PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 802/2014
ze dne 24. července 2014
o vytvoření vzorů národních programů a stanovení podmínek pro systémy elektronické výměny dat mezi Komisí a členskými státy podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 14. odst. 4 a čl. 24. odst. 5 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení (EU) č. 514/2014 spolu se zvláštními nařízeními uvedenými v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 tvoří rámec pro financování podpory rozvoje prostoru svobody, bezpečnosti a práva z prostředků Unie.
(2)
Nařízení (EU) č. 514/2014 vyžaduje, aby každý členský stát navrhl víceletý národní program. Aby se zajistilo, že informace poskytované Komisi budou konzistentní a srovnatelné, je nutné vytvořit vzor, kterým by se měl řídit národní program.
(3)
Podle čl. 24 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014 se všechny úřední výměny informací mezi členskými státy a Komisí provádějí za použití systému pro elektronickou výměnu dat. Je proto nutné stanovit podmínky, jež má uvedený systém pro elektronickou výměnu dat splňovat. V zájmu nákladové efektivity a zajištění celkové soudržnosti se všemi fondy Unie se sdíleným řízením musí být podmínky systému elektronické výměny dat v co nejvyšší možné míře stejné jako podmínky stanovené v prováděcím nařízení Komise (EU) č. 184/2014 (2).
(4)
Za účelem zlepšení kvality výměny informací a aby byl systém výměny informací jednodušší a užitečnější, je nutné stanovit základní požadavky na formu a rozsah informací, které se mají vyměňovat.
(5)
Měly by být stanoveny zásady a pravidla, pokud jde o určení strany odpovědné za zadávání dokumentů do systému elektronické výměny dat a jejich aktualizaci.
(6)
Měly by být stanoveny technické vlastnosti účinného systému elektronické výměny informací, aby se snížila administrativní zátěž členských států a Komise.
(7)
Aby se zajistilo, že členské státy a Komise dokáží pokračovat ve výměně informací v případech, kdy z důvodu vyšší moci nebude možné použití systému výměny elektronických dat, je třeba určit alternativní prostředky pro zadávání a přenos dat.
(8)
Členské státy a Komise by měly zajistit, aby přenos dat prostřednictvím systému elektronické výměny dat probíhal zabezpečeným způsobem, který zajistí dostupnost, úplnost, pravost, důvěrnost a nepopiratelnost informací. Z tohoto důvodu je nutné stanovit pravidla týkající se bezpečnosti.
(9)
Toto nařízení respektuje základní práva a dodržuje zásady uznané Listinou základních práv Evropské unie, zejména právo na ochranu osobních údajů. Toto nařízení by se tedy mělo používat v souladu s těmito právy a zásadami. Pokud jde o osobní údaje zpracovávané členskými státy, použije se směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (3). Pokud jde o zpracování osobních údajů orgány a institucemi Unie a o volný pohyb těchto údajů, použije se nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4).
(10)
Aby se zajistilo rychlé uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a neoddalovalo přijetí národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po jeho vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(11)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a v důsledku toho i tímto nařízením.
(12)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením.
(13)
Opatření stanovená v tomto nařízení jsou v souladu se stanoviskem Výboru pro Azylový, migrační a integrační fond a Fond pro vnitřní bezpečnost,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Vzory národních programů
Vzor národních programů je uveden v příloze.
Článek 2
Zřízení systému pro elektronickou výměnu dat
Komise zřídí systém pro elektronickou výměnu dat určený pro veškerou úřední výměnu informací mezi členskými státy a Komisí (dále jen „SFC2014“).
Článek 3
Obsah systému pro elektronickou výměnu dat
1. SFC2014 obsahuje přinejmenším informace podle vzorů, formátů a šablon stanovených v souladu s článkem 1 tohoto nařízení, jež jsou v souladu s nařízením (EU) č. 514/2014 a zvláštními nařízeními uvedenými v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014.
2. Informace uvedené v elektronických formulářích, které jsou součástí SFC2014 (dále jen „strukturovaná data“), nelze nahradit nestrukturovanými daty ani hypertextovými odkazy nebo jiným typem nestrukturovaných dat, jako jsou přílohy s dokumenty nebo obrázky. Pokud členský stát předává stejné informace formou strukturovaných dat a nestrukturovaných dat, v případě nesrovnalostí se použijí strukturovaná data.
