ROZHODNUTÍ RADY 2009/968/SVV
ze dne 30. listopadu 2009,
kterým se přijímají pravidla o důvěrnosti informací Europolu
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na rozhodnutí Rady 2009/371/SVV ze dne 6. dubna 2009 o zřízení Evropského policejního úřadu (EUROPOL) (1) (dále jen „rozhodnutí o Europolu“), a zejména na článek 40 uvedeného rozhodnutí,
s ohledem na návrh pravidel předložený správní radou,
s ohledem na stanovisko Evropského parlamentu,
vzhledem k tomu, že v souladu s rozhodnutím o Europolu by Rada měla po konzultaci s Evropským parlamentem kvalifikovanou většinou přijmout prováděcí pravidla o důvěrnosti informací, které Europol získává nebo které jsou s Europolem vyměňovány (dále jen „pravidla“),
ROZHODLA TAKTO:
KAPITOLA I
DEFINICE A OBLAST PŮSOBNOSTI
Článek 1
Definice
Pro účely těchto pravidel se rozumí
a)
„zpracováním informací“ nebo „zpracováním“ jakýkoli úkon nebo soubor úkonů, které jsou prováděny s osobními či neosobními údaji pomocí automatizovaných postupů nebo bez nich, jako je shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, uchovávání, přizpůsobování nebo pozměňování, vyhledávání, nahlížení, používání, sdělování prostřednictvím přenosu, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, srovnávání či kombinování, blokování, výmaz nebo znehodnocení;
b)
„třetí stranou“ subjekt uvedený v čl. 22 odst. 1 a čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
c)
„bezpečnostním výborem“ výbor složený ze zástupců členských států a Europolu podle článku 4;
d)
„bezpečnostním koordinátorem“ zástupce ředitele, jehož ředitel v souladu s čl. 38 odst. 2 rozhodnutí o Europolu pověřil kromě jiných úkolů i výkonem koordinační a kontrolní funkce v záležitostech týkajících se bezpečnosti;
e)
„bezpečnostními úředníky“ pracovníci Europolu jmenovaní ředitelem, odpovědní za bezpečnostní otázky v souladu s článkem 6;
f)
„bezpečnostní příručkou“ příručka k provádění těchto pravidel, jež budou stanovena v souladu s článkem 7;
g)
„stupněm utajení“ bezpečnostní označení přidělené dokumentu zpracovanému Europolem nebo jeho prostřednictvím, jak je uvedeno v článku 10;
h)
„souborem bezpečnostních opatření“ zvláštní kombinace bezpečnostních opatření, jež mají být použita v případě informací podléhajících stupni utajení Europolu, jak je uvedeno v článku 10;
i)
„základním stupněm ochrany“ stupeň ochrany, který se bude vztahovat na všechny informace zpracovávané Europolem nebo jeho prostřednictvím, kromě informací, které jsou výslovně označeny jako veřejné nebo u kterých je jasně patrné, že jsou veřejné, jak je uvedeno v čl. 10 odst. 1;
j)
„zaměstnanci“ dočasní zaměstnanci nebo smluvní zaměstnanci, jak je vymezeno v čl. 39 odst. 4 rozhodnutí o Europolu;
k)
„utajovanými informacemi Europolu“ jakékoli informace a materiály v jakékoli podobě, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo různou měrou ohrozit důležité zájmy Europolu nebo jednoho či více členských států a jež vyžadují použití odpovídajících bezpečnostních opatření vymezených v čl. 7 odst. 2 písm. b).
Článek 2
Oblast působnosti
1. Tato pravidla zavádějí bezpečnostní opatření, jež se mají vztahovat na všechny informace, které jsou zpracovávány Europolem nebo jeho prostřednictvím.
2. Komunikační kanály mezi Europolem a národními jednotkami členských států podle článku 8 rozhodnutí o Europolu poskytují stupeň ochrany odpovídající stupni ochrany, kterou zajišťují tato opatření. Bezpečnostní výbor schválí společnou normu pro tyto komunikační kanály.
