GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) Nr. 1398/2014 VAN DE COMMISSIE
van 24 oktober 2014
tot vaststelling van normen inzake kandidaat-vrijwilligers en EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp
(Voor de EER relevante tekst)
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU) nr. 375/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 3 april 2014 tot oprichting van het Europese vrijwilligerskorps voor humanitaire hulpverlening (hierna „het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp” genoemd) (1), en met name artikel 9, lid 2,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Overeenkomstig Verordening (EU) nr. 375/2014 moet de Commissie normen en procedures vaststellen met betrekking tot de noodzakelijke voorwaarden, nadere regelingen en vereisten die uitzendende en ontvangende organisaties moeten hanteren bij de identificatie, selectie, opleiding, het beheer en de inzet van kandidaat-vrijwilligers en EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp ter ondersteuning van humanitaire hulpoperaties in derde landen. In Verordening (EU) nr. 375/2014 is vastgesteld dat deze normen moeten worden aangenomen door middel van gedelegeerde handelingen en de procedures door middel van uitvoeringshandelingen.
(2)
Alle betrokken partijen bij het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp, inclusief de vrijwilligers zelf en de uitzendende en ontvangende organisaties, moeten worden aangespoord om in het initiatief een gevoel van identiteit te delen.
(3)
In het competentiekader voor het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp moeten de transversale competenties worden vastgelegd die vereist zijn in talrijke sectoren van het vrijwilligerswerk en de arbeidsmarkt, alsook specifieke competenties worden afgebakend die noodzakelijk zijn voor het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp en het verstrekken van humanitaire hulp. Het kader moet ook voorzien in een niet-limitatieve lijst van de technische competenties. Hiermee moet worden gezorgd voor een doeltreffende en op behoeften gebaseerde selectie en voorbereiding van kandidaat-vrijwilligers, waarbij wordt uitgegaan van een gemeenschappelijk competentiekader.
(4)
Om de competenties, leerbehoeften en leerresultaten van EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp te kunnen documenteren en beoordelen, moet tijdens hun deelname aan het initiatief gebruik worden gemaakt van een gebruiksvriendelijk plan voor opleiding en ontwikkeling. Voor het opstellen van dit plan wordt gebruikgemaakt van de ervaring die is opgedaan bij de initiatieven Youthpass (2) en Europass (3).
(5)
Dank zij de kennis, vaardigheden en competenties die de vrijwilligers bij een deelname aan het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp verwerven, wordt hun inzetbaarheid bevorderd. Door hun deelname tonen zij ook hun solidariteit met mensen in nood en hun bereidheid om een gevoel van Europees burgerschap te bevorderen. Voor zover mogelijk moet derhalve met specifieke bepalingen de validatie van niet-formeel en informeel leren door EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp worden bevorderd, overeenkomstig de aanbeveling van de Raad van 20 december 2012 betreffende de validatie van niet-formeel en informeel leren (4).
(6)
De normen die van toepassing zijn op de partnerschappen tussen de uitzendende en ontvangende organisaties, zijn van belang voor zowel de humanitaire sector als de vrijwilligersorganisaties. Zij ondersteunen de doelstelling om partnerschappen op te bouwen tussen de uitvoerende organisaties en onderstrepen de wederzijdse verantwoordelijkheid van deze organisaties, zowel ten aanzien van de totstandkoming van de doelstellingen van het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp als van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp als individuen. De beginselen waarop het partnerschap is gebaseerd, moeten worden vastgesteld en de partnerschapsovereenkomst moet beantwoorden aan minimumvereisten waaraan de partners moeten voldoen om in aanmerking te komen voor de uitvoering en het beheer van projecten waarbij EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp worden ingezet in derde landen.
(7)
De beginselen inzake gelijke kansen en non-discriminatie zijn verankerd in het nationale recht en het recht van de Unie en moeten in alle omstandigheden worden nageleefd en bevorderd door de uitzendende en ontvangende organisaties. In voorkomend geval wordt evenwel voorzien in contextgebonden uitzonderingen met betrekking tot de rol en het profiel van EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp.
