Nařízení Komise (ES) č. 1663/95
ze dne 7. července 1995,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (EHS) č. 729/70 týkající se postupu schválení účetní závěrky záruční sekce EZOZF
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na nařízení Rady (EHS) č. 729/70 ze dne 21. dubna 1970 o financování společné zemědělské politiky [1], naposledy pozměněné nařízením (ES) č. 1287/95 [2], a zejména na čl. 4 odst. 6 a čl. 5 odst. 3 uvedeného nařízení,
vzhledem k tomu, že reforma postupu schválení účetní závěrky uskutečněná nařízením Rady (ES) č. 1287/95 předpokládá přijetí prováděcích pravidel týkajících se schvalování platebních agentur, osvědčování a schvalování roční účetní závěrky;
vzhledem k tomu, že si vývoj počtu a povahy opatření financovaných záruční sekcí EZOZF, spolu se změnami metod záznamu a přenosu informací vyžadují přezkoumání povahy a obsahu údajů předávaných Komisi pro účely schválení účetní závěrky;
vzhledem k tomu, že je proto třeba zrušit nařízení Komise (EHS) č. 1723/72 [3], naposledy pozměněné nařízením (EHS) č. 295/88 [4];
vzhledem k tomu, že Výbor Evropského zemědělského orientačního a záručního fondu nepodal stanovisko ve lhůtě stanovené předsedou,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
1. Každý členský stát po konzultaci s Komisí stanoví nejvyšší počet platebních agentur, které schválí na základě čl. 4 odst. 2 nařízení (EHS) č. 729/70. Komise může uplatnit námitky týkající se zejména jakékoli překážky, které může tento počet představovat pro dodržení lhůty stanovené v čl. 5 odst. 2 písm. b) uvedeného nařízení a pro průhlednost kontrol operací fondu. Komise uvědomí výbor fondu o počtu schválených platebních agentur ve všech členských státech.
2. U každé platební agentury uvědomí členský stát Komisi o orgánu nebo orgánech, které vydávají a odnímají schválení a které stanoví lhůtu pro nápravná opatření ve smyslu čl. 4 odst. 4 nařízení (EHS) č. 729/70 (dále jen "příslušný orgán").
3. Před schválením platební agentury ověří příslušný orgán, že správní i účetní postupy dotyčného orgánu skýtají záruky uvedené v čl. 4 odst. 1 písm. a) nařízení (EHS) č. 729/70. Kritéria pro schválení stanoví členský stát a uplatňuje příslušný orgán, přičemž zohledňují pokyny Komise k těmto kritériím, jak jsou uvedeny v příloze. Není-li splněno kterékoli kritérium významné ve vztahu k operacím uskutečňovaným platební agenturou, použije se čl. 4 odst. 4 uvedeného nařízení.
Rozhodnutí o schválení je přijímáno na základě prověrky správních a účetních podmínek, včetně opatření přijatých na ochranu zájmů Společenství v oblasti vyplácených záloh, obdržených záruk, intervenčních zásob a částek, které mají být vybrány. Prověrka zahrne zejména postupy při provádění plateb, ochranu pokladny, bezpečnost výpočetních systémů, vedení účetních záznamů, rozdělení úkolů a přiměřenost vnitřních i vnějších kontrol v souvislosti s výdaji financovanými záruční sekcí EZOZF.
4. Přesvědčí-li se příslušný orgán, že prověřovaná platební agentura splňuje všechny důležité požadavky, schválí ji. V opačném případě předá platební agentuře pokyny ke správním a účetním opatřením, které má učinit, a zejména jí sdělí podmínky, které musí platební agentura splnit před schválením. V průběhu provádění nezbytných změn ve správních a účetních postupech lze schválení vydat dočasně na dobu stanovenou s přihlédnutím k závažnosti nedostatku.
5. V případě odnětí schválení určí členský stát jinou platební agenturu v souladu s článkem 4 nařízení (EHS) č. 729/70 a odstavci 3 a 4 tohoto článku a zajistí, aby nedošlo k přerušení plateb jejich příjemcům.
