GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) Nr. 1268/2012 VAN DE COMMISSIE
van 29 oktober 2012
houdende uitvoeringsvoorschriften voor Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (1), en met name de artikelen 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 en 209,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (2) is ingrijpend gewijzigd en vervangen door Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (hierna het „Financieel Reglement” genoemd). Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (3) moet bijgevolg in overeenstemming met het Financieel Reglement worden gebracht. Voor de duidelijkheid dient Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 te worden vervangen.
(2)
Op grond van artikel 290 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (hierna „VWEU” genoemd) kan in een wetgevingshandeling aan de Commissie de bevoegdheid worden overgedragen om niet-wetgevingshandelingen van algemene strekking vast te stellen ter aanvulling of wijziging van bepaalde niet-essentiële onderdelen van een wetgevingshandeling. Sommige bepalingen van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 zijn daarom in het Financieel Reglement opgenomen. Die bepalingen dienen derhalve geen deel uit te maken van deze verordening.
(3)
De Commissie heeft tijdens de voorbereidende werkzaamheden passende raadplegingen gehouden, ook op deskundigenniveau, en ervoor gezorgd dat de desbetreffende documenten gelijktijdig, tijdig en op passende wijze aan het Europees Parlement en de Raad zijn toegezonden.
(4)
Wat de begrotingsbeginselen, en in het bijzonder het beginsel van eenheid van de begroting betreft, maken de vereenvoudiging van de regels betreffende de rente op betaalde voorfinanciering en met name de schrapping van de verplichting voor ontvangers van subsidies dat voorfinanciering rente moet voortbrengen, de bepalingen inzake het toepassingsgebied en de inningsvoorwaarden van de rente overbodig. Waar een dergelijke verplichting blijft gelden voor entiteiten waaraan begrotingsuitvoeringstaken zijn gedelegeerd, worden de regels inzake het afzonderen, het gebruik en de boeking van de voortgebrachte rente opgenomen in de met die entiteiten gesloten delegatieovereenkomsten. Wanneer de uit voorfinancieringen verkregen rente volgens die overeenkomsten aan de Unie toekomt, dient deze als bestemmingsontvangsten aan de begroting te worden overgemaakt.
(5)
Wat het jaarperiodiciteitsbeginsel betreft, moet het begrip „kredieten van het begrotingsjaar” worden verduidelijkt, alsmede het begrip „voorbereidende stadia van het vastleggingsbesluit” die, indien zij op 31 december zijn voltooid, recht kunnen geven op overdracht van vastleggingskredieten.
(6)
Wat het rekeneenheidsbeginsel betreft, moeten de koersen worden gepreciseerd die moeten worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en de andere valuta’s ten behoeve van het beheer van de kasmiddelen en de boekhouding. Ook dienen de resultaten van dergelijke valutaomrekeningen op een transparantere manier in de boekhouding te worden opgenomen. In verband met de invoering van de euro komt de verplichting voor de Commissie om de lidstaten te informeren over de omwisselingen van kasmiddelen tussen de verschillende valuta’s te vervallen.
(7)
Wat de afwijkingen van het universaliteitsbeginsel betreft, moet enerzijds de budgettaire behandeling van de bestemmingsontvangsten worden gepreciseerd, met name de bijdragen van de lidstaten of derde landen aan bepaalde programma’s van de Unie, en anderzijds de bestaande beperkingen inzake het verrekenen van uitgaven en ontvangsten. In het bijzonder is het in het licht van de huidige praktijk omwille van de rechtszekerheid noodzakelijk te preciseren dat bestemmingsontvangsten als algemene regel automatisch als vastleggingskredieten en als betalingskredieten worden opgevoerd wanneer de ontvangsten door de instelling zijn geïnd. Daarnaast is het noodzakelijk te preciseren in welke gevallen bestemmingsontvangsten uitzonderlijk ter beschikking kunnen worden gesteld voordat de ontvangsten daadwerkelijk door de instelling zijn geïnd.
(8)
Wat het specialiteitsbeginsel betreft, moet de berekening van de percentages aan kredieten die de instellingen in het kader van hun autonomie mogen overschrijven, nauwkeurig worden omschreven. Het Europees Parlement en de Raad moeten volledig worden ingelicht door middel van een gedetailleerde motivering van de verzoeken om overschrijving van kredieten kredietoverschrijving die aan hen moeten worden voorgelegd.
(9)
Wat het goed financieel beheer betreft, moeten de doelstellingen en de minimumfrequentie van de evaluaties vooraf, tussentijds en achteraf van de programma’s en activiteiten worden vastgesteld, alsmede de gegevens die in het financieel memorandum bij een besluit moeten worden opgenomen.
(10)
Wat het transparantiebeginsel betreft, maakt de openbaarmaking van de naam van de ontvangers en het ontvangen bedrag het gebruik van de middelen doorzichtiger. De bekendmaking van dergelijke informatie aan de burgers versterkt de publieke controle op de besteding van overheidsgeld en draagt bij tot een optimaal gebruik ervan. Wanneer de ontvangers natuurlijke personen zijn, is de bekendmaking echter onderworpen aan de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens. Daarom mogen persoonsgegevens alleen worden bekendgemaakt als dat noodzakelijk is voor en evenredig aan het rechtmatig nagestreefde doel.
(11)
De informatie betreffende het gebruik van middelen van de Unie moet op een internetsite van de instellingen worden gepubliceerd en omvat ten minste de naam en de locatie van de ontvanger, het bedrag en het doel waarvoor de middelen zijn toegekend. De bekendmaking van de gegevens geschiedt met inachtneming van de in artikel 35, lid 3, van het Financieel Reglement vermelde criteria, in het bijzonder het type en de omvang van de toekenning.
(12)
De naam en de locatie van ontvangers van middelen van de Unie dient te worden bekendgemaakt voor prijzen, subsidies en opdrachten die worden toegekend na een openbare procedure met mededinging, zoals in het bijzonder het geval is bij wedstrijden, oproepen tot het indienen van voorstellen en aanbestedingen, met inachtneming van de beginselen van het VWEU, met name de beginselen van transparantie, evenredigheid, gelijke behandeling en niet-discriminatie. Dergelijke bekendmaking moet daarenboven controle op de openbare selectieprocedures door de afgewezen mededingers mogelijk maken.
(13)
Persoonsgegevens betreffende natuurlijke personen mogen niet langer gepubliceerd blijven dan de middelen door de ontvanger worden gebruikt en dienen daarom na twee jaar te worden verwijderd. Hetzelfde geldt voor persoonsgegevens betreffende rechtspersonen waarvan de officiële benaming naar één of meer natuurlijke personen verwijst.
(14)
In de meeste gevallen waarop deze verordening betrekking heeft, betreft de openbaarmaking rechtspersonen.
(15)
Wanneer het om natuurlijke personen gaat, moet voorafgaand aan de openbaarmaking een evenredigheidsafweging worden gemaakt, tussen enerzijds de omvang van het toegekende bedrag en anderzijds de behoefte aan controle op de besteding van de middelen. In het geval van natuurlijke personen is bekendmaking van de regio op NUTS 2-niveau in overeenstemming met de doelstelling van openbaarmaking van de ontvangers van middelen, een waarborg voor gelijke behandeling van lidstaten die niet dezelfde omvang hebben en verenigbaar met het recht op privacy van de ontvangers en in het bijzonder de bescherming van hun persoonsgegevens.
(16)
Studiebeurzen en andere vormen van directe steun aan natuurlijke personen in grote nood moeten van de publicatieverplichting vrijgesteld blijven.
(17)
Ter eerbiediging van het beginsel van gelijke behandeling van ontvangers, moet informatie betreffende natuurlijke personen ook worden bekendgemaakt ter nakoming van verplichting die op de lidstaten rust om grote transparantie te waarborgen voor opdrachten van meer dan het bedrag dat is vastgesteld in Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (4).
(18)
De naam en de locatie van de ontvanger, en het bedrag en de bestemming ervan behoeven niet te worden bekendgemaakt als daardoor afbreuk zou worden gedaan aan de bij het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie beschermde integriteit van de ontvanger of zijn commerciële belangen zouden worden geschaad.
(19)
De begrotingsnomenclatuur zorgt voor de voor het begrotingsproces benodigde duidelijkheid en transparantie.
(20)
Er dient tevens een omschrijving te worden gegeven van handelingen die een belangenconflict kunnen inhouden.
(21)
Wat het indirect beheer betreft, dienen het kader voor de delegatie van bevoegdheden en de inhoud van delegatieovereenkomsten te worden bepaald. Elke entiteit waaraan en elke persoon aan wie taken tot uitvoering van de begroting zijn toevertrouwd, dient een niveau van bescherming van de financiële belangen van de Unie te waarborgen dat gelijkwaardig is aan het niveau dat het Financieel Reglement voorschrijft. Ter waarborging van een goed financieel beheer van de middelen van de Unie die aan de uitvoerende entiteiten worden toevertrouwd, moet worden bepaald onder welke voorwaarden de Commissie erkent dat de systemen, regels en procedures van die entiteiten en personen gelijkwaardig aan haar eigen systemen, regels en procedures zijn.
(22)
De uitvoerende agentschappen, waarover de Commissie de controle behoudt, moeten worden erkend als gedelegeerde ordonnateur van deze instelling voor de begroting van de Unie.
(23)
Ten behoeve van het indirect beheer met internationale organisaties moet worden bepaald welke organisaties in aanmerking komen voor die beheerswijze.
(24)
Waar taken tot uitvoering van de begroting worden toevertrouwd aan publiekrechtelijke of privaatrechtelijke organen met een openbaredienstverleningstaak, moeten de voorwaarden voor hun aanstelling worden vastgesteld.
(25)
Voor het indirect beheer dienen de procedures voor het onderzoek en de goedkeuring van de rekeningen en uitsluiting van betalingen die in strijd met de toepasselijke regels zijn verricht, van financiering door de Unie, nader te worden bepaald.
(26)
De particuliere entiteiten die voor rekening van de Commissie voorbereidende of aanvullende werkzaamheden verrichten, moeten worden geselecteerd volgens de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten.
(27)
Wat de rol van de actoren betreft, vergroot de hervorming van het financiële beheer, samen met de afschaffing van de gecentraliseerde controles vooraf, de verantwoordelijkheid van de ordonnateurs voor alle ontvangsten- en uitgavenverrichtingen, waaronder begrepen op het gebied van internecontrolesystemen. Het Europees Parlement en de Raad worden voortaan in kennis gesteld van de maatregelen in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie van de gedelegeerde ordonnateurs. Bijgevolg moeten de taken, verantwoordelijkheden en procedurele beginselen die in acht moeten worden genomen, worden vastgelegd. De internalisatie van de controles vooraf vergt dat een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen de taken inleiding en verificatie van de verrichtingen tot uitvoering van de begroting, waarbij elke instelling bovendien een beroepscode moet goedkeuren die van toepassing is op de met de verificaties vooraf en achteraf belaste personeelsleden. Het is tevens dienstig te bepalen dat de over de verantwoordelijkheden rekenschap moet worden afgelegd door middel van een jaarlijks verslag aan de instelling die bevoegd is voor onder andere de verificaties achteraf. De bewijsstukken betreffende de uitgevoerde verrichtingen moeten worden bewaard. Ten slotte moet, gezien het afwijkende karakter ervan, een bijzonder verslag aan de instelling worden uitgebracht over alle soorten onderhandelingsprocedures op het gebied van het plaatsen van overheidsopdrachten, dat ook aan het Europees Parlement en de Raad wordt toegezonden.
(28)
Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 moet worden aangepast in verband met de dubbele bevoegdheid van de hoofden van delegaties als gesubdelegeerd ordonnateur voor de Europese Dienst voor extern optreden (hierna de „EDEO” genoemd) en, wat de beleidskredieten betreft, voor de Commissie.
(29)
Met het oog op de verduidelijking van de verantwoordelijkheden moeten tevens de taken en verantwoordelijkheden van de rekenplichtige met betrekking tot de boekhoudsystemen en het beheer van de kasmiddelen, de bankrekeningen en het derdenbestand precies worden vastgelegd. Ook de wijze van beëindiging van de functie van de rekenplichtige wordt nader uitgewerkt.
(30)
De voorwaarden waaronder gebruik kan worden gemaakt van het beheer van gelden ter goede rekening, een beheersysteem dat afwijkt van de normale procedures, worden vastgelegd, en de taken en verantwoordelijkheden van de beheerders van gelden ter goede rekening dienen te worden uitgewerkt, evenals die van de ordonnateurs en rekenplichtigen op het gebied van de controle van het beheer van gelden ter goede rekening. Het Europees Parlement en de Raad dienen in kennis te worden gesteld van elke maatregel in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie. Uit een oogpunt van efficiëntie is het dienstig om bij de delegaties slechts één rekening voor gelden ter goede rekening aan te houden, en dit voor de kredieten van zowel de afdeling Commissie als de afdeling EDEO van de begroting. Het is noodzakelijk gebleken de mogelijkheid te bieden om aan gelden ter goede rekening gekoppelde debetkaarten te gebruiken voor een vlotte afwikkeling van betalingen, in het bijzonder bij de delegaties en vertegenwoordigingen van de Unie, en het risico van het omgaan met cashgeld uit te sluiten.
(31)
Zodra de taken en verantwoordelijkheden van elke betrokkene zijn vastgesteld, mag hun verantwoordelijkheid evenwel slechts aan de orde worden gesteld onder de voorwaarden van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie. De bij elke instelling ingestelde gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden zijn een afdoend middel geweest om vast te stellen of zich onregelmatigheden van financiële aard hebben voorgedaan en dienen daarom te worden gehandhaafd. Er dient te worden voorzien in een procedure die een ordonnateur die een instructie onrechtmatig of in strijd met het beginsel van goed financieel beheer acht, in staat stelt daarvan bevestiging te krijgen, zodat hij van aansprakelijkheid kan worden ontheven.
(32)
Op het gebied van de ontvangsten, behalve het specifieke geval van de eigen middelen waarop Besluit 2007/436/EG, Euratom van de Raad van 7 juni 2007 betreffende het stelsel van eigen middelen van de Gemeenschappen (5) betrekking heeft, moeten de taken en controles die in de verschillende etappes van de procedure onder de verantwoordelijkheid van de ordonnateurs vallen, verder worden uitgewerkt: opstelling van de schuldvorderingsraming en vervolgens de invorderingsopdracht en toezending van de debetnota waarmee de debiteur in kennis wordt gesteld van de vaststelling van schuldvorderingen, berekening van eventuele achterstandsrente en ten slotte het besluit om eventueel van de inning van de schuldvordering af te zien, met inachtneming van de criteria die goed financieel beheer garanderen.
(33)
De rol van de rekenplichtige bij het innen van ontvangsten en het toestaan van aanvullende betaaltermijnen voor uitgaven dient nader te worden bepaald. De rekenplichtige dient tevens over enige vrijheid te beschikken om betalingen te innen, bijvoorbeeld over de mogelijkheid om schuldvorderingen direct te verrekenen of om in uitzonderlijke omstandigheden, met inachtneming van het evenredigheidsbeginsel, af te zien van de verplichte zekerheidstelling wanneer de debiteur bereid en in staat is om de schuld binnen de aanvullende termijn te vereffenen, maar niet bij machte is een zekerheid te verstrekken.
(34)
Voor een goed beheer van activa en het verzekeren van een financieel rendement, is het noodzakelijk om voorlopig geïnde bedragen, zoals in mededingingszaken opgelegde boeten waartegen beroep is aangetekend, te beleggen in financiële activa en de bestemming te bepalen van de voortgebrachte rente.
(35)
Opdat de Commissie financieringsbesluiten kan nemen op basis van alle vereiste informatie, dienen minimumvereisten te worden vastgesteld voor de inhoud van financieringsbesluiten betreffende subsidies, overheidsopdrachten, trustfondsen, prijzen en financieringsinstrumenten.
(36)
Wat de uitgaven betreft, dienen het verband tussen financieringsbesluiten, totale vastleggingen en afzonderlijke vastleggingen, en de kenmerken van die verschillende stadia te worden vastgelegd zodat een duidelijk kader wordt geschapen voor de verschillende stadia van begrotingsuitvoering.
(37)
Het is nodig het verband tussen betaalbaarstelling, betalingsopdracht en betaling te verduidelijken en te preciseren welke controles de ordonnateur moet verrichten om op een uitgave de betaalbaarverklaring aan te brengen. De bewijsstukken ter staving van de betalingen moeten worden genoemd en de regels voor de vereffening van de voorfinancieringen en tussentijdse betalingen moeten worden vermeld.
(38)
Er dienen nadere bepalingen inzake termijnen voor betaalbaarstelling en betaling te worden vastgesteld, rekening houdende met Richtlijn 2011/7/EU van het Europees Parlement en de Raad van 16 februari 2011 betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties (6), om onnodige vertraging bij betalingen aan ontvangers te vermijden.
(39)
Op het gebied van interne controle moet de wijze van aanstelling van de interne controleur worden omschreven en zijn onafhankelijkheid worden gegarandeerd binnen de instelling die hem heeft benoemd en waaraan hij rekenschap moet afleggen over zijn werkzaamheden. Het Europees Parlement en de Raad dienen met het oog op transparantie in kennis te worden gesteld van elke maatregel in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie.
(40)
De regels met betrekking tot het plaatsen van overheidsopdrachten zijn gebaseerd op Richtlijn 2004/18/EG. Het is dienstig de verschillende soorten opdrachten, de daarvoor geldende publiciteitsmaatregelen, de voorwaarden waaronder bepaalde specifieke procedures mogen worden gebruikt en voornaamste kenmerken van de bestaande procedures, de selectiecriteria en de mogelijke vormen van gunning, de regels voor toegang tot de inschrijvingsdocumenten en communicatie met de inschrijvers of gegadigden worden beschreven, alsmede, indien de Commissie voor eigen rekening opdrachten plaatst, de verschillende toepasselijke drempelwaarden en de regels voor beoordeling van de waarde van de te plaatsen opdrachten.
(41)
De procedures voor het plaatsen van opdrachten hebben als doel onder de best mogelijke voorwaarden in de behoeften van de instellingen te voorzien, met inachtneming van de gelijke toegang tot overheidsopdrachten en van het doorzichtigheids- en het niet-discriminatiebeginsel. Met het oog op de transparantie en de gelijke behandeling van de gegadigden en inschrijvers, maar ook de volledige verantwoordelijkheid van de ordonnateurs voor de uiteindelijke keuze, moet vervolgens de procedure voor de opening en aansluitende beoordeling van de deelnemingsverzoeken en offertes worden beschreven, van de aanstelling van een commissie tot het gemotiveerde en gedocumenteerde gunningsbesluit, dat definitief onder de bevoegdheid van de aanbestedende dienst komt.
(42)
Op basis van de opgedane ervaring is het dienstig te voorzien in een nieuwe procedure voor middelgrote opdrachten. Het gebruik van een lijst van „verkopers” onder dezelfde voorwaarden als voor de bestaande oproep tot het indienen van blijken van belangstelling moet worden toegestaan omdat zulks de administratieve lasten voor potentiële inschrijvers beperkt.
(43)
Om de financiële belangen van de Unie tijdens de uitvoering van een opdracht te beschermen, moet de mogelijkheid worden geboden om van entiteiten die samen voor de financiële geschiktheid bij overheidsopdrachten instaan te eisen dat zij gezamenlijk voor de uitvoering van een opdracht aansprakelijk zijn.
(44)
Om de financiële belangen van de Unie te beschermen en de controle over de uitvoering van een opdracht te waarborgen, moet de mogelijkheid worden geboden om te eisen dat de bepaalde kritieke taken rechtstreeks door de contractant zelf worden uitgevoerd.
(45)
Om te waarborgen dat een opdracht volgens de strengste professionele normen wordt uitgevoerd, moet de mogelijkheid worden geboden om inschrijvers af te wijzen bij wie een belangenconflict zou kunnen rijzen.
(46)
Omdat niet langer in alle gevallen een financiële zekerheid wordt verlangd, is het noodzakelijk criteria vast te stellen om te beoordelen wanneer zulks wel het geval is.
(47)
Het toepassingsgebied van de titel betreffende subsidies dient te worden gepreciseerd, met name wat betreft het type actie of orgaan van algemeen Europees belang dat voor subsidie in aanmerking komt en de soorten juridische verbintenissen die voor subsidies kunnen worden aangegaan. Met betrekking tot die juridische verbintenissen dienen de criteria om voor een overeenkomst of een besluit te kiezen, de minimuminhoud ervan en de mogelijkheid om specifieke subsidieovereenkomsten te sluiten of -besluiten te nemen onder een kaderpartnerschap te worden vastgesteld, om gelijke behandeling te waarborgen en de toegang tot financiering van de Unie niet te beperken.
(48)
Wat het toepassingsgebied van de titel betreffende subsidies betreft, dient tevens rekening ermee te worden gehouden dat in het Financieel Reglement, enerzijds, afzonderlijke titels betreffende prijzen en financieringsinstrumenten en, anderzijds, essentiële voorschriften betreffende subsidies, subsidiabele kosten, afschaffing van het degressitiviteitsprincipe, het gebruik van vereenvoudigde vormen (vaste bedragen, eenheidskosten en forfaits) en afschaffing van de verplichte zekerheidsstelling bij voorfinanciering zijn opgenomen.
(49)
De vooruitgang op het gebied van uitwisseling van informatie en overlegging van stukken langs elektronische weg - een belangrijke vereenvoudigingsmaatregel - moet gepaard gaan met duidelijke voorwaarden voor de erkenning van de betrokken systemen om een juridisch solide omgeving tot stand te brengen.
(50)
Het winstverbod en het medefinancieringsbeginsel moeten worden aangepast aan de verduidelijkingen en vereenvoudigingsmaatregelen die in het Financieel Reglement zijn opgenomen. In het bijzonder dienen duidelijkheidshalve nadere bepalingen te worden opgenomen betreffende de soorten inkomsten die verenigbaar zijn met het winstverbod en betreffende de vormen van externe medefinanciering en bijdragen in natura.
(51)
Wat het transparantiebeginsel betreft, dient te worden toegestaan dat meerjarige werkprogramma’s worden vastgesteld en gepubliceerd, daar deze een meerwaarde betekenen voor aanvragers, die daardoor gemakkelijker kunnen anticiperen op oproepen tot het indienen van voorstellen. In dit verband dient te worden gepreciseerd onder welke voorwaarden werkprogramma’s als financieringsbesluiten kunnen worden aangemerkt. Omwille van de transparantie dienen oproepen tot het indienen van voorstellen openbaar te worden gemaakt, tenzij in spoedeisende gevallen of wanneer de actie slechts door één entiteit kan worden uitgevoerd. De minimale inhoud van een dergelijke bekendmaking moet worden vastgesteld.
(52)
Omdat de voorwaarden waaronder door begunstigden betaalde belasting over de toegevoegde waarde (btw) subsidiabel is, aanleiding geven tot fouten en behandelingsverschillen, is het noodzakelijk dat de begrippen niet-terugvorderbare btw en niet-belastingplichtige in de zin van artikel 13, lid 1, van Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde (7) consequent worden geïnterpreteerd en toegepast ten aanzien van de relevante activiteiten.
(53)
Ter waarborging van de transparantie en de gelijke behandeling van aanvragers, en ter versterking van de rekenschap van ordonnateurs, is het dienstig de toekenningsprocedure die de bevoegde ordonnateur moet volgen voordat hij zijn definitieve, naar behoren gemotiveerde besluit neemt, stapsgewijze uiteen te zetten, vanaf de subsidieaanvraag, waarvoor de Commissie aanvragers een minimum aan informatie dient te hebben verstrekt, tot de evaluatie ervan aan de hand van vooraf vastgestelde ontvankelijkheids-, selectie- en toekenningscriteria. Er moeten nadere bepalingen worden vastgesteld betreffende de samenstelling en de taken van het comité dat de voorstellen aan de selectie- en toekenningscriteria moet toetsen, en betreffende de omstandigheden waarin tijdens de toekenningsprocedure contact met aanvragers kan worden opgenomen of dezen kunnen worden verzocht hun voorstellen aan te passen. De geboden mogelijkheden moeten in overeenstemming zijn met de eisen van goed bestuur die in het Financieel Reglement zijn opgenomen en er moet worden bepaald onder welke voorwaarden voorstellen kunnen worden aangepast voordat de subsidieovereenkomsten worden ondertekend of de subsidiebesluiten worden genomen, met inachtneming van het beginsel van gelijke behandeling van aanvragers en het beginsel dat het initiatief voor acties uitsluitend aan de aanvragers toebehoort.
(54)
Het gebruik van vaste bedragen, eenheidskosten en forfaits, dat door het Financieel Reglement wordt bevorderd en op grotere schaal toegestaan, en de definities van die vereenvoudigde subsidievormen dienen te worden verduidelijkt. Het is in het bijzonder nodig te preciseren dat zij zoals alle vormen van subsidies dienen om categorieën van subsidiabele kosten te dekken en dat de hoogte ervan niet noodzakelijkerwijze van tevoren vastgesteld dient te zijn, wat met name dienstig is wanneer zij worden bepaald overeenkomstig de gewone boekhoudmethoden van de begunstigde. Daarnaast is er behoefte aan stabiele financieringsvoorwaarden bij specifieke programma’s. Daartoe dient het gebruik van vereenvoudigde subsidievormen tijdens de gehele looptijd toegestaan te zijn. Om statistische en methodologische redenen, en met het oog op het voorkomen en opsporen van fraude, moet het mogelijk zijn algemene boekhoudkundige informatie van een begunstigde te verifiëren, ook als deze middels vaste bedragen, eenheidskosten of forfaits wordt gefinancierd. Deze verificaties mogen echter niet worden gebruikt om de reeds overeengekomen waarde van vaste bedragen, eenheidskosten of forfaits ter discussie te stellen.
(55)
Uit een oogpunt van goed financieel beheer is vereist dat de Commissie de nodige garanties voor haarzelf inbouwt: in het stadium van de subsidieaanvragen door financiële controles voor de grotere aanvragen te verrichten; bij de betaling van voorfinancieringen, wanneer de risicobeoordeling van de ordonnateur zulks rechtvaardigt, door voorafgaande financiële zekerheidstelling te eisen, en bij tussentijdse of saldobetalingen, door te eisen dat bij de grootste en meest risico inhoudende betalingsverzoeken een accountantsverklaring wordt gevoegd.
(56)
De voorwaarden en procedures voor het opschorten en korten van subsidies moeten worden verduidelijkt. Het is zaak de redenen voor opschorting of korting beter af te bakenen, begunstigden passende informatie te verstrekken en te waarborgen dat zij in elk stadium hun verweerrechten kunnen uitoefenen.
(57)
Een goed beheer van de middelen van de Unie betekent ook dat de ontvangers zuinig en doeltreffend omspringen met subsidies. In het bijzonder dient als voorwaarde voor de subsidiabiliteit van de kosten van opdrachten die die ontvangers gunnen om de actie uit te voeren, te worden gesteld dat de uitvoeringsopdrachten worden gegund aan de economisch voordeligste inschrijving.
(58)
Omdat de beperkingen op het verlenen van financiële steun aan derden in het Financieel Reglement worden versoepeld, is het noodzakelijk te bepalen welke minimumvereisten in de subsidieovereenkomst moeten worden overeengekomen of in het subsidiebesluit moeten worden opgenomen om duidelijk het onderscheid te maken tussen de toekenning van financiële steun aan derden door een subsidieontvanger en de uitvoering van begrotingstaken door een delegatiehouder bij indirect beheer.
(59)
De bevoegdheden om sancties op te leggen aan subsidieontvangers moeten worden afgestemd op die welke in het kader van overheidsopdrachten zijn verleend; deze bevoegdheden hebben immers hetzelfde karakter en moeten inzake effectiviteit en evenredigheid dezelfde regels volgen.
(60)
De beginselen van transparantie en gelijke behandeling moeten ten aanzien van prijzen op dezelfde wijze als voor subsidies gelden. Dit betekent dat de minimumvereisten waaraan werkprogramma’s en wedstrijden moeten voldoen, moeten worden vastgesteld met inachtneming van de overeenkomstige vereisten voor subsidies. In het bijzonder moeten de voorwaarden worden gepreciseerd waaronder werkprogramma’s als financieringsbesluit kunnen worden aangemerkt, alsook de minimuminhoud van het wedstrijdreglement, met name de wijze van betaling van de prijs aan de winnaars indien de prijs wordt toegekend, en de wijze van bekendmaking.
(61)
Overeenkomstig de beginselen van transparantie en gelijke behandeling moet ook de toekenningsprocedure stapsgewijze worden gepreciseerd, vanaf de indiening van de inzendingen en de informatieverstrekking aan gegadigden tot de kennisgeving aan de winnende deelnemer. Om een deskundige en neutrale beoordeling van de inzendingen te waarborgen, moet een evaluatie aan de hand van de in het wedstrijdreglement vermelde toekenningscriteria door een panel van deskundigen, deel uitmaken van die procedure. Het uiteindelijke besluit over de toekenning van de prijs wordt op basis van de aanbevelingen van de deskundigen door de bevoegde ordonnateur genomen, aangezien de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting altijd bij de Commissie berust.
(62)
Om een harmonische uitvoering van de verschillende financieringsinstrumenten binnen de Commissie te waarborgen, moet het algemene kader van titel VIII van het Financieel Reglement worden aangevuld met nadere bepalingen voor het beheer van financieringsinstrumenten, onder andere met bepalingen inzake de selectie van entiteiten waaraan uitvoeringstaken worden toevertrouwd („uitvoerende entiteiten”), de inhoud van delegatieovereenkomsten, beheerskosten en -vergoedingen, en trustrekeningen.
(63)
In het bijzonder dienen regels te worden vastgesteld voor de selectie van financiële intermediairs en eindontvangers wanneer de financieringsinstrumenten in uitzonderlijke gevallen rechtstreeks worden beheerd, hetzij via specifieke investeringsinstrumenten, hetzij via andere mechanismen, waarbij op een doeltreffende besteding van middelen van de Unie wordt toegezien.
(64)
Het is dienstig de voorwaarden waaronder van financieringsinstrumenten kan worden gebruikgemaakt, het beoogde hefboomeffect en het toezichtkader vast te stellen. Tevens dient te worden verzekerd dat aan de uitvoering van financieringsinstrumenten een solide evaluatie voorafgaat, die de Commissie in staat stelt het ontwerp van de instrumenten volkomen af te stemmen op de geconstateerde tekortkomingen van de markt en suboptimale investeringssituaties.
(65)
Op het gebied van boekhouding en rekening en verantwoording worden de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen waarop de financiële staten worden gebaseerd, vastgesteld in de boekhoudregels van de Unie. Deze boekhoudregels verduidelijken ook de voorwaarden voor het boeken van een verrichting, alsmede de regels inzake het bepalen van de waarde van de actief- en passiefbestanddelen en de vorming van voorzieningen, teneinde te waarborgen dat de gegevens een volledig en waarheidsgetrouw beeld geven.
(66)
Op boekhoudgebied moet worden vastgelegd dat de rekenplichtige van elke instelling de organisatie van de boekhouding en de boekhoudprocedure van zijn instelling moet documenteren en de voorwaarden moet vaststellen waaraan de computersystemen voor het bijhouden van de boekhouding moeten voldoen, met name op het gebied van veilige toegang en het controlespoor met betrekking tot de aan de systemen aangebrachte wijzigingen.
(67)
Wat het bijhouden van de boekhouding betreft, moeten de beginselen worden omschreven die gelden voor het bijhouden van de boeken, de algemene staat van de rekeningen, de periodieke afstemming van de saldi van deze staat en de inventaris, alsmede de elementen van het door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde rekeningstelsel. De regels inzake de registratie van de verrichtingen, met name de methode van dubbel boekhouden, de regels voor de omrekening van verrichtingen in een andere valuta dan de euro en de bewijsstukken voor de boekingen, moeten worden vastgesteld. De inhoud van de boekingen van de begrotingsboekhouding moet eveneens worden gepreciseerd.
(68)
Het is noodzakelijk de regels inzake de inventaris van vaste activa vast te stellen en de respectieve bevoegdheden van de rekenplichtigen en de ordonnateurs op dit gebied te verduidelijken, evenals de regels inzake het doorverkopen van in de inventaris opgenomen goederen met het oog op een doeltreffend beheer van activa.
(69)
Voor het externe optreden dient deze verordening overeenkomstig het Financieel Reglement te voorzien in uitzonderingen die de specifieke operationele kenmerken van die sector weerspiegelen, voornamelijk wat het plaatsen van opdrachten en het toekennen van subsidies betreft, met name omdat deze procedures worden afgewikkeld door de instanties van derde landen die financiële steun van de Unie ontvangen. Op het vlak van overheidsopdrachten betreffende uitzonderingen voornamelijk de soort procedure en de drempelwaarden voor de toepassing ervan. Op het vlak van subsidies dient in sommige gevallen volledige financiering te worden toegestaan, voornamelijk om de beperkte medefinancieringscapaciteit van de begunstigden te verhelpen.
(70)
Het is dienstig nadere bepalingen inzake en met name de voorwaarden voor het gebruik van begrotingssteun vast te stellen, waaronder de verplichting voor de partner om de Commissie tijdig betrouwbare informatie te verstrekken op basis waarvan zij kan nagaan of aan de voorwaarden is voldaan.
(71)
Ten aanzien van trustfondsen van de Unie dienen de beginselen te worden vastgesteld waaraan de bijdragen van de Unie en de bijdragen van andere donors moeten beantwoorden, alsook de toepasselijke boekhoud- en verslagleggingsregels, in het bijzonder wat betreft de verlopen rente over de bankrekening van het trustfonds, de respectieve verantwoordelijkheden van de financiële actoren en van de raad van bestuur van het trustfonds, en de verplichtingen inzake externe controle. Er dient tevens te worden gewaarborgd dat de deelnemende donors naar behoren vertegenwoordigd zijn in de raad van bestuur van het trustfonds en dat over het gebruik van de middelen van het fonds de goedkeurende stem van de Commissie vereist is.
(72)
Om de procedures voor het plaatsen van opdrachten voor externe maatregelen te vereenvoudigen, zijn sommige drempelwaarden aangepast en zijn andere drempelwaarden en beheersprocedures, afkomstig van de gemeenschappelijke bepalingen, toegevoegd en aangepast.
(73)
Op het gebied van subsidies dienen de voorwaarden om van het beginsel van medefinanciering af te wijken, in overeenstemming met het Financieel Reglement te worden aangepast.
(74)
Om het goede beheer van de middelen van de Unie te waarborgen, moet ook nader worden bepaald welke voorafgaande voorwaarden en kaderregels moeten worden ingevoerd in geval van decentralisatie van het beheer van de kredieten of instelling van beheer van gelden ter goede rekening.
(75)
Het is dienstig te definiëren wat Europese bureaus zijn en specifieke regels vast te stellen voor het Publicatiebureau, alsmede bepalingen op grond waarvan de rekenplichtige van de Commissie sommige van zijn taken aan personeel van die bureaus kan delegeren. Tevens moet worden bepaald onder welke voorwaarden het de Europese bureaus kan worden toegestaan in naam van de Commissie een bankrekening te openen.
(76)
Naar analogie van de informatie over de ontvangers van middelen van de Unie, dienen de lijst van deskundigen die overeenkomstig artikel 204 van het Financieel Reglement zijn geselecteerd na een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling en hun taakomschrijving te worden bekendgemaakt. Hun vergoeding dient eveneens te worden bekendgemaakt wanneer deze meer dan 15 000 EUR bedraagt.
(77)
De nieuwe, bij artikel 203 van het Financieel Reglement ingestelde procedure moet worden aangevuld wat in het bijzonder de categorieën kosten betreft die in aanmerking dienen te worden genomen voor de vastgestelde drempelwaarden. Er dienen nadere bepalingen te worden aangenomen inzake de onroerendgoedprojecten van delegaties van de Unie om rekening te houden met hun bijzondere kenmerken, in het bijzonder ten aanzien van spoedeisende gevallen. Het is dienstig te bepalen dat woongebouwen, met name bij de delegaties, die op korte termijn dienen te worden gehuurd of aangekocht, moeten worden vrijgesteld van de procedure van artikel 203 van het Financieel Reglement. Op de verwerving van grond die gratis of tegen een symbolisch bedrag gebeurt, dient de procedure van artikel 203 van het Financieel Reglement niet van toepassing te zijn, aangezien dit geen extra lasten voor de begroting meebrengt.
(78)
Om de samenhang met het Financieel Reglement te verzekeren, dienen overgangsbepalingen te worden vastgesteld. Voorts is het om de samenhang met de sectorspecifieke rechtsgrondslagen te verzekeren, dienstig te bepalen dat de voorschriften inzake de beheerswijzen en financieringsinstrumenten maar van toepassing zijn met ingang van 1 januari 2014,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
DEEL I
GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN
TITEL I
DOEL
Artikel 1
Doel
Deze verordening stelt de uitvoeringsvoorschriften vast voor Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (hierna het „Financieel Reglement” genoemd).
TITEL II
BEGROTINGSBEGINSELEN
HOOFDSTUK 1
Eenheidsbeginsel en begrotingswaarachtigheidsbeginsel
Artikel 2
Opneming in de boeken van rente op voorfinancieringen
(artikel 8, lid 4, van het Financieel Reglement)
Wanneer rente aan de begroting is verschuldigd, wordt in de overeenkomsten die worden gesloten met de in artikel 58, lid 1, onder c), ii) tot en met viii), van het Financieel Reglement opgesomde entiteiten of personen bepaald dat de voorfinancieringen worden betaald op bankrekeningen of onderbankrekeningen die de identificatie van de middelen en de rente daarop mogelijk maken. Als dit niet mogelijk is, moeten de door de Unie betaalde middelen en de uit deze middelen voortvloeiende rente en andere voordelen kunnen worden geïdentificeerd met de boekhoudmethoden van de ontvangers of tussenpersonen.
De bepalingen van deze verordening betreffende de rente op voorfinanciering laten de opneming van de voorfinancieringen als activa in de financiële staten, overeenkomstig de in artikel 143 van het Financieel Reglement bedoelde boekhoudregels, onverlet.
HOOFDSTUK 2
Jaarperiodiciteitsbeginsel
Artikel 3
Kredieten van het begrotingsjaar
(artikel 11, lid 3, van het Financieel Reglement)
De vastleggings- en betalingskredieten die voor het begrotingsjaar zijn toegestaan, bestaan uit:
a)
de in de begroting opgenomen kredieten, met inbegrip van die van gewijzigde begrotingen;
b)
de overgedragen kredieten;
c)
de wederopgevoerde kredieten overeenkomstig de artikelen 178 en 182 van het Financieel Reglement;
d)
de kredieten die afkomstig zijn van terugbetalingen van voorfinancieringen overeenkomstig artikel 177, lid 3, van het Financieel Reglement;
e)
de kredieten die worden opgenomen na de inning van de niet-gebruikte bestemmingsontvangsten tijdens het begrotingsjaar of tijdens voorafgaande begrotingsjaren.
Artikel 4
Annulering en overdracht van kredieten
(artikel 13, lid 2, van het Financieel Reglement)
1. De in artikel 13, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde vastleggingskredieten en niet-gesplitste kredieten voor bouwprojecten kunnen slechts worden overgedragen indien de vastleggingen niet vóór 31 december van het begrotingsjaar konden worden verricht om redenen die de ordonnateur niet kunnen worden aangerekend, en indien de voorbereidingen zo ver gevorderd zijn dat redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de vastlegging uiterlijk op 31 maart van het volgende jaar kan worden verricht.
2. De in artikel 13, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde voorbereidende stadia, die op 31 december van het begrotingsjaar moeten zijn beëindigd met het oog op een overdracht naar het volgende begrotingsjaar, zijn met name:
a)
voor de globale vastleggingen in de zin van artikel 85 van het Financieel Reglement, de aanneming van een financieringsbesluit of de afsluiting vóór deze datum van het overleg tussen de betrokken diensten binnen elke instelling met het oog op de aanneming van een dergelijk besluit;
b)
voor de individuele vastleggingen in de zin van artikel 85 van het Financieel Reglement, de voltooiing van de selectie van potentiële contractanten, begunstigden, prijswinnaars of delegatiehouders.
3. De overeenkomstig artikel 13, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten die op 31 maart van het volgende begrotingsjaar, of tot 31 december van het volgende begrotingsjaar voor bedragen in verband met bouwprojecten, niet zijn vastgelegd, worden automatisch geannuleerd.
De Commissie stelt het Europees Parlement en de Raad binnen één maand na de annulering als bedoeld in de eerste alinea in kennis van de aldus geannuleerde kredieten.
4. De overeenkomstig artikel 13, lid 2, onder b), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten mogen tot 31 december van het volgende begrotingsjaar worden gebruikt.
5. De boekhouding maakt het mogelijk de overeenkomstig de leden 1 tot en met 4 overgedragen kredieten van de andere kredieten te onderscheiden.
HOOFDSTUK 3
Rekeneenheidsbeginsel
Artikel 5
Omrekeningskoers tussen de euro en andere valuta’s
(artikel 19 van het Financieel Reglement)
1. Onverminderd de specifieke bepalingen die voortvloeien uit de toepassing van sectorspecifieke regelgeving, geschiedt de omrekening door de bevoegde ordonnateur tegen de in het Publicatieblad van de Europese Unie, C-serie, gepubliceerde dagkoers van de euro.
Wanneer de omrekening tussen de euro en een andere valuta door de contractanten of begunstigden geschiedt, zijn de in de aanbestedings-, subsidie- of financieringsovereenkomst opgenomen specifieke regels inzake omrekening van toepassing.
2. Om te vermijden dat operaties inzake de omrekening van valuta’s de hoogte van de medefinanciering door de Unie in aanzienlijke mate beïnvloeden of een nadelig effect op de begroting van de Unie hebben, voorzien de in lid 1 bedoelde specifieke bepalingen, indien passend, in een omrekeningskoers voor de euro en andere valuta’s die moet worden berekend aan de hand van het gemiddelde van de dagelijkse wisselkoers in een bepaalde periode.
3. Indien voor de betrokken valuta geen dagkoers van de euro wordt gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie, gebruikt de bevoegde ordonnateur de in lid 4 bedoelde boekhoudkundige koers.
4. Voor de in de artikelen 151 tot en met 156 van het Financieel Reglement bedoelde boekhouding en behoudens artikel 240 van deze verordening geschiedt de omrekening tussen de euro en een andere valuta tegen de maandelijkse boekhoudkundige koers van de euro. Deze boekhoudkundige koers wordt door de rekenplichtige van de Commissie met gebruikmaking van alle informatiebronnen die hij betrouwbaar acht, vastgesteld op basis van de koers van de voorlaatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarvoor de koers wordt bepaald.
5. De uitkomsten van de in lid 4 van dit artikel bedoelde bewerkingen worden opgevoerd op een afzonderlijke rubriek in de boekhouding van de respectieve instellingen.
De eerste alinea van dit lid is van overeenkomstige toepassing op de organen als bedoeld in artikel 208 van het Financieel Reglement.
Artikel 6
Voor de omrekening tussen de euro en andere valuta’s te gebruiken koers
(artikel 19 van het Financieel Reglement)
1. Onverminderd de specifieke bepalingen die voortvloeien uit de toepassing van sectorale regelingen of uit specifieke aanbestedingsovereenkomsten, subsidieovereenkomsten of -besluiten, of financieringsovereenkomsten, is de koers die moet worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en een andere valuta in gevallen waarin de omrekening door de bevoegde ordonnateur wordt uitgevoerd, die van de dag waarop de opdrachtgevende dienst de betalings- of invorderingsopdracht heeft opgesteld.
2. Bij beheer van gelden ter goede rekening in euro is de datum van betaling door de bank bepalend voor de te gebruiken koers voor de omrekening tussen de euro en een andere valuta.
3. Voor de regularisatie van gelden ter goede rekening in nationale valuta’s, zoals bedoeld in artikel 19 van het Financieel Reglement, moet voor de omrekening tussen de euro en een andere valuta de koers worden gebruikt van de maand waarin de uitgave wordt verricht.
4. Voor de vergoeding van forfaitaire uitgaven of uitgaven die voortvloeien uit het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie, hierna „het Statuut” genoemd, waarvoor een maximumbedrag is vastgesteld en die in een andere valuta dan de euro worden betaald, moet de koers worden gebruikt die geldt wanneer het recht ontstaat.
HOOFDSTUK 4
Universaliteitsbeginsel
Artikel 7
Structuur voor de opneming van de bestemmingsontvangsten en opvoering van de betrokken kredieten
(artikel 21 van het Financieel Reglement)
1. Onverminderd de artikelen 9 en 10 omvat de structuur voor de opneming van de bestemmingsontvangsten in de begroting:
a)
in de staat van ontvangsten van de afdeling van elke instelling, een begrotingsonderdeel waarop het bedrag van deze ontvangsten kan worden opgenomen;
b)
in de staat van uitgaven worden in de begrotingstoelichting, die ook algemene opmerkingen bevat, de begrotingsonderdelen vermeld waarop de kredieten kunnen worden opgenomen die met de bestemmingsontvangsten overeenkomen;
In het in de eerste alinea, onder a), bedoelde geval wordt het begrotingsonderdeel voorzien van de vermelding „pro memoria” en worden de geraamde ontvangsten ter kennisneming in de toelichting vermeld.
2. De kredieten die met bestemmingsontvangsten overeenkomen, worden automatisch als vastleggingskredieten en als betalingskredieten opgevoerd wanneer de ontvangsten door de instelling zijn geïnd, behalve:
a)
in de in artikel 181, lid 2, en artikel 183, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde gevallen;
b)
in het in artikel 21, lid 2, onder b), van het Financieel Reglement bedoelde geval voor lidstaten waarvan de bijdrageovereenkomst in euro luidt.
In het onder b) van de eerste alinea bedoelde geval kunnen de vastleggingskredieten worden opgevoerd bij de ondertekening van de bijdrageovereenkomst door de lidstaat.
Artikel 8
Bijdragen van de lidstaten voor onderzoeksprogramma’s
(artikel 21, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement)
1. De bijdragen van de lidstaten voor de financiering van bepaalde aanvullende onderzoeksprogramma’s zoals bedoeld in artikel 5 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000 (8), worden betaald:
a)
voor zeven twaalfde van het in de begroting opgenomen bedrag uiterlijk op 31 januari van het lopende begrotingsjaar;
b)
voor de resterende vijf twaalfde uiterlijk op 15 juli van het lopende begrotingsjaar.
2. Wanneer de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet definitief is vastgesteld, worden de in lid 1 bedoelde bijdragen betaald op basis van het in de begroting van het voorafgaande begrotingsjaar opgenomen bedrag.
3. Elke bijdrage of aanvullende betaling die de lidstaten uit hoofde van de begroting verschuldigd zijn, wordt binnen dertig kalenderdagen na de afroeping op de rekening of rekeningen van de Commissie geboekt.
4. De gedane betalingen worden op de in Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000 bedoelde rekening geboekt en zijn onderworpen aan de voorwaarden van die verordening.
Artikel 9
Bestemmingsontvangsten die voortvloeien uit de deelneming van de EVA-staten aan bepaalde programma’s van de Unie
(artikel 21, lid 2, onder e), van het Financieel Reglement)
1. De structuur voor de opneming in de begroting van de deelneming van de lidstaten van de Europese Vrijhandelsassociatie (hierna „de EVA-staten” genoemd) aan bepaalde programma’s van de Unie is de volgende:
a)
in de staat van ontvangsten wordt een „pro memoria”-begrotingsonderdeel gecreëerd voor het totale bedrag van de bijdragen van de EVA-staten voor het betrokken begrotingsjaar;
b)
in de staat van uitgaven:
i)
wordt in de toelichting bij elk begrotingsonderdeel met betrekking tot de activiteiten van de Unie waaraan de EVA-staten deelnemen, „ter kennisneming” het bedrag vermeld dat met de verwachte deelneming is gemoeid;
ii)
worden in een bijlage, die integrerend deel van de begroting uitmaakt, alle begrotingsonderdelen vermeld die betrekking hebben op activiteiten van de Unie waaraan de EVA-staten deelnemen.
Voor de toepassing van de eerste alinea, onder a), worden de geraamde ontvangsten in de toelichting vermeld.
De in de eerste alinea, onder b), ii), bedoelde bijlage vormt een aanvulling op de structuur voor de opneming in de begroting van de kredieten die overeenkomstig lid 2 in verband met deze deelneming worden uitgetrokken, alsook voor de uitvoering van de uitgaven.
2. Krachtens artikel 82 van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte (hierna de „EER-overeenkomst” genoemd) leiden de bedragen met betrekking tot de jaarlijkse deelneming van de EVA-staten, zoals overeenkomstig artikel 1, lid 5, van Protocol nr. 32 bij deze overeenkomst aan de Commissie bevestigd door het Gemengd Comité van de EER, ertoe dat de desbetreffende vastleggingskredieten en betalingskredieten aan het begin van het begrotingsjaar integraal in de begroting worden opgenomen.
3. Indien in de loop van het begrotingsjaar de kredieten van begrotingsonderdelen waaraan de EVA-staten deelnemen, worden verhoogd zonder dat de EVA-staten tijdens het betrokken begrotingsjaar hun bijdrage kunnen aanpassen om de in artikel 82 van de EER-overeenkomst bedoelde evenredigheidsfactor in acht te nemen, mag de Commissie het aandeel van de EVA-staten voorlopig en bij wijze van uitzondering voorfinancieren uit de kasmiddelen. Na een dergelijke verhoging vraagt de Commissie zo spoedig mogelijk de bijbehorende bijdragen van de EVA-staten op. De Commissie stelt elk jaar het Europees Parlement en de Raad in kennis van deze overschrijvingen.
De voorfinanciering wordt zo snel mogelijk geregulariseerd in het kader van de begroting van het volgende begrotingsjaar.
4. Overeenkomstig artikel 21, lid 2, onder e), van het Financieel Reglement vormen de financiële bijdragen van de EVA-staten bestemmingsontvangsten. De rekenplichtige neemt passende maatregelen om te zorgen voor het gescheiden volgen van het gebruik van de ontvangsten die uit deze deelnemingen voortvloeien en van de bijbehorende kredieten.
De Commissie vermeldt in het in artikel 150, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde verslag duidelijk de stand van de uitvoering in verband met de deelneming van de EVA-staten, zowel wat de ontvangsten als wat de uitgaven betreft.
Artikel 10
Opbrengst van de sancties tegen lidstaten met een buitensporig tekort
(artikel 21, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement)
De structuur voor de opneming in de begroting van de opbrengst van de in afdeling 4 van Verordening (EG) nr. 1467/97 van de Raad (9) bedoelde sancties is als volgt:
a)
in de staat van ontvangsten wordt een „pro memoria”-begrotingsonderdeel gecreëerd voor de opneming van de rente op deze bedragen;
b)
tegelijkertijd geeft de opneming van deze bedragen in de staat van ontvangsten, onverminderd artikel 77 van het Financieel Reglement, aanleiding tot de opneming van vastleggings- en betalingskredieten in de staat van uitgaven.
De in de eerste alinea, onder b), bedoelde kredieten worden overeenkomstig artikel 20 van het Financieel Reglement besteed.
Artikel 11
Lasten uit de aanvaarding van schenkingen aan de Unie
(artikel 22 van het Financieel Reglement)
Met het oog op de in artikel 22, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde goedkeuring van het Europees Parlement en de Raad, stelt de Commissie een raming op van en geeft zij een toelichting op de financiële lasten, waaronder de vervolgkosten, als gevolg van de aanvaarding van schenkingen aan de Unie.
Artikel 12
Rekeningen „terugvorderbare belastingen”
(artikel 23, lid 3, van het Financieel Reglement)
Eventuele belastingen die door de Unie worden gedragen overeenkomstig artikel 23, lid 2, en artikel 23, lid 3, onder a), van het Financieel Reglement, worden op een tussenrekening geboekt totdat zij door de betrokken staten worden terugbetaald.
HOOFDSTUK 5
Specialiteitsbeginsel
Artikel 13
Berekening van de percentages van overschrijvingen van andere instellingen dan de Commissie
(artikel 25 van het Financieel Reglement)
1. De in artikel 25 van het Financieel Reglement bedoelde percentages worden berekend op het tijdstip van het verzoek om overschrijving en op de grondslag van de in de begroting, met inbegrip van de gewijzigde begrotingen, opgenomen kredieten.
2. Het in aanmerking te nemen bedrag is de som van de overschrijvingen van het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven, na correctie voor verrichte eerdere overschrijvingen.
Het bedrag van de overschrijvingen die autonoom, zonder besluit van he Europees Parlement en de Raad, door de betrokken instellingen kunnen worden verricht, wordt niet in aanmerking genomen.
Artikel 14
Berekening van de percentages van overschrijvingen van de Commissie
(artikel 26 van het Financieel Reglement)
1. De in de artikel 26, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde percentages worden berekend op het tijdstip van het verzoek om overschrijving en op de grondslag van de in de begroting, met inbegrip van de gewijzigde begrotingen, opgenomen kredieten.
2. Het in aanmerking te nemen bedrag is de som van de overschrijvingen van het begrotingsonderdeel waarvan of waarop kredieten worden overgeschreven, na correctie voor verrichte eerdere overschrijvingen.
Het bedrag van de overschrijvingen die autonoom, zonder besluit van het Europees Parlement en de Raad, door de Commissie kunnen worden verricht, wordt niet in aanmerking genomen.
Artikel 15
Administratieve uitgaven
(artikel 26 van het Financieel Reglement)
Onder de in artikel 26, lid 1, eerste alinea, onder b), van het Financieel Reglement bedoelde uitgaven vallen voor elk beleidsterrein de in artikel 44, lid 3, van het Financieel Reglement bedoelde rubrieken.
Artikel 16
Motivering van de kredietoverschrijvingsverzoeken
(artikelen 25 en 26 van het Financieel Reglement)
De voorstellen voor kredietoverschrijvingen en alle voor het Europees Parlement en de Raad bestemde informatie met betrekking tot de overeenkomstig de artikelen 25 en 26 van het Financieel Reglement uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, zowel voor de kredieten die worden verhoogd als voor die welke worden verlaagd.
Artikel 17
Motivering van de verzoeken om kredietoverschrijvingen uit de reserve voor spoedhulp
(artikel 29 van het Financieel Reglement)
De voorstellen voor kredietoverschrijvingen die het gebruik van de in artikel 29 van het Financieel Reglement bedoelde reserve voor spoedhulp mogelijk moeten maken, gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen die het volgende omvatten:
a)
voor het begrotingsonderdeel waarvoor de kredieten bestemd zijn, de meest recente gegevens over de besteding van de kredieten, alsmede de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar;
b)
voor alle begrotingsonderdelen met betrekking tot de externe maatregelen, de besteding van de kredieten tot het einde van de maand die aan het overschrijvingsverzoek voorafgaat, de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar, alsmede een vergelijking met de oorspronkelijke ramingen;
c)
een onderzoek van de mogelijkheden de kredieten een andere bestemming te geven.
HOOFDSTUK 6
Beginsel van goed financieel beheer
Artikel 18
Evaluatie
(artikel 30 van het Financieel Reglement)
1. Alle voorstellen voor programma’s of activiteiten die begrotingsuitgaven meebrengen, worden onderworpen aan een evaluatie vooraf, waarbij wordt gelet op:
a)
de behoefte waarin op korte of lange termijn moet worden voorzien;
b)
de toegevoegde waarde van de bijstandsverlening van de Unie;
c)
de te bereiken beleids- en beheersdoelen, met inbegrip van maatregelen op het gebied van het voorkomen, opsporen, onderzoeken, herstellen en bestraffen van fraude om de financiële belangen van de Unie te beschermen;
d)
de beschikbare beleidsopties, met inbegrip van de daaraan verbonden risico’s;
e)
de verwachte resultaten en gevolgen, met name de economische en maatschappelijke gevolgen en de gevolgen voor het milieu, en de indicatoren en evaluatiemethode om deze te meten;
f)
de beste methode om de verkozen optie of opties ten uitvoer te leggen;
g)
de interne samenhang van het programma of de activiteit en het verband met andere relevante instrumenten;
h)
de omvang van de toe te wijzen kredieten, personele middelen en andere administratieve uitgaven, met inachtneming van het kosteneffectiviteitsbeginsel;
i)
de uit soortgelijke activiteiten in het verleden getrokken lering.
