NAŘÍZENÍ KOMISE (ES, EURATOM) č. 1302/2008
ze dne 17. prosince 2008
o ústřední databázi pro vyloučení
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (1), a zejména na článek 95 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 215/2008 ze dne 18. února 2008 o finančním nařízení pro 10. Evropský rozvojový fond (2), a zejména na článek 98 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Komise, která odpovídá za plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a veškerých dalších finančních prostředků spravovaných Společenstvími, má v souladu s pravidly Společenství o ochraně osobních údajů povinnost zřídit a provozovat ústřední databázi s cílem zajistit účinné fungování mechanismu pro vyloučení, jehož úprava vyplývá z finančního nařízení, a chránit finanční zájmy Společenství. Databáze by se měla především týkat plnění veškerých finančních prostředků Společenství, a to nezávisle na případném způsobu řízení.
(2)
Finanční nařízení upravuje povinnosti orgánů, pokud jde o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů třetím stranám v souvislosti s centralizovaným řízením finančních prostředků Společenství. Zejména článek 93 a čl. 114 odst. 3 upravují povinnost vyloučit z účasti na zadávacím řízení nebo na řízení o udělení grantu takové třetí strany, které se nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 93 odst. 1. Článek 94 a čl. 114 odst. 3 zakazují zadat veřejnou zakázku nebo udělit grant třetím stranám, které jsou při řízení o zadání zakázky nebo udělení grantu ve střetu zájmů, nebo poskytly nesprávné informace, které příslušný orgán požaduje jako podmínku pro účast na zadávacím řízení nebo řízení o udělení grantu. Článek 96 a čl. 114 odst. 4 dále umožňují zadavateli uložit třetím stranám správní nebo finanční sankce, zejména formou vyloučení z procesu získávání finančních prostředků Společenství na dobu, kterou příslušný orgán stanoví podle článku 133a nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (3).
(3)
Články 74 a 75 nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 ze dne 23. prosince 2002 o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (4), nařizují, aby tyto subjekty výše uvedená ustanovení uplatňovaly.
(4)
Článek 50 nařízení Komise (ES) č. 1653/2004 ze dne 21. září 2004 o typovém nařízení financování výkonných agentur na základě nařízení Rady (ES) č. 58/2003 stanovující status výkonných agentur pověřených určitými úkoly souvisejícími se správou programů Společenství (5) nařizuje, aby výkonné agentury při plnění svých provozních rozpočtů uplatňovaly výše uvedená ustanovení finančního nařízení.
(5)
Vzhledem k tomu, že výkonné agentury mají z pověření Komise postavení schvalujících osob pro použití provozních prostředků, na které uplatňují finanční nařízení, měly by mít stejný přístup k databázi pro vyloučení jako útvary Komise.
(6)
Je zapotřebí stanovit cíle a účel databáze pro vyloučení, aby bylo možné vymezit využívání údajů.
(7)
Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) by měl mít přístup do databáze při plnění svých úkolů v oblasti právního vyšetřování a při svých zpravodajských činnostech a činnostech souvisejících s předcházením podvodů podle čl. 1 odst. 2 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 ze dne 25. května 1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (6) a nařízení Rady (Euratom) č. 1074/1999 ze dne 25. května 1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (7).
(8)
Účetní Komise by měl zajišťovat správu databáze pro vyloučení a měl by mít právo měnit údaje, které obsahuje. Za žádosti o záznam oznámení o vyloučení do databáze pro vyloučení by měl odpovídat příslušný útvar Komise nebo jiné orgány.
(9)
Pravidla pro přístup do databáze pro vyloučení by měla rozlišovat mezi útvary Komise, výkonnými agenturami a všemi orgány a institucemi Společenství, které využívají účetní systém provozovaný Komisí (dále jen „ABAC“), jenž umožňuje přímý přístup k oznámením, na straně jedné a dalšími institucemi, výkonnými orgány a subjekty, jež tento přístup nemají, na straně druhé. Tyto orgány by proto měly mít přístup do databáze prostřednictvím určených kontaktních míst a výkonné orgány a subjekty prostřednictvím styčných míst.
