ROZHODNUTÍ RADY (2009/936/SVV)
ze dne 30. listopadu 2009,
kterým se přijímají prováděcí pravidla pro analytické pracovní soubory Europol
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na rozhodnutí Rady 2009/371/SVV ze dne 6. dubna 2009 o zřízení Evropského policejního úřadu (Europol) (1) (dále jen „rozhodnutí o Europolu“), a zejména na čl. 14 odst. 1 a čl. 59 odst. 1 písm. b) tohoto rozhodnutí,
s přihlédnutím k Úmluvě o ochraně osob, pokud jde o automatizované zpracování osobních údajů, přijaté Radou Evropy dne 28. ledna 1981,
s přihlédnutím k doporučení Výboru ministrů č. R (87)15, kterým se reguluje používání osobních údajů v policejní oblasti, přijatému Radou Evropy dne 17. září 1987,
s ohledem na návrh pravidel pro analytické pracovní soubory Europolu předložený správní radou,
s ohledem na stanovisko Evropského parlamentu,
vzhledem k tomu, že by Rada měla přijmout po konzultaci s Evropským parlamentem kvalifikovanou většinou prováděcí pravidla pro analytické pracovní soubory Europolu (dále jen „pravidla“),
ROZHODLA TAKTO:
KAPITOLA I
OBECNÉ ZÁSADY
Článek 1
Definice
Pro účely těchto pravidel se rozumí:
a)
„osobními údaji“ veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě: „identifikovatelnou osobou“ se rozumí osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména s odkazem na identifikační číslo nebo na jeden či více zvláštních prvků její fyzické, fyziologické, psychické, ekonomické, kulturní nebo sociální identity;
b)
„analytickým pracovním souborem“ soubor vytvořený pro účely analýzy a uvedený v čl. 14 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
c)
„analýzou“ shromažďování, zpracování nebo využití údajů za účelem podpory vyšetřování trestných činů, v souladu s čl. 14 odst. 2 rozhodnutí o Europolu;
d)
„účastníky analytické skupiny“ analytici a další zaměstnanci Europolu jmenovaní ředitelem, jakož i styční důstojníci nebo odborníci ze členských států, kteří dodávají informace nebo kteří jsou analýzou dotčeni ve smyslu čl. 14 odst. 4 rozhodnutí o Europolu;
e)
„zpracováním osobních údajů“ nebo „zpracováním“ jakýkoli úkon nebo soubor úkonů, které jsou prováděny s osobními údaji pomocí automatizovaných postupů či bez nich, jako je shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, uchovávání, přizpůsobování nebo pozměňování, vyhledávání, nahlížení, používání, sdělování prostřednictvím přenosu, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, srovnávání či kombinování, jakož i blokování, výmaz nebo znehodnocení údajů.
Článek 2
Oblast působnosti
Pravidla stanovená tímto rozhodnutím se použijí na zpracování údajů pro účely analýzy podle čl. 14 odst. 1 rozhodnutí o Europolu.
Článek 3
Údaje dodávané pro účely analýzy
1. V souladu s čl. 8 odst. 2 a čl. 14 odst. 3 rozhodnutí o Europolu jsou údaje poskytované pro účely analýzy sdělovány jak ve strukturované, tak v nestrukturované podobě národními jednotkami nebo je v závislosti na stupni naléhavosti mohou určené příslušné orgány směřovat přímo do Europolu, aby byly zařazeny do analytického pracovního souboru. Členský stát, který údaje poskytuje, oznámí Europolu, za jakým účelem je poskytuje, a veškerá omezení související s jejich používáním, vymazáním či znehodnocením, včetně případných obecných nebo specifických podmínek omezení přístupu. Uvedený členský stát může Europol informovat o těchto omezeních i později.
Europol zajistí, aby mu třetí strany, které údaje poskytují, oznámily, za jakým účelem je poskytují, a veškerá omezení související s jejich používáním.
Po obdržení údajů se co nejdříve určí, v jakém rozsahu se tyto údaje zahrnou do konkrétního souboru.
2. V souladu s čl. 29 odst. 1 rozhodnutí o Europolu za údaje uvedené v odstavci 1 nadále odpovídá členský stát, který je poskytl, a tyto údaje podléhají právním předpisům daného členského státu, dokud nejsou zahrnuty do analytického pracovního souboru. Tím není dotčena odpovědnost Europolu za údaje podle druhého a třetího pododstavce.
Odpovědností Europolu je zajistit, aby k těmto údajům měly přístup pouze členské státy, které je poskytly, nebo analytici a další zaměstnanci Europolu jmenovaní ředitelem v souladu s čl. 14 odst. 2 písm. a) rozhodnutí o Europolu, a to v zájmu stanovení, zda mohou být tyto údaje zahrnuty do analytického pracovního souboru, či nikoli.
