PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 463/2014
ze dne 5. května 2014,
kterým se podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám stanoví podmínky týkající se systému pro elektronickou výměnu dat mezi členskými státy a Komisí
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 30 odst. 4 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Podle čl. 30 odst. 4 nařízení (EU) č. 223/2014 se všechny úřední výměny informací mezi členskými státy a Komisí provádějí za použití systému pro elektronickou výměnu dat. Je proto nutné stanovit podmínky, jež má uvedený systém pro elektronickou výměnu dat splňovat.
(2)
Za účelem zaručení co nejvyšší kvality informací o provádění operačních programů, zvýšení využitelnosti systému a jeho zjednodušení je nutné stanovit základní požadavky na formu a rozsah informací, jež jsou předmětem výměny.
(3)
Je nutné specifikovat zásady a použitelná pravidla pro fungování systému s ohledem na určení strany, která je odpovědná za nahrávání dokumentů a provádění jejich aktualizací.
(4)
Aby bylo možné zaručit snížení administrativní zátěže členských států i Komise a zároveň zajistit účinnou výměnu informací, je nutné stanovit technické vlastnosti systému.
(5)
Členské státy a Komise by také měly mít možnost zadávat a předávat data dvěma různými způsoby, jež budou upřesněny. Je rovněž nutné stanovit jasná pravidla pro případ, že systém elektronické výměny dat nelze použít v důsledku vyšší moci, aby členské státy i Komise mohly pokračovat ve výměně informací alternativním způsobem.
(6)
Členské státy a Komise by měly zajistit, že předávání dat prostřednictvím systému elektronické výměny dat bude probíhat zabezpečeným způsobem, který zajistí dostupnost, úplnost, pravost, důvěrnost informací a nemožnost popření informací. Z tohoto důvodu je nutné stanovit pravidla týkající se bezpečnosti.
(7)
Toto zařízení by mělo respektovat základní práva a dodržovat zásady uznané Listinou základních práv Evropské unie, zejména právo na ochranu osobních údajů. Toto nařízení by se tedy mělo používat v souladu s těmito právy a zásadami. Pokud jde o osobní údaje zpracovávané členskými státy, použije se směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (2). Pokud jde o zpracování osobních údajů orgány a institucemi Unie a o volný pohyb těchto údajů, použije se nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (3).
(8)
S cílem zajistit rychlé uplatňování opatření tohoto nařízení by toto nařízení mělo vstoupit v platnost prvním dnem po jeho vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Opatření uvedená v tomto nařízení jsou v souladu se stanoviskem Výboru Fondu evropské pomoci nejchudším osobám,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
USTANOVENÍ, JIMIŽ SE PROVÁDÍ NAŘÍZENÍ (EU) Č. 223/2014 O FONDU EVROPSKÉ POMOCI NEJCHUDŠÍM OSOBÁM (FEAD)
SYSTÉM PRO ELEKTRONICKOU VÝMĚNU DAT
(Zmocnění podle čl. 30 odst. 4 nařízení (EU) č. 223/2014)
Článek 1
Zřízení systému pro elektronickou výměnu dat
Komise zřídí systém pro elektronickou výměnu dat určený pro veškerou úřední výměnu informací mezi členským státem a Komisí.
Článek 2
Obsah systému pro elektronickou výměnu dat
Systém pro elektronickou výměnu dat (dále jen „SFC2014“) obsahuje alespoň informace uvedené ve vzorech, formátech a šablonách stanovených podle nařízení (EU) č. 223/2014. Informace uvedené v elektronických formulářích, které jsou součástí SFC2014 (dále jen „strukturovaná data“), nelze nahradit nestrukturovanými daty včetně hypertextových odkazů nebo jiných druhů nestrukturovaných dat, jako jsou přílohy obsahující dokumenty nebo obrázky. Pokud členský stát předává stejnou informaci formou strukturovaných dat a nestrukturovaných dat, v případě nesrovnalostí se použijí strukturovaná data.
