PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1244/2014
ze dne 20. listopadu 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“)
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“) (1), a zejména na čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením (EU) č. 375/2014 by Komise měla vypracovat normy a postupy týkající se nezbytných podmínek, postupů a požadavků, jež mají uplatňovat vysílající a přijímající organizace při vyhledávání, výběru, přípravě, řízení a vysílání zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU na podporu humanitární pomoci ve třetích zemích. Nařízení (EU) č. 375/2014 stanoví, že normy by měly být přijaty prostřednictvím aktů v přenesené pravomoci a postupy prostřednictvím prováděcích aktů.
(2)
U všech zúčastněných stran iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, včetně samotných dobrovolníků a vysílajících a přijímajících organizací, by mělo být podporováno ztotožnění se s iniciativou.
(3)
Je důležité, aby byli zájemci o dobrovolnickou činnost vyhledáváni a vybíráni nediskriminačním, spravedlivým a transparentním postupem opírajícím se o partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, který vyhovuje skutečným potřebám, jež na místní úrovni vyjádří přijímající organizace.
(4)
Vysílající a přijímající organizace by měly zajistit důkladné zaškolení, jehož cílem je předcházet nedorozuměním v otázce úloh a očekávání a nabídnout dobrovolníkům odpovídající a praktickou přípravu pro jejich misi. Tímto způsobem položí základy důvěry a přijetí v přijímajících komunitách, a to při plném zohlednění místních kulturně citlivých otázek.
(5)
Odborná příprava je nepostradatelnou součástí přípravy před vysláním, která by měla být zajištěna všem zájemcům o dobrovolnickou činnost v rámci strukturovaného programu povinných a volitelných kurzů. Začátečníkům by kromě toho mělo být umožněno, v případě potřeby formou stáží, dále rozvíjet své kompetence a získávat nové specifické znalosti a dovednosti významné pro odvětví humanitární pomoci. Tento rozvoj by měl zejména odpovídat činnosti a podmínkám vysílající a přijímající organizace.
(6)
Vysílající a přijímající organizace by měly zavést odpovídající systém dohledu a řízení. Měly by společně dohlížet na výkony a výsledky humanitárních dobrovolníků EU a tyto výkony a dosahované výsledky hodnotit a poskytovat humanitárním dobrovolníkům EU zpětnou vazbu ve věci přidělených úkolů a cílů. Pomohou tím zlepšit odpovědnost iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
(7)
Doplňkem dohledu a řízení by měl být mentoring, který by měl humanitárním dobrovolníkům EU zajišťovat doplňkovou podporu před vysláním, v jeho průběhu a po skončení.
(8)
Po dobu vyslání do třetích zemí by měl být zřízen kanál pro průběžnou komunikaci a doplňkovou podporu z vysílající organizace. Všem humanitárním dobrovolníkům EU by měl být po skončení jejich vyslání poskytnut debriefing a podpora.
(9)
Zajištění odpovídajících pracovních a životních podmínek je nezbytné k tomu, aby mohli humanitární dobrovolníci EU plnit své úkoly v bezpečných a hygienických podmínkách, aby byly splněny jejich základní potřeby a aby se neocitli v tíživé životní situaci, avšak aby byla respektována zásada skromného, neokázalého životního stylu dobrovolníka. Příspěvky na pobyt a jiné platby určené humanitárním dobrovolníkům EU nemají představovat plat v řádném pracovním poměru. Výše těchto plateb by neměla být stanovena s ohledem na profesní zkušenost, odbornost nebo výsledky přiděleného úkolu daného dobrovolníka: jejich účelem je pouze pokrýt životní náklady během vyslání. Pro zajištění vysoké a rovné úrovně ochrany by všichni dobrovolníci EU měli být kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
(10)
Povinnost péče má prvořadý význam a je společnou odpovědností. Vysílající a přijímající organizace by se měly v maximální možné míře starat o zdraví, ochranu, bezpečnost a dobré životní podmínky humanitárních dobrovolníků EU a měly by vypracovat odpovídající postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany. Stejně tak by měli humanitární dobrovolníci EU na pracovišti činit vše pro zajištění svého vlastního zdraví, ochrany a bezpečnosti, jakož i zdraví, ochrany a bezpečnosti ostatních osob.
(11)
Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU by mělo být procesem probíhajícím po celou dobu jejich mise. Mělo by se opírat o systém dohledu a řízení výkonu a mělo by poskytovat údaje, které budou prokazovat, do jaké míry individuální výkon humanitárních dobrovolníků EU přispívá (na úrovni výstupů a dopadů) k cílům projektu a celé iniciativy.
(12)
Je zapotřebí spolehlivý akreditační postup, který zajistí, aby vysílající a přijímající organizace dodržovaly normy stanovené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a postupy stanovené v tomto nařízení. Takový akreditační postup by měl vycházet ze zásad zjednodušení a zamezení zdvojenému úsilí, rozlišení mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, nákladové efektivnosti, transparentnosti a nestrannosti a měl by podporovat rozmanitost a přístupnost.
(13)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru zřízeného podle článku 26 nařízení (EU) č. 375/2014.
(14)
Aby se zajistilo včasné provádění iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, je nezbytné, aby toto nařízení vstoupilo v platnost jako naléhavé, neboť obsahuje ustanovení, na jejichž základě provádějící organizace vysílají humanitární dobrovolníky EU do třetích zemí,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví pravidla k provádění nařízení (EU) č. 375/2014, pokud jde o následující záležitosti vyjmenované v čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení:
a)
postupy uplatňované při vyhledávání, výběru a nezbytné přípravě zájemců o dobrovolnickou činnost před jejich vysláním, včetně případných stáží;
b)
podrobnosti týkající se programu odborné přípravy a postupu pro hodnocení připravenosti zájemců o dobrovolnickou činnost k vyslání;
c)
pravidla pro vysílání a řízení humanitárních dobrovolníků EU ve třetích zemích, včetně dozoru na místě, průběžné podpory prostřednictvím coachingu, mentoringu, další přípravy, nezbytných pracovních podmínek a podpory po návratu;
d)
pojistné krytí a životní podmínky dobrovolníků včetně pokrytí nákladů na živobytí, ubytování, cestu a dalších relevantních výdajů;
e)
postupy uplatňované před vysláním, v jeho průběhu a po návratu pro zajištění povinné péče a náležitých bezpečnostních opatření, včetně protokolů pro stažení vyslaného dobrovolníka ze zdravotních důvodů a bezpečnostních plánů, v nichž jsou stanoveny postupy stažení dobrovolníků ze třetích zemí v případě mimořádné situace, mimo jiné nezbytné postupy spolupráce s vnitrostátními orgány;
f)
postupy pro sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU;
g)
akreditační postup, který zajistí, aby vysílající organizace splňovaly normy a postupy uvedené v článku 9 nařízení (EU) č. 375/2014, a diferencovaný akreditační postup pro přijímající organizace.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice uvedené v článku 3 nařízení (EU) č. 375/2014 a definice uvedené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„kompetenčním rámcem“ se rozumí rámec ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
„plánem učení a rozvoje“ se rozumí plán ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
c)
„školitelem“ se rozumí osoba najatá poskytovatelem odborné přípravy k zajištění jednoho či více modulů odborné přípravy nebo moderování simulačních cvičení na základě scénářů a hodnocení kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost;
d)
„mentorem“ se rozumí školitel najatý poskytovatelem odborné přípravy, jehož úkolem je koordinovat hodnocení způsobilosti zájemce o dobrovolnickou činnost pro vyslání. Mentor je odpovědný za skupinu zájemců o dobrovolnickou činnost. Koordinuje hodnocení jejich kompetencí na základě zpětné vazby od ostatních školitelů a individuálně pracuje se zájemci o dobrovolnickou činnost s cílem přezkoumat jejich vlastní hodnocení a hodnocení ze strany školitelů;
e)
„mentoringem“ se rozumí proces neformálního předávání znalostí, sociálního kapitálu a psychosociální podpory relevantní pro práci, kariéru nebo profesní rozvoj. Mentoring zahrnuje neformální komunikaci, obvykle osobní a po delší dobu, mezi osobou, kterou přijímající organizace určí jako mentora a o které se předpokládá, že má příslušné znalosti, odbornost a zkušenosti na jedné straně a humanitárním dobrovolníkem EU na straně druhé;
f)
„debriefingem“ se rozumí proces, který vysílajícím a přijímajícím organizacím a humanitárnímu dobrovolníkovi poskytuje jasné informace o výsledcích mise a úspěších, jichž humanitární dobrovolníci EU dosáhli, a doporučení či poučení z jejich zkušeností a získaných poznatků a představuje pozitivní odborné uzavření dané mise.
KAPITOLA 2
POSTUPY VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBĚRU ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST
Článek 3
Postup vyhledávání a výběru
1. Vysílající a přijímající organizace společně stanoví postup vyhledávání a výběru. Úlohy, povinnosti a postupy jsou definovány s cílem zajistit transparentní, spravedlivé a efektivní přijímací řízení v souladu se zásadou rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Postup vyhledávání a výběru se opírá o partnerství mezi vysílající a přijímající organizací a zaručuje včasnou a průběžnou komunikaci. Vysílající organizace zajistí, aby byla přijímající organizace důsledně zapojena do průběhu celého přijímacího řízení.
3. Dohodnutý postup vyhledávání a výběru se uplatňuje na všechny fáze přijímacího řízení.
4. Postup vyhledávání a výběru zahrnuje minimálně:
a)
stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU podle článku 4;
b)
oznámení a žádost podle článku 5;
c)
hodnocení, sestavení širšího a užšího seznamu uchazečů podle článku 6;
d)
výběr podle článku 7.
Článek 4
Stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě posouzení potřeb vypracovaného podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, přijímající organizace navrhne v souladu s požadavky stanovenými v bodě 1 přílohy I pro humanitárního dobrovolníka EU přidělený úkol, včetně flexibilních prvků zohledňujících přispění daného dobrovolníka po přijetí.
2. Vysílající organizace přezkoumá přidělený úkol a v případě potřeby jej upraví, aby se zajistila jeho odpovídající a realistická přiměřenost s přihlédnutím k očekávaným kompetencím humanitárních dobrovolníků EU a absorpční kapacitě a potřebám přijímající organizace.
3. Podle přiděleného úkolu a kompetenčního rámce vysílající a přijímající organizace stanoví kompetenční profil humanitárního dobrovolníka EU a kritéria výběru včetně minimálních požadavků, které mají být použity během přijímacího řízení. Kompetenční profil musí rovněž uvádět, zda je daný dobrovolník začátečníkem nebo zkušeným odborníkem a zda je zapotřebí stáž.
Článek 5
Oznámení a žádost
1. Vysílající organizace nese odpovědnost za oznámení dané mise. S přispěním přijímající organizace vypracuje informační materiál s cílem informovat o iniciativě a přilákat zájemce o dobrovolnickou činnost.
2. Oznámení musí být vyhotoveno alespoň v angličtině a formulováno jasně, konkrétně a přístupně a musí poskytovat informace o pozici nabízené zájemci o dobrovolnickou činnost podle požadavků stanovených v bodě 2 přílohy I.
3. Oznámení musí být zveřejněno nejméně po dobu jednoho měsíce na ústřední platformě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, přičemž za účelem přilákání uchazečů na ústřední platformu je možné využít dalších příležitostí propagace. Za řádně odůvodněných okolností může být v případě misí v reakci na humanitární krizi oznámení zveřejněno po dobu kratší než jeden měsíc, nejméně však po dobu jednoho týdne.
4. Uchazeči podávají žádost na standardizovaném formuláři, ke kterému připojí strukturovaný životopis. Uchazeči rovněž vyplní standardizovaný dotazník k vlastnímu hodnocení, který má posoudit jejich kompetence podle požadavků pro daný kompetenční rámec a jejich adaptabilitu ve vztahu k přidělenému úkolu a životním a pracovním podmínkám uvedeným v oznámení. S těmito podmínkami musí uchazeči vyjádřit svůj souhlas.
Článek 6
Hodnocení, sestavování širšího a užšího seznamu uchazečů
1. Vysílající organizace hodnotí uchazeče podle informací uvedených ve formuláři žádosti a dotazníku k vlastnímu hodnocení, prohlášení o motivaci k účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU (a na konkrétní misi) a podle hodnocení schopnosti analyzovat příslušný scénář humanitární pomoci formou písemného testu, eseje nebo podobných zkoušek.
2. Na základě tohoto hodnocení vysílající organizace poskytne přijímající organizaci širší seznam uchazečů, aby se společně dohodly na užším seznamu uchazečů, kteří budou pozváni na pohovor.
3. Uchazeči zařazení na užší seznam jsou pozváni na strukturovaný pohovor na základě kompetenčního rámce. Pohovor může probíhat osobně nebo pomocí telekomunikačních technologií, pokud možno za účasti přijímající organizace. K dalším metodám hodnocení mohou patřit hodnotící centra, skupinové činnosti a simulační situační cvičení.
4. Vysílající organizace může dle potřeby před konečným výběrem provést kontrolu osobních a profesních referencí. O průběhu výběrového řízení jsou uchazeči informováni na začátku řízení v oznámení.
Článek 7
Výběr
1. Konečné rozhodnutí o výběru zájemce o dobrovolnickou činnost náleží přijímající organizaci, která svou volbu potvrdí vysílající organizaci, jež odpovídá za zaslání nabídky a za přípravu zaškolovací fáze. Pro každou pozici lze vybrat náhradní dobrovolníky, kteří nahradí zájemce v případě, že tento odstoupí nebo již není disponibilní.
2. Vysílající a přijímající organizace musí být schopny prokázat a zdůvodnit, jak dospěly ke svému rozhodnutí o výběru z hlediska zásad rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace v průběhu celého postupu vyhledávání a výběru.
3. Výběrové řízení musí být ukončeno v přiměřené lhůtě. Vysílající organizace vyrozumí všechny uchazeče o rozhodnutí o výběru a informuje je o možnosti získat zpětnou vazbu. Vybraného zájemce o dobrovolnickou činnost vyzve, aby písemně potvrdil svůj zájem zúčastnit se iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byla dokumentace týkající se postupu vyhledávání a výběrového řízení zpětně sledovatelná a byla uchována v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
Článek 8
Hodnocení vzdělávacích potřeb
1. Na základě výsledků přijímacího řízení, potřeb přijímající organizace a předpokládaného vyslání zhodnotí vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a se zájemcem o dobrovolnickou činnost vzdělávací potřeby a určí moduly odborné přípravy, kterých se zájemce zúčastní, a to na základě těchto kritérií:
a)
odborná zkušenost, přičemž zkušeným odborníkům je dána možnost zaměřit se na povinné moduly a zvolit si odpovídající úroveň odborné přípravy v oblasti projektového řízení a specializované nepovinné moduly;
b)
potřeby přijímající organizace z hlediska specifických kompetencí, které mají být řešeny prostřednictvím účasti zájemce o dobrovolnickou činnost na nepovinných modulech;
c)
všeobecné kompetence zájemce o dobrovolnickou činnost, které mají být řešeny prostřednictvím účasti na nepovinných modulech.
2. Vysílající organizace vypracuje plán učení a rozvoje uvedený v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a určí hodnocené kompetence vybraných zájemců o dobrovolnickou činnost a jejich vzdělávací potřeby, které budou předány poskytovatelům odborné přípravy.
KAPITOLA 3
PROGRAM ODBORNÉ PŘÍPRAVY INICIATIVY HUMANITÁRNÍ DOBROVOLNÍCI EU
Článek 9
Program odborné přípravy
1. Program odborné přípravy pro všechny úspěšně vybrané zájemce o dobrovolnickou činnost realizuje/í poskytovatel/é odborné přípravy, v případě potřeby s přispěním vysílající a přijímající organizace a dřívějších dobrovolníků.
2. Program odborné přípravy se opírá o kompetenční rámec a lze jej přizpůsobit potřebám začátečníků i zkušených odborníků.
3. Program odborné přípravy spočívá v přístupu k učení, který kombinuje moduly elektronického učení a výuky ve třídách.
4. Povinné moduly pro všechny zájemce o dobrovolnickou činnost zahrnují:
a)
obecný úvod do tematiky Unie, jejích vnějších vztahů a systému reakce na krize;
b)
úvod do humanitární činnosti, politiky humanitární pomoci Unie a iniciativy Humanitární dobrovolníci EU;
c)
řízení osobní bezpečnosti, ochrany a zdraví;
d)
řízení projektů;
e)
mezikulturní povědomí (a průřezové záležitosti);
f)
simulační cvičení na základě scénáře, které od zájemců o dobrovolnickou činnost vyžaduje prokázání získaných kompetencí.
5. K nepovinným modulům patří:
a)
propagace a komunikace;
b)
psychologická první pomoc;
c)
odborná příprava osob za účelem budoucích školení a instruktáží;
d)
řízení dobrovolnické činnosti;
e)
organizační rozvoj;
f)
případně individuálně navržené moduly zabývající se zejména přizpůsobením technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost kontextu humanitární pomoci.
6. Zájemci o dobrovolnickou činnost se zúčastní všech povinných modulů a mohou se zúčastnit jednoho či více nepovinných modulů, které si zvolí podle článku 8.
7. Program odborné přípravy s informacemi o jednotlivých modulech, včetně statusu, cílové skupiny, časového rozsahu, cílových kompetencí a příslušných výsledků učení vymezuje příloha II.
Článek 10
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost během odborné přípravy a po jejím absolvování
1. Během odborné přípravy a po jejím dokončení jsou zájemci o dobrovolnickou činnost hodnoceni z hlediska své připravenosti na vyslání na základě kompetenčního rámce.
2. Hodnocení společně organizují školitelé, přičemž klíčovou koordinační úlohu hraje mentor daného zájemce o dobrovolnickou činnost.
3. Hodnocení kompetencí je založeno na hodnocení znalostí, dovedností a postoje zájemce o dobrovolnickou činnost, které provádějí školitelé, a to včetně:
a)
vlastního hodnocení, které zájemce o dobrovolnickou činnost provede po simulačním cvičení na základě scénáře;
b)
připomínek, které vypracují školitelé po každém modulu a po simulačním cvičení na základě scénáře;
c)
hodnocení mentora, jehož výsledkem jsou kritický pohled na vlastní hodnocení zájemce o dobrovolnickou činnost a připomínky vycházející z osobního setkání mentora a zájemce o dobrovolnickou činnost ohledně zpětné vazby školitelů.
4. Hodnocení všech kompetencí se stává součástí plánu učení a rozvoje zájemce o dobrovolnickou činnost, který je aktualizován po dokončení odborné přípravy a ve kterém jsou uvedena absolvovaná školení a dosažené výsledky.
5. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokáží nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, budou vyřazeni. Školitelé a mentor musí být schopni každé takové hodnocení a rozhodnutí v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit.
KAPITOLA 4
POSTUPY PŘÍPRAVY ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST PŘED VYSLÁNÍM
Článek 11
Program zaškolení
1. V rámci zaškolení je zájemce o dobrovolnickou činnost nebo humanitární dobrovolník EU seznámen s kulturou, politikami a postupy vysílající a přijímající organizace a s očekáváními spojenými s přiděleným úkolem.
2. Program zaškolení společně vypracují vysílající a přijímající organizace. V programu jsou vymezeny jejich úlohy a povinnosti, a to pokud možno za přispění humanitárních dobrovolníků EU, kteří se vrátili z mise, s cílem využít jejich bezprostřední zkušenosti a poznatky. Program zahrnuje:
a)
zaškolení před vysláním, které zajistí vysílající organizace podle článku 12;
b)
zaškolení v cílové zemi, které zajistí přijímající organizace podle článku 18.
3. Vysílající a přijímající organizace dle potřeby uspořádají společná setkání za účasti všech zájemců o dobrovolnickou činnost nebo humanitárních dobrovolníků EU.
