KOMMISSIONENS BESLUTNING
af 5. marts 2008
om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 575/2007/EF om oprettelse af Den Europæiske Tilbagesendelsesfond for perioden 2008-2013 som en del af det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme, hvad angår medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer, reglerne for administrativ og finansiel forvaltning og støtteberettigelsen for udgifter til projekter, der samfinansieres af fonden
(meddelt under nummer K(2008) 796)
(Kun den bulgarske, den engelske, den estiske, den finske, den franske, den græske, den italienske, den lettiske, den litauiske, den maltesiske, den nederlandske, den polske, den portugisiske, den rumænske, den slovakiske, den slovenske, den spanske, den svenske, den tjekkiske, den tyske og den ungarske udgave er autentiske)
(2008/458/EF)
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 575/2007/EF af 23. maj 2007 om oprettelse af Den Europæiske Tilbagesendelsesfond for perioden 2008-2013 som en del af det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme (1), særlig artikel 23, artikel 31, stk. 5, artikel 33, stk. 6, og artikel 35, stk. 4, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Der bør fastsættes betingelser for medlemsstaternes gennemførelse af foranstaltninger under fonden, navnlig med henblik på fastlæggelse af de omstændigheder, hvorunder den ansvarlige myndighed kan gennemføre projekter direkte. Der bør også fastlægges yderligere bestemmelser for myndigheder, til hvilke der uddelegeres opgaver.
(2)
Der bør opstilles en liste over procedurer og/eller praktiske foranstaltninger, som de forskellige udpegede myndigheder bør udarbejde og rette sig efter ved gennemførelse af fonden.
(3)
Det bør fastlægges, hvilke forpligtelser de ansvarlige myndigheder skal have over for de endelige støttemodtagere i den fase, som fører frem til udvælgelse og godkendelse af projekter, der skal støttes, og med hensyn til de aspekter, der skal være omfattet af kontrollen af de udgifter, der anmeldes af den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne, herunder administrativ kontrol af ansøgninger om godtgørelse og kontrol på stedet vedrørende de enkelte projekter.
(4)
For at de udgifter, der er afholdt under de årlige programmer, kan blive revideret behørigt, bør det fastsættes, hvilke krav et revisionsspor skal opfylde for at blive betragtet som tilstrækkeligt.
(5)
Revision af projekter og systemer udføres under revisionsmyndighedens ansvar. For at sikre, at revisionen er tilstrækkeligt omfattende og effektiv og udføres efter de samme standarder i alle medlemsstaterne, bør der fastsættes betingelser, som revisionen skal opfylde, herunder vedrørende grundlaget for udtagning af stikprøver.
(6)
Medlemsstaterne skal indsende en beskrivelse af deres forvaltnings- og kontrolsystemer til Kommissionen sammen med deres flerårige program. Da dette dokument er et af de centrale elementer, Kommissionen baserer sig på i forbindelse med den delte forvaltning af fællesskabsbudgettet for at forvisse sig om, at medlemsstaterne anvender den pågældende finansielle støtte i overensstemmelse med de gældende regler og principper, som er nødvendige for at beskytte Fællesskabets økonomiske interesser, bør der fastsættes detaljerede retningslinjer for, hvilke oplysninger disse dokumenter skal indeholde.
(7)
For at harmonisere standarder for programmering, opfølgning på gennemførelse af fonden, revision og godkendelse af udgifter er det nødvendigt klart at fastlægge indholdet af det flerårige program, det årlige program, statusrapporten, den endelige rapport og betalingsanmodninger samt revisionsstrategien, den årlige revisionsrapport, gyldighedserklæringen og udgiftsgodkendelsen.
(8)
Eftersom medlemsstaterne skal indberette og overvåge uregelmæssigheder og inddrive fejlagtigt udbetalte beløb i forbindelse med fondens finansiering, bør der fastsættes krav for de oplysninger, der indsendes til Kommissionen.
(9)
Erfaringerne viser, at borgerne i Den Europæiske Union ikke i tilstrækkelig grad ved, hvilken rolle Fællesskabet spiller i forbindelse med programfinansiering. Der bør derfor fastlægges detaljerede retningslinjer for, hvilken information og hvilke pr-foranstaltninger der er nødvendige for at afhjælpe denne mangel på kommunikation og information.
(10)
For at sikre, at information om foreliggende finansieringsmuligheder videreformidles bredt til alle interesserede parter, og af hensyn til åbenheden bør det fastlægges, hvilke minimumsforanstaltninger der er nødvendige for at informere potentielle endelige støttemodtagere om de finansieringsmuligheder, Fællesskabet og medlemsstaterne i fællesskab tilbyder via fonden. For at skabe større åbenhed om anvendelsen af fondens midler bør fortegnelserne over endelige støttemodtagere, projekttitlerne og den offentlige støtte, der ydes til projekterne, offentliggøres.
(11)
På baggrund af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (2) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3) bør det i forbindelse med de informations- og pr-foranstaltninger og det revisionsarbejde, der er omhandlet i nærværende beslutning, fastsættes, at Kommissionen og medlemsstaterne forhindrer enhver uautoriseret offentliggørelse af eller adgang til personoplysninger, og præciseres, til hvilket formål Kommissionen og medlemsstaterne kan behandle sådanne oplysninger.
(12)
Anvendelsen af elektroniske medier til udveksling af oplysninger og finansielle data mellem medlemsstaterne og Kommissionen fører til forenkling, øget effektivitet, åbenhed og tidsbesparelser. For at få det fulde udbytte af disse fordele og samtidig garantere sikkerheden ved dataudvekslingen kan Kommissionen oprette et fælles edb-system.
(13)
For at sikre effektiv gennemførelse af fonden i medlemsstaterne i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økomomisk forvaltning bør der vedtages en række fælles regler om udgifter, der er berettigede til støtte fra fonden. For at mindske den administrative byrde for de endelige støttemodtagere og de udpegede myndigheder bør indirekte omkostninger på visse betingelser kunne finansieres efter faste satser.
(14)
I henhold til artikel 3 i protokollen om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, er Det Forenede Kongerige bundet af den grundlæggende retsakt og følgelig også af denne beslutning.
(15)
I henhold til artikel 3 i protokollen om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, er Irland bundet af den grundlæggende retsakt og følgelig også af denne beslutning.
(16)
I henhold til artikel 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, er denne beslutning ikke bindende for Danmark, og den finder ikke anvendelse i Danmark.
(17)
Foranstaltningerne i denne beslutning er i overensstemmelse med udtalelse fra forvaltningskomitéen for fonden -
VEDTAGET FØLGENDE BESLUTNING:
INDHOLDSFORTEGNELSE
Del I
Indledning
Kapitel 1
Emne og definitioner
Artikel 1
Emne
Artikel 2
Definitioner
Del II
Fælles bestemmelser for de fire fonde
Kapitel 1
Udpegede myndigheder
Artikel 3
Fælles myndigheder
Artikel 4
Myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver
Artikel 5
Udlicitering af opgaver
Kapitel 2
Forvaltnings- og kontrolsystemer
Artikel 6
Procedurehåndbog
Artikel 7
Den ansvarlige myndigheds gennemførelse af fonden
Artikel 8
Betingelser, hvorunder den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan
Artikel 9
Udvælgelses- og tildelingsprocedure, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan
Artikel 10
Aftaler om tilskud med endelige støttemodtagere, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan
Artikel 11
Kontrakter som led i gennemførelsen
Artikel 12
Fastsættelse af det endelige fællesskabsbidrag
Artikel 13
Teknisk bistand
Artikel 14
Udgifter til teknisk bistand i forbindelse med en fælles myndighed
Artikel 15
Kontrol foretaget af den ansvarlige myndighed
Artikel 16
Revisionsspor
Artikel 17
Systemrevision og projektrevision
Artikel 18
Kontrol foretaget af godkendelsesmyndigheden
Kapitel 3
Oplysninger, der skal gives om anvendelse af fonden
Artikel 19
Proportionalitetsprincippet
Artikel 20
Beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemerne
Artikel 21
Revision af beskrivelsen af forvaltnings- og kontrolsystemerne
Artikel 22
Programmeringsdokumenter
Artikel 23
Revision af den finansielle fordeling i de årlige programmer
Artikel 24
Statusrapporter og endelige rapporter om gennemførelsen af de årlige programmer
Artikel 25
Dokumenter udarbejdet af revisionsmyndigheden
Artikel 26
Dokumenter udarbejdet af godkendelsesmyndigheden
Kapitel 4
Rapportering af uregelmæssigheder
Artikel 27
Første rapportering - undtagelser
Artikel 28
Rapportering om opfølgning - uinddrivelige beløb
Artikel 29
Kontakt med medlemsstaterne
Artikel 30
Anvendelse af oplysningerne
Kapitel 5
Information og pr-foranstaltninger
Artikel 31
Information til potentielle endelige støttemodtagere
Artikel 32
Information til endelige støttemodtagere
Artikel 33
Den ansvarlige myndigheds ansvar vedrørende informering og pr-foranstaltninger over for offentligheden
Artikel 34
De endelig støttemodtageres ansvar vedrørende informering og pr-foranstaltninger over for offentligheden
Artikel 35
Tekniske karakteristika for informations- og pr-foranstaltninger vedrørende foranstaltningen
Kapitel 6
Personoplysninger
Artikel 36
Beskyttelse af personoplysninger
Kapitel 7
Elektronisk udveksling af dokumenter
Artikel 37
Elektronisk udveksling af dokumenter
Artikel 38
Computersystem til udveksling af dokumenter
Del III
Særlige bestemmelser for Den Europæiske Tilbagesendelsesfond
Kapitel 1
Regler for støtteberettigelse
Artikel 39
Regler for støtteberettigelse
Del IV
Afsluttende bestemmelser
Artikel 40
Adressater
BILAG
DEL I
INDLEDNING
KAPITEL 1
Emne og definitioner
Artikel 1
Emne
1. Denne beslutning fastsætter gennemførelsesbestemmelser for fonden for så vidt angår:
a)
udpegede myndigheder
b)
forvaltnings- og kontrolsystemer
c)
oplysninger, som medlemsstaterne skal indsende til Kommissionen om anvendelsen af fonden
d)
rapportering af uregelmæssigheder
e)
information og pr-foranstaltninger
f)
personoplysninger
g)
elektronisk udveksling af dokumenter.
2. De følgende bestemmelser berører ikke Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (4).
Artikel 2
Definitioner
I denne beslutning forstås ved:
-
»grundlæggende retsakt«: beslutning nr. 575/2007/EF
-
»fond«: Den Europæiske Tilbagesendelsesfond som oprettet ved den grundlæggende retsakt
-
»fire fonde«: Den Europæiske Flygtningefond, Fonden for De Ydre Grænser, Den Europæiske Tilbagesendelsesfond og Den Europæiske Fond for Integration af Tredjelandsstatsborgere som oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 573/2007/EF (5), Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 574/2007/EF (6), beslutning nr. 575/2007/EF og Rådets beslutning 2007/435/EF (7) som en del af det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme
-
»ansvarlig myndighed«: organ udpeget af en medlemsstat efter artikel 25, stk. 1, litra a), i den grundlæggende retsakt
-
»godkendelsesmyndighed«: organ udpeget af en medlemsstat efter artikel 25, stk. 1, litra b), i den grundlæggende retsakt
-
»revisionsmyndighed«: organ udpeget af en medlemsstat efter artikel 25, stk. 1, litra c), i den grundlæggende retsakt
-
»myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver«: organ udpeget af en medlemsstat efter artikel 25, stk. 1, litra d), i den grundlæggende retsakt
-
»udpegede myndigheder«: alle de myndigheder, der udpeges af medlemsstaterne efter artikel 25 i den grundlæggende retsakt
-
»foranstaltning«: foranstaltning under fonden som omhandlet i artikel 4 i den grundlæggende retsakt
-
»projekt«: specifikke, praktiske midler, som de endelige støttemodtagere anvender til fuld eller delvis gennemførelse af en foranstaltning
-
»endelig støttemodtager«: retlig enhed med ansvar for gennemførelse af projekter, f.eks. ngo'er, føderale, nationale, regionale eller lokale myndigheder, andre non profit-organisationer, privatretlige eller offentligretlige selskaber eller internationale organisationer
-
»projektpartner«: enhver retlig enhed, der gennemfører et projekt i samarbejde med en endelig støttemodtager ved at tilføre projektet ressourcer og modtage en del af fællesskabsbidraget gennem den endelige støttemodtager
-
»strategiske retningslinjer«: rammerne for fondens intervention som vedtaget ved Kommissionens beslutning 2007/837/EF (8)
-
»prioritet«: en samling foranstaltninger, der er defineret som en prioritet i de strategiske retningslinjer
-
»specifik prioritet«: en samling foranstaltninger, der er defineret som en specifik prioritet i de strategiske retningslinjer, og som giver mulighed for en højere samfinansieringssats efter artikel 15, stk. 4, i den grundlæggende retsakt
-
»første administrative eller retslige konstatering«: den første skriftlige vurdering fra en kompetent administrativ eller retslig myndighed, som på grundlag af konkrete forhold konkluderer, at der er begået en uregelmæssighed, idet det dog senere kan være nødvendigt at revidere denne konklusion eller trække den tilbage som følge af udviklingen i den administrative eller retslige procedure
-
»uregelmæssighed«: enhver overtrædelse af en fællesskabsbestemmelse, som kan tilskrives en økonomisk aktørs handling eller undladelse, der skader eller vil kunne skade Den Europæiske Unions almindelige budget ved afholdelse af en uretmæssig udgift over det almindelige budget
-
»mistanke om svig«: en uregelmæssighed, der giver anledning til, at der indledes en administrativ eller retslig procedure på nationalt plan med henblik på at fastslå, om der foreligger en forsætlig adfærd, navnlig svig som omhandlet i artikel 1, stk. 1, litra a), i konventionen om beskyttelse af Det Europæiske Fællesskabs finansielle interesser, som er indgået på grundlag af artikel K.3 i traktaten om Den Europæiske Union (9)
-
»konkurs«: insolvensbehandling som defineret i artikel 2, litra a), i Rådets forordning (EF) nr. 1346/2000 (10)
-
»aftale om tilskud«: en aftale eller en tilsvarende form for juridisk instrument, på grundlag af hvilken medlemsstaterne yder tilskud til den endelige støttemodtager med henblik på gennemførelse af et projekt under fonden.
DEL II
FÆLLES BESTEMMELSER FOR DE FIRE FONDE
KAPITEL 1
Udpegede myndigheder
Artikel 3
Fælles myndigheder
Medlemsstater kan udpege den samme ansvarlige myndighed, revisionsmyndighed eller godkendelsesmyndighed for to eller flere af de fire fonde.
Artikel 4
Myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver
1. Enhver uddelegering af opgaver skal opfylde princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, hvilket kræver effektiv og produktiv intern kontrol, og skal overholde princippet om ikke-forskelsbehandling og sikre fællesskabsfinansieringens synlighed. De gennemførelsesopgaver, der uddelegeres, må ikke give anledning til interessekonflikter.
2. Omfanget af de opgaver, der uddelegeres af den ansvarlige myndighed til en anden myndighed, og de detaljerede procedurer for gennemførelse af de uddelegerede opgaver skal registreres officielt og skriftligt.
Dokumentet om uddelegering skal som et minimum:
a)
indeholde henvisninger til relevant fællesskabslovgivning
b)
angive den opgave, der uddelegeres til myndigheden
c)
angive rettigheder og pligter for den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, og det ansvar, den påtager sig
d)
angive forpligtelsen for den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, til at etablere og opretholde en organisationsstruktur og et forvaltnings- og kontrolsystem, der er tilpasset opfyldelsen af dens forpligtelser
e)
angive, hvilken garanti der skal gives for forsvarlig økonomisk forvaltning og lovligheden og den formelle rigtighed af de uddelegerede opgaver.
3. Varetagelse af kommunikation med Kommissionen, jf. artikel 25, stk. 1, litra a), i den grundlæggende retsakt uddelegeres ikke. Den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, kommunikerer med Kommissionen gennem den ansvarlige myndighed.
4. Hvis den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, ikke er en offentlig administration eller et organ underlagt medlemsstatens privatret med en public service-opgave, kan den ansvarlige myndighed ikke uddelegere gennemførelsesbeføjelser, der indebærer vidtgående skønsbeføjelser angående politikvalg, til den pågældende myndighed.
