Kommissionens forordning (EF) nr. 438/2001
af 2. marts 2001
om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemerne for strukturfondenes interventioner
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 af 21. juni 1999 om vedtagelse af generelle bestemmelser for strukturfondene(1), særlig artikel 53, stk. 2,
efter høring af udvalget i traktatens artikel 147,
efter høring af Komitéen for Landbrugsstrukturerne og Udvikling af Landdistrikterne,
efter høring af Komitéen for Fiskeri- og Akvakulturstrukturer, og
ud fra følgende betragtninger:
(1) Ifølge artikel 38 i forordning (EF) nr. 1260/1999 skal medlemsstaterne træffe en række foranstaltninger for at sikre, at fællesskabsmidlerne anvendes effektivt og korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
(2) Det er derfor nødvendigt, at medlemsstaterne yder tilstrækkelig vejledning vedrørende organiseringen af de relevante funktioner hos betalings- og forvaltningsmyndighederne som omhandlet i henholdsvis artikel 32 og 34 i forordning (EF) nr. 1260/1999.
(3) Ifølge artikel 38 i forordning (EF) nr. 1260/1999 skal medlemsstaterne samarbejde med Kommissionen med henblik på at sikre, at de har velfungerende forvaltnings- og kontrolsystemer, og yde den al nødvendige bistand til at foretage kontrol, herunder stikprøvekontrol.
(4) For at harmonisere normerne for attestering af udgifter, for hvilke der anmodes om betalinger fra fondene i henhold til artikel 32, stk. 3 og 4, i forordning (EF) nr. 1260/1999, er det nødvendigt at fastsætte indholdet af sådanne attester og at specificere arten og kvaliteten af de oplysninger, de skal baseres på.
(5) For at Kommissionen kan udføre kontrollen efter artikel 38, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1260/1999 skal medlemsstaterne efter anmodning give den de oplysninger, som forvaltningsmyndighederne behøver for at opfylde forvaltnings-, overvågnings- og evalueringskravene i nævnte forordning. Det er nødvendigt at fastsætte indholdet af disse oplysninger og formatet og midlerne for transmission af edb-filer, når oplysningerne fremsendes elektronisk i overensstemmelse med forordningens artikel 18, stk. 3, litra e). Kommissionen skal sikre, at edb-data og andre data forbliver fortrolige og sikre.
(6) Kommissionens forordning (EF) nr. 2064/97 af 15. oktober 1997 om gennemførelse af Rådets forordning (EØF) nr. 4253/88 om detaljerede ordninger for medlemsstaternes finanskontrol af aktioner, der medfinansieres af strukturfondene(2), ændret ved forordning (EF) nr. 2406/98(3), skal afløses af en anden retsforskrift. Dens bestemmelser skal imidlertid forsat anvendes for interventioner bevilget i programmeringsperiode 1994-1999 i medfør af Rådets forordning (EØF) nr. 2052/88(4), senest ændret ved forordning (EF) nr. 3193/94(5).
(7) Denne forordning berører ikke de bestemmelser om kontrol på stedet i forbindelse med statsstøtte, der er fastsat i artikel 22 i Rådets forordning (EF) nr. 659/1999 af 22. marts 1999 om fastlæggelse af regler for anvendelsen af EF-traktatens artikel 93(6).
(8) Denne forordning berører ikke bestemmelserne i Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder(7).
(9) Bestemmelserne i Kommissionens forordning (EF) nr. 1681/94 af 11. juli 1994 om uregelmæssigheder og tilbagebetaling af beløb, der uberettiget er udbetalt inden for rammerne af finansieringen af strukturpolitikkerne, samt om oprettelse af et informationssystem på dette område(8) anvendes for støtte ydet ifølge forordning (EF) nr. 1260/1999, jf. denne forordnings artikel 54 og artikel 38, stk. 1, litra e).
(10) Denne forordning anvendes i overensstemmelse med princippet om subsidiaritet, som omhandlet i artikel 8, stk. 3, i forordning (EF) 1260/1999, og uden at det berører de institutionelle, retslige og finansielle systemers retsstilling i den pågældende medlemsstat, jf. nævnte forordnings artikel 34, stk. 1, sidste punktum.
(11) De i denne forordning fastsatte foranstaltninger er i overensstemmelse med udtalelse fra Komitéen for Udvikling og Omstilling i Regionerne -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
KAPITEL I
Anvendelsesområde
Artikel 1
I denne forordning fastsættes gennemførelsesbestemmelserne til forordning (EF) nr. 1260/1999 for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemerne for strukturfondenes interventioner, som forvaltes af medlemsstaterne.
KAPITEL II
Forvaltnings- og kontrolsystemer
Artikel 2
1. Medlemsstaterne sørger for, at forvaltnings- og betalingsmyndighederne samt de formidlende organer modtager en tilstrækkelig vejledning om de forvaltnings- og kontrolsystemer, der er nødvendige for at sikre, at strukturfondene forvaltes økonomisk forsvarligt i overensstemmelse med almindeligt anerkendte principper og standarder og især, at ansøgningerne om fællesskabsstøtte er korrekte, i overensstemmelse med lovgivningen og støtteberettigede.
2. I denne forordning forstås ved "formidlende organer" offentlige eller private organer eller tjenester, der handler under forvaltnings- eller betalingsmyndigheders ansvar eller udfører opgaver på deres vegne i forhold til endelige støttemodtagere eller de organisationer eller virksomheder, der gennemfører operationerne.
Artikel 3
Forvaltnings- og betalingsmyndighedernes samt de formidlende organers forvaltnings- og kontrolsystemer skal, under hensyntagen til størrelsen af den forvaltede intervention, sikre:
a) en klar definition, en klar tildeling og, som er nødvendigt for at sikre forsvarlig økonomisk praksis, en tilstrækkelig adskillelse af funktionerne i den pågældende organisation
b) effektive systemer til sikring af, at funktionerne udføres på tilfredsstillende vis
c) for de formidlende organernes vedkommende, rapportering til den ansvarlige myndighed om udførelsen af deres opgaver og om, hvorledes de udføres.
Artikel 4
Forvaltnings- og kontrolsystemerne skal omfatte procedurer til kontrol af, om de medfinansierede produkter eller tjenester leveres og rigtigheden af de anmeldte udgifter, samt til sikring af, at betingelserne i den relevante kommissionsbeslutning i henhold til artikel 28 i forordning (EF) nr. 1260/1999 og de gældende nationale regler og fællesskabsregler, især om udgifternes berettigelse til støtte fra strukturfondene under den pågældende intervention, offentlige udbud, statsstøtte (herunder reglerne om kumulering af støtte), miljøbeskyttelse og lige muligheder overholdes.
