ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 19. prosince 2007,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 573/2007/ES o zřízení Evropského uprchlického fondu na období 2008 až 2013 jako součásti obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“, pokud jde o řídicí a kontrolní systémy, pravidla správního a finančního řízení a způsobilost výdajů v rámci projektů spolufinancovaných fondem
(oznámeno pod číslem K(2007) 6396)
(Pouze anglické, bulharské, české, estonské, finské, francouzské, italské, litevské, lotyšské, maďarské, maltské, německé, nizozemské, polské, portugalské, rumunské, řecké, slovenské, slovinské, španělské a švédské znění je závazné)
(2008/22/ES)
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 573/2007/ES ze dne 23. května 2007 o zřízení Evropského uprchlického fondu na období 2008 až 2013 jako součásti obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ a o zrušení rozhodnutí Rady 2004/904/ES (1), a zejména na článek 23, čl. 31 odst. 5, čl. 33 odst. 6 a čl. 35 odst. 4 uvedeného rozhodnutí,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Je nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci fondu jednat, a především vymezit okolnosti, za nichž může odpovědný orgán přímo realizovat jednotlivé projekty. Rovněž by měla být stanovena další ustanovení pro pověřené orgány.
(2)
Je třeba vytvořit seznam postupů a/nebo praktických opatření, které by různé určené orgány měly stanovit a jimiž by se měly při provádění fondu řídit.
(3)
Je třeba stanovit povinnosti, které by měly odpovědné orgány mít vůči konečným příjemcům ve fázi před výběrem a schválením projektů, jež mají být financovány, a v souvislosti s aspekty, které by měly být zkontrolovány při ověřování výdajů vykázaných konečným příjemcem a/nebo partnery v rámci projektu, a to včetně správních ověření žádostí o úhradu a ověření jednotlivých projektů na místě.
(4)
V zájmu zajištění řádné kontroly výdajů v rámci ročních programů je nezbytné stanovit kritéria, jimž by měl audit se zaměřením na finanční toky odpovídat, aby bylo možné jej pokládat za dostatečný.
(5)
Za audit projektů a systémů odpovídá auditní orgán. Aby se zaručilo, že audity mají odpovídající rozsah a účinnost a že jsou ve všech členských státech prováděny podle stejných norem, je nezbytné stanovit podmínky, které by měly audity splňovat, včetně základu pro výběr vzorků.
(6)
Členské státy musejí Komisi spolu s víceletým programem předkládat také popis řídicích a kontrolních systémů. Vzhledem k tomu, že tento doklad patří mezi klíčové prvky, na něž se Komise v souvislosti se sdíleným řízením rozpočtu Společenství spoléhá a ujišťuje se tak, že členské státy využívají dotčenou finanční pomoc v souladu s platnými pravidly a zásadami nezbytnými k ochraně finančních zájmů Společenství, je nezbytné podrobně stanovit, jaké informace by takovýto doklad měl obsahovat.
(7)
Aby bylo možné harmonizovat normy pro programování, sledování provádění fondu, provádění auditů a ověřování výdajů, je nutné jasně stanovit obsah víceletého programu, ročního programu, zprávy o pokroku, závěrečné zprávy, žádostí o platbu a také auditní strategie, výroční auditní zprávy, prohlášení o platnosti a ověření výdajů.
(8)
Vzhledem k tomu, že se od členských států vyžaduje, aby podávaly zprávy, sledovaly nesrovnalosti a získávaly zpět částky neoprávněně vyplacené v souvislosti s financováním z fondu, je nezbytné definovat požadavky na údaje, které mají být Komisi zasílány.
(9)
Ze zkušeností vyplývá, že občané Evropské unie nemají dostatečné povědomí o úloze Společenství v programech financování. Je proto vhodné podrobně vymezit informační a propagační opatření nutná k překlenutí této mezery v komunikaci a informovanosti.
(10)
Aby se zaručilo, že se informace o případných možnostech financování dostanou ke všem zúčastněným stranám, a aby se zajistila transparentnost, měla by být stanovena minimální opatření nutná k tomu, aby byli případní koneční příjemci informováni o možnostech financování, které Společenství spolu s členskými státy prostřednictvím fondu nabízí. Aby bylo využívání fondu transparentnější, měl by být zveřejněn seznam konečných příjemců, názvy projektů a částka z veřejných zdrojů přidělená na tyto projekty.
(11)
Na základě směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (2) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3) je nezbytné zajistit, aby v souvislosti s informačními a propagačními opatřeními a s audity podle tohoto rozhodnutí Komise a členské státy předcházely jakémukoli neoprávněnému zveřejnění osobních údajů nebo možnosti přístupu k nim, a určit, k jakému účelu Komise a členské státy mohou tyto údaje zpracovávat.
(12)
Používání elektronických prostředků k výměně informací a finančních údajů mezi členskými státy a Komisí vede ke zjednodušení, vyšší účinnosti, transparentnosti a k časovým úsporám. Aby byly tyto výhody plně využity a současně se zachovala bezpečnost výměn, může Komise vytvořit společný počítačový systém.
(13)
Aby se zaručilo, že členské státy provádějí fond účinně a v souladu se zásadami řádného finančního řízení, měla by být přijata řada společných pravidel pro způsobilost výdajů z fondu. Aby se snížila administrativní zátěž konečných příjemců a určených orgánů, měly by být za určitých podmínek způsobilé paušální sazby pro nepřímé náklady.
(14)
V souladu s článkem 3 Protokolu o postavení Spojeného království a Irska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o založení Evropského společenství, je Spojené království vázáno základním aktem, a v důsledku toho i tímto rozhodnutím.
(15)
V souladu s článkem 3 Protokolu o postavení Spojeného království a Irska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o založení Evropského společenství, je Irsko vázáno základním aktem, a v důsledku toho i tímto rozhodnutím.
(16)
V souladu s článkem 2 Protokolu o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o založení Evropského společenství, není Dánsko tímto rozhodnutím vázáno a používání tohoto rozhodnutí se na ně nevztahuje.
