GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) Nr. 1271/2013 VAN DE COMMISSIE
van 30 september 2013
houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (1), en met name artikel 208,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (2) houdende de financiële kaderregeling van de door de Gemeenschappen opgerichte organen had Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (3) als grondslag. Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 is vervangen door Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012. Bijgevolg dient Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 te worden herzien. Voor de duidelijkheid dient Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 te worden vervangen.
(2)
Er dient rekening te worden gehouden met de gezamenlijke verklaring van het Europees Parlement, de Raad van de EU en de Europese Commissie van 19 juli 2012 over de gedecentraliseerde agentschappen.
(3)
Sommige bepalingen van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 dienen te worden aangepast in het licht van de met de toepassing ervan opgedane ervaring.
(4)
In deze verordening dienen de algemene beginselen en grondregels te worden vastgesteld die van toepassing zijn op de bij het VWEU en het Euratom-Verdrag opgerichte organen (hierna de „EU-organen” genoemd) die bijdragen ten laste van de begroting ontvangen, onverminderd het bepaalde in het oprichtingsbesluit. De EU-organen stellen hun eigen financiële regels vast op grond van deze verordening, waarvan alleen voor specifieke behoeften en met de voorafgaande toestemming van de Commissie kan worden afgeweken.
(5)
De volledig zelffinancierende EU-organen, waarop deze verordening niet van toepassing is, dienen omwille van de coherentie waar nodig vergelijkbare regels vast te stellen. Overeenkomstig de gezamenlijke verklaring van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie van 19 juli 2012 dienen deze organen jaarlijks bij het Europees Parlement, de Raad en de Commissie verslag uit te brengen over de uitvoering van hun begroting en terdege rekening te houden met hun verzoeken en aanbevelingen.
(6)
De EU-organen dienen hun begroting op te stellen en uit te voeren in overeenstemming met de vijf grondbeginselen van de begrotingswetgeving: het eenheidsbeginsel, het begrotingswaarachtigheidsbeginsel, het universaliteitsbeginsel, het specialiteitsbeginsel en het jaarperiodiciteitsbeginsel, en de beginselen van evenwicht, rekeneenheid, goed financieel beheer en transparantie.
(7)
Er dient te worden beklemtoond dat de bijdrage van de Unie bedoeld is om de begroting sluitend te maken. Het deel van het batige begrotingssaldo van EU-organen dat groter is dan de bijdrage die voor het begrotingsjaar door de Unie is betaald, dient naar de begroting van de Unie terug te vloeien.
(8)
Wanneer het oprichtingsbesluit voorziet in ontvangsten in de vorm van vergoedingen en heffingen in aanvulling op de bijdrage van de Unie en die ontvangsten bestemd zijn voor bepaalde uitgavenposten, dient het de EU-organen te worden toegestaan het saldo daarvan over te dragen in de vorm van bestemmingsontvangsten.
(9)
De vergoedingen en heffingen dienen te worden vastgesteld op een niveau dat de kosten van de verleende diensten dekt, waarbij al te grote overschotten worden vermeden.
(10)
De delegatie van begrotingsuitvoeringstaken aan de EU-organen dient gerechtvaardigd te zijn wegens de kenmerken van de taken en de bijzondere deskundigheid van het betrokken EU-orgaan, en gepaard te gaan met de nodige garanties inzake goed financieel beheer en kosteneffectiviteit. De gedelegeerde taken dienen compatibel te zijn met het oprichtingsbesluit.
(11)
Het dient EU-organen mogelijk te worden gemaakt op ad-hoc basis subsidies te ontvangen, mits zulks bij de toepasselijke basishandelingen uitdrukkelijk is voorzien en bij het oprichtingsbesluit is toegestaan.
(12)
Overeenkomstig artikel 50 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 dienen EU-organen deel te nemen aan een benchmark-studie met andere instellingen en organen van de Unie.
(13)
Er dienen regels te worden vastgesteld voor het actieplan dat in aansluiting op de aanbevelingen van de periodieke evaluaties moet worden opgesteld om te waarborgen dat deze doeltreffend worden uitgevoerd.
(14)
Omwille van de samenhang van de programmering dienen de EU-organen jaarlijkse en meerjarige programmeringsdocumenten op te stellen overeenkomstig de door de Commissie gegeven richtsnoeren.
(15)
De EU-organen dienen het tijdpad voor de jaarlijkse en meerjarige programmering omwille van de efficiëntie en de samenhang van alle programmeringsdocumenten af te stemmen op dat van de begrotingsprocedure.
(16)
Het is noodzakelijk de huidige structuur van interneaudit- en internecontrolefuncties te verduidelijken en de verslagleggingsvereisten te stroomlijnen. De interneauditfunctie binnen de EU-organen dient te worden vervuld door de interne controleur van de Commissie, die audits dient te verrichten wanneer de risico’s zulks rechtvaardigen. Er dienen regels te worden vastgesteld voor de instelling en de werking van de interneauditcapaciteiten.
(17)
De verslagleggingsvereisten moeten worden gestroomlijnd. De EU-organen dienen een geconsolideerd jaarlijks activiteitsverslag over te leggen, met uitvoerige informatie over de uitvoering van het werkprogramma, de begroting, het personeelsbeleid, het beheer en de internecontrolesystemen.
(18)
Om de kosteneffectiviteit van de EU-organen te verbeteren, dient te worden voorzien in de mogelijkheid om diensten te delen of over te dragen aan een ander EU-orgaan of aan de Commissie. De kosteneffectiviteit kan in het bijzonder worden vergroot door aan de rekenplichtige van de Commissie toe te staan alle of een deel van de taken van rekenplichtige voor het EU-orgaan te vervullen.
(19)
Overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 dient de mogelijkheid om vastleggingen die zich over verschillende jaren uitstrekken, in jaarlijkse tranches op te splitsen, alleen te worden toegestaan als de oprichtings- of basishandeling daarin voorziet of als het administratieve uitgaven betreft.
(20)
Om de regels inzake bestemmingsontvangsten af te stemmen op Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, dient te worden voorzien in differentiatie van de bestemmingsontvangsten (interne en externe) en in de overdracht ervan.
(21)
Om de regels inzake de behandeling van door de bijdrage van de Unie voortgebrachte rente af te stemmen op Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 dient te worden bepaald dat aan de begroting geen rente verschuldigd is.
(22)
Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 voorziet in de mogelijkheid om in bepaalde specifieke gevallen een juridische verbintenis aan te gaan voordat een vastlegging in de begroting is gedaan. De EU-organen dienen deze mogelijkheid ook te hebben.
(23)
Om de onderlinge samenhang tussen Verordening (EU, Euratom) nr. 2343/2002 en Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 te bewaren, mogen geen bijzondere bepalingen inzake het plaatsen van opdrachten en het toekennen van subsidies worden toegestaan. De toepassing van één enkel stel regels vereenvoudigt het werk van het EU-orgaan en maakt het mogelijk de door de Commissie opgestelde richtsnoeren en modellen te gebruiken.
(24)
Er dient te worden voorzien in de mogelijkheid voor EU-organen om prijzen toe te kennen, om Verordening (EU, Euratom) nr. 2343/2002 in overeenstemming te brengen met Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.
(25)
Om de risico’s van effectieve of als zodanig beschouwde belangenconflicten te herkennen en er goed mee om te gaan, dient te worden bepaald dat EU-organen regels vaststellen inzake het voorkomen en beheren van belangenconflicten. Daarbij dienen de richtsnoeren die de Commissie heeft ontwikkeld na de gezamenlijke verklaring van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie van 19 juli 2012 eveneens in aanmerking te worden genomen.
(26)
De bepalingen betreffende het gebouwenbeleid, onder andere de introductie van de mogelijkheid voor EU-organen om leningen op te nemen en de daaraan gekoppelde voorwaarden, dienen te worden afgestemd op Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 om een coherente toepassing van nieuwe regels door alle EU-instellingen en -organen te waarborgen.
(27)
Er dient te worden voorzien in overgangsbepalingen voor programmering en verslaglegging om de Commissie de tijd te geven om in overleg met de EU-organen passende richtsnoeren op te stellen.
(28)
Deze verordening dient in werking te treden op de dag na de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie, zodat de herziene financiële regelingen voor de EU-organen tijdig kunnen worden vastgesteld tegen 1 januari 2014 om de samenhang van de regels voor het komende meerjarig financieel kader te waarborgen,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
TITEL I
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
Onderwerp
Deze verordening bevat financiële basisregels op grond waarvan de EU-organen hun eigen financiële regels dienen vast te stellen. De financiële regels voor deze organen wijken slechts van deze verordening af voor zover hun specifieke behoeften zulks vereisen, en met voorafgaande instemming van de Commissie.
Artikel 2
Definities
Voor de uitvoering van deze verordening zijn de volgende definities van toepassing:
- „oprichtingsbesluit”: het rechtsinstrument van de Unie dat de belangrijkste aspecten van de oprichting en de werking van het EU-orgaan regelt;
- „begroting van het EU-orgaan”: het instrument waarbij voor elk begrotingsjaar alle voor het EU-orgaan noodzakelijk geachte ontvangsten en uitgaven worden geraamd en toegestaan;
- „EU-orgaan”: elk van de in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde organen;
- „raad van bestuur”: het belangrijkste interne orgaan van het EU-orgaan, dat de besluiten inzake financiële en budgettaire aangelegenheden neemt, ongeacht de benaming die eraan is gegeven in het oprichtingsbesluit;
- „directeur”: de persoon die verantwoordelijk is voor de tenuitvoerlegging van de besluiten van de raad van bestuur en de begroting van het EU-orgaan in de hoedanigheid van ordonnateur, ongeacht de benaming die aan de functie is gegeven in het oprichtingsbesluit;
- „directiecomité”: het interne orgaan van het EU-orgaan dat de raad van bestuur bijstaat en waarvan de bevoegdheden en het reglement van orde zijn vastgesteld in het oprichtingsbesluit.
Artikel 3
Termijnen, data en aanvangs- en vervaltijden
Tenzij anders bepaald, is Verordening (EEG, Euratom) nr. 1182/71 van de Raad (4) van toepassing op de bij deze verordening gestelde tijdstippen.
Artikel 4
Bescherming van persoonsgegevens
Deze verordening doet geen afbreuk aan de voorschriften van Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad (5) noch aan de voorschriften van Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (6).
Artikel 5
Eerbiediging van begrotingsbeginselen
Onder de in deze verordening bepaalde voorwaarden worden bij de opstelling en de uitvoering van de begroting van het EU-orgaan het eenheids-, het begrotingswaarachtigheids-, het jaarperiodiciteits-, het evenwichts-, het rekeneenheids-, het universaliteits- en het specialiteitsbeginsel, het beginsel van goed financieel beheer, dat een effectieve en efficiënte interne controle vergt, en het transparantiebeginsel in acht genomen.
TITEL II
BEGROTINGSBEGINSELEN
HOOFDSTUK 1
Eenheidsbeginsel en begrotingswaarachtigheidsbeginsel
Artikel 6
Toepassingsgebied van de begroting van het EU-orgaan
1. De begroting van het EU-orgaan omvat:
a)
eigen ontvangsten, die bestaan uit alle vergoedingen en heffingen die het EU-orgaan mag innen uit hoofde van de taken die het zijn toevertrouwd, alsmede eventuele andere ontvangsten;
b)
ontvangsten die bestaan uit de eventuele financiële bijdragen van de lidstaten die als gastheer optreden voor het orgaan;
c)
de bijdrage van de Unie;
d)
bestemmingsontvangsten voor de financiering van specifieke uitgaven overeenkomstig artikel 23, lid 1;
e)
de uitgaven van het EU-orgaan, met inbegrip van de administratieve uitgaven.
2. Ontvangsten uit vergoedingen en heffingen mogen slechts worden bestemd in uitzonderlijke, naar behoren gemotiveerde gevallen waarin het oprichtingsbesluit voorziet.
3. Wanneer in (een) oprichtingsbesluit(en) is bepaald dat bepaalde welomschreven taken afzonderlijk worden gefinancierd of wanneer het EU-orgaan taken uitvoert die bij een delegatieovereenkomst zijn toevertrouwd, voert het daarvan een afzonderlijke boekhouding van de ontvangsten- en uitgavenverrichtingen. Het EU-orgaan zondert elke groep taken duidelijk af in zijn personeelsprogrammering die deel uitmaakt van het in artikel 32 vermelde programmeringsdocument betreffende het jaarprogramma en het meerjarenprogramma.
Artikel 7
Ad-hocsubsidies
1. Tenzij het oprichtingsbesluit zulks toestaat en de basishandeling daarin uitdrukkelijk voorziet, mogen EU-organen geen ad-hocsubsidies uit de begroting ontvangen.
2. Wanneer het EU-orgaan is toegestaan ad-hocsubsidies te ontvangen, dienen de daarmee gefinancierde taken te worden vermeld in het jaarlijks werkprogramma als bedoeld in artikel 32, lid 3.
Artikel 8
Delegatieovereenkomsten
1. Aan EU-organen worden door de Commissie geen begrotingsuitvoeringstaken gedelegeerd tenzij zulks vanwege de bijzondere aard van de activiteiten en de bijzondere deskundigheid van het orgaan te verantwoorden is.
2. Bij de keuze van het EU-orgaan wordt terdege rekening gehouden met:
a)
de kosteneffectiviteit van het delegeren van de taken;
b)
de gevolgen voor de beheersstructuur en de financiële en personeelsmiddelen van het orgaan.
3. Wanneer de Commissie uitzonderlijk taken aan een EU-orgaan delegeert:
a)
is artikel 60 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van toepassing op het orgaan voor wat betreft de middelen die voor die taken zijn toegewezen en zijn de artikelen 108 en 109 van deze verordening niet van toepassing;
b)
worden de gedelegeerde taken louter ter kennisgeving vermeld in het jaarlijks werkprogramma van het orgaan als bedoeld in artikel 32, lid 3.
4. Onverminderd het bepaalde in lid 2, raadpleegt de ordonnateur de raad van bestuur voordat hij de delegatieovereenkomst ondertekent.
Artikel 9
Specifieke regels betreffende het eenheidsbeginsel en het begrotingswaarachtigheidsbeginsel
1. Uitsluitend door aanwijzing op een begrotingsregel van het EU-orgaan kunnen ontvangsten geïnd en uitgaven verricht worden.
2. Voor geen enkele uitgave kan een verplichting worden aangegaan of een betalingsopdracht gegeven boven het bedrag van de in de begroting van het EU-orgaan goedgekeurde kredieten.
3. In de begroting van het EU-orgaan kan slechts een krediet worden uitgetrokken als er een noodzakelijk geachte uitgave tegenover staat.
4. De rente voortgebracht door voorfinancieringen uit de begroting van het EU-orgaan is niet verschuldigd aan het EU-orgaan.
HOOFDSTUK 2
Jaarperiodiciteitsbeginsel
Artikel 10
Omschrijving
De in de begroting van het EU-orgaan opgenomen kredieten worden toegestaan voor de duur van een begrotingsjaar, dat begint op 1 januari en sluit op 31 december.
Artikel 11
Soorten kredieten
1. De begroting van het EU-orgaan bevat niet-gesplitste kredieten en, indien gerechtvaardigd vanuit operationeel oogpunt, gesplitste kredieten. Gesplitste kredieten geven aanleiding tot vastleggingskredieten en betalingskredieten.
2. Vastleggingskredieten dekken de totale kosten van de juridische verbintenissen die tijdens het lopende begrotingsjaar worden aangegaan.
3. Betalingskredieten dekken de betalingen die voortvloeien uit de uitvoering van de juridische verbintenissen die in het begrotingsjaar of voorafgaande begrotingsjaren zijn aangegaan.
Artikel 12
Boekhouding voor ontvangsten en kredieten
1. De in artikel 6 bedoelde ontvangsten van het EU-orgaan worden in de rekening van een begrotingsjaar verantwoord op basis van de tijdens het begrotingsjaar geïnde bedragen.