Procedurerne skal sikre, at der udarbejdes registreringer om kontrollerne med de enkelte operationer på stedet. Registreringerne skal give oplysning om det udførte arbejde, resultaterne af kontrollen og de foranstaltninger, der er truffet med hensyn til behandlingen af uoverensstemmelser. Er den fysiske eller administrative kontrol ikke fuldstændig, men gennemføres på grundlag af stikprøver, skal det i registreringerne anføres, hvilke operationer der har været undersøgt, og der skal gøres rede for udvælgelsesmetoden.
Artikel 5
1. Medlemsstaterne skal senest tre måneder efter godkendelsen af interventionen eller efter denne forordnings ikrafttræden, afhængigt af hvilken af disse to frister der falder sidst, for hver intervention underrette Kommissionen om forvaltnings- og betalingsmyndighedernes og de formidlende organers organisation, om de hos disse myndigheder og organer indførte forvaltnings- og kontrolsystemer og om forbedringer, der planlægges på grundlag af den i artikel 2, stk. 1, nævnte vejledning.
2. Meddelelsen skal indeholde følgende oplysninger for hver forvaltnings- og betalingsmyndighed og for hvert formidlende organ:
a) de funktioner, de er tildelt
b) funktionernes fordeling mellem og inden for deres tjenestegrene, herunder mellem forvaltnings- og betalingsmyndigheden, hvor de er samme organ
c) procedurerne for modtagelse, kontrol og godkendelse af anmodninger om godtgørelse af udgifter samt for anordning, gennemførelse og bogføring af betalinger til støttemodtagerne, og
d) de bestemmelser, der gælder for revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne.
3. Når der anvendes et fælles system for flere interventioner, kan der fremlægges en beskrivelse af dette.
Artikel 6
Kommissionen sikrer sig i samarbejde med medlemsstaten, at forvaltnings- og kontrolsystemerne som omhandlet i artikel 5 opfylder kravene i forordning (EF) nr. 1260/1999 og nærværende forordning, og de giver meddelelse om, hvilke hindringer disse systemer eventuelt medfører for en gennemskuelig kontrol af fondenes virksomhed og for Kommissionens udførelse af sine opgaver efter traktatens artikel 274. Systemernes virkemåde tages regelmæssigt op til fornyet overvejelse.
Artikel 7
1. Medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer skal sikre et tilstrækkeligt revisionsspor.
2. Et tilstrækkeligt revisionsspor er et revisionsspor, der tillader:
a) afstemning af de samlede beløb, der attesteres over for Kommissionen, med de enkelte udgiftskonteringer og de bilag, der opbevares på de forskellige administrationsniveauer og hos de endelige støttemodtagere, og, hvor sidstnævnte ikke er de endelige modtagere af midlerne, hos de organisationer eller virksomheder, der gennemfører operationer, og
b) kontrol af tildelingen og overførslerne af de disponible fællesskabsmidler og nationale midler.
Bilag I indeholder en vejledende beskrivelse af informationskravene til et tilstrækkeligt revisionsspor.
3. Forvaltningsmyndigheden sikrer sig følgende:
a) at der er procedurer til sikring af, at de dokumenter, der vedrører specifikke udgifter og betalinger under interventionen, og som er nødvendige til et tilstrækkeligt revisionsspor, opbevares i overensstemmelse med artikel 38, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1260/1999 og bilag I til nærværende forordning
b) at det registreres, hvilket organ der opbevarer dem, og hvor dette organ har adresse, og
c) at disse dokumenter stilles til rådighed for personer og organer, der normalt har beføjelse til at undersøge disse dokumenter.
Disse personer og organer er følgende:
i) det personale hos forvaltnings- og betalingsmyndigheden og de formidlende organer, der behandler betalingsanmodningerne
ii) de tjenestegrene, der foretager revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne
iii) den person eller afdeling hos betalingsmyndigheden, der skal attestere anmodninger om mellemliggende og endelige betalinger i henhold til artikel 32, stk. 3 og 4, i forordning (EF) nr. 1260/1999, og den person eller afdeling, der udsteder erklæringen i henhold til artikel 38, stk. 1, litra f)
iv) bemyndigede fra nationale kontrolinstitutioner og Det Europæiske Fællesskab.
De kan forlange at få uddrag eller kopier af de i dette stykke omhandlede dokumenter eller regnskaber stillet til rådighed.
Artikel 8
Forvaltnings- eller betalingsmyndigheden fører regnskab over beløb, der skal tilbagebetales af allerede udbetalte fællesskabsmidler, og sikrer, at beløbene tilbagebetales uden ubegrundet forsinkelse. Efter inddrivelsen tilbagebetaler betalingsmyndigheden de inddrevne uretmæssige betalinger sammen med de påløbne morarenter ved at fradrage de pågældende beløb i sin næste udgiftsanmeldelse og betalingsanmodning til Kommissionen eller, hvis dette ikke er tilstrækkeligt, ved at foretage en tilbagebetaling til Fællesskabet. Betalingsmyndigheden sender en gang om året som bilag til den fjerde kvartalsrapport om tilbagebetalinger efter forordning (EF) nr. 1681/94 Kommissionen en opgørelse over de beløb, der endnu ikke er tilbagebetalt pr. denne dato, klassificeret efter det år, tilbagebetalingsproceduren er indledt.
KAPITEL III
Udgiftsattestering
Artikel 9
1. De attester for mellemliggende og endelige udgiftsanmeldelser, der omhandles i artikel 32, stk. 3 og 4, i forordning (EF) nr. 1260/1999, udstedes i den i bilag II foreskrevne form af en person eller afdeling under betalingsmyndigheden, der fungerer uafhængigt af de afdelinger, der godkender betalingsanmodninger.
