ROZHODNUTÍ SPRÁVNÍ RADY EVROPSKÉ AGENTURY PRO BEZPEČNOST A ZDRAVÍ PŘI PRÁCI
ze dne 4. března 2004
o aplikaci nařízení (ES) č. 1049/2001 Evropského parlamentu a Rady o přístupu veřejnosti k dokumentům
(2004/508/ES)
SPRÁVNÍ RADA,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1654/2003, kterým se mění nařízení (ES) č. 2062/94 (1) o zřízení Evropské agentury pro bezpečnost a zdraví při práci,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Oprávněné osoby
1. Právo na přístup k dokumentům se týká dokumentů v držení agentury, tj. dokumentů, které byly agenturou zpracovány nebo které agentura obdržela a které jsou v jejím vlastnictví.
2. Občané Evropské unie a fyzické nebo právnické osoby, které mají bydliště nebo sídlo nebo které jsou registrovány v členském státě Evropské unie, uplatňují své právo na přístup k dokumentům Evropské agentury pro bezpečnost a zdraví při práci (dále jen „agentura“) podle čl. 2 odst. 1 nařízení (ES) č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (dále „nařízení (ES) č. 1049/2001“) v souladu s těmito podrobnými pravidly.
3. Podle čl. 2 odst. 2 nařízení (ES) č. 1049/2001 občané třetích zemí, kteří nemají bydliště v členském státě Evropské unie ani nejsou registrováni v některém z členských států, mají možnost uplatňovat právo přístupu k dokumentům agentury za stejných podmínek jako oprávněné osoby zmiňované v čl. 2 odst. 1 nařízení (ES) č. 1049/2001.
Článek 2
Žádosti o přístup k dokumentům
1. Žádosti o přístup k dokumentům agentury, které nejsou veřejně k dispozici, je třeba vyhotovit písemně a zaslat agentuře elektronickou poštou (docrequest@osha.eu.int), poštou [Evropská agentura pro bezpečnost a zdraví při práci, dokumentační oddělení, Gran Via, 3348009 Bilbao, Španělsko] nebo faxem [(34) 944794383]. Agentura odpoví na původní a potvrzující žádosti o přístup k dokumentům do patnácti pracovních dní od data registrace žádosti. V případě složitých nebo rozsáhlých žádostí lze termín posunout o patnáct pracovních dní. Pro každé posunutí termínu je nutné uvést důvody. O posunutí termínu musí být žadatel předem informován.
2. Je-li žádost nepřesná, jak se uvádí v čl. 6 odst. 2 nařízení (ES) č. 1049/2001, vyzve agentura žadatele, aby poskytl další informace, které umožní určení požadovaných dokumentů. Termín pro odpověď začne běžet a od doby, kdy agentura bude mít tyto informace.
3. V každém rozhodnutí, které bude byť částečně zamítavé, bude uveden důvod zamítnutí podle některé z výjimek uvedených v čl. 4 nařízení (ES) č. 1049/2001. Dále v něm bude uvedeno poučení pro žadatele o opravných prostředcích, které má k dispozici.
Článek 3
Vyřizování původních žádostí
1. Ani by bylo dotčeno ustanovení čl. 8 tohoto rozhodnutí, jakmile je žádost registrována, zasílá se žadateli potvrzení o přijetí žádosti, ledaže by odpověď byla zaslána obratem.
Potvrzení o přijetí žádosti a odpověď se zasílají v písemné formě. Je-li to vhodné, zasílají se v elektronické podobě.
2. Žadatel bude informován příslušným vedoucím odboru, jaká je reakce na podanou žádost.
3. V každé odpovědi, která bude byť částečně zamítavá, bude uvedena informace pro žadatele, že má právo do patnácti dnů od obdržení odpovědi podat agentuře potvrzující žádost s požadavkem přehodnocení původního stanoviska.
4. Neodpoví-li agentura do předepsaného termínu, má žadatel právo podat potvrzující žádost.
Článek 4
Vyřizování potvrzujících žádostí
1. Rozhodnutí zamítnout přístup k dokumentům, který je požadován potvrzující žádostí, přijímá ředitel agentury. O těchto krocích informuje správní radu agentury.
2. O tomto rozhodnutí je žadatel vyrozuměn písemně. Je-li to vhodné, zašle se vyrozumění v elektronické podobě. Žadatel je informován o svém právu předložit věc Evropskému soudu prvního stupně nebo podat stížnost Evropskému ombudsmanovi.
Článek 5
Konzultace
1. V případech, kdy agentura obdrží žádost o přístup k dokumentu, který má ve svém držení, avšak který pochází od třetí strany, prověří agentura, zdali se na dokument nevztahuje některá z výjimek obsažených v čl. 4 nařízení (ES) č. 1049/2001.
