EUROPA-PARLAMENTETS, RÅDETS, KOMMISSIONENS, DOMSTOLENS, REVISIONSRETTENS, DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALGS OG REGIONSUDVALGETS AFGØRELSE
af 26. juni 2009
om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer
(2009/496/EF, Euratom)
EUROPA-PARLAMENTET,
RÅDET,
KOMMISSIONEN,
DOMSTOLEN,
REVISIONSRETTEN,
DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALG og
REGIONSUDVALGET HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Artikel 8 i afgørelse af 8. april 1965, truffet af repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer vedrørende den foreløbige placering af visse af Fællesskabernes institutioner og tjenester (1), omhandler oprettelsen i Luxembourg af et Kontor for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer (i det følgende benævnt »kontoret«). Denne bestemmelse er senest gennemført ved afgørelse 2000/459/EF, EKSF, Euratom (2).
(2)
Kontoret er omfattet af de gældende regler og bestemmelser for De Europæiske Fællesskabers tjenestemænd og øvrige ansatte. Der bør tages hensyn til de nylige ændringer heraf.
(3)
Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (3) (i det følgende benævnt »finansforordningen«) indeholder særlige bestemmelser vedrørende driften af kontoret.
(4)
Publikationsvirksomheden har gennemgået en betydelig teknologisk udvikling, hvortil der bør tages hensyn i forbindelse med kontorets drift.
(5)
Af klarhedshensyn bør afgørelse 2000/459/EF, EKSF, Euratom ophæves og erstattes af nærværende afgørelse -
TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:
Artikel 1
Publikationskontoret
1. Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer (i det følgende benævnt »kontoret«) er et interinstitutionelt kontor, som har til opgave på de bedst mulige betingelser at udgive De Europæiske Fællesskabers og Den Europæiske Unions institutioners publikationer.
I denne sammenhæng er kontoret dels institutionerne behjælpelig med at opfylde deres forpligtelse til at offentliggøre lovtekster, og dels deltager det i den tekniske tilrettelæggelse og gennemførelse af informations- og kommunikationspolitikken inden for dets kompetenceområde.
2. Kontoret ledes af en direktør efter de strategiske retningslinjer, som fastsættes af styrelsesudvalget. Med undtagelse af de bestemmelser, der kan henføres til kontorets interinstitutionelle opgaver, og som er fastsat i nærværende afgørelse, følger kontoret Kommissionens administrative og finansielle procedurer. Kommissionen tager under udarbejdelsen af disse procedurer hensyn til kontorets særlige karakter.
Artikel 2
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
1) »udgivelse«: enhver handling med henblik på tilrettelæggelse, kontrol og tildeling af internationale standardbognumre og/eller katalognumre, fremstilling, katalogisering, indeksering, distribution, salgsfremme, salg, oplagring og arkivering af publikationer af enhver art og udformning under anvendelse af alle nuværende og fremtidige metoder
2) »publikationer«: enhver tekst, der udgives i en hvilken som helst form og hvilket som helst format under et internationalt standardbognummer og/eller et katalognummer
3) »obligatoriske publikationer«: de publikationer, der udgives i medfør af traktaterne eller andre lovtekster
4) »ikke-obligatoriske publikationer«: enhver publikation, der udgives med henvisning til de enkelte institutioners beføjelser
5) »forvaltning af ophavsret«: bekræftelsen af, at de udgivende tjenestegrene har ophavsretten eller retten til at genbruge teksten, samt kontorets forvaltning heraf for de publikationer, hvis udgivelse er overdraget til kontoret
6) »nettoindtægter ved salg«: summen af de fakturerede beløb med fradrag af rabat og udgifter til administration, opkrævning og bankudgifter
7) »institutioner«: institutioner, organer og enheder, der er oprettet ved traktaterne eller på grundlag af disse.
Artikel 3
Kontorets beføjelser
1. Kontorets beføjelser omfatter følgende områder:
a)
udgivelse af Den Europæiske Unions Tidende (i det følgende benævnt EU-Tidende) og sikring af dens ægthed
b)
udgivelse af andre obligatoriske publikationer
c)
udgivelse eller fælles udgivelse af ikke-obligatoriske publikationer, som er overdraget til kontoret af de enkelte institutioner inden for deres beføjelser, især som led i deres kommunikationsaktiviteter
d)
udgivelse eller fælles udgivelse af publikationer på kontorets eget initiativ, herunder publikationer, der har til formål at udbrede kendskabet til dets arbejde; med henblik herpå kan kontoret benytte sig af tjenesteydelseskontrakter til udførelse af oversættelsesopgaver
e)
udvikling, vedligeholdelse og ajourføring af dets elektroniske udgivelsestjenester beregnet for offentligheden
f)
tilrådighedsstillelse for offentligheden af al lovgivning og andre officielle tekster
g)
opbevarelse og tilrådighedsstillelse for offentligheden af alle institutionernes publikationer i elektronisk form
h)
tildeling af internationale standardbognumre og/eller katalognumre til institutionernes publikationer
i)
forvaltning af rettigheder til reproduktion og oversættelse af institutionernes publikationer
j)
salgsfremme og salg af de publikationer og tjenester, som det tilbyder offentligheden.
2. Kontoret yder institutionerne rådgivning og bistand i forbindelse med:
a)
planlægning og tilrettelæggelse af deres publikationsprogrammer
b)
gennemførelse af deres udgivelsesprojekter uanset udgivelsesform
c)
layout og design af deres udgivelsesprojekter
d)
indhentelse af oplysninger om, hvordan udviklingen er på publikationsmarkedet i medlemsstaterne, og hvilke emner og titler der formodes at nå det største publikum
e)
fastsættelse af oplagstal og udarbejdelse af distributionsplaner
f)
prisfastsættelse for publikationer og salg heraf
g)
salgsfremme, distribution og evaluering af deres publikationer, som enten er gratis eller leveres mod betaling
h)
analyse, evaluering og opbygning af hjemmesider og internettjenester beregnet for offentligheden
i)
udarbejdelse af rammekontrakter vedrørende udgivelsesaktiviteter
j)
teknologisk overvågning af udgivelsessystemer.