Článek 3
Provoz SFC2014
1. Komise, orgány určené členskými státy podle čl. 59 odst. 3 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (4) a článku 31 nařízení (EU) č. 223/2014 a orgány, na něž byly úkoly těchto orgánů přeneseny, jsou povinny zadávat do SFC2014 informace, za jejichž předávání odpovídají, a veškeré aktualizace těchto informací.
2. Informace předávané Komisi ověřuje a předkládá jiná osoba než ta, která předávaná data zadala. Toto rozdělení úkolů je podporováno prostřednictvím SFC2014 nebo řídících a kontrolních informačních systémů členského státu automaticky propojených s SFC2014.
3. Členské státy jmenují na vnitrostátní úrovni osobu či osoby odpovídající za správu přístupových práv k SFC2014, jejichž úkolem je:
a)
zjišťovat totožnost uživatelů, kteří žádají o přístup, a ujistit se, že tito uživatelé jsou zaměstnanci organizace;
b)
informovat uživatele o jejich povinnostech za účelem zajištění bezpečnosti systému;
c)
ověřovat oprávnění uživatelů na požadovanou úroveň oprávnění v souvislosti s jejich úkoly a hierarchickým postavením;
d)
žádat o ukončení přístupových práv v případě, že tato přístupová práva již nejsou potřebná nebo opodstatněná;
e)
neprodleně hlásit podezřelé události, které by mohly narušit bezpečnost systému;
f)
hlášením změn zajišťovat trvalou přesnost identifikačních údajů uživatelů;
g)
přijímat nutná preventivní opatření pro ochranu dat a obchodního tajemství podle unijních a vnitrostátních pravidel;
h)
informovat Komisi o všech změnách majících vliv na schopnost orgánů členského státu nebo uživatelů SFC2014 plnit povinnosti uvedené v odstavci 1 nebo na osobní schopnost plnit povinnosti uvedené v bodech a) až g).
4. Výměny dat a transakce jsou opatřeny povinným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (5). Členské státy a Komise uznávají právní účinky elektronického podpisu použitého v SFC2014 a přijímají jej jako důkaz v soudním řízení.
Informace zpracované prostřednictvím SFC2014 musejí respektovat ochranu soukromí, osobních údajů fyzických osob a obchodního tajemství právnických osob podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES (6), směrnice Evropského parlamentu a Rady 2009/136/ES (7), směrnice 1995/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 4
Vlastnosti SFC2014
Za účelem zajištění účinné a účelné elektronické výměny informací má SFC2014 tyto vlastnosti:
a)
interaktivní formuláře nebo formuláře předvyplněné systémem na základě informací, které byly v systému dříve uloženy;
b)
automatické výpočty tam, kde sníží náročnost zadávání pro uživatele;
c)
automatické kontroly jako součást systému umožňující provádět kontrolu vnitřní soudržnosti předávaných dat a jejich soulad s použitelnými pravidly;
d)
systémem vytvářená upozornění, která uživatele SFC2014 upozorní na proveditelnost nebo neproveditelnost určitých úkonů;
e)
on-line sledování stavu zpracovávání informací zadaných do systému;
f)
dostupná historie, pokud jde o všechny informace zadané pro konkrétní operační program.
Článek 5
Předávání informací prostřednictvím SFC2014
1. Přístup k SFC2014 mají všechny členské státy a Komise buď přímo přes interaktivní uživatelské rozhraní (tj. internetovou aplikaci), nebo prostřednictvím technického rozhraní využívajícího předem definované protokoly (tj. internetové služby) umožňujícího automatickou synchronizaci a předávání dat mezi informačními systémy členských států a SFC2014.
2. Datum elektronického předání informací členskými státy Komisi a naopak se považuje za datum předložení dotčeného dokumentu.
