NAŘÍZENÍ KOMISE (ES) č. 1653/2004
ze dne 21. září 2004
o typovém nařízení financování výkonných agentur na základě nařízení Rady (ES) č. 58/2003 stanovující status výkonných agentur pověřených určitými úkoly souvisejícími se správou programů Společenství
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 58/2003 ze dne 19. prosince 2002 o statutu výkonných agentur pověřených určitými úkoly souvisejícími se správou programů společenství (1), a zejména na článek 15 uvedeného nařízení,
s ohledem na stanovisko Evropského parlamentu,
s ohledem na stanovisko Rady,
s ohledem na stanovisko Účetního dvora,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení (ES) č. 58/2003 ustanovilo statut výkonných agentur pověřených určitými úkoly souvisejícími se správou programů Společenství, výkonných agentur, jejichž vznik byl svěřen Komisi.
(2)
Tyto výkonné agentury (dále jako „agentury“) budou mít status právnické osoby a vlastní provozní rozpočet, jehož provádění podléhá tomuto typovému nařízení o financování, v souladu s článkem 15 nařízení (ES) č. 58/2003. Naopak, pokud Komise pověřila agentury úkoly týkajícími se provádění rozpočtu provozních kreditů souvisejících s programy Společenství, pak tyto kredity zůstávají zapsány v hlavním rozpočtu a řídí se nařízením Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002 o finančním nařízení platném pro obecný rozpočet Evropských společenství (2) (dále jako „obecné nařízení financování“).
(3)
V souladu s článkem 15 nařízení Rady (ES) č. 58/2003 provozní rozpočet výkonných agentur kryje výdaje na provoz výkonné agentury na rozpočtový rok.
(4)
V souladu s nařízením (ES) č. 58/2003 je vhodné stanovit nařízení typového financování, které musí agentury používat při provádění svých provozních kreditů a jejichž obsah musí být co nejvíce podobný obecnému nařízení financování. Pokud nejsou pravidla výslovně stanovena zmíněným nařízením typového financování, platí ustanovení obecného nařízení financování a nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 stanovujícího způsoby provádění nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 o finančním nařízení platném pro obecný rozpočet Evropských společenství (3).
(5)
Je vhodné opětovně potvrdit dodržení základních zásad rozpočtového práva (jednotnost, univerzálnost, oborové zaměření a roční perioda), stejně jako zásad pravdivosti rozpočtu, vyváženosti, účetní jednoty, řádné finanční správy a transparentnosti.
(6)
Pokud se týká jejich pracovníků, musí agentury rozlišovat mezi zaměstnáními časově omezenými, která jsou předmětem přehledu hotovostních položek, předkládaných rozpočtové autoritě ke schválení, a výdaji umožňujícími odměny zástupcům jiných kategorií, zaměstnaných na smlouvy s možností prodloužení.
(7)
Pokud se týká činitelů financování, je nutné stanovit kompetence a odpovědnosti účetního a příkazce agentury, kteří musí být úředníky podléhajícími statutu úředníků Evropských společenství, stejně jako podmínky, podle kterých posledně jmenovaný bude moci přenášet své pravomoci týkající se provádění rozpočtu.
(8)
Je vhodné poskytnout příkazci agentury širokou samostatnost ve správě. V režimu úhrad mu musí být přiznána úplná svoboda za podmínky, že bude informovat správní výbor, který musí mít možnost vznést námitku do jednoho měsíce.
(9)
V souladu s čl. 20 odst. 2 nařízení (ES) č. 58/2003 je funkce interního auditora prováděna ve výkonných agenturách interním auditorem Komise. Od té chvíle musí interní auditor Komise provádět vůči výkonným agenturám stejné funkce, jaké mu byly přiděleny v souvislosti se službami Komise v obecném nařízení o financování. Kromě toho, jako tomu je v případě příkazců v rámci Komise, příkazce agentury musí mít možnost získat radu týkající se zvládnutí rizik, pomocí vlastního interního auditu.
(10)
V každé výkonné agentuře musí kalendář vypracování jejího provozního rozpočtu, vyúčtování a zproštění odpovědnosti vydání dodržovat ustanovení nařízení (ES) č. 58/2003 o obecném nařízení financování. Autorita pro zproštění odpovědnosti pro výdaje pro provozní rozpočet výkonných agentur musí být stejná, jako pro obecný rozpočet.
(11)
Použitá účetní pravidla v agenturách musí umožňovat konsolidaci s účty Komise. Musí být stanovena účetním Komise na základě analogie s článkem 133 obecného nařízení financování. Účetní dvůr bude zajišťovat účetní kontrolu agentur.
(12)
Je vhodné, aby instance uvedená v čl. 66 odst. 4 obecného nařízení o financování, stanovená Komisí pro posuzování nesprávností, mohla být také tou, na kterou by se agentury obracely pro stejné posouzení týkající se stejného jednání.
(13)
Pro provozní rozpočet, pokud se týká veřejných zakázek, musí agentury dodržovat stejné požadavky, jaké Komise vydala pro sebe samu. V tomto ohledu stačí odkázat na obecné nařízení o financování.
