Rozhodnutí Komise
ze dne 6. listopadu 2002
o zřízení Úřadu pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku
(2003/524/ES)
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na článek 20 jednacího řádu Komise [1],
vzhledem k těmto důvodům:
(1) Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství [2] (dále jen "finanční nařízení") stanoví rámec pro zřízení nového typu správních úřadů.
(2) Obecné zásady Komise pro politiku externalizace ze dne 13. prosince 1999 [3] a bílá kniha o správní reformě [4] nastínily novou politiku externalizace založenou na pojetí správy, která se znovu zaměřuje na své hlavní úkoly a činnosti.
(3) Výsledky analýzy provedené plánovací a koordinační skupinou pro externalizaci po zhodnocení situace v Komisi a na interinstitucionální úrovni v několika oblastech dokládají hlavní výhody, které by vytvoření úřadů Komise mohlo přinést, a oblasti, kterým je třeba věnovat zvláštní pozornost, jako například potřeba zajistit, aby činnosti na různých místech byly provázané a potřeba definovat minimální kritickou velikost každého úřadu.
(4) Zvolený typ úřadu se skládá ze správních jednotek zaměřených na poskytování podpory pro činnosti jiných oddělení Komise nebo případně jiných orgánů Společenství.
(5) Zvláštní analýzy provedené v oblasti infrastruktury a logistiky ukázaly, že je výhodné zajistit jednotnou strukturu v provádění rozhodnutí týkajících se správní podpory. Tato struktura je zvlášť vhodná pro účinné a hospodárné využití zdrojů, přičemž zároveň zlepší viditelnost poskytovaných služeb, umožní přeorientovat účinné provozní pravomoci a usnadní přizpůsobení potřebám a požadavkům uživatelů.
(6) Tento typ úřadu představuje vhodný nástroj k dosažení žádoucího přechodu na interinstitucionální úroveň v této oblasti, o nějž již některé jiné orgány Společenství vyjádřily zájem.
(7) Zvláštní místní faktory vztahující se k řízení některých aspektů infrastruktury a logistiky v Lucemburku jsou důležité. V důsledku toho je nezbytné v Lucemburku zřídit správní úřad pro infrastrukturu a logistiku, který bude oddělený od úřadu zřízeného v Bruselu.
(8) Jako správní úřad pro Komisi je nezbytné, aby úřad zůstal jasně přičleněn k některému generálnímu ředitelství v souladu s obecnými zásadami přijatými Komisí dne 28. května 2002 [5]. Konkrétně bude přičleněn ke generálnímu ředitelství pro personál a administrativu.
(9) Je třeba vymezit úkoly a činnost úřadu.
(10) V souladu s obecnými zásadami Komise by měl být zřízen řídící výbor, jehož hlavní úlohou pod dohledem sboru členů Komise by bylo dohlížet na činnosti úřadu, vymezit jeho pravomoci a zajistit, aby byly řádně prováděny. Proto je nezbytné určit přesné složení řídícího výboru v souladu s obecnými zásadami, jeho hlavní úkoly a vnitřní organizaci.
(11) Je nezbytné stanovit pravidla pro jmenování zaměstnanců úřadu a zajistit, aby se na úřad vztahovala stejná pravidla a praxe, jaká se vztahují na Komisi.
(12) Komise by s ohledem na úřad měla vymezit pravomoci svěřené služebním řádem orgánu oprávněnému ke jmenování a pracovním řádem ostatních zaměstnanců orgánu zmocněnému uzavírat pracovní smlouvy.
(13) Měly by být stanoveny zásady, kterými se řídí odpovědnost ředitele úřadu s ohledem jak na zaměstnance úřadu, tak na jeho činnost.
(14) Po řediteli úřadu by se mělo požadovat, aby předkládal řídícímu výboru své cíle a pravidelné zprávy o fungování a roční zprávu o činnosti.
(15) S ohledem na finanční otázky je třeba stanovit, že pro úřad se použije hlava V druhá část finančního nařízení v souladu s obecnou zásadou, že osobou odpovědnou za vyjednání žádostí o rozpočtové položky s generálním ředitelstvím pro rozpočet by měla být pověřená schvalující osoba.
