KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 792/2009
af 31. august 2009
om gennemførelsesbestemmelser for medlemsstaternes formidling til Kommissionen af oplysninger og dokumenter som led i gennemførelsen af de fælles markedsordninger, ordningen med direkte betalinger, fremme af landbrugsprodukter og ordningerne for fjernområderne og øerne i Det Ægæiske Hav
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 247/2006 af 30. januar 2006 om særlige foranstaltninger på landbrugsområdet i EU’s fjernområder (1), særlig artikel 25,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1405/2006 af 18. september 2006 om særlige foranstaltninger på landbrugsområdet til fordel for de mindre øer i Det Ægæiske Hav og om ændring af forordning (EF) nr. 1782/2003 (2), særlig artikel 14,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1234/2007 af 22. oktober 2007 om en fælles markedsordning for landbrugsprodukter og om særlige bestemmelser for visse landbrugsprodukter (fusionsmarkedsordningen) (3), særlig artikel 192, stk. 2, sammenholdt med artikel 4,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 3/2008 af 17. december 2007 om oplysningskampagner og salgsfremmende foranstaltninger for landbrugsprodukter på det indre marked og i tredjelande (4), særlig artikel 15,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 73/2009 af 19. januar 2009 om fælles regler for den fælles landbrugspolitiks ordninger for direkte støtte til landbrugere og om fastlæggelse af visse støtteordninger for landbrugere, om ændring af forordning (EF) nr. 1290/2005, (EF) nr. 247/2006, (EF) nr. 378/2007 og om ophævelse af forordning (EF) nr. 1782/2003 (5), særlig artikel 142, litra q), og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Som følge af den udbredte brug af ny informations- og kommunikationsteknologi i Kommissionen og medlemsstaterne - ikke mindst i kontakten med de nationale myndigheder med ansvar for gennemførelsen af den fælles landbrugspolitik - foreligger Kommissionens og medlemsstaternes dokumenter stadig oftere i elektronisk eller digitaliseret form.
(2)
Kommissionen har øget sine bestræbelser på at udvikle edb-systemer til elektronisk forvaltning af dokumenter og procedurer i sine interne arbejdsgange og i sine forbindelser med de myndigheder, der beskæftiger sig med den fælles landbrugspolitik. Sideløbende hermed har medlemsstaterne udviklet edb-systemer på nationalt plan for at kunne opfylde kravene til delt forvaltning af den fælles landbrugspolitik.
(3)
På denne baggrund og i betragtning af, at den fælles landbrugspolitik bør forvaltes ensartet af alle de involverede parter, bør der opstilles et regelsæt med fælles regler for de informationssystemer, der indføres til formidling af oplysninger og dokumenter til Kommissionen fra medlemsstaterne og de myndigheder og organer, disse har udpeget som led i den fælles landbrugspolitik.
(4)
For at disse mål kan gennemføres effektivt, bør anvendelsesområdet for dette regelsæt fastsættes nærmere, både hvad lovgivningen og de berørte aktører angår.
(5)
Hvad lovgivningen angår, pålægger forordning (EF) nr. 247/2006, (EF) nr. 1405/2006, (EF) nr. 1234/2007, (EF) nr. 3/2008 og (EF) nr. 73/2009 og de tilhørende gennemførelsesbestemmelser (i det følgende benævnt »landbrugsforordningerne«) medlemsstaterne en lang række forpligtelser til at sende Kommissionen de oplysninger og dokumenter, der behøves til gennemførelsen af disse forordninger. Disse forordninger bør derfor tages i betragtning under hensyntagen til deres særlige træk.
(6)
Hvad de berørte aktører angår, indebærer de rettigheder og forpligtelser, landbrugsforordningerne fastlægger for både Kommissionen og for medlemsstaterne og deres myndigheder og organer, at de enkeltpersoner og myndigheder, der har ansvaret for foranstaltningerne, identificeres nøjagtigt.
(7)
I landbrugsforordningerne hedder det generelt, at oplysninger bør fremsendes elektronisk eller gennem et informationssystem, men det anføres ikke nødvendigvis, hvilke principper der finder anvendelse. For at sikre kohærens og forsvarlig forvaltning og for at forenkle procedurerne for brugerne og for de myndigheder, der har ansvaret for systemerne, bør der derfor opstilles fælles principper for alle de informationssystemer, der indføres.
