RÅDETS AFGØRELSE 2009/936/RIA
af 30. november 2009
om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser for Europols analysedatabase
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til Rådets afgørelse 2009/371/RIA af 6. april 2009 om oprettelse af Den Europæiske Politienhed (Europol) (1) (i det følgende benævnt »Europolafgørelsen«), særlig artikel 14, stk. 1, og artikel 59, stk. 1, litra b),
under hensyn til konventionen om beskyttelse af det enkelte menneske i forbindelse med elektronisk databehandling af personoplysninger, vedtaget af Europarådet den 28. januar 1981,
under hensyn til Ministerudvalgets anbefaling R(87)15 om politiets brug af personoplysninger, vedtaget af Europarådet den 17. september 1987,
under henvisning til det af Styrelsesrådet forelagte udkast til bestemmelser for Europols analysedatabaser,
under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet, og
ud fra følgende betragtning: Det er Rådet, der med kvalificeret flertal efter høring af Europa-Parlamentet fastsætter gennemførelsesbestemmelser for analysedatabaser (i det følgende benævnt »bestemmelserne«) -
TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:
KAPITEL I
ALMINDELIGE PRINCIPPER
Artikel 1
Definitioner
I disse bestemmelser forstås ved:
a) »personoplysninger«: enhver oplysning vedrørende en identificeret eller identificerbar fysisk person; ved en »identificerbar« person forstås en person, der kan identificeres direkte eller indirekte, bl.a. ved et identifikationsnummer eller et eller flere specifikke kendetegn med hensyn til den pågældendes fysiske, fysiologiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet
b) »analysedatabase«: en database, der er oprettet med henblik på analyse som nævnt i artikel 14, stk. 1, i Europolafgørelsen
c) »analyse«: indsamling, behandling eller anvendelse af oplysninger med det formål at bistå ved politimæssig efterforskning, jf. Europolafgørelsens artikel 14, stk. 2
d) »deltagere i en analysegruppe«: analytikere og andet Europolpersonale, der er udpeget af direktøren, samt forbindelsesofficerer og/eller eksperter fra de medlemsstater, der har videregivet oplysningerne, eller som berøres af analysen, jf. artikel 14, stk. 4, i Europolafgørelsen
e) »behandling af personoplysninger« eller »behandling«: enhver operation eller række af operationer - med eller uden brug af elektronisk databehandling - som personoplysninger gøres til genstand for, såsom indsamling, registrering, organisering, lagring, bearbejdning eller ændring, fremfinding, søgning, anvendelse, videregivelse, formidling eller enhver anden form for tilrådighedsstillelse af dataene, matchning eller samkøring, samt blokering, sletning eller tilintetgørelse.
Artikel 2
Anvendelsesområde
Bestemmelserne i denne afgørelse finder anvendelse på behandlingen af oplysninger i analyseøjemed, jf. Europolafgørelsens artikel 14, stk. 1.
Artikel 3
Oplysninger, der videregives i analyseøjemed
1. I overensstemmelse med artikel 8, stk. 2, og artikel 14, stk. 3, i Europolafgørelsen meddeles oplysninger, der videregives i analyseøjemed, enten i struktureret og ustruktureret form af de nationale enheder, eller de kan, afhængigt af hvor meget de haster, sendes direkte fra de udpegede kompetente myndigheder til Europol med henblik på indlæsning i en analysedatabase. Den medlemsstat, der videregiver oplysningerne, skal underrette Europol om det formål, de er videregivet til og om eventuelle begrænsninger for deres anvendelse, sletning eller tilintetgørelse af oplysningerne, herunder også eventuelle generelle eller specifikke begrænsninger for adgang. Den pågældende medlemsstat kan også underrette Europol om sådanne begrænsninger på et senere tidspunkt.
Europol skal sikre sig, at tredjeparter, som videregiver sådanne oplysninger, underretter Europol om det formål, de er videregivet til, og om der gælder eventuelle begrænsninger for anvendelsen deraf.
Efter modtagelsen af sådanne oplysninger skal det så hurtigt som muligt afgøres, i hvilket omfang de skal indlæses i en specifik database.
2. I henhold til Europolafgørelsens artikel 29, stk. 1, påhviler ansvaret for de i stk. 1 omhandlede oplysninger den medlemsstat, der har videregivet dem, ligesom de er underlagt den pågældende medlemsstats lovgivning, indtil de er indlæst i en analysedatabase. Dette berører ikke Europols ansvar for oplysningerne efter andet og tredje afsnit.
Europol er ansvarlig for at sikre, at kun de medlemsstater, der har videregivet oplysningerne, eller analytikere og andet Europolpersonale, der er udpeget af direktøren i overensstemmelse med Europolafgørelsens artikel 14, stk. 2, litra a), kan få adgang til dem med det formål at afgøre, om oplysningen skal indlæses i en analysedatabase.
Hvis Europol efter en vurdering af de leverede oplysninger har grund til at antage, at de er unøjagtige eller ikke længere er aktuelle, underretter Europol den medlemsstat, som har videregivet dem, herom.
3. Ansvaret for oplysninger, som det efter en vurdering besluttes ikke at indlæse i en analysedatabase, samt for sagsakter og dokumenter, der indeholder indlæste oplysninger, påhviler den medlemsstat, der har videregivet oplysningerne, jf. Europolafgørelsens artikel 29, stk. 1, ligesom de er underlagt denne medlemsstats lovgivning. Dette berører ikke Europols ansvar, jf. Europolafgørelsen.
Europol er ansvarlig for at sikre, at de i første afsnit omhandlede oplysninger, sagsakter og dokumenter lagres adskilt fra analysedatabasen, og at kun de medlemsstater, der har videregivet oplysningerne, eller analytikere og andet Europolpersonale, der er udpeget af direktøren i overensstemmelse med Europolafgørelsens artikel 14, stk. 2, litra a), får adgang hertil, med det formål:
a)
at indlæse dem i en analysedatabase på et senere tidspunkt
b)
at kontrollere, om de oplysninger, som allerede er indlæst i analysedatabasen, er korrekte og relevante, eller
c)
at kontrollere, om kravene i disse bestemmelser eller Europolafgørelsen er blevet overholdt.
Der må også gives adgang til sådanne oplysninger, hvis det tjener den registreredes interesser, og denne skal beskyttes. I så fald må oplysningerne kun anvendes med den pågældendes samtykke.
Sådanne oplysninger, sagsakter og dokumenter skal sendes tilbage til den medlemsstat, der har videregivet dem, eller slettes eller tilintetgøres, hvis de ikke længere er nødvendige til de formål, der er omhandlet i denne artikel. De skal under alle omstændigheder slettes eller tilintetgøres, når analysedatabasen nedlægges.
4. Hvis de i stk. 1 omhandlede oplysninger er videregivet af en tredjepart, er Europol ansvarlig for at sikre, at principperne i denne artikel anvendes på sådanne oplysninger under overholdelse af de regler, der er fastsat i medfør af Europolafgørelsens artikel 26.
Artikel 4
Behandling af oplysninger
1. Personoplysninger som omhandlet i artikel 5 og 6 i nærværende bestemmelser må kun behandles af Europol, hvis det er nødvendigt for at opfylde målsætningen i Europolafgørelsens artikel 3, og såfremt oplysningerne er hensigtsmæssige, korrekte, relevante og ikke mere omfattende, end at de opfylder formålet med den analysedatabase, de er indlæst i, og forudsat at de ikke lagres i længere tid end nødvendigt til dette formål. Det undersøges med jævne mellemrum, om oplysningerne stadig er nødvendige til de formål, de er lagret til i analysedatabasen, jf. artikel 7 i nærværende bestemmelser og Europolafgørelsens artikel 20.
2. Hver medlemsstat, der er involveret i et analyseprojekt, afgør efter national ret, jf. Europolafgørelsens artikel 14, stk. 3, i hvilket omfang den kan videregive sådanne oplysninger.
Artikel 5
Oprettelsesbestemmelser for analysedatabaser
1. Europols direktør skal i oprettelsesbestemmelserne for hver enkelt analysedatabase, jf. Europolafgørelsens artikel 16, klart angive, hvilke af de i artikel 6 i nærværende bestemmelser nævnte kategorier af oplysninger der skønnes at være nødvendige for formålet med den pågældende analysedatabase.
2. Europols direktør skal i de i stk. 1 omhandlede oprettelsesbestemmelser også angive, om oplysninger vedrørende racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning og fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt oplysninger om helbredsforhold eller seksuelle forhold kan indlæses i analysedatabasen under de i artikel 6 nævnte kategorier, og begrunde, hvorfor sådanne oplysninger anses for at være strengt nødvendige for formålet med den pågældende analysedatabase. Sådanne oplysninger må kun behandles, når de supplerer andre personoplysninger, der allerede er indlæst i den pågældende database.
Når oplysningerne i første afsnit vedrører de i artikel 6, stk. 3-6, omhandlede personkategorier, skal der anføres særlige grunde herfor i oprettelsesbestemmelserne til databasen, og sådanne oplysninger behandles kun efter udtrykkelig anmodning fra to eller flere af de medlemsstater, der deltager i analyseprojektet. De pågældende oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige til de formål, som de blev lagret til.
3. Oprettelsesbestemmelser til analysedatabasen, herunder senere ændringer dertil, fastsættes efter fremgangsmåden i Europolafgørelsens artikel 16.
Artikel 6
Personoplysninger i analysedatabaser
1. Når personoplysninger lagres i en analysedatabase, tilføjes der en note, som angiver, hvilken personkategori oplysningerne lagres under.