Pokud má Europol po hodnocení poskytnutých údajů důvod k domněnce, že jsou nepřesné nebo již neaktuální, informuje členský stát, který je poskytl.
3. Za údaje, které po hodnocení nebyly vybrány k zahrnutí do analytického pracovního souboru, jakož i za spisy či dokumenty obsahující údaje, jež byly do takového souboru zahrnuty, i nadále odpovídá členský stát, který tyto údaje poskytl, a to v souladu s čl. 29 odst. 1 rozhodnutí o Europolu, přičemž tyto údaje podléhají jeho vnitrostátním právním předpisům. Tím není dotčena odpovědnost Europolu podle rozhodnutí o Europolu.
Odpovědností Europolu je zajistit, aby údaje, soubory či dokumenty uvedené v prvním pododstavci byly uchovávány odděleně od analytických pracovních souborů a měly k nim přístup pouze členské státy, které je poskytly, nebo analytici a další zaměstnanci Europolu jmenovaní ředitelem v souladu s čl. 14 odst. 2 písm. a) rozhodnutí o Europolu, a to za účelem:
a)
jejich pozdějšího zahrnutí do analytického pracovního souboru;
b)
ověření, zda údaje, které již byly zahrnuty do analytického souboru, jsou správné a relevantní, nebo
c)
ověření, zda byly splněny požadavky obsažené v těchto pravidlech nebo v rozhodnutí Europolu.
Tyto údaje mohou být rovněž přístupné v zájmu subjektu údajů, který vyžaduje ochranu. V takovém případě mohou být údaje použity jen se souhlasem dotčené osoby.
Pokud již tyto údaje, soubory a dokumenty nejsou nezbytné pro účely uvedené v tomto článku, jsou navráceny členskému státu, který je poskytl, nebojsou vymazány či zničeny. V každém případě však musí být vymazány či zničeny po uzavření analytického pracovního souboru.
4. Pokud údaje uvedené v odstavci 1 poskytla třetí strana, je odpovědností Europolu zajistit, aby se na tyto údaje uplatňovaly zásady stanovené v tomto článku, a to podle pravidel stanovených v souladu s článkem 26 rozhodnutí o Europolu.
Článek 4
Zpracování údajů
1. Je-li to nezbytné pro dosažení cíle stanoveného v článku 3 rozhodnutí Europolu, osobní údaje uvedené v článcích 5 a 6 těchto pravidel může zpracovávat Europol, pokud jsou přiměřené, správné, relevantní a úměrné pro účel analytického pracovního souboru, do něhož jsou zahrnuty, a nejsou-li uchovávány déle, než je pro tento účel nezbytné. Potřeba uchovávat údaje pro účely analytického pracovního souboru je v souladu s článkem 7 těchto pravidel a s článkem 20 rozhodnutí o Europolu pravidelně posuzována.
2. Každý členský stát podílející se na analytickém projektu rozhodne v souladu se svými vnitrostátními právními předpisy uvedenými v čl. 14 odst. 3 rozhodnutí o Europolu, v jakém rozsahu může tyto údaje dodat.
Článek 5
Příkaz k vytvoření analytických pracovních souborů
1. V každém příkazu k vytvoření analytického pracovního souboru uvedeném v článku 16 rozhodnutí o Europolu ředitel upřesní, které kategorie osobních údajů uvedených v článku 6 těchto pravidel jsou považovány za nezbytné pro účely dotčeného analytického pracovního souboru.
2. Ředitel rovněž v příkazu podle odstavce 1 uvede, zda údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském nebo filozofickém přesvědčení nebo o členství v odborových organizacích, a údaje týkající se zdraví nebo sexuálního života mají být zahrnuty do analytického pracovního souboru v rámci kategorií uvedených v článku 6, a z jakého důvodu se tyto údaje považují za nezbytně nutné pro účel dotčeného analytického pracovního souboru. Tyto údaje mohou být zpracovány, pouze pokud doplňují jiné osobní údaje, které již byly do souboru zařazeny.
Pokud se údaje uvedené v prvním pododstavci týkají kategorií osob uvedených v čl. 6 odst. 3 až 6, musí být v příkazu k vytvoření souboru uvedeno, z jakých zvláštních důvodů jsou požadovány, a tyto údaje jsou zpracovávány pouze na výslovnou žádost dvou či více členských států účastnících se analytického projektu. Pokud již dotčené údaje nejsou nezbytné pro účely, pro něž byly uchovávány, jsou vymazány.
