Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (15).
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги не ограничава, нито изключва отговорност, която съгласно националното законодателство на съответната(ите) държава(и)-членка(и) произтича от нарушаване на задълженията във връзка с личните данни на кандидатите и обработването на заявленията за виза. Настоящата разпоредба не засяга исковете, които може да бъдат подадени пряко срещу външния доставчик на услуги съгласно националното законодателство на съответната трета държава.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и), държавата(ите)-членка(и) не допуска(т) външният доставчик на услуги да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например като се използват установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер в съответната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) осигурява(т) обучение на външния доставчик на услуги, което съответства на познанията, необходими за предоставяне на подходящи услуги, и достатъчно информация на кандидатите.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) в случай на съмнение предоставя(т) възможност за проверка в дипломатическата мисия или консулската служба на пръстови отпечатъци, които са снети от външен доставчик на услуги.
Разглеждането на заявленията, интервютата, когато се налагат такива, процесът на разрешаване и отпечатването и поставянето на визовите стикери се извършват единствено от дипломатическата мисия или консулската служба.
Външните доставчици на услуги нямат достъп до ВИС при каквито и да е обстоятелства. Достъпът до ВИС е запазен изключително и само за надлежно упълномощени служители на дипломатическите мисии или консулските служби.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) следи за изпълнението на правния акт, посочен в точка 1.4, включително:
а)
общата информация относно изискванията за издаване на виза и заявленията, предоставена от външния доставчик на услуги на кандидатите;
б)
всички технически и организационни мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничество включва предаване на досиета и данни на дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други незаконни форми на обработване на личните данни;
в)
снемането и предаването на биометрични идентификатори;
г)
предприетите мерки, за да се гарантира спазването на разпоредбите относно защитата на данните.
За тази цел дипломатическата мисия или консулска служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и) редовно провежда внезапни проверки в помещенията на външния доставчик на услуги.
1.7. Такса за услугата
Външните доставчици на услуги могат да събират такса за услугата в допълнение към таксата, определена в приложение 12. Таксата за услугата е пропорционална на разходите, направени от външния доставчик на услуги при изпълнение на една или повече от задачите, посочени в точка 1.5.
Тази такса за услугата се определя в правния акт, посочен в точка 1.4.
В рамките на консулското сътрудничество на местно равнище държавите-членки гарантират, че таксата за услугата, заплащана от кандидата, в пълна степен отразява услугите, предлагани от външния доставчик на услуги, и е съобразена с местните обстоятелства. Освен това те се стремят да хармонизират приложимата такса за услугата.
Таксата за услугата не надхвърля половината от размера на таксата за виза, определен в приложение 12, независимо от възможните случаи на освобождаване от плащане на такса за виза, предвидени в приложение 12.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) запазва(т) възможността всички кандидати да подават заявленията директно в дипломатическите ѝ(им) мисии или в консулските ѝ(им) служби.
1.8. Информация
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки излагат на видно място точна информация за обществеността относно начините за насрочване на среща и подаване на заявление.
1.9. Приемственост при предоставяне на услуги
В случай на прекратяване на сътрудничеството с други държави-членки или с външен доставчик на услуги държавите-членки осигуряват приемственост при предоставяне на пълния набор от услуги.
1.10. Решение и публикуване
Държавите-членки информират Комисията как възнамеряват да организират приемането и обработването на заявления във всяка една консулска служба. Комисията осигурява съответното публикуване.
Държавите-членки предоставят на Комисията копие от правния акт, посочен в точка 1.4.
4.
Част VIII, точка 5.2 се изменя, както следва:
а)
заглавието се заменя със следното:
б)
между заглавието и точка 5.2, буква а) се вмъква следното изречение:
„За последващи заявления по част III, точка 1.2 държавите-членки могат да разрешат на своите дипломатически мисии или консулски служби да сътрудничат с търговски посредници (например частни агенции с административни функции и транспортни или туристически агенции, такива като туроператори и дистрибутори).“
5.
Добавя се следното приложение:
„ПРИЛОЖЕНИЕ 19
Списък на минимални изисквания, които да се включат в правния акт в случай на сътрудничество с външни доставчици на услуги
А.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед защитата на данните външният доставчик на услуги:
а)
по всяко време предотвратява неразрешено четене, копиране, изменение или заличаване на данни, по-специално по време на предаването им в дипломатическата мисия или консулската служба на държавата(ите)-членка(и), която(които) е(са) отговорна(и) за обработването на заявлението;
б)
в съответствие с инструкциите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) предава данните:
-
по електронен път, криптирани, или
-
физически, по сигурен начин;
в)
предава данните във възможно най-кратък срок:
-
когато данните се предават физически - най-малко веднъж седмично,
-
когато криптирани данни се предават по електронен път - най-късно в края на деня, когато са събрани;
г)
заличава данните незабавно след тяхното предаване и гарантира, че единствените данни, които могат да бъдат запазени, са името и информацията за връзка на кандидата за целите на насрочване на среща, както и номерът на паспорта до връщането му на кандидата, когато е приложимо;
д)
осигурява техническите и организационните мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничеството включва предаване на досиета и данни до дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други неправомерни форми на обработване на личните данни;
е)
обработва данните единствено за целите на обработването на личните данни на кандидати за виза от името на съответната(ите) държава(и)-членка(и);
ж)
прилага стандарти за защита на данните, които са поне еквивалентни на посочените в Директива 95/46/ЕО;
з)
осигурява на кандидатите за виза изискваната информация съгласно член 37 от Регламента за ВИС.
Б.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед на поведението на служителите външният доставчик на услуги:
а)
гарантира, че служителите му са подходящо обучени;
б)
гарантира, че при изпълнение на задълженията си служителите му:
-
приемат любезно кандидатите за виза,
-
зачитат човешкото достойнство и интегритет на кандидатите,
-
не дискриминират лица на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация, и
-
спазват правилата за поверителност, които се прилагат също така и след напускане на работа от служителите или след спиране на действието или прекратяване на правния акт;
в)
осигурява възможност за идентифициране по всяко време на служителите, работещи в дружеството;
г)
доказва, че служителите са неосъждани и разполагат с необходимите знания и умения.
