32001R0438
L 063/21
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (EО) № 438/2001 НА КОМИСИЯТА
oт 2 март 2001 година
за определяне на подробни правила за прилагане на Регламент (EО) № 1260/1999 на Съвета по отношение на системите за управление и контрол на помощта, отпускана по структурните фондове
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Регламент (EО) № 1260/1999 на Съвета от 21 юни 1999 г. за определяне на общи разпоредби за структурните фондове (1), и по-специално член 53, параграф 2 от него,
след консултации с Комитета, създаден съгласно член 147 от Договора,
след консултации с Комитета по селскостопански структури и развитие на селските райони,
след консултации с Комитета по структури в рибарството и аквакултури
като има предвид, че:
(1)
Член 38 от Регламент (EО) № 1260/1999 изисква държавите-членки да предприемат определен брой мерки, които да осигурят ефективно и правилно използване на фондовете на Общността в съответствие с принципите на стабилното финансово управление.
(2)
За тази цел е необходимо държавите-членки да осигурят подходящи насоки относно организирането на съответните функции на управляващите и разплащателни органи, определени в членове 32 и 34 от Регламент (EО) № 1260/1999.
(3)
Член 38 от Регламент (EО) № 1260/1999 изисква държавите-членки да сътрудничат на Комисията, за да ѝ позволят да се увери в съществуването и доброто функциониране на техните системи за управление и контрол и да ѝ окажат цялата необходима помощ при осъществяването на проверки, включително проверки на извадки;
(4)
За да се хармонизират стандартите за удостоверяване на разходите, за които са поискани плащания от фондовете съгласно член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, трябва да бъде определено, както съдържанието на такива документи, така и вида и качеството на информацията, на която те се основават;
(5)
За да дадат възможност на Комисията да извърши проверките, предвидени в член 38, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, държавите-членки трябва да ѝ предоставят при поискване данните, изисквани от управляващите органи, за да изпълняват изискванията за управление, мониторинг и оценка, предвидени в настоящия регламент. Необходимо е да се определи съдържанието на тези данни, както и форматът и методите за предаване на компютърни файлове, когато данните се предоставят в електронна форма, в съответствие с член 18, параграф 3, буква д) от настоящия регламент. Комисията следва да осигури конфиденциалността и сигурността, както на компютърните, така и на останалите данни;
(6)
Регламент (ЕО) № 2064/97 на Комисията от 15 октомври 1997 г. относно установяване на подробни условия за прилагане на Регламент (EИО) № 4253/88 на Съвета по отношение на финансовия контрол, извършван от държавите-членки, на съвместно финансираните от структурните фондове операции (2), изменен с Регламент (ЕО) № 2406/98 (3), следва да бъде заменен. Независимо от това, разпоредбите на Регламент (ЕО) № 2064/97 трябва да продължат да се прилагат към помощта, отпускана за програмния период 1994-1999 г., съгласно Регламент (EИО) № 2052/88 на Съвета (4), последно изменен с Регламент (ЕО) № 3193/94 (5);
(7)
Настоящият регламент следва да се прилага, без да накърнява разпоредбите относно мониторинга на място в областта на държавните помощи, посочени в член 22 от Регламент (ЕО) № 659/1999 на Съвета от 22 март 1999 г., въвеждащ подробни правила за прилагането на член 93 от Договора за ЕО (6);
(8)
Настоящият регламент следва да се прилага, без да накърнява разпоредбите на Регламент (Евратом, EО) № 2185/96 на Съвета oт 11 ноември 1996 г. относно проверките и инспекциите на място, извършвани от Комисията с цел защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измама и други нередности (7);
(9)
Разпоредбите на Регламент (ЕО) № 1681/94 на Комисията от 11 юли 1994 г. относно нередностите и възстановяването на погрешно изплатени суми във връзка с финансирането на структурните политики и организирането на информационна система в тази област (8) се прилагат към помощта, отпускана съгласно Регламент (ЕО) № 1260/1999 съгласно член 54, втория параграф и член 38, параграф 1, буква д) от посочения регламент;
(10)
Настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с принципа на субсидиарността, посочен в член 8, параграф 3 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, без да се накърнява институционалната, правната и финансовата системи на съответната държава-членка, както е предвидено в последния параграф на член 34, параграф 1 oт лосочения регламент;
(11)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за развитие и преобразуване на регионите,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
Приложно поле
Член 1
Настоящият регламент определя подробни правила за прилагането на Регламент (EО) № 1260/1999 по отношение системите за управление и контрол на помощта, отпускана по структурните фондове и управлявана от държавите-членки.
ГЛАВА II
Системи за управление и контрол
Член 2
1. Всяка държава-членка гарантира, че управляващите и разплащателните органи, и междинните органи получават подходящи насоки относно организирането на системи за управление и контрол, необходими за осигуряване на стабилното финансово управление на структурните фондове, в съответствие с общоприетите принципи и стандарти, и по-специално осигурява достатъчна гаранция за точността, редовността и допустимостта на исканията за помощ от Общността.
2. За целите на настоящия регламент, „междинни органи“ означава всички публични или частни органи или служби, за чиито действия носят отговорност управляващите или разплащателните органи или които изпълняват задачи от тяхно име по отношение на крайните бенефициери или по отношение на органите и фирмите, осъществяващи операциите.
