Kommissionens forordning (EF) nr. 2304/2002
af 20. december 2002
om gennemførelse af Rådets afgørelse 2001/822/EF om de oversøiske landes og territoriers associering med Det Europæiske Fællesskab ("associeringsafgørelsen")
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Rådets afgørelse 2001/822/EF(1), særlig artikel 23,
under henvisning til den interne aftale mellem repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om finansiering og forvaltning af Fællesskabets bistand i henhold til finansprotokollen til partnerskabsaftalen mellem staterne i Afrika, Vestindien og Stillehavet og Det Europæiske Fællesskab og dets medlemsstater, undertegnet den 23. juni 2000 i Cotonou, Benin, samt om finansiel bistand til de oversøiske lande og territorier, på hvilke EF-traktatens fjerde del finder anvendelse(2),
under henvisning til Rådets forordning om finansforordning for Den Europæiske Udviklingsfond(3), i det følgende benævnt "EUF-finansforordningen", og
ud fra følgende betragtninger:
(1) I henhold til afgørelse 2001/822/EF (associeringsafgørelsen) skal Kommissionen vedtage gennemførelsesbestemmelser til del III og bilag II A til D i samarbejde med de oversøiske lande og territorier, i det følgende benævnt "OLT",inden for rammerne af partnerskabsproceduren. Artikel 4 fastsætter navnlig, at OLT i første række skal have ansvaret for udarbejdelsen af enhedsprogrammeringsdokumenter, i det følgende benævnt "SPD", og samarbejdsprogrammerne.
(2) De bestemmelser, som Kommissionen vedtager i medfør af artikel 23 i associeringsafgørelsen, skal være forenelige med principperne om forsvarlig finansforvaltning, partnerskab, komplementaritet og subsidiaritet og sikre OLT ejerskab til udviklingsprocessen samt passende overvågning og revision fra OLT's og Kommissionens side.
(3) Under hensyntagen til OLT's specifikke behov, evne og begrænsninger bør den finansielle støtte til OLT tage form af enten budgetstøtte, forudsat at OLT's forvaltning af offentlige udgifter garanterer tilstrækkelig gennemsigtighed, ansvarlighed og effektivitet. Procedurerne for offentlige indkøb bør desuden opfylde standarderne i EUF-finansforordningen med hensyn til gennemsigtighed og åbenhed eller som støtte til projekter eller programmer, når dette anses for at garantere en mere effektiv eller sikrere gennemførelse.
(4) Der bør fastlægges bestemmelser for udarbejdelsen af SPD, opfølgning, revision, evaluering, nybehandling og gennemførelse heraf samt for indberetning og finansielle korrektioner. Ifølge disse bestemmelser skal Kommissionen kunne inddrages i disse aktiviteter. Med forbehold af eventuelle nødvendige tilpasninger til OLT's specifikke situation bør de svare til de tilsvarende bestemmelser for strukturfondene for således at udvide Kommissionens deltagelse og gøre den mere effektiv.
(5) For at lette det regionale samarbejde og integrationen mellem OLT og AVS-staterne bør der i princippet gælde identiske regler. Dog under hensyn til visse OLT's geografiske beliggenhed, som gør, at de ikke kan etablere noget nært samarbejde med AVS-staterne eller andre OLT, bør der også åbnes mulighed for tildeling af regionale midler på anmodning af kun ét OLT.
(6) De i denne forordning fastsatte foranstaltninger har været genstand for konsultationer med OLT.
(7) De i denne forordning fastsatte foranstaltninger er i overensstemmelse med udtalelsen fra EUF/OLT-udvalget, der er nedsat ved artikel 24 i associeringsafgørelsen -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
DEL 1
EMNE OG PRINCIPPER
Artikel 1
Emne
Denne forordning fastsætter procedurerne for programmering og gennemførelse af og kontrol med Fællesskabets finansielle bistand til OLT, som forvaltes af Kommissionen under 9. Europæiske Udviklingsfond efter bestemmelserne i associeringsafgørelsen og EUF-finansforordningen.
Artikel 2
Komplementaritet og partnerskab
1. Programmeringen, gennemførelsen, overvågningen og evalueringen af EUF-støtten foretages i nær konsultation mellem OLT, de berørte medlemsstater og Kommissionen.
2. OLT sikrer, at alle aktører i samarbejdet, der er omhandlet i artikel 5, stk. 1, andet og tredje led, i associeringsafgørelsen, høres på passende måde under programmeringsprocessen.
3. OLT, de berørte medlemsstater og Kommissionen fremmer koordination og sammenhæng mellem både foranstaltninger, som gennemføres i henhold til denne forordning, foranstaltninger, som iværksættes med bidrag fra Fællesskabets budget, og operationer, der gennemføres af Den Europæiske Investeringsbank, andre internationale institutioner og de berørte medlemsstater.
DEL II
PROGRAMMERBAR OG IKKE-PROGRAMMERBAR BISTAND
KAPITEL 1
Programmerbar bistand
Artikel 3
Territorial programmering
Operationer, der finansieres med gavebistand på grundlag af associeringsafgørelsen, programmeres så snart som muligt efter denne forordnings ikrafttræden på basis af et vedtaget enhedsprogrammeringsdokument - (SPD) - svarende til modellen i bilaget til denne forordning.
Artikel 4
Udarbejdelse af SPD
1. De kompetente OLT-myndigheder udarbejder et forslag til SPD efter høring af det bredest mulige udvalg af aktører i udviklingsprocessen og baserer sig på tidligere erfaringer og bedste praksis.
Hvert forslag til SPD skal tilpasses de enkelte OLT's behov og tilgodese deres særlige omstændigheder. Det skal indeholde en prioritering af aktiviteter og sigte mod lokalt ejerskab af samarbejdsprogrammerne.
Forslaget forelægges Kommissionen senest 12 måneder efter denne forordnings ikrafttræden.
2. Forslaget til SPD drøftes mellem OLT, de berørte medlemsstater og Kommissionen, i givet fald gennem den relevante delegation.
OLT fremlægger al nødvendig information, herunder resultaterne af eventuelle gennemførlighedsundersøgelser, for at Kommissionen kan foretage en så effektiv vurdering som muligt af SPD-udkastet.
3. OLT-myndighederne skal navnlig så tidligt som muligt meddele Kommissionen, hvorvidt de ønsker, at de finansielle bidrag af EUF skal tage form af budgetstøtte.
Alle afvigelser mellem landets egen analyse og Fællesskabets analyse skal noteres.
Artikel 5
Kommissionens forundersøgelse af SPD
Kommissionen vurderer SPD-udkastet for at fastslå, om det indeholder alle fornødne elementer og er foreneligt med målene for associeringsafgørelsen, denne forordning og de relevante EF-politikker. Den underretter Den Europæiske Investeringsbank om det modtagne udkast.
Kommissionen skal navnlig tage stilling til, om den finansielle støtte fra EUF kan bevilges som budgetstøtte efter en indledende vurdering af den offentlige udgiftsforvaltnings gennemsigtighed, ansvarlighed og effektivitet og af åbenheden og gennemsigtigheden i de offentlige indkøb i overensstemmelse med standarderne i EUF-finansforordningen eller som støtte til programmer eller projekter.
Artikel 6
Regionale programmer
1. Den finansielle støtte til regionalt samarbejde og integration, der er omhandlet i artikel 1, stk. 1, litra a), nr. ii), i bilag II A til associeringsafgørelsen, fordeles på basis af programforslag, der forelægges af et eller flere OLT i overensstemmelse med artikel 16 i associeringsafgørelsen.
2. Forslagene skal være resultatet af drøftelser mellem Kommissionen og de territoriale OLT-anvisningsberettigede, der udpeges i medfør af artikel 14 i denne forordning, eller deres repræsentanter, også i givet fald efter høring af berettigede ikke-statslige aktører.
De forelægges Kommissionen inden den 30. september 2003.
I sin vurdering af forslagene tager Kommissionen særligt hensyn til de forventede virkninger af modtagerlandenes eller -territoriernes integration i den region, som de tilhører. Forud for udgiftsforpligtelserne træffer Kommissionen en finansieringsafgørelse om støtte til projekter og programmer.
3. Foreligger der et restbeløb efter den første tildeling, kan der forelægges yderligere forslag to gange om året, medmindre der er tale om særlig hastende tilfælde, første gang inden henholdsvis den 31. december 2003 og den 30. juni 2004.
4. For at opnå passende stordriftsfordele og øge effektiviteten kan regionale programmer med en tydelig national komponent finansieres med en blanding af regionale og territoriale midler.
5. Artikel 8 og 16 til 30 finder tilsvarende anvendelse på regionale programmer.
KAPITEL 2
Ikke-programmerbar bistand
Artikel 7
Udnyttelse af reserve "C"
1. Kommissionen tildeler ressourcerne fra reserve "C" til de formål, der er omhandlet i artikel 3, stk. 3, litra b) eller c), i bilag II A til associeringsafgørelsen, på grundlag af den i denne forordning nævnte midtvejsrevision, eller i Grønlands tilfælde den midtvejsrevision, der er omhandlet i artikel 3, stk. 2, i bilag II A til associeringsafgørelsen. Kommissionen justerer de vejledende tildelinger i artikel 3, stk. 4, i bilag II A til associeringsafgørelsen tilsvarende og underretter OLT og medlemsstaterne om sin afgørelse vedrørende de nye tildelinger.
2. Med henblik på indgåelse af forpligtelser for de ressourcer, der er omhandlet i artikel 28 og i bilag II D til associeringsafgørelsen, indgiver et OLT, der anser sig selv for at være berettiget til den deri omhandlede støtte, en komplet anmodning på de formularer, som Kommissionen stiller til rådighed, sammen med alle de til dens vurdering nødvendige oplysninger.
Anmodningen forelægges Kommissionen senest den 30. april i året efter det år, for hvilket der ønskes supplerende støtte.
Kommissionen meddeler så hurtigt som muligt OLT sin beslutning.
DEL III
GENNEMFØRELSE
KAPITEL 1
Finansielle procedurer
Artikel 8
Forpligtelser
1. Kommissionen disponerer for udgifter til finansiel bistand til OLT efter EUF-finansforordningen.
2. Forud for udgiftsforpligtelserne inden for SPD træffer Kommissionen en finansieringsafgørelse om budgetstøtte eller støtte til projekter og programmer.
3. Uden for SPD disponerer Kommissionen for udgifter med berøring til den ikke-tildelte "C", der er oprettet i medfør af artikel 3, stk. 3, i bilag II A til associeringsafgørelsen, og afholder dem i overensstemmelse med artikel 15 og 54 i EUF-finansforordningen.
Artikel 9
Udbetalende instanser
De finansielle institutioner i OLT, hos hvilke Kommissionen åbner konti i overensstemmelse med del I, afsnit III, kapitel 3, afdeling 4, i EUF-finansforordningen med henblik på gennemførelsen af samarbejdet med OLT, optræder som udbetalende instanser.
Midler, der er indsat hos udbetalende instanser i Fællesskabet, er rentebærende.
De udbetalende instanser modtager ikke vederlag for deres tjenesteydelser, og de indestående beløb forrentes ikke.
KAPITEL 2
Kontrakter
Artikel 10
Almindelige bestemmelser for kontrakter
1. Procedurerne for kontrakttildeling angives i finansieringsaftalerne.
2. Når den finansielle bistand ydes som budgetstøtte, finder procedurerne for offentlige indkøb i det pågældende OLT anvendelse.
3. I alle andre tilfælde sker kontrakttildelingen efter bestemmelserne i artikel 75, stk. 1, første afsnit, i EUF-finansforordningen.
