BESLUIT VAN DE COMMISSIE
van 13 november 2014
betreffende het systeem voor vroegtijdige waarschuwing dat door de ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen dient te worden gebruikt
(2014/792/EU)
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie,
Gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (1), en met name artikel 56, lid 1,
Gezien Verordening (EG) nr. 215/2008 van de Raad van 18 februari 2008 inzake het Financieel Reglement van toepassing op het 10e Europees Ontwikkelingsfonds (2), en met name artikel 17,
Gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (3), en met name artikel 7, lid 6, en artikel 11,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
De Commissie, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie en van andere door de Unie beheerde middelen met inachtneming van het beginsel van gezond financieel beheer dat is neergelegd in de artikelen 30 tot en met 33 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 moet fraude en andere illegale activiteiten die de financiële belangen van de Unie schaden, bestrijden. Om te waarborgen dat de ordonnateurs van de Commissie en van de uitvoerende agentschappen volledig worden geïnformeerd over de risico's voor de financiële belangen van de Unie, dienen interne regels te worden vastgesteld ter aanvulling van Besluit C(2014)2784 van de Commissie (4).
(2)
Om fraude tegen te gaan en de financiële belangen van de Unie te beschermen, maakt de Commissie gebruik van de centrale gegevensbank van uitsluitingen als bedoeld in artikel 108 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 van 17 december 2008 over de centrale gegevensbank van uitsluitingen (5) en het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (EWS) als bedoeld in Besluit 2008/969/EG, Euratom van 16 december 2008 betreffende het systeem voor vroegtijdige waarschuwing dat door de ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen kan worden gebruikt (6). In afwachting dat de wetgevende autoriteit het voorstel tot wijziging van het Financieel Reglement (7) goedkeurt, dient ervoor te worden gezorgd dat het EWS doeltreffend blijft.
(3)
In de tussentijd dient het doel van het EWS in essentie gehandhaafd te worden. Dit doel bestaat erin door middel van het opnemen van waarschuwingen in het EWS de uitwisseling te verzekeren, binnen de Commissie en haar uitvoerende agentschappen, van vertrouwelijke informatie over personen die de financiële belangen en reputatie van de Unie of alle andere door de Unie beheerde middelen zouden kunnen schaden.
(4)
Aangezien de directeuren van uitvoerende agentschappen de status van gedelegeerd ordonnateur van de Commissie hebben voor de besteding van beleidskredieten, dienen zij voor het beheer van de administratieve en beleidskredieten net als de diensten van de Commissie toegang te hebben tot het EWS.
(5)
Aangezien de hoofden van delegaties van de Unie die als gesubdelegeerd ordonnateur van de Commissie optreden op grond van artikel 56, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 de status van gedelegeerd ordonnateur van de Commissie hebben voor de besteding van beleidskredieten, dienen zij voor het beheer van de administratieve en beleidskredieten net als de diensten van de Commissie toegang te hebben tot het EWS.
(6)
Het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) is er krachtens artikel 7, lid 6, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad toe gehouden de betrokken diensten van de Commissie in kennis te stellen van lopende onderzoeken wanneer in de loop daarvan blijkt dat het wenselijk zou kunnen zijn om administratieve voorzorgsmaatregelen te nemen om de financiële belangen van de Unie te beschermen. Krachtens artikel 11 van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 is het Bureau ook verplicht na afloop van een onderzoek een verslag op te stellen en aanbevelingen te doen voor in voorkomend geval, in het bijzonder door de instellingen, te ondernemen acties. Om de bevoegde ordonnateur in staat te stellen een waarschuwingsverzoek te doen, dient te worden bepaald welke informatie OLAF aan de Commissie moet meedelen.
(7)
OLAF dient toegang te hebben tot het EWS om zijn wettelijke onderzoekstaken en zijn activiteiten op het gebied van informatievergaring en fraudepreventie overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 te kunnen uitoefenen.
(8)
Omwille van de gebruikersvriendelijkheid dient de werking van het EWS te worden vereenvoudigd, het aantal waarschuwingscategorieën te worden verminderd, hun reikwijdte te worden verduidelijkt en de benaming van de waarschuwingen vanzelfsprekend te zijn.
(9)
Voorstellen voor verificatiewaarschuwingen die gebaseerd zijn op informatie die door OLAF is verstrekt, dienen door de bevoegde ordonnateur te worden gedaan na overleg met het directoraat-generaal Begroting en de Juridische Dienst en in nauwe samenwerking met OLAF.