2. De ontvangsten van het EU-orgaan stellen hetzelfde bedrag aan betalingskredieten beschikbaar.
3. De voor een begrotingsjaar uitgetrokken kredieten worden alleen gebruikt ter dekking van de tijdens dat begrotingsjaar vastgelegde en betaalde uitgaven, alsmede ter dekking van bedragen die verschuldigd zijn op grond van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren.
4. De vastleggingen worden geboekt op basis van de juridische verbintenissen die tot en met 31 december zijn aangegaan.
5. De betalingen worden voor een begrotingsjaar geboekt op basis van de uiterlijk op 31 december van dat begrotingsjaar door de rekenplichtige verrichte betalingen.
Artikel 13
Vastlegging van kredieten
Met de op de begroting van het EU-orgaan opgevoerde kredieten mogen vastleggingen worden gedaan vanaf 1 januari, zodra de begroting van het EU-orgaan definitief is vastgesteld.
Artikel 14
Annulering en overdracht van kredieten
1. Kredieten die tegen het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij waren uitgetrokken niet zijn gebruikt, worden geannuleerd. Zij mogen evenwel worden overgedragen, doch uitsluitend naar het volgende begrotingsjaar, bij een uiterlijk op 15 februari door de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, door het directiecomité overeenkomstig leden 3 en 4 genomen besluit, of zij mogen van rechtswege worden overgedragen overeenkomstig lid 5.
2. Kredieten voor personeelsuitgaven kunnen niet worden overgedragen.
3. Bij de gesplitste vastleggingskredieten en bij de niet-gesplitste kredieten die bij het einde van het begrotingsjaar nog niet zijn vastgelegd, kan de overdracht betrekking hebben op:
a)
de bedragen die overeenstemmen met de vastleggingskredieten;
b)
de bedragen die overeenstemmen met de niet-gesplitste kredieten met betrekking tot bouwprojecten, waarvoor de meeste voorbereidende stadia van de vastleggingsprocedure op 31 december zijn beëindigd. De voorbereidende stadia van de vastleggingsprocedure worden nader bepaald in de uitvoeringsvoorschriften voor de financiële regeling van elk EU-orgaan.
Zulke bedragen kunnen tot 31 maart van het volgende jaar worden vastgelegd, of tot 31 december van het volgende jaar voor bedragen in verband met bouwprojecten.
4. Bij de betalingskredieten kan de overdracht betrekking hebben op de bedragen die nodig zijn ter dekking van vastleggingen van vorige begrotingsjaren of die betrekking hebben op overgedragen vastleggingskredieten, wanneer de betalingskredieten van de betrokken begrotingsonderdelen in de begroting van het volgende begrotingsjaar ontoereikend zijn om de behoeften te dekken.
Het betrokken EU-orgaan zal bij voorrang de voor het lopende begrotingsjaar toegestane kredieten gebruiken en pas na de besteding daarvan de overgedragen kredieten.
5. De niet-gesplitste kredieten die overeenkomen met bij het einde van het begrotingsjaar rechtmatig aangegane verplichtingen, worden van rechtswege en uitsluitend naar het eerstvolgende begrotingsjaar overgedragen.
6. Overgedragen kredieten die uiterlijk op 31 maart van begrotingsjaar n + 1 niet zijn vastgelegd, worden van rechtswege geannuleerd en in de rekeningen vermeld.
Artikel 15
Regels betreffende de overdracht van bestemmingsontvangsten
De overdracht van de in artikel 23 bedoelde bestemmingsontvangsten en de op 31 december niet gebruikte en beschikbare kredieten uit hoofde van die ontvangsten geschiedt overeenkomstig de volgende regels:
a)
externe bestemmingsontvangsten worden van rechtswege overgedragen en worden volledig gebruikt totdat alle verrichtingen betreffende het programma of de actie waarvoor zij bestemd zijn, zijn uitgevoerd. In het laatste jaar van het programma of de actie ontvangen externe bestemmingsontvangsten kunnen worden gebruikt in het eerste jaar van het vervolgprogramma of de vervolgactie;
b)
interne bestemmingsontvangsten mogen slechts één jaar worden overgedragen, met uitzondering van interne bestemmingsontvangsten als omschreven in artikel 23, lid 3, onder f), die van rechtswege worden overgedragen.
Uiterlijk op 1 juni van jaar n + 1 stelt het EU-orgaan de Commissie op de hoogte van het gebruik van de overgedragen bestemmingsontvangsten.
Artikel 16
Vrijmaking van kredieten
Vrijmakingen van kredieten tijdens latere begrotingsjaren dan het jaar waarin de kredieten in de begroting van het EU-orgaan werden opgenomen wegens gehele of gedeeltelijke niet-uitvoering van de acties waarvoor de kredieten bestemd waren, leiden tot annulering van de betrokken kredieten.
Artikel 17
Vastleggingen
1. Voor de uitgaven van dagelijks beheer mogen vanaf 15 oktober van elk jaar vervroegde vastleggingen worden verricht ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. Deze vastleggingen mogen evenwel niet meer bedragen dan een vierde van de door de raad van bestuur goedgekeurde kredieten van het betrokken begrotingsonderdeel voor het lopende begrotingsjaar. Zij hebben geen betrekking op nieuwe uitgaven die nog niet in beginsel zijn aanvaard in de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting van het EU-orgaan.
2. De uitgaven die vervroegd worden verricht, zoals huur, mogen vanaf 1 december worden betaald ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. In dat geval is de in lid 1 genoemde limiet niet van toepassing.
Artikel 18
Regels bij vaststelling van de begroting van het EU-orgaan met vertraging
1. Indien de begroting van het EU-orgaan bij het begin van het begrotingsjaar niet definitief is vastgesteld, is het bepaalde in de leden 2 tot en met 6 van toepassing.
2. Vastleggingen en betalingen kunnen worden verricht binnen de in lid 3 bepaalde grenzen.
3. Vastleggingen kunnen per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een vierde van het totaal van de kredieten die voor het vorige begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan, vermeerderd met een twaalfde voor elke verstreken maand.
Het maximum van de kredieten in de raming van ontvangsten en uitgaven mag niet worden overschreden.
Betalingen kunnen maandelijks per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een twaalfde van de kredieten die voor het voorgaande begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan. Die betalingen mogen evenwel niet meer dan een twaalfde bedragen van de in hetzelfde hoofdstuk van de raming van ontvangsten en uitgaven opgenomen kredieten.
4. Onder de kredieten die voor het voorgaande begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan, als nader omschreven in leden 2 en 3, wordt verstaan de kredieten die na stemming in de begroting van het EU-orgaan zijn opgenomen, ook door middel van gewijzigde begrotingen, na aanpassing voor overschrijvingen tijdens dat begrotingsjaar.
5. Indien de continuïteit van het optreden van het EU-orgaan en de eisen van beheer zulks noodzakelijk maken, kan de raad van bestuur, op verzoek van de directeur, zowel voor de vastleggingen als voor de betalingen, uitgaven ter hoogte van meer dan één voorlopige twaalfde, maar niet meer dan het totaal van vier voorlopige twaalfden toestaan, behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen, boven die welke van rechtswege beschikbaar komen ingevolge leden 2 en 3.
De bijkomende twaalfden worden als een geheel toegestaan en kunnen niet worden opgedeeld.
6. Indien voor een bepaald hoofdstuk vier voorlopige twaalfden die in overeenstemming met lid 5 zijn toegestaan, niet toereikend zijn ter dekking van de uitgaven die nodig zijn om een breuk in de continuïteit van het optreden van het EU-orgaan op het door het betrokken hoofdstuk bestreken gebied te voorkomen, kan bij wijze van uitzondering een overschrijding van het aan kredieten geboekte bedrag in het overeenkomstige hoofdstuk van de begroting van het EU-orgaan van het voorgaande begrotingsjaar worden toegestaan. De raad van bestuur handelt volgens de procedure van lid 5. Het totale bedrag van de in de begroting van het EU-orgaan van het voorafgaande begrotingsjaar of in de voorgestelde ontwerpbegroting van het EU-orgaan opgenomen kredieten mag evenwel in geen geval worden overschreden.
HOOFDSTUK 3
Evenwichtsbeginsel
Artikel 19
Definitie en toepassingsgebied
1. De begroting is wat ontvangsten en betalingskredieten betreft in evenwicht.
2. De vastleggingskredieten mogen het bedrag van de bijdrage van de Unie, vermeerderd met de in artikel 6 bedoelde eigen ontvangsten en eventuele andere ontvangsten niet overstijgen.
3. In het geval van organen waarvan de ontvangsten bestaan uit vergoedingen en heffingen in aanvulling op de bijdrage van de Unie dienen die vergoedingen en heffingen te worden vastgesteld op een niveau waarbij geen significante overschotten ontstaan. Wanneer bij herhaling een significant batig of nadelig begrotingssaldo in de zin van artikel 97 wordt opgetekend, dient de hoogte van de vergoedingen en heffingen te worden aangepast.
4. Het EU-orgaan mag geen leningen opnemen binnen het kader van zijn begroting.
5. De bijdrage van de Unie voor het EU-orgaan, die in verscheidene betalingen kan worden gesplitst, zorgt ervoor dat de begroting van het orgaan sluitend is.
6. Het EU-orgaan beheert de liquide middelen zorgvuldig, waarbij het rekening houdt met bestemmingsontvangsten, en zorgt ervoor dat de beschikbare kassaldi beperkt blijven tot naar behoren gemotiveerde behoeften. De betalingsverzoeken zullen vergezeld gaan van gedetailleerde en actuele prognoses over de daadwerkelijke behoeften aan liquide middelen in de loop van het hele jaar, waaronder informatie over bestemmingsontvangsten.
Artikel 20
Begrotingsresultaat van het begrotingsjaar
1. Een positief begrotingsresultaat in de zin van artikel 97 wordt tot het bedrag van de voor het jaar betaalde bijdrage teruggestort aan de Commissie. Het deel van het begrotingsresultaat dat uitkomt boven de voor het jaar betaalde bijdrage van de Unie, wordt in de begroting van het EU-orgaan voor het volgende jaar opgevoerd als ontvangsten.
De eerste alinea geldt ook wanneer de ontvangsten van het EU-orgaan bestaan uit vergoedingen en heffingen in aanvulling op de bijdrage van de Unie.
Er wordt geen rekening gehouden met het verschil tussen de in de begroting opgenomen bijdrage en de daadwerkelijk aan het EU-orgaan betaalde bijdrage.
Uiterlijk op 31 januari van het jaar n verstrekken de EU-organen een raming van het begrotingsresultaat van het jaar n - 1, dat later in het jaar n teruggestort moet worden in de begroting van de Unie, zulks ter aanvulling van de gegevens die reeds beschikbaar zijn over het begrotingsresultaat van het jaar n - 2. De Commissie zal met deze gegevens naar behoren rekening houden bij de beoordeling van de financiële behoeften van de EU-organen voor het jaar n + 1.
2. Het EU-orgaan mag in uitzonderlijke gevallen, waar in het oprichtingsbesluit is bepaald dat de ontvangsten uit vergoedingen en heffingen voor specifieke uitgavenposten zijn bestemd, het saldo van de vergoedingen en heffingen overdragen als bestemmingsontvangsten voor de activiteiten betreffende de verstrekking van de diensten waarvoor die vergoedingen en heffingen verschuldigd zijn.
3. Een negatief begrotingsresultaat in de zin van artikel 97 wordt op de begroting van het EU-orgaan voor het volgende jaar opgevoerd in de vorm van betalingskredieten of in voorkomend geval verrekend met positieve begrotingsresultaten van het EU-orgaan in daaropvolgende begrotingsjaren.
4. De ontvangsten of betalingskredieten worden tijdens de begrotingsprocedure in de begroting van het EU-orgaan opgenomen door middel van een nota van wijzigingen in de zin van artikel 39 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 of, wanneer de uitvoering van de begroting van het EU-orgaan is begonnen, door middel van een gewijzigde begroting.
HOOFDSTUK 4
Rekeneenheidsbeginsel
Artikel 21
Gebruik van de euro
De begroting van het EU-orgaan worden in euro opgesteld, uitgevoerd en onderworpen aan rekening en verantwoording. De rekenplichtige en, in het geval van gelden ter goede rekening, de beheerder van gelden ter goede rekening zijn evenwel gemachtigd voor de kasbehoeften transacties in andere valuta’s te verrichten onder de in de financiële regeling van elk EU-orgaan genoemde voorwaarden.
HOOFDSTUK 5
Universaliteitsbeginsel
Artikel 22
Definitie en toepassingsgebied
Onverminderd artikel 23 dienen de gezamenlijke ontvangsten ter dekking van de gezamenlijke betalingskredieten. Onverminderd artikel 25 mogen de ontvangsten en de uitgaven niet met elkaar worden gecompenseerd.
Artikel 23
Bestemmingsontvangsten
1. Externe bestemmingsontvangsten en interne bestemmingsontvangsten zijn bestemd voor de financiering van bepaalde specifieke uitgaven.
2. Externe bestemmingsontvangsten zijn:
a)
financiële bijdragen van lidstaten en derde landen, inclusief in beide gevallen hun publieke organen, entiteiten of natuurlijke personen, aan bepaalde activiteiten van EU-organen, mits daarin is voorzien in de overeenkomst die is gesloten tussen het EU-orgaan en de lidstaten en derde landen, publieke organen, entiteiten of natuurlijke personen;
b)
ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, zoals inkomsten van stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten;
c)
de financiële bijdragen, niet vallend onder a), van derde landen of niet-Unie-organen aan activiteiten van de EU-organen;
-
de ontvangsten uit ad-hocsubsidies als bedoeld in artikel 7;
-
de ontvangsten uit delegatieovereenkomsten als bedoeld in artikel 8;
d)
interne bestemmingsontvangsten als bedoeld in lid 3, voor zover deze een aanvulling vormen op de andere onder a), b) en c), van dit lid bedoelde ontvangsten;
e)
de ontvangsten uit vergoedingen en heffingen als bedoeld in artikel 6, lid 2.
3. Interne bestemmingsontvangsten zijn:
a)
ontvangsten afkomstig van derden wegens op hun verzoek verrichte leveringen, diensten en werken, met uitzondering van de in artikel 6, lid 1, onder a), vermelde vergoedingen en heffingen;
b)
de opbrengst van de verkoop bij vervanging of het buiten dienst stellen van voertuigen, uitrusting, installaties, materiaal en wetenschappelijke en technische apparaten na volledige afschrijving van de boekwaarde;
c)
terugbetalingen overeenkomstig artikel 62 van onverschuldigd betaalde bedragen;
d)
opbrengsten van de levering van goederen, diensten en werkzaamheden voor instellingen of andere organen van de Unie;
e)
ontvangen verzekeringsuitkeringen;
f)
ontvangsten uit verhuur;
g)
opbrengsten van de verkoop van publicaties en films, eventueel op elektronische drager;
h)
ontvangsten uit de terugbetaling achteraf van belastingen overeenkomstig artikel 25,lid 3, onder b).
4. Onverminderd artikel 23, lid 2, onder e), kunnen ontvangsten waarin is voorzien bij het oprichtingsbesluit bij die handeling ook worden bestemd voor welbepaalde uitgavenposten. Tenzij in het oprichtingsbesluit anders is bepaald, vormen die ontvangsten interne bestemmingsontvangsten.
5. Alle ontvangsten in de zin van lid 2, onder a), b) en c), en van lid 3, onder a) en d), dienen ter dekking van alle directe of indirecte uitgaven voor de respectieve activiteit of doelstelling.
6. De begroting van het EU-orgaan voorziet in een structuur voor de opname van externe en interne bestemmingsontvangsten, alsmede, voor zover mogelijk, in een raming.
Bestemmingsontvangsten worden in de raming van ontvangsten en uitgaven opgenomen voor het bedrag dat op het tijdstip van opstelling van de ontwerpbegroting zeker is.