В.
Във връзка с проверката на осъществяването на дейността му външният доставчик на услуги:
а)
осигурява достъп до помещенията си по всяко време без предварително уведомяване на упълномощени от съответната(ите) държава(и)-членка(и) служители, по-специално за целите на извършване на проверки;
б)
осигурява възможност за отдалечен достъп до системата си за насрочване на срещи за целите на извършване на проверки;
в)
осигурява използването на подходящи методи за наблюдение (напр. пробни кандидати; уебкамера);
г)
осигурява достъп до доказателства за спазване на правилата за защита на данните, включително задължения за докладване, външни одити и редовни проверки на място;
д)
докладва незабавно на съответната(ите) държава(и)-членка(и) относно нарушения на сигурността или жалби от кандидатите, касаещи злоупотреба с данни или неразрешен достъп, координира действията си със съответната(ите) държава(и)-членка(и), за да намери решения, и своевременно дава обоснован отговор на подалите жалба кандидати.
Г.
Във връзка с общите изисквания външният доставчик на услуги:
а)
действа съобразно инструкциите на държавата(ите)-членка(и), отговорна(и) за обработването на заявленията;
б)
приема подходящи антикорупционни мерки (например разпоредби за възнаграждението на служителите; сътрудничество при подбора на служителите, които участват в изпълнението на задачата; правило за четирите очи; принцип на ротацията);
в)
спазва изцяло разпоредбите на правния акт, който съдържа клауза за спиране на действието или прекратяване, по-специално в случай на нарушение на установените правила, както и клауза за преразглеждане, с цел да се гарантира, че правният акт отразява най-добрите практики.“
Член 2
Докладване
Три години след като ВИС е въведена в действие и на всеки четири години след това Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно прилагането на настоящия регламент, включително прилагането на снемането и използването на биометрични идентификатори, оценката доколко е подходящ избраният стандарт на ИКАО, спазването на правилата за защита на данните, опита в работата с външни доставчици на услуги, по-специално при снемането на биометрични данни, прилагането на правилото за 59 месеца по отношение снемането на пръстови отпечатъци и организацията на приемането и обработването на заявления. Докладът също така включва, въз основа на член 17, параграфи 12, 13 и 14 и член 50, параграф 4 от Регламента за ВИС, случаите, в които пръстови отпечатъци не са могли фактически да бъдат предоставени или тяхното предоставяне не се е изисквало поради съображения от правен характер, в съотношение със случаите, в които са били снети пръстови отпечатъци. Докладът включва информация относно случаите на отказ на виза на лице, което не е могло фактически да предостави пръстови отпечатъци. Докладът се придружава, където е необходимо, от подходящи предложения за изменение на настоящия регламент.
В първия доклад също така се разглежда въпросът за достатъчната степен на надеждност на пръстовите отпечатъци за установяване и проверка на самоличността на деца под 12-годишна възраст, и по-специално как с възрастта се променят пръстовите отпечатъци, като за основа се използва проучване, проведено под ръководството на Комисията.
Член 3
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите-членки в съответствие с Договора за създаване на Европейската общност.
Съставено в Страсбург на 23 април 2009 година.
REGULAMENTO (CE) N.o 390/2009 do PARLAMENTO EUROPEU E DO CONSELHO
de 23 de Abril de 2009
que altera as Instruções Consulares Comuns destinadas às missões diplomáticas e postos consulares de carreira no que diz respeito à introdução de dados biométricos, incluindo as disposições relativas à organização da recepção e do tratamento dos pedidos de visto
O PARLAMENTO EUROPEU E O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia, nomeadamente o artigo 62.o, ponto 2, alínea b), subalínea ii),
Tendo em conta a proposta da Comissão,
Tendo em conta o parecer da Autoridade Europeia para a Protecção de Dados (1),
Deliberando nos termos do artigo 251.o do Tratado (2),
Considerando o seguinte:
(1)
Para garantir a verificação e identificação exactas dos requerentes, é necessário tratar dados biométricos no Sistema de Informação sobre Vistos (VIS) estabelecido pela Decisão 2004/512/CE do Conselho (3) e prever um quadro jurídico para a recolha desses identificadores biométricos. Além disso, a aplicação do VIS requer novas formas de organização da recepção dos pedidos de visto.
(2)
A integração de identificadores biométricos no VIS constitui um passo importante na via da utilização de novos elementos que permitam estabelecer uma ligação mais fiável entre o titular do visto e o passaporte, de modo a prevenir a usurpação de identidade. Por essa razão, a comparência pessoal do requerente (pelo menos para o primeiro pedido) deverá ser um dos requisitos básicos para a emissão de um visto com registo de identificadores biométricos no VIS.
(3)
A escolha dos identificadores biométricos é feita no Regulamento (CE) n.o 767/2008 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 9 de Julho de 2008, relativo ao Sistema de Informação sobre Vistos (VIS) e ao intercâmbio de dados entre os Estados-Membros sobre os vistos de curta duração («Regulamento VIS») (4).
(4)
O presente regulamento define as normas aplicáveis à recolha dos identificadores biométricos, remetendo para as disposições aplicáveis estabelecidas pela Organização da Aviação Civil Internacional (OACI). Não são exigidas outras especificações técnicas para assegurar a interoperabilidade.
(5)
Qualquer documento, dado ou identificador biométrico recebido por um Estado-Membro no âmbito de um pedido de visto é considerado um documento consular, nos termos da Convenção de Viena sobre Relações Consulares, de 24 de Abril de 1963, sendo tratado de forma adequada.
