ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 16. prosince 2013
o zřízení rámce pro občanský dialog v záležitostech, na něž se vztahuje společná zemědělská politika, a o zrušení rozhodnutí 2004/391/ES
(2013/767/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Článek 38 Smlouvy o fungování Evropské unie stanoví, že Unie vymezuje a provádí společnou zemědělskou politiku.
(2)
V souladu s čl. 11 odst. 2 Smlouvy o Evropské unii udržují orgány otevřený, transparentní a pravidelný dialog s reprezentativními sdruženími a s občanskou společností. Rámec pro dialog zabývající se záležitostmi v oblasti společné zemědělské politiky existuje od roku 1962. Rámec stávajícího dialogu stanoví rozhodnutí Komise 2004/391/ES (1).
(3)
Aby se zvýšila transparentnost a zajistila lepší vyváženost zastoupených zájmů, je nutné přezkoumat dialog v rámci poradních skupin, které se zabývají otázkami zemědělství, zajistit rámec občanského dialogu v oblasti zemědělství a rozvoje venkova, včetně jejich mezinárodních aspektů, a vymezit jejich úkoly a strukturu.
(4)
Skupiny pro občanský dialog by měly být Komisi nápomocny a podporovat ji při vedení pravidelného dialogu o všech záležitostech týkajících se společné zemědělské politiky, včetně rozvoje venkova, a jejího provádění, a zejména opatření, která musí Komise v této souvislosti přijmout, včetně mezinárodních aspektů zemědělství, zajišťovat výměnu zkušeností a osvědčených postupů, poskytovat rady ohledně politiky, vydávat na žádost generálního ředitelství pro zemědělství a rozvoj venkova nebo z vlastního podnětu stanoviska týkající se konkrétních záležitostí a sledovat vývoj politiky.
(5)
Skupiny pro občanský dialog by se měly skládat z nevládních organizací alespoň na evropské úrovni, včetně reprezentativních sdružení, sociálně-ekonomických zájmových skupin, organizací občanské společnosti a odborů, které jsou registrovány ve společném evropském Rejstříku transparentnosti.
(6)
Aby se usnadnilo provádění úkolů přidělených skupinám, je nutné stanovit pravidla týkající se provozu a fungování skupin.
(7)
Osobní údaje by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (2).
(8)
Rozhodnutí 2004/391/ES by mělo být zrušeno,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Předmět
Toto rozhodnutí představuje rámec pro skupiny pro občanský dialog zabývající se záležitostmi v oblasti společné zemědělské politiky (dále jen „skupiny“) zřízené generálním ředitelem pro zemědělství a rozvoj venkova (dále jen „generální ředitel“) na základě rámce pro expertní skupiny Komise (3).
Článek 2
Úkoly
Úkolem skupin je:
a)
vést pravidelný dialog o všech záležitostech týkajících se společné zemědělské politiky, včetně rozvoje venkova, a jejího provádění, a zejména opatření, která musí Komise v této souvislosti přijmout, včetně mezinárodních aspektů zemědělství;
b)
zajišťovat výměnu zkušeností a osvědčených postupů v oblastech uvedených v písmenu a);
c)
pomáhat Komisi a poskytovat rady ohledně politiky v oblastech uvedených v písmenu a);
d)
vydávat stanoviska týkající se konkrétních záležitostí, buď na žádost generálního ředitelství pro zemědělství a rozvoj venkova (dále jen „generální ředitelství“) a ve lhůtě stanovené v žádosti, nebo z vlastního podnětu;
e)
sledovat vývoj politiky v oblastech uvedených v písmenu a).
Článek 3
Konzultace
1. Generální ředitelství může skupiny konzultovat v jakékoli záležitosti uvedené v čl. 2 písm. a).
2. Předseda skupiny, v úzké spolupráci s místopředsedy, může Komisi doporučit, aby v konkrétní otázce skupinu konzultovala.
