DEN ADMINISTRATIVE KOMMISSION FOR VANDRENDE ARBEJDSTAGERES SOCIALE SIKRING
AFGØRELSE Nr. 208
af 11. marts 2008
om fastsættelse af fælles rammer for indsamling af data om behandlingstiden for pensionsansøgninger
(EØS-relevant tekst)
(2008/683/EF)
DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABERS ADMINISTRATIVE KOMMISSION FOR VANDRENDE ARBEJDSTAGERES SOCIALE SIKRING HAR -
under henvisning til artikel 81, litra a), i Rådets forordning (EØF) nr. 1408/71 af 14. juni 1971 (1), i henhold til hvilken Den Administrative Kommission har til opgave at fremme og udvikle samarbejdet mellem medlemsstaterne ved at modernisere procedurerne for dataudveksling, især ved at tilpasse informationsstrømmen mellem institutionerne til telematikudveksling under hensyntagen til udviklingen inden for databehandling i de enkelte medlemsstater. Denne modernisering har især til formål at fremskynde tilkendelsen af ydelser,
under henvisning til artikel 117 i Rådets forordning (EØF) nr. 574/72 (2), i henhold til hvilken Den Administrative Kommission på grundlag af undersøgelser og forslag fra Det Tekniske Udvalg, der er omhandlet i gennemførelsesforordningens artikel 117 c, skal tilpasse de standarddokumenter samt de kredsløb og procedurer for overførsel af data, der er nødvendige for forordningens og gennemførelsesforordningens anvendelse, til de nye databehandlingsteknikker, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
For at bistå Den Administrative Kommission i vurderingen af, i hvilket omfang arbejdet i Det Tekniske Udvalg bidrager til at fremskynde tilkendelsen af ydelser, er det hensigtsmæssigt at indsamle en række såvel kvantitative som kvalitative grunddata.
(2)
De forskelligartede oplysninger, der er til rådighed i de forskellige medlemsstater, gør det vanskeligt at foretage en sammenligning, og indsamlingen af statistiske oplysninger bør ikke være en tung og unødvendig byrde for medlemsstaterne.
(3)
Det er derfor hensigten at indsamle de vigtigste grunddata om behandlingen af ansøgninger om alderspension for at få et bedre kendskab til situationen i de enkelte medlemsstater, navnlig for at kunne fastslå, hvor de største flaskehalse opstår i de enkelte medlemsstaters system og procedurer, at udveksle oplysninger om den bedste praksis og skabe ideer til, hvordan behandlingstiden kan nedsættes, samt at fastsætte klare referencer, på grundlag af hvilke medlemsstaterne har mulighed for at vurdere deres egen præstation.
(4)
Det er derfor hensigtsmæssigt at fastsætte brede fællesrammer for indsamlingen af data om behandlingstiden for pensionsansøgninger, og med dette formål for øje bør de kompetente myndigheder fastsætte nøje retningslinjer for de nationale institutioner.
(5)
De kompetente institutioner skal ved udformningen og gennemførelsen af deres interne, nationale systemer for indsamling af oplysninger om behandlingstiden for pensionsansøgninger tage hensyn til udviklingen og den nært forestående indførelse af Electronic Exchange of Social Security Information (EESSI).
(6)
Afgørelse nr. 182, som indeholdt bestemmelser om fastsættelse af sådanne fælles rammer, udløb den 1. januar 2006 -
TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:
1) De kompetente institutioner i medlemsstaterne (eller de udpegede kompetente institutioner, såfremt der er flere kompetente institutioner i en medlemsstat) skal træffe de fornødne foranstaltninger for at sikre, at de under punkt 5 nedenfor anførte data kan indsamles og tilvejebringes.
2) Hvert år i januar skal oplysningerne vedrørende det foregående år forelægges Det Tekniske Udvalg i henhold til artikel 117 c) i forordning (EØF) nr. 574/72.
3) Det Tekniske Udvalgs sekretariat har til opgave at koordinere denne dataindsamling og at udarbejde den årsoversigt, som efter Det Tekniske Udvalgs godkendelse forelægges Den Administrative Kommission.
4) De indsamlede data skal kun vedrøre alderspensioner, som tilkendes personer med bopæl i en anden medlemsstat, og skal omfatte følgende:
a)
Reaktionstiden for den behandlende institution i bopælslandet (dvs. den tid, det tager den behandlende institution at underrette den kompetente institution om, at der er blevet indgivet en pensionsansøgning). I denne afgørelse betyder »den behandlende institution« den institution i ansøgerens bopælsland, som er ansvarlig for at udfylde blanket E 202, hvorimod »den kompetente institution« betyder institutionen i den medlemsstat, som modtager den udfyldte blanket E 202, og som har ansvaret for at behandle ansøgningen i overensstemmelse hermed
b)
behandlingstiden hos den kompetente institution (dvs. den tid, det tager den kompetente institution at træffe en endelig afgørelse)
c)
den samlede behandlingstid for de to berørte medlemsstater (dvs. den tid, ansøgeren skal vente, inden den endelige afgørelse træffes, regnet fra den dato, hvor ansøgningen er blevet indgivet til den behandlende institution).
