PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1011/2014
ze dne 22. září 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1303/2013, pokud jde o vzory pro předkládání určitých informací Komisi, a podrobná pravidla týkající se výměny informací mezi příjemci a řídicími orgány, certifikačními orgány, auditními orgány a zprostředkujícími subjekty
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1303/2013 ze dne 17. prosince 2013 o společných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti, Evropském zemědělském fondu pro rozvoj venkova a Evropském námořním a rybářském fondu, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti a Evropském námořním a rybářském fondu a o zrušení nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 (1), a zejména na čl. 41 odst. 4, čl. 102 odst. 1, čl. 112 odst. 5, čl. 122 odst. 3, čl. 124 odst. 7, čl. 131 odst. 6 a čl. 137 odst. 3 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 184/2014 (2) stanoví ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Za účelem zajištění provádění programů financovaných evropskými strukturálními a investičními fondy (dále též „ESI fondy“) je nezbytné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 1303/2013. Aby byl usnadněn komplexní pohled na tato ustanovení a přístup k nim, měla by být stanovena v jednom prováděcím aktu.
(2)
Za účelem zajištění soudržnosti a kvality informací předkládaných řídicím orgánem Komisi, včetně jasných prohlášení ohledně proveditelnosti investice a ekonomické životaschopnosti velkého projektu, je třeba zavést standardní formát stanovující jednotné požadavky týkající se struktury a obsahu informací pro oznamování vybraných velkých projektů Komisi.
(3)
S cílem zajistit vyšší účinnost a transparentnost při provádění programů financovaných ESI fondy je třeba stanovit vzor pro předávání finančních údajů, vzor pro žádosti o platby a v souladu s čl. 41 odst. 4 nařízení (EU) č. 1303/2013 vzor, který se použije při předkládání dodatečných informací o finančních nástrojích spolu s žádostí o platbu podávanou Komisi, a vzor účetní závěrky pro operační programy.
(4)
Za stejným účelem je třeba stanovit vzor pro popis funkcí a postupů zavedených pro řídicí orgán a případně certifikační orgán a vzor pro zprávu a výrok nezávislého auditního subjektu. Měly by stanovit technické parametry pro každou oblast systému pro elektronickou výměnu dat. Jelikož budou tyto vzory základem pro vytvoření systému pro elektronickou výměnu dat uvedeného v čl. 74 odst. 4 nařízení (EU) č. 1303/2013, měly by také stanovit, jakým způsobem budou údaje o způsobilých výdajích do tohoto systému zadávány.
(5)
Je třeba stanovit podrobná pravidla ohledně rozsahu a parametrů systémů na podporu elektronické výměny informací mezi příjemci a řídicím orgánem, certifikačním orgánem, auditním orgánem a zprostředkujícími subjekty, tak aby členské státy měly právní jistotu, pokud jde o povinnosti, jež musí splnit do lhůty stanovené v čl. 122 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013.
(6)
Aby se snížila administrativní zátěž pro příjemce účinným, účelným a jim vyhovujícím způsobem a současně byla zajištěna účinná, účelná a bezpečná elektronická výměna informací, je třeba upřesnit určité základní požadavky a technické parametry systémů uvedených v čl. 122 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013.
(7)
Je třeba stanovit zásady a platná pravidla pro předávání dokumentů a údajů prostřednictvím systémů, pokud jde o určování strany odpovědné za nahrávání dokumentů a veškerých jejich aktualizací, včetně alternativních řešení pro případ, že vyšší moc zabrání použití systémů.
(8)
Toto nařízení by mělo respektovat základní práva a dodržovat zásady uznané Listinou základních práv Evropské unie, zejména právo na ochranu osobních údajů. Toto nařízení by se tudíž mělo uplatňovat v souladu s těmito právy a zásadami. Pokud jde o osobní údaje zpracovávané členskými státy, použije se směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (3). Pokud jde o zpracování osobních údajů orgány a institucemi Unie a o volný pohyb těchto údajů, použije se nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4).
