Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001
af 30. maj 2001
om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter
EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 255, stk. 2,
under henvisning til forslag fra Kommissionen(1),
i henhold til fremgangsmåden i traktatens artikel 251(2), og
ud fra følgende betragtninger:
(1) I traktaten om Den Europæiske Union fastslås princippet om åbenhed i artikel 1, stk. 2, hvori det hedder, at traktaten udgør en ny fase i processen hen imod en stadig snævrere union mellem de europæiske folk, hvor beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt.
(2) Åbenheden giver borgerne bedre mulighed for at deltage i beslutningsprocessen og sikrer forvaltningen en større legitimitet, effektivitet og gør den mere ansvarlig over for borgerne i et demokratisk system. Åbenhed bidrager til at styrke principperne om demokrati og respekt for de grundlæggende frihedsrettigheder som fastsat i artikel 6 i EU-traktaten og i Den Europæiske Unions Charter om grundlæggende rettigheder.
(3) I konklusionerne fra de Europæiske Råd i Birmingham, Edinburgh og København understreges det, at det er nødvendigt at sikre større åbenhed i det arbejde, der udføres af Unionens institutioner. Med denne forordning konsolideres de initiativer, institutionerne allerede har taget med henblik på at øge gennemsigtigheden i beslutningsprocessen.
(4) Formålet med nærværende forordning er at give retten til aktindsigt størst mulig virkning og at fastsætte de generelle principper herfor og begrænsninger heri i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 255, stk. 2.
(5) Da spørgsmålet om aktindsigt ikke er genstand for bestemmelser i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, bør Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen i overensstemmelse med erklæring nr. 41, der er knyttet til Amsterdam-traktatens slutakt, lade sig lede af denne forordning hvad angår dokumenter vedrørende aktiviteter, der henhører under disse to traktater.
(6) Adgangen til dokumenter bør udvides i de tilfælde, hvor institutionerne optræder som lovgivende myndighed, herunder i henhold til delegeret kompetence, uden at hensynet til institutionernes effektive beslutningsproces dog må tilsidesættes. Der bør i videst muligt omfang gives direkte adgang til sådanne dokumenter.
(7) I overensstemmelse med EU-traktatens artikel 28, stk. 1, og 41, stk. 1, gælder retten til aktindsigt også i forbindelse med dokumenter, der vedrører den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik samt politisamarbejdet og det retlige samarbejde i kriminalsager. Hver enkelt institution bør overholde sine sikkerhedsforskrifter.
(8) For at sikre, at denne forordning finder anvendelse fuldt ud på alle Unionens aktiviteter bør alle organer, der er oprettet af institutionerne, anvende de principper, der er fastsat heri.
(9) Visse dokumenter bør behandles efter en særlig procedure på grund af deres yderst følsomme indhold. Foranstaltninger til at informere Europa-Parlamentet om sådanne dokumenters indhold bør fastlægges ved interinstitutionel aftale.
(10) For at skabe større åbenhed i forbindelse med institutionernes arbejde bør Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen give aktindsigt ikke blot i dokumenter, institutionerne har udarbejdet, men også i dokumenter, de har modtaget. I denne forbindelse bemærkes det, at erklæring nr. 35, der er knyttet til Amsterdam-traktatens slutakt, fastslår, at en medlemsstat kan anmode Kommissionen eller Rådet om ikke at meddele tredjemand et dokument fra denne stat uden dens forudgående samtykke.
(11) Som udgangspunkt bør alle institutionernes dokumenter være offentligt tilgængelige. Visse offentlige og private interesser bør dog beskyttes gennem undtagelser. Institutionerne bør have mulighed for at beskytte deres interne konsultationer og drøftelser, når det er nødvendigt for at sætte dem i stand til at udføre deres opgaver. Ved vurderingen af undtagelserne bør institutionerne tage hensyn til de principper, der er fastlagt i Fællesskabets lovgivning om beskyttelse af personoplysninger inden for alle Unionens aktivitetsområder.
(12) Alle regler om aktindsigt i institutionernes dokumenter bør være i overensstemmelse med denne forordning.
(13) For at sikre, at retten til aktindsigt fuldt ud respekteres, bør der gælde en administrativ procedure med to faser med yderligere mulighed for domstolsprøvelse eller klage til Ombudsmanden.
(14) Hver institution bør træffe de nødvendige foranstaltninger til at informere offentligheden om de nye gældende bestemmelser og uddanne dens personale til at bistå borgerne, når de ønsker at udøve de rettigheder, der følger af denne forordning. For at gøre det lettere for borgerne at udøve deres rettigheder bør hver institution give adgang til et register over dokumenter.
(15) Selv om denne forordning hverken tilsigter eller medfører en ændring af national lovgivning om aktindsigt, er det dog klart, at medlemsstaterne, i kraft af princippet om loyalt samarbejde, der anvendes i forbindelserne mellem institutionerne og medlemsstaterne, bør sørge for ikke at hindre anvendelsen af denne forordning, og at de bør overholde institutionernes sikkerhedsforskrifter.
(16) Denne forordning berører ikke den eksisterende ret til aktindsigt for medlemsstater, dømmende myndigheder eller undersøgelsesorganer.
(17) I henhold til EF-traktaten indarbejder hver enkelt institution særlige bestemmelser vedrørende aktindsigt i institutionens dokumenter i sin forretningsorden. Rådets afgørelse 93/731/EF af 20. december 1993 om aktindsigt i Rådets dokumenter(3), Kommissionens afgørelse 94/90/EKSF, EF, Euratom af 8. februar 1994 om aktindsigt i Kommissionens dokumenter(4) og Europa-Parlamentets afgørelse 97/632/EF, EKSF, Euratom af 10. juli 1997 om aktindsigt i Europa-Parlamentets dokumenter(5) og reglerne vedrørende fortrolig behandling af Schengen-dokumenter bør derfor om nødvendigt ændres eller ophæves -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
Artikel 1
Formål
Formålet med denne forordning er:
a) at fastlægge de principper, betingelser og begrænsninger af hensyn til offentlige og private interesser, der skal gælde for retten til aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (herefter "institutionerne") som fastlagt ved EF-traktatens artikel 255 med henblik på at sikre den videst mulige aktindsigt i dokumenter
b) at fastsætte bestemmelser med henblik på at lette udøvelsen af denne ret mest muligt, og
c) at fremme god forvaltningsskik med hensyn til aktindsigt.