(8)
For at dokumenterne kan erkendes som gyldige til brug for Kommissionen og i medlemsstaterne, bør det være muligt at sikre dokumenternes og de tilhørende metadatas ægthed, integritet og læsbarhed gennem hele det tidsrum, de skal opbevares i.
(9)
For at kunne yde denne sikkerhed bør de myndigheder eller enkeltpersoner, der er bemyndiget til at sende meddelelser, altid identificeres i de pågældende informationssystemer, ud fra de beføjelser, de har fået tildelt. Ansvaret for identifikationsprocessen skal påhvile de myndigheder, der henvises til i de enkelte landbrugsforordninger. For at sikre forsvarlig forvaltning bør det imidlertid overlades medlemsstaterne og Kommissionen at fastsætte betingelserne for udpegning af bemyndigede personer gennem et enhedsforbindelsesorgan. Endvidere bør betingelserne for tildeling af adgangsrettigheder til Kommissionens informationssystemer fastsættes.
(10)
Da denne forordning omfatter et bredt spektrum af underretningsforpligtelser, vil medlemsstaternes myndigheder få informationssystemerne stillet til rådighed gradvis. Pligten til at formidle oplysninger via disse informationssystemer bør gælde fra tidspunktet for anvendelse af denne forordning som fastsat i de respektive bestemmelser i landbrugsforordningerne.
(11)
Dokumenterne skal forvaltes i overensstemmelse med reglerne om beskyttelse af personoplysninger. I dette øjemed bør de generelle regler i fællesskabslovgivningen, navnlig Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (6), Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/58/EF af 12. juli 2002 om behandling af personoplysninger og beskyttelse af privatlivets fred i den elektroniske kommunikationssektor (direktiv om databeskyttelse inden for elektronisk kommunikation) (7), Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (8) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (9), finde anvendelse.
(12)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra Forvaltningskomitéen for Direkte Betalinger og Forvaltningskomitéen for Den Fælles Markedsordning for Landbrugsprodukter -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
KAPITEL I
ANVENDELSESOMRÅDE OG DEFINITIONER
Artikel 1
Genstand og anvendelsesområde
Denne forordning fastsætter reglerne for formidling via informationssystemer af oplysninger og dokumenter (i det følgende »dokumenter«) til Kommissionen i overensstemmelse med medlemsstaternes underretningsforpligtelser i medfør af:
-
forordning (EF) nr. 247/2006 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 1405/2006 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 1234/2007 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 3/2008 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 73/2009 og gennemførelsesbestemmelserne hertil.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
a) »underretningspligt«: medlemsstaternes forpligtelse til at sende Kommissionen dokumenter, som fastsat i den i artikel 1 anførte fællesskabslovgivning
b) »kompetente myndigheder«: myndigheder og organer, der af medlemsstaterne er udpeget som ansvarlige for at opfylde underretningspligten
c) »myndighed med ansvar for informationssystemerne«: myndighed, afdeling, organ eller person i Kommissionen, der har ansvaret for at validere og anvende systemet, og som identificeres som sådan i det pågældende system
d) »metadata«: data, der beskriver konteksten for og indholdet og strukturen i dokumenterne og disses forvaltning over tid.
KAPITEL II
KOMMISSIONENS INFORMATIONSSYSTEMER, ADGANGSRETTIGHEDER OG DOKUMENTERNES ÆGTHED
Artikel 3
Kommissionens informationssystemer
Til opfyldelse af underretningspligten skal dokumenterne tilsendes Kommissionen gennem de informationssystemer, der stilles til rådighed for de kompetente myndigheder (i det følgende benævnt »informationssystemer«), fra den dato, hvor det ifølge den tilsvarende underretningspligt er obligatorisk at anvende disse systemer i overensstemmelse med nærværende forordning.
