Nařízení Komise (ES) č. 438/2001
ze dne 2. března 2001,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1260/1999, pokud jde o řídicí a kontrolní systémy pro pomoc poskytovanou ze strukturálních fondů
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1260/1999 ze dne 21. června 1999 o obecných ustanoveních o strukturálních fondech [1], a zejména na čl. 53 odst. 2 uvedeného nařízení,
po konzultaci s výborem zřízeným podle článku 147 Smlouvy,
po konzultaci s Výborem pro zemědělské struktury a rozvoj venkova,
po konzultaci s Výborem pro struktury rybolovu a akvakulturu,
vzhledem k těmto důvodům:
(1) Článek 38 nařízení (ES) č. 1260/1999 požaduje, aby členské státy přijaly řadu opatření, která zajistí, že prostředky Společenství jsou využívány účinně a správně a podle zásad řádného finančního řízení.
(2) Za tímto účelem musí členské státy vydat náležité pokyny pro organizaci odpovídajících činností řídících a platebních orgánů v souladu s články 32 a 34 nařízení (ES) č. 1260/1999.
(3) Článek 38 nařízení (ES) č. 1260/1999 požaduje, aby členské státy spolupracovaly s Komisí při zajištění řádného fungování svých řídicích a kontrolních systémů a poskytovaly jí veškerou pomoc nutnou pro provádění kontrol, včetně kontrol výběrových souborů.
(4) K zajištění jednotné úrovně potvrzování výdajů, u nichž se žádá o platby z fondů podle čl. 32 odst. 3 a 4 nařízení (ES) č. 1260/1999, by měl být stanoven obsah těchto potvrzení a blíže vymezena povaha a kvalita informací, ze kterých vycházejí.
(5) Aby mohla Komise provádět kontroly uvedené v čl. 38 odst. 2 nařízení (ES) č. 1260/1999, měly by jí členské státy na požádání poskytovat údaje, které jsou řídící orgány povinny uchovávat pro plnění řídicích, monitorovacích a hodnotících požadavků uvedeného nařízení. Měl by být stanoven obsah těchto údajů a formát a způsob přenosu počítačových souborů v případech, kdy se údaje předávají v elektronické podobě, v souladu s čl. 18 odst. 3 písm. e) uvedeného nařízení. Komise by měla zajistit důvěrné a bezpečné uchovávání počítačově zpracovaných a jiných údajů.
(6) Nařízení Komise (ES) č. 2064/97 ze dne 15. října 1997, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 4253/88, pokud jde o finanční kontrolu prováděnou členskými státy u akcí spolufinancovaných strukturálními fondy [2], ve znění nařízení (ES) č. 2406/98 [3], by mělo být nahrazeno. Nařízení (ES) č. 2064/97 by se však mělo i nadále uplatňovat na pomoc poskytnutou v programovém období 1994 až 1999 v souladu s nařízením Rady (EHS) č. 2052/88 [4], naposledy pozměněným nařízením (ES) č. 3193/94 [5].
(7) Tímto nařízením by neměl být dotčen článek 22 nařízení Rady (ES) č. 659/1999 ze dne 22. března 1999, kterým se stanoví prováděcí pravidla k článku 93 Smlouvy o ES [6], o kontrolách na místě v oblasti státní podpory.
(8) Tímto nařízením by nemělo být dotčeno nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným porušením předpisů [7].
(9) Nařízení Komise (ES) č. 1681/94 ze dne 11. července 1994 o nesrovnalostech a navrácení neoprávněně vyplacených částek v souvislosti s financováním strukturálních politik a organizaci informačního systému v této oblasti [8] se vztahuje na pomoc poskytovanou podle nařízení (ES) č. 1260/1999 na základě čl. 54 druhého pododstavce a čl. 38 odst. 1 písm. e) uvedeného nařízení.
(10) Toto nařízení by se mělo uplatňovat v souladu se zásadou subsidiarity zmíněnou v čl. 8 odst. 3 nařízení (ES) č. 1260/1999 a aniž jsou dotčeny institucionální, právní a finanční systémy dotyčného členského státu, jak to stanoví čl. 34 odst. 1 poslední pododstavec uvedeného nařízení.
(11) Opatření tohoto nařízení jsou v souladu se stanoviskem Výboru pro rozvoj a přeměnu regionů,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
Oblast působnosti
Článek 1
Toto nařízení stanoví prováděcí pravidla k nařízení (ES) č. 1260/1999, pokud jde o řídicí a kontrolní systémy pro pomoc poskytovanou ze strukturálních fondů, kterou spravují členské státy.
