РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 5 март 2008 година
за определяне на правилата за изпълнение на Решение № 575/2007/EО на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008-2013 г. като част от oбщата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ относно системите за управление и контрол на държавите-членки, правилата за административно и финансово управление и допустимостта на разходите по проекти, съфинансирани от фонда
(нотифицирано под номер С(2008) 796)
(само текстовете на английски, български, гръцки, естонски, испански, италиански, латвийски, литовски, малтийски, немски, нидерландски, полски, португалски, румънски, словашки, словенски, унгарски, фински, френски, чешки и шведски език са автентични)
(2008/458/ЕО)
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Решение № 575/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 23 май 2007 г. за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008-2013 г. като част от общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ (1), и по-специално член 23, член 31, параграф 5, член 33, параграф 6 и член 35, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Необходимо е да се определят условията, при които държавите-членки изпълняват дейностите в рамките на фонда, и по-специално да се идентифицира при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява пряко проектите. Следва да се изготвят по-нататъшни разпоредби и за упълномощените органи.
(2)
Необходимо е да се определи списък с процедури и/или практически условия, които различните органи, определени да работят за фонда, следва да изготвят и спазват при неговото изпълнение.
(3)
Необходимо е да се определят задълженията, които отговорните органи имат по отношение на крайните бенефициери в етапа, водещ до подбор и одобряване на проектите, подлежащи на финансиране, и по отношение на аспектите, които трябва да се включат в проверките на декларираните разходи от крайния бенефициер и/или от партньорите в проекта, включително административните проверки на исканията за възстановяване на разходите и проверките на място на отделни проекти.
(4)
За да се гарантира правилното одитиране на разходите в рамките на годишните програми, е необходимо да се определят критериите, на които да отговарят одитните пътеки, за да бъдат счетени за достатъчни.
(5)
Одитите на проектите и системите се извършват под отговорността на одитния орган. За да се гарантира, че одитите предлагат подходящ обхват и ефективност и се извършват съобразно с едни и същи стандарти във всички държави-членки, е необходимо да се определят условията, на които одитите следва да отговарят, включително и основата за пробни анализи.
(6)
Заедно с многогодишната си програма държавите-членки трябва да представят на Комисията описание на техните системи за управление и контрол. Тъй като този документ е една от главните основи, на които Комисията разчита в контекста на общото управление на бюджета на Общността, за да определи дали съответната финансова помощ се използва от държавите-членки съгласно приложимите правила и принципи за защита на финансовите интереси на Общността, е необходимо подробно да се определи информацията, която този документ трябва да съдържа.
(7)
С цел хармонизиране на стандартите за програмиране, проследяване на приложението на фонда, одитиране и сертифициране на разходите, е необходимо да се определи ясно съдържанието на многогодишната програма, годишната програма, доклада за напредък, окончателния доклад, исканията за плащания, както и одитната стратегия, годишния одитен доклад, декларацията за утвърждаване и сертифицирането на разходите.
(8)
Тъй като от държавите-членки се изисква да докладват и наблюдават нередностите и да възстановяват неправомерно изплатени суми в рамките на финансирането от фонда, е необходимо да се определят изискванията за данните, изпращани на Комисията.
(9)
Опитът показва, че гражданите на Европейския съюз не осъзнават достатъчно ролята, която играе Общността при финансиране на програми. Следователно е уместно да се определят подробно мерките за информиране и публичност, които се налагат с оглед на запълване на липсата на комуникация и информация.
(10)
С цел да се гарантира широкото разпространение на информацията относно възможностите за финансиране сред заинтересованите страни и в търсенето на прозрачност, би било целесъобразно определянето на минималните мерки за информиране на потенциалните крайни бенефициери относно възможностите за финансиране, предлагани съвместно от Общността и държавите-членки чрез фонда. За да се повиши прозрачността при прилагането на фонда, е целесъобразно да бъдат публикувани списъкът на крайните бенефициери, наименованията на проектите и размерът на публични средства, отредени за финансиране на проекти.
(11)
Във връзка с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на физическите лица при обработването на лични данни (2) и за свободното движение на тези данни и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и относно свободното движение на такива данни (3), е необходимо да се осигури, във връзка с мерките за информиране и публичност и одитната работа в рамките на това решение, предотвратяването от страна на Комисията и държавите-членки на всяко неразрешено оповестяване на или достъп до лични данни, както и уточняване за какви цели Комисията и държавите-членки имат право да обработват такива данни.
(12)
Използването на електронни средства за обмен на информация и финансови данни между държавите-членки и Комисията води до опростяване, по-голяма ефективност, прозрачност и икономия на време. За да се капитализират напълно тези предимства едновременно със запазване на сигурността на обмена, може да бъде създадена една обща компютризирана информационна система на Комисията.
(13)
За да се осигури ефективно прилагане на фонда в държавите-членки в съответствие с принципите на разумното финансово управление, следва да се приеме серия от общи правила за допустимостта на разходите от фонда. С цел намаляване на административната тежест за крайните бенефициери и определените органи, при известни условия следва да е допустимо определянето на единни ставки за непреките разходи.
(14)
В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Обединеното кралство е обвързано с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.
(15)
В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност Ирландия е обвързана с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.
(16)
В съответствие с член 2 от Протокола за позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не е обвързана с това решение и не го прилага.
(17)
Мерките, предвидени в настоящото решение, са в съответствие със становището на Управителния комитет на фонда,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
СЪДЪРЖАНИЕ
Част I
Въведение
Глава I
Предмет и определения
Член 1
Предмет
Член 2
Определения
Част II
Общи разпоредби за четирите фонда
Глава 1
Определени органи
Член 3
Общи органи
Член 4
Упълномощен орган
Член 5
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Глава 2
Системи за управление и контрол
Член 6
Процедурен наръчник
Член 7
Изпълнение на дейностите на фонда от отговорния органи
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
Член 9
Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
Член 10
Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
Член 11
Договори за изпълнение
Член 12
Определяне на окончателния размер на приноса на Общността
Член 13
Техническа помощ
Член 14
Разходи за техническа помощ в случай на общ орган
Член 15
Проверки от отговорния орган
Член 16
Одитна пътека
Член 17
Одити на системи и одити на проекти
Член 18
Проверки от сертифициращия орган
Глава 3
Информация, която трябва да се представи относно използването на фонда
Член 19
Принцип на пропорционалност
Член 20
Описание на системите за управление и контрол
Член 21
Изменение на описанието на системите за управление и контрол
Член 22
Програмни документи
Член 23
Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми
Член 24
Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми
Член 25
Документи, съставяни от одитния орган
Член 26
Документи, съставяни от сертифициращия орган
Глава 4
Докладване на нередности
Член 27
Начално докладване - дерогации
Член 28
Докладване на последващи действия - отказ на възстанoвяване
Член 29
Контакти с държавите-членки
Член 30
Използване на информацията
Глава 5
Информиране и публичност
Член 31
Информация за потенциални крайни бенефициери
Член 32
Информация за крайните бенефициери
Член 33
Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост
Член 34
Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост
Член 35
Технически характеристики на информацията и публичността за действието
Глава 6
Лични данни
Член 36
Защита на личните данни
Глава 7
Електронен обмен на документи
Член 37
Електронен обмен на документи
Член 38
Компютърна система за обмен на документи
Част III
Специфични разпоредби за Европейския фонд за връщане
Глава 1
Правила за допустимост
Член 39
Правила за допустимост
Част IV
Заключителни разпоредби
Член 40
Адресати
ПРИЛОЖЕНИЯ
ЧАСТ I
ВЪВЕДЕНИЕ
ГЛАВА I
Предмет и определения
Член 1
Предмет
1. Настоящото решение определя правила за прилагане на фонда по отношение на:
а)
определените органи;
б)
системите за управление и контрол;
в)
информацията, която следва да се представи от държавите-членки на Комисията относно прилагането на фонда;
г)
докладването на нередности;
д)
информирането и публичността;
е)
личните данни;
ж)
електронния обмен на документи.
2. Разпоредбите, изложени по-долу, се прилагат без да се нарушава Регламент (Eвратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета от 11 ноември 1996 г. относно контрола и проверките на място, извършвани от Комисията за защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измами и други нередности (4).
Член 2
Определения
За целите на това решение се прилагат следните определения:
-
„основен акт“: Решение № 575/2007/EO;
-
„фонд“: Европейският фонд за връщане, както е създаден от основния акт;
-
„четири фонда“: Европейският фонд за бежанците, Фондът за външни граници, Европейският фонд за връщане и Европейският фонд за интеграция на граждани на трети страни, както са създадени от Решение № 573/2007/EО (5), Решение № 574/2007/EО (6), Решение № 575/2007/EО на Европейския парламент и на Съвета и Решение 2007/435/EО (7) като част от Общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“;
-
„отговорен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква а) от основния акт;
-
„сертифициращ орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1 , буква б) от основния акт;
-
„одитен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква в) от основния акт;
-
„упълномощен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква г) от основния акт;
-
„определени органи“: всички органи, посочени от държавата-членка в член 25 от основния акт;
-
„дейност“: дейност в рамките на фонда съгласно посоченото в член 4 от основния акт;
-
„проект“: специфични практически средства, използвани за изпълнение на всички или част от дейностите от крайните бенефициери на помощите;
-
„краен бенефициер“: юридическото лице, отговорно за изпълнение на проекти като НПО, федерални, национални, регионални или местни власти, други нестопански организации, частни или публични компании или международни организации;
-
„партньор в проекта“: всяко юридическо лице, което изпълнява проект в сътрудничество с краен бенефициер като осигурява ресурси за проекта и като получава част от вноската на Общността чрез крайния бенефициер;
-
„стратегически насоки“: рамката за интервенция от страна на фонда съгласно Решение 2007/837/ЕО на Комисията (8);
-
„приоритет“: набор от дейности, определени като приоритет в стратегическите насоки;
-
„специфичен приоритет“: набор от дейности, определени като специфичен приоритет в стратегическите насоки, позволяващи съфинансиране на по-висок процент, в съответствие с член 15, параграф 4 от основния акт;
-
„първоначално разкриване на нередности по административен и съдебен ред“: първата писмена оценка от компетентен орган, независимо дали е административен или съдебен, с която се установява въз основа на конкретни факти, че е допусната нередност, без да се накърнява възможността това заключение да бъде преразгледано или оттеглено впоследствие, в хода на развитието на административното или съдебното производство;
-
„нередност“: всяко нарушение на разпоредба от законодателството на Общността, произтичащо от действие или бездействие на икономически оператор, което има или би имало ефекта на щета върху общия бюджет на Европейския съюз чрез натоварване на общия бюджет с неоправдан разход;
-
„подозрение за измама“: нередност, която води до започване на административно или съдебно производство на национално равнище, с цел да се установи съществуването на умишлено поведение, по-специално измама, така както е посочено в член 1, параграф 1, буква а) от Конвенцията относно защитата на финансовите интереси на Европейските общности, свставена на основание на член К.3 от Договора за Европейския съюз (9);
-
„несъстоятелност“: процедура по обявяване на несъстоятелност по смисъла на член 2, буква a) от Регламент (ЕО) № 1346/2000 на Съвета (10);
-
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“: споразумение или равностойна форма на правен инструмент, въз основа на който държавите-членки осигуряват безвъзмездни средства на крайния бенефициер с цел изпълнение на проекта в рамките на фонда.
ЧАСТ II
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЧЕТИРИТЕ ФОНДА
ГЛАВА 1
Определени органи
Член 3
Общи органи
Държавите-членки могат да определят един и същи отговорен орган, одитен орган или сертифициращ орган за два или повече от четирите фонда.
Член 4
Упълномощен орган
1. Всяко делегиране на задачи е в съответствие с принципа на разумното финансово управление, който изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и осигурява съобразяване с принципа на недискриминация и видимост на финансирането на Общността. Делегирането на изпълнителни задачи не може да поражда конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган и подробните процедури за изпълнение на делегираните задачи се представят официално в писмена форма.
Актът на упълномощаване включва най-малко:
а)
позовавания на съответното законодателство на Общността;
б)
задачата, поверена на упълномощения орган;
в)
правата и задълженията на упълномощения орган и отговорностите, които той поема;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и да поддържа организационна структура и система за управление и контрол, адаптирани към изпълнението на неговите задължения;
д)
осигуряване на гаранции относно разумното финансово управление, законосъобразността и правомерността на делегираните задачи.
3. Поддържането на комуникация с Комисията, посочено в член 25, параграф 1, буква a) на основния акт, не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е държавна администрация или институция, подчинена на частното право на държавата-членка, която изпълнява мисия в служба на обществото, отговорният орган не може да делегира на този орган никакви изпълнителни правомощия, когато те налагат висока степен на преценка, предполагаща политически избор.
5. Делегирането на задачи на упълномощените органи не засяга отговорността на отговорния орган, който остава отговорен за задачите, които е делегирал.
6. В случаи, когато отговорният орган е делегирал задачи на упълномощения орган, всички разпоредби на настоящото решение относно отговорния орган се прилагат mutatis mutandis към упълномощения орган.