(17)
Opatření stanovená tímto rozhodnutím jsou v souladu se stanoviskem řídícího výboru fondu,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
OBSAH
Část I
Úvod
Kapitola 1
Předmět a definice
Článek 1
Předmět
Článek 2
Definice
Část II
Ustanovení, která jsou pro čtyři fondy společná
Kapitola 1
Určené orgány
Článek 3
Společné orgány
Článek 4
Pověřený orgán
Článek 5
Zadávání úkolů externím smluvním partnerům
Kapitola 2
Řídicí a kontrolní systémy
Článek 6
Příručka pro postupy
Článek 7
Provádění fondu odpovědným orgánem
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
Článek 9
Výběrové řízení a řízení při udělení grantu, při nichž odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel
Článek 10
Dohody o grantech s konečnými příjemci v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel
Článek 11
Prováděcí smlouvy
Článek 12
Stanovení konečného příspěvku Společenství
Článek 13
Technická pomoc
Článek 14
Výdaje na technickou pomoc, jde-li o společný orgán
Článek 15
Ověření prováděná odpovědným orgánem
Článek 16
Audit se zaměřením na finanční toky
Článek 17
Audit systémů a audit projektů
Článek 18
Ověření prováděná certifikačním orgánem
Kapitola 3
Informace, které mají být poskytnuty o využívání fondu
Článek 19
Zásada proporcionality
Článek 20
Popis řídicích a kontrolních systémů
Článek 21
Přepracování popisu řídicích a kontrolních systémů
Článek 22
Programové dokumenty
Článek 23
Přepracování finančního rozdělení v rámci ročních programů
Článek 24
Zprávy o pokroku a závěrečné zprávy o provádění ročních programů
Článek 25
Dokumenty vypracované auditním orgánem
Článek 26
Dokumenty vypracované certifikačním orgánem
Kapitola 4
Hlášení nesrovnalostí
Článek 27
Počáteční hlášení - odchylky
Článek 28
Hlášení o následných krocích - případy, kdy se nepodaří získat částky zpět
Článek 29
Kontakty s členskými státy
Článek 30
Využití informací
Kapitola 5
Informovanost a propagace
Článek 31
Informace pro případné konečné příjemce
Článek 32
Informace pro konečné příjemce
Článek 33
Povinnosti odpovědného orgánu týkající se informovanosti široké veřejnosti a propagace
Článek 34
Povinnosti konečných příjemců týkající se informovanosti široké veřejnosti a propagace
Článek 35
Technické vlastnosti informačních a propagačních opatření týkajících se dané operace
Kapitola 6
Osobní údaje
Článek 36
Ochrana osobních údajů
Kapitola 7
Elektronická výměna dokumentů
Článek 37
Elektronická výměna dokumentů
Článek 38
Počítačový systém pro výměnu dokumentů
Část III
Ustanovení specifická pro Evropský uprchlický fond
Kapitola 1
Pravidla pro způsobilost
Článek 39
Pravidla pro způsobilost
Kapitola 2
Řídicí a kontrolní systémy
Článek 40
Mimořádná opatření
Článek 41
Pevná částka pro znovuusídlené osoby
Článek 42
Provádění ročních programů
Část IV
Závěrečná ustanovení
Článek 43
Určení
PŘÍLOHY
ČÁST I
ÚVOD
KAPITOLA 1
Předmět a definice
Článek 1
Předmět
1. Tímto rozhodnutím se stanoví pravidla provádění fondu, pokud jde o:
a)
určené orgány;
b)
řídicí a kontrolní systémy;
c)
informace o využívání fondu, které mají členské státy poskytovat Komisi;
d)
hlášení nesrovnalostí;
e)
informovanost a propagaci;
f)
osobní údaje;
g)
elektronickou výměnu dokumentů.
2. Níže uvedená ustanovení se použijí, aniž je dotčeno nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným nesrovnalostem (4).
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí tyto definice:
-
„základní akt“: rozhodnutí č. 573/2007/ES,
-
„fond“: Evropský uprchlický fond zřízený základním aktem,
-
„čtyři fondy“: Evropský uprchlický fond, Fond pro vnější hranice, Evropský návratový fond a Evropský fond pro integraci státních příslušníků třetích zemí zřízené rozhodnutím č. 573/2007/ES, rozhodnutím Evropského parlamentu a Rady č. 574/2007/ES (5), rozhodnutím Evropského parlamentu a Rady č. 575/2007/ES (6) a rozhodnutím Rady 2007/435/ES (7) jako součásti obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“,
-
„odpovědný orgán“: orgán určený členským státem podle čl. 25 odst. 1 písm. a) základního aktu,
-
„certifikační orgán“: orgán určený členským státem podle čl. 25 odst. 1 písm. b) základního aktu,
-
„auditní orgán“: orgán určený členským státem podle čl. 25 odst. 1 písm. c) základního aktu,
-
„pověřený orgán“: orgán určený členským státem podle čl. 25 odst. 1 písm. d) základního aktu,
-
„určené orgány“: všechny orgány určené členským státem podle článku 25 základního aktu,
-
„akce“: akce v rámci fondu, definovaná v článcích 3 a 5 základního aktu,
-
„projekt“: konkrétní praktický prostředek použitý konečnými příjemci grantů k provedení části akce nebo celé akce,
-
„konečný příjemce“: právnická osoba odpovědná za realizaci projektů, např. nevládní organizace, federální, vnitrostátní, regionální či místní orgány, jiné neziskové organizace, soukromé či veřejnoprávní společnosti nebo mezinárodní organizace,
-
„partner v rámci projektu“: jakákoli právnická osoba, která s konečným příjemcem spolupracuje na projektu, a to tím, že na projekt poskytuje zdroje a prostřednictvím konečného příjemce získává část příspěvku Společenství,
-
„strategické pokyny“: rámec pro zásah ze strany fondu, přijatý rozhodnutím Komise 2007/815/ES (8),
-
„priorita“: soubor akcí, které jsou ve strategických pokynech definovány jako prioritní,
-
„konkrétní priorita“: soubor akcí, které jsou ve strategických pokynech definovány jako konkrétní priority a které umožňují spolufinancování ve vyšším poměru v souladu s čl. 14 odst. 4 základního aktu,
-
„prvotní správní nebo soudní zjištění“: první písemné posouzení, v němž příslušný správní nebo soudní orgán dospěl na základě konkrétních skutečností k závěru, že došlo k nesrovnalosti, přičemž není dotčena možnost, aby byl tento závěr následně přepracován či stažen v důsledku vývoje správního či soudního řízení,
-
„nesrovnalost“: jakékoli porušení ustanovení právních předpisů Společenství v důsledku jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu Evropských společenství, a to započtením neoprávněného výdaje do rozpočtu Společenství,
-
„podezření na podvod“: nesrovnalost, která zavdává podnět k zahájení správního nebo soudního řízení na vnitrostátní úrovni s cílem určit, zda došlo k úmyslnému jednání a zejména zda došlo k podvodu podle čl. 1 odst. 1 písm. a) Úmluvy, vypracované na základě článku K.3 Smlouvy o Evropské unii, o ochraně finančních zájmů Evropských společenství (9),
-
„úpadek“: úpadkové řízení ve smyslu čl. 2 písm. a) nařízení Rady (ES) č. 1346/2000 (10),
-
„dohoda o grantu“: dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě členské státy poskytují konečnému příjemci granty na realizaci projektu v rámci fondu.
ČÁST II
USTANOVENÍ, KTERÁ JSOU PRO ČTYŘI FONDY SPOLEČNÁ
KAPITOLA 1
Určené orgány
Článek 3
Společné orgány
Členské státy mohou pro dva či více ze čtyř fondů určit stejný odpovědný orgán, auditní orgán nebo certifikační orgán.
Článek 4
Pověřený orgán
1. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení, která vyžaduje účinnou a účelnou vnitřní kontrolu, musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a zaručena viditelnost financování ze strany Společenství. Při plnění svěřených úkolů nesmí docházet ke střetu zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy provádění svěřených úkolů se úředně písemně zaznamenají.
Pověřovací akt obsahuje alespoň:
a)
odkazy na související právní předpisy Společenství;
b)
úkol svěřený pověřenému orgánu;
c)
práva a povinnosti pověřeného orgánu a závazky, které přijímá;
d)
závazek pověřeného orgánu, že vytvoří a bude udržovat organizační strukturu a řídicí a kontrolní systém uzpůsobený plnění daných povinností;
e)
záruku, která má být poskytnuta, pokud jde o řádné finanční řízení a o skutečnost, zda jsou svěřené úkoly zákonné a v souladu s právními předpisy.