Artikel 4
Adgangsrettigheder og enhedsforbindelsesorgan
1. Medlemsstaternes kompetente myndigheder har ansvaret for at meddele adgangsrettigheder og godkende identiteten af personer, der er bemyndiget til at få adgang til informationssystemerne (i det følgende benævnt »brugerne«).
2. Med hensyn til adgang til systemerne skal hver medlemsstat:
a)
udpege et enhedsforbindelsesorgan med ansvar for:
i)
at validere, for hvert enkelt system, de af de kompetente myndigheder meddelte og opdaterede adgangsrettigheder og den godkendte identitet af de adgangsberettigede brugere
ii)
at give Kommissionen underretning om de kompetente myndigheder og adgangsberettigede brugere
b)
meddele Kommissionen identiteten af og kontaktoplysninger om det udpegede forbindelsesorgan.
Når adgangsrettighederne er valideret, aktiveres de af myndigheden med ansvar for informationssystemerne.
Artikel 5
Oprettelse og formidling af dokumenter
1. Dokumenterne oprettes og fremsendes efter de procedurer, der er etableret ved informationssystemerne, med anvendelse af modeller og metoder, der - under medlemsstatens kompetente myndigheds ansvar og i overensstemmelse med de af denne myndighed meddelte adgangsrettigheder - er stillet til rådighed for brugerne gennem de pågældende informationssystemer. Disse modeller og metoder tilpasses og stilles til rådighed efter underretning af brugerne af det pågældende system.
2. I tilfælde af force majeure eller ekstraordinære omstændigheder, herunder navnlig funktionsfejl i informationssystemet eller afbrydelser af forbindelsen, kan medlemsstaterne sende Kommissionen dokumenterne i papirform eller ad anden elektronisk vej. Fremsendelse af dokumenter i papirform eller ad anden elektronisk vej kan kun finde sted efter begrundet meddelelse til Kommissionen inden underretningsfristens udløb.
Artikel 6
Dokumenternes ægthed
Ægtheden af et dokument, der fremsendes gennem eller opbevares i et informationssystem i overensstemmelse med denne forordning, anerkendes, hvis den person, som har sendt dokumentet, er behørigt identificeret, og hvis dokumentet er oprettet og sendt i overensstemmelse med denne forordning.
KAPITEL III
INTEGRITET OG LÆSBARHED OVER TID OG BESKYTTELSE AF PERSONOPLYSNINGER
Artikel 7
Integritet og læsbarhed over tid
Informationssystemerne skal beskytte integriteten af fremsendte og opbevarede dokumenter.
Navnlig følgende skal sikres:
a)
de skal muliggøre entydig identifikation af hver enkelt bruger og omfatte effektive foranstaltninger til kontrol af adgangsrettigheder til beskyttelse mod ulovlig, ondsindet og uautoriseret adgang, fjernelse, ændring og flytning af dokumenter, datafiler, metadata og led i proceduren
b)
de skal udstyres med fysiske beskyttelsessystemer mod indtrængen og miljøhændelser og beskyttelsessoftware mod internetangreb
c)
de skal på forskellig måde forhindre uautoriserede ændringer og omfatte integritetssikrende mekanismer til kontrol af, om et dokument er blevet ændret i tidens løb
d)
de skal opbevare et revisionsspor for hvert væsentligt led i proceduren
e)
de skal beskytte de lagrede data i et miljø, som er sikkert i både fysisk og softwaremæssig henseende, jf. litra b)
f)
de skal omfatte pålidelige formatkonverterings- og migrationsprocedurer til sikring af, at dokumenterne er læsbare og tilgængelige i hele den påbudte opbevaringsperiode
g)
de skal indeholde tilstrækkeligt detaljeret og opdateret funktionel og teknisk dokumentation vedrørende systemets drift og karakteristika, der når som helst er tilgængelig for de organisatoriske enheder, der har ansvaret for de funktionelle og/eller tekniske specifikationer.
Artikel 8
Beskyttelse af personoplysninger
Bestemmelserne i denne forordning finder anvendelse med forbehold af forordning (EF) nr. 45/2001 og (EF) nr. 1049/2001, direktiv 95/46/EF og 2002/58/EF og bestemmelser vedtaget i medfør heraf.
