ROZHODNUTÍ PŘEKLADATELSKÉHO STŘEDISKA PRO INSTITUCE EVROPSKÉ UNIE
ze dne 13. dubna 2004
týkající se provádění nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům
(2004/605/ES)
SPRÁVNÍ RADA,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 2965/94 ze dne 28. listopadu 1994, jímž se zřizuje Překladatelské středisko pro instituce Evropské unie (1), naposledy pozměněné nařízením Rady (ES) č. 1645/2003 (2), a zejména na článek 18a,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Smlouva o Evropské unii v článku 1 druhém pododstavci kodifikuje pojem průhlednosti, podle něhož smlouva znamená novou etapu v procesu vytváření stále užšího svazku mezi národy Evropy, v němž jsou rozhodnutí přijímána co nejotevřeněji a co nejblíže občanovi.
(2)
Průhlednost umožňuje v demokratickém systému zaručit větší legitimitu, účinnost a odpovědnost správních orgánů ve vztahu k občanům a přispívá k posílení zásad demokracie a dodržování základních práv, jak jsou uvedena v článku 6 Smlouvy o EU a v Chartě základních práv Evropské unie.
(3)
V článku 18a nařízení (ES) č. 2965/94 se uvádí, že nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (3) (dále jen nařízení (ES) č. 1049/2001) se rovněž vztahuje na dokumenty v držení střediska. Rovněž se v něm uvádí, že o praktických způsobech provádění nařízení (ES) č. 1049/2001 rozhoduje správní rada,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Oprávněné osoby a oblast působnosti
1. Právo na přístup k dokumentům Překladatelského střediska pro instituce Evropské unie (dále jen „středisko“), mají všechny fyzické nebo právnické osoby s výhradou zásad, podmínek a omezení definovaných v nařízení (ES) č. 1049/2001 a v souladu s ustanoveními uvedenými v tomto rozhodnutí.
2. Dokumenty, které má středisko v držení pouze za účelem překladů, nejsou držbou střediska ve smyslu čl. 2 odst. 3 nařízení (ES) č. 1049/2001.
Článek 2
Definice
Pro potřeby tohoto rozhodnutí se rozumí:
a)
„dokumentem“ obsah na jakémkoli nosiči (psaný či tištěný na papíře či uložený v elektronické formě nebo jako zvuková, vizuální či audiovizuální nahrávka) o záležitosti, která se týká politik, činností a rozhodnutí, jež spadají do působnosti střediska;
b)
„třetí osobou“ všechny fyzické nebo právnické osoby nebo subjekty mimo středisko, včetně členských států, ostatních orgánů a institucí a orgánů Společenství, orgánů a institucí mimo Společenství a třetích zemí.
Článek 3
Žádosti o přístup
1. Veškeré žádosti o přístup k dokumentu se zasílají středisku prostřednictvím webových stránek střediska (www.cdt.eu.int), elektronickou poštou (cdt@cdt.eu.int), poštou (Centre de traduction des organes de l’Union européenne, Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen, L-1499 Luxembourg) nebo faxem (00-352) 421 71 12 20. Ať už se jedná o původní nebo potvrzující žádosti, středisko odpovídá na žádosti o přístup do lhůty patnácti pracovních dní počítaných od data registrace žádosti. V případě žádostí, které se vztahují k velmi rozsáhlému dokumentu nebo k velkému počtu dokumentů, může být tato lhůta prodloužena o dalších patnáct pracovních dnů. Jakékoli prodloužení musí být zdůvodněno a předem sděleno žadateli.
2. V případě nepřesné žádosti uvedené v čl. 6 odst. 2 nařízení (ES) č. 1049/2001 požádá středisko žadatele, aby poskytl doplňující informace umožňující určit požadované dokumenty; lhůta pro odpověď začíná běžet teprve od okamžiku, kdy středisko obdrželo tyto informace.
3. V každém, byť i jen částečně záporném rozhodnutí, se uvádí důvod zamítnutí, založený na jedné z výjimek vyjmenovaných v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001, a žadatel je informován o právu na využití opravných prostředků.
Článek 4
Vyřizování původních žádostí
1. Hned po registraci žádosti je žadateli zaslána potvrzenka, kromě případů, kdy je mu obratem pošty odeslána odpověď. Potvrzenka a odpověď se posílají písemně, nebo případně elektronickou cestou.
2. Aniž by byl dotčen článek 9 tohoto rozhodnutí, pravomoc rozhodovat o způsobu reakce na výchozí žádosti náleží správnímu oddělení. K tomuto účelu je vyčleněn pracovník, který zpracovává žádosti o přístup a koordinuje přijímání stanovisek.
Žadatel bude o vyřízení své žádosti informován.
V každé odpovědi, byť i jen částečně záporné, musí být žadatel informován o svém právu předložit středisku potvrzující žádost ve lhůtě patnácti pracovních dnů od převzetí odpovědi.
3. V případě úplného nebo částečného zamítnutí může žadatel za účelem změny stanoviska střediska zaslat potvrzující žádost do lhůty patnácti pracovních dní od převzetí odpovědi od střediska.
4. Neobdrží-li žadatel od střediska odpověď v předepsané lhůtě, má právo podat potvrzující žádost.
Článek 5
Vyřizování potvrzujících žádostí
1. Rozhodnutí týkající se potvrzujících žádostí přijímá ředitel střediska. Informuje o nich správní radu střediska.
2. Rozhodnutí je písemně či případně elektronickou cestou sděleno žadateli, který je zároveň poučen o svém právu podat opravný prostředek u Soudu první instance nebo předložit stížnost evropskému veřejnému ochránci práv.
