EUROPOLS STYRELSESRÅDS AFGØRELSE
af 4. juni 2009
om betingelser for databehandling på grundlag af Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 4
(2009/1010/RIA)
STYRELSESRÅDET HAR -
under henvisning til Rådets afgørelse 2009/371/RIA af 6. april 2009 om oprettelse af en europæisk politienhed (Europol) (1) (i det følgende benævnt »Europol-afgørelsen«), særlig artikel 10, stk. 4, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Styrelsesrådet fastlægger efter forslag fra direktøren og efter høring af Den Fælles Kontrolinstans betingelserne for databehandling med henblik på at afgøre, hvorvidt sådanne data er relevante for Europols opgaver og kan indgå i et af organisationens informationsbehandlingssystemer, navnlig hvad angår adgang til og anvendelse af dataene samt tidsfrister for opbevaring og sletning af dataene.
(2)
I forbindelse med vedtagelsen af denne afgørelse tager Styrelsesrådet hensyn til principperne i Europarådets konvention om beskyttelse af individet i forbindelse med automatisk behandling af personlige data af 28. januar 1981 og til anbefaling R(87)15, vedtaget den 17. september 1987 af Europarådets ministerudvalg, om anvendelse af personoplysninger inden for politisektoren.
(3)
Styrelsesrådets afgørelse forelægges Rådet til godkendelse -
VEDTAGET FØLGENDE AFGØRELSE:
Artikel 1
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
a) »personoplysninger«: alle oplysninger om en identificeret eller identificerbar person. Ved identificerbar person forstås en person, der direkte eller indirekte kan identificeres, bl.a. ved et identifikationsnummer eller et eller flere forhold, der er særlige for denne persons fysiske, fysiologiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet
b) »behandling af personoplysninger«: enhver operation eller række af operationer - med eller uden brug af elektronisk databehandling - som personoplysninger gøres til genstand for, f.eks. indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, tilpasning eller ændring, udlæsning, søgning, brug, videregivelse ved transmission, formidling eller enhver anden form for overladelse, sammenstilling eller samkøring samt blokering, sletning eller tilintetgørelse
c) »informationsbehandlingssystemer«: Europols informationssystem, analyseregistre og andre systemer til behandling af personoplysninger, jf. Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 1
d) »Europols informationssystem«: det system, som beskrives i Europol-afgørelsens artikel 11, stk. 1
e) »analyseregister«: et register, der oprettes med henblik på analyse, jf. Europol-afgørelsens artikel 14
f) »EU-organer«: institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er oprettet ved eller på grundlag af traktaten om Den Europæiske Union og traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, jf. Europol-afgørelsens artikel 22, stk. 1
g) »tredjeparter«: tredjelande og organisationer som nævnt i Europol-afgørelsens artikel 23, stk. 1
h) »behørigt bemyndigede medlemmer af Europols personale«: ansatte ved Europol, der udpeges af Europols direktør til at behandle personoplysninger opbevaret i overensstemmelse med denne afgørelse.
Artikel 2
Anvendelsesområde
Denne afgørelse finder anvendelse på personoplysninger, der er videregivet til Europol, med henblik på at fastslå, om oplysningerne er relevante for organisationens opgaver og kan indgå i organisationens informationsbehandlingssystemer, med undtagelse af:
a)
personoplysninger, der er indlæst i Europols informationssystem i henhold til Europol-afgørelsens artikel 13, stk. 1
b)
personoplysninger, der er stillet til rådighed af en medlemsstat, et EU-organ eller en tredjepart til indlæsning i et specifikt analyseregister samt personoplysninger indlæst i et analyseregister i medfør af Europol-afgørelsens artikel 14
c)
personoplysninger, der er stillet til rådighed for Europol med henblik på indlæsning i et andet specifikt system til behandling af personoplysninger i medfør af Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 1, sidste punktum.
Artikel 3
Adgang og anvendelse
1. Adgang til personoplysninger, som Europol behandler i henhold til denne afgørelse, begrænses til behørigt bemyndigede medlemmer af Europols personale.
2. Uanset artikel 17 i Europol-afgørelsen skal personoplysninger, som Europol behandler i henhold til denne afgørelse, kun anvendes til at afgøre, hvorvidt sådanne oplysninger er relevante for Europols opgaver og kan indgå i organisationens informationsbehandlingssystemer.
3. Afgør Europol, at disse data er relevante for organisationens opgaver og kan indgå i Europols informationssystem, foreslår Europol, at den medlemsstat, der har stillet de pågældende data til rådighed, indlæser disse i Europols informationssystem, jf. Europol-afgørelsens artikel 13, stk. 1. Hvis medlemsstaten ikke følger Europols forslag, finder Europol-afgørelsens artikel 5 anvendelse.
