KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 1663/95 af 7. juli 1995 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70, for så vidt angår proceduren for regnskabsafslutning for EUGFL, Garantisektionen
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70 af 21. april 1970 om finansiering af den fælles landbrugspolitik (1), senest ændret ved forordning (EF) nr. 1287/95 (2), særlig artikel 4, stk. 6, og artikel 5, stk. 3, og
ud fra følgende betragtninger:
Ifølge den ændring af proceduren for regnskabsafslutning, der blev indført ved Rådets forordning (EF) nr. 1287/95, skal der fastsættes gennemførelsesbestemmelser for attestering og afslutning af godkendte udbetalende organers årsregnskaber;
udviklingen i antallet og arten af foranstaltninger, der finansieres af EUGFL, Garantisektionen, har sammen med udviklingen i metoderne til registrering og overførsel af oplysninger gjort det nødvendigt at ændre arten og indholdet af de oplysninger, der skal forelægges Kommissionen med henblik på regnskabsafslutningen;
Kommissionens forordning (EØF) nr. 1723/72 (3), senest ændret ved forordning (EØF) nr. 295/88 (4), bør derfor ophæves;
EUGFL-Komitéen har ikke afgivet udtalelse inden for den af formanden fastsatte frist -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
Artikel 1
1. Med hensyn til den i artikel 4, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 729/70 omhandlede begrænsning af antallet af godkendte udbetalende organer fastsætter medlemsstaterne dette antal efter at have rådført sig med Kommissionen. Kommissionen kan navnlig gøre opmærksom på eventuelle hindringer, som dette antal lægger for overholdelsen af den frist, der er fastsat i nævnte forordnings artikel 5, stk. 2, litra b), og for gennemsigtigheden af kontrollen med fondens virksomhed. Kommissionen underretter Fondskomitéen om, hvilke udbetalende organer der er godkendt i medlemsstaterne.
2. For hvert udbetalende organ meddeler medlemsstaten Kommissionen, hvilken eller hvilke myndigheder der kan give og tilbageholde godkendelse, samt kan fastlægge den periode, der kan afsættes til at foretage eventuelle tilpasninger efter artikel 4, stk. 4, i forordning (EØF) nr. 729/70 (»den kompetente myndighed«).
3. Inden et udbetalende organ godkendes, skal den kompetente myndighed have fastslået, at det pågældende organs administrative og regnskabsmæssige procedurer giver de garantier, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), i forordning (EØF) nr. 729/70. Kriterierne fastlægges af medlemsstaten og anvendes af den kompetente myndighed med henblik på godkendelsen, under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer for disse kriterier, der er anført i bilaget. Hvis et kriterium af væsentlig betydning for det udbetalende organs transaktioner ikke overholdes, bringes nævnte forordnings artikel 4, stk. 4, i anvendelse.
Beslutningen om godkendelse træffes på grundlag af en undersøgelse, der omfatter de administrative og regnskabsmæssige forhold, herunder dem, der er fastlagt for, at Fællesskabets interesser med hensyn til udbetalte forskud, sikkerhedsstillelser, interventionslagre og beløb, der skal opkræves, kan beskyttes. Undersøgelsen skal især omfatte procedurerne for gennemførelse af betalinger, sikring af midlerne, edb-systemernes sikkerhed, føring af regnskabsbøger, funktionsadskillelse og den interne og eksterne kontrols tilstrækkelighed, alt vedrørende de transaktioner, der finansieres af EUGFL, Garnatisektionen.
4. Hvis den kompetente myndighed finder det godtgjort, at det undersøgte udbetalende organ opfylder alle relevante krav, godkender den det som udbetalende organ. I modsat fald giver den det udbetalende organ instrukser om de administrative og regnskabsmæssige procedure, herunder navnlig de betingelser, som det udbetalende organ skal opfylde, inden det kan godkendes. Der kan gives midlertidig godkendelse for en periode, der skal fastlægges i forhold til problemets alvor, indtil de krævede ændringer af de administrative og regnskabsmæssige procedurer er foretaget.
5. Hvis godkendelsen tilbagekaldes, udpeger medlemsstaten et andet udbetalende organ i overensstemmelse med betingelserne i artikel 4 i forordning (EØF) nr. 729/70 og i stk. 3 og 4 i nærværende artikel og sikrer, at der ikke sker afbrydelser i betalingerne til støttemodtagerne.
6. Godkendelsesdokumentet består af en skriftlig bekræftelse af, at det pågældende organ opfylder kriteriene for godkendelse, og angiver, når det er relevant, instrukserne vedrørende ændringer og den fastsatte periode. Det fremsendes til Kommissionen.
