Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001
af 30. maj 2001
om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter
EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 255, stk. 2,
under henvisning til forslag fra Kommissionen(1),
i henhold til fremgangsmåden i traktatens artikel 251(2), og
ud fra følgende betragtninger:
(1) I traktaten om Den Europæiske Union fastslås princippet om åbenhed i artikel 1, stk. 2, hvori det hedder, at traktaten udgør en ny fase i processen hen imod en stadig snævrere union mellem de europæiske folk, hvor beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt.
(2) Åbenheden giver borgerne bedre mulighed for at deltage i beslutningsprocessen og sikrer forvaltningen en større legitimitet, effektivitet og gør den mere ansvarlig over for borgerne i et demokratisk system. Åbenhed bidrager til at styrke principperne om demokrati og respekt for de grundlæggende frihedsrettigheder som fastsat i artikel 6 i EU-traktaten og i Den Europæiske Unions Charter om grundlæggende rettigheder.
(3) I konklusionerne fra de Europæiske Råd i Birmingham, Edinburgh og København understreges det, at det er nødvendigt at sikre større åbenhed i det arbejde, der udføres af Unionens institutioner. Med denne forordning konsolideres de initiativer, institutionerne allerede har taget med henblik på at øge gennemsigtigheden i beslutningsprocessen.
(4) Formålet med nærværende forordning er at give retten til aktindsigt størst mulig virkning og at fastsætte de generelle principper herfor og begrænsninger heri i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 255, stk. 2.
(5) Da spørgsmålet om aktindsigt ikke er genstand for bestemmelser i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, bør Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen i overensstemmelse med erklæring nr. 41, der er knyttet til Amsterdam-traktatens slutakt, lade sig lede af denne forordning hvad angår dokumenter vedrørende aktiviteter, der henhører under disse to traktater.
(6) Adgangen til dokumenter bør udvides i de tilfælde, hvor institutionerne optræder som lovgivende myndighed, herunder i henhold til delegeret kompetence, uden at hensynet til institutionernes effektive beslutningsproces dog må tilsidesættes. Der bør i videst muligt omfang gives direkte adgang til sådanne dokumenter.
(7) I overensstemmelse med EU-traktatens artikel 28, stk. 1, og 41, stk. 1, gælder retten til aktindsigt også i forbindelse med dokumenter, der vedrører den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik samt politisamarbejdet og det retlige samarbejde i kriminalsager. Hver enkelt institution bør overholde sine sikkerhedsforskrifter.
(8) For at sikre, at denne forordning finder anvendelse fuldt ud på alle Unionens aktiviteter bør alle organer, der er oprettet af institutionerne, anvende de principper, der er fastsat heri.
(9) Visse dokumenter bør behandles efter en særlig procedure på grund af deres yderst følsomme indhold. Foranstaltninger til at informere Europa-Parlamentet om sådanne dokumenters indhold bør fastlægges ved interinstitutionel aftale.
(10) For at skabe større åbenhed i forbindelse med institutionernes arbejde bør Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen give aktindsigt ikke blot i dokumenter, institutionerne har udarbejdet, men også i dokumenter, de har modtaget. I denne forbindelse bemærkes det, at erklæring nr. 35, der er knyttet til Amsterdam-traktatens slutakt, fastslår, at en medlemsstat kan anmode Kommissionen eller Rådet om ikke at meddele tredjemand et dokument fra denne stat uden dens forudgående samtykke.
(11) Som udgangspunkt bør alle institutionernes dokumenter være offentligt tilgængelige. Visse offentlige og private interesser bør dog beskyttes gennem undtagelser. Institutionerne bør have mulighed for at beskytte deres interne konsultationer og drøftelser, når det er nødvendigt for at sætte dem i stand til at udføre deres opgaver. Ved vurderingen af undtagelserne bør institutionerne tage hensyn til de principper, der er fastlagt i Fællesskabets lovgivning om beskyttelse af personoplysninger inden for alle Unionens aktivitetsområder.
(12) Alle regler om aktindsigt i institutionernes dokumenter bør være i overensstemmelse med denne forordning.
(13) For at sikre, at retten til aktindsigt fuldt ud respekteres, bør der gælde en administrativ procedure med to faser med yderligere mulighed for domstolsprøvelse eller klage til Ombudsmanden.
(14) Hver institution bør træffe de nødvendige foranstaltninger til at informere offentligheden om de nye gældende bestemmelser og uddanne dens personale til at bistå borgerne, når de ønsker at udøve de rettigheder, der følger af denne forordning. For at gøre det lettere for borgerne at udøve deres rettigheder bør hver institution give adgang til et register over dokumenter.
(15) Selv om denne forordning hverken tilsigter eller medfører en ændring af national lovgivning om aktindsigt, er det dog klart, at medlemsstaterne, i kraft af princippet om loyalt samarbejde, der anvendes i forbindelserne mellem institutionerne og medlemsstaterne, bør sørge for ikke at hindre anvendelsen af denne forordning, og at de bør overholde institutionernes sikkerhedsforskrifter.
(16) Denne forordning berører ikke den eksisterende ret til aktindsigt for medlemsstater, dømmende myndigheder eller undersøgelsesorganer.
(17) I henhold til EF-traktaten indarbejder hver enkelt institution særlige bestemmelser vedrørende aktindsigt i institutionens dokumenter i sin forretningsorden. Rådets afgørelse 93/731/EF af 20. december 1993 om aktindsigt i Rådets dokumenter(3), Kommissionens afgørelse 94/90/EKSF, EF, Euratom af 8. februar 1994 om aktindsigt i Kommissionens dokumenter(4) og Europa-Parlamentets afgørelse 97/632/EF, EKSF, Euratom af 10. juli 1997 om aktindsigt i Europa-Parlamentets dokumenter(5) og reglerne vedrørende fortrolig behandling af Schengen-dokumenter bør derfor om nødvendigt ændres eller ophæves -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
Artikel 1
Formål
Formålet med denne forordning er:
a) at fastlægge de principper, betingelser og begrænsninger af hensyn til offentlige og private interesser, der skal gælde for retten til aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (herefter "institutionerne") som fastlagt ved EF-traktatens artikel 255 med henblik på at sikre den videst mulige aktindsigt i dokumenter
b) at fastsætte bestemmelser med henblik på at lette udøvelsen af denne ret mest muligt, og
c) at fremme god forvaltningsskik med hensyn til aktindsigt.
