KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 363/2012
af 23. februar 2012
om procedureregler for anerkendelse og inddragelse af anerkendelse af overvågningsorganer i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 995/2010 om fastsættelse af krav til virksomheder, der bringer træ og træprodukter i omsætning
(EØS-relevant tekst)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 995/2010 af 20. oktober 2010 om fastsættelse af krav til virksomheder, der bringer træ og træprodukter i omsætning (1), særlig artikel 8, stk. 7, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Forordning (EU) nr. 995/2010 tager navnlig sigte på at minimere risikoen for, at ulovligt træ og produkter heraf bringes i omsætning på det indre marked. Overvågningsorganer bør hjælpe virksomhederne med at opfylde kravene i denne forordning. Med henblik herpå bør de indføre en påpasselighedsordning, give virksomhederne ret til at anvende denne ordning og kontrollere, at ordningen anvendes korrekt.
(2)
Ved anerkendelse af et overvågningsorgan skal Kommissionen anvende en retfærdig, gennemsigtig og uafhængig procedure. Ansøgere bør derfor vurderes, efter at medlemsstatens kompetente myndigheder er blevet hørt, og der er indhentet fyldestgørende oplysninger om ansøger. Indhentningen af oplysninger kan om nødvendigt også omfatte besøg i ansøgerens lokaler.
(3)
Det er nødvendigt at angive fagviden og kapacitet, som et overvågningsorgan skal råde over for at kunne fastslå træets overensstemmelse med relevant lovgivning i hugstlandet og for at kunne foreslå foranstaltninger til at bedømme risikoen for, at ulovligt træ og produkter heraf bringes i omsætning. Hvis der ikke kan ses bort fra den fastslåede risiko, skal overvågningsorganet også kunne anbefale passende foranstaltninger for effektivt at minimere risikoen.
(4)
Det bør sikres, at overvågningsorganer varetager deres funktioner på gennemsigtig og uafhængig vis, at de undgår interessekonflikter, der kan opstå som følge af deres funktioner, og at de udbyder deres tjenester på en måde, der ikke medfører forskelsbehandling af virksomheder.
(5)
Kommissionen bør træffe afgørelse om inddragelse af anerkendelse efter en procedure, som er retfærdig, gennemsigtig og uafhængig. Inden Kommissionen træffer afgørelse, skal den høre medlemsstaternes kompetente myndigheder og indhente tilstrækkelig information, herunder gennemføre besøg på stedet, hvis det kræves. Det berørte overvågningsorgan skal have lejlighed til at fremkomme med bemærkninger, inden der træffes afgørelse.
(6)
Varetager et overvågningsorgan ikke længere funktionerne eller opfylder kravene i artikel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010, bør Kommissionen i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet og på grundlag af omfanget af de fastslåede mangler kunne inddrage anerkendelsen midlertidigt og/eller betinget eller permanent.
(7)
Det er nødvendigt at sikre, at beskyttelsesniveauet for fysiske personer ved behandling af personoplysninger inden for denne forordnings anvendelsesområde, og navnlig ved behandling af personlysninger indeholdt i overvågningsorganers ansøgninger om anerkendelse, opfylder kravene i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (2) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3) -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
Definitioner
Ved anvendelsen af denne forordning gælder følgende definitioner og definitionerne i artikel 2 i forordning (EU) nr. 995/2010:
1) »berørte kompetente myndigheder«: medlemsstaternes kompetente myndigheder i den medlemsstat, hvor et overvågningsorgan eller et organ, der ansøger om anerkendelse som overvågningsorgan, er lovligt etableret eller udbyder tjenester eller påtænker at udbyde tjenester som defineret i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF (4)
2) »kvalifikationsbeviser«: eksamensbeviser, certifikater og andre beviser udfærdiget af en statslig myndighed, der er udpeget i medfør af den pågældende stats love og administrative bestemmelser, hvoraf det fremgår, at den pågældende har afsluttet en erhvervskompetencegivende uddannelse
3) »erhvervserfaring«: den faktiske og lovlige udøvelse af det pågældende erhverv.