Член 3
Системите за управление и контрол на управляващите и разплащателните, и междинните органи, осигуряват с оглед на пропорционалността спрямо обема на управляваната помощ:
a)
ясно определяне, разпределение и, доколкото е необходимо за осигуряване на стабилна финансова практика, съответно разделяне на функциите в рамките на съответната организация;
б)
ефективни системи, които гарантират задоволителното изпълнение на функциите;
в)
в случай на междинни органи, отчитане пред органа, отговарящ за ефективното изпълнение на техните задачи и използваните методи.
Член 4
Системите за управление и контрол включват процедури за проверка на предаването на съвместно финансираните продукти и услуги и действителността на декларираните разходи, както и за осигуряване на спазването на условията от съответното решение на Комисията съгласно член 28 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, като са в сила националните правила и правилата на Общността, отнасящи се по-специално до допустимостта на разходите, които се покриват от структурните фондове в рамките на съответната помощ, обществените поръчки, държавните помощи, (включително правилата за натрупване на помощи), опазването на околната среда и равните възможности.
Процедурите изискват документиране на място на проверките на отделните операции. Документацията представя извършената работа, резултатите от проверката и взетите мерки по отношение на констатираните несъответствия. Ако физическите или административните проверки не са изчерпателни, а са извършени само върху извадки от операциите, в документацията се посочват избраните операции и се описва метода за получаване на извадките.
Член 5
1. Държавите-членки информират Комисията за всяка помощ в срок от три месеца след одобряването на помощта или влизането в сила на настоящия регламент, което настъпи по-късно за създаването на управляващите и разплащателните, и междинните органи на системите за управление и контрол, създадени в тези органи, както и за планираните подобрения в съответствие с насоките, формулирани в член 2, параграф 1.
2. Съобщението съдържа следната информация относно всеки управляващ, разплащателен и междинен орган:
a)
функциите, които са му възложени;
б)
разпределението на функциите между или вътре в неговите отдели, включително между управляващия и разплащателен орган, когато те принадлежат към една и съща инстанция;
в)
процедурите, чрез които се приемат, проверяват и одобряват исканията за възстановяване на разходи, както и чрез които се разрешават, изпълняват и осчетоводяват на плащанията на бенефициерите; и
г)
разпоредбите за одит на системите за управление и контрол.
3. Когато за няколко помощи се използва една обща система, може да бъде представено описание на тази обща система.
Член 6
Със съдействието на държавата-членка Комисията се уверява, че системите за управление и контрол, представени съгласно член 5, отговарят на стандартите, изисквани от Регламент (ЕО) № 1260/1999 и от настоящия регламент, и оповестява всички пречки, които те създават за прозрачността на проверките на работата на фондовете, както и за изпълнението на задълженията на Комисията, съгласно член 274 от Договора. Преразглеждането на работата на тези системи се извършва редовно.
Член 7
1. Системите за управление и контрол на държавите-членки осигуряват достатъчно проследяване на одита.
2. Проследяването на одита се счита за достатъчно, когато позволява:
a)
равнение на заверени обобщени отчети, представени на Комисията, с индивидуалните отчети за разходите и оправдателните документи, държани както на различни административни нива, така и от крайните бенефициери (включително в случаите, когато последните не са крайните получатели на помощта), органите или фирмите, осъществяващи операциите; и
б)
проверка на разпределението и превеждането на суми от наличните фондове на Общността и национални фондове.
Примерно описание на информацията, необходима за достатъчно проследяване на одита, се съдържа в приложение I.
3. Управляващият орган, се уверява в изпълнението на следните точки:
a)
че съществуват процедури, които гарантират, че документите, които се отнасят за извършени определени разходи и плащания, извършени по помощта, и необходими за достатъчно проследяване на одита, се държат в съответствие с изискванията на член 38, параграф 6 от Регламент (ЕО) № 1260/1999 и на приложение I към настоящия регламент;
б)
че са записани наименованието на органът, който ги държи, и неговото местонахождение
в)
че документите са предоставени на разположение за проверка от лицата и органите, които по принцип имат правото да проверяват такива документи.
Tези лица и органи са:
i)
персоналът на управляващия и на органа платец, както и на междинните органи, които обработват исканията за плащане;
ii)
службите, извършващи одита на системите за управление и контрол;
iii)
лицето или отдел от органа платец, които отговарят за заверката на междинните и окончателните искания за плащане съгласно член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, както и лицето или службата, които издават декларацията съгласно член 38, параграф 1, буква е); и
iv)
упълномощените длъжностни лица от националните одиторски институции и тези на Европейската общност.
Те могат да поискат да им бъдат предоставени извлечения или копия от документите или счетоводните записи, посочени в настоящия параграф.
Член 8
Управляващият или разплащателният орган води отчет на сумите, подлежащи на възстановяване чрез вече извършени плащания на помощ, отпусната от Общността, и се уверява, че сумите са възстановени без неоправдано закъснение. След възстановяването разплащателният орган, връща сумите от възстановените неправилни плащания заедно с лихвите, дължими за забава, чрез приспадане на въпросните суми от следващия си отчет за разходите и следващото искане за помощ, отправено до Комисията или, ако това се окаже недостатъчно, чрез връщане на средства на Общността. Разплащателният орган изпраща на Комисията веднъж годишно като приложение към доклада за четвъртото тримесечие относно възстановяванията на суми, извършени съгласно Регламент (ЕО) № 1681/94, отчет за сумите, чакащи възстановяване към тази дата, подредени по годината на започване на процедурите за възстановяване.
ГЛАВА III
Заверка на разходите
Член 9
1. Удостоверенията, отнасящи се до отчетите за междинните и окончателните разходи, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, се изготвят съгласно модела, описан в приложение II, от лице или служба от органа платец, който е функционално независим от всички служби, одобряващи исканията.