2. Følgende kategorier af personoplysninger, herunder også tilknyttede administrative oplysninger, kan behandles i forbindelse med de kategorier af personer, der er omhandlet i Europolafgørelsens artikel 14, stk. 1, litra a):
a)
personlige oplysninger:
1)
nuværende og tidligere efternavne
2)
nuværende og tidligere fornavne
3)
pigenavn
4)
faderens navn (hvis nødvendigt for identificeringen)
5)
moderens navn (hvis nødvendigt for identificeringen)
6)
køn
7)
fødselsdato
8)
fødested
9)
nationalitet
10)
civilstand
11)
kaldenavn
12)
øgenavn
13)
påtaget eller falsk navn
14)
nuværende og tidligere opholdssted og/eller bopæl
b)
fysiske kendetegn:
1)
signalement
2)
særlige kendetegn (modermærker/ar/tatoveringer mv.)
c)
midler til identificering
1)
identitetsdokumenter/kørekort
2)
nationalt id-kortnummer/pasnummer
3)
nationalt personnummer/socialsikringsnummer, hvis de findes
4)
billeder og anden information om udseendet
5)
kriminaltekniske oplysninger til identificering såsom fingeraftryk, dna-profil (fastlagt på grundlag af den ikke-kodende del af dna), stemmeprofil, blodtype, tandstatus
d)
erhverv og kvalifikationer:
1)
nuværende beskæftigelse og erhverv
2)
tidligere beskæftigelse og erhverv
3)
uddannelse (skole, universitet, erhvervsuddannelse)
4)
kvalifikationsbeviser
5)
kompetencer og anden specialviden (sprog mv.)
e)
oplysninger om økonomiske og finansielle forhold:
1)
økonomiske forhold (bankkonti og -koder, kreditkort mv.)
2)
likvide midler
3)
besiddelse af kapitalandele, andre aktiver
4)
oplysninger om fast ejendom
5)
forbindelser til virksomheder
6)
kontakter til bank- og kreditinstitutter
7)
skattemæssige forhold
8)
andre oplysninger vedrørende den pågældendes omgang med finansielle midler
f)
oplysninger om adfærd:
1)
livsstil (som f.eks. at leve over evne) og vaner
2)
færden
3)
frekventerede steder
4)
våben og andre farlige genstande
5)
farlighed
6)
andre specifikke risici såsom sandsynligheden for flugtforsøg, brug af dobbeltagenter, forbindelser til retshåndhævende personale
7)
karaktertræk og profiler forbundet med kriminel adfærd
8)
narkotikamisbrug
g)
kontakt- og ledsagepersoner, herunder forbindelsernes art og karakter
h)
anvendte kommunikationsmidler såsom telefon (fastnet eller mobil), telefax, personsøger, elektronisk post, postadresser, internetforbindelse(r)
i)
anvendte transportmidler såsom motorkøretøjer, både, fly, herunder også oplysninger til identificering af disse transportmidler (registreringsnumre)
j)
oplysninger om kriminelle aktiviteter, som hører under Europols kompetence, jf. Europolafgørelsens artikel 4:
1)
tidligere domfældelser
2)
formodet indblanding i kriminelle aktiviteter
3)
modus operandi
4)
metoder, der har været eller kan bruges til at forberede og/eller begå strafbare handlinger
5)
tilhørsforhold til en kriminel gruppe/organisation og placering inden for gruppen/organisationen
6)
rolle i den kriminelle organisation
7)
det geografiske område for de kriminelle aktiviteter
8)
materiale indsamlet under efterforskning, såsom videooptagelser og fotos
k)
henvisning til andre databaser, som indeholder oplysninger om den pågældende person:
1)
Europol
2)
politi-/toldmyndigheder
3)
andre retshåndhævende myndigheder
4)
internationale organisationer
5)
offentlige enheder
6)
private enheder
l)
oplysninger om juridiske personer med relevans for oplysningerne i litra e) og j):
1)
den juridiske persons navn
2)
adresse
3)
dato og sted for oprettelsen
4)
administrativt registreringsnummer
5)
juridisk form
6)
kapital
7)
aktivitetsområde
8)
nationale og internationale datterselskaber
9)
direktører
10)
bankforbindelser.
3. »Kontakt- og ledsagepersoner«, jf. Europolafgørelsens artikel 14, stk. 1, litra d), er personer, gennem hvilke der er tilstrækkelig grund til at antage, at det er muligt at få oplysninger vedrørende de i stk. 2 i denne artikel omhandlede personer, som er relevante for analysen, forudsat at de ikke hører ind under en af de i stk. 2, 4, 5 eller 6 omhandlede personkategorier. »Kontaktpersoner« er personer, der har sporadisk kontakt med de i stk. 2 omhandlede personer. »Ledsagepersoner« er personer, der har regelmæssig kontakt med de i stk. 2 omhandlede personer.
For så vidt angår kontakt- og ledsagepersoner er det tilladt at lagre de i stk. 2 omhandlede oplysninger i fornødent omfang, forudsat der er grund til at antage, at disse oplysninger er nødvendige for analysen af sådanne personers rolle som kontakt- eller ledsageperson.
I den forbindelse skal følgende overholdes:
a)
disse personers forhold til de i Europolafgørelsens artikel 14, stk. 1, litra a), omhandlede personer skal afklares hurtigst muligt
b)
hvis antagelsen om, at der er en forbindelse mellem disse personer og de personer, der er omhandlet i Europolafgørelsens artikel 14, stk. 1, litra a), viser sig at være ubegrundet, slettes oplysningerne omgående
c)
hvis sådanne personer er mistænkt for at have begået en strafbar handling, for hvilken Europol i henhold til Europolafgørelsens artikel 4 er kompetent, eller er blevet dømt for en sådan strafbar handling, eller hvis der i henhold til den berørte medlemsstats nationale lovgivning er konkrete indicier for eller en rimelig formodning om, at de vil begå en sådan strafbar handling, er det tilladt at lagre alle oplysninger, der er omhandlet i stk. 2
d)
oplysninger om kontaktpersoners kontakt- og ledsagepersoner samt om ledsagepersoners kontakt- og ledsagepersoner må ikke lagres, bortset fra oplysninger om arten og karakteren af kontakten med eller ledsagelsen af de i stk. 2 omhandlede personer
e)
hvis det ikke er muligt at nå til nogen afklaring efter ovenstående litraer, tages der hensyn hertil, når det besluttes, om det er nødvendigt at lagre oplysningerne med henblik på videre analyse, og i hvilket omfang det skal ske.
4. Oplysningerne i denne artikels stk. 2, litra a), nr. 1, til stk. 2, litra c), nr. 3, om personer, der som omhandlet i Europolafgørelsens artikel 14 har været ofre for en af de pågældende strafbare handlinger, eller om hvem det på grund af omstændighederne må formodes, at de kan blive ofre for en sådan strafbar handling, kan lagres ligesom følgende kategorier af oplysninger:
a)
oplysninger til identificering af offeret
b)
årsagen til personens rolle som offer eller potentielt offer
c)
skade (fysisk, økonomisk, psykologisk, mv.)
d)
angivelse af, om der skal sikres anonymitet
e)
mulighed for deltagelse i retsmøder
f)
oplysninger om strafbare handlinger meddelt af eller gennem de personer, der er omhandlet i Europolafgørelsens artikel 14, stk. 1, litra c), herunder også om deres forbindelse med andre personer, hvis det er nødvendigt for at identificere de i Europolafgørelsens artikel 12, stk. 1, omhandlede personer.
Andre af de i stk. 2 omhandlede oplysninger kan lagres i fornødent omfang, forudsat der er grund til at antage, at de er nødvendige for analysen af sådanne personers rolle som ofre eller potentielle ofre.
Oplysninger, der ikke er nødvendige for den videre analyse, slettes.
5. Oplysningerne i denne artikels stk. 2, litra a), nr. 1), til stk. 2, litra c), nr. 3, om personer, der som omhandlet i Europolafgørelsens artikel 14, stk. 1, litra b), kan tænkes at blive indkaldt som vidner i forbindelse med undersøgelser af de pågældende strafbare handlinger eller ved en efterfølgende straffesag, kan lagres ligesom følgende kategorier af oplysninger:
a)
oplysninger om strafbare handlinger meddelt af sådanne personer, herunder også om deres forbindelse med andre personer, der er registreret i analysedatabasen
b)
angivelse af, om der skal sikres anonymitet
c)
angivelse af, om der skal sikres beskyttelse, og hvem der skal yde den
d)
ny identitet
e)
angivelse af om der er mulighed for deltagelse i retsmøder.
Andre af de i stk. 2 omhandlede oplysninger kan lagres i fornødent omfang, forudsat der er grund til at antage, at de er nødvendige for analysen af sådanne personers rolle som vidner.
Oplysninger, som ikke er nødvendige for den videre analyse, slettes.
6. Oplysningerne i denne artikels stk. 2, litra a), nr. 1), til stk. 2, litra c), nr. 3, om personer, der som omhandlet i Europolafgørelsens artikel 14, stk. 1, litra e), kan give oplysninger om de pågældende strafbare handlinger, kan lagres ligesom følgende kategorier af oplysninger:
a)
kodede personoplysninger
b)
arten af de givne oplysninger
c)
angivelse af, om der skal sikres anonymitet
d)
angivelse af, om der skal sikres beskyttelse, og hvem der skal yde den
e)
ny identitet
f)
angivelse af om der er mulighed for deltagelse i retsmøder
g)
negative erfaringer
h)
belønning (økonomisk/begunstigelser).
Andre af de i stk. 2 omhandlede oplysninger kan lagres i fornødent omfang, forudsat der er grund til at antage, at de er nødvendige for analysen af sådanne personers rolle som meddelere.
Oplysninger, der ikke er nødvendige for den videre analyse, slettes.
7. Hvis det på et tidspunkt under analysen på grundlag af velbegrundede og underbyggede oplysninger bliver klart, at en person, som er registreret i en analysedatabase, bør placeres i en anden af de personkategorier, der er fastlagt i denne artikel, end den, som vedkommende først blev indplaceret i, må Europol kun behandle de oplysninger om denne person, som det er tilladt at behandle i forbindelse med denne nye kategori, og alle andre oplysninger slettes.
Hvis det på grundlag af ovennævnte oplysninger bliver klart, at en person bør indplaceres i to eller flere af de kategorier, der er defineret i denne artikel, må Europol behandle alle de oplysninger, som det er tilladt at behandle i forbindelse med disse kategorier.