(8)
Naleving van het desbetreffende nationale en Unierecht en het recht van het ontvangende land is essentieel. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van de uitzendende en ontvangende organisaties, die ook verplicht zijn de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in kennis te stellen van hun rechten en wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit deze wetgeving en hun recht op een verzekeringsdekking. Een duidelijke juridische status van de vrijwilligers is een absolute voorwaarde voor hun inzet en moet derhalve worden vastgelegd in een contract tussen de uitzendende organisaties en de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp waarin de voorwaarden voor de inzet worden vastgelegd. Bijzondere aandacht moet ook worden besteed aan de bescherming van persoonsgegevens, de noodzaak om - overeenkomstig een gedragscode - met integriteit te werk te gaan, de bescherming van kinderen en kwetsbare volwassenen, inclusief door de invoering van een beginsel van nultolerantie ten aanzien van seksueel misbruik.
(9)
Om de tijdige tenuitvoerlegging van het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp te garanderen, is een urgente inwerkingtreding van deze verordening vereist, aangezien hierin de bepalingen zijn opgenomen waarop de uitvoerende organisaties zich baseren om EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in te zetten in derde landen,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK 1
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
Algemene bepalingen
In deze verordening worden normen vastgesteld die gelden voor kandidaat-vrijwilligers en EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp, met inachtneming van de in artikel 9, lid 2, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vermelde aangelegenheden:
a)
een competentiekader dat wordt gebruikt voor de identificatie, selectie en voorbereiding van vrijwilligers als junior of senior professionals;
b)
bepalingen ter waarborging van gelijke kansen en non-discriminatie bij het identificatie- en selectieproces;
c)
bepalingen ter waarborging van naleving van het betreffende nationale en Unierecht en het recht van het ontvangende land door uitzendende en ontvangende organisaties;
d)
normen van toepassing op de partnerschappen tussen uitzendende en ontvangende organisaties, en
e)
bepalingen met het oog op erkenning van de door de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp verworven vaardigheden en competenties overeenkomstig de bestaande relevante Unie-initiatieven.
Artikel 2
Definities
Voor de toepassing van deze verordening zijn de definities in artikel 3 van Verordening (EU) nr. 375/2014 en de definities in de uitvoeringsverordening van de Commissie die op grond van artikel 9, lid 3, van Verordening (EU) nr. 375/2014 moet worden vastgesteld, van toepassing. Daarnaast wordt verstaan onder:
a) „competenties”: volgens de definitie die is opgenomen in het Europees referentiekader voor sleutelcompetenties voor een leven lang leren (5), een combinatie van kennis, vaardigheden en attitudes die in een bepaalde context adequaat zijn en die EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in staat stellen bij te dragen tot het verstrekken van op behoeften gebaseerde humanitaire hulp;
b) „transversale competenties”: competenties die vereist zijn in talrijke sectoren van het vrijwilligerswerk en de arbeidsmarkt en die niet specifiek zijn voor humanitaire hulpverlening;
c) „specifieke competenties”: competenties die vereist zijn voor het EU-vrijwilligersinitiatief en voor humanitaire hulpverlening in bredere zin;
d) „technische competenties”: competenties op grond van gespecialiseerde kennis die van belang zijn op het gebied van humanitaire hulp;
e) „leerresultaten”: volgens de definitie die is opgenomen in het Europees kwalificatiekader (6), verklaringen over hetgeen een lerende weet, begrijpt en kan doen na de voltooiing van een leerproces. Leerresultaten worden uitgedrukt in termen van kennis, vaardigheden en competenties.
HOOFDSTUK 2
COMPETENTIEKADER
Artikel 3
Competentiekader
1. Het competentiekader voor het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp heeft drie dimensies:
a)
transversale competenties;
b)
specifieke competenties;
c)
technische competenties.
2. Het competentiekader is toegespitst op:
a)
junior professionals, in het bijzonder pas afgestudeerden met minder dan vijf jaar beroepservaring en minder dan vijf jaar ervaring op het vlak van humanitaire hulpverlening, en
b)
senior professionals met vijf of meer jaar beroepservaring in een positie als leidinggevende of deskundige.