Член 5
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Определените органи могат да възлагат някои от задачите на външни изпълнители, но те остават отговорни за тези задачи в съответствие с отговорностите, определени в членове 27, 29 и 30 от основния акт.
ГЛАВА 2
Системи за управление и контрол
Член 6
Процедурен наръчник
В съответствие с член 31, параграф 2 от основния акт и като се има предвид принципът за пропорционалност, държавите-членки изготвят наръчник, определящ процедури и практически условия относно:
а)
функционирането на определените органи;
б)
условията и реда, гарантиращи подходящо разделение на функциите;
в)
където е уместно, мониторинга на упълномощените органи и на задачите, възложени на външни изпълнители;
г)
създаването на многогодишни и годишни програми;
д)
създаването на одитна стратегия и на годишни одитни планове;
е)
подбора на проекти, отпускането на безвъзмездни средства, мониторинга и финансовото управление на проектите;
ж)
управлението на нередностите, финансовите корекции и възстановяването на суми;
з)
подготовката и изпълнението на одитни мисии;
и)
съставянето на одитни доклади и декларации;
й)
сертифицирането на разходи;
к)
оценката на програмата;
л)
отчитането пред Комисията;
м)
одитната пътека.
Член 7
Изпълнение на дейностите на фонда от отговорния орган
1. За изпълнение на дейностите на фонда отговорният орган може да действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, и/или като изпълнителен орган.
2. Отговорният орган действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, в случаите, когато изпълнява проектите като правило въз основа на открити годишни покани за подаване на предложения.
Нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган могат да кандидатстват в отговор на тези покани за набиране на предложения.
В надлежно обосновани случаи, включващи продължение на многогодишни проекти в съответствие с член 15, параграф 6 от основния акт, които са били избрани след предишна покана за подаване на предложения или в спешни ситуации, безвъзмездните средства могат да се отпускат без покана за подаване на предложения.
3. Отговорният орган действа като изпълнителен орган в случаи, в които решава пряко да изпълни проектите, защото техните характеристики не предоставят избор по отношение на изпълнението им, като в случаите на de jure монополни ситуации или по причини на сигурност. В тези случаи правилата относно крайния бенефициер се прилагат mutatis mutandis към отговорния орган.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Причините, довели до това отговорният орган да действа като изпълнителен орган за осъществяване на проектите, се определят и съобщават на Комисията в рамките на съответната годишна програма.
2. При изпълнение на проектите отговорният орган гарантира прилагането на принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликти на интереси.
3. Отговорният орган може да изпълнява проектите, определени в съответствие с член 7, параграф 3, пряко и/или в съдружие с който и да е национален орган, който е компетентен предвид техническия си опит, високата степен на специализация или административните си пълномощия. Главните национални органи, участващи в изпълнението, също се идентифицират в съответната годишна програма.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на фонда съдържа необходимата информация за мониторинг на съфинансираните продукти или услуги и за проверка на извършените разходи. Всички съответни разпоредби, посочени в член 10, параграф 2 за споразумение за отпускане на безвъзмездни средства, се уточняват в еквивалентна форма на правен инструмент.
5. Окончателният доклад за изпълнението на годишната програма включва информация за приложените процедури и практики за гарантиране на адекватно разделение на функциите, ефективен контрол и задоволителна защита на финансовите интереси на Европейските общности и дава обяснения как са били избегнати конфликтите на интереси.
6. Когато се очаква отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда:
а)
одитният орган не следва да е част от същия орган като отговорният орган, освен когато неговата одитна независимост е гарантирана и той се отчита и на друг орган извън органа, от който той и отговорният орган са част;
б)
задачите на отговорния орган съгласно посоченото в член 27 на основния акт не се променят когато отговорният орган също е пряк изпълнител на проекти.
7. Когато се очаква упълномощеният орган да бъде изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда, този упълномощен орган не може да бъде единственият краен бенефициер на бюджетните кредити, които той е бил упълномощен да управлява.
Член 9
Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за подаване на предложения, определени в член 7, параграф 2, се публикуват по начин, който гарантира максимална публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка промяна в съдържанието на поканите за подаване на предложения също се публикува при същите условия.
В поканите за подаване на предложения се определят:
а)
целите;
б)
критериите за подбор, които са в съответствие с член 15, параграф 5 на основния акт, и съответните подкрепящи документи;
в)
условията и реда за финансирането от Общността и, ако е приложимо, за националното финансиране;
г)
условията и реда и крайната дата за представяне на предложения.
2. За целите на подбора на проекти и отпускане на безвъзмездни средства отговорният орган осигурява информирането на потенциалните бенефициери за следните специфични условия, отнасящи се до проектите за изпълнение:
а)
правилата за допустимост на разходите;
б)
крайният срок за изпълнение; както и
в)
финансовата и друга информация, която следва да се съхранява и предава.
Преди да се вземе решение за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че крайният бенефициер и/или партньорите по проекта имат капацитета да изпълнят тези условия.
3. Отговорният орган гарантира, че проектите, на които са отпуснати безвъзмездни средства, са били подложени на официален, технически и бюджетен анализ и качествена оценка като се прилагат критериите, описани в поканата за подаване на предложения. Причините за отхвърляне на останалите проекти трябва да се документират.
4. Държавите-членки определят кой има пълномощия за възлагане на проекти и гарантират, че конфликтите на интереси са избегнати във всички случаи, и по-специално когато кандидатите са национални органи.
5. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва най-малко името на крайния бенефициер и/или на партньорите по проекта, съществените данни за проекта и неговите оперативни цели, максималният размер на съфинансиране от фонда и максималният процент на съфинансиране от общите допустими разходи.
6. На всеки кандидат се изпраща писмена информация за резултатите от процеса на подбор, съдържаща обяснение на решенията при подбора. Отбелязва се съответната процедура за преразглеждане, в случай че е предвидена в националното законодателство.
Член 10
Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Отговорният орган определя подробни процедури за управление на проекта, включващи, inter alia:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с избраните крайни бенефициери;
б)
проследяване на споразуменията и всяка промяна към тях чрез създаване на система за административен мониторинг на проекти (обмен на кореспонденция, съставяне и мониторинг на промени и писма за напомняне, получаване и обработка на отчети и т.н.).
2. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства посочват, inter alia:
а)
максималната сума на безвъзмездните средства;
б)
максималния процент на приноса на Общността в съответствие с член 15, параграф 4 от основния акт;
в)
подробно описание и график на дейностите на подкрепяния проект;
г)
ако е приложимо, частта от задачите и свързаните с тях разходи, които крайният бенефициер възнамерява да възложи за подизпълнение на трети страни;
д)
съгласувания предварителен бюджет и финансов план за проекта, включително фиксирания процент на непреки разходи, съгласно посоченото в приложение ХI относно правилата за допустимост на разходите;
е)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението (задължения за отчитане, промени и приключване);
ж)
оперативните цели на проекта и показателите, които следва да се използват;
з)
определението на допустимите разходи;
и)
условията, отнасящи се до изплащането на безвъзмездните средства и счетоводните изисквания;
й)
условията, отнасящи се до одитната пътека;
к)
съответните разпоредби, отнасящи се до защитата на данните;
л)
съответните разпоредби, отнасящи се до публичността.
3. Ако е уместно, крайните бенефициери гарантират, че всички партньори по проекта имат същите задължения като тях. Партньорите ангажират своята отговорност чрез крайния бенефициер, който в крайна сметка остава отговорен за спазването на договорните условия от самия него и от всички партньори по проекта.
Крайните бенефициери съхраняват заверени копия на счетоводните документи, оправдаващи приходите и разходите, извършени от партньорите във връзка със съответния проект.
4. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства предвиждат изрично Комисията и Сметната палата да упражнят своите контролни правомощия, въз основа на документи и на място, върху всички крайни бенефициери, партньори по проекта и подизпълнители.
Член 11
Договори за изпълнение
Без да накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, в споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства се посочва, че при изпълнение на проектите крайните бенефициери и/или партньорите по проекта възлагат договори за поръчка в резултат на тръжна процедура, на офертата, предлагаща най-добра стойност за вложените средства, и че следва да се вземат мерки за избягване на конфликти на интереси. Все пак без да се накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, договори на стойност по-малка от 5 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на единствена оферта без покана за търг.
Член 12
Определяне на окончателния размер на приноса на Общността
За изчисляване на окончателното плащане на крайния бенефициер общият размер на приноса на Общността за всеки проект е най-ниската от следните три суми:
а)
максималната сума, посочена в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства;
б)
максималното съфинансиране, което се получава от умножаване на общия размер на допустимите разходи за съответния проект по процента, посочен в член 15, параграф 4 от основния акт (т.е. 50 % или 75 %); както и
в)
сумата, която се получава от прилагане на принципа за недопускане на печалба съгласно посоченото в точка I.3.3 от приложение ХI.
Член 13
Техническа помощ
1. Техническата помощ по инициатива на Комисията съгласно посоченото в член 16 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.
2. Техническата помощ по инициатива на държавите-членки съгласно посоченото в член 17 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.
3. Техническата помощ по инициатива на Комисията или държавите-членки може да приеме формата на договори за обществена поръчка, хонорари за експерти и/или всякакви административни разходи предмет на правилата за допустимост, посочени в част III, глава 1.
Член 14
Разходи за техническа помощ в случай на общ орган
1. Когато един или повече от определените органи са общи за два или повече от четирите фонда, бюджетните кредити за разходите за техническа помощ за всяка от съответните годишни програми могат да се слеят частично или цялостно.
2. Разходите за техническа помощ се разпределят между съответните фондове, за предпочитане въз основа на прости формули за представителна пропорционалност. Приложението на формулите не води до никакво увеличение на максималната сума на разходите за техническа помощ за всяка годишна програма.
Член 15
Проверки от отговорния орган
1. Проверките, които трябва да се извършат от или под ръководството на отговорния орган по член 27, параграф 1, буква ж) от основния акт, включват съответно административни, финансови, технически и физически аспекти на проектите.
Проверките гарантират, че декларираните разходи са реални и оправдани за целта на проекта, че одобрените проекти са изпълнени в съответствие със споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, че приносът на Общността е в съответствие с правилата, и по-специално тези относно финансовата структура, посочена в член 15 от основния акт, че исканията за възстановяване на средства от крайния бенефициер са точни и проектите и разходите са в съответствие с правилата на Общността и националните правила и избягват дублиране на финансирането на разходите с други национални схеми или такива на Общността, както и през други програмни периоди.
Освен това проверките включват:
а)
административни и финансови проверки на всяко искане за възстановяване на разходи, изпратена от крайните бенефициери;
б)
проверки, най-малко на представителна извадка от оправдателните документи, покриващи всички линии на бюджета, приложен към споразумението за безвъзмездни средства, на уместността, точността и допустимостта на разходите, приходите и разходите, покрити от прехвърлени приходи, декларирани от крайните бенефициери;
в)
проверки на място на отделни проекти, базиращи се най-малко на извадка, представляваща подходяща комбинация от типове и размери проекти, която взема предвид всички вече идентифицирани рискови фактори, за да се постигне обоснована гаранция за законосъобразността и правомерността на подчинените им транзакции, свързани с нивото на риск, идентифицирано от отговорния орган.
Проверките, посочени в букви а) и б), не трябва да се извършват, ако на крайния бенефициер е наложено задължение да представи одитен сертификат от независим одитор, който включва всички аспекти, отбелязани в букви а) и б).
2. От всяка проверка се пазят писмени документи, указващи извършената работа, датата, резултатите и взетите мерки в отговор на констатираните грешки. Отговорният орган гарантира всички оправдателни документи, отнасящи се до извършените проверки, да се съхраняват на разположение за Комисията и Сметната палата за период от пет години след приключване на проекта. Този период се прекъсва в случай на съдебно производство или при надлежно обосновано искане на Комисията.
3. В случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган в рамките на годишната програма, съгласно посоченото в член 7, параграф 3, проверките, указани в параграф 1, се изпълняват в съответствие с принципа на адекватното разделение на функциите.
Член 16
Одитна пътека
1. По смисъла на член 27, параграф 1, буква к) от основния акт одитната пътека се счита за подходяща, ако отговаря на следните критерии:
а)
дава възможност за съгласуване на сертифицираните от Комисията суми с подробните счетоводни отчети и оправдателни документи, с които разполагат сертифициращият орган, отговорният орган, упълномощените органи и крайните бенефициери на проекти, съфинансирани в рамките на фонда;
б)
дава възможност да се провери изплащането на публичния принос на крайния бенефициер, разпределението и трансфера на финансирането от Общността, предоставено в рамките на фонда, и източниците на съфинансиране на проекта;
в)
позволява да се провери приложението на критериите за подбор, установени за годишната програма;
г)
съдържа по отношение на всеки проект, когато е уместно, техническите спецификации и плана за финансиране, документи, свързани с одобряването на безвъзмездните средства, документи, свързани с процедурите за обществени поръчки, и доклади за проведените проверки и одити.
2. Отговорният орган гарантира съхранението на информацията относно местонахождението на всички документи, свързани с конкретните плащания, извършени в рамките на фонда.