3. Příkazy k vytvoření analytického pracovního souboru, včetně pozdějších změn, se vypracovávají postupem stanoveným v článku 16 rozhodnutí o Europolu.
Článek 6
Osobní údaje v analytických pracovních souborech
1. Jestliže jsou osobní údaje uloženy v analytických pracovních souborech, vloží se poznámka uvádějící kategorii osob, v jejímž rámci jsou údaje uchovávány.
2. Pokud jde o kategorie osob uvedené v čl. 14 odst. 1 písm. a) rozhodnutí o Europolu, mohou být zpracovávány tyto kategorie osobních údajů, včetně souvisejících správních údajů
a)
Osobní údaje:
1.
Současná a dřívější příjmení
2.
Současná a dřívější jména
3.
Rodné příjmení
4.
Jméno otce (je-li to nutné za účelem zjištění totožnosti)
5.
Jméno matky (je-li to nutné za účelem zjištění totožnosti)
6.
Pohlaví
7.
Datum narození
8.
Místo narození
9.
Státní příslušnost
10.
Rodinný stav
11.
Pseudonym
12.
Přezdívka
13.
Krycí či falešné jméno
14.
Současné a dřívější místo pobytu nebo bydliště
b)
Fyzický popis:
1.
Fyzický popis
2.
Charakteristické rysy (mateřská znaménka/jizvy/tetování apod.)
c)
Prostředky k určení totožnosti:
1.
Doklady totožnosti / řidičský průkaz
2.
Číslo vnitrostátního průkazu totožnosti / pasu
3.
Případně vnitrostátní identifikační číslo / číslo sociálního pojištění
4.
Vizuální znázornění a další informace o vzhledu
5.
Kriminalistické informace o totožnosti, jako jsou otisky prstů, profil DNA (určený z nekódující části DNA), hlasový profil, krevní skupina, informace o chrupu
d)
Povolání a dovednosti:
1.
Současné zaměstnání a povolání
2.
Dřívější zaměstnání a povolání
3.
Vzdělání (škola / vysoká škola / odborné vzdělání)
4.
Kvalifikace
5.
Dovednosti a další znalosti (jazyky/jiné)
e)
Informace o ekonomické a finanční situaci:
1.
Finanční údaje (bankovní účty a kódy, kreditní karty apod.)
2.
Finanční aktiva
3.
Držení akcií či dalších aktiv
4.
Údaje o majetku
5.
Vazba na společnosti
6.
Bankovní a úvěrové kontakty
7.
Daňové postavení
8.
Další informace o správě finančních záležitostí dotčenou osobou
f)
Údaje o chování:
1.
Životní styl (např. nad rámec svých finančních možností) a zvyklosti
2.
Přesuny
3.
Navštěvovaná místa
4.
Zbraně a další nebezpečné nástroje
5.
Nebezpečnost
6.
Zvláštní rizika, jako je pravděpodobnost útěku, využití dvojitých agentů, spojení se zaměstnanci donucovacích orgánů
7.
Kriminální rysy a profily
8.
Užívání drog
g)
Kontaktní osoby a společníci, včetně druhu a povahy styku či společenství
h)
Užívané komunikační prostředky, například telefon (pevná linka či mobilní telefon), fax, pager, elektronická pošta, poštovní adresy, internetové připojení
i)
Užívané dopravní prostředky, například vozidla, čluny, letadla, včetně informací týkajících se identifikace těchto dopravních prostředků (registrační čísla)
j)
Informace týkající se trestné činnosti, na niž se podle článku 4 rozhodnutí o Europolu vztahuje působnost Europolu:
1.
Předchozí odsouzení
2.
Podezření ze zapojení do trestné činnosti
3.
Postupy (modi operandi)
4.
Prostředky, které byly nebo by mohly být využity k přípravě či spáchání trestné činnosti
5.
Účast ve zločineckých skupinách či organizacích a postavení ve skupině či organizaci
6.
Úloha ve zločinecké organizaci
7.
Geografický rozsah trestné činnosti
8.
Materiál shromážděný během vyšetřování, například video a fotografie
k)
Odkazy na další databáze, v nichž jsou uchovávány informace o dotčené osobě:
1.
Europol
2.
Policejní a celní orgány
3.
Další donucovací orgány
4.
Mezinárodní organizace
5.
Veřejné subjekty
6.
Soukromé subjekty
l)
Informace o právnických osobách, jichž se týkají údaje uvedené v písmenu e) a j):
1.
Určení právnické osoby
2.
Umístění
3.
Datum ustavení a místo sídla
4.
Správní registrační číslo
5.
Právní forma
6.
Kapitál
7.
Oblast činnosti
8.
Vnitrostátní a mezinárodní dceřiné společnosti
9.