7. Meddelelsen i henhold til artikel 4, stk. 3, i forordning (EØF) nr. 729/70 skal gives, når det udbetalende organ godkendes for første gang, og skal være ledsaget af følgende oplysninger om hvert udbetalende organ:
- de opgaver, det har fået tildelt
- opgavernes fordeling mellem dets kontorer
- dets forhold til andre offentlige eller private organer, som også har fået overladt en del af ansvaret for gennemførelsen af de foranstaltninger, for hvilke det anmelder udgifter til Fonden
- procedurerne for modtagelse, kontrol og godkendelse af ansøgninger fra støttemodtagere og for godkendelse og betaling af samt regnskabsaflæggelse for udgifter
- bestemmelserne vedrørende interne revisioner.
De oplysninger, der skal forelægges, hvis artikel 4, stk. 4, i forordning (EØF) nr. 729/70 finder anvendelse, skal især omfatte instrukserne vedrørende de administrative og regnskabsmæssige procedurer og de tilpasninger, som det udbetalende organ skal foretage for at undgå tilbagekaldelse af godkendelsen, samt fristen for iværksættelsen.
Artikel 2
1. Det forbindelsesorgan, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70, optræder som medlemsstatens eneste kontaktled til Kommissionen i alle spørgsmål vedrørende EUGFL, Garantisektionen, idet det skal:
- udsende EF-tekster og -retningslinjer vedrørende Garantisektionen til de forskellige udbetalende organer og de myndigheder, der er ansvarlige for at gennemføre dem
- fremme en samordnet anvendelse af dem
- tilsende Kommissionen de oplysninger, der er fastsat i nærværende forordning og i forordning (EØF) nr. 729/70
- holde alle de regnskabsoplysninger, der kræves til statistiske formål og kontrolformål, til rådighed for Kommissionen.
Det er ikke nødvendigt at sende de oplysninger, der opbevares i dokumentform af de udbetalende eller de anvisningsberettigede organer til Kommissionen; disse oplysninger skal dog være til rådighed hos de udbetalende eller anvisningsberettigede organer. Et udbetalende organ kan varetage funktionen som forbindelsesorgan, hvis de to beføjelser holdes adskilt. I udøvelsen af sine opgaver kan forbindelsesorganet efter nationale procedurer lade sig bistå af andre administrative organer eller tjenester, især organer eller tjenester med regnskabsmæssig eller teknisk ekspertise.
2. Medlemsstaten oplyser Kommissionen om forbindelsesorganets navn og status og om de administrative og regnskabsmæssige betingelser og de betingelser for intern kontrol, der gælder for dets virksomhed.
3. Kommissionen fastlægger formen og indholdet af de i stk. 1 omhandlede regnskabsoplysninger efter høring af Fondskomitéen og giver medlemsstaterne meddelelse herom senest tre måneder efter denne forordnings ikrafttrædelse. Eventuelle ændringer meddeles medlemsstaterne senest tre måneder efter den begivenhed, der har givet anledning til ændringerne, og medlemsstaterne gennemfører eventuelle påkrævede ændringer af deres informationssystemer inden for en frist, der fastlægges af Kommissionen efter høring af Fondskomitéen.
Artikel 3
1. Den i artikel 5, stk. 1, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70 omhandlede attest udstedes af en tjeneste eller et organ, der er funktionelt uafhængig af det udbetalende organ og forbindelsesorganet og har de fornødne faglige forudsætninger (attesterende organ).
Attesten er baseret på en undersøgelse af procedurerne og en undersøgelse af en stikprøve af transaktionerne. Den vedrører kun betalingernes overensstemmelse med EF-reglerne med hensyn til udbetalingsorganernes administrative strukturers egnethed til at sikre, at denne overensstemmelse er blevet kontrolleret, inden der foretages betaling.
Det attesterende organ skal udføre sin undersøgelse efter internationalt anerkendt revisionsnormer. Kontrollen udføres både i løbet af og efter afslutningen af hvert regnskabsår. Inden den 31. januar i det følgende år udsteder det attesterende organ attesten og forelægger også en rapport om resultaterne, navnlig med angivelse af, om det har fået rimelig sikkerhed for, at de regnskaber, der skal tilsendes Kommissionen, er pålidelige, fuldstændige og nøjagtige, samt at procedurerne for intern kontrol har fungeret tilfredsstillende.
2. Hvis flere udbetalende organer godkendes, kan medlemsstaten basere sig på de attester, der udstedes af de kontorer eller organer, som har afgivet erklæring om de respektive udbetalende organers regnskaber, hvis den får tilfredsstillende garantier for, at omfanget og standarden af de udførte revisioner opfylder kravene i stk. 1.
