KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 1663/95 af 7. juli 1995 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70, for så vidt angår proceduren for regnskabsafslutning for EUGFL, Garantisektionen
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Rådets forordning (EØF) nr. 729/70 af 21. april 1970 om finansiering af den fælles landbrugspolitik (1), senest ændret ved forordning (EF) nr. 1287/95 (2), særlig artikel 4, stk. 6, og artikel 5, stk. 3, og
ud fra følgende betragtninger:
Ifølge den ændring af proceduren for regnskabsafslutning, der blev indført ved Rådets forordning (EF) nr. 1287/95, skal der fastsættes gennemførelsesbestemmelser for attestering og afslutning af godkendte udbetalende organers årsregnskaber;
udviklingen i antallet og arten af foranstaltninger, der finansieres af EUGFL, Garantisektionen, har sammen med udviklingen i metoderne til registrering og overførsel af oplysninger gjort det nødvendigt at ændre arten og indholdet af de oplysninger, der skal forelægges Kommissionen med henblik på regnskabsafslutningen;
Kommissionens forordning (EØF) nr. 1723/72 (3), senest ændret ved forordning (EØF) nr. 295/88 (4), bør derfor ophæves;
EUGFL-Komitéen har ikke afgivet udtalelse inden for den af formanden fastsatte frist -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
Artikel 1
1. Med hensyn til den i artikel 4, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 729/70 omhandlede begrænsning af antallet af godkendte udbetalende organer fastsætter medlemsstaterne dette antal efter at have rådført sig med Kommissionen. Kommissionen kan navnlig gøre opmærksom på eventuelle hindringer, som dette antal lægger for overholdelsen af den frist, der er fastsat i nævnte forordnings artikel 5, stk. 2, litra b), og for gennemsigtigheden af kontrollen med fondens virksomhed. Kommissionen underretter Fondskomitéen om, hvilke udbetalende organer der er godkendt i medlemsstaterne.
2. For hvert udbetalende organ meddeler medlemsstaten Kommissionen, hvilken eller hvilke myndigheder der kan give og tilbageholde godkendelse, samt kan fastlægge den periode, der kan afsættes til at foretage eventuelle tilpasninger efter artikel 4, stk. 4, i forordning (EØF) nr. 729/70 (»den kompetente myndighed«).
3. Inden et udbetalende organ godkendes, skal den kompetente myndighed have fastslået, at det pågældende organs administrative og regnskabsmæssige procedurer giver de garantier, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), i forordning (EØF) nr. 729/70. Kriterierne fastlægges af medlemsstaten og anvendes af den kompetente myndighed med henblik på godkendelsen, under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer for disse kriterier, der er anført i bilaget. Hvis et kriterium af væsentlig betydning for det udbetalende organs transaktioner ikke overholdes, bringes nævnte forordnings artikel 4, stk. 4, i anvendelse.
Beslutningen om godkendelse træffes på grundlag af en undersøgelse, der omfatter de administrative og regnskabsmæssige forhold, herunder dem, der er fastlagt for, at Fællesskabets interesser med hensyn til udbetalte forskud, sikkerhedsstillelser, interventionslagre og beløb, der skal opkræves, kan beskyttes. Undersøgelsen skal især omfatte procedurerne for gennemførelse af betalinger, sikring af midlerne, edb-systemernes sikkerhed, føring af regnskabsbøger, funktionsadskillelse og den interne og eksterne kontrols tilstrækkelighed, alt vedrørende de transaktioner, der finansieres af EUGFL, Garnatisektionen.
4. Hvis den kompetente myndighed finder det godtgjort, at det undersøgte udbetalende organ opfylder alle relevante krav, godkender den det som udbetalende organ. I modsat fald giver den det udbetalende organ instrukser om de administrative og regnskabsmæssige procedure, herunder navnlig de betingelser, som det udbetalende organ skal opfylde, inden det kan godkendes. Der kan gives midlertidig godkendelse for en periode, der skal fastlægges i forhold til problemets alvor, indtil de krævede ændringer af de administrative og regnskabsmæssige procedurer er foretaget.
5. Hvis godkendelsen tilbagekaldes, udpeger medlemsstaten et andet udbetalende organ i overensstemmelse med betingelserne i artikel 4 i forordning (EØF) nr. 729/70 og i stk. 3 og 4 i nærværende artikel og sikrer, at der ikke sker afbrydelser i betalingerne til støttemodtagerne.
6. Godkendelsesdokumentet består af en skriftlig bekræftelse af, at det pågældende organ opfylder kriteriene for godkendelse, og angiver, når det er relevant, instrukserne vedrørende ændringer og den fastsatte periode. Det fremsendes til Kommissionen.