(6)
Para facilitar o registo dos requerentes e reduzir os custos para os Estados-Membros, é necessário estudar novas possibilidades de organização para além do quadro de representação existente. Em primeiro lugar, deverá ser acrescentado às Instruções Consulares Comuns destinadas às missões diplomáticas e postos consulares de carreira (5) um tipo de representação específico limitado à recolha dos pedidos e ao registo dos identificadores biométricos.
(7)
Deverão ser introduzidas outras possibilidades, como a partilha de locais, os centros comuns para apresentação de pedidos, cônsules honorários e formas de cooperação com prestadores de serviços externos. Deverá ser estabelecido um enquadramento jurídico adequado para estas possibilidades que tenha em conta, nomeadamente, a questão da protecção de dados. Os Estados-Membros deverão, nos termos das condições previstas nesse enquadramento jurídico, determinar o tipo de estrutura organizativa que utilizarão em cada país terceiro. A Comissão deverá publicar as informações relativas a essas estruturas.
(8)
Ao organizar a cooperação, os Estados-Membros deverão assegurar que os requerentes sejam encaminhados para o Estado-Membro responsável pelo tratamento dos seus pedidos.
(9)
É necessário prever as situações em que os Estados-Membros, no intuito de facilitar o processo, decidem cooperar com um prestador de serviços externo para efeitos de recolha de pedidos. Essa decisão poderá ser tomada se, em circunstâncias especiais ou por motivos relacionados com a situação local, a cooperação com outros Estados-Membros sob a forma de representação limitada, partilha de locais ou centro comum para apresentação de pedidos se revelar inadequada para o Estado-Membro em causa. Tais disposições deverão ser estabelecidas respeitando os princípios gerais aplicáveis à emissão de vistos e os requisitos de protecção de dados estabelecidos na Directiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de Outubro de 1995, relativa à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (6). Além disso, ao estabelecer e aplicar tais disposições deverá ser tida em conta a necessidade de evitar a busca do visto mais fácil (visa shopping).
(10)
Os Estados-Membros deverão cooperar com prestadores de serviços externos com base num instrumento jurídico que deverá conter disposições que definam as responsabilidades exactas destes últimos, prevejam o acesso directo e ilimitado às suas instalações, as informações destinadas aos requerentes, a confidencialidade e as circunstâncias, condições e procedimentos para a suspensão ou a cessação da cooperação.
(11)
O presente regulamento, ao permitir que os Estados-Membros cooperem com um prestador de serviços externo para efeitos de recolha de pedidos e estabelecendo simultaneamente o princípio do «balcão único» para a apresentação dos pedidos, cria uma excepção à regra geral da comparência pessoal, prevista no ponto 4 da parte III das Instruções Consulares Comuns. Esta excepção não obsta à possibilidade de convocar o requerente para uma entrevista pessoal, ou de aprovar futuros instrumentos jurídicos regulamentadores desta matéria.
(12)
A fim de assegurar o respeito dos requisitos de protecção de dados, foi consultado o grupo de trabalho criado pelo artigo 29.o da Directiva 95/46/CE.
(13)
A Directiva 95/46/CE aplica-se aos Estados-Membros no que se refere ao tratamento de dados pessoais em aplicação do presente regulamento.
(14)
Os Estados-Membros deverão manter a possibilidade de todos os requerentes apresentarem directamente os pedidos nas suas missões diplomáticas ou postos consulares.
(15)
Para facilitar o processamento de eventuais pedidos subsequentes, deverá ser possível copiar as impressões digitais da primeira introdução no VIS no prazo de 59 meses. Findo este prazo, as impressões digitais deverão ser novamente recolhidas.
(16)
Atendendo à obrigação de recolher identificadores biométricos, não se deverá continuar a recorrer a intermediários comerciais, como por exemplo agências de viagens, para o primeiro pedido, mas unicamente para os subsequentes.
(17)
Por conseguinte, as Instruções Consulares Comuns deverão ser alteradas.
(18)
Três anos depois de o VIS entrar em funcionamento e posteriormente de quatro em quatro anos, a Comissão deverá apresentar um relatório sobre a aplicação do presente regulamento.
(19)
Atendendo a que os objectivos do presente regulamento, nomeadamente a organização da recepção e o tratamento de pedidos relativamente à introdução de dados biométricos no VIS, a introdução de normas comuns e identificadores biométricos interoperáveis e a definição de regras comuns a todos os Estados-Membros que participam na política comunitária comum de vistos, não podem ser suficientemente realizados pelos Estados-Membros e podem, pois, ser mais bem alcançados ao nível comunitário, a Comunidade pode tomar medidas, em conformidade com o princípio da subsidiariedade consagrado no artigo 5.o do Tratado. Em conformidade com o princípio da proporcionalidade consagrado no mesmo artigo, o presente regulamento não excede o necessário para atingir aqueles objectivos.
(20)
Nos termos dos artigos 1.o e 2.o do Protocolo relativo à posição da Dinamarca, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, a Dinamarca não participa na aprovação do presente regulamento e não fica a ele vinculada nem sujeita à sua aplicação. Uma vez que o presente regulamento se baseia no acervo de Schengen nos termos do título IV da parte III do Tratado que institui a Comunidade Europeia, a Dinamarca deverá decidir, nos termos do artigo 5.o do Protocolo acima referido e no prazo de seis meses a contar da data de aprovação do presente regulamento, se procede à respectiva transposição para o seu direito interno.
(21)
Em relação à Islândia e à Noruega, o presente regulamento constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen, na acepção do Acordo celebrado pelo Conselho da União Europeia e a República da Islândia e o Reino da Noruega relativo à associação destes dois Estados à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen (7), que se inserem no domínio a que se refere o ponto B do artigo 1.o da Decisão 1999/437/CE do Conselho (8) relativa a determinadas regras de aplicação do referido acordo.
