EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EF) Nr. 1073/1999
af 25. maj 1999
om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)
EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 280,
under henvisning til forslag fra Kommissionen(1),
under henvisning til udtalelse fra Revisionsretten(2),
i henhold til fremgangsmåden i traktatens artikel 251(3), og
ud fra følgende betragtninger:
(1) Institutionerne og medlemsstaterne tillægger beskyttelsen af Fællesskabernes finansielle interesser og bekæmpelsen af svig og enhver anden ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabernes finansielle interesser, stor betydning; Kommissionens ansvar i så henseende er snævert forbundet med dens gennemførelse af budgettet i henhold til traktatens artikel 274; vigtigheden af denne indsats bekræftes af traktatens artikel 280;
(2) beskyttelsen af Fællesskabernes finansielle interesser vedrører ikke blot forvaltningen af budgetbevillinger, men også enhver foranstaltning, der berører eller er i stand til at påvirke Fællesskabernes formue;
(3) det er nødvendigt at anvende alle de midler, der er til rådighed, for at nå disse mål, bl.a. i forbindelse med de undersøgelser, som skal udføres på fællesskabsplan, samtidig med at den nuværende ansvarsfordeling og ligevægt mellem medlemsstaterne og Fællesskaberne bevares;
(4) for at styrke midlerne til bekæmpelse af svig har Kommissionen under overholdelse af princippet om den enkelte institutions interne organisatoriske autonomi ved afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom(4), under Kommissionen oprettet Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (i det følgende benævnt "kontoret"), som er en tjeneste, der har til opgave at foretage administrative undersøgelser af svig; kontoret er tildelt fuldstændig uafhængighed i forbindelse med sin undersøgelsesfunktion;
(5) det ansvar, som tillægges kontoret, sådan som det er oprettet af Kommissionen, vedrører foruden beskyttelse af de finansielle interesser samtlige aktiviteter til sikring af Fællesskabernes interesser mod uregelmæssig adfærd, der kan have administrative eller strafferetlige konsekvenser;
(6) det er nødvendigt, at kontoret sikrer et samarbejde mellem medlemsstaterne og Kommissionen med henblik på beskyttelse af Fællesskabernes finansielle interesser, som fremgår af traktatens artikel 280;
(7) da det er nødvendigt at styrke bekæmpelsen af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabernes finansielle interesser, bør kontoret kunne foretage interne undersøgelser i alle de institutioner, organer, kontorer og agenturer, som er oprettet ved eller på grundlag af EF-traktaten og Euratom-traktaten (i det følgende benævnt "institutioner, organer, kontorer og agenturer");
(8) i henhold til afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom udøver kontoret med henblik på undersøgelsesfunktionen de beføjelser, det er tillagt i kraft af fællesskabslovgivningen, inden for de grænser og på de betingelser, som er fastsat i denne lovgivning;
(9) det bør pålægges kontoret at udøve de beføjelser, der er tillagt Kommissionen ved Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder(5); kontoret bør desuden kunne udøve de øvrige beføjelser, der er tillagt Kommissionen med henblik på kontrol og inspektion på stedet i medlemsstaterne, bl.a. i overensstemmelse med artikel 9 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95 af 18. december 1995 om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser(6), med henblik på at opdage uregelmæssigheder;
(10) disse undersøgelser bør gennemføres i overensstemmelse med traktaten og især protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, under overholdelse af vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte, og under fuld respekt for menneskerettighederne og de grundlæggende frihedsrettigheder, specielt for rimelighedsprincippet, den berørte persons ret til at udtale sig om de forhold, der vedrører ham, og for princippet om, at kun forhold, som har beviskraft, kan danne grundlag for en undersøgelse; institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne bør fastlægge betingelserne og de særlige vilkår for gennemførelsen af disse interne undersøgelser; følgelig bør vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i nævnte Fællesskaber (i det følgende benævnt "vedtægten") ændres for heri at fastslå, hvilke rettigheder og pligter tjenestemændene og de øvrige ansatte har i forbindelse med interne undersøgelser;
(11) de interne undersøgelser kan kun gennemføres, hvis kontoret sikres adgang til alle institutionernes, organernes, kontorernes og agenturernes lokaler og til alle oplysninger og dokumenter, som måtte være i deres besiddelse;
(12) for at sikre kontorets uafhængighed i forbindelse med udførelsen af de opgaver, det pålægges ved nærværende forordning, bør dettes direktør have beføjelse til at indlede en undersøgelse på eget initiativ;
(13) det påhviler de kompetente nationale myndigheder, eller i givet fald institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne, på grundlag af en rapport udarbejdet af kontoret at beslutte, hvorledes de afsluttede undersøgelser skal følges op; det vil dog være hensigtsmæssigt at pålægge kontorets direktør en forpligtelse til at sende oplysninger, som kontoret måtte have indsamlet under interne undersøgelser om forhold, der måtte kræve en strafforfølgning, direkte til den berørte medlemsstats retslige myndigheder;
(14) det er nødvendigt at fastsætte betingelserne for, hvordan kontorets ansatte skal udføre deres opgaver, og betingelserne for direktørens udøvelse af sit ansvar for kontorets ansattes gennemførelse af undersøgelserne;
(15) for at sikre et godt samarbejde mellem kontoret, medlemsstaterne og de berørte institutioner, organer, kontorer og agenturer er det nødvendigt at lette udvekslingen af oplysninger under overholdelse af fortroligheden af oplysninger, som er omfattet af tavshedspligt, idet det sikres, at de nyder den beskyttelse, der gives oplysninger af denne art;
(16) for at sikre, at der tages hensyn til resultaterne af de undersøgelser, som foretages af kontorets ansatte, og for at sikre den nødvendige opfølgning, er det vigtigt at fastsætte, at rapporterne kan udgøre gyldige bevismidler i administrative eller retslige procedurer; de bør med henblik herpå udarbejdes under hensyntagen til betingelserne for udarbejdelse af de nationale administrative rapporter;
(17) kontoret skal være uafhængigt ved udførelsen af sine opgaver; for at styrke denne uafhængighed er kontoret underlagt regelmæssig kontrol af sin undersøgelsesfunktion gennem et overvågningsudvalg, bestående af uafhængige eksterne personer, som er særligt kvalificerede på kontorets kompetenceområde; dette udvalg skal ligeledes bistå kontorets direktør med at løse dennes opgaver;
(18) de administrative undersøgelser bør foretages under ledelse af kontorets direktør, helt uafhængigt af institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne og af Overvågningsudvalget;
(19) det påhviler kontorets direktør at sørge for beskyttelse af personoplysninger og overholdelsen af fortroligheden af de oplysninger, som indhentes i forbindelse med undersøgelserne; tjenestemændene og de øvrige ansatte i Fællesskaberne må desuden sikres retlig beskyttelse svarende til den, der er fastsat i artikel 90 og 91 i vedtægten;
(20) kontorets aktiviteter bør evalueres ved udløbet af en treårig periode;
(21) denne forordning indskrænker ikke medlemsstaternes beføjelser til og ansvar for at træffe foranstaltninger til at bekæmpe svig, der skader Fællesskabernes finansielle interesser; overdragelsen af opgaven med at foretage eksterne administrative undersøgelser til et uafhængigt kontor er fuldt ud i overensstemmelse med subsidiaritetsprincippet, som fastsat i traktatens artikel 5; et sådant kontors virke vil gøre bekæmpelsen af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabernes finansielle interesser, mere effektiv, og den er dermed også i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
Artikel 1
Formål og opgaver
1. Med henblik på at styrke bekæmpelsen af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet, der skader Det Europæiske Fællesskabs finansielle interesser, udøver Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig, oprettet ved Kommissionens beslutning 352/1999 EF, EKSF, Euratom (i det følgende benævnt "kontoret"), de undersøgelsesbeføjelser, der er tillagt Kommissionen ved fællesskabslovgivningen og de gældende aftaler på området.