Artikel 4
Institutionernes ansvar
1. Det er den enkelte institution, der alene afgør, om den vil offentliggøre sine egne publikationer.
2. Institutionerne udgiver deres obligatoriske publikationer med hjælp fra kontorets tjenestegrene.
3. Institutionerne kan udgive deres ikke-obligatoriske publikationer uden kontorets mellemkomst. I så fald anmoder institutionerne kontoret om de internationale standardbognumre og/eller katalognumre og overlader kontoret en elektronisk udgave af publikationen, uanset dens format, samt efter omstændighederne to papireksemplarer af publikationen.
4. Institutionerne forpligter sig til at sikre alle rettigheder vedrørende reproduktion, oversættelse og distribution af alle væsentlige dele af en publikation.
5. Institutionerne forpligter sig til at udarbejde en distributionsplan, der skal godkendes af kontoret, for deres publikationer.
6. Institutionerne kan indgå tjenesteydelsesaftaler med kontoret med henblik på at fastlægge detaljerne i deres samarbejde.
Artikel 5
Kontorets opgaver
1. I udførelsen af kontorets opgaver indgår bl.a. følgende:
a)
indsamling af de dokumenter, der skal udgives
b)
forberedelse, grafisk tilrettelæggelse, korrekturlæsning, layout og verifikation af tekster og øvrige elementer uanset format eller form under hensyntagen til dels institutionernes anvisninger og dels de typografiske og sproglige udformningsstandarder, som er aftalt med institutionerne
c)
indeksering og katalogisering af publikationer
d)
dokumentationsanalyse af tekster offentliggjort i EU-Tidende og andre officielle tekster
e)
konsolidering af lovtekster
f)
forvaltning, udvikling, ajourføring og distribution af den flersprogede tesaurus Eurovoc
g)
trykning, som foretages af kontorets leverandører
h)
tilsyn med udførelsen af arbejdet
i)
kvalitetskontrol
j)
godkendelse af kvalitet og kvantitet
k)
fysisk og elektronisk distribution af EU-Tidende, officielle tekster, som ikke offentliggøres i EU-Tidende, og andre ikke-obligatoriske publikationer
l)
oplagring
m)
fysisk og elektronisk arkivering
n)
genoptrykning af udgåede publikationer og trykning på bestilling
o)
udarbejdelse af et konsolideret katalog over institutionernes publikationer
p)
salg inklusive udstedelse af faktura, opkrævning og indbetaling af indtægter og administration af fordringer
q)
salgsfremme
r)
oprettelse, indkøb, forvaltning, ajourføring, tilsyn og kontrol af institutionernes mailinglister og oprettelse af målrettede mailinglister.
2. Inden for rammerne af sin egen kompetence eller på grundlag af institutionernes delegation af beføjelsen som anvisningsberettiget foretager kontoret følgende:
a)
indgåelse af offentlige kontrakter, inklusive indgåelse af juridiske forpligtelser
b)
finansiel opfølgning af kontrakter med leverandører
c)
afvikling af udgiftsforpligtelser, herunder godkendelse af kvalitet og kvantitet, og undertegnelse af en betalingsgodkendelse
d)
anvisning af udgifter
e)
forvaltning af indtægter.
Artikel 6
Styrelsesudvalg
1. Der nedsættes et styrelsesudvalg, hvori de underskrivende institutioner er repræsenterede. Styrelsesudvalget består af Domstolens justitssekretær, Rådets vicegeneralsekretær samt generalsekretærerne for de øvrige institutioner eller deres repræsentanter. Den Europæiske Centralbank deltager i styrelsesudvalgets arbejde som observatør.
2. Styrelsesudvalget udpeger en formand blandt sine medlemmer for en toårig periode.
3. Styrelsesudvalget træder sammen på formandens initiativ eller efter anmodning fra en institution og mindst fire gange om året.
4. Styrelsesudvalget vedtager sin forretningsorden, som offentliggøres i EU-Tidende.
5. Styrelsesudvalgets afgørelser træffes med simpelt flertal, såfremt intet andet er bestemt.
6. Institutioner, der har underskrevet nærværende afgørelse, har hver især én stemme i styrelsesudvalget.
Artikel 7
Styrelsesudvalgets opgaver og ansvar
1. Uanset bestemmelserne i artikel 6 træffer styrelsesudvalget følgende afgørelser med enstemmighed i institutionernes fælles interesse og inden for rammerne af kontorets beføjelser:
a)
Efter forslag fra direktøren vedtager det kontorets strategiske målsætninger og bestemmelserne vedrørende dets drift.
b)
Det fastsætter retningslinjerne for kontorets generelle politikker, bl.a. vedrørende salg, distribution og udgivelse, og tilser, at kontoret bidrager til tilrettelæggelsen og gennemførelsen af informations- og kommunikationspolitikkerne inden for dets kompetenceområder.
c)
Det vedtager på grundlag af et udkast udfærdiget af kontorets direktør en årsberetning til forelæggelse for institutionerne om strategiens gennemførelse og om de ydelser, som kontoret har leveret; det sender hvert år inden den 1. maj beretningen om det foregående regnskabsår til institutionerne.
d)
Inden for rammerne af budgetproceduren for kontorets driftsbudget godkender det overslaget over kontorets indtægter og udgifter.
e)
Det godkender kriterierne for kontorets omkostningsregnskab, som fastlægges af kontorets direktør.
f)
Det tilstiller institutionerne forslag til forbedring af kontorets drift.
