ROZHODNUTÍ SPRÁVNÍ RADY EUROPOLU
ze dne 4. června 2009,
kterým se zavádějí pravidla pro výběr, prodloužení funkčního období a odvolání ředitele a zástupců ředitele Europolu
(2009/1011/SVV)
SPRÁVNÍ RADA EUROPOLU,
s ohledem na rozhodnutí Rady ze dne 6. dubna 2009 o zřízení Evropského policejního úřadu (Europol) (1) (dále jen „rozhodnutí o Europolu“), a zejména na čl. 37 odst. 9 písm. g), čl. 38 odst. 1, 2, 3 a 7 a článek 39,
s ohledem na služební řád úředníků Evropských společenství (dále jen „služební řád“) a na pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropských společenství (dále jen „pracovní řád“) stanovený nařízením Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (2),
s ohledem na článek 12 pracovního řádu týkající se podmínek přijetí dočasných zaměstnanců a na kapitolu 9 hlavy II pracovního řádu o ukončení zaměstnání dočasných zaměstnanců,
s ohledem na rozhodnutí Komise SEK(2009) 27/2 ze dne 12. ledna 2009, které obsahuje pokyny o výběru a jmenování ředitelů regulačních agentur, výkonných agentur a společných podniků,
s ohledem na jednací řád správní rady,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Úkolem správní rady je vytvořit pravidla použitelná pro výběr, prodloužení funkčního období a odvolání ředitele a zástupců ředitele Europolu, která budou schválena Radou kvalifikovanou většinou předtím, než vstoupí v platnost.
(2)
Ředitel a zástupci ředitele by měli být vybráni na základě objektivního a transparentního postupu, aniž by byla dotčena důvěrnost řízení a ochrana osobních údajů zpracovaných za účelem výběrových řízení.
(3)
Je žádoucí přijmout postupy analogické postupům stanoveným v rozhodnutí Komise SEK(2009) 27/2 ze dne 12. ledna 2009.
(4)
Cílem výběrových řízení je určit uchazeče s nejlepší kvalifikací pro pracovní místo, které se má obsadit.
(5)
Europol je zaměstnavatelem podporujícím rovné příležitosti,
VYTVOŘILA TATO PRAVIDLA:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
1. Tato pravidla se vztahují na výběr, prodloužení funkčního období a odvolání ředitele a zástupců ředitele, jak je uvedeno v článku 38 rozhodnutí o Europolu.
2. Když je ředitel dočasně neschopen vykonávat funkce svého úřadu po dobu delší než jeden měsíc nebo když je pozice ředitele volná, bude jeho funkce vykonávat zástupce ředitele. Za tímto účelem správní rada uvede pořadí nahrazení.
3. Jakýkoli odkaz v těchto pravidlech na osobu mužského pohlaví bude považován také za odkaz na ženské pohlaví a naopak, pokud kontext jasně nenaznačuje jinak.
KAPITOLA 2
VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ
Článek 2
Výběrové řízení se bude řídit zásadami uvedenými v čl. 12 odst. 1 pracovního řádu.
Článek 3
1. Pracovní místo ředitele nebo zástupce ředitele je považováno za volné
a)
devět měsíců před koncem jejich příslušného funkčního období;
b)
přijetím dopisu o odstoupení Radou;
c)
na základě rozhodnutí Rady odvolat ředitele nebo zástupce ředitele nebo jinak ukončit výkon jejich služby v souladu s kapitolou 4 těchto pravidel;
d)
devět měsíců před datem, kdy ředitel nebo zástupce ředitele dovrší 65 let věku, nebo
e)
v případě úmrtí ředitele nebo zástupce ředitele.
2. Pro každé volné pracovní místo správní rada vydá oznámení o volném pracovním místě. Pro pracovní místo zástupce ředitele správní rada vydá oznámení o volném pracovním místě po konzultaci s ředitelem.