2. Inden attestering af en given udgiftsanmeldelse sikrer betalingsmyndigheden sig, at følgende betingelser er opfyldt:
a) Forvaltningsmyndigheden og de formidlende organer har overholdt forordning (EF) nr. 1260/1999, særlig artikel 38, stk. 1, litra c) og e), og artikel 32, stk. 3 og 4, samt betingelserne i Kommissionens beslutning i medfør af samme forordnings artikel 28.
b) Udgiftsanmeldelsen vedrører kun udgifter:
i) som inden for støtteberettigelsesperioden som fastsat i beslutningen faktisk er blevet afholdt af den endelige støttemodtager i form af betalinger, som defineret i nr. 1.2, 1.3 og 2 i regel 1 i bilaget til Kommissionens forordning (EF) nr. 1685/2000(9) og dokumenteret ved kvitterede fakturaer eller regnskabsbilag med tilsvarende dokumentationsværdi
ii) der er afholdt for operationer, som er udvalgt til finansiering under den pågældende intervention i overensstemmelse med udvælgelseskriterierne og -procedurerne for den, og som har været omfattet af fællesskabsregler i hele den periode, som udgifterne er afholdt i, og
iii) i forbindelse med foranstaltninger, for hvilke al statsstøtte officielt er godkendt af Kommissionen, hvor det er relevant.
3. Med henblik på altid før fremsendelsen af udgiftsanmeldelsen til Kommissionen at vurdere, om kontrolsystemet og revisionssporet er tilstrækkelige, sikrer forvaltningsmyndigheden, at betalingsmyndigheden holdes underrettet om de af denne og af de formidlende organer anvendte procedurer til:
a) kontrol af leveringen af de medfinansierede produkter eller tjenester og efterprøvelse af rigtigheden af de afholdte udgifter
b) sikring af overholdelsen af de gældende regler
c) opretholdelsen af revisionssporet.
4. Når forvaltningsmyndigheden og betalingsmyndigheden er eller tilhører samme organ, sikrer dette organ, at der anvendes procedurer, der sikrer kontrol af en standard svarende til det, der er omhandles i stk. 2 og 3.
KAPITEL IV
Stikprøvekontrol af operationerne
Artikel 10
1. Medlemsstaterne tilrettelægger kontrol af operationerne baseret på en passende stikprøve, der skal være egnet til:
a) at kontrollere de indførte forvaltnings- og kontrolsystemers effektivitet
b) selektivt på basis af risikoanalyse at kontrollere udgiftsanmeldelserne afgivet på de forskellige niveauer.
2. Den kontrol, der udføres inden afslutningen af hver enkelt intervention, skal omfatte mindst 5 % af de samlede støtteberettigede udgifter og være baseret på et repræsenativt udvalg af de godkendte operationer udvalgt under hensyn til kravene i stk. 3. Medlemsstaterne bestræber sig på at fordele kontrollen jævnt over den pågældende periode. De foretager en passende adskillelse af opgaverne i forbindelse med sådanne kontroller og opgaverne i forbindelse med gennemførelses- eller udbetalingsprocedurerne vedrørende operationerne.
3. Ved udvælgelsen af de stikprøver af operationer, der skal kontrolleres, tages der hensyn til:
a) at en passende blanding af operationstyper og -størrelser skal kontrolleres
b) de risikofaktorer, der måtte være påvist ved den nationale kontrol eller fællesskabskontrollen
c) operationernes koncentration på bestemte formidlende organer eller bestemte endelige støttemodtagere, således at de vigtigste formidlende organer og endelige støttemodtagere underkastes mindst en kontrol inden afslutningen af hver intervention.
Artikel 11
Ved kontrollen søger medlemsstaterne at efterprøve følgende:
a) forvaltnings- og kontrolsystemernes praktiske anvendelse og effektivitet
b) for et passende antal regnskabsposteringer, deres overensstemmelse med de bilag, som de formidlende organer, endelige støttemodtagere og de organer eller virksomheder, der gennemfører operationerne, ligger inde med
c) tilstedeværelsen af et tilstrækkeligt revisionsspor
d) for et passende antal udgiftsposter, at de pågældende udgifter med hensyn til art og afholdelsestidspunkt opfylder Fællesskabets bestemmelser og svarer til operationens godkendte specifikationer og de faktisk udførte arbejder
e) at operationens anvendelse eller påtænkte anvendelse er i overensstemmelse med den anvendelse, der er beskrevet i ansøgningen om Fællesskabets medfinansiering
f) at Fællesskabets finansielle bidrag ligger inden for de grænser, der er fastsat i artikel 29 i forordning (EF) nr. 1260/1999 og andre gældende fællesskabsbestemmelser, og at de er udbetalt til de endelige støttemodtagere uden fradrag eller uberettigede forsinkelser
g) at den korrekte nationale medfinansiering faktisk er stillet til rådighed
h) at de medfinansierede operationer er gennemført i overensstemmelse med Fællesskabets retsforskrifter og politikker som krævet efter artikel 12 i forordning (EF) nr. 1260/1999.
Artikel 12
Det skal ved kontrollen fastslås, om de konstaterede problemer er af systematisk art og indebærer en risiko for andre operationer, der gennemføres af samme endelige støttemodtager eller forvaltes af samme formidlende organ. Det skal også fastslås, hvad der er årsagerne til sådanne situationer, om der er behov for yderligere undersøgelser, og hvilke korigerende og forebyggende foranstaltninger der er nødvendige.
Artikel 13
Medlemsstaterne underretter senest den 30. juni hvert år og første gang senest den 30. juni 2001 Kommissionen om, hvorledes de har anvendt artikel 10 til 12 det foregående kalenderår, og fremsender desuden eventuelle nødvendige tilføjelser til eller ajourføringer af den beskrivelse af deres forvaltnings- og kontrolsystemer, de har fremsendt efter artikel 5.
Artikel 14
Dette kapitel finder tilsvarende anvendelse på beløb, der skal tilbagebetales, jf. artikel 8.
KAPITEL V
Erklæring ved interventionens afslutning
Artikel 15
Den person eller afdeling, der er udpeget til at udstede erklæringer om afslutning af interventionen, jf. artikel 38, stk. 1, litra f), i forordning (EF) nr. 1260/1999, er i sin funktion uafhængig i forhold til:
a) forvaltningsmyndigheden
b) den person eller afdeling i betalingsmyndigheden, der varetager udstedelsen af de attester, der omhandles i artikel 9, stk. 1
c) de formidlende organer.
Den skal udføre sin undersøgelse i overensstemmelse med internationalt anerkendte revisionsstandarder. Forvaltnings- og betalingsmyndighederne og de formidlende organer stiller alle nødvendige oplysninger til rådighed for den pågældende person eller afdeling, der også skal have adgang til de regnskaber og bilag, der er nødvendige til udfærdigelse af erklæringen.
Artikel 16
Erklæringerne baseres på en undersøgelse af forvaltnings- og kontrolsystemerne og resultaterne af allerede foretagne kontroller, samt om nødvendigt en yderligere stikprøvekontrol af transaktionerne. Den person eller afdeling, der udsteder erklæringen, foretager alle nødvendige undersøgelser for at få rimelig sikkerhed for, at den attesterede udgiftserklæring er rigtig, og at de transaktioner, der ligger til grund for den, er lovlige og retmæssige.