3. V případě vyšší moci, nesprávného fungování SFC2014 nebo přerušení připojení k SFC2014 po dobu delší než jeden pracovní den v průběhu posledního týdne před lhůtou stanovenou pro předložení informací nebo v období od 23. do 31. prosince nebo pět pracovních dnů v jiných obdobích se výměna informací mezi členským státem a Komisí může uskutečnit v papírové podobě za použití vzorů, formátů a šablon uvedených v čl. 2 odst. 1 tohoto nařízení.
Jakmile dojde k obnovení správného fungování systému pro elektronickou výměnu, obnovení připojení k tomuto systému nebo jakmile pomine příčina vyšší moci, dotčená strana informaci, která již byla zaslána v papírové podobě, neprodleně zadá také do SFC2014.
4. V případech uvedených v odstavci 3 se za datum předložení dotčeného dokumentu považuje datum uvedené na poštovním razítku.
Článek 6
Bezpečnost dat předávaných prostřednictvím SFC2014
1. Komise pro SFC2014 stanoví politiku bezpečnosti informačních technologií (dále jen „politika bezpečnosti IT SFC“), která se použije na pracovníky, kteří podle příslušných pravidel Unie SFC2014 používají, zejména rozhodnutí Komise K(2006) 3602 (8) a jeho prováděcí pravidla. Komise určí osobu nebo osoby odpovědné za vymezení, dodržování a zajišťování správného používání politiky bezpečnosti pro SFC2014.
2. Členské státy a evropské orgány jiné než Komise, jimž byla udělena přístupová práva k SFC2014, jednají v souladu s podmínkami týkajícími se bezpečnosti IT zveřejněnými na portálu SFC2014 a opatřeními, která v rámci SFC2014 provádí Komise za účelem zabezpečení přenosu dat, zejména v souvislosti s používáním technického rozhraní uvedeného v čl. 5 odst. 1 tohoto nařízení.
3. Členské státy a Komise provedou a zajistí účinnost přijatých bezpečnostních opatření tak, aby byla data, jež uložili a předali prostřednictvím SFC2014, chráněna.
4. Členské státy přijmou vnitrostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti informací týkající se přístupu do SFC2014 a automatického zadávání dat do tohoto systému, kterou zajistí minimální soubor bezpečnostních požadavků. Tyto vnitrostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti IT mohou odkazovat na další dokumenty týkající se bezpečnosti. Každý členský stát zajistí, aby se uvedené politiky bezpečnosti IT použily pro všechny orgány používající SFC2014.
5. Součástí vnitrostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti IT jsou:
a)
aspekty bezpečnosti IT při práci vykonávané osobou či osobami, které odpovídají za správu přístupových práv uvedených v čl. 3 odst. 3 tohoto nařízení, v případě přímého použití;
b)
v případě připojení regionálních nebo místních počítačových systémů k SFC2014 prostřednictvím technického rozhraní uvedeného v čl. 5 odst. 1 tohoto nařízení bezpečnostní opatření pro tyto systémy, které lze uvést do souladu s požadavky na bezpečnost SFC2014.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) jsou případně upraveny tyto aspekty:
a)
fyzická bezpečnost;
b)
nosiče dat a kontrola přístupu;
c)
kontrola uchovávání;
d)
kontrola přístupu a hesla;
e)
sledování;
f)
propojení s SFC2014;
g)
komunikační infrastruktura;
h)
správa lidských zdrojů před, během a po zaměstnání;
i)
krizové řízení.
6. Uvedené vnitrostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti IT jsou založeny na posouzení rizik a popsaná opatření jsou úměrná zjištěným rizikům.
7. Dokumenty vymezující vnitrostátní, regionální nebo místní politiku bezpečnosti IT se na vyžádání poskytnou Komisi.
8. Členské státy určí na vnitrostátní úrovni osobu nebo osoby odpovědné za dodržování a zajišťování správného používání vnitrostátní, regionální nebo místní politiky bezpečnosti IT. Uvedená osoba nebo osoby působí jako kontaktní místo s osobou nebo osobami určenými Komisí a uvedenými v čl. 6 odst. 1 tohoto nařízení.