Artikel 2
Ansøgning om anerkendelse
1. Enhver offentlig eller privat enhed, det være sig virksomhed, sammenslutning, firma, bedrift, myndighed eller institution, som er retsmæssigt etableret i Unionen, kan indgive ansøgning til Kommissionen om at blive anerkendt som overvågningsorgan.
Enheden skal indgive ansøgningen på et af Unionens officielle sprog sammen med de dokumenter, der er angivet i bilaget.
2. For at blive anerkendt som overvågningsorgan skal ansøgeren godtgøre, at den opfylder alle kravene i artikel 8, stk. 2, i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikel 5 til 8 i denne forordning.
3. Kommissionen bekræfter modtagelsen af ansøgningen inden for ti arbejdsdage og giver ansøger et referencenummer.
Den skal også give ansøger en vejledende tidsfrist for, hvornår den træffer afgørelse om ansøgningen. Kommissionen informerer ansøgeren, hver gang den ændrer den vejledende tidsfrist for at tilvejebringe yderligere oplysninger eller dokumenter med henblik på bedømmelse af ansøgningen.
4. Når tre måneder er forløbet efter modtagelsen af ansøgningen eller Kommissionens seneste skriftlige meddelelse til ansøger, idet den seneste dato er gældende, og Kommissionen endnu ikke har truffet en afgørelse om anerkendelse eller afvist ansøgningen, underretter Kommissionen skriftligt ansøger om, hvor langt den er med bedømmelsen af ansøgningen.
Ved behandling af en ansøgning kan første afsnit finde anvendelse mere end én gang.
5. Kommissionen sender en kopi af ansøgningen og dokumentation til de berørte kompetente myndigheder, som inden for en måned efter fremsendelsen kan fremkomme med bemærkninger til ansøgningen.
Artikel 3
Yderligere dokumentation og adgang til lokaler
1. På anmodning fra Kommissionen indgiver ansøger eller de berørte kompetente myndigheder supplerende oplysninger eller dokumenter inden for en af Kommissionen nærmere angivet tidsfrist.
2. Ansøger giver Kommissionen adgang til sine lokaler med henblik på kontrol af, at alle krav i artikel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikel 5 til 8 er opfyldt. Kommissionen underretter på forhånd ansøger om besøget. De berørte kompetente myndigheder kan deltage i besøget.
Ansøgeren tilbyder al den bistand, der er nødvendig for at lette sådanne besøg.
Artikel 4
Afgørelse om anerkendelse
Når Kommissionen har truffet afgørelse om at anerkende ansøger i henhold til artikel 8, stk. 3, i forordning (EU) nr. 995/2010, underretter den ansøger inden for ti arbejdsdage, efter at afgørelsen er truffet.
Kommissionen overgiver også straks ansøgeren et certifikat om anerkendelse og meddeler sin afgørelse til de kompetente myndigheder i alle medlemsstater i henhold til artikel 8, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EU) nr. 995/2010 inden for den tidsfrist, der er fastsat i stk. 1.
Artikel 5
Juridisk person og retsmæssig etablering i Unionen
1. Er ansøger retsmæssigt etableret i mere end én medlemsstat, indgiver denne oplysninger om sit hjemsted, hovedkontor eller hovedvirksomhed i Unionen og om sine agenturer, filialer eller datterselskaber, der er etableret på en anden medlemsstats område. Ansøgeren skal også meddele, i hvilke medlemsstater vedkommende påtænker at levere tjenester.
2. En ansøger, der er eller er en del af en medlemsstats myndighed, skal ikke fremlægge bevis for, at vedkommende er en juridisk person og retsmæssigt etableret i Unionen.
Artikel 6
Relevant fagkundskab
1. For at sikre, at de funktioner, som et overvågningsorgan skal varetage, udføres på behørig vis i henhold til artikel 8, stk. 2, litra b), i forordning (EU) nr. 995/2010, skal det tekniske personale hos en ansøger som minimum opfylde følgende kriterier, som attesteres gennem kvalifikationsbeviser og erhvervserfaring:
a)
formel erhvervsuddannelse inden for et fagområde, der er relevant for et overvågningsorgans funktioner
b)
for ledende i faglige stillinger, mindst fem års erhvervserfaring i en funktion, som har at gøre med et overvågningsorgans funktioner.