Artikel 7
Tidsfrister for behandlingen og lagringens varighed
1. Når der træffes afgørelse om, hvorvidt personoplysninger fortsat bør lagres i henhold til disse bestemmelsers artikel 6, jf. Europolafgørelsens artikel 20, er det nødvendigt at afveje Europols interesser i at udføre sine opgaver mod den registrerede persons legitime interesser i beskyttelse af oplysningerne.
Behovet for fortsat lagring af alle personoplysninger i en analysedatabase tages op til revision senest tre år efter indlæsningen eller den seneste revision af oplysningerne i overensstemmelse med Europolafgørelsens artikel 20. Uanset denne revision skal behovet for fortsat lagring tages op til fornyet overvejelse, hvis der opstår omstændigheder, der lader formode, at oplysningerne bør slettes eller rettes.
Der tages under revisionen hensyn til behovet for at bevare oplysninger i lyset af afslutningen af en efterforskning i en bestemt sag, en endelig dom, især en frikendelse, en rehabiliteringskendelse, en udstået straf og et amnesti samt den registreredes alder og de særlige kategorier af oplysninger.
2. Europol revurderer behovet for fortsat lagring af oplysninger i en analysedatabase i overensstemmelse med Europolafgørelsens artikel 16, stk. 3. På baggrund af denne revision træffer direktøren beslutning om at opretholde eller nedlægge databasen. Styrelsesrådet og den fælles kontrolinstans skal straks underrettes af direktøren om de forhold i databasen, der gør dens opretholdelse strengt nødvendig.
3. Hvis en straffesag mod personer, der er omfattet af artikel 6, stk. 2, afsluttes ved afgørelse truffet af en ret eller af en anden instans uden mulighed for appel, og Europol underrettes om denne afgørelse af den pågældende medlemsstat eller tredjepart, skal Europol kontrollere, om de oplysninger, der er berørt af denne afgørelse, fortsat må lagres, ændres eller anvendes. Hvis det på baggrund af begrundelsen for afgørelsen eller andre efterretninger må formodes, at den pågældende ikke, eller ikke i strid med loven, har begået den strafbare handling, eller hvis dette spørgsmål ikke afgøres endeligt i begrundelsen for afgørelsen, skal de oplysninger, der er berørt af afgørelsen, slettes, medmindre der er vægtige grunde til at antage, at de stadig er relevante for analysedatabasens formål. I så fald skal der tilføjes en oplysning om rettens afgørelse til de oplysninger, der allerede findes i databasen. Endvidere må disse oplysninger kun behandles og opbevares under behørig hensyntagen til den kontekst, den nævnte afgørelse er truffet i, og de rettigheder, den giver den pågældende person.
4. Personoplysninger må ikke opbevares længere end den frist, der er fastsat i artikel 20, stk. 1, i Europolafgørelsen. Hvis personoplysninger, som omhandlet i artikel 6, stk. 3-6, lagres i en database i mere end fem år på grund af opretholdelse af analysedatabasen, underrettes den fælles kontrolinstans, jf. Europolafgørelsens artikel 34, stk. 1, herom.
5. Hvis det i forbindelse med den vurdering af Europols virksomhed, som Den Fælles Kontrolinstans foretager, konstateres, at personoplysninger opbevares i strid med disse bestemmelser, underretter Den Fælles Kontrolinstans Europols direktør herom i det fornødne omfang i overensstemmelse med Europolafgørelsens artikel 34, stk. 4.
Når Den Fælles Kontrolinstans i overensstemmelse med Europolafgørelsens artikel 34, stk. 4, har forelagt en sag om lagring, behandling eller anvendelse af personoplysninger for Styrelsesrådet, er det ikke tilladt at videregive de pågældende oplysninger uden forudgående tilladelse fra Styrelsesrådet. I ekstraordinære tilfælde kan direktøren godkende, at oplysningerne videregives, inden Styrelsesrådet har givet sin godkendelse, hvis dette anses for at være absolut nødvendigt for at beskytte de pågældende medlemsstaters væsentlige interesser inden for rammerne af Europols målsætninger eller af hensyn til forebyggelsen af en nært forestående fare forbundet med kriminalitet eller terrorhandlinger. I sådanne tilfælde giver direktøren en skriftlig tilladelse, der fremsendes til Styrelsesrådet og Den Fælles Kontrolinstans.
Artikel 8
Deltagelse af tredjeparter
Europol kan knytte eksperter fra institutioner, organer, kontorer og agenturer, jf. Europolafgørelsens artikel 22, stk. 1, og eksperter fra tredjelande og organisationer, jf. Europolafgørelsens artikel 23, stk. 1, til en analysegruppes aktiviteter på betingelserne i afgørelsens artikel 14, stk. 8.
Direktøren indgår en aftale med de enkelte enheder, der er nævnt i første afsnit, efter de bestemmelser om sådanne aftaler, som Styrelsesrådet har fastsat. De nærmere enkeltheder for disse aftaler sendes til Styrelsesrådet og til Den Fælles Kontrolinstans. Den Fælles Kontrolinstans kan fremsætte de bemærkninger, den måtte finde nødvendige, over for Styrelsesrådet.
Artikel 9
Indsamling og registrering af oplysninger
Der sondres mellem oplysningerne i analysedatabasen ud fra en vurdering af kilden og oplysningernes pålidelighed eller rigtighed, jf. artikel 11. Der sondres mellem oplysninger, der er baseret på faktiske forhold, og oplysninger, der er baseret på meninger eller personlige vurderinger.
Artikel 10
Intern databeskyttelse
Europols direktør træffer de nødvendige foranstaltninger for at sikre overholdelsen af disse bestemmelser og andre bestemmelser om databeskyttelse. Direktøren rådfører sig med henblik herpå med den databeskyttelsesansvarlige, jf. Europolafgørelsens artikel 28.
KAPITEL II
KLASSIFICERING
Artikel 11
Kategorier af analysedatabaser
Analysedatabaserne kan være:
a)
af generel eller strategisk karakter, når formålet er at behandle relevante oplysninger om et særligt problem eller at udbygge eller forbedre de initiativer, som tages af de kompetente myndigheder, jf. Europolafgørelsens artikel 3.
b)
af operationel karakter, når formålet er at indsamle oplysninger om en eller flere af de kriminelle aktiviteter, som er omhandlet i Europolafgørelsens artikel 3, vedrørende en sag, person eller organisation, med henblik på at indlede, bistå eller afslutte bilaterale eller multilaterale efterforskninger af international karakter, jf. Europolafgørelsens artikel 14, stk. 2, under forudsætning af, at to eller flere medlemsstater er blandt de berørte parter.
Artikel 12
Vurdering af kilden og oplysningerne
1. Kilden til oplysninger, der hidrører fra en medlemsstat, vurderes så vidt muligt af den medlemsstat, der videregiver oplysningerne, med anvendelse af følgende kildevurderingskoder:
A)
:
Hvor der ikke hersker tvivl om kildens ægthed, pålidelighed og kompetence, eller hvor kildens oplysninger har vist sig at være pålidelige i alle tilfælde.
B)
:
Hvor information er videregivet af en kilde, der i de fleste tilfælde har vist sig at være pålidelig.
C)
:
Hvor information er videregivet af en kilde, der i de fleste tilfælde har vist sig at være upålidelig.
X)
:
Hvor kildens pålidelighed ikke kan vurderes.
2. Oplysninger, der hidrører fra en medlemsstat, vurderes så vidt muligt af den medlemsstat, der videregiver oplysningerne, efter deres pålidelighed med anvendelse af følgende vurderingskoder:
1)
:
Oplysninger, hvis rigtighed der ikke er tvivl om.
2)
:
Oplysninger, som kilden har personligt kendskab til, men som den rapporterende tjenestemand ikke har personligt kendskab til.
3)
:
Oplysninger, som kilden ikke har personligt kendskab til, men som underbygges af allerede registrerede oplysninger.
4)
:
Oplysninger, som kilden ikke har personligt kendskab til, og som ikke kan underbygges.
3. Hvis Europol på grundlag af allerede foreliggende oplysninger kommer til den konklusion, at der er behov for at korrigere vurderingen, underretter Europol den pågældende medlemsstat herom og søger at nå til enighed om en ændring af vurderingen. Europol ændrer ikke vurderingen, medmindre der foreligger en sådan enighed.
4. Hvis Europol modtager data eller oplysninger fra en medlemsstat uden en vurdering, forsøger Europol på grundlag af allerede foreliggende oplysninger så vidt muligt at vurdere, hvor pålidelig kilden er. Vurderingen af specifikke data og oplysninger skal ske efter aftale med den medlemsstat, der videregiver oplysningerne. En medlemsstat og Europol kan også indgå en generel aftale om vurdering af bestemte typer oplysninger og bestemte kilder. Styrelsesrådet skal underrettes om sådanne generelle aftaler. Hvis oplysninger er videregivet til Europol på grundlag af sådanne generelle aftaler, skal dette noteres sammen med oplysningerne.
Hvis det i et bestemt tilfælde ikke er muligt at nå til en aftale, eller hvis der ikke er indgået en generel aftale, vurderer Europol oplysningerne eller dataene og tildeler disse oplysninger eller data kildevurderingskoderne X) og 4) som omhandlet i henholdsvis stk. 1 og 2.
5. Hvis Europol modtager data eller oplysninger fra en tredjepart, finder denne artikel tilsvarende anvendelse.
6. Hvis oplysninger i en analysedatabase er resultatet af en analyse, vurderer Europol de pågældende oplysninger i overensstemmelse med denne artikel og efter aftale med de medlemsstater, der deltager i analysen.
KAPITEL III
REGLER FOR ANVENDELSE AF ANALYSEDATABASER OG OPLYSNINGERNE HERI
Artikel 13
Oprettelse af analysedatabaser
1. Analysedatabaser oprettes på Europols initiativ eller på anmodning af de medlemsstater, der videregiver oplysningerne, efter proceduren i Europolafgørelsens artikel 16.
2. Styrelsesrådet kan indbyde repræsentanter for kontrolinstansen til at deltage i drøftelserne om oprettelsesbestemmelserne for analysedatabaser.