KAPITEL IV
AFSLUTTENDE BESTEMMELSE
Artikel 9
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 31. august 2009.
KOMISSION ASETUS (EY) N:o 792/2009,
annettu 31 päivänä elokuuta 2009,
yhteisen markkinajärjestelyn, suorien tukien järjestelmän, maataloustuotteiden menekinedistämisen ja syrjäisimpiin alueisiin ja Egeanmeren pieniin saariin sovellettavien järjestelyjen täytäntöönpanemiseksi jäsenvaltioiden komissiolle toimittamien tietojen ja asiakirjojen tiedoksiantamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon unionin syrjäisimpien alueiden hyväksi toteutettavista maatalousalan erityistoimenpiteistä 30 päivänä tammikuuta 2006 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 247/2006 (1) ja erityisesti sen 25 artiklan,
ottaa huomioon Egeanmeren pienten saarten hyväksi toteutettavista maatalousalan erityistoimenpiteistä ja asetuksen (EY) N:o 1782/2003 muuttamisesta 18 päivänä syyskuuta 2006 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1405/2006 (2) ja erityisesti sen 14 artiklan,
ottaa huomioon maatalouden yhteisestä markkinajärjestelystä ja tiettyjä maataloustuotteita koskevista erityissäännöksistä (yhteisiä markkinajärjestelyjä koskeva asetus) 22 päivänä lokakuuta 2007 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1234/2007 (3) ja erityisesti sen 192 artiklan 2 kohdan yhdessä sen 4 artiklan kanssa,
ottaa huomioon maataloustuotteita koskevista tiedotus- ja menekinedistämistoimista sisämarkkinoilla ja kolmansissa maissa 17 päivänä joulukuuta 2007 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 3/2008 (4) ja erityisesti sen 15 artiklan,
ottaa huomioon yhteisen maatalouspolitiikan suoria tukijärjestelmiä koskevista yhteisistä säännöistä ja tietyistä viljelijöiden tukijärjestelmistä sekä asetusten (EY) N:o 1290/2005, (EY) N:o 247/2006, (EY) N:o 378/2007 muuttamisesta ja asetuksen (EY) N:o 1782/2003 kumoamisesta 19 päivänä tammikuuta 2009 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 73/2009 (5) ja erityisesti sen 142 artiklan q alakohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Komissio ja jäsenvaltiot, etenkin yhteisen maatalouspolitiikan toteuttamisesta vastaavat toimivaltaiset kansalliset viranomaiset, käyttävät yhä laajemmin uutta tieto- ja viestintätekniikkaa, joten yhä suurempi osuus komission ja jäsenvaltioiden asiakirjoista on sähköisessä tai digitoidussa muodossa.
(2)
Komissio keskittyy parhaillaan sellaisten tietokonejärjestelmien kehittämiseen, joilla se pystyy hallinnoimaan asiakirjoja ja menettelyjä sähköisesti omissa sisäisissä menettelyissään sekä tehdessään yhteistyötä yhteisen maatalouspolitiikan toteuttamiseen osallistuvien viranomaisten kanssa. Samaan aikaan jäsenvaltiot ovat kehittäneet kansallisella tasolla tietokonejärjestelmiä täyttääkseen yhteisen maatalouspolitiikan yhteisen hallinnoinnin asettamat vaatimukset.
(3)
Kun otetaan huomioon edellä esitetyt näkökohdat ja tarve varmistaa, että kaikki yhteisen maatalouspolitiikan toteuttamiseen osallistuvat tahot hallinnoivat kyseistä politiikkaa yhdenmukaisella tavalla, olisi annettava säännökset sellaisiin tietojärjestelmiin sovellettavista yhteisistä säännöistä, joita käytetään jäsenvaltioiden tai niiden yhteisen maatalouspolitiikan mukaisesti nimeämien viranomaisten tai elinten toimittaessa komissiolle tietoja ja asiakirjoja.
(4)
Jotta nämä tavoitteet saavutettaisiin, olisi määriteltävä edellä tarkoitettujen säännösten soveltamisala sekä siihen kuuluvan lainsäädännön että siihen kuuluvien toimijoiden osalta.