3. Vedením komunikace s Komisí podle čl. 25 odst. 1 písm. a) základního aktu nelze žádný subjekt pověřit. Pověřený orgán s Komisí komunikuje prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgán veřejné správy nebo subjekt podléhající soukromému právu členského státu a pověřený veřejnou službou, nesmí mu odpovědný orgán svěřit žádné výkonné pravomoci, se kterými je spojena značná míra uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Svěření úkolu pověřeným orgánům nemá vliv na odpovědnost odpovědného orgánu, který i nadále odpovídá za úkoly, které svěřil.
6. Pokud odpovědný orgán svěřil úkoly pověřenému orgánu, veškerá ustanovení tohoto rozhodnutí, která se týkají odpovědného orgánu, se obdobným způsobem vztahují na pověřený orgán.
Článek 5
Zadávání úkolů externím smluvním partnerům
Určené orgány mohou některé ze svých úkolů zadat externím smluvním partnerům, za tyto úkoly však zůstávají odpovědné v souladu s povinnostmi vymezenými v článcích 27, 29 a 30 základního aktu.
KAPITOLA 2
Řídicí a kontrolní systémy
Článek 6
Příručka pro postupy
V souladu s čl. 31 odst. 2 základního aktu a s ohledem na zásadu proporcionality vypracují členské státy příručku, v níž stanoví postupy a praktická opatření pro:
a)
fungování určených orgánů;
b)
opatření, která zaručují patřičné oddělení jednotlivých funkcí;
c)
případné monitorování pověřených orgánů a dalších úkolů zadaných externím smluvním partnerům;
d)
vypracování víceletých a ročních programů;
e)
vypracování auditní strategie a ročních auditních plánů;
f)
výběr projektů, udělování grantů a monitorování a finanční řízení projektů;
g)
řízení v případě nesrovnalostí, finančních oprav a zpětného získávání prostředků;
h)
přípravu a provádění auditů;
i)
přípravu auditních zpráv a prohlášení;
j)
certifikaci výdajů;
k)
hodnocení programu;
l)
podávání zpráv Komisi;
m)
audit se zaměřením na finanční toky.
Článek 7
Provádění fondu odpovědným orgánem
1. Při provádění fondu může odpovědný orgán jednat jako veřejný zadavatel a/nebo jako výkonný orgán.
2. Odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel zpravidla v případech, kdy projekty provádí na základě ročních otevřených výzev k předkládání návrhů.
Odpovědný orgán ani žádný pověřený orgán nejsou oprávněny podat žádost v reakci na tyto výzvy k předkládání návrhů.
V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých projektů podle čl. 14 odst. 6 základního aktu, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů nebo v mimořádných situacích, lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán v případech, kdy se rozhodne provést projekty přímo, neboť vzhledem k povaze projektu není možné provést jej jinak, např. v situaci právního monopolu nebo z bezpečnostních důvodů. V těchto případech se pravidla týkající se konečného příjemce vztahují obdobným způsobem i na odpovědný orgán.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Určí se důvody, na jejichž základě odpovědný orgán jedná při provádění projektů jako orgán výkonný, a sdělí se Komisi v rámci příslušného ročního programu.
2. Odpovědný orgán při provádění projektů zaručí, že je respektována zásada ekonomické přiměřenosti, a zabrání střetu zájmů.
3. Odpovědný orgán může projekty určené v souladu s čl. 7 odst. 3 provádět přímo a/nebo ve sdružení s jakýmkoli vnitrostátním orgánem, který je kompetentní z hlediska odborných znalostí, vysokého stupně specializace nebo správních pravomocí. Hlavní vnitrostátní orgány, které se na provádění projektu podílejí, budou rovněž uvedeny v příslušném ročním programu.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování projektu v rámci fondu obsahuje informace nezbytné k monitorování spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů. Všechna související ustanovení, která jsou pro dohodu o grantu stanovena v čl. 10. odst. 2, jsou upřesněna v právním nástroji rovnocenné formy.
5. Závěrečná zpráva o provádění ročního programu obsahuje informace o použitých postupech a metodách, jež mají zaručit odpovídající oddělení funkcí, účinnou kontrolu a uspokojivou ochranu finančních zájmů Evropských společenství, a rovněž objasňuje, jakým způsobem bylo zabráněno střetu zájmů.
6. Pokud se očekává, že u projektů, které jsou spolufinancovány fondem, odpovědný orgán pravidelně jedná jako orgán výkonný:
a)
auditní orgán není součástí stejného subjektu jako odpovědný orgán, vyjma případů, kdy je zaručena jeho auditní nezávislost a kdy rovněž podává zprávy jinému subjektu mimo rámec subjektu, jehož je spolu s odpovědným orgánem součástí;
b)
úkoly odpovědného orgánu definované v článku 27 základního aktu tím nejsou ovlivněny v případě, že odpovědný orgán rovněž provádí projekty přímo.
7. Pokud se od pověřeného orgánu očekává, že bude v případě projektů spolufinancovaných fondem jednat jako orgán výkonný, nesmí být tento pověřený orgán jediným konečným příjemcem položek, jejichž správa mu byla svěřena.
Článek 9
Výběrové řízení a řízení při udělení grantu, při nichž odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel
1. Výzvy k předkládání návrhů definované v čl. 7 odst. 2 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena co nejvyšší informovanost případných příjemců. Za stejných podmínek se rovněž zveřejňují jakékoli změny obsahu výzev k předkládání návrhů.
Výzvy k předkládání návrhů upřesňují:
a)
cíle;
b)
výběrová kritéria, která odpovídají čl. 14 odst. 5 základního aktu, a náležité související doklady;
c)
režimy financování ze strany Společenství, případně financování na vnitrostátní úrovni;
d)
opatření a konečné datum pro předkládání návrhů.
2. Pro účely výběru projektů a udělování grantů odpovědný orgán zaručí, že jsou případní příjemci informováni o následujících zvláštních podmínkách týkajících se projektů, které mají být provedeny:
a)
o pravidlech pro způsobilost výdajů;
b)
o lhůtě pro provedení projektu a
c)
o finančních a jiných informacích, které mají být uchovávány a sdělovány.
Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že konečný příjemce a/nebo partneři v rámci projektu jsou schopni tyto podmínky splnit.
3. Odpovědný orgán zaručí, že projekty, jimž jsou uděleny granty, jsou podrobeny formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů. Důvody pro zamítnutí ostatních projektů se zaznamenají.
4. Členské státy určí, kdo má pravomoc udělovat granty na projekty, a zaručí, že v žádném případě nedojde ke střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou žadateli vnitrostátní subjekty.
5. Rozhodnutí o udělení grantu uvádí alespoň jméno konečného příjemce a/nebo partnerů v rámci projektu, základní podrobnosti o projektu a jeho provozních cílech, maximální částku spolufinancování ze strany fondu a maximální míru spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
6. Všem žadatelům jsou písemně sděleny výsledky výběrového řízení s odůvodněním výběrových rozhodnutí. Pokud tak stanoví vnitrostátní právní předpisy, je uvedeno patřičné přezkumné řízení.
