++++
RAADETS FORORDNING ( EOEF ) Nr . 1417/76
af 1 . juni 1976
om finansielle bestemmelser vedroerende Det europaeiske institut til forbedring af Livs - og Arbejdsvilkaarene
RAADET FOR DE EUROPAEISKE FAELLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det europaeiske oekonomiske Faellesskab , saerlig artikel 209 ,
under henvisning til Raadets forordning ( EOEF ) nr . 1365/75 af 26 . maj 1975 om oprettelse af et europaeisk institut til forbedring af livs - og arbejdsvilkaarene ( 1 ) ,
under henvisning til forslag fra Kommissionen ,
under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet ( 2 ) , og
ud fra foelgende betragtninger :
Ovennaevnte forordning fastsaetter de grundlaeggende regler for forvaltningen af Det europaeiske institut til forbedring af Livs - og Arbejdsvilkaarene , i det foelgende benaevnt " instituttet " for fastsaettelse af det aarlige tilskud fra midler paa Faellesskabernes budget , for forelaeggelse og vedtagelse af oversigten over indtaegter og udgifter , samt for den kontrol , som instituttet er undergivet ;
det er noedvendigt at fastsaette de naermere bestemmelser for udarbejdelse og gennemfoerelse af instituttets oversigt over indtaegter og udgifter samt for regnskabsaflaeggelse og revision af regnskaberne ; ligeledes boer der fastsaettes regler for og tilrettelaegges kontrol med de anvisningsberettigedes og regnskabsfoerernes ansvar ;
instituttet er oprettet inden for Faellesskabernes rammer og dets aktiviteter er underlagt faellesskabsretten ; det er derfor hensigtsmaessigt , at de for instituttet gaeldende finansielle bestemmelser ligger saa taet som muligt op ad bestemmelserne i finansforordningen af 25 . april 1973 om De europaeiske Faellesskabers almindelige budget ( 3 ) med forbehold af visse afvigelser , der er noedvendige ud fra saerlige hensyn i forbindelse med contrets virksomhed -
UDSTEDT FOELGENDE FORORDNING :
AFSNIT I
ALMINDELIGE PRINCIPPER
Artikel 1
1 . Hvert aar fastlaegges og bevilges de forventede indtaegter og udgifter vedroerende instituttet ved en oversigt over indtaegter og udgifter .
2 . Udgifter kan ikke tillades for et tidsrum , der overskrider regnskabsaaret , medmindre de falder ind under saerbestemmelserne i oversigten over indtaegter og udgifter .
De loebende udgifter i forbindelse med kontrakter , der ifoelge lokale saedvaner er indgaaet for et tidsrum , der overskrider regnskabsaaret , falder ikke ind under bestemmelserne i foerste afsnit . Disse udgifter opfoeres i oversigten over indtaegter og udgifter for det aar , hvor de er blevet udredet .
Artikel 2
De bevillinger , der er opfoert i oversigten over indtaegter og udgifter , skal anvendes med sparsommelighed i overensstemmelse med principperne om forsvarlig oekonomisk forvaltning .
Artikel 3
1 . Alle indtaegter og alle udgifter skal opfoeres med deres fulde beloeb i oversigten over indtaegter og udgifter og i regnskaberne .
De samlede indtaegter modsvarer de samlede udgifter .
2 . Uanset stk . 1 , andet afsnit , bevarer alle indtaegter , der modsvarer et bestemt formaal , saasom indtaegter fra fonde , tilskud , gaver og legater , deres bestemmelse .
Bestyrelsen kan efter at have underrettet Kommissionen modtage ethvert gavetilsagn til fordel for instituttet , saerlig fonde , tilskud , gaver og legater .
Ethvert gavetilsagn , der vil kunne medfoere nogen form for forpligtelse , kan kun accepteres med Kommissionens tilladelse . Denne udtaler sig inden for en frist paa to maaneder fra modtagelsen af bestyrelsens anmodning . Hvis ingen indvendinger er fremsat inden for denne frist , kan bestyrelsen endeligt afgoere , om den vil modtage tilbudet .
Artikel 4
Ingen indtaegt eller udgift kan finde sted uden at vaere henfoert til en artikel i oversigten over indtaegter og udgifter .
Bortset fra de i denne forordning fastsatte undtagelser kan ingen udgift afholdes , der overstiger de for regnskabsaaret givne bevillinger eller overstiger bevillinger for senere regnskabsaar .
Der kan ikke udstedes betalingsanvisning for nogen udgift , der overstiger de givne bevillinger . Indtaegter skal opfoeres med det fulde beloeb uden sammentraekning af indtaegter og udgifter , bortset fra den i artikel 22 fastsatte undtagelse .
Artikel 5
Regnskabsaaret falder sammen med kalenderaaret .
Indtaegterne i et regnskabsaar opfoeres paa regnskabet for det regnskabsaar , i hvilket de er indgaaet .
Udgiftsbevillinger kan kun anvendes til daekning af de behoerigt paatagne og betalte udgifter for det regnskabsaar , hvortil de er bevilget , bortset fra de i artikel 6 fastsatte undtagelser , og til daekning af gaeld overfoert fra de foregaaende regnskabsaar , og for hvilken ingen bevillinger var blevet overfoert .
Udgifterne i et regnskabsaar opfoeres paa regnskabet for dette regnskabsaar paa grundlag af de udgifter , hvortil betalingsanvisning er hommet finansinspektoeren i haende senest den 31 . december , og som er blevet betalt senest naestfoelgende 15 . januar .
Artikel 6
1 . a ) Personalebevillinger kan ikke goeres til genstand for overfoersel .
b ) De den 31 . december ikke opbrugte bevillinger kan goeres til genstand for overfoersel begraenset til det foerstfoelgende regnskabsaar .
c ) Bevillinger , der svarer til betalingsrestancer pr . 31 . december i henhold til de mellem den 1 . januar og den 31 . december behoerigt indgaaede forpligtelser goeres til genstand for automatisk overfoersel begraenset til det foerstfoelgende regnskabsaar .
2 . For saa vidt angaar de i stk . 1 , litra b ) , omhandlede bevillinger forelaegger Kommissionen de af instituttet inden den 1 . marts fremsatte tilstraekkeligt begrundede anmodninger om at overfoere bevillinger for Raadet og fremsender dem til Europa-Parlamentet inden den 1 . maj .
Medmindre Raadet med kvalificeret flertal og efter udtalelse fra Europa-Parlamentet har taget en modsat beslutning inden en frist paa en maaned , betragtes disse overfoersler af bevillinger som godkendte .
3 . De pr . 31 . december uudnyttede indtaegter og disponible bevillinger fra de i artikel 3 , stk . 2 , naevnte gavetilsagn overfoeres automatisk .
4 . De i stk . 1 , litra b ) , omhandlede bevillinger , som pr . 31 . december er uudnyttede , og hvis overfoersel til paafoelgende regnskabsaar er blevet tilladt , bortfalder , hvis de ikke er forpligtet og betalt inden udgangen af det paagaeldende regnskabsaar .
5 . En liste over de automatiske overfoersler fremsendes til Kommissionen til underretning inden den 1 . marts . Kommissionen sender denne liste til Europa-Parlamentet og Raadet til underretning .
6 . Ved gennemfoerelsen af oversigten over indtaegter og udgifter opfoeres anvendelsen af overfoerte bevillinger individuelt artikelvis paa det loebende regnskabsaars regnskab .
Artikel 7
De loebende forvaltningsudgifter , som kan henfoeres til det foelgende regnskabsaar , og som efter deres art skal udbetales i begyndelsen af dette regnskabsaar , kan fra den 15 . november hvert aar goeres til genstand for en foregrebet forpligtelse til belastning af det foelgende regnskabsaars bevillinger inden for en fjerdedel af det loebende regnskabsaars tilsvarende samlede bevillinger . Disse forpligtelser kan dog ikke medfoere nye udgifter , som i princippet endnu ikke er godkendt i det indevaerende regnskabsaars oversigt over indtaegter og udgifter .
Artikel 8
Saafremt oversigten over indtaegter og udgifter ikke er vedtaget endeligt ved regnskabsaarets begyndelse , gaelder bestemmelserne i artikel 204 i traktaten for transaktioner vedroerende forpligtelser og betaling af udgifter , der i princippet er godkendt i den sidste behoerigt vedtagne oversigt .
Betalinger kan afholdes maanedligt for hvert kapitel med indtil en tolytedel af foregaaende regnskabsaars samlede bevillinger opfoert i det paagaeldende kapitel , uden at denne forholdsregel kan foere til , at instituttet maanedligt faar bevillinger til sin raadighed , der overstiger en tolvtedel af det beloeb , der som tilskud er afsat til instituttet paa Faellesskabernes budgetforslag eller , hvis et saadant ikke findes , paa det foreloebige budgetforslag . Forpligtelser kan for hvert kapitel paatages for indtil en fjerdedel af foregaaende regnskabsaars samlede bevillinger i det paagaeldende kapitel , forhoejet med en tolvtedel for hver maaned , der er gaaet , uden at det beloeb , der som tilskud er afsat til centret paa Faellesskabernes budgetforslag eller , hvis et saadant ikke findes , paa det foreloebige budgetforslag , kan overskrides .
Paa bestyrelsens anmodning og med forbehold af bestemmelserne i stk . 2 kan Kommissionen , hvis forvaltningen noedvendiggoer det , paa samme tid bevilge to eller flere foreloebige tolvtedele .
Artikel 9
Instituttets oversigt over indtaegter og udgifter samt dets personaleoversigt offentliggoeres til underretning i De Europaeiske Faellesskaber Tidende samtidig med Faellesskabernes budget .
Artikel 10
Oversigten over indtaegter og udgifter udtrykkes i regningsenheder . Vaerdien af regningsenheden er fastlagt i finansforordningen om De Europaeiske Faellesskabers almindelige budget .
AFSNIT II
FORELAEGGELSE AF OVERSIGTEN OVER INDTAEGTER OG UDGIFTER OG DENNES STRUKTUR
Artikel 11
1 . Senest den 31 . marts fremsender instituttets bestyrelse til Kommissionen et overslag over instituttets indtaegter og udgifter for det kommende aar . Dette overslag indeholder en personaleoversigt .
2 . Instituttets bestyrelse kan til Kommissionen fremsende overslag til tillaegs - eller aendringsoversigter . Disse overslag forelaegges og vedtages i samme form og efter samme procedure som den oversigt , hvis overslag de aendrer . Overslagene skal begrundes med henvisning til den paagaeldende oversigt .
Ethvert overslag til tillaegsoversigt skal som hovedregel forelaegges for Kommissionen senest paa den dato , der er fastlagt for indlevering af overslag til oversigten for det foelgende aar .
3 . Om fornoedent kan Kommissionen foreslaa budgetmyndigheden egnede foranstaltninger med henblik paa at foretage hensigtsmaessige aendringer i det tilskud , der er optaget paa Faellesskabernes budget i overensstemmelse med artikel 13 . De kompetente myndigheder droefter disse foranstaltninger , idet de tager hensyn til , hvor hastende de er .
Artikel 12
1 . Til stoette for overslaget fremlaegges :
- en personaleoversigt , som for hver personalekategori omfatter en oversigt over de godkendte stillinger og det faktiske antal ansatte paa datoen for forelaeggelsen af overslaget over indtaegter og udgifter ,
- i tilfaelde af aendring af antallet af ansatte , en begrundelse for de nye stillinger , der anmodes om ,
- et kvartalsoverslag over kass * ud -og kasseindbetalinger .
2 . Bestyrelsen indsaetter i begyndelsen af overslaget en generel indledning , der saerlig indeholder :
- en definition af den maalsaetning , der ligger til grund for anmodningerne om bevillinger ,
- er forklaring paa forskellene i bevillingerne fra det ene regnskabsaar til det andet .
Desuden foejer Kommissionen til overslaget en udtalelse , der kan indeholde behoerigt begrundede afvigende overslag .
3 . I givet fald kan Kommissionen paa bestyrelsens anmodning inden vedtagelsen af Faellesskabernes budget forelaegge aendringsforslag , der tager hensyn til supplerende oplysninger .
Artikel 13
Tilskuddet til instituttet stilles til dettes raadighed i henhold til de naermere bestemmelser , der er fastsat i denne forordning .
Artikel 14
Bestyrelsen vedtager inden regnskabsaarets begyndelse oversigten over indtaegter og udgifter inden for rammerne af det af budgetmyndigheden tillagte tilskud .
Den saaledes opstillede oversigt fremsendes omgaaende til Kommissionen .
Artikel 15
Oversigten over indtaegter og udgifter opdeles i afsnit , kapitler , artikler og konti efter indtaegternes eller udgifternes art eller formaal . Den skal udvise :
a ) bevillingerne for det paagaeldende aar opdelt i afsnit , kapitler , artikler , og konti ordnet efter et decimalsystem ;
b ) opdelt paa samme maade , bevillingerne for det foregaaende regnskabsaar og det senest afsluttede regnskabsaars faktiske udgifter , forhoejet med de overfoerte bevillinger og udgifter ;
c ) de relevante bemaerkninger til hver opdeling ; disse kan vaere bindende , hvilket i saa tilfaelde udtrykkeligt skal angives ;
d ) som bilag en personaleoversigt , der fastsaetter antallet af stillinger pr . loenklasse inden for hver kategori og tjenestegruppe .
