ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 12. prosince 2007
týkající se provádění systému pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI), pokud jde o ochranu osobních údajů
(oznámeno pod číslem K(2007) 6306)
(Text s významem pro EHP)
(2008/49/ES)
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady 2004/387/ES ze dne 21. dubna 2004 o interoperabilním poskytování celoevropských služeb elektronické správy (eGovernment) orgánům veřejné správy, podnikům a občanům (IDABC) (1), a zejména na článek 4 uvedeného rozhodnutí,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Dne 17. března 2006 schválili zástupci členských států v Poradním výboru pro vnitřní trh (2) obecný prováděcí plán pro systém pro výměnu informací o vnitřním trhu, dále jen „systém IMI“, a jeho vývoj zaměřený na zlepšení komunikace mezi správními orgány členských států.
(2)
Komise ve svém rozhodnutí KOM/2006/3606 ze dne 14. srpna 2006 o třetí revizi pracovního programu IDABC na období 2005-2009 rozhodla o financování a zavedení systému pro výměnu informací o vnitřním trhu jako projektu společného zájmu.
(3)
Další financování bylo poskytnuto na základě rozhodnutí Komise KOM/2007/3514 ze dne 25. července 2007 o čtvrté revizi pracovního programu IDABC.
(4)
Systém IMI má poskytovat podporu legislativním aktům v oblasti vnitřního trhu, u kterých je požadována výměna informací mezi správními orgány členských států, tj. směrnici Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES ze dne 12. prosince 2006 o službách na vnitřním trhu (3) a směrnici Evropského parlamentu a Rady 2005/36/ES ze dne 7. září 2005 o uznávání odborných kvalifikací (4).
(5)
Vzhledem k tomu, že v rámci systému IMI musí být zajištěna ochrana osobních údajů, je nutno v tomto smyslu doplnit rozhodnutí, kterým se systém IMI zavádí. Vzhledem k tomu, že různé úkoly a funkce Komise a členských států ve vztahu k systému IMI s sebou nesou různé povinnosti a závazky ve vztahu k pravidlům pro ochranu údajů, je nutno definovat jejich příslušné funkce, povinnosti a přístupová práva.
(6)
Stanovisko Pracovní skupiny pro ochranu údajů zřízené podle článku 29 ve vztahu k systému pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI) (5) výslovně požaduje, aby Komise přijala rozhodnutí, které stanoví práva a závazky zúčastněných stran v systému IMI.
(7)
Výměna informací mezi členskými státy elektronickými prostředky by měla být v souladu s pravidly pro ochranu osobních údajů ve směrnici Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (6) a nařízení (ES) č. 45/2001 Evropského parlamentu a Rady ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (7).
(8)
Za účelem umožnění následných dotazů mezi příslušnými orgány a pro řešení situací, kdy se subjekt údajů chce odvolat proti zápornému správnímu rozhodnutí přijatému na základě výměny informací, by měly být všechny osobní údaje vyměněné mezi příslušnými orgány a zpracované v systému IMI uchovávány po dobu šesti měsíců po formálním ukončení výměny informací. Po uplynutí tohoto šestiměsíčního období by všechny osobní údaje měly být vymazány. Šestiměsíční období uchování údajů je považováno za přiměřené, protože odpovídá délce trvání správních postupů stanovených právními předpisy Společenství, na jejichž základě se výměna informací provádí,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto rozhodnutí stanoví funkce, práva a povinnosti zúčastněných stran v systému IMI a uživatelů systému IMI uvedených v článku 6 v souvislosti s požadavky na ochranu údajů s ohledem na provoz systému pro výměnu informací o vnitřním trhu, dále jen „systém IMI“.
Článek 2
Kvalita údajů
Příslušné orgány členských států si vyměňují a dále zpracovávají osobní údaje pouze pro účely vymezené v příslušných aktech Společenství uvedených v příloze, na jejichž základě se výměna informací uskutečňuje, dále jen „příslušné akty Společenství“.
Žádosti příslušných orgánů jednoho členského státu o informace příslušných orgánů jiného členského státu a odpovědi na ně jsou založeny na mnohojazyčných otázkách a datových polích definovaných pro účely systému IMI, které vypracuje Komise ve spolupráci s členskými státy.
Článek 3
Správci
Povinnosti správce podle čl. 2 písm. d) směrnice 95/46/ES a čl. 2 písm. d) nařízení (ES) č. 45/2001 jsou společně vykonávány zúčastněnými stranami systému IMI podle článku 6 v souladu s jejich odpovídajícími povinnostmi v rámci systému IMI.
