NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (ES) č. 390/2009
ze dne 23. dubna 2009,
kterým se mění Společná konzulární instrukce k vízům pro diplomatické mise a konzulární úřady v souvislosti se zavedením biometrických prvků, včetně ustanovení o organizaci přijímání a zpracování žádostí o víza
EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na čl. 62 odst. 2 písm. b) bod ii) této smlouvy,
s ohledem na návrh Komise,
s ohledem na stanovisko evropského inspektora ochrany údajů (1),
v souladu s postupem stanoveným v článku 251 Smlouvy (2),
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Aby se zajistilo spolehlivé ověření a zjištění totožnosti žadatelů, je nutné zpracovávat biometrické údaje ve Vízovém informačním systému (VIS), který byl zřízen rozhodnutím Rady 2004/512/ES (3), a poskytnout právní rámec pro shromažďování těchto biometrických identifikátorů. Uplatňování VIS navíc vyžaduje nové formy organizace přijímání žádostí o víza.
(2)
Začlenění biometrických identifikátorů do VIS je významným krokem směrem k používání nových prvků vytvářejících spolehlivější propojení mezi držitelem víza a pasem, a to za účelem zamezení používání falešných totožností. Jedním ze základních požadavků pro vydání víza s registrací biometrických identifikátorů ve VIS by proto měla být, alespoň pro účely první žádosti, osobní přítomnost žadatele.
(3)
Volba biometrických identifikátorů je upravena v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 767/2008 ze dne 9. července 2008 o Vízovém informačním systému (VIS) a výměně údajů o krátkodobých vízech mezi členskými státy (dále jen „nařízení o VIS“) (4).
(4)
Toto nařízení stanoví normy pro shromažďování těchto biometrických identifikátorů s odvoláním na příslušná ustanovení Mezinárodní organizace pro civilní letectví (ICAO). K zajištění interoperability není zapotřebí dalších technických specifikací.
(5)
Jakýkoli dokument, údaj nebo biometrický identifikátor získaný během vyřizování žádosti o vízum členským státem se považuje za „konzulární dokument“ podle Vídeňské úmluvy o konzulárních stycích ze dne 24. dubna 1963 a musí se s ním náležitě zacházet.
(6)
Za účelem zjednodušení registrace žadatelů a snížení nákladů členských států je třeba vedle stávající sítě zastoupení stanovit nové možnosti organizace. V první řadě je nutné do Společné konzulární instrukce k vízům pro diplomatické mise a konzulární úřady (5) doplnit specifický způsob zastoupení příslušného pouze pro přijímání žádosti a vkládání biometrických identifikátorů.
(7)
Měly by být zavedeny další možnosti, jako je například společné umístění, společná střediska pro žádosti o vízum, honorární konzulové a spolupráce s externími poskytovateli služeb. Pro tyto možnosti by měl být stanoven vhodný právní rámec, který zohlední především otázky spojené s ochranou údajů. Členské státy by si měly v souladu s podmínkami stanovenými v tomto právním rámci určit typ organizační struktury, který využijí v jednotlivých třetích zemích. Podrobnosti o těchto strukturách by měla Komise zveřejnit.
(8)
Členské státy by při organizaci spolupráce měly zajistit, že bude žadatel odkázán na členský stát, který je za zpracování jeho žádosti odpovědný.
(9)
Je třeba přijmout ustanovení pro případy, kdy se členské státy za účelem zjednodušení postupu rozhodnou spolupracovat při přijímání žádostí s externími poskytovateli služeb. Takové rozhodnutí lze přijmout v případě, že vzhledem k výjimečným okolnostem nebo z důvodů souvisejících s místní situací se spolupráce s dalšími členskými státy formou omezeného zastoupení, společného umístění nebo společného střediska pro žádosti ukáže být pro dotčený členský stát nevhodná. Tato úprava by měla být v souladu s obecnými zásadami pro udělování víz a měla by dodržovat požadavky na ochranu údajů uvedené ve směrnici Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (6). Kromě toho by měla být při vypracovávání a uplatňování takové úpravy zohledněna nutnost zamezit spekulativnímu podávání žádostí o víza („visa shopping“).
(10)
Členské státy by měly spolupracovat s externími poskytovateli služeb na základě právního nástroje, který by měl obsahovat ustanovení týkající se jejich přesných povinností, přímého a úplného přístupu do jejich objektů, informací pro žadatele, zachování důvěrnosti a okolnostech, podmínkách a postupech pro pozastavení nebo ukončení spolupráce.