Artikel 4
Regler for beskyttelse af personoplysninger og om datasikkerhed
1. Når Europol behandler personoplysninger i henhold til denne afgørelse, skal den overholde de regler om beskyttelse af personoplysninger og om datasikkerhed, der er fastlagt i Europol-afgørelsen, navnlig artikel 18, artikel 27 og artikel 35 samt gennemførelsesbestemmelserne hertil.
2. Såfremt Europol beslutter at indlæse sådanne oplysninger i informationsbehandlingssystemerne eller at slette eller tilintetgøre dem, meddeler Europol dette til den pågældende medlemsstat, EU-organ eller tredjepart.
Artikel 5
Tidsfrister for opbevaring af personoplysninger
1. En afgørelse om anvendelsen af personoplysninger i overensstemmelse med artikel 3, stk. 2, træffes snarest muligt og under alle omstændigheder senest seks måneder efter, at Europol har modtaget sådanne oplysninger.
2. Træffes der ikke en sådan afgørelse inden udløbet af denne seksmåneders periode, slettes eller tilintetgøres de pågældende personoplysninger, meddeles dette til den pågældende medlemsstat, EU-organ eller tredjepart.
Artikel 6
Ansvar
Europol er ansvarlig for at sikre iagttagelsen af artikel 3, 4 og 5 i denne afgørelse.
Artikel 7
Ikrafttrædelse
Denne afgørelse træder i kraft på samme dag som den, hvor Europol-afgørelsen tages i anvendelse.
Haag, den 4. juni 2009.
Godkendt af Rådet den 30. november 2009.
EUROPOLIN HALLINTONEUVOSTON PÄÄTÖS,
annettu 4 päivänä kesäkuuta 2009,
Europolia koskevan neuvoston päätöksen 10 artiklan 4 kohdan perusteella suoritettavan tietojenkäsittelyn ehdoista
(2009/1010/YOS)
EUROPOLIN HALLINTONEUVOSTO, joka
ottaa huomioon Euroopan poliisiviraston (Europol) perustamisesta 6. huhtikuuta 2009 tehdyn neuvoston päätöksen (1) (jäljempänä ’Europol-päätös’) ja erityisesti sen 10 artiklan 4 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Hallintoneuvosto päättää johtajan ehdotuksesta ja yhteistä valvontaviranomaista kuultuaan tietojenkäsittelyä koskevista ehdoista sen selvittämiseksi, onko käsiteltävillä tiedoilla merkitystä Europolin tehtävien hoitamiselle ja voidaanko ne tallentaa johonkin sen tietojenkäsittelyjärjestelmistä, sekä erityisesti niihin pääsyä ja käyttöä koskevista ehdoista samoin kuin tietojen säilyttämistä ja poistamista koskevista aikarajoista.
(2)
Tekemällä tämän päätöksen hallintoneuvosto ottaa huomioon yksilöiden suojelusta henkilötietojen automaattisessa tietojenkäsittelyssä 28 päivänä tammikuuta 1981 tehdyn Euroopan neuvoston yleissopimuksen ja henkilötietojen käytön sääntelemisestä poliisialalla 17 päivänä syyskuuta 1987 annetun Euroopan neuvoston ministerikomitean suosituksen R(87) 15 periaatteet.
(3)
Hallintoneuvoston päätös toimitetaan neuvoston hyväksyttäväksi,
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
1 artikla
Määritelmät
Tässä päätöksessä tarkoitetaan:
a)
”henkilötiedoilla” kaikenlaisia tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevia tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, jonka henkilöllisyys on todennettavissa suoraan tai epäsuorasti, erityisesti henkilötunnuksen tai yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, henkisen, taloudellisen, kulttuurisen tai sosiaalisen erityispiirteen avulla;
b)
”tietojen käsittelyllä” kaikenlaisia toimintoja tai toimintasarjoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, niitä koskevia kyselyjä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamista muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä sekä suojaamista, poistamista tai tuhoamista;
c)
”tietojenkäsittelyjärjestelmillä” Europolin tietojärjestelmää, analyysitietokantoja ja muita Europolia koskevan neuvoston päätöksen 10 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja henkilötietojen käsittelyjärjestelmiä;
d)
”Europolin tietojärjestelmällä” Europol-päätöksen 11 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua järjestelmää;
e)
”analyysitietokannalla” tietokantaa, joka perustetaan Europol-päätöksen 14 artiklassa tarkoitettua analyysiä varten;
f)
”EU:n elimillä” Europol-päätöksen 22 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja Euroopan unionista tehdyllä sopimuksella tai Euroopan yhteisöjen perustamissopimuksilla taikka näiden sopimusten nojalla perustettuja toimielimiä, elimiä ja virastoja;
g)
”kolmansilla osapuolilla” Europol-päätöksen 23 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja kolmansia valtioita ja organisaatioita;
h)
”asianmukaisesti valtuutetulla Europolin henkilöstöllä” Europolin henkilöstöä, jonka johtaja on nimennyt käsittelemään henkilötietoja tämän päätöksen mukaisesti.