2. Styrelsesudvalget følger de retningslinjer, der fastsættes af de interinstitutionelle organer, der tager sig af kommunikation og information, med henblik herpå. Styrelsesudvalgets formand er hvert år i kontakt med disse organer.
3. Det er styrelsesudvalgets formand, der i sin egenskab af repræsentant for det interinstitutionelle samarbejde optræder som kontaktperson i forhold til dechargemyndigheden, når der træffes strategiske beslutninger inden for kontorets kompetenceområder.
4. Styrelsesudvalgets formand og kontorets direktør fastlægger efter fælles aftale bestemmelser for gensidig orientering og kommunikation som grundlag for deres forbindelser. Denne aftale sendes som orientering til styrelsesudvalgets medlemmer.
Artikel 8
Kontorets direktør
Kontorets direktør er med referat til styrelsesudvalget og inden for rammerne af dettes beføjelser ansvarlig for kontorets drift. Med hensyn til anvendelsen af de administrative og finansielle procedurer handler han med referat til Kommissionen.
Artikel 9
Opgaver og ansvar for kontorets direktør
1. Kontorets direktør varetager styrelsesudvalgets sekretariatsfunktion og aflægger beretning til udvalget om udførelsen af sine opgaver i form af kvartalsrapporter.
2. Kontorets direktør forelægger styrelsesudvalget forslag til forbedring af kontorets drift.
3. Efter at have hørt styrelsesudvalget fastsætter kontorets direktør, hvilke ydelser kontoret kan udføre for institutionerne mod betaling og til hvilken tarif.
4. Kontorets direktør vedtager efter at have indhentet styrelsesudvalgets godkendelse, efter hvilke kriterier kontoret skal føre sit omkostningsregnskab. Han definerer efter aftale med Kommissionens regnskabsfører, hvilke bestemmelser der skal gælde for regnskabssamarbejdet mellem kontoret og institutionerne.
5. Som led i budgetproceduren for kontorets driftsbudget udarbejder kontorets direktør et udkast til indtægts- og udgiftsoverslag for kontoret. Disse forslag sendes efter at være blevet godkendt i styrelsesudvalget til Kommissionen.
6. Kontorets direktør beslutter, om og på hvilke vilkår publikationer fra tredjeparter kan udgives.
7. Kontorets direktør deltager i de interinstitutionelle informations- og kommunikationsaktiviteter, der ligger inden for kontorets kompetenceområde.
8. Med hensyn til udgivelsen af lovgivning og officielle dokumenter vedrørende lovgivningsproceduren, inklusive EU-Tidende, er det direktøren, der:
a)
foranlediger, at de kompetente myndigheder i hver institution træffer de principbeslutninger, der skal anvendes af alle
b)
fremsætter forslag til forbedring af opbygningen og udformningen af EU-Tidende og de officielle lovtekster
c)
fremsætter forslag til institutionerne om ensartet udformning af de tekster, der skal offentliggøres
d)
undersøger eventuelle vanskeligheder i forbindelse med det daglige arbejde og udsteder inden for kontorets rammer de nødvendige forskrifter og fremsætter over for institutionerne forslag til løsning af sådanne vanskeligheder.
9. Kontorets direktør udarbejder i overensstemmelse med finansforordningen en årsberetning, som dækker forvaltningen af de bevillinger, som det ved delegation har fået overdraget af Kommissionen og de øvrige institutioner i henhold til finansforordningen. Beretningen stiles til Kommissionen og de berørte institutioner og sendes til orientering til styrelsesudvalget.
10. Som led i overdragelsen af midler fra Kommissionen og gennemførelsen af budgettet aftales det efter fælles overenskomst, hvilke informations- og høringsbestemmelser der skal gælde for forholdet mellem medlemmet af Kommissionen med ansvar for forbindelserne til kontoret og kontorets direktør.
11. Kontorets direktør har ansvaret for gennemførelsen af de strategiske målsætninger, som styrelsesudvalget har fastsat, og for en forsvarlig forvaltning af kontoret og dets aktiviteter og for forvaltningen af dets budget.
12. Med henblik på de tilfælde, hvor kontorets direktør er fraværende eller ikke til rådighed, udpeges en stedfortræder efter de gældende regler på grundlag af lønklasse og anciennitet, medmindre styrelsesudvalget efter forslag fra dets formand eller kontorets direktør vedtager en anden rækkefølge.
13. I form af kvartalsrapporter underretter kontorets direktør institutionerne om ressourceplanlægningen og -forbruget samt om arbejdets forløb.
Artikel 10
Personale
1. Udnævnelse til stillingerne som generaldirektør og direktør foretages af Kommissionen på grundlag af en enstemmig positiv indstilling fra styrelsesudvalget. Generaldirektøren og direktørerne (lønklasse AD 16/AD 15/AD 14) er omfattet af Kommissionens bestemmelser om mobilitet og evaluering af seniormanagere. Når den normale mobilitetsfrist, jf. de gældende bestemmelser, nærmer sig for en tjenestemand i et sådant embede, underretter Kommissionen styrelsesudvalget, som kan afgive en enstemmig udtalelse herom.
2. De procedurer, der eventuelt skal gennemføres forud for udnævnelse af tjenestemænd og øvrige ansatte til stillingerne som generaldirektør (lønklasse AD 16/AD 15) og direktør (lønklasse AD 15/AD 14) i kontoret, herunder bl.a. udarbejdelse af stillingsopslag, gennemgang af ansøgninger og udnævnelse af udvælgelseskomitéer vedrørende sådanne stillinger, gennemføres i tæt samarbejde med styrelsesudvalget.