(22)
O presente regulamento constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen em que o Reino Unido não participa, nos termos da Decisão 2000/365/CE do Conselho, de 29 de Maio de 2000, sobre o pedido do Reino Unido da Grã-Bretanha e da Irlanda do Norte para participar em algumas das disposições do acervo de Schengen (9). Por conseguinte, o Reino Unido não participa na sua aprovação e não fica a ele vinculado nem sujeito à sua aplicação.
(23)
O presente regulamento constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen em que a Irlanda não participa, nos termos da Decisão 2002/192/CE do Conselho, de 28 de Fevereiro de 2002, sobre o pedido da Irlanda para participar em algumas das disposições do acervo de Schengen (10). Por conseguinte, a Irlanda não participa na sua aprovação e não fica a ele vinculada nem sujeita à sua aplicação.
(24)
Em relação à Suíça, o presente regulamento constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen, na acepção do Acordo entre a União Europeia, a Comunidade Europeia e a Confederação Suíça relativo à associação da Confederação Suíça à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen (11), que se inserem no domínio a que se refere o ponto B do artigo 1.o da Decisão 1999/437/CE, conjugado com o artigo 3.o da Decisão 2008/146/CE (12).
(25)
Em relação ao Liechtenstein, o presente regulamento constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen, na acepção do Protocolo entre a União Europeia, a Comunidade Europeia, a Confederação Suíça e o Principado do Liechtenstein relativo à adesão do Principado do Liechtenstein ao Acordo entre a União Europeia, a Comunidade Europeia e a Confederação Suíça relativo à associação da Confederação Suíça à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen, que se inserem no domínio a que se refere o ponto B do artigo 1.o da Decisão 1999/437/CE, conjugado com o artigo 3.o da Decisão 2008/261/CE do Conselho (13).
(26)
Em relação a Chipre, o presente regulamento constitui um acto baseado no acervo de Schengen ou de algum modo com ele relacionado, na acepção do n.o 2 do artigo 3.o do Acto de Adesão de 2003.
(27)
O presente regulamento constitui um acto baseado no acervo de Schengen ou de algum modo com ele relacionado, na acepção do n.o 2 do artigo 4.o do Acto de Adesão de 2005,
APROVARAM O PRESENTE REGULAMENTO:
Artigo 1.o
Alterações às Instruções Consulares Comuns
As Instruções Consulares Comuns destinadas às missões diplomáticas e postos consulares de carreira são alteradas do seguinte modo:
1.
A parte II é alterada do seguinte modo:
a)
Na alínea b) do ponto 1.2 são aditados os seguintes parágrafos:
«Um Estado-Membro também pode representar um ou mais Estados-Membros, de forma limitada, unicamente para efeitos de recolha de pedidos e registo de identificadores biométricos. São aplicáveis as disposições pertinentes das alíneas c) e e) do ponto 1.2. A recolha e a transmissão de dossiers e dados ao Estado-Membro representado deve respeitar as normas relevantes em matéria de protecção de dados e de segurança.
O(s) Estado(s)-Membro(s) representado(s) deve(m) assegurar que os dados estejam totalmente cifrados sempre que sejam transferidos, quer electronicamente quer fisicamente, num suporte electrónico de armazenamento das autoridades do Estado-Membro representante para as autoridades do Estado-Membro representado.
Nos países terceiros que proíbam a cifragem dos dados a transferir electronicamente das autoridades do Estado-Membro representante para as autoridades do(s) Estado(s)-Membro(s) representado(s), este(s) último(s) não pode(m) permitir que o Estado-Membro representante transfira os dados electronicamente.
Neste caso, o(s) Estado(s)-Membro(s) representado(s) deve(m) assegurar que os dados electrónicos sejam transferidos fisicamente sob forma totalmente cifrada, num suporte electrónico de armazenamento, das autoridades do Estado-Membro representante para as autoridades do(s) Estado(s)-Membro(s) representado(s) por um funcionário consular de um Estado-Membro, ou, caso tal transferência requeira a tomada de medidas desproporcionadas ou não razoáveis, de outro modo seguro, por exemplo recorrendo a operadores estabelecidos com experiência no transporte de documentos e dados sensíveis no país terceiro em causa.
Em todos os casos, o nível de segurança da transferência deve ser adaptado ao grau de sensibilidade dos dados.
Os Estados-Membros ou a Comunidade devem procurar alcançar um acordo com os países terceiros em causa tendo em vista levantar a proibição contra a cifragem dos dados a transferir electronicamente entre as autoridades dos Estados-Membros em causa.»;
b)
A alínea d) passa a ter a seguinte redacção:
«d)
A representação e a representação limitada para efeitos de emissão de vistos uniformes, prevista nas alíneas a) e b), consta do quadro de representação em matéria de emissão de vistos uniformes que figura no anexo 18.».
2.
A parte III é alterada do seguinte modo:
a)
O ponto 1 passa a ter a seguinte redacção:
«1. Pedidos de visto:
1.1. Formulários de pedido de visto - Número de formulários
Os requerentes devem também preencher o formulário de pedido de visto uniforme. A apresentação do pedido de visto uniforme deve ser efectuada por meio do formulário harmonizado conforme com o modelo que consta do anexo 16.
O formulário de pedido deve ser preenchido pelo menos num exemplar, que possa ser utilizado, designadamente, para efeitos de consulta das autoridades centrais. Desde que os procedimentos administrativos nacionais o requeiram, os Estados-Membros podem exigir um maior número de exemplares.
1.2. Identificadores biométricos
a) Os Estados-Membros devem proceder à recolha de identificadores biométricos do requerente, incluindo a fotografia do rosto e as dez impressões digitais, em conformidade com as garantias previstas na Convenção Europeia para a Protecção dos Direitos do Homem e das Liberdades Fundamentais, na Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia e na Convenção das Nações Unidas sobre os Direitos da Criança.