9. Politika bezpečnosti IT SFC i příslušné vnitrostátní, regionální a místní politiky bezpečnosti IT se aktualizují v případě technologických změn, zjištění nových hrozeb nebo jiných souvisejících událostí. Uvedené politiky se v každém případě každoročně přezkoumávají, aby bylo zajištěno, že i nadále poskytují vhodnou reakci.
KAPITOLA II
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 7
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 5. května 2014.
ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΌΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) αριθ. 463/2014 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 5ης Μαΐου 2014
για τη θέσπιση, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 223/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για το Ταμείο Ευρωπαϊκής Βοήθειας προς τους απόρους, των όρων και των προϋποθέσεων που ισχύουν για το ηλεκτρονικό σύστημα ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ των κρατών μελών και της Επιτροπής
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 223/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 11ης Μαρτίου 2014, για το Ταμείο Ευρωπαϊκής Βοήθειας προς τους Απόρους (1), και ιδίως το άρθρο 30 παράγραφος 4,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Σύμφωνα με το άρθρο 30 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014, όλες οι επίσημες ανταλλαγές πληροφοριών μεταξύ των κρατών μελών και της Επιτροπής γίνονται με σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων. Είναι, επομένως, απαραίτητο να θεσπιστούν οι όροι και οι προϋποθέσεις που θα πρέπει να πληροί το εν λόγω σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων.
(2)
Για να κατοχυρωθεί καλύτερη ποιότητα πληροφοριών σχετικά με την εκτέλεση των επιχειρησιακών προγραμμάτων, μεγαλύτερη χρησιμότητα του συστήματος και απλούστευση, είναι απαραίτητο να οριστούν οι βασικές απαιτήσεις όσον αφορά τη μορφή και την εμβέλεια των πληροφοριών που θα ανταλλάσσονται.
(3)
Είναι απαραίτητο να οριστούν οι αρχές, καθώς και οι κανόνες που θα ισχύουν για τη λειτουργία του συστήματος σε σχέση με την ταυτοποίηση του αρμοδίου για τη μεταφόρτωση των εγγράφων και τις τυχόν επικαιροποιήσεις τους.
(4)
Για να κατοχυρωθεί η μείωση της διοικητικής επιβάρυνσης των κρατών μελών και της Επιτροπής, και για να εξασφαλιστεί ταυτόχρονα η αποτελεσματική και αποδοτική ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών, είναι απαραίτητο να καθοριστούν τα τεχνικά χαρακτηριστικά του συστήματος.
(5)
Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή θα πρέπει επίσης να έχουν τη δυνατότητα να κωδικοποιούν και να διαβιβάζουν δεδομένα με δύο διαφορετικούς τρόπους, οι οποίοι θα πρέπει να καθοριστούν. Είναι επίσης απαραίτητο να προβλεφθούν κανόνες για τις περιπτώσεις ανωτέρας βίας που εμποδίζουν τη χρήση του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων, ώστε να εξασφαλιστεί ότι τόσο τα κράτη μέλη όσο και η Επιτροπή μπορούν να συνεχίσουν να ανταλλάσσουν πληροφορίες με εναλλακτικά μέσα.
(6)
Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή θα πρέπει να εξασφαλίσουν ότι η διαβίβαση δεδομένων μέσω συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων διεξάγεται με ασφαλή τρόπο που εγγυάται τη διαθεσιμότητα, την ακεραιότητα, τη γνησιότητα, την εμπιστευτικότητα και τη μη άρνηση αναγνώρισης των πληροφοριών. Επομένως, θα πρέπει να οριστούν κανόνες για την ασφάλεια.