Artikel 11
Afgifts- og toldordning
1. OLT anvender på kontrakter om gennemførelse af programmer eller projekter, der finansieres af EUF, en afgifts- og toldordning, som ikke er mindre gunstig end den, der gælder for de mest begunstigede stater eller for de internationale organisationer på udviklingsområdet, som de har forbindelse med. Ved fastlæggelsen af, hvad der skal forstås ved mestbegunstigelsesbehandling (MFN), tages der ikke hensyn til de ordninger, det pågældende OLT anvender over for andre OLT eller AVS-stater eller andre udviklingslande.
2. Med forbehold af stk. 1 finder følgende anvendelse på kontrakter finansieret af Fællesskabet:
a) kontrakterne pålægges hverken bestående eller fremtidige stempel- og registreringsafgifter eller andre afgifter med tilsvarende virkning i det pågældende OLT; kontrakterne registreres dog i overensstemmelse med gældende lov i OLT, og der kan ved registreringen opkræves et gebyr svarende til tjenesteydelsen
b) fortjeneste og/eller indtægt, der følger af gennemførelsen af kontrakter, er skattepligtig i henhold til det pågældende OLT's interne skatteordninger, forudsat at de fysiske eller juridiske personer, der opnår en sådan fortjeneste og/eller indtægt, har permanent hjemsted i dette OLT, eller at gennemførelsen af kontrakten varer mere end seks måneder
c) virksomheder, som skal indføre materiel til udførelsen af bygge- og anlægskontrakterne, kan på anmodning midlertidigt indføre dette materiel toldfrit i henhold til det pågældende OLT's lovgivning
d) erhvervsbestemt materiel, der er nødvendigt til udførelse af opgaver, der er defineret i kontrakterne vedrørende tjenesteydelser, kan i henhold til den nationale lovgivning indføres i det pågældende OLT midlertidigt uden told og andre afgifter med tilsvarende virkning, i det omfang tolden og afgifterne ikke udgør betaling for en tjenesteydelse
e) varer, der indføres i et OLT i forbindelse med en kontrakt om leverancer, indføres uden told, skatter eller afgifter med tilsvarende virkning. Når en kontrakt omfatter en leverance med oprindelse i det pågældende OLT, indgås kontrakten på grundlag af prisen ab fabrik, forhøjet med de interne afgifter, som OLT i givet fald selv pålægger disse leverancer
f) indkøb af brændstoffer, smøremidler og bindemidler på basis af carbonhydrider samt alt materiale, der indgår i en bygge- og anlægskontrakt, anses for at være fremstillet på det lokale marked og undergives den afgiftsordning, der gælder i det pågældende OLT's lovgivning samt
g) fysiske personer, bortset fra lokalt ansatte, der varetager opgaver, som er defineret i en kontrakt vedrørende tjenesteydelser, samt disses familiemedlemmer, kan efter bestemmelserne i det pågældende OLT's lovgivning indføre personlige ejendele til personlig og husholdningsmæssig brug uden erlæggelse af told, importafgifter og andre afgifter med tilsvarende virkning.
3. Alle forhold, der ikke er omhandlet i stk. 1 og 2, om afgifts- og toldordninger, forbliver undergivet det pågældende OLT's lovgivning.
KAPITEL 3
Ansvarlige for forvaltning og gennemførelse
Artikel 12
Gennemførelsesprocedurer
Uanset procedurerne for gennemførelsen af budgetstøtten, som er omhandlet i artikel 8, stk. 2, og 10, stk. 2, gennemføres programmer og projekter, der finansieres i henhold til denne forordning, i medfør af artikel 13, 14 og 15.
Artikel 13
Delegationer
1. Når Kommissionen repræsenteres ved en delegation under delegationslederens ansvar, underretter den det pågældende OLT derom. I så fald finder artikel 22, stk. 2, og 67 i EUF-finansforordningen vedrørende subdelegerede anvisningsberettigede og regnskabsførere anvendelse.
2. Delegationslederen skal i nært samarbejde med den territoriale anvisningsberettigede:
a) på anmodning af det pågældende OLT deltage og tilbyde bistand i forbindelse med udarbejdelse af projekter og programmer samt forhandlinger om faglige bistandsaftaler
b) deltage i forundersøgelsen af projekter og programmer samt i udarbejdelsen af udbudsmateriale og finde metoder til at forenkle forundersøgelsen af projekter og programmer og iværksættelsesprocedurerne
c) udarbejde finansieringsforslag
d) inden den territoriale anvisningsberettigede indkalder tilbud, godkende udbudsmaterialet vedrørende lokale offentlige udbud og kontrakter vedrørende katastrofebistand inden 30 dage fra det tidspunkt, hvor han modtager det fra den territoriale anvisningsberettigede
e) deltage i gennemgangen af tilbud og modtage kopi af de afgivne tilbud samt af resultaterne af behandlingen heraf
f) inden 30 dage godkende den territoriale anvisningsberettigedes forslag om tildeling af kontrakter vedrørende lokale offentlige udbud, underhåndsaftaler, katastrofebistand, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsarbejder, der har en værdi på under 5 mio. EUR, og kontrakter vedrørende leverancer, der har en værdi på under 1 mio. EUR
g) inden 30 dage godkende andre forslag om tildeling af alle andre kontrakter end de ovenfor nævnte, som han har fået forelagt af den territoriale anvisningsberettigede, når følgende betingelser er til stede:
i) det valgte tilbud er det laveste af de tilbud, der opfylder kravene i udbudsmaterialet
ii) det valgte tilbud opfylder alle de udvælgelseskriterier, der er fastsat i udbudsmaterialet samt
iii) det valgte tilbud overskrider ikke det beløb, der er afsat til den pågældende kontrakt
h) såfremt de under litra g) nævnte betingelser ikke er til stede, fremsende forslaget til den ledende anvisningsberettigede, der træffer afgørelse inden 60 dage fra det tidspunkt, hvor delegationslederen modtog det. Når størrelsen af det valgte tilbud overskrider de beløb, der er afsat til kontrakten, træffer den ledende anvisningsberettigede de nødvendige forpligtelsesbeslutninger, efter at kontrakten er godkendt
i) godkende kontrakter og overslag, når udførelsen sker i offentligt regi, tillægskontrakter samt de af den territoriale anvisningsberettigede meddelte betalingstilladelser
j) sikre sig, at de projekter og programmer, der finansieres over den del af Fondens midler, som Kommissionen forvalter, økonomisk og teknisk set gennemføres korrekt
k) samarbejde med de nationale myndigheder i det OLT, hvor han repræsenterer Kommissionen, i forbindelse med en regelmæssig evaluering af foranstaltningerne
l) sende OLT alle hensigtsmæssige oplysninger eller dokumenter vedrørende procedurerne for iværksættelse af samarbejdet med henblik på udviklingsfinansiering, herunder navnlig kriterierne for forundersøgelse og evaluering af tilbud, samt
m) jævnligt underrette OLT-myndighederne om fællesskabsaktiviteter, der kan være af direkte betydning for samarbejdet mellem Fællesskabet og OLT.
3. Enhver yderligere uddelegering af administrative og/eller finansielle beføjelser til delegationslederen end dem, der er beskrevet i denne artikel, meddeles de territoriale anvisningsberettigede.
Artikel 14
Territorial anvisningsberettiget
1. Hver OLT's regering udpeger en territorial anvisningsberettiget, der repræsenterer det ved alle foranstaltninger, som finansieres over den del af Fondens midler, som Kommissionen og Banken forvalter. Den territoriale anvisningsberettigede kan overdrage en del af sine beføjelser; han underretter den ledende anvisningsberettigede om sådanne overdragelser.
2. Den territoriale anvisningsberettigede har følgende opgaver:
a) han er i nært samarbejde med delegationslederen ansvarlig for projekterne og programmernes udarbejdelse, forelæggelse og forundersøgelse
b) han indkalder i nært samarbejde med delegationslederen lokale offentlige tilbud, modtager tilbud, både lokale og internationale samt offentlige og begrænsede, forestår gennemgangen af dem, afgør resultatet af denne gennemgang, underskriver kontrakter og tillægskontrakter og godkender udgifter
c) han forelægger inden indkaldelse af lokale offentlige tilbud udbudsmaterialet for delegationslederen, som godkender det inden 30 dage
d) han afslutter behandlingen af tilbuddene inden for disses gyldighedsperiode under hensyn til tidsfristen for kontraktens godkendelse
e) han fremsender resultaterne af gennemgangen af tilbuddene samt forslag om tildelingen af kontrakten til delegationslederen med henblik på godkendelse inden for de frister, der er fastsat i artikel 15, litra f)
f) han fastsætter og anviser udgifter inden for rammerne af de midler, han har fået tildelt samt
g) han foretager under gennemførelsesforanstaltningerne de nødvendige tilpasninger for at sikre en økonomisk og teknisk set tilfredsstillende gennemførelse af de godkendte projekter og programmer.
3. Under foranstaltningernes gennemførelse har den territoriale anvisningsberettigede, forudsat at han underretter delegationslederen derom, beslutningsbeføjelser på følgende områder:
a) tekniske ændringer og detailtilpasninger, forudsat at de ikke påvirker de valgte tekniske løsninger og ikke overskrider det beløb, der er afsat til ændringer
b) ændringer i overslag under udførelsen
c) overførsler fra artikel til artikel inden for overslagene
d) ændringer i placeringen af projekter eller programmer, der består af flere enheder, når dette er berettiget af tekniske, økonomiske eller sociale grunde
e) pålæg eller eftergivelse af bod for forsinkelse
f) frigivelse af sikkerhedsstillelse
g) køb på det lokale marked uden hensyn til oprindelse
h) anvendelse af entreprenørmateriel og -maskiner, der ikke har oprindelse i OLT, medlemsstaterne eller AVS-staterne, når tilsvarende materiel og maskiner ikke fremstilles i OLT, medlemsstaterne og AVS-staterne
i) underleverancer
j) endelig overtagelse, forudsat at delegationslederen er til stede ved den foreløbige overtagelse, påtegner rapporterne herom og eventuelt er til stede ved den endelige overtagelse, navnlig når der ved den foreløbige overtagelse er taget så mange forbehold, at et større supplerende arbejde er påkrævet, samt
k) rekruttering af konsulenter og andre eksperter i faglig bistand.
4. Den territoriale anvisningsberettigede skal desuden:
a) udfærdige og, efter at overvågningsudvalget har givet tilladelse dertil, forelægge Kommissionen den årlige rapport om gennemførelsen
b) foretage den i artikel 22 nævnte midtvejsrevision
c) sikre, at de organer, der deltager i forvaltningen og gennemførelsen af EUF-programmer, anvender enten et separat regnskab eller hensigtsmæssige regnskabskoder for alle transaktioner vedrørende interventionen
d) tage alle nødvendige skridt til at sikre gennemførelse af artikel 16, 19, 24 og 30.
5. Når den årlige gennemførelsesrapport, der er omtalt i artikel 21, foreligger, gennemgår Kommissionen og den territoriale anvisningsberettigede hovedresultaterne fra det foregående år.
Efter denne gennemgang kan Kommissionen fremsætte bemærkninger til den territoriale anvisningsberettigede. Den territoriale anvisningsberettigede meddeler Kommissionen, hvilke skridt der er taget i forbindelse med disse bemærkninger. Hvis Kommissionen i behørigt begrundede tilfælde er af den opfattelse, at de trufne foranstaltninger ikke er tilstrækkelige, kan den rette henstillinger til OLT og den territoriale anvisningsberettigede om tilpasninger med henblik på at opnå mere effektive overvågnings- eller forvaltningsordninger sammen med en begrundelse for disse henstillinger.
Når den territoriale anvisningsberettigede modtager sådanne henstillinger, skal han vise, hvilke skridt der er taget til at forbedre overvågnings- eller forvaltningsordningerne, eller forklare, hvorfor der ikke er taget sådanne skridt.
