Rozhodnutí rady
ze dne 27. března 2000,
kterým se stanoví finanční nařízení upravující rozpočtová hlediska správy vykonávané náměstkem generálního tajemníka Rady pro smlouvy, které uzavírá v zastoupení některých členských států a které se týkají zřízení a fungování komunikační infrastruktury pro schengenské prostředí ("Sisnet")
(2000/265/ES)
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na čl. 2 odst. 1 druhý pododstavec první větu Protokolu o začlenění schengenského acquis do rámce Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o založení Evropského společenství (dále jen "schengenský protokol"),
vzhledem k těmto důvodům:
(1) Náměstek generálního tajemníka Rady byl rozhodnutím 1999/870/ES [1] zmocněn jednat v souvislosti se začleňováním schengenského acquis do rámce Evropské unie v zastoupení některých členských států za účelem uzavírání smluv týkajících se zřízení a fungování komunikační infrastruktury pro schengenské prostředí (dále jen "Sisnet") a tyto smlouvy spravovat.
(2) Finanční závazky vyplývající z těchto smluv nejsou k tíži souhrnného rozpočtu Evropské unie, a proto se na ně nevztahuje finanční nařízení ze dne 21. prosince 1977 o souhrnném rozpočtu Evropských společenství [2].
(3) Je tedy nezbytné zavést zvláštní pravidla vymezující postupy pro sestavování a plnění rozpočtu, který je nezbytný pro krytí nákladů souvisejících s uzavíráním smluv a s plněním závazků vyplývajících z uzavřených smluv, jakož i postupy pro hrazení příspěvků, které poskytují dotčené státy, a pro předkládání a kontrolu účetnictví.
(4) Je rovněž nezbytné stanovit pravidla platná pro uzavírání těchto smluv.
(5) Toto rozhodnutí rozvíjí schengenského acquis ve smyslu schengenského protokolu,
ROZHODLA TAKTO:
KAPITOLA I
Obecné zásady
Článek 1
Pro účely tohoto finančního nařízení se "rozpočtem" rozumí nástroj, kterým se předem stanoví a pro každý rozpočtový rok schvalují příjmy a výdaje nezbytné pro splnění závazků vyplývajících ze smluv uvedených v rozhodnutí 1999/870/ES.
Článek 2
Toto finanční nařízení stanoví postupy pro uzavírání smluv souvisejících se Sisnetem a pro sestavování a plnění rozpočtu nezbytného pro tyto smlouvy.
Článek 3
1. Rozpočet se dělí na hlavy týkající se rozpočtu nezbytného pro přípravu uzavření dotčených smluv, včetně nákladů vzniklých během přípravy výzev k podávání nabídek pro Sisnet, rozpočtu pro zřízení Sisnetu a provozního rozpočtu Sisnetu. Je-li to nezbytné, dělí se každá hlava na kapitoly a články.
2. Položky dostupné v rámci každé hlavy nelze použít na výdaje za jinými účely.
Článek 4
Rozpočtové položky se používají v souladu se zásadami řádného finančního řízení, a zejména se zásadami hospodárnosti a efektivnosti nákladů.
Článek 5
Žádný příjem ani výdaj nelze provést jinak než na základě článku rozpočtu.
Aniž je dotčen článek 17, nesmí vzniknout ani být schváleny žádné výdaje přesahující schválené položky.
Článek 6
1. S výhradou článku 17 se veškeré příjmy a výdaje vykazují v rozpočtu a v účetnictví v plné výši bez jakýchkoli vzájemných zápočtů. Celkové příjmy pokrývají celkové výdaje.
2. Rozpočtový rok začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
3. Příspěvky do rozpočtu poskytnuté státy uvedenými v článku 25 před začátkem rozpočtového roku, k němuž se vztahují, jsou zapsány ve prospěch rozpočtu pro tento rozpočtový rok.
4. Výdaje za rozpočtový rok se zaznamenávají v účetnictví pro tento rok na základě výdajů, jejichž schválení bylo finančnímu kontrolorovi oznámeno nejpozději 31. prosince a u nichž účetní uskutečnil platby před následujícím 15. lednem.
5. Přidělené položky lze použiít výhradně k pokrytí výdajů náležitě přidělených a zaplacených v rozpočtovém roce, pro nějž byly uděleny, nestanoví-li článek 7 jinak, a k pokrytí dlužných částek vztahujících se k předchozím rozpočtovým rokům, pro něž nebyly převedeny žádné položky.