NB: Henvisningen til »blanket E 202« finder tilsvarende anvendelse på det pågældende strukturerede, elektroniske dokument (Structured Electronic Document, SED), når den elektroniske udveksling påbegyndes inden for rammerne af EESSI-projektet.
5) De indsamlede data skal omfatte følgende:
a)
Den gennemsnitlige, korteste og længste behandlingstid, som den behandlende institution i løbet af de forudgående 12 måneder har brugt på at fremsende ansøgninger om alderspension til den kompetente institution
b)
den gennemsnitlige, korteste og længste behandlingstid, som den kompetente institution i løbet af de forudgående 12 måneder har brugt på at træffe en endelig afgørelse om alderspension til en ansøger, der er bosat i en anden medlemsstat
c)
en kort kommentar fra den kompetente institution for at placere dataene i den rette kontekst og for at forklare, hvilke faktorer der har haft indvirkning på den korteste og længste behandlingstid
d)
en kort redegørelse fra den kompetente institution vedrørende den anvendte metode og angivelse af, hvorvidt der er anvendt en stikprøveundersøgelse, i givet fald størrelsen heraf, samt angivelse af referenceperiode, antal behandlede sager osv.
6) Indsamlingen af data skal om muligt begynde i januar 2008 således, at dataene første gang kan forelægges Det Tekniske Udvalg i januar 2009.
7) De enkelte medlemsstater skal forelægge deres data for Det Tekniske Udvalg for at fremme udveksling af erfaring og formidling af bedste praksis.
8) Ordningen for indsamling og anvendelse af data tages op til fornyet behandling ved udgangen af hvert år, og der skal om nødvendigt fremsættes forslag om forbedringer.
9) Denne afgørelse offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne afgørelse finder anvendelse fra den 1. januar 2008.
EUROOPAN YHTEISÖJEN SIIRTOTYÖLÄISTEN SOSIAALITURVAN HALLINTOTOIMIKUNTA
PÄÄTÖS N:o 208,
tehty 11 päivänä maaliskuuta 2008,
yhteisten puitteiden vahvistamisesta eläkehakemuksista päättämistä koskevien tietojen keräämiselle
(ETA:n kannalta merkityksellinen teksti)
(2008/683/EY)
SIIRTOTYÖLÄISTEN SOSIAALITURVAN HALLINTOTOIMIKUNTA, joka
ottaa huomioon neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1408/71 (1) 81 artiklan d alakohdan, jonka mukaan hallintotoimikunnan tehtävänä on edistää ja kehittää jäsenvaltioiden yhteistyötä uudenaikaistamalla tiedonvaihdossa tarvittavia menettelyjä erityisesti mukauttamalla toimielinten välinen tiedonkulku telemaattiseen tiedonvaihtoon ja ottaen huomioon tietojenkäsittelyn kehitys kussakin jäsenvaltiossa; uudenaikaistamisen tarkoituksena on ennen kaikkea nopeuttaa etuuksien myöntämistä,
ottaa huomioon neuvoston asetuksen (ETY) N:o 574/72 (2) 117 artiklan, jonka mukaan hallintotoimikunta mukauttaa täytäntöönpanoasetuksen 117 c artiklassa tarkoitetun teknisen toimikunnan tutkimusten ja ehdotusten perusteella asiakirjojen mallit sekä asetuksen ja täytäntöönpanoasetuksen soveltamisen edellyttämät tietojen siirtokeinot ja -menettelyt uuden tietojenkäsittelytekniikan mukaisiksi,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
On aiheellista hankkia määrällistä ja laadullista perustietoa, joka auttaa hallintotoimikuntaa arvioimaan, missä määrin teknisen toimikunnan työ edistää etuuksien myöntämisen nopeuttamista.
(2)
Koska saatavissa olevat tiedot poikkeavat toisistaan eri jäsenvaltioissa, niiden vertailu on ongelmallista. Tilastotietojen keräämisestä ei pitäisi koitua jäsenvaltioille kohtuutonta ja tarpeetonta rasitetta.
(3)
Tarkoituksena on kerätä keskeisiä perustietoja vanhuuseläkehakemusten käsittelemisestä ja niistä päättämisestä, jotta voidaan saada tarkempia tietoja kunkin jäsenvaltion tilanteesta ja erityisesti siitä, missä kunkin jäsenvaltion järjestelmän ja menettelyjen kapeikot sijaitsevat, jakaa parhaita käytäntöjä koskevia tietoja ja kehittää ideoita siitä, kuinka käsittelyaikoja voitaisiin lyhentää, ja vahvistaa selkeitä viitearvoja, joihin kukin jäsenvaltio voi verrata omaa suoritustasoaan.