Článek 12
Zaškolení před vysláním
1. Vysílající organizace zajistí, aby bylo všem zájemcům o dobrovolnickou činnost před vysláním poskytnuto důkladné a odpovídající osobní zaškolení. Toto zaškolení zahrnuje minimálně následující prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, pracovníka krizového řízení, lidských zdrojů), poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o souvislostech projektu, v nichž bude zájemce o dobrovolnickou činnost pracovat, informace o přiděleném úkolu a hodnocení potřeb, z něhož úkol vychází, a předpokládané pracovní a životní podmínky podle článků 22 a 24 až 27;
c)
příslušný právní rámec vztahující se na dobrovolníka podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
d)
normy a postupy vztahující se na dobrovolníka, které se mimo jiné týkají kázně, stížností, opatření proti podvodům a korupci, ochrany dětí a zranitelných dospělých, etického kodexu podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
e)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky (včetně lékařského vyšetření před odjezdem) podle článků 28 a 30;
f)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
g)
plán učení a rozvoje;
h)
informace o síti iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a o tom, jak podporuje dobrovolníky před vysláním, během něj a po něm;
i)
informace o činnostech v oblasti komunikace a zviditelňování, se kterými projekt počítá na základě plánu komunikace podle článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014, včetně kontaktních údajů odpovědného regionálního informačního úředníka Komise;
j)
proces debriefingu podle článku 23.
2. V rámci zaškolení poskytne vysílající organizace rovněž informace o místním oddělení Komise pro humanitární pomoc odpovědném za zemi vyslání a informuje toto oddělení o blížícím se vyslání humanitárních dobrovolníků EU.
3. Vysílající organizace zajistí, aby si zájemci o dobrovolnickou činnost přečetli veškeré informace poskytnuté během postupu zaškolení, aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 13
Stáže pro začátečníky
1. Od zájemců o dobrovolnickou činnost, kteří jsou začátečníky, může být vedle odborné přípravy požadována i účast na stáži u vysílající organizace, aby si v praxi osvojili postupy, etiku a souvislosti humanitární práce a více se připravili na své předpokládané vyslání jako humanitární dobrovolník EU. Doba trvání stáže nepřesáhne šest měsíců s možností omezeného prodloužení v řádně odůvodněných případech.
2. Vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a s dobrovolníkem účastnícím se stáže přezkoumá a zaktualizuje na základě potřeb dané stáže vzdělávací potřeby v plánu učení a rozvoje. Plán učení a rozvoje vymezuje zejména:
a)
výsledky učení, kterých by měl dobrovolník účastnící se stáže během jejího trvání dosáhnout;
b)
úkoly, které bude dobrovolník účastnící se stáže provádět v rámci procesu učení, a zdroje, které mají být poskytnuty;
c)
cíle a výsledky, kterých by měl dobrovolník po skončení doby stáže dosáhnout.
3. V případě stáží se, pokud jde o povinnosti vysílajících organizací, u nichž dobrovolníci vykonávají svou stáž, použijí obdobně následující články tohoto nařízení:
a)
čl. 19 odst. 4, 5, 6 a 9, články 21 a 22;
b)
článek 24 vyjma odstavce 5. Zájemci o dobrovolnickou činnost pocházející ze zemí EU nebo ze třetích zemí uvedených v čl. 23 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 375/2014 za podmínek stanovených v uvedeném článku, kteří jsou kryti svým vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem v zemi pobytu a kteří vykonávají stáže ve výše uvedených zemích, získají pouze doplňkové krytí. To znamená, že jejich pojistné krytí je omezeno na náklady převyšující krytí poskytované vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem. Ve výjimečně odůvodněných případech, kdy vnitrostátní sociální zabezpečení nebo pojistný program kryje pouze část nákladů uvedených v čl. 24 odst. 5 nebo tyto náklady nekryje vůbec, je kryto 100 % vynaložených nákladů.
c)
článek 25 vyjma odstavce 6, článek 26 a čl. 27 odst. 1, je-li relevantní;
d)
čl. 28 odst. 1, 8 a 14 a čl. 30 odst. 1, 4, 5, 6 a 7.
Článek 14
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost po stáži
1. Na konci stáže vypracuje dobrovolník účastnící se stáže vlastní hodnocení na základě kompetenčního rámce a plánu učení a rozvoje.
2. Přímý nadřízený z vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací toto vlastní hodnocení přezkoumá a vypracuje hodnocení dobrovolníka účastnícího se stáže, ve kterém:
a)
zhodnotí výkon dobrovolníka účastnícího se stáže ve vztahu k jeho cílům;
b)
posoudí, zda bylo dosaženo dohodnutých výsledků;
c)
stanoví výsledky učení.
3. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokážou nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, jsou vyřazeni a nejsou způsobilí stát se humanitárními dobrovolníky EU. Přímý nadřízený z vysílající organizace musí být schopen v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
Článek 15
Doplňková odborná příprava před vysláním
Aniž je dotčena účast zájemce o dobrovolnickou činnost na programu odborné přípravy nebo na stáži, může vysílající organizace zajistit vhodnou doplňkovou odbornou přípravu před vysláním, například odbornou přípravu týkající přizpůsobení technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost, jejímž cílem je reagovat na potřeby přijímající organizace, nebo jazykovou přípravu potřebnou pro cílovou zemi vyslání atd.
Článek 16
Smlouva s humanitárním dobrovolníkem EU
1. Na základě výsledků zaškolení před vysláním a případně stáže a jiné odborné přípravy před vysláním podle článků 13 až 15 vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací potvrdí závěrečné hodnocení způsobilosti, podle kterého je zájemce o dobrovolnickou činnost způsobilý být vyslán jako humanitární dobrovolník EU.
2. Vysílající organizace a úspěšně vyhodnocený humanitární dobrovolník EU podepíší smlouvu o vyslání podle čl. 14 odst. 5 nařízení (EU) č. 375/2014.
3. Smlouva, která musí být připravena po důkladné konzultaci s přijímajícími organizacemi, stanoví konkrétní podmínky týkající se vyslání a práva a povinnosti humanitárního dobrovolníka EU. Jsou v ní uvedeny právní přepisy vztahující se na jurisdikci smlouvy podle nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU), které má být přijato podle čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a její součástí jsou minimálně tyto prvky:
a)
úloha a funkce humanitárního dobrovolníka EU, doba trvání a místo vyslání a úkoly, jež mají být plněny podle vymezení v přiděleném úkolu, včetně prvků vyplývajících z plánu komunikace uvedeného v článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
doba platnosti smlouvy včetně data začátku a konce platnosti;
c)
řízení výkonu, včetně těchto prvků:
-
opatření týkající se řízení, včetně odpovědného přímého nadřízeného z přijímající organizace a kontaktního místa pro průběžnou podporu ze strany vysílající organizace,
-
opatření týkající se mentoringu;
d)
pracovní podmínky, včetně pracovní doby a dovolené;
e)
finanční nároky a závazky humanitárního dobrovolníka EU, včetně nezbytných ujednání k jejich plnění:
-
příspěvek na pobyt a přesídlení,
-
informace o platných předpisech v oblasti daní a sociálního zabezpečení,
-
pojistné krytí,
-
ubytování,
-
cesta;
f)
praktická opatření:
-
lékařské prohlídky,
-
víza a pracovní povolení;
g)
důvěrnost;
h)
očekávané chování humanitárního dobrovolníka EU, včetně integrity a etického kodexu, a opatření na ochranu práv dětí a ohrožených dospělých osob, včetně nulové tolerance pohlavního zneužívání, uvedené v příloze smlouvy;
i)
disciplinární politika a ukončení statusu dobrovolníka;
j)
mediační mechanismus pro řešení problémů, stížností a sporů;
k)
povinnosti a politiky v souvislosti s řízením ochrany, zdraví a bezpečnosti;
l)
učení a rozvoj:
-
odborná příprava a zaškolení,
-
debriefing.
4. V případě sporu mezi přijímající nebo vysílající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU má humanitární dobrovolník EU právo na účinný opravný prostředek v souladu s ustanoveními vnitrostátních předpisů platných pro vysílající organizaci.
Článek 17
Zanesení údajů do databáze
Po obdržení výslovného souhlasu humanitárního dobrovolníka EU zanese vysílající organizace údaje tohoto humanitárního dobrovolníka EU do databáze uvedené v článku 13 nařízení (EU) č. 375/2014 (dále jen „databáze“). Veškeré zpracovávání osobních údajů v souvislosti s touto databází musí být prováděno v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Na jakékoli zpracování osobních údajů ze strany Komise ve vztahu k uvedené databázi se použije nařízení (ES) č. 45/2001 (2).
KAPITOLA 5
POSTUPY PRO VYSLÁNÍ A ŘÍZENÍ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 18
Zaškolení v cílové zemi
1. Přijímající organizace zajistí, aby bylo všem humanitárním dobrovolníkům EU po příjezdu do země, do níž jsou vysláni, poskytnuto důkladné a přiměřené zaškolení zahrnující minimálně tyto prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, provozního a technického týmu, pracovníka krizového řízení, podpůrných týmů, jako jsou týmy pro lidské zdroje a finance), místo(a) projektu a poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o misi, pravomocech a projektech přijímající organizace; zapojené komunity; provozní souvislosti; očekávání týkající se výstupů a výsledků přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a posouzení potřeb, ze kterého se vychází;
c)
místní právní rámec vztahující se na humanitárního dobrovolníka EU;
d)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky podle článků 28 a 30;
e)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
f)
kulturní instruktáž o dané zemi, regionu a místě vyslání, včetně pokynů týkajících se vhodného chování;
g)
proces debriefingu v cílové zemi podle článku 23.
2. Přijímající organizace zajistí, aby si humanitární dobrovolníci EU přečetli veškeré informace poskytované během zaškolení v cílové zemi a aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 19
Dohled a řízení výkonu
1. Vysílající a přijímající organizace na základě výkonnostních cílů, očekávaných výstupů a výsledků společně vypracují systém řízení výkonu určený k měření pokroku a kvality práce humanitárního dobrovolníka EU podle přiděleného úkolu.
2. Postup řízení výkonu upřesní příslušné úlohy a povinnosti vysílající a přijímající organizace při dohledu nad humanitárním dobrovolníkem EU.
3. Během zaškolování vysílající a přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU stanoví výkonnostní cíle dobrovolníka a poskytnou mu příležitost vyjádřit se k flexibilním prvkům přiděleného úkolu.
4. Přijímající organizace určí přímého nadřízeného, který odpovídá za dohled nad humanitárním dobrovolníkem EU, s nímž přímý nadřízený uskutečňuje v rámci dohledu přiměřeně a prakticky četné schůzky.
5. Dle potřeby a v závislosti na délce mise provedou vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU společný přezkum výkonu v polovině období s cílem formálně zhodnotit proces začleňování a pokrok při plnění cílů a upravit cíle, přidělený úkol a plán učení a rozvoje.
6. Jestliže se při přezkumu v polovině období dospěje k závěru, že humanitární dobrovolník EU vykazuje nedostatečnou znalost kterékoli z průřezových nebo specifických kompetencí, může přijímající organizace po dohodě s vysílající organizací rozhodnout o předčasném ukončení jeho vyslání. Organizace musí být schopny v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
7. Vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU provedou konečný přezkum výkonu s cílem zhodnotit na konci mise dosažené úspěchy humanitárního dobrovolníka EU v porovnání s cíli jeho přiděleného úkolu a plánem učení a rozvoje.
8. Výsledky přezkumu výkonu se stávají součástí plánu učení a rozvoje daného humanitárního dobrovolníka EU.
9. Vysílající organizace uchová záznamy o přezkumu výkonu v souladu s normami ochrany údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a v databázi potvrdí, zda bylo vyslání úspěšně dokončeno, a pokud dokončeno nebylo, uvede příslušný důvod.
Článek 20
Průběžná podpora ze strany vysílajících organizací
1. Před vysláním určí vysílající organizace kontaktní osobu, která je po celou dobu vyslání k dispozici a je v pravidelném kontaktu s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem:
a)
pomoci humanitárnímu dobrovolníkovi EU s usazením a přesunem;
b)
poskytovat humanitárnímu dobrovolníkovi EU a přijímající organizaci potřebnou doplňkovou podporu;
c)
účastnit se přezkumů v polovině období a na konci vyslání a případně i ostatních schůzek a
d)
zajišťovat mediační podporu v případě neshody mezi přijímající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU.
2. Jestliže určená kontaktní osoba v průběhu vyslání již není schopna plnit svou úlohu, musí být v co nejkratší době nahrazena, aby byla zajištěna kontinuita podpory.
Článek 21
Mentoring
1. Přijímající organizace určí pro humanitárního dobrovolníka EU jednoho či více mentorů, kteří mu poskytují podporu v oblastech, jako je například:
a)
rozvoj odborných dovedností a zlepšování výkonu a znalostí;
b)
kulturní začleňování a přizpůsobování;
c)
coaching v souvislosti s přiděleným úkolem a
d)
řešení psychosociálních problémů.
2. Určený mentor či mentoři mají přístup k plánu učení a rozvoje a přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a svou podporu opírají o tyto dokumenty. Mentor či mentoři se pravidelně schází s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem projednat jeho pokrok a pomoci s jakýmkoli problémem, který souvisí s misí, či osobním problémem.
3. Mentoring přihlíží k místní situaci a je pokud možno k dispozici i místním dobrovolníkům.
4. Vysílající organizace pomáhá se zajištěním mentoringu tím, že pracuje v partnerství s přijímající organizací při poskytování podpory pro oblast analýzy, odborné přípravy a jiného budování kapacit a v případě malé místní dostupnosti konkrétních dovedností vyhledává ve svých vlastních strukturách a sítích jednotlivce, kteří vhodné a doplňující dovednosti mají.
5. Dle potřeby lze zvážit mentoring na dálku, zejména za pomoci sítě pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 22
Pracovní podmínky
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU mají odpovídající pracovní podmínky, které jim během jejich misí umožňují plnit povinnosti a zajišťují jejich dobré životní podmínky, motivaci, zdraví a ochranu. Tyto podmínky jsou v souladu s příslušnými ustanoveními směrnice 89/391/ES (3) a směrnice 2003/88/ES (4).
2. Vysílající a přijímající organizace spolupracují na společném vymezení odpovídajících pracovních podmínek na základě místní a vnitrostátní situace.
3. Přijímající organizace poskytne nezbytné informace a navrhne pracovní podmínky, jejichž vhodnost a přiměřenost posoudí vysílající organizace, s cílem zajistit soulad s povinností péče obou organizací a s obecnými politikami a postupy vysílající organizace.
4. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se bezpečnosti, zdraví a ochrany a aby navrhované pracovní podmínky dodržovaly schválené postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany podle článků 28, 29 a 30 a splňovaly požadavky na pracovní dobu, dovolenou, minimální denní a týdenní doby odpočinku a pracovní prostor podle bodu 3 přílohy I.
Článek 23
Podpora na konci mise a podpora po návratu
1. Vysílající a přijímající organizace společně rozhodnou o obsahu a procesu debriefingu všech humanitárních dobrovolníků EU, včetně těch, kteří se vrací předčasně.
2. Přijímající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU osobní nebo skupinový debriefing včetně konečného přezkumu výkonu podle čl. 19 odst. 7 a dle potřeby zajistí, aby byl projekt předán týmu a protistranám, které budou pokračovat v činnostech vykonávaných humanitárním dobrovolníkem EU, aby byla zajištěna udržitelnost a kontinuita.
3. Vysílající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU, který se vrátil z mise, osobní nebo skupinový debriefing a debriefing týkající se otázek činností či projektu na základě zpětné vazby ze strany přijímající organizace a finalizace plánu učení a rozvoje.
4. Vysílající organizace zprostředkuje lékařské vyšetření po vyslání při návratu humanitárního dobrovolníka EU a nabídne mu psychosociální debriefing a poradenskou podporu, kterou může humanitární dobrovolník EU nepovinně využít.
5. Vysílající a přijímající organizace nastíní humanitárnímu dobrovolníkovi EU možnosti, jak se nadále angažovat v oblasti humanitární pomoci a aktivního evropského občanství, včetně propagace sítě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a zapojení do této sítě.
6. Vysílající organizace vyzve humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili z mise, aby poskytli konstruktivní zpětnou vazbu ve věci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, a aby vysvětlili, jak může jejich přispění ovlivnit budoucí mise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ŽIVOTNÍCH PODMÍNEK A POJIŠTĚNÍ
Článek 24
Pojistné krytí
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
2. Pojistné krytí se vztahuje na celý svět, 24 hodin denně. Pojistné krytí je účinné ode dne, kdy humanitární dobrovolník EU opustí domov a vydá se na cestu do třetí země, do níž byl vyslán, až do dne, kdy opustí třetí zemi, do níž byl vyslán, a vrátí se domů (tzv. „první období krytí“).
3. Pojistné krytí delší než dvanáct týdnů se prodlouží o dalších osm týdnů v domovské zemi pojištěnce pro účely návazné léčby nemocí a úrazů, které humanitárního dobrovolníka EU postihly během prvního období krytí.
4. Pojistné krytí se vztahuje na všechny činnosti spojené s iniciativou Humanitární dobrovolníci EU a rovněž na soukromé činnosti humanitárního dobrovolníka EU během prvního období krytí.
5. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti pojištěním ve výši 100 % (úplné krytí) pro případ těchto pojistných událostí:
a)
lékařská a stomatologická péče;
b)
těhotenství a porod;
c)
úraz;
d)
repatriace;
e)
životní pojištění;
f)
trvalá a dočasná invalidita nebo pracovní neschopnost;
g)
odpovědnost za škody;
h)
ztráta nebo krádež dokladů, jízdenek a osobních věcí;
i)
doplňková asistenční pomoc.
6. S cílem zajistit rovné zacházení a krytí u všech humanitárních dobrovolníků EU může Komise uzavřít smluvní vztah s jedním nebo více poskytovateli pojištění prostřednictvím zadání veřejné zakázky.
Článek 25
Příspěvek na pobyt a přesídlení
1. Vysílající organizace poskytuje humanitárním dobrovolníkům EU, kteří mají status osob, jež nejsou v pracovním poměru, příspěvek na pobyt formou paušálních plateb, které jsou vypláceny v přiměřených lhůtách a v pravidelných splátkách.
2. Při výpočtu výše paušálního příspěvku na pobyt se vychází ze spotřebního koše, který zahrnuje pravidelné výdaje humanitárního dobrovolníka EU za tyto položky:
a)
potraviny;
b)
hygienické potřeby a potřeby pro domácnost;
c)
oděvy;
d)
místní a vnitrostátní doprava;
e)
různé výdaje považované za nezbytné pro zajištění přiměřené životní úrovně a zapojení do místní společnosti (za účelem zahrnutí dalších nákladů, jako jsou volnočasové aktivity, služby kadeřníka a holiče, denní tisk a kancelářské potřeby, lze přičíst nejvýše 20 % celkové částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d));
f)
mimořádná částka pro humanitární dobrovolníky EU pobývající v oblastech s indexy převyšujícími průměr dané země (nejvýše 10 % částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d)).
3. Náklady na ubytování nejsou součástí paušálních příspěvků na pobyt.
4. Komise zveřejňuje informace o paušálních příspěvcích na pobyt pro země vyslání na základě indexů zemí. Vedle příspěvku na pobyt lze hradit zvláštní potřeby související se zdravotním postižením nebo jinými řádně zdůvodněnými výjimečnými okolnostmi.
5. Humanitární dobrovolníci EU jsou včas informováni o změnách indexů a výše příspěvků na pobyt, které se jich během jejich mise týkají, zejména v zemích s vysokou mírou inflace nebo deflace.
6. Při úspěšném ukončení vyslání poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU, kteří se vrátili z mise, pravidelně indexovaný příspěvek na přesídlení ve výši 100 EUR za měsíc v závislosti na délce jejich vyslání.
Článek 26
Ubytování
1. Vysílající organizace zajistí, aby přijímající organizace poskytla humanitárnímu dobrovolníkovi EU odpovídající ubytování za náklady přiměřené místním podmínkám.
2. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se ochrany, zdraví a bezpečnosti a aby navrhované ubytování dodržovalo schválené postupy v oblasti ochrany, zdraví a bezpečnosti podle článků 28, 29 a 30 a splňovalo požadavky stanovené v bodě 4 přílohy I.
3. Je-li to možné, hradí náklady na ubytování, vytápění a jiné přímo související náklady přímo přijímající organizace. Přijímající organizace uzavírá smluvní vztahy s pronajímateli a přijme veškerá potřebná opatření, aby hostitelské subjekty a pronajímatele informovala o iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 27
Cestovní a související výdaje
1. Vysílající organizace organizuje cestu humanitárního dobrovolníka EU do místa vyslání a zpět, a to i v případech předčasného návratu, a hradí cestovní výdaje.
2. Na žádost humanitárního dobrovolníka EU zorganizuje vysílající organizace další cestu zpět a uhradí související cestovní výdaje v těchto případech:
a)
dovolená ve vlasti pro humanitární dobrovolníky EU, jejichž doba vyslání je delší než osmnáct měsíců;
b)
rodičovská dovolená pro humanitární dobrovolníky EU, kteří mají jedno či více vyživovaných dětí mladších dvanácti let, je-li doba jejich vyslání delší než 6 měsíců;
c)
mimořádná dovolená v případě pohřbu nebo lékařsky potvrzeného závažného onemocnění přímého příbuzného ve vzestupné či sestupné linii, manžela/manželky, registrovaného partnera nebo sourozence.
3. Výši cestovních výdajů lze vypočítat buď podle skutečných nákladů na cestu v ekonomické či druhé třídě, nebo může být hrazeno paušálně na základě přiměřené metodiky výpočtu vzdálenosti.
4. Vysílající organizace poskytne informace a logistickou podporu při zařizování víz pro humanitárního dobrovolníka EU a přijímající organizace v případě potřeby podporuje vízový proces. Náklady spojené se získáním víz, včetně nezbytných cestovních výdajů, hradí vysílající organizace.
KAPITOLA 7
POSTUPY PRO ZAJIŠTĚNÍ POVINNOSTI PÉČE, OCHRANY A BEZPEČNOSTI
Článek 28
Řízení bezpečnosti a posuzování rizik
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku bezpečnosti a postupy posuzování rizik, jež jsou vhodné a použitelné pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravené.
2. Na základě politiky bezpečnosti vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně plán řízení bezpečnosti a evakuační plán pro akce v rámci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU. Tyto plány musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 5 přílohy I.
3. Vysílající a přijímající organizace společně vypracují písemné posouzení rizik týkajících se bezpečnosti, cestování a zdraví v zemi vyslání. Tato posouzení musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 6 přílohy I.
4. Posouzení rizik uvedené v odstavci 3 se pravidelně přezkoumává a aktualizuje podle situace, přinejmenším před vysláním humanitárního dobrovolníka EU. Jestliže posouzení rizik vede k závěru, že vyslání by se odehrálo v podmínkách mezinárodního nebo vnitrostátního ozbrojeného konfliktu, nebo že takový konflikt hrozí, od plánovaného vyslání se ustoupí nebo se v případě, že již byl humanitární dobrovolník EU vybrán, vyslání se zruší.
5. Požadavky týkající se informovanosti ohledně bezpečnosti a přiměřeného chování z hlediska řízení rizik a bezpečnosti jsou součástí popisu přiděleného úkolu a přijímacího řízení.
6. Vysílající organizace informuje příslušné vnitrostátní orgány členských států a dalších zemí zúčastněných podle článku 23 nařízení (EU) č. 375/2014 předtím, než je některý z jejich občanů vyslán jako humanitární dobrovolník EU. Vysílající organizace, která vysílá humanitární dobrovolníky EU, jež nejsou občany Unie, zjistí před vysláním předpisy týkající se konzulární ochrany zajišťované zemí, jejímž je dobrovolník státním příslušníkem, nebo jinou zemí.
7. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU obdržel všechny informace o bezpečnostních a ochranných postupech a aby jim porozuměl. Během zaškolení bude před odjezdem a do 24 hodin po příjezdu do cílové země vyslání zajištěna bezpečnostní instruktáž podle konkrétní situace. Její součástí musí být výsledky posouzení rizik, evakuační plán a řízení bezpečnosti včetně ohlašování bezpečnostních incidentů, postupy evakuace a repatriace, komunikační schéma, kontaktní pracovník/ci krizového řízení a kontaktní údaje na vyslanectví, policii, hasiče a nemocnice.
8. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším pojištěním podle článku 24.
9. Vedle povinného bezpečnostního školení v rámci programu odborné přípravy poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU veškerá další relevantní bezpečnostní školení, která zajišťuje pro své vlastní mezinárodní pracovníky.
10. Humanitární dobrovolník EU svým podpisem smlouvy uvedené v čl. 16 odst. 2 potvrzuje, že je seznámen s postupy řízení bezpečnost a že dané postupy bude dodržovat, a to včetně povinnosti průběžně se informovat a seznamovat se s aktuálními bezpečnostními situacemi, že uznává osobní odpovědnost za vlastní bezpečnost, bezpečnost ostatních i organizace a že se zdrží rizikového chování. Vysílající a přijímající organizace informují humanitárního dobrovolníka EU o důsledcích jakéhokoli porušení bezpečnostních postupů, a to zejména porušení vedoucích k předčasnému a nucenému ukončení vyslání.
11. Vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, aby se po příjezdu do cílové země vyslání registrovali u vyslanectví nebo konzulátu země své státní příslušnosti a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc. Jestliže země, jejímž je humanitární dobrovolník EU státním příslušníkem, nemá konzulární zastoupení v cílové zemi vyslání, vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, kteří jsou občany Unie, aby se registrovali u konzulátu nebo u vyslanectví jiného členského státu, a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc.
12. Na základě aktuálních informací, které poskytne přijímající organizace, vysílající a přijímající organizace pravidelně aktualizují evakuační plán s cílem zajistit, aby neustále odpovídal aktuálním operativním podmínkám. Na základě výsledků posouzení rizik se určí četnost, s jakou se provádí přezkum plánu, a přijímající organizace v případě potřeby využívá předešlé údaje a nové aktualizace k jeho úpravám. Evakuační plán se uchovává na místě, které je pro humanitárního dobrovolníka EU snadno přístupné.
13. Přijímající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU průběžně informován o jakékoli změně operativních podmínek a následné změně jakéhokoli bezpečnostního postupu nebo protokolu.
14. Přijímající organizace zná místo pobytu humanitárního dobrovolníka EU a má jeho kontaktní číslo, aby se s ním mohla spojit, a to i během dovolené.
Článek 29
Postupy pro případ incidentu či evakuace
1. V případě bezpečnostního incidentu musí být humanitárnímu dobrovolníkovi EU co nejrychleji poskytnut debriefing. Podle závažnosti incidentu a postupů zavedených ve vysílající a přijímající organizaci může tento debriefing zajistit přímý nadřízený nebo mentor z přijímající organizace nebo pracovník krizového řízení z vysílající organizace a součástí informační schůzky může být odborná psychologická podpora.
2. V případě evakuace se postupuje podle evakuačního plánu a o humanitárního dobrovolníka EU je případně postaráno v souladu s postupy zavedenými na konzulátech nebo vyslanectvích, kde je humanitární dobrovolník EU registrován podle čl. 28 odst. 11.
3. Vysílající organizace kontaktuje humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili, a zajistí, aby se jim dostalo odpovídající následné podpory, včetně debriefingu a psychosociální a lékařské podpory.
4. Bezpečnost je součástí rámce pro sledování a hodnocení vysílající a přijímající organizace a poučení z bezpečnostních incidentů jsou podkladem pro přezkumy a zlepšování projektů.
Článek 30
Zdraví a ochrana
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku zdraví a ochrany, jež je vhodná a použitelná pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravená, a to včetně pokynů týkajících se těchto témat:
a)
osobní zdraví, například fyzické zdraví (prevence onemocnění, rady týkající se stravování a spánku, informovanost o rizicích klimatické a zeměpisné povahy, přístup k léčbě);
b)
duševní zdraví (rady týkající se rovnováhy pracovního a osobního života, zvládání stresu, mechanismy řešení problémů a metody relaxace, kontaktní místa psychosociální podpory).
2. Na základě vnitřní politiky ochrany a zdraví vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně komplexní soubor politik a pokynů v oblasti zdraví a ochrany, aby dostály své povinnosti péče a zajistily fyzickou a emocionální pohodu humanitárních dobrovolníků EU.
3. V rámci posouzení rizik uvedeného v čl. 28 odst. 3 a před stanovením přiděleného úkolu vysílající a přijímající organizace společně posoudí, zda vyslání pro humanitárního dobrovolníka EU poskytuje bezpečné a zdravé pracovní a životní podmínky EU podle ukazatelů stanovených v bodě 7 přílohy I.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším komplexním zdravotním a cestovním pojištěním podle článku 24.
5. Během zaškolení seznámí vysílající organizace humanitárního dobrovolníka EU s politikami a pokyny v oblasti zdraví a ochrany uvedenými v odstavcích 1 a 2, týkajícími se mimo jiné onemocnění, první pomoci, údržby všech míst, údržby vozidla a vybavení, pracovišť, rovnováhy pracovního a osobního života, zdravotních a bezpečnostních incidentů a postupu pro evakuaci ze zdravotních důvodů.
6. Vysílající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU podstoupil před odjezdem důkladnou lékařskou prohlídku, a zajistí doporučená léčiva a očkování podle rizik v cílové zemi vyslání, jakož i případné vybavení, například soupravy pro první pomoc a ochranu proti komárům.
7. Přijímající organizace zajistí, aby byla povinnost péče součástí každodenního řízení dobrovolníků, a během zaškolení poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU:
a)
aktuální informace o místních zdrojích v oblasti zdraví a ochrany, např. kontakty na lékaře, nemocnice, zdravotnické služby;
b)
pokyny týkající se místních zvyklostí a norem v rámci instruktáže o dané zemi s cílem omezit rizika týkající se ochrany a usnadnit začlenění.
8. Vysílající organizace zprostředkuje při návratu humanitárního dobrovolníka EU lékařské vyšetření po vyslání a v rámci procesu debriefingu nabídne psychosociální debriefing nebo konzultace nebo poradenskou podporu. Vysílající a přijímající organizace propagují síť iniciativy Humanitární dobrovolníci EU jako alternativní podpůrný mechanismus před vysláním, během něj i po něm.
KAPITOLA 8
POSTUPY PRO SLEDOVÁNÍ A HODNOCENÍ INDIVIDUÁLNÍCH VÝKONŮ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 31
Sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě postupu dohledu a řízení výkonu uvedeného v článku 19 vysílající a přijímající organizace sledují a hodnotí individuální výkony humanitárních dobrovolníků EU, měří jejich pokrok, výstupy a výsledky ve vztahu k přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílům.
2. Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU je proces probíhající po celou dobu jejich mise a zahrnuje zvláštní přezkumy prováděné přinejmenším v těchto fázích:
a)
na konci stáže podle článku 14, pokud je to relevantní;
b)
během konečného přezkumu výkonu podle článku 19, případně při přezkumu v polovině období, je-li považován za vhodný;
c)
během debriefingu podle článku 23.
3. Vysílající a přijímající organizace poskytnou údaje, které prokazují, do jaké míry individuální výkon humanitárního dobrovolníka EU (na úrovni výstupů a dopadů) přispívá k cílům projektu a celkové iniciativy s přihlédnutím k ukazatelům uvedeným v článku 7 nařízení (EU) č. 375/2014. Údaje obsahují záznamy o kvalitě výstupů a výsledků práce humanitárního dobrovolníka EU, které jsou anonymizovány a jsou k dispozici pro účely hodnocení. Tyto údaje se zpracovávají v souladu s normami ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
4. Vysílající organizace poskytují podporu při budování kapacit přijímajících organizací k měření pokroku, výstupů a výsledků podle přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílů.
KAPITOLA 9
AKREDITACE VYSÍLAJÍCÍCH A PŘIJÍMAJÍCÍCH ORGANIZACÍ
Článek 32
Akreditace přijímajících organizací
1. Přijímající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 1 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU, které jsou stanoveny v tomto nařízení a v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Přijímající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat budování kapacit.
3. Přijímající organizace spolu s vlastním hodnocením předloží podle požadavků stanovených v bodě 1 přílohy III tři doporučení poskytující komplexní informace o všech požadavcích norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU. Doporučení musí poskytnout alespoň dvě níže uvedené skupiny zúčastněných stran:
a)
akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace, s níž žádající přijímající organizace již navázala partnerství za účelem účasti v iniciativě Humanitární dobrovolníci EU nebo s níž má v úmyslu takové partnerství navázat;
b)
partner Komise v oblasti humanitární pomoci s platnou rámcovou dohodou (dohodou o partnerství), s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
c)
relevantní mezinárodní organizace nebo nezisková organizace nebo veřejnoprávní subjekt civilní povahy, s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
d)
akreditační nebo auditorská organizace, která udělila žádající přijímající organizaci akreditaci v oblastech s významem pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU, přičemž v takovém případě by měly být předloženy i příslušné dokumenty týkající se akreditace nebo auditu.
4. Vypracované vlastní hodnocení podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat přijímající organizaci a toto hodnocení se spolu s doporučeními podle odstavce 3 zašle Komisi.
5. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení přijímající organizace a na základě doporučení a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající přijímající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající přijímající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
6. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající přijímající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti podpory budování kapacit s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie budování kapacit předložené žádající přijímající organizací, je tato organizace způsobilá k podpoře budování kapacit a má ve vztahu k této podpoře přednost.
Článek 33
Akreditace vysílajících organizací
1. Vysílající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 2 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU.
2. Vysílající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat technickou pomoc. Uvede rovněž důkazy prokazující, že jsou prováděny politiky a postupy uvedené v jednotlivých požadavcích norem a postupů, a to zejména ve vztahu k dobrovolníkům.
3. Vypracované vlastní hodnocení podložené důkazy podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat vysílající organizaci a toto hodnocení se spolu s doprovodnými dokumenty podle odstavce 2 zašle Komisi.
4. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení vysílající organizace podloženého důkazy a předložených doprovodných dokumentů a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající vysílající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající vysílající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
5. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající vysílající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti technické pomoci s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie technické pomoci předložené vysílající organizací, je organizace způsobilá k technické pomoci a má ve vztahu k ní přednost.
Článek 34
Opravné prostředky
1. V rozhodnutí Komise neudělit akreditaci a zamítnout žádost musí být uvedeno, že zamítnutá žádající organizace může novou žádost podat až po uplynutí dvanácti měsíců počínaje datem, kdy obdrží rozhodnutí o zamítnutí. Rozhodnutí rovněž specifikuje dostupné opravné prostředky proti rozhodnutí.
2. Podle článků 256 a 263 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU) je Tribunál příslušný rozhodovat ve věci aktů Evropské komise, které mají právní účinky vůči třetím osobám. Podle článků 256, 268 a 340 SFEU je Tribunál rovněž příslušný rozhodovat spory o náhradu škody způsobené Evropskou komisí v případě mimosmluvní odpovědnosti.
Článek 35
Finanční životaschopnost a organizační kapacita organizací
Posouzení finanční životaschopnosti a organizační kapacity akreditovaných vysílajících a přijímajících organizací nespadá do působnosti akreditace. Jakožto podmínka získání finanční pomoci Unie je tato životaschopnost a kapacita posuzována ve fázi procesu podávání žádostí v návaznosti na výzvu k podávání návrhů.
Článek 36
Platnost akreditace a pravidelné kontroly
1. Akreditované vysílající a přijímající organizace podstoupí opětovnou akreditaci po třech letech od obdržení rozhodnutí Komise o udělení akreditace nebo kdykoli v případě podstatných změn norem nebo postupů týkajících se dotčených otázek.
2. V průběhu období platnosti akreditace mohou být akreditované vysílající a přijímající organizace vyzvány, aby se v případě potřeby podrobily pravidelným kontrolám, které provádí Komise.
3. Akreditované vysílající a přijímající organizace neprodleně vyrozumí Komisi o jakékoli změně své právní, finanční, technické nebo organizační situace, která by mohla zpochybnit jejich soulad s normami a postupy nebo by mohla vytvářet střety zájmů. Rovněž informují Komisi o jakékoli změně svého názvu, adresy nebo zákonného zástupce.
Článek 37
Pozastavení a ukončení akreditace
1. Na základě informací získaných od akreditované vysílající nebo přijímající organizace, včetně informací z pravidelných kontrol uvedených v čl. 36 odst. 2 nebo informací získaných jinými prostředky, může Komise dospět k závěru, že akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace již nevyhovuje požadavkům jedné či více norem nebo postupů. V takových případech může Komise přijmout odpovídající opatření, včetně pozastavení nebo ukončení akreditace, a to postupem stanoveným v bodě 3 přílohy III.
2. Vysílající nebo přijímající organizace, které je pozastavena nebo ukončena akreditace, od data pozastavení nebo ukončení nevysílá ani nepřijímá humanitární dobrovolníky EU a není způsobilá na tyto účely získat finanční pomoc Unie.
3. S ohledem na důvody pro pozastavení nebo ukončení akreditace, zejména pokud jde o bezpečnost a ochranu humanitárních dobrovolníků EU, může Komise požadovat repatriaci humanitárních dobrovolníků EU, kteří jsou vysláni v okamžiku pozastavení nebo ukončení akreditace.
4. Vysílající nebo přijímající organizace není oprávněna žádat o odškodnění z důvodu pozastavení nebo ukončení akreditace.
Článek 38
Odpovědnost za škody
Komise nenese odpovědnost za jakoukoli ztrátu nebo škodu, kterou způsobí nebo utrpí vysílající nebo přijímající organizace nebo třetí strany v důsledku akreditovaného statusu vysílající nebo přijímající organizace.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 39
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. listopadu 2014.
ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΌΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) αριθ. 1244/2014 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 20ής Νοεμβρίου 2014
για τη θέσπιση κανόνων εφαρμογής του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για τη συγκρότηση του Ευρωπαϊκού Σώματος Εθελοντών Ανθρωπιστικής Βοήθειας (πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ)
(Κείμενο που παρουσιάζει ενδιαφέρον για τον ΕΟΧ)
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 375/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για τη συγκρότηση του Ευρωπαϊκού Σώματος Εθελοντών Ανθρωπιστικής Βοήθειας (πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ) (1), και ιδίως το άρθρο 9 παράγραφος 3, το άρθρο 10 παράγραφος 1 και το άρθρο 12 παράγραφος 6,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 375/2014, η Επιτροπή θα πρέπει να θεσπίσει πρότυπα και διαδικασίες για την κάλυψη των αναγκαίων όρων, διακανονισμών και απαιτήσεων που πρέπει να εφαρμόζονται από τις οργανώσεις αποστολής και υποδοχής, όταν εντοπίζουν, επιλέγουν, προετοιμάζουν, διαχειρίζονται και αποστέλλουν υποψήφιους εθελοντές και εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ για τη στήριξη επιχειρήσεων ανθρωπιστικής βοήθειας στις τρίτες χώρες. Ο κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 375/2014 ορίζει ότι τα εν λόγω πρότυπα πρέπει να θεσπίζονται με κατ' εξουσιοδότηση πράξεις και οι διαδικασίες με εκτελεστικές πράξεις.
(2)
Όλοι οι ενδιαφερόμενοι της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, περιλαμβανομένων των ίδιων των εθελοντών και των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής, θα πρέπει να ενθαρρύνονται να αναπτύσσουν ένα αίσθημα κοινής ταυτότητας στο πλαίσιο της πρωτοβουλίας.
(3)
Είναι σημαντικό οι υποψήφιοι εθελοντές να εντοπίζονται και να επιλέγονται βάσει αμερόληπτης, δίκαιας και διαφανούς διαδικασίας, σε συνεργασία με τις οργανώσεις αποστολής και υποδοχής, και η εν λόγω διαδικασία να ανταποκρίνεται στις πραγματικές ανάγκες των οργανώσεων υποδοχής σε τοπικό επίπεδο.