Článek 7
1. Používání položek se řídí těmito pravidly:
a) položky, které nebyly přiděleny do konce rozpočtového roku, pro který byly zapsány v rozpočtu, se ruší;
b) položky odpovídající platbám, které zůstaly dlužné do 31. prosince na základě pravidelných závazků řádně smluvně poskytnutých mezi 1. lednem a 31. prosincem, se automaticky přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku.
2. Odchylně od odstavce 1 může náměstek generálního tajemníka Rady zaslat pracovní skupině pro Schengenský informační systém (dále jen "pracovní skupina SIS") před 31. prosincem řádně odůvodněné požadavky na přenesení položek dosud nepřidělených k 31. prosinci do dalšího rozpočtového roku, pokud položky zanesené do rozpočtu pro následující rozpočtový rok nepokrývají potřeby.
Přenesení těchto prostředků lze navrhnout pouze z výjimečných důvodů.
Při výkonu svých pravomocí k plnění rozpočtu usiluje náměstek generálního tajemníka na základě požadavků řádné správy přednostně o použití položek schválených pro běžný rozpočtový rok, a teprve po jejich vyčerpání, a použije položky přenesené.
Pracovní skupina SIS rozhodne o těchto požadavcích na přenesení nejpozději do 1. března.
3. Položky přenesené z předchozího rozpočtového roku propadají, pokud nejsou přislíbeny na konci rozpočtového roku, do něhož byly přeneseny.
4. Seznam položek, jež jsou přenášeny automaticky podle odst. 1 písm. b), je pro informaci zaslán pracovní skupině SIS před 1. březnem.
5. Pro účely plnění rozpočtu je používání přenesených položek sledováno odděleně pro každou položku rozpočtu v účetnictví pro běžný rozpočtový rok.
KAPITOLA II
Sestavování rozpočtu
Článek 8
1. Rozpočet se sestavuje v eurech.
2. Náměstek generálního tajemníka Rady předloží pracovní skupině pro Schengenský informační systém (dále jen "pracovní skupina SIS") od 30. září předběžný návrh rozpočtu, ke kterému připojí odůvodnění.
3. Pracovní skupina SIS vydá k tomuto předběžnému návrhu stanovisko.
4. Náměstek generálního tajemníka sestaví návrh rozpočtu a předá jej nejpozději do 31. října státům uvedeným v článku 25.
5. Členské státy uvedené v článku 25, zasedající v Radě, přijmou rozpočet před koncem roku.
6. Na základě rozhodnutí o přijetí rozpočtu řádně oznámeného náměstkem generálního tajemníka státům uvedeným v článku 25 se příspěvky těchto států stávají splatnými.
Článek 9
1. Není-li na začátku rozpočtového roku rozpočet s konečnou platností přijat,
a) lze platby uskutečňovat měsíčně až do výše jedné dvanáctiny všech položek schválených pro každou hlavu rozpočtu pro předcházející rozpočtový rok;
b) mohou být příspěvky států uvedených v článku 25 každý měsíc požadovány až do výše jedné dvanáctiny příspěvků hrazených podle posledního řádně přijatého rozpočtu.
2. Rozhodnutí použít dvanáctinu výdajů a příjmů až do výše tří dvanáctin částek zanesených v posledním řádně přijatém rozpočtu přijímá náměstek generálního tajemníka, který je sdělí dopisem státům uvedeným v článku 25.
3. Při překročení meze tří dvanáctin částek zanesených v posledním řádně přijatém rozpočtu přijímají rozhodnutí o schválení plateb a o požadování příspěvků členské státy uvedené v článku 25, zasedající v Radě.
4. Přijetím rozpočtu s konečnou platností okamžitě končí uplatňování případných opatření přijatých podle odstavců 1, 2 a 3.
Článek 10
1. Případné návrhy doplňkových nebo opravných rozpočtů jsou předkládány, posuzovány a přijímány stejným způsobem a stejným postupem jako rozpočet, jehož odhady pozměňují.
2. Opravný rozpočet je předkládán každý rok v měsíci následujícím po účetní závěrce stanovené v čl. 46 odst. 1 a jeho cílem je zaznamenat zůstatek z plnění rozpočtu v předchozím rozpočtovém roce jako příjem v případě přebytku nebo jako výdaj v případě schodku.
Článek 11
Rozpočet je přístupný veřejnosti.
KAPITOLA III
Plnění rozpočtu a účetnictví
Článek 12
Rozpočet je plněn podle zásady oddělení funkcí schvalující osoby a účetního. Funkce schvalující osoby, účetního a finančního kontrolora jsou vzájemně neslučitelné.