Член 17
Одити на системи и одити на проекти
1. Одитите, споменати в член 30, параграф 1, букви а) и б) от основния акт се извършват върху системите за управление и контрол, създадени от държавите-членки и върху извадка от проекти, подбрани чрез метод, одобрен от одитния орган.
Методът на извадката:
а)
включва подходяща комбинация от видове и размери на проекти;
б)
взема предвид всички рискови фактори, които са определят от националните контролните органи или тези на Общността и аспектите разходи-ползи на проверките.
Извадката включва също проекти, изпълнявани от отговорния орган, действащ като изпълнителен орган, най-малко на пропорционална основа.
Методът, използван за избор на извадка, се документира.
2. Одитът на системите за управление и контрол включва всеки от следните процеси най-малко веднъж преди 2013 година: програмиране, делегиране на задачи, подбор и отпускане на безвъзмездните средства, наблюдение на проектите, изплащане, сертифициране на разходите, отчитане пред Комисията, откриване и коригиране на потенциални нередности и оценка на програмите.
3. Одитите на проекти се извършват на място въз основа на документация и отчети, представени от крайния бенефициер и/или партньорите на проекта. Одитите проверяват дали:
а)
проектът отговаря на критериите за подбор за годишната програма, дали е изпълнен в съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и изпълнява всички приложими условия относно неговата функционалност и използване или целите, които трябва да се достигнат;
б)
декларираните разходи съответстват на счетоводните отчети и оправдателните документи, представени от крайния бенефициер и/или от партньорите по проекта, и тези отчети съответстват на оправдателните документи, пазени от отговорния орган или който и да е упълномощен орган;
в)
разходните пера съответстват на изискванията за допустимост съгласно приложение ХI, на изискванията, определени по време на националната процедура за подбор, на условията на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и на действително извършените дейности, както и, когато е уместно, на други национални правила или такива на Общността;
г)
ползването или предвиденото ползване на проекта е в съгласие с целите, действията или мерките съгласно членове 2, 3, 4, 5 и 17 от основния акт и, където е приложимо, включва целевото население;
д)
общественият или частен принос е бил изплатен на крайния бенефициер в съответствие с член 15, параграф 2 от основния акт;
е)
има надеждна одитна пътека;
ж)
няма конфликти на интереси и е постигната оптимална стойност за вложените средства, по-специално в частност в случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган на проекта.
4. За целите на член 30, параграф 1, буква б) от основния акт единствено разходите, попадащи в обсега на одита съгласно параграф 3, се отчитат в сумата на одитираните разходи. Ако одитът се извършва преди приключването на проекта, единствено действително одитираните разходи се вземат предвид за изчисляване на процента на включване.
5. Когато има вероятност установените проблеми да са от системен характер и следователно могат да доведат до рискове за други проекти, одитният орган следи за провеждането на допълнителен преглед, включително допълнителни одити, когато е необходимо, с цел да се установи мащабът на такива проблеми. Съответните органи предприемат необходимите превантивни и коригиращи мерки.
6. Одитният орган прави заключения на основата на резултатите от одитите, отнасящи се до декларираните пред Комисията разходи, и ги предоставя на Комисията в годишния одиторски доклад. За годишни програми, за които процентът на грешки надхвърля значимия праг от 2 % от приноса на Общността, одитният орган анализира значимостта на тази грешка и предприема необходимите мерки, включително формулира подходящи препоръки, които се съобщават в годишния одиторски доклад.
Член 18
Проверки от сертифициращия орган
1. Когато одитният орган дава становище с резерви или отрицателно одиторско становище за функционирането на системите за управление и контрол, сертифициращият орган проверява дали тази информация е изпратена до Комисията. Той следи също и за осъществяването на надежден план за действие от отговорния орган за възстановяване на ефективно функциониращи системи за управление и контрол и за оценка на въздействието на неправилното функциониране върху декларирането на разходите.
2. Ако искането за плащане или заявлението за възстановяване на средства не се завери от одитния орган за окончателния доклад относно изпълнението на годишната програма, сертифициращият орган следи за незабавно съставяне на правилно искане за плащане или заявление за възстановяване на средствата.
ГЛАВА 3
Информация, която трябва да се представи относно използването на фонда
Член 19
Принцип на пропорционалност
1. Съгласно член 10, параграф 2 от основния акт степента, до която наличната информация за използването на фонда в държава-членка се предава на Комисията в документите, посочени в тази глава, може да е пропорционална на размера от приноса на Общността, предназначен за съответната държава-членка, и при необходимост тази информация може да се предостави в обобщена форма.
2. Въпреки това по искане на Комисията държавата-членка все пак предоставя по- подробна информация. Ако е необходимо, Комисията може да изиска тази информация, за да може Комисията да изпълни ефективно своите задължения съгласно основния акт и Финансовия регламент.
Член 20
Описание на системите за управление и контрол
1. Описанието на системите за управление и контрол, посочени в член 31, параграф 4 и член 32, параграф 2 от основния акт, се представя в съответствие с образеца в приложение I.
2. Отговорният орган утвърждава описанието на системите, прилагани от всеки упълномощен орган. Всеки от определените органи потвърждава точността на описанието на системите за управление и контрол, която е в неговата компетентност. Освен това одитния орган също потвърждава пълнотата на описанието.
3. При разглеждане на описанието Комисията може да изиска разяснения и да предложи мерки за привеждане в съответствие с разпоредбите, определени в основния акт. Ако е необходимо, могат да бъдат проведени посещения на място от служители на Комисията или упълномощени нейни представители
4. Ако отговорният орган е един и същ за два или повече от четирите фонда или когато за два или повече от фондовете се прилагат общи системи, може да се представи описание на общите системи за управление и контрол, разясняващо, където е приложимо, всички специфични характеристики.
Член 21
Изменение на описанието на системите за управление и контрол
1. Отговорният орган:
а)
докладва дали са направени промени в системите за управление и контрол при представяне на проекта за годишна програма;
б)
уведомява Комисията за всяка съществена промяна най-късно веднага след като такава промяна е извършена;
в)
по искане на Комисията осигурява преразгледано описание в случай на многобройни съществени промени.
2. Съществени промени са промени, които вероятно могат да окажат въздействие върху разделението на функциите, върху ефективността на механизмите на подбор, отпускане, контрол и плащане и върху комуникацията с Комисията. Те включват по-специално промени в един от определените органи, в счетоводната система и в процесите на плащане и сертифициране.
3. Изменението на системите за управление и контрол следва същата процедура, установена в член 20.
Член 22
Програмни документи
1. Държавите-членки представят на Комисията многогодишна програма, посочена в член 19 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение II.
2. Държавите-членки представят на Комисията годишните програми, посочени в член 21 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение III.
3. Финансовите планове, свързани с многогодишната програма, представят разпределение на бюджетните суми по приоритети, както са определени в стратегическите насоки.
Финансовите планове, свързани с годишните програми, представят разпределение на бюджетните суми по категории и дейности, както са посочени в член 4 от основния акт, с позоваване на приоритетите.
Член 23
Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми
1. За да се преразгледа годишната програма, одобрена от Комисията съгласно член 21, параграф 5 от основния акт, съответната държава-членка представя на Комисията променен проект за годишна програма преди 1 май на годината, следваща референтната година. Комисията разглежда и възможно най-скоро одобрява променената програма в съответствие с процедурата, посочена в член 21, параграф 5 от основния акт.
2. Промените на финансовото разпределение без преразглеждане на годишната програма съгласно параграф 1 не трябва да превишават 10 % от общия принос на фонда и са позволени единствено при обстоятелства, оправдани от причини извън контрола на отговорния орган. Подходящо обяснение на всички такива промени се предоставя в доклада за напредък и/или окончателния доклад за изпълнението на годишната програма.
Член 24
Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми
1. Държавите-членки представят на Комисията докладите за напредък на изпълнението на годишната програма и искания за плащане, съгласно посоченото в член 39, параграф 4 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение IV.
2. Държавите-членки представят на Комисията окончателните доклади за изпълнението на годишната програма и исканията за плащане, съгласно посоченото в член 40, параграф 1, буква б) от основния акт, в съответствие с образеца в приложение V.
3. Финансовите таблици, свързани с докладите за напредък, и окончателните доклади представляват разпределение на сумите както по приоритети, съгласно посоченото в стратегическите насоки, така и по проекти за всяка категория дейности, съгласно посоченото в член 4 от основния акт.
Член 25
Документи, съставяни от одитния орган
1. Одитната стратегия, посочена в член 30, параграф 1, буква в) от основния акт, се съставя в съответствие с образеца, даден в приложение VI.
2. Освен когато всяка от последните две годишни програми, приети от Комисията, съответства на годишен принос на Общността под 1 милион евро, одитният орган представя годишен одитен план преди 15 февруари всяка година, считано от 2009 г. Одитният план се съставя като приложение към одитната стратегия в съответствие с образеца, даден в приложение VI. В случай на комбинирана одитна стратегия, така както е предвидено в член 30, параграф 2 от основния акт, може да се представи комбиниран годишен одитен план.
3. Одитният доклад и становищата, посочени в член 30, параграф 3, буква a) и член 30, параграф 3, буква б) от основния акт, се основават върху одитите на системите и одитите на проектите, извършени в съответствие с одитната стратегия, и се изготвят в съответствие с образците, дадени в приложения 7.A и 7.Б.
4. Декларацията за оценка, посочена в член 30, параграф 3, буква в) от основния акт, се основава на цялостната одитна дейност, проведена от одитния орган, и на допълнителните проверки, ако е необходимо. Декларацията за оценка се съставя в съответствие с образеца в приложение VII.В.
5. Ако има някакво ограничение на обхвата на прегледа или ако нивото на откритите нередовни разходи не позволява предоставянето на неквалифицирано мнение за годишното становище, посочено в член 30, параграф 3, буква б) от основния акт или в декларацията, посочена в буква в) на същия член, одитният орган излага причините и оценява мащаба на проблема и неговото финансово въздействие.
Член 26
Документи, съставяни от сертифициращия орган
1. Заверената декларация за разходи относно молбата за второ авансово плащане, посочено в член 39, параграф 4 от основния акт, се изготвя и предава на Комисията по образеца от приложение VIII.
2. Заверената декларация за разходи относно молбата за заключително плащане, посочена в член 40, параграф 1, буква а) от основния акт, се съставя и предава на Комисията по образеца от приложение IХ.
ГЛАВА 4
Докладване за нередности
Член 27
Начално докладване - дерогации
1. В съответствие с образците в приложения IV и V държавите-членки докладват на Комисията за всяка нередност, която е била обект на първоначално разкриване на нередности по административен или съдебен ред в доклада за напредък или в окончателния доклади за изпълнението на годишните програми.
Докладът включва:
а)
фонда, годишната програма и съответния проект;
б)
разпоредбата, която е нарушена;
в)
датата и източника на първоначалната информация, водеща до съмнението, че е допусната нередност;
г)
използваните практики при допускане на нередностите;
д)
където е целесъобразно, дали практиката дава основания за съмнения за измама;
е)
начина, по който са открити нередностите;
ж)
размера на вноската на Общността, за която се отнася.
Не е необходимо обаче да се докладват следните случаи, с изключение на такива със съмнение за измама:
а)
случаи, в които нередностите се отнасят до суми, по-малки от 10 000 EUR, за сметка на общия бюджет на Европейските общности;
б)
случаи, в които нередностите се състоят единствено от неизпълнение, изцяло или отчасти, на проект, включен в годишната програма поради несъстоятелност на крайния бенефициер;
в)
случаи, представени доброволно на вниманието на отговорния орган от крайния бенефициер преди откриването им от отговорния орган, било то преди или след изплащане на публичната вноска;
г)
случаи, констатирани и коригирани от отговорния орган преди изплащане на публичната вноска на крайния бенефициер и преди включването на съответните разходи в декларация за разходите, представена на Комисията.
2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:
а)
където е целесъобразно, другите участващи държави-членки и трети държави;
б)
периода, през който, или момента, в който са извършени нередностите;
в)
националните органи или служби, съставили официалния доклад относно нередността, и органите, отговорни за административния или съдебен последващ контрол;
г)
датата, на която е съставено първоначалното разкриване на нередности по административен или съдебен ред ;
д)
самоличността на участващите физически или юридически лица или на всички други участващи организации, с изключение на случаи, в които тази информация не е необходима за целите на борбата с нередностите, като се има предвид естеството на съответната нередност;
е)
общия бюджет и публичната вноска, одобрени за проекта, и разпределението на неговото съфинансиране между националната вноска и вноската на Общността;
ж)
размера на публичната вноска, засегната от нередността, и съответната вноска на Общността, поставена на риск;
з)
в случаи, когато не е извършено плащане на публична вноска, посочена в точка ж), на лицата или други идентифицирани организации, сумите, които биха били неправомерно платени, ако нередността не беше открита;
и)
временно преустановяване на плащанията, където е приложимо, и възможностите за възстановяване на сумите;
й)
естеството на нередовните разходи.
3. Когато част от информацията, посочена в параграф 2, по-специално относно използваните практики при допускане на нередността и относно начина, по който тя е открита, не е налична, държавите-членки осигуряват липсващата информация, доколкото това е възможно, при изпращане на последващите доклади относно нередностите на Комисията.