Artikel 2
Personer, der har ret til aktindsigt, og anvendelsesområde
1. Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i institutionernes dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i denne forordning.
2. Institutionerne kan med forbehold af de samme principper, betingelser og begrænsninger give aktindsigt i dokumenter til enhver fysisk eller juridisk person, der ikke har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat.
3. Denne forordning finder anvendelse på alle dokumenter, som en institution er i besiddelse af, dvs. dokumenter, som den har udarbejdet eller modtaget, inden for alle Den Europæiske Unions aktivitetsområder.
4. Med forbehold af artikel 4 og 9 gives der offentligheden adgang til dokumenterne, enten efter skriftlig begæring eller direkte i elektronisk form eller gennem et register. Navnlig skal der i overensstemmelse med artikel 12 sikres direkte adgang til dokumenter, som er udarbejdet eller modtaget i forbindelse med en lovgivningsprocedure.
5. Følsomme dokumenter som defineret i artikel 9, stk. 1, behandles efter en særlig procedure i overensstemmelse med den nævnte artikel.
6. Denne forordning berører ikke den ret til aktindsigt, der kan følge af folkeretlige instrumenter eller retsakter vedtaget af institutionerne til gennemførelse heraf, i dokumenter, som institutionerne er i besiddelse af.
Artikel 3
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
a) "dokument": ethvert indhold uanset medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lyd- eller billedoptagelser, audiovisuelle optagelser) vedrørende emner, der har at gøre med politikker, aktiviteter og beslutninger, der henhører under institutionens kompetenceområde
b) "tredjemand": enhver fysisk eller juridisk person eller enhed uden for den pågældende institution, herunder medlemsstaterne, andre institutioner og organer i eller uden for fællesskabsregi og tredjelande.
Artikel 4
Undtagelser
1. Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for:
a) beskyttelsen af offentlighedens interesser med hensyn til:
- offentlig sikkerhed
- forsvar og militære anliggender
- internationale forbindelser
- Fællesskabets eller en medlemsstats finanspolitik, valutapolitik eller økonomiske politik
b) privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i henhold til Fællesskabets lovgivning om beskyttelse af personoplysninger.
2. Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af:
- en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder
- retslige procedurer og juridisk rådgivning
- formålet med inspektioner, undersøgelser og revision
medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumentet.
3. Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der er udarbejdet af en institution til internt brug eller modtaget af en institution, og som vedrører en sag, hvori der endnu ikke er truffet afgørelse af institutionen, hvis dokumentets udbredelse ville være til alvorlig skade for institutionens beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.
Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug som led i drøftelser og indledende konsultationer inden for den pågældende institution, selv efter at der er truffet afgørelse, hvis dokumentets udbredelse ville være til alvorlig skade for institutionens beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.
4. Med hensyn til dokumenter fra tredjemand rådfører institutionen sig med tredjemanden for at vurdere, om en undtagelse i henhold til stk. 1 eller 2 finder anvendelse, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres.
5. En medlemsstat kan anmode institutionen om ikke at give aktindsigt i et dokument, som hidrører fra denne medlemsstat uden dens forudgående samtykke.
6. Hvis kun dele af det ønskede dokument er omfattet af en undtagelse, skal den resterende del af dokumentet udleveres.
7. Undtagelserne som fastlagt i stk. 1-3 finder kun anvendelse i den periode, hvor beskyttelsen er begrundet i dokumentets indhold. Undtagelserne finder anvendelse i højst 30 år. Med hensyn til dokumenter, der er omfattet af undtagelserne vedrørende privatlivets fred eller forretningsmæssige interesser, og i tilfælde af følsomme dokumenter kan undtagelserne om nødvendigt finde anvendelse efter udløbet af dette tidsrum.
Artikel 5
Dokumenter i medlemsstaterne
Fremsættes der over for en medlemsstat begæring om aktindsigt i et dokument i dens besiddelse, som hidrører fra en institution, rådfører medlemsstaten sig, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres, med den pågældende institution for at træffe en afgørelse, som ikke bringer opfyldelsen af denne forordnings målsætning i fare.
Medlemsstaten kan i stedet henvise begæringen til institutionen.
Artikel 6
Begæringer
1. Begæring om aktindsigt skal indgives i skriftlig form, herunder elektronisk form, på et af de i EF-traktatens artikel 314 omhandlede sprog og være affattet tilstrækkelig præcist til, at institutionen kan identificere det ønskede dokument. Den, der fremsætter begæringen, er ikke forpligtet til at begrunde denne.
2. Er en begæring ikke tilstrækkelig præcis, anmoder institutionen den, der har fremsat begæringen, om at præcisere denne og bistår vedkommende hermed, f.eks. ved at give oplysninger om anvendelse af offentlige registre over dokumenter.
3. Vedrører en begæring et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan den pågældende institution sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig løsning.
4. Institutionerne skal give borgerne oplysninger om og være dem behjælpelige med hensyn til, hvordan og hvor begæringer om aktindsigt kan indgives.
Artikel 7
Behandling af oprindelige begæringer
1. En begæring om aktindsigt i et dokument skal behandles straks. En bekræftelse af modtagelsen fremsendes til den, der har fremsat begæringen. Inden 15 arbejdsdage fra registreringen af begæringen skal institutionen enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til det ønskede dokument i overensstemmelse med artikel 10 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyse vedkommende om retten til at genfremsætte begæringen i henhold til stk. 2 i denne artikel.
2. Giver institutionen den, der har fremsat begæringen, helt eller delvis afslag, kan vedkommende inden 15 arbejdsdage fra modtagelsen af institutionens svar genfremsætte begæringen over for institutionen med henblik på at få denne til at tage begæringen op til fornyet behandling.
3. I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører meget lange dokumenter eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.
4. Har institutionen ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte denne.
Artikel 8
Behandling af genfremsatte begæringer
1. En genfremsat begæring skal behandles straks. Inden 15 arbejdsdage fra registreringen af en sådan begæring skal institutionen enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til de ønskede dokumenter i overensstemmelse med artikel 10 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag. Afslår institutionen helt eller delvist begæringen om aktindsigt, oplyser den, den der har fremsat begæringen, om mulighederne for domstolsprøvelse af institutionens beslutning og/eller klage til Ombudsmanden efter reglerne i EF-traktatens artikel 230 og 195.