3. Analyseaktiviteter og videregivelse af analyseresultater kan i overensstemmelse med Europolafgørelsens artikel 16, stk. 2, påbegyndes umiddelbart efter oprettelse af analysedatabasen. Hvis Styrelsesrådet pålægger Europols direktør at ændre en oprettelsesbestemmelse eller nedlægge databasen i overensstemmelse med Europolafgørelsens artikel 16, stk. 4, slettes de oplysninger, som ikke skal indlæses i databasen, eller, i tilfælde af nedlæggelse af databasen, samtlige oplysninger indeholdt i databasen med det samme.
4. Hvis det under analysearbejdet bliver nødvendigt at ændre oprettelsesbestemmelserne til analysedatabasen, finder procedurerne i Europolafgørelsens artikel 16 og nærværende artikel tilsvarende anvendelse.
Artikel 14
Indhentning af oplysninger
1. I overensstemmelse med Europolafgørelsens artikel 14, stk. 2, litra b), tillades analyseprojektdeltageres indhentning af oplysninger først, når deltagerne er godkendt af Europol og er blevet undervist i deres særlige forpligtelser i henhold til Europols retsgrundlag.
2. I overensstemmelse med Europolafgørelsens artikel 14, stk. 2, andet afsnit, kan alle deltagerne i analysegruppen indhente oplysninger i databasen. Analysegruppen træffer med enstemmighed afgørelse om, i hvor stort omfang der kan indhentes oplysninger, og hvilke betingelser og begrænsninger der skal finde anvendelse.
Artikel 15
Videregivelse af oplysninger i analysedatabaser
1. Videregivelse af personoplysninger i analysedatabaser til en medlemsstat eller tredjepart registreres i den pågældende database.
Europol kontrollerer om nødvendigt og senest på videregivelsestidspunktet og i samarbejde med den medlemsstat eller tredjepart, der leverer oplysningerne, om disse er korrekte og i overensstemmelse med Europolafgørelsen.
I forbindelse med enhver videregivelse bør der så vidt muligt anføres retsafgørelser og beslutninger om ikke at retsforfølge. Inden oplysninger, der er baseret på meninger eller personlige vurderinger videregives, og det angives, hvor korrekte eller pålidelige de er, bør de kontrolleres i samarbejde med den medlemsstat eller tredjepart, der har leveret dem.
Den modtagende medlemsstat oplyser over for den medlemsstat, som har videregivet oplysningerne, og på dennes anmodning, hvorledes disse er anvendt, og hvilke resultater der efterfølgende er opnået, for så vidt dette er tilladt ifølge den modtagende medlemsstats nationale lovgivning.
Eventuelle begrænsninger i anvendelsen af oplysninger efter Europolafgørelsens artikel 19 anføres sammen med oplysningerne og meddeles modtagerne af analyseresultater.
2. Europol skal, hvis det efter tidspunktet for registrering af oplysninger i en analysedatabase konstateres, at disse oplysninger vedrører en person eller en genstand, om hvilke en anden medlemsstat eller tredjepart har indsendt oplysninger, der allerede findes i databasen, straks underrette den berørte medlemsstat og tredjepart om den konstaterede forbindelse, jf. Europolafgørelsens artikel 14, stk. 7.
Artikel 16
Kontrolprocedurer
For at opfylde kravene om datasikkerhed i Europolafgørelsens artikel 35 og sikre beskyttelsen af databehandling som omhandlet i disse bestemmelser godkender Styrelsesrådet analysesystemet i overensstemmelse med artikel 8 i bestemmelserne om sikkerhedsbeskyttelse af Europoloplysninger vedtaget ved Rådets afgørelse 2009/…/RIA af 30. november 2009 (2) efter forudgående høring af Sikkerhedsudvalget, jf. bestemmelsernes artikel 4, stk. 2. Godkendelsen gives på grundlag af de systemspecifikke sikkerhedskrav og anden sikkerhedsdokumentation, som Styrelsesrådet skønner er nødvendig.
Artikel 17
Anvendelse og lagring af oplysninger og analyseresultater
1. Alle personoplysninger og analyseresultater, der videregives fra en analysedatabase, må kun anvendes i overensstemmelse med databasens formål eller til at forebygge og bekæmpe andre former for grov kriminalitet samt i overensstemmelse med de begrænsninger i anvendelsen, som en medlemsstat har fastsat på grundlag af Europolafgørelsens artikel 19, stk. 2. De i artikel 5, stk. 2, i nærværende bestemmelser omhandlede oplysninger må kun videregives i forståelse med den medlemsstat, der har leveret oplysningerne.
2. Når en analysedatabase nedlægges, lagrer Europol alle de heri indeholdte oplysninger i en særskilt database, som kun er tilgængelig med henblik på intern eller ekstern kontrol. Med forbehold af Europolafgørelsens artikel 20, stk. 4, må sådanne oplysninger ikke lagres i mere end atten måneder efter nedlæggelsen af analysedatabasen.
3. Europol må lagre resultaterne fra en analysedatabase i elektronisk form i højst tre år fra datoen for nedlæggelsen af den pågældende database, forudsat at de lagres i en særskilt database, og at der ikke tilføjes nye oplysninger. Efter dette tidsrum må resultaterne kun lagres i form af et papirdokument.
Artikel 18
Samkøring af databaser og meddelelse fra en database til en anden
1. Hvis det bliver åbenbart, at oplysninger i en analysedatabase også kan være relevante for andre analysedatabaser, følges følgende procedurer:
a)
hvis der foreslås en fuldstændig samkøring af oplysningerne i to databaser, oprettes der i overensstemmelse med Europolafgørelsens artikel 16 en ny database, der indeholder alle oplysningerne i de to databaser. Beslutningen om samkøring af de to databaser træffes af alle deltagerne i de to oprindelige databaser. I så fald nedlægges de oprindelige databaser
b)
hvis nogle af oplysningerne i en database er relevante for en anden database, beslutter afsenderne af disse oplysninger, om oplysningerne kan meddeles sidstnævnte database.
2. Under de i stk. 1 nævnte omstændigheder berøres tidsfristerne for revision af oplysninger, der overføres fra en analysedatabase til en anden, ikke af en sådan overførsel.
Artikel 19
Nye tekniske hjælpemidler
Der kan kun indføres nye tekniske hjælpemidler til behandling af oplysninger i analyseøjemed, hvis der er truffet alle rimelige forholdsregler med henblik på at sikre, at de anvendes i overensstemmelse med Europols regler for beskyttelse af personoplysninger. Europols direktør skal, når indførelsen af sådanne tekniske hjælpemidler volder problemer for anvendelsen af disse databeskyttelsesregler, forinden rådføre sig med Den Fælles Kontrolinstans.
KAPITEL IV
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 20
Revision af bestemmelserne
Senest den 1. januar 2013 tages disse bestemmelser op til ny vurdering i Styrelsesrådets regi.
Styrelsesrådet drøfter eventuelle ændringsforslag til disse bestemmelser, med henblik på deres vedtagelse af Rådet i overensstemmelse med proceduren i Europolafgørelsens artikel 14, stk. 1, tredje afsnit.
Artikel 21
Ikrafttræden
Disse bestemmelser træder i kraft den 1. januar 2010.
Udfærdiget i Bruxelles, den 30. november 2009.
NEUVOSTON PÄÄTÖS 2009/936/YOS,
tehty 30 päivänä marraskuuta 2009,
Europolin analyysitietokantoja koskevien täytäntöönpanosääntöjen hyväksymisestä
EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka
ottaa huomioon Euroopan poliisiviraston (Europol) perustamisesta 6 päivänä huhtikuuta 2009 tehdyn neuvoston päätöksen 2009/371/YOS (1), jäljempänä ’Europol-päätös’, ja erityisesti sen 14 artiklan 1 kohdan ja 59 artiklan 1 kohdan b alakohdan,
ottaa huomioon yksilöiden suojelusta henkilötietojen automaattisessa tietojenkäsittelyssä 28 päivänä tammikuuta 1981 tehdyn Euroopan neuvoston yleissopimuksen,
ottaa huomioon henkilötietojen käyttämisestä poliisitoimen alalla 17 päivänä syyskuuta 1987 annetun Euroopan neuvoston ministerikomitean suosituksen N:o R(87)15,
ottaa huomioon hallintoneuvoston ehdotuksen Europolin analyysitietokantoja koskeviksi säännöiksi,
ottaa huomioon Euroopan parlamentin lausunnon,
sekä katsoo, että neuvosto hyväksyy määräenemmistöllä Euroopan parlamenttia kuultuaan analyysitietokantoja koskevat täytäntöönpanosäännöt, jäljempänä ’säännöt’,
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
I LUKU
YLEISET PERIAATTEET
1 artikla
Määritelmät
Näissä säännöissä tarkoitetaan
a)
’henkilötiedoilla’ kaikenlaisia tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevia tietoja; ’tunnistettavissa olevana’ pidetään henkilöä, jonka henkilöllisyys on todennettavissa suoraan tai epäsuorasti erityisesti henkilötunnuksen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurisen tai sosiaalisen erityispiirteen avulla;
b)
’analyysitietokannalla’ Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua tietokantaa, joka perustetaan analyysia varten;
c)
’analyysilla’ tietojen keräämistä, käsittelyä tai käyttöä, jonka tarkoituksena on avustaa rikostutkinnassa Europol-päätöksen 14 artiklan 2 kohdan mukaisesti;
d)
’analyysiryhmän työhön osallistuvilla henkilöillä’ analyytikoita ja muita johtajan tehtävään määräämiä Europolin työntekijöitä sekä yhteyshenkilöitä ja/tai asiantuntijoita niistä jäsenvaltioista, jotka ovat toimittaneet tiedot tai joita analyysi koskee Europol-päätöksen 14 artiklan 4 kohdassa tarkoitetulla tavalla;
e)
’henkilötietojen käsittelyllä’ tai ’käsittelyllä’ kaikenlaisia toimintoja tai toimintasarjoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, niitä koskevia kyselyjä, käyttöä, tietojen paljastamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä sekä niiden käytön estämistä, niiden poistamista tai tuhoamista.
2 artikla
Soveltamisala
Tässä päätöksessä vahvistettuja sääntöjä sovelletaan Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuun tietojen käsittelyyn analysointia varten.