(14)
Není vhodné předpokládat ustanovení týkající se udělování subvencí, protože agentury nemohou přidělovat subvence ze svého provozního rozpočtu, který jim výlučně musí umožňovat pouze pokrýt výdaje na správní provoz,
PŘÍJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
HLAVA I
PŘEDMĚT
Článek 1
Toto nařízení stanovuje hlavní pravidla platná pro stanovení a provádění provozního rozpočtu (dále jako „rozpočet“) agentur uvedených v nařízení (ES) č. 58/2003 (dále jako „agentury“ nebo „agentura“).
Článek 2
Pro záležitosti související s provozem výkonných agentur, které nejsou výslovně stanoveny v tomto nařízení, platí obdobně ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 (dále uváděné jako „obecné nařízení o financování“) a nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002.
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
Článek 3
V rámci podmínek daných tímto nařízením se stanovení a provádění rozpočtu řídí zásadami jednotnosti a pravdivosti rozpočtu, roční periodicity, vyváženosti, účetní jednoty, univerzálnosti, oborového zaměření a zásadou řádné finanční správy a transparentnosti.
KAPITOLA 1
Zásada jednotnosti a pravdivosti rozpočtu
Článek 4
Rozpočet je dokument, který předpokládá a povoluje, pro každý rozpočtový rok, souhrn předpokládaných potřebných příjmů a výdajů agentury.
Článek 5
Příjmy agentury zahrnují subvenci schválenou Společenstvím a jiné případné příjmy, včetně přidělených příjmů ve smyslu článku 15.
Výdaje zahrnují výdaje na provoz agentury a také, případně, výdaje kryté přidělenými příjmy dle prvního odstavce článku.
Článek 6
Žádný příjem ani výdaj nesmí být proveden jinak než přičtením do položky rozpočtu.
Žádný kredit nesmí být zapsán do rozpočtu, pokud neodpovídá potřebnému předpokládanému výdaji.
Žádný výdaj nesmí být financován ani poukázán k výplatě mimo výdaje schválené v rozpočtu.
KAPITOLA 2
Zásada roční periodicity
Článek 7
Kredity zapsané v rozpočtu jsou schváleny na dobu rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
Kredity zapsané v rozpočtu jsou kredity nerozložené.
Provozní výdaje vyplývající ze smluv překračujících délku rozpočtového roku, buď v souladu s místní zvyklostí, nebo ve vztahu k dodávce zařízení, jsou zahrnuty do rozpočtu fiskálního roku, během kterého byly uhrazeny.
Článek 8
Příjmy agentury se berou v úvahu pro rozpočtový rok na základě částek vybraných během rozpočtového roku. Určují otevření kreditů ve stejné výši.
Kredity vymezené v rozpočtu pro jeden rozpočtový rok mohou být použity pouze pro pokrytí výdajů vzniklých a uhrazených v tomto rozpočtovém roce a pro pokrytí dlužných částek závazků, které spadají do předcházejícího rozpočtového roku.
Článek 9
Kredity nevyužité ke konci rozpočtového roku, na který byly vypsány, jsou anulovány.
Kredity týkající se závazků pravidelně smluvně uzavřených ke konci rozpočtového roku se převádí do následujícího rozpočtového roku. Kredity převedené a nevyužité k 31. březnu rozpočtového roku N+1 jsou automaticky anulovány. Účetnictví umožňuje rozlišit takto převedené kredity.
Kredity týkající se výdajů na personál nemohou být předmětem převedení.
Kredity, které jsou k dispozici k 31. prosinci na základě příjmů uvedených v článku 15, jsou předmětem převedení. Kredity, které jsou k dispozici a odpovídající vybraným převedeným příjmům, musí být přednostně vyčerpány.
Článek 10
Kredity uvedené v rozpočtu mohou být čerpány s platností od 1. ledna, jakmile je rozpočet definitivní.
Nicméně, výdaje na běžnou správu mohou být, od 15. listopadu každého roku, předmětem předběžných závazků na náklady kreditů předpokládaných pro příští rozpočtový rok. Tyto závazky nesmí překročit čtvrtinu kreditů uvedených v odpovídajícím rozpočtovém řádku pro právě probíhající rozpočtový rok. Nesmí se týkat nových výdajů, jejichž zásady nebyly ještě přijaty v posledním rozpočtu řádně stanoveném.
Dále, výdaje, jako nájmy, které se musí provádět dopředu, mohou být předmětem úhrad od 1. prosince na úhradu předpokládaných kreditů pro následující rozpočtový rok.
Pokud není rozpočet přijat na začátku rozpočtového roku, platí obdobně režim dvanácti provizorních ustanovení vydaných v obecném nařízení financování.
KAPITOLA 3
Zásada vyváženosti
Článek 11
Rozpočet musí být vyvážen z hlediska příjmů a výdajů. Agentura nesmí podepisovat půjčky.
Kredity nesmí překročit částku subvence uvedené v článku 5, navýšenou o vybrané příjmy a ostatní případné příjmy uvedené v článku 5.
Článek 12
Pokud saldo vyplývající z výsledovky ve smyslu článku 56 je pozitivní, je navráceno Komisi až do výše uhrazené subvence během rozpočtového roku.
Rozdíl mezi subvencí uvedenou v článku 5 a tou, která byla skutečně uhrazena agentuře, je předmětem anulování.
KAPITOLA 4
Zásada jednotnosti účtů
Článek 13
Rozpočet je vystaven, prováděn a jeho vyúčtování je provedeno v eurech.