Představenstvo
10.
Vazba na banky.
3. „Kontaktní osoby a společníci“ uvedení v čl. 14 odst. 1 písm. d) rozhodnutí o Europolu jsou osoby, o nichž se lze domnívat, že jejich prostřednictvím je možné získat informace o osobách podle odstavce 2 tohoto článku, které jsou důležité pro analýzu, a to za předpokladu, že tyto osoby nepatří do žádné z kategorií osob uvedených v odstavcích 2, 4, 5 nebo 6. „Kontaktní osoby“ jsou osoby, které s osobami podle odstavce 2 udržují ojedinělé styky. „Společníci“ jsou osoby, které s osobami podle odstavce 2 udržují pravidelné styky.
Pokud jde o kontaktní osoby a společníky, údaje podle odstavce 2 mohou být případně uchovávány, pokud existují důvody k domněnce, že jsou nezbytné pro analýzu úlohy těchto osob jakožto kontaktních osob či společníků.
V této souvislosti je třeba dodržet tyto postupy:
a)
vztah těchto osob k osobám uvedených v čl. 14 odst. 1 písm. a) rozhodnutí o Europolu je objasněn co nejdříve;
b)
ukáže-li se, že předpoklad existence vztahu mezi těmito osobami a osobami uvedenými v čl. 14 odst. 1 písm. a) rozhodnutí o Europolu není podložený, údaje jsou ihned vymazány;
c)
jsou-li tyto osoby podezřelé ze spáchání trestného činu, který podle článku 4 rozhodnutí o Europolu spadá do působnosti Europolu, nebo byly za takové činy odsouzeny, nebo jestliže podle vnitrostátního práva dotčeného členského státu existují konkrétní podklady nebo oprávněné důvody k domněnce, že spáchají takový trestný čin, veškeré údaje podle odstavce 2 mohou být uchovávány;
d)
údaje o kontaktních osobách a společnících kontaktních osob, jakož i údaje o kontaktních osobách a společnících společníků nesmějí být uchovávány, kromě údajů o druhu a povaze jejich styku či společenství s osobami uvedenými v odstavci 2;
e)
není-li možné poskytnout vysvětlení podle předchozích písmen, tato skutečnost bude zohledněna při rozhodování o nezbytnosti a rozsahu uchovávání pro další analýzu.
4. Pokud jde o osoby, které byly ve smyslu čl. 14 odst. 1 písm. c) rozhodnutí o Europolu oběťmi jednoho z daných trestných činů nebo u nichž určité skutečnosti vedou k závěru, že by mohly být oběťmi takového trestného činu, rozhodnutí o Europolu, mohou být uchovávány údaje podle odst. 2 písm. a) bodu 1 až odst. 2 písm. c) bodu 3 tohoto článku, jakož i tyto kategorie údajů:
a)
údaje o totožnosti oběti;
b)
důvody k viktimizaci;
c)
újma (fyzická/finanční/psychická/jiná);
d)
zda má být zaručena anonymita;
e)
zda je možná účast na soudním jednání;
f)
informace týkající se trestné činnosti poskytnuté osobami uvedenými v čl. 14 odst. 1 písm. c) rozhodnutí o Europolu nebo jejich prostřednictvím, včetně informací o jejich vztahu s dalšími osobami, je-li to nutné pro určení totožnosti osob uvedených v čl. 12 odst. 1 rozhodnutí o Europolu.
Ostatní údaje podle odstavce 2 mohou být případně uchovávány, pokud existují důvody k domněnce, že jsou nezbytné pro analýzu úlohy dané osoby jakožto oběti nebo možné oběti.
Údaje, které nejsou nezbytné pro další analýzu, jsou vymazány.
5. Pokud jde o osoby, které mohou být ve smyslu čl. 14 odst. 1 písm. b) rozhodnutí o Europolu předvolány jako svědci v souvislosti s danými trestnými činy nebo následujícími trestními řízeními, mohou být uchovávány údaje podle odst. 2 písm. a) bodu 1 až odst. 2 písm. c) bodu 3 tohoto článku, jakož i kategorie údajů splňujících tyto kritéria:
a)
informace týkající se trestné činnosti poskytnuté těmito osobami, včetně informací o jejich vztahu s dalšími osobami zahrnutými v analytickém pracovním souboru;
b)
zda má být zaručena anonymita;
c)
zda a kým je zaručena ochrana;
d)
nová totožnost;
e)
zda je možná účast na soudním jednání.
Ostatní údaje podle odstavce 2 mohou být případně uchovávány, pokud existují důvody k domněnce, že jsou nezbytné pro analýzu úlohy těchto osob jakožto svědků.