(10)
Mělo by se umožnit omezení přístupu do databáze pro vyloučení v případech, kdy výkonné orgány nebo subjekty spravují finanční prostředky s velmi omezenou mírou decentralizace, a přístup do databáze je proto nežádoucí, nebo v případech, kdy přístup musí být zakázán z důvodu ochrany údajů.
(11)
Je zapotřebí vymezit úkoly kontaktních a styčných míst tak, aby se jasně definovala jejich odpovědnost.
(12)
Tok údajů by měl být směřován přímo k účetnímu Komise tak, aby se zohlednila skutečnost, že databáze by měla být společná pro všechny orgány.
(13)
Aby byly chráněny finanční zájmy Společenství v období mezi přijetím rozhodnutí o vyloučení podle čl. 93 odst. 1 finančního nařízení v případě konkrétního řízení o zadání veřejné zakázky nebo o udělení grantu a stanovením doby trvání tohoto vyloučení příslušným orgánem, měl by tento orgán mít možnost požádat o prozatímní záznam oznámení o vyloučení.
(14)
Oznámení, která se týkají vyloučení podle čl. 93 odst. 1 písm. a) a d) finančního nařízení, by měla být po pěti letech automaticky vymazána tak, aby se v databázi nevyskytovala neaktuální oznámení, zejména pokud jde o subjekty v likvidaci.
(15)
Vzhledem k tomu, že se vyloučení podle článku 94 finančního nařízení týkají konkrétních řízení o zadání veřejné zakázky nebo o udělení grantu a nikoli obecného případu vyloučení, jak je tomu podle čl. 93 odst. 1, doba platnosti záznamu by měla být omezena a záznam by měl být automaticky vymazán.
(16)
Je zapotřebí jasně vymezit postup pro žádosti, které vycházejí z informací poskytovaných výkonnými orgány nebo subjekty a které se vztahují na všechny způsoby řízení s výjimkou centralizovaného přímého řízení.
(17)
Je zapotřebí jasně stanovit podíl odpovědnosti výkonných orgánů nebo subjektů, pokud jde o oznamování údajů příslušným útvarům Komise, včetně oprav, aktualizace nebo výmazu těchto údajů, a to prostřednictvím styčných bodů na jedné straně a účetního na straně druhé.
(18)
Aby se ve všech případech, kdy výkonný orgán nebo subjekt nestanoví dobu trvání vyloučení podle čl. 133a odst. 1 prováděcích pravidel, vymezila jasná pravidla, je zapotřebí uvést, že rozhodnutí o době trvání vyloučení by měl připravit příslušný útvar Komise a Komise by jej měla schválit.
(19)
Tok informací mezi oprávněnými uživateli databáze pro vyloučení by měl být podrobný. Je třeba určit kontaktní osobu pro každé oznámení, která bude oprávněným uživatelům databáze pro vyloučení poskytovat informace o příslušném oznámení.
(20)
Na případy, kdy se důkaz poskytnutý třetími stranami neshoduje s údaji v databázi pro vyloučení, by se mělo vztahovat zvláštní ustanovení, aby se zajistila správnost a aktuálnost údajů v databázi pro vyloučení.
(21)
Je zapotřebí definovat vhodný rámec k tomu, aby se umožnila výměna osvědčených postupů mezi orgány a aby se reagovalo na problémy související s využíváním databáze pro vyloučení.
(22)
Osobní údaje související s provozováním databáze pro vyloučení budou zpracovávány v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti ze zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, která se vztahuje na členské státy (8), a s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (9), které jsou použitelné v celém rozsahu.
(23)
Toto nařízení bylo vypracováno s přihlédnutím ke stanovisku evropského inspektora ochrany údajů. Nařízení (ES) č. 45/2001 navíc stanoví, že takové zpracování údajů podléhá předběžné kontrole evropského inspektora ochrany údajů, a to na základě oznámení inspektora ochrany údajů Komise.
(24)
Pro větší jasnost je zapotřebí, aby ustanovení o ochraně údajů vymezovala práva osob, jejichž údaje jsou nebo mohou být zaznamenávány v databázi pro vyloučení. Fyzické a právnické osoby by měly být informovány o tom, že do databáze pro vyloučení byly zaznamenány údaje, které se jich týkají,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Předmět
1. Tímto nařízením se zřizuje ústřední databáze (dále jen „databáze pro vyloučení“), jak vyplývá z článku 95 nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 (dále jen „finanční nařízení“).