Nicméně, může účetní výkonné agentury pro potřeby pokladny v případech řádně odůvodněných provádět úhrady v národní měně, případně v měnách třetích zemí.
KAPITOLA 5
Zásada univerzálnosti
Článek 14
Souhrn příjmů kryje souhrn výdajů s výjimkou příjmů vybraných pro financování speciálních výdajů. Příjmy a výdaje jsou zaúčtovány bez vzájemného párování, s výjimkou článku 16.
Článek 15
Příjmy odpovídající příjmům se stanoveným určením, jako jsou příjmy z nadací, subvence, dary a odkázaný majetek, stejně jako příjmy pocházející od členských států, třetích zemí nebo různých organizací pro provádění programů, které jsou financovány z jiných zdrojů, než je hlavní rozpočet Evropských společenství (dále jako „hlavní rozpočet“), tvoří vybrané příjmy pro financování speciálních výdajů.
Každý vybraný příjem musí zcela krýt přímé nebo nepřímé výdaje vzniklé při provádění příslušné akce nebo určení. Rozpočet předpokládá příjmovou strukturu kategorií vybraných příjmů stejně jako, do možné míry, jejich výši.
Správní výbor rozhoduje, po obdržení souhlasu Komise, o přijetí všech darů, převodů a subvencí pocházejících z jiných zdrojů než ze Společenství.
Článek 16
Ceny za výrobky nebo služby poskytnuté agentuře jsou započítány do rozpočtu v jejich celkové výši bez daní, pokud zahrnují daňové zatížení, které je předmětem vrácení buď od členských států na základě protokolu o privilegiích a imunitě Evropských společenství, nebo od členského státu nebo třetí země na základě jiných příslušných dohod.
Případné národní daňové zatížení, kterému by agentura podléhala dočasně dle výše uvedeného prvního odstavce, je zapsáno na pozastavený účet až do jeho vrácení od příslušných států. Případné negativní saldo je zapsáno jako výdaj do rozpočtu.
KAPITOLA 6
Zásada oborového zaměření
Článek 17
Všechny kredity jsou dle zaměření rozděleny na hlavy a kapitoly, kapitoly jsou rozděleny na články a položky.
Článek 18
Ředitel rozhoduje úhrady kreditů v rámci provozního rozpočtu. Předem o nich informuje Komisi a správní výbor, kteří mají lhůtu jeden měsíc podat námitku proti těmto úhradám. Po uplynutí této doby se úhrady považují za schválené.
Kredity odpovídající vybraným příjmům mohou být předmětem úhrad pouze, pokud si zachovají své určení.
KAPITOLA 7
Zásada řádné finanční správy
Článek 19
1. Rozpočtové kredity jsou používány v souladu se zásadou řádné finanční správy, v souladu s principy ekonomickými, principy efektivnosti a účinnosti.
2. Ekonomická zásada stanovuje, že prostředky použité agenturou pro realizaci jejích aktivit jsou dány k dispozici včas, v příslušném množství a kvalitě a v nejlepší ceně.
Zásada efektivnosti usiluje o nejlepší poměr mezi vydanými prostředky a dosaženými výsledky.
Zásada účinnosti usiluje o dosažení stanovených speciálních cílů a dosažení eskontních výsledků. Tyto výsledky musí být předmětem ocenění.
3. Roční pracovní program výkonné agentury schválený správním výborem obsahuje podrobné cíle a prováděcí ukazatele.
KAPITOLA 8
Zásada transparentnosti
Článek 20
Rozpočet je sestaven, prováděn a vyúčtován dle zásady transparentnosti.
Rozpočet a opravné rozpočty, které byly stanoveny s konečnou platností, jsou uveřejněny v Úředním věstníku Evropské unie ve lhůtě dvou měsíců od jejich přijetí.
HLAVA III
SESTAVENÍ A STRUKTURA ROZPOČTU
Článek 21
Výkonná agentura předkládá Komisi nejpozději 31. března každého roku perspektivní přehled svých příjmů a výdajů, který vypracuje ředitel agentury a který přijal správní výbor, a také obecné odůvodnění, stejně jako odůvodnění pracovního programu.
Perspektivní přehled příjmů a výdajů agentury zahrnuje:
a)
tabulku stavu pracovníků stanovující počet dočasných zaměstnání, jejichž tarif bude schválen v rámci rozpočtových kreditů dle stupně a kategorie;
b)
v případě změny stavu pracovníků, odůvodnění motivace požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní předpoklad pokladny výdajů a příjmů hotovosti.
Článek 22
Komise, v rámci procesu souvisejícího s přijetím obecného rozpočtu, převádí na rozpočtovou autoritu perspektivní přehled agentury a navrhuje částku subvence určené pro agenturu a stav zaměstnanců, které považuje za potřebné pro agenturu.
Provozní rozpočet agentury může být definitivně přijat až po konečném stanovení obecného rozpočtu Evropské unie, v souladu s procesem uvedeným v článku 13 nařízení (ES) č. 58/2003.
Rozpočtová autorita stanovuje tabulku stavu zaměstnanců všech agentur, stejně jako její následné úpravy, s ohledem na ustanovení článku 24.
Každá změna rozpočtu, včetně tabulky stavu zaměstnanců, je předmětem opravného rozpočtu, přijatého dle stejného procesu jako u prvotního rozpočtu, s výjimkou článků 18 a 24.