Artikel 16
Den af budgetmyndigheden fastlagte personaleoversigt udgoer for instituttet en obligatorisk graense , ingen udnaevnelse kan finde sted ud over denne graense .
AFSNIT III
GENNEMFOERELSE AF OVERSIGTEN OVER INDTAEGTER OG UDGIFTER
DEL I
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 17
Oversigten over indtaegter og udgifter gennemfoeres i henhold til princippet om adskillelse af de anvisningsberettigede og regnskabsfoererne .
Forvaltningen af bevillingerne paahvile * den anvisningsberettigede , der alene er kompetent til at indgaa forpligtelser , fastslaa de beloeb , der skal inkasseres , og udstede indtaegts - og betalingsbeviser . Inkassering og udbetaling paahviler regnskabsfoereren . Den anvisningsberettigedes stilling er uforenelig med finansinspektoerens og regnskabsfoererens .
Artikel 18
Instituttets bestyrelse gennemfoerer oversigten over indtaegter og udgifter i overensstemmelse med denne forordning , paa eget ansvar og inden for bevillingerne .
Bestyrelsen delegerer sine befoejelser paa betingelser , som den fastsaetter , og inden for de i fuldmagtsdokumentet fastlagte graenser ; fuldmagtsdokumentet skal bekendtgoeres for den befuldmaegtigede , regnskabsfoereren , finansinspektoeren og kontrolkommissionen .
Artikel 19
Kontrollen med forpligtelser og betalinger vedroerende samtlige udgifter og med konstatering og inddrivelse af alle instituttets indtaegter udoeves af Kommissionens finansinspektoer .
Denne embedsmand kontrollerer de boeger , hvori indtaegter og udgifter er opfoert , om noedvendigt paa stedet .
I sit hverv kan finansinspektoeren assisteres af én eller flere underordnede finansinspektoerer .
De saerlige regler , som gaelder for disse embedsmaend , og som vedtages efter de i artikel 76 foreskrevne gennemfoerelsesbestemmelser , fastsaettes saaledes , at de sikrer dem fuld uafhaengighed i udoevelsen af deres hverv .
Artikel 20
Inkassering af indtaegter og betaling af udgifter foretages af en regnskabsfoerer , der udpeges af bestyrelsen .
Med forbehold af artikel 42 , stk . 2 , og artikel 43 er regnskabsfoereren alene befoejet til at forvalte midler og vaerdier . Han er ansvarlig for deres opbevaring .
I dette hverv kan assisteres af den eller flere underordnede regnskabsfoerere , som udpeges paa samme maade som regnskabsfoereren .
Artikel 21
1 . Bevillingerne specificeres paa kapitler og artikler .
2 . De bevillinger , der er opfoert i hvert udgiftskapitel , kan ikke anvendes i forbindelse med andre udgiftskapitler .
3 . Bestyrelsen kan dog foreslaa Kommissionen at overfoere bevillinger fra et kapitel til et andet .
Kommissionen udtaler sig inden en maaned . Efter denne frist anses overfoerselen for godkendt .
Overfoersler fra en artikel til en anden kan vedtages paa instituttets vegne af bestyrelsen eller ved fuldmagt af instituttets direktoer .
Kommissionen underrettes om disse overfoersler .
4 . Alle forslag om overfoersel af bevillinger inden for et kapitel eller fra et kapitel til et andet skal paategnes af finansinspektoeren , der bekraefter , at bevillingerne er disponible .
5 . Denne artikel gaelder kun for bevillinger , der modsvares af indtaegter til et bestemt formaal i henhold til artikel 3 , stk . 2 , i det omfang disse indtaegter bevarer deres bestemmelse .
Artikel 22
Uanset artikel 4
a ) kan man fra summen af regninger , fakturaer eller opgoerelser , for hvilke der i saa tilfaelde udstedes en betalingsanvisning for nettobeloebet , traekke :
- de boeder , der paalaegges medkontrahenterne ,
- udligning af fejlagtigt betalte beloeb , hvilket kan ske gennem afregning i en ny opgoerelse af samme art , der falder ind under det kapitel , den artikel og det regnskabsaar , hvor det for meget betalte er udredt ,
- vaerdien af koeretoejer , materiel og installationer , der er taget tilbage i henhold til forretningsmaessig saedvane ved koeb af nye apparter , koeretoejer , materiel og installationer af samme art .
Diskonto , bonus og rabatter fratrukket fakturaer og regninger opfoeres ikke saerskilt som indtaegt ;
b ) kan man paany anvende :
- indtaegter ved tilbagesoegning af fejlagtigt udbetalte beloeb fra bevillinger , der er opfoert i oversigten over indtaegter og udgifter ,
- indtaegter fra leverancer , arbejds - og tjenesteydelser til fordel for andre institutioner eller organer , herunder godtgoerelser ved tjenesterejser , betalt for andre institutioners eller organers regning og refunderet af disse ,
- modtagne forsikringserstatninger ,
- indtaegter ved salg af publikationer og film ,
- refusionsbeloeb betalt af medlemsstaterne i henhold til bestemmelserne i protokollen om De europaeiske Faellesskabers privilegier og immuniteter vedroerende afgifter , der er medregnet i prisen paa varer eller ydelser leveret til instituttet ,
- indtaegter fra leverancer , arbejds - og tjenesteydelser udfoert mod vederlag ,
- indtaegter ved salg af koeretoejer , materiel og installationer , saavel som af apparater og materiel til videnskabelige og tekniske formaal , der afhaendes ved anskaffelse af nye .
Genanvendelsen af indtaegter skal ske inden udgangen af det regnskabsaar , der foelger efter det , i hvilket beloebene er blevet inkasseret ;
c ) kan kurstab og -gevinster i forbindelse med pengeoverfoersel saavel som aktiv - og passivrenter ved kasseoperationer udlignes . Kun saldoen bliver opfoert som indtaegt eller udgift .
Regnskabsoversigten indeholder interimskonti , der goer det muligt at foelge genanvendelserne saavel for indtaegter som for udgifter .
DEL II
INDTAEGTER OG FORVALTNING AF DE DISPONIBLE BEVILLINGER
Artikel 23
1 . Enhver forholdsregel , der kan medfoere et tilgodehavende for instituttet , skal foerst goeres til genstand for forslag fra den anvisningsberettigede . Disse forslag fremsendes til finansinspektoeren . De skal isaer indeholde angivelse af indtaegtens art , vurderingen heraf og dens kontering saavel som angivelse af debitor . De registreres efter paategning af finansinspektoeren . Finansinspektoerens paategning skal fastslaa :
a ) konteringens rigtighed ;
b ) forslagets formelle rigtighed og overensstemmelse med gaeldende bestemmelser , saerlig i oversigten over indtaegter og udgifter og i forordninger , der er gaeldende for instituttet , saavel som i alle retsakter , der er vedtaget til gennemfoerelse af disse forordninger , samt med principperne for forsvarlig oekonomisk forvaltning .
Finansinspektoeren kan naegte at give sin paategning .
Den anvisningsberettigede kan ved en behoerigt begrundet beslutning og paa eget ansvar undlade at tage hensyn hertil . Den anvisningsberettigedes beslutning har eksekutionskraft ; den skal meddeles finansinspektoeren til underretning . Bestyrelsen meddeler med regelmaessige mellemrum Kontrolkommissionen alle beslutninger af denne art .
2 . Naar bestyrelsen afstaar fra at udstedt et dokument , der ville medfoere et tilgodehavende , eller at inkassere et tilgodehavende , skal den underrette finansinspektoeren .
Saafremt finansinspektoeren konstaterer , at et dokument , der ville medfoere et tilgodehavende , ikke der blevet udstedt , eller at et tilgodehavende ikke er blevet inkasseret , underretter han bestyrelsen herom .
Artikel 24
Regnskabsfoereren tager vare paa de behoerigt udstedte indtaegtsbeviser .
Han skal overvaage og sikre , at instituttets indtaegter bliver indbetalt paa de tidspunkter , der er fastsat i indtaegtsbeviserne , og skal soerge for bevarelsen af dets krav .
Regnskabsfoereren underretter den anvisningsberettigede og finansinspektoeren om de indtaegter , der ikke er blevet indbetalt paa de fastlagte tidspunkter .
Artikel 25
Ved enhver kontant betaling til regnskabsfoererens kasse skal der udstedes en kvittering .
Artikel 26
Det i Faellesskabernes budget opfoerte tilskud overfoeres til instituttet i kvartalsrater inden for de foerste fjorten dage i hvert kvartal paa grundlag af de i artikel 12 , stk . 1 , tredje led , naevnte overslag og afhaengigt af de faktiske behov .
DEL III
FORPLIGTELSER , AFREGNING , ANVISNING OG BETALING AF UDGIFTER
1 . Forpligtelser
Artikel 27
1 . Enhver foranstaltning , der kan medfoere en udgift , der belaster oversigten over indtaegter og udgifter , skal foerst goeres til genstand for forslag om forpligtelse fra den anvisningsberettigede . De loebende udgifter kan goeres til genstand for en foreloebig forpligtelse .
2 . Gennemfoerelsesbestemmelserne til stk . 1 skal , afhaengigt af de faktiske behov , sikre det noejagtige regnskab med forpligtelser og anvisninger .
Artikel 28
Forpligtelsesforslagene fremsendes til finansinspektoeren og derefter til regnskabsfoereren : de angiver saerlig udgiftens formaal , vurderingen med anfoerelse af valutaen , hvor det er muligt , kontering af udgiften samt navnet paa kreditor ; de registreres efter paategning af finansinspektoeren .
Artikel 29
Finansinspektoerens paategning af forslagene om forpligtelse til udgifter skal fastslaa :
a ) konteringens rigtighed ;
b ) bevillingens tilstedevaerelse ;
c ) udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gaeldende bestemmelser , saerlig i oversigten over indtaegter og udgifter og de forordninger , der er gaeldende for instituttet , saavel som i alle retsakter , der er vedtaget til gennemfoerelse af disse forordninger ;
d ) anvendelse af principperne for forsvarlig oekonomisk forvaltning .
Finansinspektoeren kan naegte sin paategning af forslaget , hvis godkendelsesbeslutningen viser , at en forpligtelse ikke er i overensstemmelse med forordningerne .
Artikel 30
Enhver naegtelse af paategning fra finansinspektoeren skal goeres til genstand for en behoerigt begrundet skriftlig kommentar . Den bekendtgoeres for den anvisningsberettigede .
I tilfaelde af naegtelse af paategning , og hvis den anvisningsberettigede opretholder sit forslag , forelaegges spoergsmaalet til beslutning for bestyrelsen .
Bortset fra de tilfaelde , hvor der er spoergsmaal om bevillingernes tilstedevaerelse , kan bestyrelsen paa eget ansvar og ved en behoerigt begrundet beslutning undlade at tage hensyn til naegtelsen . Denne beslutning har eksekutionskraft ; den meddeles finansinspektoeren til underretning . Bestyrelsen underretter regelmaessigt Kontrolkommissionen om hver af disse beslutninger
2 . Afregning af udgifterne
Artikel 31
Den anvisningsberettigedes afregning af en udgift har til formaal at :
- kontrollere tilstedevaerelsen af kreditors adkomst ,
- fastslaa eller kontrollere tilstedevaerelsen af tilgodehavendet og stoerrelsen heraf ,
- kontrollere tilgodehavendets forfaldsbetingelser .
Artikel 32
Afregning af en udgift kan kun ske efter fremlaeggelse af bilag , der beviser kreditors adkomst og den praesterede ydelse , eller tilstedevaerelse af et dokument , der berettiger betalingen .
Den anvisningsberettigede , der er befoejet til at afregne udgifter , kontrollerer selv disse bilag , eller overvaager paa eget ansvar , at denne kontrol er blevet foretaget .
3 . Anvisning til betaling af udgifter
Artikel 33
Anvisningen er det dokument , hvorved den anvisningsberettigede ved udstedelse af et betalingsbevis giver regnskabsfoereren ordre til at betale en udgift , for hvilken han har foretaget afregning .
Artikel 34
Betalingsbeviset skal angive :
- det regnskabsaar , som udgiften opfoeres under ,
- artiklen i oversigten over indtaegter og udgifter og eventuelt enhver anden fornoeden underinddeling ,
- det beloeb , der skal betales , med tal og med bogstaver , med angivelse af valutaen ,
- den berettigedes navn og adresse ,
- formaalet med udgiften ,
- saa vidt muligt , betalingsformen .
Betalingsbeviset skal dateres og underskrives af den anvisningsberettigede .
Artikel 35
Betalingsbeviset vedlaegges de originale bilag ; disse indeholder eller ledsages af et bevis , der attesterer rigtigheden af de beloeb , der skal betales , leverancernes modtagelse , udfoerelsen af tjenesteydelsen samt i givet fald formuegenstandens opfoerelse paa den i artikel 52 omhandlede fortegnelse .
Det skal udvise numre og datoer paa de tilsvarende forpligtelsespaategninger . Kopier af bilagene , hvis overensstemmelse med originalerne er attesteret af den anvisningsberettigede , kan om noedvendigt gaelde som originaler .
Artikel 36
I tilfaelde af acontobetaling ledsages det foerste betalingsbevis af bilag , der viser kreditors adkomst til acontobetalingen . De senere betalingsbeviser skal henvise til allerede fremlagte bilag saavel som til referencerne i det foerste betalingsbevis .