5. Uddelegering af opgaver til myndigheder berører ikke det ansvar, der påhviler den ansvarlige myndighed, som forbliver ansvarlig for de opgaver, den har uddelegeret.
6. Hvor den ansvarlige myndighed har uddelegeret opgaver til en myndighed, finder alle denne beslutnings bestemmelser vedrørende den ansvarlige myndighed tilsvarende anvendelse på den myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver.
Artikel 5
Udlicitering af opgaver
Udpegede myndigheder kan udlicitere nogle af deres opgaver, men forbliver ansvarlige for de udliciterede opgaver i overensstemmelse med de ansvar, der er omhandlet i artikel 27, 29 og 30 i den grundlæggende retsakt.
KAPITEL 2
Forvaltnings- og kontrolsystemer
Artikel 6
Procedurehåndbog
I henhold til artikel 31, stk. 2, i den grundlæggende retsakt og under hensyntagen til proportionalitetsprincippet udarbejder medlemsstaterne en manual over procedurer og praktiske foranstaltninger vedrørende:
a)
de udpegede myndigheders opgaver
b)
foranstaltninger, der sikrer passende adskillelse af funktioner
c)
eventuel overvågning af myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver, og andre udliciterede opgaver
d)
fastlæggelse af flerårige og årlige programmer
e)
fastlæggelse af revisionsstrategi og årlige revisionsplaner
f)
udvælgelse af projekter, tildeling af støtte og overvågning og finansiel forvaltning af projekter
g)
forvaltning af uregelmæssigheder, finansielle korrektioner og inddrivelser
h)
forberedelse og gennemførelse af kontrolbesøg
i)
forberedelse af revisionsrapporter og erklæringer
j)
godkendelse af udgifter
k)
evaluering af programmet
l)
rapportering til Kommissionen
m)
revisionsspor.
Artikel 7
Den ansvarlige myndigheds gennemførelse af fonden
1. Den ansvarlige myndighed kan med henblik på gennemførelse af fonden fungere som tildelingsorgan og/eller gennemførelsesorgan.
2. Den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan i tilfælde, hvor den gennemfører projekterne, og det sker som hovedregel på baggrund af årlige åbne indkaldelser af forslag.
Hverken den ansvarlige myndighed eller en myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, kan indgive forslag på foranledning af disse indkaldelser.
I behørigt begrundede tilfælde, herunder videreførelse af flerårige projekter efter artikel 15, stk. 6, i den grundlæggende retsakt, som blev udvalgt efter en forudgående indkaldelse af forslag eller i nødsituationer, kan der ydes tilskud uden indkaldelse af forslag.
3. Den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan i tilfælde, hvor den beslutter at gennemføre projekterne direkte, fordi projekternes karakteristika ikke levner andre muligheder for gennemførelse, f.eks. i retlige monopolsituationer eller af sikkerhedshensyn. I disse tilfælde gælder reglerne angående den endelige støttemodtager tilsvarende for den ansvarlige myndighed.
Artikel 8
Betingelser, hvorunder den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan
1. De årsager, som fik den ansvarlige myndighed til at fungere som gennemførelsesorgan ved gennemførelsen af projekter, identificeres og meddeles Kommissionen inden for rammerne af det pågældende årlige program.
2. Ved gennemførelse af projekterne sikrer den ansvarlige myndighed overholdelse af princippet om økonomisk fordelagtighed og forebygger interessekonflikter.
3. Den ansvarlige myndighed kan gennemføre de identificerede projekter i henhold til artikel 7, stk. 3, direkte og/eller sammen med en national myndighed, der er kompetent på grund af sin tekniske ekspertise, sin høje specialiseringsgrad eller sine administrative beføjelser. De vigtigste nationale myndigheder, der er inddraget i gennemførelsen, identificeres også i det pågældende årlige program.
4. Den administrative beslutning om at samfinansiere et projekt under fonden skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at overvåge de samfinansierede produkter og tjenesteydelser og kontrollere afholdte afgifter. Alle relevante bestemmelser, der er fastlagt for en aftale om tilskud i artikel 10, stk. 2, specificeres i et tilsvarende juridisk instrument.
5. Den endelige rapport om gennemførelsen af det årlige program skal indeholde oplysninger om de procedurer og den praksis, der er anvendt for at sikre passende adskillelse af funktioner, effektiv kontrol og tilfredsstillende beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser, og der skal redegøres for, hvordan interessekonflikter er blevet undgået.
6. Når den ansvarlige myndighed forventes jævnligt at være gennemførelsesorgan i forbindelse med projekter, der samfinansieres af fonden:
a)
kan revisionsmyndigheden ikke være en del af det samme organ som den ansvarlige myndighed, medmindre dens revisionsmæssige uafhængighed er garanteret, og den også rapporterer til et andet organ end det, revisionsmyndigheden og den ansvarlige myndighed er del af
b)
berøres den ansvarlige myndigheds opgaver som defineret i artikel 27 i den grundlæggende retsakt ikke, når den ansvarlige myndighed også gennemfører projekter direkte.
7. Når en myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, forventes at fungere som gennemførelsesorgan for projekter, der samfinansieres af fonden, kan denne myndighed ikke være den eneste endelige modtager af bevillinger, som den har fået til opgave at forvalte.
Artikel 9
Udvælgelses- og tildelingsprocedure, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan
1. Indkaldelserne af forslag som omhandlet i artikel 7, stk. 2, offentliggøres på en sådan måde, at de når ud til den bredest mulige kreds af mulige støttemodtagere. Enhver ændring af indholdet af indkaldelserne af forslag offentliggøres på samme vilkår.
I indkaldelserne af forslag skal der redegøres for:
a)
mål
b)
udvælgelseskriterier, som skal være i overensstemmelse med artikel 15, stk. 5, i den grundlæggende retsakt, og de relevante støttedokumenter
c)
foranstaltninger vedrørende fællesskabsfinansiering og eventuelt national finansiering
d)
foranstaltninger og sidste dato for indsendelse af forslag.
2. Med henblik på udvælgelse af projekter og tildeling af tilskud sikrer den ansvarlige myndighed, at de potentielle støttemodtagere informeres om følgende særlige betingelser i tilknytning til de projekter, der skal gennemføres:
a)
regler for udgifternes støtteberettigelse
b)
tidsbegrænsning for gennemførelse, og
c)
finansielle og andre oplysninger, der skal opbevares og videregives.
Inden der træffes beslutning om tildeling, sikrer den ansvarlige myndighed sig, at den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne har kapacitet til at opfylde disse betingelser.
3. Den ansvarlige myndighed sikrer, at de projekter, der får tilskud, har været underkastet en formel, teknisk og budgetmæssig analyse og kvalitativ vurdering under anvendelse af de kriterier, der er fastsat i indkaldelsen af forslag. Årsagerne til afvisning af de andre projekter anføres.
4. Medlemsstaterne afgør, hvem der har beføjelse til at træffe afgørelse om ydelse af tilskud til projekter, og sikrer, at der i alle tilfælde undgås interessekonflikter, navnlig når ansøgerne er nationale organer.
5. Afgørelsen om ydelse af tilskud skal som et minimum indeholde navnet på den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne, de vigtigste oplysninger om projektet og dets operationelle mål, det højeste samfinansieringsbeløb fra fonden og den højeste sats for samfinansiering af de samlede støtteberettigede omkostninger.
6. Alle ansøgere informeres skriftligt om resultaterne af udvælgelsesprocessen med en forklaring vedrørende udvælgelsesbeslutningerne. Hvis der findes en relevant klageprocedure i den nationale lovgivning, skal den anføres.
Artikel 10
Aftaler om tilskud med endelige støttemodtagere, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som tildelingsorgan
1. Den ansvarlige myndighed fastlægger detaljerede projektforvaltningsprocedurer omfattende bl.a.:
a)
underskrift af aftaler om tilskud med udvalgte endelige støttemodtagere
b)
opfølgning på aftalerne og eventuelle ændringer heraf gennem oprettelse af et system til administrativ overvågning af projekterne (brevvekslinger, udarbejdelse af ændringer og overvågning af deres gennemførelse, udarbejdelse af rykkerskrivelser og modtagelse og behandling af rapporter mv.).
2. Aftalerne om tilskud fastsætter bl.a.:
a)
det maksimale tilskudsbeløb
b)
det maksimale fællesskabsbidrag i procent i henhold til artikel 15, stk. 4, i den grundlæggende retsakt
c)
en detaljeret beskrivelse af og tidsplan for det støttede projekt
d)
eventuelt den del af opgaverne og de tilhørende omkostninger, som den endelige støttemodtager påtænker at udlicitere til tredjeparter
e)
det godkendte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder den faste procentsats for de indirekte omkostninger som fastsat i bilag XI om reglerne for udgifters støtteberettigelse
f)
tidsplanen for og bestemmelser om gennemførelsen af aftalen (rapporteringsforpligtelser, ændringer og ophør)
g)
operationelle projektmål og indikatorer, der skal anvendes
h)
en definition af støtteberettigede omkostninger
i)
betingelser vedrørende udbetaling af tilskuddet og bogføringskrav
j)
betingelser vedrørende revisionssporet
k)
relevante bestemmelser vedrørende databeskyttelse
l)
relevante bestemmelser vedrørende pr-foranstaltninger.
3. De endelige støttemodtagere sikrer eventuelt, at alle projektpartnere er underkastet samme betingelser, som de selv er. Partnerne udøver deres ansvar via den endelige støttemodtager, som i sidste instans er ansvarlig for sin egen og alle projektpartnernes overholdelse af aftalens betingelser.
De endelige støttemodtagere opbevarer attesterede kopier af regnskabsdokumenterne som bilag for indtægter og udgifter, der er afholdt af partnerne i forbindelse med det pågældende projekt.
4. Hver aftale om tilskud giver udtrykkeligt Kommissionen og Revisionsretten beføjelse til gennem bilagskontrol og kontrol på stedet at kontrollere alle endelige støttemodtagere, projektpartnere og underleverandører.
Artikel 11
Kontrakter som led i gennemførelsen
Med forbehold af bestemmelserne i Fællesskabets gældende regler vedrørende offentlige indkøb og gældende nationale regler for offentlige indkøb fastsætter aftaler om tilskud, at de endelige støttemodtagere og/eller projektpartnerne ved gennemførelse af projekter skal tildele indkøbskontrakten efter en udbudsprocedure under hensyn til det forslag, der er mest omkostningseffektivt, og at det skal undgås, at der opstår interessekonflikter. Med forbehold af de gældende fællesskabsbestemmelser og gældende nationale regler for offentlige indkøb kan der tildeles kontrakter til en værdi af mindre end 5 000 EUR på grundlag af et enkelt bud uden indkaldelse af bud.
Artikel 12
Fastsættelse af det endelige fællesskabsbidrag
Ved beregning af den endelige udbetaling til den endelige støttemodtager skal det samlede fællesskabsbidrag til hvert projekt være det laveste af følgende tre beløb:
a)
det maksimale beløb, der er angivet i aftalen om tilskud
b)
den maksimale samfinansiering, der er et resultat af multiplikationen af de samlede støtteberettigede omkostninger for det pågældende projekt med den procentsats, der er fastsat i artikel 15, stk. 4, i den grundlæggende retsakt (dvs. 50 % eller 75 %), og
c)
det beløb, der er et resultat af anvendelsen af non profit-princippet som defineret i punkt I.3.3 i bilag XI.
Artikel 13
Teknisk bistand
1. Teknisk bistand på Kommissions initiativ som defineret i artikel 16 i den grundlæggende retsakt kan finansieres med op til 100 % af fonden.
2. Teknisk bistand på medlemsstaternes initiativ som defineret i artikel 17 i den grundlæggende retsakt kan finansieres med op til 100 % af fonden.
3. Teknisk bistand på Kommissionens eller medlemsstaternes initiativ kan tage form af indkøbsaftaler, eksperthonorarer og/eller enhver administrativ udgift, der er underlagt de regler for støtteberettigelse, der er fastsat i kapitel 1 i del III.
Artikel 14
Udgifter til teknisk bistand i forbindelse med en fælles myndighed
1. Hvor en eller flere udpegede myndigheder er fælles for to eller flere af de fire fonde, kan bevillingerne til teknisk bistand til hvert af de berørte årlige programmer sammenlægges delvist eller helt.
2. Udgifterne til teknisk bistand fordeles på de berørte fonde, fortrinsvis på grundlag af enkle og repræsentative fordelingsformler. Anvendelsen af fordelingsformler bør ikke føre til en forøgelse af det maksimale beløb for udgifter til teknisk bistand for de berørte enkelte årlige programmer.
Artikel 15
Kontrol foretaget af den ansvarlige myndighed
1. Den kontrol, der skal foretages af forvaltningsmyndigheden eller under dennes ansvar efter artikel 27, stk. 1, litra g), i den grundlæggende retsakt omfatter eventuelt projekternes relevante administrative, finansielle, tekniske og fysiske aspekter.
Kontrollen skal sikre, at de anmeldte udgifter er reelle og berettigede i forhold til projektets formål, at de støttede projekter er gennemført i overensstemmelse med aftalerne om tilskud, at fællesskabsbidraget er i overensstemmelse med reglerne, navnlig med hensyn til den finansieringsstruktur, der er fastsat i artikel 15 i den grundlæggende retsakt, at anmodningerne om godtgørelse fra den endelige støttemodtager er korrekte, at projekterne og udgifterne er i overensstemmelse med fællesskabsreglerne og nationale regler, og at man undgår dobbeltfinansiering af udgifterne i forbindelse med andre fællesskabsprogrammer eller nationale programmer og andre programmeringsperioder.
Desuden gennemføres der:
a)
administrativ og finansiel kontrol af hver anmodning om godtgørelse, der indsendes af de endelige støttemodtagere
b)
som et minimum kontrol af et repræsentativt udsnit af bilagene, som dækker alle budgetposter og er vedlagt aftalen om tilskud, af udgifternes relevans, nøjagtighed og støtteberettigelse samt af indtægter og omkostninger, der dækkes ved formålsbestemte indtægter, som opgives af de endelige støttemodtagere
c)
kontrol på stedet af individuelle projekter omfattende mindst et repræsentativt udsnit af projekttyper og -størrelser under hensyn til allerede identificerede risikofaktorer med henblik på at opnå rimelig sikkerhed for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under henvisning til det risikoniveau, der er fastslået af den ansvarlige myndighed.
Det er ikke nødvendigt at gennemføre den kontrol, der er omhandlet i litra a) og b), hvis den endelige støttemodtager er forpligtet til at fremlægge et revisionscertifikat fra en uafhængig revisor, som dækker alle de aspekter, der er omhandlet i litra a) og b).
2. De enkelte kontroller skal registreres med angivelse af det udførte arbejde, dato, resultater og foranstaltninger, der er truffet på grundlag af påpegede fejl. Den ansvarlige myndighed sikrer, at alle bilag vedrørende de gennemførte kontroller forbliver tilgængelige for Kommissionen og Revisionsretten i en periode på fem år efter projektets afslutning. Denne periode afbrydes, hvis der indledes retsforfølgning, eller hvis Kommissionen fremsætter begrundet anmodning herom.
3. Hvor den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan under det årlige program som defineret i artikel 7, stk. 3, gennemføres den kontrol, der omhandles i stk. 1, i overensstemmelse med princippet om fornøden adskillelse af funktioner.
Artikel 16
Revisionsspor
1. Ved anvendelsen af artikel 27, stk. 1, litra k), i den grundlæggende retsakt betragtes et revisionsspor som tilstrækkeligt, hvis det opfylder følgende kriterier:
a)
Det muliggør afstemning af de beløb, der er attesteret over for Kommissionen, med detaljerede regnskaber og bilag hos godkendelsesmyndigheden, den ansvarlige myndighed, myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver, og endelige støttemodtagere i forbindelse med projekter, som fonden samfinansierer.
b)
Det muliggør kontrol af betaling af det offentlige bidrag til den endelige støttemodtager, af tildeling og overførsel af fællesskabsstøtte, som er tildelt fra fonden, samt projektets samfinansieringskilder.
c)
Det muliggør kontrol med anvendelsen af de udvælgelseskriterier, der er fastsat for det årlige program.
d)
Det indeholder for hvert enkelt projekt eventuelle tekniske specifikationer, finansieringsplan, dokumenter vedrørende godkendelsen af støtte, udbudsdokumenter og rapporter om gennemført kontrol og revision.
2. Den ansvarlige myndighed sikrer, at det registreres, hvor alle dokumenter, der vedrører bestemte betalinger foretaget under fonden, befinder sig.