2. Údaje zaznamenané v databázi pro vyloučení mohou být využívány pouze za účelem uplatňování článků 93 až 96 a článku 114 finančního nařízení a článků 133 až 134b nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002, jakož i článků 96 až 99 a článku 110 nařízení (ES) č. 215/2008.
3. Úřad OLAF může údaje využívat pro vyšetřování podle nařízení (ES) č. 1073/1999 a nařízení Rady (Euratom) č. 1074/1999, jakož i pro své zpravodajské činnosti a činnosti v oblasti předcházení podvodům, včetně analýz rizik.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí tyto definice:
1)
„orgány“ se rozumí Evropský parlament, Rada, Komise, Soudní dvůr, Účetní dvůr, Evropský hospodářský a sociální výbor, Výbor regionů, ombudsman, evropský inspektor ochrany údajů, výkonné agentury a subjekty uvedené v čl. 185 odst. 1 finančního nařízení;
2)
„výkonným orgánem nebo subjektem“ se rozumí orgány členských států a třetích zemí, mezinárodní organizace a další subjekty, které se podílejí na plnění rozpočtu podle článků 53 a 54 finančního nařízení, s výjimkou výkonných agentur a subjektů uvedených v čl. 185 odst. 1 finančního nařízení. Členské státy mohou pověřit plněním úkolů vyplývajících z tohoto nařízení další vnitrostátní veřejné orgány, které se přičlení k výkonným orgánům nebo subjektům;
3)
„třetími stranami“ se rozumí zájemci, uchazeči, zhotovitelé, dodavatelé, poskytovatelé služeb a jejich subdodavatelé, jakož i žadatelé o granty, příjemci grantů, včetně příjemců přímé podpory, dodavatelé příjemců grantů a subjekty, které získávají finanční podporu od příjemců grantů Společenství podle článku 120 finančního nařízení.
Článek 3
Oznámení o vyloučení
Oznámení o vyloučení obsahuje tyto údaje:
a)
informace o třetích stranách, které se nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 93 odst. 1, článku 94, čl. 96 odst. 1 písm. b) a čl. 96 odst. 2 písm. a) finančního nařízení;
b)
informace týkající se osob s pravomocí k zastupování, rozhodování nebo ke kontrole právnických osob, pokud se tyto osoby nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 93 odst. 1, článku 94, čl. 96 odst. 1 písm. b) a čl. 96 odst. 2 písm. a) finančního nařízení;
c)
důvody pro vyloučení třetích stran uvedených v písmenu a) nebo osob uvedených v písmenu b) a případně druh odsuzujícího rozsudku a dobu trvání vyloučení.
Článek 4
Správa databáze pro vyloučení
1. Účetní Komise nebo jeho podřízení zaměstnanci, kteří byli pověřeni plněním některých úkolů při uplatňování článku 62 finančního nařízení, (dále jen „účetní Komise“) spravuje databázi pro vyloučení a provádí odpovídající technické úpravy.
Účetní Komise na žádost orgánů zaznamenává, mění nebo odstraňuje oznámení o vyloučení.
2. Účetní Komise přijímá prováděcí opatření týkající se technických aspektů a definuje související podpůrné postupy, a to i v oblasti bezpečnosti.
Tato opatření oznamuje útvarům Komise a výkonným agenturám, případně i kontaktním místům dalších orgánů určeným podle čl. 6 odst. 1 nebo styčným místům určeným podle čl. 7 odst. 2.
Článek 5
Přístup do databáze pro vyloučení
1. Orgány s výjimkou Komise a výkonné agentury mají prostřednictvím účetního systému, který poskytuje Komise (ABAC), nebo prostřednictvím kontaktních míst přímý přístup k údajům obsaženým v databázi pro vyloučení.
2. Výkonné orgány nebo subjekty, které spravují finanční prostředky v rámci sdíleného řízení, a vnitrostátní orgány veřejného sektoru v členských státech, které spravují finanční prostředky v rámci centralizovaného nepřímého řízení, mají přístup k údajům obsaženým v databázi pro vyloučení prostřednictvím styčných míst.