Článek 10
Dohody o grantech s konečnými příjemci v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako veřejný zadavatel
1. Odpovědný orgán stanoví podrobné postupy řízení projektu, které se mimo jiné týkají:
a)
podpisu dohody o grantu vybranými konečnými příjemci;
b)
kroků navazujících na dohodu a jakýchkoli změn dohody, a to zřízením systému správního monitorování projektů (výměna korespondence, provádění a monitorování změn a upomínek, přijímání a zpracování zpráv atd.).
2. Dohody o grantech mimo jiné stanoví:
a)
maximální částku grantu;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Společenství v souladu s čl. 14 odst. 4 nebo čl. 21 odst. 3 základního aktu;
c)
podrobný popis a harmonogram podporovaného projektu;
d)
případně část úkolů a souvisejících nákladů, které konečný příjemce hodlá zadat třetím stranám;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu včetně pevně stanoveného procentního podílu nepřímých nákladů definovaných v příloze 11, pokud jde o pravidla pro způsobilost výdajů;
f)
harmonogram a prováděcí ustanovení k dohodě (povinnosti týkající se podávání zpráv, změn a ukončení);
g)
provozní cíle projektu a ukazatele, které mají být použity;
h)
definici způsobilých nákladů;
i)
podmínky týkající se platby grantu a požadavky na vedení účetnictví;
j)
podmínky týkající se auditu se zaměřením na finanční toky;
k)
patřičná ustanovení pro ochranu údajů;
l)
patřičná ustanovení pro propagaci.
3. V případě potřeby koneční příjemci zaručí, že se na všechny partnery v rámci projektu vztahují stejné závazky jako na ně samotné. Partneři přijímají povinnosti prostřednictvím konečného příjemce, který však nese konečnou odpovědnost za to, že on sám i všichni partneři v rámci projektu dodrží smluvní podmínky.
Koneční příjemci uchovávají ověřené kopie účetních dokumentů, které zdůvodňují příjmy a výdaje vzniklé partnerům v souvislosti s příslušným projektem.
4. Dohody o grantech musejí výslovně zmocnit Komisi a Účetní dvůr k provádění kontrol dokladů a kontrol na místě u všech konečných příjemců, partnerů v rámci projektu a subdodavatelů.
Článek 11
Prováděcí smlouvy
Aniž jsou dotčena platná pravidla Společenství a vnitrostátní pravidla pro zadávání veřejných zakázek, dohody o grantech stanoví, že při provádění projektů musejí koneční příjemci a/nebo partneři v rámci projektu zadávat zakázky na základě nabídkového řízení uchazeči, jehož nabídka je ekonomicky nejvýhodnější, a musejí dbát na to, aby nedošlo ke střetu zájmů. Aniž jsou dotčena platná pravidla Společenství a vnitrostátní pravidla pro zadávání veřejných zakázek, lze však smlouvy, jejich hodnota je nižší než 5 000 EUR, uzavřít bez nabídkového řízení na základě jediné nabídky.
Článek 12
Stanovení konečného příspěvku Společenství
Pro výpočet závěrečné platby konečnému příjemci se použije celkový příspěvek Společenství na každý projekt, jehož částka je z následujících tří možností nejnižší:
a)
maximální částka uvedená v dohodě o grantu;
b)
maximální spolufinancování vyplývající z vynásobení celkových způsobilých nákladů na příslušný projekt procentním podílem stanoveným v čl. 14 odst. 4 a čl. 21 odst. 3 základního aktu (tj. 50 %, 75 % či 80 %) a
c)
částka vyplývající z uplatnění zásady neziskových organizací definované v bodě I.3.3 přílohy 11.
Článek 13
Technická pomoc
1. Technická pomoc z podnětu Komise, definovaná v článku 15 základního aktu, může být fondem financována až do 100 %.
2. Technická pomoc z podnětu Komise, definovaná v článku 15 základního aktu, může být fondem financována až do 100 %.
3. Pokud technická pomoc z podnětu Komise nebo členských států splňuje pravidla pro způsobilost vymezená v části III kapitoly 1, může mít formu veřejných zakázek, honorářů odborníků a/nebo správních výdajů.
Článek 14
Výdaje na technickou pomoc, jde-li o společný orgán
1. Jsou-li jeden či více určených orgánů společné pro dva či více ze čtyř fondů, lze položky výdajů na technickou pomoc v rámci jednotlivých ročních programů zčásti nebo zcela sloučit.
2. Výdaje na technickou pomoc se rozdělí mezi příslušné fondy, a to pokud možno na základě jednoduchého a reprezentativního vzorce pro rozdělení. Uplatněním vzorce nesmí být zvýšena maximální částka výdajů na technickou pomoc v rámci příslušných ročních programů.
Článek 15
Ověření prováděná odpovědným orgánem
1. Ověření prováděná podle čl. 27 odst. 1 písm. g) základního aktu odpovědným orgánem nebo na jeho odpovědnost zahrnují podle potřeby správní, finanční, technické a hmotné aspekty projektu.
Ověřením je zaručeno, že jsou vykázané výdaje skutečné a z hlediska projektu odůvodněné, že projekty, jimž byl udělen grant, byly provedeny v souladu s dohodou o grantu, že je příspěvek Společenství v souladu s pravidly, a to zejména pokud jde o strukturu financování definovanou v článku 14 základního aktu, že žádosti konečného příjemce o úhradu jsou správné a že projekty a výdaje jsou v souladu s pravidly Společenství a vnitrostátními pravidly, rovněž je zaručeno, že nedojde ke dvojímu financování výdajů z jiných režimů Společenství nebo vnitrostátních režimů a za jiná programová období.
Ověření kromě toho zahrnuje tyto postupy:
a)
správní a finanční ověření každé žádosti o úhradu, kterou podal konečný příjemce;
b)
ověření alespoň reprezentativního vzorku podkladů týkajících se všech okruhů rozpočtu přiloženého k dohodě o grantu, dále vhodnosti, přesnosti a způsobilosti výdajů, příjmů a nákladů účelově vázaných příjmů, které koneční příjemci vykázali;
c)
ověření jednotlivých projektů na místě, a to alespoň na reprezentativním vzorku, který zahrnuje vhodnou kombinaci typů a velikostí projektů, a s ohledem na všechny určené rizikové faktory, s cílem získat s přihlédnutím k míře rizika stanovené odpovědným orgánem rozumné záruky ohledně zákonnosti souvisejících transakcí a jejich souladu správními přepisy.
Ověření uvedená v písmenech a) a b) není třeba provádět, pokud je konečnému příjemci uložena povinnost předložit osvědčení o auditu, který byl proveden nezávislým auditorem a vztahuje se na všechny aspekty uvedené v písmenech a) a b).
2. O každém ověření je veden záznam uvádějící provedené činnosti, datum, výsledky a opatření přijatá k odstranění zjištěných chyb. Odpovědný orgán zajistí, aby byly všechny podklady týkající se provedených ověření uchovávány k dispozici Komisi a Účetnímu dvoru po dobu pěti let po ukončení projektu. Běh této lhůty se staví buď v případě soudního řízení, nebo na řádně odůvodněnou žádost Komise.
3. Pokud odpovědný orgán jedná v rámci ročního programu jako orgán výkonný, jak je definováno v čl. 7 odst. 3, provádějí se ověření uvedená v odstavci 1 v souladu se zásadou náležitého oddělení funkcí.