Článek 13
1. Funkci osoby schvalující příjmy a výdaje vykonává generální ředitel generálního sekretariátu Rady. Schvalující osoba plní rozpočet jménem náměstka generálního tajemníka a v mezích přidělených položek může přenést své pravomoci na některého ředitele.
2. Schvalující osoba může rozhodovat o převodech mezi články v rámci každé kapitoly. Se souhlasem pracovní skupiny SIS může rozhodnout o převodech mezi kapitolami v rámci jedné hlavy. Pracovní skupina SIS uděluje souhlas za stejných podmínek, za jakých vydává stanovisko k rozpočtu.
Článek 14
Funkci finančního kontrolora vykonává finanční kontrolor Rady podle pravidel vztahujících se na výkon jeho funkce.
Článek 15
Inkaso příjmů a platby výdajů provádí účetní generálního ředitelství A generálního sekretariátu Rady.
Článek 16
1. Pro vybrání jakékoli dlužné částky podle článku 25 nebo jakékoli částky dlužné třetí osobou dotčeným státům v rámci uzavření smluv nebo zavedení a fungování Sisnetu musí schvalující osoba vydat inkasní příkaz. Inkasní příkazy se postupují účetnímu, který je předloží finančnímu kontrolorovi ke schválení.
2. Předmětem tohoto schválení je zajistit, aby
a) došlo k správnému zaznamenání do rozpočtu;
b) příkaz byl v pořádku a v souladu s platnými předpisy;
c) podklady byly v pořádku;
d) dlužník nebo příslušný orgán dlužného státu byl přesně určen;
e) bylo uvedeno datum splatnosti;
f) byly dodrženy zásady řádného finančního řízení uvedené v článku 4;
g) výše a měna částky, jež má být uhrazena, byly přesné.
3. Účetní je pověřen prováděním řádně vystavených inkasních příkazů.
Článek 17
Odchylně od článků 5 a 6
1. lze od výše účtů, faktur nebo výkazů, které se v tomto případě schválí jako čisté částky, odečíst
a) pokuty uložené smluvní straně týkající se přijaté nabídky;
b) opravy částek bezdůvodně zaplacených, které mohou být provedeny srážkou při novém potvrzení stejné povahy, ke kterému dojde v rámci hlavy, kapitoly, článku a rozpočtového roku, kdy došlo k přeplatku.
Slevy, náhrady a srážky uvedené na fakturách a účtech se nezaznamenávají jako samostatný příjem;
2. mohou být znovu použity v položce, ze které byl proveden původní výdaj:
- příjmy z navrácení částek zaplacených bezdůvodně z rozpočtových položek.
K opětnému použití musí dojít před koncem rozpočtového roku následujícího po rozpočtovém roce, v němž byl příjem vybrán.
Článek 18
1. Každé opatření, které by mohlo vést k výdajům z rozpočtu, musí být nejprve předmětem návrhu závazku podaného schvalující osobou účetnímu a musí uvádět účel, částku, zaznamenání výdaje do rozpočtu a věřitele. Účetní předloží návrh finančnímu kontrolorovi ke schválení.
2. Předmětem tohoto schválení je zajistit, aby
a) byl návrh závazku předložen v souladu s odstavcem 1;
b) došlo k přesnému zaznamenání do rozpočtu;
c) byly dostupné položky rozpočtu;
d) byly dodržovány zásady řádného finančního řízení uvedené v článku 4;
e) výdaj byl v pořádku a v souladu s platnými předpisy.
Článek 19
1. Předmětem potvrzení výdaje schvalující osobou je
a) ověřit oprávněnost žádosti věřitele;
b) určit nebo ověřit existenci a výši pohledávky;
c) ověřit podmínky splatnosti pohledávky;
d) ověřit, zda je poskytnutí služeb nebo dodání zboží je v souladu s předpisy.
2. Schvalující osoba může nechat provést ověření na svou odpovědnost.
Článek 20
1. Schvalující osoba dá účetnímu vydáním platebního příkazu ("schválení") příkaz k zaplacení výdaje, který byl potvrzen.
2. Ve schválení musí být zmíněny
a) rozpočtový rok zaznamenání;
b) hlava, kapitola a článek rozpočtu;
c) částka, jež má být zaplacena, vyjádřená čísly a slovy s uvedením měny;
d) jméno a adresa věřitele;
e) účel výdaje;
f) způsob platby;
g) čísla a data odpovídajících schválení závazku.
3. Platební příkaz je datován a podepsán schvalující osobou.
4. Účetní předloží platební příkaz s původními podklady finančnímu kontrolorovi ke schválení.