(11)
Toto nařízení umožňuje členským státům spolupracovat s externím poskytovatelem služeb za účelem přijímání žádostí a současně zavádí zásadu jednoho správního místa (tzv. zásada „one-stop“) pro předkládání žádostí, čímž se odchyluje od obecného pravidla osobní přítomnosti (podle části III, bodu 4 Společné konzulárních instrukce). Tímto však není dotčena možnost pozvat žadatele k osobnímu pohovoru a nejsou tím dotčeny ani budoucí právní nástroje upravující tyto záležitosti.
(12)
S cílem zajistit soulad s požadavky na ochranu údajů byla konzultována pracovní skupina zřízená článkem 29 směrnice 95/46/ES.
(13)
Pokud jde o zpracování osobních údajů podle tohoto nařízení, použije se v členských státech směrnice 95/46/ES.
(14)
Členské státy by měly i nadále umožňovat všem žadatelům předkládat své žádosti přímo na jejich diplomatických misích nebo konzulárních úřadech.
(15)
Za účelem zjednodušení postupu jakékoli následující žádosti by mělo být umožněno kopírovat otisky prstů z prvního záznamu vloženého do VIS po dobu 59 měsíců. Po uplynutí této doby by měly být otisky prstů sejmuty znovu.
(16)
S ohledem na požadavek shromažďování biometrických identifikátorů by služeb obchodních zprostředkovatelů, jako jsou například cestovní kanceláře, už nemělo být využíváno u první žádosti, ale jen u žádostí následujících.
(17)
Společná konzulární instrukce by proto měla být odpovídajícím způsobem změněna.
(18)
Komise by měla tři roky po zprovoznění VIS a poté každé čtyři roky předložit zprávu o uplatňování tohoto nařízení.
(19)
Jelikož cílů tohoto nařízení, totiž stanovení způsobu organizace přijímání a zpracování žádostí o víza, pokud jde o vkládání biometrických údajů do VIS, zavedení společných norem a interoperabilních biometrických identifikátorů a stanovení společných pravidel pro všechny členské státy, které se účastní společné vízové politiky Společenství, nemůže být uspokojivě dosaženo na úrovni členských států, a proto jich může být lépe dosaženo na úrovni Společenství, může Společenství přijmout opatření v souladu se zásadou subsidiarity stanovenou v článku 5 Smlouvy. V souladu se zásadou proporcionality stanovenou v uvedeném článku nepřekračuje toto nařízení rámec toho, co je nezbytné k dosažení těchto cílů.
(20)
V souladu s články 1 a 2 Protokolu o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o založení Evropského společenství, se Dánsko neúčastní přijímání tohoto nařízení a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné. Vzhledem k tomu, že toto nařízení navazuje na schengenské acquis podle hlavy IV části třetí Smlouvy o založení Evropského společenství, mělo by se Dánsko rozhodnout v souladu s článkem 5 uvedeného protokolu do šesti měsíců ode dne přijetí tohoto nařízení, zda je provede ve svém vnitrostátním právu.
(21)
Pokud jde o Island a Norsko, rozvíjí toto nařízení ta ustanovení schengenského acquis ve smyslu dohody uzavřené mezi Radou Evropské unie a Islandskou republikou a Norským královstvím o přidružení těchto dvou států k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis (7), která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí Rady 1999/437/ES (8) o některých opatřeních pro uplatňování uvedené dohody.
(22)
Toto nařízení rozvíjí ta ustanovení schengenského acquis, kterých se neúčastní Spojené království v souladu s rozhodnutím Rady 2000/365/ES ze dne 29. května 2000 o žádosti Spojeného království Velké Británie a Severního Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis (9). Spojené království se tudíž nepodílí na jeho přijímání a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné.
(23)
Toto nařízení rozvíjí ta ustanovení schengenského acquis, kterých se neúčastní Irsko v souladu s rozhodnutím Rady 2002/192/ES ze dne 28. února 2002 o žádosti Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis (10). Irsko se tudíž nepodílí na jeho přijímání a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné.
(24)
Pokud jde o Švýcarsko, rozvíjí toto nařízení ustanovení schengenského acquis ve smyslu Dohody mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení Švýcarské konfederace k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis (11), která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí Rady 1999/437/ES ve spojení s článkem 3 rozhodnutí Rady 2008/146/ES (12)
(25)
Pokud jde o Lichtenštejnsko, rozvíjí toto nařízení ustanovení schengenského acquis ve smyslu Protokolu mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím, Švýcarskou konfederací a Lichtenštejnským knížectvím o přistoupení Lichtenštejnského knížectví k Dohodě mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení Švýcarské konfederace k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis, která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí 1999/437/ES ve spojení s článkem 3 rozhodnutí Rady 2008/261/ES (13).