Ao apresentar o seu primeiro pedido, o requerente deve comparecer pessoalmente. Nessa ocasião, devem ser recolhidos os seguintes identificadores biométricos:
-
uma fotografia, digitalizada ou tirada aquando da apresentação do pedido, e
-
dez impressões digitais em formato digital.
Caso tenham sido introduzidas pela primeira vez no Sistema de Informação sobre Vistos (VIS) há menos de 59 meses antes da data do novo pedido, as impressões digitais de um requerente recolhidas para efeitos de um pedido anterior devem ser copiadas para o pedido seguinte.
Contudo, em caso de dúvida razoável quanto à identidade dos requerentes, a missão diplomática ou posto consular deve recolher as impressões digitais dentro do prazo acima especificado.
Além disso, se no momento da apresentação do pedido não for possível confirmar imediatamente que as impressões digitais foram recolhidas no prazo acima especificado, o requerente pode solicitar a recolha das suas impressões digitais.
Nos termos do n.o 5 do artigo 9.o do Regulamento VIS, a fotografia apensa a cada pedido deve ser introduzida no VIS. O requerente não pode ser obrigado a comparecer pessoalmente para esse efeito.
As especificações técnicas relativas à fotografia devem ser conformes com as normas internacionais estabelecidas no documento 9303, 1.a parte, 6.a edição, da OACI.
As impressões digitais devem ser recolhidas de acordo com as normas da OACI e com a Decisão 2006/648/CE da Comissão, de 22 de Setembro de 2006, que estabelece as especificações técnicas das normas para dispositivos biométricos relacionados com o desenvolvimento do Sistema de Informação sobre Vistos (14).
Os identificadores biométricos devem ser recolhidos por funcionários qualificados e devidamente autorizados da missão diplomática ou posto consular e das autoridades responsáveis pela emissão de vistos nas fronteiras. Sob a supervisão das missões diplomáticas ou postos consulares, os identificadores biométricos podem igualmente ser recolhidos por pessoal qualificado e devidamente autorizado do cônsul honorário ou do prestador de serviços externo a que se referem os pontos 1.3 e 1.4 da parte VII.
Os dados devem ser registados no VIS unicamente por pessoal devidamente autorizado dos serviços consulares, nos termos do n.o 1 do artigo 6.o, do artigo 7.o e dos pontos 5 e 6 do artigo 9.o do Regulamento VIS.
Os Estados-Membros devem garantir a utilização integral de todos os critérios de pesquisa previstos no artigo 15.o do Regulamento VIS, a fim de evitar rejeições e identificações falsas.
b) Excepções
Ficam isentos da obrigação de fornecer impressões digitais os seguintes requerentes:
-
Crianças com menos de 12 anos;
-
Pessoas fisicamente impossibilitadas de fornecer impressões digitais. Se for possível, deve proceder-se à recolha de um número de impressões digitais inferior a dez. Todavia, se essa impossibilidade for temporária, o requerente deve fornecer as impressões digitais no pedido seguinte. As missões diplomáticas ou postos consulares e as autoridades responsáveis pela emissão de vistos nas fronteiras ficam habilitadas a solicitar mais esclarecimentos com base na impossibilidade temporária. Os Estados-Membros garantem a aplicação dos procedimentos adequados para garantir a dignidade do requerente, caso surjam dificuldades no registo. O facto de a recolha das impressões digitais ser fisicamente impossível não influencia a concessão ou a recusa do visto;
-
Chefes de Estado ou de Governo e membros dos Governos nacionais e respectivos cônjuges, bem como os membros das delegações oficiais que os acompanham, quando são convidados pelos Governos dos Estados-Membros ou por organizações internacionais para fins oficiais;
-
Monarcas e outros membros eminentes da família real, quando convidados pelos Governos dos Estados-Membros ou organizações internacionais para efeitos oficiais.
Em cada um destes casos, deve ser introduzida no VIS a menção “não aplicável”.
b)
É aditado o seguinte ponto:
«5. Conduta do pessoal
As missões diplomáticas ou postos consulares dos Estados-Membros devem assegurar que os requerentes sejam recebidos com cortesia.
No exercício das suas funções, os funcionários consulares devem respeitar integralmente a dignidade humana. Todas as medidas tomadas devem ser proporcionais aos objectivos que perseguem.
No exercício das suas funções, os funcionários consulares não podem exercer qualquer discriminação em razão do sexo, raça ou origem étnica, religião ou crença, deficiência, idade ou orientação sexual.».
3.
O ponto 1 da parte VII é alterado do seguinte modo:
«1. Organização dos serviços de vistos
1.1. Organização da recepção e tratamento dos pedidos de visto
A organização da recepção e tratamento dos pedidos é da competência de cada Estado-Membro. Em princípio, os pedidos são apresentados junto das missões diplomáticas ou postos consulares de um Estado-Membro.
Os Estados-Membros devem:
-
dotar do material necessário à recolha de identificadores biométricos as suas missões diplomáticas ou postos consulares e as autoridades responsáveis pela emissão de vistos nas fronteiras, bem como os gabinetes dos seus cônsules honorários, sempre que a eles recorram para a recolha de identificadores biométricos nos termos do ponto 1.3, e/ou
-
cooperar com um ou mais Estados-Membros, no âmbito da cooperação consular local, ou por meio de outros contactos adequados, sob a forma de representação limitada, partilha de locais ou centro comum para apresentação de pedidos, nos termos do ponto 1.2.
Em circunstâncias especiais ou por motivos relacionados com a situação local, como por exemplo quando:
-
o elevado número de requerentes não permitir organizar a recolha de pedidos e de dados em tempo útil e em condições condignas, ou
-
não seja possível garantir de qualquer outra forma uma boa cobertura territorial do país terceiro em causa,
e quando as formas de cooperação acima mencionadas não se revelarem adequadas para o Estado-Membro em causa, este pode, em última instância, cooperar com um prestador de serviços externo, nos termos do ponto 1.4.
