GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) Nr. 110/2014 VAN DE COMMISSIE
van 30 september 2013
tot vaststelling van de financiële modelregeling voor publiek-private partnerschapsorganen bedoeld in artikel 209 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (1), en met name artikel 209,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 heeft, uitgaande van de ervaring opgedaan met de institutionalisering van publiek-private partnerschappen als organen van de Unie in het kader van artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (2), voorzien in nieuwe categorieën van publiek-private partnerschappen om de keuze aan instrumenten uit te breiden, en daarbij organen toegevoegd waarvan de regels flexibeler en toegankelijker zijn voor private partners dan de regels die op de instellingen van de Unie van toepassing zijn. Tot die nieuwe categorieën behoren de organen bedoeld in artikel 209 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 waaraan de uitvoering van een publiek-privaat partnerschap is toevertrouwd (hierna „PPP-organen” genoemd).
(2)
Teneinde een goed financieel beheer van de middelen van de Unie te garanderen en PPP-organen de mogelijkheid te bieden hun eigen financiële regels vast te stellen, dient voor die organen een financiële modelregeling te worden aangenomen.
(3)
PPP-organen dienen bij de opstelling en de uitvoering van hun begroting het eenheids-, het begrotingswaarachtigheids-, het jaarperiodiciteits-, het evenwichts-, het rekeneenheids-, het universaliteits- en het specialiteitsbeginsel, het beginsel van goed financieel beheer, dat een doeltreffende en efficiënte interne beheersing vergt, en het transparantiebeginsel in acht te nemen.
(4)
Teneinde de volledige uitvoering van de taken en activiteiten van het PPP-orgaan te garanderen, dienen kredieten voor een bepaald jaar die ongebruikt zijn gebleven, tot het derde daaropvolgende begrotingsjaar in de raming van uitgaven en ontvangsten te kunnen worden opgenomen.
(5)
Aangezien de Uniemiddelen die ter beschikking worden gesteld van het PPP-orgaan, op indirecte wijze moeten worden beheerd overeenkomstig artikel 60 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, dienen de bepalingen inzake financiële planning en verslaglegging in overeenstemming te zijn met die wijze van uitvoering van de begroting. De kwijting voor de uitvoering van de begroting ter zake van de bijdrage van de Unie aan de PPP-organen moet deel uitmaken van de kwijting die het Europees Parlement de Commissie verleent voor de uitvoering van de begroting van de Unie. Daarom is een passende jaarlijkse verslaglegging, met inbegrip van een beheersverklaring, vereist overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, zodat de Commissie haar verantwoordelijkheid met betrekking tot de kwijting beter kan nemen.
(6)
Het is noodzakelijk de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de rekenplichtige en van de ordonnateurs te omschrijven rekening houdend met het publiek-private karakter van de PPP-organen. De ordonnateurs dienen de volle verantwoordelijkheid te krijgen voor alle ontvangsten- en uitgavenverrichtingen die onder hun gezag worden uitgevoerd, en rekenschap af te leggen van hun handelingen, eventueel ook in het kader van tuchtrechtelijke procedures.
(7)
Het is noodzakelijk de functies van interne controle en interne beheersing te verduidelijken en de verslagleggingsvereisten te stroomlijnen. De interne controle in de PPP-organen moet worden uitgevoerd door de intern controleur van de Commissie die controles moet verrichten wanneer de risico’s in kwestie dat rechtvaardigen. Er moet worden voorzien in bepalingen betreffende het opzetten en het functioneren van een internecontroleafdeling.
(8)
Teneinde te garanderen dat ieder orgaan rekenschap aflegt van de uitvoering van zijn begroting en zich aan de bij zijn oprichting opgelegde doelstellingen houdt, moet aan PPP-organen worden toegestaan om voor de uitvoering van de aan hen toevertrouwde taken een beroep te doen op privaatrechtelijke externe organen, maar alleen wanneer dat noodzakelijk is en er geen sprake is van een openbaredienstverleningstaak of de uitoefening van een discretionaire beoordelingsbevoegdheid.
(9)
De beginselen die moeten worden toegepast met betrekking tot de ontvangsten- en uitgavenverrichtingen van het PPP-orgaan, dienen te worden vastgelegd.
(10)
Gelet op het publiek-private karakter van de PPP-organen en met name de bijdrage van de particuliere sector aan de begroting van het PPP-orgaan, dienen flexibele procedures voor de gunning van aanbestedingscontracten te worden toegestaan. De desbetreffende procedures moeten de beginselen van transparantie, evenredigheid, gelijke behandeling en non-discriminatie in acht nemen en wijken gedeeltelijk af van de desbetreffende bepalingen die zijn vastgesteld in Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie (3). Door middel van een nauwere samenwerking tussen de leden van PPP-organen moet ervoor worden gezorgd dat de levering van goederen en diensten beter en goedkoper verloopt en dat buitensporige kosten bij het beheer van aanbestedingsprocedures worden vermeden. De PPP-organen moeten daarom ook contracten kunnen sluiten met hun eigen leden, de Unie uitgezonderd, zonder een aanbestedingsprocedure uit te schrijven, voor goederen, diensten of werken die rechtstreeks door die leden worden geleverd, verleend of uitgevoerd zonder dat zij daarvoor een beroep doen op derden.
(11)
Teneinde de kostenefficiëntie te verbeteren, moet worden voorzien in de mogelijkheid om diensten te delen of over te dragen aan een ander orgaan of de Commissie, met name door toe te staan dat de taken van de rekenplichtige van een PPP-orgaan volledig of gedeeltelijk worden toevertrouwd aan de rekenplichtige van de Commissie.
(12)
Voor het beoordelen van subsidieaanvragen, projecten en inschrijvingen en voor het verstrekken van advies in specifieke gevallen moeten de PPP-organen gebruik kunnen maken van externe deskundigen. Die deskundigen moeten worden geselecteerd met inachtneming van de beginselen van non-discriminatie, gelijke behandeling en afwezigheid van belangenconflicten.
(13)
Bij de gunning van subsidies en prijzen dienen de desbetreffende bepalingen van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van toepassing te zijn, behoudens specifieke bepalingen in het oprichtingsbesluit van het PPP-orgaan of het basisbesluit van het programma waarvan de uitvoering aan het PPP-orgaan is toevertrouwd, teneinde ervoor te zorgen dat de uitvoering coherent is met de maatregelen die op directe wijze door de Commissie worden beheerd.
(14)
Wanneer de rekeningen van de PPP-organen moeten worden geconsolideerd volgens de in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde boekhoudregels, dienen de door de PPP-organen toegepaste boekhoudregels een dergelijke consolidatie toe te staan.
(15)
Deze verordening dient in werking te treden op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie, zodat de herziene financiële regelingen voor de PPP-organen tijdig kunnen worden vastgesteld tegen 1 januari 2014 om de samenhang van de regels voor het komende meerjarig financieel kader te waarborgen,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK 1
TOEPASSINGSGEBIED
Artikel 1
Onderwerp
In deze verordening zijn de grondbeginselen vastgelegd op basis waarvan publiek-private partnerschapsorganen (hierna „PPP-organen” genoemd) hun eigen financiële regels dienen vast te stellen. De financiële regels van het PPP-orgaan wijken slechts af van deze verordening voor zover zijn specifieke behoeften zulks vereisen en met de voorafgaande instemming van de Commissie overeenkomstig artikel 209, vierde alinea, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Elk PPP-orgaan stelt in zijn financiële regels nadere bepalingen ter uitvoering van deze beginselen vast.