Správci zajistí, aby subjekt údajů mohl účinně uplatňovat svá práva na informace, na přístup, na opravu a na námitku podle příslušných právních předpisů na ochranu údajů. Zúčastněné strany systému IMI poskytnou prohlášení o ochraně osobních údajů ve vhodné formě.
Článek 4
Uchovávání osobních údajů subjektů údajů při výměnách informací
Veškeré osobní údaje vztahující se k subjektům údajů při výměnách informací, které se vyměňují mezi příslušnými orgány a jsou zpracovávány v systému IMI, jsou vymazány šest měsíců po formálním ukončení výměny informací, jestliže není příslušným orgánem u Komise výslovně požadováno vymazání před uplynutím tohoto období.
V případě podání takové žádosti a za předpokladu souhlasu dalšího zúčastněného příslušného orgánu Komise na tuto žádost zareaguje do deseti pracovních dnů.
Článek 5
Uchovávání osobních údajů uživatelů systému IMI
Osobní údaje týkající se uživatelů systému IMI, uvedených v článku 6, budou uloženy v systému IMI tak dlouho, dokud tyto osoby zůstanou uživateli systému IMI. Jakmile přestanou být uživateli, budou tyto údaje příslušným orgánem vymazány.
Osobní údaje uvedené v prvním odstavci obsahují celé jméno, služební adresu elektronické pošty a služební telefonní a faxové číslo uživatelů systému IMI.
KAPITOLA 2
FUNKCE A POVINNOSTI VE VZTAHU K SYSTÉMU IMI
Článek 6
Zúčastněné strany a uživatelé systému IMI
1. Zúčastněné strany systému IMI jsou:
a)
příslušné orgány členských států podle článku 7;
b)
koordinátoři podle článku 8;
c)
Komise.
2. Pouze fyzické osoby pracující pod kontrolou příslušného orgánu nebo koordinátora, dále jen „uživatelé systému IMI“, smějí používat systém IMI podle článku 9.
Článek 7
Příslušné orgány
Příslušné orgány zajišťují pro účely vymezené v příslušném aktu Společenství, na jehož základě má k výměně informací docházet, výměnu příslušných informací v rámci systému IMI.
Článek 8
Koordinátoři systému IMI
1. Každý členský stát jmenuje jednoho národního koordinátora systému IMI, aby bylo zajištěno zavedení systému IMI na vnitrostátní úrovni.
Kromě toho může každý členský stát jmenovat jednoho nebo více pověřených koordinátorů systému IMI podle své vnitřní správní struktury za účelem výkonu těchto koordinačních povinností pro určitou legislativní, správní či zeměpisnou oblast.
2. Komise provádí registraci národních koordinátorů systému IMI v systému IMI a uděluje jim přístup k systému IMI.
3. V případě, že členský stát jmenuje pověřeného koordinátora systému IMI podle odstavce 1, národní koordinátor systému IMI provede jeho registraci v systému IMI a udělí mu přístup k systému IMI.
4. Koordinátoři provádějí registraci nebo ověřování registrace příslušných orgánů, u kterých je požadován přístup k systému IMI, a zajišťují účinné fungování systému. Udělují příslušným orgánům přístup k těm legislativním oblastem, pro které jsou příslušné.
5. Všichni koordinátoři mohou působit jako příslušné orgány. V takových případech bude koordinátor mít stejná přístupová práva jako příslušný orgán.
Článek 9
Úlohy uživatelů systému IMI
1. Uživatelé systému IMI mohou vykonávat jednu nebo více z těchto úloh: osoby zpracující žádost, osoby přidělující žádosti, schvalující osoby a správci místních údajů.
2. Každý uživatel systému IMI bude mít přidělen vymezený soubor přístupových práv souvisejících s jeho uživatelskou úlohou a stanovených v článku 12.
3. Všichni uživatelé systému IMI mohou hledat konkrétní příslušný orgán.
4. Uživatelé systému IMI jmenovaní jako osoby zpracující žádost se mohou zúčastnit výměn informací jménem svého příslušného orgánu.
5. Uživatelé systému IMI jmenovaní jako osoby přidělující žádosti v příslušném orgánu mohou v rámci tohoto orgánu přidělit žádost o informace jedné či více osobám zpracujícím žádost.
Uživatelé systému IMI jmenovaní jako osoby přidělující žádosti u koordinátora mohou v rámci tohoto orgánu přidělit žádost o informace jedné či více schvalujícím osobám.