Artikel 2
Personer, der har ret til aktindsigt, og anvendelsesområde
1. Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i institutionernes dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i denne forordning.
2. Institutionerne kan med forbehold af de samme principper, betingelser og begrænsninger give aktindsigt i dokumenter til enhver fysisk eller juridisk person, der ikke har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat.
3. Denne forordning finder anvendelse på alle dokumenter, som en institution er i besiddelse af, dvs. dokumenter, som den har udarbejdet eller modtaget, inden for alle Den Europæiske Unions aktivitetsområder.
4. Med forbehold af artikel 4 og 9 gives der offentligheden adgang til dokumenterne, enten efter skriftlig begæring eller direkte i elektronisk form eller gennem et register. Navnlig skal der i overensstemmelse med artikel 12 sikres direkte adgang til dokumenter, som er udarbejdet eller modtaget i forbindelse med en lovgivningsprocedure.
5. Følsomme dokumenter som defineret i artikel 9, stk. 1, behandles efter en særlig procedure i overensstemmelse med den nævnte artikel.
6. Denne forordning berører ikke den ret til aktindsigt, der kan følge af folkeretlige instrumenter eller retsakter vedtaget af institutionerne til gennemførelse heraf, i dokumenter, som institutionerne er i besiddelse af.
Artikel 3
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
a) "dokument": ethvert indhold uanset medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lyd- eller billedoptagelser, audiovisuelle optagelser) vedrørende emner, der har at gøre med politikker, aktiviteter og beslutninger, der henhører under institutionens kompetenceområde
b) "tredjemand": enhver fysisk eller juridisk person eller enhed uden for den pågældende institution, herunder medlemsstaterne, andre institutioner og organer i eller uden for fællesskabsregi og tredjelande.
Artikel 4
Undtagelser
1. Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for:
a) beskyttelsen af offentlighedens interesser med hensyn til:
- offentlig sikkerhed
- forsvar og militære anliggender
- internationale forbindelser
- Fællesskabets eller en medlemsstats finanspolitik, valutapolitik eller økonomiske politik
b) privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i henhold til Fællesskabets lovgivning om beskyttelse af personoplysninger.
2. Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af:
- en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder
- retslige procedurer og juridisk rådgivning
- formålet med inspektioner, undersøgelser og revision
medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumentet.
3. Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der er udarbejdet af en institution til internt brug eller modtaget af en institution, og som vedrører en sag, hvori der endnu ikke er truffet afgørelse af institutionen, hvis dokumentets udbredelse ville være til alvorlig skade for institutionens beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.
Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug som led i drøftelser og indledende konsultationer inden for den pågældende institution, selv efter at der er truffet afgørelse, hvis dokumentets udbredelse ville være til alvorlig skade for institutionens beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.
4. Med hensyn til dokumenter fra tredjemand rådfører institutionen sig med tredjemanden for at vurdere, om en undtagelse i henhold til stk. 1 eller 2 finder anvendelse, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres.
5. En medlemsstat kan anmode institutionen om ikke at give aktindsigt i et dokument, som hidrører fra denne medlemsstat uden dens forudgående samtykke.
6. Hvis kun dele af det ønskede dokument er omfattet af en undtagelse, skal den resterende del af dokumentet udleveres.
7. Undtagelserne som fastlagt i stk. 1-3 finder kun anvendelse i den periode, hvor beskyttelsen er begrundet i dokumentets indhold. Undtagelserne finder anvendelse i højst 30 år. Med hensyn til dokumenter, der er omfattet af undtagelserne vedrørende privatlivets fred eller forretningsmæssige interesser, og i tilfælde af følsomme dokumenter kan undtagelserne om nødvendigt finde anvendelse efter udløbet af dette tidsrum.
Artikel 5
Dokumenter i medlemsstaterne
Fremsættes der over for en medlemsstat begæring om aktindsigt i et dokument i dens besiddelse, som hidrører fra en institution, rådfører medlemsstaten sig, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres, med den pågældende institution for at træffe en afgørelse, som ikke bringer opfyldelsen af denne forordnings målsætning i fare.
Medlemsstaten kan i stedet henvise begæringen til institutionen.
Artikel 6
Begæringer
1. Begæring om aktindsigt skal indgives i skriftlig form, herunder elektronisk form, på et af de i EF-traktatens artikel 314 omhandlede sprog og være affattet tilstrækkelig præcist til, at institutionen kan identificere det ønskede dokument. Den, der fremsætter begæringen, er ikke forpligtet til at begrunde denne.
2. Er en begæring ikke tilstrækkelig præcis, anmoder institutionen den, der har fremsat begæringen, om at præcisere denne og bistår vedkommende hermed, f.eks. ved at give oplysninger om anvendelse af offentlige registre over dokumenter.
3. Vedrører en begæring et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan den pågældende institution sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig løsning.
4. Institutionerne skal give borgerne oplysninger om og være dem behjælpelige med hensyn til, hvordan og hvor begæringer om aktindsigt kan indgives.
Artikel 7
Behandling af oprindelige begæringer
1. En begæring om aktindsigt i et dokument skal behandles straks. En bekræftelse af modtagelsen fremsendes til den, der har fremsat begæringen. Inden 15 arbejdsdage fra registreringen af begæringen skal institutionen enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til det ønskede dokument i overensstemmelse med artikel 10 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyse vedkommende om retten til at genfremsætte begæringen i henhold til stk. 2 i denne artikel.
2. Giver institutionen den, der har fremsat begæringen, helt eller delvis afslag, kan vedkommende inden 15 arbejdsdage fra modtagelsen af institutionens svar genfremsætte begæringen over for institutionen med henblik på at få denne til at tage begæringen op til fornyet behandling.
3. I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører meget lange dokumenter eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.