5. Účelem schválení je zajistit, aby
a) platební příkaz byl řádně vydán;
b) platební příkaz se shodoval se závazkem výdaje a jeho výše byla správná s ohledem na zásady řádného finančního řízení uvedené v článku 4;
c) došlo k přesnému zaznamenání do rozpočtu;
d) byly dostupné položky v odpovídající hlavě nebo článku rozpočtu;
e) podklady byly v pořádku a
f) byl správně označen věřitel.
6. Každý výdaj musí být předem kryt příspěvky států uvedených v článku 25, nebo není-li tomu tak, bankovním úvěrem. Náklady na úvěr k předběžnému financování pro případ nezaplacení příspěvků se rozdělují mezi státy, které jsou v prodlení, poměrně k jejich nezaplaceným příspěvkům a s ohledem na délku prodlení.
Článek 21
Platby se provádějí prostřednictvím bankovního účtu založeného v souladu s článkem 17 rozhodnutí Rady 1999/323/ES [3] na jméno generálního sekretariátu Rady. Příkazy k bankovním převodům vydané podle tohoto finančního nařízení vyžadují společný podpis dvou úředníků jmenovaných náměstkem generálního tajemníka, přičemž jeden z nich musí být podpis účetního.
Článek 22
Odmítne-li finanční kontrolor vydat schválení podle článků 16, 18 nebo 20 a trvá-li schvalující osoba na svém návrhu, je věc předložena náměstku generálního tajemníka. S výjimkou případů, kdy se jedná o dostupnost položek, může náměstek generálního tajemníka řádně odůvodněným rozhodnutím zvrátit zamítnutí schválení a potvrdit inkasní příkaz, závazek výdaje nebo platební příkaz. Náměstek generálního tajemníka o tomto rozhodnutí uvědomí ve lhůtě jednoho měsíce Účetní dvůr. Rozhodnutí je vykonatelné ode dne odmítnutí schválení.
Článek 23
Schvalující osoba, finanční kontrolor a účetní nesou při nedodržení tohoto finančního nařízení odpovědnost stanovenou ve služebním řádu úředníků Evropských společenství.
Článek 24
Účetnictví se vede pro každý kalendářní rok metodou podvojného účetnictví. Vykazuje veškeré příjmy a výdaje za rozpočtový rok.
KAPITOLA IV
Příspěvky států
Článek 25
1. Příjmy rozpočtu tvoří finanční příspěvky těchto členských států: Belgie, Dánska, Německa, Řecka, Španělska, Francie, Itálie, Lucemburska, Nizozemska, Rakouska, Portugalska, Finska a Švédska, a také Islandu a Norska.
2. Finanční příspěvky těchto států stanovené v rozpočtu se vyjadřují v eurech.
Článek 26
Státy uvedené v článku 25 poskytnou své finanční příspěvky náměstku generálního tajemníka v souladu s následujícím klíčem.
Rozdělení příspěvků mezi členské státy uvedené v článku 25 na jedné straně a Island a Norsko na straně druhé se každoročně určí na základě podílu každého dotčeného členského státu a Islandu a Norska na celkovém hrubém domácím produktu (HDP) všech států uvedených v článku 25 za předcházející rok. Rozdělení příspěvků mezi dotčené členské státy se každoročně určí po odečtení příspěvků Islandu a Norska na základě podílu zdrojů z DPH každého z těchto členských států na celkových zdrojích z DPH Evropských společenství, jak byl stanoven při poslední opravě rozpočtu Unie během předchozího rozpočtového roku.
Článek 27
1. Náměstek generálního tajemníka zašle žádosti o příspěvky dopisem každému státu uvedenému v článku 25 prostřednictvím vnitrostátních správních orgánů, jejichž údaje mu byly sděleny.
2. Tento dopis obsahuje
a) rozhodnutí o přijetí rozpočtu nebo v případě použití článku 9 rozhodnutí požadovat příspěvky předběžně ve výši jedné dvanáctiny;
b) částku, jež má každý stát uhradit, vypočítanou v eurech podle klíče zmíněného v článku 26;
c) nezbytné údaje pro hrazení příspěvku.
3. Příspěvky se platí na bankovní účet uvedený v článku 21.
4. Příspěvky jsou splatné v eurech.
Článek 28
1. Státy uvedené v článku 25 jsou vyzvány k zaplacení 25 % svých příspěvků nejpozději do 15. února, 1. dubna, 1. července a 1. října.
2. Nesplní-li stát své finanční povinnosti, vztahují se na něj obdobně platná pravidla Společenství o úroku z prodlení při hrazení příspěvků do rozpočtu Unie, nezávisle na případných nákladech, jež by tento stát měl nést v souladu s čl. 20 odst. 6.
