EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EF) Nr. 390/2009
af 23. april 2009
om ændring af de fælles konsulære instrukser til de diplomatiske og konsulære repræsentationer med hensyn til indførelse af biometriske identifikatorer, herunder bestemmelser om organisering af modtagelsen og behandlingen af visumansøgninger
EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 62, nr. 2), litra b), nr. ii),
under henvisning til forslag fra Kommissionen,
under henvisning til udtalelse fra Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (1)
efter proceduren i traktatens artikel 251 (2), og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
For at sikre den pålidelige kontrol og identifikation af ansøgere er det nødvendigt at behandle biometriske oplysninger i visuminformationssystemet (VIS), som er indført ved Rådets beslutning 2004/512/EF (3), og at skabe en juridisk ramme for indsamlingen af disse biometriske identifikatorer. Desuden kræver gennemførelsen af VIS nye former for organisering med henblik på modtagelse af visumansøgninger.
(2)
Integreringen af biometriske identifikatorer i VIS er et vigtigt skridt hen imod brugen af nye elementer, der etablerer en mere pålidelig forbindelse mellem indehaveren af visummet og passet med henblik på at undgå anvendelse af falsk identitet. Et af de grundlæggende krav ved udstedelsen af et visum bør derfor være, at ansøgeren skal give personligt fremmøde, i hvert fald i forbindelse med den første ansøgning, så de biometriske identifikatorer kan registreres i VIS.
(3)
Valget af biometriske identifikatorer er foretaget i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 767/2008 af 9. juli 2008 om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold (VIS-forordningen) (4).
(4)
Denne forordning fastlægger standarderne for indsamling af disse biometriske identifikatorer ved henvisning til de relevante bestemmelser, som er fastsat af Organisationen for International Civil Luftfart (ICAO). Der er ikke behov for yderligere tekniske specifikationer for at sikre interoperabilitet.
(5)
Alle dokumenter, oplysninger eller biometriske identifikatorer, der modtages af en medlemsstat i forbindelse med en visumansøgning, betragtes som et konsulatsdokument som omhandlet i Wienerkonventionen om konsulære forbindelser af 24. april 1963 og behandles på passende måde.
(6)
For at lette registreringen af ansøgere og mindske omkostningerne for medlemsstaterne må der ud over de eksisterende rammer for repræsentation forudses andre organisatoriske muligheder. Først og fremmest bør der i de fælles konsulære instrukser til de diplomatiske og konsulære repræsentationer (5) tilføjes en særlig type af repræsentation, som er begrænset til indsamling af ansøgninger og registrering af biometriske identifikatorer.
(7)
Der bør indføres en række andre muligheder, såsom samhusning, fælles ansøgningscentre, honorære konsuler og samarbejde med eksterne tjenesteydere. Der bør fastlægges en passende retlig ramme for disse muligheder under særlig hensyntagen til databeskyttelsesspørgsmål. Medlemsstaterne bør på de betingelser, der er fastsat i denne retlige ramme, vælge, hvilken form for organisatorisk struktur de vil bruge i hvert tredjeland. Kommissionen bør offentliggøre oplysninger om disse strukturer.
(8)
Når medlemsstaterne organiserer samarbejdet, bør de sikre, at ansøgere henvises til den medlemsstat, der er ansvarlig for at behandle deres ansøgninger.
(9)
Det er nødvendigt at fastsætte bestemmelser om de situationer, hvor medlemsstaterne for at forenkle proceduren beslutter at samarbejde med en ekstern tjenesteyder om indsamling af ansøgninger. En sådan beslutning kan træffes, hvis samarbejdet med andre medlemsstater i form af begrænset repræsentation, samhusning eller et fælles ansøgningscenter under særlige omstændigheder eller af grunde, som har forbindelse med de lokale forhold, viser sig ikke at være hensigtsmæssigt for den pågældende medlemsstat. Sådanne ordninger bør indføres under overholdelse af de generelle principper for udstedelse af visum og under overholdelse af databeskyttelseskravene i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (6). Endvidere bør der tages hensyn til nødvendigheden af at undgå visumshopping ved indførelsen og gennemførelsen af sådanne ordninger.
(10)
Medlemsstaterne bør samarbejde med eksterne tjenesteydere på grundlag af en retsakt, der bør indeholde bestemmelser om disse tjenesteyderes præcise ansvar, om direkte og fuldstændig adgang til deres lokaler, om oplysninger til ansøgerne, fortrolighed og om omstændigheder, betingelser og procedurer for suspension eller ophør af kontrakten.
(11)
Ved at give medlemsstaterne mulighed for at samarbejde med en ekstern tjenesteyder om indsamling af ansøgninger og samtidig gennemføre et »one stop«-princip for indgivelse af ansøgninger indføres der med denne forordning en undtagelse fra den generelle regel om personligt fremmøde, jf. del III, punkt 4, i de fælles konsulære instrukser. Dette berører ikke muligheden for at indkalde ansøgeren til en personlig samtale og berører heller ikke fremtidige retsakter, der regulerer disse spørgsmål.
(12)
For at sikre, at databeskyttelseskravene er opfyldt, er den gruppe, som blev nedsat ved artikel 29 i direktiv 95/46/EF, blevet hørt.
(13)
Direktiv 95/46/EF finder anvendelse på medlemsstaterne med hensyn til behandlingen af personoplysninger i medfør af denne forordning.
(14)
Medlemsstaterne bør fortsat give alle kategorier af ansøgere adgang til at indgive ansøgninger direkte til deres diplomatiske eller konsulære repræsentationer.
(15)
For at forenkle proceduren i forbindelse med alle senere ansøgninger bør det være muligt at kopiere fingeraftryk fra den første indlæsning i VIS inden for en periode på 59 måneder. Når denne periode er udløbet, bør fingeraftrykkene indsamles igen.
(16)
På grund af kravet om indsamling af biometriske identifikatorer bør der ikke længere anvendes kommercielle foretagender, der fungerer som formidlere, såsom rejsebureauer, i forbindelse med den første ansøgning, men kun i forbindelse med senere ansøgninger.
(17)
De fælles konsulære instrukser bør derfor ændres i overensstemmelse hermed.
(18)
Kommissionen bør tre år efter idriftsættelsen af VIS og derefter hvert fjerde år fremlægge en rapport om gennemførelsen af forordningen.
(19)
Målene for denne forordning, nemlig at tilrettelægge modtagelsen og behandlingen af ansøgninger med henblik på indlæsning af biometriske oplysninger i VIS og at indføre fælles standarder og interoperable biometriske identifikatorer samt fælles regler for alle de medlemsstater, der deltager i Fællesskabets fælles visumpolitik, kan ikke i tilstrækkelig grad opfyldes af medlemsstaterne og kan derfor bedre nås på fællesskabsplan; Fællesskabet kan derfor træffe foranstaltninger i overensstemmelse med subsidiaritetsprincippet, jf. traktatens artikel 5. I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet, jf. nævnte artikel, går denne forordning ikke ud over, hvad der er nødvendigt for at nå disse mål.
(20)
I medfør af artikel 1 og 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, deltager Danmark ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Danmark. Inden seks måneder efter vedtagelsen af denne forordning til udbygning af Schengenreglerne efter bestemmelserne i tredje del, afsnit IV i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, træffer Danmark afgørelse om, hvorvidt det vil gennemføre denne forordning i sin nationale lovgivning, jf. artikel 5 i nævnte protokol.
(21)
For så vidt angår Island og Norge udgør denne forordning en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. aftalen indgået mellem Rådet for Den Europæiske Union og Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne (7), henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i Rådets afgørelse 1999/437/EF om visse gennemførelsesbestemmelser til nævnte aftale (8).
(22)
Denne forordning udgør en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, som Det Forenede Kongerige ikke deltager i, jf. Rådets afgørelse 2000/365/EF af 29. maj 2000 om anmodningen fra Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland om at deltage i visse bestemmelser i Schengenreglerne (9). Det Forenede Kongerige deltager derfor ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Det Forenede Kongerige.
(23)
Denne forordning udgør en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, som Irland ikke deltager i, jf. Rådets afgørelse 2002/192/EF af 28. februar 2002 om anmodningen fra Irland om at deltage i visse bestemmelser i Schengenreglerne (10). Irland deltager derfor ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Irland.
(24)
For så vidt angår Schweiz udgør denne forordning en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (11), henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i afgørelse 1999/437/EF sammenholdt med artikel 3 i Rådets afgørelse 2008/146/EF (12).
(25)
For så vidt angår Liechtenstein udgør denne forordning en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. protokollen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund og Fyrstendømmet Liechtenstein om Fyrstendømmet Liechtensteins tiltrædelse af aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om dette lands associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne, henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i afgørelse 1999/437/EF sammenholdt med artikel 3 i Rådets afgørelse 2008/261/EF (13).
(26)
For Cyperns vedkommende udgør denne forordning en retsakt, der bygger på Schengenreglerne eller på anden måde har tilknytning dertil, jf. artikel 3, stk. 2, i tiltrædelsesakten af 2003.
(27)
Denne forordning udgør en retsakt, der bygger på Schengenreglerne eller på anden måde har tilknytning dertil, jf. artikel 4, stk. 2, i tiltrædelsesakten af 2005 -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
Artikel 1
Ændringer til de fælles konsulære instrukser
I de fælles konsulære instrukser til de diplomatiske og konsulære repræsentationer foretages følgende ændringer:
1)
I del II foretages følgende ændringer:
a)
I punkt 1.2, litra b), tilføjes følgende afsnit:
»En medlemsstat kan også repræsentere en eller flere andre medlemsstater i begrænset omfang udelukkende i forbindelse med indsamling af ansøgninger og registrering af biometriske identifikatorer. De relevante bestemmelser i punkt 1.2, litra c) og e), finder anvendelse. Indsamlingen og fremsendelsen af dossierer og oplysninger til den repræsenterede medlemsstat sker under overholdelse af de relevante databeskyttelses- og sikkerhedsregler.