Oznámení o volném pracovním místě uvádí srozumitelným a podrobným způsobem tyto náležitosti:
a)
všeobecný popis úkolů a poslání Europolu, jak jsou stanoveny v rozhodnutí o Europolu;
b)
popis hlavních funkcí a povinností ředitele nebo zástupce ředitele podle daného případu s vhodnými odkazy na příslušná ustanovení rozhodnutí o Europolu;
c)
kritéria způsobilosti, která musí splnit každý uchazeč;
d)
profil pracovního místa včetně všech znaků, které se považují za významné pro funkci a které jsou následně použity jako kritéria výběru;
e)
přehled postupu výběru a jmenování;
f)
podmínky zaměstnání, včetně platového zařazení při náboru, druhu nabízené smlouvy a délky funkčního období;
g)
varianty a datum uzávěrky pro podávání žádostí.
3. Výběrové řízení bude zahrnovat posouzení specifických schopností a dovedností uchazečů.
Správní rada uvede charakteristiky a varianty posouzení pro každé volné pracovní místo a může se rozhodnout využít externí středisko pro posouzení.
4. Oznámení o volném pracovním místě bude dále uvádět, že uchazeči musí podávat své žádosti písemně spolu s podrobným životopisem, motivačním dopisem a vhodnými referencemi o charakterových rysech týkajících se jejich vhodnosti pro výkon povinností příslušejících volnému pracovnímu místu předsedovi správní rady do šesti týdnů od data zveřejnění oznámení o volném pracovním místě v Úředním věstníku Evropské unie.
Oznámení o volném pracovním místě bude také poskytovat informace o bezpečnostní prověrce, která bude provedena u úspěšného uchazeče v souladu s pravidly přijatými podle článku 40 rozhodnutí o Europolu.
Článek 4
1. Správní rada zajistí, aby oznámení o volném pracovním místě zmíněné v čl. 3 odst. 2 bylo zveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie a v jiných médiích, včetně vnitrostátních novin a specializovaných periodik, za účelem dosažení maximálního zveřejnění ve všech členských státech.
2. Europol bude informovat národní jednotky Europolu o volném pracovním místě na pozici ředitele nebo zástupce ředitele. Národní jednotky budou informovat odpovídající příslušné orgány členských států o volném pracovním místě. Příslušné orgány budou odpovědné za zajištění, že jsou na volné pracovní místo upozorněny jejich útvary a všichni dotyční zaměstnanci.
3. Europol uchazečům zašle potvrzení o obdržení žádosti.
Článek 5
1. Správní rada vytvoří výběrovou komisi (dále jen „komise“), která posoudí obdržené žádosti a vytvoří odůvodněnou zprávu, která bude předložena správní radě v souladu s článkem 6 těchto pravidel.
2. Pro pozici ředitele se bude komise skládat z člena správní rady zastupujícího Komisi a ze šesti členů správní rady zastupujících členské státy, kteří budou vylosováni správní radou.
3. Pro pozici zástupce ředitele se bude komise skládat z ředitele nebo jím pověřeného zástupce ředitele, člena správní rady zastupujícího Komisi a pěti členů správní rady zastupujících členské státy, kteří budou vylosováni správní radou.
4. Pokud se určení členové správní rady podle odstavců 2 a 3 nemohou účastnit práce komise, budou nahrazeni jiným členem správní rady zastupujícím Komisi nebo členský stát, o který se jedná, podle daného případu.
5. Pokud existuje důvod se domnívat, že člen komise má osobní vztah s jedním z uchazečů nebo pokud by mohl vzniknout jakýkoli střet zájmů, tento člen se neúčastní práce komise a bude nahrazen jiným členem v souladu s odstavcem 4.
6. Sekretariát správní rady bude sloužit jako sekretariát komise.
Článek 6
1. Na svém prvním zasedání zvolí komise předsedu ze svých členů.
2. Externí poradce pro lidské zdroje může pomáhat komisi s výkonem jejích úkolů, pokud se tak rozhodne správní rada z vlastní iniciativy nebo na žádost komise. Externí poradce pro lidské zdroje nebude mít status člena komise.
