ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 13. listopadu 2014
o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami
(2014/792/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie a kterým se zrušuje nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na čl. 56 odst. 1 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 215/2008 ze dne 18. února 2008 o finančním nařízení pro 10. Evropský rozvojový fond (2), a zejména na článek 17 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 (3), a zejména na čl. 7 odst. 6 a článek 11 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Komise, která za náležitého dodržování zásad řádného finančního řízení upravených v článcích 30-33 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 odpovídá za plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a veškerých dalších fondů spravovaných Unií, má povinnost bojovat proti podvodům a jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie. Má-li být zajištěno, aby schvalující osoby v Komisi a ve výkonných agenturách byly v plném rozsahu informovány o rizicích, jež finančním zájmům Unie hrozí, je nezbytné stanovit interní pravidla, jimiž bude doplněno rozhodnutí Komise C(2014) 2784 (4).
(2)
Za účelem boje proti podvodům a ochrany finančních zájmů Unie používá Komise ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení Komise (ES, Euratom) č. 1302/2008 ze dne 17. prosince 2008 o ústřední databázi pro vyloučení (5) a používá též systém včasného varování podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom ze dne 16. prosince 2008 o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami (6). Dokud legislativní orgán nepřijme návrh na změnu finančního nařízení (7), je nutno zajistit, aby zůstal systém včasného varování efektivní.
(3)
Do uvedené doby by účel systému včasného varování měl zůstat v zásadě zachován. Měl by zajišťovat, aby v Komisi a jejích výkonných agenturách byly k dispozici vyhrazené informace, za kterýmžto účelem budou v systému včasného varování registrovány výstrahy o osobách, které by mohly pro finanční zájmy a pověst Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů představovat riziko.
(4)
Vzhledem k tomu, že ředitelé výkonných agentur mají postavení pověřených schvalujících osob Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(5)
Vzhledem k tomu, že vedoucí delegací Unie jednající jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 mají postavení pověřené schvalující osoby Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(6)
Evropský úřad pro boj proti podvodům (úřad OLAF) má podle čl. 7 odst. 6 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 a nařízení Rady (Euratom) č. 1074/1999 povinnost informovat neprodleně dotčené útvary Komise o probíhajícím vyšetřování, pokud se při tomto vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout preventivní správní opatření k ochraně finančních zájmů Unie. Podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 je tento úřad dále povinen po dokončení vyšetřování vypracovat zprávu, a případně vydat doporučení, zda je třeba přijmout opatření, zejména na straně orgánů. Má-li být příslušná schvalující osoba s to požádat o registraci výstrahy, je nezbytné stanovit údaje, které je úřad OLAF povinen Komisi předkládat.
(7)
Úřad OLAF by měl mít k systému včasného varování přístup, aby mohl plnit své regulatorní vyšetřovací funkce a vykonávat své zpravodajské činnosti a činnosti při boji proti podvodům podle nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013.
(8)
Z důvodu zjednodušení by mělo být fungování systému včasného varování zjednodušeno, měl by být snížen počet kategorií výstrah, upřesněn jejich rozsah a z názvů výstrah by měl být na první pohled zřejmý jejich obsah.
(9)
Na základě údajů, které úřad OLAF předloží, by měla příslušná schvalující osoba po konzultaci s Generálním ředitelstvím pro rozpočet a s Právní službou a v těsné součinnosti s úřadem OLAF navrhnout výstrahu pro účely ověření.
(10)
Příslušná schvalující osoba by měla navrhnout výstrahu pro účely vyloučení, kterou by měly v náležitých případech vyhodnotit centralizovaným způsobem Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba. Je-li výstraha pro účely vyloučení navržena na základě údajů, které předloží úřad OLAF, měla by být v těsné součinnosti s úřadem OLAF vyhodnocena. Tentýž postup by se měl uplatnit, pokud by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
(11)
Příslušná schvalující osoba by měla v těsné součinnosti s úřadem OLAF rozhodnout o nutných důsledcích z hlediska ochrany finančních zájmů Unie a měla by o tomto rozhodnutí úřad OLAF vyrozumět.
(12)
Příslušná schvalující osoba by měla nést odpovědnost za žádost o zadání, změnu, výmaz nebo obnovu výstrahy. S cílem zachovat přiměřenou úroveň kontroly by tyto žádosti měly být podávány na příslušné hierarchické úrovni, kterou stanoví rozhodnutí Komise C(2014) 2784.
(13)
Účetní by měl zajistit náležitá technická opatření k tomu, aby byl systém včasného varování účinně používán prostřednictvím centrálního účetního systému Komise.
(14)
Prostřednictvím centrálního účetního systému Komise budou všem útvarům Komise a výkonným agenturám dány k dispozici podrobnosti o inkasních příkazech a příkazech k obstavení bankovního účtu. Výstrahy W3a (příkaz k obstavení bankovního účtu) a W4 (inkasní příkaz) podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by již neměly být používány. Pouhé tyto informace nejsou ze systematického hlediska důvodem k výstraze. Příslušná schvalující osoba musí analyzovat všechny zvláštní okolnosti případu a rozhodnout, je-li výstraha nutná, či nikoli.
(15)
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (8) stanoví, že zpracování osobních údajů Komisí musí dodržovat zákonné požadavky na zpracování a požadavky vztahující se na předávání stanovených údajů a že toto zpracování podléhá předběžné kontrole evropského inspektora ochrany údajů na základě oznámení inspektora ochrany údajů v Komisi.
(16)
Ustanovení o ochraně osobních údajů by měla stanovit práva osob, jejichž údaje jsou nebo by mohly být zadány do systému včasného varování.
(17)
Na určitá práva na ochranu osobních údajů se vztahují výjimky stanovené v článku 20 nařízení (ES) č. 45/2001, které je nutno v každém jednotlivém případě analyzovat a uplatňovat dočasně. O uplatňování těchto výjimek by měl rozhodovat útvar odpovědný za žádost o zadání, změnu včetně opravy nebo výmaz relevantních informací.
(18)
Osoba, jíž se týká možná výstraha pro účely vyloučení, by měla mít příležitost se písemně vyjádřit předtím, než je ve spojitosti s ní podána žádost o registraci výstrahy v systému včasného varování. Tutéž příležitost by měla mít dotčená osoba v případě, že by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl práva této dotčené osoby nepříznivě ovlivnit.
(19)
Ve výjimečných případech by mělo být s poskytnutím této příležitosti posečkáno v zájmu zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, jsou-li k takovému kroku dány naléhavé legitimní důvody.
(20)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by mělo být nadále použitelné až do 1. července 2015, nakolik to bude nezbytné k zajištění toho, že budou dodržována nařízení Rady o restriktivních opatřeních přijatých na základě článku 215 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU), a to do doby, než bude systém akruálního účetnictví (ABAC) zohledňovat údaje obsažené v příslušné databázi útvaru odpovědného za nástroje zahraniční politiky. Za tímto účelem budou nadále registrovány výstrahy W5b podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
(21)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by se mělo až do 1. července 2015 použít na výstrahy W3a a W4, které by měly být do uvedeného termínu pro účely uplatňování oddílu 4 tohoto rozhodnutí pokládány za výstrahy pro účely ověření.
(22)
Za účelem uplatňování tohoto rozhodnutí je nutno pravidelně vyhodnocovat, jak systém včasného varování funguje a nakolik efektivně přispívá k ochraně finančních zájmů Unie,
ROZHODLA TAKTO:
ODDÍL 1
VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět, oblast působnosti a cíl
1. Tímto rozhodnutím se zřizuje systém včasného varování („EWS“), který budou schvalující osoby Komise a výkonných agentur používat při plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a při hospodaření s dalšími Unií spravovanými fondy.
2. EWS přispívá k ochraně finančních zájmů Unie a zachování jejího obrazu, k boji proti podvodům a k řádnému finančnímu řízení.
3. Cílem EWS je:
a)
prostřednictvím registrace výstrah informovat odpovědné schvalující osoby Komise a výkonných agentur o tom, že by určitá osoba mohla představovat riziko pro finanční zájmy a obraz Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů, a
b)
umožňovat příslušným schvalujícím osobám, aby na základě těchto výstrah prováděly ověřování nebo přijímaly vhodná opatření, včetně opatření podle oddílu 4.