3. Hvad angår kontorets tjenestemænd og øvrige ansatte, udøves beføjelserne som ansættelsesmyndighed (AIPN) og som myndighed, der har kompetence til at indgå ansættelseskontrakter (AHCC), af Kommissionen. Kommissionen kan delegere visse af sine beføjelser inden for Kommissionen og til kontorets direktør. Hvis der gives delegation, sker det på samme betingelser som for Kommissionens generaldirektører.
4. Med forbehold af stk. 2 gælder de bestemmelser og procedurer, Kommissionen vedtager med henblik på gennemførelse af vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber, for tjenestemænd og øvrige ansatte, der gør tjeneste i kontoret, på samme vilkår som for Kommissionens tjenestemænd og øvrige ansatte med tjenestested i Luxembourg.
5. Ledige stillinger i kontoret bekendtgøres for personalet i alle institutioner, så snart ansættelsesmyndigheden eller myndigheden, der har kompetence til at indgå ansættelseskontrakter, har besluttet at besætte stillingen.
6. Kontorets direktør underretter en gang i kvartalet styrelsesudvalget om personaleforvaltningen.
Artikel 11
Finansielle aspekter
1. Bevillingerne til kontoret, som opføres samlet under en særlig budgetpost i budgetsektionen for Kommissionen, udspecificeres i et bilag til den pågældende sektion. Dette bilag har form af en oversigt over indtægter og udgifter, som er inddelt på samme måde som budgettets sektioner.
2. Stillingsfortegnelsen for kontoret er vedlagt som bilag til oversigten over Kommissionens personale.
3. Institutionerne er hver især anvisningsberettigede for bevillingerne til »publikationsudgifter« på deres budget.
4. De enkelte institutioner kan delegere beføjelsen som anvisningsberettiget til direktøren for kontoret, for så vidt angår forvaltningen af bevillinger under deres sektion, og fastsætter begrænsningerne og vilkårene for en sådan delegation i overensstemmelse med finansforordningen. Kontorets direktør underretter en gang i kvartalet styrelsesudvalget om delegationerne.
5. Kontorets budget- og finansforvaltning gennemføres under overholdelse af finansforordningen og dens gennemførelsesbestemmelser og den finansielle ramme, der er gældende i Kommissionen, hvilket også gælder bevillinger, der er modtaget ved delegation fra andre institutioner end Kommissionen.
6. Kontorets regnskab føres i overensstemmelse med de regnskabsbestemmelser og -metoder, som Kommissionens regnskabsfører har godkendt. Kontoret fører særskilt regnskab for salget af EU-Tidende og de øvrige publikationer. Nettoindtægten ved salg indbetales til institutionerne.
Artikel 12
Kontrol
1. Funktionen som intern revisor for kontoret varetages i overensstemmelse med finansforordningen af Kommissionens interne revisor. I lighed med, hvad der gælder for Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene, etablerer kontoret en intern revisionsenhed. Institutionerne kan anmode kontorets direktør om, at kontorets interne revisionsenhed inddrager specifikke revisioner i sit arbejdsprogram.
2. Kontoret besvarer alle spørgsmål, der ligger inden for dets beføjelser, fra Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF). Med henblik på at beskytte Den Europæiske Unions interesser indgår styrelsesudvalgets formand og OLAF's direktør en aftale om, hvordan den gensidige information skal foregå.
Artikel 13
Klager og anmodninger
1. Kontoret er ansvarlig for besvarelse af henvendelser fra Den Europæiske Ombudsmand og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, i det omfang de ligger inden for dets beføjelser.
2. Alle sagsanlæg inden for kontorets kompetenceområder rettes mod Kommissionen.
Artikel 14
Aktindsigt
1. Kontorets direktør træffer de beslutninger, der omhandles i artikel 7 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (4). Hvis der gives afslag, er det Kommissionens generalsekretær, der besvarer en fornyet begæring om aktindsigt.
2. Kontoret fører et dokumentregister, jf. artikel 11 i forordning (EF) nr. 1049/2001.
Artikel 15
Ophævelse
Afgørelse 2000/459/EF, EKSF, Euratom ophæves.
Henvisninger til den ophævede afgørelse gælder som henvisninger til nærværende afgørelse.
Artikel 16
Virkning
Denne afgørelse har virkning fra dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Udfærdiget i Bruxelles og Luxembourg, 26. juni 2009.
EUROOPAN PARLAMENTIN, NEUVOSTON, KOMISSION, YHTEISÖJEN TUOMIOISTUIMEN, TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN, EUROOPAN TALOUS- JA SOSIAALIKOMITEAN JA ALUEIDEN KOMITEAN PÄÄTÖS,
tehty 26 päivänä kesäkuuta 2009,
Euroopan unionin julkaisutoimiston organisaatiosta ja toiminnasta
(2009/496/EY, Euratom)
EUROOPAN PARLAMENTTI,
NEUVOSTO,
KOMISSIO,
YHTEISÖJEN TUOMIOISTUIN,
TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN,
EUROOPAN TALOUS- JA SOSIAALIKOMITEA sekä
ALUEIDEN KOMITEA, jotka
ottavat huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen,
ottavat huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,
ottavat huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen,
sekä katsovat seuraavaa:
(1)
Jäsenvaltioiden hallitusten edustajien yhteisöjen tiettyjen toimielinten ja yksiköiden väliaikaisesta sijainnista 8 päivänä huhtikuuta 1965 tekemän päätöksen (1) 8 artiklan mukaan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimisto, jäljempänä ’toimisto’, sijoitetaan Luxemburgiin. Tämä säännös on viimeksi pantu täytäntöön päätöksellä 2000/459/EY, EHTY, Euratom (2).
(2)
Toimiston henkilöstöön sovelletaan Euroopan yhteisöjen virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettavia sääntöjä ja määräyksiä. Niiden viimeaikaiset muutokset on syytä ottaa huomioon.