2. Het voorstel bevat de regels inzake het toezicht, de verslagen en de evaluatie, rekening houdend met de respectieve verantwoordelijkheden van alle overheidsniveaus die bij de uitvoering van het voorgestelde programma of de voorgestelde activiteit zullen zijn betrokken.
3. Alle programma’s en activiteiten, met inbegrip van proefprojecten en voorbereidende acties, waarvoor de ingezette middelen hoger zijn dan 5 000 000 EUR, worden op de volgende wijze tussentijds en/of achteraf onderworpen aan een evaluatie van de toegewezen personele en financiële middelen en de behaalde resultaten, om na te gaan of de doelstellingen zijn bereikt:
a)
de bij de uitvoering van een meerjarenprogramma behaalde resultaten worden geregeld geëvalueerd, volgens een tijdschema dat de mogelijkheid biedt met de uitkomsten van deze evaluatie rekening te houden bij de beslissingen over de voortzetting, wijziging of staking van het programma;
b)
de op jaarbasis gefinancierde activiteiten worden ten minste om de zes jaar op de behaalde resultaten geëvalueerd.
De eerste alinea, onder a) en b), geldt niet voor elk van de in het kader van die activiteiten uitgevoerde projecten of acties, waarvoor aan deze verplichting kan worden voldaan door middel van de eindverslagen die worden toegezonden door de organisaties die de actie hebben uitgevoerd.
4. De in de leden 1 en 3 bedoelde evaluaties staan in verhouding tot de gevolgen van het programma of de activiteit in kwestie en de ervoor ingezette middelen.
Artikel 19
Financieel memorandum
(artikel 31 van het Financieel Reglement)
Het financiële memorandum bevat de financiële en economische elementen op grond waarvan de wetgever kan beoordelen of een optreden van de Unie noodzakelijk is. Voorts bevat het nuttige gegevens over de samenhang en eventuele synergie met andere activiteiten van de Unie.
Voor meerjarenacties omvat het financiële memorandum een tijdschema met een raming van de jaarlijks benodigde kredieten en personeelsleden, met inbegrip van extern personeel, alsmede een evaluatie van de financiële gevolgen op middellange termijn.
HOOFDSTUK 7
Transparantiebeginsel
Artikel 20
Voorlopige bekendmaking van de begroting
(artikel 34 van het Financieel Reglement)
Zo spoedig mogelijk en uiterlijk vier weken na de definitieve vaststelling van de begroting worden de definitieve gedetailleerde begrotingscijfers op initiatief van de Commissie op de internetsite van de instellingen bekendgemaakt, in afwachting van de officiële bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Artikel 21
Bekendmaking van informatie over de waarde en de ontvangers van middelen van de Unie
(artikel 35 van het Financieel Reglement)
1. De informatie over de ontvangers van onder direct beheer toegekende middelen van de Unie wordt uiterlijk 30 juni van het jaar na het begrotingsjaar waarin de middelen zijn toegekend, op een internetsite van de betrokken instelling van de Unie bekendgemaakt.
De informatie kan, naast de in de eerste alinea bedoelde wijze, ook op andere passende wijzen in een gestandaardiseerde vorm worden bekendgemaakt.
2. Tenzij in deze verordening of in sectorspecifieke regelgeving anders is bepaald, wordt de volgende informatie bekendgemaakt met inachtneming van de vereisten van artikel 35, lid 3, van het Financieel Reglement:
a)
de naam van de ontvanger;
b)
de locatie van de ontvanger;
c)
het toegekende bedrag;
d)
de aard en het doel van de maatregel.
Voor de toepassing van b) wordt onder „locatie” verstaan:
i)
het adres wanneer de ontvanger een rechtspersoon is;
ii)
de regio op NUTS 2-niveau wanneer de ontvanger een natuurlijke persoon is.
Openbaar gemaakte persoonsgegevens die betrekking hebben op een natuurlijke persoon worden twee jaar na het einde van het begrotingsjaar waarin de middelen zijn toegekend, gewist. Hetzelfde geldt voor persoonsgegevens betreffende rechtspersonen waarvan de officiële benaming naar één of meer natuurlijke personen verwijst.
3. De in lid 2 bedoelde informatie wordt uitsluitend bekendgemaakt voor prijzen, subsidies en opdrachten die zijn toegekend na een wedstrijd, een subsidieprocedure of een openbare aanbestedingsprocedure. Deze informatie wordt niet openbaar gemaakt wanneer het gaat om:
a)
aan natuurlijke personen betaalde studiebeurzen en andere vormen van directe steun aan natuurlijke personen in grote nood in de zin van artikel 125, lid 4, onder c), van het Financieel Reglement;
b)
opdrachten voor minder dan het in artikel 137, lid 2, van deze verordening bedoelde bedrag.
4. Er wordt afgezien van bekendmaking wanneer deze afbreuk zou doen aan de bij het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie beschermde rechten en vrijheden van personen of de commerciële belangen van ontvangers zou schaden.
Artikel 22
Koppeling met de plaats waar de informatie over de ontvangers van onder indirect beheer toegekende middelen van de Unie is bekendgemaakt
(artikel 35 van het Financieel Reglement)
Wanneer het beheer van middelen van de Unie gedelegeerd is aan de in artikel 58, lid 1, onder c), van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten en organen, wordt in de delegatieovereenkomsten de verplichting opgenomen om de in artikel 21, leden 2 en 3, bedoelde gegevens in een gestandaardiseerde vorm bekend te maken op de website van die autoriteiten en organen.
Op de website van de instellingen van de Unie wordt minstens het internetadres vermeld waar de gegevens te vinden zijn, behalve wanneer deze direct op een specifiek daartoe bestemde plek op de website van de instellingen van de Unie worden bekendgemaakt.
De informatie kan, naast de in de eerste alinea bedoelde wijze, ook op elke andere passende wijze in gestandaardiseerde vorm worden bekendgemaakt.
Artikel 21, leden 2, 3 en 4, is van toepassing op de bekendmaking in de zin van de eerste alinea van dit artikel.
TITEL III
OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING
Artikel 23
Financiële programmering
(artikel 38 van het Financieel Reglement)
De in artikel 38 van het Financieel Reglement bedoelde financiële programmering wordt ingedeeld naar uitgavencategorie, beleidsgebied en begrotingsonderdeel. De volledige financiële programmering omvat alle uitgavencategorieën, met uitzondering van landbouw, cohesiebeleid en administratie, waarvoor enkel samenvattende gegevens worden verstrekt.
Artikel 24
Ontwerpen van gewijzigde begroting
(artikel 41, lid 1, van het Financieel Reglement)
De ontwerpen van gewijzigde begroting gaan vergezeld van de ten tijde van de opstelling ervan beschikbare motiveringen en gegevens over de uitvoering van de begroting van het voorafgaande en het lopende begrotingsjaar.
Artikel 25
Begrotingsnomenclatuur
(artikel 44 van het Financieel Reglement)
De begrotingsnomenclatuur voldoet aan de beginselen van specialiteit, transparantie en goed financieel beheer. Zij zorgt voor de voor het begrotingsproces benodigde duidelijkheid en transparantie, maakt het mogelijk de grote doelstellingen die in de respectieve rechtsgrondslagen zijn vastgesteld van elkaar te onderscheiden, de politieke prioriteiten aan te wijzen en deze op een doeltreffende en effectieve wijze te verwezenlijken.
Artikel 26
Werkelijke uitgaven van het laatste afgesloten begrotingsjaar
(artikel 49, lid 1, onder a), v), van het Financieel Reglement)
Voor de opstelling van de begroting worden de werkelijke uitgaven van het laatste afgesloten begrotingsjaar als volgt vastgesteld:
a)
vastleggingen: de vastleggingen die tijdens het begrotingsjaar zijn geboekt ten aanzien van de kredieten van het begrotingsjaar zoals bepaald in artikel 3;
b)
betalingen: de betalingen die tijdens het begrotingsjaar zijn verricht, d.w.z. waarvan de uitvoeringsopdracht aan de bank is gegeven, ten aanzien van de kredieten van het begrotingsjaar zoals bepaald in artikel 3.
Artikel 27
Begrotingstoelichting
(artikel 49, lid 1, onder a), vi), van het Financieel Reglement)
De begrotingstoelichting omvat met name de volgende elementen:
a)
de verwijzing naar het basisbesluit, indien voorhanden;
b)
een passende uitleg over de aard en de bestemming van de kredieten.
Artikel 28
Personeelsformatie
(artikel 49, lid 1, onder c), i), van het Financieel Reglement)
Het personeel van het Voorzieningsagentschap is afzonderlijk in de personeelsformatie van de Commissie opgenomen.
TITEL IV
UITVOERING VAN DE BEGROTING
HOOFDSTUK 1
Algemene bepalingen
Artikel 29
Kennisgeving van de doorgifte van persoonsgegevens voor controledoeleinden
(artikel 53 van het Financieel Reglement)
Bij elke oproep in het kader van subsidies, opdrachten of prijzen die met direct beheer worden ten uitvoer gelegd, worden potentiële begunstigden, kandidaten, inschrijvers en deelnemers overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (10) ervan in kennis gesteld, dat, met het oog op de bescherming van de financiële belangen van de Unie, de persoonsgegevens aan internecontrolediensten, de Europese Rekenkamer, de Instantie voor Financiële Onregelmatigheden of het Europees Bureau voor fraudebestrijding (hierna „OLAF” genoemd) en tussen ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen kunnen worden doorgegeven.
Artikel 30
Voorbereidende maatregelen op het gebied van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid
(artikel 54, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement)
De financiering van door de Raad overeengekomen maatregelen ter voorbereiding van crisisbeheersingsoperaties van de Unie uit hoofde van titel V van het Verdrag betreffende de Europese Unie dekt de bijkomende kosten die rechtstreeks het gevolg zijn van een specifieke inzet ter plaatse van een missie of team waarbij onder meer personeelsleden van de instellingen van de Unie betrokken zijn, met inbegrip van een verzekering tegen grote risico’s, reis- en verblijfkosten en dagvergoedingen.
Artikel 31
Bijzondere bevoegdheden van de Commissie overeenkomstig de Verdragen
(artikel 54, lid 2, onder d), van het Financieel Reglement)
1. De volgende artikelen van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (hierna „VWEU” genoemd) kennen de Commissie rechtstreeks specifieke bevoegdheden toe:
a)
artikel 154 (sociale dialoog);
b)
artikel 156 (studies, adviezen, overleg op sociaal gebied);
c)
artikelen 159 en 161 (bijzondere verslagen op sociaal gebied);
d)
artikel 168, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van bescherming van de gezondheid);
e)
artikel 171, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van trans-Europese netwerken);
f)
artikel 173, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van industrie);
g)
artikel 175, tweede alinea (verslag over de vooruitgang die is geboekt bij de verwezenlijking van de economische, sociale en territoriale samenhang);
h)
artikel 181, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling);
i)
artikel 190 (verslag op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling);
j)
artikel 210, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie van het ontwikkelingssamenwerkingsbeleid);
k)
artikel 214, lid 6 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van bescherming van de gezondheid).
2. De volgende artikelen van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (hierna „het Euratom-Verdrag” genoemd) kennen de Commissie rechtstreeks specifieke bevoegdheden toe:
a)
artikel 70 (financiële bijdragen, binnen de in de begroting bepaalde grenzen, aan de opsporing van delfstoffen op het grondgebied van de lidstaten);
b)
de artikelen 77 tot en met 85.
3. De in de leden 1 en 2 opgenomen lijsten kunnen bij de indiening van het ontwerp van begroting worden aangevuld met de vermelding van de betrokken artikelen en bedragen.
Artikel 32
Handelingen die een belangenconflict kunnen inhouden en procedure
(artikel 57 van het Financieel Reglement)
1. Een handeling waarbij zich een belangenconflict in de zin van artikel 57, lid 2, van het Financieel Reglement kan voordoen, onverminderd de kwalificatie als illegale activiteit op grond van artikel 141, kan met name een van de volgende vormen aannemen:
a)
de toekenning aan zichzelf of anderen van directe of indirecte voordelen waarop de betrokkene geen recht heeft;
b)
de weigering aan een begunstigde rechten of voordelen toe te kennen waarop hij aanspraak kan maken;
c)
het verrichten van ongepaste of onrechtmatige handelingen dan wel het niet-verrichten van noodzakelijke handelingen.
Andere handelingen die een belangenconflict kunnen inhouden, zijn die welke in de weg staan aan de onpartijdige en objectieve uitvoering van taken, zoals deelneming aan een evaluatiecomité bij een openbare aanbesteding of een subsidieprocedure wanneer de uitkomst van deze procedures de betrokkene rechtstreeks of indirect een financieel voordeel kan opleveren.
2. Er wordt geacht een belangenconflict te zijn indien de aanvrager, gegadigde of inschrijver een aan het statuut onderworpen personeelslid is, tenzij de betrokkene van zijn hiërarchie van tevoren toestemming heeft gekregen om aan de procedure deel te nemen.
3. Wanneer een belangenconflict rijst, neemt de gedelegeerde ordonnateur passende maatregelen om elke onrechtmatige invloed op het proces of de procedure door de betrokkene te voorkomen.
HOOFDSTUK 2
Wijze van uitvoering
Afdeling 1
Algemene bepalingen
Artikel 33
Wijzen van beheer
(artikel 58 van het Financieel Reglement)
Het boekhoudsysteem van de Commissie identificeert de wijzen van beheer en, voor elke wijze van beheer, het type in artikel 58, lid 1, onder c), van het Financieel Reglement vermelde entiteit waaraan of persoon aan wie taken tot uitvoering van de begroting zijn toevertrouwd.
Voor de wijze van direct beheer door de Commissie overeenkomstig artikel 58, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement wordt in het boekhoudsysteem een onderscheid gemaakt tussen beheer:
a)
door de diensten van de Commissie;
b)
door uitvoerende agentschappen;
c)
door de hoofden van delegatie van de Unie;
d)
via trustfondsen in de zin van artikel 187 van het Financieel Reglement.
Afdeling 2
Direct beheer
Artikel 34
Direct beheer
(artikel 58, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement)
Wanneer de Commissie de begroting direct binnen haar diensten uitvoert, worden de uitvoeringstaken volgens de voorwaarden van deze verordening verricht door de financiële actoren in de zin van de artikelen 64 tot en met 75 van het Financieel Reglement.
Artikel 35
Delegatie aan uitvoerende agentschappen
(artikel 58, lid 1, onder a), en artikel 62 van het Financieel Reglement)
1. De besluiten tot delegatie aan de uitvoerende agentschappen machtigen hen, als gedelegeerde ordonnateur de kredieten te besteden van het programma van de Unie met het beheer waarvan zij zijn belast.
2. Het delegatiebesluit van de Commissie bevat ten minste de bepalingen die zijn bedoeld in artikel 40, onder a) tot en met d), en h). Het wordt formeel schriftelijk aanvaard door de directeur van het betrokken uitvoerende agentschap.
Artikel 36
Naleving van de regels voor het plaatsen van overheidsopdrachten
(artikel 63 van het Financieel Reglement)
Wanneer de Commissie overeenkomstig artikel 63, lid 2, van het Financieel Reglement taken aan privaatrechtelijke organen toevertrouwt, plaatst zij een overheidsopdracht overeenkomstig de bepalingen van deel I, titel V, en deel II, titel IV, hoofdstuk 3, van het Financieel Reglement.
Afdeling 3
Gedeeld beheer met de lidstaten
Artikel 37
Specifieke bepalingen voor indirect beheer met de lidstaten - maatregelen ter bevordering van beproefde werkmethoden
(artikel 59 van het Financieel Reglement)
De Commissie stelt een register samen van organen die verantwoordelijk zijn voor het beheer, de certifiëring en de controleactiviteiten uit hoofde van sectorale verordeningen.
Ter bevordering van beproefde werkmethoden bij de tenuitvoerlegging van de structuurfondsen, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling, het Europees Garantiefonds voor de landbouw en het Europees Visserijfonds, stelt de Commissie ter informatie aan degenen die verantwoordelijk zijn voor het beheer en de controleactiviteiten, een methodologische handleiding ter beschikking waarin haar eigen controlestrategie en controlebenadering, met inbegrip van controlelijsten en voorbeelden van beproefde werkmethoden, worden uiteengezet. Deze handleiding wordt bijgewerkt telkens als daartoe aanleiding is.
Afdeling 4
Indirect beheer
Artikel 38
Gelijkwaardigheid van systemen, regels en procedures bij indirect beheer
(artikel 60 van het Financieel Reglement)
1. De Commissie kan regels en procedures voor het plaatsen van opdrachten als gelijkwaardig met haar eigen regels en procedures erkennen als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
a)
zij huldigen het beginsel van zo breed mogelijke mededinging om de best mogelijke prijs-kwaliteitverhouding te verkrijgen en onderhandelingsprocedures worden beperkt tot redelijke bedragen of naar behoren gemotiveerd;
b)
de doorzichtigheid wordt gewaarborgd door middel van openbaarmaking vooraf, in het bijzonder via een oproep tot het indienen van offertes, en openbaarmaking achteraf van de gekozen contractanten;
c)
de eerbiediging van de beginselen van gelijke behandeling, evenredigheid en niet-discriminatie wordt gewaarborgd;
d)
gedurende de gehele procedure voor het plaatsen van opdrachten worden belangenconflicten vermeden.
Maatregelen van de lidstaten of derde landen waarbij Richtlijn 2004/18/EG is omgezet in nationaal recht, worden als gelijkwaardig beschouwd met de regels die door de instellingen uit hoofde van het Financieel Reglement worden toegepast.
2. De Commissie kan regels en procedures voor het toekennen van subsidies als gelijkwaardig met haar eigen regels en procedures erkennen als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
a)
de eerbiediging van de beginselen van evenredigheid, goed financieel beheer, gelijke behandeling en niet-discriminatie wordt gewaarborgd;
b)
de doorzichtigheid wordt gewaarborgd door middel van openbaarmaking via een oproep tot het indienen van voorstellen, toekenning zonder selectieprocedure wordt beperkt tot redelijke bedragen of naar behoren gemotiveerd, en de begunstigden worden achteraf op passende wijze bekendgemaakt in overeenstemming met het evenredigheidsbeginsel;
c)
gedurende de gehele subsidieprocedure worden belangenconflicten vermeden;
d)
zij bepalen dat subsidies niet cumulatief zijn en niet met terugwerkende kracht kunnen worden toegekend, dat subsidies als regel gepaard gaan met medefinanciering en niet tot doel of tot gevolg mogen hebben dat zij voor de ontvanger winst opleveren.
3. De Commissie kan erkennen dat de boekhoud- en internecontrolesystemen van entiteiten waaraan en personen aan wie taken tot uitvoering van de begroting zijn toevertrouwd, een gelijkwaardig niveau van bescherming van de financiële belangen van de Unie bieden en redelijke zekerheid inzake het bereiken van de beheersdoelen verschaffen als die systemen voldoen aan de vereisten van artikel 32 van het Financieel Reglement.
Artikel 39
Voorafgaande beoordeling van de regels en procedures van de entiteiten en personen bij indirect beheer
(artikel 61, lid 1, van het Financieel Reglement)
Voor de bij artikel 61, lid 1, van het Financieel Reglement voorgeschreven beoordeling vooraf kan de bevoegde ordonnateur gebruikmaken van de beoordeling vooraf van een andere ordonnateur, mits de conclusies daarvan relevant zijn voor de specifieke risico’s verbonden aan de toe te vertrouwen taken, in het bijzonder wat betreft de aard van de risico’s en de betrokken bedragen.
De bevoegde ordonnateur kan gebruikmaken van beoordelingen vooraf van andere donors, mits die gemaakt zijn met inachtneming van voorwaarden die gelijkwaardig zijn aan de in artikel 60 van het Financieel Reglement gestelde voorwaarden.
Artikel 40
Inhoud van de overeenkomst waarbij taken tot uitvoering van de begroting aan entiteiten en personen worden toevertrouwd
(artikel 61, lid 3, van het Financieel Reglement)
De delegatieovereenkomsten bevatten alle nodige bepalingen om de bescherming van de financiële belangen van de Unie en de doorzichtigheid van de verrichte handelingen te garanderen, en minstens: Zij moeten ten minste de volgende gegevens bevatten:
a)
een duidelijke omschrijving van de toegewezen taken en van de grenzen daarvan, in het bijzonder wat betreft de wijziging van de toegewezen taken, het afzien van schuldvorderingen en de bestemming van terugbetaalde of ongebruikte middelen;
b)
de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van deze taken en verantwoordelijkheden, en de organisatie van de te verrichten controles, met inbegrip van de evaluatie van de programma’s;
c)
de voorwaarden voor de betaling van de bijdrage van de Unie, betreffende onder andere de vergoeding van voor de uitvoering gemaakte kosten en de vergoeding van de entiteit waaraan de taken zijn toevertrouwd, en voorschriften inzake de tot staving van de betalingen over te leggen documenten;
d)
regels voor het uitbrengen van verslag aan de Commissie over de uitvoering van deze taken, de verwachte resultaten, de opgetreden onregelmatigheden en de genomen maatregelen, de voorwaarden waaronder de betalingen kunnen worden geschorst of onderbroken, en de voorwaarden waaronder de uitvoering van de taken wordt beëindigd;
e)
de uiterste datum voor het sluiten van individuele contracten en overeenkomsten tot uitvoering van de delegatieovereenkomst; deze termijn is evenredig met de aard van de toevertrouwde taken;
f)
uitsluitingsregels op grond waarvan de entiteit of persoon entiteiten die in een situatie verkeren als bedoeld in artikel 106, lid 1, onder a), b) en e), en artikel 107, onder a) en b), van het Financieel Reglement, van deelname aan een inschrijving, subsidieprocedure of wedstrijd, van gunning van een opdracht of van toekenning van een subsidie of prijs kunnen uitsluiten;
g)
nadere regels inzake het toezicht en de controle van de Commissie en bepalingen waarbij aan de Commissie, OLAF en de Rekenkamer toegang tot de voor de uitvoering van hun taken vereiste informatie en de bevoegdheid om controles en onderzoeken te verrichten, onder andere via controles ter plaatse, worden verleend;
h)
afspraken inzake:
i)
het onverwijld aan de Commissie melden, door de entiteit waaraan taken zijn toevertrouwd, van elk geval van fraude bij het beheer van middelen van de Unie en van de genomen maatregelen;
ii)
het aanwijzen van een contactpunt dat over passende bevoegdheden beschikt om rechtstreeks met OLAF samen te werken en de uitvoering van operaties van OLAF te vergemakkelijken;
i)
de voorwaarden inzake het gebruik van bankrekeningen en van de rente als bedoeld in artikel 8, lid 4, van het Financieel Reglement;
j)
bepalingen om zichtbaarheid te geven aan het optreden van de Unie, met name ter onderscheiding daarvan van de andere activiteiten van het orgaan.
Artikel 41
Beheersverklaring en conformiteitsverklaring
(artikel 60, lid 5, van het Financieel Reglement)
Wanneer acties worden beëindigd vóór het einde van het betrokken begrotingsjaar, mag het eindverslag van de entiteit waaraan of persoon aan wie deze actie is toevertrouwd in de plaats komen van de bij artikel 60, lid 5, onder b), voorgeschreven beheersverklaring, op voorwaarde dat dat verslag wordt ingediend vóór 15 februari van het jaar volgend op het betrokken begrotingsjaar.
Wanneer niet-meerjarige acties met een duur van maximaal 18 maanden door internationale organisaties en derde landen ten uitvoer worden gelegd, mag de bij artikel 60, lid 5, van het Financieel Reglement voorgeschreven conformiteitsverklaring in het eindverslag worden opgenomen.
Artikel 42
Procedures voor het onderzoek en de goedkeuring van de rekeningen en uitsluiting van betalingen die in strijd met de toepasselijke regels zijn verricht, van financiering door de Unie onder indirect beheer
(artikel 60, lid 6, onder b) en c), van het Financieel Reglement)
1. Onverminderd specifieke bepalingen van sectorspecifieke regelgeving, omvatten de procedures als bedoeld in artikel 60, lid 6, onder b) en c), van het Financieel Reglement:
a)
controles aan de hand van stukken en eventueel controles ter plaatse door de Commissie;
b)
de vaststelling door de Commissie van het bedrag van de aanvaarde uitgaven, in voorkomend geval na een contradictoire procedure met de betrokken autoriteiten en organen en nadat deze daarvan in kennis zijn gesteld;
c)
in voorkomend geval, de berekening van financiële correcties door de Commissie;
d)
de invordering dan wel betaling, door de Commissie, van het saldo dat voortvloeit uit het verschil tussen de aanvaarde uitgaven en de reeds aan de autoriteiten of organen betaalde bedragen.
De Commissie vordert de overeenkomstig punt d) van de eerste alinea verschuldigde bedragen bij voorkeur in door middel van verrekening onder de voorwaarden van artikel 87.
2. Wanneer taken tot uitvoering van de begroting zijn toevertrouwd aan een entiteit die een meerdonorsactie ten uitvoer legt, bestaan de procedures als bedoeld in artikel 60, lid 6, onder b) en c), van het Financieel Reglement erin te verifiëren dat een met de bijdrage van de Commissie voor de betrokken actie overeenkomend bedrag door de entiteit is besteed ten behoeve van de actie en dat de uitgaven zijn verricht met inachtneming van de in de overeenkomst met de entiteit vervatte verplichtingen.
In het kader van deze verordening wordt onder „meerdonorsactie” verstaan, een actie waarbij middelen van de Unie met die van minstens één andere donor worden samengevoegd.
Artikel 43
Specifieke bepalingen voor indirect beheer met internationale organisaties
(artikel 58, lid 1, onder c), ii), en artikel 188 van het Financieel Reglement)
1. De in artikel 58, lid 1, onder c), ii), van het Financieel Reglement bedoelde internationale organisaties zijn:
a)
internationale publiekrechtelijke organisaties die zijn opgericht bij intergouvernementele overeenkomsten en hun gespecialiseerde agentschappen;
b)
Het Internationale Comité van het Rode Kruis;
c)
de internationale federatie van de nationale verenigingen van het Rode Kruis en de Rode Halve Maan;
d)
andere non-profitorganisaties die bij besluit van de Commissie met internationale organisaties worden gelijkgesteld.
2. Wanneer de Commissie de begroting in indirect beheer met internationale organisaties uitvoert, zijn de met de betrokken organisaties gesloten verificatieovereenkomsten van toepassing.
Artikel 44
Aanwijzing van nationale publiekrechtelijke of privaatrechtelijke organen met een openbaredienstverleningstaak
(artikel 58, lid 1, onder c), vi), van het Financieel Reglement)
1. De publiekrechtelijke of privaatrechtelijke organen met een openbaredienstverleningstaak zijn onderworpen aan het recht van de lidstaat of het land waarin zij zijn opgericht.
2. In geval van beheer door een net waarbij ten minste een orgaan of entiteit per betrokken lidstaat of land moet worden aangewezen, wordt deze aanwijzing overeenkomstig de basishandeling verricht door de lidstaat of het land in kwestie.
In alle andere gevallen wijst de Commissie deze organen of entiteiten aan in overleg met de betrokken lidstaten of landen.
HOOFDSTUK 3
Financiële actoren
Afdeling 1
Rechten en verplichtingen van de financiële actoren
Artikel 45
Rechten en verplichtingen van de financiële actoren
(artikel 64 van het Financieel Reglement)
1. Elke instelling stelt aan elke financiële actor het personeel en de middelen ter beschikking die voor de vervulling van diens taak nodig zijn, en geeft hem een dienstorder met een gedetailleerde omschrijving van zijn taken, rechten en verplichtingen.
2. De hoofden van de delegaties van de Unie die overeenkomstig artikel 56, lid 2, van het Financieel Reglement optreden als gesubdelegeerd ordonnateur, doen dit in overeenstemming met het charter dat door de Commissie voor de uitvoering van de aan hen gesubdelegeerde taken op het gebied van financieel beheer wordt verstrekt.
Afdeling 2
Ordonnateur
Artikel 46
Bijstand aan gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs
(artikel 65 van het Financieel Reglement)
De bevoegde ordonnateur kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door personeelsleden die onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde handelingen verrichten die nodig zijn voor de uitvoering van de begroting en de verstrekking van informatie over financiën en beheer. Ter voorkoming van belangenconflicten gelden voor de personeelsleden die de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs bijstaan, de in artikel 57 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen.
De hoofden van de delegaties van de Unie die overeenkomstig artikel 56, lid 2, tweede alinea, van het Financieel Reglement optreden als gesubdelegeerd ordonnateur, kunnen bij de vervulling van hun taak worden bijgestaan door personeelsleden van de Commissie.
Artikel 47
Interne bepalingen inzake delegaties
(artikel 65 van het Financieel Reglement)
Elke instelling stelt overeenkomstig het Financieel Reglement en deze verordening in haar interne regels de maatregelen betreffende het beheer van de kredieten vast die haar voor de goede uitvoering van haar begrotingsafdeling nodig lijken.
De hoofden van de delegaties van de Unie die overeenkomstig artikel 56, lid 2, tweede alinea, van het Financieel Reglement optreden als gesubdelegeerd ordonnateur, doen dit in overeenstemming met de interne voorschriften van de Commissie voor de uitvoering van de aan hen gesubdelegeerde taken op het gebied van financieel beheer.
Artikel 48
Bewaring van bewijsstukken door de ordonnateurs
(artikel 66, lid 2, van het Financieel Reglement)
De ordonnateur stelt op papier gebaseerde of elektronische systemen in voor de bewaring van originele bewijsstukken in verband met de uitvoering van de begroting en de handelingen tot uitvoering van de begroting. Deze systemen dienen te voorzien in:
a)
de nummering van de stukken;
b)
de datering ervan;
c)
het bijhouden van eventueel geautomatiseerde registers waarmee de precieze plaats ervan kan worden nagegaan;
d)
de bewaring van deze bewijsstukken gedurende een periode van ten minste vijf jaar na de datum waarop het Europees Parlement kwijting verleent voor het begrotingsjaar waarop de bewijsstukken betrekking hebben;
e)
de bewaring van documenten met betrekking tot ten gunste van de instelling verstrekte garanties voor voorfinanciering en het bijhouden van een tijdschema waarmee een adequaat toezicht op deze garanties mogelijk is.
De bewijsstukken met betrekking tot verrichtingen die niet definitief zijn afgesloten, worden langer bewaard dan de in de eerste alinea, onder d), genoemde periode, en wel tot het einde van het jaar dat volgt op de afsluiting van de genoemde verrichtingen.
Persoonsgegevens in de bewijsstukken zullen waar mogelijk worden verwijderd, wanneer deze gegevens niet noodzakelijk zijn voor begrotingskwijting, beheer of controle. Artikel 37, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 is van toepassing wat de bewaring van verkeersgegevens betreft.
Artikel 49
Controles vooraf en achteraf
(artikel 66, leden 5 en 6, van het Financieel Reglement)
1. Onder inleiding van een verrichting dient te worden verstaan alle handelingen die door de in artikel 46 bedoelde personeelsleden kunnen worden verricht ter voorbereiding van handelingen tot uitvoering van de begroting door de bevoegde ordonnateurs.
2. Onder verificatie vooraf van een verrichting dient te worden verstaan alle controles vooraf die door de bevoegde ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten ervan te verifiëren.
3. De controles vooraf zijn gericht op de samenhang tussen de vereiste bewijsstukken en alle andere beschikbare informatie.
De frequentie en de reikwijdte van de controles vooraf worden bepaald door de bevoegde ordonnateur op grond van risico- en kosteneffectiviteitsoverwegingen. Bij twijfel vraagt de ordonnateur die voor de betaalbaarstelling verantwoordelijk is aanvullende inlichtingen of voert hij in het kader van de controle vooraf een controle ter plaatse uit om redelijke zekerheid te verkrijgen.
De controles vooraf dienen om met name het volgende vast te stellen:
a)
de regelmatigheid en de overeenstemming van de uitgave en de ontvangst met de geldende bepalingen, in het bijzonder de begroting en de relevante regelingen, alsmede alle besluiten genomen ter uitvoering van de Verdragen, de verordeningen en, in voorkomend geval, de contractuele voorwaarden;
b)
de toepassing van het in titel II, hoofdstuk 7, van deel 1, van het Financieel Reglement bedoelde beginsel van goed financieel beheer.
Ten behoeve van de controles mag een serie soortgelijke individuele transacties in verband met lopende uitgaven voor salarissen, pensioenen, vergoeding van kosten van dienstreizen en ziektekosten door de bevoegde ordonnateur als één verrichting worden beschouwd.
4. De controles achteraf geschieden aan de hand van documenten en, zo nodig, ter plaatse.
De controles achteraf zijn erop gericht na te gaan of de uit de begroting gefinancierde verrichtingen correct zijn uitgevoerd en in het bijzonder of aan de criteria van lid 3 is voldaan.
De resultaten van controles achteraf worden door de gedelegeerde ordonnateur minstens jaarlijks onderzocht om eventuele systeemtekortkomingen op te sporen. Hij/zij neemt de nodige maatregelen om eventuele tekortkomingen te verhelpen.
De in artikel 66, lid 6, van het Financieel Reglement bedoelde risicoanalyse wordt geëvalueerd in het licht van de resultaten van controles en andere relevante informatie.
Voor meerjarige programma’s stelt de gedelegeerde ordonnateur een meerjarige controlestrategie op waarin de aard en de omvang van de controles voor de duur van het programma worden aangegeven, alsook hoe de resultaten van jaar tot jaar dienen te worden gemeten voor het jaarlijks proces tot verkrijging van zekerheid.
Artikel 50
Beroepscode
(artikel 66, lid 7, en artikel 73, lid 5, van het Financieel Reglement)
1. De personeelsleden die de bevoegde ordonnateur aanwijst om de financiële verrichtingen te verifiëren, worden gekozen op grond van hun bijzondere kennis, bekwaamheid en vaardigheden die zij blijkens diploma’s of een passende beroepservaring of na een passend opleidingsprogramma bezitten.
2. Elke instelling stelt een beroepscode vast waarin op het gebied van interne controle het volgende wordt vastgesteld:
a)
het vereiste niveau van technische en financiële bekwaamheid van de in lid 1 bedoelde personeelsleden;
b)
de verplichting voor deze personeelsleden om zich voortdurend bij te scholen;
c)
de opdrachten, rollen en taken die zij moeten vervullen;
d)
de gedragsregels, met name inzake beroepsethiek en integriteit, waaraan zij zich moeten houden en de rechten die zij hebben.
3. De hoofden van de delegaties van de Unie die overeenkomstig artikel 56, lid 2, tweede alinea, van het Financieel Reglement optreden als gesubdelegeerd ordonnateur, doen dit in overeenstemming met de in lid 2 van dit artikel genoemde beroepscode van de Commissie voor de uitvoering van de aan hen gesubdelegeerde taken op het gebied van financieel beheer.
4. Elke instelling zorgt voor passende structuren om passende informatie over de controlenormen onder de ordonnateursdiensten te verspreiden en regelmatig bij te werken, alsmede de daartoe beschikbare methoden en technieken.
Artikel 51
Niet-optreden van de gedelegeerde ordonnateur
(artikel 66, lid 8, van het Financieel Reglement)
Onder niet-optreden van de gedelegeerde ordonnateur in de zin van artikel 66, lid 8, van het Financieel Reglement wordt verstaan het uitblijven van een antwoord binnen een redelijke termijn gelet op de omstandigheden van het betrokken geval, die in ieder geval niet langer is dan één maand.
Artikel 52
Toezending van informatie over financiën en beheer aan de rekenplichtige
(artikel 66 van het Financieel Reglement)
De gedelegeerde ordonnateur zendt de rekenplichtige, met inachtneming van de door deze laatste vastgestelde regels, de informatie over financiën en beheer toe die nodig is voor de vervulling van zijn taken.
De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur regelmatig, en minstens vóór het afsluiten van de rekeningen, de dienstige financiële gegevens betreffende de bancaire trustrekeningen teneinde het gebruik van middelen van de Unie in de boekhouding van de Unie tot uiting te brengen.
Artikel 53
Verslag over de onderhandelingsprocedures
(Artikel 66 van het Financieel Reglement)
De gedelegeerde ordonnateurs houden voor elk begrotingsjaar bij, hoeveel opdrachten worden geplaatst door middel van de in artikel 134, lid 1, onder a) tot en met g), artikel 135, lid 1, onder a) tot en met d), en de artikelen 266, 268 en 270 van deze verordening bedoelde onderhandelingsprocedure. Indien het aantal onderhandelingsprocedures in verhouding tot het aantal door dezelfde gedelegeerde ordonnateur geplaatste opdrachten aanzienlijk stijgt ten opzichte van de voorafgaande begrotingsjaren of indien deze verhouding aanmerkelijk hoger is dan het gemiddelde van zijn instelling, brengt de bevoegde ordonnateur verslag uit aan zijn instelling, en vermeldt hij daarbij de maatregelen die, in voorkomend geval, zijn genomen om deze tendens om te buigen. Elke instelling zendt het Europees Parlement en de Raad een verslag over de onderhandelingsprocedures toe. In het geval van de Commissie wordt dit verslag gevoegd bij de in artikel 66, lid 9, van het Financieel Reglement bedoelde samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen.
Afdeling 3
Rekenplichtige
Artikel 54
Aanstelling van de rekenplichtige
(artikel 68 van het Financieel Reglement)
1. De rekenplichtige wordt door elke instelling aangesteld uit de ambtenaren op wie het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie van toepassing is.
De rekenplichtige wordt door de instelling gekozen op grond van zijn specifieke bekwaamheid, die door diploma’s wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaring blijkt.
2. Twee of meer instellingen of organen kunnen dezelfde rekenplichtige aanstellen.
In dat geval nemen zij alle nodige maatregelen om belangenconflicten te voorkomen.
Artikel 55
Beëindiging van de functie van rekenplichtige
(artikel 68 van het Financieel Reglement)
1. Bij de beëindiging van de functie van rekenplichtige wordt zo spoedig mogelijk een staat van de rekeningen opgemaakt.
2. De staat van de rekeningen, vergezeld van een overdrachtsrapport, wordt door de rekenplichtige die zijn functie beëindigt, of, indien dit niet mogelijk is, door een ambtenaar van zijn dienst aan de nieuwe rekenplichtige toegezonden.
De nieuwe rekenplichtige ondertekent de staat van de rekeningen binnen een maand na de datum van toezending voor aanvaarding, waarbij hij een voorbehoud kan maken.
Het overdrachtsrapport bevat tevens het resultaat van elke opgemaakte staat van de rekeningen en met name van eventuele voorbehouden.
3. Elk(e) in artikel 208 van het Financieel Reglement bedoeld(e) instelling of orgaan stelt het Europees Parlement, de Raad en de rekenplichtige van de Commissie van de aanstelling of beëindiging van de functie van haar rekenplichtige in kennis.
Artikel 56
Validering van de boekhoud- en inventarissystemen
(artikel 68 van het Financieel Reglement)
De bevoegde ordonnateur stelt de rekenplichtige in kennis van alle ontwikkelingen of significante wijzigingen van financiële beheerssystemen, inventarisatiesystemen of systemen voor de waardering van activa en passiva die gegevens leveren voor de boekhouding van de instelling of worden gebruikt om boekhoudgegevens te documenteren, teneinde de rekeningplichtige in staat te stellen de overeenstemming ervan met de valideringscriteria te verifiëren.
De rekenplichtige kan reeds gevalideerde financiële beheerssystemen op eender welk moment opnieuw onderzoeken. Wanneer een door de ordonnateur ingesteld financieel beheerssysteem niet wordt gevalideerd door de rekenplichtige of de validering door deze laatste wordt ingetrokken, stelt de bevoegde ordonnateur een actieplan op om de tekortkomingen die aan de afkeuring ten grondslag liggen te verhelpen.
De bevoegde ordonnateur is verantwoordelijk voor de volledigheid van de informatie die aan de rekenplichtige wordt verstrekt.
Artikel 57
Beheer van de kasmiddelen
(artikel 68 van het Financieel Reglement)
1. De rekenplichtige ziet erop toe dat zijn instelling voldoende middelen ter beschikking heeft om de kasbehoeften te dekken die uit de uitvoering van de begroting voortvloeien.
2. Voor de toepassing van lid 1 voert de rekenplichtige systemen voor het beheer van de liquide middelen in waarmee hij ramingen van de kasmiddelen kan opstellen.
3. De rekenplichtige van de Commissie verdeelt de beschikbare middelen overeenkomstig het bepaalde in Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000.
Artikel 58
Beheer van bankrekeningen
(artikel 68 van het Financieel Reglement)
1. De rekenplichtige kan voor de behoeften in verband met het beheer van de kasmiddelen bij financiële instellingen of nationale centrale banken rekeningen op naam van de instelling openen of laten openen. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de rekenplichtige rekeningen in andere valuta’s dan de euro openen.
2. De rekenplichtige is verantwoordelijk voor het afsluiten of het laten afsluiten van de in lid 1 bedoelde rekeningen.
3. De rekenplichtige bepaalt de voorwaarden voor de werking van de in lid 1 bedoelde bij financiële instellingen geopende rekeningen overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer, rendement en concurrentie.
4. Ten minste elke vijf jaar onderwerpt de rekenplichtige de financiële instellingen bij welke op grond van lid 1 rekeningen kunnen worden geopend, opnieuw aan concurrentie.
Waar de situatie van het plaatselijke bankbedrijf zulks mogelijk maakt, worden de bankrekeningen die voor het beheer van gelden ter goede rekening bij financiële instellingen buiten de Unie zijn geopend, regelmatig aan een vergelijkend onderzoek onderworpen. Een dergelijk onderzoek wordt minstens om de vijf jaar gehouden op initiatief van de beheerder van de gelden ter goede rekening, die vervolgens aan de rekenplichtige een gemotiveerd voorstel doet om voor een periode van maximaal vijf jaar een bank te kiezen.
5. De rekenplichtige ziet erop toe dat de voorwaarden voor de werking van de op grond van lid 1 bij financiële instellingen geopende rekeningen streng worden nageleefd.
Voor bankrekeningen die voor het beheer van gelden ter goede rekening bij financiële instellingen buiten de Unie zijn geopend, neemt de beheerder van de gelden ter goede rekening deze verantwoordelijkheid op zich, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving van het land waar de beheerder zijn functie uitoefent.
6. De rekenplichtige van de Commissie stelt de rekenplichtigen van de andere instellingen en van de in artikel 208 van het Financieel Reglement bedoelde organen in kennis van de voorwaarden voor de werking van de bij financiële instellingen geopende rekeningen. De rekenplichtigen van de andere instellingen en van de in artikel 208 van het Financieel Reglement bedoelde organen stemmen de voorwaarden voor de rekeningen die zij openen af met die voorwaarden.
Artikel 59
Handtekeningen in verband met de rekeningen
(artikel 68 van het Financieel Reglement)
In de voorwaarden voor het openen, de werking en het gebruik van rekeningen wordt bepaald dat, naar gelang van de interne controlebehoeften, voor cheques, overschrijvingsopdrachten en alle andere bankverrichtingen de handtekening van één of meer naar behoren gemachtigde personeelsleden vereist is. De manuele opdrachten worden ondertekend door ten minste twee naar behoren gemachtigde personeelsleden, of door de rekenplichtige in eigen persoon.
Voor de toepassing van de eerste alinea doet de rekenplichtige van elke instelling alle financiële instellingen bij welke de betrokken instelling rekeningen heeft geopend, de namen en de specimens van de handtekeningen van de gemachtigde personeelsleden toekomen.
Artikel 60
Beheer van het saldo van de rekeningen
(artikel 68 van het Financieel Reglement)
1. De rekenplichtige vergewist zich ervan dat het saldo van de in artikel 58 bedoelde bankrekeningen niet aanzienlijk afwijkt van de in artikel 57, lid 2, bedoelde ramingen van de kasmiddelen en dat:
a)
geen van deze rekeningen een negatief saldo vertoont;
b)
het saldo van rekeningen in een vreemde valuta periodiek in euro wordt omgerekend.
2. De rekenplichtige mag op de rekeningen in een vreemde valuta geen saldo’s laten staan die ertoe kunnen leiden dat de instelling buitensporige verliezen lijdt als gevolg van schommelingen van de wisselkoersen.
Artikel 61
Overschrijvingen en omrekeningen
(artikel 68 van het Financieel Reglement)
Onverminderd artikel 69 verricht de rekenplichtige overschrijvingen tussen rekeningen die op naam van de instelling door hem bij financiële instellingen zijn geopend en omrekeningen van valuta’s.
Artikel 62
Wijzen van betaling
(artikel 68 van het Financieel Reglement)
Betalingen geschieden door overschrijving, door middel van een cheque of, in het geval van gelden ter goede rekening, met een debetkaart overeenkomstig artikel 67, lid 4.
Artikel 63
Bestand van begunstigden van betalingen
(artikel 68 van het Financieel Reglement)
1. De rekenplichtige mag slechts betalingen door overschrijving verrichten indien de bankgegevens van de begunstigde van de betaling en gegevens die de identiteit van de begunstigde bevestigen, alsmede eventuele wijzigingen, van tevoren in een gemeenschappelijk bestand per instelling zijn opgenomen.
De opneming van de identiteits- en bankgegevens van de begunstigde in dit bestand of de wijziging van deze gegevens geschieden op basis van een bewijsstuk, waarvan de vorm door de rekenplichtige wordt vastgesteld.
2. Met het oog op betalingen door overschrijving mogen de ordonnateurs slechts namens hun instelling verplichtingen jegens een derde aangaan indien deze hun de documentatie verstrekt die nodig is om hem in het bestand op te nemen.
De ordonnateurs delen de rekenplichtige alle wijzigingen mede in de door de begunstigde verstrekte identiteits- en bankgegevens en onderzoeken of deze gegevens geldig zijn voordat een betaling wordt gedaan.
In het kader van de pretoetredingssteun kunnen individuele verbintenissen worden aangegaan met de overheidsinstanties van de kandidaat-lidstaten van de Europese Unie zonder voorafgaande opneming in het derdenbestand. In dit geval stelt de ordonnateur alles in het werk om ervoor te zorgen dat deze opneming zo spoedig mogelijk geschiedt. De overeenkomst bepaalt dat de mededeling van de bankgegevens van de begunstigde aan de Commissie een voorwaarde voor de eerste betaling is.
Artikel 64
Bewaring van bewijsstukken door de rekenplichtige
(artikel 68 van het Financieel Reglement)
De bewijsstukken met betrekking tot de boekhouding en de opstelling van de in artikel 141 van het Financieel Reglement bedoelde rekeningen worden bewaard gedurende een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de datum waarop het Europees Parlement kwijting verleent voor het begrotingsjaar waarop de bewijsstukken betrekking hebben.
De bewijsstukken met betrekking tot verrichtingen die niet definitief zijn afgesloten, worden echter langer bewaard, en wel tot het einde van het jaar dat volgt op de afsluiting van de genoemde verrichtingen. Artikel 37, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 is van toepassing wat de bewaring van verkeersgegevens betreft.
Elke instelling bepaalt bij welke dienst de bewijsstukken worden bewaard.
Artikel 65
Personen die over rekeningen mogen beschikken
(artikel 69 van het Financieel Reglement)
Elke instelling stelt de voorwaarden vast waaronder het de personeelsleden die door haar zijn aangewezen en gemachtigd om over de rekeningen te beschikken die bij de in artikel 72 bedoelde plaatselijke entiteiten worden geopend, wordt toegestaan de namen en de specimens van de handtekeningen aan de financiële instellingen ter plaatse mede te delen.
Afdeling 4
Beheerder van gelden ter goede rekening
Artikel 66
Gebruik van gelden ter goede rekening
(artikel 70 van het Financieel Reglement)
1. Wanneer betalingen langs budgettaire weg niet mogelijk of niet efficiënt zijn omdat het om geringe bedragen gaat, kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld.
2. De beheerder van gelden ter goede rekening mag op grond van een in de instructies van de bevoegde ordonnateur opgenomen gedetailleerd raamwerk overgaan tot de voorlopige betaalbaarstelling en de betaling van de uitgaven. Deze instructies bevatten de regels volgens welke en de voorwaarden waaronder de voorlopige betaalbaarstelling en betalingen van uitgaven worden uitgevoerd en, in voorkomend geval, de voorwaarden voor de ondertekening van juridische verbintenissen in de zin van artikel 97, lid 1, onder e).
3. De instelling van beheer van gelden ter goede rekening en de aanwijzing van een beheerder van gelden ter goede rekening geschieden bij besluit van de rekenplichtige op een met redenen omkleed voorstel van de bevoegde ordonnateur. In dit besluit wordt nadrukkelijk op de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de beheerder van gelden ter goede rekening en de ordonnateur gewezen.
De wijziging van de voorwaarden voor het beheer van gelden ter goede rekening geschiedt eveneens bij besluit van de rekenplichtige op een met redenen omkleed voorstel van de bevoegde ordonnateur.
4. Bij de delegaties van de Unie worden, met waarborging van de volledige traceerbaarheid van de uitgaven, kassen van gelden ter goede rekening ingesteld voor het betalen van uitgaven uit zowel de afdeling „Commissie” van de begroting als die van de Europese Dienst voor extern optreden (hierna „de EDEO” genoemd).
Artikel 67
Instelling en betaling
(artikel 70 van het Financieel Reglement)
1. In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening en tot aanwijzing van een beheerder van gelden ter goede rekening en het besluit tot wijziging van de voorwaarden voor de werking van beheer van gelden ter goede rekening worden met name vastgesteld:
a)
het doel en het maximumbedrag van de aanvankelijke gelden die ter goede rekening kunnen worden verstrekt;
b)
de opening, in voorkomend geval, van een bank- of postrekening op naam van de instelling;
c)
de aard en het maximumbedrag van elke uitgave die door de beheerder van gelden ter goede rekening aan derden mag worden betaald of bij hen mag worden geïnd;
d)
de regelmaat waarmee en de wijze waarop de bewijsstukken moeten worden overgelegd en de toezending van deze bewijsstukken aan de ordonnateur voor regularisatie;
e)
de wijze waarop de gelden ter goede rekening eventueel worden aangevuld;
f)
dat de verrichtingen in het kader van het beheer van gelden ter goede rekening uiterlijk aan het einde van de volgende maand door de ordonnateur worden geregulariseerd, om te zorgen voor afstemming van het boeksaldo en het banksaldo;
g)
de geldigheidsduur van de machtiging die door de rekenplichtige aan de beheerder van gelden ter goede rekening wordt verstrekt;
h)
de identiteit van de aangewezen beheerder van gelden ter goede rekening.
2. Bij de voorstellen voor besluiten tot het instellen van beheer van gelden ter goede rekening is de bevoegde ordonnateur verplicht:
a)
bij voorkeur de budgettaire weg te gebruiken wanneer de toegang tot het centrale geautomatiseerde boekhoudsysteem voorhanden is;
b)
slechts in gerechtvaardigde gevallen gebruik te maken van beheer van gelden ter goede rekening.
Het maximumbedrag dat door de beheerder van gelden ter goede rekening mag worden betaald wanneer betaling langs budgettaire weg feitelijk niet mogelijk of niet efficiënt is, mag niet hoger zijn dan 60 000 EUR per uitgave.
3. Betalingen aan derden kunnen door de beheerder van gelden ter goede rekening worden verricht op grond en binnen de grenzen van:
a)
voorafgaande vastleggingen in de begroting en juridische verbintenissen die door de bevoegde ordonnateur zijn ondertekend;
b)
het resterende positieve saldo, in kas of op de bank, van de gelden ter goede rekening.
4. De betalingen in het kader van het beheer van gelden ter goede rekening kunnen geschieden door overschrijving, met inbegrip van het in artikel 89 van het Financieel Reglement bedoelde systeem van automatische incasso’s, door een cheque of op andere wijze, met inbegrip van debetkaarten, overeenkomstig de instructies van de rekenplichtige.
5. De verrichte betalingen worden gevolgd door formele besluiten tot definitieve betaalbaarstelling en/of regularisatiebetalingsopdrachten die door de bevoegde ordonnateur zijn ondertekend.
Artikel 68
Keuze van de beheerders van gelden ter goede rekening
(artikel 70 van het Financieel Reglement)
De beheerders van gelden ter goede rekening worden gekozen uit ambtenaren of, zo nodig en slechts in gerechtvaardigde gevallen, uit andere personeelsleden. De personeelsleden worden gekozen op grond van hun kennis, bekwaamheid en vaardigheden ter zake die zij blijkens diploma’s of een passende beroepservaring of na een passend opleidingsprogramma bezitten.
Artikel 69
Verstrekking van middelen voor het beheer van gelden ter goede rekening
(artikel 70 van het Financieel Reglement)
1. De rekenplichtige verricht de betaling waarmee middelen voor het beheer van gelden ter goede rekening worden verstrekt en oefent daarop financieel toezicht uit, ten aanzien van zowel de opening van bankrekeningen en de delegatie van ondertekeningsbevoegdheid, als de controles ter plaatse en in de gecentraliseerde boekhouding. De rekenplichtige stelt gelden ter goede rekening ter beschikking. De gelden worden overgemaakt op de in naam van het beheer van gelden ter goede rekening geopende bankrekening.
De betrokken gelden ter goede rekening kunnen rechtstreeks afkomstig zijn van diverse plaatselijke ontvangsten, zoals die welke voortvloeien uit:
a)
verkopen van materieel;
b)
publicaties;
c)
diverse vergoedingen;
d)
rente.
De regularisatie van uitgaven, diverse ontvangsten of bestemmingsontvangsten geschiedt overeenkomstig het in artikel 67 bedoelde besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening en de bepalingen van het Financieel Reglement. De desbetreffende bedragen worden door de ordonnateur in mindering gebracht wanneer later nieuwe middelen worden verstrekt ter aanvulling van diezelfde gelden ter goede rekening.
2. Om wisselkoersverliezen te voorkomen, kan de beheerder overschrijvingen verrichten tussen de verschillende bankrekeningen in het kader van hetzelfde beheer van gelden ter goede rekening.
Artikel 70
Controles van de ordonnateurs en rekenplichtigen
(artikel 70 van het Financieel Reglement)
1. De beheerder van gelden ter goede rekening voert volgens de door de rekenplichtige opgestelde regels en instructies een boekhouding van de middelen waarover hij beschikt, in kas en op de bank, van de betalingen die hij verricht en van de ontvangsten die hij int. De overzichten van deze boekhouding zijn op elk moment voor de bevoegde ordonnateur toegankelijk, en ten minste eenmaal per maand wordt een overzicht van de verrichtingen opgesteld en de volgende maand met bewijsstukken door de beheerder aan de voor de regularisatie van de verrichtingen bevoegde ordonnateur toegezonden.
2. De aanwezigheid van de aan beheerders van gelden ter goede rekening toevertrouwde middelen, de desbetreffende boekhouding en de regularisatie van de verrichtingen binnen de voorgeschreven termijnen worden door de rekenplichtige of door een speciaal daartoe gemachtigd personeelslid van zijn dienst of de ordonnateursdienst, in den regel ter plaatse en zonder aankondiging, geverifieerd. De rekenplichtige deelt de bevoegde ordonnateur de resultaten van zijn verificaties mede.
Artikel 71
Procedures voor het plaatsen van opdrachten
(artikel 70 van het Financieel Reglement)
Betalingen uit gelden ter goede rekening kunnen, binnen de grenzen van artikel 137, lid 3, eenvoudig op factuur geschieden zonder voorafgaande aanvaarding van een inschrijving.
Artikel 72
Instelling van beheer van gelden ter goede rekening
(artikel 70 van het Financieel Reglement)
Overeenkomstig artikel 70 van het Financieel Reglement kan of kunnen voor de betaling van bepaalde soorten uitgaven bij elke plaatselijke entiteit buiten de Unie één of meer gevallen van beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld. Plaatselijke entiteiten zijn met name delegaties, bureaus of bijkantoren van de Unie in derde landen.
