NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
KOMISIJOS DELEGUOTASIS REGLAMENTAS (ES) Nr. 1042/2014
2014 m. liepos 25 d.
dėl papildomų Reglamento (ES) Nr. 514/2014 nuostatų dėl atsakingų institucijų skyrimo, valdymo ir kontrolės pareigų ir dėl audito institucijų statuso bei įsipareigojimų
EUROPOS KOMISIJA,
atsižvelgdama į Sutartį dėl Europos Sąjungos veikimo,
atsižvelgdama į 2014 m. balandžio 16 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) Nr. 514/2014, kuriuo nustatomos Prieglobsčio, migracijos ir integracijos fondo ir policijos bendradarbiavimo, nusikalstamumo prevencijos, kovos su juo ir krizių valdymo finansinės paramos priemonės bendrosios nuostatos (1), ypač į jo 26 straipsnio 4 dalį ir 29 straipsnio 1 dalį,
kadangi:
(1)
siekiant užtikrinti ankstesnių fondų įgyvendinimo pagal 2007-2013 m. Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendrąją programą ir specialiųjų reglamentų įgyvendinimo pagal 2014-2020 m. programą nuoseklumą, Reglamentas (ES) Nr. 514/2014 didele dalimi grįstas taisyklėmis, kurios taikytos ankstesniems fondams, bet jame atsižvelgta į su pasidalijamuoju valdymu susijusius pakeitimus, nustatytus Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 (2);
(2)
siekiant užtikrinti, kad nacionalines programas įgyvendinančios įstaigos būtų pajėgios veiksmingai atlikti savo užduotį ir laikytis Reglamento (ES) Nr. 514/2014 2 straipsnio a punkte nurodytuose specialiuosiuose reglamentuose nustatytų tikslų ir prioritetų, reikėtų nustatyti tų įstaigų skyrimo, jų skyrimo peržiūros ir prireikus nutraukimo taisykles;
(3)
siekiant užtikrinti, kad jų pareigų apimtis joms leistų įgyvendinti nacionalinę programą, reikia nustatyti taisykles, kuriomis apibrėžiamos atsakingų institucijų valdymo ir kontrolės pareigos, visų pirma sąlygos, kuriomis jos gali perduoti arba pavesti kitam subjektui kai kurias savo užduotis;
(4)
atrankos ir Sąjungos įnašo skyrimo pagal nacionalines programas procedūra turėtų atitikti skaidrumo, nediskriminavimo ir vienodų sąlygų principus. Todėl reikia nustatyti sąlygas, kuriomis valstybės narės turėtų įgyvendinti nacionalinių programų veiksmus, visų pirma nustatyti, kokiomis aplinkybėmis atsakinga institucija gali tiesiogiai įgyvendinti projektus;
(5)
visose valstybėse narėse vykdomi auditai turėtų būti veiksmingi, būti tinkamos apimties ir vykdomi laikantis tarptautinių audito standartų. Šiuo tikslu reikėtų aiškiai apibrėžti audito institucijų statusą ir audito standartus;
(6)
siekiant užtikrinti, kad audito institucijų veiksmais būtų galima grįsti jų audito nuomones, reikėtų apibrėžti skirtingas audito veiksmų rūšis;
(7)
svarbu, kad audito institucijos veiklos rezultatų ataskaita būtų laiku ir tinkamai pateikta skiriančiajai institucijai ir Europos Komisijai. Visų pirma svarbu, kad valdymo deklaracija ir galutinių audito ataskaitų ir atliktų patikrinimų metinė santrauka, kuri perduodama kartu su metiniu mokėjimo prašymu, tinkamai atskleistų audito institucijos veiklos rezultatus ir susijusias išvadas. Todėl vykdydama audito veiklą audito institucija turėtų užtikrinti, kad šiuose dokumentuose būtų pateikta pakankamai informacijos apie jos audito veiksmus;
(8)
siekiant užtikrinti greitą šiuo reglamentu numatytų priemonių taikymą ir nevėlinti nacionalinių programų patvirtinimo ir įgyvendinimo, reglamentas turėtų įsigalioti kitą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje;
(9)
Jungtinei Karalystei ir Airijai Reglamentas (ES) Nr. 514/2014 yra privalomas, todėl joms privalomas ir šis reglamentas;
(10)
Danijai neprivalomas nei Reglamentas (ES) Nr. 514/2014, nei šis reglamentas,
PRIĖMĖ ŠĮ REGLAMENTĄ:
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1 straipsnis
Apibrėžtys
Šiame reglamente vartojami Reglamente (ES) Nr. 514/2014 apibrėžti terminai. Kitų vartojamų terminų apibrėžtys:
a) skiriančioji institucija- Reglamento (ES) Nr. 514/2014 26 straipsnio 1 dalyje nurodyta valstybės narės ministerijos lygmens institucija, kuri skiria atsakingą instituciją;
b) kompetentingos institucijos- Reglamento (ES) Nr. 514/2014 25 straipsnio 1 dalyje nurodytos atsakinga institucija, audito institucija ir atitinkamais atvejais įgaliotoji institucija;
c) SFC2014- Komisijos įgyvendinimo reglamento (ES) Nr. 802/2014 (3) 2 straipsniu sukurta elektroninė informacinė sistema;
d) dotacijos susitarimas- susitarimas ar lygiavertė teisinė priemonė, kuria remdamasi atsakinga institucija teikia dotacijas paramos gavėjui pagal nacionalinę programą vykdomam projektui įgyvendinti.