(5)
Asetuksissa (EY) N:o 247/2006, (EY) N:o 1405/2006, (EY) N:o 1234/2007, (EY) N:o 3/2008 ja (EY) N:o 73/2009 sekä niiden täytäntöönpanosäännöksissä, jäljempänä ’yhteistä maatalouspolitiikkaa koskevat asetukset’, asetetaan jäsenvaltioille useita velvollisuuksia, jotka koskevat kyseisten asetusten täytäntöönpanemiseksi tarvittavien tietojen ja asiakirjojen toimittamista komissiolle. Kyseiset asetukset olisi sen vuoksi otettava huomioon niiden erityispiirteiden mukaisesti.
(6)
Yhteistä maatalouspolitiikkaa koskevissa asetuksissa säädetyt komission ja jäsenvaltioiden sekä jäsenvaltioiden toimivaltaisten viranomaisten ja elinten oikeudet ja velvollisuudet edellyttävät, että toimien ja toimenpiteiden toteuttamisesta vastaavat henkilöt ja viranomaiset yksilöidään tarkkaan.
(7)
Yhteistä maatalouspolitiikkaa koskevissa asetuksissa säädetään yleensä, että tiedot olisi toimitettava sähköisesti tai tietojärjestelmää käyttäen, mutta niissä ei välttämättä säädetä kulloinkin noudatettavista periaatteista. On toivottavaa säätää yhteisistä, kaikkiin perustettuihin tietojärjestelmiin sovellettavista periaatteista, jotta voitaisiin varmistaa johdonmukaisuus ja hyvä hallinnointi sekä yksinkertaistaa menettelyjä käyttäjiä ja järjestelmistä vastaavia viranomaisia varten.
(8)
Jotta asiakirjoja voitaisiin pitää pätevinä sekä komission tarkoituksiin että jäsenvaltioissa, niiden ja niihin liittyvien metatietojen aitous, eheys ja luettavuus olisi voitava taata kaikkina aikoina jaksolla, jonka ajan ne on säilytettävä.
(9)
Perustetuissa tietojärjestelmissä olisi tämän varmistamiseksi aina yksilöitävä tietojen lähettämiseen valtuutetut viranomaiset tai henkilöt näille annettujen valtuuksien perusteella. Yksilöinti on kussakin yhteistä maatalouspolitiikkaa koskevassa asetuksessa tarkoitettujen toimivaltaisten viranomaisten vastuulla. Valtuutettujen henkilöiden nimeämisedellytyksistä päättäminen olisi hyvän hallinnoinnin varmistamiseksi kuitenkin annettava jäsenvaltioiden ja komission tehtäväksi säätämällä, että nimeämisestä vastaa yksi yhteysviranomainen. Lisäksi olisi säädettävä komission perustamien tietojärjestelmien käyttöoikeuden myöntämisedellytyksistä.
(10)
Koska tämän asetuksen soveltamisalaan kuuluu laajalti erilaisia tiedoksiantovelvollisuuksia, tietojärjestelmät asetetaan jäsenvaltioiden toimivaltaisten viranomaisten käyttöön asteittain. Velvollisuutta käyttää tiedoksiantamisessa kyseisiä tietojärjestelmiä olisi sovellettava silloin, kun yhteistä maatalouspolitiikkaa koskevien asetusten vastaavissa säännöksissä säädetään tämän asetuksen soveltamisesta.
(11)
Asiakirjojen hallinnoinnissa on noudatettava henkilötietojen suojaamisesta annettuja sääntöjä. Tämän vuoksi olisi sovellettava yleisiä sääntöjä, joista säädetään yhteisön lainsäädännössä ja etenkin yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 95/46/EY (6), henkilötietojen käsittelystä ja yksityisyyden suojasta sähköisen viestinnän alalla (sähköisen viestinnän tietosuojadirektiivi) 12 päivänä heinäkuuta 2002 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 2002/58/EY (7), Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 (8), yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 (9).