Erklæringerne udfærdiges efter den vejledende model i bilag III og ledsages af en rapport med alle de relevante oplysninger, der ligger til grund for erklæringerne, herunder et resumé af resultaterne af alle kontroller, der er udført af nationale organer og fællesskabsorganer, og som var til rådighed for udstederen af erklæringen.
Artikel 17
Hvis det på grund af betydelige svagheder i forvaltningen eller kontrollen eller de konstaterede uregelmæssigheders hyppighed ikke er muligt som helhed at give en positiv udtalelse om korrektheden af anmodningen om betaling af restbeløbet og om attesten vedrørende den endelige betaling, omtales disse forhold i erklæringen, og der gives et skøn over problemets omfang og finansielle virkninger.
I dette tilfælde kan Kommissionen anmode om, at der foretages endnu en kontrol med henblik på konstatering og rettelse af uregelmæssighederne inden for en bestemt frist.
KAPITEL VI
Form og indhold af regnskabsoplysninger, der skal opbevares og meddeles Kommissionen efter anmodning
Artikel 18
1. De i bilag I beskrevne regnskaber vedrørende operationerne skal så vidt muligt opbevares datamatisk. De skal stilles til rådighed for Kommissionen efter anmodning fra denne med henblik på gennemførelse af dokumentkontrol og kontrol på stedet, uden at dette dog berører pligten til at meddele ajourførte finansieringsplaner i overensstemmelse med artikel 18, stk. 3, litra c), i forordning (EF) nr. 1260/1999 og finansielle oplysninger i overensstemmelse med artikel 32 i samme forordning.
2. Kommissionen aftaler med hver medlemsstat, hvilket indhold de datamatiserede regnskaber, der skal stilles til rådighed i overensstemmelse med stk. 1, skal have, hvorledes de skal fremsendes, og hvor lang tid der kræves til udvikling af det nødvendige edb-system, jf. den aftale, der omhandles i artikel 18, stk. 3, litra e), i forordning (EF) 1260/1999. Omfanget af de oplysninger, der kan kræves, og de tekniske specifikationer, der foretrækkes til overførsel af datafiler til Kommissionen, angives i bilag IV og V.
3. Medlemsstaterne fremsender efter skriftlig anmodning fra Kommissionen de i stk. 1 nævnte oplysninger til denne senest ti arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen. En anden frist kan aftales mellem Kommissionen og medlemsstaten, især hvor oplysningerne ikke er til rådighed i datamatiseret form.
4. Kommissionen drager omsorg for, at de oplysninger, medlemsstaterne fremsender eller som Kommissionen indsamler under kontrolbesøg på stedet, opbevares fortroligt og sikkert i overensstemmelse med traktatens artikel 287 og Kommissionens regler om anvendelse af og adgang til information.
5. Under hensyn til de relevante nationale lovgivninger skal Kommissionens tjenestemænd have adgang til dokumenter, der er udarbejdet med henblik på eller efter kontrol i medfør af denne forordning, samt til opbevarede oplysninger, herunder i datamatiseret form.
KAPITEL VII
Almindelige og afsluttende bestemmelser
Artikel 19
Ved interventioner, hvor der er støttemodtagere i mere end én medlemsstat, skal de berørte medlemsstater indbyrdes aftale, hvorledes de kan træffe fælles foranstaltninger til at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning under hensyntagen til national lovgivning, og informere Kommissionen om de trufne foranstaltninger. Kommissionen og de berørte medlemsstater skal yde hinanden den nødvendige administrative bistand.
Artikel 20
Nærværende forordning berører hverken medlemsstaternes pligt ifølge forordning (EF) nr. 1260/1999 til at give Kommissionen de nødvendige oplysninger til, at den kan vurdere planerne, herunder oplysninger om foranstaltninger truffet til gennemførelse af artikel 34, stk. 1, i nævnte forordning, eller Kommissionens ret til at kræve yderligere oplysninger, før den træffer beslutning ifølge samme forordnings artikel 28.
Artikel 21
Denne forordning er ikke til hinder for, at medlemsstaterne anvender regler, der er strengere end foreskrevet i denne forordning.
Artikel 22
Forordning (EF) nr. 2064/97 ophæves.
Dens bestemmelser finder dog fortsat anvendelse på interventioner bevilget for programmeringsperioden 1994-1999 ifølge forordning (EØF) nr. 2052/88.
Artikel 23
Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 2. marts 2001.
Komission asetus (EY) N:o 438/2001,
annettu 2 päivänä maaliskuuta 2001,
neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä rakennerahastoista myönnettävän tuen hallinto- ja valvontajärjestelmien osalta
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon rakennerahastoja koskevista yleisistä säännöksistä 21 päivänä kesäkuuta 1999 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999(1) ja erityisesti sen 53 artiklan 2 kohdan,
on kuullut perustamissopimuksen 147 artiklan nojalla perustettua komiteaa,
on kuullut maatalouden rakenteiden ja maaseudun kehittämisen komiteaa,
on kuullut kalatalous- ja vesiviljelyalan rakenteiden komiteaa,
sekä katsoo seuraavaa:
(1) Asetuksen (EY) N:o 1260/1999 38 artiklan mukaan jäsenvaltioiden on toteutettava toimenpiteitä sen varmistamiseksi, että yhteisön varat käytetään tehokkaasti, säännönmukaisesti ja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti.
(2) Tästä syystä jäsenvaltioiden on tarpeen antaa riittävät ohjeet asetuksen (EY) N:o 1260/1999 32 ja 34 artiklassa säädettyjen hallinto- ja maksuviranomaisten tehtävien hoitamista varten.
(3) Jäsenvaltioiden on asetuksen (EY) N:o 1260/1999 38 artiklan mukaan toimittava yhteistyössä komission kanssa sen varmistamiseksi, että niillä on toimivat hallinto- ja valvontajärjestelmät, sekä avustettava komissiota kaikin tarvittavin tavoin tarkastusten tekemisessä, mukaan lukien otantaan perustuvat tarkastukset.
(4) Niiden menojen, joista esitetään maksupyyntöjä rahastoille asetuksen (EY) N:o 1260/1999 32 artiklan 3 ja 4 kohdan mukaisesti, todentamiskäytäntöjen yhdenmukaistamiseksi olisi vahvistettava todistusten sisältö ja täsmennettävä niiden perusteena olevien tietojen luonne ja laatu.
