KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 2064/97 af 15. oktober 1997 om gennemførelse af Rådets forordning (EØF) nr. 4253/88 om detaljerede ordninger for medlemsstaternes finanskontrol af aktioner, der medfinansieres af strukturfondene
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Rådets forordning (EØF) nr. 4253/88 af 19. december 1988 om gennemførelsesbestemmelser til forordning (EØF) nr. 2052/88 for så vidt angår samordningen af de forskellige strukturfondes interventioner indbyrdes såvel som med interventionerne fra Den Europæiske Investeringsbank og de øvrige eksisterende finansielle instrumenter (1), senest ændret ved forordning (EF) nr. 3193/94 (2), særlig artikel 23, stk. 1, fjerde afsnit,
efter høring af Det Rådgivende Udvalg for Udvikling og Omstilling i Regionerne og det udvalg, der er oprettet efter traktatens artikel 124, og
ud fra følgende betragtninger:
Artikel 23, stk. 1, i forordning (EØF) nr. 4253/88 fastlægger principperne for medlemsstaternes finanskontrol af aktioner, der medfinansieres af strukturfondene;
for at sikre en acceptabel finanskontrol i hele Fællesskabet er det nødvendigt at fastlægge visse minimumskontrolbestemmelser nærmere;
af hensyn til de enkelte medlemsstaters særlige forfatningsmæssige og administrative situation er det nødvendigt, at nærværende forordning suppleres med passende administrative ordninger mellem Kommissionen og hver medlemsstat;
nærværende forordning bør gælde for de interventionsformer, der er fastsat i artikel 5, stk. 2, i Rådets forordning (EØF) nr. 2052/88 af 24. juni 1988 om strukturfondenes opgaver og effektivitet samt om samordningen af deres interventioner indbyrdes såvel som med interventionerne fra Den Europæiske Investeringsbank og de øvrige eksisterende finansielle instrumenter (3), senest ændret ved forordning (EF) nr. 3193/94, forudsat at interventionsformerne administreres af medlemsstaterne;
medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer bør være af en sådan art, at de sikrer en effektiv og korrekt gennemførelse af de aktioner, der medfinansieres af strukturfondene;
der bør fastsættes regler for medlemsstaternes gennemførelse af kontrol, og der bør indføres ordninger for regelmæssige konsultationer mellem medlemsstaterne og Kommissionen, for at de samlede midler, der er afsat til kontrol på nationalt plan og EF-plan, kan få størst mulig virkning;
medlemsstaterne bør sikre, at åbenbare uregelmæssigheder, der afsløres ved national kontrol eller EF-kontrol, undersøges og behandles tilfredsstillende;
medlemsstaterne bør i forbindelse med afslutning af interventionsformer forelægge Kommissionen en uafhængig erklæring, der indeholder en generel konklusion, hvad angår gyldigheden af anmodningen om endelig betaling, og som gør det muligt at identificere og behandle enhver svaghed eller uregelmæssighed tilfredsstillende;
medlemsstaterne bør hvert år aflægge rapport til Kommissionen om anvendelsen af nærværende forordning;
ifølge artikel 23, stk. 1, andet afsnit, i forordning (EØF) nr. 4253/88 skal medlemsstaterne sende Kommissionen en beskrivelse af deres forvaltnings- og kontrolsystemer; disse beskrivelser skal om nødvendigt suppleres og opdateres;
når det gælder interventionsformer, der involverer mere end en medlemsstat, bør der forudses administrativt samarbejde mellem de berørte medlemsstater og Kommissionen;
medlemsstaterne bør kunne anvende nationale kontrolregler, som er strengere end dem, der er fastsat i nærværende forordning;
nærværende forordning bør ikke indskrænke anvendelsen af bestemmelserne i Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (4) og Kommissionens forordning (EF) nr. 1681/94 af 11. juli 1994 om uregelmæssigheder og tilbagebetaling af beløb, der uberettiget er udbetalt inden for rammerne af finansieringen af strukturpolitikkerne, samt om oprettelse af et informationssystem på dette område (5);
i overensstemmelse med artikel 214 i EF-traktaten er det nødvendigt at sikre, at tjenestehemmeligheder, der opnås adgang til under udøvelse af den kontrol, der er fastsat i nærværende forordning, ikke videregives til uvedkommende personer;
de i denne forordning fastsatte foranstaltninger er i overensstemmelse med udtalelse fra Forvaltningskomitéen for Landbrugsstrukturerne og Udvikling af Landdistrikterne og Den Stående Fiskeristrukturkomité -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
Artikel 1
Nærværende forordning gælder for de interventionsformer, der er fastsat i artikel 5, stk. 2, i forordning (EØF) nr. 2052/88, og som administreres af medlemsstaterne.