Článek 4
Provoz SFC2014
1. Komise a příslušné orgány uvedené v článku 25 nařízení (EU) č. 514/2014 zadávají do SFC 2014 informace a aktualizace informací, za jejichž předávání odpovídají.
2. Informace předávané Komisi ověřuje a předává jiná osoba než ta, která předávaná data vložila. Toto rozdělení úkolů podporuje SFC2014 nebo řídící a kontrolní informační systémy členského státu automaticky propojené s SFC2014.
3. Členské státy jmenují na celostátní či regionální úrovni nebo na obou úrovních osobu či osoby odpovídající za správu přístupových práv k SFC2014. Tyto osoby plní tyto úkoly:
a)
zjišťují totožnost uživatelů, kteří žádají o přístup, a ujišťují se, že tito uživatelé jsou zaměstnanci organizace;
b)
informují uživatele o jejich povinnostech za účelem zajištění bezpečnosti systému;
c)
ověřují oprávnění uživatelů na požadovanou úroveň oprávnění v souvislosti s jejich úkoly a hierarchickým postavením;
d)
žádají o ukončení přístupových práv v případě, že tato přístupová práva již nejsou potřebná nebo opodstatněná;
e)
neprodleně hlásí podezřelé události, které by mohly narušit bezpečnost systému;
f)
hlášením změn zajišťují trvalou přesnost identifikačních údajů uživatelů;
g)
přijímají nutná preventivní opatření pro ochranu dat a obchodního tajemství podle použitelných unijních a vnitrostátních pravidel; a
h)
informují Komisi o všech změnách majících vliv na schopnost orgánů členského státu nebo uživatelů SFC2014 plnit povinnosti uvedené v odstavci 1 nebo na osobní schopnost plnit povinnosti uvedené v bodech a) až g).
4. Výměny dat a transakce jsou opatřeny povinným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (5). Členské státy a Komise uznávají právní účinky elektronického podpisu použitého v SFC2014 a jeho přípustnost jako důkazu v soudním řízení.
5. Informace zpracované systémem SFC2014 musejí respektovat ochranu soukromí osobních údajů fyzických osob a obchodního tajemství právnických osob podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES (6), směrnice Evropského parlamentu a Rady 2009/136/ES (7), směrnice 95/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 5
Vlastnosti SFC2014
Za účelem zajištění elektronické výměny informací má SFC2014 tyto vlastnosti:
a)
interaktivní formuláře nebo formuláře předvyplněné systémem na základě informací, které byly do systému zadány již dříve;
b)
automatické výpočty tam, kde sníží náročnost zadávání pro uživatele;
c)
automatické kontroly jako součást systému umožňující provádět kontrolu vnitřní soudržnosti předávaných dat a jejich soulad s použitelnými pravidly;
d)
systémem vytvářená upozornění, která uživatele SFC2014 upozorní na proveditelnost nebo neproveditelnost určitých úkonů;
e)
on-line sledování stavu zpracovávání informací zadaných do systému; a
f)
dostupná historie, pokud jde o všechny informace zadané pro národní program.
Článek 6
Předávání informací prostřednictvím SFC2014
1. Přístup k SFC2014 mají všechny členské státy a Komise buď přímo přes interaktivní uživatelské rozhraní (tj. internetovou aplikaci) nebo prostřednictvím technického rozhraní využívajícího předem definované protokoly (tj. internetové služby) a umožňujícího automatickou synchronizaci a předávání dat mezi informačními systémy členských států a SFC2014.
2. Datum elektronického předání informací členským státem Komisi a naopak se považuje za datum předložení dotčeného dokumentu.
3. V případě vyšší moci, nesprávného fungování SFC2014 nebo přerušení připojení k SFC2014 po dobu delší než jeden pracovní den v průběhu posledního týdne před lhůtou stanovenou pro předložení informací nebo pět pracovních dnů v jiných obdobích se výměna informací mezi členským státem a Komisí může uskutečnit v papírové podobě za použití vzorů, formátů a šablon uvedených v čl. 3 odst. 1.