II SKYRIUS
ATSAKINGA INSTITUCIJA
I SKIRSNIS
Atsakingos institucijos skyrimas
2 straipsnis
Atsakingos institucijos skyrimo kriterijai ir tvarka
1. Įstaiga, kurią ketinama skirti atsakinga institucija, turi administracinę organizacinę struktūrą ir vidaus kontrolės sistemą, atitinkančias šio reglamento priede nustatytus kriterijus (toliau - skyrimo kriterijai). Skyrimo kriterijai apima:
a)
vidaus aplinką;
b)
kontrolės veiklą;
c)
vidaus informaciją ir ryšius;
d)
vidaus stebėseną ir ataskaitų teikimą.
Valstybės narės gali nustatyti papildomus skyrimo kriterijus, kad atsižvelgtų į atsakingos institucijos dydį, pareigas ir kitas charakteristikas.
2. Reglamento (ES) Nr. 514/2014 26 straipsnio 3 dalyje nurodyta audito institucija įvertina, ar būsima atsakinga institucija atitinka priede nustatytus skyrimo kriterijus, ir skiriančiajai institucijai parengia audito ataskaitą su audito rezultatais, išvadomis ir nuomone.
3. Jei skiriančioji institucija nustato, kad būsima atsakinga institucija neatitinka skyrimo kriterijų, ji pateikia konkrečius nurodymus, kaip ištaisyti neatitikimus, ir nustato atitikties kriterijams terminą, kad tą instituciją būtų galima paskirti atsakinga institucija.
Kol atitiktis nepatvirtinta, įstaiga gali būti laikinai - ne ilgiau kaip 12 mėnesių - paskirta atsakinga institucija. Šio laikino laikotarpio trukmė proporcinga nustatytiems neatitikimams.
4. Paskirdama atsakingą instituciją, valstybė narė nedelsdama per SFC2014 apie tai praneša Komisijai. Su šiuo pranešimu valstybė narė perduoda dokumentus, kuriuose nurodo:
a)
pagrindinį pareigų padalijimą tarp atsakingos institucijos organizacinių vienetų;
b)
atitinkamais atvejais jos santykius su įgaliotosiomis institucijomis, veiksmus, kuriuos ketinama perduoti, ir pagrindines šių perduotų veiksmų priežiūros procedūras ir
c)
pagrindinių procedūrų, pagal kurias tvarkomi paramos gavėjų finansiniai reikalavimai, tvirtinamos ir registruojamos išlaidos, santrauką.
3 straipsnis
Atsakingos institucijos priežiūra ir skyrimo peržiūra
1. Skiriančioji institucija prižiūri atsakingą instituciją, pirmiausia remdamasi šio reglamento 14 straipsnio 2 dalyje nurodyta informacija, ir imasi tolesnių veiksmų dėl visų nustatytų trūkumų.
2. Valstybės narės užtikrina, kad skiriančiajai institucijai nedelsiant būtų pranešta informacija, kad atsakinga institucija nebeatitinka skyrimo kriterijų.
3. Jei atsakinga institucija nebeatitinka visų skyrimo kriterijų ar jei jos vidaus kontrolės sistema turi tiek trūkumų, kad institucija negali tinkamai atlikti savo užduočių, skiriančioji institucija atsakingai institucijai nustato bandomąjį laikotarpį. Tokiais atvejais skiriančioji institucija parengia atsakingai institucijai skirtą taisomųjų veiksmų planą, kuris turi būti įgyvendintas per laikotarpį, proporcingą neatitikties ar trūkumų dydžiui. Šis laikotarpis neviršija 12 mėnesių nuo bandomojo laikotarpio pradžios.
