NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) 2015/496 ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ
της 17ης Μαρτίου 2015
για την τροποποίηση του κανονισμού (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83, σχετικά με την κατάθεση των ιστορικών αρχείων των θεσμικών οργάνων στο Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ινστιτούτο της Φλωρεντίας
ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και ιδίως το άρθρο 352,
Έχοντας υπόψη την πρόταση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής,
Μετά τη διαβίβαση του σχεδίου νομοθετικής πράξης στα εθνικά κοινοβούλια
Έχοντας υπόψη την έγκριση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου,
Αποφασίζοντας σύμφωνα με ειδική νομοθετική διαδικασία,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83, της 1ης Φεβρουαρίου 1983, για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας (1), τα ιστορικά αρχεία της Ένωσης φυλάσσονται και καθίστανται προσιτά στο κοινό, όποτε είναι αυτό εφικτό, μετά την πάροδο 30 ετών.
(2)
Η υποχρέωση κατάρτισης και δημοσιοποίησης ιστορικών αρχείων στο μέτρο του εφικτού ισχύει για καθένα από τα θεσμικά όργανα που αναφέρονται στον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 («θεσμικά όργανα») σύμφωνα με τους όρους του κανονισμού αυτού.
(3)
Ο κανονισμός (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 προβλέπει ότι κάθε θεσμικό όργανο φυλάττει τα ιστορικά αρχεία του στον καταλληλότερο, κατά την κρίση του, τόπο.
(4)
Το 1984, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο και η Επιτροπή αποφάσισαν να καταθέσουν τα ιστορικά τους αρχεία στο Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ινστιτούτο της Φλωρεντίας (EUI), από όπου καθίστανται προσιτά στο κοινό. Για τον σκοπό αυτό, συνάφθηκε στις 17 Δεκεμβρίου 1984 σύμβαση μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, εκπροσωπούμενων από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, και του ΕUΙ («σύμβαση κατάθεσης»).
(5)
Έκτοτε, στη σύμβαση κατάθεσης έχουν προσχωρήσει η Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή και το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο. Η Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων καταθέτει τα ιστορικά της αρχεία στο EUI στο πλαίσιο χωριστής σύμβασης που υπογράφηκε την 1η Ιουλίου 2005 με το Ινστιτούτο, και σύμφωνα με τους «Κανόνες περί ιστορικών αρχείων» οι οποίοι εγκρίθηκαν από τη Διευθύνουσα Επιτροπή της Τράπεζας την 7η Οκτωβρίου 2005 (2).
(6)
Η ιταλική κυβέρνηση έχει θέσει στη διάθεση του EUI, επ' αόριστον και χωρίς επιβάρυνση, κατάλληλες εγκαταστάσεις ώστε να διασφαλίζεται η φύλαξη και η προστασία των κατατεθέντων αρχείων σύμφωνα με αναγνωρισμένα διεθνή πρότυπα και να παρέχεται δυνατότητα επιτόπιας πρόσβασης σε αυτά.
(7)
Η κατάθεση των ιστορικών αρχείων των θεσμικών οργάνων στο EUI εξυπηρετεί τον σκοπό της προσπέλασης των αρχείων από ένα και μοναδικό σημείο, της διεύρυνσης της πρόσβασης στα αρχεία και της ενθάρρυνσης της ιστορικής έρευνας στο πεδίο της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης και των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων. Το EUI είναι ένα υψηλού κύρους κέντρο ακαδημαϊκής έρευνας και μάθησης, ιδίως σε θέματα ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης και γενικότερου ευρωπαϊκού ενδιαφέροντος. Διαθέτει 30ετή πείρα στη διαχείριση των ιστορικών αρχείων της Ένωσης, παρέχει υπερσύγχρονες εγκαταστάσεις αποθετηρίου και έρευνας ειδικά διαμορφωμένες για τη φύλαξη και την προσπέλαση των εν λόγω αρχείων, χαίρει δε διεθνούς αναγνώρισης ως το κέντρο φύλαξης των ιστορικών αρχείων των θεσμικών οργάνων.
