NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 150/2013
ze dne 19. prosince 2012,
kterým se doplňuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 648/2012 o OTC derivátech, ústředních protistranách a registrech obchodních údajů, pokud jde o regulační technické normy blíže určující náležitosti žádosti o registraci registru obchodních údajů
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na stanovisko Evropské centrální banky (1),
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 648/2012 ze dne 4. července 2012 o OTC derivátech, ústředních protistranách a registrech obchodních údajů (2), a zejména na čl. 56 odst. 3 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Je třeba stanovit pravidla uvádějící, které informace se mají poskytnout Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy v rámci žádosti o registraci registru obchodních údajů.
(2)
Jakákoli osoba žádající o registraci registru obchodních údajů by měla poskytnout informace o struktuře svých vnitřních kontrol a nezávislosti svých řídících orgánů, aby Evropský orgán pro cenné papíry a trhy mohl posoudit, zda struktura správy a řízení společnosti zajišťuje nezávislost registru obchodních údajů a zda uvedená struktura a její postupy pro podávání zpráv jsou přiměřené.
(3)
Evropský orgán pro cenné papíry a trhy, zřízený nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1095/2010 ze dne 24. listopadu 2012 o zřízení Evropského orgánu dohledu (Evropského orgánu pro cenné papíry a trhy) (3), odpovídá za registraci registrů obchodních údajů podle hlavy VI nařízení (EU) č. 648/2012 a dohled nad nimi. Aby Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy umožnil posoudit dobrou pověst, jakož i zkušenosti a znalosti vrcholného vedení budoucího registru obchodních údajů, měl by žádající registr obchodních údajů poskytnout příslušné informace k provedení takového posouzení.
(4)
Registr obchodních údajů, který podává žádost, by měl Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy poskytnout informace prokazující, že má průběžně k dispozici nezbytné finanční zdroje k výkonu svých funkcí a odpovídající opatření pro zachování provozu.
(5)
Přestože pokud registr obchodních údajů provozuje činnost prostřednictvím poboček, nejedná se o samostatné právnické osoby, je třeba poskytnout informace o pobočkách samostatně, aby Evropský orgán pro cenné papíry a trhy mohl jasně identifikovat postavení poboček v organizační struktuře registru obchodních údajů, posoudit připravenost a způsobilost vrcholného vedení pobočky k výkonu funkce a vyhodnotit, zda zavedené kontrolní mechanismy, útvar compliance a další funkce lze považovat za dostatečně široce koncipované, aby vhodným způsobem identifikovaly, hodnotily a řídily riziko v pobočkách.
(6)
Je důležité, aby žadatel poskytl Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy informace o doplňkových službách, jiných liniích podnikání, které registr obchodních údajů nabízí mimo svou hlavní činnost podávání zpráv o derivátech, zejména pokud jde o jeho hlavní činnost regulatorního výkaznictví.
(7)
Aby mohl Evropský orgán pro cenné papíry a trhy posoudit kontinuitu a řádnou funkci technologických systémů registru obchodních údajů, který podává žádost, měl by mu uvedený žadatel poskytnout popis příslušných technologických systémů a toho, jak jsou řízeny. Žadatel by měl rovněž popsat veškeré dohody o outsourcingu, které jsou relevantní pro jeho služby.
(8)
Poplatky spojené se službami poskytovanými registry obchodních údajů představují významnou informaci, která účastníkům trhu umožňuje informovanou volbu, a měly by proto být součástí žádosti o registraci registru obchodních údajů.
(9)
Vzhledem k tomu, že se na údaje uchovávané registry obchodních údajů spoléhají účastníci trhu a regulační orgány, měly by být v žádosti o registraci registru obchodních údajů zřetelně rozpoznatelné přísné požadavky na fungování a vedení záznamů.
(10)
Nezbytným prvkem žádosti o registraci registru obchodních údajů jsou modely řízení rizik spojené s jím poskytovanými službami, aby mohli účastníci trhu provést informovanou volbu.
(11)
Za účelem zajištění plného přístupu k registru obchodních údajů je třetím poskytovatelům služeb udělen nediskriminační přístup k informacím uchovávaným registrem obchodních údajů za podmínky, že k tomu subjekt, od něhož údaje pochází, a příslušné protistrany daly souhlas. Žádající registr obchodních údajů by proto měl Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy poskytnout informace o svých strategiích a postupech ohledně přístupu.
(12)
Aby mohl účinně plnit své povinnosti týkající se povolování, měl by Evropský orgán pro cenné papíry a trhy obdržet veškeré informace od registrů obchodních údajů, spřízněných třetích osob a třetích osob, které registry obchodních údajů využívají v rámci outsourcingu provozních funkcí nebo činností. Tyto informace jsou nezbytné k posouzení nebo dokončení posouzení žádosti o registraci a v ní obsažené dokumentace.
(13)
Toto nařízení vychází z návrhů regulačních technických norem předložených Komisi Evropským orgánem pro cenné papíry a trhy.
(14)
V souladu s článkem 10 nařízení (EU) č. 1095/2010 uskutečnil Evropský orgán pro cenné papíry a trhy otevřené veřejné konzultace o návrzích regulačních technických norem, analyzoval potenciální související náklady a přínosy a požádal o stanovisko skupinu subjektů působících v oblasti cenných papírů a trhů zřízenou podle článku 37 uvedeného nařízení,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
REGISTRACE
ODDÍL 1
Obecná ustanovení
Článek 1
Identifikace, právní forma a kategorie derivátů
1. V žádosti o registraci registru obchodních údajů se uvede žadatel a činnosti, které má v úmyslu vykonávat a které vyžadují, aby byl zaregistrován jako registr obchodních údajů.
2. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje zejména tyto informace:
a)
název žadatele a sídlo v Unii;
b)
výpis z příslušného obchodního nebo soudního rejstříku nebo jinou certifikovanou formu důkazu o sídle a rozsahu obchodních činností žadatele, platný k datu žádosti;
c)
informace o kategoriích derivátů, pro které si žadatel přeje být zaregistrován;
d)
stanovy a případně další zákonnou dokumentaci uvádějící, že žadatel má vykonávat služby registru obchodních údajů;
e)
zápis ze zasedání, na němž rada schválila žádost;
f)
jméno a kontaktní údaje osoby (osob) odpovědné (odpovědných) za dodržování předpisů, nebo jakýchkoli jiných pracovníků, kteří posuzují dodržování předpisů ze strany žadatele;
g)
provozní plán, včetně uvedení místa výkonu hlavních obchodních činností;
h)
identifikace veškerých poboček a případně struktury skupiny;
i)
jakoukoli službu mimo funkce registru obchodních údajů, kterou má žadatel v úmyslu poskytovat;
j)
veškeré informace o jakémkoli probíhajícím soudním, správním, rozhodčím nebo jiném sporném řízení, jehož se žadatel účastní, bez ohledu na jeho druh, zejména v souvislosti se záležitostmi daní a insolvence a v němž mohou vzniknout významné finanční nebo reputační náklady, nebo o jakémkoli ukončeném řízení, jež může dosud mít významný dopad na náklady registru obchodních údajů.
3. Na žádost Evropského orgánu pro cenné papíry a trhy mu žadatel v průběhu posuzování žádosti o registraci rovněž zašle dodatečné informace, pokud jsou takové informace nutné k posouzení schopnosti žadatele splnit požadavky stanovené v článcích 56 až 59 nařízení (EU) č. 648/2012 a k tomu, aby Evropský orgán pro cenné papíry a trhy řádně interpretoval a analyzoval dokumentaci, jež byla nebo má být předložena.
4. Pokud se žadatel domnívá, že se na něj určitý požadavek tohoto nařízení nevztahuje, jasně tento požadavek ve své žádosti uvede a rovněž vysvětlí, proč se na něj nevztahuje.
Článek 2
Strategie a postupy
Pokud mají být poskytnuty informace o strategiích nebo postupech, žadatel zajistí, aby strategie nebo postupy zahrnovaly všechny následující prvky nebo aby k nim byly tyto prvky připojeny:
a)
uvedení osoby odpovědné za schválení a zachování strategií a postupů;
b)
popis toho, jak bude zajišťováno dodržování strategií a postupů a jak budou kontrolovány, a uvedení osoby odpovědné za dodržování v této souvislosti;
c)
popis opatření, jež mají být přijata v případě porušení strategií a postupů;
d)
uvedení postupu, jakým se má Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy hlásit závažné porušení strategií nebo postupů, jež může vyústit v porušení podmínek pro počáteční registraci.
ODDÍL 2
Vlastnictví
Článek 3
Vlastnictví registru obchodních údajů
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje:
a)
seznam všech osob nebo subjektů, které přímo nebo nepřímo drží 5 % nebo více kapitálu nebo hlasovacích práv žadatele nebo jejichž podíl umožňuje podstatně ovlivnit řízení žadatele;
b)
seznam všech společností, v nichž osoba uvedená v písmeni a) drží 5 % nebo více kapitálu nebo hlasovacích práv nebo na jejichž řízení uplatňuje uvedená osoba podstatný vliv.
2. Pokud má žadatel mateřskou společnost, pak:
a)
uvede sídlo;
b)
uvede, zda je mateřská společnost povolena nebo registrována a zda podléhá dohledu, a je-li tomu tak, uvede případné referenční číslo a název odpovědného orgánu dohledu.
Článek 4
Schéma vlastnictví
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje schéma zachycující vlastnické vztahy mezi mateřskou společností, dceřinými společnostmi a všemi dalšími navázanými subjekty nebo pobočkami.
2. K identifikaci společností uvedených ve schématu podle odstavce 1 slouží úplný název, právní forma a sídlo.
ODDÍL 3
Organizační struktura, řízení a dodržování předpisů
Článek 5
Organizační schéma
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje organizační schéma zachycující organizační strukturu žadatele, včetně struktury případných doplňkových služeb.