Článek 16
Audit se zaměřením na finanční toky
1. Pro účely čl. 27 odst. 1 písm. k) základního aktu se audit se zaměřením na finanční toky považuje za náležitý, pokud splňuje tato kritéria:
a)
umožňuje, aby souhrnné částky certifikované Komisi souhlasily s podrobnými účetními záznamy a s podklady certifikačního orgánu, odpovědného orgánu, pověřených orgánů a konečných příjemců, pokud jde o projekty spolufinancováné fondem;
b)
umožňuje ověřit vyplacení příspěvku z veřejných zdrojů konečnému příjemci, přidělení a převod finančních prostředků Společenství poskytnutých v rámci fondu a zdroje spolufinancování projektu;
c)
umožňuje ověřit uplatňování výběrových kritérií vypracovaných pro roční program;
d)
pro každý projekt podle potřeby obsahuje technické specifikace a plán financování, dokumenty týkající se schválení grantu, dokumenty vztahující se k postupům zadávání veřejných zakázek a zprávy o provedených ověřeních a auditech.
2. Odpovědný orgán zaručí, že je veden záznam o umístění všech dokumentů týkajících se specifických plateb učiněných v rámci fondu.
Článek 17
Audit systémů a audit projektů
1. Audity uvedené v čl. 30 odst. 1 písm. a) a b) základního aktu se provádějí prostřednictvím řídicích a kontrolních systémů zřízených členskými státy a na vzorku projektů vybraných metodou, která byla schválena auditním orgánem.
Metoda výběru vzorků:
a)
zahrnuje vhodnou kombinaci typů a velikostí projektů;
b)
zohledňuje všechny rizikové faktory, které byly během vnitrostátních kontrol nebo kontrol Společenství určeny, a rovněž aspekty hospodárnosti zvažované při ověřování.
Vzorek bude také zahrnovat alespoň poměrné množství projektů prováděných odpovědným orgánem, který jedná jako orgán výkonný.
Bude zdokumentována metoda použitá pro výběr vzorku.
2. Auditu řídicích a kontrolních systémů bude do roku 2013 alespoň jednou podroben každý z následujících procesů: programování, svěřování úkolů, výběr projektů a udělení grantu, monitorování projektů, platby, certifikace výdajů, podávání zpráv Komisi, zjišťování a náprava případných nesrovnalostí a vyhodnocování programů.
3. Audit projektů se provádí na místě na základě dokumentace a záznamů konečného příjemce a/nebo partnerů v rámci projektu. Audity ověří, že:
a)
projekt splňuje výběrová kritéria ročního programu, byl proveden v souladu s dohodou o grantu a splňuje všechny platné podmínky týkající se funkčnosti či využití nebo cílů, jichž má být dosaženo;
b)
vykázené výdaje odpovídají účetním záznamům a podkladům konečného příjemce a/nebo partnerů v rámci projektu, a že tyto záznamy odpovídají podkladům odpovědného orgánu či jakéhokoli pověřeného orgánu;
c)
výdaje odpovídají požadavkům na způsobilost stanoveným v příloze 11, požadavkům upřesněným v průběhu vnitrostátního výběrového řízení, podmínkám dohody o grantu, dále skutečně provedeným pracím a případně dalším pravidlům Společenství či vnitrostátním pravidlům;
d)
využití nebo zamýšlené využití projektu je v souladu s cíli, akcí či opatřeními stanovenými v článcích 3, 5 a 16 základního aktu a případně se týká cílové populace;
e)
veřejné či soukromé příspěvky byly konečnému příjemci vyplaceny v souladu s čl. 14 odst. 2 základního aktu;
f)
je prováděn náležitý audit se zaměřením na finanční toky;
g)
nedochází k žádnému střetu zájmů a bylo dosaženo ekonomické přiměřenosti, a to zejména v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán projektu.
4. Pouze výdaje v rozsahu auditu prováděného podle odstavce 3 se započtou do částky výdajů podrobených auditu pro účely čl. 30 odst. 1 písm b) základního aktu. Pokud se audit provádí před ukončením projektu, zohlední se při výpočtu míry hrazení pouze výdaje, které byly skutečně podrobeny auditu.
5. Pokud jsou zjištěné problémy systémové povahy, a mohou tudíž ohrozit další projekty, auditní orgán zaručí, že je provedeno další šetření včetně dodatečných auditů v případech, kdy je to nezbytné, aby se stanovil rozsah těchto problémů. Příslušné orgány přijmou nezbytná preventivní a nápravná opatření.
6. Auditní orgán vypracuje na základě výsledků auditu výdajů vykázaných Komisi závěry a sdělí je Komisi ve výroční auditní zprávě. U ročních programů, u nichž se četnost chyb nachází nad tolerančním prahem ve výši 2 % příspěvku Společenství, provede auditní orgán analýzu významu této chyby a učiní nezbytná opatření včetně vhodných doporučení, která budou sdělena přinejmenším prostřednictvím výroční auditní zprávy.
Článek 18
Ověření prováděná certifikačním orgánem
1. V případech, kdy auditní orgán vydá kvalifikované stanovisko či nepříznivé stanovisko k fungování řídicího a kontrolního systému, certifikační orgán ověří, zda byly tyto informace zaslány Komisi. Certifikační orgán také zajistí, že odpovědný orgán provede odpovídající akční plán, aby účinně obnovil fungování řídicího a kontrolního systému a posoudil dopad nefukčnosti na prohlášení o výdajích.
2. Pokud žádost o platbu či prohlášení o splatné úhradě není auditním orgánem pro účely závěrečné zprávy o provádění ročního programu schváleno, certifikační orgán zajistí, aby byly správná žádost o platbu či správné prohlášení o úhradě neprodleně vypracovány.
KAPITOLA 3
Informace, které mají být poskytnuty o využívání fondu
Článek 19
Zásada proporcionality
1. Podle čl. 9 odst. 2 základního aktu je rozsah, v němž jsou informace, jež mají členské státy o využívání fondu k dispozici, předávány Komisi prostřednictvím dokumentů uvedených v této kapitole, úměrný částce příspěvku Společenství, která byla přidělena příslušnému členskému státu, případně lze tyto informace poskytnout formou shrnutí.
2. Na žádost Komise však členské státy poskytnou podrobnější informace. Komise může o takovéto informace požádat, je-li to nezbytné, aby mohla účinně plnit své závazky podle základního aktu a finančního nařízení.
Článek 20
Popis řídicích a kontrolních systémů
1. Popis řídicích a kontrolních systémů podle čl. 31 odst. 4 a čl. 32 odst. 2 základního aktu se předloží v souladu se vzorem uvedeným v příloze 1.
2. Odpovědný orgán schválí popis systému vypracovaný pověřeným orgánem. Každý určený orgán potvrdí přesnost popisu řídicích a kontrolních systémů, které se na něj vztahují. Kromě toho auditní orgán potvrdí úplnost popisu.
3. Při zkoumání popisu může Komise požádat o vyjasnění a navrhnout opatření, aby byla dodržena ustanovení vymezená v základním aktu. Je-li to nezbytné, mohou úředníci Komise či oprávnění zástupci Komise provádět kontroly na místě.
