Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002
af 23. december 2002
om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget
Indholdsfortegnelse
TABELPOSITION
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget(1), særlig artikel 185, stk. 1,
under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet(2),
under henvisning til udtalelse fra Rådet(3),
under henvisning til udtalelse fra Revisionsretten(4), og
ud fra følgende betragtninger:
(1) Med henblik på varetagelsen af visse fællesskabsaktiviteter er der oprettet fællesskabsorganer, der er juridiske organer og som følge deraf har deres eget budget, som er undergivet specifikke finansielle bestemmelser.
(2) For at sikre en vis overensstemmelse mellem disse bestemmelser og Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (i det følgende benævnt "den generelle finansforordning") og i medfør af bestemmelserne i artikel 185, stk. 1, i denne forordning bør nærværende rammefinansforordning fastsætte reglerne for opstilling, gennemførelse og kontrol af budgettet for de omhandlede fællesskabsorganer, som rent faktisk modtager tilskud over fællesskabsbudgettet (i det følgende benævnt "fællesskabsorganer"). Det er på grundlag af denne rammefinansforordning, at organerne hver især vedtager deres egne finansielle bestemmelser. Disse bestemmelser kan, som det fremgår af ovennævnte artikel 185, afvige fra rammefinansforordningen alt efter organernes specifikke forvaltningsbehov, men i forståelse med Kommissionen.
(3) Ligesom den generelle finansforordning begrænser nærværende rammefinansforordning sig til at fastlægge hovedprincipperne og grundreglerne for hele det pågældende budgetområde, mens disse organer senere vil kunne vedtage gennemførelsesbestemmelser for at lette forståelsen af deres finansielle bestemmelser.
(4) Det skal sikres, at de fire grundlæggende budgetretlige principper (enhedsprincippet, bruttoprincippet, specificeringsprincippet og princippet om etårighed) og principperne om korrekthed, ligevægt, regningsenhed, forsvarlig økonomisk forvaltning og klarhed og åbenhed overholdes ved opstillingen og gennemførelsen af budgettet.
(5) Det er nødvendigt at fastslå de beføjelser og det ansvar, der tillægges regnskabsføreren, den interne revisor og de anvisningsberettigede. Disse har det fulde ansvar for samtlige indtægts- og udgiftstransaktioner, der udføres under deres myndighed, idet de skal kunne redegøre for disse transaktioner, eventuelt også under en disciplinærprocedure.
(6) I lighed med institutionerne skal disse fællesskabsorganer ikke kunne optage lån, jf. artikel 14 i den generelle finansforordning.
(7) Funktionen som intern revisor i fællesskabsorganerne skal varetages af Kommissionens interne revisor, som derfor står som garant for sammenhængen i ordningen som helhed og i arbejdsmetoderne, jf. artikel 185, stk. 3, i den generelle finansforordning).
(8) Tidsplanen for opstillingen af budgettet, regnskabsaflæggelse og meddelelse af decharge skal tilpasses de tilsvarende bestemmelser i den generelle finansforordning, og dechargemyndigheden for fællesskabsorganerne er nu den samme som for det almindelige budget (artikel 185, stk. 2, i den generelle finansforordning).
(9) De regnskabsregler, som fællesskabsorganerne anvender, skal muliggøre en konsolidering med institutionernes regnskaber, og med dette formål for øje fastsættes de af Kommissionens regnskabsfører i overensstemmelse med artikel 133 i den nye generelle finansforordning.
(10) I henhold til artikel 46 i den generelle finansforordning skal stillingsfortegnelsen nu godkendes af budgetmyndigheden.
(11) Det er hensigtsmæssigt, at den instans, der er omhandlet i artikel 66, stk. 4, i den generelle finansforordning, og som Kommissionen opretter til at undersøge uregelmæssigheder, også er den, som hvert organ henvender sig til, således at den samme adfærd kan blive vurderet på en ensartet måde.
(12) Fællesskabsorganerne modtager tilskud over fællesskabsbudgettet og navnlig derfor skal de nøje overholde de samme krav som institutionerne ved tildeling af offentlige kontrakter og tilskud i det omfang, sådanne kontrakter og tilskud er baseret på grundretsakterne for disse organer; det er i den forbindelse tilstrækkeligt at henvise til de relevante bestemmelser i den generelle finansforordning.
(13) I lighed med institutionerne kan fællesskabsorganerne, når det gælder opgaver, de er pålagt, kun anvende eksterne privatretlige organer, hvis det er nødvendigt, og udelukkende i forbindelse med opgaver, der ikke er offentlige forvaltningsopgaver, og som ikke indebærer udøvelse af skønsbeføjelser; formålet er at sikre, at hvert organ er ansvarligt for gennemførelsen af sit budget, og at det forfølger de målsætninger, der er fastlagt ved dets oprettelse.
(14) Fællesskabsorganernes anmodninger om udbetaling af tilskud fra Fællesskabet skal være støttet på et likviditetsoverslag, og de midler, Fællesskaberne udbetaler som tilskud, skal være rentebærende til fordel for Fællesskaberne.
(15) Opkrævningen af afgifter og gebyrer, som udgør en af disse organers indtægtskilder, bør organiseres gennem en række særlige bestemmelser.
(16) I betragtning af de lovgivningsmæssige krav, der følger af fællesskabsorganernes grundretsakter, bør proceduren for regnskabsaflæggelse tilpasses, og det bør fastsættes, at bestyrelsen afgiver udtalelse om regnskaberne.
(17) Den nye budgetstruktur, der er vedtaget i forbindelse med finansforordningen skal ligeledes anvendes af fællesskabsorganerne i det omfang, hvor arten af deres aktiviteter gør dette berettiget.
(18) De eneste bestemmelser i den generelle finansforordning, der skal figurere i nærværende forordning, er dem, som er relevante for fællesskabsorganerne.
Nærværende forordning omfatter således bl.a. hverken bestemmelserne vedrørende aktionsområder, der er fællesskabsorganerne uvedkommende, eller de forskelligartede gennemførelsesmetoder, som afspejler decentraliseringsaspektet og de budgetmæssige oplysninger til Europa-Parlamentet og Rådet. Desuden skal kun visse af de formålsbestemte indtægter i den generelle finansforordning medtages, og endelig skal proceduren for bevillingsoverførsel og for budgettets opstilling være mindre kompleks og mindre detaljeret -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
AFSNIT I
GENSTAND
Artikel 1
Denne forordning fastlægger de væsentligste regler, som de finansielle bestemmelser for hvert fællesskabsorgan kun kan afvige fra, hvis det er nødvendigt på grund af de særlige forhold, der karakteriserer deres drift, og Kommissionen på forhånd giver sit samtykke, jf. artikel 185 i forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (i det følgende benævnt "den generelle finansforordning").
Artikel 2
I denne forordning forstås ved:
1) "fællesskabsorgan": ethvert organ, som er omhandlet i artikel 185, stk. 1, i den generelle finansforordning
2) "bestyrelse": fællesskabsorganets vigtigste interne beslutningsorgan i finansielle og budgetmæssige anliggender, uanset dets betegnelse i grundretsakten for fællesskabsorganet
3) "direktør": den person, der er ansvarlig for at gennemføre bestyrelsens beslutninger og fællesskabsorganets budget som anvisningsberettiget, uanset hans betegnelse i grundretsakten for fællesskabsorganet
4) "grundretsakt": den fællesskabsretsakt, hvorved de væsentligste aspekter af fællesskabsorganets oprettelse og funktion er fastlagt
5) "budgetmyndigheden": Europa-Parlamentet og Rådet for Den Europæiske Union
AFSNIT II
BUDGETPRINCIPPER
Artikel 3
Fællesskabsorganets budget (i det følgende benævnt "budgettet") opstilles og gennemføres i overensstemmelse med bestemmelserne i denne forordning og under overholdelse af principperne om enhed og korrekthed, etårighed, ligevægt, regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning samt klarhed og åbenhed.
KAPITEL 1
PRINCIPPERNE OM ENHED OG ET REALISTISK BUDGET
Artikel 4
Budgettet er det dokument, der for hvert regnskabsår forudgående angiver og godkender de samlede indtægter og udgifter, der skønnes nødvendige for fællesskabsorganet.
Artikel 5
Budgettet omfatter:
a) egne indtægter, bestående af alle afgifter og gebyrer, som fællesskabsorganet er bemyndiget til at opkræve i kraft af de opgaver, det pålægges, samt eventuelle andre indtægter
b) indtægter omfattende eventuelle finansielle bidrag fra de medlemsstater, hvor organet har sæde
c) et tilskud ydet af De Europæiske Fællesskaber
d) formålsbestemte indtægter med henblik på finansiering af specifikke udgifter, jf. artikel 19, stk. 1
e) fællesskabsorganets udgifter, herunder administrative udgifter.
Artikel 6
1. Enhver indtægt og udgift skal konteres en budgetpost.
2. Der må ikke opføres bevillinger på budgettet, der ikke svarer til en udgift, der skønnes nødvendig.
3. Der kan ikke indgås forpligtelse eller udstedes betalingsanvisning for en udgift ud over de bevillinger, der er godkendt i henhold til budgettet.
KAPITEL 2
PRINCIPPET OM ETÅRIGHED
Artikel 7
Bevillingerne på budgettet gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.
Artikel 8
1. Budgettet omfatter opdelte bevillinger og ikke-opdelte bevillinger, der giver anledning til forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i det pågældende regnskabsår.
3. Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser, der er indgået i løbet af regnskabsåret og/eller tidligere regnskabsår.
4. Administrationsbevillingerne er ikke-opdelte bevillinger. Administrationsudgifter i medfør af kontrakter, der dækker perioder på mere end ét regnskabsår, enten i overensstemmelse med lokal sædvane, eller fordi der er tale om levering af udstyr, konteres budgettet for det regnskabsår, hvori de afholdes.
Artikel 9
1. Fællesskabsorganets indtægter, som omhandlet i artikel 5, opføres på regnskabet for et regnskabsår på grundlag af de beløb, der er oppebåret i løbet af regnskabsåret.
2. Fællesskabsorganets indtægter giver anledning til et tilsvarende beløb i betalingsbevillinger.
3. De afsatte bevillinger på budgettet for et regnskabsår kan kun anvendes til dækning af udgifter, som der er indgået forpligtelser for, og som er betalt i det pågældende regnskabsår, samt til dækning af skyldige beløb som følge af forpligtelser fra tidligere regnskabsår.
4. Forpligtelserne opføres på grundlag af de retlige forpligtelser, der indgås indtil den 31. december.
5. Betalingerne opføres for et regnskabsår på grundlag af de betalinger, som regnskabsføreren foretager senest den 31. december i det pågældende regnskabsår.
Artikel 10
1. Bevillinger, der ikke er udnyttet ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført, bortfalder.
De kan imidlertid fremføres, dog kun til det følgende regnskabsår, hvis bestyrelsen træffer beslutning herom senest den 15. februar i overensstemmelse med bestemmelserne i stk. 2-8.
2. Bevillinger til personaleudgifter kan ikke gøres til genstand for overførsel.
3. For så vidt angår forpligtelsesbevillinger under de opdelte bevillinger samt ikke-opdelte bevillinger, som der ved regnskabsårets afslutning endnu ikke er indgået forpligtelser for, kan fremførslen vedrøre beløb svarende til de forpligtelsesbevillinger, for hvilke hovedparten af de forberedende stadier af forpligtelsesproceduren, som skal defineres i gennemførelsesbestemmelserne i finansforordningen for hvert fællesskabsorgan, er afsluttet pr. 31. december; der kan indgås forpligtelser for disse beløb til og med den 31. marts det følgende år.
4. For så vidt angår betalingsbevillinger under de opdelte bevillinger, kan fremførslen vedrøre beløb, der er nødvendige til opfyldelse af tidligere indgåede forpligtelser eller er knyttet til fremførte forpligtelsesbevillinger, når de bevillinger, der er opført under de pågældende poster på budgettet for det følgende regnskabsår, ikke kan dække behovet. Fællesskabsorganet skal i første række anvende de for det indeværende regnskabsår godkendte bevillinger og må kun anvende fremførte bevillinger, når førstnævnte bevillinger er opbrugt.
5. Ikke-opdelte bevillinger, der svarer til forpligtelser, som er behørigt indgået ved regnskabsårets afslutning, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår.
6. Fremførte bevillinger, for hvilke der ikke er indgået forpligtelser pr. 31. marts i regnskabsår n+1, annulleres automatisk.
De således fremførte bevillinger fremgår af regnskabet.
7. Disponible bevillinger pr. 31. december hidrørende fra de formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 19, fremføres automatisk.
Disponible bevillinger, der svarer til fremførte formålsbestemte indtægter, skal anvendes først.
Artikel 11
Når forpligtelser - som følge af, at de aktioner, hvortil bevillingerne er afsat, ikke eller kun delvis er gennemført - annulleres i et senere regnskabsår end det regnskabsår, i hvilket der blev indgået forpligtelser, bortfalder de tilsvarende bevillinger.
Artikel 12
Der kan indgås forpligtelser for bevillingerne på budgettet med virkning fra 1. januar, så snart budgettet er blevet endeligt vedtaget.
Artikel 13
1. For løbende forvaltningsudgifter kan der fra den 15. november hvert år indgås forudgående forpligtelser, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. Sådanne forpligtelser kan dog ikke overstige en fjerdedel af de bevillinger, der er opført under den tilsvarende budgetpost for det løbende regnskabsår. De kan ikke vedrøre nye udgifter, som ikke er principielt godkendt i det sidste behørigt vedtagne budget.
2. Udgifter, der skal betales forud, som f.eks. lejeudgifter, kan fra den 1. december give anledning til betaling, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår.
Artikel 14
1. Er budgettet ikke vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, finder nedenstående regler anvendelse på forpligtelser og betalinger vedrørende udgifter, der ville have kunnet konteres under en bestemt budgetpost i forbindelse med gennemførelsen af det seneste behørigt vedtagne budget.
2. Der kan for hvert kapitel indgås forpligtelser for indtil en fjerdedel af det foregående regnskabsårs samlede godkendte bevillinger for det pågældende kapitel, forhøjet med en tolvtedel for hver forløben måned.
Der kan for hvert kapitel foretages månedlige betalinger på indtil en tolvtedel af det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel.
Det loft for bevillingerne, der er fastsat i oversigten over indtægter og udgifter, kan ikke overskrides.
3. Hvis kontinuiteten i fællesskabsorganets virksomhed og forvaltningshensyn nødvendiggør det, kan bestyrelsen, på direktørens anmodning, bevilge to eller flere foreløbige tolvtedele til såvel forpligtelser som betalinger ud over dem, der automatisk er til rådighed efter stk. 1 og 2.
De yderligere tolvtedele bevilges med en tolvtedels fulde beløb og kan ikke opdeles.
KAPITEL 3
PRINCIPPET OM BALANCE
Artikel 15
1. Der skal på budgettet være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillingerne kan ikke overstige beløbet for Fællesskabets tilskud, forhøjet med de egne indtægter og eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 5.
3. Fællesskabsorganet kan ikke optage lån.
4. De midler, der udbetales til fællesskabsorganet, udgør i forhold til dettes budget et tilskud til opnåelse af balance, som har karakter af en forfinansiering, jf. artikel 81, stk. 1, litra b), nr. i), i den generelle finansforordning.
Artikel 16
1. Hvis saldoen for opgørelsen over resultatet, jf. artikel 81, er positiv, betales den tilbage til Kommissionen indtil et beløb svarende til det fællesskabstilskud, der er udbetalt i løbet af regnskabsåret. Den del af saldoen, som overstiger det fællesskabstilskud, der er udbetalt i løbet af regnskabsåret, opføres på budgettet for det følgende regnskabsår som indtægt.
Forskellen mellem det fællesskabstilskud, der er opført på De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (i det følgende benævnt "det almindelige budget"), og det tilskud, der rent faktisk er udbetalt til organet, annulleres.
2. Hvis den saldo, der fremkommer på den resultatopgørelse, der er omhandlet i artikel 81, er negativ, opføres den på budgettet for det følgende regnskabsår.
3. Indtægter eller betalingsbevillinger opføres på budgettet under budgetbehandlingen gennem forelæggelse af en ændringsskrivelse og under budgettets gennemførelse ved ændringsbudget.
KAPITEL 4
PRINCIPPET OM ÉN REGNINGSENHED
Artikel 17
Budgettet opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges i euro.
Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren og, hvis der er tale om forskudskonti, forskudsbestyreren dog gennemføre transaktioner i nationale valutaer på nærmere vilkår, der fastlægges i de finansielle bestemmelser for hvert enkelt fællesskabsorgan.
KAPITEL 5
PRINCIPPET OM BRUTTOOPGØRELSE
Artikel 18
Samtlige indtægter skal dække samtlige betalingsbevillinger, jf. dog artikel 19. Indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning, jf. dog artikel 21.
Artikel 19
1. Følgende kategorier af indtægter er formålsbestemt til finansiering af bestemte former for udgifter:
a) indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og arv
b) bidrag fra medlemsstaterne, tredjelande og diverse organer til fællesskabsorganets aktiviteter, hvis dette er forudset i den aftale, der er indgået mellem fællesskabsorganet og de pågældende medlemsstater, tredjelande og organer.
2. Enhver indtægt efter stk. 1 skal dække samtlige direkte eller indirekte udgifter, som den pågældende aktivitet eller det pågældende formål medfører.
3. Budgettet skal indeholde posteringsmuligheder for de kategorier af formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i stk. 1, og beløbet skal så vidt muligt anføres.
Artikel 20
1. Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for fællesskabsorganet, såsom fondsmidler, tilskud, gaver og arv.
2. Donationer, der vil kunne medføre forpligtelser, kan kun modtages efter forudgående godkendelse fra bestyrelsen, der udtaler sig senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen. Hvis bestyrelsen ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.
Artikel 21
1. Beløb, der kan fratrækkes betalingsanmodninger, fakturaer eller opgørelser, som i så tilfælde betales med nettobeløbet, skal være specificeret i finansforordningen for hvert enkelt fællesskabsorgan.