4. Skiriančioji institucija skubiai informuoja Komisiją apie bet kokį pagal 3 dalį parengtą taisomųjų veiksmų planą ir reguliariai informuoja apie padarytą pažangą.
5. Jei atsakingos institucijos paskyrimo laikotarpis baigėsi, skiriančioji institucija skubiai paskiria kitą atsakingą instituciją pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 26 straipsnį ir šio reglamento 2 straipsnį, kad užtikrintų, kad mokėjimai paramos gavėjams nenutrūktų.
6. Jeigu Komisija nustato, kad valstybė narė nevykdo įpareigojimo pagal 3 dalį parengti taisomųjų veiksmų planą arba kad atsakinga institucija ir toliau lieka paskirta, nors ji per nustatytą terminą neįvykdė to plano, Komisija imasi veiksmų panaikinti visus likusius trūkumus, taikydama Reglamento (ES) Nr. 514/2014 47 straipsnyje nustatytą atitikties patvirtinimo procedūrą.
II SKIRSNIS
Atsakingos institucijos valdymo ir kontrolės pareigos
4 straipsnis
Atsakingos institucijos užduotys
Atsakinga institucija valdo ir įgyvendina nacionalinę programą pagal patikimo finansų valdymo principus. Ji
a)
konsultuoja partnerius pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 12 straipsnio 1 dalį;
b)
užtikrina tinkamą Reglamento (ES) Nr. 514/2014 12 straipsnio 4 dalyje nurodyto stebėsenos komiteto veikimą;
c)
naudodamasi SFC2014 teikia pasiūlymą Komisijai dėl Reglamento (ES) Nr. 514/2014 14 straipsnyje nurodytos nacionalinės programos ir visų tolesnių pataisymų;
d)
apibrėžia ir nustato projektų tinkamumo finansuoti taisykles ir visų projekto veiksmų išlaidas, užtikrindama vienodas sąlygas ir vengdama bet kokio interesų konflikto pagal patikimo finansų valdymo principus;
e)
rengia ir skelbia kvietimus teikti paraiškas ir pasiūlymus, taip pat rengia ir skelbia tolesnę projektų atranką ir dotacijų jiems skyrimą pagal nacionalinę programą, atsižvelgdama į Reglamento (ES) Nr. 514/2014 2 straipsnio a punkte nurodytų specialiųjų reglamentų taikymo sritį bei tikslus ir į šio reglamento 9 straipsnyje nustatytus kriterijus;
f)
užtikrina, kad būtų sukurtos duomenų, kurie būtini, kad būtų galima Komisijai pateikti bendrų ir konkrečios programos rodiklių ataskaitą, kartu su kitais programos ir projektų įgyvendinimo duomenimis, rinkimo sistemos;
g)
gauna Komisijos mokėjimus ir atlieka mokėjimus paramos gavėjams;
h)
užtikrina bendro finansavimo pagal specialiuosius reglamentus ir pagal kitas susijusias nacionalines ir Sąjungos priemones nuoseklumą ir papildomumą;
i)
stebi projektus ir tikrina, kad deklaruotos projektų išlaidos būtų faktiškai patirtos ir atitiktų Sąjungos ir nacionalines taisykles:
j)
užtikrina, kad būtų įdiegta kompiuterizuota apskaitos įrašų apie kiekvieną pagal nacionalinę programą vykdomą projektą registravimo bei saugojimo sistema ir kad būtų renkami finansų valdymui, stebėsenai, kontrolei bei vertinimui reikalingi įgyvendinimo duomenys;
k)
nepažeisdama nacionalinių apskaitos taisyklių, užtikrina, kad paramos gavėjai ir kitos pagal nacionalinę programą finansuojamų projektų įgyvendinime dalyvaujančios įstaigos turėtų atskirą apskaitos sistemą arba tinkamą visų su projektu susijusių sandorių apskaitos kodeksą;
l)
užtikrina, kad Reglamento (ES) Nr. 514/2014 56 straipsnyje ir 57 straipsnio 1 dalyje nurodyti nacionalinės programos vertinimai būtų atliekami laikantis susijusių terminų;
m)
užtikrina, kad nepriklausomi vertintojai, atlikdami Reglamento (ES) Nr. 514/2014 56 straipsnyje ir 57 straipsnio 1 dalyje nurodytą vertinimą ir formuluodami vertinimo nuomonę, gautų visą reikalingą informaciją apie nacionalinės programos valdymą;
n)