Den anvisningsberettigede kan yde personalet forskud , hvis en forordningsbestemmelse udtrykkeligt hjemler , dette eller hvis en ansat for instituttet foretager udlaeg , der hoerer ind under oversigten over indtaegter og udgifter .
Ud over forskudsforvaltningerne , der omhandles i artikel 43 , kan intet forskud udbetales , der ikke foerst er blevet paategnet af finansinspektoeren .
Artikel 37
Betalingsbeviserne sendes til forudgaaende paategning hos finansinspektoeren .
Den forudgaaende paategning skal fastslaa :
a ) den formelle rigtighed af betalingsbevisets udstedelse ;
b ) betalingsbevisets overensstemmelse med forpligtelsen og beloebets rigtighed ;
c ) konteringens rigtighed ;
d ) bevillingernes tilstedevaerelse ;
e ) bilagenes formelle rigtighed ;
f ) rigtigheden af angivelsen af den berettigede .
Artikel 38
Hvis paategning naegtes , gaelder artikel 30 .
Artikel 39
Efter paategning fremsendes det originale betalingsbevis , ledsaget af bilagene , til regnskabsfoereren .
4 . Betaling af udgifter
Artikel 40
Betalingen er den endelige operation , der frigoer instituttet fra dets forpligtelser over for kreditorerne .
Betaling af udgifterne foretages af regnskabsfoereren inden for rammerne af de disponible midler .
I tilfaelde af skrivefejl , af protest mod det frigoerende dokuments gyldighed eller af tilsidesaettelse af de i denne forordning foreskrevne former skal regnskabsfoereren suspendere betalingerne .
Artikel 41
I tilfaelde af suspension af betalingerne anfoerer regnskabsfoereren grundene til denne suspension i en skriftlig erklaering , der omgaaende tilsendes den anvisningsberettigede samt finansinspektoeren til dennes underretning .
Med undtagelse af tilfaelde af protester mod det frigoerende dokuments gyldighed kan den anvisningsberettigede forelaegge sagen for den af instituttet paa de i dettes forretningsorden fastlagte betingelser udpegede myndighed . Denne kan paa eget ansvar skriftligt forlange , at betalingen foretages .
Artikel 42
Betalingerne finder i princippet sted gennem en bankkonto eller en postgirokonto .
Betingelserne for aabning , funktion og benyttelse af disse konti skal saerlig fastslaa de udgifter , der altid skal betales ved check eller ved post - eller bankoverfoersel , og bestemme , at checks og post - eller bankoverfoersler skal underskrives af to behoerigt befoejede embedsmaend i faellesskab , hvoraf den ene skal vaere regnskabsfoereren , en underordnet regnskabsfoerer eller en forskudsbestyrer .
5 . Forskudsforvaltning
Artikel 43
Med henblik paa betaling af visse udgiftskategorier kan der oprettes forskudsforvaltninger .
Gennemfoerelsesbestemmelserne i artikel 76 skal navnlig fastsaette :
- maaden , hvorpaa forskudsbestyrerne udpeges ,
- hver udgifts art og maksimumsbeloeb ,
- maksimumsbeloebet for de forskud , der kan bevilges ,
- fristen for fremlaeggelse af bilag ,
- det ansvar , der paahviler forskudsbestyrerne .
AFSNIT IV
INDGAAELSE AF KONTRAKTER , FORTEGNELSE , REGNSKAB
DEL I
LEVERANCE - , ARBEJDS - OG TJENESTE - KONTRAKTER , LEJE
Artikel 44
1 . Kontrakterne er skriftlige overenskomster angaaende koeb og leje af tilbehoer , loesoere og materiel , tjeneste - eller arbejdsydelser . De indgaas efter offentlig eller bunden licitation .
Dog kan kontrakter indgaas ved direkte aftale i de i artikel 46 omhandlede tilfaelde .
Anskaffelse kan finde sted efter regning eller faktura i de i artikel 50 fastsatte tilfaelde .
2 . Licitationer offentliggoeres som hovedregel i alle Faellesskabets medlemsstater og eventuelt i tredjelande , hvor det er foreneligt med industriudviklingen i Faellesskaberne . Deres offentliggoerelse kan dog begraenses , saafremt visse ydelser paa grund af deres art eller pris ikke generelt kan udbydes i licitation .
Artikel 45
1 . Den bundne licitation er en administrativ procedure , der gaar forud for indgaaelsen af en kontrakt . Den har til formaal offentligt at overfoere retten til opnaaelse af kontrakten til den , der har fremsat det laveste tilbud blandt de behoerigt indgivne , forskriftsmaessige og sammenlignelige tilbud , efter godkendelse fra den anvisningsberettigede . Den bundne licitation kaldes aaben , naar enhver kan fremsaette et tilbud ; den kaldes begraenset , naar kun de , som man har besluttet at adspoerge paa grund af deres saerlige kvalifikationer , har ret til at fremsaette tilbud .
2 . Offentlig licitation foerer til indgaaelse af en kontrakt mellem parterne efter en licitation . I dette tilfaelde kan man frit vaelge det tilbud , der forekommer mest fordelagtigt , alt efter ydelsernes pris , driftsudgifter , tekniske vaerdi , udfoerelsesfrist , saavel som hver af tilbudsgivernes professionelle og finansielle garantier .
Offentlig licitation kaldes aaben , naar den medfoerer et almindeligt udbud ; den kaldes begraenset , naar den kun henvender sig til dem , man har besluttet at adspoerge paa grund af deres saerlige kvalifikationer .
3 . Licitationsproceduren for bunden og offentlig licitation angives i de i artikel 76 foreskrevne gennemfoerelsesbestemmelser .
Artikel 46
Der kan afsluttes direkte aftale :
a ) saafremt kontraktens udloeb ikke overstiger 5 000 regningsenheder ved koeb og leje af tilbehoer , loesoere og materiel , tjeneste - eller arbejdsydelser , hvorved instituttet har pligt til saa vidt muligt og ved alle passende forholdsregler at saette de i forbindelse med den paagaeldende ydelse sandsynlige leverandoerer eller entreprenoerer i en konkurrencesituation ;
b ) saafremt anskaffelse og leje af tilbehoer , loesoere og materiel , tjeneste - eller arbejdsydelser i paatraengende hastetilfaelde ikke kan afvente den tid , det tager at foretage et licitationsudbud som omtalt i artikel 45 ;
c ) saafremt licitation har vaeret forgaeves eller har foert til uacceptable priser ;
d ) saafremt ydelsen paa grund af tekniske noedvendigheder eller faktiske eller retlige forhold kun kan leveres af en bestemt leverandoer eller entreprenoer ;
e ) ved tillaegskontrakter om leverancer , tjeneste - eller arbejdsydelser , der af tekniske grunde ikke kan adskilles fra hovedkontrakten .
Artikel 47
Forskelsbehandling mellem medlemsstaternes statsborgere maa ikke finde sted paa grundlag af nationalitet ved indgaaelsen af kontrakter med instituttet .
Artikel 48
De kontrakter , der overstiger 12 000 regningsenheder , skal forelaegges bestyrelsen til godkendelse .
Artikel 49
Til sikkerhed for gennemfoerelsen af kontrakterne kan man i garantiklausulerne forlange , at leverandoererne eller entreprenoererne paa forhaand stiller sikkerhed .
Kautionsbeloebet fastlaegges :
- i henhold til de saedvanlige forretningsbetingelser for leverancekontrakter ,
- i henhold til de saerlige regler , som gaelder for arbejdskontrakter .
For arbejdsydelser , hvis pris overstiger 100 000 regningsenheder , er kaution obligatorisk . En kaution kan tilbageholdes indtil den endelige overtagelse .
Saafremt kontrakten ikke gennemfoeres , eller der sker en forsinkelse i gennemfoerelsen , bliver instituttet godtgjort for alle skader , renter og omkostninger , svarende til en passende fordeling af skaden , saerlig ved at den traekker beloebet fra kautionen , hvadenten denne er indbetalt direkte af leverandoeren eller entreprenoeren eller af en tredjemand .
Artikel 50
Anskaffelse kan finde sted efter regning eller faktura , naar den anslaaede pris paa leverancerne , arbejds - eller tjenesteydelserne ikke overstiger 200 regningsenheder . Denne graense udvides til 500 regningsenheder for de udgifter , der skal foretages uden for instituttets hjemsted .
Artikel 51
Ved indgaaelsen af de i denne forordning omtalte kontrakter skal instituttet foelge de bestemmelser vedroerende offentlige arbejder , der er vedtaget af Raadet i medfoer af traktaten .
DEL II
FORTEGNELSE OVER LOESOERE OG FAST EJENDOM
Artikel 52
I overensstemmelse med forskrifter vedtaget af Kommissionen foeres en talmaessig loebende fortegnelse over fast ejendom og loesoere , der udgoer instituttets formue . I denne fortegnelse opfoeres kun det loesoere , hvis vaerdi overstiger et beloeb , der fastsaettes ved de i artikel 76 foreskrevne gennemfoerelsesbestemmelser .
Instituttet lader sine egne tjenestegrene kontrollere , at der er overensstemmelse mellem fortegnelsen og de faktiske forhold .
Artikel 53
Salg af loesoere offentliggoeres paa passende maade ifoelge de betingelser , der fastlaegges ved de i artikel 76 foreskrevne gennemfoerelsesbestemmelser .
Ud over de tilfaelde , hvor saadant salg tager form af offentlig auktion , kan instituttets ansatte ikke koebe loesoere , der saelges af dette .
Artikel 54
Ved overdragelse , kassering , udleje og forsvinden ved tab , tyveri , eller af en hvilken som helst anden grund , af ejendele , der er opfoert paa fortegnelserne , udarbejder den anvisningsberettigede en erklaering eller en rapport , der forsynes med finansinspektoerens paategning .
Erklaeringen eller rapporten skal saerlig fastlaegge den eventuelle erstatningspligt for en af instituttets ansatte eller for enhver anden person .
Naar fast ejendom eller stoerre anlaeg stilles til raadighed uden vederlag , skal der oprettes kontrakter , som skal paategnes af finansinspektoeren , og som aarligt skal meddeles Kommissionen i forbindelse med forelaeggelsen af overslaget over indtaegter og udgifter .
Artikel 55
Al anskaffelse af loesoere eller fast ejendom , saaledes som defineret i artikel 52 , skal opfoeres paa den loebende fortegnelse inden betalingen .
Bemaerkning om denne opfoerelse saettes paa fakturaen eller et bilagt dokument udfaerdiget i anledning af betaling af udgiften .
DEL III
REGNSKAB
Artikel 56
Regnskabet foeres pr . kalenderaar efter en metode med saakaldt " dobbelt bogholderi " . Det udviser alle regnskabsaarets indtaegter og udgifter ; det stoettes af bilag . Instituttets regnskab kan foeres i valutaen i det land , hvor dets hjemsted er beliggende .
Forvaltningsregnskabet og status udtrykkes i regningsenheder .
Indfoerelsen paa regnskabet af alle beloeb udtrykt i regningsenheder finder sted til den paa dagen for den faktiske ind - eller udbetaling gaeldende paritet .
Artikel 57
Posteringerne angaaende regnskabet for oversigten over indtaegter og udgifter og regnskabet over forpligtelser og konstaterede fordringer sker i overensstemmelse med en regnskabsoversigt , hvis kontoplan i klasser tydeligt adskiller konti for forpligtelser og konstaterede fordringer fra indtaegts - og udgiftskonti i oversigten over indtaegter og udgifter .
De gentages i boegerne eller bilagene . Disse skal muliggoere udarbejdelsen af en almindelig maanedsbalance saavel som en opgoerelse pr . kapitel og artikel af indtaegter og udgifter , som fremsendes til finansinspektoeren .
Artikel 58
Alle forskud indfoeres paa et venteregnskab og reguleres senest i loebet af det efter betalingen af dette forskud foelgende regnskabsaar .
Artikel 59
De naermere betingelser for udarbejdelsen og funktionen af regnskabsoversigten fastsaettes ved de i artikel 76 foreskrevne gennemfoerelsesbestemmelser .
Artikel 60
Regnskabet afsluttes ved udgangen af regnskabsaaret med henblik paa udarbejdelsen af den status og det forvaltningsregnskab , som er foreskrevet i afsnit VI . Forvaltningsregnskabet skal forelaegges for finansinspektoeren .
AFSNIT V
DE ANVISNINGSBERETTIGEDES , REGNSKABSFOERERNES OG FORSKUDSBESTYRERNES ANSVAR
Artikel 61
Enhver anvisningsberettiget paadrager sig disciplinaert og eventuelt finansielt ansvar , saafremt han konstaterer de fordringer , der skal inkasseres , eller udsteder indtaegtsbeviser , forpligter til en udgift eller underskriver et betalingsbevis uden at goere det i overensstemmelse med denne forordning og med dens gennemfoerelsesbestemmelser . Det samme er tilfaeldet , saafremt han undlader at udarbejde et dokument , der ville medfoere et tilgodehavende , eller hvis han uden begrundelse undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af indtaegtsbeviser .
Artikel 62
1 . Alle regnskabsfoerere og alle underordnede regnskabsfoerere paadrager sig disciplinaert og eventuelt finansielt ansvar for de betalinger , som de foretager uden at overholde artikel 40 , stk . 3 .