3. Výkonné orgány nebo subjekty, které spravují finanční prostředky v rámci centralizovaného nepřímého, decentralizovaného nebo společného řízení, mají přístup k údajům obsaženým v databázi pro vyloučení prostřednictvím styčných míst, pokud příslušnému útvaru Komise potvrdí, že uplatňují odpovídající opatření na ochranu údajů, jak vyplývá z dohod uzavřených podle čl. 134a odst. 4 druhého pododstavce nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002.
Výkonným orgánům nebo subjektům však není umožněn přístup do databáze pro vyloučení v těchto případech:
a)
příslušný útvar Komise neobdržel potvrzení uvedené v prvním pododstavci;
b)
příslušný útvar Komise má důkaz o tom, že výkonný orgán nebo subjekt neuplatňuje odpovídající opatření na ochranu údajů;
c)
příslušný útvar Komise považuje přístup do databáze za nevhodný v případech omezené míry decentralizace, která zahrnuje následnou kontrolu prováděnou Komisí.
Pokud je přístup k údajům obsaženým v databázi pro vyloučení zakázán, příslušný útvar Komise přijme odpovídající opatření k tomu, aby zajistil alespoň stejnou úroveň ochrany finančních zájmů Společenství. V rámci těchto opatření příslušný útvar Komise před udělením grantu nebo zadáním veřejné zakázky ověří, zda se oznámení o vyloučení netýká dotčené třetí strany.
4. Přístup útvarů Komise a výkonných agentur k údajům obsaženým v databázi pro vyloučení je upraven v rozhodnutí Komise 2008/969/ES, Euratom (10).
Článek 6
Kontaktní místa a oprávnění uživatelé v rámci orgánů
1. Orgány s výjimkou Komise a výkonné agentury určí kontaktní místo, které odpovídá za všechny záležitosti týkající se databáze pro vyloučení, a oznámí jména odpovědných osob účetnímu Komise.
2. Kontaktní místa mohou zprostředkovávat přístup k informacím obsaženým v databázi pro vyloučení oprávněným uživatelům, kteří jsou zaměstnanci orgánů a kteří přístup do této databáze nutně potřebují pro řádné plnění svých úkolů. Všechna kontaktní místa vedou rejstřík oprávněných uživatelů a po předchozí žádosti do něj Komisi umožňují přístup.
Oprávnění uživatelé mohou sami využívat databázi pro vyloučení k nahlížení prostřednictvím internetu.
3. Příslušný orgán zajistí náležitá bezpečnostní opatření, aby neoprávněným osobám zabránil v čtení nebo kopírování informací.
Článek 7
Styčná místa a oprávnění uživatelé v rámci výkonných orgánů a subjektů
1. Styčná místa odpovídají za vztahy s Komisí, pokud jde o všechny záležitosti týkající se databáze pro vyloučení.
2. Každý členský stát určí jedno styčné místo pro finanční prostředky, které spravuje v rámci sdíleného řízení podle čl. 53 písm. b), a pro finanční prostředky spravované v rámci centralizovaného nepřímého řízení vnitrostátními veřejnými subjekty podle čl. 54 odst. 2 písm. c) finančního nařízení. Komise může výjimečně a v řádně odůvodněných případech schválit pro členský stát více než jedno styčné místo.
3. Každá třetí země spravující finanční prostředky v rámci decentralizovaného řízení podle čl. 53 písm. b) finančního nařízení určí na žádost příslušného útvaru Komise styčné místo.
Každý výkonný subjekt spravující finanční prostředky v rámci společného řízení podle čl. 53 písm. c) nebo v rámci centralizovaného nepřímého řízení podle čl. 54 odst. 2 písm. b), c) nebo d) tohoto nařízení, s výjimkou vnitrostátních veřejných subjektů, určí na žádost příslušného útvaru Komise styčné místo.
Příslušný útvar Komise však o určení styčného místa nepožádá, pokud takové místo již existuje.
Pokud příslušný útvar Komise odejme styčnému místu přístup do databáze pro vyloučení, informuje o tom účetního Komise.