Med henblik på første afsnit, litra a), betragtes fagområder inden for skovbrug, miljøbeskyttelse, retsvidenskab, driftsledelse, risikostyring, handel, bogføring, finanskontrol eller forsyningskædestyring som relevante fagområder.
2. Ansøger skal føre register med dokumentation af personalets arbejdsopgaver og ansvarsområder. Ansøger skal have indført procedurer for overvågning af sit personales resultater og faglige kompetence.
Artikel 7
Kapacitet til at varetage et overvågningsorgans opgaver
1. Ansøger godtgør, at samtlige følgende elementer findes:
a)
en organisationsstruktur, der sikrer, at opgaverne for et overvågningsorgan varetages på behørig vis
b)
en påpasselighedsordning, der skal stilles til rådighed for og anvendes af virksomhederne
c)
strategier og procedurer for evaluering og forbedring af påpasselighedsordningen
d)
procedurer og processer til kontrol af, at virksomhederne anvender overvågningsorganets påpasselighedsordning korrekt
e)
procedurer for korrigerende foranstaltninger, som skal træffes, hvis en virksomhed ikke anvender overvågningsorganets påpasselighedsordning korrekt.
2. Foruden kravene i stk. 1 skal ansøger påvise at være i besiddelse af den økonomiske og tekniske kapacitet til at udføre de funktioner, som et overvågningsorgan skal varetage.
Artikel 8
Fravær af interessekonflikter
1. En ansøgers organisationsstruktur skal være tilrettelagt på en sådan måde, at organet kan udøve sin virksomhed objektivt og uvildigt.
2. Ansøger skal fastslå, analysere og føre fortegnelse over interessekonflikter, der kan opstå som følge af dennes funktioner som overvågningsorgan, herunder alle konflikter, der opstår på grund af forholdet til berørte organer eller underkontrahenter.
3. Konstateres det, at der består en interessekonflikt, skal ansøger have indført skriftlige strategier og procedurer for at undgå interessekonflikter på organisationsniveau og for den enkelte. De skriftlige strategier og procedurer skal overholdes og gennemføres. Disse strategier og procedurer kan også omfatte kontrol af trejdepart.
Artikel 9
Information om senere ændringer
1. Overvågningsorganet informerer omgående Kommissionen, hvis en af følgende situationer indtræder, efter det er blevet anerkendt:
a)
en ændring, der er sket efter dets anerkendelse, og som vil kunne påvirke overvågningsorganets mulighed for at opfylde kravene i artikel 5 til 8
b)
overvågningsorganet etablerer ud over de organer, der er angivet i ansøgningen, agenturer, filialer eller datterselskaber i Unionen
c)
overvågningsorganet beslutter at udbyde tjenester i en anden medlemsstat end den, der angives i ansøgningen, eller i en medlemsstat, hvor den har angivet at være ophørt med at udbyde sine tjenester i henhold til litra d)
d)
overvågningsorganet ophører med at levere tjenester i en medlemsstat.
2. Kommissionen meddeler alle de oplysninger, der er indhentet i henhold til stk. 1, til de berørte kompetente myndigheder.
Artikel 10
Fornyet vurdering af afgørelsen om anerkendelse
1. Kommissionen kan når som helst tage en afgørelse om anerkendelse af et overvågningsorgan op til fornyet vurdering.
Kommissionen tager afgørelsen op til fornyet vurdering, når en af følgende situationer indtræder:
a)
hvis en berørt kompetent myndighed informerer Kommissionen om, at den har fastslået, at et overvågningsorgan ikke længere varetager funktionerne i artikel 8, stk. 1, i forordning (EU) nr. 995/2010 eller ikke længere opfylder kravene i artikel 8, stk. 2, i forordning (EU) nr. 995/2010 som angivet i artikel 5 til 8 i nærværende forordning
b)
hvis Kommissionen har relevante oplysninger, herunder begrundede betænkeligheder fra tredjeparter om, at overvågningsorganet ikke længere opfylder kravene i artikel 8, stk. 1 og 2, i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikel 5 til 8 i nærværende forordning
c)
hvis et overvågningsorgan har informeret Kommissionen om ændringer af den art, der angives i artikel 9, stk. 1, litra a), i nærværende forordning.