2. Schéma obsahuje informace o totožnosti osob odpovědných za každou významnou funkci, včetně vrcholného vedení a osob, které řídí činnost veškerých poboček.
Článek 6
Správa a řízení společnosti
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje informace o interních strategiích správy a řízení žadatele a o postupech a rámci, kterým se řídí jeho vrcholné vedení včetně rady, jejích neexekutivních členů a výborů, jsou-li ustaveny.
2. Uvedené informace zahrnují popis procesu výběru, jmenování, hodnocení výkonnosti a odvolání vrcholného vedení a členů rady.
3. Pokud žadatel dodržuje uznaný kodex chování v oblasti správy a řízení společností, v žádosti o registraci registru obchodních údajů se tento kodex označí a vysvětlí se veškeré situace, v nichž se žadatel od kodexu odchyluje.
Článek 7
Vnitřní kontroly
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje přehled vnitřních kontrol žadatele. Přehled zahrnuje informace o jeho útvaru compliance, útvaru přezkumu, posuzování rizik, mechanismech vnitřní kontroly a jeho mechanismech pro interní audit.
2. Přehled obsahuje informace o těchto otázkách:
a)
strategie a postupy vnitřní kontroly žadatele;
b)
sledování a hodnocení přiměřenosti a efektivity systémů žadatele;
c)
kontrola a ochrana systémů zpracování informací žadatele;
d)
vnitřní orgány pověřené hodnocením zjištění.
3. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje následující informace o útvaru interního auditu žadatele:
a)
vysvětlení, jak je jeho metodika interního auditu vypracována a uplatňována s ohledem na povahu činností žadatele, jejich složitosti a rizika;
b)
plán práce na tři roky od data žádosti.
Článek 8
Dodržování předpisů
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje následující informace o strategiích a postupech žadatele zaměřených na dodržování nařízení (EU) č. 648/2012:
a)
popis úkolů osob odpovědných za dodržování předpisů a jakýchkoli ostatních pracovníků, kteří posuzují dodržování předpisů, včetně popisu toho, jak bude zajištěna nezávislost útvaru compliance na ostatních činnostech;
b)
vnitřní strategie a postupy koncipované s cílem zajistit, aby žadatel, včetně jeho manažerů a zaměstnanců, dodržoval veškerá ustanovení nařízení (EU) č. 648/2012, včetně popisu úkolů rady a vrcholného vedení;
c)
je-li k dispozici, nejaktuálnější interní zprávu vypracovanou osobami odpovědnými za dodržování předpisů nebo jakýmikoli ostatními pracovníky žadatele, kteří posuzují dodržování předpisů;
Článek 9
Vrcholné vedení a členové rady
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje ve vztahu ke každému členovi vrcholného vedení a každému členovi rady následující informace a dokumenty:
a)
kopii životopisu pro posouzení přiměřených zkušeností a znalostí k řádnému plnění jeho úkolů;
b)
podrobnosti o jakémkoli odsouzení za trestné činy v souvislosti s poskytováním finančních nebo datových služeb nebo v souvislosti s podvodem nebo zpronevěrou, zejména prostřednictvím úředního osvědčení, je-li v příslušném členském státě k dispozici;
c)
vlastní prohlášení o dobré pověsti v souvislosti s poskytováním finančních nebo datových služeb, v němž každý člen vrcholného vedení a rady uvede, zda:
i)
byl odsouzen za trestný čin v souvislosti s poskytováním finančních nebo datových služeb nebo v souvislosti s podvodem nebo zpronevěrou,
ii)
byl subjektem jakýchkoli negativních rozhodnutí v jakémkoli řízení disciplinární povahy zahájeného orgánem dohledu nebo vládními orgány nebo agenturami nebo zda je subjektem jakéhokoli takového řízení, jež dosud nebylo uzavřeno,
iii)
byl subjektem jakýchkoli negativních soudních zjištění v občanskoprávním řízení před soudem v souvislosti s poskytováním finančních nebo datových služeb nebo pochybením, podvodem nebo řízením podniku,
iv)
byl členem rady nebo vrcholného vedení podniku, jemuž regulační orgán odebral registraci nebo povolení,
v)
mu bylo odepřeno právo vykonávat činnosti, které vyžadují registraci nebo povolení ze strany regulačního orgánu,
vi)
byl členem rady nebo vrcholného vedení podniku, který dospěl k úpadku nebo likvidaci, přičemž byl s podnikem spojen nebo k úpadku nebo likvidaci došlo do jednoho roku od doby, kdy přestal být s podnikem spojen,
vii)
byl členem rady nebo vrcholného vedení podniku, jenž byl subjektem negativního rozhodnutí nebo sankce regulačního orgánu,
viii)
byl jiným způsobem pokutován, byla mu pozastavena činnost, ztratil způsobilost nebo byl jinak sankcionován v souvislosti s podvodem nebo zpronevěrou nebo v souvislosti s poskytováním finančních nebo datových služeb, ze strany vládního nebo regulačního orgánu nebo profesní organizace,
ix)
ztratil způsobilost vykonávat funkci člena rady, způsobilost vykonávat řídící funkci, byl propuštěn ze zaměstnání nebo jiné funkce v podniku v důsledku pochybení nebo nezákonných postupů;
d)
prohlášení o jakýchkoli možných střetech zájmů, které mohou členové vrcholného vedení a rady mít při výkonu svých funkcí, a o tom, jak jsou tyto střety zvládány.
2. Veškeré informace, které Evropský orgán pro cenné papíry a trhy obdrží podle odstavce 1, se použijí výlučně pro účely registrace a průběžného dodržování podmínek registrace žádajícího registru obchodních údajů.
ODDÍL 4
Personál a odměňování
Článek 10
Personální politika a postupy
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje tyto strategie a postupy:
a)
kopii politiky odměňování vrcholného vedení, členů rady a pracovníků útvarů rizika a kontroly žadatele;
b)
popis opatření, která žadatel zavedl ke zmírnění rizika přílišné závislosti na jednotlivých zaměstnancích.
Článek 11
Způsobilost a odbornost
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje tyto informace o pracovnících žadatele:
a)
obecný seznam zaměstnanců s uvedením jejich funkcí a kvalifikací podle jednotlivých funkcí;
b)
konkrétní popis zaměstnanců v oblasti informačních technologií, kteří zajišťují služby registru obchodních údajů, s uvedením jejich funkcí a kvalifikací pro jednotlivé pracovníky;
c)
popis funkcí a kvalifikací všech pracovníků odpovědných za interní audit, vnitřní kontroly, činnost compliance, posouzení rizika a interní přezkum;
d)
identifikaci přidělených pracovníků a pracovníků zaměstnaných v rámci outsourcingu;
e)
podrobnosti o odborné přípravě a rozvoji relevantních pro činnost registru obchodních údajů, včetně všech zkoušek nebo jiného formálního hodnocení požadovaného pro pracovníky v souvislosti s činností registru obchodních údajů.
ODDÍL 5
Finanční zdroje pro výkon činnosti registru obchodních údajů
Článek 12
Finanční zprávy a obchodní plány
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje tyto finanční a obchodní informace o žadateli:
a)
úplný soubor finančních výkazů vypracovaných podle mezinárodních standardů přijatých v souladu s článkem 3 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1606/2002 ze dne 19. července o uplatňování mezinárodních účetních standardů (4);
b)
pokud jsou finanční výkazy žadatele předmětem povinného auditu ve smyslu definice v čl. 2 odst. 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/43/ES ze dne 17. května 2006 o povinném auditu ročních a konsolidovaných účetních závěrek (5), finanční zprávy zahrnou zprávu o auditu ročních a konsolidovaných finančních výkazů;
c)
pokud žadatel podléhá auditu, jméno a vnitrostátní registrační číslo externího auditora;
d)
finanční obchodní plán uvažující různé obchodní scénáře poskytování služeb registru obchodních údajů v průběhu minimálně tříletého referenčního období.
2. Pokud nejsou finanční informace z minulosti uvedené v odstavci 1 k dispozici, žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje tyto informace o žadateli:
a)
pro forma prohlášení prokazující řádné zdroje a očekávanou obchodní situaci šest měsíců po registraci;
b)
průběžnou finanční zprávu, pokud finanční výkazy za požadované období dosud nejsou k dispozici;
c)
výkaz o finančním stavu, jako je rozvaha, výsledovka, změny ve vlastním kapitálu a peněžních tocích a poznámky obsahující souhrn účetních politik a další vysvětlující poznámky.
3. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje auditované roční finanční výkazy jakékoli mateřské společnosti za tři účetní období předcházející datu žádosti.
4. Žádost o registraci registru obchodních údajů rovněž obsahuje tyto finanční informace o žadateli:
a)
nástin budoucích plánů týkajících se založení dceřiných společností a jejich umístění;
b)
popis obchodních činností, které zamýšlí žadatel provádět, s upřesněním činností veškerých dceřiných společností nebo poboček.
ODDÍL 6
Střety zájmů
Článek 13
Zvládání střetů zájmů
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje tyto informace o strategiích a postupech, které žadatel zavedl pro zvládání střetů zájmů:
a)
strategie a postupy týkající se identifikace a zvládání střetů zájmů a informování o nich a popis procesu používaného k zajištění toho, aby si příslušné osoby byly těchto strategií a postupů vědomy;
b)
jakákoli další opatření a kontroly zavedené k zajištění toho, aby byly splněny požadavky ohledně zvládání střetů zájmů uvedené v písmeni a).
Článek 14
Důvěrnost
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje vnitřní strategie a mechanismy bránící jakémukoli využití informací uložených v budoucím registru obchodních údajů:
a)
pro neoprávněné účely;
b)
pro poskytnutí důvěrných informací;
c)
jejichž obchodní využití není povoleno.