(4)
Τόσο οι οργανώσεις αποστολής όσο και οι οργανώσεις υποδοχής θα πρέπει να διοργανώνουν εκτενείς συνεδρίες εισαγωγικής ενημέρωσης, ώστε να αποφεύγονται οι παρανοήσεις σχετικά με τους ρόλους και τις προσδοκίες και να παρέχεται στους εθελοντές κατάλληλη και πρακτική προετοιμασία σε σχέση με την τοποθέτησή τους. Με αυτόν τον τρόπο, θα τεθούν θεμέλια εμπιστοσύνης και αποδοχής εντός των κοινοτήτων υποδοχής, ενώ παράλληλα θα λαμβάνονται πλήρως υπόψη οι αντίστοιχες πολιτιστικές ευαισθησίες.
(5)
Η κατάρτιση αποτελεί ουσιαστικό μέρος της προετοιμασίας προ της αποστολής και θα πρέπει να παρέχεται σε όλους τους υποψήφιους εθελοντές μέσω ενός δομημένου προγράμματος υποχρεωτικών και προαιρετικών μαθημάτων. Επιπλέον, οι νεότεροι επαγγελματίες θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα, κατά περίπτωση μέσω της τοποθέτησης σε θέσεις μαθητείας, να αναπτύξουν περαιτέρω τις ικανότητές τους και να αποκτήσουν νέες ειδικές γνώσεις και δεξιότητες στον τομέα της ανθρωπιστικής βοήθειας. Ειδικότερα, τα παραπάνω θα πρέπει να αρμόζουν στις δραστηριότητες και στο πεδίο δράσης των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής.
(6)
Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής θα πρέπει να δημιουργήσουν ένα κατάλληλο σύστημα επίβλεψης και διαχείρισης. Επίσης, θα πρέπει να επιβλέπουν και να αξιολογούν από κοινού τις επιδόσεις και τα επιτεύγματα των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και να παρέχουν αναπληροφόρηση σχετικά με τα καθήκοντα και τους στόχους της αποστολής τους. Αυτό θα συμβάλει στη βελτίωση της λογοδοσίας στο πλαίσιο της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
(7)
Η διαδικασία καθοδήγησης θα πρέπει να συμπληρώνει την επίβλεψη και τη διαχείριση και να παρέχει στους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ πρόσθετη υποστήριξη πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την αποστολή.
(8)
Θα πρέπει να δημιουργηθεί από την οργάνωση αποστολής ένας δίαυλος συνεχούς επικοινωνίας και πρόσθετης υποστήριξης κατά τη διάρκεια της αποστολής σε τρίτες χώρες. Θα πρέπει να παρέχεται ενημέρωση και υποστήριξη μετά την ολοκλήρωση της αποστολής σε όλους τους εθελοντές της πρωτοβουλίας.
(9)
Πρέπει να διασφαλίζονται οι κατάλληλες συνθήκες διαβίωσης και εργασίας ώστε οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ να μπορούν να πραγματοποιούν τις αποστολές τους σε ασφαλές και υγιές περιβάλλον, και να ικανοποιούν τις βασικές τους ανάγκες χωρίς να αντιμετωπίζουν δυσχέρειες, με γνώμονα πάντοτε τον χαμηλών τόνων τρόπο ζωής που αρμόζει σε έναν εθελοντή. Η κάλυψη των δαπανών συντήρησης και οι λοιπές πληρωμές προς τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ δεν αντιστοιχούν σε μισθό τακτικής απασχόλησης. Οι εν λόγω πληρωμές δεν θα πρέπει να υπολογίζονται με γνώμονα την επαγγελματική πείρα, την εμπειρογνωμοσύνη ή τα αποτελέσματα της ανάληψης καθηκόντων του κάθε εθελοντή: αποκλειστικός σκοπός τους είναι να καλύψουν τις δαπάνες διαβίωσης κατά τη διάρκεια της αποστολής. Για να διασφαλιστεί υψηλό και ισότιμο επίπεδο προστασίας, όλοι οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ θα πρέπει να έχουν πλήρη ασφαλιστική κάλυψη ειδικά σχεδιασμένη για να τους προστατεύει καθ' όλη τη διάρκεια της αποστολής τους σε τρίτες χώρες και ενδεχομένως κατά τις σχετικές περιόδους πριν και μετά την αποστολή.
(10)
Το καθήκον επιμέλειας έχει πρωταρχική σημασία και αποτελεί κοινή ευθύνη. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής θα πρέπει, στο μέτρο του δυνατού, να μεριμνούν για την υγεία, την προστασία, την ασφάλεια και την ευεξία των εθελοντών της πρωτοβουλίας και να αναπτύσσουν κατάλληλες διαδικασίες ασφάλειας, υγείας και προστασίας. Οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ θα πρέπει επίσης να κάνουν ό,τι είναι δυνατόν για τη διασφάλιση της δικής τους υγείας, προστασίας και ασφάλειας, όσο και αυτής των άλλων, στον χώρο εργασίας.
(11)
Η παρακολούθηση και αξιολόγηση της ατομικής επίδοσης των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ θα πρέπει να αποτελεί συνεχή διαδικασία σε όλη τη διάρκεια της αποστολής τους. Η εν λόγω διαδικασία θα πρέπει να στηρίζεται σε ένα σύστημα επίβλεψης και διαχείρισης επιδόσεων και να παρέχει στοιχεία που να αποδεικνύουν κατά πόσον η ατομική επίδοση του εθελοντή συμβάλλει -σε επίπεδο αποτελεσμάτων και αντικτύπου- στους στόχους του έργου και στη συνολική πρωτοβουλία.
(12)
Απαιτείται άρτιος μηχανισμός πιστοποίησης ώστε να εξασφαλίζεται ότι οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής συμμορφώνονται με τα πρότυπα που ορίζονται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 και με τις διαδικασίες που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό. Ο εν λόγω μηχανισμός πιστοποίησης θα πρέπει να στηρίζεται στις αρχές της απλούστευσης και της μη αλληλεπικάλυψης, της διαφοροποίησης μεταξύ των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής, της σχέσης κόστους-αποτελεσματικότητας, της διαφάνειας και της αμεροληψίας, και να ενθαρρύνει την πολυμορφία και την προσβασιμότητα.
(13)
Τα μέτρα που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής του άρθρου 26 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014.
(14)
Για να εξασφαλιστεί η έγκαιρη υλοποίηση της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, ο παρών κανονισμός πρέπει να τεθεί σε ισχύ επειγόντως, καθώς ορίζει τις διατάξεις βάσει των οποίων οι οργανώσεις που συμμετέχουν στην υλοποίηση μπορούν να προβούν στην αποστολή εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ σε τρίτες χώρες.
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1
ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 1
Αντικείμενο
Ο παρών κανονισμός θεσπίζει κανόνες για την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 όσον αφορά τα ακόλουθα θέματα που αναφέρονται στο άρθρο 9 παράγραφος 3, στο άρθρο 10 παράγραφος 1 και στο άρθρο 12 παράγραφος 6:
α)
τις διαδικασίες για τον εντοπισμό, την επιλογή και την αναγκαία προετοιμασία των υποψήφιων εθελοντών πριν από την αποστολή τους, συμπεριλαμβανομένης της τοποθέτησής τους σε θέσεις μαθητείας, όπου κρίνεται σκόπιμο·
β)
τις λεπτομέρειες του προγράμματος κατάρτισης και τη διαδικασία αξιολόγησης των υποψήφιων εθελοντών όσον αφορά την επάρκεια προς αποστολή·
γ)
τις ρυθμίσεις για την αποστολή και τη διαχείριση των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ σε τρίτες χώρες, συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, της επιτόπιας επίβλεψης, της διαρκούς στήριξης με την παροχή εκπαίδευσης, καθοδήγησης, πρόσθετης κατάρτισης, αναγκαίων συνθηκών εργασίας, στήριξης μετά την αποστολή·
δ)
την παροχή ασφαλιστικής κάλυψης και συνθηκών διαβίωσης για τους εθελοντές, συμπεριλαμβανομένης της κάλυψης των δαπανών συντήρησης, διαμονής, μετακίνησης και άλλων σχετικών δαπανών·
ε)
τις διαδικασίες πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την αποστολή, για να διασφαλίζεται το καθήκον επιμέλειας και τα δέοντα μέτρα προστασίας και ασφάλειας, συμπεριλαμβανομένων των πρωτοκόλλων απομάκρυνσης ασθενών/τραυματιών και των σχεδίων ασφαλείας που καλύπτουν την επείγουσα αποχώρηση από τρίτες χώρες καθώς και των αναγκαίων διαδικασιών για την ύπαρξη συνδέσμου με τις εθνικές αρχές·
στ)
τις διαδικασίες για την παρακολούθηση και αξιολόγηση της ατομικής επίδοσης των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
ζ)
τη δημιουργία μηχανισμού πιστοποίησης που θα διασφαλίζει ότι οι οργανώσεις αποστολής τηρούν τα πρότυπα και τις διαδικασίες του άρθρου 9 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014, καθώς και ενός διαφοροποιημένου μηχανισμού πιστοποίησης για τις οργανώσεις υποδοχής.
Άρθρο 2
Ορισμοί
Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού ισχύουν οι ορισμοί του άρθρου 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 και οι ορισμοί που προβλέπονται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014. Ισχύουν επίσης οι ακόλουθοι ορισμοί:
α)
ως «πλαίσιο ικανοτήτων» νοείται ένα πλαίσιο κατά την έννοια που ορίζεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014·
β)
ως «σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης» νοείται ένα σχέδιο κατά την έννοια που ορίζεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014·
γ)
ως «εκπαιδευτής» νοείται το πρόσωπο το οποίο προσλαμβάνεται από τον πάροχο κατάρτισης για να διδάξει μία ή περισσότερες ενότητες κατάρτισης ή να διευθύνει ασκήσεις προσομοίωσης βάσει σεναρίων και να αξιολογήσει τις ικανότητες των υποψήφιων εθελοντών·
δ)
ως «καθοδηγητής» νοείται ο εκπαιδευτής ο οποίος προσλαμβάνεται από τον πάροχο κατάρτισης και ο οποίος ασκεί συντονιστικό ρόλο με σκοπό την αξιολόγηση της επιλεξιμότητας των υποψήφιων προς αποστολή εθελοντών. Το άτομο αυτό είναι υπεύθυνο για μια ομάδα υποψήφιων εθελοντών και συντονίζει την αξιολόγηση των ικανοτήτων τους βάσει της αναπληροφόρησης από άλλους εκπαιδευτές. Επίσης, συνεργάζεται με τον κάθε υποψήφιο εθελοντή χωριστά για την ανάλυση της αυτοαξιολόγησής του καθώς και της αξιολόγησης του εκπαιδευτή·
ε)
ως «καθοδήγηση» νοείται η διαδικασία της ανεπίσημης παροχής γνώσεων, κοινωνικού κεφαλαίου και ψυχοκοινωνικής στήριξης σχετικά με την εργασία, τη σταδιοδρομία και την επαγγελματική ανέλιξη. Η καθοδήγηση αφορά την ανεπίσημη επικοινωνία που διενεργείται συνήθως πρόσωπο με πρόσωπο, κατά τη διάρκεια μιας συνεχούς περιόδου μεταξύ, αφενός, του ατόμου το οποίο έχει οριστεί από την οργάνωση υποδοχής ως καθοδηγητής, και το οποίο θεωρείται ότι διαθέτει τη σχετική γνώση, εμπειρογνωμοσύνη και πείρα και, αφετέρου, του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
στ)
ως «ενημέρωση μετά την αποστολή» νοείται η διαδικασία σύμφωνα με την οποία παρέχονται στις οργανώσεις αποστολής και υποδοχής, καθώς και στους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, σαφείς πληροφορίες σχετικά με τα αποτελέσματα της αποστολής και τα επιτεύγματα των εθελοντών, συστάσεις ή διδάγματα από την πείρα τους, αξιοποίηση των διδαγμάτων που αποκομίστηκαν και θετική επαγγελματική ολοκλήρωση της διαδικασίας.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΕΝΤΟΠΙΣΜΟ ΚΑΙ ΤΗΝ ΕΠΙΛΟΓΗ ΥΠΟΨΗΦΙΩΝ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ
Άρθρο 3
Διαδικασία εντοπισμού και επιλογής
1. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής καθορίζουν από κοινού μια διαδικασία εντοπισμού και επιλογής. Οι ρόλοι, οι αρμοδιότητες και οι διαδικασίες καθορίζονται κατά τέτοιο τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται η εφαρμογή διαφανούς, δίκαιης και αποτελεσματικής διαδικασίας επιλογής κατά τα πρότυπα της ίσης μεταχείρισης, των ίσων ευκαιριών και της απουσίας διακρίσεων, όπως προβλέπεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014.
2. Η διαδικασία εντοπισμού και επιλογής στηρίζεται στη συνεργασία των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής και εξασφαλίζει την έγκαιρη και συνεχή επικοινωνία μεταξύ αυτών. Η οργάνωση αποστολής διασφαλίζει τη συστηματική συμμετοχή της οργάνωσης υποδοχής καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας επιλογής.
3. Η συμφωνηθείσα διαδικασία εντοπισμού και επιλογής εφαρμόζεται σε όλα τα στάδια της διαδικασίας επιλογής.
4. Η διαδικασία εντοπισμού και επιλογής περιλαμβάνει, τουλάχιστον:
α)
τον ορισμό των καθηκόντων της αποστολής, του προφίλ ικανοτήτων και των κριτηρίων επιλογής των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, σύμφωνα με το άρθρο 4·
β)
την ανακοίνωση και την αίτηση, σύμφωνα με το άρθρο 5·
γ)
την αξιολόγηση των αιτούντων και την κατάρτιση καταλόγων αρχικής επιλογής και επικρατέστερων υποψηφίων, σύμφωνα με το άρθρο 6·
δ)
την επιλογή σύμφωνα με το άρθρο 7.
Άρθρο 4
Ορισμός της ανάθεσης καθηκόντων, του προφίλ ικανοτήτων και των κριτηρίων επιλογής των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ
1. Βάσει εκτίμησης αναγκών που πραγματοποιείται σύμφωνα με τον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014, η οργάνωση υποδοχής υποβάλλει πρόταση, σύμφωνα με τις απαιτήσεις που ορίζονται στην ενότητα 1 του παραρτήματος Ι, σχετικά με τα καθήκοντα του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, περιλαμβανομένων ευέλικτων στοιχείων ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι παρατηρήσεις του εθελοντή μετά τη στρατολόγησή του.
2. Η οργάνωση αποστολής επανεξετάζει την ανάθεση καθηκόντων ώστε να συμβάλει στην τροποποίησή της, κατά περίπτωση, με σκοπό να διασφαλιστεί κατάλληλη και ρεαλιστική αντιστοίχιση ατόμων και καθηκόντων, κατά τέτοιον τρόπο ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι αναμενόμενες ικανότητες των εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ καθώς και η ικανότητα απορρόφησης και οι ανάγκες της οργάνωσης υποδοχής.
3. Σύμφωνα με την ανάθεση καθηκόντων και το πλαίσιο ικανοτήτων, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής καθορίζουν ένα προφίλ ικανοτήτων για τους εθελοντές ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ καθώς και κριτήρια επιλογής βάσει ελάχιστων απαιτήσεων, τα οποία πρέπει να χρησιμοποιούνται στο πλαίσιο της διαδικασίας επιλογής. Στο προφίλ ικανοτήτων αναφέρεται επίσης εάν ο εθελοντής είναι νεότερος ή μεγαλύτερης ηλικίας επαγγελματίας καθώς και τυχόν ανάγκη τοποθέτησής του σε θέση μαθητείας.
Άρθρο 5
Ανακοίνωση και αίτηση
1. Αρμόδια για την ανακοίνωση της θέσης αποστολής είναι η οργάνωση αποστολής. Με βάση τις πληροφορίες που λαμβάνει από την οργάνωση υποδοχής, καταρτίζει ενημερωτικό φάκελο ανακοίνωσης για την παροχή πληροφοριών σχετικά με την πρωτοβουλία και την προσέλκυση υποψήφιων εθελοντών.
2. Η ανακοίνωση καταρτίζεται κατ' ελάχιστον στην αγγλική γλώσσα, κατά τρόπο σαφή, συγκεκριμένο και εύληπτο, και παρέχει πληροφορίες σχετικά με τη θέση που προσφέρεται στον υποψήφιο εθελοντή σύμφωνα με τις απαιτήσεις της ενότητας 2 του παραρτήματος Ι.
3. Δημοσιεύεται στην κεντρική πλατφόρμα της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ για ελάχιστο διάστημα ενός μηνός, ενώ προβλέπεται η δυνατότητα χρήσης περαιτέρω προωθητικών ενεργειών για την προσέλκυση αιτούντων στην κεντρική πλατφόρμα. Σε δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις τοποθέτησης σε αποστολές που συνδέονται με την ανταπόκριση σε ανθρωπιστικές κρίσεις, η ανακοίνωση μπορεί να αναρτάται για λιγότερο από έναν μήνα αλλά όχι για λιγότερο από μία εβδομάδα.
4. Οι αιτούντες υποβάλλουν αίτηση χρησιμοποιώντας το τυποποιημένο έντυπο αίτησης, συνοδευόμενο από ένα άρτια δομημένο βιογραφικό σημείωμα. Συμπληρώνουν επίσης ένα τυποποιημένο ερωτηματολόγιο αυτοαξιολόγησης σχετικά με τις ικανότητές τους, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του πλαισίου ικανοτήτων, καθώς και σχετικά με την ικανότητα προσαρμογής τους στα καθήκοντα της αποστολής και στις συνθήκες διαβίωσης και εργασίας που αναφέρονται στην ανακοίνωση. Για τα παραπάνω, οι αιτούντες υποχρεούνται να δηλώσουν τη συναίνεσή τους.
Άρθρο 6
Αξιολόγηση και κατάρτιση καταλόγου αρχικής επιλογής και επικρατέστερων υποψηφίων
1. Η οργάνωση αποστολής αξιολογεί τους αιτούντες με βάση τις πληροφορίες που παρέχονται στο έντυπο αίτησης και στο ερωτηματολόγιο αυτοαξιολόγησης, τη δήλωση στην οποία περιγράφουν τους λόγους της συμμετοχής τους στην πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ -και τη συγκεκριμένη θέση αποστολής- καθώς και την αξιολόγηση της ικανότητάς ως προς την ανάλυση σχετικού σεναρίου ανθρωπιστικής βοήθειας μέσω γραπτής εξέτασης, έκθεσης ή άλλης παρόμοιας δοκιμασίας.
2. Με βάση την παραπάνω αξιολόγηση, η οργάνωση αποστολής παρέχει στην οργάνωση υποδοχής κατάλογο αρχικής επιλογής αιτούντων με σκοπό να καταλήξουν από κοινού σε έναν κατάλογο επικρατέστερων υποψηφίων που θα κληθούν σε συνέντευξη.
3. Οι επικρατέστεροι υποψήφιοι προσκαλούνται να συμμετάσχουν σε δομημένη συνέντευξη με βάση το πλαίσιο ικανοτήτων. Οι συνεντεύξεις μπορούν να πραγματοποιούνται πρόσωπο με πρόσωπο ή με τη χρήση τεχνολογιών τηλεπικοινωνίας, όπου είναι εφικτό, και με τη συμμετοχή της αποστολής υποδοχής. Στις συμπληρωματικές μεθόδους αξιολόγησης μπορεί να περιλαμβάνονται τα κέντρα αξιολόγησης, οι ομαδικές δραστηριότητες και οι ασκήσεις προσομοίωσης εργασίας.
4. Οι οργανώσεις αποστολής μπορούν, εφόσον χρειάζεται, να ελέγχουν τα προσωπικά στοιχεία και τις επαγγελματικές συστάσεις των υποψηφίων πριν από την τελική επιλογή. Οι αιτούντες ενημερώνονται σχετικά με τη διαδικασία ελέγχου κατά την έναρξη της διαδικασίας, μέσω της ανακοίνωσης.