(4)
On näin ollen aiheellista vahvistaa laajat yhteiset puitteet eläkehakemuksista päättämistä koskevien tietojen keräämiselle. Toimivaltaisten viranomaisten olisi annettava tätä tarkoitusta varten täsmälliset ohjeet kansallisille laitoksille.
(5)
Toimivaltaisten laitosten olisi pidettävä mielessä sosiaaliturvatietojen sähköisen vaihtojärjestelmän EESSIn kehittäminen ja tuleva käyttöönotto, kun ne suunnittelevat ja ottavat käyttöön sisäisiä järjestelmiään, joilla kerätään tietoja eläkehakemusten käsittelystä ja niistä päättämisestä.
(6)
Puheena olevien laajojen yhteisten puitteitten vahvistamisesta tehdyn päätöksen N:o 182 voimassaolo päättyi 1 päivänä tammikuuta 2006,
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
1. Jäsenvaltioiden toimivaltaisten laitosten (tai nimettyjen toimivaltaisten laitosten, jos jäsenvaltiossa on useita toimivaltaisia laitoksia) olisi tarvittavin toimenpitein varmistettava jäljempänä 5 kohdassa yksilöityjen tietojen kerääminen ja toimittaminen.
2. Kunkin vuoden tammikuussa olisi toimitettava edellisvuotta koskevat tiedot asetuksen (ETY) N:o 574/72 117 c artiklassa säädetylle tekniselle toimikunnalle.
3. Teknisen toimikunnan sihteeristölle annetaan tehtäväksi koordinoida tietojen keräämistä ja laatia siitä teknisen toimikunnan hyväksymä vuositiivistelmä hallintotoimikunnalle.
4. Tietoja kerätään ainoastaan vanhuuseläkkeistä, joiden hakijat asuvat toisessa jäsenvaltiossa, ja niistä olisi käytävä ilmi seuraavat seikat:
a)
Asuinjäsenvaltion käsittelevän laitoksen reagointiaika (eli aika, jonka kuluessa käsittelevä laitos ilmoittaa toimivaltaiselle laitokselle siitä, että toimivaltaiselle laitokselle on jätetty eläkehakemus). Tässä päätöksessä tarkoitetaan ’käsittelevällä laitoksella’ hakijan asuinjäsenvaltion laitosta, joka on vastuussa lomakkeen E 202 täyttämisestä, ja ’toimivaltaisella laitoksella’ sen jäsenvaltion laitosta, johon täytetty lomake E 202 toimitetaan ja joka on vastuussa hakemuksen käsittelystä.
b)
Käsittelyaika toimivaltaisessa laitoksessa (eli aika, jonka kuluessa toimivaltainen laitos antaa lopullisen päätöksen).
c)
Kokonaiskäsittelyaika asianomaisissa kahdessa jäsenvaltiossa (eli aika, joka hakijan on odotettava lopullisen päätöksen antamista alkaen siitä ajankohdasta, jona hakemus jätettiin käsittelevälle laitokselle).
Huomautus: viittausta ”lomakkeeseen E 202” pidetään soveltuvin osin viittauksena asianomaiseen rakenteelliseen sähköiseen asiakirjaan (SED), kun EESSI-hankkeen sähköiset vaihdot aloitetaan.
5. Kerätyistä tiedoista olisi käytävä ilmi seuraavat seikat:
a)
keskimääräinen, lyhin ja pisin aika, joka käsittelevältä laitokselta on edeltävien 12 kuukauden aikana kulunut vanhuuseläkehakemusten lähettämiseen toimivaltaiselle laitokselle;
b)
keskimääräinen, lyhin ja pisin aika, joka toimivaltaiselta laitokselta on edeltävien 12 kuukauden aikana kulunut lopullisen vanhuuseläkepäätöksen antamiseen tapauksissa, joissa hakija asuu muussa jäsenvaltiossa;
c)
toimivaltaisen laitoksen lyhyt selvitys, jonka avulla voidaan asettaa tiedot yhteyksiinsä ja selvittää niihin hakemuksiin liittyviä seikkoja, joissa päätöksenteko on kestänyt lyhimpään tai pisimpään;
d)
toimivaltaisen laitoksen lyhyt selvitys, jossa käsitellään käytettyjä menetelmiä, mahdollisen otannan käyttöä, otoksen kokoa, katetun ajanjakson pituutta, tarkasteltujen tapausten lukumäärää jne.
6. Tietoja aletaan kerätä mikäli mahdollista tammikuussa 2008, jotta ne voitaisiin toimittaa tekniselle toimikunnalle ensimmäisen kerran tammikuussa 2009.
7. Kukin jäsenvaltio toimittaa tietonsa tekniselle toimikunnalle, jotta voidaan edistää kokemusten vaihtoa ja parhaiden käytänteiden tekemistä tunnetuiksi.
8. Tietojen keräämisessä ja hyödyntämisessä käytettävää järjestelmää tarkastellaan kunkin vuoden lopussa, ja tarvittaessa suositellaan parannuksia.
9. Tämä päätös julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Sitä sovelletaan 1 päivästä tammikuuta 2008.