Artikel 15
Regionale aktører
1. Forslag til et regionalt program forelægges af:
a) mindst to territoriale anvisningsberettigede, eller
b) undtagelsesvis af den territoriale anvisningsberettigede fra et enkelt OLT, når kun ét OLT er involveret i en foranstaltning, jf. artikel 16, stk. 1, litra b) til e), i associeringsafgørelsen.
2. De regionale programmer gennemføres af den territoriale anvisningsberettigede eller den i forslaget angivne organisation.
DEL IV
OVERVÅGNING, NYBEHANDLING, REVISION OG EVALUERING
KAPITEL 1
Overvågning
Artikel 16
OLT's ansvar
1. Uden at dette berører Kommissionens ansvar for gennemførelsen af Fællesskabets finansielle støtte, tager OLT i første instans ansvaret for finanskontrollen af denne støtte.
Med henblik herpå skal den territoriale anvisningsberettigede:
a) oprette og anvende forvaltnings- og kontrolordninger på en sådan måde, at det sikres, at Fællesskabets midler anvendes effektivt og korrekt. Der skal foretages passende intern og ekstern finanskontrol i overensstemmelse med internationalt accepterede revisionsstandarder af den kompetente finanskontrolmyndighed, som skal være uafhængig i udøvelsen af dette hverv
b) sende Kommissionen en beskrivelse af disse ordninger
c) sikre sig, at støtten forvaltes i overensstemmelse med alle gældende regler, og at de midler, der stilles til rådighed, anvendes i overensstemmelse med principperne for forsvarlig finansforvaltning
d) attestere, at de udgiftsanmeldelser, der forelægges Kommissionen, er nøjagtige, og sikre sig, at de er udarbejdet på grundlag af regnskabssystemer, der er baseret på udgiftsbilag, som kan kontrolleres
e) ved afslutningen af hver programmeringsperiode forelægge Kommissionen en erklæring, der er udfærdiget af en ekspert eller myndighed, der fungerer uafhængigt af forvaltningsmyndigheden. Erklæringen skal indeholde et sammendrag af konklusionerne af den kontrol, der er gennemført de foregående år, og en udtalelse om, hvorvidt betalingsanmodningen vedrørende restbeløbet er holdbar, og hvorvidt de operationer, der ligger til grund for den endelige udgiftserklæring, har været lovlige og formelt rigtige. OLT kan knytte deres egen kommentarer til denne erklæring, hvis de skønner det nødvendigt
f) samarbejde med Kommissionen om at sikre, at EUF-ressourcerne anvendes i overensstemmelse med principperne for forsvarlig finansforvaltning
g) forebygge, afsløre og korrigere uregelmæssigheder og i overensstemmelse med gældende regler give Kommissionen meddelelse herom samt om udviklingen i sager, hvor der er indledt administrativ eller retslig forfølgning, og
h) geninddrive midler, der er gået tabt som følge af en konstateret uregelmæssighed, idet de i givet fald opkræver morarenter
i) træffe alle nødvendige foranstaltninger for at sikre, at bestemmelserne i det vejledende program overholdes, herunder at den tidsplan for forpligtelser og betalinger, der blev aftalt ved programmeringen, bliver overholdt, samt
j) undersøge alle årsager til forsinkelser af gennemførelsen og stille forslag til passende foranstaltninger til at afhjælpe situationen.
2. Hvert år sendes der en revisionsplan og et sammendrag af resultaterne af den udførte revision til Kommissionen.
Revisionsrapporterne skal stå til Kommissionens disposition.
Artikel 17
Koordination
1. Kommissionen og OLT, der repræsenteres af den territoriale anvisningsberettigede, samarbejder og koordinerer planer, metoder og kontrol, for at den udførte kontrol kan blive så nyttig som muligt. De sender straks hinanden resultaterne af den kontrol, der er foretaget.
2. Mindst en gang om året undersøges og vurderes følgende:
a) resultaterne af den kontrol, som OLT og Kommissionen har foretaget
b) eventuelle bemærkninger fremsat af andre kontrolorganer eller -institutioner på nationalt plan eller på fællesskabsplan
c) de finansielle virkninger af konstaterede uregelmæssigheder og de foranstaltninger, der allerede er truffet eller skal træffes for at korrigere sådanne uregelmæssigheder, og i givet fald ændringer af forvaltnings- og kontrolordningerne.
3. Efter undersøgelsen og vurderingen i medfør af stk. 2, og uden at dette berører de foranstaltninger, som OLT straks skal træffe i henhold til artikel 16, kan Kommissionen fremsætte bemærkninger, navnlig vedrørende de finansielle virkninger af eventuelle konstaterede uregelmæssigheder.
Bemærkningerne rettes til den territoriale anvisningsberettigede i det pågældende OLT og ledsages om nødvendigt af en anmodning om foranstaltninger til at afhjælpe de konstaterede forvaltningsproblemer og rette op på påviste uregelmæssigheder, som ikke allerede er blevet korrigeret.
OLT har mulighed for at kommentere disse bemærkninger.
Artikel 18
Overvågningsudvalg
1. Et overvågningsudvalg fører tilsyn med gennemførelsen af hvert SPD.
OLT-myndighederne nedsætter overvågningsudvalget senest tre måneder efter godkendelsen af SPD.
2. Den territoriale anvisningsberettigede eller dennes repræsentant beklæder formandsposten i overvågningsudvalget.
En repræsentant for Kommissionen og i givet fald en repræsentant for Den Europæiske Investeringsbank deltager i arbejdet i overvågningsudvalget, hvor de har taleret.
Myndigheder eller organer, som udpeges af OLT, Kommissionen, den berørte medlemsstat og i givet fald Den Europæiske Investeringsbank og/eller andre samfinansieringsinstitutioner repræsenteres i udvalget. Hvis regionale eller lokale myndigheder eller private virksomheder har ansvaret for gennemførelsen af et projekt, og hvis de er direkte involveret i et projekt, repræsenteres de også i udvalgene.
3. Overvågningsudvalget fastsætter sin forretningsorden inden for det berørte OLT's institutionelle, juridiske og finansielle rammer og efter aftale med den territoriale anvisningsberettigede.
4. Den territoriale anvisningsberettigede forelægger til møderne i overvågningsudvalget statusrapporter efter den standardmodel, som Kommissionen har opstillet. Rapporten skal tilgå Kommissionen 15 arbejdsdage forud for det planlagte møde.
5. For at efterprøve støttens nyttevirkning og kvalitet skal overvågningsudvalget:
a) regelmæssigt undersøge, hvilke fremskridt der gøres med at nå de særlige mål for SPD
b) gennemgå den midtvejsrevision, der er omtalt i artikel 22, inden den sendes til Kommissionen
c) drøfte og godkende den årlige og den endelige rapport om gennemførelsen, inden de sendes til Kommissionen
d) drøfte og godkende eventuelle forslag til ændring af indholdet af SPD.
Artikel 19
Overvågningsindikatorer
Den territoriale anvisningsberettigede og overvågningsudvalget foretager overvågningen ud fra indikatorer, der er angivet i SPD.
Indikatorerne fastlægges efter den vejledende metode, som Kommissionen opstiller.
De skal vedrøre projekternes specifikke karakter og deres mål og vise:
a) inputs, outputs, resultater og så vidt muligt konsekvenser
b) udviklingen i den fysiske gennemførelse af støtten
c) hvor langt der er nået med gennemførelsen af finansieringsplanen.
KAPITEL 2
Efterprøvelse
Artikel 20
Nybehandlingsproces
1. Det finansielle samarbejde skal være tilstrækkeligt fleksibelt til, at foranstaltningerne konstant holdes på niveau med målene i associeringsafgørelsen, og at der kan tages hensyn til alle ændringer i det pågældende OLT's økonomiske situation, prioriteter og mål, særlig på grundlag af den årlige gennemførelsesrapport og midtvejsrevisionen eller i givet fald den årlige revision af SPD, jf. artikel 21, stk. 5.
2. Under ekstraordinære omstændigheder som omhandlet i bestemmelserne vedrørende humanitær bistand og katastrofebistand kan nybehandlingen foretages på anmodning fra hver af parterne.
Artikel 21
Årlig gennemførelsesrapport
1. Den territoriale anvisningsberettigede forelægger Kommissionen årlige gennemførelsesrapporter senest tre måneder inden udgangen af hvert komplette gennemførelsesår fra og med vedtagelsen af SPD.
2. Den årlige gennemførelsesrapport om SPD består af en fælles vurdering af gennemførelsen af programmet og tager hensyn til resultaterne af relevante overvågnings- og evalueringsaktiviteter.
3. Denne rapport udarbejdes lokalt og færdiggøres af den territoriale anvisningsberettigede, overvågningsudvalget og i givet fald delegationslederen inden for en frist på 60 dage.
4. Den omfatter navnlig en vurdering af:
a) de resultater, der er opnået i målsektoren eller -sektorerne i forhold til de fastsatte mål, konsekvensindikatorer og sektorpolitiske forpligtelser
b) projekter og programmer uden for målsektorerne og/eller inden for rammerne af flerårige programmer
c) brugen af ressourcer, der er afsat til ikke-statslige aktører
d) den faktiske gennemførelse af igangværende foranstaltninger, og i hvilket omfang tidsplanen for forpligtelser og betalinger er blevet overholdt samt
e) en eventuel udvidelse af programmeringen for de kommende år.
5. Om fornødent foretages der en årlig revision på basis af rapporten ved et partnerskabsmøde, jf. artikel 7 i associeringsafgørelsen.
Artikel 22
Midtvejsrevision
1. Der foretages en midtvejsrevision til at undersøge de indledende resultater af SPD, deres relevans, og i hvilket omfang målene er nået.
Den skal også omfatte en vurdering af udnyttelsen af de finansielle ressourcer og af overvågningens og gennemførelsens forløb.
2. Midtvejsrevisionen foretages på Kommissionens ansvar i samarbejde med den territoriale anvisningsberettigede og den berørte medlemsstat.
Den foretages generelt mellem 24 og 36 måneder efter denne forordnings ikrafttræden af en uafhængig vurderingsmand, forelægges overvågningsudvalget og sendes derefter til Kommissionen. Der kan fastsættes en anden frist i SPD, navnlig med hensyn til de indikatorer, der fastsættes i forbindelse med budgetstøtte.
3. Kommissionen undersøger revisionens relevans og kvalitet på basis af de kriterier, der er fastlagt i SPD, herunder overholdelsen af EUF-tildelingen.
KAPITEL 3
Revision
Artikel 23
Revision
1. Uanset den kontrol, som modtagerlandene foretager, kan Kommissionen og Revisionsretten med deres eget personale eller behørigt beføjede repræsentanter foretage tekniske og finansielle revisioner på stedet, herunder stikprøveundersøgelser og endelige revisioner af transaktioner, der er finansieret af EUF, og af forvaltnings- og kontrolordningerne med mindst en arbejdsdags varsel.
Kommissionen underretter det pågældende OLT herom, så den kan få den fornødne bistand. Det pågældende OLT's tjenestemænd og andre ansatte kan deltage i en sådan kontrol. Kommissionen kan anmode det pågældende OLT om at foretage kontrol på stedet til konstatering af, om en eller flere operationer er forskriftsmæssige. Tjenestemænd eller andre ansatte i Kommissionen kan deltage i en sådan kontrol.
2. Modtagerlandene bistår Kommissionens tjenestegrene og Revisionsretten ved revisioner med berøring til brugen af EUF-ressourcer.
Artikel 24
Revisionsspor
1. OLT's forvaltnings- og kontrolordninger skal omfatte et tilstrækkeligt revisionsspor i overensstemmelse med betingelserne i hver finansieringsaftale.