Άρθρο 7
Επιλογή
1. Η οργάνωση υποδοχής λαμβάνει την τελική απόφαση για την επιλογή του υποψήφιου εθελοντή και ενημερώνει σχετικά την οργάνωση αποστολής, η οποία είναι υπεύθυνη για την προσφορά θέσης και την προετοιμασία της εισαγωγικής φάσης. Για κάθε θέση, μπορούν να επιλέγονται αναπληρωματικοί εθελοντές οι οποίοι θα αντικαθιστούν τους υποψηφίους που παραιτούνται ή παύουν να είναι διαθέσιμοι.
2. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής πρέπει να μπορούν να αποδεικνύουν και να αιτιολογούν με ποιον τρόπο έλαβαν την απόφαση επιλογής, λαμβανομένων υπόψη των αρχών της ίσης μεταχείρισης, των ίσων ευκαιριών και της μη διάκρισης σε όλα τα στάδια της διαδικασίας εντοπισμού και επιλογής.
3. Η διαδικασία επιλογής ολοκληρώνεται εντός εύλογου χρονικού διαστήματος. Η οργάνωση αποστολής ενημερώνει όλους τους αιτούντες για την απόφαση επιλογής καθώς και για τη δυνατότητα παροχής σχετικών παρατηρήσεων. Καλεί τον επιτυχόντα υποψήφιο εθελοντή να επιβεβαιώσει εγγράφως το ενδιαφέρον του για συμμετοχή στην πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
4. Η οργάνωση αποστολής εξασφαλίζει την ιχνηλασιμότητα και διατήρηση των εγγράφων τεκμηρίωσης που αφορούν τη διαδικασία εντοπισμού και επιλογής σύμφωνα με το πρότυπο προστασίας δεδομένων που προβλέπεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014.
Άρθρο 8
Αξιολόγηση μαθησιακών αναγκών
1. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της διαδικασίας επιλογής, τις ανάγκες της οργάνωσης υποδοχής και την προβλεπόμενη αποστολή, η οργάνωση αποστολής αξιολογεί τις μαθησιακές ανάγκες, έπειτα από διαβούλευση με την οργάνωση υποδοχής και τον υποψήφιο εθελοντή, και προσδιορίζει τις ενότητες του εκπαιδευτικού προγράμματος που θα παρακολουθήσει ο εθελοντής με βάση τα ακόλουθα κριτήρια:
α)
αρχαιότητα, με βάση την οποία οι επαγγελματίες εθελοντές μεγαλύτερης ηλικίας έχουν τη δυνατότητα να επικεντρωθούν στις υποχρεωτικές ενότητες και να επιλέξουν το κατάλληλο επίπεδο κατάρτισης διαχείρισης έργου και τις εξειδικευμένες προαιρετικές ενότητες·
β)
τις ανάγκες της οργάνωσης υποδοχής σε ειδικές ικανότητες, οι οποίες αποκτώνται μέσω της παρακολούθησης προαιρετικών ενοτήτων από τον υποψήφιο εθελοντή·
γ)
τις γενικές ικανότητες του υποψήφιου εθελοντή, οι οποίες αποκτώνται μέσω της παρακολούθησης προαιρετικών ενοτήτων.
2. Η οργάνωση αποστολής συμπληρώνει το σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης που αναφέρεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014, προσδιορίζει τις αξιολογηθείσες ικανότητες καθώς και τις μαθησιακές ανάγκες των επιτυχόντων υποψηφίων εθελοντών, και τα διαβιβάζει στους παρόχους κατάρτισης.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3
ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΤΗΣ ΠΡΩΤΟΒΟΥΛΙΑΣ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ ΑΝΘΡΩΠΙΣΤΙΚΗΣ ΒΟΗΘΕΙΑΣ ΤΗΣ ΕΕ
Άρθρο 9
Πρόγραμμα κατάρτισης
1. Όλοι οι επιτυχόντες υποψήφιοι εθελοντές παρακολουθούν πρόγραμμα κατάρτισης που διοργανώνει ο πάροχος (ή οι πάροχοι) κατάρτισης με βάση τις πληροφορίες που παρέχουν κατά περίπτωση οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής και οι πρώην εθελοντές.
2. Το πρόγραμμα κατάρτισης βασίζεται στο πλαίσιο ικανοτήτων και μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες τόσο των νεότερων όσο και των μεγαλύτερης ηλικίας επαγγελματιών εθελοντών.
3. Στο πρόγραμμα κατάρτισης εφαρμόζεται μια συνδυαστική μαθησιακή προσέγγιση με τη χρήση της ηλεκτρονικής μάθησης και την παροχή μαθημάτων σε αίθουσες διδασκαλίας.
4. Στις υποχρεωτικές ενότητες για όλους τους υποψήφιους εθελοντές περιλαμβάνονται οι εξής:
α)
γενική εισαγωγή στην Ένωση, στις εξωτερικές σχέσεις της και στο σύστημα αντιμετώπισης κρίσεων·
β)
εισαγωγή στην ανθρωπιστική δράση, στην ενωσιακή πολιτική για την ανθρωπιστική βοήθεια και στην πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
γ)
διαχείριση της προσωπικής ασφάλειας, υγείας και προστασίας·
δ)
διαχείριση έργων·
ε)
διαπολιτισμική ευαισθητοποίηση (και οριζόντια ζητήματα)·
στ)
άσκηση προσομοίωσης βάσει σεναρίου στο πλαίσιο της οποίας οι υποψήφιοι εθελοντές καλούνται να αποδείξουν τις ικανότητες που έχουν αποκτήσει.
5. Στις προαιρετικές ενότητες περιλαμβάνονται οι εξής:
α)
επικοινωνιακή υποστήριξη και επικοινωνία·
β)
ψυχολογικές πρώτες βοήθειες·
γ)
κατάρτιση παραγόντων που αποφέρουν πολλαπλασιαστικά αποτελέσματα·
δ)
διαχείριση εθελοντών·
ε)
οργανωτική ανάπτυξη·
στ)
εξατομικευμένες ενότητες, κατά περίπτωση, ιδίως όσον αφορά την προσαρμογή των τεχνικών ικανοτήτων των υποψήφιων εθελοντών σε ένα πλαίσιο ανθρωπιστικής βοήθειας.
6. Οι υποψήφιοι εθελοντές παρακολουθούν όλες τις υποχρεωτικές ενότητες και μία ή περισσότερες προαιρετικές ενότητες που επιλέγουν βάσει του άρθρου 8.
7. Το πρόγραμμα κατάρτισης, το οποίο περιέχει αναλυτικές πληροφορίες για κάθε ενότητα, μεταξύ άλλων για το καθεστώς, τη στοχευόμενη ομάδα, το χρονοδιάγραμμα, τις επιδιωκόμενες ικανότητες και τα σχετικά μαθησιακά αποτελέσματα, ορίζεται στο παράρτημα ΙΙ.
Άρθρο 10
Αξιολόγηση των υποψήφιων εθελοντών κατά τη διάρκεια και μετά την κατάρτιση
1. Κατά τη διάρκεια της κατάρτισης αλλά και κατόπιν της ολοκλήρωσής της, οι υποψήφιοι εθελοντές αξιολογούνται ως προς την ετοιμότητά τους να συμμετάσχουν σε αποστολή, με βάση το πλαίσιο ικανοτήτων.
2. Η αξιολόγηση οργανώνεται από κοινού από τους εκπαιδευτές, ενώ καίριο συντονιστικό ρόλο διαδραματίζει ο καθοδηγητής του υποψήφιου εθελοντή.
3. Η αξιολόγηση ικανοτήτων στηρίζεται στην αξιολόγηση των γνώσεων, των δεξιοτήτων και της συμπεριφοράς του υποψήφιου εθελοντή από τους εκπαιδευτές, και αφορά μεταξύ άλλων:
α)
την αυτοαξιολόγηση που συμπληρώνει ο ίδιος ο υποψήφιος εθελοντής κατόπιν της άσκησης προσομοίωσης βάσει σεναρίου·
β)
τις σημειώσεις/παρατηρήσεις των εκπαιδευτών έπειτα από κάθε ενότητα και μετά την άσκηση προσομοίωσης βάσει σεναρίου·
γ)
την αξιολόγηση του καθοδηγητή, που περιλαμβάνει κριτική επανεξέταση της αυτοαξιολόγησης και των σημειώσεων/παρατηρήσεων της ατομικής συνάντησης του καθοδηγητή με τον υποψήφιο εθελοντή με βάση την αναπληροφόρηση των εκπαιδευτών.
4. Η αξιολόγηση όλων των ικανοτήτων περιλαμβάνεται στο σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης του υποψήφιου εθελοντή, το οποίο ενημερώνεται μετά την ολοκλήρωση της κατάρτισης και αναφέρει τα μαθήματα που παρακολούθησε ο εθελοντής καθώς και τα αποτελέσματά του.
5. Οι υποψήφιοι εθελοντές που δεν διαθέτουν επάρκεια σε οποιαδήποτε από τις εγκάρσιες ή ειδικές ικανότητες απορρίπτονται. Οι εκπαιδευτές και ο καθοδηγητής πρέπει να είναι σε θέση να τεκμηριώνουν και να αιτιολογούν, εφόσον απαιτείται, οποιαδήποτε τέτοια αξιολόγηση και απόφαση.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΤΩΝ ΥΠΟΨΗΦΙΩΝ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ ΠΡΙΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΠΟΣΤΟΛΗ
Άρθρο 11
Εισαγωγικό πρόγραμμα
1. Σκοπός της διαδικασίας εισαγωγής είναι να εξοικειωθούν οι υποψήφιοι εθελοντές ή οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ με τις πολιτικές, τις πρακτικές και τη νοοτροπία των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής, καθώς και με τις προσδοκίες της ανάθεσης καθηκόντων.
2. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής αναπτύσσουν από κοινού ένα εισαγωγικό πρόγραμμα. Στο εν λόγω πρόγραμμα καθορίζονται οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες με βάση τις παρατηρήσεις των εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ που έχουν επιστρέψει από αποστολή, όπου είναι εφικτό, ώστε να αξιοποιούνται οι άμεσες εμπειρίες και οι γνώσεις τους. Το πρόγραμμα περιλαμβάνει:
α)
εισαγωγή προ της αποστολής, που παρέχεται από την οργάνωση αποστολής σύμφωνα με το άρθρο 12·
β)
εισαγωγή εντός της χώρας, που παρέχεται από την οργάνωση υποδοχής σύμφωνα με το άρθρο 18.
3. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής διοργανώνουν, κατά περίπτωση, κοινές συνεδρίες με τη συμμετοχή όλων των υποψήφιων εθελοντών ή εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
Άρθρο 12
Εισαγωγή προ της αποστολής
1. Οι οργανώσεις αποστολής μεριμνούν για την εκτενή και κατάλληλη ατομική εισαγωγική ενημέρωση όλων των υποψήφιων εθελοντών πριν από την αποστολή τους. Η εν λόγω εισαγωγή καλύπτει, τουλάχιστον:
α)
τις διαδικασίες και τις δομές οργάνωσης και διαχείρισης, τις ομάδες που συμμετέχουν στο έργο (περιλαμβανομένου του υπεύθυνου του έργου, του αρμόδιου για τη διαχείριση κρίσεων, του ανθρώπινου δυναμικού), την αποστολή και τους στόχους της οργάνωσης σε σχέση με την πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
β)
περιεκτικές πληροφορίες για το πλαίσιο του έργου στο οποίο θα δραστηριοποιηθεί ο υποψήφιος εθελοντής, την ανάθεση καθηκόντων και τη σχετική εκτίμηση αναγκών, καθώς και για τις προβλεπόμενες συνθήκες διαβίωσης και εργασίας σύμφωνα με τα άρθρα 22 και 24-27·
γ)
το συναφές νομικό πλαίσιο στο οποίο υπάγονται οι εθελοντές, όπως προβλέπεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014·
δ)
τα πρότυπα και τις διαδικασίες για τους εθελοντές, περιλαμβανομένων των διαδικασιών πειθαρχικών μέτρων και παραπόνων, καταπολέμησης της απάτης και της διαφθοράς, προστασίας παιδιών και ευάλωτων ενηλίκων, και των διατάξεων του κώδικα δεοντολογίας, όπως προβλέπεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014·
ε)
υποχρεωτική και συγκεκριμένη ενημέρωση περί ασφάλειας, προστασίας και υγείας (περιλαμβανομένου του ιατρικού ελέγχου πριν από την αναχώρηση) σύμφωνα με τα άρθρα 28 και 30·
στ)
το σύστημα και τη διαδικασία επίβλεψης και διαχείρισης επιδόσεων καθώς και τους μηχανισμούς υποστήριξης που εφαρμόζονται, περιλαμβανομένης της καθοδήγησης και άλλων μορφών στήριξης που προβλέπονται στα άρθρα 19, 20 και 21·
ζ)
το σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης·
η)
πληροφορίες σχετικά με το δίκτυο της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και τον τρόπο με τον οποίο στηρίζει τους εθελοντές πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την αποστολή·
θ)
πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες επικοινωνίας και προβολής που προβλέπονται στο πλαίσιο του έργου, βάσει του σχεδίου επικοινωνίας που αναφέρεται στο άρθρο 17 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014, περιλαμβανομένων των στοιχείων επικοινωνίας του περιφερειακού υπεύθυνου ενημέρωσης της Επιτροπής·
ι)
τη διαδικασία ενημέρωσης μετά την αποστολή κατά τα προβλεπόμενα στο άρθρο 23.
2. Επίσης, στο πλαίσιο της διαδικασίας εισαγωγής, η οργάνωση αποστολής παρέχει πληροφορίες σχετικά με το αρμόδιο επιτόπιο γραφείο ανθρωπιστικής βοήθειας της Επιτροπής στη χώρα αποστολής και ενημερώνει το εν λόγω γραφείο για την επικείμενη αποστολή των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
3. Η οργάνωση αποστολής μεριμνά ώστε οι υποψήφιοι εθελοντές να διαβάσουν και να κατανοήσουν όλες τις πληροφορίες που παρέχονται στο πλαίσιο της διαδικασίας εισαγωγής, οι οποίες και θα πρέπει να παραμένουν εύκολα προσβάσιμες καθ' όλη τη διάρκεια της συμμετοχής των εθελοντών στην πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
Άρθρο 13
Θέσεις μαθητείας για νεότερους επαγγελματίες εθελοντές
1. Πέραν της κατάρτισης, μπορεί να κριθεί σκόπιμο οι νεότεροι επαγγελματίες που είναι υποψήφιοι εθελοντές να τοποθετηθούν σε θέσεις μαθητείας σε οργάνωση αποστολής ώστε να μάθουν στην πράξη τις διαδικασίες, τη δεοντολογία και το πλαίσιο του ανθρωπιστικού έργου και να προετοιμαστούν περαιτέρω για την προβλεπόμενη αποστολή τους ως εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Η διάρκεια της εν λόγω μαθητείας καλύπτει περίοδο έως έξι μηνών κατ' ανώτατο όριο, ενώ προβλέπεται η δυνατότητα παράτασης για περιορισμένο χρονικό διάστημα σε δεόντως αιτιολογημένες έκτακτες περιπτώσεις.
2. Η οργάνωση αποστολής, έπειτα από διαβούλευση με την οργάνωση υποδοχής και τον μαθητευόμενο εθελοντή, επανεξετάζει και επικαιροποιεί τις μαθησιακές ανάγκες του σχεδίου μάθησης και ανάπτυξης με βάση τις ανάγκες της θέσης μαθητείας. Ειδικότερα, το σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης καθορίζει:
α)
τα μαθησιακά αποτελέσματα τα οποία αναμένεται να επιτύχει ο μαθητευόμενος εθελοντής στη διάρκεια της περιόδου μαθητείας·
β)
τα καθήκοντα που θα εκτελεί ο μαθητευόμενος εθελοντής στο πλαίσιο της διαδικασίας μάθησης και τους πόρους που διατίθενται για τον σκοπό αυτόν·
γ)
τους στόχους και τα αποτελέσματα τα οποία αναμένεται να έχει επιτύχει ο μαθητευόμενος εθελοντής κατά την ολοκλήρωση της περιόδου μαθητείας.
3. Τα ακόλουθα άρθρα του παρόντος κανονισμού εφαρμόζονται κατ' αναλογία στις θέσεις μαθητείας και περιλαμβάνουν υποχρεώσεις για τις οργανώσεις αποστολής που φιλοξενούν μαθητευόμενους εθελοντές:
α)
άρθρο 19 παράγραφοι 4, 5, 6 και 9, άρθρα 21 και 22·
β)
άρθρο 24 εκτός από την παράγραφο 5. Οι υποψήφιοι εθελοντές που προέρχονται από χώρες της ΕΕ ή από τις τρίτες χώρες που αναφέρονται στο άρθρο 23 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014, υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στο εν λόγω άρθρο, και οι οποίοι καλύπτονται από το εθνικό τους σύστημα κοινωνικής ασφάλισης ή από το καθεστώς ασφάλισης της χώρας διαμονής τους και τοποθετούνται σε θέσεις μαθητείας στις προαναφερθείσες χώρες δικαιούνται μόνο συμπληρωματική κάλυψη. Αυτό σημαίνει ότι η ασφαλιστική τους κάλυψη περιορίζεται σε δαπάνες που υπερβαίνουν εκείνες που καλύπτονται από το εθνικό τους σύστημα κοινωνικής ασφάλισης ή καθεστώς ασφάλισης. Σε αιτιολογημένες έκτακτες περιπτώσεις, στις οποίες το εθνικό σύστημα κοινωνικής ασφάλισης ή καθεστώς ασφάλισης καλύπτει μόνο μέρος ή καμία από τις δαπάνες που προβλέπονται στο άρθρο 24 παράγραφος 5, καλύπτεται το 100 % των δαπανών που πραγματοποιούνται·
γ)
άρθρο 25 εκτός από την παράγραφο 6, άρθρο 26 και άρθρο 27 παράγραφος 1, κατά περίπτωση·
δ)
άρθρο 28 παράγραφοι 1, 8 και 14 και άρθρο 30 παράγραφοι 1, 4, 5, 6 και 7.
Άρθρο 14
Αξιολόγηση των υποψήφιων εθελοντών μετά τη μαθητεία
1. Στο τέλος της μαθητείας, ο μαθητευόμενος εθελοντής προβαίνει σε αυτοαξιολόγηση με βάση το πλαίσιο ικανοτήτων και το σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης.
2. Ο άμεσος προϊστάμενος της οργάνωσης αποστολής, έπειτα από διαβούλευση με την οργάνωση υποδοχής, επανεξετάζει την αυτοαξιολόγηση και αξιολογεί τον μαθητευόμενο εθελοντή, ιδίως με σκοπό:
α)
να αξιολογήσει την επίδοση του μαθητευόμενου εθελοντή ως προς τους στόχους του·
β)
να διαπιστώσει κατά πόσον έχουν επιτευχθεί τα συμφωνηθέντα αποτελέσματα·
γ)
να προσδιορίσει τα μαθησιακά αποτελέσματα.
3. Οι υποψήφιοι εθελοντές που δεν διαθέτουν επάρκεια σε οποιαδήποτε από τις εγκάρσιες ή ειδικές ικανότητες απορρίπτονται και δεν μπορούν να είναι επιλέξιμοι ως εθελοντές ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Ο άμεσος προϊστάμενος της οργάνωσης αποστολής πρέπει να είναι σε θέση να τεκμηριώνει και να αιτιολογεί, εφόσον απαιτείται, οποιαδήποτε τέτοια αξιολόγηση και απόφαση.