(9)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem Výboru pro koordinaci evropských strukturálních a investičních fondů,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
VZORY A FORMÁT, KTERÉ SE POUŽIJÍ PRO PŘEDKLÁDÁNÍ URČITÝCH INFORMACÍ KOMISI
Článek 1
Formát pro oznámení vybraného velkého projektu
Oznámení vybraného velkého projektu Komisi ze strany řídicího orgánu podle čl. 102 odst. 1 prvního pododstavce nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví v souladu s formátem stanoveným v příloze I tohoto nařízení.
Článek 2
Vzor pro předávání finančních údajů
Při předkládání finančních údajů Komisi pro účely monitorování podle článku 112 nařízení (EU) č. 1303/2013 použijí členské státy vzor stanovený v příloze II tohoto nařízení.
Článek 3
Vzor pro popis funkcí a postupů zavedených pro řídicí orgán a certifikační orgán
1. Popis funkcí a postupů zavedených pro řídicí orgán a případně certifikační orgán se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze III tohoto nařízení.
2. Pokud se na několik operačních programů vztahuje společný systém, může být vypracován jediný popis funkcí a postupů uvedený v odstavci 1.
Článek 4
Vzor zprávy nezávislého auditního subjektu
1. Auditní zpráva nezávislého auditního subjektu uvedeného v čl. 124 odst. 2 nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze IV tohoto nařízení.
2. Pokud se na několik operačních programů vztahuje společný systém, může být vypracována jediná auditní zpráva uvedená v odstavci 1.
Článek 5
Vzor výroku nezávislého auditního subjektu
1. Výrok nezávislého auditního subjektu uvedeného v čl. 124 odst. 2 nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze V tohoto nařízení.
2. Pokud se na několik operačních programů vztahuje společný systém, může být vypracován jediný výrok uvedený v odstavci 1.
Článek 6
Vzor žádosti o platbu zahrnující dodatečné informace týkající se finančních nástrojů
Žádost o platbu uvedená v čl. 41 odst. 4 a čl. 131 odst. 6 nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze VI tohoto nařízení a obsahuje případně dodatečné informace týkající se finančních nástrojů.
Článek 7
Vzor účetní závěrky
Účetní závěrka uvedená v čl. 137 odst. 1 nařízení (EU) č. 1303/2013 se předkládá Komisi v souladu se vzorem stanoveným v příloze VII tohoto nařízení.
KAPITOLA II
PODROBNÁ PRAVIDLA TÝKAJÍCÍ SE VÝMĚNY INFORMACÍ MEZI PŘÍJEMCI A ŘÍDICÍMI ORGÁNY, CERTIFIKAČNÍMI ORGÁNY, AUDITNÍMI ORGÁNY A ZPROSTŘEDKUJÍCÍMI SUBJEKTY
Článek 8
Definice a rozsah systému pro elektronickou výměnu dat
1. Systémem pro elektronickou výměnu dat uvedeným v čl. 122 odst. 3 prvním pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013 se rozumí mechanismy a nástroje umožňující elektronickou výměnu dokumentů a dat, včetně podpory audiovizuálních médií, naskenovaných dokumentů a elektronických souborů.
Výměna dokumentů a dat zahrnuje podávání zpráv o pokroku, žádostech o platbu a výměnu informací souvisejících s řídicími kontrolami a audity.
2. Systémy pro elektronickou výměnu dat umožňují, aby se správní ověření každé žádosti o úhradu předložené příjemci podle čl. 125 odst. 5 nařízení (EU) č. 1303/2013 a audity spoléhaly na informace a dokumenty dostupné prostřednictvím systémů pro elektronickou výměnu dat, jsou-li tyto informace a dokumenty vyměňovány v elektronické podobě v souladu s čl. 122 odst. 3 tohoto nařízení. Odpovědné orgány mohou požadovat dokumenty v tištěné podobě pouze ve výjimečných případech na základě analýzy rizik a pouze pokud jsou dokumenty v tištěné podobě skutečným zdrojem naskenovaných dokumentů nahraných do systémů pro elektronickou výměnu dat.