Jakmile dojde k obnovení správného fungování systému pro elektronickou výměnu dat, obnovení připojení k tomuto systému nebo jakmile pomine příčina vyšší moci, dotčená strana informaci, která již byla zaslána v papírové podobě, neprodleně zadá do SFC2014.
4. V případech uvedených v odstavci 3 se za datum předložení dotčeného dokumentu považuje datum uvedené na poštovním razítku.
Článek 7
Bezpečnost dat předávaných prostřednictvím SFC2014
1. Komise pro SFC2014 stanoví politiku bezpečnosti informačních technologií (dále jen „politika bezpečnosti IT SFC“), která se použije na pracovníky, kteří podle příslušných pravidel Unie SFC2014 používají, zejména rozhodnutí Komise K(2006) 3602 (8) a jeho prováděcí pravidla. Komise určí jednu nebo více osob odpovědných za vymezení, dodržování a zajišťování správného používání politiky bezpečnosti pro SFC2014.
2. Členské státy a evropské orgány jiné než Komise, jimž byla udělena přístupová práva k SFC2014, jednají v souladu s podmínkami týkajícími se bezpečnosti IT zveřejněnými na portálu SFC2014 a opatřeními, která v rámci SFC2014 provádí Komise za účelem zabezpečení přenosu dat, zejména v souvislosti s používáním technického rozhraní uvedeného v čl. 6 odst. 1 tohoto nařízení.
3. Členské státy a Komise provedou přijatá bezpečnostní opatření a zajistí jejich účinnost tak, aby byla data, jež uložily a předaly prostřednictvím SFC2014, chráněna.
4. Členské státy přijmou celostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti informačních technologií týkající se přístupu do SFC2014 a automatického zadávání dat do tohoto systému, které zajistí minimální soubor bezpečnostních požadavků. Tyto celostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti IT mohou odkazovat na další dokumenty týkající se bezpečnosti. Každý členský stát zajistí, aby se uvedené politiky bezpečnosti IT použily pro všechny orgány používající SFC2014.
5. Součástí celostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti IT jsou:
a)
aspekty bezpečnosti IT při práci vykonávané osobou či osobami, které odpovídají za správu přístupových práv uvedených v čl. 4 odst. 3 tohoto nařízení, pokud pracují přímo v systému SFC2014; a
b)
opatření týkající se bezpečnosti IT pro celostátní, regionální a místní počítačové systémy, které jsou spojeny s SFC 2014 prostřednictvím technického rozhraní uvedeného v čl. 6 odst. 1 tohoto nařízení.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) jsou případně upraveny tyto aspekty bezpečnosti IT:
a)
fyzická bezpečnost;
b)
nosiče dat a kontrola přístupu;
c)
kontrola uchovávání;
d)
kontrola přístupu a hesla;
e)
sledování;
f)
spojení s SFC2014;
g)
komunikační infrastruktura;
h)
lidské zdroje; a
i)
řízení incidentů.
6. Celostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti IT jsou založeny na posouzení rizik a popsaná opatření jsou úměrná zjištěným rizikům.
7. Dokumenty vymezující celostátní, regionální nebo místní politiku bezpečnosti IT se na vyžádání poskytnou Komisi.
8. Členské státy určí na celostátní nebo regionální úrovni jednu nebo více osob odpovědných za dodržování a zajišťování správného používání celostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti IT. Uvedená osoba nebo osoby působí jako kontaktní místo s osobou nebo osobami určenými Komisí a uvedenými v odstavci 1.
9. Politika bezpečnosti IT SFC i příslušné celostátní, regionální a místní politiky bezpečnosti IT se aktualizují v případě technologických změn, zjištění nových hrozeb nebo jiných významných změn. Uvedené politiky se v každém případě každoročně přezkoumávají, aby bylo zajištěno, že i nadále zajišťují vhodnou reakci.
Článek 8
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné v členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 24. července 2014.
ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΌΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) αριθ. 802/2014 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 24ης Ιουλίου 2014
για την εκπόνηση υποδειγμάτων για τα εθνικά προγράμματα και τον καθορισμό των όρων και προϋποθέσεων του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ της Επιτροπής και των κρατών μελών, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με τον καθορισμό γενικών διατάξεων όσον αφορά το Ταμείο Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης και το μέσο για τη χρηματοδοτική στήριξη της αστυνομικής συνεργασίας, της πρόληψης και καταστολής της εγκληματικότητας και της διαχείρισης κρίσεων
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 16ης Απριλίου 2014, σχετικά με τον καθορισμό γενικών διατάξεων όσον αφορά το Ταμείο Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης και το μέσο για τη χρηματοδοτική στήριξη της αστυνομικής συνεργασίας, της πρόληψης και καταστολής της εγκληματικότητας και της διαχείρισης κρίσεων (1), και ιδίως το άρθρο 14 παράγραφος 4 και το άρθρο 24 παράγραφος 5.
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Ο κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 514/2014, μαζί με τους ειδικούς κανονισμούς που αναφέρονται στο άρθρο 2 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014, συνιστούν ένα πλαίσιο ενωσιακής χρηματοδότησης για τη στήριξη της ανάπτυξης του χώρου ελευθερίας, ασφάλειας και δικαιοσύνης.
(2)
Ο κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 514/2014 απαιτεί από κάθε κράτος μέλος να προτείνει ένα πολυετές εθνικό πρόγραμμα. Για να εξασφαλιστεί ότι οι πληροφορίες που παρέχονται στην Επιτροπή είναι συνεκτικές και συγκρίσιμες, είναι απαραίτητο να εκπονηθεί ένα υπόδειγμα το οποίο θα πρέπει να ακολουθεί το εθνικό πρόγραμμα.
(3)
Σύμφωνα με το άρθρο 24 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014, όλες οι επίσημες ανταλλαγές πληροφοριών μεταξύ των κρατών μελών και της Επιτροπής πρέπει να πραγματοποιούνται μέσω συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων. Συνεπώς, είναι απαραίτητο να θεσπιστούν οι όροι και οι προϋποθέσεις που θα πρέπει να πληροί το εν λόγω σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων. Προκειμένου να είναι αποτελεσματικοί ως προς το κόστος και να διασφαλίζουν τη συνολική συνοχή όλων των ενωσιακών Ταμείων επιμερισμένης διαχείρισης, οι όροι και οι προϋποθέσεις του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων είναι οι ίδιοι, στο μέτρο του δυνατού, με τους όρους και προϋποθέσεις που προβλέπονται στον εκτελεστικό κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 184/2014 της Επιτροπής (2).
(4)
Προκειμένου να βελτιωθεί η ποιότητα των πληροφοριών που ανταλλάσσονται, και να καταστεί απλούστερο και χρησιμότερο το σύστημα ανταλλαγής πληροφοριών, είναι απαραίτητο να θεσπισθούν βασικές απαιτήσεις όσον αφορά τη μορφή και το εύρος των πληροφοριών που θα ανταλλάσσονται.
(5)
Πρέπει να καθορισθούν αρχές και κανόνες σχετικά με την ταυτοποίηση του υπεύθυνου για την τηλεφόρτωση εγγράφων στο σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων και την ενημέρωση των εν λόγω εγγράφων.
(6)
Πρέπει να καθορισθούν τα τεχνικά χαρακτηριστικά ενός αποτελεσματικού συστήματος ηλεκτρονικών ανταλλαγών προκειμένου να μειωθεί ο διοικητικός φόρτος των κρατών μελών και της Επιτροπής.
(7)
Για να εξασφαλιστεί ότι τόσο τα κράτη μέλη όσο και η Επιτροπή μπορούν να συνεχίσουν να ανταλλάσσουν πληροφορίες σε περιπτώσεις ανωτέρας βίας που εμποδίζουν τη χρήση του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων, πρέπει να προσδιοριστούν εναλλακτικά μέσα κωδικοποίησης και διαβίβασης δεδομένων.