Artikel 24
Schenkingen
1. De directeur kan alle schenkingen ten gunste van het EU-orgaan, zoals stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten, aanvaarden.
2. Voor het aanvaarden van schenkingen die lasten kunnen meebrengen, is de voorafgaande goedkeuring vereist van de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, door het directiecomité, die/dat zich binnen twee maanden na de indiening van het verzoek uitspreekt. Als de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité zich niet uitspreekt binnen die termijn, wordt de schenking geacht te zijn aanvaard.
Artikel 25
Regels betreffende inhoudingen en verrekening van koersverschillen
1. Op het bedrag van betalingsverzoeken kunnen de volgende bedragen in mindering worden gebracht, waarvoor in dat geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven:
a)
de aan partijen bij aanbestedingscontracten of begunstigden opgelegde boeten;
b)
de op facturen en kostendeclaraties in mindering gebrachte kortingen, terugbetalingen en rabatten;
c)
verrekeningen voor onverschuldigd betaalde bedragen.
De in de eerste alinea, onder c), bedoelde verrekeningen kunnen plaatsvinden door rechtstreekse inhouding op een nieuwe tussentijdse betaling of saldobetaling aan dezelfde begunstigde ten laste van het hoofdstuk, het artikel en het begrotingsjaar waarop het teveel betaalde is geboekt.
Op de in de eerste alinea, onder c), genoemde inhoudingen zijn de boekhoudregels van de Unie van toepassing.
2. De prijzen van aan het EU-orgaan geleverde goederen en diensten waarin belastingen zijn begrepen die op grond van het protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen worden terugbetaald door de lidstaten, worden exclusief belastingen ten laste van de begroting van het EU-orgaan gebracht voor zover zij op het EU-orgaan betrekking hebben.
3. De prijzen van aan het EU-orgaan geleverde goederen en diensten waarin belastingen zijn begrepen die op grond van overeenkomsten ter zake door derde landen worden terugbetaald, kunnen ten laste van de begroting worden gebracht:
a)
exclusief belastingen;
b)
inclusief belastingen. In dat geval worden de achteraf terugbetaalde belastingen als interne bestemmingsontvangsten behandeld.
4. Eventuele nationale belastingen die overeenkomstig leden 1 en 2 tijdelijk door het EU-orgaan worden gedragen, worden op een tussenrekening geboekt totdat zij door de betrokken staten worden terugbetaald.
5. Negatieve begrotingsresultaten worden als uitgaven op de begroting van het EU-orgaan opgevoerd.
6. De tijdens de uitvoering van de begroting van het EU-orgaan geregistreerde koersverschillen mogen met elkaar worden verrekend. Het positieve of negatieve resultaat wordt opgenomen in het saldo van het begrotingsjaar.
HOOFDSTUK 6
Specialiteitsbeginsel
Artikel 26
Algemene bepalingen
De kredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk. De hoofdstukken worden onderverdeeld in artikelen en posten.
Artikel 27
Overschrijvingen
1. De directeur kan kredieten overschrijven:
a)
van de ene titel naar de andere tot maximaal 10 % van de kredieten van het jaar dat vermeld staat op het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven;
b)
van het ene hoofdstuk naar het andere en van het ene artikel naar het andere zonder beperking.
2. De directeur kan aan de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, aan het directiecomité voorstellen om kredieten van de ene titel naar de andere over te schrijven boven het in lid 1 bepaalde maximum. De raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité kan dergelijke overschrijvingen verwerpen binnen een termijn van drie weken. Na deze termijn worden zij aanvaard geacht.
3. Voorstellen voor kredietoverschrijvingen en overeenkomstig de leden 1 en 2 uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, zowel voor de begrotingsonderdelen die worden verhoogd als die welke worden verlaagd.
4. De directeur stelt de raad van bestuur zo snel mogelijk in kennis van alle verrichte overschrijvingen. De directeur stel het Europees Parlement en de Raad in kennis van alle overschrijvingen in de zin van lid 2.
Artikel 28
Specifieke voorschriften voor overschrijvingen
1. Slechts begrotingsonderdelen waarvoor in de begroting van het EU-orgaan een krediet is toegestaan of die de vermelding „pro memorie” (p.m.) dragen, kunnen door middel van overschrijvingen van kredieten worden voorzien.
2. De kredieten die overeenkomen met bestemmingsontvangsten kunnen slechts worden overgeschreven voor zover die ontvangsten volgens hun bestemming worden gebruikt.
HOOFDSTUK 7
Beginsel van goed financieel beheer
Artikel 29
Beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid/Beginsel van goed financieel beheer
1. De kredieten worden aangewend volgens de beginselen van goed financieel beheer, met name de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid.
2. Zuinigheid betekent dat de door het EU-orgaan voor zijn activiteiten ingezette middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld.
Efficiëntie betekent dat de beste verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten wordt nagestreefd.
Doeltreffendheid betekent dat de gestelde doelen en de beoogde resultaten worden bereikt.
3. Het EU-orgaan verricht een benchmark-studie als bedoeld in artikel 50 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.
De benchmark-studie omvat:
-
een efficiëntiebeoordeling van de horizontale diensten van het EU-orgaan;
-
een kosten-batenanalyse van het delen van diensten met of het volledig overdragen aan andere EU-organen of de Commissie.
Het EU-orgaan treft de nodige maatregelen om bij de uitvoering van de in de eerste en tweede alinea bedoelde benchmark-studie belangenconflicten te vermijden.
4. Er worden specifieke, meetbare, haalbare, relevante en van een datum voorziene doelstellingen vastgelegd voor alle werkgebieden die door de begroting van het EU-orgaan worden bestreken. De mate waarin die doelstellingen worden verwezenlijkt, wordt gemeten aan de hand van prestatie-indicatoren voor elk werkgebied, en de desbetreffende informatie wordt door de directeur verstrekt aan de raad van bestuur. Die informatie wordt jaarlijks meegedeeld, uiterlijk in de begeleidende documenten van het ontwerp van begroting van het EU-orgaan.
5. Om de besluitvorming te verbeteren, voert het EU-orgaan evaluaties vooraf en achteraf uit, overeenkomstig de door de Commissie verstrekte richtsnoeren. Die evaluaties worden toegepast op alle programma’s en activiteiten die aanzienlijke uitgaven met zich brengen en de resultaten hiervan worden medegedeeld aan de raad van bestuur.
6. De directeur stelt een actieplan op om gevolg te geven aan de conclusies van de in lid 5 bedoelde evaluaties en brengt tweemaal per jaar aan de Commissie en op gezette tijden aan de raad van bestuur verslag uit over de vorderingen bij de uitvoering ervan.
7. De raad van bestuur ziet toe op de uitvoering van het in lid 6 bedoelde actieplan.
Artikel 30
Interne controle op de begrotingsuitvoering
1. Op de uitvoering van de begroting van het EU-orgaan wordt een effectieve en doeltreffende interne controle uitgeoefend.
2. Voor de uitvoering van de begroting van het EU-orgaan wordt interne controle gedefinieerd als een proces dat op alle niveaus van het beheer van toepassing is en redelijke zekerheid moet verschaffen over de verwezenlijking van de volgende doelstellingen:
a)
doeltreffendheid, efficiëntie en zuinigheid van de operaties;
b)
betrouwbaarheid van de verslaglegging;
c)
bescherming van activa en informatie;
d)
preventie, opsporing en correctie van fraude en onregelmatigheden en de naar aanleiding van deze fraude en onregelmatigheden genomen maatregelen;
e)
adequate beheersing van de risico’s in verband met de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, rekening houdend met het meerjarige karakter van de programma’s en met de aard van de betrokken betalingen.
3. Een effectieve interne controle is gebaseerd op beproefde internationale methoden en omvat in het bijzonder de volgende elementen:
a)
een scheiding van taken;
b)
een adequate risicobeheersings- en controlestrategie, waaronder controles op het niveau van de ontvangers;
c)
de vermijding van belangenconflicten;
d)
adequate controlesporen en de integriteit van de gegevens in gegevenssystemen;
e)
procedures voor de bewaking van de prestaties en voor de follow-up van vastgestelde zwakheden van de interne controle en uitzonderingen;
f)
een periodieke evaluatie van de goede werking van het internecontrolesysteem.
4. Een efficiënte interne controle is gebaseerd op de volgende elementen:
a)
de uitvoering van een adequate, door de relevante, bij de controleketen betrokken actoren onderling gecoördineerde risicobeheersings- en controlestrategie;
b)
de toegankelijkheid van de resultaten van de uitgevoerde controles voor alle relevante, bij de controleketen betrokken actoren;
c)
gebruikmaking, waar passend, van onafhankelijke auditadviezen, mits de kwaliteit van de onderliggende werkzaamheden adequaat en aanvaardbaar is en deze werden verricht overeenkomstig gevestigde normen;
d)
de tijdige toepassing van corrigerende maatregelen, waaronder passende en afschrikkende sancties;
e)
het wegnemen van dubbele controles;
f)
de verbetering van de kosten-batenverhouding van de controles.
HOOFDSTUK 8
Transparantiebeginsel
Artikel 31
Bekendmaking van de rekeningen, begrotingen en verslagen
1. De begroting van het EU-orgaan wordt opgesteld, uitgevoerd en aan rekening en verantwoording onderworpen in overeenstemming met het transparantiebeginsel.
2. Een samenvatting van de definitief vastgestelde begroting van het EU-orgaan en van eventuele gewijzigde begrotingen wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie binnen drie maanden na de vaststelling.
De samenvatting verschaft een overzicht van de vijf belangrijkste begrotingsonderdelen voor ontvangsten, de vijf belangrijkste begrotingsonderdelen voor uitgaven voor de administratieve en operationele begroting van het EU-orgaan, de personeelsformatie en een raming van het aantal arbeidscontractanten, uitgedrukt in voltijdequivalenten waarvoor kredieten in de begroting zijn opgenomen, en gedetacheerde nationale deskundigen. Ook worden de cijfers van het voorgaande jaar aangegeven.
3. De definitief vastgestelde begroting van het EU-orgaan, omvattende de personeelsformatie en de gewijzigde begrotingen, alsmede een indicatie van het aantal arbeidscontractanten in voltijdequivalenten waarvoor kredieten in de begroting zijn opgenomen, en gedetacheerde nationale deskundigen worden ter kennisgeving meegedeeld aan het Europees Parlement en de Raad, de Europese Rekenkamer en de Commissie, en worden bekendgemaakt op de internetsite van het betrokken EU-orgaan binnen vier weken na de vaststelling.
4. Het EU-orgaan maakt uiterlijk 30 juni van het volgende begrotingsjaar overeenkomstig artikel 21, leden 2, 3 en 4, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie (7) in een gestandaardiseerde vorm op zijn internetsite informatie bekend over de ontvangers van financiële middelen uit de begroting van het EU-orgaan, met inbegrip van deskundigen op wie overeenkomstig artikel 89 een beroep is gedaan. De gepubliceerde informatie zal eenvoudig toegankelijk, overzichtelijk en duidelijk zijn. Deze informatie wordt ter beschikking gesteld met inachtneming van de vereisten inzake vertrouwelijkheid en veiligheid, met name de bescherming van persoonsgegevens als vastgesteld in Verordening (EG) nr. 45/2001.
TITEL III
OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING
HOOFDSTUK 1
Opstelling van de begroting van het EU-orgaan
Artikel 32
Jaarprogramma en meerjarenprogramma
1. Het EU-orgaan stelt overeenkomstig door de Commissie verstrekte richtsnoeren een programmeringsdocument op, bestaande uit een jaarlijks programma en een meerjarenprogramma.
2. In het meerjarenprogramma worden uiteengezet:
-
de algemene strategische programmering, met inbegrip van doelstellingen, beoogde resultaten en prestatie-indicatoren;
-
de middelenprogrammering, met inbegrip van een meerjarenbegroting en de personeelsbezetting.
De middelenprogrammering omvat kwalitatieve en becijferde informatie betreffende de personeelsmiddelen en begrotingszaken voor verslagleggingsdoeleinden, in het bijzonder:
-
voor de jaren n - 1 en n, informatie betreffende het aantal ambtenaren, tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten zoals bepaald in het Statuut, en gedetacheerde nationale deskundigen;
-
voor het jaar n - 1, een raming van de begrotingsverrichtingen als bedoeld in artikel 97 en informatie betreffende bijdragen in natura van de lidstaat die als gastheer optreedt aan het EU-orgaan;
-
voor het jaar n + 1, een raming van het aantal ambtenaren, tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten zoals bepaald in het Statuut;
-
voor de daaropvolgende jaren, een indicatieve begrotings- en personeelsprogrammering.
De Commissie bezorgt het advies van haar bevoegde diensten over het ontwerp van personeelsprogrammering aan het EU-orgaan.
Het EU-orgaan verstrekt de Commissie een passende toelichting wanneer het het advies van de diensten van de Commissie niet volledig overneemt.
De middelenprogrammering wordt jaarlijks geactualiseerd. De strategische programmering wordt zo nodig bijgewerkt, in het bijzonder om gevolg te geven aan de uitkomst van de algemene evaluaties waarin het oprichtingsbesluit voorziet.
3. In het jaarlijks werkprogramma van het EU-orgaan worden gedetailleerde doelstellingen en beoogde resultaten, met inbegrip van prestatie-indicatoren, opgenomen. Het programma bevat tevens een beschrijving van de te financieren actie(s) en een indicatie van de aan elke actie toegewezen financiële en personele middelen. Het jaarlijks werkprogramma dient met het in lid 1 bedoelde meerjarenprogramma te sporen.
Er wordt duidelijk aangegeven welke taken van het EU-orgaan zijn toegevoegd, veranderd of geschrapt in vergelijking met het vorige begrotingsjaar.
4. Essentiële wijzigingen van het jaarlijks werkprogramma worden volgens dezelfde procedure als het oorspronkelijke werkprogramma vastgesteld, overeenkomstig het oprichtingsbesluit en artikel 33 van deze verordening.
De raad van bestuur kan de bevoegdheid voor niet-essentiële wijzigingen van het jaarlijks werkprogramma delegeren aan de ordonnateur van het EU-orgaan.
Artikel 33
Opstelling van de begroting
1. De begroting wordt opgesteld met inachtneming van de bepalingen van het oprichtingsbesluit.
2. Het EU-orgaan bezorgt de Commissie uiterlijk op 31 januari van elk jaar een voorlopige ontwerpraming van zijn ontvangsten en uitgaven en de algemene richtsnoeren waarop die is gebaseerd.
3. Overeenkomstig artikel 37 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 zendt het EU-orgaan aan de Commissie, het Europees Parlement en de Raad overeenkomstig zijn oprichtingsbesluit elk jaar een raming van zijn uitgaven en ontvangsten.
4. De raming van de uitgaven en ontvangsten van het EU-orgaan omvat:
a)
een personeelsformatie waarin het aantal vaste en tijdelijke ambten per rang en categorie wordt vermeld waarvoor de uitgaven zijn toegestaan binnen de grenzen van de begrotingskredieten;
b)
bij verandering van de personeelsbezetting, een overzicht met een motivering van de gevraagde nieuwe posten;
c)
en raming van de driemaandelijkse betalingen en ontvangsten;
d)
informatie over de verwezenlijking van alle eerder vastgestelde doelstellingen voor de verschillende activiteiten. De evaluatieresultaten worden in aanmerking genomen om te beoordelen of de voorgestelde begroting van het EU-orgaan groter of kleiner dient te zijn dan de begroting van jaar n.
5. Het EU-orgaan zendt het in artikel 32 bedoelde ontwerpprogrammeringsdocument uiterlijk op 31 januari van elk jaar en alle daarna bijgewerkte versies toe aan de Commissie, het Europees Parlement en de Raad.