Άρθρο 15
Πρόσθετη κατάρτιση προ της αποστολής
Με την επιφύλαξη της συμμετοχής του υποψήφιου εθελοντή στο πρόγραμμα κατάρτισης ή σε θέση μαθητείας, η οργάνωση αποστολής μπορεί να παράσχει πρόσθετη κατάλληλη κατάρτιση πριν από την αποστολή, όπως κατάρτιση για την προσαρμογή των τεχνικών ικανοτήτων των υποψήφιων εθελοντών στις ανάγκες της οργάνωσης υποδοχής, απαιτούμενη γλωσσική κατάρτιση για τη χώρα αποστολής κ.λπ.
Άρθρο 16
Σύμβαση με τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ
1. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της περιόδου εισαγωγής προ της αποστολής και, κατά περίπτωση, της μαθητείας και άλλης πρόσθετης κατάρτισης προ της αποστολής, σύμφωνα με τα άρθρα 13 έως 15, η οργάνωση αποστολής, έπειτα από διαβούλευση με την οργάνωση υποδοχής, επιβεβαιώνει την τελική αξιολόγηση ως προς την επιλεξιμότητα του υποψήφιου εθελοντή για αποστολή στο πλαίσιο της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
2. Η οργάνωση αποστολής και ο επιτυχών υποψήφιος της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ υπογράφουν σύμβαση αποστολής σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 14 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014.
3. Η σύμβαση, η οποία καταρτίζεται σε στενή διαβούλευση με τις οργανώσεις υποδοχής, καθορίζει τους ειδικούς όρους αποστολής και τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Αναφέρει επίσης τη νομοθεσία που εφαρμόζεται στον τόπο εκτέλεσης της σύμβασης σύμφωνα με τον κατ'εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 και περιλαμβάνει τουλάχιστον τα εξής στοιχεία:
α)
προσδιορισμό του ρόλου, του τίτλου, της διάρκειας και του τόπου αποστολής του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, καθώς και των προς εκτέλεση καθηκόντων όπως ορίζονται στην ανάθεση καθηκόντων, περιλαμβανομένων των στοιχείων που απορρέουν από το σχέδιο επικοινωνίας του άρθρου 17 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014·
β)
διάρκεια της σύμβασης, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών έναρξης και λήξης·
γ)
διαχείριση επιδόσεων, και ειδικότερα:
-
ρυθμίσεις διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένου του αρμόδιου προϊσταμένου της οργάνωσης υποδοχής και του σημείου επαφής για συνεχή στήριξη από την οργάνωση αποστολής·
-
ρυθμίσεις καθοδήγησης·
δ)
συνθήκες εργασίας, συμπεριλαμβανομένου του ωραρίου εργασίας και των ρυθμίσεων αδείας·
ε)
χρηματοδοτικά δικαιώματα και υποχρεώσεις του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, καθώς και τις απαιτούμενες ρυθμίσεις για την παροχή αυτών:
-
επίδομα συντήρησης και επανεγκατάστασης·
-
πληροφορίες σχετικά με τους εφαρμοστέους κανόνες φορολογίας και κοινωνικής ασφάλισης·
-
ασφαλιστική κάλυψη·
-
διαμονή·
-
μετακίνηση·
στ)
πρακτικές ρυθμίσεις:
-
ιατρικοί έλεγχοι·
-
θεώρηση και άδεια εργασίας·
ζ)
εμπιστευτικότητα·
η)
αναμενόμενη συμπεριφορά του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, μεταξύ άλλων ως προς την ακεραιότητα και τον κώδικα δεοντολογίας, καθώς και την προστασία των παιδιών και των ευάλωτων ενηλίκων, περιλαμβανομένης της μηδενικής ανοχής στη σεξουαλική κακοποίηση, στοιχεία τα οποία προσαρτώνται στη σύμβαση·
θ)
πειθαρχική πολιτική και απώλεια της ιδιότητας του εθελοντή·
ι)
μηχανισμό διαμεσολάβησης για την επίλυση προβλημάτων, την αντιμετώπιση παραπόνων και την επίλυση διαφορών·
ια)
υποχρεώσεις και πολιτικές στον τομέα της διαχείρισης της ασφάλειας καθώς και στον τομέα της υγείας και προστασίας·
ιβ)
μάθηση και ανάπτυξη:
-
κατάρτιση και εισαγωγή·
-
ενημέρωση μετά την αποστολή.
4. Σε περίπτωση διαφοράς μεταξύ της οργάνωσης υποδοχής ή αποστολής και του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, ο εθελοντής έχει το δικαίωμα αποτελεσματικής δικαστικής προσφυγής, σύμφωνα με τις εθνικές διατάξεις που ισχύουν για τις οργανώσεις αποστολής.
Άρθρο 17
Καταχώριση στη βάση δεδομένων
Κατόπιν της ρητής συγκατάθεσης του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, η οργάνωση αποστολής καταχωρίζει τα στοιχεία του εθελοντή στη βάση δεδομένων που αναφέρεται στο άρθρο 13 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 («η βάση δεδομένων»). Κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με την εν λόγω βάση δεδομένων πρέπει να πραγματοποιείται σύμφωνα με το πρότυπο προστασίας δεδομένων που προβλέπεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014. Για κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με την εν λόγω βάση δεδομένων από την Επιτροπή, ισχύει ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 (2).
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ ΤΗΣ ΠΡΩΤΟΒΟΥΛΙΑΣ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ ΑΝΘΡΩΠΙΣΤΙΚΗΣ ΒΟΗΘΕΙΑΣ ΤΗΣ ΕΕ
Άρθρο 18
Διαδικασία εισαγωγής εντός της χώρας
1. Οι οργανώσεις υποδοχής μεριμνούν για την εκτενή και κατάλληλη εισαγωγική ενημέρωση όλων των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ κατά την άφιξή τους στη χώρα αποστολής, η οποία καλύπτει τουλάχιστον τα εξής:
α)
τις διαδικασίες και δομές οργάνωσης και διαχείρισης, τις ομάδες που συμμετέχουν στο έργο (περιλαμβανομένου του υπεύθυνου για τη διαχείριση του έργου, της επιχειρησιακής και τεχνικής ομάδας, του υπεύθυνου για τη διαχείριση κρίσεων, των υποστηρικτικών ομάδων, μεταξύ άλλων στον τομέα των χρηματοοικονομικών και ανθρώπινων πόρων), την(τις) τοποθεσία(-ες) του έργου, καθώς και την οργανωτική αποστολή και τους στόχους σε σχέση με την πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
β)
περιεκτικές πληροφορίες για την αποστολή, το πεδίο αρμοδιοτήτων και τα έργα της οργάνωσης υποδοχής, τις εμπλεκόμενες κοινότητες, το επιχειρησιακό πλαίσιο, καθώς και τις προσδοκίες σε σχέση με τα παραδοτέα και τα αποτελέσματα της αποστολής των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και τη σχετική εκτίμηση αναγκών·
γ)
το συναφές νομικό πλαίσιο σε τοπικό επίπεδο στο οποίο υπάγονται οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
δ)
υποχρεωτική και συγκεκριμένη ενημέρωση περί ασφάλειας, προστασίας και υγείας σύμφωνα με τα άρθρα 28 και 30·
ε)
το σύστημα και τη διαδικασία επίβλεψης και διαχείρισης επιδόσεων καθώς και τους μηχανισμούς υποστήριξης που εφαρμόζονται, περιλαμβανομένης της καθοδήγησης και άλλων μορφών στήριξης που προβλέπονται στα άρθρα 19, 20 και 21·
στ)
ενημέρωση πολιτιστικού χαρακτήρα σχετικά με τη χώρα, την περιφέρεια και την τοποθεσία της αποστολής, καθώς και οδηγίες σχετικά με την ενδεδειγμένη συμπεριφορά·
ζ)
διαδικασία ενημέρωσης μετά την αποστολή εντός της χώρας, σύμφωνα με το άρθρο 23.
2. Η οργάνωση υποδοχής μεριμνά ώστε οι εθελοντές ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ να διαβάσουν και να κατανοήσουν όλες τις πληροφορίες που παρέχονται στη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγικής ενημέρωσης εντός της χώρας, οι οποίες και θα πρέπει να παραμένουν εύκολα προσβάσιμες καθ' όλη τη διάρκεια της συμμετοχής των εθελοντών στην πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
Άρθρο 19
Επίβλεψη και διαχείριση επιδόσεων
1. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής αναπτύσσουν από κοινού ένα σύστημα διαχείρισης επιδόσεων, με βάση τους στόχους επιδόσεων, τα αναμενόμενα παραδοτέα και αποτελέσματα, για τη μέτρηση της προόδου και την αξιολόγηση της ποιότητας του έργου των εθελοντών σύμφωνα με την ανάθεση καθηκόντων.
2. Στη διαδικασία διαχείρισης επιδόσεων καθορίζονται, αντίστοιχα, οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής σε σχέση με την επίβλεψη των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
3. Στη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής καθορίζουν, από κοινού με τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, τους στόχους όσον αφορά τις επιδόσεις τους και τους παρέχουν τη δυνατότητα να διατυπώσουν τις παρατηρήσεις τους σχετικά με τα ευέλικτα στοιχεία της ανάθεσης καθηκόντων τους.
4. Η οργάνωση υποδοχής ορίζει έναν άμεσο προϊστάμενο που είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, με τον οποίο θα πραγματοποιούνται συναντήσεις ανά εύλογα τακτά χρονικά διαστήματα.
5. Κατά περίπτωση, και ανάλογα με τη διάρκεια της αποστολής, η οργάνωση αποστολής και ο άμεσος προϊστάμενος από την οργάνωση υποδοχής, μαζί με τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, προβαίνουν από κοινού σε ενδιάμεση αξιολόγηση των επιδόσεων με σκοπό την επίσημη αξιολόγηση της διαδικασίας ένταξης, την πρόοδο ως προς την υλοποίηση των στόχων και την αναπροσαρμογή των στόχων και της ανάθεσης καθηκόντων καθώς και του σχεδίου μάθησης και ανάπτυξης.
6. Εφόσον προκύψει από την ενδιάμεση αξιολόγηση ότι ο εθελοντής της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ δεν διαθέτει επάρκεια σε οποιαδήποτε από τις εγκάρσιες ή ειδικές ικανότητες, η οργάνωση υποδοχής, σε συμφωνία με την οργάνωση αποστολής, μπορεί να αποφασίσει να θέσει πρόωρα τέρμα στην αποστολή. Οποιαδήποτε τέτοια αξιολόγηση και απόφαση πρέπει να τεκμηριώνεται και να αιτιολογείται, εφόσον απαιτείται.
7. Η οργάνωση αποστολής και ο άμεσος προϊστάμενος από την οργάνωση υποδοχής, μαζί με τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, προβαίνουν σε τελική αξιολόγηση των επιδόσεων κατά τη λήξη της αποστολής με σκοπό την αξιολόγηση των επιτευγμάτων του εθελοντή έναντι των στόχων της ανάθεσης καθηκόντων του καθώς και του σχεδίου μάθησης και ανάπτυξης.
8. Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης επιδόσεων ενσωματώνονται στο σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
9. Η οργάνωση αποστολής διατηρεί τα αρχεία της αξιολόγησης επιδόσεων σύμφωνα με τα πρότυπα προστασίας δεδομένων που προβλέπονται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 και αποστέλλει επιβεβαίωση στη βάση δεδομένων σχετικά με το εάν η αποστολή ολοκληρώθηκε με επιτυχία και, σε αντίθετη περίπτωση, διευκρινίζει τους λόγους της μη επιτυχούς ολοκλήρωσης της αποστολής.
Άρθρο 20
Συνεχής στήριξη από τις οργανώσεις αποστολής
1. Πριν από την αποστολή, η οργάνωση αποστολής ορίζει έναν αρμόδιο επικοινωνίας ο οποίος θα είναι διαθέσιμος σε όλη τη διάρκεια της αποστολής και θα έχει τακτική επικοινωνία με τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, με σκοπό:
α)
την παροχή στήριξης στον εθελοντή κατά το στάδιο της εγκατάστασης και της προσαρμογής·
β)
την παροχή της αναγκαίας πρόσθετης στήριξης στον εθελοντή ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και στην οργάνωση υποδοχής·
γ)
τη συμμετοχή στις ενδιάμεσες και τελικές αξιολογήσεις και σε άλλες συναντήσεις, κατά περίπτωση· και
δ)
την παροχή στήριξης στη διαμεσολάβηση σε περίπτωση διαφωνίας μεταξύ της οργάνωσης υποδοχής και του εθελοντή της πρωτοβουλίας ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
2. Εάν το πρόσωπο που έχει οριστεί ως αρμόδιος επικοινωνίας δεν είναι πλέον σε θέση να εκπληρώσει τα καθήκοντά του στη διάρκεια της αποστολής, ορίζεται αντικαταστάτης το συντομότερο δυνατόν ούτως ώστε να εξασφαλίζεται η συνέχεια της στήριξης.
Άρθρο 21
Καθοδήγηση
1. Η οργάνωση υποδοχής ορίζει έναν ή περισσότερους καθοδηγητές για τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, με σκοπό την παροχή στήριξης σε τομείς όπως:
α)
ανάπτυξη επαγγελματικών δεξιοτήτων και βελτίωση επιδόσεων και γνώσεων·
β)
πολιτιστική ένταξη και εγκλιματισμός·
γ)
καθοδήγηση σχετικά με την ανάθεση καθηκόντων· και
δ)
αντιμετώπιση ψυχοκοινωνικών ζητημάτων.
2. Ο ορισθείς καθοδηγητής έχει πρόσβαση, και βασίζει τη στήριξή του, στο σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης καθώς και στην ανάθεση καθηκόντων του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Ο καθοδηγητής πραγματοποιεί τακτικές συναντήσεις με τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ για να εξετάσει την πρόοδό του και να συμβάλει στην επίλυση τυχών προσωπικών ή σχετικών με την αποστολή θεμάτων.
3. Η καθοδήγηση λαμβάνει υπόψη τις πραγματικές συνθήκες του τοπικού πλαισίου και, όπου είναι εφικτό, παρέχεται και στους τοπικούς εθελοντές.
4. Η οργάνωση αποστολής διευκολύνει την παροχή καθοδήγησης μέσω της ανάπτυξης συνεργασίας με την οργάνωση υποδοχής, με σκοπό την παροχή αναλυτικής, εκπαιδευτικής και άλλης μορφής στήριξης για την ανάπτυξη ικανοτήτων, καθώς και μέσω του εντοπισμού κατάλληλων ατόμων στις οικείες δομές και δίκτυα σε περίπτωση χαμηλής διαθεσιμότητας δεξιοτήτων σε τοπικό επίπεδο.
5. Μπορεί να εξεταστεί, κατά περίπτωση, το ενδεχόμενο της εξ αποστάσεως καθοδήγησης, ιδίως μέσω της αξιοποίησης του δικτύου εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
Άρθρο 22
Συνθήκες εργασίας
1. Σε όλους τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ παρέχονται κατάλληλες συνθήκες εργασίας που τους επιτρέπουν να εκτελούν αποτελεσματικά τα καθήκοντά τους στη διάρκεια της αποστολής τους και διασφαλίζουν την ευεξία, το ενδιαφέρον, την υγεία και την προστασία τους. Οι εν λόγω συνθήκες πρέπει να είναι σύμφωνες με τις σχετικές διατάξεις της οδηγίας 89/391/ΕΟΚ (3) και της οδηγίας 2003/88/ΕΚ (4).
2. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής συνεργάζονται προκειμένου να καθορίσουν από κοινού τις κατάλληλες συνθήκες εργασίες με βάση το τοπικό και εθνικό πλαίσιο δράσης.
3. Η οργάνωση υποδοχής παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες και υποβάλλει προτάσεις σχετικά με τις συνθήκες εργασίας, οι οποίες αξιολογούνται από την οργάνωση αποστολής ως προς τον πρόσφορο χαρακτήρα και την καταλληλότητά τους, προκειμένου να εξασφαλίζεται η συνέπεια προς το καθήκον επιμέλειας της οργάνωσης υποδοχής και τις γενικές πολιτικές και πρακτικές της οργάνωσης αποστολής.
4. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής εξασφαλίζουν από κοινού την πρόληψη, τη διαχείριση και τον μετριασμό των κινδύνων για την ασφάλεια, την υγεία και την προστασία των εθελοντών και διασφαλίζουν ότι οι προτεινόμενες συνθήκες εργασίας ανταποκρίνονται στις συμφωνηθείσες διαδικασίες περί ασφάλειας, υγείας και προστασίας που αναφέρονται στα άρθρα 28, 29 και 30, και συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις για το ωράριο εργασίας, τις άδειες, τις ελάχιστες ημερήσιες και εβδομαδιαίες περιόδους ανάπαυσης και τον χώρο εργασίας σύμφωνα με τα οριζόμενα στην ενότητα 3 του παραρτήματος Ι.
Άρθρο 23
Ολοκλήρωση της αποστολής και παροχή στήριξης μετά την αποστολή
1. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής αποφασίζουν από κοινού για το περιεχόμενο και τη διαδικασία της ενημέρωσης μετά την αποστολή, η οποία προβλέπεται για όλους τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, περιλαμβανομένων και εκείνων που επιστρέφουν πρόωρα από την αποστολή.
2. Η οργάνωση υποδοχής μεριμνά για την ατομική ή ομαδική ενημέρωση των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ μετά την αποστολή, περιλαμβανομένης της τελικής αξιολόγησης επιδόσεων που αναφέρεται στο άρθρο 19 παράγραφος 7 και, κατά περίπτωση, για την παράδοση του έργου στην ομάδα και στα μέρη που θα συνεχίσουν τις δραστηριότητες των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ με σκοπό τη διασφάλιση της βιωσιμότητας και της συνέχειας.
3. Η οργάνωση αποστολής μεριμνά για την έγκαιρη ατομική ή ομαδική ενημέρωση των εθελοντών που επιστρέφουν από αποστολή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και για την παροχή επιχειρησιακής ή σχετικής με το έργο ενημέρωσης μετά την αποστολή, βάσει της αναπληροφόρησης της οργάνωσης υποδοχής και της οριστικοποίησης του σχεδίου μάθησης και ανάπτυξης.
4. Η οργάνωση αποστολής διοργανώνει ιατρικό έλεγχο κατά την επιστροφή των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ μετά την αποστολή και προσφέρει ενημερωτικές συνεδρίες ψυχοκοινωνικής φύσης και συμβουλευτική υποστήριξη, τις οποίες μπορούν να παρακολουθούν οικειοθελώς οι εθελοντές.
5. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής καθοδηγούν τους εθελοντές ως προς τις δυνατότητες συνέχισης της ενασχόλησής τους με θέματα ανθρωπιστικής βοήθειας και την ενεργό συμμετοχή τους ως ευρωπαίων πολιτών στα κοινά, μεταξύ άλλων μέσω της προώθησης και της συμμετοχής στο δίκτυο της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
6. Η οργάνωση αποστολής καλεί τους εθελοντές που επιστρέφουν από αποστολή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ να παράσχουν εποικοδομητική αναπληροφόρηση σχετικά με την πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, μεταξύ άλλων εξηγώντας με ποιον τρόπο οι παρατηρήσεις τους μπορούν να ληφθούν υπόψη σε μελλοντικές αποστολές.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6
ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗ ΚΑΛΥΨΗ ΚΑΙ ΤΙΣ ΣΥΝΘΗΚΕΣ ΔΙΑΒΙΩΣΗΣ
Άρθρο 24
Ασφαλιστική κάλυψη
1. Σε όλους τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ παρέχεται πλήρης ασφαλιστική κάλυψη που προορίζεται για την προστασία των εθελοντών καθ' όλη τη διάρκεια της αποστολής τους στις τρίτες χώρες καθώς και κατά τις σχετικές περιόδους πριν και μετά την αποστολή.
2. Η ασφαλιστική κάλυψη παρέχεται παγκοσμίως σε 24ωρη βάση. Η περίοδος ισχύος της ξεκινά από την ημερομηνία αναχώρησης του εθελοντή από τον τόπο κατοικίας του για τη μετάβασή του προς την τρίτη χώρα της αποστολής, έως την ημερομηνία αναχώρησης του εθελοντή από την τρίτη χώρα της αποστολής και επιστροφής του στον τόπο κατοικίας του («πρώτη περίοδος κάλυψης»).