Článek 23
Rozpočet obsahuje stav příjmů a výdajů. Uvádí se:
1.
ve stavu příjmů:
a)
předpoklady příjmů agentury pro daný rozpočtový rok;
b)
příjmy předcházejícího rozpočtového roku a příjmy rozpočtového roku n-2;
c)
příslušné komentáře ke každé položce příjmu;
2.
ve stavu výdajů:
a)
kredity pro daný rozpočtový rok;
b)
kredity pro předcházející rozpočtový rok a kredity pro rozpočtový rok n-2;
c)
příslušné komentáře ke každé položce rozdělení.
Článek 24
1. Tabulka stavu zaměstnanců uvedená v článku 21 obsahuje, s ohledem na počet zaměstnání schválených v rámci rozpočtového roku, schválený počet zaměstnání pro předcházející rozpočtový rok a také počet zaměstnání skutečně předpokládaných. Stanovuje pro agenturu přísnou hranici, nelze provést jmenování při překročení této hranice.
Nicméně, správní výbor může provést úpravy tabulky stavu zaměstnanců až do výše 10 % ze schválených pozic pod stupeň A3, pokud toto neovlivní objem kreditů pro pracovníky odpovídající pro celý rozpočtový rok a zůstane pod hranicí celkového počtu schválených pozic v tabulce stavu zaměstnanců.
2. Odlišně od odstavce 1 mohou být kompenzovány případy rozpočtového roku na částečnou dobu schválené autoritou pověřenou ke jmenování v souladu s ustanoveními statutu úředníků a v režimu platném pro ostatní zástupce Evropských společenství (dále jako „statut“).
HLAVA IV
PROVÁDĚNÍ ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 25
Ředitel provádí funkce příkazce. Je úředníkem podléhajícím statutu. Provádí rozpočet a jeho příjmy a výdaje v souladu s tímto nařízením, na svou vlastní odpovědnost a v rozmezí přidělených kreditů.
Článek 26
Ředitel může převést své pravomoci pro provádění rozpočtu na zástupce agentury podléhající statutu. Tito zástupci mohou jednat pouze v rámci daných pravomocí, které jim byly výslovně přenechány.
Článek 27
Každému činiteli pro finance ve smyslu kapitoly 2 této hlavy se zakazuje přijímat jakákoli výkonná rozhodnutí týkající se rozpočtu, jedná-li se o případ, kdy vlastní zájmy agentury a Společenství mohou být protichůdné. Pokud takový případ nastane, tento činitel má povinnost pozastavit rozhodování a obrátit se na svého nadřízeného. Ředitel se musí obrátit na správní výbor.
Jedná se o střet zájmů, pokud nestranný výkon funkce a cíle finančního činitele při provádění rozpočtu nebo interního auditora jsou poškozeny z důvodů rodinných, citových, důvodů politické nebo národnostní příslušnosti, ekonomického zájmu nebo z důvodu každého jiného motivu zájmové skupiny s majitelem.
KAPITOLA 2
Finanční činitelé
Článek 28
Funkce příkazce a účetního jsou oddělené a spolu neslučitelné.
Článek 29
Příkazce je pověřen provádět příjmy a výdaje v souladu se zásadami řádné finanční správy a zajišťovat zákonnost a přesnost. Zachovává podkladové dokumenty související s provedenými úkony po dobu pěti let od data rozhodnutí o zproštění odpovědnosti za provádění rozpočtu.
Příkazce zavádí, v souladu s minimálními náležitými normami stanovenými Komisí pro své vlastní služby a s ohledem na specifická rizika související s jeho správním prostředním, organizační strukturu, stejně jako systémy a procedury správy a interní kontroly přizpůsobené úkolům, které provádí, a případně kontroly ex post.
Příkazce může, zvláště v závislosti na povaze a rozsahu svých úkolů, uplatnit v rámci svých služeb poradní a specializovanou funkci určenou jako pomoc při zvládání rizik spojených se svými aktivitami.
Před schválením úkonu ověří jiní zástupci než ten, který úkon inicioval, provozní a finanční hlediska tohoto úkonu. Ověření ex ante a ex post a iniciování úkonu jsou oddělené činnosti.
Příkazce skládá účty své funkce správnímu výboru nejpozději 15. března rozpočtového roku ve formě roční zprávy o činnosti, v souladu s čl. 9 odst. 7 nařízení (ES) č. 58/2003.
Článek 30
Správní výbor jmenuje účetního, který je úředníkem podléhajícím statutu a je pověřen:
a)
řádným prováděním úhrad, přijímáním příjmů a vymáhání vzniklých pohledávek;
b)
zpracováním účtů agentury v souladu s hlavou VI;
c)
vedení účetnictví v souladu s hlavou VI;
d)
prováděním pravidel a účetních metod a také účetního plánu v souladu s ustanoveními vydanými účetním Komise;
e)
vedením pokladny.
Účetní obdrží od příkazce, který mu ručí za spolehlivost, všechny potřebné informace pro vypracování účtů vytvářející věrný obraz majetku agentury a provádění rozpočtu.
Účetní je jako jediný pověřený pro manipulaci s fondy a hodnotami. Je odpovědný za jejich uchování.
