PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) 2015/212
ze dne 11. února 2015,
kterým se stanoví pravidla pro uplatňování nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014, pokud jde o technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících operací spolufinancovaných z OP II
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 druhý pododstavec uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 463/2014 (2) obsahuje ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Aby se zajistilo provádění programů financovaných z Fondu evropské pomoci nejchudším osobám („FEAD“), je nutné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 223/2014.
(2)
Pro účely čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, v elektronické podobě.
(3)
Podrobné technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měly být dostatečně zdokumentovány, aby se zajistila auditní stopa, pokud jde o soulad s právními požadavky.
(4)
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měl rovněž zahrnovat vhodné nástroje vyhledávání a funkce podávání zpráv, aby v něm bylo možné snadno vyhledat a agregovat uložené informace za účelem monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu.
(5)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru pro Fond evropské pomoci nejchudším osobám,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Obecná ustanovení
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů o operacích uvedený v čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 musí splňovat technické specifikace stanovené v článcích 2 až 5.
Článek 2
Ochrana a uchovávání údajů a dokumentů a jejich integrita
1. Přístup do systému je založen na předem vymezených právech pro různé typy uživatelů, a jestliže přestane být potřebný, musí být zrušen.
2. Systém registruje každý záznam, změnu nebo vymazání dokumentů a údajů.
3. Systém neumožňuje změnu obsahu dokumentů, které jsou opatřeny elektronickým podpisem. Uložení dokumentu s elektronickým podpisem se potvrzuje časovým razítkem, které se vytvoří a spojí s daným dokumentem a není možné jej měnit. Vymazání takových dokumentů se registruje v souladu s odstavcem 2.
4. Údaje podléhají pravidelnému zálohování. V případě nouze musí být k dispozici záloha s přesnou kopií celého obsahu registru elektronických souborů.
5. Elektronické zařízení pro uchovávání údajů je chráněno proti jakémukoli riziku ztráty nebo pozměnění jeho integrity. Tato ochrana zahrnuje fyzickou ochranu proti nevhodné teplotě a vlhkosti vzduchu, systémy detekce požáru a krádeží, přiměřené systémy ochrany proti virovým útokům, útokům hackerů a jakýmkoli jiným neoprávněným přístupům.
6. Systém umožňuje přenos údajů a poskytuje formát a počítačové prostředí v intervalech, které jsou dostatečné k tomu, aby byla zaručena způsobilost a dostupnost dokumentů a údajů do konce příslušného období uvedeného v čl. 51 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014.
Článek 3
Funkce vyhledávání a podávání zpráv
Systém zahrnuje:
a)
vhodné vyhledávací nástroje umožňující snadné vyhledávání dokumentů, údajů a jejich metadat;
b)
funkci podávání zpráv umožňující vytváření zpráv na základě předem definovaných kritérií, zejména v případě údajů stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 532/2014 (3);
c)
možnost uchovávání, exportování nebo tisku zpráv uvedených v písmenu b), nebo odkaz na externí aplikaci/propojení s externí aplikací, která tuto možnost nabízí.
Článek 4
Dokumentace systému
Řídicí orgán poskytne podrobnou a aktualizovanou funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému, ke které mají na žádost přístup příslušné subjekty odpovědné za řízení programu, Komise a Evropský účetní dvůr.
Dokumentace uvedená v prvním pododstavci poskytuje důkazy o provádění nařízení (EU) č. 223/2014 v dotčeném členském státě.
Článek 5
Bezpečnost výměny informací
Používaný systém je chráněn vhodnými bezpečnostními opatřeními, pokud jde o klasifikaci dokumentů, ochranu informačních systémů a ochranu osobních údajů. Tato opatření jsou v souladu s mezinárodními standardy a požadavky vnitrostátních právních předpisů.
Bezpečnostní opatření uvedená v prvním pododstavci chrání sítě a zařízení pro přenos dat v případech, kdy je používaný systém propojen s jinými moduly a systémy.