4. Tyto informace přispívají k tomu, že bude zajištěno:
a)
předcházení rizikům, jehož je dosaženo ověřováním informací o určité osobě, jež byly včasně předány z důvodu podezření z některého níže uvedeného aktu nebo z důvodu zjištění ve spojitosti s takovýmto aktem:
-
závažné pochybení nebo nesrovnalost,
-
profesní pochybení,
-
závažné porušení smlouvy na veřejnou zakázku nebo
-
podvod, korupce nebo jiné protiprávní jednání poškozující finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (9);
b)
vyloučení osoby podle čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a kterým se ruší nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 („finanční nařízení“).
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí tyto definice:
a)
„účetním“ se rozumí účetní Komise nebo podřízený zaměstnanec, jeho účetní pověřil některými úkoly podle článku 69 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
„příslušnou schvalující osobou“ se rozumí pověřená schvalující osoba Komise ve smyslu článku 65 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, která nese odpovědnost v souladu s vnitřními pravidly pro plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie („rozpočet“), včetně ředitelů výkonných agentur, dále pověřené schvalující osoby ve smyslu článku 65 uvedeného nařízení, které vykonávají funkci ředitele, a vedoucí delegací Unie, kteří jednají jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 uvedeného nařízení;
c)
„subjektem údajů“ se rozumí identifikovatelná osoba ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů;
d)
„zjištěním“ se rozumí zjištěné skutečnosti, jež byly odhaleny při plnění právního závazku nebo zaznamenány v kontextu auditu či vyšetřování, které provádí Účetní dvůr, Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) či Útvar interního auditu (IAS), nebo byly odhaleny v kontextu jiného auditu či kontroly, které jsou prováděny v rámci odpovědnosti příslušné schvalující osoby;
e)
„právním závazkem“ se rozumí závazek, jejž Komise přijala podle hlav V-VIII části první a podle části druhé nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
f)
„osobou“ se rozumí dále vyjmenované fyzické či právnické osoby nebo sdružení bez právní subjektivity:
-
příjemce finančních prostředků ve smyslu čl. 2 písm. i) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
zájemce nebo uchazeč,
-
žadatel o grant,
-
účastník soutěže o cenu,
-
placený externí odborník ve smyslu článku 204 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
osoby oprávněné jednat za právnické osoby či tyto zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
g)
„profesním pochybením“ se rozumí porušení právních či správních předpisů nebo deontologických norem povolání, ke kterému daná osoba patří, jakož i jiné zaviněné jednání, které má dopad na profesní důvěryhodnost dotčené osoby;
h)
„subdodavatelem“ se rozumí hospodářský subjekt, jehož navrhl zájemce, uchazeč, zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel na to, aby provedl část smlouvy na veřejnou zakázku, vůči němuž však sám veřejný zadavatel nemá přímý právní závazek;
i)
„závažným pochybením nebo nesrovnalostí“ se rozumí závažné pochybení nebo nesrovnalost ve smyslu čl. 166 odst. 2 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
j)
„kontaktní osobou pro výstrahu“ se rozumí osoba, jež působí při útvaru odpovědném za žádost a odpovídá za dokumentaci k výstraze až do výmazu výstrahy.
Článek 3
Fungování EWS
1. Účetní přijme náležitá technická opatření k tomu, aby EWS účinně fungoval a aby byl monitorován.
Účetní na základě žádosti příslušné schvalující osoby zadává, mění, obnovuje nebo provádí výmazy výstrah EWS.
2. K technickým aspektům přijme účetní prováděcí opatření a vymezí související postupy, mj. v oblasti zabezpečení.
Tato opatření účetní oznámí útvarům Komise a výkonným agenturám.
Článek 4
Pravomoci a postupy v oblasti registrace, změn, obnovy a výmazu výstrah
1. O registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy je oprávněna požádat pouze příslušná schvalující osoba.
2. Žádost o registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy předkládá příslušná schvalující osoba účetnímu. Použije k tomu formulář uvedený v příloze tohoto rozhodnutí.
3. Kontaktní osoba pro výstrahy podle článku 8 předtím, než postoupí žádost účetnímu, ověří, zda jsou splněny požadavky článků 11 či 12.
Článek 5
Přístup k EWS
K údajům obsaženým v EWS mají prostřednictvím centrálního účetního systému Komise přímý přístup útvary Komise a výkonné agentury.
Útvary Komise a výkonné agentury odpovědné za místní systém mohou prostřednictvím tohoto centrálního účetního systému získat přístup k údajům uloženým v EWS za předpokladu, že je zaručen soulad údajů mezi tímto místním a centrálním účetním systémem.
Článek 6
Používání EWS
Údaje uložené v EWS lze použít pouze pro účely plnění rozpočtu nebo hospodaření s jiným Unií spravovaným fondem. Tím nejsou dotčeny údaje v ústřední databázi pro vyloučení (dále jen „CED“) podle čl. 1 odst. 2 a 3 nařízení (ES, Euratom) č. 1302/2008 (10).
Údaje z EWS a CED je úřad OLAF oprávněn používat ke svým vyšetřováním podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 („nařízení o úřadu OLAF“) a dále k činnostem na poli předcházení podvodům včetně analýz rizik.
Článek 7
Termíny nahlížení do EWS
Ověření, zda je v EWS zaznamenána k určité osobě výstraha, provádí příslušná schvalující osoba v těchto fázích:
a)
před přijetím individuálního rozpočtového závazku;
b)
před přijetím souhrnného rozpočtového závazku, je-li daná osoba v této fázi známa;
c)
v případě předběžných rozpočtových závazků předtím, než je přijat právní závazek, který zakládá nárok na následné platby, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech;
d)
v případě zadávacích řízení a řízení o udělení grantu, soutěží o ceny a řízení s uveřejněním výzvy k projevení zájmu nejpozději předtím, než je vydáno rozhodnutí o zadání zakázky, udělení grantu či ceny;
e)
v případě zadávání veřejných zakázek, kde veřejný zadavatel omezí počet zájemců vyzvaných k podání nabídky, předtím, než je dokončen výběr zájemců;
f)
předtím, než je provedena libovolná platba, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech.
Článek 8
Kontaktní osoba pro výstrahy
Kontaktní osoba pro výstrahy je povinna
a)
připravit žádost o registraci výstrahy;
b)
postoupit žádost a údaje související s výstrahou účetnímu;
c)
poskytnout dalším příslušným schvalujícím osobám údaje, které jim umožní provést ověření nebo rozhodnout o důsledcích podle oddílu 4.
ODDÍL 2
ÚDAJE ZADÁVANÉ DO EWS
Článek 9
Kategorie výstrah
1. Výstrahy EWS se člení do těchto dvou kategorií:
a)
„výstraha pro účely ověření“, jestliže je daná osoba podezřelá z podvodu, korupce nebo jiného protiprávního jednání poškozujícího finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, ze závažného pochybení nebo nesrovnalosti, z profesního pochybení nebo ze závažného porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo jestliže o ní bylo zjištěno, že se vyjmenovaných způsobů jednání dopustila;
b)
„výstraha pro účely vyloučení“, jestliže je daná osoba vyloučena z řízení na základě důvodů pro vyloučení, které jsou upraveny v čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. K jedné osobě mohou být evidovány různé výstrahy, jež byly zaregistrovány z různých důvodů.
Článek 10
Údaje ve výstrahách EWS
Výstrahy EWS obsahují tyto údaje:
a)
identifikace dané osoby;
b)
druh výstrahy;
c)
doba trvání výstrahy;
d)
důvody, pro něž daná osoba představuje riziko pro finanční zájmy a obraz Unie či pro Unií spravované fondy;
e)
údaje k řízení o sporných otázkách;
f)
jméno příslušné schvalující osoby;
g)
jméno kontaktní osoby pro výstrahy podle článku 8 tohoto rozhodnutí.