Údaje, které nejsou nezbytné pro další analýzu, jsou vymazány.
6. Pokud jde o osoby, které mohou ve smyslu čl. 14 odst. 1 písm. e) rozhodnutí o Europolu poskytnout informace o daných trestných činech, mohou být uchovávány údaje podle odst. 2 písm. a) bodu 1 až odst. 2 písm. c) bodu 3 tohoto článku, jakož i kategorie údajů splňujících tyto kritéria:
a)
zakódované osobní údaje;
b)
druh dodaných informací;
c)
zda má být zaručena anonymita;
d)
zda a kým je zaručena ochrana;
e)
nová totožnost;
f)
zda je možná účast na soudním jednání;
g)
negativní zkušenosti;
h)
odměny (finanční/protislužby).
Ostatní údaje podle odstavce 2 mohou být případně uchovávány, pokud existují důvody k domněnce, že jsou nezbytné pro analýzu úlohy těchto osob jakožto informátorů.
Údaje, které nejsou nezbytné pro další analýzu, jsou vymazány.
7. Pokud se na základě skutečných důkazů kdykoli v průběhu analýzy prokáže, že osoba zahrnutá do analytického pracovního souboru by měla být zařazena do jiné kategorie osob vymezené v tomto článku, než do jaké byla tato osoba původně zařazena, může Europol o této osobě zpracovávat pouze takové údaje, které jsou povoleny v rámci této nové kategorie, a veškeré ostatní údaje jsou vymazány.
Pokud se na základě těchto podkladů prokáže, že by osoba měla být zahrnuta do dvou či více různých kategorií, jak je uvedeno v tomto článku, Europol může zpracovávat veškeré údaje povolené v rámci těchto kategorií.
Článek 7
Lhůty pro přezkum a doba uchovávání
1. Při přijímání rozhodnutí o tom, zda by osobní údaje měly být nadále uchovávány podle článku 6 těchto pravidel, v souladu s článkem 20 rozhodnutí o Europolu, je třeba porovnat zájmy Europolu při plnění jeho úkolů s oprávněnými zájmy subjektu údajů, o němž jsou uloženy údaje, v souvislosti s ochranou údajů.
V souladu s článkem 20 rozhodnutí o Europolu se nejpozději po třech letech od uložení údajů či posledního přezkumu údajů přezkoumá, zda veškeré osobní údaje zahrnuté do analytického pracovního souboru je třeba dále uchovávat. Jestliže nastanou okolnosti naznačující, že tyto údaje musí být vymazány nebo opraveny, bude bez ohledu na tento přezkum znovu posouzeno, zda je třeba tyto údaje nadále uchovávat.
Tento přezkum zohlední potřebu archivace údajů s ohledem na uzavření šetření konkrétního případu, na konečné soudní rozhodnutí, zejména zproštění obžaloby, rehabilitaci, zahlazené odsouzení a amnestii, věk subjektu údajů a zvláštní kategorie údajů.
2. V souladu s čl. 16 odst. 3 rozhodnutí Europolu provede Europol přezkum potřeby dalšího trvání analytického pracovního souboru. Na základě tohoto přezkumu přijme ředitel rozhodnutí o pokračování nebo uzavření souboru. Okamžitě informuje správní radu a společný kontrolní orgán o položkách obsažených v souboru, které odůvodňují nezbytnost jeho dalšího trvání.
3. Pokud jsou trestní řízení proti osobě podle čl. 6 odst. 2 uzavřena na základě soudního rozhodnutí či jinak bez možnosti odvolání a dotčený členský stát či třetí strana toto rozhodnutí oznámí Europolu, Europol ověří, zda údaje, které jsou dotčeny tímto rozhodnutím, mohou být i přesto uchovávány, pozměněny či využívány. Je-li možné na základě rozhodnutí nebo jiných zpravodajských informací předpokládat, že dotčená osoba nespáchala trestní čin, nebo jej nespáchala nezákonně, nebo pokud tato skutečnost není z rozhodnutí jasná, údaje dotčené tímto rozhodnutím budou vymazány v případě, že neexistují podstatné důvody k domněnce, že pro účely analytického pracovního souboru jsou i přesto důležité. V tomto případě je k údajům, které jsou již zahrnuty do souboru, vložena informace ohledně soudního rozhodnutí. Kromě toho mohou být tyto údaje zpracovávány a uchovávány pouze s řádným ohledem na souvislosti a vynesení uvedeného rozhodnutí a na práva, která toto rozhodnutí poskytuje dotčené osobě.