(12)
Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat suorien tukien hallintokomitean ja maatalouden yhteisen markkinajärjestelyn hallintokomitean lausunnon mukaiset,
ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:
I LUKU
SOVELTAMISALA JA MÄÄRITELMÄT
1 artikla
Kohde ja soveltamisala
Tässä asetuksessa annetaan säännöt, joita sovelletaan tietojen ja asiakirjojen, jäljempänä ’asiakirjat’, toimittamiseen tietojärjestelmien välityksellä silloin, kun jäsenvaltioiden on toimitettava asiakirjat komissiolle seuraavissa säädöksissä asetettujen tiedoksiantovelvollisuuksien täyttämiseksi:
-
asetus (EY) N:o 247/2006 ja sen täytäntöönpanosäännöt;
-
asetus (EY) N:o 1405/2006 ja sen täytäntöönpanosäännöt;
-
asetus (EY) N:o 1234/2007 ja sen täytäntöönpanosäännöt;
-
asetus (EY) N:o 3/2008 ja sen täytäntöönpanosäännöt;
-
asetus (EY) N:o 73/2009 ja sen täytäntöönpanosäännöt.
2 artikla
Määritelmät
Tässä asetuksessa tarkoitetaan
a)
’tiedoksiantovelvollisuudella’ 1 artiklassa tarkoitetussa yhteisön lainsäädännössä säädettyä jäsenvaltioiden velvollisuutta toimittaa asiakirjoja komissiolle;
b)
’toimivaltaisilla viranomaisilla’ jäsenvaltioiden nimeämiä viranomaisia tai elimiä, joiden vastuulle jäsenvaltiot ovat antaneet tiedoksiantovelvollisuuden täyttämisen;
c)
’tietojärjestelmistä vastaavalla viranomaisella’ viranomaista, yksikköä, elintä tai henkilöä, joka komissiossa vastaa järjestelmän validoinnista ja käytöstä ja joka ilmoitetaan tällaiseksi vastuutahoksi kyseisessä järjestelmässä;
d)
’metatiedolla’ tietoja, joissa kuvaillaan asiakirjojen asiayhteyttä, sisältöä ja rakennetta sekä niiden pitkän aikavälin hallinnointia.
II LUKU
KOMISSION TIETOJÄRJESTELMÄT, KÄYTTÖOIKEUDET JA ASIAKIRJOJEN AITOUS
3 artikla
Komission tietojärjestelmät
Tiedoksiantovelvollisuuden täyttämiseksi asiakirjat on annettava tiedoksi komissiolle käyttämällä toimivaltaisten viranomaisten saataville asetettuja tietojärjestelmiä, jäljempänä ’tietojärjestelmät’, siitä päivästä lähtien, jona kyseistä tiedoksiantovelvollisuutta koskevassa säännöksessä säädetään velvollisuudesta käyttää mainittuja järjestelmiä tämän asetuksen mukaisesti.
4 artikla
Käyttöoikeudet ja yksi yhteyselin
1. Käyttöoikeuksien myöntämisestä ja tietojärjestelmien käyttöoikeuden saaneiden käyttäjien, jäljempänä ’käyttäjät’, tunnistetietojen varmentamisesta vastaavat jäsenvaltioiden toimivaltaiset viranomaiset.
2. Järjestelmien käyttöoikeuden osalta jäsenvaltioiden on:
a)
nimettävä yksi yhteyselin, joka vastaa:
i)
toimivaltaisten viranomaisten myöntämien ja päivittämien käyttöoikeuksien sekä järjestelmien käyttöoikeuden saaneiden käyttäjien varmennettujen tunnistetietojen vahvistamisesta kunkin järjestelmän osalta;
ii)
järjestelmien käyttöoikeuden saaneiden käyttäjien ja toimivaltaisten viranomaisten ilmoittamisesta komissiolle.
b)
ilmoitettava komissiolle nimeämänsä yhteyselimen tunniste- ja yhteystiedot.
Kun käyttöoikeudet on vahvistettu, tietojärjestelmistä vastaava viranomainen aktivoi ne.
