NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
TARYBOS REGLAMENTAS (ES) 2015/496
2015 m. kovo 17 d.
kuriuo dėl institucijų istorinių archyvų deponavimo Europos universitetiniame institute Florencijoje iš dalies keičiamas Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83
EUROPOS SĄJUNGOS TARYBA,
atsižvelgdama į Sutartį dėl Europos Sąjungos veikimo, ypač į jos 352 straipsnį,
atsižvelgdama į Europos Komisijos pasiūlymą,
teisėkūros procedūra priimamo akto projektą perdavus nacionaliniams parlamentams,
atsižvelgdama į Europos Parlamento pritarimą,
laikydamasi specialios teisėkūros procedūros,
kadangi:
(1)
pagal 1983 m. vasario 1 d. Tarybos reglamentą (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 dėl Europos ekonominės bendrijos ir Europos atominės energijos bendrijos istorinių archyvų atvėrimo visuomenei (1) Sąjungos istoriniai archyvai yra saugomi ir, jei įmanoma, praėjus 30 metų laikotarpiui atveriami visuomenei;
(2)
įpareigojimas įsteigti istorinius archyvus ir, jei įmanoma, atverti juos visuomenei taikomas kiekvienai iš institucijų, nurodytų Reglamente (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 (toliau - institucijos), pagal jame nustatytas sąlygas;
(3)
Reglamente (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 numatyta, kad kiekviena institucija savo istorinių archyvų laikymo vietą parenka savo nuožiūra;
(4)
1984 m. Europos Parlamentas, Taryba ir Komisija nusprendė savo istorinius archyvus deponuoti Europos universitetiniame institute (toliau - EUI) Florencijoje, kur jie atveriami visuomenei. Šiuo tikslu 1984 m. gruodžio 17 d. Europos Bendrijos, atstovaujamos Komisijos, ir EUI pasirašė sutartį (toliau - deponavimo sutartis);
(5)
tada Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas ir Europos Audito Rūmai susitarė laikytis deponavimo sutarties sąlygų. Europos investicijų bankas savo istorinius archyvus EUI deponuoja pagal atskirą 2005 m. liepos 1 d. su EUI pasirašytą konvenciją ir pagal 2005 m. spalio 7 d. Banko Valdymo komiteto priimtas Istorinių archyvų taisykles (2);
(6)
Italijos Vyriausybė visam laikui nemokamai suteikė EUI tinkamas patalpas, užtikrindama, kad deponuotų archyvų saugojimas ir apsauga atitiktų pripažintus tarptautinius standartus ir kad su jais būtų galima susipažinti vietoje;
(7)
institucijų istoriniai archyvai EUI deponuojami norint suteikti prie jų prieigą vienoje vietoje, skatinti su jais susipažinti ir raginti tyrinėti Europos integracijos ir Europos institucijų istoriją. EUI yra pripažintas akademinių tyrimų ir mokymosi centras, besispecializuojantis Europos ir Europos integracijos srityse. Jis turi beveik 30 metų Sąjungos istorinių archyvų valdymo patirtį, naujausias saugyklas ir mokslinių tyrimų priemones, įrengtas specialiai tiems archyvams saugoti ir su jais susipažinti, ir tarptautinę tų archyvų centro reputaciją;
(8)
nuostatos dėl nuolatinio institucijų istorinių archyvų deponavimo EUI turėtų būti įtrauktos į Sąjungos teisės aktus siekiant atspindėti EUI, kaip institucijų partnerio jų istorinių archyvų valdymo srityje, funkciją;
(9)
šis reglamentas turėtų būti taikomas visoms institucijoms ir neturėtų daryti poveikio nei jų atsakomybei atverti savo istorinius archyvus visuomenei, nei kiekvienai institucijai priklausančių jos istorinių archyvų nuosavybės teisėms;
(10)