Prisnedslag, bonus og rabatter fratrukket fakturaer og betalingsanmodninger opføres ikke som fællesskabsorganets indtægter.
2. Priser på varer og tjenesteydelser leveret til fællesskabsorganet skal opføres på budgettet med beløbet eksklusive afgifter, hvis de omfatter afgifter, der refunderes
a) enten af medlemsstaterne i henhold til protokollen om De Europæiske Fællesskabers privilegier og immuniteter, forudsat at denne finder anvendelse på fællesskabsorganet
b) eller af en medlemsstat eller af tredjelande i henhold til relevante aftaler.
Nationale afgifter, som fællesskabsorganet eventuelt har afholdt midlertidigt i henhold til første afsnit, opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af de pågældende medlemsstater.
3. En eventuel negativ saldo opføres som en udgift på budgettet.
4. Der kan justeres for kursdifferencer, som registreres under budgetgennemførelsen. Det positive eller negative slutresultat indregnes i regnskabsårets saldo.
KAPITEL 6
PRINCIPPET OM SPECIFICERING
Artikel 22
Bevillingerne fordeles på afsnit og kapitler; kapitlerne underinddeles i artikler og konti.
Artikel 23
1. Direktøren kan foretage overførsler fra en artikel til en anden inden for hvert kapitel.
Han underretter snarest muligt bestyrelsen om overførsler, der er foretaget i medfør af stk. 1.
2. Direktøren kan foretage overførsler fra et afsnit til andet og fra et kapitel til et andet, dog højst på 10 % af regnskabsårets bevillinger. Ud over denne grænse kan han foreslå bestyrelsen, at der foretages overførsler fra et afsnit til andet eller fra et kapitel til et andet inden for et afsnit. Bestyrelsen har en frist på en måned til at gøre indsigelse mod sådanne overførsler; efter denne frist anses overførslen som vedtaget.
3. Forslagene til overførsler og de overførsler, der er foretaget i overensstemmelse med nærværende artikel, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser med en redegørelse for bevillingsanvendelsen og de anslåede behov indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne overføres.
Artikel 24
1. Der kan kun overføres bevillinger til budgetposter, hvorunder der på budgettet er opført en bevilling eller er anført et pro memoria (p.m.).
2. Bevillinger, der modsvares af formålsbestemte indtægter, kan kun overføres, hvis disse indtægter bevarer deres oprindelige formål.
KAPITEL 7
PRINCIPPET OM FORSVARLIG ØKONOMISK FORVALTNING
Artikel 25
1. Budgetbevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som fællesskabsorganet anvender til gennemførelse af sine aktiviteter, stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.
Princippet om produktivitet drejer sig om at sikre et optimalt forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.
Princippet om effektivitet drejer sig om at nå de opstillede specifikke mål og de forventede resultater.
3. Der skal opstilles specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger for alle de aktivitetsområder, som budgettet omfatter. Det kontrolleres ved hjælp af resultatindikatorer fastsat for hver enkelt aktivitet, om disse målsætninger er opfyldt, og organets direktør fremsender oplysninger til bestyrelsen. Disse oplysninger fremsendes snarest muligt hvert år og skal senest foreligge i de dokumenter, der ledsager det foreløbige budgetforslag.
4. Med henblik på at forbedre beslutningstagningen foretager fællesskabsorganet regelmæssigt forudgående og efterfølgende evalueringer af programmer eller foranstaltninger. Disse evalueringer skal omfatte alle de programmer og aktiviteter, der giver anledning til store udgifter, og resultaterne af evalueringerne meddeles bestyrelsen.
KAPITEL 8
PRINCIPPET OM KLARHED OG ÅBENHED
Artikel 26
1. Budgettet opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges under overholdelse af princippet om klarhed og åbenhed.
2. Budgettet og ændringsbudgetterne offentliggøres i deres endeligt vedtagne form i De Europæiske Fællesskabers Tidende senest to måneder efter vedtagelsen.
AFSNIT III
OPSTILLING AF BUDGETTET OG STRUKTUR
KAPITEL 1
BUDGETTETS OPSTILLING
Artikel 27
1. Budgettet opstilles i overensstemmelse med bestemmelserne i grundretsakten for fællesskabsorganet.
2. Fællesskabsorganet sender i overensstemmelse med sin grundretsakt hvert år senest den 31. marts Kommissionen et overslag over sine udgifter og indtægter samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget, og arbejdsprogrammet.
3. Oversigten over fællesskabsorganets udgifter og indtægter omfatter:
a) en stillingsfortegnelse, der angiver antallet af faste og midlertidige stillinger i hver lønklasse inden for hver kategori, som godkendes inden for rammerne af budgetbevillingerne
b) i tilfælde af ændring af antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om
c) et kvartalsoverslag over kasseud- og kasseindbetalinger.
d) oplysninger om opfyldelsen af alle de målsætninger, der tidligere er opstillet for de forskellige aktiviteter, samt de nye målsætninger, målt ved hjælp af indikatorer; resultatet af evalueringerne behandles og bruges til at vise, hvilke fordele en foreslået budgetændring vil kunne indebære.
4. Som led i proceduren vedrørende vedtagelsen af det almindelige budget sender Kommissionen dette overslag fra fællesskabsorganet til budgetmyndigheden og foreslår det tilskud til fællesskabsorganet og det personale, som den mener er nødvendigt for dette.
5. Budgetmyndigheden vedtager fællesskabsorganets stillingsfortegnelse samt enhver senere ændring af denne under overholdelse af bestemmelserne i artikel 32, stk. 1.
6. Det endelige budget og stillingsfortegnelsen vedtages af bestyrelsen. Budgettet og stillingsfortegnelsen bliver endelige efter den endelige vedtagelse af det almindelige budget, som omfatter tilskuddet og stillingsfortegnelsen, og justeres eventuelt i overensstemmelse hermed.
Artikel 28
Enhver ændring af budgettet, herunder af stillingsfortegnelsen, er genstand for et ændringsbudget, der vedtages efter samme procedure som det oprindelige budget, i overensstemmelse med bestemmelserne i grundretsakten og artikel 27.
KAPITEL 2
BUDGETTETS STRUKTUR OG UDFORMNING
Artikel 29
Budgettet omfatter en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter.
Artikel 30
I det omfang, hvor arten af organets aktiviteter berettiger det, skal oversigten over udgifter være opstillet efter en kontoplan opdelt efter formål. Kontoplanen fastlægges af fællesskabsorganet og sondrer klart mellem administrationsbevillinger og aktionsbevillinger.
Artikel 31
Budgettet viser:
1) i oversigten over indtægterne:
a) overslag over fællesskabsorganets indtægter i det pågældende regnskabsår
b) de anslåede indtægter i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret n-2
c) relevante anmærkninger for hver indtægtspost
2) i oversigten over udgifter:
a) forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det pågældende regnskabsår
b) forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår samt de indgåede udgiftsforpligtelser og betalte udgifter i regnskabsåret n-2
c) en oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere regnskabsår
d) de relevante anmærkninger for hver underinddeling.
Artikel 32
1. Den stillingsfortegnelse, der er omhandlet i artikel 27, skal ud for det antal stillinger, der godkendes for det pågældende regnskabsår, vise antallet af godkendte stillinger for det foregående regnskabsår samt antallet af reelt besatte stillinger.
Dette er en absolut grænse for fællesskabsorganet; ingen udnævnelser kan finde sted ud over denne grænse.
Dog kan bestyrelsen ændre stillingsfortegnelsen med indtil 10 % af de godkendte stillinger, undtagen for så vidt angår lønklasse A1, A2 og A3, forudsat at følgende to betingelser er opfyldt:
a) omfanget af personalebevillingerne for hele regnskabsåret må ikke berøres
b) det samlede antal godkendte stillinger for hver stillingsfortegnelse må ikke overskrides.
2. Uanset stk. 1, andet afsnit, kan virkningerne af deltidstjeneste, der er godkendt af ansættelsesmyndigheden i overensstemmelse med vedtægten, udlignes gennem nyudnævnelser.
AFSNIT IV
GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET
KAPITEL 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 33
Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget. På eget ansvar og inden for rammerne af de givne bevillinger gennemfører han budgettet, både med hensyn til indtægter og udgifter, i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for fællesskabsorganet.
Artikel 34
1. Direktøren kan uddelegere sine beføjelser vedrørende gennemførelsen af budgettet til ansatte i fællesskabsorganet, der er omfattet af ordninger og forordninger for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber (i det følgende benævnt "vedtægten"), på de betingelser, der er fastlagt ved de finansielle bestemmelser i den i artikel 185 i den generelle finansforordning omhandlede forstand, der er vedtaget af bestyrelsen. De befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.
2. Den, der foretager delegeringen, kan uddelegere modtagne beføjelser under de betingelser, der er fastsat i de gennemførelsesbestemmelser til denne forordning, der er omhandlet i artikel 99. Enhver uddelegering kræver direktørens udtrykkelige godkendelse.
Artikel 35
1. Det er forbudt de finansielle aktører, jf. kapitel 2 i denne afdeling, at foretage handlinger som led i budgetgennemførelsen, der vil kunne medføre, at den pågældendes egne interesser kommer i konflikt med fællesskabsorganets interesser. Hvis noget sådant skulle ske, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage handlingen og forelægge sagen for den kompetente myndighed.
2. Der er tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en aktør i budgetgennemførelsen eller en intern revisor, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med modtageren.
3. Den i stk. 1 omhandlede kompetente myndighed er den pågældende aktørs hierarkisk foresatte. Hvis aktøren er direktøren, er bestyrelsen den hierarkisk foresatte.
Artikel 36
1. Budgettet gennemføres af direktøren i de tjenester, som er undergivet hans myndighed.
2. I det omfang, det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne, privatretlige enheder eller organer.
KAPITEL 2
FINANSIELLE AKTØRER
Afdeling 1
Princippet om adskillelse af funktioner
Artikel 37
Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.
Afdeling 2
Den anvisningsberettigede
Artikel 38
1. Den anvisningsberettigede skal sørge for, at indtægter modtages og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og sikre deres lovlighed og formelle rigtighed.
2. Afholdelse af udgifter omfatter, at den anvisningsberettigede indgår budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.
3. Modtagelse af indtægter omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og udstedelse af indtægtsordrer. Den omfatter om nødvendigt også afkald på fastsatte fordringer.
4. Den anvisningsberettigede etablerer, i overensstemmelse med minimumsstandarder fastsat af bestyrelsen på grundlag af tilsvarende normer, som Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene, og under hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisatorisk struktur samt interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer, der er tilpasset opgaverne, herunder om nødvendigt efterfølgende kontrol.
Den anvisningsberettigede etablerer inden for sine tjenester bl.a. en ekspertise- og rådgivningsfunktion, som skal hjælpe ham med at forebygge risici i forbindelse med hans aktiviteter.
5. Inden der gives tilladelse til en transaktion, skal dens operationelle og finansielle aspekter kontrolleres af andre ansatte end den ansatte, der har indledt transaktionen. Indledning og forudgående og efterfølgende kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.
6. Den anvisningsberettigede opbevarer bilagene vedrørende gennemførte transaktioner i fem år at regne fra datoen for beslutningen om meddelelse af decharge for gennemførelse af budgettet.
Artikel 39
1. Ved iværksættelse af en transaktion som omhandlet i artikel 38, stk. 5, forstås samtlige handlinger som forberedelse til, at de kompetente anvisningsberettigede, der er omhandlet i artikel 33 og 34, vedtager handlingerne til budgetgennemførelsen.
2. Ved forudgående kontrol af en transaktion som omhandlet i artikel 38, stk. 5, forstås al forudgående kontrol, der iværksættes af den kompetente anvisningsberettigede for at kontrollere de operationelle og finansielle aspekter.
3. Hver transaktion er genstand for mindst én forudgående kontrol. Kontrollen har til formål bl.a. at fastslå:
a) udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser
b) anvendelsen af det i artikel 25 omhandlede princip om forsvarlig økonomisk forvaltning.
4. Formålet med en efterfølgende kontrol af bilag og, om nødvendigt, en kontrol på stedet er at sikre, at de transaktioner, der er finansieret over budgettet, er gennemført korrekt, og at specielt de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis og på grundlag af en risikoanalyse.
5. De tjenestemænd eller andre ansatte, der er ansvarlige for den i stk. 2 og 4 omhandlede kontrol, er forskellige fra dem, der foretager den i stk. 1 omhandlede iværksættelse, og de er ikke underordnet disse.
6. Enhver ansat med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning skal have den nødvendige faglige kompetence. Vedkommende skal overholde en særlig kodeks af faglige standarder, der fastlægges af fællesskabsorganet og er baseret på de standarder, Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene.
Artikel 40
1. Den anvisningsberettigede redegør over for bestyrelsen for sin virksomhed i en årsberetning (i det følgende benævnt "den anvisningsberettigedes beretning"), ledsaget af oplysninger om de finansielle forhold og forvaltningen. Rapporten omfatter resultaterne af hans transaktioner i forhold til de opstillede mål, en redegørelse for risiciene i forbindelse med transaktionerne, en redegørelse for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet og for, hvordan det interne kontrolsystem har fungeret. Den interne revisor, jf. artikel 71, gør sig bekendt med årsberetningen og med de øvrige fremlagte oplysninger.
2. Bestyrelsen fremsender hvert år senest den 15. juni en analyse og en evaluering af den anvisningsberettigedes årsberetning vedrørende det forrige regnskabsår til budgetmyndigheden og Revisionsretten. Denne analyse og evaluering medtages i årsberetningen for fællesskabsorganet i overensstemmelse med bestemmelserne i grundretsakten.
Artikel 41
Enhver ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, og som mener, at en beslutning, som hans overordnede pålægger ham at føre ud i livet eller acceptere, er i modstrid med gældende regler, med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, han skal overholde, underretter skriftligt direktøren eller, hvis denne ikke reagerer inden for en rimelig frist, den i artikel 47, stk. 4, omhandlede instans samt bestyrelsen. Er der tale om en ulovlig aktivitet, om svig eller om bestikkelse, der vil kunne skade Fællesskabets interesser, underretter han de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.
Artikel 42
I det tilfælde, hvor der er foretaget delegation eller subdelegation af beføjelserne til gennemførelse af budgettet i overensstemmelse med artikel 34, finder artikel 38, stk. 1, 2 og 3, anvendelse, med de nødvendige ændringer, på de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede.
Afdeling 3
Regnskabsføreren
Artikel 43
1. Bestyrelsen udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten, og som i fællesskabsorganet har ansvaret for:
a) korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer
b) udarbejdelse og forelæggelse af årsregnskabet i overensstemmelse med afsnit VII
c) regnskabsføring i overensstemmelse med afsnit VII
d) fastlæggelse, i overensstemmelse med afsnit VII, af regnskabsreglerne og -metoderne samt regnskabskontoplanen i overensstemmelse med de bestemmelser, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører
e) udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger
f) likviditetsstyring.
2. Regnskabsføreren modtager fra den anvisningsberettigede, som garanterer pålideligheden heraf, alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af regnskaber, der giver et retvisende billede af fællesskabsorganets formue og budgetgennemførelsen.
3. Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte midler og værdier, jf. dog stk. 4 i denne artikel og artikel 44. Han er ansvarlig for deres opbevaring.
4. Regnskabsføreren kan, hvis dette viser sig nødvendigt for udførelsen af hans opgaver, uddelegere visse af sine funktioner til ansatte, der er omfattet af vedtægten, og som arbejder under hans ansvar.
5. Fuldmagtsdokumentet definerer de opgaver, rettigheder og forpligtelser, som de befuldmægtigede er overdraget.
Afdeling 4
Forskudsbestyreren
Artikel 44
Hvis dette viser sig nødvendigt med henblik på betaling af mindre udgifter og inkassering af andre indtægter som omhandlet i artikel 5, kan der oprettes forskudskonti, hvortil regnskabsføreren overfører de nødvendige midler, og som er underlagt forskudsbestyrere, han har udpeget.
Det maksimumsbeløb for hver udgift eller indtægt, der kan udbetales af forskudsbestyreren til tredjemand, kan ikke overstige et vist beløb, som hvert fællesskabsorgan fastsætter for hver enkelt udgift eller indtægt.
KAPITEL 3
DE FINANSIELLE AKTØRERS ANSVAR
Afdeling 1
Generelle bestemmelser
Artikel 45
1. Den myndighed, der har udnævnt og ved delegation eller subdelegation bemyndiget en anvisningsberettiget, kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, inddrage den pågældende bemyndigelse, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger.
Den anvisningsberettigede kan på ethvert tidspunkt trække sin godkendelse af en specifik subdelegation tilbage.
2. En regnskabsfører kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, suspenderes fra tjenesten af bestyrelsen, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger. Bestyrelsen udnævner en midlertidig regnskabsfører.
3. En forskudsbestyrer kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, suspenderes fra tjenesten af regnskabsføreren, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger.
Artikel 46
1. Bestemmelserne i dette kapitel indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de i artikel 45 nævnte ansatte kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Fællesskabernes finansielle interesser og om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved Fællesskaberne eller i medlemsstaterne.
2. De anvisningsberettigede, regnskabsførerne og forskudsbestyrerne er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten, jf. dog bestemmelserne i artikel 47, 48 og 49. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller bestikkelse, der vil kunne skade Fællesskabets interesser, indbringes sagen de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.
Afdeling 2
Bestemmelser for den anvisningsberettigede og anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation eller subdelegation
Artikel 47
1. Den anvisningsberettigede pådrager sig et økonomisk ansvar i henhold til vedtægten. Ifølge denne kan det pålægges tjenestemanden helt eller delvis at erstatte tab, som påføres Fællesskaberne som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen eller i forbindelse med hans hverv, navnlig hvis han ikke overholder denne finansforordning og gennemførelsesbestemmelserne hertil, når han konstaterer tilstedeværelsen af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre.