(26)
Pokud jde o Kypr, představuje toto nařízení akt navazující na schengenské acquis nebo s ním jinak související ve smyslu čl. 3 odst. 2 aktu o přistoupení z roku 2003.
(27)
Toto nařízení představuje akt navazující na schengenské acquis nebo s ním jinak související ve smyslu čl. 4 odst. 2 aktu o přistoupení z roku 2005,
PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Změny společné konzulární instrukce
Společná konzulární instrukce k vízům pro diplomatické mise a konzulární úřady se mění takto:
1)
Část II se mění takto:
a)
V bodě 1.2 písm. b) se doplňují nové pododstavce, které znějí:
„Členský stát může rovněž omezeným způsobem zastupovat jeden nebo více členských států, a to výlučně pro účely přijímání žádostí a vkládání biometrických identifikátorů. Použijí se příslušná ustanovení bodu 1.2 písm. c) a e). Shromažďování a předávání spisů a údajů zastupovanému členskému státu se provede v souladu s příslušnými pravidly pro ochranu údajů a s příslušnými bezpečnostními pravidly.
Zastoupený členský stát nebo zastoupené členské státy zajistí, aby byly údaje plně šifrovány, ať již budou orgány zastupujícího členského státu předávány orgánům zastoupeného členského státu elektronicky nebo fyzicky na elektronickém zařízení k ukládání dat.
Ve třetích zemích, kde je šifrování údajů, jež mají být elektronicky předávány orgány zastupujícího členského státu orgánům zastoupeného členského státu nebo zastoupených členských států, zakázáno, nepovolí zastoupený členský stát nebo zastoupené členské státy zastupujícímu členskému státu elektronické předávání údajů.
V takovém případě dotčený zastoupený členský stát nebo zastoupené členské státy zajistí, aby orgány zastupujícího členského státu předávaly elektronické údaje orgánům zastoupeného členského státu nebo zastoupených členských států fyzicky v plně šifrované podobě na elektronickém zařízení k ukládání dat prostřednictvím konzulárního úředníka některého členského státu, nebo v případech, kdy by toto předávání vyžadovalo přijetí nepřiměřených nebo neopodstatněných opatření, jiným bezpečným a zabezpečeným způsobem, například prostřednictvím zavedených operátorů majících zkušenosti s přepravou citlivých dokumentů a údajů v příslušné třetí zemi.
Ve všech případech musí být úroveň bezpečnosti předávání přizpůsobena důvěrné povaze údajů.
Členské státy nebo Společenství usilují o dosažení dohody s příslušnými třetími zeměmi s cílem zrušit zákaz šifrování údajů, které mají být elektronicky předávány mezi orgány dotčených členských států.“
b)
Písmeno d) se nahrazuje tímto:
„d)
Jsou-li udělována jednotná víza podle písmene a) a b), zastoupení nebo omezené zastoupení musí být uvedeno v přehledu zastoupení pro udělování jednotných víz v příloze 18.“
2)
Část III se mění takto:
a)
Bod 1 se nahrazuje tímto
„1. Žádosti o udělení víza
1.1 Formuláře žádosti o udělení víza - počet formulářů
Žadatelé jsou rovněž povinni vyplnit formulář žádosti o udělení jednotného víza. Žádosti o udělení jednotného víza je nutno podat na harmonizovaném formuláři, jehož vzor je uveden v příloze 16.
Musí být vyplněn nejméně jeden formulář žádosti, který bude možné použít při konzultacích s ústředními orgány. Vyžadují-li to vnitrostátní správní postupy, mohou členské státy požadovat žádost ve více vyhotoveních.
1.2 Biometrické identifikátory
a) Členské státy shromažďují biometrické identifikátory žadatele, které tvoří podoba obličeje a deset otisků prstů, a to v souladu se zárukami stanovenými v Evropské úmluvě o ochraně lidských práv a základních svobod, v Listině základních práv Evropské unie a v Úmluvě Organizace spojených národů o právech dítěte.
Při předložení první žádosti se od každého žadatele požaduje, aby se dostavil osobně. Současně se od žadatele získají tyto biometrické identifikátory:
-
fotografie, naskenovaná nebo pořízená při předkládání žádosti, a
-
deset otisků prstů, které se odebírají horizontálně a digitálně zaznamenávají.