6. In het kader van de begrotingsprocedure zal de Commissie de ramingen van de EU-organen aan het Europees Parlement en de Raad bezorgen en het noodzakelijk geachte bedrag van de bijdrage voor het EU-orgaan en aantal medewerkers voorstellen. De Commissie zal de ontwerppersoneelsformatie van de EU-organen en een raming van het aantal arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen in voltijdequivalenten waarvoor kredieten worden voorgesteld, bezorgen zodra zij de ontwerpbegroting heeft opgesteld.
7. Het Europees Parlement en de Raad stellen de personeelsformatie van de EU-organen en alle latere wijzigingen daarvan vast overeenkomstig artikel 38, lid 1. De personeelsformatie wordt gepubliceerd in een bijlage bij afdeling III - Commissie - van de algemene begroting.
8. De begroting van het EU-orgaan en de personeelsformatie worden samen met het in artikel 32 bedoelde programmeringsdocument vastgesteld door de raad van bestuur. Zij worden definitief na de eindgoedkeuring van de begroting waarbij het bedrag van de bijdrage en de personeelsformatie worden vastgesteld; zo nodig worden de begroting van het EU-orgaan en de personeelsformatie dienovereenkomstig aangepast.
9. Wanneer zij nieuwe taken aan een EU-orgaan opdraagt, bezorgt de Commissie, onverminderd de wettelijke procedures voor de wijziging van het oprichtingsbesluit, aan het Europees Parlement en de Raad de nodige informatie om de gevolgen van de nieuwe taken voor de middelen van het EU-orgaan te beoordelen en zo nodig de financiering ervan te herzien.
Artikel 34
Gewijzigde begrotingen
Voor iedere aanpassing van de begroting van het EU-orgaan, inclusief de personeelsformatie, wordt een gewijzigde begroting goedgekeurd door middel van dezelfde procedure als voor de oorspronkelijke begroting van het EU-orgaan, overeenkomstig de bepalingen van het oprichtingsbesluit en artikel 33 van deze verordening.
HOOFDSTUK 2
Structuur en inrichting van de begroting van het EU-orgaan
Artikel 35
Structuur van de begroting van het EU-orgaan
De begroting van het EU-orgaan bestaat uit een staat van ontvangsten en een staat van uitgaven.
Artikel 36
Begrotingsnomenclatuur
Voor zover de aard van de werkzaamheden van het EU-orgaan dit toelaat, moet de staat van uitgaven worden ingericht volgens een nomenclatuur met een indeling naar bestemming. In deze nomenclatuur, die wordt bepaald door het EU-orgaan, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen administratieve en operationele kredieten.
Artikel 37
Inrichting van de begroting van het EU-orgaan
De begroting van het EU-orgaan vermeldt:
1.
in de staat van ontvangsten:
a)
de geraamde ontvangsten van het EU-orgaan voor het betrokken begrotingsjaar („jaar n”);
b)
de geraamde ontvangsten van het vorige begrotingsjaar en de ontvangsten van het jaar n - 2;
c)
een passende toelichting bij elke ontvangstenpost;
2.
in de staat van uitgaven:
a)
de vastleggings- en betalingskredieten voor jaar n;
b)
de vastleggings- en betalingskredieten van het vorige begrotingsjaar, evenals de in het begrotingsjaar n - 2 vastgelegde uitgaven en verrichte betalingen, waarbij de betalingen tevens uitgedrukt worden als een percentage van de begroting van het EU-orgaan voor jaar n;
c)
een overzicht van de tijdschema’s voor de in latere begrotingsjaren te verrichten betalingen uit hoofde van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren,
d)
een passende toelichting bij elk onderdeel.
Artikel 38
Regels betreffende de personeelsformaties
1. De in artikel 33 bedoelde personeelsformatie omvat, naast het aantal in het begrotingsjaar toegestane posten, het aantal in het vorige begrotingsjaar toegestane posten en het aantal werkelijk bezette posten. Voor het EU-orgaan is deze een strikt maximum; boven dit maximum mag geen enkele aanstelling worden verricht.
Toch kan het College wijzigingen in de personeelsformatie aanbrengen voor ten hoogste 10 % van de toegestane posten, behalve voor de rangen AD 16, AD 15, AD 14 en AD 13, mits aan twee voorwaarden wordt voldaan:
a)
de wijziging heeft geen gevolgen voor de omvang van de personeelskredieten overeenkomend met een volledig begrotingsjaar;
b)
het totale aantal toegestane ambten per personeelsformatie wordt niet overschreden;
c)
het EU-orgaan heeft deelgenomen aan een benchmark-studie met andere EU-organen, waarmee is begonnen met de personeelsscreening van de Commissie.
2. In afwijking van lid 1, tweede alinea, kunnen de gevallen van arbeid in deeltijd waarvoor het tot aanstelling bevoegde gezag overeenkomstig de bepalingen van het statuut toestemming heeft verleend, worden gecompenseerd. Wanneer een personeelslid verzoekt om de intrekking van de toekenning voor het einde van de toegekende periode, neemt het communautair orgaan de passende maatregelen om zo snel mogelijk het in lid 1, onder b), vermelde maximum in acht te nemen.
TITEL IV
UITVOERING VAN DE BEGROTING VAN HET EU-ORGAAN
HOOFDSTUK 1
Algemene bepalingen
Artikel 39
Begrotingsuitvoering volgens het beginsel van goed financieel beheer
1. De directeur oefent de functies van ordonnateur uit. Hij voert de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regels van het EU-orgaan en het beginsel van goed financieel beheer, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grenzen van de toegestane kredieten.
2. Zonder afbreuk te doen aan de verantwoordelijkheden van de ordonnateur met betrekking tot preventie en opsporing van fraude en onregelmatigheden, neemt het EU-orgaan deel aan de fraudepreventieactiviteiten van het Europees Bureau voor fraudebestrijding.
Artikel 40
Delegatie van bevoegdheden tot uitvoering van de begroting
1. De directeur kan de bevoegdheden tot uitvoering van de begroting delegeren aan personeelsleden van het EU-orgaan die onder het Statuut vallen, onder de voorwaarden die zijn bepaald in de door de raad van bestuur goedgekeurde financiële regels van het EU-orgaan. De delegatieverkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de hen uitdrukkelijk verleende bevoegdheden.
2. Delegatieverkrijgers kunnen de verkregen bevoegdheden subdelegeren onder de voorwaarden die zijn bepaald in de in artikel 114 bedoelde uitvoeringsvoorschriften van deze verordening. De directeur moet uitdrukkelijk instemmen met een subdelegatie.
Artikel 41
Belangenconflicten
1. Financiële actoren in de zin van hoofdstuk 2 van deze titel en andere personen die bij de uitvoering en het beheer, met inbegrip van voorbereidende handelingen op dit gebied, de audit of de controle van de begroting betrokken zijn, verrichten geen handeling waarbij hun eigen belangen in conflict kunnen komen met die van het EU-orgaan.
Indien een dergelijk risico bestaat, ziet de betrokkene van deze handeling af en wendt zich tot de bevoegde autoriteit, die schriftelijk meedeelt of er sprake is van een belangenconflict. Indien er sprake blijkt te zijn van een belangenconflict beëindigt de betrokkene zijn activiteiten in verband met de zaak. De bevoegde autoriteit neemt de nodige verdere maatregelen.
2. Voor de toepassing van lid 1 doet een belangenconflict zich voor wanneer de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functies van de in lid 1 bedoelde financiële actor of andere persoon in gevaar wordt gebracht als gevolg van familiebanden, vriendschap, politieke gezindheid of nationaliteit, economische belangen of elke andere eventuele belangengemeenschap met de ontvanger.
3. De in lid 1 vermelde bevoegde autoriteit is de hiërarchische meerdere van de betrokken ambtenaar. Als het personeelslid de directeur is, is de bevoegde autoriteit de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité.
4. Het EU-orgaan stelt regels vast voor het voorkomen van en omgaan met belangenconflicten.
Artikel 42
Wijze van uitvoering van de begroting
1. De begroting van het EU-orgaan wordt uitgevoerd door de directeur via de diensten die onder zijn gezag staan.
2. Voor zover dit onvermijdelijk blijkt, kunnen technische expertises en administratieve, voorbereidende of bijkomende opdrachten die geen overheidstaak of de uitoefening van een discretionaire beoordelingsbevoegdheid inhouden, langs contractuele weg worden toevertrouwd aan externe privaatrechtelijke eenheden of organen.
HOOFDSTUK 2
Financiële actoren
Afdeling 1
Beginsel van scheiding van functies
Artikel 43
Scheiding van functies
De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar.
Afdeling 2
De ordonnateur
Artikel 44
Bevoegdheden en taken van de ordonnateur
1. De ordonnateur is belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer en staat in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan.
2. De ordonnateur voert, overeenkomstig de minimumnormen die door de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité zijn vastgesteld op grond van de door de Commissie voor haar eigen diensten vastgelegde normen, en rekening houdend met de aan de beheeromstandigheden en de aard van de gefinancierde acties verbonden risico’s, de organisatorische structuur en de systemen voor interne controle in die passen bij de uitvoering van zijn taken.
De inrichting van die structuur en die systemen geschiedt op basis van een uitvoerige risicoanalyse, welke mede een kosten-batenanalyse omvat.
De ordonnateur kan binnen zijn diensten deskundigen en adviseurs aanstellen die hem kunnen bijstaan de risico’s die aan zijn activiteiten zijn verbonden, te beheersen.
3. Voor het verrichten van de uitgaven gaat de bevoegde ordonnateur vastleggingen in de begroting en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen.
4. De inning van de ontvangsten behelst de opstelling van schuldvorderingsramingen, de vaststelling van de te innen rechten en de verstrekking van invorderingsopdrachten. In voorkomend geval kan van het innen van een vastgestelde schuldvordering worden afgezien.
5. De ordonnateur bewaart de bewijsstukken van de uitgevoerde acties gedurende vijf jaar, te rekenen vanaf de dag van het besluit tot kwijting van de uitvoering van de begroting. Persoonsgegevens in de bewijsstukken zullen waar mogelijk worden verwijderd, wanneer deze gegevens niet noodzakelijk zijn voor begrotingskwijting, beheer of controle. In ieder geval is, wat de bewaring van verkeersgegevens betreft, artikel 37, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 van toepassing.
Artikel 45
Controles vooraf
1. Elke in artikel 44 bedoelde verrichting wordt wat de operationele en de financiële aspecten ervan betreft ten minste onderworpen aan een controle vooraf aan de hand van stukken en van de beschikbare resultaten van reeds verrichte controles.
De controles vooraf omvatten de inleiding en de verificatie van een verrichting.
2. Onder inleiding van een verrichting moet worden begrepen: het geheel van verrichtingen ter voorbereiding van de goedkeuring van handelingen in verband met de uitvoering van de begroting van het EU-orgaan door de in de artikelen 33 en 34 bedoelde ordonnateurs.
3. Onder verificatie vooraf van een verrichting dient te worden verstaan alle controles vooraf die door de bevoegde ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten ervan te verifiëren.
4. De controles vooraf zijn gericht op de samenhang tussen de vereiste bewijsstukken en alle andere beschikbare informatie. De frequentie en de reikwijdte van de controles vooraf worden bepaald door de bevoegde ordonnateur op grond van risico- en kosteneffectiviteitsoverwegingen. Bij twijfel vraagt de ordonnateur die voor de betaalbaarstelling verantwoordelijk is aanvullende inlichtingen of voert hij in het kader van de controle vooraf een controle ter plaatse uit om redelijke zekerheid te verkrijgen.
De controles vooraf dienen om met name het volgende vast te stellen:
a)
of de uitgave conform de toepasselijke bepalingen is;
b)
of het in artikel 29 bedoelde beginsel van goed financieel beheer is toegepast.
Ten behoeve van de controles mag een serie soortgelijke individuele transacties in verband met lopende uitgaven voor salarissen, pensioenen, vergoeding van kosten van dienstreizen en ziektekosten door de bevoegde ordonnateur als één verrichting worden beschouwd.
5. Voor een bepaalde verrichting wordt de verificatie gedaan door andere personeelsleden dan diegenen die de verrichting hebben ingeleid. Personeelsleden die de verificatie doen, mogen niet de ondergeschikten zijn van degenen die de verrichting hebben ingeleid.
Artikel 46
Controles achteraf
1. De ordonnateur kan controles achteraf instellen met betrekking tot verrichtingen die reeds zijn goedgekeurd na controles vooraf. De controles achteraf kunnen steekproefsgewijs volgens het risico worden ingericht.
2. De controles achteraf geschieden aan de hand van documenten en, zo nodig, ter plaatse.
De controles achteraf zijn erop gericht te verifiëren of uit de begroting van het EU-orgaan gefinancierde verrichtingen correct zijn uitgevoerd en in het bijzonder of aan de in artikel 45, lid 4, genoemde criteria is voldaan.
De resultaten van controles achteraf worden door de ordonnateur minstens jaarlijks onderzocht om eventuele systeemtekortkomingen op te sporen. De ordonnateur neemt maatregelen om dergelijke tekortkomingen te verhelpen.
De in lid 1 bedoelde risicoanalyse wordt geëvalueerd in het licht van de controleresultaten en andere relevante informatie.
Voor meerjarige programma’s stelt de ordonnateur een meerjarige controlestrategie op waarin de aard en de omvang van de controles voor de duur van het programma worden aangegeven, alsook hoe de resultaten van jaar tot jaar dienen te worden gemeten voor het jaarlijks proces tot verkrijging van zekerheid.
3. De controles vooraf en de controles achteraf worden niet door dezelfde personeelsleden uitgevoerd. De voor de controles achteraf verantwoordelijke personeelsleden zijn geen ondergeschikten van de voor de controles vooraf verantwoordelijke personeelsleden.
Wanneer de ordonnateur financiële audits van begunstigden uitvoert in de vorm van controles achteraf, zijn de desbetreffende auditvoorschriften duidelijk, samenhangend en transparant, en eerbiedigen zij de rechten van de Commissie en de gecontroleerden.
4. De in lid 3 bedoelde personeelsleden die voor de controle op het beheer van financiële verrichtingen verantwoordelijk zijn, bezitten de vereiste beroepsbekwaamheden. Zij respecteren een specifieke beroepscode die door het EU-orgaan wordt vastgesteld op grond van de normen die de Commissie voor haar eigen diensten heeft vastgesteld.
Artikel 47
Geconsolideerd jaarlijks activiteitsverslag
1. De ordonnateur brengt over de uitvoering van zijn taken verslag uit aan de raad van bestuur door middel van een geconsolideerd jaarlijks activiteitsverslag bevattende:
a)
informatie over
-
de uitvoering van het jaarlijks werkprogramma van het orgaan, de begroting en de personeelsmiddelen als bedoeld in artikel 38;
-
het beheer en de internecontrolesystemen, met inbegrip van een samenvatting over het aantal en de aard van de interne controles die door de interne controleur zijn verricht, de internecontrolecapaciteiten, de gedane aanbevelingen en het gevolg dat daaraan is gegeven, en de aanbevelingen van vorige jaren, als bedoeld in de artikelen 82 en 83;
-
eventuele opmerkingen van de Rekenkamer en het daaraan gegeven gevolg;
-
de rekeningen en het verslag over het begrotings- en financieel beheer, onverminderd het bepaalde in de artikelen 92, 96 en 97;
b)
een verklaring van de ordonnateur dat hij, eventueel met specifieke punten van voorbehoud ten aanzien van welbepaalde ontvangsten- en uitgavengebieden, redelijke zekerheid heeft dat:
-
de in het verslag opgenomen gegevens een juist en getrouw beeld geven;
-
de middelen die zijn bestemd voor de activiteiten waarover verslag wordt uitgebracht, zijn gebruikt voor het opgegeven doel en in overeenstemming met het begrip van goed financieel beheer;
-
de ingevoerde controleprocedures de nodige garanties verstrekken in verband met de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.
Het geconsolideerd jaarlijks activiteitsverslag behelst de resultaten van zijn verrichtingen ten opzichte van de hem opgedragen doelstellingen, de aan die verrichtingen verbonden risico’s, het gebruik van de middelen die tot zijn beschikking zijn gesteld en de efficiëntie en de doeltreffendheid van de systemen voor interne controle, met inbegrip van een globale kosten-batenanalyse van de controles.