(5) Jotta komissio pystyisi tekemään asetuksen (EY) N:o 1260/1999 38 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut tarkastukset, jäsenvaltioiden olisi toimitettava sille pyynnöstä tiedot, joita hallintoviranomaisten on kerättävä mainitun asetuksen hallinto-, seuranta- ja arviointivaatimusten täyttämiseksi. On tarpeen säätää tällaisten tietojen sisällöstä sekä atk-tiedostojen muodosta ja tiedonsiirtokeinoista, kun tiedot toimitetaan sähköisesti mainitun asetuksen 18 artiklan 3 kohdan e alakohdan mukaisesti. Komission olisi varmistettava, että tietokoneelle ja muulla tavoin tallennetut tiedot säilytetään luottamuksellisina ja suojattuina.
(6) Yksityiskohtaisista järjestelyistä neuvoston asetuksen (ETY) N:o 4253/88 soveltamiseksi jäsenvaltioiden suorittaman rakennerahastojen yhteisrahoittamien toimien varainhoidon valvonnan osalta 15 päivänä lokakuuta 1997 annettu komission asetus (EY) N:o 2064/97(2), sellaisena kuin se muutettuna asetuksella (EY) N:o 2406/98(3), olisi korjattava. Asetuksen (EY) N:o 2064/97 säännöksiä olisi kuitenkin sovellettava edelleen neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2052/88(4), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 3193/94(5), mukaisesti ohjelmakaudeksi 1994-1999 myönnettyihin tukitoimiin.
(7) Tämä asetus ei rajoita Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 93 artiklan soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä 22 päivänä maaliskuuta 1999 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 659/1999(6) 22 artiklan säännöksien soveltamista valtiontukien osalta paikalla tehtävistä tarkastuksista.
(8) Tämä asetus ei rajoita komission paikan päällä suorittamista tarkastuksista ja todentamisista Euroopan yhteisöjen taloudellisiin etuihin kohdistuvien petosten ja muiden sääntöjenvastaisuuksien estämiseksi 11 päivänä marraskuuta 1996 annetun neuvoston asetuksen (Euratom, EY) N:o 2185/96(7) säännöksien soveltamista.
(9) Rakennepolitiikan rahoituksen sääntöjenvastaisuuksista ja aiheettomasti maksettujen määrien takaisinperinnästä sekä tätä alaa koskevan tiedotusjärjestelmän perustamisesta 11 päivänä heinäkuuta 1994 annetun komission asetuksen (EY) N:o 1681/94(8) säännöksiä sovelletaan asetuksen (EY) N:o 1260/1999 mukaisesti 54 artiklan toisen kohdan ja 38 artiklan 1 kohdan e alakohdan perusteella annettuun tukeen.
(10) Tätä asetusta olisi sovellettava asetuksen (EY) N:o 1260/1999 8 artiklan 3 kohdassa tarkoitetun toissijaisuusperiaatteen mukaisesti ja rajoittamatta mainitun asetuksen 34 artiklan 1 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitettujen kyseisen jäsenvaltion institutionaalisten, oikeudellisten tai taloudellisten järjestelmien soveltamista.
(11) Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat aluekehityksen ja alueellisen uudelleenjärjestelyn komitean lausunnon mukaiset,
ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:
I LUKU
Soveltamisala
1 artikla
Tässä asetuksessa vahvistetaan asetuksen (EY) N:o 1260/1999 soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt jäsenvaltioiden hallinnoimien rakennerahastoista myönnettävän tuen hallinto- ja valvontajärjestelmien osalta.
II LUKU
Hallinto- ja valvontajärjestelmät
2 artikla
1. Jäsenvaltioiden on varmistettava, että hallinto- ja maksuviranomaiset sekä välittävät elimet saavat riittävät ohjeet rakennerahastojen varojen moitteettoman hoidon edellyttämien hallinto- ja valvontajärjestelmien järjestämiseksi yleisesti hyväksyttyjen periaatteiden ja sääntöjen mukaan, ja erityisesti riittävän varmuuden hankkimiseksi yhteisön tukitoimia koskevien maksatushakemusten virheettömyydestä, asianmukaisuudesta ja tukikelpoisuudesta.
2. Tässä asetuksessa "välittävällä elimellä" tarkoitetaan kaikkia julkisia tai yksityisiä elimiä taikka yksiköitä, jotka toimivat hallinto- tai maksuviranomaisten vastuulla taikka hoitavat näille viranomaisille kuuluvia tehtäviä suhteessa lopullisiin edunsaajiin ja toimia täytäntöönpaneviin elimiin tai yrityksiin.
3 artikla
Hallinto- ja maksuviranomaisten sekä välittävien elinten hallinto- ja valvontajärjestelmissä on suhteellisuusperiaatteen mukaisesti suhteessa hallinnoidun tukitoimen kokoon säädettävä:
a) tehtävien selkeästä määrityksestä, selkeästä jaosta ja moitteettoman taloudellisen käytännön varmistamiseksi tarvittavasta riittävästä erottelusta asianomaisessa organisaatiossa;
b) tehokkaista järjestelmistä sen varmistamiseksi, että tehtävät hoidetaan tyydyttävällä tavalla;
c) välittävien elinten osalta selvityksen antamisesta vastuussa olevalle viranomaiselle tehtävien hoitamisesta ja siinä käytetyistä keinoista.
4 artikla
Hallinto- ja valvontajärjestelmissä on oltava menettelyt, joilla todennetaan yhteisrahoitettujen tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja aiheutuneiden menojen tosiasiallisuus sekä varmistetaan yhdenmukaisuus asetuksen (EY) N:o 1260/1999 28 artiklan mukaisessa asiaa koskevassa komission päätöksessä olevien edellytyksien ja sovellettavien kansallisien ja yhteisön sääntöjen kanssa, erityisesti menojen tukikelpoisuudesta rakennerahastoista kyseisen tukitoimen osalta, julkisista hankinnoista, valtiontuesta (mukaan lukien säännöt tuen kasaantumisesta), ympäristönsuojelusta ja yhtäläisistä mahdollisuuksista.
Menettelyissä on vaadittava, että yksittäisten toimien paikan päällä tapahtuva varmentaminen kirjataan. Kirjaamisten on osoitettava tehty työ, varmennuksen tulokset ja poikkeavuuksien suhteen toteutetut toimenpiteet. Jos jotkin fyysiset tai hallinnolliset varmennukset eivät ole kattavia vaan ne perustuvat otokseen, kirjaamisissa on yksilöitävä valitut toimet ja kuvattava otantamenetelmä.