Het besluit houdende instelling van beheer van gelden ter goede rekening bepaalt de werkingsvoorwaarden op basis van de specifieke behoeften van elke plaatselijke entiteit, in overeenstemming met het bepaalde in artikel 70 van het Financieel Reglement.
Artikel 73
Beheerders van gelden ter goede rekening en personen gemachtigd om over de rekeningen te beschikken bij de delegaties van de Unie
(artikel 70 van het Financieel Reglement)
In uitzonderlijke omstandigheden en om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren, mogen de taken van beheerder van gelden ter goede rekening van de EDEO bij de delegaties van de Unie worden verricht door personeelsleden van de Commissie. Onder dezelfde voorwaarden mogen bij de delegaties van de Unie personeelsleden van de EDEO worden aangesteld als beheerder van gelden ter goede rekening voor de Commissie.
De in de eerste alinea vervatte regels en voorwaarden zijn van toepassing voor de aanstelling van personen die door de rekenplichtige zijn gemachtigd bankverrichtingen uit te voeren.
HOOFDSTUK 4
Verantwoordelijkheid van de financiële actoren
Afdeling 1
Algemene Regels
Artikel 74
Bevoegde instanties op het gebied van fraude
(artikel 66, lid 8, en artikel 72, lid 2, van het Financieel Reglement)
De in artikel 66, lid 8, en artikel 72, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten en instanties zijn de instanties die zijn aangewezen bij het Statuut en bij de besluiten van de instellingen van de Unie betreffende interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en alle andere onwettige activiteiten die de belangen van de Unie schaden.
Afdeling 2
Regels betreffende de gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs
Artikel 75
Financiële onregelmatigheden
(artikel 66, lid 7, en artikel 73, lid 6, van het Financieel Reglement)
Onverminderd de bevoegdheden van OLAF, is de in artikel 29 bedoelde Instantie voor Financiële Onregelmatigheden (hierna „de Instantie” genoemd) bevoegd voor elke overtreding van een bepaling van het Financieel Reglement of een andere bepaling inzake financieel beheer en controle van de verrichtingen, die het gevolg is van een handeling of verzuim van een personeelslid.
Artikel 76
Instantie voor financiële onregelmatigheden
(artikel 66, lid 7, en artikel 73, lid 6, van het Financieel Reglement)
1. De in artikel 75 bedoelde financiële onregelmatigheden worden overeenkomstig artikel 73, lid 6, tweede alinea, van het Financieel Reglement door het tot aanstelling bevoegde gezag voor advies naar de instantie verwezen.
In gevallen waarin de hoofden van de delegaties van de Unie overeenkomstig artikel 56, lid 2, tweede alinea, van het Financieel Reglement optreden als gesubdelegeerd ordonnateur, kan de bevoegde ordonnateur zich rechtstreeks tot de Instantie wenden om advies in te winnen over financiële onregelmatigheden in de zin van artikel 75 van deze verordening.
Een gedelegeerde ordonnateur kan een zaak aan de instantie verwijzen wanneer hij van mening is dat zich een financiële onregelmatigheid heeft voorgedaan. De instantie brengt een advies uit, waarin wordt nagegaan of de in artikel 75 bedoelde onregelmatigheden hebben plaatsgevonden, hoe ernstig zij zijn en wat de gevolgen ervan zouden kunnen zijn. Wanneer de instantie tijdens haar onderzoek tot de slotsom komt, dat het naar haar verwezen geval onder de bevoegdheid van OLAF valt, zendt zij het dossier onverwijld naar het tot aanstelling bevoegde gezag en stelt zij OLAF onmiddellijk in kennis.
Wanneer de instantie overeenkomstig artikel 66, lid 8, van het Financieel Reglement rechtstreeks door een personeelslid wordt ingelicht, zendt zij het dossier aan het tot aanstelling bevoegde gezag toe en stelt zij het personeelslid dat haar heeft ingelicht, hiervan in kennis. Het tot aanstelling bevoegde gezag kan de instantie om advies over het dossier vragen.
2. De instelling stelt of, in het geval van een gezamenlijke instantie, de deelnemende instellingen stellen, rekening houdend met haar of hun interne organisatie, de werkwijze van de instantie vast, alsmede de samenstelling ervan, die een externe deelnemer met de vereiste kwalificaties en deskundigheid omvat.
Artikel 77
Bevestiging van instructies
(artikel 73, lid 3, van het Financieel Reglement)
1. Wanneer een ordonnateur oordeelt dat een aan hem gegeven instructie onregelmatig is of tegen het beginsel van goed financieel beheer indruist, met name omdat de uitvoering ervan onverenigbaar is met de hoeveelheid aan hem verstrekte middelen, deelt hij dat de autoriteit waarvan hij de delegatie of subdelegatie heeft ontvangen, schriftelijk mede. Indien de instructie tijdig schriftelijk wordt bevestigd en nauwkeurig genoeg is, dat wil zeggen dat zij uitdrukkelijk naar de aspecten verwijst, die door de gedelegeerd of gesubdelegeerd ordonnateur betwistbaar worden geacht, is de ordonnateur van zijn verantwoordelijkheid ontslagen; hij voert de instructie uit, tenzij deze duidelijk in strijd is met de wet of de geldende veiligheidsvoorschriften.
2. Lid 1 is ook van toepassing indien een ordonnateur tijdens de uitvoering van een aan hem gegeven instructie verneemt dat de omstandigheden van het dossier een onregelmatige situatie tot gevolg hebben.
De overeenkomstig artikel 73, lid 3, van het Financieel Reglement bevestigde instructies worden door de bevoegde gedelegeerde ordonnateur bijgehouden en in zijn jaarlijks activiteitenverslag vermeld.
HOOFDSTUK 5
Ontvangsten
Afdeling 1
Eigen middelen
Artikel 78
Regeling voor de eigen middelen
(artikel 76 van het Financieel Reglement)
De ordonnateur stelt een tijdschema op voor de terbeschikkingstelling aan de Commissie van de eigen middelen bedoeld in het besluit betreffende het stelsel van eigen middelen van de Unie.
De vaststelling en de inning van de eigen middelen geschieden volgens de voorschriften die ter uitvoering van het in de eerste alinea bedoelde besluit zijn vastgesteld.
Afdeling 2
Raming van schuldvorderingen
Artikel 79
Raming van schuldvorderingen
(artikel 77 van het Financieel Reglement)
1. De raming van schuldvorderingen vermeldt de aard en de aanwijzing van de ontvangst op de begroting, alsmede, zo mogelijk, de debiteur en het geraamde bedrag.
Bij de opstelling van de raming van schuldvorderingen verifieert de bevoegde ordonnateur met name:
a)
de juistheid van de aanwijzing op de begroting;
b)
de regelmatigheid en de overeenstemming van de raming met de geldende voorschriften en het beginsel van goed financieel beheer.
2. Behoudens artikel 181, lid 2, en artikel 183, lid 2, van het Financieel Reglement en artikel 7, lid 2, van deze verordening, leidt de raming van schuldvorderingen niet tot vastleggingskredieten. In de in artikel 21 van het Financieel Reglement bedoelde gevallen ontstaan eerst kredieten nadat de Unie de verschuldigde bedragen daadwerkelijk hebben geïnd.
Afdeling 3
Vaststelling van schuldvorderingen
Artikel 80
Procedure
(artikel 78 van het Financieel Reglement)
1. De vaststelling van een schuldvordering door de ordonnateur is de erkenning van het recht van de Unie jegens een debiteur en de opstelling van de titel waarmee van deze debiteur betaling van zijn schuld kan worden geëist.
2. De invorderingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige opdracht geeft de vastgestelde schuldvordering te innen.
3. De debetnota is de mededeling aan de debiteur dat:
a)
de Unie deze schuldvordering hebben vastgesteld;
b)
geen achterstandsrente verschuldigd is indien de schuld voor de uiterste datum wordt betaald;
c)
bij gebreke van vereffening bij het verstrijken van de onder b) bedoelde termijn, over zijn schuld rente verschuldigd is tegen het in artikel 83 bedoelde percentage, onverminderd de geldende specifieke voorschriften;
d)
de instelling bij gebreke van vereffening bij het verstrijken van de onder b) bedoelde termijn, tot inning overgaat door middel van verrekening of door een beroep te doen op van tevoren verstrekte garanties;
e)
de rekenplichtige, nadat de debiteur van de gronden en de datum van inning door middel van verrekening in kennis is gesteld, vóór de onder b) bedoelde termijn tot inning door middel van verrekening kan overgaan, indien dit ter bescherming van de financiële belangen van de Unie nodig is, omdat hij gerechtvaardigde redenen heeft om aan te nemen, dat het aan de Commissie verschuldigde bedrag anders verloren zou gaan;
f)
de instelling, indien nog geen volledige invordering heeft kunnen geschieden nadat alle onder a) tot en met e) van deze alinea beschreven stappen zijn ondernomen, tot invordering overgaat door gedwongen tenuitvoerlegging van de titel die overeenkomstig artikel 79, lid 2, van het Financieel Reglement dan wel langs gerechtelijke weg is verkregen.
De debetnota wordt door de ordonnateur afgedrukt en aan de debiteur toegezonden. De rekenplichtige wordt van de verzending in kennis gesteld via het financieel informatiesysteem.
Artikel 81
Vaststelling van schuldvorderingen
(artikel 78 van het Financieel Reglement)
Om een schuldvordering vast te stellen, vergewist de bevoegde ordonnateur zich van:
a)
het zekere karakter van de schuldvordering, waaraan geen voorwaarden verbonden mogen zijn;
b)
het vaststaande karakter van de schuldvordering, waarvan het bedrag nauwkeurig in geld moet worden uitgedrukt;
c)
het invorderbare karakter van de schuldvordering, waaraan geen termijn verbonden mag zijn;
d)
de juiste aanduiding van de debiteur;
e)
de juistheid van de aanwijzing van de te innen bedragen op de begroting;
f)
de regelmatigheid van de bewijsstukken, en
g)
de overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer, met name volgens de in artikel 91, lid 1, onder a), bedoelde criteria.
Artikel 82
Bewijsstukken ter staving van de vaststelling van schuldvorderingen
(artikel 78 van het Financieel Reglement)
1. Elke vaststelling van een schuldvordering berust op bewijsstukken met betrekking tot de rechten van de Unie.
2. Voordat hij een schuldvordering vaststelt, onderzoekt de bevoegde ordonnateur de bewijsstukken persoonlijk of verifieert hij onder eigen verantwoordelijkheid dat dit onderzoek is verricht.
3. De bewijsstukken worden overeenkomstig artikel 48 door de ordonnateur bewaard.
Artikel 83
Achterstandsrente
(artikel 78 van het Financieel Reglement)
1. Onverminderd de specifieke bepalingen die voortvloeien uit de toepassing van sectorale regelingen, is elke schuldvordering die bij het verstrijken van de in artikel 80, lid 3, onder b), bedoelde termijn niet is voldaan, rentedragend overeenkomstig de leden 2 en 3.
2. De rentevoet voor schuldvorderingen die bij het verstrijken van de in artikel 80, lid 3, onder b), bedoelde termijn niet zijn voldaan, is het door de Europese Centrale Bank op haar basisherfinancieringsoperaties toegepaste percentage dat geldt op de eerste kalenderdag van de maand waarin de genoemde termijn valt en dat is bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie, C-serie, vermeerderd met:
a)
acht procentpunten wanneer de schuldvordering voortvloeit uit een overheidsopdracht voor leveringen en diensten in de zin van titel V;
b)
drieënhalf procentpunten in alle andere gevallen.
3. De rente wordt berekend vanaf de kalenderdag die volgt op de in artikel 80, lid 3, onder b), bedoelde en in de debetnota vermelde termijn, tot en met de kalenderdag waarop de schuld volledig is vereffend.
De invorderingsopdracht voor de achterstandsrente wordt gedateerd op de dag waarop de rente daadwerkelijk is geïnd.
4. Wanneer de debiteur in het geval van boeten een financiële zekerheid stelt die door de rekenplichtige wordt aanvaard in plaats van een betaling, is de rentevoet die vanaf de in artikel 80, lid 3, onder b), bedoelde termijn van toepassing is, het in lid 2 van het onderhavige artikel bedoelde percentage dat geldt op de eerste dag van de maand waarin het boetebesluit is goedgekeurd, vermeerderd met slechts anderhalf procentpunt.
Afdeling 4
Invorderingsopdracht
Artikel 84
Opstelling van de invorderingsopdracht
(artikel 79 van het Financieel Reglement)
1. De invorderingsopdracht vermeldt:
a)
het begrotingsjaar;
b)
het besluit of de juridische verbintenis waaruit de schuldvordering voortvloeit en die recht geeft op de invordering;
c)
het begrotingsartikel en eventueel elke andere nodige onderverdeling, waaronder begrepen, in voorkomend geval, de bijbehorende vastlegging;
d)
het te innen bedrag in euro;
e)
de naam en het adres van de debiteur;
f)
de in artikel 80, lid 3, onder b), bedoelde termijn;
g)
de mogelijke invorderingswijze, waaronder met name begrepen de invordering door verrekening of door het doen van een beroep op van tevoren verstrekte garanties.
2. De invorderingsopdracht wordt door de bevoegde ordonnateur gedagtekend en ondertekend en vervolgens aan de rekenplichtige toegezonden.
3. De rekenplichtige van elke instelling houdt een lijst van te innen bedragen bij, waarop de vorderingen van de Unie zijn samengebracht overeenkomstig de datum van uitgifte van de invorderingsopdracht. Hij geeft deze lijst aan de rekenplichtige van de Commissie door.
De rekenplichtige van de Commissie stelt een geconsolideerde lijst op van de verschuldigde bedragen, ingedeeld naar instelling en naar datum van uitgifte van de invorderingsopdracht. De lijst wordt toegevoegd aan het verslag van de Commissie over het begrotings- en financiële beheer.
4. Om de bescherming van de financiële belangen van de Unie kracht bij te zetten, stelt de Commissie een lijst op van de vorderingen van de Unie, met vermelding van de namen van de debiteuren en het bedrag van de schuld, voor de gevallen waarin de debiteur op grond van een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing tot vereffening verplicht is en waarin één jaar na de uitspraak nog geen of geen significante vereffening heeft plaatsgevonden. Deze lijst wordt openbaar gemaakt, met inachtneming van de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001.
Waar persoonsgegevens betrekking hebben op natuurlijke personen, zal de bekendgemaakte informatie worden verwijderd zodra de schuld volledig is vereffend. Hetzelfde geldt voor persoonsgegevens betreffende rechtspersonen waarvan de officiële benaming naar één of meer natuurlijke personen verwijst.
Het besluit om de naam van debiteuren te vermelden in de lijst van vorderingen van de Unie wordt genomen met inachtneming van het evenredigheidsbeginsel, waarbij in het bijzonder rekening wordt gehouden met de omvang van het bedrag.
Artikel 85
Besluit dat een executoriale titel vormt ten behoeve van andere instellingen
(artikel 79, lid 2, van het Financieel Reglement)
1. Er is sprake van uitzonderlijke omstandigheden als bedoeld in artikel 79, lid 2, van het Financieel Reglement wanneer de betrokken instelling alle mogelijkheden om vrijwillige betaling te verkrijgen en de schuld overeenkomstig artikel 80, lid 1, van het Financieel Reglement door middel van verrekening te innen heeft opgebruikt en de schuldvordering een aanzienlijk bedrag vertegenwoordigt.
2. In het in lid 1 bedoelde geval kunnen de betrokken instellingen, andere dan die welke in artikel 299 VWEU worden genoemd, de Commissie verzoeken om een besluit te nemen dat executoriale titel vormt.
3. Het besluit dat executoriale titel vormt, bevat in alle gevallen de bepaling dat de ingevorderde bedragen worden geboekt in de begrotingsafdeling van de betrokken instelling, die als ordonnateur optreedt. De ontvangsten worden geboekt als algemene ontvangsten, tenzij zij bestemmingsontvangsten vormen in de zin van artikel 21, lid 3, van het Financieel Reglement.
4. De verzoekende instelling stelt de Commissie in kennis van iedere gebeurtenis die de invordering kan beïnvloeden en intervenieert ter ondersteuning van de Commissie wanneer tegen het besluit dat executoriale titel vormt beroep wordt aangetekend.
5. De Commissie en de betrokken instelling komen praktische regels voor de tenuitvoerlegging van dit artikel overeen.
Afdeling 5
Inning
Artikel 86
Formaliteiten in verband met de inning
(artikel 80 van het Financieel Reglement)
1. De rekenplichtige verricht de inning van schuldvorderingen, boekt deze in de rekeningen en stelt de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis.
2. Bij elke storting in contanten in de kas van de rekenplichtige of de beheerder van gelden ter goede rekening wordt een ontvangstbewijs afgegeven.
3. Gedeeltelijke vereffening door een debiteur tegen wie verschillende invorderingsopdrachten zijn uitgevaardigd, wordt eerst in mindering gebracht op de oudste schuldvordering, tenzij door de debiteur anders wordt aangegeven.
Elke gedeeltelijke betaling dekt in de eerste plaats de verschuldigde rente.
Artikel 87
Inning door middel van verrekening
(artikel 80 van het Financieel Reglement)
1. Wanneer de debiteur in de zin van artikel 81, onder a), een zekere, vaststaande en invorderbare vordering op de Unie heeft die betrekking heeft op een door een betalingsopdracht vastgesteld bedrag, gaat de rekenplichtige na het verstrijken van de in artikel 80, lid 3, onder b), bedoelde termijn over tot de inning van de vastgestelde schuldvorderingen door middel van verrekening.
In uitzonderlijke omstandigheden gaat de rekenplichtige echter vóór het verstrijken van de in artikel 80, lid 3, onder b), bedoelde termijn over tot inning door middel van verrekening, indien dit ter bescherming van de financiële belangen van de Unie nodig is, omdat hij gerechtvaardigde redenen heeft om aan te nemen, dat het aan de Unie verschuldigde bedrag anders verloren zou gaan.
De rekenplichtige gaat ook over tot inning door middel van verrekening vóór het verstrijken van de in artikel 80, lid 3, onder b), bedoelde termijn wanneer de debiteur daarmee instemt.
2. Voordat hij overeenkomstig lid 1 tot inning overgaat, raadpleegt de rekenplichtige de bevoegde ordonnateur en stelt hij de betrokken debiteuren hiervan in kennis.
Wanneer de debiteur een nationale autoriteit of een van haar administratieve entiteiten is, stelt de rekenplichtige de betrokken lidstaat ten minste tien werkdagen van tevoren van zijn voornemen, door middel van verrekening tot inning over te gaan, in kennis. In overleg met de betrokken lidstaat of administratieve entiteit mag de rekenplichtige echter vóór het verstrijken van de termijn door middel van verrekening tot inning overgaan.
3. De in lid 1 bedoelde verrekening heeft dezelfde gevolgen als een betaling en geldt voor de Unie als kwijting voor het bedrag van de schuld en, in voorkomend geval, de verschuldigde rente.
Artikel 88
Inningsprocedure bij uitblijven van vrijwillige betaling
(artikelen 79 en 80 van het Financieel Reglement)
1. Onverminderd artikel 87, stelt de rekenplichtige, indien bij het verstrijken de in artikel 80, lid 3, onder b), bedoelde en in de debetnota vermelde termijn geen volledige inning is geschied, de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis, en tracht hij onverwijld de inning alsnog te bewerkstelligen met aanwending van passende rechtsmiddelen, waaronder begrepen, in voorkomend geval, door het doen van een beroep op van tevoren verstrekte garanties.
2. Onverminderd artikel 87 gaat de rekenplichtige, indien de in lid 1 van dit artikel genoemde wijze van inning niet mogelijk is en de debiteur na de door de rekenplichtige verzonden aanmaning de betaling niet heeft verricht, over tot gedwongen tenuitvoerlegging van de titel in de zin van artikel 79, lid 2, van het Financieel Reglement dan wel op basis van een langs gerechtelijke weg verkregen titel.
Artikel 89
Toekenning van betalingstermijnen
(artikel 80 van het Financieel Reglement)
Aanvullende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in overleg met de bevoegde ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk, met redenen omkleed verzoek van de debiteur en op voorwaarde dat:
a)
de debiteur zich ertoe verbindt, voor de gehele toegekende aanvullende termijn, te rekenen vanaf de in artikel 80, lid 3, onder b), bedoelde termijn, rente te betalen tegen de in artikel 83 bedoelde rentevoet;
b)
hij ter bescherming van de rechten van de Unie een door de rekenplichtige van de instelling aanvaarde financiële zekerheid stelt die de hoofdsom en de rente van de nog niet geïnde schuld dekt.
De in de eerste alinea, onder b), bedoelde zekerheid kan worden vervangen door een persoonlijke en hoofdelijke borgstelling door een door de rekenplichtige van de instelling erkende derde.
In uitzonderlijke omstandigheden kan de rekenplichtige op verzoek van de debiteur ervan afzien de in de eerste alinea, onder b), bedoelde zekerheid te vragen wanneer hij oordeelt dat de debiteur bereid en in staat is om de schuld binnen de aanvullende betalingstermijn te voldoen, maar niet in staat is om dergelijke zekerheid te stellen en in een moeilijke situatie verkeert.
Artikel 90
Inning van boeten of andere sancties
(artikelen 80 en 83 van het Financieel Reglement)
1. Wanneer bij het Hof van Justitie van de Europese Unie beroep is ingesteld tegen een besluit van de Commissie waarbij krachtens het VWEU of het Euratom-Verdrag een boete of een andere sanctie is opgelegd, stort de debiteur, zolang niet alle rechtsmiddelen zijn uitgeput, de betrokken bedragen voorlopig op de door de rekenplichtige aangewezen bankrekening of stelt hij een financiële zekerheid die voor de rekenplichtige aanvaardbaar is. De zekerheid staat los van de verplichting tot betaling van de boete of de dwangsom of van andere sancties en is op eerste verzoek opeisbaar. Zij dekt de vordering voor de hoofdsom en de in artikel 83, lid 4, bedoelde verschuldigde rente.
2. De Commissie waarborgt de veiligheid en de liquiditeit van de voorlopig geïnde bedragen, en streeft daarbij tegelijkertijd naar een positief rendement, door deze bedragen in financiële activa te beleggen.
3. Nadat alle juridische verweermiddelen zijn uitgeput en de boete of de sanctie is bevestigd:
a)
worden de voorlopig geïnde bedragen en de rente en alle andere opbrengsten overeenkomstig artikel 83 van het Financieel Reglement in de begroting opgenomen, ten laatste in het boekjaar na het jaar waarin alle juridische verweermiddelen zijn uitgeput, of
b)
wanneer een financiële zekerheid is gesteld, wordt deze aangesproken en worden de overeenkomstige bedragen in de begroting opgenomen, of
wanneer de boete of de sanctie door het Hof is verhoogd, geldt het bepaalde in de eerste alinea, onder a) en b), tot de bedragen die in het besluit van de Commissie zijn vastgesteld en gaat de rekenplichtige over tot inning van die verhoging, die eveneens in de begroting wordt opgenomen.
4. Nadat alle juridische verweermiddelen zijn uitgeput en de boete of de sanctie nietig is verklaard of is verlaagd:
a)
worden de onterecht geïnde bedragen en de overeenkomstige rente terugbetaald aan de betrokken derde. Wanneer het totale rendement voor de betrokken periode negatief was, wordt de nominale waarde van de onterecht geïnde bedragen terugbetaald, of
b)
wanneer een financiële zekerheid is gesteld, wordt deze naar evenredigheid vrijgegeven.
Artikel 91
Afzien van invordering van een vastgestelde schuldvordering
(artikel 80 van het Financieel Reglement)
1. De bevoegde ordonnateur kan slechts geheel of gedeeltelijk van de invordering van een vastgestelde schuldvordering afzien in de volgende gevallen:
a)
wanneer de verwachte kosten van de invordering hoger zijn dan het te innen bedrag en het afzien van invordering geen afbreuk zou doen aan de reputatie van de Unie;
b)
wanneer het niet mogelijk is de schuldvordering in te vorderen wegens de leeftijd ervan of wegens insolventie van de debiteur;
c)
wanneer de inning afbreuk doet aan het evenredigheidsbeginsel.
2. In het in lid 1 bedoelde geval neemt de bevoegde ordonnateur alle procedures die van tevoren bij elke instelling zijn vastgesteld in acht en past hij de volgende verplichte criteria toe die onder alle omstandigheden moeten worden toegepast:
a)
de aard van de feiten gelet op de ernst van de onregelmatigheid die aanleiding heeft gegeven tot de vaststelling van de schuldvordering (fraude, recidive, opzet, medewerking, goede trouw, kennelijke dwaling);
b)
de gevolgen die het afzien van invordering van de schuldvordering voor het functioneren en de financiële belangen van de Unie zou hebben (betrokken bedrag, risico een precedent te scheppen, afbreuk aan het gezag van de norm).
Afhankelijk van de omstandigheden van het geval kan de ordonnateur ook de volgende aanvullende criteria in aanmerking moeten nemen:
a)
de eventuele mededingingsvervalsing die het afzien van invordering van de schuldvordering zou meebrengen;
b)
de economische en sociale schade die de volledige inning van de schuldvordering tot gevolg zou hebben.
3. Het in artikel 80, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde besluit om van invordering af te zien, wordt gemotiveerd en vermeldt de voor de invordering gedane stappen en de juridische en feitelijke elementen waarop het berust. De bevoegde ordonnateur gaat bij het afzien van invordering te werk overeenkomstig artikel 84.
4. Het afzien van de inning van een schuldvordering kan door de instelling niet worden gedelegeerd indien het gaat om:
a)
een bedrag van 1 000 000 EUR of meer;
b)
een bedrag van 100 000 EUR of meer, indien dit bedrag ten minste 25 % van de vastgestelde schuldvordering omvat.
Onder de in de eerste alinea genoemde drempelbedragen bepaalt elke instelling in haar interne regels de voorwaarden en de wijze waarop de bevoegdheid van de inning van een vastgestelde schuldvordering af te zien, kan worden gedelegeerd.
5. Elke instelling zendt het Europees Parlement en de Raad elk jaar een verslag toe over de in de leden 1 tot en met 4 bedoelde gevallen waarin van de inning van schuldvorderingen van 100 000 EUR en meer is afgezien. In het geval van de Commissie wordt dit verslag gevoegd bij de in artikel 66, lid 9, van het Financieel Reglement bedoelde samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen.
Artikel 92
Annulering van een vastgestelde schuldvordering
(artikel 80 van het Financieel Reglement)
1. In geval van een dwaling annuleert de bevoegde ordonnateur geheel of gedeeltelijk de overeenkomstig de artikelen 82 en 84 vastgestelde schuldvorderingen omkleedt hij deze annulering naar behoren met redenen.
2. Elke instelling bepaalt in haar interne regels de voorwaarden en de wijze waarop de bevoegdheid tot annulering van een vastgestelde schuldvordering kan worden gedelegeerd.
Artikel 93
Regels inzake verjaring
(artikel 81 van het Financieel Reglement)
1. De verjaringstermijn van schuldvorderingen van de Unie op derden begint te lopen bij het verstrijken van de termijn die de debiteur in de in artikel 80, lid 3, onder b), bedoelde debetnota wordt meegedeeld.
De verjaringstermijn van schuldvorderingen van derden op de Unie begint te lopen op de datum waarop de schuldvordering van de betrokken derde krachtens de onderliggende juridische verbintenis opeisbaar is.
2. De verjaringstermijn voor schuldvorderingen van de Unie op derden wordt geschorst door elke handeling van een instelling of van een door een op verzoek van een instelling handelende lidstaat, waarvan aan de derde kennis is gegeven en die strekt tot inning van de schuld.
De verjaringstermijn voor schuldvorderingen van derden op de Unie wordt geschorst door elke handeling, waarvan door haar schuldeisers of namens haar crediteuren aan de Unie kennis is gegeven en die strekt tot inning van de schuld.
3. Een nieuwe verjaringstermijn van vijf jaar begint te lopen op de dag volgende op die van de in lid 2 bedoelde schorsingen.
4. Rechtsvorderingen betreffende de in lid 1 bedoelde schuldvorderingen, met inbegrip van rechtsvorderingen waarbij de rechter zich uiteindelijk onbevoegd verklaart, schorsen de verjaringstermijn. De nieuwe verjaringstermijn van vijf jaar begint pas te lopen na een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing of na een buitengerechtelijke schikking tussen de partijen over dezelfde vordering.
5. Wanneer de rekenplichtige de debiteur overeenkomstig artikel 89 een aanvullende betalingstermijn toestaat, wordt dit als een schorsing van de verjaringstermijn beschouwd. De nieuwe verjaringstermijn van vijf jaar gaat in op de dag volgende op die waarop de aanvullende betalingstermijn verstrijkt.
6. Na het verstrijken van de in de leden 1 tot en met 5 bedoelde verjaringstermijn, worden de schuldvorderingen niet meer geïnd.
HOOFDSTUK 6
Uitgaven
Artikel 94
Financieringsbesluit
(artikel 84 van het Financieel Reglement)
1. Het financieringsbesluit zet de essentiële elementen uiteen van een actie die een uitgave ten laste van de begroting meebrengt.
2. Het bevat met name:
a)
voor subsidies:
i)
een verwijzing naar het basisbesluit en het begrotingsonderdeel;
ii)
de prioriteiten van het jaar, de te bereiken doelstellingen en de verwachte resultaten met de voor het begrotingsjaar toegestane kredieten;
iii)
de essentiële subsidiabiliteits-, selectie- en gunningscriteria die voor de selectie van de voorstellen moeten worden gebruikt;
iv)
het maximaal mogelijke medefinancieringspercentage en, indien in verschillende percentages wordt voorzien, de voor elk percentage in acht te nemen criteria;
v)
het tijdschema en het indicatieve bedrag van de oproepen tot het indienen van voorstellen;
b)
voor overheidsopdrachten:
i)
het begrote totaalbedrag voor overheidsopdrachten tijdens het jaar;
ii)
het indicatieve aantal en type opdrachten en zo mogelijk het voorwerp ervan in algemene bewoordingen;
iii)
het indicatieve tijdschema voor het begin van de plaatsingsprocedures;
c)
voor trustfondsen in de zin van artikel 187 van het Financieel Reglement:
i)
een verwijzing naar het basisbesluit en het begrotingsonderdeel;
ii)
de voor het begrotingsjaar voor het trustfonds gereserveerde kredieten, en de voor de gehele duur geplande bedragen;
iii)
de doelstellingen van het trustfonds en de duur ervan;
iv)
de beheersregels van het trustfonds;
v)
de mogelijkheid om taken tot uitvoering van de begroting aan de in artikel 187, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde entiteiten en personen toe te vertrouwen;
d)
voor prijzen:
i)
een verwijzing naar het basisbesluit en het begrotingsonderdeel;
ii)
de te verwezenlijken doelstellingen en verwachte resultaten;
iii)
de belangrijkste deelnemingsvoorwaarden en de toekenningscriteria;
iv)
het tijdschema van de wedstrijd en het bedrag van de prijs of prijzen;
e)
voor financieringsinstrumenten:
i)
een verwijzing naar het basisbesluit en het begrotingsonderdeel;
ii)
de te verwezenlijken doelstellingen en verwachte resultaten;
iii)
het aan het financieringsinstrument toegewezen bedrag;
iv)
het indicatieve tijdschema voor de uitvoering.
3. Wanneer het in artikel 128 van het Financieel Reglement bedoelde werkprogramma de informatie bevat die bij lid 2, onder a), van dit artikel wordt vereist voor subsidies gefinancierd uit kredieten die voor het begrotingsjaar zijn goedgekeurd, wordt het besluit waarbij dat werkprogramma wordt vastgesteld als financieringsbesluit voor die subsidies aangemerkt.
Waar het gaat om overheidsopdrachten, trustfondsen, prijzen en financieringsinstrumenten waarvan de uitvoering van de overeenkomstige, voor het begrotingsjaar goedgekeurde kredieten is geregeld in een werkprogramma dat de bij lid 2, onder b) tot en met e), van dit artikel vereiste informatie bevat, wordt het besluit waarbij dat werkprogramma wordt vastgesteld ook als financieringsbesluit voor die overheidsopdrachten, trustfondsen, prijzen en financieringsinstrumenten aangemerkt.
Als het werkprogramma de desbetreffende informatie met betrekking tot één of meer acties niet bevat, moet het dienovereenkomstig worden aangepast of moet voor de betrokken acties een specifieke financieringsbesluit worden vastgesteld.
4. Voor elke belangrijke wijziging van een reeds vastgesteld financieringsbesluit moet dezelfde procedure worden gevolgd als voor het besluit zelf.
Afdeling 1
Vastlegging
Artikel 95
Globale en voorlopige vastleggingen
(artikel 85 van het Financieel Reglement)
1. De globale vastlegging in de begroting wordt uitgevoerd ofwel door het sluiten van een financieringsovereenkomst waarin is bepaald dat later verscheidene juridische verbintenissen worden gesloten, ofwel door het sluiten van een of verscheidene juridische verbintenissen.
De financieringsovereenkomsten op het gebied van rechtstreekse financiële bijstand aan derde landen, met inbegrip van begrotingssteun, die juridische verbintenissen vormen, kunnen aanleiding geven tot betalingen zonder het sluiten van andere juridische verbintenissen.
2. De voorlopige vastlegging in de begroting wordt uitgevoerd ofwel door het sluiten van een of verscheidene juridische verbintenissen die recht geven op latere betalingen, ofwel, in de gevallen verband houdende met de uitgaven voor personeelsbeheer of de communicatie-uitgaven van de instellingen naar aanleiding van evenementen van de Unie, rechtstreeks door betalingen.
Artikel 96
Goedkeuring van de globale vastlegging
(artikel 85 van het Financieel Reglement)
1. De globale vastlegging wordt verricht op grond van een financieringsbesluit.
Deze vastlegging geschiedt vóór het besluit inzake de selectie van de ontvangers en, wanneer de besteding van de betrokken kredieten een werkprogramma in de zin van artikel 188 vereist, ten vroegste na de goedkeuring hiervan.
2. Lid 1, tweede alinea, is niet van toepassing in het geval waarin de globale vastlegging ten uitvoer wordt gelegd door de sluiting van een financieringsovereenkomst.
Artikel 97
Dezelfde ondertekenaar
(artikel 85 van het Financieel Reglement)
1. Van de regel dat de vastlegging en de bijbehorende juridische verbintenis dezelfde ondertekenaar moeten hebben, kan uitsluitend in de volgende gevallen worden afgeweken:
a)
bij voorlopige vastleggingen;
b)
bij globale vastleggingen die betrekking hebben op financieringsovereenkomsten met derde landen;
c)
wanneer het besluit van de instelling de juridische verbintenis vormt;
d)
wanneer de globale vastlegging ten uitvoer wordt gelegd door verscheidene juridische verbintenissen waarvoor verschillende ordonnateurs verantwoordelijk zijn;
e)
wanneer, in het kader van beheer van gelden ter goede rekening op het gebied van externe maatregelen, de juridische verbintenissen in opdracht van de bevoegde ordonnateur, die echter volledig verantwoordelijk blijft voor de onderliggende verrichting, moeten worden ondertekend door personeelsleden die onder de in artikel 72 bedoelde plaatselijke entiteiten vallen;
f)
wanneer een instelling op grond van artikel 199, lid 1, van het Financieel Reglement ordonnateursbevoegdheden heeft gedelegeerd aan de directeur van een interinstitutioneel Europees bureau.
2. Wanneer de bevoegde ordonnateur die de vastlegging heeft ondertekend, verhinderd is, en de duur van deze verhindering niet verenigbaar is met de termijnen voor het sluiten van de juridische verbintenis, wordt de juridische verbintenis gesloten door het personeelslid dat wordt aangewezen krachtens de regels inzake plaatsvervanging die door elke instelling zijn vastgesteld, voor zover dit personeelslid de hoedanigheid van ordonnateur bezit in de zin van artikel 65, lid 3, van het Financieel Reglement.
Artikel 98
Door voorlopige vastleggingen gedekte administratieve uitgaven
(artikel 85 van het Financieel Reglement)
Als lopende uitgaven van administratieve aard die tot voorlopige vastleggingen aanleiding kunnen geven, worden met name beschouwd de uitgaven voor:
a)
statutair en niet-statutair personeel en andere personele middelen, pensioenen en de bezoldiging van deskundigen;
b)
de leden van de instelling;
c)
opleiding;
d)
vergelijkende onderzoeken, selectie en aanwerving;
e)
dienstreizen;
f)
representatie;
g)
vergaderkosten;
h)
freelance tolken en vertalers;
i)
uitwisseling van ambtenaren;
j)
de huur van roerende en onroerende goederen met een repetitief karakter of betalingen met een repetitief karakter betreffende onroerendgoedopdrachten in de zin van artikel 121 van deze verordening of aflossingen van leningen overeenkomstig artikel 203, lid 8, van het Financieel Reglement;
k)
diverse verzekeringen;
l)
schoonmaak, onderhoud en veiligheid;
m)
het sociaal en medisch gebied;
n)
het gebruik van telecommunicatiediensten;
o)
financiële lasten;
p)
geschillen;
q)
schadevergoedingen, inclusief rente;
r)
arbeidsuitrusting;
s)
water, gas en elektriciteit;
t)
publicaties in papieren of elektronische vorm;
u)
communicatieactiviteiten van de instellingen naar aanleiding van evenementen van de Unie.
Artikel 99
Inschrijving van individuele juridische verbintenissen
(artikel 86 van het Financieel Reglement)
In geval van een globale vastlegging in de begroting gevolgd door verscheidene individuele juridische verbintenissen, schrijft de bevoegde ordonnateur de bedragen van deze opeenvolgende individuele juridische verbintenissen in de centrale boekhouding in.
In deze boekhoudkundige inschrijvingen wordt melding gemaakt van de globale vastlegging waarop zij worden aangerekend.
De bevoegde ordonnateur verricht deze boekhoudkundige inschrijving voordat hij de bijbehorende individuele juridische verbintenis ondertekent, behalve in de in artikel 86, lid 4, vierde alinea, van het Financieel Reglement bedoelde gevallen.
De bevoegde ordonnateur gaat altijd na dat het totale bedrag ervan het bedrag van de globale vastlegging niet overschrijdt.
Afdeling 2
Betaalbaarstelling
Artikel 100
Betaalbaarstelling en betaalbaarverklaring
(artikel 88 van het Financieel Reglement)
1. Elke betaalbaarstelling van een uitgave wordt gestaafd door bewijsstukken in de zin van artikel 110 met betrekking tot de rechten van de schuldeiser in verband met daadwerkelijk verleende diensten, daadwerkelijk verrichte leveranties of daadwerkelijke uitgevoerde werkzaamheden, of in verband met andere aanspraken op betaling, zoals terugkerende betalingen voor abonnementen of opleidingscursussen.
2. De bevoegde ordonnateur onderzoekt de bewijsstukken persoonlijk of verifieert onder eigen verantwoordelijkheid dat dit onderzoek is verricht, voordat hij het besluit tot betaalbaarstelling van de uitgave neemt.
3. Het besluit tot betaalbaarstelling komt tot uitdrukking in de ondertekening van een betaalbaarverklaring door de bevoegde ordonnateur of door een personeelslid dat technisch bevoegd is en bij formeel besluit van de bevoegde ordonnateur en overeenkomstig artikel 65, lid 5, van het Financieel Reglement onder zijn verantwoordelijkheid is gemachtigd. Deze machtigingsbesluiten worden bewaard, zodat er later naar kan worden verwezen.
Artikel 101
Conformverklaring van voorfinancieringsbetalingen
(artikel 88 van het Financieel Reglement)
Voor voorfinancieringsbetalingen wordt door de bevoegde ordonnateur of een door de bevoegde ordonnateur gemachtigd personeelslid dat technisch bevoegd is met de vermelding „voor conform” bevestigd dat aan de in de juridische verbintenis gestelde voorwaarden voor de betaling van de voorfinanciering is voldaan.
Artikel 102
Betaalbaarverklaring van tussentijdse betalingen en saldobetalingen voor overheidsopdrachten
(artikel 88 van het Financieel Reglement)
Voor de tussentijdse betalingen en saldobetalingen in verband met overheidsopdrachten bevestigt de betaalbaarverklaring dat:
a)
een door de contractant opgestelde factuur door de instelling is ontvangen en deze ontvangst formeel is ingeschreven;
b)
de vermelding „voor conform” op geldige wijze is aangebracht op de factuur zelf of op een intern document dat de ontvangen factuur vergezelt, en is ondertekend door de bevoegde ordonnateur of een ander personeelslid dat technisch bevoegd is en naar behoren door de bevoegde ordonnateur is gemachtigd;
c)
alle aspecten van de factuur door de bevoegde ordonnateur of onder zijn verantwoordelijkheid zijn geverifieerd met het oog op de vaststelling van met name het te betalen bedrag en het delgend karakter van de te verrichten betaling.
Met de in de eerste alinea, onder b), bedoelde vermelding „voor conform” wordt bevestigd dat de in het contract genoemde diensten, leveringen of werkzaamheden daadwerkelijk zijn verricht. Voor leveringen en werkzaamheden wordt door een technisch bevoegde ambtenaar of technisch bevoegd ander personeelslid een voorlopig ontvangstbewijs opgesteld, en vervolgens na afloop van de in het contract opgenomen garantietermijn een definitief ontvangstbewijs. Deze twee ontvangstbewijzen gelden als vermelding „voor conform”.
Voor terugkerende betalingen zoals betalingen van abonnementen of opleidingscursussen wordt met de vermelding „voor conform” bevestigd dat de rechten van de schuldeiser gestaafd zijn door de nodige documenten.
Artikel 103
Betaalbaarverklaring van tussentijdse betalingen en saldobetalingen voor subsidies
(artikel 88 van het Financieel Reglement)
Voor de tussentijdse en saldobetalingen in verband met subsidies bevestigt de betaalbaarverklaring dat:
a)
een door de begunstigde opgesteld verzoek om betaling door de instelling is ontvangen en deze ontvangst formeel is ingeschreven;
b)
de vermelding „voor conform” op geldige wijze is aangebracht op het verzoek om betaling zelf of op een intern document dat de ontvangen kostenstaat vergezelt, en is ondertekend door een technisch bevoegde ambtenaar of technisch bevoegd ander personeelslid die of dat door de bevoegde ordonnateur is gemachtigd;
c)
alle aspecten van het verzoek om betaling door de bevoegde ordonnateur of onder zijn verantwoordelijkheid zijn geverifieerd met het oog op de vaststelling van met name het te betalen bedrag en het delgend karakter van de te verrichten betaling.
Met de in de eerste alinea, onder b), bedoelde vermelding bevestigt de technisch bevoegde ambtenaar of het technisch bevoegd ander personeelslid die of dat door de bevoegde ordonnateur is gemachtigd, dat de actie van de begunstigde of het door de begunstigde uitgevoerde werkprogramma op alle punten met de subsidieovereenkomst of het subsidiebesluit in overeenstemming is, en in voorkomend geval dat de door de begunstigde gedeclareerde kosten subsidiabel zijn.
Artikel 104
Betaalbaarverklaring voor personeelsuitgaven
(artikel 88 van het Financieel Reglement)
Voor de betalingen in verband met personeelsuitgaven bevestigt de „betaalbaarverklaring” dat de volgende bewijsstukken bestaan:
a)
voor de maandsalarissen:
i)
de volledige personeelslijst, met vermelding van alle bezoldigingselementen;
ii)
een formulier (personeelssteekkaart) dat wordt opgesteld op basis van de in elk afzonderlijk geval genomen besluiten en waaruit, telkens wanneer daar aanleiding toe bestaat, elke wijziging van enig bezoldigingselement blijkt;
iii)
bij aanwerving of aanstelling, een bij de betaalbaarstelling van het eerste salaris te voegen, voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van het besluit tot aanwerving of aanstelling;
b)
voor de andere bezoldigingen, zoals die van per uur of per dag bezoldigd personeel: een door het gemachtigde personeelslid ondertekende staat van de gewerkte dagen of uren;
c)
voor overuren: een door het gemachtigde personeelslid ondertekende staat van het verrichte overwerk;
d)
voor kosten van dienstreizen:
i)
de door de bevoegde autoriteit ondertekende dienstreisopdracht;
ii)
de declaratie van de kosten van de dienstreis, die is ondertekend door het personeelslid dat met de dienstreis is belast en door het hiërarchieke gezag waaraan de desbetreffende bevoegdheid is gedelegeerd, wanneer die kosten afwijken van de in de dienstreisopdracht vermelde kosten;
e)
voor sommige andere administratieve uitgaven voor het personeel, zoals uitgaven voor abonnementen of opleidingscursussen die bij overeenkomst vóór de levering moeten worden betaald: de bewijsstukken waarin wordt verwezen naar het besluit waarop de uitgave berust en waarin alle berekeningselementen worden vermeld.
In de in de eerste alinea, onder d), ii), bedoelde declaratie van de kosten van de dienstreis, worden vermeld: de plaats van bestemming, de datum en het uur van vertrek en aankomst in de plaats van bestemming, de reis- en verblijfskosten, en andere op overlegging van bewijsstukken naar behoren toegestane kosten.
Artikel 105
Vorm van de „betaalbaarverklaring”
(artikel 88 van het Financieel Reglement)
In een niet-geïnformatiseerd systeem heeft de „betaalbaarverklaring” de vorm van een stempel met de handtekening van de bevoegde ordonnateur of van een technisch bevoegd personeelslid dat overeenkomstig artikel 100 door de bevoegde ordonnateur is gemachtigd. In een geïnformatiseerd systeem heeft de „betaalbaarverklaring” de vorm van een elektronisch beveiligde validering door de bevoegde ordonnateur of een technisch bevoegd personeelslid dat door de bevoegde ordonnateur is gemachtigd.
Artikel 106
Vorm van de „conformverklaring”
(artikel 88 van het Financieel Reglement)
In een niet-geïnformatiseerd systeem heeft de „conformverklaring” de vorm van een stempel met de handtekening van de bevoegde ordonnateur of van een technisch bevoegd personeelslid dat overeenkomstig artikel 101 door de bevoegde ordonnateur is gemachtigd. In een geïnformatiseerd systeem heeft de „conformverklaring” de vorm van een elektronisch beveiligde validering door een technisch bevoegd personeelslid dat door de bevoegde ordonnateur is gemachtigd.
Afdeling 3
Betalingsopdracht
Artikel 107
Controles van de betalingen door de ordonnateur
(artikel 89 van het Financieel Reglement)
Bij de opstelling van de betalingsopdracht vergewist de bevoegde ordonnateur zich van:
a)
de regelmatigheid van de afgifte van de betalingsopdracht, die een voorafgaand besluit tot betaalbaarstelling in de vorm van een „betaalbaarverklaring” vergt, de juistheid van de aanduiding van de begunstigde en de opeisbaarheid van zijn schuldvordering;
b)
de overeenstemming van de betalingsopdracht met de vastlegging in de begroting waarop hij wordt aangerekend;
c)
de juistheid van de aanwijzing op de begroting;
d)
de beschikbaarheid van de kredieten.
Artikel 108
Verplichte vermeldingen en toezending van de betalingsopdrachten aan de rekenplichtige
(artikel 89 van het Financieel Reglement)
1. In de betalingsopdracht worden vermeld:
a)
het begrotingsjaar;
b)
het begrotingsartikel en eventueel elke andere nodige onderverdeling;
c)
de juridische verbintenis die recht geeft op de betaling;
d)
de vastlegging in de begroting waarop deze wordt aangerekend;
e)
het te betalen bedrag, uitgedrukt in euro;
f)
de naam, het adres en de bankgegevens van de begunstigde;
g)
het voorwerp van de uitgave;
h)
de wijze van betaling;
i)
de opneming van goederen in de inventarissen overeenkomstig artikel 248.
2. De betalingsopdracht wordt door de bevoegde ordonnateur gedateerd en ondertekend en vervolgens aan de rekenplichtige toegezonden.
Afdeling 4
Betaling
Artikel 109
Soorten betalingen
(artikel 90 van het Financieel Reglement)
1. De voorfinanciering dient om de begunstigde ontvanger kasmiddelen te verstrekken. Zij kan voor een goed financieel beheer in verschillende stortingen worden verdeeld.
2. De tussentijdse betaling, die kan worden hernieuwd, dient om de uitgaven te vergoeden die zijn gedaan voor de uitvoering van het besluit of de overeenkomst, of ter vereffening van diensten, leveringen of werkzaamheden die zijn voltooid en/of opgeleverd in een tussenfase van de opdracht. De tussentijdse betaling kan de voorfinanciering geheel of gedeeltelijk vereffenen, onverminderd het bepaalde in het basisbesluit.
3. De afsluiting van de uitgaven neemt de vorm aan van de eenmalige betaling van het saldo ter verrekening van alle voorgaande uitgaven, of van een invorderingsopdracht.
Artikel 110
Bewijsstukken
(artikel 90 van het Financieel Reglement)
1. Voorfinancieringen, hieronder begrepen in de gevallen van opgesplitste betalingen, worden betaald op grond van het contract, de overeenkomst of de basishandeling, dan wel op grond van bewijsstukken aan de hand waarvan kan worden geverifieerd of aan de voorwaarden van het betrokken contract, het besluit of de overeenkomst is voldaan. Indien een betaaldatum van voorfinanciering in deze instrumenten wordt bepaald, behoeft voor de betaling van het verschuldigde bedrag geen verder betalingsverzoek te worden ingediend.
2. Tussentijdse betalingen en saldobetalingen geschieden op grond van bewijsstukken aan de hand waarvan kan worden nagegaan of de gefinancierde acties zijn uitgevoerd in overeenstemming met de basishandeling of het besluit, of met de voorwaarden van het contract of de overeenkomst.
3. De bevoegde ordonnateur stelt met inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer de aard van de in dit artikel bedoelde bewijsstukken vast overeenkomstig de basishandeling, besluiten, contracten en overeenkomsten. Tussentijdse en definitieve technische en financiële uitvoeringsverslagen zijn bewijsstukken voor de toepassing van lid 2.
4. De bewijsstukken worden overeenkomstig artikel 48 door de bevoegde ordonnateur bewaard.
Afdeling 5
Termijnen van de uitgavenverrichtingen
Artikel 111
Betalingstermijnen en achterstandsrente
(artikel 92 van het Financieel Reglement)
1. De betalingstermijn omvat de betaalbaarstelling, de betalingsopdracht en de betaling van de uitgaven.
De termijn gaat in op het tijdstip van ontvangst van het verzoek om betaling.
Ontvangen verzoeken om betaling worden door de gemachtigde dienst van de bevoegde ordonnateur zo spoedig mogelijk ingeschreven en worden geacht te zijn ontvangen op de datum van inschrijving.
Onder datum van betaling wordt verstaan de datum waarop de rekening van de instelling wordt gedebiteerd.
2. Verzoeken om betaling bevatten de volgende essentiële elementen:
a)
de identificatie van de crediteur;
b)
bedrag;
c)
valuta;
d)
datum.
Wanneer één of meer van de essentiële elementen ontbreken, wordt het verzoek om betaling afgewezen.
De crediteur wordt zo spoedig mogelijk met opgave van redenen schriftelijk in kennis gesteld van de afwijzing, in elk geval binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van het verzoek om betaling.
3. Bij opschorting als bedoeld in artikel 92, lid 2, van het Financieel Reglement begint de resterende betalingstermijn opnieuw te lopen van de datum waarop de verlangde informatie of de herziene documenten is/zijn ontvangen of de vereiste aanvullende verificaties, onder andere in de vorm van controles ter plaatse, zijn verricht.
4. Bij het verstrijken van de in artikel 92, lid 1, van het Financieel Reglement genoemde termijnen kan de crediteur rente in rekening brengen volgens de volgende bepalingen:
a)
als rentevoeten worden de in artikel 83, lid 2, van deze verordening bedoelde percentages gehanteerd;
b)
de rente is verschuldigd over de tijd die is verstreken vanaf de kalenderdag volgende op het einde van de in artikel 92, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde betalingstermijn tot de dag van betaling.
Wanneer de overeenkomstig de eerste alinea berekende rente lager is dan of gelijk is aan 200 EUR, wordt deze rente uitsluitend op een binnen twee maanden na de ontvangst van de te late betaling ingediend verzoek aan de crediteur betaald.
5. Elke instelling dient bij het Europees Parlement en de Raad een verslag in over de naleving van de termijnen en de opschorting van de in artikel 92 van het Financieel Reglement vastgestelde termijnen. Het verslag van de Commissie wordt toegevoegd aan de in artikel 66, lid 9, van het Financieel Reglement bedoelde samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen.
HOOFDSTUK 7
Computersystemen
Artikel 112
Beschrijving van de computersystemen
(artikel 93 van het Financieel Reglement)
Indien voor de verwerking van de verrichtingen ter uitvoering van de begroting computersystemen en computerondersystemen worden gebruikt, is een volledige en actuele beschrijving van elk systeem of ondersysteem vereist.
Elke beschrijving definieert de inhoud van alle gegevensvelden en de wijze waarop het systeem elke individuele verrichting verwerkt. Voorts wordt gedetailleerd de wijze beschreven waarop het systeem waarborgt dat voor elke verrichting een volledig controletraject bestaat.
Artikel 113
Bewaring van gegevens
(artikel 93 van het Financieel Reglement)
De gegevens van de computersystemen en computerondersystemen worden periodiek opgeslagen en op een veilige plaats bewaard.
HOOFDSTUK 8
Interne controleur
Artikel 114
Aanstelling van de interne controleur
(artikel 98 van het Financieel Reglement)
1. Elke instelling stelt haar interne controleur aan volgens bepalingen die op haar specifieke karakter en behoeften zijn afgestemd. De instelling stelt het Europees Parlement en de Raad van de aanstelling van de interne controleur in kennis.
2. Elke instelling omschrijft aan de hand van haar specifieke karakter en behoeften de taak van haar interne controleur en stelt in detail de doelstellingen en de procedures van de uitoefening van de interne controlefunctie vast, met inachtneming van de geldende internationale normen op het gebied van interne controle.
3. De instelling kan een uit de onderdanen van de lidstaten gekozen ambtenaar of ander aan het Statuut onderworpen personeelslid op grond van zijn bijzondere bekwaamheden als interne controleur aanwijzen.
4. Wanneer verscheidene instellingen dezelfde interne controleur aanwijzen, nemen zij de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat diens verantwoordelijkheid in geding kan worden gebracht onder de in artikel 119 bedoelde voorwaarden.
5. Wanneer de functie van de interne controleur wordt beëindigd, stelt de instelling het Europees Parlement en de Raad hiervan in kennis.
Artikel 115
Middelen voor de interne controleur
(artikel 99 van het Financieel Reglement)
De instelling stelt de interne controleur de middelen ter beschikking die ter vervulling van zijn controlefunctie nodig zijn, en geeft hem een dienstorder met een nauwkeurige omschrijving van zijn taken, rechten en verplichtingen.
Artikel 116
Werkprogramma
(artikel 99 van het Financieel Reglement)
1. De interne controleur stelt een werkprogramma op en legt dit aan de instelling voor.
2. De instelling kan de interne controleur verzoeken controles uit te voeren die niet in het in lid 1 bedoelde werkprogramma zijn opgenomen.
Artikel 117
Verslagen van de interne controleur
(artikel 99 van het Financieel Reglement)
1. De interne controleur legt de instelling het in artikel 99, lid 3, van het Financieel Reglement bedoelde jaarlijkse verslag over de interne controle voor waarin het aantal en het soort verrichte interne controles, de belangrijkste gedane aanbevelingen en het aan deze aanbevelingen gegeven gevolg worden vermeld.
In dit jaarlijkse verslag wordt tevens melding gemaakt van de systeemproblemen waarop de overeenkomstig artikel 73, lid 6, van het Financieel Reglement opgerichte gespecialiseerde instantie heeft gewezen.
