KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 792/2009
af 31. august 2009
om gennemførelsesbestemmelser for medlemsstaternes formidling til Kommissionen af oplysninger og dokumenter som led i gennemførelsen af de fælles markedsordninger, ordningen med direkte betalinger, fremme af landbrugsprodukter og ordningerne for fjernområderne og øerne i Det Ægæiske Hav
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 247/2006 af 30. januar 2006 om særlige foranstaltninger på landbrugsområdet i EU’s fjernområder (1), særlig artikel 25,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1405/2006 af 18. september 2006 om særlige foranstaltninger på landbrugsområdet til fordel for de mindre øer i Det Ægæiske Hav og om ændring af forordning (EF) nr. 1782/2003 (2), særlig artikel 14,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1234/2007 af 22. oktober 2007 om en fælles markedsordning for landbrugsprodukter og om særlige bestemmelser for visse landbrugsprodukter (fusionsmarkedsordningen) (3), særlig artikel 192, stk. 2, sammenholdt med artikel 4,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 3/2008 af 17. december 2007 om oplysningskampagner og salgsfremmende foranstaltninger for landbrugsprodukter på det indre marked og i tredjelande (4), særlig artikel 15,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 73/2009 af 19. januar 2009 om fælles regler for den fælles landbrugspolitiks ordninger for direkte støtte til landbrugere og om fastlæggelse af visse støtteordninger for landbrugere, om ændring af forordning (EF) nr. 1290/2005, (EF) nr. 247/2006, (EF) nr. 378/2007 og om ophævelse af forordning (EF) nr. 1782/2003 (5), særlig artikel 142, litra q), og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Som følge af den udbredte brug af ny informations- og kommunikationsteknologi i Kommissionen og medlemsstaterne - ikke mindst i kontakten med de nationale myndigheder med ansvar for gennemførelsen af den fælles landbrugspolitik - foreligger Kommissionens og medlemsstaternes dokumenter stadig oftere i elektronisk eller digitaliseret form.
(2)
Kommissionen har øget sine bestræbelser på at udvikle edb-systemer til elektronisk forvaltning af dokumenter og procedurer i sine interne arbejdsgange og i sine forbindelser med de myndigheder, der beskæftiger sig med den fælles landbrugspolitik. Sideløbende hermed har medlemsstaterne udviklet edb-systemer på nationalt plan for at kunne opfylde kravene til delt forvaltning af den fælles landbrugspolitik.
(3)
På denne baggrund og i betragtning af, at den fælles landbrugspolitik bør forvaltes ensartet af alle de involverede parter, bør der opstilles et regelsæt med fælles regler for de informationssystemer, der indføres til formidling af oplysninger og dokumenter til Kommissionen fra medlemsstaterne og de myndigheder og organer, disse har udpeget som led i den fælles landbrugspolitik.
(4)
For at disse mål kan gennemføres effektivt, bør anvendelsesområdet for dette regelsæt fastsættes nærmere, både hvad lovgivningen og de berørte aktører angår.
(5)
Hvad lovgivningen angår, pålægger forordning (EF) nr. 247/2006, (EF) nr. 1405/2006, (EF) nr. 1234/2007, (EF) nr. 3/2008 og (EF) nr. 73/2009 og de tilhørende gennemførelsesbestemmelser (i det følgende benævnt »landbrugsforordningerne«) medlemsstaterne en lang række forpligtelser til at sende Kommissionen de oplysninger og dokumenter, der behøves til gennemførelsen af disse forordninger. Disse forordninger bør derfor tages i betragtning under hensyntagen til deres særlige træk.
(6)
Hvad de berørte aktører angår, indebærer de rettigheder og forpligtelser, landbrugsforordningerne fastlægger for både Kommissionen og for medlemsstaterne og deres myndigheder og organer, at de enkeltpersoner og myndigheder, der har ansvaret for foranstaltningerne, identificeres nøjagtigt.