3 artikla
Analysointia varten toimitetut tiedot
1. Kansallisten yksiköiden on välitettävä tiedot tai ne voidaan, niiden kiireellisyydestä riippuen, toimittaa nimetyiltä toimivaltaisilta viranomaisilta suoraan Europolille joko jäsennetyssä tai jäsentämättömässä muodossa Europol-päätöksen 8 artiklan 2 kohdan ja 14 artiklan 3 kohdan mukaisesti analyysitietokantaan lisättäväksi. Tiedot toimittavan jäsenvaltion on ilmoitettava Europolille, mihin tarkoitukseen ne toimitetaan, sekä mahdollisista niiden käyttöä, poistamista tai tuhoamista koskevista rajoituksista, mukaan lukien mahdolliset yleiset tai erityiset tietojen käyttöoikeuksia koskevat rajoitukset. Kyseinen jäsenvaltio voi ilmoittaa Europolille tällaisista rajoituksista myös myöhemmin.
Europol varmistaa, että tietoja toimittavat kolmannet osapuolet ilmoittavat Europolille, mihin tarkoitukseen ne toimitetaan, sekä niiden käyttöä koskevista mahdollisista rajoituksista.
Tietojen vastaanottamisen jälkeen on määritettävä mahdollisimman pian, missä laajuudessa ne tallennetaan tiettyyn tietokantaan.
2. Europol-päätöksen 29 artiklan 1 kohdan mukaisesti vastuu 1 kohdassa tarkoitetuista tiedoista kuuluu ne toimittaneelle jäsenvaltiolle, ja niihin sovelletaan tämän jäsenvaltion kansallista lainsäädäntöä, kunnes ne on tallennettu analyysitietokantaan. Tällä ei rajoiteta toisessa ja kolmannessa alakohdassa esitettyä Europolin vastuuta näistä tiedoista.
Europolin tehtävänä on varmistaa, että ainoastaan tiedot toimittaneilla jäsenvaltioilla taikka Europol-päätöksen 14 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetuilla analyytikoilla tai muilla johtajan tehtävään määräämillä Europolin työntekijöillä on pääsy tietoihin sen määrittämiseksi, voidaanko tiedot tallentaa analyysitietokantaan.
Jos Europolilla välitetyt tiedot arvioituaan on syytä olettaa, että ne ovat virheellisiä tai että ne eivät enää ole ajan tasalla, se ilmoittaa tästä tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle.
3. Vastuu tiedoista, joita ei arvioinnin jälkeen ole valittu tallennettaviksi analyysitietokantaan, sekä analyysitietokantaan tallennettuja tietoja sisältävistä asiakirjoista, jää Europol-päätöksen 29 artiklan 1 kohdan mukaisesti tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle, ja niihin sovelletaan asianomaisen jäsenvaltion kansallista lainsäädäntöä. Tällä ei rajoiteta Europol-päätöksessä esitettyä Europolin vastuuta näistä tiedoista.
Europolin tehtävänä on varmistaa, että ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetut tiedot ja asiakirjat säilytetään erillään analyysitietokannoista ja että ainoastaan tiedot toimittaneilla jäsenvaltioilla taikka Europol-päätöksen 14 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetuilla analyytikoilla tai muilla johtajan tehtävään määräämillä Europolin työntekijöillä on pääsy tietoihin
a)
niiden ottamiseksi analyysitietokantaan myöhemmin;
b)
analyysitietokantaan jo tallennettujen tietojen oikeellisuuden ja merkityksellisyyden tarkistamiseksi; tai
c)
sen tarkistamiseksi, onko näiden sääntöjen tai Europol-päätöksen vaatimukset täytetty.
Pääsy tällaisiin tietoihin voidaan sallia myös, jos se on tietojen kohteena olevan suojelua vaativan henkilön etujen mukaista. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käyttää ainoastaan asianomaisen henkilön suostumuksella.
Tällaiset tiedot ja asiakirjat on palautettava ne toimittaneelle jäsenvaltiolle tai poistettava taikka tuhottava, jos niitä ei enää tarvita tässä artiklassa vahvistettuja tarkoituksia varten. Ne on joka tapauksessa poistettava tai tuhottava analyysitietokannan sulkemisen jälkeen.
4. Jos 1 kohdassa tarkoitetut tiedot on toimittanut kolmas osapuoli, Europolin tehtävänä on varmistaa, että tässä artiklassa määrättyjä periaatteita sovelletaan kyseisiin tietoihin Europol-päätöksen 26 artiklan mukaisesti vahvistettuja sääntöjä noudattaen.
4 artikla
Tietojen käsittely
1. Mikäli Europol-päätöksen 3 artiklassa asetetun tavoitteen saavuttamiseksi on tarpeen, Europol voi käsitellä näiden sääntöjen 5 ja 6 artiklassa tarkoitettuja henkilötietoja siltä osin kuin ne ovat riittäviä, virheettömiä ja merkityksellisiä eivätkä ylitä sen analyysitietokannan tarkoitusta, johon ne on tallennettu, sekä edellyttäen, että niitä ei säilytetä kauempaa kuin tätä tarkoitusta varten on tarpeen. Tarve jatkaa tietojen säilyttämistä analyysitietokannan tarkoitusta varten tarkistetaan säännöllisesti näiden sääntöjen 7 artiklan sekä Europol-päätöksen 20 artiklan mukaisesti.
2. Kukin analyysihankkeeseen osallistuva jäsenvaltio päättää kansallisen lainsäädäntönsä mukaisesti siten kuin Europol-päätöksen 14 artiklan 3 kohdassa on määritetty, missä määrin se voi toimittaa tällaisia tietoja.
5 artikla
Analyysitietokantojen perustamista koskevat määräykset
1. Kussakin analyysitietokannan perustamista koskevassa Europol-päätöksen 16 artiklassa tarkoitetussa määräyksessä johtajan on eriteltävä, mitkä näiden sääntöjen 6 artiklassa luetellut henkilötietoluokat katsotaan tarpeellisiksi kyseisen analyysitietokannan tarkoitusta varten.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetussa määräyksessä johtaja määrittää myös, voidaanko sellaisia tietoja, jotka paljastavat rodun tai etnisen alkuperän, poliittisia mielipiteitä, uskonnollisen tai filosofisen vakaumuksen tai ammattiyhdistykseen kuulumisen, sekä terveyteen ja seksuaaliseen käyttäytymiseen liittyviä tietoja tallentaa analyysitietokantaan 6 artiklassa lueteltuihin luokkiin kuuluvina, ja miksi tällaiset tiedot katsotaan ehdottoman välttämättömiksi kyseisen analyysitietokannan tarkoituksia varten. Tällaisten tietojen käsittely on sallittua ainoastaan, jos ne täydentävät muita samaan tietokantaan jo tallennettuja henkilötietoja.
Mikäli ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetut tiedot liittyvät 6 artiklan 3-6 kohdassa mainittuihin henkilöryhmiin, tietokannan perustamista koskevan määräyksen on sisällettävä erityiset perusteet näiden tietojen vaatimiselle, ja tällaisia tietoja käsitellään ainoastaan analyysihankkeeseen osallistuvien kahden tai useamman jäsenvaltion nimenomaisesta pyynnöstä. Kyseiset tiedot poistetaan sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on tallennettu.
3. Analyysitietokannan perustamista koskevat määräykset ja niihin myöhemmin tehtävät muutokset vahvistetaan Europol-päätöksen 16 artiklassa säädettyä menettelyä noudattaen.
6 artikla
Analyysitietokannassa olevat henkilötiedot
1. Kun henkilötietoja tallennetaan analyysitietokantaan, tietoihin on liitettävä ilmoitus, josta käy ilmi, minkä henkilöryhmän osalta tiedot on talletettu.
2. Seuraavia henkilötietoluokkia ja niihin liittyviä hallinnollisia tietoja voidaan käsitellä Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettujen henkilöryhmien osalta:
a)
Henkilötiedot:
1.
Nykyinen sukunimi ja entiset sukunimet
2.
Nykyiset ja entiset etunimet
3.
Tyttönimi
4.
Isän nimi (jos tarpeen tunnistamista varten)
5.
Äidin nimi (jos tarpeen tunnistamista varten)
6.
Sukupuoli
7.
Syntymäaika
8.
Syntymäpaikka
9.
Kansalaisuus
10.
Siviilisääty
11.
Peitenimi
12.
Kutsumanimi
13.
Omaksuttu tai väärä nimi
14.
Nykyinen ja entinen asuinpaikka ja/tai kotipaikka
b)
Fyysinen kuvaus:
1.
Fyysinen kuvaus
2.
Erityiset tuntomerkit (merkit/arvet/tatuoinnit jne.)
c)
Tunnistuskeinot:
1.
Henkilöasiakirjat/ajokortti
2.
Kansallisen henkilökortin/passin numero
3.
Kansallinen henkilötunnus/sosiaaliturvatunnus, jos se on käytettävissä
4.
Kuvat ja muut ulkonäköä koskevat tiedot
5.
Rikoslaboratorion käyttöön tarkoitetut tunnistetiedot kuten sormenjäljet, DNA-tunniste (joka on saatu DNA:n koodaamattomasta osasta), ääniprofiili, veriryhmä, hammastiedot
d)
Ammatti ja erityistaidot:
1.
Nykyinen työpaikka ja ammatti
2.
Entinen työpaikka ja ammatti
3.
Koulutus (koulu/yliopisto/ammattioppilaitos)
4.
Pätevyys
5.
Erityistaidot ja muut tiedon alueet (kielet/muu)
e)
Taloudelliset ja raha-asioita koskevat tiedot:
1.
Raha-asioita koskevat tiedot (pankkitilit ja koodit, luottokortit jne.)
2.
Käteisvarat
3.
Osakkeet / muut varat
4.
Omaisuustiedot
5.
Yhteydet yrityksiin
6.
Pankki- ja luottotiedot
7.
Verotuksellinen asema
8.
Muut asianomaisen henkilön raha-asioiden hoitoa koskevat tiedot
f)
Käyttäytymistä koskevat tiedot:
1.
