ROZHODNUTÍ SPRÁVNÍ RADY EUROPOLU
ze dne 4. června 2009
o podmínkách týkajících se zpracování údajů na základě čl. 10 odst. 4 rozhodnutí o Europolu
(2009/1010/SVV)
SPRÁVNÍ RADA EUROPOLU,
s ohledem na rozhodnutí Rady ze dne 6. dubna 2009 o zřízení Evropského policejního úřadu (Europol) (1) (dále jen „rozhodnutí o Europolu“), a zejména na čl. 10 odst. 4 uvedeného rozhodnutí,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Správní rada má na základě návrhu ředitele a po konzultaci společného kontrolního orgánu stanovit podmínky pro zpracování údajů, jehož cílem je zjistit, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a mohou být zahrnuty do jednoho z jeho systémů pro zpracování informací, zejména pokud jde o přístup k údajům a jejich využívání a lhůty pro uchování a vymazání údajů.
(2)
Přijetím tohoto rozhodnutí správní rada zohlední zásady Úmluvy Rady Evropy o ochraně osob se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat ze dne 28. ledna 1981 a doporučení Výboru ministrů Rady Evropy č. R(87)15 ze dne 17. září 1987 upravující používání osobních údajů v policejním sektoru.
(3)
Své rozhodnutí předloží správní rada ke schválení Radě,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí
a)
„osobními údaji“ jakékoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě: identifikovatelnou osobou se rozumí osoba, jejíž totožnost lze přímo či nepřímo zjistit, zejména s odkazem na identifikační číslo nebo na jeden či více zvláštních prvků její fyzické, fyziologické, psychické, ekonomické, kulturní nebo sociální identity;
b)
„zpracováním osobních údajů“ každý úkon nebo soubor úkonů s osobními údaji, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, uchovávání, přizpůsobování nebo pozměňování, vyhledávání, nahlížení, užívání, zveřejňování přenosem, šířením nebo jejich zpřístupňování jiným způsobem, třídění nebo kombinování, blokování, vymazání nebo zničení;
c)
„systémy zpracování informací“ informační systém Europolu, analytické pracovní soubory a další systémy zpracování osobních údajů uvedené v čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
d)
„informačním systémem Europolu“ systém uvedený v čl. 11 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
e)
„analytickým pracovním souborem“ soubor vytvořený za účelem analýzy uvedený v článku 14 rozhodnutí o Europolu;
f)
„institucemi EU“ orgány, instituce a jiné subjekty, které byly zřízeny Smlouvou o Evropské unii a Smlouvami o založení Evropských společenství nebo na jejich základě, uvedené v čl. 22 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
g)
„třetími stranami“ třetí státy a organizace uvedené v čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
h)
„řádně zmocněnými zaměstnanci Europolu“ zaměstnanci Europolu jmenovaní ředitelem ke zpracování osobních údajů v souladu s tímto rozhodnutím.
Článek 2
Oblast působnosti
Toto rozhodnutí se použije na osobní údaje poskytnuté Europolu za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací, s výjimkou
a)
osobních údajů vložených do informačního systému Europolu podle čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
b)
osobních údajů, které členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana nabídne za účelem vložení do konkrétního analytického pracovního souboru, i osobních údajů vložených do analytického pracovního souboru podle článku 14 rozhodnutí o Europolu;
c)
osobních údajů poskytnutých Europolu za účelem vložení do jiného konkrétního systému zpracování osobních údajů uvedeného v poslední větě čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu.
Článek 3
Přístup a používání
1. Přístup k osobním údajům zpracovávaným Europolem podle tohoto rozhodnutí mají pouze řádně zmocnění zaměstnanci Europolu.
2. Aniž je dotčen článek 17 rozhodnutí o Europolu, jsou osobní údaje zpracovávané Europolem podle uvedeného rozhodnutí používány pouze za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací.
3. V případě, že Europol rozhodne, že údaje jsou pro jeho úkoly důležité a mohou být zahrnuty do informačního systému Europolu, navrhne, aby členský stát poskytující informace tyto údaje vložil do informačního systému Europolu v souladu s čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu. Pokud se členský stát nebude návrhem Europolu řídit, použije se článek 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 4
Pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů
1. Při zpracovávání osobních údajů podle tohoto rozhodnutí Europol dodržuje pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů, která stanoví rozhodnutí o Europolu, a to zejména články 18, 27 a 35, a pravidla přijatá k provádění uvedených článků.
2. V případě, že se Europol rozhodne vložit takové údaje do systémů zpracování informací nebo je vymazat či zničit, musí o tom uvědomit členský stát, instituci Evropské unie nebo třetí stranu poskytující informace.
Článek 5
Stanovená lhůta pro uchovávání údajů
1. Je třeba co nejdříve přijmout rozhodnutí o používání osobních údajů podle čl. 3 odst. 2, v každém případě nejpozději do šesti měsíců od okamžiku, kdy tyto údaje Europol obdržel.
2. Není-li rozhodnutí přijato v uvedené lhůtě šesti měsíců, příslušné osobní údaje jsou vymazány nebo zničeny a členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana poskytující informace jsou o tomto kroku uvědomeny.
Článek 6
Odpovědnost
Europol odpovídá za splnění požadavků uvedených v článcích 3, 4 a 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 7
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost týž den jako rozhodnutí o Europolu.
V Haagu dne 4. června 2009.
Schváleno Radou dne 30. listopadu 2009.