2. Kontoret formidler Kommissionens bistand til medlemsstaterne med henblik på at tilrettelægge et snævert, løbende samarbejde mellem deres kompetente myndigheder for at samordne indsatsen for at beskytte Det Europæiske Fællesskabs finansielle interesser mod svig. Kontoret bidrager til udformning og udvikling af metoder til bekæmpelse af svig og enhver anden ulovlig aktivitet, der skader Det Europæiske Fællesskabs finansielle interesser.
3. Inden for de forskellige institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er oprettet ved eller på grundlag af traktaterne (i det følgende benævnt "institutioner, organer, kontorer og agenturer"), foretager kontoret administrative undersøgelser, der har til formål:
- at bekæmpe svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet, der skader Det Europæiske Fællesskabs interesser
- at undersøge alvorlige tilfælde i forbindelse med udøvelse af arbejdet, der kan indebære manglende opfyldelse af tjenestemænds eller de øvrige ansattes forpligtelser, der kan medføre en disciplinærsag eller i givet fald en straffesag, eller manglende opfyldelse af lignende forpligtelser hos medlemmerne af institutioner og organer, ledere af kontorer og agenturerne og de ansatte i institutioner, organer, kontorer og agenturer, der ikke er omfattet af vedtægten.
Artikel 2
Administrative undersøgelser
I nærværende forordning forstås ved "administrative undersøgelser" (i det følgende benævnt "undersøgelser") alle former for kontrol, inspektion og andre foranstaltninger, som gennemføres af kontorets ansatte i forbindelse med varetagelsen af deres opgaver i overensstemmelse med artikel 3 og 4 med henblik på at opfylde de formål, der er fastlagt i artikel 1, og i givet fald fastslå de kontrollerede aktiviteters uregelmæssige karakter. Disse undersøgelser berører ikke medlemsstaternes kompetence på det strafferetlige område.
Artikel 3
Eksterne undersøgelser
Kontoret udøver den beføjelse, der er tillagt Kommissionen ved forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96, til at foretage kontrol og inspektion på stedet i medlemsstaterne og i tredjelande i overensstemmelse med de gældende samarbejdsaftaler.
Som led i sin undersøgelsesfunktion foretager kontoret i medlemsstaterne og i tredjelande i overensstemmelse med de gældende samarbejdsaftaler kontrol og inspektion i henhold til artikel 9, stk. 1, i forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95 og til sektorbestemmelserne i artikel 9, stk. 2, i samme forordning.
Artikel 4
Interne undersøgelser
1. På de områder, der er omhandlet i artikel 1, foretager kontoret administrative undersøgelser (i det følgende benævnt "interne undersøgelser"), inden for institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne.
De interne undersøgelser foretages under overholdelse af bestemmelserne i traktaterne, særlig protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, under overholdelse af vedtægten og på de betingelser og særlige vilkår, der er fastsat i nærværende forordning og i beslutninger, som hver enkel institution, organ, kontor og agentur vedtager. Institutionerne konsulterer hinanden om den ordning, der skal fastsættes ved en sådan beslutning.
2. Forudsat at de i stk. 1 nævnte bestemmelser er opfyldt, gælder følgende:
- Kontoret skal uden varsel og omgående have adgang til alle oplysninger, som institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne er i besiddelse af, og til disses lokaler. Kontoret skal have beføjelse til at kontrollere institutionernes, organernes, kontorernes og agenturernes regnskaber. Kontoret skal kunne tage kopi og få udskrifter af alle dokumenter og af indholdet af enhver databærer, som institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne er i besiddelse af, og om fornødent sikre sig disse dokumenter eller oplysninger for at undgå enhver risiko for deres forsvinden.
- Kontoret kan anmode om, at medlemmerne af institutionerne og organerne, lederne af kontorerne og agenturerne og de ansatte i institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne afgiver mundtlige oplysninger.
3. På de betingelser og særlige vilkår, der er fastsat i forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96, kan kontoret foretage kontrol på stedet hos berørte erhvervsvirksomheder for at få adgang til de oplysninger om eventuelle uregelmæssigheder, som disse virksomheder måtte være i besiddelse af.
Kontoret kan i øvrigt anmode enhver berørt person om de oplysninger, som det finder nyttige for sine undersøgelser.
4. Institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne underrettes, når kontorets ansatte foretager en undersøgelse af deres lokaler, og når de får adgang til dokumenter eller anmoder om oplysninger, som disse institutioner, organer, kontorer og agenturer er i besiddelse af.
5. Hvis undersøgelserne viser, at der er mulighed for, at et medlem, en leder, en tjenestemand eller anden ansat er personligt involveret, underrettes den institution eller det organ eller det kontor eller agentur, som vedkommende tilhører.
I de tilfælde, hvor undersøgelsen kræver absolut fortrolighed eller anvendelse af undersøgelsesmidler, som henhører under en national retslig myndigheds beføjelse, kan denne underretning udsættes.
6. Uanset bestemmelserne i traktaterne, særlig protokollen vedrørende De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter og bestemmelserne i vedtægten, omfatter den beslutning, som de enkelte institutioner, organer, kontorer og agenturer træffer, jf. stk. 1, især regler om:
a) den forpligtelse, som medlemmerne af og tjenestemændene og de øvrige ansatte i institutionerne og organerne og lederne af og tjenestemændene og de øvrige ansatte i kontorerne og agenturerne har til at samarbejde med og afgive oplysninger til kontorets ansatte
b) de procedurer, som kontorets ansatte skal følge ved gennemførelsen af de interne undersøgelser, og sikringen af rettighederne for de personer, der er berørt af en intern undersøgelse.
Artikel 5
Indledning af undersøgelser
De eksterne undersøgelser indledes på grundlag af en beslutning truffet af kontorets direktør, som handler på eget initiativ eller som følge af en anmodning fra en berørt medlemsstat.
De interne undersøgelser indledes på grundlag af en beslutning truffet af kontorets direktør, som handler på eget initiativ eller på grundlag af en anmodning fra den institution, det organ eller det kontor eller agentur, hvor undersøgelsen skal gennemføres.
Artikel 6
Gennemførelse af undersøgelserne
1. Kontorets direktør leder gennemførelsen af undersøgelserne.
2. Kontorets ansatte udfører deres opgaver mod forevisning af en skriftlig bemyndigelse, hvori deres identitet og beføjelser er angivet.
3. De af kontorets ansatte, der er udpeget til at foretage en undersøgelse, skal i forbindelse med hver kontrol være i besiddelse af en skriftlig fuldmagt, som er udstedt af direktøren og indeholder oplysninger om genstanden for undersøgelsen.