KAPITOLA II
Řídicí a kontrolní systémy
Článek 2
1. Každý členský stát zajistí, že řídící a platební orgány a zprostředkující subjekty obdrží náležité pokyny pro řídicí a kontrolní systémy nezbytné k zajištění řádného finančního řízení strukturálních fondů v souladu s obecně uznávanými zásadami a normami, a zejména k poskytnutí dostatečné záruky správnosti, řádnosti a způsobilosti žádostí o pomoc Společenství.
2. Pro účely tohoto nařízení se "zprostředkujícími subjekty" rozumějí veškeré veřejné nebo soukromé subjekty či služby, za jejichž jednání odpovídají řídící nebo platební orgány nebo které vykonávají jejich jménem úkoly týkající se konečných příjemců nebo subjektů či podniků, které uskutečňují akce.
Článek 3
Řídicí a kontrolní systémy řídících a platebních orgánů a zprostředkujících subjektů stanoví při dodržení zásady proporcionality vzhledem k objemu spravované pomoci
a) jednoznačnou definici, jasné rozdělení úkolů a oddělení funkcí v dotyčné organizaci, které je dostatečné pro zajištění řádného finančního řízení;
b) účinné systémy, které zajistí, že jsou úkoly vykonávány uspokojivě;
c) v případě zprostředkujících subjektů podávání zpráv příslušnému orgánu o plnění úkolů a použitých prostředcích.
Článek 4
Řídicí a kontrolní systémy zahrnují postupy pro ověření, že spolufinancované výrobky a služby byly dodány a že uplatňované výdaje byly skutečně vynaloženy, a pro zajištění souladu s podmínkami odpovídajícího rozhodnutí Komise podle článku 28 nařízení (ES) č. 1260/1999 a se souvisejícími vnitrostátními pravidly a pravidly Společenství, zejména pokud jde o způsobilost výdajů pro podporu ze strukturálních fondů v rámci dotyčné pomoci, o zadávání veřejných zakázek, o státní podporu (včetně pravidel o kombinaci podpor), o ochranu životního prostředí a o rovnost příležitostí.
Tyto postupy vyžadují, aby se zaznamenávala ověření jednotlivých akcí na místě. Záznamy musí uvádět provedenou práci, výsledky ověření a opatření přijatá v souvislosti se zjištěnými nedostatky. Není-li fyzické nebo správní ověření vyčerpávající, nýbrž se provádí pouze na základě výběrového souboru akcí, označí záznamy vybrané akce a popíší výběrovou metodu.
Článek 5
1. Členské státy informují Komisi u každé pomoci do tří měsíců od jejího schválení nebo od vstupu tohoto nařízení v platnost, podle toho, co nastane později, o organizaci řídících a platebních orgánů a zprostředkujících subjektů, o řídicích a kontrolních systémech zavedených v těchto orgánech a subjektech a jejich zlepšeních plánovaných podle pokynů uvedených v čl. 2 odst. 1.
2. Sdělení obsahuje pro každý řídící a platební orgán a zprostředkující subjekt
a) pravomoci, které jim jsou svěřeny;
b) rozdělení funkcí v rámci jednotlivých útvarů nebo mezi nimi, včetně rozdělení mezi řídící a platební orgán v případech, kdy náleží k témuž subjektu;
c) postupy pro přijímání, ověřování a potvrzování žádostí o úhradu výdajů a pro schvalování, provádění a účtování plateb příjemcům;
d) ustanovení pro audit řídicích a kontrolních systémů.
3. Pokud se pro více pomocí používá společný systém, může být sdělen popis tohoto společného systému.
Článek 6
Komise se ve spolupráci s členským státem ujistí, že řídicí a kontrolní systémy předložené podle článku 5 splňují normy požadované nařízením (ES) č. 1260/1999 a tímto nařízením, a oznámí případné překážky, které tyto systémy představují pro průhlednost kontrol činnosti fondů a pro plnění povinností Komise podle článku 274 Smlouvy. Pravidelně se provádí přezkum činnosti těchto systémů.
Článek 7
1. Řídicí a kontrolní systémy členských států musí poskytovat dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky.
2. Pomůcka pro audit se zaměřením na finanční toky se považuje za dostatečnou, jestliže umožňuje
a) uvedení potvrzení souhrnných částek oznámených Komisi do souladu s jednotlivými prohlášeními o výdajích a podklady uchovávanými na různých správních úrovních a u konečných příjemců, včetně subjektů nebo podniků, které se účastní uskutečňování akcí, pokud nejsou konečnými příjemci finančních prostředků, a
b) ověření rozdělení a převodu prostředků poskytnutých Společenstvím a členským státem.