2. Et tilstrækkeligt revisionsspor er til stede, når:
a) de regnskaber, der føres på det relevante forvaltningsniveau, giver detaljerede oplysninger om de udgifter, der faktisk er afholdt ved EUF-finansierede foranstaltninger. Regnskaberne skal vise, hvornår de er oprettet, beløbet af hver udgiftspost, udgiftsbilagenes art og udbetalingsdato og -metode. Den nødvendige dokumentation (f.eks. fakturaer) skal vedlægges
b) foranstaltningens tekniske specifikationer og finansieringsplan, statusrapporter, dokumentation for tilskudsgodkendelse og udbuds- og kontraktindgåelsesprocedurer samt rapporter om inspektion af finansierede varer og tjenesteydelser også opbevares på det relevante forvaltningsniveau
c) alle berørte myndigheder og organer i tilfælde af edb-overførsel af regnskabsdata opnår tilstrækkelige oplysninger fra det lavere plan om deres regnskaber og beløb, der indberettes opad, således at der sikres et tilstrækkeligt revisionsspor fra de samlede sammenfattede beløb, der attesteres over for Kommissionen, ned til de enkelte udgiftsposter og bilag på de endelige modtageres niveau og hos de organer og firmaer, der udfører operationerne
3. den territoriale anvisningsberettigede tager de nødvendige skridt til at gennemføre denne artikel.
KAPITEL 4
Evaluering
Artikel 25
Evaluering
1. Evalueringen af SPD omfatter brugen af ressourcerne, støttens nytte og gennemslagskraft og dens virkninger, og der drages konklusioner og rettes henstillinger, navnlig på basis af allerede foreliggende evalueringsresultater.
Den skal vedrøre de faktorer, der har været afgørende for, om gennemførelsen var vellykket, samt det udførte arbejde og resultaterne, herunder en vurdering af, om de vil være varige.
2. Evalueringerne af SPD er Kommissionens ansvar i koordination med overvågningsudvalget.
3. Evalueringsprogrammet skitseres i SPD.
Evalueringerne skal navnlig:
a) tilvejebringe regelmæssige og uafhængige vurderinger af Fondens foranstaltninger og aktiviteter gennem en sammenligning af planlagte resultater og mål med de faktiske forhold og derved
b) gøre det muligt for OLT, medlemsstaterne og Kommissionen at gøre brug af erfaringerne herfra ved udformningen og gennemførelsen af fremtidige politikker og foranstaltninger.
4. Resultaterne af evalueringerne skal gøres offentligt tilgængelige.
Artikel 26
Evalueringsprocedurer
Uanset de evalueringer, der foretages af OLT og Kommissionen, kan OLT og Kommissionen i fællesskab og i samarbejde med den berørte medlemsstat foretage evalueringer af programmer, projekter og andre aktiviteter i forbindelse med gennemførelsen af SPD.
DEL V
FINANSIELLE TILPASNINGER
Artikel 27
Tilpasning af EUF-tildelingerne
Med udgangspunkt i resultaterne af overvågningen, revisionen og evalueringerne og under hensyn til bemærkningerne fra overvågningsudvalget kan Kommissionen tilpasse beløbene og betingelserne i det oprindelige SPD på eget initiativ eller på forslag af det berørte OLT på baggrund af det pågældende OLT's aktuelle behov og resultater.
Denne tilpasning finder normalt sted ved midtvejsrevisionen efter proceduren i artikel 22 i associeringsafgørelsen mellem 24 og 36 måneder efter denne forordnings ikrafttræden eller i tilfælde af uregelmæssigheder så hurtigt som muligt.
Artikel 28
Suspension af betalinger
1. Kommissionen suspenderer betalingerne og anmoder med en begrundelse herfor OLT om at fremsætte sine bemærkninger og i givet fald foretage korrektioner inden for en bestemt tidsfrist, hvis den efter at have foretaget den nødvendige kontrol konkluderer:
a) at et OLT ikke har overholdt sine forpligtelser, eller
b) at hele eller en del af SPD ikke berettiger til en del af eller hele EUF-bidraget eller
c) at forvaltnings- eller kontrolordningerne er behæftet med betydelige mangler, som vil kunne føre til uregelmæssigheder af systemkarakter.
2. Den frist, inden for hvilken det pågældende OLT kan reagere på en anmodning om at fremsætte sine bemærkninger og i givet fald foretage korrektioner, er på to måneder, undtagen i behørigt dokumenterede tilfælde, hvor Kommissionen kan indrømme en længere frist.
3. Gør et OLT indsigelse mod Kommissionens bemærkninger, indbydes det pågældende OLT og den berørte medlemsstat til et partnerskabsmøde med Kommissionen, hvor alle parter bestræber sig på at nå til enighed om bemærkningerne og de konklusioner, der skal drages deraf.
Når et OLT gør indsigelse mod Kommissionens bemærkninger, og der finder et ad hoc-partnerskabsmøde sted, begynder den tremåneders frist, der er omhandlet i stk. 5, og inden for hvilken Kommissionen kan træffe en afgørelse, at løbe fra datoen for partnerskabsmødet.
4. Foreslår Kommissionen finansielle korrektioner, gives OLT lejlighed til ved en gennemgang af de relevante sagsakter at bevise, at den faktiske uregelmæssighed er af mindre omfang end anslået af Kommissionen.
Undtagen i behørigt dokumenterede tilfælde må den frist, der gives til denne gennemgang, ikke overstige en yderligere periode på to måneder efter den tomåneders frist, der er omhandlet i stk. 2.
Kommissionen tager hensyn til bevisligheder, der fremlægges af OLT inden for tidsfristerne.
5. Efter udløbet af den frist, der er fastsat i stk. 2, kan Kommissionen, hvis der ikke er tilvejebragt enighed, og hvis OLT endnu ikke har foretaget korrektioner, tage hensyn til eventuelle bemærkninger fra OLT og medlemsstaterne og inden tre måneder beslutte:
a) at nedsætte betalingerne, eller
b) foretage de nødvendige korrektioner ved at annullere hele EUF-tildelingen eller en del heraf.
6. Uden at dette berører stk. 1 til 5 kan Kommissionen efter behørig kontrol suspendere en mellemliggende betaling eller en del deraf, hvis den konstaterer, at de pågældende udgifter er behæftet med en væsentlig uregelmæssighed, som ikke er blevet korrigeret, og at øjeblikkelig indskriden er nødvendig.
Kommissionen underretter det pågældende OLT om sine foranstaltninger og årsagerne hertil. Er årsagerne til suspensionen fortsat til stede fem måneder senere, eller har det pågældende OLT fem måneder senere ikke underrettet Kommissionen om, hvilke foranstaltninger den har truffet med henblik på at korrigere den væsentlige uregelmæssighed, finder artikel 30 anvendelse.
Artikel 29
Inddrivelse og tilbagebetaling
1. Alle tilbagebetalinger til Kommissionen skal ske på den forfaldsdato, der er angivet på indtægtsordren, der udarbejdes i overensstemmelse med artikel 45 i EUF-finansforordningen. Forfaldsdatoen er den sidste dag i den anden måned efter udstedelsen af ordren.
2. Betalingsforsinkelser medfører morarenter fra den forfaldsdato, der er angivet i stk. 1, indtil datoen for den faktiske betaling. Rentesatsen er halvandet procentpoint over den sats, der anvendes af Den Europæiske Centralbank for dens vigtigste refinansieringsoperationer på den første arbejdsdag i den måned, hvor forfaldsdatoen falder.
3. Den territoriale anvisningsberettigede fører regnskab over beløb, der kan inddrives af allerede udbetalt fællesskabsstøtte, og drager omsorg for, at beløbene inddrives uden uberettiget forsinkelse.
Modtageren tilbagebetaler ethvert beløb, der skal inddrives, sammen med renter på morarentekontoen, ved fradrag af de pågældende beløb fra den næste udgiftsopgørelse og anmodninger til Kommissionen om betaling eller, hvis dette er utilstrækkeligt, ved tilbagebetaling til Fællesskabet.
Den territoriale anvisningsberettigede sender en gang om året en opgørelse over de beløb, der på det tidspunkt afventer inddrivelse, grupperet efter året for indledning af inddrivelsesproceduren.
DEL VI
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 30
Information og reklameaktiviteter
1. OLT drager omsorg for, at der gøres passende reklame for EUF-programmerne med henblik på:
a) at gøre den brede offentlighed opmærksom på, hvilke rolle Fællesskabet spiller i forbindelse med disse programmer
b) at informere potentielle modtagere og erhvervsorganisationer om, hvilke muligheder der tilbydes.
2. Modtagerlandene skal navnlig drage omsorg for, at der opstilles direkte synlig skiltning, som viser, hvilke fysiske projekter der finansieres af Fællesskabet, sammen med Fællesskabets logo, og at repræsentanter for Fællesskabets institutioner involveres behørigt i de vigtigste offentlige aktiviteter i forbindelse med EUF-støttede programmer.
Artikel 31
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 20. december 2002.
A Bizottság 2304/2002/EK rendelete
(2002. december 20.)
az Európai Közösség és a tengerentúli országok és területek társulásáról ("tengerentúli társulási határozat") szóló 2001/822/EK tanácsi határozat végrehajtásáról
AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,
tekintettel a 2001/822/EK tanácsi határozatra [1], és különösen annak 23. cikkére,
tekintettel a tagállamok kormányait képviselő, a Tanács keretében ülésező képviselők közötti, a közösségi támogatás finanszírozásáról és kezeléséről szóló, az afrikai, a karibi és a csendes-óceáni államok (a továbbiakban AKCS-országok), valamint az Európai Közösség és tagállamai között Cotonou-ban (Benin) 2000. június 23-án aláírt partnerségi megállapodás [2] pénzügyi jegyzőkönyve értelmében létrejött belső megállapodásra, és a pénzügyi támogatásnak azon tengerentúli országok és területek között történő felosztására, amelyekre az EK-Szerződés negyedik része vonatkozik,
tekintettel az Európai Fejlesztési Alap pénzügyi szabályzatáról szóló tanácsi rendeletre [3] (EFA pénzügyi szabályzat),
mivel:
(1) A 2001/822/EK határozat (tengerentúli társulási határozat) arra kéri fel a Bizottságot, hogy az a tengerentúli országokkal és területekkel (a továbbiakban TOT ) együttműködésben, a partnerségi eljárások keretében, végrehajtási rendelkezéseket fogadjon el a III. részre, és a II. melléklet A)-D) részeire vonatkozóan. A 4. cikk különösen azt állapítja meg, hogy a TOT viseli a fő felelősséget az egységes programozási dokumentumokért (a továbbiakban EPD ) és az együttműködési programokért.
(2) A Bizottság által a tengerentúli társulási határozat 23. cikke szerint hozott rendelkezéseknek meg kell felelniük a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás, a partnerség, a kiegészítő jelleg és a szubszidiaritás elvének, és szavatolniuk kell a TOT saját felelősségvállalását a fejlődési folyamatért, valamint a TOT és a Bizottság által végzett megfelelő ellenőrzést és a könyvvizsgálatot.
(3) A TOT egyedi szükségleteire, lehetőségeire és korlátaira tekintettel, a TOT-nak a pénzügyi támogatást költségvetési támogatásként kell megkapnia, amennyiben a TOT közkiadásainak kezelése megfelelően átlátható, felelős és hatékony. Továbbá, közbeszerzési eljárásainak meg kell felelnie az EFA pénzügyi szabályzat átláthatóságra és nyilvánosságra vonatkozó normáinak. A költségvetési támogatás alternatívájaként, pénzügyi támogatás programokra vagy projektekre is nyújtható, amennyiben ez hatékonyabb vagy biztonságosabb végrehajtást tesz lehetővé.
