RICHTLIJN 2014/55/EU VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD
van 16 april 2014
inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten
(Voor de EER relevante tekst)
HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 114,
Gezien het voorstel van de Europese Commissie,
Na toezending van het ontwerp van wetgevingshandeling aan de nationale parlementen,
Gezien het advies van het Europees Economisch en Sociaal Comité (1),
Gezien het advies van het Comité van de Regio's (2),
Handelend volgens de gewone wetgevingsprocedure (3),
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Er bestaan in de lidstaten op dit moment diverse mondiale, nationale, regionale en bedrijfsspecifieke normen voor elektronische facturen. Geen van die normen heeft voorrang en de meeste zijn niet uitwisselbaar.
(2)
Omdat er geen gemeenschappelijke norm is, besluiten lidstaten, wanneer zij het gebruik van elektronische facturen bij overheidsopdrachten aanbevelen of verplicht stellen, hun eigen technische oplossingen op basis van afzonderlijke nationale normen te ontwikkelen. Vandaar dat er Uniebreed steeds meer verschillende normen naast elkaar bestaan. Dit zal in de toekomst waarschijnlijk nog meer het geval zijn.
(3)
Door de veelheid aan niet-interoperabele normen krijgen de ondernemers die in de lidstaten elektronische facturen gebruiken, te maken met een buitensporige complexiteit, rechtsonzekerheid en extra exploitatiekosten. Vaak moeten ondernemers die een grensoverschrijdende opdracht willen plaatsen, telkens wanneer zij een nieuwe markt betreden, aan een nieuwe norm inzake e-facturering voldoen. Aangezien zij het voor ondernemers minder aantrekkelijk maken grensoverschrijdende opdrachten te plaatsen, vormen de uiteenlopende wettelijke en technische eisen inzake elektronische facturen belemmeringen voor markttoegang bij grensoverschrijdende overheidsopdrachten en handelsbelemmeringen. Zij belemmeren de fundamentele vrijheden en beïnvloeden dus de werking van de interne markt rechtstreeks.
(4)
Die belemmeringen voor de intracommunautaire handel zullen in de toekomst waarschijnlijk toenemen wanneer er meer niet-interoperabele nationale en bedrijfsspecifieke normen tot stand komen en het gebruik van elektronische facturen bij overheidsopdrachten in de lidstaten zich meer verbreidt of verplicht wordt gesteld.
(5)
De belemmeringen voor grensoverschrijdende handel die het gevolg zijn van het naast elkaar bestaan van meerdere juridische voorschriften en technische normen inzake e-facturering, en van het gebrek aan interoperabiliteit, moeten worden weggenomen of teruggedrongen. Om dat doel te bereiken, moet er een gemeenschappelijke Europese norm voor het semantische gegevensmodel voor de kernelementen van een elektronische factuur (de „Europese norm voor elektronisch factureren”) worden ontwikkeld. De norm moet de kernelementen aangeven en beschrijven die een elektronische factuur altijd moet bevatten en die het mogelijk maken elektronische facturen te versturen en te ontvangen tussen systemen met uiteenlopende technische normen. Als bestaande nationale technische normen niet botsen met de nieuwe Europese norm, hoeven ze niet te worden vervangen en hoeft het gebruik ervan niet te worden beperkt, en moet het mogelijk blijven ze naast de Europese norm te blijven toepassen.
(6)
Door voor semantische interoperabiliteit te zorgen en de rechtszekerheid te verbeteren, zal deze richtlijn ook de toepassing van elektronische facturering bij overheidsopdrachten bevorderen en het zo voor lidstaten, aanbestedende diensten, aanbestedende instanties en ondernemers mogelijk maken aanzienlijke voordelen te genereren in de zin van besparingen, milieueffecten en vermindering van de administratieve lasten.
(7)
De voordelen van elektronische facturering worden maximaal benut wanneer het genereren, verzenden, overdragen, ontvangen, en verwerken van een factuur volledig geautomatiseerd kan worden. Daarom dienen alleen machineleesbare facturen waarvoor automatische en digitale verwerking door de ontvanger mogelijk is, te worden beschouwd als in overeenstemming met de Europese norm voor elektronische facturering. Een beeldbestand op zich mag niet worden beschouwd als een elektronische factuur in de zin van deze richtlijn.
(8)
Met interoperabiliteit wordt beoogd het mogelijk te maken tussen bedrijfssystemen, ongeacht hun technologie, toepassing of platform, op consistente wijze informatie aan te bieden en te verwerken. Volledige interoperabiliteit omvat de mogelijkheid op drie afzonderlijke niveaus te interopereren: de inhoud van de factuur (semantisch), het gebruikte formaat of de gebruikte taal (syntax), en de wijze van overdracht. Semantische interoperabiliteit houdt in dat de elektronische factuur een bepaalde hoeveelheid vereiste informatie bevat, en dat de precieze betekenis van de uitgewisselde informatie behouden blijft en op ondubbelzinnige wijze wordt begrepen, onafhankelijk van de wijze waarop zij fysiek wordt weergegeven of doorgegeven. Syntactische interoperabiliteit houdt in dat de gegevensonderdelen van een elektronische factuur worden voorgesteld in een elektronisch formaat dat rechtstreekse uitwisseling tussen de zender en ontvanger en automatische verwerking mogelijk maakt. Syntactische interoperabiliteit kan op een of twee manieren worden gerealiseerd, met name door gebruik te maken van een gemeenschappelijke syntax of door mapping tussen verschillende syntaxen toe te passen.