Den eller de repræsenterede medlemsstater sikrer, at oplysningerne krypteres i fuldt omfang, uanset om de overføres elektronisk eller fysisk via et elektronisk lagringsmedium fra myndighederne i den repræsenterende medlemsstat til myndighederne i den repræsenterede medlemsstat.
I tredjelande, der forbyder kryptering af oplysninger, som skal overføres elektronisk fra myndighederne i den repræsenterende medlemsstat til myndighederne i den eller de repræsenterede medlemsstater, tillader den eller de repræsenterede medlemsstater ikke, at den repræsenterende medlemsstat overfører oplysninger elektronisk.
I så fald sikrer den eller de repræsenterede medlemsstater, at de elektroniske oplysninger overføres fysisk i fuldt krypteret form via et elektronisk lagringsmedium fra myndighederne i den repræsenterende medlemsstat til myndighederne i den eller de repræsenterede medlemsstater af en konsulær medarbejder i en medlemsstat eller, hvor en sådan overførsel ville kræve, at der skulle træffes uforholdsmæssigt omfattende eller urimelige foranstaltninger, på en anden sikker måde, f.eks. ved hjælp af etablerede operatører med erfaring i transport af følsomme dokumenter og oplysninger i det pågældende tredjeland.
Under alle omstændigheder tilpasses sikkerhedsniveauet for overførslen i forhold til, hvor følsomme oplysningerne er.
Medlemsstaterne eller Fællesskabet bestræber sig på at nå til enighed med de pågældende tredjelande om at ophæve forbuddet mod kryptering af de oplysninger, der skal overføres elektronisk mellem myndighederne i de pågældende medlemsstater.«.
b)
Litra d) affattes således:
»d)
Repræsentation og begrænset repræsentation i forbindelse med udstedelse af ensartet visum, som omhandlet i litra a) og b), fremgår af oversigten over repræsentationer i forbindelse med udstedelse af ensartet visum i bilag 18.«
2)
I del III foretages følgende ændringer:
a)
Punkt 1 affattes således:
»1. Visumansøgninger
1.1. Skema til visumansøgning - antal skemaer
Ansøgere skal ligeledes udfylde ansøgningsskemaet for det ensartede visum. Ansøgninger om ensartet visum indgives ved hjælp af et harmoniseret ansøgningsskema, der er i overensstemmelse med modellen i bilag 16.
Visumansøgningen skal mindst udfyldes i ét eksemplar, som bl.a. kan anvendes til høring af de centrale myndigheder. Hvis det er fastsat i de nationale bestemmelser, kan medlemsstaterne kræve ansøgningen udfyldt i flere eksemplarer.
1.2. Biometriske identifikatorer
a) Medlemsstaterne indsamler ansøgerens biometriske identifikatorer, som omfatter ansigtsbilledet og ti fingeraftryk, i overensstemmelse med de beskyttelsesforanstaltninger, der er fastlagt i den europæiske konvention til beskyttelse af menneskerettigheder og de grundlæggende frihedsrettigheder, i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og i FN's konvention om barnets rettigheder.
Ansøgeren skal give personligt fremmøde ved indgivelsen af den første ansøgning. På det tidspunkt indsamles følgende biometriske identifikatorer:
-
et fotografi, som scannes eller tages, når ansøgningen indgives, og
-
ti fingeraftryk, som optages fladt og indsamles digitalt.
Når fingeraftryk, der er indsamlet fra ansøgeren i forbindelse med en tidligere ansøgning, for første gang indlæses i visuminformationssystemet (VIS) mindre end 59 måneder før datoen for den nye ansøgning, kopieres de over i den senere ansøgning.
I tilfælde af rimelig tvivl om ansøgerens identitet indsamler den diplomatiske eller konsulære repræsentation dog fingeraftryk inden for ovennævnte periode.
Kan det endvidere på det tidspunkt, hvor ansøgningen indgives, ikke straks bekræftes, at fingeraftrykkene blev indsamlet inden for ovennævnte periode, kan ansøgeren anmode om, at de indsamles.
I overensstemmelse med artikel 9, nr. 5, i VIS-forordningen lagres det fotografi, der er vedlagt hver ansøgning, i VIS. Ansøgeren skal ikke give personligt fremmøde med henblik herpå.
De tekniske krav for fotografiet skal stemme overens med de internationale standarder, som er fastsat i ICAO-dokument 9303, del 1, 6. udgave.
Fingeraftryk skal optages i overensstemmelse med ICAO-standarderne og Kommissionens beslutning 2006/648/EF af 22. september 2006 om tekniske specifikationer for standarderne for biometriske identifikatorer i forbindelse med udviklingen af visuminformationssystemet (14).
De biometriske identifikatorer indsamles af kvalificerede og behørigt bemyndigede medarbejdere ved de diplomatiske eller konsulære repræsentationer og de myndigheder, der er ansvarlige for visumudstedelse ved grænserne. Under de diplomatiske eller konsulære repræsentationers tilsyn kan de biometriske identifikatorer også indsamles af en honorær konsuls kvalificerede og behørigt bemyndigede medarbejdere eller af en ekstern tjenesteyder som omhandlet i del VII, punkt 1.3 og 1.4.
Oplysningerne må kun registreres i VIS af behørigt bemyndigede konsulære medarbejdere i overensstemmelse med artikel 6, stk. 1, artikel 7 og artikel 9, stk. 5 og 6, i VIS-forordningen.
Medlemsstaterne sikrer, at alle søgekriterierne i henhold til artikel 15 i VIS-forordningen anvendes fuldt ud med henblik på at undgå afvisninger og identificeringer på forkert grundlag.
b) Undtagelser
Følgende ansøgere er fritaget fra kravet om at afgive fingeraftryk:
-
børn under 12 år
-
personer, for hvilke det er fysisk umuligt at optage fingeraftryk. Hvis det er muligt at optage fingeraftryk af mindre end ti fingre, skal det respektive antal fingeraftryk optages. Er dette kun midlertidigt umuligt, skal ansøgeren dog afgive fingeraftrykkene i forbindelse med den næste ansøgning. De diplomatiske eller konsulære repræsentationer og myndigheder, der er ansvarlige for visumudstedelse ved grænserne, skal kunne kræve en yderligere forklaring på, hvorfor det midlertidigt er umuligt. Medlemsstaterne sikrer, at der er vedtaget hensigtsmæssige procedurer med henblik på at sikre beskyttelse af ansøgerens værdighed i tilfælde af vanskeligheder med registreringen. Såfremt det er fysisk umuligt at optage fingeraftryk, må dette ikke have indflydelse på, om et visum tildeles eller nægtes
-
stats- og regeringschefer og medlemmer af den nationale regering med ledsagende ægtefæller samt medlemmer af deres officielle delegation, når de er indbudt af medlemsstaters regeringer eller af internationale organisationer i officielt øjemed
-
regenter og andre højtstående medlemmer af en kongefamilie, når de er indbudt af medlemsstaters regeringer eller af internationale organisationer i officielt øjemed.
I hvert af disse tilfælde registreres der et »ikke relevant« i VIS.
b)
Følgende punkt tilføjes:
»5. Personalets adfærd
Medlemsstaternes diplomatiske eller konsulære repræsentationer sikrer, at ansøgerne modtages høfligt.
Konsulære medarbejdere udviser under udførelsen af deres opgaver fuld respekt for den menneskelige værdighed. Alle foranstaltninger, der træffes, skal stå i forhold til de mål, der forfølges med foranstaltningerne.
Konsulære medarbejdere må under udførelsen af deres opgaver ikke diskriminere personer på grund af køn, race eller etnisk oprindelse, religion eller tro, handicap, alder eller seksuel orientering.«.
3)
Punkt 1 i del VII affattes således:
»1. Organisering af visumafdelinger
1.1. Organisering af modtagelsen og behandlingen af visumansøgninger
Hver medlemsstat er ansvarlig for organiseringen af modtagelsen og behandlingen af ansøgninger. Principielt indgives ansøgninger til en medlemsstats diplomatiske eller konsulære repræsentation.
Medlemsstaterne:
-
forsyner deres diplomatiske eller konsulære repræsentationer og de myndigheder, der er ansvarlige for visumudstedelse ved grænserne, samt deres honorære konsulers lokaler, når de honorære konsuler skal indsamle biometriske identifikatorer, med det nødvendige udstyr til indsamling af biometriske identifikatorer, jf. punkt 1.3, og/eller
-
samarbejder med en eller flere medlemsstater som led i det lokale konsulære samarbejde eller ved hjælp af andre passende kontakter i form af begrænset repræsentation, samhusning eller et fælles ansøgningscenter, jf. punkt 1.2.
Under særlige omstændigheder eller af grunde, som har forbindelse med de lokale forhold, som f.eks. hvor:
-
det store antal ansøgere ikke gør det muligt at organisere indsamlingen af ansøgninger og oplysninger inden for en rimelig frist og på anstændige vilkår, eller
-
det ikke er muligt at sikre en tilfredsstillende geografisk dækning af det pågældende tredjeland på anden måde
og når ovennævnte samarbejdsformer viser sig ikke at være hensigtsmæssige for den pågældende medlemsstat, kan en medlemsstat som en sidste udvej samarbejde med en ekstern tjenesteyder, jf. punkt 1.4.
Uden at det berører retten til at indkalde visumansøgeren til en personlig samtale, jf. punkt 4 i del III, må valget af organisering ikke føre til, at ansøgeren skal møde personligt frem på mere end et sted for at indgive sin ansøgning.