Článek 4
Jmenování členů
1. Generální ředitel rozhoduje o složení skupin na základě výzvy k podávání přihlášek.
2. Skupiny se skládají z nevládních organizací alespoň na evropské úrovni, včetně reprezentativních sdružení, sociálně-ekonomických zájmových skupin, organizací občanské společnosti a odborů, které jsou registrovány v Rejstříku transparentnosti. Členství ve skupinách je otevřeno těm organizacím, které zastupují jakýkoli relevantní zájem.
3. Generální ředitel rozhoduje o počtu skupin a jejich velikosti, přičemž bere v úvahu zájmy občanské společnosti v rámci společné zemědělské politiky. Seznam skupin se zveřejňuje v Rejstříku expertních skupin Komise a dalších podobných subjektů („rejstřík“) a na příslušných internetových stránkách. Generální ředitel zajistí vyvážené zastoupení všech vyjádřených zájmů uvedených v odstavci 2. Zejména zajistí rovnováhu mezi hospodářskými a nehospodářskými zájmy.
4. Členské organizace jmenuje generální ředitel z řad organizací, které odpověděly na výzvu k podávání přihlášek. Generální ředitel může jmenovat členské organizace rovněž tehdy, když zůstanou prázdná místa nebo se uvolní.
5. Členské organizace jsou jmenovány na dobu sedmi let. Členská organizace může být v rámci skupiny nahrazena před uplynutím sedmiletého mandátu, pokud:
a)
není již schopna se účinně podílet na jednání skupiny;
b)
odejde ze skupiny;
c)
nejmenuje pravidelně experty na zasedání skupiny;
d)
nevyhovuje již podmínkám podle odstavce 2, nebo
e)
nesplňuje požadavky týkající se nevyzrazování informací, které jsou profesním tajemstvím, jak je stanoveno v článku 339 Smlouvy.
6. Členské organizace jmenují experty, kteří se účastní zasedání skupin podle bodů pořadu jednání, a sdělují generálnímu ředitelství totožnost jmenovaných expertů alespoň tři pracovní dny před zasedáním.
7. Generální ředitelství vyzývá experty jmenované členskými organizacemi k účasti na zasedáních skupin. Pokud členská organizace nesdělila generálnímu ředitelství totožnost expertů ve lhůtě stanovené v odstavci 6, může generální ředitelství odmítnout tyto experty přizvat na příslušné zasedání.
8. Názvy členských organizací se zveřejňují v Rejstříku expertních skupin Komise a dalších podobných subjektů a na příslušných internetových stránkách.
9. Osobní údaje se shromažďují, zpracovávají a zveřejňují v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001.
Článek 5
Provoz
1. Každá skupina na svém prvním zasedání zvolí ze svých členů předsedu a dva místopředsedy dvoutřetinovou většinou přítomných expertů v případě prvního kola hlasování a prostou většinou přítomných expertů v případě dalších hlasování. Místopředsedové se volí ze zástupců jiných organizací než je ta, k níž náleží předseda. Oba místopředsedové musí pocházet ze dvou různých organizací. Volba probíhá tajně pod vedením zástupce Komise, pokud všichni přítomní experti výslovně nerozhodnou jinak.
2. Funkční období předsedy a dvou místopředsedů je jednoleté a je obnovitelné. Předseda nevykonává funkci déle než dvě po sobě jdoucí období. Při volbě nového předsedy a místopředsedů skupina zajistí, aby nepocházeli ze stejné organizace jako jejich předchůdci.
3. Předseda po dohodě s generálním ředitelstvím, po důkladné konzultaci s místopředsedy a po konzultaci s organizacemi zastoupenými ve skupině stanoví nejméně 25 pracovních dnů před každým zasedáním skupiny body, které budou zařazeny na pořad jednání. Generální ředitelství rozešle pořad jednání organizacím zpravidla 20 pracovních dní před zasedáním, nejlépe elektronickou poštou.