3. Όσον αφορά την ασφαλιστική κάλυψη που παρέχεται για διάστημα μεγαλύτερο των 12 εβδομάδων, η κάλυψη παρατείνεται κατά 8 εβδομάδες στη χώρα του ασφαλισμένου με σκοπό την ιατρική παρακολούθηση και θεραπεία τυχόν ασθενειών και τραυματισμών που προκλήθηκαν στη διάρκεια της πρώτης περιόδου κάλυψης.
4. Η κάλυψη ισχύει για όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ καθώς και για τις ιδιωτικές δραστηριότητες των εθελοντών της εν λόγω πρωτοβουλίας κατά την πρώτη περίοδο κάλυψης.
5. Όλοι οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ διαθέτουν πλήρη κάλυψη, σε ποσοστό 100 %, όσον αφορά τα εξής:
α)
ιατρική και οδοντιατρική φροντίδα·
β)
εγκυμοσύνη και τοκετό·
γ)
ατύχημα·
δ)
επαναπατρισμό·
ε)
ασφάλεια ζωής·
στ)
προσωρινή ή μόνιμη αναπηρία ή ανικανότητα·
ζ)
ευθύνη τρίτων·
η)
απώλεια ή κλοπή εγγράφων, ταξιδιωτικών εισιτηρίων και προσωπικών αντικειμένων·
θ)
συμπληρωματική βοήθεια.
6. Προκειμένου να διασφαλίζεται ισότιμη μεταχείριση και κάλυψη όλων των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, η Επιτροπή δύναται να αναθέσει την παροχή ασφαλιστικών υπηρεσιών σε έναν ή περισσότερους παρόχους ασφαλιστικών υπηρεσιών μέσω διαδικασίας σύναψης σύμβασης.
Άρθρο 25
Επίδομα συντήρησης και επανεγκατάστασης
1. Η οργάνωση αποστολής παρέχει στους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, υπό την ιδιότητά τους ως μη εργαζόμενων ατόμων, επίδομα συντήρησης που καταβάλλεται εγκαίρως και σε τακτικές δόσεις υπό μορφή κατ' αποκοπή πληρωμών.
2. Οι εν λόγω κατ' αποκοπή πληρωμές προορίζονται για την κάλυψη των εξής τακτικών δαπανών του εθελοντή της πρωτοβουλίας:
α)
τρόφιμα·
β)
προϊόντα προσωπικής υγιεινής και οικιακής χρήσης·
γ)
είδη ρουχισμού·
δ)
τοπικές μετακινήσεις και μετακινήσεις εντός της χώρας·
ε)
διάφορα έξοδα που θεωρούνται αναγκαία για την εξασφάλιση κατάλληλου επιπέδου διαβίωσης και συμμετοχής στην τοπική κοινωνία (μπορεί να προστεθεί μέγιστο ποσοστό έως 20 % του συνολικού ποσού που χορηγείται για τις περιπτώσεις α) έως δ) ώστε να συμπεριληφθούν και άλλες δαπάνες όπως ψυχαγωγικές δραστηριότητες, κούρεμα μαλλιών, εφημερίδες και γραφική ύλη)·
στ)
αποθεματικό για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για τους εθελοντές που διαμένουν σε περιοχές στις οποίες ο τιμάριθμος υπερβαίνει τον μέσο όρο της χώρας (μέγιστο ποσοστό 10 % για τις περιπτώσεις α) έως δ)).
3. Τα έξοδα στέγασης δεν περιλαμβάνονται στα κατ' αποκοπή ποσά για την κάλυψη των εξόδων συντήρησης.
4. Η Επιτροπή δημοσιεύει πληροφορίες σχετικά με τα κατ' αποκοπή ποσά για την κάλυψη των εξόδων συντήρησης για τις χώρες αποστολής με βάση τους τιμαρίθμους των χωρών. Όσον αφορά τυχόν ειδικές ανάγκες που σχετίζονται με αναπηρία ή άλλες δεόντως αιτιολογημένες εξαιρετικές περιστάσεις, προβλέπεται επιπλέον αποζημίωση πέραν του επιδόματος συντήρησης.
5. Οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ ενημερώνονται εγκαίρως για τις μεταβολές των τιμαρίθμων και των συντελεστών συντήρησης που τους αφορούν κατά τη διάρκεια της αποστολής τους, ιδίως όσον αφορά τις χώρες με υψηλά ποσοστά πληθωρισμού ή αποπληθωρισμού.
6. Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση της αποστολής, η οργάνωση αποστολής χορηγεί στους εθελοντές που επιστρέφουν από αποστολή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ ένα επίδομα επανεγκατάστασης, το οποίο υπόκειται σε τακτική τιμαριθμική αναπροσαρμογή, ύψους 100 ευρώ μηνιαίως, ανάλογα με τη διάρκεια της αποστολής τους.
Άρθρο 26
Διαμονή
1. Η οργάνωση αποστολής εξασφαλίζει ότι η οργάνωση υποδοχής παρέχει στον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ κατάλληλη διαμονή σε εύλογο κόστος με βάση τις τοπικές συνθήκες.
2. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής εξασφαλίζουν από κοινού την πρόληψη, τη διαχείριση και τον μετριασμό των κινδύνων για την ασφάλεια, την υγεία και την προστασία, και διασφαλίζουν ότι τα προτεινόμενα καταλύματα ανταποκρίνονται στις συμφωνηθείσες διαδικασίες περί ασφάλειας, υγείας και προστασίας που αναφέρονται στα άρθρα 28, 29 και 30, και συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις που αναφέρονται στην ενότητα 4 του παραρτήματος Ι.
3. Οι δαπάνες διαμονής, θέρμανσης και άλλες άμεσα συνδεόμενες δαπάνες καλύπτονται απευθείας από την οργάνωση υποδοχής, όπου είναι εφικτό. Η οργάνωση υποδοχής αναλαμβάνει τις συμβατικές σχέσεις με τους ιδιοκτήτες κατοικιών και λαμβάνει όλα τα απαιτούμενα μέτρα για την ενημέρωση των ιδιοκτητών, καθώς και των ατόμων που παρέχουν φιλοξενία, σχετικά με την πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
Άρθρο 27
Δαπάνες μετακίνησης και σχετικές δαπάνες
1. Η οργάνωση αποστολής αναλαμβάνει τη διοργάνωση του ταξιδιού του εθελοντή ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ από και προς τον τόπο αποστολής, συμπεριλαμβανομένων των περιπτώσεων πρόωρης επιστροφής, και καλύπτει τα έξοδα ταξιδιού.
2. Κατόπιν αιτήματος του εθελοντή της πρωτοβουλίας, η οργάνωση αποστολής διοργανώνει επίσης τα πρόσθετα ταξίδια επιστροφής και καλύπτει τις σχετικές δαπάνες στις εξής περιπτώσεις:
α)
άδεια επίσκεψης στον τόπο καταγωγής των εθελοντών της πρωτοβουλίας των οποίων η περίοδος αποστολής υπερβαίνει τους 18 μήνες·
β)
γονική άδεια για εθελοντές της πρωτοβουλίας που έχουν ένα ή περισσότερα εξαρτώμενα τέκνα ηλικίας κάτω των 12 ετών, εφόσον η περίοδος της αποστολής υπερβαίνει τους 6 μήνες·
γ)
ειδική άδεια στην περίπτωση κηδείας ή ιατρικώς πιστοποιημένης σοβαρής ασθένειας άμεσου ανιόντος ή κατιόντος συγγενή, συζύγου ή καταχωρισμένου συντρόφου, αδελφού ή αδελφής.
3. Τα έξοδα ταξιδιού βασίζονται είτε στο πραγματικό κόστος των εισιτηρίων οικονομικής ή δεύτερης θέσης είτε επιστρέφονται σε μορφή κατ' αποκοπή ποσού βάσει εύλογης μεθοδολογίας υπολογισμού της απόστασης.
4. Η οργάνωση αποστολής παρέχει πληροφορίες και υλικοτεχνική υποστήριξη για την έκδοση θεώρησης για τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, ενώ η οργάνωση υποδοχής παρέχει υποστήριξη κατά τη διαδικασία της έκδοσης θεώρησης, εφόσον χρειάζεται. Η οργάνωση αποστολής καλύπτει τις δαπάνες που συνδέονται με την έκδοση της θεώρησης, περιλαμβανομένων των απαραίτητων δαπανών του ταξιδιού.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΤΟΥ ΚΑΘΗΚΟΝΤΟΣ ΕΠΙΜΕΛΕΙΑΣ, ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ
Άρθρο 28
Διαχείριση της ασφάλειας και εκτίμηση κινδύνων
1. Η οργάνωση αποστολής διαθέτει κατάλληλη πολιτική ασφάλειας και διαδικασίες εκτίμησης κινδύνων, σε επίπεδο οργάνωσης, που εφαρμόζονται στους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και, κατά περίπτωση, προσαρμόζονται.
2. Βάσει της πολιτικής ασφάλειας της οργάνωσης αποστολής, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής αναπτύσσουν από κοινού σχέδιο διαχείρισης ασφάλειας και εκκένωσης όσον αφορά τις δράσεις που υλοποιούνται στο πλαίσιο της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Τα εν λόγω σχέδια πρέπει κατ' ελάχιστον να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις που αναφέρονται στην ενότητα 5 του παραρτήματος Ι.
3. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής προβαίνουν από κοινού σε γραπτή εκτίμηση των κινδύνων ασφαλείας, μετακίνησης και υγείας σε σχέση με τη χώρα αποστολής. Οι εν λόγω εκτιμήσεις πρέπει κατ' ελάχιστον να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις που αναφέρονται στην ενότητα 6 του παραρτήματος Ι.
4. Η εκτίμηση κινδύνων που αναφέρεται στην παράγραφο 3 επανεξετάζεται και επικαιροποιείται με την απαιτούμενη συχνότητα ανάλογα με τις συνθήκες και τουλάχιστον πριν από την αποστολή του εθελοντή ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Εάν η εκτίμηση κινδύνων οδηγεί στο συμπέρασμα ότι η αποστολή θα διεξαγόταν εν μέσω διεθνών (ή μη) ένοπλων συγκρούσεων, ή επαπειλούμενων συγκρούσεων, η αποστολή δεν προγραμματίζεται ή, εάν ο εθελοντής ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ έχει ήδη επιλεγεί, η αποστολή ακυρώνεται.
5. Οι απαιτήσεις που αφορούν την ευαισθητοποίηση σε θέματα ασφαλείας και την κατάλληλη συμπεριφορά σε σχέση με τη διαχείριση κινδύνων και τη διαχείριση της ασφάλειας περιλαμβάνονται στην περιγραφή της ανάθεσης καθηκόντων και της διαδικασίας επιλογής.
6. Η οργάνωση αποστολής ενημερώνει τις αρμόδιες εθνικές αρχές των κρατών μελών και άλλων συμμετεχουσών χωρών, σύμφωνα με το άρθρο 23 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014, πριν κάποιος από τους πολίτες τους πραγματοποιήσει αποστολή ως εθελοντής της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Πριν από την αποστολή, οι οργανώσεις αποστολής οι οποίες στο πλαίσιο της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ χρησιμοποιούν εθελοντές που δεν είναι πολίτες της Ένωσης επαληθεύουν τους κανόνες για την προξενική προστασία που παρέχει η χώρα της ιθαγένειας του εθελοντή ή άλλη χώρα.
7. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής μεριμνούν για την κοινοποίηση όλων των πληροφοριών σχετικά με τις διαδικασίες ασφάλειας και προστασίας στους εθελοντές ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και εξασφαλίζουν ότι οι εν λόγω πληροφορίες είναι κατανοητές. Στο πλαίσιο της εισαγωγικής διαδικασίας, παρέχεται συγκεκριμένη ενημέρωση σε θέματα ασφάλειας πριν από την αναχώρηση και εντός 24 ωρών από την άφιξη του εθελοντή στη χώρα της αποστολής. Σε αυτή πρέπει να περιλαμβάνονται τα αποτελέσματα της εκτίμησης κινδύνων, το σχέδιο εκκένωσης και διαχείρισης της ασφάλειας, περιλαμβανομένου του μηχανισμού αναφοράς περιστατικών σχετικά με την ασφάλεια, οι διαδικασίες απομάκρυνσης και επαναπατρισμού, η ιεραρχική δομή της επικοινωνίας, ο αρμόδιος (ή οι αρμόδιοι) διαχείρισης κρίσεων, καθώς και τα στοιχεία πρεσβειών, αστυνομικών και πυροσβεστικών τμημάτων και νοσοκομείων.
8. Η οργάνωση αποστολής εξασφαλίζει ότι ο εθελοντής ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ καλύπτεται, κατ' ελάχιστον, από την ασφάλιση που προβλέπεται στο άρθρο 24.
9. Πέραν της υποχρεωτικής κατάρτισης σε θέματα ασφάλειας στο πλαίσιο του προγράμματος κατάρτισης, η οργάνωση αποστολής παρέχει στους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ κάθε άλλη σχετική κατάρτιση που παρέχει και στο δικό της διεθνές προσωπικό.
10. Κατά την υπογραφή της σύμβασης που αναφέρεται στο άρθρο 16 παράγραφος 2, οι εθελοντές ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ βεβαιώνουν την επίγνωσή τους όσον αφορά τις διαδικασίες διαχείρισης της ασφάλειας και τη συμμόρφωσή τους με αυτές, συμπεριλαμβανομένου του καθήκοντός τους να πληροφορούνται και να είναι διαρκώς ενήμεροι για τις τρέχουσες καταστάσεις ασφάλειας, της προσωπικής τους ευθύνης όσον αφορά τη διαχείριση της ασφάλειας για τον εαυτό τους, για τους άλλους και για την οργάνωση, καθώς και του καθήκοντος αποφυγής ριψοκίνδυνης συμπεριφοράς. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής εξασφαλίζουν ότι ο εθελοντής έχει επίγνωση των συνεπειών σε περίπτωση τυχόν παραβίασης των διαδικασιών ασφαλείας, και ιδίως εκείνων που οδηγούν σε πρόωρη αναγκαστική λήξη της αποστολής.
11. Η οργάνωση αποστολής συνιστά στους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ να εγγράφονται στην πρεσβεία ή στο προξενείο της χώρας τους, μετά την άφιξή τους στη χώρα της αποστολής, και τους ενημερώνει για τη δυνατότητα να ζητήσουν προξενική βοήθεια από τις εν λόγω αρχές. Εάν η χώρα της ιθαγένειας του εθελοντή δεν διαθέτει προξενική αντιπροσωπεία στη χώρα της αποστολής, η οργάνωση αποστολής προτείνει στον εθελοντή που είναι πολίτης κράτους μέλους της Ένωσης να απευθυνθεί σε προξενείο ή πρεσβεία άλλου κράτους μέλους, και τον ενημερώνει για τη δυνατότητα να ζητήσει προξενική βοήθεια από τις εν λόγω αρχές.
12. Με βάση την ενημέρωση που παρέχεται από την οργάνωση υποδοχής, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής επικαιροποιούν τακτικά το σχέδιο εκκένωσης προκειμένου να εξασφαλίσουν ότι ανταποκρίνεται πάντοτε στο επιχειρησιακό περιβάλλον. Η συχνότητα επανεξέτασης του σχεδίου καθορίζεται από τα αποτελέσματα της εκτίμησης κινδύνων, και η οργάνωση υποδοχής στηρίζεται σε προηγούμενα δεδομένα και τρέχοντα ενημερωμένα στοιχεία για την προσαρμογή του, κατά περίπτωση. Το σχέδιο εκκένωσης διατηρείται σε μέρος που είναι εύκολα προσβάσιμο από τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
13. Η οργάνωση υποδοχής εξασφαλίζει ότι οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ ενημερώνονται για κάθε αλλαγή στο επιχειρησιακό περιβάλλον καθώς και για τη συνακόλουθη μεταβολή τυχόν διαδικασιών ή πρωτοκόλλων ασφάλειας.
14. Η οργάνωση υποδοχής γνωρίζει τον τόπο στον οποίο βρίσκεται ο εθελοντής καθώς και τον αριθμό τηλεφώνου του για να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί του ανά πάσα στιγμή, ακόμη και όταν βρίσκεται σε άδεια.
Άρθρο 29
Διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται σε περίπτωση περιστατικού ή σε περίπτωση απομάκρυνσης και εκκένωσης
1. Σε περίπτωση περιστατικού που αφορά την ασφάλεια, προβλέπεται ενημέρωση του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ το συντομότερο δυνατόν. Ανάλογα με τη σοβαρότητα του περιστατικού και τις διαδικασίες που έχουν καθοριστεί από τις οργανώσεις αποστολής και υποδοχής, την εν λόγω ενημέρωση δύναται να αναλαμβάνει ο άμεσος προϊστάμενος ή ο καθοδηγητής της οργάνωσης υποδοχής, ή ο υπεύθυνος για τη διαχείριση κρίσεων της οργάνωσης αποστολής, και σε αυτήν μπορεί να περιλαμβάνεται η παροχή επαγγελματικής ψυχολογικής υποστήριξης.
2. Σε περίπτωση απομάκρυνσης/εκκένωσης, εφαρμόζεται το σχέδιο εκκένωσης και εξασφαλίζεται ανά πάσα στιγμή η προστασία του εθελοντή, με βάση, κατά περίπτωση, τις διαδικασίες που εφαρμόζουν τα προξενεία ή οι πρεσβείες στις οποίες έχει εγγραφεί ο εθελοντής σύμφωνα με το άρθρο 28 παράγραφος 11.
3. Η οργάνωση αποστολής επικοινωνεί με τους εθελοντές κατά την επιστροφή τους και μεριμνά για την κατάλληλη παρακολούθησή τους, περιλαμβανομένης της ενημέρωσης μετά την αποστολή και της ψυχοκοινωνικής και ιατρικής υποστήριξης.
4. Το ζήτημα της ασφάλειας περιλαμβάνεται στο πλαίσιο παρακολούθησης και αξιολόγησης των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής και τα διδάγματα που αντλούνται από τα περιστατικά ασφάλειας λαμβάνονται υπόψη για την επανεξέταση και τη βελτίωση των έργων.
Άρθρο 30
Υγεία και προστασία
1. Η οργάνωση αποστολής διαθέτει κατάλληλη πολιτική υγείας και προστασίας, σε επίπεδο οργάνωσης, για τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ που μπορεί, κατά περίπτωση, να προσαρμοστεί, ενώ περιλαμβάνει και κατευθυντήριες γραμμές για:
α)
την προσωπική υγεία, όπως τη σωματική υγεία (πρόληψη ασθενειών, παροχή συμβουλών για τη διατροφή και τον ύπνο, ευαισθητοποίηση όσον αφορά τους κλιματικούς και γεωγραφικούς κινδύνους, πρόσβαση σε θεραπεία)·
β)
την ψυχική υγεία (παροχή συμβουλών για την εξισορρόπηση επαγγελματικής και ιδιωτικής ζωής, διαχείριση του στρες, μηχανισμοί αντιμετώπισης και μέθοδοι χαλάρωσης, σημεία επαφής για ψυχοκοινωνική στήριξη).
2. Βάσει της πολιτικής υγείας και προστασίας της οργάνωσης αποστολής, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής αναπτύσσουν από κοινού ένα ολοκληρωμένο σύνολο πολιτικών και κατευθυντήριων γραμμών στον τομέα της υγείας και της προστασίας ώστε να ανταποκρίνονται στις υποχρεώσεις τους όσον αφορά το καθήκον επιμέλειας και να εξασφαλίζουν τη σωματική και συναισθηματική ευεξία των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
3. Στο πλαίσιο της εκτίμησης κινδύνων που αναφέρεται στο άρθρο 28 παράγραφος 3, και πριν από τον καθορισμό των καθηκόντων της αποστολής, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής αξιολογούν από κοινού εάν στον τόπο της αποστολής παρέχονται ασφαλείς και προστατευμένες συνθήκες διαβίωσης και εργασίας για τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ με βάση τους δείκτες που ορίζονται στην ενότητα 7 του παραρτήματος I.