3. Úkoly komise budou zahrnovat
a)
určení všech uchazečů, kteří jsou způsobilí pro pozici na základě kritérií stanovených v oznámení o volném pracovním místě;
b)
provedení počátečního posouzení žádostí způsobilých uchazečů při zohlednění jejich odborných kvalifikací, dovedností, zkušeností a referencí o povahových rysech, aby komise rozhodla, které z nich by měla dále posuzovat;
c)
organizaci posouzení uchazečů v souladu s čl. 3 odst. 3 těchto pravidel;
d)
provedení pohovoru s uchazeči s cílem posoudit jejich kvalifikace a dovednosti podle kritérií stanovených v oznámení o volném pracovním místě a
e)
vytvoření řádně odůvodněné zprávy o obdržených žádostech a provedeném postupu komise, včetně
i)
seznamu způsobilých uchazečů s uvedením těch z nich, se kterými komise provedla pohovor,
ii)
seznamu uchazečů seřazených podle zásluh, kteří splňují všechna kritéria způsobilosti a u kterých se má za to, že nejlépe vyhovují kritériím výběru stanoveným v oznámení o volném pracovním místě.
4. Práce komise bude v plném rozsahu zdokumentována, zejména pomocí hodnotících listů vytvořených v souladu s kritérii stanovenými v oznámení o volném pracovním místě a všemi dalšími pokyny obdrženými od správní rady. Hodnotící listy a shrnutí celkových závěrů komise o každém uchazeči budou přidány do spisů žádosti.
5. Výsledky veškeré práce, kterou provedl za komisi její sekretariát, jeden nebo více jejích členů nebo externí poradce pro lidské zdroje, budou předloženy celé komisi k přezkoumání a schválení.
6. Rozhodnutí komise, která vytváří zprávu, bude podepsáno jejím předsedou a dalším členem komise.
7. Co nejdříve po provedených pohovorech zašle předseda komise správní radě zprávu, kterou komise sestavila, i úplný spis žádostí uchazečů, se kterými byl proveden pohovor.
Článek 7
Uchazeče, kterého komise nenechala postoupit, bude sekretariát komise po každé fázi výběru písemně informovat o výsledku řízení.
Článek 8
1. Pokud správní rada nerozhodne jinak, bude se jednání komise konat v Haagu.
2. Cestovní výdaje a výdaje na pobyt, včetně hotelového ubytování, budou uhrazeny členům komise a uchazečům pozvaným ke zkouškám a pohovorům v souladu s prováděcími pravidly.
Článek 9
1. Správní rada vyzve předsedu komise, aby vysvětlil provedený postup a předložil zprávu výboru.
2. Správní rada se může rozhodnout provést pohovor s uchazeči na seznamu komise uspořádaném podle pořadí a s jakýmkoli jiným způsobilým uchazečem, se kterým komise provedla pohovor.
3. Na základě zprávy předložené komisí a případně výsledků pohovorů provedených v souladu s odstavcem 2 správní rada přijme odůvodněné stanovisko při
a)
představení seznamu způsobilých uchazečů;
b)
vytvoření užšího seznamu nejméně tří vhodných uchazečů seřazených podle zásluh a
c)
potvrzení, že žadatelé na užším seznamu splňují podmínky pro přijetí uvedené v čl. 12 odst. 2 pracovního řádu a všechna kritéria způsobilosti stanovená v oznámení o volném pracovním místě.
4. Je-li člen správní rady také na seznamu uchazečů nebo pokud by mohlo dojít k jakémukoli jinému možnému střetu zájmů, nebude tento člen přítomen při rozhodování o stanovisku správní rady.
5. Předseda správní rady zašle stanovisko správní rady a úplný spis žádosti každého z uchazečů na užším seznamu Radě, aby jí umožnil učinit rozhodnutí, jak se předpokládá v článku 38 rozhodnutí o Europolu na základě všech příslušných informací.
