UITVOERINGSVERORDENING (EU) Nr. 1011/2014 VAN DE COMMISSIE
van 22 september 2014
tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen voor Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad met betrekking tot de modellen voor de indiening van bepaalde informatie bij de Commissie en voorschriften voor de uitwisseling van informatie tussen begunstigden en managementautoriteiten, certificeringsautoriteiten, auditautoriteiten en intermediaire instanties
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij en algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1083/2006 van de Raad (1), en met name artikel 41, lid 4, artikel 102, lid 1, artikel 112, lid 5, artikel 122, lid 3, artikel 124, lid 7, artikel 131, lid 6, en artikel 137, lid 3,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Uitvoeringsverordening (EU) nr. 184/2014 van de Commissie (2) stelt de nodige bepalingen vast voor het opstellen van programma's. Om de uitvoering te waarborgen van de programma's die door de Europese structuur- en investeringsfondsen (de „ESI-fondsen”) worden gefinancierd, moeten nadere bepalingen ter uitvoering van Verordening (EU) nr. 1303/2013 worden vastgesteld. Om een volledig overzicht van die bepalingen te geven en ze beter toegankelijk te maken, moeten die bepalingen in één uitvoeringshandeling worden opgenomen.
(2)
Teneinde de samenhang en kwaliteit van de door de managementautoriteit aan de Commissie verstrekte informatie te waarborgen, inclusief duidelijke informatie over de haalbaarheid van de investering en de economische levensvatbaarheid van grote projecten, moet een standaardformaat met uniforme voorschriften worden vastgesteld betreffende de structuur en de inhoud van de informatie die gebruikt wordt om de Commissie in kennis te stellen van geselecteerde grote projecten.
(3)
Om te zorgen voor grotere doeltreffendheid en transparantie bij de uitvoering van programma's die door de ESI-fondsen worden gefinancierd, moeten de volgende modellen worden vastgesteld: het model voor de indiening van financiële gegevens, het model voor betalingsaanvragen en, krachtens artikel 41, lid 4, van Verordening (EU) nr. 1303/2013, het model om samen met de betalingsaanvragen bijkomende informatie betreffende financieringsinstrumenten bij de Commissie in te dienen, alsook het model voor de rekeningen van de operationele programma's.
(4)
Om dezelfde reden moeten het model voor de beschrijving van de functies van en procedures voor de managementautoriteiten en, in voorkomend geval, de certificeringsautoriteiten, alsook het model voor het verslag en het advies van de onafhankelijke auditinstantie worden vastgesteld. Hierin moeten de technische kenmerken van alle velden in het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling worden vastgesteld. Aangezien deze modellen de basis zullen vormen voor de ontwikkeling van het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling van artikel 74, lid 4, van Verordening (EU) nr. 1303/2013, moet hierin ook de manier worden vastgesteld waarop gegevens over subsidiabele uitgaven in dit systeem voor elektronische gegevensuitwisseling zullen worden ingevoerd.
(5)
Er moeten nauwkeurige regels worden vastgesteld betreffende het bereik en de kenmerken van de systemen die de elektronische uitwisseling van informatie ondersteunen tussen begunstigden en managementautoriteiten, certificeringsautoriteiten, auditautoriteiten en intermediaire instanties, zodat lidstaten juridische zekerheid wordt geboden over de verplichtingen die zij moeten vervullen binnen de wettelijke termijn van artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013.
(6)
Om de administratieve lasten voor begunstigden op een voor hen doeltreffende, doelmatige en bevredigende wijze te verlichten en tegelijkertijd een doelmatige, doeltreffende en veilige elektronische uitwisseling van informatie te waarborgen, moeten bepaalde basisvereisten en technische kenmerken voor de systemen worden vastgesteld zoals bedoeld in artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013.
(7)
Er moeten beginselen en toepasselijke regels worden vastgesteld betreffende de doorgifte van documenten en gegevens met deze systemen, waarin is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het uploaden van de documenten en de eventuele updates daarvan, inclusief alternatieve oplossingen wanneer de systemen als gevolg van overmacht niet kunnen worden gebruikt.
(8)
Deze verordening moet de grondrechten eerbiedigen en de beginselen in acht nemen die zijn erkend in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, met name het recht op bescherming van persoonsgegevens. Deze verordening moet daarom overeenkomstig deze rechten en beginselen worden toegepast. Op door de lidstaten verwerkte persoonsgegevens is Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad (3) van toepassing. Op de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen en organen van de Unie en het vrije verkeer van die gegevens is Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (4) van toepassing.