vis dėlto specifinis Europos Sąjungos Teisingumo Teismo (toliau - ESTT) ir Europos Centrinio Banko (toliau - ECB) veiklos pobūdis pateisina tai, kad jiems netaikomas šiame reglamente nustatytas įpareigojimas deponuoti savo istorinius archyvus EUI. ESTT ir ECB gali deponuoti savo istorinius archyvus EUI savanoriškai;
(11)
institucijos ir EUI, jei įmanoma, turėtų sudaryti galimybę visuomenei susipažinti su istoriniais archyvais suskaitmeninta ir skaitmenine forma, kad būtų sudarytos palankesnės sąlygos su jais susipažinti internetu;
(12)
asmens duomenys, esantys EUI deponuotuose Sąjungos istoriniuose archyvuose, turėtų būti tvarkomi pagal 2000 m. gruodžio 18 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (EB) Nr. 45/2001 dėl asmenų apsaugos Bendrijos institucijoms ir įstaigoms tvarkant asmens duomenis ir laisvo tokių duomenų judėjimo (3);
(13)
pagal Reglamentą (EB) Nr. 45/2001 Komisija dėl teisės akto pasiūlymo, kurio pagrindu buvo priimtas šis reglamentas, konsultavosi su Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnu, kuris tuo klausimu pateikė nuomonę 2012 m. spalio 10 d. (4);
(14)
išsamios nuostatos dėl EUI esančių istorinių archyvų valdymo, įskaitant jų deponavimą, prieigą prie jų ir visuomenės susipažinimą su jais, taip pat institucijų ir EUI savitarpio funkcijas ir atsakomybę, turėtų būti išdėstytos bendrajame partnerystės susitarime;
(15)
EUI patiriamos Sąjungos istorinių archyvų valdymo išlaidos turėtų būti finansuojamos iš Sąjungos bendrojo biudžeto ir jas turėtų prisiimti visos deponuojančios institucijos;
(16)
todėl Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 turėtų būti atitinkamai iš dalies pakeistas,
PRIĖMĖ ŠĮ REGLAMENTĄ:
1 straipsnis
Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 iš dalies keičiamas taip:
1.
8 straipsnis iš dalies keičiamas taip:
a)
1 dalis pakeičiama taip:
„1. Kiekviena institucija, išskyrus Europos Sąjungos Teisingumo Teismą (toliau - ESTT) ir Europos Centrinį Banką (toliau - ECB), Europos universitetiniame institute (toliau - EUI) Florencijoje deponuoja savo istorinių archyvų dokumentus, kuriuos ji atvėrė visuomenei pagal šį reglamentą. Dokumentai deponuojami pagal priedą.
Nepaisant pirmos pastraipos, deponuojančios institucijos dėl teisinių ar administracinių priežasčių gali tam tikrų dokumentų originalų nedeponuoti EUI. Tuo atveju jos deponuoja tokių dokumentų mikroformą arba skaitmeninę kopiją.“
;
b)
papildoma šiomis dalimis:
„3. ESTT ir ECB gali deponuoti savo istorinius archyvus EUI savanoriškai.
4. Deponuojančios institucijos išlaiko savo archyvų nuosavybės teises ir išskirtinę atsakomybę už dokumentų ir rinkmenų, kuriuos deponuoja EUI arba kuriuos kitaip jam pateikia, sudėtį.
5. Institucijų istorinių archyvų deponavimas EUI neturi poveikio archyvų apsaugai, kaip numatyta prie Europos Sąjungos sutarties ir Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo pridėto Protokolo Nr. 7 dėl Europos Sąjungos privilegijų ir imunitetų 2 straipsnyje.
6. EUI užtikrina deponuotų archyvų saugojimą ir apsaugą. Toks saugojimas ir apsauga turi atitikti pripažintus tarptautinius fizinės archyvų apsaugos standartus ir bent jau technines ir saugumo taisykles, kurios atitinka Italijoje taikomas viešųjų archyvų saugojimo ir valdymo taisykles. Šiuo tikslu deponuoti dokumentai saugomi specialiai įrengtoje saugykloje.