Artikel 17
Systemrevision og projektrevision
1. De revisioner, der er omhandlet i artikel 30, stk. 1, litra a) og b), i den grundlæggende retsakt, vedrører forvaltnings- og kontrolsystemer, der er oprettet af medlemsstaterne, og en stikprøve af projekter, som udvælges efter en metode, der er godkendt af revisionsmyndigheden.
Stikprøvemetoden skal:
a)
omfatte en passende blanding af typer og størrelser af projekter
b)
tage hensyn til risikofaktorer, der er identificeret ved national kontrol eller fællesskabskontrol, og cost-benefit-aspekterne ved kontrollen.
Stikprøven skal som et minimum på et forholdsmæssigt grundlag også omfatte projekter, der er gennemført af en ansvarlig myndighed, der fungerer som gennemførelsesorgan.
Den metode, der anvendes til at udtage stikprøver, skal dokumenteres.
2. Revisionen af forvaltnings- og kontrolsystemerne skal omfatte hver af de følgende processer mindst én gang før 2013: programmering, uddelegering af opgaver, udvælgelse og tildeling, overvågning af projekter, betaling, godkendelse af udgifter, rapportering til Kommissionen, påvisning og forholdsregler over for mulige uregelmæssigheder og evaluering af programmerne.
3. Revisionen af projekterne udføres på stedet på grundlag af bilag og andet materiale, der forefindes hos den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne. Det skal ved revisionerne kontrolleres, om:
a)
projektet opfylder udvælgelseskriterierne for det årlige program, er gennemført i overensstemmelse med aftalen om tilskud og opfylder alle gældende betingelser vedrørende funktionalitet og anvendelse eller de opstillede mål
b)
de anmeldte udgifter svarer til det regnskab og de bilag, der forefindes hos den endelige støttemodtager og/eller projektpartnerne, og om disse bilag svarer til dem, der opbevares hos den ansvarlige myndighed eller myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver
c)
udgiftsposterne svarer til de krav til støtteberettigelse, der er fastsat i bilag XI, til de krav, der er specificeret i henhold til den nationale udvælgelsesprocedure, til betingelserne i aftalen om tilskud og til det arbejde, der reelt er udført, og eventuelt til andre fællesskabsregler og nationale regler
d)
anvendelsen eller den påtænkte anvendelse af projektet er i overensstemmelse med de mål, den indsats eller de foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 2, 3, 4, 5 og 17 i den grundlæggende retsakt, og eventuelt dækker målbefolkningen
e)
det offentlige eller private tilskud er udbetalt til den endelige støttemodtager i overensstemmelse med artikel 15, stk. 2, i den grundlæggende retsakt
f)
der er et tilstrækkeligt revisionsspor
g)
der er fravær af interessekonflikter og en tilfredsstillende omkostningseffektivitet, navnlig i tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan for projektet.
4. Kun udgifter, der er omfattet af en revision, som gennemføres efter stk. 3, medregnes i det udgiftsbeløb, der revideres efter artikel 30, stk. 1, litra b), i den grundlæggende retsakt. Hvis revisionen gennemføres inden projektets afslutning, er det kun udgifter, der reelt revideres, som indgår i beregningen af dækningsgraden.
5. Hvis de konstaterede problemer synes at være af systemisk karakter og derfor kan medføre risiko for andre projekter, sørger revisionsmyndigheden for, at der foretages en yderligere undersøgelse, herunder om nødvendigt yderligere revisioner, for at fastslå omfanget af sådanne problemer. De relevante myndigheder træffer de fornødne forebyggende og korrigerende foranstaltninger.
6. Revisionsmyndigheden drager konklusioner på grundlag af resultaterne af revisionen af de udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, og meddeler disse konklusioner til Kommissionen i den årlige revisionsrapport. For årlige programmer, hvor fejlprocenten ligger over væsentlighedstærsklen på 2 % for fællesskabsbidrag, analyserer revisionsmyndigheden dens signifikans og træffer de nødvendige foranstaltninger, herunder fremsættelse af passende anbefalinger, der som et minimum medtages i den årlige revisionsrapport.
Artikel 18
Kontrol foretaget af godkendelsesmyndigheden
1. I tilfælde af, at revisionsmyndigheden afgiver en udtalelse med forbehold eller en negativ udtalelse om den måde, forvaltnings- og kontrolsystemet fungerer på, kontrollerer godkendelsesmyndigheden, at disse oplysninger er sendt til Kommissionen. Den sikrer også, at den ansvarlige myndighed har gennemført en passende handlingsplan for at genetablere effektivt fungerende forvaltnings- og kontrolsystemer og for at vurdere manglernes konsekvenser for anmeldelsen af udgifter.
2. Hvis betalingsanmodningen eller erklæringen om godtgørelse ikke godkendes af revisionsmyndigheden i forbindelse med den endelige rapport om gennemførelsen af det årlige program, sikrer godkendelsesmyndigheden, at der omgående udarbejdes en korrekt betalingsanmodning eller erklæring om godtgørelse.
KAPITEL 3
Oplysninger, der skal gives om anvendelse af fonden
Artikel 19
Proportionalitetsprincippet
1. I henhold til artikel 10, stk. 2, i den grundlæggende retsakt kan det omfang, i hvilket medlemsstaterne tilsender Kommissionen oplysninger om anvendelsen af fonden i de dokumenter, der henvises til i dette kapitel, stå i forhold til det fællesskabsbidrag, der afsættes til den pågældende medlemsstat, og kan eventuelt fremlægges i form af et resumé.
2. På anmodning af Kommissionen skal medlemsstaten imidlertid fremlægge mere detaljerede oplysninger. Kommissionen kan anmode om disse oplysninger, hvis det forekommer Kommissionen nødvendigt, for at den effektivt kan opfylde sine forpligtelser i henhold til den grundlæggende retsakt og finansforordningen.
Artikel 20
Beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemerne
1. Den beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemerne, der er omhandlet i artikel 31, stk. 4, og artikel 32, stk. 2, i den grundlæggende retsakt, skal indsendes under anvendelse af modellen i bilag I.
2. Den ansvarlige myndighed validerer beskrivelsen af de systemer, der iværksættes af myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver. Myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver, bekræfter rigtigheden af beskrivelsen af de forvaltnings- og kontrolsystemer, som vedrører dem. Revisionsmyndigheden bekræfter desuden, at beskrivelsen er fuldstændig.
3. Ved gennemgang af beskrivelsen kan Kommissionen anmode om afklaringer og foreslå foranstaltninger med henblik på efterlevelse af de bestemmelser, der er fastsat i den grundlæggende retsakt. Kommissionens tjenestemænd eller bemyndigede repræsentanter for Kommissionen kan om nødvendigt føre kontrol på stedet.
4. Hvis den ansvarlige myndighed er den samme for to eller flere af de fire fonde, eller hvor der anvendes fælles systemer for to eller flere af fondene, kan der indsendes en beskrivelse af de fælles forvaltnings- og kontrolsystemer, som eventuelt fremhæver særlige træk.
Artikel 21
Revision af beskrivelsen af forvaltnings- og kontrolsystemerne
1. Den ansvarlige myndighed:
a)
rapporterer ved indsendelse af udkastet til det årlige program om, hvorvidt der er gennemført ændringer af forvaltnings- og kontrolsystemerne
b)
underretter Kommissionen om eventuelle væsentlige ændringer senest, når disse ændringer har fået virkning
c)
indsender på Kommissionens anmodning en revideret beskrivelse i tilfælde af flere væsentlige ændringer.
2. Væsentlige ændringer er ændringer, som med sandsynlighed vil få indvirkning på adskillelsen af funktioner, udvælgelsens effektivitet, tildeling, kontrol- og betalingsmekanismer og kommunikation med Kommissionen. De omfatter specielt ændringer hos en af de udpegede myndigheder, af regnskabssystemet og betalings- og godkendelsesprocesserne.
3. Revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne følger samme procedure som den, der er fastsat i artikel 20.
Artikel 22
Programmeringsdokumenter
1. Medlemsstaterne tilsender Kommissionen et flerårigt program, jf. artikel 19 i den grundlæggende retsakt, udarbejdet efter modellen i bilag II.
2. Medlemsstaterne tilsender Kommissionen de årlige programmer, jf. artikel 21 i den grundlæggende retsakt, udarbejdet efter modellen i bilag III.
3. Finansieringsplanerne vedrørende det flerårige program skal angive en fordeling af de budgetterede beløb efter prioritet som defineret i de strategiske retningslinjer
Finansieringsplanerne vedrørende de årlige programmer skal angive en fordeling af de budgetterede beløb efter foranstaltningskategori, jf. artikel 4 i den grundlæggende retsakt, med henvisning til prioriteterne.
Artikel 23
Revision af den finansielle fordeling i de årlige programmer
1. For at revidere det årlige program, der er godkendt af Kommissionen efter artikel 21, stk. 5, i den grundlæggende retsakt, indsender den berørte medlemsstat et revideret udkast til et årligt program til Kommissionen inden 1. maj året efter referenceåret. Kommissionen gennemgår og godkender hurtigst muligt det reviderede program efter den procedure, der er fastsat i artikel 21, stk. 5, i den grundlæggende retsakt.
2. Ændringer af den finansielle fordeling uden revision af det årlige program i henhold til stk. 1 kan ikke overstige 10 % af det samlede bidrag fra fonden og tillades kun under omstændigheder, som den ansvarlige myndighed ikke har indflydelse på. Der gives en tilfredsstillende redegørelse for sådanne ændringer i statusrapporten og/eller den endelige rapport om gennemførelsen af det årlige program.
Artikel 24
Statusrapporter og endelige rapporter om gennemførelsen af de årlige programmer
1. Medlemsstaterne tilsender Kommissionen statusrapporterne om gennemførelsen af det årlige program og betalingsanmodninger, jf. artikel 39, stk. 4, i den grundlæggende retsakt udarbejdet efter modellen i bilag IV.
2. Medlemsstaterne tilsender Kommissionen de endelige rapporter om gennemførelsen af det årlige program og betalingsanmodninger, jf. artikel 40, stk. 1, litra b), i den grundlæggende retsakt, udarbejdet efter modellen i bilag V.
3. Finansieringsoversigterne vedrørende statusrapporterne og de endelige rapporter skal angive en fordeling af beløbene efter prioritet som defineret i de strategiske retningslinjer og efter projekt for hver enkelt foranstaltningskategori, jf. artikel 4 i den grundlæggende retsakt.
Artikel 25
Dokumenter udarbejdet af revisionsmyndigheden
1. Den revisionsstrategi, der er nævnt i artikel 30, stk. 1, litra c), i den grundlæggende retsakt, udarbejdes efter modellen i bilag VI.
2. Medmindre hvert af de to sidste årlige programmer, der er vedtaget af Kommissionen, svarer til et årligt fællesskabsbidrag på under 1 mio. EUR, indsender revisionsmyndigheden hvert år fra 2009 en årlig revisionsplan inden den 15. februar. Revisionsplanen skal udarbejdes som et bilag til revisionsstrategien efter modellen i bilag VI. I tilfælde af en kombineret revisionsstrategi, jf. artikel 30, stk. 2, i den grundlæggende retsakt, kan der indsendes en årlig kombineret revisionsplan.
3. Revisionsrapporten og de udtalelser, der er omhandlet i artikel 30, stk. 3, litra a), og artikel 30, stk. 3, litra b), i den grundlæggende retsakt, baseres på systemrevisioner og revisioner af projekter, der er gennemført i overensstemmelse med revisionsstrategien, og udarbejdes efter modellerne i bilag VII, del A og B.
4. Den gyldighedserklæring, der er omhandlet i artikel 30, stk. 3, litra c), i den grundlæggende retsakt, baseres på alt det revisionsarbejde, der er gennemført af revisionsmyndigheden, og om nødvendigt på supplerende kontrol. Gyldighedserklæringen udarbejdes efter modellen i bilag VII, del C.
5. Hvis der foreligger en begrænsning for gennemgangens omfang, eller hvis omfanget af de konstaterede uregelmæssige udgifter ikke tillader en udtalelse uden forbehold inden for rammerne af den årlige udtalelse, der er omhandlet i artikel 30, stk. 3, litra b), i den grundlæggende retsakt, eller den erklæring, der er omhandlet i litra c) i samme artikel, giver revisionsmyndigheden en begrundelse herfor og et skøn over problemets omfang og finansielle konsekvenser.
Artikel 26
Dokumenter udarbejdet af godkendelsesmyndigheden
1. Den godkendte udgiftserklæring vedrørende anmodningen om den anden forfinansieringsbetaling, jf. artikel 39, stk. 4, i den grundlæggende retsakt, udarbejdes og indsendes til Kommissionen i det format, der er angivet i bilag VIII.
2. Den godkendte udgiftserklæring vedrørende anmodningen om endelig betaling, jf. artikel 40, stk. 1, litra a), i den grundlæggende retsakt, udarbejdes og indsendes til Kommissionen i det format, der er angivet i bilag IX.
KAPITEL 4
Rapportering af uregelmæssigheder
Artikel 27
Første rapportering - undtagelser
1. I overensstemmelse med modellerne i bilag IV og V indberetter medlemsstaterne til Kommissionen enhver uregelmæssighed, som har været genstand for en første administrativ eller retslig konstatering i statusrapporterne eller de endelige rapporter om gennemførelsen af de årlige programmer.
Rapporten skal indeholde oplysninger om følgende:
a)
den fond, det årlige program og det projekt, der er tale om
b)
den bestemmelse, der er overtrådt
c)
datoen for og kilden til de første oplysninger, som gav anledning til mistanke om, at der var begået en uregelmæssighed
d)
hvilke fremgangsmåder der er benyttet i forbindelse med uregelmæssigheden
e)
eventuelt hvorvidt fremgangsmåden giver anledning til mistanke om svig
f)
hvordan uregelmæssigheden blev opdaget
g)
størrelsen af det berørte fællesskabsbidrag.
Medmindre der foreligger mistanke om svig, er det imidlertid ikke nødvendigt at indberette følgende tilfælde:
a)
tilfælde, hvor uregelmæssighederne vedrører beløb på under 10 000 EUR, som konteres De Europæiske Fællesskabers almindelige budget
b)
tilfælde, hvor uregelmæssigheden alene består i undladelse af helt eller delvist at gennemføre et projekt, som indgår i det årlige program, fordi den endelige støttemodtager er gået konkurs
c)
tilfælde, der af den endelige støttemodtager frivilligt bringes til den ansvarlige myndigheds kendskab, før den selv har opdaget dem, uanset om det offentlige bidrag allerede er udbetalt
d)
tilfælde, der opdages og korrigeres af den ansvarlige myndighed, før den endelige støttemodtager har fået udbetalt offentlige bidrag, og før den pågældende udgift er medtaget i en udgiftsanmeldelse, der indsendes til Kommissionen.
2. Medlemsstaterne fremlægger på Kommissionens anmodning i alle tilfælde yderligere oplysninger om:
a)
hvilke andre medlemsstater og tredjelande der i givet fald er involveret
b)
det tidsrum eller tidspunkt, hvor uregelmæssigheden blev begået
c)
hvilke nationale myndigheder eller organer der udarbejdede den officielle rapport om uregelmæssigheden, og hvilke myndigheder der er ansvarlige for den administrative eller retslige opfølgning
d)
datoen for den første administrative eller retslige konstatering af uregelmæssigheden
e)
identiteten for de involverede fysiske og juridiske personer eller andre deltagende enheder, medmindre disse oplysninger ikke er relevante for bekæmpelsen af uregelmæssigheder i betragtning af den pågældende uregelmæssigheds art
f)
det samlede budget for og det godkendte offentlige bidrag til projektet og fordelingen af medfinansieringen på fællesskabsbidraget og nationale bidrag
g)
den del af det offentlige tilskud, uregelmæssigheden vedrører, og det tilsvarende fællesskabstilskud, som kan blive berørt
h)
hvilke beløb der - i tilfælde, hvor der ikke er udbetalt noget af det offentlige bidrag under litra g) til de involverede personer eller enheder - ville være blevet udbetalt uretmæssigt, såfremt uregelmæssigheden ikke var blevet opdaget
i)
hvorvidt betalingerne eventuelt er suspenderet, og muligheden for inddrivelse
j)
den uregelmæssige udgifts art.