6. Schvalovací listina sestává z písemného potvrzení, že platební agentura splňuje podmínky pro schválení, a případně obsahuje pokyny týkající se úprav a lhůty stanovené pro jejich provedení. Schvalovací listina bude předána Komisi.
7. Sdělení podle čl. 4 odst. 3 nařízení (EHS) č. 729/70 musí být předáno po prvním schválením určité platební agentury a obsahuje ohledně každé platební agentury tyto údaje:
- působnost na ní převedenou,
- interní rozdělení působnosti,
- její vztahy k jiným veřejným či soukromým subjektům, které jsou rovněž částečně příslušné k provádění opatření, pro která uplatňují výdaje z prostředků fondu,
- postupy, podle kterých jsou přijímány, ověřovány a vyhodnocovány žádosti příjemců finančních částek a podle kterých jsou schvalovány, vypláceny a účtovány výdaje,
- předpisy pro vnitřní audit.
Informace, které mají být předávány podle čl. 4 odst. 4 nařízení (EHS) č. 729/70, zahrnují zejména pokyny týkající se správních a účetních opatření, která je třeba učinit a úprav, které musí platební agentura provést, aby jí nebylo odňato schválení, jakož i lhůtu, v níž mají být úpravy provedeny.
Článek 2
1. Koordinační subjekt uvedený v čl. 4 odst. 1 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 je jediným prostředníkem členského státu vůči Komisi ve všech otázkách souvisejících se záruční sekcí EZOZF, pokud se jedná o
- předávání příslušných textů a pokynů Společenství různým platebním agenturám a orgánům příslušným pro jejich provádění,
- podporu jejich jednotného používání,
- sdělování informací Komisi podle tohoto nařízení a nařízení (EHS) č. 729/70,
- poskytování všech účetních údajů Komisi požadovaných pro kontrolní a statistické účely.
Informace uchovávané v listinné podobě nejsou platební agentury a schvalující orgány povinny zasílat Komisi; musí je však uchovávat k dispozici. Platební agentura může vykonávat též funkci koordinačního subjektu za předpokladu, že obě působnosti jsou odděleny. Při plnění svých úkolů se může koordinační subjekt v souladu s vnitrostátními postupy obracet na jiné správní orgány či útvary, především na ty, které jsou příslušné v oblasti vedení účetnictví a technických otázek.
2. Členský stát sdělí Komisi údaje o názvu a stanovách koordinačního subjektu, jakož i podmínky správy, účetnictví a vnitřní kontroly, za nichž vykonává svou činnost.
3. Formu a obsah účetních údajů uvedených v odstavci 1 stanoví Komise po konzultaci s výborem fondu a sdělí je členskému státu do tří měsíců ode dne vstupu tohoto nařízení v platnost. Veškeré změny sdělí členským státům do tří měsíců od události, která tuto změnu vyvolala a členské státy upraví svůj informační systém ve lhůtě stanovené Komisí po konzultaci s výborem fondu.
Článek 3
1. Osvědčení uvedené v čl. 5 odst. 1 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 vystaví útvar nebo subjekt funkčně nezávislý na platebních agenturách a koordinačních subjektech, který splňuje odborné předpoklady (dále jen "osvědčovatel").
Osvědčení se zakládá na prověření postupů a vzorku operací. Soulad plateb s předpisy Společenství osvědčuje jen co do schopnosti správní struktury platební agentury zajistit, že tento soulad bude zkontrolován před provedením platby.
Osvědčovatel provádí svá prověřování podle mezinárodně uznávaných norem pro provádění auditu. Kontroly jsou prováděny jak v průběhu, tak i po skončení každého účetního období. Do 31. ledna následujícího účetního období vystaví osvědčovatel osvědčení a zprávu o svých zjištěních, v níž zejména uvede, zda obdržel přiměřené záruky úplnosti, přesnosti a pravdivosti účtů předávaných Komisi a zda jsou dostatečně uplatňovány postupy vnitřní kontroly.