2. Преди заверяването на отчет за разходите разплащателният орган се уверява, че са изпълнени следните условия:
a)
управляващият орган и междинните органи са изпълнили изискванията на Регламент (ЕО) № 1260/1999, и по-специално на член 38, параграф 1, букви в) и д), и член 32, параграфи 3 и 4, както и условията на решението на Комисията съгласно член 28 от настоящия регламент;
б)
отчетът за разходите съдържа само разходи:
i)
които са били действително извършени през допустимия период, определен в решението под формата на разходите, извършени от крайните бенефициери, по смисъла на точки 1.2, 1.3 и 2 oт правило № 1 от приложението към Регламент (ЕО) № 1685/2000 на Комисията (9), и които могат да бъдат доказани чрез изплатени фактури или счетоводни документи с еквивалентна доказателствена стойност;
ii)
които са извършени във връзка с операции, избрани за финансиране по конкретната помощ, съгласно критериите и процедурите за за подбор, и които се подчиняват правилата на Общността през целия период, през който са извършени тези разходи; и
iii)
които се отнасят до мерки, за които всяка държавна помощ е официално одобрена от Комисията, когато е целесъобразно.
3. За да може ефективността на системите за контрол и проследяване на одита винаги да бъде взимана предвид преди представянето на отчета за разходи пред Комисията, управляващият орган гарантира, че разплащателният орган е информиран за процедурите, които управляващият орган, и междинните органи прилагат за да:
a)
проверят предаването на съвместно финансираните продукти и услуги и действителността на представените разходи;
б)
осигурят спазване на действащите правила; и
в)
поддържат проследяването на одита.
4. В случаите, когато управляващият орган и разплащателният орган, принадлежат към една и съща институция, тази институция гарантира, че се прилагат процедури, които предлагат стандарти за контрол, еквивалентни на описаните в параграфи 2 и 3.
ГЛАВА IV
Проверка на операциите чрез извадки
Член 10
1. Държавите-членки организират проверки на операциите на основата на подходящи извадки, като тези проверки имат за цел по-специално да:
а)
проверят ефективността на внедрените системи за управление и контрол;
б)
проверят избирателно на основата на анализ на риска декларациите за разходите, извършени на различни нива.
2. Проверките, извършени преди приключването на всяка помощ, обхващат поне 5 % от общите приемливи разходи и се основават на представителна извадка от одобрените операции, като вземат предвид разпоредбите на параграф 3. Държавите-членки се стараят да разпределят равномерно осъществяването на проверките за cъответния период. Tе осигуряват подходящо разделяне на задачите между тези проверки и процедурите за изпълнение и плащане, свързани с операциите.
3. При избора на извадка от операциите, които се проверяват, се взема предвид:
а)
необходимостта от проверка на операции от достатъчно разнообразни видове и големини;
б)
всички рискови фактори, установени при национални проверки или проверки на Общността;
в)
съсредоточаването на операциите в някои междинни органи или някои крайни бенефициери, така че основните междинни органи и крайни бенефициери да бъдат проверени поне веднъж преди приключването на всяка помощ.
Член 11
Чрез проверките държавите-членки се стремят да проверят следното:
a)
практическото прилагане и ефективността на системите за управление и контрол;
б)
по отношение на достатъчен брой счетоводни документи, съответствието между тези документи и оправдателните документи, съхранявани от междинните органи, крайните бенефициери и органите или фирмите, осъществяващи операциите;
в)
наличието на достатъчно проследяване на одита;
г)
за подходящ брой пера на разходи, че видът и датата на извършване на съответния разход съответства на разпоредбите на Общността и е в съответствие с одобрените за операцията спецификации и действително извършените дейности;
д)
че действителното или предвиденото предназначение на операцията съответства на целите, описани в заявлението до Общността за съвместно финансиране;
е)
че финансовото участие на Общността е в границите, определени в член 29 от Регламент (ЕО) № 1260/1999 или в други приложими разпоредби на Общността, и се изплаща действително на крайните бенефициери без удръжки или неоправдано закъснение;
ж)
че съответното национално участие в съвместното финансиране действително е било осъществено; и
з)
съвместно финансираните операции са били осъществени в съответствие с правилата и политиката на Общността, съгласно член 12 от Регламент (ЕО) № 1260/1999.
Член 12
Проверките установяват дали проблемите, които са срещани евентуално, са системни и създават риск за други операции, осъществявани от същия краен бенефициер, или управлявани от същия спомагателен орган. Tе определят също причините за такива ситуации, както и вида на евентуално необходимите допълнителни анализи, коригиращите и превантивни мерки.
Член 13
До 30 юни 2001 г.през първата година и не по-късно от 30 юни всяка година държавите-членки информират Комисията за прилагането на членове 10, 11 и 12 през предходната календарна година, като освен това допълват или актуализират описанието на своите системи за управление и контрол, съобщени съгласно член 5.
Член 14
Разпоредбите на настоящата глава се прилагат, mutatis mutandis, за подлежащите на възстановяване суми, посочени в член 8.
ГЛАВА V
Декларация при приключване на помощта
Член 15
Лицето или службата, определени да издават декларации за приключването на помощта съгласно член 38, параграф 1, буква е) от Регламент (ЕО) № 1260/1999, са независими при изпълнение на служебните си задължения от:
a)
определения управляващ орган;
б)
лицето или отделът на управляващият орган, които отговарят за съставянето на документите по член 9, параграф 1;
в)
междинните органи.