Член 28
Докладване на последващи действия - отказ на възстановяване
1. Държавите-членки информират Комисията, с позоваване на всички предишни доклади, съставени според член 27, относно въведените процедури по отношение на всички нередности, съобщени преди това, както и за значими промени, произтичащи от тях. Тази информация се дава в докладите за напредък или окончателните доклади относно изпълнението на годишните програми в съответствие с образците, дадени в приложения IV и V.
Докладът посочва сумите, които са, или се очаква да бъдат възстановени.
2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:
а)
всички временни мерки, взети от държавите-членки за опазване възстановяването на суми, платени неправомерно;
б)
всички съдебни или административни процедури, въведени с цел възстановяване на неправомерно изплатени суми и налагане на санкции;
в)
причините за евентуално прекратени производства за възстановяване на средства;
г)
причините за прекратяване на съдебно преследване.
Държавите-членки докладват на Комисията всички административни или съдебни решения, приключващи такива процедури, или главните точки от тях и излагат, по-специално, дали или не констатациите са такива, че съществува съмнение за измама.
Член 29
Контакти с държавите-членки
1. Комисията поддържа подходящи контакти със съответните държави-членки с цел допълване на предоставената информация относно нередностите, посочени в член 27, и относно процедурите, посочени в член 28, за възможностите за възстановяване.
2. Независимо от контактите, споменати в параграф 1, Комисията информира държавите-членки в случаи, когато естеството на нередността е такова, че подсказва, че идентични или подобни практики биха могли да се появят в други държави-членки.
Член 30
Използване на информация
1. Комисията може да използва всякаква информация от общ или оперативен характер, съобщена от държавите-членки в рамките на настоящото решение, за да провежда анализи на риска и може въз основа на получената информация да съставя доклади и разработва системи за ранно предупреждение, служещи за по-ефективно определяне на рисковете.
2. Комисията редовно информира съответните държави-членки за използването на информацията по параграф 1.
ГЛАВА 5
Информация и публичност
Член 31
Информация за потенциални крайни бенефициери
1. Отговорният орган гарантира, че ключовите показатели относно многогодишните и годишни програми са широко разпространени, с подробности относно съответните финансови вноски, и са представени на всички заинтересовани страни.
Въпреки това отговорният орган може да реши да запази поверителни условията за вътрешно управление, установени в многонационалната програма или в годишните програми, и всякаква друга информация относно изпълнение дейностите на Фонда с цел обществена сигурност.
2. Отговорният орган предоставя на потенциалните крайни бенефициери най-малко следната информация:
а)
условията за допустимост, които трябва да се изпълнят, за да бъдат избираеми за финансиране в рамките на годишната програма;
б)
описание на процедурите за разглеждане на заявленията за финансиране и на включените периоди от време;
в)
критериите за подбор на проектите за финансиране;
г)
лицата за контакти, които могат да предоставят информация относно годишните програми.
Освен това отговорният орган информира потенциалните крайни бенефициери за публикациите, предвидена в член 33, параграф 2, буква б).
Член 32
Информация за крайните бенефициери
Отговорният орган информира крайните бенефициери, че приемането на финансирането предполага също приемане на тяхното включване в списъка на крайните бенефициери, публикуван в съответствие с член 33, параграф 2, буква б).
Член 33
Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост
1. Отговорният орган следи дали мерките за информиране и публичност се изпълняват с цел най-широко покритие от медиите с използване на разнообразни форми и методи на комуникация на съответното териториално ниво.
2. Отговорният орган предприема следните минимални мерки за информиране и публичност:
а)
най-малко една информационна дейност на година, представяща към 2008 г. стартирането на многогодишната програма или постиженията на годишната/годишните програма/и;
б)
годишна публикация, най-малко на интернет страница, на списъка на крайните бенефициери, имената на проектите и размера на публичната вноска и на вноската на Общността, които са им предоставени. Лица, които принадлежат към целевите групи, посочени в член 7 от основния акт, не се назовават. Адресът на интернет страницата се съобщава на Комисията.
Член 34
Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост
1. Крайният бенефициер е отговорен за информиране на обществеността посредством мерки, установени в параграфи 2, 3 и 4 относно помощта, получена от фонда.
2. Крайният бенефициер поставя на видимо място значително по размери пано, не по-късно от три месеца след приключване на всеки проект, който отговаря на следните условия:
а)
общия принос на Общността за проекта надвишава 100 000 EUR; както и
б)
операцията се състои в закупуване на материален предмет или във финансиране на инфраструктура или строителни проекти.
На паното се изписват видът и наименованието на проекта. Освен това информацията, посочена в член 35, заема най-малко 25 % от паното.
3. Когато проектът получава финансиране в рамките на годишна програма, съфинансирана от фонда, крайният бенефициер гарантира тези, които участват в проекта, да бъдат информирани за това финансиране.
4. Всеки документ, включително сертификат за посещение или от друг вид, относно такива проекти включва информация, показваща, че проектът е съфинансиран от фонда.
Член 35
Технически характеристики на информацията и публичността за действието
Всички мерки за информиране и публичност, насочени към крайните бенефициери, потенциалните крайни бенефициери и широката общественост включват:
1.
Емблемата на Европейския съюз в съответствие с графичните стандарти, посочени в приложение Х, и позоваване на Европейския съюз.
2.
Позоваване на фонда.
3.
Изявление, избрано от отговорния орган, което подчертава добавената стойност на приноса на Общността.
За малки рекламни предмети или за рекламни предмети, свързани с два или повече от четирите фонда, точки 1 и 3 не се прилагат.
ГЛАВА 6
Лични данни
Член 36
Защита на личните данни
1. Държавите-членки и Комисията вземат всички необходими мерки за предотвратяване на всяко неразрешено оповестяване на, или на незаконен достъп до информацията, посочена в член 27, параграф 1, буква з) от основния акт, информацията, събрана от Комисията по време на нейните проверки на място, и информацията, посочена в глава 4.
2. Информацията, посочена в глава 4, не може да се изпраща до други лица, освен тези в държавите-членки или вътре в институциите на Общността, чиито задължения изискват те да имат достъп до нея, освен ако държавата-членка, предоставяща такава информация, не се е съгласила изрично за това.
ГЛАВА 7
Електронен обмен на документи
Член 37
Електронен обмен на документи
Освен надлежно подписаните хартиени версии на документите, посочени в глава 3, информацията се изпраща също, винаги когато това е възможно, чрез електронни носители.
Член 38
Компютърна система за обмен на документи
1. Ако Комисията разработи компютърна система за сигурен обмен на данни между Комисията и всяка държава-членка за изпълнение дейностите на фонда, държавите-членки се информират и по тяхно искане се включват в развитието на всяка такава компютърна система.
2. Комисията и определените органи заедно с органите, на които са били делегирани задачите, въвеждат документите, посочени в глава 3, в компютърната система, спомената в параграф 1.
3. Освен това държавите-членки могат да бъдат приканени доброволно да предоставят информацията, посочена в членове 27 и 28, като използват съществуващата специална система, управлявана от Комисията, за отчитане на нередностите, открити в рамките на структурните фондове.
4. Всички разходи за интерфейс между общата компютърна система и националните, регионалните и локални компютърни системи, и всички разходи за адаптиране на националните, регионалните и локални системи към техническите изисквания на общата система са допустими според член 17 на основния акт.
ЧАСТ III
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЕВРОПЕЙСКИЯ ФОНД ЗА ВРЪЩАНЕ
ГЛАВА 1
Правила за допустимост
Член 39
Правила за допустимост
1. Правилата съгласно приложение ХI се използват за определяне на допустимостта на разходите за дейности, финансирани в рамките на годишните програми, посочени в член 35, параграф 4 от основния акт.
2. Правилата са приложими за разходите, извършени от крайните бенефициери, и се прилагат mutatis mutandis за разходите, извършени от партньорите по проекта.
3. Държавите-членки могат да приложат национални правила за допустимост, които са по-строги от тези, изложени в настоящото решение.
Комисията е тази, която преценява дали приложимите национални правила за допустимост са в съответствие с това условие.
ЧАСТ IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 40
Адресати
Адресати на настоящото решение са Кралство Белгия, Република България, Чешката република, Федерална република Германия, Република Естония, Република Гърция, Кралство Испания, Френската република, Ирландия, Италианската република, Република Кипър, Република Латвия, Република Литва, Великото херцогство Люксембург, Република Унгария, Република Малта, Кралство Нидерландия, Република Австрия, Република Полша, Португалската република, Румъния, Република Словения, Словашката република, Република Финландия, Кралство Швеция и Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия.
Съставено в Брюксел на 5 март 2008 година.
DECISÃO DA COMISSÃO
de 5 de Março de 2008
que estabelece normas de execução da Decisão n.o 575/2007/CE do Parlamento Europeu e do Conselho que cria o Fundo Europeu de Regresso para o período de 2008 a 2013 no âmbito do programa geral «Solidariedade e Gestão dos Fluxos Migratórios», no que respeita aos sistemas de gestão e controlo dos Estados-Membros, às normas de gestão administrativa e financeira e à elegibilidade das despesas para projectos co-financiados pelo Fundo
[notificada com o número C(2008) 796]
(Apenas fazem fé os textos nas línguas alemã, búlgara, checa, eslovaca, eslovena, espanhola, estónia, finlandesa, francesa, grega, húngara, inglesa, italiana, letã, lituana, maltesa, neerlandesa, polaca, portuguesa, romena e sueca)
(2008/458/CE)
A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,
Tendo em conta a Decisão n.o 575/2007/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de Maio de 2007, que cria o Fundo Europeu de Regresso para o período de 2008 a 2013 no âmbito do programa geral «Solidariedade e Gestão dos Fluxos Migratórios» (1), nomeadamente o artigo 23.o, o n.o 5 do artigo 31.o, o n.o 6 do artigo 33.o e o n.o 4 do artigo 35.o,
Considerando o seguinte:
(1)
É necessário estabelecer as condições para a execução de acções pelos Estados-Membros no âmbito do Fundo, identificando em especial as circunstâncias em que a autoridade responsável pode executar projectos de forma directa. Devem ser estabelecidas também regras referentes às autoridades delegadas.
(2)
É necessário identificar a lista de procedimentos e/ou práticas que as várias autoridades designadas devem instituir e seguir para a utilização do Fundo.
(3)
É necessário fixar os deveres das autoridades responsáveis face aos beneficiários finais na fase que conduz à selecção e aprovação dos projectos a financiar e quanto aos aspectos que devem ser abrangidos pela verificação das despesas declaradas pelo beneficiário final e/ou pelos parceiros do projecto, incluindo verificações administrativas dos pedidos de reembolso e verificações in loco de projectos individuais.
(4)
Para garantir que as despesas efectuadas no âmbito dos programas anuais sejam devidamente controladas, é necessário definir os critérios que as auditorias devem seguir para apreciar a sua regularidade.
(5)
As auditorias de projectos e de sistemas são efectuadas sob a responsabilidade da autoridade de auditoria. A fim de garantir que as auditorias tenham o alcance e a eficácia pretendidos e sejam realizadas de acordo com critérios uniformes em todos os Estados-Membros, é necessário especificar as condições que as mesmas devem respeitar, incluindo o método de amostragem.
(6)
Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão, juntamente com o respectivo programa anual, uma descrição dos seus sistemas de gestão e controlo. Uma vez que este documento constitui um dos principais elementos em que a Comissão se baseia, no contexto da gestão partilhada do orçamento comunitário, para se certificar de que a assistência financeira em causa é utilizada pelos Estados-Membros segundo as regras e os princípios aplicáveis necessários à salvaguarda dos interesses financeiros da Comunidade, é necessário especificar as informações que dele devem constar.
(7)
Para harmonizar as normas de programação, na sequência da utilização do Fundo, da auditoria e da certificação das despesas, é necessário definir com clareza o conteúdo do programa plurianual, do programa anual, do relatório intercalar, do relatório final, dos pedidos de pagamentos e ainda da estratégia de auditoria, do relatório de auditoria anual, da declaração de validade e da certificação das despesas.
(8)
Uma vez que os Estados-Membros devem participar as irregularidades, controlá-las e recuperar os montantes indevidamente pagos no âmbito do financiamento através do Fundo, é necessário precisar quais os requisitos dos dados a enviar à Comissão.
(9)
A experiência mostrou que os cidadãos da União Europeia não estão suficientemente sensibilizados para o papel desempenhado pela Comunidade nos programas de financiamento. Por conseguinte, é conveniente especificar as acções de informação e publicidade necessárias para suprir esta lacuna no domínio da comunicação e da informação.
(10)
Para garantir que as informações acerca das eventuais oportunidades de financiamento sejam amplamente divulgadas a todos os interessados e para uma maior transparência, devem ser definidas as acções mínimas necessárias para informar os beneficiários finais potenciais sobre as oportunidades de financiamento oferecidas conjuntamente pela Comunidade e pelos Estados-Membros através do Fundo. Para aumentar a transparência no que respeita à utilização do Fundo, deve ser publicada a lista de beneficiários finais, as designações dos projectos e o montante do financiamento público atribuído aos projectos.