Pokud byly otisky prstů odebrané žadateli v souvislosti s dřívější žádostí poprvé vloženy do Vízového informačního systému (VIS) méně než 59 měsíců před datem nové žádosti, zkopírují se do následující žádosti.
Avšak v případě odůvodněných pochybností o totožnosti žadatele odeberou diplomatické mise nebo konzulární úřady otisky prstů během výše uvedeného období.
Dále, není-li v době předložení žádosti možné okamžitě potvrdit, že otisky prstů byly odebrány ve výše uvedené době, může žadatel požádat, aby mu byly otisky prstů odebrány.
V souladu s čl. 9 bodem 5 nařízení o VIS je do VIS vložena fotografie připojená ke každé žádosti. Žadatel se za tímto účelem nemusí dostavit osobně.
Technické požadavky na fotografii jsou v souladu s mezinárodními normami stanovenými v 6. vydání dokumentu ICAO č. 9303 v části I.
Otisky prstů se snímají v souladu s normami ICAO a s rozhodnutím Komise 2006/648/ES ze dne 22. září 2006, kterým se stanoví technické specifikace k normám pro biometrické prvky v souvislosti s rozvojem Vízového informačního systému (14).
Biometrické identifikátory odebírá kvalifikovaný a řádně pověřený pracovník diplomatické mise nebo konzulárního úřadu nebo orgánu odpovědného za vydávání víz na hranicích. Pod dohledem diplomatických misí nebo konzulárních úřadů může biometrické identifikátory odebrat rovněž kvalifikovaný a řádně pověřený pracovník honorárního konzula nebo externího poskytovatele služeb uvedeného v části VII bodech 1.3 a 1.4.
Údaje do VIS může vkládat pouze řádně pověřený konzulární pracovník v souladu s čl. 6 odst. 1, článkem 7 a čl. 9 body 5 a 6 nařízení o VIS.
Členské státy zajistí, aby se plně využívala veškerá vyhledávací kritéria podle článku 15 nařízení o VIS s cílem zabránit případům chybného zamítnutí a nesprávné ho zjištění totožnosti.
b) Výjimky
Z požadavku poskytnutí otisků prstů jsou vyňati tito žadatelé:
-
děti mladší 12 let,
-
osoby, u nichž je odebrání otisků prstů fyzicky nemožné. Pokud je možné získat otisky méně než deseti prstů, odebere se odpovídající počet otisků. Pokud je však tato nemožnost dočasná, žadatel je povinen poskytnout otisky prstů u následující žádosti. Diplomatické mise nebo konzulární úřady a orgány odpovědné za vydávání víz na hranicích jsou oprávněny požadovat další vysvětlení důvodů této dočasné nemožnosti. Členské státy zajistí, aby v případě potíží se získáním otisků prstů byly k dispozici vhodné postupy respektující důstojnost žadatele. Skutečnost, že získat otisky prstů je fyzicky nemožné, nemá vliv na udělení či zamítnutí víza,
-
hlavy států nebo předsedové vlád a členové vlád jednotlivých států, včetně doprovázejících manželů/manželek a členů jejich oficiálních delegací, pokud byli pozváni vládami členských států nebo mezinárodními organizacemi za oficiálním účelem,
-
panovníci a další vysoce postavení členové královské rodiny, pokud byli pozváni vládami členských států nebo mezinárodními organizacemi za oficiálním účelem.
V každém z těchto případů se do VIS vkládá údaj „nepoužije se“.
b)
Doplňuje se nový bod, který zní:
„5. Jednání příslušných pracovníků
Diplomatické mise a konzulární úřady členských států zajistí, aby se s žadateli jednalo zdvořile.
Konzulární pracovníci při výkonu svých povinností plně respektují lidskou důstojnost. Všechna přijatá opatření jsou přiměřená sledovaným cílům.
Při plnění svých úkolů nesmí konzulární pracovníci diskriminovat žádné osoby na základě pohlaví, rasy nebo etnického původu, náboženského vyznání nebo světového názoru, zdravotního postižení, věku nebo sexuální orientace.“
3)
V části VII se bod 1 nahrazuje tímto:
„1. Organizace vízových oddělení
1.1 Organizace přijímání a zpracování žádostí o víza
Každý členský stát je odpovědný za organizaci přijímání a zpracování žádostí o udělení víza. Žádosti se v zásadě podávají na diplomatické misi nebo na konzulárním úřadě členského státu.