6. Uchazeče, které správní rada nenechala postoupit, bude sekretariát správní rady písemně informovat o výsledku řízení.
Článek 10
Jakmile Rada provede jmenování, každý uchazeč, který požádal o toto pracovní místo, obdrží formální oznámení o výsledku řízení od sekretariátu správní rady. Tříměsíční časová lhůta pro podání stížnosti podle článku 90 služebního řádu poběží od data oznámení tohoto dopisu.
Článek 11
1. Jednání komise a správní rady bude tajné.
2. Členové komise i členové správní rady a všichni zaměstnanci Europolu, zaměstnanci každého externího střediska pro posouzení nebo externího poradce pro lidské zdroje zapojeného do výběrového řízení zachovají přísnou důvěrnost s ohledem na provedenou práci.
KAPITOLA 3
PRODLOUŽENÍ FUNKČNÍHO OBDOBÍ
Článek 12
1. Když je možné v souladu s čl. 38 odst. 1 nebo 2 rozhodnutí o Europolu prodloužit funkční období ředitele nebo zástupce ředitele jmenovaného podle článku 38 rozhodnutí o Europolu, správní rada se může rozhodnout odchýlit od postupu zavedeného v kapitole 2. V takových případech správní rada pořídí stanovisko nejméně dvanáct měsíců před koncem funkčního období, kterým doporučuje Radě prodloužit funkční období. Stanovisko správní rady zejména vezme v úvahu výsledky dosažené dotyčným ředitelem nebo zástupcem ředitele v průběhu prvního funkčního období, roční zprávy posouzení výkonu vytvořené v souladu s čl. 15 odst. 2 pracovního řádu a poslání a potřeby Europolu v nadcházejících letech.
Stanovisko správní rady, kterým se doporučuje prodloužit funkční období zástupce ředitele, bude vyneseno po poradě s ředitelem.
2. Postup stanovený v kapitole 2 bude použit, když se správní rada rozhodne neodchýlit se od něj, když se Rada rozhodne neprodloužit funkční období dotyčného ředitele nebo zástupce nebo když Rada nerozhodne v tomto ohledu do tří měsíců po obdržení stanoviska správní rady.
KAPITOLA 4
UKONČENÍ VÝKONU SLUŽBY
Článek 13
1. Kromě ukončení v případě úmrtí bude výkon služby ředitele nebo zástupce ředitele ukončen v souladu s čl. 47 písm. a) pracovního řádu na konci měsíce, ve kterém dotyčná osoba dosáhne 65 let věku.
2. O ukončení výkonu služby ředitele nebo zástupce ředitele rozhodne Rada kvalifikovanou většinou po obdržení stanoviska správní rady v souladu s články 15 a 17 těchto pravidel.
3. Stanovisko správní rady o ukončení výkonu služby zástupce ředitele bude pořízeno po poradě s ředitelem.
Článek 14
1. Ředitel nebo zástupce ředitele, který si přeje odstoupit před koncem svého funkčního období, sdělí jednoznačně písemnou formou svůj úmysl zanechat výkonu služby Europolu a navrhne datum, kdy by mělo jeho odstoupení vstoupit v platnost v souladu s čl. 47 písm. b) bodem ii) pracovního řádu.
2. Dopis o odstoupení bude adresován předsedovi Rady s kopií pro předsedu správní rady a ředitele v případě odstoupení zástupce ředitele.
Článek 15
1. Na žádost správní rady může Rada ukončit výkon služby ředitele nebo zástupce ředitele podle čl. 47 písm. b) pracovního řádu při dodržení výpovědní lhůty a dalších podmínek uvedených v bodu ii) nebo iii) tohoto článku.
2. Výkon služby ředitele nebo zástupce ředitele může Rada ukončit bez výpovědi na žádost správní rady, když jsou splněny podmínky uvedené v čl. 48 písm. a) nebo b) pracovního řádu.
3. Výkon služby ředitele nebo zástupce ředitele ukončí Rada bez výpovědi, když jsou splněny podmínky uvedené v článku 50 pracovního řádu. V takových případech Rada po vyslechnutí dotyčné osoby a po provedení disciplinárního řízení uvedeného v čl. 16 odst. 2 těchto pravidel prohlásí, že je zaměstnání této osoby ukončené.