Článek 11
Výstrahy pro účely ověření
1. O výstrahu pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat v případě, je-li splněna některá z těchto podmínek:
a)
úřad OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013 informuje příslušnou schvalující osobu, jestliže při vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout opatření k ochraně finančních zájmů Unie;
b)
Evropský účetní dvůr předá informace Komisi nebo IAS předá informace příslušné schvalující osobě, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 nebo k závažnému pochybení či nesrovnalosti, k profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku;
c)
příslušná schvalující osoba provede kontrolu nebo audit, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, k závažnému pochybení, nesrovnalosti, profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo tato příslušná schvalující osoba získala o takovéto kontrole nebo auditu informace.
2. Doba trvání výstrahy pro účely ověření smí činit nejdéle jeden rok. Výstrahu pro účely ověření je nutno vymazat, je-li podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo pomine-li potřeba provádět ověřování.
3. Na konci období podle odstavce 2 je výstraha pro účely ověření vymazána automaticky.
4. Příslušná schvalující osoba je oprávněna požádat o obnovu výstrahy pro účely ověření, jestliže ji úřad OLAF vyrozumí, že z vyšetřování podle odstavce 1 dosud nebyly vyvozeny závěry, avšak vyplývá z něj, že je důvodné výstrahu zachovat. O obnovu výstrahy pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat rovněž v případě, jsou-li nadále splněny podmínky odst. 1 písm. b) nebo c).
5. Příslušná schvalující osoba je povinna uvést důvody, pro něž je obnova výstrahy z hlediska ochrany finančních zájmů a obrazu Unie nezbytná.
6. Na obnovu se pohlíží jako na novou žádost o registraci výstrahy pro účely ověření.
Článek 12
Výstrahy pro účely vyloučení
1. O výstrahu pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna požádat v případech podle čl. 106 odst. 1 nebo čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. Na konci doby vyloučení je výstraha pro účely vyloučení vymazána.
3. Z EWS se výstraha pro účely vyloučení automaticky přebírá do CED.
Článek 13
Informace předávané úřadem OLAF
Úřad OLAF je při předávání informací podle čl. 7 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013, kterým je nápomocen příslušné schvalující osobě při rozhodování o tom, zda přijme preventivní opatření k ochraně finančních zájmů Unie, nebo při předávání informací podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 povinen uvést tyto údaje:
a)
totožnost dané osoby;
b)
souhrn skutečností a rizik, jež byla při vyšetřování identifikována. Souhrn musí být dostatečný k tomu, aby bylo možno účinně provést slyšení dané osoby podle článku 16 tohoto rozhodnutí;
c)
veškerá doporučená zvláštní opatření na ochranu důvěrnosti, zejména v případech, které vyžadují použití vyšetřovacích opatření, která spadají do pravomoci vnitrostátního soudního orgánu, nebo - v případě vnějšího vyšetřování - do pravomoci vnitrostátního orgánu, v souladu s použitelnými vnitrostátními předpisy týkajícími se vyšetřování.
ODDÍL 3
PROCESNÍ USTANOVENÍ O REGISTRACI VÝSTRAH
Článek 14
Předchozí konzultace s centrálními útvary o výstrahách pro účely ověření
Příslušná schvalující osoba je předtím, než se na základě informací předaných úřadem OLAF podle čl. 7 odst. 6 nebo článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 rozhodne požádat o registraci výstrahy pro účely ověření, povinna konzultovat s Generálním ředitelstvím pro rozpočet (centrální finanční službou), a případně též s Právní službou, a to v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
Článek 15
Vyhodnocení výstrah pro účely vyloučení v centrálních útvarech
Předtím, než je na návrh příslušné schvalující osoby podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b), c) a e) a podle čl. 109 odst. 1, která má trvat po náležitou dobu, musí Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba provést centralizované vyhodnocení. Vychází-li výstraha pro účely vyloučení, kterou navrhla příslušná schvalující osoba, z informací, které této osobě předal úřad OLAF, musí toto vyhodnocení probíhat v těsné součinnosti s úřadem OLAF.
Článek 16
Právo na slyšení
1. Registrace výstrah podléhá těmto pravidlům:
a)
Má-li příslušná schvalující osoba v úmyslu požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby, je povinna dát této osobě nejprve příležitost se písemně vyjádřit. K písemnému vyjádření poskytne příslušná schvalující osoba dotčené osobě lhůtu v délce nejméně 14 kalendářních dnů. Příslušná schvalující osoba současně dotčenou osobu vyrozumí, že pokud tato vyjádření nepředloží, dojde k registraci výstrahy.
V náležitých případech je příslušná schvalující osoba povinna dát dotčené osobě příležitost se vyjádřit k informacím, jež předložil úřad OLAF.
b)
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které nic nemění na výsledku vyhodnocení provedeném odpovědnou schvalující osobou, požádá tato účetního, aby výstrahu aktivoval.
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které podle názoru příslušné schvalující osoby činí výstrahu nepřiměřenou či zbytečnou, k aktivaci výstrahy nedojde a dotčené osobě je tato skutečnost oznámena.
Účetní v náležitých případech potvrdí příslušné schvalující osobě, že výstraha byla v EWS registrována.
c)
Příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě, že došlo k aktivaci výstrahy a na jak dlouho je výstraha aktivována. Oznámení však není nutné v případě, že dotčená osoba nereagovala na výzvu k písemnému vyjádření.
2. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je v době, kdy dosud nebylo rozhodnuto o době trvání vyloučení, příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit. Příslušná schvalující osoba je povinna dát dotčené osobě příležitost vyjádřit se k době trvání svého vyloučení.
3. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit, jestliže má k dispozici oficiální dokument, který konstatuje skutkový stav/situaci. Registraci výstrahy příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě.
4. Příslušná schvalující osoba je za výjimečných okolností oprávněna posečkat s tím, aby dotčené osobě poskytla příležitost písemně se vyjádřit předtím, nežli bude podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo než bude přijat akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva této dotčené osoby, jestliže jsou dány naléhavé legitimní důvody k zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, s tím, že je tato příslušná schvalující osoba oprávněna pokračovat v registraci výstrahy.
5. Vyrozumívá-li úřad OLAF příslušnou schvalující osobu v souladu s článkem 13, je povinen uvést, zda je nutno zachovat důvěrnost vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení a zda je nutno posečkat s tím, aby byla dotčené osobě poskytnuta příležitost se vyjádřit.
6. Jakmile pominou důvody k ochraně vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, musí být dotčené osobě dána příležitost k vyjádření.
Článek 17
Ochrana osobních údajů a práva subjektů údajů
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyrozumět subjekty údajů o možnosti, že do EWS budou zadány údaje, které se jich týkají, a informovat je, kterým subjektům lze tyto údaje sdělovat. Tuto obecnou informaci je nutno sdělovat písemně zejména při uveřejňování veřejných zakázek, ve výzvách k podávání návrhů, při vyhlašování soutěží o ceny, a nejsou-li podobná uveřejnění prováděna, pak před zadáním veřejné zakázky nebo udělením grantu.
2. Příslušná schvalující osoba žádající o registraci výstrahy odpovídá za vztahy s osobou, jejíž údaje jsou do EWS zadávány. Příslušná schvalující osoba je povinna reagovat na žádosti dotčené osoby o opravu nepřesných či neúplných osobních údajů i na další žádosti či dotazy této osoby.
3. Dotčená osoba je též oprávněna požádat účetního písemně o informaci, zda je v EWS registrována.
Účetní je povinen jí tuto informaci poskytnout, jestliže příslušná schvalující osoba, případně po dohodě s úřadem OLAF, nerozhodne, že se použijí omezení čl. 20 odst. 1 nařízení č. 45/2001.
4. Vymazané výstrahy musí být přístupné pouze pro účely auditu a vyšetřování a nesmějí být pro uživatele EWS viditelné.
Osobní údaje obsažené ve výstrahách týkajících se fyzických osob však smějí být pro tyto účely nadále přístupné pouze po dobu pěti let od výmazu výstrahy.
Článek 18
Přezkum výstrahy
Jestliže osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha, uvede nové skutečnosti prokazující, že pominuly důvody registrace, je příslušná schvalující osoba povinna požádat o výmaz výstrahy.
Osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha pro účely vyloučení, je oprávněna podat stížnost k veřejnému ochránci práv a domáhat se soudního přezkumu.
ODDÍL 4
DŮSLEDKY VÝSTRAH
Článek 19
Obecná úprava důsledků
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyžádat si u kontaktní osoby pro výstrahy veškeré informace relevantní k tomu, aby byla s to rozhodnout o důsledcích výstrahy uvedených v tomto oddíle.