Sem prejuízo do direito de convocar o requerente para uma entrevista pessoal, nos termos do ponto 4 da parte III, a escolha de uma forma de organização não pode obrigar o requerente a comparecer pessoalmente em mais de um local para apresentar um pedido.
1.2. Formas de cooperação entre Estados-Membros
a)
Sempre que se opte pela “partilha de locais”, os funcionários das missões diplomáticas ou postos consulares de um ou mais Estados-Membros devem tratar os pedidos (incluindo os identificadores biométricos) que lhes sejam dirigidos na missão diplomática ou posto consular de outro Estado-Membro e devem partilhar o equipamento desse Estado-Membro. Os Estados-Membros em causa devem chegar a acordo quanto à duração da partilha de locais e às condições para pôr termo à mesma, bem como quanto à percentagem do montante a cobrar pelo visto a afectar ao Estado-Membro cuja missão diplomática ou posto consular é utilizado.
b)
Sempre que sejam criados “centros comuns para apresentação de pedidos”, os funcionários das missões diplomáticas ou postos consulares de dois ou mais Estados-Membros devem ser agrupados num edifício para aí receberem os pedidos de visto (incluindo os identificadores biométricos) que lhes sejam apresentados. Os requerentes devem ser encaminhados para o Estado-Membro responsável pelo tratamento do pedido. Os Estados-Membros devem chegar a acordo quanto à duração da cooperação e às condições para pôr termo à mesma, bem como quanto à partilha de custos entre os Estados-Membros participantes. Um dos Estados-Membros deve ser responsável pelos contratos de ordem logística e pelas relações diplomáticas com o país de acolhimento.
1.3. Recurso aos cônsules honorários
Os cônsules honorários podem igualmente ser autorizados a desempenhar algumas ou todas as tarefas referidas no ponto 1.5. Devem ser tomadas medidas adequadas para garantir a segurança e a protecção de dados.
Quando o cônsul honorário não for um funcionário do Estado-Membro, o desempenho dessas tarefas deve satisfazer os requisitos estabelecidos no anexo 19, excepto no que se refere às disposições previstas na alínea c) do ponto C desse anexo.
Quando o cônsul honorário for funcionário de um Estado-Membro, o Estado-Membro em causa deve assegurar a aplicação de requisitos comparáveis aos que se aplicariam se as tarefas fossem desempenhadas pela sua missão diplomática ou posto consular.
1.4. Cooperação com prestadores de serviços externos
Os Estados-Membros devem procurar cooperar com um prestador de serviços externo, em conjunto com um ou mais Estados-Membros, sem prejuízo das regras aplicáveis à contratação pública e à concorrência.
A cooperação com um prestador de serviços externo deve basear-se num instrumento jurídico que cumpra os requisitos estabelecidos no anexo 19.
Os Estados-Membros devem trocar entre si, no âmbito da cooperação consular local, informações sobre a selecção dos prestadores de serviços externos e sobre a definição dos termos e condições dos respectivos instrumentos jurídicos.
1.5. Tipos de cooperação com prestadores de serviços externos
Pode ser confiada ao prestador de serviços externo uma ou várias das seguintes tarefas:
a)
Prestar informações gerais sobre os requisitos aplicáveis aos pedidos de visto e respectivos formulários;
b)
Informar o requerente acerca dos documentos justificativos exigidos com base numa lista de controlo;
c)
Recolher dados e pedidos (incluindo identificadores biométricos) e transmitir o pedido à missão diplomática ou posto consular;
d)
Cobrar os emolumentos devidos;
e)
Organizar as entrevistas pessoais a realizar junto da missão diplomática ou posto consular ou do próprio prestador de serviços externo;
f)
Recolher os documentos de viagem (inclusive a notificação de recusa, se for esse o caso) emitidos pela missão diplomática ou posto consular e devolvê-los ao requerente.
1.6. Obrigações dos Estados-Membros
Ao seleccionarem prestadores de serviços externos, o(s) Estado(s)-Membro(s) em causa devem verificar cuidadosamente a solvabilidade e a fiabilidade da empresa (incluindo as licenças necessárias, o registo comercial, os estatutos e os contratos bancários) e certificar-se de que não há conflitos de interesses.
O(s) Estado(s)-Membro(s) em causa deve(m) garantir que o prestador de serviços externo seleccionado cumpra os termos e condições que lhe tenham sido impostos no instrumento jurídico a que se refere o ponto 1.4.
O(s) Estado(s)-Membro(s) em causa deve(m) ser responsável(eis) pelo cumprimento das regras em matéria de protecção de dados e submetidos a controlo nos termos do artigo 28.o da Directiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de Outubro de 1995, relativa à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (15).
A cooperação com um prestador de serviços externo não limita nem exclui a responsabilidade decorrente da legislação nacional do(s) Estado(s)-Membro(s) em causa por incumprimento das obrigações respeitantes aos dados pessoais dos requerentes e ao tratamento dos vistos. A presente disposição não prejudica qualquer acção que possa ser directamente empreendida contra o prestador de serviços externo ao abrigo da legislação nacional do país terceiro em causa.
O(s) Estado(s)-Membro(s) em causa deve(m) assegurar que os dados estejam totalmente cifrados sempre que sejam transferidos, quer electronicamente quer fisicamente, num suporte electrónico de armazenamento do prestador de serviços externo para as autoridades do(s) Estado(s)-Membro(s) em causa.
Nos países terceiros que proíbam a cifragem dos dados a transferir electronicamente do prestador de serviços externo para as autoridades do(s) Estado(s)-Membro(s) em causa, este(s) último(s) não pode(m) autorizar o prestador de serviços externo a transferir os dados electronicamente.