4. S výjimkou volby stanovené v odstavci 1 se na konci jednání neuskuteční ve skupině žádné hlasování. Pokud skupina dosáhne konsenzu ohledně stanoviska, které požaduje generální ředitelství, nebo ohledně usnesení z vlastního podnětu, formuluje společné závěry, které připojí k souhrnné zprávě. V případě, že to skupina doporučí, sdělí Komise výsledky jednání skupiny dalším evropským orgánům.
5. Předseda je odpovědný za vypracování zprávy, která obsahuje přesný souhrnný záznam každého zasedání, a za předání návrhu této zprávy generálnímu ředitelství do 20 pracovních dnů po zasedání. Generální ředitelství může návrh zprávy předsedy před jejím rozesláním a následným schválením skupinou upravit.
6. Skupina může se souhlasem generálního ředitelství zřizovat pracovní skupiny pro přezkoumání konkrétních otázek na základě pověření přijatého skupinou. Zasedáním pracovních skupin předsedají zástupci Komise. Tyto pracovní skupiny budou rozpuštěny, jakmile splní své pověření.
7. Generální ředitelství může k příležitostné práci ve skupině nebo pracovní skupině přizvat externí experty, kteří mají zvláštní odbornou způsobilost v určité oblasti na pořadu jednání skupiny. Kromě toho může zástupce Komise udělit status pozorovatele jednotlivcům či organizacím vymezeným v čl. 4 odst. 2, pokud neohrozí rovnováhu skupin nebo pracovních skupin. Mají právo hovořit, pokud je k tomu se souhlasem nejvýše postaveného přítomného zástupce Komise vyzve předseda. Jednotlivci nebo organizace mající status pozorovatele se neúčastní volby uvedené v odstavci 1.
8. Členové skupin a jejich zástupci, jakož i přizvaní experti a jednotlivci či organizace mající status pozorovatele, jak je uvedeno v odstavci 7, musí dodržovat povinnosti profesního tajemství stanovené Smlouvami a jejich prováděcími pravidly, jakož i bezpečnostní předpisy Komise o ochraně utajovaných skutečností Unie stanovené v příloze rozhodnutí Komise 2001/844/ES, ESUO, Euratom (4). Pokud členové tyto povinnosti nedodrží, může Komise přijmout veškerá vhodná opatření.
9. Zasedání skupin a pracovních skupin se konají zpravidla v prostorách Komise. Komise zajišťuje sekretářské služby. Zasedání skupin a pracovních skupin svolává generální ředitelství. Zasedání skupin a jejich pracovních skupin se mohou účastnit další úředníci Komise, kteří mají zájem o projednávané otázky.
10. Komise zveřejňuje všechny příslušné dokumenty, jako jsou pořady jednání, zápisy, závěry, dílčí závěry nebo pracovní dokumenty týkající se činností prováděných skupinami, na příslušných internetových stránkách dostupných odkazem z Rejstříku expertních skupin Komise a dalších podobných subjektů. Výjimky z pravidelného zveřejňování by měly být činěny v případech, kdy by zpřístupnění dokumentu vedlo k porušení ochrany veřejného nebo soukromého zájmu, jak je vymezeno v článku 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (5).
Článek 6
Výdaje na zasedání
1. Účastníkům podílejícím se na činnostech skupin a pracovních skupin nepřísluší za poskytované služby odměna.
2. Cestovné a výdaje na pobyt vzniklé expertům v souvislosti s činností skupin a pracovních skupin hradí Komise v souladu se svými platnými předpisy.
3. Výdaje uvedené v odstavci 2 se hradí v mezích dostupných prostředků, které jsou přiděleny v rámci ročního postupu pro přidělení zdrojů.
Článek 7
Zrušení
Rozhodnutí 2004/391/ES se zrušuje s účinkem ode dne 1. července 2014.