4. Všechny členské státy a všechny orgány nebo subjekty uvedené v odstavci 3 oznámí účetnímu Komise jména osob, které odpovídají za příslušná styčná místa. Účetní Komise zveřejní na intranetové stránce Komise seznam třetích zemí a výkonných subjektů, které disponují styčným místem.
5. Styčná místa poskytnou výkonným orgánům nebo subjektům přístup k informacím obsaženým v databázi pro vyloučení.
Výkonné orgány nebo subjekty mohou jmenovat oprávněné uživatele z řad svých zaměstnanců. Počet těchto oprávněných uživatelů je omezen na osoby, které přístup do databáze nutně potřebují k řádnému plnění svých úkolů. Všechny výkonné orgány nebo subjekty vedou rejstřík oprávněných uživatelů a po předchozí žádosti do něj Komisi umožňují přístup.
Pro účely zadávání zakázek souvisejících s plněním rozpočtu Evropského rozvojového fondu mohou oprávnění uživatelé sami využívat databázi pro vyloučení k nahlížení prostřednictvím internetu. Není-li nahlížení prostřednictvím internetu možné, oprávnění uživatelé mohou obdržet stažené údaje. V takovém případě se údaje aktualizují minimálně jednou měsíčně.
6. Orgán nebo subjekt, který kontaktní místo nebo oprávněné uživatele určil, provede náležitá bezpečností opatření, aby neoprávněným osobám zabránil v čtení nebo kopírování informací.
Článek 8
Žádosti orgánů
1. Všechny žádosti o záznam, opravu, aktualizaci nebo výmaz oznámení o vyloučení se zasílají účetnímu Komise.
Tyto žádosti mohou předkládat jen orgány. Útvary Komise a příslušné výkonné agentury k těmto účelům využívají vzory uvedené v příloze rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom a kontaktní místa a další orgány využívají vzory uvedené v příloze I tohoto nařízení.
2. Příslušný útvar Komise nebo příslušná výkonná agentura v každé žádosti o záznam oznámení o vyloučení potvrdí, že sdělené informace byly získány a předány podle nařízení (ES) č. 45/2001, a uvede kontaktní osobu pro dané oznámení, která plní povinnosti vyplývající z článku 12 uvedeného nařízení.
Při žádosti o záznam oznámení o vyloučení kontaktní místa potvrdí, že sdělené informace byly získány a předány podle nařízení (ES) č. 45/2001. Kontaktní místa plní povinnosti kontaktní osoby pro dané vyloučení.
3. Pokud se přijímá rozhodnutí o době trvání vyloučení, každý orgán požádá o prozatímní záznam oznámení o vyloučení.
4. Příslušný útvar Komise nebo jiný orgán, který požádal o záznam oznámení o vyloučení, odpovídá za žádosti o opravu, aktualizaci nebo výmaz oznámení.
Článek 9
Žádosti vycházející z informací od výkonných orgánů nebo subjektů
1. Styčná místa sdělí informace ohledně případů vyloučení uvedených v čl. 93 odst. 1 písm. e) finančního nařízení, jež byly získány od výkonných orgánů nebo subjektů, účetnímu Komise, který tuto informaci postoupí útvaru Komise odpovědnému za daný program, opatření nebo právní předpis a určenému orgány nebo subjekty. Rovněž předají potvrzení výkonného orgánu nebo subjektu o tom, že informace, které poskytly, byly získány a předány v souladu se zásadami vyplývajícími ze směrnice 95/46/ES.
Styčná místa za tímto účelem využijí vzory uvedené v příloze II tohoto nařízení.
2. Po obdržení informací uvedených v odstavci 1 požádá příslušný útvar Komise účetního Komise, aby provedl záznam oznámení o vyloučení do databáze pro vyloučení na dobu, kterou určí výkonný orgán nebo subjekt, nejdéle však na dobu uvedenou v čl. 93 odst. 3 finančního nařízení.
Pokud není doba platnosti záznamu určena, příslušný útvar Komise požádá o prozatímní záznam podle čl. 10 odst. 2 do doby, než Komise přijme rozhodnutí. Příslušný útvar Komise předá případ co nejrychleji Komisi, aby přijala rozhodnutí.