(9)
Er is een groot aantal syntaxen in gebruik. Syntactische interoperabiliteit wordt in steeds hogere mate door middel van mapping verwezenlijkt. Die methode is doeltreffend als de factuur op semantisch niveau alle vereiste gegevensonderdelen bevat en deze onderdelen een ondubbelzinnige betekenis hebben. Omdat veelal niet aan die voorwaarde is voldaan, is het noodzakelijk actie te ondernemen om interoperabiliteit op semantisch niveau te bewerkstelligen. Ten behoeve van verdere vereenvoudiging van het gebruik van elektronische facturering alsook van terugdringing van de kosten, moet een van de doelstellingen op lange termijn erin bestaan het aantal gebruikte syntaxen te beperken, bij voorkeur door zich te richten op de meest courant gebruikte syntaxen.
(10)
De normalisatie van elektronische facturering is een aanvulling op de inspanningen die worden geleverd om elektronisch aanbesteden ingang te doen vinden, zoals weergegeven in de desbetreffende bepalingen van Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad (4) en Richtlijn 2014/25/EU van het Europees Parlement en de Raad (5).
(11)
In zijn conclusies van 28 en 29 juni 2012 en 24 oktober 2013 heeft de Europese Raad verklaard dat voorrang moet worden gegeven aan maatregelen voor de verdere ontwikkeling van grensoverschrijdende internethandel en de modernisering van overheidsadministraties, onder meer door het bevorderen van de overgang naar en door middel van de vlotte invoering van elektronische facturering.
(12)
Het Europees Parlement heeft in zijn resolutie van 20 april 2012 gewezen op de versnippering van de markt als gevolg van nationale voorschriften inzake e-facturering, de aanzienlijke door e-facturering geboden voordelen onderstreept en het belang benadrukt van rechtszekerheid, een eenduidige technische omgeving en open en interoperabele oplossingen voor e-facturering die gebaseerd zijn op gemeenschappelijke wettelijke vereisten, bedrijfsprocessen en technische normen. Op deze gronden heeft het Europees Parlement opgeroepen om elektronische facturering bij overheidsopdrachten tegen 2016 verplicht te stellen.
(13)
Het bij besluit van de Commissie van 2 november 2010 (6) opgerichte Europees multistakeholderforum inzake elektronische facturering (e-facturering) stelde in oktober 2013 met eenparigheid van stemmen een aanbeveling vast inzake het gebruik van een semantisch gegevensmodel ter ondersteuning van de interoperabiliteit voor elektronische facturering.
(14)
Deze richtlijn moet van toepassing zijn op elektronische facturen die worden ontvangen door aanbestedende diensten en instanties en die worden opgesteld als gevolg van de uitvoering van overeenkomsten waarop Richtlijn 2009/81/EG van het Europees Parlement en de Raad (7), Richtlijn 2014/23/EU van het Europees Parlement en de Raad (8), Richtlijn 2014/24/EU of Richtlijn 2014/25/EU, van toepassing zijn. Deze richtlijn moet alleen van toepassing zijn op elektronische facturen die zijn opgesteld door de ondernemer aan wie de overheidsopdracht of de concessieovereenkomst is gegund (de hoofdaannemer). Wanneer de lidstaten overeenkomstig artikel 71 van Richtlijn 2014/24/EU en artikel 88 van Richtlijn 2014/25/EU voorzien in de mogelijkheid van rechtstreekse betaling aan onderaannemers, moet de in de aanbestedingsstukken vast te stellen regeling bepalingen bevatten over het al dan niet gebruiken van elektronische facturering bij de betaling van onderaannemers. Duidelijk moet worden vermeld dat voor een opdracht die aan een combinatie van ondernemers wordt gegund, deze richtlijn zowel van toepassing is op elektronische facturen die door de groep op zich als op elektronische facturen die door de afzonderlijke ondernemers worden opgesteld.
(15)
Deze richtlijn moet van toepassing zijn op concessieovereenkomsten die betalingen inhouden, die vereisen dat de factuur wordt opgesteld door de ondernemer aan wie de concessieovereenkomst werd gegund. In artikel 5, punt 1, van Richtlijn 2014/23/EU staat een definitie van „concessies”. Het doel van concessieovereenkomsten is de aanbesteding van werken of diensten door middel van een concessie, waarbij de tegenprestatie bestaat hetzij in het recht het werk of de dienst te exploiteren, hetzij in dit recht en een betaling.
(16)
Deze richtlijn is onderworpen aan artikel 346 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. Deze richtlijn geldt niet voor elektronische facturen die worden opgesteld voor de uitvoering van (geheim verklaarde of door speciale beveiligingsmaatregelen omgeven) overeenkomsten die niet onder Richtlijn 2014/23/EU, Richtlijn 2014/24/EU en Richtlijn 2014/25/EU vallen, ingevolge respectievelijk artikel 10, lid 6, artikel 15, lid 3, en artikel 24, lid 3, ervan. Onder dezelfde omstandigheden moet in deze richtlijn worden gezorgd voor een specifieke uitzondering voor elektronische facturen die worden opgesteld voor de uitvoering van zulke (geheim verklaarde of door speciale beveiligingsmaatregelen omgeven) overeenkomsten die onder Richtlijn 2009/81/EG vallen.
(17)
De in deze richtlijn gebruikte definities moeten stroken met de overige Uniewetgeving inzake overheidsopdrachten.