Článek 8
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dvacátým dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. července 2014.
V Bruselu dne 16. prosince 2013.
ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 16ης Δεκεμβρίου 2013
σχετικά με τη δημιουργία ενός πλαισίου για τη διεξαγωγή διαλόγου με την κοινωνία των πολιτών σε θέματα κοινής γεωργικής πολιτικής και την κατάργηση της απόφασης 2004/391/ΕΚ
(2013/767/ΕΕ)
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Το άρθρο 38 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης ορίζει ότι η Ένωση καθορίζει και εφαρμόζει κοινή γεωργική πολιτική.
(2)
Σύμφωνα με το άρθρο 11 παράγραφος 2 της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση, τα όργανα διατηρούν ανοιχτό, διαφανή και τακτικό διάλογο με τις αντιπροσωπευτικές ενώσεις και την κοινωνία των πολιτών. Από το 1962 έχει θεσπιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου για θέματα κοινής γεωργικής πολιτικής. Η απόφαση 2004/391/ΕΚ της Επιτροπής (1) προβλέπει το πλαίσιο του διαλόγου που διεξάγεται σήμερα.
(3)
Με στόχο την αύξηση της διαφάνειας και την καλύτερη εξισορρόπηση των εκπροσωπούμενων συμφερόντων είναι αναγκαίο να εξεταστεί η διαδικασία διαλόγου στο πλαίσιο των συμβουλευτικών ομάδων επί γεωργικών θεμάτων και να προβλεφθεί ένα πλαίσιο διαλόγου για την κοινωνία των πολιτών στον τομέα της γεωργίας και της αγροτικής ανάπτυξης, συμπεριλαμβανομένων των διεθνών πτυχών, και να καθοριστούν τα καθήκοντα και η δομή τους.
(4)
Οι ομάδες διαλόγου στο πλαίσιο της κοινωνίας των πολιτών θα πρέπει να επικουρούν την Επιτροπή και να μεριμνούν για τη διεξαγωγή τακτικού διαλόγου για όλα τα θέματα που αφορούν την κοινή γεωργική πολιτική, συμπεριλαμβανομένης της αγροτικής ανάπτυξης, και την εφαρμογή της, και ιδίως τα μέτρα που η Επιτροπή καλείται να λαμβάνει στο πλαίσιο αυτό, συμπεριλαμβανομένων των διεθνών πτυχών της γεωργίας, για την προώθηση της ανταλλαγής εμπειριών και ορθών πρακτικών, την παροχή συμβουλών σε θέματα πολιτικής, τη γνωμοδότηση επί συγκεκριμένων θεμάτων κατόπιν αιτήματος της Γενικής Διεύθυνσης Γεωργίας και Αγροτικής Ανάπτυξης ή με δική τους πρωτοβουλία και, τέλος, για την παρακολούθηση των πολιτικών εξελίξεων.
(5)
Οι ομάδες διαλόγου της κοινωνίας των πολιτών θα πρέπει να αποτελούνται από μη κυβερνητικές οργανώσεις, ευρωπαϊκού τουλάχιστον επιπέδου, συμπεριλαμβανομένων αντιπροσωπευτικών ενώσεων, ομάδων κοινωνικοοικονομικών συμφερόντων, οργανώσεων της κοινωνίας των πολιτών και συνδικαλιστικών οργανώσεων που έχουν καταχωριστεί στο κοινό ευρωπαϊκό μητρώο διαφάνειας.
(6)
Προκειμένου να διευκολυνθεί η άσκηση των καθηκόντων που ανατίθενται στις ομάδες, είναι απαραίτητο να προβλεφθούν κανόνες για τη λειτουργία των ομάδων.
(7)
Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων θα πρέπει να γίνεται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (2).