De er disciplinaert og finansielt ansvarlige for ethvert tab og enhver oedelaeggelse af de midler , vaerdier og dokumenter , der er dem betroet , hvis dette tab eller denne oedelaeggelse skyldes en bevidst fejl eller en grov uagtsomhed , som kan tilskrives dem .
Paa samme betingelser er de ansvarlige for den korrekte udfoerelse af de ordrer , de modtager om anvendelse og forvaltning af bank - og postgirokonti , saerlig :
a ) saafremt de udbetalinger eller inkasseringer , som de foretager , ikke svarer til det beloeb , der er anfoert paa betalings - eller indtaegtsbeviserne ;
b ) saafremt de betaler til andre modtagere end de berettigede .
2 . Enhver forskudsbestyrer paadrager sig disciplinaert og eventuelt finansielt ansvar :
a ) saafremt han ikke med formelt korrekte bilag kan begrunde de betalinger , han foretager ;
b ) saafremt han betaler til andre modtagere end de berettigede .
Han er disciplinaert og finansielt ansvaerlig for ethvert tab eller enhver oedelaeggelse af de midler , vaerdier og dokumenter , der er ham betroet , hvis dette tab eller denne oedelaeggelse skyldes hans bevidste fejl eller grove uagtsomhed .
3 . Regnskabsfoereren , de underordnede regnskabsfoerere og forskudsbestyrerne skal forsikre sig mod den risiko , de loeber i henhold til denne artikel .
Instituttet daekker de medgaaende forsikringsudgifter .
Artikel 63
Enhver anvisningsberettiget , regnskabsfoerer , underordnet regnskabsfoerer og forskudsbestyrer paadrager sig disciplinaert og eventuelt finansielt ansvar for handlinger , der staar i forbindelse med udoevelsen af deres hverv .
Artikel 64
Instituttet har en frist paa to aar efter aflaeggelsen af forvaltningsregnskabet til at traeffe afgoerelse om den endelige godkendelse , som skal gives regnskabsfoererne , af de dermed forbundne transaktioner .
AFSNIT VI
REGNSKABSAFLAEGGELSE OG REVISION AF REGNSKABERNE
DEL I
REGNSKABSAFLAEGGELSE
Artikel 65
Bestyrelsen udarbejder hvert aar et forvaltningsregnskab for instituttet .
Dette regnskab indledes med en analyse af den oekonomiske forvaltning i det paagaeldende aar . Regnskabet omfatter samtlige indtaegts - og udgiftsposter vedroerende det forloebne regnskabsaar . Det forelaegges i samme form og med samme opdelinger som oversigten over indtaegter og udgifter .
Artikel 66
Forvaltningsregnskabet omfatter foelgende opstillinger , fordelt i henhold til kontoplanen for Faellesskabernes budget :
1 . en indtaegtsopstilling omfattende :
- overslag over regnskabsaarets indtaegter ,
- aendringerne i indtaegtsoverslagene som foelge af tillaegs - eller aendringsoversigter ,
- de foretagne inkasseringer ,
- de ved slutningen af regnskabsaaret ikke inkasserede beloeb .
Til denne opstilling foejes i givet fald en oversigt over saldi og bruttobeloeb vedroerende de i artikel 22 omhandlede transaktioner ;
2 . en opstilling over udviklingen i regnskabsaarets bevillinger udvisende :
- de oprindelige bevillinger ,
- aendringer i bevillingerne ved overfoersler ,
- aendringer ved tillaegs - eller aendringsoversigter ,
- regnskabsaarets endelige bevillinger ;
3 . en udgiftsopstilling over udviklingen i de bevillinger , som vedroerer selve regnskabsaaret , udvisende :
- de samlede bevillinger ,
- de for regnskabsaaret indgaaede forpligtelser ,
- de ved slutningen af gennemfoerelsesperioden for oversigten over indtaegter og udgifter foretagne betalinger ,
- de ved regnskabsaarets afslutning ikke betalte beloeb ,
- de i henhold til artikel 6 , stk . 1 , litra c ) , automatisk overfoerte bevillinger ,
- de i henhold til artikel 6 , stk . 1 , litra b ) , overfoerte disponible bevillinger ,
- de disponible bevillinger , der bortfalder .
Til denne opstilling foejes i givet fald en oversigt over saldi og bruttobeloeb vedroerende de i artikel 22 omhandlede transaktioner ;
4 . en opstilling over udviklingen i de bevillinger , der er overfoert fra tidligere regnskabsaar , udvisende :
- summen af de overfoerte bevillinger ,
- de paa regnskabet opfoerte betalinger ved slutningen af gennemfoerelsesperioden for oversigten over indtaegter og udgifter ,
- de uudnyttede bevillinger , der bortfalder ,
- de uudnyttede bevillinger , der paany skal overfoeres til naeste regnskabsaar .
Artikel 67
Bestyrelsen udarbejder ligeledes status over instituttets aktiv - og passivmasse pr . 31 . december i det forloebne regnskabsaar . Den vedlaegger en regnskabsbalance , der er udarbejdet pr . samme dato for bevaegelser og saldi .
Artikel 68
Bestyrelsen tilsender senest den 31 . marts Kommissionen og Kontrolkommissionen instituttets forvaltningsregnskab og status for det forloebne regnskabsaar .
DEL II
REVISION AF REGNSKABERNE
Artikel 69
Kontrolkommissionen udoever sine befoejelser over for instituttet i overensstemmelse med finansforordningen vedroerende De europaeiske Faellesskabers almindelige budget .
Artikel 70
Instituttet fremsender kvartalsvis , senest i den maaned , der foelger efter kvartalets afslutning , til Kontrolkommissionen bilagene til posteringerne paa regnskabet , saerlig de dokumenter og beviser , der angaar den noeje overholdelse af gennemfoerelsesbestemmelserne for oversigten over indtaegter og udgifter , og som vedroerer paatagelse af forpligtelser til og betaling af udgifter samt konstatering og inkassering af indtaegter .
Kontrolkommissionen kan rette spoergsmaal til instituttet vedroerende de ovennaevnte bilag .
Artikel 71
Instituttet yder Kontrolkommissionen al den bistand og giver den alle de oplysninger , som denne mener at have brug for til udfoerelsen af sit hverv .
Det stiller saerlig til Kontrolkommissionens disposition alle bilag vedroerende indgaaelsen af kontrakter og alle regnskaber over penge og materiale , alle regnskabs - og bilagsaktstykker , saavel som de tilsvarende administrative dokumenter , enhver dokumentation af indtaegter og udgifter , alle fortegnelser , enhver organisationsplan for kontorerne , som Kontrolkommissionen mener at have brug for , naar den paa grundlag af bilag eller paa stedet skal revidere forvaltningsregnskabet .
Derfor har de ansatte , der underkastes revision fra Kontrolkommissionen , saerlig pligt til :
a ) at aabne deres kasse og fremvise penge , vaerdipapirer og materiale af enhver art og de bilag vedroerende forvaltningen , som de sidder inde med , saavel som alle boeger og andre dokumenter , der har tilknytning dertil ;
b ) at fremvise korrespondance eller alle andre dokumenter , der er noedvendige til den fuldstaendige udfoerelse af revisionen .
De i litra b ) omtalte oplysninger kan kun forlanges skriftligt og kun af Kontrolkommissionen selv eller af et af dens medlemmer .
Kontrolkommissionen er befoejet til at revidere de dokumenter , der har med indtaegter og udgifter at goere , og som opbevares i instituttets kontorer , og i saerdeleshed i de kontorer , der har ansvaret for beslutninger vedroerende disse indtaegter og udgifter .
Revisionen med hensyn til indtaegternes og udgifternes lovlighed og formelle rigtighed og kontrollen med den oekonomiske forvaltnings forsvarlighed omfatter ogsaa den anvendelse , organer , der ikke hoerer under instituttet , goer af faellesskabsmidler , som de har modtaget som tilskud .
Tilskud kan kun ydes til organer , der ikke hoerer under instituttet , hvis disse accepterer at lade Kontrolkommissionen kontrollere anvendelsen af tilskudsbeloebene .
Artikel 72
De iagttagelser , som Kontrolkommissionen efter deres art finder boer indlemmes i dens beretning , bekendtgoeres for Kommissionen og instituttet .
Instituttet sender samtidigt sine svar til Kontrolkommissionen og Kommissionen . Med Kontrolkommissionens aarlige beretning foelger en vurdering af , om den oekonomiske forvaltning har vaeret forsvarlig .
Artikel 73
Kontrolkommissionen vedtager sin beretning over det forloebne regnskabsaars regnskaber senest den 15 . juli og fremsender den til instituttet og Kommissionen . Den fremsaetter sine bemaerkninger til status inden for samme frist .
Forvaltningsregnskabet , status og Kontrolkommissionens beretning , med svar paa bemaerkningerne , forelaegges Europa-Parlamentet og Raadet af Kommissionen senest den 31 . oktober .
Artikel 74
Inden den 30 . april det foelgende aar skal Raadet og Europa-Parlamentet give bestyrelsen godkendelse for gennemfoerelsen af oversigten over indtaegter og udgifter . Hvis denne dato ikke kan overholdes , underretter Raadet eller Europa-Parlamentet Kommissionen om grundene til , at denne beslutning har maattet udsaettes .
Bestyrelsen traeffer alle hensigtsmaessige foranstaltninger for at tage de bemaerkninger til foelge , der er anfoert i godkendelsesbeslutningerne . Paa anmodning fra Europa-Parlamentet eller Raadet skal de afgive beretning om de foranstaltninger , der er truffet som foelge af disse bemaerkninger . Disse beretninger fremsendes ligeledes til Kontrolkommissionen .
Med forbehold af bestemmelserne i stk . 2 , andet punktum , skal instituttet i et bilag til forvaltningsregnskabet for det foelgende regnskabsaar afgive beretning om de forholdsregler , der er blevet taget som foelge af de bemaerkninger , der var anfoert i godkendelsesbeslutningen .
AFSNIT VII
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 75
Bestyrelsen underretter saa hurtigt som muligt Kontrolkommissionen om alle sine beslutninger og vedtagelser til gennemfoerelse af bestemmelserne i artikel 3 , artikel 6 , stk . 6 , og artikel 14 og 21 .
Udpegningen af regnskabsfoereren , de underordnede regnskabsfoerere og forskudsbestyrerne i henhold til artikel 20 og 43 meddeles Kontrolkommissionen og finansinspektoeren .
Artikel 76
De noedvendige gennemfoerelsesbestemmelser for denne forordning udarbejdes af bestyrelsen paa forslag fra direktoeren efter samstemmende udtalelse fra finansinspektoeren .
Artikel 77
Denne forordning traeder i kraft paa femtedagen for offentliggoerelsen i De Europaeiske Faellesskabers Tidende .
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gaelder umiddelbart i hver medlemsstat .
Udfaerdiget i Bruxelles , den 1 . juni 1976 .
NEUVOSTON ASETUS (ETY) N:o 1417/76,
annettu 1 päivänä kesäkuuta 1976,
Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön varainhoitoa koskevista määräyksistä
EUROOPAN YHTEISÖJEN NEUVOSTO, joka
ottaa huomioon Euroopan talousyhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 209 artiklan,
ottaa huomioon Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön luomisesta 26 päivänä toukokuuta 1975 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75(1),
ottaa huomioon komission ehdotuksen,
ottaa huomioon edustajakokouksen lausunnon(2),
sekä katsoo, että
edellä mainitussa asetuksessa määritellään Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön, jäljempänä "säätiö", hallintoa, yhteisöjen talousarvioon otetun vuosittaisen tuen vahvistamista, tulo- ja menoarvion esittämistä ja vahvistamista sekä säätiöön kohdistuvaa valvontaa koskevat perussäännöt,
on tarpeen vahvistaa yksityiskohtaiset säännöt, säätiön tulo- ja menoarvion laatimisesta ja toteuttamisesta sekä tilinpäätöksen esittämisestä ja tilintarkastuksesta; on myös tarpeen vahvistaa tulojen ja menojen hyväksyjien sekä tilinpitäjien vastuun valvontaa koskevat säännöt ja järjestää tämä valvonta, ja
säätiö on yhteisön yhteydessä ja noudattaa yhteisön oikeutta; sen vuoksi on tarkoituksenmukaista, että säätiön varainhoitoa koskevat säännökset vastaavat mahdollisimman tarkoin Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan 25 päivänä huhtikuuta 1973 annetun varainhoitoasetuksen(3) säännöksiä, jollei tietyistä säätiön toiminnan edellyttämistä poikkeuksista muuta johdu,
ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:
I OSASTO YLEISET PERIAATTEET
1 artikla
1. Säätiön ennakoitavissa olevat tulot ja menot arvioidaan ja vahvistetaan vuosittain tulo- ja menoarviossa.
2. Ainoastaan tulo- ja menoarviossa määrättyjen yksityiskohtaisten erityissääntöjen mukaisesti voidaan menoja hyväksyä ajaksi, joka ylittää varainhoitovuoden keston.
Ensimmäisen alakohdan säännöksiä ei sovelleta hallinnosta johtuviin menoihin, jotka aiheutuvat sellaisista paikallisen käytännön mukaan tehdyistä sopimuksista, jotka kattavat varainhoitovuotta pidemmän ajanjakson. Nämä menot otetaan sen varainhoitovuoden tulo- ja menoarvioon, jonka kuluessa ne maksetaan.