2. Obsahuje popis vnitřních postupů pro udělování povolení pracovníkům k použití hesel pro přístup k údajům, přičemž se uvede účel, pro který pracovníci k údajům přistupují, rozsah prohlížených údajů a veškerá omezení využití údajů.
3. Žadatel poskytne Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy informace o procesech vedení záznamů, v nichž je identifikován každý pracovník, jenž k údajům přistupuje, čas přístupu, povaha prohlížených údajů a účel přístupu.
Článek 15
Přehled střetů zájmů a jejich zmírňování
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje přehled (aktuální v době podání žádosti) existujících významných střetů zájmů ve vztahu k jakýmkoli doplňkovým nebo jiným souvisejícím službám poskytovaným žadatelem a popis toho, jak jsou tyto střety zájmů zvládány.
2. Pokud je žadatel součástí skupiny, zahrne do přehledu jakékoli významné střety zájmů vyplývající z existence jiných podniků ve skupině a popis toho, jak jsou tyto střety zájmů zvládány.
ODDÍL 7
Zdroje a postupy
Článek 16
Zdroje v oblasti informačních technologií a outsourcing
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje popis těchto záležitostí:
a)
systémů a uživatelských zařízení vytvořených žadatelem za účelem poskytování služeb klientům, včetně kopie jakéhokoli uživatelského manuálu a vnitřních postupů;
b)
investiční politiky a strategie obnovy týkajících se zdrojů informačních technologií žadatele;
c)
dohod o outsourcingu, které žadatel uzavřel, spolu s metodami používanými ke sledování kvality funkcí zajišťovaných formou outsourcingu a kopiemi smluv, jimiž se tato ujednání řídí.
Článek 17
Doplňkové služby
Pokud žadatel, podnik v jeho skupině nebo podnik, s nímž má žadatel významnou smlouvu týkající se služeb pro obchodování nebo služeb po uzavření obchodu, nabízí nebo má v plánu nabízet jakékoli doplňkové služby, jeho žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje popis:
a)
doplňkových služeb, které žadatel nebo jeho mateřská skupina provádí, a popis jakýchkoli smluv registru obchodních údajů se společnostmi nabízejícími služby pro obchodování, služby po uzavření obchodu nebo jiné související služby, jakož i kopie takových smluv;
b)
postupů a strategií, které zajistí provozní oddělení služeb registru obchodních údajů žadatele od ostatních linií podnikání, a to včetně případů, kdy samostatnou linii podnikání provozuje registr obchodních údajů, společnost patřící do jeho holdingové společnosti nebo jakákoli jiná společnost, s níž má významnou smlouvu v souvislosti s obchodováním, operacemi po uzavření obchodu nebo linií podnikání.
ODDÍL 8
Pravidla pro přístup
Článek 18
Transparentnost v souvislosti s pravidly pro přístup
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje:
a)
strategie a postupy pro přístup, na jejichž základě uživatelé přistupují k údajům v registru obchodních údajů, včetně veškerých procesů, v jejichž rámci musí uživatelé doplňovat nebo měnit zaregistrované smlouvy;
b)
kopii podmínek stanovujících práva a povinnosti uživatelů;
c)
popis různých kategorií přístupu dostupných uživatelům, existuje-li více než jedna;
d)
strategie a postupy ohledně přístupu, na jejichž základě mají ostatní poskytovatelé služeb nediskriminační přístup k informacím uchovávaným registrem obchodních údajů, pokud k tomu příslušné protistrany daly souhlas.
Článek 19
Transparentnost v souvislosti s mechanismy dodržování předpisů a správností údajů
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje postupy zavedené žadatelem s cílem ověřit:
a)
že oznamující protistrana nebo subjekt předkládající údaje dodržely požadavky na oznamování;
b)
správnost oznamovaných informací;
c)
že pokud protistrany podávají oznámení různým registrům obchodních údajů, dané údaje je možné srovnat.
Článek 20
Transparentnost v souvislosti s cenovou politikou
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje žadatelův popis jeho:
a)
cenové politiky včetně jakýchkoli existujících slev a rabatů a podmínek využití uvedených snížení;
b)
struktury poplatků za poskytování jakýchkoli doplňkových služeb, včetně odhadovaných nákladů na služby registru obchodních údajů a doplňkové služby, spolu s podrobnostmi o metodách účtování oddělených nákladů, které mohou žadateli vzniknout při poskytování služeb registru obchodních údajů a doplňkových služeb;
c)
metod užívaných ke zpřístupňování informací klientům, zejména vykazujícím jednotkám, a potenciálním klientům, včetně kopie struktury poplatků, v níž musí být služby registru obchodních údajů oddělené od doplňkových služeb.
ODDÍL 9
Funkční spolehlivost
Článek 21
Operační riziko
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje:
a)
podrobný popis dostupných zdrojů a postupů vytvořených pro identifikaci a zmírnění operačního rizika a jakýchkoli jiných významných rizik, jimž je žadatel vystaven, včetně kopie příslušných manuálů a vnitřních postupů;
b)
popis čistých likvidních aktiv financovaných vlastním kapitálem, určených ke krytí možných běžných ztrát z činnosti v zájmu pokračujícího poskytování služeb v rámci fungujícího podniku, a posouzení dostatečnosti finančních zdrojů žadatele pro účely krytí operačního rizika ukončení nebo reorganizace kritických operací a služeb po období nejméně šesti měsíců;
c)
plán zachování provozu žadatele a popis postupu jeho aktualizace. Plán obsahuje zejména:
i)
veškeré obchodní procesy, postupy eskalace a související systémy, které mají kritický význam pro zajištění služeb žadatele o registraci registru obchodních údajů, včetně veškerých relevantních služeb zajišťovaných v rámci outsourcingu a včetně strategie, politiky a cílů registru obchodních údajů pro zajištění kontinuity těchto procesů,
ii)
ujednání s ostatními poskytovateli infrastruktury finančního trhu, včetně ostatních registrů obchodních údajů,
iii)
mechanismy zajišťující minimální úroveň kritických funkcí a očekávaný časový rozvrh plné obnovy uvedených procesů,
iv)
maximální přijatelnou dobu obnovy obchodních procesů a systémů s ohledem na lhůtu pro podávání zpráv registrům obchodních údajů stanovenou v článku 9 nařízení (EU) č. 648/2012 a na objem údajů, který musí registr obchodních údajů v uvedeném denním období zpracovat,
v)
postupy zabývající se zaznamenáváním a přezkumem incidentů,
vi)
testovací program a výsledky veškerých testů,
vii)
počet dostupných alternativních technických a operačních prostorů, jejich umístění, zdroje ve srovnání s hlavními prostory a postupy zachování provozu stanovené pro případ, kdy je nutné použít alternativní prostory,
viii)
informace o přístupu k alternativním prostorám činnosti, aby mohli pracovníci zajistit kontinuitu služeb, pokud hlavní kancelářské prostory nejsou k dispozici;
d)
popis mechanismů zajišťujících činnost registru obchodních údajů žadatele v případě přerušení a popis účasti uživatelů registru obchodních údajů a jiných třetích osob na těchto mechanismech.
ODDÍL 10
Vedení záznamů
Článek 22
Strategie vedení záznamů
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje informace o přijetí a správě údajů, včetně veškerých strategií a postupů, které žadatel zavedl s cílem zajistit:
a)
včasnou a správnou registraci oznamovaných informací;
b)
že jsou údaje uchovávány online i offline;
c)
že jsou údaje řádně zálohovány pro účely zachování provozu.
2. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje popis systémů vedení záznamů, strategie a postupy používané k zajištění toho, aby byly řádně zaznamenávány změny informací a aby probíhal správný výpočet pozic v souladu s příslušnými požadavky právních a správních předpisů.
ODDÍL 11
Dostupnost údajů
Článek 23
Mechanismy pro dostupnost údajů
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje popis zdrojů, metod a způsobů, které žadatel použije k usnadnění přístupu k informacím v souladu s čl. 81 odst. 1, 3 a 5 nařízení (EU) č. 648/2012 o transparentnosti a dostupnosti údajů, jakož i:
a)
popis zdrojů, metod a způsobů, které registr obchodních údajů použije k usnadnění přístupu k údajům obsaženým v registru pro veřejnost v souladu s čl. 81 odst. 1 nařízení (EU) č. 648/2012 a četnost aktualizací, spolu s kopií konkrétních manuálů a vnitřních strategií;
b)
popis zdrojů, metod a způsobů, které registr obchodních údajů použije k usnadnění přístupu ke svým informacím pro příslušné orgány v souladu s čl. 81 odst. 3 nařízení (EU) č. 648/2012, četnost aktualizací a kontroly a ověřování, jež může registr obchodních údajů zřídit pro filtrování přístupu, spolu s kopií konkrétních manuálů a vnitřních strategií;
c)
popis zdrojů, metod a způsobů, které registr obchodních údajů použije k usnadnění přístupu ke svým informacím pro protistrany ze smluv v souladu s čl. 80 odst. 5 nařízení (EU) č. 648/2012 a četnost aktualizací, spolu s kopií konkrétních manuálů a vnitřních strategií.
Článek 24
Ověřování přesnosti a úplnosti žádosti
1. K veškerým informacím předloženým Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy v průběhu registrace se přikládá průvodní dopis podepsaný členem rady registru obchodních údajů a členem vrcholného vedení, jenž potvrzuje, že předložené informace jsou ke dni podání přesné a úplné podle jejich nejlepšího vědomí a svědomí.
2. Pokud je to na místě, připojí se k uvedeným informacím rovněž příslušná podniková právní dokumentace osvědčující přesnost údajů.
Článek 25
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 19. prosince 2012.