1.2. Former for samarbejde mellem medlemsstaterne
a)
Når der vælges samhusning, behandler medarbejderne fra en eller flere medlemsstaters diplomatiske og konsulære repræsentationer de ansøgninger (herunder biometriske identifikatorer), der indgives til dem, i en anden medlemsstats diplomatiske eller konsulære repræsentation og deler udstyr med den pågældende medlemsstat. De berørte medlemsstater aftaler varigheden af og betingelserne for opsigelse af samhusningen og aftaler, hvilken andel af visumgebyret, der tilkommer den medlemsstat, hvis diplomatiske eller konsulære repræsentation anvendes.
b)
Når der er oprettet »fælles ansøgningscentre«, er personale fra to eller flere medlemsstaters diplomatiske og konsulære repræsentationer samlet i én bygning for at tage imod de ansøgninger (inklusive biometriske identifikatorer), der sendes til dem. Ansøgerne henvises til den medlemsstat, der er ansvarlig for at behandle ansøgningen. Medlemsstaterne aftaler varigheden af og betingelserne for ophør af dette samarbejde samt fordelingen af omkostningerne mellem de deltagende medlemsstater. Én medlemsstat skal have ansvaret for kontrakter vedrørende logistik og diplomatiske forbindelser med værtslandet.
1.3. Anvendelse af honorære konsuler
Honorære konsuler kan også godkendes til at udføre nogle eller alle opgaver som omhandlet i punkt 1.5. Der træffes passende foranstaltninger til at garantere sikkerhed og databeskyttelse.
Hvis den honorære konsul ikke er embedsmand i en medlemsstat, skal udførelsen af disse opgaver opfylde kravene i bilag 19, undtagen bestemmelserne i punkt C, litra c), i nævnte bilag.
Hvis den honorære konsul er embedsmand i en medlemsstat, sikrer den pågældende medlemsstat, at der gælder krav svarende til dem, der ville gælde, hvis opgaverne blev udført af dens diplomatiske eller konsulære repræsentation.
1.4. Samarbejde med eksterne tjenesteydere
Medlemsstaterne bestræber sig på at samarbejde med en ekstern tjenesteyder i fællesskab med en eller flere medlemsstater med forbehold af regler om offentlige indkøb og konkurrence.
Samarbejde med en ekstern tjenesteyder skal bygge på en retsakt, der opfylder kravene i bilag 19.
Medlemsstaterne skal inden for rammerne af det lokale konsulære samarbejde udveksle oplysninger om udvælgelsen af de eksterne tjenesteydere og udarbejdelsen af bestemmelserne og betingelserne i deres respektive retsakter.
1.5. Former for samarbejde med eksterne tjenesteydere
En ekstern tjenesteyder kan udpeges til at udføre en eller flere af følgende opgaver:
a)
at formidle generelle oplysninger om visumkrav og ansøgningsskemaer
b)
at informere ansøgeren om de krævede bilag på grundlag af en checkliste
c)
at indsamle oplysninger og ansøgninger (herunder indsamling af biometriske identifikatorer) og fremsende ansøgningen til den diplomatiske eller konsulære repræsentation
d)
at modtage det gebyr, der skal opkræves
e)
at forvalte aftaler om personligt fremmøde hos den diplomatiske eller konsulære repræsentation eller den eksterne tjenesteyder
f)
at indsamle rejsedokumenterne (herunder underretning om afslag, hvis det er relevant) fra den diplomatiske eller konsulære repræsentation og sende dem tilbage til ansøgeren.
1.6. Medlemsstaternes forpligtelser
Når den eller de pågældende medlemsstater udvælger en ekstern tjenesteyder, skal de kontrollere selskabets solvens og pålidelighed (herunder de nødvendige licenser, registrering i handelsregistret, selskabsvedtægterne og aftaler med banker) og sikre, at der ikke er interessekonflikter.
Den eller de pågældende medlemsstater sørger for, at den eksterne tjenesteyder, der er valgt, opfylder de vilkår og betingelser, den er pålagt i den retsakt, der er omhandlet i punkt 1.4.
Den eller de pågældende medlemsstater er fortsat ansvarlige for, at databeskyttelsesreglerne overholdes ved behandlingen af oplysninger, og de er underlagt tilsyn i overensstemmelse med artikel 28 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (15).
Samarbejdet med en ekstern tjenesteyder begrænser eller udelukker ikke et ansvar, der måtte følge af den eller de pågældende medlemsstaters nationale lovgivning, for overtrædelser af forpligtelser vedrørende personoplysninger om ansøgere og behandlingen af visa. Denne bestemmelse berører ikke en eventuel sag, som kan anlægges direkte mod den eksterne tjenesteyder i henhold til det pågældende tredjelands nationale lovgivning.
Den eller de pågældende medlemsstater sikrer, at oplysningerne krypteres i fuldt omfang, uanset om de overføres elektronisk eller fysisk via et elektronisk lagringsmedium fra den eksterne tjenesteyder til myndighederne i den eller de pågældende medlemsstater.
I tredjelande, der forbyder kryptering af oplysninger, som skal overføres elektronisk fra den eksterne tjenesteyder til myndighederne i den eller de pågældende medlemsstater, tillader den eller de pågældende medlemsstater ikke, at den eksterne tjenesteyder overfører oplysninger elektronisk.
I så fald sikrer den eller de pågældende medlemsstater, at de elektroniske oplysninger overføres fysisk i fuldt krypteret form via et elektronisk lagringsmedium fra den eksterne tjenesteyder til myndighederne i den eller de pågældende medlemsstater af en konsulær medarbejder i en medlemsstat eller, hvor en sådan overførsel ville kræve, at der skulle træffes uforholdsmæssigt omfattende eller urimelige foranstaltninger, på en anden og sikker måde, f.eks. ved at anvende etablerede operatører med erfaring i transport af følsomme dokumenter og oplysninger i det pågældende tredjeland.
Under alle omstændigheder tilpasses sikkerhedsniveauet for overførslen i forhold til, hvor følsomme oplysningerne er.
Medlemsstaterne eller Fællesskabet bestræber sig på at nå til enighed med de pågældende tredjelande om at ophæve forbuddet mod kryptering af de oplysninger, der skal overføres elektronisk mellem myndighederne i den eller de pågældende medlemsstater.
Den eller de pågældende medlemsstater skal give de eksterne tjenesteyderne den nødvendige uddannelse, så de har den viden, som kræves for at give ansøgerne en passende betjening og tilstrækkelige oplysninger.
Den eller de pågældende medlemsstater giver i tilfælde af tvivl den diplomatiske eller konsulære repræsentation mulighed for at foretage kontrol af fingeraftryk, som er blevet optaget af den eksterne tjenesteyder.
Behandlingen af ansøgninger, eventuelle samtaler, godkendelsesproceduren og udskrift og påsætning af visummærkater udføres kun af den diplomatiske eller konsulære repræsentation.
Eksterne tjenesteydere har ikke adgang til VIS under nogen omstændigheder. Adgangen til VIS er udelukkende forbeholdt behørigt bemyndigede medarbejdere ved de diplomatiske eller konsulære repræsentationer.
Den eller de pågældende medlemsstater skal nøje overvåge gennemførelsen af den i punkt 1.4 omhandlede retsakt, herunder:
a)
de generelle oplysninger om visumkrav og ansøgningsskemaer, som den eksterne tjenesteyder giver visumansøgerne
b)
alle de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er nødvendige for at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, mod hændeligt tab, mod forringelse, ikke-autoriseret udbredelse eller adgang, navnlig hvis samarbejdet omfatter fremsendelse af filer og oplysninger til den eller de pågældende medlemsstaters diplomatiske eller konsulære repræsentation, samt mod enhver anden form for ulovlig behandling af personoplysninger
c)
indsamling og fremsendelse af biometriske identifikatorer
d)
de foranstaltninger, som træffes for at overholde databeskyttelsesreglerne.
Med henblik herpå foretager den eller de pågældende medlemsstaters diplomatiske eller konsulære repræsentation regelmæssigt uanmeldt kontrol i den eksterne tjenesteyders lokaler.
1.7. Servicegebyr
Eksterne tjenesteydere kan opkræve et servicegebyr ud over det gebyr, der skal opkræves ifølge bilag 12. Servicegebyret skal være afpasset efter de omkostninger, som den eksterne tjenesteyder har afholdt ved udførelsen af en eller flere af de opgaver, der er omhandlet i punkt 1.5.
Dette servicegebyr skal specificeres i den retsakt, der er omhandlet i punkt 1.4.
Som led i det lokale konsulære samarbejde skal medlemsstaterne sikre, at det servicegebyr, der opkræves af en ansøger, står i rimeligt forhold til de tjenester, som den eksterne tjenesteydere tilbyder, samt at det er tilpasset de lokale forhold. Endvidere tilstræber de at harmonisere det anvendte servicegebyr.
Servicegebyret må ikke overstige halvdelen af det visumgebyr, der er fastlagt i bilag 12, uanset eventuelle undtagelser fra visumgebyret i henhold til bilag 12.
Den eller de pågældende medlemsstater skal fortsat give alle kategorier af ansøgere adgang til at indgive ansøgninger direkte til deres diplomatiske eller konsulære repræsentationer.
1.8. Oplysninger
Medlemsstaternes diplomatiske og konsulære repræsentationer skal til brug for offentligheden opslå præcise oplysninger om, hvordan man bestiller tid og indgiver en ansøgning.
1.9. Fortsat service
Hvis samarbejdet med andre medlemsstater eller med enhver form for ekstern tjenesteyder ophører, skal medlemsstaterne sikre fortsat fuld service.
1.10. Afgørelse og offentliggørelse
Medlemsstaterne underretter Kommissionen om, hvordan de har til hensigt at organisere modtagelsen og behandlingen af ansøgninger i hver konsulær repræsentation. Kommissionen skal sørge for en passende offentliggørelse.
Medlemsstaterne forelægger Kommissionen et eksemplar af den retsakt, der er omhandlet i punkt 1.4.