(3)
Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 25 päivänä kesäkuuta 2002 annetussa neuvoston asetuksessa (EY, Euratom) N:o 1605/2002 (3), jäljempänä ’varainhoitoasetus’, on erityisiä toimiston toimintaan liittyviä säännöksiä.
(4)
Julkaisutoiminnan tekniikka on kehittynyt merkittävästi, mikä on otettava huomioon toimiston toiminnassa.
(5)
Selkeyden vuoksi on aiheellista kumota päätös 2000/459/EY, EHTY, Euratom ja korvata se tällä päätöksellä,
OVAT PÄÄTTÄNEET SEURAAVAA:
1 artikla
Julkaisutoimisto
1. Euroopan unionin julkaisutoimisto, jäljempänä ’toimisto’, on toimielinten yhteinen toimisto, jonka tavoitteena on varmistaa Euroopan yhteisöjen ja Euroopan unionin toimielinten julkaisujen julkaiseminen parhain mahdollisin edellytyksin.
Toimiston ansiosta toimielimet pystyvät täyttämään velvoitteensa, jotka koskevat säädöstekstien julkaisemista, ja toisaalta toimisto osallistuu tiedotus- ja viestintäpolitiikan tekniseen suunnitteluun ja täytäntöönpanoon toimivaltaansa kuuluvilla aloilla.
2. Toimistoa johtaa sen johtaja johtokunnan vahvistamien strategisten suuntaviivojen mukaisesti. Toimisto soveltaa komission hallinto- ja rahoitusmenettelyjä, lukuun ottamatta tässä päätöksessä säädettyjä toimiston interinstitutionaalista asemaa koskevia erityissäännöksiä. Komissio ottaa toimiston erityisluonteen huomioon vahvistaessaan mainitut menettelyt.
2 artikla
Määritelmät
Tässä päätöksessä tarkoitetaan
1)
’julkaisemisella’ kaikkea toimintaa, jota julkaisujen suunnittelu, tarkastaminen, kansainvälisten standardi- ja luettelonumeroiden antaminen, tuottaminen, luettelointi, indeksointi, jakelu, markkinointi, myynti, varastointi ja arkistointi kaikissa muodoissa ja ulkoasuissa, niin nykyisillä kuin tulevillakin menetelmillä, edellyttää;
2)
’julkaisuilla’ kaikkia julkaistavia tekstejä, joilla on kansainvälinen standardi- ja/tai luettelonumero, riippumatta julkaisutavasta ja muodosta;
3)
’pakollisilla julkaisuilla’ perussopimusten tai muiden säädöstekstien nojalla julkaistavia julkaisuja;
4)
’muilla kuin pakollisilla julkaisuilla’ kaikkia kunkin toimielimen oman aloiteoikeuden mukaisesti laadittuja julkaisuja;
5)
’tekijänoikeuksien hallinnalla’ sen vahvistamista, että tekstien laatijalla on tekijänoikeudet ja oikeudet käyttää tekstejä uudelleen ja että toimisto hallinnoi kyseisiä oikeuksia sen julkaistavaksi annettujen julkaisujen osalta;
6)
’myynnin nettotuloilla’ laskutettua kokonaismäärää, josta on vähennetty myönnetyt alennukset sekä hallinnosta, maksujen perinnästä ja pankkitapahtumista johtuvat kulut;
7)
’toimielimillä’ perussopimuksilla perustettuja tai niihin perustuvia toimielimiä, elimiä ja laitoksia.
3 artikla
Toimiston toimivalta
1. Toimiston toimivalta kattaa seuraavat alat:
a)
Euroopan unionin virallisen lehden, jäljempänä ’virallinen lehti’, julkaiseminen ja sen todistusvoimaisuuden varmistaminen;
b)
muiden pakollisten julkaisujen julkaiseminen;
c)
muiden kuin pakollisten julkaisujen julkaiseminen tai yhteisjulkaiseminen, joka on annettu toimiston tehtäväksi kunkin toimielimen aloiteoikeuden puitteissa erityisesti toimielinten viestintätoiminnan osana;
d)
julkaisujen julkaiseminen tai yhteisjulkaiseminen toimiston omasta aloitteesta mukaan lukien julkaisut, joiden tarkoituksena on sen omien palvelujen markkinointi; tätä varten toimisto saattaa hankkia käännöksiä palvelusopimuksen nojalla;
e)
suurelle yleisölle tarkoitettujen sähköisten julkaisupalvelujen kehittäminen, ylläpito ja päivittäminen;
f)
koko lainsäädännön ja muiden virallisten tekstien asettaminen yleisön saataville;
g)
toimielinten kaikkien julkaisujen säilyttäminen ja asettaminen yleisön saataville sähköisesti;
h)
toimielinten julkaisujen kansainvälisten standardi- ja/tai luettelonumeroiden antaminen;
i)
toimielinten julkaisujen jäljentämis- ja käännösoikeuksien hallinta;
j)
julkaisujen ja toimiston palvelujen markkinointi ja myynti.
2. Toimisto antaa toimielimille neuvontaa ja apua seuraavissa tehtävissä:
a)
julkaisutoimintaa koskevien ohjelmien suunnittelu;
b)
julkaisuhankkeiden toteuttaminen julkaisutavasta riippumatta;
c)
julkaisuhankkeisiin liittyvä taitto ja suunnittelutyö;
d)
jäsenvaltioiden julkaisumarkkinoiden suuntauksista sekä niistä teemoista ja aihealueista tiedottaminen, joilla on todennäköisimmin laajin yleisö;
e)
painosmäärien ja jakelusuunnitelmien vahvistaminen;
f)
julkaisujen hinnoittelu ja myynti;
g)
toimielinten ilmaisten tai maksullisten julkaisujen markkinointi, jakelu ja arviointi;
h)
yleisölle suunnattujen internetsivujen ja -palvelujen analysointi, arviointi ja tekeminen;
i)
julkaisutoimintaan liittyvien puitesopimusten laatiminen;
j)
julkaisujärjestelmien tekninen valvonta.
