NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
A TANÁCS (EU) 2015/496 RENDELETE
(2015. március 17.)
a 354/83/EGK, Euratom rendeletnek az intézmények levéltári anyagainak a firenzei Európai Egyetemi Intézetben történő elhelyezése tekintetében történő módosításáról
AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,
tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre és különösen annak 352. cikkére,
tekintettel az Európai Bizottság javaslatára,
a jogalkotási aktus tervezete nemzeti parlamenteknek való továbbítását követően,
tekintettel az Európai Parlament egyetértésére,
különleges jogalkotási eljárás keretében,
mivel:
(1)
Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, 1983. február 1-jei 354/83/EGK, Euratom tanácsi rendelet (1) értelmében az Unió megőrzi levéltári anyagait, és ezeket 30 év elteltével lehetőség szerint hozzáférhetővé teszik a nyilvánosság számára.
(2)
A levéltárak létrehozására, illetve az azok nyilvánosság számára történő hozzáférhetővé tételére vonatkozó kötelezettség a 354/83/EGK, Euratom rendeletben említett valamennyi intézményre (a továbbiakban: az intézmények) az ott meghatározott feltételek mellett érvényes.
(3)
A 354/83/EGK, Euratom rendelet biztosítja, hogy az egyes intézmények a levéltári dokumentumaikat az általuk legmegfelelőbbnek ítélt helyen tarthatják.
(4)
Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság 1984-ben úgy határozott, hogy levéltári anyagait a firenzei Európai Egyetemi Intézetben (EUI) helyezi el, ahol hozzáférhetővé teszik őket a nyilvánosság számára. E célból 1984. december 17-én aláírták a Bizottság által képviselt Európai Közösségek és az EUI közötti szerződést (a továbbiakban: az elhelyezésről szóló szerződés).
(5)
A Európai Gazdasági és Szociális Bizottság és az Európai Számvevőszék azóta csatlakozott az elhelyezésről szóló szerződéshez. Az Európai Beruházási Bank az EUI-val kötött, 2005. július 1-jén aláírt külön megállapodás, valamint a bank Igazgatási Bizottsága által 2005. október 7-én elfogadott Levéltári szabályzat (2) alapján helyezi el levéltári anyagait az EUI-nál.
(6)
Az olasz kormány állandó jelleggel és ingyenesen megfelelő létesítményeket bocsátott az EUI rendelkezésére az elhelyezett levéltári anyagok - elismert nemzetközi standardoknak megfelelő - megőrzése és megóvása, valamint a helyszíni kutatás lehetőségének biztosítása érdekében.
(7)
Az intézmények levéltári anyagainak az EUI-ban történő elhelyezése azt a célt szolgálja, hogy egyetlen helyszínen biztosított legyen a levéltári anyagokba való betekintés, és hogy előmozdítsa a levéltári anyagokba való betekintést, valamint az európai integráció és az európai intézmények történetének kutatását. Az EUI a tudományos kutatás és az oktatás elismert központja, tevékenységének középpontjában Európa és az európai integráció áll. Csaknem 30 év tapasztalattal rendelkezik az Unió levéltári anyagainak kezelése terén, kifejezetten az e levéltári anyagok megőrzése és kutatása céljából épített, korszerű adattárolási és kutatási létesítményeket biztosít, továbbá e levéltári anyagok központjaként nemzetközi hírnévre tett szert.
(8)
Az EUI-nak az intézmények levéltári anyagainak kezelésében betöltött partneri szerepének kifejezése érdekében az intézmények levéltári anyagainak az EUI-nál való folyamatos elhelyezését uniós jogszabályban kell rögzíteni.
(9)
Ezt a rendeletet minden intézményre alkalmazni kell, és az nem módosíthatja sem az intézményeknek a levéltáruk nyilvánosság előtti megnyitásával kapcsolatos felelősségét, sem az egyes intézményeknek a saját levéltári anyagai feletti tulajdonjogát.