2 artikla
Soveltamisala
Tätä päätöstä sovelletaan niihin henkilötietoihin, jotka on toimitettu Europolille sen selvittämiseksi, onko kyseisillä tiedoilla merkitystä sen tehtävien hoitamiselle ja voidaanko ne tallentaa sen tietojenkäsittelyjärjestelmiin, lukuun ottamatta seuraavia tietoja:
a)
Europolin tietojärjestelmään Europol-päätöksen 13 artiklan 1 kohdan nojalla tallennetut henkilötiedot;
b)
jäsenvaltion, EU:n elimen tai kolmannen osapuolen tarjoamat henkilötiedot, jotka on tarkoitus lisätä tiettyyn analyysitietokantaan, sekä analyysitietokantaan Europol-päätöksen 14 artiklan mukaisesti tallennetut henkilötiedot;
c)
Europolille annetut henkilötiedot, jotka on tarkoitus lisätä Europol-päätöksen 10 artiklan 1 kohdan viimeisessä virkkeessä tarkoitettuun muuhun henkilötietojen käsittelyjärjestelmään.
3 artikla
Pääsy tietoihin ja tietojen käyttö
1. Vain asianmukaisesti valtuutetulla Europolin henkilöstöllä on pääsy Europolin tämän päätöksen nojalla käsittelemiin henkilötietoihin.
2. Europolin tämän päätöksen nojalla käsittelemiä henkilötietoja voidaan käyttää vain sen selvittämiseen, onko kyseisillä tiedoilla merkitystä Europolin tehtävien hoitamiselle ja voidaanko ne tallentaa sen tietojenkäsittelyjärjestelmiin, sanotun kuitenkaan rajoittamatta Europol-päätöksen 17 artiklan soveltamista.
3. Jos Europol katsoo, että tiedoilla on merkitystä sen tehtävien hoitamiselle ja ne voidaan tallentaa Europolin tietojärjestelmään, Europol ehdottaa, että tiedot toimittanut jäsenvaltio tallentaa tiedot Europolin tietojärjestelmään Europol-päätöksen 13 artiklan 1 kohdan mukaisesti. Jos jäsenvaltio ei noudata Europolin ehdotusta, sovelletaan tämän päätöksen 5 artiklaa.
4 artikla
Henkilötietojen suojaa ja tietoturvallisuutta koskevat säännöt
1. Käsitellessään henkilötietoja tämän päätöksen nojalla Europolin on noudatettava Europol-päätöksessä määrättyjä henkilötietojen suojaa ja tietoturvallisuutta koskevia sääntöjä, erityisesti 18, 27 ja 35 artiklaa sekä niiden soveltamiseksi hyväksyttyjä sääntöjä.
2. Jos Europol päättää lisätä tiedot tietojenkäsittelyjärjestelmiin tai poistaa tai tuhota ne, sen on ilmoitettava asiasta tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle, EU:n elimelle tai kolmannelle osapuolelle.
5 artikla
Tietojen säilyttämisen määräaika
1. Päätös henkilötietojen käyttämisestä 3 artiklan 2 kohdan mukaisesti on tehtävä mahdollisimman nopeasti ja joka tapauksessa viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun Europol on vastaanottanut tiedot.
2. Jos päätöstä ei ole tehty kuuden kuukauden määräajan päättyessä, kyseiset henkilötiedot poistetaan tai tuhotaan ja asiasta ilmoitetaan tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle, EU:n elimelle tai kolmannelle osapuolelle.
6 artikla
Vastuu
Europol vastaa tämän päätöksen 3, 4 ja 5 artiklan noudattamisen varmistamisesta.
7 artikla
Voimaantulo
Tämä päätös tulee voimaan Europol-päätöksen soveltamisen alkamispäivänä.
Haag, 4 päivänä kesäkuuta 2009.
Neuvosto on hyväksynyt tämän päätöksen 30 päivänä marraskuuta 2009.