ΚΑΤ’ ΕΞΟΥΣΙΟΔΌΤΗΣΗ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (EE) αριθ. 150/2013 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 19ης Δεκεμβρίου 2012
για τη συμπλήρωση του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, για τα εξωχρηματιστηριακά παράγωγα, τους κεντρικούς αντισυμβαλλομένους και τα αρχεία καταγραφής συναλλαγών όσον αφορά τα ρυθμιστικά τεχνικά πρότυπα που προσδιορίζουν τις λεπτομέρειες της αίτησης καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών
(Κείμενο που παρουσιάζει ενδιαφέρον για τον ΕΟΧ)
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τη γνώμη της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας (1),
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 648/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 4ης Ιουλίου 2012, για τα εξωχρηματιστηριακά παράγωγα, τους κεντρικούς αντισυμβαλλομένους και τα αρχεία καταγραφής συναλλαγών (2), και ιδίως το άρθρο 56 παράγραφος 3,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Θα πρέπει να θεσπιστούν κανόνες που να προσδιορίζουν τις πληροφορίες που πρέπει να παρέχονται στην Ευρωπαϊκή Αρχή Κινητών Αξιών και Αγορών (ΕΑΚΑΑ) ως μέρος της αίτησης καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
(2)
Οποιοδήποτε πρόσωπο υποβάλλει αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών θα πρέπει να παρέχει πληροφορίες σχετικά με τη δομή των εσωτερικών ελέγχων του και την ανεξαρτησία των διοικητικών οργάνων του, προκειμένου η ΕΑΚΑΑ να μπορεί να αξιολογήσει αν η δομή της εταιρικής διακυβέρνησης διασφαλίζει την ανεξαρτησία του αρχείου καταγραφής συναλλαγών και αν η δομή αυτή και οι διαδικασίες αναφοράς είναι επαρκείς.
(3)
Η ΕΑΚΑΑ, που συστάθηκε βάσει του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1095/2010 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 24ης Νοεμβρίου 2010, σχετικά με τη σύσταση Ευρωπαϊκής Εποπτικής Αρχής (Ευρωπαϊκή Αρχή Κινητών Αξιών και Αγορών) (3), είναι αρμόδια για την καταχώριση και την εποπτεία των αρχείων καταγραφής συναλλαγών βάσει του τίτλου VI του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012. Προκειμένου η ΕΑΚΑΑ να είναι σε θέση να αξιολογήσει τα απαιτούμενα εχέγγυα εντιμότητας, καθώς και την πείρα και τις δεξιότητες των ανώτατων διοικητικών στελεχών του μελλοντικού αρχείου καταγραφής συναλλαγών, το αιτούν αρχείο καταγραφής συναλλαγών θα πρέπει να παρέχει τις σχετικές πληροφορίες για τη διενέργεια της εν λόγω αξιολόγησης.
(4)
Το αιτούν αρχείο καταγραφής συναλλαγών θα πρέπει να παρέχει πληροφορίες στην ΕΑΚΑΑ για να αποδείξει ότι διαθέτει τους απαραίτητους χρηματοοικονομικούς πόρους για την εκτέλεση των καθηκόντων του σε συνεχή βάση, καθώς και κατάλληλες ρυθμίσεις αδιάλειπτης λειτουργίας.
(5)
Αν και, στην περίπτωση που ένα αρχείο καταγραφής συναλλαγών λειτουργεί μέσω υποκαταστημάτων, αυτά δεν αποτελούν χωριστά νομικά πρόσωπα, θα πρέπει να παρέχονται χωριστές πληροφορίες για τα υποκαταστήματα, προκειμένου η ΕΑΚΑΑ να μπορεί να προσδιορίσει σαφώς τη θέση των υποκαταστημάτων στην οργανωτική δομή του αρχείου καταγραφής συναλλαγών, να εκτιμήσει την επάρκεια για την άσκηση των καθηκόντων και την καταλληλότητα των ανώτατων διοικητικών στελεχών των υποκαταστημάτων, και να αξιολογήσει κατά πόσον οι μηχανισμοί ελέγχου, η συμμόρφωση και τα άλλα ασκούμενα καθήκοντα θεωρούνται άρτια και επαρκή για τον προσδιορισμό, την αξιολόγηση και τη διαχείριση των κινδύνων των υποκαταστημάτων κατά τρόπο ενδεδειγμένο.
(6)
Είναι σημαντικό για έναν αιτούντα να παρέχει στην ΕΑΚΑΑ πληροφορίες σχετικά με επικουρικές υπηρεσίες, ή άλλους τομείς επιχειρηματικής δραστηριότητας που προσφέρει το αρχείο καταγραφής συναλλαγών, εκτός της βασικής δραστηριότητάς του που αφορά τις υποχρεώσεις αναφοράς για τις συμβάσεις παραγώγων, ιδίως όσον αφορά την κεντρική βασική δραστηριότητά του που συνίσταται στην υποχρέωση υποβολής εκθέσεων.
(7)
Προκειμένου η ΕΑΚΑΑ να αξιολογεί τη συνέχεια και την εύτακτη λειτουργία των τεχνολογικών συστημάτων του αιτούντος αρχείου καταγραφής συναλλαγών, ο συγκεκριμένος αιτών θα πρέπει να παρέχει στην ΕΑΚΑΑ περιγραφές των εν λόγω σχετικών τεχνολογικών συστημάτων και του τρόπου διαχείρισής τους. Ο αιτών θα πρέπει επίσης να περιγράψει οποιεσδήποτε ρυθμίσεις εξωτερικής ανάθεσης αφορούν τις δραστηριότητές του.
(8)
Τα τέλη που συνδέονται με τις υπηρεσίες τις οποίες παρέχουν τα αρχεία καταγραφής συναλλαγών αποτελούν σημαντικές πληροφορίες που επιτρέπουν σε συμμετέχοντες στην αγορά να κάνουν ενημερωμένη επιλογή και, ως εκ τούτου, θα πρέπει να αποτελούν μέρος της αίτησης καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
(9)
Δεδομένου ότι οι συμμετέχοντες στην αγορά και οι ρυθμιστικοί παράγοντες της αγοράς βασίζονται στα δεδομένα που διατηρούνται από τα αρχεία καταγραφής συναλλαγών, οι αυστηρές λειτουργικές και σχετικές με την τήρηση αρχείων απαιτήσεις θα πρέπει να διακρίνονται σαφώς στην αίτηση καταχώρισης αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
(10)
Τα μοντέλα διαχείρισης κινδύνων που συνδέονται με τις υπηρεσίες που παρέχει το αρχείο καταγραφής συναλλαγών είναι απαραίτητο στοιχείο στην αίτησή του για καταχώριση, ούτως ώστε οι συμμετέχοντες στην αγορά να μπορούν να κάνουν ενημερωμένη επιλογή.
(11)
Προκειμένου να διασφαλιστεί πλήρης πρόσβαση στο αρχείο καταγραφής συναλλαγών, τρίτοι πάροχοι υπηρεσιών διαθέτουν πρόσβαση χωρίς διακρίσεις σε πληροφορίες που διατηρεί το αρχείο καταγραφής συναλλαγών, υπό τον όρο ότι η οντότητα που παρέχει τα δεδομένα και οι σχετικοί αντισυμβαλλόμενοι έχουν παράσχει τη συγκατάθεσή τους. Το αρχείο καταγραφής συναλλαγών που υποβάλλει αίτηση καταχώρισης θα πρέπει, ως εκ τούτου, να παρέχει στην ΕΑΚΑΑ πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές και τις διαδικασίες του όσον αφορά την πρόσβαση.
(12)
Προκειμένου να εκτελεί με αποτελεσματικό τρόπο τα αδειοδοτικά καθήκοντά της, η ΕΑΚΑΑ θα πρέπει να λαμβάνει όλες τις πληροφορίες από αρχεία καταγραφής συναλλαγών, σχετικούς τρίτους και τρίτους στους οποίους τα αρχεία καταγραφής συναλλαγών έχουν αναθέσει λειτουργικά καθήκοντα και δραστηριότητες. Η εν λόγω πληροφόρηση είναι αναγκαία για την αξιολόγηση ή τη συμπλήρωση της αξιολόγησης της αίτησης καταχώρισης και των σχετικών δικαιολογητικών.
(13)
Ο παρών κανονισμός βασίζεται στα σχέδια ρυθμιστικών τεχνικών προτύπων που υπέβαλε η ΕΑΚΑΑ στην Επιτροπή.