3. Het competentiekader dient zowel ter bevordering van de permanente persoonlijke ontwikkeling van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in de verschillende fasen van hun deelname aan het initiatief als ter beoordeling van hun vooruitgang. De vaardigheidsniveaus in elke competentie worden op een coherente wijze beoordeeld op grond van het Europees kwalificatiekader. Hierbij wordt volgende indeling in niveaus gebruikt:
a)
niveau 4: uitstekende beheersing;
b)
niveau 3: afdoende beheersing;
c)
niveau 2: beheersing met lacunes;
d)
niveau 1: zwakke beheersing.
4. De belangrijkste competenties zijn omschreven in de bijlage.
Artikel 4
Opleidings- en ontwikkelingsplan
1. In een opleidings- en ontwikkelingsplan worden de leerresultaten omschreven die de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp geacht worden te behalen en is informatie opgenomen over de verwachte competenties, leerbehoeften en -resultaten van deze vrijwilligers in de verschillende fasen van hun deelname aan het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp.
2. In het opleidings- en ontwikkelingsplan zijn de volgende gegevens opgenomen:
a)
basisinformatie over de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp;
b)
basisinformatie over het project waaraan de vrijwilliger deelneemt en een beschrijving van de uit te voeren taken;
c)
de in het competentiekader beschreven competenties en een beoordeling van de prestatie van de vrijwilliger en de desbetreffende leerresultaten;
d)
leerbehoeften en geplande ontwikkelingsactiviteiten, in voorkomend geval;
e)
tijdens de opleiding of in de loop van het project gevolgde cursussen, en
f)
overige relevante informatie.
3. Afhankelijk van de individuele behoeften en aspiraties van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp zijn de verschillende onderdelen van het opleidings- en ontwikkelingsplan van toepassing. Deze onderdelen worden op gezette tijden bijgewerkt, onder meer in de volgende fasen:
a)
selectie;
b)
opleiding, waaronder in voorkomend geval stages;
c)
inzet, en
d)
nabespreking na afloop van de inzet, in voorkomend geval.
HOOFDSTUK 3
ERKENNING VAN DE VAARDIGHEDEN EN COMPETENTIES DIE ZIJN VERWORVEN DOOR DE EU-VRIJWILLIGERS VOOR HUMANITAIRE HULP
Artikel 5
Beoordeling en staving
1. De beoordeling en staving van de competenties die de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp hebben verworven tijdens hun deelname aan het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp dienen ter ondersteuning van:
a)
de professionele erkenning van de verworven competenties die beroepshalve kunnen worden gebruikt en die de inzetbaarheid van een vrijwilliger zouden kunnen verbeteren, en
b)
de sociale erkenning van de bijdrage van de vrijwilligers aan de waarden van de Unie op het gebied van solidariteit met mensen in nood, waarbij een gevoel van Europees burgerschap zichtbaar wordt bevorderd.
2. De reikwijdte en de procedure van beoordeling en staving worden zodanig aangepast dat zij zowel voor junior als voor senior professionals geschikt zijn en zijn afgestemd op de individuele noden en verwachtingen van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp.
3. De beoordeling en staving van de leerervaringen geven de continue ontwikkeling van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp weer, waarbij de opleiding en ontwikkeling in de verschillende fasen van de deelname van een vrijwilliger aan het initiatief naar waarde wordt geschat en ondersteund. Beoordeling en staving worden uitgevoerd op basis van het in artikel 4 bedoelde opleidings- en ontwikkelingsplan.
4. Uitzendende en ontvangende organisaties werken steeds actief mee aan de beoordeling en staving van de leerervaringen van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp om de professionele en sociale erkenning te bevorderen.
5. De Commissie en de EU-lidstaten verstrekken de bevoegde nationale autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de validering van het niet-formeel en informeel leren relevante informatie over het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp en de beoordeling en staving om in voorkomend geval de formele validering van de leerervaringen van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in hun land van herkomst te vergemakkelijken.