3. Den rapport, der omhandles i stk. 1, skal angive:
- om de udbetalende organers procedurer, især med hensyn til godkendelseskriterierne, er af en sådan beskaffenhed, at de giver rimelig sikkerhed for, at de traksaktioner, der konteres Fonden, er i overensstemmelse med EF-reglerne, og hvilke foranstaltninger til forbedring af systemerne der er blevet foreslået
- om de årsregnskaber, som er omhandlet i artikel 4, stk. 1, litra a), er i overensstemmelse med de udbetalende organers bøger og fortegnelser
- om de oversigter over udgifter og interventionstransaktioner, som er omhandlet i artikel 5, er en pålidelig, fuldstændig og nøjagtig fortegnelse over de transaktioner, der konteres Fonden
- om Fællesskabets finansielle interesser er forsvarligt beskyttet, hvad angår udbetalte forskud, modtagne sikkerhedsstillelser, interventionslagre og beløb, der skal opkræves
- om henstillinger til det udbetalende organ om forbedringer af systemerne er blevet fulgt.
Rapporten skal være ledsaget af oplysninger om revisionspersonalets antal og kvalifikationer, om det udførte arbejde, om antallet af undersøgte transaktioner, om det pålideligheds- og korrekthedsniveau, der er opnået, om de konstaterede svagheder og de henstillinger, der er fremsat om forbedring, og det arbejde, der er udført i såvel det attesterende organ som i andre revisionsorganer, i og uden for de udbetalende organer, der har dannet grundlag for den vished om de rapporterede transaktioner, som det attesterende organ har opnået.
Artikel 4
1. Med henblik på den regnskabsafslutning, der omhandles i artikel 5, stk. 2, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70, tilsender medlemsstaterne Kommissionen:
a) årsregnskaberne over udgifterne for EUGFL, Garantisektionen, og de rapporter, som hvert enkelt kontor eller organ har udarbejdet i henhold til artikel 5, stk. 1, i nævnte forordning
b) attesterne og rapporterne fra det eller de attesterende organer.
2. De i stk. 1 omhandlede dokumenter tilsendes Kommissionen i fire eksemplarer senest den 10. februar i året efter afslutningen af det regnskabsår, som de vedrører.
3. Efter anmodning fra Kommissionen eller på en medlemsstats initiativ kan der fremsendes yderligere oplysninger til Kommissionen om den pågældende regnskabsafslutning indtil udløbet af en frist, som fastsættes af Kommissionen under hensyn til omfanget af det arbejde, det kræver at fremskaffe oplysninger. Hvis disse oplysninger ikke foreligger, kan Kommissionen vedtage regnskabsafslutninen på grundlag af de oplysninger, den råder over ved udløbet af nævnte frist.
4. Kommissionen kan acceptere en anmodning om udsættelse med fremsendelsen af oplysninger i behørigt begrundede tilfælde, hvis den modtager anmodningen inden fristens udløb.
Artikel 5
1. Det regnskab, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), skal omfatte:
a) udgifterne fordelt på de forskellige konti og underkonti i Fællesskabets budget
b) en oversigt over interventionerne og en liste over lagerbeholdninger og oplagringssteder ved regnskabsårets afslutning
c) oplysninger om udgifterne eller bekræftelse af, at oplysningerne om de enkelte transaktioner opbevares på edb-fil, som står til rådighed for Kommissionen
d) bekræftelse af, at oplysningerne om alle lagerbevægelser på interventionslagre opbevares på interventionsorganets filer
e) redegørelse for forskelle mellem udgifterne i årsregnskabet og de udgifter, der er anmeldt for samme periode i de dokumenter, der omhandles i artikel 3, stk. 5, i Kommissionens forordning (EØF) nr. 2776/88 (5), som korrigeret efter artikel 9, stk. 7, i nævnte forordning.
2. De rapporter, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), i nærværende forordning, skal indeholde følgende oplysninger om forbindelsesorganet og hvert enkelt udbetalende organ:
- enhver usædvanlig transaktion eller tekniske vanskeligheder, der er forekommet i det pågældende regnskabsår
- enhver væsentlig ændring, der er foretaget af de i stk. 1 nævnte oplysninger siden den foregående rapport.