4)
I punkt 5.2 i del VIII foretages følgende ændringer:
a)
Overskriften affattes således:
b)
Mellem overskriften og punkt 5.2, litra a), indsættes følgende punktum:
»I forbindelse med senere ansøgninger, jf. punkt 1.2 i del III, kan medlemsstaterne tillade deres diplomatiske eller konsulære repræsentationer at samarbejde med kommercielle foretagender, der fungerer som formidlere (f.eks. private administrative bureauer og transportselskaber eller rejsebureauer som f.eks. rejsearrangører og forhandlere).«
5)
Følgende bilag tilføjes:
»BILAG 19
Liste over minimumskrav, der skal indsættes i retsakten til brug ved samarbejde med eksterne tjenesteydere
A.
I forbindelse med udførelsen af opgaverne skal den eksterne tjenesteyder for så vidt angår databeskyttelse:
a)
til enhver tid forhindre, at oplysninger læses, kopieres, ændres eller slettes uden godkendelse, navnlig under fremsendelsen til den diplomatiske eller konsulære repræsentation for den eller de medlemsstater, der er ansvarlig(e) for behandlingen af en ansøgning
b)
efter den eller de pågældende medlemsstaters anvisninger fremsende oplysningerne
-
elektronisk, i krypteret form, eller
-
fysisk, på en sikret måde
c)
fremsende oplysningerne snarest muligt:
-
i tilfælde af fysisk fremsendte oplysninger, mindst én gang om ugen
-
i tilfælde af elektronisk fremsendte krypterede oplysninger, senest ved afslutningen af den dag, de er indsamlet
d)
slette oplysningerne omgående efter deres fremsendelse og sikre, at de eneste oplysninger, der må opbevares, er ansøgerens navn og kontaktoplysninger med henblik på tidsbestilling samt eventuelt pasnummeret, indtil passet returneres til ansøgeren
e)
sikre alle de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er nødvendige for at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, mod hændeligt tab, mod forringelse, ikke-autoriseret udbredelse eller adgang, navnlig hvis samarbejdet omfatter fremsendelse af filer og oplysninger til den eller de pågældende medlemsstaters diplomatiske eller konsulære repræsentation, samt mod enhver anden form for ulovlig behandling af personoplysninger
f)
udelukkende behandle oplysningerne med henblik på at behandle ansøgeres personoplysninger på den eller de pågældende medlemsstaters vegne
g)
anvende standarder for databeskyttelse, der mindst svarer til standarderne i direktiv 95/46/EF
h)
give ansøgere de fornødne oplysninger i henhold til artikel 37 i VIS-forordningen.
B.
I forbindelse med udførelsen af opgaverne skal den eksterne tjenesteyder for så vidt angår personalets adfærd:
a)
sikre, at personalet er tilstrækkeligt uddannet
b)
sikre, at medarbejderne ved udførelsen af deres opgaver:
-
modtager ansøgere høfligt
-
respekterer ansøgeres menneskelige værdighed og integritet
-
ikke diskriminerer på grund af personers køn, race eller etniske oprindelse, religion eller tro, handicap, alder eller seksuelle orientering, og
-
overholder reglerne om tavshedspligt, der også gælder, når medarbejderne ikke længere er ansat, eller efter at retsakten er blevet suspenderet eller bragt til ophør
c)
sørge for identifikation af de medarbejdere, der til enhver tid arbejder i virksomheden
d)
dokumentere, at medarbejderne ikke har straffeattester og har den fornødne ekspertise
C.
I forbindelse med kontrol af udførelsen af opgaverne skal den eksterne tjenesteyder:
a)
give medarbejdere, der er autoriseret af den eller de pågældende medlemsstater, adgang til virksomhedens lokaler til enhver tid uden forudgående anmeldelse, navnlig med henblik på inspektion
b)
sikre muligheden for fjernadgang til tidsbestillingssystemet med henblik på inspektion
c)
sikre brugen af relevante overvågningsmetoder (f.eks. prøveansøgere, WebCam)
d)
sikre adgang til dokumentation for overholdelse af regler om databeskyttelse, herunder rapporteringspligt, ekstern revision og regelmæssig stikprøvekontrol
e)
straks underrette den eller de pågældende medlemsstater om eventuelle brud på sikkerheden eller eventuelle klager fra ansøgerne om misbrug af eller uautoriseret adgang til oplysninger og føre samråd med den eller de pågældende medlemsstater med henblik på at finde en løsning og omgående give begrundede svar til de ansøgere, der har klaget.
D.
I forbindelse med generelle krav skal den eksterne tjenesteyder:
a)
handle efter anvisning fra den eller de medlemsstater, der er ansvarlig(e) for behandling af ansøgningen
b)
vedtage passende foranstaltninger mod korruption (f.eks. bestemmelser om aflønning af medarbejderne, samarbejde om at udpege medarbejdere til dette arbejde, tomandsregel, rotationsprincip)
c)
nøje overholde bestemmelserne i retsakten, der skal indeholde en bestemmelse om suspension og opsigelse, navnlig til brug ved overtrædelse af de fastsatte regler, samt en revisionsklausul for at sikre, at retsakten afspejler bedste praksis.«
Artikel 2
Rapportering
Kommissionen forelægger tre år efter idriftsættelsen af VIS og derefter hvert fjerde år Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om gennemførelsen af denne forordning, som omfatter gennemførelsen af indsamlingen og anvendelsen af biometriske identifikatorer, de valgte ICAO-standarders egnethed, overholdelsen af databeskyttelsesreglerne, erfaringen med eksterne tjenesteydere med særlig henvisning til indsamlingen af biometriske data, gennemførelsen af 59-måneders reglen for kopieringen af fingeraftryk samt organiseringen af modtagelsen og behandlingen af ansøgninger. Rapporten omfatter desuden på grundlag af artikel 17, stk. 12, 13 og14, og artikel 50, stk. 4, i VIS-forordningen de tilfælde, hvor fingeraftryk rent faktisk ikke kunne fremskaffes, eller hvor de ikke kræves af retlige grunde, sammenlignet med antallet af tilfælde, hvor fingeraftryk blev optaget. Rapporten omfatter oplysninger om tilfælde, hvor en person, der rent faktisk ikke kunne afgive fingeraftryk, blev nægtet visum. Rapporten ledsages i givet fald af relevante forslag til ændring af denne forordning.
Den første rapport skal også omhandle spørgsmålet om tilstrækkeligt pålidelige fingeraftryk af børn under 12 år med henblik på identifikation og kontrol og navnlig spørgsmålet om, hvordan fingeraftryk udvikler sig med alderen, på grundlag af resultaterne af en undersøgelse udført under Kommissionens ansvar.
Artikel 3
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.
Udfærdiget i Strasbourg, den 23. april 2009.
AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS 390/2009/EK RENDELETE
(2009. április 23.)
a diplomáciai és konzuli képviseletek számára kibocsátott, a vízumokra vonatkozó Közös Konzuli Utasításnak a biometrikus adatok bevezetése, valamint a vízumkérelmek átvételének és feldolgozásának megszervezésére vonatkozó rendelkezései tekintetében történő módosításáról
AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,
tekintettel az Európai Közösséget létrehozó szerződésre és különösen annak 62. cikke (2) bekezdése b) pontjának ii. alpontjára,
tekintettel a Bizottság javaslatára,
tekintettel az európai adatvédelmi biztos véleményére (1),
a Szerződés 251. cikkében megállapított eljárásnak megfelelően (2),
mivel:
(1)
A kérelmezők megbízható ellenőrzésének és azonosításának biztosítására biometrikus adatokat kell feldolgozni a 2004/512/EK tanácsi határozattal (3) létrehozott vízuminformációs rendszerben (VIS), valamint jogi keretet kell biztosítani e biometrikus azonosítók gyűjtésére. A VIS alkalmazása megköveteli továbbá, hogy a vízumkérelmek átvételének megszervezésére új lehetőségeket alakítsanak ki.
(2)
A biometrikus azonosítók beillesztése a VIS-be fontos lépés azon új elemek alkalmazásának irányában, amelyek megbízhatóbb kapcsolatot teremtenek a vízum birtokosa és az útlevél között a hamis személyazonosság használatának megakadályozása érdekében. Ennélfogva alapvető követelmény, hogy a kérelmező - legalább az első kérelem benyújtásakor - személyesen megjelenjen annak érdekében, hogy a vízumot a biometrikus azonosítók VIS-ben történő nyilvántartásba vételével lehessen kiadni.
(3)
A kiválasztott biometrikus azonosítók a vízuminformációs rendszerről (VIS) és a rövid távú tartózkodásra jogosító vízumokra vonatkozó adatok tagállamok közötti cseréjéről szóló, 2008. július 9-i 767/2008/EK európai parlamenti és tanácsi rendeletben (VIS-rendelet) (4) találhatók.
(4)
Ez a rendelet a Nemzetközi Polgári Repülési Szervezet (ICAO) által megállapított megfelelő rendelkezésekre történő hivatkozással határozza meg a biometrikus azonosítók gyűjtésének szabályait. Az interoperabilitás biztosításához nincs szükség pontosabb műszaki előírásokra.
(5)
A vízum kérelmezése során a tagállamok által átvett valamennyi dokumentumot, adatot vagy biometrikus azonosítót a konzuli kapcsolatokról szóló, 1963. április 24-i bécsi egyezmény szerinti konzuli okmánynak kell tekinteni, és ennek megfelelően kell kezelni.
(6)
A kérelmezők nyilvántartásba vételének megkönnyítése és a tagállamok költségeinek csökkentése érdekében a képviseleti forma meglévő keretei mellett új szervezeti lehetőségeket kell előirányozni. Elsőként a diplomáciai és konzuli képviseletek számára kibocsátott vízumokra vonatkozó Közös Konzuli Utasítást (5) ki kell egészíteni a kérelmek átvételére és a biometrikus azonosítók felvételére vonatkozó korlátozott képviselet külön típusával.
