Decisão da Comissão
de 18 de Dezembro de 2001
que estabelece normas de execução da Decisão 2000/596/CE do Conselho no que se refere aos sistemas de gestão e de controlo e aos procedimentos para a realização de correcções financeiras no âmbito das acções co-financiadas pelo Fundo Europeu para os Refugiados
[notificada com o número C(2001) 4372]
(2002/307/CE)
A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,
Tendo em conta a Decisão 2000/596/CE do Conselho, de 28 de Setembro de 2000, que cria o Fundo Europeu para os Refugiados(1) e, nomeadamente, o seu artigo 24.o,
Após consulta do comité instituído pelo n.o 1 do artigo 21.o da Decisão 2000/596/CE,
Considerando o seguinte:
(1) A fim de garantir a boa gestão financeira das contribuições concedidas a título do Fundo Europeu para os Refugiados (a seguir designado por "Fundo"), é necessário que os Estados-Membros emitam orientações sobre a organização das funções da autoridade responsável pela execução das acções co-financiadas.
(2) A fim de garantir uma utilização dos fundos comunitários conforme com os princípios da boa gestão financeira, os sistemas de gestão e de controlo que os Estados-Membros utilizam devem proporcionar uma pista de auditoria suficiente e fornecer à Comissão todo o apoio necessário à realização dos controlos, nomeadamente por amostragem.
(3) Por forma a assegurar uma utilização eficaz e adequada dos fundos comunitários, devem ser estabelecidos critérios uniformes para os controlos efectuados pelos Estados-Membros em conformidade com o artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE.
(4) Para garantir um tratamento uniforme das declarações de despesas relativamente às quais é solicitada a contribuição do Fundo ao abrigo do n.o 2 do artigo 17.o da Decisão 2000/596/CE, deve ser definido um modelo de declaração de despesas.
(5) Para permitir a recuperação, em conformidade com o n.o 1 do artigo 18.o da Decisão 2000/595/CE, dos montantes indevidamente pagos, é necessário prever que os Estados-Membros comuniquem à Comissão os casos de irregularidade detectados e as informações relativas à evolução dos procedimentos administrativos ou das acções judiciais.
(6) O n.o 1 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE exige que os Estados-Membros efectuem correcções financeiras em relação às irregularidades individuais ou sistémicas, através de uma supressão total ou parcial da participação comunitária. Para garantir uma aplicação uniforme desta disposição em toda a Comunidade, é necessário definir normas para a determinação das correcções a efectuar e prever a sua comunicação à Comissão.
(7) Quando um Estado-Membro não cumprir as obrigações que lhe incumbem por força do n.o 1 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE ou as que lhe incumbem por força do artigo 18.o, a Comissão pode proceder ela própria a correcções financeiras ao abrigo do n.o 4 do artigo 18.o da decisão. Sempre que tal for possível ou exequível, convém que o montante de tais correcções seja avaliado com base nos processos individuais e seja igual ao montante das despesas que foram indevidamente imputadas ao Fundo, tendo em conta o princípio da proporcionalidade. Sempre que a quantificação exacta das consequências financeiras da irregularidade não seja possível ou viável ou seja desproporcionado anular o conjunto das despesas em causa, a Comissão deverá basear as suas correcções numa extrapolação ou fixá-las numa base forfetária relativamente ao alcance e às consequências financeiras da irregularidade que o Estado-Membro não preveniu, detectou ou corrigiu.
(8) É necessário precisar certas modalidades de execução das correcções financeiras previstas no n.o 1 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE e prever a aplicação das mesmas modalidades nos casos referidos no n.o 4, alínea b), do artigo 18.o da decisão.
(9) É necessário fixar os juros de mora devidos por qualquer montante que dê lugar a repetição do indevido que deve ser reembolsado à Comissão em conformidade com o n.o 3 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE.
(10) A presente decisão deve ser aplicada sem prejuízo das disposições relativas à recuperação de auxílios estatais a título do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 659/1999 do Conselho, de 22 de Março de 1999, que estabelece as regras de execução do artigo 93.o do Tratado CE(2).
(11) A presente decisão deve aplicar-se sem prejuízo das disposições do Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 do Conselho, de 11 de Novembro de 1996, relativo às inspecções e verificações no local efectuadas pela Comissão para proteger os interesses financeiros das Comunidades Europeias contra a fraude e outras irregularidades(3),
ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:
CAPÍTULO I
ÂMBITO DE APLICAÇÃO E DEFINIÇÕES
Artigo 1.o
A presente decisão estabelece as normas de execução da Decisão 2000/596/CE do Conselho no que se refere aos sistemas de gestão e de controlo das contribuições concedidas a título do Fundo Europeu para os Refugiados, a seguir designado por "Fundo", geridas pelos Estados-Membros, bem como ao procedimento para a realização de correcções financeiras aplicáveis às referidas contribuições.