4. Kontorets ansatte optræder under kontrol og inspektion på stedet på en måde, der er i overensstemmelse med de regler og sædvaner, der gælder for tjenestemænd i den pågældende medlemsstat, med vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber, samt med de beslutninger, der er omhandlet i artikel 4, stk. 1, andet afsnit.
5. Undersøgelserne gennemføres uopholdeligt i en periode, som skal stå i et rimeligt forhold til sagens omstændigheder og kompleksitet.
6. Medlemsstaterne sørger for, at deres kompetente myndigheder i overensstemmelse med de nationale bestemmelser yder den bistand til kontorets ansatte, der er nødvendig for at de kan udføre deres opgaver. Institutionerne og organerne sørger for, at deres medlemmer og ansatte yder den bistand til kontorets ansatte, der er nødvendig for at de kan udføre deres opgaver. Tilsvarende gælder for kontorernes og agenturernes ledere og ansatte.
Artikel 7
Forpligtelse til at underrette kontoret
1. Institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne meddeler omgående kontoret alle oplysninger om eventuelle tilfælde af svig eller bestikkelse eller enhver anden ulovlig aktivitet.
2. Institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne og medlemsstaterne i det omfang, national ret tillader det, fremsender på anmodning af kontoret eller på eget initiativ alle de dokumenter og oplysninger, som de er i besiddelse af, om en igangværende intern undersøgelse.
Medlemsstaterne fremsender dokumenter og oplysninger om eksterne undersøgelser i overensstemmelse med bestemmelserne herfor.
3. Institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne, og medlemsstaterne i det omfang, national ret tillader det, fremsender desuden til kontoret alle andre dokumenter og oplysninger, der anses for at være relevante, og som de er i besiddelse af, om bekæmpelse af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet, som skader Fællesskabernes finansielle interesser.
Artikel 8
Tavshedspligt og beskyttelse af oplysninger
1. Alle oplysninger, der indhentes i forbindelse med eksterne undersøgelser, uanset i hvilken form det måtte være, er beskyttet af reglerne for disse undersøgelser.
2. De oplysninger, der meddeles eller indhentes i forbindelse med interne undersøgelser, uanset i hvilken form det måtte være, er omfattet af tavshedspligt og beskyttet i henhold til de bestemmelser, der gælder for De Europæiske Fællesskabers institutioner.
Oplysningerne må ikke meddeles til andre end dem, der i De Europæiske Fællesskabers institutioner eller i medlemsstaterne i kraft af deres hverv skal have kendskab til dem, eller anvendes til andre formål end til bekæmpelse af svig, bestikkelse og enhver anden ulovlig aktivitet.
3. Direktøren påser, at kontorets anstatte og alle andre personer, der handler under hans myndighed, overholder fællesskabsbestemmelserne og de nationale bestemmelser om beskyttelse af personoplysninger, navnlig bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger(7).
4. Kontorets direktør og medlemmerne af Overvågningsudvalget, der er omhandlet i artikel 11, påser, at bestemmelserne i denne artikel og traktatens artikel 286 og 287 anvendes.
Artikel 9
Undersøgelsesrapport og opfølgning af undersøgelserne
1. Ved afslutningen af en undersøgelse, som foretages af kontoret, udarbejder det under direktørens myndighed en afsluttende rapport, som bl.a. indeholder oplysninger om de konstaterede forhold, i givet fald det økonomiske tab og konklusionerne af undersøgelsen, herunder henstillinger fra kontorets direktør om, hvorledes undersøgelsen bør følges op.
2. Disse rapporter udarbejdes under hensyntagen til de procedurekrav, der er fastsat i den pågældende medlemsstats lovgivning. De således udarbejdede rapporter kan på lige fod med og på samme vilkår som de administrative rapporter, de nationale administrative inspektører udarbejder, udgøre gyldige bevismidler i administrative eller retslige procedurer i den medlemsstat, hvor dette måtte være påkrævet. De bedømmes efter samme regler som dem, der gælder for de administrative rapporter, som de nationale administrative inspektører udarbejder, og har samme værdi som disse.
3. Den rapport, der udarbejdes efter en ekstern undersøgelse, og alle relevante dokumenter vedrørende undersøgelsen sendes til de pågældende medlemsstaters kompetente myndigheder i overensstemmelse med reglerne for eksterne undersøgelser.
4. Den rapport, der udarbejdes efter en intern undersøgelse, og alle relevante dokumenter vedrørende undersøgelsen sendes til den pågældende institution, det pågældende organ eller det pågældende kontor eller agentur. Institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne følger de interne undersøgelser op, især med de disciplinære eller retslige skridt, som resultaterne måtte kræve, og underretter kontorets direktør, inden for en af denne i rapportens konklusioner anført frist, om, hvordan undersøgelserne er fulgt op.
Artikel 10
Kontorets fremsendelse af oplysninger
1. Med forbehold af artikel 8, 9 og 11 og bestemmelserne i forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 kan kontoret når som helst fremsende oplysninger, som det har indhentet under eksterne undersøgelser, til de berørte medlemsstaters kompetente myndigheder.
2. Med forbehold af artikel 8, 9 og 11 fremsender kontorets direktør til de retslige myndigheder i den berørte medlemsstat de oplysninger, som kontoret har indsamlet i forbindelse med interne undersøgelser, om forhold, der kan føre til strafferetlig forfølgning. Hvis ikke det er til skade for undersøgelsen, underretter han samtidig den berørte medlemsstat.
3. Med forbehold af artikel 8 og 9 kan kontoret når som helst fremsende oplysninger, som det har indhentet under interne undersøgelser, til den berørte institution, organ, kontor eller agentur.
Artikel 11
Overvågningsudvalget
1. Overvågningsudvalget styrker kontorets uafhængighed ved hjælp af regelmæssig kontrol af udøvelsen af undersøgelsesfunktionen.
Overvågningsudvalget afgiver på anmodning af direktøren eller på eget initiativ udtalelser til direktøren om kontorets virksomhed, uden dog at gribe ind i de igangværende undersøgelsers forløb.
2. Udvalget består af fem uafhængige eksterne personer, som i deres respektive hjemlande opfylder betingelserne for at indtage høje embeder inden for de områder, der vedrører kontorets virksomhed. De udnævnes af Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen efter fælles overenskomst.
3. Medlemmernes mandatperiode er på tre år. Genudnævnelse kan finde sted én gang.
4. Ved mandatets udløb fortsætter medlemmerne med at udføre deres opgaver, indtil deres mandat fornys, eller der er udnævnt en efterfølger.
5. Ved udøvelsen af deres hverv hverken søger eller modtager medlemmerne instrukser fra nogen regering eller nogen institution, noget organ eller noget kontor eller agentur.
6. Overvågningsudvalget udpeger selv sin formand. Det fastsætter selv sin forretningsorden. Det afholder mindst ti møder om året. Det træffer sine beslutninger med et flertal af medlemmerne. Dets sekretariatsopgaver varetages af kontoret.