Artikel 2
Definities
Voor de uitvoering van deze verordening zijn de volgende definities van toepassing:
- „raad van bestuur”: de belangrijkste interne instantie voor financiële en budgettaire besluitvorming in het PPP-orgaan, ongeacht de benaming die eraan is gegeven in het oprichtingsbesluit van het orgaan,
- „directeur”: de persoon die belast is met de uitvoering van de besluiten van de raad van bestuur en tevens, als ordonnateur, van de begroting van het PPP-orgaan, ongeacht de titel die hem is gegeven in het oprichtingsbesluit van het orgaan,
- „lid”: een lid van het PPP-orgaan overeenkomstig het oprichtingsbesluit,
- „oprichtingsbesluit”: het rechtsinstrument van de Unie dat de belangrijkste aspecten van de oprichting en de werking van het PPP-orgaan regelt,
- „begroting van het PPP-orgaan”: het instrument waarbij voor elk begrotingsjaar alle voor het PPP-orgaan noodzakelijk geachte ontvangsten en uitgaven worden geraamd en toegestaan.
Artikel 3
Toepassingsgebied van de begroting
De begroting van het PPP-orgaan omvat:
a)
de ontvangsten van het PPP-orgaan, bestaande uit:
i)
de financiële bijdrage van de leden aan de administratieve kosten;
ii)
de financiële bijdrage van de leden aan de operationele kosten;
iii)
bestemmingsontvangsten voor de financiering van specifieke uitgaven;
iv)
alle door het PPP-orgaan gegenereerde ontvangsten;
b)
de uitgaven van het PPP-orgaan, met inbegrip van de administratieve uitgaven.
HOOFDSTUK 2
BEGROTINGSBEGINSELEN
Artikel 4
Eerbiediging van begrotingsbeginselen
Onder de in deze verordening bepaalde voorwaarden worden bij de opstelling en de uitvoering van de begroting van het PPP-orgaan het eenheids-, het begrotingswaarachtigheids-, het jaarperiodiciteits-, het evenwichts-, het rekeneenheids-, het universaliteits- en het specialiteitsbeginsel, het beginsel van goed financieel beheer, dat een doeltreffende en efficiënte interne beheersing vergt, en het transparantiebeginsel in acht genomen.
Artikel 5
Eenheidsbeginsel en begrotingswaarachtigheidsbeginsel
1. Slechts door aanwijzing op een onderdeel van de begroting van het PPP-orgaan kunnen ontvangsten worden geïnd en uitgaven worden verricht.
2. Voor geen enkele uitgave kan een verplichting worden aangegaan of een betalingsopdracht worden gegeven boven het bedrag van de in de begroting van het PPP-orgaan toegestane kredieten.
3. In de begroting van het PPP-orgaan kan slechts een krediet worden opgenomen als er een noodzakelijk geachte uitgave tegenover staat.
4. De rente op uit de begroting van het PPP-orgaan betaalde voorfinanciering is niet verschuldigd aan het PPP-orgaan.
Artikel 6
Jaarperiodiciteitsbeginsel
1. De in de begroting van het PPP-orgaan opgenomen kredieten worden toegestaan voor de duur van een begrotingsjaar, dat begint op 1 januari en eindigt op 31 december.
2. Vastleggingskredieten dekken de totale kosten van de juridische verbintenissen die tijdens het begrotingsjaar worden aangegaan.
3. Betalingskredieten dekken de betalingen die voortvloeien uit de uitvoering van de juridische verbintenissen die tijdens het begrotingsjaar of voorafgaande begrotingsjaren zijn aangegaan.
4. Wat administratieve kredieten betreft, mogen de uitgaven niet hoger zijn dan de voor het jaar verwachte ontvangsten als bedoeld in artikel 3, onder a), i).
5. Gelet op de behoeften van het PPP-orgaan kunnen de ongebruikte kredieten worden opgenomen in de raming van uitgaven en ontvangsten tot het derde daaropvolgende begrotingsjaar. Deze kredieten moeten het eerst worden gebruikt.
6. De leden 1 tot en met 5 verzetten zich er niet tegen dat vastleggingen in de begroting voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan een begrotingsjaar uitstrekt, in jaartranches worden verdeeld wanneer het oprichtingsbesluit daarin voorziet of wanneer zij betrekking hebben op administratieve uitgaven.
Artikel 7
Evenwichtsbeginsel
1. De begroting is wat ontvangsten en betalingskredieten betreft in evenwicht.
2. De vastleggingskredieten zijn niet hoger dan de jaarlijkse bijdrage van de Unie zoals vastgesteld in de met de Commissie gesloten overeenkomst betreffende de jaarlijkse overdracht van middelen, vermeerderd met de jaarlijkse bijdragen van andere leden dan de Unie, alle overige in artikel 3 bedoelde ontvangsten en de in artikel 6, lid 5, bedoelde ongebruikte kredieten.
3. Het PPP-orgaan mag geen leningen aangaan binnen het kader van zijn begroting.
4. Als het begrotingsresultaat positief is, wordt het overschot in de begroting van het volgende begrotingsjaar opgenomen als ontvangst.
Als het begrotingsresultaat negatief is, wordt het tekort in de begroting van het volgende begrotingsjaar opgenomen als betalingskrediet.
Artikel 8
Rekeneenheidsbeginsel
De begroting van het PPP-orgaan wordt in euro opgesteld, uitgevoerd en onderworpen aan rekening en verantwoording. Voor kasbehoeften is de rekenplichtige evenwel gemachtigd transacties in andere valuta’s te verrichten zoals vastgelegd in de financiële regels van het PPP-orgaan.
Artikel 9
Universaliteitsbeginsel
1. Onverminderd lid 2 dienen de gezamenlijke ontvangsten ter dekking van de gezamenlijke betalingskredieten. De ontvangsten en de uitgaven mogen niet met elkaar worden gecompenseerd, behoudens specifieke bepalingen in de financiële regels van het PPP-orgaan betreffende gevallen waarin bepaalde bedragen in mindering kunnen worden gebracht op betalingsverzoeken, waarvoor in dat geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven.
2. De ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, zoals inkomsten van stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten, zijn bestemd voor de financiering van bepaalde specifieke uitgaven.
3. De directeur kan alle schenkingen ten gunste van het PPP-orgaan, zoals stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten, aanvaarden.
Voor het aanvaarden van schenkingen die omvangrijke financiële lasten kunnen meebrengen, is de voorafgaande goedkeuring vereist van de raad van bestuur, die zich binnen twee maanden na de indiening van het verzoek uitspreekt. Indien de raad van bestuur binnen deze termijn geen beslissing neemt, wordt de schenking geacht te zijn aanvaard.
De drempel waarboven de financiële lasten als omvangrijk worden aangemerkt, wordt vastgesteld bij een besluit van de raad van bestuur.
Artikel 10
Specialiteitsbeginsel
1. De kredieten worden ten minste per titel en hoofdstuk gespecificeerd.
2. De directeur kan kredieten overschrijven van het ene hoofdstuk naar het andere zonder beperking en van de ene titel naar de andere tot maximaal 10 % van de kredieten van het jaar dat vermeld staat op het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven.
Bij overschrijding van de in de eerste alinea bedoelde grens kan de directeur aan de raad van bestuur kredietoverschrijvingen voorstellen van de ene titel naar de andere. De raad van bestuur heeft drie weken tijd om zich tegen dergelijke overschrijvingen te verzetten. Na deze termijn worden zij geacht te zijn aanvaard.
De directeur stelt de raad van bestuur zo spoedig mogelijk in kennis van alle overeenkomstig de eerste alinea verrichte overschrijvingen.
Artikel 11
Beginsel van goed financieel beheer
1. De kredieten worden aangewend volgens de beginselen van goed financieel beheer, met name de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid.
2. Zuinigheid betekent dat de door het PPP-orgaan voor zijn activiteiten ingezette middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld.
Efficiëntie betekent dat de beste verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten wordt nagestreefd.
Doeltreffendheid betekent dat de gestelde doelen en de beoogde resultaten worden bereikt.