(7)
Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να σέβεται τα θεμελιώδη δικαιώματα και να τηρεί τις αρχές που αναγνωρίζονται από τον Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και κυρίως το δικαίωμα προστασίας των προσωπικών δεδομένων. Επομένως, ο παρών κανονισμός θα πρέπει να εφαρμόζεται σύμφωνα με τα εν λόγω δικαιώματα και αρχές. Όσον αφορά τα προσωπικά δεδομένα που υφίστανται επεξεργασία από κράτη μέλη, εφαρμόζεται η οδηγία 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (2). Όσον αφορά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων από τα θεσμικά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, εφαρμόζεται ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (3).
(8)
Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να αρχίσει να ισχύει την επομένη της δημοσίευσής του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, ώστε να διασφαλιστεί η ταχεία εφαρμογή των μέτρων που προβλέπει.
(9)
Τα μέτρα που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής του Ευρωπαϊκού Γεωργικού Ταμείου Προσανατολισμού και Εγγυήσεων,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
ΚΕΦΑΛΑΙΟ I
ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ (ΕΕ) αριθ. 223/2014 ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΤΟ ΤΑΜΕΙΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΒΟΗΘΕΙΑΣ ΠΡΟΣ ΤΟΥΣ ΑΠΟΡΟΥΣ (FEAD)
ΣΥΣΤΗΜΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΝΤΑΛΛΑΓΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
[Εξουσιοδότηση βάσει του άρθρου 30 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014]
Άρθρο 1
Θέσπιση συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων
Η Επιτροπή θεσπίζει σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων για όλες τις επίσημες ανταλλαγές πληροφοριών μεταξύ του κράτους μέλους και της Επιτροπής.
Άρθρο 2
Περιεχόμενο του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων
Το σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων (εφεξής «SFC 2014») περιέχει τουλάχιστον πληροφορίες που ορίζονται στα υποδείγματα, τους μορφότυπους και τα σχεδιότυπα που θεσπίζονται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 223/2014. Οι πληροφορίες που θα παρέχονται με τα ηλεκτρονικά έντυπα τα οποία θα είναι ενσωματωμένα στο SFC2014 («δομημένα δεδομένα») δεν επιτρέπεται να αντικαθίστανται από μη δομημένα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των υπερσυνδέσμων ή άλλων τύπων μη δομημένων δεδομένων, όπως τα συνημμένα έγγραφα ή εικόνες. Όταν ένα κράτος μέλος διαβιβάζει τις ίδιες πληροφορίες σε μορφή δομημένων δεδομένων και σε μορφή μη δομημένων δεδομένων, αν υπάρχουν ασυμφωνίες, χρησιμοποιούνται τα δομημένα δεδομένα.
Άρθρο 3
Λειτουργία του SFC2014
1. Η Επιτροπή, οι αρχές που ορίζονται από τα κράτη μέλη σύμφωνα με το άρθρο 59 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4) και με το άρθρο 31 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014 και οι φορείς στους οποίους έχουν ανατεθεί καθήκοντα των εν λόγω αρχών εισάγουν στο SFC2014 τις πληροφορίες για τη διαβίβαση των οποίων είναι αρμόδιες ή αρμόδιοι και κάθε τυχόν επικαιροποίησή τους.
2. Κάθε διαβίβαση πληροφοριών στην Επιτροπή επαληθεύεται και υποβάλλεται από πρόσωπο διαφορετικό από εκείνο που εισήγαγε τα δεδομένα για την εν λόγω διαβίβαση. Αυτή η διάκριση καθηκόντων υποστηρίζεται από το SFC2014 ή από τα πληροφορικά συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών που συνδέονται αυτόματα με το SFC2014.