7. Direktøren sender hvert år overvågningsudvalget programmet for kontorets aktiviteter, jf. artikel 1. Direktøren underretter regelmæssigt udvalget om kontorets aktiviteter, dets undersøgelser, resultaterne af undersøgelserne og om, hvordan disse er fulgt op. Hvis en undersøgelse har varet mere end ni måneder, underretter direktøren Overvågningsudvalget om grundene til, at det endnu ikke har været muligt at afslutte undersøgelsen, og om, hvilken frist der må forudses at være nødvendig, inden den kan afsluttes. Direktøren underretter udvalget om de tilfælde, hvor den pågældende institution, organ, kontor eller agentur ikke har fulgt hans henstillinger op. Direktøren underretter udvalget om de tilfælde, hvor det er nødvendigt at fremsende oplysninger til en medlemsstats retslige myndigheder.
8. Overvågningsudvalget afgiver mindst en aktivitetsrapport pr. år, som det sender til institutionerne. Udvalget kan forelægge rapporter om resultaterne og opfølgningen af de undersøgelser, som kontoret foretager, for Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten.
Artikel 12
Direktøren
1. Kontoret ledes af en direktør, der udpeges af Kommissionen for en femårig periode, som kan forlænges én gang.
2. Med henblik på udpegelsen udarbejder Kommissionen en liste over kandidater med de fornødne kvalifikationer efter indkaldelse af ansøgninger, der i givet fald offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende, og efter positiv udtalelse fra Overvågningsudvalget. Efter samråd med Europa-Parlamentet og Rådet udpeger Kommissionen direktøren.
3. Direktøren hverken søger eller modtager instrukser fra nogen regering eller nogen institution, noget organ eller noget kontor eller agentur ved udførelsen af sine opgaver i forbindelse med indledning og gennemførelse af eksterne og interne undersøgelser og i forbindelse med udarbejdelsen af rapporter over undersøgelserne. Hvis direktøren mener, at en foranstaltning truffet af Kommissionen vedrører hans uafhængighed, kan han anlægge en sag mod sin institution ved Domstolen.
Direktøren aflægger regelmæssigt rapport til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten om resultaterne af kontorets undersøgelser under overholdelse af undersøgelsernes fortrolighed, de berørte personers legitime rettigheder og i givet fald de nationale bestemmelser vedrørende retslige procedurer.
Disse institutioner sikrer overholdelsen af fortroligheden i de undersøgelser, der foretages af kontoret, de berørte personers legitime rettigheder og, såfremt der forekommer retslige procedurer, alle nationale bestemmelser vedrørende sådanne procedurer.
4. Kommissionen hører Overvågningsudvalget, inden den træffer beslutning om en disciplinærsag mod direktøren. Foranstaltninger vedrørende disciplinære sanktioner over for direktøren skal træffes i form af begrundede afgørelser, som sendes til Europa-Parlamentet og Rådet til orientering.
Artikel 13
Finansiering
Bevillingerne til kontoret, hvis samlede beløb opføres under en særlig budgetpost inden for del A i den sektion af Unionens almindelige budget, som vedrører Kommissionen, er detaljeret omhandlet i et bilag til den nævnte del.
De stillinger, der er tildelt kontoret, er anført i et bilag til oversigten over Kommissionens personale.
Artikel 14
Prøvelse af lovligheden
I afventning af en ændring af vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i disse Fællesskaber kan enhver tjenestemand eller anden ansat i De Europæiske Fællesskaber på betingelserne i artikel 90, stk. 2, i vedtægten over for kontorets direktør indbringe en klage over en akt, der indeholder et klagepunkt imod ham, og som kontoret har udstedt i forbindelse med en intern undersøgelse. Artikel 91 i vedtægten finder anvendelse på de beslutninger, der træffes i forbindelse med sådanne klager.
Ovennævnte bestemmelser finder tilsvarende anvendelse på tjenestemænd og ansatte i institutioner, organer, kontorer og agenturer, der ikke er omfattet af vedtægten.
Artikel 15
Evalueringsrapport
I løbet af tredje år efter denne forordnings ikrafttræden sender Kommissionen Europa-Parlamentet og Rådet en evalueringsrapport om kontorets aktiviteter, vedlagt Overvågningsudvalgets udtalelse sammen med eventuelle forslag til ændring eller udvidelse af kontorets opgaver.
Artikel 16
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft den 1. juni 1999.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 25. maj 1999.
Az Európai Parlament és a Tanács 1073/1999/EK rendelete
(1999. május 25.)
az Európai Csaláselleni Hivatal (OLAF) által lefolytatott vizsgálatokról
AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 280. cikkére,
tekintettel a Bizottság javaslatára [1],
tekintettel a Számvevőszék véleményére [2],
a Szerződés 251. cikkében megállapított eljárásnak megfelelően [3],
(1) mivel az intézmények és a tagállamok nagy fontosságot tulajdonítanak a Közösségek pénzügyi érdekei védelmének és a csalások, valamint a Közösségek pénzügyi érdekeit sértő bármely más jogellenes tevékenység elleni küzdelemnek; mivel a Bizottság feladata e vonatkozásban szorosan kötődik a Szerződés 274. cikkének rendelkezései szerint a pénzügyi terv végrehajtásával kapcsolatos feladatokhoz; mivel az e célból végrehajtandó tevékenységek fontosságát az EK-Szerződés 280. cikke megerősíti;
(2) mivel a Közösségek pénzügyi érdekei nemcsak a költségvetési előirányzatok elosztásának a kezelésére terjednek ki, hanem minden olyan intézkedésre is, amely befolyásolja vagy befolyásolhatja a költségvetés eszközállományát;
(3) mivel e célkitűzés eléréséhez minden rendelkezésre álló eszközt teljes körűen igénybe kell venni, különösen a Közösségre háruló vizsgálati feladatok vonatkozásában, ugyanakkor a nemzeti és a közösségi szintű feladatok közötti jelenlegi megosztást és egyensúlyt fenn kell tartani;
(4) mivel a csalások elleni küzdelemhez rendelkezésre álló eszközök megerősítése céljából az egyes intézmények belső szervezeti autonómiájának tiszteletben tartása mellett a Bizottság a saját szervezeti egységei között az 1999/352/EK, ESZAK, Euratom [4] határozattal létrehozta a csalások igazgatási kivizsgálásának feladatát ellátó Európai Csaláselleni Hivatalt (a továbbiakban: "Hivatal"); mivel a Bizottság e Hivatal vizsgálati feladatainak ellátásához teljes függetlenséget biztosított;
(5) mivel a Hivatal felelőssége a Bizottság által meghatározottak szerint meghaladja a Közösség pénzügyi érdekeinek védelmét, beleértve minden olyan tevékenységet is, amely óvja a közösségi érdekeket az igazgatási vagy büntetőeljárásokat eredményező szabálytalan tevékenységgel szemben;
(6) mivel szükséges arról rendelkezni, hogy a Hivatal a Közösségnek az EK-Szerződés 280. cikkében meghatározott pénzügyi érdekei megóvásának érdekében gondoskodjon a tagállamok és a Bizottság közötti együttműködés fenntartásáról;