2. Elke instelling gaat na of de in de verslagen van haar interne controleur gedane aanbevelingen voor een uitwisseling van goede werkwijzen met de andere instellingen in aanmerking komen.
3. De interne controleur besteedt bij het opstellen van dit verslag bijzondere aandacht aan de algemene naleving van het beginsel van goed financieel beheer en zorgt ervoor, dat passende maatregelen zijn genomen met het oog op een gestage verbetering en versterking van de toepassing van dit beginsel.
Artikel 118
Onafhankelijkheid
(artikel 100 van het Financieel Reglement)
De interne controleur is bij het uitvoeren van zijn controles geheel onafhankelijk. Hij mag met betrekking tot de uitoefening van de hem wegens zijn aanstelling op grond van het Financieel Reglement opgedragen taken geen enkele instructie ontvangen, noch mogen hem te dezen aanzien beperkingen worden opgelegd.
Artikel 119
Aansprakelijkheid van de interne controleur
(artikel 100 van het Financieel Reglement)
De aansprakelijkheid van de interne controleur als ambtenaar of ander aan het Statuut onderworpen personeelslid kan slechts door de instelling zelf in geding worden gebracht, onder de in dit artikel genoemde voorwaarden.
De instelling neemt een met redenen omkleed besluit tot instelling van een onderzoek. Dit besluit wordt aan de betrokkene betekend. De instelling kan één of meer ambtenaren van dezelfde rang als of van een hogere rang dan de betrokkene onder haar rechtstreekse verantwoordelijkheid met het onderzoek belasten. Tijdens dit onderzoek wordt de betrokkene gehoord.
Het onderzoeksverslag wordt de betrokkene meegedeeld, die vervolgens door de instelling over dit verslag wordt gehoord.
Op de grondslag van het verslag en het horen van de betrokkene neemt de instelling hetzij een met redenen omkleed besluit tot beëindiging van de procedure, hetzij een met redenen omkleed besluit overeenkomstig de artikelen 22 en 86 en bijlage IX bij het Statuut. De besluiten waarbij tuchtrechtelijke of geldelijke sancties worden opgelegd, worden de betrokkene ter kennis gebracht en de andere instellingen en de Rekenkamer ter kennisneming meegedeeld.
De betrokkene kan volgens de bepalingen van het Statuut bij het Hof van Justitie van de Europese Unie tegen deze besluiten beroep instellen.
Artikel 120
Beroep bij het Hof van Justitie van de Europese Unie
(artikel 100 van het Financieel Reglement)
Onverminderd de beroepsmogelijkheden waarin het Statuut voorziet, kan de interne controleur rechtstreeks bij het Hof van Justitie van de Europese Unie beroep instellen tegen elke handeling die de uitoefening van zijn controlefunctie betreft. Beroep wordt ingesteld binnen een termijn van drie maanden te rekenen vanaf de datum van kennisgeving van het betrokken besluit.
Het beroep wordt onder de in artikel 91, lid 5, van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie bedoelde voorwaarden behandeld.
TITEL V
PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN
HOOFDSTUK 1
Algemene bepalingen
Afdeling 1
Toepassingsgebied en gunningsbeginselen
Artikel 121
Definities en toepassingsgebied
(artikel 101 van het Financieel Reglement)
1. Onroerendgoedopdrachten hebben betrekking op aankoop, erfpacht, vruchtgebruik, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van grond, bestaande gebouwen of andere onroerende goederen.
2. Opdrachten voor leveringen hebben betrekking op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. Een opdracht die betrekking heeft op de levering van producten en bijkomend op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren, wordt als een opdracht voor leveringen beschouwd.
3. De opdrachten voor werken hebben betrekking op hetzij de uitvoering hetzij zowel het ontwerp als de uitvoering van werkzaamheden of werken in verband met een van de in bijlage I bij Richtlijn 2004/18/EG genoemde werkzaamheden, hetzij het laten uitvoeren met welke middelen dan ook, van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet. Een werk is het product van bouw- of wegen- en waterbouwkundige werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.
4. Opdrachten voor diensten hebben betrekking op alle andere intellectuele en niet-intellectuele diensten dan die waarop de opdrachten voor leveringen, werken en vastgoed betrekking hebben.
Opdrachten die betrekking hebben op twee of meer soorten aanbestedingen (van werken, leveringen of diensten) worden gegund overeenkomstig de bepalingen die van toepassing zijn op het type van aanbesteding dat het voornaamste voorwerp van de betrokken opdracht kenmerkt.
In geval van gemengde opdrachten als bedoeld in de leden 1 en 2 wordt het hoofdvoorwerp bepaald door een vergelijking van de waarde van de betrokken diensten of leveringen.
De kwalificatie van de verschillende soorten opdrachten geschiedt op grond van de referentienomenclatuur van de gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV - Common Procurement Vocabulary) van Verordening (EG) nr. 2195/2002 van het Europees Parlement en de Raad (11).
5. De termen „aannemer van werken”, „leverancier” of „dienstverlener” duiden elke natuurlijke of rechtspersoon aan of elk openbaar lichaam of elke combinatie van deze personen en/of lichamen die de uitvoering van werken en/of werkzaamheden, de levering van producten of de verlening van diensten op de markt aanbiedt. De term „economisch subject” dekt zowel de termen „aannemer van werken”, „leverancier” als „dienstverlener”. Het economisch subject dat een inschrijving heeft ingediend wordt „inschrijver” genoemd. Degene die heeft verzocht om een uitnodiging tot deelneming aan een niet-openbare procedure, een concurrentiegerichte dialoog of een onderhandelingsprocedure wordt „gegadigde” genoemd. Economische subjecten die voorkomen op een lijst van verkopers als bedoeld in artikel 136, lid 1, onder b), worden aangeduid met de term „verkopers”.
Combinaties van economische subjecten mogen inschrijven of zich als gegadigde opgeven. Voor de indiening van een inschrijving of een verzoek tot deelneming kan de aanbestedende dienst niet verlangen dat de combinaties van economische subjecten een bepaalde rechtsvorm hebben, maar van de combinatie waaraan de opdracht wordt gegund kan wel het aannemen van een bepaalde rechtsvorm worden geëist, mits deze vorm voor de goede uitvoering van de opdracht noodzakelijk is.
6. De diensten van de instellingen van de Unie worden als aanbestedende diensten beschouwd, behalve wanneer zij onderling administratieve regelingen treffen voor de verlening van diensten, de levering van producten, de uitvoering van werken of de uitvoering van onroerendgoedopdrachten.
7. Onder technische bijstand wordt verstaan, ondersteunende en capaciteitsopbouwende werkzaamheden die nodig zijn met het oog op de uitvoering van een programma of actie, en in het bijzonder werkzaamheden op het gebied van voorbereiding, beheer, toezicht, evaluatie, audit en controle.
8. Alle contacten met contractanten, met inbegrip van het sluiten van contracten en het aanbrengen van wijzigingen daarin, kunnen verlopen over elektronische systemen die door de aanbestedende dienst zijn opgezet.
9. Deze systemen moeten aan de volgende eisen voldoen:
a)
uitsluitend gemachtigde personen hebben toegang tot het systeem en tot de documenten die ermee worden verzonden;
b)
uitsluitend gemachtigde personen kunnen documenten elektronisch ondertekenen of verzenden;
c)
de gemachtigde personen moeten via gevestigde middelen door het systeem worden geïdentificeerd;
d)
het tijdstip en de datum van de elektronische transactie moeten exact worden aangeduid;
e)
de integriteit van de documenten wordt gewaarborgd;
f)
de beschikbaarheid van de documenten wordt gewaarborgd;
g)
in voorkomend geval wordt de vertrouwelijkheid van de documenten gewaarborgd;
h)
de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 wordt gewaarborgd.
10. Voor gegevens die door middel van dergelijk systeem worden verstuurd of ontvangen, geldt het wettelijk vermoeden dat de gegevens correct zijn en dat de datum en het tijdstip van verzending of ontvangst van de gegevens zoals aangeduid door het systeem betrouwbaar zijn.
Een document dat door middel van dergelijk systeem worden verstuurd of betekend, wordt beschouwd als origineel en gelijkwaardig aan een papieren document, is toelaatbaar als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures en geniet het wettelijk vermoeden van authenticiteit en integriteit op voorwaarde dat het document geen dynamische kenmerken heeft die automatische wijziging van het document tot gevolg kunnen hebben.
Een elektronische handtekening als bedoeld in lid 9, onder b), heeft dezelfde rechtsgeldigheid als een handgeschreven handtekening.
Artikel 122
Raamcontracten en specifieke contracten
(artikel 101 van het Financieel Reglement)
1. De duur van een raamcontract mag niet langer zijn dan vier jaar, behalve in uitzonderingsgevallen die naar behoren worden gemotiveerd, met name door het voorwerp van het raamcontract.
De op een raamcontract gebaseerde specifieke contracten worden volgens de in het raamcontract gestelde voorwaarden gesloten tussen de aanbestedende diensten en de contractanten van het raamcontract.
Bij de sluiting van de specifieke contracten mogen de partijen geen substantiële wijzigingen aanbrengen in het raamcontract.
2. Wanneer een raamcontract met één enkel economisch subject wordt gesloten, worden de specifieke contracten gegund binnen de grenzen van de in het raamcontract vastgestelde voorwaarden.
In naar behoren gemotiveerde omstandigheden kunnen de aanbestedende diensten de contractant schriftelijk raadplegen en hem indien nodig verzoeken zijn inschrijving aan te vullen.
3. Wanneer een raamcontract met verscheidene economische subjecten moet worden gesloten, wordt het met ten minste drie economische subjecten gesloten, mits een voldoende aantal economische subjecten aan de selectiecriteria voldoet, of het aantal inschrijvingen dat aan de gunningscriteria voldoet voldoende groot is.
Een raamcontract met verscheidene economische subjecten mag in de vorm van afzonderlijke contracten worden gesloten, die identieke voorwaarden bevatten.
De gunning van de specifieke contracten die zijn gebaseerd op met verscheidene economische subjecten gesloten raamcontracten geschiedt als volgt:
a)
in het geval van raamcontracten zonder nieuwe oproep tot mededinging, volgens de in het raamcontract vastgestelde voorwaarden;
b)
in het geval van raamcontracten na een hernieuwde oproep van partijen tot mededinging, op grond van dezelfde voorwaarden, die zo nodig worden gepreciseerd, en, in voorkomend geval, op grond van andere, in het bestek van het raamcontract bepaalde voorwaarden.
Voor elk volgens de derde alinea, onder b), te sluiten specifiek contract raadplegen de aanbestedende diensten schriftelijk de contractanten van het raamcontract, waarbij zij een voldoende lange termijn vaststellen voor de indiening van de inschrijvingen. De inschrijvingen worden schriftelijk ingediend. De aanbestedende diensten gunnen elk specifiek contract aan de inschrijver die op grond van de in het bestek van het raamcontract vastgestelde gunningscriteria, de beste inschrijving heeft ingediend.
4. In sectoren waar de prijzen en de technologie snel evolueren, bevatten de raamcontracten waarvoor niet opnieuw tot mededinging wordt opgeroepen, een bepaling inzake ofwel een evaluatie halverwege hun looptijd ofwel een benchmarkingssysteem. Wanneer na de evaluatie halverwege de looptijd blijkt dat de aanvankelijk vastgestelde voorwaarden niet langer overeenstemmen met het op dat moment geldende prijspeil en de stand van de technologie, mag de aanbestedende dienst het betrokken raamcontract niet gebruiken en neemt zij passende maatregelen om het lopende raamcontract op te zeggen.
5. Alleen op de raamcontracten gebaseerde specifieke contracten worden door een vastlegging in de begroting voorafgegaan.
Afdeling 2
Publicatie
Artikel 123
Bekendmakingsmaatregelen voor onder Richtlijn 2004/18/EG vallende opdrachten
(artikel 103 van het Financieel Reglement)
1. De bekendmaking van opdrachten met een waarde gelijk aan of hoger dan de in artikel 170, lid 1, genoemde drempelwaarden bestaat uit een aankondiging van een opdracht, onverminderd artikel 134, en een gunningsbericht. Een vooraankondiging is slechts verplicht wanneer de aanbestedende dienst overeenkomstig artikel 152, lid 4, gebruik wil kunnen maken van de mogelijkheid de termijnen voor de ontvangst van de inschrijvingen te bekorten.
2. De vooraankondiging is het bericht waarmee de aanbestedende diensten ter indicatie het totale bedrag en het voorwerp bekendmaken van de opdrachten en raamcontracten die zij voornemens zijn tijdens een begrotingsjaar te plaatsen, met uitzondering van opdrachten waarop een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht van toepassing is.
De vooraankondiging wordt bekendgemaakt door het Bureau voor publicaties van de Europese Unie (hierna „het Publicatiebureau” genoemd) of door de aanbestedende diensten zelf door middel van hun kopersprofiel.
De verplichte vooraankondiging wordt zo spoedig mogelijk en in ieder geval uiterlijk op 31 maart van elk begrotingsjaar aan het Publicatiebureau toegezonden of door middel van het kopersprofiel bekendgemaakt.
De aanbestedende diensten die de vooraankondiging door middel van hun kopersprofiel bekendmaken, zenden het Publicatiebureau langs elektronische weg overeenkomstig het formaat en de wijze bedoeld in bijlage VIII, punt 3, bij Richtlijn 2004/18/EG een bericht toe, waarin de bekendmaking van de vooraankondiging in het kopersprofiel wordt meegedeeld.
3. Door de aankondiging van de opdracht, kunnen de aanbestedende diensten hun voornemen bekendmaken een procedure voor het plaatsen van een opdracht, voor een raamcontract of voor de instelling van een in artikel 131 bedoeld dynamisch aankoopsysteem in te leiden. Onverminderd opdrachten die na een in artikel 134 bedoelde onderhandelingsprocedure zijn overeengekomen, is de aankondiging van de opdracht verplicht voor de opdrachten waarvan het geraamde bedrag gelijk is aan of hoger is dan de in artikel 170, lid 1, vastgestelde drempelwaarden.
Het is niet verplicht voor specifieke contracten op basis van raamcontracten.
Bij een openbare procedure vermeldt de aankondiging van de opdracht de datum, het tijdstip en, in voorkomend geval, de plaats van de vergadering van de openingscommissie, die toegankelijk is voor de inschrijvers.
De aanbestedende diensten maken duidelijk, of zij varianten toelaten en vermelden de vereiste minimumgeschiktheidsniveaus wanneer zij van de in artikel 146, lid 2, tweede alinea, bepaalde mogelijkheid gebruikmaken. Zij geven de in artikel 146 bedoelde selectiecriteria aan die zij willen hanteren, het minimale aantal gegadigden en, in voorkomend geval, het maximale aantal gegadigden dat zij willen uitnodigen, alsmede de objectieve en niet-discriminerende criteria die zij overeenkomstig artikel 128, lid 1, tweede alinea, willen hanteren om dit aantal te beperken.
In de gevallen waarin de inschrijvingsdocumenten vrij, rechtstreeks en in hun geheel langs elektronische weg toegankelijk zijn, met name in de in artikel 131 bedoelde dynamische aankoopsystemen, vermeldt de aankondiging van de opdracht het internetadres waarop deze documenten kunnen worden geraadpleegd.
De aanbestedende diensten die een prijsvraag willen organiseren, maken hun voornemen bekend door een bericht.
De aanbestedende diensten vermelden in het bekendmakingsbericht in voorkomend geval dat het om een interinstitutionele plaatsingsprocedure gaat. Het bekendmakingsbericht bevat in dat geval de namen van de bij de plaatsingsprocedure betrokken instellingen, uitvoerende agentschappen en in artikel 208 van het Financieel Reglement bedoelde organen, de naam van de voor de plaatsing verantwoordelijke instelling en een opgave van de totale omvang van de opdrachten van alle betrokken instellingen, uitvoerende agentschappen of organen.
4. In het gunningsbericht worden de resultaten van de procedure voor het plaatsen van opdrachten, raamcontracten of opdrachten op basis van een dynamisch aankoopsysteem bekendgemaakt. Het gunningsbericht is verplicht voor de opdrachten waarvan het bedrag gelijk is aan of hoger is dan de in artikel 170, lid 1, vastgestelde drempelwaarden. Het is niet verplicht voor specifieke contracten op basis van raamcontracten.
Het gunningsbericht wordt uiterlijk 48 kalenderdagen na de afsluiting van de procedure, dat wil zeggen de ondertekening van het contract of het raamcontract, aan het Publicatiebureau toegezonden. De berichten betreffende opdrachten op basis van een dynamisch aankoopsysteem mogen echter op kwartaalbasis worden samengebracht. Zij worden in dat geval uiterlijk 48 kalenderdagen na afloop van elk kwartaal aan het Publicatiebureau toegezonden.
De aanbestedende diensten die een prijsvraag hebben georganiseerd, zenden het Publicatiebureau een bericht met de resultaten ervan.
Bij interinstitutionele procedures wordt het gunningsbericht toegezonden door de aanbestedende dienst die verantwoordelijk is voor de procedure.
Het gunningsbericht wordt eveneens aan het Publicatiebureau toegezonden bij een overeenkomst of een raamovereenkomst waarvan het bedrag gelijk is aan of hoger is dan de in artikel 170, lid 1, vastgestelde drempelwaarden en die is gegund overeenkomstig een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht, voldoende tijdig om de bekendmaking te laten plaatsvinden vóór de ondertekening van de overeenkomst, overeenkomstig de in artikel 171, lid 1, vastgestelde voorwaarden.
Onverminderd artikel 21, worden de inlichtingen betreffende de waarde en de contractanten van specifieke contracten die in een bepaald begrotingsjaar op basis van een kadercontract zijn gesloten, uiterlijk op 30 juni van het jaar volgende op dat begrotingsjaar bekendgemaakt op de website van de aanbestedende dienst, wanneer als gevolg van de sluiting van een specifiek contract of door het gecumuleerde bedrag van de specifieke contracten de drempelwaarden van artikel 170, lid 1, worden overschreden.
5. De aankondigingen en de berichten worden opgesteld overeenkomstig de standaardformulieren die door de Commissie krachtens Richtlijn 2004/18/EG zijn vastgesteld.
Artikel 124
Bekendmakingsmaatregelen voor niet onder Richtlijn 2004/18/EG vallende opdrachten
(artikel 103 van het Financieel Reglement)
1. De opdrachten waarvan de waarde lager is dan de in artikel 170, lid 1, vastgestelde drempelwaarden worden op passende wijze bekendgemaakt om ervoor te zorgen dat de opdracht aan concurrentie wordt onderworpen en de procedure voor het plaatsen van de opdrachten onpartijdig is. Deze bekendmaking omvat:
a)
de in artikel 123, lid 3, bedoelde aankondiging van de opdracht of een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voor soortgelijke opdrachten waarvan de waarde hoger is dan het in artikel 137, lid 1, genoemde bedrag;
b)
passende publiciteit vooraf via internet voor opdrachten waarvan de waarde hoger is dan het in artikel 137, lid 2, genoemde bedrag.
2. Voor de onroerendgoedopdrachten en de in artikel 134, lid 1, onder j), van deze verordening bedoelde geheim verklaarde opdrachten wordt alleen een jaarlijkse bijzondere lijst van contractanten bekendgemaakt, waarin het voorwerp en het bedrag van de gegunde opdracht worden vermeld. Deze lijst wordt aan het Europees Parlement en de Raad toegezonden. In het geval van de Commissie wordt deze lijst aan de in artikel 66, lid 9, van het Financieel Reglement bedoelde samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen toegevoegd.
3. De gegevens betreffende opdrachten waarvan de waarde hoger is dan het in artikel 137, lid 1, genoemde bedrag en waarvoor geen individueel gunningsbericht is verstuurd, worden het Publicatiebureau toegezonden; dit gebeurt voor de jaarlijkse lijsten van contractanten uiterlijk op 30 juni van het volgende begrotingsjaar.
4. De gegevens betreffende opdrachten waarvan de waarde hoger is dan het in lid 137, lid 2, genoemde bedrag worden uiterlijk op 30 juni van het volgende begrotingsjaar op de internetsite van de instelling bekendgemaakt.
Artikel 125
Publicatie van de berichten
(artikel 103 van het Financieel Reglement)
1. Het Publicatiebureau publiceert de in de artikelen 123 en 124 bedoelde berichten uiterlijk twaalf kalenderdagen na de toezending ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Voor de in artikel 154 bedoelde versnelde procedures wordt de in de eerste alinea bedoelde termijn beperkt tot vijf dagen.
2. De aanbestedende diensten moeten in staat zijn het bewijs van de datum van verzending te leveren.
Artikel 126
Andere vormen van bekendmaking
(artikel 103 van het Financieel Reglement)
Behalve de in de artikelen 123, 124 en 125 bedoelde bekendmakingsmaatregelen kunnen de opdrachten op een andere wijze bekend worden gemaakt, met name in elektronische vorm. Deze bekendmaking verwijst naar, maar mag niet voorafgaan aan het eventueel in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde bericht, bedoeld in artikel 125, dat als enige authentiek is.
Deze bekendmaking mag niet leiden tot discriminatie van gegadigden of inschrijvers en geen andere inlichtingen bevatten dan die welke in het genoemde bekendmakingsbericht zijn opgenomen, indien dit bestaat.
Afdeling 3
Procedures voor het plaatsen van opdrachten
Artikel 127
Typen procedures voor het plaatsen van opdrachten
(artikel 104 van het Financieel Reglement)
1. De plaatsing van een opdracht geschiedt hetzij door middel van een uitnodiging tot inschrijving, volgens een openbare, niet-openbare of onderhandelingsprocedure na publicatie van een bekendmakingsbericht, hetzij volgens een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande publicatie van een bekendmakingsbericht, in voorkomend geval na een prijsvraag.
2. De procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten zijn openbaar wanneer elk economisch subject kan inschrijven. Dat geldt ook voor de in artikel 131 bedoelde dynamische aankoopsystemen.
De procedures zijn niet-openbaar wanneer alle economische subjecten om deelname kunnen verzoeken en alleen de gegadigden die aan de in artikel 146 bedoelde selectiecriteria voldoen, en die daartoe tegelijkertijd schriftelijk door de aanbestedende diensten worden uitgenodigd, een inschrijving of een oplossing in het kader van de in artikel 132 bedoelde procedure van de concurrentiegerichte dialoog kunnen indienen.
De selectiefase kan geschieden hetzij van opdracht tot opdracht, ook in het kader van een concurrentiegerichte dialoog, hetzij met het oog op de opstelling van een lijst van potentiële gegadigden in het kader van de in artikel 136, lid 1, onder a), bedoelde procedure.
3. In een onderhandelingsprocedure raadplegen de aanbestedende diensten de inschrijvers van hun keuze die aan de in artikel 146 bedoelde selectiecriteria voldoen, en onderhandelen zij met één of meer van hen over de voorwaarden van hun inschrijving.
In de in artikel 135 bedoelde onderhandelingsprocedures na een aankondiging van de opdracht nodigen zij de gekozen gegadigden tegelijkertijd schriftelijk uit om te onderhandelen.
4. Prijsvragen zijn procedures die de aanbestedende dienst in staat stellen, in het bijzonder op het gebied van architectuur, techniek of gegevensverwerking, een plan of een ontwerp te verkrijgen dat op basis van mededinging door een jury wordt voorgesteld, al dan niet met toekenning van prijzen.
Artikel 128
Aantal gegadigden bij niet-openbare en onderhandelingsprocedures
(artikel 104 van het Financieel Reglement)
1. Bij de niet-openbare procedure en de in artikel 136, lid 1, onder a) en b), bedoelde procedure, mag het aantal gegadigden die worden uitgenodigd om in te schrijven, niet lager zijn dan vijf, mits er voldoende gegadigden zijn die aan de selectiecriteria voldoen.
De aanbestedende dienst mag bovendien, naar gelang van de opdracht en op basis van objectieve en niet-discriminerende selectiecriteria, een maximumaantal gegadigden vaststellen. In dit geval worden het minimum- en maximumaantal en de criteria vermeld in de aankondiging van de opdracht of de in de artikelen 123 en 124 bedoelde oproep tot het indienen van blijken van belangstelling.
Het aantal gegadigden dat mag inschrijven, moet in ieder geval voldoende groot zijn voor een echte mededinging.
2. Bij de onderhandelingsprocedure en na een concurrentiegerichte dialoog mag het aantal gegadigden dat tot onderhandelen of inschrijven wordt uitgenodigd, niet lager zijn dan drie, mits voldoende gegadigden aan de selectiecriteria voldoen.
Het aantal gegadigden dat mag inschrijven, moet voldoende zijn om voor een werkelijke mededinging te zorgen.
De eerste en tweede alinea zijn niet van toepassing op:
a)
de in artikel 137, lid 2, bedoelde opdrachten waarmee een zeer gering bedrag is gemoeid;
b)
opdrachten voor juridische diensten in de zin van de CPV-nomenclatuur;
c)
de in artikel 134, lid 1, onder j), bedoelde geheim verklaarde opdrachten.
3. Wanneer het aantal gegadigden dat aan de selectiecriteria en de minimumniveaus voldoet, lager is dan het in de leden 1 en 2 genoemde minimumaantal, kan de aanbestedende dienst de procedure voortzetten door de gegadigde of de gegadigden met de vereiste bekwaamheden uit te nodigen. De aanbestedende dienst mag in deze procedure geen economische subjecten opnemen die aanvankelijk niet waren uitgenodigd om aan procedure deel te nemen, of gegadigden die niet over de vereiste bekwaamheden beschikken.
Artikel 129
Verloop van de onderhandelingsprocedures
(artikel 104 van het Financieel Reglement)
De aanbestedende diensten onderhandelen met de inschrijvers over de door hen ingediende offertes om deze aan te passen aan de vereisten die zij in het in artikel 123 bedoelde bekendmakingsbericht, het bestek en de eventuele aanvullende documenten hebben vermeld en om de voordeligste offerte te zoeken.
Tijdens de onderhandelingen waarborgen de aanbestedende diensten de gelijke behandeling van alle inschrijvers.
Wanneer de aanbestedende diensten hun opdrachten kunnen plaatsen met gebruikmaking van een onderhandelingsprocedure na aankondiging van een opdracht overeenkomstig artikel 135, kunnen zij bepalen dat de onderhandelingsprocedure in opeenvolgende fasen verloopt, zodat het aantal inschrijvingen waarover moet worden onderhandeld, wordt verminderd door toepassing van de in de aankondiging van de opdracht of in het bestek vermelde gunningscriteria. Deze mogelijkheid wordt in de aankondiging van de opdracht of in het bestek vermeld.
Artikel 130
Prijsvragen
(artikel 104 van het Financieel Reglement)
1. De regels betreffende de organisatie van een prijsvraag worden ter beschikking gesteld van degenen die belangstelling hebben eraan deel te nemen.
Het aantal gegadigden dat mag deelnemen, moet voldoende zijn om voor daadwerkelijke concurrentie te zorgen.
2. De jury wordt door de bevoegde ordonnateur benoemd. De jury bestaat uitsluitend uit natuurlijke personen die onafhankelijk zijn van de deelnemers aan de prijsvraag. Wanneer voor deelname aan de prijsvraag een bijzondere beroepskwalificatie vereist is, moet ten minste een derde van de leden dezelfde of een gelijkwaardige kwalificatie hebben.
De jury is autonoom in haar adviezen. Haar adviezen worden gegeven op basis van anoniem door de gegadigden ingediende ontwerpen en uitsluitend op grond van de criteria die in de aankondiging van de prijsvraag zijn vermeld.
3. De jury vermeldt in een door haar leden ondertekend proces-verbaal de op grond van de verdiensten van elk project gedane voorstellen en haar opmerkingen.
De anonimiteit van de gegadigden wordt gehandhaafd totdat de jury haar advies heeft uitgebracht.
De jury kan de gegadigden uitnodigen de in het proces-verbaal vermelde vragen te beantwoorden, teneinde een project te verduidelijken. Van de daaruit voortvloeiende dialoog wordt een volledig proces-verbaal opgesteld.
4. De aanbestedende dienst neemt vervolgens een besluit waarin de naam en het adres van de geselecteerde gegadigde is vermeld, alsmede de redenen voor deze keuze in het licht van de in de aankondiging van de prijsvraag vermelde criteria, met name wanneer wordt afgeweken van de in het advies van de jury gedane voorstellen.
Artikel 131
Dynamisch aankoopsysteem
(artikel 104 van het Financieel Reglement)
1. Het dynamische aankoopsysteem is een geheel elektronisch proces voor aankopen voor courant gebruik, dat gedurende de gehele looptijd open is voor elk economisch subject dat aan de selectiecriteria voldoet en dat overeenkomstig de eisen van het bestek en de eventuele aanvullende documenten een indicatieve inschrijving heeft ingediend. De indicatieve inschrijvingen kunnen te allen tijde worden verbeterd, op voorwaarde dat zij niet afwijken van het bestek.
2. Voor de instelling van het dynamische aankoopsysteem maken de aanbestedende diensten een aankondiging van de opdracht bekend volgens welke het om een dynamisch aankoopsysteem gaat en die een verwijzing naar het internetadres bevat, waarop het bestek en alle aanvullende documenten vanaf de bekendmaking van de aankondiging tot het vervallen van het systeem vrij, rechtstreeks en volledig kunnen worden geraadpleegd.
Zij verstrekken in het bestek nadere gegevens omtrent onder meer de aard van de overwogen aankopen waarop dit systeem betrekking heeft, alle nodige gegevens betreffende het aankoopsysteem, de gebruikte elektronische apparatuur en de nadere technische bepalingen en specificaties voor de verbinding.
3. De aanbestedende diensten verlenen tijdens de gehele duur van het dynamische aankoopsysteem elk economisch subject de mogelijkheid een indicatieve inschrijving in te dienen, om onder de voorwaarden van lid 1 tot het systeem te worden toegelaten. Zij beëindigen de beoordeling binnen een termijn van maximaal 15 dagen na de indiening van de indicatieve inschrijving. Zij kunnen de beoordelingstermijn echter verlengen, op voorwaarde dat tussentijds geen enkele oproep tot mededinging wordt uitgeschreven.
De aanbestedende dienst deelt de inschrijver diens toelating tot het dynamische aankoopsysteem of de afwijzing van diens inschrijving zo snel mogelijk mee.
4. Voor elke specifieke opdracht wordt een oproep tot mededinging uitgeschreven. Alvorens daartoe over te gaan, maken de aanbestedende diensten een vereenvoudigde aankondiging van de opdracht bekend, waarin alle geïnteresseerde economische subjecten worden uitgenodigd een indicatieve inschrijving in te dienen, binnen een termijn van ten minste 15 dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de vereenvoudigde aankondiging van de opdracht. De aanbestedende diensten doen pas een oproep tot mededinging nadat de beoordeling van alle binnen deze termijn ingediende indicatieve inschrijvingen is beëindigd.
De aanbestedende diensten nodigen vervolgens alle tot het systeem toegelaten inschrijvers uit binnen een redelijke termijn een inschrijving in te dienen. Zij gunnen de opdracht aan de inschrijver die de economisch voordeligste inschrijving heeft ingediend op grond van de gunningscriteria die zijn vermeld in de aankondiging van de opdracht waarbij het dynamische aankoopsysteem wordt ingesteld. In voorkomende gevallen kunnen deze criteria gepreciseerd worden in de uitnodiging tot inschrijving.
5. De looptijd van een dynamisch aankoopsysteem mag niet meer dan vier jaar bedragen, behalve in naar behoren gemotiveerde uitzonderlijke gevallen.
De aanbestedende diensten mogen geen gebruikmaken van dit systeem om de mededinging te hinderen, te beperken of te vervalsen.
Aan de betrokken economische subjecten of de partijen bij het systeem mogen geen administratiekosten in rekening worden gebracht.
Artikel 132
Concurrentiegerichte dialoog
(artikel 104 van het Financieel Reglement)
1. Voor bijzonder complexe opdrachten kan de aanbestedende dienst, voor zover deze van oordeel is dat rechtstreekse toepassing van openbare procedures of van de voorwaarden voor niet-openbare procedures het niet mogelijk maakt de opdracht aan de economisch voordeligste inschrijving te gunnen, gebruikmaken van de in artikel 29 van Richtlijn 2004/18/EG bedoelde concurrentiegerichte dialoog.
Een opdracht wordt als bijzonder complex aangemerkt wanneer de aanbestedende dienst objectief gezien niet in staat is de technische middelen te bepalen waarmee aan zijn behoeften of doel kan worden tegemoetgekomen, of niet in staat is de juridische of financiële voorwaarden van het project te specificeren.
2. De aanbestedende diensten maken een aankondiging van de opdracht bekend waarin zij hun behoeften en eisen vermelden, die door hen in die aankondiging en/of in een beschrijvend document worden omschreven.
3. De aanbestedende diensten openen met de gegadigden die aan de in artikel 146 bedoelde selectiecriteria voldoen, een dialoog met het doel na te gaan en te bepalen welke middelen geschikt zijn om zo goed mogelijk in hun behoeften te voorzien.
Tijdens de dialoog waarborgen de aanbestedende diensten de gelijke behandeling van alle inschrijvers, alsmede de geheimhouding van de voorgestelde oplossingen of van andere door een deelnemer aan de dialoog verstrekte vertrouwelijke inlichtingen, tenzij deze met de verspreiding ervan instemt.
De aanbestedende diensten kunnen bepalen, dat de procedure in opeenvolgende fasen verloopt, zodat het aantal in de dialoogfase te bespreken oplossingen kan worden beperkt aan de hand van de gunningscriteria die in de aankondiging van de opdracht of in het beschrijvende document zijn vermeld, mits deze mogelijkheid in de aankondiging van de opdracht of in het beschrijvende document wordt vermeld.
4. De aanbestedende diensten verzoeken de deelnemers, na hun de beëindiging van de dialoog te hebben meegedeeld, hun definitieve inschrijvingen in te dienen op basis van de tijdens de dialoog voorgestelde en gespecificeerde oplossing of oplossingen. Deze inschrijvingen bevatten alle vereiste en noodzakelijke elementen voor de uitvoering van het project.
Op verzoek van de aanbestedende dienst kunnen deze inschrijvingen worden toegelicht, gepreciseerd en vervolmaakt, zonder dat evenwel de basiselementen van de inschrijving of aanbesteding wezenlijk mogen worden gewijzigd, aangezien zulks de mededinging kan vervalsen of een discriminerend effect kan hebben.
Op verzoek van de aanbestedende dienst kan de inschrijver die als de economisch voordeligste is aangewezen, worden verzocht bepaalde aspecten van zijn inschrijving te verduidelijken of de in de inschrijving vervatte verbintenissen te bevestigen, op voorwaarde dat dit de inhoudelijke aspecten van de inschrijving of van de oproep tot mededinging ongewijzigd laat en niet leidt tot vervalsing van de mededinging of tot discriminatie.
5. De aanbestedende diensten kunnen voorzien in prijzen of betalingen aan de deelnemers aan de dialoog.
Artikel 133
Gezamenlijke aanbesteding
(artikel 104 van het Financieel Reglement)
Bij een gezamenlijke aanbestedingsprocedure tussen een instelling en de aanbestedende diensten van één of meer lidstaten, EVA-staten of kandidaat-lidstaten van de Unie zijn de voor de instelling geldende procedurele bepalingen van toepassing.
Wanneer het aandeel van, of beheerd door, de aanbestedende dienst van een lidstaat in de geraamde totale waarde van het contract gelijk is aan of hoger is dan 50 %, of in naar behoren gemotiveerde gevallen, kan de instelling besluiten, dat de voor de aanbestedende dienst van een lidstaat geldende procedurele bepalingen van toepassing zijn, op voorwaarde dat deze als gelijkwaardig met die van de instelling kunnen worden beschouwd.
De instelling en de aanbestedende dienst van een lidstaat, EVA-staat of kandidaat-lidstaat van de Unie die bij de gezamenlijke aanbestedingsprocedure zijn betrokken, maken met name afspraken over de praktische regelingen voor de evaluatie van de verzoeken tot deelname of de inschrijvingen, de gunning van de opdracht, het recht dat op de opdracht van toepassing is, en de in geval van geschil bevoegde rechter.
Artikel 134
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht
(artikel 104 van het Financieel Reglement)
1. De aanbestedende diensten kunnen in de volgende gevallen gebruikmaken van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht, ongeacht het geraamde bedrag van de opdracht:
a)
wanneer in het kader van een openbare of niet-openbare procedure na de afsluiting van de oorspronkelijke procedure geen of geen geschikte inschrijvingen of deelnemingsverzoeken zijn ingediend, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht die zijn vermeld in de in artikel 138 bedoelde inschrijvingsdocumenten, niet wezenlijk worden gewijzigd;
b)
voor opdrachten waarvan de uitvoering om technische of artistieke redenen of wegens de bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaald economisch subject kan worden toevertrouwd;
c)
voor zover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval dwingende spoed als gevolg van onvoorziene gebeurtenissen die niet aan de aanbestedende dienst te wijten zijn, ertoe noopt dat de in de artikelen 152, 153 en 154 bedoelde termijnen voor de andere procedures niet in acht kunnen worden genomen;
d)
wanneer een opdracht voor diensten voortvloeit uit een prijsvraag en volgens de toepasselijke voorschriften aan de winnaar of aan een van de winnaars van die prijsvraag moet worden gegund. In dit laatste geval worden alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uitgenodigd;
e)
voor aanvullende diensten en werken die niet in het oorspronkelijk voorgenomen project of in de oorspronkelijke overeenkomst waren opgenomen, en die als gevolg van een onvoorziene omstandigheid voor het verlenen van de dienst of de uitvoering van het werk noodzakelijk zijn geworden, onder de in lid 2 bedoelde voorwaarden;
f)
voor nieuwe diensten of werken, bestaande uit de herhaling van soortgelijke diensten of werken, die door dezelfde aanbestedende dienst worden toevertrouwd aan het economische subject waaraan de oorspronkelijke opdracht is gegund, mits deze diensten of werken overeenstemmen met een basisproject dat het voorwerp vormde van de oorspronkelijke opdracht en deze opdracht overeenkomstig de openbare of de niet-openbare procedure is geplaatst, onder de in lid 3 genoemde voorwaarden;
g)
in het geval van opdrachten voor leveringen:
i)
voor aanvullende leveringen die ofwel zijn bestemd voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, ofwel voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer de verandering van leverancier de aanbestedende dienst ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen waarbij een andere techniek wordt toegepast, zodat bij gebruik en onderhoud ervan onverenigbaarheid ontstaat of zich onevenredige technische moeilijkheden voordoen; de looptijd van deze opdrachten mag niet langer zijn dan drie jaar;
ii)
wanneer het producten betreft die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd, met uitsluiting van tests om de commerciële haalbaarheid vast te stellen en van productie in grote hoeveelheden om de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen;
iii)
met betrekking tot op een grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen;
iv)
in het geval van een aankoop tegen bijzonder gunstige voorwaarden, hetzij bij een leverancier die definitief zijn handelsactiviteit staakt, hetzij bij curatoren of vereffenaars van een faillissement, een gerechtelijk akkoord, of een procedure van dezelfde aard naar nationaal recht;
h)
voor onroerendgoedopdrachten, na onderzoek van de plaatselijke markt;
i)
voor opdrachten voor juridische diensten in de zin van de CPV-nomenclatuur, mits dergelijke opdrachten op passende wijze worden bekendgemaakt;
j)
voor opdrachten die de instelling of de door haar gedelegeerde autoriteiten geheim heeft verklaard, of voor opdrachten waarvan de uitvoering overeenkomstig de geldende administratieve bepalingen met bijzondere veiligheidsmaatregelen gepaard moet gaan of wanneer de bescherming van de wezenlijke belangen van de Gemeenschappen of de Unie dit vereist.
2. Voor de in lid 1, onder e), bedoelde aanvullende diensten en werken kunnen de aanbestedende diensten gebruikmaken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht, mits zij worden gegund aan de contractant die deze opdracht uitvoert, in een van de volgende gevallen:
a)
voor zover deze aanvullende contracten uit technisch of economisch oogpunt niet zonder ernstige overlast voor de aanbestedende dienst van het hoofdcontract kunnen worden gescheiden;
b)
wanneer deze opdrachten, hoewel zij van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht kunnen worden gescheiden, voor de vervolmaking ervan strikt noodzakelijk zijn.
De geraamde samengevoegde waarde van de aanvullende opdrachten mag niet hoger zijn dan 50 % van het bedrag van de oorspronkelijke opdracht.
3. In de in lid 1, onder f), van dit artikel bedoelde gevallen wordt de mogelijkheid van een onderhandelingsprocedure gebruik te maken reeds bij de uitschrijving van de aanbesteding van het eerste deel vermeld, en wordt het totale voor het vervolg van de diensten of werken geraamde bedrag voor de berekening van de in artikel 170, lid 1, bedoelde drempelwaarden in aanmerking genomen. Van deze procedure kan slechts zolang de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht loopt en gedurende een periode van drie jaar volgende op de ondertekening ervan worden gebruikgemaakt.
Artikel 135
Onderhandelingsprocedure na voorafgaande aankondiging van een opdracht
(artikel 104 van het Financieel Reglement)
1. De aanbestedende diensten kunnen in de volgende gevallen gebruikmaken van een onderhandelingsprocedure na aankondiging van een opdracht, ongeacht het geraamde bedrag van de opdracht:
a)
indien in antwoord op een van tevoren afgesloten openbare of niet-openbare procedure of concurrentiegerichte dialoog inschrijvingen zijn ingediend die onregelmatig of onaanvaardbaar zijn ten aanzien van met name de selectie- of gunningscriteria, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht, zoals vermeld in de in artikel 138 bedoelde inschrijvingsdocumenten, niet wezenlijk worden gewijzigd, onverminderd de toepassing van lid 2 van dit artikel;
b)
in buitengewone gevallen, wanneer het werken, leveringen of diensten betreft waarvan de aard en de onzekere omstandigheden een vaststelling vooraf van de totale prijs door de inschrijver niet mogelijk maken;
c)
wanneer, met name op het gebied van financiële diensten en intellectuele diensten, wegens de aard van de te verlenen dienst de specificaties voor de opdracht niet nauwkeurig genoeg kunnen worden vastgesteld om de opdracht overeenkomstig de voorschriften inzake de openbare of niet-openbare procedure door de keuze van de beste inschrijving te plaatsen;
d)
voor opdrachten voor werken die uitsluitend worden uitgevoerd ten behoeve van onderzoek, proefneming of ontwikkeling en niet met het doel de haalbaarheid van het project vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen;
e)
voor de in bijlage II B bij Richtlijn 2004/18/EG bedoelde opdrachten voor diensten, behoudens het bepaalde in artikel 134, lid 1, onder i) en j), en lid 2, van de onderhavige verordening;
f)
voor andere opdrachten voor diensten voor onderzoek en ontwikkeling dan die waarvan de voordelen uitsluitend ten goede komen aan de aanbestedende dienst voor het gebruik ervan bij het verrichten van zijn eigen werkzaamheden, mits de verleende dienst volledig door de aanbestedende dienst wordt betaald;
g)
voor opdrachten voor diensten voor de aankoop, ontwikkeling, productie of coproductie van programmamateriaal dat is bestemd voor de uitzending door omroepen en opdrachten voor zendtijd.
2. In de in lid 1, onder a), bedoelde gevallen kunnen de aanbestedende diensten van bekendmaking van een aankondiging van een opdracht afzien, indien zij bij de onderhandelingsprocedure alle inschrijvers, en alleen de inschrijvers, betrekken die aan de selectiecriteria voldoen en die gedurende de voorafgaande procedure inschrijvingen hebben ingediend die aan de formele eisen van de plaatsingsprocedure voldoen.
Artikel 136
Procedure na een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling
(artikel 104 van het Financieel Reglement)
1. Voor opdrachten waarvan de waarde kleiner is dan de in artikel 170, lid 1, bepaalde, kan de aanbestedende dienst, onverminderd het bepaalde in de artikelen 134 en 135, een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling doen met het oog op:
a)
het maken van een voorselectie van gegadigden die zullen worden uitgenodigd in te schrijven bij toekomstige niet-openbare aanbestedingsprocedures;
b)
het samenstellen van een lijst van verkopers die zullen worden uitgenodigd om verzoeken tot deelneming of inschrijvingen in te dienen.
2. De lijst die uit een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voortvloeit, is geldig:
a)
ten hoogste drie jaar, te rekenen vanaf de datum van toezending van de in artikel 124, lid 1, onder a), bedoelde bekendmaking aan het Publicatiebureau, in het in lid 1, onder a), van dit artikel bedoelde geval.
b)
ten hoogste vijf jaar, te rekenen vanaf de datum van toezending van de in artikel 124, lid 1, onder a), bedoelde aankondiging aan het Publicatiebureau, in het in lid 1, onder b), van dit artikel bedoelde geval waarin een lijst van verkopers wordt samengesteld.
De in de eerste alinea bedoelde lijst kan uit deellijsten bestaan.
Belangstellenden kunnen zich op elk tijdstip van de geldigheidsduur van de lijst aanmelden, behalve tijdens de laatste drie maanden.
3. In geval van een opdracht nodigt de aanbestedende dienst alle in de lijst of deellijsten opgenomen gegadigden of verkopers uit om:
a)
een offerte in te dienen in het in lid 1, onder a), bedoelde geval, of
b)
in het geval van de in lid 1, onder b), bedoelde lijst:
i)
offertes in te dienen, vergezeld van documenten betreffende de uitsluitings- en selectiecriteria, of
ii)
documenten over te leggen betreffende de uitsluitings- en selectiecriteria, en in een tweede fase, voor degenen die aan die criteria voldoen, offertes in te dienen.
Artikel 137
Opdrachten van geringe waarde
(artikel 104 van het Financieel Reglement)
1. Voor opdrachten met een geringe waarde van ten hoogste 60 000 EUR mag een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging worden gebruikt waarbij ten minste drie gegadigden worden geraadpleegd.
Indien de aanbestedende dienst na raadpleging van de gegadigden slechts één inschrijving ontvangt, die administratief en technisch geldig is, mag de opdracht worden gegund, mits aan de gunningscriteria wordt voldaan.
2. Voor opdrachten met een zeer geringe waarde van ten hoogste 15 000 EUR volstaat één inschrijving na een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging.
3. Betalingen voor uitgaven van ten hoogste 1 000 EUR kunnen eenvoudig op factuur geschieden, zonder voorafgaande aanvaarding van een inschrijving.
Artikel 138
Inschrijvingsdocumenten
(artikel 105 van het Financieel Reglement)
1. De inschrijvingsdocumenten omvatten ten minste:
a)
de uitnodiging tot inschrijving, tot onderhandeling of tot deelname aan de dialoog bij de in artikel 132 bedoelde procedure;
b)
het bijbehorende bestek of, bij de in artikel 132 bedoelde concurrentiegerichte dialoog, een beschrijvend document dat de behoeften en eisen van de aanbestedende dienst beschrijft, of de vermelding van het internetadres waar deze kunnen worden geraadpleegd;
c)
het ontwerpcontract, gebaseerd op het modelcontract.
Punt c) hierboven geldt niet in gevallen waarin het modelcontract wegens uitzonderlijke en naar behoren gemotiveerde omstandigheden niet kan worden gebruikt.
De inschrijvingsdocumenten bevatten een verwijzing naar de overeenkomstig de artikelen 123 tot en met 126 genomen bekendmakingsmaatregelen.
2. De uitnodiging tot inschrijving, tot onderhandeling of tot deelname aan de dialoog vermeldt ten minste:
a)
de wijze van indiening en presentatie van de inschrijvingen, met name de uiterste datum en de uiterste tijd, de eventuele eis een standaard-antwoordformulier in te vullen, de bij te voegen documenten, waaronder de in artikel 146 bedoelde bewijsstukken inzake de economische, financiële, beroepsmatige en technische geschiktheid, voor zover deze niet in de aankondiging van de opdracht zijn vermeld, alsmede het adres waarnaar zij moeten worden gezonden;
b)
dat het indienen van een inschrijving betekent dat het in lid 1 bedoelde bestek waarnaar zij verwijst, wordt aanvaard en dat deze inschrijving de inschrijver bindt gedurende de uitvoering van het contract, indien dit aan hem wordt gegund;
c)
de geldigheidsduur van de offertes, gedurende welke de inschrijver alle voorwaarden van zijn offerte moet handhaven;
d)
het verbod op elk contact tussen de aanbestedende dienst en de inschrijver gedurende het verloop van de procedure, behalve in uitzonderingsgevallen, onder de voorwaarden van artikel 160, alsmede de precieze bezoekvoorwaarden, indien in een bezoek ter plaatse wordt voorzien;
e)
bij de concurrentiegerichte dialoog, de aanvangsdatum en het adres van de raadpleging.
3. Het bestek vermeldt ten minste:
a)
de uitsluitings- en selectiecriteria voor de opdracht, behalve, bij een concurrentiegerichte dialoog, bij niet-openbare procedures en de in artikel 135 bedoelde onderhandelingsprocedures met voorafgaande aankondiging van een opdracht; in dit geval worden deze criteria uitsluitend vermeld in de aankondiging van de opdracht of in de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling;
b)
de gunningscriteria van de opdracht en het relatieve gewicht ervan of, in voorkomend geval, de dalende volgorde van belangrijkheid van deze criteria, indien deze niet in de aankondiging van de opdracht zijn opgenomen;
c)
de in artikel 139 bedoelde technische specificaties;
d)
de minimumeisen waaraan de varianten moeten voldoen in de in artikel 149, lid 2, bedoelde procedures voor gunning aan de economisch voordeligste inschrijving, indien de aanbestedende dienst in de aankondiging van de opdracht heeft vermeld dat deze varianten zijn toegestaan;
e)
de toepassing van het protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie of, in voorkomend geval, de Verdragen van Wenen inzake diplomatiek verkeer en consulaire betrekkingen;
f)
de wijze waarop het bewijs van toegang tot de markten wordt geleverd, onder de in artikel 172 bedoelde voorwaarden;
g)
bij de in artikel 131 bedoelde dynamische aankoopsystemen, de aard van de overwogen aankopen, alsmede alle gegevens betreffende het aankoopsysteem, de gebruikte elektronische apparatuur en de nadere technische bepalingen en specificaties voor de verbinding.
4. Het modelcontract vermeldt met name:
a)
de forfaitaire schadevergoeding bij niet-naleving van de bepalingen ervan;
b)
de vermeldingen die overeenkomstig artikel 102 op de facturen of de ondersteunende bewijsstukken moeten worden aangebracht;
c)
dat, wanneer de instellingen de aanbestedende diensten zijn, op het contract het recht van de Unie van toepassing is, alsmede, in voorkomend geval, het nationale recht dat partijen zijn overeengekomen;
d)
de in geval van geschil bevoegde rechter.
Voor de toepassing van punt c) van de eerste alinea van dit lid kan in het geval van opdrachten als bedoeld in artikel 121, lid 1, in het modelcontract uitsluitend naar het nationale recht worden verwezen.
5. De aanbestedende diensten kunnen inlichtingen eisen over het gedeelte van de opdracht dat de inschrijver voornemens is uit te besteden en over de identiteit van de onderaannemers. Naast de in artikel 143 bedoelde inlichtingen, kan de aanbestedende dienst ook eisen, dat de gegadigde of inschrijver inlichtingen verstrekt over de in de artikelen 146, 147 en 148 omschreven financiële, economische, technische en operationele geschiktheid van de beoogde onderaannemer, in het bijzonder wanneer de onderaanbesteding een aanzienlijk deel van de opdracht vertegenwoordigt.
Artikel 139
Technische specificaties
(artikel 105 van het Financieel Reglement)
1. De technische specificaties moeten gelijke toegang van de gegadigden en inschrijvers mogelijk maken en mogen geen ongerechtvaardigde belemmeringen van de concurrentie creëren.
Zij stellen de kenmerken vast die een product, dienst, materiaal of werk moet hebben met het oog op het gebruik waarvoor zij door de aanbestedende dienst zijn bestemd.
2. De in lid 1 bedoelde kenmerken omvatten:
a)
de kwaliteitsniveaus;
b)
de milieuprestatie;
c)
waar mogelijk, de toegankelijkheidscriteria voor personen met een handicap of de geschiktheid van het ontwerp voor alle gebruikers;
d)
de conformiteitsbeoordelingsprocedures en -niveaus;
e)
geschiktheid voor gebruik;
f)
de veiligheid of de afmetingen, waaronder begrepen de voor leveringen geldende voorschriften inzake handelsbenaming en gebruiksaanwijzing, en voor alle opdrachten de terminologie, symbolen, proefnemingen en proefnemingsmethoden, verpakking, markering en etikettering, productieprocedures en -methoden;
g)
voor opdrachten voor werken, de kwaliteitsbewakingsprocedures alsmede de voorschriften voor het berekenen en het ontwerpen van het werk, de voorwaarden voor proefnemingen, controle en oplevering van de werken, alsmede de bouwtechnieken of bouwwijzen en alle andere voorwaarden van technische aard die de aanbestedende dienst bij bijzondere dan wel algemene maatregel kan voorschrijven met betrekking tot de voltooide werken en de materialen of bestanddelen waaruit zij zijn samengesteld.
3. De technische specificaties worden als volgt geformuleerd:
a)
hetzij door verwijzing naar Europese normen, Europese technische goedkeuringen, gemeenschappelijke technische specificaties indien zij bestaan, internationale normen of andere door de Europese normalisatie-instellingen opgestelde technische referentiesystemen of, bij ontstentenis daarvan, de nationale equivalenten daarvan. Iedere verwijzing gaat vergezeld van de woorden „of gelijkwaardig”;
b)
hetzij in termen van prestatie-eisen of functionele eisen; deze kunnen milieukenmerken bevatten en moeten voldoende nauwkeurig zijn opdat de inschrijvers het voorwerp van de opdracht kunnen bepalen en de aanbestedende diensten de opdracht kunnen gunnen;
c)
hetzij door een mengvorm van deze twee procedures.
4. Wanneer de aanbestedende diensten van de mogelijkheid gebruikmaken naar de in lid 3, onder a), bedoelde specificaties te verwijzen, kunnen zij een offerte niet afwijzen met als reden dat deze niet beantwoordt aan de genoemde specificaties, indien de inschrijver of gegadigde met elk passend middel tot voldoening van de aanbestedende dienst aantoont dat hij op gelijkwaardige wijze aan de gestelde eisen voldoet.
Een technisch dossier van de fabrikant of een testverslag van een erkende organisatie wordt geacht een passend middel te zijn.
5. Wanneer de aanbestedende diensten van de in lid 3, onder b), bedoelde mogelijkheid gebruikmaken prestaties of functionele eisen voor te schrijven, mogen zij geen offerte afwijzen die beantwoordt aan een nationale norm waarin een Europese norm is omgezet, aan een Europese technische goedkeuring, aan een gemeenschappelijke technische specificatie, aan een internationale norm of aan een door Europese normalisatie-instellingen opgesteld technisch referentiesysteem, indien deze specificaties betrekking hebben op de prestaties of functionele eisen die zij hebben voorgeschreven.
De inschrijver is gehouden tot voldoening van de aanbestedende dienst met elk passend middel aan te tonen, dat zijn inschrijving aan de prestatie-eisen of functionele eisen van de aanbestedende dienst voldoet. Een technisch dossier van de fabrikant of een testverslag van een erkende organisatie wordt geacht een passend middel te zijn.
6. De aanbestedende diensten die milieukenmerken voorschrijven door verwijzing naar prestatie-eisen of functionele eisen, kunnen gebruikmaken van de gedetailleerde specificaties of, zo nodig, van gedeelten daarvan, die zijn vastgesteld door Europese, plurinationale of nationale milieukeuren of door elke andere milieukeur, voor zover aan de volgende voorwaarden is voldaan:
a)
de gebruikte specificaties zijn geschikt voor de omschrijving van de kenmerken van de leveringen of diensten waarop de opdracht betrekking heeft;
b)
de vereisten voor de keur zijn ontwikkeld op grond van wetenschappelijke gegevens;
c)
de milieukeuren zijn aangenomen in een proces waaraan alle betrokkenen, zoals regeringsinstanties, consumenten, fabrikanten, kleinhandel en milieuorganisaties kunnen deelnemen;
d)
de milieukeuren zijn voor alle betrokken partijen toegankelijk en beschikbaar.