4. Pokud je odpovědný orgán stejný pro dva či více ze čtyř fondů nebo pokud se společné systémy vztahují na dva či více fondů, mohou být v popisu společných řídicích a kontrolních systémů případně zvýrazněny specifické rysy.
Článek 21
Přepracování popisu řídicích a kontrolních systémů
1. Odpovědný orgán
a)
při předkládání návrhu ročního programu nahlásí, zda byly v řídicích a kontrolních systémech provedeny změny;
b)
oznámí Komisi všechny důležité změny, a to nejpozději k okamžiku, kdy nabudou účinku;
c)
na žádost Komise předloží přepracovaný popis, dojde-li k více důležitým změnám.
2. Důležité změny jsou změny, které mohou ovlivnit oddělení funkcí, účinnost výběru, udělování grantů, kontrolní a platební mechanismy a komunikaci s Komisí. Zahrnují zejména změny některého z určených orgánů, změny v účetním systému, v platbě a v certifikaci.
3. Při přepracování řídicích a kontrolních systémů se uplatní tytéž postupy jako postupy stanovené v článku 20.
Článek 22
Programové dokumenty
1. Členské státy předkládají Komisi v souladu se vzorem v příloze 2 víceletý program uvedený v článku 18 základního aktu.
2. Členské státy předkládají Komisi v souladu se vzorem v příloze 3 roční programy uvedené v článku 20 základního aktu.
3. Finanční plány spojené s víceletým programem obsahují rozdělení částek v rozpočtu podle priorit, jak je definováno ve strategických pokynech.
Finanční plány spojené s ročními programy obsahují rozdělení částek v rozpočtu podle kategorie dané akce, jak je definováno v čl. 3 odst. 1 základního aktu, s odkazem na dané priority.
Článek 23
Přepracování finančního rozdělení v rámci ročních programů
1. Pro účely přepracování ročního programu schváleného Komisí podle čl. 20 odst. 5 základního aktu předloží příslušné členské státy Komisi návrh přepracovaného ročního programu do 1. května roku následujícího po referenčním roce. Komise přepracovaný návrh přezkoumá a co nejdříve schválí postupem podle čl. 20 odst. 5 základního aktu.
2. Změny finančního rozdělení v případech, kdy nedojde k přepracování ročního programu podle odstavce 1, nepřesáhnou 10 % celkového příspěvku z fondu a budou povoleny pouze za okolností, jejichž vznik nemohl odpovědný orgán ovlivnit. Tyto změny budou odpovídajícím způsobem vysvětleny ve zprávách o pokroku a/nebo v závěrečné zprávě o provádění ročního programu.
Článek 24
Zprávy o pokroku a závěrečné zprávy o provádění ročních programů
1. Členské státy předkládají Komisi zprávy o pokroku při provádění ročního programu a žádosti o platbu, jak stanoví čl. 39 odst. 4 základního aktu v souladu se vzorem uvedeným v příloze 4.
2. Členské státy předkládají Komisi závěrečné zprávy o provádění ročního programu a žádosti o platbu, jak stanoví čl. 40 odst. 1 písm. b) základního aktu v souladu se vzorem uvedeným v příloze 5.
3. Finanční tabulky spojené se zprávami o pokroku a závěrečnými zprávami obsahují rozdělení částek podle priorit, jak je definováno ve strategických pokynech, a u každé kategorie akce podle projektů, jak je definováno v čl. 3 odst. 1 základního aktu.
Článek 25
Dokumenty vypracované auditním orgánem
1. Auditní strategie uvedená v čl. 30 odst. 1 písm. c) základního aktu se vypracuje podle vzoru v příloze 6.
2. Vyjma případů, kdy oběma posledním ročním programům přijatým Komisí odpovídá roční příspěvek Společenství, který je nižší než 1 milion EUR, předkládá auditní orgán výroční auditní plán každoročně do 15. února, a to počínaje rokem 2009. Auditní plán bude vypracován jako příloha auditní strategie v souladu se vzorem v příloze 6. Jedná-li se o kombinovanou auditní strategii podle čl. 30 odst. 2 základního aktu, může být předložen kombinovaný auditní plán.
3. Auditní zpráva a stanoviska podle čl. 30 odst. 3 písm. a) a b) základního aktu vycházejí z auditů systémů a auditů projektů prováděných v souladu s auditní strategií a jsou vypracovány podle vzorů v přílohách 7.A a 7.B.
4. Prohlášení o platnosti uvedené v čl. 30 odst. 3 písm. c) základního aktu vychází z veškerých auditních činností provedených auditním orgánem, případně z dodatečných kontrol. Prohlášení o platnosti se vypracuje v souladu se vzorem uvedeným v příloze 7.C.
5. Pokud je rozsah šetření jakkoli omezen nebo neumožňuje-li zjištěná výše neoprávněných výdajů provést stanovisko bez výhrad v rámci výročního stanoviska uvedeného v čl. 30 odst. 3 písm. b) základního aktu nebo v prohlášení uvedeném v písmeni c) téhož článku, uvede auditní orgán důvody a odhadne rozsah problému a jeho finanční dopad.
Článek 26
Dokumenty vypracované certifikačním orgánem
1. Certifikované prohlášení o výdajích týkající se žádosti o druhou předběžnou platbu podle čl. 39 odst. 4 základního aktu se sestaví a předá Komisi ve formátu podle přílohy 8.
2. Certifikované prohlášení o výdajích týkající se žádosti o závěrečnou platbu podle čl. 40 odst. 1 písm. a) základního aktu se sestaví a předá Komisi ve formátu podle přílohy 9.
KAPITOLA 4
Hlášení nesrovnalostí
Článek 27
Počáteční hlášení - odchylky
1. V souladu se vzory v přílohách 4 a 5 nahlásí členské státy prostřednictvím zpráv o pokroku nebo závěrečných zpráv o provádění ročních programů Komisi veškeré nesrovnalosti, které se staly předmětem prvotního odhalení ve správním nebo soudním řízení.
Zpráva uvádí:
a)
fond, roční program a příslušný projekt;
b)
ustanovení, které bylo porušeno;
c)
datum a zdroj první informace, která vedla k podezření, že došlo k nesrovnalosti;
d)
praktiky použité při vzniku nesrovnalosti;
e)
případně zda tato praktika vzbuzuje podezření na podvod;
f)
způsob, jakým byla nesrovnalost odhalena;
g)
příslušnou částku příspěvku Společenství.
Není však třeba hlásit následující případy, vyjma tehdy, existuje-li podezření na podvod:
a)
případy, kdy se nesrovnalosti týkají částek menších než 10 000 EUR ze souhrnného rozpočtu Evropských společenství;
b)
případy, kdy k nesrovnalosti došlo pouze kvůli selhání při provádění celé nebo části projektu, který je součástí ročního programu, a to z důvodu úpadku konečného příjemce;
c)
případy, na něž konečný příjemce dobrovolně upozornil odpovědný orgán dříve, než je tento orgán sám zaznamenal, ať již před nebo po vyplacení příspěvku z veřejných zdrojů;
d)
případy zjištěné a opravené odpovědným orgánem před vyplacením příspěvku z veřejných zdrojů konečnému příjemci a před zahrnutím daných výdajů do výkazu výdajů předloženého Komisi.