nustato procedūras, kuriomis užtikrinama visų su išlaidomis, sprendimais ir kontrolės veiksmais susijusių dokumentų audito seka ir jų saugojimas pagal Komisijos įgyvendinimo reglamentus, priimtus remiantis Reglamento (ES) Nr. 514/2014 27 straipsnio 5 dalimi;
o)
užtikrina, kad audito institucija, atlikdama Reglamento (ES) Nr. 514/2014 29 straipsnyje nurodytą auditą ir formuluodama audito nuomonę, gautų visą reikalingą informaciją apie taikomas valdymo ir kontrolės procedūras ir apie pagal specialiuosius reglamentus finansuotas išlaidas;
p)
parengia Reglamento (ES) Nr. 514/2014 54 straipsnyje nurodytas įgyvendinimo ataskaitas ir Reglamento (ES) Nr. 514/2014 57 straipsnio 1 dalyje nurodytas vertinimo ataskaitas ir teikia jas Komisijai naudodamasi SFC2014;
q)
parengia mokėjimo prašymą pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 44 straipsnį ir teikia jį Komisijai naudodamasi SFC2014;
r)
vykdo informavimo ir viešinimo veiksmus ir skleidžia programos rezultatus pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 53 straipsnį;
s)
vykdo administracinius patikrinimus ir patikrinimus vietoje pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 27 straipsnį;
t)
bendradarbiauja su Komisija ir kitų valstybių narių atsakingomis institucijomis ir
u)
atsižvelgia į audito institucijos nustatytas problemas jas išspręsdama arba, kai nesutinka su audito institucijos nustatytomis problemomis, pateikdama išsamų pagrindimą.
5 straipsnis
Įgaliotoji institucija
1. Atsakinga institucija gali kai kurias arba visas savo užduotis perduoti įgaliotajai institucijai pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 25 straipsnio 1 dalies c punktą. Perduodant bet kokias užduotis laikomasi patikimo finansų valdymo ir nediskriminavimo principų ir užtikrinamas Sąjungos finansavimo matomumas. Dėl perduotų užduočių negali kilti interesų konfliktų.
2. Atsakingos institucijos įgaliotajai institucijai perduotų užduočių aprėptis ir išsamios jų vykdymo procedūros nustatytos atsakingos institucijos ir įgaliotosios institucijos pasirašytame dokumente. Šiame perdavimo akte paminima bent:
a)
susijęs specialusis reglamentas;
b)
įgaliotajai institucijai perduota (-os) užduotis (-ys);
c)
įgaliotosios institucijos įsipareigojimas patikrinti paramos gavėjų atitiktį Sąjungos ir nacionalinėms taisyklėms;
d)
įgaliotosios institucijos įsipareigojimas sukurti ir palaikyti organizacinę struktūrą ir valdymo bei kontrolės sistemą, pritaikytą nustatytoms pareigoms atlikti;
e)
informacija ir patvirtinamieji dokumentai, kuriuos įgaliotoji institucija turi pateikti atsakingai institucijai, taip pat terminai, kurių ji turi laikytis, ir
f)
atsakingos institucijos mechanizmas, skirtas įgaliotajai institucijai prižiūrėti.
3. Pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 25 straipsnio 1 dalies a punktą ryšių su Komisija palaikymo užduotis neperduodama. Įgaliotoji institucija ryšius su Komisija palaiko per atsakingą instituciją.
4. Jei įgaliotoji institucija nėra valdžios institucija arba privati įstaiga, kuri teikia nacionaline teise reglamentuojamas viešąsias paslaugas, atsakinga institucija tai institucijai neperduoda įgyvendinimo įgaliojimų, kuriais suteikiama plati veiksmų laisvė priimant politinius sprendimus.
5. Atsakinga institucija lieka atsakinga už užduotis, kurias ji perdavė. Atsakinga institucija reguliariai peržiūri perduotas užduotis, kad įsitikintų, kad veikla vykdoma tinkamai ir laikantis Sąjungos ir nacionalinių taisyklių.
6. Kiek tai susiję su perduotomis užduotimis, šis reglamentas įgaliotajai institucijai taikomas pagal analogiją.
6 straipsnis
Kitam subjektui pavestos užduotys
Atsakinga institucija gali dalį savo užduočių pavesti kitam subjektui. Tačiau ji lieka už jas atsakinga.