3. Τα κράτη μέλη διορίζουν, σε εθνικό επίπεδο, ένα ή περισσότερα πρόσωπα αρμόδια για τη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης στο SFC2014, τα οποία επιτελούν τα ακόλουθα καθήκοντα:
α)
ταυτοποιούν χρήστες που ζητούν πρόσβαση, ελέγχοντας αν όντως οι χρήστες αυτοί απασχολούνται από τον οργανισμό·
β)
ενημερώνουν τους χρήστες σχετικά με τις υποχρεώσεις τους να διαφυλάττουν την ασφάλεια του συστήματος·
γ)
επαληθεύουν το δικαίωμα των χρηστών για είσοδο στο ζητούμενο προνομιακό επίπεδο πρόσβασης σε σχέση με τα καθήκοντά τους και τη θέση τους στην ιεραρχία·
δ)
ζητούν τον τερματισμό των δικαιωμάτων πρόσβασης όταν αυτά δεν χρειάζονται πλέον ή δεν δικαιολογούνται πλέον·
ε)
αναφέρουν αμέσως τυχόν ύποπτα συμβάντα που ενδέχεται να βλάψουν την ασφάλεια του συστήματος·
στ)
εξασφαλίζουν ανά πάσα στιγμή την ακρίβεια των δεδομένων ταυτοποίησης των χρηστών, γνωστοποιώντας οποιαδήποτε αλλαγή·
ζ)
λαμβάνουν τις απαραίτητες προφυλάξεις όσον αφορά την προστασία των δεδομένων και του εμπορικού απορρήτου με βάση τους ενωσιακούς και τους εθνικούς κανόνες·
η)
ενημερώνουν την Επιτροπή για τυχόν αλλαγές που επηρεάζουν την ικανότητα των αρχών των κρατών μελών ή των χρηστών του SFC2014 να ασκούν τις αρμοδιότητες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 ή την προσωπική τους ικανότητα να ασκούν τις αρμοδιότητες που αναφέρονται στα στοιχεία α) έως ζ).
4. Οι ανταλλαγές δεδομένων και οι συναλλαγές φέρουν υποχρεωτικά ηλεκτρονική υπογραφή κατά την έννοια της οδηγίας 1999/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (5). Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή αναγνωρίζουν τη νομική ισχύ και το παραδεκτό της ηλεκτρονικής υπογραφής που χρησιμοποιείται στο SFC2014 ως αποδεικτικό στοιχείο στις δικαστικές διαδικασίες.
Οι πληροφορίες που αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας μέσω του SFC2014 σέβονται την προστασία της ιδιωτικής ζωής και των προσωπικών δεδομένων των ιδιωτών και την προστασία του εμπορικού απορρήτου των νομικών προσώπων σύμφωνα με την οδηγία 2002/58/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (6), την οδηγία 2009/136/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (7), την οδηγία 1995/46/ΕΚ και τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
Άρθρο 4
Χαρακτηριστικά του SFC2014
Για τη διασφάλιση αποτελεσματικής και αποδοτικής ανταλλαγής πληροφοριών, το SFC2014 έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
α)
διαδραστικά έντυπα ή έντυπα προσυμπληρωμένα από το σύστημα με βάση δεδομένα που έχουν ήδη προηγουμένως καταγραφεί σ' αυτό·
β)
αυτόματους υπολογισμούς, όταν μειώνουν την προσπάθεια κωδικοποίησης που καταβάλλουν οι χρήστες·
γ)
αυτόματους ενσωματωμένους ελέγχους για να επαληθεύεται η εσωτερική συνοχή των διαβιβαζόμενων δεδομένων και η συνοχή των δεδομένων αυτών με τους ισχύοντες κανόνες·
δ)
προειδοποιητικά μηνύματα παραγόμενα από το σύστημα, που προειδοποιούν τους χρήστες του SFC2014 ότι ορισμένες ενέργειες μπορούν ή δεν μπορούν να επιτελεστούν·
ε)
επιγραμμική παρακολούθηση του σταδίου στο οποίο βρίσκεται η επεξεργασία της πληροφορίας που εισάγεται στο σύστημα·
στ)
διαθεσιμότητα δεδομένων ιστορικού για όλες τις πληροφορίες που εισάγονται για ένα επιχειρησιακό πρόγραμμα.