Det samme gælder, hvis han som følge af en grov personlig fejl undlader at udarbejde et dokument, der indebærer skabelse af en fordring, eller hvis han undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af indtægtsordrer, eller hvis han undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af en betalingsordre og hermed påfører institutionen et civilretligt ansvar over for tredjemand.
2. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en beslutning, som det påhviler ham at træffe, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, skal han give den fuldmagts-givende myndighed skriftlig meddelelse herom. Hvis den fuldmagtsgivende myndighed skriftligt giver den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede en begrundet instruks om at træffe den ovenfor omhandlede beslutning, kan sidstnævnte ikke drages til ansvar.
3. I tilfælde af delegation forbliver den anvisningsberettigede ansvarlig for effektiviteten af de oprettede systemer for forvaltning og intern kontrol og for valget af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.
4. Den instans, Kommissionen har oprettet i overensstemmelse med artikel 66, stk. 4, i den generelle finansforordning, for at kunne fastslå, om der foreligger en finansiel uregelmæssighed og dennes eventuelle konsekvenser, kan over for fællesskabsorganet udøve de samme beføjelser som dem, den er tildelt over for Kommissionens tjenestegrene, hvis bestyrelsen træffer beslutning herom.
Såfremt der ikke er truffet en sådan beslutning, opretter bestyrelsen en særlig og i operationel henseende selvstændig instans på dette område.
På grundlag af udtalelsen fra denne instans træffer direktøren afgørelse om indledning af en disciplinær procedure eller rejsning af erstatningskrav. Hvis den har opdaget systemrelaterede problemer, sender instansen den anvisningsberettigede og Kommissionens interne revisor en rapport med eventuelle henstillinger. Hvis denne udtalelse drager direktøren i tvivl, fremsender instansen den til bestyrelsen og til Kommissionens interne revisor.
5. Det kan af enhver ansat kræves, at denne delvis eller fuldstændigt godtgør en skade, som fællesskabsorganet har lidt på grund af alvorlige personlige fejl, som den ansatte måtte have begået ved udøvelsen eller i forbindelse med udøvelsen af sin funktion.
Ansættelsesmyndigheden træffer en motiveret afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som vedtægten foreskriver på det disciplinære område.
Afdeling 3
Bestemmelser for regnskabsførere og forskudsbestyrere
Artikel 48
Bl.a. nedenstående ansvarspådragende handlinger kan medføre, at der over for en regnskabsfører træffes disciplinære foranstaltninger eller rejses erstatningskrav efter de regler, der er fastsat i vedtægten:
a) tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som han har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed
b) ændring af bank- eller postgirokonti uden forudgående underretning af den anvisningsberettigede
c) inkasseringer eller betalinger, der ikke er i overensstemmelse med de dertil svarende indtægts- eller betalingsordrer
d) manglende inkassering af skyldige indtægter.
Artikel 49
Bl.a. nedenstående ansvarspådragende handlinger kan medføre, at der over for en forskudsbestyrer træffes disciplinære foranstaltninger eller rejses erstatningskrav efter de regler, der er fastsat i vedtægten:
a) tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som han har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed
b) manglende dokumentation for de betalinger, han har foretaget
c) udbetaling til andre end de berettigede
d) manglende inkassering af skyldige indtægter.
KAPITEL 4
FORVALTNING AF INDTÆGTER
Afdeling 1
Generelle bestemmelser
Artikel 50
Fællesskabsorganet forelægger Kommissionen, under betingelser og med intervaller, som aftales med denne, anmodninger om udbetaling af hele eller en del af fællesskabstilskuddet, som skal være støttet på likviditetsoverslag.
Artikel 51
De midler, som Kommissionen udbetaler til fællesskabsorganet som tilskud, er rentebærende til fordel for det almindelige budget.
Afdeling 2
Overslag over fordringer
Artikel 52
Forud for enhver foranstaltning eller situation, der kan skabe eller ændre en fordring for fællesskabsorganet, udarbejder den kompetente anvisningsberettigede et overslag over fordringen.
Afdeling 3
Fastlæggelse af fordringer
Artikel 53
1. Fastlæggelse af en fordring er den handling, hvorved den anvisningsberettigede eller den ved delegation anvisningsberettigede:
a) kontrollerer eksistensen af debitors gæld
b) fastslår eller kontrollerer gældens tilstedeværelse og størrelse
c) kontrollerer, at gælden er forfalden.
2. Enhver fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, skal fastlægges gennem udstedelse af en indtægtsordre, som meddeles regnskabsføreren, efterfulgt af en debetnota, der sendes til debitor. Disse to dokumenter udstedes og sendes af den kompetente anvisningsberettigede.
3. Med forbehold af de retsforskrifter og kontraktmæssige og aftalemæssige bestemmelser, der finder anvendelse, er enhver fordring, der ikke er indfriet på forfaldsdagen, som er fastsat i debetnotaen, rentebærende efter gennemførelsesbestemmelserne til den generelle finansforordning.
4. I behørigt begrundede tilfælde kan visse løbende indtægter fastlægges foreløbigt.
En foreløbig fastlæggelse omfatter flere individuelle beløb, som derfor ikke behøver blive individuelt fastlagt.
Inden regnskabsårets udløb skal den anvisningsberettigede foretage ændringerne i de foreløbige fastlæggelser, således at de bringes i overensstemmelse med de faktiske konstaterede fordringer.
Afdeling 4
Anvisning af indtægter
Artikel 54
Anvisning af indtægter er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede ved udstedelse af en indtægtsordre giver regnskabsføreren instruks om at inddrive en fordring, som han har fastlagt.
Afdeling 5
Inddrivelse
Artikel 55
1. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.
2. Regnskabsføreren tager sig af de indtægtsordrer, som den kompetente anvisningsberettigede på behørig måde har udstedt. Han skal sikre, at fællesskabsorganets indtægter bliver indbetalt, og sørge for, at deres krav bevares.
3. Når den kompetente anvisningsberettigede påtænker at afstå fra at inddrive en fastlagt fordring, skal han sikre sig, at afkaldet formelt er i orden og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Afkaldet på at inddrive en fastlagt fordring kommer til udtryk ved en afgørelse truffet af den anvisningsberettigede, som skal være begrundet. Den anvisningsberettigede kan ikke uddelegere denne afgørelse.
Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.
4. Den kompetente anvisningsberettigede annullerer en fastlagt fordring, hvis det viser sig, at fordringen ikke er fastlagt korrekt på grund af en retlig eller materiel fejl. Denne annullering kommer til udtryk gennem en afgørelse truffet af den kompetente anvisningsberettigede og er genstand for en passende begrundelse.
5. Den kompetente anvisningsberettigede tilpasser størrelsen af en fastlagt fordring i opadgående eller nedadgående retning, hvis fordringen på grund af en faktuel fejl skal ændres, for så vidt som denne korrektion ikke medfører, at den fastlagte fordring til fordel for fællesskabsorganet bortfalder. Denne korrektion kommer til udtryk gennem en afgørelse truffet af den kompetente anvisningsberettigede og er genstand for en passende begrundelse.
Artikel 56
1. Ved den faktiske inddrivelse foretager regnskabsføreren en bogføring i regnskaberne, og den kompetente anvisningsberettigede underrettes herom.
2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsførerens kasse skal der udstedes en kvittering.
Artikel 57
1. Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den kompetente anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren, eventuelt ad rettens vej, herunder i givet fald gennem modregning, eller hvis dette ikke er muligt, ved tvangsopkrævning.
2. Regnskabsføreren kan i passende omfang inddrive fællesskabsorganets fordringer ved modregning, hvor debitor selv i forhold til fællesskabsorganet har en fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, såfremt modregningen er retlig mulig.
Artikel 58
Regnskabsføreren kan sammen med den kompetente anvisningsberettigede kun give henstand med betalingen efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor og på følgende to betingelser:
a) debitoren forpligter sig til at betale rente efter den sats, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne for den generelle finansforordning i hele henstandsperioden regnet fra den oprindelige forfaldsdato
b) for at beskytte fællesskabsorganets interesser, stiller han en finansiel sikkerhed for både hovedstol og rente af gælden.
Afdeling 6
Specifikke bestemmelser vedrørende gebyrer og afgifter
Artikel 59
1. Hvis fællesskabsorganet oppebærer gebyrer eller afgifter, som omhandlet i artikel 5, litra a), udarbejdes der i begyndelsen af hvert regnskabsår et samlet foreløbigt overslag over disse.
2. Generelt leverer fællesskabsorganet først tjenesteydelser i henhold til de pålagte opgaver, efter at det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt.
3. Hvis der undtagelsesvis er leveret en tjenesteydelse uden forudgående betaling af det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift, finder afdeling 3, 4 og 5 i dette kapitel anvendelse.
KAPITEL 6
FORVALTNING AF UDGIFTER
Artikel 60
1. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.
2. Forud for enhver udgiftsforpligtelse skal der træffes en finansieringsafgørelse.
3. Fællesskabsorganets arbejdsprogram har værdi af finansieringsafgørelse for så vidt angår de aktiviteter, det omfatter, såfremt disse er klart identificeret og de grundliggende kriterier er nøje fastlagt.
4. Administrationsbevillingerne kan anvendes uden en forudgående finansieringsafgørelse.
Afdeling 1
Indgåelse af udgiftsforpligtelser
Artikel 61
1. En budgetmæssig forpligtelse består i at give de bevillinger, der er nødvendige for at kunne gennemføre senere betalinger til indfrielse af en retlig forpligtelse.
2. En retlig forpligtelse er den handling, hvorved den anvisningsberettigede indgår eller fastlægger en forpligtelse, der medfører udgifter.
3. Der er tale om en specifik budgetmæssig forpligtelse, hvis modtageren og udgiftens størrelse er bestemt.
4. Der er tale om en samlet budgetmæssig forpligtelse, hvis mindst ét af de elementer, der er nødvendige for at identificere en specifik forpligtelse, ikke er bestemt.
5. En budgetmæssig forpligtelse er foreløbig, hvis den har til formål at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt.
Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse iværksættes enten gennem indgåelse af én eller flere retlige enkeltforpligtelser, der giver ret til senere udbetalinger, eller i visse undtagelsestilfælde, hvor der er tale om udgifter til personaleforvaltning, gennem direkte betaling.
Artikel 62
1. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet, skal den kompetente anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før han indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.
2. Specifikke retlige forpligtelser knyttet til specifikke budgetmæssige forpligtelser eller foreløbige budgetmæssige forpligtelser skal indgås senest den 31. december i år n.
Ved udløbet af de perioder, der er anført i første afsnit, frigør den kompetente anvisningsberettigede den del af disse budgetmæssige forpligtelser, der ikke er omfattet af en retlig forpligtelse.
3. Ved retlige forpligtelser indgået i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end ét regnskabsår, og de tilsvarende budgetmæssige forpligtelser fastsættes der, undtagen for personaleudgifter, en tidsfrist for indfrielse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Den del af sådanne forpligtelser, der ikke er indfriet seks måneder efter denne frist, frigøres efter bestemmelserne i artikel 11.
Artikel 63
Ved vedtagelsen af en budgetmæssig forpligtelse, sikrer den kompetente anvisningsberettigede sig:
a) at konteringen er korrekt
b) at bevillingerne er til stede
c) at udgiften er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, bl.a. grundretsakten, de finansielle bestemmelser for det enkelte fællesskabsorgan samt enhver foranstaltning, der er truffet i medfør af disse
d) at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.
Afdeling 2
Fastsættelse af udgifter
Artikel 64
Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede:
a) kontrollerer kreditors adkomst
b) kontrollerer, at fordringen er forfalden
c) fastslår eller kontrollerer fordringens tilstedeværelse og størrelse.
Artikel 65
1. Enhver fastsættelse af en udgift bygger på bilag, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af konstaterede faktiske ydelser, faktisk foretagne leverancer eller faktisk udført arbejde eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger betalingen.
2. Beslutningen om betaling kommer til udtryk ved, at den kompetente anvisningsberettigede med sin underskrift attesterer påtegningen "kan betales".
3. I et system, hvor der ikke anvendes edb, sker betalingsgodkendelsen ved anvendelse af et stempel forsynet med den kompetente anvisningsberettigedes underskrift. I et system, hvor der anvendes edb, sker betalingsgodkendelsen ved anvendelse af et password tilhørende den kompetente anvisningsberettigede.
Afdeling 3
Anvisning af udgifter
Artikel 66
1. Anvisning af udgifter er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som han har fastsat.
2. Betalingsordren dateres og underskrives af den kompetente anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 38, stk. 6.
3. I givet fald ledsages den betalingsordre, der fremsendes til regnskabsføreren, af et dokument, der bekræfter, at varerne er registreret i de fortegnelser, der er omhandlet i artikel 90, stk. 1.
Afdeling 4
Betaling af udgifter
Artikel 67
1. Det skal dokumenteres, at de til betalingen svarende foranstaltninger er i overensstemmelse med basisretsakten, jf. artikel 49 i den generelle finansforordning, og med kontrakten eller tilskudsaftalen, og betalingen skal dække én eller flere af følgende transaktioner:
a) betaling af hele det skyldige beløb
b) betaling af det skyldige beløb i form af:
i) forfinansiering, eventuelt opdelt i flere delbetalinger
ii) en eller flere mellemliggende betalinger
iii) betaling af saldoen af det skyldige beløb.
Forudfinansieringen afskrives helt eller delvis på de mellemliggende betalinger.
Den samlede forfinansiering og mellemliggende betaling afskrives på de resterende betalinger.
2. Ved bogføringen sondres der mellem de på betalingstidspunktet forskellige typer af betalinger, som omhandlet i stk. 1.
Artikel 68
Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.
Afdeling 5
Tidsfrister i forbindelse med forvaltning af udgifter
Artikel 69
Udgifter skal fastsættes, anvises og betales inden for de tidsfrister og efter de bestemmelser, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til den generelle finansforordning.
KAPITEL 7
EDB-SYSTEMER
Artikel 70
Hvis indtægter og udgifter forvaltes ved hjælp af edb-systemer, kan underskrifter foretages elektronisk.
KAPITEL 8
DEN INTERNE REVISOR
Artikel 71
1. Fællesskabsorganet har en intern revision, som fungerer i overensstemmelse med de relevante internationale standarder.
2. Kommissionens interne revisor udøver over for fællesskabsorganerne de samme beføjelser som dem, han er tildelt i forhold til Kommissionens tjenestegrene, jf. dog artikel 38, stk. 4.
Artikel 72
1. Den interne revisor rådgiver fællesskabsorganet med hensyn til risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.
Han har til opgave:
a) at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici
b) at vurdere hensigtsmæssigheden og kvaliteten af de interne kontrolsystemer, der anvendes på alle budgetgennemførelsestransaktioner.
2. Den interne revisors hverv dækker hele fællesskabsorganets virksomhed og alle dets tjenestegrene. Han har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af hans opgaver.
3. Den interne revisor aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger på baggrund af revisionsarbejdet. Disse sørger for, at henstillingerne følges op.
4. Den interne revisor forelægger fællesskabsorganet en årlig rapport over den interne revision med angivelse af bl.a. antallet og typen af de interne revisioner, der er foretaget, af fremsatte henstillinger og af den opfølgning, der er foretaget af disse henstillinger. Den årlige rapport omhandler desuden de systemrelaterede problemer, der er konstateret af den specialiserede instans, der er oprettet i henhold til artikel 66, stk. 4, i den generelle finansforordning.
5. Fællesskabsorganet sender hvert år dechargemyndigheden og Kommissionen en beretning, der er udarbejdet af direktøren for fællesskabsorganet, og som opsummerer det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget af den interne revisor, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.
Artikel 73
Den interne revisors ansvar i forbindelse med udøvelsen af hvervet er fastsat i overensstemmelse med artikel 87 i den generelle finansforordning.
AFSNIT V
INDGÅELSE AF OFFENTLIGE INDKØBSAFTALER
Artikel 74
Hvad angår indgåelsen af offentlige aftaler finder de relevante bestemmelser i den generelle finansforordning samt gennemførelsesbestemmelserne anvendelse.
AFSNIT VI
TILSKUD YDET AF FÆLLESSKABSORGANET
Artikel 75
Når fællesskabsorganet kan yde tilskud i overensstemmelse med bestemmelserne i grundretsakten for fællesskabsorganet, finder de relevante bestemmelser i den generelle finansforordning samt gennemførelsesbestemmelserne anvendelse.
AFSNIT VII
REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING
KAPITEL 1
REGNSKABSAFLÆGGELSE
Artikel 76
Fællesskabsorganets årsregnskab omfatter:
a) årsopgørelsen for fællesskabsorganet
b) beretningen om gennemførelsen af fællesskabsorganets budget.
Fællesskabsorganets årsregnskab ledsages af en beretning om den budgetmæssige og finansielle forvaltning i regnskabsåret.
Artikel 77
Regnskaberne skal være formelt rigtige, pålidelige og fuldstændige og give et retvisende billede:
a) for så vidt angår årsregnskaberne: af aktiver, passiver, udgifter og indtægter, fordringer og forpligtelser, der ikke er opført under aktiver og passiver, samt pengestrømme
b) for så vidt angår beretningen om budgetgennemførelsen: af alle foranstaltninger, der har givet anledning til indtægter og udgifter i forbindelse med gennemførelsen af budgettet.
Artikel 78
Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med følgende almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, jf. gennemførelsesbestemmelserne til den generelle finansforordning:
a) going concern
b) forsigtighed
c) kontinuitet i regnskabsmetoderne
d) anvendelse af sammenlignelige oplysninger
e) væsentlighed
f) bruttoprincippet
g) indhold frem for formalia
h) periodisering.
Artikel 79
1. Ifølge periodiseringsprincippet skal årsopgørelserne omfatte udgifter og indtægter, der vedrører regnskabsåret, uanset betalings- eller inkasseringstidspunkt.
2. Værdien af aktiver og passiver bestemmes efter de værdiansættelsesregler, der er fastsat ved regnskabsmetoderne i artikel 132 i den generelle finansforordning.