KAPITOLA V
Uzavírání smluv
Článek 29
1. Smlouvy za účelem koupě nebo nájmu movitých věcí nebo poskytnutí služeb musí mít písemnou formu.
2. Všechny výše uvedené smlouvy, jejichž odhadovaná hodnota je rovna mezím stanovené směrnicí Rady 93/36/EHS ze dne 14. června 1993 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na dodávky [4] nebo ve směrnici Rady 92/50/EHS ze dne 18. června 1992 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na služby [5] nebo vyšší než tyto meze, jsou uzavírány na výzvu k podávání nabídek v souladu s ustanoveními zmíněných směrnic a s jejich pozdějšími změnami (dále jen "směrnice Rady o postupech při zadávání veřejných zakázek").
3. Smlouvy, jejichž odhadovaná hodnota nepřesahuje meze stanovené ve směrnicích Rady o postupech při zadávání veřejných zakázek, lze uzavřít přímou dohodou. V tomto případě jsou členské státy uvedené v článku 25 rovněž povinny umožnit v co nejvyšší míře a vhodnými prostředky, aby dodavatelé, kteří jsou schopni dodávat dotčené zboží a služby, podali konkurenční nabídky.
4. Výzvy k podávání nabídek zpravidla zveřejňuje generální sekretariát Rady jménem členských států uvedených v článku 25 ve všech členských státech.
5. Výzvy k podávání nabídek a kritéria výběru a kritéria pro udělení zakázky stanoví a upravují směrnice Rady o postupech při zadávání veřejných zakázek doplněné tímto finančním nařízením.
6. Výzvy k podávání nabídek připravuje generální sekretariát Rady jménem členských států uvedených v článku 25, a zejména obsahují údaje o
a) postupu podávání a předkládání nabídek, zejména případný požadavek na vyplnění vzorového dotazníku;
b) případném odkazu na obecné podmínky použitelné pro dotčenou smlouvu (dodávky nebo služby) a o dokumentu týkajícím se zvláštních podmínek dotčené smlouvy;
c) ujednání, podle něhož předložení nabídky zahrnuje přijetí obecných podmínek, na něž se odkazuje;
d) případných podmínkách k provedení prohlídky, jež musí být v případě prohlídky na místě přesně vymezené;
e) období platnosti nabídek, během kterého je uchazeč povinen zachovat její podmínky;
f) pokutách stanovených jako sankce za neplnění smluvních ujednání;
g) údajích, které musí být obsaženy ve fakturách (nebo v odpovídajících souvisejících dokladech);
h) zákazu jakéhokoli styku týkajícího se otázek souvisejících s dotčenými výzvami k podávání nabídek mezi náměstkem generálního tajemníka, jeho zaměstnanci, zástupci vlád členských států uvedených v článku 25, zástupci vlád Islandu a Norska na jedné straně a uchazeči na straně druhé, kromě výjimečně za těchto podmínek:
před uplynutím lhůty pro podávání nabídek:
i) z podnětu uchazečů:
doplňující informace výhradně za účelem ujasnění povahy výzvy k podávání nabídek lze sdělit všem uchazečům;
ii) z podnětu náměstka generálního tajemníka:
zjistí-li členské státy uvedené v článku 25 nebo Island a Norsko nebo generální sekretariát Rady chybu, nepřesnost, opomenutí nebo jakýkoli druh chyby v psaní nepo počtech ve výzvě k podávání nabídek, může o tom generální sekretariát za stejných podmínek jako u výzvy k podávání nabídek informovat zúčastněné osoby;
iii) po otevření nabídek a z podnětu členských států uvedených v článku 25, Islandu, Norska nebo generálního sekretariátu Rady může být z podnětu generálního sekretariátu Rady kontaktován uchazeč, pokud nabídka vyvolala žádosti o vysvětlení nebo pokud mají být opraveny zřejmé chyby v psaní nebo počtech obsažené v nabídce.
Článek 30
Ve všech případech, kdy byl navázán styk za podmínek stanovených v čl. 29 odst. 6 písm. h), se provede "poznámka do spisu" a tento styk nebo tyto styky se uvedou ve zprávě, která je následně předložena poradnímu výboru uvedenému v článku 36.
Článek 31
U smluv uzavíraných jménem členských států uvedených v článku 25 náměstkem generálního tajemníka nesmí docházet k žádné diskriminaci mezi státními příslušníky členských států a Islandu a Norska na základě jejich státní příslušnosti.