(11)
À luz da Directiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de Outubro de 1995, relativa à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (2) e do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de Dezembro de 2000, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (3) é necessário estabelecer, relativamente às acções de informação e publicidade e aos trabalhos de auditoria realizados em conformidade com a presente decisão, que a Comissão e os Estados-Membros devem evitar qualquer divulgação ou disponibilização não autorizada de dados pessoais e especificar para que fim a Comissão e os Estados-Membros podem processar esses dados.
(12)
O recurso a meios electrónicos para o intercâmbio de informações e dados financeiros entre os Estados-Membros e a Comissão representa simplificação, maior eficiência, transparência e celeridade. A fim de tirar pleno partido destas vantagens preservando a segurança dos intercâmbios, a Comissão poderá criar um sistema informático comum.
(13)
A fim de garantir uma utilização eficaz do Fundo nos Estados-Membros, segundo os princípios da boa gestão financeira, deve ser adoptado um conjunto de regras comuns relativas à elegibilidade das despesas do Fundo. A fim de reduzir os encargos administrativos dos beneficiários finais e das autoridades designadas, devem ser elegíveis em certas condições taxas fixas para os custos indirectos.
(14)
Nos termos do artigo 3.o do Protocolo relativo à posição do Reino Unido e da Irlanda, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, uma vez que o acto de base vincula o Reino Unido, este fica também vinculado pela presente decisão.
(15)
Nos termos do artigo 3.o do Protocolo relativo à posição do Reino Unido e da Irlanda, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, uma vez que o acto de base vincula a Irlanda, esta fica também vinculada pela presente decisão.
(16)
Nos termos do artigo 2.o do Protocolo relativo à posição da Dinamarca, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, a Dinamarca não fica vinculada pela presente decisão nem sujeita à sua aplicação.
(17)
As medidas previstas na presente decisão estão em conformidade com o parecer do Comité de Gestão do Fundo,
ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:
ÍNDICE
Parte I
Introdução
Capítulo I
Objecto e definições
Artigo 1.o
Objecto
Artigo 2.o
Definições
Parte II
Disposições comuns aos quatro Fundos
Capítulo 1
Autoridades designadas
Artigo 3.o
Autoridades comuns
Artigo 4.o
Autoridade delegada
Artigo 5.o
Externalização de tarefas
Capítulo 2
Sistemas de gestão e controlo
Artigo 6.o
Manual de procedimentos
Artigo 7.o
Utilização do Fundo pela autoridade responsável
Artigo 8.o
Condições de actuação da autoridade responsável como organismo de execução
Artigo 9.o
Procedimento de selecção e atribuição nos casos em que a autoridade responsável actua como entidade adjudicante
Artigo 10.o
Acordos de subvenção com os beneficiários finais nos casos em que a autoridade responsável actua como entidade adjudicante
Artigo 11.o
Contratos de execução
Artigo 12.o
Determinação da contribuição final da Comunidade
Artigo 13.o
Assistência técnica
Artigo 14.o
Despesas de assistência técnica no caso de uma autoridade comum
Artigo 15.o
Verificações da autoridade responsável
Artigo 16.o
Pista de auditoria
Artigo 17.o
Auditorias de sistemas e auditorias de projectos
Artigo 18.o
Verificações da autoridade de certificação
Capítulo 3
Informações a fornecer relativas à utilização do Fundo
Artigo 19.o
Princípio da proporcionalidade
Artigo 20.o
Descrição dos sistemas de gestão e controlo
Artigo 21.o
Revisão da descrição dos sistemas de gestão e controlo
Artigo 22.o
Documentos de programação
Artigo 23.o
Revisão da repartição financeira nos programas anuais
Artigo 24.o
Relatórios intercalares e finais sobre a execução de programas anuais
Artigo 25.o
Documentos emitidos pela autoridade de auditoria
Artigo 26.o
Documentos emitidos pela autoridade de certificação
Capítulo 4
Participação de irregularidades
Artigo 27.o
Participação inicial - excepções
Artigo 28.o
Comunicação das acções de acompanhamento - Não recuperação
Artigo 29.o
Contactos com os Estados-Membros
Artigo 30.o
Utilização das informações
Capítulo 5
Informação e publicidade
Artigo 31.o
Informações a fornecer aos beneficiários finais potenciais
Artigo 32.o
Informações a fornecer aos beneficiários finais
Artigo 33.o
Funções da autoridade responsável em matéria de informação e publicidade dirigidas ao público
Artigo 34.o
Funções dos beneficiários finais em matéria de informação e publicidade dirigidas ao público
Artigo 35.o
Características técnicas das acções de informação e publicidade da operação
Capítulo 6
Dados pessoais
Artigo 36.o
Protecção de dados pessoais
Capítulo 7
Intercâmbio electrónico de documentos
Artigo 37.o
Intercâmbio electrónico de documentos
Artigo 38.o
Sistema informático para o intercâmbio de documentos
Parte III
Disposições específicas do Fundo Europeu de Regresso
Capítulo 1
Regras de elegibilidade
Artigo 39.o
Regras de elegibilidade
Parte IV
Disposições finais
Artigo 40.o
Destinatários
ANEXOS
PARTE I
INTRODUÇÃO
CAPÍTULO I
Objecto e definições
Artigo 1.o
Objecto
1. A presente decisão estabelece regras para a utilização do Fundo no que se refere a:
a)
Autoridades designadas;
b)
Sistemas de gestão e controlo;
c)
Informações a fornecer pelos Estados-Membros à Comissão sobre a utilização do Fundo;
d)
Participação de irregularidades;
e)
Informação e publicidade;
f)
Dados pessoais;
g)
Intercâmbio electrónico de documentos.
2. As disposições que se seguem são aplicáveis sem prejuízo do disposto no Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 do Conselho, de 11 de Novembro de 1996, relativo às inspecções e verificações no local efectuadas pela Comissão para proteger os interesses financeiros das Comunidades Europeias contra a fraude e outras irregularidades (4).
Artigo 2.o
Definições
Para efeitos da presente decisão, entende-se por:
-
«acto de base»: Decisão n.o 575/2007/CE;
-
«Fundo»: o Fundo Europeu de Regresso, instituído pelo acto de base;
-
«quatro Fundos»: o Fundo Europeu para os Refugiados, o Fundo para as Fronteiras Externas, o Fundo Europeu de Regresso e o Fundo Europeu para a Integração de Nacionais de Países Terceiros, instituídos pelas Decisões n.os 573/2007/CE (5), 574/2007/CE (6) e 575/2007/CE do Parlamento Europeu e do Conselho e pela Decisão 2007/435/CE do Conselho (7) no âmbito do programa geral «Solidariedade e Gestão dos Fluxos Migratórios»;
-
«autoridade responsável»: o organismo designado por um Estado-Membro nos termos do n.o 1, alínea a), do artigo 25.o do acto de base;
-
«autoridade de certificação»: o organismo designado por um Estado-Membro nos termos do n.o 1, alínea b), do artigo 25.o do acto de base;
-
«autoridade de auditoria»: o organismo designado por um Estado-Membro nos termos do n.o 1, alínea c), do artigo 25.o do acto de base;
-
«autoridade delegada»: o organismo designado por um Estado-Membro nos termos do n.o 1, alínea d), do artigo 25.o do acto de base;
-
«autoridades designadas»: todas as autoridades designadas por um Estado-Membro nos termos do artigo 25.o do acto de base;
-
«acção»: acção realizada no âmbito do Fundo, tal como definida no artigo 4.o do acto de base;
-
«projecto»: meios específicos e práticos utilizados para a execução parcial ou integral de uma acção pelos beneficiários finais de subvenções;
-
«beneficiário final»: a entidade jurídica responsável pela execução de projectos, designadamente ONG, autoridades federais, nacionais, regionais ou locais, outros organismos sem fins lucrativos, empresas públicas ou privadas ou organizações internacionais;
-
«parceiro do projecto»: qualquer entidade jurídica que executa um projecto em cooperação com um beneficiário final, fornecendo recursos e recebendo parte da contribuição comunitária através do beneficiário final;
-
«orientações estratégicas»: o quadro de intervenção por intermédio do Fundo, adoptado pela Decisão 2007/837/CE da Comissão (8);
-
«prioridade»: conjunto de acções definido como prioritário nas orientações estratégicas;
-
«prioridade específica»: conjunto de acções definido como prioridade específica nas orientações estratégicas, permitindo o co-financiamento a uma taxa mais elevada, em conformidade com o n.o 4 do artigo 15.o do acto de base;
-
«primeiro auto administrativo ou judicial»: primeira apreciação escrita de uma autoridade competente, administrativa ou judicial, que conclua, com base em factos concretos, da existência de uma irregularidade, sem prejuízo da possibilidade de tal conclusão vir a ser revista ou retirada posteriormente no decurso do processo administrativo ou judicial;
-
«irregularidade»: qualquer violação de uma disposição de direito comunitário que resulte de acto ou omissão de um agente económico que tenha ou possa ter por efeito lesar o orçamento geral da União Europeia através da imputação de uma despesa indevida ao orçamento geral;
-
«suspeita de fraude»: uma irregularidade que dá lugar ao início de um processo administrativo ou judicial a nível nacional para determinar a existência de um comportamento intencional, nomeadamente de uma fraude, tal como definido no n.o 1, alínea a), do artigo 1.o da Convenção estabelecida com base no artigo K.3 do Tratado da União Europeia, relativa à protecção dos interesses financeiros das Comunidades Europeias (9);
-
«falência»: o processo de insolvência na acepção da alínea a) do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 1346/2000 do Conselho (10);
-
«acordo de subvenção»: um acordo, ou instrumento legal semelhante, com base no qual os Estados-Membros concedem subvenções aos beneficiários finais para efeitos de execução de projectos no âmbito do Fundo.
PARTE II
DISPOSIÇÕES COMUNS AOS QUATRO FUNDOS
CAPÍTULO 1
Autoridades designadas
Artigo 3.o
Autoridades comuns
Os Estados-Membros podem designar a mesma autoridade responsável, a mesma autoridade de auditoria ou a mesma autoridade de certificação para dois ou mais dos quatro Fundos.
Artigo 4.o
Autoridade delegada
1. Qualquer delegação de tarefas deve respeitar o princípio da boa gestão financeira, que implica um controlo interno eficaz e eficiente, e o princípio da não discriminação e deve garantir a visibilidade do financiamento comunitário. As tarefas de execução delegadas não podem suscitar conflitos de interesses.
2. O âmbito das tarefas delegadas pela autoridade responsável à autoridade delegada e a especificação dos procedimentos de execução das tarefas delegadas devem ser consignadas formalmente por escrito.
O acto de delegação deve incluir, pelo menos:
a)
As referências à legislação comunitária aplicável;
b)
As tarefas confiadas à autoridade delegada;
c)
Os direitos e deveres da autoridade delegada e as responsabilidades por ela assumidas;
d)
O dever de a autoridade delegada criar e manter uma estrutura organizativa e um sistema de gestão e controlo adaptados à execução das respectivas tarefas;
e)
A garantia a prestar relativamente à boa gestão financeira e à legalidade e regularidade das tarefas delegadas.
3. A actividade de comunicação com a Comissão, referida no n.o 1, alínea a), do artigo 25.o do acto de base não pode ser delegada. A autoridade delegada deve comunicar com a Comissão através da autoridade responsável.
4. Se a autoridade delegada não fizer parte da administração pública ou não for um organismo de direito privado a que o Estado-Membro tenha confiado uma missão de serviço público, a autoridade responsável não pode delegar nessa autoridade quaisquer poderes executivos que impliquem uma ampla margem de discricionariedade no que toca a escolhas políticas.
5. A delegação de tarefas nas autoridades delegadas não afecta a responsabilidade da autoridade responsável, que continuará a responder pelas tarefas que tiver delegado.
6. Se a autoridade responsável delegar tarefas à autoridade delegada, todas as disposições da presente decisão relativas à autoridade responsável são aplicáveis mutatis mutandis à autoridade delegada.
Artigo 5.o
Externalização de tarefas
As autoridades designadas podem externalizar algumas das suas tarefas, mas continuam a ser responsáveis pelas tarefas externalizadas, segundo as responsabilidades definidas nos artigos 27.o, 29.o e 30.o do acto de base.
CAPÍTULO 2
Sistemas de gestão e controlo
Artigo 6.o
Manual de procedimentos
Nos termos do n.o 2 do artigo 31.o do acto de base e tendo em conta o princípio da proporcionalidade, os Estados-Membros devem elaborar um manual que descreva os procedimentos e as práticas a seguir no que se refere ao seguinte:
a)
Funcionamento das autoridades designadas;
b)
Práticas que garantem a separação adequada de funções;
c)
Se for o caso, controlo das autoridades delegadas e de outras tarefas externalizadas;
d)
Elaboração de programas plurianuais e anuais;
e)
Elaboração da estratégia de auditoria e dos planos anuais de auditoria;
f)
Selecção de projectos, atribuição de subvenções e controlo e gestão financeira dos projectos;
g)
Gestão de irregularidades, correcções financeiras e recuperações;
h)
Preparação e execução das missões de auditoria;
i)
Preparação de relatórios e declarações de auditoria;
j)
Certificação das despesas;
k)
Avaliação do programa;
l)
Envio de informações à Comissão;
m)
Pista de auditoria.
