DECISÃO DA COMISSÃO de 2 de Julho de 1998 relativa a certas disposições de aplicação da Decisão nº 888/98/CE do Parlamento Europeu e do Conselho que estabelece um programa de acção comunitário destinado a melhorar o funcionamento dos sistemas de fiscalidade indirecta no mercado interno (programa Fiscalis) [notificada com o número C(1998) 1819] (98/467/CE)
A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,
Tendo em conta a Decisão nº 888/98/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Março de 1998, que estabelece um programa de acção comunitário destinado a melhorar o funcionamento dos sistemas de fiscalidade indirecta do mercado interno (programa Fiscalis) (1), e, em especial, o seu artigo 10º,
Considerando que se deve estabelecer alguns procedimentos relativos à realização dos intercâmbios, seminários e controlos multilaterais referidos no artigo 5º da mencionada decisão;
Considerando que deve beneficiar do programa o maior número possível de funcionários;
Considerando que se deve organizar o planeamento e a realização de tais intercâmbios, seminários e controlos multilaterais de forma a que a Comunidade maximize os benefícios obtidos e a respectiva relação custo/eficácia;
Considerando que se devem adoptar certas disposições financeiras para assegurar uma boa gestão financeira e o controlo das despesas relativas aos intercâmbios, seminários e controlos multilaterais, tal como previsto no artigo 8º da mencionada decisão;
Considerando que se devem estabelecer certos procedimentos para garantir a avaliação contínua prevista no artigo 12º da mencionada decisão;
Considerando que as medidas previstas na presente decisão estão de acordo com o parecer do comité referido no artigo 11º da Decisão nº 888/98/CE,
ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:
Artigo 1º
A presente decisão determina certas disposições de aplicação da Decisão nº 888/98/CE que estabelece o programa de acção comunitário destinado a melhorar o funcionamento dos sistemas de fiscalidade indirecta do mercado interno (programa Fiscalis). Estas disposições referem-se ao seguinte:
- organização de intercâmbios, seminários e controlos multilaterais,
- procedimentos financeiros relativos ao pagamento e reembolso de despesas relativas a intercâmbios, seminários e controlos multilaterais,
- procedimentos relativos à avaliação contínua de intercâmbios, seminários e controlos multilaterais.
Artigo 2º
O representante no comité referido no artigo 11º da Decisão nº 888/98/CE (a seguir designado «comité») é responsável pela coordenação da aplicação das disposições da presente decisão por parte desse Estado-membro. No caso de um Estado-membro ter dois representantes, a responsabilidade será assumida por ambos.
TÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 3º
1. Os Estados-membros devem assegurar que os seus funcionários são informados numa base regular das possibilidades oferecidas no quadro do programa Fiscalis.
2. Os Estados-membros devem assegurar que todos os funcionários seleccionados para participar nos intercâmbios, seminários e controlos multilaterais podem comunicar facilmente nas línguas utilizadas no quadro destas actividades.
3. Regra geral, os Estados-membros devem assegurar que a Comunidade não suporta as despesas relacionadas com mais do que:
- um intercâmbio por funcionário durante a vigência do programa,
- um controlo multilateral por funcionário num dado ano, e
- dois seminários por funcionário num dado ano.
Qualquer derrogação a esta regra geral deve ser previamente notificada à Comissão. Se, no prazo de dez dias úteis a contar da recepção da notificação a Comissão não emitir opinião em contrário, a Comunidade suportará as despesas respeitantes à actividade em causa.
4. Os Estados-membros devem seleccionar funcionários de todos os serviços interessados da respectiva administração para participarem em intercâmbios, seminários e controlos multilaterais.
5. Os Estados-membros devem assegurar que os seus funcionários seleccionados para participar em intercâmbios, seminários e controlos multilaterais se encontram devidamente preparados e que assistem e participam plenamente nas actividades em questão.
6. Os Estados-membros devem comunicar anualmente à Comissão o número de funcionários da respectiva administração que consideram elegíveis para participar em intercâmbios, seminários e controlos multilaterais. Os funcionários elegíveis devem corresponder à definição contida na alínea c) do artigo 2º da Decisão nº 888/98/CE.
Artigo 4º
1. Todos os Estados-membros devem comunicar à Comissão quaisquer funções ou actividades desenvolvidas pelos seus funcionários que, de acordo com o respectivo sistema jurídico, não podem ser confiadas a um funcionário de outro Estado-membro no fundo de um intercâmbio ou de um controlo multilateral. A Comissão deve igualmente ser informada da natureza destas exclusões específicas, recolhendo estas informações e colocando-as à disposição de todos os Estados-membros.