(10)
Az Európai Unió Bírósága (Bíróság) és az Európai Központi Bank (EKB) tevékenységének speciális jellege azonban indokolja, hogy az e rendeletben meghatározott rendelkezések értelmében mentesüljenek a levéltári anyagaik EUI-nál történő elhelyezésére vonatkozó kötelezettség alól. A Bíróság és az EKB önkéntes alapon elhelyezheti levéltári anyagait az EUI-nál.
(11)
Az intézményeknek és az EUI-nak a levéltári anyagokat - az anyagok interneten történő kutatását megkönnyítendő - lehetőség szerint digitalizált és digitális formátumban elérhetővé kell tennie a nyilvánosság számára,.
(12)
Az EUI-ban elhelyezett, az Unió levéltári anyagaiban foglalt személyes adatokat a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2000. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi (3) rendeletnek megfelelően kell feldolgozni.
(13)
A 45/2001/EK rendelettel összhangban a Bizottság egyeztetést folytatott az európai adatvédelmi biztossal az e rendelet megszületését eredményező jogalkotási javaslatról; a biztos 2012. október 10-én nyilvánított véleményt (4).
(14)
Az EUI-nál elhelyezett levéltári anyagok kezelésére - így azok elhelyezésére, az azokhoz való hozzáférésre és a nyilvánosság általi betekintésre, valamint az uniós intézmények és az EUI kölcsönös szerepére és feladatkörére - vonatkozó részletes rendelkezéseket partnerségi keretmegállapodásban kell rögzíteni.
(15)
Az uniós levéltári anyagok EUI általi kezelésének költségeit az Unió általános költségvetéséből kell finanszírozni, és e költségeket a levéltári anyagaikat elhelyező intézményeknek kell viselniük.
(16)
A 354/83/EGK, Euratom rendeletet ezért ennek megfelelően módosítani kell,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
A 354/83/EGK, Euratom rendelet a következőképpen módosul:
1.
A 8. cikk a következőképpen módosul:
a)
az (1) bekezdés helyébe a következő szöveg lép:
„(1) Az Európai Unió Bírósága (Bíróság) és az Európai Központi Bank (EKB) kivételével valamennyi intézmény a firenzei Európai Egyetemi Intézetben (EUI) helyezi el a levéltári anyagaik részét képező, és az általuk a nyilvánosság számára e rendeletnek megfelelően hozzáférhetővé tett dokumentumokat. Az elhelyezésre a mellékletnek megfelelően kerül sor.
Az első albekezdés ellenére a levéltári anyagaikat elhelyező intézmények jogi vagy igazgatási okokból egyes eredeti dokumentumokat kivonhatnak az EUI-nál elhelyezendő dokumentumok köréből. Ez esetben ezen dokumentumok mikrofilmmásolatát vagy digitális másolatát helyezik el.”
.
b)
a következő bekezdésekkel egészül ki:
„(3) Az EB és az EKB önkéntes alapon elhelyezheti levéltári anyagait az EUI-nál.
(4) A levéltári anyagaikat elhelyező intézmények megőrzik azok tulajdonjogát, és az EUI-nál elhelyezett vagy egyébként az EUI rendelkezésére bocsátott dokumentumok és akták összeállításáért fennálló kizárólagos felelősségük is fennmarad.
(5) Az intézmények levéltári anyagainak az EUI-nál történő elhelyezése nem érinti a levéltári anyagoknak az Európai Unióról szóló szerződéshez, illetve az Európai Unió működéséről szóló szerződéshez mellékelt, az Európai Unió kiváltságairól és mentességeiről szóló 7. jegyzőkönyv 2. cikke szerinti védelmét.
(6) Az EUI gondoskodik az elhelyezett levéltári anyagok megőrzéséről és megóvásáról. E megőrzés és megóvás során tiszteletben kell tartani a levéltári anyagok fizikai védelmére vonatkozó elismert nemzetközi standardokat, és legalább azokat a műszaki és biztonsági szabályokat, amelyek megfelelnek az állami levéltári anyagok megőrzésére és kezelésére Olaszországban alkalmazott szabályoknak. Ennek érdekében az elhelyezett dokumentumokat kifejezetten erre a célra épített irattárban őrzik meg.