Het geconsolideerd jaarlijks activiteitsverslag wordt ter beoordeling aan de raad van bestuur bezorgd.
2. Uiterlijk op 1 juli van elk jaar wordt het geconsolideerd jaarlijks activiteitsverslag, samen met dit oordeel, door de raad van bestuur aan de Rekenkamer, de Commissie, het Europees Parlement en de Raad toegezonden.
3. In gerechtvaardigde gevallen, in het bijzonder wanneer de aard van het gebied waarop het orgaan actief is zulks vereist, kunnen in het oprichtingsbesluit aanvullende verslagleggingsvereisten worden gesteld.
Artikel 48
Bescherming van de financiële belangen van de Unie
1. Indien een bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepscode die dat personeelslid gehouden is te respecteren, deelt hij dit aan zijn hiërarchieke meerdere mee. Indien de directeur niet optreedt of het aanvankelijke besluit of voorschrift bevestigt en het personeelslid van oordeel is dat een dergelijke bevestiging geen redelijk antwoord vormt op zijn bezorgdheid, stelt het personeelslid de instantie als bedoeld in artikel 54, lid 5, en de raad van bestuur schriftelijk hiervan in kennis.
2. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van de Unie kunnen schaden, waarschuwt het personeelslid de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties. Overeenkomsten met externe auditeurs die audits verrichten inzake het financieel beheer van het EU-orgaan bevatten een verplichting voor de externe auditeur om de ordonnateur in kennis te stellen van elk vermoeden van illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van de Unie kunnen schaden.
Artikel 49
Delegatie van bevoegdheden tot uitvoering van de begroting
In gevallen waarin bevoegdheden tot uitvoering van de begroting overeenkomstig artikel 40 zijn gedelegeerd of gesubdelegeerd, is artikel 44, leden 1, 2 en 3, mutatis mutandis van toepassing op de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs.
Afdeling 3
De rekenplichtige
Artikel 50
Bevoegdheden en taken van de rekenplichtige
1. De raad van bestuur stelt een onder het statuut vallende rekenplichtige aan, die functioneel onafhankelijk is bij de uitvoering van zijn taken. De rekenplichtige is bij het EU-orgaan verantwoordelijk voor:
a)
de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;
b)
het opstellen en inrichten van de rekeningen overeenkomstig titel IX;
c)
het voeren van de boekhouding overeenkomstig titel IX;
d)
het overeenkomstig titel IX ten uitvoer leggen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel in overeenstemming met de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde bepalingen;
e)
het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren; desbetreffend is de rekenplichtige bevoegd om te allen tijde na te gaan of de valideringscriteria zijn nageleefd;
f)
het beheer van de kasmiddelen.
2. Twee of meer EU-organen kunnen dezelfde rekenplichtige aanstellen.
EU-organen kunnen met de Commissie ook overeenkomen dat de rekenplichtige van de Commissie ook als rekenplichtige van het EU-orgaan optreedt.
EU-organen kunnen tevens een deel van de taken van rekenplichtige van het EU-orgaan overdragen aan de rekenplichtige van de Commissie, overeenkomstig de in artikel 29 bedoelde kosten-batenanalyse.
In dat geval komen zij de nodige maatregelen overeen om belangenconflicten te voorkomen.
3. De rekenplichtigen ontvangen van de ordonnateurs alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een juist en getrouw beeld geven van de financiële situatie en de uitvoering van de begroting van het EU-orgaan. De ordonnateurs garanderen de betrouwbaarheid van deze gegevens.
4. Voordat de rekeningen door de directeur worden goedgekeurd, tekent de rekenplichtige ze af, waarmee hij verklaart dat hij een redelijke zekerheid heeft dat de rekeningen een getrouw beeld van de financiële situatie van het EU-orgaan geven.
Ten behoeve van het bepaalde in de eerste alinea vergewist de rekenplichtige zich ervan dat de rekeningen zijn opgesteld in overeenstemming met de boekhoudregels als bedoeld in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, en dat alle ontvangsten en uitgaven zijn geboekt.
De ordonnateur verstrekt alle informatie die de rekenplichtige nodig heeft om zijn taken te vervullen.
De ordonnateurs blijven volledig verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de door hen beheerde middelen, de wettigheid en de regelmatigheid van de door hen beheerde uitgaven en de volledigheid en juistheid van de aan de rekenplichtige verstrekte informatie.
5. De rekenplichtige is bevoegd de ontvangen informatie te controleren en alle verdere toetsen uit te voeren die hij noodzakelijk acht om de rekeningen te kunnen aftekenen.
Zo nodig maakt de rekenplichtige voorbehoud, waarbij hij de aard en de draagwijdte van het voorbehoud precies omschrijft.
6. Behoudens lid 7 van dit artikel en artikel 51, is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de geldmiddelen en kasequivalenten. De rekenplichtige is voor de bewaring ervan aansprakelijk.
7. Indien dat onvermijdelijk blijkt voor de uitvoering van zijn taken, kan de rekenplichtige een aantal van zijn functies delegeren aan onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid geplaatste personeelsleden die onder het Statuut vallen.
8. In het delegatiebesluit worden de aan de delegatieverkrijgers overgedragen taken, rechten en plichten omschreven.
Afdeling 4
De beheerder van gelden ter goede rekening
Artikel 51
Beheer van gelden ter goede rekening
Waar zulks voor de betaling van geringe bedragen en voor de inning van andere ontvangsten als bedoeld in artikel 6 noodzakelijk is, kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld. Gelden ter goede rekening worden door de rekenplichtige ter beschikking gesteld en vallen onder de verantwoordelijkheid van door de rekenplichtige aangewezen beheerders van gelden ter goede rekening.
Het bedrag dat per uitgaven- of ontvangstenpost door de beheerder van gelden ter goede rekening aan derden kan worden betaald, bedraagt ten hoogste 60 000 EUR en wordt voor elke uitgaven- of ontvangstenpost door het EU-orgaan vastgesteld. Betalingen vanaf gelden ter goede rekeningen kunnen worden gedaan door middel van bankoverschrijvingen, waaronder mede begrepen het in artikel 74, lid 1, genoemde machtigingssysteem, cheques of andere betaalmethoden, overeenkomstig de aanwijzingen van de rekenplichtige.
HOOFDSTUK 3
Verantwoordelijkheid van financiële actoren
Afdeling 1
Algemene regels
Artikel 52
Intrekking van de delegatie en ontheffing van functies gegeven aan financiële actoren
1. De gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs kan te allen tijde door het gezag dat hen heeft benoemd tijdelijk of definitief hun delegatie of subdelegatie worden ontnomen. De ordonnateur kan te allen tijde zijn akkoord over een specifieke subdelegatie intrekken.
2. De rekenplichtige of de beheerder van gelden ter goede rekening, of beiden, kunnen te allen tijde door de raad van bestuur tijdelijk of definitief van hun functies worden ontheven. In dat geval stelt de raad van bestuur een tijdelijk rekenplichtige aan.
3. De leden 1 en 2 gelden onverminderd eventuele tuchtmaatregelen ten aanzien van de betrokken financiële actoren.
Artikel 53
Verantwoordelijkheid van de financiële actoren voor illegale activiteiten, fraude of corruptie
1. De artikelen 52 tot en met 56 doen niet af aan de eventuele strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de in artikel 52 genoemde financiële actoren krachtens het toepasselijke nationale recht en de geldende bepalingen aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Unie en de bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Unie of van de lidstaten betrokken zijn.
2. Onverminderd het bepaalde in de artikelen 54, 55 en 56 van deze verordening, is elke bevoegde ordonnateur, rekenplichtige of beheerder van gelden ter goede rekening tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk onder de voorwaarden vastgesteld in het Statuut. Gevallen van illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van de Unie kunnen schaden, worden voorgelegd aan de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties, met name aan het Europees Bureau voor fraudebestrijding.
Afdeling 2
Regels betreffende de ordonnateurs
Artikel 54
Regels betreffende de ordonnateurs
1. De ordonnateur is geldelijk aansprakelijk onder de in het statuut vermelde voorwaarden.
2. De verplichting tot schadevergoeding bestaat in het bijzonder wanneer de bevoegde ordonnateur opzettelijk of met grove nalatigheid:
a)
de in te vorderen rechten vaststelt of inningsopdrachten afgeeft, een betalingsverplichting aangaat of een betalingsopdracht ondertekent in afwijking van de in deze verordening vastgestelde bepalingen en, in voorkomend geval, van de uitvoeringsvoorschriften voor de financiële regeling van het EU-orgaan;
b)
verzuimt een document op te stellen waarbij een schuldvordering wordt vastgesteld, verzuimt een inningsopdracht af te geven of deze te laat afgeeft, of een betalingsopdracht te laat afgeeft, waardoor het EU-orgaan civiel aansprakelijk wordt jegens derden.
3. Wanneer een gedelegeerd of gesubdelegeerd ordonnateur oordeelt dat een door hem te nemen besluit onregelmatig is of tegen het beginsel van goed financieel beheer indruist, deelt hij dat schriftelijk mede aan het delegatieverlenend gezag. Indien dit gezag schriftelijk aan de gedelegeerd of gesubdelegeerd ordonnateur de met redenen omklede opdracht geeft het genoemde besluit te nemen, is deze ordonnateur van zijn aansprakelijkheid ontslagen.
4. In geval van delegatie blijft de ordonnateur verantwoordelijk voor de efficiëntie en doelmatigheid van het ingestelde systeem voor beheer en interne controle en de keuze van de gedelegeerde ordonnateur.
5. De gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden die de Commissie heeft opgericht of waaraan zij deelneemt overeenkomstig artikel 73, lid 6, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 heeft ten aanzien van het EU-orgaan dezelfde bevoegdheden als ten aanzien van de diensten van de Commissie, tenzij de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité besluit een functioneel onafhankelijke instantie op te richten of deel te nemen aan een gemeenschappelijke instantie van meerdere organen. In de gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden die de Commissie heeft opgericht of waaraan zij deelneemt, heeft één personeelslid dat afkomstig is van een EU-orgaan zitting wanneer zaken worden behandeld die door EU-organen zijn aangebracht.
Op grond van het advies van de in de eerste alinea bedoelde instantie neemt de directeur een beslissing over het instellen van een procedure wegens tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid of geldelijke aansprakelijkheid. Indien de instantie systeemgebonden problemen ontdekt, zendt zij de ordonnateur en de interne controleur van de Commissie een verslag met aanbevelingen toe. Indien door dit verslag de directeur in het gedrang wordt gebracht, zendt de vermelde instantie het toe aan het directiecomité en aan de interne controleur van de Commissie. In zijn jaarlijks activiteitsverslag verwijst de directeur anoniem naar het advies van de instantie en vermeldt hij welke follow-up daaraan is gegeven.
6. Elke ambtenaar kan worden verplicht de schade die het EU-orgaan door grove schuld zijnerzijds in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden. Het met redenen omklede besluit wordt genomen door het tot aanstelling bevoegde gezag na vervulling van de door het statuut voorgeschreven tuchtrechtelijke formaliteiten.
Afdeling 3
Regels betreffende de rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening
Artikel 55
Regels betreffende de rekenplichtigen
De rekenplichtige is, onder de voorwaarden en volgens de procedures vastgesteld bij het Statuut, tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk. Hij kan met name aansprakelijk worden gesteld als gevolg van de volgende fouten:
a)
middelen, waarden en documenten die hij onder zijn hoede heeft, verloren laten gaan of aantasten, al dan niet door nalatigheid;
b)
bankrekeningen of postrekeningen ten onrechte wijzigen;
c)
invorderingen of betalingen verrichten die niet in overeenstemming zijn met de invorderings- of betalingsopdrachten;
d)
nalaten verschuldigde ontvangsten te innen.
Artikel 56
Regels betreffende de beheerders van gelden ter goede rekening
De beheerder van gelden ter goede rekening is, onder de voorwaarden en volgens de procedures vastgesteld bij het statuut, tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk. De beheerder van gelden ter goede rekening kan met name aansprakelijk worden gesteld als gevolg van de volgende fouten:
a)
middelen, waarden en documenten die hij onder zijn hoede heeft, verloren laten gaan of aantasten, al dan niet door nalatigheid;
b)
verrichte betalingen niet met deugdelijke bewijsstukken kunnen verantwoorden;
c)
aan een ander dan de daarop rechthebbende betalen;
d)
nalaten verschuldigde ontvangsten te innen.
HOOFDSTUK 4
Ontvangsten
Artikel 57
Betalingsverzoeken
Overeenkomstig artikel 19, lid 6, dient het EU-orgaan verzoeken om betaling van een gehele of gedeeltelijke bijdrage van de Gemeenschap in bij de Commissie binnen de door Commissie vastgestelde voorwaarden en overeenkomstig een met de Commissie overeengekomen periodiciteit.
Artikel 58
Behandeling van rente
De rente voortgebracht door middelen uit de bijdrage van de Commissie aan het EU-orgaan is niet aan de begroting verschuldigd.
Artikel 59
Raming van schuldvorderingen
1. Wanneer de ordonnateur over voldoende en betrouwbare informatie beschikt met betrekking tot een maatregel of situatie waardoor een schuldvordering van de Unie ontstaat, maakt hij een raming van het verschuldigde bedrag.
2. De raming van de schuldvordering wordt door de ordonnateur aangepast zodra hij kennis krijgt van een feit dat de maatregel of de situatie die tot de raming heeft geleid, verandert.
Bij de opstelling van een invorderingsopdracht met betrekking tot een maatregel of situatie die eerder tot een raming van de schuldvordering heeft geleid, wordt die raming dienovereenkomstig aangepast door de ordonnateur.
Wanneer de invorderingsopdracht wordt opgesteld voor hetzelfde bedrag als de oorspronkelijke raming van schuldvordering, wordt die raming verlaagd tot nul.
Artikel 60
Vaststelling van schuldvorderingen
1. De vaststelling van een schuldvordering is de handeling waarbij de ordonnateur:
a)
het bestaan van de schuld van de debiteur verifieert;
b)
het bestaan en het bedrag van de schuld vaststelt of verifieert;
c)
de invorderbaarheid van de schuld verifieert.
2. Elke als zeker, vaststaand en invorderbaar aangemerkte schuldvordering wordt vastgesteld door middel van een invorderingsopdracht aan de rekenplichtige, gevolgd door een aan de debiteur gerichte debetnota, welke beide worden opgesteld door de ordonnateur.
3. Ten onrechte betaalde bedragen worden teruggevorderd.
4. Elke schuldvordering die op de in de debetnota vermelde vervaldag niet is voldaan, is rentedragend overeenkomstig de bepalingen van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012.
5. In naar behoren gerechtvaardigde gevallen kunnen bepaalde lopende inkomsten het voorwerp uitmaken van voorlopige vaststellingen. Een voorlopige vaststelling bestrijkt verschillende afzonderlijke invorderingen die derhalve niet het voorwerp moeten uitmaken van een afzonderlijke vaststelling. Voor de afsluiting van het begrotingsjaar dient de ordonnateur de wijzigingen in de voorlopige vaststellingen aan te brengen opdat deze in overeenstemming zijn met de werkelijk vastgestelde schuldvorderingen.
Artikel 61
Invorderingsopdrachten
De opdracht tot invordering is de handeling waarbij de ordonnateur de rekenplichtige, door het afgifte van een invorderingsopdracht, opdraagt een schuldvordering die die bevoegde ordonnateur heeft vastgesteld in te vorderen.
Artikel 62
Regels betreffende de invordering
1. De rekenplichtige neemt de door de ordonnateur naar behoren opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling. De rekenplichtige is gehouden zorg te dragen voor het innen van de ontvangsten van het EU-orgaan en toe te zien op het behoud van de rechten van het orgaan.
