EUROPOLS STYRELSESRÅDS AFGØRELSE
af 4. juni 2009
om betingelser for databehandling på grundlag af Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 4
(2009/1010/RIA)
STYRELSESRÅDET HAR -
under henvisning til Rådets afgørelse 2009/371/RIA af 6. april 2009 om oprettelse af en europæisk politienhed (Europol) (1) (i det følgende benævnt »Europol-afgørelsen«), særlig artikel 10, stk. 4, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Styrelsesrådet fastlægger efter forslag fra direktøren og efter høring af Den Fælles Kontrolinstans betingelserne for databehandling med henblik på at afgøre, hvorvidt sådanne data er relevante for Europols opgaver og kan indgå i et af organisationens informationsbehandlingssystemer, navnlig hvad angår adgang til og anvendelse af dataene samt tidsfrister for opbevaring og sletning af dataene.
(2)
I forbindelse med vedtagelsen af denne afgørelse tager Styrelsesrådet hensyn til principperne i Europarådets konvention om beskyttelse af individet i forbindelse med automatisk behandling af personlige data af 28. januar 1981 og til anbefaling R(87)15, vedtaget den 17. september 1987 af Europarådets ministerudvalg, om anvendelse af personoplysninger inden for politisektoren.
(3)
Styrelsesrådets afgørelse forelægges Rådet til godkendelse -
VEDTAGET FØLGENDE AFGØRELSE:
Artikel 1
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
a) »personoplysninger«: alle oplysninger om en identificeret eller identificerbar person. Ved identificerbar person forstås en person, der direkte eller indirekte kan identificeres, bl.a. ved et identifikationsnummer eller et eller flere forhold, der er særlige for denne persons fysiske, fysiologiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet
b) »behandling af personoplysninger«: enhver operation eller række af operationer - med eller uden brug af elektronisk databehandling - som personoplysninger gøres til genstand for, f.eks. indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, tilpasning eller ændring, udlæsning, søgning, brug, videregivelse ved transmission, formidling eller enhver anden form for overladelse, sammenstilling eller samkøring samt blokering, sletning eller tilintetgørelse
c) »informationsbehandlingssystemer«: Europols informationssystem, analyseregistre og andre systemer til behandling af personoplysninger, jf. Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 1
d) »Europols informationssystem«: det system, som beskrives i Europol-afgørelsens artikel 11, stk. 1
e) »analyseregister«: et register, der oprettes med henblik på analyse, jf. Europol-afgørelsens artikel 14
f) »EU-organer«: institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er oprettet ved eller på grundlag af traktaten om Den Europæiske Union og traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, jf. Europol-afgørelsens artikel 22, stk. 1
g) »tredjeparter«: tredjelande og organisationer som nævnt i Europol-afgørelsens artikel 23, stk. 1
h) »behørigt bemyndigede medlemmer af Europols personale«: ansatte ved Europol, der udpeges af Europols direktør til at behandle personoplysninger opbevaret i overensstemmelse med denne afgørelse.
Artikel 2
Anvendelsesområde
Denne afgørelse finder anvendelse på personoplysninger, der er videregivet til Europol, med henblik på at fastslå, om oplysningerne er relevante for organisationens opgaver og kan indgå i organisationens informationsbehandlingssystemer, med undtagelse af:
a)
personoplysninger, der er indlæst i Europols informationssystem i henhold til Europol-afgørelsens artikel 13, stk. 1
b)
personoplysninger, der er stillet til rådighed af en medlemsstat, et EU-organ eller en tredjepart til indlæsning i et specifikt analyseregister samt personoplysninger indlæst i et analyseregister i medfør af Europol-afgørelsens artikel 14
c)
personoplysninger, der er stillet til rådighed for Europol med henblik på indlæsning i et andet specifikt system til behandling af personoplysninger i medfør af Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 1, sidste punktum.
Artikel 3
Adgang og anvendelse
1. Adgang til personoplysninger, som Europol behandler i henhold til denne afgørelse, begrænses til behørigt bemyndigede medlemmer af Europols personale.
2. Uanset artikel 17 i Europol-afgørelsen skal personoplysninger, som Europol behandler i henhold til denne afgørelse, kun anvendes til at afgøre, hvorvidt sådanne oplysninger er relevante for Europols opgaver og kan indgå i organisationens informationsbehandlingssystemer.
3. Afgør Europol, at disse data er relevante for organisationens opgaver og kan indgå i Europols informationssystem, foreslår Europol, at den medlemsstat, der har stillet de pågældende data til rådighed, indlæser disse i Europols informationssystem, jf. Europol-afgørelsens artikel 13, stk. 1. Hvis medlemsstaten ikke følger Europols forslag, finder Europol-afgørelsens artikel 5 anvendelse.