2. Je-li schváleno více platebních agentur, může se členský stát spolehnout na osvědčení vydávaná subjekty, které osvědčovaly účty jednotlivých platebních agentur, pokud obdrží záruky, že rozsah provedených auditů a normy při nich použité odpovídají požadavkům uvedeným v odstavci 1.
3. Zpráva podle odstavce 1 uvede
- zda mohou postupy platebních agentur, zejména s ohledem na kritéria schválení, v přiměřené míře zaručit, že jsou operace účtované fondu v souladu s předpisy Společenství, a jaká doporučení byla učiněna pro zdokonalení systémů,
- zda jsou roční vyúčtování uvedená v čl. 4 odst. 1 písm. a) v souladu s účetními doklady a záznamy platebních agentur,
- zda jsou výkazy výdajů a intervenčních operací uvedené v článku 5 věcně správným, úplným a přesným záznamem operací účtovaných fondu,
- zda jsou dostatečně chráněny finanční zájmy Společenství, pokud se jedná o vyplacené zálohy, obdržené záruky, intervenční zásoby a částky, které mají být vybrány,
- zda byla zohledněna doporučení ke zdokonalení systémů určená platebním agenturám.
Ke zprávě jsou připojeny údaje o počtu a kvalifikaci pracovníků provádějících audit, o vykonané práci, o počtu prověřených operací, o stupni dosažené věcnosti a důvěryhodnosti, o zjištěných nedostatcích a o doporučeních učiněných k dosažení zlepšení, jakož i o operacích osvědčovatele a ostatních subjektů provádějících audit, vnějších i vnitřních z hlediska platební agentury, od nichž osvědčovatel obdržel všechny anebo část záruk ohledně záležitostí, které jsou obsahem zprávy.
Článek 4
1. Pro účely schválení účetní závěrky ve smyslu čl. 5 odst. 2 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 zasílají členské státy Komisi
a) roční účetní závěrky výdajů účtovaných záruční sekci fondu a zprávy vypracované každým útvarem nebo subjektem podle čl. 5 odst. 1 uvedeného nařízení;
b) osvědčení a zprávy vypracované osvědčovatelem anebo osvědčovateli.
2. Doklady uvedené v odstavci 1 se Komisi zasílají ve čtyřech provedeních do 10. února kalendářního roku následujícího po skončení dotyčného účetního období.
3. Na žádost Komise nebo z podnětu členského státu mohou být Komisi zaslány další údaje pro schválení dané účetní závěrky ve lhůtě, kterou stanoví Komise s přihlédnutím k množství práce nezbytné k poskytnutí těchto údajů. Neobdrží-li tyto údaje, může Komise schválit účetní závěrku na základě informací, které má k dispozici ke dni uplynutí lhůty.
4. Komise může v odůvodněných případech vyhovět žádosti o prodloužení lhůty pro zaslání údajů, pokud je Komisi zaslána před uplynutím stanovené lhůty.
Článek 5
1. Vyúčtování uvedené ve čl. 4 odst. 1 písm. a) obsahuje
a) výdaje rozepsané podle položek a podpoložek rozpočtu Společenství;
b) přehled intervenčních operací a výkaz množství a umístění zásob na konci účetního období;
c) údaje o výdajích nebo potvrzení, že podrobnosti o každé operaci jsou uloženy v počítačovém souboru a jsou k dispozici pro potřeby Komise;
d) potvrzení, že podrobnosti o každém pohybu intervenčních zásob jsou uloženy v dokladech platebních agentur;
e) vysvětlení rozdílů mezi výdaji uvedenými v ročním vyúčtování a výdaji uvedenými za totéž období v dokladech uvedených v čl. 3 odst. 5 nařízení Komise (EHS) č. 2776/88 [5], opravenými podle čl. 9 odst. 7 uvedeného nařízení.
