VERORDENING (EU) 2015/496 VAN DE RAAD
van 17 maart 2015
tot wijziging van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 wat betreft de bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence
DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 352,
Gezien het voorstel van de Europese Commissie,
Na toezending van het ontwerp van wetgevingshandeling aan de nationale parlementen,
Gezien de goedkeuring van het Europees Parlement,
Handelend volgens een bijzondere wetgevingsprocedure,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Overeenkomstig Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad van 1 februari 1983 inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (1) worden de historische archieven van de Unie bewaard en indien mogelijk na een termijn van 30 jaar voor het publiek toegankelijk gemaakt.
(2)
De verplichting om historische archieven samen te stellen en indien mogelijk voor het publiek toegankelijk te maken geldt voor elk van de in Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 bedoelde instellingen („de instellingen”) onder de daarin vastgelegde voorwaarden.
(3)
Krachtens Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 mag iedere instelling haar historische archieven opslaan op de plaats die zij het meest geschikt acht.
(4)
In 1984, hebben het Europees Parlement, de Raad en de Commissie besloten hun historische archieven bij het Europees Universitair Instituut (EUI) in Florence onder te brengen, waar zij voor het publiek toegankelijk worden gemaakt. Voor dit doel is op 17 december 1984 een overeenkomst („de bewaargevingovereenkomst”) ondertekend tussen de Europese Gemeenschappen, vertegenwoordigd door de Commissie, en het EUI.
(5)
Sindsdien hebben het Europees Economisch en Sociaal Comité en de Europese Rekenkamer ook besloten zich bij de bewaargevingovereenkomst aan te sluiten. De Europese Investeringsbank bewaart haar historische archieven bij het EUI op basis van een aparte op 1 juli 2005 ondertekende overeenkomst met het EUI en de door de directie van de EIB op 7 oktober 2005 aangenomen „Reglement inzake historische archieven” (2).
(6)
De Italiaanse regering stelt het EUI op permanente basis en gratis passende panden ter beschikking om te waarborgen dat de archieven overeenkomstig internationaal erkende standaards worden bewaard en beschermd en ter plekke kunnen worden ingezien.
(7)
De historische archieven worden bij het EUI ondergebracht om de toegang tot deze archieven op een enkele plaats te waarborgen, de raadpleging ervan te bevorderen en onderzoek naar de geschiedenis van de Europese integratie en de Europese instellingen te stimuleren. Het EUI is een gerenommeerd centrum voor academisch onderzoek en studie met focus op Europa en Europese integratie. Het heeft nagenoeg 30 jaar ervaring met het beheer van de historische archieven van de Unie, biedt moderne opslag- en onderzoeksfaciliteiten die speciaal voor de bewaring en raadpleging van die archieven zijn ontworpen en geniet een internationale reputatie als standplaats voor die archieven.
(8)
Dat de historische archieven van de instellingen ook in de toekomst bij het EUI worden ondergebracht, dient in de Unie-wetgeving te worden vastgelegd teneinde de rol van het EUI als partner van de instellingen bij het beheer van hun historische archieven recht te doen.
(9)
Deze verordening moet voor alle instellingen gelden en moet niets veranderen aan hun verantwoordelijkheid om hun historische archieven voor het publiek open te stellen, noch aan het eigendomsrecht van iedere instelling van haar historische archieven.
(10)
De specifieke aard van de activiteiten van het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ) en van de Europese Centrale Bank (ECB) rechtvaardigt evenwel hun uitsluiting van de in deze Verordening bepaalde verplichting om hun historische archieven bij het EUI onder te brengen. Het staat het HvJ en de ECB vrij hun historische archieven vrijwillig bij het EUI onder te brengen.
(11)
De instellingen en het EUI dienen voor zover mogelijk de historische archieven in gedigitaliseerde en digitale vorm toegankelijk te maken voor het publiek zodat de archieven via internet kunnen worden geraadpleegd.
(12)
Persoonsgegevens die zijn opgenomen in de bij het EUI ondergebrachte historische archieven van de Unie dienen overeenkomstig Verordening (EU) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (3) te worden verwerkt.
(13)
De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming is overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 geraadpleegd door de Commissie in verband met het wetgevingsvoorstel dat geleid heeft tot onderhavige Verordening, en heeft daarover op 10 oktober 2012 advies uitgebracht (4).
(14)
De nadere bepalingen betreffende het beheer van de historische archieven bij het EUI, met inbegrip van de bewaargeving, de toegang en de raadpleging door het publiek, alsmede de respectieve rollen en verantwoordelijkheden van de instellingen en van het EUI, dienen in een kaderpartnerschapsovereenkomst te worden vastgelegd.
(15)
De kosten voor het beheer van de historische archieven van de Unie door het EUI dienen te worden gefinancierd uit de algemene begroting van de Unie en deze kosten dienen te worden gedragen door alle bewaargevende instellingen.