Artikel 2
1. Medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer skal:
a) sikre en korrekt iværksættelse af interventionsformerne i overensstemmelse med målene for forsvarlig økonomisk forvaltning
b) på tilfredsstillende måde attestere gyldigheden af forskud og endelige betalinger på grundlag af de faktiske udgifter
c) sikre et tilfredsstillende revisionsspor
d) specificere ansvarsfordelingen og især kontrollen på de forskellige niveauer for at sikre korrekte attesteringer
e) lette afsløringen af mulige svagheder eller risici ved gennemførelsen af aktioner og projekter
f) omfatte korrigerende foranstaltninger for at afhjælpe svagheder, risici eller uregelmæssigheder, der blev afsløret under projektets gennemførelse, især med hensyn til den finansielle forvaltning.
2. Ved anvendelsen af nærværende forordning er et tilfredsstillende revisionsspor et spor, der gør det muligt at:
a) afstemme de sammenfattede beløb, der attesteres over for Kommissionen, med de individuelle regnskaber og bilag på de forskellige administrative niveauer og hos de endelige støttemodtagere
b) efterprøve tildelingen og overførslerne af de disponible EF-midler og nationale midler.
3. I bilag I gives der en vejledende beskrivelse af de informationskrav, et tilstrækkeligt revisionsspor skal opfylde.
Artikel 3
1. Medlemsstaterne foretager kontrol af projekter eller aktioner (i det følgende benævnt »kontrol«) på grundlag af et passende antal stikprøver for især:
a) at efterprøve effektiviteten af de bestående forvaltnings- og kontrolsystemer
b) selektivt på grundlag af risikoanalyse at efterprøve de udgiftsanmeldelser, der foretages på de forskellige niveauer.
2. Kontrollen før afslutningen af hver interventionsform vedrører mindst 5 % af de samlede støtteberettigede udgifter og et repræsentativt udsnit af de godkendte projekter eller aktioner under hensyntagen til kravene i stk. 3.
For interventionsformer, der er godkendt inden nærværende forordnings ikrafttræden, kan procentsatsen nedsættes proportionalt.
Medlemsstaterne søger at sprede kontrollen ligeligt over den pågældende periode.
3. Der skal ved udvælgelsen af de projekter eller aktioner, der skal underkastes kontrol, tages hensyn til:
a) behovet for at kontrollere en passende blanding af typer og størrelser af projekter eller aktioner
b) de risikofaktorer, der er afsløret ved national kontrol eller EF-kontrol
c) koncentrationen af projekter på bestemte ansvarlige myndigheder eller bestemte endelige støttemodtagere, således at de vigtigste ansvarlige myndigheder og endelige støttemodtagere mindst kontrolleres én gang før afslutningen af hver interventionsform.
Artikel 4
Ved kontrollen i medfør af artikel 3 skal medlemsstaterne efterprøve følgende:
a) forvaltnings- og kontrolsystemernes praktiske anvendelse og effektivitet
b) for et passende antal regnskaber, disse regnskabers overensstemmelse med bilagene hos den endelige støttemodtager og de formidlende myndigheder
c) tilstedeværelsen af et tilfredsstillende revisionsspor
d) for et passende antal udgiftsposter, om arten og tidspunktet for den pågældende udgift (forpligtelser og betalinger) svarer til EF's regler, til projektets godkendte fysiske kendetegn og til det rent faktisk udførte arbejde
e) om projektets brug eller påtænkte brug er i overensstemmelse med den brug, der er anført i ansøgningen om EF-medfinansiering
f) om Fællesskabets finansielle tilskud ligger inden for de grænser, der er fastsat i artikel 13 i forordning (EØF) nr. 2052/88 og andre gældende EF-bestemmelser, og udbetales til de endelige støttemodtagere uden nedsættelser eller uberettigede forsinkelser
g) om de fornødne nationale midler til medfinansiering rent faktisk er blevet stillet til rådighed
h) om de medfinansierede aktioner er blevet gennemført efter artikel 7, stk. 1, i forordning (EØF) nr. 2052/88.