Άρθρο 5
Διαβίβαση δεδομένων μέσω του SFC2014
1. Το SFC2014 είναι προσβάσιμο από τα κράτη μέλη και από την Επιτροπή είτε άμεσα, μέσω διαδραστικής διεπαφής χρήστη (π.χ. διαδικτυακή εφαρμογή), είτε μέσω τεχνικής διεπαφής που χρησιμοποιεί προκαθορισμένα πρωτόκολλα (π.χ. διαδικτυακές υπηρεσίες) που επιτρέπουν τον αυτόματο συγχρονισμό και διαβίβαση δεδομένων μεταξύ συστημάτων πληροφοριών των κρατών μελών και SFC2014.
2. Η ημερομηνία ηλεκτρονικής διαβίβασης της πληροφορίας από το κράτος μέλος στην Επιτροπή και αντιστρόφως θεωρείται ως ημερομηνία υποβολής του εν λόγω εγγράφου.
3. Σε περίπτωση ανωτέρας βίας, δυσλειτουργίας του SFC2014 ή αδυναμίας σύνδεσης με το SFC2014 που υπερβαίνει τη μία εργάσιμη ημέρα κατά την τελευταία εβδομάδα πριν από την καθορισμένη προθεσμία για την υποβολή πληροφοριών ή κατά την περίοδο από 23 ως 31 Δεκεμβρίου ή τις πέντε εργάσιμες ημέρες σε άλλες περιόδους, η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των κρατών μελών και Επιτροπής μπορεί να πραγματοποιηθεί σε χαρτί με τη χρήση των υποδειγμάτων ή των μορφοτύπων που αναφέρονται στο άρθρο 2 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού.
Όταν παύει να υπάρχει η δυσλειτουργία του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής και όταν αποκαθίσταται η σύνδεση με το SFC2014 ή αίρεται η αιτία ανωτέρας βίας, το ενδιαφερόμενο μέρος εισάγει αμέσως και στο SFC2014 τις πληροφορίες που έχει ήδη στείλει σε χαρτί.
4. Στις περιπτώσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 3, η ημερομηνία που φέρει η σφραγίδα του ταχυδρομείου θεωρείται ως ημερομηνία υποβολής του εν λόγω εγγράφου.
Άρθρο 6
Ασφάλεια των δεδομένων που διαβιβάζονται μέσω του SFC2014
1. Η Επιτροπή καθιερώνει πολιτική ασφάλειας στον τομέα της τεχνολογίας της πληροφορίας («πολιτική ασφάλειας ΤΠ του SFC») για το SFC2014, η οποία θα εφαρμόζεται στο προσωπικό που χρησιμοποιεί το SFC2014, σύμφωνα με τους οικείους ενωσιακούς κανόνες και ιδίως σύμφωνα με την απόφαση Ε(2006) 3602 της Επιτροπής (8) και με τους κανόνες εφαρμογής της. Η Επιτροπή ορίζει πρόσωπο ή πρόσωπα αρμόδια για τον σχεδιασμό, τη διατήρηση και την εξασφάλιση της ορθής εφαρμογής της πολιτικής ασφάλειας στο SFC2014.
2. Τα κράτη μέλη και τα ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα, εκτός της Επιτροπής, που έχουν λάβει δικαιώματα πρόσβασης στο SFC2014, τηρούν τους όρους που δημοσιεύονται στην πύλη SFC2014 και τα μέτρα που εφαρμόζονται από την Επιτροπή στο SFC2014 για την ασφαλή διαβίβαση δεδομένων, ιδίως σε σχέση με τη χρήση της τεχνικής διεπαφής που αναφέρεται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού.
3. Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή εφαρμόζουν και εξασφαλίζουν την αποτελεσματικότητα των μέτρων ασφάλειας που εκδίδονται για την προστασία των δεδομένων που αποθήκευσαν και διαβίβασαν μέσω του SFC2014.