3. Příloha obsahuje přehled stupňů utajení Europolu podle článku 10 a odpovídající označení v současnosti používaná členskými státy v případě informací podléhajících těmto stupňům utajení. Pokud členský stát informuje ostatní členské státy a Europol o případných změnách svých vnitrostátních ustanovení o stupních utajení nebo odpovídajících označení, vypracuje Europol revidované znění přehledu uvedeného v příloze. Alespoň jednou ročně posoudí bezpečnostní výbor, zda je přehled stále aktuální.
KAPITOLA II
ÚKOLY SOUVISEJÍCÍ S BEZPEČNOSTÍ
Článek 3
Úkoly členských států
1. Členské státy usilují o zajištění toho, aby na jejich území měly informace Europolu stupeň ochrany, jenž odpovídá stupni ochrany, který poskytují bezpečnostní opatření stanovená na základě těchto pravidel.
2. Členské státy se zavazují informovat bezpečnostního koordinátora o všech případných narušeních bezpečnosti, jež by mohla ohrozit zájmy Europolu nebo některého členského státu. V případě ohrožení zájmů členského státu je tento stát rovněž informován přímo prostřednictvím národní jednotky.
Článek 4
Bezpečnostní výbor
1. Zřizuje se bezpečnostní výbor složený ze zástupců členských států a Europolu, který se schází nejméně dvakrát za rok.
2. Úkolem bezpečnostního výboru je poskytovat správní radě a řediteli Europolu poradenství v otázkách týkajících se bezpečnostní politiky, včetně používání bezpečnostní příručky.
3. Bezpečnostní výbor přijme svůj jednací řád. Zasedáním bezpečnostního výboru předsedá bezpečnostní koordinátor.
Článek 5
Bezpečnostní koordinátor
1. Bezpečnostní koordinátor nese obecnou odpovědnost za všechny otázky týkající se bezpečnosti, včetně bezpečnostních opatření stanovených v těchto pravidlech a v bezpečnostní příručce. Bezpečnostní koordinátor sleduje uplatňování bezpečnostních ustanovení a informuje ředitele o veškerých narušeních bezpečnosti. V závažných případech ředitel informuje správní radu. Pokud by v důsledku takových narušení mohly být ohroženy zájmy některého členského státu, je tento stát rovněž informován.
2. Bezpečnostní koordinátor je přímo odpovědný řediteli Europolu.
3. Bezpečnostní koordinátor má bezpečnostní prověrku nejvyššího stupně v souladu s právními předpisy platnými v členském státě, jehož je státním příslušníkem.
Článek 6
Bezpečnostní úředníci
1. Při provádění bezpečnostních opatření stanovených v těchto pravidlech a v bezpečnostní příručce jsou řediteli nápomoci bezpečnostní úředníci. Bezpečnostní úředníci jsou přímo odpovědní bezpečnostnímu koordinátorovi. Bezpečnostní úředníci mají tyto konkrétní úkoly:
a)
poskytovat pokyny, pomáhat a radit všem osobám v Europolu, jakož i všem dalším osobám zapojeným do činností Europolu, které podléhají zvláštní povinnosti zachování mlčenlivosti či důvěrnosti, a to pokud jde o jejich povinnosti vyplývající z těchto pravidel a z bezpečnostní příručky;
b)
uplatňovat bezpečnostní ustanovení, prošetřovat porušení těchto ustanovení a neprodleně o nich podávat zprávy bezpečnostnímu koordinátorovi;
c)
pravidelně posuzovat přiměřenost bezpečnostních opatření na základě posouzení rizik. Za tímto účelem podávají bezpečnostnímu koordinátorovi zprávy zpravidla nejméně jednou za měsíc a kdykoli to považují ve výjimečných případech za nezbytné a předkládají náležitá doporučení a rady;
d)
plnit úkoly, jež jim jsou svěřeny podle těchto pravidel nebo podle bezpečnostní příručky;
e)
plnit všechny další úkoly, jež jim svěří bezpečnostní koordinátor.
2. Bezpečnostní úředníci mají bezpečnostní prověrku náležitého stupně, který je nezbytný pro plnění jejich povinností a je v souladu s právními předpisy platnými v členských státech, jejichž jsou státními příslušníky.