Elämäntyyli (kuten yli varojensa eläminen) ja jokapäiväinen elämä
2.
Liikkuminen
3.
Paikat, joissa asianomaisella on tapana käydä
4.
Aseet ja muut vaaralliset välineet
5.
Vaarallisuusluokitus
6.
Erityiset riskit, kuten pakenemisen todennäköisyys, kaksoisagenttien käyttö, yhteydet lainvalvontaviranomaisiin
7.
Rikoksiin liittyvät piirteet ja profiilit
8.
Huumausaineiden väärinkäyttö
g)
Henkilöt, joihin asianomainen on yhteydessä tai jotka avustavat häntä, mukaan lukien yhteyden tai avustamisen tyyppi ja luonne
h)
Asianomaisen henkilön käyttämät viestintävälineet, kuten puhelin (kiinteä/matkapuhelin), faksi, hakulaite, sähköposti, postiosoitteet, internetyhteys (-yhteydet)
i)
Asianomaisen henkilön käyttämät kulkuneuvot, kuten ajoneuvot, veneet ja lentokoneet, sekä näiden kulkuneuvojen tunnistetiedot (rekisterinumerot)
j)
Tiedot, jotka liittyvät rikolliseen toimintaan, joka Europol-päätöksen 4 artiklan perusteella kuuluu Europolin toimivaltaan:
1.
Aikaisemmat tuomiot
2.
Epäilty osallisuus rikolliseen toimintaan
3.
Tekotavat
4.
Keinot, joita on käytetty tai voidaan käyttää rikosten valmistelussa ja/tai tekemisessä
5.
Rikollisryhmien/-järjestöjen jäsenyys ja asema ryhmässä/järjestössä
6.
Tehtävä rikollisjärjestössä
7.
Rikollisen toiminnan maantieteellinen ulottuvuus
8.
Tutkinnan kuluessa kerätty aineisto, kuten videot ja valokuvat
k)
Viittaukset muihin tietokantoihin, joissa asianomaista henkilöä koskevia tietoja säilytetään:
1.
Europol
2.
Poliisi-/tulliviranomaiset
3.
Muut täytäntöönpanoviranomaiset
4.
Kansainväliset järjestöt
5.
Julkisyhteisöt
6.
Yksityiset elimet
l)
Tiedot, jotka koskevat e ja j alakohdassa mainittuihin tietoihin liittyviä oikeushenkilöitä:
1.
Oikeushenkilön nimi
2.
Sijainti
3.
Perustamispäivämäärä ja -paikka
4.
Hallinnollinen rekisteröintinumero
5.
Oikeudellinen muoto
6.
Pääoma
7.
Toiminta-alue
8.
Kansalliset ja kansainväliset tytäryhteisöt
9.
Johtajat
10.
Yhteydet pankkeihin.
3. Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan d alakohdassa tarkoitetuilla henkilöillä, joihin asianomainen on yhteydessä tai jotka ovat hänen seurassaan, tarkoitetaan henkilöitä, joiden osalta on syytä uskoa, että tämän artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja henkilöitä koskevia ja analyysin kannalta merkityksellisiä tietoja voidaan saada heidän kauttaan, edellyttäen, ettei näitä henkilöitä lueta kuuluviksi 2, 4, 5 tai 6 kohdassa tarkoitettuihin henkilöryhmiin. ”Henkilöt, joihin asianomainen on yhteydessä”, ovat henkilöitä, joilla on satunnainen yhteys 2 kohdassa tarkoitettuihin henkilöihin. ”Henkilöt, jotka ovat hänen seurassaan”, ovat henkilöitä, joilla on säännöllinen yhteys 2 kohdassa tarkoitettuihin henkilöihin.
Niitä henkilöitä, joihin asianomainen on yhteydessä tai jotka ovat hänen seurassaan, koskevat 2 kohdan mukaiset tiedot voidaan tallentaa tarpeellisina, jos on aihetta olettaa, että näitä tietoja tarvitaan analysoitaessa heidän asemaansa tällaisina henkilöinä.
Tässä yhteydessä olisi noudatettava seuraavaa:
a)
näiden henkilöiden suhde Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettuihin henkilöihin on selvitettävä mahdollisimman pian;
b)
jos olettamus näiden henkilöiden ja Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettujen henkilöiden suhteesta osoittautuu perusteettomaksi, tiedot on poistettava viipymättä;
c)
jos tällaisia henkilöitä epäillään sellaisen rikoksen tekemisestä, joka Europol-päätöksen 4 artiklan mukaisesti kuuluu Europolin toimivaltaan, tai jos heidät on tuomittu tällaisesta rikoksesta tai jos asianomaisen jäsenvaltion kansallisen lainsäädännön nojalla on tosiasioihin perustuvaa näyttöä tai todennäköisiä syitä epäillä, että he aikovat tehdä tällaisen rikoksen, kaikki 2 kohdan mukaiset tiedot voidaan tallentaa;
d)
tietoja henkilöistä, jotka ovat yhteydessä niihin henkilöihin tai niiden henkilöiden seurassa, joihin asianomainen henkilö itse on yhteydessä tai jotka ovat hänen seurassaan, ei saa tallentaa, lukuun ottamatta tietoja, jotka koskevat sitä, minkä tyyppistä ja luonteista on heidän yhteydessä tai seurassa olonsa 2 kohdassa tarkoitettujen henkilöiden kanssa;
e)
jos edellisten alakohtien mukaiset selvitykset eivät ole mahdollisia, tämä tulee ottaa huomioon päätettäessä myöhempiä analyyseja varten tapahtuvan tallentamisen tarpeellisuudesta ja laajuudesta.
4. Sellaisten Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitettujen henkilöiden osalta, jotka ovat olleet jonkin tarkasteltavana olevan rikoksen uhreja tai joiden voidaan tiettyjen seikkojen perusteella olettaa olevan tällaisen rikoksen uhreja, voidaan säilyttää tämän artiklan 2 kohdan a ja b alakohdassa ja c alakohdan 1-3 alakohdassa tarkoitettuja tietoja sekä seuraaviin luokkiin kuuluvia tietoja:
a)
uhrin tunnistamista koskevat tiedot;
b)
uhriksi joutumisen syy;
c)
vahingot (fyysiset/taloudelliset/psykologiset/muut);
d)
henkilöllisyyden suojaaminen;
e)
mahdollisuus tulla kuulluksi oikeudessa;
f)
Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetuilta henkilöiltä tai heidän kauttaan saadut rikosta koskevat tiedot, mukaan lukien tiedot heidän suhteestaan muihin henkilöihin, jos tämä on tarpeen Europol-päätöksen 12 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen henkilöiden tunnistamiseksi.
Muut 2 kohdassa tarkoitetut tiedot voidaan tarvittaessa tallentaa, jos on aihetta olettaa, että niitä tarvitaan analysoitaessa henkilön asemaa uhrina tai mahdollisena uhrina.
Tiedot, joita ei tarvita mitään myöhempää analyysia varten, on poistettava.
5. Sellaisten Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitettujen henkilöiden osalta, jotka voidaan kutsua todistamaan tarkasteltavina oleviin rikoksiin liittyvässä tutkinnassa tai sitä seuraavassa rikosoikeudenkäynnissä, voidaan säilyttää tämän artiklan 2 kohdan a ja b alakohdassa ja c alakohdan 1-3 alakohdassa tarkoitettuja tietoja sekä seuraaviin luokkiin kuuluvia tietoja:
a)
tällaisilta henkilöiltä saadut rikosta koskevat tiedot, mukaan lukien analyysitietokantaan tallennetut tiedot heidän suhteestaan muihin henkilöihin;
b)
henkilöllisyyden suojaaminen;
c)
suojelu ja sen antaja;
d)
uusi henkilöllisyys;
e)
mahdollisuus tulla kuulluksi oikeudessa.
Muut 2 kohdassa tarkoitetut tiedot voidaan tarvittaessa säilyttää, jos on aihetta olettaa, että niitä tarvitaan analysoitaessa näiden henkilöiden asemaa todistajina.
Tiedot, joita ei tarvita mitään myöhempää analyysia varten, on poistettava.
6. Sellaisten Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitettujen henkilöiden osalta, jotka voivat antaa tietoja tarkasteltavina olevista rikoksista, voidaan säilyttää tämän artiklan 2 kohdan a ja b alakohdassa ja c alakohdan 1-3 alakohdassa tarkoitettuja tietoja sekä seuraaviin luokkiin kuuluvia tietoja:
a)
koodatut henkilötiedot;
b)
toimitetun tiedon tyyppi;
c)
henkilöllisyyden suojaaminen;
d)
suojelu ja sen antaja;
e)
uusi henkilöllisyys;
f)
mahdollisuus tulla kuulluksi oikeudessa;
g)
negatiiviset kokemukset;
h)
palkkiot (rahapalkkiot/palvelukset).
Muut 2 kohdassa tarkoitetut tiedot voidaan tarvittaessa säilyttää, jos on aihetta olettaa, että niitä tarvitaan analysoitaessa näiden henkilöiden asemaa tiedonantajina.
Tiedot, joita ei tarvita mitään myöhempää analyysia varten, on poistettava.
7. Jos analyysin aikana käy vahvojen ja varmistettujen tietojen perusteella ilmi, että henkilö, josta on tietoja analyysitietokannassa, olisi sijoitettava muuhun tämän artiklan mukaiseen henkilöryhmään kuin siihen, johon hänet oli alun perin sijoitettu, Europol voi käsitellä ainoastaan niitä tätä henkilöä koskevia tietoja, jotka ovat sallittuja tässä uudessa ryhmässä, ja kaikki muut tiedot on poistettava.
Jos edellä mainittujen vahvojen ja varmistettujen tietojen perusteella käy ilmi, että henkilö olisi sisällytettävä tämän artiklan mukaiseen kahteen tai useampaan eri ryhmään, Europol voi käsitellä kaikissa näissä ryhmissä sallittuja tietoja.