5 artikla
1. Jäsenvaltioiden on ilmoitettava jokaisen tukitoimen osalta komissiolle kolmen kuukauden kuluessa tuen hyväksymisestä tai tämän asetuksen voimaantulosta, sen mukaan, kumpi ajankohta on myöhäisempi, hallinto- ja maksuviranomaisia sekä välittäviä elimiä koskevat järjestelyt, näissä viranomaisissa ja elimissä käyttöön otetut hallinto- ja valvontajärjestelmät ja 2 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen ohjeiden mukaisesti näihin järjestelmiin suunnitellut parannukset.
2. Tiedonannossa on oltava jokaisesta hallinto- ja maksuviranomaisesta sekä välittävästä elimestä seuraavat tiedot:
a) niille annetut tehtävät;
b) tehtävien jako eri osastojen kesken tai sisällä, mukaan lukien jako hallinto- ja maksuviranomaisen välillä, jos se on sama elin;
c) menettelyt, joilla maksatushakemukset otetaan vastaan, tarkastetaan ja todetaan päteviksi ja joilla maksut tuensaajille hyväksytään, suoritetaan ja merkitään kirjanpitoon; ja
d) säännökset hallinto- ja valvontajärjestelmien tarkastamisesta.
3. Sovellettaessa yhteistä järjestelmää useampaan kuin yhteen tukitoimeen voidaan ilmoittaa kuvaus yhteisestä järjestelmästä.
6 artikla
Komissio varmistaa yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa, että 5 artiklan mukaisesti ilmoitetut hallinto- ja valvontajärjestelmät vastaavat asetuksen (EY) N:o 1260/1999 ja tämän asetuksen vaatimuksia, ja ilmoittaa rahastojen toiminnan tarkastusten avoimuutta ja perustamissopimuksen 274 artiklan mukaisten komission velvollisuuksien täyttämistä haittaavista tekijöistä. Järjestelmien toiminta tarkastetaan säännöllisesti.
7 artikla
1. Jäsenvaltioiden hallinto- ja valvontajärjestelmissä on varmistettava riittävä jäljitysketju.
2. Jäljitysketjua pidetään riittävänä, jos se mahdollistaa
a) sen tarkistamisen, että komissiolle vahvistetut kokonaismäärät vastaavat yksittäisiä kulutositteita ja selventäviä asiakirjoja eri hallinnon ja lopullisten edunsaajien tasoilla, mukaan lukien, milloin viimeksi mainitut eivät ole lopullisia tuensaajia, toimen täytäntöönpanevat elimet tai yritykset; ja
b) avustusmäärän sekä käytettävissä olevien yhteisön ja kansallisten varojen siirtojen todentamisen.
Liitteessä I on suuntaa antava kuvaus riittävän jäljitysketjun tietoja koskevista vaatimuksista.
3. Hallintoviranomaisen on varmistauduttava,
a) että on menettelyt sen varmistamiseksi, että kyseisen tukitoimen perusteella suoritettuihin yksittäisiin menoihin ja maksuihin liittyvät ja riittävän jäljitysketjun edellyttämät asiakirjat säilytetään asetuksen (EY) N:o 1260/1999 38 artiklan 6 kohdan ja tämän asetuksen liitteen I vaatimusten mukaisesti;
b) että niitä säilyttävästä elimestä ja elimen sijainnista pidetään rekisteriä; ja
c) että asiakirjat ovat sellaisten seuraavassa lueteltujen henkilöiden ja elinten saatavissa, joilla tavallisesti on oikeus tarkastaa tällaiset asiakirjat.
Tällaisia henkilöitä ja elimiä ovat:
i) maksatushakemuksia käsittelevän hallinto- ja maksuviranomaisen sekä välittävien elinten henkilöstö;
ii) hallinto- ja valvontajärjestelmien tarkastuksia tekevät yksiköt;
iii) asetuksen (EY) N:o 1260/1999 32 artiklan 3 ja 4 kohdan mukaisten väli- ja loppumaksujen maksupyyntöjen todentamisesta vastaava maksuviranomaisen henkilö tai yksikkö ja 38 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisen lausuman antava henkilö tai yksikkö; ja
iv) kansallisten tarkastuselinten ja Euroopan yhteisön toimeksiannon saaneet virkamiehet.
Nämä henkilöt ja elimet voivat vaatia, että heille toimitetaan otteet tai jäljennökset tässä kohdassa tarkoitetuista asiakirjoista tai kirjanpitoaineistosta.
8 artikla
Hallinto- tai maksuviranomaisen on pidettävä kirjaa takaisin perittävästä yhteisön tuesta, joka on jo maksettu, ja varmistettava, että takaisinperintä tapahtuu ilman perusteetonta viivytystä. Kun tuki on peritty takaisin, maksuviranomaisen on palautettava takaisin perityn sääntöjenvastaisen maksun määrä viivästyskorkoineen vähentämällä kyseiset määrät komissiolle esitettävästä seuraavasta menoilmoituksesta ja maksupyynnöstä tai, jos nämä toimenpiteet eivät ole riittäviä, korvaamalla puuttuva määrä yhteisölle. Maksuviranomaisen on toimitettava komissiolle vuosittain asetuksen (EY) N:o 1681/94 mukaisesti neljännen vuosineljänneksittäin toimitettavan takaisinperittäviä määriä koskevan kertomuksen liitteenä selvitys kyseisenä päivänä takaisinperittävänä olevista määristä takaisinperintämenettelyn aloitusvuoden mukaan eriteltyinä.
III LUKU
Menojen todentaminen
9 artikla
1. Maksuviranomaisessa työskentelevän henkilön tai maksuviranomaisen osaston, joka on toiminnallisesti riippumaton kaikista menojen hyväksymisestä vastaavista yksiköistä, on laadittava asetuksen (EY) N:o 1260/1999 32 artiklan 3 ja 4 kohdassa väli- ja loppumaksuihin liittyvät todistukset liitteessä II olevan mallin mukaisesti.