KAPITOLA 3
Odpovědnost finančních činitelů
Článek 31
Každý činitel podílející se na finanční správě a kontrole úkonů, který shledá, že rozhodnutí, které mu jeho nadřízený ukládá provést nebo přijmout, je nesprávné nebo v protikladu se zásadami řádné finanční správy nebo profesních pravidel, která se zavázal dodržovat, o tom informuje písemně ředitele, a v případě jeho nečinnosti v přiměřené lhůtě, informuje instanci uvedenou v článku 35 stejně jako správní výbor. V případě nezákonného konání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy Společenství, informuje o tom autority a instance k tomu určené dle platných zákonů.
Článek 32
Bez vlivu na případné disciplinární opatření mohou být pověření příkazci kdykoli, dočasně nebo definitivně, odvoláni ze svého pověření autoritou, která je jmenovala, a to odůvodněným rozhodnutím a po projednání s nimi. Ředitel může kdykoli odvolat svůj souhlas s konkrétním pověřením.
Bez vlivu na případné disciplinární opatření může být účetní kdykoli odvolán z funkce, dočasně nebo definitivně, správním výborem, a to odůvodněným rozhodnutím a po projednání s ním. Správní výbor jmenuje dočasného účetní.
Článek 33
Ustanovení této kapitoly nepředvídají pokuty na základě odpovědnosti, které může požadovat příkazce nebo jeho pověřenci, za podmínek daných platnými národními zákony a také platnými ustanoveními souvisejícími s ochranou finančních zájmů Společenství a s bojem proti korupci týkající se úředníků nebo členských států.
Každý příkazce nebo účetní má disciplinární a finanční odpovědnost dle podmínek stanovených pro statut. V případě nezákonné činnosti, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy Společenství, budou autority a instance určené platným zákonem obstaveny.
Článek 34
1. Příkazce má finanční odpovědnost v rámci podmínek statutu. Dle tohoto může být nucen napravit zcela škody, které vznikly Společenstvím na základě závažné osobní chyby, které se dopustil při provádění nebo během výkonu funkce, zvláště pokud provede úhrady nebo vydá příkaz k úhradě, uskuteční výdaj nebo podepíše příkaz k úhradě, aniž by dodržel pravidla tohoto nařízení.
Platí totéž, pokud v případě závažné osobní chyby opomene vyhotovit dokument o vzniku pohledávky nebo zanedbá nebo zpozdí bez odůvodnění vydání příkazu k úhradě, které může způsobit civilní odpovědnost agentury vůči třetí straně.
2. Pokud pověřený příkazce shledá, že rozhodnutí, které mu náleží provést, má charakter nezákonnosti nebo se příčí zásadám řádné finanční správy, musí to písemně oznámit autoritě, která jej jmenovala. Pokud tato autorita písemně vydá pokyny příkazci k provedení výše uvedeného rozhodnutí, pak ten, který je má provést, je zbaven odpovědnosti.
Článek 35
1. Instance ustanovená Komisí v souladu s čl. 66 odst. 4 obecného nařízení o financování za účelem určení výskytu finančního nezákonného jednání a jeho případných následků vykonává vůči agentuře stejné kompetence jako ty, které má přiděleny vůči službám Komise.
Na základě vyjádření této instance se ředitel rozhoduje o zahájení disciplinární nebo finanční procedury. Pokud instance odhalí systémové potíže, předá příkazci a internímu auditorovi Komise zprávu obsahující doporučení. Pokud se toto vyjádření týká ředitele, instance předá tuto zprávu správnímu výboru a internímu auditorovi Komise.
2. Každý zástupce může být nucen napravit zcela nebo částečně újmu, která agentuře vznikla z důvodu závažných osobních chyb, kterých se dopustil při výkonu nebo během výkonu svých funkcí. Autorita, která jej zmocnila a nominovala, vydá odůvodněné rozhodnutí potom, co jsou splněny všechny předepsané formality z hlediska disciplíny dle statutu.
Článek 36
Pochybení, které zvláště může způsobit, v rámci podmínek statutu, disciplinární nebo finanční odpovědnost účetního je:
a)
ztráta nebo poškození darů, hodnot nebo dokumentů, které má v úschově, nebo zapříčinění této ztráty nebo poškození z důvodu zanedbání;
b)
změna bankovních účtů nebo běžných poštovních účtů bez předchozího oznámení příkazci;
c)
provedení plateb nebo úhrad, které nejsou v souladu s příslušnými příkazy k úhradě nebo platbě;
d)
opomenutí zaúčtování řádných příjmů do pokladny.
KAPITOLA 4
Příjmové úkony
Článek 37
Každé opatření nebo situace mající povahu vytvoření nebo změny pohledávky agentury je předmětem předcházejícího perspektivního plánu pohledávek ze strany kompetentního příkazce.
Článek 38
Konstatování pohledávky je dokument, kterým příkazce:
a)
ověřuje existenci dluhu dlužníka;
b)
stanovuje nebo ověřuje skutečnost a výši dluhu;
c)
ověřuje podmínky vymahatelnosti dluhu.
Každá pohledávka, shledaná jako jistá, likvidní a vymahatelná, musí být konstatována v inkasním příkazu, který je dán účetnímu a doplněn dluhopisem zaslaným dlužníkovi. Tyto dva dokumenty vypracuje a zasílá pověřený příkazce.
Bez újmy na platných zákonných, smluvních a dohodových ustanoveních se každá pohledávka neuhrazená ke dni splatnosti stanovenému v dluhopise úročí v souladu s nařízením (ES, Euratom) č. 2342/2002.