Členské státy:
-
opatří své diplomatické mise nebo konzulární úřady a orgány příslušné k vydávání víz na hranicích požadovaným vybavením pro odebírání biometrických identifikátorů, jakož i kanceláře svých honorárních konzulů, pokud je využívají k odebírání biometrických identifikátorů podle bodu 1.3, nebo
-
spolupracují s jedním nebo několika dalšími členskými státy v rámci místní konzulární spolupráce nebo prostřednictvím dalších vhodných kontaktů formou omezeného zastoupení, společného umístění nebo společného střediska pro žádosti podle bodu 1.2.
Za výjimečných okolností nebo z důvodů souvisejících s místní situací, kdy například:
-
vysoký počet žadatelů neumožňuje organizovat přijímání žádostí a shromažďování údajů včas a v důstojných podmínkách nebo
-
není možné žádným jiným způsobem zajistit řádné územní pokrytí v dotyčné třetí zemi,
a pokud se prokáže, že výše uvedené formy spolupráce nejsou pro dané členské státy vhodné, může členský stát v krajním případě v souladu s bodem 1.4 spolupracovat s externím poskytovatelem služeb.
Aniž je dotčeno právo pozvat žadatele k osobnímu pohovoru, jak je stanoveno v části III bodě 4, volba formy organizace nepovede k tomu, aby byl žadatel nucen osobně se dostavit kvůli podání žádosti na více než jedno místo.
1.2 Formy spolupráce mezi členskými státy
a)
V případě zvolení, „společného umístění“ zpracovávají pracovníci diplomatických misí nebo konzulárních úřadů jednoho nebo více členských států žádosti (včetně biometrických identifikátorů), které jim jsou určeny na diplomatické misi nebo konzulárním úřadě jiného členského státu, a používají zařízení tohoto členského státu. Dotyčné členské státy se dohodnou jak na trvání a podmínkách ukončení společného umístění, tak i na podílu poplatků vybíraných za udělení víza, který obdrží členský stát, jehož diplomatická mise nebo konzulární úřad je využíván.
b)
V případě zřízení „společných středisek pro podávání žádostí“ jsou pracovníci diplomatických misí nebo konzulárních úřadů dvou nebo více členských států společně umístěni v jedné budově, aby mohli přijímat žádosti (včetně biometrických identifikátorů), které jim jsou určeny. Žadatelé jsou odkázáni na členský stát odpovědný za zpracování žádosti. Členské státy se dohodnou na trvání a podmínkách ukončení této spolupráce a také na sdílení nákladů mezi zúčastněnými členskými státy. Jeden členský stát odpovídá za smlouvy týkající se logistických a diplomatických vztahů s hostitelskou zemí.
1.3 Pomoc honorárních konzulů
Honorární konzulové mohou být také pověřeni plněním některých nebo všech úkolů uvedených v bodě 1.5. V zájmu zajištění bezpečnosti a ochrany údajů musí být přijata přiměřená opatření.
Jestliže honorární konzul není státním zaměstnancem daného členského státu, plní tyto úkoly v souladu s požadavky uvedenými v příloze 19, s výjimkou ustanovení v bodě C písm. c) uvedené přílohy.
Jestliže je honorární konzul státním zaměstnancem členského státu, pak dotyčný členský stát zajistí uplatňování požadavků srovnatelných s těmi, které by se uplatňovaly, kdyby tyto úkoly prováděla jeho diplomatická mise nebo konzulární úřad.
1.4 Spolupráce s externími poskytovateli služeb
Každý členský stát se vynasnaží o spolupráci s externím poskytovatelem služeb společně s jedním nebo více členskými státy, aniž by byla dotčena pravidla týkající se zadávání veřejných zakázek a hospodářské soutěže.
Spolupráce s externím poskytovatelem služeb je založena na právním nástroji, který musí být v souladu s požadavky uvedenými v příloze 19.
Členské státy si v rámci místní konzulární spolupráce vyměňují informace o výběru externích poskytovatelů služeb a o stanovení podmínek týkajících se příslušných právních nástrojů.
1.5 Způsoby spolupráce s externími poskytovateli služeb
Externí poskytovatel služeb může být pověřen plněním jednoho nebo několika z těchto úkolů:
a)
poskytování obecných informací týkajících se podmínek pro vydání víz a formulářů žádosti o udělení víza;
b)
informování žadatele ohledně požadovaných podpůrných dokumentů na základě kontrolního seznamu;
c)
shromažďování údajů a žádostí (včetně shromažďování biometrických identifikátorů) a předávání žádostí diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu;
d)
výběr poplatků za udělení víza;
e)
organizace sjednávání osobních schůzek na diplomatické misi nebo konzulárním úřadě nebo u externího poskytovatele služeb;
f)
přijímání cestovních dokladů (včetně případného oznámení zamítnutí) od diplomatické mise nebo konzulárního úřadu a jejich vracení žadateli.