2. Na žádost Komise poskytnou členské státy ke všem případům další údaje o:
a)
členských státech a třetích zemích, jichž se záležitost případně týká;
b)
období, během něhož k nesrovnalosti došlo, nebo čase, kdy k nesrovnalosti došlo;
c)
vnitrostátních orgánech nebo subjektech, které vypracovaly úřední zprávu o nesrovnalosti, a o orgánech, které se nesrovnalostí zabývají ze správního nebo soudního hlediska;
d)
datu prvotního odhalení nesrovnalosti ve správním nebo soudním řízení;
e)
totožnosti fyzických a právnických osob nebo jiných zúčastněných subjektů, kromě případů, kdy tato informace není vzhledem k povaze dané nesrovnalosti pro účely potírání nesrovnalostí důležitá;
f)
celkovém rozpočtu a příspěvku z veřejných zdrojů schváleném pro projekt a o rozdělení jeho spolufinancování mezi příspěvek Společenství a příspěvek členských států;
g)
částce příspěvku z veřejných zdrojů, které se nesrovnalost týká, a výši příslušného ohroženého příspěvku Společenství;
h)
částkách, které by bývaly byly neoprávněně vyplaceny, pokud by nesrovnalost nebyla zjištěna, v případech, kdy nebyl vyplacen příspěvek z veřejných zdrojů podle písmena g) osobám nebo jiným zjištěným subjektům;
i)
případném pozastavení plateb a možnostech, jak získat příspěvek zpět;
j)
povaze neoprávněného výdaje.
3. Pokud některé z informací uvedených v odstavci 2, zejména ty, které se týkají praktik použitých při vzniku nesrovnalosti a způsobu, jakým byla nesrovnalost odhalena, nejsou dostupné, doplní je členské státy v co největším rozsahu při předložení následujících zpráv o nesrovnalostech Komisi.
Článek 28
Hlášení o následných krocích - případy, kdy se nepodaří získat částky zpět
1. Členské státy informují Komisi o řízeních zahájených v souvislosti se všemi nesrovnalostmi, které již dříve oznámily, a o významných změnách, které z nich vyplývají, přičemž upozorní na všechny předchozí zprávy, které předložily podle článku 27. Tyto informace jsou v souladu se vzory v přílohách 4 a 5 uvedeny ve zprávách o pokroku nebo v závěrečných zprávách o provádění ročních programů.
Zpráva obsahuje částky, které byly získány zpět nebo u kterých se to předpokládá.
2. Na žádost Komise poskytnou členské státy ke všem případům další podrobné údaje o:
a)
předběžných opatřeních přijatých členskými státy k zajištění zpětného získání neoprávněně vyplacených částek;
b)
jakýchkoli soudních a správních řízeních zahájených za účelem získání neoprávněně vyplacených částek zpět a uložení sankcí;
c)
důvodech pro upuštění od řízení o zpětném získání částky;
d)
důvodech pro upuštění od trestního stíhání.
Členské státy oznámí Komisi veškerá správní nebo soudní rozhodnutí nebo jejich hlavní body týkající se ukončení těchto řízení a uvedou zejména, zda lze na základě zjištěných údajů pojmout podezření na podvod či nikoli.
Článek 29
Kontakty s členskými státy
1. Komise udržuje s dotčenými členskými státy příslušné kontakty za účelem doplnění předložených údajů o nesrovnalostech uvedených v článku 27 a o řízeních uvedených v článku 28 týkajících se možností zpětného získání částek.
2. Nezávisle na kontaktech uvedených v odstavci 1 Komise uvědomí členské státy, vede-li povaha nesrovnalosti k podezření, že by ke stejným nebo podobným praktikám mohlo dojít v ostatních členských státech.
Článek 30
Využití informací
1. Komise může využít všech informací obecné nebo provozní povahy, které členské státy sdělují podle tohoto rozhodnutí, aby provedla analýzy rizik a na základě obdržených informací vypracovala zprávy a systémy včasného varování pro větší efektivitu při zjišťování rizik.
2. Komise pravidelně informuje dotčené členské státy o využití informací podle odstavce 1.
KAPITOLA 5
Informovanost a propagace
Článek 31
Informace pro případné konečné příjemce
1. Odpovědný orgán zaručí, že jsou klíčové údaje o víceletých a ročních programech patřičným způsobem šířeny, že obsahují údaje o příslušných finančních příspěvcích a jsou k dispozici všem zúčastněným stranám.
Odpovědný orgán se však může rozhodnout, že z důvodů veřejné bezpečnosti uchová v důvěrnosti vnitřní řídicí opatření stanovená ve víceletém programu nebo v ročních programech a jakékoli další informace týkající se provádění fondu.
2. Odpovědný orgán poskytne případným konečným příjemcům alespoň tyto informace:
a)
podmínky způsobilosti, které je třeba splnit pro získání finančních prostředků v rámci ročního programu;
b)
popis postupů posuzování žádostí o financování a související lhůty;
c)
kritéria výběru projektů, které mají být financovány;
d)
kontaktní údaje osob, které mohou poskytnout údaje o ročních programech.
Kromě toho informuje odpovědný orgán případné konečné příjemce o zveřejnění podle čl. 33 odst. 2 písm. b).
Článek 32
Informace pro konečné příjemce
Odpovědný orgán informuje konečné příjemce, že přijetím finančních prostředků rovněž souhlasí se svým zahrnutím do seznamu konečných příjemců, který se zveřejní v souladu s čl. 33 odst. 2 písm. b).
Článek 33
Povinnosti odpovědného orgánu týkající se informovanosti široké veřejnosti a propagace
1. Odpovědný orgán zaručí, že jsou informační a propagační opatření prováděna se zaměřením na co možná nejširší zastoupení médií a s použitím různých forem a metod komunikace na příslušné územní úrovni.
2. Odpovědný orgán zorganizuje přinejmenším tato informační a propagační opatření:
a)
alespoň jednu hlavní informační činnost za rok počínaje rokem 2008, která propaguje zahájení víceletého programu a představuje úspěchy ročního programu, případně ročních programů;
b)
každoroční zveřejnění, alespoň na internetových stránkách, seznamu konečných příjemců, názvů projektů a částky finančních prostředků z veřejných zdrojů a finančních prostředků Společenství, které byly na tyto projekty poskytnuty. Jména osob, které patří do cílových skupin vymezených v článku 6 základního aktu, se nezveřejňují. Adresa internetových stránek se sdělí Komisi.
Článek 34
Povinnosti konečných příjemců týkající se informovanosti široké veřejnosti a propagace
1. Konečný příjemce je odpovědný za informování veřejnosti o pomoci získané z fondu prostřednictvím opatření stanovených v odstavcích 2, 3 a 4 tohoto článku.
2. Konečný příjemce trvale vyvěsí nápadnou tabulku výrazných rozměrů, a to nejpozději do tří měsíců po dokončení projektu, který splňuje tato kritéria:
a)
celkový příspěvek Společenství na daný projekt přesahuje 100 000 EUR a
b)
daná operace sestává z nákupu hmotného předmětu nebo z financování infrastruktury nebo konstrukčních projektů.
Na tabulce bude uveden typ a název projektu. Kromě toho zabírají informace uvedené v článku 35 nejméně 25 % tabulky.
3. Pokud projekt získal finanční prostředky v rámci ročního programu spolufinancovaného fondem, konečný příjemce zajistí, aby byli účastníci projektu o těchto finančních prostředcích informováni.