4. Har institutionen ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte denne.
Artikel 8
Behandling af genfremsatte begæringer
1. En genfremsat begæring skal behandles straks. Inden 15 arbejdsdage fra registreringen af en sådan begæring skal institutionen enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til de ønskede dokumenter i overensstemmelse med artikel 10 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag. Afslår institutionen helt eller delvist begæringen om aktindsigt, oplyser den, den der har fremsat begæringen, om mulighederne for domstolsprøvelse af institutionens beslutning og/eller klage til Ombudsmanden efter reglerne i EF-traktatens artikel 230 og 195.
2. I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører meget lange dokumenter eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.
3. Har institutionen ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, anses dette for et afslag på begæringen, og den, der har fremsat begæringen, kan herefter iværksætte domstolsprøvelse af institutionens beslutning og/eller klage til Ombudsmanden efter reglerne i EF-traktaten.
Artikel 9
Behandling af følsomme dokumenter
1. Følsomme dokumenter er dokumenter, der hidrører fra institutionerne eller de af dem oprettede organer, medlemsstater, tredjelande eller internationale organisationer, og som er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP" "SECRET", "SECRET" eller "CONFIDENTIEL" i overensstemmelse med de forskrifter, den pågældende institution har fastsat, som beskytter Den Europæiske Unions eller en eller flere medlemsstaters væsentlige interesser inden for de i artikel 4, stk. 1, litra a), anførte områder, navnlig offentlig sikkerhed, forsvar og militære anliggender.
2. Begæringer om aktindsigt i følsomme dokumenter efter de i artikel 7 og 8 foreskrevne procedurer kan kun behandles af de personer, der har ret til at gøre sig bekendt med de pågældende dokumenter. Disse personer vurderer ligeledes med forbehold af artikel 11, stk. 2, hvilke henvisninger der kan gives til følsomme dokumenter i det offentlige register.
3. Følsomme dokumenter indføres kun i registret eller gøres kun offentligt tilgængelige med samtykke fra den, fra hvem dokumentet hidrører.
4. Når en institution afslår at give aktindsigt i et følsomt dokument, skal afgørelsen begrundes på en sådan måde, at de i artikel 4 beskyttede interesser ikke lider skade.
5. Medlemsstaterne træffer passende foranstaltninger for at sikre, at principperne i denne artikel og i artikel 4 overholdes i forbindelse med behandlingen af begæringer om aktindsigt i følsomme dokumenter.
6. Institutionernes bestemmelser om følsomme dokumenter offentliggøres.
7. Kommissionen og Rådet informerer Europa-Parlamentet om følsomme dokumenter i overensstemmelse med aftale herom mellem institutionerne.
Artikel 10
Aktindsigt efter begæring
1. Den, der har fremsat begæringen, vælger, om aktindsigten skal udøves ved læsning på stedet eller ved udlevering af en kopi, herunder eventuelt en elektronisk kopi. Den, der har fremsat begæringen, kan pålægges at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier. Gebyret må ikke overstige de faktiske omkostninger ved kopieringen og fremsendelsen. Læsning af dokumenter på stedet, kopier af mindre end 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem registret er gratis.
2. Har den pågældende institution allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og kan den, der har fremsat begæringen, let få adgang hertil, kan institutionen opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at oplyse vedkommende om, hvorledes denne kan få adgang til dokumentet.
3. Dokumenterne leveres i en eksisterende udgave og et eksisterende format (herunder i elektronisk form eller i et alternativt format såsom blindskrift, magnaprint eller bånd), idet der fuldt ud tages hensyn til, hvad den, der har fremsat begæringen, foretrækker.
Artikel 11
Registre
1. For at gøre borgernes udnyttelse af deres rettigheder i henhold til denne forordning effektiv giver hver institution adgang til et register over dokumenter. Der bør gives adgang til registret i elektronisk form. Henvisninger til dokumenterne indføres hurtigst muligt i registret.
2. Registret skal for hvert dokument indeholde et referencenummer (herunder i givet fald den interinstitutionelle reference), emne og/eller en kort beskrivelse af dokumentets indhold samt den dato, hvor dokumentet blev modtaget eller udarbejdet og indført i registret. Henvisninger indføres på en sådan måde, at de ikke hindrer beskyttelsen af de i artikel 4 omhandlede interesser.
3. Institutionerne træffer straks de nødvendige foranstaltninger med henblik på oprettelse af registret, der skal tages i brug senest den 3. juni 2002.
Artikel 12
Direkte adgang i elektronisk form eller gennem et register
1. Institutionerne skal i videst muligt omfang give offentligheden direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem et register i overensstemmelse med den pågældende institutions regler.
2. Navnlig lovgivningsdokumenter, dvs. dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget som led i procedurer vedrørende vedtagelse af retsakter, som er bindende i eller for medlemsstaterne, bør med forbehold af artikel 4 og 9 gøres direkte tilgængelige.
3. Om muligt bør andre dokumenter, navnlig dokumenter vedrørende udvikling af politik eller strategi, gøres direkte tilgængelige.
4. I de tilfælde, hvor der ikke gives direkte adgang gennem registret, skal registret i videst muligt omfang angive, hvor dokumentet findes.
Artikel 13
Offentliggørelse i De Europæiske Fællesskabers Tidende
1. Ud over de retsakter, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2, og Euratom-traktatens artikel 163, første afsnit, og med forbehold af denne forordnings artikel 4 og 9, offentliggøres følgende dokumenter i De Europæiske Fællesskabers Tidende:
a) forslag fra Kommissionen
b) de fælles holdninger, som Rådet har fastlagt efter procedurerne i EF-traktatens artikel 251 og 252 og begrundelserne herfor samt Europa-Parlamentets holdninger i disse procedurer
c) rammeafgørelser og afgørelser, der er nævnt i EU-traktatens artikel 34, stk. 2
d) de konventioner, der er udarbejdet af Rådet i henhold til EU-traktatens artikel 34, stk. 2
e) konventioner, der er undertegnet mellem medlemsstater i henhold til EF-traktatens artikel 293
f) de internationale aftaler, som Fællesskabet har indgået, eller som er indgået i henhold til EU-traktatens artikel 24.