7. De aanbestedende diensten kunnen aangeven dat de van een milieukeur voorziene producten of diensten worden geacht te voldoen aan de technische specificaties van het bestek. Zij aanvaarden elk ander passend bewijsmiddel, zoals een technisch dossier van de fabrikant of een testverslag van een erkende organisatie. Voor de toepassing van de leden 4, 5, en 6 is een erkende organisatie een testlaboratorium, een ijklaboratorium of een inspectie- en certificatieorganisatie die aan de toepasselijke Europese normen voldoet.
8. Behalve uitzonderingsgevallen die door het voorwerp van de opdracht naar behoren worden gemotiveerd, mag in deze specificaties geen melding worden gemaakt van een bepaald fabricaat of een bepaalde herkomst of van een volgens bijzondere werkwijzen verkregen fabricaat, noch worden verwezen naar een merk, een octrooi, een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie indien zulks zou leiden tot bevoordeling dan wel uitsluiting van bepaalde producten of economische subjecten.
Indien van het voorwerp van de opdracht geen omschrijving kan worden gegeven die nauwkeurig en begrijpelijk genoeg is, gaat een dergelijke vermelding of verwijzing vergezeld van de woorden „of equivalent”.
Artikel 140
Herziening van de prijzen
(artikel 105 van het Financieel Reglement)
1. In de inschrijvingsdocumenten wordt bepaald of de offerte een vaste prijs moet bevatten die niet voor herziening vatbaar is.
2. Indien dit niet het geval is, wordt in de inschrijvingsdocumenten bepaald volgens welke voorwaarden en formules de prijs tijdens de uitvoering van het contract kan worden herzien. De aanbestedende dienst houdt daarbij met name rekening met:
a)
de aard van de opdracht en de economische conjunctuur waarin hij wordt uitgevoerd;
b)
de aard en de duur van de taken en van het contract;
c)
zijn financiële belangen.
Artikel 141
Onwettige activiteiten die tot uitsluiting leiden
(artikel 106 van het Financieel Reglement)
De in artikel 106, lid 1, onder e), van het Financieel Reglement bedoelde gevallen omvatten alle onwettige activiteiten die de financiële belangen van de Unie schaden, en in het bijzonder de volgende:
a)
fraudegevallen zoals bedoeld in artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, vastgesteld bij akte van de Raad van 26 juli 1995 (12);
b)
corruptiegevallen zoals bedoeld in artikel 3 van de Overeenkomst ter bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten van de Europese Unie betrokken zijn, vastgesteld bij akte van de Raad van 26 mei 1997 (13);
c)
deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, lid 1, van Kaderbesluit 2008/841/JBZ van de Raad (14);
d)
het witwassen van geld als omschreven in artikel 1 van Richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en de Raad (15);
e)
terroristische misdrijven, strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten en uitlokking van, medeplichtigheid aan en poging tot het plegen van dergelijke feiten, als omschreven in de artikelen 1, 3 en 4 van Kaderbesluit 2002/475/JBZ van de Raad (16).
Artikel 142
Toepassing van de uitsluitingscriteria en duur van de uitsluitingen
(artikelen 106, 107, 108 en 109 van het Financieel Reglement)
1. Ter bepaling van de duur van de uitsluiting en ter verzekering van de naleving van het evenredigheidsbeginsel, houdt de verantwoordelijke instelling met name rekening met de ernst van de feiten, onder andere met de gevolgen ervan voor de financiële belangen en de reputatie van de Unie, de tijd die is verstreken, de duur en herhaling van de overtreding, de opzet of mate van nalatigheid van de betrokken entiteit en de door de entiteit genomen maatregelen om de situatie te verhelpen.
Bij de vaststelling van de duur van de uitsluiting biedt de verantwoordelijke instelling de betrokken gegadigde of inschrijver de mogelijkheid zijn standpunten uiteen te zetten.
Wanneer de duur van de uitsluitingstermijn overeenkomstig de toepasselijke wetgeving is vastgesteld door de in artikel 108, leden 2 en 3, van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten of organen, past de Commissie deze duur toe tot de in artikel 106, lid 4, van het Financieel Reglement vastgestelde maximumtermijn. De in artikel 106, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde termijn bedraagt ten hoogste vijf jaar, te rekenen vanaf de volgende data:
a)
vanaf de datum van de in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing in de in artikel 106, lid 1, onder b) en e), van het Financieel Reglement bedoelde gevallen;
b)
vanaf de datum waarop de fout is begaan of, bij voortduring of herhaling van de fout, de datum waarop het gedrag ophoudt in de in artikel 106, lid 1, onder c), van het Financieel Reglement bedoelde gevallen waar de fout verband houdt met een met de betrokken instelling gesloten overeenkomst.
Voor de toepassing van punt b) van de derde alinea begint, als de ernstige beroepsfout is vastgesteld bij een besluit van een overheidsinstantie of een internationale organisatie, de termijn te lopen vanaf de datum van dat besluit.
De duur van de uitsluiting kan tot tien jaar worden verlengd in het geval van recidive binnen vijf jaar na de onder a) en b) van de derde alinea bedoelde data, rekening houdend met lid 1.
2. De gegadigden en inschrijvers worden van procedures inzake overheidsopdrachten en subsidies uitgesloten, zolang zij in een van de in artikel 106, lid 1, onder a) en d), van het Financieel Reglement bedoelde situaties verkeren.
Artikel 143
Bewijsstukken
(artikelen 106 en 107 van het Financieel Reglement)
1. De gegadigden en inschrijvers verstrekken een naar behoren ondertekende en gedateerde verklaring op erewoord, dat zij niet in een van de in de artikelen 106 en 107 van het Financieel Reglement bedoelde situaties verkeren.
Wanneer de aanbestedende dienst in een niet-openbare procedure, een concurrentiegerichte dialoog of een onderhandelingsprocedure na voorafgaande aankondiging van een opdracht het aantal voor onderhandelingen of indiening van een inschrijving uitgenodigde gegadigden beperkt, verstrekken alle gegadigden de in lid 3 bedoelde certificaten.
De aanbestedende dienst mag, overeenkomstig zijn risicobeoordeling, ervan afzien, de in de eerste alinea bedoelde verklaring te verlangen, wanneer het om opdrachten gaat als bedoeld in artikel 137, lid 2. Echter ten aanzien van de in artikel 265, lid 1, artikel 267, lid 1, en artikel 269, lid 1, bedoelde opdrachten, mag de aanbestedende dienst ervan afzien deze verklaring te verlangen, wanneer het om opdrachten gaat met een waarde van minder dan of gelijk aan 20 000 EUR.
2. De inschrijver aan wie de opdracht moet worden gegund, levert binnen een door de aanbestedende dienst vastgestelde termijn en voorafgaand aan de sluiting van het contract, in de volgende gevallen het in lid 3 van dit artikel bedoelde bewijs, dat de in lid 1 bedoelde verklaring bevestigt:
a)
voor opdrachten die door de instellingen voor eigen rekening worden geplaatst, met een waarde gelijk aan of hoger dan de in artikel 170, lid 1, bedoelde drempelwaarden;
b)
voor opdrachten op het gebied van externe acties met een waarde gelijk aan of hoger dan de in artikel 265, lid 1, onder a), artikel 267, lid 1, onder a), of artikel 269, lid 1, onder a), bedoelde drempelwaarden.
Voor opdrachten met een lagere waarde dan de onder a) en b) van de eerste alinea van dit lid bedoelde drempelwaarden, mag de aanbestedende dienst, wanneer hij eraan twijfelt, of de inschrijver aan wie de opdracht moet worden gegund in één van de uitsluitingsgevallen verkeert, van de inschrijver verlangen dat hij het in lid 3 bedoelde bewijs levert.
3. De aanbestedende dienst aanvaardt als voldoende bewijs dat de gegadigde of inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, niet in een van de in artikel 106, lid 1, onder a), b) of e), van het Financieel Reglement beschreven situaties verkeert, een recent uittreksel uit het strafregister of, bij gebreke daarvan, een recent gelijkwaardig document van een gerechtelijke of administratieve autoriteit van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat aan deze eisen is voldaan. De aanbestedende dienst aanvaardt als voldoende bewijs dat de gegadigde of inschrijver niet in een in artikel 106, lid 1, onder a) of d), van het Financieel Reglement genoemd geval verkeert, een recente verklaring van de bevoegde autoriteit van de betrokken staat.
Wanneer het document of de verklaring die zijn genoemd in lid 1 van dit artikel, in het betrokken land niet worden afgegeven en voor andere gevallen van uitsluiting die zijn genoemd in artikel 106 van het Financieel Reglement, kunnen deze worden vervangen door een verklaring onder ede of, bij gebreke daarvan, een plechtige verklaring van de betrokken partij voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde beroepsorganisatie in zijn land van oorsprong of herkomst.
4. Afhankelijk van de nationale wetgeving van het land van vestiging van de inschrijver, hebben de in de leden 1 en 3 bedoelde documenten betrekking op rechtspersonen en/of natuurlijke personen, waaronder begrepen, in gevallen waarin de aanbestedende dienst dit nodig acht, ondernemingshoofden of elke persoon die bij de gegadigde of inschrijver vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid heeft.
5. Wanneer zij eraan twijfelen, of de kandidaten of gegadigden in een van de uitsluitingsgevallen verkeren, mogen de aanbestedende diensten zich tot de in lid 3 bedoelde bevoegde autoriteiten wenden om de door hen noodzakelijk geachte inlichtingen over deze situatie te verkrijgen.
6. De aanbestedende dienst mag een gegadigde of inschrijver vrijstellen van de verplichting de in lid 3 bedoelde bewijsstukken te verstrekken indien deze bewijsstukken reeds in het kader van een andere aanbestedingsprocedure zijn verstrekt, mits de stukken niet langer dan een jaar tevoren zijn afgegeven en nog steeds geldig zijn.
De gegadigde of inschrijver verklaart in dat geval op erewoord, dat de bewijsstukken reeds in een eerdere plaatsingsprocedure zijn verstrekt, en bevestigt dat zich in zijn situatie geen veranderingen hebben voorgedaan.
7. Wanneer de aanbestedende dienst daarom verzoekt, legt de gegadigde of de inschrijver een verklaring op erewoord van de beoogde onderaannemer over, dat deze niet in een van de in de artikelen 106 en 107 van het Financieel Reglement bedoelde situaties verkeert.
In gevallen van twijfel over deze verklaring op erewoord, verlangt de aanbestedende dienst de in de leden 3 en 4 bedoelde bewijsstukken. Lid 5 is in voorkomend geval van toepassing.
Artikel 144
Centrale gegevensbank
(artikel 108 van het Financieel Reglement)
1. De in artikel 108, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde instellingen, uitvoerende agentschappen en organen verstrekken de Commissie volgens een door de Commissie vastgesteld model gegevens over de derden die zich in een van de in de artikelen 106 en 107 en artikel 109, lid 1, onder b), en lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde situatie hebben bevonden, de reden van de uitsluiting en de duur daarvan.
Zij verstrekken eveneens gegevens over personen die bij derden die juridische entiteiten zijn, vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben, indien deze personen zich in een van de in de artikelen 106 en 107 en artikel 109, lid 1, onder b), en lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde situaties bevinden.
De in artikel 108, leden 2 en 3, van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten en organen verstrekken de Commissie volgens een door de Commissie vastgesteld model gegevens ter identificatie van derden die zich in een van de in de artikelen 106, lid 1, onder e), van het Financieel Reglement bedoelde situaties bevinden, wanneer hun gedrag de financiële belangen van de Unie heeft geschaad, en van personen die bij derden die juridische entiteiten zijn, vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben, zoals:
a)
de aard van hun veroordeling, en
b)
in voorkomend geval, de duur van de uitsluiting van deelname aan aanbestedingsprocedures.
2. De in lid 1 bedoelde instellingen, agentschappen, autoriteiten en organen wijzen de personen aan, die gemachtigd zijn de in de gegevensbank opgeslagen gegevens aan de Commissie mee te delen en van haar te ontvangen.
In het geval van de in artikel 108, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde instellingen, agentschappen, autoriteiten en organen delen de aangewezen personen de gegevens zo spoedig mogelijk aan de rekenplichtige van de Commissie mee en verzoeken zij, naar gelang van het geval, om toegang tot, wijziging van of verwijdering van de in de gegevensbank opgeslagen gegevens.
In het geval van de in artikel 108, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten en organen, verstrekt de aangewezen persoon binnen een termijn van drie maanden vanaf de bekendmaking van het desbetreffende vonnis de vereiste gegevens aan de voor het betrokken programma of de betrokken actie bevoegde ordonnateur van de Commissie.
De ordonnateur van de Commissie voert de gegevens in de gegevensbank in, of wijzigt of verwijdert deze. Hij verstrekt, op maandelijkse grondslag, door middel van een beveiligd protocol, gevalideerde, in de gegevensbank opgenomen gegevens aan de aangewezen personen.
3. De in lid 1 bedoelde instellingen, agentschappen, autoriteiten en organen verklaren aan de Commissie, dat de door hen meegedeelde gegevens zijn vastgesteld en doorgegeven overeenkomstig de in Verordening (EG) nr. 45/2001 en Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad (17) neergelegde beginselen inzake de bescherming van persoonsgegevens.
Zij stellen met name alle derden of de in lid 1 bedoelde personen vooraf ervan in kennis dat hun gegevens in de gegevensbank kunnen worden opgenomen en door de Commissie aan de in lid 2 bedoelde aangewezen personen kunnen worden meegedeeld. Zij werken de doorgegeven informatie zo nodig bij, naar aanleiding van rectificaties, schrappingen of wijzigingen van de gegevens.
Eenieder die in de gegevensbank is opgenomen, heeft het recht, door middel van een verzoek aan de rekenplichtige van de Commissie, in kennis te worden gesteld van de opgeslagen gegevens die op hem betrekking hebben.
4. De lidstaten nemen passende maatregelen om de Commissie bij te staan bij een efficiënt beheer van de gegevensbank, in overeenstemming met Richtlijn 95/46/EG.
In de overeenkomsten met de autoriteiten van derde landen en met alle in artikel 108, leden 2 en 3, van het Financieel Reglement bedoelde organen, worden passende regelingen opgenomen ter verzekering van de naleving van deze bepalingen en van de beginselen inzake de bescherming van persoonsgegevens.
Artikel 145
Administratieve en financiële sancties
(artikelen 109 en 131 van het Financieel Reglement)
1. Onverminderd de toepassing van contractuele sancties kunnen gegadigden, inschrijvers of contractanten die valse verklaringen hebben afgelegd, substantiële fouten, onregelmatigheden of fraude hebben begaan, of ernstig in gebreke zijn gebleven wegens niet-nakoming van hun contractuele verplichtingen, worden uitgesloten van alle uit hoofde van de EU-begroting gefinancierde opdrachten en subsidies gedurende maximaal vijf jaar vanaf de vaststelling van de na een contradictoire dialoog met de gegadigde, inschrijver of contractant bevestigde overtreding.
Deze termijn kan worden verlengd tot tien jaar in geval van recidive binnen vijf jaar na de in de eerste alinea bedoelde datum.
2. Inschrijvers of gegadigden die zich schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen of die zware fouten hebben begaan of onregelmatigheden of fraude hebben gepleegd, kunnen ook worden bestraft met financiële sancties van 2 % tot 10 % van het totale geraamde bedrag van de te gunnen opdracht.
De contractanten die ernstig in gebreke zijn gebleven wegens niet-nakoming van hun contractuele verplichtingen, kunnen worden bestraft met financiële sancties van 2 % tot 10 % van de totale waarde van het betrokken contract.
De financiële sancties kunnen tot 4 % tot 20 % worden verhoogd in geval van recidive binnen vijf jaar na de in lid 1, eerste alinea, bedoelde datum.
3. De instelling houdt bij de vaststelling van de administratieve of financiële sancties met name rekening met de in artikel 142, lid 1, bedoelde elementen.
Artikel 146
Selectiecriteria
(artikel 110, lid 1, van het Financieel Reglement)
1. De aanbestedende diensten stellen duidelijke en niet-discriminerende selectiecriteria vast.
2. De selectiecriteria worden in elke procedure tot het plaatsen van overheidsopdrachten toegepast om de financiële, de economische, de technische en de beroepsmatige geschiktheid van de gegadigde of inschrijver te beoordelen.
De aanbestedende dienst kan minimumgeschiktheidsniveaus vaststellen, waaronder de gegadigden niet kunnen worden geselecteerd.
3. Elke inschrijver of gegadigde kan worden verzocht te bewijzen dat hij naar nationaal recht het recht heeft het voorwerp van de opdracht te produceren: inschrijving in het handels- of beroepsregister, verklaring onder ede, attest, lidmaatschap van een bijzondere organisatie, uitdrukkelijke vergunning, inschrijving in het register van de belasting over de toegevoegde waarde (hierna „btw” genoemd).
4. De aanbestedende diensten vermelden in het aanbestedingsbericht, de oproep tot indiening van voorstellen of de uitnodiging tot inschrijving de basiskenmerken die zijn gekozen als bewijs van het statuut en de rechtsbevoegdheid van de inschrijvers of gegadigden.
5. De door de aanbestedende dienst gevraagde gegevens ten bewijze van de financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid van de gegadigde of de inschrijver en de overeenkomstig lid 2 geëiste minimumgeschiktheidsniveaus hebben alleen betrekking op het voorwerp van de opdracht en houden rekening met de rechtmatige belangen van de economische subjecten met betrekking tot met name de bescherming van fabrieks- en bedrijfsgeheimen.
6. De aanbestedende dienst mag, wanneer zijn risicobeoordeling dit toelaat, in de volgende gevallen beslissen geen bewijs te verlangen van de financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid van gegadigden of inschrijvers:
a)
bij opdrachten van ten hoogste de in artikel 137, lid 1, bedoelde waarde die door de instellingen voor eigen rekening worden geplaatst;
b)
bij opdrachten in het kader van externe maatregelen met een waarde onder de in artikel 265, lid 1, onder a), artikel 267, lid 1, onder a), of artikel 269, lid 1, onder a), genoemde drempelwaarden.
Wanneer de aanbestedende dienst beslist geen bewijs van de financiële, de economische, de technische en de beroepsmatige geschiktheid van de gegadigden of inschrijvers te verlangen, wordt geen voorfinanciering verricht, tenzij een financiële zekerheid voor hetzelfde bedrag wordt gesteld.
Artikel 147
Economische en financiële geschiktheid
(artikel 110, lid 1, van het Financieel Reglement)
1. Het bewijs van de financiële en economische geschiktheid kan met name worden geleverd door één of meer van de volgende documenten:
a)
passende bankverklaringen of, in voorkomend geval, het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico’s;
b)
financiële staten van ten hoogste de laatste drie afgesloten boekjaren;
c)
een verklaring over de totale omzet en de omzet voor de werken, leveringen of diensten waarop de opdracht betrekking heeft, gerealiseerd in een periode die ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren mag omvatten.
2. De aanbestedende dienst mag een gegadigde of inschrijver vrijstellen van de verplichting de in lid 1 bedoelde bewijsstukken te verstrekken indien deze bewijsstukken reeds in het kader van een andere aanbestedingsprocedure zijn verstrekt en nog steeds aan lid 1 voldoen.
Wanneer de inschrijver of gegadigde om een uitzonderlijke, door de aanbestedende dienst gegrond geachte reden de gevraagde referenties niet kan leveren, mag hij zijn economische en financiële geschiktheid bewijzen met elk ander middel dat de aanbestedende dienst geschikt acht.
3. Een economisch subject kan zich in voorkomend geval en voor een bepaalde opdracht beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die entiteiten. In dat geval moet het economisch subject tegenover de aanbestedende dienst aantonen dat hij over de nodige middelen voor de uitvoering van de opdracht beschikt, bijvoorbeeld door overlegging van een verbintenis van deze entiteiten om deze middelen ter beschikking te stellen.
De aanbestedende dienst kan eisen dat het economisch subject en de in de eerste alinea bedoelde entiteiten gezamenlijk instaan voor de uitvoering van de opdracht.
Onder dezelfde voorwaarden kan een in artikel 121, lid 5, bedoelde combinatie van economische subjecten zich op de geschiktheid van de deelnemers aan de combinatie of van andere entiteiten beroepen.
Artikel 148
Technische en beroepsbekwaamheid
(artikel 110, lid 1, van het Financieel Reglement)
1. De technische en beroepsmatige geschiktheid van de economische subjecten wordt overeenkomstig de leden 2 en 3 beoordeeld en geverifieerd. In de procedures voor het plaatsen van opdrachten voor leveringen waarvoor plaatsings- of installatiewerkzaamheden nodig zijn, het verlenen van diensten en/of de uitvoering van werken, wordt deze geschiktheid beoordeeld op basis van met name hun kennis, bekwaamheid, ervaring en betrouwbaarheid.
2. De technische en beroepsmatige geschiktheid kan naar gelang van de aard, de hoeveelheid of omvang en het gebruik van de te verrichten werken, leveringen of diensten, met één of meer van de volgende documenten worden bewezen:
a)
studie- en beroepsdiploma’s van de dienstverlener of aannemer van werken en/of het hogere personeel van de onderneming en in het bijzonder van de personen die met de dienst of de werken zijn belast;
b)
een lijst:
i)
van de voornaamste diensten en leveringen die in de afgelopen drie jaar zijn uitgevoerd, onder vermelding van bedrag, datum en publiek- of privaatrechtelijke afnemer;
ii)
van de werken die in de laatste vijf jaren zijn uitgevoerd, met vermelding van bedrag, datum en plaats;
c)
een beschrijving van de voor de uitvoering van een opdracht voor diensten of werken gebruikte technische uitrusting en voorzieningen;
d)
een beschrijving van de technische uitrusting en de maatregelen die worden genomen om de kwaliteit van de leveringen en diensten te waarborgen, alsmede van de studie- en onderzoekmiddelen van de onderneming;
e)
een lijst van de technici of technische diensten, ook als deze niet tot de onderneming behoren, vooral als zij verantwoordelijk zijn voor de kwaliteitscontrole;
f)
in geval van leveringen: monsters, beschrijvingen, authentieke foto’s, verklaringen van als bevoegd erkende officiële instellingen of diensten voor kwaliteitscontrole waarin wordt bevestigd dat de producten in overeenstemming zijn met de geldende specificaties of normen;
g)
een verklaring betreffende het gemiddelde jaarlijkse personeelsbestand van de dienstverlener of aannemer van werken en de omvang van het kaderpersoneel in de laatste drie jaren;
h)
de opgave van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener eventueel in onderaanneming wil geven;
i)
voor overheidsopdrachten voor het uitvoeren van werken of het verlenen van diensten, en uitsluitend in passende gevallen, de vermelding van de maatregelen inzake milieubeheer die het economische subject bij de uitvoering van de opdracht kan toepassen.
Wanneer de in de eerste alinea, onder b), i), bedoelde instantie waarvoor de diensten en leveringen bestemd waren een aanbestedende dienst is, wordt het bewijs geleverd door verklaringen die door de bevoegde autoriteit zijn afgegeven of medeondertekend.
Voor de toepassing van punt b), ii), van de eerste alinea wordt de lijst van de belangrijkste werken gestaafd door verklaringen inzake de goede uitvoering waarin is aangegeven of de werken vakkundig zijn uitgevoerd en tot een goed einde zijn gebracht.
3. Indien de te leveren diensten of producten van complexe aard zijn of, in uitzonderlijke gevallen, geschikt moeten zijn voor een bijzonder doel, kan de technische en beroepsmatige geschiktheid worden aangetoond door middel van een controle door de aanbestedende dienst of, namens deze, door een bevoegd officieel orgaan van het land waar de dienstverlener of leverancier gevestigd is, onder voorbehoud van de instemming van dat orgaan. Deze controle heeft betrekking op de technische geschiktheid van de dienstverlener en de productiemogelijkheden van de leverancier en, indien nodig, de studie- en onderzoekmiddelen waarover zij beschikken, alsmede de maatregelen die zij nemen om de kwaliteit te controleren.
4. Wanneer de aanbestedende diensten de overlegging verlangen van door onafhankelijke instanties opgestelde verklaringen volgens welke het economische subject aan bepaalde kwaliteitsnormen voldoet, verwijzen zij naar kwaliteitsbewakingsregelingen die op de Europese normenreeksen ter zake zijn gebaseerd en die zijn gecertificeerd door geaccrediteerde instanties. Zij aanvaarden echter eveneens andere bewijzen van gelijkwaardige maatregelen inzake kwaliteitsbewaking van ondernemers die niet voor dergelijke verklaringen in aanmerking komen of die deze verklaringen niet binnen de gestelde termijnen kunnen verkrijgen.
5. Wanneer aanbestedende diensten de overlegging eisen van een door een onafhankelijke instantie opgestelde verklaring dat de ondernemer voldoet aan bepaalde regelingen of normen inzake milieubeheer, verwijzen zij naar het milieubeheer- en milieuauditsysteem van de Europese Unie of enig ander milieubeheersysteem als erkend overeenkomstig artikel 45 van Verordening (EG) nr. 1221/2009 van het Europees Parlement en de Raad (18) of andere normen inzake milieubeheer op basis van de toepasselijke Europese of internationale normen die door geaccrediteerde instanties zijn gecertificeerd. Zij erkennen gelijkwaardige certificaten van in andere lidstaten gevestigde instellingen. Zij aanvaarden tevens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van milieubeheer die de ondernemers overleggen.
6. Een economisch subject kan zich in voorkomend geval en voor een bepaalde opdracht beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die entiteiten. In dat geval moet het economisch subject tegenover de aanbestedende dienst aantonen dat hij over de nodige middelen voor de uitvoering van de opdracht beschikt, bijvoorbeeld door overlegging van een verbintenis van deze entiteiten om deze middelen ter beschikking te stellen.
Onder dezelfde voorwaarden kan een in artikel 121, lid 5, bedoelde combinatie van economische subjecten zich op de geschiktheid van de deelnemers aan de combinatie of van andere entiteiten beroepen.
7. In het geval van opdrachten voor werken, diensten en plaatsings- en installatiewerkzaamheden in het kader van een opdracht voor diensten, kunnen aanbestedende diensten eisen dat bepaalde kritieke taken rechtstreeks door de inschrijver zelf worden verricht, of wanneer een inschrijving door een combinatie van ondernemers als bedoeld in artikel 121, lid 6, is ingediend, door een deelnemer aan de combinatie.
8. Aanbestedende diensten kunnen besluiten dat economische subjecten de opdracht niet volgens een passende kwaliteitsnorm kunnen uitvoeren wanneer zij hebben vastgesteld dat er sprake is van belangenconflicten die de uitvoering van de opdracht negatief kunnen beïnvloeden.
Artikel 149
Wijze van gunning en gunningscriteria
(artikel 110, lid 2, van het Financieel Reglement)
1. Onverminderd artikel 107 van het Financieel Reglement, worden opdrachten op een van de volgende twee manieren gegund:
a)
bij aanbesteding, in welk geval de opdracht wordt gegund aan degene die onder de deugdelijke en overeenkomstig de vraag ingediende inschrijvingen het laagste bod doet;
b)
door gunning aan de economisch voordeligste inschrijving.
2. Om te beoordelen welke inschrijving de economisch voordeligste is, houdt de aanbestedende dienst rekening met de voorgestelde prijs en andere op grond van het voorwerp van de opdracht gerechtvaardigde criteria zoals technische waarde, esthetisch en functioneel karakter, milieukenmerken, gebruikskosten, rentabiliteit, uitvoerings- of leveringstermijn, klantenservice en technische bijstand. De aanbestedende dienst kan minimumkwaliteitseisen stellen. Inschrijvingen die daaraan niet voldoen, worden afgewezen.
3. De aanbestedende dienst vermeldt in de aankondiging van de opdracht of het bestek of het beschrijvende document het relatieve gewicht dat hij toekent aan elk van de gekozen criteria voor de bepaling van de economisch voordeligste inschrijving. Dit gewicht kan worden uitgedrukt in een marge met een passend verschil tussen minimum en maximum.
Het relatieve gewicht van het prijscriterium ten opzichte van de andere criteria mag niet leiden tot neutralisatie van het prijscriterium bij de keuze van degene aan wie de opdracht wordt gegund, onverminderd de door de instelling vastgestelde tabellen voor de vergoeding van bepaalde diensten, zoals die welke door deskundigen op het gebied van evaluatie worden verleend.
Indien in uitzonderlijke gevallen weging technisch niet mogelijk is, met name wegens het voorwerp van de opdracht, geeft de aanbestedende dienst alleen een afnemende volgorde van het belang van die criteria aan.
Artikel 150
Gebruik van elektronische veilingen
(artikel 110, lid 2, van het Financieel Reglement)
1. De aanbestedende diensten kunnen elektronische veilingen gebruiken waarin nieuwe, verlaagde prijzen, en/of nieuwe waarden voor bepaalde elementen van de inschrijvingen worden voorgesteld.
Voor de toepassing van de eerste alinea gebruiken aanbestedende diensten een zich herhalend elektronisch proces (elektronische veiling) dat plaatsvindt na de eerste volledige beoordeling van de inschrijvingen en dat hun klassering op basis van automatische beoordelingsmethoden mogelijk maakt.
2. Bij openbare procedures, niet-openbare procedures en procedures van gunning door onderhandelingen en in het geval bedoeld in artikel 135, lid 1, onder a), kunnen de aanbestedende diensten beslissen dat de gunning van de overheidsopdracht zal worden voorafgegaan door een elektronische veiling, wanneer de nauwkeurige specificaties voor de inschrijving kunnen worden opgesteld.
Onder dezelfde voorwaarden kan een elektronische veiling worden gebruikt bij het opnieuw tot mededinging oproepen van de partijen bij een in artikel 122, lid 3, onder b), bedoeld raamcontract alsmede bij de oproep tot mededinging voor opdrachten die worden gegund in het kader van het in artikel 131 bedoelde dynamische aankoopsysteem.
De elektronische veiling heeft betrekking op hetzij alleen de prijzen, wanneer de opdracht op basis van de laagste prijs wordt gegund, hetzij de prijzen en/of de waarden van de in het bestek vermelde elementen van de inschrijvingen, wanneer de opdracht wordt gegund op basis van de economisch voordeligste inschrijving.
3. De aanbestedende diensten die beslissen van een elektronische veiling gebruik te maken, maken daarvan in de aankondiging van de opdracht melding.
Het bestek bevat onder andere de volgende gegevens:
a)
de elementen waarvan de waarden vallen onder de elektronische veiling, voor zover deze elementen kwantificeerbaar zijn zodat zij kunnen worden uitgedrukt in cijfers of procenten;
b)
de eventuele limieten van de waarden die kunnen worden ingediend, zoals deze voortvloeien uit de specificaties betreffende het voorwerp van de opdracht;
c)
de informatie die in de elektronische veiling ter beschikking van de inschrijvers zal worden gesteld en het tijdstip waarop die informatie in voorkomend geval ter beschikking wordt gesteld;
d)
relevante informatie betreffende het verloop van de elektronische veiling;
e)
de voorwaarden waaronder de inschrijvers een bod kunnen doen en met name de minimumverschillen die in voorkomend geval voor de biedingen vereist zijn;
f)
relevante informatie betreffende de gebruikte elektronische uitrusting en de nadere technische bepalingen en specificaties voor de verbinding.
4. Alvorens tot de elektronische veiling over te gaan, verrichten de aanbestedende diensten een eerste volledige beoordeling van de inschrijvingen aan de hand van de vastgestelde gunningscriteria en de weging daarvan.
Alle inschrijvers die een aan de eisen beantwoordende inschrijving hebben gedaan, worden tegelijkertijd langs elektronische weg uitgenodigd nieuwe prijzen en/of nieuwe waarden in te dienen; het verzoek bevat alle relevante informatie voor de individuele verbinding met het gebruikte elektronische systeem en preciseert de datum en het aanvangsuur van de elektronische veiling. De elektronische veiling kan in een aantal opeenvolgende fasen verlopen. De elektronische veiling kan op zijn vroegst twee werkdagen na de datum van verzending van de uitnodigingen beginnen.
5. Wanneer voor de gunning het criterium van de economisch voordeligste inschrijving wordt gehanteerd, gaat de uitnodiging vergezeld van het resultaat van de volledige beoordeling van de inschrijving van de betrokken inschrijver, die wordt uitgevoerd overeenkomstig de in artikel 149, lid 3, eerste alinea, bepaalde wegingscriteria.
De uitnodiging vermeldt eveneens de wiskundige formule die tijdens de elektronische veiling zal worden gebruikt om de automatische herklasseringen te bepalen op basis van de ingediende nieuwe prijzen en/of nieuwe waarden. In deze formule is het relatieve gewicht verwerkt dat aan alle vastgestelde criteria is toegekend om de economisch voordeligste inschrijving te bepalen, zoals dat in de aankondiging van de opdracht of het bestek is aangegeven. Daartoe moeten eventuele marges vooraf in een bepaalde waarde worden uitgedrukt.
Wanneer varianten zijn toegestaan, moeten voor elke variant afzonderlijke formules worden verstrekt.
6. Tijdens elke fase van de elektronische veiling delen de aanbestedende diensten ogenblikkelijk aan alle inschrijvers ten minste de informatie mee die de inschrijvers de mogelijkheid biedt op elk moment hun respectieve klassering te kennen. De aanbestedende diensten kunnen ook andere informatie betreffende andere ingediende prijzen of andere waarden meedelen indien dat in het bestek is vermeld. Zij kunnen voorts op ieder ogenblik meedelen hoeveel inschrijvers aan de fase van de veiling deelnemen. Zij mogen echter hoe dan ook in geen enkele fase van de elektronische veiling de identiteit van de inschrijvers bekendmaken.
7. De aanbestedende diensten sluiten de elektronische veiling op één of meer van de onderstaande wijzen af:
a)
zij geven in de uitnodiging tot deelneming aan de veiling een vooraf vastgestelde datum en een vooraf vastgesteld tijdstip voor de sluiting aan;
b)
wanneer zij geen nieuwe prijzen meer ontvangen die beantwoorden aan de vereisten betreffende de minimumverschillen;
c)
wanneer alle fasen van de veiling die in de uitnodiging tot deelneming aan de veiling zijn vermeld, afgehandeld zijn.
Voor de toepassing van punt b) van de eerste alinea preciseren de aanbestedende diensten in de uitnodiging tot deelneming aan de veiling de termijn die zij na ontvangst van de laatste aanbieding in acht zullen nemen alvorens de veiling af te sluiten.
Wanneer de aanbestedende diensten hebben besloten de elektronische veiling overeenkomstig punt c) van de eerste alinea af te sluiten, in voorkomend geval in combinatie met de in punt b) van de eerste alinea bepaalde regelingen, vermeldt de uitnodiging tot deelneming aan de veiling het tijdschema voor elk van de fasen van de veiling.
8. Na de afsluiting van de elektronische veiling gunnen de aanbestedende diensten de opdracht overeenkomstig artikel 149 op basis van de resultaten van de elektronische veiling.
De aanbestedende diensten mogen geen misbruik maken van de methode van de elektronische veiling, noch mogen zij de methode gebruiken om de mededinging te beletten, te beperken of te vervalsen of om wijzigingen aan te brengen in het voorwerp van de opdracht zoals dat in de aankondiging van de opdracht is omschreven en in het bestek is vastgelegd.
Artikel 151
Abnormaal lage offertes
(artikel 110, lid 2, van het Financieel Reglement)
1. Wanneer voor een bepaalde opdracht abnormaal lage offertes worden ingediend, vraagt de aanbestedende dienst voordat hij deze offertes alleen om deze reden afwijst schriftelijk om de door hem dienstig geachte preciseringen over de samenstelling van de offerte en onderzoekt hij deze op contradictoire wijze aan de hand van de ontvangen toelichtingen. Deze preciseringen kunnen met name betrekking hebben op de naleving van de bepalingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de opdracht wordt uitgevoerd.
De aanbestedende dienst kan met name toelichtingen in aanmerking nemen die verband houden met:
a)
de opzet van het fabricageprocedé, de dienstverrichting of de bouwmethode;
b)
de gekozen technische oplossingen of de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver kan profiteren;
c)
de originaliteit van de offerte van de inschrijver.
2. Indien de aanbestedende dienst vaststelt dat een abnormaal lage offerte het gevolg is van staatssteun, kan hij de offerte om deze reden alleen verwerpen wanneer de inschrijver niet binnen een redelijke, door de aanbestedende dienst vastgestelde termijn kan bewijzen dat de steun definitief is toegekend volgens de in de regelgeving van de Unie inzake staatssteun vastgelegde procedures en besluiten.
Artikel 152
Termijnen voor ontvangst van offertes en deelnemingsverzoeken
(artikel 111, lid 1, van het Financieel Reglement)
1. De aanbestedende diensten stellen voor de ontvangst van de offertes en de deelnemingsverzoeken onherroepelijke termijnen in kalenderdagen vast. De termijnen zijn lang genoeg opdat de belangstellenden over een redelijke en passende tijd beschikken om hun offerte voor te bereiden en in te dienen, onder meer rekening gehouden met de complexiteit van de opdracht of de behoefte aan een inspectiebezoek of aan een raadpleging ter plaatse van de aan het bestek gehechte documenten.
2. Bij openbare procedures voor opdrachten met een waarde gelijk aan of hoger dan de in artikel 170, lid 1, bedoelde drempelwaarden bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de inschrijvingen 52 dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van de aankondiging van de opdracht.
3. Bij niet-openbare procedures, in de in artikel 132 bedoelde gevallen waarin gebruik wordt gemaakt van de concurrentiegerichte dialoog, en in onderhandelingsprocedures met aankondiging van de opdracht voor opdrachten met een waarde gelijk aan of hoger dan de in artikel 170, lid 1, vermelde drempelwaarden, bedraagt de termijn voor de ontvangst van de deelnemingsverzoeken ten minste 37 dagen, te rekenen vanaf de dag van verzending van de aankondiging van de opdracht.
Bij niet-openbare procedures voor opdrachten met een waarde gelijk aan of hoger dan de in artikel 170, lid 1, vastgestelde drempelwaarden bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de inschrijvingen 40 dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van de uitnodiging tot inschrijving.
Bij de in artikel 136, lid 1, bedoelde niet-openbare procedures na een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling bedraagt de minimumtermijn:
a)
21 dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van de uitnodiging tot inschrijving voor de ontvangst van offertes bij de procedure als bedoeld in artikel 136, lid 1, onder a), en in artikel 136, lid 3, onder b), i);
b)
10 dagen voor de ontvangst van deelnemingsverzoeken en 21 dagen voor de ontvangst van offertes bij de procedure in twee fasen als bedoeld in artikel 136, lid 3, onder b), ii).
4. Wanneer de aanbestedende diensten overeenkomstig artikel 123, lid 2, een vooraankondiging ter bekendmaking hebben verzonden of zelf door middel van hun kopersprofiel een voorafgaande aankondiging hebben bekendgemaakt voor opdrachten boven de drempelwaarden van artikel 170, lid 1, kan de minimumtermijn voor de ontvangst van de inschrijvingen in de regel worden verkort tot 36 dagen en bedraagt hij in geen geval minder dan 22 dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van de aankondiging van de opdracht of de uitnodiging tot inschrijving.
De in de eerste alinea bedoelde termijn kan slechts worden verkort wanneer de voorafgaande aankondiging aan de volgende voorwaarden voldoet:
a)
zij bevat alle inlichtingen die op grond van de aankondiging van de opdracht vereist zijn, voor zover deze inlichtingen op het moment van bekendmaking beschikbaar zijn;
b)
zij is ten minste 52 dagen en ten hoogste twaalf maanden vóór de verzending van de aankondiging van de opdracht, ter bekendmaking verzonden.
5. De termijnen voor de ontvangst van inschrijvingen kunnen met vijf dagen worden verkort indien er vanaf de datum van de bekendmaking van de aankondiging of de uitnodiging tot inschrijving langs elektronische weg rechtstreekse en volledige toegang is tot de inschrijvingsdocumenten.
Artikel 153
Termijnen voor toegang tot de inschrijvingsdocumenten
(artikel 111, lid 1, van het Financieel Reglement)
1. Voorzover zij tijdig vóór de uiterste datum voor de indiening van de inschrijvingen zijn aangevraagd, worden de bestekken of beschrijvende documenten in de in artikel 132 bedoelde procedure en de aanvullende stukken binnen vijf werkdagen na ontvangst van de aanvraag toegezonden aan alle economische subjecten die een bestek hebben aangevraagd of die blijk hebben gegeven van belangstelling om een dialoog aan te gaan of in te schrijven, behoudens het bepaalde in lid 4. De aanbestedende diensten zijn niet verplicht aanvragen in te willigen die minder dan vijf werkdagen voor de uiterste datum voor de indiening van de inschrijvingen zijn ingediend.
2. Voorzover daarom tijdig vóór de uiterste datum voor de indiening van de inschrijvingen is verzocht, worden nadere inlichtingen over de bestekken, beschrijvende documenten of aanvullende stukken tegelijkertijd en uiterlijk zes kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de inschrijvingen meegedeeld aan alle economische subjecten die een bestek hebben aangevraagd of die blijk hebben gegeven van belangstelling om een dialoog aan te gaan of in te schrijven of, voor de verzoeken om inlichtingen die minder dan acht kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de inschrijvingen zijn ontvangen, zo snel mogelijk na de ontvangst van het verzoek. Aanbestedende diensten zijn niet verplicht te antwoorden op verzoeken om aanvullende inlichtingen die minder dan vijf werkdagen vóór de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen zijn ingediend.
3. Indien, om welke redenen dan ook, het bestek en de aanvullende stukken of nadere inlichtingen niet binnen de in de leden 1 en 2 van dit artikel gestelde termijn kunnen worden verstrekt of indien de inschrijvingen slechts na een inspectiebezoek of na inzage ter plaatse van de bij het bestek behorende stukken kunnen worden gedaan, worden de in artikel 152 bedoelde termijnen voor de ontvangst van de inschrijvingen verlengd opdat alle economische subjecten kennis kunnen nemen van alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van de inschrijvingen. Deze verlenging wordt op passende wijze bekendgemaakt overeenkomstig de artikelen 123 tot en met 126.
4. Indien bij een openbare procedure, waaronder begrepen het in artikel 131 bedoelde dynamische aankoopsysteem, alle inschrijvingsdocumenten en aanvullende documenten vrij, in hun geheel en rechtstreeks langs elektronische weg toegankelijk zijn, is lid 1 van dit artikel niet van toepassing. In de in artikel 123, lid 3, bedoelde aankondiging van de opdracht wordt dan het adres van de internetsite vermeld waarop deze documenten kunnen worden geraadpleegd.
Artikel 154
Termijnen in dringende gevallen
(artikel 111, lid 1, van het Financieel Reglement)
1. Wanneer het om naar behoren gemotiveerde dringende redenen onmogelijk is de in artikel 152, lid 3, bedoelde minimumtermijnen in acht te nemen voor niet-openbare procedures en onderhandelingsprocedures met bekendmaking van een aankondiging van de opdracht, kunnen de aanbestedende diensten de volgende termijnen in kalenderdagen vaststellen:
a)
voor de ontvangst van de deelnemingsverzoeken, een termijn die niet minder mag bedragen dan 15 dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van het aanbestedingsbericht of 10 dagen indien het bericht langs elektronische weg aan het Publicatiebureau wordt toegezonden;
b)
voor de ontvangst van de inschrijvingen, een termijn die niet minder mag bedragen dan 10 dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van de uitnodiging tot inschrijving.
2. Bij niet-openbare procedures en versnelde onderhandelingsprocedures worden nadere inlichtingen over de bestekken, voor zover daarom tijdig is verzocht, uiterlijk vier kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de inschrijvingen aan alle gegadigden of inschrijvers medegedeeld.
Artikel 155
Wijze van mededeling
(artikel 111, lid 1, van het Financieel Reglement)
1. De voorwaarden voor de indiening van de inschrijvingen en de deelnemingsverzoeken worden bepaald door de aanbestedende dienst, die voor één uitsluitend communicatiemiddel kan kiezen. De inschrijvingen en de deelnemingsverzoeken kunnen bij brief of langs elektronische weg worden ingediend. Verzoeken tot deelneming kunnen ook per fax worden ingediend.
De gekozen communicatiemiddelen moeten algemeen beschikbaar zijn en mogen de toegang van de economische subjecten tot de opdracht niet beperken.
Het gekozen communicatiemiddel dient te waarborgen dat aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
a)
elke aanvraag bevat alle nodige gegevens voor de beoordeling ervan;
b)
de integriteit van de gegevens blijft behouden;
c)
de vertrouwelijkheid van de inschrijvingen en deelnemingsverzoeken blijft behouden en de aanbestedende dienst neemt pas na het verstrijken van de termijn voor de indiening kennis van deze inschrijvingen en deelnemingsverzoeken;
d)
de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 wordt gewaarborgd.
Wanneer dat nodig is om over een wettig bewijs te beschikken, kunnen de aanbestedende diensten eisen dat de per fax verzonden deelnemingsverzoeken zo spoedig mogelijk, en in ieder geval binnen de in artikel 152 bedoelde uiterste datum, bij brief of langs elektronische weg worden bevestigd.
2. Wanneer de aanbestedende dienst de indiening van de inschrijvingen en de deelnemingsverzoeken langs elektronische weg toestaat, moeten de te gebruiken middelen en de technische kenmerken daarvan niet-discriminerend en algemeen voor het publiek beschikbaar zijn en in combinatie met algemeen gebruikte informatie- en communicatietechnologieproducten kunnen functioneren, en mogen zij de toegang van economische subjecten tot de opdracht niet beperken.
3. Behalve voor opdrachten van een lager bedrag dan de in artikel 170, lid 1, vastgestelde drempelwaarde, moeten de middelen voor de elektronische ontvangst van de inschrijvingen en de deelnemingsverzoeken door middel van technische oplossingen en adequate procedures de volgende waarborgen bieden:
a)
het economisch subject kan met zekerheid worden geauthentificeerd;
b)
het tijdstip en de datum van ontvangst van de inschrijvingen en de verzoeken tot deelneming kunnen exact worden vastgesteld;
c)
er kan redelijkerwijs voor worden gezorgd dat niemand vóór het verstrijken van de vastgestelde termijnen toegang krijgt tot op grond van de onderhavige voorschriften verstrekte gegevens;
d)
in geval van een inbreuk op dit toegangsverbod kan redelijkerwijs worden verzekerd dat de inbreuk gemakkelijk kan worden opgespoord;
e)
alleen gemachtigde personen kunnen de data voor openbaarmaking van de ontvangen informatie vaststellen of wijzigen;
f)
tijdens de verschillende fasen van de procedure kan alleen een gelijktijdig optreden van de daartoe gemachtigde personen toegang geven tot het geheel of een gedeelte van de verstrekte informatie;
g)
eerst na de opgegeven datum kan door gelijktijdig optreden van de gemachtigde personen toegang tot de verstrekte informatie worden verleend;
h)
de met toepassing van de onderhavige eisen ontvangen en openbaar gemaakte informatie blijft slechts toegankelijk voor de tot inzage gemachtigde personen.
4. Wanneer de aanbestedende dienst toestaat dat inschrijvingen en deelnemingsverzoeken langs elektronische weg worden ingediend, worden de aldus ingediende documenten in elektronische vorm als origineel beschouwd en geacht te zijn ondertekend door een gemachtigd vertegenwoordiger van het economisch subject.
5. Wanneer de inschrijvingen of deelnemingsverzoeken bij brief worden ingediend, geschiedt de indiening naar keuze van de inschrijvers of gegadigden:
a)
hetzij per post of per besteldienst, in welke gevallen in de inschrijvingsdocumenten wordt vermeld dat de datum van verzending zal gelden, waarbij het poststempel of de datum van het ontvangstbewijs als bewijs dient;
b)
hetzij door indiening bij de diensten van de instelling, rechtstreeks of door een gemachtigde van de inschrijver of gegadigde, in welk geval de inschrijvingsdocumenten, naast de in artikel 138, lid 2, onder a), bedoelde informatie, de dienst vermelden waar de inschrijvingen of deelnemingsverzoeken tegen gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten worden afgegeven.
6. Ter wille van de geheimhouding en om moeilijkheden in geval van verzending van offertes per brief te voorkomen, wordt in de offerteaanvraag de volgende tekst opgenomen:
Verzending dient onder dubbele omslag te geschieden. Beide omslagen worden gesloten. De ingesloten omslag draagt naast de aanduiding van de dienst waarvoor hij bestemd is zoals aangegeven in de offerteaanvraag, de vermelding offerteaanvraag - mag niet door de postdienst worden geopend. Zelfklevende omslagen moeten met plakband worden gesloten en dwars over het plakband wordt de handtekening van de verzender geplaatst.
Artikel 156
Inschrijvingsgaranties
(artikel 111, lid 3, van het Financieel Reglement)
De aanbestedende dienst kan een inschrijvingsgarantie, die voldoet aan artikel 163, van 1 tot 2 % van de totale waarde van de opdracht eisen.
Zij wordt bij de gunning van de opdracht vrijgegeven. Zij wordt in beslag genomen wanneer op de vastgestelde uiterste datum geen offerte is ingediend of wanneer een ingediende offerte later wordt ingetrokken.
Artikel 157
Opening van de offertes en deelnemingsverzoeken
(artikel 111, lid 4, van het Financieel Reglement)
1. Alle deelnemingsverzoeken en inschrijvingen die aan artikel 155 voldoen, worden geopend.
2. Voor opdrachten voor een hoger bedrag dan de in artikel 137, lid 1, bepaalde drempelwaarde stelt de bevoegde ordonnateur een commissie voor opening van de inschrijvingen aan.
De openingscommissie is samengesteld uit ten minste drie personen van ten minste twee verschillende organisatorische eenheden van de betrokken instelling die ten opzichte van elkaar niet in een hiërarchische verhouding staan, en waarvan ten minste een niet onder de bevoegde ordonnateur ressorteert. Ter voorkoming van belangenconflicten zijn deze personen onderworpen aan de in artikel 57 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen. In de in artikel 72 van deze verordening bedoelde vertegenwoordigingen en plaatselijke entiteiten of in geïsoleerde entiteiten in een lidstaat, die niet over verschillende eenheden beschikken, geldt de verplichting van organisatorische eenheden zonder hiërarchische verhouding niet.
Bij een op interinstitutionele grondslag ingeleide procedure voor het plaatsen van opdrachten wordt de openingscommissie door de bevoegde ordonnateur van de voor de procedure verantwoordelijke instelling aangesteld. De samenstelling van de openingscommissie geeft, voor zover mogelijk, uiting aan het interinstitutionele karakter van de aanbestedingsprocedure.
3. Wanneer de inschrijvingen bij brief worden verzonden, paraferen één of meer leden van de openingscommissie de documenten die de datum en het tijdstip van verzending van elke inschrijving bewijzen
Voorts paraferen zij:
a)
hetzij elke bladzijde van elke inschrijving;
b)
hetzij de omslagbladzijde en de financiële bladzijden van elke inschrijving, waarbij de integriteit van de originele inschrijving door een passende techniek wordt gegarandeerd door een dienst die onafhankelijk is van de opdrachtgevende dienst, behalve in de in lid 2, tweede alinea, bedoelde gevallen.
In geval van gunning bij aanbesteding overeenkomstig artikel 149, lid 1, onder a), worden de prijzen bekendgemaakt die zijn vermeld in de inschrijvingen die aan de eisen voldoen.
De leden van de commissie ondertekenen het proces-verbaal van de opening van de ontvangen inschrijvingen, waarin wordt vastgesteld welke inschrijvingen aan de eisen van artikel 155 voldoen en welke niet, onder opgave van de redenen voor de afwijzing wegens het niet voldoen aan de in artikel 155 bedoelde eisen inzake indiening. Het proces-verbaal kan eveneens worden ondertekend in een elektronisch systeem mits de ondertekenaars naar behoren worden geïdentificeerd.
Artikel 158
Evaluatiecomité voor inschrijvingen en deelnemingsverzoeken
(artikel 111, lid 5, van het Financieel Reglement)
1. Alle deelnemingsverzoeken en inschrijvingen waarvan is vastgesteld dat zij aan de eisen van artikel 155 voldoen, worden door een voor elk van beide fasen opgericht evaluatiecomité geëvalueerd en gerangschikt op basis van respectievelijk uitsluitings- en selectiecriteria en gunningscriteria, welke vooraf worden bekendgemaakt.
Het evaluatiecomité wordt door de bevoegde ordonnateur benoemd om advies uit te brengen over opdrachten met een hogere waarde dan de in artikel 137, lid 1, bepaalde drempelwaarde.
De bevoegde ordonnateur kan echter beslissen, dat het evaluatiecomité de inschrijvingen slechts op grond van de gunningscriteria evalueert en rangschikt en dat de evaluatie op grond van de uitsluitings- en selectiecriteria plaatsvindt op een andere manier, die de afwezigheid van belangenconflicten garandeert.
2. Het evaluatiecomité is samengesteld uit ten minste drie personen van ten minste twee verschillende organisatorische eenheden van de instellingen of de in artikel 208 van het Financieel Reglement bedoelde organen die ten opzichte van elkaar niet in een hiërarchische verhouding staan, en waarvan ten minste één niet onder de bevoegde ordonnateur ressorteert. De bevoegde ordonnateur vergewist zich ervan, dat deze personen de in artikel 57 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen nakomen.
In de in artikel 72 bedoelde vertegenwoordigingen of plaatselijke entiteiten of in geïsoleerde entiteiten in een lidstaat, die niet over verschillende eenheden beschikken, geldt de verplichting van organisatorische eenheden zonder hiërarchische verhouding niet.
Deze commissie kan op dezelfde wijze samengesteld zijn als de met de opening van offertes belaste commissie.
De bevoegde ordonnateur kan besluiten dat dit comité door externe deskundigen wordt bijgestaan. De bevoegde ordonnateur vergewist zich ervan, dat deze deskundigen de in artikel 57 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen nakomen.
Bij een op interinstitutionele grondslag ingeleide procedure voor het plaatsen van opdrachten wordt het evaluatiecomité door de bevoegde ordonnateur van de voor de procedure verantwoordelijke instelling aangesteld. De samenstelling van het evaluatiecomité geeft, voor zover mogelijk, uiting aan het interinstitutionele karakter van de aanbestedingsprocedure.
3. Deelnemingsverzoeken en offertes die niet aan alle in de inschrijvingsdocumenten gestelde essentiële vereisten voldoen, worden uitgesloten.
Het evaluatiecomité of de aanbestedende dienst kan de gegadigde of de inschrijver echter verzoeken de ingediende bewijsstukken met betrekking tot de uitsluitings- en de selectiecriteria aan te vullen of toe te lichten binnen de termijn die het comité of de dienst vaststelt.
De inschrijvingen van de gegadigden of inschrijvers die niet zijn uitgesloten en die aan de selectiecriteria voldoen, worden als ontvankelijk aangemerkt.
4. Bij abnormaal lage offertes zoals bedoeld in artikel 151 vraagt het evaluatiecomité de nodige toelichting over de samenstelling van de offerte.
Artikel 159
Resultaat van de evaluatie
(artikel 112 van het Financieel Reglement)
1. Van de evaluatie en de rangschikking van de deugdelijk verklaarde deelnemingsverzoeken en inschrijvingen wordt een proces-verbaal opgesteld, dat wordt gedateerd.
Het proces-verbaal wordt ondertekend door alle leden van het evaluatiecomité. Het proces-verbaal kan eveneens worden ondertekend in een elektronisch systeem mits de ondertekenaars naar behoren worden geïdentificeerd.
Wanneer het evaluatiecomité niet verantwoordelijk is voor de toetsing van de inschrijvingen aan de uitsluitings- en selectiecriteria, wordt het proces-verbaal ook ondertekend door de personen die daarvoor door de bevoegde ordonnateur zijn aangewezen. Het proces-verbaal wordt bewaard, zodat hiernaar later kan worden verwezen.