(4) Rendelkezéseket kell hozni az EPD kidolgozására, nyomon követésére, pénzügyi ellenőrzésére, értékelésére, felülvizsgálatára és végrehajtására, valamint a beszámolásra és pénzügyi korrekciókra vonatkozóan. E rendelkezéseknek a Bizottság e tevékenységekben való részvételére is ki kell térniük. A TOT különleges helyzetéhez szükséges alkalmazkodásra is figyelemmel, ezeknek meg kell felelniük a strukturális alapokra vonatkozó rendelkezéseknek, hogy egyszerűsítsék a Bizottság részvételének lehetőségét, és fokozzák annak hatékonyságát.
(5) A TOT és az AKCS-országok közötti regionális együttműködés és integráció elősegítésére alapvetően azonos szabályokat kell alkalmazni. Azonban bizonyos TOT-ok földrajzi helyzetére figyelemmel, amelyek a gyakorlatban nem tudnak szoros együttműködést kialakítani az AKCS-országokkal vagy más TOT-okkal, lehetőséget kell biztosítani arra is, hogy a regionális alapokat egyetlen TOT kérése szerint osszák fel.
(6) Az e rendeletben előírt intézkedésekről a TOT-okkal konzultációt folytattak.
(7) Az e rendeletben előírt intézkedések összhangban vannak a tengerentúli társulási határozat 24. cikkével létrehozott EFA-TOT bizottság véleményével,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. RÉSZ
TÁRGY ÉS ELVEK
1. cikk
Tárgy
Ez a rendelet, a kilencedik európai fejlesztési alap (EFA) értelmében, a tengerentúli társulási határozat és az EFA pénzügyi szabályzat rendelkezései szerint megállapítja a Bizottság által kezelt, a Közösség által a TOT-nak nyújtott pénzügyi támogatás programozására, végrehajtására és ellenőrzésére vonatkozó eljárásokat.
2. cikk
Kiegészítő jelleg és partnerség
(1) Az EFA-támogatás programozása, végrehajtása, ellenőrzése és értékelése a TOT, az érintett tagállamok, és a Bizottság közötti szoros konzultáció révén valósul meg.
(2) A TOT biztosítja, hogy a programozási eljárás során az együttműködésnek a tengerentúli társulási határozat 5. cikkének (1) bekezdése második és harmadik franciabekezdésében felsorolt valamennyi résztvevőjével megfelelő módon konzultáljanak.
(3) A TOT, az érintett tagállamok és a Bizottság támogatja az e rendelet szerint hozott intézkedéseknek, a közösségi költségvetés hozzájárulásával hozott intézkedéseknek, valamint az Európai Beruházási Bank, más nemzetközi intézmények és az érintett tagállamok intézkedéseinek koordinálását és összehangolását.
II. RÉSZ
PROGRAMOZHATÓ ÉS NEM PROGRAMOZHATÓ TÁMOGATÁS
1. FEJEZET
Programozható támogatás
3. cikk
Területi programozás
A tengerentúli társulási határozat keretében vissza nem térítendő támogatásból finanszírozott intézkedéseket e rendelet hatálybalépése után a lehető legrövidebb időn belül e rendelet mellékletében található minta szerinti egységes programozási dokumentum elfogadásával határozzák meg.
4. cikk
Az EPD kidolgozása
(1) A TOT illetékes hatóságai, a fejlesztési folyamatban résztvevő érdekcsoportok lehető legszélesebb körével folytatott konzultáció után, az összegyűjtött tapasztalatok és a legalkalmasabb módszerek alapján, javaslatot készítenek az EDP-re.
Az EPD-javaslatot az egyes TOT-ok szükségleteihez és sajátos körülményeihez kell igazítani. Az EPF prioritásokat állapít meg, és támogatja a helyi résztvevőknek az együttműködési programokért való felelősségvállalását.
A javaslatot a Bizottsághoz legkésőbb tizenkét hónappal e rendelet hatálybalépése után kell benyújtani.
(2) Az EPD-re tett javaslatról a TOT, az érintett tagállam és a Bizottság, adott esetben az illetékes küldöttségén keresztül, véleményt cserél.
A TOT minden szükséges információt, beleértve a megvalósítási tanulmányok eredményeiről szóló tájékoztatást, megad a Bizottságnak, hogy lehetővé tegye számára az EPD-tervezet lehető leghatékonyabb értékelését.
(3) A TOT hatóságai a Bizottsággal a lehető legkorábban közlik, különösen, hogy igényt tartanak-e arra, hogy az EFA keretösszeget költségvetési támogatásként bocsássák rendelkezésre.
Amennyiben az ország saját elemzése a Közösségétől bármiben eltér, erről feljegyzést kell készíteni.
5. cikk
Az EPD bizottsági értékelése
A Bizottság értékeli az EPD-re tett javaslatot és megállapítja, hogy az minden szükséges elemet tartalmaz-e, és összeegyeztethető-e a tengerentúli társulási határozat, e rendelet és az érintett közösségi politika céljaival. A Bizottság a benyújtott javaslatról tájékoztatja az Európai Beruházási Bankot.
A Bizottság a közkiadások kezelésével kapcsolatban az átláthatóság, az elszámoltathatóság és a hatékonyság, valamint a közbeszerzések nyilvánosságának és átláthatóságának az EFA pénzügyi szabályzat normáival összhangban végzett előzetes vizsgálata után dönt, különösen, hogy az EFA-ból nyújtott pénzügyi támogatást költségvetési támogatásként vagy programokra, vagy projektekre nyújtott támogatásként kell-e biztosítani.
6. cikk
Regionális programok
(1) A regionális együttműködésre és integrációra a tengerentúli társulási határozat II. A) melléklete 1. cikkénekk (1) a) bekezdése ii. pontjában megállapított pénzügyi támogatást olyan programjavaslatok alapján kell rendelkezésre bocsátani, amelyeket egy vagy több TOT, a tengerentúli társulási határozat 16. cikkével összhangban nyújt be.
(2) A javaslatok a Bizottság és a TOT-nak e rendelet 14. cikkével összhangban kinevezett, engedélyezésre jogosult területi tisztviselői vagy azok képviselői közötti - adott esetben a támogatható nem állami szereplők meghallgatását is magában foglaló - véleménycsere eredményeként születnek meg.
A javaslatokat a Bizottsághoz 2003. szeptember 30-ig kell benyújtani.
A javaslatok értékelése során a Bizottság vizsgálja különösen azt, hogy azok milyen várható hatást gyakorolnak a kedvezményezett TOT integrációjára abban a régióban, amelyhez tartozik. A költségekre vonatkozó kötelezettségvállalást megelőzi a Bizottságnak a programok vagy projektek támogatásáról szóló finanszírozási határozata.
(3) Amennyiben az első felosztás után maradványösszeg marad fenn, akkor, a különösen sürgős esetektől eltekintve, évente kétszer - első alkalommal 2003. december 31-én, illetve 2004. június 30-án - további javaslatokat lehet benyújtani.
(4) A megfelelő nagyságrend elérése és a hatékonyság fokozása érdekében, a regionális programok finanszírozására a regionális és a területi alapok egyértelműen területi összetevővel együtt vehetők igénybe.
(5) A 8. és a 16-30. cikket a regionális programokra értelemszerűen alkalmazni kell.
2. FEJEZET
Nem programozható támogatás
7. cikk
A "C" tartalék felhasználása
(1) A Bizottság a "C" tartalék forrásait az e rendelet 22. cikkében említett félidős felülvizsgálat alapján, illetve Grönland esetében a tengerentúli társulási határozat II. melléklet 3. cikke (2) bekezdésében említett félidős felülvizsgálat alapján, a tengerentúli társulási határozat II. A) melléklet 3. cikkének (3) bekezdése b) vagy c) pontjában említett célokra bocsátja rendelkezésre. A Bizottság a tengerentúli társulási határozat II. A) mellékletének 3. cikke (4) bekezdésében említett javasolt felosztást ennek megfelelően kiigazítja, és tájékoztatja a TOT-okat és a tagállamokat az új felosztással kapcsolatos határozatáról.
(2) A tengerentúli társulási határozat 28. cikkében, és a II. D mellékletben megállapított forrásokkal kapcsolatos kötelezettségvállalás alkalmazásában, azok a TOT-ok, amelyek az abban megállapított támogatásra jogosultnak tartják magukat, hiánytalan kérelmet nyújtanak be a Bizottság által rendelkezésre bocsátott formanyomtatványokon, és megadják az annak elbírálásához szükséges összes információt.
A kérelmet legkésőbb azt az évet követő év április 30-ig kell benyújtani a Bizottságnak, amelyben a további támogatást igénylik.
A Bizottság határozatáról a TOT-ot a lehető legrövidebb időn belül tájékoztatja.
III. RÉSZ
VÉGREHAJTÁS
1. FEJEZET
Pénzügyi eljárások
8. cikk
Kötelezettségvállalások
(1) A TOT-nak nyújtott pénzügyi támogatás kiadásaira a Bizottság az EFA pénzügyi szabályzattal összhangban vállal kötelezettséget.
(2) Az EPD alkalmazási körén belül a kiadásokkal kapcsolatos kötelezettségvállalást megelőzi a Közösségnek a költségvetési támogatásról vagy programok, vagy projektek támogatásáról hozott finanszírozási határozata.
(3) Az EPD alkalmazási körén kívül, a tengerentúli társulási határozat II. A) melléklet 3. cikke (3) bekezdésével összhangban képzett "C" tartalék fel nem osztott forrásait a Bizottság köti le, és az EFA pénzügyi szabályzat 15. és 54. cikkével összhangban hajtja végre.
9. cikk
Kifizető ügynökök
Azok a TOT-ban működő pénzintézetek, amelyeknél a Bizottság, az EFA pénzügyi szabályzat I. része III. címének 3. fejezete 4. szakaszával összhangban, a TOT-tal való együttműködés végrehajtásának céljából számlát nyit, kifizető ügynökként működnek.
A kifizető ügynököknél a Közösségben elhelyezett pénzeszközök kamatoznak.
A kifizető ügynökök szolgáltatásaikért díjazást nem kapnak, és a pénzeszközök nem kamatoznak.
2. FEJEZET
Szerződések
10. cikk
A szerződésekre vonatkozó általános szabályok
(1) A szerződések odaítélésére vonatkozó eljárásokat a finanszírozási megállapodásokban kell rögzíteni.
(2) Amennyiben a pénzügyi támogatást költségvetési támogatásként nyújtják, az érintett TOT közbeszerzési eljárásait alkalmazzák.
(3) A szerződések odaítélésére minden más esetben az EFA pénzügyi szabályzat 75. cikke (1) bekezdéseének1. pontjában megállapított rendelkezések az irányadók.
11. cikk
Adó-és vámszabályozás
(1) A TOT az EFA által finanszírozott programok vagy projektek végrehajtására vonatkozó megbízásokra olyan adó- és vámszabályozást alkalmaz, amely legalább olyan kedvezményeket biztosít, mint az a szabályozás, amelyet azoknak a legnagyobb kedvezményt élvező államoknak vagy nemzetközi fejlesztési szervezeteknek az esetében alkalmaz, amelyekkel kapcsolatot tartanak fenn. A legnagyobb kedvezmény elve alkalmazásának meghatározása céljából az adott TOT által a többi TOT-tal, a többi AKCS-állammal, vagy az egyéb fejlődő országokkal szemben alkalmazott szabályozást nem kell figyelembe venni.