(9)
De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Coördinatiecomité voor de Europese structuur- en investeringsfondsen,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK I
MODELLEN EN FORMATEN DIE MOETEN WORDEN GEBRUIKT VOOR DE INDIENING VAN BEPAALDE INFORMATIE BIJ DE COMMISSIE
Artikel 1
Formaat voor de kennisgeving van een geselecteerd groot project
De kennisgeving van een geselecteerd groot project door de managementautoriteit aan de Commissie overeenkomstig de eerste alinea van artikel 102, lid 1, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt opgesteld overeenkomstig het formaat in bijlage I bij deze verordening.
Artikel 2
Model voor de indiening van financiële gegevens
Wanneer de lidstaten voor toezichtsdoeleinden financiële gegevens indienen bij de Commissie overeenkomstig artikel 112 van Verordening (EU) nr. 1303/2013, gebruiken zij het model in bijlage II bij deze verordening.
Artikel 3
Model voor de beschrijving van de functies van en procedures voor de managementautoriteit en de certificeringsautoriteit
1. De beschrijving van de functies van en procedures voor de managementautoriteit en, in voorkomend geval, de certificeringsautoriteit wordt verstrekt overeenkomstig het model in bijlage III bij deze verordening.
2. Wanneer voor verschillende operationele programma's een gemeenschappelijk systeem wordt toegepast, kan één enkele beschrijving worden verstrekt van de in lid 1 bedoelde functies en procedures.
Artikel 4
Model voor het verslag van de onafhankelijke auditinstantie
1. Het verslag van de onafhankelijke auditinstantie bedoeld in artikel 124, lid 2, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt opgesteld overeenkomstig het model in bijlage IV bij deze verordening.
2. Wanneer voor verschillende operationele programma's een gemeenschappelijk systeem wordt toegepast, kan één enkel in lid 1 bedoeld auditverslag worden opgesteld.
Artikel 5
Model voor het oordeel van de onafhankelijke auditinstantie
1. Het oordeel van de onafhankelijke auditinstantie bedoeld in artikel 124, lid 2, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt opgesteld overeenkomstig het model in bijlage V bij deze verordening.
2. Wanneer voor verschillende operationele programma's een gemeenschappelijk systeem wordt toegepast, kan er één enkel in lid 1 bedoeld oordeel worden opgesteld.
Artikel 6
Model voor betalingsaanvragen, inclusief bijkomende informatie betreffende financieringsinstrumenten
De betalingsaanvraag bedoeld in artikel 41, lid 4, en artikel 131, lid 6, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt opgesteld overeenkomstig het model in bijlage VI bij deze verordening. Hierin wordt in voorkomend geval bijkomende informatie betreffende financieringsinstrumenten opgenomen.
Artikel 7
Model voor de rekeningen
De rekeningen bedoeld in artikel 137, lid 1, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 worden ingediend overeenkomstig het model in bijlage VII bij deze verordening.
HOOFDSTUK II
VOORSCHRIFTEN VOOR DE UITWISSELING VAN INFORMATIE TUSSEN BEGUNSTIGDEN EN MANAGEMENTAUTORITEITEN, CERTIFICERINGSAUTORITEITEN, AUDITAUTORITEITEN EN INTERMEDIAIRE INSTANTIES
Artikel 8
Definitie en toepassingsgebied van systemen voor elektronische gegevensuitwisseling
1. Onder „systemen voor elektronische gegevensuitwisseling”, zoals bedoeld in de eerste alinea van artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013, worden mechanismen en instrumenten verstaan die de elektronische uitwisseling van documenten en gegevens mogelijk maken, inclusief audiovisuele mediadragers, gescande documenten en elektronische bestanden.
De uitwisseling van documenten en gegevens omvat eveneens voortgangsrapportages, betalingsverzoeken en de uitwisseling van informatie met betrekking tot beheersverificaties en audits.
2. De systemen voor elektronische gegevensuitwisseling worden toegepast voor de administratieve verificatie betreffende elk verzoek tot terugbetaling van begunstigden op grond van artikel 125, lid 5, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 en voor audits om gebruik te maken van informatie en documenten die via de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling beschikbaar worden gesteld, indien de betreffende informatie en documenten in elektronische vorm worden uitgewisseld overeenkomstig artikel 122, lid 3, van die verordening. Alleen in uitzonderlijke gevallen na uitvoering van een risicoanalyse mogen de verantwoordelijke autoriteiten om papieren documenten verzoeken, en wel uitsluitend indien de papieren documenten de authentieke bron vormen van de gescande documenten die in de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling zijn geüpload.
Artikel 9
Kenmerken van het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling
1. De systemen voor elektronische gegevensuitwisseling waarborgen de beveiliging, de integriteit en de vertrouwelijkheid van gegevens en de authenticatie van de verzender overeenkomstig artikel 122, lid 3, artikel 125, lid 4, onder d), artikel 125, lid 8, en artikel 140 van Verordening (EU) nr. 1303/2013.