4. Osobní údaje nelze archivovat déle než po dobu uvedenou v čl. 20 odst. 1 rozhodnutí o Europolu. Pokud jsou údaje týkající se osob uvedené v čl. 6 odst. 3 až 6 uchovávány v souboru po dobu delší pěti let v důsledku dalšího trvání analytického souboru, musí být o tom uvědomen společný kontrolní orgán uvedený v čl. 34 odst. 1 rozhodnutí o Euratomu.
5. Jestliže se během přezkumu činnosti Europolu ze strany společného kontrolního orgánu zjistí, že osobní údaje jsou uchovávány v rozporu s těmito pravidly, společný kontrolní orgán uvědomí o této skutečnosti ředitele, jak uzná za vhodné, v souladu s čl. 34 odst. 4 rozhodnutí o Europolu.
Jakmile společný kontrolní orgán podle čl. 34 odst. 4 rozhodnutí o Europolu předá záležitost týkající se uchovávání, zpracovávání či využívání osobních údajů správní radě, je předávání dotčených údajů bez předchozího povolení správní rady zakázáno. Ve výjimečných případech může ředitel povolit předání údajů před schválením správní radou, považuje-li se toto předání za naprosto nezbytné pro ochranu základních zájmů dotčených členských států, které jsou v rámci cílů Europolu, nebo v zájmu předcházení bezprostředního nebezpečí souvisejícího s trestnou činností nebo teroristickými trestnými činy. V takových případech je povolení ředitele uvedeno v dokumentu, který je předán správní radě a společnému kontrolnímu orgánu.
Článek 8
Přidružení třetích stran
Europol může za podmínek stanovených v čl. 14 odst. 8 rozhodnutí o Europolu zapojit do činnosti analytické skupiny odborníky z orgánů, institucí a jiných subjektů uvedených v čl. 22 odst. 1 rozhodnutí o Europolu a odborníky ze třetích zemí a organizací uvedených v čl. 23 odst. 1 uvedeného rozhodnutí.
Ředitel uzavře se subjekty uvedenými v prvním pododstavci dohody v souladu s pravidly pro tato ujednání stanovenými správní radou. Podrobnosti těchto dohod jsou zaslány správní radě a společnému kontrolnímu orgánu. Společný kontrolní orgán se může na správní radu obrátit s jakýmikoli připomínkami, které považuje za nezbytné.
Článek 9
Shromažďování a zaznamenávání údajů
Údaje uchovávané v souborech pro účely analýzy budou rozlišeny podle vyhodnocení zdroje a míry přesnosti nebo spolehlivosti informací v souladu s článkem 11. Údaje založené na faktech jsou odlišeny od údajů vycházejících ze stanovisek či osobních hodnocení.
Článek 10
Ochrana interních údajů
Ředitel přijímá opatření, která jsou nezbytná pro zajištění dodržování těchto pravidel a dalších ustanovení týkajících se ochrany údajů. Za tímto účelem ředitel konzultuje inspektora ochrany údajů podle článku 28 rozhodnutí o Europolu.
KAPITOLA II
KLASIFIKACE
Článek 11
Druhy analytických pracovních souborů
Analytické pracovní soubory mohou být:
a)
všeobecné nebo strategické, jejichž cílem je zpracovávat příslušné informace týkající se konkrétního problému nebo zlepšovat podněty příslušných orgánů vymezených v článku 3 rozhodnutí o Europolu;
b)
operační, jejichž cílem je získat informace týkající se jedné nebo více trestných činností uvedených v článku 3 rozhodnutí o Europolu a související s případem, osobou nebo organizací, s cílem zahájit nebo uzavřít v souladu s čl. 14 odst. 2 rozhodnutí o Europolu dvoustranné nebo vícestranné vyšetřování mezinárodní povahy, jestliže mezi dotčené strany patří dva nebo více členských států, nebo při tomto vyšetřování napomáhat.
Článek 12
Posouzení zdroje a informací
1. Zdroj informací pocházejících z členského státu je pokud možno posuzován členským státem dodávajícím informace za využití těchto kódů pro hodnocení zdroje:
A
:
není-li pochyb o pravosti, důvěryhodnosti a kompetentnosti zdroje nebo pokud jsou informace poskytovány zdrojem, který je vždy prokazatelně spolehlivý;
B
:
informace jsou poskytovány zdrojem, který je většinou prokazatelně spolehlivý;
C
:
informace jsou poskytovány zdrojem, který je většinou prokazatelně nespolehlivý;
X
:
spolehlivost zdroje nelze posoudit.