2. Indien op de in de invorderingsopdracht genoemde vervaldatum geen inning heeft plaatsgevonden, stelt de rekenplichtige de ordonnateur hiervan in kennis en tracht hij onverwijld de inning alsnog te bewerkstelligen met aanwending van passende rechtsmiddelen, eventueel bij wijze van compensatie, en, indien een en ander niet mogelijk is, door middel van gedwongen uitvoering.
3. De rekenplichtige gaat over tot invordering door verrekening van de schuldvorderingen van het EU-orgaan wanneer de debiteur zelf een vordering op het orgaan heeft. Deze vorderingen zijn zeker, vaststaand en invorderbaar.
4. Wanneer de ordonnateur overweegt geheel of gedeeltelijk van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien, verifieert hij of dit regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer en het evenredigheidsbeginsel. Het besluit daarvan af te zien wordt gemotiveerd. De ordonnateur kan dit besluit slechts delegeren voor schuldvorderingen waarmee minder dan 5 000 EUR is gemoeid.
Het afwijzingsbesluit bevat de redenen voor de inning alsook de juridische en feitelijke elementen waarop een en ander gebaseerd is.
5. De ordonnateur gaat over tot volledige of gedeeltelijke annulering van een schuldvordering wanneer bij de ontdekking van een vergissing blijkt dat het bedrag ervan niet correct is vastgesteld. Deze annulering gaat gepaard met een besluit van de bevoegde ordonnateur alsook met een met redenen omkleed advies.
Artikel 63
Inningsprocedure
1. De door de rekenplichtige uitgevoerde inning leidt ertoe dat de rekenplichtige in de rekeningen een en ander registreert, waarbij de ordonnateur op de hoogte moet worden gesteld.
2. Voor iedere storting in gereed geld in de kas van de rekenplichtige moet een ontvangstbewijs worden afgegeven.
3. Gedeeltelijke vereffening door een debiteur tegen wie verschillende invorderingsopdrachten zijn uitgevaardigd, wordt eerst in mindering gebracht op de oudste schuldvordering, tenzij door de debiteur anders wordt aangegeven.
Elke gedeeltelijke betaling dekt in de eerste plaats de verschuldigde rente.
Artikel 64
Aanvullende betalingstermijnen
1. Aanvullende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in overleg met de ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk, met redenen omkleed verzoek van de debiteur en op voorwaarde dat:
a)
de debiteur zich ertoe verbindt voor de gehele toegekende termijn, te rekenen vanaf de datum als bedoeld in artikel 80, lid 3, onder b), van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 rente te betalen tegen het in artikel 83 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 bedoelde tarief;
b)
hij ter bescherming van de rechten van het EU-orgaan een door de rekenplichtige van de instelling aanvaarde financiële zekerheid stelt die de hoofdsom en de rente van de nog niet geïnde schuld dekt.
De in de eerste alinea, onder b), bedoelde zekerheid kan worden vervangen door een persoonlijke en hoofdelijke borgstelling door een door de rekenplichtige van het EU-orgaan erkende derde.
2. In uitzonderlijke omstandigheden kan de rekenplichtige op verzoek van de debiteur ervan afzien de in lid 1, eerste alinea, onder b), bedoelde zekerheid te vragen wanneer hij oordeelt dat de debiteur bereid en in staat is om de schuld binnen de aanvullende betalingstermijn te voldoen, maar niet in staat is om dergelijke zekerheid te stellen en in een moeilijke situatie verkeert.
Artikel 65
Lijst van te innen bedragen
1. De rekenplichtige houdt een lijst van te innen bedragen bij waarop de vorderingen van het EU-orgaan zijn samengebracht overeenkomstig de datum van uitgifte van de invorderingsopdracht. Hij zal ook melding maken van besluiten om geheel of gedeeltelijk van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien. De lijst zal worden toegevoegd aan het verslag over het begrotings- en financieel beheer van het EU-orgaan.
2. Het EU-orgaan stelt een lijst op van de vorderingen van het EU-orgaan, met vermelding van de namen van de debiteuren en het bedrag van de schuld, voor de gevallen waarin de debiteur op grond van een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing tot vereffening verplicht is en waarin één jaar na de uitspraak nog geen of geen significante vereffening heeft plaatsgevonden. Deze lijst wordt openbaar gemaakt, met inachtneming van de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001.
Waar persoonsgegevens betrekking hebben op natuurlijke personen, zal de bekendgemaakte informatie worden verwijderd zodra de schuld volledig is vereffend. Hetzelfde geldt voor persoonsgegevens betreffende rechtspersonen waarvan de officiële benaming naar één of meer natuurlijke personen verwijst.
Het besluit om de naam van debiteuren te vermelden in de lijst van vorderingen van het EU-orgaan wordt genomen met inachtneming van het evenredigheidsbeginsel, waarbij in het bijzonder rekening wordt gehouden met de omvang van het bedrag.
Artikel 66
Verjaringstermijn
Voor vorderingen van het EU-orgaan op derden en vorderingen van derden op het EU-orgaan geldt een verjaringstermijn van vijf jaar.
Artikel 67
Specifieke bepalingen betreffende vergoedingen en heffingen
Voor zover vergoedingen of heffingen in de zin van artikel 6, lid 1, onder a), worden geïnd door het EU-orgaan, maken zij aan het begin van elk begrotingsjaar het voorwerp uit van een voorlopige algemene raming.
Wanneer de vergoedingen en heffingen volledig door de wetgeving of besluiten van de raad van bestuur zijn vastgesteld, kan de ordonnateur afzien van de verstrekking van invorderingsopdrachten en onmiddellijk debetnota’s opstellen nadat hij de schuldvordering heeft vastgesteld. In dit geval worden alle gegevens van het ten gunste van het EU-orgaan vastgestelde recht geregistreerd. De rekenplichtige houdt een lijst van alle debetnota’s bij en deelt in het verslag over het financieel en begrotingsbeheer van het EU-orgaan het aantal debetnota’s en het totale bedrag mee.
Wanneer het EU-orgaan gebruik maakt van een afzonderlijk factureringssysteem, dan neemt de rekenplichtige regelmatig en ten minste eenmaal per maand de totale som van de ontvangen heffingen en belastingen in de rekeningen op.
De diensten uit hoofde van de opgedragen taken worden door het EU-orgaan slechts verricht na volledige betaling van het bedrag van de overeenkomstige vergoeding of heffing. In uitzonderlijke omstandigheden mag een dienst evenwel worden verricht voordat de overeenkomstige vergoeding of heffing is betaald. In die gevallen zijn de artikelen 60 tot en met 66 van toepassing.
HOOFDSTUK 5
Uitgaven
Artikel 68
Financieringsbesluiten
1. Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling.
2. Elke uitgavenvaststelling moet voorafgegaan worden door een financieringsbesluit.
3. Het jaarlijks werkprogramma van het EU-orgaan wordt gelijkgesteld met een financieringsbesluit voor de activiteiten die het bestrijkt, op voorwaarde dat de in artikel 32, lid 3, genoemde elementen duidelijk zijn aangegeven.
4. De administratieve kredieten kunnen worden uitgevoerd zonder voorafgaand financieringsbesluit.
Artikel 69
Soorten vastleggingen
1. De vastlegging in de begroting is de handeling waarbij de kredieten worden gereserveerd die nodig zijn voor de latere betalingen ter uitvoering van juridische verbintenissen.
2. Het aangaan van een juridische verbintenis is de handeling waarbij de ordonnateur een verplichting doet ontstaan of constateert die tot een last leidt.
3. Vastleggingen in de begroting vallen onder een van de volgende categorieën:
a)
individueel: bij een individuele vastlegging zijn de begunstigde en het bedrag van de uitgave bepaald;
b)
globaal: van een globale vastlegging is sprake wanneer ten minste een van de elementen die nodig zijn voor de identificatie van de individuele vastlegging, niet is bepaald;
c)
voorlopig: Een voorlopige vastlegging heeft betrekking op lopende uitgaven van administratieve aard waarvan hetzij het bedrag, hetzij de eindbegunstigden niet definitief zijn aangegeven.
De voorlopige vastlegging wordt uitgevoerd door een of meer individuele juridische verbintenissen te sluiten die recht geven op latere betalingen, dan wel, in bepaalde uitzonderingsgevallen in verband met de uitgaven voor personeelsbeheer, door rechtstreekse betalingen.
4. Vastleggingen in de begroting voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan een begrotingsjaar uitstrekt, mogen slechts in jaartranches worden verdeeld wanneer het oprichtingsbesluit of de basishandeling daarin voorziet of wanneer zij betrekking hebben op administratieve uitgaven.
Artikel 70
Regels betreffende vastleggingen
1. Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting van het EU-orgaan ontstaat, verricht de ordonnateur een vastlegging in de begroting alvorens een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten.
2. De in lid 1 bepaalde verplichting om een vastlegging in de begroting te doen alvorens een juridische verbintenis te sluiten, geldt niet voor juridische verbintenissen die worden aangegaan nadat in het kader van een bedrijfscontinuïteitsplan een crisissituatie is uitgeroepen, overeenkomstig de procedures die door het EU-orgaan zijn vastgesteld.
3. De globale vastleggingen hebben betrekking op de totale kosten van de betrokken individuele juridische verbintenissen gesloten tot 31 december van het jaar n + 1.
Behoudens het bepaalde in artikelen 69, lid 4, en 87, lid 2, worden de individuele juridische verbintenissen betreffende individuele of voorlopige vastleggingen in de begroting uiterlijk tot 31 december van het jaar n gesloten.
Bij het verstrijken van de in de eerste en de tweede alinea bedoelde perioden wordt het niet-gebruikte saldo van zulke vastleggingen in de begroting door de bevoegde ordonnateur vrijgemaakt.
Elke individuele juridische verbintenis die volgt op een globale begrotingsvastlegging wordt vóór ondertekening door de bevoegde ordonnateur in de begrotingsboekhouding ingeschreven ten laste van de globale begrotingsvastlegging.
4. Voor vastleggingen in de begroting en juridische verbintenissen die worden aangegaan voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan één begrotingsjaar uitstrekt, behalve wanneer het personeelskosten betreft, geldt een uiterste uitvoeringsdatum die overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer wordt bepaald.
Alle delen van dergelijke vastleggingen die zes maanden na de in de eerste alinea van dit lid bedoelde datum niet zijn uitgevoerd, worden vrijgemaakt overeenkomstig het bepaalde in artikel 16.
De vastlegging in de begroting wordt vrijgemaakt voor het bedrag van een juridische verbintenis waarvoor binnen twee jaar, te rekenen vanaf de ondertekening van deze juridische verbintenis, geen enkele betaling in de zin van artikel 75 is verricht, tenzij dat bedrag een zaak betreft waarvoor een procedure loopt bij het gerecht of een arbitrage-instantie of indien specifieke bepalingen zijn vastgelegd in de basishandelingen.
Artikel 71
Toetsen betreffende vastleggingen
1. Bij elke vastlegging vergewist de ordonnateur zich van:
a)
de juistheid van de aanwijzing op de begroting van het EU-orgaan;
b)
de beschikbaarheid van de kredieten;
c)
de overeenstemming van de uitgaven met de toepasselijke bepalingen, met name het oprichtingsbesluit, de financiële regeling van elk EU-orgaan, alsook elke handeling die is vastgesteld ter uitvoering hiervan;
d)
de naleving van het beginsel van goed financieel beheer.
2. Bij de inschrijving van een juridische verbintenis door middel van een fysieke of elektronische handtekening vergewist de ordonnateur zich van:
a)
de dekking van de verbintenis door de overeenkomstige vastlegging in de begroting;
b)
de wettigheid en regelmatigheid en de overeenstemming van de uitgaven met de toepasselijke bepalingen, met name het oprichtingsbesluit, de financiële regeling van elk EU-orgaan, alsook elke handeling die is vastgesteld ter uitvoering hiervan;
c)
de naleving van het beginsel van goed financieel beheer.
Artikel 72
Betaalbaarstelling
De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de ordonnateur:
a)
het bestaan van de rechten van de crediteur verifieert;
b)
het bestaan en het bedrag van de schuldvordering vaststelt of verifieert;
c)
de opeisbaarheid van de schuldvordering verifieert.
Artikel 73
Betaalbaarstelling en vorm van de betaalbaarverklaring
1. Elke betaalbaarstelling van een uitgave wordt gestaafd door bewijsstukken met betrekking tot de rechten van de schuldeiser in verband met daadwerkelijk verleende diensten, daadwerkelijk verrichte leveringen of daadwerkelijke uitgevoerde werken, of in verband met andere aanspraken op betaling, zoals terugkerende betalingen voor abonnementen of opleidingscursussen.
2. De ordonnateur onderzoekt de bewijsstukken persoonlijk of verifieert onder eigen verantwoordelijkheid dat dit onderzoek is verricht, voordat hij het besluit tot betaalbaarstelling van de uitgave neemt.
3. Het besluit tot betaalbaarstelling leidt tot de ondertekening van een verklaring „betaalbaar” door de ordonnateur.
4. In een niet-geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarstelling de vorm van een stempel met de handtekening van de ordonnateur.
In een geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarstelling de vorm van een validering waarvoor de ordonnateur zijn persoonlijk wachtwoord gebruikt.
Artikel 74
Betalingsopdracht
1. De betalingsopdracht is de handeling waarbij de ordonnateur, nadat hij heeft geverifieerd of de kredieten beschikbaar zijn, de rekenplichtige door middel van een betalingsopdracht opdraagt het bedrag van de door de ordonnateur betaalbaar gestelde uitgaven te betalen.
Wanneer periodieke betalingen worden gedaan met betrekking tot verleende diensten, inclusief verhuurdiensten, of geleverde goederen kan de ordonnateur, afhankelijk van een risicoanalyse, opdracht geven tot de uitvoering van automatische incasso’s.
2. De betalingsopdracht wordt door de ordonnateur gedateerd en ondertekend en vervolgens aan de rekenplichtige toegezonden. De bewijsstukken worden overeenkomstig artikel 44, lid 5, door de ordonnateur bewaard.
3. In voorkomend geval gaat de aan de rekenplichtige toegezonden betalingsopdracht vergezeld van een verklaring dat de goederen zijn opgenomen in de in artikel 106, lid 1, bedoelde inventarissen.
Artikel 75
Soorten betalingen
1. Een betaling wordt slechts uitgevoerd indien is aangetoond dat de actie overeenkomstig de basishandeling, het contract of de subsidieovereenkomst is uitgevoerd en betrekking heeft op een van de volgende verrichtingen:
a)
betaling van het volledige verschuldigde bedrag;
b)
betaling van het verschuldigde bedrag op een van de volgende wijzen:
1)
voorfinanciering, eventueel verdeeld in verschillende stortingen, na de ondertekening van het contract of de subsidieovereenkomst, of na kennisgeving van het subsidiebesluit;
2)
een of meer tussentijdse betalingen als tegenprestatie voor de uitvoering van een deel van de actie;
3)
betaling van het saldo van de verschuldigde bedragen wanneer de actie volledig is uitgevoerd.
De voorfinanciering dient om de begunstigde ontvanger kasmiddelen te verstrekken. Zij kan voor een goed financieel beheer in verschillende stortingen worden verdeeld.
De tussentijdse betaling, die kan worden hernieuwd, dient om de uitgaven te vergoeden die zijn gedaan voor de uitvoering van het besluit of de overeenkomst, of ter vereffening van diensten, leveringen of werkzaamheden die zijn voltooid en/of opgeleverd in een tussenfase van de opdracht. De tussentijdse betaling kan de voorfinanciering geheel of gedeeltelijk vereffenen, onverminderd het bepaalde in de basishandeling.
De afsluiting van de uitgaven neemt de vorm aan van de eenmalige betaling van het saldo ter verrekening van alle voorgaande uitgaven, of van een invorderingsopdracht.
2. In de begrotingsboekhouding wordt een onderscheid gemaakt tussen de in lid 1 genoemde soorten betalingen op het ogenblik waarop iedere betaling wordt verricht.