2. I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører meget lange dokumenter eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.
3. Har institutionen ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, anses dette for et afslag på begæringen, og den, der har fremsat begæringen, kan herefter iværksætte domstolsprøvelse af institutionens beslutning og/eller klage til Ombudsmanden efter reglerne i EF-traktaten.
Artikel 9
Behandling af følsomme dokumenter
1. Følsomme dokumenter er dokumenter, der hidrører fra institutionerne eller de af dem oprettede organer, medlemsstater, tredjelande eller internationale organisationer, og som er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP" "SECRET", "SECRET" eller "CONFIDENTIEL" i overensstemmelse med de forskrifter, den pågældende institution har fastsat, som beskytter Den Europæiske Unions eller en eller flere medlemsstaters væsentlige interesser inden for de i artikel 4, stk. 1, litra a), anførte områder, navnlig offentlig sikkerhed, forsvar og militære anliggender.
2. Begæringer om aktindsigt i følsomme dokumenter efter de i artikel 7 og 8 foreskrevne procedurer kan kun behandles af de personer, der har ret til at gøre sig bekendt med de pågældende dokumenter. Disse personer vurderer ligeledes med forbehold af artikel 11, stk. 2, hvilke henvisninger der kan gives til følsomme dokumenter i det offentlige register.
3. Følsomme dokumenter indføres kun i registret eller gøres kun offentligt tilgængelige med samtykke fra den, fra hvem dokumentet hidrører.
4. Når en institution afslår at give aktindsigt i et følsomt dokument, skal afgørelsen begrundes på en sådan måde, at de i artikel 4 beskyttede interesser ikke lider skade.
5. Medlemsstaterne træffer passende foranstaltninger for at sikre, at principperne i denne artikel og i artikel 4 overholdes i forbindelse med behandlingen af begæringer om aktindsigt i følsomme dokumenter.
6. Institutionernes bestemmelser om følsomme dokumenter offentliggøres.
7. Kommissionen og Rådet informerer Europa-Parlamentet om følsomme dokumenter i overensstemmelse med aftale herom mellem institutionerne.
Artikel 10
Aktindsigt efter begæring
1. Den, der har fremsat begæringen, vælger, om aktindsigten skal udøves ved læsning på stedet eller ved udlevering af en kopi, herunder eventuelt en elektronisk kopi. Den, der har fremsat begæringen, kan pålægges at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier. Gebyret må ikke overstige de faktiske omkostninger ved kopieringen og fremsendelsen. Læsning af dokumenter på stedet, kopier af mindre end 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem registret er gratis.
2. Har den pågældende institution allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og kan den, der har fremsat begæringen, let få adgang hertil, kan institutionen opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at oplyse vedkommende om, hvorledes denne kan få adgang til dokumentet.
3. Dokumenterne leveres i en eksisterende udgave og et eksisterende format (herunder i elektronisk form eller i et alternativt format såsom blindskrift, magnaprint eller bånd), idet der fuldt ud tages hensyn til, hvad den, der har fremsat begæringen, foretrækker.
Artikel 11
Registre
1. For at gøre borgernes udnyttelse af deres rettigheder i henhold til denne forordning effektiv giver hver institution adgang til et register over dokumenter. Der bør gives adgang til registret i elektronisk form. Henvisninger til dokumenterne indføres hurtigst muligt i registret.
2. Registret skal for hvert dokument indeholde et referencenummer (herunder i givet fald den interinstitutionelle reference), emne og/eller en kort beskrivelse af dokumentets indhold samt den dato, hvor dokumentet blev modtaget eller udarbejdet og indført i registret. Henvisninger indføres på en sådan måde, at de ikke hindrer beskyttelsen af de i artikel 4 omhandlede interesser.
3. Institutionerne træffer straks de nødvendige foranstaltninger med henblik på oprettelse af registret, der skal tages i brug senest den 3. juni 2002.
Artikel 12
Direkte adgang i elektronisk form eller gennem et register
1. Institutionerne skal i videst muligt omfang give offentligheden direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem et register i overensstemmelse med den pågældende institutions regler.
2. Navnlig lovgivningsdokumenter, dvs. dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget som led i procedurer vedrørende vedtagelse af retsakter, som er bindende i eller for medlemsstaterne, bør med forbehold af artikel 4 og 9 gøres direkte tilgængelige.
3. Om muligt bør andre dokumenter, navnlig dokumenter vedrørende udvikling af politik eller strategi, gøres direkte tilgængelige.
4. I de tilfælde, hvor der ikke gives direkte adgang gennem registret, skal registret i videst muligt omfang angive, hvor dokumentet findes.
Artikel 13
Offentliggørelse i De Europæiske Fællesskabers Tidende
1. Ud over de retsakter, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2, og Euratom-traktatens artikel 163, første afsnit, og med forbehold af denne forordnings artikel 4 og 9, offentliggøres følgende dokumenter i De Europæiske Fællesskabers Tidende:
a) forslag fra Kommissionen
b) de fælles holdninger, som Rådet har fastlagt efter procedurerne i EF-traktatens artikel 251 og 252 og begrundelserne herfor samt Europa-Parlamentets holdninger i disse procedurer
c) rammeafgørelser og afgørelser, der er nævnt i EU-traktatens artikel 34, stk. 2
d) de konventioner, der er udarbejdet af Rådet i henhold til EU-traktatens artikel 34, stk. 2
e) konventioner, der er undertegnet mellem medlemsstater i henhold til EF-traktatens artikel 293
f) de internationale aftaler, som Fællesskabet har indgået, eller som er indgået i henhold til EU-traktatens artikel 24.
2. Så vidt muligt offentliggøres følgende dokumenter i De Europæiske Fællesskabers Tidende:
a) de initiativer, som en medlemsstat forelægger Rådet i medfør af EF-traktatens artikel 67, stk. 1, eller EU-traktatens artikel 34, stk. 2
b) de fælles holdninger, der er omhandlet i EU-traktatens artikel 34, stk. 2
c) andre direktiver end dem, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2, andre beslutninger end dem, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1, henstillinger og udtalelser.