(18)
De Commissie moet op grond van de toepasselijke bepalingen van Verordening (EU) nr. 1025/2012 van het Europees Parlement en de Raad (9) de desbetreffende Europese normalisatie-instelling verzoeken een Europese norm voor elektronische facturering te ontwikkelen. Op grond van de relevante bepalingen van Verordening (EU) nr. 1025/2012, is het besluit van de Commissie om dat verzoek in te dienen onderworpen aan de onderzoeksprocedure bedoeld in Verordening (EU) nr. 182/2011 van het Europees Parlement en de Raad (10).
(19)
De Europese norm voor elektronische facturering moet zijn gebaseerd op bestaande technische specificaties, ontwikkeld in het kader van Europese normalisatie-instellingen zoals CEN (CWA 16356-MUG en CWA 16562-CEN BII), en rekening houden met andere relevante technische specificaties die zijn ontwikkeld in het kader van internationale normalisatie-instellingen, zoals UN/CEFACT (CII v. 2.0) en ISO (financiële factuur („financial invoice”) op basis van de ISO 20022-methode). Bij de uitvoering van het normalisatieverzoek moet de desbetreffende Europese normalisatie-instelling eveneens rekening houden met de resultaten van grootschalige proefprojecten die binnen het beleidsondersteuningsprogramma bij het kaderprogramma voor concurrentievermogen en innovatie (CIP) worden uitgevoerd, en met technische specificaties inzake elektronische facturering van andere relevante organen en instellingen die op brede schaal worden gebruikt in de zakelijke sector. De Europese norm voor elektronische facturering moet ook verenigbaar zijn met de bestaande betalingsnormen zodat betalingen automatisch verwerkt kunnen worden.
(20)
In haar verzoek aan de relevante Europese normalisatie-instelling moet de Commissie verlangen dat de Europese norm voor elektronische facturering technologisch neutraal is zodat iedere verstoring van de mededinging wordt voorkomen, dat de norm verenigbaar is met de toepasselijke internationale normen voor elektronische facturering om te voorkomen dat leveranciers uit derde landen stuiten op technische belemmeringen voor toegang tot de markt en om het voor Europese leveranciers eenvoudiger te maken elektronische facturen naar kopers in derde landen te sturen, en dat de norm strookt met Richtlijn 2006/112/EG van de Raad (11). Omdat elektronische facturen persoonsgegevens kunnen bevatten, moet de Commissie ook verlangen dat de Europese norm voor elektronische facturering rekening houdt met de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad (12) alsmede de beginselen van gegevensbescherming door middel van ontwerp, evenredigheid en gegevensminimalisatie. In aanvulling op die minimumvereisten moet de Commissie in haar verzoek aan de desbetreffende Europese normalisatie-instelling verdere eisen stellen ten aanzien van de inhoud van de Europese norm voor elektronische facturering en een uiterste termijn bepalen voor de vaststelling ervan.
(21)
Het midden- en kleinbedrijf moet ook van elektronische facturering bij overheidsopdrachten kunnen profiteren en dus moet de Europese norm voor elektronische facturering de mogelijkheid bieden gebruikersvriendelijke systemen voor elektronische facturering op te zetten, te weten systemen die gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken zijn. In dit verband moet ook rekening worden gehouden met het feit dat het midden- en kleinbedrijf, evenals kleinere aanbestedende diensten en instanties, over beperkte personele en financiële middelen beschikken.
(22)
De Europese norm voor elektronische facturering moet ook geschikt zijn voor gebruik in handelstransacties tussen ondernemingen. Om particuliere ondernemers in staat te stellen de nieuwe norm in hun onderlinge zakelijke contacten te gebruiken, moet de Commissie er dus voor zorgen dat de norm niet zodanig wordt ontworpen dat hij alleen op het gebied van overheidsopdrachten kan worden gebruikt.
(23)
Bij facturen die in verschillende bedrijfssectoren worden uitgereikt, kan het noodzakelijk zijn sectorspecifieke informatie op te nemen. Toch moeten alle facturen een beperkt aantal gemeenschappelijke standaardelementen bevatten. Die zijn namelijk noodzakelijk om te kunnen controleren of de factuur de achterliggende zakelijke transactie correct weergeeft en om de rechtsgeldigheid van de factuur te waarborgen. Richtlijn 2006/112/EG bevat een lijst van de elementen die in het kader van de belasting over de toegevoegde waarde voorgeschreven zijn. De Europese norm voor elektronische facturering moet overeenkomen met deze reeks elementen.
(24)
De Europese norm voor elektronische facturering moet de semantische gegevenselementen definiëren die met name betrekking hebben op complementaire gegevens inzake verkoper en koper, proceskenmerken, factuurkenmerken, details inzake factuurposten, informatie over levering, en betalingsdetails en -voorwaarden. De kernelementen van een elektronische factuur moeten op iedere elektronische factuur worden vermeld. Dit moet een duidelijke en eenvormige toepassing van elektronische facturering waarborgen.
(25)
Hoewel ter wille van overeenstemming met Richtlijn 2006/112/EG voor de verzender van een elektronische factuur de mogelijkheid moet blijven bestaan door middel van diverse methoden, waaronder de elektronische handtekening, de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur te waarborgen, mag in de Europese norm voor elektronische facturering geen elektronische handtekening worden voorgeschreven.