Článek 9
Parametry systémů pro elektronickou výměnu dat
1. Systémy pro elektronickou výměnu dat zajišťují bezpečnost údajů, jejich úplnost, důvěrnost a ověření odesílatele v souladu s čl. 122 odst. 3, čl. 125 odst. 4 písm. d), čl. 125 odst. 8 a článkem 140 nařízení (EU) č. 1303/2013.
Systémy pro elektronickou výměnu dat jsou k dispozici a v provozu během běžných úředních hodin i mimo tyto hodiny s výjimkou doby provádění činností technické údržby.
2. Pokud členský stát z vlastního podnětu zavede pro příjemce povinné používání systémů pro elektronickou výměnu dat, zajistí, aby technické parametry těchto systémů nenarušovaly bezproblémové provádění fondů ani neomezovaly přístup příjemcům.
Tento požadavek se nevztahuje na systémy pro elektronickou výměnu dat pro příjemce, které členský stát zavedl jako povinné během předchozího programového období a které jsou v souladu s ostatními požadavky stanovenými tímto nařízením.
3. Systémy pro elektronickou výměnu dat jsou vybaveny přinejmenším těmito funkcemi:
a)
interaktivním formulářem a/nebo interaktivními formuláři předvyplněným (předvyplněnými) systémem na základě údajů, které se v jednotlivých fázích postupu ukládají;
b)
v příslušných případech automatickými výpočty;
c)
automatickými kontrolami jako součástmi systému, které v co nejvyšší míře omezují opakované výměny dokumentů nebo informací;
d)
upozorněními vytvářenými systémem a sloužícími k informování příjemce o tom, že je možné provést určité akce;
e)
on-line sledováním statusu umožňujícím příjemci sledovat aktuální status projektu;
f)
dostupností všech předchozích údajů a dokumentů zpracovaných systémy pro elektronickou výměnu dat.
Článek 10
Předávání dokumentů a údajů prostřednictvím systémů pro elektronickou výměnu dat
1. Příjemci a orgány uvedené v čl. 122 odst. 3 prvním pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013 doplňují dokumenty a údaje, za něž odpovídají, a veškeré jejich aktualizace do systémů pro elektronickou výměnu dat v elektronickém formátu stanoveném členským státem.
Členský stát určí podrobné podmínky elektronické výměny dat v dokumentu stanovujícím podmínky podpory pro každou operaci podle čl. 125 odst. 3 písm. c) nařízení (EU) č. 1303/2013.
2. Výměny údajů a transakce jsou opatřeny elektronickým podpisem slučitelným s jedním ze tří typů elektronického podpisu vymezených ve směrnici Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (5).
3. Za datum předání dokumentů a údajů orgánům ze strany příjemce a naopak, jak je uvedeno v čl. 122 odst. 3 prvním pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013, se považuje datum elektronického předložení informací, které jsou uloženy v systémech pro elektronickou výměnu dat.
4. Jak je uvedeno v čl. 122 odst. 3 druhém pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013, dokumenty a údaje se prostřednictvím systémů pro elektronickou výměnu dat pro tutéž operaci předkládají pouze jednou pro všechny orgány provádějící týž program.
Tyto orgány spolupracují na právní, organizační, sémantické a technické úrovni na zajištění účinné komunikace a výměny a opětovného použití informací a znalostí.
Tímto ustanovením nejsou dotčeny postupy, které umožňují příjemcům opravit chybné údaje a aktualizovat zastaralé údaje nebo nečitelné dokumenty.
5. Systémy pro elektronickou výměnu dat jsou přístupné přímo prostřednictvím interaktivního uživatelského rozhraní (internetové aplikace) nebo prostřednictvím technického rozhraní, které umožňuje automatickou synchronizaci a předávání údajů mezi systémy příjemců a systémy členských států.
6. Při zpracování informací zaručí systémy pro elektronickou výměnu dat ochranu soukromí osobních údajů jednotlivcům a obchodního tajemství právním subjektům v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES (6), směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2009/136/ES (7) a směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (8).
7. V případě vyšší moci a zejména v případě nesprávného fungování systémů pro elektronickou výměnu dat nebo chybějícího stálého datového připojení může dotčený příjemce předložit požadované informace příslušnému orgánu v takové podobě a pomocí takových prostředků, které pro tyto případy určí členský stát. Jakmile příčina vyšší moci pomine, členský stát zajistí, aby byly příslušné dokumenty začleněny do databáze související se systémy pro elektronickou výměnu dat.