7. EUI yra išimtinai atsakingas už personalą, kuriam pavesta valdyti EUI deponuotus Sąjungos istorinius archyvus. EUI užtikrina, kad istorinius archyvus valdyti paskirtas personalas turėtų reikiamas profesines kvalifikacijas, būtinas darbui šioje srityje atlikti.
8. Kiekviena deponuojanti institucija turi teisę gauti informacijos apie tai, kaip EUI valdo jos archyvus, ir atlikti archyvų, kuriuos ji ten deponavo, patikrinimus.
9. EUI atveria visuomenei istorinius archyvus, kuriuos ji gauna pagal 1 ir 3 dalis. Institucijos gali taip pat atverti visuomenei tų pačių istorinių archyvų kopiją.
10. Sąjungos istorinių archyvų valdymo išlaidos finansuojamos iš visų deponuojančių institucijų įnašų į atitinkamą biudžeto eilutę laikantis biudžeto valdymo institucijos neviršijant 2012 m. spalio 25 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 dėl Sąjungos bendrajam biudžetui taikomų finansinių taisyklių (5) paskirtų metinių asignavimų ribų. Iš tokių finansinių įnašų nepadengiamos išlaidos, susijusios su pastatų ir saugyklų parūpinimu ir pritaikymu archyvams ir jų personalui.
Pirmoje pastraipoje nurodytų įnašų dydis yra proporcingas deponuojančių institucijų atitinkamų etatų planų dydžiui. Kiekvienas įnašas yra perskaičiuojamas, kai tik savo istorinius archyvus EUI pradės deponuoti daugiau institucijų arba ne rečiau kaip kas penkerius metus.
11. EUI yra duomenų tvarkytojas pagal Reglamento (EB) Nr. 45/2001 2 straipsnį, veikiantis pagal deponuojančių institucijų nurodymus. Asmens duomenis, esančius institucijų istoriniuose archyvuose, EUI tvarko pagal tame reglamente nustatytas garantijas.
12. Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas tebeturi institucijų priežiūros įgaliojimus, susijusius su asmens duomenų, esančių EUI deponuotuose istoriniuose archyvuose, tvarkymu.
2.
9 straipsnis iš dalies keičiamas taip:
a)
1 dalis pakeičiama taip:
„1. Kiekviena institucija priima šio reglamento taikymo vidaus taisykles. Jos apima istorinių archyvų saugojimo ir atvėrimo visuomenei ir juose esančių asmens duomenų apsaugos taisykles. Jei įmanoma, institucijos savo archyvus visuomenei atveria elektroninėmis priemonėmis, įskaitant suskaitmenintus ir skaitmeninius archyvus, ir sudaro palankesnes sąlygas su jais susipažinti internetu. Jos taip pat saugo dokumentus, kurie yra pateikti specialiuosius poreikius atitinkančia forma (kaip antai, Brailio raštu, stambiu šriftu ar įrašais).“
;
b)
papildoma šia dalimi:
„3. Deponuojančių institucijų vardu Komisija su EUI sudaro bendrąjį partnerystės susitarimą. Į tą bendrąjį partnerystės susitarimą įtraukiamos išsamios nuostatos dėl institucijų ir EUI savitarpio funkcijų ir atsakomybės Sąjungos istorinių archyvų valdymo srityje, įskaitant jų deponavimą, saugojimą, prieigą prie jų ir visuomenės susipažinimą su jais.“
3.
Priede pateiktas tekstas pridedamas kaip Reglamento (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 priedas.
2 straipsnis
Šis reglamentas įsigalioja kitą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje.
Šis reglamentas privalomas visas ir tiesiogiai taikomas visose valstybėse narėse.
Priimta Briuselyje 2015 m. kovo 17 d.