2. Informace pocházející z členského státu jsou pokud možno posuzovány členským státem dodávajícím informace, a to na základě spolehlivosti za využití těchto kódů pro hodnocení informací:
1)
informace, o jejichž správnosti není pochyb;
2)
informace osobně známé zdroji, avšak nikoli osobně známé pracovníkovi, který je předává dále;
3)
informace nikoli osobně známé zdroji, avšak potvrzené dalšími již zaznamenanými informacemi;
4)
informace, které nejsou osobně známé zdroji a které nelze potvrdit.
3. Jestliže Europol na základě informací, která má již k dispozici, dospěje k závěru, že toto posouzení je třeba opravit, uvědomí dotčený členský stát a bude usilovat o dohodu o změně posouzení. Bez této dohody Europol posouzení nezmění.
4. Jestliže Europol obdrží od členského státu údaje či informace bez posouzení, usiluje pokud možno o posouzení spolehlivosti zdroje nebo informací na základě informací, které má již k dispozici. Konkrétní údaje a informace musí být posouzeny po dohodě se členským státem, který je dodal. Členský stát a Europol se mohou rovněž dohodnout na obecných podmínkách posouzení určitých druhů údajů a určitých zdrojů. Správní rada bude informována o těchto obecných dohodách. Pokud jsou údaje poskytnuty Europolu na základě takových obecných dohod, bude tato skutečnost u údajů uvedena.
Jestliže v konkrétním případě není dosaženo dohody, nebo neexistuje obecná dohoda, Europol vyhodnotí informace nebo údaje přiřadí těmto informacím nebo údajům kód X podle odstavce 1 a kód 4 podle odstavce 2.
5. Pokud Europol obdrží údaje nebo informace od třetí strany, použije se tento článek.
6. Jestliže jsou informace zahrnuté v analytickém pracovním souboru výsledkem analýzy, Europol posoudí tyto informace v souladu s tímto článkem, a to po dohodě se členskými státy podílejícími se na analýze.
KAPITOLA III
PRAVIDLA PRO VYUŽÍVÁNÍ ANALYTICKÝCH PRACOVNÍCH SOUBORŮ A ANALYTICKÝCH ÚDAJŮ
Článek 13
Vytváření souborů
1. Analytické pracovní soubory jsou vytvářeny z podnětu Europolu nebo na žádost členských států dodávajících údaje postupem podle článku 16 rozhodnutí o Europolu.
2. Správní rada může přizvat zástupce společného kontrolního orgánu, aby se účastnili jednání o příkazech k vytvoření analytických pracovních souborů.
3. Analytické činnosti a šíření výsledků analýz mohou být v souladu s čl. 16 odst. 2 rozhodnutí o Europolu zahájeny bezprostředně po vytvoření analytického souboru. Pokud správní rada nařídí řediteli Europolu změnit příkaz k vytvoření či uzavření souboru v souladu s čl. 16 odst. 4 rozhodnutí o Europolu, jsou údaje, které nemohou být do souboru zahrnuty, nebo v případě uzavírání souboru veškeré údaje v něm obsažené, okamžitě vymazány.
4. Jestliže je v průběhu analýzy nutné pozměnit příkaz k vytvoření analytického pracovního souboru, použijí se postupy uvedené v článku 16 rozhodnutí o Europolu a tento článek.
Článek 14
Vyhledávání údajů
1. Vyhledávat údaje podle čl. 14 odst. 2 písm. b) rozhodnutí o Europolu smějí pouze účastníci projektu analýzy akreditovaní Europolem, kteří absolvovali školení o zvláštních povinnostech vyplývajících z právního rámce Europolu.
2. V souladu s čl. 14 odst. 2 druhým pododstavcem rozhodnutí o Europolu mohou všichni účastníci analytické skupiny vyhledávat údaje obsažené v souboru. Analytická skupina rozhoduje jednomyslně o rozsahu tohoto vyhledávání a o veškerých podmínkách a omezeních, která se použijí.
Článek 15
Předávání údajů či informací uložených v analytických pracovních souborech
1. Předání osobních údajů obsažených v analytických pracovních souborech jakémukoli členskému státu nebo třetí straně je zaznamenáno v dotčeném souboru.
Europol ve spolupráci s členským státem nebo třetí stranou, které dodávají údaje, v případě potřeby a nejpozději při předání zkontroluje, zda jsou údaje správné a jsou v souladu s rozhodnutím o Europolu.
Je-li to možné, všechna sdělení uvádí soudní rozhodnutí, jakož i rozhodnutí o zastavení stíhání. Údaje vychází z názorů nebo osobních hodnocení jsou před předáním a uvedením míry jejich přesnosti nebo spolehlivosti kontrolovány ve spolupráci s členským státem či třetí stranou, které údaje dodávají.
Na žádost členského státu, který údaje předává, informuje přijímací členský stát o použití předaných údajů a o následně získaných výsledcích, pokud to vnitrostátní právo přijímajícího členského státu dovoluje.