(7)
I landbrugsforordningerne hedder det generelt, at oplysninger bør fremsendes elektronisk eller gennem et informationssystem, men det anføres ikke nødvendigvis, hvilke principper der finder anvendelse. For at sikre kohærens og forsvarlig forvaltning og for at forenkle procedurerne for brugerne og for de myndigheder, der har ansvaret for systemerne, bør der derfor opstilles fælles principper for alle de informationssystemer, der indføres.
(8)
For at dokumenterne kan erkendes som gyldige til brug for Kommissionen og i medlemsstaterne, bør det være muligt at sikre dokumenternes og de tilhørende metadatas ægthed, integritet og læsbarhed gennem hele det tidsrum, de skal opbevares i.
(9)
For at kunne yde denne sikkerhed bør de myndigheder eller enkeltpersoner, der er bemyndiget til at sende meddelelser, altid identificeres i de pågældende informationssystemer, ud fra de beføjelser, de har fået tildelt. Ansvaret for identifikationsprocessen skal påhvile de myndigheder, der henvises til i de enkelte landbrugsforordninger. For at sikre forsvarlig forvaltning bør det imidlertid overlades medlemsstaterne og Kommissionen at fastsætte betingelserne for udpegning af bemyndigede personer gennem et enhedsforbindelsesorgan. Endvidere bør betingelserne for tildeling af adgangsrettigheder til Kommissionens informationssystemer fastsættes.
(10)
Da denne forordning omfatter et bredt spektrum af underretningsforpligtelser, vil medlemsstaternes myndigheder få informationssystemerne stillet til rådighed gradvis. Pligten til at formidle oplysninger via disse informationssystemer bør gælde fra tidspunktet for anvendelse af denne forordning som fastsat i de respektive bestemmelser i landbrugsforordningerne.
(11)
Dokumenterne skal forvaltes i overensstemmelse med reglerne om beskyttelse af personoplysninger. I dette øjemed bør de generelle regler i fællesskabslovgivningen, navnlig Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (6), Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/58/EF af 12. juli 2002 om behandling af personoplysninger og beskyttelse af privatlivets fred i den elektroniske kommunikationssektor (direktiv om databeskyttelse inden for elektronisk kommunikation) (7), Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (8) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (9), finde anvendelse.
(12)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra Forvaltningskomitéen for Direkte Betalinger og Forvaltningskomitéen for Den Fælles Markedsordning for Landbrugsprodukter -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
KAPITEL I
ANVENDELSESOMRÅDE OG DEFINITIONER
Artikel 1
Genstand og anvendelsesområde
Denne forordning fastsætter reglerne for formidling via informationssystemer af oplysninger og dokumenter (i det følgende »dokumenter«) til Kommissionen i overensstemmelse med medlemsstaternes underretningsforpligtelser i medfør af:
-
forordning (EF) nr. 247/2006 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 1405/2006 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 1234/2007 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 3/2008 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 73/2009 og gennemførelsesbestemmelserne hertil.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
a) »underretningspligt«: medlemsstaternes forpligtelse til at sende Kommissionen dokumenter, som fastsat i den i artikel 1 anførte fællesskabslovgivning
b) »kompetente myndigheder«: myndigheder og organer, der af medlemsstaterne er udpeget som ansvarlige for at opfylde underretningspligten
c) »myndighed med ansvar for informationssystemerne«: myndighed, afdeling, organ eller person i Kommissionen, der har ansvaret for at validere og anvende systemet, og som identificeres som sådan i det pågældende system
d) »metadata«: data, der beskriver konteksten for og indholdet og strukturen i dokumenterne og disses forvaltning over tid.
KAPITEL II
KOMMISSIONENS INFORMATIONSSYSTEMER, ADGANGSRETTIGHEDER OG DOKUMENTERNES ÆGTHED
Artikel 3
Kommissionens informationssystemer
Til opfyldelse af underretningspligten skal dokumenterne tilsendes Kommissionen gennem de informationssystemer, der stilles til rådighed for de kompetente myndigheder (i det følgende benævnt »informationssystemer«), fra den dato, hvor det ifølge den tilsvarende underretningspligt er obligatorisk at anvende disse systemer i overensstemmelse med nærværende forordning.