3. Hver institution kan i sin forretningsorden fastsætte, hvilke yderligere dokumenter der skal offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Artikel 14
Information
1. Hver institution træffer de foranstaltninger, der er nødvendige for at informere borgerne om deres rettigheder i henhold til denne forordning.
2. Medlemsstaterne samarbejder med institutionerne om at informere borgerne.
Artikel 15
Institutionernes forvaltningsskik
1. Institutionerne skal udvikle god forvaltningsskik for at fremme udøvelsen af den ret til aktindsigt, der er garanteret ved denne forordning.
2. Institutionerne nedsætter et interinstitutionelt udvalg til at undersøge den bedste praksis, behandle eventuelle konflikter og drøfte den fremtidige udvikling vedrørende aktindsigt.
Artikel 16
Reproduktion af dokumenter
Denne forordning berører ikke eksisterende regler om ophavsret, som kan begrænse modtagerens ret til at reproducere eller gøre brug af frigivne dokumenter.
Artikel 17
Rapporter
1. Hvert år offentliggør hver institution en rapport for det foregående år med angivelse af antallet af tilfælde, hvor institutionen har afslået aktindsigt, begrundelserne for sådanne afslag, og antallet af følsomme dokumenter, der ikke er indført i registret.
2. Senest den 31. januar 2004 offentliggør Kommissionen en rapport om gennemførelsen af denne forordnings principper og fremsætter henstillinger, og om nødvendigt forslag til en revision af denne forordning og til et handlingsprogram for foranstaltninger, som institutionerne skal træffe.
Artikel 18
Gennemførelsesforanstaltninger
1. Hver institution fastsætter i sin forretningsorden de nødvendige bestemmelser til gennemførelse af denne forordning. Bestemmelserne træder i kraft den 3. december 2001.
2. Senest seks måneder efter denne forordnings ikrafttrædelse undersøger Kommissionen, om Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab(6) er i overensstemmelse med denne forordning for at sikre, at dokumenter bevares og arkiveres i videst mulig udstrækning.
3. Senest seks måneder efter denne forordnings ikrafttrædelse undersøger Kommissionen, om eksisterende bestemmelser om aktindsigt er i overensstemmelse med denne forordning.
Artikel 19
Ikrafttrædelse
Denne forordning træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Den anvendes fra den 3. december 2001.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 30. maj 2001.
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001,
annettu 30 päivänä toukokuuta 2001,
Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi
EUROOPAN PARLAMENTTI JA EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, jotka
ottavat huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 255 artiklan 2 kohdan,
ottavat huomioon komission ehdotuksen(1),
noudattavat EY:n perustamissopimuksen 251 artiklassa määrättyä menettelyä(2),
sekä katsovat seuraavaa:
(1) Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 1 artiklan toisessa kohdassa vahvistetaan avoimuuden periaate ilmaisemalla, että sopimus merkitsee uutta vaihetta kehityksessä sellaisen yhä läheisemmän Euroopan kansojen välisen liiton luomiseksi, jossa päätökset tehdään mahdollisimman avoimesti ja mahdollisimman lähellä kansalaisia.
(2) Avoimuus parantaa kansalaisten mahdollisuuksia osallistua päätöksentekomenettelyihin ja sen avulla varmistetaan, että hallinnolla on demokraattisessa järjestelmässä suhteessa kansalaisiin suurempi legitimiteetti, ja että se on tehokkaampaa ja vastuullisempaa. Avoimuus vahvistaa osaltaan kansanvallan ja perusoikeuksien kunnioittamisen periaatteita, joista määrätään EU-sopimuksen 6 artiklassa ja Euroopan unionin perusoikeuskirjassa.
(3) Birminghamissa, Edinburghissa ja Kööpenhaminassa kokoontuneiden Eurooppa-neuvostojen päätelmissä korostetaan tarvetta lisätä unionin toimielinten työskentelyn avoimuutta. Tässä asetuksessa kootaan yhteen toimielinten jo aiemmin tekemät aloitteet, joiden tarkoituksena on ollut parantaa päätöksentekomenettelyjen avoimuutta.
(4) Tämän asetuksen tarkoituksena on antaa yleisön oikeudelle tutustua asiakirjoihin mahdollisimman täysimääräinen vaikutus ja määritellä sitä koskevat yleiset periaatteet ja rajoitukset EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 2 kohdan mukaisesti.
(5) Koska EHTY:n perustamissopimuksessa eikä Euratomin perustamissopimuksessa ole määräyksiä oikeudesta tutustua asiakirjoihin, Amsterdamin sopimuksen päätösasiakirjaan liitetyn julistuksen n:o 41 mukaisesti Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission olisi pidettävä tätä asetusta lähtökohtanaan myös näiden kahden ensiksi mainitun sopimuksen puitteissa tapahtuvaa toimintaa koskevien asiakirjojen osalta.
(6) Laajempi mahdollisuus tutustua asiakirjoihin olisi myönnettävä tapauksissa, joissa toimielimet toimivat lainsäätäjinä, myös silloin kun ne toimivat siirretyn toimivallan nojalla, kuitenkin siten, että samalla säilytetään toimielinten päätöksenteon tehokkuus. Tällaisten asiakirjojen olisi oltava mahdollisimman laajasti suoraan yleisön tutustuttavissa.
(7) EU-sopimuksen 28 artiklan 1 kohdan ja 41 artiklan 1 kohdan mukaisesti tutustumisoikeus koskee myös asiakirjoja, jotka koskevat yhteistä ulko- ja turvallisuuspolitiikkaa sekä poliisiyhteistyötä ja oikeudellista yhteistyötä rikosasioissa. Kunkin toimielimen olisi kunnioitettava turvallisuussääntöjään.
(8) Sen varmistamiseksi, että tätä asetusta sovellettaisiin täysimääräisesti kaikkiin unionin toimiin, kaikkien toimielinten perustamien virastojen olisi sovellettava tässä asetuksessa säädettyjä periaatteita.