4. Jakýkoli doklad, včetně potvrzení o účasti nebo jiného potvrzení, který se týká takového projektu, musí obsahovat prohlášení o tom, že je projekt spolufinancován fondem.
Článek 35
Technické vlastnosti informačních a propagačních opatření týkajících se dané operace
Veškerá informační a propagační opatření zaměřená na konečné příjemce, případné konečné příjemce a veřejnost obsahují tyto údaje:
1.
symbol Evropské unie v souladu s grafickými normami stanovenými v příloze 10 a odkaz na Evropskou unii;
2.
odkaz na fond;
3.
prohlášení, které vybere odpovědný orgán a které zdůrazňuje přidanou hodnotu příspěvku Společenství.
Pokud jde o malé propagační předměty nebo o propagační předměty, které se týkají dvou či více ze čtyř fondů, odstavce 1 a 3 se nepoužijí.
KAPITOLA 6
Osobní údaje
Článek 36
Ochrana osobních údajů
1. Členské státy a Komise přijmou veškerá nezbytná opatření, aby předešly jakémukoli neoprávněnému zveřejnění informací uvedených v čl. 27 odst. 1 písm. h) základního aktu, informací shromážděných Komisí v průběhu kontrol na místě a informací uvedených v kapitole 4 nebo nezákonnému přístupu k nim.
2. Informace uvedené v kapitole 4 nesmějí být sděleny jiným osobám než těm, které jsou v členských státech nebo v orgánech Společenství oprávněny je znát z titulu své funkce, s výjimkou případů, kdy k tomu členský stát, který informace sdělil, dal výslovný souhlas.
KAPITOLA 7
Elektronická výměna dokumentů
Článek 37
Elektronická výměna dokumentů
Kromě řádně podepsaných dokumentů v tištěné podobě, uvedených v kapitole 3, se informace zasílají v elektronické podobě, kdykoli je to možné.
Článek 38
Počítačový systém pro výměnu dokumentů
1. Pokud Komise vyvíjí počítačový systém pro bezpečnou výměnu údajů mezi Komisí a členskými státy při provádění fondu, jsou o tom členské státy informovány a na vlastní žádost se mohou do vývoje takového počítačového systému zapojit.
2. V počítačovém systému uvedeném v odstavci 1 zaznamenávají Komise a určené orgány společně se subjekty, jimž byly svěřeny úkoly, dokumenty uvedené v kapitole 3.
3. Kromě toho mohou být členské státy vyzvány, aby dobrovolně prostřednictvím stávajícího specifického systému, který spravuje Komise a jehož účelem je shromažďovat nesrovnalosti zjištěné v rámci strukturálních fondů, poskytly informace uvedené v článcích 27 a 28.
4. Jakékoli náklady na rozhraní mezi běžným počítačovým systémem a celostátními, regionálními a místními počítačovými systémy a jakékoli náklady na přizpůsobení celostátních, regionálních a místních systémů technickým požadavkům společného systému jsou způsobilé podle článku 16 základního aktu.
ČÁST III
USTANOVENÍ SPECIFICKÁ PRO EVROPSKÝ UPRCHLICKÝ FOND
KAPITOLA 1
Pravidla pro způsobilost
Článek 39
Pravidla pro způsobilost
1. Ke stanovení způsobilosti výdajů na akci financovanou v rámci ročních programů uvedených v čl. 35 odst. 4 základního aktu se použijí pravidla stanovená v příloze 11.
2. Pravidla se použijí na výdaje vzniklé konečným příjemcům a obdobným způsobem se použijí na výdaje vzniklé partnerům v rámci projektu.
3. Členské státy mohou použít vnitrostátní pravidla pro způsobilost, pokud jsou přísnější než pravidla stanovená tímto rozhodnutím.
Komise vyhodnotí, zda použitelná vnitrostátní pravidla pro způsobilost tuto podmínku splňují.
KAPITOLA 2
Řídicí a kontrolní systémy
Článek 40
Mimořádná opatření
1. Žádosti o mimořádná opatření předkládají odpovědné orgány v souladu se vzorem uvedeným v příloze 12.
2. Přijme-li Komise mimořádná opatření, musí být změněno rozhodnutí o financování, kterým se schvaluje roční program příslušného členského státu. Změna uvádí částku přidělenou příslušnému členskému státu, období, během něhož jsou výdaje způsobilé, a případně odchylku od pravidel pro způsobilost definovanou v příloze 11, pokud jde o akci uvedenou v článku 5 základního aktu.
3. Zpráva o provádění těchto opatření se zahrne do zprávy o pokroku a závěrečné zprávy o provádění příslušného ročního programu.
4. První předběžné financování, které odpovídá 80 % částky přidělené na mimořádná opatření, bude členskému státu poskytnuto do šedesáti dnů od přijetí rozhodnutí uvedeného v odstavci 2. Zbytek bude vyplacen v průběhu okamžiku, kdy je hrazena stejná platba v rámci příslušného ročního programu.
Článek 41
Pevná částka pro znovuusídlené osoby
1. Pokud jde o pevné částky pro znovuusídlené osoby, jak stanoví čl. 13 odst. 3 základního aktu, odpovědný orgán v období podle článku 43 základního aktu:
a)
uchová informace nezbytné k řádné identifikaci znovuusídlených osob a k určení data jejich opětovného usídlení;
b)
uchová nezbytné důkazy o tom, že tyto osoby patří do jedné ze čtyř kategorií vymezených v čl. 13 odst. 3 základního aktu.
2. Tyto osoby jsou v průběhu kalendářního roku znovu usídleny podle ročního programu.
3. Ve zprávách o pokroku a závěrečných zprávách o provádění ročních programů se uvede počet znovuusídlených osob podle čtyř kategorií vymezených v čl. 13 odst. 3 základního aktu.
Článek 42
Provádění ročních programů
1. Při provádění ročního programu se odchylně od článku 23:
a)
příspěvek Společenství poskytnutý znovuusídlené osobě, jak je definována v čl. 13 odst. 3 základního aktu, nepoužije na žádné jiné opatření;
b)
příspěvek Společenství na mimořádná opatření, jak jsou definována v článku 21 základního aktu, nepoužije na žádné jiné opatření.
2. Celkové roční zdroje uvedené v čl. 14 odst. 7 základního aktu se při zohlednění 15 % prahu na akce prováděné podle čl. 3 odst. 4 uvedeného rozhodnutí vypočtou s odkazem na částku stanovenou v rozhodnutí Komise, kterým se přijímá roční program, aniž by byly zohledněny jakékoli dodatečné zdroje přidělené na mimořádná opatření.
ČÁST IV
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 43
Určení
Toto rozhodnutí je určeno Belgickému království, Bulharské republice, České republice, Spolkové republice Německo, Estonské republice, Irsku, Řecké republice, Španělskému království, Francouzské republice, Italské republice, Kyperské republice, Lotyšské republice, Litevské republice, Lucemburskému velkovévodství, Maďarské republice, Republice Malta, Nizozemskému království, Rakouské republice, Polské republice, Portugalské republice, Rumunsku, Republice Slovinsko, Slovenské republice, Finské republice, Švédskému království a Spojenému království Velké Británie a Severního Irska.
V Bruselu dne 19. prosince 2007.