Artikel 6
De dokumenter, der tjener som dokumentation for de finansierede udgifter og de beløb, der skal tilbagebetales til EUGFL, Garantisektionen, skal være til rådighed for Kommissionen i mindst tre år efter det år, hvor Kommissionen afslutter regnskaberne for det pågældende regnskabsår, og i de tilfælde, hvor beslutningen om regnskabsafslutning indbringes for EF-Domstolen, i indtil et år efter sagens afslutning.
Artikel 7
1. I den beslutning om regnskabsafslutning, som er omhandlet i artikel 5, stk. 2, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70, fastsættes de udgifter, der er afholdt i hvert enkelt medlemsstat i det pågældende regnskabsår, og som skal anerkendes som udgifter for EUGFL, uden at dette dog foregriber de beslutninger, der senere træffes efter stk. 2, litra c), i nævnte artikel.
De beløb, der som følge af ovennævnte beslutning skal tilbagebetales af eller udbetales til den enkelte medlemsstat, fastsættes ved, at det forskud, der er udbetalt for det pågældende regnskabsår, fratrækkes de udgifter, der er anerkendt for samme år i henhold til første afsnit. Disse beløb trækkes fra eller lægges til de forskud, der skal udbetales fra den anden måned efter den måned, hvori beslutningen om regnskabsafslutning fik virkning.
2. Inden den 31. marts i året efter regnskabsårets afslutning giver Kommissionen den pågældende medlemsstat meddelelse om resultaterne af sin kontrol af de indsendte oplysninger sammen med eventuelle forslag til ændringer.
3. Hvis Kommissionen af årsager, der må tilskrives den pågældende medlemsstat, ikke er i stand til at afslutte medlemsstatens regnskab inden den 30. april i det følgende år, underretter Kommissionen medlemsstaten om de yderligere undersøgelser, som den har til hensigt at gennemføre i henhold til artikel 9 i forordning (EØF) nr. 729/70.
Artikel 8
1. Når Kommissionen som følge af en undersøgelse finder, at udgifterne ikke er afholdt efter EF-reglerne, meddeler den den pågældende medlemsstat sine resultater og de korrigerende foranstaltninger, der skal træffes for at sikre, at reglerne fremtidig overholdes, og giver en vurdering af eventuelle udgifter, som den påtænker at udelukke i henhold til artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70. Meddelelsen skal indeholde en henvisning til nærværende forordning. Medlemsstaten skal afgive svar inden for to måneder, og Kommissionen kan ændre sit standpunkt under hensyn hertil. I behørigt begrundede tilfælde kan Kommissionen forlænge besvarelsesfristen.
Efter udløbet af den til besvarelsen afsatte periode indleder Kommissionen en bilateral drøftelse, og de to parter søger at nå frem til en aftale om de foranstaltninger, der skal træffes. Kommissionen underretter derefter officielt medlemsstaten om sine konklusioner under henvisning til Kommissionens beslutning 94/442/EF (6).
2. De beslutninger, der omhandles i artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70, træffes efter gennemgang af en eventuel rapport, som er udarbejdet af forligsorganet i henhold til Kommissionens beslutning 94/442/EF.
3. Fradragene i fællesskabsfinansieringen efter artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70 foretages i forskuddene vedrørende udgifterne i den anden måned efter beslutningen i henhold til nævnte artikel. Kommissionen kan dog efter anmodning fra medlemsstaten, og hvis fradragenes omfang gør det berettiget, samt efter høring af Fondskomitéen fastsætte andre datoer.
Artikel 9
Forordning (EØF) nr. 1723/72 ophæves med virkning fra den 16. oktober 1995.
Den anvendes dog fortsat for afslutningen af regnskaberne for Garantifonden for regnskabsårene indtil 1995 inklusive.
Artikel 10
Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Den anvendes fra det regnskabsår, der begynder den 16. oktober 1995.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 7. juli 1995.
A Bizottság 1663/95 EK rendelete
(1995. július 7.)