2. Jestliže příslušná schvalující osoba podá na základě informací, které jí předloží úřad OLAF, žádost o registraci výstrahy pro účely ověření podle článku 11, je povinna dodržet postup podle článku 14 nebo 15 tohoto rozhodnutí a rozhodnout o důsledcích výstrahy v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
3. Při rozhodování o důsledcích výstrahy je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout k dále uvedeným kritériím, která platí pro všechny výstrahy:
a)
rizika pro finanční zájmy a obraz Unie;
b)
objem a doba trvání právního závazku;
c)
naléhavost splnění právního závazku;
d)
povaha skutkového stavu;
e)
závažnost skutkového stavu a
f)
možné důsledky pro splnění právního závazku.
V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout též k povaze a závažnosti důvodů pro vyloučení a k nezbytnosti zachovat kontinuitu činnosti.
4. Příslušná schvalující osoba je ve všech případech povinna své rozhodnutí o důsledcích výstrahy písemně odůvodnit.
Článek 20
Důsledek výstrah pro účely ověření
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o cenu lze ověření provést tímto způsobem:
a)
příslušná schvalující osoba si může vyžádat doplňující podklady uvedené v zadávacím řízení, řízení o udělení grantu nebo v soutěži o cenu;
b)
v případě řízení o udělení grantu lze provést analýzu rizika z předběžného financování.
2. V případě právního závazku lze ověření provést tímto způsobem:
a)
ověřit, zda je opatření v souladu s právním závazkem, včetně dodržení lhůt a požadavků na obsah plnění;
b)
u stávajících grantů lze před provedením platby ověřit způsobilost nákladů nebo provést audit či kontrolu na místě.
Článek 21
Právo na slyšení po výstraze pro účely ověření
Postup podle článku 15 tohoto rozhodnutí a právo na slyšení podle článku 16 tohoto rozhodnutí se použije též v případě, že má příslušná schvalující osoba na základě výstrahy pro účely ověření v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
Článek 22
Důsledky výstrah pro účely vyloučení na postupy a právní závazky
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o ceny je příslušná schvalující osoba povinna vyloučit osobu, které se týká výstraha pro účely vyloučení, z účasti v zadávacích řízeních a řízeních o udělení grantu, ledaže jsou splněny podmínky čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a daná osoba se nachází v monopolním postavení.
2. V případě stávajícího právního závazku je příslušná schvalující osoba povinna rozhodnout o některém z těchto důsledků výstrahy:
a)
pokračovat s plněním smlouvy na veřejnou zakázku nebo grantu a provést náležité ověření;
b)
stavit platební lhůtu v souladu s čl. 92 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
c)
pozastavit platby v souladu s článkem 208 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
d)
pozastavit provádění veřejné zakázky nebo grantu v souladu s článkem 116 a s čl. 135 odst. 5 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
e)
ukončit právní závazek, jestliže související předpis předvídá možnost právní závazek ukončit na základě informace, na jejímž základě byla výstraha registrována.
3. Je-li dotčenou osobou subdodavatel, je příslušná schvalující osoba povinna požádat uchazeče, zájemce, zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, aby tohoto subdodavatele nahradil.
Článek 23
Důsledky výstrah pro účely vyloučení z hlediska rozpočtových operací
1. V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba v náležitých případech povinna v účetním systému potvrdit, že by daná platba měla být provedena navzdory existenci výstrahy.
2. Je-li registrována výstraha pro účely vyloučení, nelze přijímat žádné individuální rozpočtové závazky, na rozpočtových účtech nelze evidovat žádné individuální právní závazky vycházející ze souhrnného závazku a nelze přijímat právní závazky vycházející z předběžného závazku, s výjimkou případů podle čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, kdy se dotčená osoba nachází v monopolním postavení.
ODDÍL 5
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 24
Zrušení
Zrušuje se rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami.
Článek 25
Přechodná ustanovení
1. Výstrahy týkající se vyloučení podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom musí zůstat aktivní až do konce doby svého trvání v souladu s uvedeným rozhodnutím.
2. Výstrahy W1, W2 a W3b registrované podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom se považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí.
3. Výstrahy W3a a W4 lze nadále registrovat až do 1. července 2015, a to za podmínek rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom. Pro účely použití oddílu 4 tohoto rozhodnutí se výstrahy W3a a W4 považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí. Na výstrahy W5b se až do 1. července 2015 nadále použije rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
Článek 26
Zveřejnění
Toto rozhodnutí se zveřejňuje v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. listopadu 2014.
BESCHLUSS DER KOMMISSION
vom 13. November 2014
über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem
(2014/792/EU)
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (1), insbesondere auf Artikel 56 Absatz 1,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 215/2008 des Rates vom 18. Februar 2008 über die Finanzregelung für den 10. Europäischen Entwicklungsfonds (2), insbesondere auf Artikel 17,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 (3), insbesondere auf Artikel 7 Absatz 6 und auf Artikel 11,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Kommission, die für die Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union sowie aller übrigen von der Union bewirtschafteten Mittel unter Beachtung des in den Artikeln 30 bis 33 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verantwortlich ist, ist verpflichtet, Maßnahmen zur Bekämpfung von Betrug und sonstigen rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union zu treffen. Damit sichergestellt ist, dass die Anweisungsbefugten der Kommission und der Exekutivagenturen in vollem Umfang über Gefahren für das finanzielle Interesse der Union unterrichtet sind, ist es notwendig - zusätzlich zum Beschluss C(2014) 2784 der Kommission (4) - interne Vorschriften festzulegen.
(2)
Die Kommission nutzt zur Bekämpfung von Betrug und zum Schutz des finanziellen Interesses der Union die zentrale Ausschlussdatenbank, auf die in Artikel 108 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und in der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1302/2008 der Kommission vom 17. Dezember 2008 über die zentrale Ausschlussdatenbank (5) eingegangen wird, sowie das Frühwarnsystem (FWS) gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom vom 16. Dezember 2008 über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem (6). Es ist notwendig, dafür zu sorgen, dass das FWS bis zur Annahme des Vorschlags zur Änderung der Haushaltsordnung (7) durch die für die Rechtsetzung zuständigen Organe weiterhin reibungslos funktioniert.
(3)
In der Übergangszeit sollte der Zweck des FWS im Wesentlichen unverändert bleiben. Es sollte innerhalb der Kommission und ihrer Exekutivagenturen durch die Registrierung von Warnmeldungen im FWS die Weitergabe vertraulicher Informationen über Personen gewährleisten, durch die die finanziellen Interessen und der Ruf der Union oder die übrigen von der Union verwalteten Mittel gefährdet werden könnten.
(4)
Da die Direktoren der Exekutivagenturen bei der Ausführung ihrer operativen Mittel den Status eines von der Kommission bevollmächtigten Anweisungsbefugten genießen, sollten sie zum Zweck der Bewirtschaftung der Verwaltungsmittel und der operativen Mittel in gleicher Weise wie die Dienststellen der Kommission Zugang zum FWS erhalten.
(5)
Da die Leiter der Delegationen der Union, die als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte der Kommission im Einklang mit Artikel 56 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 tätig werden, bei der Ausführung ihrer operativen Mittel den Status eines von der Kommission bevollmächtigten Anweisungsbefugten genießen, sollten sie zum Zweck der Bewirtschaftung der Verwaltungsmittel und der operativen Mittel in gleicher Weise wie die Dienststellen der Kommission Zugang zum FWS erhalten.
(6)
Das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) hat nach Artikel 7 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates und der Verordnung (Euratom) Nr. 1074/1999 des Rates die Verpflichtung, die betreffenden Dienststellen der Kommission unverzüglich über laufende Untersuchungen in Kenntnis zu setzen, wenn es sich dabei als unter Umständen sinnvoll erweist, administrative Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union zu ergreifen. Nach Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 hat das OLAF ferner die Verpflichtung, einen Bericht über den Abschluss einer Untersuchung zu erstellen und Empfehlungen über etwaige - insbesondere von den Organen - zu ergreifende Maßnahmen abzugeben. Damit der zuständige Anweisungsbefugte eine Warnmeldung beantragen kann, ist es erforderlich, die Informationen festzulegen, die das OLAF an die Kommission zu übermitteln hat.