Neste caso, o(s) Estado(s)-Membro(s) em causa deve(m) assegurar que os dados electrónicos sejam transferidos fisicamente sob forma totalmente cifrada, num suporte electrónico de armazenamento, do prestador de serviços externo para as autoridades do(s) Estado(s)-Membro(s) em causa por um funcionário consular de um Estado-Membro, ou, caso tal transferência requeira a tomada de medidas desproporcionais ou não razoáveis, de outro modo seguro, por exemplo recorrendo a operadores estabelecidos com experiência no transporte de documentos e dados sensíveis no país terceiro em causa.
Em qualquer caso, o nível de segurança da transferência deve ser adaptado ao grau de sensibilidade dos dados.
Os Estados-Membros ou a Comunidade devem procurar alcançar um acordo com os países terceiros em causa tendo em vista levantar a proibição contra a cifragem dos dados a transferir electronicamente do prestador de serviços externo para as autoridades do(s) Estado(s)-Membro(s) em causa.
O(s) Estado(s)-Membro(s) em causa deve(m) assegurar a formação do prestador de serviços externo nos domínios necessários para que este possa prestar um serviço adequado e prestar informações suficientes aos requerentes.
Caso as impressões digitais tenham sido recolhidas pelo prestador de serviços externo, o(s) Estado(s)-Membro(s) em causa deve(m) prever a possibilidade de as verificar junto da missão diplomática ou posto consular, em caso de dúvida.
A análise dos pedidos, as entrevistas, quando for o caso, o processo de autorização e a impressão e aposição das vinhetas de visto são efectuados única e exclusivamente pela missão diplomática ou posto consular.
Em circunstância nenhuma podem os prestadores de serviços externos ter acesso ao VIS. O acesso a este é exclusivamente reservado aos funcionários devidamente autorizados das missões diplomáticas ou postos consulares.
O(s) Estado(s)-Membro(s) em causa deve(m) acompanhar de perto a aplicação do instrumento jurídico a que se refere o ponto 1.4, nomeadamente no que se refere a:
a)
Informações gerais sobre os requisitos aplicáveis aos pedidos de visto e respectivos formulários prestadas pelo prestador de serviços externo aos requerentes;
b)
Todas as medidas técnicas e organizativas no domínio da segurança necessárias para proteger os dados pessoais contra a destruição acidental ou ilícita, a perda acidental, a alteração, a difusão ou acesso não autorizados, nomeadamente quando a cooperação estabelecida implicar a transmissão de dossiers e dados à missão diplomática ou ao posto consular do(s) Estado(s)-Membro(s) em causa, e todas as outras formas ilícitas de tratamento de dados pessoais;
c)
Recolha e transmissão de identificadores biométricos;
d)
Medidas tomadas para garantir o respeito das disposições relativas à protecção de dados.
Para o efeito, a missão diplomática ou o posto consular do(s) Estado(s)-Membro(s) em causa deve efectuar regularmente controlos sem aviso prévio nas instalações do prestador de serviços externo.
1.7. Taxa de serviço
Os prestadores de serviços externos podem cobrar uma taxa de serviço para além dos emolumentos que refere o anexo 12. A taxa de serviço deve ser proporcional aos custos suportados pelo prestador de serviços externo ao desempenhar uma ou mais das tarefas a que se refere o ponto 1.5.
Essa taxa de serviço deve ser especificada no instrumento jurídico a que se refere o ponto 1.4.
No âmbito da cooperação consular local, os Estados-Membros devem assegurar que a taxa de serviço cobrada ao requerente reflicta devidamente os serviços oferecidos pelo prestador de serviços externo e esteja adaptada à situação local. Além disso, os Estados-Membros devem procurar harmonizar a taxa de serviço aplicável.
A taxa de serviço não pode ser superior a metade do montante a cobrar pelo visto fixado no anexo 12, independentemente das eventuais isenções de pagamento do referido montante previstas no anexo 12.
O(s) Estado(s)-Membro(s) em causa deve(m) manter a possibilidade de todos os requerentes apresentarem directamente os pedidos nas suas missões diplomáticas ou postos consulares.
1.8. Informações
Nas missões diplomáticas e postos consulares dos Estados-Membros devem estar expostas para o público em geral informações precisas sobre a forma de obter entrevistas e de apresentar pedidos.
1.9. Continuidade dos serviços prestados
No caso de cessar a cooperação estabelecida com outros Estados-Membros ou com qualquer tipo de prestador de serviços externo, os Estados-Membros devem assegurar a continuidade de todos os serviços.
1.10. Decisão e publicação
Os Estados-Membros devem informar a Comissão da forma como tencionam organizar a recepção e o tratamento dos pedidos em cada serviço consular. A Comissão assegura a devida publicação.
Os Estados-Membros devem transmitir à Comissão cópia do instrumento jurídico a que se refere o ponto 1.4.
4.
O ponto 5.2 da parte VIII é alterado do seguinte modo:
a)
O título passa a ter a seguinte redacção:
b)
É inserida a seguinte frase entre o título e a alínea a) do ponto 5.2:
«Caso sejam apresentados pedidos subsequentes ao abrigo do ponto 1.2 da parte III, os Estados-Membros podem autorizar as suas missões diplomáticas ou postos consulares a cooperarem com intermediários comerciais, isto é, prestadores de serviços administrativos e agências de transportes ou de viagens, tais como operadores turísticos e retalhistas.».
5.
É aditado o seguinte anexo
«ANEXO 19
Lista de requisitos mínimos a incluir no instrumento jurídico em caso de cooperação com prestadores de serviços externos
A.