Atsakinga institucija reguliariai peržiūri kitam subjektui pavestas užduotis, kad įsitikintų, kad veikla vykdoma tinkamai ir laikantis Sąjungos ir nacionalinių taisyklių.
III SKIRSNIS
Su viešąja intervencija susijusios atsakingos institucijos įsipareigojimai
7 straipsnis
Atsakingos institucijos kaip dotacijas skiriančios įstaigos vaidmuo
1. Paprastai atsakinga institucija skiria dotacijas pagal nacionalinę programą vykdomiems projektams, remdamasi kvietimais teikti paraiškas.
2. Atsakinga institucija gali skirti dotacijas projektams, remdamasi ribotu kvietimu teikti paraiškas.
Riboti kvietimai teikti paraiškas dėl specifinio projekto pobūdžio ar paraiškas teikti pakviestų įstaigų techninės ar administracinės kompetencijos skirti tik atrinktoms organizacijoms.
Priežastys, kuriomis pagrindžiamas ribotas kvietimas teikti paraiškas, išdėstomos kvietime teikti paraiškas.
3. Atsakinga institucija dotacijas gali skirti tiesiogiai, kai nėra kito pasirinkimo dėl specifinio projekto pobūdžio ar susijusių įstaigų techninės ar administracinės kompetencijos, kaip antai de jure ar de facto monopolijų atveju.
Priežastys, kuriomis pagrindžiamas tiesioginis dotacijų skyrimas, išdėstomos sprendime dėl dotacijos skyrimo.
4. Tinkamai pagrįstais atvejais, įskaitant tolesnį daugiamečių projektų, atrinktų po ankstesnio kvietimo teikti paraiškas, vykdymą ar nepaprastąją padėtį, dotacijos gali būti skiriamos neskelbiant kvietimo teikti paraiškas.
Priežastys, kuriomis pagrindžiama, kodėl dotacija skirta be kvietimo teikti paraiškas, išdėstomos sprendime dėl dotacijos skyrimo.
5. Kai atsakinga institucija veikia kaip dotacijas skirianti įstaiga, nei atsakinga institucija, nei bet kuri įgaliotoji institucija negali būti pagal šį straipsnį skirtos dotacijos gavėjos.
6. Atsakinga institucija nusprendžia, kas skiria dotacijas, ir užtikrina, kad būtų išvengta interesų konfliktų, visų pirma tais atvejais, kai paraiškos teikėjos yra nacionalinės įstaigos.
8 straipsnis
Sąlygos, kuriomis atsakinga institucija veikia kaip vykdomoji įstaiga
1. Atsakinga institucija gali nuspręsti projektus įgyvendinti tiesiogiai (viena arba kartu su kita nacionaline institucija) dėl administracinių įgaliojimų, techninės patirties arba todėl, kad dėl projekto charakteristikos nėra jokio kito būdo jį įgyvendinti, pavyzdžiui, dėl de jure monopolijos ar saugumo reikalavimų. Tokiais atvejais dotacijos gavėja yra atsakinga institucija.
2. Motyvai, dėl kurių atsakinga institucija veikia kaip vykdomoji įstaiga ir atrenka bet kurias susijusias nacionalines institucijas, kaip aprašyta 1 dalyje, pranešami Komisijai Reglamento (ES) Nr. 514/2014 54 straipsnyje nurodytoje metinėje įgyvendinimo ataskaitoje.
3. Įgyvendindama projektus kaip vykdomoji įstaiga, atsakinga institucija laikosi geriausio kainos ir kokybės santykio principo ir neleidžia kilti interesų konfliktams.
4. Administraciniame sprendime bendrai finansuoti projektą pagal nacionalinę programą pateikiama visa informacija, kurios reikia bendrai finansuojamų prekių tiekimui ir paslaugų teikimui stebėti ir patirtoms išlaidoms patikrinti.
5. Jei tikėtina, kad atsakinga institucija reguliariai veiks kaip vykdomoji įstaiga:
a)
atsakinga institucija ir audito institucija nepriklauso tai pačiai įstaigai, nebent audito institucija atskaitinga išorės įstaigai ir garantuojamas jos audito nepriklausomumas, ir
b)
nedaroma įtakos atsakingos institucijos užduotims, kaip išdėstyta 4 straipsnyje.
9 straipsnis
Atrankos ir dotacijų skyrimo procedūra
1. 7 straipsnio 1 dalyje nurodyti kvietimai teikti paraiškas skelbiami taip, kad būtų užtikrintas konkurso atvirumas ir tinkamas viešumas galimų paramos gavėjų atžvilgiu. Bet koks esminis kvietimų teikti paraiškas pakeitimas skelbiamas tokiu pačiu būdu.
