NAŘÍZENÍ KOMISE (ES) č. 792/2009
ze dne 31. srpna 2009,
kterým se stanoví prováděcí pravidla pro předávání informací a dokumentů členskými státy Komisi v rámci provádění společné organizace trhů, režimu přímých plateb, propagace zemědělských produktů a režimů platných pro nejvzdálenější regiony a menší ostrovy v Egejském moři
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 247/2006 ze dne 30. ledna 2006, kterým se stanoví zvláštní opatření v oblasti zemědělství ve prospěch nejvzdálenějších regionů Unie (1), a zejména na článek 25 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1405/2006 ze dne 18. září 2006, kterým se stanoví zvláštní opatření v oblasti zemědělství ve prospěch menších ostrovů v Egejském moři a mění nařízení (ES) č. 1782/2003 (2), a zejména na článek 14 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1234/2007 ze dne 22. října 2007, kterým se stanoví společná organizace zemědělských trhů a zvláštní ustanovení pro některé zemědělské produkty (jednotné nařízení o společné organizaci trhů) (3), a zejména na čl. 192 odst. 2 ve spojení s článkem 4 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 3/2008 ze dne 17. prosince 2007 o informačních a propagačních opatřeních na podporu zemědělských produktů na vnitřním trhu a ve třetích zemích (4), a zejména na článek 15 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 73/2009 ze dne 19. ledna 2009, kterým se stanoví společná pravidla pro režimy přímých podpor v rámci společné zemědělské politiky a kterým se zavádějí některé režimy podpor pro zemědělce a kterým se mění nařízení (ES) č. 1290/2005, (ES) č. 247/2006, (ES) č. 378/2007 a zrušuje nařízení (ES) č. 1782/2003 (5), a zejména na čl. 142 písm. q) uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Vzhledem k všeobecnému používání nových informačních a komunikačních technologií ze strany Komise a členských států (zejména příslušnými vnitrostátními orgány odpovědnými za provádění společné zemědělské politiky (SZP)) jsou dokumenty uchovávané Komisí a členskými státy v rostoucí míře v elektronické nebo digitalizované podobě.
(2)
Komise zvýšila své úsilí s cílem vyvinout počítačové systémy, které umožňují elektronickou správu dokumentů a postupů v rámci jejích interních pracovních postupů a jejích vztahů s orgány podílejícími se na SZP. Členské státy současně vyvinuly na vnitrostátní úrovni počítačové systémy ke splnění požadavků sdíleného řízení SZP.
(3)
V této souvislosti je vzhledem k potřebě zajistit jednotné a harmonizované řízení SZP ze strany všech dotčených subjektů nutno vytvořit právní rámec a stanovit společná pravidla vztahující se na informační systémy zřízené za účelem předávání informací a dokumentů Komisi členskými státy a orgány nebo subjekty, které členské státy určily v rámci SZP.
(4)
Aby bylo těchto cílů účinně dosaženo, je třeba stanovit oblast působnosti tohoto právního rámce, a to s ohledem na právní předpisy i dotčené zúčastněné strany.
(5)
Co se týká právních předpisů, nařízení (ES) č. 247/2006, (ES) č. 1405/2006, (ES) č. 1234/2007, (ES) č. 3/2008 a (ES) č. 73/2009 a jejich prováděcí předpisy (dále jen „nařízení v rámci SZP“) stanoví širokou škálu povinností členských států s ohledem na předávání informací a dokumentů Komisi, které jsou nezbytné k provádění těchto nařízení. Je proto nutno je vzít v úvahu v souladu s jejich zvláštními charakteristikami.
(6)
Co se týká dotčených zúčastněných stran, práva a povinnosti, jež nařízení v rámci SZP ukládají Komisi i členským státům a jejich příslušným orgánům a subjektům, vyžadují přesné určení jednotlivců a orgánů odpovědných za provedené úkony a přijatá opatření.