4 artikla
Toimielinten velvollisuudet
1. Kunkin toimielimen julkaisutoimintaa koskevat päätökset kuuluvat sen yksinomaiseen toimivaltaan.
2. Toimielimet käyttävät pakollisia julkaisujaan julkaistessaan toimiston palveluja.
3. Toimielimet voivat julkaista muita kuin pakollisia julkaisuja ilman toimistoa. Tällöin toimielimet pyytävät toimistolta kansainväliset standardi- ja/tai luettelonumerot ja toimittavat sille julkaisusta sähköisen version julkaisun muodosta riippumatta sekä tarvittaessa kaksi paperijäljennöstä.
4. Toimielimet sitoutuvat pidättämään itsellään kaikki jäljennös-, käännös- ja jakeluoikeudet kaikkien julkaisun muodostavien osien osalta.
5. Toimielimet sitoutuvat laatimaan julkaisuilleen jakelusuunnitelman, jonka toimisto hyväksyy.
6. Toimielimet voivat tehdä toimiston kanssa palvelusopimuksia, joissa määritellään niiden yhteistyötä koskevat yksityiskohdat.
5 artikla
Toimiston tehtävät
1. Toimistolle kuuluvat seuraavat tehtävät:
a)
julkaistavien asiakirjojen ryhmittely;
b)
tekstien ja julkaisujen muiden osien valmistelu, graafinen suunnittelu, korjaaminen, taitto ja tarkastaminen muodosta tai julkaisutavasta riippumatta toisaalta toimielinten antamien ohjeiden ja toisaalta yhteistyössä toimielinten kanssa laadittujen typografiaa ja kieliasua koskevien sääntöjen mukaisesti;
c)
julkaisujen indeksointi ja luettelointi;
d)
virallisessa lehdessä julkaistavien tekstien ja muiden kuin virallisessa lehdessä julkaistavien virallisten tekstien asiakirja-analyysi;
e)
säädöstekstien konsolidointi;
f)
monikielisen Eurovoc-tesauruksen hallinta, kehittäminen, päivittäminen ja levitys;
g)
painatus palveluntarjoajien välityksellä;
h)
töiden etenemisen seuranta;
i)
laadunvalvonta;
j)
laadun ja määrän hyväksyminen;
k)
virallisen lehden sekä muiden kuin virallisessa lehdessä julkaistavien virallisten tekstien ja toisten muiden kuin pakollisten julkaisujen fyysinen ja sähköinen jakelu;
l)
varastointi;
m)
fyysinen ja sähköinen arkistointi;
n)
uusintapainokset loppuneista painoksista ja tarvepainatus;
o)
konsolidoidun luettelon laatiminen toimielinten julkaisuista;
p)
myynti, johon sisältyy laskuttaminen, perintä ja tilittäminen sekä saatavien hoito;
q)
myynninedistäminen;
r)
toimielinten postituslistojen laatiminen, hankkiminen, hallinta, päivittäminen, seuranta ja valvonta sekä kohdennettujen postituslistojen laatiminen.
2. Toimisto toteuttaa seuraavat toimet oman toimivaltansa puitteissa tai toimielinten sille siirtämien, tulojen ja menojen hyväksyjän toimivaltuuksien nojalla:
a)
julkiset hankinnat, myös oikeudellisten sitoumusten tekeminen;
b)
palveluntarjoajien kanssa tehtyjen sopimusten rahoituksen seuranta;
c)
menojen vahvistaminen, erityisesti laadun ja määrän hyväksyminen, hyväksymismerkinnällä;
d)
menojen hyväksyminen;
e)
tulotapahtumat.
6 artikla
Johtokunta
1. Perustetaan toimiston johtokunta, jossa kaikki allekirjoittaneet toimielimet ovat edustettuina. Johtokunnan muodostavat tuomioistuimen kirjaaja, neuvoston varapääsihteeri sekä muiden toimielinten pääsihteerit tai näiden edustajat. Euroopan keskuspankki osallistuu johtokunnan työhön tarkkailijana.
2. Johtokunta valitsee jäsentensä keskuudesta puheenjohtajan kahdeksi vuodeksi kerrallaan.
3. Johtokunta kokoontuu puheenjohtajansa aloitteesta tai jonkin toimielimen pyynnöstä vähintään neljä kertaa vuodessa.
4. Johtokunta vahvistaa työjärjestyksensä, joka julkaistaan virallisessa lehdessä.
5. Johtokunnan päätökset tehdään yksinkertaisella enemmistöllä, jollei toisin säädetä.
6. Jokaisella tämän päätöksen allekirjoittaneella toimielimellä on johtokunnassa yksi ääni.
7 artikla
Johtokunnan tehtävät ja velvollisuudet
1. Edellä olevasta 6 artiklasta poiketen johtokunta tekee toimielinten yhteisen edun mukaisesti ja toimiston toimivallan puitteissa yksimielisesti seuraavat päätökset:
a)
se vahvistaa toimiston johtajan ehdotuksesta toimiston strategiset tavoitteet ja toimintasäännöt;
b)
se vahvistaa toimiston yleistä toimintaa ja erityisesti myyntiä, jakelua ja julkaisemista koskevat suuntaviivat ja valvoo, että toimisto antaa panoksensa tiedotus- ja viestintäpolitiikan laatimiseen ja toteuttamiseen toimivaltaansa kuuluvilla aloilla;
c)
se vahvistaa toimiston johtajan valmisteleman luonnoksen pohjalta toimielimille osoitetun vuosikertomuksen, joka koskee toimiston strategian ja sen tarjoamien palvelujen toteuttamista, ja toimittaa ennen kunkin vuoden toukokuun 1 päivää toimielimille edellistä varainhoitovuotta koskevan kertomuksen;
d)
se hyväksyy ennakkoarvion toimiston tuloista ja menoista toimiston toimintabudjettia koskevan talousarviomenettelyn puitteissa;
e)
se hyväksyy toimiston kustannuspaikkapohjaisen kirjanpidon perusteet, jotka toimiston johtaja vahvistaa;
f)
se tekee toimielimille ehdotuksia toimiston moitteettoman toiminnan helpottamiseksi.
