VERORDENING (EU) Nr. 1417/2013 VAN DE RAAD
van 17 december 2013
tot vaststelling van de vorm van de door de Europese Unie afgegeven laissez-passer
DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gezien Protocol nr. 7 betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie, gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie, het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en met name artikel 6, eerste alinea, van dat protocol,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
In artikel 6, eerste alinea, van Protocol Nr. 7 betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie („Protocol”) is bepaald dat de Raad de vorm vaststelt van de laissez-passer welke als geldige reispapieren worden erkend door de overheidsinstanties van de lidstaten.
(2)
Er wordt in herinnering gebracht dat artikel 6, eerste alinea, van het Protocol van toepassing is op de leden en het personeel van de instellingen van de Unie, vallende onder hetzij het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie, hetzij de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie (1).
(3)
In artikel 23 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie, respectievelijk de artikelen 11 en 81 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie is bepaald onder welke voorwaarden de laissez-passer aan het personeel van de Unie worden verstrekt.
(4)
In het belang van de Unie en tot nakoming van de zorgvuldigheidsplicht zou het genot van het laissez-passer bij wijze van uitzondering en na indiening van een met redenen omkleed verzoek tot bijzondere aanvragers kunnen worden uitgebreid.
(5)
De houder van een laissez-passer zal in geen geval privileges of immuniteiten aan het laissez-passer kunnen ontlenen.
(6)
De laissez-passer dienen door de overheidsautoriteiten van de lidstaten als geldige reisdocumenten te worden erkend. De Commissie dient gebruik te maken van de in artikel 6, tweede alinea, van het Protocol bedoelde mogelijkheid om met derde staten akkoorden te sluiten teneinde laissez-passer te doen erkennen als geldige reisdocumenten aan de doorlaatposten en binnen het grondgebied van derde staten.
(7)
De ontwikkelingen op het niveau van de Unie en meer bepaald de oprichting van de Europese Dienst voor extern optreden hebben de behoefte aan samenhang in de aanpak op het internationale niveau en op het niveau van de Unie nog doen toenemen.
(8)
De vorm van de laissez-passer moet worden geperfectioneerd om strengere veiligheidsnormen te bewerkstelligen en bij te dragen tot het garanderen van een passend niveau van bescherming tegen vervalsing en namaak. Gemeenschappelijke veiligheidsnormen en interoperabele biometrische kenmerken moeten in de laissez-passer worden opgenomen zodat een betrouwbaar verband kan worden gelegd tussen de rechtmatige houder en het document, als aanzienlijke bijdrage tot de bescherming tegen frauduleus gebruik van de laissez-passer.
(9)
Meer bepaald dient de vorm van de laissez-passer te voldoen aan de veiligheidsnormen en de technische specificaties die krachtens Verordening (EG) nr. 2252/2004 van de Raad (2) van toepassing zijn op door de lidstaten afgegeven nationale reisdocumenten. Dit biedt de mogelijkheid de specificaties na te leven van de Internationale Burgerluchtvaartorganisatie („ICAO”), met name die welke zijn opgenomen in ICAO-document nr. 9303 betreffende machineleesbare reisdocumenten, hetgeen ertoe zal bijdragen dat de laissez-passer worden beschermd tegen frauduleus gebruik en dat zij internationaal als geldige reisdocumenten worden erkend. Evenzo dient de Unie zich aan te sluiten bij de Public Key Directory van de ICAO en derhalve de toepasselijke normen en aanbevolen methodes van de ICAO te volgen, teneinde gefaciliteerde wereldwijde validatie van de laissez-passer mogelijk te maken.
(10)
Om te bewerkstelligen dat de uniforme voorwaarden voor de toekomstige veiligheidsnormen en technische specificaties van toepassing op door de lidstaten afgegeven paspoorten en reisdocumenten, in voorkomend geval gelijkelijk van toepassing zijn op de laissez-passer van de Unie, dienen aan de Commissie uitvoeringsbevoegdheden te worden toegekend. Daarnaast dienen aan de Commissie uitvoeringsbevoegdheden te worden toegekend met het oog op de vaststelling van regels voor de instellingen, organen en instanties van de Unie, alsook op de Europese dienst voor extern optreden (hierna „de instellingen” genoemd) in gevallen van verlies, diefstal, afgifte van duplicaten en retournering van laissez-passer. Die bevoegdheden moeten worden uitgeoefend overeenkomstig Verordening (EU) nr. 182/2011 van het Europees Parlement en de Raad (3).