Artikel 5
Kontrollen skal fastslå, om konstaterede problemer er af systematisk karakter, der indebærer risiko for andre projekter, som gennemføres af den samme endelige støttemodtager eller administreres af den samme ansvarlige myndighed. Kontrollen skal også identificere årsagerne til sådanne situationer, yderligere undersøgelser, der kan være nødvendige, og de påkrævede korrigerende og forebyggende foranstaltninger.
Artikel 6
De enkelte medlemsstater og Kommissionen konsulterer hinanden mindst én gang om året for at koordinere deres programmer for kontrol, for at de samlede midler, der er afsat til kontrol på nationalt plan og EF-plan, kan få størst mulig nyttevirkning. Disse konsultationer vedrører de risikoanalysemetoder, der skal anvendes, under hensyntagen til den seneste kontrol og rapporterne og meddelelserne fra de nationale myndigheder, Kommissionen og Revisionsretten.
Artikel 7
1. Medlemsstaterne sørger for, at åbenbare uregelmæssigheder, som rapporteres ved national kontrol eller EF-kontrol, undersøges og behandles tilfredsstillende.
2. Er en åbenbar uregelmæssighed ikke behandlet tilfredsstillende senest seks måneder efter, at den ansvarlige myndighed er blevet gjort opmærksom på den, underretter medlemsstaten Kommissionen om situationen, medmindre den allerede har gjort det efter forordning (EF) nr. 1681/94.
3. Ved anvendelsen af stk. 1 og 2 forstås ved tilfredsstillende behandling, at den endelige støttemodtager eller den ansvarlige myndighed over for den person eller det organ, der er ansvarligt for kontrol i medlemsstaten, forelægger tilstrækkeligt bevis for, at den åbenbare uregelmæssighed ikke eksisterer eller er blevet korrigeret.
Hvis en uregelmæssighed har systematisk karakter, forstås ved tilfredsstillende behandling desuden vedtagelse af de nødvendige foranstaltninger for at korrigere de tilfælde, der ikke er blevet individuelt identificeret ved kontrol, og for at forebygge gentagelser.
4. Det i stk. 3 omhandlede bevis kan bestå af grundlag af kopier af regnskaber og bilag eller andet nødvendigt bevismateriale.
Artikel 8
1. Senest på tidspunktet for anmodningen om endelig betaling og om den endelige udgiftsanmeldelse for hver interventionsform forelægger medlemsstaterne Kommissionen en erklæring som vist i bilag II, som er udarbejdet af en person eller et organ, der udøver sin funktion uafhængigt af den ansvarlige tjeneste. Erklæringen skal resumere konklusionerne af de kontrolundersøgelser, der blev foretaget i de foregående år, og en generel konklusion, hvad angår gyldigheden af anmodningen om endelig betaling og retmæssigheden og korrektheden af de transaktioner, der ligger til grund for den endelige udgiftsanmeldelse.
2. Gør betydelige forvaltnings- eller kontrolsvagheder eller uregelmæssighedernes store hyppighed det ikke muligt at give en positiv generel forsikring om gyldigheden af anmodningen om endelig betaling og den endelige udgiftsanmeldelse, henvises der i erklæringen til disse forhold, og problemets omfang og dets finansielle følger anslås.
I så fald kan Kommissionen kræve en yderligere kontrol for at identificere og korrigere uregelmæssighederne inden for et nærmere fastsat tidsrum.
Artikel 9
Medlemsstaterne underretter senest den 30. juni hvert år, første gang senest den 30. juni 1998, Kommissionen om deres anvendelse af nærværende forordning i det foregående kalenderår med særlig henvisning til bestemmelserne i artikel 2 og med angivelse af de nødvendige suppleringer eller opdateringer af beskrivelsen af deres forvaltnings- og kontrolsystemer som krævet i artikel 23, stk. 1, andet afsnit, i forordning (EØF) nr. 4253/88.