1.6 Povinnosti členských států
Při výběru externího poskytovatele služeb prověří dotčený členský stát nebo dotčené členské státy solventnost a důvěryhodnost společnosti (včetně potřebných povolení, zápisu v obchodním rejstříku, stanov společnosti, bankovních smluv) a zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy zajistí, aby vybraní externí poskytovatelé služeb splňovali požadavky a podmínky, které jsou jim uloženy v právním nástroji uvedeném v bodě 1.4.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy odpovídají při zpracování údajů i nadále za dodržování pravidel pro ochranu údajů a podléhají dozoru v souladu s článkem 28 směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (15).
Spolupráce s externím poskytovatelem služeb neomezuje a nevylučuje odpovědnost vyplývající z vnitrostátních právních předpisů dotčeného členského státu nebo dotčených členských států týkajících se porušení závazků, pokud jde o osobní údaje žadatelů a zpracování víz. Tímto ustanovením nejsou dotčena opatření, která mohou být přijata přímo proti externímu poskytovateli služeb podle vnitrostátního práva dotčené třetí země.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy zajistí, aby byly údaje plně šifrovány, ať již budou externím poskytovatelem služeb předávány orgánům dotčeného členského státu či dotčených členských států elektronicky nebo fyzicky na elektronickém zařízení k ukládání dat.
Ve třetích zemích, kde je šifrování údajů, jež mají být externím poskytovatelem služeb elektronicky předávány orgánům příslušného členského státu nebo příslušných členských států, zakázáno, nepovolí příslušný členský stát nebo příslušné členské státy externímu poskytovateli služeb elektronické předávání údajů.
V takovém případě dotčený členský stát nebo dotčené členské státy zajistí, aby externí poskytovatel služeb předával elektronické údaje orgánům dotčeného členského státu nebo dotčených členských států fyzicky v plně šifrované podobě na elektronickém zařízení k ukládání dat prostřednictvím konzulárního úředníka některého členského státu, nebo v případech, kdy by toto předání vyžadovalo přijetí nepřiměřených nebo neopodstatněných opatření, jiným bezpečným a zabezpečeným způsobem, například prostřednictvím zavedených operátorů majících zkušenosti s přepravou citlivých dokumentů a údajů v příslušné třetí zemi.
Ve všech případech musí být úroveň bezpečnosti předávání přizpůsobena důvěrné povaze údajů.
Členské státy nebo Společenství usilují o dosažení dohody s příslušnými třetími zeměmi s cílem zrušit zákaz šifrování údajů, které mají být externím poskytovatelem služeb elektronicky předávány orgánům dotčeného členského státu nebo dotčených členských států.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy vyškolí externího poskytovatele služeb s ohledem na znalosti, které jsou nezbytné k poskytování odpovídajících služeb a dostatečných informací žadatelům.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy umožní v případě pochybností ověření otisků prstů, které byly odebrány u externího poskytovatele služeb, na diplomatické misi nebo konzulárním úřadě.
Posouzení žádostí, osobní pohovory v případě potřeby, postup schválení a vytištění a připevnění vízových štítků provádí pouze diplomatická mise nebo konzulární úřad.
Externí poskytovatelé služeb nemají za žádných okolností přístup do VIS. Přístup do VIS je vyhrazen výlučně řádně pověřeným pracovníkům diplomatických misí nebo konzulárních úřadů.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy pečlivě kontrolují uplatňování právního nástroje uvedeného v bodě 1.4, včetně:
a)
obecných informací týkajících se podmínek pro vydání víz a formulářích žádostí poskytovaných žadatelům externím poskytovatelem služeb;
b)
veškerých technických a organizačních bezpečnostních opatření vyžadovaných za účelem ochrany osobních údajů proti náhodnému nebo protiprávnímu zničení nebo náhodné ztrátě, pozměnění, neoprávněnému zveřejnění nebo přístupu, zejména pokud spolupráce zahrnuje předávání spisů a údajů diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu dotčeného členského státu nebo dotčených členských států, a proti všem dalším protiprávním formám zpracování osobních údajů;
c)
odebírání a předávání biometrických identifikátorů;
d)
opatření přijatých pro zajištění souladu s ustanoveními o ochraně údajů.
Za tímto účelem diplomatická mise nebo konzulární úřad dotčeného členského státu nebo dotčených členských států pravidelně provádí neohlášené kontroly v prostorách externího poskytovatele služeb.