Artikel 4
Adgangsrettigheder og enhedsforbindelsesorgan
1. Medlemsstaternes kompetente myndigheder har ansvaret for at meddele adgangsrettigheder og godkende identiteten af personer, der er bemyndiget til at få adgang til informationssystemerne (i det følgende benævnt »brugerne«).
2. Med hensyn til adgang til systemerne skal hver medlemsstat:
a)
udpege et enhedsforbindelsesorgan med ansvar for:
i)
at validere, for hvert enkelt system, de af de kompetente myndigheder meddelte og opdaterede adgangsrettigheder og den godkendte identitet af de adgangsberettigede brugere
ii)
at give Kommissionen underretning om de kompetente myndigheder og adgangsberettigede brugere
b)
meddele Kommissionen identiteten af og kontaktoplysninger om det udpegede forbindelsesorgan.
Når adgangsrettighederne er valideret, aktiveres de af myndigheden med ansvar for informationssystemerne.
Artikel 5
Oprettelse og formidling af dokumenter
1. Dokumenterne oprettes og fremsendes efter de procedurer, der er etableret ved informationssystemerne, med anvendelse af modeller og metoder, der - under medlemsstatens kompetente myndigheds ansvar og i overensstemmelse med de af denne myndighed meddelte adgangsrettigheder - er stillet til rådighed for brugerne gennem de pågældende informationssystemer. Disse modeller og metoder tilpasses og stilles til rådighed efter underretning af brugerne af det pågældende system.
2. I tilfælde af force majeure eller ekstraordinære omstændigheder, herunder navnlig funktionsfejl i informationssystemet eller afbrydelser af forbindelsen, kan medlemsstaterne sende Kommissionen dokumenterne i papirform eller ad anden elektronisk vej. Fremsendelse af dokumenter i papirform eller ad anden elektronisk vej kan kun finde sted efter begrundet meddelelse til Kommissionen inden underretningsfristens udløb.
Artikel 6
Dokumenternes ægthed
Ægtheden af et dokument, der fremsendes gennem eller opbevares i et informationssystem i overensstemmelse med denne forordning, anerkendes, hvis den person, som har sendt dokumentet, er behørigt identificeret, og hvis dokumentet er oprettet og sendt i overensstemmelse med denne forordning.
KAPITEL III
INTEGRITET OG LÆSBARHED OVER TID OG BESKYTTELSE AF PERSONOPLYSNINGER
Artikel 7
Integritet og læsbarhed over tid
Informationssystemerne skal beskytte integriteten af fremsendte og opbevarede dokumenter.
Navnlig følgende skal sikres:
a)
de skal muliggøre entydig identifikation af hver enkelt bruger og omfatte effektive foranstaltninger til kontrol af adgangsrettigheder til beskyttelse mod ulovlig, ondsindet og uautoriseret adgang, fjernelse, ændring og flytning af dokumenter, datafiler, metadata og led i proceduren
b)
de skal udstyres med fysiske beskyttelsessystemer mod indtrængen og miljøhændelser og beskyttelsessoftware mod internetangreb
c)
de skal på forskellig måde forhindre uautoriserede ændringer og omfatte integritetssikrende mekanismer til kontrol af, om et dokument er blevet ændret i tidens løb
d)
de skal opbevare et revisionsspor for hvert væsentligt led i proceduren
e)
de skal beskytte de lagrede data i et miljø, som er sikkert i både fysisk og softwaremæssig henseende, jf. litra b)
f)
de skal omfatte pålidelige formatkonverterings- og migrationsprocedurer til sikring af, at dokumenterne er læsbare og tilgængelige i hele den påbudte opbevaringsperiode
g)
de skal indeholde tilstrækkeligt detaljeret og opdateret funktionel og teknisk dokumentation vedrørende systemets drift og karakteristika, der når som helst er tilgængelig for de organisatoriske enheder, der har ansvaret for de funktionelle og/eller tekniske specifikationer.