(7)
Egyéb megoldásokat, például közös ügyintézési helyeket (co-location), közös kérelemátvevő központokat, tiszteletbeli konzulok alkalmazását és a külső szolgáltatókkal való együttműködést kell bevezetni. E megoldásokra megfelelő jogi keretet kell létrehozni, figyelembe véve különösen az adatvédelmi kérdéseket. A tagállamok az ezen jogi keretben megállapított feltételeknek megfelelően meghatározzák, hogy a szervezeti megoldás mely formáját fogják alkalmazni az egyes harmadik országokban. A szervezeti megoldással kapcsolatos részletes információkat a Bizottságnak közzé kell tennie.
(8)
Az együttműködés megszervezésekor a tagállamoknak biztosítaniuk kell, hogy a kérelmezőket a kérelmeik feldolgozásáért felelős tagállamhoz irányítsák.
(9)
Rendelkezéseket kell kidolgozni azon esetekre, amikor a tagállamok úgy határoznak, hogy az eljárás megkönnyítése érdekében együttműködnek egy külső szolgáltatóval a kérelmek átvételét illetően. Ilyen döntésre akkor kerülhet sor, ha különleges körülmények folytán vagy a helyi adottságokból kifolyólag az érintett tagállam számára a más tagállamokkal korlátozott képviselet formájában való együttműködés, a közös ügyintézési hely (co-location) vagy a közös kérelemátvevő központ létrehozása nem bizonyul megfelelő megoldásnak. Az ilyen megoldásokat a vízumkibocsátás általános elveivel összhangban kell kialakítani, tiszteletben tartva a személyes adatok feldolgozása vonatkozásában az egyének védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 1995. október 24-i 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi irányelvben (6) meghatározott adatvédelmi követelményeket. Ezenkívül e megoldások kialakításakor és azok alkalmazása során a vízumshopping elkerülésének szükségességére is ügyelni kell.
(10)
A tagállamoknak a külső szolgáltatókkal olyan jogi eszköz alapján kell együttműködniük, amely rendelkezéseket tartalmaz a szolgáltató pontos felelősségi köréről, a helyiségeibe történő közvetlen és korlátlan belépésről, a kérelmezőknek szóló információkról, a titoktartásról, valamint az együttműködés felfüggesztésének vagy felmondásának körülményeiről, feltételeiről és eljárásának menetéről.
(11)
Ez a rendelet a tagállamok számára lehetővé teszi a külső szolgáltatóval való együttműködést a kérelmek átvételét illetően, ugyanakkor a kérelmek benyújtása tekintetében az „egyablakos ügyintézés” elvét alkalmazza, továbbá a Közös Konzuli Utasítás III. részének 4. pontjában előírt személyes megjelenés általános szabályától való eltérést tesz lehetővé. Ez nem érinti a kérelmező személyes elbeszélgetésre való behívásának lehetőségét, nem érinti továbbá az ezeket a kérdéseket szabályozó jövőbeli jogi eszközöket sem.
(12)
Az adatvédelmi követelményeknek való megfelelés biztosítása érdekében konzultáció történt a 95/46/EK irányelv 29. cikkével létrehozott munkacsoporttal.
(13)
A 95/46/EK irányelv vonatkozik a tagállamokra a személyes adatok e rendeletnek megfelelően történő feldolgozása tekintetében.
(14)
A tagállamoknak fenn kell tartaniuk annak lehetőségét, hogy diplomáciai vagy konzuli képviseleteiken minden kérelmező közvetlenül benyújthassa kérelmét.
(15)
A későbbi kérelmekkel kapcsolatos eljárás megkönnyítése érdekében lehetővé kell tenni, hogy az ujjlenyomatokat a VIS-ben történő első rögzítéstől számított 59 hónapon belül át lehessen másolni. Ezen időszak lejártát követően az ujjlenyomatokat újra fel kell venni.
(16)
A biometrikus azonosítók felvételének követelménye miatt kereskedelmi közvetítőket - például utazási irodákat - többé nem lehet igénybe venni az első kérelem benyújtására, erre csak a későbbi kérelmek benyújtásakor kerülhet sor.
(17)
A Közös Konzuli Utasítást ezért ennek megfelelően módosítani kell.
(18)
A Bizottság e rendelet végrehajtásáról a VIS beindítása után három évvel és azután négyévente jelentést nyújt be.
(19)
Mivel e rendelet céljait, nevezetesen a kérelmek átvételének és feldolgozásának a biometrikus adatok VIS-be való bevitele tekintetében történő szervezését, a közös szabványok és az interoperábilis biometrikus azonosítók, valamint a közösségi vízumpolitikában részt vevő valamennyi tagállamra vonatkozó közös szabályok bevezetését a tagállamok nem tudják kielégítően megvalósítani, és ezért azok közösségi szinten jobban megvalósíthatók, a Közösség intézkedéseket hozhat a Szerződés 5. cikkében foglalt szubszidiaritás elvének megfelelően. Az e cikkben foglalt arányosság elvével összhangban ez a rendelet nem lépi túl az e célok eléréséhez szükséges mértéket.
(20)
Az Európai Unióról szóló szerződéshez és az Európai Közösséget létrehozó szerződéshez csatolt, Dánia helyzetéről szóló jegyzőkönyv 1. és 2. cikke értelmében Dánia nem vesz részt ennek a rendeletnek az elfogadásában, az rá nézve nem kötelező és nem alkalmazandó. Mivel e rendelet az Európai Közösséget létrehozó szerződés harmadik része IV. címének rendelkezései alapján a schengeni vívmányokat egészíti ki, Dánia a fenti jegyzőkönyv 5. cikkének megfelelően az e rendelet elfogadásának időpontját követő hat hónapos időszakon belül határoz arról, hogy azt nemzeti jogában végrehajtja-e.
(21)
Izland és Norvégia tekintetében ez a rendelet az Európai Unió Tanácsa, valamint az Izlandi Köztársaság és a Norvég Királyság közötti, e két államnak a schengeni vívmányok végrehajtására, alkalmazására és fejlesztésére irányuló társulásáról szóló megállapodás (7) értelmében a schengeni vívmányok azon rendelkezéseinek továbbfejlesztését képezi, amelyek az említett megállapodás alkalmazását szolgáló egyes szabályokról szóló 1999/437/EK tanácsi határozat (8) 1. cikkének B. pontjában említett terület alá tartoznak.
(22)
E rendelet a schengeni vívmányok azon rendelkezéseinek továbbfejlesztését képezi, amelyekben az Egyesült Királyság - a Nagy-Britannia és Észak-Írország Egyesült Királyságának a schengeni vívmányok egyes rendelkezései alkalmazásában való részvételére vonatkozó kéréséről szóló, 2000. május 29-i 2000/365/EK tanácsi határozattal (9) összhangban - nem vesz részt. Az Egyesült Királyság ennélfogva nem vesz részt e rendelet elfogadásában, az rá nézve nem kötelező és nem alkalmazandó.
(23)
Ez a rendelet a schengeni vívmányok azon rendelkezéseinek továbbfejlesztését képezi, amelyekben Írország - az Írországnak a schengeni vívmányok egyes rendelkezései alkalmazásában való részvételére vonatkozó kéréséről szóló, 2002. február 28-i 2002/192/EK tanácsi határozattal (10) összhangban - nem vesz részt. Írország ennélfogva nem vesz részt e rendelet elfogadásában, az rá nézve nem kötelező és nem alkalmazandó.
(24)
Svájc tekintetében ez a rendelet az Európai Unió, az Európai Közösség és a Svájci Államszövetség közötti, a Svájci Államszövetségnek a schengeni vívmányok végrehajtására, alkalmazására és fejlesztésére irányuló társulásáról szóló megállapodás (11) értelmében a schengeni vívmányok azon rendelkezéseinek továbbfejlesztését képezi, amelyek az 1999/437/EK határozat 1. cikkének B. pontjában említett terület alá tartoznak, összefüggésben a 2008/146/EK tanácsi határozat (12) 3. cikkével.
(25)
Liechtenstein tekintetében ez a rendelet az Európai Unió, az Európai Közösség, a Svájci Államszövetség és a Liechtensteini Hercegség közötti, a Liechtensteini Hercegségnek az Európai Unió, az Európai Közösség és a Svájci Államszövetség között létrejött, a Svájci Államszövetségnek a schengeni vívmányok végrehajtására, alkalmazására és fejlesztésére irányuló társulásáról szóló megállapodáshoz való csatlakozásáról aláírt jegyzőkönyv értelmében a schengeni vívmányok azon rendelkezéseinek továbbfejlesztését képezi, amelyek az 1999/437/EK határozat 1. cikkének B. pontjában említett terület alá tartoznak, összefüggésben a 2008/261/EK tanácsi határozat (13) 3. cikkével.
(26)
Ciprus tekintetében ez a rendelet a 2003. évi csatlakozási okmány 3. cikkének (2) bekezdése értelmében a schengeni vívmányokra épülő vagy ahhoz egyéb módon kapcsolódó jogi aktusnak minősül.
(27)
Ez a rendelet a 2005. évi csatlakozási okmány 4. cikkének (2) bekezdése értelmében a schengeni vívmányokra épülő vagy ahhoz egyéb módon kapcsolódó jogi aktusnak minősül,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
A Közös Konzuli Utasítás módosításai
A diplomáciai és konzuli képviseletek számára kibocsátott, a vízumokra vonatkozó Közös Konzuli Utasítás a következőképpen módosul:
1.