Лицето или определената служба провежда своята проверка съгласно международно приетите стандарти за одит. Управляващият и органа платеци, както и междинните органи, им предоставят всяка необходима информация и им осигуряват достъп до счетоводните данни и оправдателните документи, необходими за съставянето на декларацията.
Член 16
Декларациите се основават на разглеждане на системите за управление и контрол, на заключенията на вече извършените проверки и, ако е необходимо, на допълнителна проверка на извадки от сделките. Лицето или службата, които подават декларацията, правят всички необходими справки, за да се убедят, че завереният отчет за разходите е правилен и че основните транзакции са законни и редовни.
Декларациите се съставят на изготвят в съответствие с примерния модел, представен в приложение III, и се придружават от доклад, включващ цялата отнасяща се към въпроса информация, която доказва верността на декларацията, включително обобщение на заключенията на всички проверки, извършени от национални органи и органите на Общността, до които деклараторът е получил достъп.
Член 17
Ако наличието на съществени слабости в управлението и контрола или честото повтаряне на откритите нередности не позволяват изразяването нa изцяло категорична увереност за обосноваността на искането за изплащане на крайното салдо и на окончателното удостоверение за разходи, декларацията се позовава на тези обстоятелства и прави оценка на значимостта на проблема и неговото финансово въздействие.
В този случай Комисията може да поиска извършването на допълнителна проверка, целяща определянето и коригирането на нередностите в рамките на определен срок.
ГЛАВА VI
Форма и съдържание на счетоводната информация, която държавите-членки трябва да поддържат и предоставят на Комисията при поискване
Член 18
1. Счетоводните документи по операциите, посочени в приложение I, трябва, доколкото е възможно, да се съхраняват в електронен вид. Такива документи се предоставят на Комисията при конкретно поискване, за да осъществи документални проверки на място, без да се засягат изискванията за уведомяване на актуализациите на финансовите планове, предвидено в член 18, параграф 3, буква в) oт Регламент (ЕО) № 1260/1999, и на финансовата информация съгласно член 32 от настоящия регламент.
2. Комисията се споразумява с всяка държава-членка относно съдържанието на електронните записи, които трябва да ѝ бъдат предоставени съгласно параграф 1, начините за предаването им и продължителността на периода, необходим за разработването на всички компютърни системи, като взема предвид споразумението, посочено в член 18, параграф 3, буква д) от Регламент (ЕО) № 1260/1999. Обхватът на информацията, която може да бъде поискана, и предпочитаните технически спецификации за предаването на компютърните файлове на Комисията, са посочени в приложения IV и V.
3. При писмено искане от страна на Комисията държавите-членки ѝ предават записите, посочени в параграф 1, в срок от 10 работни дни от получаването на искането. Комисията и държавата-членка могат да се споразумеят за различен срок, по-специално в случаите, когато информацията не се съхранява в електронен вид.
4. Комисията гарантира конфиденциалността и сигурността на информацията, предадена от държавите-членки или събрана от нея по време на проверките на място, в съответствие с член 287 от Договора и правилата на Комисията относно използването и достъпа до информация.
5. При спазване на действащото национално законодателство, служителите на Комисията имат достъп до всички документи, изготвени във връзка с проверки, осъществявани съгласно настоящия регламент, или вследствие на такива проверки, както и до съхраняваните данни, включително тези, които се съхраняват в компютърните системи.
ГЛАВА VII
Общи и заключителни разпоредби
Член 19
В случай на форми на помощ, при които бенефициерите се намират в повече от една държава-членка, съответните държави-членки съгласуват помежду си необходимите общи мерки за осигуряване на стабилно финансово управление, като вземат предвид националните законодателства, и информират Комисията за съгласуваните мерки. Комисията и съответните държави-членки си оказват взаимно необходимата административна помощ.
Член 20
Разпоредбите на настоящия регламент не накърняват задължението на държавите-членки съгласно Регламент (ЕО) № 1260/1999 да предоставят на Комисията информация, достатъчна за оценяване на планове включително информация за мерките, предприети за прилагане на член 34, параграф 1 oт настоящия регламент, нито правото на Комисията да изисква допълнителна информация, преди да вземе своето решение съгласно член 28 oт настоящия регламент.
Член 21
Разпоредбите на настоящия регламент не препятстват държавите-членки да прилагат по-строги правила от предвидените в настоящия регламент.
Член 22
Регламент (EО) № 2064/97 се отменя.
Въпреки това неговите разпоредби продължават да се прилагат към помощта, отпускана за програмния период 1994-1999 г. съгласно Регламент (EИО) № 2052/88.
Член 23
Tози регламент влиза в сила на седмия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.
Tози регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 2 март 2001 година.
Regulamento (CE) n.o 438/2001 da Comissão
de 2 de Março de 2001
que estabelece as regras de execução do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 do Conselho no que respeita aos sistemas de gestão e de controlo das intervenções no quadro dos Fundos estruturais
A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1260/1999 do Conselho, de 21 de Junho de 1999, que estabelece disposições gerais sobre os Fundos estruturais(1), e, nomeadamente, o n.o 2 do seu artigo 53.o,
Após consulta do Comité previsto no artigo 147.o do Tratado,
Após consulta do Comité das Estruturas Agrícolas e do Desenvolvimento Rural,
Após consulta do Comité do Sector da Pesca e da Aquicultura,
Considerando o seguinte:
(1) O artigo 38.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 exige que os Estados-Membros tomem medidas para garantir que os fundos comunitários são utilizados eficaz e correctamente, segundo os princípios de boa gestão financeira.