(10)
Voorstellen voor uitsluitingswaarschuwingen dienen door de bevoegde ordonnateur te worden gedaan aan de Commissie en dienen centraal te worden beoordeeld door het directoraat-generaal Begroting en in voorkomend geval de Juridische Dienst. Voorstellen voor uitsluitingswaarschuwingen die gebaseerd zijn op informatie die door OLAF is verstrekt, dienen in nauwe samenwerking met OLAF te worden beoordeeld. Deze procedure dient ook te worden toegepast wanneer de bevoegde ordonnateur stappen overweegt met mogelijk nadelige gevolgen voor de rechten van de betrokkene.
(11)
De bevoegde ordonnateur besluit welke maatregelen nodig zijn om de financiële belangen van de Unie te beschermen in nauwe samenwerking met OLAF en stelt OLAF van zijn besluit in kennis.
(12)
De bevoegde ordonnateur zou verantwoordelijk moeten zijn voor de verzoeken tot opneming, wijziging, verwijdering of verlenging van waarschuwingen. Om een toereikende mate van controle te waarborgen, zouden dergelijke verzoeken op het hiërarchisch niveau als bedoeld in Besluit C(2014)2784 van de Commissie moeten worden gedaan.
(13)
De rekenplichtige dient de passende technische regelingen te treffen voor een effectieve toepassing van het EWS via het centraal boekhoudsysteem van de Commissie.
(14)
Gedetailleerde informatie over invorderingsopdrachten en beslagleggingsbevelen zal voor alle diensten van de Commissie en de uitvoerende agentschappen beschikbaar worden gesteld via het centraal boekhoudsysteem van de Commissie. De bij Besluit 2008/969/EG voorziene waarschuwingen W3a (beslagleggingsbevel) en W4 (invorderingsopdracht) moeten worden geschrapt. Dit soort informatie is op zich onvoldoende om systematisch een waarschuwing te rechtvaardigen. Er is een analyse van alle specifieke omstandigheden van de zaak door de bevoegde ordonnateur nodig om te besluiten of er al dan niet een waarschuwing moet worden gegeven.
(15)
Krachtens Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlĳke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrĳe verkeer van die gegevens (8) moet de Commissie bij de verwerking van persoonsgegevens de wettelijke vereisten inzake verwerking en de vereisten betreffende de doorgifte van persoonsgegevens die in de betrokken verordening zijn vastgesteld, in acht nemen, en moet dergelijke verwerking vooraf worden gecontroleerd door de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming, na kennisgeving door de functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie.
(16)
De rechten van personen wier gegevens zijn of zouden kunnen worden geregistreerd in het EWS, moeten worden vastgelegd in bepalingen betreffende gegevensbescherming.
(17)
Voor bepaalde gegevensbeschermingsrechten gelden de in artikel 20 van Verordening (EG) nr. 45/2001 vastgelegde uitzonderingen, die per geval moeten worden onderzocht en waarvan de toepassing tijdelijk moet zijn. Over de toepasselijkheid van deze uitzonderingen dient te worden beslist door de dienst die verantwoordelijk is voor de verzoeken tot opneming en wijziging, met inbegrip van rectificatie en verwijdering, van relevante gegevens.
(18)
De persoon tegen wie mogelijkerwijs een uitsluitingswaarschuwing wordt uitgevaardigd, dient in de gelegenheid te worden gesteld om schriftelijk zijn standpunt uiteen te zetten voordat het verzoek tot opneming van een waarschuwing betreffende die persoon in het EWS wordt gedaan. Deze gelegenheid dient ook te worden gegeven wanneer de bevoegde ordonnateur stappen overweegt met mogelijk nadelige gevolgen voor de rechten van de betrokkene.
(19)
Uitzonderlijk kan dit wegens gegronde dwingende redenen worden uitgesteld om het vertrouwelijke karakter van het onderzoek of van de nationale gerechtelijke procedure niet te schaden.
(20)
Besluit 2008/969/EG, Euratom dient van toepassing te blijven tot 1 juli 2015 waar het erom gaat de naleving te waarborgen van de verordeningen van de Raad tot instelling van beperkende maatregelen, genomen op grond van artikel 215 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU), totdat in het ABAC-boekhoudsysteem (accrual based accounting) rekening wordt gehouden met de informatie die is vervat in de desbetreffende database van de dienst die verantwoordelijk is voor de instrumenten van het buitenlands beleid (FPI). Dit gebeurt in de vorm van opneming van een waarschuwing W5b als bedoeld in Besluit 2008/969/EG, Euratom.