(7)
Nařízení v rámci SZP obecně stanoví, že by informace měly být předávány elektronickou cestou nebo pomocí informačního systému, nestanoví však nutně platné zásady. K zajištění soudržnosti a řádného řízení a v zájmu zjednodušení postupů pro uživatele a orgány odpovědné za systémy je proto vhodné stanovit společné zásady vztahující se na všechny vytvořené informační systémy.
(8)
Aby byly dokumenty pro účely Komise a v členských státech uznány jako platné, mělo by být možné zaručit pravost, integritu a čitelnost dokumentů a souvisejících metadat po celé období, během něhož mají být uchovávány.
(9)
Aby bylo toto zajištěno, je nutno orgány nebo jednotlivce pověřené zasíláním sdělení ve vytvořených informačních systémech vždy identifikovat, a to na základě pravomocí, které jim byly svěřeny. Za proces identifikace musí odpovídat příslušné orgány uvedené v jednotlivých nařízeních v rámci SZP. V zájmu řádného řízení by však mělo být ponecháno na členských státech a Komisi, aby stanovily podmínky pro určení pověřených jednotlivců a zajistily určení prostřednictvím jednoho kontaktního subjektu. Mimoto je nutno stanovit podmínky pro udělování přístupových práv k informačním systémům, které zřídila Komise.
(10)
Vzhledem k široké škále oznamovacích povinností, které spadají do oblasti působnosti tohoto nařízení, budou příslušným orgánům členských států postupně zpřístupňovány informační systémy. Povinnost předávat informace a dokumenty prostřednictvím těchto informačních systémů by měla platit, umožňují-li příslušná ustanovení nařízení v rámci SZP uplatňování tohoto nařízení.
(11)
Dokumenty je nutno spravovat v souladu s pravidly týkajícími se ochrany osobních údajů. Za tímto účelem by měla platit obecná pravidla stanovená v právních předpisech Společenství, zejména směrnici Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (6), směrnici Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES ze dne 12. července 2002 o zpracování osobních údajů a ochraně soukromí v odvětví elektronických komunikací (směrnice o soukromí a elektronických komunikacích) (7), nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (8) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (9).
(12)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem Řídícího výboru pro přímé platby a Řídícího výboru pro společnou organizaci zemědělských trhů,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBLAST PŮSOBNOSTI A DEFINICE
Článek 1
Předmět a oblast působnosti
Toto nařízení stanoví pravidla platná pro předávání informací a dokumentů (dále jen „dokumenty“) prostřednictvím informačních systémů, které jsou nezbytné ke splnění oznamovacích povinností členských států vůči Komisi podle:
-
nařízení (ES) č. 247/2006 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 1405/2006 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 1234/2007 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 3/2008 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 73/2009 a jeho prováděcích pravidel.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se:
a)
„oznamovací povinností“ rozumí povinnost členských států předávat Komisi dokumenty, která je stanovena v právních předpisech Společenství uvedených v článku 1;
b)
„příslušnými orgány“ rozumí orgány nebo subjekty, které členské státy určily jako odpovědné za splnění oznamovací povinnosti;
c)
„orgánem odpovědným za informační systémy“ rozumí orgán, oddělení, subjekt nebo osoba, které v Komisi odpovídají za ověřování a používání systému a jsou jako takové v tomto systému identifikovány;
d)
„metadaty“ rozumí údaje popisující kontext, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času.
KAPITOLA II
INFORMAČNÍ SYSTÉMY KOMISE, PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA A PRAVOST DOKUMENTŮ
Článek 3
Informační systémy Komise
Ke splnění oznamovací povinnosti je nutno dokumenty Komisi předat pomocí informačních systémů, které jsou zpřístupněny příslušným orgánům (dále jen „informační systémy“) ode dne, který příslušná oznamovací povinnost stanoví pro povinné používání těchto systémů podle tohoto nařízení.