Artikel 8
Beskyttelse af personoplysninger
Bestemmelserne i denne forordning finder anvendelse med forbehold af forordning (EF) nr. 45/2001 og (EF) nr. 1049/2001, direktiv 95/46/EF og 2002/58/EF og bestemmelser vedtaget i medfør heraf.
KAPITEL IV
AFSLUTTENDE BESTEMMELSE
Artikel 9
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 31. august 2009.
A BIZOTTSÁG 792/2009/EK RENDELETE
(2009. augusztus 31.)
a közös piacszervezésnek, a közvetlen kifizetések rendszerének, a mezőgazdasági termékek promóciójának, valamint a legkülső régiókra és a kisebb égei-tengeri szigetekre alkalmazandó rendszereknek a végrehajtásával összefüggésben a Bizottsághoz eljuttatandó információk és dokumentumok tagállamok általi továbbítására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról
AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,
tekintettel az Unió legkülső régiói részére egyedi mezőgazdasági intézkedések megállapításáról szóló, 2006. január 30-i 247/2006/EK tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 25. cikkére,
tekintettel az egyedi mezőgazdasági intézkedések kisebb égei-tengeri szigetek javára történő meghatározásáról, valamint az 1782/2003/EK rendelet módosításáról szóló, 2006. szeptember 18-i 1405/2006/EK tanácsi rendeletre (2) és különösen annak 14. cikkére,
tekintettel a mezőgazdasági piacok közös szervezésének létrehozásáról, valamint egyes mezőgazdasági termékekre vonatkozó egyedi rendelkezésekről szóló, 2007. október 22-i 1234/2007/EK tanácsi rendeletre (az egységes közös piacszervezésről szóló rendelet) (3) és különösen annak 192. cikke (2) bekezdésére, összefüggésben 4. cikkével,
tekintettel a mezőgazdasági termékek belső piacon és harmadik országokban történő megismertetésével és promóciójával kapcsolatos intézkedésekről szóló, 2007. december 17-i 3/2008/EK tanácsi rendeletre (4) és különösen annak 15. cikkére,
tekintettel a közös agrárpolitika keretébe tartozó, mezőgazdasági termelők részére meghatározott közvetlen támogatási rendszerek közös szabályainak megállapításáról és a mezőgazdasági termelők részére meghatározott egyes támogatási rendszerek létrehozásáról, az 1290/2005/EK, a 247/2006/EK és a 378/2007/EK rendelet módosításáról, valamint az 1782/2003/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, 2009. január 19-i 73/2009/EK tanácsi rendeletre (5) és különösen annak 142. cikke q) pontjára,
mivel:
(1)
Annak következtében, hogy a Bizottság és a tagállamok - különösen a közös agrárpolitika (KAP) végrehajtásáért felelős illetékes nemzeti hatóságokkal való kapcsolattartás során - egyre szélesebb körben alkalmaznak új információs és kommunikációs technológiákat, a birtokukban lévő dokumentumok növekvő hányada áll rendelkezésre elektronikus vagy digitalizált formában.
(2)
A Bizottság fokozta az olyan számítógépes rendszerek kifejlesztésére irányuló erőfeszítéseit, amelyek lehetővé teszik, hogy a dokumentumok kezelése és az eljárások lebonyolítása a saját belső munkafolyamataiban és a KAP végrehajtásában részt vevő hatóságokkal való kapcsolattartásban egyaránt elektronikus úton történjék. Ezzel párhuzamosan a tagállamok nemzeti szintű számítógépes rendszereket fejlesztettek ki a KAP megosztott igazgatásához kapcsolódó követelményeknek való megfelelés érdekében.
(3)
Ezzel összefüggésben, valamint tekintettel arra, hogy biztosítani kell a KAP-nak az abban érintett valamennyi fél által megvalósított egységes és összehangolt igazgatását, helyénvaló megfelelő jogi keretet létrehozni, meghatározva a KAP keretében a tagállamok és az általuk kijelölt hatóságok vagy szervek részéről a Bizottsághoz eljuttatandó információk és dokumentumok továbbítása céljából létrehozott információs rendszerekre vonatkozó közös szabályokat.