(7) mivel fennáll a csalásokkal, a korrupcióval, valamint a Közösségek pénzügyi érdekeit sértő minden jogellenes cselekedettel szembeni küzdelem fokozásának igénye, a Hivatalnak jogosultsággal kell rendelkeznie belső vizsgálatok lefolytatására az EK- és az Euratom-szerződések rendelkezéseivel vagy azok alapján létesített összes intézményben, szervben, hivatalban és ügynökségen (a továbbiakban: "intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek");
(8) mivel az 1999/352/EK, ESZAK, Euratom határozat előírja, hogy vizsgálat érdekében az előírt korlátozások és feltételek függvényében a Hivatal a közösségi jogalkotó által ráruházott hatáskört gyakorolja;
(9) mivel az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek csalással és egyéb szabálytalanságokkal szembeni védelmében a Bizottság által végzett helyszíni ellenőrzésekről és vizsgálatokról szóló, 1996. november 11-i 2185/96/Euratom, EK tanácsi rendelet [5] alapján a Hivatalt meg kell bízni a Bizottságra ruházott hatáskörök gyakorlásával; mivel a Hivatal számára azt is lehetővé kell tenni, hogy a Bizottságra ruházott egyéb hatásköröket gyakorolja a tagállamokon belüli helyszíni ellenőrzések és vizsgálatok elvégzésére, különösen az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről szóló, 1995. december 18-i 2988/95/EK, Euratom tanácsi rendelet [6] 9. cikkének rendelkezéseiben meghatározott szabálytalanságok felderítése céljából;
(10) mivel ezen vizsgálatokat a Szerződés és különösen az Európai Közösségek kiváltságairól és mentességeiről szóló jegyzőkönyv rendelkezéseivel összhangban kell lefolytatni, és ugyanakkor tiszteletben kell tartani az Európai Közösségek tisztviselőinek személyzeti szabályzata és a Közösségek egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételekben (a továbbiakban: "személyzeti szabályzat") előírt rendelkezéseket, és teljes mértékben tiszteletben kell tartani az emberi jogokat és az alapvető szabadságjogokat, különösen a méltányosság elvét, az érintett személyek jogát arra, hogy a velük kapcsolatos ügyekben elmondhassák álláspontjukat, és azt az elvet, hogy a vizsgálat eredményeként levont következtetéseknek kizárólag bizonyíték erejű tényeken kell alapulniuk; mivel ennek biztosítása céljából az intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek kötelesek megállapítani azon szabályokat és feltételeket, amelyek hatálya alatt az ilyen belső vizsgálatokat lefolytatják; mivel következésképpen a személyzeti szabályzatokat módosítani kell olyan módon, hogy azok tartalmazzák a tisztviselők és egyéb alkalmazottak belső vizsgálatokkal kapcsolatos jogait és kötelességeit;
(11) mivel ezen belső vizsgálatokat csak abban az esetben lehet lefolytatni, ha a Hivatal számára garantálják az intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek összes helyiségébe a belépési jogosultságot és a birtokukban levő összes információhoz és dokumentumhoz a hozzáférést;
(12) mivel annak biztosítására, hogy a Hivatal az e rendeletben ráruházott feladatok végrehajtása során független legyen, a Hivatal igazgatójának hatáskört kell biztosítani, hogy a vizsgálatok lefolytatását saját hatáskörében elrendelhesse;
(13) mivel a hatáskörrel rendelkező nemzeti hatóságoknak vagy az esetnek megfelelően az intézményeknek, szerveknek, hivataloknak vagy ügynökségeknek kell eldönteniük a Hivatal által készített jelentés alapján, hogy a lefolytatott vizsgálatot követően milyen intézkedéseket kell megtenni; mivel mindennek ellenére a Hivatal igazgatójára kell háruljon a feladat, hogy a Hivatal által a belső vizsgálatok folyamán feltárt, feltehetően büntetőeljárást maga után vonó esetekkel kapcsolatos információt közvetlenül az érintett tagállam igazságügyi hatóságai számára továbbítsa;
(14) mivel elő kell írni azon feltételeket, amelyek alapján a Hivatal alkalmazottai ellátják feladataikat, és amelyek meghatározzák a Hivatal igazgatójának felelősségét a hivatali alkalmazottak vizsgálatainak lefolytatásával kapcsolatosan;
(15) mivel a Hivatal, a tagállamok és az érintett intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek közötti sikeres együttműködés biztosítása érdekében, a szakmai titoktartási kötelezettség alá tartozó bizalmas jellegű információszolgáltatási szabályokra figyelemmel meg kell szervezni a viszonosságon alapuló információcserét, ugyanakkor gondoskodni kell az adatok megfelelő védelméről;
(16) mivel annak biztosítása érdekében, hogy a Hivatal alkalmazottai által lefolytatott vizsgálatok során feltártakat figyelembe veszik, és a megkívánt utólagos intézkedéseket megteszik, a jelentéseknek elfogadható bizonyíték erejével kell rendelkezniük az igazgatási és bírósági eljárásokban; mivel ennek biztosítása érdekében a jelentéseket a tagállamokban hatályos igazgatási jelentések szabályait előíró rendelkezések figyelembevételével kell összeállítani;
(17) mivel a Hivatalnak a feladatai ellátásában függetlenséget kell élveznie; mivel e függetlenség megerősítése érdekében a Hivatal tevékenységeit rendszeresen egy, a Hivatal tevékenységi köreit jól ismerő, magas képzettségű külső személyekből álló Felügyeleti Bizottságnak kell ellenőriznie; mivel e bizottság kötelességeinek tartalmazniuk kell a Hivatal igazgatója számára a feladatai ellátásához szükséges segítségnyújtást;
(18) mivel az igazgatási vizsgálatokat az intézményektől, szervektől, hivataloktól vagy ügynökségektől és a Felügyeleti Bizottságtól teljesen független módon, a Hivatal igazgatójának fennhatósága alatt kell végrehajtani;
(19) mivel a Hivatal igazgatójára kell, hogy háruljon a feladat, hogy a vizsgálatok folyamán begyűjtött személyi adatok védelméről és az információ bizalmas jellegének figyelembevételéről gondoskodjon; mivel a Közösségek tisztviselői és egyéb alkalmazottai számára a személyzeti szabályzat 90. és 91. cikkében előírt rendelkezésekkel egyenértékű jogvédelmet kell biztosítani;
(20) mivel a Hivatal tevékenységeit hároméves működési időszakot követően értékelni kell;
(21) mivel e rendelet semmiféle módon sem csökkenti a tagállamok hatásköreit és felelősségét, hogy a Közösségek pénzügyi érdekeit sértő csalások elleni küzdelem céljaira szükséges intézkedéseket megtegyék; mivel az a tény, hogy külső igazgatási vizsgálatok lefolytatását e területen független hivatalra bízzák, teljes mértékben megfelel a Szerződés 5. cikkében megállapított szubszidiaritás elvének; mivel a Hivatal működése feltehetően a csalások, a korrupció és a Közösségek pénzügyi érdekeit sértő jogellenes cselekmények elleni fellépés javítását szolgálja, és ennek megfelelően kielégíti az arányosság elvét,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
Célkitűzések és feladatok
(1) A csalások, a korrupció és az Európai Közösség pénzügyi érdekeit sértő egyéb jogellenes tevékenységek elleni küzdelem megerősítése érdekében a Bizottság az 1999/352/EK, ESZAK, Euratom határozattal létrehozta az Európai Csaláselleni Hivatalt (a továbbiakban: "Hivatal"), amely a Közösség által az érintett területeken hatályos szabályok és megállapodások rendelkezései szerint a Bizottságra ruházott vizsgálati hatáskört gyakorolja.