2. Indleder Kommissionen en fornyet vurdering, bistås den af en evalueringsgruppe, der gennemfører den fornyede undersøgelse og udfører kontroller.
3. Ansøger giver evalueringsgruppen adgang til sine lokaliteter med henblik på kontrol af, at alle kravene i artikel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikel 5 til 8 i nærværende forordning er opfyldt. De berørte kompetente myndigheder kan deltage i besøget.
Ansøgeren tilbyder den hjælp, der er nødvendig for at lette udførelsen af sådanne besøg.
4. Evalueringsgruppen udarbejder en rapport over de fastslåede forhold. Dokumentation vedlægges som bilag til evalueringsrapporten.
Evalueringsrapporten skal indeholde en anbefaling om, hvorvidt anerkendelsen af overvågningsorganet skal inddrages.
Evalueringsgruppen forelægger evalueringsrapporten for de berørte kompetente myndigheder. Myndighederne kan inden for tre uger fremkomme med bemærkninger til rapporten.
Evalueringsgruppen skal give overvågningsorganet en sammenfatning af de fastslåede forhold og rapportens konklusioner. Organet kan inden for tre uger fra det tidspunkt, det modtager rapporten, komme med bemærkninger.
5. Evalueringsgruppen anbefaler i sin evalueringsrapport at inddrage anerkendelsen midlertidigt og/eller betinget eller permanent, hvis omfanget af de fastslåede mangler begrunder det, hvis det fastslås, at overvågningsorganet ikke længere varetager funktionerne eller opfylder kravene i henhold til artikel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010.
Evalueringsgruppen kan i stedet for anbefale, at Kommissionen udfærdiger en meddelelse om udbedrende foranstaltninger eller en officiel advarsel, eller at Kommissionen ikke vedtager yderligere foranstaltninger.
Artikel 11
Afgørelse om inddragelse af anerkendelse
1. Kommissionen træffer under hensyntagen til den evalueringsrapport, der er nævnt i artikel 10, afgørelse om, hvorvidt anerkendelsen af et overvågningsorgan skal inddrages midlertidigt og/eller betinget eller permanent.
2. Kommissionen kan udfærdige en meddelelse om forbedrende foranstaltninger eller en officiel advarsel, hvis omfanget af de fastslåede mangler i henhold til artikel 8, stk. 6, i forordning (EU) nr. 995/2010 ikke fører til konstatering af, at overvågningsorganet ikke længere varetager funktionerne eller kravene i henhold til artikel 8, stk. 2, i den pågældende forordning.
3. En afgørelse om inddragelse af et overvågningsorgans anerkendelse såvel som en meddelelse eller advarsel i henhold til stk. 2 forkyndes for det berørte overvågningsorgan og meddeles de kompetente myndigheder i alle medlemsstater i henhold til artikel 8, stk. 6, i forordning (EU) nr. 995/2010 inden for ti arbejdsdage efter datoen for vedtagelsen heraf.
Artikel 12
Databeskyttelse
Denne forordning berører reglerne for behandling af personoplysninger i henhold til direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001.
Artikel 13
Afsluttende bestemmelser
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 23. februar 2012.
DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 363/2012 DER KOMMISSION
vom 23. Februar 2012
zu den Verfahrensvorschriften für die Anerkennung und den Entzug der Anerkennung von Überwachungsorganisationen gemäß der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Verpflichtungen von Marktteilnehmern, die Holz und Holzerzeugnisse in Verkehr bringen
(Text von Bedeutung für den EWR)
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf Verordnung (EU) Nr. 995/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Oktober 2010 über die Verpflichtungen von Marktteilnehmern, die Holz und Holzerzeugnisse in Verkehr bringen (1), insbesondere auf Artikel 8 Absatz 7,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Verordnung (EU) Nr. 995/2010 zielt insbesondere darauf ab, das Risiko, dass Holz und Holzerzeugnisse aus illegalem Einschlag auf dem Binnenmarkt in Verkehr gebracht werden, weitestgehend zu begrenzen. Überwachungsorganisationen sollten Marktteilnehmern dabei helfen, die Anforderungen dieser Verordnung zu erfüllen. Dazu sollten sie eine Sorgfaltspflichtregelung ausarbeiten, den Marktteilnehmern das Recht zur Anwendung dieser Regelung erteilen und ihre ordnungsgemäße Anwendung überprüfen.