Artikel 10
Kommissionen og medlemsstaterne samarbejder om at sikre, at målene for nærværende forordning nås inden for rammerne af den administrative ordning, der er udarbejdet sammen med de enkelte medlemsstater.
Artikel 11
Deltager mere end en medlemsstat i en interventionsform, eller er der støttemodtagere i mere end en medlemsstat, yder de pågældende medlemsstater og Kommissionen hinanden den administrative bistand, der er nødvendig for at sikre en korrekt kontrol.
Artikel 12
1. De personer eller organer, der er ansvarlige for gennemførelsen af de EF-medfinansierede aktioner, sørger for, at alle de bilag og regnskaber, der er nødvendige for kontrollen, stilles til rådighed for de tjenestemænd, der er ansvarlige for kontrollen, eller for de personer, der har fået bemyndigelse til at foretage kontrollen.
2. De tjenestemænd, der er ansvarlige for kontrollen, eller de personer, der har fået bemyndigelse til at foretage kontrollen, kan kræve at få udleveret udtog eller kopier af de i denne artikel nævnte bilag og regnskaber.
Artikel 13
Oplysninger, der indsamles under kontrollen, er omfattet af tavshedspligt i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i national ret og EF-ret. De må ikke videregives til andre end dem, der i kraft af deres opgaver i medlemsstaterne eller i Fællesskabets institutioner skal have kendskab hertil for at udføre disse opgaver.
Artikel 14
Ifølge de relevante nationale love har Kommissionens ansatte adgang til alle dokumenter, der udarbejdes enten med henblik på eller efter kontrol, der foretages efter nærværende forordning, og til alle opbevarede data, herunder data, der er lagret på edb.
Artikel 15
Intet i nærværende forordning er til hinder for, at medlemsstaterne anvender nationale kontrolregler, der er strengere end reglerne i nærværende forordning.
Artikel 16
For så vidt kontrollen vedrører EUGFL, Udviklingssektionen, kan den kontrol, der foretages efter Rådets forordning (EØF) nr. 3508/92 (6) og Kommissionens forordning (EØF) nr. 3887/92 (7), også anses for at foretages efter nærværende forordning.
Artikel 17
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Artikel 8 anvendes fra den 1. januar 1998.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 15. oktober 1997.
KOMISSION ASETUS (EY) N:o 2064/97,
annettu 15 päivänä lokakuuta 1997,
yksityiskohtaisista järjestelyistä neuvoston asetuksen (ETY) N:o 4253/88 soveltamiseksi jäsenvaltioiden suorittaman rakennerahastojen yhteisrahoittamien toimien varainhoidon valvonnan osalta
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon asetuksen (ETY) N:o 2052/88 soveltamisesta rakennerahastojen toiminnan yhteensovittamisen osalta toisaalta keskenään ja toisaalta Euroopan investointipankin toiminnan ja muiden rahoitusvälineiden kanssa 19 päivänä joulukuuta 1988 annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 4253/88 (1), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 3193/94 (2), ja erityisesti sen 23 artiklan 1 kohdan neljännen alakohdan,
kuultuaan alueiden kehittämisen ja uudistamisen neuvoa-antavaa komiteaa ja perustamissopimuksen 124 artiklan mukaisesti perustettua komiteaa,
sekä katsoo, että
asetuksen (ETY) N:o 4253/88 23 artiklan 1 kohdassa säädetään jäsenvaltioiden suorittaman rakennerahastojen yhteisrahoittamia toimia koskevan varainhoidon valvonnan periaatteista,
varainhoidon valvonnan hyväksyttävän tason saavuttamiseksi koko yhteisössä on tarpeen täsmentää yksityiskohtaisesti tiettyjä valvontaa koskevia vähimmäisvaatimuksia,