(8)
Η απόφαση 2004/391/ΕΚ πρέπει να καταργηθεί,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
Άρθρο 1
Αντικείμενο
Η παρούσα απόφαση αποτελεί το πλαίσιο για τις ομάδες διαλόγου της κοινωνίας των πολιτών οι οποίες ασχολούνται με θέματα κοινής γεωργικής πολιτικής, εφεξής «ομάδες», και έχουν συσταθεί από τον γενικό διευθυντή Γεωργίας και Αγροτικής Ανάπτυξης (εφεξής «ο γενικός διευθυντής»), εντός του πλαισίου για τις ομάδες εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής (3).
Άρθρο 2
Αποστολή
Αποστολή των ομάδων είναι:
α)
να διεξάγουν τακτικό διάλογο για όλα τα θέματα που αφορούν την κοινή γεωργική πολιτική, συμπεριλαμβανομένης της αγροτικής ανάπτυξης, και την εφαρμογή της, και ιδίως τα μέτρα που η Επιτροπή καλείται να λαμβάνει στο πλαίσιο αυτό, συμπεριλαμβανομένων των διεθνών πτυχών της γεωργίας·
β)
να προωθούν την ανταλλαγή εμπειριών και ορθών πρακτικών στα πεδία που αναφέρονται στο στοιχείο α)·
γ)
να επικουρούν την Επιτροπή και να παρέχουν συμβουλές σε θέματα πολιτικής στα πεδία που αναφέρονται στο στοιχείο α)·
δ)
να γνωμοδοτούν επί συγκεκριμένων θεμάτων κατόπιν αιτήματος της Γενικής Διεύθυνσης Γεωργίας και Αγροτικής Ανάπτυξης (εφεξής «Γενική Διεύθυνση») και εντός της προθεσμίας που αυτή τάσσει, ή με δική τους πρωτοβουλία·
ε)
να παρακολουθούν τις πολιτικές εξελίξεις στα πεδία που αναφέρονται στο στοιχείο α).
Άρθρο 3
Διαβούλευση
1. Η Γενική Διεύθυνση μπορεί να συμβουλεύεται τις ομάδες για κάθε θέμα που αναφέρεται στο άρθρο 2 στοιχείο α).
2. Ο πρόεδρος της ομάδας, σε στενή συνεργασία με τους αντιπροέδρους, μπορεί να προτρέπει την Επιτροπή να ζητεί τη γνώμη της ομάδας για συγκεκριμένο θέμα.
Άρθρο 4
Διορισμός μελών
1. Ο γενικός διευθυντής αποφασίζει σχετικά με τη σύνθεση των ομάδων, βάσει πρόσκλησης υποβολής υποψηφιοτήτων.
2. Οι ομάδες απαρτίζονται από μη κυβερνητικές οργανώσεις ευρωπαϊκού τουλάχιστον επιπέδου, συμπεριλαμβανομένων αντιπροσωπευτικών ενώσεων, ομάδων κοινωνικοοικονομικών συμφερόντων, οργανώσεων της κοινωνίας των πολιτών και συνδικαλιστικών οργανώσεων που έχουν καταχωριστεί στο κοινό ευρωπαϊκό μητρώο διαφάνειας. Η συμμετοχή στις ομάδες είναι ανοικτή στις οργανώσεις που εκπροσωπούν κάθε σχετικό τομέα συμφερόντων.
3. Ο γενικός διευθυντής αποφασίζει σχετικά με τον αριθμό των ομάδων και το μέγεθός τους, αφού λάβει υπόψη το συμφέρον της κοινωνίας των πολιτών στην κοινή γεωργική πολιτική. Ο κατάλογος των ομάδων δημοσιεύεται στο μητρώο των ομάδων εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής και άλλων παρεμφερών οντοτήτων (εφεξής «το μητρώο») και σε ειδικό δικτυακό τόπο. Ο γενικός διευθυντής εξασφαλίζει την ισόρροπη εκπροσώπηση όλων των εκφραζόμενων συμφερόντων που αναφέρονται στην παράγραφο 2. Ειδικότερα, εξασφαλίζει την ισορροπία μεταξύ οικονομικών και μη οικονομικών συμφερόντων.