(9) Joihinkin asiakirjoihin olisi niiden erittäin arkaluonteisen sisällön vuoksi sovellettava erityismenettelyä. Järjestelyt, joilla Euroopan parlamentille annetaan tietoja tällaisten asiakirjojen sisällöstä, olisi tehtävä toimielinten välisenä sopimuksena.
(10) Toimielinten työskentelyn avoimuuden lisäämiseksi Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission olisi annettava mahdollisuus tutustua sekä toimielinten laatimiin että niiden vastaanottamiin asiakirjoihin. Tässä yhteydessä on syytä muistaa, että Amsterdamin sopimuksen päätösasiakirjaan liitetyssä julistuksessa n:o 35 todetaan, että jäsenvaltio voi vaatia komissiota tai neuvostoa olemaan toimittamatta kolmansille osapuolille kyseisestä jäsenvaltiosta peräisin olevaa asiakirjaa, jollei tämä jäsenvaltio ole antanut etukäteen suostumustaan asiakirjan toimittamiseen.
(11) Toimielinten kaikkien asiakirjojen olisi pääsääntöisesti oltava yleisön tutustuttavissa. Tiettyjä yleisiä ja yksityisiä etuja on kuitenkin suojattava poikkeussäännöksin. Toimielimillä olisi oltava mahdollisuus suojata sisäisiä keskustelujaan ja neuvottelujaan silloin, kun se on välttämätöntä, jotta voidaan turvata toimielinten kyky hoitaa tehtäviään. Poikkeuksia arvioidessaan toimielinten olisi kaikilla unionin toiminnan aloilla otettava huomioon henkilötietojen suojaa koskevat yhteisön lainsäädännön periaatteet.
(12) Kaikkien sääntöjen, jotka koskevat toimielinten asiakirjojen saamista tutustuttaviksi, olisi oltava tämän asetuksen mukaisia.
(13) Tutustumisoikeuden täysimääräisen toteutumisen varmistamiseksi olisi noudatettava kaksivaiheista hallintomenettelyä, johon sisältyisi lisäksi mahdollisuus tuomioistuinkäsittelyyn tai kannella oikeusasiamiehelle.
(14) Kunkin toimielimen olisi toteutettava tarvittavat toimenpiteet tiedottaakseen yleisölle uusista voimassa olevista säännöksistä ja kouluttaakseen henkilökuntansa avustamaan kansalaisia, kun nämä käyttävät tämän asetuksen mukaisia oikeuksiaan. Kunkin toimielimen olisi taattava pääsy asiakirjarekisteriin, jotta kansalaiset voisivat helpommin käyttää oikeuksiaan.
(15) Vaikka tämän asetuksen tarkoituksena ei ole muuttaa asiakirjojen julkisuuteen sovellettavaa kansallista lainsäädäntöä eikä sillä ole tällaista vaikutusta, on kuitenkin selvää, että jäsenvaltioiden olisi unionin toimielinten ja jäsenvaltioiden välisiä suhteita säätelevän lojaalin yhteistyön periaatteen mukaisesti huolehdittava, etteivät ne aiheuta haittaa tämän asetuksen moitteettomalle soveltamiselle ja että niiden olisi kunnioitettava toimielinten turvallisuussääntöjä.
(16) Tällä asetuksella ei rajoiteta jäsenvaltioiden oikeusviranomaisten tai tutkinnasta vastaavien elinten olemassa olevia oikeuksia tutustua asiakirjoihin.
(17) EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan 3 kohdan mukaan kukin toimielin vahvistaa omassa työjärjestyksessään erityismääräykset siitä, miten toimielimen asiakirjoihin voi tutustua. Yleisön oikeudesta tutustua neuvoston asiakirjoihin 20 päivänä joulukuuta 1993 tehtyä neuvoston päätöstä 93/731/EY(3), yleisön oikeudesta saada tietoja komission asiakirjoista 8 päivänä helmikuuta 1994 tehtyä komission päätöstä 94/90/EHTY, EY, Euratom(4), yleisön oikeudesta saada tietoa Euroopan parlamentin asiakirjoista 10 päivänä heinäkuuta 1997 tehtyä Euroopan parlamentin päätöstä 97/632/EY, EHTY, Euratom(5) sekä Schengenin asiakirjojen luottamuksellisuutta koskevia määräyksiä olisi näin ollen tarvittaessa muutettava tai ne olisi kumottava,
OVAT ANTANEET TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Tarkoitus
Tämän asetuksen tarkoituksena on
a) määritellä ne julkiseen tai yksityiseen etuun perustuvat periaatteet, edellytykset ja rajoitukset, jotka koskevat EY:n perustamissopimuksen 255 artiklassa tarkoitettua oikeutta tutustua Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission, jäljempänä "toimielimet", asiakirjoihin, siten, että taataan mahdollisimman laaja oikeus tutustua asiakirjoihin,
b) luoda säännöt, jotka takaavat tämän oikeuden mahdollisimman helpon käytön, ja
c) edistää asiakirjoihin tutustumismahdollisuutta koskevia hyviä hallintokäytäntöjä.
2 artikla
Asiakirjoihin tutustumiseen oikeutetut ja soveltamisala
1. Jokaisella unionin kansalaisella sekä jokaisella luonnollisella henkilöllä, joka asuu jossain jäsenvaltiossa, sekä jokaisella oikeushenkilöllä, jolla on sääntömääräinen kotipaikka jossain jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua toimielinten asiakirjoihin tässä asetuksessa määriteltyjen periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten mukaisesti.
2. Toimielimet voivat samojen periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten mukaisesti antaa luonnollisen henkilön, joka ei asu missään jäsenvaltiossa, tai oikeushenkilön, jolla ei ole sääntömääräistä kotipaikkaa missään jäsenvaltiossa, tutustua asiakirjoihin.
3. Tätä asetusta sovelletaan kaikkiin toimielimen hallussa oleviin asiakirjoihin, toisin sanoen toimielimen laatimiin tai sen vastaanottamiin ja sen hallussa oleviin asiakirjoihin kaikilla Euroopan unionin toiminnan aloilla.
4. Yleisön on saatava tutustua asiakirjoihin joko kirjallisen hakemuksen perusteella tai suoraan sähköisessä muodossa tai rekisteristä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 4 ja 9 artiklan soveltamista. Erityisesti lainsäädäntömenettelyn yhteydessä laadittuihin tai vastaanotettuihin asiakirjoihin on voitava tutustua suoraan 12 artiklan mukaisesti.