2 artikla
Tulo- ja menoarvioon otetut määrärahat on käytettävä taloudellisuusperiaatteen sekä moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti.
3 artikla
1. Kaikki tulot ja menot otetaan tulo- ja menoarvioon ja tileille kokonaismääräisinä.
Kaikkia tuloja käytetään kattamaan kaikkia menoja.
2. Poiketen siitä, mitä 1 kohdan toisessa alakohdassa säädetään, kaikki määrättyä käyttötarkoitusta vastaavat tulot, kuten tulot rahastoista, avustukset, lahjat ja testamenttilahjoitukset, säilyvät käyttötarkoitukseensa sidottuina.
Hallintoneuvosto ilmoitettuaan asiasta komissiolle ottaa vastaan säätiölle lahjoitukset, erityisesti rahastot, avustukset, lahjat ja testamenttilahjoitukset.
Sellaisten lahjoitusten vastaanottamiseen, jotka ovat omiaan aiheuttamaan jonkinlaisia kuluja, tarvitaan komission lupa; sen on annettava lausuntonsa kahden kuukauden kuluessa siitä päivästä, jona se on vastaanottanut hallintoneuvoston pyynnön. Jos lahjoitusta ei tässä määräajassa ole vastustettu, hallintoneuvosto päättää lopullisesti sen vastaanottamisesta.
4 artikla
Tuloja ja menoja ei voida suorittaa kuin kirjaamalla ne jollekin tulo- ja menoarvion momentille.
Tässä asetuksessa säädettyjä poikkeuksia lukuun ottamatta yhteenkään menoon ei voida sitoutua siten, että varainhoitovuodelle hyväksytyt määrärahat ylitetään tai siten, että seuraaville varainhoitovuosille hyväksytyt määrärahat ylitetään.
Menoja ei voida hyväksyä niin, että annetut määrärahat ylitetään. Tuoton kokonaismäärä on merkittävä tuloksi vähentämättä tuloja ja menoja toisistaan 22 artiklassa säädettyjä poikkeuksia lukuun ottamatta.
5 artikla
Varainhoitovuosi on yksi kalenterivuosi.
Varainhoitovuoden tulot otetaan sen varainhoitovuoden tileille, jonka aikana ne on peritty.
Annetut määrärahat voidaan käyttää ainoastaan niiden menojen kattamiseen, joihin on asianmukaisesti sitouduttu siksi varainhoitovuodeksi ja jotka on maksettu sinä varainhoitovuotena, jolle ne on hyväksytty, jollei 6 artiklassa säädetyistä poikkeuksista muuta johdu, sekä kattamaan velat, jotka siirtyvät edellisiltä varainhoitovuosilta ja joita varten ei ole siirretty edelliseltä varainhoitovuodelta määrärahoja.
Varainhoitovuoden menot kirjataan kyseisen varainhoitovuoden tileille niiden menojen perusteella, joiden hyväksymistä koskeva päätös on saapunut varainhoidon valvojalle viimeistään joulukuun 31 päivänä ja jotka on maksettu viimeistään seuraavan tammikuun 15 päivänä.
6 artikla
1. a) Henkilöstömäärärahoja ei voida siirtää.
b) Määrärahat, joita ei ole sidottu 31 päivänä joulukuuta, voidaan siirtää vain seuraavan varainhoitovuoden aikana käytettäviksi.
c) Määrärahat, jotka vastaavat tammikuun 1 päivän ja joulukuun 31 päivän välillä asianmukaisesti tehdyistä maksusitoumuksista 31 päivänä joulukuuta suoritettavaksi jääviä maksuja, siirretään ilman eri toimenpiteitä vain seuraavan varainhoitovuoden aikana käytettäviksi.
2. Edellä 1 kohdan b alakohdassa tarkoitettujen määrärahojen osalta komissio antaa neuvostolle ja toimittaa edustajakokoukselle 1 päivään toukokuuta mennessä siirtämistä koskevat asianmukaisesti perustellut pyynnöt, jotka se on saanut säätiöltä 1 päivään maaliskuuta mennessä.
Jos määräenemmistöllä ratkaisunsa tekevä neuvosto edustajakokousta kuultuaan ei ole päättänyt toisin kuukauden kuluessa, määrärahojen siirtämistä pidetään hyväksyttynä.
3. Käyttämättömät tulot ja 3 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuista lahjoituksista saadut 31 päivänä joulukuuta käytettävissä olevat määrärahat siirretään ilman eri toimenpiteitä.
4. Edellä 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetut määrärahat, joita ei ole sidottu joulukuun 31 päivänä ja joiden siirto seuraavalle tilikaudelle on hyväksytty, peruutetaan, jos niitä ei ole sidottu ja maksettu mainitun varainhoitovuoden lopussa.
5. Komissiolle annetaan tiedoksi 1 päivään maaliskuuta mennessä luettelo ilman eri toimenpiteitä tehdyistä siirroista. Komissio toimittaa tämän luettelon tiedoksi edustajakokoukselle ja neuvostolle.
6. Tulo- ja menoarvion toteuttamisen osalta kuluvan varainhoitovuoden tileissä seurataan erikseen siirrettyjen määrärahojen käyttöä momentti momentilta.
7 artikla
Juoksevasta asioiden hoidosta johtuvia seuraavalle varainhoitovuodelle kirjattavia sellaisia menoja varten, jotka laatunsa vuoksi tulevat voimaan tämän varainhoitovuoden alussa, voidaan tehdä ennakkoonmaksusitoumuksia seuraavaksi varainhoitovuodeksi varatuista määrärahoista kunkin vuoden marraskuun 15 päivästä alkaen enintään neljäsosalla kuluvan varainhoitovuoden kaikista vastaavista määrärahoista. Nämä maksusitoumukset eivät voi kuitenkaan koskea uusia menoja, joiden perustetta ei vielä olisi hyväksytty kuluvan varainhoitovuoden tulo- ja menoarviossa.
8 artikla
Jos tulo- ja menoarviota ei ole varainhoitovuoden alkaessa lopullisesti vahvistettu, tehtäessä maksusitoumuksia ja suoritettaessa maksuja, jotka liittyvät sellaisiin menoihin, joiden peruste on hyväksytty viimeisessä asianmukaisesti hyväksytyssä tulo- ja menoarviossa, sovelletaan perustamissopimuksen 204 artiklaa.
Maksaminen voidaan suorittaa kuukausittain luku luvulta enintään kahdestoistaosalla kaikista määrärahoista, jotka on otettu asianomaiseen lukuun edelliseksi varainhoitovuodeksi siten, että säätiö saa näin kuitenkin käyttää kuukausittain määrän, joka on enintään yksi kahdestoistaosa talousarvioesityksessä tai, jos sitä ei ole, yhteisöjen alustavassa talousarvioesityksessä säätiölle varatun tuen määrästä. Maksusitoumuksia voidaan tehdä luku luvulta enintään neljäsosalla kaikista edellisenä varainhoitovuotena asianomaiseen lukuun otetuista määrärahoista lisättynä yhdellä kahdestoistaosalla kutakin kulunutta kuukautta kohti ylittämättä talousarvioesityksessä tai, jos sitä ei ole, yhteisöjen alustavassa talousarvioesityksessä säätiölle varatun tuen määrää.
Hallintoneuvoston pyynnöstä komissio voi hallinnon tarpeiden perusteella antaa luvan käyttää samanaikaisesti kaksi väliaikaista kahdestoistaosaa tai useampia väliaikaisia kahdestoistaosia sanotun kuitenkaan rajoittamatta toisessa kohdassa olevien säännösten soveltamista.
9 artikla
Säätiön tulo- ja menoarvio sekä henkilöstön määrää kuvaava taulukko on julkaistava tiedoksi Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä samanaikaisesti kuin yhteisöjen talousarvio.
10 artikla
Tulo- ja menoarvio laaditaan laskentayksiköissä. Laskentayksikön arvo määritellään Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavassa varainhoitoasetuksessa.
II OSASTO TULO- JA MENOARVION ESITTÄMINEN JA RAKENNE
11 artikla
1. Säätiön hallintoneuvosto toimittaa komissiolle viimeistään 31 päivänä maaliskuuta ennakkoarvion säätiön tuloista ja menoista tulevaa vuotta varten. Tähän arvioon sisältyy henkilöstön määrää kuvaava taulukko.
2. Säätiön hallintoneuvosto voi toimittaa komissiolle täydentäviä tai korjaavia lisäennakkoarvioita. Nämä lisäarviot esitetään ja vahvistetaan samassa muodossa ja samaa menettelytapaa noudattaen kuin se arvio, jonka arvioita ne muuttavat. Ne on perusteltava viittaamalla kyseiseen arvioon.
Jokainen täydentävä lisäennakkoarvio on toimitettava komissiolle pääsääntöisesti viimeistään sinä päivänä, jona ennakkoarvio seuraavaksi varainhoitovuodeksi on esitettävä.
3. Tarvittaessa komissio voi tehdä budjettivallan käyttäjälle ehdotuksia tarkoituksenmukaisista toimenpiteistä tarpeellisten muutosten tekemiseksi 13 artiklan mukaisesti yhteisön talousarvioon otettuun tukeen. Toimivaltaiset viranomaiset käsittelevät asian ottaen huomioon sen kiireellisyyden.
12 artikla
1. Ennakkoarvion tueksi laaditaan:
- henkilöstön määrää kuvaava taulukko, johon sisältyy jokaista ura-aluetta kohden hallintokaavio hyväksytyistä toimista ja täytettyjen toimien määrästä tulojen ja menojen ennakkoarviota esitettäessä,
- yhteenveto, jossa perustellaan uusia toimia koskevat esitykset, jos henkilöstömäärät muuttuvat,
- neljännesvuosittainen arvio käteiskassasta maksujen ja perimisien osalta.
2. Hallintoneuvoston laatimaa ennakkoarviota edeltää yleinen johdanto, jossa on erityisesti:
- määritelmä niistä toimintaperiaatteista, joilla määrärahapyynnöt perustellaan,
- selvitys määrärahojen muutoksista eri varainhoitovuosien välillä.
Lisäksi komissio liittää ennakkoarvioon lausunnon, jossa voi olla poikkeavia, asianmukaisesti perusteltuja, arvioita.
3. Komissio voi, ottamalla huomioon täydentävät tiedot, esittää ennen yhteisön talousarvion hyväksymistä, tarvittaessa hallintoneuvoston pyynnöstä, muutoksia siihen.
13 artikla
Säätiölle tarkoitettu tuki annetaan sen käyttöön tässä asetuksessa vahvistettujen yksityiskohtaisten sääntöjen mukaan.
14 artikla
Hallintoneuvoston on vahvistettava tulo- ja menoarvio ennen varainhoitovuoden alkua mukauttaen se budjettivallan käyttäjän myöntämään tukeen.
Näin vahvistettu tulo- ja menoarvio on toimitettava välittömästi komissiolle.
15 artikla
Tulo- ja menoarvio on jaoteltu osastoihin, lukuihin, momentteihin ja alamomentteihin tulon tai menon laadun tai käyttötarkoituksen mukaisesti. Siitä käy ilmi:
a) asianomaista varainhoitovuotta varten avatut määrärahat, jotka on jaoteltu osastoihin, lukuihin, momentteihin ja alamomentteihin kymmenjärjestelmän mukaista luokittelua noudattaen;
b) samalla tavoin jaoteltuina edellistä varainhoitovuotta varten avatut määrärahat ja viimeisen päätetyn varainhoitovuoden osalta suoritetut menot, joihin on lisätty siirrot;
c) jokaisesta alajaottelusta asianmukainen selvitysosa, joka voi olla pakollinen, mikä nimenomaisesti ilmoitetaan;
d) liitteenä henkilöstön määrää kuvaava taulukko, jossa vahvistetaan toimien määrä palkkaluokittain jokaisella ura-alueella ja jokaisella johdon ura-alueella.
16 artikla
Budjettivallan käyttäjän vahvistama henkilöstön määrää kuvaava taulukko muodostaa säätiötä velvoittavan ylärajan; henkilöä ei voi ottaa säätiön palvelukseen, jos se johtaisi tämän rajan ylittämiseen.
III OSASTO TULO- JA MENOARVION TOTEUTTAMINEN I JAKSO YLEISET SÄÄNNÖKSET
17 artikla
Tulo- ja menoarvio toteutetaan noudattaen periaatetta, jonka mukaan sama henkilö ei voi olla sekä tulojen ja menojen hyväksyjä että tilinpitäjä.
Määrärahojen hoidosta vastaavalla tulojen ja menojen hyväksyjällä on yksin toimivalta tehdä menositoumus, todeta perittävät määrät ja antaa tuloja koskevat asiakirjat ja maksua koskevat määräykset. Tilinpitäjä suorittaa perinnän ja maksamisen. Tulojen ja menojen hyväksyjän tehtäviä ei saa yhdistää varainhoidon valvojan eikä tilinpitäjän tehtäviin.
18 artikla
Säätiön hallintoneuvosto toteuttaa tulo- ja menoarviota omalla vastuullaan ja annettujen määrärahojen rajoissa tätä asetusta noudattaen.
Hallintoneuvosto siirtää valtuutensa määrittämiensä ehtojen mukaisesti ja valtuutuksessa vahvistetuissa rajoissa, mistä ilmoitetaan valtuutetulle, varainhoidon valvojalle ja tilintarkastuslautakunnalle.