4. Οι οργανώσεις-μέλη διορίζονται από τον γενικό διευθυντή μεταξύ των οργανώσεων που έχουν ανταποκριθεί στην πρόσκληση υποβολής υποψηφιοτήτων. Ο γενικός διευθυντής μπορεί επίσης να διορίζει μια οργάνωση-μέλος κάθε φορά που χηρεύει ή παραμένει κενή μία έδρα.
5. Οι οργανώσεις-μέλη διορίζονται για επτά χρόνια. Μια οργάνωση-μέλος μπορεί να αντικατασταθεί σε μια ομάδα πριν από τη λήξη της θητείας των επτά ετών σε περίπτωση που:
α)
δεν είναι πλέον σε θέση να συμβάλει αποτελεσματικά στις εργασίες της ομάδας·
β)
παραιτείται από την ομάδα·
γ)
δεν ορίζει τακτικά εμπειρογνώμονες για τις συνεδριάσεις της ομάδας·
δ)
δεν πληροί πλέον τις προϋποθέσεις που ορίζονται στην παράγραφο 2, ή
ε)
δεν συμμορφώνεται με την απαίτηση περί μη δημοσιοποίησης σχετικά με τις πληροφορίες που καλύπτονται από την υποχρέωση τήρησης του επαγγελματικού απορρήτου, που προβλέπεται στο άρθρο 339 της Συνθήκης.
6. Οι οργανώσεις-μέλη ορίζουν τους εμπειρογνώμονες που παρίστανται στις συνεδριάσεις των ομάδων ανάλογα με τα θέματα της ημερήσιας διάταξης και ενημερώνουν τη Γενική Διεύθυνση σχετικά με τα στοιχεία ταυτότητας των εμπειρογνωμόνων που έχουν ορίσει, τουλάχιστον τρεις εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση.
7. Η Γενική Διεύθυνση καλεί τους εμπειρογνώμονες που ορίζονται από τις οργανώσεις-μέλη να παρίστανται στις συνεδριάσεις των ομάδων. Σε περίπτωση που η οργάνωση-μέλος δεν έχει ενημερώσει τη Γενική Διεύθυνση σχετικά με την ταυτότητα των εμπειρογνωμόνων εντός της προθεσμίας που ορίζεται στην παράγραφο 6, η Γενική Διεύθυνση μπορεί να αρνηθεί να καλέσει τους εμπειρογνώμονες στην αντίστοιχη συνεδρίαση.
8. Οι ονομασίες των οργανώσεων-μελών δημοσιεύονται στο μητρώο ομάδων εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής και άλλων συναφών φορέων, καθώς και σε ειδικό δικτυακό τόπο.
9. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγονται, υποβάλλονται σε επεξεργασία και δημοσιεύονται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
Άρθρο 5
Λειτουργία
1. Κάθε ομάδα εκλέγει κατά την πρώτη συνεδρίασή της έναν πρόεδρο και δύο αντιπροέδρους μεταξύ των μελών της, με πλειοψηφία δύο τρίτων των παρόντων εμπειρογνωμόνων στην περίπτωση της πρώτης ψηφοφορίας και με απλή πλειοψηφία των παρόντων εμπειρογνωμόνων στην περίπτωση των επόμενων ψηφοφοριών. Οι αντιπρόεδροι επιλέγονται μεταξύ των αντιπροσώπων άλλων οργανισμών από εκείνον στον οποίο ανήκει ο πρόεδρος. Οι δύο αντιπρόεδροι προέρχονται από δύο διαφορετικούς οργανισμούς. Οι εκλογές διεξάγονται υπό την εποπτεία εκπροσώπου της Επιτροπής με μυστική ψηφοφορία, εκτός αν όλοι οι παρόντες εμπειρογνώμονες αποφασίσουν ρητά κάτι άλλο.