2. Todos os Estados-membros devem assegurar que sejam confiadas aos funcionários dos outros Estados-membros todas as funções e actividades adequadas a realizar durante o intercâmbio ou o controlo multilateral para que se alcancem os objectivos dos mesmos. Todos os Estados-membros devem considerar todas as funções e actividades realizadas pelos seus próprios funcionários que ocupam um posto análogo como susceptíveis de serem realizadas por um funcionário de outro Estado-membro, com excepção das funções e actividades especificamente excluídas e comunicadas à Comissão de acordo com o nº 1.
Artigo 5º
1. A Comunidade só poderá suportar as despesas de viagem e de estadia dos funcionários que participam em intercâmbios, seminários ou controlos multilaterais realizados num Estado-membro que não o do funcionário. São da responsabilidade do Estado-membro em causa as despesas de viagem e de estadia dos funcionários que participam no seu próprio Estado-membro em intercâmbios, seminários ou controlos multilaterais.
2. Regra geral, os intercâmbios e seminários devem concluir-se durante o ano em que a Comunidade assume as despesas correspondentes. As viagens dos funcionários para ou de outros Estados-membros no quadro dos controlos multilaterais devem efectuar-se durante os cinco meses subsequentes à decisão da Comissão relativa à assunção de uma parte das despesas relacionadas com o controlo em causa. Qualquer derrogação a esta regra geral deve ser previamente notificada à Comissão. Se, no prazo de dez dias úteis a contar da recepção da notificação, a Comissão não emitir opinião em contrário, a Comunidade suportará as despesas respeitantes à actividade em causa.
TÍTULO II
INTERCÂMBIOS
Artigo 6º
Os Estados-membros devem assegurar que a escolha dos Estados-membros a visitar pelos seus funcionários (a seguir designados «Estados-membros de acolhimento» seja equilibrada em termos geográficos. Regra geral, cada Estado-membro deve enviar pelo menos três funcionários para cada um dos outros Estados-membros durante a vigência do programa e deve assegurar que a duração média de todos os intercâmbios para os quais enviam os seus funcionários num dado ano não seja inferior a duas semanas. Qualquer derrogação a esta regra geral deve ser notificada à Comissão antes do final de Agosto de cada ano. Se, no prazo de dez dias úteis a contar da recepção da notificação a Comissão não emitir opinião em contrário, a Comunidade suportará as despesas respeitantes à actividade em causa.
Artigo 7º
1. Os Estados-membros devem escolher anualmente os funcionários participantes nos intercâmbios (a seguir designados «funcionários em intercâmbio»), o objectivo e as actividades específicas de cada intercâmbio proposto, e os potenciais Estados-membros de acolhimento. O número de intercâmbios assim seleccionados será determinado tendo em conta o montante total das despesas de viagem e de subsistência estabelecidas de acordo com os nºs 1 e 2 do artigo 10º Serão escolhidos os intercâmbios em que a combinação do funcionário em intercâmbio, do objectivo e das actividades a realizar, bem como do Estado-membro de acolhimento tenha mais probabilidade de respeitar os objectivos gerais do programa previstos no artigo 3º da Decisão nº 888/98/CE.
2. O Estado-membro de origem deve assegurar que cada funcionário em intercâmbio preencha um formulário de proposta de intercâmbio, de acordo com o modelo estabelecido pela Comissão, indicando os objectivos desse intercâmbio e a sua experiência profissional. O Estado-membro de origem deve assegurar que os objectivos do intercâmbio e as actividades específicas a executar durante o mesmo foram debatidos e definidos de comum acordo com o superior hierárquico do funcionário em intercâmbio.
3. Relativamente a cada candidato seleccionado, o Estado-membro de origem deve dirigir o formulário de proposta de intercâmbio devidamente preenchido a todos os Estados-membros de acolhimento potenciais identificados.
4. Normalmente, o Estado-membro de acolhimento deve confirmar ao Estado-membro de origem, no prazo de duas semanas a contar da recepção do formulário de proposta de intercâmbio, a realização do intercâmbio de acordo com o mencionado formulário. O nome e os elementos de identificação do funcionário organizador do intercâmbio (a seguir designado «funcionário de acolhimento») serão igualmente comunicados ao Estado-membro de origem. Caso o Estado-membro de acolhimento não possa confirmar o intercâmbio no prazo de duas semanas, deve informar a Comissão.