Artikel 4
Regler for beskyttelse af personoplysninger og om datasikkerhed
1. Når Europol behandler personoplysninger i henhold til denne afgørelse, skal den overholde de regler om beskyttelse af personoplysninger og om datasikkerhed, der er fastlagt i Europol-afgørelsen, navnlig artikel 18, artikel 27 og artikel 35 samt gennemførelsesbestemmelserne hertil.
2. Såfremt Europol beslutter at indlæse sådanne oplysninger i informationsbehandlingssystemerne eller at slette eller tilintetgøre dem, meddeler Europol dette til den pågældende medlemsstat, EU-organ eller tredjepart.
Artikel 5
Tidsfrister for opbevaring af personoplysninger
1. En afgørelse om anvendelsen af personoplysninger i overensstemmelse med artikel 3, stk. 2, træffes snarest muligt og under alle omstændigheder senest seks måneder efter, at Europol har modtaget sådanne oplysninger.
2. Træffes der ikke en sådan afgørelse inden udløbet af denne seksmåneders periode, slettes eller tilintetgøres de pågældende personoplysninger, meddeles dette til den pågældende medlemsstat, EU-organ eller tredjepart.
Artikel 6
Ansvar
Europol er ansvarlig for at sikre iagttagelsen af artikel 3, 4 og 5 i denne afgørelse.
Artikel 7
Ikrafttrædelse
Denne afgørelse træder i kraft på samme dag som den, hvor Europol-afgørelsen tages i anvendelse.
Haag, den 4. juni 2009.
Godkendt af Rådet den 30. november 2009.
AZ EUROPOL IGAZGATÓTANÁCSÁNAK HATÁROZATA
(2009. június 4.)
az Europolról szóló tanácsi határozat 10. cikkének (4) bekezdése alapján történő adatfeldolgozásra vonatkozó feltételekről
(2009/1010/IB)
AZ EUROPOL IGAZGATÓTANÁCSA,
tekintettel az Európai Rendőrségi Hivatal (Europol) létrehozásáról szóló, 2009. április 6-i tanácsi határozatra (1) (a továbbiakban: „Europol-határozat”) és különösen annak 10. cikke (4) bekezdésére,
mivel:
(1)
Az igazgatótanács feladata, hogy az igazgató javaslata alapján - a közös ellenőrző szervvel folytatott konzultációt követően - meghatározza az olyan adatfeldolgozására vonatkozó feltételeket, amely annak megállapítására irányul, hogy az adatok jelentőséggel bírnak-e az Europol feladatai tekintetében és felvehetők-e az Europol valamelyik információfeldolgozó rendszerébe, különös tekintettel az adatokhoz való hozzáférésre és azok felhasználására, valamint az adatok tárolására és törlésére vonatkozó határidőkre.
(2)
E határozat elfogadásával az igazgatótanács figyelembe veszi azokat az elveket, amelyek az Európa Tanács 1981. január 28-i, az egyéneknek a személyes adatok gépi feldolgozása során való védelméről szóló egyezményben és az Európa Tanács Miniszteri Bizottságának 1987. szeptember 17-i, a személyes adatok rendőri ágazatban való felhasználását szabályozó R(87)15. számú ajánlásában találhatók.
(3)
Az igazgatótanács határozatát jóváhagyás céljából a Tanács elé kell terjeszteni,
ELFOGADTA A KÖVETKEZŐ HATÁROZATOT:
1. cikk
Fogalommeghatározások
E határozat alkalmazásában:
a) „személyes adat”: egy azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó bármely információ; az azonosítható személy az, akit közvetlenül vagy közvetve azonosítani lehet, különösen egy azonosító számra, vagy egy vagy több olyan tényezőre való hivatkozással, amelyek jellemzőek az illető személy fizikai, pszichológiai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy társadalmi identitására;
b) „személyes adatok feldolgozása”: bármilyen művelet vagy műveletsorozat, amelyet személyes adatokkal - akár automatikus, akár nem automatikus eszközök útján - végeznek el, úgymint gyűjtés, felvétel, rendszerezés, tárolás, átalakítás vagy módosítás, visszakeresés, egyeztetés, hasznosítás, továbbítás általi közlés, terjesztés vagy más módon hozzáférhetővé tétel, csoportosítás vagy összekapcsolás, zárolás, törlés vagy megsemmisítés;
c) „információfeldolgozó rendszerek”: az Europol Információs Rendszer, az elemzési munkafájlok és az Europol-határozat 10. cikkének (1) bekezdésében említett, személyes adatokat feldolgozó egyéb rendszerek;
d) „Europol Információs Rendszer”: az Europol-határozat 11. cikkének (1) bekezdésében említett rendszer;
e) „elemzési munkafájl”: az Europol-határozat 14. cikkében említettek szerinti elemzés céljára létrehozott fájl;
f) „uniós szervek”: az Európai Unióról szóló szerződés és az Európai Közösséget létrehozó szerződések által vagy azok alapján létrehozott, az Europol-határozat 22. cikkének (1) bekezdésében említett intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek;
g) „harmadik felek”: az Europol-határozat 23. cikkének (1) bekezdésében említett harmadik országok és szervezetek;
h) „az Europol megfelelően felhatalmazott személyzete”: azok az igazgató által kijelölt Europol-tisztviselők, akiknek feladata a személyes adatok e határozattal összhangban történő feldolgozása.