Artikel 80
1. Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:
a) Balancen og resultatopgørelsen, der viser formuestillingen, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; årsregnskabet opstilles efter det skema, der er fastsat i Rådets direktiv om årsregnskaberne for visse selskabsformer, idet der dog tages hensyn til de særlige forhold, der kendetegner fællesskabsorganets virksomhed
b) pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo
c) opgørelsen over bevægelser på egenkapitalen, hvor der for hver post oplyses tilgang og afgang i løbet af regnskabsåret.
2. Bilaget til årsregnskabet indeholder supplerende oplysninger om og noter til oplysningerne i de i stk. 1 nævnte regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i henhold til internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante i forbindelse med for fællesskabsorganets virksomhed.
Artikel 81
Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro. De omfatter:
a) regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter; det opstilles efter samme skema som budgettet
b) bilaget til regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.
Artikel 82
Regnskabsføreren sender senest den 1. marts i året efter det afsluttede regnskabsår sit foreløbige årsregnskab, ledsaget af beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret, jf. artikel 76 i denne forordning, til Kommissionens regnskabsfører, for at denne kan foretage den regnskabsmæssige konsolidering som omhandlet i artikel 128 i den generelle finansforordning.
Artikel 83
1. I henhold til bestemmelserne i artikel 129, stk. 1, i den generelle finansforordning fremsætter Revisionsretten senest den 15. juni sine bemærkninger om de foreløbige årsregnskaber for hver institution og for hvert af de organer, der er omhandlet i artikel 185 i den nævnte forordning.
2. Ved modtagelsen af Revisionsrettens bemærkninger til fællesskabsorganets foreløbige årsregnskab, opstiller direktøren på eget ansvar det endelige årsregnskab og sender det til bestyrelsen, som afgiver en udtalelse om årsregnskabet.
3. Direktøren fremsender senest den 1. juli i året efter det afsluttede regnskabsår dette endelige årsregnskab, ledsaget af bestyrelsens udtalelse, til Kommissionens regnskabsfører, Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet.
4. Fællesskabsorganets endelige årsregnskab offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende senest den 31. oktober i året efter det afsluttede regnskabsår.
5. Direktøren fremsender senest den 30. september et svar til Revisionsretten på de bemærkninger, som denne har fremsat i forbindelse med sin årsberetning.
KAPITEL 3
REGNSKABSFØRING
Afdeling 1
Fælles bestemmelser
Artikel 84
1. Fællesskabsorganets regnskabssystem er et budgetstyrings- og regnskabssystem, hvori data indlæses, klassificeres og registreres.
2. Regnskabet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro på basis af kalenderåret.
3. Det almindelige regnskab og bevillingsregnskabet afsluttes ved regnskabsårets udgang med henblik på opstilling af det årsregnskab, der er omhandlet i kapitel 1.
4. Bestemmelserne i stk. 2 og 3 er ikke til hinder for, at den anvisningsberettigede desuden fører et omkostningsregnskab.
Artikel 85
De regnskabsregler og -metoder samt den harmoniserede budgetkontoplan, der skal anvendes af fællesskabsorganet, fastsættes af Kommissionens regnskabsfører i overensstemmelse med artikel 133 i den generelle finansforordning.
Afdeling 2
Det almindelige regnskab
Artikel 86
I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den økonomiske og finansielle situation og formuestillingen for fællesskabsorganet.
Artikel 87
1. De enkelte kontobevægelser og kontienes saldi bogføres.
2. Alle regnskabsposteringer, herunder regnskabsmæssige korrektioner, skal være baseret på bilag, hvortil der henvises.
3. Regnskabssystemet skal gøre det muligt at spore hver enkelt regnskabspostering.
Artikel 88
Fællesskabsorganets regnskabsfører foretager efter regnskabsårets udløb og frem til datoen for forelæggelse af de endelige regnskaber de korrektioner, der er nødvendige for at sikre et formelt rigtigt og pålideligt årsregnskab, som giver et retvisende billede; disse korrektioner må dog ikke medføre udbetalinger eller indbetalinger med virkning for det pågældende regnskabsår.
Afdeling 3
Bevillingsregnskabet
Artikel 89
1. Bevillingsregnskabet gør det muligt i detaljer at følge gennemførelsen af budgettet.
2. Med det formål registreres i bevillingsregnskabet alle de i afsnit IV i denne forordning omhandlede transaktioner vedrørende gennemførelse af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter.
KAPITEL 3
FORMUEFORTEGNELSE
Artikel 90
1. Fællesskabsorganet skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør Fællesskabernes formue, efter en model vedtaget af Kommissionens regnskabsfører.
Fællesskabsorganet kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.
2. Salg af løsøre skal annonceres på passende måde.
AFSNIT VIII
EKSTERN REVISION OG DECHARGE
KAPITEL 1
EKSTERN REVISION
Artikel 91
Revisionsretten reviderer fællesskabsorganets regnskaber i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 248.
Artikel 92
1. Fællesskabsorganet sender Revisionsretten det endeligt vedtagne budget. Det underretter så snart som muligt Revisionsretten om alle beslutninger og foranstaltninger, som det træffer i henhold til artikel 10, 14, 19 og 23.
2. Fællesskabsorganet sender Revisionsretten de bestemmelser, som det vedtager på det finansielle område.
3. Revisionsretten underrettes om udnævnelser af anvisningsberettigede, regnskabsførere og forskudsbestyrere samt om uddelegering af beføjelser, der sker med hjemmel i artikel 34, artikel 43, stk. 1 og 4, og artikel 44.
Artikel 93
Revisionsrettens kontrol gennemføres i overensstemmelse med artikel 139-144 i den generelle finansforordning.
KAPITEL 2
DECHARGE
Artikel 94
1. Efter henstilling fra Rådet meddeler Europa-Parlamentet inden den 30. april i år n+2 direktøren decharge for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret n.
2. Hvis den frist, der er nævnt i stk. 1, ikke kan overholdes, oplyser Europa-Parlamentet eller Rådet direktøren om årsagerne til, at afgørelsen har måttet udsættes.
3. Hvis Europa-Parlamentet udsætter afgørelsen om decharge, bestræber direktøren sig på snarest muligt at træffe foranstaltninger, der kan fjerne eller gøre det lettere at fjerne hindringerne for denne afgørelse.
Artikel 95
1. Dechargeafgørelsen omfatter regnskaberne over alle fællesskabsorganets indtægter og udgifter, den heraf følgende saldo og fællesskabsorganets aktiver og passiver som opført på balancen.
2. Med henblik på at meddele decharge gennemgår Europa-Parlamentet næst efter Rådet fællesskabsorganets regnskaber, årsregnskabet og balancen. Europa-Parlamentet gennemgår også Revisionsrettens årsberetning med tilhørende svar fra direktøren for fællesskabsorganet samt de af Revisionsrettens særberetninger, der er relevante for det pågældende regnskabsår, og Revisionsrettens erklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
3. Hvis Europa-Parlamentet anmoder om det, forelægger direktøren det, i lighed med, hvad der er fastsat i artikel 146, stk. 3, i den generelle finansforordning, alle de oplysninger, der er nødvendige for, at dechargeproceduren vedrørende det pågældende regnskabsår kan forløbe tilfredsstillende.
Artikel 96
1. Direktøren træffer alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge samt de kommentarer, der ledsager Rådets henstilling om decharge.
2. Hvis Europa-Parlamentet eller Rådet anmoder om det, skal direktøren aflægge beretning om, hvilke foranstaltninger han har truffet på baggrund af disse bemærkninger og kommentarer. Han fremsender en kopi heraf til Kommissionen og Revisionsretten.
AFSNIT IX
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 97
De frister, der er omhandlet i artikel 83, anvendes første gang for regnskabsåret 2005.
For de foregående regnskabsår fastsættes disse frister til henholdsvis:
a) den 15. september for så vidt angår artikel 83, stk. 3
b) den 30. november for så vidt angår artikel 83, stk. 4
c) den 31. oktober for så vidt angår artikel 83, stk. 5.
Artikel 98
Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen har beføjelse til at indhente alle relevante oplysninger og forklaringer vedrørende budgetspørgsmål, der henhører under deres respektive kompetenceområder.
Artikel 99
Bestyrelsen vedtager på forslag af direktøren om nødvendigt gennemførelsesbestemmelserne for fællesskabsorganets egen finansforordning.
Artikel 100
Efter nærværende forordnings ikrafttræden skal hvert af de organer, der er omhandlet i artikel 185 i den generelle finansforordning, vedtage en ny finansforordning med henblik på ikrafttrædelse den 1. januar 2003 eller under alle omstændigheder senest seks måneder efter den dato, hvor det er omfattet af nævnte artikel 185 som følge af tildelingen af et tilskud over det almindelige budget.
Artikel 101
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 23. december 2002.
Komission asetus (EY, Euratom) N:o 2343/2002,
annettu 23 päivänä joulukuuta 2002,
Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 185 artiklassa tarkoitettuja elimiä koskevasta varainhoidon puiteasetuksesta
SISÄLLYS
TAULUKON PAIKKA
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002(1), annettu 25 päivänä kesäkuuta 2002, Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta ja erityisesti sen 185 artiklan 1 kohdan,
ottaa huomioon Euroopan parlamentin lausunnon(2),
ottaa huomioon neuvoston lausunnon(3),
ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen lausunnon(4),
sekä katsoo seuraavaa:
(1) Ne elimet, jotka on perustettu vastaamaan tietyistä yhteisön toimista, ovat oikeushenkilöitä, ja näin ollen niillä on myös oma talousarvio, josta säädetään erityisissä varainhoitoa koskevissa säännöksissä.
(2) Jotta voidaan varmistaa kyseisten säännösten yhtenevyys asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 (jäljempänä "yleinen varainhoitoasetus") kanssa sekä sen 185 artiklan 1 kohdan mukaisesti, tässä varainhoidon puiteasetuksessa on vahvistettava säännöt, jotka koskevat yhteisöjen talousarviosta suoritettavaa avustusta todellisuudessa saavien yhteisön elinten (jäljempänä "yhteisön elimet") talousarvion laatimista, toteuttamista ja valvontaa. Tämän varainhoidon puiteasetuksen perusteella elimet antavat omat varainhoitoa koskevat säännöksensä, jotka komission suostumuksella poikkeavat puiteasetuksesta elinten toiminnan erityispiirteitä koskevin osin edellä tarkoitetun 185 artiklan mukaisesti.
(3) Yleisen varainhoitoasetuksen tavoin tässä asetuksessa määritellään ainoastaan ne pääperiaatteet ja perussäännöt, joilla säännellään talousarvioasioita kokonaisuudessaan. Elimet vahvistavat sellaiset soveltamissäännöt, joilla voidaan parantaa elinten varainhoitoa koskevien säännösten selkeyttä.
(4) Olisi vahvistettava uudelleen talousarviota laadittaessa ja toteutettaessa noudatettavat neljä keskeistä budjettioikeusperiaatetta (yhtenäisyys, yleiskatteisuus, erittely ja vuotuisuus) sekä talousarviolta edellytettävän totuudenmukaisuuden, tasapainon, laskentayksikön, moitteettoman varainhoidon ja seurattavuuden periaatteet.
(5) On tarpeen määritellä tilinpitäjän, sisäisen tarkastajan sekä tulojen ja menojen hyväksyjien toimivaltuudet ja tehtävät. Tulojen ja menojen hyväksyjät ovat täysin vastuussa kaikista heidän alaisuudessaan suoritetuista tulo- ja menotapahtumista. He ovat niistä tilivelvollisia, ja heihin voidaan tarvittaessa kohdistaa kurinpitomenettely.
(6) Toimielinten tavoin yhteisön elimet eivät saa ottaa lainaa, kuten yleisen varainhoitoasetuksen 14 artiklassa säädetään.
(7) Yhteisön elinten sisäisen tarkastuksen tehtävästä vastaa komission sisäinen tarkastaja, ja näin taataan järjestelmän ja työtapojen johdonmukaisuus yleisen varainhoitoasetuksen 185 artiklan 3 kohdan mukaisesti.
(8) Talousarvion ja tilinpäätöksen laatimisessa sekä vastuuvapauden myöntämisessä on noudatettava yleisen varainhoitoasetuksen vastaavien säännösten mukaista aikataulua, ja vastuuvapauden yhteisön elimille myöntää vastedes yleistä talousarviota koskevan vastuuvapauden myöntävä elin (yleisen varainhoitoasetuksen 185 artiklan 2 kohta).
(9) Yhteisön elinten on sovellettava sellaisia kirjanpitosääntöjä, että niiden tilinpäätökset voidaan yhdistää toimielinten tilinpäätöksiin, ja tämän vuoksi säännöt vahvistaa komissio tilinpitäjä uuden yleisen varainhoitoasetuksen 133 artiklan mukaisesti.
(10) Yleisen varainhoitoasetuksen 46 artiklan mukaisesti henkilöstötaulukko on vastedes hyväksytettävä budjettivallan käyttäjällä.
(11) Jotta samanlaisia väärinkäytöksiä arvioitaisiin samalla tavalla, kunkin elimen on suotavaa toimittaa väärinkäytökset arvioitaviksi yleisen varainhoitoasetuksen 66 artiklan 4 kohdassa tarkoitettuun elimeen, jonka komissio on perustanut väärinkäytösten arviointia varten.
(12) Koska yhteisön elimet saavat rahoitusta yhteisöjen talousarviosta, niiden on noudatettava tiukasti samoja vaatimuksia julkisista hankinnoista ja avustuksista kuin toimielinten, jos julkiset hankinnat ja avustusten myöntäminen sallitaan kyseisten elinten perustamissäädöksissä; tällöin riittää, että viitataan yleisen varainhoitoasetuksen asiaa koskeviin säännöksiin.
(13) Toimielinten tavoin yhteisön elimet voivat siirtää tehtäviään ulkopuolisille yksityisoikeudellisille yksiköille ainoastaan, jos se on välttämätöntä ja jos nämä tehtävät eivät ole julkisen palvelun tehtäviä eikä niihin sisälly arviointiin liittyvän harkintavallan käyttöä. Näin voidaan taata, että kukin elin on vastuussa talousarvionsa toteuttamisesta ja että ne noudattavat niille perustamisensa yhteydessä asetettuja tavoitteita.
(14) Yhteisön elinten on liitettävä yhteisön avustusten suorittamista koskeviin pyyntöihin kassatilannetta koskeva ennuste, ja yhteisöjen avustuksina maksamat varat tuottavat korkoa yhteisöille.
(15) On annettava veroja ja maksuja koskevat erityissäännökset, sillä verot ja maksut ovat yksi yhteisön elinten tulonlähteistä.
(16) Kun otetaan huomioon kyseisten elinten perustamissäädöksistä johtuvat sääntövaatimukset, tilinpäätösmenettelyä olisi mukautettava ja siinä olisi edellytettävä, että hallintoneuvosto antaa tilinpäätöstä koskevan lausunnon.
(17) Yhteisön elinten talousarvioiden on noudatettava yleisessä varainhoitoasetuksessa vahvistettua uutta rakennetta siltä osin kuin se on perusteltua elinten toiminnan luonteen kannalta.
(18) Tähän asetukseen on sisällytettävä ainoastaan ne yleisen varainhoitoasetuksen säännökset, jotka ovat tarkoituksenmukaisia yhteisön elinten kannalta.
Erityisesti tässä asetuksessa ei käsitellä säännöksiä, jotka koskevat yhteisön elinten toimintaan liittymättömiä toiminnan osa-alueita, eikä ulkoistamista koskevien periaatteiden mukaisesti erilaistettuja talousarvion toteuttamistapoja tai Euroopan parlamentille ja neuvostolle tarkoitettuja talousarviota koskevia tietoja. Lisäksi on otettava huomioon ainoastaan tietyt varainhoitoasetuksessa tarkoitetut käyttötarkoitukseensa sidotut tulot, ja määrärahasiirtoja ja talousarvion laatimista koskevan menettelyn on oltava yksinkertaisempi ja yleisluonteisempi,
ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:
I OSASTO
TARKOITUS
1 artikla
Tässä asetuksessa täsmennetään tärkeimmät säännöt, joista kunkin yhteisön elimen varainhoitoa koskevat säännökset voivat poiketa neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 (jäljempänä "yleinen varainhoitoasetus") 185 artiklan mukaisesti ainoastaan, jos se on välttämätöntä elimen toiminnasta johtuvien erityisvaatimusten vuoksi ja jos komissio antaa siihen suostumuksen.
2 artikla
Tässä asetuksessa tarkoitetaan:
1) "yhteisön elimellä" kaikkia yleisen varainhoitoasetuksen 185 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja elimiä;
2) "hallintoneuvostolla" yhteisön elimen tärkeintä sisäisen päätöksenteon elintä taloutta ja talousarviota koskevissa päätöksissä yhteisön elimen perustamissäädöksessä käytetystä nimityksestä riippumatta;
3) "johtajalla" hallintoneuvoston päätösten sekä tulojen ja menojen hyväksyjänä yhteisön elimen talousarvion toteuttamisesta vastaavaa henkilöä yhteisön elimen perustamissäädöksessä käytetystä nimityksestä riippumatta;
4) "perustamissäädöksellä" yhteisön oikeuden säädöstä, jolla säännellään yhteisön elimen perustamiseen ja toimintaan liittyviä olennaisia näkökohtia;
5) "budjettivallan käyttäjällä" Euroopan parlamenttia ja Euroopan unionin neuvostoa.
II OSASTO
BUDJETTIPERIAATTEET
3 artikla
Tässä asetuksessa määritellyin edellytyksin noudatetaan yhteisön elimen talousarvion (jäljempänä "talousarvio") laatimisessa ja toteuttamisessa yhtenäisyyden, talousarvion totuudenmukaisuuden, vuotuisuuden, tasapainon, laskentayksikön, yleiskatteisuuden, erittelyn, moitteettoman varainhoidon sekä seurattavuuden periaatteita.
