UITVOERINGSVERORDENING (EU) 2015/212 VAN DE COMMISSIE
van 11 februari 2015
tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen voor Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad inzake de technische specificaties van het systeem voor de vastlegging en opslag in elektronische vorm van de voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, verificatie en audit vereiste gegevens over elke concrete actie, met inbegrip van gegevens over individuele deelnemers aan concrete acties die worden medegefinancierd door OP II
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2014 betreffende het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen (1), en met name artikel 32, lid 8, tweede alinea,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Uitvoeringsverordening (EU) nr. 463/2014 van de Commissie (2) stelt de noodzakelijke bepalingen voor het opstellen van programma's vast. Om de uitvoering te waarborgen van de programma's die door het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen worden gefinancierd, moeten nadere bepalingen voor de toepassing van Verordening (EU) nr. 223/2014 worden vastgesteld.
(2)
Voor de toepassing van artikel 32, lid 2, onder d), van Verordening (EU) nr. 223/2014 moeten de technische specificaties worden vastgesteld van het systeem voor de vastlegging en opslag in elektronische vorm van de voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, verificatie en audit vereiste gegevens over elke concrete actie.
(3)
De gedetailleerde technische specificaties van het systeem voor de vastlegging en opslag van gegevens moeten voldoende gedocumenteerd worden om het controlespoor van de naleving van de wettelijke voorschriften te waarborgen.
(4)
Het systeem voor de vastlegging en opslag van gegevens moet ook voorzien zijn van geschikte zoekinstrumenten en verslagleggingsfuncties om de erin opgeslagen informatie gemakkelijk te kunnen opvragen en samenvoegen ten behoeve van toezicht, evaluatie, financieel beheer, verificatie en audit.
(5)
De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
Artikel 1
Algemene bepalingen
Het systeem voor de vastlegging en opslag van gegevens over concrete acties als bedoeld in artikel 32, lid 2, onder d), van Verordening (EU) nr. 223/2014 moet voldoen aan de in de artikelen 2 tot en met 5 beschreven technische specificaties.
Artikel 2
Bescherming en bewaring van gegevens en documenten en de integriteit ervan
1. De toegang tot het systeem is gebaseerd op vooraf gedefinieerde rechten voor verschillende soorten gebruikers en wordt opgeheven wanneer hij niet meer nodig is.
2. Het systeem houdt een logboek bij waarin elke vastlegging, wijziging of verwijdering van documenten en gegevens wordt opgeslagen.
3. Het systeem laat geen wijziging toe van de inhoud van documenten die voorzien zijn van een elektronische handtekening. Er wordt een tijdstempel gegenereerd als bewijs dat het van een elektronische handtekening voorziene document is gedeponeerd; het tijdstempel wordt met het document verbonden en kan niet worden gewijzigd. Als dergelijke documenten worden verwijderd, wordt dit overeenkomstig lid 2 geregistreerd.
4. Er worden regelmatige back-ups gemaakt van de gegevens. De back-up met een kopie van de volledige inhoud van de databank is klaar voor gebruik in geval van nood.
5. De elektronische opslagfaciliteit is beschermd tegen elk gevaar van verlies of wijziging van de integriteit ervan. Deze bescherming omvat fysieke bescherming tegen te hoge of te lage temperatuur en vochtigheidsgraad, brand- en diefstaldetectiesystemen en adequate systemen ter bescherming tegen virusaanvallen, hackers en elke andere vorm van niet-geautoriseerde toegang.
6. Het systeem voorziet met voldoende regelmaat in de migratie van gegevens, formaat en computeromgeving om de leesbaarheid en toegankelijkheid van documenten en gegevens te waarborgen tot het einde van de in artikel 51, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 vermelde toepasselijke periode.
Artikel 3
Zoek- en verslagleggingsfuncties
Het systeem is voorzien van:
a)
geschikte zoekinstrumenten waarmee documenten, gegevens en gerelateerde metagegevens gemakkelijk kunnen worden teruggevonden;
b)
een verslagleggingsfunctie waarmee op basis van vooraf bepaalde criteria verslagen kunnen worden gegenereerd, met name voor de in Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014 van de Commissie (3) vermelde gegevens;
c)
een mogelijkheid om de onder b) bedoelde verslagen op te slaan, te exporteren of te printen, of een link naar een externe toepassing die in deze mogelijkheid voorziet.
Artikel 4
Documentatie van het systeem
De beheersautoriteit verstrekt gedetailleerde en geactualiseerde functionele en technische documentatie over de werking en de kenmerken van het systeem; de documentatie is op verzoek toegankelijk voor relevante entiteiten die verantwoordelijk zijn voor het beheer van het programma, alsmede voor de Commissie en de Europese Rekenkamer.
De in de eerste alinea bedoelde documentatie bevat bewijsmateriaal betreffende de tenuitvoerlegging van Verordening (EU) nr. 223/2014 in de betrokken lidstaat.
Artikel 5
Beveiliging van de informatie-uitwisseling
Het gebruikte systeem wordt beschermd door middel van afdoende beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de classificatie van documenten, de bescherming van informatiesystemen en de bescherming van persoonsgegevens. Deze maatregelen voldoen aan internationale normen en nationale wettelijke voorschriften.
De in de eerste alinea bedoelde beveiligingsmaatregelen beschermen netwerken en transmissievoorzieningen wanneer het gebruikte systeem met andere modules en systemen communiceert.
Artikel 6
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 11 februari 2015.