7. Meddelelsen i henhold til artikel 4, stk. 3, i forordning (EØF) nr. 729/70 skal gives, når det udbetalende organ godkendes for første gang, og skal være ledsaget af følgende oplysninger om hvert udbetalende organ:
- de opgaver, det har fået tildelt
- opgavernes fordeling mellem dets kontorer
- dets forhold til andre offentlige eller private organer, som også har fået overladt en del af ansvaret for gennemførelsen af de foranstaltninger, for hvilke det anmelder udgifter til Fonden
- procedurerne for modtagelse, kontrol og godkendelse af ansøgninger fra støttemodtagere og for godkendelse og betaling af samt regnskabsaflæggelse for udgifter
- bestemmelserne vedrørende interne revisioner.
De oplysninger, der skal forelægges, hvis artikel 4, stk. 4, i forordning (EØF) nr. 729/70 finder anvendelse, skal især omfatte instrukserne vedrørende de administrative og regnskabsmæssige procedurer og de tilpasninger, som det udbetalende organ skal foretage for at undgå tilbagekaldelse af godkendelsen, samt fristen for iværksættelsen.
Artikel 2
1. Det forbindelsesorgan, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70, optræder som medlemsstatens eneste kontaktled til Kommissionen i alle spørgsmål vedrørende EUGFL, Garantisektionen, idet det skal:
- udsende EF-tekster og -retningslinjer vedrørende Garantisektionen til de forskellige udbetalende organer og de myndigheder, der er ansvarlige for at gennemføre dem
- fremme en samordnet anvendelse af dem
- tilsende Kommissionen de oplysninger, der er fastsat i nærværende forordning og i forordning (EØF) nr. 729/70
- holde alle de regnskabsoplysninger, der kræves til statistiske formål og kontrolformål, til rådighed for Kommissionen.
Det er ikke nødvendigt at sende de oplysninger, der opbevares i dokumentform af de udbetalende eller de anvisningsberettigede organer til Kommissionen; disse oplysninger skal dog være til rådighed hos de udbetalende eller anvisningsberettigede organer. Et udbetalende organ kan varetage funktionen som forbindelsesorgan, hvis de to beføjelser holdes adskilt. I udøvelsen af sine opgaver kan forbindelsesorganet efter nationale procedurer lade sig bistå af andre administrative organer eller tjenester, især organer eller tjenester med regnskabsmæssig eller teknisk ekspertise.
2. Medlemsstaten oplyser Kommissionen om forbindelsesorganets navn og status og om de administrative og regnskabsmæssige betingelser og de betingelser for intern kontrol, der gælder for dets virksomhed.
3. Kommissionen fastlægger formen og indholdet af de i stk. 1 omhandlede regnskabsoplysninger efter høring af Fondskomitéen og giver medlemsstaterne meddelelse herom senest tre måneder efter denne forordnings ikrafttrædelse. Eventuelle ændringer meddeles medlemsstaterne senest tre måneder efter den begivenhed, der har givet anledning til ændringerne, og medlemsstaterne gennemfører eventuelle påkrævede ændringer af deres informationssystemer inden for en frist, der fastlægges af Kommissionen efter høring af Fondskomitéen.
Artikel 3
1. Den i artikel 5, stk. 1, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70 omhandlede attest udstedes af en tjeneste eller et organ, der er funktionelt uafhængig af det udbetalende organ og forbindelsesorganet og har de fornødne faglige forudsætninger (attesterende organ).
Attesten er baseret på en undersøgelse af procedurerne og en undersøgelse af en stikprøve af transaktionerne. Den vedrører kun betalingernes overensstemmelse med EF-reglerne med hensyn til udbetalingsorganernes administrative strukturers egnethed til at sikre, at denne overensstemmelse er blevet kontrolleret, inden der foretages betaling.
Det attesterende organ skal udføre sin undersøgelse efter internationalt anerkendt revisionsnormer. Kontrollen udføres både i løbet af og efter afslutningen af hvert regnskabsår. Inden den 31. januar i det følgende år udsteder det attesterende organ attesten og forelægger også en rapport om resultaterne, navnlig med angivelse af, om det har fået rimelig sikkerhed for, at de regnskaber, der skal tilsendes Kommissionen, er pålidelige, fuldstændige og nøjagtige, samt at procedurerne for intern kontrol har fungeret tilfredsstillende.
2. Hvis flere udbetalende organer godkendes, kan medlemsstaten basere sig på de attester, der udstedes af de kontorer eller organer, som har afgivet erklæring om de respektive udbetalende organers regnskaber, hvis den får tilfredsstillende garantier for, at omfanget og standarden af de udførte revisioner opfylder kravene i stk. 1.