2. Η θητεία του προέδρου και των δύο αντιπροέδρων είναι μονοετής, με δυνατότητα ανανέωσης. Ο πρόεδρος δεν υπηρετεί περισσότερες από δύο συνεχόμενες θητείες. Κατά την επιλογή των νέων προέδρων, η ομάδα βεβαιώνεται ότι δεν προέρχονται από τον ίδιο οργανισμό με τον προκάτοχό τους.
3. Ο πρόεδρος, σε συμφωνία με τη Γενική Διεύθυνση, σε στενή διαβούλευση με τους αντιπροέδρους, και κατόπιν συνεννόησης με τις οργανώσεις που εκπροσωπούνται στην ομάδα, καθορίζει τα θέματα που περιλαμβάνονται στην ημερήσια διάταξη για τις συνεδριάσεις της ομάδας τουλάχιστον 25 εργάσιμες ημέρες πριν από κάθε συνεδρίαση. Η Γενική Διεύθυνση αποστέλλει στις οργανώσεις την ημερήσια διάταξη, κατά κανόνα 20 εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση, κατά προτίμηση με ηλεκτρονικά μέσα.
4. Με εξαίρεση τις εκλογές που προβλέπονται στην παράγραφο 1, δεν διεξάγεται ψηφοφορία κατά το πέρας των συζητήσεων μιας ομάδας. Εάν στο πλαίσιο μιας ομάδας επιτευχθεί συναίνεση ως προς την αιτούμενη από τη Γενική Διεύθυνση γνωμοδότηση ή εκδοθεί ψήφισμα ιδίας πρωτοβουλίας, διατυπώνονται τα κοινά συμπεράσματα και επισυνάπτονται στα συνοπτικά πρακτικά. Η Επιτροπή ανακοινώνει το αποτέλεσμα των συζητήσεων της ομάδας στα λοιπά ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα, εφόσον το προτείνει η ομάδα.
5. Ο πρόεδρος είναι υπεύθυνος για τη σύνταξη έκθεσης που περιλαμβάνει συνοπτικά πρακτικά για κάθε συνεδρίαση, και για τη διαβίβαση του σχεδίου της εν λόγω έκθεσης στη Γενική Διεύθυνση εντός 20 εργάσιμων ημερών από τη συνεδρίαση. Η Γενική Διεύθυνση μπορεί να τροποποιήσει το σχέδιο έκθεσης του προέδρου πριν από τη διανομή του προς έγκριση από την ομάδα.
6. Σε συμφωνία με τη Γενική Διεύθυνση, η ομάδα μπορεί να συγκροτεί ομάδες εργασίας για την εξέταση ειδικών θεμάτων, βάσει εντολής που καθορίζει η ίδια. Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής προεδρεύουν στις συνεδριάσεις των ομάδων εργασίας. Οι εν λόγω ομάδες εργασίας διαλύονται μετά την ολοκλήρωση της αποστολής τους.
7. Η Γενική Διεύθυνση μπορεί να προσκαλεί εμπειρογνώμονες, που δεν είναι μέλη της ομάδας, με συγκεκριμένες αρμοδιότητες σε κάποιο θέμα της ημερήσιας διάταξης, προκειμένου να συμμετάσχουν στις εργασίες της ομάδας ή της ομάδας εργασίας σε ad-hoc βάση. Επίσης, ο εκπρόσωπος της Επιτροπής μπορεί να παραχωρεί καθεστώς παρατηρητή σε πρόσωπα ή οργανώσεις, όπως ορίζεται στο άρθρο 4 παράγραφος 2, στον βαθμό που δεν απειλούν την ισορροπία των ομάδων ή των ομάδων εργασίας. Τα εν λόγω πρόσωπα ή φορείς έχουν το δικαίωμα να λαμβάνουν τον λόγο, όταν καλούνται να το πράξουν από τον πρόεδρο με τη συγκατάθεση του πλέον υψηλόβαθμου από τους εκπροσώπους της Επιτροπής. Τα πρόσωπα ή οι οργανώσεις που απολαύουν του καθεστώτος του παρατηρητή δεν συμμετέχουν στις εκλογές που αναφέρονται στην παράγραφο 1.