(26)
Om excessieve kosten en lasten voor de aanbestedende diensten en instanties te voorkomen, moet de desbetreffende Europese normalisatie-instelling worden verzocht een lijst met een beperkt aantal aan de Europese norm voor elektronische facturering beantwoordende syntaxen aan te wijzen. Die lijst mag geen onderdeel uitmaken van de Europese norm voor elektronische facturering. De aangewezen syntaxen moeten al op ruime schaal en met succes worden gebruikt door ondernemers en aanbestedende diensten. Om de uitvoering door de lidstaten te vergemakkelijken en te bespoedigen moet de desbetreffende Europese normalisatie-instelling worden verzocht te zorgen voor goede syntaxbindingen van de Europese norm voor elektronische facturering naar alle syntaxen op de lijst. Syntaxbindingen zijn richtsnoeren betreffende de wijze waarop de norm in de diverse syntaxen kan worden voorgesteld. Dit normalisatieproduct moet de Europese norm voor elektronische facturering en de lijst van syntaxen aanvullen.
(27)
De Europese normalisatie-instelling moet eveneens worden verzocht aanbevelingen over interoperabiliteit inzake overdracht (waaronder niet de Europese norm) op te stellen, om het gebruik van de Europese norm over elektronische facturering te vergemakkelijken. Die aanbevelingen mogen geen onderdeel uitmaken van de Europese norm over elektronische facturering Europese norm over elektronische facturering en niet bindend zijn voor aanbestedende diensten en aanbestedende instanties.
(28)
Voordat de Europese norm voor elektronische facturering in de lidstaten wordt ingevoerd, moet het gebruik ervan in de praktijk op afdoende wijze worden getest. Deze evaluatie moet gebeuren tijdens het opstellen van de norm. Bij deze evaluatie, waar de eindgebruikers bij moeten worden betrokken, moet in het bijzonder worden gelet op de aspecten hanteerbaarheid en gebruikersvriendelijkheid, en moet worden aangetoond dat de norm op kosten-efficiënte en evenredige wijze kan worden ingevoerd.
(29)
Wanneer de door de desbetreffende Europese normalisatie-instelling opgestelde Europese norm voor elektronische facturering en de lijst van aan de norm beantwoordende syntaxen aan de in het verzoek van de Commissie aan de Europese normalisatie-instelling vermelde eisen voldoen, en wanneer de norm is getest, moeten de referenties van de Europese norm voor elektronische facturering en de lijst van syntaxen in het Publicatieblad van de Europese Unie worden bekendgemaakt.
(30)
De bepalingen over de ontwikkeling van de norm en de andere normalisatieproducten in deze richtlijn stroken met de overeenkomstige bepalingen in Verordening (EU) nr. 1025/2012. Gelet op de kenmerken van onderhavige richtlijn is het echter raadzaam te bepalen dat de besluiten om de referenties naar de norm en de lijst van goedgekeurde syntaxen bekend te maken, niet bekend te maken of in beperkte mate bekend te maken, worden genomen volgens de onderzoeksprocedure. Dit moet de toepassing van de bepalingen van Verordening (EU) nr. 1025/2012 over formele bezwaren tegen geharmoniseerde normen evenwel onverlet laten.
(31)
Europese normalisatie-instellingen herzien en actualiseren de normen regelmatig om in te spelen op de technologische ontwikkelingen. Vanwege het snelle verloop van de ontwikkelingen in de ict-sector, moet de Commissie de desbetreffende Europese normalisatie-instelling ook kunnen verzoeken de Europese norm voor elektronische facturering te herzien en te actualiseren om rekening te houden met die ontwikkelingen en om de continuïteit van de interoperabiliteit te waarborgen.
(32)
Teneinde te kunnen inspelen op de technologische ontwikkelingen of de marktvereisten, moet de Commissie een uitvoeringshandeling kunnen vaststellen om de lijst van syntaxen te kunnen herzien en actualiseren. Voor complexere aanpassingen moet de Commissie de desbetreffende Europese normalisatie-instelling ook kunnen verzoeken de lijst van syntaxen te herzien en te actualiseren.
(33)
Wanneer de Commissie het noodzakelijk acht dat wordt gezorgd voor volledige en continue interoperabiliteit, dat rekening wordt gehouden met de technologische ontwikkelingen of dat het aantal te gebruiken syntaxen wordt beperkt, moet zij een reeds bekendgemaakte lijst van syntaxen kunnen herzien. De Commissie dient daarbij rekening te houden met de door de Europese normalisatie-instelling aangewezen, geëvalueerde en geactualiseerde lijst van syntaxen.
(34)
Zodra de in deze richtlijn gestelde omzettingstermijnen verstrijken moeten de aanbestedende diensten en de aanbestedende instanties worden verplicht facturen te ontvangen en te verwerken die beantwoorden aan de Europese norm voor elektronische facturering en aan alle syntaxen op de door de Commissie in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakte lijst. Aanbestedende diensten en aanbestedende instanties mogen elektronische facturen die aan bovenstaande eisen voldoen derhalve niet weigeren enkel en alleen omdat de elektronische factuur niet beantwoordde aan andere dan de specifiek in deze richtlijn bepaalde vereisten (bijvoorbeeld nationale of sectorspecifieke vereisten, of bijkomende technische vereisten van enigerlei aard). Andere dwingende redenen tot weigering, zoals deze in verband met contractuele voorwaarden, mogen echter niet door deze verplichting worden ontkracht. Aanbestedende diensten en aanbestedende instanties moeten, voordat zij de factuur betalen, in alle gevallen de vrijheid hebben om na te gaan of de inhoud van de elektronische factuur de zakelijke transactie in kwestie correct weergeeft (bijvoorbeeld of het bedrag op de factuur juist is) en of de factuur aan de juiste ontvanger is gericht. De verplichting elektronische facturen die aan deze richtlijn beantwoorden niet te weigeren, laat Richtlijn 2011/7/EU van het Europees Parlement en de Raad (13)onverlet.