A II. rész a következőképpen módosul:
a)
az 1.2. b) pont a következő bekezdésekkel egészül ki:
„A tagállamok kizárólag a kérelmek átvétele és a biometrikus azonosítók levétele céljából korlátozott mértékben képviselhetnek egy vagy több másik tagállamot is. Az 1.2. pont c) és e) alpontjának megfelelő rendelkezéseit alkalmazni kell. Az iratok és adatok átvételét és a képviselt tagállam felé történő továbbítását a megfelelő adatvédelmi és biztonsági szabályok tiszteletben tartásával kell elvégezni.
Az egy vagy több képviselt tagállam gondoskodik arról, hogy a képviselő tagállam hatóságai teljes mértékben, titkosított formában továbbítsák az adatokat a képviselt tagállam hatóságainak, akár elektronikus úton, akár fizikailag, egy elektronikus adathordozó útján történik a továbbítás.
Azon harmadik országokban, amelyek tiltják a képviselő tagállam hatóságai által a képviselt tagállam(ok) hatóságainak elektronikus úton továbbítandó adatok titkosítását, a képviselt tagállam(ok) nem engedélyezi(k) a képviselő tagállamnak az adatok elektronikus úton való továbbítását.
Ez esetben az egy vagy több érintett képviselt tagállam gondoskodik arról, hogy a képviselő tagállam hatóságai az elektronikus adatokat fizikailag, elektronikus adathordozón, teljes mértékben titkosított formában továbbítsák a képviselt tagállam(ok) hatóságainak valamely tagállam konzuli tisztviselője útján, vagy amennyiben az ilyen továbbítás aránytalan vagy ésszerűtlen intézkedéseket tenne szükségessé, más biztonságos és védett módon, például az érintett harmadik országban az érzékeny dokumentumok és adatok továbbítása terén tapasztalattal rendelkező, bejegyzett gazdasági szereplők igénybevételével.
A továbbítás biztonsági szintje valamennyi esetben az adatok érzékeny jellegéhez igazodik.
A tagállamok, illetve a Közösség az érintett harmadik országokkal megállapodásra törekednek az érintett tagállamok hatóságai között elektronikusan továbbítandó adatok titkosítását tiltó rendelkezések megszüntetése céljából.”;
b)
a d) pont helyébe a következő szöveg lép:
„d)
Amennyiben az egységes vízum az a) és b) pont szerint kerül kiadásra, a képviseletet és korlátozott képviseletet fel kell tüntetni a 18. mellékletben foglalt, egységes vízumkiadási képviseleti táblázatban.”
2.
A III. rész a következőképpen módosul:
a)
az 1. pont helyébe a következő szöveg lép:
„1. Vízumkérelmek
1.1. Vízumkérdőívek - a kérdőívek száma
A kérelmezők számára elő kell írni az egységesített vízumkérdőív kitöltését is. Az egységes vízumot a 16. mellékletben megadott minta szerinti, egységesített nyomtatvány felhasználásával kell kérelmezni.
A vízumkérdőívet legalább egy példányban ki kell tölteni, hogy azt használni lehessen a központi hatóságokkal való egyeztetés során. Amennyiben a nemzeti hatósági eljárások megkövetelik, úgy a tagállamok több példányban is kérhetik a kérelmet.
1.2. Biometrikus azonosítók
a) A tagállamok a kérelmezőktől biometrikus azonosítókat, azaz arcképet és tíz ujjlenyomatot vesznek fel, összhangban az emberi jogok és alapvető szabadságok védelméről szóló európai egyezményben, az Európai Unió alap jogi chartájában és az Egyesült Nemzetek Szervezetének a Gyermek Jogairól szóló Egyezményében foglalt biztosítékokkal.
Első vízumkérelme benyújtásakor a kérelmezőnek személyesen meg kell jelennie. Ekkor a következő biometrikus azonosítókat kell felvenni:
-
fénykép, amelyet a kérelemmel egyidejűleg szkennelnek be vagy készítenek el, és
-
tíz lapos ujjlenyomat, amelyet digitálisan rögzítenek.
Amennyiben a kérelmezőtől egy korábbi kérelem kapcsán vett ujjlenyomatok első alkalommal az új kérelem időpontjánál kevesebb mint 59 hónappal korábban kerültek be a vízuminformációs rendszerbe (VIS), azokat át kell másolni a későbbi kérelembe.
Ha azonban megalapozott kétségek merülnek fel a vízumkérelmező személyazonosságát illetően, a diplomáciai vagy konzuli képviselet a fent megadott határidőn belül is ujjlenyomatot vesz.
Továbbá ha a kérelem benyújtásának időpontjában nem kerül azonnal megerősítésre, hogy a korábbi ujjlenyomatot a fent megadott határidőn belül vették, a kérelmező kérhet ujjlenyomatvételt.
A VIS-rendelet 9. cikkének 5. pontjával összhangban a kérelmekhez csatolt fényképeket minden esetben rögzíteni kell a VIS-ben. A kérelmező nem kötelezhető arra, hogy e célból személyesen megjelenjen.
A fényképre vonatkozó technikai követelmények megfelelnek az ICAO 6. kiadású 9303. sz. dokumentuma 1. részében meghatározott nemzetközi előírásoknak.
Az ujjlenyomatvétel az ICAO-szabványoknak és a Vízuminformációs Rendszer kifejlesztésével kapcsolatos biometrikus jellemzőkre vonatkozó szabványokról szóló műszaki előírások megállapításáról szóló, 2006. szeptember 22-i 2006/648/EK bizottsági határozatnak (14) megfelelően történik.
A biometrikus azonosítók felvételét a diplomáciai vagy konzuli képviselet, illetve a határokon történő vízumkiadásért felelős hatóságok képesített és szabályszerűen felhatalmazott személyzete végzi. A diplomáciai vagy konzuli képviseletek felügyelete mellett a biometrikus azonosítókat a tiszteletbeli konzul vagy a VII. rész 1.3 és 1.4 pontjában említett külső szolgáltató képesített és szabályszerűen felhatalmazott személyzete is felveheti.
Az adatokat a VIS-be csak a szabályszerűen felhatalmazott konzuli személyzet rögzítheti a VIS-rendelet 6. cikkének (1) bekezdése, 7. cikke, valamint 9. cikkének (5) és (6) bekezdése értelmében.
A téves elutasítások és azonosítások elkerülése érdekében a tagállamok biztosítják a VIS-rendelet 15. cikkében szereplő összes keresési kritérium teljes körű alkalmazását.
b) Kivételek
A következő kérelmezők mentesülnek az ujjlenyomat-adási kötelezettség alól:
-
a 12 év alatti gyermekek,
-
olyan személyek, akiknél az ujjlenyomatvétel fizikailag kivitelezhetetlen. Amennyiben lehetséges tíz ujjnál kevesebbről ujjlenyomatot venni, úgy rögzíteni kell a megfelelő számú ujjlenyomatot. Amennyiben azonban átmeneti akadályról van szó, a kérelmezőt kötelezni kell arra, hogy a következő kérelmezésnél adjon ujjlenyomatot. Az átmeneti akadály okairól a diplomáciai vagy konzuli képviseletek, valamint a határokon történő vízumkiadásért felelős hatóságok további felvilágosítást kérhetnek. A tagállamok biztosítják, hogy a kérelmező méltóságát garantáló, megfelelő eljárások állnak rendelkezésre arra az esetre, ha a felvétel során nehézségek merülnek fel. Az ujjlenyomatvétel fizikai kivitelezhetetlensége nem befolyásolhatja a vízum megadását vagy elutasítását,
-
a tagállamok kormányai vagy nemzetközi szervezetek meghívására hivatalos útra érkező állam- és kormányfők, valamint a nemzeti kormányok tagjai és az őket kísérő házastársak, továbbá hivatalos küldöttségük tagjai,
-
a tagállamok kormányai vagy nemzetközi szervezetek meghívására hivatalos útra érkező uralkodók, valamint a királyi család egyéb magas rangú tagjai.
Valamennyi ilyen esetben fel kell tüntetni a VIS-ben a »nem alkalmazandó« bejegyzést.
b)
a szöveg a következő ponttal egészül ki:
„5. A személyzet magatartása
A tagállamok diplomáciai és konzuli képviseletei biztosítják, hogy a kérelmezők udvarias bánásmódban részesüljenek.
Feladatai ellátása során a konzuli személyzetnek teljes mértékben tiszteletben kell tartania az emberi méltóságot. Valamennyi intézkedésnek arányban kell állnia az általa elérni kívánt célkitűzésekkel.
Feladatai ellátása során a konzuli személyzet senkivel szemben nem alkalmazhat megkülönböztetést neme, faji vagy etnikai származása, vallása vagy meggyőződése, fogyatékossága, kora vagy szexuális irányultsága alapján.”
3.
A VII. rész 1. pontja a következőképpen módosul:
„1. A vízumosztályok szervezése
1.1. A vízumkérelmek átvételének és feldolgozásának rendje
Minden tagállam maga felel a vízumkérelmek átvételének és feldolgozásának megszervezéséért. Főszabály szerint, a kérelmeket valamely tagállam diplomáciai vagy konzuli képviseletén kell benyújtani.
A tagállamok:
-
diplomáciai vagy konzuli képviseleteiket, valamint a határokon történő vízumkiadásért felelős hatóságaikat ellátják a biometrikus azonosítók felvételéhez szükséges felszereléssel, csakúgy, mint a tiszteletbeli konzuljaik hivatalát, amennyiben azokat az 1.3. pont alapján biometrikus azonosítók felvétele céljából igénybe veszik, és/vagy
-
együttműködnek egy vagy több másik tagállammal a helyi konzuli együttműködés keretében vagy más alkalmas módon, akár korlátozott képviselet, közös ügyintézési hely (co-location) vagy közös kérelemátvevő központ formájában az 1.2. pont alapján.