Artikel 6
Professionele erkenning
1. EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp ontvangen op hun verzoek een getuigschrift ter bevestiging van hun deelname aan het initiatief. Dit getuigschrift wordt verstrekt door de Commissie en bevat ten minste de volgende informatie:
a)
begin- en einddatum van de opdracht;
b)
naam en nadere gegevens van de uitzendende en ontvangende organisaties;
c)
naam en contactgegevens van de mentor en lijnmanager van de vrijwilliger;
d)
naam en nadere gegevens van de personen in de uitzendende en ontvangende organisaties die bereid zijn een referentie te verstrekken voor de vrijwilliger;
e)
de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp;
f)
een beschrijving van de belangrijkste verwezenlijkingen van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp tijdens de opdracht;
g)
een beschrijving van de leerresultaten van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp tijdens de verschillende fasen van hun deelname aan het initiatief, die worden beoordeeld overeenkomstig artikel 3, lid 3, van deze verordening.
2. Op verzoek van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp kan een kopie van het opleidings- en ontwikkelingsplan bij het getuigschrift worden gevoegd.
Artikel 7
Sociale erkenning
1. De sociale erkenning wordt bevorderd door de activiteiten die zijn opgenomen in het in artikel 17 van Verordening (EU) nr. 375/2014 bedoelde communicatieplan. De EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp krijgen de mogelijkheid mee te werken aan de externe communicatie die tot doel heeft het initiatief en de inzet van de vrijwilligers in de openbaarheid te brengen.
2. In voorkomend geval organiseert de Commissie bijeenkomsten op hoog niveau om het publiek voor te lichten en de zichtbaarheid van het initiatief te verbeteren.
3. De uitzendende organisaties verspreiden informatie over en bevorderen de deelname aan het netwerk voor het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp, waarbij zij de aandacht vestigen op de mogelijkheden die het netwerk biedt voor vrijwilligers om na hun uitzending betrokken te blijven bij de humanitaire hulpverlening en een actief Europees burgerschap.
4. De uitzendende en ontvangende organisaties stellen de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in kennis van de mogelijkheden om zich te blijven engageren voor aangelegenheden op het gebied van humanitaire hulp en actief Europees burgerschap. Zij sporen de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp aan om deel te nemen aan conferenties en workshops die op Europees en nationaal niveau worden georganiseerd, om hun ervaringen met de belanghebbende partijen te delen.
HOOFDSTUK 4
NORMEN VAN TOEPASSING OP DE PARTNERSCHAPPEN TUSSEN UITZENDENDE EN ONTVANGENDE ORGANISATIES
Artikel 8
Doelstelling en leden van een partnerschap
1. In het kader van het partnerschap tussen de uitzendende en ontvangende organisaties worden de regelingen vastgesteld tussen de partners die zich kandidaat stellen voor projecten waarbij EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp worden ingezet in derde landen en die deze projecten beheren. Deze regelingen kunnen ook betrekking hebben op activiteiten op het vlak van capaciteitsopbouw en/of technische bijstand.
2. De leden van het partnerschap zijn uitzendende organisaties die in overeenstemming zijn met artikel 10, lid 3, van Verordening (EU) nr. 375/2014 en ontvangende organisaties die in overeenstemming zijn met artikel 10, lid 4, van Verordening (EU) nr. 375/2014.
3. Wanneer uitzendende en ontvangende organisaties een partnerschap vormen, kunnen zij andere organisaties die gespecialiseerd zijn in werkterreinen die van belang zijn voor de in lid 1 bedoelde doelstellingen of projectmaatregelen, als partners opnemen om een beroep te doen op hun specifieke deskundigheid.
4. Wanneer projecten activiteiten omvatten die betrekking hebben op capaciteitsopbouw en/of technische bijstand, komen uitzendende en ontvangende organisaties die reeds zijn onderworpen aan een certificeringsprocedure overeenkomstig de op grond van artikel 10, lid 1, van Verordening (EU) nr. 375/2014 vast te stellen uitvoeringsverordening van de Commissie, maar waaraan geen certificering is toegekend, ook in aanmerking als partners op voorwaarde dat zij beschikken over een op behoeften gebaseerde strategie voor capaciteitsopbouw en/of technische bijstand.
5. In het geval van projecten ter ondersteuning van noodhulpoperaties, kan het partnerschap louter uit uitzendende organisaties zijn samengesteld.