(2) A Hivatal a Bizottság segítségével a tagállamok számára megszervezi a szoros és rendszeres együttműködést a tagállamok hatáskörrel rendelkező hatóságai között, annak érdekében, hogy összehangolják tevékenységeiket az Európai Közösség pénzügyi érdekeit sértő csalásokkal szemben. A Hivatal megtervezi és kifejleszti az Európai Közösség pénzügyi érdekeit sértő csalással és minden más jogellenes tevékenységekkel szembeni módszereket.
(3) A Szerződések által vagy azok rendelkezései alapján létrehozott intézményeken, szerveken, hivatalokon és ügynökségeken belül (a továbbiakban: "intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek"), a Hivatal a következő célokból igazgatási vizsgálatokat folytat:
- a csalások, a korrupció és az Európai Közösség pénzügyi érdekeit sértő egyéb jogellenes tevékenységek elleni küzdelem,
- e célból a szakmai feladatok teljesítésében adódó súlyos esetek feltárása, mint például a Közösségek tisztviselői és egyéb alkalmazottai kötelességeinek olyan mértékű elhanyagolása vagy elmulasztása, amely fegyelmi vagy az esetnek megfelelően büntetőeljárást vonhat maga után, illetve a kötelezettségeknek a nem a személyzeti szabályzat és az Európai Közösségek egyéb foglalkoztatási feltételei (a továbbiakban: "személyzeti szabályzat") rendelkezéseinek a hatálya alá tartozó intézmények vagy ügynökségek iroda- vagy ügynökségvezetői, illetve tagjai általi, a fentiekkel egyenértékű elmulasztásának esetei.
2. cikk
Igazgatási vizsgálatok
E rendelet alkalmazásában "igazgatási vizsgálat" (a továbbiakban: "vizsgálat"): a Hivatal alkalmazottai feladatai teljesítésének keretein belül vállalt felügyeleti, ellenőrzési és egyéb tevékenységei a 3. és a 4. cikk rendelkezéseivel összhangban, az 1. cikkben felsorolt célok elérése érdekében, valamint adott esetben a vizsgált tevékenységek szabályostól eltérő jellegének megállapítása céljából. E vizsgálatok nem befolyásolhatják a tagállamok büntetőeljárás kezdeményezésére vonatkozó hatáskörét.
3. cikk
Külső vizsgálatok
A Hivatal a tagállamokon belüli helyszíni vizsgálatok és ellenőrzések elvégzésekor a 2185/96/Euratom, EK rendelet hatálya alatt a Bizottságra ruházott hatásköröket gyakorolja, harmadik országokban pedig a hatályos együttműködési megállapodások rendelkezéseivel összhangban jár el.
Vizsgálati feladatainak részeként a Hivatal a vizsgálatokat és az ellenőrzéseket a 2988/95/EK, Euratom rendelet 9. cikke (1) bekezdésének rendelkezései szerint eljárva végzi, valamint a tagállamokon belüli vizsgálatok elvégzésekor ugyanazon rendelet 9. cikke (2) bekezdésében említett ágazati szabályoknak megfelelően, illetve harmadik országokban a hatályos együttműködési megállapodások rendelkezéseivel összhangban jár el.
4. cikk
Belső vizsgálatok
(1) Az 1. cikk rendelkezéseiben említett területeken, a Hivatal az intézményeken, szerveken, hivatalokon és ügynökségeken belül igazgatási vizsgálatot (a továbbiakban: "belső vizsgálat") folytat le.
Ezen belső vizsgálatokat a Szerződések, különösen az Európai Közösségek kiváltságairól és mentességeiről szóló jegyzőkönyv rendelkezéseinek függvényében, az e rendeletben előírt eljárásoknak és az egyes intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek által elfogadott határozatoknak megfelelően folytatják le, és megfelelő figyelmet fordítanak a személyzeti szabályzat rendelkezéseire. Az intézmények konzultálnak egymással azon szabályokról, amelyeket az ilyen határozatokkal kell megállapítani.
(2) Feltéve, hogy az (1) bekezdésben említett rendelkezéseket betartják:
- a Hivatal az intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek birtokában levő minden információhoz közvetlen és bejelentés nélküli hozzáférési, valamint minden helyiségbe belépési jogosultsággal rendelkezik. A Hivatal felhatalmazást kap arra, hogy ellenőrizze az intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek számláit. A Hivatal jogosult minden dokumentumról vagy az intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek birtokában levő minden adathordozóról másolatot vagy kivonatot készíteni, és szükség esetén, az ilyen dokumentum vagy információ őrzését átvállalni annak biztosítása céljából, hogy azok ne tűnhessenek el,
- a Hivatal szóbeli információ közlésére tarthat igényt az intézmények és szervek tagjai, a hivatalok vagy ügynökségek igazgatósága és az intézmények szervek, hivatalok és ügynökségek személyzete részéről.
(3) A feltételeknek megfelelő módon, valamint a 2185/96/Euratom, EK tanácsi rendelet rendelkezéseivel összhangban a Hivatal helyszíni vizsgálatokat végezhet az érintett gazdasági szereplő helyiségeiben azon célból, hogy információt szerezzen az ilyen gazdálkodó szervezeteknél esetlegesen előforduló szabálytalanságokról.
A Hivatal továbbá jogosult az általa folytatott vizsgálatok vonatkozásában szükségesnek vélt információ szolgáltatására felkérni minden érintett személyt.
(4) Az intézményeket, szerveket, hivatalokat és ügynökségeket minden olyan esetben tájékoztatják, amikor a Hivatal alkalmazottai vizsgálatot folytatnak telephelyükön, illetve amikor az ilyen intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek dokumentumait vizsgálják, vagy azoktól információt kérnek.
(5) Olyan esetekben, amikor a vizsgálatok feltárják, hogy a vizsgálatokban egy tag, igazgató, tisztviselő vagy egyéb alkalmazott személyesen érintett, értesítik az érintett intézményt, szervet, hivatalt vagy ügynökséget, amelyhez az ilyen személy tartozik.
Olyan esetekben, amikor a vizsgálat célja érdekében teljes titoktartásra van szükség, vagy ha a használt vizsgálati eszköz nemzeti igazságügyi hatóság illetékességébe tartozik, az ilyen információ szolgáltatását késleltetni lehet.
(6) A Szerződések által meghatározott rendelkezések, különösen az Európai Közösségek kiváltságairól és mentességeiről szóló jegyzőkönyvben, valamint a személyzeti szabályzatban előírt szabályok sérelme nélkül, minden intézmény vagy szerv által az 1. bekezdés rendelkezései szerint elfogadott határozat különösen az alábbiakra vonatkozó szabályokat tartalmazza:
a) az intézmények és szervek tagjainak, tisztviselőinek és egyéb alkalmazottainak, valamint a hivatalok és ügynökségek igazgatóságának és egyéb alkalmazottainak azon kötelessége, hogy a Hivatal képviselőivel együttműködjenek és számukra információt szolgáltassanak;
b) a Hivatal alkalmazottai által a belső vizsgálatok lefolytatásakor betartandó eljárási szabályok és a belső vizsgálat lefolytatásában érintett személyek jogainak a garanciái.
5. cikk
Vizsgálatok kezdeményezése
Külső vizsgálatokat a Hivatal igazgatójának a saját hatáskörében meghozott vagy egy érintett tagállam felkérésére meghozott döntése alapján kezdeményeznek.