kunkin jäsenvaltion valtiosääntöön liittyvät ja hallinnolliset erityispiirteet huomioon ottaen on tarpeen täydentää tätä asetusta asianmukaisilla komission ja kunkin jäsenvaltion välisillä hallinnollisilla järjestelyillä,
tätä asetusta on sovellettava tukimuotoihin, joista on säädetty rakennerahastojen päämääristä ja tehokkuudesta ja niiden yhteensovittamisesta keskenään sekä Euroopan investointipankin toiminnan ja muiden rahoitusvälineiden kanssa 24 päivänä kesäkuuta 1988 annetun asetuksen (ETY) N:o 2052/88 5 artiklan 2 kohdassa (3), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 3193/94, sillä edellytyksellä, että tukimuodot ovat jäsenvaltioiden hallinnoimia,
jäsenvaltioiden hallinto- ja valvontajärjestelmien on oltava sellaisia, että niiden avulla varmistetaan rakennerahastojen yhteisrahoittamien toimien tehokas ja asianmukainen täytäntöönpano,
on laadittava säännöt jäsenvaltioiden suorittamien tarkastusten toteuttamiselle, ja jäsenvaltioiden ja komission välillä pitäisi toteuttaa säännöllisiä kuulemisia mahdollisimman suuren hyödyn saavuttamiseksi niistä yleisistä voimavaroista, joita käytetään valvontaan kansallisella ja yhteisön tasolla,
jäsenvaltioiden on varmistettava, että kansallisesti tai yhteisön tekemissä tarkastuksissa havaitut ilmeiset sääntöjenvastaisuudet tutkitaan ja ne käsitellään tyydyttävällä tavalla,
jäsenvaltioiden on esitettävä komissiolle avustusmuotojen päättymisen yhteydessä riippumaton lausunto, joka sisältää yleiset päätelmät siitä, kuinka perusteltu tuen loppuosaa koskeva hakemus on, ja jonka avulla voidaan yksilöidä ja tyydyttävästi käsitellä kaikki heikkoudet tai sääntöjenvastaisuudet,
jäsenvaltioiden on esitettävä komissiolle vuosittain kertomus tämän asetuksen soveltamisesta,
asetuksen (ETY) N:o 4253/88 23 artiklan 1 kohdan toisessa alakohdassa jäsenvaltioita vaaditaan toimittamaan komissiolle omien hallinto- ja valvontajärjestelmiensä kuvaukset; näitä kuvauksia olisi tarvittaessa täydennettävä ja ajantasaistettava säännöllisesti,
useampaa kuin yhtä jäsenvaltiota koskevissa tukimuodoissa on huolehdittava asianosaisten jäsenvaltioiden ja komission välisestä hallinnollisesta yhteistyöstä,
jäsenvaltioilla on oltava vapaus soveltaa tarkastusta koskevia tämän asetuksen säännöksiä tiukempia kansallisia sääntöjä,
tämä asetus ei rajoita komission paikan päällä suorittamista tarkastuksista ja todentamisista Euroopan yhteisöjen taloudellisiin etuihin kohdistuvien petosten ja muiden sääntöjenvastaisuuksien estämiseksi 11 päivänä marraskuuta 1996 annetun neuvoston asetuksen (Euratom, EY) N:o 2185/96 (4) eikä rakennepolitiikan rahoituksen sääntöjenvastaisuuksista ja aiheettomasti maksettujen määrien takaisinperinnästä sekä tätä alaa koskevan tiedotusjärjestelmän perustamisesta 11 päivänä heinäkuuta 1994 annetun komission asetuksen (EY) N:o 1681/94 (5) säännöksien soveltamista,
EY:n perustamissopimuksen 214 artiklan mukaisesti on tarpeen varmistaa, että tämän asetuksen mukaisesti suoritettujen tarkastusten yhteydessä tietoon tulleita ammattisalaisuuksia ei paljasteta asiaankuulumattomille henkilöille, ja
tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat maatalouden rakenteiden ja maaseudun kehittämisen hallintokomitean ja kalatalouden rakenteiden pysyvän hallintokomitean lausunnon mukaiset,
ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Tätä asetusta sovelletaan asetuksen (ETY) N:o 2052/88 5 artiklan 2 kohdassa säädettyihin ja jäsenvaltioiden hallinnoimiin tukimuotoihin.