(14)
Σύμφωνα με το άρθρο 10 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1095/2010, η ΕΑΚΑΑ διενήργησε ανοιχτές δημόσιες διαβουλεύσεις για τα εν λόγω σχέδια ρυθμιστικών τεχνικών προτύπων, ανέλυσε τα ενδεχόμενα συναφή κόστη και τις ωφέλειες και ζήτησε τη γνώμη της Ομάδας Συμφεροντούχων Κινητών Αξιών και Αγορών, που συστάθηκε σύμφωνα με το άρθρο 37 του εν λόγω κανονισμού,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1
ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ
ΤΜΗΜΑ 1
Γενικά
Άρθρο 1
Ταυτοποίηση, νομικό καθεστώς και κατηγορία παραγώγων
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών ταυτοποιεί τον αιτούντα και τις δραστηριότητες που προτίθεται να εκτελέσει και οι οποίες απαιτούν την καταχώρισή του ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
2. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει ειδικότερα τις ακόλουθες πληροφορίες:
α)
την εταιρική επωνυμία του αιτούντος και τη διεύθυνση της έδρας εντός της Ένωσης·
β)
απόσπασμα από την εγγραφή του στο σχετικό εμπορικό ή δικαστικό μητρώο, ή άλλες μορφές πιστοποιημένων αποδείξεων του τόπου της σύστασης και του πεδίου επιχειρηματικής δραστηριότητας του αιτούντος, που ισχύουν κατά την ημερομηνία υποβολής της αίτησης·
γ)
πληροφορίες σχετικά με τις κατηγορίες παραγώγων για τις οποίες επιθυμεί να καταχωριστεί ο αιτών·
δ)
το καταστατικό και, αναλόγως, άλλη καταστατική τεκμηρίωση η οποία να αναφέρει ότι ο αιτών σκοπεύει να παρέχει υπηρεσίες αρχείου καταγραφής συναλλαγών·
ε)
τα πρακτικά της συνεδρίασης όπου το συμβούλιο ενέκρινε την αίτηση·
στ)
το ονοματεπώνυμο και τα στοιχεία επικοινωνίας του (των) ατόμου(-ων) που είναι αρμόδιο(-α) για τη συμμόρφωση ή κάθε άλλου μέλους του προσωπικού που συμμετέχει στις αξιολογήσεις συμμόρφωσης του αιτούντος·
ζ)
το πρόγραμμα δραστηριοτήτων, περιλαμβανομένων ενδείξεων του τόπου των βασικών επιχειρηματικών δραστηριοτήτων·
η)
την ταυτοποίηση τυχόν θυγατρικών και, αναλόγως, της δομής του ομίλου·
θ)
οποιαδήποτε υπηρεσία, εκτός της λειτουργίας αρχείου καταγραφής συναλλαγών, που σκοπεύει να παρέχει ο αιτών·
ι)
οποιεσδήποτε πληροφορίες σχετικά με τυχόν εκκρεμείς δικαστικές, διοικητικές, συναφείς με διαιτησία ή τυχόν άλλη προσφυγή διαδικασίες, ανεξαρτήτως του τύπου τους, μέρος των οποίων μπορεί να είναι ο αιτών, ιδίως όσον αφορά φορολογικά θέματα και θέματα αφερεγγυότητας και όπου αυτά συνεπάγονται οικονομικό ή σχετικό με την εντιμότητα κόστος, ή τυχόν μη εκκρεμείς διαδικασίες, που μπορεί, παρά ταύτα, να έχουν οποιονδήποτε ουσιαστικό αντίκτυπο στο κόστος του αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
3. Κατόπιν αιτήματος της ΕΑΚΑΑ, οι αιτούντες αποστέλλουν επίσης συμπληρωματικές πληροφορίες κατά τη διάρκεια της εξέτασης της αίτησης για καταχώριση, σε περίπτωση που οι εν λόγω πληροφορίες απαιτούνται για την αξιολόγηση της ικανότητας συμμόρφωσης των αιτούντων προς τις απαιτήσεις των άρθρων 56 έως 59 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012 και προκειμένου η ΕΑΚΑΑ να ερμηνεύει και να αναλύει δεόντως τα δικαιολογητικά που θα υποβληθούν ή έχουν ήδη υποβληθεί.
4. Σε περίπτωση που ο αιτών θεωρεί ότι κάποια απαίτηση του παρόντος κανονισμού δεν έχει εφαρμογή σε αυτόν, επισημαίνει σαφώς την εν λόγω απαίτηση στην αίτησή του και, επιπλέον, επεξηγεί γιατί δεν έχει εφαρμογή η συγκεκριμένη απαίτηση.
Άρθρο 2
Πολιτικές και διαδικασίες
Σε περίπτωση που πρέπει να παρασχεθούν πληροφορίες όσον αφορά πολιτικές ή διαδικασίες, ο αιτών διασφαλίζει ότι οι πολιτικές ή οι διαδικασίες περιλαμβάνουν έκαστο των ακόλουθων στοιχείων ή συνοδεύονται από αυτό:
α)
στοιχεία του αρμόδιου για την έγκριση και τη διατήρηση των πολιτικών και διαδικασιών·
β)
περιγραφή του τρόπου με τον οποίον διασφαλίζεται και παρακολουθείται η συμμόρφωση προς τις πολιτικές και τις διαδικασίες, και του αρμόδιου για τη συμμόρφωση εν προκειμένω·
γ)
περιγραφή των ληπτέων μέτρων σε περίπτωση παραβίασης πολιτικών και διαδικασιών·
δ)
ενδεικτική περιγραφή της διαδικασίας αναφοράς στην ΕΑΚΑΑ τυχόν ουσιαστικής παραβίασης πολιτικών ή διαδικασιών που μπορεί να οδηγήσει σε παραβίαση των όρων της αρχικής καταχώρισης.
ΤΜΗΜΑ 2
Ιδιοκτησία
Άρθρο 3
Ιδιοκτησία του αρχείου καταγραφής συναλλαγών
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών πρέπει να περιλαμβάνει:
α)
κατάλογο ο οποίος περιλαμβάνει το ονοματεπώνυμο κάθε προσώπου ή την επωνυμία κάθε οντότητας που κατέχει άμεσα ή έμμεσα το 5 % ή περισσότερο του κεφαλαίου του αιτούντος ή των δικαιωμάτων ψήφου του ή αυτών των οποίων η συμμετοχή καθιστά δυνατή την άσκηση σημαντικής επιρροής επί της διαχείρισης των αιτούντων·
β)
κατάλογο επιχειρήσεων στις οποίες το πρόσωπο που αναφέρεται στο στοιχείο α) κατέχει το 5 % ή περισσότερο του κεφαλαίου ή των δικαιωμάτων ψήφου ή ασκεί σημαντική επιρροή επί της διαχείρισής τους.
2. Σε περίπτωση που ο αιτών έχει μητρική επιχείρηση:
α)
αναφέρει τη διεύθυνση της έδρας·
β)
αποδεικνύει κατά πόσον η μητρική εταιρεία έχει άδεια λειτουργίας ή είναι καταχωρισμένη και υπόκειται σε εποπτεία και, όταν ισχύει αυτό, παραθέτει τυχόν αριθμό μητρώου και την ονομασία της αρμόδιας εποπτικής αρχής.
Άρθρο 4
Διάγραμμα ιδιοκτησίας
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει διάγραμμα στο οποίο εμφαίνονται οι δεσμοί ιδιοκτησίας μεταξύ της μητρικής επιχείρησης, των θυγατρικών και τυχόν άλλων οντοτήτων ή υποκαταστημάτων.
2. Οι επιχειρήσεις που εμφαίνονται στο διάγραμμα που αναφέρεται στην παράγραφο 1 προσδιορίζονται με την πλήρη επωνυμία, το νομικό καθεστώς και τη διεύθυνση της έδρας τους.
ΤΜΗΜΑ 3
Οργανωτική δομή, διακυβέρνηση και συμμόρφωση
Άρθρο 5
Οργανόγραμμα
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει το οργανόγραμμα, το οποίο περιγράφει λεπτομερώς την οργανωτική δομή του αιτούντος, περιλαμβανομένου αυτού για τυχόν επικουρικές υπηρεσίες.
2. Το συγκεκριμένο οργανόγραμμα περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την ταυτότητα του αρμόδιου για κάθε σημαντικό ρόλο, περιλαμβανομένων των ανώτατων διοικητικών στελεχών και των ατόμων που διευθύνουν τις δραστηριότητες τυχόν υποκαταστημάτων.
Άρθρο 6
Εταιρική διακυβέρνηση
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τις εσωτερικές πολιτικές εταιρικής διακυβέρνησης του αιτούντος, καθώς και τις διαδικασίες και τους γενικούς όρους που διέπουν την ανώτατη διοίκησή του, περιλαμβανομένων του διοικητικού συμβουλίου, των μη εκτελεστικών μελών του και, όπου υπάρχουν, των επιτροπών.
2. Οι πληροφορίες αυτές περιλαμβάνουν περιγραφή της διαδικασίας επιλογής, των διορισμών, της αξιολόγησης της απόδοσης και της αποχώρησης ανώτατων διοικητικών στελεχών και μελών του συμβουλίου.
3. Σε περίπτωση που ο αιτών υιοθετεί αναγνωρισμένο κώδικα δεοντολογίας στον τομέα της εταιρικής διακυβέρνησης, η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών προσδιορίζει τον κώδικα και επεξηγεί τυχόν καταστάσεις στις οποίες ο αιτών παρεκκλίνει του κώδικα.
Άρθρο 7
Εσωτερικοί έλεγχοι
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων του αιτούντος. Αυτό περιλαμβάνει πληροφορίες όσον αφορά τις υπηρεσίες συμμόρφωσης, επανεξέτασης, την αξιολόγηση κινδύνων, τους μηχανισμούς εσωτερικού ελέγχου και τις ρυθμίσεις που διέπουν την υπηρεσία εσωτερικού λογιστικού ελέγχου.
2. Η επισκόπηση περιλαμβάνει πληροφορίες για τα ακόλουθα θέματα:
α)
τις πολιτικές και τις διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου των αιτούντων·
β)
την παρακολούθηση και την αξιολόγηση της επάρκειας και της αποτελεσματικότητας των συστημάτων του αιτούντος·
γ)
τον έλεγχο και τη διασφάλιση των συστημάτων επεξεργασίας πληροφοριών του αιτούντος·
δ)
τα εσωτερικά όργανα που έχουν αναλάβει την αξιολόγηση των πορισμάτων.
3. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες όσον αφορά τον εσωτερικό λογιστικό έλεγχο του αιτούντος:
α)
εξήγηση του τρόπου με τον οποίο αναπτύσσεται και εφαρμόζεται η μεθοδολογία εσωτερικού ελέγχου, λαμβάνοντας υπόψη τον χαρακτήρα των δραστηριοτήτων, τις πολύπλοκες καταστάσεις και τους κινδύνους του αιτούντος·
β)
πρόγραμμα εργασίας για τα τρία έτη που έπονται της ημερομηνίας εφαρμογής.