(8)
Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή πρέπει να διασφαλίσουν ότι η διαβίβαση δεδομένων μέσω συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων διεξάγεται με ασφαλή τρόπο που εγγυάται τη διαθεσιμότητα, την ακεραιότητα, τη γνησιότητα, την εμπιστευτικότητα και τη μη άρνηση αναγνώρισης των πληροφοριών. Επομένως, πρέπει να θεσπιστούν κανόνες ασφαλείας.
(9)
Ο παρών κανονισμός σέβεται τα θεμελιώδη δικαιώματα και τηρεί τις αρχές που αναγνωρίζονται από τον Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και κυρίως το δικαίωμα προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Συνεπώς, ο παρών κανονισμός πρέπει να εφαρμόζεται σύμφωνα με τα εν λόγω δικαιώματα και αρχές. Όσον αφορά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που υφίστανται επεξεργασία από κράτη μέλη, εφαρμόζεται η οδηγία 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (3). Όσον αφορά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων από τα όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των εν λόγω δεδομένων, εφαρμόζεται ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4).
(10)
Ο παρών κανονισμός πρέπει να αρχίσει να ισχύει την επομένη της δημοσίευσής του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, προκειμένου να διασφαλιστεί η ταχεία εφαρμογή των μέτρων που προβλέπει και να μην καθυστερήσει η έγκριση των εθνικών προγραμμάτων.
(11)
Το Ηνωμένο Βασίλειο και η Ιρλανδία δεσμεύονται από τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και, κατά συνέπεια, δεσμεύονται και από τον παρόντα κανονισμό.
(12)
Η Δανία δεν δεσμεύεται από τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014, ούτε από τον παρόντα κανονισμό.
(13)
Τα μέτρα που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής «Ταμείων Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης, και Εσωτερικής Ασφάλειας»,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
Άρθρο 1
Υποδείγματα για εθνικά προγράμματα
Το υπόδειγμα για εθνικά προγράμματα παρατίθεται στο παράρτημα.
Άρθρο 2
Θέσπιση συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων
Η Επιτροπή θεσπίζει σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων για όλες τις επίσημες ανταλλαγές πληροφοριών μεταξύ των κρατών μελών και της Επιτροπής (εφεξής «SFC2014»).
Άρθρο 3
Περιεχόμενο του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων
1. Το SFC2014 περιλαμβάνει τουλάχιστον τις πληροφορίες που ορίζονται στα υποδείγματα, στους μορφότυπους και στα σχεδιότυπα που θεσπίστηκαν σύμφωνα με το άρθρο 1 του παρόντος κανονισμού, οι οποίες είναι σύμφωνες με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και τους ειδικούς κανονισμούς που αναφέρονται στο άρθρο 2 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014.
2. Οι πληροφορίες που παρέχονται στα ηλεκτρονικά έντυπα που είναι ενσωματωμένα στο SFC2014 (εφεξής «δομημένα δεδομένα») δεν επιτρέπεται να αντικαθίστανται από μη δομημένα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των υπερσυνδέσμων ή άλλων τύπων μη δομημένων δεδομένων, όπως συνημμένα έγγραφα ή εικόνες. Όταν ένα κράτος μέλος διαβιβάζει τις ίδιες πληροφορίες σε μορφή δομημένων δεδομένων και σε μορφή μη δομημένων δεδομένων, σε περίπτωση ασυμφωνιών χρησιμοποιούνται τα δομημένα δεδομένα.
Άρθρο 4
Λειτουργία του SFC2014
1. Η Επιτροπή και οι αρμόδιες αρχές που αναφέρονται στο άρθρο 25 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 εισάγουν στο SFC2014 τις πληροφορίες για τη διαβίβαση των οποίων έχουν την αρμοδιότητα, καθώς και τυχόν επικαιροποιήσεις τους.
2. Κάθε διαβίβαση πληροφοριών στην Επιτροπή επαληθεύεται και υποβάλλεται από πρόσωπο διαφορετικό από εκείνο που εισήγαγε τα δεδομένα για την εν λόγω διαβίβαση. Αυτή η διάκριση καθηκόντων υποστηρίζεται από το SFC2014 ή από τα πληροφορικά συστήματα διαχείρισης και ελέγχου του κράτους μέλους που συνδέονται αυτόματα με το SFC2014.