2 artikla
1. Jäsenvaltioiden hallinto- ja valvontajärjestelmien on:
a) varmistettava tukimuotojen asianmukainen täytäntöönpano moitteettoman varainhoidon päämäärien mukaisesti,
b) tuotettava ennakkoja ja lopullisia maksuja koskevien tosiasiallisesti aiheutuneisiin menoihin perustuvien hakemusten asianmukaisuuden varmistamiseksi tyydyttävä tositteisto,
c) varmistettava riittävä jäljitysketju,
d) yksilöitävä eriteltävä vastuujärjestys ja erityisesti eri tasoilla suoritettavat valvontatoimet tositteiden pätevyyden takaamiseksi,
e) helpotettava toimenpiteiden ja hankkeiden toteuttamiseen mahdollisesti liittyvien puutteiden tai riskien havaitsemista,
f) huolehdittava hankkeiden täytäntöönpanossa todettujen puutteiden, riskien tai sääntöjenvastaisuuksien poistamisessa tarvittavien korjaavien toimenpiteiden järjestämisestä, erityisesti varainhoidossa.
2. Tämän asetuksen tavoitteiden saavuttamiseksi riittävä jäljitysketju mahdollistaa
a) sen tarkistamisen, että komissiolle vahvistetut kokonaismäärät vastaavat yksittäisiä kulutositteita ja selventäviä asiakirjoja eri hallinnon ja lopullisten tuensaajien tasoilla, ja
b) avustusmäärän sekä käytettyjen yhteisön ja kansallisten varojen siirtojen todentamisen.
3. Liitteessä I on suuntaa antava kuvaus riittävän jäljitysketjun tietoja koskevista vaatimuksista.
3 artikla
1. Jäsenvaltiot järjestävät asianmukaisen otantaperiaatteen mukaisia hankkeita tai toimenpiteitä koskevia tarkastuksia, jäljempänä `tarkastukset`, joiden tarkoituksena on erityisesti
a) toiminnassa olevien hallinto- ja valvontajärjestelmien tehokkuuden todentaminen,
b) eri tasoilla tehtyjen menoilmoitusten valikoiva todentaminen riskianalyysin perusteella.
2. Ennen kunkin tukimuodon päättymistä tehtäviin tarkastuksiin on sisällyttävä vähintään viisi prosenttia kaikista tukeen oikeuttavista kustannuksista sekä 3 kohdan vaatimukset huomioon ottava edustava otos hyväksytyistä hankkeista ja toimenpiteistä.
Ennen tämän asetuksen voimaantuloa hyväksyttyjen tukimuotojen prosenttiosuutta voidaan vähentää vastaavassa suhteessa.
Jäsenvaltioiden on pyrittävä kohdistamaan tarkastusten suorittaminen tasaisesti kyseessä olevalle ajanjaksolle.
3. Valittaessa otosta tarkastusten kohteeksi joutuvista hankkeista tai toimenpiteistä otetaan huomioon:
a) eri tyyppisten ja kokoisten hankkeiden tai toimenpiteiden asianmukaisen valikoiman tarkastamisen tarve,
b) kaikki kansallisten tai yhteisön tarkastusten yhteydessä havaitut riskitekijät,
c) hankkeiden keskittyminen tietyille täytäntöönpanosta vastaaville viranomaisille tai tietyille lopullisille edunsaajille niin, että täytäntöönpanosta pääasiallisesti vastaavat viranomaiset ja lopulliset edunsaajat ovat ainakin yhden tarkastuksen kohteena ennen kunkin tukimuodon loppuun saattamista.
4 artikla
Näillä tarkastuksilla jäsenvaltioiden on pyrittävä todentamaan ainakin seuraavat tekijät:
a) hallinto- ja valvontajärjestelmien käytännön soveltaminen ja tehokkuus,
b) määrällisesti edustavan kirjanpitoaineiston vastaavuus sen tueksi esitettyjen asiakirjojen kanssa lopullisten edunsaajien ja välittäjäviranomaisten tasolla,
c) riittävä jäljitysketju,
d) lukumäärältään edustavien menokohtien luonne ja ajoitus sen toteamiseksi, että kyseessä olevat menot (maksusitoumukset ja maksumääräykset) vastaavat laadultaan ja ajoitukseltaan yhteisön vaatimuksia, hankkeen hyväksyttyjä ulkoisia tunnusmerkkejä ja todella suoritettuja töitä,
e) hankkeen käytön tai aiotun käytön vastaavuus sen käyttökuvauksen kanssa, joka on annettu haettaessa yhteisön rahoitusosuutta,
f) yhteisön rahoitusosuuksien pysyminen asetuksen (ETY) N:o 2052/88 13 artiklassa ja kaikissa muissa sovellettavissa yhteisön säädöksissä säädetyissä rajoissa ja niiden maksaminen lopullisille edunsaajille ilman vähennyksiä tai perusteettomia viivytyksiä,
g) se, että asianmukainen kansallinen rahoitusosuus on todella annettu käyttöön,
h) se, että yhteisrahoitetut toimet on toteutettu asetuksen (ETY) N:o 2052/88 7 artiklan 1 kohdan vaatimusten mukaisesti.