3. Den rapport, der omhandles i stk. 1, skal angive:
- om de udbetalende organers procedurer, især med hensyn til godkendelseskriterierne, er af en sådan beskaffenhed, at de giver rimelig sikkerhed for, at de traksaktioner, der konteres Fonden, er i overensstemmelse med EF-reglerne, og hvilke foranstaltninger til forbedring af systemerne der er blevet foreslået
- om de årsregnskaber, som er omhandlet i artikel 4, stk. 1, litra a), er i overensstemmelse med de udbetalende organers bøger og fortegnelser
- om de oversigter over udgifter og interventionstransaktioner, som er omhandlet i artikel 5, er en pålidelig, fuldstændig og nøjagtig fortegnelse over de transaktioner, der konteres Fonden
- om Fællesskabets finansielle interesser er forsvarligt beskyttet, hvad angår udbetalte forskud, modtagne sikkerhedsstillelser, interventionslagre og beløb, der skal opkræves
- om henstillinger til det udbetalende organ om forbedringer af systemerne er blevet fulgt.
Rapporten skal være ledsaget af oplysninger om revisionspersonalets antal og kvalifikationer, om det udførte arbejde, om antallet af undersøgte transaktioner, om det pålideligheds- og korrekthedsniveau, der er opnået, om de konstaterede svagheder og de henstillinger, der er fremsat om forbedring, og det arbejde, der er udført i såvel det attesterende organ som i andre revisionsorganer, i og uden for de udbetalende organer, der har dannet grundlag for den vished om de rapporterede transaktioner, som det attesterende organ har opnået.
Artikel 4
1. Med henblik på den regnskabsafslutning, der omhandles i artikel 5, stk. 2, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70, tilsender medlemsstaterne Kommissionen:
a) årsregnskaberne over udgifterne for EUGFL, Garantisektionen, og de rapporter, som hvert enkelt kontor eller organ har udarbejdet i henhold til artikel 5, stk. 1, i nævnte forordning
b) attesterne og rapporterne fra det eller de attesterende organer.
2. De i stk. 1 omhandlede dokumenter tilsendes Kommissionen i fire eksemplarer senest den 10. februar i året efter afslutningen af det regnskabsår, som de vedrører.
3. Efter anmodning fra Kommissionen eller på en medlemsstats initiativ kan der fremsendes yderligere oplysninger til Kommissionen om den pågældende regnskabsafslutning indtil udløbet af en frist, som fastsættes af Kommissionen under hensyn til omfanget af det arbejde, det kræver at fremskaffe oplysninger. Hvis disse oplysninger ikke foreligger, kan Kommissionen vedtage regnskabsafslutninen på grundlag af de oplysninger, den råder over ved udløbet af nævnte frist.
4. Kommissionen kan acceptere en anmodning om udsættelse med fremsendelsen af oplysninger i behørigt begrundede tilfælde, hvis den modtager anmodningen inden fristens udløb.
Artikel 5
1. Det regnskab, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), skal omfatte:
a) udgifterne fordelt på de forskellige konti og underkonti i Fællesskabets budget
b) en oversigt over interventionerne og en liste over lagerbeholdninger og oplagringssteder ved regnskabsårets afslutning
c) oplysninger om udgifterne eller bekræftelse af, at oplysningerne om de enkelte transaktioner opbevares på edb-fil, som står til rådighed for Kommissionen
d) bekræftelse af, at oplysningerne om alle lagerbevægelser på interventionslagre opbevares på interventionsorganets filer
e) redegørelse for forskelle mellem udgifterne i årsregnskabet og de udgifter, der er anmeldt for samme periode i de dokumenter, der omhandles i artikel 3, stk. 5, i Kommissionens forordning (EØF) nr. 2776/88 (5), som korrigeret efter artikel 9, stk. 7, i nævnte forordning.
2. De rapporter, der omhandles i artikel 4, stk. 1, litra a), i nærværende forordning, skal indeholde følgende oplysninger om forbindelsesorganet og hvert enkelt udbetalende organ:
- enhver usædvanlig transaktion eller tekniske vanskeligheder, der er forekommet i det pågældende regnskabsår
- enhver væsentlig ændring, der er foretaget af de i stk. 1 nævnte oplysninger siden den foregående rapport.
Artikel 6
De dokumenter, der tjener som dokumentation for de finansierede udgifter og de beløb, der skal tilbagebetales til EUGFL, Garantisektionen, skal være til rådighed for Kommissionen i mindst tre år efter det år, hvor Kommissionen afslutter regnskaberne for det pågældende regnskabsår, og i de tilfælde, hvor beslutningen om regnskabsafslutning indbringes for EF-Domstolen, i indtil et år efter sagens afslutning.