Artigo 2.o
Para efeitos da presente decisão, entende-se por:
a) "Autoridade responsável": as autoridades designadas por um Estado-Membro em conformidade com o artigo 7.o da Decisão 2000/596/CE;
b) "Organismo intermediário": as administrações públicas ou organizações não governamentais em quem a autoridade responsável delega responsabilidades de execução em conformidade com o artigo 7.o da Decisão 2000/596/CE.
CAPÍTULO II
SISTEMAS DE GESTÃO E DE CONTROLO
Artigo 3.o
1. Em aplicação do n.o 1, alínea c), do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE, os Estados-Membros transmitem orientações à autoridade responsável e aos organismos intermediários em quem foram delegadas responsabilidades de execução.
Sem prejuízo do disposto no n.o 1 do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE, as orientações devem abranger a organização dos sistemas de gestão e de controlo necessários para assegurar o fundamento, a regularidade e a elegibilidade dos pedidos de contribuição comunitária e reportar-se-ão às normas de boas práticas administrativas geralmente aceites e descritas no anexo I da presente decisão.
2. Quando todas ou algumas das tarefas da autoridade responsável forem delegadas em organismos intermediários, as orientações previstas no n.o 1 precisarão nomeadamente as modalidades relativas:
a) À definição e à repartição clara das tarefas, nomeadamente no que diz respeito à gestão, ao pagamento e ao controlo e verificação da conformidade; com
i) as condições definidas nas decisões da Comissão que aprovam os pedidos de co-financiamento referidos no artigo 8.o da Decisão 2000/596/CE,
ii) as regras de elegibilidade das despesas contidas no anexo I da Decisão 2001/275/CE da Comissão(4), e
iii) as políticas e acções comunitárias, incluindo as respeitantes à concorrência, aos contratos públicos, à protecção e melhoria do ambiente, à eliminação das desigualdades e à promoção da igualdade entre homens e mulheres.
b) À criação de sistemas eficazes que permitam garantir que os organismos intermediários exercem as suas competências de forma adequada; e
c) À comunicação de informações à autoridade responsável sobre o exercício efectivo das suas tarefas e descrição dos meios utilizados.
3. Em conformidade com o n.o 1, alínea b), do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE, os Estados-Membros comunicarão à Comissão, o mais tardar nos dois meses subsequentes à data de produção de efeitos da presente decisão e em complemento das informações contidas no primeiro pedido de co-financiamento, uma descrição dos sistemas de gestão e de controlo criados, bem como das melhorias previstas, tendo em conta nomeadamente as normas de boas práticas administrativas geralmente aceites e descritas no anexo I.
Esta comunicação deve incluir as seguintes informações relativamente a cada autoridade responsável:
a) As tarefas que lhe tiverem sido atribuídas;
b) A repartição das tarefas garantindo, no âmbito da autoridade responsável ou do organismo intermediário, que a separação das funções de gestão, de pagamento e de controlo é suficiente para assegurar uma boa gestão financeira;
c) As informações sobre os eventuais organismos intermédios;
d) Os procedimentos de recepção, verificação e validação dos pedidos de pagamento, bem como de emissão de ordens de pagamento, de pagamento e de contabilização das despesas;
e) As disposições que regem as auditorias internas ou os procedimentos equivalentes.
4. A Comissão examinará, em cooperação com os Estados-Membros, os sistemas de gestão e de controlo e assinalará os eventuais entraves que se apresentem no que se refere à transparência dos controlos do funcionamento do Fundo e ao cumprimento das responsabilidades da Comissão a título do artigo 274.o do Tratado.
Artigo 4.o
1. Os sistemas de gestão e de controlo dos Estados-Membros assegurarão uma pista de auditoria suficiente.
2. A pista de auditoria será considerada suficiente quando permite:
a) Conciliar as contas recapitulativas certificadas notificadas à Comissão com os mapas de despesas individuais e respectivos documentos comprovativos mantidos aos vários níveis da administração e dos beneficiários das subvenções, incluindo os organismos ou empresas encarregados da execução dos projectos; e
b) Controlar a atribuição e as transferências dos recursos comunitários e nacionais disponíveis.
Do anexo II consta uma descrição indicativa das informações necessárias para uma pista de auditoria suficiente.