5 artikla
Tarkastuksissa todetaan, ovatko havaitut ongelmat luonteeltaan järjestelmään liittyviä ja liittyykö niihin muiden saman lopullisen edunsaajan tai saman toteuttamisesta vastaavan viranomaisen hallinnoimaa hanketta koskeva riski; tarkastuksissa todetaan myös tällaisten tilanteiden syyt ja mahdollisesti vaadittavien lisätutkimusten ja tarpeellisten korjaavien ja ennaltaehkäisevien toimenpiteiden tarve.
6 artikla
Kukin jäsenvaltio ja komissio neuvottelevat keskenään vähintään yhden kerran vuodessa tarkastuksia koskevien ohjelmiensa yhteensovittamiseksi, jotta kansallisella ja yhteisön tasolla yleiset tarkastuksiin käytettävät henkilöstöresurssit voitaisiin ottaa mahdollisimman tehokkaasti käyttöön. Nämä neuvottelut kattavat sovellettavat riskianalyysimenetelmät ja niissä otetaan huomioon viimeksi suoritetut kansallisten viranomaisten, komission ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimen tarkastukset, kertomukset ja tiedonannot.
7 artikla
1. Jäsenvaltioiden on varmistettava kansallisissa tai yhteisön tarkastuksissa havaittujen ilmeisten sääntöjenvastaisuuksien tutkiminen ja niiden tyydyttävä käsittely.
2. Jos ilmennyttä sääntöjenvastaisuutta ei ole käsitelty tyydyttävästi kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun se on ilmoitettu asianomaiselle täytäntöönpanosta vastaavalle viranomaiselle, jäsenvaltion on ilmoitettava tästä komissiolle, jos se jo ole tehnyt niin asetuksen (EY) N:o 1681/94 mukaisesti.
3. Edellä 1 ja 2 kohtaa sovellettaessa asian tyydyttävällä käsittelyllä tarkoitetaan, että lopullinen edunsaaja tai täytäntöönpanosta vastaava viranomainen osoittaa riittävillä selvityksillä jäsenvaltiossa tarkastuksesta vastuussa olevalle henkilölle tai organisaatiolle, että ilmeistä sääntöjenvastaisuutta ei ole tapahtunut tai että se on korjattu.
Jos sääntöjenvastaisuus on luonteeltaan järjestelmällinen, tyydyttävä käsittely merkitsee edelleen, että ryhdytään toimenpiteisiin tarkastuksissa havaitsematta jääneiden yksittäistapausten korjaamiseksi ja tällaisten tapausten toistumisen ehkäisemiseksi.
4. Edellä 3 kohdassa tarkoitettu selvitys voi koostua kirjanpitoaineistosta otetuista jäljennöksistä ja selventävistä asiakirjoista tai mistä tahansa muusta tarvittavasta aineistosta.
8 artikla
1. Viimeistään loppusuoritusta koskevan pyynnön ja kutakin tukimuotoa koskevan lopullisen menoilmoituksen yhteydessä jäsenvaltioiden on esitettävä komissiolle toimeenpanevasta elimestä toiminnallisesti riippumattoman henkilön tai organisaation liitteessä II esitetyn suuntaa antavan mallin mukainen lausuma. Lausuma on yhteenveto edellisinä vuosina suoritettujen tarkastusten tuloksista ja yleispäätelmä loppusuoritusta koskevan pyynnön pätevyydestä ja lopulliseen menoilmoitukseen kuuluvien toimenpiteiden laillisuudesta ja säännönmukaisuudesta.