Artikel 7
1. I den beslutning om regnskabsafslutning, som er omhandlet i artikel 5, stk. 2, litra b), i forordning (EØF) nr. 729/70, fastsættes de udgifter, der er afholdt i hvert enkelt medlemsstat i det pågældende regnskabsår, og som skal anerkendes som udgifter for EUGFL, uden at dette dog foregriber de beslutninger, der senere træffes efter stk. 2, litra c), i nævnte artikel.
De beløb, der som følge af ovennævnte beslutning skal tilbagebetales af eller udbetales til den enkelte medlemsstat, fastsættes ved, at det forskud, der er udbetalt for det pågældende regnskabsår, fratrækkes de udgifter, der er anerkendt for samme år i henhold til første afsnit. Disse beløb trækkes fra eller lægges til de forskud, der skal udbetales fra den anden måned efter den måned, hvori beslutningen om regnskabsafslutning fik virkning.
2. Inden den 31. marts i året efter regnskabsårets afslutning giver Kommissionen den pågældende medlemsstat meddelelse om resultaterne af sin kontrol af de indsendte oplysninger sammen med eventuelle forslag til ændringer.
3. Hvis Kommissionen af årsager, der må tilskrives den pågældende medlemsstat, ikke er i stand til at afslutte medlemsstatens regnskab inden den 30. april i det følgende år, underretter Kommissionen medlemsstaten om de yderligere undersøgelser, som den har til hensigt at gennemføre i henhold til artikel 9 i forordning (EØF) nr. 729/70.
Artikel 8
1. Når Kommissionen som følge af en undersøgelse finder, at udgifterne ikke er afholdt efter EF-reglerne, meddeler den den pågældende medlemsstat sine resultater og de korrigerende foranstaltninger, der skal træffes for at sikre, at reglerne fremtidig overholdes, og giver en vurdering af eventuelle udgifter, som den påtænker at udelukke i henhold til artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70. Meddelelsen skal indeholde en henvisning til nærværende forordning. Medlemsstaten skal afgive svar inden for to måneder, og Kommissionen kan ændre sit standpunkt under hensyn hertil. I behørigt begrundede tilfælde kan Kommissionen forlænge besvarelsesfristen.
Efter udløbet af den til besvarelsen afsatte periode indleder Kommissionen en bilateral drøftelse, og de to parter søger at nå frem til en aftale om de foranstaltninger, der skal træffes. Kommissionen underretter derefter officielt medlemsstaten om sine konklusioner under henvisning til Kommissionens beslutning 94/442/EF (6).
2. De beslutninger, der omhandles i artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70, træffes efter gennemgang af en eventuel rapport, som er udarbejdet af forligsorganet i henhold til Kommissionens beslutning 94/442/EF.
3. Fradragene i fællesskabsfinansieringen efter artikel 5, stk. 2, litra c), i forordning (EØF) nr. 729/70 foretages i forskuddene vedrørende udgifterne i den anden måned efter beslutningen i henhold til nævnte artikel. Kommissionen kan dog efter anmodning fra medlemsstaten, og hvis fradragenes omfang gør det berettiget, samt efter høring af Fondskomitéen fastsætte andre datoer.
Artikel 9
Forordning (EØF) nr. 1723/72 ophæves med virkning fra den 16. oktober 1995.
Den anvendes dog fortsat for afslutningen af regnskaberne for Garantifonden for regnskabsårene indtil 1995 inklusive.
Artikel 10
Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Den anvendes fra det regnskabsår, der begynder den 16. oktober 1995.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 7. juli 1995.
KOMISSION ASETUS (EY) N:o 1663/95,
annettu 7 päivänä heinäkuuta 1995,
neuvoston asetuksen (ETY) N:o 729/70 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä EMOTR:n tukiosaston tilien tarkastamisen ja hyväksymisen osalta
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon yhteisen maatalouspolitiikan rahoituksesta 21 päivänä huhtikuuta 1970 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 729/70 (1), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 1287/95 (2), ja erityisesti sen 4 artiklan 6 kohdan ja 5 artiklan 3 kohdan,
sekä katsoo, että
asetuksella (EY) N:o 1287/95 toteutettava tilien tarkastamista ja hyväksymistä koskevan menettelyn uudistaminen sisältää yksityiskohtaisten sääntöjen vahvistamisen nimettyjen maksajina toimivien toimielimien vuosittaisten tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä,
EMOTR:n tukiosaston rahoittamien toimenpiteiden lukumäärän ja luonteen muuttuminen samanaikaisesti kun tietojen tallennus- ja välitystekniikka on muuttunut vaatii komissiolle tilien hyväksymistä ja tarkastamista varten toimitettavien tietojen luonteen ja sisällön uudistamista,
komission asetus 1723/72 (3), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella 295/88 (4), olisi tämän vuoksi kumottava, ja
EMOTR:n komitea ei ole antanut lausuntoa puheenjohtajansa asettamassa määräajassa,
ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
1. Jokaisen jäsenvaltion on asiasta komission kanssa neuvoteltuaan vahvistettava asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 2 kohdassa tarkoitetun jäsenvaltion hyväksymien maksajina toimivien toimielimien lukumäärän rajat. Komissio voi erityisesti ilmoittaa esteestä, jonka tämä lukumäärä muodostaa kyseisen asetuksen 5 artiklan 2 kohdan b alakohdassa säädetyn määräajan noudattamiselle ja rahaston toiminnan tarkastusten avoimuudelle. Komission on ilmoitettava rahastokomitealle kunkin jäsenvaltion hyväksymät maksajina toimivat toimielimet.