(7)
Das OLAF sollte Zugang zum FWS erhalten, um seine Untersuchungsaufgaben, Arbeiten zur Informationssammlung und -auswertung und Betrugsverhütungsmaßnahmen gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 durchzuführen.
(8)
Im Sinne einer einfacheren Verwendung sollte die Funktionsweise des FWS vereinfacht, die Zahl der Warnmeldungskategorien reduziert und deren Geltungsbereich präzisiert werden; ferner sollten die Bezeichnungen von Warnmeldungen selbsterklärend sein.
(9)
Prüfungswarnungen, die auf vom OLAF übermittelten Informationen beruhen, sollten vom zuständigen Anweisungsbefugten nach Konsultation der Generaldirektion Haushalt und des Juristischen Dienstes in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF vorgeschlagen werden.
(10)
Ausschlusswarnungen sollten der Kommission vom zuständigen Anweisungsbefugten vorgeschlagen und erforderlichenfalls zentral von der Generaldirektion Haushalt und vom Juristischen Dienst bewertet werden. Werden diese Ausschlusswarnungen auf der Grundlage von Informationen, die vom OLAF übermittelt wurden, vorgeschlagen, sollten sie in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF bewertet werden. Dasselbe Verfahren sollte angewendet werden, wenn der zuständige Anweisungsbefugte beabsichtigt, eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten.
(11)
Der zuständige Anweisungsbefugte sollte über die Konsequenzen, die zum Schutz des finanziellen Interesses der Union zu ziehen sind, in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF entscheiden und das OLAF über diese Entscheidung in Kenntnis setzen.
(12)
Der zuständige Anweisungsbefugte sollte für die Beantragung der Eingabe, Änderung und Löschung von Warnmeldungen verantwortlich sein. Damit eine angemessene Kontrolle gewahrt bleibt, sollte die Beantragung auf der im Beschluss C(2014) 2784 der Kommission festgelegten Hierarchiestufe erfolgen.
(13)
Der Rechnungsführer sollte für die gebotenen technischen Vorkehrungen zur wirksamen Anwendung des FWS über das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission sorgen.
(14)
Allen Dienststellen der Kommission und Exekutivagenturen werden ausführliche Informationen über die Einziehungsanordnungen und Pfändungsbeschlüsse über das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission zugänglich gemacht. Die W3a-Warnmeldung (Pfändungsbeschluss) und die W4-Warnmeldung (Einziehungsanordnung) gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom sollten abgeschafft werden. Diese Information allein ist nicht systematisch eine Rechtfertigung für eine Warnmeldung. Erst nach einer Analyse aller spezifischen Umstände des Falls durch den zuständigen Anweisungsbefugten kann entschieden werden, ob eine Warnmeldung notwendig ist oder nicht.
(15)
Nach der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (8) ist vorgesehen, dass bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission die in der Verordnung festgelegten Bestimmungen über die rechtmäßige Verarbeitung und Übermittlung dieser Daten eingehalten werden müssen und dass der Datenschutzbeauftragte der Kommission vor Beginn der Verarbeitung den Europäischen Datenschutzbeauftragten unterrichten muss, welcher den Vorgang daraufhin prüft.
(16)
Die Rechte der Personen, deren Daten im FWS erfasst werden beziehungsweise erfasst werden könnten, sollten in Datenschutzbestimmungen festgelegt werden.
(17)
Für bestimmte Datenschutzrechte gelten die in Artikel 20 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 festgelegten Ausnahmen, die jeweils im Einzelfall zu analysieren und befristet anzuwenden sind. Die Dienststelle, die für die Beantragung von Eingaben und Änderungen sowie die Berichtigung und Löschung zweckdienlicher Informationen verantwortlich ist, sollte über die Anwendung dieser Ausnahmen entscheiden.
(18)
Die Person, für die eine Ausschlusswarnung ausgegeben werden könnte, sollte Gelegenheit erhalten, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen, bevor die Registrierung einer Warnmeldung für diese Person im FWS beantragt wird. Eine derartige Gelegenheit sollte auch gewährt werden, wenn der zuständige Anweisungsbefugte beabsichtigt, eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten.
(19)
Die Einräumung dieser Gelegenheit sollte ausnahmsweise aufgeschoben werden, um die Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren zu wahren, wenn zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen.
(20)
Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom sollte bis zum 1. Juli 2015 gelten, zumal sicherzustellen ist, dass die auf der Grundlage von Artikel 215 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) erlassenen Verordnungen des Rates über restriktive Maßnahmen eingehalten werden, bis im periodengerechten Rechnungsführungssystem (ABAC) die in der relevanten Datenbank des Dienstes für außenpolitische Instrumente enthaltenen Informationen berücksichtigt werden. Dies erfolgt in Form der Registrierung einer W5b-Warnmeldung gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom.
(21)
Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom sollte bis zum 1. Juli 2015 für W3a- und W4-Warnmeldungen gelten, die bis dahin den Prüfungswarnungen für die Zwecke von Abschnitt 4 dieses Beschlusses gleichgestellt sein sollten.
(22)
Für die Durchführung dieses Beschlusses bedarf es einer regelmäßigen Bewertung der Funktionsweise des FWS und der Wirksamkeit seines Beitrags zum Schutz der finanziellen Interessen der Union -
BESCHLIESST:
ABSCHNITT 1
ALLGEMEINE VORSCHRIFTEN
Artikel 1
Gegenstand, Geltungsbereich und Ziel
1. Mit diesem Beschluss wird das Frühwarnsystem („FWS“) eingerichtet, das von den Anweisungsbefugten der Kommission und der Exekutivagenturen zu verwenden ist, wenn sie den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Union und die übrigen von der Union verwalteten Mittel ausführen.
2. Das FWS leistet einen Beitrag zum Schutz der finanziellen Interessen der Union und zur Wahrung des Ansehens der Union sowie zur Betrugsbekämpfung und zur wirtschaftlichen Haushaltsführung.
3. Der Zweck des FWS besteht darin,
a)
durch die Registrierung von Warnmeldungen die zuständigen Anweisungsbefugten der Kommission und der Exekutivagenturen darüber zu informieren, dass eine Person, durch die die finanziellen Interessen oder das Ansehen der Union oder sonstige von der Union verwaltete Mittel gefährdet werden könnten, und
b)
den zuständigen Anweisungsbefugten in die Lage zu versetzen, auf der Grundlage von Warnmeldungen Überprüfungen durchzuführen oder geeignete Maßnahmen, einschließlich der in Abschnitt 4 aufgeführten Maßnahmen, zu ergreifen.
4. Die Informationen leisten einen Beitrag zu Folgendem:
a)
Vermeidung von Risiken durch Überprüfungen mithilfe frühzeitig verfügbarer Informationen, die über eine Person wegen des Verdachts auf eine der folgenden Handlungen oder diesbezüglicher Feststellungen vorliegen:
-
schwerwiegender Fehler oder Unregelmäßigkeit,
-
berufliche Verfehlung,
-
schwere Vertragsverletzung oder
-
Betrug, Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 (9);
b)
Ausschluss einer Person gemäß Artikel 106 Absatz 1 und Artikel 109 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates („Haushaltsordnung“).