Článek 6
Konzultace
1. Pokud je středisku předána žádost o přístup k dokumentu, který má sice v držení, ale který pochází od třetí strany, ověří středisko, zda lze uplatnit některou z výjimek uvedených v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001.
2. Pokud na základě tohoto přezkoumání středisko usoudí, že zpřístupnění dokumentu musí být zamítnuto podle jedné z výjimek uvedených v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001, zašle žadateli zápornou odpověď, aniž by konzultovalo s třetí stranou, která je původcem textu.
3. Aniž by byla dotčena ustanovení čtvrtého pododstavce tohoto článku, vyhoví středisko žádosti bez konzultace s třetí stranou, pokud:
a)
požadovaný dokument již byl uveřejněn, buď svým původcem, nebo podle nařízení (ES) č. 1049/2001 či podle obdobných ustanovení;
b)
uveřejnění jeho obsahu, případně jen částečné, zřetelně nenarušuje jeden ze zájmů uvedených v článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001.
Ve všech ostatních případech bude konzultována třetí strana.
4. Za předpokladu, že se žádost o zpřístupnění týká dokumentu, který pochází od některého členského státu, bude středisko konzultovat s výchozím orgánem, s výhradou třetího pododstavce bodu a) tohoto článku.
5. Konzultovaná třetí strana má na odpověď lhůtu, která nemůže být kratší než pět pracovních dní, ale která musí středisku umožnit dodržet jeho vlastní lhůtu na odpověď. Pokud neobdrží odpověď do stanovené lhůty, nebo pokud třetí stranu nelze zastihnout či určit její totožnost, středisko rozhodne v souladu s výjimečným režimem podle článku 4 nařízení (ES) č. 1049/2001, přičemž na základě informací, které má k dispozici, přihlédne k oprávněným zájmům třetích stran.
6. Za předpokladu, že středisko hodlá dokument zpřístupnit proti výslovnému vyjádření jeho původce, informuje jej o svém úmyslu dokument uveřejnit po uplynutí období deseti pracovních dní a upozorní jej na možnosti opravných prostředků, které má k dispozici, aby proti tomuto uveřejnění vystoupil.
Článek 7
Výkon práva na přístup
1. Dokumenty jsou zasílány poštou, faxem nebo, pokud je to možné, elektronickou poštou. V případě velmi objemných dokumentů nebo dokumentů, s nimiž se obtížně manipuluje, může být žadatel vyzván, aby se s nimi seznámil na místě. Nahlížení do dokumentů přímo na místě není zpoplatněno.
2. Pokud byl dokument uveřejněn, spočívá odpověď v uvedení odkazu na publikaci a/nebo na místo, na němž je dokument k dispozici, nebo případně v uvedení adresy dokumentu na webových stránkách http://www.cdt.eu.int.
3. Pokud objem požadovaných dokumentů překročí počet dvaceti stran, může být od žadatele požadována úhrada 0,10 EUR za jednu stránku, k níž se připočítává poštovné. Výši tohoto poplatku může ředitel střediska upravit. O nákladech spojených s použitím jiných nosičů bude rozhodnuto případ od případu, aniž by však tyto náklady přesáhly rozumnou částku.
Článek 8
Opatření usnadňující přístup k dokumentům
1. Aby bylo občanům umožněno prakticky využívat práv vyplývajících z nařízení (ES) č. 1049/2001, dává jim středisko k dispozici rejstřík dokumentů. Rejstřík bude k dispozici v elektronickém formátu.
2. V rejstříku je obsažen titul dokumentu (v těch jazycích, ve kterých je k dispozici), včetně dalších vhodných odkazů, pokud takové odkazy existují, je tam uveden původce a datum vzniku dokumentu nebo datum jeho přijetí.
3. Stránka nápovědy (ve všech úředních jazycích) informuje veřejnost o způsobu, jakým lze dokument získat. Byl-li dokument již uveřejněn, bude uveden odkaz na text originálu.
Článek 9
Dokumenty bez prodlení přístupné veřejnosti
1. Ustanovení tohoto článku se vztahují pouze na dokumenty zpracované nebo obdržené po datu uvedení v platnost nařízení (ES) č. 1049/2001.
2. Následující dokumenty jsou na žádost vydány a podle možností automaticky přímo zpřístupněny elektronickou cestou:
a)
texty přijaté ředitelem nebo správní radou střediska a určené k publikaci v Úředním věstníku Evropské unie nebo na webových stránkách střediska;
b)
dokumenty pocházející od třetích stran, ale které již byly uveřejněny jejich původcem nebo se souhlasem tohoto původce;
c)
dokumenty, které již byly uveřejněny na základě dříve podané žádosti.
Článek 10
Zprávy
Středisko uveřejňuje výroční zprávu týkající se uplynulého roku, v níž jsou v souladu s čl. 17 odst. 1 nařízení (ES) č. 1049/2001 uvedeny informace týkající se provádění tohoto rozhodnutí, především statistiky o počtu žádostí o přístup k dokumentům střediska, počet odepřených žádostí o přístup a důvody těchto odepření.
Článek 11
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dne 1. dubna 2004.
Článek 12
Uveřejnění
Toto rozhodnutí je uveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie.
V Lucemburku dne 13. dubna 2004.