1.7 Poplatek za služby
Externí poskytovatelé služeb mohou účtovat poplatek za služby, a to nad rámec poplatku, který je účtován v souladu s přílohou 12. Poplatek za služby musí být přiměřený nákladům, které vznikly externímu poskytovateli služeb při plnění jednoho nebo několika úkolů uvedených v bodě 1.5.
Tento poplatek za služby je upřesněn v právním nástroji uvedeném v bodě 1.4.
Členské státy v rámci místní konzulární spolupráce zajistí, aby poplatek za služby, účtovaný žadateli, náležitým způsobem odpovídal službám nabízeným externím poskytovatelem služeb a byl přizpůsoben místním okolnostem. Členské státy navíc usilují o harmonizaci poplatku vybíraného za služby.
Poplatek za služby nesmí být vyšší než polovina poplatku vybíraného za udělení víza stanoveného v příloze 12, a to bez ohledu na možné výjimky z poplatku vybíraného za udělení víza podle přílohy 12.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy musí všem žadatelům i nadále umožňovat předkládání žádostí přímo na jejich diplomatických misích nebo konzulárních úřadech.
1.8 Informování
Diplomatické mise a konzulární úřady členských států zpřístupní široké veřejnosti přesné informace o tom, jak se sjednávají schůzky a předkládají žádosti.
1.9 Nepřetržitost služeb
V případě ukončení spolupráce s jinými členskými státy nebo spolupráce s jakýmkoliv externím poskytovatelem služeb, zajistí členské státy nepřetržitost všech služeb.
1.10 Rozhodnutí a zveřejnění
Členské státy informují Komisi o tom, jak hodlají v jednotlivých místech, kde se nacházejí konzulární úřady, organizovat přijímání a zpracování žádostí. Komise zajistí odpovídající zveřejnění.
Členské státy poskytnou Komisi jedno vyhotovení právního nástroje uvedeného v bodě 1.4.
4)
Bod 5.2 části VIII se mění takto:
a)
Název se nahrazuje tímto:
b)
Mezi název a bod 5.2 písm. a) se vkládá nová věta, která zní:
„V případě následujících žádostí podle části III bodu 1.2 mohou členské státy povolit spolupráci svých diplomatických misí nebo konzulárních úřadů s obchodními zprostředkovateli (tj. se soukromými zprostředkovatelskými agenturami a dopravními nebo cestovními kancelářemi, jako jsou tour operátoři a prodejci zájezdů)“.
5)
Doplňuje se nová příloha, která zní:
„PŘÍLOHA 19
Seznam minimálních požadavků, které musí být obsaženy v právním nástroji v případě spolupráce s externími poskytovateli služeb
A.
Externí poskytovatel služeb musí při výkonu své činnosti, pokud jde o ochranu údajů:
a)
po celou dobu předcházet jakémukoliv neoprávněnému čtení, kopírování, pozměňování nebo vymazávání údajů, zejména v průběhu jejich předávání diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu členského státu nebo členských států, který je odpovědný nebo které jsou odpovědné za zpracování žádosti;
b)
v souladu s pokyny dotčeného členského státu nebo dotčených členských států předávat údaje
-
elektronicky v zašifrované podobě nebo
-
fyzicky zabezpečeným způsobem;
c)
předávat údaje co nejrychleji
-
v případě fyzicky předávaných údajů nejméně jednou týdně,
-
v případě elektronicky předávaných zašifrovaných údajů nejpozději na konci dne, kdy byly odebrány;
d)
vymazávat údaje okamžitě po jejich odeslání a ujistit se, že jedinými údaji, které mohou být uchovány, jsou jméno a kontaktní údaje žadatele pro účely sjednání schůzky, jakož i případně číslo pasu do navrácení pasu žadateli;
e)
zajišťovat veškerá technická a organizační bezpečnostní opatření vyžadovaná za účelem ochrany osobních údajů proti náhodnému nebo protiprávnímu zničení nebo náhodné ztrátě, pozměnění, neoprávněnému zveřejnění nebo přístupu, zejména pokud spolupráce zahrnuje předávání spisů a údajů diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu dotčeného členského státu nebo dotčených členských států, a proti všem jiným protiprávním formám zpracování osobních údajů;
f)
zpracovávat údaje pouze pro účely zpracování osobních údajů žadatelů jménem dotčeného členského státu nebo dotčených členských států;
g)
uplatňovat normy týkající se ochrany údajů, které jsou přinejmenším rovnocenné normám uvedeným ve směrnici 95/46/ES;
h)
poskytovat žadatelům informace požadované podle článku 37 nařízení o VIS;
B.
