Nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 354/83
ze dne 1. února 1983
o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti
RADA EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského hospodářského společenství, a zejména na článek 235 této smlouvy,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii a zejména článek 203 této smlouvy,
s ohledem na návrh Komise [1],
s ohledem na stanovisko Evropského parlamentu [2],
vzhledem k tomu, že při provádění svých úkolů shromáždily orgány Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii velkou sbírku archivů; že tyto archivy tvoří vlastnictví těchto Společenství, z nichž každé má svou právní subjektivitu;
vzhledem k tomu, že je běžnou praxí v členských státech i v mezinárodních organizacích po několika letech zpřístupňovat archivy veřejnosti; že by měla být stanovena společná pravidla o otevření historických archivů Evropských společenství veřejnosti;
vzhledem k tomu, že některé z dokumentů a záznamů orgánů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii se fyzicky nacházejí v archivech členských států; že členské státy používají rozdílná pravidla, kdy a za jakých podmínek mohou být jejich archivy zpřístupněny veřejnosti; že by mělo být zabráněno tomu, aby dokumenty a záznamy orgánů Společenství klasifikované jako utajené byly zveřejněny prostřednictvím vnitrostátních archivů za méně přísných podmínek, než jsou ty, které stanoví toto nařízení;
vzhledem k tomu, že zpracování a kritická analýza archivů Společenství nemá smysl pouze pro historické zkoumání obecně, ale může současně usnadnit činnost subjektů zapojených do záležitostí Společenství a tím přispět k lepšímu dosažení všech cílů Společenství;
vzhledem k tomu, že Smlouvy nestanovily pro přijetí společných pravidel upravujících tuto otázku žádné konkrétní pravomoci;
vzhledem k tomu, že je třeba stanovit pouze některé základní zásady, přičemž přijetí potřebných pravidel pro provádění těchto zásad na vnitřní úrovni je věcí jednotlivých orgánů Společenství,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
1. Orgány Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen "orgány") zřídí historické archivy a otevřou je pro veřejnost za podmínek stanovených tímto nařízením po uplynutí lhůty 30 let ode dne vytvoření dokumentu nebo záznamu. Pro účely tohoto nařízení jsou Hospodářský a sociální výbor a Účetní dvůr brány stejně jako orgány uvedené v čl. 4 odst. 1 Smlouvy o založení Evropského hospodářského společenství a čl. 3 odst. 1 Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii.
2. Pro účely tohoto nařízení se rozumí:
a) "archivy Společenství" všechny dokumenty a záznamy jakéhokoliv typu a formy, na jakémkoliv nosiči, které byly vytvořeny některým orgánem nebo jeho zástupci nebo zaměstnanci při výkonu svých povinností, které se týkají činnosti Evropského hospodářského společenství a/nebo Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen "Evropská společenství") nebo které tento orgán nebo jeho zástupci nebo zaměstnanci obdrželi;
b) "historickými archivy" ta část archivů Společenství, která byla vybrána za podmínek stanovených v článku 7 tohoto nařízení k trvalému zachování.
3. Všechny dokumenty a záznamy, které byly volně přístupné před uplynutím lhůty stanovené v odstavci 1, zůstávají přístupné veřejnosti bez omezení.
4. Po uplynutí lhůty 30 let stanovené v odstavci 1 bude přístup k historickým archivům umožněn kterékoliv osobě, která o to požádá a bude souhlasit s dodržováním vnitřních pravidel stanovených pro tyto účely každým orgánem.
5. Historické archivy budou přístupné ve formě kopií. Orgány však mohou zpřístupnit originály dokumentů nebo záznamů, pokud o to projeví uživatel zvláštní a řádně odůvodněný zájem.
Článek 2
Toto nařízení se nevztahuje na osobní spisy zaměstnanců Evropských společenství nebo na dokumenty a záznamy obsahující informace o soukromém nebo profesním životě jednotlivých osob.
Článek 3
1. Veřejnost nemá mít přístup k:
a) dokumentům a záznamům, které byly klasifikovány podle článku 10 nařízení Rady č. 3 ze dne 31. července 1958, kterým se provádí článek 24 Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii [3], a nebyly odtajněny;
b) smlouvám předloženým Zásobovací agentuře Euratomu nebo smlouvám jí uzavřeným podle kapitoly VI. Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii;
c) dokumentům a záznamům případů předložených k rozhodnutí Soudnímu dvoru Evropských společenství.
2. Veřejnost nemá přístup k dokumentům a záznamům, které jsou v souladu s pravidly a s praxí jednotlivých orgánů klasifikovány jako důvěrné nebo vyšším stupněm, pokud nebyly odtajněny podle článku 5.
Článek 4
1. Dokumenty a záznamy, které jsou předmětem služebního nebo obchodního tajemství v době, kdy se o nich orgán dozví, nebudou po uplynutí 30leté lhůty zveřejněny, pokud orgán, který se o dokumentu nebo záznamu dozvěděl, předem neinformoval příslušnou osobu nebo podnik o svém úmyslu zveřejnit je a dotyčná osoba nebo podnik nevznesly námitku během lhůty, která musí být stanovena v prováděcích pravidlech podle článku 9.
2. Odstavec 1 se vztahuje také na dokumenty a záznamy vypracované některým orgánem a obsahující informace, které jsou předmětem služebního nebo obchodního tajemství.
Článek 5
1. V zájmu zachování lhůty 30 let stanovené v čl. 1 odst. 1 přezkoumá každý orgán v přiměřené době a nejpozději 25. rok po dni vytvoření dokumentu nebo záznamu všechny dokumenty a záznamy klasifikované jako důvěrné nebo vyššího stupně za účelem rozhodnutí, zda je odtajnit či nikoliv. Dokumenty a záznamy neodtajněné při tomto prvním přezkoumání se pravidelně znovu zkoumají, a to alespoň každých pět let.
2. Pokud jde o dokumenty a záznamy, které byly získány od členského státu nebo od jiného orgánu, dodržují orgány utajení zavedené tvůrcem. Avšak pro zajištění nejširšího možného přístupu k archivům Společenství se mohou orgány a členské státy dohodnout na postupech odtajnění dokumentů a záznamů podle kritérií přijatých společnou dohodou.
Článek 6
1. Členské státy se zdrží za podmínek méně přísnějších než jsou ty, které stanoví články 1 až 5, zveřejnění dokumentů a záznamů vydávaných orgány a fyzicky se nacházejících v jejich veřejných archivech, které byly označeny jako utajené a nebyly odtajněny.
2. Odstavec 1 se vztahuje také na takové dokumenty a záznamy členských států, které reprodukují plně nebo částečně obsah dokumentů uvedených ve výše uvedeném odstavci.
Článek 7
Každý orgán převede do historických archivů všechny dokumenty a záznamy obsažené v současnosti v jeho archivu nejpozději 15 let ode dne vytvoření. Podle kritérií stanovených každým orgánem podle článku 9 musí existovat počáteční proces roztřídění s cílem oddělení dokumentů a záznamů, které mají být uchovávány, od těch, které nemají správní nebo historickou hodnotu.
Článek 8
1. Každý orgán může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
2. Každý orgán předá na žádost členským státům a jiným orgánům celkovou sadu kopií historických archivů na mikrosnímcích, pokud jsou veřejně přístupné podle tohoto nařízení, pokud dotyčný členský stát není státem, ve kterém má sídlo orgán nebo dotyčné orgány nemají sídlo v tomtéž členském státě.
Článek 9
Každý orgán může na vnitřní úrovni přijmout prováděcí pravidla k tomuto nařízení.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 1. února 1983.