2. Het in lid 1 bedoelde proces-verbaal bevat ten minste:
a)
zijn naam en adres, het voorwerp en de waarde van de opdracht, het raamcontract of het dynamische aankoopsysteem;
b)
de namen van de uitgesloten gegadigden of inschrijvers en de redenen voor die uitsluiting;
c)
de namen van de voor onderzoek geselecteerde gegadigden of inschrijvers en de redenen voor die keuze;
d)
de redenen voor de afwijzing van abnormaal laag geachte offertes;
e)
de namen van de voorgestelde gegadigden of contractanten en de redenen voor die keuze, alsmede, indien bekend, het gedeelte van de opdracht of het raamcontract dat de begunstigde voornemens is aan derden in onderaanneming te geven.
3. De aanbestedende dienst neemt vervolgens een besluit waarin ten minste worden vermeld:
a)
zijn naam en adres, het voorwerp en de waarde van de opdracht, het voorwerp en de maximumwaarde van het raamcontract of het dynamische aankoopsysteem;
b)
de namen van de uitgesloten gegadigden of inschrijvers en de redenen voor die uitsluiting;
c)
de namen van de voor onderzoek geselecteerde gegadigden of inschrijvers en de redenen voor die keuze;
d)
de redenen voor de afwijzing van abnormaal laag geachte offertes;
e)
de namen van de geselecteerde gegadigden of contractanten en de redenen voor die keuze in het licht van de van tevoren bekendgemaakte selectie- of gunningscriteria, alsmede, indien bekend, het gedeelte van de opdracht of het raamcontract dat de begunstigde voornemens is aan derden in onderaanneming te geven;
f)
voor de onderhandelingsprocedures en de concurrentiegerichte dialoog, de in de artikelen 132, 134, 135, 266, 268, 270 en 271 bedoelde omstandigheden op grond waarvan zij gerechtvaardigd zijn;
g)
eventueel de redenen waarom de aanbestedende dienst heeft afgezien van plaatsing van een opdracht.
Bij een op interinstitutionele grondslag ingeleide procedure voor het plaatsen van opdrachten wordt het in de eerste alinea bedoelde besluit genomen door de aanbestedende dienst die voor de plaatsingsprocedure verantwoordelijk is.
Artikel 160
Contacten tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers
(artikel 112 van het Financieel Reglement)
1. Contacten tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers gedurende de procedure voor het plaatsen van een overheidsopdracht zijn bij wijze van uitzondering in de in de leden 2 en 3 bedoelde omstandigheden toegestaan.
2. Voor de datum waarop de inschrijving wordt gesloten, mag de aanbestedende dienst voor de in artikel 153 bedoelde aanvullende documenten en inlichtingen:
a)
op initiatief van de inschrijvers nadere inlichtingen verstrekken die uitsluitend tot doel hebben de aard van de opdracht te verduidelijken; deze inlichtingen worden op dezelfde datum verstrekt aan alle inschrijvers die het bestek hebben aangevraagd;
b)
op eigen initiatief, indien hij een vergissing, een onnauwkeurigheid, een weglating of enige andere materiële tekortkoming in de bewoordingen van de bekendmaking van de opdracht, de uitnodiging tot inschrijving of het bestek ontdekt, de betrokkenen daarvan op de hoogte brengen op dezelfde datum en onder strikt dezelfde voorwaarden als die van de uitnodiging tot inschrijving.
3. Na de opening van de inschrijvingen mag de aanbestedende dienst, indien een inschrijving verduidelijking behoeft of indien aperte schrijffouten in de inschrijving moeten worden verbeterd, met de inschrijver contact opnemen, met dien verstande dat dit niet mag leiden tot wijziging van de voorwaarden van de inschrijving.
4. In alle gevallen waarin er contacten zijn geweest, en in de naar behoren gemotiveerde gevallen waarin geen contact heeft plaatsgevonden als bedoeld in artikel 96 van het Financieel Reglement, wordt in het aanbestedingsdossier een aantekening gemaakt.
Artikel 161
Kennisgeving aan gegadigden en inschrijvers
(artikelen 113, 114 en 118 van het Financieel Reglement)
1. De aanbestedende diensten stellen de gegadigden en inschrijvers zo spoedig mogelijk in kennis van de besluiten die zijn genomen inzake de gunning van de opdracht of het raamcontract of inzake de toelating tot een dynamisch aankoopsysteem, met inbegrip van de redenen waarom zij hebben besloten van de gunning van een opdracht of raamcontract of de instelling van een dynamisch aankoopsysteem waarvoor een oproep tot mededinging was gedaan, af te zien of de procedure te herbeginnen.
2. De aanbestedende dienst deelt de in artikel 113, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde gegevens mede binnen een termijn van vijftien kalenderdagen na ontvangst van een schriftelijk verzoek.
3. In het geval van opdrachten die door de instellingen van de Unie voor eigen rekening worden geplaatst, met een waarde die gelijk is aan of hoger dan de in artikel 170, lid 1, vastgestelde drempelwaarden en die niet van het toepassingsgebied van Richtlijn 2004/18/EG zijn uitgesloten, stellen de aanbestedende diensten tegelijkertijd elke afgewezen inschrijver of gegadigde afzonderlijk langs elektronische weg in kennis van het feit dat hun inschrijving of aanvraag niet is aanvaard, in elk van de volgende fasen:
a)
kort nadat de besluiten op grond van de uitsluitings- en selectiecriteria zijn genomen en voordat het gunningsbesluit wordt genomen, in het geval van in twee afzonderlijke fasen georganiseerde aanbestedingsprocedures;
b)
met betrekking tot de gunningsbesluiten en de besluiten tot afwijzing van inschrijvingen, zo spoedig mogelijk na de vaststelling van het gunningsbesluit, doch uiterlijk in de week die daarop volgt.
De aanbestedende diensten vermelden in elk geval de redenen voor de afwijzing van de inschrijving of de aanvraag, alsmede de rechtsmiddelen die de betrokkene ter beschikking staan.
De afgewezen inschrijvers of gegadigden kunnen aanvullende inlichtingen over de redenen voor de afwijzing krijgen indien zij daarom schriftelijk, per brief, fax of e-mail verzoeken, en iedere geselecteerde inschrijver van wie de inschrijving niet is afgewezen, kan aanvullende inlichtingen krijgen over de kenmerken en de voordelen van de geselecteerde inschrijving, alsmede de naam van degene aan wie de opdracht wordt gegund, onverminderd het bepaalde in artikel 113, lid 2, tweede alinea, van het Financieel Reglement. De aanbestedende diensten antwoorden binnen vijftien kalenderdagen na ontvangst van het verzoek.
Artikel 162
Ondertekening van het contract
(artikelen 113 en 118 van het Financieel Reglement)
Met de uitvoering van een opdracht mag niet worden begonnen voordat het contract is ondertekend.
Afdeling 4
Zekerheden en corrigerende maatregelen
Artikel 163
Garanties
(artikel 115 van het Financieel Reglement)
1. Wanneer van contractanten een voorafgaande zekerheidstelling wordt verlangd, moet deze betrekking hebben op een bedrag en een periode die toereikend zijn om uitwinning mogelijk te maken.
2. De zekerheid wordt verstrekt door een bank of een erkende financiële instelling. Zij kan, mits de aanbestedende dienst dit aanvaardt, worden vervangen door een persoonlijke en hoofdelijke borgstelling van een derde.
Deze garantie wordt uitgedrukt in euro.
Zij heeft tot doel de bank, financiële instelling of derde op eerste vordering onherroepelijk hoofdelijk aansprakelijk of garant te stellen voor de verplichtingen van de contractant.
Artikel 164
Uitvoeringsgarantie
(artikel 115 van het Financieel Reglement)
1. Om te waarborgen dat de werken, leveringen of diensten volledig zijn uitgevoerd en wanneer geen definitieve oplevering overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht kan plaatsvinden bij de eindbetaling, kan de aanbestedende dienst, per geval en na een risicoanalyse, een uitvoeringsgarantie verlangen.
2. Een garantie van 10 % van de totale waarde van de opdracht kan worden gevormd door inhouding op de achtereenvolgende betalingen.
Zij kan worden vervangen door inhouding van een bedrag op de eindbetaling om een garantie te vormen voor de definitieve oplevering van de diensten, leveringen of werken. Het bedrag wordt door de ordonnateur bepaald en is evenredig aan de geïdentificeerde risico’s wat betreft de uitvoering van de opdracht, rekening houdende met het voorwerp van de opdracht en met de in de sector gebruikelijke commerciële voorwaarden.
De garantievoorwaarden worden in de inschrijvingsdocumenten bekendgemaakt.
3. Na de definitieve oplevering van de werken, diensten of leveringen worden de garanties vrijgegeven overeenkomstig de voorwaarden van de opdracht.
Artikel 165
Zekerheid voor voorfinancieringen
(artikel 115 van het Financieel Reglement)
1. Zodra de aanbestedende dienst heeft vastgesteld dat een voorfinanciering nodig is, beoordeelt hij de aan de voorfinancieringsbetalingen verbonden risico’s voordat de procedure voor het plaatsen van de opdracht wordt ingeleid, daarbij in het bijzonder de volgende criteria in acht nemende:
a)
de geraamde waarde van de opdracht;
b)
het voorwerp;
c)
de duur en het tijdschema;
d)
de marktstructuur.
2. Er wordt een zekerheid verlangd als tegenprestatie voor de voorfinanciering in het in artikel 146, lid 6, tweede alinea, bedoelde geval of wanneer de ordonnateur daartoe op grond van lid 1 van dit artikel beslist.
Voor opdrachten van geringe waarde als bedoeld in artikel 137, lid 1, wordt geen zekerheid verlangd.
De zekerheid wordt vrijgegeven wanneer de voorfinanciering wordt afgetrokken van de tussentijdse betalingen of saldobetalingen aan de contractant onder de in het contract bepaalde voorwaarden.
Artikel 166
Opschorting bij fouten of onregelmatigheden
(artikel 116 van het Financieel Reglement)
1. Een opdracht kan overeenkomstig artikel 116 van het Financieel Reglement worden opgeschort om te verifiëren of vermoede belangrijke fouten, onregelmatigheden of fraudes zich werkelijk hebben voorgedaan. Indien dit niet wordt bevestigd, wordt de uitvoering van de opdracht na de verificatie hervat.
2. Onder een belangrijke fout of onregelmatigheid wordt verstaan elke schending van een contractueel beding of een voorschrift door een handelen of nalaten dat tot gevolg heeft of zou kunnen hebben de begroting van de Unie te schaden.
HOOFDSTUK 2
Bepalingen betreffende de door de instellingen van de Unie voor eigen rekening geplaatste opdrachten
Artikel 167
Vaststelling van het adequate niveau voor de berekening van de drempelwaarden
(artikelen 117 en 118 van het Financieel Reglement)
Bij elke instelling moet elke gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur nagaan of de in artikel 118 van het Financieel Reglement bedoelde drempelwaarden worden bereikt.
Artikel 168
Afzonderlijke opdrachten en opdrachten per partij of perceel
(artikelen 104 en 118 van het Financieel Reglement)
1. De geraamde waarde van een opdracht mag niet worden bepaald met het voornemen deze aan de in deze verordening omschreven verplichtingen te onttrekken. Geen enkele opdracht mag met dezelfde bedoeling worden opgesplitst.
Indien passend, technisch haalbaar en kostenefficiënt, worden de opdrachten waarvan de waarde gelijk is aan of hoger dan de in artikel 170, lid 1, vastgestelde drempelwaarden, tegelijkertijd geplaatst in afzonderlijke partijen of percelen.
2. Wanneer het voorwerp van de opdracht voor leveringen, diensten of werken in verschillende partijen of percelen wordt gesplitst die alle voorwerp van een afzonderlijke opdracht zijn, wordt bij de berekening van de toepasselijke drempelwaarde rekening gehouden met de totale waarde van alle partijen of percelen.
Wanneer de totale waarde van alle partijen of percelen gelijk is aan of groter is dan de in artikel 170, lid 1, bedoelde drempelwaarden, zijn artikel 97, lid 1, en artikel 104, leden 1 en 2, van het Financieel Reglement van toepassing op elke partij of elk perceel.
3. Wanneer een opdracht in afzonderlijke partijen of percelen wordt geplaatst, worden de inschrijvingen voor iedere partij of ieder perceel afzonderlijk geëvalueerd. Indien verschillende partijen of percelen aan dezelfde inschrijver worden gegund, mag voor die partijen of percelen één gezamenlijk contract worden ondertekend.
Artikel 169
Raming van de waarde van bepaalde opdrachten
(artikel 118 van het Financieel Reglement)
1. Bij de berekening van het geraamde bedrag van een opdracht houdt de aanbestedende dienst rekening met de geraamde totale vergoeding van de inschrijver.
Wanneer een opdracht voorziet in opties of een eventuele verlenging, is de berekeningsbasis het toegestane maximumbedrag, met inbegrip van het gebruik van de opties en de verlenging.
Deze raming wordt verricht op het tijdstip van verzending van de aankondiging van de opdracht of wanneer deze aankondiging niet vereist is, op het tijdstip waarop de aanbestedende dienst de procedure voor de gunning van de opdracht inleidt.
2. Bij raamcontracten en dynamische aankoopsystemen wordt rekening gehouden met de maximale waarde van alle voor de totale duur van het raamcontract of van het dynamische aankoopsysteem voorgenomen opdrachten.
3. Bij dienstenopdrachten wordt rekening gehouden met:
a)
voor verzekeringen, de te betalen premie en andere vormen van vergoeding;
b)
voor bankdiensten of financiële diensten, de honoraria, provisies, rente en andere vormen van vergoeding;
c)
voor opdrachten betreffende een ontwerp, de te betalen honoraria, provisies en andere wijzen van bezoldiging.
4. In geval van dienstenopdrachten waarvoor geen totale prijs is vastgesteld of leveringsopdrachten met als voorwerp leasing, huur of huurkoop van producten geldt als grondslag voor de berekening van het geraamde bedrag:
a)
bij opdrachten met een vastgestelde looptijd:
i)
die gelijk is aan of korter dan achtenveertig maanden voor diensten of twaalf maanden voor leveringen, de totale waarde voor de gehele looptijd;
ii)
die langer is dan twaalf maanden voor leveringen, de totale waarde inclusief het geraamde bedrag van de restwaarde;
b)
bij opdrachten voor onbepaalde duur of, voor diensten, met een looptijd van meer dan achtenveertig maanden, het maandbedrag vermenigvuldigd met achtenveertig.
5. In geval van opdrachten voor diensten of leveringen die met een zekere regelmaat worden geplaatst of gedurende een bepaalde periode zullen worden herhaald, geldt als berekeningsgrondslag:
a)
hetzij de totale reële waarde van de tijdens de voorafgaande twaalf maanden of het afgelopen begrotingsjaar voor dezelfde soort diensten of producten geplaatste soortgelijke opdrachten, indien mogelijk gecorrigeerd om rekening te houden met de wijzigingen in hoeveelheid of waarde die zich in de twaalf maanden na het eerste contract kunnen voordoen;
b)
hetzij de totale geraamde waarde van de achtereenvolgende contracten gegund in de twaalf maanden volgende op de eerste prestatie of levering of tijdens de volledige looptijd van het contract, indien deze meer dan twaalf maanden bedraagt.
6. Bij opdrachten voor werken wordt naast het bedrag van de werken rekening gehouden met de totale geraamde waarde van de leveringen die voor de uitvoering van de werken nodig zijn en door de aanbestedende dienst ter beschikking van de aannemer zijn gesteld.
Artikel 170
Drempelwaarden voor de toepassing van de procedures van Richtlijn 2004/18/EG
(artikel 118 van het Financieel Reglement)
1. De in artikel 118 van het Financieel Reglement bedoelde drempelwaarden zijn die welke in Richtlijn 2004/18/EG voor respectievelijk leveringen, diensten en werken zijn vastgesteld.
2. De in artikel 118 van het Financieel Reglement bedoelde termijnen worden nader aangegeven in de artikelen 152, 153 en 154.
Artikel 171
Wachttermijn voor de ondertekening van het contract
(artikel 118 van het Financieel Reglement)
1. De aanbestedende dienst ondertekent het contract of het raamcontract, dat onder Richtlijn 2004/18/EG valt, met de succesvolle inschrijver pas wanneer 14 kalenderdagen zijn verstreken.
Deze termijn begint te lopen vanaf een van de volgende data:
a)
de dag volgende op de datum van de gelijktijdige kennisgeving aan de uitgekozen en de afgewezen inschrijvers;
b)
indien het contract of het kadercontract is gegund uit hoofde van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht, de datum na de publicatie van het in artikel 123 bedoelde gunningsbericht in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Wanneer de in de tweede alinea, onder a), bedoelde verzending geschiedt per faxbericht of langs elektronische weg, bedraagt de wachttermijn 10 kalenderdagen.
Indien nodig, kan de aanbestedende dienst de ondertekening van het contract voor aanvullend onderzoek opschorten, indien dit gerechtvaardigd is op grond van verzoeken of opmerkingen die afgewezen of benadeelde inschrijvers of gegadigden hebben geformuleerd, of op grond van andere relevante informatie die is ontvangen. De verzoeken, opmerkingen of informatie moeten zijn ontvangen gedurende de in de eerste alinea vastgestelde termijn. In geval van opschorting worden alle gegadigden of inschrijvers binnen drie werkdagen na het besluit tot opschorting in kennis gesteld.
Behalve in de in lid 2 genoemde gevallen, zijn contracten die voor het verstrijken van de in de eerste alinea vastgestelde termijn zijn ondertekend, nietig.
Wanneer het contract of het raamcontract niet aan de beoogde succesvolle inschrijver kan worden toegekend, kan de aanbestedende dienst het toekennen aan de op één na best gerangschikte inschrijver.
2. De in lid 1 vastgestelde termijn is niet van toepassing in de volgende gevallen:
a)
openbare, niet-openbare of onderhandelingsprocedures met voorafgaande aankondiging van een opdracht, indien slechts één inschrijving is ingediend;
b)
specifieke contracten op basis van een raamcontract;
c)
onderhandelingsprocedures zoals bedoeld in artikel 134, lid 1, onder c), artikel 134, lid 1, onder g), iii), artikel 134, lid 1, onder h), en artikel 134, lid 1, onder j).
Artikel 172
Bewijzen inzake toegang tot de markten
(artikel 119 van het Financieel Reglement)
De bestekken verplichten de inschrijvers de staat te vermelden waar zij hun zetel of woonplaats hebben, en de bewijzen te leveren die de wet van hun land voorschrijft.
TITEL VI
SUBSIDIES
HOOFDSTUK 1
Toepassingsgebied en vorm van subsidies
Artikel 173
Bijdragen aan organisaties
(artikel 121 van het Financieel Reglement)
De in artikel 121, lid 2, onder d), van het Financieel Reglement bedoelde bijdragen zijn de sommen die aan de organisaties waarvan de Unie lid is, worden overgemaakt overeenkomstig de begrotingsbesluiten en de betalingsvoorwaarden die door de betrokken organisatie zijn vastgesteld.
Artikel 174
Subsidieovereenkomst en besluit tot toekenning van subsidie
(artikel 121, lid 1, van het Financieel Reglement)
1. Voor subsidies wordt een besluit genomen dan wel een schriftelijke overeenkomst gesloten.
2. Ter bepaling van welk instrument moet worden gebruikt, wordt met de volgende punten rekening gehouden:
a)
de locatie van de begunstigde, binnen of buiten de Unie;
b)
de complexiteit en de standaardisering van de inhoud van de gefinancierde acties of werkprogramma’s.
Artikel 175
Uitgaven voor de leden van de instellingen
(artikel 121 van het Financieel Reglement)
De in artikel 121, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde uitgaven voor de leden van de instellingen omvatten de bijdragen voor verenigingen van huidige en vroegere leden van het Europees Parlement. Deze bijdragen worden ten uitvoer gelegd overeenkomstig de interne administratieve regels van het Europees Parlement.
Artikel 176
Voor subsidiëring in aanmerking komende acties
(artikel 121 van het Financieel Reglement)
Voor subsidiëring in de zin van artikel 121 van het Financieel Reglement in aanmerking komende acties moeten duidelijk worden omschreven.
Geen enkele actie mag worden opgesplitst in deelacties met de bedoeling haar aan de financieringsregels van deze verordening te onttrekken.
Artikel 177
Organen die een doelstelling van algemeen Uniebelang nastreven
(artikel 121 van het Financieel Reglement)
Een orgaan dat een doelstelling van algemeen Uniebelang nastreeft, is:
a)
hetzij een orgaan dat zich bezighoudt met onderwijs, opleiding, voorlichting, innovatie of onderzoek en studie over Europese beleidsmaatregelen, activiteiten ter bevordering van het burgerschap of de mensenrechten, of een Europese normalisatie-instelling;
b)
een entiteit die organisaties zonder winstoogmerk vertegenwoordigt die in de lidstaten of in kandidaat-lidstaten werkzaam zijn en met de Verdragsdoelstellingen overeenstemmende beginselen en beleidsmaatregelen bevorderen.
Artikel 178
Partnerschappen
(artikel 121 van het Financieel Reglement)
1. De specifieke subsidies voor acties en exploitatiesubsidies kunnen onder een kaderpartnerschap vallen.
2. Een kaderpartnerschap kan worden ingesteld als een samenwerkingsrelatie op lange termijn tussen de begunstigden van subsidies en de Commissie. Dit kan geschieden in de vorm van een partnerschapskaderovereenkomst of een partnerschapskaderbesluit.
De partnerschapskaderovereenkomst of partnerschapskaderbesluit beschrijft de gemeenschappelijke doelstellingen, de aard van de incidentele of in het kader van een goedgekeurd jaarlijks werkprogramma voorgenomen acties, de procedure voor de toekenning van specifieke subsidies, met inachtneming van de procedurele beginselen en regels van deze titel, alsmede de algemene rechten en verplichtingen van elke partij op grond van de specifieke overeenkomsten of besluiten.
De duur van het partnerschap mag niet langer zijn dan vier jaar, behalve in uitzonderingsgevallen die naar behoren zijn gerechtvaardigd door met name het onderwerp van het kaderpartnerschap.
De ordonnateurs mogen partnerschapskaderovereenkomsten of partnerschapskaderbesluiten niet misbruiken om de beginselen van doorzichtigheid en gelijke behandeling van aanvragers te schenden.
3. De partnerschapskaderovereenkomsten en partnerschapskaderbesluiten worden gelijkgesteld met subsidies wat betreft programmering, bekendmaking en toekenning.
4. De specifieke subsidies op grond van de partnerschapskaderovereenkomsten of partnerschapskaderbesluiten worden toegekend volgens de procedures waarin deze overeenkomsten of besluiten voorzien, en met inachtneming van de beginselen van deze titel.
Zij zijn onderworpen aan de in artikel 191 vastgestelde procedures inzake de bekendmaking achteraf.
Artikel 179
Elektronisch uitwisselingssysteem
(artikel 121, lid 1, van het Financieel Reglement)
1. Alle contacten met begunstigden, met inbegrip van het sluiten van subsidieovereenkomsten, de bekendmaking van subsidiebesluiten en het aanbrengen van wijzigingen daarin, kunnen verlopen over elektronische systemen die door de Commissie zijn opgezet.
2. Deze systemen moeten aan de volgende eisen voldoen:
a)
uitsluitend gemachtigde personen hebben toegang tot het systeem en tot de documenten die ermee worden verzonden;
b)
uitsluitend gemachtigde personen kunnen documenten elektronisch ondertekenen of verzenden;
c)
de gemachtigde personen moeten via gevestigde middelen door het systeem worden geïdentificeerd;
d)
het tijdstip en de datum van de elektronische transactie moeten exact worden aangeduid;
e)
de integriteit van de documenten wordt gewaarborgd;
f)
de beschikbaarheid van de documenten wordt gewaarborgd;
g)
in voorkomend geval wordt de vertrouwelijkheid van de documenten gewaarborgd;
h)
de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 wordt gewaarborgd.
3. Voor gegevens die door middel van dergelijk systeem worden verstuurd of ontvangen, geldt het wettelijk vermoeden dat de gegevens correct zijn en dat de datum en het tijdstip van verzending of ontvangst van de gegevens zoals aangeduid door het systeem betrouwbaar zijn.
Een document dat door middel van dergelijk systeem worden verstuurd of betekend, wordt beschouwd als origineel en gelijkwaardig aan een papieren document, is toelaatbaar als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures en geniet het wettelijk vermoeden van authenticiteit en integriteit op voorwaarde dat het document geen dynamische kenmerken heeft die automatische wijziging van het document tot gevolg kunnen hebben.
Een elektronische handtekening als bedoeld in lid 2, onder b), heeft dezelfde rechtsgeldigheid als een handgeschreven handtekening.
Artikel 180
Inhoud van de subsidieovereenkomsten en -besluiten
(artikel 122 van het Financieel Reglement)
1. In de subsdieovereenkomst worden met name vastgesteld:
a)
het onderwerp;
b)
de begunstigde;
c)
de duur, namelijk:
i)
de begindatum van de overeenkomst;
ii)
de aanvangsdatum en de duur van de gesubsidieerde actie of activiteit;
d)
de maximale financiering door de Unie, uitgedrukt in euro, en de vorm van de subsidie, in voorkomend geval aangevuld met:
i)
de geraamde totale subsidiabele kosten van de actie of het werkprogramma, en het percentage van de subsidiabele kosten dat gefinancierd wordt;
ii)
de eenheidskosten, het vaste bedrag of de forfaitaire financiering bedoeld in artikel 123, onder b), c) en d), van het Financieel Reglement, waar deze vastgesteld zijn;
iii)
een combinatie van de onder i) en ii) van dit punt genoemde elementen;
e)
de beschrijving van de actie of, voor een exploitatiesubsidie, het door de ordonnateur goedgekeurde werkprogramma voor het begrotingsjaar, vergezeld van een beschrijving van de verwachte resultaten van de actie of het werkprogramma;
f)
de algemene voorwaarden die gelden voor alle overeenkomsten van deze soort, zoals de aanvaarding door de begunstigde van verificaties en controles van de Commissie, OLAF en de Rekenkamer;
g)
de geraamde totale begroting van de actie of het werkprogramma;
h)
wanneer voor de actie opdrachten moeten worden geplaatst, de in artikel 209 bedoelde beginselen of de regels voor het plaatsen van opdrachten die de begunstigde moet naleven;
i)
de verantwoordelijkheden van de begunstigde, in het bijzonder:
i)
in terms of sound financial management and submission of activity and financial reports; indien passend, worden tussentijdse doelstellingen vastgesteld, op grond waarvan die verslagen dienen te worden opgesteld;
ii)
bij een overeenkomst tussen de Commissie en meerdere begunstigden, de specifieke verplichtingen van de coördinator indien er een is en die van de andere begunstigden ten aanzien van de coördinator, alsook de financiële aansprakelijkheid van de begunstigden voor aan de Commissie verschuldigde bedragen;
j)
de wijze van en termijnen voor goedkeuring van deze verslagen en betaling door de Commissie;
k)
in voorkomend geval, de bijzonderheden van de subsidiabele kosten van de actie of het goedgekeurde werkprogramma of van de in artikel 123 van het Financieel Reglement bedoelde eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financieringen;
l)
bepalingen om zichtbaarheid te geven aan het optreden van de Unie, behalve in gerechtvaardigde gevallen waar publiciteit niet mogelijk of passend is.
De onder f) van de eerste alinea bedoelde algemene voorwaarden vermelden minstens:
i)
dat op de overeenkomst het recht van de Unie van toepassing is, alsmede in voorkomend geval het nationale recht dat partijen zijn overeengekomen. Hiervan kan worden afgeweken in overeenkomsten met internationale organisaties;
ii)
de in geval van geschillen bevoegde rechter of scheidsrechter.
2. De subsidieovereenkomst kan overeenkomstig artikel 135 van het Financieel Reglement regels en termijnen inzake opschorting en beëindiging bevatten.
3. In de in artikel 178 bedoelde gevallen bevatten het partnerschapskaderbesluit of de partnerschapskaderovereenkomst de in lid 1, eerste alinea, onder a), b), c) i), f), h) tot en met j), en l), van dit artikel bedoelde gegevens.
Het specifieke subsidiebesluit of de specifieke subsidieovereenkomst bevat de in de eerste alinea van lid 1, onder a) tot en met e), g) en k), en zo nodig i), bedoelde gegevens.
4. Subsidieovereenkomsten kunnen uitsluitend schriftelijk worden gewijzigd. Deze wijzigingen, met inbegrip van het toevoegen of verwijderen van een begunstigde, mogen niet als doel of tot gevolg hebben het besluit tot toekenning van de subsidie ter discussie te stellen, en zij mogen evenmin inbreuk maken op de gelijke behandeling van de aanvragers.
5. De leden 1, 2, 3 en 4 zijn van overeenkomstige toepassing op subsidiebesluiten.
Sommige in lid 1 bedoelde gegevens kunnen worden verstrekt in de oproep tot het indienen van voorstellen of elk daarmee verband houdend document in plaats van in het subsidiebesluit.
Artikel 181
Vormen van subsidie
(artikel 123 van het Financieel Reglement)
1. De subsidies in de in artikel 123, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde vorm worden berekend op basis van de door de begunstigde werkelijk gemaakte subsidiabele kosten, waarvoor samen met het voorstel een voorlopige raming wordt ingediend die in het subsidiebesluit of de subsidieovereenkomst wordt opgenomen.
2. Eenheidskosten als bedoeld in artikel 123, lid 1, onder b), van het Financieel Reglement, worden gebruikt om van tevoren duidelijk omschreven specifieke categorieën subsidiabele kosten geheel of gedeeltelijk te dekken op basis van een vast bedrag per eenheid.
3. Vaste bedragen als bedoeld in artikel 123, lid 1, onder c), van het Financieel Reglement, worden gebruikt om van tevoren duidelijk omschreven specifieke categorieën subsidiabele kosten geheel of gedeeltelijk te dekken.
4. De forfaitaire financieringen als bedoeld in artikel 123, lid 1, onder d), van het Financieel Reglement, worden gebruikt om sommige van tevoren duidelijk omschreven specifieke categorieën subsidiabele kosten te dekken, door toepassing van een bepaald percentage.
Artikel 182
Vaste bedragen, eenheidskosten en forfaitaire financieringen
(artikel 124 van het Financieel Reglement)
1. De toestemming om vaste bedragen, eenheidskosten of forfaitaire financiering als bedoeld in artikel 124, lid 1, van het Financieel Reglement te gebruiken, geldt voor de volledige duur van het programma. Zij kan worden herzien als essentiële wijzigingen vereist zijn. De gegevens en bedragen worden regelmatig geverifieerd en de vaste bedragen, eenheidskosten en forfaitaire financiering worden indien nodig aangepast.
Bij overeenkomsten van de Commissie met verschillende begunstigden moet het in artikel 124, lid 1, tweede alinea, van het Financieel Reglement bedoelde maximale bedrag per begunstigde worden toegepast.
2. Het subsidiebesluit of de subsidieovereenkomst bevat alle nodige bepalingen om na te gaan of aan de voorwaarden voor de toekenning van de subsidie op basis van vaste bedragen, eenheidskosten of forfaitaire financiering is voldaan.
3. Betaling van de subsidie op basis van vaste bedragen, eenheidskosten of forfaitaire financiering laat het recht om de boeken van begunstigden in te kijken voor de toepassing van de eerste alinea van lid 1 en van artikel 137, lid 2, van het Financieel Reglement onverlet.
4. Wanneer bij controle achteraf blijkt dat de gebeurtenis op grond waarvan een subsidie wordt toegekend, niet heeft plaatsgevonden en er een onverschuldigde betaling aan de begunstigde van subsidie op basis van een vast bedrag, eenheidskosten of forfaitaire financiering is gedaan, is de Commissie gerechtigd om tot het volledige subsidiebedrag terug te vorderen, onverminderd de bij artikel 109 van het Financieel Reglement bedoelde sancties.
HOOFDSTUK 2
Beginselen
Artikel 183
Beginsel inzake medefinanciering
(artikel 125, lid 3, van het Financieel Reglement)
1. Het beginsel inzake medefinanciering vereist dat de middelen die voor de uitvoering van de actie of het werkprogramma nodig zijn, niet uitsluitend van de bijdrage van de Unie afkomstig zijn.
Medefinanciering kan bestaan uit eigen middelen van de begunstigde, door de actie of het werkprogramma voortgebrachte inkomsten, of bijdragen in geld of in natura van derden.
2. Bijdragen in natura zijn middelen, niet in geld, die door derden kosteloos ter beschikking van de begunstigde worden gesteld.
Artikel 184
Beginsel dat de subsidie geen winst mag opleveren
(artikel 125, lid 5, van het Financieel Reglement)
Bijdragen in geld van derden die door de begunstigde kunnen worden gebruikt ter dekking van kosten die niet subsidiabel zijn in het kader van de subsidie van de Unie of die niet aan de derde verschuldigd zijn wanneer zij aan het einde van de actie of het werkprogramma niet opgebruikt zijn, worden niet beschouwd als financiële bijdragen van donors die specifiek zijn bestemd voor de financiering van de subsidiabele kosten in de zin van artikel 125, lid 5, van het Financieel Reglement.
Artikel 185
Subsidies van kleine bedragen
(artikel 125, lid 4, van het Financieel Reglement)
Als subsidies van een klein bedrag worden subsidies beschouwd die lager zijn dan of gelijk aan 60 000 EUR.
Artikel 186
Technische bijstand
(artikelen 101 en 125 van het Financieel Reglement)
Onder technische bijstand wordt verstaan, ondersteunende en capaciteitsopbouwende werkzaamheden die nodig zijn met het oog op de uitvoering van een programma of actie, en in het bijzonder werkzaamheden op het gebied van voorbereiding, beheer, toezicht, evaluatie, audit en controle.
Artikel 187
Subsidiabele kosten
(artikel 126, lid 3, onder c), van het Financieel Reglement)
Btw wordt als niet invorderbaar krachtens de toepasselijke nationale btw-wetgeving beschouwd als zij volgens die wetgeving toerekenbaar is aan:
a)
vrijgestelde activiteiten zonder recht op aftrek;
b)
activiteiten die buiten het toepassingsgebied van de btw vallen;
c)
activiteiten als bedoeld onder a) en b) waarvoor de btw niet aftrekbaar is, maar wordt terugbetaald via specifieke regelingen of compensatiefondsen die niet onder Richtlijn 2006/112/EG vallen, ook als de regeling of het fonds bij de nationale btw-wetgeving is ingesteld.
Btw betreffende de in artikel 13, lid 2, van Richtlijn 2006/112/EG opgesomde werkzaamheden wordt geacht door een begunstigde, andere dan een niet-belastingplichtige in de zin van artikel 13, lid 1, eerste alinea, van die richtlijn, te zijn betaald, ongeacht of de werkzaamheden door de betrokken lidstaat worden beschouwd als zijnde verricht door publiekrechtelijke lichamen die als overheid optreden.
Artikel 188
Programmering
(artikel 128 van het Financieel Reglement)
1. Elke bevoegde ordonnateur stelt een jaarlijks of meerjarig werkprogramma voor subsidies op. Dit werkprogramma wordt door de instelling aangenomen en zo spoedig mogelijk op de internetsite van de betrokken instelling over subsidies bekendgemaakt, doch uiterlijk op 31 maart van het jaar van tenuitvoerlegging.
Het werkprogramma vermeldt de bestreken periode, in voorkomend geval de basishandeling, de doelstellingen, de vooropgestelde resultaten, het indicatieve tijdschema van de oproep tot het indienen van voorstellen, het indicatieve bedrag en het maximumpercentage van de medefinanciering.
Het werkprogramma bevat bovendien de in artikel 94 vermelde gegevens voor het besluit waarbij dat werkprogramma wordt vastgesteld dat als financieringsbesluit voor de subsidies van het betrokken jaar wordt aangemerkt.
2. Elke belangrijke wijziging van het werkprogramma wordt op de in lid 1 aangegeven wijze vastgesteld en bekendgemaakt.
Artikel 189
Inhoud van de oproepen tot het indienen van voorstellen
(artikel 128 van het Financieel Reglement)
1. In een oproep tot het indienen van voorstellen worden aangegeven:
a)
de doelstellingen;
b)
de in de artikelen 131 en 132 van het Financieel Reglement bedoelde subsidiabiliteits-, uitsluitings-, selectie- en toekenningscriteria alsmede de bijbehorende bewijsstukken;
c)
de wijze van financiering door de Unie;
d)
de wijze van en de uiterste termijn voor de indiening van voorstellen, de geplande datum van kennisgeving van de uitkomst van de beoordeling van voorstellen aan alle aanvragers, en de indicatieve datum van ondertekening van subsidieovereenkomsten of kennisgeving van subsidiebesluiten.
2. De oproepen tot het indienen van voorstellen worden bekendgemaakt op de internetsite van de instellingen van de Unie en eventueel op een andere gepaste wijze, zoals in het Publicatieblad van de Europese Unie, om er bij potentiële begunstigden zo ruim mogelijke bekendheid aan te geven. Bekendmaking kan plaatsvinden vanaf de vaststelling van het financieringsbesluit in de zin van artikel 84 van het Financieel Reglement, eventueel al in het jaar voorgaande aan de tenuitvoerlegging van de begroting. Wijzigingen van de inhoud van oproepen tot het indienen van voorstellen worden op dezelfde wijze als de oproepen bekendgemaakt.
Artikel 190
Uitzonderingen op de oproepen tot het indienen van voorstellen
(artikel 128 van het Financieel Reglement)
1. Subsidies kunnen alleen in de volgende gevallen zonder oproep tot het indienen van voorstellen worden toegekend:
a)
in het kader van de humanitaire hulpacties, burgerbeschermingsoperaties of steun voor crisisbeheersing in de zin van lid 2;
b)
in andere uitzonderlijke en naar behoren gemotiveerde noodgevallen;
c)
aan organisaties die zich rechtens of feitelijk in een monopoliepositie bevinden, naar behoren gemotiveerd in het desbetreffende toekenningsbesluit;
d)
aan organisaties waarvan in een basisbesluit in de zin van artikel 54 van het Financieel Reglement is vastgesteld dat zij begunstigden van een subsidie zijn of aan organisaties die door de lidstaten op hun verantwoordelijkheid worden aangewezen, waar de betrokken lidstaten in een basisbesluit als begunstigden van een subsidie zijn genoemd;
e)
op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling, aan organen die worden aangewezen in het in artikel 128 van het Financieel Reglement bedoelde werkprogramma, mits het basisbesluit uitdrukkelijk in die mogelijkheid voorziet en het project niet valt onder het bereik van een oproep tot het indienen van voorstellen;
f)
voor acties met bijzondere kenmerken waarvoor een beroep moet worden gedaan op een orgaan met een bepaalde technische deskundigheid, zeer specialistische kennis of administratieve bevoegdheid, mits de betrokken acties niet vallen onder het bereik van een oproep tot het indienen van voorstellen.
De in de eerste alinea, onder f), bedoelde gevallen worden in het toekenningsbesluit naar behoren gemotiveerd.
2. Crisissituaties in derde landen zijn situaties van onmiddellijk of imminent gevaar die dreigen in een gewapend conflict te ontaarden of het land te destabiliseren. Crisissituaties kunnen eveneens het gevolg zijn van natuurrampen, door de mens veroorzaakte crisissen zoals oorlogen en andere conflicten, of uitzonderlijke omstandigheden met vergelijkbare gevolgen die verband houden met, onder andere, de klimaatverandering, de verslechtering van het leefmilieu, energie- en grondstoffenschaarste of extreme armoede.
Artikel 191
Bekendmaking achteraf
(artikel 128 van het Financieel Reglement)
1. Informatie met betrekking tot subsidies die in de loop van een begrotingsjaar worden toegekend, wordt bekendgemaakt met inachtneming van artikel 21.
2. Na de bekendmaking overeenkomstig lid 1 brengt de Commissie aan het Europees Parlement en de Raad desgevraagd verslag uit over:
a)
het aantal gegadigden in het voorgaande jaar;
b)
het aantal en het percentage gehonoreerde aanvragen in het voorgaande jaar;
c)
de gemiddelde tijdsduur van de procedure vanaf de sluitingsdatum voor indiening van voorstellen tot de toekenning van de subsidie;
d)
het aantal subsidies en de betrokken bedragen waarvoor in het afgelopen jaren overeenkomstig artikel 21, lid 4, van bekendmaking achteraf is afgezien.
Artikel 192
Kennisgeving aan de aanvragers
(artikel 128 van het Financieel Reglement)
De Commissie verstrekt de aanvragers op de volgende wijzen inlichtingen en advies:
a)
zij stelt gemeenschappelijke normen op voor de aanvraagformulieren voor soortgelijke subsidies en ziet toe op de omvang en leesbaarheid van de aanvraagformulieren;
b)
zij verstrekt potentiële aanvragers inlichtingen, in het bijzonder door het organiseren van studiebijeenkomsten en het aanbieden van handboeken;
c)
zij bewaart in het in artikel 63 bedoelde derdenbestand permanente gegevens over de begunstigden.
Artikel 193
Financiering uit verschillende begrotingsplaatsen
(artikel 129 van het Financieel Reglement)
Een actie kan door verschillende bevoegde ordonnateurs gezamenlijk worden gefinancierd uit verschillende begrotingsplaatsen.
Artikel 194
Terugwerkende kracht van financiering in uiterst dringende spoedgevallen en bij conflictpreventie
(artikel 130 van het Financieel Reglement)
Binnen de perken van artikel 130, lid 1, van het Financieel Reglement, komen uitgaven die door een begunstigde zijn gedaan vóór de datum van indiening van zijn aanvraag, voor financiering door de Unie in aanmerking als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
a)
de redenen voor de afwijking worden in het financieringsbesluit uitvoerig toegelicht;
b)
in het financieringsbesluit en de subsidieovereenkomst of het subsidiebesluit wordt uitdrukkelijk een subsidiëringsdatum vastgesteld die vroeger valt dan de datum van indiening van de aanvraag.
Artikel 195
Indiening van subsidieaanvragen
(artikel 131 van het Financieel Reglement)
1. De voorwaarden inzake de indiening van subsidieaanvragen worden bepaald door de bevoegde ordonnateur, die de wijze van indiening kan kiezen. Subsidieaanvragen kunnen bij brief of langs elektronische weg worden ingediend.
De gekozen communicatiemiddelen zijn niet-discriminerend en mogen de toegang van de aanvragers tot de toekenningsprocedure niet beperken.
Het gekozen communicatiemiddel dient te waarborgen dat aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
a)
elke aanvraag bevat alle nodige gegevens voor de beoordeling ervan;
b)
de integriteit van de gegevens blijft behouden;
c)
de vertrouwelijkheid van de voorstellen blijft behouden;
d)
de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 wordt gewaarborgd.
Voor de toepassing van punt c) van de derde alinea neemt de bevoegde ordonnateur pas na het verstrijken van de termijn voor de indiening kennis van de aanvragen.
De bevoegde ordonnateur kan eisen dat bij indiening langs elektronische weg wordt gebruikgemaakt van een geavanceerde elektronische handtekening in de zin van Richtlijn 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad (19).
2. Wanneer de bevoegde ordonnateur de indiening van aanvragen langs elektronische weg toestaat, moeten de te gebruiken middelen en de technische kenmerken daarvan niet-discriminerend en algemeen voor het publiek beschikbaar zijn en in combinatie met algemeen gebruikte informatie- en communicatietechnologieproducten kunnen functioneren. De gegevens betreffende de specificaties die nodig zijn voor de indiening van de aanvragen, waaronder begrepen de versleuteling, worden de aanvragers ter beschikking gesteld.
De apparatuur die voor de elektronische ontvangst van de aanvragen wordt gebruikt, dient bovendien veiligheid en vertrouwelijkheid te waarborgen. Tevens waarborgt zij dat het exacte tijdstip en de exacte datum van ontvangst van de aanvragen nauwkeurig kunnen worden vastgesteld
3. Wanneer de aanvragen bij brief worden ingediend, geschiedt de indiening naar keuze van de aanvragers op een van de volgende wijzen:
a)
per post of per besteldienst, in welk geval in de oproep tot het indienen van voorstellen wordt vermeld, dat de datum van verzending, het poststempel of de datum van het bewijs van afgifte als bewijs dient;
b)
door de eigenhandige indiening bij de diensten van de instelling, door de aanvrager zelf of door een gemachtigde, in welk geval in de oproep tot het indienen van voorstellen de dienst wordt vermeld, waarbij de aanvragen tegen een gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten worden afgegeven.
HOOFDSTUK 3
Toekenningsprocedure
Artikel 196
Inhoud van de subsidieaanvragen
(artikel 131 van het Financieel Reglement)
1. De aanvraag wordt ingediend met behulp van het overeenkomstig de op grond van artikel 192, onder a), vastgestelde gemeenschappelijke normen opgestelde formulier, dat door de bevoegde ordonnateurs beschikbaar wordt gesteld, en volgens de in het basisbesluit en de oproep tot het indienen van voorstellen vermelde criteria.
De in artikel 131, lid 3, tweede alinea, van het Financieel Reglement bedoelde bewijsstukken kunnen met name bestaan uit de jaarrekening en de balans van het laatste afgesloten boekjaar.
2. Het bij de aanvraag gevoegde geraamde budget van de actie of exploitatiebudget is, met de in naar behoren gemotiveerde gevallen toegestane voorzieningen voor noodgevallen en eventuele wisselkoersschommelingen, wat de uitgaven en ontvangsten betreft in evenwicht en vermeldt de geraamde subsidiabele kosten van de actie of het werkprogramma.
3. Wanneer de aanvraag betrekking heeft op subsidies voor een actie waarvoor het bedrag hoger is dan 750 000 EUR of exploitatiesubsidies van meer dan 100 000 EUR, wordt een controleverslag ingediend dat door een erkende externe accountant is opgesteld. Dit verslag certificeert de rekeningen van het laatste beschikbare boekjaar.
De eerste alinea van dit lid geldt uitsluitend voor de eerste aanvraag die een begunstigde tijdens een bepaald begrotingsjaar bij een bevoegde ordonnateur indient.
Bij overeenkomsten van de Commissie met verschillende begunstigden moeten de in de eerste alinea vermelde drempelbedragen per begunstigde worden toegepast.
In het geval van de in artikel 178 bedoelde partnerschappen wordt het in de eerste alinea van dit lid bedoelde controleverslag over de laatste twee beschikbare boekjaren overgelegd, voordat de partnerschapskaderovereenkomst wordt ondertekend of kennisgeving van het partnerschapskaderbesluit wordt gedaan.
De bevoegde ordonnateur mag instellingen voor onderwijs en opleiding en begunstigden die gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn of die geen financiële aansprakelijkheid dragen in geval van overeenkomsten met verschillende begunstigden, van de in de eerste alinea bedoelde verplichting inzake controleverslagen vrijstellen, wanneer zijn risicoanalyse dit toelaat.
De eerste alinea van dit lid is niet van toepassing op overheidsinstanties en internationale organisaties in de zin van artikel 43.
4. De aanvrager vermeldt de bronnen en bedragen van financiering van de Unie die hij tijdens hetzelfde boekjaar voor dezelfde actie of een deel van de actie of voor de exploitatie ervan geniet of aanvraagt, evenals alle andere voor dezelfde actie ontvangen of aangevraagde financieringen.
Artikel 197
Bewijs van niet-uitsluiting
(artikel 131 van het Financieel Reglement)
De aanvragers verklaren op erewoord dat zij zich niet in een van de in artikel 106, lid 1, en artikel 107 van het Financieel Reglement genoemde situaties bevinden, behalve in de gevallen vermeld in artikel 131, lid 4, onder a) en b), van het Financieel Reglement. De bevoegde ordonnateur kan op basis van een risicoanalyse tevens eisen dat succesvolle aanvragers het in artikel 143 bedoelde bewijs overleggen. De aanvragers zijn verplicht dit bewijs te verstrekken wanneer de bevoegde ordonnateur daarom verzoekt, behalve wanneer zulks feitelijk onmogelijk is en dit door de bevoegde ordonnateur wordt erkend of wanneer dit bewijs reeds is verstrekt in het kader van een andere procedure voor het toekennen van subsidies of het plaatsen van opdrachten, op voorwaarde dat de stukken, te rekenen vanaf de datum van afgifte, niet ouder dan een jaar zijn en de geldigheidstermijn ervan niet is verlopen.
Artikel 198
Aanvragers zonder rechtspersoonlijkheid
(artikel 131 van het Financieel Reglement)
Wanneer een subsidieaanvraag overeenkomstig artikel 131, lid 2, van het Financieel Reglement wordt ingediend door een aanvrager die geen rechtspersoonlijkheid heeft, dienen de vertegenwoordigers van die aanvrager het bewijs over te leggen dat zij bevoegd zijn, namens de aanvrager juridische verbintenissen aan te gaan, en dat de aanvrager beschikt over een financiële en operationele geschiktheid gelijkwaardig met die van rechtspersonen.
Artikel 199
Entities forming one applicant
(artikel 131 van het Financieel Reglement)
De bevoegde ordonnateur kan verschillende entiteiten die tezamen aan de voorwaarden voor het aanvragen van een subsidie voldoen en tezamen één entiteit vormen, als één aanvrager beschouwen, op voorwaarde dat de bij de voorgestelde actie of het werkprogramma betrokken onderscheiden entiteiten in de aanvraag worden geïdentificeerd.
Artikel 200
Financiële en administratieve sancties
(artikel 131 van het Financieel Reglement)
Aanvragers die zich aan valse verklaringen, aanzienlijke fouten of onregelmatigheden of fraude schuldig hebben gemaakt, kunnen onder de in artikel 145 genoemde voorwaarden financiële of administratieve sancties, of beide, worden opgelegd.
Begunstigden die ernstig in gebreke zijn gebleven, omdat zij hun contractuele verplichtingen niet zijn nagekomen, kunnen dezelfde financiële of administratieve sancties, of beide, worden opgelegd.
Artikel 201
Geschiktheidscriteria
(artikel 131 van het Financieel Reglement)
1. De geschiktheidscriteria worden in de oproep tot het indienen van voorstellen bekendgemaakt.
2. De geschiktheidscriteria behelzen de voorwaarden waarop aan een oproep tot het indienen van voorstellen kan worden deelgenomen. Zij worden opgesteld met inachtneming van de doelstellingen van de actie en van de beginselen van doorzichtigheid en niet-discriminatie.
Artikel 202
Selectiecriteria
(artikel 132, lid 1, van het Financieel Reglement)
1. De selectiecriteria worden in de oproep tot het indienen van voorstellen bekendgemaakt en maken het mogelijk het financiële en operationele vermogen van de aanvrager om de voorgestelde actie of het voorgestelde werkprogramma tot een goed einde te brengen, te evalueren.
2. De aanvrager moet over solide financieringsbronnen beschikken die toereikend zijn om zijn werkzaamheden gedurende de looptijd van de actie of de gesubsidieerde operatie te kunnen voortzetten en aan de financiering ervan bij te dragen. Hij moet de vereiste beroepsbekwaamheden en -kwalificaties bezitten om de voorgestelde actie of het voorgestelde werkprogramma tot een goed einde te brengen, behoudens specifieke bepalingen van het basisbesluit.
3. De verificatie van het financiële en operationele vermogen geschiedt met name op de grondslag van een onderzoek van de in artikel 196 bedoelde bewijsstukken en wordt door de bevoegde ordonnateur in de oproep tot het indienen van voorstellen gevraagd.
Indien in de oproep tot het indienen van voorstellen geen bewijsstukken zijn gevraagd en de bevoegde ordonnateur twijfelt aan het financiële en operationele vermogen van een aanvrager, verzoekt hij hem alle passende documenten te verstrekken.
Bij partnerschappen in de zin van artikel 178 geschiedt deze verificatie voordat de partnerschapskaderovereenkomst wordt ondertekend of kennisgeving wordt gedaan van het partnerschapskaderbesluit.
Artikel 203
Toekenningscriteria
(artikel 132, lid 2, van het Financieel Reglement)
1. De toekenningscriteria worden in de oproep tot het indienen van voorstellen bekendgemaakt.
2. De toekenningscriteria maken het mogelijk subsidies toe te kennen aan acties die de algehele doeltreffendheid maximaliseren van het programma van de Unie dat zij uitvoeren, en aan organisaties wier werkprogramma hetzelfde resultaat beoogt. Deze criteria worden zodanig geformuleerd dat ook goed beheer van de middelen van de Unie wordt gewaarborgd.
De toepassing van de toekenningscriteria maakt het mogelijk de voorstellen voor acties of werkprogramma’s te selecteren die de Commissie de garantie bieden dat haar doelstellingen en prioriteiten in acht worden genomen en dat de financiering van de Unie zichtbaar is.
3. De toekenningscriteria worden zodanig geformuleerd dat zij later kunnen worden geëvalueerd.
Artikel 204
Evaluatie van de aanvragen en gunning
(artikel 133 van het Financieel Reglement)
1. De bevoegde ordonnateur benoemt een comité voor de evaluatie van de voorstellen, tenzij de Commissie in het kader van specifieke sectorale programma’s iets anders besluit.
Dit comité is samengesteld uit ten minste drie personen van ten minste twee verschillende organisatorische eenheden van de instellingen of de in de artikelen 62 en 208 van het Financieel Reglement bedoelde organen die ten opzichte van elkaar niet in een hiërarchische verhouding staan. Ter voorkoming van belangenconflicten zijn deze personen onderworpen aan de in artikel 57 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen.
In de in artikel 72 van deze verordening bedoelde vertegenwoordigingen en plaatselijke entiteiten en de in artikelen 62 en 208 bedoelde delegatieverkrijgende organen die niet over verschillende eenheden beschikken, geldt de verplichting van organisatorische eenheden zonder hiërarchische verhouding niet.
De bevoegde ordonnateur kan besluiten dat dit comité door externe deskundigen wordt bijgestaan. De bevoegde ordonnateur vergewist zich ervan, dat deze deskundigen de in artikel 57 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen nakomen.
2. De bevoegde ordonnateur verdeelt, indien nodig, het evaluatieproces in verschillende procedurele fasen. De regels die van toepassing zijn op het evaluatieproces, worden in de oproep tot het indienen van voorstellen bekendgemaakt.
Wanneer in een oproep tot het indienen van voorstellen in een indieningsprocedure in twee fasen wordt voorzien, worden alleen de aanvragers van voorstellen die aan de evaluatiecriteria van de eerste fase voldoen, verzocht in de tweede fase een volledig voorstel in te dienen.
Wanneer in een oproep tot het indienen van voorstellen in een evaluatieprocedure in twee fasen wordt voorzien, gaan alleen de voorstellen die op grond van de toetsing aan een beperkt aantal criteria door de eerste fase komen, door voor verdere evaluatie.
De aanvragers wier voorstellen in een van de fasen worden afgewezen, worden ingelicht overeenkomstig artikel 133, lid 3, van het Financieel Reglement.
Iedere opeenvolgende fase van de procedure moet duidelijk onderscheiden zijn van de voorgaande fase.
Het verstrekken van dezelfde bewijsstukken en gegevens mag gedurende dezelfde procedure niet meer dan eenmaal worden gevraagd.
3. Het evaluatiecomité of in voorkomend geval de bevoegde ordonnateur kan de aanvrager verzoeken aanvullende informatie te verstrekken of de ingediende bewijsstukken met betrekking tot de aanvraag toe te lichten; de verstrekte informatie of toelichting mag echter geen substantiële wijziging van het voorstel tot gevolg hebben. Overeenkomstig artikel 96 van het Financieel Reglement kan het evaluatiecomité of de bevoegde ordonnateur daarvan in naar behoren gemotiveerde gevallen afzien wanneer er overduidelijk sprake is van fouten van administratieve aard. De ordonnateur houdt een passend register bij van al zijn contacten met aanvragers gedurende de procedure.