7 artikla
Tietojen tarkastamista ja säilyttämistä koskevat määräajat
1. Päätettäessä Europol-päätöksen 20 artiklan mukaisesti, onko henkilötietojen säilyttämistä jatkettava näiden sääntöjen 6 artiklan nojalla, Europolin etuja sen suorittaessa tehtäviään on arvioitava suhteessa sen henkilön perusteltuihin tietosuojaan liittyviin etuihin, jota koskevia tietoja on tallennettu.
Kaikkien analyysitietokantaan tallennettujen henkilötietojen osalta on Europol-päätöksen 20 artiklan mukaisesti viimeistään kolmen vuoden kuluttua niiden järjestelmään tallentamisesta tai viimeisestä tarkistamisesta tarkistettava, onko niiden säilyttämistä tarpeen jatkaa. Tästä tarkistuksesta riippumatta on säilyttämisen jatkamisen tarpeellisuus tarkistettava, mikäli tulee ilmi tekijöitä, jotka antavat aihetta olettaa, että tiedot olisi poistettava tai oikaistava.
Tarkistuksessa on arvioitava, onko tietojen säilyttäminen tarpeellista ottaen huomioon yksittäistapauksen tutkinnan lopputulos, lainvoimainen päätös, erityisesti vapauttava tuomio, päätös rangaistusseuraamusten kumoamisesta, kärsitty vapausrangaistus ja myönnetty armahdus, sekä tietojen kohteen ikä ja erityiset tietoluokat.
2. Europol tarkistaa Europol-päätöksen 16 artiklan 3 kohdan mukaisesti, onko analyysitietokannan säilyttämistä tarpeen jatkaa. Tämän tarkistuksen perusteella johtaja tekee päätöksen tietokannan säilyttämisen jatkamisesta tai tietokannan sulkemisesta. Johtajan on välittömästi ilmoitettava hallintoneuvostolle ja yhteiselle valvontaviranomaiselle, mitkä tietokannassa olevat tekijät ovat perusteluna sille, että sen säilyttämisen jatkaminen on ehdottoman välttämätöntä.
3. Mikäli rikosoikeudenkäynti 6 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja henkilöitä vastaan on saatettu päätökseen oikeuden päätöksellä tai muulla tavalla siten, ettei valitusoikeutta ole, ja asianomainen jäsenvaltio tai kolmas osapuoli on ilmoittanut päätöksestä Europolille, Europol tarkistaa, saadaanko tietoja, joihin tämä päätös vaikuttaa, edelleen säilyttää, muuttaa tai käyttää. Jos oikeuden päätöksen perustelujen tai muiden tietojen perusteella voidaan olettaa, että kyseinen henkilö ei ole syyllistynyt rikokseen tai suorittanut tekoa oikeudenvastaisesti, tai jos päätöksen perusteluissa tämä kysymys jätetään ratkaisematta, tiedot, joihin tämä päätös vaikuttaa, on poistettava, ellei ole olemassa merkittäviä perusteita katsoa, että ne ovat edelleen merkityksellisiä analyysitietokannan tarkoituksen kannalta. Tiedot tuomioistuimen päätöksestä on tällöin lisättävä tietokannassa jo oleviin tietoihin. Lisäksi näitä tietoja voidaan käsitellä ja säilyttää ainoastaan ottamalla asianmukaisesti huomioon edellä mainittu päätös ja siihen liittyvät taustatekijät sekä sen asianomaiselle henkilölle suomat oikeudet.
4. Henkilötietoja ei saa säilyttää pidempään kuin Europol-päätöksen 20 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun ajan. Jos 6 artiklan 3-6 kohdassa tarkoitettuja henkilöitä koskevia tietoja säilytetään analyysitietokannan säilyttämisen jatkamisen seurauksena tietokannassa yli viiden vuoden ajan, siitä on ilmoitettava Europol-päätöksen 34 artiklan 1 kohdassa tarkoitetulle yhteiselle valvontaviranomaiselle.
5. Jos yhteisen valvontaviranomaisen suorittaman Europolin toiminnan tarkastuksen aikana havaitaan, että henkilötietoja säilytetään näiden sääntöjen vastaisesti, yhteisen valvontaviranomaisen on Europol-päätöksen 34 artiklan 4 kohdan mukaisesti ilmoitettava siitä johtajalle tarpeelliseksi katsomallaan tavalla.
Jos yhteinen valvontaviranomainen on Europol-päätöksen 34 artiklan 4 kohdan mukaisesti saattanut henkilötietojen säilyttämistä, käsittelyä tai käyttöä koskevan asian hallintoneuvoston käsiteltäväksi, kyseisten tietojen välittäminen on kielletty ilman hallintoneuvoston ennalta antamaa lupaa. Poikkeustapauksissa johtaja voi antaa luvan näiden tietojen välittämiseen ennen hallintoneuvoston hyväksyntää, mikäli se katsotaan ehdottoman välttämättömäksi asianomaisten jäsenvaltioiden, Europolin tavoitteiden mukaisten olennaisten etujen suojaamiseksi taikka rikokseen tai terrorismin uhkaan liittyvän välittömän vaaran estämiseksi. Näissä tapauksissa johtajan lupa on annettava asiakirjalla, joka toimitetaan hallintoneuvostolle ja yhteiselle valvontaviranomaiselle.
8 artikla
Kolmansien osapuolten osallistuminen
Europol voi pyytää Europol-päätöksen 22 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja toimielimiä, elimiä ja virastoja sekä kyseisen päätöksen 23 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja kolmansia valtioita ja organisaatioita osallistumaan analyysiryhmän toimintaan kyseisen päätöksen 14 artiklan 8 kohdassa säädetyin edellytyksin.
Johtaja sopii ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettujen tahojen kanssa tehtävistä järjestelyistä hallintoneuvoston määrittelemien, tällaisia järjestelyjä koskevien sääntöjen mukaisesti. Järjestelyjen yksityiskohdista ilmoitetaan hallintoneuvostolle ja yhteiselle valvontaviranomaiselle. Yhteinen valvontaviranomainen voi esittää tarpeellisiksi katsomansa huomautukset hallintoneuvostolle.
9 artikla
Tietojen kerääminen ja tallentaminen
Tietokannoissa analysointitarkoituksessa säilytetyt tiedot on eroteltava 11 artiklan mukaisesti lähteen arviointiluokituksen ja tietojen oikeellisuus- tai luotettavuusasteen mukaan. Tosiasioihin perustuvat tiedot on eroteltava mielipiteisiin tai henkilökohtaisiin arviointeihin perustuvista tiedoista.
10 artikla
Sisäinen tietosuoja
Johtajan on toteutettava tarvittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että näitä sääntöjä ja muita tietosuojaa koskevia säännöksiä noudatetaan. Tätä varten johtajan on pyydettävä neuvoja Europol-päätöksen 28 artiklassa tarkoitetulta tietosuojavastaavalta.
II LUKU
LUOKITUS
11 artikla
Analyysitietokantojen luokat
Analyysitietokannat voivat olla
a)
yleisiä tai strategisia, jos tarkoitus on käsitellä tiettyä ongelmaa koskevaa merkityksellistä tietoa tai kehittää tai parantaa Europol-päätöksen 3 artiklassa määriteltyjen toimivaltaisten elinten aloitteita;
b)
operatiivisia, jos tarkoitus on saada tietoa yhdestä tai useammasta Europol-päätöksen 3 artiklassa tarkoitetusta rikollisesta toiminnasta, joka liittyy tiettyyn tapaukseen, henkilöön tai järjestöön, kahden- tai monenvälisten kansainvälisten tutkimusten alulle panemiseksi, niissä avustamiseksi tai niiden päätökseen saattamiseksi Europol-päätöksen 14 artiklan 2 kohdan mukaisesti edellyttäen, että asianosaisina on vähintään kaksi jäsenvaltiota.
12 artikla
Lähteen ja tietojen arvioiminen
1. Tiedot toimittavan jäsenvaltion on mahdollisuuksien mukaan arvioitava jäsenvaltiosta peräisin oleva tiedon lähde käyttäen seuraavia lähteen arviointikoodeja:
(A)
:
tiedot ovat peräisin varmasti luotettavasta ja pätevästä lähteestä tai tiedot on välittänyt aiemmin kaikissa tapauksissa luotettavaksi osoittautunut lähde;
(B)
:
lähde, josta tiedot on saatu, on useimmissa tapauksissa osoittautunut luotettavaksi;
(C)
:
lähde, josta tiedot on saatu, on useimmissa tapauksissa osoittautunut epäluotettavaksi;
(X)
:
lähteen luotettavuutta ei voida arvioida.
2. Tiedot toimittavan jäsenvaltion on mahdollisuuksien mukaan arvioitava jäsenvaltiosta saadut tiedot niiden luotettavuuden pohjalta käyttäen seuraavia tietojen arviointikoodeja:
(1)
:
tiedot, joiden oikeellisuudesta on varmuus;
(2)
:
tiedot, jotka tiedon lähde tuntee henkilökohtaisesti, mutta joita niitä välittävä virkailija ei henkilökohtaisesti tunne;
(3)
:
tiedot, joita tiedon lähde ei henkilökohtaisesti tunne, mutta jotka jo tallennetut muut tiedot vahvistavat;
(4)
:
tiedot, joita tiedon lähde ei henkilökohtaisesti tunne ja joita ei voida vahvistaa.
3. Jos Europol jo hallussaan olevien tietojen perusteella tulee siihen johtopäätökseen, että arviointia on korjattava, se ilmoittaa asiasta kyseiselle jäsenvaltiolle ja yrittää sopia arviointiin tehtävästä muutoksesta. Europol ei saa muuttaa arviointia, ellei asiasta ole tällä tavoin sovittu.
4. Jos Europol saa joltakin jäsenvaltiolta tietoja ilman arviointia, Europol yrittää mahdollisuuksien mukaan arvioida lähteen tai tietojen luotettavuuden hallussaan jo olevien tietojen perusteella. Yksittäisten tietojen arviointi on suoritettava yhteisymmärryksessä tiedot toimittaneen jäsenvaltion kanssa. Jäsenvaltio ja Europol voivat myös sopia yleisellä tasolla tietyntyyppisten tietojen ja tiettyjen lähteiden arvioimisesta. Hallintoneuvostolle on ilmoitettava tällaisista yleisistä sopimuksista. Jos tiedot on toimitettu Europolille tällaisten yleisten sopimusten perusteella, tästä on ilmoitettava tietojen yhteydessä.