Orientační popis požadavků na údaje pro dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky je uveden v příloze I.
3. Řídící orgán se ujistí, že
a) existují postupy, které zajistí, že doklady vztahující se ke konkrétním výdajům a platbám provedeným v rámci dané pomoci a vyžadované pro dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky jsou uchovávány v souladu s požadavky čl. 38 odst. 6 nařízení (ES) č. 1260/1999 a přílohy I tohoto nařízení;
b) je zaznamenán subjekt, který tyto doklady uchovává, a jeho umístění;
c) tyto doklady jsou dostupné pro inspekci prováděnou osobami nebo subjekty, které jsou obvykle pověřeny inspekcí takových dokladů.
Osobami a subjekty jsou
i) zaměstnanci řídícího a platebního orgánu a zprostředkujících subjektů, kteří vyřizují žádosti o platby;
ii) organizace provádějící audit řídicích a kontrolních systémů;
iii) osoba nebo útvar platebního orgánu příslušný pro potvrzování žádostí o průběžnou a konečnou platbu podle čl. 32 odst. 3 a 4 nařízení (ES) č. 1260/1999 a osoba nebo útvar, které vydávají prohlášení podle čl. 38 odst. 1 písm. f);
iv) pověření úředníci vnitrostátních kontrolních orgánů a Společenství.
Tyto osoby mohou požadovat, aby jim byly poskytnuty výpisy nebo kopie dokladů nebo účetních záznamů uvedených v tomto odstavci.
Článek 8
Řídící nebo platební orgán vede účet částek, které mají být získány zpět z již uskutečněných plateb příspěvku Společenství, a zajistí, aby byly tyto částky získány zpět bez zbytečného prodlení. Po jejich získání zpět vrátí platební orgán tyto neoprávněné platby spolu s úrokem z prodlení tak, že odečte tyto částky od svého příštího prohlášení o výdajích a žádosti o platbu zasílané Komisi nebo, pokud to není dostatečné, provede platbu ve prospěch Společenství. Platební orgán zasílá Komisi jednou za rok v příloze ke své zprávě za čtvrté čtvrtletí o zpět získaných částkách předkládané podle nařízení (ES) č. 1681/94 přehled částek, které jsou získány zpět k danému dni, rozdělených podle roku zahájení řízení k jejich zpětnému získání.
KAPITOLA III
Potvrzování výdajů
Článek 9
1. Potvrzení prohlášení o průběžných a konečných výdajích uvedená v čl. 32 odst. 3 a 4 nařízení (ES) č. 1260/1999 vyhotovuje v podobě stanovené v příloze II tohoto nařízení osoba nebo útvar platebního orgánu, jejichž funkce je nezávislá na jakýchkoli složkách, které nařizují platby.
2. Platební orgán se před potvrzením prohlášení o výdajích ujistí, že jsou splněny tyto podmínky:
a) řídící orgán a zprostředkující subjekty splnily požadavky nařízení (ES) č. 1260/1999, a zejména čl. 38 odst. 1 písm. c) a e) a čl. 32 odst. 3 a 4, a dodržely podmínky rozhodnutí Komise podle článku 28 uvedeného nařízení;
b) prohlášení o výdajích obsahuje pouze výdaje,
i) které byly skutečně vynaloženy během období způsobilosti stanoveného v rozhodnutí, mají podobu výdajů konečných příjemců ve smyslu odstavců 1.2, 1.3 a 2 pravidla č. 1 přílohy nařízení Komise (ES) č. 1685/2000 [9], a lze je doložit potvrzenými fakturami nebo jinými účetními doklady stejné důkazní hodnoty;
ii) které vznikly při akcích, jež byly vybrány pro financování v rámci konkrétního programu pomoci v souladu s jeho kritérii výběru a postupy a které po celou dobu, kdy výdaje vznikaly, podléhaly pravidlům Společenství, a
iii) vynaložené na opatření, pro která byla veškerá případná státní podpora formálně schválena Komisí.
3. Aby bylo vždy možné před předložením prohlášení o výdajích Komisi posoudit dostatečnost kontrolních systémů a pomůcky pro audit se zaměřením na finanční toky, zajistí řídící orgán, že platební orgán je informován o postupech prováděných řídícím orgánem a zprostředkujícími subjekty s cílem
a) ověřit, že spolufinancované výrobky a služby byly dodány a že požadované výdaje byly skutečně vynaloženy;
b) zajistit soulad s odpovídajícími pravidly a
c) zachovat pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky.