(2) Para o efeito, é necessário que os Estados-Membros forneçam uma orientação adequada relativamente à organização das funções pertinentes das autoridades de gestão e de pagamento previstas pelos artigos 32.o e 34.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999.
(3) O artigo 38.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 prevê que os Estados-Membros cooperem com a Comissão para que esta se assegure de que dispõem de sistemas de gestão e de controlo que funcionam adequadamente e fornecer-lhe toda a assistência necessária para a realização de controlos, incluindo os controlos por amostragem.
(4) Para harmonizar as normas relativas à certificação das despesas relativamente às quais são pedidos pagamentos a título dos n.os 3 e 4 do artigo 32.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999, o conteúdo de tais certificados devia ser definido e a natureza e a qualidade das informações em que se baseiam especificada.
(5) Para que a Comissão possa realizar os controlos exigidos pelo n.o 2 do artigo 38.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999, os Estados-Membros deviam fornecer-lhe, a seu pedido, os dados de que as autoridades de gestão necessitam para cumprir os requisitos em matéria de gestão, acompanhamento e avaliação previstos no mesmo regulamento. É necessário definir o conteúdo desses dados, bem como o formato e meios para a transmissão dos ficheiros informáticos em conformidade com o n.o 3, alínea e), do artigo 18.o desse regulamento. A Comissão devia garantir a confidencialidade e a segurança dos dados, tanto informatizados como de outro tipo.
(6) O Regulamento (CE) n.o 2064/97 da Comissão, de 15 de Outubro de 1997, que estabelece normas de execução do Regulamento (CEE) n.o 4253/88 do Conselho, no que respeita ao controlo financeiro, pelos Estados-Membros, das operações co-financiadas pelos Fundos estruturais(2), alterado pelo Regulamento (CE) n.o 2406/98(3) devia ser substituído. Todavia, as disposições do Regulamento (CE) n.o 2064/97 deviam continuar a aplicar-se às intervenções relativas ao período de programação 1994-1999, nos termos do Regulamento (CEE) n.o 2052/88 do Conselho(4), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) n.o 3193/94(5).
(7) O presente regulamento devia aplicar-se sem prejuízo das disposições relativas ao controlo in loco no domínio dos auxílios estatais estabelecidas no artigo 22.o do Regulamento (CE) n.o 659/1999 do Conselho, de 22 de Março de 1999, que estabelece as regras de execução do artigo 93.o do Tratado CE(6).
(8) O presente regulamento devia aplicar-se sem prejuízo das disposições do Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 do Conselho, de 11 de Novembro de 1996, relativo às inspecções e verificações no local efectuadas pela Comissão para proteger os interesses financeiros das Comunidades Europeias contra a fraude e outras irregularidades(7).
(9) As disposições do Regulamento (CE) n.o 1681/94 da Comissão, de 11 de Julho de 1994, relativo às irregularidades e à recuperação dos montantes pagos indevidamente no âmbito do financiamento das políticas estruturais, assim como à organização de um sistema de informação nesse domínio(8) aplicam-se às intervenções ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1260/1999, em virtude do n.o 2 do seu artigo 54.o e do n.o 1, alínea e) do seu artigo 38.o
(10) O presente regulamento devia aplicar-se de acordo com o princípio da subsidiariedade, referido no n.o 3 do artigo 8.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999, e sem prejuízo dos sistemas institucionais, legais e financeiros do respectivo Estado-Membro, conforme se refere no último parágrafo do n.o 1 do artigo 34.o do mesmo regulamento.
(11) As medidas previstas no presente regulamento estão em conformidade com o parecer do Comité para o Desenvolvimento e a Reconversão das Regiões,
ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
CAPÍTULO I
Âmbito de aplicação
Artigo 1.o
O presente regulamento estabelece as regras de execução do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 no que respeita aos sistemas de gestão e de controlo das intervenções no quadro dos Fundos estruturais que são geridas pelos Estados-Membros.
CAPÍTULO II
Sistemas de gestão e de controlo
Artigo 2.o
1. Cada Estado-Membro garantirá que as autoridades de gestão e de pagamento e os organismos intermédios recebam uma orientação adequada relativamente à organização dos sistemas de gestão e de controlo necessários para garantir a boa gestão financeira dos Fundos estruturais, em conformidade com as normas e princípios geralmente aceites e, nomeadamente, para proporcionar uma garantia adequada da correcção, regularidade e elegibilidade dos pedidos de ajuda comunitária.
2. Para efeitos do presente regulamento, por "organismos intermédios" entendem-se quaisquer organismos ou serviços, públicos ou privados, que actuem sob a responsabilidade das autoridades de gestão ou de pagamento ou realizem tarefas por conta destas últimas na relação com beneficiários finais ou orgãos ou empresas responsáveis pelas operações.
Artigo 3.o
Os sistemas de gestão e de controlo das autoridades de gestão e de pagamento e de todos os organismos intermédios, tendo em conta a proporcionalidade em relação ao volume da ajuda administrada, proporcionarão:
a) Uma definição e atribuição claras e, sempre que necessário para garantir uma boa gestão financeira, uma separação adequada, das funções no âmbito da organização em causa;
b) Sistemas eficazes que garantam que as funções sejam desempenhadas de um modo satisfatório;
c) No caso dos organismos intermédios, a comunicação de informações à autoridade responsável sobre o desempenho das suas tarefas e os meios utilizados.