2. Johtokunta ottaa huomioon toimielinten välisten, tätä tarkoitusta varten perustettujen elinten antamat tiedotus- ja viestintäalaa koskevat suuntaviivat. Johtokunnan puheenjohtaja keskustelee vuosittain kyseisten elinten kanssa.
3. Johtokunnan puheenjohtaja, joka vastaa toimielinten välisestä yhteistyöstä, toimii yhteyshenkilönä vastuuvapauden myöntämisestä vastaavaan viranomaiseen päin toimiston toimivaltaan kuuluvissa strategisissa päätöksissä.
4. Johtokunnan puheenjohtaja ja toimiston johtaja vahvistavat yhteisestä sopimuksesta keskinäisen tiedotuksen ja viestinnän säännöt, joilla virallistetaan kyseisten tahojen suhteet. Kyseinen sopimus toimitetaan tiedoksi johtokunnan jäsenille.
8 artikla
Toimiston johtaja
Toimiston johtaja vastaa johtokunnan alaisuudessa ja sen toimivallan rajoissa toimiston moitteettomasta toiminnasta. Hallinto- ja rahoitusmenettelyjä soveltaessaan johtaja toimii komission valvonnassa.
9 artikla
Toimiston johtajan tehtävät ja velvollisuudet
1. Toimiston johtaja vastaa johtokunnan sihteeristöstä ja tiedottaa johtokunnalle tehtäviensä hoidosta neljännesvuosittain laadittavalla kertomuksella.
2. Toimiston johtaja saattaa johtokunnan käsiteltäväksi kaikki toimiston toiminnan parannusehdotukset.
3. Toimiston johtaja vahvistaa johtokuntaa kuultuaan niiden maksullisten palvelujen luonteen ja hinnan, joita toimisto voi tarjota toimielimille.
4. Toimiston johtaja vahvistaa johtokunnan hyväksynnän jälkeen toimiston kustannuspaikkapohjaisen kirjanpidon perusteet. Hän määrittelee toimiston ja toimielinten välistä tiliyhteistyötä koskevat yksityiskohtaiset säännöt yhteisymmärryksessä komission tilinpitäjän kanssa.
5. Toimiston johtaja laatii ennakkoarvion toimiston tuloista ja menoista toimiston toimintabudjettia koskevan talousarviomenettelyn puitteissa. Kyseiset ehdotukset toimitetaan johtokunnan hyväksynnän jälkeen komissiolle.
6. Toimiston johtaja päättää, voidaanko kolmansilta tulevia julkaisuja julkaista, ja jos voidaan, millä ehdoilla.
7. Toimiston johtaja osallistuu toimielinten väliseen tiedotus- ja viestintätoimintaan toimiston toimivaltaan kuuluvilla aloilla.
8. Toimiston johtaja vastaa seuraavista tehtävistä, jotka liittyvät lainsäädännön ja lainsäädäntömenettelyä koskevien virallisten asiakirjojen, myös virallisen lehden, julkaisemiseen:
a)
hän saattaa kunkin toimielimen toimivaltaisen elimen käsiteltäviksi yhteisesti noudatettavia periaatepäätöksiä;
b)
hän laatii ehdotuksia virallisen lehden ja virallisten säädöstekstien rakenteen ja esitystavan parantamisesta;
c)
hän laatii toimielimille ehdotuksia julkaistavien tekstien esitystavan yhdenmukaistamisesta;
d)
hän tarkastelee käytännön toiminnassa ilmeneviä ongelmia ja antaa näiden ongelmien selvittämiseksi toimistolle tarvittavia ohjeita ja toimielimille suosituksia.
9. Toimiston johtaja laatii varainhoitoasetuksen mukaisesti vuotuisen toimintakertomuksen niiden määrärahojen hallinnoinnista, joiden toteuttamista koskevan päätösvallan komissio ja muut toimielimet ovat siirtäneet toimistolle varainhoitoasetuksen nojalla. Tämä kertomus osoitetaan komissiolle ja asianomaisille toimielimille sekä tiedoksi johtokunnalle.
10. Komission ja toimiston välisistä suhteista vastaavan komission jäsenen ja toimiston johtajan välisen tiedottamisen ja kuulemisen yksityiskohtaiset säännöt vahvistetaan yhteisellä sopimuksella osana komission määrärahoja koskevan päätösvallan siirtämistä ja talousarvion toteuttamista.
11. Toimiston johtaja vastaa johtokunnan vahvistamien strategisten tavoitteiden toteuttamisesta ja toimiston moitteettomasta hallinnosta, toiminnasta sekä talousarvion hallinnasta.
12. Jos johtaja on poissa tai estynyt hoitamasta virkaansa, sovelletaan sääntöjä, jotka koskevat sijaisen nimittämistä palkkaluokan ja virkaiän perusteella, ellei johtokunta tee puheenjohtajansa ja toimiston johtajan ehdotuksesta päätöstä eri järjestyksestä.
13. Toimiston johtaja antaa toimielimille neljännesvuosittain kertomuksen varojen suunnittelusta ja käytöstä sekä töiden etenemisestä.