4. V případech, kdy řídící a platební orgán náleží k témuž subjektu, musí tento subjekt zajistit, že jsou uplatňovány postupy, které poskytují rovnocennou úroveň kontroly jako postupy, které jsou stanoveny v odstavcích 2 a 3.
KAPITOLA IV
Kontroly výběrového souboru akcí
Článek 10
1. Členské státy pořádají kontroly akcí na základě vhodného výběrového souboru, pomocí nichž se má zejména
a) ověřit účinnost zavedených řídicích a kontrolních systémů;
b) výběrovým způsobem na základě analýzy rizik ověřit prohlášení o výdajích připravená na různých úrovních.
2. Kontroly prováděné před ukončením každé pomoci se týkají alespoň 5 % celkových způsobilých výdajů a musí být založeny na reprezentativním výběrovém souboru schválených akcí, přičemž musí brát v úvahu požadavky odstavce 3. Členské státy usilují o rovnoměrné rozložení kontrol na celé dotyčné období. Zajistí přiměřené oddělení úkolů takové kontroly a postupů pro provádění nebo platby akcí.
3. Při výběru výběrového souboru kontrolovaných akcí se berou v úvahu
a) potřeba kontrolovat vhodnou kombinaci druhů a velikostí akcí;
b) případné rizikové faktory zjištěné vnitrostátními kontrolami nebo kontrolami Společenství;
c) soustředění akcí u některých zprostředkujících subjektů nebo konečných příjemců, tak aby u hlavních zprostředkujících subjektů a konečných příjemců byla provedena alespoň jedna kontrola před ukončením každé pomoci.
Článek 11
Členské státy kontrolami ověřují
a) praktické uplatňování a účinnost řídicích a kontrolních systémů;
b) u dostatečného množství účetních záznamů soulad těchto záznamů s podklady uchovávanými u zprostředkujících subjektů, u konečných příjemců a u dalších subjektů nebo podniků, které akce provádějí;
c) existenci dostatečné pomůcky pro audit se zaměřením na finanční toky;
d) u dostatečného počtu výdajových položek, že povaha a čas dotyčného výdaje vyhovují požadavkům Společenství a vztahují se ke schváleným nákladům akce a ke skutečně provedeným pracím;
e) že využití nebo zamýšlené využití akce je v souladu s popisem využití uvedeným v žádosti o spolufinancování Společenství;
f) že finanční příspěvky Společenství nepřekračují meze stanovené článkem 29 nařízení (ES) č. 1260/1999 nebo jakýmikoli dalšími použitelnými předpisy Společenství a proplácejí se konečným příjemcům bez jakýchkoli srážek nebo neodůvodněných zpoždění;
g) že bylo skutečně poskytnuto vhodné vnitrostátní spolufinancování a
h) že spolufinancované akce jsou uskutečňovány v souladu s pravidly a politikami Společenství podle článku 12 nařízení (ES) č. 1260/1999.
Článek 12
Kontroly musí stanovit, zdali jsou zjištěné obtíže systémové povahy, a představují tak riziko pro další akce prováděné stejným konečným příjemcem nebo spravované stejným zprostředkujícím subjektem. Musí rovněž označit příčiny těchto situací, případnou potřebu dalšího přezkoumání a nezbytná nápravná a preventivní opatření.
Článek 13
Členské státy zpraví Komisi do 30. června každého roku a poprvé do 30. června 2001 o uplatňování článků 10 až 12 v předchozím kalendářním roce, a dále případně poskytnou nezbytná doplnění nebo aktualizaci popisu svých řídicích a kontrolních systémů, o nichž informují podle článku 5.
Článek 14
Tato kapitola se použije obdobně na částky, jež mají být navráceny, uvedené v článku 8.
KAPITOLA V
Prohlášení při ukončení pomoci
Článek 15
Osoba nebo útvar pověřený vydáváním prohlášení při ukončení pomoci ve smyslu čl. 38 odst. 1 písm. f) nařízení (ES) č. 1260/1999 musí být funkčně nezávislé
a) na určeném řídícím orgánu;
b) na osobě nebo útvaru platebního orgánu příslušném k vystavování potvrzení podle čl. 9 odst. 1;
c) na zprostředkujícím subjektu.
Svá šetření provádí v souladu s mezinárodně uznávanými normami pro provádění auditu. Řídící a platební orgány a zprostředkující subjekty jim poskytnou veškeré požadované informace a umožní jim přístup k záznamům a podkladům nezbytným pro vystavení prohlášení.