3. Er worden specifieke, meetbare, haalbare, relevante en van een datum voorziene doelstellingen vastgelegd voor alle werkgebieden die door de begroting van het PPP-orgaan worden bestreken. De verwezenlijking van die doelstellingen wordt gemeten aan de hand van prestatie-indicatoren voor elk werkgebied, en die informatie wordt jaarlijks en uiterlijk in de documenten die de ontwerpbegroting van het PPP-orgaan vergezellen, door de directeur aan de raad van bestuur verstrekt.
4. Tenzij in het oprichtingsbesluit is bepaald dat evaluaties worden verricht door de Commissie, verricht het PPP-orgaan, met het oog op de verbetering van de besluitvorming, evaluaties van zijn programma’s en activiteiten die belangrijke uitgaven met zich brengen, waaronder evaluaties achteraf, en de resultaten van die evaluaties worden toegezonden aan de raad van bestuur.
Artikel 12
Interne beheersing van de begrotingsuitvoering
1. De begroting van het PPP-orgaan wordt uitgevoerd volgens de regels van doeltreffende en efficiënte interne beheersing.
2. Voor de uitvoering van de begroting van het PPP-orgaan wordt interne beheersing gedefinieerd als een proces dat op alle niveaus van het beheer van toepassing is en redelijke zekerheid moet verschaffen over de verwezenlijking van de volgende doelstellingen:
a)
doeltreffendheid, efficiëntie en zuinigheid van de verrichtingen;
b)
betrouwbaarheid van de verslaglegging;
c)
bescherming van activa en informatie;
d)
preventie, opsporing en correctie van fraude en onregelmatigheden en de naar aanleiding van deze fraude en onregelmatigheden genomen maatregelen;
e)
adequate beheersing van de risico’s in verband met de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, rekening houdend met het meerjarige karakter van de programma’s en met de aard van de betrokken betalingen.
3. Een doeltreffende en efficiënte interne beheersing is gebaseerd op beproefde internationale methoden en omvat in het bijzonder de in artikel 32, leden 3 en 4, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 vastgelegde elementen, rekening houdend met de structuur en de grootte van het PPP-orgaan, de aard van de aan het orgaan toevertrouwde taken alsook de in het geding zijnde bedragen en financiële en operationele risico’s.
Artikel 13
Transparantiebeginsel
1. De begroting van het PPP-orgaan wordt vastgesteld, uitgevoerd en aan rekening en verantwoording onderworpen overeenkomstig het transparantiebeginsel.
2. De begroting van het PPP-orgaan, met inbegrip van de personeelsformatie, en de gewijzigde begrotingen, zoals die zijn vastgesteld, met inbegrip van alle wijzigingen overeenkomstig artikel 15, lid 1, worden uiterlijk vier weken na goedkeuring bekendgemaakt op de internetsite van het PPP-orgaan en aan de Commissie en de Rekenkamer toegezonden.
3. Uiterlijk op 30 juni van het volgende begrotingsjaar maakt het PPP-orgaan overeenkomstig artikel 21, leden 2, 3 en 4, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 op zijn internetsite in een gestandaardiseerde vorm informatie bekend over de ontvangers van uit zijn begroting afkomstige middelen.
De gepubliceerde informatie moet gemakkelijk toegankelijk, overzichtelijk en uitvoerig zijn. De informatie wordt ter beschikking gesteld met inachtneming van de geheimhoudings- en beveiligingsvereisten, met name de bescherming van persoonsgegevens zoals vastgesteld in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (4).
4. De overeenkomstig artikel 34 van deze verordening ingehuurde deskundigen worden bekendgemaakt op een internetsite van de Unie.
HOOFDSTUK 3
FINANCIËLE PLANNING
Artikel 14
Raming van uitgaven en ontvangsten
1. Het PPP-orgaan zendt de Commissie en de andere leden uiterlijk op 31 januari van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin de begroting van het PPP-orgaan moet worden uitgevoerd, een raming van zijn uitgaven en ontvangsten en de algemene richtsnoeren die aan die raming ten grondslag liggen, tezamen met zijn in artikel 31, lid 4, bedoelde ontwerpwerkprogramma.
2. De raming van uitgaven en ontvangsten van het PPP-orgaan omvat:
a)
een raming van het aantal vaste en tijdelijke ambten, per functiegroep en per rang, alsook van het aantal arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen, uitgedrukt in voltijdequivalenten, binnen de grenzen van de begrotingskredieten;
b)
bij verandering van de personeelsbezetting, een overzicht met een motivering van de gevraagde nieuwe posten;
c)
een driemaandelijkse raming van de betalingen en ontvangsten;
d)
gegevens over de verwezenlijking van alle eerder vastgelegde doelstellingen voor de verschillende activiteiten;
e)
de doelstellingen voor het begrotingsjaar waarop de raming betrekking heeft, met vermelding van eventuele specifieke begrotingsbehoeften in verband met het behalen van die doelstellingen;
f)
de administratieve kosten en de uitgevoerde begroting van het PPP-orgaan in het voorgaande begrotingsjaar;
g)
het bedrag van de financiële bijdragen van de leden en de waarde van de bijdragen in natura van de leden, de Unie uitgezonderd;
h)
informatie over de ongebruikte kredieten die zijn opgenomen in de raming van uitgaven en ontvangsten per jaar overeenkomstig artikel 6, lid 5.
Artikel 15
Opstelling van de begroting
1. De begroting van het PPP-orgaan en de personeelsformatie, die het aantal vaste en tijdelijke ambten per functiegroep en per rang omvat, aangevuld met het aantal arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen, uitgedrukt in voltijdequivalenten, worden goedgekeurd door de raad van bestuur overeenkomstig het oprichtingsbesluit van het PPP-orgaan. In de financiële regels van het PPP-orgaan kunnen nadere bepalingen worden vastgesteld. Voor iedere wijziging van de begroting van het PPP-orgaan, met inbegrip van de personeelsformatie, dient een gewijzigde begroting van het PPP-orgaan te worden vastgesteld volgens dezelfde procedure als voor de oorspronkelijke begroting van het PPP-orgaan. De begroting van het PPP-orgaan en, in voorkomend geval, de gewijzigde begrotingen van het PPP-orgaan worden aangepast om rekening te houden met het bedrag van de bijdrage van de Unie zoals vastgelegd in de begroting van de Unie.
2. De begroting van het PPP-orgaan omvat een staat van ontvangsten en een staat van uitgaven.
3. In de begroting van het PPP-orgaan worden opgenomen:
a)
in de staat van ontvangsten:
i)
de geraamde ontvangsten van het PPP-orgaan voor het betrokken begrotingsjaar („jaar n”);
ii)
de geraamde ontvangsten van het voorgaande begrotingsjaar en de ontvangsten van het begrotingsjaar n-2;
iii)
een passende toelichting bij elke ontvangstenpost;
b)
in de staat van uitgaven:
i)
de vastleggings- en betalingskredieten voor jaar n;
ii)
de vastleggings- en betalingskredieten voor het voorgaande begrotingsjaar en de in het jaar n-2 vastgelegde uitgaven en verrichte betalingen, waarbij de betalingen tevens uitgedrukt worden als een percentage van de begroting van het PPP-orgaan van het jaar n;
iii)
een overzicht van de tijdschema’s voor de in latere begrotingsjaren te verrichten betalingen uit hoofde van vastleggingen in de begroting van voorgaande begrotingsjaren;
iv)
een passende toelichting bij elk onderdeel.
4. In de personeelsformatie wordt, naast het aantal voor het begrotingsjaar toegestane ambten, het aantal ambten vermeld dat voor het voorgaande begrotingsjaar was toegestaan alsook het aantal werkelijk bezette ambten. Dezelfde informatie wordt vermeld voor de arbeidscontractanten en de gedetacheerde nationale deskundigen.
HOOFDSTUK 4
FINANCIËLE ACTOREN
Artikel 16
Begrotingsuitvoering volgens het beginsel van goed financieel beheer
1. De directeur voert de taken van ordonnateur uit. De directeur voert de begroting van het PPP-orgaan aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde uit volgens de financiële regels van het PPP-orgaan en het beginsel van goed financieel beheer, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grenzen van de toegestane kredieten. De directeur staat in voor de wettigheid en de regelmatigheid ervan.