Existují-li jakákoli omezení týkající se použití údajů podle článku 19 rozhodnutí o Europolu, jsou tato omezení u údajů zaznamenána a příjemci výsledků analýzy o nich budou informováni.
2. V případech, kdy Europol po vložení údajů do analytického pracovního souboru zjistí, že se tyto údaje týkají osoby nebo předmětu, o nichž již byly do souboru vloženy údaje předložené jiným členským státem nebo třetí stranou, jsou každý dotyčný členský stát nebo třetí strana okamžitě informovány o zjištěné souvislosti, jak stanoví čl. 14 odst. 7 rozhodnutí o Europolu.
Článek 16
Kontrolní postupy
V zájmu splnění požadavků na bezpečnost údajů stanovených v článku 35 rozhodnutí o Europolu a s cílem zaručit bezpečné zpracovávání údajů ve smyslu těchto pravidel akredituje správní rada systém analytických pracovních souborů v souladu s článkem 8 pravidel o důvěrnosti informací Europolu přijatých rozhodnutím Rady 2009/…/SVV ze dne 30. listopadu 2009 (2), a to po předchozí konzultaci bezpečnostního výboru podle čl. 4 odst. 2 uvedených pravidel. Akreditace bude poskytnuta na základě bezpečnostních požadavků pro daný systém a další dokumentace, kterou bude správní rada považovat za vhodnou.
Článek 17
Využívání a uchovávání analytických údajů a výsledků
1. Veškeré osobní údaje a výsledky analýzy předané z analytického pracovního souboru mohou být využívány pouze v souladu s účelem souboru nebo pro účely předcházení dalším závažným formám trestné činnosti a pro boj proti nim, a to v souladu s omezeními použití určenými členským státem na základě čl. 19 odst. 2 rozhodnutí o Europolu. Údaje uvedené v čl. 5 odst. 2 těchto pravidel mohou být předávány pouze po dohodě se členským státem, který tyto údaje dodal.
2. Po uzavření analytického pracovního souboru Europol uloží veškeré údaje obsažené v daném souboru do zvláštního souboru, jenž bude přístupný pouze pro účely vnitřní či vnější kontroly. Aniž je dotčen čl. 20 odst. 4 rozhodnutí o Europolu, tyto údaje se uchovávají nejdéle 18 měsíců po uzavření pracovního analytického souboru.
3. Europol může uchovávat výsledky analytického pracovního souboru v elektronické podobě nejvýše po dobu tří let ode dne uzavření dotčeného souboru, jestliže jsou uchovávány ve zvláštním souboru a nejsou k nim vloženy žádné nové údaje. Poté mohou být výsledky uchovávány pouze v tištěné podobě.
Článek 18
Kombinování souborů a jejich propojení
1. Je-li zřejmé, že informace obsažené v analytickém pracovním souboru mohou být důležité i pro jiné analytické pracovní soubory, uplatní se tyto postupy:
a)
je-li navržena úplná kombinace informací ze dvou souborů, zřídí se v souladu s článkem 16 rozhodnutí o Europolu nový soubor obsahující veškeré informace z obou souborů. Na rozhodnutí zkombinovat oba soubory se musí dohodnout všichni účastníci obou původních souborů. V takovém případě budou původní soubory uzavřeny;
b)
jsou-li některé informace z jednoho souboru důležité pro jiný soubor, poskytovatelé daných informací rozhodnou, zda mohou být informace předány do jiného souboru, či nikoli.
2. Za okolností uvedených v odstavci 1 nemá tento převod dopad na lhůty pro přezkum údajů předávaných z jednoho pracovního souboru do jiného.
Článek 19
Nové technické prostředky
Nové technické prostředky na zpracování údajů pro účely analýzy mohou být zavedeny, pouze pokud byla přijata veškerá přiměřená opatření zajišťující, že tyto prostředky jsou využívány v souladu s pravidly o ochraně osobních údajů vztahujícími se na Europol. Ředitel předem konzultuje společný kontrolní orgán ve všech případech, kdy je zavedením těchto technických prostředků zkomplikováno uplatňování pravidel pro ochranu údajů.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 20
Přezkum pravidel
Do 1. ledna 2013 budou tato pravidla pod dohledem správní rady vyhodnocena.
Veškeré návrhy na změny těchto pravidel posoudí správní rada, aby je mohla přijmout Rada postupem podle čl. 14 odst. 1 třetího pododstavce rozhodnutí o Europolu.
Článek 21
Vstup v platnost
Tato pravidla vstupují v platnost dnem 1. ledna 2010.
V Bruselu dne 30. listopadu 2009.