Článek 39
Poukazování úhrad je akt, kterým pověřený příkazce dává pokyn účetnímu vydáním inkasního příkazu k inkasu platby za pohledávku, kterou konstatoval.
Účetní má na starosti inkasní příkazy k pohledávkám, řádně vystavené pověřeným příkazcem. Také je jeho povinností neotálet se zajištěním výběru příjmů agentury a musí dohlížet na zachování jejích práv.
Částky neoprávněně zaplacené jsou vymáhány.
Článek 40
Pokud pověřený příkazce zamýšlí zříci se inkasa konstatované pohledávky, ujistí se, zda je zřeknutí podle pravidel a dle zásad řádné finanční správy. Podá správnímu výboru zprávu o úmyslu zřeknutí se konstatované pohledávky. Toto zřeknutí se inkasa konstatované pohledávky se vyjadřuje v rozhodnutí příkazce, které musí být zdůvodněné. Příkazce může převést toto rozhodnutí pouze v případě pohledávek s částkou nižší než 5 000 EUR. Rozhodnutí o zřeknutí se uvádí pokusy o provedení inkasa a právní opatření a skutky, na kterých se zakládá.
Pověřený příkazce ruší konstatovanou pohledávku, pokud je shledána právní nebo skutková chyba, která ukazuje, že pohledávka nebyla správně konstatována. Příkazce může převést toto rozhodnutí pouze v případě pohledávek s částkou nižší než 5 000 EUR. Toto zrušení se vyjadřuje v rozhodnutí kompetentního příkazce a je předmětem příslušného odůvodnění.
Pověřený příkazce upravuje směrem nahoru nebo dolu výši konstatované pohledávky, pokud shledání faktické chyby vede ke změně výše pohledávky, pokud tato oprava není základem pro zrušení konstatovaného nároku ve prospěch agentury. Tato úprava se provádí v rozhodnutí kompetentního příkazce a je předmětem příslušného odůvodnění.
Článek 41
Při úhradě v hotovosti má účetní povinnost provést záznam do účtů a informovat o tom pověřeného příkazce. Každá úhrada v hotovosti do pokladny musí být podložena vydáním příjmového dokladu.
Pokud ke dni splatnosti uvedené v dluhopisu nebyla provedena úhrada v hotovosti, účetní o tom informuje pověřeného příkazce a bezodkladně zahájí postup pro vymáhání jakoukoli právní cestou, včetně a případně, kompenzací (zápočtem), a pokud tato není možná, nuceným vymáháním.
Účetní provádí úhradu kompenzací a ve správné výši pohledávek agentury vůči každému dlužníkovi, který sám vlastní jisté, likvidní a vymahatelné pohledávky vůči agentuře.
Článek 42
Prodloužené lhůty pro úhrady může účetní, spolu s pověřeným příkazcem, poskytovat pouze na základě písemné žádosti dlužníka, řádně odůvodněné, a pokud se věřitel zaváže uhradit úroky za celou dobu povolené lhůty, počítáno od prvotního data splatnosti, a pokud dá, za účelem ochrany nároků agentury, finanční záruku kryjící jak dluh, tak úroky z něj.
KAPITOLA 5
Výdajové úkony
Článek 43
Každý výdaj je předmětem závazku, vyúčtování, vydání příkazu k úhradě a úhrady.
Článek 44
Při každém opatření, které může vést k výdajům na náklady rozpočtu, musí pověřený příkazce předem přistoupit k rozpočtovému závazku před tím, než uzavře právní závazek vůči třetí straně.
Jednotlivé právní závazky připadající k jednotlivým nebo provizorním rozpočtovým závazkům jsou uzavírány nejpozději k 31. prosinci roku N. Saldo nekryté právním závazkem těchto rozpočtových závazků je vyplaceno pověřeným příkazcem.
Článek 45
Při přijímání rozpočtového závazku se pověřený příkazce ujistí o přesnosti rozpočtového čerpání, o dostupnosti kreditů a souladu výdaje s platnými ustanoveními, včetně dodržení zásady řádné finanční správy.
Článek 46
Zaúčtování výdaje je úkon, kterým pověřený příkazce ověřuje existenci práva věřitele, podmínky vymahatelnosti pohledávky a stanovuje nebo ověřuje skutečnost a výši pohledávky. Každé zaúčtování výdaje se zakládá na dokladech, které potvrzují nároky věřitele.
Rozhodnutí o zaúčtování se vyjadřuje podpisem pověřeného příkazce na „poukazu k úhradě“. V nevýpočetních systémech se „poukaz k úhradě“ vyjadřuje razítkem s podpisem pověřeného příkazce. Ve výpočetních systémech je „poukaz k úhradě“ vyjádřen ověřením na základě osobního hesla pověřeného příkazce.
Článek 47
Poukazování výdajů je úkon, kterým pověřený příkazce dává účetnímu vydáním příkazu k úhradě pokyn k zaplacení výdaje, který byl zaúčtován. Příkaz k úhradě je datován a podepsán kompetentním příkazcem, a případně doložen osvědčením dokládajícím zapsání majetku do inventáře, jak uvádí článek 64.
Úhrada výdajů je prováděna účetním v rámci dostupných fondů.
Článek 48
Úkony zaúčtování, přikázání úhrady a úhrada výdajů musí být provedeny v termínech a dle ustanovení obecného ustanovení financování a dle jeho způsobů provádění.