Artikel 76
Betalingen binnen de grenzen van de beschikbare middelen
De betalingen worden door de rekenplichtige verricht binnen de grenzen van de beschikbare middelen.
Artikel 77
Termijnen
De betalingen worden verricht binnen de termijnen en overeenkomstig de voorschriften vastgesteld in Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012.
HOOFDSTUK 6
Computersystemen
Artikel 78
Elektronisch beheer van verrichtingen
Wanneer de ontvangsten en uitgaven met behulp van computersystemen worden beheerd, kunnen de handtekeningen door middel van een geautomatiseerde of elektronische procedure worden aangebracht.
Artikel 79
E-bestuur
Het EU-orgaan stelt uniforme normen op voor de elektronische uitwisseling van informatie met derden die deelnemen aan aanbestedings- en subsidieprocedures en passen deze toe. Meer in het bijzonder ontwerpen en implementeren zij, in de grootst mogelijke mate, oplossingen voor de indiening, opslag en verwerking van gegevens in het kader van aanbestedings- en subsidieprocedures, en wijzen zij hiertoe één „elektronisch gegevensuitwisselingsterrein” aan voor aanvragers, kandidaten en inschrijvers.
Artikel 80
Goed bestuur
1. De ordonnateur maakt onverwijld de verplichting om bewijsstukken en/of documentatie over te leggen, de vorm en de vereiste inhoud ervan, evenals, indien van toepassing, het indicatieve tijdschema voor toekenningsprocedures bekend.
2. Wanneer ingevolge een duidelijke administratieve fout van de aanvrager of de inschrijver, de aanvrager of inschrijver nalaat bewijsstukken over te leggen of verklaringen af te leggen, verzoekt de beoordelingscommissie of in voorkomend geval de ordonnateur, behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen, de aanvrager of de inschrijver de ontbrekende informatie te verstrekken of opheldering te verschaffen omtrent de bewijsstukken. Dergelijke informatie of opheldering mag geen substantiële wijziging van het voorstel tot gevolg hebben noch een wijziging van de voorwaarden van de inschrijving.
Artikel 81
Vermelding van beroepsmogelijkheden
Wanneer een procedurele handeling van een ordonnateur negatieve gevolgen heeft voor de rechten van een aanvrager, inschrijver, begunstigde of contractant, vermeldt deze handeling de beschikbare administratieve en/of gerechtelijke beroepsmogelijkheden om haar aan te vechten.
Meer in het bijzonder worden de aard van het beroep, de instantie of instanties waar beroep kan worden aangetekend en de termijn om beroep aan te tekenen, vermeld.
HOOFDSTUK 7
Intern controleur
Artikel 82
Aanstelling en bevoegdheden en plichten van de interne controleur
1. Het EU-orgaan stelt een internecontrolefunctie in, die moet worden uitgeoefend met inachtneming van de ter zake geldende internationale normen.
2. De internecontrolefunctie wordt uitgeoefend door de interne controleur van de Commissie. De interne controleur mag niet de ordonnateur noch de rekenplichtige van het EU-orgaan noch van de Commissie zijn.
3. De interne controleur adviseert het EU-orgaan bij het beheersen van de risico’s door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheers- en controlesystemen en door aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de uitvoeringsvoorwaarden van de verrichtingen en ter bevordering van een goed financieel beheer.
De interne controleur is met name belast met:
a)
het beoordelen van de toereikendheid en doeltreffendheid van de internebeheerssystemen alsmede van de prestaties van de diensten bij de uitvoering van de programma’s en acties in relatie met de ermee verbonden risico’s;
b)
het beoordelen van de efficiëntie en de doeltreffendheid van de interne- en andere controlesystemen die worden toegepast op elke verrichting tot uitvoering van de begroting van het EU-orgaan.
4. De werkzaamheden van de interne controleur strekken zich uit tot alle activiteiten en diensten van het EU-orgaan. De interne controleur heeft volledige en onbeperkte toegang tot alle informatie die hij voor de uitvoering van zijn taken nodig heeft.
5. De interne controleur neemt kennis van het geconsolideerd jaarlijks activiteitsverslag van de ordonnateur en van de andere geïdentificeerde informatie.
6. De interne controleur brengt aan de raad van bestuur en aan de directeur verslag uit van zijn bevindingen en aanbevelingen.
Hij rapporteert eveneens wanneer:
-
fundamentele risico’s en aanbevelingen niet de nodige aandacht hebben gekregen;
-
de aanbevelingen van vorige jaren met aanzienlijke vertraging worden uitgevoerd.
De raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité en de directeur zien erop toe dat de uitvoering van de controleaanbevelingen regelmatig wordt gemonitord. De raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité verifieert de in artikel 47, lid 1, onder a), bedoelde informatie en controleert of de aanbevelingen volledig en tijdig zijn uitgevoerd.
7. Het EU-orgaan stelt de contactgegevens van de interne controleur beschikbaar aan elke natuurlijke of rechtspersoon die betrokken is bij uitgavenverrichtingen, zodat er vertrouwelijk contact kan worden opgenomen met de interne controleur.
8. De verslagen en de bevindingen van de interne controleur zijn slechts voor het publiek toegankelijk nadat de interne controleur de maatregelen voor uitvoering ervan heeft gevalideerd.
Artikel 83
Onafhankelijkheid van de interne controleur
De onafhankelijkheid en de aansprakelijkheid van de interne controleur voor uit hoofde van zijn functie gestelde handelingen, met inbegrip van zijn recht beroep in te stellen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie, worden vastgesteld overeenkomstig artikel 100 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 84
Instelling van internecontrolecapaciteiten
1. De raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité kan, rekening houdende met de kosten en baten, een internecontrolecapaciteit instellen die haar taken uitoefent met inachtneming van de ter zake geldende internationale normen.
Het doel, de bevoegdheid en de verantwoordelijkheid van de internecontrolecapaciteit worden vastgesteld in het internecontrolecharter, dat door de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité wordt goedgekeurd.
Het jaarlijks controleprogramma van de internecontrolecapaciteit wordt opgesteld door het hoofd van de internecontrolecapaciteit, rekening houdende onder andere met de beoordeling van de directeur van risico’s binnen het EU-orgaan.
Het programma wordt geëvalueerd en goedgekeurd door de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité.
De internecontrolecapaciteit brengt aan de raad van bestuur en aan de directeur verslag uit van zijn bevindingen en aanbevelingen.
2. Indien de internecontrolecapaciteit van een EU-orgaan niet kosteneffectief is of niet aan internationale normen kan voldoen, kan het EU-orgaan besluiten een internecontrolecapaciteit te delen met andere EU-organen die op hetzelfde beleidsterrein actief zijn.
In dergelijke gevallen maken de raden van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, de directiecomités van de betrokken EU-organen praktische afspraken met betrekking tot de gemeenschappelijke internecontrolecapaciteit.
3. De aan de interne controle deelnemende functionarissen zorgen voor een doeltreffende samenwerking door informatie en controleverslagen uit te wisselen en in voorkomend geval gezamenlijke risicobeoordelingen te maken en gezamenlijke controles te verrichten.
De raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité en de directeur zien erop toe dat de uitvoering van de aanbevelingen van de internecontrolecapaciteit regelmatig wordt gemonitord.
TITEL V
PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN
Artikel 85
Algemene bepalingen
1. Op het plaatsen van overheidsopdrachten is, met inachtneming van artikel 86, titel V van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van toepassing.
2. Het EU-orgaan mag op zijn verzoek als aanbestedende dienst worden betrokken bij de toekenning van opdrachten van de Commissie of van interinstitutionele opdrachten alsook bij de toekenning van opdrachten van andere EU-organen.
3. Het EU-orgaan neemt deel aan de centrale gegevensbank van uitsluitingen die de Commissie heeft opgericht en beheert overeenkomstig artikel 108 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 86
Procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten
1. Zonder een beroep te doen op een procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten kan het EU-orgaan een contract sluiten met de Commissie, de interinstitutionele bureaus en het bij Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad (8) opgerichte Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het leveren van goederen, het verstrekken van diensten of het uitvoeren van werken.
2. Het EU-orgaan mag gebruikmaken van gezamenlijke aanbestedingsprocedures met de aanbestedende diensten van de lidstaten die als gastheer voor het orgaan optreden, om zijn administratieve behoeften te dekken. In dergelijke gevallen is artikel 133 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 mutatis mutandis van toepassing.
TITEL VI
SPECIFIEKE BEPALINGEN BETREFFENDE ADMINISTRATIEVE KREDIETEN
Artikel 87
Administratieve kredieten
1. Administratieve kredieten zijn niet-gesplitste kredieten.
2. De administratieve uitgaven die voortvloeien uit contracten voor perioden welke de duur van het begrotingsjaar overschrijden, hetzij overeenkomstig de plaatselijke gebruiken, hetzij met betrekking tot de levering van materieel, worden geboekt ten laste van de begroting van het EU-orgaan van het begrotingsjaar waarin zij worden gedaan.
3. Het EU-orgaan verstrekt het Europees Parlement en de Raad uiterlijk op 1 juli van elk jaar een werkdocument over haar onroerendgoedbeleid, dat de volgende informatie bevat:
a)
voor elk gebouw, de door de kredieten op de overeenkomstige onderdelen van de begroting van het EU-orgaan gedekte uitgaven en oppervlakte;
b)
de verwachte evolutie van de globale programmering van oppervlakte en locaties voor de komende jaren, met een beschrijving van de vastgoedprojecten in de planningfase die reeds geïdentificeerd zijn;
c)
de definitieve voorwaarden en kosten evenals relevante informatie betreffende de uitvoering van nieuwe onroerendgoedprojecten die overeenkomstig de in artikel 88 vastgestelde procedure aan het Europees Parlement en de Raad zijn voorgelegd en niet in werkdocumenten van de voorgaande jaren zijn opgenomen.
Artikel 88
Onroerendgoedprojecten
1. In het geval van onroerendgoedprojecten die wellicht aanzienlijke financiële gevolgen hebben voor de begroting van het EU-orgaan stelt het orgaan het Europees Parlement en de Raad zo vroeg mogelijk in kennis van de vereiste bouwoppervlakte en voorlopige plannen, nog vóór het verkennen van de lokale markt in het geval van onroerendgoedovereenkomsten, of vóór het publiceren van de uitnodigingen tot inschrijving in het geval van bouwwerkzaamheden.
2. In het geval van onroerendgoedprojecten die wellicht aanzienlijke financiële gevolgen hebben voor de begroting van het EU-orgaan presenteert het orgaan het bouwproject, met inbegrip van de gedetailleerde kostenraming en de financiering ervan, alsmede een lijst van de geplande ontwerpovereenkomsten, en verzoekt zij het Europees Parlement en de Raad om toestemming alvorens de overeenkomsten worden gesloten. Op verzoek van het EU-orgaan worden documenten die met betrekking tot het onroerendgoedproject worden ingediend, vertrouwelijk behandeld.
Behoudens in geval van overmacht wordt het voorstel betreffende het onroerendgoedproject door het Europees Parlement en de Raad besproken binnen vier weken nadat beide instellingen het voorstel hebben ontvangen.
Na het verstrijken van de periode van vier weken wordt het voorstel betreffende het onroerendgoedproject geacht te zijn goedgekeurd, tenzij het Europees Parlement en/of de Raad binnen deze termijn een besluit hebben/heeft genomen dat ingaat tegen het voorstel.
Indien het Europees Parlement en/of de Raad binnen deze periode van vier weken naar behoren gemotiveerde redenen aanvoeren, wordt de periode eenmaal met twee weken verlengd.
Indien het Europees Parlement en/of de Raad een besluit hebben/heeft genomen dat ingaat tegen het onroerendgoedproject, trekt het EU-orgaan zijn voorstel in en kan het een nieuw voorstel indienen.
3. In geval van overmacht kan de in lid 4 bepaalde informatie tezamen met het onroerendgoedproject worden ingediend. Het voorstel betreffende het onroerendgoedproject wordt door het Europees Parlement en de Raad besproken binnen twee weken nadat beide instellingen het voorstel hebben ontvangen. Na het verstrijken van de periode van twee weken wordt het voorstel betreffende het onroerendgoedproject geacht te zijn goedgekeurd, tenzij het Europees Parlement en/of de Raad binnen deze termijn een besluit hebben/heeft genomen dat ingaat tegen het voorstel.
4. Als onroerendgoedprojecten die aanzienlijke financiële gevolgen voor de begrotingsuitgaven van het EU-orgaan kunnen hebben, worden beschouwd:
a)
de verwerving van grond;
b)
de verwerving, verkoop, structurele renovatie of bouw van onroerend goed of projecten die deze elementen combineren en binnen eenzelfde termijn worden uitgevoerd, voor een bedrag van meer dan 3 000 000 EUR;
c)
nieuwe onroerendgoedovereenkomsten (met inbegrip van vruchtgebruik, erfpacht en verlenging van bestaande onroerendgoedovereenkomsten tegen minder gunstige voorwaarden) die niet onder punt b) vallen, voor een jaarlijks bedrag van ten minste 750 000 EUR;
d)
de verlenging of hernieuwde sluiting van bestaande onroerendgoedovereenkomsten (met inbegrip van vruchtgebruik en erfpacht) tegen dezelfde of gunstigere voorwaarden, voor een jaarlijks bedrag van ten minste 3 000 000 EUR.
5. Onverminderd artikel 19, lid 4, kan een project tot verwerving van onroerend goed worden gefinancierd via een lening, mits het Europees Parlement en de Raad hiervoor toestemming hebben gegeven.
Leningen worden opgenomen en terugbetaald overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer en met inachtneming van de beste financiële belangen van de Unie.
Indien het EU-orgaan voorstelt onroerend goed te verwerven met behulp van een lening, worden in het financieringsplan, dat tezamen met het verzoek om voorafgaande toestemming door de desbetreffende instelling wordt ingediend, met name het maximale financieringspeil, de financieringstermijn, het soort financiering, de financieringsvoorwaarden en de besparingen ten opzichte van andere soorten contractuele regelingen vermeld.
Het verzoek om voorafgaande toestemming wordt door het Europees Parlement en de Raad besproken binnen vier weken nadat beide instellingen het voorstel hebben ontvangen, met een mogelijke eenmalige verlenging met twee weken. Verwerving van onroerend goed met behulp van een lening wordt geacht te zijn afgewezen indien het Europees Parlement en de Raad binnen deze termijn het verzoek niet uitdrukkelijk hebben ingewilligd.
TITEL VII
DESKUNDIGEN
Artikel 89
Bezoldigde externe deskundigen
Artikel 287 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 is mutatis mutandis van toepassing op het selecteren van deskundigen. Deze deskundigen worden bezoldigd op basis van een vast, van tevoren meegedeeld bedrag en geselecteerd op basis van hun professionele geschiktheid. De selectie geschiedt aan de hand van criteria die beantwoorden aan de beginselen van non-discriminatie, gelijke behandeling en afwezigheid van belangenconflicten.
TITEL VIII
DOOR HET EU-ORGAAN TOEGEKENDE SUBSIDIES EN PRIJZEN
Artikel 90
Subsidies
Met betrekking tot subsidies die het EU-orgaan mag toekennen op grond van het oprichtingsbesluit of bevoegdheidsoverdracht door de Commissie overeenkomstig artikel 58, lid 1, onder c), iv), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, gelden de desbetreffende bepalingen van die verordening en van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012.
Artikel 91
Prijzen
Met betrekking tot prijzen die het EU-orgaan mag toekennen op grond van het oprichtingsbesluit of bevoegdheidsoverdracht door de Commissie overeenkomstig artikel 58, lid 1, onder c), iv), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, gelden de desbetreffende bepalingen van die verordening en van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012.