(2) Az (1) bekezdésre is tekintettel, a Közösség által finanszírozott szerződésekre a következők vonatkoznak:
a) a szerződésekre sem bélyeg- vagy bejegyzési illetéket, sem ezekkel azonos hatású illetéket nem vetnek ki a kedvezményezett TOT-ban, függetlenül attól, hogy ilyen ott már létezik, vagy bevezetésére a jövőben kerül sor; azonban az ilyen szerződéseket a TOT hatályos jogszabályaival összhangban kell bejegyezni, amelyért a nyújtott szolgáltatásnak megfelelő díj számítható fel;
b) a szerződések teljesítéséből származó nyereség és/vagy bevétel az érintett TOT belső vámszabályai szerint adóköteles, amennyiben azok a természetes vagy jogi személyek, akik/amelyek ilyen nyereséghez és/vagy bevételhez jutnak, ebben az államban állandó üzletviteli hellyel rendelkeznek, vagy ha a megbízás teljesítése hat hónapnál tovább tart;
c) azoknak a vállalatoknak, amelyeknek a kivitelezési szerződések teljesítéséhez ipari berendezést kell importálniuk, kérésre, az említett berendezésre vonatkozóan - a kedvezményezett TOT jogszabályai szerint - engedélyezik az ideiglenes behozatal rendszerének az igénybevételét;
d) minden olyan berendezés, amely szolgáltatási szerződésekben meghatározott feladatok teljesítéséhez szükséges, vámoktól, adóktól és az ezekkel azonos hatású díjaktól mentesen ideiglenesen behozható a kedvezményezett TOT-ba, összhangban annak nemzeti jogszabályaival, amennyiben az ilyen vámok és díjak nem a szolgáltatásokért nyújtott térítést jelentenek;
e) ellátási szerződés keretében lehetőség van a kedvezményezett TOT-ban vámoktól, adóktól és az ezekkel azonos hatású díjaktól mentes behozatalra. Az adott TOT-ból származó áruk szállítására vonatkozó szerződést a gyártelepi ár alapján kell megkötni, amelyhez adott esetben hozzá kell számítani a TOT-ban ezekre az árukra alkalmazandó díjakat;
f) a tüzelőanyagokat, kenőanyagokat és szénhidrogén kötőanyagokat, valamint minden olyan anyagot, amelyet egy kivitelezési szerződés teljesítéséhez használnak, a belföldi piacon vásárolt anyagnak kell tekinteni, és ezekre a kedvezményezett TOT-ban a nemzeti jogszabályok értelmében érvényes adószabályozás vonatkozik; és
g) a nem belföldön toborzott olyan természetes személyek, akiket a szolgáltatási szerződésekben meghatározott feladatok teljesítésével bíztak meg, valamint családtagjaik személyes és háztartási ingóságai, a kedvezményezett TOT hatályos jogszabályainak korlátai között, vámoktól vagy importvámoktól, adóktól és az ezekkel azonos hatású díjaktól mentesen hozhatók be.
(3) Az adó- és vámszabályozásról szóló (1) és (2) bekezdésekben nem tárgyalt kérdésekben továbbra is az érintett TOT jogszabályait alkalmazzák.
3. FEJEZET
Irányítás és végrehajtási megbízottak
12. cikk
Végrehajtási eljárások
(1) A 8. cikk (2) bekezdésében és a 10. cikk (2) bekezdésében említett költségvetési támogatás végrehajtására vonatkozó eljárások sérelme nélkül az e rendelettel összhangban finanszírozott programokat és projekteket a 13., 14., és 15. cikkel összhangban kell végrehajtani.
13. cikk
Küldöttségek
(1) Amennyiben a Bizottságot - küldöttségvezető irányításával - küldöttség képviseli, az érintett TOT-ot erről megfelelően tájékoztatni kell. Ilyen esetekben az EFA pénzügyi szabályzat meghatalmazás alapján eljáró, engedélyezésre jogosult és a számvitelért felelős tisztviselőkre vonatkozó 22. cikkének (2) bekezdése és 67. cikke alkalmazandó.
(2) A küldöttség vezetője, az engedélyezésre jogosult területi tisztviselővel szoros együttműködésben, a következő feladatokat teljesíti:
a) az érintett TOT kérésére részt vesz a projektek és programok kidolgozásában, és a technikai segítségnyújtásról szóló szerződésekről folyó tárgyalásokban, és ezekhez segítséget nyújt;
b) részt vesz a projektek és programok értékelésében, az ajánlati dokumentáció kidolgozásában, és a projektek és programok értékelésének és a végrehajtási eljárások egyszerűsítési lehetőségeinek feltárásában;
c) finanszírozási javaslatokat dolgoz ki;
d) az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő által történő közzététel előtt jóváhagyja a helyi nyílt ajánlati felhívásokat, és a gyorssegélyre vonatkozó szerződéseket 30 napon belül azt követően, hogy ezeket az engedélyezésre jogosult területi tisztviselőtől megkapta;
e) jelen van az ajánlatok felnyitásánál, és átveszi az ajánlatok és a vizsgálat eredményének másolatát;
f) 30 napon belül jóváhagyja az engedélyezésre jogosult területi tisztviselőnek a helyi nyílt ajánlati felhívásokra, valamint a szabadkézi megállapodásokra vonatkozó szerződések, a gyorssegélyre vonatkozó szerződések, az 5 millió eurót meg nem haladó szolgáltatási és kivitelezési szerződések és az 1 millió eurót meg nem haladó ellátási szerződések odaítélésére vonatkozó javaslatát;
g) a fentiek körébe nem tartozó minden egyéb szerződés esetében 30 napon belül jóváhagyja az engedélyezésre jogosult területi tisztviselőnek a szerződések odaítélésére tett javaslatát, amennyiben a következő feltételek teljesülnek:
i. a kiválasztott ajánlat az ajánlati dokumentációban szereplő követelményeknek megfelelő ajánlatok közül a legolcsóbb;
ii. a kiválasztott ajánlat megfelel az ajánlati dokumentációban foglalt összes kiválasztási kritériumnak; és
iii. a kiválasztott ajánlat nem haladja meg a szerződésre előirányzott költségvetést;
h) ha a g) pontban foglalt feltételek nem teljesülnek, továbbítja a javaslatot az engedélyezésre jogosult főtisztviselőnek, aki a javaslatról 60 napon belül dönt, miután azt a küldöttség vezetőjétől átvette. Ha a kiválasztott ajánlat ára meghaladja a szerződésre előirányzott költségvetést, akkor az engedélyezésre jogosult főtisztviselő a szerződés odaítélésének engedélyezése után intézkedik a szükséges pénzügyi kötelezettségvállalásra;
i) saját kivitelezésben történő végrehajtás esetén láttamozza a szerződéseket és költségelőirányzatokat, ezek kiegészítéseit, valamint az engedélyezésre jogosult főtisztviselő kifizetési rendelvényeit;
j) biztosítja, hogy az alapnak a Bizottság által kezelt forrásaiból finanszírozott projekteket és programokat pénzügyi és technikai szempontból szabályosan hajtsák végre;
k) együttműködik a TOT hatóságaival, amelyben a Bizottságot képviseli, a rendszeres értékelések során;
l) minden információt és fontos dokumentumot a TOT rendelkezésére bocsát a fejlesztés finanszírozásában történő együttműködés végrehajtására szolgáló eljárásokról, különösen az értékelési kritériumokról és az ajánlatok elbírálásának kritériumairól; és
m) rendszeresen tájékoztatja a TOT hatóságait az olyan közösségi tevékenységekről, amelyek közvetlenül érinthetik a Közösség és a TOT együttműködését.
(3) Ha a küldöttség vezetőjére az e cikkben említett hatáskörön túl további adminisztratív és/vagy pénzügyi hatáskört ruháznak, ezt az engedélyezésre jogosult területi tisztviselővel közölni kell.
14. cikk
Engedélyezésre jogosult területi tisztviselő
(1) Minden TOT kormánya engedélyezésre jogosult területi tisztviselőt nevez ki, aki minden olyan intézkedésnél képviseli, amelyet az alapnak a Bizottság és a bank által kezelt eszközeiből finanszíroznak. Az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő feladatainak egy részét átruházhatja; a feladatok ilyen átruházásáról az engedélyezésre jogosult főtisztviselőt tájékoztatja.
(2) Az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő:
a) a küldöttség vezetőjével való szoros együttműködésben felel a projektek és programok kidolgozásáért, benyújtásáért és értékeléséért;
b) a küldöttség vezetőjével való szoros együttműködésben közzétesz helyi nyílt ajánlati felhívást, helyi és nemzetközi (nyílt és meghívásos) ajánlati felhívást, átveszi az ajánlatokat, elnöki szerepet tölt be az ajánlatok értékelésénél, megállapítja az értékelés eredményét, aláírja a szerződéseket és kiegészítő megállapodásokat, és jóváhagyja a kiadásokat;
c) helyi nyílt ajánlati felhívás közzététele előtt benyújtja az ajánlati dokumentációt a küldöttség vezetőjéhez, akinek ezt 30 napon belül jóvá kell hagynia;
d) lezárja a pályázatok értékelését a felhívás érvényességi idején belül, amelynél figyelembe veszi az adott szerződés engedélyezéséhez szükséges időt;
e) benyújtja az értékelés eredményét a küldöttség vezetőjéhez, és javaslatot tesz a szerződés odaítélésére, melyet a küldöttség vezetőjének a 15. cikk f) pontjában ismertetett határidőn belül jóvá kell hagynia;
f) a hozzárendelt pénzeszközök határain belül jóváhagyja és engedélyezi a kiadásokat; és
g) az intézkedések végrehajtása során foganatosítja azokat a változtatásokat, amelyek az engedélyezett projektek és programok szabályos végrehajtásához gazdasági és technikai szempontból szükségesek.
(3) Az intézkedések végrehajtása során, figyelemmel arra a követelményre, hogy tájékoztatnia kell a küldöttség vezetőjét, az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő a következőkkel kapcsolatban rendelkezik döntéshozatali hatáskörrel:
a) technikai kiigazítások és változtatások olyan részletkérdésekben, amelyek nem érintik a választott technikai megoldást, és a kiigazítási tartalék korlátain belül maradnak;
b) a végrehajtás során a költségelőirányzatok módosítása;
c) a költségelőirányzatokon belül pénzeszközöknek egyik tételből a másikba történő átvezetése;
d) műszaki, gazdasági vagy szociális okokból indokolt helyszínváltoztatás több egységet átfogó projekteknél vagy programoknál;
e) késedelmi bírságok kivetése vagy elengedése;
f) kezesek felmentése;
g) áruk vásárlása a belföldi piacon, tekintet nélkül azok származására;
h) olyan építőgép és berendezés alkalmazása, amely nem a TOT-ból, a tagállamokból vagy az AKCS-országokból származik, feltéve, hogy a TOT-ban, a tagállamokban vagy az AKCS-országokban nem gyártanak hasonló gépet és berendezést;
i) alvállakozásba adás;
j) végső átvétel, amennyiben a küldöttség vezetője az előzetes átvételnél jelen volt, a megfelelő jegyzőkönyvet hitelesítette, és megfelelő esetben jelen van a végső átvételnél, különösen akkor, ha az előzetes átvételnél rögzített kifogásolások mennyisége miatt jelentős utólagos javításra van szükség; és
k) tanácsadók és a technikai segítségnyújtásban közreműködő egyéb szakértők megbízása.
(4) Az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő feladata továbbá:
a) az éves végrehajtási beszámoló kidolgozása és a Bizottsághoz történő benyújtása, az ellenőrző bizottság jóváhagyását követően;
b) a 22. cikkben említett félidős felülvizsgálat elvégzése;
c) annak biztosítása, hogy az EFA-programok kezelésében és végrehajtásában résztvevő szervek a támogatással kapcsolatos minden ügyletre külön számviteli rendszert vagy megfelelő számviteli szabályzatot használjanak; és
d) a 16., 19., 24. és 30. cikk végrehajtásának biztosításához szükséges intézkedések megtétele.