Před ukončením jejich zaměstnání může být dotyčný ředitel nebo zástupce ředitele dočasně zproštěn výkonu služby, ředitel správní radou a zástupce ředitele ředitelem v souladu s čl. 50 odst. 2 pracovního řádu a články 23 a 24 přílohy IX služebního řádu.
Článek 16
1. Jestliže ředitel nebo zástupce ředitele nesplní úmyslně či z nedbalosti jakoukoli ze svých povinností podle rozhodnutí o Europolu nebo pracovního řádu, ponese disciplinární odpovědnost v souladu s článkem 50a pracovního řádu, hlavou VI služebního řádu a případně přílohou IX služebního řádu.
Mezi jiným bude takové nesplnění povinnosti zahrnovat prokázané úmyslné poskytnutí nepravdivých informací, buď o jeho odborné schopnosti, nebo požadavcích čl. 12 odst. 2 pracovního řádu, když byly poskytnuté nepravdivé informace určujícím faktorem při jeho přijímání.
2. Disciplinární řízení bude zahájeno a bude se konat v souladu s přílohou IX služebního řádu.
Článek 17
1. Po provedení disciplinárního řízení uvedeného v příloze IX služebního řádu může Rada z disciplinárních důvodů bez výpovědi ukončit výkon služby ředitele nebo zástupce ředitele v souladu s článkem 49 pracovního řádu v závažných případech úmyslného nebo nedbalostního nesplnění povinností ze strany ředitele nebo zástupce ředitele.
Před ukončením jejich zaměstnání může být dotyčný ředitel nebo zástupce ředitele dočasně zproštěn výkonu služby, ředitel správní radou a zástupce ředitele ředitelem v souladu s čl. 50 odst. 2 pracovního řádu a články 23 a 24 přílohy IX služebního řádu.
2. Po přijetí zprávy od disciplinární komise uvedené v článku 18 přílohy IX služebního řádu se správní rada rozhodne, zda má být Radě předloženo stanovisko s cílem ukončit výkon služby ředitele v souladu s čl. 38 odst. 7 rozhodnutí o Europolu. V takových případech správní rada doručí do jednoho měsíce od data obdržení zprávy disciplinární komise řádně odůvodněné stanovisko s ohledem na sankce, ke kterým by měly vést stěžované skutečnosti, nebo jakékoli jiné opatření, které by měla Rada přijmout v souladu s těmito pravidly. Před pořízením svého stanoviska správní rada poskytne řediteli příležitost být vyslechnut. Předseda správní rady zašle stanovisko správní rady Radě, jak se předpokládá v čl. 38 odst. 7 rozhodnutí o Europolu, a jeho kopii obviněnému řediteli.
Pokud se správní rada rozhodne, že nemá být Radě předloženo žádné stanovisko v souladu s čl. 38 odst. 7 rozhodnutí o Europolu, bude mít právo uložit jednu ze sankcí předpokládaných v čl. 9 odst. 1 přílohy IX služebního řádu kromě odvolání ředitele z jeho pozice. Po vyslechnutí ředitele správní rada přijme své rozhodnutí, jak je uvedeno v článcích 9 a 10 přílohy IX služebního řádu, a to do dvou měsíců od data obdržení stanoviska disciplinární komise. Pro toto rozhodnutí musí být uvedeny důvody.
3. Po přijetí zprávy od disciplinární komise uvedené v článku 18 přílohy IX služebního řádu ředitel bez zbytečného odkladu předloží správní radě řádně odůvodněnou předlohu stanoviska týkajícího se sankcí, ke kterým by měly vést stěžované skutečnosti, nebo jakýchkoli jiných opatření, která by měla Rada přijmout ve vztahu k zástupci ředitele v souladu s těmito pravidly.