3. Τα κράτη μέλη διορίζουν σε εθνικό ή περιφερειακό επίπεδο, ή σε αμφότερα τα επίπεδα, ένα ή περισσότερα πρόσωπα αρμόδια για τη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης στο SFC2014. Τα εν λόγω πρόσωπα εκτελούν τα ακόλουθα καθήκοντα:
α)
ταυτοποιούν τους χρήστες που ζητούν πρόσβαση, ελέγχοντας εάν όντως οι εν λόγω χρήστες απασχολούνται από τον οργανισμό·
β)
ενημερώνουν τους χρήστες σχετικά με την υποχρέωσή τους να διαφυλάττουν την ασφάλεια του συστήματος·
γ)
επαληθεύουν το δικαίωμα των χρηστών για είσοδο στο ζητούμενο προνομιακό επίπεδο πρόσβασης σε σχέση με τα καθήκοντά τους και τη θέση τους στην ιεραρχία·
δ)
ζητούν την παύση των δικαιωμάτων πρόσβασης όταν αυτά δεν χρειάζονται πλέον ή δεν δικαιολογούνται πλέον·
ε)
αναφέρουν πάραυτα τυχόν ύποπτα συμβάντα που ενδέχεται να υπονομεύσουν την ασφάλεια του συστήματος·
στ)
εξασφαλίζουν ανά πάσα στιγμή την ακρίβεια των δεδομένων ταυτοποίησης χρήστη, γνωστοποιώντας οποιαδήποτε αλλαγή·
ζ)
λαμβάνουν τις απαραίτητες προφυλάξεις όσον αφορά την προστασία των δεδομένων και το εμπορικό απόρρητο, σύμφωνα με τους ενωσιακούς και εθνικούς κανόνες· και
η)
ενημερώνουν την Επιτροπή για τυχόν αλλαγές που επηρεάζουν την ικανότητα των αρχών των κρατών μελών ή των χρηστών του SFC2014 να ασκούν τις αρμοδιότητες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 ή την προσωπική τους ικανότητα να ασκούν τις αρμοδιότητες που αναφέρονται στα στοιχεία α) έως ζ).
4. Οι ανταλλαγές δεδομένων και οι συναλλαγές φέρουν υποχρεωτικά ηλεκτρονική υπογραφή κατά την έννοια της οδηγίας 1999/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (5). Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή αναγνωρίζουν τη νομική ισχύ και το παραδεκτό της ηλεκτρονικής υπογραφής που χρησιμοποιείται στο SFC2014 ως αποδεικτικό στοιχείο στις δικαστικές διαδικασίες.
5. Οι πληροφορίες που υφίστανται επεξεργασία μέσω του SFC2014 διαφυλάττουν την προστασία της ιδιωτικής ζωής και των προσωπικών δεδομένων των ιδιωτών και την προστασία του εμπορικού απορρήτου των νομικών οντοτήτων σύμφωνα με την οδηγία 2002/58/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (6), την οδηγία 2009/136/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (7), την οδηγία 95/46/ΕΚ και τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
Άρθρο 5
Χαρακτηριστικά του SFC2014
Για τη διασφάλιση της ηλεκτρονικής ανταλλαγής πληροφοριών, το SFC2014 έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
α)
διαδραστικά έντυπα ή έντυπα προσυμπληρωμένα από το σύστημα με βάση δεδομένα που έχουν ήδη προηγουμένως καταγραφεί στο σύστημα·
β)
αυτόματους υπολογισμούς, όταν μειώνουν την προσπάθεια κωδικοποίησης που καταβάλλουν οι χρήστες·
γ)
αυτόματους ενσωματωμένους ελέγχους για να επαληθεύεται η εσωτερική συνοχή των διαβιβαζόμενων δεδομένων και η συνοχή των δεδομένων αυτών με τους ισχύοντες κανόνες·
δ)
προειδοποιητικά μηνύματα παραγόμενα από το σύστημα, που προειδοποιούν τους χρήστες του SFC2014 ότι ορισμένες ενέργειες μπορούν ή δεν μπορούν να εκτελεστούν·
ε)
επιγραμμική παρακολούθηση του σταδίου στο οποίο βρίσκεται η επεξεργασία της πληροφορίας που εισάγεται στο σύστημα· και
στ)
διαθεσιμότητα δεδομένων ιστορικού για όλες τις πληροφορίες που εισάγονται για εθνικό πρόγραμμα.