Artigo 7.o
Utilização do Fundo pela autoridade responsável
1. Para a utilização do Fundo, a autoridade responsável pode actuar como entidade adjudicante e/ou como organismo de execução.
2. A autoridade responsável actua como entidade adjudicante nos casos em que, em geral, executa os projectos com base em convites anuais à apresentação de propostas.
Nem a autoridade responsável nem qualquer autoridade delegada podem participar nestes convites à apresentação de propostas.
Em casos devidamente justificados, incluindo a prossecução de projectos plurianuais previstos no n.o 6 do artigo 15.o do acto de base que tenham sido seleccionados no âmbito de um convite à apresentação de propostas anterior ou em situações de emergência, as subvenções podem ser atribuídas sem convite à apresentação de propostas.
3. A autoridade responsável actua como organismo de execução nos casos em que optar pela execução directa dos projectos, sempre que as características desses projectos não permitam outra opção devido a situações de monopólio de jure ou por motivos de segurança. Nestes casos, as regras relativas ao beneficiário final são aplicáveis mutatis mutandis à autoridade responsável.
Artigo 8.o
Condições de actuação da autoridade responsável como organismo de execução
1. Os motivos que levaram a autoridade responsável a actuar como organismo de execução de determinados projectos devem ser identificados e comunicados à Comissão no âmbito do programa anual em questão.
2. Ao executar os projectos, a autoridade responsável deve respeitar o princípio de custo-eficácia e prevenir conflitos de interesses.
3. A autoridade responsável pode executar os projectos identificados de acordo com o n.o 3 do artigo 7.o directamente e/ou em associação com qualquer autoridade nacional competente devido à sua especialização técnica, ao seu nível de especialização ou aos seus poderes administrativos. As principais autoridades nacionais que participem na execução devem ser identificadas no programa anual em questão.
4. A decisão administrativa de co-financiar um projecto no âmbito do Fundo deve conter as informações necessárias para controlar os produtos e serviços co-financiados e verificar as despesas efectuadas. Todas as normas aplicáveis aos acordos de subvenção fixadas no n.o 2 do artigo 10.o devem ser especificadas numa forma equivalente a um instrumento legal.
5. O relatório final sobre a execução do programa anual deve incluir informações sobre os procedimentos e práticas aplicados para garantir a separação adequada de funções, o controlo efectivo e a protecção satisfatória dos interesses financeiros das Comunidades Europeias, juntamente com explicações sobre o modo como foram evitados os conflitos de interesses.
6. Nos casos em que a autoridade responsável seja, em princípio, o organismo de execução habitual de projectos co-financiados pelo Fundo:
a)
A autoridade de auditoria não deve fazer parte do mesmo organismo, excepto se a sua imparcialidade for garantida e for responsável perante outro organismo exterior ao organismo do qual, juntamente com a autoridade responsável, faz parte;
b)
As tarefas da autoridade responsável, previstas no artigo 27.o do acto de base, não são afectadas nos casos em que a autoridade responsável execute também directamente os projectos.
7. Nos casos em que seja provável que o organismo de execução de projectos co-financiados pelo Fundo seja uma autoridade delegada, esta não pode ser o único beneficiário final das dotações cuja gestão se delega.
Artigo 9.o
Procedimento de selecção e atribuição nos casos em que a autoridade responsável actua como entidade adjudicante
1. Os convites à apresentação de propostas referidos no n.o 2 do artigo 7.o devem ser publicados de modo a garantir a máxima publicidade entre os potenciais beneficiários. Qualquer alteração ao conteúdo do convite à apresentação de propostas deve ser publicada nas mesmas condições.
Os anúncios de concurso devem especificar:
a)
Os objectivos;
b)
Os critérios de selecção, que devem respeitar o n.o 5 do artigo 15.o do acto de base, e os documentos de apoio relevantes;
c)
As modalidades de financiamento comunitário e, se for o caso, de financiamento nacional;
d)
As modalidades e o prazo de apresentação de propostas.
2. Para efeitos da selecção dos projectos e da atribuição das subvenções, a autoridade responsável deve garantir que os beneficiários potenciais sejam informados das seguintes condições específicas relativas aos projectos a executar:
a)
Regras de elegibilidade das despesas;
b)
Prazos de execução; e
c)
Informações financeiras e outras a conservar e comunicar.
Antes de tomar a decisão de atribuição, a autoridade responsável deve certificar-se de que o beneficiário final e/ou os parceiros do projecto têm capacidade para respeitar as referidas condições.
3. A autoridade responsável deve garantir que os projectos que recebem subvenções foram submetidos a uma análise formal, técnica e orçamental e a uma avaliação qualitativa segundo os critérios indicados no convite à apresentação de propostas. Os motivos da rejeição dos outros projectos devem ser registados.
4. Os Estados-Membros devem determinar os serviços competentes para a atribuição e garantir que os conflitos de interesses são evitados em todos os casos e, em especial, se os candidatos forem organismos nacionais.
5. A decisão de atribuição deve indicar, pelo menos, o nome do beneficiário final e/ou dos parceiros do projecto, os elementos essenciais do projecto e os seus objectivos operacionais, o montante máximo de co-financiamento do Fundo e a taxa máxima de co-financiamento dos custos elegíveis totais.
6. Cada candidato deve receber informações por escrito sobre os resultados do procedimento de selecção, incluindo uma explicação das decisões tomadas. Se a legislação nacional o impuser, deve ser referido o procedimento de revisão aplicável.
Artigo 10.o
Acordos de subvenção com os beneficiários finais nos casos em que a autoridade responsável actua como entidade adjudicante
1. A autoridade responsável deve estabelecer procedimentos de gestão de projectos circunstanciados que abranjam, entre outros:
a)
A celebração de acordos de subvenção com os beneficiários finais seleccionados;
b)
O seguimento dos acordos e suas eventuais alterações, estabelecendo um sistema de acompanhamento administrativo dos projectos (troca de correspondência, aprovação e acompanhamento de alterações, cartas de insistência, recepção e tratamento de relatórios, etc.).
2. Os acordos de subvenção devem fixar, entre outros:
a)
O montante máximo da subvenção;
b)
A percentagem máxima da contribuição da Comunidade, nos termos do n.o 4 do artigo 15.o do acto de base;
c)
Uma descrição pormenorizada e o calendário do projecto financiado;
d)
Se aplicável, a parte das tarefas e respectivos custos que o beneficiário final tenciona subcontratar a terceiros;
e)
O orçamento previsional acordado e o plano de financiamento do projecto, incluindo a percentagem fixa de custos indirectos prevista no anexo XI relativo às regras de elegibilidade das despesas;
f)
O calendário e as disposições de execução do acordo (obrigações em matéria de apresentação de relatórios, alterações e termo);
g)
Os objectivos operacionais do projecto e os indicadores a utilizar;
h)
A definição dos custos elegíveis;
i)
As condições de pagamento da subvenção e os requisitos de contabilidade;
j)
As condições relativas à pista de auditoria;
k)
As disposições aplicáveis em matéria de protecção de dados;
l)
As disposições aplicáveis em matéria de publicidade.
3. Se for o caso, os beneficiários finais devem garantir que os parceiros do projecto estão sujeitos às mesmas obrigações que eles próprios. Os parceiros assumem a sua responsabilidade perante o beneficiário final, que será sempre o responsável final pelo cumprimento dos termos do contrato, em nome próprio e dos parceiros do projecto.
Os beneficiários finais devem conservar cópias certificadas dos documentos contabilísticos comprovativos das receitas e despesas efectuadas pelos parceiros relativamente ao projecto em questão.
4. Os acordos de subvenção devem prever expressamente o exercício dos poderes de controlo da Comissão e do Tribunal de Contas, com base em documentos e in loco, sobre todos os beneficiários finais, parceiros do projecto e subcontratantes.
Artigo 11.o
Contratos de execução
Sem prejuízo das regras comunitárias e nacionais aplicáveis em matéria de contratos públicos, os acordos de subvenção devem estabelecer que, na execução de projectos, os beneficiários finais e/ou os parceiros do projecto devem adjudicar os contratos, na sequência de um concurso, à proposta que ofereça a melhor relação custo-eficácia e que foram tomadas as medidas necessárias para evitar conflitos de interesses. No entanto, sem prejuízo das regras comunitárias e nacionais aplicáveis em matéria de contratos públicos, os contratos de valor inferior a 5 000 EUR podem ser adjudicados com base numa proposta única, sem a realização de concurso.
Artigo 12.o
Determinação da contribuição final da Comunidade
Para efeitos de cálculo do pagamento final ao beneficiário final, a contribuição comunitária total para cada projecto deve ser o mais baixo dos três montantes seguintes:
a)
Montante máximo indicado no acordo de subvenção;
b)
Co-financiamento máximo resultante da multiplicação dos custos elegíveis totais do projecto em causa pela percentagem fixada no n.o 4 do artigo 15.o (ou seja, 50 % ou 75 %); e
c)
Montante resultante da aplicação do princípio do não-lucro, previsto no ponto I.3.3 do anexo XI.
Artigo 13.o
Assistência técnica
1. A assistência técnica por iniciativa da Comissão, prevista no artigo 16.o do acto de base, pode ser financiada até 100 % pelo Fundo.
2. A assistência técnica por iniciativa da Comissão, prevista no artigo 17.o do acto de base, pode ser financiada até 100 % pelo Fundo.
3. A assistência técnica por iniciativa da Comissão ou dos Estados-Membros pode revestir a forma de contrato público, honorários de especialistas e/ou quaisquer despesas administrativas sujeitas às regras de elegibilidade constantes do capítulo 1 da parte III.
Artigo 14.o
Despesas de assistência técnica no caso de uma autoridade comum
1. Se uma ou mais autoridades designadas são comuns a dois ou mais dos quatro Fundos, as dotações para as despesas de assistência técnica relativas a cada um dos programas anuais em questão podem ser agregadas parcial ou integralmente.
2. As despesas de assistência técnica devem ser repartidas entre os Fundos em causa, de preferência com base numa fórmula simples e representativa de repartição. A aplicação da fórmula não deve implicar o aumento do montante máximo das despesas de assistência técnica de cada programa anual em questão.
Artigo 15.o
Verificações da autoridade responsável
1. As verificações a realizar pela autoridade responsável, ou sob a sua responsabilidade, nos termos do n.o 1, alínea g), do artigo 27.o do acto de base devem cobrir os aspectos administrativos, financeiros, técnicos e materiais dos projectos, consoante o caso.
As verificações devem garantir que as despesas declaradas são reais e justificadas em relação ao objectivo do projecto, que os projectos subvencionados foram concluídos em conformidade com os acordos de subvenção, que a contribuição da Comunidade respeita as regras, sobretudo as que se referem à estrutura do financiamento prevista no artigo 15.o do acto de base, que os pedidos de reembolso do beneficiário final são correctos e que os projectos e as despesas observam as regras comunitárias e nacionais e evitam o duplo financiamento de despesas através de outros regimes comunitários ou nacionais e de outros períodos de programação.
Além disso, as verificações devem incluir:
a)
Verificações administrativas e financeiras de cada pedido de reembolso enviado pelos beneficiários finais;
b)
Verificações, pelo menos com base numa amostra representativa dos documentos comprovativos que abranjam todas as rubricas do orçamento anexado ao acordo de subvenção, da relevância, regularidade e elegibilidade das despesas, receitas e custos cobertos por receitas afectadas declarados pelos beneficiários finais;
c)
Verificações in loco de projectos individuais, pelo menos com base numa amostra que represente uma variedade adequada de tipos e dimensões de projectos e tendo em conta eventuais factores de risco já identificados, a fim de obter garantias razoáveis quanto à legalidade e regularidade das operações subjacentes, tendo em conta o nível de risco identificado pela autoridade responsável.
As verificações previstas nas alíneas a) e b) não terão de ser efectuadas se o beneficiário final for obrigado a fornecer um certificado de auditoria de um auditor independente que abranja todos os aspectos referidos nas alíneas a) e b).
2. Devem ser conservados registos de todas as verificações efectuadas, dos quais constem os trabalhos efectuados, a data, os resultados e as medidas de reacção às irregularidades detectadas. A autoridade responsável deve garantir que todos os documentos comprovativos respeitantes às verificações efectuadas se mantenham à disposição da Comissão e do Tribunal de Contas por um período de cinco anos após a conclusão do projecto. Este prazo é suspenso em caso de acções judiciais ou mediante pedido fundamentado da Comissão.
3. Nos casos em que a autoridade responsável actue como organismo de execução no âmbito do programa anual, nos termos do n.o 3 do artigo 7.o, as verificações referidas no n.o 1 devem ser efectuadas segundo o princípio da separação adequada de funções.