1 LUKU
Yhtenäisyyden ja talousarvion totuudenmukaisuuden periaate
4 artikla
Talousarvio on säädös, jossa arvioidaan ja vahvistetaan kaikki tarpeellisiksi katsotut yhteisön elimen tulot ja menot jokaiseksi varainhoitovuodeksi.
5 artikla
Talousarvioon kuuluvat:
a) kaikki niistä veroista ja maksuista, joita yhteisön elimellä on valtuudet periä tehtäviensä mukaisesti, muodostuvat omat tulot ja mahdolliset muut tulot;
b) niiden jäsenvaltioiden mahdollisesti myöntämät rahoitusosuudet, joissa yhteisön elimet sijaitsevat;
c) Euroopan yhteisöjen myöntämä avustus;
d) 19 artiklan 1 kohdan mukaisesti tietyn menoerän rahoittamiseen osoitettavat tulot;
e) yhteisön elimen menot, mukaan luettuina hallintomenot.
6 artikla
1. Tulon tai menon saa suorittaa ainoastaan ottamalla sen johonkin budjettikohtaan.
2. Talousarvioon saadaan ottaa määrärahoja vain tarpeelliseksi katsottuja menoja varten.
3. Menoon ei saa sitoutua eikä sitä saa hyväksyä maksettavaksi, jos se ylittää talousarviossa vahvistetun määrärahan.
2 LUKU
Vuotuisperiaate
7 artikla
Talousarvioon otetaan määrärahat yhden varainhoitovuoden ajaksi, joka alkaa 1 päivänä tammikuuta ja päättyy 31 päivänä joulukuuta.
8 artikla
1. Talousarvio koostuu jaksotetuista määrärahoista ja jaksottamattomista määrärahoista, jotka ovat maksusitoumusmäärärahoja tai maksumäärärahoja.
2. Maksusitoumusmäärärahat kattavat tietyn varainhoitovuoden aikana tehtyjen oikeudellisten sitoumusten kokonaiskustannukset.
3. Maksumäärärahat kattavat tietyn varainhoitovuoden ja/tai sitä edeltävien varainhoitovuosien aikana tehtyjen oikeudellisten sitoumusten toteuttamiseen tarvittavat maksut.
4. Hallintomäärärahat ovat jaksottamattomia määrärahoja. Hallintomenot sopimuksista, jotka ylittävät varainhoitovuoden keston joko paikallisen käytännön takia tai kaluston hankkimiseen liittyvistä syistä, otetaan sen varainhoitovuoden talousarvioon, jonka aikana ne on suoritettu.
9 artikla
1. Edellä 5 artiklassa tarkoitetut yhteisön elimen tulot kirjataan tietyn varainhoitovuoden tileille sen kuluessa toteutuneiden määrien mukaisina.
2. Yhteisön elimen tulot otetaan samansuuruisiksi maksumäärärahoiksi.
3. Tietylle varainhoitovuodelle myönnettyjä talousarviomäärärahoja saadaan käyttää ainoastaan kattamaan menot, joihin on sitouduttu ja jotka on maksettu saman varainhoitovuoden aikana, sekä sellaisista sitoumuksista johtuvat määrät, jotka siirtyvät edellisiltä varainhoitovuosilta.
4. Maksusitoumukset otetaan kirjanpitoon kattamaan joulukuun 31 päivään mennessä tehdyt oikeudelliset sitoumukset.
5. Maksut kirjataan tietyn varainhoitovuoden tileille niiden maksujen perusteella, jotka tilinpitäjä on suorittanut saman vuoden joulukuun 31 päivään mennessä.
10 artikla
1. Jos määrärahoja ei ole käytetty sen varainhoitovuoden aikana, jota varten ne on otettu talousarvioon, ne peruutetaan.
Viimeistään 15 päivänä helmikuuta tehdyllä hallintoneuvoston päätöksellä käyttämättömät määrärahat voidaan kuitenkin siirtää 2-8 kohdan säännösten mukaisesti käytettäviksi yksinomaan seuraavan varainhoitovuoden aikana.
2. Henkilöstömenoihin liittyviä määrärahoja ei saa siirtää.
3. Jaksotettujen määrärahojen maksusitoumusmäärärahoista ja niistä jaksottamattomista määrärahoista, joita varainhoitovuoden tilit päätettäessä ei vielä ole sidottu, voidaan siirtää määrät, jotka vastaavat maksusitoumusmäärärahoja, joiden osalta useimmat sitoumusten edellyttämät, kunkin yhteisön elimen varainhoitoasetuksen soveltamissäännöissä määritellyt alustavat muodollisuudet on tehty joulukuun 31 päivään mennessä; näitä määriä voidaan sitoa seuraavan vuoden maaliskuun 31 päivään saakka.
4. Jaksotettujen määrärahojen maksumäärärahoista voidaan siirtää määrät, jotka tarvitaan aiempien maksusitoumusten kattamiseen tai jotka liittyvät siirrettyihin maksusitoumusmäärärahoihin, jos seuraavan varainhoitovuoden asianomaisiin budjettikohtiin osoitetut määrärahat eivät kata rahoitustarvetta. Yhteisön elin käyttää ensisijaisesti kuluvalle varainhoitovuodelle vahvistettuja määrärahoja ja vasta näiden loputtua siirrettyjä määrärahoja.
5. Jaksottamattomat määrärahat, jotka vastaavat ennen varainhoitovuoden tilinpäätöstä asianmukaisesti tehtyjä maksusitoumuksia, siirretään ilman eri toimenpiteitä vain seuraavalle varainhoitovuodelle.
6. Seuraavalle vuodelle siirretyt määrärahat, jotka eivät ole sidottuja 31 päivänä maaliskuuta varainhoitovuonna N + 1, peruutetaan ilman eri toimenpiteitä.
Määrärahat, jotka edellä esitetyin edellytyksin siirretään seuraavalle varainhoitovuodelle, näkyvät erikseen kirjanpidossa.
7. Jäljempänä 19 artiklassa tarkoitetuista käyttötarkoitukseensa sidotuista tuloista saadut, 31 päivänä joulukuuta käytettävissä olevat määrärahat siirretään ilman eri toimenpiteitä.
Ensin on käytettävä ne määrärahat, jotka vastaavat edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjä käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja.
11 artikla
Määrärahojen vapautuminen, joka aiheutuu niillä rahoitettavan toiminnan osittaisesta tai täydellisestä toteuttamatta jättämisestä ja joka tapahtuu sen varainhoitovuoden jälkeisten varainhoitovuosien aikana, jonka aikana määrärahat on sidottu, johtaa määrärahojen peruuntumiseen.
12 artikla
Talousarvioon otetut määrärahat voidaan sitoa talousarvion lopullisen vahvistamisen jälkeen 1 päivästä tammikuuta alkaen.
13 artikla
1. Juoksevista hallintomenoista voidaan kunkin vuoden 15 päivästä marraskuuta alkaen tehdä seuraavan varainhoitovuoden määrärahoja koskevia ennakkositoumuksia. Ennakkositoumukset eivät saa kuitenkaan ylittää neljäsosaa vastaavan budjettikohdan määrärahoista kuluvana varainhoitovuonna. Ne eivät saa kohdistua uusiin menoihin, joiden perustetta ei ole hyväksytty viimeisessä säännönmukaisesti vahvistetussa talousarviossa.
2. Ennalta suoritettavat menot, kuten vuokrat, voidaan maksaa 1 päivästä joulukuuta alkaen seuraavan varainhoitovuoden määrärahoista.
14 artikla
1. Jos talousarviota ei ole varainhoitovuoden alkaessa vahvistettu, sovelletaan jäljempänä esitettyjä sääntöjä tehtäessä sellaisiin menoihin liittyviä maksusitoumuksia ja suoritettaessa maksuja sellaisista menoista, joiden ottaminen tiettyyn budjettikohtaan olisi ollut mahdollista viimeistä asianmukaisesti vahvistettua talousarviota toteuttaessa.
2. Maksusitoumuksia voidaan tehdä luku luvulta enintään neljäsosalla kaikista asianomaiseen lukuun edelliseksi varainhoitovuodeksi hyväksytyistä määrärahoista lisättynä yhdellä kahdestoistaosalla kutakin kulunutta kuukautta kohti.
Maksaminen voidaan suorittaa kuukausittain luku luvulta enintään kahdestoistaosalla asianomaiseen lukuun edelliseksi varainhoitovuodeksi hyväksytyistä määrärahoista.
Tuloja ja menoja koskevan ennakkoarvion määrärahoja ei saa ylittää.
3. Jos yhteisön elimen toiminnan jatkuvuus ja hallinnon tarpeet sitä edellyttävät, yhteisön elimen hallintoneuvosto voi johtajan pyynnöstä antaa luvan käyttää samanaikaisesti kaksi väliaikaista kahdestoistaosaa tai useampia väliaikaisia kahdestoistaosia niiden lisäksi, jotka ovat käytettävissä ilman eri toimenpiteitä 1 ja 2 kohdan säännösten mukaisesti, niin maksusitoumusten tekemiseen kuin suoritettaviin maksuihin.
Täydentävät kahdestoistaosat hyväksytään kokonaisina eikä niitä jaeta osiin.
3 LUKU
Tasapainoperiaate
15 artikla
1. Talousarvion tulojen ja maksumäärärahojen on oltava tasapainossa.
2. Maksusitoumusmäärärahat eivät saa ylittää yhteisön avustuksen määrää korotettuna 5 artiklassa tarkoitetuilla omilla ja muilla mahdollisilla tuloilla.
3. Yhteisön elin ei saa ottaa lainaa.
4. Yhteisön elimelle maksettuja varoja pidetään elimen talousarviota tasapainottavana avustuksena, joka katsotaan yleisen varainhoitoasetuksen 81 artiklan 1 kohdan b alakohdan i alakohdassa tarkoitetuksi ennakkomaksuksi.
16 artikla
1. Jos 81 artiklassa tarkoitettu talousarvion toteutumalaskelma on ylijäämäinen, ylijäämä palautetaan komissiolle varainhoitovuoden aikana yhteisön elimelle maksetun yhteisön avustuksen määrään asti. Varainhoitovuoden aikana maksetun Euroopan yhteisöjen myöntämän avustuksen ylittävä osa otetaan seuraavan varainhoitovuoden talousarvioon tulona.
Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon (jäljempänä "yleinen talousarvio") otetun yhteisön avustuksen ja elimelle tosiasiallisesti maksetun avustuksen välisen erotuksen määrä peruutetaan.
2. Jos 81 artiklassa tarkoitettu talousarvion toteutumalaskelma on alijäämäinen, alijäämä kirjataan seuraavan varainhoitovuoden talousarvioon.
3. Tulot tai maksumäärärahat otetaan talousarvioon talousarviomenettelyn aikana soveltamalla oikaisukirjelmämenettelyä ja talousarvion toteuttamisen aikana laatimalla lisätalousarvio.
4 LUKU
Laskentayksikön periaate
17 artikla
Talousarvio laaditaan, toteutetaan ja tilinpäätös esitetään euroina.
Kassavaroja varten tilinpitäjällä ja ennakkomaksujärjestelmien osalta ennakoiden hoitajalla on valtuudet suorittaa maksutapahtumia kansallisissa valuutoissa kunkin yhteisön elimen varainhoitoa koskevissa säännöksissä täsmennetyin edellytyksin.
5 LUKU
Yleiskatteisuusperiaate
18 artikla
Tulojen kokonaismäärän on katettava maksumäärärahat, jollei 19 artiklasta muuta johdu. Tulot ja menot otetaan talousarvioon vähentämättä niitä toisistaan, jollei 21 artiklasta muuta johdu.
19 artikla
1. Seuraavat tulot osoitetaan tietyn menoerän rahoittamiseen:
a) määrättyyn käyttötarkoitukseen osoitetut tulot, kuten tulot rahastoista, avustukset, lahjat ja testamenttilahjoitukset;
b) jäsenvaltioiden, kolmansien maiden tai eri elinten osuudet yhteisön elimen toimintaan liittyvistä maksuista, jos tästä on määrätty yhteisön elimen ja jäsenvaltioiden, kolmansien maiden tai eri elinten kanssa tehdyissä sopimuksissa.
2. Kaikkien 1 kohdassa tarkoitettujen tulojen on katettava kaikki kyseiseen toimeen tai käyttötarkoitukseen liittyvät välittömät tai välilliset menot.
3. Talousarviossa on 1 kohdassa tarkoitettuja käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja varten erityisiä budjettikohtia, joissa ilmoitetaan mahdollisuuksien mukaan myös tulojen määrä.
20 artikla
1. Johtaja voi ottaa vastaan erilaisia yhteisön elimen hyväksi tarkoitettuja lahjoituksia, kuten rahastoja, avustuksia, lahjoja ja testamenttilahjoituksia.
2. Sellaisten lahjoitusten vastaanottamiseen, joista voi aiheutua kuluja, on pyydettävä etukäteen hallintoneuvoston lupa, ja hallintoneuvoston on annettava lausuntonsa kahden kuukauden kuluessa siitä, kun pyyntö esitettiin sille. Jos hallintoneuvosto ei tee päätöstä tässä määräajassa, lahjoitus katsotaan hyväksytyksi.
21 artikla
1. Kunkin yhteisön elimen varainhoitoasetuksessa määritellään määrät, jotka voidaan vähentää maksupyynnöistä, laskuista tai muista maksuselvityksistä; tällöin ne voidaan hyväksyä nettomääräisinä.
Laskuista ja muista maksupyynnöistä vähennettyjä käteisalennuksia, palautuksia ja muita alennuksia ei tulouteta yhteisön elimelle.
2. Yhteisön elimelle toimitettujen tuotteiden tai palvelujen verollinen hinta kirjataan talousarvioon verottomana, kun niihin sisältyy veroa, jonka
a) jäsenvaltiot palauttavat yhteisön elimelle Euroopan yhteisöjen erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan mukaisesti, jos pöytäkirjaa sovelletaan yhteisön elimeen;
b) jäsenvaltio tai kolmannet maat palauttavat yhteisön elimelle asiaan sovellettavien sopimusten perusteella.
Kansalliset verot, jotka yhteisön elin mahdollisesti maksaa väliaikaisesti ensimmäisen alakohdan mukaisesti, kirjataan väliaikaistilille siihen asti kunnes kyseinen jäsenvaltio palauttaa ne.
3. Mahdollinen alijäämä otetaan menona talousarvioon.
4. Varainhoitovuoden aikana kirjatut valuuttakurssierot voidaan oikaista. Lopputulos sisällytetään varainhoitovuoden yli- tai alijäämään.
6 LUKU
Erittelyperiaate
22 artikla
Kaikki määrärahat eritellään osastoihin ja lukuihin; luvut jaetaan momentteihin ja alamomentteihin.
23 artikla
1. Johtaja voi tehdä määrärahasiirtoja saman luvun momentilta toiselle.
Hän ilmoittaa hallintoneuvostolle viipymättä ensimmäisen alakohdan nojalla tehdyistä määrärahasiirroista.
2. Johtajan tekemä määrärahasiirto osastosta toiseen tai luvusta toiseen voi olla enintään 10 prosenttia. Jos johtaja haluaa ylittää kyseisen rajan, hän voi tehdä hallintoneuvostolle esityksiä määrärahojen siirtämisestä osastosta toiseen tai saman osaston luvusta toiseen. Jos hallintoneuvosto ei hyväksy määrärahasiirtoja, sen on ilmoitettava vastustava kantansa kuukauden kuluessa. Jos tämä määräaika ylittyy, siirrot katsotaan hyväksytyiksi.
3. Tämän artiklan mukaisesti tehtyihin määrärahasiirtoesityksiin ja määrärahasiirtoihin on liitettävä asianmukaiset yksityiskohtaiset perustelut, joista käy ilmi määrärahojen toteutuminen ja joihin sisältyy ennakkoarvio tarpeista varainhoitovuoden loppuun sekä niiden budjettikohtien osalta, joihin määrärahoja siirretään, että niiden budjettikohtien osalta, joista määrärahoja on siirretty.
24 artikla
1. Määrärahoja voidaan siirtää ainoastaan budjettikohtiin, joihin on talousarviossa vahvistettu määräraha tai jotka on varustettu merkinnällä "pro memoria" (p.m.).
2. Käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja koskevia määrärahasiirtoja voidaan tehdä ainoastaan, jos kyseiset tulot pysyvät sidottuina käyttötarkoitukseensa.
7 LUKU
Moitteettoman varainhoidon periaate
25 artikla
1. Talousarviomäärärahat on käytettävä moitteettoman varainhoidon periaatteen eli taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteiden mukaisesti.
2. Taloudellisuuden periaate edellyttää, että varat, joita yhteisön elin käyttää toimintojensa toteuttamiseksi, ovat käytettävissä oikeaan aikaan ja että ne ovat määrältään riittävät, laadultaan asianmukaiset sekä kustannuksiltaan mahdollisimman edulliset.
Tehokkuuden periaatteen tarkoituksena on, että käytetyillä varoilla saavutetaan parhaat mahdolliset tulokset.
Vaikuttavuuden periaatteen tarkoituksena on saavuttaa toiminnalle asetetut tavoitteet ja siltä odotetut tulokset.
3. Kaikille talousarvion kattamille toiminnan aloille on vahvistettava erityiset mitattavissa ja toteutettavissa olevat, asiaan kuuluvat ja ajallisesti määrätyt tavoitteet. Näiden tavoitteiden toteuttamista valvotaan toiminnoittain vahvistettujen tulosindikaattoreiden avulla, ja johtaja toimittaa tiedot budjettivallan käyttäjälle. Nämä tiedot toimitetaan vuosittain viipymättä ja ne esitetään myöhemmin alustavan talousarvioesityksen liiteasiakirjoissa.
4. Päätöksenteon tehostamiseksi yhteisön elin laatii ohjelmille tai toiminnoille ennakko- ja jälkiarvioinnit. Arviointia sovelletaan kaikkiin ohjelmiin ja toimiin, joista aiheutuu huomattavia menoja, ja arviointien tulokset ilmoitetaan hallintoneuvostolle.