Artigo 4.o
Os sistemas de gestão e de controlo incluirão procedimentos para verificação do fornecimento de bens e serviços co-financiados e da veracidade das despesas objecto de pedidos, bem como garantirão a conformidade com os termos da decisão pertinente da Comissão a título do artigo 28.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 e com as regras nacionais e comunitárias aplicáveis relativas, nomeadamente, à elegibilidade das despesas para o apoio dos Fundos estruturais a título da intervenção em causa, aos contratos públicos, aos auxílios estatais (incluindo as regras sobre a acumulação de auxílios), à protecção do ambiente e à igualdade de oportunidades.
Os procedimentos deverão prever a conservação da documentação relativa às verificações no local de operações individuais. Dos registos constará o trabalho efectuado, os resultados das verificações e as medidas tomadas relativamente a discrepâncias. No caso de verificações físicas ou administrativas não exaustivas, baseadas numa amostra de operações, os registos identificarão as operações seleccionadas e descreverão o método de amostragem adoptado.
Artigo 5.o
1. Os Estados-Membros comunicarão à Comissão, relativamente a cada intervenção, nos três meses seguintes à aprovação da intervenção, ou à entrada em vigor do presente regulamento se esta for posterior, a organização das autoridades de gestão e de pagamento e dos organismos intermédios, os sistemas de gestão e de controlo aplicados por essas autoridades e organismos e as melhorias previstas de acordo com a orientação referida no n.o 1 do artigo 2.o
2. A comunicação conterá, relativamente a cada autoridade de gestão e de pagamento e a cada organismo intermédios, as seguintes informações:
a) As funções que lhe foram atribuídas;
b) A repartição de funções entre os seus serviços ou no interior dos mesmos, incluindo entre a autoridade de gestão e a autoridade de pagamento quando se tratar do mesmo orgão;
c) Os procedimentos de recepção, verificação e validação dos pedidos de pagamento de despesas, bem como os procedimentos de autorização, efectivação e contabilização de pagamentos aos beneficiários; e
d) As disposições com vista à auditoria dos sistemas de gestão e de controlo.
3. Sempre que se aplique um sistema comum a várias intervenções, pode ser comunicada uma descrição desse sistema comum.
Artigo 6.o
A Comissão, em cooperação com o Estado-Membro, assegurar-se-á de que os sistemas de gestão e de controlo a que se refere o artigo 5.o satisfazem as regras previstas pelo Regulamento (CE) n.o 1260/1999 e pelo presente regulamento e indicará os eventuais obstáculos que se apresentem no que se refere à transparência dos controlos do funcionamento dos Fundos e ao cumprimento das responsabilidades da Comissão a título do artigo 274.o do Tratado. A operacionalidade dos sistemas será examinada regularmente.
Artigo 7.o
1. Os sistemas de gestão e de controlo dos Estados-Membros assegurarão uma pista de controlo suficiente.
2. Uma pista de controlo será considerada suficiente quando permita:
a) Reconciliar os montantes totais certificados comunicados à Comissão com os registos de despesas e documentos comprovativos aos diferentes níveis da administração e ao dos beneficiários finais, incluindo, quando estes não forem os últimos destinatários dos fundos, os organismos ou empresas que realizem as operações; e
b) Verificar a atribuição e as transferências dos fundos comunitários e nacionais disponíveis.
Uma descrição indicativa das informações necessárias para uma pista de controlo suficiente figura no anexo I.
3. A autoridade de gestão assegurar-se-á de que:
a) Existem procedimentos para garantir que todos os documentos pertinentes para determinadas despesas e pagamentos efectuados a título da intervenção em causa e exigidos para proporcionar uma pista de controlo suficiente são mantidos em conformidade com as exigências do n.o 6 do artigo 38.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 e com o anexo I do presente regulamento;
b) Existe um registo sobre o orgão que os detém e a sua localização; e
c) Esses documentos se encontram disponíveis para efeitos de inspecção por pessoas ou organismos normalmente habilitados para tal.
Essas pessoas e organismos serão:
i) o pessoal das autoridades de gestão e de pagamento e dos organismos intermédios que processa os pedidos de pagamento,
ii) os serviços que realizam auditorias dos sistemas de gestão e de controlo,
iii) a pessoa ou o serviço da autoridade de pagamento responsável pela certificação dos pedidos de pagamento intermédios e finais a título dos n.os 3 e 4 do artigo 32.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 e a pessoa ou serviço que emite a declaração prevista no n.o 1, alínea f), do artigo 38.o desse regulamento,
iv) os agentes mandatados das instituições nacionais de auditoria e da Comunidade Europeia.
Essas pessoas e organismos podem exigir que lhes sejam fornecidos extractos ou cópias dos documentos ou dos registos contabilísticos referidos no presente número.
Artigo 8.o
A autoridade de gestão ou de pagamento manterá uma contabilidade dos montantes a recuperar relativamente a pagamentos da ajuda comunitária já efectuados e garantirá que esses montantes sejam recuperados sem demora injustificada. Depois da recuperação, a autoridade de pagamento reembolsará o pagamento irregular recuperado, juntamente com os juros de mora cobrados, deduzindo os montantes em causa da declaração de despesas e do pedido de pagamento seguintes a enviar à Comissão, ou, se esse montante for insuficiente, reembolsando a diferença à Comunidade. A autoridade de pagamento enviará anualmente à Comissão, em anexo ao quarto relatório trimestral sobre as recuperações fornecido a título do Regulamento (CE) n.o 1681/94, uma declaração com os montantes cuja recuperação se encontra pendente nessa data, classificados de acordo com o ano de início do procedimento de recuperação.
CAPÍTULO III
Certificação de despesas
Artigo 9.o
1. Os certificados das declarações intermédias e finais de despesas referidos nos n.os 3 e 4 do artigo 32.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 serão estabelecidos, de acordo com o modelo constante do anexo II, por uma pessoa ou serviço da autoridade de pagamento que seja funcionalmente independente dos serviços que autorizam os pagamentos.