Článek 16
Prohlášení vycházejí z posouzení řídicích a kontrolních systémů, z výsledků již provedených kontrol a případně též z další kontroly výběrového souboru transakcí. Osoba nebo útvar vystavující prohlášení provedou veškerá nezbytná šetření, aby získaly přiměřenou záruku, že potvrzené prohlášení o výdajích je správné a že související transakce jsou zákonné a řádné.
Prohlášení se vystavuje podle ukázkového vzoru uvedeného v příloze III a musí být doplněno zprávou, která obsahuje všechny relevantní údaje, ze kterých prohlášení vychází, včetně shrnutí zjištění všech kontrol provedených vnitrostátními subjekty a subjekty Společenství, ke kterým měla osoba nebo útvar vystavující prohlášení přístup.
Článek 17
Není-li s ohledem na značné nedostatky řídicího či kontrolního systému nebo vysokou četnost zjištěných nesrovnalostí možné vyjádřit celkově kladné ujištění o platnosti žádosti o vyplacení konečného zůstatku a konečného potvrzení výdajů, odkáže prohlášení na tyto okolnosti a odhadne rozsah obtíže a její finanční dopad.
Komise může v takovém případě požádat o provedení další kontroly s cílem zjištění a nápravy nesrovnalostí ve stanovené lhůtě.
KAPITOLA VI
Forma a obsah účetních údajů, které musí být uchovávány a na vyžádání zpřístupněny Komisi
Článek 18
1. Účetní záznamy k akcím uvedené v příloze I se pokud možno uchovávají v elektronické podobě. Tyto záznamy se poskytují Komisi na základě její zvláštní žádosti pro účely provádění kontrol dokumentace a kontrol na místě, aniž je dotčena povinnost sdělovat aktualizace finančních plánů podle čl. 18 odst. 3 písm. c) nařízení (ES) č. 1260/1999 a finanční údaje podle článku 32 uvedeného nařízení.
2. Komise se s každým členským státem dohodne na obsahu elektronických záznamů, které jí mají být poskytnuty podle odstavce 1, způsobu, jakým jí budou předány, a délce období požadovaného k vytvoření nezbytných počítačových systémů, přičemž bere v úvahu dohodu zmíněnou v čl. 18 odst. 3 písm. e) nařízení (ES) č. 1260/1999. Rozsah údajů, které mohou být požadovány, a upřednostňované technické specifikace přenosu elektronických souborů Komisi jsou uvedeny v přílohách IV a V.
3. Členské státy poskytnou Komisi na její písemnou žádost záznamy uvedené v odstavci 1 do deseti pracovních dnů ode dne obdržení žádosti. Komise a členský stát se mohou dohodnout na jiné lhůtě, zejména v případě, kdy tyto záznamy nejsou k dispozici v elektronické podobě.
4. Komise zajistí, aby údaje předané členským státem nebo získané v průběhu kontrol na místě byly uchovávány důvěrně a bezpečně v souladu s článkem 287 Smlouvy a s pravidly Společenství pro využívání informací a přístup k nim.
5. Úředníci Komise mají v mezích platných vnitrostátních právních předpisů přístup ke všem dokladům připraveným buď pro kontroly prováděné podle tohoto nařízení, nebo po těchto kontrolách, a k uchovávaným údajům, včetně údajů uložených v elektronických systémech.
KAPITOLA VII
Obecná a závěrečná ustanovení
Článek 19
V případě pomoci, jejíž příjemci jsou usazeni ve více než jednom členském státě, se dotyčné členské státy navzájem dohodnou na nutných společných opatřeních pro zajištění řádného finančního řízení, přičemž berou v úvahu vnitrostátní právní předpisy, a informují Komisi o dohodnutých opatřeních. Komise a dotyčné členské státy si navzájem poskytují veškerou nutnou správní pomoc.
Článek 20
Tímto nařízením není dotčena povinnost členských států vyplývající z nařízení (ES) č. 1260/1999 poskytovat Komisi dostatečné informace pro hodnocení plánů, včetně informací o opatření přijatých pro provádění čl. 34 odst. 1 uvedeného nařízení, ani právo Komise požadovat před přijetím rozhodnutí podle článku 28 uvedeného nařízení další informace.
Článek 21
Nic v tomto nařízení nebrání členským státům uplatňovat vnitrostátní pravidla, která jsou přísnější než pravidla uvedená v tomto nařízení.
Článek 22
Zrušuje se nařízení (ES) č. 2064/97.
Uvedené nařízení se však nadále uplatňuje na pomoc poskytnutou v programovém období 1994-1999 na základě nařízení (EHS) č. 2052/88.
Článek 23
Toto nařízení vstupuje v platnost sedmým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropských společenství.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 2. března 2001.