Článek 32
Uplatňují-li se pro navrhovanou smlouvu obecné podmínky, jsou připojeny k výzvě k podávání nabídek. Rovněž je připojen případný doklad obsahující zvláštní podmínky pro tuto smlouvu.
Článek 33
K podávání nabídek dochází podle výběru uchazeče:
a) poštou,
výzva k podávání nabídek musí upřesnit, že rozhodný je den podání nabídky k poštovní přepravě doložený poštovním razítkem. Poštovní zásilky musí být doporučené;
b) nebo předáním odpovídajícímu útvaru sekretariátu Rady uchazečem nebo jeho zmocněncem, včetně kurýrní služby:
výzvy k podávání nabídek musí uvádět mezní den a hodinu, do kdy musí být obálky podány, a upřesnit útvar generálního sekretariátu Rady, u kterého se nabídky podávají proti vyhotovení datovaného a podepsaného potvrzení o přijetí.
Datum musí být v obou případech stejné.
Za účelem zachování utajení a vyloučení jakýchkoli obtíží obsahuje výzva k podávání nabídek tuto poznámku:
"Nabídky musí být podány v zalepené obálce umístěné do další zalepené obálky. Na vnitřní obálce je kromě názvu útvaru, kterému je určena, jak je uveden ve výzvě k podávání nabídek, slova "Nabídkové řízení - neotvírat v podatelně". Jsou-li použity samolepící obálky, musí být uzavřeny lepící páskou, přes niž je podepsán odesílatel."
Článek 34
Všechny nabídky jsou otevřeny.
Nabídky otevírá současně komise jmenovaná za tímto účelem náměstkem generálního tajemníka. Tato komise se skládá ze tří vyšších úředníků z různých ředitelství generálního sekretariátu. Finanční kontrolor musí být o otevírání nabídek do veřejné soutěže informován. Finanční kontrolor nebo jeho zástupce se účastní jako pozorovatel.
Komise vypracuje o otevření předložených nabídek zprávu, již podepisují všichni její členové.
Každá stránka každé nabídky musí být parafována alespoň jedním členem komise. Komise vypracuje zápis o otevírání přijatých nabídek s uvedením zejména všech dokumentů obdržených od každého uchazeče v rámci výzvy k podávání nabídek.
Článek 35
Každou nabídku hodnotí členské státy uvedené v článku 25, Island a Norsko. Zprávu jednomyslně schválenou těmito státy předloží příslušný úředník jmenovaný v rámci generálního sekretariátu Rady schvalující osobou nebo náhradník rovněž jmenovaný schvalující osobou poradnímu výboru uvedenému v článku 36.
Tato zpráva musí zejména obsahovat
a) důvody případného vyřazení některé z nabídek;
b) technické a finanční hodnocení každé z nabídek včetně srovnávací tabulky jednotkových cen;
c) odůvodnění pro doporučení výběru uchazeče.
Článek 36
Smlouvy, které má uzavřít náměstek generálního tajemníka jménem členských států uvedených v článku 25 a zástupci Islandu a Norska na základě výzvy k podávání nabídek, jsou nejprve předloženy k vyjádření stanoviska Poradnímu výboru pro veřejné zakázky.
Článek 37
Poradní komise uvedená v článku 36 zahrnuje jednoho zástupce z každého členského státu uvedeného v článku 25, jednoho zástupce z Norska a jednoho zástupce z Islandu. Členské státy uvedené v článku 25, Island a Norsko zajistí, aby vybraní zástupci měli odpovídající znalosti výpočetní techniky nebo z finanční nebo z právní oblasti. Zástupci se nesmějí účastnit hodnocení spisů předložených poradní komisi. Zástupce finančního kontrolora se účastní jako pozorovatel.
Poradní komise zvolí ze svých členů prostou většinou předsedu a místopředsedu.
Poradní komise předkládá stanovisko, zda postup pro výběr uchazeče probíhá řádně, a stanovisko obecně k navrhovaným podmínkám smlouvy.
Každá otázka související s předmětem této kapitoly může být předložena poradní komisi k vyjádření stanoviska.
Poradní komise usiluje o přijímání svých stanovisek obecnou shodou. Není-li možné dosáhnout této obecné shody, přijímá svá stanoviska prostou většinou svých zástupců. K platnosti usnesení je třeba přítomnosti 11 zástupců. V případě rovnosti hlasů rozhoduje hlas předsedy.
Sekretariát komise zajišťuje generální sekretariát Rady.
Článek 38
Poradní komise přijme svůj jednací řád na základě jednacího řádu Poradního výboru pro veřejné zakázky Rady Evropské unie.