3. Hvis nogle af de oplysninger, der er nævnt i stk. 2, særlig oplysninger om de fremgangsmåder, som er benyttet i forbindelse med uregelmæssigheden, og om, hvordan uregelmæssigheden er blevet opdaget, ikke foreligger, supplerer medlemsstaterne i videst muligt omfang oplysningerne, når de efterfølgende rapporter om uregelmæssigheder indsendes til Kommissionen.
Artikel 28
Rapportering om opfølgning - uinddrivelige beløb
1. Med henvisning til eventuelle tidligere rapporteringer i medfør af artikel 27 meddeler medlemsstaterne Kommissionen, hvilke procedurer der er indledt vedrørende alle tidligere indberettede uregelmæssigheder, og hvilke større ændringer de har foranlediget. Disse oplysninger skal gives i statusrapporter eller endelige rapporter om gennemførelsen af de årlige programmer efter modellerne i bilag IV og V.
Rapporten skal angive de beløb, som er eller forventes inddrevet.
2. Medlemsstaterne fremlægger på Kommissionens anmodning i alle tilfælde yderligere oplysninger om:
a)
alle foreløbige foranstaltninger, medlemsstaterne har truffet for at sikre inddrivelse af uretmæssigt udbetalte beløb
b)
hvilke retslige og administrative procedurer der er indledt med henblik på inddrivelse af uretmæssigt udbetalte beløb og iværksættelse af sanktioner
c)
begrundelsen i de tilfælde, hvor inddrivelse er opgivet
d)
begrundelsen i de tilfælde, hvor strafferetlig forfølgning er opgivet.
Medlemsstaterne underretter Kommissionen om alle administrative eller retslige afgørelser, der afslutter sådanne procedurer, eller om hovedpunkterne heri og oplyser navnlig, om de konstaterede forhold vækker mistanke om svig.
Artikel 29
Kontakt med medlemsstaterne
1. Kommissionen opretholder den fornødne kontakt med de berørte medlemsstater med henblik på supplering af indsendte oplysninger om de uregelmæssigheder, der er omhandlet i artikel 27, og de procedurer om muligheden for inddrivelse, der er omhandlet i artikel 28.
2. Uafhængigt af den i stk. 1 nævnte kontakt underretter Kommissionen medlemsstaterne i tilfælde, hvor karakteren af en uregelmæssighed giver grund til at formode, at samme eller en lignende fremgangsmåde vil kunne blive benyttet i andre medlemsstater.
Artikel 30
Anvendelse af oplysningerne
1. Kommissionen kan anvende alle oplysninger af generel eller praktisk art, som medlemsstaterne meddeler i henhold til nærværende beslutning, til at foretage risikovurderinger og kan på grundlag af de indhentede oplysninger udarbejde rapporter og udvikle varslingssystemer til mere effektiv afdækning af risici.
2. Kommissionen informerer jævnligt de berørte medlemsstater om anvendelsen af oplysningerne i henhold til stk. 1.
KAPITEL 5
Information og pr-foranstaltninger
Artikel 31
Information til potentielle endelige støttemodtagere
1. Den ansvarlige myndighed sikrer, at de vigtigste oplysninger vedrørende de flerårige og årlige programmer videreformidles bredt med nærmere oplysninger om de pågældende finansielle bidrag, og at de gøres tilgængelige for alle interesserede parter.
Den ansvarlige myndighed kan imidlertid af hensyn til den offentlige sikkerhed beslutte ikke at videregive oplysninger om de interne forvaltningsforanstaltninger i det flerårige program eller i de årlige programmer eller oplysninger om gennemførelsen af fonden.
2. Den ansvarlige myndighed videregiver som et minimum følgende oplysninger til potentielle endelige støttemodtagere:
a)
betingelserne for at komme i betragtning til støtte under et årligt program
b)
en beskrivelse af procedurerne for behandling af støtteansøgninger og angivelse af sagsbehandlingstiden
c)
kriterierne for udvælgelse af de projekter, der skal finansieres
d)
kontaktpersoner, som kan informere om de årlige programmer.
Den ansvarlige myndighed informerer desuden potentielle endelige støttemodtagere om bestemmelserne i artikel 33, stk. 2, litra b), om offentliggørelse af oplysninger.
Artikel 32
Information til endelige støttemodtagere
Den ansvarlige myndighed underretter de endelige støttemodtagere om, at de ved at acceptere støtten også accepterer, at de opføres på listen over endelige støttemodtagere, som offentliggøres i henhold til artikel 33, stk. 2, litra b).
Artikel 33
Den ansvarlige myndigheds ansvar vedrørende informering og pr-foranstaltninger over for offentligheden
1. Den ansvarlige myndighed sikrer, at informations- og pr-foranstaltningerne gennemføres med henblik på den bredest mulige mediedækning med brug af forskellige kommunikationsformer og -metoder på passende nationalt, regionalt eller lokalt plan.
2. Den ansvarlige myndighed tilrettelægger som et minimum følgende informations- og pr-foranstaltninger:
a)
mindst en informationsaktivitet om året, der fra 2008 vedrører lancering af det flerårige program eller de resultater, der er opnået med det eller de årlige program(mer)
b)
årlig offentliggørelse, som et minimum på et websted, af listen over de endelige støttemodtagere, navne på projekterne og omfanget af offentlig støtte og fællesskabsstøtte, der er afsat hertil. Enkeltpersoner tilhørende de målgrupper, der er defineret i artikel 7 i den grundlæggende retsakt, vil ikke blive nævnt. Webstedets adresse meddeles Kommissionen.
Artikel 34
De endelige støttemodtageres ansvar vedrørende informering og pr-foranstaltninger over for offentligheden
1. Den endelige støttemodtager er ansvarlig for gennem de foranstaltninger, der er nævnt i stk. 2-4, at informere offentligheden om den støtte, der er modtaget fra fonden.
2. Den endelige støttemodtager opsætter permanent en informativ plade af anselig størrelse senest tre måneder efter fuldførelsen af et projekt, der opfylder nedennævnte betingelser:
a)
det samlede fællesskabsbidrag til projektet overstiger 100 000 EUR, og
b)
foranstaltningen består i erhvervelse af en fysisk genstand eller i finansiering af infrastrukturer eller byggeri.
På pladen angives projektets type og navn. De oplysninger, der er nævnt i artikel 35, skal desuden fylde mindst 25 % af pladen.
3. Hvor et projekt modtager støtte under et årligt program, der samfinansieres af fonden, sikrer den endelige støttemodtager, at projektdeltagerne er blevet informeret om den pågældende finansiering.
4. Alle dokumenter, herunder deltagerbeviser eller andre attester, vedrørende sådanne projekter skal indeholde oplysning om, at projektet er samfinansieret af fonden.
Artikel 35
Tekniske karakteristika for informations- og pr-foranstaltninger vedrørende foranstaltningen
Alle informations- og pr-foranstaltninger rettet mod endelige støttemodtagere, potentielle endelige støttemodtagere og offentligheden skal indeholde følgende:
1)
Den Europæiske Unions logo i overensstemmelse med de grafiske standarder, der er angivet i bilag X, og en henvisning til Den Europæiske Union
2)
en henvisning til fonden
3)
en erklæring, der vælges af den ansvarlige myndighed, og som fremhæver merværdien ved fællesskabsstøtten.
Nr. 1) og 3) anvendes ikke på mindre pr-artikler eller pr-artikler, der er forbundet med to eller flere af de fire fonde.
KAPITEL 6
Personoplysninger
Artikel 36
Beskyttelse af personoplysninger
1. Medlemsstaterne og Kommissionen træffer alle nødvendige foranstaltninger for at forhindre uautoriseret offentliggørelse af eller uretmæssig adgang til de oplysninger, der er omhandlet i artikel 27, stk. 1, litra h), i den grundlæggende retsakt, oplysninger, som er indsamlet af Kommissionen ved kontrol på stedet, og de oplysninger, der er omhandlet i kapitel 4.
2. De oplysninger, der er omhandlet i kapitel 4, må ikke meddeles til andre end personer i medlemsstaterne eller fællesskabsinstitutionerne, hvis funktioner forudsætter, at de har adgang til dem, medmindre den medlemsstat, som har leveret de pågældende oplysninger, udtrykkeligt giver sin tilladelse dertil.
KAPITEL 7
Elektronisk udveksling af dokumenter
Artikel 37
Elektronisk udveksling af dokumenter
Ud over behørigt underskrevne papirversioner af de dokumenter, der er omhandlet i kapitel 3, skal oplysningerne også om muligt sendes elektronisk.
Artikel 38
Computersystem til udveksling af dokumenter
1. Hvis Kommissionen udvikler et computersystem til sikker dataudveksling mellem Kommissionen og de enkelte medlemsstater med henblik på fondens gennemførelse, skal medlemsstaterne informeres herom og, hvis de anmoder om det, inddrages i udviklingen af et sådant computersystem.
2. Kommissionen og de udpegede myndigheder samt de organer, som opgaverne er uddelegeret til, registrerer de dokumenter, der er omhandlet i kapitel 3, i det computersystem, der er nævnt i stk. 1.
3. Medlemsstaterne vil desuden kunne opfordres til frivilligt at fremlægge de oplysninger, der er omhandlet i artikel 27 og 28, ved anvendelse af det eksisterende særlige system, der forvaltes af Kommissionen med henblik på indsamling af oplysninger om uregelmæssigheder, der er konstateret under strukturfondene.
4. Alle omkostninger ved en grænseflade mellem det fælles edb-system og nationale, regionale og lokale edb-systemer og alle omkostninger ved tilpasning af nationale, regionale og lokale edb-systemer til de tekniske krav i det fælles system er støtteberettigede i henhold til artikel 17 i den grundlæggende retsakt.
DEL III
SÆRLIGE BESTEMMELSER FOR DEN EUROPÆISKE TILBAGESENDELSESFOND
KAPITEL 1
Regler for støtteberettigelse
Artikel 39
Regler for støtteberettigelse
1. De regler, der er fastsat i bilag XI, anvendes til at bestemme støtteberettigelsen for udgifter til foranstaltninger, der finansieres under de årlige programmer, som er omhandlet i artikel 35, stk. 4, i den grundlæggende retsakt.
2. Reglerne anvendes på udgifter, der afholdes af de endelige støttemodtagere, og anvendes tilsvarende på udgifter, der afholdes af projektpartnerne.
3. Medlemsstaterne kan anvende nationale regler for støtteberettigelse, som er strengere end reglerne i denne beslutning.
Det er op til Kommissionen at vurdere, om de gældende nationale regler for støtteberettigelse opfylder denne betingelse.
DEL IV
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 40
Adressater
Denne beslutning er rettet til Kongeriget Belgien, Republikken Bulgarien, Den Tjekkiske Republik, Forbundsrepublikken Tyskland, Republikken Estland, Irland, Den Hellenske Republik, Kongeriget Spanien, Den Franske Republik, Den Italienske Republik, Republikken Cypern, Republikken Letland, Republikken Litauen, Storhertugdømmet Luxembourg, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Kongeriget Nederlandene, Republikken Østrig, Republikken Polen, Den Portugisiske Republik, Rumænien, Republikken Slovenien, Den Slovakiske Republik, Republikken Finland, Kongeriget Sverige og Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland.
Udfærdiget i Bruxelles, den 5. marts 2008.
KOMISSION PÄÄTÖS
tehty 5 päivänä maaliskuuta 2008,
Euroopan paluurahaston perustamisesta vuosiksi 2008-2013 osana yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevaa yleisohjelmaa tehdyn Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöksen N:o 575/2007/EY soveltamissäännöistä jäsenvaltioiden hallinnointi- ja valvontajärjestelmien, rahastosta myönnetyn yhteisrahoituksen avulla täytäntöön pantavien hankkeiden yleis- ja taloushallintoa koskevien sääntöjen sekä menojen tukikelpoisuuden osalta
(tiedoksiannettu numerolla K(2008) 796)
(Ainoastaan bulgarian-, englannin-, espanjan-, hollannin-, italian-, kreikan-, latvian-, liettuan-, maltan-, portugalin-, puolan-, ranskan-, romanian-, ruotsin-, saksan-, slovakin-, sloveenin-, suomen-, tšekin-, unkarin- ja vironkieliset tekstit ovat todistusvoimaisia)
(2008/458/EY)
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon Euroopan paluurahaston perustamisesta vuosiksi 2008-2013 osana yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevaa yleisohjelmaa 23 päivänä toukokuuta 2007 tehdyn Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöksen N:o 575/2007/EY (1) ja erityisesti sen 23 artiklan, 31 artiklan 5 kohdan, 33 artiklan 6 kohdan ja 35 artiklan 4 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
On tarpeen vahvistaa edellytykset, joilla jäsenvaltioiden olisi pantava täytäntöön rahaston alaiset toimet ja erityisesti määritettävä ne olosuhteet, joissa vastuuviranomainen voi panna hankkeita täytäntöön suoraan. Valtuutetuille viranomaisille olisi vahvistettava lisäsäännöksiä.
(2)
On tarpeen laatia luettelo niistä menettelyistä ja/tai käytännön järjestelyistä, jotka nimettyjen eri viranomaisten olisi vahvistettava ja joita niiden olisi noudatettava rahaston täytäntöönpanossa.
(3)
On tarpeen vahvistaa vastuuviranomaisten velvollisuudet suhteessa lopullisiin tuensaajiin rahoitettavien hankkeiden valintaa ja hyväksymistä edeltävässä vaiheessa, lopullisten tuensaajien ja/tai hankekumppanien ilmoittamien menojen varmennuksissa huomioon otettavat näkökohdat, mukaan lukien korvaushakemusten hallinnolliset tarkastukset ja yksittäisten toimien paikalla tehtävät varmennukset.
(4)
Vuosiohjelmien menojen moitteettomien tarkastusten varmistamiseksi on tarpeen vahvistaa perusteet, jotka kirjausketjujen on täytettävä, jotta ne voidaan katsoa asianmukaisiksi.
(5)
Tarkastusviranomainen vastaa hankkeiden ja järjestelmien tarkastusten tekemisestä. Jotta voidaan varmistaa, että kyseiset tarkastukset ovat riittävän laajoja ja tehokkaita ja että ne toteutetaan samojen vaatimusten mukaisesti kaikissa jäsenvaltioissa, on tarpeen vahvistaa edellytykset, jotka tarkastusten olisi täytettävä, otannan perusteet mukaan luettuna.
(6)
Jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle monivuotisen ohjelman lisäksi hallinnointi- ja valvontajärjestelmien kuvaus. Koska kyseinen asiakirja on eräitä tärkeimpiä perusteita, joihin komissio yhteisön talousarvion yhteisen hallinnoinnin puitteissa nojautuu varmistuakseen siitä, että jäsenvaltiot käyttävät kyseessä olevaa rahoitustukea niiden asiaan sovellettavien säännösten ja periaatteiden mukaisesti, jotka ovat tarpeen yhteisön taloudellisten etujen suojelemiseksi, on tarpeen vahvistaa kyseisessä asiakirjassa annettavat yksityiskohtaiset tiedot.
(7)
Jotta suunnittelua koskevia vaatimuksia, rahaston täytäntöönpanon seurantaa sekä todentamis- ja tarkastusmenoja voidaan yhdenmukaistaa, on tarpeen selkeästi määritellä monivuotisen ohjelman, vuosiohjelman, väliselvityksen, loppukertomuksen ja maksupyyntöjen sisältö sekä tarkastusstrategia, vuotuinen tilintarkastuskertomus, tarkastuslausuma ja menojen todentaminen.
(8)
Koska jäsenvaltioilla on velvollisuus ilmoittaa sääntöjenvastaisuuksista ja seurata niitä ja periä takaisin rahastolta saadun rahoituksen yhteydessä aiheettomasti maksettuja summia, on tarpeen määritellä komissiolle lähetettäviä tietoja koskevat vaatimukset.
(9)
Kokemusten mukaan Euroopan unionin kansalaiset eivät ole riittävän hyvin tietoisia yhteisön tehtävistä rahoitusohjelmissa. Sen vuoksi on asianmukaista määritellä yksityiskohtaisesti tarpeelliset tiedotus- ja julkistamiskeinot tämän viestintä- ja tiedotusvajeen korjaamiseksi.
(10)
Jotta voidaan varmistaa, että mahdollisia rahoitusmahdollisuuksia koskeva tieto levitetään laajasti kaikille asianomaisille osapuolille, ja avoimuuden turvaamiseksi olisi vahvistettava vähimmäiskeinot, joita tarvitaan, jotta voidaan tiedottaa mahdollisille lopullisille tuensaajille yhteisön ja jäsenvaltioiden yhdessä tarjoamista rahoitusmahdollisuuksista. Lopullisten tuensaajien luettelo, hankkeiden nimet ja hankkeisiin myönnetyn julkisen rahoituksen määrä olisi rahaston käytön avoimuuden lisäämiseksi julkaistava.