2. Antes da certificação de uma dada declaração de despesas, a autoridade de pagamento assegurar-se-á de que estão reunidas as seguintes condições:
a) A autoridade de gestão e os organismos intermédios respeitaram o disposto no Regulamento (CE) n.o 1260/1999, nomeadamente o n.o 1, alíneas c) e e), do seu artigo 38.o e os n.os 3 e 4 do seu artigo 32.o, bem como os termos da decisão da Comissão a título do artigo 28.o do mesmo regulamento;
b) A declaração de despesas inclui exclusivamente despesas:
i) que ocorreram efectivamente dentro do período de elegibilidade estabelecido na decisão sob a forma de despesas dos beneficiários finais, com o entendimento dos n.os 1.2, 1.3 e 2 da regra n.o 1 do anexo ao Regulamento (CE) n.o 1685/2000 da Comissão(9), que possam ser justificadas por facturas e respectivos recibos ou outros documentos contabilísticos de valor probatório equivalente,
ii) que foram realizadas no âmbito de operações que foram seleccionadas para financiamento a título da intervenção em causa de acordo com os respectivos critérios e procedimentos de selecção e respeitaram as regras comunitárias durante todo o período no decurso do qual as despesas foram realizadas, e
iii) relativas a medidas para as quais todos os auxílios estatais foram oficialmente aprovados pela Comissão, se for o caso.
3. De modo que a suficiência do sistema de controlo e da pista de controlo possam ser sempre tidas em conta, antes da apresentação da declaração de despesas à Comissão, a autoridade de gestão garantirá que a autoridade de pagamento seja mantida informada dos procedimentos que ela e os organismos intermédios aplicam para:
a) A verificação do efectivo fornecimento de bens e serviços co-financiados e a veracidade das despesas declaradas;
b) A garantia do respeito das regras em vigor; e
c) A manutenção da pista de controlo.
4. Nos casos em que a autoridade de gestão e a autoridade de pagamento seja o mesmo organismo ou a ele pertença, este garantirá que sejam aplicados procedimentos que facultem regras de controlo equivalentes às previstas nos n.os 2 e 3.
CAPÍTULO IV
Controlos por amostragem
Artigo 10.o
1. Com base numa amostragem adequada, os Estados-Membros realizarão controlos de operações, com vista nomeadamente a:
a) Verificar a eficácia dos sistemas de gestão e de controlo instituídos;
b) Verificar de um modo selectivo, com base numa análise de risco, as declarações de despesas estabelecidas aos vários níveis em causa.
2. Os controlos realizados antes do encerramento de cada intervenção abrangerão, pelo menos, 5 % das despesas totais elegíveis e basear-se-ão numa amostra representativa das operações aprovadas, tendo em conta as exigências do n.o 3. Os Estados-Membros velarão por que a realização dos controlos se distribua de uma forma uniforme ao longo do período em causa. Assegurarão uma separação de tarefas adequada entre esses controlos e os procedimentos de execução ou de pagamento relativos às operações.
3. A selecção da amostra de operações a submeter aos controlos terá em conta:
a) A necessidade de controlar uma variedade adequada de tipos e dimensões de operações;
b) Eventuais factores de risco que tenham sido identificados pelos controlos nacionais ou comunitários;
c) A concentração de operações no âmbito de certos organismos intermédios ou de certos beneficiários finais, de modo que os principais organismos intermédios e beneficiários finais sejam sujeitos, pelo menos, a um controlo antes do encerramento de cada intervenção.
Artigo 11.o
Através dos controlos, os Estados-Membros velarão por que seja verificado o seguinte:
a) A aplicação prática e a eficácia dos sistemas de gestão e de controlo;
b) Para um número adequado de registos contabilísticos, a correspondência dos mesmos com os documentos comprovativos mantidos pelos organismos intermédios, beneficiários finais e pelos organismos ou empresas que realizem as operações;
c) A existência de uma pista de controlo suficiente;
d) Para um número adequado de elementos de despesa, que a natureza e o período de realização da despesa em causa respeitam as disposições comunitárias e correspondem às especificações aprovadas da operação e aos trabalhos realmente executados;
e) Que a utilização ou a utilização prevista da operação corresponde à utilização descrita no pedido de co-financiamento comunitário;
f) Que as participações financeiras comunitárias respeitam os limites previstos no artigo 29.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999, bem como quaisquer outras disposições comunitárias aplicáveis, e são pagas aos beneficiários finais sem quaisquer reduções ou demoras injustificadas;
g) Que o co-financiamento nacional adequado foi, de facto, disponibilizado; e
h) Que as operações co-financiadas foram realizadas em conformidade com as regras e políticas comunitárias, conforme exigido pelo artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999.
Artigo 12.o
Os controlos estabelecerão se os problemas eventualmente encontrados são de natureza sistémica e se acarretam riscos para outras operações realizadas pelo mesmo beneficiário final ou geridas pelo mesmo organismo intermédio. Os controlos identificarão igualmente as causas de tais situações, os exames complementares que possam ser necessários e as medidas correctoras e preventivas exigidas.