3. A autoridade responsável estabelecerá procedimentos que garantam o registo da localização de todos os documentos relativos a pagamentos específicos efectuados a título do programa nacional de execução em causa e que os documentos possam ser disponibilizados para efeitos de inspecção a pedido:
a) Do pessoal da autoridade encarregada de tratar os pedidos de pagamento;
b) Das autoridades de auditoria nacionais que efectuarão os controlos previstos no n.o 1 do artigo 5.o da presente decisão;
c) Do serviço ou do organismo da autoridade responsável encarregado da certificação dos pedidos de pagamento intercalares e finais previstos no artigo 17.o da Decisão 2000/596/CE; e
d) Dos funcionários e dos agentes mandatados da Comissão Europeia e do Tribunal de Contas da União Europeia.
Os funcionários e os agentes responsáveis pelos controlos ou as pessoas habilitadas para os efectuarem podem solicitar que lhes sejam fornecidas cópias de documentos referidos no presente número.
4. As autoridades responsáveis devem conservar à disposição da Comissão, durante o período de cinco anos subsequente ao pagamento pela Comissão do saldo relativo a uma intervenção, todos os documentos comprovativos relativos às despesas e aos controlos referentes à intervenção em causa, na forma de documentos originais ou de cópias autenticadas, em suportes de dados geralmente aceites. Esse prazo será suspenso quer em caso de acções judiciais, quer mediante pedido fundamentado da Comissão.
Artigo 5.o
1. Os Estados-Membros organizarão, com base numa amostra apropriada, controlos dos projectos com vista, em especial, a:
a) Verificar se os sistemas de gestão e de controlo instituídos funcionam correctamente;
b) Examinar de um modo selectivo, com base numa análise de risco, as declarações de despesas emitidas aos vários níveis em causa.
2. Os controlos efectuados incidirão sobre pelo menos 20 % do total das despesas elegíveis de cada programa nacional de execução e sobre uma amostra representativa dos projectos aprovados, tendo em conta o disposto no n.o 3. Os Estados-Membros assegurarão uma separação adequada entre esses controlos e os procedimentos de execução ou de pagamento relativos às operações.
3. Os projectos seleccionados deverão ser identificados, o método de amostragem deverá ser descrito e deverá ser elaborado um relatório sobre os resultados de todas as inspecções e as medidas tomadas em relação às discrepâncias e irregularidades detectadas.
4. A amostra dos projectos controlados deve:
a) Englobar projectos de natureza e de dimensão suficientemente variadas;
b) Ter em conta os factores de risco identificados pelos controlos nacionais ou comunitários;
c) Reflectir a concentração dos projectos em determinados beneficiários das subvenções, por forma a que os principais beneficiários sejam sujeitos a pelo menos um controlo antes do encerramento de cada tipo de programa nacional de execução.
Artigo 6.o
Através dos controlos, os Estados-Membros verificarão:
a) A aplicação efectiva dos sistemas de gestão e de controlo;
b) Para um número adequado de registos contabilísticos, a sua correspondência com os respectivos documentos comprovativos a nível dos organismos intermediários em quem a autoridade responsável delegou certas responsabilidades de execução, dos beneficiários das subvenções e, se for caso disso, de outros organismos ou empresas privadas encarregados da execução;
c) A existência de uma pista de auditoria suficiente;
d) Se a natureza e a data de realização das despesas correspondem às exigências comunitárias, às exigências estabelecidas aquando do procedimento nacional de selecção, às disposições do contrato ou do acto de concessão da subvenção e às acções efectivamente realizadas;
e) Se o destino efectivo ou previsto do projecto corresponde aos objectivos enunciados no programa nacional de execução referido no artigo 8.o da Decisão 2000/596/CE;
f) Se as contribuições financeiras da Comunidade excedem os limites fixados no artigo 13.o da Decisão 2000/596/CE ou outras disposições comunitárias aplicáveis e se são efectivamente pagas aos beneficiários das subvenções sem reduções ou atrasos injustificados;
g) Se o co-financiamento nacional adequado foi, de facto, disponibilizado; e
h) Se os projectos co-financiados foram executados em conformidade com o disposto no artigo 4.o e no n.o 1 do artigo 9.o da Decisão 2000/596/CE.
Artigo 7.o
Os controlos devem determinar se os problemas eventualmente detectados são de natureza sistémica e, nesse caso, se são susceptíveis de ocorrer igualmente noutras operações executadas pelo mesmo beneficiário das subvenções ou geridas pela mesma autoridade de gestão. Devem também identificar as causas desses problemas e a natureza das eventuais análises complementares a efectuar e das medidas preventivas ou correctivas a tomar.