2. cikk
Hatály
Ez a határozat az Europolnak továbbított személyes adatokra alkalmazandó annak megállapítása céljából, hogy ezek az adatok az Europol feladatai tekintetében jelentőséggel bírnak-e és felvehetők-e az Europol információfeldolgozó rendszereibe, a következő adatok kivételével:
a)
az Europol Információs Rendszerbe az Europol-határozat 13. cikkének (1) bekezdése értelmében bevitt személyes adatok;
b)
valamely tagállam, uniós szerv vagy harmadik fél által egy adott elemzési munkafájlba való felvételre felkínált személyes adatok, valamint az elemzési munkafájlba az Europol-határozat 14. cikkének értelmében bevitt személyes adatok;
c)
az Europolnak az Europol-határozat 10. cikke (1) bekezdésének utolsó mondatában említett, személyes adatokat feldolgozó más rendszerbe való felvételre továbbított személyes adatok.
3. cikk
Hozzáférés és felhasználás
(1) Az Europol által e határozat alapján feldolgozott személyes adatokhoz kizárólag az Europol megfelelően felhatalmazott személyzete férhet hozzá.
(2) Az Europol-határozat 17. cikkének sérelme nélkül az Europol által e határozat alapján feldolgozott személyes adatok kizárólag annak megállapítása céljából használhatók fel, hogy ezek az adatok az Europol feladatai tekintetében jelentőséggel bírnak-e, és felvehetők-e az Europol információfeldolgozó rendszereibe.
(3) Ha az Europol megállapítja, hogy az adatok feladatai tekintetében jelentőséggel bírnak, és felvehetők az Europol Információs Rendszerbe, javasolja, hogy az adatokat átadó tagállam az Europol-határozat 13. cikke (1) bekezdésének megfelelően vigye be az adatokat az Europol Információs Rendszerbe. Ha a tagállam nem az Europol javaslatának megfelelően jár el, e határozat 5. cikkét kell alkalmazni.
4. cikk
A személyes adatok védelmére és az adatbiztonságra vonatkozó szabályok
(1) A személyes adatok e határozat alapján történő feldolgozása során az Europolnak be kell tartania a személyes adatok védelmére és az adatbiztonságra vonatkozóan az Europol-határozatban és különösen annak 18., 27. és 35. cikkében előírt szabályokat, valamint az azok végrehajtása tekintetében elfogadott szabályokat.
(2) Abban az esetben, ha az Europol úgy határoz, hogy az említett adatokat felveszi információfeldolgozó rendszereibe, onnan törli vagy megsemmisíti, erről értesítenie kell az adatokat átadó tagállamot, uniós szervet vagy harmadik felet.
5. cikk
Az adatok tárolására vonatkozó határidők
(1) A személyes adatoknak a 3. cikk (2) bekezdésével összhangban történő felhasználásáról a lehető leghamarabb, de mindenképpen legkésőbb az említett adatok Europol általi kézhezvételétől számított hat hónapon belül határozni kell.
(2) Amennyiben a hat hónapos határidő végéig nem születik ilyen határozat, a szóban forgó személyes adatokat törölni kell vagy meg kell semmisíteni, és erről értesíteni kell az adatokat átadó tagállamot, uniós szervet vagy harmadik felet.
6. cikk
Jogi felelősség
Az Europol felel ezen határozat 3., 4. és 5. cikkének betartásáért.
7. cikk
Hatálybalépés
Ez a határozat az Europol-határozat alkalmazásának napján lép hatályba.
Kelt Hágában, 2009. június 4-én.
A Tanács által 2009. november 30-án jóváhagyva.