(7) Az EUI-nál elhelyezett uniós levéltári anyagok kezelésével megbízott személyi állományért kizárólag az EUI felel. Az EUI biztosítja, hogy a levéltári anyagok kezelésével megbízott személyi állomány tagjai rendelkeznek az ehhez a munkakörhöz szükséges szakmai képesítésekkel.
(8) A levéltári anyagait elhelyező minden egyes intézmény jogosult tájékoztatást kapni azoknak az EUI általi kezeléséről, és megvizsgálni az ott elhelyezett levéltári anyagait.
(9) Az (1) és a (3) bekezdés alapján kapott levéltári anyagokat az EUI hozzáférhetővé teszi a nyilvánosság számára. Ugyanazon levéltári anyagnak egy másolatát az intézmények is hozzáférhetővé tehetik a nyilvánosság számára.
(10) Az uniós levéltári anyagok kezelésének költségeit a levéltári anyagaikat elhelyező intézményeknek a vonatkozó költségvetési tételhez való hozzájárulásai fedezik, az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló, 2012. október 25-i 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendeletnek (5) megfelelően a költségvetési hatóság által rendelkezésre bocsátott éves előirányzatok keretein belül. E pénzügyi hozzájárulások nem fedezhetik az épületeknek és az adattáraknak a levéltári anyagok és a személyi állomány befogadására való rendelkezésre bocsátását, illetve átalakítását.
Az első albekezdésben említett hozzájárulások mértéke a levéltári anyagaikat elhelyező intézmények létszámtervével arányos. Valahányszor újabb intézmények kezdik meg levéltári anyagaiknak az EUI-ban való elhelyezését, illetve legalább ötévente, a hozzájárulásokat újra kell számolni.
(11) Az EUI a 45/2001/EK rendelet 2. cikke szerinti feldolgozóként jár el, a levéltári anyagaikat elhelyező intézmények utasításai alapján. Az EUI az említett rendeletben meghatározott biztosítékoknak megfelelően dolgozza fel az intézmények levéltári anyagaiban foglalt személyes adatokat.
(12) Az EUI-nál elhelyezett levéltári anyagokban foglalt személyes adatok feldolgozása tekintetében továbbra is az európai adatvédelmi biztos rendelkezik az intézmények feletti felügyeleti jogkörökkel.
2.
A 9. cikk a következőképpen módosul:
a)
az (1) bekezdése helyébe a következő szöveg lép:
„(1) Valamennyi intézmény az e rendelet alkalmazására vonatkozó belső szabályokat fogad el. Ezek közé tartoznak a levéltári anyagok megőrzésére és a nyilvánosság számára történő megnyitására, valamint az azokban foglalt személyes adatok védelmére vonatkozó szabályok. Az intézmények levéltári anyagaikat lehetőség szerint elektronikus úton is hozzáférhetővé teszik a nyilvánosság számára - ideértve a digitalizált és a már digitális formátumban létrehozott levéltári anyagokat is -, valamint előmozdítják az azokba való internetes betekintést. Emellett megőrzik azokat a dokumentumokat is, amelyek különleges igényeket kielégítő formában (úgymint Braille-írással, nagy betűkkel szedve vagy hangfelvételen) is hozzáférhetők”
.
b)
a következő bekezdéssel egészül ki:
„(3) A levéltári anyagaikat elhelyező intézmények nevében a Bizottság partnerségi keretmegállapodást köt az EUI-val. A partnerségi keretmegállapodás részletes rendelkezéseket tartalmaz az uniós intézményeknek és az EUI-nak az elhelyezett levéltári anyagok kezelésére vonatkozó kölcsönös szerepéről és feladatköréről, ideértve az anyagok elhelyezését, megőrzését, az azokhoz való hozzáférést és a nyilvánosság általi betekintést.”
.
3.
Ezen rendelet mellékletének szövegét a 354/83/EGK, Euratom rendelet mellékleteként kell beilleszteni.
2. cikk
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2015. március 17-én.