Jos yhteisymmärrystä ei yksittäisessä tapauksessa saavuteta tai jos yleistä sopimusta ei ole olemassa, Europol arvioi tiedot ja antaa niille 1 kohdassa tarkoitetun arviointikoodin X ja 2 kohdassa tarkoitetun arviointikoodin 4.
5. Jos Europol saa tietoja kolmannelta osapuolelta, tätä artiklaa on sovellettava soveltuvin osin.
6. Mikäli analyysitietokantaan tallennetut tiedot on saatu analyysin tuloksena, Europol arvioi nämä tiedot tämän artiklan mukaisesti ja yhteisymmärryksessä analyysiin osallistuvien jäsenvaltioiden kanssa.
III LUKU
ANALYYSITIETOKANTOJEN JA ANALYYSITIETOJEN KÄYTTÖÄ KOSKEVAT SÄÄNNÖT
13 artikla
Analyysitietokantojen perustaminen
1. Analyysitietokannat perustetaan Europolin aloitteesta tai tiedot toimittavien jäsenvaltioiden pyynnöstä Europol-päätöksen 16 artiklassa säädettyä menettelyä noudattaen.
2. Hallintoneuvosto voi kutsua yhteisen valvontaviranomaisen edustajat osallistumaan keskusteluihinsa, jotka koskevat analyysitietokantojen perustamismääräyksiä.
3. Analysointityö ja analysointitulosten jakaminen voivat Europol-päätöksen 16 artiklan 2 kohdan mukaisesti alkaa välittömästi sen jälkeen kun analyysitietokanta on perustettu. Jos hallintoneuvosto Europol-päätöksen 16 artiklan 4 kohdan mukaisesti antaa johtajalle tehtäväksi muuttaa perustamismääräystä tai sulkea tietokanta, tietokannan ulkopuolelle jätettävät tiedot tai, jos tietokanta suljetaan, kaikki kyseisen tietokannan sisältämät tiedot on poistettava välittömästi.
4. Jos analyysin aikana tulee tarpeelliseksi muuttaa analyysitietokannan perustamismääräystä, Europol-päätöksen 16 artiklassa esitettyä menettelyä ja tätä artiklaa sovelletaan soveltuvin osin.
14 artikla
Tietojen haku
1. Analyysihankkeeseen osallistujat saavat Europol-päätöksen 14 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukaisesti hakea tietoja vasta sitten, kun Europol on akkreditoinut heidät ja heidät on perehdytetty Europolia koskevan lainsäädännön mukaisiin erityisiin velvoitteisiinsa.
2. Europol-päätöksen 14 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan mukaisesti kaikki analyysiryhmään osallistuvat henkilöt saavat hakea tietoja tietokannasta. Analyysiryhmä päättää yksimielisesti siitä, missä laajuudessa tietoja saa hakea, ja tietojen hakuun sovellettavista edellytyksistä ja rajoituksista.
15 artikla
Analyysitietokannoissa säilytettävän tiedon välittäminen
1. Tieto analyysitietokantojen sisältämien henkilötietojen välittämisestä mille tahansa jäsenvaltiolle tai kolmannelle osapuolelle on tallennettava kyseiseen tietokantaan.
Europolin on yhteistyössä tiedot toimittaneen jäsenvaltion tai kolmannen osapuolen kanssa tarvittaessa tarkistettava tietojen oikeellisuus ja yhteensopivuus Europol-päätöksen kanssa viimeistään silloin, kun tiedot välitetään.
Annettaviin tietoihin tulisi mahdollisuuksien mukaan liittää oikeuden päätökset ja syyttämättäjättämispäätökset. Mielipiteisiin tai henkilökohtaisiin arvioihin perustuvat tiedot olisi tarkistettava yhteistyössä tiedot toimittaneen jäsenvaltion tai kolmannen osapuolen kanssa ennen näiden tietojen välittämistä ja niiden oikeellisuus- tai luotettavuusasteen ilmoittamista.
Vastaanottavan jäsenvaltion on ilmoitettava tiedot välittävälle jäsenvaltiolle viimeksi mainitun pyynnöstä, mihin välitettyjä tietoja käytetään, sekä myöhemmin saaduista tuloksista, jos vastaanottavan jäsenvaltion kansallinen lainsäädäntö tämän sallii.
Mikäli tietojen käyttöön kohdistuu joitakin Europol-päätöksen 19 artiklan mukaisia rajoituksia, nämä rajoitukset on kirjattava tietojen tallentamisen yhteydessä, ja niistä on ilmoitettava analyysin tulosten vastaanottajille.
2. Jos Europol-päätöksen 14 artiklan 7 alakohdan mukaisesti Europol havaitsee tietojen analyysitietokantaan lisäämisen jälkeen, että nämä tiedot koskevat henkilöä tai esinettä, josta tietokantaan on jo tallennettu toisen jäsenvaltion tai kolmannen osapuolen toimittamia tietoja, kullekin asianomaiselle jäsenvaltiolle tai kolmannelle osapuolelle on ilmoitettava välittömästi tietojen välisestä yhteydestä.
16 artikla
Valvontamenettelyt
Europol-päätöksen 35 artiklassa säädettyjen tietoturvallisuusvaatimusten täyttämiseksi ja näissä säännöissä tarkoitettujen tietojen turvallisen käsittelyn varmistamiseksi hallintoneuvosto akkreditoi analyysijärjestelmän Europolin tietojen luottamuksellisuutta koskevista säännöistä 30 päivänä marraskuuta 2009 tehdyn neuvoston päätöksen 2009/…/YOS (2) 8 artiklan mukaisesti kuultuaan ensin turvallisuuskomiteaa kyseisten sääntöjen 4 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Akkreditointi myönnetään järjestelmäkohtaisten turvallisuusvaatimusten ja muiden hallintoneuvoston tarpeellisiksi katsomien turvallisuusasiakirjojen perusteella.
17 artikla
Analyysitietojen ja analyysitulosten käyttö ja tallentaminen
1. Analyysitietokannasta välitettyjä henkilötietoja ja analyysituloksia voidaan käyttää ainoastaan tietokannan tarkoitusta vastaavalla tavalla tai muiden vakavien rikosten ehkäisemiseksi ja torjumiseksi sekä kaikkien niiden käyttöä koskevien rajoitusten mukaisesti, jotka jäsenvaltio on Europol-päätöksen 19 artiklan 2 kohdan nojalla määrittänyt. Näiden sääntöjen 5 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja tietoja voidaan välittää ainoastaan tällaiset tiedot toimittaneen jäsenvaltion suostumuksella.
2. Kun analyysitietokanta on suljettu, Europolin on tallennettava kaikki kyseisessä tietokannassa olevat tiedot erilliseen tietokantaan, jota voidaan käyttää ainoastaan sisäisen tai ulkoisen valvonnan tarkoituksiin. Näitä tietoja voidaan säilyttää enintään 18 kuukautta analyysitietokannan sulkemisen jälkeen, sanotun kuitenkaan rajoittamatta Europol-päätöksen 20 artiklan 4 kohdan soveltamista.
3. Europol voi säilyttää analyysitietokannan tuloksia sähköisessä muodossa enintään kolmen vuoden ajan kyseisen tietokannan sulkemispäivästä, edellyttäen, että ne säilytetään erillisessä tiedostossa eikä niihin lisätä mitään uusia tietoja. Tämän jälkeen tiedot voidaan säilyttää ainoastaan paperiasiakirjan muodossa.
18 artikla
Tietokantojen yhdistäminen ja tietojen välittäminen tietokannasta toiseen
1. Mikäli on ilmeistä, että analyysitietokannan sisältämillä tiedoilla voi olla merkitystä myös toisten analyysitietokantojen kannalta, noudatetaan seuraavia menettelytapoja:
a)
jos ehdotetaan kahden tietokannan tietojen täydellistä yhdistämistä, perustetaan uusi, molemmissa tietokannoissa olleet tiedot sisältävä tietokanta Europol-päätöksen 16 artiklan mukaisesti. Päätöksen kahden tietokannan yhdistämisestä tekevät kaikki alkuperäisissä tietokannoissa osallisina olevat. Tässä tapauksessa alkuperäiset tietokannat suljetaan;
b)
jos osalla toisessa tietokannassa olevista tiedoista on merkitystä toisen tietokannan kannalta, kyseisten tietojen toimittajat päättävät, välitetäänkö nämä tiedot jälkimmäiseen tietokantaan.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa tietojen välittäminen yhdestä analyysitietokannasta toiseen ei vaikuta siirrettyjen tietojen tarkistusta koskeviin aikarajoihin.
19 artikla
Uudet tekniset välineet
Uusia teknisiä tietojenkäsittelyvälineitä voidaan ottaa käyttöön analyysitarkoituksia varten ainoastaan, jos on toteutettu kaikki kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että niitä käytetään henkilötietojen suojaa koskevien Europoliin sovellettavien sääntöjen mukaisesti. Johtajan on etukäteen kuultava yhteistä valvontaviranomaista kaikissa niissä tapauksissa, joissa kyseisten teknisten välineiden käyttöönotto aiheuttaa ongelmia näiden tietosuojaa koskevien sääntöjen soveltamisessa.
IV LUKU
LOPPUMÄÄRÄYKSET
20 artikla
Sääntöjen tarkistaminen
Säännöt arvioidaan 1 päivään tammikuuta 2013 mennessä hallintoneuvoston valvonnassa.
Hallintoneuvosto käsittelee näiden sääntöjen muuttamiseksi tehtyjä ehdotuksia ja esittää ne neuvoston hyväksyttäviksi Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohdan kolmannessa alakohdassa säädetyn menettelyn mukaisesti.
21 artikla
Voimaantulo
Nämä säännöt tulevat voimaan 1 päivänä tammikuuta 2010.
Tehty Brysselissä 30 päivänä marraskuuta 2009.