Άρθρο 8
Κανονιστική συμμόρφωση
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες όσον αφορά τις πολιτικές και τις διαδικασίες του αιτούντος για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης προς τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 648/2012:
α)
περιγραφή των ρόλων των αρμοδίων για τη συμμόρφωση και οποιωνδήποτε άλλων μελών του προσωπικού που συμμετέχουν στις αξιολογήσεις συμμόρφωσης, περιλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο διασφαλίζεται η ανεξαρτησία της υπηρεσίας συμμόρφωσης από τις υπόλοιπες δραστηριότητες·
β)
τις εσωτερικές πολιτικές και διαδικασίες που αποσκοπούν να διασφαλίσουν ότι ο αιτών, περιλαμβανομένων των διοικητικών στελεχών και των υπαλλήλων του, πληροί όλες τις διατάξεις του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012, μεταξύ άλλων με περιγραφή του ρόλου του συμβουλίου και της ανώτατης διοίκησης·
γ)
όπου διατίθεται, την τελευταία εσωτερική έκθεση που έχει εκπονηθεί από τους αρμοδίους για τη συμμόρφωση ή οποιουσδήποτε άλλους υπαλλήλους που συμμετέχουν στις αξιολογήσεις της συμμόρφωσης στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων του αιτούντος.
Άρθρο 9
Ανώτατα διοικητικά στελέχη και μέλη του συμβουλίου
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες όσον αφορά κάθε μέλος της ανώτατης διοίκησης και κάθε μέλος του συμβουλίου:
α)
αντίγραφο του βιογραφικού σημειώματος, προκειμένου να καθίσταται δυνατή η αξιολόγηση σχετικά με την ενδεδειγμένη πείρα και γνώσεις που απαιτούνται για την ενδεδειγμένη εκτέλεση των καθηκόντων τους·
β)
λεπτομερή στοιχεία όσον φορά τυχόν ποινικές καταδίκες σε σχέση με την παροχή χρηματοπιστωτικών ή συναφών με δεδομένα υπηρεσιών ή σε σχέση με πράξεις απάτης ή απιστίας, ιδίως μέσω επίσημου πιστοποιητικού, εφόσον διατίθεται στο εσωτερικό του οικείου κράτους μέλους·
γ)
δήλωση του ιδίου του ενδιαφερομένου περί εχεγγύων εντιμότητας σε σχέση με την παροχή χρηματοπιστωτικής υπηρεσίας ή υπηρεσίας συναφούς με δεδομένα, όπου κάθε μέλος της ανώτατης διοίκησης και του συμβουλίου αναφέρει αν:
i)
έχει καταδικαστεί για τυχόν αξιόποινη πράξη σε σχέση με την παροχή χρηματοπιστωτικών ή συναφών με δεδομένα υπηρεσιών ή σε σχέση με πράξεις απάτης ή απιστίας·
ii)
έχει αποτελέσει αντικείμενο κυρώσεων στο πλαίσιο πειθαρχικής διαδικασίας ασκηθείσας από ρυθμιστική αρχή ή κρατικούς φορείς ή οργανισμούς ή αποτελεί αντικείμενο τυχόν τέτοιας διαδικασίας η οποία δεν έχει περατωθεί·
iii)
έχει αποτελέσει αντικείμενο κυρώσεων σε αστική δίκη σε σχέση με την παροχή χρηματοπιστωτικών ή συναφών με δεδομένα υπηρεσιών ή σε σχέση με πράξεις απάτης ή απιστίας, ή για παρατυπία ή απάτη όσον αφορά τη διαχείριση επιχείρησης·
iv)
έχει συμμετάσχει στο συμβούλιο ή στην ανώτατη διοίκηση επιχείρησης της οποίας η εγγραφή ή η άδεια έχει ανακληθεί από ρυθμιστικό φορέα·
v)
έχει στερηθεί το δικαίωμα να ασκεί δραστηριότητες που απαιτούν εγγραφή ή άδεια από ρυθμιστικό φορέα·
vi)
έχει συμμετάσχει στο συμβούλιο ή στην ανώτατη διοίκηση επιχείρησης που έχει κηρύξει πτώχευση ή τελούσε υπό εκκαθάριση ενόσω το εν λόγω πρόσωπο ήταν συνδεδεμένο με την επιχείρηση ή εντός ενός έτους από τότε που το πρόσωπο έπαυσε να συνδέεται με την επιχείρηση·
vii)
έχει συμμετάσχει στο συμβούλιο ή στην ανώτατη διοίκηση επιχείρησης που έχει αποτελέσει αντικείμενο κυρώσεων ή ποινής από ρυθμιστικό φορέα·
viii)
έχει άλλως αποτελέσει αντικείμενο καταδίκης, αναστολής ή αποκλεισμού από την άσκηση καθηκόντων ή αντικείμενο οποιασδήποτε άλλης κύρωσης σε σχέση με απάτη, απιστία ή σε σχέση με την παροχή χρηματοπιστωτικών ή συναφών με δεδομένα υπηρεσιών, από κρατικό, ρυθμιστικό ή επαγγελματικό φορέα·
ix)
έχει αποκλειστεί από διοικητικά καθήκοντα, αποκλειστεί από καθήκοντα διευθυντικού στελέχους, απολυθεί από απασχόληση ή άλλη σύνδεση με επιχείρηση, συνεπεία καταγγελιών για παραπτώματα ή παρατυπίες·
δ)
δήλωση για τυχόν δυνητικές συγκρούσεις συμφερόντων που μπορεί να έχουν τα ανώτατα διοικητικά στελέχη και τα μέλη του συμβουλίου κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους, καθώς και τους τρόπους διαχείρισης αυτών των συγκρούσεων.
2. Οποιεσδήποτε πληροφορίες υποβάλλονται στην ΕΑΚΑΑ βάσει της παραγράφου 1 χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για τον σκοπό της καταχώρισης και της διαρκούς συμμόρφωσης προς τους όρους της καταχώρισης του αιτούντος αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
ΤΜΗΜΑ 4
Προσωπικό και αποδοχές
Άρθρο 10
Πολιτικές και διαδικασίες προσωπικού
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πολιτικές και διαδικασίες:
α)
αντίγραφο της πολιτικής αποδοχών για τα ανώτατα διοικητικά στελέχη, τα μέλη του συμβουλίου και το προσωπικό που απασχολείται στις υπηρεσίες ελέγχου και αντιμετώπισης κινδύνων·
β)
περιγραφή των μέτρων που εφαρμόζει ο αιτών για τον μετριασμό του κινδύνου υπέρμετρης εμπιστοσύνης σε οποιονδήποτε μεμονωμένο υπάλληλο.
Άρθρο 11
Καταλληλότητα και επάρκεια
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με το προσωπικό του αιτούντος:
α)
γενικό κατάλογο του απασχολούμενου προσωπικού που περιλαμβάνει τον ρόλο εκάστου και τα απαιτούμενα προσόντα ανά ρόλο·
β)
ειδική περιγραφή του προσωπικού στον τομέα της τεχνολογίας των πληροφοριών, που απασχολείται για την παροχή υπηρεσιών αρχείου καταγραφής συναλλαγών, περιλαμβανομένων του ρόλου και των προσόντων εκάστου ατόμου·
γ)
περιγραφή των ρόλων και των προσόντων εκάστου ατόμου που είναι αρμόδιο για τον εσωτερικό λογιστικό έλεγχο, τους εσωτερικούς ελέγχους, τη συμμόρφωση, την αξιολόγηση κινδύνων και την εσωτερική επανεξέταση·
δ)
την ταυτοποίηση των μελών του αποκλειστικού προσωπικού και εκείνων των μελών του προσωπικού που απασχολούνται υπό καθεστώς εξωτερικής ανάθεσης·
ε)
λεπτομερή στοιχεία όσον αφορά την επιμόρφωση και την ανάπτυξη σχετικά με τις δραστηριότητες του αρχείου καταγραφής συναλλαγών, περιλαμβανομένης οποιασδήποτε εξέτασης ή άλλης μορφής τυπικής αξιολόγησης που απαιτείται για το προσωπικό όσον αφορά την άσκηση των δραστηριοτήτων του αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
ΤΜΗΜΑ 5
Χρηματοοικονομικοί πόροι για τη λειτουργία του αρχείου καταγραφής συναλλαγών
Άρθρο 12
Οικονομικές εκθέσεις και επιχειρηματικά σχέδια
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες οικονομικές και επιχειρηματικές πληροφορίες σχετικά με τον αιτούντα:
α)
πλήρη σειρά οικονομικών καταστάσεων, που έχουν εκπονηθεί σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα που έχουν υιοθετηθεί σύμφωνα με το άρθρο 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1606/2002 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 19ης Ιουλίου 2002, για την εφαρμογή διεθνών λογιστικών προτύπων (4)·
β)
σε περίπτωση που οι οικονομικές καταστάσεις του αιτούντος υπόκεινται σε υποχρεωτικό έλεγχο κατά την έννοια που δίδεται στο άρθρο 2 σημείο 1 της οδηγίας 2006/43/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 17ης Μαΐου 2006, για τους υποχρεωτικούς ελέγχους των ετήσιων και των ενοποιημένων λογαριασμών (5), οι οικονομικές εκθέσεις περιλαμβάνουν την έκθεση ελέγχου σχετικά με την ετήσια και ενοποιημένη οικονομική κατάσταση·
γ)
εάν ο αιτών υπόκειται σε έλεγχο, την ονομασία και τον εθνικό αριθμό μητρώου του εξωτερικού ελεγκτή·
δ)
οικονομικό επιχειρηματικό σχέδιο το οποίο προβλέπει διάφορα επιχειρηματικά σενάρια για τις υπηρεσίες αρχείου καταγραφής συναλλαγών, για τουλάχιστον τριετή περίοδο αναφοράς.