KAPITOLA 6
Interní auditor
Článek 49
Funkci interního auditora ve výkonných agenturách provádí interní auditor Komise.
Interní auditor Komise uplatňuje vůči výkonným agenturám stejné kompetence, které mu jsou přiděleny vůči službám Komise v souladu s články 85 a 86 obecného nařízení financování. Podává zprávu správnímu výboru a řediteli o svých nálezech a doporučeních. Tito pak zajistí dodržení doporučení, která vyplynula z auditu, a informují o tom Komisi. Interní auditor předkládá agentuře roční zprávu uvádějící počet a typ provedených auditů, vyplývajících doporučení a naplnění těchto doporučení a informuje Komisi.
Odpovědnost interního auditora při provádění jeho funkcí je stanovena dle článku 87 obecného nařízení financování.
Agentura předkládá každoročně autoritě pro zproštění odpovědnosti a Komisi zprávu, kterou vypracuje ředitel agentury, shrnující počet a typ interních auditů, které interní auditor provedl, stanovená doporučení a naplnění těchto doporučení.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
Článek 50
1. Co se týká zadávání veřejných zakázek v rámci fungování agentury, platí ustanovení obecného financování a nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002.
2. Výkonné agentury mohou požádat o zapojení, jako vydražitel, do zadávání zakázek Komise nebo zakázek mezi institucemi.
3. Na rozdíl od odstavce 1 se pro dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění prací, které mají zajišťovat Komise nebo meziinstituční úřady, výkonné agentury přednostně obrátí na ně, než přistoupí k zadávání zakázky.
HLAVA VI
VYÚČTOVÁNÍ A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Vyúčtování
Článek 51
Účty agentury zahrnují finanční stavy a stavy provádění rozpočtu. Doplňuje je zpráva o rozpočtové a finanční správě za rozpočtový rok.
Článek 52
Účty musí být podle pravidel, upřímné a úplné a předkládat věrný obraz:
a)
z hlediska finančního stavu, aktiv a pasiv, přírůstků, práv a povinností nepřevzatých z aktiv a pasiv a také tok hotovosti;
b)
z hlediska stavu provádění rozpočtu, položky provádění rozpočtu v příjmech a výdajích.
Článek 53
Finanční stavy jsou vypracovány na základě účetních zásad obecně přijatých, jak je upřesněno v nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002, a to návaznosti činností, obezřetnosti, trvání účetních metod, srovnatelnosti informací, reálnosti, kompenzace, přednosti podstaty před formou, časovém rozlišení.
Článek 54
Dle zásad účetnictví časového rozlišení, uvádí finanční stavy přírůstky narůstající během rozpočtového roku, bez ohledu na datum platby nebo inkasa.
Hodnota položek aktiv a pasiv je dána v závislosti na pravidlech ohodnocení stanovených účetními metodami uvedenými v článku 59.
Článek 55
Finanční stavy jsou vyjádřeny v eurech a zahrnují:
a)
uzávěrku a ekonomickou výsledovku, které vykazují majetkovou i finanční situaci a také ekonomický výsledek k 31. prosinci uplynulého rozpočtového roku; jsou vyhotoveny dle struktury zadané nařízením Rady týkající se ročních účtů některých forem společností, beroucí ohled na speciální povahu činnosti agentur;
b)
tabulku toku hotovosti vykazující výdaje a příjmy pokladny za rozpočtový rok a konečný stav pokladny;
c)
stav změn vlastního základního kapitálu vykazující podrobně růsty a poklesy, vzniklé během rozpočtového roku, každé z položek kapitálového účtu.
Příloha k těmto finančním stavům doplňuje a komentuje předložené informace a podává všechny doplňující informace, které účetní praxe vyžaduje na mezinárodní úrovni, pokud tyto informace jsou náležité ve vztahu s činností agentury.
Článek 56
Stavy o provádění rozpočtu jsou vykázány v eurech. Zahrnují:
a)
výsledovku provádění rozpočtu, která shrnuje všechny příjmové a výdajové rozpočtové úkony za rozpočtový rok; předkládá se ve stejné struktuře jako sám rozpočet;
b)
přílohu k výsledovce provádění rozpočtu, která doplňuje a komentuje informace v ní podané.
Článek 57
Účty agentury jsou konsolidovány s účty Komise dle postupu uvedeného v článku 14 nařízení (ES) č. 58/2003 a dle následujících ustanovení:
a)
Správní výbor sdělí, nejpozději 1. března následujícího po uzavřeném rozpočtovém roce, provizorní účty doplněné zprávou o rozpočtové a finanční správě za rozpočtový rok účetnímu Komise a Účetním dvoru.
b)
Správní výbor schvaluje na základě projektu, který vyhotoví ředitel, definitivní účty agentury a předá je nejpozději 1. července po ukončeném rozpočtovém roce účetnímu Komise a Účetnímu dvoru a také Evropskému parlamentu a Radě.
c)
Konečné účty agentury, konsolidované s účty Komise, jsou zveřejněny v Úředním věstníku Evropské unie k 31. říjnu po ukončeném rozpočtovém roce.
d)
Ředitel zasílá Účetnímu dvoru odpověď na případné výtky, které soud uvedl v rámci zprávy uvedené v čl. 14 odst. 3 nařízení (ES) č. 58/2003, nejpozději do 30. září.