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieses Beschlusses bezeichnet der Begriff
a)
„Rechnungsführer“ den Rechnungsführer der Kommission oder den ihm unterstehenden Bediensteten, dem der Rechnungsführer bestimmte Aufgaben gemäß Artikel 69 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 übertragen hat;
b)
„zuständiger Anweisungsbefugter“ den bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Kommission im Sinne des Artikels 65 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012, der im Einklang mit den Internen Vorschriften für die Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union („Haushalt“) verantwortlich ist, einschließlich der Direktoren der Exekutivagenturen, ferner die nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten im Sinne des Artikels 65 dieser Verordnung, die die Funktion eines Direktors ausüben, und die Leiter von Delegationen der Union, die als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte der Kommission im Einklang mit Artikel 56 Absatz 2 dieser Verordnung tätig sind;
c)
„betroffene Person“ eine bestimmbare Person nach der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr;
d)
„Feststellungen“ einen erwiesenen Sachverhalt, der während der Durchführung einer rechtlichen Verpflichtung entdeckt wurde, oder im Zusammenhang mit Prüfungen oder Untersuchungen erfasst wurde, die vom Rechnungshof, vom Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) beziehungsweise vom Internen Auditdienst (IAS) durchgeführt wurden, oder im Zusammenhang mit sonstigen unter der Verantwortung des zuständigen Anweisungsbefugten vorgenommenen Prüfungen und Kontrollen;
e)
„rechtliche Verpflichtung“ eine Verpflichtung, die von der Kommission gemäß Teil 1 Titel V bis VIII und Teil 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 eingegangen wurde;
f)
„Person“ jede nachstehend aufgelistete natürliche oder juristische Person oder Einrichtung ohne Rechtspersönlichkeit:
-
einen Empfänger gemäß der Definition in Artikel 2 Buchstabe i der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012,
-
einen Bewerber oder Bieter,
-
einen Finanzhilfeantragsteller,
-
einen Teilnehmer an einem Wettbewerb zur Vergabe eines Preisgeldes,
-
einen vergüteten externen Sachverständigen gemäß Artikel 204 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012,
-
eine Person mit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis gegenüber einer anderen juristischen Person nach Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b und e der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012;
g)
„berufliche Verfehlung“ einen Verstoß gegen Gesetze, sonstige Vorschriften oder ethische Normen des Berufsstands, dem die Person angehört, sowie jedes fehlerhafte Verhalten, das sich auf deren berufliche Glaubwürdigkeit auswirkt;
h)
„Unterauftragnehmer“ einen Wirtschaftsteilnehmer, der von einem Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer zur Ausführung eines Teils des Auftrags vorgeschlagen wird, ohne dass zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und ihm eine direkte rechtliche Verpflichtung besteht;
i)
„schwerwiegender Fehler oder Unregelmäßigkeit“ einen schwerwiegenden Fehler oder eine Unregelmäßigkeit gemäß der Definition in Artikel 166 Absatz 2 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012;
j)
„Ansprechpartner für Warnmeldungen“ die Person in dem für den Antrag zuständigen Dienst, die mit der Warnung bis zu deren Löschung betraut ist.
Artikel 3
Funktionsweise des FWS
1. Der Rechnungsführer sorgt für die gebotenen technischen Vorkehrungen zur wirksamen Anwendung des FWS und für dessen Überwachung.
Der Rechnungsführer nimmt den Eintrag, die Änderung, Verlängerung oder Löschung der vom zuständigen Anweisungsbefugten beantragten FWS-Warnmeldungen vor.
2. Der Rechnungsführer erlässt Durchführungsmaßnahmen für technische Aspekte und damit zusammenhängende Verfahren, auch sicherheitstechnischer Art, fest.
Der Rechnungsführer setzt die Dienststellen der Kommission und die Exekutivagenturen von diesen Maßnahmen in Kenntnis.
Artikel 4
Befugnis zur Beantragung, Änderung, Verlängerung oder Löschung einer Warnmeldung und diesbezügliches Verfahren
1. Nur der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung, Änderung, Verlängerung oder Löschung von Warnmeldungen beantragen.
2. Der zuständige Anweisungsbefugte richtet den Antrag auf Registrierung, Änderung, Verlängerung oder Löschung von Warnmeldungen an den Rechnungsführer. Der zuständige Anweisungsbefugte verwendet das Formular im Anhang dieses Beschlusses.
3. Der in Artikel 8 genannte Ansprechpartner für Warnmeldungen überprüft vor der Übermittlung des Antrags an den Rechnungsführer, ob die Anforderungen gemäß Artikel 11 oder 12 erfüllt sind.
Artikel 5
Zugang zum FWS
Die Dienststellen der Kommission und die Exekutivagenturen haben über das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission direkten Zugang zu den im FWS enthaltenen Informationen.
Die Dienststellen der Kommission oder die Exekutivagenturen, die für ein lokales System verantwortlich sind, können dieses zentrale Rechnungsführungssystem für den Zugang zu den im FWS gespeicherten Informationen nutzen, wenn die Datenkonsistenz zwischen dem lokalen System und dem zentralen Rechnungsführungssystem garantiert ist.
Artikel 6
Verwendung des FWS
Die im FWS gespeicherten Informationen können nur für die Ausführung des Haushaltsplans sowie aller übrigen von der Union verwalteten Mittel verwendet werden. Davon bleiben die Informationen in der zentralen Ausschlussdatenbank (CED) nach Artikel 1 Absatz 2 und Artikel 1 Absatz 3 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1302/2008 (10) unberührt.
Das OLAF kann die im FWS und in der CED enthaltenen Informationen für seine Untersuchungen gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des OLAF und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 (OLAF-Verordnung) und für Betrugsverhütungsmaßnahmen einschließlich Risikoanalysen verwenden.
Artikel 7
Zeitlicher Ablauf der Abfrage des FWS
Der zuständige Anweisungsbefugte prüft in den folgenden Phasen, ob im FWS eine Warnmeldung für eine Person vorliegt:
a)
vor der Eingabe einer Einzelmittelbindung;
b)
vor der Eingabe einer globalen Mittelbindung, falls die Person in dieser Phase bekannt ist;
c)
bei vorläufigen Mittelbindungen vor Abschluss der rechtlichen Verpflichtung, die den Anspruch auf Folgezahlungen begründet, es sei denn sie betrifft die Zahlung von Dienstbezügen oder die Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit Sitzungen und Auswahlverfahren;
d)
bei Vergabe- oder Gewährungsverfahren, Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes und Aufforderungen zur Interessenbekundung spätestens vor dem Vergabebeschluss;
e)
bei einem Vergabeverfahren in den Fällen, in denen der öffentliche Auftraggeber die Zahl der zur Abgabe eines Angebots aufgeforderten Bewerber begrenzt, bevor die Auswahl der Bewerber abgeschlossen ist;
f)
vor jeder Zahlung, es sei denn es handelt sich um die Zahlung von Dienstbezügen oder die Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit Sitzungen und Auswahlverfahren.
Artikel 8
Ansprechpartner für Warnmeldungen
Der Ansprechpartner für Warnmeldungen
a)
erstellt den Antrag auf Registrierung einer Warnmeldung;
b)
übermittelt den Antrag und jede andere mit der Warnmeldung zusammenhängende Information an den Rechnungsführer;
c)
stellt die Informationen bereit, die es anderen zuständigen Anweisungsbefugten ermöglichen, Überprüfungen vorzunehmen und über die in Abschnitt 4 beschriebenen Konsequenzen zu entscheiden.
ABSCHNITT 2
IN DAS FWS EINGEGEBENE INFORMATIONEN
Artikel 9
Kategorien von Warnmeldungen
1. Die FWS-Warnmeldungen werden in eine der beiden nachstehenden Kategorien unterteilt:
a)
„Prüfungswarnungen“, wenn bei einer Person der Verdacht auf Betrug, Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012, auf schwerwiegende Fehler oder eine Unregelmäßigkeit, berufliche Verfehlung oder schwere Vertragsverletzung besteht oder diesbezügliche Feststellungen gemacht wurden;
b)
„Ausschlusswarnungen“, wenn eine Person im Einklang mit den Ausschlussgründen gemäß Artikel 106 Absatz 1 und Artikel 109 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgeschlossen wird.
2. Für eine Person können unterschiedliche, aus verschiedenen Gründen registrierte Warnmeldungen bestehen.
Artikel 10
In den FWS-Warnmeldungen enthaltene Informationen
Die FWS-Warnmeldungen enthalten folgende Informationen:
a)
Identität der Person;
b)
Art der Warnmeldung;
c)
Gültigkeitsdauer der Warnmeldung;
d)
Gründe, aus denen eine Person die finanziellen Interessen oder das Ansehen der Union oder sonstige von der Union verwaltete Mittel gefährdet;
e)
Informationen im Zusammenhang mit dem kontradiktorischen Verfahren;
f)
Name des zuständigen Anweisungsbefugten;
g)
Name des Ansprechpartners für Warnmeldungen gemäß Artikel 8 dieses Beschlusses.