(8)
Λόγω της επαναλαμβανόμενης φύσης της κατάθεσης των ιστορικών αρχείων των θεσμικών οργάνων στο EUI, θα πρέπει αυτή να είναι ενσωματωμένη στη νομοθεσία της Ένωσης ούτως ώστε να αντανακλά τον ρόλο του EUI ως εταίρου των θεσμικών οργάνων στη διαχείριση των ιστορικών τους αρχείων.
(9)
Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να ισχύει για όλα τα θεσμικά όργανα χωρίς να θίγει τη δυνατότητά τους να καθιστούν προσιτά τα οικεία ιστορικά αρχεία στο κοινό, ούτε τα δικαιώματά τους κυριότητας επί των οικείων ιστορικών αρχείων.
(10)
Ωστόσ, η ιδιαιτερότητα των δραστηριοτήτων του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΔΕΕ) και της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας (ΕΚΤ) δικαιολογεί την εξαίρεσή τους από την υποχρέωση κατάθεσης των ιστορικών τους αρχείων στο EUI, σύμφωνα με τον παρόντα κανονισμό. Το ΔΕΕ και η ΕΚΤ μπορούν να αναθέτουν οικειοθελώς τη φύλαξη των οικείων ιστορικών αρχείων στο EUI.
(11)
Τα θεσμικά όργανα και το ΕUI θα πρέπει, εφόσον τούτο είναι δυνατόν, να καθιστούν τα ιστορικά αρχεία διαθέσιμα στο κοινό σε ψηφιοποιημένη και σε ψηφιακή μορφή, ούτως ώστε να διευκολύνεται η πρόσβαση σε αυτά από το διαδίκτυο.
(12)
Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται στα ιστορικά αρχεία της Ένωσης τα οποία κατατίθενται στο EUI θα πρέπει να υπόκεινται σε επεξεργασία σύμφωνα με τον κανονισμό(ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 18ης Δεκεμβρίου 2000 σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (3).
(13)
Ο Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων ερωτήθηκε από την Επιτροπή αναφορικά με την πρόταση που οδήγησε στον παρόντα κανονισμό, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001, και γνωμοδότησε σχετικά στις 10 Οκτωβρίου 2012 (4).
(14)
Θα πρέπει να καθοριστούν, σε σύμβαση-πλαίσιο εταιρικής σχέσης, λεπτομερείς διατάξεις σχετικά με τη διαχείριση των ιστορικών αρχείων στο EUI, συμπεριλαμβανομένης της κατάθεσής τους, του ανοίγματός τους και της πρόσβασης του κοινού σε αυτά, καθώς και των αμοιβαίων ρόλων και αρμοδιοτήτων των θεσμικών οργάνων και του EUI.
(15)
Οι δαπάνες διαχείρισης των ιστορικών αρχείων της Ένωσης από το EUI θα πρέπει να χρηματοδοτούνται από τον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης και οι δαπάνες αυτές θα πρέπει να καλύπτονται από όλα τα καταθέτοντα θεσμικά όργανα.
(16)
Συνεπώς, ο κανονισμός (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 θα πρέπει να τροποποιηθεί αναλόγως,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
Άρθρο 1
Ο κανονισμός (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 τροποποιείται ως εξής:
1.
Το άρθρο 8 παράγραφος τροποποιείται ως εξής:
α)
Η παράγραφος 1 αντικαθίσταται από το ακόλουθο κείμενο:
«1. Κάθε θεσμικό όργανο, εκτός του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΔΕΕ) και της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας (ΕΚΤ), καταθέτει στο Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ινστιτούτο της Φλωρεντίας (EUI) έγγραφα που αποτελούν τμήμα των ιστορικών τους αρχείων και τα οποία έχει καταστήσει προσιτά στο κοινό σύμφωνα με τον παρόντα κανονισμό. Η κατάθεση πραγματοποιείται σύμφωνα με το παράρτημα.