(35)
Deze richtlijn moet alleen ontvangers van een factuur, dat wil zeggen aanbestedende diensten, aankoopcentrales en aanbestedende instanties, verplichten elektronische facturen te aanvaarden en te verwerken. Deze richtlijn moet het recht van de zender van de factuur om ervoor te kiezen de factuur volgens de Europese norm voor elektronische facturering, volgens nationale of andere technische normen, of op papier in te dienen, onverlet laten. Deze richtlijn mag de lidstaten echter niet beletten te bepalen dat er in het kader van overheidsopdrachten uitsluitend elektronische facturen kunnen worden ingediend. Als de afzender ervoor kiest de factuur in te dienen volgens de Europese norm voor elektronische facturering, moet de ontvanger alleen verplicht zijn die te aanvaarden en te verwerken als de factuur is opgesteld in één van de syntaxen die op de lijst staan die de Commissie in het Publicatieblad van de Europese Unie heeft gezet. De afzender moet echter een derde partij kunnen inschakelen om zijn eigen syntax om te zetten in één van de syntaxen van de lijst.
(36)
De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming is overeenkomstig artikel 28, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (14) geraadpleegd en heeft op 11 november 2013 advies uitgebracht (15). In zijn advies van 11 november 2013 heeft hij aanbevelingen gedaan voor het waarborgen van een toereikende gegevensbescherming bij de toepassing van deze richtlijn. Die aanbevelingen moeten voor ogen worden gehouden wanneer de Europese norm voor elektronische facturering wordt opgesteld en er door aanbestedende diensten en aanbestedende instanties persoonsgegevens worden verwerkt. Er moet met name duidelijk worden gesteld dat bestaande wetten inzake gegevensbescherming ook gelden op het gebied van elektronische facturering en dat de bekendmaking van persoonsgegevens ten behoeve van transparantie en aansprakelijkheid moet stroken met de bescherming van de privacy.
(37)
Aangezien Richtlijn 2006/112/EG regels betreffende facturering en elektronische facturering bevat, moet duidelijkheid worden verschaft over de verhouding tussen die richtlijn en de voorliggende richtlijn. De voorliggende richtlijn heeft een ander doel, en ze heeft een ander toepassingsgebied dan Richtlijn 2006/112/EG, en laat derhalve de daarin vervatte bepalingen over het gebruik van elektronische facturen voor btw-doeleinden onverlet. Met name artikel 232 van Richtlijn 2006/112/EG heeft betrekking op de relaties tussen de bij de transactie betrokken partijen en heeft tot doel ervoor te zorgen dat het gebruik van elektronische facturen door de verzender niet aan de ontvanger kan worden opgelegd. Dit moet echter het recht van de lidstaten om aanbestedende diensten en aanbestedende instanties te verplichten om onder bepaalde voorwaarden elektronische facturen te ontvangen, onverlet laten.
(38)
Om het voor de aanbestedende diensten en de aanbestedende instanties mogelijk te maken de technische maatregelen die na de vaststelling van de Europese norm voor elektronische facturering en de goedkeuring van de lijst van syntaxen nodig zijn om aan deze richtlijn te voldoen, op behoorlijke wijze voor te bereiden en uit te voeren, en met het oog op de noodzaak van een vlotte invoering van elektronische facturering, moet een omzettingstermijn van 18 maanden na de bekendmaking van de referentie van de Europese norm voor elektronische facturering en de lijst van syntaxen in het Publicatieblad van de Europese Unie, als gerechtvaardigd beschouwd worden. Ondanks deze algemene termijn voor de omzetting en ter wille van een vlottere invoering van elektronische facturering voor sommige aanbestedende diensten, zoals plaatselijke en regionale aanbestedende diensten en overheidsbedrijven, moeten de lidstaten de toepassing van deze richtlijn kunnen uitstellen voor niet-centrale aanbestedende diensten en aanbestedende instanties tot ten hoogste 30 maanden na de bekendmaking van de referentie van de Europese norm voor elektronische facturering en van de lijst van syntaxen in het Publicatieblad van de Europese Unie. Die mogelijkheid om de toepassing van de in deze richtlijn vervatte voorwaarden uit te stellen geldt niet voor aankoopcentrales.
(39)
Om het aanbestedende diensten en aanbestedende instanties gemakkelijker te maken aan de eisen van deze richtlijn te voldoen, moet de Commissie ervoor zorgen dat de lidstaten volledig en geregeld op de hoogte worden gehouden van de voortgang bij de ontwikkeling van de norm en de daarmee samenhangende, door de desbetreffende Europese normalisatie-instellingen te leveren normalisatieproducten. Dat moet de lidstaten in staat stellen de noodzakelijke voorbereidingen te treffen zodat de uitvoering binnen de overeengekomen termijnen kan worden voltooid.
(40)
Aangezien, tenzij het nationale recht anders bepaalt, de aanbestedende diensten en aaanbestedende instanties elektronische facturen zullen kunnen aanvaarden die aan andere normen dan de Europese norm voor elektronische facturering voldoen, alsmede papieren facturen, leidt deze richtlijn niet tot extra kosten of lasten voor ondernemingen, met inbegrip van kleine, micro- en middelgrote ondernemingen in de zin van Aanbeveling 2003/361/EG van de Commissie (16). De Commissie en de lidstaten moeten bovendien alles in het werk stellen om de kosten van de Europese norm voor elektronische facturering voor de gebruikers ervan te beperken, in het bijzonder voor micro-, kleine en middelgrote ondernemingen, ter wille van een vlotte invoering in de gehele Europese Unie.