Belső vizsgálatokat a Hivatal igazgatójának a saját hatáskörében meghozott vagy azon intézménynek, szervnek, hivatalnak vagy ügynökségnek a felkérésére meghozott döntése alapján kezdeményeznek, amelyen belül a vizsgálatokat le kell folytatni.
6. cikk
A vizsgálati eljárás
(1) A vizsgálatok lefolytatását közvetlenül a Hivatal igazgatója irányítja.
(2) A Hivatal alkalmazottai a feladataikat a személyazonosságukat és beosztásukat feltüntető írásos meghatalmazás felmutatásával végzik.
(3) A Hivatal alkalmazottait minden beavatkozáshoz az igazgató által kibocsátott meghatalmazással látják el, amelyen feltüntetik a vizsgálat tárgyát.
(4) A helyszíni vizsgálatokat és ellenőrzéseket a Hivatal alkalmazottai az érintett tagállam tisztviselőinek tevékenységeit szabályzó szabályzatok és szokások, a személyzeti szabályzat, továbbá a 4. cikk (1) bekezdésében említett határozat rendelkezéseinek figyelembevételével folytatják le.
(5) A vizsgálatokat egy időtartam alatt folyamatosan végzik, amelynek hosszát az eset körülményei és bonyolultsága határozza meg.
(6) A tagállamok gondoskodnak arról, hogy hatáskörrel rendelkező hatóságaik a nemzeti jogszabályok rendelkezéseinek betartásával biztosítsák a feladataik elvégzéséhez szükséges teljes körű támogatást a Hivatal alkalmazottai számára. Az intézmények és szervek gondoskodnak arról, hogy tagjaik és személyzetük a Hivatal képviselői számára megadhassák a feladataik elvégzéséhez szükséges támogatást; a hivatalok és ügynökségek kötelesek gondoskodni arról, hogy igazgatásuk és személyzetük ugyanilyen módon járjon el.
7. cikk
A Hivatal tájékoztatásának kötelezettsége
(1) Az intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek továbbítanak minden csalási, korrupciós és egyéb jogellenes tevékenységre vonatkozó információt a Hivatal számára.
(2) Az intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek, valamint a tagállamok addig a mértékig, amíg azt az egyes nemzeti törvények lehetővé teszik, a Hivatal felkérésére vagy saját kezdeményezésükre a folyamatban levő vizsgálattal érintett minden birtokukban levő dokumentumot és információt továbbítanak a Hivatalnak.
A tagállamok a vonatkozó rendelkezésekkel összhangban kötelesek a külső vizsgálatokkal kapcsolatos minden dokumentumot és információt megküldeni.
(3) Az intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek, valamint a tagállamok addig a mértékig, amíg azt az egyes nemzeti törvények lehetővé teszik, megküldenek a Hivatal számára minden birtokukban levő egyéb, csalás, korrupció vagy a Közösség pénzügyi érdekeit befolyásoló jogellenes tevékenységek elleni fellépés szempontjából lényegesnek ítélt dokumentumot vagy információt is.
8. cikk
Bizalmas jelleg és adatvédelem
(1) A külső vizsgálatok lefolytatása során megszerzett információ minden formájára vonatkozó rendelkezések nyújtanak védelmet.
(2) Belső vizsgálatok lefolytatása alkalmával megszerzett vagy szolgáltatott információ minden formájára biztosítják a szakmai titoktartást, és azok az Európai Közösségek intézményeire vonatkozó rendelkezések védelmét élvezik.
Ilyen információt nem lehet más személlyel közölni az Európai Közösségek vagy az érintett tagállam intézményeinek alkalmazásában álló olyan személyek kivételével, akiknek a feladataik ellátásához az ilyen információt ismerniük kell, és az információt csalás, korrupció és egyéb jogellenes cselekmény megakadályozása és megelőzése kivételével semmilyen más célra nem lehet felhasználni.
(3) Az igazgató gondoskodik arról, hogy a Hivatal alkalmazottai és az ellenőrzése alatt tevékenykedő más személyek betartsák a közösségi és a nemzeti személyi adatvédelmi szabályokat, különös tekintettel a személyes adatok kezelése vonatkozásában az egyének védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 1995. október 24-i 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv [7] rendelkezéseire.
(4) A Hivatal igazgatója, valamint a Felügyeleti Bizottság 11. cikkben említett tagjai gondoskodnak az e cikk és a Szerződés 286. és 287. cikke rendelkezéseinek alkalmazásáról.
9. cikk
Vizsgálati jelentés és a vizsgálatot követő intézkedések
(1) A Hivatal által végrehajtott vizsgálat befejezését követően a Hivatal az igazgató felügyelete mellett összeállít egy jelentést, amelyben feltüntetik a megállapított tényeket, a pénzügyi veszteség mértékét, amennyiben van, továbbá a vizsgálat által feltárt eredményeket és az igazgató javaslatait a meghozandó intézkedésekről.
(2) Az ilyen jelentések összeállításánál figyelembe veszik az érintett tagállam nemzeti jogában előírt eljárási követelményeket. Az ilyen alapon összeállított jelentések azon tagállamban, amelyben azok felhasználása szükségesnek bizonyul, ugyanolyan módon és ugyanolyan feltételek mellett, mint az adott ország nemzeti közigazgatási felügyelői által készített jelentések, igazgatási vagy bírósági eljárásban elfogadható bizonyítéknak minősülnek. A jelentések tartalmát ugyanolyan értékelési szabályok alapján ugyanolyan értékelésnek vetik alá, mint az adott ország nemzeti közigazgatási felügyelői által összeállított jelentéseket, és a jelentéseket azokkal azonos értékű dokumentumnak tekintik.
(3) A külső vizsgálatot követően összeállított jelentéseket és az összes vonatkozó felhasználható dokumentumot az érintett tagállam hatáskörrel rendelkező hatóságainak küldik meg azon szabályok betartásával, amelyeket a külső vizsgálatokra kell alkalmazni.
(4) A belső vizsgálatot követően összeállított jelentéseket és az összes vonatkozó felhasználható dokumentumot az érintett intézménynek, szervnek, hivatalnak vagy ügynökségnek küldik meg. Az érintett intézmény, szerv, hivatal vagy ügynökség megteszi a vizsgálat eredményeiből fakadó, különösen a fegyelmi vagy a jogi intézkedéseket, és a Hivatal igazgatója számára jelentést küld az intézkedések megtételéről az igazgató által az igazgató jelentésének következtetéseiben megállapított határidőn belül.
10. cikk
Információ továbbítása a Hivatal által
(1) E rendelet 8., 9. és 11. cikkének, valamint a 2185/96/Euratom, EK rendelet rendelkezéseinek sérelme nélkül, a Hivatal mindenkor jogosult a külső vizsgálatok lefolytatása alkalmával megszerzett információt az érintett tagállam hatáskörrel rendelkező hatóságai számára megküldeni.
(2) E rendelet 8., 9. és 11. cikke rendelkezéseinek sérelme nélkül, a Hivatal igazgatója a feltehetően büntetőeljárást eredményező vizsgálatok lefolytatása alkalmával megszerzett információt megküldi az érintett tagállam igazságügyi hatóságai számára. A vizsgálattal kapcsolatos elvárásokra is figyelemmel az igazgató egyidejűleg tájékoztatja az érintett tagállamot is.