(11)
Er dient gebruik te worden gemaakt van de raadplegingsprocedure voor de vaststelling van uitvoeringshandelingen om, in voorkomend geval, te zorgen voor naleving van de toekomstige veiligheidsnormen en technische specificaties van toepassing op krachtens Verordening (EG) nr. 2252/2004 door de lidstaten afgegeven paspoorten en reisdocumenten, die geheim kunnen blijven teneinde namaak en vervalsing te voorkomen. Van de raadplegingsprocedure moet ook gebruik worden gemaakt voor de vaststelling van uitvoeringshandelingen met het oog op de behandeling van gevallen van verlies, diefstal, afgifte van duplicaten en retournering van laissez-passer door de instellingen. De Commissie dient in het kader van de raadplegingsprocedure te worden bijgestaan door het comité dat is ingesteld bij artikel 6 van Verordening (EG) nr. 1683/95 van de Raad (4).
(12)
Er moet voor worden gezorgd dat op de elektronische drager van het laissez-passer geen andere informatie wordt opgeslagen dan de krachtens deze verordening en de bijbehorende bijlagen voorgeschreven informatie.
(13)
De instellingen, ongeacht of zij afzonderlijk handelen dan wel tezamen op basis van overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau, in het kader van hun verantwoordelijkheid voor de verwerking van de persoonsgegevens van hun eigen ambtenaren of van andere personeelsleden, en de Commissie wanneer zij met het oog op de verwerking van persoonsgegevens als centraal contactpunt fungeert, dienen te handelen in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (5).
(14)
Teneinde ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet toegankelijk worden voor meer personen dan noodzakelijk is, is het van wezenlijk belang dat de Commissie de toepassing van deze verordening coördineert en één enkele entiteit aanwijst die belast wordt met de vervaardiging en personalisering van de laissez-passer. De Commissie dient er in het bijzonder op te letten dat de toegang tot de persoonsgegevens in het laissez-passer met het oog op de vervaardiging en personalisering door de als enige gemachtigde entiteit zodanig beveiligd is dat een passend niveau van gegevensbescherming gewaarborgd is.
(15)
Persoonsgegevens dienen niet langer in het register of door de entiteit te worden bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij werden verzameld en om ervoor te zorgen dat de betrokkenen en om ervoor te zorgen dat de betrokkenen voor de uitoefening van hun rechten toegang tot hun persoonsgegevens kunnen hebben. De persoonsgegevens moeten automatisch worden gewist binnen een bepaalde termijn na de beëindiging van de procedure. Die termijn moet op gerechtvaardigde en met redenen omklede gronden worden bepaald.
(16)
Teneinde vervalsing en frauduleus gebruik van laissez-passer tegen te gaan, dient de entiteit die door de Commissie wordt aangewezen om als enige gemachtigd te zijn tot het vervaardigen en personaliseren van de laissez-passer, te worden aangewezen overeenkomstig de bepalingen inzake de gunning van opdrachten, met name die van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (6), waarbij ook rekening dient te worden gehouden met de gevoelige aard van de te vervaardigen documenten.
(17)
Overeenkomstig het in artikel 5, lid 4, tweede alinea, van het Verdrag betreffende de Europese Unie neergelegde evenredigheidsbeginsel, gaat deze verordening niet verder dan wat nodig is om de doelstellingen ervan te verwezenlijken.
(18)
Deze verordening moet in de plaats komen van Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 1826/69 van de Raad (7). Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 1826/69 van de Raad moet derhalve, na een overgangsperiode, worden ingetrokken met ingang van 25 november 2015.
(19)
Er moet worden voorzien in een overgangsperiode, lopende van de datum van inwerkingtreding van deze verordening tot en met 24 november 2015, gedurende welke nog laissez-passer uit hoofde van Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 1826/69 kunnen worden afgegeven en gebruikt. Deze overgangsbepaling moet evenwel zodanig worden toegepast dat er, zodra wordt aangevangen met de afgifte van laissez-passer uit hoofde van de onderhavige verordening, geen laissez-passer uit hoofde van Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 1826/69 meer worden afgegeven en dat de laissez-passer die dan nog circuleren tot 24 november 2015 stelselmatig worden vervangen. Die aanpak zal ervoor zorgen dat de periode gedurende welke de twee vormen van laissez-passer circuleren, zo beperkt mogelijk zal zijn,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
Artikel 1
Toepassingsgebied
1. Het laissez-passer wordt uitsluitend in het belang van de Unie verstrekt aan de leden en het personeel van de in lid 2 bedoelde instellingen van de Unie. Het laissez-passer wordt overeenkomstig artikel 23 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie, respectievelijk de artikelen 11 en 81 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie, aan het personeel verstrekt. Het laissez-passer kan uitsluitend in het belang van de Unie bij wijze van uitzondering en na indiening van een met redenen omkleed verzoek worden verstrekt aan bijzondere aanvragers, overeenkomstig bijlage II.