19 artikla
Komission varainhoidon valvoja valvoo säätiön kaikkiin menoihin sitoutumista ja kaikkien menojen maksamista sekä kaikkien tulojen toteamista ja perimistä.
Varainhoidon valvoja suorittaa valvonnan tarkastamalla menoja ja tuloja koskevat asiakirjat ja suorittamalla tarvittaessa tarkastuksia paikalla.
Varainhoidon valvojaa voi tässä tehtävässä avustaa yksi tai useampi avustava varainhoidon valvoja.
Näihin viranomaisiin sovellettavat erityissäännöt, jotka annetaan 76 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä, on vahvistettava siten, että niillä taataan viranomaisten riippumattomuus.
20 artikla
Tulojen perimisen ja menojen maksamisen suorittaa hallintoneuvoston nimeämä tilinpitäjä.
Tilinpitäjällä on yksin toimivalta hoitaa raha- ja muita varoja, jollei 42 artiklan toisesta kohdasta ja 43 artiklasta muuta johdu. Hän on vastuussa niiden pysymisestä tallessa.
Tilinpitäjää voi hänen tehtävässään avustaa yksi tai useampi avustava tilinpitäjä, joka tai jotka nimitetään samoin edellytyksin kuin tilinpitäjä.
21 artikla
1. Määrärahat jaotellaan lukuihin ja momentteihin.
2. Menopuolen jokaisessa luvussa avattuja määrärahoja ei voida osoittaa minkään muiden menojen lukuihin.
3. Hallintoneuvosto voi kuitenkin ehdottaa komissiolle määrärahojen siirtoja luvusta toiseen.
Komissio tekee ratkaisun kuukauden kuluessa. Jos määräaika ylitetään, nämä siirrot katsotaan hyväksytyiksi.
Hallintoneuvosto tai valtuutuksen saanut säätiön johtaja voi säätiön puolesta hyväksyä siirtoja momentista toiseen.
Komissiolle on ilmoitettava näistä siirroista.
4. Jokainen ehdotus, joka koskee siirtoa luvussa tai luvusta toiseen, edellyttää hyväksymismerkintää varainhoidon valvojalta, joka toteaa, että määrärahat ovat käytettävissä.
5. Tätä artiklaa sovelletaan määrärahoihin, jotka vastaavat 3 artiklan 2 kohdan mukaisesti tiettyyn käyttötarkoitukseen osoitettuja tuloja vain sikäli kuin nämä tulot säilyvät käyttötarkoitukseensa sidottuina.
22 artikla
Poiketen siitä, mitä 4 artiklassa säädetään,
a) laskuista ja muista maksuselvityksistä, jotka tässä tapauksessa hyväksytään nettomääräisinä, voidaan vähentää:
- sakot, jotka on määrätty sopimuksen/urakkasopimuksen osapuolille,
- perusteettomasti maksettujen määrien oikaisut, jotka voidaan tehdä ennakkovähennyksinä suoritettaessa saman laatuista maksattamista samasta luvusta, samasta momentista ja samana varainhoitovuotena, jona on maksettu liikaa,
- ajoneuvojen, laitteiden, tarvikkeiden ja rakennelmien arvo, joka kauppatavan mukaisesti on otettu huomioon hankittaessa uusia, samanlaisia laitteita, ajoneuvoja, tarvikkeita ja rakennelmia.
Laskuista tehtyjä vähennyksiä, alennuksia ja hyvityksiä ei merkitä erikseen tuloiksi.
b) seuraavat varat voidaan käyttää uudelleen:
- tulot, jotka saadaan tulo- ja menoarvioon otettujen perusteettomasti maksettujen määrärahojen palauttamisesta,
- tulot muille laitoksille tai toimielimille toimitetuista tarvikkeista, suoritetuista palveluista ja tehdyistä urakoista, mukaan lukien muiden laitosten tai toimielimien lukuun maksettujen ja näiden korvaamien päivärahojen määrä,
- vakuutuskorvauksina saadut määrät,
- tulot julkaisujen ja elokuvien myynnistä,
- niiden palautusten määrä, jotka jäsenvaltiot ovat maksaneet säätiölle toimitettujen tavaroiden tai palvelujen hintaan sisältyneiden verojen osalta Euroopan yhteisöjen erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan mukaisesti,
- tulot, jotka saadaan maksua vastaan toimitetuista tarvikkeista, suoritetuista palveluista ja tehdyistä urakoista,
- tulot uusittavien ajoneuvojen, tarvikkeiden ja rakennelmien sekä teknisiin ja tieteellisiin tarkoituksiin käytettävien laitteiden ja tarvikkeiden myynnistä.
Tällaiset varat on käytettävä uudelleen ennen sen varainhoitovuoden loppua, joka seuraa sitä varainhoitovuotta, jona tulo on peritty.
c) varojen siirron yhteydessä kirjatut kurssivaihteluista aiheutuneet tappiot ja voitot sekä käteismaksuista aiheutuneet korkomenot ja -tulot voidaan korvata siten, että ainoastaan saldo sisällytetään tuloihin tai menoihin.
Kirjanpitokaavaan sisältyy järjestelytilejä, joilla voidaan seurata tulojen ja menojen uudelleen käyttöä.
II JAKSO TULOT JA KÄYTETTÄVISSÄ OLEVIEN VAROJEN HOITO
23 artikla
1. Tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä ennalta ehdotus jokaisesta sellaisesta toimenpiteestä, josta aiheutuu säätiölle saatavia. Nämä ehdotukset on toimitettava varainhoidon valvojalle. Niissä on erityisesti mainittava tulon laatu, sen arvioitu määrä ja mihin se kirjataan sekä nimettävä velallinen. Ne kirjataan, sen jälkeen kun varainhoidon valvoja on antanut hyväksymismerkinnän. Varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnällä todetaan, että:
a) tulo on kirjattu oikein,
b) ehdotus on asianmukainen ja asiaa koskevien säännösten mukainen, erityisesti tulo- ja menoarvion ja säätiötä koskevien asetusten sekä kaikkien näiden asetusten soveltamiseksi annettujen säädöksien ja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukainen.
Varainhoidon valvoja voi kieltäytyä antamasta hyväksymismerkintää. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi omalla vastuullaan tehdä asianmukaisesti perustellun päätöksen jättää tämä kieltäytyminen huomiotta. Tulojen ja menojen hyväksyjän päätös on täytäntöönpanokelpoinen; se annetaan tiedoksi varainhoidon valvojalle. Hallintoneuvosto antaa säännöllisesti tilintarkastuslautakunnalle tiedon kaikista tällaisista päätöksistä.
2. Jos hallintoneuvosto kieltäytyy laatimasta saatavia koskevaa asiakirjaa tai perimästä saatavia, sen on ilmoitettava asiasta varainhoidon valvojalle.
Jos varainhoidon valvoja toteaa, että saatavia koskevaa asiakirjaa ei ole laadittu tai että saatavaa ei ole peritty, hänen on ilmoitettava asiasta hallintoneuvostolle.
24 artikla
Tilinpitäjä on vastuussa siitä, että tuloja koskevat liitetiedot ovat asianmukaisesti laaditut.
Hänen on huolehdittava siitä, että säätiön varat saapuvat tuloja koskevissa asiakirjoissa määrättyinä eräpäivinä ja että säätiön oikeudet turvataan.
Tilinpitäjä ilmoittaa tulojen ja menojen hyväksyjälle ja varainhoidon valvojalle kaikki tulot, joita ei ole saatu määräaikana.
25 artikla
Kaikista tilinpitäjän kassaan suoritetuista käteismaksuista on annettava kuitti.
26 artikla
Yhteisöjen talousarvioon otettu tuki maksetaan säätiölle neljännesvuosittaisina erinä kunkin vuosineljänneksen 15 päivään mennessä 12 artiklan 1 kohdan kolmannessa luetelmakohdassa tarkoitetun arvion perusteella ja todellisten tarpeiden mukaisesti.
III JAKSO MENOIHIN SITOUTUMINEN SEKÄ MENOJEN MAKSATTAMINEN, HYVÄKSYMINEN JA MAKSAMINEN 1. Menoihin sitoutuminen
27 artikla
1. Tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä ennalta ehdotus maksusitoumukseksi jokaisesta sellaisesta toimenpiteestä, josta aiheutuu menoja tulo- ja menoarvioon. Juoksevista menoista voidaan tehdä alustava maksusitoumus.
2. Edellä 1 kohdan soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä on voitava varmistaa todellisten tarpeiden mukaan, että maksusitoumukset ja menojen hyväksyminen merkitään kirjanpitoon täsmällisesti.
28 artikla
Ehdotukset maksusitoumuksiksi toimitetaan varainhoidon valvojalle ja sen jälkeen tilinpitäjälle; niissä mainitaan erityisesti menon käyttötarkoitus, sen arvioitu määrä, johon liittyy, jos mahdollista, merkintä valuutasta, sekä mihin meno kirjataan ja velkojan nimeäminen; ne kirjataan, sen jälkeen kun varainhoidon valvoja on antanut hyväksymismerkinnän.
29 artikla
Sellaisella varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnällä, joka annetaan ehdotuksille maksusitoumuksiksi, on tarkoituksena todeta, että:
a) meno on kirjattu oikein,
b) määrärahat ovat käytettävissä,
c) meno on asianmukainen ja asiaan sovellettavien säännösten mukainen, erityisesti tulo- ja menoarvion ja säätiötä koskevien asetusten sekä kaikkien näiden asetusten soveltamiseksi annettujen säädöksien mukainen,
d) moitteettoman varainhoidon periaatteita on sovellettu.
Varainhoidon valvoja voi kieltäytyä antamasta hyväksymismerkintää, jos vastuuvapautta koskevasta päätöksestä käy ilmi, että maksusitoumus ei ole asetusten mukainen.
30 artikla
Kieltäytyessään antamasta hyväksymismerkintää varainhoidon valvojan on aina annettava asianmukaisesti perusteltu kirjallinen huomautus. Se on annettava tiedoksi tulojen ja menojen hyväksyjälle.
Jos varainhoidon valvoja ei hyväksy menoa ja tulojen ja menojen hyväksyjä pitäytyy ehdotuksessaan, asia on saatettava hallintoneuvoston käsiteltäväksi.
Lukuun ottamatta tapauksia, joissa on kyse siitä, ovatko määrärahat käytettävissä, hallintoneuvosto voi omalla vastuullaan tehdä asianmukaisesti perustellun päätöksen jättää kieltäytyminen huomiotta. Päätös on täytäntöönpanokelpoinen; se annetaan tiedoksi varainhoidon valvojalle. Hallintoneuvosto antaa säännöllisesti tilintarkastuslautakunnalle tiedon kaikista tällaisista päätöksistä.
2. Menojen maksattaminen
31 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjän suorittamalla menojen maksattamisella on tarkoitus:
- tarkastaa maksun saajan vaade,
- määrittää tai tarkastaa vaateen todenmukaisuus ja sen määrä, ja
- tarkastaa ne edellytykset, joilla vaade voidaan vaatia maksettavaksi.
32 artikla
Menon maksattamista varten on esitettävä asiakirjat, joista käy ilmi velkojan oikeus saataviin ja suoritettu palvelu, tai muu asiakirja, johon maksu perustuu.
Se tulojen ja menojen hyväksyjä, jolla on toimivalta maksattaa menot, tarkastaa henkilökohtaisesti asiakirjat tai varmistaa omalla vastuullaan, että tarkastus on tehty.
3. Menojen hyväksyminen
33 artikla
Hyväksyessään menot tulojen ja menojen hyväksyjä määrää tilinpitäjän maksamaan maksattamansa menon antamalla maksua koskevan määräyksen.
34 artikla
Maksua koskevassa määräyksessä on mainittava:
- varainhoitovuosi, jolle meno kirjataan,
- tulo- ja menoarvion momentti ja mahdollisesti kaikki muut tarpeelliset alajaottelut,
- maksettava määrä numeroin ja kirjaimin sekä merkintä valuutasta,
- maksun saajan nimi ja osoite,
- menon käyttötarkoitus, ja
- maksutapa, jos se on mahdollista.
Tulojen ja menojen hyväksyjän on päivättävä ja allekirjoitettava maksua koskeva määräys.
35 artikla
Maksua koskevaan määräykseen on liitettävä alkuperäiset liitetiedot: liitetiedoissa on oltava tai niihin on liityttävä todistus siitä, että maksettava määrä on oikea, että tarvikkeet on otettu vastaan tai palvelu on suoritettu ja, tarvittaessa, että tavarat on merkitty 52 artiklassa tarkoitettuun omaisuusluetteloon.
Maksua koskevassa määräyksessä on vastaavien maksusitoumusten hyväksymismerkintöihin viittaavat numerot ja päivämäärät. Alkuperäiset asiakirjat voidaan tarvittaessa korvata jäljennöksillä, jotka tulojen ja menojen hyväksyjä on todistanut oikeiksi.
36 artikla
Ennakkoa maksettaessa ensimmäiseen maksua koskevaan määräykseen on liitettävä asiakirjat, joihin maksun saajan oikeus kyseiseen ennakkoon perustuu. Myöhemmissä maksua koskevissa määräyksissä on viittaus jo aiemmin toimitettuihin liitetietoihin sekä ensimmäisen maksua koskevan määräyksen viitetiedot.