2. Så vidt muligt offentliggøres følgende dokumenter i De Europæiske Fællesskabers Tidende:
a) de initiativer, som en medlemsstat forelægger Rådet i medfør af EF-traktatens artikel 67, stk. 1, eller EU-traktatens artikel 34, stk. 2
b) de fælles holdninger, der er omhandlet i EU-traktatens artikel 34, stk. 2
c) andre direktiver end dem, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2, andre beslutninger end dem, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1, henstillinger og udtalelser.
3. Hver institution kan i sin forretningsorden fastsætte, hvilke yderligere dokumenter der skal offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Artikel 14
Information
1. Hver institution træffer de foranstaltninger, der er nødvendige for at informere borgerne om deres rettigheder i henhold til denne forordning.
2. Medlemsstaterne samarbejder med institutionerne om at informere borgerne.
Artikel 15
Institutionernes forvaltningsskik
1. Institutionerne skal udvikle god forvaltningsskik for at fremme udøvelsen af den ret til aktindsigt, der er garanteret ved denne forordning.
2. Institutionerne nedsætter et interinstitutionelt udvalg til at undersøge den bedste praksis, behandle eventuelle konflikter og drøfte den fremtidige udvikling vedrørende aktindsigt.
Artikel 16
Reproduktion af dokumenter
Denne forordning berører ikke eksisterende regler om ophavsret, som kan begrænse modtagerens ret til at reproducere eller gøre brug af frigivne dokumenter.
Artikel 17
Rapporter
1. Hvert år offentliggør hver institution en rapport for det foregående år med angivelse af antallet af tilfælde, hvor institutionen har afslået aktindsigt, begrundelserne for sådanne afslag, og antallet af følsomme dokumenter, der ikke er indført i registret.
2. Senest den 31. januar 2004 offentliggør Kommissionen en rapport om gennemførelsen af denne forordnings principper og fremsætter henstillinger, og om nødvendigt forslag til en revision af denne forordning og til et handlingsprogram for foranstaltninger, som institutionerne skal træffe.
Artikel 18
Gennemførelsesforanstaltninger
1. Hver institution fastsætter i sin forretningsorden de nødvendige bestemmelser til gennemførelse af denne forordning. Bestemmelserne træder i kraft den 3. december 2001.
2. Senest seks måneder efter denne forordnings ikrafttrædelse undersøger Kommissionen, om Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab(6) er i overensstemmelse med denne forordning for at sikre, at dokumenter bevares og arkiveres i videst mulig udstrækning.
3. Senest seks måneder efter denne forordnings ikrafttrædelse undersøger Kommissionen, om eksisterende bestemmelser om aktindsigt er i overensstemmelse med denne forordning.
Artikel 19
Ikrafttrædelse
Denne forordning træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Den anvendes fra den 3. december 2001.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 30. maj 2001.
Az Európai Parlament és a Tanács 1049/2001/EK rendelete
(2001. május 30.)
az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről
AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 255. cikke (2) bekezdésére,
tekintettel a Bizottság javaslatára [1],
a Szerződés 251. cikkében megállapított eljárásnak megfelelően [2],
mivel:
(1) Az Európai Unióról szóló szerződés 1. cikkének második albekezdése kiemeli a nyitottság elvét, megállapítva, hogy a Szerződés új szakaszt jelent az Európa népei közötti egyre szorosabb egység létrehozásának folyamatában, amelyben a döntéseket a lehető legnyilvánosabban és az állampolgárokhoz a lehető legközelebb eső szinten hozzák meg.
(2) A nyitottság lehetővé teszi a polgárok számára, hogy még inkább részt vegyenek a döntéshozatali eljárásban, és biztosítja a polgárok irányában a közigazgatás nagyobb legitimációját, hatékonyságát és felelősségét a demokratikus rendszerben. A nyitottság hozzájárul a demokrácia elvei és az alapvető jogok tiszteletben tartásának erősítéséhez, ahogyan azt az EU-Szerződés 6. cikke és az Európai Unió alapjogi chartája megállapítja.
(3) Az Európai Tanács Birminghamben, Edinburgh-ban és Koppenhágában tartott üléseinek határozatai megerősítik annak szükségességét, hogy az Unió intézményeinek munkája átláthatóbbá váljon. Ez a rendelet azokat a kezdeményezéseket foglalja össze, amelyeket az intézmények a döntéshozatali eljárás átláthatóságának javítása érdekében már megtettek.
(4) E rendelet célja, hogy a lehető legteljesebb érvényt szerezzen a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés jogának, és ezzel a hozzáféréssel kapcsolatban általános elveket és korlátokat állapítson meg az EK-Szerződés 255. cikke (2) bekezdésének megfelelően.
(5) Mivel a dokumentumokhoz való hozzáférés kérdését az Európai Szén- és Acélközösséget létrehozó szerződés és az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződés nem rendezi, az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak és a Bizottságnak kell - az Amszterdami Szerződés záróokmányához csatolt 41. sz. nyilatkozatnak megfelelően - ebből a rendeletből iránymutatást kialakítani a két szerződés hatálya alá tartozó tevékenységekkel kapcsolatos dokumentumokra vonatkozóan.
(6) Szélesebb körű hozzáférést kell biztosítani a dokumentumokhoz azokban az esetekben, amikor az intézmények jogalkotói minőségükben járnak el, beleértve a delegált jogköröket is, megőrizve ugyanakkor az intézményi döntéshozatali eljárások hatékonyságát. Ezeket a dokumentumokat a lehető legnagyobb mértékben közvetlenül hozzáférhetővé kell tenni.
(7) Az EU-Szerződés 28. cikke (1) bekezdésének és 41. cikke (1) bekezdésének megfelelően a hozzáférési jog a közös kül- és biztonságpolitikával, valamint a büntetőügyekben folytatott rendőrségi és igazságügyi együttműködéssel kapcsolatos dokumentumokra is vonatkozik. Az intézményeknek tiszteletben kell tartaniuk saját biztonsági szabályzatukat.
(8) E rendelet teljes körű alkalmazásának biztosítása érdekében az Unió valamennyi tevékenységére vonatkozóan az intézmények által létrehozott valamennyi ügynökség köteles alkalmazni az e rendeletben megállapított elveket.