4. Aan het einde van de werkzaamheden van het evaluatiecomité tekenen zijn leden een proces-verbaal waarin alle onderzochte voorstellen worden opgenomen, de kwaliteit ervan wordt beoordeeld en wordt vastgesteld welke voor financiering in aanmerking komen. Het proces-verbaal kan eveneens worden ondertekend in een elektronisch systeem mits de ondertekenaars naar behoren worden geauthentificeerd.
Zo nodig wordt in dit proces-verbaal een rangorde van de onderzochte voorstellen opgesteld en worden aanbevelingen gedaan inzake het maximaal toe te kennen bedrag en eventuele niet-essentiële aanpassingen van de subsidieaanvraag.
Het proces-verbaal wordt bewaard zodat het later kan worden geraadpleegd.
5. De bevoegde ordonnateur kan een aanvrager uitnodigen zijn aanvraag aan te passen in het licht van de aanbevelingen van het evaluatiecomité. De bevoegde ordonnateur dient behoorlijk aantekening te houden van de contacten met de aanvragers gedurende de procedure.
De bevoegde ordonnateur neemt na de evaluatie een besluit waarin ten minste worden vermeld:
a)
het voorwerp en het totale bedrag van het besluit;
b)
de naam van de geselecteerde aanvragers, de omschrijving van de acties, de toegekende bedragen en de redenen voor deze keuze, met inbegrip van de gevallen waarin hij van het advies van het evaluatiecomité afwijkt;
c)
de naam van de afgewezen aanvragers en de redenen voor deze keuze.
6. De leden 1, 2 en 4 van dit artikel zijn niet verplicht voor de toekenning van subsidies overeenkomstig artikel 190 van deze verordening en artikel 125, lid 7, van het Financieel Reglement.
Artikel 205
Kennisgeving aan de aanvragers
(artikel 133 van het Financieel Reglement)
De afgewezen aanvragers worden zo spoedig mogelijk, en in ieder geval binnen 15 kalenderdagen nadat de geselecteerde aanvragers zijn geïnformeerd, in kennis gesteld van de uitkomst van de evaluatie van hun aanvraag.
HOOFDSTUK 4
Betaling en controle
Artikel 206
Garanties voor voorfinanciering
(artikel 134 van het Financieel Reglement)
1. Om de aan de betaling van een voorfinanciering verbonden financiële risico’s te beperken, mag de bevoegde ordonnateur op basis van een risicoanalyse hetzij van de begunstigde een voorafgaande zekerheidsstelling verlangen voor hetzelfde bedrag als de voorfinanciering, behalve voor subsidies van geringe bedragen, hetzij de betaling in verschillende tranches splitsen.
2. Wanneer een zekerheid wordt verlangd, wordt deze door de bevoegde ordonnateur beoordeeld en aanvaard.
De zekerheid moet betrekking hebben op een periode die toereikend is om uitwinning mogelijk te maken.
3. De zekerheid wordt verstrekt door een erkende bank of financiële instelling die in een van de lidstaten is gevestigd. Wanneer de begunstigde in een derde land is gevestigd, kan de bevoegde ordonnateur aanvaarden dat een in dit derde land gevestigde bank of financiële instelling deze zekerheid verstrekt, indien hij van oordeel is dat deze bank of financiële instelling dezelfde waarborgen biedt en kenmerken heeft als een in een lidstaat gevestigde bank of financiële instelling.
Op verzoek van de begunstigde kan deze in de eerste alinea bedoelde zekerheidstelling worden vervangen door een persoonlijke en hoofdelijke borgstelling van een derde of door de onherroepelijke en onvoorwaardelijke hoofdelijke zekerheidstelling van de begunstigden van een actie die partij zijn bij dezelfde subsidieovereenkomst, nadat de bevoegde ordonnateur daarmee heeft ingestemd.
Deze garantie wordt uitgedrukt in euro.
Zij heeft tot doel de bank, de financiële instelling, de derde of de andere begunstigden op eerste vordering onherroepelijk hoofdelijk aansprakelijk of garant te stellen voor de verplichtingen van de begunstigde van de subsidie.
4. Zij wordt vrijgegeven naarmate de voorfinanciering wordt vereffend door aanrekening op de tussentijdse betalingen of saldobetalingen aan de begunstigde overeenkomstig de bepalingen van de subsidieovereenkomst of het subsidiebesluit.
Artikel 207
Supporting documents for payment requests
(artikel 135 van het Financieel Reglement)
1. Voor elke subsidie mag de voorfinanciering in verschillende tranches worden opgesplitst, overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer.
De volledige betaling van de nieuwe tranche van de voorfinanciering is afhankelijk van het verbruik van de vorige voorfinanciering tot ten minste 70 % van het totale bedrag.
Wanneer het verbruik van de vorige voorfinanciering minder dan 70 % beloopt, wordt het bedrag van de nieuwe voorfinanciering verminderd met het niet-verbruikte deel van de vorige voorfinanciering.
De begunstigde legt een afrekening van de gemaakte kosten over ter motivering van zijn nieuwe betalingsverzoek.
2. De begunstigde verklaart op erewoord dat de in zijn betalingsverzoeken verstrekte gegevens volledig, betrouwbaar en waarheidsgetrouw zijn, onverminderd het bepaalde in artikel 110. Hij verklaart tevens dat de gemaakte kosten volgens de bepalingen van de subsidieovereenkomst of het subsidiebesluit als subsidiabel kunnen worden beschouwd en dat de betalingsverzoeken worden gestaafd door adequate bewijsstukken die aan een controle kunnen worden onderworpen.
3. Ter rechtvaardiging van de betalingen kan de bevoegde ordonnateur op basis van een risicoanalyse een certificaat eisen betreffende de financiële staten en de onderliggende rekeningen van de actie of het werkprogramma, opgesteld door een externe accountant of, voor overheidsinstanties, een bevoegde en onafhankelijke ambtenaar. Het certificaat wordt bij het betalingsverzoek gevoegd en certificeert, volgens een door de bevoegde ordonnateur goedgekeurde methode en overeengekomen procedures die aan internationale normen voldoen, dat de kosten die de begunstigde heeft gedeclareerd in de financiële staten waarop het betalingsverzoek is gebaseerd, werkelijk gemaakt en precies geboekt zijn en op grond van de subsidieovereenkomst of het subsidiebesluit subsidiabel zijn.
In bijzondere, naar behoren gemotiveerde gevallen kan de bevoegde ordonnateur het certificaat vragen in de vorm van een accountantsverklaring of een andere aan internationale normen beantwoordende vorm.
Het certificaat betreffende de financiële staten en de onderliggende rekeningen is verplicht voor tussentijdse betalingen en voor saldobetalingen bij:
a)
subsidies voor een actie waarvan het bedrag toegekend in de vorm als bedoeld in artikel 123, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement gelijk is aan of hoger dan 750 000 EUR, wanneer de betalingsverzoeken voor die vorm bij mekaar opgeteld minstens 325 000 EUR bedragen;
b)
exploitatiesubsidies waarvan het bedrag toegekend in de vorm als bedoeld in artikel 123, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement gelijk is aan of hoger dan 100 000 EUR.
Wanneer een risicoanalyse dit toelaat, mag de bevoegde ordonnateur echter van de verplichting tot het overleggen van een certificaat betreffende de financiële staten en de onderliggende rekeningen vrijstellen:
a)
de in artikel 43 bedoelde overheidsorganen en internationale organisaties;
b)
de begunstigden van subsidies voor humanitaire hulp, spoedoperaties op het gebied van burgerbescherming en het beheer van crisissituaties, behalve voor saldobetalingen;
c)
voor saldobetalingen, de begunstigden van subsidies voor humanitaire hulp die een partnerschapskaderovereenkomst in de zin van artikel 178 hebben gesloten en die over een controlesysteem beschikken dat voor deze betalingen gelijkwaardige garanties biedt;
d)
de begunstigden van meervoudige subsidies die hebben voorzien in een onafhankelijke certificering die gelijkwaardige garanties biedt inzake de controlesystemen en methoden die voor het opstellen van hun vorderingen worden gebruikt.
De bevoegde ordonnateur mag vrijstelling verlenen van de verplichting tot het overleggen van een certificaat betreffende de financiële staten en de onderliggende rekeningen wanneer rechtstreeks door personeelsleden van de Commissie of een door haar gemachtigd orgaan een controle is verricht of zal worden verricht die een gelijkwaardige zekerheid inzake de gedeclareerde kosten verschaft.
Bij overeenkomsten van de Commissie met verschillende begunstigden moeten de in de derde alinea, onder a) en b), bedoelde drempelbedragen per begunstigde worden toegepast.
4. Ter rechtvaardiging van de betalingen kan de bevoegde ordonnateur op basis van een risicoanalyse een operationeel auditverslag van een door de bevoegde ordonnateur erkende onafhankelijke derde partij eisen. Op verzoek van de bevoegde ordonnateur wordt het auditverslag bij het betalingsverzoek gevoegd; de daarmee verband houdende kosten zijn subsidiabel onder dezelfde voorwaarden als die welke in artikel 126 van het Financieel Reglement zijn vastgesteld voor de kosten die verband houden met controlecertificaten. In het auditverslag wordt verklaard dat de operationele audit is uitgevoerd overeenkomstig een door de bevoegde ordonnateur goedgekeurde methode en uitsluitsel gegeven over de vraag of de actie of het werkprogramma effectief volgens de voorwaarden van de subsidieovereenkomst of het subsidiebesluit ten uitvoer is gelegd.
Artikel 208
Opschorting en verlaging van subsidies
(artikel 135 van het Financieel Reglement)
1. De uitvoering van de subsidieovereenkomst of het subsidiebesluit, de deelneming van een begunstigde aan de uitvoering ervan of de betalingen kunnen worden opgeschort om de waarachtigheid te onderzoeken van vermoedens van ernstige fouten, onregelmatigheden, fraude of niet-nakoming van verplichtingen. Als de vermoedens niet worden bevestigd, wordt de uitvoering zo spoedig mogelijk hervat.
2. Ingeval de goedgekeurde actie of het goedgekeurde werkprogramma niet, slecht, onvolledig of niet tijdig wordt uitgevoerd, gaat de bevoegde ordonnateur, na de begunstigde in de gelegenheid te hebben gesteld opmerkingen te maken, over tot evenredige korting of terugvordering van de subsidie, afhankelijk van de stand van de procedure.
HOOFDSTUK 5
Uitvoering
Artikel 209
Uitvoeringsopdrachten
(artikel 137 van het Financieel Reglement)
1. Onverminderd Richtlijn 2004/18/EG gunnen, wanneer voor de uitvoering van de actie of het werkprogramma een overheidsopdracht moet worden geplaatst, de begunstigden de opdracht aan de economisch voordeligste inschrijving, dan wel als zulks dienstig is aan de goedkoopste inschrijving, en vermijden zij daarbij belangenconflicten.
2. Wanneer voor de uitvoering van de actie of het werkprogramma een overheidsopdracht moet worden geplaatst met een waarde van meer dan 60 000 EUR, kan de bevoegde ordonnateur de begunstigden specifieke regels opleggen naast die welke in lid 1 worden bedoeld.
Die specifieke regels zijn gebaseerd op de regels in het Financieel Reglement, waarbij naar behoren rekening wordt gehouden met de waarde van de betrokken opdrachten, het relatieve belang van de bijdrage van de Unie in de totale kosten van de actie en het risico. Deze specifieke regels worden opgenomen in het subsidiebesluit of de subsidieovereenkomst.
Artikel 210
Financiële steun aan derden
(artikel 137 van het Financieel Reglement)
Mits de doelstellingen of te behalen resultaten voldoende nauwkeurig in de in artikel 137, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde voorwaarden zijn vastgelegd, kan de discretionaire bevoegdheid slechts worden geacht volledig te zijn uitgeoefend indien in het subsidiebesluit of de subsidieovereenkomst tevens worden bepaald:
a)
het maximumbedrag aan financiële steun dat aan een derde kan worden uitbetaald, dat ten hoogste 60 000 EUR bedraagt, tenzij waar financiële ondersteuning het hoofddoel van de actie is, alsmede de criteria voor het vaststellen van het precieze bedrag;
b)
een vaste lijst van de verschillende soorten activiteiten waarvoor financiële steun kan worden toegekend;
c)
een omschrijving van de personen of de categorieën van personen die voor dergelijke financiële steun in aanmerking komen en de criteria voor de verlening ervan.
TITEL VII
PRIJZEN
Artikel 211
Programmering
(artikel 138, lid 2, van het Financieel Reglement)
1. Elke bevoegde ordonnateur stelt een jaarlijks of meerjarig werkprogramma voor prijzen op. Dit werkprogramma wordt door de instelling aangenomen en zo spoedig mogelijk op de internetsite van de betrokken instelling bekendgemaakt, doch uiterlijk op 31 maart van het jaar van tenuitvoerlegging.
Het werkprogramma vermeldt de bestreken periode, in voorkomend geval de basishandeling, de doelstellingen, de vooropgestelde resultaten, het indicatieve tijdschema van de wedstrijden en het indicatieve prijzenbedrag.
Het werkprogramma bevat bovendien de in artikel 94 vermelde gegevens voor het besluit waarbij dat werkprogramma wordt vastgesteld dat als financieringsbesluit voor de prijzen van het betrokken jaar wordt aangemerkt.
2. Elke belangrijke wijziging van het werkprogramma wordt op de in lid 1 aangegeven wijze vastgesteld en bekendgemaakt.
Artikel 212
Wedstrijdreglementen
(artikel 138, lid 2, van het Financieel Reglement)
1. Het wedstrijdreglement bevat:
a)
de deelnemingsvoorwaarden, die ten minste:
i)
de criteria vermelden op grond waarvan wordt beoordeeld wie in aanmerking komt;
ii)
de wijze en de uiterste datum vermelden waarop deelnemers zich kunnen inschrijven, indien dat van toepassing is, en de uiterste datum voor het indienen van inzendingen overeenkomstig de voorwaarden van lid 2;
iii)
voorzien in de uitsluiting van deelneming voor wie in een van de in artikel 106, lid 1, en de artikelen 107, 108 en 109 van het Financieel Reglement bedoelde situaties verkeert;
iv)
bepalen dat uitsluitend de deelnemers aansprakelijk zijn voor eventuele claims die verband houden met de in het kader van de wedstrijd verrichte werkzaamheden;
v)
bepalen dat de winnaars verificaties en controles door de Commissie, OLAF en de Rekenkamer, en de in het wedstrijdreglement vastgestelde publiciteitsverplichtingen aanvaarden;
vi)
bepalen dat op de overeenkomst het recht van de Unie van toepassing is, alsmede in voorkomend geval het in het wedstrijdreglement vastgestelde nationale recht;
vii)
de in geval van geschillen bevoegde rechter of scheidsrechter vermelden;
viii)
bepalen dat deelnemers die zich aan valse verklaringen, onregelmatigheden of fraude schuldig hebben gemaakt, kunnen onder de in artikel 145 genoemde voorwaarden financiële of administratieve sancties, of beide, worden opgelegd, die evenredig zijn aan de waarde van de betrokken prijzen;
b)
de toekenningscriteria, die het mogelijk maken de kwaliteit van de inzendingen te beoordelen aan de hand van de doelstellingen en de vooropgestelde resultaten, en op een objectieve wijze de potentiële winnaars te bepalen;
c)
het bedrag van de prijs of prijzen;
d)
de wijze waarop de prijzen na de toekenning aan de winnaars worden uitbetaald.
Voor de toepassing van de eerste alinea, onder a), i), komen begunstigden van subsidies van de Unie in aanmerking, tenzij in het wedstrijdreglement anders is bepaald.
Voor de toepassing van de eerste alinea, onder a), vi), kan in een uitzondering worden voorzien voor de deelneming van internationale organisaties.
2. De door de bevoegde ordonnateur gekozen communicatiemiddelen zijn niet-discriminerend voor de inzenders en mogen de toegang van de deelnemers tot de wedstrijd niet beperken.
De gekozen communicatiemiddelen dienen te waarborgen dat aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
a)
elke inzending bevat alle nodige gegevens voor de beoordeling ervan;
b)
de integriteit van de gegevens blijft behouden;
c)
de vertrouwelijkheid van de inzendingen wordt gewaarborgd;
d)
de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 wordt gewaarborgd.
3. Het wedstrijdreglement vermeldt de voorwaarden waaronder de wedstrijd kan worden geannuleerd, in het bijzonder wanneer niet aan de doelstellingen kan worden voldaan of wanneer een natuurlijke of rechtspersoon die niet aan de deelnemingsvoorwaarden voldoet als winnaar uit de bus zou komen.
4. Het wedstrijdreglement wordt bekendgemaakt op de internetsite van de instellingen van de Unie. Behalve op de internetsite, kan het wedstrijdreglement ook worden bekendgemaakt door andere passende middelen, zoals het Publicatieblad van de Europese Unie, wanneer aanvullende publiciteit bij potentiële deelnemers nodig is. Bekendmaking kan plaatsvinden vanaf de vaststelling van het financieringsbesluit in de zin van artikel 84 van het Financieel Reglement, eventueel al in het jaar voorgaande aan de tenuitvoerlegging van de begroting. Wijzigingen van de inhoud van het wedstrijdreglement worden op dezelfde wijze bekendgemaakt.
Artikel 213
Bekendmaking achteraf
(artikel 138, lid 2, van het Financieel Reglement)
1. Informatie met betrekking tot prijzen die in de loop van een begrotingsjaar worden toegekend, wordt bekendgemaakt met inachtneming van artikel 21.
2. Na de bekendmaking overeenkomstig lid 1 brengt de Commissie aan het Europees Parlement en de Raad desgevraagd verslag uit over:
a)
het aantal deelnemers in het afgelopen jaar;
b)
het aantal deelnemers en het percentage succesvolle inzendingen per wedstrijd;
c)
een lijst van de deskundigen die in het afgelopen jaar deel hebben uitgemaakt van panels, en de procedure die voor hun selectie is gevolgd.
Artikel 214
Evaluatie
(artikel 138, lid 3, van het Financieel Reglement)
1. Ter beoordeling van de inzendingen wijst de bevoegde ordonnateur een panel aan dat is samengesteld uit ten minste drie deskundigen, hetzij externe deskundigen of vertegenwoordigers van ten minste twee verschillende organisatorische eenheden van de instellingen of organen als bedoeld in de artikelen 62 en 208 van het Financieel Reglement die ten opzichte van elkaar niet in een hiërarchische verhouding staan, welke verplichting niet geldt voor de in artikel 72 van deze verordening bedoelde vertegenwoordigingen en plaatselijke entiteiten en de in artikelen 62 en 208 bedoelde delegatieverkrijgende organen die niet over verschillende eenheden beschikken.
De voorschriften met betrekking tot belangenconflicten van artikel 57 van het Financieel Reglement zijn van toepassing op de deskundigen.
Externe deskundigen verklaren dat zij op het tijdstip van aanstelling niet in een situatie van belangenconflict verkeren en de ordonnateur kennis zullen geven van eventuele belangenconflicten die tijdens het evaluatieproces zouden ontstaan.
2. Aan het einde van de werkzaamheden tekenen de leden van het panel een proces-verbaal waarin alle onderzochte inzendingen worden opgenomen, de kwaliteit ervan wordt beoordeeld en wordt vastgesteld welke voor de prijzen in aanmerking komen. Het proces-verbaal kan eveneens worden ondertekend in een elektronisch systeem mits de ondertekenaars naar behoren worden geauthentificeerd.
Het in de eerste alinea bedoelde proces-verbaal wordt bewaard zodat het later kan worden geraadpleegd.
3. De bevoegde ordonnateur neemt vervolgens een besluit over de toekenning van de prijzen. In dat besluit worden vermeld:
a)
het voorwerp en het totaal toegekende prijzenbedrag, of het besluit dat geen prijs wordt toegekend;
b)
de naam van de eventuele winnaars, het aan elke winnaar toegekende prijzenbedrag en de motivering van de keuze;
c)
de naam van de afgewezen deelnemers en de motivering van de afwijzing.
Artikel 215
Information and notification
(artikel 138, lid 3, van het Financieel Reglement)
1. De deelnemers worden zo spoedig mogelijk, en in ieder geval binnen 15 kalenderdagen nadat het toekenningsbesluit is genomen door de ordonnateur, in kennis gesteld van de uitkomst van de evaluatie van hun inzending.
2. Het besluit om de prijs toe te kennen wordt aan de winnaar ter kennis gegeven en geldt als juridische verbintenis in de zin van artikel 86 van het Financieel Reglement.
TITEL VIII
FINANCIERINGSINSTRUMENTEN
Artikel 216
Keuze van de entiteiten waaraan de uitvoering van financieringsinstrumenten onder indirect beheer wordt toevertrouwd
(artikel 139 van het Financieel Reglement)
1. Met het oog op de uitvoering van financieringsinstrumenten onder indirect beheer verzekert de Commissie zich van bewijs dat de uitvoerende entiteit aan de vereisten van artikel 60, lid 2, van het Financieel Reglement voldoet. Het verkregen bewijs is geldig voor elke toekomstige uitvoering van financieringsinstrumenten door de betrokken entiteit, tenzij de onder die vereisten vallende systemen, regels en procedures van de uitvoerende entiteit wezenlijke veranderingen ondergaan.
2. Met het oog op de selectie van entiteiten waaraan de uitvoering van financieringsinstrumenten wordt toevertrouwd overeenkomstig artikel 61, lid 2, van het Financieel Reglement, publiceert de Commissie een oproep tot potentiële uitvoerende entiteiten. Daarbij worden de selectie- en gunningscriteria vermeld.
In de in de eerste alinea bedoelde oproep wordt eveneens vermeld of van de uitvoerende entiteit wordt verlangd dat zij het specifieke financieringsinstrument met eigen middelen voedt, dan wel het risico met anderen deelt. Wanneer die vermelding wordt opgenomen en beperking van het risico op een eventueel belangenconflict noodzakelijk is, dient in de oproep tevens te worden vermeld dat de uitvoerende entiteit maatregelen moet voorstellen om de belangen onderling af te stemmen overeenkomstig artikel 140, lid 2, van het Financieel Reglement. De maatregelen voor de onderlinge afstemming van de belangen worden opgenomen in de overeenkomst betreffende het specifieke financieringsinstrument.
De Commissie gaat op een transparante, objectieve manier en zonder dat een belangenconflict kan rijzen, een dialoog aan met de entiteiten die aan de selectiecriteria voldoen. Na afloop van die dialoog sluit de Commissie delegatieovereenkomsten met de entiteit of de entiteiten die de economisch voordeligste inschrijvingen hebben gedaan, omvattende, al naargelang het geval, de inbreng van hun eigen financiële middelen of risicodeling.
3. De Commissie kan voordat zij een delegatieovereenkomst aangaat rechtstreekse onderhandelingen aanknopen met potentiële uitvoerende entiteiten wanneer de uitvoerende entiteit is genoemd in de basishandeling of is vermeld in artikel 58, lid 1, onder c), iii), van het Financieel Reglement, of in naar behoren gemotiveerde en gedocumenteerde uitzonderlijke gevallen, in het bijzonder wanneer:
a)
een oproep tot potentiële uitvoerende entiteiten geen geschikte inschrijvingen heeft opgeleverd;
b)
voor financieringsinstrumenten met bijzondere kenmerken een bijzonder type uitvoerende entiteit vereist is vanwege de technische deskundigheid, de verregaande specialisatie of de administratiecapaciteiten;
c)
het vanwege extreme urgentie als gevolg van onvoorzienbare gebeurtenissen die niet aan de Unie toe te schrijven zijn, onmogelijk is de in lid 2 bedoelde procedure te volgen.
Artikel 217
Inhoud van de delegatieovereenkomst met de entiteiten waaraan de uitvoering van financieringsinstrumenten onder indirect beheer wordt toevertrouwd
(artikel 139 van het Financieel Reglement)
Naast de bij artikel 40 vereiste gegevens, bevatten delegatieovereenkomsten met entiteiten waaraan de uitvoering van financieringsinstrumenten wordt toevertrouwd de nodige bepalingen om te voldoen aan de voorwaarden en beginselen van artikel 140 van het Financieel Reglement. Met name bevatten de delegatieovereenkomsten:
a)
een beschrijving van het financieringsinstrument, betreffende onder andere de investeringsstrategie of het investeringsbeleid, de aard van de verstrekte steun, de criteria waaraan financiële intermediairs en eindontvangers moeten voldoen, en aanvullende operationele vereisten ter concretisering van de beleidsdoelstellingen van het instrument;
b)
voorschriften inzake een aantal richtwaarden voor het hefboomeffect;
c)
een omschrijving van activiteiten die niet in aanmerking komen en uitsluitingscriteria;
d)
bepalingen om de onderlinge afstemming van de belangen te waarborgen en eventuele belangenconflicten aan te pakken;
e)
bepalingen inzake de selectie van financiële intermediairs overeenkomstig artikel 139, lid 4, tweede alinea, van het Financieel Reglement, en de oprichting van eventuele specifieke investeringsinstrumenten;
f)
bepalingen inzake de aansprakelijkheid van de uitvoerende entiteit en andere entiteiten die bij de uitvoering van het financieringsinstrument worden betrokken;
g)
bepalingen inzake geschillenregeling;
h)
bepalingen betreffende het bestuur van het financieringsinstrument;
i)
bepalingen inzake het (her)gebruik van de bijdrage van de Unie overeenkomstig artikel 140, lid 6, van het Financieel Reglement;
j)
bepalingen inzake het beheer van de bijdragen van de Unie en trustrekeningen, betreffende onder ander de tegenpartijrisico’s, de toegestane kasverrichtingen, de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen, de maatregelen bij buitensporige saldi op trustrekeningen, boekhouding en verslaglegging;
k)
bepalingen inzake de vergoeding van de uitvoerende entiteit, onder andere betreffende de percentages voor beheersvergoedingen, en de berekening en betaling van beheerskosten en -vergoedingen aan de uitvoerende entiteit overeenkomstig artikel 218;
l)
waar van toepassing, bepalingen inzake een kader voor de bijdragen van de in artikel 175 van het Financieel Reglement bedoelde fondsen, en in het bijzonder het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling en het toekomstig Europees Visserijfonds (hierna de „GSK-fondsen” genoemd);
m)
bepalingen inzake de looptijd, de eventuele verlenging ervan, en de beëindiging van het financieringsinstrument, met inbegrip van de voorwaarden voor een vroegtijdige beëindiging en, in voorkomende gevallen, exitstrategieën;
n)
bepalingen inzake het toezicht op de uitvoering van de steunverlening aan financiële intermediairs en eindontvangers, onder andere inzake de verslaglegging door de financiële intermediairs;
o)
waar van toepassing, het type en de aard van de afdekkingsverrichtingen als bedoeld in artikel 219.
Artikel 218
Beheerskosten en -vergoedingen van de uitvoerende entiteiten
(artikel 139 van het Financieel Reglement)
1. De Commissie vergoedt de uitvoerende entiteiten voor de uitvoering van financieringsinstrumenten door middel van prestatievergoedingen, vergoeding van uitzonderlijke uitgaven en kasbeheersvergoedingen wanneer de entiteit de kasmiddelen van het financieringsinstrument beheert.
2. De prestatievergoedingen dekken de administratiekosten die door de uitvoerende entiteit bij de uitvoering van het financieringsinstrument zijn gemaakt. Waar zulks dienstig is, omvatten zij ook stimuli om het verwezenlijken van de beleidsdoelen of de financiële resultaten van het financieringsinstrument te belonen.
Artikel 219
Specifieke regels voor trustrekeningen onder indirect beheer
(artikel 139 van het Financieel Reglement)
1. De entiteiten waaraan de uitvoering van financieringsinstrumenten is toevertrouwd, kunnen op naam van en uitsluitend namens de Commissie trustrekeningen in de zin van artikel 68, lid 7, van het Financieel Reglement openen. Zij zenden de desbetreffende rekeningstaten aan de bevoegde dienst van de Commissie.
2. Op de trustrekeningen worden de nodige kasmiddelen aangehouden en de op dergelijke rekeningen aangehouden tegoeden worden beheerd met inachtneming van de beginselen van goed financieel beheer en adequate prudentiële regels overeenkomstig artikel 140, lid 7, van het Financieel Reglement.
3. De uitvoerende entiteiten onthouden zich bij de uitvoering van financieringsinstrumenten van afdekkingsverrichtingen met een speculatief karakter. Het type en de aard van eventueel toegestane afdekkingsverrichtingen worden vooraf door de Commissie vastgesteld en opgenomen in de delegatieovereenkomsten als bedoeld in artikel 217.
Artikel 220
Directe uitvoering van financieringsinstrumenten
(artikel 139 van het Financieel Reglement)
1. In uitzonderlijke gevallen kunnen financieringsinstrumenten direct worden uitgevoerd overeenkomstig artikel 139, lid 4, van het Financieel Reglement door middel van:
a)
een specifiek investeringsinstrument waarin de Commissie samen met andere publiek- of privaatrechtelijke investeerders participeert om het hefboomeffect van de bijdrage van de Unie te versterken;
b)
leningen, garanties, beleggingen in aandelen en andere risicodelende instrumenten die geen investeringen in specifieke investeringsinstrumenten zijn, die rechtstreeks aan de eindontvangers of via financiële intermediairs worden verstrekt.
2. De Commissie onthoudt zich bij de uitvoering van financieringsinstrumenten van afdekkingsverrichtingen met een speculatief karakter. Het type en de aard van eventueel toegestane afdekkingsverrichtingen worden vooraf door de Commissie vastgesteld en opgenomen in de overeenkomsten met entiteiten die het financieringsinstrument uitvoeren.
Artikel 221
Keuze van financiële intermediairs, beheerders van specifieke investeringsinstrumenten en eindontvangers
(artikel 139 van het Financieel Reglement)
1. Specifieke investeringsinstrumenten door middel waarvan de Commissie direct of indirect financieringsinstrumenten uitvoert, worden opgericht volgens het recht van een lidstaat. Op het beleidsterrein van het extern optreden kunnen zij eveneens worden opgericht volgens het recht van een land dat geen lidstaat is. De beheerders van dergelijke instrumenten worden wettelijk of contractueel verplicht met de nodige professionele zorgvuldigheid en te goeder trouw te handelen.
2. De beheerders van de in lid 1 bedoelde specifieke investeringsinstrumenten en de financiële intermediairs of eindontvangers van de financieringsinstrumenten worden geselecteerd op basis van de aard van het uit te voeren financieringsinstrument, de ervaring en de operationele en financiële geschiktheid van de betrokken entiteiten, en/of de economische levensvatbaarheid van projecten van eindontvangers. De selectie geschiedt op een transparante, objectieve manier en zonder dat een belangenconflict kan rijzen.
3. Er wordt geen financiële steun verleend aan beheerders van specifieke investeringsinstrumenten, aan financiële intermediairs of aan eindontvangers die in een van de in de artikelen 106, lid 1, 107, 108 en 109 van het Financieel Reglement bedoelde situaties verkeren.
Artikel 222
Op financieringsinstrumenten toepasselijke voorwaarden
(artikel 140 van het Financieel Reglement)
1. Financieringsinstrumenten zijn bedoeld om onvolkomenheden of tekortkomingen van de markt of suboptimale investeringssituaties te verhelpen, en verstrekken uitsluitend steun aan eindontvangers die economisch levensvatbaar worden geacht op het tijdstip waarop de Unie via een financieringsinstrument steunt verleent.
2. De steun die financieringsinstrumenten aan eindontvangers verlenen, dient proportioneel te zijn. In het bijzonder de preferentiële behandeling van investeerders die mede-investering of risicodeling aanbieden dient gerechtvaardigd te zijn, in verhouding te staan tot de risico’s die de investeerders in een financieringsinstrument lopen en beperkt te blijven tot het minimum dat noodzakelijk is om hun investering of deel van het risico veilig te stellen.
Artikel 223
Hefboomeffect
(artikel 140 van het Financieel Reglement)
1. Financieringsinstrumenten hebben tot doel om met de bijdrage van de Unie een hefboomeffect te verwezenlijken, waarbij een totaal investeringsbedrag wordt vrijgemaakt dat groter is dan de bijdrage van de Unie.
Het hefboomeffect van de middelen van de Unie wordt berekend door het totale, aan de in aanmerking komende eindontvangers ter beschikking gestelde bedrag voor financieringen te delen door de bijdrage van de Unie.
2. De richtwaarden voor het beoogde hefboomeffect worden vastgesteld op basis van een evaluatie vooraf voor het financieringsinstrument in kwestie.
Artikel 224
Evaluatie vooraf van financieringsinstrumenten
(artikel 140 van het Financieel Reglement)
1. Aan de oprichting van een financieringsinstrument gaat een evaluatie vooraf waarbij onvolkomenheden of tekortkomingen van de markt of suboptimale investeringssituaties worden geconstateerd en de investeringsbehoeften in het licht van de te verwezenlijken beleidsdoelen worden beoordeeld.
2. De evaluatie vooraf moet aantonen dat, noch met een optreden van de markt, noch met een andere handeling van de Unie dan in de vorm van financiering via een financieringsinstrument, zoals regelgeving, liberalisering, hervorming of een andere beleidsmaatregel, de geconstateerde tekortkomingen of onvolkomenheden van de markt op een afdoende en tijdige manier kunnen worden verholpen. Daarbij zal worden nagegaan of het financieringsinstrument de markt zou kunnen verstoren en particuliere financiers verdringen en, zo ja, wat de kosten daarvan zijn, en zal worden aangegeven hoe de negatieve gevolgen van dergelijke verstoringen kunnen worden beperkt.
3. Conform het subsidiariteitsbeginsel zal de evaluatie vooraf aantonen dat een financieringsinstrument op het niveau van de Unie geschikter is om de geconstateerde tekortkomingen of onvolkomenheden van de markt te verhelpen dan een vergelijkbare financieringsinstrumenten op nationaal of regionaal niveau, met inbegrip van instrumenten die uit de GSK-fondsen worden gefinancierd. Ter beoordeling van de meerwaarde van een bijdrage van de Unie wordt rekening gehouden met factoren zoals moeilijke toegang tot financiering op nationaal niveau, in het bijzonder voor grensoverschrijdende projecten, schaalvoordelen en sterke demonstratie-effecten in combinatie met de verspreiding van beproefde methoden onder de lidstaten.
4. In de evaluatie vooraf wordt aangegeven wat de meest efficiënte opzet van het financieringsinstrument is.
5. Daarnaast wordt in de evaluatie vooraf aangetoond dat het voorgenomen financieringsinstrument verenigbaar is met:
a)
nieuwe en bestaande financieringsinstrumenten, geen ongewenste overlappingen vertoont en synergie en schaalvoordelen oplevert;
b)
financieringsinstrumenten en andere vormen van overheidsoptreden die dezelfde marktsituatie verhelpen, waarbij onverenigbaarheden worden vermelden en potentiële synergie wordt onderzocht.
6. De evaluatie vooraf omvat de beoordeling van de evenredigheid van de voorgenomen maatregel met de omvang van het geconstateerde financieringstekort, het beoogde hefboomeffect van het voorgenomen financieringsinstrument, alsook van extra kwalitatieve effecten zoals de verspreiding van beproefde methoden, de verwezenlijking van beleidsdoelen van de Unie in alle stadia van de uitvoering of de toegang tot specifieke deskundigheid van bij de verschillende uitvoeringsstadia betrokken actoren.
7. De evaluatie vooraf geeft passende prestatie-indicatoren voor de voorgestelde financieringsinstrumenten aan en vermeldt de verwachte outputs, resultaten en effecten.
8. Er wordt slechts een afzonderlijke evaluatie vooraf van financieringsinstrumenten verricht wanneer een dergelijke, volledig aan de criteria van de leden 1 tot en met 7 beantwoordende evaluatie geen deel uitmaakt van de evalutie vooraf of de effectbeoordeling van een programma dat of activiteit die het voorwerp is van een basishandeling.
Artikel 225
Toezicht op financieringsinstrumenten
(artikel 140 van het Financieel Reglement)
1. Met het oog op een geharmoniseerd toezicht op financieringsinstrumenten overeenkomstig artikel 140, lid 12, van het Financieel Reglement, stelt de bevoegde ordonnateur een toezichtsysteem in dat moet bijdragen tot het verschaffen van redelijke zekerheid dat de middelen van de Unie conform artikel 32, lid 2, van het Financieel Reglement worden gebruikt.
2. Het toezichtsysteem heeft tot doel de vooruitgang te meten die is geboekt op weg naar het bereiken van de beleidsdoelen en die wordt weerspiegeld in de toepasselijke output- en resultaatindicatoren die bij de evaluatie vooraf zijn vastgesteld, en na te gaan of de uitvoering in overeenstemming is met de vereisten van artikel 140, lid 2, van het Financieel Reglement, en dient de grondslag te leveren voor de verslaglegging van de Commissie overeenkomstig artikel 38, lid 5, en artikel 140, lid 8, van het Financieel Reglement.
3. Bij indirect beheer bouwt het toezicht van de Commissie voort op de door uitvoerende entiteiten verstrekte verslagen en rekeningen, op de beschikbare audits en op controles die door de uitvoerende entiteit zijn verricht, waarbij terdege rekening wordt gehouden met de beheersverklaring van de uitvoerende entiteit en het advies van een onafhankelijk auditorgaan als bedoeld in artikel 60, lid 5, van het Financieel Reglement. De Commissie verifieert de door de uitvoerende entiteiten verstrekte informatie en kan, onder andere steekproefsgewijze, controles verrichten op het passende niveau van uitvoering, tot op het niveau van de eindontvangers.
Het toezicht door de uitvoerende entiteit bouwt voort op de door financiële intermediairs verstrekte verslagen en rekeningen, op de beschikbare audits en op controles die door de financiële intermediair zijn verricht, waarbij terdege rekening wordt gehouden met de beheersverklaring van de financiële intermediair en het advies van onafhankelijke controleurs.
Wanneer er geen financiële intermediairs zijn, houdt de uitvoerende entiteit rechtstreeks toezicht op het gebruik van het financieringsinstrument op basis van de door de eindontvangers verstrekte verslagen en rekeningen.
De uitvoerende entiteit verifieert, zo nodig steekproefsgewijs, de door de financiële intermediairs of eindontvangers verstrekte informatie en verricht de controles waarin de in artikel 217 bedoelde overeenkomst voorziet.
4. Bij direct beheer bouwt het toezicht van de Commissie voort op de door de financiële intermediairs en eindontvangersverstrekte verslagen en rekeningen, met de passende controles. Lid 3 is van overeenkomstige toepassing bij direct beheer.
5. De overeenkomsten tot uitvoering van financieringsinstrumenten bevatten de nodige bepalingen voor de toepassing van de leden tot en met 4.
Artikel 226
Behandeling van bijdragen uit de GSK-fondsen
(artikel 140 van het Financieel Reglement)
1. Er wordt een afzonderlijke boekhouding gevoerd voor de bijdragen uit de GSK-fondsen aan financieringsinstrumenten die overeenkomstig titel VIII van het Financieel Reglement zijn opgericht en op grond van sectorspecifieke regelgeving door de GSK-fondsen worden gesteund.
2. De bijdragen uit de GSK-fondsen worden op afzonderlijke rekeningen geplaatst en in overeenstemming met de doelstellingen van elk GSK-fonds gebruikt ten behoeve van acties en eindontvangers die passen in het programma of de programma’s waarvan de bijdragen afkomstig zijn.
3. Ten aanzien van de bijdragen uit de GSK-fondsen aan financieringsinstrumenten die overeenkomstig titel VIII van het Financieel Reglement zijn opgericht gelden de sectorspecifieke regels.
TITLE IX
REKENING EN VERANTWOORDING EN BOEKHOUDING
HOOFDSTUK 1
Rekening en verantwoording
Artikel 227
Verslag over het begrotings- en financieel beheer van het begrotingsjaar
(artikel 142 van het Financieel Reglement)
Het verslag over het begrotings- en financieel beheer van het begrotingsjaar geeft een getrouw overzicht van:
a)
de verwezenlijking van de doelstellingen van het begrotingsjaar overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer;
b)
de financiële situatie en de gebeurtenissen die een belangrijke invloed hebben gehad op de activiteiten van het begrotingsjaar.
Het verslag over het begrotings- en financieel beheer is gescheiden van de verslagen over de uitvoering van de begroting.
Artikel 228
Afwijking van de boekhoudbeginselen
(artikel 144 van het Financieel Reglement)
Wanneer de rekenplichtigen in een bijzonder geval van oordeel zijn dat van de inhoud van de in de boekhoudregels van de Unie vervatte boekhoudbeginselen moet worden afgeweken, wordt deze afwijking vermeld en naar behoren gemotiveerd in de in artikel 232 bedoelde opmerkingen bij de financiële staten.
Artikel 229
Bewijsstukken
(artikel 144 van het Financieel Reglement)
1. Elke boeking is gebaseerd op gedateerde en genummerde bewijsstukken op papier of een andere drager dat de betrouwbaarheid en de bewaring van de inhoud tijdens de in artikel 48 bedoelde termijnen waarborgt.
2. Verrichtingen van dezelfde aard die op dezelfde plaats en dezelfde dag hebben plaatsgevonden, kunnen op één enkel bewijsstuk worden samengevoegd.
Artikel 230
Staat van de financiële resultaten
(artikel 145 van het Financieel Reglement)
De staat van de financiële resultaten is de weergave van de baten en lasten van het begrotingsjaar, welke volgens hun aard worden ingedeeld.
Artikel 231
Cash flow statement
(artikel 145 van het Financieel Reglement)
De kasstaat geeft de kasstromen tijdens de periode weer en biedt een overzicht van de mutaties tussen het openen en afsluiten van kasverrichtingen.
De kasmiddelen bestaan uit:
a)
liquide middelen;
b)
bankrekeningen en -deposito’s op zicht, en
c)
andere beschikbare waarden die snel in contanten kunnen worden omgezet en waarvan de waarde stabiel is.
Artikel 232
Opmerkingen bij de financiële staten
(artikel 145 van het Financieel Reglement)
De in artikel 145 van het Financieel Reglement bedoelde opmerkingen maken integrerend deel uit van de financiële staten. De opmerkingen moeten ten minste de volgende informatie bevatten:
a)
de boekhoudbeginselen, -regels en -methoden;
b)
de toelichtingen die aanvullende informatie verstrekken die niet in de financiële staten zelf is opgenomen maar die wel nodig is om een getrouw beeld te geven.
Artikel 233
De resultatenrekening van de begrotingsuitvoering
(artikel 146 van het Financieel Reglement)
1. De resultatenrekening van de begrotingsuitvoering bevat:
a)
gegevens over de ontvangsten, te weten:
i)
de ontwikkeling van de ramingen van de ontvangstenbegroting;
ii)
de uitvoering van de ontvangstenbegroting;
iii)
de ontwikkeling van de vastgestelde rechten;
b)
gegevens over de ontwikkeling van alle beschikbare vastleggings- en betalingskredieten;
c)
gegevens over de besteding van alle beschikbare vastleggings- en betalingskredieten;
d)
gegevens over de ontwikkeling van de nog te betalen vastleggingen van het begrotingsjaar en de van het vorige begrotingsjaar overgedragen vastleggingen.
2. Aan de gegevens over de ontvangsten wordt tevens een staat toegevoegd waarin per lidstaat de verdeling wordt gegeven van de aan het einde van het begrotingsjaar nog te innen bedragen aan eigen middelen waarvoor een invorderingsopdracht is gegeven.
Artikel 234
Modalities of transmission of accounts
(artikel 148 van het Financieel Reglement)
De voorlopige rekeningen en de in de artikelen 147 en 148 van het Financieel Reglement bedoelde definitieve rekeningen kunnen langs elektronische weg worden meegedeeld.
HOOFDSTUK 2
Boekhouding
Afdeling 1
Organisatie van de boekhouding
Artikel 235
Organisatie van de boekhouding
(artikel 151 van het Financieel Reglement)
1. De rekenplichtige van elke instelling en van elk in artikel 141 van het Financieel Reglement bedoeld orgaan stelt documentatiemateriaal samen waarin de boekhoudkundige organisatie en procedures van zijn instelling en orgaan worden beschreven, en werkt dit materiaal regelmatig bij.
2. De begrotingsontvangsten en -uitgaven worden volgens de economische aard van de verrichting in het in artikel 236 bedoelde computersysteem geregistreerd als lopende uitgaven of ontvangsten of als kapitaal.
Artikel 236
Computersystemen
(artikel 151 van het Financieel Reglement)
1. De boekhouding wordt gevoerd met behulp van een geïntegreerd computersysteem.
2. De organisatie van de met behulp van computersystemen en -subsystemen gevoerde boekhouding vereist een volledige beschrijving van de systemen en subsystemen.
Deze beschrijving bepaalt de inhoud van alle gegevensvelden en de wijze waarop het systeem de individuele verrichtingen verwerkt. In deze beschrijving wordt aangegeven hoe het systeem het bestaan van een volledig controlespoor garandeert voor elke verrichting en voor elke wijziging die in de computersystemen en -subsystemen wordt aangebracht, zodat op elk moment de aard van de wijzigingen en de identiteit van degene die deze heeft aangebracht, kunnen worden achterhaald.
In de beschrijvingen van de geautomatiseerde boekhoudsystemen en -subsystemen worden eventueel de verbanden tussen deze laatste en het centrale boekhoudsysteem vermeld, met name wat gegevensoverdracht en afstemming van de saldi betreft.
3. De toegang tot de computersystemen en -subsystemen is beperkt tot de personen die zijn opgenomen in een lijst van toegestane gebruikers die door elke instelling wordt bijgehouden.
Afdeling 2
Boeken
Artikel 237
Boeken
(artikel 154 van het Financieel Reglement)
Elke instelling en elk in artikel 141 van het Financieel Reglement bedoeld orgaan voert een journaal, een grootboek en minstens deelrekeningen voor debiteuren, crediteuren en vaste activa, tenzij zulks vanuit kostenoogpunt onverantwoord is.
De grootboekrekeningen bestaan uit computerdocumenten die door de rekenplichtige geïdentificeerd zijn en alle garanties inzake bewijskracht bieden.
De journaalposten worden naar de rekeningen van het grootboek overgeboekt volgens de inrichting van het in artikel 212 bedoelde rekeningstelsel.
Het journaal en het grootboek kunnen worden ingedeeld in zoveel hulpjournalen en hulpboeken als nuttig en nodig is.
De boekingen in de hulpjournalen en hulpboeken worden ten minste maandelijks gecentraliseerd in het journaal en in het grootboek.
Artikel 238
Algemene staat van de rekeningen
(artikel 154 van het Financieel Reglement)
Alle in artikel 141 van het Financieel Reglement bedoelde instellingen en organen stellen een staat van de rekeningen op, die een overzicht geeft van alle rekeningen van de algemene boekhouding, met inbegrip van de tijdens het begrotingsjaar afgesloten rekeningen, met voor elk ervan:
a)
het rekeningnummer;
b)
omschrijving;
c)
het totaal van de debetposten;
d)
het totaal van de creditposten;
e)
het saldo.
Artikel 239
Boekhoudkundige afstemmingen
(artikel 154 van het Financieel Reglement)
1. De gegevens in het grootboek worden bewaard en geordend teneinde de inhoud van elke in de algemene staat van de rekeningen opgenomen rekening te kunnen verantwoorden.
2. Op de inventaris van de vaste activa zijn de artikelen 246 tot en met 253 van toepassing.
Afdeling 3
Boeking
Artikel 240
Boekingen
(artikel 154 van het Financieel Reglement)
1. De boekingen worden verricht volgens de methode van dubbel boekhouden, waarbij elke verrichting of verandering in de boekhouding leidt tot een boekingspost die de gelijkheid tussen de debitering en de creditering van de verschillende bij de boeking betrokken rekeningen vastlegt.
2. Van een verrichting in een andere valuta dan de euro wordt de tegenwaarde in euro berekend en geboekt.
De valuta transacties van herwaardeerbare rekeningen ondergaan ten minste bij elke afsluiting een monetaire herwaardering.
Deze herwaardering wordt uitgevoerd op basis van de overeenkomstig artikel 6 vastgestelde koersen.
De koers die moet worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en een andere valuta voor de opstelling van de balans op 31 december van het jaar N is die van de laatste werkdag van het jaar N.
3. De overeenkomstig artikel 152 van het Financieel Reglement vastgestelde boekhoudregels van de Unie vermelden de regels inzake de omrekening en herwaardering die ten behoeve van de boekhouding op transactiebasis moeten worden vastgesteld.
Artikel 241
Boekingsposten
(artikel 154 van het Financieel Reglement)
Bij elke boekingspost worden de oorsprong, de inhoud en de aanrekening van elk gegeven, alsmede het kenmerk van het desbetreffende bewijsstuk vermeld.
Artikel 242
Registratie in het journaal
(artikel 154 van het Financieel Reglement)
De boekhoudverrichtingen worden in het journaal geregistreerd volgens een van de volgende methoden, die elkaar niet uitsluiten:
a)
hetzij per dag en verrichting;
b)
hetzij door maandelijkse samenvatting van de totalen van de verrichtingen, mits alle documenten worden bewaard waarmee de verrichtingen elk afzonderlijk en per dag kunnen worden geverifieerd.
Artikel 243
Validering van de registratie
(artikel 154 van het Financieel Reglement)
1. Het definitieve karakter van de boekingen in het journaal en in deelrekeningen wordt gewaarborgd door een valideringsprocedure die iedere wijziging of schrapping van de boeking verbiedt.
2. Vóór de indiening van de definitieve financiële staten wordt een afsluitingsprocedure gevolgd om de chronologische volgorde vast te leggen en de onaantastbaarheid van de boekingen te garanderen.
Afdeling 4
Afstemming en verificatie
Artikel 244
Afstemming van de rekeningen
(artikel 154 van het Financieel Reglement)
1. De saldi op de rekeningen van de algemene staat worden periodiek, en ten minste bij elke afsluiting, afgestemd met de gegevens van de beheersystemen die door de ordonnateurs worden gebruikt voor het beheer van de vermogensbestanddelen en voor de dagelijkse invoer in het boekhoudsysteem.
2. Periodiek, en ten minste bij elke afsluiting, verifieert de rekenplichtige of de banksaldi met de werkelijkheid overeenkomen, en met name:
a)
de banktegoeden, door afstemming van de door de financiële instellingen verstrekte rekeninguittreksels;
b)
de kasmiddelen, door afstemming met het kasboek.
Voor de rekeningen van de vaste activa wordt dit onderzoek uitgevoerd overeenkomstig het bepaalde in artikel 250.
3. De rekeningen tussen de instellingen worden maandelijks afgestemd.
4. Tussenrekeningen worden door de rekenplichtige geopend en jaarlijks onderzocht. Deze rekeningen staan onder verantwoordelijkheid van de ordonnateur, die ze zo spoedig mogelijk vereffent.
Afdeling 5
Begrotingsboekhouding
Artikel 245
Inhoud en bijhouden van de begrotingsboekhouding
(artikel 156 van het Financieel Reglement)
1. In de begrotingsboekhouding worden voor elk onderdeel van de begroting geregistreerd:
a)
wat betreft de uitgaven:
i)
de in de oorspronkelijke begroting uitgetrokken kredieten, de kredieten van de gewijzigde begrotingen, de overgedragen kredieten, de kredieten in verband met de inning van bestemmingsontvangsten, de overgeschreven kredieten en het totale bedrag van de aldus beschikbaar gestelde kredieten;
ii)
de vastleggingen en de betalingen van het begrotingsjaar;
b)
wat betreft de ontvangsten:
i)
de ramingen van de oorspronkelijke begroting, de ramingen van de gewijzigde begrotingen, de bestemmingsontvangsten en het totale bedrag van de aldus berekende ramingen;
ii)
de vastgestelde rechten en de invorderingen van het begrotingsjaar;
c)
de nog te betalen vastleggingen en nog te innen ontvangsten van de voorafgaande begrotingsjaren.
De in de eerste alinea, onder a), bedoelde vastleggingskredieten en betalingskredieten worden afzonderlijk geregistreerd en gevolgd.
In de begrotingsboekhouding worden tevens de samenvattende voorlopige vastleggingen van het Europees Landbouwgarantiefonds (hierna het „ELGF” genoemd) en de desbetreffende betalingen geregistreerd.
Deze vastleggingen worden aangegeven tegenover het geheel van de kredieten van het ELGF.
2. De begrotingsboekhouding maakt afzonderlijk toezicht mogelijk op:
a)
het gebruik van de overgedragen kredieten en de kredieten van het begrotingsjaar;
b)
de betaalbaarstelling van de nog betaalbaar te stellen vastleggingen.
Aan de ontvangstenzijde wordt op de nog te innen schuldvorderingen van voorafgaande begrotingsjaren afzonderlijk toezicht gehouden.
3. De begrotingsboekhouding kan zodanig worden georganiseerd dat een analytische boekhouding ontstaat.
4. De begrotingsboekhouding wordt met behulp van computersystemen, in boeken of op fiches bijgehouden.
HOOFDSTUK 3
Inventaris van de vaste activa
Artikel 246
Inventaris van de vaste activa
(artikel 157 van het Financieel Reglement)
Het inventarissysteem voor de vaste activa wordt door de ordonnateur met bijstand van de rekenplichtige vastgesteld. Dit systeem verstrekt alle informatie die nodig is voor het voeren van de boekhouding en het behoud van de activa.
Artikel 247
Behoud van de goederen
(artikel 157 van het Financieel Reglement)
Elke in artikel 141 van het Financieel Reglement bedoelde instelling en elk daar bedoeld orgaan stelt voor wat haar/hem betreft de bepalingen vast betreffende het behoud van de in haar/zijn balans opgenomen activa en wijst de administratieve diensten aan die voor het inventarissysteem verantwoordelijk zijn.
Artikel 248
Opneming van de goederen in de inventaris
(artikel 157 van het Financieel Reglement)
Alle aankopen van goederen waarvan de gebruiksduur meer dan een jaar is, die niet het karakter van een verbruiksgoed hebben en waarvan de aankoopprijs of de kostprijs hoger is dan die welke in de overeenkomstig artikel 152 van het Financieel Reglement vastgestelde boekhoudregels van de Unie is vermeld, worden in de inventaris en de rekeningen van de vaste activa opgenomen.
Artikel 249
Inhoud van de inventaris voor de goederen
(artikel 157 van het Financieel Reglement)
In de inventaris worden een beschrijving, de plaats - of voor roerende zaken, de verantwoordelijke dienst of persoon -, de datum van aankoop en de eenheidskosten van het goed vermeld.
Artikel 250
Inventariscontroles van roerende zaken
(artikel 157 van het Financieel Reglement)
Bij de inventariscontroles door de in artikel 141 van het Financieel Reglement bedoelde instellingen en organen wordt nagegaan of elk goed materieel aanwezig is en met de beschrijving in de inventarislijst overeenkomt. Deze controles worden in het kader van een jaarlijks controleprogramma verricht, behalve voor materiële en immateriële vaste activa waarvoor de controle ten minste om de drie jaar wordt verricht.
Artikel 251
Resale of tangible assets
(artikel 157 van het Financieel Reglement)
De leden, ambtenaren en andere personeelsleden van de in artikel 141 van het Financieel Reglement bedoelde instellingen en de organen kunnen de door deze instellingen en organen doorverkochte goederen niet aankopen, tenzij de goederen via een openbare aanbestedingsprocedure worden verkocht.
Artikel 252
Verkoopprocedure voor materiële activa
(artikel 157 van het Financieel Reglement)
1. Verkopen van materiële activa worden op passende wijze op plaatselijk niveau bekendgemaakt wanneer de aankoopwaarde per eenheid 8 100 EUR of meer bedraagt. De tijd tussen de publicatie van deze aankondiging en de sluiting van het verkoopcontract bedraagt ten minste 14 kalenderdagen.
De in de eerste alinea bedoelde verkopen worden door een verkoopbericht in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakt wanneer de aankoopwaarde per eenheid 391 100 EUR of meer bedraagt. Bovendien kan de verkoop op passende wijze in de pers van de lidstaten worden bekendgemaakt. De tijd tussen de bekendmaking van het verkoopbericht in het Publicatieblad van de Europese Unie en de sluiting van het verkoopcontract bedraagt ten minste één maand.