(5) Ha a 21. cikkben említett éves végrehajtási beszámolót benyújtják, a Bizottság és az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő felülvizsgálja az előző év főbb eredményeit.
E felülvizsgálat után a Bizottság észrevételeket juttathat el az engedélyezésre jogosult területi tisztviselőhöz Az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő közli a Bizottsággal, hogy az észrevételekre tekintettel milyen intézkedéseket hoztak. Ha a Bizottság kellően megalapozott esetek alapján arra a véleményre jut, hogy az intézkedések nem kielégítők, az okok megadásával ajánlásokat tehet a módosítást illetően a TOT-nak és az engedélyezésre jogosult területi tisztviselőnek azzal a céllal, hogy javítsa az ellenőrzés vagy kezelés szabályozásának a hatékonyságát.
Ezeknek az ajánlásoknak a kézhezvétele után az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő bemutathatja, hogy milyen lépéseket kell tenni az ellenőrzés vagy a kezelés szabályozásának a javítására, vagy ismerteti, hogy miért nem tettek ilyen lépéseket.
15. cikk
Regionális érdekcsoportok
(1) A regionális programokra vonatkozó javaslatokat az alábbiak nyújtják be:
a) legalább két engedélyezésre jogosult területi TOT-tisztviselő; vagy
b) kivételesen egy engedélyezésre jogosult területi TOT-tisztviselő, ha a tengerentúli társulási határozat 16. cikkének (1) bekezdése b)-e) pontjában említett intézkedések végrehajtásában csak egy TOT vesz részt.
(2) A regionális programokat az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő vagy szervezet hajtja végre.
IV. RÉSZ
NYOMONKÖVETÉS, FELÜLVIZSGÁLAT, KÖNYVVIZSGÁLAT ÉS ÉRTÉKELÉS
1. FEJEZET
Nyomonkövetés
16. cikk
A TOT felelőssége
(1) A Bizottság közösségi támogatás végrehajtásáért viselt felelősségének sérelme nélkül, az ilyen támogatás pénzügyi ellenőrzéséért elsősorban a TOT vállal felelősséget.
E célból az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő feladata, hogy:
a) kialakítsa és alkalmazza a kezelés és az ellenőrzés olyan szabályait, amelyek biztosítják, hogy a Közösség pénzeszközeit hatékonyan és szabályosan használják fel. A feladatát független módon ellátó illetékes pénzügyi ellenőrzési hatóságnak, a nemzetközileg elfogadott könyvvizsgálói szabványokkal összhangban, megfelelő belső és külső pénzügyi ellenőrzést kell végeznie;
b) átadja a Bizottságnak e szabályozás leírását;
c) garantálja, hogy a támogatás kezelése az érvényes szabályokkal összhangban történjen, és hogy a rendelkezésére bocsátott pénzeszközöket a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel összhangban használják fel;
d) igazolja, hogy a Bizottsághoz benyújtott kiadásigazoló nyilatkozat pontos, és ellenőrizhető dokumentumokon alapuló számviteli rendszerben készült;
e) minden programozási időszak végén bemutat a Bizottságnak egy, a kijelölt igazgatási szervtől független személy vagy osztály által készített nyilatkozatot. E nyilatkozat az előző években végzett ellenőrzések következtetéseit foglalja össze, és a zárókifizetésre vonatkozó fizetési kérelemnek az érvényességét, valamint azoknak az ügyleteknek a jogszerűségét és szabályszerűségét vizsgálja, amelyekre a záró kiadások igazolása vonatkozik. A TOT ehhez az igazoláshoz, ha ezt szükségesnek tartja, csatolhatja véleményét;
f) együttműködjön a Bizottsággal annak biztosítása érdekében, hogy az EFA-forrásokat a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel összhangban használják fel;
g) előzze meg, tárja fel és szüntesse meg a szabálytalanságokat, ezekről, a szabályokkal összhangban, értesítse a Bizottságot, és adjon tájékoztatást a Bizottságnak a közigazgatási és bírósági eljárások lefolyásáról;
h) a feltárt szabálytalanság következményeként elveszett összegeket hajtsa be, és megfelelő esetben számítson fel kamatot a késedelmes fizetések miatt;
i) tegyen meg minden szükséges intézkedést, hogy biztosítsa az indikatív program rendelkezéseinek betartását, és többek között gondoskodjon a programozás időpontjában megállapodott kötelezettségvállalások és kifizetések ütemtervének betartásáról; és
j) állapítsa meg a végrehajtásnál fellépett késedelem okát, és javasoljon megfelelő intézkedéseket a helyzet orvoslására.
(2) A Bizottságnak minden évben meg kell küldeni a könyvvizsgálati tervet és az elvégzett könyvvizsgálatok megállapításainak összefoglalását.
A könyvvizsgálói jelentések a Bizottság rendelkezésére állnak.
17. cikk
Koordináció
(1) A Bizottság és az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő által képviselt TOT együttműködnek, és az ellenőrzési terveket, módszereket és a végrehajtást - az elvégzett ellenőrzések hatékonyságának maximálása érdekében - összehangolják. Az ellenőrzések megállapításait egymással haladéktalanul kicserélik.
(2) Legalább évente egyszer vizsgálni és értékelni kell a következőket:
a) a TOT és a Bizottság által végzett ellenőrzések eredményei;
b) más nemzeti vagy közösségi ellenőrző szerv vagy intézmények állásfoglalásai;
c) a megállapított szabálytalanságok pénzügyi hatását, a megszüntetésükhöz megtett vagy még szükséges lépéseket, és megfelelő esetben a kezelési és ellenőrzési rendszereken végrehajtandó változtatások.
(3) A Bizottság, a TOT által haladéktalanul megteendő intézkedések sérelme nélkül, a (2) bekezdésben említett vizsgálatot és értékelést követően állást foglalhat különösen a megállapított szabálytalanságok pénzügyi hatását illetően.
Ezekhez az észrevételekhez, amelyeket az érintett TOT engedélyezésre jogosult területi tisztviselőjéhez kell intézni, adott esetben a helyzet orvoslására irányuló intézkedések iránti kérelmet lehet mellékelni, amellyel megszüntethetők a kezelés feltárt hiányosságai, és felléphetnek a még meg nem szüntetett szabálytalanságokkal szemben.
A TOT lehetőséget kap arra, hogy ezekkel az észrevételekkel kapcsolatban megjegyzéseket tegyen.
18. cikk
Ellenőrzőbizottság
(1) Az ellenőrzőbizottság minden EPD végrehajtását ellenőrzi.
A TOT hatóságai az ellenőrzőbizottságot az EPD jóváhagyása után legfeljebb három hónappal hozzák létre.
(2) Az ellenőrzőbizottság elnöke az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő vagy képviselője.
Az ellenőrzőbizottság munkájában a Bizottság és megfelelő esetben az Európai Beruházási Bank egy képviselője tanácsadóként részt vehet.
A bizottságban a TOT által kijelölt hatóságok vagy szervek, a Bizottság, az érintett tagállam, és megfelelő esetben az Európai Beruházási Bank és/vagy más társfinanszírozó intézmények képviseltethetik magukat. Amennyiben egy projekt végrehajtásáért regionális és helyi hatóságok és magánvállalkozások felelnek, és ha egy projekt közvetlenül érinti őket, nekik is képviseltetniük kell magukat az ilyen bizottságokban.
(3) Az ellenőrző bizottság az érintett TOT intézményi, jogi és pénzügyi keretén belül kidolgozza saját eljárási szabályzatát, és megállapodik róla az engedélyezésre jogosult területi tisztviselővel.
(4) Az ellenőrzőbizottság üléseire az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő - a Bizottság által rendelkezésre bocsátott minta szerint - megvalósulási jelentést készít. A jelentésnek a tervezett ülés előtt 15 munkanappal meg kell érkeznie a bizottsághoz.
(5) A támogatás végrehajtása hatékonyságának és minőségének vizsgálatára az ellenőrzőbizottság
a) időszakosan felülvizsgálja az EPD egyedi céljainak megvalósításában elért előrehaladást;
b) megvizsgálja a 22. cikkben említett félidős felülvizsgálatot, mielőtt azt megküldik a Bizottságnak;
c) megvizsgálja és jóváhagyja az éves és záró végrehajtási jelentéseket, mielőtt azt megküldik a Bizottságnak;
d) megvizsgálja és jóváhagyja az EPD tartalmi módosítására irányuló javaslatokat.
19. cikk
Ellenőrzési mutatók
Az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő és az ellenőrzőbizottság az ellenőrzést az EPD-ben meghatározott mutatókra történő hivatkozással végzi el.
A mutatók figyelembe veszik a Bizottság által rendelkezésre bocsátott indikatív módszereket.
Ezek a projektek jellegét és céljait érintik, és kimutatják az alábbiakat:
a) az eszközráfordítás, a hozam, és lehetőség szerint a hatások;
b) a segítségnyújtás terén a gyakorlati végrehajtásban elért szakasz;
c) a pénzügyi terv megvalósulása.
2. FEJEZET
Felülvizsgálat
20. cikk
Felülvizsgálati eljárás
(1) A pénzügyi együttműködésnek kellőképpen rugalmasnak kell lennie annak biztosítására, hogy az intézkedések mindig megfeleljenek a tengerentúli társulási határozat céljainak, és figyelembe vegyék a gazdasági helyzet lehetséges változásait, valamint az adott TOT prioritásait és céljait, különösen az EPD-nek a 21. cikk (5) bekezdésében említett éves végrehajtási jelentésének és félidős felülvizsgálatának, vagy - amennyiben alkalmazható - éves felülvizsgálatának a keretében.
(2) A humanitárius- és gyorssegélyről szóló rendelkezésekben említett kivételes körülmények között a felülvizsgálat bármelyik szerződő fél kérésére elvégezhető.
21. cikk
Éves végrehajtási jelentés
(1) Az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő - az EPD jóváhagyását követően - a végrehajtás minden teljes évének végét követő három hónapon belül éves végrehajtási jelentést nyújt be a Bizottsághoz.
(2) Az EPD-ről szóló éves végrehajtási jelentés a program végrehajtásának közös értékeléséből áll, figyelemmel a megfelelő ellenőrzési és értékelő tevékenység eredményeire.
(3) Ez a jelentés helyben készül, azt az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő, az ellenőrző bizottság, és megfelelő esetben a küldöttség vezetője 60 napon belül véglegesíti.
(4) A jelentés különösen az alábbiak értékelését foglalja magában:
a) a súlyponti ágazatban/ágazatokban elért eredmények, a meghatározott célokhoz és hatásmutatókhoz és ágazati politikai kötelezettségekhez viszonyítva;
b) olyan projektek és programok, amelyeket a súlyponti ágazaton/ágazatokon kívül, és/vagy többéves program részeként hajtanak végre;
c) a nem állami közreműködők számára tartalékolt eszközök felhasználása;
d) a folyamatban lévő intézkedések végrehajtásának hatékonysága, és a kötelezettségek és a kifizetések ütemtervének betartása; és
e) a programozás meghosszabbítása a következő évekre.
(5) A jelentés alapján megfelelő esetben, a tengerentúli társulási határozat 7. cikkének értelmében, partnerségi találkozó keretében éves felülvizsgálatra kerül sor.
22. cikk
Félidős felülvizsgálat
(1) A félidős felülvizsgálatot azért kell elvégezni, hogy megvizsgálják az EPD kezdeti eredményeit; ezek mennyiben relevánsak, és a célok milyen mértékben valósultak meg.
Ennek során a pénzügyi források felhasználását, valamint az ellenőrzés és végrehajtás működését is értékelik.
(2) A félidős vizsgálatot a Bizottság felelősségi körében kell elvégezni, együttműködésben az engedélyezésre jogosult területi tisztviselővel és az illetékes tagállammal.