2. Jokaisen maksajana toimivan toimielimen osalta jäsenvaltion on ilmoitettava komissiolle yksi tai useampi hyväksymisen myöntävä ja peruuttava viranomainen, joka määrää asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 4 kohdassa tarkoitettuihin tarvittaviin mukautuksiin käytettävän ajan (`toimivaltainen viranomainen`).
3. Ennen maksajana toimivan toimielimen hyväksymistä toimivaltaisen viranomaisen on varmistuttava siitä, että kyseisen elimen hallintoa ja tilejä koskevat järjestelyt antavat asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetut takeet. Jäsenvaltion on vahvistettava hyväksymisen perusteet, ja toimivaltaisen viranomaisen on sovellettava niitä ottaen huomioon komission asettamat, liitteessä esitetyt suuntaviivat näille perusteille. Jollei maksajana toimivan toimielimen toiminnan kannalta merkityksellisiä perusteita noudateta, sovelletaan edellä mainitun asetuksen 4 artiklan 4 kohtaa.
Hyväksymistä koskeva päätös on tehtävä hallintoa ja tilejä koskevien edellytysten tutkimuksen perusteella, mukaan lukien edellytykset, jotka on vahvistettu maksettuja ennakkomaksuja, saatuja vakuuksia, interventiovarastoja ja kannettavia määriä koskevien yhteisön etujen turvaamiseksi. Tutkimukseen on sisällytettävä erityisesti maksujen suorittamista, varojen turvaamista, tietojärjestelmien turvallisuutta, tilitiedostojen ylläpitoa, tehtävänjakoa sekä sisäisen ja ulkoisen valvonnan riittävyyttä koskevat järjestelyt, EMOTR:n tukiosaston rahoittamien suoritteiden osalta.
4. Jos toimivaltainen viranomainen toteaa tutkitun maksajana toimivan toimielimen olevan kaikkien asiaan kuuluvien vaatimusten mukainen, sen on hyväksyttävä toimielin. Muutoin sen on annettava maksajana toimivalle toimielimelle ohjeet hallintoa ja tilejä koskevista järjestelyistä ja erityisesti kaikista niistä edellytyksistä, jotka maksajana toimivan toimielimen on täytettävä ennen kuin se voidaan hyväksyä. Hyväksyminen voidaan myöntää väliaikaisesti ongelman vakavuuden mukaan vahvistettavaksi määräajaksi, kunnes tarvittavat hallintoa ja tilejä koskevien järjestelyjen muutokset on pantu täytäntöön.
5. Jos hyväksyminen peruutetaan, jäsenvaltion on nimettävä toinen maksajana toimiva toimielin asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklassa sekä tämän artiklan 3 ja 4 kohdassa säädettyjen edellytysten mukaisesti, sekä varmistettava, ettei maksujen suorittamista edunsaajille keskeytetä.
6. Hyväksyminen on toimitettava kirjallisella vahvistuksella, jonka mukaan kyseinen elin noudattaa hyväksymisen perusteita, ja tarvittaessa siinä on annettava ohjeet muutoksista ja asetetusta määräajasta. Hyväksyminen on annettava tiedoksi komissiolle.
7. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 3 kohdassa säädetty tiedoksianto on annettava, kun maksajana toimiva toimielin hyväksytään ensimmäisen kerran, ja siihen on liitettävä seuraavat tiedot kustakin maksajana toimivasta toimielimestä:
- sille annetut tehtävät,
- tehtävien jakautuminen sen yksiköiden kesken,
- sen suhteet muihin julkisiin tai yksityisiin elimiin, joille on myös annettu osa tehtävistä sellaisten toimenpiteiden toteuttamiseksi, joista se veloittaa kuluja rahastolta,
- menettelyt, joilla edunsaajien maksuvaatimukset otetaan vastaan, tarkastetaan ja todetaan päteviksi, kulut hyväksytään, maksetaan ja tilitetään,
- sisäisiä tarkastuksia koskevat määräykset.
Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 4 kohtaa sovellettaessa annettaviin tietoihin on sisällytettävä erityisesti kaikki ohjeet hallintoa ja tilejä koskevista järjestelyistä, maksajana toimivalta toimielimeltä hyväksymisen peruuttamisen välttämiseksi edellytettävistä mukautuksista sekä täytäntöönpanon määräajasta.
2 artikla
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetun koordinaatioelimen on toimittava jäsenvaltion yksinomaisena edustajana suhteessa komissioon kaikissa EMOTR:n tukiosastoon liittyvissä asioissa, jotka koskevat:
- yhteisön tekstien ja niihin liittyvien suuntaviivojen jakelua maksajina toimiville eri toimielimille ja niiden täytäntöönpanosta vastaaville elimille,
- niiden yhdenmukaistetun soveltamisen edistämistä,
- tässä asetuksessa ja asetuksessa (ETY) N:o 729/70 säädettyjen tietojen toimittamista komissiolle,
- tilasto- ja valvontatarkoituksiin tarvittavien tilitietojen täydellisten tiedostojen pitämistä komission käytettävissä.
Maksajina toimivilla toimielimillä tai hyväksymisen myöntävillä elimillä asiakirjamuodossa olevia tietoja ei tarvitse toimittaa komissiolle, mutta maksajina toimivien toimielimien tai hyväksymisen myöntävien viranomaisten on kuitenkin pidettävä ne saatavilla. Maksajana toimiva toimielin voi hoitaa koordinaatioelimen tehtävää, jos kyseiset kaksi tehtävää pidetään erillään. Tehtäviä suorittaessaan koordinaatioelin voi kansallisia menettelyjä noudattaen käyttää apunaan muita, erityisesti kirjanpitoon tai tekniikkaan erikoistuneita hallinnollisia elimiä tai yksiköitä.
2. Jäsenvaltion on toimitettava komissiolle tiedot koordinaatioelimen nimestä ja perussäännöstä sekä sen toimintaan liittyvistä hallintoa, tilejä ja sisäistä valvontaa koskevista edellytyksistä.
3. Edellä 1 kohdassa tarkoitettujen tilitietojen muodon ja sisällön vahvistaa komissio neuvoteltuaan rahastokomitean kanssa, ja ne toimitetaan tiedoksi jäsenvaltioille kolmen kuukauden kuluessa tämän asetuksen voimaantulosta. Kaikista muutoksista ilmoitettaan jäsenvaltioille kolmen kuukauden kuluessa muutoksen aiheuttaneesta tapahtumasta, ja jäsenvaltioiden on toteutettava tietojärjestelmiinsä tarvittava muutos komission rahastokomiteaa kuultuaan vahvistamassa määräajassa.
3 artikla
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetun todistuksen laatii yksikkö tai elin, joka on toiminnallisesti riippumaton maksajina toimivista ja yhteensovittavista toimielimistä ja jolla on tekninen pätevyys (`todistuksen myöntävä elin`).
Todistuksen on perustuttava menettelyjen sekä suoritteiden otoksen tutkimukseen. Siinä on todistettava maksujen yhteisön sääntöjenmukaisuus ainoastaan siltä osin, joka koskee maksajana toimivien toimielimien hallinnollisten rakenteiden kykyä varmistaa, että tämä sääntöjenmukaisuus on tarkistettu ennen maksun suorittamista.
Todistuksen myöntävän elimen on suoritettava tutkimus kansainvälisesti hyväksyttyjen kirjanpitostandardien mukaisesti. Tarkistukset on tehtävä sekä kunkin varainhoitovuoden aikana että sen päätyttyä. Ennen 31 päivää tammikuuta seuraavana vuonna todistuksen myöntävän elimen on laadittava todistus sekä havaintojaan koskeva kertomus, jossa on erityisesti todettava, onko elin kohtuullisessa määrin varmistunut siitä, että komissiolle luovutettavat tilit ovat todenperäiset, täydelliset ja tarkat ja että sisäisen valvonnan menettelyt ovat toimineet hyväksyttävästi.
2. Jos maksajina toimivia toimielimiä hyväksytään useampia kuin yksi, jäsenvaltio voi ottaa huomioon kyseisten maksajina toimivien toimielimien tileistä todistuksen myöntäneiden yksiköiden tai elinten myöntämän todistukset, jos sille annetaan vakuus siitä, että suoritetut tarkastukset vastasivat laajuudeltaan ja tasoltaan 1 kohdassa esitettyjä vaatimuksia.