3. Výkonný orgán nebo subjekt odpovídá za poskytované údaje. Prostřednictvím styčného místa neprodleně informuje příslušný útvar Komise, pokud je zapotřebí poskytnutou informaci opravit, aktualizovat nebo vymazat.
Výkonné orgány nebo subjekty a styčná místa za tímto účelem využívají vzor uvedený v příloze II.
Po obdržení aktualizovaných informací požádá příslušný útvar Komise účetního Komise, aby opravil, aktualizoval nebo vymazal dotčené oznámení o vyloučení.
Článek 10
Doba platnosti záznamu
1. Oznámení o vyloučení podle čl. 93 odst. 1 písm. b), c), e) a f) finančního nařízení se zaznamenávají do databáze na dobu určenou žadatelským orgánem a vymezenou v žádosti.
2. Oznámení o vyloučení vycházející z žádosti předložené podle čl. 8 odst. 3 se zaznamená prozatímně na dobu tří měsíců. Platnost prozatímního záznamu může být na základě žádosti jednou prodloužena.
Platnost prozatímního záznamu oznámení o vyloučení vycházejícího z žádostí uvedených v čl. 9 odst. 2 druhém pododstavci však může být ve výjimečných případech prodloužena o další tři měsíce.
3. Oznámení o vyloučení podle čl. 93 odst. 1 písm. a) nebo d) finančního nařízení se zaznamenávají na dobu pěti let.
4. Oznámení o vyloučení ze zadávání veřejných zakázek nebo udělení grantu v řízeních uvedených v čl. 94 písm. a) a b) finančního nařízení se zaznamenávají na dobu šesti měsíců.
Článek 11
Výmaz oznámení o vyloučení
K výmazu oznámení o vyloučení dojde automaticky po uplynutí doby uvedené v článku 10.
Orgán, který požádal o záznam, požádá o výmaz oznámení o vyloučení před uplynutím jeho doby platnosti, pokud se třetí strana již nenachází v situaci, pro niž byla vyloučena, zejména v případech uvedených v čl. 10 odst. 3 nebo z důvodu zjevných chyb zjištěných až po provedení záznamu vyloučení.
Článek 12
Spolupráce
1. Kontaktní osoba pro oznámení uvedená v čl. 8 odst. 2 tohoto nařízení poskytne písemně nebo elektronicky všechny relevantní informace, které má k dispozici, v takovém rozsahu, aby žadatelskému orgánu umožnila přijmout rozhodnutí o vyloučení podle čl. 93 odst. 1 finančního nařízení nebo aby umožnila výkonnému orgánu nebo subjektu zohlednit zadání zakázek souvisejících s plněním rozpočtu.
2. Pokud potvrzení nebo důkazy, které orgán získal, neodpovídají záznamu oznámení o vyloučení, příslušný orgán na to neprodleně upozorní kontaktní osobu pro oznámení. Kontaktní osoba pro oznámení a případně příslušné styčné místo přijmou vhodná opatření.
3. Pokud potvrzení nebo důkazy, které získal výkonný orgán nebo subjekt, neodpovídají záznamu oznámení ohledně vyloučení, orgán nebo subjekt poskytne prostřednictvím styčného místa informace kontaktní osobě pro oznámení. Kontaktní osoba pro oznámení a případně příslušné styčné místo přijmou vhodná opatření.
4. Účetní Komise a kontaktní místa dalších orgánů si pravidelně vyměňují své zkušenosti o osvědčených postupech.
Diskuse o záležitostech týkajících se databáze pro vyloučení probíhá v rámci jednání mezi výkonnými orgány nebo subjekty a příslušným útvarem Komise.
Článek 13
Ochrana údajů
1. Orgány a výkonné orgány nebo subjekty informují ve výzvách k podávání nabídek a návrhů, a pokud k těmto výzvám nedošlo, před zadáním zakázky nebo udělením grantu, třetí strany o tom, že údaje, které se jich týkají, mohou být zaznamenány v databázi pro vyloučení, a o subjektech, jimž mohou být údaje sdělovány. Pokud jsou třetími stranami právnické osoby, orgány a výkonné orgány nebo subjekty informují rovněž osoby, které mají pravomoci zastupovat, rozhodovat nebo tuto právnickou osobu kontrolovat.