Különleges körülmények folytán vagy a helyi adottságokkal kapcsolatos okokból, mint például:
-
amikor a kérelmezők nagy száma miatt nem lehetséges a vízumkérelmek és az adatok időben, megfelelő körülmények között történő átvételének megszervezése, vagy
-
amikor másképp nem lehetséges az érintett harmadik ország kellő területi lefedettségének biztosítása,
és amennyiben a fent említett együttműködési formák az érintett tagállam számára nem bizonyulnak megfelelőnek, a tagállamok végső soron együttműködhetnek egy külső szolgáltatóval az 1.4. ponttal összhangban.
A kérelmező személyes elbeszélgetésre való behívására vonatkozó jog fenntartása mellett (a III. rész 4. pontjának megfelelően), a szervezési forma megválasztása nem eredményezheti azt, hogy a kérelmezőnek egynél több helyszínen kelljen személyesen megjelennie a kérelem benyújtása érdekében.
1.2. A tagállamok közötti együttműködés formái
a)
Ahol »közös ügyintézési hely« (co-location) létrehozását választják, ott egy vagy több tagállam diplomáciai és konzuli képviseleteinek személyzete dolgozza fel a másik tagállam diplomáciai és konzuli képviseletén keresztül hozzájuk címzett kérelmeket (ideértve a biometrikus azonosítókat is), továbbá használják a másik tagállam felszerelését is. Az érintett tagállamok megállapodnak a közös ügyintézési hely fenntartásának időtartamában és megszüntetésének feltételeiben, továbbá abban, hogy a vízumdíj mekkora hányadát kell megkapnia azon tagállamnak, amelynek diplomáciai vagy konzuli képviseletét igénybe veszik.
b)
Ahol »közös kérelemátvevő központok« kialakítására kerül sor, ott két vagy több tagállam diplomáciai és konzuli képviseleteinek személyzetét egy közös épületben helyezik el, ahol átveszik a hozzájuk címzett kérelmeket (beleértve a biometrikus azonosítókat is). A kérelmezőket a kérelem feldolgozásáért felelős tagállamhoz kell irányítani. A tagállamok megállapodnak az együttműködés időtartamában és megszüntetésének feltételeiben, valamint a részt vevő tagállamok közötti költségmegosztásban. A fogadó országgal fennálló logisztikai és diplomáciai kapcsolatokat érintő szerződésekért egyetlen tagállam felel.
1.3. Tiszteletbeli konzulok igénybevétele
Az 1.5. pontban említett feladatok részben, vagy egészben történő ellátására a tiszteletbeli konzulok is feljogosíthatók. A biztonság és az adatvédelem szavatolására megfelelő intézkedéseket kell hozni.
Amennyiben a tiszteletbeli konzul nem köztisztviselője egy tagállamnak, e feladatok ellátása során meg kell felelnie a 19. mellékletben megállapított követelményeknek, e melléklet C. pontjának c) alpontja rendelkezéseinek kivételével.
Amennyiben a tiszteletbeli konzul valamely tagállam köztisztviselője, az érintett tagállam biztosítja, hogy olyan követelményeknek tegyen eleget, amelyek egyenértékűek a diplomáciai vagy konzuli képviseletekre e feladatok ellátása terén vonatkozó követelményekkel.
1.4. Együttműködés a külső szolgáltatókkal
A tagállamok törekednek arra, hogy a közbeszerzésre és a versenyre vonatkozó szabályok sérelme nélkül, egy vagy több tagállammal közösen működjenek együtt a külső szolgáltatóval.
A külső szolgáltatóval való együttműködésnek a 19. mellékletben megállapított követelményekkel összhangban lévő jogi eszközön kell alapulnia.
A tagállamok a helyi konzuli együttműködés keretében információt cserélnek a külső szolgáltatók kiválasztását és a vonatkozó jogi eszközök feltételeinek kidolgozását illetően.
1.5. A külső szolgáltatókkal folytatott együttműködés típusai
A külső szolgáltató az alábbiakban felsorolt egy vagy több feladat ellátásával bízható meg:
a)
általános tájékoztatás a vízumkiadás feltételeiről és a vízumkérdőívekről;
b)
az ellenőrző lista alapján a kérelmezők tájékoztatása a szükséges támogató dokumentumokról;
c)
adatok és kérelmek (beleértve a biometrikus azonosítókat is) felvétele, valamint a kérelmek továbbítása a diplomáciai vagy konzuli képviselet részére;
d)
a díj beszedése;
e)
a diplomáciai vagy konzuli képviseleten, illetve a külső szolgáltatónál való személyes megjelenés céljából adott időpontok kezelése;
f)
az úti okmányoknak a diplomáciai vagy konzuli képviselettől való átvétele (ideértve adott esetben az elutasításról szóló értesítést is), majd a kérelmezőhöz való visszajuttatása.
1.6. A tagállamok kötelezettségei
A külső szolgáltató kiválasztásánál az érintett tagállam/tagállamok alaposan megvizsgálja/megvizsgálják a szolgáltató fizetőképességét és megbízhatóságát (ideértve a szükséges engedélyeket, a kereskedelmi nyilvántartásba való bejegyzést, a vállalkozás alapító okiratát, a banki szerződéseket), valamint megbizonyosodik arról, hogy nem áll fenn összeférhetetlenség.
Az érintett egy vagy több tagállam biztosítja, hogy a kiválasztott külső szolgáltató teljesíti az 1.4. pontban említett jogi eszközben a vonatkozásukban megszabott feltételeket.
Az érintett egy vagy több tagállam felel az adatok feldolgozására vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásáért, amelyet a személyes adatok feldolgozása vonatkozásában az egyének védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 1995. október 24-i 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (15) 28. cikkének megfelelően felügyelni kell,
A külső szolgáltatóval való együttműködés nem szűkíti le, illetve nem zárja ki az érintett tagállam(ok) nemzeti joga szerint a kérelmezők személyes adataival és a vízumkérelmek feldolgozásával kapcsolatos kötelezettségek megszegése tekintetében fennálló felelősségét. Ez a rendelkezés nem érinti az adott harmadik ország nemzeti joga szerint a közvetlenül a külső szolgáltatóval szemben foganatosítható intézkedéseket.
Az érintett egy vagy több tagállam gondoskodik arról, hogy a külső szolgáltató az adatokat teljes mértékben titkosítva továbbítsa az érintett tagállam(ok) hatóságainak, akár elektronikus úton, akár fizikailag, egy elektronikus adathordozón történik a továbbítás.
Azon harmadik országokban, amelyek tiltják a külső szolgáltató által az érintett tagállam(ok) hatóságainak elektronikusan továbbítandó adatok titkosítását, az érintett tagállam(ok) nem engedélyezi(k) a külső szolgáltatónak az adatok elektronikus úton való továbbítását.
Ilyen esetben az érintett tagállam/tagállamok gondoskodik/gondoskodnak arról, hogy a külső szolgáltató az elektronikus adatokat fizikailag, egy elektronikus adathordozón, teljes mértékben titkosított formában továbbítsa az érintett tagállam(ok) hatóságainak valamely tagállam konzuli tisztviselője útján, vagy amennyiben az ilyen továbbítás aránytalan vagy ésszerűtlen intézkedéseket tenne szükségessé, más biztonságos és védett módon, például az érintett harmadik országban érzékeny dokumentumok és adatok továbbítása terén tapasztalattal rendelkező, bejegyzett gazdasági szereplők igénybevételével.
A továbbítás biztonsági szintje valamennyi esetben az adatok érzékeny jellegéhez igazodik.
A tagállamok, illetve a Közösség az érintett harmadik országokkal megállapodásra törekednek a külső szolgáltató által az érintett tagállam(ok) hatóságainak elektronikusan továbbítandó adatok titkosítása elleni tiltó rendelkezések megszüntetése céljából.
Az érintett tagállam(ok) képzést nyújt(anak) a külső szolgáltató számára, hogy az a kérelmezőknek megfelelő szolgáltatást és kielégítő tájékoztatást tudjon nyújtani.
Kétség esetén, az érintett tagállam(ok) gondoskodnak arról, hogy amennyiben az ujjlenyomatok levételére a külső szolgáltatónál került sor, azokat a diplomáciai vagy konzuli képviseleten ellenőrizni lehessen.
A kérelmek elbírálását, az esetleges személyes elbeszélgetések és az engedélyezési eljárás lefolytatását, valamint a vízumbélyegek kinyomtatását és beillesztését kizárólag a diplomáciai vagy konzuli képviseletek végezhetik.
A külső szolgáltatók semmilyen körülmények között nem férhetnek hozzá a VIS-hez. A VIS-hez való hozzáférés kizárólag a diplomáciai vagy konzuli képviselet szabályszerűen felhatalmazott személyzete számára van fenntartva.
Az érintett tagállam(ok) szorosan figyelemmel kíséri(k) az 1.4. pontban említett jogi eszköz végrehajtását, ideértve
a)
a külső szolgáltató által a kérelmezőknek a vízumkiadás feltételeiről és a vízumkérdőívekről nyújtott általános információt;
b)
minden olyan technikai és szervezési biztonsági intézkedést, amelyekre a személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítése, véletlen elvesztése, megváltoztatása, jogosulatlan nyilvánosságra hozatala vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés elleni védelem érdekében szükség van - különösen, ha az együttműködés magában foglalja az adatoknak az érintett tagállam(ok) diplomáciai vagy konzuli képviseleteihez történő továbbítását is -, továbbá a személyes adatok feldolgozásának minden más jogellenes formája elleni védelmet is;
c)
a biometrikus azonosítók felvételét és továbbítását;
d)
az adatvédelmi rendelkezéseknek való megfelelés érdekében hozott intézkedéseket.
E célból az érintett tagállam(ok) diplomáciai vagy konzuli képviseletei rendszeresen előre nem bejelentett, helyszíni ellenőrzést végeznek a külső szolgáltatónál.