(9) Meghatározott, minősített adatokat tartalmazó dokumentumoknak tartalmuk miatt különleges bánásmódot kell biztosítani. Intézményközi megállapodás útján kell rendelkezni arról, hogy az ilyen dokumentumok tartalmáról az Európai Parlamentet tájékoztassák.
(10) Az intézmények munkájának nagyobb nyitottsága érdekében az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak és a Bizottságnak nemcsak az intézmények által összeállított dokumentumokhoz kell hozzáférést biztosítania, hanem a hozzájuk érkezett dokumentumokhoz is. Ebben az összefüggésben szükséges felhívni a figyelmet arra, hogy az Amszterdami Szerződés záróokmányához mellékelt 35. sz. nyilatkozat értelmében egy tagállam kérheti a Bizottságot vagy a Tanácsot, hogy az e tagállamból származó dokumentumot a tagállam előzetes hozzájárulása nélkül harmadik felekkel ne közölje.
(11) Elvben az intézmények valamennyi dokumentumát hozzáférhetővé kell tenni a nyilvánosság számára. Ugyanakkor, bizonyos köz- és magánérdekeknek kivételek útján védelmet kell biztosítani. Az intézményeket fel kell jogosítani belső konzultációik és tanácskozásaik védelmére, ha az feladataik ellátása érdekében szükséges. A kivételek értékelése során az intézményeknek az Unió valamennyi tevékenységi területén figyelembe kell venniük a közösségi joganyagban szereplő, a személyes adatok védelmével kapcsolatos elveket.
(12) Az intézmények dokumentumaihoz való hozzáférésre irányuló valamennyi szabályzatnak összhangban kell lennie ezzel a rendelettel.
(13) A hozzáférési jog teljes mértékű tiszteletben tartása biztosításának érdekében kétszintű igazgatási eljárást kell alkalmazni, a bírósági eljárás vagy az ombudsmanhoz intézett panasz további lehetőségével.
(14) Az intézmények meghozzák az ahhoz szükséges intézkedéseket, hogy a nyilvánosságot az új hatályos rendelkezésekről tájékoztassák, és hogy alkalmazottaikat kiképezzék arra, hogyan legyenek a polgárok segítségére az e rendelet alapján történő joggyakorlás során. Annak érdekében, hogy a polgárok számára megkönnyítsék jogaik gyakorlását, az egyes intézményeknek hozzáférést kell biztosítaniuk a dokumentumok nyilvántartásához.
(15) Bár ennek a rendeletnek se nem célja, se nem következménye a dokumentumokhoz való hozzáférésre vonatkozó nemzeti joganyag módosítása, mindazonáltal egyértelmű, hogy - az intézmények és a tagállamok közötti lojális együttműködés elve alapján - a tagállamoknak ügyelniük kell arra, hogy ne akadályozzák e rendelet megfelelő alkalmazását, és tiszteletben kell tartaniuk az intézmények biztonsági szabályzatát.
(16) Ez a rendelet nem érinti a tagállamoknak, az igazságügyi hatóságoknak vagy a nyomozást végző testületeknek a már meglévő, a dokumentumokhoz való hozzáférési jogát.
(17) Az EK-Szerződés 255. cikke (3) bekezdésének megfelelően az egyes intézmények eljárási szabályzataikban különleges rendelkezéseket állapítanak meg a dokumentumaikhoz történő hozzáférés tekintetében. Ezért, ha szükséges, módosítani kell vagy hatályon kívül kell helyezni a Tanács dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 1993. december 20-i 93/731/EK tanácsi határozatot [3], a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 1994. február 8-i 94/90/ESZAK, EK, Euratom bizottsági határozatot [4], az Európai Parlament dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 1997. július 10-i 97/632/EK, ESZAK, Euratom európai parlamenti határozatot [5] és a schengeni dokumentumok titokvédelméről szóló szabályokat,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
Cél
E rendelet célja, hogy:
a) a köz- vagy magánérdek alapján olyan módon határozza meg az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság (a továbbiakban: az intézmények) dokumentumaihoz való, az EK-Szerződés 255. cikkében előírt hozzáférési jogra irányadó elveket, feltételeket és korlátozásokat, hogy a dokumentumokhoz a lehető legszélesebb körű hozzáférést biztosítsa;
b) megállapítsa az e jog lehető legegyszerűbb módon történő gyakorlását biztosító szabályokat;
c) elősegítse a dokumentumokhoz való hozzáféréssel kapcsolatos helyes igazgatási gyakorlatot.
2. cikk
Kedvezményezettek és hatály
(1) Bármely uniós polgár, valamint valamely tagállamban lakóhellyel, illetve létesítő okirat szerinti székhellyel rendelkező természetes vagy jogi személy jogosult az intézmények dokumentumaihoz hozzáférni az e rendeletben meghatározott elvek, feltételek és korlátok szerint.
(2) Ugyanezen elvek, feltételek és korlátok betartásával az intézmények dokumentumaikhoz való hozzáférést nem tagállamban lakó, illetve létesítő okirat szerinti székhellyel nem rendelkező természetes vagy jogi személyek számára is biztosíthatnak.
(3) Ez a rendelet az intézmény birtokában lévő dokumentumokra vonatkozik, amely dokumentumokat az intézmény állított ki, vagy azok hozzá érkeztek, és amelyek az Európai Unió tevékenységi területeire vonatkoznak.
(4) A 4. és a 9. cikk sérelme nélkül, a dokumentumokat a nyilvánosság számára írásbeli kérelem alapján vagy közvetlenül elektronikus formában vagy nyilvántartáson keresztül teszik hozzáférhetővé. Különösen a jogalkotási eljárás folyamán összeállított vagy megküldött dokumentumokat kell közvetlenül hozzáférhetővé tenni a 12. cikknek megfelelően.
(5) A 9. cikk (1) bekezdésében meghatározott minősített dokumentumokat e cikknek megfelelően különleges bánásmódban kell részesíteni.