(41)
Bij de uitvoering van deze richtlijn moeten de lidstaten rekening houden met de behoeften van het midden- en kleinbedrijf en van kleinere aanbestedende diensten en instanties en aan alle aanbestedende diensten en instanties en leveranciers de steun bieden die nodig is om gebruik van de Europese norm voor elektronische facturering mogelijk te maken. Daarnaast moeten er, in het bijzonder voor het midden- en kleinbedrijf, opleidingen worden georganiseerd.
(42)
Ter vergemakkelijking van de technische en procedurele aanpassingen die alle bij het plaatsen van overheidsopdrachten betrokken partijen moeten doorvoeren om de invoering van deze richtlijn te doen slagen, moeten de lidstaten, waar mogelijk, hulp van het structuurfonds beschikbaar stellen voor alle in aanmerking komende aanbestedende diensten en instanties en het midden- en kleinbedrijf.
(43)
Om eenvormige voorwaarden voor de tenuitvoerlegging van deze richtlijn en voor het opstellen, het beperken en het herzien van de lijst van syntaxen te waarborgen, moeten aan de Commissie uitvoeringsbevoegdheden worden verleend. Die bevoegdheden moeten worden uitgeoefend overeenkomstig Verordening (EU) nr. 182/2011. Voor de vaststelling van uitvoeringshandelingen met betrekking tot de lijst van syntaxen moet de onderzoeksprocedure worden gebruikt, aangezien zij tot doel hebben de toepassing van de Europese norm voor elektronische facturering te faciliteren, interoperabiliteit te waarborgen, en ervoor te zorgen dat snel wordt ingespeeld op technologische ontwikkelingen. De onderzoeksprocedure moet ook worden gevolgd voor de vaststelling van uitvoeringshandelingen met betrekking tot bezwaren tegen de Europese norm voor elektronische facturering, aangezien die handelingen gevolgen kunnen hebben voor de verplichting om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken.
(44)
Daar de doelstellingen van deze richtlijn, namelijk de markt- en handelsbelemmeringen die het gevolg zijn van het bestaan van uiteenlopende nationale regels en normen, opheffen en te zorgen voor interoperabiliteit, niet voldoende door de lidstaten kunnen worden verwezenlijkt, maar derhalve beter door de Unie kunnen worden verwezenlijkt, kan de Unie, overeenkomstig het in artikel 5 van het Verdrag betreffende de Europese Unie neergelegde subsidiariteitsbeginsel, maatregelen nemen. Overeenkomstig het in hetzelfde artikel neergelegde evenredigheidsbeginsel gaat deze richtlijn niet verder dan wat nodig is om deze doelstellingen te verwezenlijken,
HEBBEN DE VOLGENDE RICHTLIJN VASTGESTELD:
Artikel 1
Toepassingsgebied
Deze richtlijn is van toepassing op elektronische facturen die worden opgesteld als gevolg van de uitvoering van overeenkomsten waarop Richtlijn 2009/81/EG, Richtlijn 2014/23/EU, Richtlijn 2014/24/EU of Richtlijn 2014/25/EU van toepassing is.
Deze richtlijn is niet van toepassing op elektronische facturen die worden opgesteld als gevolg van de uitvoering van overeenkomsten die vallen onder Richtlijn 2009/81/EG, wanneer het plaatsen van de opdracht en het uitvoeren van de overeenkomst geheim zijn verklaard of overeenkomstig de in een lidstaat geldende wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen gepaard moeten gaan met speciale beveiligingsmaatregelen en mits de lidstaat heeft bepaald dat het niet mogelijk is de betrokken wezenlijke belangen door middel van minder ingrijpende maatregelen te vrijwaren.
Artikel 2
Definities
Voor de toepassing van deze richtlijn gelden de volgende definities:
1. „elektronische factuur”: een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt;
2. „kernelementen van een elektronische factuur”: een verzameling van essentiële gegevenscomponenten die een elektronische factuur moet bevatten om grensoverschrijdende interoperabiliteit mogelijk te maken, met inbegrip van de gegevens die nodig zijn om de naleving van de wettelijke voorschriften te waarborgen;
3. „semantisch gegevensmodel”: een gestructureerde reeks onderling logisch op elkaar betrekking hebbende termen en de desbetreffende betekenissen daarvan, die de kernelementen van een elektronische factuur specificeren;
4. „syntax”: de machineleesbare taal of taalvariant die wordt gebruikt om de in een elektronische factuur vervatte gegevenselementen weer te geven;
5. „syntaxbindingen”: richtsnoeren over de wijze waarop een semantisch gegevensmodel voor een elektronisch factuur in de diverse syntaxen kan worden weergegeven;
6. „aanbestedende diensten”: aanbestedende diensten als omschreven in artikel 1, punt 17, van Richtlijn 2009/81/EG, artikel 6, lid 1, van Richtlijn 2014/23/EU en artikel 2, lid 1, punt 1, van Richtlijn 2014/24/EU;
7. „niet-centrale aanbestedende diensten”: niet-centrale aanbestedende diensten volgens de definitie in artikel 2, lid 1, punt 3, van Richtlijn 2014/24/EU;
8. „aankoopcentrale”: een aankoopcentrale volgens de definitie in artikel 2, lid 1, punt 16, van Richtlijn 2014/24/EU;
9. „aanbestedende instanties”: aanbestedende instanties volgens de definitie in artikel 1, punt 17, van Richtlijn 2009/81/EG, artikel 7, leden 1 en 2 van Richtlijn 2014/23/EU en artikel 4, lid 1, van Richtlijn 2014/25/EU;
10. „internationale norm”: een internationale norm als omschreven in artikel 2, lid 1, onder a), van Verordening (EU) nr. 1025/2012;
11. „Europese norm”: een Europese norm als omschreven in artikel 2, lid 1, onder b), van Verordening (EU) nr. 1025/2012.