Artigo 13.o
Até 30 de Junho de cada ano e pela primeira vez até 30 de Junho de 2001, os Estados-Membros informarão a Comissão sobre o modo como aplicaram os artigos 10.o a 12.o durante o anterior ano civil e, além disso, fornecerão quaisquer informações complementares ou actualizações da descrição dos seus sistemas de gestão e de controlo comunicada a título do artigo 5.o
Artigo 14.o
As disposições do presente capítulo aplicar-se-ão, mutatis mutandis, aos montantes a recuperar referidos no artigo 8.o
CAPÍTULO V
Declaração aquando do encerramento de uma intervenção
Artigo 15.o
A pessoa ou serviço designado para emitir declarações aquando do encerramento da intervenção a título do n.o 1, alínea f), do artigo 38.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 será independente:
a) Da autoridade de gestão designada;
b) Da pessoa ou serviço da autoridade de pagamento responsável pelo estabelecimento dos certificados referidos no n.o 1 do artigo 9.o;
c) Dos organismos intermédios.
Realizará o seu exame em conformidade com as normas de auditoria internacionalmente aceites. As autoridades de gestão e de pagamento e os organismos intermédios fornecer-lhe-ão todas as informações necessárias e dar-lhe-ão acesso aos registos e documentos comprovativos necessários para o estabelecimento da declaração.
Artigo 16.o
As declarações basear-se-ão num exame dos sistemas de gestão e de controlo, nas constatações dos controlos já efectuados e, se necessário, num controlo complementar por amostragem das operações. A pessoa ou departamento que emite a declaração efectuará as verificações necessárias para obter uma garantia suficiente de que a declaração certificada de despesas é correcta e de que as operações correspondentes são legais e regulares.
As declarações serão estabelecidas com base num modelo indicativo constante do anexo III e serão acompanhadas de um relatório que conterá todas as informações pertinentes para justificar a declaração, incluindo um resumo das conclusões de todos os controlos realizados pelos organismos nacionais e comunitários de que o declarante tenha tido conhecimento.
Artigo 17.o
Em caso de existência de importantes deficiências de gestão ou de controlo ou se a elevada frequência de irregularidades detectadas não permitir obter uma garantia global positiva relativamente à validade do pedido de pagamento do balanço final e do certificado final de despesas, a declaração referirá essas circunstâncias e estabelecerá uma estimativa da importância do problema e do seu impacto financeiro.
Nesse caso, a Comissão pode solicitar a realização de um controlo complementar, com vista à identificação e rectificação das irregularidades num prazo especificado.
CAPÍTULO VI
Forma e conteúdo das informações contabilísticas a manter e a comunicar à Comissão se solicitadas
Artigo 18.o
1. As informações financeiras a que se refere o anexo I deverão, sempre que possível, existir sob a forma de registos informáticos. Essas informações serão colocadas à disposição da Comissão, mediante pedido desta, para efeitos de realização de controlos documentais e no local, sem prejuízo das exigências em matéria de comunicação das actualizações dos planos financeiros a título do n.o 3, alínea c), do artigo 18.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999, bem como das informações financeiras a título do artigo 32.o do mesmo.
2. A Comissão acordará com cada Estado-Membro o conteúdo dos dados informáticos referidos no n.o 1, os meios para a sua transmissão e a duração do período eventualmente necessário para desenvolver os sistemas informáticos necessários, tendo em conta o acordo referido no n.o 3, alínea e), do artigo 18.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999. O alcance das informações que podem ser solicitadas e as especificações técnicas preferidas para a transmissão de ficheiros informáticos à Comissão são indicadas nos anexos IV e V.
3. Mediante pedido escrito da Comissão, os Estados-Membros transmitir-lhe-ão os registos referidos no n.o 1 no prazo de 10 dias úteis seguintes à recepção do pedido. Um prazo diferente pode ser acordado entre a Comissão e o Estado-Membro, nomeadamente em caso de não disponibilidade de registos sob a forma de ficheiros informáticos.
4. A Comissão garantirá a confidencialidade e a segurança das informações enviadas pelos Estados-Membros ou por ela recolhidas no decurso das inspecções no local, em conformidade com o artigo 287.o do Tratado e as regras da Comissão relativas à utilização e acesso à informação.
5. Em conformidade com o direito nacional competente, os agentes da Comissão terão acesso a todos os documentos preparados com vista à realização dos controlos a título do presente regulamento, ou na sequência destes controlos, bem como aos dados armazenados, incluindo os dos sistemas informáticos.
CAPÍTULO VII
Disposições gerais e finais
Artigo 19.o
No caso de intervenções com beneficiários em mais de um Estado-Membro, os Estados-Membros concluirão entre si os acordos comuns necessários para garantir uma boa gestão financeira, tendo em conta o direito nacional, e informarão a Comissão desses mesmos acordos. A Comissão e os Estados-Membros em causa prestarão entre si toda a assistência administrativa necessária.
Artigo 20.o
As disposições do presente regulamento não prejudicam a obrigação dos Estados-Membros, previstas no Regulamento (CE) n.o 1260/1999, de comunicar à Comissão informações suficientes que lhe permitam apreciar os planos, neles incluindo informações sobre as medidas tomadas em aplicação do n.o 1 do artigo 34.o daquele Regulamento, nem o direito da Comissão de solicitar informações complementares antes de adoptar as decisões a título do artigo 28.o do Regulamento.
Artigo 21.o
As disposições do presente regulamento não impedem os Estados-Membros de aplicar regras nacionais mais estritas que as do presente regulamento.
Artigo 22.o
É revogado o Regulamento (CE) n.o 2064/97.
Contudo, continua a aplicar-se às intervenções no âmbito do período de programação 1994-1999, nos termos do Regulamento (CEE) n.o 2052/88.
Artigo 23.o
O presente regulamento entra em vigor no sétimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 2 de Março de 2001.