(6) Ez a rendelet nem érinti az intézmények által birtokolt dokumentumokhoz való azon nyilvános hozzáférési jogokat, amelyek nemzetközi jogi okmányokból vagy az azokat végrehajtó intézmények jogi aktusaiból származhatnak.
3. cikk
Meghatározások
E rendelet alkalmazásában:
a) "dokumentum": az adathordozótól (papír, elektronikus forma vagy hang-, kép- vagy audiovizuális felvétel) függetlenül, az intézmény feladatkörébe tartozó politikára, tevékenységre és döntéshozatalra vonatkozó üggyel kapcsolatos adattartalom;
b) "harmadik fél": természetes vagy jogi személy, vagy pedig az érintett intézményen kívüli szervezet, beleértve a tagállamokat, más közösségi vagy a Közösségen kívüli intézményeket és testületeket, valamint harmadik országokat.
4. cikk
Kivételek
(1) Az intézmények megtagadják a dokumentumokhoz való hozzáférést, ha a közzététel kedvezőtlenül befolyásolná a következők védelmét:
a) a közérdek tekintetében:
- közbiztonság,
- védelmi és katonai ügyek,
- nemzetközi kapcsolatok,
- a Közösség vagy valamely tagállam pénzügyi, monetáris vagy gazdaságpolitikája;
b) a személyiség és a magánszemély becsületének védelme, különösen a személyi adatok védelmére vonatkozó közösségi joganyagnak megfelelően.
(2) Az intézmények megtagadják a dokumentumokhoz való hozzáférést, ha a közzététel hátrányosan befolyásolná a következők védelmét:
- természetes vagy jogi személy kereskedelmi érdekei, beleértve a szellemi tulajdont is,
- bírósági eljárások és jogi tanácsadás,
- ellenőrzések, vizsgálatok és könyvvizsgálatok célja,
kivéve, ha a közzétételhez nyomós közérdek fűződik.
(3) Az intézmény által belső használatra összeállított vagy az intézmény által kapott, olyan ügyre vonatkozó dokumentumhoz való hozzáférést, amellyel kapcsolatosan az intézmény még nem hozott határozatot, meg kell tagadni, ha a dokumentum közzététele az intézmény döntéshozatali eljárását súlyosan veszélyeztetné, kivéve, ha a közzétételhez nyomós közérdek fűződik.
Az érintett intézményen belüli tárgyalások és előzetes egyeztetések részét képező, belső használatra korlátozott, állásfoglalásokat tartalmazó dokumentumokhoz való hozzáférést meg kell tagadni a döntés meghozatalát követően is, amennyiben a dokumentum közzététele az intézmény döntéshozatali eljárását súlyosan veszélyeztetné, kivéve, ha a közzétételhez nyomós közérdek fűződik.
(4) A harmadik személyek dokumentumait illetően az intézmény köteles a harmadik személlyel egyeztetni annak megállapítása érdekében, hogy az (1) vagy a (2) bekezdésben felsorolt valamely kivétel alkalmazható-e, kivéve, ha egyértelmű, hogy a dokumentum közzétehető, illetve nem tehető közzé.
(5) Bármely tagállam kérheti az intézménytől, hogy előzetes beleegyezése nélkül az intézmény az illető tagállamtól származó dokumentumot ne tegye közzé.
(6) Ha a kivételek bármelyike a kért dokumentumnak csak részeit érinti, a dokumentum fennmaradó részei közzétehetők.
(7) Az (1)-(3) bekezdésben megállapított kivételek csak azon időtartam alatt érvényesek, amely alatt a védelem a dokumentum tartalma alapján indokolt. A kivételek maximum 30 éves időtartamra alkalmazhatók. A magánszférára vagy a kereskedelmi érdekekre vonatkozó kivételek hatálya alá eső dokumentumok és a minősített dokumentumok esetében a kivételek szükség esetén ezen időtartam elteltét követően is alkalmazhatók.
5. cikk
A tagállamokban található dokumentumok
Ha valamely tagállamhoz a birtokában lévő, valamely intézménytől származó dokumentum iránti kérelem érkezik, a tagállam konzultál az érintett intézménnyel olyan döntés meghozatala érdekében, amely nem veszélyezteti e rendelet céljainak megvalósítását, kivéve, ha egyértelmű, hogy a dokumentum közzétehető, illetve nem tehető közzé.
A tagállam a kérelmet átirányíthatja az intézményhez.
6. cikk
Kérelmek
(1) A dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelmeket írásban kell előterjeszteni, beleértve az elektronikus formát is, az EK-Szerződés 314. cikkében említett nyelvek valamelyikén és megfelelő pontossággal ahhoz, hogy az intézmény a dokumentumot azonosítani tudja. A kérelmező nem köteles megindokolni a kérelmet.
(2) Ha a kérelem nem elég pontos, az intézmény felkéri a kérelmezőt, hogy pontosítsa a kérelmet, és ennek során a kérelmező számára segítséget nyújt, például azzal, hogy tájékoztatja a nyilvános dokumentum-nyilvántartások használatáról.
(3) Ha a kérelem jelentős terjedelmű vagy nagyszámú dokumentumra vonatkozik, az érintett intézmény nem hivatalos úton tárgyalhat a kérelmezővel a méltányos megoldás érdekében.
(4) Az intézmények a polgároknak tájékoztatást és segítséget nyújtanak azzal kapcsolatosan, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket hogyan és hol lehet benyújtani.
7. cikk
Első kérelmek feldolgozása
(1) A dokumentumhoz való hozzáférés iránti kérelmet haladéktalanul el kell bírálni. A kérelmezőnek átvételi elismervényt kell küldeni. Az intézmény a kérelem iktatásától számított 15 munkanapon belül vagy megadja a hozzáférést a kért dokumentumhoz, és a 10. cikknek megfelelően ezen időtartamon belül biztosítja a hozzáférést, vagy írásbeli, indoklással ellátott válaszban teljesen vagy részlegesen elutasítja a kérelmet, továbbá tájékoztatja a kérelmezőt arról a jogáról, hogy e cikk (2) bekezdésének megfelelően megerősítő kérelmet nyújthat be.