Článek 39
Poradní komise je příslušná vydávat stanoviska poradní povahy týkající se
a) všech návrhů smluv na dodávky nebo poskytování služeb, jejichž odhadovaná hodnota je rovna mezím nebo přesahuje meze stanovené ve směrnicích Rady o postupech při zadávání veřejných zakázek;
b) návrhu dodatku ke smlouvám uvedeným v písmenu a) ve všech případech zásadních změn, zejména pokud se v důsledku těchto dodatků změní částka obsažená v původní smlouvě;
c) návrhu dodatku, v jehož důsledku by se celková částka obsažená v již uzavřené smlouvě zvýšila nad meze uvedené v písmenu a);
d) otázek vzniklých při uzavření nebo provádění smluv (zrušení objednávek, žádosti o prominutí postihů za prodlení, odchylky od specifikací a obecných podmínek smlouvy atd.), je-li otázka dostatečně závažná, aby odůvodňovala žádost o stanovisko;
e) navrhovaných smluv obsahujících částku nižší než meze uvedené v písmenu a) na žádost některého členského státu uvedeného v článku 25, Islandu nebo Norska, člena poradní komise nebo náměstka generálního tajemníka, pokud jsou toho názoru, že tyto smlouvy obsahují zásadní otázky nebo mají zvláštní povahu.
Článek 40
Spisy předložené poradní komisi k vyjádření stanoviska podle čl. 39 písm. b) až e) rovněž doprovází zpráva jednomyslně schválená členskými státy uvedenými v článku 25, Islandem a Norskem.
Článek 41
Stanoviska poradní komise podepisuje její předseda. Aby se zabránilo zpoždění v důsledku zapojení poradní komise, mohou členské státy uvedené v článku 25, Island a Norsko, považují-li to za nezbytné, stanovit přiměřenou lhůtu, v níž musí být stanovisko vydáno. Stanoviska se sdělují náměstku generálního tajemníka a členským států uvedeným v článku 25, Islandu a Norsku. Poté, co řádně přihlédnou k vydanému stanovisku, přijmou členské státy uvedené v článku 25, Island a Norsko jednomyslně konečné rozhodnutí ve věci. Je-li rozhodnutí přijato, uzavře danou smlouvu nebo smlouvy náměstek generálního tajemníka jménem členských států uvedených v článku 25 a zástupci Islandu a Norska.
Článek 42
Generální sekretariát Rady uvědomí všechny uchazeče o rozhodnutí týkajícím se jejich nabídky.
Článek 43
1. Smlouvy lze uzavřít na základě prosté faktury nebo účtu, nepřesahuje-li předpokládaná hodnota zboží nebo služeb 2000 eur.
2. Pro zaručení provádění smluv může být od dodavatelů, podnikatelů nebo poskytovatelů služeb prostřednictvím ujednání o záruce požadováno složení předběžné jistoty. Tato předběžná jistota musí pokrývat nejen celé období záruky, ale rovněž dostatečně dlouhé období pro uplatnění záruky. Jistota musí být v zásadě tvořena platbou v eurech na bankovní účet zvlášť založený pro tento účel jménem generálního sekretariátu Rady. Tuto jistotu lze vytvořit pouze u úvěrové instituce první třídy v podobě směnky nebo krátkodobého depozitního účtu vedeného v eurech.
3. Výše jistoty je stanovena podle běžných obchodních podmínek.
4. Poskytnutí této jistoty je povinné, je-li hodnota dotčené smlouvy rovna mezím stanoveným ve směrnicích Rady o postupech při zadávání veřejných zakázek nebo vyšší než tyto meze.
5. Jistotu lze nahradit osobní, společnou a nerozdílnou zárukou třetí osoby schválenou účetním. Tato záruka je v zásadě vyjádřena v eurech a musí odpovídat stejným pravidlům jako jistota uvedená v odstavci 2.
6. Nebyla-li smlouva provedena nebo došlo-li k prodlení při jejím provádění, nahradí náměstek generálního tajemníka přiměřeným způsobem členským státům uvedeným v článku 25, Islandu a Norsku všechny škody, úroky a výdaje jejich odečtením od výše jistoty bez ohledu na to, zda byla složena přímo dodavatelem nebo podnikatelem nebo třetí osobou.
Článek 44
Při prvním příkazu k úhradě vydaném k provedení smlouvy vyžadující poskytnutí jistoty jsou obvyklé podklady doplněny kopií potvrzení o přijetí vydaného při zaplacení zálohy ověřenou účetním nebo kopií prohlášení podniku nebo třetí osoby poskytující záruku ověřenou účetním.