(2)
Über die Anerkennung einer Überwachungsorganisation sollte die Kommission in einem gerechten, transparenten und unabhängigen Verfahren entscheiden. Deshalb sollten Antragsteller bewertet werden, nachdem die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten konsultiert und ausreichende Informationen über die Antragsteller gesammelt worden sind. Zur Informationssammlung sollten bei Bedarf auch Besuche in den Räumlichkeiten eines Antragstellers gehören.
(3)
Es ist festzulegen, über welches Fachwissen und welche Kapazitäten eine Überwachungsorganisation verfügen muss, damit sie ermitteln kann, ob Holz den einschlägigen Rechtsvorschriften des Landes seines Einschlags entspricht, und Verfahren empfehlen kann, mit denen sich das Risiko des Inverkehrbringens von Holz und Holzerzeugnissen aus illegalem Einschlag abschätzen lässt. Kann das ermittelte Risiko nicht vernachlässigt werden, muss die Überwachungsorganisation auch in der Lage sein, angemessene Maßnahmen zu seiner wirksamen Minimierung zu empfehlen.
(4)
Es ist sicherzustellen, dass Überwachungsorganisationen ihre Aufgaben in transparenter und unabhängiger Weise wahrnehmen, sich aus ihren Aufgaben ergebende Interessenkonflikte vermeiden und ihre Dienstleistungen erbringen, ohne Marktteilnehmer zu diskriminieren.
(5)
Über den Entzug der Anerkennung sollte die Kommission in einem gerechten, transparenten und unabhängigen Verfahren entscheiden. Vor ihrer Entscheidung sollte sie die betroffenen zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten konsultieren und ausreichende Informationen, gegebenenfalls auch durch Besuche vor Ort, sammeln. Die betroffene Überwachungsorganisation sollte vor der Entscheidung Gelegenheit zur Stellungnahme erhalten.
(6)
Nimmt eine Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahr oder genügt sie den Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger, sollte die Kommission entsprechend dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit je nach der Schwere der festgestellten Mängel die Anerkennung entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft entziehen können.
(7)
Es ist sicherzustellen, dass das Schutzniveau natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Anwendungsbereich dieser Verordnung und insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in den Anträgen auf Anerkennung als Überwachungsorganisation den Anforderungen der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (2) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (3) entspricht -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
Begriffsbestimmungen
Ergänzend zu den in Artikel 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 enthaltenen Begriffsbestimmungen bezeichnet im Sinne der vorliegenden Verordnung der Ausdruck
1.
„betroffene zuständige Behörden“ die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten, in denen eine Überwachungsorganisation oder ein Antragsteller, der als Überwachungsorganisation anerkannt werden will, rechtmäßig niedergelassen ist oder im Sinne der Richtlinie 2006/123/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (4) Dienstleistungen erbringt oder zu erbringen beabsichtigt;
2.
„Befähigungsnachweise“ Diplome, Prüfungszeugnisse und sonstige von einer staatlichen, nach den Rechts- und Verwaltungsvorschriften des betreffenden Staates benannten Behörde ausgestellte Nachweise, die den erfolgreichen Abschluss einer Berufsausbildung bescheinigen;
3.
„Berufserfahrung“ die tatsächliche und rechtmäßige Ausübung des betreffenden Berufs.
Artikel 2
Antrag auf Anerkennung
(1) Jeder in der Union rechtmäßig niedergelassene öffentliche oder private Rechtsträger, sei er ein Unternehmen, eine Körperschaft, eine Firma, ein Betrieb, eine Institution oder eine Behörde, kann bei der Kommission einen Antrag auf Anerkennung als Überwachungsorganisation stellen.
Der Rechtsträger reicht den Antrag zusammen mit den im Anhang aufgeführten Unterlagen in einer der Amtssprachen der Union ein.