2. Orgán, který žádá o záznam oznámení o vyloučení, odpovídá za vztahy s fyzickými nebo právnickými osobami, jejichž údaje jsou do databáze pro vyloučení zaznamenávány (dále jen „příslušný subjekt údajů“).
Orgán informuje příslušný subjekt údajů o žádosti o záznam, aktualizaci nebo výmaz všech oznámení o vyloučení, které se jej týkají, a uvede důvody, které k němu vedly.
Orgán rovněž vyřizuje žádosti předložené příslušným subjektem údajů o opravu nesprávných nebo neúplných osobních údajů a všechny další žádosti nebo otázky předložené těmito subjekty.
Žádosti nebo otázky předložené příslušnými subjekty údajů, které se týkají informací poskytovaných výkonnými orgány nebo subjekty, vyřizují tyto orgány nebo subjekty. Příslušný útvar Komise postoupí tyto žádosti a otázky příslušným styčným místům a informuje o tom příslušný subjekt údajů.
3. Aniž jsou dotčeny požadavky na poskytování informací uvedené v odstavci 2, řádně identifikovaná fyzická osoba může požádat o informace o tom, zda jsou údaje, které se této osoby týkají, zaznamenány v databázi pro vyloučení.
Účetní Komise tuto osobu písemně nebo elektronicky informuje o tom, zda je v databázi pro vyloučení registrována. Pokud tato osoba registrována je, účetní Komise připojí údaje, které jsou v databázi pro vyloučení zaznamenány a které se týkají této osoby. Informuje o tom orgán, který o záznam oznámení požádal.
4. Aniž jsou dotčeny požadavky na poskytování informací uvedené v odstavci 2, řádně pověřený zástupce právnické osoby může požádat o informace o tom, zda jsou údaje, které se této osoby týkají, zaznamenány v databázi pro vyloučení.
Účetní Komise tohoto zástupce písemně nebo elektronicky informuje o tom, zda je právnická osoba v databázi pro vyloučení registrována. Pokud tato osoba registrována je, účetní Komise připojí údaje, které jsou v databázi pro vyloučení zaznamenány a které se týkají této osoby. Informuje o tom orgány, který o záznam oznámení požádal.
5. Oznámení, která byla vymazána, jsou přístupná pouze pro účely auditu a vyšetřování a nejsou pro uživatele databáze viditelná.
Osobní údaje obsažené v oznámeních o vyloučení, které odkazují na fyzické osoby, jsou však pro tyto účely přístupné pouze po dobu pěti let po výmazu oznámení.
Článek 14
Přechodná ustanovení
1. Informace od výkonných orgánů nebo subjektů se týkají výlučně rozsudků vydaných po dni 1. ledna 2009.
2. Oznámení, která byla zaznamenána podle článku 95 finančního nařízení před datem použitelnosti tohoto nařízení a která jsou k tomuto dni stále aktivní, představují oznámení o vyloučení a jsou přímo zaznamenána do databáze pro vyloučení.
3. Pokud nebyla příslušná třetí strana informována o záznamu oznámení o vyloučení uvedeného v odstavci 2, informuje útvar Komise nebo orgán, který o záznam požádal, ve lhůtě jednoho měsíce ode dne použitelnosti tohoto nařízení třetí stranu o tom, že údaje o ní byly zaznamenány do databáze pro vyloučení.
4. Příslušný útvar Komise nebo jiný orgán, který požádal o záznam oznámení o vyloučení uvedeného v odstavci 2, i nadále odpovídá za žádosti o změnu nebo výmaz tohoto oznámení podle tohoto nařízení.
5. Pokud jde o vyloučení, o nichž útvar Komise nebo výkonná agentura rozhodly podle čl. 93 odst. 1 písm. b) a e) finančního nařízení před dnem 1. května 2007, doba trvání vyloučení se stanoví s ohledem na dobu platnosti záznamu v rejstříku trestů podle vnitrostátního práva.
V případě těchto vyloučení je lhůta jejich trvání maximálně čtyři roky ode dne oznámení rozsudku. Po uplynutí této lhůty požádá příslušný útvar Komise nebo výkonná agentura o výmaz tohoto záznamu.
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dnem vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. ledna 2009.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. prosince 2008.