Externí poskytovatel služeb musí při výkonu své činnosti, pokud jde o chování svých zaměstnanců:
a)
zajistit, aby byli zaměstnanci řádně proškoleni;
b)
zajistit, aby zaměstnanci v rámci výkonu svých povinností:
-
jednali se žadateli zdvořile,
-
respektovali lidskou důstojnost a integritu žadatele,
-
nediskriminovali osoby na základě pohlaví, rasy nebo etnického původu, náboženského vyznání nebo světového názoru, zdravotního postižení, věku nebo sexuální orientace a
-
dodržovali pravidla pro zachování důvěrnosti, která platí i po odchodu zaměstnanců ze zaměstnání nebo po pozastavení nebo ukončení platnosti právního nástroje;
c)
kdykoliv poskytnout údaje o totožnosti zaměstnanců pracujících ve společnosti;
d)
prokázat, že nemají jeho zaměstnanci záznam v rejstříku trestů a mají požadovanou odbornou způsobilost.
C.
Pokud jde o kontrolou výkonu činnosti, musí externí poskytovatel služeb:
a)
kdykoliv a bez předchozího oznámení umožnit zaměstnancům pověřeným dotčeným členským státem či dotčenými členskými státy přístup do svých objektů, zejména pro účely kontroly;
b)
zajistit možnost vzdáleného přístupu do systému pro sjednávání schůzek pro účely kontroly;
c)
zajistit používání příslušných metod sledování (například testovacích žadatelů; webových kamer);
d)
zajistit přístup k dokladům prokazujícím soulad s pravidly o ochraně údajů, včetně oznamovací povinnosti, externích auditů, pravidelných kontrol na místě;
e)
neprodleně oznámit dotčenému členskému státu nebo dotčeným členským státům jakékoli narušení bezpečnosti nebo jakékoli stížnosti žadatelů týkající se zneužívání údajů nebo neoprávněného přístupu a spolupracovat s dotčeným členským státem nebo dotčenými členskými státy s cílem nalézt řešení a rychle poskytnout stěžujícím si žadatelům vysvětlení;
D.
Pokud jde o obecné požadavky, musí externí poskytovatel služeb
a)
jednat podle pokynů členského státu nebo členských států odpovědných za zpracování žádosti;
b)
přijmout přiměřená opatření pro boj proti korupci (například ustanovení o odměňování zaměstnanců; spolupráce při výběru zaměstnanců pro plnění příslušného úkolu; tzv. pravidlo čtyř očí; zásada rotace);
c)
plně dodržovat ustanovení právního nástroje, mezi nimiž je i ustanovení o pozastavení nebo ukončení platnosti nástroje, zejména v případě porušení stanovených pravidel, jakož i ustanovení o přezkumu, aby bylo zajištěno, že právní nástroj zohlední osvědčené postupy.“
Článek 2
Zpráva
Komise předloží tři roky po zahájení provozu VIS a dále každé čtyři roky Evropskému parlamentu a Radě zprávu o uplatňování tohoto nařízení, která bude zahrnovat informace o shromažďování a využití biometrických identifikátorů, vhodnosti zvoleného standardu ICAO, souladu s pravidly na ochranu údajů, zkušenostech s externími poskytovateli služeb se zvláštním zaměřením na odebírání biometrických údajů, uplatňování pravidla 59 měsíců pro sejmutí otisků prstů a organizaci přijímání a zpracování žádostí. Součástí této zprávy budou na základě čl. 17 bodů 12, 13 a 14 a čl. 50 odst. 4 nařízení o VIS rovněž případy, kdy otisky prstů nemohly být prakticky poskytnuty nebo kdy jejich poskytnutí nebylo z právních důvodů požadováno, v porovnání s počtem případů, kdy otisky prstů sejmuty byly. Zpráva bude obsahovat informace o případech, kdy byla osobám, které prakticky nemohly poskytnout otisky prstů, zamítnuta žádost o vízum. V případě nutnosti budou ke zprávě přiloženy vhodné návrhy na změnu tohoto nařízení.
První zpráva se bude týkat rovněž otázky dostatečné spolehlivosti pro účely identifikace a ověřování otisků prstů dětí mladších 12 let, zejména toho, jak se otisky prstů s věkem mění, a bude založena na výsledcích studie provedené na odpovědnost Komise.
Článek 3
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné v členských státech v souladu se Smlouvou o založení Evropského společenství.
Ve Štrasburku dne 23. dubna 2009.