Správní rada rozhodne, zda má být Radě předloženo stanovisko s cílem ukončit výkon služby dotyčného zástupce ředitele v souladu s čl. 38 odst. 7 rozhodnutí o Europolu. Před pořízením svého stanoviska správní rada poskytne dotyčnému zástupci ředitele příležitost být vyslechnut. Stanovisko správní rady bude pořízeno do jednoho měsíce od data, kdy ředitel obdrží zprávu disciplinární komise. Předseda správní rady zašle stanovisko správní rady Radě, jak se předpokládá v čl. 38 odst. 7 rozhodnutí o Europolu, a jeho kopii obviněnému zástupci ředitele.
Pokud se správní rada rozhodne, že nemá být Radě předloženo žádné stanovisko v souladu s čl. 38 odst. 7 rozhodnutí o Europolu, bude mít ředitel právo uložit jednu ze sankcí předpokládaných v čl. 9 odst. 1 přílohy IX služebního řádu kromě odvolání dotyčného zástupce ředitele z jeho pozice. Po vyslechnutí dotyčného zástupce ředitele přijme ředitel své rozhodnutí, jak je uvedeno v článcích 9 a 10 přílohy IX služebního řádu, a to do dvou měsíců od data obdržení stanoviska disciplinární komise. Pro toto rozhodnutí musí být uvedeny důvody.
4. Po obdržení stanoviska správní rady, jak je uvedeno v odstavcích 2 nebo 3 tohoto článku, Rada po vyslechnutí dotyčného ředitele nebo zástupce ředitele rozhodne, zda odvolat ředitele nebo zástupce ředitele z jeho pozice v souladu s čl. 9 odst. 1 písm. h) přílohy IX služebního řádu nebo jinak ukončit jeho výkon služby v Europolu.
Pokud by se Rada rozhodla odvolat ředitele nebo zástupce ředitele z jeho pozice nebo jinak ukončit jeho výkon služby, musí ve svém rozhodnutí uvést přesnou formu tohoto opatření i datum, od kterého má být opatření použito. Rozhodnutí bude řádně odůvodněno a bude oznámeno dotyčné osobě a Europolu.
Rozhodnutí Rady odvolat ředitele nebo zástupce ředitele z jeho pozice podle článku 9 přílohy IX služebního řádu bude přijato do dvou měsíců od data obdržení stanoviska disciplinární komise uvedeného v článku 18 přílohy IX služebního řádu.
5. Pokud by se Rada rozhodla neodvolat dotyčného ředitele nebo zástupce ředitele z jeho pozice v souladu s čl. 9 odst. 1 písm. h) přílohy IX služebního řádu nebo neukončit jinak jeho výkon služby v Europolu, bude věc vrácena zpět správní radě v případě ředitele nebo správní radě a řediteli v případě zástupce ředitele.
Je-li případ ředitele vrácen správní radě, bude mít správní rada právo uložit jednu ze sankcí předpokládaných v čl. 9 odst. 1 přílohy IX služebního řádu kromě odvolání ředitele z jeho pozice. Po vyslechnutí ředitele přijme správní rada své rozhodnutí bez zbytečného odkladu. Pro toto rozhodnutí musí být uvedeny důvody.
Je-li případ zástupce ředitele vrácen správní radě a řediteli, bude mít ředitel právo uložit jednu ze sankcí předpokládaných v čl. 9 odst. 1 přílohy IX služebního řádu kromě odvolání zástupce ředitele z jeho pozice. Po vyslechnutí dotyčného zástupce ředitele přijme ředitel své rozhodnutí bez zbytečného odkladu. Pro toto rozhodnutí musí být uvedeny důvody.
KAPITOLA 5
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 18
1. Tato pravidla vstoupí v platnost ve stejný den, jako je datum žádosti rozhodnutí o Europolu.
2. Správní rada zhodnotí tato pravidla do tří let od jejich vstupu v platnost.
3. Jakýkoli návrh na změny těchto pravidel zváží správní rada s ohledem na jejich přijetí Radou v souladu s postupem uvedeným v čl. 38 odst. 3 a 7 rozhodnutí o Europolu.
V Haagu dne 4. června 2009.
Schváleno Radou dne 30. listopadu 2009.