5. Ambos os Estados-membros devem assegurar que o funcionário em intercâmbio e o funcionário de acolhimento cheguem a acordo, antes do início do intercâmbio, sobre os objectivos do intercâmbio e as actividades específicas a executar durante o mesmo, as funções que serão confiadas pela administração de acolhimento ao funcionário em intercâmbio, os conhecimentos linguísticos ou os conhecimentos profissionais específicos necessários, o período do intercâmbio e quaisquer outros dados importantes.
6. O Estado-membro de acolhimento deve tomar todas as outras medidas necessárias para que, na planificação e execução do intercâmbio, o funcionário em intercâmbio participe eficazmente nas actividades da administração de acolhimento.
7. O Estado-membro de acolhimento deve tomar todas as medidas necessárias para que, no decurso do intercâmbio, a responsabilidade do funcionário em intercâmbio no exercício das suas funções seja equiparada à dos funcionários do Estado-membro de acolhimento. O Estado-membro de origem e o Estado-membro de acolhimento devem tomar todas as medidas que considerarem necessárias para que o funcionário em intercâmbio esteja vinculado às mesmas regras em matéria de segredo profissional que os funcionários do Estado-membro de acolhimento.
TÍTULO III
SEMINÁRIOS
Artigo 8º
1. Não poderão ser organizados mais do que quinze seminários em cada ano. As propostas para os seminários podem ser feitas pelos Estados-membros ou pela Comissão. Os seminários seleccionados serão aqueles que tenham mais probabilidades de respeitar os objectivos gerais do programa definidos pelo artigo 3º da Decisão nº 888/98/CE.
2. A duração dos seminários varia, consoante o caso, entre dois e três dias úteis.
3. Relativamente a cada seminário, a Comunidade poderá suportar as despesas de viagem e de estadia de dois representantes de cada Estado-membro (excluindo o Estado-membro de acolhimento) e, no máximo, de cinco peritos externos. A Comissão e o Estado-membro de acolhimento podem acordar em autorizar um maior número de representantes de um Estado-membro ou de todos os Estados-membros a participarem no seminário, sem que as respectivas despesas sejam suportadas pela Comunidade. Além disso, a Comunidade pode igualmente suportar as despesas de viagem e de estadia por um dia de um funcionário relativamente a, no máximo, cinco Estados-membros para além do Estado-membro de acolhimento, para a realização de uma reunião preparatória por seminário. A Comissão e o Estado-membro de acolhimento decidirão conjuntamente quanto à pertinência destas reuniões.
4. A Comunidade suportará outras despesas relacionadas com a organização dos seminários não abrangidas pelas despesas de viagem e de estadia dos funcionários e aprovadas conjuntamente pela Comissão e pelo Estado-membro de acolhimento, de acordo com o disposto no nº 5. Estas despesas serão reembolsadas directamente pela Comissão. Devem ser respeitados os procedimentos de controlo financeiro previstos no anexo I da presente decisão.
5. A Comissão e o Estado-membro de acolhimento devem acordar o local de realização de cada seminário e os equipamentos necessários, tendo em conta as possibilidades de acesso ao local a partir dos outros Estados-membros, a disponibilidade das instalações adequadas e o respectivo custo, bem como as percentagens de reembolso das despesas de estadia aplicáveis ao Estado-membro de acolhimento.
6. Cada seminário será planeado e executado conjuntamente pela Comissão e pelo Estado-membro de acolhimento de forma a assegurar a maior participação possível e o maior envolvimento dos participantes.
TÍTULO IV
CONTROLOS MULTILATERAIS
Artigo 9º
1. Regra geral, a Comunidade só poderá suportar as despesas de viagem e de estadia correspondentes, no máximo, a duas viagens de ida e volta para o outro Estado-membro e a uma estadia de dez dias, por funcionário e por controlo multilateral. Qualquer derrogação a esta regra geral deve ser previamente notificada à Comissão. Se, no prazo de dez dias úteis a contar da recepção da notificação, a Comissão não emitir opinião em contrário, a Comunidade suportará as despesas respeitantes à actividade em causa. A Comunidade só poderá suportar assim as despesas de viagem e de estadia de dois funcionários por Estado-membro e por controlo multilateral.