Artikel 11
Prüfungswarnungen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte kann eine Prüfungswarnung beantragen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
a)
Das OLAF hat den zuständigen Anweisungsbefugten im Einklang mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 informiert, wenn es sich bei seinen Untersuchungen als unter Umständen sinnvoll erweist, Maßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union zu ergreifen;
b)
der Europäische Rechnungshof übermittelte der Kommission beziehungsweise der IAS übermittelte dem zuständigen Anweisungsbefugten Hinweise auf Betrug, Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 oder auf schwerwiegende Fehler, eine Unregelmäßigkeit, berufliche Verfehlung oder schwere Vertragsverletzung im Zusammenhang mit einer Person;
c)
der zuständige Anweisungsbefugte führte eine Überprüfung, Prüfung oder Kontrolle durch, die Hinweise auf Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 oder auf schwerwiegende Fehler, eine Unregelmäßigkeit, berufliche Verfehlung oder schwere Vertragsverletzung im Zusammenhang mit einer Person ergab, oder erhielt Informationen über eine derartige Überprüfung, Prüfung oder Kontrolle.
2. Die Gültigkeitsdauer einer Prüfungswarnung beträgt höchstens ein Jahr. Sie wird gelöscht, wenn eine Ausschlusswarnung beantragt wird oder eine Prüfung nicht mehr notwendig ist.
3. Am Ende des in Absatz 2 genannten Zeitraums wird die Prüfungswarnung automatisch gelöscht.
4. Der zuständige Anweisungsbefugte kann eine Verlängerung der Prüfungswarnung beantragen, wenn das OLAF mitteilt, dass die Schlussfolgerungen der in Absatz 1 genannten Untersuchungen zwar noch nicht vorliegen, die Aufrechterhaltung der Prüfungswarnung aber durch die Untersuchungen gerechtfertigt ist. Der zuständige Anweisungsbefugte kann auch eine Verlängerung der Prüfungswarnung beantragen, wenn die Bedingungen gemäß Absatz 1 Buchstaben b und c noch erfüllt sind.
5. Der zuständige Anweisungsbefugte begründet, warum die Verlängerung zum Schutz der finanziellen Interessen und des Ansehens der Union notwendig ist.
6. Eine Verlängerung gilt als neuer Antrag für eine Prüfungswarnung.
Artikel 12
Ausschlusswarnungen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte beantragt eine Ausschlusswarnung in den in Artikel 106 Absatz 1 und Artikel 109 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Fällen.
2. Eine Ausschlusswarnung wird am Ende des Ausschlusszeitraums gelöscht.
3. Eine Ausschlusswarnung wird vom FWS automatisch in die CED eingegeben.
Artikel 13
Vom OLAF übermittelte Informationen
Übermittelt das OLAF Informationen im Einklang mit Artikel 7 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013, um den zuständigen Anweisungsbefugten bei der Entscheidung über Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union zu unterstützen, oder im Einklang mit Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013, so beinhalten diese Informationen Folgendes:
a)
den Namen der jeweiligen Person;
b)
eine Zusammenfassung des betreffenden Sachverhalts und der bei der Untersuchung festgestellten Risiken. Die Zusammenfassung sollte so umfangreich sein, dass es der Person ermöglicht wird, gemäß Artikel 16 dieses Beschlusses gebührend angehört zu werden;
c)
etwaige besondere empfohlene Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit, insbesondere in Fällen, in denen ein Rückgriff auf nach Maßgabe der nationalen Untersuchungsvorschriften in die Zuständigkeit einer nationalen Justizbehörde, sowie, bei externen Untersuchungen, in die Zuständigkeit einer nationalen Behörde fallende Untersuchungsmaßnahmen erforderlich ist.
ABSCHNITT 3
VERFAHRENSTECHNISCHE BESTIMMUNGEN FÜR DIE REGISTRIERUNG EINER WARNMELDUNG
Artikel 14
Vorabkonsultation zentraler Dienststellen bei Prüfungswarnungen
Bevor der zuständige Anweisungsbefugte beschließt, die Registrierung einer Prüfungswarnung auf der Grundlage der vom OLAF im Einklang mit Artikel 7 Absatz 6 und Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 übermittelten Informationen zu beantragen, konsultiert er die Generaldirektion Haushalt (Zentraler Finanzdienst) und, wenn dies angebracht ist, den Juristischen Dienst in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013.
Artikel 15
Bewertung von Ausschlusswarnungen durch zentrale Dienste
Bevor eine Ausschlusswarnung bei den Fällen gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b, c, e und Artikel 109 Absatz 1 auf Vorschlag des zuständigen Anweisungsbefugten und die dafür angemessene Gültigkeitsdauer beantragt wird, wird eine zentrale Bewertung von der Generaldirektion Haushalt und vom Juristischen Dienst durchgeführt. Wenn die vom zuständigen Anweisungsbefugten vorgeschlagene Ausschlussmeldung auf vom OLAF übermittelten Informationen beruht, wird diese Bewertung in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF vorgenommen.
Artikel 16
Recht auf Anhörung
1. Für die Registrierung von Warnmeldungen gelten folgende Bestimmungen:
a)
In allen Fällen, in denen der zuständige Anweisungsbefugte plant, die Registrierung einer Ausschlusswarnung zu beantragen oder eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten, gibt er der jeweiligen Person zuerst Gelegenheit, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen. Der zuständige Anweisungsbefugte gibt der Person hierfür mindestens 14 Kalendertage Zeit. Gleichzeitig informiert der zuständige Anweisungsbefugte die Person darüber, dass, falls sie nicht reagiert, die Warnmeldung registriert wird.
Wenn dies angebracht ist, gibt der zuständige Anweisungsbefugte der Person Gelegenheit, ihren Standpunkt auf der Grundlage der vom OLAF vorgelegten Informationen darzulegen.
b)
Falls sich durch die Angaben der Person nichts an der Bewertung des zuständigen Anweisungsbefugten ändert, beantragt Letzterer beim Rechnungsführer die Eingabe der Warnmeldung.
Falls aufgrund der Angaben der Person eine Warnmeldung nach dem Dafürhalten des zuständigen Anweisungsbefugten unangemessen oder unnötig ist, wird die Warnmeldung nicht eingegeben und die Person davon in Kenntnis gesetzt.
Der Rechnungsführer bestätigt gegebenenfalls gegenüber dem zuständigen Anweisungsbefugten die Registrierung der Warnmeldung im FWS.
c)
Der zuständige Anweisungsbefugte setzt die Person von der Eingabe der Warnmeldung und deren Gültigkeitsdauer in Kenntnis. Dies ist jedoch nicht notwendig, wenn die Person der Aufforderung zur schriftlichen Stellungnahme nicht nachgekommen ist.
2. Der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung einer Ausschlusswarnung bei den in Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Fällen vorbehaltlich einer Entscheidung über die Gültigkeitsdauer des Ausschlusses beantragen, noch bevor er der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts gegeben hat. Der zuständige Anweisungsbefugte gibt der Person Gelegenheit, ihren Standpunkt zur Gültigkeitsdauer des Ausschlusses darzulegen.
3. Der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung einer Ausschlusswarnung bei den in Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Situationen beantragen, noch bevor er der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts gegeben hat, falls ihm eine amtliche Darstellung der Situation vorliegt. Der zuständige Anweisungsbefugte setzt die Person von der Registrierung der Ausschlusswarnung in Kenntnis.
4. Der zuständige Anweisungsbefugte kann es ausnahmsweise aufschieben, der Person Gelegenheit zu geben, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen, bevor er die Registrierung einer Ausschlusswarnung beantragt oder eine Handlung setzt, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten, sofern zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen, die Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren auch dann zu wahren, wenn die Registrierung einer Warnmeldung eingeleitet wird.
5. Wenn das OLAF den zuständigen Anweisungsbefugten im Einklang mit Artikel 13 informiert, gibt es an, ob die Vertraulichkeit der Untersuchung oder eines nationales Gerichtsverfahrens zu wahren ist und ob es aufgeschoben werden muss, der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts zu geben.
6. Die Person erhält Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts, sobald die Gründe für die Wahrung der Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren weggefallen sind.