Artikel 9
Beginselen van partnerschap
Met de activiteiten van het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp worden transnationale partnerschappen bevorderd tussen uitzendende en ontvangende organisaties, die op de volgende beginselen zijn gebaseerd:
a)
gelijkheid;
b)
gemeenschappelijke waarden en een gemeenschappelijke visie;
c)
transparantie;
d)
verantwoordelijkheid, verantwoordingsplicht en betrouwbaarheid;
e)
wederzijds vertrouwen en respect;
f)
complementariteit, die gebaseerd is op de diversiteit binnen de gemeenschap van humanitaire hulpverleners en het vrijwilligerswerk, met een sterke nadruk op de opbouw van lokale capaciteit;
g)
flexibiliteit en aanpassingsvermogen; en
h)
wederkerigheid bij de toekenning van middelen en de vaststelling van doelstellingen.
Artikel 10
Partnerschapsovereenkomst en normen
1. Voordat uitzendende en ontvangende organisaties een partnerschap opzetten, moet een behoeftenanalyse worden uitgevoerd door de ontvangende organisaties, in voorkomend geval in samenwerking met de uitzendende organisaties, waarbij rekening wordt gehouden met de beoordeling van de behoeften aan humanitaire hulp door de Commissie.
2. Deze behoeftenanalyse omvat ten minste volgende onderdelen:
a)
een beoordeling van de kwetsbaarheid en de risico's van het land waar de vrijwilligers worden ingezet, inclusief een beoordeling van de veiligheid en de reis- en gezondheidsrisico's die van belang zijn voor EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp;
b)
een evaluatie van de huidige capaciteit van de ontvangende organisatie om een EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp te ontvangen;
c)
een analyse van de competenties en capaciteiten die momenteel ontbreken binnen de ontvangende organisatie en de plaatselijke gemeenschap, waarbij de behoeften worden vastgesteld en wordt nagegaan hoe zij het best worden aangepakt;
d)
een analyse van de verwachte toegevoegde waarde van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp en in voorkomend geval van de beoogde steun inzake capaciteitsopbouw aan de ontvangende organisatie en de lokale gemeenschap.
3. Een partnerschapsovereenkomst wordt door alle partners ondertekend om te garanderen dat de volgende minimale partnerschapsnormen in acht worden genomen:
a)
partnerschappen zijn gebaseerd op een overeenkomst over gemeenschappelijke waarden en een gemeenschappelijke visie, in het bijzonder met betrekking tot vrijwilligerswerk en humanitaire hulp;
b)
de toegevoegde waarde van elke partner en zijn respectieve taken wordt duidelijk afgebakend;
c)
alle partners stemmen in met de gemeenschappelijke doelstellingen van het partnerschap en de wijze waarop het partnerschap wordt beheerd, in het bijzonder met betrekking tot:
i)
besluitvormingsprocedures en werkmethoden;
ii)
financiële regelingen en beheer;
iii)
communicatiekanalen tussen alle betrokken partijen, frequentie van de vergaderingen en inspectiebezoeken door uitzendende organisaties;
iv)
werkprogramma en activiteiten, inclusief tijdschema;
v)
taakverdeling, overeenkomstig het communicatieplan van het initiatief;
vi)
toezicht op en evaluatie van het partnerschap;
vii)
boekhouding en documentatie;
viii)
een verfijning en afronding van de in lid 1 bedoelde behoeftenanalyse;
ix)
gezamenlijke formulering en evaluatie van de taken die aan de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp zijn opgedragen;
x)
taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot kandidaat-vrijwilligers en EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in de verschillende fasen van hun deelname aan het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp;
xi)
procedures voor klachtenbehandeling (zowel klachten die binnen het partnerschap zijn geuit als die welke afkomstig zijn van externe partijen met betrekking tot het optreden van het partnerschap) en conflictoplossing tussen partners;
xii)
beleid en procedures voor het vertrek van een partner;
xiii)
financiële gevolgen, en
xiv)
contractuele gevolgen (inclusief ten aanzien van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp en de betrokken gemeenschappen);
d)
in voorkomend geval wordt een op behoeften gebaseerde strategie voor capaciteitsopbouw en/of technische bijstand tussen partners opgesteld en worden voor deze strategie specifieke middelen uitgetrokken;
e)
partners dragen bij tot de leeractiviteiten en zijn bereid acties te ondernemen op het vlak van communicatie en zichtbaarheid overeenkomstig het in artikel 17 van Verordening (EU) nr. 375/2014 bedoelde communicatieplan.