(2) Teljes vagy részleges elutasítás esetén a kérelmező az intézmény válaszának átvételétől számított 15 munkanapon belül megerősítő kérelmet nyújthat be, amelyben az intézményt álláspontja felülvizsgálatára kéri.
(3) Kivételes esetekben, például amikor a kérelem jelentős terjedelmű vagy igen nagyszámú dokumentumra vonatkozik, az (1) bekezdésben előírt határidő 15 munkanappal meghosszabbítható, feltéve, hogy a kérelmezőt erről előzetesen értesítették, mely értesítés részletes indoklást tartalmaz.
(4) Amennyiben az intézmény nem válaszol az előírt határidőn belül, a kérelmező megerősítő kérelem benyújtására jogosult.
8. cikk
Megerősítő kérelmek feldolgozása
(1) A megerősítő kérelmet haladéktalanul el kell bírálni. Az intézmény az ilyen kérelem iktatásától számított 15 munkanapon belül vagy megadja a hozzáférést a kért dokumentumhoz, és a 10. cikknek megfelelően ezen időtartamon belül biztosítja a hozzáférést, vagy írásbeli, indoklással ellátott válaszban teljesen vagy részlegesen elutasítja a kérelmet. Teljes vagy részleges elutasítás esetében az intézmény tájékoztatja a kérelmezőt a rendelkezésre álló jogorvoslatokról, nevezetesen arról, hogy bírósági eljárást indíthat az intézménnyel szemben, illetve panasszal fordulhat az ombudsmanhoz az EK-Szerződés 230. cikkében, illetve 195. cikkében megállapított feltételek szerint.
(2) Kivételes esetekben, például amikor a kérelem jelentős terjedelmű vagy igen nagyszámú dokumentumra vonatkozik, az (1) bekezdésben előírt határidő 15 munkanappal meghosszabbítható, feltéve, hogy a kérelmezőt erről előzetesen értesítették, mely értesítés részletes indoklást tartalmaz.
(3) Elutasító válasznak minősül, ha az intézmény nem válaszol az előírt határidőn belül, amely arra jogosítja a kérelmezőt, hogy bírósági eljárást indítson az intézménnyel szemben, illetve panasszal forduljon az ombudsmanhoz az EK-Szerződés vonatkozó rendelkezései alapján.
9. cikk
Minősített dokumentumok kezelése
(1) A minősített dokumentumok az intézményektől vagy az általuk létesített ügynökségektől, tagállamoktól, harmadik országoktól vagy nemzetközi szervezetektől származó, az érintett intézmény szabályainak megfelelően "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" vagy "CONFIDENTIEL" minősítésű dokumentumok, amelyek védelme az Európai Unió, illetve annak egy vagy több tagállama alapvető érdeke a 4. cikk (1) bekezdése a) pontjának hatálya alá tartozó területeken, nevezetesen közbiztonsági, védelmi és katonai ügyekben.
(2) A 7. és 8. cikkben megállapított eljárások alapján a minősített dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmekkel csak azok a személyek foglalkozhatnak, akik jogosultak betekinteni ezekbe a dokumentumokba. Ezek a személyek, a 11. cikk (2) bekezdésének sérelme nélkül, azt is értékelik, hogy a minősített dokumentumokra milyen hivatkozások tehetők a nyilvános nyilvántartásban.
(3) A minősített dokumentumok csak a kibocsátó hozzájárulásával vehetők fel a nyilvántartásba, illetőleg adhatók ki.
(4) A minősített dokumentumhoz való hozzáférés megtagadása mellett döntő intézmény olyan módon indokolja meg határozatát, hogy ne sértse a 4. cikk alapján védelemben részesített érdekeket.
(5) A tagállamok megfelelő intézkedéseket hoznak annak biztosítása érdekében, hogy a minősített dokumentumokra irányuló kérelmek elbírálása során tiszteletben tartsák az e cikkben, valamint a 4. cikkben foglalt elveket.
(6) Az intézmények a minősített dokumentumokra vonatkozó szabályaikat nyilvánosságra hozzák.
(7) A Bizottság és a Tanács az intézmények között elfogadott megállapodásoknak megfelelően tájékoztatja az Európai Parlamentet a minősített dokumentumok tekintetében.
10. cikk
Hozzáférés a kérelem alapján
(1) A kérelmező helyszíni tanulmányozás vagy másolat átvétele útján férhet hozzá a dokumentumhoz, beleértve adott esetben az elektronikus másolatot is, ahogyan az a kérelmező igényeinek jobban megfelel. A másolatok elkészítésének és elküldésének költsége a kérelmezőre áthárítható. Ez a díj nem haladhatja meg a másolatok elkészítésének és elküldésének tényleges költségét. Ingyenes a helyszíni tanulmányozás, a 20 db A4-es méretű oldalnál kevesebb másolat és a közvetlen hozzáférés elektronikus formában vagy a nyilvántartáson keresztül.
(2) Ha a dokumentumot az érintett intézmény már közzétette, és az a kérelmező számára könnyen hozzáférhető, az intézmény a dokumentumokhoz való hozzáférés biztosításának kötelezettségét úgy is teljesítheti, hogy tájékoztatja a kérelmezőt a kért dokumentumhoz való hozzájutás módjáról.
(3) A dokumentumokat a meglévő változatban és formában kell közzétenni (beleértve az elektronikus vagy az olyan alternatív formákat is, mint például a Braille-írás, nagybetűvel való szedés vagy hangszalag), a kérelmező igényeinek teljes mértékű figyelembevételével.
11. cikk
Nyilvántartások
(1) Az e rendelet alapján a polgárokat megillető jogok megvalósulása érdekében minden intézmény nyilvános hozzáférést biztosít a dokumentumok nyilvántartásához. A nyilvántartáshoz való hozzáférést elektronikus formában kell biztosítani. A dokumentumokra való hivatkozásokat haladéktalanul fel kell venni a nyilvántartásba.
(2) Az egyes dokumentumokra nézve a nyilvántartás tartalmaz hivatkozási számot (beleértve adott esetben az intézményközi hivatkozást is), a dokumentum tárgyát és/vagy a dokumentum tartalmának rövid leírását, valamint a dokumentum kézhezvételének, összeállításának vagy nyilvántartásba vételének időpontját. A hivatkozás oly módon történik, hogy az ne sértse a 4. cikkben szereplő érdekek védelmét.