Κατά παρέκκλιση από το πρώτο εδάφιο, τα καταθέτοντα θεσμικά όργανα μπορούν, για νομικούς ή διοικητικούς λόγους, να αποκλείσουν την κατάθεση ορισμένων πρωτότυπων εγγράφων στο EUI. Στην περίπτωση αυτή, καταθέτουν μικρομορφή ή ψηφιακό αντίγραφο των εγγράφων αυτών.»
.
β)
Προστίθενται οι ακόλουθες παράγραφοι:
«3. Το ΔΕΕ και η ΕΚΤ μπορούν να αναθέτουν οικειοθελώς τη φύλαξη των οικείων ιστορικών αρχείων στο EUI.
4. Τα θεσμικά όργανα που προβαίνουν σε κατάθεση των αρχείων τους διατηρούν την κυριότητα επ' αυτών, καθώς και την αποκλειστική ευθύνη κατάρτισης των εγγράφων και των φακέλων που κατατίθενται ή καθίστανται με άλλο τρόπο διαθέσιμα στο EUI.
5. Η κατάθεση των ιστορικών αρχείων των θεσμικών οργάνων στο EUI δεν θίγει την προστασία των αρχείων, όπως προβλέπεται στο άρθρο 2 του πρωτοκόλλου αριθ. 7 περί των προνομίων και ασυλιών της Ευρωπαϊκής Ένωσης που προσαρτάται στη Συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση και στη Συνθήκη για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
6. Το EUI μεριμνά για τη φύλαξη και την προστασία των κατατεθέντων αρχείων. Η φύλαξη και η προστασία πραγματοποιούνται σύμφωνα με αναγνωρισμένα διεθνή πρότυπα για τη φυσική προστασία αρχείων και συμμορφώνονται τουλάχιστον προς τεχνικούς κανόνες και κανόνες ασφάλειας ισοδύναμους προς τους κανόνες που διέπουν τη φύλαξη και τη διαχείριση δημόσιων αρχείων στην Ιταλία. Για τον σκοπό αυτό, τα κατατεθέντα αρχεία φυλάσσονται σε ειδικά διαμορφωμένο αποθετήριο.
7. Το EUI είναι αποκλειστικά υπεύθυνο για το προσωπικό που καλείται να διαχειριστεί τα ιστορικά αρχεία της ΕΕ τα οποία κατατίθενται στο EUI. Το EUI διασφαλίζει ότι το προσωπικό στο οποίο έχει ανατεθεί η διαχείριση των ιστορικών αρχείων διαθέτει τα απαιτούμενα επαγγελματικά προσόντα που είναι απαραίτητα ώστε να διεξάγει το έργο στον τομέα αυτόν.
8. Τα θεσμικά όργανα που προβαίνουν σε κατάθεση των αρχείων τους διατηρούν το δικαίωμα να λαμβάνουν ζητούν από το EUI πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση των αρχείων τους, καθώς και να επιθεωρούν τα αρχεία που έχουν καταθέσει σε αυτό.
9. Το EUI καθιστά προσιτά στο κοινό τα ιστορικά αρχεία που παραλαμβάνει δυνάμει των παραγράφων 1 και 3. Τα θεσμικά όργανα δύνανται επίσης να καθιστούν προσιτή στο κοινό άλλο αντίγραφοτων ίδιων ιστορικών αρχείων.
10. Οι δαπάνες διαχείρισης των ιστορικών αρχείων της Ένωσης χρηματοδοτούνται από όλα τα καταθέτοντα θεσμικά όργανα μέσω των συνεισφορών τους στη σχετική γραμμή του προϋπολογισμού, εντός των ορίων των των ετήσιων πιστώσεων που καθίστανται διαθέσιμες από την αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 25ης Οκτωβρίου 2012 σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης (5). Οι εν λόγω χρηματοδοτικές συνεισφορές δεν καλύπτουν δαπάνες συνδεόμενες με τη χορήγηση και προσαρμογή κτιρίων και αποθετηρίων για τη στέγαση των αρχείων και του προσωπικού τους.