2. Σε περίπτωση που οι ιστορικές χρηματοοικονομικές πληροφορίες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 δεν είναι διαθέσιμες, η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με τον αιτούντα:
α)
την τυποποιημένη προσωρινή κατάσταση, η οποία καταδεικνύει ίδιους πόρους και την προσδοκώμενη επιχειρηματική κατάσταση εντός έξι μηνών μετά τη χορήγηση της καταχώρισης·
β)
ενδιάμεση οικονομική έκθεση, σε περίπτωση που δεν είναι ακόμη διαθέσιμες οι οικονομικές καταστάσεις για την απαιτούμενη χρονική περίοδο·
γ)
κατάσταση χρηματοοικονομικής θέσης, όπως ισολογισμός, λογαριασμός αποτελεσμάτων, μεταβολές ιδίων κεφαλαίων και ταμειακών διαθεσίμων, καθώς και σημειώσεις που περιλαμβάνουν συνοπτική παρουσίαση των λογιστικών πολιτικών και άλλες επεξηγηματικές σημειώσεις.
3. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ελεγμένες ετήσιες οικονομικές καταστάσεις οποιασδήποτε μητρικής επιχείρησης για τα τρία οικονομικά έτη που προηγούνται της ημερομηνίας της αίτησης.
4. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει επίσης τις ακόλουθες οικονομικές πληροφορίες σχετικά με τον αιτούντα:
α)
ενδεικτική περιγραφή μελλοντικών σχεδίων για την ίδρυση θυγατρικών, καθώς και τον τόπο εγκατάστασής τους·
β)
περιγραφή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων τις οποίες σχεδιάζει να ασκήσει ο αιτών, προσδιορίζοντας τις δραστηριότητες τυχόν θυγατρικών ή υποκαταστημάτων.
ΤΜΗΜΑ 6
Συγκρούσεις συμφερόντων
Άρθρο 13
Διαχείριση των συγκρούσεων συμφερόντων
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές και τις διαδικασίες που έχει καθιερώσει ο αιτών για τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων:
α)
πολιτικές και διαδικασίες όσον αφορά τον προσδιορισμό, τη διαχείριση και τη γνωστοποίηση συγκρούσεων συμφερόντων, και περιγραφή της διαδικασίας που χρησιμοποιείται για να διασφαλίζεται ότι τα αρμόδια άτομα γνωρίζουν τις πολιτικές και τις διαδικασίες·
β)
οποιαδήποτε άλλα μέτρα και ελέγχους εφαρμόζει για τη διασφάλιση της ανταπόκρισης στις απαιτήσεις που αναφέρονται στο στοιχείο α) σχετικά με τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων·
Άρθρο 14
Εμπιστευτικότητα
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις εσωτερικές πολιτικές και μηχανισμούς που εμποδίζουν οποιαδήποτε χρήση αποθηκευμένων πληροφοριών στο μελλοντικό αρχείο καταγραφής συναλλαγών:
α)
για παράνομους σκοπούς·
β)
για γνωστοποίηση εμπιστευτικών πληροφοριών·
γ)
μη επιτρεπόμενη εμπορικούς σκοπούς.
2. Η εν λόγω αίτηση περιλαμβάνει περιγραφή των εσωτερικών διαδικασιών για τη χορήγηση αδειών στο προσωπικό όσον αφορά τη χρήση κωδικών πρόσβασης στα δεδομένα, όπου προσδιορίζεται ο σκοπός του προσωπικού, το πεδίο εφαρμογής των δεδομένων που βλέπουν και τυχόν περιορισμοί στη χρήση των δεδομένων.
3. Οι αιτούντες παρέχουν στην ΕΑΚΑΑ πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες τήρησης ημερολογίου στο οποίο προσδιορίζεται κάθε μέλος του προσωπικού που συμβουλεύεται τα δεδομένα, η ώρα της πρόσβασης, ο χαρακτήρας των δεδομένων στα οποία υπήρξε πρόσβαση και ο σκοπός.
Άρθρο 15
Καταγραφή και μετριασμός των συγκρούσεων συμφερόντων
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει επικαιροποιημένη καταγραφή, τη χρονική στιγμή της υποβολής της αίτησης, των υφιστάμενων ουσιαστικών συγκρούσεων συμφερόντων σε σχέση με τυχόν επικουρικές ή άλλες σχετικές υπηρεσίες που παρέχει ο αιτών, καθώς και περιγραφή του τρόπου διαχείρισής τους.
2. Σε περίπτωση που ο αιτών αποτελεί μέρος ομίλου, η καταγραφή περιλαμβάνει οποιεσδήποτε ουσιαστικές συγκρούσεις που ανακύπτουν από άλλες επιχειρήσεις στο εσωτερικό του ομίλου, όπως και τους τρόπους διαχείρισης αυτών των συγκρούσεων.
ΤΜΗΜΑ 7
Πόροι και διαδικασίες
Άρθρο 16
Πόροι τεχνολογίας των πληροφοριών και εξωτερική ανάθεση
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει περιγραφή σχετικά με τα εξής:
α)
τα συστήματα και τις εγκαταστάσεις χρήστη που έχει αναπτύξει ο αιτών προκειμένου να παρέχει υπηρεσίες στους πελάτες, περιλαμβανομένων αντιγράφου τυχόν εγχειριδίου χρήστη και εσωτερικών διαδικασιών·
β)
τις πολιτικές επενδύσεων και ανανέωσης όσον αφορά τους πόρους τεχνολογίας των πληροφοριών του αιτούντος·
γ)
ρυθμίσεις εξωτερικής ανάθεσης που εφαρμόζει ο αιτών, από κοινού με τις μεθόδους που χρησιμοποιεί για να παρακολουθεί το επίπεδο εξυπηρέτησης των καθηκόντων που αναθέτει εξωτερικά, καθώς και αντίγραφο των συμβάσεων που διέπουν τις εν λόγω ρυθμίσεις.
Άρθρο 17
Επικουρικές υπηρεσίες
Σε περίπτωση που ο αιτών, επιχείρηση εντός του ομίλου του ή επιχείρηση με την οποία ο αιτών έχει συνάψει ουσιαστική συμφωνία σχετικά με υπηρεσίες διαπραγμάτευσης ή μετασυναλλακτικές υπηρεσίες προσφέρει ή σχεδιάζει να προσφέρει τυχόν επικουρικές υπηρεσίες, η αίτησή του για καταχώριση ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει περιγραφή:
α)
των επικουρικών υπηρεσιών που παρέχει ο αιτών ή ο μητρικός όμιλός του, και περιγραφή οποιασδήποτε συμφωνίας που μπορεί να έχει συνάψει το αρχείο καταγραφής συναλλαγών με εταιρείες που προσφέρουν υπηρεσίες διαπραγμάτευσης ή μετασυναλλακτικές υπηρεσίες, ή άλλες σχετικές υπηρεσίες, καθώς και αντίγραφα τέτοιων συμφωνιών·
β)
των διαδικασιών και των πολιτικών που διασφαλίζουν τον λειτουργικό διαχωρισμό μεταξύ των υπηρεσιών αρχείου καταγραφής συναλλαγών του αιτούντος και άλλων τομέων επιχειρηματικής δραστηριότητας, μεταξύ άλλων σε περίπτωση που χωριστός τομέας επιχειρηματικής δραστηριότητας αποτελεί αντικείμενο διαχείρισης από το αρχείο καταγραφής συναλλαγών, εταιρεία η οποία ανήκει στην εταιρεία συμμετοχών του, ή οποιαδήποτε άλλη εταιρεία με την οποία έχει συνάψει ουσιαστική συμφωνία στο πλαίσιο της αλυσίδας διαπραγμάτευσης ή της μετασυναλλακτικής αλυσίδας ή του τομέα επιχειρηματικής δραστηριότητας.
ΤΜΗΜΑ 8
Κανόνες πρόσβασης
Άρθρο 18
Διαφάνεια σχετικά με τους κανόνες πρόσβασης
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει:
α)
τις πολιτικές και τις διαδικασίες πρόσβασης σύμφωνα με τις οποίες οι χρήστες έχουν πρόσβαση στα δεδομένα σε αρχείο καταγραφής συναλλαγών, περιλαμβανομένων οποιωνδήποτε διαδικασιών σύμφωνα με τις οποίες οι χρήστες μπορεί να χρειαστεί να τροποποιήσουν ή να αναθεωρήσουν καταχωρισμένες συμβάσεις·
β)
αντίγραφο των όρων και των προϋποθέσεων που καθορίζουν τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του χρήστη·
γ)
περιγραφή των διαφόρων κατηγοριών πρόσβασης που διατίθεται σε χρήστες, εάν είναι περισσότερες από μία·
δ)
τις πολιτικές και τις διαδικασίες πρόσβασης σύμφωνα με τις οποίες άλλοι πάροχοι υπηρεσιών μπορεί να έχουν πρόσβαση χωρίς διακρίσεις σε πληροφορίες που τηρούνται από το αρχείο καταγραφής συναλλαγών, σε περίπτωση που οι σχετικοί αντισυμβαλλόμενοι έχουν παράσχει τη συγκατάθεσή τους.
Άρθρο 19
Διαφάνεια σχετικά με ρυθμίσεις συμμόρφωσης και ακρίβεια των δεδομένων
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις διαδικασίες που εφαρμόζει ο αιτών προκειμένου να ελέγχει:
α)
τη συμμόρφωση του αναφέροντος αντισυμβαλλομένου ή της υποβάλλουσας οντότητας προς τις απαιτήσεις αναφοράς·
β)
την ορθότητα των αναφερόμενων πληροφοριών·
γ)
ότι τα δεδομένα μπορούν να είναι σύμφωνα μεταξύ αρχείων καταγραφής συναλλαγών, εάν οι αντισυμβαλλόμενοι αναφέρουν συναλλαγές σε διαφορετικά αρχεία καταγραφής συναλλαγών.