Článek 6
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 11. února 2015.
ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΌΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) 2015/212 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 11ης Φεβρουαρίου 2015
σχετικά με τη θέσπιση κανόνων για την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, όσον αφορά τις τεχνικές προδιαγραφές του συστήματος εγγραφής και αποθήκευσης δεδομένων για κάθε πράξη, τα οποία είναι αναγκαία για την παρακολούθηση, την αξιολόγηση, τη δημοσιονομική διαχείριση, την επαλήθευση και τον έλεγχο, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων για μεμονωμένους συμμετέχοντες σε πράξεις που συγχρηματοδοτούνται από ΕΠ ΙΙ
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 223/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 11ης Μαρτίου 2014, για το Ταμείο Ευρωπαϊκής Βοήθειας προς τους Απόρους (1), και ιδίως το άρθρο 32 παράγραφος 8 δεύτερο εδάφιο,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Ο εκτελεστικός κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 463/2014 της Επιτροπής (2) θεσπίζει διατάξεις που είναι αναγκαίες για την προετοιμασία των προγραμμάτων. Για να εξασφαλιστεί η εκτέλεση των προγραμμάτων που χρηματοδοτούνται από το Ταμείο Ευρωπαϊκής Βοήθειας προς τους Απόρους («FEAD»), είναι ανάγκη να θεσπιστούν περαιτέρω διατάξεις για την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014.
(2)
Για τους σκοπούς του άρθρου 32 παράγραφος 2 στοιχείο δ) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014, είναι αναγκαίο να καθοριστούν οι τεχνικές προδιαγραφές του συστήματος εγγραφής και αποθήκευσης δεδομένων σε ηλεκτρονική μορφή για κάθε πράξη, τα οποία είναι αναγκαία για την παρακολούθηση, την αξιολόγηση, τη δημοσιονομική διαχείριση, την επαλήθευση και τον έλεγχο.
(3)
Οι λεπτομερείς τεχνικές προδιαγραφές του συστήματος εγγραφής και αποθήκευσης δεδομένων θα πρέπει να είναι επαρκώς τεκμηριωμένες, ώστε να εξασφαλιστεί η διαδρομή ελέγχου της συμμόρφωσης με τις νομικές απαιτήσεις.
(4)
Το σύστημα εγγραφής και αποθήκευσης δεδομένων θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει κατάλληλα εργαλεία αναζήτησης και λειτουργίες υποβολής εκθέσεων, ώστε να είναι σε θέση να ανακτά και να ομαδοποιεί εύκολα τις πληροφορίες που αποθηκεύονται σε αυτό για σκοπούς παρακολούθησης, αξιολόγησης, δημοσιονομικής διαχείρισης, επαλήθευσης και ελέγχου.
(5)
Τα μέτρα που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής του Ευρωπαϊκού Γεωργικού Ταμείου Προσανατολισμού και Εγγυήσεων,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
Άρθρο 1
Γενικές διατάξεις
Το σύστημα εγγραφής και αποθήκευσης των δεδομένων σχετικά με τις πράξεις που αναφέρεται στο άρθρο 32 παράγραφος 2 στοιχείο δ) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014 πληροί τις τεχνικές προδιαγραφές που ορίζονται στα άρθρα 2 έως 5.
Άρθρο 2
Προστασία και διατήρηση των δεδομένων και εγγράφων και της ακεραιότητάς τους
1. Η πρόσβαση στο σύστημα βασίζεται σε προκαθορισμένα δικαιώματα για διαφορετικές κατηγορίες χρηστών και ανακαλείται όταν δεν είναι πλέον αναγκαία.
2. Το σύστημα τηρεί αρχεία κάθε καταχώρισης, τροποποίησης και διαγραφής εγγράφων και δεδομένων.