HOOFDSTUK 5
GELIJKE KANSEN EN NON-DISCRIMINATIE
Artikel 11
Algemeen beginsel
1. Het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp staat open voor alle in aanmerking komende kandidaten, ongeacht hun nationaliteit, geslacht, ras, etnische afkomst, leeftijd, sociale achtergrond, godsdienst of levensovertuiging, burgerlijke staat of seksuele geaardheid en eventuele handicaps.
2. De uitzendende en ontvangende organisaties onderschrijven de beginselen van gelijke behandeling, gelijke kansen en non-discriminatie. Deze beginselen worden volledig opgenomen in de procedure voor de identificatie, selectie en aanwerving, en voorbereiding van de vrijwilligers en in het beleid en de werkmethoden op het vlak van prestatiebeheer.
Artikel 12
Gelijke behandeling, gelijke kansen en non-discriminatie
1. De uitzendende organisatie heeft een beginselverklaring en een beleid om ervoor te zorgen dat de beginselen van gelijke behandeling, gelijke kansen en non-discriminatie worden nageleefd op de werkvloer, waarbij wordt gestreefd naar een inclusieve organisatiecultuur.
2. Het in lid 1 bedoelde beleid op het vlak van gelijke behandeling, gelijke kansen en non-discriminatie voldoet ten minste aan de volgende voorwaarden:
a)
het is in overeenstemming met de desbetreffende EU- en nationale wetgeving, waarbij ernaar wordt gestreefd discriminerende beleidsbeginselen of praktijken te voorkomen, aan te pakken of uit de weg te ruimen, inclusief belemmeringen voor werkgelegenheid voor alle groepen op wie deze wetgeving betrekking heeft en/of van wie geweten is dat zij geconfronteerd kunnen worden met vooroordelen wanneer zij zoeken naar werk, en dus het risico lopen om ondervertegenwoordigd te zijn;
b)
het dekt - zonder hiertoe beperkt te zijn - alle aspecten van de vrijwilligersactiviteit, inclusief individuele gedragsregels, advertentieplaatsing, selectie en aanwerving, opleiding en ontwikkeling, prestatiebeheer, arbeidsvoorwaarden waaronder verlonings- en ontslagprocedures;
c)
het geeft een duidelijke afbakening van de taken en verantwoordelijkheden van alle personeelsleden en vrijwilligers, leidinggevenden en leiderschapsteams, personeelsdiensten en alle andere door de organisatie vermelde betrokken partijen;
d)
het wordt regelmatig gecontroleerd en geëvalueerd om ervoor te zorgen dat het beleid in overeenstemming blijft met de desbetreffende wetgeving en correct en doeltreffend ten uitvoer wordt gelegd.
3. De ontvangende organisatie bevestigt de uitzendende organisatie schriftelijk dat zij het beginsel en het beleid inzake gelijke behandeling, gelijke kansen en non-discriminatie onderschrijft en informeert de uitzendende organisatie indien door de specifieke context van de opdracht uitzonderingen moeten worden gemaakt bij het vastleggen van de opdracht en het profiel van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp.
4. De uitzendende organisatie ondersteunt de ontvangende organisatie bij de tenuitvoerlegging van het beleid op het vlak van gelijke behandeling, gelijke kansen en non-discriminatie. Bij wijze van uitzondering wordt de ontvangende organisatie indien nodig ondersteund bij het maken van contextgebonden aanpassingen aan deze beginselen.
5. Indien mogelijk verstrekt de uitzendende organisatie op gezette tijden passende opleiding en voorlichting over haar beleid en haar beginselen aan al haar personeelsleden, om ervoor te zorgen dat het beleid door alle betrokken partijen wordt begrepen, ondersteund en uitgevoerd.
HOOFDSTUK 6
NALEVING VAN HET NATIONALE EN UNIERECHT EN HET RECHT VAN HET ONTVANGENDE LAND
Artikel 13
Algemene bepalingen
1. De uitzendende en ontvangende organisaties waarborgen de naleving van het desbetreffende nationale en Unierecht en het recht van het ontvangende land, met inbegrip van de volgende voorschriften:
a)
Verordening (EU) nr. 375/2014, inclusief de inachtneming van de in artikel 5 bedoelde algemene beginselen;
b)
wetgeving die van toepassing is op de juridische status van de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp;
c)
wetgeving die van toepassing is op de arbeidsomstandigheden, gezondheid, veiligheid en beveiliging van de vrijwilligers;
d)
wetgeving betreffende gelijke behandeling en non-discriminatie, en
e)
wetgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens.