(4)
E célkitűzések hatékony módon történő megvalósítása érdekében indokolt a szóban forgó jogi keret hatályát a jogszabályok és az érintett szereplők vonatkozásában egyaránt pontosan meghatározni.
(5)
Ami a jogszabályokat illeti, a 247/2006/EK, az 1405/2006/EK, az 1234/2007/EK, a 3/2008/EK és a 73/2009/EK rendelet, valamint az ezek végrehajtására irányuló rendelkezések (a továbbiakban: „KAP-rendeletek”) számos kötelezettséget írnak elő a tagállamok számára az említett rendeletek végrehajtásához szükséges információk és dokumentumok Bizottsághoz történő eljuttatására vonatkozóan. Következésképpen helyénvaló ezeket a rendeleteket különös jellemzőiknek megfelelően figyelembe venni.
(6)
Ami az érintett szereplőket illeti, a KAP-rendeletekben a Bizottságra és a tagállamokra, illetve azok illetékes hatóságaira és szerveire vonatkozóan meghatározott jogok és kötelezettségek értelmében pontosan azonosítani kell a folytatott tevékenységekért és a meghozott intézkedésekért felelős személyeket és hatóságokat.
(7)
A KAP-rendeletek általában előírják, hogy az információkat elektronikus úton vagy valamely információs rendszeren keresztül kell továbbítani, de nem minden esetben határozzák meg az alkalmazandó elveket. A következetesség és a hatékony igazgatás biztosítására, valamint annak érdekében, hogy egyszerűbbé váljanak az eljárások a rendszereket felhasználók és a rendszerekért felelős hatóságok számára, indokolt olyan közös elveket meghatározni, amelyek valamennyi létrehozott információs rendszerre érvényesek.
(8)
Annak érdekében, hogy a dokumentumok a Bizottság szempontjából és a tagállamokban egyaránt érvényesnek minősüljenek, helyénvaló gondoskodni arról, hogy a szóban forgó dokumentumok és a kapcsolódó metaadatok hitelessége, teljessége és olvashatósága a megőrzésükre előírt teljes időszakban biztosítható legyen.
(9)
Ennek biztosítására célszerű úgy rendelkezni, hogy a közlemények továbbítására felhatalmazott hatóságok vagy személyek mindig azonosíthatók legyenek a létrehozott információs rendszerekben a rájuk ruházott hatáskörök alapján. Az azonosítási eljárást az egyes KAP-rendeletekben említett illetékes hatóságok felelősségi körébe kell utalni. A hatékony igazgatás érdekében azonban indokolt a tagállamokra és a Bizottságra bízni a felhatalmazott személyek kijelölésére vonatkozó feltételek meghatározását, előírva, hogy a kijelölésnek egy közös kapcsolattartó szerven keresztül kell megtörténnie. Ezenkívül helyénvaló meghatározni a Bizottság által felállított információs rendszerekhez való hozzáférés jogának megadására vonatkozó feltételeket.
(10)
Tekintettel az e rendelet hatálya alá tartozó tájékoztatási kötelezettségek széles körére, az információs rendszerek fokozatosan válnak elérhetővé a tagállamok illetékes hatóságai számára. Helyénvaló attól az időponttól kezdve kötelezővé tenni az említett információs rendszereken keresztül történő tájékoztatást, amikortól a KAP-rendeletek vonatkozó rendelkezései előírják e rendelet alkalmazását.
(11)
A dokumentumokat a személyes adatok védelmére vonatkozó szabályokkal összhangban kell kezelni. E célból indokolt a közösségi jogszabályokban, nevezetesen a személyes adatok feldolgozása vonatkozásában az egyének védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 1995. október 24-i 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi irányelvben (6), az elektronikus hírközlési ágazatban a személyes adatok kezeléséről, feldolgozásáról és a magánélet védelméről szóló, 2002. július 12-i 2002/58/EK európai parlamenti és tanácsi irányelvben (elektronikus hírközlési adatvédelmi irányelv) (7), az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 2001. május 30-i 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendeletben (8) és a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2000. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendeletben (9) megállapított általános szabályokat alkalmazni.