Článek 4
Přístupová práva a jeden kontaktní subjekt
1. Za udělení přístupových práv a potvrzení totožnosti subjektů s oprávněním k přístupu k informačním systémům (dále jen „uživatelé“) odpovídají příslušné orgány členských států.
2. Co se týká přístupu k systémům, každý členský stát:
a)
určí jeden kontaktní subjekt odpovědný za:
i)
ověření přístupových práv, která byla udělena a jsou aktualizována příslušnými orgány, a ověření totožnosti uživatelů, kteří jsou oprávněni k přístupu k systému, a to pro každý systém,
ii)
sdělení příslušných orgánů a uživatelů s oprávněním k přístupu k systémům Komisi;
b)
sdělí Komisi totožnost a kontaktní údaje kontaktního subjektu, který určil.
Po ověření platnosti přístupových práv jsou tato aktivována orgánem odpovědným za informační systémy.
Článek 5
Vyhotovení a předání dokumentů
1. Dokumenty je nutno vytvořit a předat v souladu s postupy stanovenými informačními systémy pomocí vzorů nebo metod, které jsou těmito informačními systémy zpřístupněny uživatelům, a to v rámci odpovědnosti příslušného orgánu členského státu a v souladu s přístupovými právy udělenými dotyčnými orgány. Tyto vzory a metody jsou změněny a zpřístupněny po vyrozumění uživatelů příslušného systému.
2. V případech zásahů vyšší moci nebo výjimečných okolností, a zejména v případě poruchy systému nebo nedostatku trvalého spojení, mohou členské státy zaslat Komisi dokumenty v tištěné podobě nebo prostřednictvím jiných vhodných elektronických prostředků. Toto odeslání v tištěné podobě nebo prostřednictvím jiných elektronických prostředků vyžaduje, aby Komisi bylo dostatečně včas před lhůtou pro předání zasláno odůvodněné předchozí oznámení.
Článek 6
Pravost dokumentů
Pravost předaného dokumentu nebo dokumentu uchovávaného pomocí informačního systému v souladu s tímto nařízením je uznána, je-li osoba, která dokument zaslala, řádně identifikována a byl-li dokument vyhotoven a předán v souladu s tímto nařízením.
KAPITOLA III
INTEGRITA A ČITELNOST V PRŮBĚHU ČASU A OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Článek 7
Integrita a čitelnost v průběhu času
Informační systémy chrání integritu předaných a uchovávaných dokumentů.
Poskytují zejména tyto záruky:
a)
umožňují jednoznačně určit každého uživatele a obsahují účinná kontrolní opatření s ohledem na přístupová práva s cílem chránit dokumenty, soubory, metadata a jednotlivé fáze postupu před neoprávněným, nezákonným nebo nepovoleným přístupem, výmazem, změnou nebo přesunem;
b)
jsou vybaveny systémy pro fyzickou ochranu před vniknutím a ekologickými katastrofami a ochranou programového vybavení před kybernetickými útoky;
c)
různými prostředky zabraňují provedení neoprávněných změn a zahrnují mechanismy k zajištění integrity s cílem ověřit, zda dokument nebyl v průběhu času pozměněn;
d)
pro každou základní fázi postupu uchovávají podklady pro audit;
e)
v souladu s písmenem b) zajistí uložení dat v prostředí, které je bezpečné z fyzického hlediska i z hlediska programového vybavení;
f)
poskytují spolehlivé postupy pro převod formátu a přesun s cílem zajistit, aby byly dokumenty čitelné a přístupné během celé požadované doby uchovávání;
g)
mají dostatečně podrobnou a aktuální funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému a tato dokumentace je kdykoli dostupná všem organizačním útvarům odpovědným za funkční a/nebo technické specifikace.
Článek 8
Ochrana osobních údajů
Ustanoveními tohoto nařízení nejsou dotčena nařízení (ES) č. 45/2001 a (ES) č. 1049/2001, směrnice 95/46/ES a 2002/58/ES a předpisy přijaté na jejich základě.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 9
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost sedmým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 31. srpna 2009.