5 artikla
Asiakirjojen laatiminen ja tiedoksiantaminen
1. Asiakirjat on laadittava ja annettava tiedoksi jäsenvaltion toimivaltaisen viranomaisen vastuulla ja sen myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti noudattaen tietojärjestelmissä sovellettavia menettelyjä ja käyttämällä kyseisissä järjestelmissä käyttäjille tarjolla olevia malleja tai menetelmiä. Edellä tarkoitettuja malleja ja menetelmiä on tarkistettava ja ne on asetettava saataville sen jälkeen kun kyseisen järjestelmän käyttäjille on tiedotettu asiasta.
2. Jos kyseessä on ylivoimainen este tai poikkeuksellinen tilanne, ja erityisesti tietojärjestelmän toiminnan häiriintyessä tai pysyvän yhteyden puuttuessa jäsenvaltio voi toimittaa asiakirjat komissiolle kirjallisina tai muilla soveltuvilla sähköisillä keinoilla. Ennen kuin asiakirjat toimitetaan kirjallisina tai muilla sähköisillä keinoilla, komissiolle on tehtävä perusteltu ilmoitus asiasta hyvissä ajoin ennen asiakirjojen tiedoksiantamiselle asetetun määräajan päättymistä.
6 artikla
Asiakirjojen aitous
Tämän asetuksen mukaista tietojärjestelmää käyttäen tiedoksi annettu tai hallussa pidetty asiakirja katsotaan aidoksi, jos asiakirjan lähettäjä on yksilöity asianmukaisesti ja jos asiakirja on laadittu ja annettu tiedoksi tämän asetuksen mukaisesti.
III LUKU
PITKÄAIKAINEN EHEYS JA LUETTAVUUS SEKÄ HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN
7 artikla
Pitkäaikainen eheys ja luettavuus
Tiedoksi annettujen ja hallussa pidettyjen asiakirjojen eheys on varmistettava tietojärjestelmillä.
Kyseisillä järjestelmillä on voitava tarjota etenkin seuraavat takeet:
a)
niiden on mahdollistettava jokaisen käyttäjän yksiselitteinen tunnistaminen, ja käyttöoikeuksia on valvottava tehokkaasti, jotta voitaisiin estää laiton, ilkivaltainen tai luvaton käyttö ja asiakirjojen, tiedostojen, metatiedon tai käsittelyvaiheita koskevan tiedon tuhoaminen, muuttaminen tai siirtäminen;
b)
niissä on oltava fyysiset suojajärjestelmät, joilla järjestelmää suojataan asiattomalta tunkeutumiselta ja ympäristöön liittyviltä tapahtumilta, sekä ohjelmistojen suojausjärjestelmät verkkohyökkäysten torjumiseksi;
c)
niiden on tarjottava useita eri keinoja, joilla estetään luvattomat muutokset, ja niissä on oltava tietojen eheyden varmistamiseksi järjestelmät, joiden avulla tarkistetaan, onko asiakirjoja muutettu ajan kuluessa;
d)
niiden on säilytettävä kirjausketju menettelyn jokaisesta olennaisesta vaiheesta;
e)
niillä on varmistettava, että tallennetut tiedot ovat sekä fyysisesti että ohjelmistojen kannalta turvallisessa ympäristössä b alakohdan mukaisesti;
f)
niiden on tarjottava luotettavat järjestelmät tiedostomuunnoksia ja tiedonsiirtoa varten, jotta voidaan varmistaa, että asiakirjat ovat luettavissa ja käytettävissä koko vaaditun säilytysajan;
g)
järjestelmän toiminnasta ja ominaispiirteistä on oltava käytettävissä riittävän yksityiskohtaiset ja ajantasaiset toiminnallisia ja teknisiä näkökohtia koskevat asiakirjat, ja kyseisten asiakirjojen on aina oltava toiminnallisista ja/tai teknisistä eritelmistä vastuussa olevien organisaation yksiköiden käytettävissä.
8 artikla
Henkilötietojen suojaaminen
Tämän asetuksen säännöksillä ei rajoiteta asetusten (EY) N:o 45/2001 ja (EY) N:o 1049/2001 ja direktiivien 95/46/EY ja 2002/58/EY eikä niiden nojalla annettujen säännösten soveltamista.
IV LUKU
LOPPUSÄÄNNÖS
9 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan seitsemäntenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 31 päivänä elokuuta 2009.