Artigo 16.o
Pista de auditoria
1. Para efeitos do n.o 1, alínea k), do artigo 27.o do acto de base, uma pista de auditoria é considerada adequada se satisfizer os seguintes critérios:
a)
Permite conciliar os montantes certificados transmitidos à Comissão com os registos contabilísticos circunstanciados e documentos comprovativos conservados pela autoridade de certificação, pela autoridade responsável, pelas autoridades delegadas e pelos beneficiários finais relativos a projectos co-financiados no âmbito do Fundo;
b)
Permite a verificação do pagamento da contribuição pública ao beneficiário final, da repartição e transferência do financiamento comunitário concedido no âmbito do Fundo e das fontes de co-financiamento do projecto;
c)
Permite verificar a aplicação dos critérios de selecção fixados para o programa anual;
d)
Contém, em relação a cada projecto, e se tal se justificar, as especificações técnicas e o plano de financiamento, os documentos relativos à aprovação da subvenção e aos procedimentos de adjudicação de contratos públicos, bem como os relatórios sobre as verificações e auditorias efectuadas.
2. A autoridade responsável deve certificar-se de que é conservado um registo do local em que se encontram todos os documentos relativos a pagamentos específicos efectuados no âmbito do Fundo.
Artigo 17.o
Auditorias de sistemas e auditorias de projectos
1. As auditorias referidas no n.o 1, alíneas a) e b), do artigo 30.o do acto de base devem ser efectuadas segundo os sistemas de gestão e controlo estabelecidos pelos Estados-Membros e com base numa amostra de projectos seleccionados através de um método aprovado pela autoridade de auditoria.
O método de amostragem deve:
a)
Incluir projectos de natureza e dimensão suficientemente variadas;
b)
Ter em conta eventuais factores de risco identificados pelos controlos nacionais ou comunitários e os aspectos referentes ao custo-benefício das verificações.
A amostra deve incluir também projectos executados pela autoridade responsável actuando como organismo de execução, pelo menos numa base proporcional.
O método utilizado para escolher a amostra deve ser documentado.
2. A auditoria dos sistemas de gestão e controlo deve abranger cada um dos seguintes elementos pelo menos uma vez antes de 2013: programação, delegação de tarefas, selecção e atribuição, controlo de projectos, pagamentos, certificação de despesas, envio de relatórios à Comissão, detecção e tratamento de potenciais irregularidades e avaliação dos programas.
3. As auditorias de projectos devem ser realizadas in loco, com base em documentos e registos conservados pelo beneficiário final e/ou pelos parceiros do projecto. As auditorias devem verificar que:
a)
O projecto satisfaz os critérios de selecção do programa anual, foi executado em conformidade com o acordo de subvenção e observa todas as condições aplicáveis relativamente à sua funcionalidade e utilização ou aos objectivos a alcançar;
b)
As despesas declaradas correspondem aos registos contabilísticos e documentos comprovativos conservados pelo beneficiário final e/ou pelos parceiros do projecto e aos registos correspondentes aos documentos comprovativos conservados pela autoridade responsável ou por qualquer organismo delegado;
c)
As rubricas de despesa satisfazem os requisitos de elegibilidade fixados no anexo XI, os requisitos especificados durante o procedimento nacional de selecção, cumprem as cláusulas do acordo de subvenção, correspondem aos trabalhos efectivamente realizados e, se for o caso, cumprem outras normas comunitárias ou nacionais;
d)
A utilização ou a utilização prevista do projecto se coaduna com os objectivos, acções ou medidas previstos nos artigos 2.o, 3.o, 4.o, 5.o e 17.o do acto de base e, se for o caso, cobre a população-alvo;
e)
A contribuição pública ou privada foi paga ao beneficiário final nos termos do n.o 2 do artigo 15.o do acto de base;
f)
Existe uma pista de auditoria adequada;
g)
Não existem conflitos de interesses e foi conseguida uma boa relação custo-eficácia, em especial nos casos em que a autoridade responsável actuar como organismo de execução do projecto.
4. Só as despesas do âmbito da auditoria realizada nos termos do n.o 3 contam para o montante das despesas verificadas para efeitos do n.o 1, alínea b), do artigo 30.o do acto de base. Se a auditoria for realizada antes da conclusão do projecto, só as despesas efectivamente verificadas são tidas em conta para calcular a taxa de cobertura.
5. Se os problemas detectados tiverem um carácter sistémico e, por conseguinte, implicarem um risco para outros projectos, a autoridade de auditoria deve garantir que seja realizada uma análise mais aprofundada, incluindo auditorias complementares, se necessário, por forma a determinar a dimensão desses problemas. As autoridades responsáveis devem tomar as medidas preventivas e de correcção necessárias.
6. A autoridade de auditoria deve tirar conclusões com base nos resultados das auditorias às despesas declaradas à Comissão e comunicá-las a esta instituição no relatório anual de auditoria. Nos programas anuais em que a margem de erro seja superior ao nível de materialidade de 2 % da contribuição comunitária, a autoridade de auditoria deve analisar o significado do erro e tomar as medidas necessárias, incluindo a formulação de recomendações adequadas, que devem ser comunicadas, pelo menos, no relatório anual de auditoria.
Artigo 18.o
Verificações da autoridade de certificação
1. Nos casos em que a autoridade de auditoria emitir um parecer com reservas ou um parecer negativo quanto ao funcionamento do sistema de gestão e controlo, a autoridade de certificação deve verificar que esta informação foi enviada à Comissão. Deverá também garantir que a autoridade responsável aplique um plano de acção destinado a repor os sistemas de gestão e controlo devidamente em funcionamento e a avaliar o impacto do funcionamento incorrecto sobre a declaração de despesas.
2. Se o pedido de pagamento ou a declaração de reembolso não forem validados pela autoridade de auditoria antes da conclusão do relatório final sobre a execução do programa anual, a autoridade de certificação deve garantir que sejam elaborados sem demora o pedido de pagamento ou a declaração de reembolso elaborados de forma correcta.
CAPÍTULO 3
Informações a fornecer relativas à utilização do Fundo
Artigo 19.o
Princípio da proporcionalidade
1. Nos termos do n.o 2 do artigo 10.o do acto de base, a quantidade de informações disponíveis num Estado-Membro sobre a utilização do Fundo transmitida à Comissão nos documentos referidos no presente capítulo pode ser proporcional ao montante da contribuição comunitária atribuída ao Estado-Membro em causa e, se necessário, as informações podem ser fornecidas de forma resumida.
2. No entanto, se a Comissão o solicitar, os Estados-Membros devem enviar-lhe informações mais exaustivas. A Comissão pode solicitar estas informações se estas se afigurarem necessárias para poder cumprir cabalmente os deveres que lhe incumbem por força do acto de base e do Regulamento Financeiro.
Artigo 20.o
Descrição dos sistemas de gestão e controlo
1. A descrição dos sistemas de gestão e controlo referidos no n.o 4 do artigo 31.o e no n.o 2 do artigo 32.o do acto de base deve ser apresentada segundo o modelo do anexo I.
2. A autoridade responsável deve validar a descrição dos sistemas aplicados por qualquer autoridade delegada. Cada uma das autoridades designadas deve confirmar a exactidão da descrição dos sistemas de gestão e controlo que aplicam. Além disso, a autoridade de auditoria deve também confirmar que a descrição é completa.
3. Ao proceder à análise da descrição, a Comissão pode solicitar esclarecimentos e propor medidas destinadas a dar cumprimento ao disposto no acto de base. Se necessário, os funcionários da Comissão ou seus representantes autorizados efectuarão visitas in loco.
4. Se a autoridade responsável for a mesma para dois ou mais dos quatro Fundos, ou se os sistemas forem comuns a dois ou mais Fundos, a descrição do sistema comum de gestão e controlo pode ser apresentada com a indicação de eventuais características específicas, se for o caso.
Artigo 21.o
Revisão da descrição dos sistemas de gestão e controlo
1. A autoridade responsável deve:
a)
Na apresentação do projecto de programa anual, indicar eventuais alterações dos sistemas de gestão e controlo;
b)
Comunicar à Comissão quaisquer alterações substanciais, o mais tardar no momento em que as alterações começarem a produzir efeitos;
c)
A pedido da Comissão, enviar uma descrição revista no caso de alterações múltiplas e substanciais.
2. São consideradas alterações substanciais as alterações susceptíveis de ter uma influência na separação de funções, na eficácia dos mecanismos de selecção, atribuição, controlo e pagamento e na comunicação com a Comissão. Incluem, nomeadamente, as alterações que afectem uma das autoridades designadas, o sistema contabilístico e os procedimentos de pagamento e certificação.
3. A revisão dos sistemas de gestão e controlo deve seguir procedimento idêntico ao previsto no artigo 20.o
Artigo 22.o
Documentos de programação
1. Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão um programa plurianual previsto no artigo 19.o do acto de base, segundo o modelo do anexo II.
2. Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão os programas anuais previstos no artigo 21.o do acto de base, segundo o modelo do anexo III.
3. Os planos financeiros ligados ao programa plurianual devem incluir a repartição dos montantes orçamentados por prioridade, de acordo com as orientações estratégicas.
Os planos financeiros ligados aos programas anuais devem incluir a repartição dos montantes orçamentados por categoria de acção, tal como definido no artigo 4.o do acto de base, fazendo referência às prioridades.
Artigo 23.o
Revisão da repartição financeira nos programas anuais
1. A fim de rever os programas anuais aprovados pela Comissão nos termos do n.o 5 do artigo 21.o do acto de base, o Estado-Membro em causa deve apresentar à Comissão um projecto revisto de programa anual antes de 1 de Maio do ano seguinte ao ano de referência. A Comissão deve examinar e aprovar, logo que possível, o programa revisto, segundo o procedimento previsto no n.o 5 do artigo 21.o do acto de base.
2. As alterações da repartição financeira sem revisão do programa anual nos termos do n.o 1 não devem exceder 10 % da contribuição total do Fundo e devem ser permitidas apenas em circunstâncias justificadas por causas que escapam ao controlo da autoridade responsável. O relatório intercalar e/ou o relatório final sobre a execução do programa anual devem incluir uma explicação adequada das referidas alterações.
Artigo 24.o
Relatórios intercalares e finais sobre a execução dos programas anuais
1. Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão os relatórios intercalares sobre a execução dos programas anuais e os pedidos de pagamento previstos no n.o 4 do artigo 39.o do acto de base segundo o modelo do anexo IV.
2. Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão os relatórios finais sobre a execução dos programas anuais e os pedidos de pagamento previstos no n.o 1, alínea b), do artigo 40.o do acto de base segundo o modelo do anexo V.
3. Os quadros financeiros respeitantes aos relatórios intercalares e os relatórios finais devem apresentar uma repartição dos montantes por prioridades, definidas nas orientações estratégicas, e por projectos para cada categoria de acção, tal como definido no artigo 4.o do acto de base.
Artigo 25.o
Documentos emitidos pela autoridade de auditoria
1. A estratégia de auditoria referida no n.o 1, alínea c), do artigo 30.o do acto de base deve ser definida segundo o modelo do anexo VI.
2. Excepto se cada um dos dois últimos programas anuais adoptados pela Comissão corresponder a uma contribuição comunitária anual inferior a 1 milhão de EUR, a autoridade de auditoria deve apresentar, a partir de 2009, um plano de auditoria anual antes de 15 de Fevereiro de cada ano. O plano de auditoria deve ser anexado à estratégia de auditoria, segundo o modelo do anexo VI. No caso de estratégia de auditoria combinada, prevista no n.o 2 do artigo 30.o do acto de base, pode ser apresentado um plano de auditoria combinada anual.
3. O relatório de auditoria e os pareceres previstos no n.o 3, alíneas a) e b), do artigo 30.o do acto de base devem basear-se em auditorias de sistemas e auditorias de projectos efectuadas em conformidade com a estratégia de auditoria e devem ser apresentadas segundo os modelos do anexo VII, parte A e parte B.
4. A declaração de validade prevista no n.o 3, alínea c), do artigo 30.o do acto de base deve basear-se em todo o trabalho de auditoria realizado pela autoridade de auditoria e, se necessário, em verificações adicionais. A declaração de validade é apresentada segundo o modelo constante do anexo VII, parte C.
5. Se o âmbito da análise tiver sido limitado ou se o nível das despesas irregulares detectadas não permitir a formulação de um parecer sem reservas, quer no contexto do parecer anual referido no n.o 3, alínea b), do artigo 30.o do acto de base, quer da declaração prevista na alínea c) do mesmo artigo, a autoridade de auditoria deve expor os motivos para tal e avaliar a dimensão do problema e o respectivo impacto financeiro.
Artigo 26.o
Documentos emitidos pela autoridade de certificação
1. A declaração certificada de despesas relativas ao pedido de um segundo pré-financiamento, previsto no n.o 4 do artigo 39.o do acto de base, deve ser elaborada e enviada à Comissão segundo o modelo do anexo VIII.
2. A declaração certificada de despesas relativas ao pedido de pagamento final, previsto no n.o 1, alínea a), do artigo 40.o do acto de base, deve ser elaborada e enviada à Comissão segundo o modelo do anexo IX.