(3) E rendelet 8. és 9. cikke rendelkezéseinek sérelme nélkül, a Hivatal mindenkor jogosult a belső vizsgálatok lefolytatása alkalmával megszerzett információt az érintett intézmény, szerv, hivatal vagy ügynökség számára megküldeni.
11. cikk
Felügyeleti Bizottság
(1) A Felügyeleti Bizottság a vizsgálati feladatkör ellátásának rendszeres figyelemmel kísérésével erősíti meg a Hivatal függetlenségét.
A Felügyeleti Bizottság saját kezdeményezésére vagy az igazgató felkérésére véleményt nyilvánít a Hivatal tevékenységeiről, anélkül azonban, hogy a folyamatban levő vizsgálati eljárások végrehajtásába beavatkozna.
(2) A Felügyeleti Bizottságot öt független, kívülálló személy alkotja, akik saját országukban a Hivatal tevékenységi köreivel kapcsolatos területeken megfelelő képesítéssel rendelkező, magas beosztást betöltő személyek. Kinevezésük az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság közös megegyezésével történik.
(3) A tagok hivatalukat három éven keresztül töltik be, és kinevezésük egy alkalommal megújítható.
(4) Hivatali idejük lejártával a tagok mindaddig ellátják hivatali feladataikat, amíg megújításuk vagy leváltásuk meg nem történik.
(5) Feladataik ellátásában sem kormányoktól, sem pedig intézményektől, szervektől, hivataloktól vagy ügynökségektől nem kérhetnek és nem fogadhatnak el utasításokat.
(6) A Felügyeleti Bizottság elnökét a Felügyeleti Bizottság választja. A bizottság saját eljárási szabályait maga dolgozza ki. A Felügyeleti Bizottság évente legalább tíz ülést tart. A bizottság a tagjai többségi szavazata alapján hoz határozatot. Titkársági feladataik ellátásáról a Hivatal gondoskodik.
(7) Az igazgató minden évben megküldi a Felügyeleti Bizottság számára a Hivatal munkáját ismertető, az e rendelet 1. cikkében említett tevékenységi programot. Az igazgató a bizottságot rendszeresen tájékoztatja a Hivatal tevékenységeiről, a folyamatban levő vizsgálatokról, a vizsgálatok eredményeiről és az azok alapján hozott intézkedésekről. Ha egy vizsgálat lefolytatása kilenc hónapnál hosszabb ideje tart, az igazgató tájékoztatást küld a Felügyeleti Bizottság számára a vizsgálat elhúzódásának indokairól és a vizsgálat befejezésének várható időpontjáról. Az igazgató tájékoztatja a bizottságot az olyan esetekről, amikor az érintett intézmény, szerv, hivatal és ügynökség nem tette meg a vizsgálat befejezését követően az igazgató által javasolt intézkedéseket. Az igazgató a Felügyeleti Bizottságot tájékoztatja minden olyan esetről, amikor információt kell szolgáltatni egy tagállam igazságügyi hatóságai számára.
(8) A Felügyeleti Bizottság évente legalább egy jelentést fogad el saját tevékenységeiről, amelyet megküld az intézmények számára. A Felügyeleti Bizottság a Hivatal vizsgálatainak eredményéről és az azokon alapuló intézkedésekről készített jelentéseit megküldheti az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak, a Bizottságnak és a Számvevőszéknek.
12. cikk
Az igazgató
(1) A Hivatalt a Bizottság által ötéves időtartamra kinevezett igazgató vezeti, akinek kinevezése egy alkalommal megújítható.
(2) Az igazgató kinevezésével kapcsolatosan a Bizottság az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában adott esetben megjelentetett pályázati felhívás közzétételét és a Felügyeleti Bizottság kedvező véleményének kézhezvételét követően összeállítja a megfelelő képesítésű jelöltek listáját. Az Európai Parlamenttel és a Tanáccsal folytatott konzultációt követően a Bizottság kinevezi az igazgatót.
(3) Az igazgató külső és belső vizsgálatok kezdeményezésével és lefolytatásával vagy az egyes vizsgálatok lefolytatását követően a jelentések összeállításával kapcsolatosan nem kérhet és nem fogadhat el kormányoktól, illetve intézményektől, szervektől, hivataloktól vagy ügynökségektől semmiféle utasítást. Ha az igazgató úgy ítéli meg, hogy egy Bizottság által megtett intézkedés megkérdőjelezi a személyes függetlenségét, jogosult saját intézményével szemben eljárást kezdeményezni az Európai Bíróságon.
Az igazgató rendszeresen jelentést tesz az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak, a Bizottságnak és a Számvevőszéknek a Hivatal által lefolytatott vizsgálatok eredményeiről, tiszteletben tartva a lefolytatott vizsgálatok eredményeinek bizalmas jellegét, az érintett személyek törvény által biztosított jogait, továbbá azon nemzeti rendelkezéseket, amelyeket adott esetben a bírósági eljárásoknál kell alkalmazni.
A fenti intézmények biztosítják a Hivatal által lefolytatott vizsgálatok bizalmas jellegének tiszteletben tartását az érintett személyek törvény által biztosított jogainak tiszteletben tartásával együtt, valamint azt is, hogy ha bírósági eljárásokat kell kezdeményezni, az ilyen eljárásokban alkalmazandó összes hatályos nemzeti rendelkezést betartsák.
(4) Mielőtt a Bizottság az igazgatóval szemben fegyelmi szankciót fogadna el, a Felügyeleti Bizottsággal konzultál. Továbbá, az igazgatóval szemben kezdeményezett fegyelmi szankciókról megfelelően indokolt határozatot kell hozni, amelyet tájékoztató jelleggel megküldenek az Európai Parlament és a Tanács számára.
13. cikk
Finanszírozás
A Hivatal költségvetési keretének összege az Unió általános költségvetése Bizottságra vonatkozó szakaszának "A" részében külön fejezet alatt szerepel, és e keret részletes adatait a fenti "A" rész melléklete tartalmazza.
A Hivatal számára kiosztott munkaköri beosztásokat a Bizottság alapítási tervének melléklete tartalmazza.
14. cikk
Jogorvoslat
A személyzeti szabályzat módosítása függvényében az Európai Közösségek bármely tisztviselője vagy egyéb alkalmazottja e cikk rendelkezései alapján, a személyzeti szabályzat 90. cikkének (2) bekezdésében előírt eljárásokkal összhangban panaszt terjeszthet a Hivatal igazgatója elé a Hivatal által belső vizsgálat során elkövetett, számára káros cselekmény miatt. Az ilyen panaszokkal kapcsolatosan hozott határozatokra a személyzeti szabályzat 91. cikkének rendelkezéseit kell alkalmazni.
A fenti rendelkezéseket hasonlóképpen alkalmazni kell az intézmények, szervek, hivatalok vagy ügynökségek személyzete esetében is, amelyek tagjaira a személyzeti szabályzat rendelkezései nem vonatkoznak.
15. cikk
Előmeneteli jelentés
Az e rendelet hatálybalépését követő harmadik év folyamán a Bizottság a Hivatal tevékenységeinek fejlődéséről jelentést terjeszt az Európai Parlament és a Tanács elé, amelyet a Felügyeleti Bizottság véleménye, valamint adott esetben a Hivatal feladatainak módosításai és kiegészítései kísérnek.
16. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet 1999. június 1-jén lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 1999. május 25-én.