Odchylně od ustanovení odstavce 3 je za datum brané v potaz pro předložení požadovaných informací považováno datum zaslání dokumentů ve vyžadované podobě.
8. Členské státy zajistí, aby všichni příjemci mohli používat systémy pro elektronickou výměnu dat uvedené v čl. 122 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013, včetně příjemců operací probíhajících ke dni, kdy jsou systémy pro elektronickou výměnu dat uvedeny do provozu a od nějž se použije elektronická výměna dat.
Článek 11
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 22. září 2014.
DURCHFÜHRUNGSVERORDNUNG (EU) Nr. 1011/2014 DER KOMMISSION
vom 22. September 2014
mit detaillierten Regelungen für die Durchführung der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates im Hinblick auf die Muster für die Übermittlung bestimmter Informationen an die Kommission und detaillierten Regelungen für den Informationsaustausch zwischen Begünstigten und Verwaltungsbehörden, Bescheinigungsbehörden, Prüfbehörden und zwischengeschalteten Stellen
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 17. Dezember 2013 mit gemeinsamen Bestimmungen über den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds, den Kohäsionsfonds, den Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums und den Europäischen Meeres- und Fischereifonds sowie mit allgemeinen Bestimmungen über den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds, den Kohäsionsfonds und den Europäischen Meeres- und Fischereifonds und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 des Rates (1), insbesondere auf Artikel 41 Absatz 4, Artikel 102 Absatz 1, Artikel 112 Absatz 5, Artikel 122 Absatz 3, Artikel 124 Absatz 7, Artikel 131 Absatz 6 und Artikel 137 Absatz 3,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
In der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 184/2014 (2) werden die für die Erstellung der Programme notwendigen Bestimmungen festgelegt. Um die Durchführung der aus den europäischen Struktur- und Investitionsfonds („ESI-Fonds“) finanzierten Programme sicherzustellen, sind weitere Bestimmungen für die Anwendung der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 erforderlich. Diese sollten in einem einzigen Durchführungsrechtsakt festgehalten werden, damit ein umfassender Überblick und der Zugang zu diesen Bestimmungen erleichtert wird.
(2)
Um Stichhaltigkeit und Qualität der von der Verwaltungsbehörde an die Kommission übermittelten Daten - darunter klare Aussagen zur Durchführbarkeit der Investition und der wirtschaftlichen Tragfähigkeit des Großprojekts - zu gewährleisten, sollte ein Standardformat mit einheitlichen Anforderungen an Struktur und Inhalt der Informationen für die Mitteilung ausgewählter Großprojekte an die Kommission festgelegt werden.
(3)
Zur Gewährleistung von mehr Effizienz und Transparenz bei der Durchführung der aus den ESI-Fonds finanzierten Programme sollten ein Muster für die Übermittlung von Finanzdaten, ein Muster für Zahlungsanträge und gemäß Artikel 41 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 ein Muster, das zu verwenden ist, wenn zusammen mit den Zahlungsanträgen zusätzliche Informationen zu Finanzinstrumenten bei der Kommission eingereicht werden, sowie ein Muster für die Rechnungslegung bei operationellen Programmen festgelegt werden.
(4)
Zu demselben Zweck sollten auch ein Muster für die Beschreibung der Aufgaben und Verfahren in Bezug auf die Verwaltungs- und gegebenenfalls die Bescheinigungsbehörde sowie ein Muster für den Bericht und für das Gutachten der unabhängigen Prüfstelle festgelegt werden. Sie sollten die technischen Merkmale jedes Felds im System für den elektronischen Datenaustausch enthalten. Da das elektronische Datenaustauschsystem aus Artikel 74 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 auf Grundlage dieser Muster entwickelt wird, sollten diese darlegen, wie die Daten zu förderfähigen Ausgaben in dieses elektronische Datenaustauschsystem eingegeben werden.