7 straipsnio 1 ir 2 dalyse nurodytuose kvietimuose teikti paraiškas nurodoma bent:
a)
tikslai;
b)
atrankos ir dotacijų skyrimo kriterijai;
c)
su Sąjunga susijusios sąlygos ir, jei taikoma, nacionalinis finansavimas, įskaitant, kai taikoma, galimybę prašyti didesnės bendro finansavimo dalies pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 16 straipsnio 5 dalį;
d)
sąlygos ir galutinė paraiškų pateikimo data;
e)
išlaidų tinkamumo finansuoti taisyklės;
f)
projekto trukmė ir
g)
finansinė ir kita informacija, kuri turi būti saugoma ir pranešama.
2. Prieš priimdama sprendimą dėl dotacijos skyrimo, atsakinga institucija įsitikina, kad projekto paramos gavėjai yra pajėgūs atitikti atrankos ir dotacijų skyrimo kriterijus.
3. Atsakinga institucija apibrėžia pasiūlymų priėmimo procedūras. Atsakinga institucija atlieka pasiūlymų oficialią, techninę ir biudžeto analizę ir kokybinį vertinimą, skaidriai ir nediskriminuojamai taikydama kvietime teikti paraiškas nustatytus kriterijus. Atsakinga institucija raštu užfiksuoja kitų pasiūlymų atmetimo priežastis.
4. Sprendime dėl dotacijos skyrimo nurodomi bent jau paramos gavėjų pavadinimai, svarbiausia informacija apie projektą ir veiksmų tikslai, didžiausia Sąjungos įnašo suma ir didžiausia visų tinkamų finansuoti išlaidų bendro finansavimo dalis.
5. Atsakinga institucija apie savo sprendimą raštu informuoja visus paraiškų teikėjus. Konkurso nelaimėjusiems paraiškų teikėjams ji pateikia paraiškų atmetimo priežastis su nuoroda į atrankos ir dotacijų skyrimo kriterijus.
10 straipsnis
Dokumentai, kuriais įforminamos dotacijos, kai atsakinga institucija veikia kaip dotacijas skirianti įstaiga
1. Kai atsakinga institucija veikia kaip dotacijas skirianti įstaiga, ji nustato projektų valdymo procedūras, kuriomis reikalaujama bent:
a)
pasirašyti dotacijos susitarimus su paramos gavėjais ir
b)
administraciniais būdais, kaip antai keičiantis korespondencija ar ataskaitomis raštu, užtikrinti dotacijos sutarimų ir bet kokių jų pakeitimų stebėseną.
2. Dotacijos susitarimas apima ar jame nurodomi tokie aspektai:
a)
didžiausia Sąjungos įnašo suma;
b)
didžiausia Sąjungos įnašo procentinė dalis pagal susijusį specialųjį reglamentą;
c)
išsamus projekto aprašymas ir tvarkaraštis;
d)
jei taikytina, bet kokia didelė užduotis, kurią paramos gavėjas ketina subrangos būdu perleisti kitam subjektui, ir susijusios išlaidos;
e)
susitarimu numatytas išankstinis projekto biudžetas ir finansavimo planas, įskaitant išlaidas ir pajamas, laikantis nustatytų tinkamumo finansuoti taisyklių;
f)
Sąjungos įnašo užbaigiant projektą apskaičiavimo metodas;
g)
tvarkaraštis ir susitarimo įgyvendinimo nuostatos, įskaitant nuostatas dėl ataskaitų teikimo įsipareigojimų, susitarimo keitimų ir nutraukimo;
h)
projekto veiklos tikslai, įskaitant kiekybinius tikslus ir rodiklius, dėl kurių reikia atsiskaityti;
i)
nuostata, kuria paramos gavėjas įpareigojamas laiku surinkti specialiajame reglamente nustatytiems bendriems rodikliams ir bet kuriems konkrečios programos rodikliams būtinus duomenis ir šiuos duomenis pateikti bent kartą per metus;
j)
tinkamų finansuoti išlaidų apibrėžtis, įskaitant, kai taikytina, standartinių vieneto įkainių, fiksuotųjų sumų ir finansavimo nustatyto dydžio suma metodikos aprašymą;
k)
apskaitos tvarkymo reikalavimai ir dotacijos mokėjimo sąlygos;
l)
audito sekos sąlygos;
m)
duomenų apsaugos nuostatos ir
n)
viešinimo nuostatos.