Το μέγεθος των συνεισφορών που αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο θα είναι αναλογικό προς το μέγεθος των αντίστοιχων πινάκων προσωπικού των θεσμικών οργάνων που καταθέτουν τα αρχεία τους. Κάθε συνεισφορά επανυπολογίζεται οποτεδήποτε νέα θεσμικά όργανα αρχίζουν να καταθέτουν τα ιστορικά αρχεία τους στο EUI ή τουλάχιστον κάθε πέντε χρόνια.
11. Το EUI επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται στα ιστορικά αρχεία των θεσμικών οργάνων σύμφωνα με το άρθρο 2 του κανονισμού αριθ. 45/2001. Το EUI ενεργεί ως φορέας επεξεργασίας βάσει του άρθρου 2 του εν λόγω κανονισμού αριθ. 45/2001, κατόπιν των υποδείξεων από τα καταθέτοντα θεσμικά όργανα. Το EUI επεξεργάζεται οιαδήποτε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα περιλαμβάνονται στα ιστορικά αρχεία των θεσμικών οργάνων σύμφωνα με τις εγγυήσεις που προβλέπονται στον εν λόγω κανονισμό.
12. Ο Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων συνεχίζει να έχει επί των θεσμικών οργάνων του EUI εποπτικές εξουσίες όσον αφορά την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία περιέχονται στα ιστορικά αρχεία που καταθέτουν κατατίθενται στο EUI τα θεσμικά όργανα.
.
2.
Το άρθρο 9 τροποποιείται ως εξής:
α)
Η παράγραφος 1 αντικαθίσταται από το ακόλουθο κείμενο:
«1. Για την εφαρμογή του παρόντος κανονισμού τα θεσμικά όργανα θεσπίζουν εσωτερικούς κανόνες. Σε αυτούς περιλαμβάνονται κανόνες για τη φύλαξη και δημοσιοποίηση των ιστορικών αρχείων καθώς και την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται σε αυτά. Στο μέτρο του εφικτού, τα θεσμικά όργανα καθιστούν εφικτή την πρόσβαση του κοινού στα αρχεία τους, συμπεριλαμβανομένων των ψηφιοποιημένων αρχείων και αρχείων αρχικής ψηφιακής προέλευσης, με ηλεκτρονικά μέσα και διευκολύνουν την πρόσβαση σε αυτά μέσω του διαδικτύου. Επίσης, τα όργανα διαφυλάττουν τα υπάρχοντα έγγραφα σε μορφές προσαρμοσμένες σε ειδικές ανάγκες (γραφή Μπράιγ, μεγάλα γράμματα, μαγνητοφωνήσεις).»
.
β)
Προστίθεται η ακόλουθη παράγραφος:
«3. Εξ ονόματος των θεσμικών οργάνων που καταθέτουν τα αρχεία τους, η Επιτροπή συνάπτει σύμβαση-πλαίσιο εταιρικής σχέσης με το EUI. Η εν λόγω σύμβαση-πλαίσιο εταιρικής σχέσης θα περιλαμβάνει λεπτομερείς διατάξεις σχετικά με τους αμοιβαίους ρόλους και αρμοδιότητες των θεσμικών οργάνων και του EUI όσον αφορά τη διαχείριση των ιστορικών αρχείων της ΕΕ, συμπεριλαμβανομένης της κατάθεσης και διαφύλαξης αυτών καθώς και της πρόσβασης του κοινού σε αυτά.»
.
3.
Το κείμενο του παραρτήματος προστίθεται ως παράρτημα του κανονισμού (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83.
Άρθρο 2
Ο παρών κανονισμός τίθεται σε εφαρμογή την επομένη της δημοσίευσής του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 17 Μαρτίου 2015.