Onverminderd de verantwoordelijkheden van de ordonnateur met betrekking tot preventie en opsporing van fraude en onregelmatigheden neemt het PPP-orgaan deel aan de fraudepreventieactiviteiten van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF).
2. De directeur kan de bevoegdheden tot uitvoering van de begroting delegeren aan personeelsleden van het PPP-orgaan die zijn onderworpen aan het Statuut, waar dat van toepassing is op de personeelsleden van het PPP-orgaan, overeenkomstig de voorwaarden die zijn vastgelegd in de financiële regels van het PPP-orgaan. Deze delegatieverkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de uitdrukkelijk aan hen verleende bevoegdheden.
Artikel 17
Bevoegdheden en taken van de ordonnateur
1. De directeur voert de begroting van het PPP-orgaan uit via de diensten die onder zijn gezag staan.
2. Voor zover dit onvermijdelijk blijkt, kunnen technische expertises en administratieve, voorbereidende of bijkomende opdrachten die geen overheidstaak of de uitoefening van een discretionaire beoordelingsbevoegdheid inhouden, langs contractuele weg worden toevertrouwd aan externe privaatrechtelijke entiteiten of organen.
3. De directeur stelt overeenkomstig de door de raad van bestuur vastgestelde minimumnormen en rekening houdend met de aan de beheeromstandigheden en de aard van de gefinancierde acties verbonden risico’s de organisatorische structuur en de systemen voor interne beheersing in die passen bij de uitvoering van de taken van directeur. De inrichting van die structuur en die systemen geschiedt op basis van een risicoanalyse, die mede een kosten-batenanalyse omvat.
De directeur kan binnen zijn diensten deskundigen en adviseurs aanstellen om hem de aan zijn activiteiten verbonden risico’s te helpen beheersen.
4. De ordonnateur bewaart de bewijsstukken van de uitgevoerde verrichtingen gedurende een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de datum van het besluit waarbij aan de Commissie kwijting wordt verleend voor de uitvoering van de begroting van de Unie voor het betrokken jaar. Persoonsgegevens in de bewijsstukken zullen waar mogelijk worden verwijderd wanneer die gegevens niet noodzakelijk zijn voor beheer of controle. In ieder geval is, wat de bewaring van verkeersgegevens betreft, artikel 37, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 van toepassing.
Artikel 18
Controles vooraf
1. Elke verrichting wordt ten minste onderworpen aan een controle vooraf aan de hand van stukken en van de beschikbare resultaten van reeds verrichte controles op de operationele en de financiële aspecten van de verrichting.
De controles vooraf omvatten de inleiding en de verificatie van een verrichting.
Inleiding en verificatie van een verrichting zijn gescheiden functies.
2. Onder inleiding van een verrichting wordt verstaan alle handelingen die worden verricht ter voorbereiding van handelingen tot uitvoering van de begroting van het PPP-orgaan door de bevoegde ordonnateur.
3. Onder verificatie vooraf van een verrichting dient te worden verstaan alle controles vooraf die door de bevoegde ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en de financiële aspecten ervan te verifiëren.
4. De controles vooraf zijn gericht op de samenhang tussen de vereiste bewijsstukken en alle andere beschikbare informatie.
De frequentie en de reikwijdte van de controles vooraf worden bepaald door de bevoegde ordonnateur op grond van risico- en kosteneffectiviteitsoverwegingen. Bij twijfel vraagt de ordonnateur die voor de betaalbaarstelling verantwoordelijk is, aanvullende inlichtingen of voert hij in het kader van de controle vooraf een controle ter plaatse uit om redelijke zekerheid te verkrijgen.
De controles vooraf dienen om met name het volgende vast te stellen:
a)
de regelmatigheid en de overeenstemming van de uitgave met de geldende bepalingen;
b)
de toepassing van het in artikel 11 bedoelde beginsel van goed financieel beheer.
Ten behoeve van de controles mag een serie soortgelijke individuele transacties in verband met lopende uitgaven voor salarissen, pensioenen, vergoeding van kosten van dienstreizen en ziektekosten door de bevoegde ordonnateur als één verrichting worden beschouwd.
Artikel 19
Controles achteraf
1. De bevoegde ordonnateur kan controles achteraf instellen met betrekking tot verrichtingen die reeds zijn goedgekeurd na controles vooraf. De controles achteraf kunnen steekproefsgewijs volgens het risico worden ingericht.
De controles achteraf kunnen geschieden aan de hand van documenten en, zo nodig, ter plaatse.
2. De controles vooraf en de controles achteraf worden niet door dezelfde personeelsleden uitgevoerd. De voor de controles achteraf verantwoordelijke personeelsleden zijn geen ondergeschikten van de voor de controles vooraf verantwoordelijke personeelsleden.
De personeelsleden die verantwoordelijk zijn voor de controle van het beheer van de financiële verrichtingen, bezitten de vereiste beroepsbekwaamheden.
Artikel 20
Jaarlijkse verslaglegging
De ordonnateur brengt jaarlijks bij de raad van bestuur verslag uit over de uitvoering van zijn taken. Te dien einde legt de ordonnateur uiterlijk op 15 februari van het daaropvolgende begrotingsjaar aan de raad van bestuur en de Commissie de volgende stukken over:
a)
een verslag over de uitvoering van het jaarlijkse werkprogramma van het PPP-orgaan, de begroting van het PPP-orgaan en de personele middelen;
b)
de voorlopige rekeningen van het PPP-orgaan, met inbegrip van het in artikel 39 bedoelde verslag over het begrotings- en financiële beheer;
c)
een beheersverklaring waarin de ordonnateur verklaart, tenzij anders staat vermeld in specifieke punten van voorbehoud, redelijke zekerheid te hebben dat:
i)
de informatie op juiste, volledige en accurate wijze is gepresenteerd (juist en getrouw beeld);
ii)
de uitgaven voor het beoogde doel zijn gebruikt;
iii)
de ingevoerde controlesystemen de nodige garanties verstrekken in verband met de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen;
d)
een samenvatting van de definitieve controleverslagen en van de verrichte verificaties, met een analyse van de aard en de omvang van de vastgestelde fouten en tekortkomingen in de systemen en een overzicht van de reeds genomen of geplande corrigerende maatregelen.
Het verslag beschrijft de resultaten van de verrichtingen ten opzichte van de gestelde doelen, de aan die verrichtingen verbonden risico’s, het gebruik van de ter beschikking gestelde middelen en de efficiëntie en de doeltreffendheid van de systemen voor interne beheersing, en staat in verhouding tot de aard van de toevertrouwde taken en de daarmee samenhangende bedragen.
Uiterlijk op 1 juli van elk jaar worden de onder c) en d) van de eerste alinea genoemde documenten en het oordeel daarover van de raad van bestuur, het goedgekeurde jaarlijkse activiteitenverslag en de definitieve rekeningen tezamen met de goedkeuring ervan door de raad van bestuur overeenkomstig artikel 43, lid 2, door de directeur aan de Commissie toegezonden. De Commissie zendt deze documenten aan het Europees Parlement en de Raad toe.
Artikel 21
Bescherming van de financiële belangen van de Unie
1. Indien een bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren, onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepscode die dat personeelslid gehouden is te respecteren, deelt hij dit schriftelijk mee aan de directeur, die hierop schriftelijk antwoordt. Indien de directeur niet optreedt of het aanvankelijke besluit of voorschrift bevestigt en het personeelslid van oordeel is dat een dergelijke bevestiging geen redelijk antwoord vormt op zijn bezorgdheid, stelt het personeelslid de in artikel 23, lid 3, bedoelde betrokken instantie schriftelijk hiervan in kennis. De in artikel 23, lid 3, bedoelde instantie stelt de raad van bestuur onmiddellijk hiervan in kennis.
2. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van het PPP-orgaan of zijn leden kunnen schaden, waarschuwt het personeelslid de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties. Overeenkomsten met extern controleurs die controles verrichten van het financiële beheer van het PPP-orgaan, bevatten een verplichting voor de extern controleur om de ordonnateur in kennis te stellen van elk vermoeden van illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van het PPP-orgaan of zijn leden kunnen schaden.
Artikel 22
Rekenplichtige
1. De raad van bestuur stelt een rekenplichtige aan die onderworpen is aan het Statuut, waar dat van toepassing is op de personeelsleden van het PPP-orgaan, en die zijn functie volledig onafhankelijk uitoefent. De rekenplichtige wordt binnen het PPP-orgaan belast met:
a)
de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;
b)
het voeren, opstellen en presenteren van de rekeningen overeenkomstig hoofdstuk 8;
c)
het uitvoeren van de boekhoudregels en het rekeningstelsel overeenkomstig hoofdstuk 8;
d)
het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren; desbetreffend is de rekenplichtige bevoegd om te allen tijde na te gaan of de valideringscriteria zijn nageleefd;
e)
het beheer van de kasmiddelen.
2. Twee of meer PPP-organen kunnen dezelfde rekenplichtige aanstellen.
PPP-organen kunnen ook met de Commissie overeenkomen dat de rekenplichtige van de Commissie tevens optreedt als rekenplichtige van het PPP-orgaan.
Zij kunnen ook de taken van de rekenplichtige van het PPP-orgaan gedeeltelijk toevertrouwen aan de rekenplichtige van de Commissie, rekening houdend met kosten-batenoverwegingen.
In het in dit lid bedoelde geval nemen zij de nodige maatregelen om belangenconflicten te voorkomen.
3. De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een juist en getrouw beeld geven van de financiële situatie van het PPP-orgaan en de uitvoering van de begroting. De ordonnateur garandeert de betrouwbaarheid van deze gegevens.
4. Voordat de rekeningen door de directeur worden goedgekeurd, tekent de rekenplichtige ze af, waarmee hij verklaart dat hij een redelijke zekerheid heeft dat de rekeningen een juist en getrouw beeld van de financiële situatie van het PPP- orgaan geven.
Met het oog op de toepassing van de eerste alinea vergewist de rekenplichtige zich ervan dat de rekeningen zijn opgesteld volgens de in artikel 38 bedoelde boekhoudregels en dat alle uitgaven en ontvangsten in de rekeningen zijn geboekt.
De rekenplichtige is bevoegd de ontvangen informatie te controleren en alle verdere toetsen uit te voeren die hij noodzakelijk acht om de rekeningen te kunnen aftekenen.
Zo nodig maakt de rekenplichtige voorbehoud, waarbij hij de aard en de draagwijdte van het voorbehoud precies omschrijft.
Behoudens lid 5 is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de geldmiddelen en de kasequivalenten. De rekenplichtige is voor de bewaring ervan aansprakelijk.
5. De rekenplichtige kan in de uitoefening van zijn functie een aantal van zijn taken delegeren aan personeelsleden die onderworpen zijn aan het Statuut, waar dat van toepassing is op de personeelsleden van het PPP-orgaan, wanneer dit van essentieel belang is voor de uitoefening van zijn functie volgens de financiële regels van het PPP-orgaan.
6. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kan de rekenplichtige te allen tijde door de raad van bestuur tijdelijk of definitief van zijn functie worden ontheven. In dat geval wordt door de raad van bestuur een plaatsvervangend rekenplichtige aangesteld.
Artikel 23
Verantwoordelijkheid van de financiële actoren
1. De artikelen 16 tot en met 25 doen niet af aan de eventuele strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de financiële actoren krachtens het toepasselijke nationale recht en de geldende bepalingen aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Unie en de bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Unie of van de lidstaten betrokken zijn.
2. Elke ordonnateur en rekenplichtige is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk onder de voorwaarden vastgesteld in het Statuut. Gevallen van illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van het PPP-orgaan of zijn leden kunnen schaden, worden voorgelegd aan de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties, met name aan OLAF.
3. De door de Commissie overeenkomstig artikel 73, lid 6, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 opgerichte gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden oefent ten aanzien van het PPP-orgaan dezelfde bevoegdheden uit als die welke zij uitoefent ten aanzien van diensten van de Commissie, tenzij de raad van bestuur besluit om een functioneel onafhankelijke instantie op te richten of deel te nemen aan een gezamenlijke instantie die door verscheidene organen is opgericht. Voor zaken die door PPP-organen worden aangebracht, heeft één personeelslid van een PPP-orgaan zitting in de gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden die door de Commissie is ingesteld of waaraan de Commissie deelneemt.
Op grond van het advies van de in de eerste alinea bedoelde instantie neemt de directeur een beslissing over het instellen van een procedure wegens tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid of geldelijke aansprakelijkheid. Indien de instantie systeemgebonden problemen ontdekt, zendt zij de ordonnateur een verslag met aanbevelingen toe. Indien de directeur door het advies in het gedrang wordt gebracht, zendt de instantie het toe aan de raad van bestuur en aan de intern controleur van de Commissie. In zijn verslag overeenkomstig artikel 20 verwijst de directeur anoniem naar adviezen van de instantie en geeft hij aan welke follow-upmaatregelen zijn genomen.
4. Elk personeelslid kan worden verplicht de schade die het PPP-orgaan door grove schuld zijnerzijds in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden. Het met redenen omklede besluit daartoe wordt genomen door het tot aanstelling bevoegde gezag na vervulling van de door de toepasselijke wetgeving voorgeschreven tuchtrechtelijke formaliteiten.
Artikel 24
Belangenconflicten
1. Financiële actoren in de zin van de artikelen 16 tot en met 25 en andere personen die bij de uitvoering en het beheer, met inbegrip van voorbereidende handelingen op dit gebied, de controle of de beheersing van de begroting betrokken zijn, verrichten geen handelingen waarbij hun eigen belangen in conflict kunnen komen met die van het PPP-orgaan.
Indien een dergelijk risico bestaat, ziet de betrokkene van die handeling af en wendt hij zich tot de directeur, die schriftelijk meedeelt of er sprake is van een belangenconflict. De betrokkene stelt ook zijn directe meerdere op de hoogte. Is de betrokkene de directeur, moet hij zich tot de raad van bestuur wenden.
Indien er sprake blijkt te zijn van een belangenconflict, beëindigt de betrokkene zijn activiteiten in verband met de zaak. De directeur of, als het de directeur betreft, de raad van bestuur neemt de nodige verdere maatregelen.
2. Voor de toepassing van lid 1 doet een belangenconflict zich voor wanneer de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functies van de in lid 1 bedoelde financiële actor of andere persoon in gevaar wordt gebracht als gevolg van familiebanden, vriendschap, politieke gezindheid of nationaliteit, economische belangen of elke andere eventuele belangengemeenschap met de ontvanger.
Artikel 25
Scheiding van functies
De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar.
HOOFDSTUK 5
INTERNE CONTROLE
Artikel 26
Aanwijzing, bevoegdheden en taken van de intern controleur
1. Het PPP-orgaan stelt een internecontrolefunctie in, die wordt uitgeoefend met inachtneming van de desbetreffende internationale normen.
2. De internecontrolefunctie wordt uitgeoefend door de intern controleur van de Commissie. De intern controleur kan noch ordonnateur noch rekenplichtige zijn.
3. De intern controleur adviseert het PPP-orgaan bij het beheersen van de risico’s door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheer- en controlesystemen en door aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de uitvoeringsvoorwaarden van de verrichtingen en ter bevordering van een goed financieel beheer.
De intern controleur is met name belast met:
a)
het beoordelen van de toereikendheid en de doeltreffendheid van de interne beheersystemen alsmede van de prestaties van de diensten bij de uitvoering van de programma’s en acties in relatie met de ermee verbonden risico’s;
b)
het beoordelen van de efficiëntie en de doeltreffendheid van de systemen voor interne beheersing en controle die worden toegepast op elke verrichting tot uitvoering van de begroting.