8. Τα μέλη των ομάδων και οι εκπρόσωποί τους, καθώς και οι προσκεκλημένοι εμπειρογνώμονες και τα πρόσωπα ή οι οργανώσεις που συμμετέχουν ως παρατηρητές, όπως αναφέρεται στην παράγραφο 7, συμμορφώνονται με τις υποχρεώσεις περί τήρησης του επαγγελματικού απορρήτου που ορίζονται στις Συνθήκες και τους εκτελεστικούς κανόνες τους, καθώς και με τους κανόνες της Επιτροπής σχετικά με την ασφάλεια όσον αφορά την προστασία διαβαθμισμένων πληροφοριών της ΕΕ, όπως ορίζονται στο παράρτημα της απόφασης 2001/844/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ της Επιτροπής (4). Σε περίπτωση αθέτησης των εν λόγω υποχρεώσεων, η Επιτροπή δύναται να λάβει όλα τα ενδεδειγμένα μέτρα.
9. Οι συνεδριάσεις των ομάδων και των ομάδων εργασίας διεξάγονται στα γραφεία της Επιτροπής. Η Επιτροπή εξασφαλίζει τη γραμματειακή υποστήριξη. Οι συνεδριάσεις των ομάδων και των ομάδων εργασίας συγκαλούνται από τη Γενική Διεύθυνση. Στις συνεδριάσεις των ομάδων και των ομάδων εργασίας μπορούν να συμμετέχουν και άλλοι υπάλληλοι της Επιτροπής για τους οποίους οι εργασίες παρουσιάζουν ενδιαφέρον.
10. Η Επιτροπή δημοσιεύει όλα τα σχετικά έγγραφα όπως ημερήσιες διατάξεις, πρακτικά, συμπεράσματα, αποσπασματικά συμπεράσματα ή έγγραφα εργασίας επί των δραστηριοτήτων των ομάδων μέσω συνδέσμου από το μητρώο των ομάδων εμπειρογνωμόνων της Επιτροπής και άλλων παρεμφερών φορέων προς έναν συγκεκριμένο δικτυακό τόπο. Εξαιρέσεις από τη συστηματική δημοσίευση επιτρέπονται εφόσον η δημοσίευση εγγράφου μπορεί να διακυβεύσει την προστασία δημοσίου ή ιδιωτικού συμφέροντος, όπως ορίζει το άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (5).
Άρθρο 6
Έξοδα συνεδριάσεων
1. Οι συμμετέχοντες στις δραστηριότητες των ομάδων και των ομάδων εργασίας δεν αμείβονται για τις υπηρεσίες που προσφέρουν.
2. Τα οδοιπορικά και τα έξοδα παραμονής των συμμετεχόντων στις δραστηριότητες της ομάδας επιστρέφονται από την Επιτροπή σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις της Επιτροπής.
3. Τα έξοδα που αναφέρονται στην παράγραφο 2 καλύπτονται εντός των ορίων των κονδυλίων που τίθενται στη διάθεση της αρμόδιας υπηρεσίας, στο πλαίσιο της ετήσιας διαδικασίας κατανομής των πόρων.
Άρθρο 7
Κατάργηση
Η απόφαση 2004/391/ΕΚ καταργείται από την 1η Ιουλίου 2014.
Άρθρο 8
Έναρξη ισχύος
Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή της στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Εφαρμόζεται από την 1η Ιουλίου 2014.
Βρυξέλλες, 16 Δεκεμβρίου 2013.