(2) Um als Überwachungsorganisation anerkannt zu werden, muss der Antragsteller nachweisen, dass er alle Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung erfüllt.
(3) Binnen 10 Arbeitstagen nach Erhalt bestätigt die Kommission den Antragseingang und teilt dem Antragsteller das Aktenzeichen mit.
Außerdem teilt sie dem Antragsteller eine Regelfrist mit, in der sie über den Antrag entscheiden wird. Jedes Mal, wenn die Kommission die Regelfrist ändert, weil sie für die Bewertung des Antrags weitere Informationen oder Unterlagen beschaffen muss, unterrichtet sie den Antragsteller.
(4) Sind seit dem Antragseingang oder dem letzten Schreiben der Kommission an den Antragsteller, wobei jeweils der spätere Zeitpunkt maßgeblich ist, mehr als drei Monate verstrichen, und die Kommission hat weder eine Anerkennungsentscheidung getroffen noch den Antrag zurückgewiesen, unterrichtet sie den Antragsteller in Schriftform über die Fortschritte bei der Antragsbewertung.
Bei der Bearbeitung eines Antrags kann Unterabsatz 1 mehr als einmal Anwendung finden.
(5) Die Kommission übermittelt eine Kopie des Antrags und der Antragsunterlagen den betroffenen zuständigen Behörden, die binnen einem Monat nach der Übermittlung zum Antrag Stellung nehmen können.
Artikel 3
Ergänzende Unterlagen und Zugang zu den Räumlichkeiten
(1) Auf Verlangen der Kommission liefern der Antragsteller oder die betroffenen zuständigen Behörden binnen einer bestimmten Frist alle von der Kommission benötigten ergänzenden Informationen oder Unterlagen.
(2) Der Antragsteller gewährt der Kommission Zugang zu seinen Räumlichkeiten, damit sie überprüfen kann, ob alle Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 erfüllt sind. Die Kommission unterrichtet den Antragsteller über einen Besuch im Voraus. Die betroffenen zuständigen Behörden können am Besuch teilnehmen.
Der Antragsteller leistet alle erforderliche Unterstützung, um solche Besuche zu erleichtern.
Artikel 4
Anerkennungsentscheidung
Hat die Kommission nach Artikel 8 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 entschieden, den Antragsteller anzuerkennen, unterrichtet sie ihn binnen 10 Arbeitstagen ab dem Datum dieser Entscheidung darüber.
Außerdem stellt die Kommission dem Antragsteller unverzüglich eine Bescheinigung über die Anerkennung aus und teilt ihre Entscheidung gemäß Artikel 8 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 den zuständigen Behörden aller Mitgliedstaaten binnen der in Absatz 1 genannten Frist mit.
Artikel 5
Rechtsträger und rechtmäßige Niederlassung in der Union
(1) Ist der Antragsteller in mehr als einem Mitgliedstaat rechtmäßig niedergelassen, übermittelt er Angaben über seinen eingetragenen Sitz, seine Hauptverwaltung oder Hauptniederlassung in der Union sowie über alle seine Geschäftsstellen, Zweigstellen oder Tochterunternehmen im Hoheitsgebiet der Mitgliedstaaten. Außerdem teilt der Antragsteller mit, in welchen Mitgliedstaaten er Dienstleistungen zu erbringen beabsichtigt.
(2) Ist der Antragsteller eine Behörde oder Teil einer Behörde eines Mitgliedstaats, muss er seine Rechtsträgerschaft und rechtmäßige Niederlassung in der Union nicht nachweisen.
Artikel 6
Erforderliches Fachwissen
(1) Um zu gewährleisten, dass der Antragsteller die Aufgaben einer Überwachungsorganisation gemäß den Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 ordnungsgemäß erfüllen kann, genügt dessen fachlich kompetentes Personal ausweislich seiner Befähigungsnachweise und Berufserfahrung folgenden Mindestanforderungen:
a)
formale Berufsausbildung in einem Gebiet, das für die Aufgaben einer Überwachungsorganisation sachdienlich ist;
b)
bei leitenden fachlichen Positionen mindestens fünfjährige Berufserfahrung mit Aufgaben, die denen einer Überwachungsorganisation verwandt sind.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a gelten mit Forstwirtschaft, Umweltschutz, Rechtswissenschaften, Unternehmensmanagement, Risikomanagement, Handel, Buchprüfung, Finanzkontrolle oder Lieferkettenmanagement verwandte Gebiete als sachdienlich.