Άρθρο 6
Διαβίβαση δεδομένων μέσω του SFC2014
1. Το SFC2014 είναι προσβάσιμο από τα κράτη μέλη και από την Επιτροπή είτε άμεσα, μέσω διαδραστικής διεπαφής χρήστη (π.χ. διαδικτυακή εφαρμογή), είτε μέσω τεχνικής διεπαφής που χρησιμοποιεί προκαθορισμένα πρωτόκολλα (π.χ. διαδικτυακές υπηρεσίες) που επιτρέπουν τον αυτόματο συγχρονισμό και την αυτόματη διαβίβαση δεδομένων μεταξύ συστημάτων πληροφοριών των κρατών μελών και του SFC2014.
2. Η ημερομηνία ηλεκτρονικής διαβίβασης της πληροφορίας από το κράτος μέλος στην Επιτροπή και αντιστρόφως θεωρείται ως ημερομηνία υποβολής του σχετικού εγγράφου.
3. Σε περίπτωση ανωτέρας βίας, δυσλειτουργίας του SFC2014 ή αδυναμίας σύνδεσης με το SFC2014 που υπερβαίνει τη μία εργάσιμη ημέρα κατά την τελευταία εβδομάδα πριν από την καθορισμένη προθεσμία για την υποβολή πληροφοριών ή τις πέντε εργάσιμες ημέρες σε άλλες περιόδους, η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ κράτους μέλους και Επιτροπής μπορεί να πραγματοποιείται σε χαρτί χρησιμοποιώντας τα υποδείγματα, τους μορφότυπους και τα σχεδιότυπα που αναφέρονται στο άρθρο 3 παράγραφος 1.
Όταν παύει η δυσλειτουργία του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής και αποκαθίσταται η σύνδεση με το SFC2014 ή αίρεται η αιτία ανωτέρας βίας, το ενδιαφερόμενο μέρος εισάγει αμέσως στο SFC2014 τις πληροφορίες που έχει ήδη στείλει σε χαρτί.
4. Στις περιπτώσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 3, η ημερομηνία της σφραγίδας του ταχυδρομείου θεωρείται ως η ημερομηνία υποβολής του εν λόγω εγγράφου.
Άρθρο 7
Ασφάλεια των δεδομένων που διαβιβάζονται μέσω του SFC2014
1. Η Επιτροπή καθιερώνει πολιτική ασφάλειας στον τομέα της τεχνολογίας των πληροφοριών (εφεξής «πολιτική ασφάλειας ΤΠ του SFC») για το SFC2014, η οποία εφαρμόζεται στο προσωπικό που χρησιμοποιεί το SFC2014, σύμφωνα με τους οικείους ενωσιακούς κανόνες και ιδίως σύμφωνα με την απόφαση C(2006)3602 (8) της Επιτροπής και τους κανόνες εφαρμογής της. Η Επιτροπή ορίζει το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που είναι αρμόδια για τον σχεδιασμό, τη διατήρηση και τη διασφάλιση της ορθής εφαρμογής της πολιτικής ασφάλειας για το SFC2014.
2. Τα κράτη μέλη και τα ευρωπαϊκά όργανα, εκτός της Επιτροπής, που έχουν αποκτήσει δικαιώματα πρόσβασης στο SFC2014, τηρούν τους όρους και τις προϋποθέσεις ασφαλείας ΤΠ που έχουν δημοσιευθεί στην πύλη SFC2014 και τα μέτρα που εφαρμόζονται από την Επιτροπή για το SFC2014 με σκοπό την ασφαλή διαβίβαση δεδομένων, ιδίως σε σχέση με τη χρήση της τεχνικής διεπαφής που αναφέρεται στο άρθρο 6 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού.
3. Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή εφαρμόζουν και διασφαλίζουν την αποτελεσματικότητα των μέτρων ασφάλειας που εγκρίνονται για την προστασία των δεδομένων που έχουν αποθηκεύσει και διαβιβάσει μέσω του SFC2014.
4. Τα κράτη μέλη εγκρίνουν εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές πολιτικές ασφάλειας της τεχνολογίας των πληροφοριών που καλύπτουν την πρόσβαση στο SFC2014 και την αυτόματη εισαγωγή δεδομένων σ' αυτό, ώστε να τηρείται ένα ελάχιστο σύνολο απαιτήσεων ασφάλειας. Οι εν λόγω εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές πολιτικές ασφάλειας ΤΠ μπορεί να αφορούν και άλλα έγγραφα ασφάλειας. Κάθε κράτος μέλος μεριμνά ώστε οι εν λόγω πολιτικές ασφάλειας ΤΠ να ισχύουν για όλες τις αρχές που χρησιμοποιούν το SFC2014.
5. Οι εν λόγω εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές πολιτικές ασφάλειας ΤΠ περιλαμβάνουν:
α)
τις πτυχές ασφάλειας ΤΠ των εργασιών που εκτελεί το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που είναι αρμόδιο(-α) για τη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 3 του παρόντος κανονισμού, όταν εργάζεται(-ονται) απευθείας στο SFC2014, και
β)
τα μέτρα ασφάλειας ΤΠ για τα εν λόγω εθνικά, περιφερειακά ή τοπικά συστήματα πληροφορικής που είναι συνδεδεμένα με το SFC2014 μέσω της τεχνικής διεπαφής που αναφέρεται στο άρθρο 6 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού.
Για τους σκοπούς του πρώτου εδαφίου στοιχείο β), καλύπτονται οι ακόλουθες πτυχές της πολιτικής ασφάλειας ΤΠ, κατά περίπτωση:
α)
υλική ασφάλεια·
β)
έλεγχος μέσων αποθήκευσης δεδομένων και έλεγχος πρόσβασης·
γ)
έλεγχος αποθήκευσης·
δ)
έλεγχος πρόσβασης και κωδικού αναγνώρισης·
ε)
παρακολούθηση·
στ)
διασύνδεση με το SFC2014·
ζ)
υποδομή επικοινωνιών·
η)
ανθρώπινοι πόροι· και
θ)
διαχείριση περιστατικών.
6. Οι εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές πολιτικές ασφάλειας ΤΠ βασίζονται σε εκτίμηση επικινδυνότητας και τα περιγραφόμενα μέτρα είναι ανάλογα των κινδύνων που εντοπίζονται.
7. Τα έγγραφα που παρουσιάζουν τις εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές πολιτικές ασφάλειας ΤΠ τίθενται στη διάθεση της Επιτροπής κατόπιν σχετικού αιτήματός της.
8. Τα κράτη μέλη ορίζουν, σε εθνικό ή περιφερειακό επίπεδο, ένα ή περισσότερα πρόσωπα ως αρμόδια για τη διατήρηση και τη διασφάλιση της εφαρμογής των εθνικών, περιφερειακών ή τοπικών πολιτικών ασφάλειας ΤΠ. Το εν λόγω πρόσωπο ή πρόσωπα ενεργεί(-ούν) ως υπεύθυνος (-οι) επικοινωνίας με το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που ορίζει η Επιτροπή και αναφέρονται στην παράγραφο 1.
9. Τόσο η πολιτική ασφάλειας ΤΠ για το SFC2014 όσο και οι σχετικές εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές πολιτικές ασφάλειας ΤΠ επικαιροποιούνται όταν σημειώνονται τεχνολογικές αλλαγές, όταν εντοπίζονται νέες απειλές ή όταν συμβαίνουν άλλες συναφείς εξελίξεις. Εν πάση περιπτώσει, επανεξετάζονται κάθε χρόνο ώστε να διασφαλίζεται ότι εξακολουθούν να αντεπεξέρχονται στις απαιτήσεις.
Άρθρο 8
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την επόμενη ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα στα κράτη μέλη σύμφωνα με τις Συνθήκες.
Βρυξέλλες, 24 Ιουλίου 2014.