Článek 7
Bezpečnostní příručka, postup a obsah
1. Bezpečnostní příručku přijme správní rada po konzultaci s bezpečnostním výborem.
2. Bezpečnostní příručka poskytne pokyny v oblasti řízení a bezpečnostní podporu v souladu s provozními požadavky a stanoví přístup Europolu k řízení bezpečnosti. Bezpečnostní příručka obsahuje
a)
podrobná pravidla o bezpečnostních opatřeních, jež je třeba používat v rámci Europolu s cílem zajistit základní stupeň ochrany v souladu s čl. 10 odst. 1 těchto pravidel, přičemž tato opatření jsou založena na článku 35 a čl. 41odst. 2 rozhodnutí o Europolu s přihlédnutím k čl. 40 odst. 3 téhož rozhodnutí;
b)
podrobná pravidla o bezpečnostních opatřeních souvisejících s jednotlivými stupni utajení Europolu a příslušnými soubory bezpečnostních opatření podle čl. 10 odst. 2 a 3. V bezpečnostní příručce se rovněž zohlední článek 46 rozhodnutí o Europolu.
3. V pravidelných intervalech nebo v případě významných změn se bezpečnostní příručka přezkoumá, aby byla i nadále zajištěna její vhodnost, přiměřenost a účinnost.
4. Změny bezpečnostní příručky se přijmou postupem podle odstavce 1.
Článek 8
Bezpečnostní akreditace systémů
1. Všechny systémy Europolu používané ke zpracování utajovaných informací Europolu jsou akreditovány správní radou po konzultaci s bezpečnostním výborem a po obdržení ujištění o účinném provádění požadovaných bezpečnostních opatření vyplývajících ze specifických bezpečnostních požadavků na systém (SSSR), rejstříku informačních rizik a všech dalších příslušných dokumentů. Subsystémy a vzdálené terminály či pracovní stanice musí být schváleny jako součást všech systémů, k nimž jsou připojeny.
2. Požadavky SSSR přijímá a pozměňuje správní rada po konzultaci s bezpečnostním výborem. Požadavky SSSR splňují příslušná ustanovení bezpečnostní příručky.
Článek 9
Dodržování
1. Všechny osoby v Europolu, jakož i všechny ostatní osoby, které se podílejí na činnostech souvisejících s Europolem a které podléhají zvláštní povinnosti zachování mlčenlivosti či důvěrnosti, dodržují bezpečnostní opatření stanovená v těchto pravidlech a v bezpečnostní příručce.
2. Ředitel, styčné úřady a národní jednotky Europolu odpovídají za zajištění dodržování těchto pravidel a bezpečnostní příručky v souladu s odstavcem 1.
KAPITOLA III
OBECNÉ ZÁSADY
Článek 10
Základní stupeň ochrany, stupně utajení a soubory bezpečnostních opatření
1. Všechny informace zpracované Europolem nebo jeho prostřednictvím, kromě informací, které jsou výslovně označeny jako veřejné nebo u kterých je jasně patrné, že jsou veřejné, podléhají v rámci Europolu a v členských státech základnímu stupni ochrany.
2. V souladu s článkem 3 zajistí členské státy uplatňování základního stupně ochrany uvedeného v odstavci 1 prostřednictvím různých opatření v souladu s vnitrostátními právními předpisy, včetně povinnosti zachování mlčenlivosti a důvěrnosti, na základě omezení přístupu k informacím pro oprávněné zaměstnance, požadavků na ochranu osobních údajů a obecných technických a procedurálních opatření pro zachování bezpečnosti informací s přihlédnutím k čl. 41 odst. 2 rozhodnutí o Europolu.
3. Informace vyžadující dodatečná bezpečnostní opatření podléhají stupni utajení Europolu, který nese specifické označení. Informace podléhají určitému stupni utajení pouze v nezbytně nutných případech a pouze po nezbytnou dobu.
4. Použijí se tyto stupně utajení Europolu:
a) „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“: tento stupeň je používán pro informace a materiály, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo být nevýhodné pro zájmy Europolu, EU nebo jednoho či více členských států;
b) „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“: tento stupeň je používán pro informace a materiály, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo poškodit důležité zájmy Europolu, EU nebo jednoho či více členských států;
c) „SECRET UE/EU SECRET“: tento stupeň je používán pro informace a materiály, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo vážně poškodit důležité zájmy Europolu, EU nebo jednoho či více členských států;
d) „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“: tento stupeň je používán pro informace a materiály, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo způsobit mimořádně vážnou újmu důležitým zájmům Europolu, EU nebo jednoho či více členských států.