Άρθρο 20
Διαφάνεια της πολιτικής για την τιμολόγηση
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει περιγραφή όσον αφορά τα ακόλουθα στοιχεία του αιτούντος:
α)
την πολιτική για την τιμολόγηση, περιλαμβανομένων τυχόν ισχυουσών εκπτώσεων και επιστροφών, και τους όρους παροχής του οφέλους των εν λόγω μειώσεων·
β)
τη δομή των τελών για την παροχή τυχόν επικουρικών υπηρεσιών, περιλαμβανομένου του εκτιμώμενου κόστους των υπηρεσιών αρχείου καταγραφής συναλλαγών και των επικουρικών υπηρεσιών, από κοινού με τις λεπτομέρειες των μεθόδων που χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό του χωριστού κόστους στο οποίο μπορεί να υποβληθεί ο αιτών κατά την παροχή υπηρεσιών αρχείου καταγραφής συναλλαγών και επικουρικών υπηρεσιών·
γ)
τις μεθόδους που χρησιμοποιούνται προκειμένου να καταστούν οι πληροφορίες διαθέσιμες για πελάτες, ιδίως αναφέρουσες οντότητες, και μελλοντικούς πελάτες, περιλαμβανομένου αντιγράφου της δομής των τελών, σε περίπτωση που οι υπηρεσίες αρχείου συναλλαγών και οι επικουρικές υπηρεσίες είναι διαχωρισμένες.
ΤΜΗΜΑ 9
Λειτουργική αξιοπιστία
Άρθρο 21
Λειτουργικός κίνδυνος
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει:
α)
λεπτομερή περιγραφή των διαθέσιμων πόρων και διαδικασιών που αποσκοπούν να εντοπίσουν και να μετριάσουν τον λειτουργικό κίνδυνο και οποιονδήποτε άλλον ουσιαστικό κίνδυνο στον οποίο εκτίθεται ο αιτών, περιλαμβανομένου αντιγράφου οποιωνδήποτε σχετικών εγχειριδίων και εσωτερικών διαδικασιών·
β)
περιγραφή των καθαρών ρευστοποιήσιμων στοιχείων που έχουν χρηματοδοτηθεί με ίδια κεφάλαια για την κάλυψη δυνητικών γενικών επιχειρηματικών ζημιών προκειμένου να συνεχιστεί η παροχή υπηρεσιών σε συνθήκες δρώσας οικονομικής μονάδας, και εκτίμηση της επάρκειας των χρηματοοικονομικών πόρων του με σκοπό την κάλυψη του λειτουργικού κόστους εκκαθάρισης ή αναδιοργάνωσης των κρίσιμων πράξεων και υπηρεσιών στη διάρκεια τουλάχιστον έξι μηνών·
γ)
το σχέδιο αδιάλειπτης λειτουργίας του αιτούντος και ενδεικτική περιγραφή της πολιτικής για την επικαιροποίηση του σχεδίου. Ειδικότερα, το σχέδιο περιλαμβάνει:
i)
όλες τις επιχειρηματικές διεργασίες, διαδικασίες κλιμάκωσης και σχετικά συστήματα που είναι αποφασιστικής σημασίας για τη διασφάλιση των υπηρεσιών του αιτούντος αρχείου καταγραφής συναλλαγών, περιλαμβανομένων οποιωνδήποτε ανατεθεισών εξωτερικά υπηρεσιών και περιλαμβανομένων της στρατηγικής, της πολιτικής και των στόχων του αρχείου καταγραφής συναλλαγών όσον αφορά τη συνέχεια αυτών των διεργασιών·
ii)
τις ρυθμίσεις που εφαρμόζονται με άλλους παρόχους υποδομής χρηματοπιστωτικών αγορών, περιλαμβανομένων άλλων αρχείων καταγραφής συναλλαγών·
iii)
τις ρυθμίσεις για τη διασφάλιση ελάχιστου επιπέδου εξυπηρέτησης των κρίσιμων λειτουργιών και το προβλεπόμενο χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωση της πλήρους αποκατάστασης αυτών των διεργασιών·
iv)
τον μέγιστο αποδεκτό χρόνο αποκατάστασης για επιχειρηματικές διεργασίες και συστήματα, λαμβανομένης υπόψη της προθεσμίας αναφοράς σε αρχεία καταγραφής συναλλαγών, όπως προβλέπεται στο άρθρο 9 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012, και του όγκου των δεδομένων που χρειάζεται να επεξεργαστεί το αρχείο καταγραφής συναλλαγών εντός της συγκεκριμένης ημερήσιας περιόδου·
v)
τις διαδικασίες που αφορούν συνεπαγόμενες καταγραφές συμβάντων και επανεξετάσεις·
vi)
πρόγραμμα δοκιμών και τα αποτελέσματα των όποιων δοκιμών·
vii)
τον αριθμό των διαθέσιμων εναλλακτικών τεχνικών και λειτουργικών χώρων, την τοποθεσία τους, τους πόρους σε σύγκριση με τον βασικό χώρο και τις διαδικασίες αδιάλειπτης λειτουργίας που εφαρμόζονται, σε περίπτωση που χρειάζεται να χρησιμοποιηθούν εναλλακτικοί χώροι·
viii)
πληροφορίες σχετικά με την πρόσβαση σε βοηθητικό επιχειρησιακό χώρο προκειμένου το προσωπικό να διασφαλίσει τη συνέχιση της εξυπηρέτησης, σε περίπτωση που δεν είναι διαθέσιμη η έδρα των κεντρικών γραφείων·
δ)
περιγραφή των ρυθμίσεων για τη διασφάλιση των δραστηριοτήτων αρχείου καταγραφής συναλλαγών σε περίπτωση διακοπής και της συμμετοχής των χρηστών του αρχείου καταγραφής συναλλαγών και άλλων τρίτων σε αυτές.
ΤΜΗΜΑ 10
Τήρηση αρχείου
Άρθρο 22
Πολιτική όσον αφορά την τήρηση αρχείων
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την παραλαβή και τη διαχείριση δεδομένων, περιλαμβανομένων των όποιων πολιτικών και διαδικασιών εφαρμόζονται από τον αιτούντα προκειμένου να διασφαλίζεται:
α)
έγκαιρη και ακριβής καταχώριση των αναφερόμενων πληροφοριών·
β)
ότι τα δεδομένα διατηρούνται τόσο διαδικτυακά όσο και μη διαδικτυακά·
γ)
ότι υπάρχουν επαρκή αντίγραφα των δεδομένων για τους σκοπούς της αδιάλειπτης λειτουργίας.
2. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει περιγραφή των συστημάτων, πολιτικών και διαδικασιών τήρησης αρχείων που χρησιμοποιούνται προκειμένου να διασφαλίζεται ότι οι πληροφορίες τροποποιούνται καταλλήλως και οι θέσεις υπολογίζονται ορθώς, σύμφωνα με τις σχετικές νομοθετικές ή κανονιστικές απαιτήσεις.
ΤΜΗΜΑ 11
Διαθεσιμότητα των δεδομένων
Άρθρο 23
Μηχανισμοί διαθεσιμότητας των δεδομένων
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιέχει περιγραφή των πόρων, μεθόδων και διαύλων που χρησιμοποιεί ο αιτών για να διευκολύνει την πρόσβαση στις πληροφορίες σύμφωνα με το άρθρο 81 παράγραφοι 1, 3 και 5 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012 σχετικά με τη διαφάνεια και τη διαθεσιμότητα των δεδομένων, μαζί με:
α)
περιγραφή των πόρων, μεθόδων και διαύλων που χρησιμοποιεί το αρχείο καταγραφής συναλλαγών για να διευκολύνει την πρόσβαση του κοινού στα δεδομένα που περιέχει, σύμφωνα με το άρθρο 81 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012, και της συχνότητας των επικαιροποιήσεων, από κοινού με αντίγραφο των ειδικών εγχειριδίων και εσωτερικών πολιτικών·
β)
περιγραφή των πόρων, μεθόδων και εγκαταστάσεων που χρησιμοποιεί το αρχείο καταγραφής δεδομένων για να διευκολύνει την πρόσβαση των αρμόδιων αρχών στις πληροφορίες του, σύμφωνα με το άρθρο 81 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012, της συχνότητας της επικαιροποίησης και των ελέγχων και επαληθεύσεων που μπορεί να εφαρμόζει το αρχείο καταγραφής συναλλαγών για τη διαδικασία φιλτραρίσματος της πρόσβασης, από κοινού με αντίγραφο των ειδικών εγχειριδίων και εσωτερικών διαδικασιών·
γ)
περιγραφή των πόρων, μεθόδων και διαύλων που χρησιμοποιεί το αρχείο καταγραφής συναλλαγών προκειμένου να διευκολύνει την πρόσβαση των αντισυμβαλλομένων σε συμβάσεις στις πληροφορίες του, σύμφωνα με το άρθρο 80 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012, και της συχνότητας των επικαιροποιήσεων, από κοινού με αντίγραφο των ειδικών εγχειριδίων και εσωτερικών πολιτικών.
Άρθρο 24
Βεβαίωση της ακρίβειας και της πληρότητας της αίτησης
1. Οποιεσδήποτε πληροφορίες υποβλήθηκαν στην ΕΑΚΑΑ κατά τη διαδικασία καταχώρισης συνοδεύονται από επιστολή, υπογεγραμμένη από μέλος του συμβουλίου του αρχείου καταγραφής συναλλαγών και ανώτατο διοικητικό στέλεχος, η οποία πιστοποιεί ότι οι υποβληθείσες πληροφορίες είναι ακριβείς και πλήρεις εξ όσων γνωρίζει, κατά την ημερομηνία της εν λόγω υποβολής.
2. Οι πληροφορίες συνοδεύονται επίσης, ενδεχομένως, από τα σχετικά εταιρικά νομικά δικαιολογητικά που πιστοποιούν την ακρίβεια των δεδομένων.
Άρθρο 25
Έναρξη ισχύος
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 19 Δεκεμβρίου 2012.