2. Je-li po výše uvedeném prověření agentura toho názoru, že přístup k dokumentu musí být zamítnut z důvodů uvedených v některé z výjimek obsažených v čl. 4 nařízení (ES) č. 1049/2001, je zamítavá odpověď odeslána žadateli bez konzultace s autorem dokumentu pocházejícího od třetí strany.
3. Agentura vyhoví žádosti bez konzultace s autorem třetí strany v případech
a)
kdy požadovaný dokument byl ji dán k dispozici buď svým autorem, nebo na základě ustanovení nařízení (ES) č. 1049/2001 nebo podobných ustanovení;
b)
kdy je zřejmé, že bude-li obsah dokumentu nebo jeho část dána k dispozici, nedojde k poškození žádného ze zájmů zmíněných v čl. 4 nařízení (ES) č. 1049/2001.
4. Ve všech ostatních případech bude konzultován autor třetí strany. To se týká zejména případů, kdy se žádost o přístup k dokumentu vztahuje k dokumentu pocházejícímu z členského státu Evropské unie a kdy agentura konzultuje s úřadem, který dokument vypracoval. Jedná se o následující situace:
a)
dokument byl zaslán agentuře přede dnem, od něho nabylo účinnosti nařízení (ES) č. 1049/2001;
b)
členský stát požádal agenturu, aby nedávala dokument k dispozici bez jeho předchozího souhlasu, v souladu s čl. 4 odst. 5 nařízení (ES) č. 1049/2001.
5. Třetí strana, s níž se postup konzultuje, má termín pro odpověď, který není kratší než pět pracovních dní. Tento termín musí agentuře umožňovat splnění vlastních termínů pro odpověď. Není-li v předepsané lhůtě zaslána žádná odpověď, nelze-li třetí stranu vysledovat nebo identifikovat, rozhodne agentura v souladu s pravidly o výjimkách v čl. 4 nařízení (ES) č. 1049/2001, přičem se zohlední legitimní zájmy třetí strany na základě dostupných informací.
6. Rozhodne-li se agentura poskytnout přístup k dokumentu proti výslovnému názoru autora, bude tohoto autora informovat o svém záměru dát k dispozici dokument po uplynutí lhůty deseti pracovních dní. Součástí této informace bude upozornění na opravné prostředky, které má autor k dispozici, aby mohl zveřejnění dokumentu odporovat.
Článek 6
Vykonání práva na přístup k dokumentu
1. Dokumenty se zasílají poštou, faxem nebo elektronickou poštou, je-li k dispozici. Jsou-li dokumenty objemné nebo je-li obtíné s nimi manipulovat, může být žadatel vyzván, aby do nich nahlédl na místě. Toto nahlédnutí je zdarma.
2. Pokud byl dokument zveřejněn, pozůstává odpověď z odkazu na zveřejnění a/nebo z informace o místě, kde je dokument k dispozici. V příslušných případech se uvádí internetová adresa na internetových stránkách agentury www.agency.osha.eu.int.
3. Je-li rozsah požadovaných dokumentů větší než dvacet stran, může být žadateli účtován poplatek ve výši 0,10 eura za stranu plus cena za dodání. O poplatcích za jiná média se rozhoduje případ od případu, přičem tyto poplatky nepřesáhnou přiměřenou částku.
Článek 7
Opatření usnadňující přístup k dokumentům
1. Za účelem zajištění účinnosti práv občanů, vyplývajících z nařízení (ES) č. 1049/2001, poskytne agentura přístup do rejstříku dokumentů. Tento rejstřík je přístupný v elektronické podobě.
2. Rejstřík obsahuje název dokument (v jazycích, v nich je k dispozici), jako i další uitečné odkazy pro identifikaci dokumentu.
3. Stránka nápovědy (ve všech úředních jazycích) informuje veřejnost o tom, jak lze dokument získat. Je-li dokument publikován, je k dispozici odkaz na původní text.
Článek 8
Dokumenty veřejnosti přímo přístupné
1. Tento článek platí pouze pro dokumenty zpracované nebo obdržené po dni, od něho nabylo účinnosti nařízení (ES) č. 1049/2001.
2. Následující dokumenty jsou na vyžádání poskytovány automaticky a podle možností je k nim zajištěn přímý přístup elektronickou cestou:
a)
dokumenty pocházející od třetích stran, které ji byly zveřejněny autory nebo k jejich zveřejnění existuje souhlas autora;
b)
dokumenty ji dané k dispozici na základě dřívější žádosti.
Článek 9
Zprávy
V rámci výroční zprávy agentura kadoročně publikuje informaci týkající se aplikace tohoto rozhodnutí, a to zejména statistické údaje o počtu žádostí o přístup k dokumentům agentury, počtu zamítavých rozhodnutí a důvodů pro tato zamítavá rozhodnutí v souladu s čl. 17 odst. 1 nařízení (ES) č. 1049/2001.
Článek 10
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dnem přijetí a je zveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bilbau dne 4. března 2004.