(11)
Yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 95/46/EY (2) sekä yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 (3) perusteella on tämän päätöksen mukaisten tiedotus- ja julkistamistoimenpiteiden sekä tarkastusten osalta tarpeen säätää, että komission ja jäsenvaltioiden olisi estettävä henkilötietojen luvaton luovuttaminen tai saaminen sekä täsmentää tarkoitus, jota varten komissio ja jäsenvaltiot voivat käsitellä tällaisia tietoja.
(12)
Rahoitus- ja muiden tietojen vaihtaminen sähköisessä muodossa jäsenvaltioiden ja komission välillä johtaa yksinkertaistumiseen, tehokkuuden ja avoimuuden paranemiseen ja ajan säästöön. Jotta näitä etuja voitaisiin hyödyntää täysipainoisesti ja varmistaa samalla tiedonvaihdon turvallisuus, komissio voi perustaa yhteisen tietojärjestelmän.
(13)
Jotta rahasto voitaisiin panna täytäntöön jäsenvaltioissa tehokkaasti ja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti, olisi vahvistettava yhteisiä sääntöjä, jotka koskevat rahastosta katettavien menojen tukikelpoisuutta. Tietyillä ehdoilla pitäisi olla mahdollista maksaa kiinteä osuus välillisistä kustannuksista, jotta voidaan vähentää hallinnollista taakkaa, joka kohdistuu lopullisiin tuensaajiin ja nimettyihin viranomaisiin.
(14)
Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn, Yhdistyneen kuningaskunnan ja Irlannin asemasta tehdyn pöytäkirjan 3 artiklan mukaisesti perussäädös ja sen perusteella myös tämä päätös sitoo Yhdistynyttä kuningaskuntaa.
(15)
Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn, Yhdistyneen kuningaskunnan ja Irlannin asemasta tehdyn pöytäkirjan 3 artiklan mukaisesti perussäädös ja sen perusteella myös tämä päätös sitoo Irlantia.
(16)
Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn, Tanskan asemasta tehdyn pöytäkirjan 2 artiklan mukaisesti tämä päätös ei sido Tanskaa eikä sitä sovelleta Tanskaan.
(17)
Tässä päätöksessä säädetyt toimenpiteet ovat rahaston hallintokomitean lausunnon mukaiset,
ON TEHNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:
SISÄLLYSLUETTELO
I osa
Johdanto
I luku
Kohde ja määritelmät
1 artikla
Kohde
2 artikla
Määritelmät
II osa
Neljälle rahastolle yhteiset säännökset
1 luku
Nimetyt viranomaiset
3 artikla
Yhteiset viranomaiset
4 artikla
Valtuutettu viranomainen
5 artikla
Tehtävien ulkoistaminen
2 luku
Hallinnointi- ja valvontajärjestelmät
6 artikla
Menettelyohjeet
7 artikla
Vastuuviranomaisen suorittama rahaston täytäntöönpano
8 artikla
Vastuuviranomaiseen sovellettavat toimeenpanevana elimenä toimimista koskevat edellytykset
9 artikla
Valinta- ja myöntämismenettely vastuuviranomaisen toimiessa myöntävänä elimenä
10 artikla
Tukisopimukset lopullisten tuensaajien kanssa vastuuviranomaisen toimiessa myöntävänä elimenä
11 artikla
Täytäntöönpanoa koskevat sopimukset
12 artikla
Yhteisön lopullisen osuuden määrittely
13 artikla
Tekninen apu
14 artikla
Teknisen avun kustannukset yhteisten viranomaisten tapauksessa
15 artikla
Vastuuviranomaisen suorittamat varmennukset
16 artikla
Kirjausketju
17 artikla
Järjestelmien tarkastukset ja hankkeiden tarkastukset
18 artikla
Todentamisviranomaisen suorittamat varmennukset
3 luku
Rahaston käyttöä koskevien tietojen toimittaminen
19 artikla
Suhteellisuusperiaate
20 artikla
Hallinnointi- ja valvontajärjestelmien kuvaus
21 artikla
Hallinnointi- ja valvontajärjestelmien kuvauksen tarkistaminen
22 artikla
Ohjelma-asiakirjat
23 artikla
Vuosiohjelmien rahoituserittelyn tarkistaminen
24 artikla
Vuosiohjelmien täytäntöönpanoa koskeva väliselvitys ja loppukertomus
25 artikla
Tarkastusviranomaisen laatimat asiakirjat
26 artikla
Todentamisviranomaisen laatimat asiakirjat
4 luku
Sääntöjenvastaisuuksia koskevat ilmoitukset
27 artikla
Alustavat ilmoitukset - Poikkeukset
28 artikla
Seurannasta ilmoittaminen - Takaisinperinnästä luopuminen
29 artikla
Yhteydenpito jäsenvaltioiden kanssa
30 artikla
Tietojen käyttö
5 artikla
Tiedotus ja julkistaminen
31 artikla
Mahdollisille lopullisille tuensaajille suunnattu tiedotus
32 artikla
Lopullisille tuensaajille suunnattu tiedotus
33 artikla
Vastuuviranomaisen velvoitteet yleisölle suunnatussa tiedotuksessa ja julkistamisessa
34 artikla
Lopullisten tuensaajien velvoitteet yleisölle suunnatussa tiedotuksessa ja julkistamisessa
35 artikla
Toimenpidettä koskevien tiedotus- ja julkistamistoimien tekniset ominaisuudet
6 luku
Henkilötiedot
36 artikla
Henkilötietojen suojaaminen
7 luku
Sähköinen asiakirjojen vaihto
37 artikla
Sähköinen asiakirjojen vaihto
38 artikla
Asiakirjojen vaihtoon tarkoitettu tietojärjestelmä
III osa
Euroopan paluurahastoa koskevat erityissäännökset
1 luku
Tukikelpoisuussäännöt
39 artikla
Tukikelpoisuussäännöt
IV osa
Loppusäännökset
40 artikla
Osoitus
LIITTEET
I OSA
JOHDANTO
I LUKU
Kohde ja määritelmät
1 artikla
Kohde
1. Tässä päätöksessä vahvistetaan rahaston täytäntöönpanoa koskevat säännöt seuraavilta osin:
a)
nimetyt viranomaiset;
b)
hallinnointi- ja valvontajärjestelmät;
c)
jäsenvaltioiden komissiolle toimittamat tiedot, jotka koskevat rahaston käyttöä;
d)
sääntöjenvastaisuuksista ilmoittaminen;
e)
tiedottaminen ja julkistaminen;
f)
henkilötiedot;
g)
sähköinen asiakirjojen vaihto.
2. Jäljempänä esitetyt säännökset eivät rajoita komission paikan päällä suorittamista tarkastuksista ja todentamisista Euroopan yhteisöjen taloudellisiin etuihin kohdistuvien petosten ja muiden sääntöjenvastaisuuksien estämiseksi 11 päivänä marraskuuta 1996 annetun neuvoston asetuksen (Euratom, EY) N:o 2185/96 (4) soveltamista.
2 artikla
Määritelmät
Tässä päätöksessä tarkoitetaan:
-
’perussäädöksellä’ päätöstä N:o 575/2007/EY;
-
’rahastolla’ Euroopan paluurahastoa, sellaisena kuin se on perussäädöksellä perustettuna;
-
’neljällä rahastolla’ Euroopan pakolaisrahastoa, ulkorajarahastoa, Euroopan paluurahastoa ja kolmansien maiden kansalaisten kotouttamista koskevaa eurooppalaista rahastoa, sellaisina kuin ne ovat perustettuina Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöksillä N:o 573/2007/EY (5), N:o 574/2007/EY (6), N:o 575/2007/EY ja neuvoston päätöksellä N:o 2007/435/EY (7) osana yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevaa yleisohjelmaa;
-
’vastuuviranomaisella’ viranomaista, jonka jäsenvaltio nimeää perussäädöksen 25 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti;
-
’todentamisviranomaisella’ viranomaista, jonka jäsenvaltio nimeää perussäädöksen 25 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti;
-
’tarkastusviranomaisella’ viranomaista, jonka jäsenvaltio nimeää perussäädöksen 25 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti;
-
’valtuutetulla viranomaisella’ viranomaista, jonka jäsenvaltio nimeää perussäädöksen 25 artiklan 1 kohdan d alakohdan mukaisesti;
-
’nimetyillä viranomaisilla’ kaikkia viranomaisia, jotka on nimetty perussäädöksen 25 artiklan mukaisesti;
-
’toimilla’ rahaston alaisia toimia, sellaisina kuin ne on määritelty perussäädöksen 4 artiklassa;
-
’hankkeella’ keinoja, joilla lopulliset tuensaajat panevat täytäntöön toimia tai osia niistä käytännössä;
-
’lopullisella tuensaajalla’ hankkeiden täytäntöönpanosta vastaavia oikeudellisia yksiköitä, kuten valtiosta riippumattomia järjestöjä, kansallisia, alue- tai paikallisviranomaisia, muita voittoa tavoittelemattomia järjestöjä, yksityis- tai julkisoikeudellisia yhtiöitä tai kansainvälisiä organisaatioita;
-
’hankekumppanilla’ oikeudellisia yksiköitä, jotka panevat hankkeen täytäntöön yhteistyössä lopullisen tuensaajan kanssa toimittamalla hankkeelle resursseja ja vastaanottamalla osan yhteisön tuesta lopullisen tuensaajan kautta;
-
’strategisilla suuntaviivoilla’ rahaston toiminnan puitteita sellaisina kuin niistä säädetään komission päätöksessä 2007/837/CE (8);
-
’painopisteellä’ strategisissa suuntaviivoissa painopisteeksi määritettyjä toimia;
-
’erityisellä painopisteellä’ strategisissa suuntaviivoissa painopisteeksi määritettyjä toimia, joiden yhteydessä yhteisrahoituksen osuutta voidaan korottaa perussäädöksen 15 artiklan 4 kohdan mukaisesti;
-
’ensimmäisellä hallinnollisella tai oikeudellisella päätelmällä’ toimivaltaisen hallinto- tai oikeusviranomaisen ensimmäistä kirjallista arviointia, jossa päätellään konkreettisten tietojen perusteella, että sääntöjenvastaisuuksia on tapahtunut, rajoittamatta kuitenkaan mahdollisuutta tarkistaa tätä päätelmää taikka kumota se hallinnollisen tai oikeudellisen menettelyn aikana esiin tulevien seikkojen perusteella;
-
’sääntöjenvastaisuudella’ yhteisön oikeuden säännösten tai määräysten rikkomista, joka johtuu talouden toimijan teosta tai laiminlyönnistä, jonka tuloksena on tai voisi olla perusteettomasta menoerästä Euroopan unionin yleiselle talousarviolle aiheutuva vahinko;
-
’petosepäilyllä’ sääntöjenvastaisuutta, jonka johdosta kansallisella tasolla aloitetaan hallinnollinen tai oikeudellinen menettely sen selvittämiseksi, onko sääntöjenvastaisuus tahallinen ja erityisesti, onko se Euroopan unionista tehdyn sopimuksen K.3 artiklan perusteella yhteisöjen taloudellisten etujen suojaamisesta tehdyn yleissopimuksen (9) 1 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettu petos;
-
’konkurssilla’ neuvoston asetuksen (EY) N:o 1346/2000 (10) 2 artiklan a alakohdassa määriteltyjä maksukyvyttömyysmenettelyjä;
-
’tukisopimuksella’ sopimusta tai vastaavaa oikeudellista välinettä, jonka perusteella jäsenvaltio myöntää tukea lopulliselle tuensaajalle rahaston alaisen hankkeen täytäntöönpanoa varten.
II OSA
NELJÄLLE RAHASTOLLE YHTEISET SÄÄNNÖKSET
1 LUKU
Nimetyt viranomaiset
3 artikla
Yhteiset viranomaiset
Jäsenvaltiot voivat nimetä saman vastuuviranomaisen, tarkastusviranomaisen tai todentamisviranomaisen neljästä rahastosta kahdelle tai useammalle.
4 artikla
Valtuutettu viranomainen
1. Tehtävien siirtämisessä on noudatettava moitteettoman varainhoidon periaatetta, mikä edellyttää vaikuttavaa ja tehokasta sisäistä valvontaa, ja siinä on varmistettava syrjimättömyyden periaatteen noudattaminen ja yhteisön rahoituksen näkyvyys. Siirretyt täytäntöönpanotehtävät eivät saa johtaa eturistiriitaan.
2. Vastuuviranomaiselta valtuutetulle viranomaiselle siirrettävien tehtävien laajuus ja tehtävien täytäntöönpanoa koskevat yksityiskohtaiset menettelyt on laadittava muodollisesti kirjalliseen muotoon.
Valtuutusasiakirjassa on mainittava vähintään:
a)
viittaukset asianomaiseen yhteisön lainsäädäntöön;
b)
valtuutetulle viranomaiselle uskotut tehtävät;
c)
valtuutetun viranomaisen oikeudet ja velvollisuudet ja sille siirtyvät vastuut;
d)
valtuutetulle viranomaiselle asetettu vaatimus perustaa ja pitää voimassa organisaatiorakenne ja hallinnointi- ja valvontajärjestelmä, joka on mukautettu sen velvollisuuksien täyttämiseen;
e)
tarjottava varmistus sille, että siirretyt tehtävät suoritetaan noudattaen moitteetonta varainhoitoa sekä laillisuutta ja asianmukaisuutta.
3. Perussäädöksen 25 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettua komission kanssa suoritettavaa yhteydenpitoa ei voi siirtää. Valtuutettu viranomainen pitää yhteyttä komissioon vastuuviranomaisen kautta.
4. Jos valtuutettu viranomainen ei ole julkishallinnon laitos tai kyseisen jäsenvaltion yksityisoikeuden alainen laitos, joka suorittaa julkisen palvelun tehtävää, vastuuviranomainen ei voi siirtää kyseiselle viranomaiselle täytäntöönpanovaltuuksia, jos niihin sisältyy laajaa poliittista harkintavaltaa.
5. Tehtävien siirto valtuutetulle viranomaiselle ei vaikuta vastuuviranomaisen vastuuseen, vaan se on edelleen vastuussa siirtämistään tehtävistä.
6. Kun vastuuviranomainen on siirtänyt tehtäviä valtuutetulle viranomaiselle, kaikkia tämän päätöksen vastuuviranomaista koskevia säännöksiä sovelletaan soveltuvin osin valtuutettuun viranomaiseen.
5 artikla
Tehtävien ulkoistaminen
Nimetyt viranomaiset voivat ulkoistaa osan tehtävistään, mutta ne ovat niistä edelleen vastuussa perussäädöksen 27, 29 ja 30 artiklassa määriteltyjen vastuiden mukaisesti.
2 LUKU
Hallinnointi- ja valvontajärjestelmät
6 artikla
Menettelyohjeet
Jäsenvaltiot laativat perussäädöksen 31 artiklan 2 kohdan mukaisesti ja suhteellisuusperiaatetta noudattaen ohjeet menettelyistä ja käytännön järjestelyistä, jotka koskevat:
a)
nimettyjen viranomaisten tehtäviä;
b)
järjestelyjä, joiden avulla varmistetaan asianmukainen tehtävien erottelu;
c)
tarvittaessa valtuutettujen viranomaisten ja muiden ulkoistettujen tehtävien valvontaa;
d)
monivuotisten ohjelmien ja vuosiohjelmien vahvistamista;
e)
tarkastusstrategian ja vuosittaisten tarkastussuunnitelmien vahvistamista;
f)
hankkeiden valintaa, tuen myöntämistä sekä hankkeiden valvontaa ja taloushallintoa;
g)
sääntöjenvastaisuuksien, rahoitusoikaisujen ja takaisinperinnän hallinnointia;
h)
tarkastuskäyntien valmistelua ja täytäntöönpanoa;
i)
tarkastuskertomusten ja ilmoitusten valmistelua;
j)
menojen todentamista;
k)
ohjelman arviointia;
l)
komissiolle toimitettavia selvityksiä;
m)
kirjausketjua.