a 729/70/EGK tanácsi rendeletnek az EMOGA Garanciarészlege számla-elszámolási eljárása tekintetében történő alkalmazására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról
AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre,
tekintettel a legutóbb az 1287/95/EK rendelettel [1] módosított, a közös agrárpolitika finanszírozásáról szóló, 1970. április 21-i 729/70/EGK tanácsi rendeletre [2] és különösen annak 4. cikke (6) bekezdésére és 5. cikke (3) bekezdésére,
mivel a számla-elszámolási eljárásnak az 1287/95/EK tanácsi rendelettel hatályba léptetett reformja rendelkezik az akkreditált kifizető ügynökségek éves számláinak hitelesítésére és elszámolására vonatkozó részletes szabályok meghatározásáról;
mivel az EMOGA Garanciarészlege által finanszírozott intézkedések számának és jellegének megváltozása és az adatok rögzítési és továbbítási módszereinek megváltozása szükségessé teszi a Bizottság részére a számlák elszámolása céljából szolgáltatandó adatok jellegének és tartalmának felülvizsgálatát;
mivel a 295/88/EGK rendelettel [3] módosított 1723/72/EGK bizottsági rendeletet [4] ezért hatályon kívül kell helyezni;
mivel az EMOGA Bizottsága nem adott ki véleményt az elnök által megszabott határidőn belül,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
(1) Az egyes tagállamok által akkreditált kifizető ügynökségek számának felső határát, a 729/70/EGK rendelet 4. cikke (2) bekezdésének megfelelően a tagállam a Bizottsággal történt konzultáció után állapítja meg. A Bizottság különösen tudathatja azt, ha az ügynökségek száma a fenti rendelet 5. cikke (2) bekezdésének b) pontja szerinti határidő betartását és az Alap működtetése ellenőrzésének átláthatóságát akadályozza. A Bizottság tájékoztatja az Alap Bizottságát az egyes tagállamokban akkreditált kifizető ügynökségekről.
(2) A tagállam minden kifizető ügynökség tekintetében tájékoztatja a Bizottságot az akkreditációt kiadó és visszavonó, valamint a szükséges kiigazítások 729/70/EGK rendelet 4. cikkének (4) bekezdése szerint megengedett időtartamát meghatározó hatóságokról (a továbbiakban: az illetékes hatóság).
(3) Az illetékes hatóság minden kifizető ügynökség akkreditációja előtt meggyőződik arról, hogy az érintett szervezet igazgatási és számviteli szabályai biztosítják a 729/70/EGK rendelet 4. cikke (1) bekezdésének a) pontja szerinti garanciákat. Az akkreditáció feltételeit a tagállam határozza meg, és az illetékes hatóság alkalmazza az akkreditáció céljából, figyelembe véve a Bizottságnak e feltételekre vonatkozó, a mellékletben található iránymutatásait. Amennyiben valamely, a kifizető ügynökség működését jelentősen befolyásoló feltétel nem teljesül, ez a fenti rendelet 4. cikke (4) bekezdésének alkalmazását eredményezi.
Az akkreditációról szóló határozatot egy olyan vizsgálat alapján hozzák meg, amely kiterjed az érintett szervezet igazgatási és számviteli feltételeire, beleértve azokat is, amelyeket a Közösség kifizetett előlegekkel, megszerzett garanciákkal, intervenciós készletekkel és beszedendő összegekkel kapcsolatos érdekeinek védelme érdekében alakítottak ki. A vizsgálat az EMOGA Garanciarészlege által finanszírozott ügyletek tekintetében, különösen kitér a kifizetések teljesítésére, a kincstár védelmére, a számítógépes rendszerek biztonságára, a könyvelési adatok vezetésére, a feladatok megosztására, valamint a külső és belső ellenőrzések megfelelő voltára vonatkozó rendelkezésekre.
(4) Amennyiben az illetékes hatóság meggyőződött róla, hogy a vizsgálat tárgyát képező kifizető ügynökség megfelel minden vonatkozó követelménynek, akkreditálja az ügynökséget. Egyéb esetekben az illetékes hatóság az igazgatási és számviteli rendelkezésekre vonatkozó utasításokat ad a kifizető ügynökségnek és különösen a kifizető ügynökség által az akkreditációhoz teljesítendő feltételekre vonatkozóan. Az akkreditáció ideiglenesen is megadható a fennálló probléma súlyosságától függően meghatározott időtartamra, amíg meg nem valósítják az igazgatási és a számviteli rendelkezések szükséges változtatásait.
(5) Amennyiben visszavonják az akkreditációt, a 729/70/EGK rendelet 4. cikke és ennek a cikknek a (3) és (4) bekezdése szerinti feltételekkel összhangban a tagállam egy másik kifizető ügynökséget jelöl ki és biztosítja, hogy a kedvezményezettek részére történő kifizetések ne szakadjanak meg.
(6) Az akkreditálási okirat írásbeli igazolást tartalmaz arról, hogy a szervezet kielégíti az akkreditáció feltételeit, és amennyiben szükséges, tartalmazza a módosításokra vonatkozó utasításokat és a megállapított időtartamokat. Az akkreditálási okiratot meg kell küldeni a Bizottság részére.