(2) Der Antragsteller führt Aufzeichnungen, in denen er Aufgaben und Zuständigkeiten seines Personals dokumentiert. Der Antragsteller wendet Verfahren an, mit denen er die Leistungsfähigkeit und fachliche Kompetenz seines Personals überwacht.
Artikel 7
Kapazitäten für die Erfüllung der Aufgaben einer Überwachungsorganisation
(1) Der Antragsteller weist nach, dass alle nachstehend aufgeführten Elemente verfügbar sind:
a)
eine Organisationsstruktur, die gewährleistet, dass die Aufgaben einer Überwachungsorganisation ordnungsgemäß erfüllt werden;
b)
eine Sorgfaltspflichtregelung, die den Marktteilnehmern zur Verfügung gestellt und von ihnen angewendet wird;
c)
Strategien und Verfahren, die es ermöglichen, die Sorgfaltspflichtregelung zu überprüfen und zu verbessern;
d)
Verfahren und Abläufe für die Überprüfung, dass die Marktteilnehmer die Sorgfaltspflichtregelung der Überwachungsorganisation ordnungsgemäß anwenden;
e)
Verfahren für zu ergreifende Abhilfemaßnahmen, wenn ein Marktteilnehmer die Sorgfaltspflichtregelung der Überwachungsorganisation nicht ordnungsgemäß anwendet.
(2) Zusätzlich zu den Anforderungen aus Absatz 1 weist der Antragsteller nach, dass er über die finanzielle und fachliche Leistungsfähigkeit für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben einer Überwachungsorganisation verfügt.
Artikel 8
Nichtvorliegen von Interessenkonflikten
(1) Der Antragsteller besitzt eine Organisationsstruktur, die die Objektivität und Unparteilichkeit seiner Tätigkeit schützt.
(2) Der Antragsteller ermittelt und analysiert Risiken von Interessenkonflikten, die sich aus der Erfüllung seiner Aufgaben als Überwachungsorganisation ergeben, darunter auch Konflikte, die durch seine Beziehungen zu verwandten Einrichtungen oder zu Unterauftragnehmern entstehen, und führt Aufzeichnungen, um diese Risiken zu dokumentieren.
(3) Wurde festgestellt, dass das Risiko eines Interessenkonflikts besteht, setzt der Antragsteller schriftlich verfügbare Strategien und Verfahren ein, um Interessenkonflikte auf Ebene der Organisation und des Einzelnen zu vermeiden. Die schriftlichen Strategien und Verfahren werden gepflegt und angewendet. Zu diesen Strategien und Verfahren können auch Prüfungen durch Dritte zählen.
Artikel 9
Unterrichtung über nachträgliche Veränderungen
(1) Eine Überwachungsorganisation unterrichtet die Kommission unverzüglich, wenn nach ihrer Anerkennung eine der folgenden Situationen eintritt:
a)
eine Veränderung nach ihrer Anerkennung, die gegebenenfalls die Fähigkeit dieser Überwachungsorganisation beeinträchtigt, die Anforderungen der Artikel 5 bis 8 zu erfüllen;
b)
die Überwachungsorganisation gründet neben den im Antrag aufgeführten weitere Geschäftsstellen, Zweigstellen oder Tochterunternehmen in der Union;
c)
die Überwachungsorganisation beschließt, Dienstleistungen in anderen als den im Antrag aufgeführten Mitgliedstaaten oder in einem Mitgliedstaat zu erbringen, für den sie gemäß Buchstabe d erklärt hat, die Erbringung von Dienstleistungen dort beendet zu haben;
d)
die Überwachungsorganisation beendet die Erbringung von Dienstleistungen in einem Mitgliedstaat.
(2) Die Kommission übermittelt alle nach Absatz 1 erhaltenen Informationen den betroffenen zuständigen Behörden.