4. Τα κράτη μέλη υιοθετούν μια εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας των πληροφοριών που καλύπτει την πρόσβαση στο SFC2014 και την αυτόματη εισαγωγή δεδομένων σ' αυτό, ώστε να τηρείται ένα ελάχιστο σύνολο απαιτήσεων ασφάλειας. Αυτή η εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ μπορεί να αφορά και άλλα έγγραφα ασφάλειας. Κάθε κράτος μέλος μεριμνά ώστε οι εν λόγω πολιτικές ασφάλειας ΤΠ να ισχύουν για όλες τις αρχές που χρησιμοποιούν το SFC2014.
5. Αυτή η εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ περιλαμβάνει:
α)
τις πτυχές ασφάλειας ΤΠ της εργασίας που επιτελούν το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που είναι αρμόδια για τη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης που αναφέρονται στο άρθρο 3 παράγραφος 3 του παρόντος κανονισμού, όταν πρόκειται για εφαρμογή άμεσης χρήσης·
β)
όταν πρόκειται για εθνικά, περιφερειακά ή τοπικά συστήματα πληροφορικής συνδεδεμένα με το SFC2014 μέσω τεχνικής διεπαφής που αναφέρεται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού, τα μέτρα ασφάλειας χάρη στα οποία ευθυγραμμίζονται τα προαναφερόμενα συστήματα με τις απαιτήσεις ασφάλειας του SFC2014.
Για τους σκοπούς του στοιχείου β) του πρώτου εδαφίου, καλύπτονται οι ακόλουθες πτυχές της πολιτικής ασφάλειας ΤΟ, κατά περίπτωση:
α)
υλική ασφάλεια·
β)
μέσα αποθήκευσης δεδομένων και έλεγχος πρόσβασης·
γ)
έλεγχος της καταχώρισης σε αρχείο·
δ)
έλεγχος πρόσβασης και κωδικού αναγνώρισης·
ε)
παρακολούθηση·
στ)
διασύνδεση με το SFC2014·
ζ)
υποδομή επικοινωνιών·
η)
διαχείριση ανθρώπινων πόρων πριν από την έναρξη απασχόλησης, στη διάρκεια της απασχόλησης και μετά τον τερματισμό της απασχόλησης·
θ)
διαχείριση περιστατικών.
6. Αυτή η εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ για το SFC2014 βασίζεται σε εκτίμηση επικινδυνότητας και τα μέτρα που περιγράφονται σ' αυτή την πολιτική ασφάλειας είναι ανάλογα των κινδύνων που εντοπίζονται.
7. Τα έγγραφα που παρουσιάζουν την εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ τίθενται στη διάθεση της Επιτροπής έπειτα από αίτημά της.
8. Τα κράτη μέλη ορίζουν, σε εθνικό επίπεδο, ένα ή περισσότερα πρόσωπα ως αρμόδια για τη συντήρηση και την εξασφάλιση της εφαρμογής της εθνικής, περιφερειακής ή τοπικής πολιτικής ασφάλειας ΤΠ. Το εν λόγω πρόσωπο ή τα εν λόγω πρόσωπα ενεργούν ως σημεία επαφής με το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που ορίζει η Επιτροπή και αναφέρονται στο άρθρο 6 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού.
9. Τόσο η πολιτική ασφάλειας ΤΠ για το SFC2014 όσο και η σχετική εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ επικαιροποιούνται όταν σημειώνονται τεχνολογικές αλλαγές, όταν εντοπίζονται νέες απειλές ή όταν συμβαίνουν άλλες σχετικές εξελίξεις. Επανεξετάζονται οπωσδήποτε κάθε χρόνο, ώστε να εξασφαλίζεται ότι εξακολουθούν να αντεπεξέρχονται στις απαιτήσεις.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ II
ΤΕΛΙΚΗ ΔΙΑΤΑΞΗ
Άρθρο 7
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την επομένη της δημοσίευσής του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και εφαρμόζεται άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 5 Μαΐου 2014.