(7) A 729/70/EGK rendelet 4. cikkének (3) bekezdése szerinti jelentést a kifizető ügynökség első akkreditációjakor küldik meg, és ahhoz minden kifizető ügynökség tekintetében a következő információkat kell csatolni:
- a ráruházott feladatkörök,
- a feladatkörök megoszlása a szervezeti egységei között,
- kapcsolatai egyéb köz- vagy magántestületekkel, amelyek szintén részfelelősséget viselnek olyan intézkedések végrehajtásáért, amelyekkel kapcsolatban a kiadásokat az ügynökség az Alap terhére számolja el,
- azok az eljárások, amelyek szerint fogadják, elbírálják és engedélyezik a kedvezményezettek kérelmeit, valamint azok az eljárások, amelyek szerint a kifizetéseket engedélyezik, kifizetik és könyvelik,
- a belső auditokra vonatkozó rendelkezések.
A 729/70/EGK rendelet 4. cikke (4) bekezdésének alkalmazása esetén szolgáltatandó információ kiterjed minden, az igazgatási és számviteli szabályokra vonatkozó utasításra, továbbá a kifizető ügynökség által az akkreditáció visszavonásának elkerülése érdekében végrehajtandó kiigazításra, valamint a végrehajtásra engedélyezett időtartamra.
2. cikk
(1) A 729/70/EGK rendelet 4. cikke (1) bekezdésének b) pontjában említett "koordinációs testület" a Bizottság előtt a tagállam kizárólagos képviselőjeként jár el az EMOGA Garanciarészlegét érintő minden alábbi kérdésben:
- a közösségi írásos anyagok és az azokra vonatkozó iránymutatások szétküldése a különböző kifizető ügynökségek és az azokban foglaltak végrehajtásáért felelős testületek részére,
- harmonizált alkalmazásuk elősegítése,
- az e rendeletben és a 729/70/EGK rendeletben előírt adatok közlése a Bizottsággal,
- a statisztikai és ellenőrzési célból szükséges összes számviteli adatnak a Bizottság rendelkezésére tartása.
Nem szükséges megküldeni a Bizottság részére a kifizető ügynökségeknél és az engedélyező szerveknél okiratok formájában tárolt adatokat, azonban a kifizető ügynökség, illetve az engedélyező szervek kötelesek rendelkezésre tartani ezeket az információkat. A kifizető ügynökség a koordináló testület szerepét is betöltheti, feltéve hogy a két feladat elkülönül egymástól. A koordináló testület feladatai ellátása során a nemzeti eljárásokkal összhangban egyéb közigazgatási szerveket, illetve szervezeti egységeket is megkereshet, különösen a számviteli vagy műszaki szakértelemmel rendelkezőket.
(2) A tagállamok a Bizottsággal közlik a koordináló testület nevét, tájékoztatja létesítő okiratára vonatkozóan, valamint a működését érintő igazgatási, számviteli és belső ellenőrzési feltételekre vonatkozóan.
(3) Az (1) bekezdésben említett számviteli adatok formáját és tartalmát az Alap Bizottságával folytatott konzultációt követően a Bizottság határozza meg, és e rendelet hatálybalépésétől számított három hónapon belül megküldi a tagállamoknak. Minden módosításról a módosítást eredményező eseménytől számított három hónapon belül tájékoztatja a tagállamokat, amelyek pedig a Bizottság által az Alap Bizottságával folytatott konzultációt követően meghatározandó határidőn belül végrehajtják az információs rendszereikkel kapcsolatos esetleges módosításokat.
3. cikk
(1) A 729/70/EGK rendelet 5. cikke (1) bekezdésének b) pontjában említett tanúsítványt az a hivatal vagy szerv (a továbbiakban: tanúsító testület) adja ki, amely működése szempontjából a kifizető ügynökségektől és a koordináló testületektől független, valamint megfelelő szakértelemmel rendelkezik.
A tanúsítvány az eljárások vizsgálatán és az ügyletekből kiválasztott mintán alapul. A tanúsítvány a kifizetések közösségi szabályoknak való megfelelőséget csak abban a tekintetben mondja ki, hogy a kifizető ügynökség igazgatási struktúrája alkalmas annak biztosítására, hogy a kifizetés teljesítése előtt a közösségi szabályoknak való megfelelőség ellenőrzésére sor kerüljön.
A tanúsító testület vizsgálatait a nemzetközileg elfogadott könyvvizsgálati szabványok alapján végzi. Az ellenőrzéseket mind az egyes pénzügyi évek folyamán, mind pedig azok lezárásakor el kell végezni. A tanúsító testület a következő év január 31-ig kiállítja a tanúsítványt, és jelentést készít az észrevételeiről, amelyben különösen közli, hogy kellően megbizonyosodott-e arról, hogy a Bizottságnak megküldendő számlák valódiak, teljesek és pontosak, valamint, hogy a belső ellenőrzési eljárások megfelelően működtek.