2. Deze verordening is van toepassing op de instellingen, organen en instanties van de Europese Unie, alsook op de Europese dienst voor extern optreden (hierna „de instellingen” genoemd).
Artikel 2
Procedure
1. Voor de toepassing van deze verordening kan iedere instelling met andere instellingen overeenkomsten sluiten om synergie en kostenverlaging te bewerkstelligen. Deze instellingen zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van het personeel of de bijzondere aanvragers bedoeld in artikel 1, lid 1. Die gegevens omvatten de personalia en de biometrische gegevens die worden gebruikt om de aanvrager van de laissez-passer ondubbelzinnig te identificeren, met inbegrip van de gezichtsopname en twee vingerafdrukken als biometrische kenmerken.
2. Voor de toepassing van deze verordening treedt de Commissie op als centraal contactpunt met het oog op de overdracht van de door instellingen verwerkte persoonsgegevens aan de in lid 3 bedoelde entiteit.
3. De Commissie wijst een entiteit aan die belast wordt met het ontwerpen, vervaardigen en personaliseren van de laissez-passer, rekening houdend met de gevoelige aard van de te vervaardigen documenten. De entiteit wordt aangewezen overeenkomstig de bepalingen inzake de gunning van opdrachten, met name die van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012. Iedere overdracht van persoonsgegevens tijdens de procedure geschiedt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001.
4. De laissez-passer blijven eigendom van de Unie.
Artikel 3
Taalregeling
De laissez-passer worden afgegeven in alle officiële talen van de instellingen van de Unie als vermeld in bijlage I. De personalia worden weergegeven met inachtneming van de aanbevelingen van de ICAO.
Artikel 4
Geldigheidsduur
1. Onverminderd artikel 5, lid 2, worden laissez-passer afgegeven voor een duur van ten hoogste zes jaar en van niet minder dan twaalf maanden, behoudens de in de overeenkomstig artikel 6, lid 4, vastgestelde uitvoeringshandelingen bepaalde retourneringsvoorwaarden. De geldigheidsduur wordt aangepast aan de duur van de ambtstermijn van een lid van een instelling, de duur van het verblijf of van de tewerkstelling van een ambtenaar of de duur van de arbeidsovereenkomst van een tijdelijk functionaris of arbeidscontractant.
2. Alle laissez-passer die zijn verlopen of geen blanco bladen meer hebben waarop een visum kan worden aangebracht, moeten met het oog op intrekking of verlenging aan de instantie van afgifte worden geretourneerd. Het laissez-passer wordt ook geretourneerd wanneer de houder zijn ambt neerlegt of zijn dienstbetrekking beëindigt. Dit lid is eveneens van toepassing op de bijzondere aanvragers als bedoeld in artikel 1, lid 1. Wanneer een oorspronkelijke houder zijn laissez-passer retourneert wordt in elk geval eveneens het laissez-passer van een familielid dat te zijnen laste is geretourneerd.
Artikel 5
Persoonsgegevens - Rechten van het individu
1. De personen aan wie een laissez-passer is verstrekt, hebben het recht de hierop vermelde persoonsgegevens te verifiëren, overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EG) nr. 45/2001, en in voorkomend geval te verzoeken dat deze worden gecorrigeerd of verwijderd.
2. Personen bij wie het nemen van vingerafdrukken fysiek onmogelijk is, worden vrijgesteld van de verplichting deze te verstrekken. Wanneer het nemen van een afdruk van de aangewezen vingers tijdelijk onmogelijk is, is het toegestaan dat afdrukken van andere vingers worden genomen. Indien het nemen van afdrukken van de andere vingers ook tijdelijk onmogelijk is, kan een tijdelijk laissez-passer worden afgeven met een geldigheidsduur van 12 maanden of minder.
3. Een laissez-passer mag geen andere machineleesbare gegevens bevatten dan de krachtens deze verordening bedoelde.
4. Voor de toepassing van deze verordening mogen de biometrische kenmerken in laissez-passer alleen worden gebruikt voor het verifiëren van:
-
de echtheid van het document;
-
de identiteit van de houder door middel van direct beschikbare vergelijkbare kenmerken.
5. De persoonsgegevens worden beveiligd, met name tegen onbevoegde toegang, en de integriteit, de authenticiteit en de vertrouwelijkheid van de gegevens wordt gegarandeerd
6. De toegang tot de op het opslagmedium van de laissez-passer bewaarde vingerafdrukken wordt door de Commissie slechts aan derde staten verleend op de voorwaarden bepaald in artikel 9 van Verordening (EG) nr. 45/2001.