5. Arkaluonteisiksi 9 artiklan 1 kohdan mukaisesti luokiteltuihin asiakirjoihin sovelletaan kyseisen artiklan mukaista erityismenettelyä.
6. Tämä asetus ei rajoita kansainvälisen oikeuden välineisiin tai toimielinten niiden täytäntöönpanemiseksi antamiin säädöksiin perustuvaa yleisön oikeutta tutustua toimielinten hallussa oleviin asiakirjoihin.
3 artikla
Määritelmät
Tässä asetuksessa tarkoitetaan:
a) "asiakirjalla" mitä tahansa tallennetta (paperille tulostettua tai sähköisessä muodossa tallennettua tekstiä taikka ääni- tai kuvatallennetta tai audiovisuaalista tallennetta), joka koskee toimielimen vastuualueeseen kuuluvia politiikkoja, toimintaa ja päätöksiä;
b) "kolmannella" kyseisen toimielimen ulkopuolista luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä tai yksikköä, mukaan lukien jäsenvaltiot, yhteisön tai sen ulkopuoliset toimielimet ja elimet ja kolmannet maat.
4 artikla
Poikkeukset
1. Toimielimet eivät anna tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi:
a) sellaisen yleisen edun suojaa, joka koskee:
- yleistä turvallisuutta;
- puolustusta ja sotilasasioita;
- kansainvälisiä suhteita;
- yhteisön tai jäsenvaltion finanssi-, raha- tai talouspolitiikkaa;
b) yksityiselämän ja yksilön koskemattomuuden suojaa, erityisesti yhteisön lainsäädännön mukaista henkilötietojen suojaa.
2. Toimielimet kieltäytyvät antamasta tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi:
- tietyn luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisten etujen, mukaan lukien teollis- ja tekijänoikeudet, suojaa;
- tuomioistuinkäsittelyn ja oikeudellisen neuvonannon suojaa;
- tarkastus-, tutkinta- ja tilintarkastustoimien tarkoitusten suojaa;
jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista.
3. Asiakirjaa, jonka toimielin on laatinut sisäiseen käyttöön tai jonka se on vastaanottanut ja joka liittyy asiaan, josta toimielin ei ole tehnyt päätöstä, ei anneta tutustuttavaksi, jos asiakirjan sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi vakavasti toimielimen päätöksentekomenettelyä, jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista.
Tutustuttavaksi ei anneta asiakirjaa, joka sisältää sisäiseen käyttöön tarkoitettuja mielipiteitä osana asianomaisen toimielimen neuvotteluja ja alustavia keskusteluja päätöksen tekemisen jälkeenkään, jos asiakirjan sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi vakavasti toimielimen päätöksentekomenettelyä, jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista.
4. Jos kyse on kolmannen asiakirjasta, toimielin kuulee tätä arvioidakseen, onko 1 tai 2 kohdassa säädettyä poikkeusta sovellettava, paitsi jos on selvää, että asiakirja on luovutettava tai sitä ei tule luovuttaa.
5. Jäsenvaltio voi pyytää toimielintä olemaan luovuttamatta kyseisestä jäsenvaltiosta peräisin olevaa asiakirjaa ilman jäsenvaltion etukäteen antamaa suostumusta.
6. Jos vain osaan pyydetystä asiakirjasta voidaan soveltaa poikkeusta, muut asiakirjan osat luovutetaan.
7. Edellä 1-3 kohdassa säädettyjä poikkeuksia sovelletaan ainoastaan niin kauan kuin suojelu on asiakirjan sisällön kannalta perusteltua. Poikkeuksia voidaan soveltaa enintään 30 vuoden ajan. Kun kyseessä ovat yksityisyyden suojaa tai kaupallisia etuja koskevien poikkeusten piiriin kuuluvat asiakirjat ja arkaluonteiset asiakirjat, poikkeuksia voidaan tarvittaessa soveltaa tämän jälkeenkin.
5 artikla
Jäsenvaltioiden hallussa olevat asiakirjat
Kun jäsenvaltio vastaanottaa pyynnön, joka koskee sen hallussa olevaa toimielimestä peräisin olevaa asiakirjaa, jäsenvaltio kuulee asianomaista toimielintä, jollei ole selvää, että asiakirja on luovutettava tai että sitä ei tule luovuttaa, voidakseen tehdä päätöksen, joka ei vaaranna tämän asetuksen tavoitteiden saavuttamista.
Jäsenvaltio voi tämän asemesta toimittaa pyynnön edelleen asiakirjan laatineelle toimielimelle.
6 artikla
Hakemukset
1. Hakemus saada tutustua asiakirjoihin on esitettävä kirjallisesti, sähköinen muoto mukaan luettuna, jollain EY:n perustamissopimuksen 314 artiklassa tarkoitetuista kielistä ja riittävän täsmällisesti, jotta asiakirja on toimielimen tunnistettavissa. Hakijan ei tarvitse perustella hakemusta.
2. Jos hakemus ei ole riittävän täsmällinen, toimielin pyytää hakijaa täsmentämään hakemustaan ja avustaa hakijaa tässä esimerkiksi antamalla tietoja julkisten asiakirjarekisterien käytöstä.
3. Jos hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, kyseinen toimielin voi neuvotella hakijan kanssa epävirallisesti kohtuullisen ratkaisun löytämiseksi.
4. Toimielimet antavat kansalaisille tietoa ja neuvoja siitä, miten ja minne voidaan tehdä hakemus saada tutustua asiakirjoihin.
7 artikla
Alkuperäisten hakemusten käsittely
1. Asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemukset käsitellään välittömästi. Hakijalle lähetetään vastaanottoilmoitus. Viidentoista työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta toimielin joko päättää antaa pyydetyn asiakirjan tutustuttavaksi ja antaa asiakirjan tutustuttavaksi 10 artiklan mukaisesti tässä määräajassa tai ilmoittaa kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain, sekä hakijan oikeudesta tämän artiklan 2 kohdan mukaisesti tehdä uudistettu hakemus.