(2) Amennyiben több kifizető ügynökséget akkreditáltak, a tagállam támaszkodhat azokra az igazolásokra, amelyeket az érintett kifizető ügynökségek számláit hitelesítő hivatalok vagy szervek adtak ki, azzal a feltétellel, hogy meggyőződik arról, hogy az elvégzett könyvvizsgálatok hatóköre és szabályai megfeleltek az (1) bekezdésben megállapított követelményeknek.
(3) Az (1) bekezdésben említett jelentés a következőket állapítja meg:
- a kifizető ügynökség eljárásai, különös tekintettel az akkreditáció feltételeire, megfelelő biztosítékot nyújtanak-e arra, hogy az Alap terhére elszámolt műveletek megfelelnek a közösségi szabályoknak, valamint a rendszerek fejlesztésére milyen ajánlások fogalmazódtak meg,
- az e rendelet 4. cikke (1) bekezdésének a) pontjában említett éves beszámolók összhangban vannak-e a kifizető ügynökség könyveivel és nyilvántartásaival,
- az 5. cikk szerinti költségkimutatások és az intervenciós műveletek kimutatásai az Alap terhére elszámolt műveletek valós, teljes és pontos leírását adják-e,
- a Közösség pénzügyi érdekei megfelelő védelemben részesülnek-e a kifizetett előlegek, a megszerzett garanciák, az intervenciós készletek és a beszedendő összegek tekintetében,
- a kifizető ügynökségnek címzett, a rendszerek fejlesztésére vonatkozó ajánlások nyomán történtek-e lépések.
A jelentéshez csatolni kell a könyvvizsgálatot végző személyzet létszámára és képesítésére, az elvégzett munkára, a megvizsgált ügyletek számára, a valóságnak való megfelelés és a megszerzett bizonyosság szintjére, a feltárt gyengeségekre és a fejlesztési ajánlásokra, valamint a tanúsító testület és egyéb, a kifizető ügynökségen kívüli és belüli könyvvizsgáló testületek működésére vonatkozó információkat, amelyekből a tanúsító testületnek a jelentés tárgykörére vonatkozó megállapításai részben vagy egészben származnak.
4. cikk
(1) A 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének b) pontja szerinti számla-elszámolás alkalmazása céljából a tagállamok megküldik a Bizottság részére:
a) az Alap Garanciarészlegére terhelt kiadások éves beszámolóit, és a fenti rendelet 5. cikkének (1) bekezdése alapján az egyes hivatalok, illetve szervek által készített jelentéseket;
b) a tanúsító testület vagy testületek által készített tanúsítványokat és jelentéseket.
(2) Az (1) bekezdésben említett okiratokat négy példányban kell megküldeni a Bizottság részére az érintett pénzügyi év végét követő év február 10-ig.
(3) A Bizottság kérésére vagy a tagállam saját kezdeményezésére további, az érintett számlák elszámolására vonatkozó információt lehet küldeni a Bizottság részére a Bizottság által a fenti információk szolgáltatásához szükséges munka mennyiségének figyelembevételével meghatározott határidő leteltéig. Ezeknek az információknak a hiányában a Bizottság azoknak az információknak az alapján számolja el a számlákat, amelyek a határidő leteltekor a rendelkezésére állnak.
(4) A Bizottság indokolt esetekben elfogadhat az információk megküldésére vonatkozó halasztási kérelmet, amennyiben azt a határidő lejárta előtt nyújtják be.
5. cikk
(1) A 4. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett számlák a következőket tartalmazzák:
a) közösségi költségvetési tételenként és altételenként összesített kiadások;
b) az intervenciós műveletek összefoglalása és nyilatkozat a készleteknek a pénzügyi év végén meglévő mennyiségéről és helyéről;
c) a kiadásokra vonatkozó információk, vagy annak megerősítése, hogy minden ügylet részletes adatait számítógépes adatállomány tartalmazza, amely a Bizottság rendelkezésére áll;
d) annak megerősítése, hogy az intervenciós raktározás keretében minden készletmozgás részletei szerepelnek a kifizető ügynökség nyilvántartásában;
e) az éves beszámolókban kimutatott kiadások és az azonos időszakra, a 2776/88/EGK rendelet [5] 3. cikkének (5) bekezdésében említett dokumentumokban kimutatott, továbbá ugyanannak a rendeletnek a 9. cikke (7) bekezdése szerint korrigált kiadások közötti különbségek magyarázata.