4. De werkzaamheden van de intern controleur strekken zich uit tot alle activiteiten en diensten van het PPP-orgaan. De intern controleur heeft volledige en onbeperkte toegang tot alle informatie die hij voor de uitvoering van zijn taken nodig heeft.
5. De intern controleur neemt kennis van het verslag van de ordonnateur overeenkomstig artikel 20 en van de andere geïdentificeerde informatie.
6. De intern controleur brengt aan de raad van bestuur en de directeur verslag uit van zijn bevindingen en aanbevelingen.
De intern controleur brengt ook verslag uit in een van de volgende gevallen:
-
kritische risico’s zijn niet aangepakt en aanbevelingen niet gevolgd,
-
er is een grote vertraging met de uitvoering van de aanbevelingen van vorige jaren.
De raad van bestuur en de directeur zorgen ervoor dat regelmatig wordt toegezien op de uitvoering van uit controles voortvloeiende aanbevelingen. De raad van bestuur onderzoekt de in artikel 20 bedoelde informatie en gaat na of de aanbevelingen volledig en tijdig ten uitvoer zijn gelegd.
7. Het PPP-orgaan stelt de contactgegevens van de intern controleur beschikbaar aan elke natuurlijke of rechtspersoon die betrokken is bij uitgavenverrichtingen, zodat er vertrouwelijk contact kan worden opgenomen met de intern controleur.
8. De verslagen en de bevindingen van de intern controleur zijn slechts voor het publiek toegankelijk nadat de intern controleur de maatregelen voor uitvoering ervan heeft gevalideerd.
Artikel 27
Onafhankelijkheid van de intern controleur
De onafhankelijkheid van de intern controleur, de aansprakelijkheid van de intern controleur voor maatregelen die zijn genomen bij de uitoefening van zijn functie, en het recht van de intern controleur beroep in te stellen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie worden bepaald overeenkomstig artikel 100 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 28
Opzetten van een internecontroleafdeling
1. Met passende inachtneming van overwegingen van kosteneffectiviteit en meerwaarde kan de raad van bestuur een internecontroleafdeling opzetten, die haar taken verricht overeenkomstig de desbetreffende internationale normen.
Het doel, de bevoegdheid en de verantwoordelijkheid van de internecontroleafdeling worden vastgelegd in het charter voor interne controle en zijn onderworpen aan de goedkeuring van de raad van bestuur.
Het jaarlijkse controleplan van een internecontroleafdeling wordt opgesteld door het hoofd van de internecontroleafdeling, onder meer rekening houdend met de risicobeoordeling van de directeur voor het PPP-orgaan.
Dit plan wordt geëvalueerd en goedgekeurd door de raad van bestuur.
De internecontroleafdeling brengt aan de raad van bestuur en de directeur verslag uit van haar bevindingen en aanbevelingen.
Als het niet kosteneffectief is om een internecontroleafdeling op te zetten binnen één PPP-orgaan of deze niet aan internationale normen kan voldoen, kan het PPP-orgaan beslissen om een gezamenlijke internecontroleafdeling op te zetten met andere PPP-organen die op hetzelfde beleidsterrein actief zijn.
In dergelijke gevallen komen de raden van bestuur van de desbetreffende PPP-organen overeen hoe de gezamenlijke internecontroleafdeling in de praktijk wordt ingericht.
De actoren op het gebied van de interne controle werken efficiënt samen door informatie en controleverslagen uit te wisselen en, waar passend, gezamenlijke risicobeoordelingen op te stellen en gezamenlijke controles te verrichten.
2. De raad van bestuur en de directeur zorgen ervoor dat regelmatig wordt toegezien op de uitvoering van de aanbevelingen van de internecontroleafdeling.
HOOFDSTUK 6
ONTVANGSTEN EN UITGAVEN
Artikel 29
Inning van de ontvangsten
1. De inning van de ontvangsten behelst de opstelling van schuldvorderingsramingen, de vaststelling van de te innen rechten en de terugvordering van onverschuldigd betaalde bedragen. Ook is voorzien in de mogelijkheid om, in voorkomend geval, van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien.
2. Ten onrechte betaalde bedragen worden teruggevorderd.
Indien op de in de debetnota genoemde vervaldatum geen inning heeft plaatsgevonden, stelt de rekenplichtige de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis en tracht hij onverwijld de inning alsnog te bewerkstelligen met aanwending van alle passende rechtsmiddelen, eventueel door middel van verrekening, en, indien een en ander niet mogelijk is, door middel van gedwongen uitvoering.
Wanneer de bevoegde ordonnateur overweegt geheel of gedeeltelijk af te zien van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering, verifieert hij of dit regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer en het evenredigheidsbeginsel. Het besluit om van invordering af te zien, wordt gemotiveerd. Het vermeldt de voor de invordering gedane stappen en de juridische en feitelijke elementen waarop het berust.
De rekenplichtige houdt een lijst van in te vorderen bedragen bij waarop de vorderingen van het PPP-orgaan zijn samengebracht overeenkomstig de datum van uitgifte van de invorderingsopdracht. De rekenplichtige vermeldt op de lijst ook besluiten om geheel of gedeeltelijk af te zien van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering. De lijst wordt toegevoegd aan het verslag van het PPP-orgaan over het begrotings- en financiële beheer.
3. Iedere schuld die niet is voldaan op de in de debetnota genoemde vervaldatum, is rentedragend overeenkomstig Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012.
4. Voor schuldvorderingen van het PPP-orgaan op derden en voor schuldvorderingen van derden op het PPP-orgaan geldt een verjaringstermijn van vijf jaar.
Artikel 30
Bijdrage van de leden
1. Het PPP-orgaan richt zich tot zijn leden met het verzoek om volledige of gedeeltelijke betaling van hun bijdrage op de voorwaarden en op de tijdstippen die in het oprichtingsbesluit zijn vastgesteld of onderling zijn overeengekomen.
2. De door de leden van het PPP-orgaan als bijdrage betaalde middelen zijn rentedragend ten behoeve van de begroting van het PPP-orgaan.
Artikel 31
Verrichting van de uitgaven
1. Voor het verrichten van de uitgaven gaat de ordonnateur vastleggingen in de begroting en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen.
2. Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling.
De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur een financiële verrichting bevestigt.
De betalingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur, nadat hij heeft geverifieerd of de kredieten beschikbaar zijn, de rekenplichtige opdraagt het bedrag van de betaalbaar gestelde uitgaven te betalen.
3. Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting van het PPP-orgaan ontstaat, verricht de bevoegde ordonnateur een vastlegging in de begroting alvorens een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten.
4. Het jaarlijkse werkprogramma van het PPP-orgaan vormt de goedkeuring van de raad van bestuur voor de operationele uitgaven van het PPP-orgaan voor de in dat programma opgenomen activiteiten, mits de in dit lid genoemde elementen duidelijk zijn omschreven.
Het jaarlijkse werkprogramma bevat gedetailleerde doelstellingen en verwachte resultaten, met inbegrip van prestatie-indicatoren. Tevens bevat het een beschrijving van de te financieren maatregel(en) en een vermelding van het aan elke maatregel toegewezen bedrag.
Iedere essentiële wijziging van het jaarlijkse werkprogramma wordt goedgekeurd volgens dezelfde procedure als voor het oorspronkelijke werkprogramma overeenkomstig de bepalingen van het oprichtingsbesluit.
De raad van bestuur kan de bevoegdheid om niet-essentiële wijzigingen aan te brengen in het werkprogramma, delegeren aan de ordonnateur van het PPP-orgaan.
Artikel 32
Termijnen
De betaling van de uitgaven wordt verricht binnen de termijnen en overeenkomstig de voorschriften vastgesteld in Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012.