2. De uitzendende en ontvangende organisaties stellen de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in kennis van hun rechten en wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de in lid 1 bedoelde wetgeving en hun rechten op een verzekeringsdekking zoals bepaald in de uitvoeringsverordening van de Commissie die op grond van artikel 9, lid 3, van Verordening (EU) nr. 375/2014 moet worden vastgesteld.
Artikel 14
Juridische status van een EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp
1. De uitzendende organisatie neemt de wetgeving in acht die van toepassing is op de juridische status van een EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp. Derhalve wordt door deze organisatie een contract voor de inzet van vrijwilligers opgesteld - zoals bedoeld in artikel 14, lid 5, van Verordening (EU) nr. 375/2014 - die door de organisatie zelf en de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp moet worden ondertekend. In het contract worden de op het contract toepasselijke wetgeving en de rechterlijke bevoegdheid over het contract vastgesteld.
2. De uitzendende organisatie garandeert de naleving van het contract door de ontvangende organisatie en is aansprakelijk voor inbreuken op de contractbepalingen door de ontvangende organisatie.
Artikel 15
Verplichting om EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in kennis te stellen van de fiscale bepalingen
1. Voorafgaand aan de inzet stelt de uitzendende organisatie de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp in kennis van de fiscale bepalingen inzake dagvergoedingen in het land van vestiging van de uitzendende organisatie en indien nodig, in het land van inzet.
2. Wanneer een EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp geen inwoner is van het land van vestiging van de uitzendende organisatie, stelt de uitzendende organisatie de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in kennis van de verplichting om zich vertrouwd te maken met de fiscale bepalingen van het land waarin zij zijn gevestigd en die van toepassing is op hun specifieke situatie.
Artikel 16
Gegevensbescherming
1. Indien van toepassing moet de verwerking van persoonsgegevens door de uitzendende en ontvangende organisaties in overeenstemming zijn met Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad (7) en Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (8).
2. De uitzendende en ontvangende organisaties zorgen ervoor dat persoonsgegevens tijdens de verwerking ervan niet kunnen worden misbruikt of verkeerd gebruikt, inclusief bij het verzamelen, gebruiken, verstrekken en vernietigen van alle persoonsgegevens over kandidaat-vrijwilligers en EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp. Dit heeft betrekking op alle acties ten aanzien van kandidaat-vrijwilligers en EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp, en in het bijzonder:
a)
aanwerving en selectie (inclusief sollicitatieformulieren, aantekeningen bij het sollicitatiegesprek en vragenlijsten voor zelfbeoordeling), en
b)
voorbereiding en aansturing van EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp (inclusief opleidings- en ontwikkelingsplannen, prestatiebeoordelingen en verslagen over ondersteunende begeleiding, medische controles en tuchtrechtelijke kwesties).
3. De uitzendende en ontvangende organisaties zorgen ervoor dat alleen relevante gegevens worden verwerkt en dat persoonsgegevens zoals naam, leeftijd, adres, geboortedatum, met inbegrip van gevoelige gegevens, informatie inzake aanwerving, inzet en prestatie:
a)
op een rechtmatige en adequate wijze worden verzameld voor een legitiem doeleinde;
b)
op eerlijke en rechtmatige wijze worden verwerkt;
c)
indien nodig worden gecorrigeerd of bijgewerkt;
d)
alleen door bevoegd personeel kunnen worden geraadpleegd;
e)
op verzoek kunnen worden geraadpleegd door de desbetreffende kandidaat-vrijwilliger of EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp;
f)
veilig worden opgeslagen, en
g)
niet langer dan nodig worden opgeslagen.
4. Bij de verwerking van de in lid 3 bedoelde gegevens zullen de uitzendende en ontvangende organisaties verzoeken om de uitdrukkelijke toestemming van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp.