(5)
Detaillierte Regelungen müssen für den Umfang und die Merkmale der Systeme festgelegt werden, die einen elektronischen Datenaustausch zwischen den Begünstigten und einer Verwaltungsbehörde, einer Bescheinigungsbehörde, einer Prüfbehörde und zwischengeschalteten Stellen unterstützen, damit die Mitgliedstaaten Rechtssicherheit in Bezug auf ihre Verpflichtungen zum festgelegten Zeitpunkt gemäß aus Artikel 122 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 haben.
(6)
Für eine wirksame, effiziente und zufriedenstellende Verringerung des Verwaltungsaufwands der Begünstigten bei gleichzeitiger Gewährleistung eines effizienten, wirksamen und sicheren elektronischen Datenaustauschs sollten bestimmte grundlegende Anforderungen und technische Merkmale für die Systeme nach Artikel 122 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 spezifiziert werden.
(7)
Im Hinblick auf die Übermittlung von Dokumenten und Daten über die Systeme sollten Grundsätze und anwendbare Regeln für die Angabe festgelegt werden, wer für das Hochladen der Unterlagen und etwaige Aktualisierungen dazu zuständig ist, mit Alternativlösung für den Fall, dass die Nutzung der Systeme durch höhere Gewalt behindert wird.
(8)
Die vorliegende Verordnung sollte die Grundrechte achten und die von der Charta der Grundrechte der Europäischen Union anerkannten Grundsätze berücksichtigen, insbesondere das Recht auf Schutz personenbezogener Daten. Sie sollte daher entsprechend diesen Rechten und Grundsätzen angewandt werden. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Mitgliedstaaten gilt die Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (3). Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Union und den freien Verkehr dieser Daten gilt die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (4).
(9)
Die in dieser Verordnung vorgesehenen Maßnahmen entsprechen der Stellungnahme des Koordinierungsausschusses für die Europäischen Struktur- und Investitionsfonds -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
KAPITEL I
MUSTER UND FORMAT FÜR DIE ÜBERMITTLUNG BESTIMMTER INFORMATIONEN AN DIE KOMMISSION
Artikel 1
Format für die Mitteilung eines ausgewählten Großprojekts
Die Verwaltungsbehörde teilt der Kommission das ausgewählte Großprojekt nach Artikel 102 Absatz 1 Unterabsatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 in dem Format aus Anhang I der vorliegenden Verordnung mit.
Artikel 2
Muster für die Übermittlung von Finanzdaten
Bei der Übermittlung von Finanzdaten an die Kommission zu Zwecken der Begleitung gemäß Artikel 112 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 verwenden die Mitgliedstaaten das Muster aus Anhang II der vorliegenden Verordnung.
Artikel 3
Muster für die Beschreibung der Aufgaben und Verfahren in Bezug auf die Verwaltungs- und die Bescheinigungsbehörde
(1) Die Beschreibung der Aufgaben und Verfahren in Bezug auf die Verwaltungs- und gegebenenfalls die Bescheinigungsbehörde wird im Einklang mit dem Muster aus Anhang III der vorliegenden Verordnung erstellt.
(2) Bei einem gemeinsamen System für mehrere operationelle Programme kann eine einzige Beschreibung der Aufgaben und Verfahren nach Absatz 1 erstellt werden.
Artikel 4
Muster für den Bericht der unabhängigen Prüfstelle
(1) Der Prüfbericht der unabhängigen Prüfstelle aus Artikel 124 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 wird entsprechend dem Muster aus Anhang IV der vorliegenden Verordnung erstellt.
(2) Bei einem gemeinsamen System für mehrere operationelle Programme kann ein einziger Prüfbericht nach Absatz 1 erstellt werden.
Artikel 5
Muster für das Gutachten der unabhängigen Prüfstelle
(1) Das Gutachten der unabhängigen Prüfstelle aus Artikel 124 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 wird entsprechend dem Muster aus Anhang V der vorliegenden Verordnung erstellt.
(2) Bei einem gemeinsamen System für mehrere operationelle Programme kann ein einziges Gutachten nach Absatz 1 erstellt werden.