2. O número de controlos multilaterais escolhidos, cujas despesas de viagem e de estadia serão suportadas pela Comunidade, será determinado tendo em conta o montante total das despesas de viagem e de estadia estabelecidas em conformidade com os nºs 1 e 2 do artigo 10º Os controlos multilaterais escolhidos serão os que tenham mais probabilidade de respeitar os objectivos gerais do programa definidos pelo artigo 3º da Decisão nº 888/98/CE.
Cada proposta de controlo multilateral será apreciada com base nas seguintes informações fornecidas pelo Estado-membro proponente à Comissão e a todos os outros Estados-membros:
- sector industrial e dimensão aproximada do ou dos sujeitos passivos objecto do controlo,
- a justificação de um controlo multilateral,
- a justificação da assunção de uma parte das despesas pela Comunidade, de acordo com os objectivos gerais do programa tal como definidos pelo artigo 3º da Decisão nº 888/98/CE,
- e quaisquer outras informações úteis.
Além disso, todos os Estados-membros proponentes devem informar simultaneamente os outros Estados-membros em que o ou os sujeitos passivos em questão têm ou possam possivelmente ter obrigações fiscais da identidade desses sujeitos passivos.
3. Relativamente a cada controlo multilateral em relação ao qual tenha sido acordado que a Comunidade suportará uma parte das despesas, o Estado-membro que propôs o controlo será responsável pela sua planificação e execução, após consulta dos outros Estados-membros participantes. De acordo com o nº 1, os controlos multilaterais não deverão implicar para os funcionários implicados, regra geral, mais de duas viagens para outro Estado-membro.
TÍTULO V
GESTÃO E CONTROLO FINANCEIRO
Artigo 10º
1. O montante total das despesas de viagem e de estadia dos funcionários de cada Estado-membro que poderão ser suportadas pela Comunidade no decurso de um dado ano deve ser determinado pela Comissão tendo em conta:
- as dotações orçamentais anuais atribuídas ao programa Fiscalis,
- as dotações necessárias para a realização das actividades do mencionado programa para além dos intercâmbios, seminários e controlos multilaterais,
- as dotações necessárias ao reembolso das despesas de participação nos seminários dos funcionários e dos peritos externos,
- o número de funcionários de cada Estado-membro elegíveis para participação nas actividades do mencionado programa (de acordo com o nº 6 do artigo 3º),
- o número de Estados-membros,
- os ajustamentos realizados de acordo com o nº 2 seguinte, e tendo em conta os relatórios referidos no nº 10,
- o número de sujeitos passivos de cada Estado-membro que efectuam transmissões intracomunitárias.
2. A Comissão pode adaptar em qualquer altura do ano o montante total das despesas de viagem e de estadia relacionadas com intercâmbios, seminários e controlos multilaterais que poderão ser suportadas pela Comunidade relativamente a cada Estado-membro. Estas alterações devem ser justificadas com base em relatórios relativos às despesas efectivas e previstas mencionadas no nº 9.
3. Caso o montante total das despesas efectuadas no decurso de um dado ano pelos funcionários de um Estado-membro participantes em intercâmbios, seminários e controlos multilaterais ultrapasse o montante total fixado para esse Estado-membro, de acordo com os nºs 1 e 2, a diferença será suportada, pelo Estado-membro em questão, de acordo com o nº 3, alínea a), do artigo 8º da Decisão nº 888/98/CE.
4. Os Estados-membros devem assegurar que os seus funcionários participantes em intercâmbios, seminários e controlos multilaterais estão devidamente segurados contra qualquer dano moral, material ou corpóreo que eventualmente sofram no decurso da sua viagem ou da sua estadia no local de realização dos intercâmbios, seminários ou controlos multilaterais. Em especial, um funcionário que utilize o seu próprio veículo será responsável pelos danos causados ao seu veículo ou a terceiros de acordo com as leis em vigor no local em que tal acidente ocorra. Qualquer dano moral, material ou corpóreo sofrido por um funcionário no decurso da sua viagem ou da sua estadia no local de realização de intercâmbios, seminários ou controlos multilaterais não pode ser objecto de, recurso contra a Comunidade.