2. Ennen menoilmoituksen todentamista maksuviranomaisen on varmistettava, että seuraavat edellytykset täyttyvät:
a) hallintoviranomainen ja välittävät elimet ovat noudattaneet asetusta (EY) N:o 1260/1999, ja erityisesti sen 38 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtaa ja 32 artiklan 3 ja 4 kohtaa sekä huomioineet mainitun asetuksen 28 artiklan mukaisen komission päätöksen edellytykset;
b) menoilmoitukseen sisältyy ainoastaan menoja, jotka
i) ovat päätöksessä asetetun tukikelpoisuusajan kuluessa tosiasiallisesti maksettuja lopullisen edunsaajan komission asetuksen (EY) N:o 1685/2000(9) liitteen säännössä 1 olevan 1.2, 1.3 ja 2 kohdan tarkoittamia menoja, jotka on todennettavissa kuitteihin liitetyillä alkuperäisillä laskuilla tai vastaavasti todistusvoimaisilla kirjanpitotositteilla;
ii) ovat aiheutuneet sellaisista toimista, jotka on valittu rahoitettaviksi kyseisen tukitoimen osana sitä koskevia valintaperusteita ja menettelyjä noudattaen ja joissa on noudatettu yhteisön sääntöjä sinä ajanjaksona, jona menot ovat syntyneet; ja
iii) ovat aiheutuneet toimenpiteistä, joiden valtiontuet komissio on hyväksynyt virallisesti tarvittaessa.
3. Jotta valvontajärjestelmien ja jäljitysketjun riittävyys voidaan aina ottaa huomioon ennen menoilmoituksen esittämistä komissiolle, hallintoviranomaisen on varmistettava, että maksuviranomaiselle ilmoitetaan hallintoviranomaisen ja välittävien elinten käyttämistä menettelyistä
a) todentamaan yhteisrahoitettujen tuotteiden ja palveluiden toimitus ja esitettyjen menojen todenmukaisuus;
b) varmentamaan yhdenmukaisuus sovellettavien sääntöjen kanssa; ja
c) pitämään yllä jäljitysketjua.
4. Jos hallinto- ja maksuviranomainen on sama elin tai hallinto- ja maksuviranomainen kuuluvat samaan elimeen, kyseisen elimen on varmistettava, että sovelletaan menettelyjä, jotka täyttävät 2 ja 3 kohdassa säädettyjä vaatimuksia vastaavat valvontavaatimukset.
IV LUKU
Toimien otantatarkastukset
10 artikla
1. Jäsenvaltiot järjestävät asianmukaisen otantaperiaatteen mukaisia toimia koskevia tarkastuksia, joiden tarkoituksena on erityisesti
a) toiminnassa olevien hallinto- ja valvontajärjestelmien tehokkuuden todentaminen;
b) eri tasoilla tehtyjen menoilmoitusten valikoiva todentaminen riskianalyysin perusteella.
2. Ennen kunkin tukitoimen päättymistä tehtäviin tarkastuksiin on sisällyttävä vähintään viisi prosenttia kaikista tukeen oikeuttavista menoista. Tarkastusten on perustuttava 3 kohdan vaatimukset huomioon ottaen edustavaan otokseen hyväksytyistä toimista. Jäsenvaltioiden on pyrittävä kohdistamaan tarkastusten suorittaminen tasaisesti kyseessä olevalle ajanjaksolle. Niiden on varmistettava asianmukainen tehtävien erottelu näiden toimia koskevien tarkastusten ja täytäntöönpanon tai maksumenettelyn välillä.
3. Valittaessa otosta tarkastusten kohteeksi joutuvista toimista otetaan huomioon seuraavat seikat:
a) tarve tarkastaa asianmukainen valikoima erityyppisiä ja -kokoisia toimia;
b) kaikki kansallisten tai yhteisön tarkastusten yhteydessä havaitut riskitekijät;
c) toimien keskittyminen tietyille välittäville elimille tai tietyille lopullisille edunsaajille niin, että pääasialliset välittävät elimet ja pääasialliset lopulliset edunsaajat ovat ainakin yhden tarkastuksen kohteena ennen kunkin tukitoimen päättymistä.
11 artikla
Näillä tarkastuksilla jäsenvaltioiden on pyrittävä todentamaan seuraavat tekijät:
a) hallinto- ja valvontajärjestelmien soveltaminen ja tehokkuus käytännössä;
b) riittävän laajan kirjanpitoaineiston osalta kirjanpidon ja sellaisten sitä vastaavien tositeasiakirjojen vastaavuus, jotka ovat välittävien elimien, lopullisten edunsaajien ja toimen täytäntöönpanevien elinten tai yritysten hallussa;
c) riittävä jäljitysketju;
d) se, että riittävän moniin menokohtiin liittyvät menot vastaavat laadultaan ja ajoitukseltaan yhteisön vaatimuksia, toimen hyväksyttyjä eritelmiä ja tosiasiallisesti suoritettuja töitä;
e) toimen käytön tai aiotun käytön vastaavuus sen käyttökuvauksen kanssa, joka on kuvattu hakemuksessa yhteisön yhteisrahoituksesta;
f) yhteisön rahoitusosuuksien pysyminen asetuksen (EY) N:o 1260/1999 29 artiklassa ja kaikissa muissa sovellettavissa yhteisön säädöksissä säädetyissä rajoissa ja niiden maksaminen lopullisille edunsaajille ilman vähennyksiä tai perusteettomia viivytyksiä;
g) se, että asianmukainen kansallinen rahoitusosuus on todella annettu käyttöön; ja
h) yhteisrahoitetut toimet on pantu täytäntöön asetuksen (EY) N:o 1260/1999 12 artiklassa edellytettyjen yhteisön sääntöjen ja politiikkojen mukaisesti.
12 artikla
Tarkastuksissa on todettava, ovatko havaitut ongelmat luonteeltaan järjestelmällisiä ja liittyykö niihin muita saman lopullisen edunsaajan suorittamia tai saman välittävän elimen hallinnoimia toimia koskeva riski. Tarkastuksissa on todettava myös tällaisten tilanteiden syyt ja mahdollisesti vaadittavien lisätutkimusten ja tarpeellisten korjaavien ja ennaltaehkäisevien toimenpiteiden tarve.
13 artikla
Jäsenvaltioiden on ilmoitettava komissiolle kunkin vuoden 30 päivään kesäkuuta mennessä ja ensimmäisen kerran 30 päivään kesäkuuta 2001 mennessä 10, 11 ja 12 artiklan soveltamisesta edellisen kalenterivuoden aikana liittäen mukaan kaikki 5 artiklan mukaisesti ilmoitettuihin hallinto- ja valvontajärjestelmien kuvauksiin liittyvät tarpeelliset täydennykset tai päivitykset.
14 artikla
Tämän luvun säännöksiä sovelletaan soveltuvin osin 8 artiklassa tarkoitettuihin takaisinperittäviin määriin.