Artikel 3
Vaststelling van een Europese norm
1. De Commissie verzoekt de desbetreffende Europese normalisatie-instelling om een Europese norm op te stellen voor het semantische gegevensmodel voor de kernelementen van een elektronische factuur (de „Europese norm voor elektronische facturering”).
De Commissie verlangt dat de Europese norm voor elektronische facturering aan ten minste de volgende criteria voldoet:
-
ze is technologisch neutraal,
-
ze is verenigbaar met de relevante internationale normen voor elektronische facturering,
-
ze heeft aandacht voor de nood aan bescherming van persoonsgegevens in overeenstemming met Richtlijn 95/46/EG, voor een aanpak volgens het concept van „gegevensbescherming door middel van ontwerp” en voor de beginselen evenredigheid, gegevensminimalisatie en doelbinding,
-
ze strookt met de desbetreffende bepalingen van Richtlijn 2006/112/EG,
-
ze biedt de mogelijkheid hanteerbare, gebruikersvriendelijke, flexibele en kosten-efficiënte systemen voor elektronische facturering op te zetten,
-
ze houdt rekening met de speciale behoeften van het midden- en kleinbedrijf en van niet-centrale aanbestedende diensten en aanbestedende instanties,
-
ze is geschikt voor gebruik in commerciële transacties tussen ondernemingen.
De Commissie verzoekt de desbetreffende Europese normalisatie-instelling te zorgen voor een lijst met een beperkt aantal syntaxen die voldoen aan de Europese norm voor elektronische facturering, de passende syntaxbindingen en richtsnoeren over interoperabiliteit bij transmissie, om het gebruik van die norm te vergemakkelijken.
De verzoeken worden vastgesteld volgens de procedure van artikel 10, leden 1 tot en met 5, van Verordening (EU) nr. 1025/2012.
Als onderdeel van het werk aan de ontwikkeling van de norm door de desbetreffende Europese normalisatie-instelling zal de praktische toepassing van de norm voor een eindgebruiker binnen de termijn van lid 2 worden getest. De Commissie houdt de algemene verantwoordelijkheid voor het testen en zorgt ervoor dat tijdens de test in het bijzonder zal worden gelet op de naleving van de criteria hanteerbaarheid, gebruikersvriendelijkheid en mogelijke uitvoeringskosten, overeenkomstig de tweede alinea van lid 1. De Commissie legt het Europees Parlement en de Raad een verslag over het resultaat van de test voor.
2. Wanneer de Europese norm voor elektronische facturering, opgesteld volgens het in lid 1 bedoelde verzoek, voldoet aan de in dat verzoek gestelde eisen, en wanneer de testfase overeenkomstig de vijfde alinea van lid 1 is voltooid, maakt de Commissie de referentie naar de norm bekend in het Publicatieblad van de Europese Unie, tezamen met de lijst van een beperkt aantal syntaxen, opgesteld volgens het in lid 1 bedoelde verzoek. Die bekendmaking moet uiterlijk 27 mei 2017 zijn voltooid.
Artikel 4
Formele bezwaren tegen de Europese norm
1. Wanneer een lidstaat of het Europees Parlement van oordeel is dat de Europese norm voor elektronische facturering en de lijst van syntaxen niet geheel voldoen aan de criteria in artikel 3, lid 1, stelt de lidstaat, respectievelijk het Europees Parlement de Commissie daarvan in kennis met een uitgebreide toelichting, en de Commissie besluit vervolgens:
a)
om de referenties naar de Europese norm voor elektronische facturering en de lijst van syntaxen in kwestie bekend te maken, niet bekend te maken of in beperkte mate bekend te maken in het Publicatieblad van de Europese Unie;
b)
om de referenties naar de Europese norm voor elektronische facturering en de lijst van syntaxen in kwestie in het Publicatieblad van de Europese Unie te laten staan of in beperkte mate te laten staan of uit het Publicatieblad van de Europese Unie te schrappen;
2. De Commissie publiceert op haar website informatie over de Europese norm voor elektronische facturering en de lijst van syntaxen waarop het in lid 1 bedoelde besluit betrekking heeft.
3. De Commissie stelt de betrokken Europese normalisatie-instelling in kennis van het in lid 1 bedoelde besluit en verzoekt indien nodig om herziening van de Europese norm voor elektronische facturering of de lijst van syntaxen in kwestie.
4. De onder a) en b) in lid 1 van dit artikel bedoelde besluiten worden vastgesteld volgens de in artikel 10, lid 2, bedoelde onderzoeksprocedure.
Artikel 5
Onderhoud en verdere ontwikkeling van de Europese norm en lijst van syntaxen
1. Om in te spelen op de technologische ontwikkelingen en om de continuïteit van de interoperabiliteit inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten te waarborgen, kan de Commissie:
a)
de Europese norm voor elektronische facturering;
b)
de door haar in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakte lijst van syntaxen actualiseren of herzien.