5. Os Estados-membros procederão, por conta da Comunidade, ao reembolso das despesas de viagem e de estadia efectuadas pelos funcionários no decurso dos intercâmbios, seminários e controlos multilaterais até ao limite do montante total das despesas de viagem e de estadia estabelecidas de acordo com os nºs 1 e 2. Os Estados-membros devem assegurar que só são reembolsadas as despesas efectuadas de acordo com as regras fixadas no anexo I da presente decisão.
6. A Comissão deve reembolsar os Estados-membros pelas despesas por eles reembolsadas por conta da Comunidade de acordo com o nº 5. Um máximo de sessenta por cento do montante total a suportar pela Comunidade relativamente a cada Estado-membro será objecto de um pagamento antecipado no início do ano. As duas parcelas de vinte por cento cada serão pagas subsequentemente. O pagamento destas duas últimas parcelas pode ser suspenso até a Comissão considerar que foram preenchidas todas as condições da presente decisão, em especial as contidas no título V.
7. Quaisquer fundos concedidos antecipadamente pela Comissão aos Estados-membros serão pagos na moeda do orçamento comunitário do ano em questão. Os Estados-membros podem reembolsar as despesas em qualquer moeda comunitária adequada, desde que sejam aplicadas as taxas de câmbio oficiais estabelecidas pela Comissão, assumindo os Estados-membros as eventuais despesas de conversão.
8. Os Estados-membros devem conservar todos os elementos justificativos durante um período de cinco anos.
9. Todos os Estados-membros devem submeter à Comissão, antes do final do mês de Julho de cada ano, um relatório relativo às despesas de viagem e de estadia efectivas e previstas, de acordo com um modelo da Comissão.
10. Todos os Estados-membros devem submeter à Comissão, antes de 20 de Fevereiro de cada ano, um relatório relativo às despesas efectivas de viagem e de estadia do ano precedente, de acordo com um modelo da Comissão.
11. Os fundos não utilizados concedidos antecipadamente a um Estado-membro serão considerados, regra geral, como parte do pagamento antecipado correspondente ao ano seguinte, devendo a primeira parcela do ano seguinte ser deduzida do montante correspondente. Em casos excepcionais, a Comissão pode exigir aos Estados-membros o reembolso dos fundos não utilizados.
TÍTULO VI
RELATÓRIOS E AVALIAÇÃO
Artigo 11º
1. Os Estados-membros devem assegurar que os formulários de avaliação previstos no anexo II da presente decisão foram preenchidos, verificados e enviados à Comissão nos prazos indicados:
- avaliação do intercâmbio pelo funcionário em intercâmbio (no prazo de duas semanas a contar do final do intercâmbio). Este formulário deve igualmente ser enviado ao Estado-membro de acolhimento,
- avaliação do intercâmbio pelo funçionário de acolhimento (no prazo de duas semanas a contar do foral do intercâmbio). Este formulário deve ser igualmente enviado ao Estado-membro de origem,
- avaliação do intercâmbio pelo superior hierárquico do funcionário em intercâmbio (no prazo de seis meses a contar do final do intercâmbio),
- avaliação do seminário por cada participante (antes do final do seminário),
- avaliação do seminário por cada Estado-membro (no prazo de dois meses a contar do final do seminário),
- avaliação de cada controlo multilateral pelos Estados-membros envolvidos (no prazo de dois meses a contar do final do controlo).
2. A Comissão e os Estados-membros, conforme adequado, devem assegurar a elaboração dos relatórios apresentados seguidamente, assegurando igualmente os Estados-membros a difusão destes relatórios pelos serviços respectivos:
- o relatório sobre o intercâmbio pelo funcionário em intercâmbio,
- o relatório sobre o seminário por um participante por Estado-membro,
- o relatório sobre o seminário elaborado pela Comissão e pelo Estado-membro de acolhimento. Este relatório deve ser enviado a todos os Estados-membros no prazo de três meses a contar do final do seminário, sendo posteriormente apreciado pelo comité,
- o relatório sobre cada controlo multilateral pelo Estado-membro de acolhimento. Este relatório deve ser enviado à Comissão no prazo de oito meses a contar da decisão no sentido de a Comunidade suportar alguns dos custos do controlo multilateral. A Comissão deve enviar este relatório a todos os Estados-membros, sendo subsequentemente apreciado pelo comité.
Artigo 12º
A presente decisão entra em vigor na data da sua publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.
É aplicável a partir de 1 de Janeiro de 1998.
Artigo 13º
Os Estados-membros são os destinatários da presente decisão.
Feito em Bruxelas, em 2 de Julho de 1998.