3. Edellä 1 kohdassa tarkoitetussa kertomuksessa on todettava:
- antavatko maksajina toimivien toimielimien menettelyt, erityisesti hyväksymisen perusteet, kohtuulliset takeet siitä, että rahastolta veloitettavat toiminnot ovat yhteisön sääntöjen mukaisia, ja mitä järjestelmien parantamista koskevia suosituksia on annettu,
- vastaavatko tämän asetuksen 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetut vuosittaiset tilit maksajina toimivien toimielimien tilejä ja tiedostoja,
- muodostavatko tämän asetuksen 5 artiklassa säädetyt maininnat menoista ja interventiotoimista aineellisesti todenperäisen, täydellisen ja tarkan luettelon rahastolta veloitettavista toimista,
- onko yhteisön rahalliset edut asianmukaisesti suojattu maksettujen ennakkomaksujen, saatujen vakuuksien, interventiovarastojen ja kannettavien määrien osalta,
- onko maksajana toimivalle toimielimelle annettuja järjestelmien parantamista koskevia suosituksia noudatettu.
Kertomukseen on liitettävä tiedot tilintarkastuksen suorittavan henkilöstön lukumäärästä ja pätevyydestä, tehdystä työstä, tutkittujen suoritteiden lukumäärästä, tulokseksi saadusta asiaan vaikuttavien seikkojen ja luotettavuuden tasosta, todetuista heikkouksista ja parannussuosituksista, sekä todistuksen myöntävän elimen ja muiden tarkastuselinten maksajina toimivien toimielimien sisällä ja niiden ulkopuolella toteuttamista toimista, joiden kaikkien seikkojen perusteella todistuksen myöntävä elin varmistui kokonaan tai osittain kertomuksessa esitetyistä seikoista.
4 artikla
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan b alakohdassa säädettyä tilien tarkastamista ja hyväksymistä varten jäsenvaltioiden on lähetettävä komissiolle:
a) vuosittaiset tilit rahaston tukiosastolta veloitetuista menoista ja kunkin yksikön tai elimen kyseisen asetuksen 5 artiklan 1 kohdan mukaisesti laatimat kertomukset,
b) yhden tai useamman todistuksen antavan elimen laatimat todistukset ja kertomukset.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetut asiakirjat on lähetettävä neljänä kappaleena komissiolle 10 päivään helmikuuta mennessä sen varainhoitovuoden, jota kertomus koskee, päättymistä seuraavana vuonna.
3. Komission pyynnöstä tai jäsenvaltion aloitteesta tilien hyväksymistä ja tarkastamista koskevia lisätietoja voidaan lähettää komissiolle määräaikaan mennessä, jonka komissio asettaa ottaen huomioon näiden tietojen toimittamiseen tarvittavan työmäärän. Tällaisten tietojen puuttuessa komissio voi hyväksyä ja tarkastaa tilit niiden tietojen perusteella, jotka sillä on käytettävissään kyseisen määräajan päättyessä.
4. Komissio voi hyväksyä lisäaikaa tietojen toimittamiseksi koskevan pyynnön, jos pyyntö on perusteltu ja jos pyyntö toimitetaan komissiolle määräaikaan mennessä.
5 artikla
1. Edellä 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettuihin tileihin on sisällytettävä:
a) yhteisön talousarvion momenttien ja alamomenttien mukaiset yhteenvedot menoista,
b) yhteenveto interventiotoimista ja maininta varastojen määrästä ja sijainnista varainhoitovuoden lopussa,
c) tiedot menoista tai vahvistus siitä, että kutakin suoritetta koskevat yksityiskohtaiset tiedot säilytetään komission käytettävissä atk-tiedostossa,
d) vahvistus siitä, että kutakin interventiovarastoista tapahtuvaa siirtoa koskevat yksityiskohdat säilytetään maksajana toimivan toimielimen atk-tiedostossa,
e) selitykset eroavuuksista vuosittaisissa tileissä ilmoitettujen menojen sekä samalta ajanjaksolta komission asetuksen (ETY) N:o 2776/88 (5) 3 artiklan 5 kohdassa tarkoitetuissa asiakirjoissa ilmoitettujen menojen välillä, kyseisen asetuksen 9 artiklan 7 kohdan mukaisesti korjattuina.
2. Tämän asetuksen 4 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa kertomuksissa on oltava seuraavat tiedot koordinaatioelimestä ja kustakin maksajana toimivasta toimielimestä.
- kyseiseen varainhoitovuoteen liittyneet poikkeukselliset suoritteet tai tekniset vaikeudet,
- edellisen 1 kohdan 7 alakohdassa mainittuja tietoja koskevan kertomuksen jälkeen tapahtuneet merkittävät muutokset.