2. Wanneer de Commissie besluit over te gaan tot de onder a) in lid 1 bedoelde actie, richt zij een verzoek tot de Europese normalisatie-instelling in kwestie. Dat verzoek wordt gedaan volgens de in artikel 3, lid 1, bedoelde procedure, zonder dat de daarin bedoelde termijnen gelden.
3. Artikel 4 is van toepassing op een overeenkomstig lid 1, onder a) uitgevoerde actualisering of herziening.
4. Wanneer de Commissie besluit over te gaan tot de onder b) in lid 1 bedoelde actie, volgt zij de onderzoeksprocedure in artikel 10, lid 2, of richt zij een verzoek tot de Europese normalisatie-instelling in kwestie. Dat verzoek wordt gedaan volgens de in artikel 3, lid 1 bedoelde procedure, zonder dat de daarin bedoelde termijnen gelden.
Artikel 6
Kernelementen van een elektronische factuur
Tot de kernelementen van een elektronische factuur behoren, onder andere:
a)
proces- en factuurkenmerken;
b)
de factuurperiode;
c)
informatie over de verkoper;
d)
informatie over de koper;
e)
informatie over de begunstigde van de betaling;
f)
informatie over de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper;
g)
een verwijzing naar de overeenkomst;
h)
leveringsdetails;
i)
betalingsinstructies;
j)
informatie over kortingen of toeslagen;
k)
informatie over de factuurregel;
l)
totalen op de factuur;
m)
de uitsplitsing van de btw.
Artikel 7
Ontvangen en verwerken van elektronische facturen
De lidstaten zorgen ervoor dat aanbestedende diensten en aanbestedende instanties elektronische facturen ontvangen en verwerken die voldoen aan de Europese norm voor elektronische facturering, waarvan de referentie op grond van artikel 3, lid 2, is bekendgemaakt, en aan syntaxen op de overeenkomstig artikel 3, lid 2 bekendgemaakte lijst.
Artikel 8
Gegevensbescherming
1. Deze richtlijn laat van toepassing zijnde Unieregelgeving en nationale regelgeving over gegevensbescherming onverlet.
2. Onder voorbehoud van andersluidende bepalingen in Unieregelgeving of nationale regelgeving en onverminderd vrijstellingen en beperkingen vastgelegd in artikel 13 van Richtlijn 95/46/EG, mogen voor elektronische facturering verkregen persoonsgegevens uitsluitend voor dat doel of daarmee vergelijkbare doeleinden worden gebruikt.
3. Onverminderd vrijstellingen en beperkingen vastgelegd in artikel 13 van Richtlijn 95/46/EG zorgen de lidstaten ervoor dat regelingen voor de bekendmaking, voor transparantie- en boekhouddoeleinden, van persoonsgegevens die in verband met elektronische facturering zijn vergaard, stroken met het doel van die bekendmaking en met het beginsel van de bescherming van de privacy.
Artikel 9
Gebruik van elektronische facturen voor btw-doeleinden
Deze richtlijn laat de bepalingen van Richtlijn 2006/112/EG onverlet.
Artikel 10
Comitéprocedure
1. De Commissie wordt bijgestaan door een comité. Dit comité is een comité in de zin van Verordening (EU) nr. 182/2011.
2. Wanneer naar dit lid wordt verwezen, is artikel 5 van Verordening (EU) nr. 182/2011 van toepassing.
Artikel 11
Omzetting
1. De lidstaten dienen de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen die nodig zijn om uiterlijk 27 november 2018 aan deze richtlijn te voldoen, vast te stellen, bekend te maken en toe te passen. Zij delen de Commissie de tekst van die maatregelen onverwijld mede.
2. Uiterlijk 18 maanden na de bekendmaking van de referentie van de Europese norm voor elektronische facturering in het Publicatieblad van de Europese Unie, stellen de lidstaten, in afwijking van lid 1, de bepalingen vast die nodig zijn om te voldoen aan de in artikel 7 bedoelde verplichting om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken, maken ze deze bepalingen bekend en passen ze deze toe.
De lidstaten mogen de in de eerste alinea bedoelde toepassing met betrekking tot hun niet-centrale aanbestedende diensten en aanbestedende instanties uitstellen tot uiterlijk 30 maanden na de bekendmaking van de referentie van de Europese norm voor elektronische facturering in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Bij de bekendmaking van de referentie naar de Europese norm voor elektronische facturering maakt de Commissie in het Publicatieblad van de Europese Unie de definitieve datum bekend voor het in werking doen treden van de in de eerste alinea bedoelde maatregelen.
3. De lidstaten delen de Commissie de tekst van de belangrijkste bepalingen van intern recht mede die zij op het gebied waarop deze richtlijn van toepassing is, vaststellen.
Artikel 12
Onderzoek
De Commissie onderzoekt de gevolgen van deze richtlijn voor de interne markt en voor de invoering van elektronische facturering bij overheidsopdrachten en brengt daarover binnen drie jaar na de maximale uitsteltermijn die in de tweede alinea van artikel 11, lid 2, voor niet-centrale aanbestedende diensten is vastgelegd, verslag uit aan het Europees Parlement en de Raad. Zo nodig gaat dit verslag vergezeld van een effectbeoordeling in verband met de noodzaak van een verder optreden.
Artikel 13
Inwerkingtreding
Deze richtlijn treedt in werking op twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Artikel 14
Adressaten
Deze richtlijn is gericht tot de lidstaten.
Gedaan te Straatsburg, 16 april 2014.