KAPITOLA 2
Účetnictví
Článek 58
1. Účetnictví agentury je organizační systém finančních a rozpočtových informací, který umožňuje vzít, třídit a zaznamenat číselné údaje.
Účetnictví se skládá z obecného účetnictví a rozpočtového účetnictví. Tato účetnictví se vedou na civilní rok v eurech.
Údaje obecného a rozpočtového účetnictví se uzavírají k ukončení rozpočtového roku pro zavedení účtů uvedených v kapitole 1.
2. Odstavec 1 není překážkou, aby příkazce vedl analytické účetnictví.
Článek 59
Účetní pravidla a metody stejně jako vyrovnaný účetní plán, který agentura má použít, vypracovává účetní Komise v analogii s článkem 133 obecného nařízení financování.
Článek 60
Obecné účetnictví uvádí v chronologickém sledu, dle metody podvojného účetnictví, události a úkony, které mají vliv na ekonomickou, finanční a majetkovou situaci agentury.
Článek 61
Různé pohyby na účtech a také jejich salda se zapisují do účetních knih.
Každý účetní záznam, včetně účetních oprav, se zakládá na podkladech, na které se také odkazuje. Účetní systém musí umožňovat vyhledat všechny účetní záznamy.
Článek 62
Po uzavření rozpočtového roku a do data konečného vyúčtování účtů přistoupí účetní agentury k úpravám, které, aniž by vedly k výdaji nebo příjmu v tomto rozpočtovém roce, jsou nutné pro řádnou, věrnou a upřímnou prezentaci účtů.
Článek 63
Rozpočtové účetnictví umožňuje sledovat podrobně provádění rozpočtu. Rozpočtové účetnictví zaznamenává všechny úkony k provádění rozpočtu z hlediska příjmů a výdajů uvedených v hlavě IV.
Článek 64
Účetní agentury vede, co se týká počtu a hodnoty, v souladu s modelem stanoveným účetním Komise, inventury veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku, který tvoří majetek agentury. Účetní agentury ověřuji shodu mezi účetními záznamy inventáře a skutečností.
Prodej movitých věcí se provádí příslušnou inzercí.
HLAVA VII
EXTERNÍ KONTROLA A ZPROŠTĚNÍ ODPOVĚDNOSTI
Článek 65
Účetní dvůr zajišťuje kontrolu účtů agentury v souladu s článkem 248 Smlouvy o ES.
Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 139 až 144 obecného nařízení o financování.
Správní výbor předává Účetnímu dvoru definitivně stanovený rozpočet. Informuje Účetní dvůr v co nejkratších lhůtách o všech svých rozhodnutích a všech úkonech, které provedl při výkonu dle článků 15, 18, 26 a 31.
Článek 66
Evropský parlament na doporučení Rady, která rozhoduje kvalifikovanou většinou, dává zproštění odpovědnosti řediteli za provádění provozního rozpočtu za rozpočtový rok N nejpozději 29. dubna roku N + 2.
Rozhodnutí o zproštění odpovědnosti se zakládá na celkových účtech příjmů a výdajů agentury, stejně jako na saldu, které z nich vyplývá, a na aktivech a pasivech agentury uvedených ve finanční bilanci. Toto zproštění je udělováno současně se zproštěním týkajícím se provádění obecného rozpočtu Evropské unie.
Vzhledem k udělování zproštění odpovědnosti prověřuje Evropský parlament po Radě účty, finanční stavy a stavy provádění rozpočtu agentury. Také prověřuje zprávu Účetního dvora uvedenou v čl. 14 odst. 3 nařízení (ES) č. 58/2003 doplněnou odpověďmi ředitele.
Ředitel poskytne Evropskému parlamentu na základě písemné žádosti stejným způsobem, jako uvádí čl. 146 odst. 3 obecného nařízení o financování, veškeré informace potřebné k řádnému průběhu postupu zprošťování odpovědnosti pro daný rozpočtový rok.
Článek 67
Ředitel a Komise provedou vše pro vyhovění výtkám, které doplňují rozhodnutí o zproštění odpovědnosti Evropského parlamentu, stejně jako komentářům, které doprovází zproštění, které vydala Rada.
Na požádání Evropského parlamentu nebo Rady podá ředitel zprávu o opatřeních provedených na základě těchto výtek a komentářů. Po předcházejícím zaslání Komisi zasílá také kopii Účetnímu dvoru.
HLAVA VIII
PŘECHODNÁ A KONEČNÁ USTANOVENÍ
Článek 68
Lhůty uvedené v článku 57 platí poprvé pro rozpočtový rok 2005.
Pro předcházející rozpočtové roky jsou tyto lhůty stanoveny takto:
a)
15. září pro čl. 57 bod b);
b)
30. listopad pro čl. 57 bod c);
c)
31. říjen pro čl. 57 bod d).
Ustanovení hlavy VI se zavádí postupně v závislosti na technických možnostech z hlediska zavedení jejich úplné platnosti pro rozpočtový rok 2005.
Článek 69
Pro rozpočtové otázky odpovídající jejich příslušným kompetencím jsou Evropský parlament, Rada a Komise oprávněny získat veškeré informace a potřebné odůvodnění.
Článek 70
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátý den od data jeho zveřejnění v Úředním věstníku Evropských společenství.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 21. září 2004.