3. Το σύστημα δεν επιτρέπει την τροποποίηση του περιεχομένου των εγγράφων που φέρουν ηλεκτρονική υπογραφή. Χρονοσφραγίδα με βεβαίωση της κατάθεσης του εγγράφου που φέρει ηλεκτρονική υπογραφή δημιουργείται ειδικά σε σχέση με το έγγραφο και δεν μπορεί να αλλοιωθεί. Η διαγραφή αυτού του είδους εγγράφων καταγράφεται σε αρχείο σύμφωνα με την παράγραφο 2.
4. Δημιουργούνται τακτικά εφεδρικά αντίγραφα ασφαλείας (backup) των δεδομένων. Το εφεδρικό έγγραφο με αντίγραφο ολόκληρου του περιεχομένου του αποθετηρίου ηλεκτρονικών αρχείων είναι έτοιμο για χρήση σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
5. Η εγκατάσταση ηλεκτρονικής αποθήκευσης προστατεύεται από κάθε κίνδυνο απώλειας ή αλλοίωσης της ακεραιότητάς της. Η προστασία αυτή περιλαμβάνει φυσική προστασία από ακατάλληλη θερμοκρασία και υγρασία, συστήματα πυρανίχνευσης και αντικλεπτικά συστήματα, επαρκή συστήματα προστασίας από επιθέσεις ιών, από ηλεκτρονικούς πειρατές και από κάθε άλλη πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων ατόμων.
6. Το σύστημα προβλέπει τη μεταφορά των δεδομένων, του μορφοτύπου και του περιβάλλοντος πληροφορικής κατά διαστήματα επαρκή ώστε να εξασφαλίζεται η αναγνωσιμότητα και η προσβασιμότητα των εγγράφων και των δεδομένων έως το τέλος της σχετικής περιόδου που αναφέρεται στο άρθρο 51 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014.
Άρθρο 3
Λειτουργίες αναζήτησης και υποβολής εκθέσεων
Το σύστημα περιλαμβάνει:
α)
κατάλληλα εργαλεία αναζήτησης που επιτρέπουν την ευχερή ανάκτηση εγγράφων, δεδομένων και των μεταδεδομένων τους·
β)
λειτουργία υποβολής εκθέσεων, η οποία επιτρέπει τη δημιουργία των εκθέσεων με βάση προκαθορισμένα κριτήρια, ιδίως για τα δεδομένα που ορίζονται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 532/2014 της Επιτροπής (3)·
γ)
δυνατότητα αποθήκευσης, εξαγωγής ή εκτύπωσης των εκθέσεων που αναφέρονται στο στοιχείο β) ή σύνδεση με εξωτερική εφαρμογή που προβλέπει την εν λόγω δυνατότητα.
Άρθρο 4
Τεκμηρίωση του συστήματος
Η διαχειριστική αρχή παρέχει λεπτομερή και επικαιροποιημένη λειτουργική και τεχνική τεκμηρίωση για τη λειτουργία και τα χαρακτηριστικά του συστήματος, προσβάσιμη κατόπιν αιτήματος από τους αρμόδιους φορείς που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση του προγράμματος, από την Επιτροπή και το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.
Η τεκμηρίωση που αναφέρεται στο πρώτο εδάφιο παρέχει στοιχεία που αποδεικνύουν την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014 στο οικείο κράτος μέλος.
Άρθρο 5
Ασφάλεια της ανταλλαγής πληροφοριών
Το χρησιμοποιούμενο σύστημα προστατεύεται με επαρκή μέτρα ασφαλείας όσον αφορά τη διαβάθμιση των εγγράφων, την προστασία των πληροφορικών συστημάτων και την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Τα μέτρα αυτά είναι σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα και τις εθνικές νομικές απαιτήσεις.
Τα μέτρα ασφαλείας που αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο προστατεύουν τα δίκτυα και τα μέσα μετάδοσης όταν το σύστημα αλληλεπιδρά με άλλες μονάδες και συστήματα.
Άρθρο 6
Έναρξη ισχύος
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 11 Φεβρουαρίου 2015.