6. Uživatelé systému IMI u koordinátora mohou být jmenováni jako schvalující osoby.
Mohou schvalovat zasílání žádostí či odpovědí ze strany příslušného orgánu v případech, kdy byl takový postup schvalování požadován koordinátorem, a mohou uvést souhlas či nesouhlas v případech, kdy žádající příslušný orgán není spokojen s obdrženou odpovědí.
7. Uživatelé systému IMI jmenovaní jako správci místních údajů mohou provádět všechny následující činnosti:
a)
aktualizovat osobní údaje o uživatelích systému IMI v rámci svého vlastního orgánu;
b)
registrovat další uživatele v rámci svého vlastního orgánu;
c)
měnit profily uživatelů v rámci svého vlastního orgánu.
Článek 10
Komise
1. Komise zajistí dostupnost a údržbu infrastruktury informačních technologií, na kterých je systém IMI provozován. Poskytne mnohojazyčný systém s funkcemi ve všech úředních jazycích a rovněž ústřední asistenční službu na pomoc členským státům při využívání systému IMI.
2. Komise zpřístupní veřejnosti soubory otázek a datových polí uvedených v čl. 2 odst. 2.
3. Komise se může zúčastnit výměny informací pouze ve zvláštních případech, ve kterých se podle příslušného aktu Společenství má uskutečnit výměna informací mezi členskými státy a Komisí.
4. V případech uvedených ve třetím odstavci má Komise stejná přístupová práva jako příslušný orgán podle článku 12.
KAPITOLA 3
PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA K OSOBNÍM ÚDAJŮM
Článek 11
Subjekt údajů
Pro účely této kapitoly „datový subjekt“ znamená pouze datový subjekt zvláštní výměny informací a nezahrnuje uživatele systému IMI.
Článek 12
Přístupová práva uživatelů systému IMI
1. Osoby příslušného orgánu zpracující žádost mají během výměny informací přístup pouze k osobním údajům
a)
ostatních osob zpracujících žádost ve stejném příslušném orgánu, které se podílejí na dané výměně informací;
b)
osoby zpracující žádost z druhého příslušného orgánu, která se podílí na dané výměně informací;
c)
schvalujících osob koordinátorů, které zajišťují danou výměnu informací;
d)
subjektů údajů dané výměny informací. Osoby zpracující žádost v odpovídajícím příslušném orgánu mají přístup k osobním údajům subjektů údajů až poté, co byla žádost jejich příslušným orgánem přijata.
2. Osoby příslušného orgánu přidělující žádosti mají pouze přístup k osobním údajům
a)
všech osob stejného příslušného orgánu zpracujících žádost;
b)
osoby zpracující žádost z druhého příslušného orgánu, která se podílí na dané výměně informací;
c)
schvalujících osob koordinátorů, které zajišťují danou výměnu informací.
Nemají přístup k osobním údajům subjektů údajů.
3. Osoby koordinátora přidělující žádosti mají přístup pouze k osobním údajům
a)
všech schvalujících osob stejného koordinátora;
b)
osob zpracujících žádost v příslušných orgánech, které se podílejí na dané výměně informací;
c)
schvalující osoby druhého koordinátora, která zajišťuje danou výměnu informací.
Nemají přístup k osobním údajům subjektů údajů.
4. Schvalující osoby mají přístup pouze k osobním údajům
a)
schvalujících osob koordinátorů, které se podílejí na dané výměně informací;
b)
osob zpracujících žádost v příslušných orgánech, které se podílejí na dané výměně informací.
Nemají přístup k osobním údajům subjektů údajů.
5. Správci místních údajů příslušného orgánu mají přístup pouze k osobním údajům všech uživatelů systému IMI stejného příslušného orgánu.
Nemají přístup k osobním údajům subjektů údajů.
6. Správci místních údajů koordinátora mají přístup pouze k osobním údajům
a)
všech uživatelů systému IMI stejného koordinátora;
b)
všech správců místních údajů příslušných orgánů a koordinátorů, pro které jsou koordinátorem.
Nemají přístup k osobním údajům subjektů údajů.
7. Správci místních údajů Komise mají přístup pouze k osobním údajům
a)
všech ostatních správců místních údajů Komise;
b)
všech správců místních údajů národních koordinátorů systému IMI.
Správci místních údajů Komise mohou vymazat osobní údaje subjektu údajů v souladu s článkem 4, ale nemohou do nich nahlížet.
KAPITOLA 4
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 13
Určení
Toto rozhodnutí je určeno členským státům.
V Bruselu dne 12. prosince 2007.