7 artikla
Vastuuviranomaisen suorittama rahaston täytäntöönpano
1. Rahaston täytäntöönpanon osalta vastuuviranomainen voi toimia myöntävänä elimenä ja/tai toimeenpanevana elimenä.
2. Vastuuviranomainen toimii myöntävänä elimenä silloin, kun se panee hankkeet täytäntöön, mikä pääsääntöisesti tapahtuu avoimien ehdotuspyyntöjen perusteella.
Vastuuviranomainen tai valtuutettu viranomainen ei voi esittää hakemusta vastauksena kyseisiin ehdotuspyyntöihin.
Asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, kuten silloin, kun edellisen ehdotuspyynnön perusteella aloitettuja monivuotisia hankkeita jatketaan perussäädöksen 15 artiklan 6 kohdan mukaisesti, tai hätätapauksissa, tukea voidaan myöntää ilman ehdotuspyyntöä.
3. Vastuuviranomainen toimii toimeenpanevana elimenä päättäessään panna hankkeet täytäntöön suoraan, koska hankkeen ominaispiirteet eivät anna muuta täytäntöönpanomahdollisuutta esimerkiksi oikeudellisen monopoliaseman tai turvallisuussyiden vuoksi. Näissä tapauksissa lopullista tuensaajaa koskevia sääntöjä sovelletaan soveltuvin osin vastuuviranomaiseen.
8 artikla
Vastuuviranomaiseen sovellettavat toimeenpanevana elimenä toimimista koskevat edellytykset
1. Syyt, joiden vuoksi vastuuviranomainen toimi hankkeiden täytäntöönpanosta vastaavana toimeenpanevana elimenä, on yksilöitävä ja ilmoitettava komissiolle kyseisen vuosiohjelman puitteissa.
2. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että hankkeiden täytäntöönpanossa noudatetaan vastinetta rahalle -periaatetta ja että eturistiriidat estetään.
3. Vastuuviranomainen voi panna 7 artiklan 3 kohdan mukaisesti yksilöidyt hankkeet täytäntöön suoraan ja/tai yhdessä sellaisen kansallisen viranomaisen kanssa, joka on toimivaltainen teknisen asiantuntemuksensa, korkean erikoistumisasteensa tai hallinnollisten valtuuksiensa vuoksi. Täytäntöönpanoon pääasiallisesti osallistuneet kansalliset viranomaiset on yksilöitävä kyseisessä vuosiohjelmassa.
4. Hallinnollisessa päätöksessä, jonka perusteella rahaston alainen hanke yhteisrahoitetaan, on oltava tarpeelliset tiedot, joiden avulla voidaan seurata yhteisrahoitettuja tuotteita ja palveluja sekä tarkastaa aiheutuneet menot. Tukisopimukselle 10 artiklan 2 kohdassa säädetyt olennaiset säännökset on eriteltävä vastaavien oikeudellisten asiakirjojen muodossa.
5. Vuosiohjelman täytäntöönpanoa koskevan loppukertomuksen on sisällettävä tiedot, jotka koskevat tehtävien riittävän erottamisen ja Euroopan yhteisöjen taloudellisten etujen tehokkaan valvonnan ja riittävän suojaamisen varmistamiseksi käytettyjä menettelyjä ja käytäntöjä, ja siinä on annettava selvitys eturistiriitojen välttämiseksi toteutetuista toimista.
6. Kun vastuuviranomaisen edellytetään säännöllisesti toimivan rahaston yhteisrahoittamien hankkeiden toimeenpanevana elimenä,
a)
tarkastusviranomainen ei voi kuulua samaan elimeen kuin vastuuviranomainen muutoin kuin silloin, kun sen tarkastustoiminnan riippumattomuus on varmistettu ja se on velvollinen toimittamaan selvityksiä myös toiselle elimelle, joka ei kuulu samaan elimeen, johon tarkastusviranomainen ja vastuuviranomainen kuuluvat;
b)
se, että myös vastuuviranomainen panee hankkeita täytäntöön suoraan, ei vaikuta perussäädöksen 27 artiklassa määriteltyihin vastuuviranomaisen tehtäviin.
7. Kun valtuutetun viranomaisen edellytetään toimivan rahaston yhteisrahoittamien hankkeiden toimeenpanevana elimenä, kyseinen viranomainen ei voi olla niiden määrärahojen, joiden hallinnointi on sille siirretty, ainoa lopullinen tuensaaja.
9 artikla
Valinta- ja myöntämismenettely vastuuviranomaisen toimiessa myöntävänä elimenä
1. Edellä 7 artiklan 2 kohdassa määritellyt ehdotuspyynnöt on julkaistava siten, että varmistetaan niiden mahdollisimman laaja levitys mahdollisten tuensaajien keskuudessa. Ehdotuspyyntöjen sisältöön tehdyt muutokset on julkaistava samalla tavalla.
Ehdotuspyynnössä on esitettävä
a)
tavoitteet;
b)
perussäädöksen 15 artiklan 5 kohdan mukaiset valintaperusteet ja olennaiset liiteasiakirjat;
c)
järjestelyt, jotka koskevat yhteisön ja tarvittaessa kansallista rahoitusta;
d)
ehdotusten jättämiseen liittyvät järjestelyt ja määräpäivä.
2. Vastuuviranomaisen on varmistettava hankkeiden valintaa ja tuen myöntämistä varten, että mahdollisille tuensaajille ilmoitetaan seuraavista erityisehdoista, jotka koskevat täytäntöön pantavia hankkeita:
a)
menojen tukikelpoisuutta koskevat säännöt;
b)
täytäntöönpanon määräaika; ja
c)
säilytettävät ja toimitettavat rahoitus- ja muut tiedot.
Vastuuviranomaisen on ennen hyväksymispäätöksen tekemistä varmistettava, että lopullisella tuensaajalla ja/tai hankekumppaneilla on valmiudet täyttää nämä ehdot.
3. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että ne hankkeet, joille on myönnetty tukea, on arvioitu niiden muodon, teknisten seikkojen, talousarvion ja laadun kannalta ehdotuspyynnöissä määriteltyjen perusteiden mukaisesti. Muiden hankkeiden hylkäämisperusteet on kirjattava.
4. Jäsenvaltiot määrittelevät, kenellä on valtuudet myöntää hankkeille tukea, ja niiden on varmistettava, että eturistiriidat vältetään kaikissa tilanteissa ja erityisesti silloin, kun hakijat ovat kansallisia elimiä.
5. Hyväksymispäätöksessä on mainittava vähintään lopullisen tuensaajan ja/tai hankekumppaneiden nimet, hankkeen olennaiset yksityiskohdat ja sen toiminnalliset tavoitteet, rahaston yhteisrahoituksen enimmäismäärä ja tukikelpoisten kokonaiskustannusten yhteisrahoituksen enimmäismäärä.
6. Valintamenettelyn tulokset ilmoitetaan ja valintapäätös perustellaan kirjallisesti kullekin hakijalle. Jos kansallisessa lainsäädännössä niin säädetään, annetaan muutoksenhakuohjeet.
10 artikla
Tukisopimukset lopullisten tuensaajien kanssa vastuuviranomaisen toimiessa myöntävänä elimenä
1. Vastuuviranomaisen on vahvistettava hankkeiden hallinnoimista varten yksityiskohtaiset menettelyt, joiden on sisällettävä muun muassa seuraavat:
a)
tukisopimusten allekirjoittaminen lopullisten tuensaajien kanssa;
b)
sopimusten ja niihin tehtyjen muutosten seuranta ottamalla käyttöön järjestelmä, jolla varmistetaan hankkeiden hallinnollinen seuranta (kirjeenvaihto, muutosten tekeminen ja muistutuskirjeiden lähettäminen ja niiden seuranta, kertomusten vastaanottaminen ja käsittely, jne.).
2. Tukisopimuksissa on vahvistettava muun muassa:
a)
tuen enimmäismäärä;
b)
yhteisön tuen enimmäisprosenttiosuus perussäädöksen 15 artiklan 4 kohdan mukaisesti;
c)
tuetun hankkeen yksityiskohtainen kuvaus ja aikataulu;
d)
tarvittaessa se osa tehtävistä ja niihin liittyvistä kustannuksista, jotka lopullinen tuensaaja aikoo suorittaa kolmansien osapuolten kanssa tehtävillä alihankintasopimuksilla;
e)
hankkeen talousarvio ja rahoitussuunnitelma, johon sisältyy välillisten kustannusten kiinteä prosenttiosuus sellaisena kuin se on määriteltynä menojen tukikelpoisuutta koskevien sääntöjen liitteessä 11;
f)
aikataulu ja sopimuksen täytäntöönpanoa koskevat määräykset (kertomusten esittämistä koskevat velvoitteet, muutokset ja sopimuksen päättyminen);
g)
hankkeen toiminnalliset tavoitteet ja käytettävät indikaattorit;
h)
tukikelpoisten kustannusten määritelmä;
i)
tuen maksamiseen liittyvät edellytykset ja kirjanpitovaatimukset;
j)
kirjausketjuun liittyvät edellytykset;
k)
tietosuojaan liittyvät olennaiset säännökset;
l)
julkisuuteen liittyvät olennaiset säännökset.
3. Lopullisten tuensaajien on tarpeen vaatiessa varmistettava, että kaikkia hankekumppaneita koskevat samat velvoitteet kuin heitä. Kumppanit ovat vastuussa lopullisen tuensaajan kautta, joka pysyy viime kädessä vastuullisena siitä, että se ja kaikki hankkeessa olevat kumppanit noudattavat sopimusehtoja.
Lopullisten tuensaajien on säilytettävä oikeaksi todistetut jäljennökset kirjanpitoasiakirjoista, joilla todennetaan hankekumppaneille kyseisen hankkeen yhteydessä muodostuneet tulot ja menot.
4. Tukisopimuksissa määrätään erikseen komission ja tilintarkastustuomioistuimen valtuuksista tarkastaa kaikkien lopullisten tuensaajien, hankekumppanien ja alihankkijoiden tositteet ja tehdä näiden luo tarkastuskäyntejä.
11 artikla
Täytäntöönpanoa koskevat sopimukset
Tukisopimuksissa vahvistetaan, että hankkeen lopulliset tuensaajat ja/tai hankekumppanit tekevät hankkeen täytäntöönpanoa varten hankintasopimuksen tarjouskilpailun jälkeen sen tarjoajan kanssa, joka tarjoaa parhaan vastineen rahalle, ja että eturistiriitojen välttämisestä on huolehdittu, sanotun kuitenkaan rajoittamatta julkisia hankintoja koskevien yhteisön ja kansallisten sääntöjen soveltamista. Sopimukset, joiden arvo on alle 5 000 euroa, voidaan kuitenkin tehdä yhden tarjouksen perusteella ilman tarjouskilpailua, sanotun kuitenkaan rajoittamatta julkisia hankintoja koskevien yhteisön ja kansallisten sääntöjen soveltamista.
12 artikla
Yhteisön lopullisen osuuden määrittely
Lopulliselle tuensaajalle maksettavan loppumaksun laskemiseksi yhteisön kokonaisrahoitusosuus jokaista hanketta kohden on seuraavista kolmesta määrästä pienin:
a)
tukisopimuksessa mainittu tuen enimmäismäärä;
b)
yhteisrahoituksen enimmäismäärä, joka saadaan kertomalla kyseisen hankkeen tukikelpoiset kokonaiskustannukset perussäädöksen 15 artiklan 4 kohdassa säädetyillä prosenttimäärillä (eli 50 tai 75 prosenttia); ja
c)
voitontavoittelun kiellon periaatteen soveltamisen tuloksena saatava määrä, sellaisena kuin se määritellään liitteessä 11 olevassa I.3.3 kohdassa.
13 artikla
Tekninen apu
1. Rahastosta voidaan rahoittaa enintään 100 prosenttia perussäädöksen 16 artiklassa määritellystä komission aloitteesta annetusta teknisestä avusta.
2. Rahastosta voidaan rahoittaa enintään 100 prosenttia perussäädöksen 17 artiklassa määritellystä jäsenvaltioiden aloitteesta annetusta teknisestä avusta.
3. Komission tai jäsenvaltioiden aloitteesta annettava tekninen apu voidaan toteuttaa hankintasopimuksina, asiantuntijapalkkioina ja/tai hallinnollisina maksuina, joita koskevat III osan 1 luvussa määritellyt tukikelpoisuutta koskevat säännöt.
14 artikla
Teknisen avun kustannukset yhteisten viranomaisten tapauksessa
1. Kun neljästä rahastosta kahdella tai useammalla on yksi tai useampi yhteinen nimetty viranomainen, teknisen avun menoja varten myönnettävät määrärahat kullekin kyseessä olevalle vuosiohjelmalle voidaan yhdistää kokonaan tai osittain.
2. Teknisen avun kustannukset osoitetaan kyseisille rahastoille mieluiten yksinkertaisen ja edustavan jakokaavan perusteella. Kullekin kyseessä olevalle vuosiohjelmalle teknisen avun kustannuksia varten myönnettävien määrärahojen enimmäismäärää ei saa kasvattaa kaavan käyttämisen vuoksi.
15 artikla
Vastuuviranomaisen suorittamat varmennukset
1. Varmennusten, jotka vastuuviranomaisen on perussäädöksen 27 artiklan 1 kohdan g alakohdan mukaisesti tehtävä, tai jotka ovat saman säännöksen mukaan sen vastuulla, on katettava tapauksen mukaan hankkeiden hallinnolliset, taloudelliset, tekniset ja fyysiset näkökohdat.
Varmennuksissa tarkastetaan, että ilmoitetut kulut ovat todellisia ja perusteltuja hankkeen tarkoitusta varten, tukipäätöksen kohteena olevat hankkeet on pantu täytäntöön tukisopimusten ehtojen mukaisesti, yhteisön osuus on sääntöjen mukainen erityisesti perussäädöksen 15 artiklassa määritellyn rahoituksen rakenteen osalta, lopullisten tuensaajien korvaushakemukset ovat oikeat ja hankkeissa sekä kuluissa noudatetaan yhteisön ja kansallisia sääntöjä sekä vältetään kulujen kaksoisrahoittaminen muista yhteisön tai kansallisista ohjelmista tai ohjelmakausista.
Lisäksi varmennuksiin on kuuluttava:
a)
kullekin lopullisen tuensaajan lähettämälle korvaushakemukselle tehtävät hallinnolliset ja taloudelliset varmennukset;
b)
lopullisten tuensaajien ilmoittamien kulujen, tulojen ja käyttötarkoitukseensa sidotuilla tuloilla katettujen kustannusten olennaisuuden, oikeellisuuden ja tukikelpoisuuden varmennukset tutkimalla ainakin tukisopimukseen liitetyn talousarvion kaikkien budjettikohtien tositteiden edustavaa näytettä;
c)
yksittäisten hankkeiden paikalla tehtävät varmennukset otoksella, joka edustaa vähintään asianmukaista valikoimaa erityyppisiä ja -kokoisia hankkeita ja jossa otetaan huomioon havaitut erityiset riskitekijät, jotta voidaan saada kohtuullinen varmuus sen taustalla olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta ottaen huomioon vastuuviranomaisen määrittelemä riskitaso.
Edellä a ja b alakohdassa tarkoitettuja varmennuksia ei tarvitse tehdä, jos lopullinen tuensaaja on velvollinen toimittamaan riippumattoman tilintarkastajan antaman tilintarkastustodistuksen, joka kattaa kaikki a ja b alakohdassa mainitut seikat.
2. Jokaisesta varmennuksesta pidetään pöytäkirjaa, josta käyvät ilmi toteutetut toimet, päivämäärä, tulokset ja ne toimet, joihin on ryhdytty havaittujen virheiden korjaamiseksi. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että kaikki varmentamista koskevat tositteet pidetään komission ja tilintarkastustuomioistuimen saatavilla viiden vuoden ajan hankkeen päättymisestä. Kyseisen määräajan laskeminen keskeytyy mahdollisen oikeuskäsittelyn ajaksi tai komission asianmukaisesti perustellusta pyynnöstä.
3. Kun vastuuviranomainen toimii toimeenpanevana elimenä vuosiohjelman perusteella kuten 7 artiklan 3 kohdassa on määritelty, 1 kohdassa tarkoitetut varmennukset pannaan täytäntöön noudattaen tehtävien riittävän erottamisen periaatetta.