8 LUKU
Seurattavuusperiaate
26 artikla
1. Talousarvion laatimisessa ja toteuttamisessa ja tilinpäätöksen laatimisessa noudatetaan seurattavuusperiaatetta.
2. Talousarvio ja lisätalousarviot julkaistaan lopullisessa muodossaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä kahden kuukauden kuluessa niiden hyväksymisestä.
III OSASTO
TALOUSARVION LAATIMINEN JA RAKENNE
1 LUKU
Talousarvion laatiminen
27 artikla
1. Talousarvio laaditaan yhteisön elimen perustamissäädöksen säännösten mukaisesti.
2. Yhteisön elin toimittaa oman perustamissäädöksensä mukaisesti komissiolle vuosittain viimeistään 31 päivänä maaliskuuta ennakkoarvion menoistaan ja tuloistaan, niitä koskevat yleiset perustelut sekä työohjelmansa.
3. Yhteisön elimen menoja ja tuloja koskevaan ennakkoarvioon on sisällytettävä
a) henkilöstötaulukko, jossa vahvistetaan talousarviomäärärahojen perusteella hyväksyttyjen vakinaisten ja väliaikaisten toimien määrä palkkaluokittain ja ura-alueittain;
b) uusia toimia koskevien pyyntöjen perustelut, jos henkilöstömäärät muuttuvat;
c) neljännesvuosittainen arvio kassasta- ja kassaanmaksuista;
d) tietoja kaikkien ennalta vahvistettujen tavoitteiden toteuttamisesta toimintokohtaisesti sekä indikaattoreilla mitatuista uusista tavoitteista. Arviointien tuloksia tarkastellaan ja käytetään niiden hyötyjen osoittamiseksi, joita ehdotetulla talousarviota koskevalla muutoksella voidaan saada aikaan.
4. Komissio toimittaa yhteisön elimen ennakkoarvion budjettivallan käyttäjälle yleisen talousarvion hyväksymisen yhteydessä ja tekee ehdotuksen yhteisön elimelle tarkoitetun avustuksen määrästä sekä elimelle tarpeelliseksi katsomastaan henkilömäärästä.
5. Budjettivallan käyttäjä hyväksyy yhteisön elimen henkilöstötaulukon sekä kaikki siihen myöhemmin tehtävät muutokset 32 artiklan 1 kohdan mukaisesti.
6. Hallintoneuvosto hyväksyy lopullisen talousarvion ja henkilöstötaulukon. Kun lopullinen yleinen talousarvio, jossa vahvistetaan avustuksen määrä ja henkilöstötaulukko, on hyväksytty ja kun yhteisön elimen talousarvioon ja henkilöstötaulukkoon on sen jälkeen tehty tarvittavat muutokset, ne vahvistetaan lopullisesti.
28 artikla
Kaikki talousarvioon, henkilöstötaulukko mukaan luettuna, tehtävät muutokset esitetään lisätalousarviossa, joka hyväksytään samaa menettelyä noudattaen kuin alkuperäinen talousarvio perustamissäädöksen säännösten ja 27 artiklan mukaisesti.
2 LUKU
Talousarvion rakenne ja esitystapa
29 artikla
Talousarvioon sisältyy tulo- ja menotaulukko.
30 artikla
Menotaulukon on yleensä perustuttava budjettinimikkeistöön, jossa menot luokitellaan niiden käyttötarkoituksen mukaan, sikäli kuin tämä on perusteltua elimen toiminnan luonteen kannalta. Yhteisön elin määrittelee luokittelussa käytettävän budjettinimikkeistön, ja siinä on erotettava selkeästi toisistaan hallintomäärärahat ja toimintamäärärahat.
31 artikla
Talousarvion
1) tulotaulukossa esitetään:
a) yhteisön elimen tuloennusteet kyseiselle varainhoitovuodelle;
b) edellisen varainhoitovuoden arvioidut tulot sekä varainhoitovuoden n - 2 tulot;
c) asianmukainen selvitysosa kustakin tulopuolen budjettikohdasta;
2) menotaulukossa esitetään:
a) asianomaisen varainhoitovuoden maksusitoumus- ja maksumäärärahat;
b) edellisen varainhoitovuoden maksusitoumus- ja maksumäärärahat sekä varainhoitovuoden n - 2 aikana sidotut ja maksetut menot;
c) yhteenveto niiden tulevina varainhoitovuosina suoritettavien maksujen erääntymisaikatauluista, jotka perustuvat aiempina varainhoitovuosina tehtyihin talousarviositoumuksiin;
d) asianmukainen selvitysosa kustakin alajaottelusta.
32 artikla
1. Edellä 27 artiklassa tarkoitetussa henkilöstötaulukossa esitetään varainhoitovuodeksi hyväksyttyjen toimien määrän rinnalla vastaava luku edelliseltä varainhoitovuodelta sekä tosiasiallisesti täytettyjen toimien määrä.
Henkilöstötaulukko muodostaa yhteisön elimessä ehdottoman ylärajan nimityksille; sellaista nimitystä ei voida tehdä, joka johtaisi tämän rajan ylittymiseen.
Hallintoneuvosto voi kuitenkin tehdä henkilöstötaulukkoon muutoksia, jotka koskevat enintään kymmentä prosenttia hyväksytyistä toimista, palkkaluokkiin A 1, A 2 ja A 3 kuuluvia toimia lukuun ottamatta, edellyttäen, että:
a) ne eivät vaikuta täyttä varainhoitovuotta vastaavien henkilöstömäärärahojen määrään;
b) ne eivät ylitä henkilöstötaulukossa myönnettyjen toimien kokonaismäärää.
2. Edellä 1 kohdan toisesta alakohdasta poiketen osa-aikaiset toimet, jotka nimittävä viranomainen on hyväksynyt henkilöstösääntöjen mukaisesti, voidaan korvata muilla nimityksillä.
IV OSASTO
TALOUSARVION TOTEUTTAMINEN
1 LUKU
Yleiset säännökset
33 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävistä vastaa johtaja. Johtaja toteuttaa talousarvion tuloja ja menoja yhteisön elimen varainhoitoa koskevien säännösten mukaisesti, omalla vastuullaan ja annettujen määrärahojen rajoissa.
34 artikla
1. Johtaja voi siirtää talousarvion toteuttamisvaltuuksia Euroopan yhteisöjen virkamiehiin ja muuhun henkilöstöön sovellettavien asetusten ja säännösten (jäljempänä "henkilöstösäännöt") alaisille yhteisön elimen toimihenkilöille niiden edellytysten mukaisesti, jotka on määritelty hallintoneuvoston antamissa, yleisen varainhoitoasetuksen 185 artiklassa tarkoitetuissa varainhoitoa koskevissa säännöksissä. Valtuutetut voivat toimia ainoastaan heille erikseen myönnettyjen valtuuksien rajoissa.
2. Valtuutettu voi siirtää edelleen saamansa toteuttamisvaltuudet tämän asetuksen 99 artiklassa tarkoitetuissa soveltamissäännöissä täsmennettyjen edellytysten mukaisesti. Kukin edelleenvaltuutus edellyttää johtajan nimenomaista hyväksyntää.
35 artikla
1. Tämän osaston 2 luvussa tarkoitettu taloushallinnon toimija ei saa ryhtyä sellaisiin talousarvion toteuttamista koskeviin toimiin, joiden yhteydessä saattaa syntyä ristiriita hänen omien etujensa ja yhteisön elimen etujen välille. Ristiriitatapauksessa kyseisen toimijan on pidättäydyttävä toimista ja jätettävä asia toimivaltaisen viranomaisen ratkaistavaksi.
2. Eturistiriita vallitsee silloin, jos jonkun talousarvion toteuttamisesta vastaavan toimijan tai sisäisen tarkastajan tehtävien puolueeton hoitaminen vaarantuu perhe- tai tunnesiteisiin, poliittiseen tai kansalliseen yhteenkuuluvuuteen, taloudellisiin etuihin liittyvästä tai mistä tahansa muusta syystä, jossa asianomaisella ja edunsaajalla on yhteinen etu.
3. Edellä 1 kohdassa tarkoitettu toimivaltainen viranomainen on asianomaisen toimihenkilön esimies. Jos asianomainen toimihenkilö on johtaja, toimivaltainen viranomainen on hallintoneuvosto.
36 artikla
1. Johtaja toteuttaa talousarvion alaisuudessaan olevissa yksiköissä.
2. Sikäli kuin välttämätöntä, ulkopuolisille yksityisoikeudellisille yksiköille tai yhteisöille voidaan siirtää sopimuksella teknisiä asiantuntijatehtäviä sekä sellaisia hallinto-, valmistelu- ja avustustehtäviä, joiden suorittaminen ei edellytä julkisen vallan eikä arviointiin liittyvän harkintavallan käyttöä.
2 LUKU
Taloushallinnon henkilöstö
1 jakso
Tehtävien eriyttämisen periaate
37 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjä ja tilinpitäjä hoitavat eri tehtäviä, joita ei voi yhdistää keskenään.
2 jakso
Tulojen ja menojen hyväksyjä
38 artikla
1. Tulojen ja menojen hyväksyjän tehtävänä on käsitellä tuloja ja menoja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti ja huolehtia siitä, että käsittely on laillista ja asianmukaista.
2. Menojen toteuttamiseksi tulojen ja menojen hyväksyjä tekee talousarviositoumuksia ja oikeudellisia sitoumuksia, vahvistaa menoja, hyväksyy niitä maksettavaksi ja valmistelee määrärahojen käyttöä.
3. Tulojen toteuttamiseen kuuluu saamisennusteiden laatiminen, perittävien maksujen vahvistaminen sekä perintämääräysten lähettäminen. Tulojen perintään voi kuulua myös vahvistetuista saatavista luopuminen.
4. Noudattaen vähimmäissääntöjä, jotka hallintoneuvosto on vahvistanut vastaavien komission yksiköilleen vahvistamien sääntöjen perusteella, sekä ottaen huomioon toimintaympäristön ja rahoitettavien toimien luonteeseen liittyvät riskit tulojen ja menojen hyväksyjä laatii organisaatiorakenteen sekä tehtävien toteuttamiseen soveltuvat hallinnointia ja sisäistä valvontaa koskevat järjestelmät ja menettelyt, mukaan luettuna tarvittaessa tarkastaminen jälkikäteen.
Tulojen ja menojen hyväksyjä toteuttaa yksiköissä asiantuntija- ja neuvontatehtävän, jonka tarkoituksena on tukea tulojen ja menojen hyväksyjää tämän tehtäviin liittyvien riskien hallinnassa.
5. Ennen toimen hyväksymistä sen toiminnalliset ja taloudelliset näkökohdat tarkastetaan; toimen aloittanut henkilö ei saa toimia tarkastajana. Toimen aloittaminen ja sen tarkastaminen etukäteen ja jälkikäteen on pidettävä erillään.
6. Tulojen ja menojen hyväksyjä säilyttää suoritettuja toimia koskevat tositteet viiden vuoden ajan päivästä, jona talousarvion toteutumisesta on päätetty myöntää vastuuvapaus.
39 artikla
1. Edellä 38 artiklan 5 kohdassa tarkoitettu toimen aloittaminen käsittää 33 ja 34 artiklassa tarkoitetun toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän toteuttamat kaikki valmistelevat toimet, jotka liittyvät talousarvion toteuttamistoimien hyväksymiseen.
2. Edellä 38 artiklan 5 kohdassa tarkoitettu toimen tarkastaminen etukäteen käsittää kaikki toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän etukäteen suorittamat tarkastukset, joiden tarkoituksena on toimen toiminnallisten ja taloudellisten näkökohtien selvittäminen.
3. Kullekin toimelle suoritetaan vähintään ennakkotarkastus. Ennakkotarkastuksen tavoitteena on varmistaa erityisesti, että:
a) meno on säännönmukainen ja yhdenmukainen sovellettavien säännösten kanssa
b) edellä 25 artiklassa tarkoitettua moitteettoman varainhoidon periaatetta on noudatettu.
4. Jälkikäteen tehtyjen tositteiden tarkastusten ja tarvittaessa paikalla jälkikäteen tehtyjen tarkastusten tarkoituksena on todentaa, että talousarviosta rahoitetut toimet on toteutettu asianmukaisesti ja että erityisesti 3 kohdassa esitettyjä edellytyksiä on noudatettu. Tarkastukset voidaan suorittaa riskianalyysiin perustuvina pistokokeina.
5. Edellä 2 ja 4 kohdassa tarkoitetuista tarkastuksista vastaavat virkamiehet tai muut toimihenkilöt eivät voi olla 1 kohdassa tarkoitettuja tehtäviä hoitavia henkilöitä eivätkä näiden alaisia.
6. Taloustapahtumia valvovalla henkilöllä on oltava tehtäviensä edellyttämä ammatillinen pätevyys. Hänen on noudatettava yhteisön elimen vahvistamaa johtosääntöä, joka perustuu komission yksiköilleen vahvistamiin sääntöihin.
40 artikla
1. Tulojen ja menojen hyväksyjä laatii hallintoneuvostolle tehtäviensä suorittamisesta vuosittain toimintakertomuksen (jäljempänä "tulojen ja menojen hyväksyjän toimintakertomus"), joka sisältää taloutta ja hallinnointia koskevat tiedot. Kertomuksesta käy ilmi, vastaavatko hänen saavuttamansa tulokset asetettuja tavoitteita, millaisia riskejä tehtäviin liittyy, miten hänen käyttöönsä asetetut varat on käytetty ja miten sisäinen valvontajärjestelmä toimii. Jäljempänä 71 artiklassa tarkoitettu sisäinen tarkastaja tutustuu vuosittain annettavaan toimintakertomukseen sekä muihin yksilöityihin tietoihin.
2. Hallintoneuvosto toimittaa vuosittain viimeistään 15 päivänä kesäkuuta budjettivallan käyttäjälle ja tilintarkastustuomioistuimelle analyysin ja arvion edellistä varainhoitovuotta koskevasta tulojen ja menojen hyväksyjän toimintakertomuksesta. Analyysi ja arvio sisällytetään yhteisön elimen vuosikertomukseen perustamissäädöksen säännösten mukaisesti.
41 artikla
Jos toimien taloushallintoon ja valvontaan osallistuva toimihenkilö katsoo, että päätös, jonka hänen esimiehensä antaa hänen täytäntöönpantavakseen tai hyväksyttäväkseen, on sääntöjenvastainen tai vastoin moitteettoman varainhoidon periaatteita tai ammatillisia sääntöjä, joita hänen on noudatettava, hänen on ilmoitettava asiasta kirjallisesti johtajalle ja, jos tämä ei puutu asiaan kohtuullisen määräajan kuluessa, 47 artiklan 4 kohdassa tarkoitetulle elimelle sekä hallintoneuvostolle. Jos kyseessä on laiton toiminta, petos tai lahjonta, joka saattaa vahingoittaa yhteisön etuja, hänen on ilmoitettava asiasta voimassa olevassa lainsäädännössä nimetyille viranomaisille ja elimille.
42 artikla
Jos kyseessä on 34 artiklan mukainen talousarvion toteuttamisvaltuuksien siirtäminen tai edelleensiirtäminen, valtuutettuihin ja edelleenvaltuutettuihin tulojen ja menojen hyväksyjiin sovelletaan 38 artiklan 1, 2 ja 3 kohtaa soveltuvin osin.
3 jakso
Tilinpitäjä
43 artikla
1. Hallintoneuvosto nimeää tilinpitäjän, joka on henkilöstösääntöjen alainen ja jolla on yhteisön elimessä seuraavat tehtävät:
a) maksujen moitteeton suorittaminen, tulojen kantaminen ja vahvistettujen saamisten perintä;
b) tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen VII osaston mukaisesti;
c) kirjanpito VII osaston mukaisesti;
d) kirjanpidossa noudatettavien sääntöjen ja menetelmien soveltaminen VII osaston mukaisesti sekä tililuettelon laatiminen komission tilinpitäjän vahvistamien sääntöjen mukaisesti;
e) kirjanpitojärjestelmien määritteleminen ja hyväksyminen sekä tarvittaessa sellaisten tulojen ja menojen hyväksyjän määrittelemien järjestelmien hyväksyminen, joiden tarkoituksena on tuottaa tai perustella kirjanpitotietoja;
f) kassanhallinta.
2. Tilinpitäjä saa tulojen ja menojen hyväksyjältä kaikki tämän luotettaviksi vahvistamat tiedot, joita tarvitaan, jotta tilinpäätöksessä voidaan antaa oikea kuva yhteisön elimen varallisuudesta ja talousarvion toteuttamisesta.
3. Jollei tämän artiklan 4 kohdan ja 44 artiklan säännöksistä muuta johdu, yksin tilinpitäjällä on toimivalta hoitaa raha- tai muita varoja. Hän on vastuussa niiden säilyttämisestä.
4. Tilinpitäjä voi sen ollessa välttämätöntä tehtäviensä suorittamiseksi siirtää joitakin tehtäviään henkilöstösääntöjen alaisille henkilöille, jotka toimivat hänen alaisuudessaan.
5. Näille siirretyt tehtävät, oikeudet ja velvollisuudet määritellään valtuutusasiakirjassa.
4 jakso
Ennakoiden hoitaja
44 artikla
Vähäisten menojen maksamista ja 5 artiklassa tarkoitettujen muiden tulojen kantamista varten voidaan silloin, kun se on välttämätöntä, perustaa ennakkotilejä, joihin tilinpitäjä hankkii varat ja joista vastaavat tilinpitäjän nimeämät ennakoiden hoitajat.
Suurin yksittäisen menon tai tulon määrä, jonka ennakoiden hoitaja voi maksaa kolmansille osapuolille, ei voi ylittää määrää, jonka kukin yhteisön elin täsmentää yksittäiselle menolle tai tulolle.