Tulojen ja menojen hyväksyjä voi myöntää henkilöstölle ennakkoa, jos siitä nimenomaan säädetään asetuksen säännöksessä tai jos henkilöstöön kuuluva suorittaa säätiön puolesta maksuja, jotka otetaan tulo- ja menoarvioon.
Lukuun ottamatta 43 artiklassa tarkoitettuja ennakkomaksujärjestelmiä, ennakkoa voi maksaa vain, jos varainhoidon valvoja on ennalta antanut hyväksymismerkinnän.
37 artikla
Maksua koskevat määräykset on annettava ennalta varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten.
Ennalta annettavalla hyväksymismerkinnällä on tarkoitus todeta, että:
a) maksua koskeva määräys on annettu asianmukaisesti,
b) maksua koskeva määräys vastaa menoa koskevaa maksusitoumusta ja sen määrä on oikea,
c) meno on kirjattu oikein,
d) määrärahat ovat käytettävissä,
e) tositteet ovat asianmukaisia, ja
f) maksun saaja on nimetty oikein.
38 artikla
Jos hyväksymismerkinnän antamisesta kieltäydytään, sovelletaan 30 artiklaa.
39 artikla
Alkuperäinen maksua koskeva määräys, johon on liitetty liitetiedot, on toimitettava hyväksymismerkinnän antamisen jälkeen tilinpitäjälle.
4. Menojen maksaminen
40 artikla
Menon maksaminen vapauttaa säätiön velvoitteistaan maksunsaajia kohtaan.
Tilinpitäjän on suoritettava maksut käytettävissä olevien varojen rajoissa.
Tilinpitäjän on keskeytettävä maksujen suorittaminen, kun asiassa on virhe tai kun on syytä epäillä, että maksu ei vapauta maksuvelvoitteesta, tai kun tämän asetuksen säännöksiä ei ole noudatettu.
41 artikla
Jos maksujen suorittaminen keskeytetään, tilinpitäjän on mainittava keskeyttämisen perusteet kirjallisessa ilmoituksessa, joka hänen on toimitettava viipymättä tulojen ja menojen hyväksyjälle ja tiedoksi varainhoidon valvojalle.
Tulojen ja menojen hyväksyjä voi saattaa asian säätiön työjärjestyksessä määrättyjen edellytysten mukaisesti määrätyn viranomaisen käsiteltäväksi, lukuun ottamatta tapauksia, joissa on syytä epäillä, että maksu ei vapauta maksuvelvoitteesta. Kyseinen viranomainen voi kirjallisesti omalla vastuullaan määrätä maksun suoritettavaksi.
42 artikla
Maksut on pääsääntöisesti suoritettava käyttäen pankki- tai postisiirtotiliä.
Näiden tilien avaamista, hoitoa ja käyttöä koskevissa vaatimuksissa on erityisesti täsmennettävä ne menot,joiden maksu on ehdottomasti suoritettava sekillä tai posti- tai pankkisiirrolla ja että sekeissä ja posti- tai pankkisiirtomääräyksissä on oltava kahden sellaisen virkamiehen allekirjoitus, joilla on asianmukainen toimivalta ja joista toisen on oltava tilinpitäjän, avustavan tilinpitäjän tai ennakoiden hoitajan allekirjoitus.
5. Ennakkomaksujärjestelmät
43 artikla
Tiettyjen menoryhmien maksamiseksi voidaan perustaa ennakkomaksujärjestelmiä.
Soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä, joista säädetään 76 artiklassa, on oltava määräykset etenkin seuraavasta:
- tapa, jolla ennakoiden hoitajat määrätään,
- kunkin maksettavan menon laatu ja enimmäismäärä,
- myönnettävien ennakkomaksujen enimmäismäärä,
- liitetietojen esittämistä koskevat määräajat,
- ennakoiden hoitajien vastuu.
IV OSASTO SOPIMUSTEN TEKEMINEN, OMAISUUSLUETTELOT, KIRJANPITO I JAKSO HANKINTA-, URAKKA-, PALVELU- JA VUOKRASOPIMUKSET
44 artikla
1. Tarvikkeiden ja irtaimen omaisuuden ostoa tai vuokraamista sekä palvelujen tarjoamista ja urakoita koskevat sopimukset on tehtävä kirjallisesti. Ne on tehtävä joko hintakilpailun tai tarjouspyynnön jälkeen.
Jäljempänä 46 artiklassa tarkoitetuissa tapauksissa sopimukset voidaan kuitenkin tehdä ilman hintakilpailua tai tarjouspyyntöä.
Ostot voidaan suorittaa 50 artiklassa tarkoitetuissa tapauksissa ainoastaan laskun tai kuitin perusteella.
2. Kilpailukutsut on pääsääntöisesti saatettava tiedoksi kaikissa jäsenvaltioissa ja tarvittaessa kolmansissa maissa, sikäli kuin tämä on sopusoinnussa yhteisöjen teollisuuden kehittämisen kanssa. Tällaisten kilpailukutsujen tiedoksiantamista voidaan kuitenkin rajoittaa, kun tietyistä suorituksista ei voida niiden määrän tai laadun vuoksi antaa yleistä kilpailukutsua.
45 artikla
1. Hintakilpailu on hallinnollinen menettely, jota noudatetaan kilpailukutsun tiedoksi antamisen jälkeen, ennen sopimuksen tekemistä. Sen tarkoituksena on antaa julkisesti säännönmukaisista, asetettujen vaatimusten mukaisista ja vertailukelpoisista tarjouksista halvimman tarjouksen esittäneelle lopullinen sopimus sen jälkeen, kun tulojen ja menojen hyväksyjä on hyväksynyt sen. Hintakilpailua kutsutaan julkiseksi tai avoimeksi, kun kuka tahansa voi tehdä tarjouksen; sitä kutsutaan rajoitetuksi, kun tarjouksen voivat tehdä ainoastaan ne, joilta sitä on päätetty pyytää heidän erityisen pätevyytensä perusteella.
2. Tarjouspyynnön perusteella tehty sopimus on sopimus, jonka sopimuspuolet tekevät kilpailukutsun jälkeen. Tässä tapauksessa parhaimpana pidetty tarjous voidaan vapaasti hyväksyä ottaen huomioon suoritusten hinta, niistä aiheutuvat käyttökulut, niiden tekniset edut, toteuttamiselle asetettu määräaika sekä kunkin tarjouksentekijän ammattipätevyyttä koskevat takuut ja taloudellista vakautta koskevat takuut.
Tarjouspyyntöä kutsutaan julkiseksi tai avoimeksi, kun on kyse yleisestä kilpailukutsusta; sitä kutsutaan rajoitetuksi, kun se osoitetaan vain niille, joilta on päätetty pyytää tarjousta heidän erityisen pätevyytensä perusteella.
3. Kilpailukutsua koskevat menettelyt sekä hintakilpailun että tarjouspyynnön osalta täsmennetään 76 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä.
46 artikla
Sopimukset voidaan tehdä suoraan:
a) kun sopimuksen kokonaismäärä ei ylitä 5 000 laskentayksikköä, kun kyse on tarvikkeiden ja irtaimen omaisuuden ostosta tai vuokrauksesta, palvelujen tarjoamisesta tai urakoista; säätiön on kuitenkin siinä määrin kuin se on mahdollista ja kaikin asianmukaisin keinoin huolehdittava siitä, että ne hankkijat tai yrittäjät, jotka voivat tarjota sopimukseen sisältyvät palvelut, voivat kilpailla keskenään,
b) kun tarvikkeiden ja irtaimen omaisuuden ostoon tai vuokraukseen, palvelujen tarjoamiseen tai urakoihin ei asian kiireellisyyden vuoksi voida soveltaa 45 artiklassa tarkoitettujen kilpailukutsumenettelyjen määräaikoja,
c) kun hintakilpailut tai tarjouspyynnöt eivät tuota tulosta tai kun tarjottuja hintoja ei voida hyväksyä,
d) kun teknisten syiden tai oikeudellisten tai tosiasiallisten erityisolojen vuoksi vain tietty hankkija tai yrittäjä voi varmistaa, että palvelu tarjotaan,
e) kun on kyse lisähankintoja, -palveluja tai -töitä koskevista sopimuksista, joita ei teknisistä syistä voida erottaa pääsopimuksesta.
47 artikla
Säätiö ei saa sopimuksia tehdessään syrjiä jäsenvaltioiden kansalaisia näiden kansallisuuden perusteella.
48 artikla
Sopimuksille, joiden arvo on suurempi kuin 12 000 laskentayksikköä, on saatava hallintoneuvoston hyväksyntä.
49 artikla
Sopimuksen täytäntöönpanon vakuudeksi hankkijoilta tai yrittäjiltä voidaan takuulausekkeissa vaatia, että he antavat ennakkoon vakuuden.
Vakuuden määrä vahvistetaan:
- hankintasopimuksia koskevien tavanomaisten kaupallisten ehtojen mukaisesti,
- urakkasopimuksiin liittyvien erityisten urakka-asiakirjojen mukaisesti.
Vakuus on pakollinen sellaisten urakoiden osalta, joiden arvo on suurempi kuin 100 000 laskentayksikköä. Vakuus voidaan pidättää siihen asti, kunnes urakka on lopullisesti otettu vastaan.
Kun sopimusta ei panna täytäntöön tai sen täytäntöönpano viivästyy, säätiön on hankittava vakuus siitä, että se saa korvauksen kaikista vahingoista, koroista ja kuluista siten, että korvauksen määrä sisältää kohtuullisen korvauksen vahingoista, erityisesti että se kattaa takuun määrän siitä riippumatta, onko takuun maksanut suoraan hankkija tai yrittäjä itse vai kolmas osapuoli.
50 artikla
Sopimus voidaan tehdä ainoastaan laskun tai kuitin perusteella, kun tarvikkeiden, palvelujen tai urakoiden oletettu arvo ei ylitä 200 laskentayksikköä. Määrä korotetaan 500 laskentayksikköön niiden menojen osalta, jotka on suoritettava muualla kuin säätiön kotipaikalla.
51 artikla
Tehtäessä tässä asetuksessa tarkoitettuja sopimuksia säätiön on noudatettava neuvoston perustamissopimuksen soveltamiseksi antamia julkisia urakoita koskevia säännöksiä ja määräyksiä.
II JAKSO LUETTELOT IRTAIMESTA JA KIINTEÄSTÄ OMAISUUDESTA
52 artikla
Kaikesta säätiön irtaimesta ja kiinteästä omaisuudesta laaditaan komission laatiman mallin mukainen juokseva omaisuusluettelo. Tähän omaisuusluetteloon otetaan ainoastaan sellainen irtain omaisuus, jonka arvo ylittää 76 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä vahvistetun määrän.
Säätiön on tarkistutettava yksikköjensä avulla, että omaisuusluetteloon tehdyt merkinnät vastaavat todellisia oloja.
53 artikla
Irtaimen omaisuuden myynnistä on ilmoitettava asianmukaisesti 76 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä vahvistetuin edellytyksin.
Säätiön työntekijät eivät saa hankkia säätiön myymää irtainta omaisuutta, lukuun ottamatta tapauksia, joissa myynti tapahtuu julkisena huutokauppana.
54 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjän on laadittava ilmoitus tai pöytäkirja, joka varainhoidon valvojan on hyväksyttävä, omaisuusluetteloon merkityn omaisuuden luovutuksesta, sen romutuksesta, vuokraamisesta ja varkaudesta tai muiden syiden vuoksi tapahtuneesta katoamisesta.
Ilmoituksessa tai pöytäkirjassa on todettava erityisesti säätiön työntekijän tai muun henkilön mahdollinen korvausvelvollisuus.
Annettaessa irtainta omaisuutta tai suuria rakennelmia käytettäviksi korvauksetta on laadittava sopimus, joka on annettava varainhoidon valvojalle hyväksymismerkintää varten ja tällaisista tapauksista on ilmoitettava komissiolle vuosittain esitettäessä ennakkoarviota tuloista ja menoista.
55 artikla
Jokainen hankinta, joka koskee 52 artiklassa määritettyä kiinteää tai irtainta omaisuutta, on ennen maksamista merkittävä pysyvään omaisuusluetteloon.
Laskussa tai liitteenä olevassa asiakirjassa, joka on laadittu menon maksamiseksi, on oltava maininta merkinnästä.
III JAKSO KIRJANPITO
56 artikla
Kirjanpito on pidettävä kalenterivuosittain kahdenkertaista kirjanpitomenetelmää noudattaen. Kirjanpitoon on merkittävä kaikki varainhoitovuodelle kirjattavat tulot ja menot; sen on perustuttava asiakirjoihin. Säätiön kirjanpito voidaan pitää sen maan valuutassa, jossa on säätiön kotipaikka.
Tulostili ja tase esitetään laskentayksikköinä.
Kaikki laskentayksikköinä olevat määrät merkitään kirjanpitoon varsinaisen siirto- tai maksupäivän valuuttakurssin mukaan.
57 artikla
Tulo- ja menoarvion sekä maksusitoumusten ja todettujen saatavien kirjanpitoa koskevat kirjaukset on tehtävä noudattaen tilisuunnitelmaa, jonka luokitellussa nimikkeistössä tehdään selvä ero tasetilien sekä tulo- ja menoarvion kulutilien ja tuottotilien välillä.
Kirjaukset on tehtävä kirjoihin tai kortistokorteille. Näiden perusteella on voitava laatia kuukausittainen yleinen selvitys tileistä sekä luku luvulta ja momentti momentilta tuloja ja menoja koskeva tilanne, jotka on toimitettava varainhoidon valvojalle.