(16) Generální ředitelství, ke kterému je úřad přičleněn, je nápomocno řídícímu výboru, odpovídá za udržování pravidelného styku se všemi úřady a zajistí, aby činnost různých úřadů byla provázaná. Tato úloha je zvláště důležitá při zajišťování řádného průběhu přechodné etapy.
(17) Rozhodnutí Komise ze dne 18. září 2002 představuje návrh na opravu a dodatek k předběžnému návrhu rozpočtu pro rok 2003 a vytváří rozpočtový rámec pro zřízení úřadu,
ROZHODLA TAKTO:
KAPITOLA I
ZŘÍZENÍ, ÚČEL, ÚKOLY A UMÍSTĚNÍ
Článek 1
Zřízení úřadu
Zřizuje se Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku (dále jen "úřad").
Generálním ředitelstvím, ke kterému je úřad přičleněn, je generální ředitelství pro personál a administrativu.
Úřad zahájí činnost dne 1. ledna 2003.
Článek 2
Účel
1. Úřad vykonává všechny činnosti související s ubytováním pracovníků, řízením sociální infrastruktury a logistikou orgánu ve smyslu článku 3.
2. Úřad plní své úkoly v souladu se správními pravidly platnými pro Komisi.
3. Komise přijme z podnětu generálního ředitelství pro personál a administrativu nebo na návrh úřadu po dohodě s generálním ředitelstvím nová pravidla nebo případně nezbytné změny.
Řídící výbor úřadu navrhne podrobnosti tohoto postupu spolu s generálním ředitelstvím pro personál a administrativu.
4. Úřad může se souhlasem řídícího výboru jednat na žádost a jménem jiného subjektu nebo úřadu zřízeného Smlouvami nebo na jejich základě.
Článek 3
Úkoly
1. Úřad mimo jiné, pokud jde o lucemburské sídlo,
a) spravuje záležitosti týkající se pořizování, pronájmu a údržby movitého a nemovitého majetku Komise a jeho příslušenství, jakož i související otázky týkající se DPH;
b) organizuje stěhování a správu využívání prostor;
c) spravuje
i) dopravní služby pro zaměstnance a zboží pro vnitřní účely;
ii) došlou a odesílanou poštu a vnitřní oběh dokumentů generálních ředitelství Komise;
iii) reprodukční služby;
iv) dodávky pro kanceláře;
d) provádí předpisy týkající se fyzické bezpečnosti budov na základě pokynů ředitelství pro bezpečnost generálního ředitelství pro personál a administrativu, a zejména řídí ostrahu ("contrat gardiennage");
e) spravuje zařízení sociální péče poskytovaná pracovníkům orgánů Společenství, například restaurace, jídelní a nápojové automaty, obchody pro pracovníky a sportovní střediska;
f) poskytuje orgánům služby zabezpečující některá zařízení sociální péče, například jesle a služby hlídání dětí po vyučování;
g) přijímá nezbytná opatření k zajištění dodržování hygienických a bezpečnostních požadavků v budovách Komise.
2. Úřad může postupem podle čl. 7 odst. 8 poskytovat další placené služby.
Článek 4
Umístění
Sídlem úřadu je Lucemburk.
KAPITOLA II
ŘÍDÍCÍ VÝBOR
Článek 5
Pravomoci
Řídící výbor jedná z pověření Komise pod dohledem člena odpovídajícího za personál a administrativu, kterým je v rámci svých pravomocí odpovědný.
Článek 6
Složení
1. Řídící výbor se skládá z
a) generálního tajemníka Komise;
b) generálního ředitele pro personál a administrativu;
c) generálního ředitele pro rozpočet;
d) generálního ředitele pro vnější vztahy;
e) generálního ředitele pro zaměstnanost a sociální věci;
f) dvou zástupců zaměstnanců;
g) zástupce ostatních orgánů Společenství.
2. Řídícímu výboru předsedá generální ředitel pro personál a administrativu.
3. Generální tajemník a každý generální ředitel mohou za sebe jmenovat zástupce, pokud je ve třídě úředníků A 1 stejného útvaru.