Artikel 6
Technische specificaties en veiligheidsnormen
1. Teneinde een vergelijkbaar veiligheidsniveau te waarborgen voldoet het laissez-passer aan de minimale veiligheidsnormen van Verordening (EG) nr. 2252/2004, en Beschikking C(2005) 409 van de Commissie van 28 februari 2005 tot vaststelling van de technische specificaties in verband met de normen voor de veiligheidskenmerken van en biometrische gegevens in door de lidstaten afgegeven paspoorten en reisdocumenten, Beschikking C(2006) 2909 van de Commissie van 28 juni 2006 tot vaststelling van de technische specificaties in verband met de normen voor de veiligheidskenmerken van en biometrische gegevens in door de lidstaten afgegeven paspoorten en reisdocumenten, Beschikking C(2008) 8657 van de Commissie van 22 december 2008 tot vaststelling van een certificaatbeleid als vereist in de technische specificaties in verband met de normen voor veiligheidskenmerken van en biometrische gegevens in door de lidstaten afgegeven paspoorten en reisdocumenten en tot bijwerking van de normatieve referentiedocumenten, Beschikking C(2009) 7476 van de Commissie van 5 oktober 2009 tot wijziging van Beschikking (C(2008) 8657 definitief) van de Commissie tot vaststelling van een certificaatbeleid als vereist in de technische specificaties in verband met de normen voor veiligheidskenmerken van en biometrische gegevens in door de lidstaten afgegeven paspoorten en reisdocumenten, Besluit C(2011) 5499 van de Commissie van 4 augustus 2011 tot wijziging van Beschikking C(2006) 2909 definitief tot vaststelling van de technische specificaties in verband met de normen voor de veiligheidskenmerken van en biometrische gegevens in door de lidstaten afgegeven paspoorten en reisdocumenten en Uitvoeringsbesluit C(2013) 6181 van 30 september 2013 tot wijziging van Beschikking C(2006) 2909 van de Commissie tot vaststelling van de technische specificaties in verband met de normen voor de veiligheidskenmerken van en biometrische gegevens in door de lidstaten afgegeven paspoorten en reisdocumenten
2. Teneinde in voorkomend geval te verzekeren dat het laissez-passer voldoet aan toekomstige minimale veiligheidsnormen die uit hoofde van Verordening (EG) nr. 2252/2004 worden vastgesteld, stelt de Commissie door middel van uitvoeringshandelingen aanvullende technische specificaties in overeenstemming met internationale normen vast, waaronder met name de normen en aanbevolen praktijken van de ICAO voor laissez-passer, met betrekking tot de volgende punten:
a)
aanvullende veiligheidskenmerken en -vereisten, met inbegrip van strengere normen ter voorkoming van vervalsing en namaak;
b)
technische specificaties voor het opslagmedium van de biometrische kenmerken en de beveiliging daarvan, inclusief het beletten van ongeoorloofde toegang en gefaciliteerde validatie;
c)
kwaliteitseisen en gemeenschappelijke technische normen inzake gezichtsopname en vingerafdrukken.
Die uitvoeringshandelingen worden overeenkomstig de in artikel 7, lid 2, bedoelde raadplegingsprocedure vastgesteld.
3. Overeenkomstig de in artikel 7, lid 2, bedoelde raadplegingsprocedure kan worden besloten dat de in lid 2 van dit artikel bedoelde specificaties geheim zijn en niet worden bekendgemaakt. In dat geval worden zij alleen toegankelijk gemaakt voor de door de Commissie overeenkomstig artikel 2, lid 3, aangewezen unieke entiteit, op voorwaarde dat deze unieke entiteit een passend beschermingsniveau waarborgt.
4. De Commissie stelt aan de hand van uitvoeringshandelingen regels voor instellingen vast voor gevallen van verlies, diefstal, afgifte van duplicaten en retourneren van laissez-passer. Deze uitvoeringshandelingen gelden voor alle laissez-passer. Zij worden goedgekeurd overeenkomstig de in artikel 7, lid 2, genoemde raadplegingsprocedure.
Artikel 7
Comitéprocedure
1. De Commissie wordt bijgestaan door het comité dat is ingesteld bij artikel 6 van Verordening (EG) nr. 1683/95. Dat comité is een comité in de zin van Verordening (EU) Nr. 182/2011.
2. Wanneer naar dit lid wordt verwezen, is artikel 4 van Verordening (EU) nr. 182/2011 van toepassing.
Artikel 8
Intrekkings- en overgangsbepalingen
1. Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 1826/69 wordt ingetrokken met ingang van 25 november 2015. Tijdens de periode van 1 januari 2014 tot en met 24 november 2015 blijft Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 1826/69 van toepassing.
2. Een laissez-passer dat overeenkomstig Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 1826/69 is verstrekt, is met ingang van 25 november 2015 niet langer geldig.
Artikel 9
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de vierde dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 17 december 2013.