Článek 45
Náměstek generálního tajemníka vrátí jistoty nebo uvolní záruky uvedené v článku 43, které je nahrazují, za podmínek stanovených předpisy o veřejných zakázkách, vyjma případů neprovedení nebo prodlení uvedeného v čl. 43 odst. 6.
KAPITOLA VI
Předkládání a ověřování účetnictví
Článek 46
1. Náměstek generálního tajemníka vypracuje ve lhůtě dvou měsíců od skončení období plnění rozpočtu závěrečný účet a finanční rozvahu a předá je pracovní skupině SIS.
2. Závěrečný účet zahrnuje veškeré operace týkající se příjmů a výdajů vztahující se k předchozímu rozpočtovému roku. Je předložen ve stejné podobě a se stejným členěním jako rozpočet.
3. K závěrečnému účtu se připojí
a) sdělení o situaci každého ze států uvedených v článku 25 týkající se jeho finančního příspěvku a
b) výkaz o převodu položek.
4. Finanční rozvaha uvádí rozpočtová aktiva a pasiva k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku.
Článek 47
1. Účetní dvůr je vyzván k zajištění ověření účetnictví.
2. Náměstek generálního tajemníka sdělí Účetnímu dvoru do čtrnácti dnů po uplynutí lhůty stanovené v čl. 46 odst. 1 závěrečný účet a finanční rozvahu.
3. Účelem ověření prováděného Účetním dvorem je zajistit, aby příjmy a výdaje byly v souladu s předpisy a byly provedeny řádně s ohledem na smlouvy, jež mají být spravovány, na rozpočet a toto finanční nařízení.
4. Náměstek generálního tajemníka poskytne Účetnímu dvoru všechny prostředky, které Účetní dvůr považuje za nezbytné pro výkon své funkce.
Článek 48
Závěrečný účet, finanční rozvaha a zpráva Účetního dvora, k nimž jsou připojeny případné poznámky náměstka generálního tajemníka, jsou do 1. července předloženy státům uvedeným v článku 25. Členské státy uvedené v článku 25, zasedající v Radě, udělí náměstku generálního tajemníka absolutorium za plnění rozpočtu.
KAPITOLA VII
Závěrečná ustanovení
Článek 49
Provádění schengenského acquis týkajícího se Schengenského informačního systému v jiném státě, než které jsou uvedeny v článku 25, (dále jen "jiný stát") představuje
a) novou úpravu podílů států uvedených v článku 25 za podmínek článku 26;
b) úpravu příspěvků států uvedených v článku 25, aby byl stanoven příspěvek hrazený jiným státem na fungování Sisnetu na celý běžný rozpočtový rok;
c) úpravu příspěvků států uvedených v článku 25, aby byl stanoven k tíži jiného státu podíl na předchozích nákladech na zavedení Sisnetu. Tento podíl je vypočítán podle poměru zdrojů z DPH jiného státu na celkových zdrojích z DPH Evropských společenství za předchozí rozpočtové roky, kdy vznikly nezbytné náklady na zavedení Sisnetu. Příspěvek na tento podíl je předmětem "dobropisu" ve prospěch států uvedených v článku 25 poměrně podle jejich podílu vypočítaného podle článku 26. Tyto státy si mohou zvolit převedení odpovídající částky k jejich podílu na rozpočtu nebo požádat o náhradu.
Článek 50
1. Toto finanční nařízení se použije na přijímání rozpočtu příjmů a výdajů nezbytných pro splnění závazků vyplývajících z jakéhokoli opatření přijatého k provedení článku 1 rozhodnutí 1999/870/ES pro rozpočtový rok, v němž toto nařízení vstoupí v platnost.
2. Odchylně od článku 8 a pro účely rozpočtu uvedeného v odstavci 1 předloží náměstek generálního tajemníka Rady pracovní skupině SIS předběžný návrh rozpočtu co nejdříve po přijetí tohoto finančního nařízení. Po obdržení stanoviska pracovní skupiny SIS a vypracování návrhu rozpočtu přijmou členské státy uvedené v článku 25, zasedající v Radě, neprodleně rozpočet.
3. Odchylně od článku 28 a pro účely rozpočtu uvedeného v odstavci 1 jsou státy uvedené v článku 25 vyzvány k uhrazení svých příspěvků podle rozvrhu, který přijmou členské státy uvedené v článku 25 při přijímání zmíněného rozpočtu.
Článek 51
1. Toto rozhodnutí nabývá účinku dnem přijetí.
2. Toto rozhodnutí bude zveřejněno v Úředním věstníku Evropských společenství.
V Bruselu dne 27. března 2000.