Artikel 6
Muster für den Zahlungsantrag einschließlich zusätzlicher Informationen zu Finanzinstrumenten
Der Zahlungsantrag aus Artikel 41 Absatz 4 und Absatz 131 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 wird im Einklang mit dem Muster aus Anhang VI der vorliegenden Verordnung erstellt und enthält gegebenenfalls zusätzliche Informationen zu Finanzinstrumenten.
Artikel 7
Muster für die Rechnungslegung
Die Rechnungslegung aus Artikel 137 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 wird entsprechend dem Muster aus Anhang VII der vorliegenden Verordnung bei der Kommission eingereicht.
KAPITEL II
DETAILLIERTE REGELUNGEN ZUM INFORMATIONSAUSTAUSCH ZWISCHEN BEGÜNSTIGTEN UND VERWALTUNGSBEHÖRDEN, BESCHEINIGUNGSBEHÖRDEN, PRÜFBEHÖRDEN UND ZWISCHENGESCHALTETEN STELLEN
Artikel 8
Definition und Umfang des elektronischen Datenaustauschsystems
(1) „Elektronische Datenaustauschsysteme“ nach Artikel 122 Absatz 3 Unterabsatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 bezeichnen Mechanismen und Instrumente, die den elektronischen Austausch von Dokumenten und Daten ermöglichen, darunter auch Träger für audiovisuelle Medien, gescannte Dokumente und elektronische Unterlagen.
Der Austausch von Dokumenten und Daten beinhaltet die Berichterstattung über Fortschritte, Zahlungsaufforderungen und den Informationsaustausch im Hinblick auf Verwaltungsüberprüfungen und Prüfungen.
(2) Die elektronischen Datenaustauschsysteme ermöglichen die Verwaltungsprüfung aller von den Begünstigten eingereichten Anträge auf Ausgabenerstattung nach Artikel 125 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 und Prüfungen anhand der in den elektronischen Datenaustauschsystemen vorliegenden Angaben und Dokumente, wenn diese Angaben und Dokumente elektronisch im Einklang mit Artikel 122 Absatz 3 dieser Verordnung ausgetauscht werden. Diese zuständigen Behörden dürfen Papierunterlagen nur in Ausnahmefällen nach einer Risikoanalyse anfordern und nur, wenn es sich bei den Papierunterlagen um die tatsächliche Grundlage der in die elektronischen Datenaustauschsysteme hochgeladenen gescannten Dokumente handelt.
Artikel 9
Merkmale der elektronischen Datenaustauschsysteme
(1) Die elektronischen Datenaustauschsysteme gewährleisten im Einklang mit Artikel 122 Absatz 3, Artikel 125 Absatz 4 Buchstabe d, Artikel 125 Absatz 8 und Artikel 140 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit der Daten sowie die Authentifizierung des Absenders.
Die elektronischen Datenaustauschsysteme sind sowohl während als auch außerhalb der Standardbürozeiten verfügbar und operationell, mit Ausnahme während Maßnahmen zur technischen Wartung.
(2) Macht ein Mitgliedstaat auf eigenes Betreiben die Nutzung elektronischer Datenaustauschsysteme für die Begünstigten verpflichtend, so stellt er sicher, dass die technischen Merkmale dieser Systeme den reibungslosen Einsatz der Fonds nicht stören und auch den Zugang für jedweden Begünstigten nicht einschränken.
Diese Anforderung gilt nicht für elektronische Datenaustauschsysteme für Begünstigte, die ein Mitgliedstaat während eines früheren Programmplanungszeitraums zur Pflicht gemacht hat und die andere Anforderungen aus der vorliegenden Verordnung erfüllen.
(3) Die elektronischen Datenaustauschsysteme verfügen mindestens über folgende Funktionsmerkmale:
a)
interaktive Formulare und/oder vom System auf Grundlage der in aufeinanderfolgenden Schritten des Verfahrens gespeicherten Daten bereits ausgefüllte Formulare;
b)
gegebenenfalls automatische Berechnungen;
c)
automatische eingebettete Kontrollen, die einen wiederholten Austausch von Dokumenten und Informationen so weit wie möglich reduzieren;
d)
systemgenerierte Meldungen, um den Begünstigten darüber zu informieren, dass bestimmte Aktionen durchgeführt werden können;
e)
Online-Statusverfolgung, sodass der Begünstigte den gegenwärtigen Status des Projekts verfolgen kann;
f)
Verfügbarkeit aller früheren im elektronischen Datenaustauschsystem abgewickelten Daten und Dokumente.