3. Paprastai dotacijos susitarimas pasirašomas prieš pradedant bet kokius nacionalinės programos lėšomis finansuojamus projekto veiksmus.
4. Dotacijos susitarime aiškiai nurodoma, kad Komisija ar jos atstovai ir Audito Rūmai turi audito įgaliojimus visų dotacijų gavėjų, rangovų ir subrangovų, kurie gauna Sąjungos finansavimą pagal nacionalinę programą, atžvilgiu ir tais įgaliojimais naudosis tikrindami dokumentus ir atlikdami patikrinimus vietoje.
11 straipsnis
Dokumentai, kuriais įforminamos dotacijos, kai atsakinga institucija veikia kaip vykdomoji įstaiga
1. Kai atsakinga institucija veikia kaip vykdomoji įstaiga, ji nustato projektų valdymo procedūras, kuriomis reikalaujama bent:
a)
įforminti administracinį sprendimą bendrai finansuoti projektus ir
b)
administraciniais būdais, kaip antai keičiantis korespondencija ar ataskaitomis raštu, užtikrinti administracinio sprendimo ir bet kokių jo pakeitimų stebėseną.
2. Administracinis susitarimas apima ar jame nurodomi tokie aspektai:
a)
didžiausia Sąjungos įnašo suma;
b)
didžiausia Sąjungos įnašo procentinė dalis pagal susijusį specialųjį reglamentą;
c)
išsamus projekto aprašymas ir tvarkaraštis;
d)
jei taikytina, bet kokia didelė užduotis, kurią paramos gavėjas ketina subrangos būdu perleisti kitam subjektui, ir susijusios išlaidos;
e)
susitarimu numatytas išankstinis projekto biudžetas ir finansavimo planas, įskaitant išlaidas ir pajamas, laikantis nustatytų tinkamumo finansuoti taisyklių;
f)
Sąjungos įnašo užbaigiant projektą apskaičiavimo metodas;
g)
projekto veiklos tikslai, įskaitant kiekybinius tikslus ir naudotinus rodiklius;
h)
nuostata, kuria atsakinga institucija įpareigojama rinkti ir bent kartą per metus pateikti specialiajame reglamente nustatytiems bendriems rodikliams ir bet kuriems konkrečios programos rodikliams būtinus duomenis;
i)
tinkamų finansuoti išlaidų apibrėžtis, įskaitant, kai taikytina, standartinių vieneto įkainių, fiksuotųjų sumų ir finansavimo nustatyto dydžio suma metodikos aprašymą;
j)
apskaitos tvarkymo reikalavimai ir dotacijos mokėjimo sąlygos;
k)
audito sekos sąlygos;
l)
duomenų apsaugos nuostatos ir
m)
viešinimo nuostatos.
3. Paprastai administracinis sprendimas priimamas prieš pradedant bet kokius nacionalinės programos lėšomis finansuojamus projekto veiksmus.
4. Administraciniame sprendime aiškiai nurodoma, kad Komisija ar jos atstovai ir Audito Rūmai turi audito įgaliojimus visų dotacijų gavėjų, rangovų ir subrangovų, kurie gauna Sąjungos finansavimą pagal nacionalinę programą, atžvilgiu ir tais įgaliojimais naudosis tikrindami dokumentus ir atlikdami patikrinimus vietoje.
III SKYRIUS
AUDITO INSTITUCIJOS STATUSAS IR SU AUDITU SUSIJĘ ĮSIPAREIGOJIMAI
12 straipsnis
Audito institucijos statusas
1. Pagal Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 59 straipsnio 5 dalies antrą pastraipą ir Reglamento (ES) Nr. 514/2014 25 straipsnio 1 dalies b punktą audito institucija veikia nepriklausomai nuo atsakingos institucijos. Veiklos nepriklausomumas užtikrinamas tada, kai tarp audito institucijos ir atsakingos institucijos nėra tiesioginio hierarchinio ryšio, o audito institucijos nuomonės ir deklaracijos yra visiškai autonomiškos.
2. Visi audito veiksmai vykdomi laikantis tarptautiniu mastu pripažintų audito standartų.
13 straipsnis
Kitam subjektui pavesta audito veikla
Audito institucija dalį savo audito veiklos gali pavesti kitai audito įstaigai su sąlyga, kad ši įstaiga veikia nepriklausomai nuo atsakingos institucijos. Audito institucija lieka atsakinga už veiklą, kurią ji pavedė kitam subjektui.