Artikel 10
Überprüfung der Anerkennungsentscheidung
(1) Die Kommission kann eine Entscheidung über die Anerkennung einer Überwachungsorganisation jederzeit überprüfen.
Die Kommission führt eine solche Überprüfung durch, wenn eine der folgenden Situationen eintritt:
a)
eine betroffene zuständige Behörde unterrichtet die Kommission, dass die Überwachungsorganisation nach ihrer Feststellung die in Artikel 8 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 festgelegten Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder die in Artikel 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 festgelegten Anforderungen gemäß den Artikeln 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung nicht länger erfüllt;
b)
der Kommission liegen einschlägige Informationen einschließlich begründeter Bedenken Dritter vor, nach denen eine Überwachungsorganisation die in Artikel 8 Absätze 1 und 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 sowie die in den Artikeln 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung festgelegten Anforderungen nicht länger erfüllt;
c)
eine Überwachungsorganisation hat die Kommission über Veränderungen gemäß Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe a dieser Verordnung unterrichtet.
(2) Leitet die Kommission eine Überprüfung ein, wird sie von einem Überprüfungsteam unterstützt, das die Überprüfung leitet und Kontrollen durchführt.
(3) Der Antragsteller gewährt dem Überprüfungsteam Zugang zu seinen Räumlichkeiten, damit es kontrollieren kann, ob alle Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung erfüllt sind. Die betroffenen zuständigen Behörden können am Besuch teilnehmen.
Der Antragsteller leistet alle erforderliche Unterstützung, um solche Besuche zu erleichtern.
(4) Das Überprüfungsteam verfasst einen Bericht über seine Ergebnisse. Sachdienliche Beweise werden dem Überprüfungsbericht als Anhang beigefügt.
Der Überprüfungsbericht enthält eine Empfehlung, ob die Anerkennung als Überwachungsorganisation entzogen werden sollte.
Das Überprüfungsteam übermittelt den Überprüfungsbericht den betroffenen zuständigen Behörden. Diese Behörden können binnen drei Wochen nach Übermittlung des Berichts dazu Stellung nehmen.
Das Überprüfungsteam übermittelt der betroffenen Überwachungsorganisation eine Zusammenfassung seiner Ergebnisse und die Schlussfolgerungen des Berichts. Die Organisation kann binnen drei Wochen nach Übermittlung der Zusammenfassung gegenüber dem Überprüfungsteam Stellung nehmen.
(5) Stellt das Überprüfungsteam fest, dass eine Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder den Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger genügt, empfiehlt es in seinem Überprüfungsbericht je nach der Schwere der festgestellten Mängel, die Anerkennung entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft zu entziehen.
Das Überprüfungsteam kann stattdessen auch empfehlen, dass die Kommission Abhilfemaßnahmen vorschreibt, eine offizielle Mahnung ausspricht oder keine weiteren Maßnahmen ergreift.
Artikel 11
Entscheidung über den Entzug der Anerkennung
(1) Die Kommission entscheidet unter Berücksichtigung des in Artikel 10 genannten Überprüfungsberichts, ob sie die Anerkennung einer Überwachungsorganisation entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft entzieht.
(2) Die Kommission kann Abhilfemaßnahmen vorschreiben oder eine offizielle Mahnung aussprechen, wenn die Schwere der festgestellten Mängel nicht gemäß Artikel 8 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 zu der Feststellung führt, dass die Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder den Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger genügt.
(3) Eine Entscheidung, die Anerkennung einer Überwachungsorganisation zu entziehen oder gemäß Absatz 2 Abhilfemaßnahmen vorzuschreiben oder eine offizielle Mahnung auszusprechen, wird der betroffenen Überwachungsorganisation und den zuständigen Behörden aller Mitgliedstaaten gemäß Artikel 8 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 binnen 10 Arbeitstagen ab dem Datum dieser Entscheidung mitgeteilt.
Artikel 12
Datenschutz
Diese Verordnung berührt die in der Richtlinie 95/46/EG und in der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 festgelegten Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten in keiner Weise.
Artikel 13
Schlussbestimmungen
Diese Verordnung tritt am zwanzigsten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 23. Februar 2012