(16)
Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 moet dienovereenkomstig worden gewijzigd,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
Artikel 1
Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 wordt als volgt gewijzigd:
1)
Artikel 8 wordt gewijzigd als volgt:
a)
lid 1 wordt vervangen door:
„1. Alle instellingen met uitzondering van het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ) en de Europese Centrale Bank (ECB) geven de documenten die deel uitmaken van hun historische archieven en die zij overeenkomstig deze verordening voor het publiek toegankelijk hebben gemaakt in bewaring bij het Europees Universitair Instituut (EUI) in Florence. De bewaargeving vindt plaats overeenkomstig de bijlage.
Onverminderd de eerste alinea kunnen de bewaargevende instellingen bepaalde originele documenten om wettelijke of administratieve redenen uitsluiten van de bewaargeving bij het EUI. In dat geval, geven zij een microfiche of digitale kopie van die documenten in bewaring.”
;
b)
de volgende leden worden toegevoegd:
„3. Het staat het HvJ en de ECB vrij hun historische archieven vrijwillig bij het EUI onder te brengen.
4. De bewaargevende instellingen behouden het eigendomsrecht over hun archieven alsook de exclusieve verantwoordelijkheid voor de samenstelling van de documenten en bestanden die bij het EUI in bewaring worden gegeven of op andere wijze ter beschikking worden gesteld.
5. De bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het EUI heeft geen gevolgen voor de bescherming van de archieven als voorzien in artikel 2 van het aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie gehechte Protocol nr. 7 betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie.
6. Het EUI waarborgt bewaring en bescherming van de in bewaring gegeven archieven. Deze bewaring en bescherming voldoen aan internationaal erkende standaarden voor de fysieke bescherming van archieven en komen ten minste overeen met de technische en veiligheidseisen die gelden voor de bewaring en het beheer van openbare archieven in Italië. Hiertoe worden de ondergebrachte documenten in een speciaal ontworpen opslagruimte bewaard.
7. Het EUI is alleen verantwoordelijk voor het personeel dat belast is met het beheer van de bij het EUI bewaarde historische archieven van de Unie. Het EUI ziet erop toe dat het met het beheer van de historische archieven belaste personeel over de nodige beroepskwalificaties beschikt om de werkzaamheden op dit gebied uit te voeren.
8. Elk van de bewaargevende instellingen heeft het recht om informatie te ontvangen over het beheer van zijn archieven door het EUI en een inspectie uit te voeren van de archieven die het daar heeft ondergebracht.
9. Het EUI maakt de historische archieven die het uit hoofde van de leden 1 en 3 ontvangt toegankelijk voor het publiek. De instellingen zelf kunnen ook een kopie van dezelfde historische archieven toegankelijk maken.
10. De kosten van het beheer van de historische archieven van de Unie worden gefinancierd door middel van bijdragen van alle bewaargevende instellingen aan de desbetreffende begrotingslijn binnen de grenzen van de door de begrotingsautoriteit beschikbaar gestelde jaarlijkse kredieten overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie (5). Deze financiële bijdragen dekken niet de kosten voor de terbeschikkingstelling en aanpassing van de panden en ruimten aan het huisvesten van de archieven en het personeel.
De omvang van de in de eerste alinea bedoelde bijdragen is evenredig met de omvang van het personeelsbestand van elke bewaargevende instelling. De bijdragen worden herberekend telkens als een nieuwe instelling haar historische archieven bij het EUI begint onder te brengen of ten minste om de vijf jaar.
11. Het EUI treedt op als verwerker overeenkomstig artikel 2 van Verordening (EG) nr. 45/2001, op instructie van de bewaargevende instellingen. Het EUI verwerkt de in de historische archieven van de instellingen opgenomen persoonsgegevens overeenkomstig de waarborgen die in die verordening zijn vastgelegd.
12. De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming blijft toezichthoudende bevoegdheden uitoefenen op de instellingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die in de bij het EUI ondergebrachte historische archieven opgenomen zijn.
.
2)
Artikel 9 wordt gewijzigd als volgt:
a)
lid 1 wordt vervangen door:
„1. Elke instelling neemt interne regels aan voor de toepassing van deze verordening. Deze regels bevatten voorschriften betreffende de bewaring en de openstelling voor het publiek van historische archieven en betreffende de bescherming van de daarin opgenomen persoonsgegevens. De instellingen maken hun archieven zoveel mogelijk langs elektronische weg toegankelijk voor het publiek, met inbegrip van gedigitaliseerde en digitale archieven, en maken de raadpleging ervan via internet mogelijk. Zij bewaren ook documenten die beschikbaar zijn in een voor bijzonder gebruik geschikte vorm (zoals brailleschrift, groot gedrukt of geluidsopname).”
;
b)
het volgende lid wordt toegevoegd:
„3. De Commissie sluit namens de bewaargevende instellingen een partnerschapskaderovereenkomst met het EUI. Die partnerschapskaderovereenkomst bevat nadere bepalingen betreffende de respectieve rollen en verantwoordelijkheden van de instellingen en het EUI voor het beheer van de historische archieven van de Unie, met inbegrip van de bewaargeving, de bewaring, de toegang en de raadpleging door het publiek.”
.
3)
De tekst in de bijlage wordt toegevoegd als de bijlage bij Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83.
Artikel 2
Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 17 maart 2015.