Tyto utajované informace a materiály nesou pod označení stupně utajení rovněž doplňkové označení („EUROPOL“), jež označuje místo původu v Europolu.
Každému stupni utajení Europolu odpovídá zvláštní soubor bezpečnostních opatření, která jsou prováděna v rámci Europolu. Soubory bezpečnostních opatření poskytují různé stupně ochrany v závislosti na obsahu informací a při zohlednění škodlivého účinku, jaký by na zájmy Europolu nebo členských států mohl mít neoprávněný přístup k informacím nebo jejich neoprávněné šíření nebo použití.
Jsou-li shromažďovány informace s různými stupni utajení, použije se stupeň utajení přinejmenším stejně vysoký, jako stupeň utajení používaný pro informace chráněné nejvyšším stupněm utajení. V každém případě může být souboru informací přidělen vyšší stupeň ochrany, než je stupeň každé z jeho částí.
Překladům utajovaných dokumentů je přidělen stejný stupeň utajení a podléhají stejné ochraně jako originál.
5. K upřesnění dalších podmínek, jako je šíření informací omezené na zvláštní způsoby výměny informací, embargo a zvláštní šíření na základě „potřeby vědět“, lze použít výstražné označení. Toto výstražné označení musí být vymezeno v bezpečnostní příručce.
6. Soubory bezpečnostních opatření obsahují různá opatření fyzické, technické, organizační nebo správní povahy, jak je stanoveno v bezpečnostní příručce.
Článek 11
Volba stupně utajení
1. Členský stát poskytující informace Europolu odpovídá za volbu příslušného stupně utajení těchto informací v souladu s článkem 10. Při předávání informací Europolu je členský stát označí v příslušných případech stupněm utajení Europolu podle čl. 10 odst. 4.
2. Při volbě stupně utajení členské státy zohlední klasifikaci informací podle svých vnitrostátních právních předpisů, požadavek operativní pružnosti potřebné pro náležité fungování Europolu a požadavek, aby utajování informací z oblasti vymáhání práva bylo výjimkou, a pokud tyto informace musí být utajovány, aby jim byl přidělen co nejnižší stupeň utajení.
3. Pokud na základě informací, které již má k dispozici, dospěje Europol k závěru, že zvolený stupeň utajení je třeba změnit (např. snížit nebo zvýšit stupeň utajení nebo zvýšit stupeň utajení dokumentu, na nějž se původně vztahoval základní stupeň ochrany), informuje o tom dotyčný členský stát a snaží se dosáhnout dohody o náležitém stupni utajení. Bez této dohody Europol nestanoví, nezmění, nezvýší ani nesníží žádný stupeň utajení.
4. Pokud jsou informace vytvořené Europolem založené na informacích poskytnutých členským státem nebo pokud takové informace obsahují, určí Europol po dohodě s dotyčným členským státem, zda je základní stupeň ochrany dostatečný nebo zda je nezbytné použít stupeň utajení Europolu.
5. Pokud jsou informace vytvořeny samotným Europolem a nejsou založeny na informacích poskytnutých členským státem ani tyto informace neobsahují, určí Europol na základě kritérií stanovených bezpečnostním výborem příslušný stupeň utajení těchto informací. Europol tyto informace v případě potřeby příslušným způsobem označí.
6. Členské státy a Europol v případě, kdy se informace také dotýkají důležitých zájmů jiného členského státu, konzultují s tímto členským státem ohledně toho, zda je třeba těmto informacím přidělit stupeň utajení a pokud ano, který stupeň by se měl použít.
Článek 12
Změna stupně utajení
1. Členský stát, který poskytl Europolu informace, může kdykoli požádat o změnu zvoleného stupně utajení, včetně zrušení nebo zvýšení tohoto stupně utajení. Europol je povinen změnit, zvýšit nebo snížit stupeň utajení v souladu s přáním dotyčného členského státu.
2. Jakmile to okolnosti dovolí, požádá dotyčný členský stát, aby byl příslušný stupeň utajení snížen nebo zcela zrušen.
3. Členský stát poskytující Europolu informace může určit dobu, po kterou bude platit zvolený stupeň utajení, jakož i jakoukoli změnu stupně utajení po uplynutí této doby.