2. Jos hakemus hylätään kokonaan tai osittain, hakija voi viidentoista työpäivän kuluessa siitä, kun hän on vastaanottanut toimielimen vastauksen, tehdä uudistettu hakemus ja pyytää toimielintä tarkistamaan kantaansa.
3. Poikkeuksellisesti, esimerkiksi silloin, kun hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, 1 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan jatkaa viidellätoista työpäivällä edellyttäen, että hakijalle ilmoitetaan tästä ennakolta ja että lykkäys perustellaan yksityiskohtaisesti.
4. Jos toimielin ei anna vastausta asetetussa määräajassa, hakija voi tehdä uudistetun hakemuksen.
8 artikla
Uudistettujen hakemusten käsittely
1. Uudistetut hakemukset käsitellään välittömästi. Viidentoista työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta toimielin joko päättää antaa pyydetyn asiakirjan tutustuttavaksi ja antaa asiakirjan tutustuttavaksi 7 artiklan mukaisesti tässä määräajassa tai ilmoittaa kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain. Jos toimielin kieltäytyy antamasta asiakirjaa kokonaan tai osittain tutustuttavaksi, se ilmoittaa hakijalle tämän käytettävissä olevista oikeussuojakeinoista, toisin sanoen mahdollisuudesta nostaa asiasta kanne toimielintä vastaan tuomioistuimessa ja/tai kannella oikeusasiamiehelle EY:n perustamissopimuksen 230 ja 195 artiklassa määrättyjen edellytysten mukaisesti.
2. Poikkeuksellisesti esimerkiksi silloin, kun hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, 1 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan jatkaa viidellätoista työpäivällä edellyttäen, että hakijalle ilmoitetaan tästä ennakolta ja että lykkäys perustellaan yksityiskohtaisesti.
3. Jos toimielin ei anna vastausta asetetussa määräajassa, hakemus katsotaan hylätyksi, ja hakija voi nostaa kanteen toimielintä vastaan tuomioistuimessa ja/tai kannella oikeusasiamiehelle EY:n perustamissopimuksen asianomaisten määräysten mukaisesti.
9 artikla
Arkaluonteisten asiakirjojen käsittely
1. Arkaluonteisia ovat asiakirjat, jotka ovat peräisin toimielimistä tai niiden virastoista, jäsenvaltioista tai kolmansista maista tai kansainvälisistä järjestöistä ja joiden turvaluokitus on "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" tai "CONFIDENTIEL" kyseisen toimielimen niiden sääntöjen mukaisesti, joilla suojellaan Euroopan unionin tai sen yhden tai useamman jäsenvaltion olennaisia etuja 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuilla aloilla, erityisesti yleisen turvallisuuden, puolustuksen ja sotilasasioiden osalta.
2. Arkaluonteisia asiakirjoja koskevia 7 ja 8 artiklassa säädettyjen menettelyjen mukaisia hakemuksia käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on oikeus perehtyä näihin asiakirjoihin. Nämä henkilöt myös arvioivat, mitkä viittaukset arkaluonteisiin asiakirjoihin voidaan tehdä julkisessa asiakirjarekisterissä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 11 artiklan 2 kohdan soveltamista.
3. Arkaluonteinen asiakirja kirjataan rekisteriin tai luovutetaan vain sen suostumuksella, jolta asiakirja on peräisin.
4. Toimielimen, joka päättää olla antamatta arkaluonteista asiakirjaa tutustuttavaksi, on perusteltava päätöksensä siten, että 4 artiklassa suojattuja etuja ei vahingoiteta.
5. Jäsenvaltioiden on toteutettava aiheelliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että arkaluonteisia asiakirjoja koskevia hakemuksia käsiteltäessä tämän ja 4 artiklan periaatteita kunnioitetaan.
6. Arkaluonteisia asiakirjoja koskevat toimielinten säännöt julkaistaan.
7. Komissio ja neuvosto antavat Euroopan parlamentille tietoja arkaluonteisista asiakirjoista toimielinten sopimien järjestelyjen mukaisesti.
10 artikla
Asiakirjaan tutustuminen hakemuksen perusteella
1. Hakija saa tutustua asiakirjoihin toivomuksensa mukaan joko siten, että hän tutustuu asiakirjoihin toimielimen tiloissa tai siten, että hänelle toimitetaan niistä jäljennös, mukaan lukien sähköisessä muodossa oleva jäljennös, jos sellainen on saatavissa. Hakijalta voidaan periä korvaus jäljennösten ottamisesta ja lähettämisestä. Korvaus ei saa ylittää todellisia kopiointi- ja lähetyskuluja. Asiakirjoihin tutustuminen toimielimen tiloissa, alle kahdenkymmenen A4-kokoisen sivun kopiointi ja tutustuminen suoraan sähköisessä muodossa tai rekisteristä on maksutonta.
2. Jos kyseinen toimielin on jo luovuttanut asiakirjan ja se on helposti hakijan saatavilla, toimielin voi täyttää asiakirjan antamiseen tutustuttavaksi liittyvät velvollisuutensa tiedottamalla hakijalle, miten hän voi saada asiakirjan.
3. Asiakirjat toimitetaan sellaisena toisintona ja sellaisessa muodossa, jossa ne ovat (mukaan lukien sähköinen tai muu muoto, kuten pistekirjoitus, tavallista suurempi tekstikoko tai nauha), ottaen hakijan toivomukset huomioon täysimääräisesti.
11 artikla
Asiakirjarekisterit
1. Toteuttaakseen käytännössä tämän asetuksen mukaiset kansalaisten oikeudet, kukin toimielin takaa yleisölle pääsyn asiakirjarekisteriin. Rekisterin olisi oltava käytettävissä sähköisesti. Viittaukset asiakirjoihin kirjataan rekisteriin viipymättä.
2. Asiakirjarekisterissä on oltava kustakin asiakirjasta viitenumero (mukaan lukien mahdollisen toimielimen yhteinen viitenumero), asiakirjan aihe ja/tai lyhyt kuvaus sen sisällöstä sekä asiakirjan vastaanotto- tai laatimis- ja rekisteröintipäivä. Viittaukset on tehtävä tavalla, joka ei vahingoita 4 artiklassa tarkoitettujen etujen suojaa.