Artikel 10
Übermittlung von Dokumenten und Daten über die elektronischen Datenaustauschsysteme
(1) Die Begünstigten und Behörden aus Artikel 122 Absatz 3 Unterabsatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 laden die Dokumente und Daten, für die sie zuständig sind, sowie etwaige zugehörige Aktualisierungen in dem vom Mitgliedstaat festgelegten Format in die elektronischen Datenaustauschsysteme.
Der Mitgliedstaat legt in den Unterlagen aus Artikel 125 Absatz 3 Buchstabe c der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013, aus denen die Bedingungen für die Unterstützung im Rahmen der einzelnen Vorhaben hervorgehen, detaillierte Bedingungen für den elektronischen Datenaustausch fest.
(2) Der Datenaustausch und die Vorgänge enthalten eine elektronische Signatur, die einer der drei in Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (5) festgelegten Arten an elektronischen Signaturen entspricht.
(3) Das Datum, an dem der Begünstigte die Dokumente und Daten an die Behörden wie in Artikel 122 Absatz 3 Unterabsatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 festgelegt übermittelt - und vice versa -, ist das Datum der elektronischen Vorlage der Informationen, die in den elektronischen Datenaustauschsystemen gespeichert sind.
(4) Die Dokumente und Daten werden über die elektronischen Datenaustauschsysteme gemäß Artikel 122 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 für alle Behörden, die dasselbe Programm durchführen, pro Vorhaben nur ein einziges Mal übermittelt.
Diese Behörden arbeiten auf rechtlicher, organisatorischer, semantischer und technischer Ebene zusammen und gewährleisten eine wirksame Kommunikation sowie den Austausch und die Weiterverwendung von Informationen und Wissen.
Dies gilt unbeschadet der Verfahren, die dem Begünstigten die Aktualisierung fehlerhafter oder veralteter Daten oder nicht lesbarer Dokumente ermöglichen.
(5) Die elektronischen Datenaustauschsysteme sind entweder direkt über eine interaktive Nutzerschnittstelle (Webanwendung) oder über eine technische Schnittstelle zugänglich, die die automatische Synchronisation und Übermittlung von Daten zwischen den Systemen der Begünstigten und denen der Mitgliedstaaten ermöglichen.
(6) Bei der Verarbeitung von Informationen stellen die elektronischen Datenaustauschsysteme den Schutz personenbezogener Daten - im Falle natürlicher Personen - bzw. die Wahrung des Geschäftsgeheimnisses - im Falle juristischer Personen - gemäß Richtlinie 2002/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (6), Richtlinie 2009/136/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (7) und Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (8) sicher.
(7) Im Fall von höherer Gewalt und insbesondere bei Versagen der elektronischen Datenaustauschsysteme oder bei fehlender stabiler Datenverbindung kann der betroffene Begünstigte die erforderten Informationen auf die Art und Weise - und mit den Mitteln -, die der Mitgliedstaat für solche Fälle vorsieht, an die zuständige Behörde übermitteln. Sobald der Grund für die höhere Gewalt wegfällt, gewährleistet der Mitgliedstaat, dass die relevanten Dokumente in die mit den elektronischen Datenaustauschsystemen verbundene Datenbank eingegeben werden.
In Abweichung von Absatz 3 gilt als Datum für die Übermittlung der erforderlichen Informationen das Datum, an dem die Dokumente auf die geforderte Art und Weise abgesandt wurden.
(8) Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass alle Begünstigten die elektronischen Datenaustauschsysteme aus Artikel 122 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 nutzen können, einschließlich Begünstigter von Vorhaben, die zu dem Datum, an dem die elektronischen Datenaustauschsysteme in Betrieb genommen werden, laufen und für die der elektronische Datenaustausch gilt.
Artikel 11
Diese Verordnung tritt am zwanzigsten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 22. September 2014