4. Pokud základní stupeň ochrany nebo stupeň utajení určil Europol podle čl. 11 odst. 4, pozmění Europol základní stupeň ochrany nebo stupeň utajení pouze po dohodě s dotčenými členskými státy.
5. Pokud nebo stupeň utajení určil Europol podle čl. 11 odst. 5, může Europol změnit nebo zrušit stupeň utajení, kdykoli to považuje za nezbytné.
6. Pokud informace, jejichž stupeň utajení je změněn v souladu s tímto článkem, již byly poskytnuty jiným členským státům, informuje Europol příjemce o změně stupně utajení.
Článek 13
Zpracování, přístup a bezpečnostní prověrky
1. V rámci Europolu je přístup k informacím a jejich držení omezeno na osoby, které musí být s takovými informacemi seznámeny nebo s nimi musí nakládat z důvodu svých funkcí nebo povinností. Osoby pověřené zpracováním informací musí mít odpovídající bezpečnostní prověrku; rovněž absolvují zvláštní odbornou přípravu.
2. U všech osob, které mohou mít přístup k informacím podléhajícím stupni utajení a zpracovávaným Europolem, je provedena bezpečnostní prověrka v souladu s čl. 40 odst. 2 rozhodnutí o Europolu a s bezpečnostní příručkou. Na základě výsledků bezpečnostní prověrky a s výhradou ustanovení bezpečnostní příručky udělí bezpečnostní koordinátor oprávnění osobám prověřeným na příslušné vnitrostátní úrovni, které z důvodu své funkce nebo povinností musí být seznámeny s informacemi podléhajícími stupni utajení Europolu. Oprávnění podléhá pravidelnému přezkumu bezpečnostním koordinátorem. Bezpečnostní koordinátor může oprávnění okamžitě odejmout, existují-li pro to oprávněné důvody. Bezpečnostní koordinátor rovněž odpovídá za zajištění provádění odstavce 3.
3. K informacím podléhajícím stupni utajení nemají v žádném případě přístup osoby, jimž nebyla udělena bezpečnostní prověrka příslušného stupně. Bezpečnostní koordinátor však po konzultaci s bezpečnostním úředníkem může výjimečně
a)
poskytnout konkrétní a omezené oprávnění osobám prověřeným na stupni „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“, aby měly přístup ke konkrétním informacím se stupněm utajení až do úrovně„SECRET UE/EU SECRET“, pokud z důvodu své funkce nebo svých povinností musí být v určitém konkrétním případě seznámeny s informacemi podléhajícími vyššímu stupni utajení Europolu, nebo
b)
udělit dočasné oprávnění k přístupu k utajovaným informacím na dobu nepřesahující šest měsíců, dokud nebude znám výsledek bezpečnostní prověrky uvedené v odstavci 2, pokud je to v zájmu Europolu a poté, co uvědomí vnitrostátní příslušné orgány a do tří měsíců od nich neobdrží odpověď. O udělení tohoto dočasného oprávnění informuje bezpečnostní koordinátor dotyčné vnitrostátní příslušné orgány. Udělení dočasného oprávnění neumožňuje přístup k informacím se stupněm utajení „SECRET UE/EU SECRET“ a vyšším.
4. Toto oprávnění se neudělí, pokud členský stát při předávání dotyčných informací uvedl, že v případě těchto informací se neuplatní volnost rozhodování bezpečnostního koordinátora podle odstavce 3.
Článek 14
Třetí strany
Při uzavírání dohod o důvěrnosti se třetími stranami nebo při uzavírání dohod podle čl. 22 odst. 4 a čl. 23 odst. 7 rozhodnutí o Europolu vezme Europol v úvahu zásady stanovené v těchto pravidlech a v bezpečnostní příručce, jež je třeba odpovídajícím způsobem uplatňovat v případě informací, které se s těmito třetími stranami vyměňují.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Správní rada posoudí všechny případné návrhy změn těchto pravidel, aby je mohla přijmout Rada postupem podle čl. 40 odst. 1 rozhodnutí o Europolu.
Článek 16
Přezkum pravidel
Tato pravidla vstupují v platnost dnem 1. ledna 2010.
V Bruselu dne 30. listopadu 2009.