Relativamente ao exercício das suas actividades, o prestador de serviços externo deve, no que respeita à protecção de dados:
a)
Impedir em todas as circunstâncias a leitura, cópia, alteração ou supressão não autorizadas de dados, nomeadamente durante a transmissão destes à missão diplomática ou posto consular do(s) Estado(s)-Membro(s) responsável(eis) pelo tratamento do pedido;
b)
Em conformidade com as instruções dadas pelo(s) Estado(s)-Membro(s) em causa, transmitir os dados:
-
electronicamente, sob forma cifrada, ou
-
fisicamente, de modo seguro;
c)
Transmitir os dados o mais rapidamente possível:
-
no caso de dados transferidos fisicamente, pelo menos uma vez por semana,
-
no caso de dados cifrados transmitidos electronicamente, até ao final do dia em que os dados foram recolhidos;
d)
Apagar os dados imediatamente após a sua transmissão e assegurar que os únicos dados que podem ser retidos sejam o nome e o contacto do requerente, para efeitos de marcação de entrevistas, e o número do passaporte, até à restituição deste ao requerente, se for esse o caso;
e)
Assegurar todas as medidas técnicas e organizativas no domínio da segurança necessárias para proteger os dados pessoais contra a destruição acidental ou ilícita, a perda acidental, a alteração, a difusão ou acesso não autorizados, nomeadamente quando a cooperação estabelecida implicar a transmissão de dossiers e dados à missão diplomática ou ao posto consular do(s) Estado(s)-Membro(s) em causa, e todas as outras formas ilícitas de tratamento de dados pessoais;
f)
Processar os dados unicamente para efeitos de tratamento de dados pessoais dos requerentes em nome do(s) Estado(s)-Membro(s) interessado(s);
g)
Aplicar normas de protecção de dados pelo menos equivalentes às estabelecidas na Directiva 95/46/CE;
h)
Prestar aos requerentes as informações exigidas ao abrigo do artigo 37.o do Regulamento VIS.
B.
Relativamente ao exercício das suas actividades, o prestador de serviços externo deve, no que respeita à conduta do pessoal:
a)
Garantir que o seu pessoal tem a formação devida;
b)
Assegurar que, no exercício das suas funções, o seu pessoal:
-
receba os requerentes com cortesia,
-
respeite a dignidade e integridade dos requerentes,
-
não discrimine as pessoas em razão do sexo, raça ou origem étnica, religião ou crença, deficiência, idade ou orientação sexual, e
-
respeite as regras de confidencialidade que se aplicam igualmente ao pessoal que cessou funções ou após a suspensão ou termo do instrumento jurídico;
c)
Fornecer, a qualquer momento, a identificação do pessoal que lhe está afecto;
d)
Provar que o seu pessoal tem um registo criminal sem antecedentes e possui os conhecimentos requeridos.
C.
Relativamente à verificação do exercício das suas actividades, o prestador de serviços externo deve:
a)
Facultar, a qualquer momento e sem aviso prévio, o acesso do pessoal habilitado pelo Estado-Membro em causa às suas instalações, nomeadamente para efeitos de inspecção;
b)
Garantir a possibilidade de acesso remoto ao seu sistema de marcação de entrevistas para efeitos de inspecção;
c)
Assegurar a utilização de métodos de controlo relevantes (p. ex. requerentes fictícios, WebCam);
d)
Assegurar o acesso a provas de que foram cumpridas as disposições relativas à protecção de dados, incluindo obrigações de apresentação de relatórios, auditorias externas e controlos regulares por amostragem;
e)
Comunicar sem demora ao(s) Estado(s)-Membro(s) em causa quaisquer violações da segurança ou queixas apresentadas pelos requerentes sobre a utilização abusiva de dados ou o acesso não autorizado aos mesmos, e coordenar esforços com o(s) Estado(s)-Membro(s) em causa para encontrar uma solução e dar explicações rapidamente aos requerentes queixosos.
D.
Relativamente aos requisitos gerais, o prestador de serviços externo deve:
a)
Agir sob as instruções do(s) Estado(s)-Membro(s) responsável(eis) pelo tratamento do pedido;
b)
Aprovar medidas anti-corrupção adequadas (p. ex. disposições relativas à remuneração do pessoal; cooperação na selecção dos membros do pessoal aos quais são confiadas as tarefas; regra dos dois membros do pessoal; princípio de rotação);
c)
Respeitar plenamente o disposto no instrumento jurídico, o qual deve conter uma cláusula de suspensão ou resolução, nomeadamente em caso de violação das regras estabelecidas, bem como uma cláusula de revisão destinada a assegurar que o instrumento jurídico reflicta as melhores práticas.».
Artigo 2.o
Relatórios
Três anos depois de o VIS entrar em funcionamento e posteriormente de quatro em quatro anos, a Comissão deve apresentar ao Parlamento Europeu e ao Conselho um relatório sobre a aplicação do presente regulamento que abranja a recolha e utilização dos identificadores biométricos, a adequação da norma OACI escolhida, o cumprimento das regras de protecção de dados e a experiência obtida com os prestadores de serviços externos, referindo especificamente a recolha de dados biométricos, o princípio da aplicação da regra dos 59 meses para a cópia das impressões digitais e a organização da recepção e do tratamento dos pedidos. Esse relatório deve ainda incluir, com base nos pontos 12, 13 e 14 do artigo 17.o e no n.o 4 do artigo 50.o do Regulamento VIS, os casos em que não foi de facto possível fornecer as impressões digitais ou em que estas não eram juridicamente obrigatórias, em comparação com o número de casos em que foram recolhidas impressões digitais. O relatório deve incluir informação sobre os casos em que foi recusado visto a pessoas que de facto não podiam fornecer impressões digitais. O relatório deve ser acompanhado, se necessário, de propostas de alteração do presente regulamento.
O primeiro relatório deve também tratar a questão do grau de fiabilidade das impressões digitais de crianças com menos de 12 anos para efeitos de identificação e verificação, e, em especial, da forma como as impressões digitais evoluem com a idade, com base nos resultados de um estudo a realizar sob a responsabilidade da Comissão.
Artigo 3.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável nos Estados-Membros em conformidade com o Tratado que institui a Comunidade Europeia.
Feito em Estrasburgo, em 23 de Abril de 2009.