(3) Az intézmények haladéktalanul meghozzák a nyilvántartás létrehozásához szükséges intézkedéseket; a nyilvántartás működése megkezdésének legkésőbbi időpontja 2002. június 3.
12. cikk
Közvetlen hozzáférés elektronikus formában vagy nyilvántartáson keresztül
(1) Az intézmények, amennyiben lehetséges, a dokumentumokat a nyilvánosság számára elektronikus formában vagy nyilvántartáson keresztül, az érintett intézmény szabályainak megfelelően, közvetlenül hozzáférhetővé teszik.
(2) A 4. és 9. cikk figyelembevételével különösen a jogalkotási dokumentumokat, vagyis a tagállamokban vagy azok számára törvényileg kötelező jogi aktusok elfogadására irányuló eljárások folyamán összeállított vagy megküldött dokumentumokat kell közvetlenül hozzáférhetővé tenni.
(3) Ha lehetséges, más dokumentumokat, nevezetesen a politika vagy stratégia fejlesztésére vonatkozó dokumentumokat is közvetlenül hozzáférhetővé kell tenni.
(4) Ha a nyilvántartáson keresztül nem biztosítanak közvetlen hozzáférést, a nyilvántartásban, amennyiben az lehetséges, fel kell tüntetni, hogy a dokumentum hol található.
13. cikk
A dokumentumok közzététele a Hivatalos Lapban
(1) Az EK-Szerződés 254. cikkének (1) és (2) bekezdésében és az Euratom-Szerződés 163. cikkének első bekezdésében említett jogi aktusok mellett, figyelembe véve e rendelet 4. és 9. cikkét, a következő dokumentumokat kell közzétenni a Hivatalos Lapban:
a) bizottsági javaslatok;
b) a Tanács által az EK-Szerződés 251. és 252. cikkében említett eljárásoknak megfelelően elfogadott közös álláspontok és e közös álláspontok alapjául szolgáló okok, valamint az Európai Parlament álláspontja ezekben az eljárásokban;
c) az EU-Szerződés 34. cikkének (2) bekezdésében említett kerethatározatok és határozatok;
d) a Tanács által az EU-Szerződés 34. cikke (2) bekezdésének megfelelően létrehozott egyezmények;
e) a tagállamok között az EK-Szerződés 293. cikke alapján aláírt egyezmények;
f) a Közösség által vagy az EU-Szerződés 24. cikkének megfelelően megkötött nemzetközi megállapodások.
(2) Amennyiben lehetséges, a következő dokumentumokat kell közzétenni a Hivatalos Lapban:
a) valamely tagállam által a Tanácshoz benyújtott kezdeményezés az EK-Szerződés 67. cikkének (1) bekezdése alapján vagy az EU-Szerződés 34. cikkének (2) bekezdése alapján;
b) az EU-Szerződés 34. cikkének (2) bekezdésében említett közös álláspontok;
c) az EK-Szerződés 254. cikkének (1) és (2) bekezdésében említett irányelveken kívüli irányelvek, az EK-Szerződés 254. cikkének (1) bekezdésében említett határozatokon kívüli határozatok, ajánlások és vélemények.
(3) Az egyes intézmények saját eljárási szabályzatukban megállapíthatják, mely további dokumentumokat teszik közzé a Hivatalos Lapban.
14. cikk
Tájékoztatás
(1) Az egyes intézmények meghozzák a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy a nyilvánosságot tájékoztassák az e rendelet alapján őket megillető jogokról.
(2) A tagállamok együttműködnek az intézményekkel a polgárok tájékoztatása során.
15. cikk
Ügyviteli gyakorlat az intézményekben
(1) Az intézmények megfelelő ügyviteli gyakorlatot dolgoznak ki annak érdekében, hogy elősegítsék az e rendelet által biztosított hozzáférési jog gyakorlását.
(2) Az intézmények intézményközi bizottságot állítanak fel az eljárásmódok tanulmányozása, a lehetséges konfliktusok feloldása és a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáféréssel kapcsolatos jövőbeni fejlesztések megvitatása érdekében.
16. cikk
Másolat készítése a dokumentumokról
Ez a rendelet nem érinti a szerzői jogra vonatkozó azon hatályban lévő szabályokat, amelyek korlátozhatják harmadik személy másolatkészítési vagy hasznosítási jogát a közzétett dokumentumok vonatkozásában.
17. cikk
Jelentések
(1) Az intézmények évente jelentést tesznek közzé az előző évre vonatkozóan, azon esetek számának megjelölésével, amikor az intézmény a dokumentumokhoz való hozzáférést megtagadta, a megtagadás indokainak és a nyilvántartásba be nem jegyzett minősített dokumentumok számának megadásával.
(2) A Bizottság legkésőbb 2004. január 31-ig jelentést tesz közzé e rendelet elveinek végrehajtásáról, továbbá ajánlásokat, megfelelő esetben javaslatokat tesz e rendelet módosítására, valamint az intézmények intézkedéseire vonatkozó cselekvési programjára nézve.
18. cikk
Végrehajtási intézkedések
(1) Az intézmények saját eljárási szabályzatukat e rendelet előírásainak megfelelően alakítják ki. A szabályzatok 2001. december 3-án lépnek hatályba.
(2) A Bizottság e rendelet hatálybalépésétől számított hat hónapon belül megvizsgálja, hogy az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, 1983. február 1-jei 354/83/EGK, Euratom tanácsi rendelet [6] megfelel-e e rendeletnek annak érdekében, hogy a dokumentumok megőrzése és archiválása a lehető legteljesebb mértékben biztosítható legyen.
(3) A Bizottság e rendelet hatálybalépésétől számított hat hónapon belül megvizsgálja, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférésre vonatkozó meglévő szabályok megfelelnek-e ennek a rendeletnek.
19. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő harmadik napon lép hatályba.
Ezt a rendeletet 2001. december 3-tól kell alkalmazni.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2001. május 30-án.