(2) Az e rendelet 4. cikke (1) bekezdésének a) pontjában említett jelentés a következő információt tartalmazza a koordináló testületről és minden kifizető ügynökségről:
- bármely, a vizsgált pénzügyi évre vonatkozó kivételes ügylet vagy műszaki nehézség,
- az előző jelentés óta megvalósított bármely jelentős módosítás az 1. cikk (7) bekezdése szerinti információkban.
6. cikk
Az EMOGA Garanciarészlege által finanszírozott kiadásokra és behajtandó összegekre vonatkozó bizonylatokat a Bizottság rendelkezésére kell tartani azt az évet követő legalább három éven keresztül, amelyben a Bizottság elszámolja az érintett pénzügyi év számláit, és abban az esetben, ha a számla-elszámolási határozat az Európai Közösségek Bírósága előtti eljárás tárgyát képezi, a bizonylatokat az eljárás lezárását követő egy éven keresztül a Bizottság rendelkezésére kell tartani.
7. cikk
(1) A számlák elszámolásával kapcsolatos, a 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének b) pontja szerinti határozat meghatározza az egyes tagállamoknál a kérdéses pénzügyi év során felmerült azon kiadásokat, amelyeket az EMOGA-val szemben elszámolhatónak ismernek el, a későbbiekben a fent említett cikk (2) bekezdésének c) pontjával összhangban hozott határozat sérelme nélkül.
A fenti határozat eredményeképpen az egyes tagállamoktól behajtandó vagy azoknak kifizetendő összegek a kérdéses pénzügyi évre vonatkozó kifizetett előlegeknek az előző albekezdés alapján elismert költségekből történő levonásával határozhatók meg. Ezek az összegek levonandók vagy hozzáadandók a számlák elszámolásáról szóló határozat hatálybalépését követő hónaptól számított második hónappal kezdődően kifizetendő előlegekhez.
(2) A Bizottság a pénzügyi év végét követő március 31-ig közli az érintett tagállammal a szolgáltatott információk ellenőrzésének eredményeit, valamint az általa javasolt módosításokat.
(3) Amennyiben az érintett tagállamnak tulajdonítható okokból a Bizottság a következő év április 30-ig nem tudja elszámolni a tagállam számláit, a Bizottság értesíti a tagállamot azokról a további vizsgálatokról, amelyeket a 729/70/EGK rendelet 9. cikke alapján kíván végezni.
8. cikk
(1) Amennyiben valamely vizsgálat hatására a Bizottság úgy értékeli, hogy egy felmerült kiadás nem felelt meg a közösségi szabályoknak, tájékoztatja az érintett tagállamot a megállapításairól, a jövőbeli megfelelőség érdekében meghozandó korrekciós intézkedésekről, valamint a 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének c) pontja alapján általa kizárásra javasolható kiadás becsült összegéről. A tájékoztatásban hivatkozni kell erre a rendeletre. A tagállam két hónapon belül adhat választ, és a Bizottság ennek alapján módosíthatja álláspontját. Indokolt esetben a Bizottság a válaszadási határidőt meghosszabbíthatja.
A válaszadási határidő lejárta után a Bizottság kétoldalú megbeszélést kezdeményez, és mindkét fél törekszik megállapodásra jutni a megteendő intézkedések tekintetében. A Bizottság ezután hivatalosan eljuttatja a tagállamhoz következtetéseit, amelyekben hivatkozik a 94/442/EK bizottsági határozatra [6].
(2) A 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének c) pontjában említett határozatot az egyeztető testületnek a 94/442/EK határozatban megállapított rendelkezések szerint készített jelentése vizsgálatát követően kell meghozni.
(3) A 729/70/EGK rendelet 5. cikke (2) bekezdésének c) pontja szerinti közösségi pénzügyi támogatásból történő levonásra a fenti cikk szerinti határozatot követő második hónap kiadásaira vonatkozó előlegből kerül sor. A tagállam kérésére azonban, és amennyiben a levonások mértéke ezt indokolttá teszi, valamint az Alap Bizottságával folytatott konzultációt követően a Bizottság más időpontot is kijelölhet.
9. cikk
Az 1723/72/EGK rendelet 1995. október 16-án hatályát veszti.
A fent említett rendeletet azonban az 1995-ös pénzügyi évig bezárólag továbbra is alkalmazni kell a Garanciaalap számláinak elszámolására.
10. cikk
Ez a rendelet az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő hetedik napon lép hatályba.
Ezt a rendeletet az 1995. október 16-án kezdődő pénzügyi évtől kell alkalmazni.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 1995. július 7-én.