A félidős vizsgálatot rendszerint egy független értékelő végzi el, 24-36 hónappal e rendelet hatályba lépése után; a dokumentumot benyújtja az ellenőrző bizottságnak, majd megküldi a Bizottságnak. Az EPD-ben más határidő is kitűzhető, különösen a költségvetési támogatás esetében meghatározott mutatók esetében.
(3) A Bizottság, az EPD-ben meghatározott kritériumok alapján ellenőrzi a felülvizsgálat helytállóságát és minőségét, figyelemmel többek között az EFA keretösszegre.
3. FEJEZET
Könyvvizsgálat
23. cikk
Könyvvizsgálat
(1) A kedvezményezett országok által végzett ellenőrzés sérelme nélkül, a Bizottság és a Számvevőszék saját munkatársaival vagy szabályosan meghatalmazott képviselőivel, az EFA-ból finanszírozott intézkedések és a kezelési és az ellenőrző rendszerek tekintetében - legalább egy munkanappal korábban adott előzetes értesítés mellett - helyszíni technikai vizsgálatot vagy könyvvizsgálatot végezhet, amely magában foglalja a szúrópróbaszerű és záró vizsgálatokat.
A Bizottság értesíti az érintett TOT-ot, hogy minden szükséges támogatás a rendelkezésére álljon. Az érintett TOT tisztviselői vagy alkalmazottai ezekben az ellenőrzésekben részt vehetnek. A Bizottság kérheti az érintett TOT-ot, hogy az végezzen helyszíni vizsgálatot egy vagy több ügylet helyességét illetően. A Bizottság tisztviselői vagy alkalmazottai az ilyen ellenőrzésekben részt vehetnek.
(2) A kedvezményezett országok támogatják a Bizottság szervezeti egységeit és a Számvevőszéket az EFA-eszközök felhasználásának vizsgálatában.
24. cikk
A könyvvizsgálat követhetősége
(1) A TOT igazgatási és ellenőrzési rendszereinek, a finanszírozási megállapodásokban megállapított feltételekkel összhangban, biztosítaniuk kell a megfelelő revizori utat.
(2) A revizori út akkor megfelelő, ha:
a) a megfelelő igazgatási szinten őrzött számviteli nyilvántartás részletes információt tartalmaz az EFA által finanszírozott intézkedésekkel kapcsolatban ténylegesen felmerült kiadásokról. A számviteli nyilvántartásban szerepel a keletkezés időpontja, minden kiadási tétel összege, a bizonylatok típusa, a fizetés dátuma és a fizetési mód. A szükséges bizonyító dokumentumokat (pl. számlák) csatolták;
b) az intézkedés műszaki előírásait és pénzügyi tervét, a megvalósulási jelentéseket, a támogatás engedélyezéséről, a pályázati és szerződéskötési eljárásokról szóló dokumentumokat, és a finanszírozott áruk és szolgáltatások ellenőrzéséről szóló jelentéseket megfelelő igazgatási szinten megőrzik;
c) a számviteli adatok számítógépes továbbítása esetében minden érintett hatóság és szervezet kielégítő információt kap az alsóbb szintről, hogy alátámaszthassa számviteli nyilvántartását és a felfelé jelentett összegeket, így biztosítva a megfelelő revizori utat a Bizottsággal szemben igazolt teljes összegektől a végső kedvezményezettek és az intézkedéseket végrehajtó szervezetek és vállalatok szintjén felmerülő egyes kiadásokig és bizonylatokig;
(3) Az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő minden szükséges intézkedést megtesz e cikk végrehajtása érdekében.
4. FEJEZET
Értékelés
25. cikk
Értékelés
(1) Az EPD értékelése kiterjed az eszközök felhasználására, a támogatás hatékonyságára, eredményességére és hatására; az értékelés keretében, a már rendelkezésre álló eredmények felhasználásával következtetéseket kell levonni és ajánlásokat kell tenni.
Az értékelés kiterjed azokra a tényezőkre, amelyek hozzájárultak a végrehajtás sikeréhez vagy sikertelenségéhez, a teljesítményekhez és eredményekhez, beleértve azok fenntarthatóságát is.
(2) Az EPD értékelése a Bizottság felelősségi körében, az ellenőrzőbizottsággal való együttműködésben történik.
(3) Az értékelési programot az EPD-ben kell meghatározni.
Az értékelés célja különösen:
a) az alap intézkedéseinek és tevékenységének rendszeres és független értékelése, a tervezett eredményeknek és céloknak a tényleges teljesítménnyel való összevetésével; és ezáltal
b) annak biztosítása, hogy a TOT, a tagállamok és a Bizottság a rendelkezésre álló tapasztalatokat a jövőbeni politika és az intézkedések kialakításánál és végrehajtásánál hasznosítsák.
(4) Az értékelés eredményeit a nyilvánosság számára elérhetővé kell tenni.
26. cikk
Értékelési eljárások
A TOT vagy a Bizottság által végzett értékelések sérelme nélkül, az EPD-t megvalósító programok, projektek vagy más tevékenységek értékelését a TOT és a Bizottság közösen, az érintett tagállammal együttműködésben végezheti.
V. RÉSZ
PÉNZÜGYI KIIGAZÍTÁS
27. cikk
Az EFA keretösszegének kiigazítása
Az ellenőrzési, könyvvizsgálati és értékelési eredmények alapján a Bizottság - saját kezdeményezésére, vagy az érintett TOT javaslatára, az ellenőrzőbizottság állásfoglalásának figyelembevételével - kiigazíthatja az eredeti EPD összegeit és feltételeit, a TOT mindenkori szükségleteinek és teljesítményének figyelembevételével.
Az ilyen kiigazítást általában a félidős felülvizsgálat keretében, a tengerentúli társulási határozat 24. cikke szerinti eljárással összhangban, e rendelet hatálybalépése után 24-36 hónappal, vagy szabálytalanságok esetén a lehető legrövidebb időn belül kell elvégezni.
28. cikk
A fizetések felfüggesztése
(1) A Bizottság felfüggeszti a fizetéseket, és az okok megjelölésével felkéri a TOT-ot, hogy adott határidőn belül foglaljon állást, és megfelelő esetben végezzen korrekciókat, ha a szükséges ellenőrzések után arra az eredményre jut, hogy:
a) a TOT nem teljesítette kötelezettségeit; vagy
b) az EPD vagy annak egy része az EFA-hozzájárulást sem részben, sem egészében nem indokolja; vagy
c) a kezelés vagy ellenőrzés rendszereiben súlyos hiányosságok vannak, amelyek rendszeres szabálytalanságokhoz vezethetnek.
(2) Kellően megalapozott esetek kivételével, amelyekben a Bizottság hosszabb határidőt szabhat, az érintett TOT-nak két hónap áll rendelkezésére, hogy az állásfoglalásra irányuló kérelemre reagáljon, és megfelelő esetben korrekciókat végezzen.
(3) Amennyiben a TOT a Bizottság észrevételeit kifogásolja, a TOT-ot és az érintett tagállamot a Bizottság partnerségi értekezletre hívja meg, ahol felek megkísérelnek egyezségre jutni az észrevételeket és az abból levonandó végkövetkeztetéseket illetően.
Amennyiben a TOT a Bizottság észrevételeit kifogásolja, és emiatt partnerségi értekezletet hívnak össze, az 5. bekezdésben a Bizottság határozathozatalára biztosított három hónapos időszak a partnerségi értekezlet napján kezdődik.
(4) Amennyiben a Bizottság pénzügyi korrekciókat javasol, a TOT lehetőséget kap arra, hogy az érintett iratok vizsgálatával bemutassa: a szabálytalanság tényleges nagyságrendje kisebb, mint ahogyan azt a Bizottság feltételezi.
Az elegendően megalapozott esetek kivételével, az erre a vizsgálatra rendelkezésre álló időszak legfeljebb további két hónappal haladhatja meg az (1) bekezdésben említett kéthónapos időszakot.
A Bizottság tekintetbe veszi azokat a bizonyítékokat, amelyeket a TOT a határidőn belül nyújt be.
(5) A (2) bekezdésben említett határidő lejárta után, amennyiben nem jutottak megállapodásra, és a TOT nem végzett korrekciókat, a Bizottság - a TOT és a tagállamok állásfoglalásának figyelembevételével - három hónapon belül határoz arról, hogy:
a) csökkenti a fizetéseket; vagy
b) az EFA-juttatás egészének vagy egy részének a törlésével elvégzi a szükséges pénzügyi korrekciókat.
(6) Az (1)-(5) bekezdés sérelme nélkül, a Bizottság - gondos vizsgálat után - részben vagy teljes egészében felfüggesztheti az időközi kifizetést, ha azt állapítja meg, hogy az adott kiadás olyan súlyos szabálytalansággal kapcsolatos, amelyet nem korrigáltak, és azonnali intézkedésre van szükség.
A Bizottság az érintett TOT-ot tájékoztatja az intézkedésről, és ismerteti annak okait. Amennyiben a felfüggesztés okai öt hónap múlva is fennállnak, vagy az érintett TOT nem értesítette a Bizottságot a súlyos szabálytalanság megszüntetésére tett intézkedésekről, a 30. cikkben megállapított rendelkezéseket kell alkalmazni.
29. cikk
Behajtás és visszafizetés
(1) A Bizottság számára a visszafizetést az EFA pénzügyi szabályzat 45. cikkével összhangban kiállított behajtási határozatban szereplő esedékességi határidőig kell teljesíteni. Ez az esedékességi határidő a határozat kibocsátását követő második hónap utolsó napja.
(2) Amennyiben a visszafizetés késedelmesen történik, az (1) bekezdésben meghatározott nap és a visszafizetés tényleges napja közötti időszakra késedelmi kamatot számítanak fel. Ez a kamatláb másfél százalékponttal meghaladja azt a kamatlábat, amelyet az Európai Központi Bank annak a hónapnak az első munkanapján legfontosabb refinanszírozási ügyleteiben alkalmaz, amely hónapra az esedékesség dátuma esik.
(3) Az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő könyvelést vezet a már kifizetett közösségi támogatás behajtandó összegeiről, és biztosítja, hogy ezen összegeket indokolatlan késedelem nélkül hajtsák be.
A kedvezményezett a behajtandó összegeket a késedelmi kamatokkal együtt fizeti vissza oly módon, hogy a meghatározott összegeket levonja a következő költségkimutatásából és a Bizottsághoz intézett kifizetés iránti kérelemből; amennyiben ez nem elegendő, a Közösség javára visszafizetést teljesít.
Az engedélyezésre jogosult területi tisztviselő évente egyszer megküldi a Bizottságnak a behajtási eljárás megindításának éve szerint rendszerezett, az adott időpontban még be nem hajtott összegekről szóló kimutatást.
VI. RÉSZ
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
30. cikk
Információ és közzététel
(1) A TOT biztosítja, hogy az EFA-programok megfelelő nyilvánosságot kapjanak, amelynek célja, hogy:
a) a Közösségnek ezekben a programokban játszott szerepéről a nyilvánosság tudomást szerezzen;
b) a felkínált lehetőségekről a szóba jöhető kedvezményezettek és a szakmai szervezetek tudomást szerezzenek.
(2) A kedvezményezett országok biztosítják különösen azt, hogy jól látható tájékoztató táblákat állítsanak fel, amelyeken a Közösség által finanszírozott kézzelfogható projekteket a Közösség emblémájával együtt mutatják be, valamint, hogy a közösségi intézmények képviselői megfelelően részt vegyenek az EFA által támogatott programokkal összefüggő legfontosabb nyilvános rendezvényeken.
31. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában való kihirdetésének napján lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2002. december 20-án.