De systemen voor elektronische gegevensuitwisseling zijn tijdens en buiten gebruikelijke kantoortijden beschikbaar en operationeel, behalve in geval van technisch onderhoud.
2. Indien een lidstaat op eigen initiatief begunstigden verplicht tot het gebruik van systemen voor elektronische gegevensuitwisseling, zorgt hij ervoor dat de technische kenmerken van die systemen geen belemmering voor de soepele uitvoering van de fondsen vormen en de toegang voor begunstigden niet beperken.
Dit geldt niet voor de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling voor begunstigden die in een vorige programmeringsperiode verplicht werden gesteld door een lidstaat en die voldoen aan andere in deze verordening gestelde eisen.
3. De systemen voor elektronische gegevensuitwisseling worden ten minste voorzien van de volgende functionaliteiten:
a)
interactieve formulieren en/of formulieren die automatisch door het systeem worden ingevuld aan de hand van de gegevens die tijdens de verschillende stappen in procedures worden opgeslagen;
b)
automatische berekeningen waar van toepassing;
c)
automatische ingebedde controles die de herhaaldelijke uitwisseling van documenten of informatie zo veel mogelijk beperken;
d)
door het systeem gegenereerde waarschuwingen om begunstigden te informeren dat bepaalde handelingen kunnen worden uitgevoerd;
e)
onlinetracering van de status, die begunstigden de mogelijkheid biedt de actuele status van het project te volgen;
f)
beschikbaarheid van alle voorgaande gegevens en documenten die door het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling zijn verwerkt.
Artikel 10
Doorgifte van documenten en gegevens via de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling
1. De in de eerste alinea van artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 bedoelde begunstigden en autoriteiten voeren de documenten en gegevens in waarvoor zij verantwoordelijk zijn, alsook eventuele updates daarvan, in de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling in het door de lidstaat vastgestelde elektronische formaat.
De lidstaat legt de gedetailleerde voorwaarden voor elektronische gegevensuitwisseling vast in het document waarin de voorwaarden voor steun voor elke concrete actie worden vermeld, zoals bedoeld in artikel 125, lid 3, onder c), van Verordening (EU) nr. 1303/2013.
2. De uitwisselingen van gegevens en verrichtingen dragen een elektronische handtekening die overeenkomt met een van de drie typen elektronische handtekening die in Richtlijn 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad (5) zijn gedefinieerd.
3. De datum van verzending van de documenten en gegevens aan de autoriteiten door de begunstigde zoals bedoeld in de eerste alinea van artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013, en omgekeerd, wordt beschouwd als de datum van elektronische indiening van de informatie die op de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling wordt opgeslagen.
4. De indiening van documenten en gegevens via de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling vindt, zoals voorzien in de tweede alinea van artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013, met betrekking tot dezelfde concrete actie slechts één keer plaats door alle autoriteiten die hetzelfde programma uitvoeren.
Deze autoriteiten werken op juridisch, organisatorisch, semantisch en technisch gebied samen om een effectieve communicatie, alsook uitwisseling en hergebruik van informatie en kennis te waarborgen.
Dit doet geen afbreuk aan de processen waarmee de begunstigde onjuiste of verouderde gegevens of onleesbare documenten kan bijwerken.
5. De systemen voor elektronische gegevensuitwisseling zijn hetzij rechtstreeks toegankelijk via een interactieve gebruikersinterface (webtoepassing), hetzij via een technische interface die de automatische synchronisatie en doorgifte van gegevens tussen de systemen van begunstigden en lidstaten mogelijk maakt.
6. Bij de verwerking van informatie waarborgen de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling de bescherming van de persoonsgegevens van natuurlijke personen en het handelsgeheim van rechtspersonen overeenkomstig Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en van de Raad (6), Richtlijn 2009/136/EG van het Europees Parlement en van de Raad (7), en Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad (8).
7. In geval van overmacht, en met name wanneer de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling slecht functioneren of er geen stabiele dataverbinding beschikbaar is, kan de betreffende begunstigde de vereiste informatie bij de bevoegde autoriteiten indienen met behulp van de door de lidstaat voor deze gevallen vastgestelde vormen en middelen. Zodra de oorzaak van de overmacht is weggenomen, zorgt de lidstaat ervoor dat de desbetreffende documenten in de databank worden opgenomen die gekoppeld is aan de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling.
In afwijking van lid 3 wordt de datum van indiening van de vereiste informatie geacht de dag te zijn waarop de documenten op de voorgeschreven wijze werden verzonden.
8. De lidstaten zorgen ervoor dat alle begunstigden van de in artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 bedoelde systemen voor elektronische gegevensuitwisseling kunnen gebruikmaken, met inbegrip van de begunstigden van lopende operaties op de datum waarop de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling operationeel worden, waarvoor de elektronische gegevensuitwisseling van toepassing is.
Artikel 11
Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 22 september 2014.