HOOFDSTUK 7
UITVOERING VAN DE BEGROTING VAN HET PPP-ORGAAN
Artikel 33
Plaatsing van opdrachten
1. Ten aanzien van de plaatsing van opdrachten zijn titel V van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en titel V van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van toepassing, behoudens de leden 3 tot en met 6 van dit artikel.
2. Het PPP-orgaan neemt deel aan de centrale gegevensbank van uitsluitingen die door de Commissie overeenkomstig artikel 108 van het algemeen financieel reglement is opgericht en wordt beheerd.
3. Voor opdrachten met een waarde tussen 60 000 EUR en de in artikel 118 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 vastgestelde drempelwaarden kan de in Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 vastgestelde procedure voor opdrachten met een geringe waarde van ten hoogste 60 000 EUR worden gebruikt.
4. Het PPP-orgaan mag op zijn verzoek als aanbestedende dienst worden betrokken bij de gunning van opdrachten van de Commissie of van interinstitutionele opdrachten alsook bij de gunning van opdrachten van andere Unie- of PPP-organen.
5. Zonder een beroep te doen op een openbare aanbestedingsprocedure, kan het PPP-orgaan een contract sluiten met de Commissie, de interinstitutionele bureaus, het bij Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad (5) opgerichte Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie en andere PPP-organen voor goederen, diensten of werken die door die entiteiten worden geleverd, verleend of uitgevoerd.
Zonder een beroep te doen op een openbare aanbestedingsprocedure, kan het PPP-orgaan een contract sluiten met zijn eigen leden, de Unie uitgezonderd, voor goederen, diensten of werken die rechtstreeks door die leden worden geleverd, verleend of uitgevoerd zonder dat zij daarvoor een beroep doen op derden.
De krachtens de eerste en tweede alinea geleverde goederen, verleende diensten of uitgevoerde werken worden niet beschouwd als een deel van de bijdrage van de leden aan de begroting van het PPP-orgaan.
6. Het PPP-orgaan kan gebruikmaken van gezamenlijke aanbestedingsprocedures met aanbestedende diensten van de gastlidstaat om zijn administratieve behoeften te dekken, of met aanbestedende diensten van de lidstaten, de landen van de Europese Vrijhandelsassociatie of kandidaat-lidstaten van de Unie die lid zijn van het PPP-orgaan. In die gevallen is artikel 133 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 op overeenkomstige wijze van toepassing.
Het PPP-orgaan kan gebruikmaken van gezamenlijke aanbestedingsprocedures met zijn private leden of met aanbestedende diensten van landen die deelnemen aan Unieprogramma’s en die lid zijn van het PPP-orgaan. In die gevallen is artikel 133, eerste alinea, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 op overeenkomstige wijze van toepassing.
Artikel 34
Deskundigen
Artikel 287 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 is van overeenkomstige toepassing op de selectie van deskundigen behoudens specifieke procedures die zijn vastgelegd in het basisbesluit van het programma waarvan de tenuitvoerlegging is toevertrouwd aan het PPP-orgaan. Deze deskundigen worden bezoldigd op basis van een vast, van tevoren meegedeeld bedrag en geselecteerd op basis van hun professionele geschiktheid.
Het PPP-orgaan kan gebruikmaken van de door de Commissie of door andere Unie- of PPP-organen opgestelde lijsten.
Het PPP-orgaan kan, wanneer zulks passend wordt geacht en naar behoren wordt gemotiveerd, eender welke persoon met de vereiste vaardigheden selecteren die niet op de lijsten staat.
Externe deskundigen worden geselecteerd op basis van de vaardigheden, ervaring en kennis die vereist zijn voor de uitvoering van de aan hen toevertrouwde taken, en overeenkomstig de beginselen van non-discriminatie, gelijke behandeling en afwezigheid van belangenconflicten.
Artikel 35
Subsidies
Ten aanzien van subsidies zijn titel VI van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en titel VI van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van toepassing, behoudens specifieke bepalingen van het oprichtingsbesluit.
Artikel 36
Prijzen
1. Ten aanzien van prijzen zijn titel VII van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en titel VII van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van toepassing, behoudens lid 2 van dit artikel.
2. Wedstrijden voor prijzen met een eenheidswaarde van 1 000 000 EUR of meer mogen uitsluitend bekend worden gemaakt wanneer zij zijn opgenomen in het in artikel 14, lid 1, bedoelde ontwerpwerkprogramma.
Artikel 37
Vermelding van beroepsmogelijkheden
1. Wanneer een procedurele handeling van een ordonnateur negatieve gevolgen heeft voor de rechten van een aanvrager, inschrijver, begunstigde of contractant, vermeldt deze handeling de beschikbare administratieve en/of gerechtelijke beroepsmogelijkheden om haar aan te vechten.
2. Meer in het bijzonder worden de aard van het beroep, de instantie of instanties waar beroep kan worden aangetekend en de termijn om beroep aan te tekenen, vermeld.
3. De leden 1 en 2 zijn onderworpen aan specifieke procedures die zijn vastgelegd in de basisbesluiten van het programma waarvan de tenuitvoerlegging is toevertrouwd aan het PPP-orgaan.
HOOFDSTUK 8
BOEKHOUDING
Artikel 38
Regels betreffende de rekeningen
Het PPP-orgaan zet een boekhoudsysteem op dat tijdig nauwkeurige, volledige en betrouwbare informatie verstrekt.
De rekeningen van het PPP-orgaan worden gevoerd volgens de in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde boekhoudregels.
Artikel 39
Structuur van de rekeningen
De rekeningen van het PPP-orgaan omvatten:
a)
de financiële staten van het PPP-orgaan;
b)
de verslagen over de uitvoering van de begroting van het PPP-orgaan (verslag over het begrotings- en financiële beheer).
Het PPP-orgaan stelt een verslag over het begrotings- en financiële beheer van het begrotingsjaar op. Dit verslag bevat zowel in absolute cijfers als in percentages minstens informatie over de omvang van de kredietbestedingen en beknopte informatie over kredietoverschrijvingen tussen begrotingsonderdelen.
Wanneer de rekeningen van het PPP-orgaan dienen te worden geconsolideerd volgens de in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde boekhoudregels, zendt het PPP-orgaan het verslag over het begrotings- en financiële beheer uiterlijk op 31 maart van het daaropvolgende begrotingsjaar aan het Europees Parlement, de Raad en de Rekenkamer toe.
Artikel 40
Boekhoudbeginselen
De financiële staten verschaffen informatie, onder andere informatie over het gevoerde boekhoudbeleid, die relevant, betrouwbaar, vergelijkbaar en begrijpelijk is. De financiële staten worden opgemaakt volgens algemeen erkende boekhoudbeginselen die zijn neergelegd in de in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde boekhoudregels of de internationale boekhoudnormen voor de overheidssector (IPSAS - International Public Sector Accounting Standards) op transactiebasis.
Artikel 41
Financiële staten
1. De financiële staten zijn uitgedrukt in euro en omvatten:
a)
de balans en de staat van de financiële resultaten, die de volledige vermogenssituatie en de financiële situatie, alsook het economisch resultaat op 31 december van het voorgaande begrotingsjaar weergeven. Zij worden ingericht volgens de in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde boekhoudregels of de IPSAS op transactiebasis;
b)
de kasstaat, die de inningen en uitbetalingen van het begrotingsjaar, alsook de afsluitende kaspositie weergeeft;
c)
de staat van de veranderingen van de nettoactiva, die een overzicht geeft van de gedurende het jaar opgetreden mutaties van de reserves en van de gecumuleerde resultaten.
2. De toelichtingen bij de financiële staten vullen de in de in lid 1 bedoelde staten opgenomen informatie aan, lichten deze toe, en verstrekken alle door de internationaal aanvaarde boekhoudpraktijk voorgeschreven aanvullende inlichtingen wanneer die relevant zijn voor de activiteiten van het PPP-orgaan.