5. De uitzendende en ontvangende organisaties stellen de kandidaat-vrijwilliger of de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp in kennis van hun recht op bescherming van persoonsgegevens, hun recht om een klacht in te dienen en hun recht om hun eigen gegevens te gebruiken en te raadplegen, alsmede hun recht om de identiteit te kennen van de entiteiten die hun persoonsgegevens kunnen raadplegen en om te weten welk soort gegevens door elke entiteit kan worden geraadpleegd.
Artikel 17
Integriteit en gedragscode
1. Uitzendende en ontvangende organisaties bereiken overeenstemming over een integriteitsbeleid dat tot doel heeft corruptie en omkoperij te voorkomen alsook over een op het beleid van de uitzendende organisatie gebaseerde gedragscode die afgestemd en van toepassing is op de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp, met richtsnoeren inzake verwachte gedragingen, fatsoen en integriteit die zijn vereist bij hun deelname aan het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp.
2. De gedragscode is bindend voor alle EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp en omvat ten minste de volgende vereisten:
a)
het engagement om zich met het EU-vrijwilligersinitiatief voor humanitaire hulp te identificeren en om bij te dragen tot de doelstellingen ervan;
b)
respect voor andere mensen en hun waardigheid en naleving van het beginsel van non-discriminatie;
c)
respect voor de in artikel 5, lid 1, van Verordening (EU) nr. 375/2014 bedoelde beginselen van humanitaire hulpverlening;
d)
engagement om kinderen en kwetsbare volwassenen te beschermen, onder meer door een nultolerantie ten aanzien van seksueel misbruik;
e)
nultolerantie ten aanzien van het gebruik van drugs die illegaal zijn in het land waar men als vrijwilliger wordt ingezet;
f)
inachtneming van de lokale wetten;
g)
integriteit, fraude- en corruptiebestrijding.
h)
handhaven van hoge normen van persoonlijk en professioneel gedrag;
i)
naleving van de procedures op het vlak van veiligheid, gezondheid en beveiliging;
j)
verplichting om melding te maken van inbreuken en bepalingen voor klokkenluiden;
k)
regels voor contacten met de media en informatiebeheer, en
l)
regels voor het voorkomen van misbruik van de uitrusting van de organisatie.
3. Elke inbreuk op de gedragscode door een EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp wordt behandeld overeenkomstig het door de uitzendende organisatie gevoerde beleid.
4. Indien de inbreuk wordt beschouwd als een zwaar vergrijp, kan dit resulteren in een vervroegde terugkeer van de EU-vrijwilliger voor humanitaire hulp en, indien nodig, kan dit gedrag worden gemeld aan de desbetreffende professionele of gerechtelijke organisaties of autoriteiten.
Artikel 18
Bescherming van kinderen en kwetsbare volwassenen, inclusief nultolerantie ten aanzien van seksueel misbruik
1. Uitzendende en ontvangende organisaties onderschrijven een nultolerantiebeleid ten aanzien van elk misbruik van kinderen en/of kwetsbare volwassenen, inclusief seksueel misbruik. Zij zijn in staat om misbruik te melden, incidenten onverwijld en naar behoren aan te pakken, slachtoffers te ondersteunen, represailles tegen klokkenluiders te voorkomen en de daders ter verantwoording te roepen.
2. Uitzendende en ontvangende organisaties voorkomen misbruik door de wijze waarop EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp worden geselecteerd, hun introductie en opleiding, waarbij zij een cultuur van openheid tot stand brengen, voorlichting verstrekken over dit vraagstuk en duidelijk afgebakende verantwoordelijkheden op het vlak van beheer en toezicht toewijzen.
3. De uitzendende organisatie voert alle wettelijk verplichte controles uit om toestemming te verkrijgen voor kandidaat-vrijwilligers om met deze doelgroepen te werken.
4. De uitzendende en ontvangende organisaties stellen de kandidaat-vrijwilligers of de EU-vrijwilligers voor humanitaire hulp in kennis van de risico's en de aanbevolen preventieve maatregelen om ervoor te zorgen dat er zich geen misbruiken voordoen.
HOOFDSTUK 7
SLOTBEPALINGEN
Artikel 19
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de derde dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 24 oktober 2014.