6 artikla
EMOTR:n tukiosaston rahoittamien ja sille korvattavien menojen tositeasiakirjat on pidettävä komission saatavilla vähintään kolme vuotta sen vuoden päättymisestä, jona komissio tarkastaa ja hyväksyy kyseisen varainhoitovuoden tilit, tai jos päätös tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä edellyttää Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen oikeuskäsittelyä, vuoden ajan oikeuskäsittelyn päättymisestä.
7 artikla
1. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan b alakohdassa säädetyssä päätöksessä tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä on määrättävä se kussakin jäsenvaltiossa kyseisenä varainhoitovuonna toteutuvien menojen määrä, joka voidaan veloittaa EMOTR:lta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta myöhempien kyseisen artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisten päätösten soveltamista.
Määrät, jotka edellä mainitun päätöksen perusteella voidaan vaatia takaisin kultakin jäsenvaltiolta tai maksaa kullekin jäsenvaltiolle, on vahvistettava vähentämällä kyseisen varainhoitovuoden osalta maksetut ennakkomaksut samalle vuodelle ensimmäisen alakohdan mukaisesti kohdistuvista menoista. Nämä määrät on vähennettävä niistä ennakkomaksuista, jotka maksetaan toisesta sen kuukauden jälkeisestä kuukaudesta alkaen, jona päätös tilien tarkastamisesta ja hyväksymisestä tuli voimaan, tai lisättävä näihin ennakkomaksuihin.
2. Komission on toimitettava tiedoksi kyseisille jäsenvaltioille sille annettujen tietojen tarkistuksen tulokset sekä mahdollisesti ehdottamansa muutokset ennen kyseisen varainhoitovuoden päättymistä seuraavan vuoden maaliskuun 31 päivää.
3. Jos kyseisestä jäsenvaltiosta johtuvista syistä komissio ei voi tarkastaa ja hyväksyä jäsenvaltion tilejä ennen seuraavan vuoden huhtikuun 30 päivää, komission on ilmoitettava jäsenvaltiolle niistä lisätutkimuksista, jotka se aikoo tehdä asetuksen (ETY) N:o 759/70 9 artiklan mukaisesti.
8 artikla
1. Jos komissio tutkimuksen perusteella katsoo, että menoja ei ole toteutettu yhteisön sääntöjen mukaisesti, sen on annettava kyseiselle jäsenvaltiolle tiedoksi havaintonsa, tulevan sääntöjenmukaisuden varmistamiseksi toteutettavat korjaustoimenpiteet sekä arvio menoista, jotka se mahdollisesti ehdottaa jätettäviksi asetuksen soveltamisen ulkopuolelle asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisesti. Tiedoksiannossa on viitattava tähän asetukseen. Jäsenvaltion on annettava vastaus kahden kuukauden kuluessa, ja komissio voi muuttaa kantaansa vastaavasti. Jos se on perusteltua, komissio voi suostua tämän vastaukselle varatun määräajan pidentämiseen.
Vastaukselle varatun määräajan päätyttyä komission on aloitettava kahdenväliset keskustelut, ja molempien osapuolten on pyrittävä sopimukseen toteutettavista toimenpiteistä. Tämän jälkeen komission on muodollisesti annettava päätelmänsä tiedoksi jäsenvaltiolle viitaten komission päätökseen 94/442/EY (6).
2. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c alakohdassa tarkoitetut päätökset on tehtävä sen jälkeen, kun on tutkittu sovitteluelimen komission päätöksen 94/442/EY mukaisesti laatima kertomus.
3. Asetuksen (ETY) N:o 729/70 5 artiklan 2 kohdan c alakohdassa tarkoitetut vähennykset yhteisön rahoituksesta on tehtävä ennakkomaksuista, jotka koskevat toista kyseisen artiklan mukaista päätöstä seuraavaa kuukautta. Komissio voi kuitenkin jäsenvaltion pyynnöstä ja vähennysten tärkeyden sitä edellyttäessä sekä rahoituskomiteaa kuultuaan päättää muista ajankohdista.
9 artikla
Kumotaan asetus (ETY) N:o 1723/72 16 päivästä lokakuuta 1995 alkaen.
Sitä sovelletaan kuitenkin edelleen tukirahaston tilien tarkastamiseen ja hyväksymiseen tukirahaston varainhoitovuoden 1995 tileihin asti.
10 artikla
Tämä asetus tulee voimaan seitsemäntenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.
Sitä sovelletaan 16 päivänä lokakuuta 1995 alkavasta varainhoitovuodesta.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 7 päivänä heinäkuuta 1995.