V LUKU
Lausuma tukitoimen päättyessä
15 artikla
Asetuksen (EY) N:o 1260/1999 38 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisen lausuman antamiseen tukitoimen päättyessä nimetyn henkilön tai yksikön on oltava toiminnallisesti riippumaton
a) nimetystä hallintoviranomaisesta;
b) 9 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen todistusten laatimisesta vastaavasta maksuviranomaisen osastosta tai henkilöstä;
c) välittävistä elimistä.
Nimetyn henkilön tai yksikön on tehtävä tarkastus kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastussääntöjen mukaan. Hallinto- ja maksuviranomaisen ja välittävien elinten on annettava nimetylle henkilölle tai yksikölle kaikki pyydetyt tiedot ja oikeus tutustua lausuman laatimiseen tarvittaviin kirjanpitotietoihin ja tositeasiakirjoihin.
16 artikla
Lausumien on perustuttava hallinto- ja valvontajärjestelmien jo tehtyjen tarkastusten tulosten ja tarvittaessa suoritteista valitun lisäotoksen tutkimiseen. Lausuman antavan henkilön tai yksikön on tehtävä kaikki tarpeelliset tiedustelut saadakseen kohtuullisen varmuuden siitä, että todennettu menoilmoitus on virheetön ja että siihen liittyvät suoritteet ovat laillisia ja säännönmukaisia.
Lausumat on laadittava liitteessä III olevan suuntaa antavan mallin perusteella, ja siihen on liitettävä kertomus, jossa on kaikki lausuman perusteena olevat olennaiset tiedot, mukaan lukien yhteenveto kaikista kansallisten ja yhteisön elinten suorittamien tarkastusten tuloksista, joihin lausunnon antajalla on ollut mahdollisuus tutustua.
17 artikla
Jos hallintoon tai valvontatoimintaan liittyvistä merkittävistä heikkouksista taikka havaittujen väärinkäytösten suuresta määrästä johtuen ei ole mahdollista antaa myönteistä yleislausumaa loppumaksua koskevasta pyynnöstä ja lopullisesta menoilmoituksesta, lausumassa on viitattava näihin olosuhteisiin ja arvioitava ongelman laajuus ja sen taloudelliset vaikutukset.
Tällaisessa tapauksessa komissio voi pyytää lisätarkastuksen suorittamista väärinkäytösten toteamiseksi ja oikaisemiseksi erikseen määriteltynä ajanjaksona.
VI LUKU
Säilytettävien ja komissiolle pyynnöstä toimitettavien kirjanpitotietojen muoto ja sisältö
18 artikla
1. Niiden toimien kirjanpitotietojen, joihin viitataan liitteessä I, on mahdollisuuksien mukaan oltava sähköisessä muodossa. Tällaiset tiedot on annettava erityisestä pyynnöstä komission käyttöön asiakirjatarkastuksia ja paikan päällä tehtäviä tarkastuksia varten, rajoittamatta asetuksen (EY) N:o 1260/1999 18 artiklan 3 kohdan c alakohdassa tarkoitettujen rahoitussuunnitelmien ajantasaistamista koskevaa ja saman asetuksen 32 artiklassa tarkoitettujen rahoitustietojen ilmoitusvaatimusta.
2. Komissio sopii kunkin jäsenvaltion kanssa 1 kohdassa tarkoitettujen sähköisessä muodossa toimitettavien tietojen sisällöstä, millä tavoin tiedot toimitetaan ja kuinka pitkä aika tarvittavien tietokonejärjestelmien kehittämiseen tarvitaan ottaen huomioon asetuksen (EY) N:o 1260/1999 18 artiklan 3 kohdan e alakohdassa tarkoitettu sopimus. Tiedon laajuus, jota voidaan pyytää, ja suositellut tekniset eritelmät atk-tiedostojen siirtämiseksi komissiolle esitetään liitteissä IV ja V.
3. Jäsenvaltioiden on komission kirjallisesta pyynnöstä toimitettava 1 kohdassa tarkoitetut tiedot komissiolle 10 työpäivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Komissio ja jäsenvaltio voivat sopia muusta määräajasta, erityisesti jos tietoja ei ole saatavissa sähköisessä muodossa.
4. Komissio varmistaa, että jäsenvaltioiden sille toimittamat tiedot tai sen paikalla tehtävien tarkastusten yhteydessä keräämät tiedot säilytetään luottamuksellisina ja suojattuina perustamissopimuksen 287 artiklan sekä tiedon käyttöä ja saatavuutta koskevien komission sääntöjen mukaisesti.
5. Jollei kansallisesta lainsäädännöstä muuta johdu, komission virkamiehillä on oikeus tutustua kaikkiin asiakirjoihin, jotka on laadittu tämän asetuksen mukaisesti joko tarkastuksia koskemaan tai niiden perusteella, sekä kaikkiin säilytettäviin tietoihin, mukaan lukien tietokonejärjestelmiin tallennetut tiedot.
VII LUKU
Yleiset ja loppusäännökset
19 artikla
Jos tukimuodossa on edunsaajia useammassa kuin yhdessä jäsenvaltiossa, kyseisten jäsenvaltioiden on sovittava keskenään kansallinen lainsäädäntö huomioon ottaen varojen moitteettoman hoidon varmistamiseksi tarpeellisista yhteisistä järjestelyistä ja ilmoitettava komissiolle sovituista järjestelyistä. Komissio ja kyseiset jäsenvaltiot antavat toisilleen kaiken tarpeellisen hallinnollisen avun.
20 artikla
Tämän asetuksen säännökset eivät rajoita jäsenvaltioiden velvollisuutta antaa komissiolle asetuksen (EY) N:o 1260/1999 mukaisesti riittävästi tietoja suunnitelmien arvioimiseksi, mukaan lukien tiedot toimenpiteistä, jotka on toteutettu mainitun asetuksen 34 artiklan 1 kohdan täytäntöönpanemiseksi, eivätkä komission oikeutta vaatia lisää tietoja ennen mainitun asetuksen 28 artiklan mukaisten päätösten tekemistä.
21 artikla
Mitä tässä asetuksessa säädetään, ei estä jäsenvaltioita soveltamasta tiukempia sääntöjä.
22 artikla
Kumotaan asetus (EY) N:o 2064/97.
Sitä sovelletaan kuitenkin edelleen asetuksen (ETY) N:o 2052/88 mukaisesti ohjelmakaudeksi 1994-1999 myönnettyihin tukitoimiin.
23 artikla
Tämä asetus tulee voimaan seitsemäntenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 2 päivänä maaliskuuta 2001.