16 artikla
Kirjausketju
1. Perussäädöksen 27 artiklan 1 kohdan k alakohdan soveltamiseksi kirjausketju katsotaan asianmukaiseksi, jos se täyttää seuraavat vaatimukset:
a)
sen avulla voidaan varmistaa, että komissiolle ilmoitetut menojen todennetut määrät vastaavat yksityiskohtaista kirjanpitoaineistoa sekä todentamis- ja vastuuviranomaisten, valtuutettujen viranomaisten ja lopullisten tuensaajien hallussa olevia rahastosta yhteisrahoitettuja hankkeita koskevia tositteita;
b)
sen avulla voidaan varmistaa lopulliselle tuensaajalle maksettu julkinen rahoitusosuus, rahastosta myönnettyjen yhteisön varojen myöntäminen ja siirto sekä muut hankkeen yhteisrahoituksen rahoituslähteet;
c)
se mahdollistaa vuosiohjelmia varten vahvistettujen valintaperusteiden soveltamisen varmentamisen;
d)
se sisältää jokaisen hankkeen osalta tapauksen mukaan tekniset eritelmät ja rahoitussuunnitelman, tuen hyväksymistä koskevat asiakirjat, julkisiin hankintamenettelyihin liittyvät asiakirjat sekä tehtyjä varmennuksia ja tarkastuksia koskevat kertomukset.
2. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että kaikkien rahastosta suoritettuihin maksuihin liittyvien asiakirjojen säilytyspaikka tunnetaan.
17 artikla
Järjestelmien tarkastukset ja hankkeiden tarkastukset
1. Perussäädöksen 30 artiklan 1 kohdan a ja b alakohdassa tarkoitetut jäsenvaltioiden perustamien hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tarkastukset on tehtävä otoksella hankkeita, jotka on valittu tarkastusviranomaisen hyväksymällä menetelmällä.
Otantamenetelmässä:
a)
on oltava mukana asianmukainen valikoima erityyppisiä ja -kokoisia hankkeita;
b)
on otettava huomioon kansallisissa tai yhteisön varmennuksissa havaitut riskitekijät ja kustannushyötysuhde.
Otoksen on lisäksi sisällettävä hankkeet, jotka vastuuviranomainen on pannut täytäntöön toimeenpanevana elimenä, vähintään niitä vastaavassa suhteessa.
Menetelmä, jota käytetään otoksen valitsemiseksi, on dokumentoitava.
2. Hallinnointi- ja valvontajärjestelmän tarkastuksen on katettava jokainen seuraavista prosesseista vähintään kerran ennen vuotta 2013: suunnittelu, tehtävien siirto, hankkeiden valinta ja myöntäminen, hankkeiden valvonta, maksaminen, menojen todentaminen, komissiolle toimitettavat selvitykset, mahdollisten sääntöjenvastaisuuksien havaitseminen ja käsittely sekä ohjelmien arviointi.
3. Hankkeiden tarkastukset on tehtävä paikalla lopullisen tuensaajan ja/tai hankekumppaneiden hallussa olevien asiakirjojen ja aineiston pohjalta. Tarkastuksissa on varmennettava, että:
a)
hanke täyttää vuosiohjelman valintaperusteet, se on pantu täytäntöön tukisopimuksen mukaisesti ja se täyttää kaikki siihen sovellettavat ehdot, jotka koskevat sen toimintaa ja käyttöä tai saavutettavia tavoitteita;
b)
ilmoitetut menot vastaavat lopullisen tuensaajan ja/tai hankekumppaneiden hallussa olevaa kirjanpitoaineistoa ja tositteita ja että ne puolestaan vastaavat vastuuviranomaisen ja mahdollisen valtuutetun elimen hallussa olevia tositteita;
c)
menoerät vastaavat liitteessä 11 vahvistettuja tukikelpoisuusvaatimuksia, kansallisessa valintamenettelyssä vahvistettuja vaatimuksia, tukisopimuksen määräyksiä, tosiasiallisesti toteutettuja toimia ja tarvittaessa muita yhteisön ja kansallisia sääntöjä;
d)
hankkeen kohde tai aiottu kohde vastaa perussäädöksen 2, 3, 4, 5 ja 17 artiklassa vahvistettuja tavoitteita, toimia ja toimenpiteitä ja tarvittaessa kattaa kohderyhmän;
e)
julkinen tai yksityinen tuki on maksettu lopulliselle tuensaajalle perussäädöksen 15 artiklan 2 kohdan mukaisesti;
f)
riittävä kirjausketju on olemassa;
g)
eturistiriitoja ei ole ja vastinetta rahalle -periaatetta on noudatettu erityisesti silloin, kun vastuuviranomainen toimii hankkeen toimeenpanevana elimenä.
4. Vain menot, jotka kuuluvat 3 kohdan mukaisesti tarkastuksen piiriin, lasketaan mukaan tarkastettujen menojen määrään perussäädöksen 30 artiklan 1 kohdan b alakohtaa sovellettaessa. Jos tarkastus tehdään ennen hankkeen päättämistä, ainoastaan tosiasiallisesti tarkastetut menot otetaan huomioon, kun lasketaan kattavuusastetta.
5. Jos havaitut ongelmat liittyvät itse järjestelmään ja aiheuttavat siksi muita hankkeita koskevan riskin, tarkastusviranomaisen on varmistettava, että tällaisten ongelmien laajuuden määrittämiseksi suoritetaan lisätutkimuksia, ylimääräiset tarkastukset mukaan luettuina. Toimivaltaisten viranomaisten on toteutettava tarvittavat ennalta ehkäisevät ja korjaavat toimenpiteet.
6. Tarkastusviranomaisen on tehtävä päätelmänsä niiden tarkastusten tulosten perusteella, jotka koskevat komissiolle ilmoitettuja menoja, ja esitettävä ne komissiolle vuotuisessa tarkastuskertomuksessa. Vuosiohjelmissa, joiden osalta komission rahoitusosuutta koskevien virheiden määrä on 2 prosentin olennaisuustasoa korkeampi, tarkastusviranomaisen on arvioitava virheen merkityksellisyyttä ja toteutettava tarvittavat toimenpiteet, joihin kuuluu vuotuisessa tarkastuskertomuksessa esitettävien suositusten antaminen.
18 artikla
Todentamisviranomaisen suorittamat varmennukset
1. Jos tarkastusviranomainen antaa varauksellisen tai kielteisen lausunnon hallinnointi- ja valvontajärjestelmien toiminnasta, todentamisviranomaisen on varmennettava, että tämä tieto on lähetetty komissiolle. Sen on myös varmistettava, että vastuuviranomainen on pannut täytäntöön asianmukaisen toimintasuunnitelman palauttaakseen hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkaan toiminnan ennalleen ja arvioidakseen puutteiden vaikutuksen menoilmoitukseen.
2. Jos tarkastusviranomainen ei vahvista maksupyyntöä tai maksuilmoitusta vuosiohjelman täytäntöönpanoa koskevassa loppukertomuksessa, todentamisviranomaisen on varmistettava, että oikea maksupyyntö tai maksuilmoitus toimitetaan välittömästi.
3 LUKU
Rahaston käyttöä koskevien tietojen toimittaminen
19 artikla
Suhteellisuusperiaate
1. Perussäädöksen 10 artiklan 2 kohdan mukaan se, minkä verran rahaston käyttöä koskevaa ja jäsenvaltion saatavilla olevaa tietoa toimitetaan komissiolle tässä luvussa tarkoitetuissa asiakirjoissa, voi vaihdella kyseiselle jäsenvaltiolle kohdennetun yhteisön rahoitusosuuden mukaan ja kyseinen tieto voidaan tarvittaessa toimittaa tiivistelmänä.
2. Jäsenvaltion on kuitenkin komission pyynnöstä toimitettava yksityiskohtaisempia tietoja. Komissio voi pyytää kyseisiä tietoja, jos se vaikuttaa tarpeelliselta, jotta komissio voi täyttää tehokkaasti perussäädöksen ja varainhoitoasetuksen mukaiset velvoitteensa.
20 artikla
Hallinnointi- ja valvontajärjestelmien kuvaus
1. Perussäädöksen 31 artiklan 4 kohdassa ja 32 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu hallinnointi- ja valvontajärjestelmien kuvaus on toimitettava liitteessä 1 olevan mallin mukaisesti.
2. Vastuuviranomaisen on vahvistettava valtuutetun viranomaisen laatima järjestelmien kuvaus. Kunkin nimetyn viranomaisen on vahvistettava, että sitä koskeva hallinnointi- ja valvontajärjestelmien kuvaus on täsmällinen. Lisäksi tarkastusviranomaisen on vahvistettava, että kuvaus on täydellinen.
3. Tarkastellessaan kuvausta komissio voi pyytää selvennyksiä ja ehdottaa toimenpiteitä perussäädöksessä määriteltyjen säännösten noudattamiseksi. Komission virkamiehet tai komission valtuuttamat edustajat voivat tarpeen vaatiessa vierailla paikan päällä.
4. Jos vastuuviranomainen on sama useammassa kuin yhdessä neljästä rahastosta tai jos kahteen tai useampaan rahastoon sovelletaan yhteisiä järjestelmiä, voidaan toimittaa yhteisiä hallinnointi- ja valvontajärjestelmiä koskeva kuvaus, jossa erityispiirteet tarvittaessa esitetään korostettuina.
21 artikla
Hallinnointi- ja valvontajärjestelmien kuvauksen tarkistaminen
1. Vastuuviranomainen
a)
ilmoittaa vuosiohjelman luonnosta toimittaessaan, onko hallinnointi- ja valvontajärjestelmiin tehty muutoksia;
b)
ilmoittaa komissiolle olennaisista muutoksista viimeistään, kun kyseinen muutos on tullut voimaan;
c)
komission pyynnöstä toimittaa tarkistetun kuvauksen, jos merkittäviä muutoksia on paljon.
2. Merkittävät muutokset ovat muutoksia, joilla on todennäköisesti vaikutusta tehtävien erottamiseen, valinta-, myöntämis-, tarkastus- ja maksumenettelyjen tehokkuuteen sekä viestintään komission kanssa. Niitä ovat erityisesti muutokset, jotka tapahtuvat yhdessä nimetyistä viranomaisista, kirjanpitojärjestelmässä sekä maksu- ja todentamismenettelyissä.
3. Hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tarkistaminen suoritetaan 20 artiklassa säädettyä menettelyä noudattaen.
22 artikla
Ohjelma-asiakirjat
1. Jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle perussäädöksen 19 artiklassa tarkoitettu monivuotinen ohjelma liitteessä 2 olevan mallin mukaisesti.
2. Jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle perussäädöksen 21 artiklassa tarkoitettu vuosiohjelma liitteessä 3 olevan mallin mukaisesti.
3. Monivuotiseen ohjelmaan liittyvissä rahoitussuunnitelmissa on esitettävä budjetoitujen määrien jaottelu painopisteittäin, kuten ne on strategisissa suuntaviivoissa määritelty.
Vuosiohjelmiin liitetyissä rahoitussuunnitelmissa on esitettävä budjetoitujen määrien jaottelu perussäädöksen 4 artiklassa määriteltyjen toimiluokkien mukaisesti, sekä viittaus painopisteisiin.
23 artikla
Vuosiohjelmien rahoituserittelyn tarkistaminen
1. Jotta komission perussäädöksen 21 artiklan 5 kohdan mukaisesti hyväksymää vuosiohjelmaa voidaan tarkistaa, asianomaisten jäsenvaltioiden on toimitettava ohjelman tarkistettu luonnos komissiolle ennen 1 päivää toukokuuta viitevuotta seuraavana vuonna. Komissio tutkii tarkistetun ohjelman perussäädöksen 21 artiklan 5 kohdassa tarkoitettua menettelyä noudattaen ja hyväksyy sen niin pian kuin mahdollista.
2. Jos vuosiohjelmaa ei ole tarkistettu 1 kohdan mukaisesti, rahoituserittelyn muutokset saavat olla enintään 10 prosenttia rahaston rahoitusosuuden kokonaismäärästä, ja ne voidaan hyväksyä vain vastuuviranomaisista riippumattomista syistä johtuvissa olosuhteissa. Kaikista tällaisista muutoksista toimitetaan asianmukainen selvitys vuosiohjelman täytäntöönpanoa koskevassa väliselvityksessä ja/tai loppukertomuksessa.
24 artikla
Vuosiohjelmien täytäntöönpanoa koskeva väliselvitys ja loppukertomus
1. Jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle perussäädöksen 39 artiklan 4 kohdassa tarkoitetut väliselvitykset vuosiohjelman täytäntöönpanosta ja maksupyynnöt liitteessä 4 olevan mallin mukaisesti.
2. Jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle perussäädöksen 40 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetut loppukertomukset vuosiohjelman täytäntöönpanosta ja maksupyynnöt liitteessä 5 olevan mallin mukaisesti.
3. Väliselvityksiin ja loppukertomuksiin liittyvissä rahoitustaulukoissa esitetään budjetoitujen määrien jaottelu painopisteittäin, kuten ne on strategisissa suuntaviivoissa määritelty, ja hankkeittain perussäädöksen 4 artiklassa määriteltyjen toimiluokkien mukaisesti.
25 artikla
Tarkastusviranomaisen laatimat asiakirjat
1. Perussäädöksen 30 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitettu tarkastusstrategia on laadittava liitteessä 6 olevan mallin mukaisesti.
2. Tarkastusviranomaisen on laadittava vuotuinen tarkastussuunnitelma vuosittain ennen 15 päivää helmikuuta alkaen vuodesta 2009, paitsi silloin kun komission antamat kaksi viimeisintä ohjelmaa vastaavat vuotuista yhteisön rahoitusosuutta, joka on alle miljoona euroa. Tarkastussuunnitelma on laadittava tarkastusstrategian liitteessä 6 olevan mallin mukaisesti. Kun kyse on yhteisestä tarkastusstrategiasta, josta säädetään perussäädöksen 30 artiklan 2 kohdassa, voidaan toimittaa yhteinen vuotuinen tarkastussuunnitelma.
3. Perussäädöksen 30 artiklan 3 kohdan a ja b alakohdassa tarkoitettujen tarkastuskertomuksen ja lausunnon on perustuttava tarkastusstrategian mukaisesti tehtyihin järjestelmien tarkastuksiin ja hankkeiden tarkastuksiin, ja ne on laadittava liitteessä 7.A ja 7.B esitettyjen mallien mukaisesti.
4. Perussäädöksen 30 artiklan 3 kohdan c alakohdassa tarkoitetun pätevyyttä koskevan ilmoituksen on perustuttava kaikkiin tarkastusviranomaisen tekemiin tarkastuksiin ja tarvittaessa lisätarkistuksiin. Pätevyyttä koskeva ilmoitus on laadittava liitteessä 7.C esitetyn mallin mukaisesti.
5. Jos tutkimuksen laajuutta on rajoitettu tai jos havaittujen sääntöjenvastaisten menojen määrän perusteella perussäädöksen 30 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettuun vuotuiseen lausuntoon tai kyseisen asetuksen 30 artiklan 3 kohdan c alakohdassa tarkoitettuun ilmoitukseen ei ole mahdollista antaa varauksetonta lausuntoa, tarkastusviranomaisen on ilmoitettava syyt ja arvioitava ongelman laajuus ja sen taloudellinen vaikutus.
26 artikla
Todentamisviranomaisen laatimat asiakirjat
1. Todennettu menoilmoitus, joka liittyy perussäädöksen 39 artiklan 4 kohdassa tarkoitettuun pyyntöön maksaa toinen ennakkomaksu, laaditaan ja toimitetaan komissiolle liitteessä 8 esitetyssä muodossa.
2. Todennettu menoilmoitus, joka liittyy perussäädöksen 40 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettuun pyyntöön maksaa loppumaksu, laaditaan ja toimitetaan komissiolle liitteessä 9 esitetyssä muodossa.
4 LUKU
Sääntöjenvastaisuuksia koskevat ilmoitukset
27 artikla
Alustavat ilmoitukset - Poikkeukset
1. Jäsenvaltioiden on vuosiohjelmien täytäntöönpanoa koskevassa väliselvityksessä ja loppukertomuksessa ilmoitettava komissiolle kaikista sääntöjenvastaisuuksista, joista on tehty alustava hallinnollinen tai oikeudellinen päätelmä liitteessä 4 ja 5 olevien mallien mukaisesti.
Kertomuksessa on mainittava seuraavat tiedot:
a)
kyseinen rahasto, vuosiohjelma ja hanke;
b)
säännös, jota on rikottu;
c)
mahdolliseen sääntöjenvastaisuuteen viittaavan ensimmäisen tiedon päivämäärä ja lähde;
d)
menettely, jolla sääntöjenvastaisuuteen on syyllistytty;
e)
tarvittaessa tieto siitä, aiheuttaako menettely petosepäilyn;
f)
miten sääntöjenvastaisuus havaittiin;
g)
kyseessä olevan yhteisön rahoitustuen määrä.