4. Dva zástupce zaměstnanců jmenuje výbor zaměstnanců. Nepodílejí se na rozhodnutích týkajících se řízení, organizace nebo činnosti úřadu a jsou oprávněni hlasovat o věcech, které se týkají infrastruktury sociální péče. Tímto ustanovením nejsou dotčeny stávající postupy pro sociální dialog.
5. Zástupce ostatních orgánů Společenství jmenuje sbor ředitelů pro administrativu. Tento zástupce může hlasovat pouze v záležitostech řízených interinstitucionálně.
6. Řídící výbor může přizvat odborníky, aby mu byli nápomocni při plnění jeho úkolů.
Článek 7
Úkoly
1. Řídící výbor na návrh ředitele úřadu (dále jen "ředitel") schvaluje v souladu s postupy platnými pro Komisi organizační strukturu úřadu.
2. Řídící výbor na návrh ředitele schvaluje pravidla pro činnost a organizaci úřadu a v případě potřeby může navrhnout změny těchto pravidel, zejména za účelem zajištění provázanosti činnosti mezi správními úřady přičleněnými ke generálnímu ředitelství pro personál a administrativu.
3. Řídící výbor na návrh ředitele stanoví obecné zásady pro činnost úřadu.
4. Řídící výbor před 31. lednem každého roku přijme pracovní program ředitele. Pracovní program zejména obsahuje finanční rámec, obsah pravidelných zpráv a očekávané výsledky (založené na provozních cílech a ukazatelích výkonnosti). Řídící výbor může provést změny jednotlivých bodů pracovního programu.
5. Řídící výbor schválí odhad příjmů a výdajů úřadu a veškeré nezbytné změny plánu pracovních míst.
6. V prvním čtvrtletí každého roku řídící výbor vypracuje a předá sboru členů Komise stanovisko ke všem činnostem a k řízení úřadu na základě zpráv předložených ředitelem v souladu s článkem 13.
7. V rámci postupů pro jmenování vyšších a středních vedoucích pracovníků jedná řídící výbor v souladu s článkem 14.
8. Řídící výbor schválí každý druh dalších placených služeb, které může úřad provádět podle čl. 2 odst. 4 a článku 3, a podmínky, za kterých je může provádět. Řídící výbor na návrh ředitele určí druh a sazbu poplatků za služby, které může úřad provádět pro orgány, a přidělení příjmů takto získaných v rámci rozpočtu úřadu.
9. Řídící výbor rozhoduje o veškerých zásadních otázkách, které se týkají fungování úřadu a které nejsou v tomto rozhodnutí výslovně upraveny.
Článek 8
Vnitřní organizace
Řídící výbor přijme svůj jednací řád. Jednací řád obsahuje zejména tyto body:
a) schůze: četnost a postupy pro svolávání a pořádání schůzí;
b) sekretariát: jeho úloha a organizační propojení;
c) pravidla pro předávání dokumentů.
Článek 9
Hlasování
Při rozhodování řídícího výboru má každý člen, který je oprávněn hlasovat, jeden hlas. Pokud je hlasování nerozhodné, rozhoduje hlas předsedy.
Všechna rozhodnutí se přijímají prostou většinou hlasů.
KAPITOLA III
ŘEDITEL
Článek 10
Jmenování
1. Úřad řídí ředitel (třída A1 nebo A2) jmenovaný Komisí po obdržení příznivého stanoviska Poradního výbor pro jmenování podle čl. 14 odst. 1.
2. Ředitel je jmenován na dobu tří let, která může být prodloužena nejvýše o dva roky.
3. Sbor členů Komise může po obdržení stanoviska řídícího výboru rozhodnout o odvolání ředitele a jmenování prozatímního ředitele.
Článek 11
Pravomoci
V rámci pravomocí, které mu jsou svěřeny Komisí, je ředitel orgánem oprávněným ke jmenování a orgánem zmocněným uzavírat pracovní smlouvy v souladu s pravidly platnými pro Komisi.
Článek 12
Úkoly
1. Ředitel před 31. prosincem každého roku předloží řídícímu výboru svůj pracovní program pro následující rok, jehož obsah musí být schválen výborem.