(12)
Az e rendeletben előírt intézkedések összhangban vannak a Közvetlen Kifizetések Irányítóbizottságának és a mezőgazdasági piacok közös szervezésével foglalkozó irányítóbizottságnak a véleményével,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
I. FEJEZET
HATÁLY ÉS FOGALOMMEGHATÁROZÁSOK
1. cikk
Tárgy és hatály
E rendelet meghatározza a tagállamok Bizottsággal szemben fennálló, az alábbi jogszabályok által előírt tájékoztatási kötelezettségének keretében az információk és dokumentumok (a továbbiakban: dokumentumok) információs rendszereken keresztül történő továbbítására vonatkozó általános szabályokat:
-
a 247/2006/EK rendelet és annak végrehajtási szabályai,
-
az 1405/2006/EK rendelet és annak végrehajtási szabályai,
-
az 1234/2007/EK rendelet és annak végrehajtási szabályai,
-
a 3/2008/EK rendelet és annak végrehajtási szabályai,
-
a 73/2009/EK rendelet és annak végrehajtási szabályai.
2. cikk
Fogalommeghatározások
E rendelet alkalmazásában:
a) „tájékoztatási kötelezettség”: az 1. cikkben említett közösségi jogszabályok által a tagállamok számára előírt, bizonyos dokumentumoknak a Bizottsághoz történő benyújtására vonatkozó kötelezettség;
b) „illetékes hatóságok”: a tagállamok által kijelölt, a tájékoztatási kötelezettség teljesítéséért felelős hatóságok vagy szervek;
c) „az információs rendszerekért felelős hatóság”: a Bizottságban a rendszer validálásáért és használatáért felelős és az adott rendszerben e minőségében azonosított hatóság, osztály, szerv vagy személy;
d) „metaadatok”: a dokumentumok hátterét, tartalmát és szerkezetét, valamint kezelésük időbeli alakulását bemutató adatok.
II. FEJEZET
BIZOTTSÁGI INFORMÁCIÓS RENDSZEREK, HOZZÁFÉRÉSI JOGOK ÉS A DOKUMENTUMOK HITELESSÉGE
3. cikk
Bizottsági információs rendszerek
A tájékoztatási kötelezettség teljesítése céljából a dokumentumokat az illetékes hatóságok rendelkezésére bocsátott információs rendszereken (a továbbiakban: információs rendszerek) keresztül kell eljuttatni a Bizottsághoz, attól az időponttól kezdve, amikortól a vonatkozó tájékoztatási kötelezettség előírja a szóban forgó rendszerek e rendelettel összhangban történő használatát.
4. cikk
Hozzáférési jogok és közös kapcsolattartó szerv
(1) A tagállamok illetékes hatóságai felelősek a hozzáférési jogok megadásáért és az információs rendszerek használatára jogosultak (a továbbiakban: felhasználók) azonosságának igazolásáért.
(2) A rendszerekhez való hozzáférés tekintetében az egyes tagállamok:
a)
kijelölik azt a közös kapcsolattartó szervet, amelynek feladata:
i.
minden egyes rendszer esetében az illetékes hatóságok által megadott és frissített hozzáférési jogok, valamint a rendszerhez való hozzáférés jogával rendelkező felhasználók azonosságára vonatkozó igazolás validálása;
ii.
az illetékes hatóságok és a rendszerek használatára jogosult felhasználók bejelentése a Bizottságnak;
b)
tájékoztatják a Bizottságot az általuk kijelölt kapcsolattartó szerv azonosságáról és elérhetőségéről.
A hozzáférési jogok validálását követően az információs rendszerekért felelős hatóság aktiválja azokat.
5. cikk
A dokumentumok összeállítása és továbbítása
(1) A dokumentumokat az információs rendszerek által meghatározott eljárásokkal összhangban, az említett információs rendszereken keresztül a felhasználók rendelkezésére bocsátott mintákat vagy módszereket alkalmazva, az illetékes tagállami hatóság felelősségére és a szóban forgó hatóság által megadott hozzáférési jogoknak megfelelően kell összeállítani és továbbítani. Az említett minták és módszerek csak az adott rendszer felhasználóinak tájékoztatását követően módosíthatók és bocsáthatók rendelkezésre.