Artigo 8.o
Os Estados-Membros informarão anualmente a Comissão, no âmbito do relatório referido no n.o 2 do artigo 20.o da Decisão 2000/596/CE, da forma como aplicaram os artigos 5.o, 6.o e 7.o da presente decisão durante o ano precedente, completando ou actualizando, se for caso disso, a descrição referida no n.o 2 do artigo 4.o
Artigo 9.o
No que diz respeito às intervenções em que participem mais de um Estado-Membro ou cujos beneficiários se encontrem estabelecidos em mais de um Estado-Membro, os Estados-Membros em causa e a Comissão acordarão entre si a assistência administrativa necessária para assegurar a qualidade dos controlos.
CAPÍTULO III
DECLARAÇÕES DE DESPESAS
Artigo 10.o
1. Os certificados relativos às declarações de despesas são elaborados de acordo com o modelo que consta do anexo IV por uma pessoa ou um serviço da autoridade de pagamento que seja funcionalmente independente dos serviços que autorizam os pagamentos.
2. A autoridade responsável assegurará, relativamente a todas as despesas que declara à Comissão, que os programas nacionais de execução são geridos em conformidade com a regulamentação comunitária aplicável e que os fundos são utilizados de acordo com os princípios da boa gestão financeira. Essa declaração deverá certificar que o pedido de co-financiamento apenas diz respeito às despesas:
a) Que foram efectivamente incorridas pelos beneficiários das subvenções, tal como definidos na alínea d) do artigo 2.o da Decisão 2001/275/CE, durante o período de elegibilidade do programa, tal como definido nas decisões que aprovam os pedidos de co-financiamento; e
b) Relativas aos projectos que foram seleccionados para co-financiamento pelo programa nacional de execução em causa em conformidade com os critérios e os procedimentos de selecção estabelecidos e que observaram as regras comunitárias durante todo o período em que as despesas foram incorridas.
3. Os Estados-Membros apresentarão a declaração final prevista no anexo IV no prazo de seis meses a contar do encerramento do programa. Se esta declaração não for transmitida à Comissão neste prazo, esta última procederá automaticamente ao encerramento do programa e à anulação das dotações respectivas.
4. Antes de apresentar um pedido à Comissão, a autoridade responsável verificará se os controlos efectuados são suficientes. O trabalho realizado será descrito pormenorizadamente no relatório final referido no n.o 3 do artigo 20.o da Decisão 2000/596/CE. Os controlos dirão respeito aos aspectos físicos e à eficácia, bem como aos aspectos financeiros e contabilísticos dos projectos.
CAPÍTULO IV
CORRECÇÕES FINANCEIRAS EFECTUADAS PELOS ESTADOS-MEMBROS
Artigo 11.o
1. No caso de irregularidades sistémicas, os controlos realizados a título do n.o 1 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE abrangerão todos os projectos susceptíveis de serem afectados.
2. Quando a contribuição comunitária for suprimida total ou parcialmente, os Estados-Membros terão em consideração a natureza e a gravidade das irregularidades e os prejuízos financeiros causados ao Fundo.
3. Os Estados-Membros comunicarão à Comissão, num anexo ao relatório referido no n.o 2 do artigo 20.o da Decisão 2000/596/CE, a lista dos processos de supressão de contribuições iniciados no ano anterior.
Artigo 12.o
1. Quando se tratar de recuperar montantes na sequência da supressão de um co-financiamento a título do n.o 1, alínea g), do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE, o serviço ou organismo competente iniciará o processo de recuperação e notificá-lo-á à autoridade responsável. As informações relativas às recuperações são comunicadas à Comissão e a contabilidade é mantida em conformidade com o artigo 13.o da presente decisão.
2. Os Estados-Membros informarão a Comissão, no relatório referido no n.o 2 do artigo 20.o da Decisão 2000/596/CE, das suas decisões ou propostas em matéria de reafectação dos montantes suprimidos.
Artigo 13.o
A autoridade responsável elaborará uma contabilidade dos montantes a recuperar a título de pagamentos de contribuições comunitárias já efectuados e assegurará que os montantes são recuperados sem demora. Após a cobrança, a autoridade responsável reduz, no montante das somas recuperadas, a sua próxima declaração de despesas dirigida à Comissão ou, se esse montante for insuficiente, efectua um reembolso à Comunidade. Os montantes a recuperar vencerão juros a contar da respectiva data de vencimento à taxa de juros prevista no artigo 94.o do Regulamento (Euratom, CECA, CE) n.o 3418/93 da Comissão, de 9 de Dezembro de 1993, que estabelece normas de execução do Regulamento Financeiro, de 21 de Dezembro de 1977(5), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) n.o 1687/2001(6), no primeiro dia útil do mês da data de vencimento do crédito.