Kitam subjektui pavesti auditai vykdomi laikantis tarptautiniu mastu pripažintų audito standartų ir atidžiai stebint ir prižiūrint audito institucijai.
14 straipsnis
Auditai
1. Kad galėtų pateikti Reglamento (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 59 straipsnio 5 dalies antroje pastraipoje nurodytą nuomonę, audito institucija atlieka sistemos ir finansinius auditus.
2. Sistemos auditais patikrinama, ar atsakingos institucijos valdymo ir kontrolės sistemos veikė veiksmingai, kad būtų deramai užtikrinama, kad į metines finansines ataskaitas įtrauktos išlaidos būtų teisėtos ir tvarkingos.Remdamasi šiais auditais audito institucija nusprendžia, ar atsakinga institucija tebeatitinka priede nustatytus skyrimo kriterijus.
3. Finansiniai auditai atliekami, kad būtų deramai užtikrinama, kad metinėse finansinėse ataskaitose būtų pateikiama tikra ir teisinga informacija apie atsakingos institucijos deklaruotas išlaidas.
Kad galėtų padaryti išvadą, ar ataskaitose pateikiama tikra ir teisinga informacija, audito institucija patikrina, ar visi išmokėtų išlaidų elementai ir atsakingos institucijos per finansinius metus gauti ir į sąskaitas įtraukti viešieji įnašai yra teisingai užfiksuoti apskaitos sistemoje ir atitinka atsakingos institucijos pildomus patvirtinamuosius apskaitos įrašus. Remdamasi šiomis ataskaitomis audito institucija visų pirma:
a)
patikrina, ar bendra tinkamų finansuoti išlaidų suma, deklaruota Komisijai pateiktame metinio likučio mokėjimo prašyme, atitinka išlaidas, nurodytas atsakingos institucijos ataskaitose, ir, jei yra skirtumų, patikrina, ar ataskaitose pateikti tinkami paaiškinimai dėl sumų sutikrinimo;
b)
patikrina, ar anuliuotos ir susigrąžintos sumos, susigrąžintinos sumos ir ataskaitinių metų pabaigoje nesusigrąžinamos sumos atitinka į atsakingos institucijos apskaitos sistemą įtrauktas sumas ir yra pagrįstos atsakingos institucijos dokumentais pagrįstais sprendimais;
c)
įsitikina, kad atsakinga institucija atliko administracinius patikrinimus ir patikrinimus vietoje pagal Reglamento (ES) Nr. 514/2014 27 straipsnį.
Patikrinimai, nurodyti a, b ir c punktuose, gali būti atliekami naudojant imtį.
4. Atlikdama sistemos ir finansinius auditus, audito institucija pakartoja kai kuriuos atsakingos institucijos atliktus administracinius patikrinimus arba patikrinimus vietoje. Audito institucija nusprendžia dėl pakartotinio audito veiklos patikrinimo masto, remdamasi pačios atliktu rizikos vertinimu.
5. Jei audito institucijos sistemos ar finansiniais auditais nustatoma esminių atsakingos institucijos valdymo ir kontrolės sistemų veiksmingo veikimų trūkumų, audito institucija:
a)
įvertina šių trūkumų finansinį poveikį ir poveikį veiklai;
b)
teikia tinkamas rekomendacijas atsakingai institucijai dėl taisomųjų ir prevencijos priemonių;
c)
stebi, kaip atsakinga institucija įgyvendina šias priemones, ir įvertina, ar vykdomas veiksmų planas, kad būtų atkurtas veiksmingas valdymo ir kontrolės sistemų veikimas.
6. Užbaigusi 1, 2 ir 3 dalyse nurodytus audito veiksmus, audito institucija nustatytus faktus pateikia skiriančiajai institucijai ir nurodo, ar, jos nuomone, atsakinga institucija tebeatitinka skyrimo kriterijus.
7. Audito institucija užtikrina, kad visą su 1, 2 ir 3 dalyse nurodytais jos audito veiksmais susijusią informaciją atsakinga institucija tinkamai praneštų Europos Komisijai.
IV SKYRIUS
BAIGIAMOJI NUOSTATA
15 straipsnis
Įsigaliojimas
Šis reglamentas įsigalioja kitą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje.
Šis reglamentas pagal Sutartis privalomas visas ir tiesiogiai taikomas valstybėse narėse.
Priimta Briuselyje 2014 m. liepos 25 d.