Seuraavista tapauksista ei tarvitse kuitenkaan ilmoittaa, paitsi jos kyse on petosepäilystä:
a)
tapaukset, joissa sääntöjenvastaisuudet liittyvät Euroopan yhteisöjen yleisestä talousarviosta maksettuihin alle 10 000 euron summiin;
b)
tapaukset, joissa sääntöjenvastaisuus johtuu ainoastaan siitä, ettei vuosiohjelmaan kuuluvaa hanketta ole pantu täytäntöön osittain tai kokonaan lopullisen tuensaajan konkurssin vuoksi;
c)
tapaukset, jotka lopullinen tuensaaja on tuonut vapaaehtoisesti vastuuviranomaisen tietoon, ennen kuin vastuuviranomainen on sitä havainnut, riippumatta siitä, tapahtuiko tämä ennen julkisen tuen maksamista vai sen jälkeen;
d)
tapaukset, jotka vastuuviranomainen on havainnut ja korjannut ennen kuin lopulliselle tuensaajalle on maksettu kertaakaan julkista tukea ja ennen kuin kyseiset menot on sisällytetty komissiolle toimitettuun menoilmoitukseen.
2. Jäsenvaltioiden on kaikissa tapauksissa annettava komission pyynnöstä lisätietoja seuraavista seikoista:
a)
tarvittaessa muut asiaan liittyvät jäsenvaltiot ja kolmannet maat;
b)
ajanjakso, jonka kuluessa, tai hetki, jona sääntöjenvastaisuus tapahtui;
c)
sääntöjenvastaisuutta koskevan virallisen kertomuksen laatineet kansalliset viranomaiset tai elimet sekä hallinnollisesta tai oikeudellisesta seurannasta vastaavat viranomaiset;
d)
sääntöjenvastaisuutta koskevan alustavan hallinnollisen tai oikeudellisen päätelmän laatimispäivämäärä;
e)
asianomaisten luonnollisten ja oikeushenkilöiden tai muiden asiaan liittyvien yksiköiden tunnistetiedot, lukuun ottamatta tapauksia, joissa näillä tiedoilla ei ole merkitystä sääntöjenvastaisuuksien ehkäisyssä kyseisen sääntöjenvastaisuuden luonteen vuoksi;
f)
kokonaisbudjetti ja hankkeelle myönnetty julkinen tuki sekä sen yhteisrahoituksen jakautuminen yhteisön ja kansallisen rahoitusosuuden kesken;
g)
julkisen rahoitusosuuden määrä, johon sääntöjenvastaisuus liittyy, sekä vastaava yhteisön rahoitusosuus, joka on vaarantunut;
h)
siinä tapauksessa, että henkilöille tai muille yksiköille ei ole maksettu g alakohdassa tarkoitettua julkista tukea, määrät, jotka olisi maksettu aiheetta, jos sääntöjenvastaisuutta ei olisi havaittu;
i)
maksujen keskeyttäminen tarvittaessa sekä perintämahdollisuudet;
j)
sääntöjenvastaisten menojen luonne.
3. Jos joitakin 2 kohdassa tarkoitettuja, erityisesti sääntöjenvastaisuuden toteuttamistapaa ja havaitsemiskeinoja koskevia tietoja ei ole saatavilla, jäsenvaltioiden on täydennettävä tietoja kaikin mahdollisin keinoin antaessaan komissiolle seuraavia sääntöjenvastaisuuksia koskevia selvityksiä.
28 artikla
Seurannasta ilmoittaminen - Takaisinperinnästä luopuminen
1. Jäsenvaltioiden on ilmoitettava komissiolle mihin tahansa aikaisempaan 27 artiklan mukaisesti annettuun selvitykseen liittyvistä menettelyistä, jotka on pantu vireille kaikkien aikaisemmin ilmoitettujen sääntöjenvastaisuuksien vuoksi, sekä niistä aiheutuneista merkittävistä muutoksista. Tämä tieto on annettava vuosiohjelmien täytäntöönpanoa koskevassa väliselvityksessä ja loppukertomuksessa liitteessä 4 ja 5 olevien mallien mukaisesti.
Selvityksessä on ilmoitettava takaisin perityt tai todennäköisesti takaisin perittävät määrät.
2. Jäsenvaltioiden on kaikissa tapauksissa annettava komission pyynnöstä lisätietoja seuraavista seikoista:
a)
kaikki jäsenvaltioiden toteuttamat väliaikaiset toimenpiteet aiheettomasti maksettujen summien takaisinperinnän turvaamiseksi;
b)
hallinnolliset ja oikeudelliset menettelyt, jotka on aloitettu aiheettomasti maksettujen summien takaisinperimiseksi ja seuraamusten määräämiseksi;
c)
takaisinperintämenettelyn keskeyttämisen syyt;
d)
rikosoikeudellisen tutkintamenettelyn keskeyttämisen syyt.
Jäsenvaltioiden on ilmoitettava komissiolle hallinnollisista tai oikeudellisista päätöksistä, joilla tällaiset menettelyt on lopetettu, tai niiden tärkeimmistä kohdista, ja niiden on erityisesti ilmoitettava, antavatko päätelmät aihetta epäillä petosta.
29 artikla
Yhteydenpito jäsenvaltioiden kanssa
1. Komissio ylläpitää asianomaisten jäsenvaltioiden kanssa asianmukaisia yhteyksiä täydentääkseen 27 artiklassa tarkoitettuja tietoja sääntöjenvastaisuuksista sekä tietoja 28 artiklan mukaisista takaisinperintämahdollisuuksista.
2. Komissio antaa 1 kohdassa tarkoitetun yhteydenpidon lisäksi tiedon jäsenvaltioille, jos sääntöjenvastaisuuden luonne antaa aiheen epäillä, että samoja tai samankaltaisia menettelyjä saattaisi esiintyä muissa jäsenvaltioissa.
30 artikla
Tietojen käyttö
1. Komissio voi riskianalyysejä tehdäkseen käyttää kaikkia tietoja, jotka ovat luonteeltaan yleisiä tai toimeen liittyviä ja joita jäsenvaltiot ovat ilmoittaneet sille tämän päätöksen mukaisesti, ja saamiensa tietojen perusteella se voi laatia kertomuksia ja kehittää ennakkovaroitusjärjestelmiä, joilla pyritään tunnistamaan riskejä tehokkaammin.
2. Komissio ilmoittaa asianomaisille jäsenvaltioille säännöllisesti siitä, miten 1 kohdassa tarkoitettuja tietoja on käytetty.
5 LUKU
Tiedotus ja julkistaminen
31 artikla
Mahdollisille lopullisille tuensaajille suunnattu tiedotus
1. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että monivuotista ohjelmaa ja vuosiohjelmaa koskevista keskeisistä seikoista tiedotetaan laajalti antaen yksityiskohtaiset tiedot kyseisistä rahoitusosuuksista ja että ne annetaan kaikkien asianomaisten osapuolten saataville.
Vastuuviranomainen voi kuitenkin yleisen turvallisuuden vuoksi päättää pitää luottamuksellisina monivuotisessa ohjelmassa tai vuosiohjelmassa määrätyt sisäiset hallintojärjestelyt tai muun tiedon, joka liittyy rahaston täytäntöönpanoon.
2. Vastuuviranomaisen on toimitettava mahdollisille lopullisille tuensaajille tiedot ainakin seuraavista seikoista:
a)
tukikelpoisuusedellytykset, jotka on täytettävä vuosiohjelmasta myönnettävän rahoituksen saamiseksi;
b)
kuvaus rahoitushakemusten tarkastelumenettelyistä ja asiaan liittyvistä määräajoista;
c)
rahoitettavien hankkeiden valintaperusteet;
d)
yhteyshenkilöt, joilta saa tietoa vuosiohjelmista.
Vastuuviranomaisen on lisäksi ilmoitettava mahdollisille lopullisille tuensaajille 33 artiklan 2 kohdan b alakohdassa säädetystä julkistamisesta.
32 artikla
Lopullisille tuensaajille suunnattu tiedotus
Vastuuviranomaisen on ilmoitettava lopullisille tuensaajille, että rahoituksen hyväksyntä merkitsee myös hyväksyntää näiden 33 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukaisesti julkaistuun lopullisten tuensaajien luetteloon sisällyttämistä varten.
33 artikla
Vastuuviranomaisen velvoitteet yleisölle suunnatussa tiedotuksessa ja julkistamisessa
1. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että tiedotus- ja julkistamistoimenpiteet pannaan täytäntöön ja että niillä pyritään mahdollisimman laajaan näkyvyyteen viestimissä käyttäen erilaisia viestintämuotoja ja -menetelmiä tarkoituksenmukaisella alueellisella tasolla.
2. Vastuuviranomaisen on järjestettävä vähintään seuraavat tiedotus- ja julkistamistoimenpiteet:
a)
vuosittain vähintään yksi tiedotuskampanja monivuotisten ohjelmien tai vuosiohjelmien aloittamisesta alkaen vuodesta 2008;
b)
lopullisia tuensaajia koskevan luettelon, hankkeiden nimien ja hankkeisiin myönnetyn julkisen ja yhteisön rahoituksen määrän julkaiseminen vuosittain ainakin internetsivustolla. Perussäädöksen 7 artiklassa määriteltyihin kohderyhmiin kuuluvia yksityishenkilöitä ei saa mainita nimeltä. Internetsivuston osoite on ilmoitettava komissiolle.
34 artikla
Lopullisten tuensaajien velvoitteet yleisölle suunnatussa tiedotuksessa ja julkistamisessa
1. Lopullisen tuensaajan on tiedotettava yleisölle rahastosta saadusta tuesta 2, 3 ja 4 kohdassa säädettyjen toimenpiteiden avulla.
2. Lopullisen tuensaajan on pystytettävä näkyvälle paikalle suurikokoinen pysyvä tiedotuskyltti viimeistään kolmen kuukauden kuluttua sellaisen hankkeen päätökseen saattamisesta, joka täyttää seuraavat ehdot:
a)
hankkeelle myönnetty yhteisön kokonaisrahoitus on enemmän kuin 100 000 euroa; ja
b)
toimenpide koostuu jonkin fyysisen esineen hankinnasta taikka infrastruktuurin tai rakentamistoiminnan rahoittamisesta.
Kyltissä on ilmoitettava hankkeen tyyppi ja nimi. Lisäksi jäljempänä olevassa 35 artiklassa tarkoitetuille tiedoille on varattava vähintään 25 prosenttia kyltin kokonaisalasta.
3. Jos hanke saa rahoitusta rahaston yhteisrahoittamasta vuosiohjelmasta, lopullisen tuensaajan on varmistettava, että hankkeeseen osallistujille on tiedotettu kyseisestä rahoituksesta.
4. Kaikissa tällaista hanketta koskevissa asiakirjoissa, mukaan lukien osallistumistodistukset ja muut todistukset, on mainittava, että hanke on rahaston yhteisrahoittama.
35 artikla
Toimenpidettä koskevien tiedotus- ja julkistamistoimien tekniset ominaisuudet
Kaikissa lopullisille tuensaajille, mahdollisille lopullisille tuensaajille ja suurelle yleisölle suunnatuissa tiedotus- ja julkistamistoimenpiteissä on oltava seuraavat tiedot:
1)
liitteessä 10 vahvistettujen graafisten tietojen mukainen Euroopan unionin tunnus ja viittaus Euroopan unioniin;
2)
viittaus rahastoon;
3)
vastuuviranomaisen valitsema lause, jossa korostetaan yhteisön rahoitustuesta saatavaa lisäarvoa.
Edellä 1 ja 3 kohtaa ei sovelleta pienimuotoiseen tiedotusmateriaaliin tai tiedotusmateriaaliin, joka liittyy kahteen tai useampaan neljästä rahastosta.
6 LUKU
Henkilötiedot
36 artikla
Henkilötietojen suojaaminen
1. Jäsenvaltioiden ja komission on toteutettava kaikki tarvittavat toimenpiteet, joilla estetään perussäädöksen 27 artiklan 1 kohdan h alakohdassa tarkoitettujen tietojen, komission paikan päällä keräämien tietojen ja 4 luvussa tarkoitettujen tietojen luvaton luovutus tai käyttö.
2. Tämän päätöksen 4 luvussa tarkoitettuja tietoja ei saa lähettää muille kuin sellaisille henkilöille, jotka työskentelevät jäsenvaltioissa tai yhteisön toimielimissä ja joiden työtehtävät edellyttävät näiden tietojen saamista, paitsi jos tällaisia tietoja antava jäsenvaltio on antanut siihen nimenomaisesti luvan.
7 LUKU
Sähköinen asiakirjojen vaihto
37 artikla
Sähköinen asiakirjojen vaihto
Edellä 3 luvussa tarkoitettujen asiakirjojen asianmukaisesti allekirjoitettujen paperiversioiden lisäksi tiedot lähetetään sähköisesti aina kun se on mahdollista.
38 artikla
Asiakirjojen vaihtoon tarkoitettu tietojärjestelmä
1. Jos komissio kehittää tietojärjestelmän komission ja jäsenvaltioiden välistä turvallista tiedonvaihtoa varten rahaston täytäntöönpanoa varten, jäsenvaltioille ilmoitetaan tietojärjestelmästä ja ne otetaan pyynnöstä mukaan sen kehittämiseen.
2. Komission ja nimettyjen viranomaisten sekä elinten, joille tehtävä on siirretty, on talletettava 3 luvussa tarkoitetut asiakirjat 1 kohdassa tarkoitettuun tietojärjestelmään.
3. Lisäksi jäsenvaltioita voidaan pyytää antamaan 27 ja 28 artiklassa tarkoitettuja tietoja vapaaehtoisesti käyttäen nykyisiä komission hallinnoimia erityisiä järjestelmiä rakennerahastojen yhteydessä havaittujen sääntöjenvastaisuuksien kokoamiseksi.
4. Kustannukset, joita aiheutuu tiedonvaihtoon tarkoitetun yhteisen tietojärjestelmän sekä kansallisten, alueellisten ja paikallisten tietojärjestelmien välisestä liitännästä, sekä kustannukset, joita aiheutuu kansallisten, alueellisten ja paikallisten järjestelmien muuttamisesta yhteisen tietojärjestelmän teknisten vaatimusten mukaisiksi, ovat perussäädöksen 17 artiklan nojalla tukikelpoisia.
III OSA
EUROOPAN PALUURAHASTOA KOSKEVAT ERITYISSÄÄNNÖKSET
1 LUKU
Tukikelpoisuussäännöt
39 artikla
Tukikelpoisuussäännöt
1. Perussäädöksen 35 artiklan 4 kohdassa tarkoitetuista vuosiohjelmista rahoitettuihin toimiin liittyvien menojen tukikelpoisuuden määrittämiseksi sovelletaan tämän päätöksen liitteessä 11 olevia sääntöjä.
2. Sääntöjä sovelletaan lopulliselle tuensaajalle aiheutuneisiin kustannuksiin ja niitä on sovellettava soveltuvin osin hankekumppaneihin.
3. Jäsenvaltiot voivat soveltaa tukikelpoisuuteen tämän päätöksen säännöksiä tiukempia kansallisia säännöksiä.
Komission tehtävänä on arvioida, ovatko kansalliset tukikelpoisuussäännöt tämän edellytyksen mukaisia.
IV OSA
LOPPUSÄÄNNÖKSET
40 artikla
Osoitus
Tämä päätös on osoitettu Belgian kuningaskunnalle, Bulgarian tasavallalle, Tšekin tasavallalle, Saksan liittotasavallalle, Viron tasavallalle, Irlannille, Helleenien tasavallalle, Espanjan kuningaskunnalle, Ranskan tasavallalle, Italian tasavallalle, Kyproksen tasavallalle, Latvian tasavallalle, Liettuan tasavallalle, Luxemburgin suurherttuakunnalle, Unkarin tasavallalle, Maltan tasavallalle, Alankomaiden kuningaskunnalle, Itävallan tasavallalle, Puolan tasavallalle, Portugalin tasavallalle, Romanialle, Slovenian tasavallalle, Slovakian tasavallalle, Suomen tasavallalle, Ruotsin kuningaskunnalle sekä Ison-Britannian ja Pohjois-Irlannin yhdistyneelle kuningaskunnalle.
Tehty Brysselissä 5 päivänä maaliskuuta 2008.