3 LUKU
Taloushallinnon henkilöstön vastuualueet
1 jakso
Yleiset säännökset
45 artikla
1. Nimittävä viranomainen voi milloin tahansa päättää peruuttaa väliaikaisesti tai lopullisesti valtuutettujen tai edelleenvaltuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien valtuutuksen tai edelleenvaltuutuksen tämän kuitenkaan rajoittamatta mahdollisia kurinpitotoimia.
Tulojen ja menojen hyväksyjä voi milloin tahansa peruuttaa yksittäisen edelleenvaltuutuksen.
2. Hallintoneuvosto voi milloin tahansa päättää pidättää tilinpitäjän väliaikaisesti tai lopullisesti virantoimituksesta, tämän kuitenkaan rajoittamatta mahdollisia kurinpitotoimia. Hallintoneuvosto nimeää väliaikaisen tilinpitäjän.
3. Tilinpitäjä voi milloin tahansa päättää pidättää ennakoiden hoitajat väliaikaisesti tai lopullisesti virantoimituksesta tämän kuitenkaan rajoittamatta mahdollisia kurinpitotoimia.
46 artikla
1. Tämän luvun säännökset eivät rajoita rikosoikeudellista vastuuta, joka tulojen ja menojen hyväksyjälle sekä 45 artiklassa tarkoitetulle henkilöstölle saattaa langeta asiaan sovellettavan kansallisen lainsäädännön perusteella sekä yhteisöjen taloudellisten etujen suojaamista ja yhteisöjen tai jäsenvaltioiden virkamiesten lahjonnan torjumista koskevien säännösten perusteella.
2. Tulojen ja menojen hyväksyjään, tilinpitäjään tai ennakoiden hoitajaan voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi henkilöstösääntöjen ehtojen mukaisesti sanotun kuitenkaan rajoittamatta 47, 48 ja 49 artiklan soveltamista. Yhteisön etua haittaava laiton toiminta, petos tai lahjonta saatetaan voimassa olevassa lainsäädännössä nimetyn viranomaisen tai elimen käsiteltäväksi.
2 jakso
Tulojen ja menojen hyväksyjään, valtuutettuihin ja edelleenvaltuutettuihin tulojen ja menojen hyväksyjiin sovellettavat säännöt
47 artikla
1. Tulojen ja menojen hyväksyjä voidaan saattaa taloudelliseen vastuuseen henkilöstösääntöjen ehtojen mukaisesti. Virkamiestä voidaan näin ollen vaatia korvaamaan kokonaan yhteisöjen kärsimä vahinko, joka johtuu hänen tehtäviään hoitaessaan tai niiden yhteydessä tekemästään vakavasta virheestä, erityisesti kun hän toteaa perittävät saatavat tai antaa perintämääräyksen, tekee menositoumuksen tai allekirjoittaa maksumääräyksen noudattamatta kuitenkaan tätä varainhoitoasetusta ja sen soveltamista koskevia yksityiskohtaisia sääntöjä.
Samoin menetellään myös, kun tulojen ja menojen hyväksyjä tekee vakavan virheen eikä laadi saatavaa koskevaa asiakirjaa tai ei laadi perintämääräyksiä taikka antaa ne perusteluitta viivästyneinä, tai perusteetta laiminlyö sellaisen maksumääräyksen antamisen, josta elin voi joutua vastuuseen kolmansiin osapuoliin nähden, tai viivästyttää tällaisen maksumääräyksen antamista.
2. Jos valtuutettu tai edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä katsoo, että hänen toteutettavakseen annettuun päätökseen liittyy sääntöjenvastaisuuksia tai että päätös on moitteettoman varainhoidon periaatteiden vastainen, hänen on ilmoitettava tästä kirjallisesti valtuutuksen antajalle. Jos valtuutuksen antaja antaa valtuutetulle tai edelleenvaltuutetulle tulojen ja menojen hyväksyjälle kyseisen päätöksen täytäntöönpanoa varten kirjallisesti perustellun toimeksiannon, valtuutetun tai edelleenvaltuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän on pantava päätös täytäntöön, mutta samalla tämä vapautuu vastuustaan.
3. Valtuutuksen antanut tulojen ja menojen hyväksyjä on vastuussa hallinnointijärjestelmien ja sisäisen valvonnan järjestelmien tehokkuudesta ja valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän valinnasta.
4. Elin, jonka komissio on perustanut yleisen varainhoitoasetuksen 66 artiklan 4 kohdan mukaisesti selvittämään taloudellisia väärinkäytöksiä ja niiden vaikutuksia, voi käyttää yhteisön elimen osalta samoja toimivaltuuksia kuin komission yksiköiden osalta, jos hallintoneuvosto niin päättää.
Muussa tapauksessa hallintoneuvosto perustaa vastaavan toiminnallisesti riippumattoman erityiselimen.
Johtaja päättää kyseisen väärinkäytöksiä tutkivan elimen lausunnon perusteella, aloittaako se kurinpitomenettelyn tai saattaako se asianomaiset korvausvelvollisiksi. Jos väärinkäytöksiä tutkiva elin on havainnut järjestelmään liittyviä ongelmia, se toimittaa tulojen ja menojen hyväksyjälle ja komission sisäiselle tarkastajalle kertomuksen, jossa se esittää asiaa koskevia suosituksia. Jos kyseisen elimen lausunnossa esitetään johtajaan kohdistuvia syytöksiä, elin välittää sen hallintoneuvostolle ja komission sisäiselle tarkastajalle.
5. Jokaista toimihenkilöä voidaan vaatia korvaamaan kokonaan tai osittain yhteisön elimen kärsimä vahinko, joka johtuu hänen tehtäviään hoitaessaan tai niiden yhteydessä tekemästään vakavasta virheestä.
Nimittävä viranomainen tekee perustellun päätöksen toteutettuaan ensin henkilöstösäännöissä määrätyt kurinpitoseuraamuksia koskevat muodollisuudet.
3 jakso
Tilinpitäjiin ja ennakoiden hoitajiin sovellettavat säännöt
48 artikla
Tilinpitäjään voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi henkilöstösääntöjen ehtojen mukaisesti, jos:
a) hänen hallussaan olevat rahavarat, muut varat tai asiakirjat katoavat taikka menettävät arvonsa tai jos hän laiminlyönnillään aiheuttaa niiden katoamisen tai arvonmenetyksen;
b) pankki- tai postisiirtotilejä on muutettu ilmoittamatta sitä ensin tulojen ja menojen hyväksyjälle;
c) perinnät tai maksut eivät ole perintä- tai maksumääräyksien mukaisia;
d) tulojen kantaminen on laiminlyöty.
49 artikla
Ennakoiden hoitajaan voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi henkilöstösääntöjen ehtojen mukaisesti, jos:
a) hänen hallussaan olevat rahavarat, muut varat tai asiakirjat katoavat taikka menettävät arvonsa tai jos hän laiminlyönnillään aiheuttaa niiden katoamisen tai arvonmenetyksen;
b) hänen suorittamiensa maksujen perustana ei ole asianmukaisia tositteita;
c) maksu on suoritettu muulle kuin maksuun oikeutetulle;
d) tulojen kantaminen on laiminlyöty.
4 LUKU
Tulotapahtumat
1 jakso
Yleiset säännökset
50 artikla
Yhteisön elin esittää komissiolle yhteisön avustuksen tai sen osan suorittamista koskevat maksupyynnöt komission kanssa sovittujen edellytysten ja määräaikojen mukaisesti ja liittää niihin kassatilannetta koskevan ennusteen.
51 artikla
Komission yhteisön elimelle avustuksena maksamat varat tuottavat korkoa yleisen talousarvion hyväksi.
2 jakso
Saamisennuste
52 artikla
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä laatii saamisennusteen jokaisesta toimenpiteestä tai tilanteesta, josta aiheutuu yhteisön elimelle saamisia tai joka muuttaa yhteisön elimen saamisia.
3 jakso
Saamisten vahvistaminen
53 artikla
1. Saamisen vahvistaminen on toimi, jolla tulojen ja menojen hyväksyjä tai valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä:
a) varmistaa, että velallisella on velkaa;
b) määrittää tai tarkastaa velan aiheellisuuden ja sen määrän;
c) tarkastaa, että velka on riidaton.
2. Saaminen, joka on selvä, rahassa määritelty ja erääntynyt, on vahvistettava tilinpitäjälle annetulla perintämääräyksellä ja siihen on liitettävä velalliselle lähetetty veloitusilmoitus. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä laatii ja toimittaa molemmat asiakirjat.
3. Veloitusilmoituksessa ilmoitettuun määräaikaan mennessä palauttamattomat saamiset tuottavat korkoa yleisen varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen mukaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta asiaan soveltuvien säädösten ja sopimusten soveltamista.
4. Tietyt juoksevat tulot voidaan asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa vahvistaa ennakkoon.
Ennakkovahvistus käsittää useita yksittäisiä perintätoimia, joita ei siis pidä vahvistaa kutakin erikseen.
Tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä muutokset ennakkovahvistuksiin ennen varainhoitovuoden päättymistä, jotta ne vastaisivat tosiasiallisesti vahvistettuja saamisia.
4 jakso
Perinnän hyväksyminen
54 artikla
Perintätoimen hyväksyminen on toimi, jolla toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä antaa tilinpitäjälle perintämääräyksellä ohjeet periä hänen vahvistamansa saaminen.
5 jakso
Perintä
55 artikla
1. Aiheettomasti maksetut määrät peritään takaisin.
2. Tilinpitäjä on vastuussa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti laatimista saamisten perintää koskevista määräyksistä. Hän huolehtii siitä, että yhteisön elimen tulot maksetaan kassaan asianmukaisesti ja että elimen oikeudet turvataan.
3. Aikoessaan luopua vahvistetun saamisen perimisestä toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkastaa, että luopuminen on asianmukainen ja moitteettoman varainhoidon periaatteen mukainen.
Vahvistetun saamisen perimisestä luopuminen osoitetaan tulojen ja menojen hyväksyjän päätöksellä, joka on perusteltava. Tulojen ja menojen hyväksyjä ei voi siirtää tätä päätöstä koskevaa toimivaltaa.
Luopumispäätöksessä mainitaan perintätoimet sekä ne oikeudelliset seikat ja muut tosiseikat, joihin päätös perustuu.
4. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä peruuttaa vahvistetun saamisen, jos käy ilmi, että oikeudellisissa seikoissa tai muissa tosiseikoissa on virhe, jonka vuoksi saamista ei ole vahvistettu oikein. Peruuttaminen osoitetaan toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän tekemällä päätöksellä, joka on perusteltava riittävästi.
5. Jos määrää on muutettava tosiseikoissa esiin tulleen virheen vuoksi, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkistaa vahvistetun saamisen määrää ylös- tai alaspäin, mutta korjaus ei saa johtaa yhteisön elimen saamisen menettämiseen. Muuttaminen tehdään toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän tekemällä päätöksellä, joka on perusteltava riittävästi.
56 artikla
1. Perittyään saamisen tilinpitäjä vie sen kirjanpitoon ja antaa sen tiedoksi toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle.
2. Kaikista tilinpitäjän kassaan suoritetuista käteismaksuista on annettava kuitti.
57 artikla
1. Jos maksua ei ole suoritettu veloitusilmoituksessa asetettuun eräpäivään mennessä, tilinpitäjä ilmoittaa siitä toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle ja aloittaa viipymättä menettelyn saamisen perimiseksi oikeusteitse, soveltuvin osin myös kuittaamalla tai, jos tämä ei ole mahdollista, pakkoperintäteitse.
2. Jos saamisten periminen kuittaamalla on oikeudellisesti mahdollista, tilinpitäjä ottaa huomioon saamisia periessään velallisen omat selvät, rahassa määritellyt ja erääntyneet saamiset yhteisön elimeltä.
58 artikla
Tilinpitäjä voi yhdessä toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän kanssa myöntää lisää maksuaikaa ainoastaan velallisen asianmukaisesti perustellusta kirjallisesta hakemuksesta ja seuraavilla kahdella ehdolla:
a) velallinen sitoutuu maksamaan yleisen varainhoitoasetuksen soveltamissäännöissä säädettyä korkoa koko myönnettävältä lisäajalta alkuperäisestä eräpäivästä alkaen;
b) velallinen antaa yhteisön elimen etujen turvaamiseksi taloudellisen takuun, joka kattaa sekä velan pääoman että sen korot.
6 jakso
Veroihin ja maksuihin sovellettavat erityissäännökset
59 artikla
1. Jos yhteisön elin perii 5 artiklan a kohdassa tarkoitettuja veroja tai maksuja, niistä on laadittava kunkin varainhoitovuoden alussa alustava kokonaisarvio.
2. Yleisenä sääntönä on, että yhteisön elin tarjoaa tehtäviensä mukaisia palveluja vasta, kun vero tai maksu on suoritettu kokonaan.
3. Jos palveluja on poikkeuksellisesti tarjottu ennen veron tai maksun suorittamista, sovelletaan tämän luvun 3, 4 ja 5 jaksoa.
6 LUKU
Menotapahtumat
60 artikla
1. Kaikista menoista tehdään sitoumus, joka vahvistetaan, hyväksytään ja maksetaan.
2. Ennen menoon sitoutumista on tehtävä rahoituspäätös.
3. Yhteisön elimen työohjelmassa noudatetaan sen kattamia toimia koskevaa rahoituspäätöstä siltä osin kuin toimet on yksilöity selkeästi ja niitä koskevat vaatimukset on määritelty tarkasti.
4. Hallintomäärärahojen käyttö ei edellytä rahoituspäätöstä.
1 jakso
Menoihin sitoutuminen
61 artikla
1. Talousarviositoumus on toimi, jolla maksuihin tarvittavat määrärahat varaudutaan suorittamaan talousarviosta myöhemmin oikeudellisen sitoumuksen mukaisesti.
2. Oikeudellinen sitoumus on toimi, jolla toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä luo tai vahvistaa velvoitteen, josta aiheutuu talousarviosta suoritettava meno.
3. Talousarviositoumus on yksittäinen, jos menon edunsaaja ja määrä on määritelty.
4. Talousarvioon tehdään kokonaissitoumus, jos ainakin yksi yksittäisen sitoumuksen tunnuspiirre on yksilöimättä.
5. Talousarviositoumus on alustava, jos se on tarkoitettu kattamaan juoksevia hallintomenoja, joiden määrää tai lopullisia edunsaajia ei ole lopullisesti vahvistettu.
Alustava talousarviositoumus pannaan täytäntöön joko yhdellä tai useammalla yksittäisellä oikeudellisella sitoumuksella, jotka antavat oikeuden suorittaa maksuja, tai henkilöstöhallintomenoihin liittyvissä poikkeustapauksissa suoraan maksuina.
62 artikla
1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on ensin tehtävä talousarviositoumus jokaisesta toimenpiteestä, josta aiheutuu meno talousarvioon, ennen kuin hän voi tehdä oikeudellisen sitoumuksen kolmansiin osapuoliin nähden.
2. Yksittäisiin tai alustaviin talousarviositoumuksiin liittyvät yksittäiset oikeudelliset sitoumukset tehdään viimeistään 31 päivänä joulukuuta vuonna N.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettujen ajanjaksojen päätyttyä toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä purkaa käyttämättömiä määriä koskevat oikeudelliset sitoumukset.
3. Useamman kuin yhden varainhoitovuoden aikana toteutettavia toimia koskeviin oikeudellisiin sitoumuksiin ja niitä vastaaviin talousarviositoumuksiin sisältyy moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti määräpäivä, johon mennessä toteuttaminen on saatettava päätökseen, paitsi silloin kun on kyse henkilöstömenoista.
Ne osat tällaisista sitoumuksista, joita ei ole käytetty kuuden kuukauden kuluttua toteuttamista koskevan määräajan päättymisestä, peruuntuvat 11 artiklan mukaisesti.
63 artikla
Talousarviositoumusta tehdessään toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä huolehtii, että:
a) meno on kirjattu oikeaan budjettikohtaan;
b) määrärahat ovat käytettävissä;
c) meno on sovellettavien säännösten, erityisesti perustamissäädöksen, yhteisön elimen varainhoitoa koskevien säännösten sekä näiden soveltamiseksi annettujen säännösten mukainen;
d) moitteettoman varainhoidon periaatetta on noudatettu.
2 jakso
Menojen vahvistaminen
64 artikla
Menoja vahvistaessaan toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä:
a) tarkastaa, että velkojalla on oikeus saamiseen;
b) tarkastaa ne edellytykset, joilla saaminen voidaan vaatia maksettavaksi;
c) määrittää tai tarkastaa saamisen aiheellisuuden ja sen määrän.
65 artikla
1. Vahvistettuihin menoihin on liitettävä pätevät tositteet, joista käy ilmi, että velkojalla on oikeus saamiseen ja että palvelut tai tavarahankinnat on toimitettu tai urakat suoritettu, tai jotka osoittavat muuten, että maksu on aiheellinen.
2. Menojen vahvistuspäätös osoitetaan toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän allekirjoittamalla hyväksymismerkinnällä.
3. Muussa kuin atk-järjestelmässä hyväksymismerkintä tehdään lyömällä asiakirjaan toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän allekirjoituksen sisältävä leima. Atk-järjestelmässä toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä hyväksyy maksun omalla salasanallaan.
3 jakso
Menojen hyväksyminen
66 artikla
1. Menoja hyväksyessään toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä antaa tilinpitäjälle maksumääräyksellä ohjeet maksaa vahvistamansa meno.
2. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päivää ja allekirjoittaa maksumääräyksen sekä toimittaa sen tilinpitäjälle. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä säilyttää tositteet 38 artiklan 6 kohdan mukaisesti.
3. Tilinpitäjälle toimitettavaan maksumääräykseen liitetään tarvittaessa vahvistus siitä, että tavara on merkitty 90 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuun omaisuusluetteloon.