58 artikla
Kaikki ennakot on kirjattava väliaikaistilille ja selvitettävä viimeistään ennakon maksua seuraavana varainhoitovuotena.
59 artikla
Yksityiskohtaiset määräykset tilisuunnitelman laatimisesta ja käytöstä määritetään 76 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä.
60 artikla
Kirjanpito päätetään varainhoitovuoden päättyessä VI osastossa tarkoitettujen taseen ja tulostilin laatimiseksi. Tulostili on toimitettava varainhoidon valvojalle.
V OSASTO TULOJEN JA MENOJEN HYVÄKSYJIEN, TILINPITÄJIEN JA ENNAKOIDEN HOITAJIEN VASTUU
61 artikla
Kun tulojen ja menojen hyväksyjä toteaa perittävät saatavat tai antaa tuloja koskevia asiakirjoja, tekee menositoumuksen tai allekirjoittaa maksua koskevan määräyksen noudattamatta kuitenkaan tätä asetusta ja sen soveltamista koskevia yksityiskohtaisia sääntöjä, häneen voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi. Samoin menetellään myös, kun tulojen ja menojen hyväksyjä ei laadi saatavia koskevaa asiakirjaa tai ei laadi tuloja koskevia asiakirjoja taikka antaa ne perusteluitta viivästyneinä.
62 artikla
1. Tilinpitäjiin ja avustaviin tilinpitäjiin voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja heidät voidaan saattaa korvausvelvollisiksi niiden maksujen osalta, jotka he suorittavat noudattamatta 40 artiklan kolmatta kohtaa.
Heihin voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja heidät voidaan saattaa korvausvelvollisiksi, kun heidän hallussaan olevat rahavarat, muut varat tai asiakirjat katoavat tai niiden arvo laskee, jos kyseinen katoaminen tai arvon vähentyminen on aiheutunut heidän tahallisesta virheestään tai törkeästä huolimattomuudestaan.
He ovat samoin edellytyksin vastuussa saamiensa pankki- tai postisiirtotilien käyttöä ja hoitoa koskevien määräysten asianmukaisesta täytäntöönpanosta, ja erityisesti:
a) kun heidän suorittamansa maksut tai perinnät eivät ole vastaaviin maksuja koskeviin määräyksiin tai tuloja koskeviin liitetietoihin merkittyjen määrien mukaisia,
b) kun he suorittavat maksun muulle kuin sille, jolla on maksuun oikeus.
2. Jokaiseen ennakkoiden hoitajaan voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi, kun:
a) hän ei asianmukaisten liitetietojen avulla kykene perustelemaan suorittamiaan maksuja,
b) hän suorittaa maksun muulle kuin sille, jolla on maksuun oikeus.
Häneen voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja hänet voidaan saattaa korvausvelvolliseksi, kun hänen hallussaan olevat rahavarat, muut varat tai asiakirjat katoavat tai niiden arvo laskee, jos kyseinen katoaminen tai arvon vähentyminen on aiheutunut hänen tahallisesta virheestään tai törkeästä huolimattomuudestaan.
3. Tilinpitäjän, avustavien tilinpitäjien ja ennakoiden hoitajien on otettava itselleen vakuutus tässä artiklassa tarkoitettujen riskien varalta.
Säätiö maksaa vakuutuksesta aiheutuvat ja muut siihen liittyvät kulut.
63 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjiin, tilinpitäjiin, avustaviin tilinpitäjiin ja ennakoiden hoitajiin voidaan kohdistaa kurinpitomenettely ja heidät voidaan saattaa korvausvelvollisiksi heidän tehtäviinsä kuuluvien toimien osalta.
64 artikla
Säätiön on kahden vuoden kuluessa tulostilin toimittamisesta päätettävä siihen liittyvien toimien osalta vastuuvapauden myöntämisestä tilinpitäjille.
VI OSASTO TILINPÄÄTÖKSEN ESITTÄMINEN JA TILINTARKASTUS I JAKSO TILINPÄÄTÖKSEN ESITTÄMINEN
65 artikla
Hallintoneuvosto laatii vuosittain säätiön tulostilin.
Tätä tiliä edeltää selvitys kyseisen vuoden varainhoidosta. Se sisältää kaikki kuluneen varainhoitovuoden tuloja ja menoja koskevat tapahtumat. Se esitetään samassa muodossa ja samaa alajaottelua noudattaen kuin tulo- ja menoarvio.
66 artikla
Tulostiliin kuuluvat seuraavat taulukot jaoteltuina yhteisöjen budjettinimikkeistön mukaisesti:
1. tuloja koskeva taulukko, johon sisältyy:
- arvio varainhoitovuoden tuloista,
- tuloja koskevan arvion muutokset, jotka aiheutuvat täydentävistä tai korjaavista lisäarvioista,
- suoritetut perinnät,
- määrät, joita ei ole vielä varainhoitovuoden lopussa peritty.
Tarvittaessa tähän taulukkoon liitetään yhteenveto, josta on käytävä ilmi 22 artiklassa tarkoitettujen tapahtumien saldot ja bruttomäärät;
2. varainhoitovuoden määrärahojen kehitystä esittävä taulukko, josta on käytävä ilmi:
- alkuperäiset määrärahat,
- muutokset, jotka aiheutuvat siirroista budjettikohdasta toiseen,
- muutokset, jotka aiheutuvat täydentävistä tai korjaavista lisäarvioista,
- varainhoitovuoden lopulliset määrärahat;
3. menoja koskeva taulukko, jossa esitetään kyseisen varainhoitovuoden määrärahojen kehitystä ja josta käy ilmi:
- yleiskattavat määrärahat,
- varainhoitovuonna suoritettaviksi tehdyt maksusitoumukset,
- tulo- ja menoarvion toteuttamiselle varatun määräajan lopussa suoritetut maksut,
- määrät, joita ei ole vielä maksettu varainhoitovuoden päättyessä,
- edellä 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti ilman eri toimenpiteitä siirretyt määrärahat,
- edellä 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti siirretyt käytettävissä olevat määrärahat,
- käytettävissä olevat määrärahat, jotka peruutetaan.
Tarvittaessa tähän taulukkoon liitetään yhteenveto, josta on käytävä ilmi 22 artiklassa tarkoitettujen tapahtumien saldot ja bruttomäärät;
4. edellisiltä varainhoitovuosilta siirrettyjen määrärahojen kehitystä esittävä taulukko, josta käy ilmi:
- siirrettyjen määrärahojen määrä,
- tulo- ja menoarvion toteuttamiselle varatun määräajan lopussa kirjanpitoon merkityt maksut,
- käyttämättömät määrärahat, jotka peruutetaan,
- käyttämättömät määrärahat, jotka siirretään uudelleen seuraavalle varainhoitovuodelle.
67 artikla
Hallintoneuvosto laatii myös taseen, jossa on säätiön varat ja velat kuluneen varainhoitovuoden joulukuun 31 päivänä. Se liittää taseeseen samana päivänä laaditun selvityksen tileistä, josta käy ilmi tilitapahtumat ja saldot.
68 artikla
Hallintoneuvoston on toimitettava viimeistään maaliskuun 31 päivänä komissiolle ja tilintarkastuslautakunnalle säätiön tulostili ja tase kuluneelta varainhoitovuodelta.
II JAKSO TILINTARKASTUS
69 artikla
Tilintarkastuslautakunnalla on toimivalta säätiöön Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen mukaisesti.
70 artikla
Säätiön on neljännesvuosittain ja viimeistään kunkin vuosineljänneksen päättymistä seuraavan kuukauden kuluessa toimitettava tilintarkastuslautakunnalle kirjauksia koskevat asiakirjat, erityisesti sellaiset asiakirjat ja todistukset, jotka koskevat tulo- ja menoarvion toteuttamista koskevien sääntöjen täsmällistä soveltamista ja jotka liittyvät menoihin sitoutumiseen ja menojen maksamiseen sekä tulojen toteamiseen ja perimiseen.
Tilintarkastuslautakunta voi esittää säätiölle edellä tarkoitettuja asiakirjoja koskevia kysymyksiä.
71 artikla
Säätiö avustaa tilintarkastuslautakuntaa kaikin tavoin ja antaa sille kaikki tiedot, jotka se katsoo tarpeellisiksi tehtäviään suorittaessaan.
Sen on erityisesti annettava tilintarkastuslautakunnan käyttöön kaikki sopimusten tekemistä koskevat asiakirjat ja kaikki rahavaroja ja aineellista omaisuutta koskevat tilit, kaikki kirjanpitoon vietävät asiakirjat sekä kaikki niitä koskevat hallinnolliset asiakirjat, kaikki tuloja ja menoja koskevat asiakirjat, kaikki omaisuusluettelot ja kaikki yksikköjen hallintokaaviot, jotka tilintarkastuslautakunta katsoo tarpeellisiksi tarkastaakseen tulostilin asiakirjojen perusteella tai paikalla.
Tämän vuoksi sen henkilöstön, jonka toimintaa tilintarkastuslautakunta tarkastaa, on erityisesti:
a) avattava kassansa ja esitettävä rahavarat, muut varat ja kaikenlainen aineellinen omaisuus sekä kaikki hallussaan olevat tilikirjat, luettelot ja muut niitä koskevat asiakirjat, ja
b) täydellisen tarkastuksen toimittamiseksi tarpeellinen kirjeenvaihto ja kaikki muut tarpeelliset asiakirjat.
Vain tilintarkastuslautakunta tai joku sen jäsenistä saa kirjallisesti pyytää b alakohdassa tarkoitettuja tietoja.
Tilintarkastuslautakunnalla on toimivalta tarkastaa sellaiset tuloja ja menoja koskevat asiakirjat, jotka ovat säätiön yksiköiden ja erityisesti tuloja ja menoja koskevista päätöksistä vastuussa olevan yksikön hallussa.
Tulojen ja menojen laillisuuden ja asianmukaisuuden sekä varainhoidon moitteettomuuden tarkastaminen koskee myös säätiön ulkopuolisten elinten avustuksina saamien yhteisön varojen käyttöä.
Avustuksien myöntäminen säätiön ulkopuolisille elimille edellyttää, että edunsaajat hyväksyvät tilintarkastuslautakunnan suorittaman avustusten määrän käytön tarkastuksen.
72 artikla
Huomautuksista, jotka pitää tilintarkastuslautakunnan mielestä esittää sen kertomuksessa, on ilmoitettava komissiolle ja säätiölle.
Säätiön on toimitettava vastauksensa tilintarkastuslautakunnalle ja samanaikaisesti komissiolle. Tilintarkastuslautakunta liittää kertomukseensa arvion siitä, onko varainhoito ollut moitteetonta.
73 artikla
Tilintarkastuslautakunnan on laadittava kertomuksensa kuluneen varainhoitovuoden tileistä viimeistään 15 päivänä heinäkuuta ja toimitettava se säätiölle ja komissiolle. Sen on samassa määräajassa laadittava huomautuksensa taseesta.
Komissio esittää tulostilin, taseen ja tilintarkastuslautakunnan kertomuksen sekä huomautuksiin annetut vastaukset edustajakokoukselle ja neuvostolle viimeistään 31 päivänä lokakuuta.
74 artikla
Neuvosto ja edustajakokous myöntävät hallintoneuvostolle tulo- ja menoarvion toteuttamista koskevan vastuuvapauden seuraavan vuoden huhtikuun 30 päivään mennessä. Jos tätä määräaikaa ei voida noudattaa, neuvosto tai edustajakokous ilmoittavat hallintoneuvostolle perustelut päätöksen lykkäämiselle.
Hallintoneuvosto toteuttaa kaikki aiheelliset toimenpiteet antaakseen vastauksen vastuuvapautta koskevissa päätöksissä esitettyihin huomautuksiin. Se laatii edustajakokouksen, neuvoston tai komission pyynnöstä kertomuksen toimenpiteistä, jotka on toteutettu näiden huomautusten perusteella. Tämä kertomus toimitetaan myös tilintarkastuslautakunnalle.
Jollei toisen kohdan toisen virkkeen säännöksistä muuta johdu, säätiön on seuraavan varainhoitovuoden tulostilin liitteessä annettava selvitys toimenpiteistä, jotka on toteutettu vastuuvapautta koskevissa päätöksissä esitettyjen huomautusten perusteella.
VII OSASTO LOPPUSÄÄNNÖKSIÄ
75 artikla
Hallintoneuvoston on mahdollisimman pian annettava tilintarkastuslautakunnalle tieto kaikista päätöksistään ja kaikista toimenpiteistään, jotka se on tehnyt 3 artiklan, 6 artiklan 6 kohdan sekä 14 ja 21 artiklan soveltamiseksi.
Tilintarkastuslautakunnalle ja varainhoidon valvojalle on ilmoitettava 20 ja 43 artiklan mukaan tehdystä tilinpitäjän, avustavien tilinpitäjien ja ennakoiden hoitajien nimeämisestä.
76 artikla
Hallintoneuvosto vahvistaa johtajan ehdotuksesta tämän asetuksen soveltamiseksi tarpeelliset yksityiskohtaiset säännöt saatuaan varainhoidon valvojan hyväksymismerkinnän.
77 artikla
Tämä asetus tulee voimaan viidentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 1 päivänä kesäkuuta 1976.