(2) Vis maior vagy kivételes körülmények - különösen az információs rendszer nem megfelelő működése vagy a tartós kapcsolat hiánya - esetén a tagállam a dokumentumokat papíralapú adathordozón vagy más, megfelelő elektronikus módon is benyújthatja a Bizottságnak. Amennyiben a dokumentumokat papíralapú hordozón vagy más elektronikus eszköz felhasználásával nyújtják be, erről - kellő időben, a bejelentési határidő lejárta előtt - indoklással ellátott előzetes bejelentést kell küldeni a Bizottságnak.
6. cikk
A dokumentumok hitelessége
Az e rendeletnek megfelelően, információs rendszer alkalmazásával továbbított vagy tárolt dokumentum akkor ismerhető el hitelesnek, ha a kérdéses dokumentumot elküldő személy azonosítása megfelelő módon megtörtént, továbbá a dokumentumot e rendelettel összhangban állították össze és továbbították.
III. FEJEZET
A DOKUMENTUMOK MINDENKORI TELJESSÉGE ÉS OLVASHATÓSÁGA, VALAMINT A SZEMÉLYES ADATOK VÉDELME
7. cikk
Mindenkori teljesség és olvashatóság
Az információs rendszerek biztosítják a továbbított és tárolt dokumentumok teljességének védelmét.
A rendszerek tartalmazzák különösen a következő garanciákat:
a)
lehetővé teszik valamennyi felhasználó egyértelmű azonosítását, és hatékony intézkedéseket foglalnak magukban a hozzáférési jogok ellenőrzése tekintetében, annak érdekében, hogy védelmet biztosítsanak a dokumentumokhoz, az adatállományokhoz, a metaadatokhoz és az eljárási szakaszokhoz való jogellenes, rosszhiszemű vagy engedély nélküli hozzáféréssel szemben, valamint a szóban forgó dokumentumok, adatállományok, metaadatok és eljárási szakaszok jogellenes, rosszhiszemű vagy engedély nélküli törlésével, megváltoztatásával vagy áthelyezésével szemben;
b)
a behatolásokkal és a környezeti eseményekkel szemben védelmet biztosító fizikai védelmi rendszereket, valamint a számítógépes támadások elhárítására szolgáló szoftvervédelmi rendszereket foglalnak magukban;
c)
különféle eszközökkel megakadályoznak mindenféle engedély nélküli változtatást, és a teljesség biztosítására irányuló mechanizmusokat tartalmaznak, amelyekkel ellenőrizhető, hogy a dokumentum módosult-e az idő múlásával;
d)
ellenőrzési nyomvonalat adnak meg az eljárás valamennyi alapvető fontosságú szakaszára vonatkozóan;
e)
a tárolt adatokat olyan környezetben őrzik meg, amely mind fizikailag, mind a szoftverek szempontjából biztonságos, a b) pontban foglaltaknak megfelelően;
f)
megbízható formátumkonvertálási és adatvándorlási eljárásokat állapítanak meg annak biztosítására, hogy a dokumentumok az előírt tárolási időszak egésze alatt olvashatók és hozzáférhetők legyenek;
g)
kellően részletes és naprakész működési és műszaki dokumentációt foglalnak magukban a rendszer működésére és jellemzőire vonatkozóan, és ez a dokumentáció mindenkor hozzáférhető a működési és/vagy műszaki előírásokért felelős szervezeti egységek számára.
8. cikk
A személyes adatok védelme
E rendelet rendelkezései a 45/2001/EK és az 1049/2001/EK rendelet, a 95/46/EK és a 2002/58/EK irányelv, valamint az ezek alapján elfogadott rendelkezések sérelme nélkül alkalmazandók.
IV. FEJEZET
ZÁRÓ RENDELKEZÉS
9. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő hetedik napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2009. augusztus 31-én.