BESLUT AV EUROPOLS STYRELSE
av den 4 juni 2009
om villkoren för behandling av personuppgifter på grundval av artikel 10.4 i Europolbeslutet
(2009/1010/RIF)
EUROPOLS STYRELSE HAR ANTAGIT DETTA BESLUT
med beaktande av rådets beslut om inrättande av Europeiska polisbyrån (Europol) av den 6 april 2009 (1) (hädanefter kallat ”Europolbeslutet”), särskilt artikel 10.4 i detta, och
av följande skäl:
(1)
Det är styrelsens uppgift att på förslag av direktören och efter att ha rådfrågat den gemensamma tillsynsmyndigheten besluta om villkoren för behandling av personuppgifter i syfte att fastställa huruvida dessa uppgifter är relevanta för Europols arbetsuppgifter och kan föras in i något av Europols informationsbehandlingssystem, särskilt när det gäller tillgång till och användning av uppgifterna samt tidsgränser för lagring och utplåning av uppgifterna.
(2)
Styrelsen ska när den antar detta beslut beakta principerna i Europarådets konvention av den 28 januari 1981 om skydd av individer med avseende på automatisk behandling av personuppgifter och Europarådets ministerkommittés rekommendation R(87) 15 av den 17 september 1987 om polisens användning av personuppgifter.
(3)
Styrelsens beslut ska föreläggas rådet för godkännande.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
Definitioner
I detta beslut avses med
a) personuppgifter: all slags information som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person. Med en identifierbar person avses en person som direkt eller indirekt kan identifieras, till exempel genom ett personnummer eller med hjälp av ett eller flera särskilda kännetecken på hans eller hennes fysiska, fysiologiska, mentala, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.
b) behandling av personuppgifter: varje åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, spärrning, radering eller förstöring.
c) informationsbehandlingssystem: Europols informationssystem, analysregister och andra system som behandlar personuppgifter i enlighet med artikel 10.1 i Europolbeslutet.
d) Europols informationssystem: det system som avses i artikel 11.1 i Europolbeslutet.
e) analysregister: de register som upprättas för analysändamål i enlighet med artikel 14 i Europolbeslutet.
f) EU-organ: de institutioner, organ, myndigheter och byråer som avses i artikel 22.1 i Europolbeslutet och som inrättats genom eller på grundval av fördraget om Europeiska unionen och fördragen om upprättandet av Europeiska gemenskaperna.
g) tredje parter: de tredjestater och organisationer som avses i artikel 23.1 i Europolbeslutet.
h) bemyndigad personal vid Europol: personal vid Europol som utsetts av direktören för att behandla personuppgifter i enlighet med detta beslut.
Artikel 2
Tillämpningsområde
Detta beslut ska tillämpas för personuppgifter som översänds till Europol för att fastställa huruvida uppgifterna är relevanta för Europols arbetsuppgifter och kan föras in i Europols informationsbehandlingssystem, med undantag av
a)
personuppgifter som förs in i Europols informationssystem i enlighet med artikel 13.1 i Europolbeslutet,
b)
personuppgifter som erbjuds av en medlemsstat, ett EU-organ eller en tredje part för införande i ett särskilt analysregister samt personuppgifter som förs in i ett analysregister i enlighet med artikel 14 i Europolbeslutet,
c)
personuppgifter som översänds till Europol för införande i ett annat särskilt system för behandling av personuppgifter i enlighet med artikel 10.1 sista meningen i Europolbeslutet.
Artikel 3
Tillgång och användning
1. Tillgången till personuppgifter som behandlas av Europol i enlighet med detta beslut ska vara begränsad till bemyndigad personal vid Europol.
2. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 17 i Europolbeslutet, ska personuppgifter som behandlas av Europol i enlighet med detta beslut endast användas för att fastställa huruvida dessa uppgifter är relevanta för Europols arbetsuppgifter och kan föras in i Europols informationsbehandlingssystem.
3. Om Europol fastställer att uppgifterna är relevanta för dess arbetsuppgifter och kan föras in i Europols informationssystem, ska Europol föreslå att den överförande medlemsstaten för in uppgifterna i Europols informationssystem i enlighet med artikel 13.1 i Europolbeslutet. Om medlemsstaten inte följer Europols beslut ska artikel 5 i detta beslut tillämpas.
Artikel 4
Bestämmelser om skydd av personuppgifter och datasäkerhet
1. När Europol behandlar personuppgifter enligt detta beslut ska bestämmelserna om skydd av personuppgifter och om datasäkerhet i Europolbeslutet följas, särskilt artiklarna 18, 27 och 35 samt de bestämmelser som antagits för deras tillämpning.
2. Om Europol beslutar att föra in dessa uppgifter i informationsbehandlingssystemen eller att radera eller förstöra dem ska den medlemsstat, det EU-organ eller den tredje part som har lämnat uppgifterna informeras om detta.
Artikel 5
Tidsgräns för lagring av uppgifter
1. Ett beslut om användning av personuppgifter i enlighet med artikel 3.2 ska fattas så snart som möjligt och i alla händelser inte senare än sex månader efter det att uppgifterna mottogs av Europol.
2. I avsaknad av ett sådant beslut efter sexmånadersperioden ska personuppgifterna raderas eller förstöras och den medlemsstat, det EU-organ eller den tredje part som har lämnat uppgifterna ska underrättas om detta.
Artikel 6
Ansvar
Europol ska ansvara för att se till att artiklarna 3, 4 och 5 i detta beslut följs.
Artikel 7
Ikraftträdande
Detta beslut träder i kraft den dag då Europolbeslutet börjar tillämpas.
Utfärdat i Haag den 4 juni 2009.
Beslutet antogs av rådet den 30 november 2009.