TITEL IX
REKENING EN VERANTWOORDING EN BOEKHOUDING
HOOFDSTUK 1
Rekening en verantwoording
Artikel 92
Structuur van de rekeningen
De rekeningen van het EU-orgaan omvatten:
a)
de financiële staten van het EU-orgaan;
b)
de verslagen over de uitvoering van de begroting van het EU-orgaan.
Artikel 93
Verslag over het begrotings- en financieel beheer
1. Elk EU-orgaan stelt een verslag over het begrotings- en financieel beheer van het begrotingsjaar op.
2. Dit verslag wordt door de directeur uiterlijk op 31 maart van het jaar volgende op het begrotingsjaar aan het Europees Parlement, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer toegezonden.
3. Het in lid 2 bedoelde verslag bevat zowel in absolute cijfers als in percentages minstens informatie over het kredietbestedingspercentage en beknopte informatie over kredietoverschrijvingen tussen begrotingsonderdelen.
Artikel 94
Regels betreffende de rekeningen
1. De rekenplichtige van het EU-orgaan past de regels toe die door de rekenplichtige van de Commissie zijn vastgesteld op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.
2. De in artikel 92 bedoelde begrotingsrekeningen zijn in overeenstemming met de in de artikelen 5 tot en met 31 neergelegde begrotingsbeginselen. Zij geven een juist en getrouw beeld van de begrotingsontvangsten en -uitgaven.
Artikel 95
Boekhoudbeginselen
De in artikel 92 bedoelde financiële staten verschaffen informatie, onder andere informatie over het gevoerde boekhoudbeleid, die relevant, betrouwbaar, vergelijkbaar en begrijpelijk is. De financiële staten worden opgemaakt volgens algemeen erkende boekhoudbeginselen die in de in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde boekhoudregels zijn neergelegd.
Artikel 96
Financiële staten
1. De financiële staten zijn uitgedrukt in euro en omvatten:
a)
de balans en de staat van de financiële resultaten, die de volledige vermogenssituatie en de financiële situatie, alsook het economisch resultaat op 31 december van het voorgaande begrotingsjaar weergeven. Zij worden ingericht volgens de in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde boekhoudregels;
b)
de kasstaat, die de inningen en uitbetalingen van het begrotingsjaar, alsook de afsluitende kaspositie weergeeft;
c)
de staat van de veranderingen van de netto-activa, die een overzicht geeft van de gedurende het jaar opgetreden mutaties van de reserves en van de gecumuleerde resultaten.
2. De bijlage bij de financiële staten vormt een aanvulling van en becommentarieert de gegevens die zijn verstrekt in de in lid 1 bedoelde staten, en verschaft daarnaast alle aanvullende informatie die door de boekhoudpraktijk is voorgeschreven die op internationaal vlak aanvaard is, wanneer bedoelde informatie pertinent is met betrekking tot de activiteiten van het EU-orgaan.
Artikel 97
Verslagen over de uitvoering van de begroting
1. De verslagen over de uitvoering van de begroting worden opgesteld in euro. Zij omvatten:
a)
verslagen die een samenvatting zijn van de begrotingsverrichtingen van het begrotingsjaar aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde;
b)
verklarende opmerkingen, die de in het verslag gegeven informatie aanvullen en toelichten.
2. Het begrotingsresultaat bestaat uit het verschil tussen:
-
de totale ontvangsten die uit hoofde van dat begrotingsjaar zijn geïnd,
-
het bedrag van de uit de kredieten van dat begrotingsjaar verrichte betalingen, vermeerderd met het bedrag van de overgedragen kredieten van hetzelfde begrotingsjaar.
Dit verschil wordt verhoogd of verlaagd met, enerzijds, het nettobedrag voortvloeiende uit het vervallen van vroegere begrotingsjaren overgedragen kredieten en, anderzijds,
-
de overschrijdingen, als gevolg van veranderingen van de eurokoersen, bij het verrichten van betalingen uit de van het voorafgaande begrotingsjaar overgedragen niet-gesplitste kredieten, alsmede
-
het saldo van de tijdens het begrotingsjaar gerealiseerde en niet-gerealiseerde behaalde koerswinsten en geleden koersverliezen.
3. De verslagen over de uitvoering van de begroting worden opgesteld volgens dezelfde structuur als voor de begroting van het EU-orgaan zelf.
Artikel 98
Voorlopige rekeningen
1. De rekenplichtige van het EU-orgaan zendt uiterlijk op 1 maart van het begrotingsjaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar de voorlopige rekeningen toe aan de rekenplichtige van de Commissie en aan de Rekenkamer.
2. De rekenplichtige van het EU-orgaan zendt uiterlijk op 1 maart van het begrotingsjaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar tevens een financieel informatiepakket aan de rekenplichtige van de Commissie toe, in een standaardformaat dat met het oog op consolidatie door de rekenplichtige van de Commissie wordt vastgesteld.
Artikel 99
Goedkeuring van de definitieve rekeningen
1. Overeenkomstig artikel 148, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, maakt de Rekenkamer uiterlijk op 1 juni van het begrotingsjaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar haar opmerkingen over de voorlopige rekeningen van het EU-orgaan bekend.
2. Na ontvangst van de opmerkingen van de Rekenkamer over de voorlopige rekeningen van het EU-orgaan stelt de rekenplichtige de definitieve rekeningen van het EU-orgaan op overeenkomstig artikel 50. Deze rekeningen worden door de directeur toegezonden aan de raad van bestuur, die een advies erover uitbrengt.
3. De rekenplichtige zendt de definitieve rekeningen, samen met het advies van de raad van bestuur, tegen 1 juli van het begrotingsjaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar aan de rekenplichtige van de Commissie, de Rekenkamer, het Europees Parlement en de Raad toe.
De rekenplichtige van het EU-orgaan zendt eveneens tegen 1 juli tevens een financieel informatiepakket aan de rekenplichtige van de Commissie toe, in een standaardformaat dat met het oog op consolidatie door de rekenplichtige van de Commissie wordt vastgesteld.
4. De rekenplichtige van het EU-orgaan zendt dezelfde dag als die waarop hij de definitieve rekeningen verzendt een begeleidende brief („representation letter”) betreffende die definitieve rekeningen aan de Rekenkamer toe, met kopie aan de rekenplichtige van de Commissie.
De definitieve rekeningen gaan vergezeld van een nota van de rekenplichtige waarin deze verklaart dat de definitieve rekeningen zijn opgesteld overeenkomstig deze titel en de toepasselijke boekhoudbeginselen, -regels en -methoden.
De definitieve rekeningen van het EU-orgaan worden voor 15 november van het begrotingsjaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakt.
5. De directeur stuurt aan de Rekenkamer een antwoord toe als reactie op de opmerkingen die door de Rekenkamer zijn geformuleerd in het kader van haar jaarverslag, en zulks uiterlijk tegen 30 september volgende op het afgesloten begrotingsjaar. De antwoorden van het EU-orgaan worden tegelijkertijd naar de Commissie gezonden.
HOOFDSTUK 2
Boekhouding en inventaris van vaste activa
Afdeling 1
Gemeenschappelijke bepalingen
Artikel 100
Het boekhoudsysteem
1. De boekhouding van het EU-orgaan is een systeem van ordening van budgettaire en financiële informatie om kwantitatieve gegevens te boeken, in te delen en te registreren.
2. Het boekhoudsysteem bestaat uit een algemene boekhouding en een begrotingsboekhouding. Deze boekhoudingen worden per kalenderjaar en in euro gevoerd.
3. De ordonnateur kan tevens een analytische boekhouding voeren.
Artikel 101
Gemeenschappelijke eisen betreffende het boekhoudsysteem van de instellingen
De boekhoudregels en het geharmoniseerde rekeningstelsel die door het EU-orgaan moeten worden toegepast, worden vastgesteld door de rekenplichtige van de Commissie overeenkomstig artikel 152 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Afdeling 2
Algemene en begrotingsboekhouding
Artikel 102
De algemene boekhouding
De algemene boekhouding weerspiegelt op chronologische wijze, en volgens de dubbele methode, de evenementen en handelingen die van invloed zijn op de economische, financiële en vermogenssituatie van het EU-orgaan.
Artikel 103
Boekingen in de algemene boekhouding
1. De saldi en de mutaties op de rekeningen worden in de boekhouding geregistreerd.
2. Iedere boeking, inclusief de boekhoudkundige correcties, wordt gestaafd met bewijsstukken waarnaar zij verwijst.
3. Het boekhoudsysteem maakt het mogelijk van alle gecontroleerde boekingen een duidelijk auditspoor terug te vinden.
Artikel 104
Boekhoudkundige correcties
De rekenplichtige brengt tussen de afsluiting van het begrotingsjaar en de dag van rekening en verantwoording de correcties aan die, zonder tot een betaling of inning voor het begrotingsjaar te leiden, nodig zijn voor een regelmatige, getrouwe en juiste weergave van deze rekeningen. Deze correcties sluiten aan bij de in artikel 101 bedoelde boekhoudregels.
Artikel 105
De begrotingsboekhouding
1. De begrotingsboekhouding maakt het mogelijk de uitvoering van de begroting van het EU-orgaan in detail te volgen.
2. Voor de toepassing van lid 1 worden in de begrotingsboekhouding alle handelingen tot uitvoering van de begroting aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde, als bedoeld in titel IV, geregistreerd.
Artikel 106
Inventaris van vaste activa
1. Het EU-orgaan houdt van alle materiële, immateriële en financiële vaste activa die tot het vermogen van de Unie behoren, naar aantal en waarde gespecificeerde inventarislijsten bij volgens het door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde model.
Het EU-orgaan verifieert de overeenstemming tussen de boekhoudbescheiden en de reële gebeurtenissen.
2. Verkoop van materiële activa van het EU-orgaan wordt op een daartoe geëigende wijze bekendgemaakt.
TITEL X
EXTERNE CONTROLE, KWIJTING EN FRAUDEBESTRIJDING
Artikel 107
Externe controle
1. Een onafhankelijke extern controleur verifieert dat de jaarrekeningen van het EU-orgaan de inkomsten, uitgaven en financiële positie van het orgaan correct weergeven, alvorens deze in de definitieve rekeningen van het EU-orgaan worden geconsolideerd.
Tenzij in het oprichtingsbesluit anders is bepaald, stelt de Rekenkamer overeenkomstig artikel 287, lid 1, VWEU een specifiek jaarverslag betreffende het EU-orgaan op.
Bij de voorbereiding van dit verslag houdt de Rekenkamer rekening met de controlewerkzaamheden van de in de eerste alinea bedoelde onafhankelijke extern controleur en de maatregelen die naar aanleiding van zijn bevindingen zijn genomen.
2. Het EU-orgaan zendt de definitief goedgekeurde begroting van het orgaan aan de Rekenkamer toe. Het stelt de Rekenkamer zo spoedig mogelijk op de hoogte van al zijn besluiten en al zijn handelingen in het kader van de artikelen 10, 14, 19 en 23.
3. De door de Rekenkamer uitgevoerde controle is gebaseerd op de artikelen 158 tot en met 163 van Verordening (EG, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 108
Tijdschema voor de kwijtingsprocedure
1. Vóór 15 mei van het jaar n + 2, tenzij anders bepaald in het oprichtingsbesluit, verleent het Europees Parlement op aanbeveling van de Raad, de directeur kwijting voor de uitvoering van de begroting van het begrotingsjaar n. De directeur stelt de raad van bestuur in kennis van de opmerkingen van het Europees Parlement die zijn opgenomen in de resolutie die het kwijtingsbesluit vergezelt.
2. Indien de in lid 1 bedoelde datum niet in acht kan worden genomen, deelt het Europees Parlement of de Raad de directeur de redenen mede waarom het besluit moest worden uitgesteld.
3. Ingeval het Europees Parlement het besluit waarbij kwijting wordt verleend uitstelt, tracht de directeur in overleg met de raad van bestuur zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen om de factoren die dat besluit in de weg staan, op te heffen.
Artikel 109
De kwijtingsprocedure
1. Het kwijtingsbesluit betreft de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het EU-orgaan, alsmede het saldo dat daaruit resulteert, naast de in de financiële balans beschreven activa en passiva van het EU-orgaan.
2. Met het oog op het verlenen van de kwijting onderzoekt het Europees Parlement, na de Raad, de rekeningen, de staten en de financiële balansen van het EU-orgaan. Tevens onderzoekt het het jaarverslag van de Rekenkamer met de antwoorden van de directeur van het EU-orgaan, alsmede zijn pertinente speciale verslagen, zulks met betrekking tot het betrokken begrotingsjaar, alsook zijn betrouwbaarheidsverklaring inzake de rekeningen en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.
3. De directeur verstrekt het Europees Parlement op verzoek alle inlichtingen die nodig zijn voor het goede verloop van de kwijtingsprocedure voor het betrokken begrotingsjaar, op dezelfde wijze als voorzien bij artikel 165, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 110
Follow-upmaatregelen
1. De directeur stelt alles in het werk om gevolg te geven aan de op- en aanmerkingen die zijn vervat in het kwijtingsbesluit van het Europees Parlement alsook de op- en aanmerkingen die zijn vervat in de door de Raad goedgekeurde kwijtingsaanbeveling.
2. Op verzoek van het Europees Parlement of de Raad brengt de directeur verslag uit over de maatregelen die naar aanleiding van deze opmerkingen zijn genomen. Hij stuurt de Commissie en de Rekenkamer een exemplaar van dit verslag toe.
Artikel 111
Controles ter plaatse door de Commissie, de Rekenkamer en OLAF
1. Het EU-orgaan verleent de diensten van de Commissie en andere door hen gemachtigde personen alsmede de Rekenkamer toegang tot haar terreinen en gebouwen en tot alle informatie, ook in elektronisch formaat, die benodigd is voor het verrichten van hun controles.
2. Het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) kan overeenkomstig de bepalingen en procedures van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (9) en Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad (10) controles en verificaties ter plaatse verrichten om vast te stellen of er in verband met een uit hoofde van deze verordening gefinancierde subsidie of overeenkomst sprake is van fraude, corruptie of andere illegale handelingen waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad.
3. Onverminderd de leden 1 en 2 bevatten samenwerkingsovereenkomsten met derde landen en internationale organisaties, contracten, subsidieovereenkomsten en subsidiebesluiten van het EU-orgaan bepalingen die de Europese Rekenkamer en OLAF uitdrukkelijk machtigen dergelijke audits en onderzoeken binnen hun respectieve bevoegdheden te verrichten.
TITEL XI
SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN
Artikel 112
Verzoeken om informatie van het Europees Parlement en de Raad
Het Europees Parlement, de Raad en de Commissie zijn gerechtigd alle ter zake doende inlichtingen en verantwoordingen van het EU-orgaan te verkrijgen die betrekking hebben op tot hun respectieve bevoegdheden behorende begrotingsvraagstukken.
Artikel 113
Vaststelling van de nieuwe financiële regels van het EU-orgaan
Elk in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoeld orgaan stelt een nieuwe financiële regeling vast met het oog op de inwerkingtreding ervan op 1 januari 2014 of, in elk geval, binnen de zes maanden nadat een orgaan onder het toepassingsgebied van artikel 208 van die verordening valt, na de toekenning van een bijdrage uit de begroting.
Artikel 114
Uitvoeringsvoorschriften voor de nieuwe financiële regels van het EU-orgaan
De raad van bestuur stelt, voor zover noodzakelijk en met de voorafgaande goedkeuring van de Commissie, aan de hand van een voorstel van de directeur uitvoeringsvoorschriften vast voor de financiële regeling van het EU-orgaan.
Artikel 115
Intrekking
Verordening (EG) nr. 2343/2002 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2014. Artikel 40 blijft evenwel van toepassing tot en met 31 december 2014 en artikel 27, leden 4 en 7 tot en met 31 december 2015.
Artikel 116
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie. Zij is van toepassing met ingang van 1 januari 2014. Artikel 47 en artikel 82, lid 5, zijn evenwel van toepassing met ingang van 1 januari 2015 en artikel 32 en artikel 33, leden 5 en 8, met ingang van 1 januari 2016.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 30 september 2013.