2. Jos merkittävistä hallintoon tai tarkastustoimintaan liittyvistä heikkouksista tai havaittujen sääntöjenvastaisuuksien suuresta määrästä johtuen ei ole mahdollista antaa myönteistä yleislausumaa loppusuoritusta koskevasta pyynnöstä ja lopullisesta menoilmoituksesta, lausumassa viitataan näihin olosuhteisiin ja siinä arvioidaan ongelman laajuus ja sen taloudelliset vaikutukset.
Tällaisessa tapauksessa komissio voi pyytää lisätarkastuksen suorittamista erikseen määriteltynä ajanjaksona ilmenneiden sääntöjenvastaisuuksien toteamiseksi ja oikaisemiseksi.
9 artikla
Jäsenvaltioiden on ilmoitettava komissiolle kunkin vuoden 30 päivään kesäkuuta mennessä ja ensimmäisen kerran 30 päivään kesäkuuta 1998 mennessä tämän asetuksen soveltamisesta edellisen kalenterivuoden aikana viitaten erityisesti 2 artiklan vaatimuksiin ja liittäen mukaan kaikki asetuksen (ETY) N:o 4253/88 23 artiklan 1 kohdan toisen alakohdan mukaisiin hallinto- ja valvontajärjestelmiä koskeviin kuvauksiin liittyvät täydennykset ja ajankohtaistamiset.
10 artikla
Komissio ja jäsenvaltiot toimivat yhdessä sen varmistamiseksi, että tämän asetuksen tavoitteet saavutetaan kunkin jäsenvaltion toteuttamien hallinnollisten järjestelyjen avulla.
11 artikla
Kun kyseessä ovat sellaiset tukimuodot, joihin osallistuu useampia kuin yksi jäsenvaltio tai joiden edunsaajia on useammassa kuin yhdessä jäsenvaltiossa, kyseiset jäsenvaltiot ja komissio antavat toisilleen kaiken moitteettoman valvonnan varmistamiseksi tarvittavan hallinnollisen tuen.
12 artikla
1. Yhteisön yhteisrahoittamien toimien toteuttamisesta vastaavien henkilöiden tai järjestöjen on varmistettava, että kaikki tarkastusten asiakirjat ja kirjanpitoaineisto toimitetaan valvonnasta vastaaville virkamiehille tai tähän tehtävään valtuutetuille henkilöille.
2. Tarkastuksista vastaavat viranomaiset tai tähän tehtävään valtuutetut henkilöt voivat vaatia, että heille toimitetaan otteet tai jäljennökset 1 kohdassa tarkoitetuista asiakirjoista ja kirjanpitoaineistosta.
13 artikla
Tarkastusten aikana kerättyjä tietoja suojellaan ammattisalaisuuden perusteella voimassa olevan kansallisen ja yhteisön lainsäädännön mukaisesti. Niitä ei saa välittää millekään muille henkilöille kuin niille, joita vaaditaan jäsenvaltioissa tai yhteisön toimielimissä heidän virkavelvollisuuksiensa vuoksi tietämään asiasta mainittujen velvollisuuksien täyttämiseksi.
14 artikla
Komission virkamiehillä on voimassa olevien kansallisten lakien mukaisesti oikeus tutustua kaikkiin asiakirjoihin, jotka on laadittu tämän asetuksen mukaisesti joko tarkastuksia koskemaan tai niiden perusteella, sekä kaikkiin kerättyhin tietoihin, mukaan lukien tietojenkäsittelyjärjestelmiin tallennetut tiedot.
15 artikla
Mikään tässä asetuksessa ei estä jäsenvaltioita soveltamasta tässä säädettyjä valvontasääntöjä tiukempia kansallisia sääntöjä.
16 artikla
Sikäli kuin neuvoston asetuksen (ETY) N:o 3508/92 (6) ja komission asetuksen (ETY) N:o 3887/92 (7) säännösten mukaisesti suoritetut tarkastukset liittyvät EMOTR:n ohjaukseen, niiden voidaan katsoa olevan suoritettuja myös tämän asetuksen säännösten mukaisesti.
17 artikla
Tämä asetus tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.
Asetuksen 8 artiklaa sovelletaan 1 päivästä tammikuuta 1998.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 15 päivänä lokakuuta 1997.