CAPÍTULO 4
Participação de irregularidades
Artigo 27.o
Participação inicial - Excepções
1. Segundo os modelos dos anexos IV e V, os Estados-Membros devem participar à Comissão, nos relatórios intercalares ou finais sobre a execução dos programas anuais, quaisquer irregularidades que tenham sido objecto de um primeiro auto administrativo ou judicial.
O relatório deve indicar:
a)
O Fundo, o programa anual e o projecto em questão;
b)
A disposição infringida;
c)
A data e a fonte da primeira informação que permitiu suspeitar da existência de uma irregularidade;
d)
As práticas utilizadas para cometer a irregularidade;
e)
Se for caso disso, se essa prática indicia uma suspeita de fraude;
f)
A forma como foi descoberta a irregularidade;
g)
O montante da contribuição comunitária em causa.
No entanto, não é necessário participar os seguintes casos, excepto se houver suspeita de fraude:
a)
Casos de irregularidades referentes a montantes inferiores a 10 000 EUR a cargo do orçamento geral das Comunidades Europeias;
b)
Casos em que a irregularidade consiste unicamente na inexecução, parcial ou total, de um projecto incluído no programa anual por motivo de falência do beneficiário final;
c)
Os casos assinalados voluntariamente à autoridade responsável pelo beneficiário final antes da sua detecção por esta autoridade, tanto antes como após o pagamento da contribuição pública;
d)
Casos detectados e corrigidos pela autoridade responsável antes de qualquer pagamento da contribuição pública ao beneficiário final e antes da inclusão da despesa em questão numa declaração de despesas apresentada à Comissão.
2. A pedido da Comissão, os Estados-Membros devem, em todos os casos, fornecer informações adicionais sobre:
a)
Se for caso disso, os outros Estados-Membros e países terceiros envolvidos;
b)
O período durante o qual ou o momento em que a irregularidade foi cometida;
c)
Os serviços ou organismos nacionais que elaboraram o relatório oficial sobre a irregularidade e as autoridades responsáveis pelo seguimento administrativo ou judicial;
d)
A data do primeiro auto administrativo ou judicial relativo à irregularidade;
e)
A identificação das pessoas singulares e colectivas implicadas ou de outras entidades que participem, excepto se esta informação for irrelevante para efeitos da luta contra as irregularidades devido à natureza da irregularidade em causa;
f)
O orçamento total e a contribuição pública aprovados para o projecto em causa e a repartição do seu co-financiamento entre contribuição comunitária e nacional;
g)
O montante da contribuição pública a que a irregularidade diz respeito e correspondente contribuição comunitária em risco;
h)
Sempre que não tenha sido efectuado qualquer pagamento da contribuição pública referida na alínea g) às pessoas ou outras entidades identificadas, os montantes que teriam sido indevidamente pagos se a irregularidade não tivesse sido detectada;
i)
A eventual suspensão de pagamentos e possibilidades de recuperação;
j)
A natureza da despesa irregular.
3. Se as informações referidas no n.o 2, nomeadamente sobre as práticas utilizadas para cometer a irregularidade e a maneira como foi descoberta, não estiverem disponíveis, os Estados-Membros devem, na medida do possível, fornecer as informações que faltam quando transmitirem à Comissão participações de irregularidades subsequentes.
Artigo 28.o
Comunicação das acções de acompanhamento - Não recuperação
1. Os Estados-Membros devem informar a Comissão, fazendo referência a quaisquer comunicações anteriores efectuadas nos termos do artigo 27.o, dos procedimentos iniciados relativamente a todas as irregularidades anteriormente comunicadas, bem como de importantes alterações daí resultantes. Estas informações devem ser incluídas nos relatórios intercalares ou nos relatórios finais de execução dos programas anuais, segundo os modelos dos anexos IV e V.
Os relatórios devem indicar os montantes das recuperações efectuadas ou esperadas.
2. A pedido da Comissão, os Estados-Membros devem, em todos os casos, fornecer informações adicionais sobre:
a)
As providências cautelares tomadas pelos Estados-Membros para salvaguardar a recuperação dos montantes pagos indevidamente;
b)
Os processos administrativos e judiciais instaurados com vista a recuperar os montantes indevidamente pagos e a aplicar sanções;
c)
Os motivos do eventual abandono de processos de recuperação;
d)
Os motivos do eventual abandono de processos penais.
Os Estados-Membros devem comunicar à Comissão todas as decisões administrativas ou judiciais, ou os seus elementos essenciais, relativas à conclusão de tais processos e indicar, em especial, se os elementos verificados indiciam ou não a existência de uma fraude.
Artigo 29.o
Contactos com os Estados-Membros
1. A Comissão deve manter com os Estados-Membros em questão os contactos adequados para completar as informações fornecidas sobre as irregularidades referidas no artigo 27.o e sobre os procedimentos previstos no artigo 28.o quanto às possibilidades de recuperação.
2. Independentemente dos contactos referidos no n.o 1, a Comissão deve informar os Estados-Membros sempre que a natureza da irregularidade é de molde a sugerir que práticas idênticas ou similares possam ocorrer noutros Estados-Membros.
Artigo 30.o
Utilização das informações
1. A Comissão pode utilizar todas as informações de carácter geral ou operacional comunicadas pelos Estados-Membros ao abrigo da presente decisão para efectuar análises de riscos e pode, com base nas informações recebidas, elaborar relatórios e desenvolver dispositivos de alerta para identificar os riscos de forma mais eficaz.
2. A Comissão deve informar regularmente os Estados-Membros em questão da utilização que faz das informações referidas no n.o 1.
CAPÍTULO 5
Informação e publicidade
Artigo 31.o
Informações a fornecer aos beneficiários finais potenciais
1. A autoridade responsável deve garantir que as indicações essenciais relativas aos programas plurianuais e anuais sejam amplamente divulgadas, com pormenores quanto às contribuições financeiras em causa, e acessíveis a todos os interessados.
No entanto, a autoridade responsável pode decidir manter a confidencialidade das práticas internas de gestão estabelecidas no programa plurianual ou nos programas anuais e de quaisquer outras informações sobre a execução do Fundo, por motivos de segurança pública.
2. A autoridade responsável deve fornecer aos beneficiários finais potenciais pelo menos as seguintes informações:
a)
Condições de elegibilidade a satisfazer para poder beneficiar de financiamento no âmbito de um programa anual;
b)
Descrição dos procedimentos de análise das candidaturas a financiamento e dos prazos previstos;
c)
Critérios de selecção dos projectos a financiar;
d)
Pontos de contacto que podem dar informações sobre os programas anuais.
A autoridade responsável deve informar ainda os beneficiários finais potenciais da publicação prevista no n.o 2, alínea b), do artigo 33.o
Artigo 32.o
Informações a fornecer aos beneficiários finais
A autoridade responsável deve informar os beneficiários finais de que a aceitação de financiamento implica igualmente o consentimento da inclusão na lista dos beneficiários finais publicada nos termos do n.o 2, alínea b), do artigo 33.o
Artigo 33.o
Funções da autoridade responsável em matéria de informação e publicidade dirigidas ao público
1. A autoridade responsável deve garantir que as acções de informação e publicidade sejam executadas no intuito de obter a mais ampla cobertura mediática possível através de diferentes formas e métodos de comunicação ao nível territorial adequado.
2. A autoridade responsável deve organizar, pelo menos, as seguintes acções de informação e publicidade:
a)
Pelo menos, uma actividade informativa por ano, que divulgue, a partir de 2008, o lançamento do programa plurianual ou os resultados obtidos pelos programas anuais;
b)
Publicação anual, pelo menos num sítio web, da lista dos beneficiários finais, as designações dos projectos e o montante do financiamento público e comunitário que lhes for atribuído. Não devem ser mencionadas as pessoas que pertençam aos grupos-alvo previstos no artigo 7.o do acto de base. O endereço do sítio web deve ser comunicado à Comissão.
Artigo 34.o
Funções dos beneficiários finais em matéria de informação e publicidade dirigidas ao público
1. O beneficiário final é responsável por informar o público, através das acções previstas nos n.os 2, 3 e 4, da assistência obtida através do Fundo.
2. O beneficiário final deve colocar uma placa proeminente permanente de dimensão considerável, o mais tardar três meses após a conclusão de qualquer projecto que satisfaça as seguintes condições:
a)
A contribuição comunitária total para o projecto é superior a 100 000 EUR; e
b)
A operação consiste na aquisição de um objecto material ou no financiamento de projectos de infra-estruturas ou de construção.
A placa deve indicar o tipo e a designação do projecto. Além disso, as informações a que se refere o artigo 35.o devem ocupar pelo menos 25 % da superfície da placa.
3. Se um projecto receber financiamento no âmbito de um programa anual co-financiado pelo Fundo, o beneficiário final deve certificar-se de que os participantes no projecto foram informados desse financiamento.
4. Qualquer documento, designadamente qualquer certificado de participação ou outro certificado relativo a um projecto deste tipo, deve incluir a indicação de que o projecto é co-financiado pelo Fundo.
Artigo 35.o
Características técnicas das acções de informação e publicidade da operação
As acções de informação e publicidade destinadas aos beneficiários finais, aos beneficiários finais potenciais e ao público em geral devem incluir:
1.
O emblema da União Europeia, seguindo as regras gráficas previstas no anexo X, e uma referência à União Europeia;
2.
Uma referência ao Fundo;
3.
Uma menção escolhida pela autoridade responsável, evidenciando o valor acrescentado da contribuição comunitária.
O disposto nos pontos 1 e 3 não é aplicável a artigos promocionais de pequena dimensão nem aos artigos promocionais ligados a dois ou mais dos quatro Fundos.
CAPÍTULO 6
Dados pessoais
Artigo 36.o
Protecção de dados pessoais
1. Os Estados-Membros e a Comissão devem tomar todas as medidas necessárias para prevenir qualquer divulgação não autorizada das informações referidas no n.o 1, alínea h), do artigo 27.o do acto de base, das informações recolhidas pela Comissão no decurso das suas verificações in loco e das informações mencionadas no capítulo 4, bem como o acesso ilegítimo a tais informações.
2. As informações referidas no capítulo 4 só podem ser transmitidas às pessoas que, pela natureza das suas funções, delas devam ter conhecimento, nos Estados-Membros ou nas instituições comunitárias, a menos que o Estado-Membro que as forneça tenha dado consentimento expresso para essa transmissão.
CAPÍTULO 7
Intercâmbio electrónico de documentos
Artigo 37.o
Intercâmbio electrónico de documentos
Além das versões em papel devidamente assinadas dos documentos referidos no capítulo 3, as informações devem também ser enviadas, sempre que possível, por meios electrónicos.
Artigo 38.o
Sistema informático para o intercâmbio de documentos
1. Se a Comissão desenvolver um sistema informático para o intercâmbio seguro de dados relativos à execução do Fundo com cada Estado-Membro, os Estados-Membros devem ser deste facto informados e, se o desejarem, ser associados ao desenvolvimento de um sistema informático deste tipo.
2. A Comissão e as autoridades designadas, juntamente com os organismos em que tenham sido delegadas estas funções, devem inserir os documentos referidos no capítulo 3 no sistema informático mencionado no n.o 1.
3. Além disso, os Estados-Membros podem ser convidados a fornecer, de forma voluntária, as informações previstas nos artigos 27.o e 28.o através do sistema específico existente gerido pela Comissão para a recolha de dados referentes às irregularidades detectadas no âmbito dos Fundos estruturais.
4. Os eventuais custos de uma interface entre o sistema informático comum e os sistemas informáticos nacionais, regionais e locais, bem como quaisquer custos decorrentes da adaptação dos sistemas nacionais, regionais e locais aos requisitos técnicos do sistema comum, são elegíveis ao abrigo do artigo 17.o do acto de base.
PARTE III
DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS DO FUNDO EUROPEU DE REGRESSO
CAPÍTULO 1
Regras de elegibilidade
Artigo 39.o
Regras de elegibilidade
1. Para determinar a elegibilidade das despesas efectuadas no âmbito de acções financiadas pelos programas anuais referidos no n.o 4 do artigo 35.o do acto de base são aplicáveis as regras constantes do anexo XI.
2. As regras são aplicáveis às despesas efectuadas pelos beneficiários finais e aplicam-se mutatis mutandis às despesas efectuadas pelos parceiros do projecto.
3. Os Estados-Membros podem aplicar regras nacionais de elegibilidade mais rigorosas do que as previstas na presente decisão.
Cabe à Comissão avaliar se as regras nacionais de elegibilidade aplicáveis preenchem esta condição.
PARTE IV
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 40.o
Destinatários
São destinatários da presente decisão o Reino da Bélgica, a República da Bulgária, a República Checa, a República Federal da Alemanha, a República da Estónia, a Irlanda, a República Helénica, o Reino de Espanha, a República Francesa, a República Italiana, a República de Chipre, a República da Letónia, a República da Lituânia, o Grão-Ducado do Luxemburgo, a República da Hungria, a República de Malta, o Reino dos Países Baixos, a República da Áustria, a República da Polónia, a República Portuguesa, a Roménia, a República da Eslovénia, a República Eslovaca, a República da Finlândia, o Reino da Suécia e o Reino Unido da Grã-Bretanha e Irlanda do Norte.
Feito em Bruxelas, em 5 de Março de 2008.