2. Zprávy uvedené v čl. 4 odst. 1 tohoto nařízení obsahují tyto údaje o koordinačním subjektu a každé platební agentuře:
- jakékoli mimořádné operace nebo technické obtíže, které se vyskytly v průběhu daného účetního období,
- jakékoli významné změny údajů uvedených v čl. 1 odst. 7, k nimž došlo od předchozí zprávy.
Článek 6
Podpůrné doklady k financovaným výdajům a částkám, které mají být získány zpět záruční sekcí EZOZF, jsou uchovávány k dispozici Komisi po dobu nejméně tří let následujících po kalendářním roce, v němž Komise schválí účetní závěrku za dané účetní období, a je-li rozhodnutí o schválení účetní závěrky předmětem řízení u Soudního dvoru, po dobu jednoho roku od skončení tohoto řízení.
Článek 7
1. Rozhodnutí o schválení účetní závěrky uvedené v čl. 5 odst. 2 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 stanoví výši výdajů uskutečněných v každém členském státě v průběhu daného účetního období, které jsou uznány za financovatelné EZOZF, aniž jsou dotčena pozdější rozhodnutí přijatá podle odst. 2 písm. c) uvedeného článku.
Částky, které mají být na základě uvedeného rozhodnutí navráceny od členských států nebo jim vyplaceny, se stanoví odečtením záloh vyplacených v průběhu daného účetního období od výdajů uznaných za financovatelné za totéž účetní období ve smyslu prvního pododstavce. Tyto částky se odečtou od záloh splatných ve druhém měsíci následujícím po měsíci, kdy bylo přijato rozhodnutí o schválení účetní závěrky, anebo se k nim přičtou.
2. Do 31. března následujícího po skončení účetního období sdělí Komise dotyčnému členskému státu výsledky ověřování předaných údajů spolu se změnami, které navrhuje.
3. Nemůže-li Komise z důvodů přičitatelných dotyčnému členskému státu schválit účetní závěrku tohoto členského státu do 30. dubna následujícího roku, oznámí členskému státu, jaká další šetření navrhuje provést podle článku 9 nařízení (EHS) č. 729/70.
Článek 8
1. Dojde-li Komise na základě šetření k závěru, že výdaje nebyly uskutečněny v souladu s předpisy Společenství, sdělí toto zjištění dotyčnému členskému státu a uvede nápravná opatření, které je třeba učinit pro zajištění souladu s těmito předpisy v budoucnosti, a dále vyhodnotí výdaje, které navrhuje vyloučit na základě čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70. Sdělení obsahuje odkaz na toto nařízení. Členský stát odpoví ve lhůtě dvou měsíců a Komise může následně upravit svůj postoj. V odůvodněných případech může Komise tuto lhůtu prodloužit.
Po uplynutí lhůty stanovené pro odpověď svolá Komise dvoustranná jednání a obě strany se pokusí dosáhnout dohody o opatřeních, která mají být přijata. Komise poté formálně sdělí své závěry členskému státu, přičemž odkáže na rozhodnutí Komise 94/442/ES [6].
2. Rozhodnutí uvedená v čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70 musí být přijata po prověření případné zprávy vypracované smírčím orgánem podle ustanovení stanovených v rozhodnutí 94/442/ES.
3. Výdaje vyloučené z financování Společenstvím na základě čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70, se odečtou od záloh na výdaje za druhý měsíc následující po dni rozhodnutí přijatého podle uvedeného článku. Komise však může na žádost členského státu, pokud je to odůvodněno významem vyloučených výdajů, a po konzultaci s výborem fondu stanovit i jiný den.
Článek 9
Nařízení (EHS) č. 1723/72 se zrušuje od 16. října 1995.
Nadále se však použije na účetní závěrky EZOZF až do konce účetního období 1995.
Článek 10
Toto nařízení vstupuje v platnost sedmým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropských společenství.
Použije se od rozpočtového roku, který začíná dne 16. října 1995.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 7. července 1995.