4. Η οργάνωση αποστολής εξασφαλίζει ότι οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ καλύπτονται, κατ' ελάχιστον, από ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα ιατρικής και ταξιδιωτικής ασφάλισης σύμφωνα με το άρθρο 24.
5. Στο πλαίσιο της διαδικασίας εισαγωγής, η οργάνωση αποστολής ενημερώνει τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ σχετικά με τις αναφερόμενες στις παραγράφους 1 και 2 πολιτικές και κατευθυντήριες γραμμές στον τομέα της υγείας και της προστασίας, μεταξύ άλλων όσον αφορά τις ασθένειες, τις πρώτες βοήθειες, τη συντήρηση όλων των τοποθεσιών, τη συντήρηση οχημάτων και εξοπλισμού, τις θέσεις εργασίας, την εξισορρόπηση επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, τα περιστατικά στον τομέα της υγείας και της ασφάλειας, και τη διαδικασία απομάκρυνσης ασθενών/τραυματιών.
6. Η οργάνωση αποστολής εξασφαλίζει ότι οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ υποβάλλονται σε ολοκληρωμένη προληπτική ιατρική εξέταση πριν από την αναχώρησή τους, και παρέχουν τα συνιστώμενα φάρμακα και εμβόλια για την αντιμετώπιση των κινδύνων στη χώρα αποστολής καθώς και τον απαραίτητο εξοπλισμό, όπως σετ πρώτων βοηθειών και τσιμπημάτων κουνουπιών, κατά περίπτωση.
7. Η οργάνωση υποδοχής εξασφαλίζει ότι το καθήκον επιμέλειας εντάσσεται στην καθημερινή διαχείριση των εθελοντών και, στο πλαίσιο της εισαγωγικής ενημέρωσης, παρέχει στους εθελοντές:
α)
επικαιροποιημένες πληροφορίες σχετικά με τους τοπικούς πόρους σε θέματα υγείας και προστασίας, όπως στοιχεία επικοινωνίας των οικείων ιατρών, νοσοκομείων, παραϊατρικών υπηρεσιών·
β)
καθοδήγηση σχετικά με τις τοπικές παραδόσεις και συνήθειες στο πλαίσιο της ενημέρωσης που λαμβάνουν εντός της χώρας για τον περιορισμό των κινδύνων που σχετίζονται με την προστασία και για τη διευκόλυνση της ένταξης.
8. Η οργάνωση αποστολής διοργανώνει τον ιατρικό έλεγχο των εθελοντών κατά την επιστροφή τους μετά την αποστολή και προσφέρει ενημερωτικές συνεδρίες ψυχοκοινωνικού χαρακτήρα ή συμβουλευτική υποστήριξη, στο πλαίσιο της διαδικασίας ενημέρωσης μετά την αποστολή. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής προωθούν το δίκτυο εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ ως εναλλακτικό μηχανισμό στήριξης πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την αποστολή.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΗΣ ΑΤΟΜΙΚΗΣ ΕΠΙΔΟΣΗΣ ΤΩΝ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ ΤΗΣ ΠΡΩΤΟΒΟΥΛΙΑΣ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ ΑΝΘΡΩΠΙΣΤΙΚΗΣ ΒΟΗΘΕΙΑΣ ΤΗΣ ΕΕ
Άρθρο 31
Παρακολούθηση και αξιολόγηση της ατομικής επίδοσης των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ
1. Βάσει της διαδικασίας επίβλεψης και διαχείρισης επιδόσεων που αναφέρεται στο άρθρο 19, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής παρακολουθούν και αξιολογούν την ατομική επίδοση των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, και αξιολογούν την πρόοδο, τα παραδοτέα και τα αποτελέσματα σε σχέση με τα καθήκοντα και τους στόχους της αποστολής των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
2. Η παρακολούθηση και αξιολόγηση της ατομικής επίδοσης των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ αποτελεί συνεχή διαδικασία που ακολουθείται καθ' όλη τη διάρκεια της αποστολής. Η εν λόγω ατομική επίδοση επανεξετάζεται, κατ' ελάχιστον, στα ακόλουθα στάδια:
α)
όταν κρίνεται σκόπιμο, κατά την ολοκλήρωση της μαθητείας που αναφέρεται στο άρθρο 14·
β)
κατά την τελική αξιολόγηση των επιδόσεων που αναφέρεται στο άρθρο 19 και σε περίπτωση που κρίνεται σκόπιμη η διενέργεια ενδιάμεσης αξιολόγησης·
γ)
κατά την ενημέρωση μετά την αποστολή που αναφέρεται στο άρθρο 23.
3. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής παρέχουν στοιχεία που αποδεικνύουν κατά πόσον η ατομική επίδοση του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ συμβάλλει -σε επίπεδο αποτελεσμάτων και αντικτύπου- στους στόχους του έργου και στη συνολική πρωτοβουλία, με γνώμονα τους δείκτες που αναφέρονται στο άρθρο 7 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014. Στα εν λόγω στοιχεία, τα οποία καθίστανται ανώνυμα και διαθέσιμα για τους σκοπούς της αξιολόγησης, καταγράφεται η ποιότητα των παραδοτέων και των αποτελεσμάτων της δράσης του εθελοντή. Τα εν λόγω στοιχεία υποβάλλονται σε επεξεργασία σύμφωνα με τα πρότυπα προστασίας δεδομένων που προβλέπονται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014.
4. Οι οργανώσεις αποστολής παρέχουν στήριξη με σκοπό την ανάπτυξη ικανοτήτων των οργανώσεων υποδοχής ως προς την αξιολόγηση της προόδου, των παραδοτέων και των αποτελεσμάτων σε σχέση με τα καθήκοντα και τους στόχους της αποστολής του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 9
ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΓΙΑ ΟΡΓΑΝΩΣΕΙΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ-ΥΠΟΔΟΧΗΣ
Άρθρο 32
Μηχανισμός πιστοποίησης για τις οργανώσεις υποδοχής
1. Οι οργανώσεις υποδοχής που φιλοδοξούν να λάβουν πιστοποίηση προβαίνουν σε αντικειμενική και ειλικρινή αυτοαξιολόγηση σύμφωνα με τις απαιτήσεις της ενότητας 1 του παραρτήματος ΙΙΙ, αξιολογώντας τις υφιστάμενες οικείες πολιτικές και πρακτικές σε σχέση με τις απαιτήσεις των προτύπων και διαδικασιών για τους υποψήφιους εθελοντές και τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ που ορίζονται στον παρόντα κανονισμό καθώς και στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014.
2. Στην εν λόγω αυτοαξιολόγηση, η οργάνωση υποδοχής αποκαλύπτει τυχόν κενά και σημεία που χρήζουν βελτίωσης και σε σχέση με τα οποία μπορεί να είναι αναγκαία η ανάπτυξη ικανοτήτων για να επιτευχθεί επίπεδο πλήρους συμμόρφωσης.
3. Η οργάνωση υποδοχής προσκομίζει, μαζί με την αυτοαξιολόγηση, τρεις συστατικές επιστολές σύμφωνα με τις απαιτήσεις του παραρτήματος ΙΙΙ, ενότητα 1, με σκοπό την παροχή ολοκληρωμένης πληροφόρησης σχετικά με το σύνολο των απαιτήσεων των προτύπων και των διαδικασιών που αφορούν τους υποψήφιους εθελοντές και τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Οι εν λόγω συστάσεις προέρχονται από τουλάχιστον δύο από τις ακόλουθες κατηγορίες ενδιαφερόμενων μερών:
α)
από πιστοποιημένη οργάνωση αποστολής ή υποδοχής με την οποία η αιτούσα οργάνωση υποδοχής έχει ήδη αναπτύξει ή προτίθεται να αναπτύξει εταιρική σχέση για συμμετοχή στην πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
β)
από εταίρο ανθρωπιστικής βοήθειας της Επιτροπής, μεταξύ των οποίων υφίσταται συμφωνία-πλαίσιο (εταιρικής σχέσης) σε ισχύ, και με τον οποίο η οργάνωση υποδοχής έχει συνεργαστεί αποτελεσματικά για την υλοποίηση έργου ανθρωπιστικής βοήθειας·
γ)
από σχετικό διεθνή οργανισμό ή μη κερδοσκοπικό οργανισμό ή οργανισμό δημοσίου δικαίου μη στρατιωτικού χαρακτήρα, με τον οποίον η αιτούσα οργάνωση υποδοχής έχει συνεργαστεί αποτελεσματικά για την υλοποίηση έργου ανθρωπιστικής βοήθειας·
δ)
από φορέα διαπίστευσης ή ελεγκτικό οργανισμό που έχει πιστοποιήσει την αιτούσα οργάνωση υποδοχής σε τομείς σχετικούς με την πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, οπότε θα πρέπει επίσης να προσκομίζονται τα σχετικά έγγραφα διαπίστευσης ή ελέγχου.
4. Η συμπληρωμένη αυτοαξιολόγηση υπογράφεται από το πρόσωπο που είναι εξουσιοδοτημένο να εκπροσωπεί και να δεσμεύει νομικά την οργάνωση υποδοχής και αποστέλλεται, μαζί με τις συστάσεις της παραγράφου 3, στην Επιτροπή.
5. Με βάση την αυτοαξιολόγηση και τις συστάσεις, η Επιτροπή αξιολογεί την αίτηση και λαμβάνει μία από τις ακόλουθες αποφάσεις:
α)
να χορηγήσει την πιστοποίηση εφόσον κρίνει ότι η αιτούσα οργάνωση υποδοχής συμμορφώνεται πλήρως με τις απαιτήσεις των προτύπων και διαδικασιών·
β)
να μην χορηγήσει την πιστοποίηση εάν κρίνει ότι η αιτούσα οργάνωση υποδοχής δεν συμμορφώνεται πλήρως με τις απαιτήσεις των προτύπων και διαδικασιών.
6. Εντός προθεσμίας έξι μηνών από την παραλαβή της αίτησης, η Επιτροπή ενημερώνει την αιτούσα οργάνωση υποδοχής σχετικά με το αποτέλεσμα της πιστοποίησης, και προσδιορίζει επίσης ευκαιρίες στήριξης για την ανάπτυξη ικανοτήτων, εφόσον χρειάζεται, με σκοπό την υποβολή νέας αίτησης. Σε περίπτωση που πρέπει να καλυφθούν τυχόν καθορισμένες ανάγκες της αιτούσας οργάνωσης υποδοχής βάσει στρατηγικής στον τομέα της ανάπτυξης ικανοτήτων, η οργάνωση υποδοχής είναι επιλέξιμη και έχει προτεραιότητα όσον αφορά την παροχή στήριξης για την ανάπτυξη ικανοτήτων.
Άρθρο 33
Μηχανισμός πιστοποίησης για τις οργανώσεις αποστολής
1. Οι οργανώσεις αποστολής που φιλοδοξούν να λάβουν πιστοποίηση προβαίνουν σε αντικειμενική και ειλικρινή τεκμηριωμένη αυτοαξιολόγηση, σύμφωνα με τις απαιτήσεις της ενότητας 2 του παραρτήματος ΙΙΙ, αξιολογώντας τις υφιστάμενες οικείες πολιτικές και πρακτικές σε σχέση με τις απαιτήσεις των προτύπων και διαδικασιών για τους υποψήφιους εθελοντές και τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
2. Στην εν λόγω τεκμηριωμένη αυτοαξιολόγηση, η οργάνωση αποστολής αποκαλύπτει τυχόν κενά και σημεία που χρήζουν βελτίωσης και σε σχέση με τα οποία μπορεί να είναι αναγκαία η παροχή τεχνικής βοήθειας για να επιτευχθεί επίπεδο πλήρους συμμόρφωσης. Η οργάνωση επισυνάπτει επίσης δείγματα αποδεικτικών στοιχείων και μέσων επαλήθευσης όσον αφορά την εφαρμογή των πολιτικών και πρακτικών που αναφέρονται σε καθεμία από τις απαιτήσεις των προτύπων και των διαδικασιών, ιδίως σε σχέση με τους εθελοντές.
3. Η συμπληρωμένη τεκμηριωμένη αυτοαξιολόγηση υπογράφεται από το πρόσωπο που είναι εξουσιοδοτημένο να εκπροσωπεί και να δεσμεύει νομικά την οργάνωση αποστολής και αποστέλλεται, μαζί με τα συνοδευτικά έγγραφα της παραγράφου 2, στην Επιτροπή.
4. Με γνώμονα την τεκμηριωμένη αυτοαξιολόγηση και τα συνοδευτικά έγγραφα που προσκομίζονται, η Επιτροπή αξιολογεί την αίτηση και λαμβάνει μία από τις ακόλουθες αποφάσεις:
α)
να χορηγήσει την πιστοποίηση, εφόσον κρίνει ότι η αιτούσα οργάνωση αποστολής συμμορφώνεται πλήρως με τις απαιτήσεις των προτύπων και διαδικασιών·
β)
να μην χορηγήσει την πιστοποίηση, εφόσον κρίνει ότι η αιτούσα οργάνωση αποστολής δεν συμμορφώνεται πλήρως με τις απαιτήσεις των προτύπων και διαδικασιών.
5. Εντός προθεσμίας έξι μηνών από την παραλαβή της αίτησης, η Επιτροπή ενημερώνει την αιτούσα οργάνωση αποστολής σχετικά με το αποτέλεσμα της πιστοποίησης, και προσδιορίζει επίσης ευκαιρίες τεχνικής βοήθειας, εάν χρειάζεται, με σκοπό την υποβολή νέας αίτησης. Σε περίπτωση που πρέπει να καλυφθούν τυχόν καθορισμένες ανάγκες της οργάνωσης αποστολής βάσει στρατηγικής στον τομέα της τεχνικής βοήθειας, η οργάνωση αποστολής είναι επιλέξιμη και έχει προτεραιότητα ως προς την τεχνική βοήθεια.
Άρθρο 34
Ένδικα μέσα
1. Στη σχετική απόφαση της Επιτροπής να μην χορηγήσει την πιστοποίηση και να απορρίψει την αίτηση, αναγράφεται ότι η απορριφθείσα αιτούσα οργάνωση δύναται να υποβάλει νέα αίτηση μόνο μετά την παρέλευση δωδεκάμηνης περιόδου από την ημερομηνία παραλαβής της απόφασης απόρριψης από την αιτούσα οργάνωση. Στην απόφαση προσδιορίζονται επίσης τα διαθέσιμα ένδικα μέσα που μπορούν να ασκηθούν κατά της απόφασης.
2. Δυνάμει των άρθρων 256 και 263 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ), το Γενικό Δικαστήριο είναι αρμόδιο επί των προσφυγών για τις πράξεις της Ευρωπαϊκής Επιτροπής που παράγουν έννομα αποτελέσματα έναντι τρίτων. Ομοίως, δυνάμει των άρθρων 256, 268 και 340 της ΣΛΕΕ, το Γενικό Δικαστήριο είναι αρμόδιο επί των διαφορών αποζημιώσεως για ζημίες που προξενούνται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή σε περίπτωση εξωσυμβατικής ευθύνης.
Άρθρο 35
Χρηματοοικονομική βιωσιμότητα και οργανωτική ικανότητα των οργανώσεων
Η αξιολόγηση της χρηματοοικονομικής βιωσιμότητας και της οργανωτικής ικανότητας των πιστοποιημένων οργανώσεων αποστολής και υποδοχής δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της διαδικασίας πιστοποίησης. Η εν λόγω βιωσιμότητα και ικανότητα αξιολογείται κατά το στάδιο της υποβολής αίτησης κατόπιν πρόσκλησης υποβολής προτάσεων, ως προϋπόθεση για τη χορήγηση χρηματοοικονομικής συνδρομής από την Ένωση.
Άρθρο 36
Εγκυρότητα της πιστοποίησης και τακτικοί έλεγχοι
1. Οι πιστοποιημένες οργανώσεις αποστολής και υποδοχής υπόκεινται σε διαδικασία επαναπιστοποίησης τρία έτη μετά την παραλαβή της απόφασης της Επιτροπής βάσει της οποίας χορηγείται η πιστοποίηση, ή σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή σε περίπτωση ουσιωδών τροποποιήσεων στα πρότυπα ή τις διαδικασίες που αφορούν τα συγκεκριμένα θέματα.
2. Κατά τη διάρκεια ισχύος της πιστοποίησης, μπορεί να ζητηθεί από τις πιστοποιημένες οργανώσεις αποστολής και υποδοχής να υποβληθούν, κατά περίπτωση, σε τακτικούς ελέγχους που διενεργούνται από την Επιτροπή.
3. Οι πιστοποιημένες οργανώσεις αποστολής και υποδοχής ενημερώνουν αμέσως την Επιτροπή για κάθε μεταβολή της νομικής, οικονομικής, τεχνικής ή οργανωτικής κατάστασής τους που μπορεί να θέσει υπό αμφισβήτηση τη συμμόρφωσή τους με τα πρότυπα και τις διαδικασίες ή ενδέχεται να οδηγήσει σε σύγκρουση συμφερόντων. Ενημερώνουν επίσης την Επιτροπή για κάθε αλλαγή της επωνυμίας, της διεύθυνσης ή του νόμιμου αντιπροσώπου τους.
Άρθρο 37
Αναστολή και τερματισμός της πιστοποίησης
1. Σύμφωνα με τις πληροφορίες που λαμβάνονται από τις οργανώσεις αποστολής ή υποδοχής, μεταξύ άλλων και από τους τακτικούς ελέγχους που αναφέρονται στο άρθρο 36 παράγραφος 2, ή τις πληροφορίες που συγκεντρώνονται με οποιονδήποτε άλλον τρόπο, η Επιτροπή μπορεί να κρίνει ότι η πιστοποιημένη οργάνωση αποστολής ή υποδοχής δεν συμμορφώνεται πλέον με ένα ή περισσότερα πρότυπα ή διαδικασίες. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η Επιτροπή δύναται να λάβει κατάλληλα μέτρα, συμπεριλαμβανομένης της αναστολής ή του τερματισμού της πιστοποίησης, σύμφωνα με τη διαδικασία που ορίζεται στην ενότητα 3 του παραρτήματος ΙΙΙ.
2. Η οργάνωση αποστολής ή υποδοχής που υπόκειται σε διαδικασία αναστολής ή τερματισμού της πιστοποίησης δεν χρησιμοποιεί ούτε φιλοξενεί εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, αρχής γενομένης από την ημερομηνία της αναστολής ή του τερματισμού, και δεν καθίσταται επιλέξιμη για τη χορήγηση χρηματοδοτικής συνδρομής από την Ένωση προς τον σκοπό αυτόν.
3. Ανάλογα με τους λόγους της αναστολής ή του τερματισμού της πιστοποίησης, ιδίως όσον αφορά την ασφάλεια και την προστασία των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, η Επιτροπή δύναται να ζητήσει τον επαναπατρισμό των εθελοντών που βρίσκονται σε αποστολή κατά τον χρόνο της αναστολής ή του τερματισμού.
4. Η οργάνωση αποστολής ή υποδοχής δεν δικαιούται να ζητήσει αποζημίωση λόγω αναστολής ή τερματισμού της πιστοποίησης.
Άρθρο 38
Ευθύνη σε περίπτωση ζημίας
Η Επιτροπή δεν ευθύνεται για τυχόν ζημία ή βλάβη την οποία προξενεί ή υφίσταται η οργάνωση αποστολής ή υποδοχής, ή τυχόν τρίτα μέρη, συνεπεία του καθεστώτος πιστοποίησης της οργάνωσης αποστολής ή υποδοχής.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 10
Τελικές διατάξεις
Άρθρο 39
Έναρξη ισχύος
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την τρίτη ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και εφαρμόζεται άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 20 Νοεμβρίου 2008.