2. Ředitel odpovídá za řádné fungování úřadu. V rámci pravomocí stanovených sborem členů Komise jedná pod jeho dohledem. Ředitel také zajišťuje provázanost mezi různými činnostmi úřadu. Ředitel informuje řídící výbor o plnění svých úkolů a předkládá mu veškeré návrhy pro zajištění řádného fungování úřadu.
3. Ředitel předkládá své návrhy řídícímu výboru v souladu s čl. 7 odst. 1, 2, 3 a 8.
4. Ředitel informuje řídící výbor o jmenováních podle čl. 14 odst. 3.
Článek 13
Zprávy
Ředitel předkládá řídícímu výboru:
1. pravidelnou zprávu o fungování úřadu, jejíž strukturu a četnost určí řídící výbor;
2. v prvním čtvrtletí každého roku následujícího po rozpočtovém roce, za který se podává zpráva, roční zprávu o činnosti, jejíž strukturu určí řídící výbor.
KAPITOLA IV
PERSONÁL ÚŘADU
Článek 14
Vyšší a střední vedoucí pracovníci
1. Komise na návrh řídícího výboru vypracuje oznámení o volném místě ředitele úřadu. Řídící výbor vydá Komisi stanovisko k uchazečům vybraných Poradním výborem pro jmenování.
2. Před konečným rozhodnutím Komise vydá řídící výbor v souladu s postupy platnými pro Komisi stanovisko k uchazečům vybraným Poradním výborem pro jmenování na vyšší (třída A2) a střední (třída A3) vedoucí místa.
3. Ředitel uvědomí řídící výbor o jmenováních na ostatní místa středního vedení (třídy A4 až A5), která musí být provedena v souladu s pravidly a praxí platnými pro Komisi.
Článek 15
Postupy
1. Všechny správní postupy a praxe vztahující se k personálnímu řízení se provádějí za stejných podmínek jako pro úředníky a ostatní zaměstnance Komise.
2. V souladu s článkem 4 služebního řádu se zaměstnancům orgánů oznámí uvolněná místa na úřadu, jakmile orgán oprávněný ke jmenování rozhodne, že je obsadí.
3. V souladu s článkem 90 služebního řádu se žádosti a stížnosti týkající se výkonu pravomocí svěřených řediteli podle článku 11 tohoto rozhodnutí podávají generálnímu ředitelství pro personál a administrativu. Opravené prostředky v této souvislosti se podávají proti Komisi.
KAPITOLA V
FINANČNÍ USTANOVENÍ
Článek 16
Finanční záležitosti
1. Použije se hlava V části druhé finančního nařízení.
2. Na návrh řídícího výboru přenese Komise na ředitele úřadu pravomoci schvalující osoby, pokud jde o rozpočtové položky plněné úřadem v rámci výkonu jeho úkolů a činností, a stanoví meze a podmínky tohoto pověření.
KAPITOLA VI
KOORDINACE A PŘEZKUM
Článek 17
Koordinace
1. Koordinační jednotka zřízená v rámci generálního ředitelství pro personál a administrativu má tyto úkoly:
a) je nápomocna řídícímu výboru při přípravě jeho schůzí a následné činnosti a pomáhá předsedovi výboru v pravidelném sledování vztahů s ředitelem;
b) pomáhá řediteli v plnění jeho úkolů, přičemž respektuje jeho pravomoci a výsady, zejména vůči generálnímu ředitelství pro personál a administrativu;
c) zajišťuje funkční propojení mezi činností úřadu a dalších správních úřadů generálního ředitelství pro personál a administrativu, jakož i ostatních útvarů Komise, zejména s ohledem na organizaci a personální politiku;
d) zajišťuje, aby se pravidla a praxe platné pro Komisi v oblasti personální politiky používaly v rámci úřadu shodně a jednotně.
2. V rámci svých úkolů podává koordinační jednotka řídícímu výboru zprávy na jeho žádost.
Článek 18
Přezkum
Nejpozději šest měsíců po skončení třetího celého rozpočtového roku činnosti úřadu předloží předseda řídícího výboru sboru členů Komise pod dohledem člena Komise odpovídajícího za personál a administrativu souhrnný rozbor činnosti úřadu během uvedeného období. Tento rozbor může případně obsahovat návrhy na změny tohoto rozhodnutí.
V Bruselu dne 6. listopadu 2002.