3. Toimielinten on toteutettava välittömästi tarvittavat toimet asiakirjarekisterin perustamiseksi, ja sen on oltava käytettävissä 3 päivänä kesäkuuta 2002.
12 artikla
Asiakirjaan tutustuminen suoraan sähköisessä muodossa tai rekisteristä
1. Toimielimet asettavat asiakirjat suoraan yleisön saataville niin laajalti, kuin se on mahdollista, joko sähköisessä muodossa tai rekisteristä kyseisen toimielimen sääntöjen mukaisesti.
2. Erityisesti lainsäädäntöasiakirjojen, toisin sanoen asiakirjojen, jotka on laadittu tai vastaanotettu sellaisten säädösten antamiseen liittyvien menettelyjen yhteydessä, jotka joko sitovat jäsenvaltioita tai ovat niissä sitovia, olisi oltava suoraan saatavilla, jollei 4 ja 9 artiklassa toisin säädetä.
3. Muut asiakirjat ja erityisesti politiikan tai strategian kehittämiseen liittyvät asiakirjat tulisi mahdollisuuksien mukaan asettaa suoraan saataville.
4. Jos asiakirjaan ei voi tutustua suoraan rekisteristä, rekisteristä tulee ilmetä siinä määrin kuin mahdollista, missä asiakirja sijaitsee.
13 artikla
Julkaiseminen virallisessa lehdessä
1. EY:n perustamissopimuksen 254 artiklan 1 ja 2 kohdassa ja Euratomin perustamissopimuksen 163 artiklan ensimmäisessä kohdassa tarkoitettujen säädösten lisäksi seuraavat asiakirjat julkaistaan virallisessa lehdessä, jollei tämän asetuksen 4 ja 9 artiklasta muuta johdu:
a) komission ehdotukset;
b) EY:n perustamissopimuksen 251 ja 252 artiklassa tarkoitettuja menettelyjä noudattaen vahvistetut neuvoston yhteiset kannat ja niiden perustelut sekä Euroopan parlamentin kannat näissä menettelyissä;
c) EU-sopimuksen 34 artiklan 2 kohdan mukaisesti tehdyt puitepäätökset ja päätökset;
d) EU-sopimuksen 34 artiklan 2 kohdan mukaisesti neuvoston tekemät yleissopimukset;
e) jäsenvaltioiden EY:n perustamissopimuksen 293 artiklan perusteella allekirjoittamat yleissopimukset;
f) yhteisön tekemät tai EU-sopimuksen 24 artiklan mukaisesti tehdyt kansainväliset sopimukset.
2. Seuraavat asiakirjat julkaistaan virallisessa lehdessä niin laajalti kuin mahdollista:
a) jäsenvaltion neuvostolle EY:n perustamissopimuksen 67 artiklan 1 kohdan tai EU-sopimuksen 34 artiklan 2 kohdan mukaisesti esittämät aloitteet;
b) EU-sopimuksen 34 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut yhteiset kannat;
c) muut kuin EY:n perustamissopimuksen 254 artiklan 1 ja 2 kohdassa tarkoitetut direktiivit, muut kuin EY:n perustamissopimuksen 254 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut päätökset, sekä suositukset ja lausunnot.
3. Kukin toimielin voi määritellä työjärjestyksessään ne muut asiakirjat, jotka julkaistaan virallisessa lehdessä.
14 artikla
Tiedotus
1. Kukin toimielin toteuttaa vaadittavat toimenpiteet, joilla yleisölle tiedotetaan sen tämän asetuksen mukaisista oikeuksista.
2. Jäsenvaltiot toimivat yhteistyössä toimielinten kanssa kansalaisille suunnattavassa tiedotuksessa.
15 artikla
Toimielinten hallintokäytännöt
1. Toimielimet kehittävät hyviä hallintokäytäntöjä helpottaakseen tässä asetuksessa taatun tutustumisoikeuden käyttöä.
2. Toimielimet perustavat toimielinten välisen komitean, jonka tehtävänä on tutkia parhaita käytäntöjä, tarkastella mahdollisia ristiriitoja ja keskustella asiakirjoihin tutustumista koskevasta tulevasta kehityksestä.
16 artikla
Asiakirjojen jäljentäminen
Tällä asetuksella ei rajoiteta olemassa olevien tekijänoikeutta koskevien sääntöjen soveltamista, jotka saattavat rajoittaa kolmannen oikeutta jäljentää tai hyödyntää luovutettuja asiakirjoja.
17 artikla
Kertomukset
1. Kukin toimielin julkaisee vuosittain edeltävältä vuodelta kertomuksen, joka sisältää niiden tapausten määrän, joissa toimielin on kieltäytynyt antamasta asiakirjoja tutustuttavaksi, näiden kieltäytymisten perustelut sekä asiakirjarekisteriin kirjaamattomien arkaluonteisten asiakirjojen määrän.
2. Komissio julkaisee viimeistään 31 päivänä tammikuuta 2004 kertomuksen tämän asetuksen periaatteiden toteuttamisesta ja antaa suosituksia, joihin sisältyy tarvittaessa ehdotuksia asetuksen tarkistamiseksi ja toimielinten toteutettavia toimenpiteitä koskeva toimintasuunnitelma.
18 artikla
Täytäntöönpanotoimenpiteet
1. Kukin toimielin mukauttaa työjärjestyksensä tämän asetuksen säännösten mukaiseksi. Mukautusten on tultava voimaan 3 päivänä joulukuuta 2001.
2. Komissio tutkii kuuden kuukauden kuluessa tämän asetuksen voimaantulosta, onko Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle 1 päivänä helmikuuta 1983 annettu neuvoston asetus (ETY, Euratom) N:o 354/83(6) tämän asetuksen mukainen, varmistaakseen, että asiakirjojen tallentaminen ja arkistointi toteutetaan mahdollisimman laajalti.
3. Komissio tutkii kuuden kuukauden kuluessa tämän asetuksen voimaantulosta, ovatko olemassa olevat asiakirjojen saamista tutustuttaviksi koskevat säännöt tämän asetuksen mukaisia.
19 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan kolmantena päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.
Sitä sovelletaan 3 päivästä joulukuuta 2001 alkaen.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 30 päivänä toukokuuta 2001.