Artikel 17
Datenschutz und Rechte von betroffenen Personen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte informiert die betroffenen Personen darüber, dass die sie betreffenden Daten in das FWS aufgenommen werden dürfen, und teilt ihnen mit, an wen die Daten weitergegeben werden dürfen. Diese allgemeinen Informationen werden insbesondere in Ausschreibungen, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen, Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes, und in Ermangelung von Ausschreibungen und Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen vor der Vergabe von Aufträgen oder der Gewährung von Finanzhilfen schriftlich bekanntgegeben.
2. Der zuständige Anweisungsbefugte, der die Registrierung einer Warnmeldung beantragt, ist für die Kontakte mit der Person, deren Daten in das FWS eingegeben werden, verantwortlich. Er bearbeitet zudem die Anträge der jeweiligen Person auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten und alle sonstigen Anträge oder Fragen dieser Person.
3. Eine Person kann auch beim Rechnungsführer schriftlich anfragen, ob sie im FWS registriert ist.
Der Rechnungsführer erteilt diese Auskunft, es sei denn der zuständige Anweisungsbefugte beschließt im Einvernehmen mit dem OLAF, falls dies angebracht ist, dass die Einschränkungen gemäß Artikel 20 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 gelten.
4. Gelöschte Warnmeldungen werden nur für Prüf- oder Untersuchungszwecke zugänglich gemacht und sind für die Nutzer des FWS nicht sichtbar.
Personenbezogene Daten in Warnmeldungen über natürliche Personen bleiben jedoch nur fünf Jahre nach Löschung der Warnmeldung für diese Zwecke zugänglich.
Artikel 18
Überprüfung der Warnmeldung
Falls die Person, für die eine Warnmeldung im FWS registriert ist, neue Nachweise dafür vorlegt, dass die Gründe für die Registrierung weggefallen sind, beantragt der zuständige Anweisungsbefugte die Löschung der Warnmeldung.
Die Person, für die eine Ausschlusswarnung im FWS registriert ist, kann eine Beschwerde beim Bürgerbeauftragten einreichen und eine gerichtliche Überprüfung beantragen.
ABSCHNITT 4
KONSEQUENZEN DER WARNMELDUNGEN
Artikel 19
Allgemeine Bestimmungen über die Konsequenzen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte ersucht den Ansprechpartner für Warnmeldungen um alle zweckdienlichen Informationen, die ihm eine Entscheidung über die in diesem Abschnitt beschriebenen Konsequenzen ermöglichen.
2. Wenn der zuständige Anweisungsbefugte auf der Grundlage der vom OLAF vorgelegten Informationen die Registrierung einer Prüfungswarnung gemäß Artikel 11 beantragt, geht er nach dem in Artikel 14 oder 15 festgelegten Verfahren vor und trifft eine Entscheidung über die Konsequenzen in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF und im Einklang mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013.
3. Wenn der zuständige Anweisungsbefugte eine Entscheidung über die Konsequenzen trifft, berücksichtigt er bei allen Warnmeldungen die nachstehenden Kriterien:
a)
die Risiken für die finanziellen Interessen und das Ansehen der Union;
b)
den Betrag und die Gültigkeitsdauer der rechtlichen Verpflichtung;
c)
die Dringlichkeit der Umsetzung der rechtlichen Verpflichtung;
d)
die Art des Sachverhalts;
e)
den Schweregrad des Sachverhalts; und
f)
die möglichen Konsequenzen für die Umsetzung der rechtlichen Verpflichtung.
Bei Ausschlusswarnungen berücksichtigt der zuständige Anweisungsbefugte auch, welcher Art und wie schwerwiegend die Ausschlussgründe sind und dass die Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten ist.
4. In jedem Fall begründet der zuständige Anweisungsbefugte seine Entscheidung über die Konsequenzen schriftlich.
Artikel 20
Konsequenzen von Prüfungswarnungen
1. Im Fall von Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes kann die Prüfung Folgendes umfassen:
a)
Der zuständige Anweisungsbefugte kann zusätzliche Nachweise anfordern, so wie dies in dem jeweiligen Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerb zur Vergabe eines Preisgeldes festgelegt ist.
b)
Bei einem Gewährungsverfahren wird das mit der Vorfinanzierung verbundene Risiko analysiert.
2. Im Fall einer rechtlichen Verpflichtung kann diese Prüfung Folgendes umfassen:
a)
Es wird geprüft, ob die Maßnahme mit der rechtlichen Verpflichtung, auch hinsichtlich der Einhaltung der Fristen und des Inhalts der zu erbringenden Leistungen, im Einklang steht.
b)
Bei bestehenden Finanzhilfen wird die Förderfähigkeit von Ausgaben vor der Zahlung geprüft oder eine Überprüfung oder Kontrolle vor Ort durchgeführt.
Artikel 21
Recht auf Anhörung nach einer Prüfungswarnung
Das in Artikel 15 dieses Beschlusses geregelte Verfahren und das in Artikel 16 dieses Beschlusses geregelte Recht auf Anhörung gelten auch dann, wenn ein zuständiger Anweisungsbefugter infolge einer Prüfungswarnung beabsichtigt, eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten.
Artikel 22
Konsequenzen von Ausschlusswarnungen für Verfahren und rechtliche Verpflichtungen
1. Im Fall von Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes schließt der zuständige Anweisungsbefugte eine Person, für die eine Ausschlusswarnung besteht, von der Teilnahme an Vergabe- oder Gewährungsverfahren aus, es sei denn, dass die in Artikel 106 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegten Bedingungen erfüllt sind und die Person eine Monopolstellung innehat.
2. Im Fall bestehender rechtlicher Verpflichtungen trifft der zuständige Anweisungsbefugte eine Entscheidung über die Konsequenzen, nämlich darüber, ob:
a)
die Durchführung des Auftrags oder der Finanzhilfe fortgesetzt wird und geeignete Prüfungen vorgenommen werden,
b)
die Zahlungsfrist im Einklang mit Artikel 92 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgesetzt wird,
c)
Zahlungen im Einklang mit Artikel 208 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 ausgesetzt werden,
d)
die Durchführung des Auftrags oder der Finanzhilfe im Einklang mit Artikel 116 und Artikel 135 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgesetzt wird,
e)
die rechtliche Verpflichtung beendet wird, wenn die darin enthaltenen Bestimmungen die Beendigung auf der Grundlage der Informationen, die zur Registrierung der Warnmeldung führten, vorsieht.
3. Handelt es sich bei der Person um einen Unterauftragnehmer, verlangt der zuständige Anweisungsbefugte vom Bieter, Bewerber oder Auftragnehmer, den Unterauftragnehmer zu ersetzen.
Artikel 23
Konsequenzen von Ausschlusswarnungen für Haushaltsvorgänge
1. Im Fall einer Ausschlusswarnung bestätigt der zuständige Anweisungsbefugte, falls dies angebracht ist, im Rechnungsführungssystem, dass die Zahlung trotz einer bestehenden Warnmeldung durchgeführt werden sollte.
2. Ist eine Ausschlusswarnung registriert, wird weder eine Einzelmittelbindung vorgenommen, noch eine individuelle rechtliche Verpflichtung in der Haushaltsbuchführung im Rahmen einer globalen Mittelbindung erfasst, noch eine rechtliche Verpflichtung im Rahmen einer vorläufigen Mittelbindung eingegangen, es sei denn die Person hat unter den Bedingungen gemäß Artikel 106 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 eine Monopolstellung inne.
ABSCHNITT 5
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 24
Aufhebung
Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem wird aufgehoben.
Artikel 25
Übergangsbestimmungen
1. Gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom werden registrierte Ausschlusswarnungen werden solange aufrechterhalten, bis ihre Gültigkeit gemäß jenem Beschluss endet.
2. Gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom registrierte W1-, W2- und W3b-Warnmeldungen werden als Prüfungswarnungen im Sinne des vorliegenden Beschlusses angesehen.
3. W3a- und W4-Warnmeldungen werden bis zum 1. Juli 2015 unter den im Beschluss 2008/969/EG, Euratom festgelegten Bedingungen registriert. Für die Zwecke von Abschnitt 4 dieses Beschlusses werden W3a- und W4-Warnmeldungen als Prüfungswarnungen im Sinne des vorliegenden Beschlusses angesehen. Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom gilt für W5b-Warnmeldungen bis zum 1. Juli 2015.
Artikel 26
Veröffentlichung
Dieser Beschluss wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
Brüssel, den 13. November 2014