10 artikla
Henkilöstö
1. Komissio nimittää pääjohtajan ja johtajan johtokunnan yksimielisen myönteisen lausunnon jälkeen. Pääjohtajaan ja johtajiin (palkkaluokat AD 16, AD 15 ja AD 14) sovelletaan komission sääntöjä, jotka koskevat johtavassa asemassa olevien virkamiesten henkilöstökiertoa ja arviointia. Kun kyseisissä säännöissä asetettu tällaisessa virassa olevan virkamiehen henkilöstökiertoa koskeva määräaika lähestyy, komissio tiedottaa asiasta johtokunnalle, joka voi antaa tilanteesta yksimielisen lausunnon.
2. Johtokunta osallistuu tiiviisti menettelyihin, jotka on tarvittaessa toteutettava ennen toimiston virkamiehen tai muun henkilöstön jäsenen nimittämistä pääjohtajan (palkkaluokat AD 16 ja AD 15) ja johtajan (palkkaluokat AD 15 ja AD 14) virkaan, ja erityisesti avointa virkaa koskevan ilmoituksen laatimiseen, hakemusten tarkasteluun ja kilpailun valintalautakunnan nimeämiseen.
3. Komissio on toimiston virkamiesten ja muun henkilöstön osalta nimittävä viranomainen ja viranomainen, jolla on toimivalta tehdä työsopimuksia. Komissio voi siirtää osan toimivallastaan sisäisin järjestelyin tai toimiston johtajalle. Tällainen toimivallan siirtäminen toteutetaan samoin edellytyksin kuin komission pääjohtajien kohdalla.
4. Toimiston virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovelletaan säännöksiä ja menettelyjä, jotka komissio on hyväksynyt Euroopan yhteisöjen virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen täytäntöönpanemiseksi, samoin edellytyksin kuin niitä sovelletaan Luxemburgissa työskenteleviin komission virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön, jollei 2 kohdasta muuta johdu.
5. Toimiston avoimista viroista tiedotetaan kaikkien toimielinten virkamiehille heti kun nimittävä viranomainen tai viranomainen, jolla on toimivalta tehdä työsopimuksia, on päättänyt viran täyttämisestä.
6. Toimiston johtaja tiedottaa johtokunnalle henkilöstöhallinnosta neljännesvuosittain.
11 artikla
Rahoitus
1. Toimiston määrärahat, joiden kokonaismäärä kirjataan erityiseen budjettikohtaan komissiota koskevassa talousarvion pääluokassa, eritellään kyseisen pääluokan liitteessä. Liitteessä esitetään tulot ja menot jaoteltuina talousarvion pääluokkien tapaan.
2. Toimiston henkilöstötaulukko on komission henkilöstötaulukon liitteenä.
3. Kukin toimielin on tulojen ja menojen hyväksyjä talousarviossaan lukuun ”Julkaisut” varatuille määrärahoille.
4. Kukin toimielin voi valtuuttaa toimiston johtajan toimimaan tulojen ja menojen hyväksyjänä omaan pääluokkaansa otettujen määrärahojen hallinnassa ja vahvistaa näiden valtuutusten rajoitukset ja edellytykset varainhoitoasetuksen mukaisesti. Toimiston johtaja tiedottaa johtokunnalle näistä valtuutuksista neljännesvuosittain.
5. Toimiston talousarvio- ja varainhallinnossa noudatetaan varainhoitoasetusta ja sen soveltamissääntöjä sekä voimassa olevaa komission varainhoitokehystä, myös niiden määrärahojen osalta, joiden toteuttamista koskevan päätösvallan ovat toimistolle siirtäneet muut toimielimet kuin komissio.
6. Toimiston kirjanpidossa noudatetaan komission tilinpitäjän hyväksymiä kirjanpitosääntöjä ja -menetelmiä. Toimisto pitää erillistä kirjanpitoa virallisen lehden ja julkaisujen myynnistä. Myynnin nettotulot toimitetaan edelleen toimielimille.
12 artikla
Valvonta
1. Komission sisäinen tarkastaja toimii toimiston sisäisenä tarkastajana varainhoitoasetuksen mukaisesti. Toimisto ottaa käyttöön sisäiset tarkastusvalmiudet komission pääosastoihin ja yksiköihin sovellettavia menettelyjä vastaavalla tavalla. Toimielimet voivat pyytää toimiston johtajaa sisällyttämään sisäisen tarkastuksen työohjelmaan erityistarkastuksia.
2. Toimisto vastaa kaikkiin Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tehtävään liittyviin, toimivaltaansa koskeviin kysymyksiin. Euroopan unionin etujen suojaamiseksi johtokunnan puheenjohtaja ja OLAFin johtaja tekevät sopimuksen keskinäisistä tiedotussäännöistä.
13 artikla
Valitukset ja pyynnöt
1. Toimisto on oman toimivaltansa rajoissa vastuussa Euroopan oikeusasiamiehen ja Euroopan tietosuojavaltuutetun kysymyksiin annettavista vastauksista.
2. Kaikki kanteet toimiston toimivaltaan kuuluvilla aloilla nostetaan komissiota vastaan.
14 artikla
Oikeus tutustua asiakirjoihin
1. Toimiston johtaja tekee Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 (4) 7 artiklassa tarkoitetut päätökset. Jos pyyntö hylätään, komission pääsihteeri tekee uudistettuja hakemuksia koskevat päätökset.
2. Toimistolla on asetuksen (EY) N:o 1049/2001 11 artiklan mukainen asiakirjarekisteri.
15 artikla
Kumoaminen
Kumotaan päätös 2000/459/EY, EHTY, Euratom.
Viittauksia kumottuun päätökseen pidetään viittauksina tähän päätökseen.
16 artikla
Voimaantulo
Tämä päätös tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tehty Brysselissä ja Luxemburgissa 26 päivänä kesäkuuta 2009.