4 jakso
Menojen maksaminen
67 artikla
1. Jos on olemassa todisteet siitä, että asianomainen toiminta on yleisen varainhoitoasetuksen 49 artiklassa tarkoitetun perussäädöksen säännösten tai avustussopimuksen määräysten mukainen, maksu suoritetaan yhdellä seuraavista tavoista:
a) maksetaan koko erääntynyt määrä;
b) maksetaan:
i) ennakkomaksu, joka voidaan jakaa useaan maksuerään;
ii) yksi tai useampi välimaksu;
iii) loput erääntyneestä määrästä.
Ennakkomaksut vähennetään kokonaan tai osittain välimaksuista.
Kaikki ennakkomaksut ja välimaksut vähennetään loppumaksusta.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetut maksutyypit erotetaan toisistaan kirjanpidossa maksujen suorittamisajankohtana.
68 artikla
Tilinpitäjä maksaa menot käytettävissä olevien varojen rajoissa.
5 jakso
Menotapahtumia koskevat määräajat
69 artikla
Menot on vahvistettava, hyväksyttävä ja maksettava yleisen varainhoitoasetuksen soveltamissääntöjen ja niissä vahvistettujen määräaikojen mukaisesti.
7 LUKU
Tietojenkäsittelyjärjestelmät
70 artikla
Kun tuloja ja menoja hallinnoidaan tietojenkäsittelyjärjestelmillä, allekirjoitukset voidaan tehdä sähköisesti.
8 LUKU
Sisäinen tarkastaja
71 artikla
1. Yhteisön elin järjestää sisäisen tarkastuksen tehtävän, jota on hoidettava asiaa koskevien kansainvälisten standardien mukaisesti.
2. Komission sisäisellä tarkastajalla on yhteisön elinten osalta samat toimivaltuudet kuin komission yksiköiden osalta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 38 artiklan 4 kohdan soveltamista.
72 artikla
1. Sisäinen tarkastaja neuvoo yhteisön elintä riskienhallinnassa, esittää riippumattomia lausuntoja hallinnointi- ja valvontajärjestelmien laadusta sekä antaa suosituksia toimintojen toteuttamisedellytysten parantamiseksi ja edistääkseen varojen taloudellista käyttöä.
Hänen tehtävänään on:
a) arvioida sisäisten hallinnointijärjestelmien asianmukaisuutta ja tehokkuutta sekä yksiköiden toiminnan tuloksellisuutta ohjelmien ja toimien toteuttamisessa niihin liittyvien riskien kannalta;
b) arvioida talousarvion toteuttamistoimiin sovellettavien sisäisen valvonnan järjestelmien asianmukaisuutta ja laatua.
2. Sisäisen tarkastajan tehtäväkenttään kuuluvat yhteisön elimen kaikki toiminnot ja yksiköt. Hänen on saatava käyttöönsä rajoituksetta kaikki tiedot, joita hän tarvitsee tehtäviensä suorittamiseksi.
3. Sisäinen tarkastaja antaa kertomuksen havainnoistaan ja suosituksistaan hallintoneuvostolle ja johtajalle. Nämä varmistavat puolestaan, että tarkastusten perusteella annettuja suosituksia noudatetaan.
4. Sisäinen tarkastaja toimittaa yhteisön elimelle vuosikertomuksen, jossa ilmoitetaan tehtyjen sisäisten tarkastusten lukumäärä ja tyyppi, annetut suositukset ja näiden suositusten johdosta toteutetut jatkotoimet. Vuosikertomuksessa ilmoitetaan lisäksi yleisen varainhoitoasetuksen 66 artiklan 4 kohdan mukaisesti perustetun erityisen elimen havaitsemat järjestelmään liittyvät ongelmat.
5. Yhteisön elin toimittaa vuosittain vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle ja komissiolle johtajan laatiman kertomuksen, jossa on yhteenveto sisäisen tarkastajan tekemien tarkastusten määrästä ja tyypistä, annetuista suosituksista ja näiden suositusten johdosta toteutetuista jatkotoimista.
73 artikla
Vastuu, joka sisäisellä tarkastajalla on hoitaessaan virkatehtäviään, on määritelty yleisen varainhoitoasetuksen 87 artiklan mukaisesti.
V OSASTO
JULKISET HANKINNAT
74 artikla
Julkisiin hankintoihin sovelletaan yleisen varainhoitoasetuksen ja sen soveltamissääntöjen asianmukaisia säännöksiä.
VI OSASTO
YHTEISÖN ELIMEN MYÖNTÄMÄT AVUSTUKSET
75 artikla
Silloin kun yhteisön elin voi myöntää avustuksia perustamissäädöksensä säännösten mukaisesti, sovelletaan yleisen varainhoitoasetuksen ja sen soveltamissääntöjen asianmukaisia säännöksiä.
VII OSASTO
TILINPÄÄTÖS JA KIRJANPITO
1 LUKU
Tilinpäätös
76 artikla
Yhteisön elimen tilinpäätökseen sisältyvät:
a) yhteisön elimen tilinpäätösasiakirjat;
b) selvitys yhteisön elimen talousarvion toteuttamisesta.
Yhteisön elimen tilinpäätöksen liitteissä on oltava selvitys varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallinnosta.
77 artikla
Tilinpäätöksen on oltava asianmukainen, totuudenmukainen ja täydellinen ja sen on annettava oikea kuva:
a) tilinpäätöksen osalta varoista ja veloista, kuluista ja tuotoista sekä oikeuksista ja velvollisuuksista, jotka eivät näy taseessa, ja rahavirrasta;
b) talousarvion toteuttamisselvitysten osalta talousarvion toteuttamisesta tuloina ja menoina.
78 artikla
Tilinpäätöksen laadinnassa noudatetaan yleisen varainhoitoasetuksen soveltamissäännöissä täsmennettyjä yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita, joita ovat:
a) toimintojen jatkuvuus
b) varovaisuus
c) kirjanpitomenetelmien johdonmukaisuus
d) tietojen vertailtavuus
e) olennaisuus
f) bruttoperiaate
g) sisältöpainotteisuus
h) suoriteperusteinen kirjanpito.
79 artikla
1. Suoriteperusteisen kirjanpidon periaatteen mukaisesti tilinpäätöksessä otetaan huomioon varainhoitovuoden kulut ja tuotot niiden maksupäivästä riippumatta.
2. Vastaavan ja vastattavan arvo määritetään yleisen varainhoitoasetuksen 132 artiklassa säädetyissä kirjanpitomenetelmissä vahvistettuja arvostussääntöjä noudattaen.
80 artikla
1. Tilinpäätös laaditaan euroina ja se sisältää:
a) taseen ja tuloslaskelman, joista käy ilmi varallisuus ja taloudellinen asema sekä kuluneen varainhoitovuoden taloudellinen tulos 31 päivältä joulukuuta; ne esitetään yhtiömuodoltaan tietynlaisten yhtiöiden tilinpäätöksistä annetussa neuvoston direktiivissä vahvistettua rakennetta noudattaen ja yhteisön elimen toimintojen erityispiirteet huomioon ottaen
b) rahavirtalaskelman, josta käyvät ilmi varainhoitovuoden kassaan- ja kassastamaksut sekä kassatilanne varainhoitovuoden lopussa
c) selvityksen oman pääoman muutoksista, joka osoittaa yksityiskohtaisesti pääomatilien erissä varainhoitovuoden kuluessa tapahtuneet korotukset ja vähennykset.
2. Tilinpäätöksen liitteessä täydennetään ja tulkitaan 1 kohdassa tarkoitetuissa tilinpäätöksissä esitettyjä tietoja ja annetaan kaikki kansainvälisesti hyväksytyn kirjanpitokäytännön edellyttämät lisätiedot, jos nämä tiedot ovat yhteisön elimen toimintojen kannalta olennaisia.
81 artikla
Talousarvion toteuttamisselvitys laaditaan euroina. Siihen kuuluu:
a) talousarvion toteutumalaskelma, johon kootaan kaikki varainhoitovuoden talousarviotapahtumat tuloina ja menoina ja joka laaditaan noudattaen samaa rakennetta kuin talousarviossa;
b) talousarvion toteutumalaskelman liite, jossa täydennetään ja tulkitaan laskelmassa esitettyjä tietoja.
82 artikla
Tilinpitäjä toimittaa viimeistään päättynyttä varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden 1 päivänä maaliskuuta alustavan tilinpäätöksensä ja tämän asetuksen 76 artiklassa tarkoitetun selvityksen varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallinnosta komission tilinpitäjälle, jotta tämä voi konsolidoida alustavat tilinpäätökset, kuten yleisen varainhoitoasetuksen 128 artiklassa säädetään.
83 artikla
1. Yleisen varainhoitoasetuksen 129 artiklan 1 kohdan säännösten mukaisesti tilintarkastustuomioistuin esittää viimeistään 15 päivänä kesäkuuta huomautuksensa kunkin toimielimen ja kaikkien mainitun asetuksen 185 artiklassa tarkoitettujen elinten alustavista tilinpäätöksistä.
2. Saatuaan tilintarkastustuomioistuimen huomautukset yhteisön elimen alustavasta tilinpäätöksestä johtaja laatii omalla vastuullaan yhteisön elimen lopullisen tilinpäätöksen ja toimittaa sen hallintoneuvostolle, joka antaa lausunnon tilinpäätöksestä.
3. Johtaja toimittaa lopullisen tilinpäätöksen ja hallintoneuvoston lausunnon viimeistään päättynyttä varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden 1 päivänä heinäkuuta komission tilinpitäjälle ja tilintarkastustuomioistuimelle sekä Euroopan parlamentille ja neuvostolle.
4. Yhteisön elimen lopullinen tilinpäätös julkaistaan Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä päättynyttä varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden 31 päivänä lokakuuta.
5. Johtaja toimittaa tilintarkastustuomioistuimelle vastauksen tämän esittämiin huomautuksiin elimen vuosikertomuksen yhteydessä viimeistään 30 päivänä syyskuuta.
2 LUKU
Kirjanpito
1 jakso
Yhteiset säännökset
84 artikla
1. Yhteisön elimen kirjanpito on järjestelmä, johon järjestetään talousarviota ja rahoitusta koskevat tiedot ja jonka avulla voidaan koota, luokitella ja kirjata numerotietoja.
2. Kirjanpito muodostuu liikekirjanpidosta ja talousarviokirjanpidosta. Molempia hoidetaan kalenterivuosittain ja euromääräisinä.
3. Liikekirjanpitoa ja talousarviokirjanpitoa koskevat tiedot vahvistetaan varainhoitovuoden päättyessä 1 luvussa tarkoitetun tilinpäätöksen laatimiseksi.
4. Edellä 2 ja 3 kohdasta huolimatta tulojen ja menojen hyväksyjä voi suorittaa kustannuslaskentaa.
85 artikla
Yleisen varainhoitoasetuksen 133 artiklan mukaisesti komission tilinpitäjä vahvistaa kirjanpidossa noudatettavat säännöt ja menetelmät sekä yhdenmukaistetun tililuettelon, jota yhteisön elimen on noudatettava.
2 jakso
Liikekirjanpito
86 artikla
Liikekirjanpitoon merkitään aikajärjestyksessä kahdenkertaista kirjanpitoa noudattaen tapahtumat ja toimet, jotka vaikuttavat yhteisön elimen taloudelliseen asemaan ja rahoitustilanteeseen sekä varallisuuteen.
87 artikla
1. Eri tilitapahtumat ja saldot viedään kirjanpitoon.
2. Kirjausten, myös niiden korjausten, on perustuttava tositteisiin, joilla kirjanpitotapahtuma voidaan todentaa.
3. Kirjanpitojärjestelmän avulla on kyettävä jäljittämään kaikki kirjaukset.
88 artikla
Yhteisön elimen tilinpitäjä tekee varainhoitovuoden päätyttyä ja lopullisen tilinpäätöksen esittämiseen saakka oikaisut, jotka ovat tarpeen asianmukaiset, oikeat ja riittävät tiedot sisältävän tilinpäätöksen laatimiseksi mutta jotka eivät aiheuta kyseistä varainhoitovuotta koskevia kassasta- tai kassaanmaksuja.
3 jakso
Talousarviokirjanpito
89 artikla
1. Talousarviokirjanpidon avulla voidaan seurata yksityiskohtaisesti talousarvion toteuttamista.
2. Edellä 1 kohdan soveltamiseksi talousarviokirjanpitoon kirjataan kaikki tämän asetuksen IV osastossa säädetyt talousarvion toteuttamistoimet tuloina ja menoina.
4 LUKU
Omaisuusluettelo
90 artikla
1. Yhteisön elin laatii kaikista yhteisöjen varallisuuden perustana olevista aineellisista ja aineettomista hyödykkeistä sekä rahoitusomaisuudesta komission tilinpitäjän laatiman mallin mukaiset pysyvät omaisuusluettelot, joihin merkitään omaisuuden määrä ja arvo.
Yhteisön elimen on tarkistettava, että omaisuusluetteloon tehdyt merkinnät vastaavat todellisuutta.
2. Irtaimen omaisuuden myymisestä on tiedotettava asianmukaisesti.
VIII OSASTO
ULKOINEN TARKASTUS JA VASTUUVAPAUS
1 LUKU
Ulkoinen tarkastus
91 artikla
Tilintarkastustuomioistuin tarkastaa yhteisön elimen tilit EY:n perustamissopimuksen 248 artiklan mukaisesti.
92 artikla
1. Yhteisön elimen on toimitettava lopullisesti vahvistettu talousarvio tilintarkastustuomioistuimelle. Elimen on ilmoitettava tilintarkastustuomioistuimelle viipymättä kaikki 10, 14, 19 ja 23 artiklan soveltamiseksi tehdyt päätökset ja toteutetut toimet.
2. Yhteisön elimen on toimitettava tilintarkastustuomioistuimelle varainhoitoa koskevat sääntönsä.
3. Tilintarkastustuomioistuimelle on ilmoitettava tulojen ja menojen hyväksyjien, tilinpitäjien ja ennakoiden hoitajien nimeämisestä sekä 34 artiklan, 43 artiklan 1 ja 4 kohdan ja 44 artiklan nojalla siirretyistä valtuutuksista.
93 artikla
Tilintarkastustuomioistuin suorittaa tarkastuksensa yleisen varainhoitoasetuksen 139-144 artiklan mukaisesti.
2 LUKU
Vastuuvapaus
94 artikla
1. Ennen vuoden N + 2 huhtikuun 30 päivää Euroopan parlamentti myöntää neuvoston suosituksesta johtajalle vastuuvapauden varainhoitovuoden N talousarvion toteuttamisesta.
2. Jos 1 kohdassa säädettyä määräaikaa ei voida noudattaa, Euroopan parlamentti tai neuvosto antaa johtajalle tiedon siitä, miksi päätöstä on täytynyt lykätä.
3. Jos Euroopan parlamentti lykkää vastuuvapauden myöntämistä koskevaa päätöstä, johtaja pyrkii viipymättä toteuttamaan kaikki toimenpiteet helpottaakseen tämän päätöksen tiellä olevien esteiden poistamista.
95 artikla
1. Päätös vastuuvapauden myöntämisestä koskee yhteisön elimen kaikkien tulojen ja menojen tilejä sekä niiden saldoa ja yhteisön elimen taseessa esitettyjä varoja ja velkoja.
2. Vastuuvapauden myöntämistä varten Euroopan parlamentti tutkii neuvoston jälkeen yhteisön elimen tilit, tilinpäätöksen ja taseen. Se tutkii myös tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksen, jonka liitteinä ovat yhteisön elimen johtajan vastaukset, sekä asian kannalta merkitykselliset erityiskertomukset kyseiseltä varainhoitovuodelta ja tilintarkastustuomioistuimen antaman tarkastuslausuman tilitietojen luotettavuudesta sekä tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta.
3. Yleisen varainhoitoasetuksen 146 artiklan 3 kohdassa säädettyyn tapaan myös johtaja antaa Euroopan parlamentille tämän pyynnöstä kaikki kyseistä varainhoitovuotta koskevan vastuuvapausmenettelyn moitteettomaksi toteuttamiseksi tarvittavat tiedot.
96 artikla
1. Johtaja pyrkii kaikin tavoin toimimaan vastuuvapauden myöntämistä koskevaan Euroopan parlamentin päätökseen liitettyjen huomautusten sekä neuvoston vastuuvapaussuosituksiin liitettyjen selvitysten mukaisesti.
2. Johtaja antaa Euroopan parlamentin tai neuvoston pyynnöstä selvityksen toimenpiteistä, jotka on toteutettu näiden huomautusten ja selvitysten perusteella. Johtaja toimittaa toimenpiteitä koskevasta selvityksestä toisinnon komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle.
X OSASTO
SIIRTYMÄ- JA LOPPUSÄÄNNÖKSET
97 artikla
Edellä 83 artiklassa tarkoitettuja määräaikoja sovelletaan ensimmäisen kerran varainhoitovuonna 2005.
Aiempien varainhoitovuosien määräajat ovat seuraavat:
a) 15 päivä syyskuuta 83 artiklan 3 kohdan osalta;
b) 30 päivä marraskuuta 83 artiklan 4 kohdan osalta;
c) 31 päivä lokakuuta 83 artiklan 5 kohdan osalta.
98 artikla
Euroopan parlamentilla, neuvostolla ja komissiolla on oikeus saada ilmoitus kaikista niiden toimivaltaan kuuluvista talousarvioasioihin liittyvistä tiedoista ja selvityksistä.
99 artikla
Hallintoneuvosto vahvistaa tarvittaessa yhteisön elimen varainhoitoasetuksen soveltamissäännöt johtajan ehdotuksesta.
100 artikla
Tämän asetuksen tultua voimaan kaikkien yleisen varainhoitoasetuksen 185 artiklassa tarkoitettujen elinten on annettava uusi varainhoitoasetus, jonka on tultava voimaan 1 päivänä tammikuuta 2003 tai kuuden kuukauden kuluessa siitä ajankohdasta, josta alkaen elin on kuulunut mainitun 185 artiklan soveltamisalaan ja jona sille on myönnetty yleisestä talousarviosta suoritettava avustus.
101 artikla
Tämä asetus tulee voimaan seuraavana päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 23 päivänä joulukuuta 2002.