2. Indien de kosten van de publiciteit hoger zijn dan de verwachte opbrengst van de verrichting, kunnen de in artikel 141 van het Financieel Reglement bedoelde instellingen en organen van bekendmaking afzien.
3. De in artikel 141 van het Financieel Reglement bedoelde instellingen en organen trachten bij iedere verkoop van materiële activa de hoogste prijs te verkrijgen.
4. De leden 1, 2 en 3 zijn niet van toepassing op verkopen tussen instellingen van de Unie en hun in artikel 208 van het Financieel Reglement bedoelde organen.
Artikel 253
Vervreemdingsprocedure voor materiële activa
(artikel 157 van het Financieel Reglement)
Van vervreemding onder bezwarende titel of om niet, afdanking, verhuur en verdwijning door verlies, diefstal of welke oorzaak ook van goederen of voorwerpen die op de inventarislijsten voorkomen, met inbegrip van gebouwen, wordt een verklaring of proces-verbaal opgemaakt door de ordonnateur.
In de verklaring of het proces-verbaal wordt met name de eventuele vervangingsverplichting ten laste van een ambtenaar of ander personeelslid van de Gemeenschappen of enige andere persoon vastgesteld.
De kosteloze terbeschikkingstelling van onroerende goederen of grote installaties geeft aanleiding tot de opstelling van een contract en een jaarlijkse mededeling aan het Europees Parlement en de Raad ter gelegenheid van de indiening van het ontwerp van begroting.
Leden, vaste ambtenaren en andere personeelsleden van de in artikel 141 van het Financieel Reglement bedoelde instellingen en organen mogen geen ontvanger zijn van in de inventaris voorkomende goederen of voorwerpen die om niet ter beschikking worden gesteld of worden afgedankt.
Artikel 254
Inventory and advertising of sales in Union delegations
(artikel 157 van het Financieel Reglement)
1. Vaste inventarissen van roerende goederen die deel uitmaken van het vermogen van de Unie worden, wat de delegaties betreft, ter plaatse bijgehouden. Zij worden op de door elke instelling vastgestelde wijze regelmatig aan de centrale diensten medegedeeld.
Roerende goederen die zich op doorvoer naar de delegaties van de Unie bevinden, worden, in afwachting van opname in de vaste inventaris, in een voorlopige lijst geregistreerd.
2. Verkopen van roerende goederen van de delegaties van de Unie worden volgens de plaatselijke gebruiken bekendgemaakt.
DEEL II
BIJZONDERE BEPALINGEN
TITEL I
ONDERZOEK
Artikel 255
Soorten concrete acties
(artikel 181 van het Financieel Reglement)
1. De eigen werkzaamheden worden uitgevoerd door de vestigingen van het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek (hierna het „JRC” genoemd) en worden in beginsel volledig gefinancierd ten laste van de begroting. Het werkprogramma bestaat uit:
a)
onderzoekprogramma’s;
b)
verkennend onderzoek;
c)
wetenschappelijke en technische ondersteuning van institutionele aard.
2. Het JRC kan onder de in artikel 183 van het Financieel Reglement vastgestelde voorwaarden deelnemen aan externe maatregelen.
3. De in artikel 181, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde schuldvorderingsramingen worden voor registratie aan de rekenplichtige toegezonden.
Artikel 256
Nadere bepalingen inzake het JRC
(artikel 183 van het Financieel Reglement)
1. De activiteiten op concurrentiebasis van het JRC bestaan uit:
a)
activiteiten verricht na een subsidie- of aanbestedingsprocedure;
b)
activiteiten voor rekening van derden;
c)
activiteiten uit hoofde van een administratieve overeenkomst met andere instellingen of andere diensten van de Commissie voor de verstrekking van technische en wetenschappelijke diensten.
2. Wanneer voor activiteiten van het JRC voor rekening van derden een overheidsopdracht moet worden geplaatst, wordt bij de procedure voor de plaatsing van deze opdracht rekening gehouden met de beginselen van doorzichtigheid en gelijke behandeling.
3. De in artikel 183, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde schuldvorderingsramingen worden voor registratie aan de rekenplichtige toegezonden.
TITEL II
EXTERNE MAATREGELEN
HOOFDSTUK I
Algemene bepalingen
Artikel 257
Maatregelen die voor financiering in aanmerking komen
(artikel 184 van het Financieel Reglement)
De kredieten met betrekking tot de in deel II, titel IV, hoofdstuk 1, van het Financieel Reglement bedoelde maatregelen kunnen met name dienen voor de financiering van opdrachten, subsidies, met inbegrip van rentesubsidies, speciale leningen, garanties op leningen en maatregelen inzake financiële bijstand, steun voor de begroting en andere specifieke vormen van budgettaire bijstand.
HOOFDSTUK II
Begrotingssteun en door meerdere donors gefinancierde trustfondsen
Artikel 258
Use of Budget Support
(artikel 186 van het Financieel Reglement)
1. Wanneer de relevante basishandelingen hierin voorzien, kan de Commissie gebruikmaken van begrotingssteun voor een bepaalde sector of algemene begrotingssteun in een derde land op voorwaarde dat:
a)
het beheer van de overheidsfinanciën van het partnerland afdoende transparant, betrouwbaar en doeltreffend is;
b)
het partnerland op sectoraal of nationaal niveau een beleid voert dat voldoende geloofwaardig en effectief is, en
c)
macro-economische beleidsmaatregelen heeft ingesteld die op stabiliteit zijn gericht.
2. De met het partnerland gesloten overeenkomsten bevatten een verplichting voor het land om de Commissie tijdig betrouwbare informatie te verstrekken op basis waarvan zij kan nagaan of aan de voorwaarden van lid 1 is voldaan.
Artikel 259
Trustfondsen van de Unie voor externe maatregelen
(artikel 187 van het Financieel Reglement)
De bijdragen van andere donors worden in rekening gebracht wanneer zij worden geboekt op de specifieke bankrekening van het trustfonds, voor het bedrag in euro zoals het bij ontvangst op die bankrekening is omgerekend.
De bijdrage van de Unie wordt tijdig overgemaakt om de juridische verbintenissen van het trustfonds na te komen, rekening houdende met de beschikbare middelen die door de andere donors zijn ingebracht.
Rente op de specifieke bankrekening van het trustfonds wordt in het trustfonds geïnvesteerd, tenzij in de handeling tot oprichting van het trustfonds anders is bepaald.
Alle verrichtingen die in de loop van het jaar op de in de derde alinea bedoelde bankrekening hebben plaatsgevonden, worden in de boekhouding van het trustfonds opgenomen.
De ordonnateur stelt tweemaal per jaar een financieel verslag op over de verrichtingen van elk trustfonds.
De trustfondsen worden jaarlijks aan een onafhankelijk extern accountantsonderzoek onderworpen.
Het door de ordonnateur opgestelde jaarverslag van elk trustfonds wordt samen met de door de rekenplichtige opgestelde jaarrekening door de raad van bestuur van het trustfonds goedgekeurd. Deze verslagen worden bij het jaarverslag van de gedelegeerde ordonnateur gevoegd en ingediend bij het Europees Parlement en de Raad in het kader van de kwijtingsprocedure van de Commissie.
De regels voor de samenstelling van de raad van bestuur en zijn reglement van orde worden vastgesteld in het besluit tot oprichting van het trustfonds dat door de Commissie wordt goedgekeurd en door de donors wordt onderschreven. De regels garanderen een billijke vertegenwoordiging van de donors en bepalen dat voor de uiteindelijke beslissing over het gebruik van de middelen van het fonds de goedkeurende stem van de Commissie vereist is.
HOOFDSTUK III
Plaatsing van opdrachten
Artikel 260
Huur van gebouwen
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
De enige opdrachten voor onroerende goederen die met beleidskredieten voor externe maatregelen kunnen worden gefinancierd, zijn die betreffende de huur van gebouwen die op de dag van de ondertekening van het huurcontract reeds bestaan. Deze opdrachten worden op de in artikel 124 bedoelde wijze bekendgemaakt.
Artikel 261
Definities
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
1. Opdrachten voor diensten omvatten opdrachten voor studies en technische bijstand.
Er is een opdracht voor studies wanneer het contract tussen een dienstverlener en de aanbestedende dienst onder meer betrekking heeft op studies betreffende het vaststellen en voorbereiden van projecten, haalbaarheidsstudies, economische en marktstudies, technische studies, evaluaties en audits.
Er is een opdracht voor technische bijstand wanneer de dienstverlener een raadgevende functie moet uitoefenen, leiding moet geven aan of toezicht moet houden op een project dan wel in de opdracht gespecificeerde deskundigen ter beschikking moet stellen.
2. Indien een derde land in zijn overheidsdiensten of semi-overheidsinstellingen beschikt over gekwalificeerd leidinggevend personeel, kunnen de opdrachten rechtstreeks in eigen beheer door deze diensten of instellingen worden uitgevoerd.
Artikel 262
Specifieke bepalingen betreffende drempelwaarden en regels voor het plaatsen van externe opdrachten
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
1. De artikelen 123 tot en met 126, behalve de definities, artikel 127, leden 3 en 4, artikel 128, de artikelen 134 tot en met 137, artikel 139, leden 3 tot en met 6, artikel 148, lid 4, artikel 151, lid 2, de artikelen 152 tot en met 158, en de artikelen 160 en 164 van deze verordening zijn niet van toepassing op door of voor rekening van de in artikel 190, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde aanbestedende diensten te plaatsen opdrachten.
De Commissie neemt een besluit over de tenuitvoerlegging van de bepalingen voor opdrachten die onder dit hoofdstuk vallen, alsmede over de door de bevoegde ordonnateur te verrichten controles wanneer de Commissie niet de aanbestedende dienst is.
2. Indien de in lid 1 bedoelde procedures niet worden nageleefd, komen de uitgaven met betrekking tot de desbetreffende maatregelen niet voor financiering door de Unie in aanmerking.
3. Dit hoofdstuk is niet van toepassing op de in artikel 190, lid 2, onder b), van het Financieel Reglement bedoelde aanbestedende diensten indien de Commissie hun na de in artikel 61 van het Financieel Reglement bedoelde controles heeft toegestaan hun eigen procedures voor het plaatsen van opdrachten te gebruiken.
Artikel 263
Bekendmaking en niet-discriminatie
(artikelen 190 en 191 van het Financieel Reglement)
1. De Commissie neemt passende maatregelen om een zo ruim mogelijke deelname, onder gelijke voorwaarden, aan de inschrijving voor de door de Unie gefinancierde opdrachten te verzekeren. Daartoe wordt er met name op toegezien dat:
a)
de aankondigingen, aanbestedingsberichten en gunningsberichten binnen een redelijke termijn worden bekendgemaakt;
b)
geen gebruik kan worden gemaakt van discriminerende praktijken of technische specificaties die een ruime deelname, onder gelijke voorwaarden, van de in artikel 182 van het Financieel Reglement bedoelde natuurlijke en rechtspersonen in de weg staan.
2. Artikel 265, lid 5, artikel 267, lid 3, en artikel 269, lid 4, gelden onverminderd het gebruik van elektronische aanbestedingen.
Artikel 264
Bekendmakingsmaatregelen
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
1. De vooraankondiging voor internationale aanbestedingen wordt voor de opdrachten voor leveringen en diensten zo spoedig mogelijk aan het Publicatiebureau toegezonden en voor de opdrachten voor werken zo spoedig mogelijk na het besluit waarbij het programma wordt goedgekeurd.
2. Voor de toepassing van dit hoofdstuk wordt het aanbestedingsbericht bekendgemaakt:
a)
ten minste in het Publicatieblad van de Europese Unie en op internet, wat de internationale opdrachten betreft;
b)
ten minste in het staatsblad van de begunstigde staat of langs gelijkwaardige weg voor plaatselijke aanbestedingen.
Wanneer het aanbestedingsbericht ook plaatselijk wordt bekendgemaakt, moet het identiek zijn aan het in het Publicatieblad van de Europese Unie en op internet bekendgemaakte bericht en gelijktijdig worden bekendgemaakt. De Commissie zorgt voor de bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie en op internet. De in artikel 190, lid 2, onder b), van het Financieel Reglement bedoelde entiteiten zorgen voor de eventuele plaatselijke bekendmaking.
3. Het gunningsbericht wordt na de ondertekening van het contract toegezonden, behalve indien de opdracht geheim is verklaard, mocht dat nog noodzakelijk zijn, of de uitvoering van de opdracht gepaard moet gaan met speciale veiligheidsmaatregelen, of indien de bescherming van de wezenlijke belangen van de Europese Unie of het begunstigde land zulks vereist, en de bekendmaking van het gunningsbericht ongepast wordt geacht.
Artikel 265
Drempelwaarden en procedures voor de plaatsing van opdrachten voor diensten
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
1. De in artikel 190 van het Financieel Reglement bedoelde drempelwaarden en procedures worden voor opdrachten voor diensten als volgt vastgesteld:
a)
opdrachten met een waarde van 300 000 EUR of meer:
i)
internationale niet-openbare aanbesteding in de zin van artikel 127, lid 2, en artikel 264, lid 2, onder a);
ii)
internationale openbare aanbesteding in de zin van artikel 127, lid 2, en artikel 264, lid 2, onder a);
b)
opdrachten met een waarde van minder dan 300 000 EUR: concurrentiële onderhandelingsprocedure in de zin van lid 3 van dit artikel of een raamcontract.
Voor opdrachten met een waarde van minder dan of gelijk aan 20 000 EUR of minder volstaat één inschrijving.
Betalingen van uitgaven voor een bedrag van minder dan of gelijk aan 2 500 EUR kunnen eenvoudig op factuur geschieden, zonder voorafgaande aanvaarding van een inschrijving.
2. In de in lid 1, onder a), bedoelde internationale niet-openbare procedure wordt in het aanbestedingsbericht vermeld aan hoeveel gegadigden zal worden gevraagd een offerte in te dienen. For service contracts at least four candidates shall be invited. Het aantal gegadigden dat mag inschrijven, moet voldoende zijn om voor daadwerkelijke concurrentie te zorgen.
De lijst van de geselecteerde gegadigden wordt bekendgemaakt op de website van de Commissie.
Wanneer het aantal gegadigden die aan de selectiecriteria of de minimumgeschiktheidsniveaus voldoen, kleiner is dan het minimumaantal, mag de aanbestedende dienst alleen de gegadigden die aan de criteria voor het indienen van een inschrijving voldoen, vragen een inschrijving in te dienen.
3. In de in lid 1, onder b), bedoelde onderhandelingsprocedure stelt de aanbestedende dienst een lijst van ten minste drie door hem gekozen inschrijvers op. Deze procedure houdt een beperkte concurrentie in zonder een publicatie, valt niet onder artikel 129 en wordt concurrentiële onderhandelingsprocedure genoemd.
Inschrijvers voor de concurrentiële onderhandelingsprocedure kunnen worden gekozen uit een passend bekendgemaakte lijst van verkopers als bedoeld in artikel 136, lid 1, onder b). Deze lijst wordt opgesteld na een oproep tot het indienen van blijken van belangstellingen en blijft ten hoogste vijf jaar vanaf de datum van bekendmaking geldig. Deze lijst kan uit deellijsten bestaan. Belangstellenden kunnen zich op elk tijdstip van de geldigheidsduur van de lijst aanmelden, behalve tijdens de laatste drie maanden. In geval van een opdracht nodigt de aanbestedende dienst alle in de lijst of deellijsten opgenomen verkopers uit om in te schrijven.
De inschrijvingen worden geopend en geëvalueerd door een evaluatiecomité dat over de nodige technische en administratieve deskundigheid beschikt. De leden van het evaluatiecomité moeten een onpartijdigheidsverklaring ondertekenen.
Indien de aanbestedende dienst na raadpleging van de inschrijvers slechts één offerte ontvangt die administratief en technisch geldig is, mag de opdracht worden gegund, mits aan de gunningscriteria wordt voldaan.
4. Voor juridische diensten in de zin van de CPV-nomenclatuur kan de aanbestedende dienst gebruikmaken van de concurrentiële onderhandelingsprocedure, ongeacht de geraamde waarde van de opdracht.
5. De offertes worden onder een dubbele omslag toegezonden: de buitenste omslag bevat twee afzonderlijke verzegelde omslagen met de vermeldingen „Omslag A - Technische offerte” en „Omslag B - Financiële offerte”. Op de buitenste omslag worden vermeld:
a)
het adres waar overeenkomstig het aanbestedingsdossier de offertes moeten worden ingediend;
b)
het referentienummer van het aanbestedingsbericht waarop de inschrijver reageert;
c)
eventueel de nummers van de partijen of percelen waarvoor een offerte wordt ingediend;
d)
de vermelding „Niet openen vóór de hiertoe bestemde zitting” in de taal van het aanbestedingdossier.
Wanneer het aanbestedingsdossier in gesprekken voorziet, kan het evaluatiecomité, nadat het voorlopige schriftelijke conclusies heeft opgesteld en voordat het de evaluatie van de technische offertes definitief afsluit, spreken met de belangrijkste leden van het door een inschrijver voorgestelde team van deskundigen, indien de offerte technisch gezien aanvaardbaar is. In dat geval worden de deskundigen, bij voorkeur gezamenlijk wanneer het gaat om een team, door het evaluatiecomité ondervraagd, met korte tussenpozen om vergelijking mogelijk te maken. De gesprekken met de uitgenodigde deskundigen of teams verlopen volgens een van tevoren door de jury afgesproken patroon. De dag en het tijdstip van het gesprek worden ten minste tien kalenderdagen van tevoren aan de inschrijvers meegedeeld. Wanneer de inschrijver door overmacht niet aanwezig kan zijn, wordt hij opnieuw uitgenodigd.
6. De criteria voor de gunning van de opdracht dienen ter bepaling van de economisch voordeligste offerte.
Voor de keuze van de economisch voordeligste offerte wordt een afweging gemaakt tussen de technische kwaliteit en de prijs van de offertes volgens een verhouding 80/20. Daartoe:
a)
worden de aan de technische offertes toegekende punten vermenigvuldigd met 0,80;
b)
worden de aan de financiële offertes toegekende punten vermenigvuldigd met 0,20.
Artikel 266
Toepassing van de onderhandelingsprocedure voor opdrachten voor diensten
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
1. Voor opdrachten voor diensten mogen de aanbestedende diensten in de volgende gevallen van een onderhandelingsprocedure met één inschrijving gebruikmaken:
a)
wanneer de termijnen voor de in artikel 104, lid 1, onder a), b) en c), van het Financieel Reglement bedoelde procedures niet in acht kunnen worden genomen wegens dringende noodzaak als gevolg van gebeurtenissen die de betrokken aanbestedende diensten niet konden voorzien en die in geen geval aan hen te wijten zijn;
b)
wanneer de opdrachten aan overheidsorganen of aan instellingen of verenigingen zonder winstoogmerk worden toevertrouwd en gericht zijn op acties van institutionele aard of ter uitvoering van bijstand aan de bevolking op sociaal gebied;
c)
voor opdrachten in het verlengde van reeds begonnen dienstverlening, onder de in lid 2 vermelde voorwaarden;
d)
wanneer een aanbesteding of de poging om een raamcontract te gebruiken zonder gevolg is gebleven, dat wil zeggen geen offertes heeft opgeleverd die op kwalitatief en/of financieel vlak kunnen worden aanvaard. In dat geval kan de aanbestedende dienst na annulering van de aanbesteding onderhandelingen beginnen met de inschrijver of inschrijvers van zijn keuze die aan de aanbesteding hebben deelgenomen, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd;
e)
wanneer de opdracht het gevolg is van een prijsvraag en overeenkomstig de toepasselijke regels aan de winnaar of een van de winnaars moet worden toegekend. In dit geval worden alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uitgenodigd;
f)
voor diensten waarvan de uitvoering om technische redenen of wegens de bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaalde dienstverlener kan worden toevertrouwd;
g)
voor opdrachten die geheim zijn verklaard, of voor opdrachten waarvan de uitvoering met bijzondere veiligheidsmaatregelen gepaard moet gaan of wanneer de bescherming van de wezenlijke belangen van de Unie of het begunstigde land dit vereist;
h)
wanneer, na de vervroegde beëindiging van een bestaand contract, een nieuw contract moet worden gesloten.
Voor de toepassing van de eerste alinea, onder a), van dit lid gelden interventies in het kader van de in artikel 190, lid 2, bedoelde crisissituaties als situaties van dringende noodzaak. De gedelegeerde ordonnateur stelt, eventueel in overleg met de andere betrokken gedelegeerde ordonnateurs, de situatie van dringende noodzaak vast en herziet zijn beslissing regelmatig met het oog op het beginsel van goed financieel beheer;
Acties van institutionele aard als bedoeld in de eerste alinea, onder b), omvatten diensten die rechtstreeks verband houden met de wettelijke opdracht van overheidsorganen.
2. Opdrachten in het verlengde van de in lid 1, onder c), bedoelde diensten zijn de volgende:
a)
aanvullende opdrachten die geen deel uitmaken van de hoofdopdracht, maar die door onverwachte omstandigheden voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk zijn geworden, mits de aanvullende opdracht technisch of economisch niet van de hoofdopdracht kan worden gescheiden zonder overwegende bezwaren voor de aanbestedende dienst en het samengevoegde bedrag van de aanvullende opdrachten niet meer bedraagt dan 50 % van de waarde van de hoofdopdracht;
b)
aanvullende opdrachten die bestaan in een herhaling van gelijksoortige diensten die zijn toevertrouwd aan de dienstverlener aan wie de eerste opdracht is gegund, mits:
i)
deze opdracht voorwerp is geweest van een aankondiging van de opdracht en de mogelijkheid gebruik te maken van de onderhandelingsprocedure voor de nieuwe opdrachten van het project en de geraamde kosten ervan duidelijk in de aankondiging van de eerste opdracht zijn vermeld;
ii)
de uitbreiding van de opdracht voor een waarde en duur is die niet hoger en langer zijn dan de waarde en de duur van de oorspronkelijke opdracht.
Artikel 267
Drempelwaarden en procedures voor de plaatsing van opdrachten voor leveringen
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
1. De in artikel 190 van het Financieel Reglement bedoelde drempelwaarden en procedures worden voor opdrachten voor leveringen als volgt vastgesteld:
a)
opdrachten met een waarde van 300 000 EUR of meer: internationale openbare aanbesteding in de zin van artikel 127, lid 2, en artikel 264, lid 2, onder a);
b)
opdrachten met een waarde van minder dan 300 000 EUR: a framework contract, of:
i)
opdrachten met een waarde van 100 000 EUR of meer, maar minder dan 300 000 EUR: plaatselijke openbare aanbesteding in de zin van artikel 127, lid 2, en artikel 264, lid 2, onder b);
ii)
opdrachten met een waarde van minder dan 100 000 EUR: concurrentiële onderhandelingsprocedure in de zin van lid 2;
c)
betalingen van uitgaven voor een bedrag van minder dan of gelijk aan 2 500 EUR kunnen eenvoudig op factuur geschieden, zonder voorafgaande aanvaarding van een inschrijving.
Voor opdrachten met een waarde van minder dan of gelijk aan 20 000 EUR of minder volstaat één inschrijving.
2. In de in lid 1, onder b), ii), bedoelde onderhandelingsprocedure stelt de aanbestedende dienst een lijst van ten minste drie door hem gekozen dienstverleners op. Deze procedure houdt een beperkte concurrentie in zonder een publicatie, valt niet onder artikel 129 en wordt concurrentiële onderhandelingsprocedure genoemd.
De inschrijvingen worden geopend en geëvalueerd door een evaluatiecomité dat over de nodige technische en administratieve deskundigheid beschikt. De leden van het evaluatiecomité moeten een onpartijdigheidsverklaring ondertekenen.
Indien de aanbestedende dienst na raadpleging van de leveranciers slechts één offerte ontvangt die administratief en technisch geldig is, mag de opdracht worden gegund, mits aan de gunningscriteria wordt voldaan.
3. Iedere technische en financiële offerte moet in één verzegelde omslag worden geplaatst binnen een andere omslag. Op de verzegelde omslag moet worden vermeld:
a)
het adres waar overeenkomstig het aanbestedingsdossier de offertes moeten worden ingediend;
b)
het referentienummer van het aanbestedingsbericht waarop de inschrijver reageert;
c)
eventueel de nummers van de partijen waarvoor een offerte wordt ingediend;
d)
de vermelding „niet openen vóór de hiertoe bestemde zitting” in de taal van het aanbestedingdossier.
Op de plaats en het tijdstip die in het aanbestedingsdossier zijn vermeld, worden de offertes tijdens een openbare zitting geopend door het evaluatiecomité. Tijdens de openbare opening van de offertes moeten de naam van de inschrijvers, de voorgestelde prijs, het bestaan van de vereiste inschrijvingsgarantie en iedere andere formaliteit die de aanbestedende dienst gepast acht, worden bekendgemaakt.
4. Bij een opdracht voor leveringen zonder klantenservice is de prijs het enige gunningscriterium.
Indien voorstellen voor klantenservice of opleiding van bijzonder belang zijn, wordt de goedkoopste ofwel de economisch voordeligste offerte gekozen, gelet op de technische kwaliteit van de aangeboden dienst en de voorgestelde prijs.
Artikel 268
Toepassing van de onderhandelingsprocedure voor opdrachten voor levering
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
1. Opdrachten voor levering kunnen in de volgende gevallen via een onderhandelingsprocedure worden geplaatst op grond van één inschrijving:
a)
wanneer de termijnen voor de in artikel 111, lid 1, onder a), b) en c), van het Financieel Reglement bedoelde procedures niet in acht kunnen worden genomen wegens dringende noodzaak als gevolg van gebeurtenissen die de betrokken aanbestedende diensten niet konden voorzien en die in geen geval aan hen te wijten zijn;
b)
wanneer de aard of de bijzondere kenmerken van bepaalde leveringen zulks rechtvaardigen, bijvoorbeeld wanneer de uitvoering van de opdracht uitsluitend voorbehouden is aan houders van octrooien of licenties die het gebruik regelen;
c)
voor aanvullende leveringen door de eerste leverancier die bestemd zijn voor, hetzij de gedeeltelijke vervanging van benodigdheden of installaties van courant gebruik, hetzij de uitbreiding van benodigdheden of bestaande installaties, en wanneer verandering van leverancier de aanbestedende dienst zou verplichten materieel met andere technische kenmerken aan te kopen, hetgeen zou leiden tot incompatibiliteit of overmatige technische problemen bij gebruik en onderhoud;
d)
wanneer een aanbesteding zonder gevolg is gebleven, dat wil zeggen geen offertes heeft opgeleverd die op kwalitatief of financieel vlak kunnen worden aanvaard;
e)
voor opdrachten die geheim zijn verklaard, of voor opdrachten waarvan de uitvoering met bijzondere veiligheidsmaatregelen gepaard moet gaan, of wanneer de bescherming van de wezenlijke belangen van de Europese Unie of het begunstigde land dit vereist;
f)
voor opdrachten met betrekking tot op een grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen;
g)
voor opdrachten met betrekking tot de aankoop tegen bijzonder gunstige voorwaarden, hetzij bij een leverancier die definitief zijn handelsactiviteit staakt, hetzij bij curatoren of vereffenaars van een faillissement, een gerechtelijk akkoord, of een procedure van dezelfde aard naar nationaal recht;
h)
wanneer, na de vervroegde beëindiging van een bestaand contract, een nieuw contract moet worden gesloten.
In de onder d) van de eerste alinea bedoelde gevallen kan de aanbestedende dienst na annulering van de aanbesteding onderhandelingen beginnen met de inschrijver of inschrijvers van zijn keuze die aan de aanbesteding hebben deelgenomen, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd.
2. Voor de toepassing van lid 1, onder a), van dit artikel gelden interventies in het kader van de in artikel 190, lid 2, bedoelde crisissituaties als situaties van dringende noodzaak. De gedelegeerde ordonnateur stelt, eventueel in overleg met de andere betrokken gedelegeerde ordonnateurs, de situatie van dringende noodzaak vast en herziet zijn beslissing regelmatig met het oog op het beginsel van goed financieel beheer;
Artikel 269
Drempelwaarden en procedures voor de plaatsing van opdrachten voor werken
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
1. De in artikel 190 van het Financieel Reglement bedoelde drempelwaarden en procedures worden voor opdrachten voor werken als volgt vastgesteld:
a)
opdrachten met een waarde van 5 000 000 EUR of meer, een van de volgende:
i)
internationale openbare aanbesteding in de zin van artikel 127, lid 2, en artikel 264, lid 2, onder a);
ii)
gelet op het bijzondere karakter van bepaalde werken, internationale niet-openbare aanbesteding in de zin van artikel 127, lid 2, en artikel 264, lid 2, onder a);
b)
opdrachten met een waarde van 300 000 EUR of meer, maar minder dan 5 000 000 EUR: plaatselijke openbare aanbesteding in de zin van artikel 127, lid 2, en artikel 264, lid 2, onder b);
c)
opdrachten met een waarde van minder dan 300 000 EUR: concurrentiële onderhandelingsprocedure in de zin van lid 2 van dit artikel.
Voor opdrachten met een waarde van minder dan of gelijk aan 20 000 EUR of minder volstaat één inschrijving.
2. In de in lid 1, onder c), van dit artikel bedoelde onderhandelingsprocedure stelt de aanbestedende dienst een lijst van ten minste drie door hem gekozen aannemers op. Deze procedure houdt een beperkte concurrentie in zonder een publicatie, valt niet onder artikel 129 en wordt concurrentiële onderhandelingsprocedure genoemd.
De inschrijvingen worden geopend en geëvalueerd door een evaluatiecomité dat over de nodige technische en administratieve deskundigheid beschikt. De leden van het evaluatiecomité moeten een onpartijdigheidsverklaring ondertekenen.
Indien de aanbestedende dienst na raadpleging van de aannemers slechts één inschrijving ontvangt die administratief en technisch geldig is, mag de opdracht worden gegund, mits aan de gunningscriteria wordt voldaan.
3. De selectiecriteria hebben betrekking op de geschiktheid van de inschrijver om een dergelijke opdracht uit te voeren, met name op grond van werken die gedurende de voorbije jaren zijn uitgevoerd. Na deze selectie en de verwijdering van niet-conforme offertes, is de prijs van de offerte het enige criterium voor de gunning van de opdracht.
4. Iedere technische en financiële offerte moet in één verzegelde omslag worden geplaatst binnen een andere omslag. Op de verzegelde omslag moet worden vermeld:
a)
het adres waar overeenkomstig het aanbestedingsdossier de offertes moeten worden ingediend;
b)
het referentienummer van het aanbestedingsbericht waarop de inschrijver reageert;
c)
eventueel de nummers van de partijen waarvoor een offerte wordt ingediend;
d)
de vermelding „niet openen vóór de hiertoe bestemde zitting” in de taal van het aanbestedingdossier.
Op de plaats en het tijdstip die in het aanbestedingsdossier zijn vermeld, worden de offertes tijdens een openbare zitting geopend door het evaluatiecomité. Tijdens de openbare opening van de offertes moeten de naam van de inschrijvers, de voorgestelde prijs, het bestaan van de vereiste inschrijvingsgarantie en iedere andere formaliteit die de aanbestedende dienst gepast acht, worden bekendgemaakt.
Artikel 270
Toepassing van de onderhandelingsprocedure voor opdrachten voor werken
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
1. Opdrachten voor werken kunnen in de volgende gevallen via een onderhandelingsprocedure worden geplaatst op grond van één inschrijving:
a)
wanneer de termijnen voor de in artikel 111, lid 1, onder a), b) en c), van het Financieel Reglement bedoelde procedures niet in acht kunnen worden genomen wegens dringende noodzaak als gevolg van gebeurtenissen die de betrokken aanbestedende diensten niet konden voorzien en die in geen geval aan hen te wijten zijn;
b)
Voor aanvullende werken die geen deel uitmaken van de eerste opdracht en die door onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden voor de uitvoering van de werken, onder de in lid 2 vermelde voorwaarden;
c)
wanneer een aanbesteding zonder gevolg is gebleven, dat wil zeggen geen offertes heeft opgeleverd die op kwalitatief of financieel vlak kunnen worden aanvaard;
d)
voor opdrachten die geheim zijn verklaard, of voor opdrachten waarvan de uitvoering met bijzondere veiligheidsmaatregelen gepaard moet gaan, of wanneer de bescherming van de wezenlijke belangen van de Europese Unie of het begunstigde land dit vereist;
e)
wanneer, na de vervroegde beëindiging van een bestaand contract, een nieuw contract moet worden gesloten.
Voor de toepassing van de eerste alinea, onder a), van dit lid gelden interventies in het kader van de in artikel 190, lid 2, bedoelde crisissituaties als situaties van dringende noodzaak. De gedelegeerde ordonnateur stelt, eventueel in overleg met de andere betrokken gedelegeerde ordonnateurs, de situatie van dringende noodzaak vast en herziet zijn beslissing regelmatig met het oog op het beginsel van goed financieel beheer;
In de onder c) van de eerste alinea bedoelde gevallen kan de aanbestedende dienst na annulering van de aanbesteding onderhandelingen beginnen met de inschrijver of inschrijvers van zijn keuze die aan de aanbesteding hebben deelgenomen, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd.
2. De in lid 1, onder b), bedoelde aanvullende werken worden gegund aan de aannemer van werken die de werken reeds uitvoert, mits:
a)
deze werken technisch of economisch niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden zonder overwegende bezwaren voor de begunstigde;
b)
deze werken, hoewel zij te scheiden zijn van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht, absoluut noodzakelijk zijn voor de voltooiing ervan;
c)
het samengevoegde bedrag van de voor aanvullende werken geplaatste opdrachten niet meer bedraagt dan 50 % van de waarde van de hoofdopdracht.
Artikel 271
Toepassing van de onderhandelingsprocedure voor onroerendgoedopdrachten
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
Buildings contracts as referred to in Article 260 may be awarded by negotiated procedure after the local market has been prospected.
Artikel 272
Keuze van de plaatsingsprocedure voor gemengde opdrachten
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
Wanneer opdrachten betrekking hebben op een combinatie van diensten, leveringen en werken, stelt de aanbestedende dienst, met instemming van de Commissie indien zij niet de aanbestedende dienst is, de toepasselijke drempelwaarden en procedures vast; daartoe wordt aan de hand van de relatieve waarde en het operationele belang van de diverse onderdelen van de opdracht het overwegende onderdeel bepaald.
Artikel 273
Inschrijvingsdocumenten
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
1. De in artikel 138 bedoelde inschrijvingsdocumenten worden opgesteld op grond van de beste internationale praktijken en overeenkomstig het bepaalde in dit hoofdstuk wat betreft de bekendmakingsmaatregelen en de contacten tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers.
2. Het aanbestedingsdossier voor opdrachten voor diensten bevat de volgende documenten:
a)
instructies voor de inschrijvers, waarin onder meer moet zijn bepaald:
i)
het soort opdracht;
ii)
de criteria voor de gunning van de opdracht en hun relatieve gewicht;
iii)
eventueel de mogelijkheid van gesprekken en het tijdschema hiervoor;
iv)
de eventuele toelating van varianten;
v)
het eventueel toegelaten aandeel van onderaanneming;
vi)
het maximaal beschikbare budget voor de opdracht, en
vii)
de munteenheid van de offerte;
b)
een niet-openbare lijst van de geselecteerde gegadigden (waarbij het verbod wordt vermeld om onderling afspraken te maken);
c)
algemene voorwaarden voor opdrachten voor diensten;
d)
bijzondere voorwaarden die nadere uitwerking, aanvulling of afwijking van de algemene voorwaarden behelzen;
e)
de taakomschrijving met het voorlopige tijdschema van het project en de voorlopige data vanaf wanneer de belangrijkste deskundigen beschikbaar moeten zijn;
f)
een prijsborderel (in te vullen door de inschrijver);
g)
een inschrijvingsformulier;
h)
een contractformulier;
i)
indien van toepassing, formulieren voor een door een bank of soortgelijke instelling verstrekte garantie, voor de betaling van voorfinancieringen.
Punt h) van de eerste alinea geldt niet in gevallen waarin het modelcontract wegens uitzonderlijke en naar behoren gemotiveerde omstandigheden niet kan worden gebruikt.
3. Het aanbestedingsdossier voor opdrachten voor levering bevat de volgende documenten:
a)
instructies voor de inschrijvers, waarin onder meer moet zijn bepaald:
i)
de criteria voor de selectie en de gunning van de opdracht;
ii)
de eventuele toelating van varianten, en
iii)
de munteenheid van de offerte;
b)
algemene voorwaarden voor leveringsopdrachten;
c)
bijzondere voorwaarden die nadere uitwerking, aanvulling of afwijking van de algemene voorwaarden behelzen;
d)
technische bijlage met eventuele plannen, technische specificaties en het voorlopige tijdschema voor de uitvoering van de opdracht;
e)
een prijsborderel (in te vullen door de inschrijver) met bijzonderheden;
f)
een inschrijvingsformulier;
g)
een contractformulier;
h)
indien van toepassing, formulieren voor een door een bank of soortgelijke instelling verstrekte garantie, voor:
i)
de inschrijving;
ii)
de betaling van voorfinancieringen, en
iii)
de goede uitvoering.
Punt g) van de eerste alinea geldt niet in gevallen waarin het modelcontract wegens uitzonderlijke en naar behoren gemotiveerde omstandigheden niet kan worden gebruikt.
4. Het aanbestedingsdossier voor opdrachten voor werken bevat de volgende documenten:
a)
instructies voor de inschrijvers, waarin onder meer moet zijn bepaald:
i)
de criteria voor de selectie en de gunning van de opdracht;
ii)
de eventuele toelating van varianten, en
iii)
de munteenheid van de offerte;
b)
algemene voorwaarden voor opdrachten voor werken;
c)
bijzondere voorwaarden die nadere uitwerking, aanvulling of afwijking van de algemene voorwaarden behelzen;
d)
technische bijlagen met de plannen, de technische specificaties en het voorlopige tijdschema voor de uitvoering van de opdracht;
e)
een prijsborderel (in te vullen door de inschrijver) met bijzonderheden;
f)
een inschrijvingsformulier;
g)
een contractformulier;
h)
indien van toepassing, formulieren voor een door een bank of soortgelijke instelling verstrekte garantie, voor:
i)
de inschrijving;
ii)
de betaling van voorfinancieringen, en
iii)
de goede uitvoering.
Punt g) van de eerste alinea geldt niet in gevallen waarin het modelcontract wegens uitzonderlijke en naar behoren gemotiveerde omstandigheden niet kan worden gebruikt.
5. Wanneer de in lid 2, onder d), lid 3, onder c), en lid 4, onder c), bedoelde bijzondere voorwaarden en de algemene voorwaarden elkaar tegenspreken, zijn de bijzondere voorwaarden van toepassing.
6. Wanneer de aanbestedende diensten de overlegging verlangen van door onafhankelijke instanties opgestelde verklaringen volgens welke het economische subject aan bepaalde kwaliteitsnormen voldoet, verwijzen zij naar kwaliteitsbewakingsregelingen die zijn gebaseerd op de Europese normen ter zake of, in voorkomend geval, op internationale normen welke zijn gecertificeerd door instanties die voldoen aan de Europese of internationale normen voor certificering. Zij aanvaarden eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van de kwaliteitsbewaking van economische subjecten.
Artikel 274
Garanties
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
1. In afwijking van artikel 163 luiden voorafgaande garanties in euro of in de munteenheid van de overeenkomst die zij dekken.
2. De aanbestedende dienst kan een inschrijvingsgarantie in de zin van dit hoofdstuk eisen die 1 tot 2 % van de totale waarde van de opdracht vertegenwoordigt bij opdrachten voor leveringen en werken. Deze garantie voldoet aan de bepalingen van artikel 163. Zij wordt vrijgegeven bij de gunning van de opdracht. Zij wordt in beslag genomen wanneer de ingediende offerte na de vastgestelde uiterste datum wordt ingetrokken.
3. De aanbestedende dienst mag een uitvoeringsgarantie verlangen voor een bedrag dat in het aanbestedingsdossier wordt vastgesteld en dat overeenkomt met 5 tot 10 % van de totale waarde van de opdracht voor leveringen en werken. Deze garantie wordt bepaald op grond van objectieve criteria, zoals het type en de waarde van de opdracht.
Een uitvoeringsgarantie is echter verplicht indien de volgende drempelwaarden overschreden zijn:
a)
345 000 EUR voor opdrachten voor werken;
b)
150 000 EUR voor opdrachten voor leveringen.
Deze garantie vervalt ten vroegste bij de definitieve oplevering van de goederen en werken. Wanneer de overeenkomst slecht is uitgevoerd, wordt de garantie volledig in beslag genomen.
Artikel 275
Proceduretermijnen
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
1. De aanbestedende dienst moet de offertes ontvangen op het adres en uiterlijk op de dag en het tijdstip die in die uitnodiging tot inschrijving zijn vermeld. De termijnen voor de indiening van de offertes en deelnemingsverzoeken worden door de aanbestedende instanties vastgesteld en zijn lang genoeg opdat de belangstellenden over een redelijke en passende tijd beschikken om hun offerte voor te bereiden en in te dienen.
De minimumtermijn tussen de datum van verzending van de uitnodigingsbrief en de uiterste datum voor de ontvangst van offertes voor dienstenopdrachten bedraagt 50 dagen. In dringende gevallen kan een andere termijn worden vastgesteld.
2. De inschrijvers kunnen schriftelijk vragen stellen tot uiterlijk de datum waarop de offertes moeten worden ingediend. De aanbestedende dienst beantwoordt de vragen uiterlijk de datum waarop de offertes moeten zijn ontvangen.
3. Bij internationale niet-openbare procedures bedraagt de minimumtermijn voor de indiening van de deelnemingsverzoeken 30 dagen vanaf de publicatie van het aanbestedingsbericht. De minimumtermijn tussen de verzending van de uitnodigingsbrief en de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bedraagt 50 dagen. In bepaalde uitzonderlijke gevallen kan een andere termijn worden vastgesteld.
4. Bij internationale openbare procedures bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes, te rekenen vanaf de datum van verzending van de publicatie van het aanbestedingsbericht, respectievelijk:
a)
90 dagen voor opdrachten voor werken;
b)
60 dagen voor leveringsopdrachten.
In bepaalde uitzonderlijke gevallen kan een andere termijn worden vastgesteld.
5. Bij plaatselijke openbare procedures bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes, te rekenen vanaf de bekendmaking van het aanbestedingsbericht, respectievelijk:
a)
60 dagen voor opdrachten voor werken;
b)
30 dagen voor opdrachten voor levering.
In bepaalde uitzonderlijke gevallen kan een andere termijn worden vastgesteld.
6. Voor de in artikel 265, lid 1, onder b), artikel 267, lid 1, onder c), en artikel 269, lid 1, onder c), bedoelde concurrentiële onderhandelingsprocedures wordt aan de geselecteerde gegadigden voor de indiening van hun offertes een minimale termijn toegekend van 30 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de uitnodigingsbrief.
7. De in de leden 1 tot en met 6 genoemde termijnen worden vastgesteld in kalenderdagen.
Artikel 276
Evaluatiecomité
(artikel 190 van het Financieel Reglement)
1. Alle deelnemingsverzoeken en offertes waarvan is vastgesteld dat zij aan de eisen voldoen, worden door een evaluatiecomité geëvalueerd en gerangschikt op basis van vooraf bekendgemaakte uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria. Dit comité bestaat uit een oneven aantal leden, ten minste drie, die beschikken over alle nodige technische en administratieve deskundigheid om een geldig oordeel over de offertes te kunnen uitspreken.
2. Indien de Commissie niet de aanbestedende dienst is, mag zij verzoeken haar een kopie te bezorgen van het aanbestedingsdossier, de offertes, de evaluatie van de offertes en de ondertekende contracten. Zij kan als waarnemer deelnemen aan de opening en de evaluatie van de offertes.
3. Offertes die niet alle in de inschrijvingsdocumenten vermelde essentiële elementen bevatten of die niet aan de daarin gestelde specifieke eisen voldoen, worden uitgesloten.
Het evaluatiecomité of de aanbestedende dienst mag de gegadigden of de inschrijvers echter met inachtneming van het beginsel van gelijke behandeling verzoeken, de ingediende bewijsstukken met betrekking tot de uitsluitings-, de selectie- en de gunningscriteria aan te vullen of toe te lichten binnen de termijn die het comité of de dienst vaststelt.
4. Bij abnormaal lage offertes zoals bedoeld in artikel 151, vraagt het comité om de nodige toelichting over de samenstelling van de offerte.
5. Van de verplichting tot aanstelling van een evaluatiecomité kan worden afgeweken bij opdrachten met een waarde van 20 000 EUR of minder.
HOOFDSTUK IV
Subsidies
Artikel 277
Volledige financiering
(artikel 192 van het Financieel Reglement)
Afwijkingen van de verplichting tot medefinanciering worden verantwoord in het kader van de gunningsbesluiten.
TITEL III
EUROPESE BUREAUS
Artikel 278
De Europese bureaus en de oprichting van extra bureaus
(artikel 195 van het Financieel Reglement)
De in artikel 195 van het Financieel Reglement bedoelde bureaus zijn:
a)
het Publicatiebureau;
b)
het Europees Bureau voor fraudebestrijding;
c)
Het Bureau voor personeelsselectie van de Europese Gemeenschappen en de Europese Bestuursschool, die administratief is gekoppeld aan dit bureau;
d)
het Bureau voor het beheer en de afwikkeling van de individuele rechten;
e)
het Bureau voor infrastructuur en logistiek in Brussel en het Bureau voor infrastructuur en logistiek in Luxemburg.
Eén of meer instellingen kan of kunnen extra bureaus oprichten voor zover dit door een kosten-batenanalyse kan worden gerechtvaardigd en de zichtbaarheid van het optreden van de Unie wordt gewaarborgd.
Artikel 279
Delegatie van bevoegdheden van de instellingen aan interinstitutionele Europese bureaus
(artikelen 195 en 199 van het Financieel Reglement)
Elke instelling is verantwoordelijk voor de vastleggingen in de begroting. De instellingen kunnen aan de directeur van het betrokken interinstitutionele Europese bureau de bevoegdheid delegeren inzake alle daaropvolgende handelingen, in het bijzonder het aangaan van juridische verbintenissen, het valideren van uitgaven, het goedkeuren van betalingen en het innen van ontvangsten, en stellen de grenzen en voorwaarden van deze delegatie van bevoegdheden vast.
Artikel 280
Specifieke regels voor het Publicatiebureau
(artikelen 195 en 199 van het Financieel Reglement)
Elke instelling beslist ten aanzien van het Publicatiebureau voor officiële publicaties over het te voeren publicatiebeleid. Overeenkomstig artikel 21 van het Financieel Reglement worden de netto-opbrengsten van de verkoop van publicaties door de instelling die er de auteur van is, als bestemmingsontvangsten gebruikt.
Artikel 281
Delegatie van bepaalde taken door de rekenplichtige
(artikel 196 van het Financieel Reglement)
De rekenplichtige van de Commissie kan op voorstel van het directiecomité van een bureau sommige van zijn functies betreffende de inning van de ontvangsten en de rechtstreeks door het bureau verrichte uitgaven aan een personeelslid van dat bureau delegeren.
Artikel 282
Kas - Bankrekeningen
(artikel 196 van het Financieel Reglement)
Voor de kasbehoeften van een interinstitutioneel bureau kunnen op voorstel van zijn directiecomité door de Commissie bank- of postrekeningen op naam van het bureau worden geopend. Het jaarlijkse kassaldo wordt aan het einde van het begrotingsjaar afgestemd en vereffend tussen het bureau en de Commissie.
TITEL IV
ADMINISTRATIEVE KREDIETEN
Artikel 283
Algemene bepalingen
(artikel 201 van het Financieel Reglement)
Deze titel heeft betrekking op de administratieve kredieten in de zin van artikel 41 van het Financieel Reglement.
Vastleggingen voor administratieve kredieten die in verschillende titels voorkomen en die globaal worden beheerd, mogen globaal in de begrotingsboekhouding worden opgenomen volgens de in artikel 25 bedoelde samenvattende indeling naar aard.
De bijbehorende uitgaven worden op de begrotingsonderdelen van elke titel geboekt volgens dezelfde verdeling als voor kredieten.
Artikel 284
Huurwaarborgen
(artikel 201 van het Financieel Reglement)
Behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen verstrekken de instellingen huurwaarborgen in de vorm van een bankgarantie of een storting in euro op een geblokkeerde rekening ten name van de instelling en de verhuurder.
Wanneer het echter voor transacties in derde landen niet mogelijk is een van deze vormen van huurgaranties te gebruiken, mag de bevoegde ordonnateur andere vormen aanvaarden, mits deze vormen een gelijkwaardige bescherming van de financiële belangen van de Unie bieden.
Artikel 285
Voorschotten aan het personeel en aan leden van de instellingen
(artikel 201 van het Financieel Reglement)
Onder de in het Statuut genoemde voorwaarden kunnen voorschotten aan het personeel en aan de leden van de instellingen worden betaald.
Artikel 286
Onroerend goed
(artikel 203 van het Financieel Reglement)
1. De in artikel 203, lid 3, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde uitgaven omvatten de kosten voor het inrichten en uitrusten van gebouwen. Zij omvatten niet de gebruikslasten.
2. De procedure van vroegtijdige kennisgeving als bedoeld in artikel 203, lid 4, van het Financieel Reglement en de procedure van voorafgaande toestemming als bedoeld in artikel 203, lid 5, van het Financieel Reglement zijn niet van toepassing op de verwerving van grond die gratis of tegen een symbolisch bedrag gebeurt.
3. De in artikel 203, leden 3 tot en met 7, bedoelde procedures van vroegtijdige kennisgeving en voorafgaande toestemming zijn niet van toepassing op woongebouwen. Het Europees Parlement en de Raad kunnen de bevoegde instelling vragen alle informatie met betrekking tot woongebouwen te verstrekken.
4. In uitzonderlijke of spoedeisende politieke omstandigheden kan voor onroerendgoedprojecten van delegaties van de Unie of kantoren in derde landen de vroegtijdige kennisgeving als bedoeld in artikel 203, lid 4, van het Financieel Reglement samen met de presentatie van het bouwproject als bedoeld in artikel 203, lid 5, van het Financieel Reglement worden gedaan. De procedures van vroegtijdige kennisgeving en voorafgaande toestemming krijgen in dat geval zo gauw mogelijk hun beslag.
5. De procedure van voorafgaande toestemming als bedoeld in artikel 203, leden 5 en 6, van het Financieel Reglement is niet van toepassing op voorbereidende opdrachten of studies ter beoordeling van de precieze kosten en de financiering van het onroerendgoedproject.
6. De in artikel 203, lid 7, onder ii), iii) en iv), van het Financieel Reglement vastgestelde drempelwaarden van 750 000 of 3 000 000 EUR omvatten de kosten voor het inrichten en uitrusten van gebouwen. In het geval van huur- en vruchtgebruikovereenkomsten omvatten die drempelwaarden de kosten voor het inrichten en uitrusten van gebouwen, maar niet de andere gebruikslasten.
7. De Commissie brengt één jaar na de datum van inwerkingtreding van het Financieel Reglement verslag uit over de toepassing van de procedures als bedoeld in artikel 203, leden 3 tot en met 8, van het Financieel Reglement.
TITEL V
DESKUNDIGEN
Artikel 287
Bezoldigde externe deskundigen
(artikel 204 van het Financieel Reglement)
1. Wanneer het om kleinere bedragen gaat dan de in artikel 170, lid 1, onder a), vastgestelde drempelwaarden, kunnen bezoldigde externe deskundigen worden geselecteerd volgens de procedure van lid 2.
2. In het Publicatieblad van de Europese Unie wordt een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling geplaatst of, om er bij potentiële gegadigden zo ruim mogelijke bekendheid aan te geven, op de internetsite van de betrokken instelling.
De oproep tot het indienen van blijken van belangstelling bevat een beschrijving van de beoogde taken en vermeldt de vergoedingsvoorwaarden, die vast zijn en op eenheidsprijzen gebaseerd kunnen zijn.
De lijst van deskundigen die uit de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voortvloeit, is niet langer geldig dan vijf jaar vanaf de bekendmaking ervan of niet langer dan de looptijd van een meerjarenprogramma waarop de taken betrekking hebben.
3. Belangstellende natuurlijke personen kunnen zich op elk tijdstip van de geldigheidsduur van de lijst aanmelden, behalve tijdens de laatste drie maanden. Bezoldigde externe deskundigen worden niet geselecteerd om de in artikel 204 van het Financieel Reglement bedoelde taken uit te voeren wanneer zij in een van de in de artikelen 106 en 107 van het Financieel Reglement vermelde uitzonderingssituaties verkeren.
4. Alle contacten met geselecteerde deskundigen, met inbegrip van het sluiten van contracten en het aanbrengen van wijzigingen daarin, kunnen verlopen over elektronische systemen die door de aanbestedende dienst zijn opgezet.
Deze systemen moeten aan de volgende eisen voldoen:
a)
uitsluitend gemachtigde personen hebben toegang tot het systeem en tot de documenten die ermee worden verzonden;
b)
uitsluitend gemachtigde personen kunnen documenten elektronisch ondertekenen of verzenden;
c)
de gemachtigde personen moeten via gevestigde middelen door het systeem worden geïdentificeerd;
d)
het tijdstip en de datum van de elektronische transactie moeten exact worden aangeduid;
e)
de integriteit van de documenten wordt gewaarborgd;
f)
de beschikbaarheid van de documenten wordt gewaarborgd;
g)
in voorkomend geval wordt de vertrouwelijkheid van de documenten gewaarborgd;
h)
de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 wordt gewaarborgd.
Voor gegevens die door middel van dergelijk systeem worden verstuurd of ontvangen, geldt het wettelijk vermoeden dat de gegevens correct zijn en dat de datum en het tijdstip van verzending of ontvangst van de gegevens zoals aangeduid door het systeem betrouwbaar zijn.
Een document dat door middel van dergelijk systeem worden verstuurd of betekend, wordt beschouwd als origineel van het document en gelijkwaardig aan een papieren document, is toelaatbaar als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures en geniet het wettelijk vermoeden van authenticiteit en integriteit op voorwaarde dat het document geen dynamische kenmerken heeft die automatische wijziging van het document tot gevolg kunnen hebben.
Een elektronische handtekening als bedoeld in lid 9, onder b), heeft dezelfde rechtsgeldigheid als een handgeschreven handtekening.
5. De lijst van deskundigen en de omschrijving van de taken worden jaarlijks gepubliceerd. De vergoeding voor de uitgevoerde taken wordt gepubliceerd indien zij meer dan 15 000 EUR bedraagt.
6. Lid 5 is niet van toepassing wanneer de bekendmaking afbreuk zou doen aan de bij het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie beschermde rechten en vrijheden van personen of de commerciële belangen van deskundigen zou schaden.
DEEL III
OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN
Artikel 288
Overgangsbepalingen
De artikelen 35 tot en met 43 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 blijven van toepassing op tot 31 december 2013 aangegane verplichtingen. De artikelen 33 tot en met 44 van de onderhavige verordening gelden uitsluitend voor verplichtingen die vanaf 1 januari 2014 worden aangegaan.
Titel VI van deel 1 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 kan, wanneer de bevoegde ordonnateur daartoe besluit, blijven gelden voor subsidieovereenkomsten die worden ondertekend en subsidiebesluiten die ter kennis worden gegeven tot 31 december 2013 in het kader van globale vastleggingen op de begroting 2012 of eerdere jaren, met inachtneming van de beginselen van gelijke behandeling en transparantie.
Artikel 289
Intrekking
Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 wordt ingetrokken.
Verwijzingen naar de ingetrokken verordening worden gelezen als verwijzingen naar de onderhavige verordening overeenkomstig de concordantietabel in de bijlage.
Artikel 290
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Zij is van toepassing met ingang van 1 januari 2013.
De artikelen 216 tot en met 226 zijn evenwel van toepassing vanaf 1 januari 2014.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 29 oktober 2012