Artikel 42
Verslagen over de uitvoering van de begroting
De verslagen over de uitvoering van de begroting worden opgesteld in euro. Zij omvatten:
a)
verslagen die een samenvatting zijn van de begrotingsverrichtingen van het begrotingsjaar aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde;
b)
verklarende toelichtingen, die de in het verslag gegeven informatie aanvullen en toelichten.
De verslagen over de uitvoering van de begroting worden opgesteld volgens dezelfde structuur als die van de begroting zelf.
Artikel 43
Voorlopige rekeningen en goedkeuring van de definitieve rekeningen
1. Wanneer de rekeningen van het PPP-orgaan dienen te worden geconsolideerd volgens de in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde boekhoudregels, zendt de rekenplichtige van het PPP-orgaan de voorlopige rekeningen uiterlijk op 15 februari van het daaropvolgende jaar aan de Rekenkamer toe.
In het in de eerste alinea bedoelde geval zendt de rekenplichtige van het PPP-orgaan uiterlijk op 15 februari van het daaropvolgende jaar ook een financieel informatiepakket aan de rekenplichtige van de Commissie toe, in een standaardformaat dat met het oog op consolidatie door de rekenplichtige van de Commissie wordt vastgesteld.
2. De rekenplichtige stelt de definitieve rekeningen van het PPP-orgaan op. De directeur zendt deze uiterlijk op 15 maart, tezamen met het advies van de extern controleur bedoeld in artikel 46, ter goedkeuring aan de raad van bestuur toe.
Wanneer de rekeningen van het PPP-orgaan dienen te worden geconsolideerd overeenkomstig de in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde boekhoudregels, zendt de rekenplichtige de definitieve rekeningen, tezamen met het in artikel 46 bedoelde advies van de extern controleur en de goedkeuring van de raad van bestuur, uiterlijk op 1 juli van het daaropvolgende begrotingsjaar aan de Rekenkamer, het Europees Parlement en de Raad toe. In dat geval zendt de rekenplichtige van het PPP-orgaan uiterlijk op 1 juli ook een financieel informatiepakket aan de rekenplichtige van de Commissie toe, in een standaardformaat dat met het oog op consolidatie door de rekenplichtige van de Commissie wordt vastgesteld.
Wanneer de rekeningen van het PPP-orgaan dienen te worden geconsolideerd volgens de in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde boekhoudregels, zendt de rekenplichtige van het PPP-orgaan op dezelfde dag als die waarop hij de definitieve rekeningen verzendt, ook een begeleidende brief („representation letter”) betreffende die definitieve rekeningen aan de Rekenkamer toe, met kopie aan de rekenplichtige van de Commissie.
De definitieve rekeningen gaan vergezeld van een nota van de rekenplichtige waarin deze verklaart dat de definitieve rekeningen zijn opgesteld overeenkomstig dit hoofdstuk en de toepasselijke boekhoudbeginselen, -regels en -methoden.
De goedgekeurde definitieve rekeningen van het PPP-orgaan worden uiterlijk één maand na goedkeuring bekendgemaakt op de internetsite van het PPP-orgaan.
Artikel 44
Boekhoudsysteem
1. Wanneer de rekeningen van het PPP-orgaan dienen te worden geconsolideerd volgens de in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde boekhoudregels, wordt het geharmoniseerde rekeningstelsel dat door het PPP-orgaan moet worden toegepast, door de rekenplichtige van de Commissie vastgesteld overeenkomstig artikel 152 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.
2. Het boekhoudsysteem bestaat uit een algemene boekhouding en een begrotingsboekhouding. Deze boekhoudingen worden per kalenderjaar en in euro gevoerd.
3. De algemene boekhouding volgt op chronologische wijze, volgens de methode van dubbel boekhouden, alle gebeurtenissen en verrichtingen die van invloed zijn op de economische, financiële en vermogenssituatie van het PPP-orgaan.
4. De begrotingsboekhouding maakt het mogelijk de uitvoering van de begroting van het PPP-orgaan in detail te volgen. Zij volgt alle verrichtingen aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde van de begroting.
Artikel 45
Inventaris
Het PPP-orgaan houdt van alle materiële, immateriële en financiële vaste activa die tot zijn vermogen of dat van de Unie behoren, naar aantal en waarde gespecificeerde inventarislijsten bij. Wanneer de rekeningen van het PPP-orgaan dienen te worden geconsolideerd volgens de in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde boekhoudregels, houdt het PPP-orgaan deze inventarislijsten bij volgens een door de rekenplichtige van de Commissie vastgesteld model. Het PPP-orgaan controleert of de stand op de inventarislijsten overeenstemt met de werkelijkheid.
HOOFDSTUK 9
EXTERNE CONTROLE EN FRAUDEBESTRIJDING
Artikel 46
Externe controle
Het PPP-orgaan is onderworpen aan een onafhankelijke externe controle, uitgevoerd volgens internationaal aanvaarde controlenormen door een onafhankelijk controleorgaan. In het advies van de extern controleur wordt vastgesteld of de rekeningen een juist en getrouw beeld geven, of de ingevoerde beheersingssystemen naar behoren functioneren, en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn. In het advies wordt ook vermeld of de beweringen in de in artikel 20 bedoelde beheersverklaring in twijfel worden getrokken in de controlewerkzaamheden. Het advies wordt voorgelegd aan de raad van bestuur. Het wordt uiterlijk op 15 maart tezamen met de definitieve rekeningen van het PPP-orgaan aan de Commissie toegezonden.
Artikel 47
Onderzoek van de rekeningen door de Rekenkamer
1. Tenzij anders is bepaald in het oprichtingsbesluit van het PPP-orgaan, onderzoekt de Rekenkamer de rekeningen van het PPP-orgaan overeenkomstig artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. Bij dat onderzoek kan de Rekenkamer rekening houden met de controlewerkzaamheden van de in artikel 46 van deze verordening bedoelde onafhankelijke extern controleur en de maatregelen die naar aanleiding van zijn bevindingen zijn genomen.
2. De door de Rekenkamer uitgevoerde controle is gebaseerd op de artikelen 158 tot en met 163 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 48
Controles ter plaatse door de Commissie, de Rekenkamer en OLAF
1. Onverminderd artikel 47, lid 1, verleent het PPP-orgaan de diensten van de Commissie en andere door hen gemachtigde personen, alsmede de Rekenkamer, toegang tot zijn terreinen en gebouwen en tot alle informatie, met inbegrip van informatie in elektronische vorm, die nodig is voor het uitvoeren van hun controles.
2. OLAF kan overeenkomstig de bepalingen en procedures van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 (6) van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 (7) van de Raad onderzoeken, waaronder controles en verificaties ter plaatse, uitvoeren om vast te stellen of er sprake is van fraude, corruptie of andere onwettige activiteiten in verband met een subsidie of een contract gefinancierd door het PPP-orgaan, waardoor de financiële belangen van de Unie zijn geschaad.
3. Onverminderd de leden 1 en 2 bevatten contracten, overeenkomsten en besluiten van het PPP-orgaan bepalingen die de Rekenkamer en OLAF uitdrukkelijk machtigen om dergelijke controles en onderzoeken te verrichten overeenkomstig hun respectieve bevoegdheden.
HOOFDSTUK 10
SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN
Artikel 49
Verzoeken om informatie
De Commissie en de leden van het PPP-orgaan, de Unie uitgezonderd, kunnen het PPP-orgaan om alle noodzakelijke inlichtingen of verantwoordingen verzoeken met betrekking tot begrotingsvraagstukken die tot hun respectieve bevoegdheden behoren.
Artikel 50
Vaststelling van de financiële regels van het PPP-orgaan
Ieder in artikel 209 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoeld orgaan stelt nieuwe financiële regels vast met het oog op de inwerkingtreding ervan op 1 januari 2014 of in ieder geval binnen negen maanden na de datum waarop een PPP-orgaan onder het toepassingsgebied van artikel 209 van die verordening komt te vallen.
Artikel 51
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 30 september 2013.