1.7. Szolgáltatási díj
A külső szolgáltató a 12. melléklet alapján fizetendő díjon felül szolgáltatási díjat számíthat fel. A szolgáltatási díjnak arányban kell állnia a külső szolgáltató részéről az 1.5. pontban említett egy vagy több feladat ellátása során felmerült költségekkel.
Ezt a szolgáltatási díjat az 1.4. pontban említett jogi eszköz határozza meg pontosan.
A helyi konzuli együttműködés keretében a tagállamoknak biztosítaniuk kell, hogy a kérelmezőkkel szemben felszámított szolgáltatási díjak megfelelően tükrözzék a külső szolgáltató által nyújtott szolgáltatásokat, és igazodjanak a helyi körülményekhez. Ezenfelül a tagállamoknak törekedniük kell a szolgáltatási díjak összehangolására.
A szolgáltatási díj nem haladhatja meg a 12. mellékletben meghatározott vízumdíj felét, függetlenül a vízumdíj fizetése alóli, a 12. mellékletben előírt lehetséges mentességektől.
Az érintett tagállam(ok) fenntartják annak lehetőségét, hogy diplomáciai vagy konzuli képviseletein minden kérelmező közvetlenül benyújthassa kérelmét.
1.8. Tájékoztatás
A nyilvánosság számára a tagállamok diplomáciai és konzuli képviseletein pontos tájékoztatást kell kifüggeszteni arról, hogyan lehet időpontot igényelni és a kérelmet benyújtani.
1.9. A szolgáltatás folyamatossága
A tagállamok a más tagállamokkal vagy a külső szolgáltatókkal folytatott együttműködés megszüntetése esetén biztosítják a teljes körű szolgáltatás folyamatosságát.
1.10. Határozat és közzététel
A tagállamok tájékoztatják a Bizottságot arról, milyen módon kívánják megszervezni az állomáshelyeken a kérelmek átvételét és feldolgozását. A Bizottság gondoskodik a megfelelő közzétételről.
A tagállamok a Bizottság rendelkezésére bocsátják az 1.4. pontban említett jogi eszköz egy példányát.
4.
A VIII. rész 5.2. pontja a következőképpen módosul:
a)
a cím helyébe a következő szöveg lép:
b)
a cím és az 5.2. pont a) alpontja között a szöveg a következő mondattal egészül ki:
„A III. rész 1.2. pontja szerinti későbbi kérelmeknél a tagállamok engedélyezhetik diplomáciai vagy konzuli képviseleteik számára, hogy együttműködést folytassanak kereskedelmi közvetítőkkel (azaz adminisztratív szolgáltatásokat nyújtó magánvállalkozásokkal és szállítási vállalkozókkal vagy utazási irodákkal, mint például utazásszervezőkkel és ügynökeikkel).”
5.
A szöveg a következő melléklettel egészül ki:
„19. MELLÉKLET
A külső szolgáltatókkal való együttműködés esetén az erre vonatkozó jogi eszközben feltüntetendő minimumkövetelmények jegyzéke
A.
A külső szolgáltató feladatai ellátása során az adatvédelem vonatkozásában:
a)
minden esetben megakadályozza az adatok mindennemű jogosulatlan elolvasását, lemásolását, módosítását vagy törlését, különösen a kérelmek feldolgozásáért felelős tagállam diplomáciai vagy konzuli képviseletéhez való továbbítás során;
b)
az érintett tagállam(ok)tól kapott utasításoknak megfelelően továbbítja az adatokat:
-
elektronikus úton, titkosított formában, vagy
-
fizikailag, védett módon;
c)
a lehető leghamarabb továbbítja az adatokat:
-
a fizikailag továbbított adatok esetében legalább hetente egyszer,
-
az elektronikus úton továbbított, titkosított adatok esetében legkésőbb a felvételük napjának végén;
d)
az adatokat továbbításukat követően haladéktalanul törli, és biztosítja, hogy kizárólag a kérelmező neve és elérhetőségének adatai maradjanak meg időpont-egyeztetés céljára, valamint adott esetben az útlevél száma, az útlevélnek a kérelmezőhöz való visszajuttatásáig;
e)
biztosít minden olyan technikai és szervezési biztonsági intézkedést, amelyekre a személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítése, véletlen elvesztése, megváltoztatása, jogosulatlan nyilvánosságra hozatala vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés elleni védelem érdekében szükség van - különösen, ha az együttműködés magában foglalja az adatoknak az érintett tagállam(ok) diplomáciai vagy konzuli képviseleteihez történő továbbítását is -, továbbá a személyes adatok feldolgozásának minden más jogellenes formája elleni védelmet is;
f)
az adatokat kizárólag a kérelmezők személyes adatainak az érintett tagállam(ok) nevében történő feldolgozásával összefüggő célokra használja fel;
g)
legalább a 95/46/EK irányelvben foglaltakkal egyenértékű adatvédelmi normákat alkalmaz;
h)
ellátja a kérelmezőket a VIS-rendelet 37. cikkében előírt információkkal.
B.
A külső szolgáltató feladatai ellátása során az alkalmazottak magatartása vonatkozásában:
a)
biztosítja a személyzet megfelelő képzését;
b)
biztosítja, hogy személyzete feladatainak végrehajtása során:
-
udvariasan fogadja a kérelmezőket,
-
tiszteletben tartsa a kérelmezők emberi méltóságát és integritását,
-
a kérelmező személyekkel szemben nemi, faji vagy etnikai származási alapon, továbbá vallás vagy meggyőződés, fogyatékosság, életkor vagy szexuális irányultság alapján ne alkalmazzon megkülönböztetést, és
-
tiszteletben tartsa a bizalmas adatkezelés elveit, melyek egyébiránt a személyzet munkaviszonyának megszűnését vagy a jogi eszköz felfüggesztését vagy megszűnését követően is alkalmazandók;
c)
biztosítja a társaságnál dolgozó alkalmazottak személyazonosságáról történő mindenkori tájékoztatást;
d)
igazolja, hogy alkalmazottai nem szerepelnek a bűnügyi nyilvántartásban, továbbá rendelkeznek a szükséges szakértelemmel.
C.
A külső szolgáltató, feladatai ellátásának ellenőrzésével kapcsolatban:
a)
az érintett egy vagy több tagállam erre jogosult személyzete számára mindenkor, előzetes értesítés nélkül hozzáférést biztosít helyiségeihez, különösen szemle céljára;
b)
vizsgálati célra lehetőséget biztosít az időpont-egyeztetési rendszeréhez való külső hozzáférésre;
c)
biztosítja a megfelelő felügyeleti eszközök alkalmazását (pl. tesztelési célú kérelmezői fellépés, webkamera);
d)
hozzáférést biztosít az adatvédelmi előírásoknak való megfelelés bizonyítékaihoz, ideértve a jelentéstételi kötelezettséget, a külső auditot és a rendszeres helyszíni ellenőrzéseket is;
e)
az érintett egy vagy több tagállamnak késedelem nélkül jelenti a biztonsági előírások megsértését, illetve a kérelmezők által az adatokkal való visszaéléssel vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáféréssel kapcsolatban tett panaszokat, továbbá együttműködik az érintett egy vagy több tagállammal annak érdekében, hogy a panaszos kérelmezők számára megoldást találjanak és gyors magyarázattal szolgáljanak.
D.
Általános követelményként, a külső szolgáltató:
a)
a kérelem feldolgozásáért felelős tagállam(ok) utasításai alapján jár el;
b)
megfelelő korrupcióellenes intézkedéseket vezet be (pl. rendelkezések az alkalmazottak javadalmazására vonatkozóan; együttműködés a feladattal megbízott alkalmazottak kiválasztásában; páros feladatvégzés szabálya; rotációs elv);
c)
teljes mértékben tiszteletben tartja a jogi eszköz rendelkezéseit, amelynek felfüggesztési vagy megszűnési záradékot is tartalmaznia kell különösen a megállapított szabályok megsértése esetére, továbbá felülvizsgálati záradékot abból a célból, hogy a jogi eszköz a legjobb gyakorlatokat tükrözze.”
2. cikk
Jelentéstétel
A Bizottság három évvel a VIS működésének megkezdése után, majd ezt követően négyévenként jelentést nyújt be az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak e rendelet végrehajtásáról, amely kiterjed a biometrikus azonosítók felvételének és felhasználásának végrehajtására, a választott ICAO-szabvány megfelelőségére, az adatvédelmi szabályok teljesítésére, a külső szolgáltatókkal való együttműködés tapasztalataira - különös tekintettel a biometrikus adatok felvételére -, valamint az ujjlenyomat átmásolására vonatkozó 59 hónapos szabály betartására és a vízumkérelmek átvételének és feldolgozásának megszervezésére. A jelentésnek a VIS-rendelet 17. cikkének 12., 13. és 14. pontja, valamint 50. cikkének (4) bekezdése alapján tartalmaznia kell továbbá azokat az eseteket, amelyekben ujjlenyomat vételére ténylegesen nem volt lehetőség vagy jogi okokból nem kellett ujjlenyomatot venni, összehasonlítva azon esetek számával, amelyekben ujjlenyomatot vettek. A jelentésnek tájékoztatást kell tartalmaznia azokról az esetekről is, amikor olyan személynek, aki ténylegesen nem tudott ujjlenyomatot adni, visszautasították a vízumkérelmét. A jelentéshez szükség esetén az ezen rendelet módosítására vonatkozó megfelelő javaslatokat kell mellékelni.
Az első jelentés annak kérdésével is foglalkozik, hogy a 12 év alatti gyermekek ujjlenyomata kellően megbízható-e azonosítás és ellenőrzés céljára, továbbá - a Bizottság égisze alatt végzett tanulmány eredményei alapján - különösen azzal, hogy az ujjlenyomat hogyan változik a korral.
3. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban, az Európai Közösséget létrehozó szerződéssel összhangban.
Kelt Strasbourgban, 2009. április 23-án.