No âmbito do relatório referido no n.o 2 do artigo 20.o da Decisão 2000/596/CE, os Estados-Membros deverão enviar à Comissão uma lista dos casos de irregularidade detectados, indicando os montantes recuperados ou em vias de recuperação e, se for caso disso, os procedimentos administrativos ou acções judiciais instaurados com vista à recuperação dos montantes indevidamente pagos.
CAPÍTULO V
CORRECÇÕES FINANCEIRAS EFECTUADAS PELA COMISSÃO
Artigo 14.o
1. O montante das correcções financeiras efectuadas pela Comissão a título do n.o 4, alínea b), do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE, relativas às irregularidades individuais ou sistémicas, será avaliado, quando possível e viável, com base em processos individuais e será igual ao montante das despesas indevidamente imputadas ao Fundo, tendo em conta o princípio da proporcionalidade.
2. Quando não for possível ou viável quantificar com precisão o montante das despesas irregulares ou quando for desproporcionado suprimir integralmente as despesas em questão, a Comissão baseará as correcções financeiras
a) Numa extrapolação, para a qual a Comissão utilizará uma amostra representativa das operações que apresentem características homogéneas; ou
b) Numa base forfetária, apreciando nesse caso a importância da infracção às regras, bem como a extensão e as consequências financeiras da irregularidade constatada.
3. Quando a Comissão basear a sua posição em factos apurados por outros auditores que não os dos seus próprios serviços, deverá tirar as suas próprias conclusões quanto às respectivas consequências financeiras, depois de ter examinado as medidas adoptadas pelo Estado-Membro em causa em aplicação do n.o 1 do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE.
4. O prazo em que o Estado-Membro em causa pode reagir a um pedido a título do n.o 3 do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE é fixado em dois meses. Em casos devidamente justificados, a Comissão pode conceder um período mais longo.
5. Sempre que a Comissão propuser correcções financeiras com base numa extrapolação ou numa base forfetária, o Estado-Membro tem a possibilidade de demonstrar, através do exame dos processos em causa, que a dimensão real da irregularidade é inferior à estimada pela Comissão. Com o acordo da Comissão, o Estado-Membro pode limitar o alcance desse exame a uma parte ou a uma amostra adequada dos processos em causa. Com excepção de casos devidamente justificados, o período suplementar concedido para esse exame não excederá dois meses para além do prazo de dois meses referido no n.o 4. A Comissão terá em conta quaisquer elementos de prova apresentados pelo Estado-Membro nos prazos atrás mencionados.
6. Nos casos em que a Comissão tiver suspenso os pagamentos a título do n.o 2 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE e se, no termo do prazo referido no n.o 4, subsistirem os motivos que justificaram a suspensão, ou se o Estado-Membro em causa não tiver comunicado à Comissão as medidas adoptadas para corrigir as irregularidades, será aplicado o n.o 4 do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE.
7. As orientações que definem os princípios, os critérios, bem como a tabela indicativa a aplicar aquando das correcções forfetárias efectuadas pelos serviços da Comissão constam do anexo III da presente decisão.
Artigo 15.o
1. Qualquer restituição devida à Comissão por força do n.o 3 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE deve ser efectuada dentro do prazo fixado na ordem de recuperação elaborada em conformidade com o artigo 28.o do Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977(7). O termo desse prazo será fixado no último dia do segundo mês seguinte ao da emissão da ordem de recuperação.
2. Qualquer atraso na restituição dará lugar ao pagamento de juros de mora, começando a contar a partir do termo do prazo referido no n.o 1 até à data do pagamento efectivo. A taxa de juros aplicável é a referida no artigo 13.o da presente decisão.
3. A aplicação de uma correcção financeira a título do n.o 2 do artigo 19.o da Decisão 2000/596/CE não prejudica a obrigação de o Estado-Membro proceder a recuperações em conformidade com o n.o 1, alínea g), do artigo 18.o da Decisão 2000/596/CE e o n.o 1 do artigo 12.o da presente decisão, nem a de proceder à recuperação de auxílios estatais, em conformidade com o disposto no artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 659/1999.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 16.o
A presente decisão não obsta à aplicação por parte dos Estados-Membros de regras de controlo nacionais mais estritas do que as previstas na presente decisão.
Artigo 17.o
Os Estados-Membros são destinatários da presente decisão.
Feito em Bruxelas, em 18 de Dezembro de 2001.