(21)
Besluit 2008/969/EG, Euratom dient tot 1 juli 2015 van toepassing te blijven wat betreft de waarschuwingen W3a en W4, die tot die datum dienen te worden gelijkgesteld met verificatiewaarschuwingen voor de toepassing van afdeling 4 van voornoemd besluit.
(22)
Voor de tenuitvoerlegging van dit besluit dienen de werking van het EWS en de effectieve bijdrage ervan tot de bescherming van de financiële belangen van de Unie regelmatig te worden geëvalueerd,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
AFDELING 1
ALGEMEEN
Artikel 1
Onderwerp, toepassingsgebied en doel
1. Bij dit besluit wordt het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (Early Warning System, „het EWS”) vastgesteld dat door de ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen dient te worden gebruikt in het kader van de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie en alle andere door de Unie beheerde middelen.
2. Het EWS draagt bij tot de bescherming van de financiële belangen en de reputatie van de Unie, de strijd tegen fraude en een goed financieel beheer.
3. Het EWS heeft tot doel:
a)
door middel van opgenomen waarschuwingen de bevoegde ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen in kennis te stellen van het risico dat personen kunnen vormen voor de financiële belangen en de reputatie van de Unie en alle andere door de Unie beheerde middelen, en
b)
de bevoegde ordonnateur in staat te stellen de nodige verificaties te doen of maatregelen te nemen, met inbegrip van die welke in afdeling 4 zijn bedoeld, op basis van waarschuwingen.
4. De opgenomen informatie strekt tot:
a)
risicopreventie door middel van verificatie aan de hand van vroegtijdige waarschuwingen met betrekking tot personen op grond vermoedens of bevindingen van:
-
ernstige fouten of onregelmatigheden,
-
fouten bij de beroepsuitoefening,
-
ernstige niet-nakoming van contractuele verplichtingen, of
-
fraude, corruptie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Unie schaadt, als bedoeld in artikel 141 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 (9);
b)
de uitsluiting van personen overeenkomstig artikel 106, lid 1, en artikel 109, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 („FR”).
Artikel 2
Definities
In dit besluit wordt verstaan onder:
a) „rekenplichtige”: de rekenplichtige van de Commissie of het ondergeschikte personeelslid aan wie de rekenplichtige een aantal van zijn taken heeft gedelegeerd overeenkomstig artikel 69 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012;
b) „bevoegd gedelegeerd ordonnateur”: de gedelegeerd ordonnateur van de Commissie in de zin van artikel 65 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, bevoegd overeenkomstig de interne voorschriften inzake de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie („de begroting”), met inbegrip van de directeurs van uitvoerende agentschappen, alsook de gesubdelegeerd ordonnateur in de zin van artikel 65 van vorengenoemde verordening, die de functie van directeur uitoefent, en de hoofden van delegaties van de Unie die als gesubdelegeerd ordonnateur van de Commissie optreden op grond van artikel 56, lid 2, van die verordening;
c) „betrokkene”: een identificeerbare persoon in de zin van Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens;
d) „bevindingen”: vaststaande feiten ontdekt tijdens de tenuitvoerlegging van een juridische verbintenis of geregistreerd in het kader van een audit of onderzoek door de Rekenkamer, het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), de dienst Interne Audit (IAS) of elke andere audit of controle verricht onder verantwoordelijkheid van de bevoegde ordonnateur;
e) „juridische verbintenis”: door de Commissie aangegane verbintenis in het kader van titel V tot VIII van deel 1 en deel 2 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012;
f) „persoon”: alle hieronder opgesomde natuurlijke of rechtspersonen of verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid:
-
een ontvanger in de zin van artikel 2, onder i), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012,
-
een gegadigde of inschrijver,
-
een subsidieaanvrager,
-
een deelnemer aan een wedstrijd,
-
een bezoldigde externe deskundige in de zin van artikel 204, onder i, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012,
-
een persoon met vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid ten aanzien van een andere persoon, als bedoeld in artikel 106, lid 1, onder b) en e), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012;
g) „fout bij de beroepsuitoefening”: overtreding van de wet- of regelgeving of van de ethische normen van de beroepsgroep waartoe de persoon behoort, alsook elk onrechtmatig gedrag dat invloed heeft op de professionele geloofwaardigheid van de persoon;
h) „subcontractant”: een marktdeelnemer waaraan door een gegadigde of inschrijver of contractant een deel van de uitvoering van een opdracht wordt voorgesteld, waarmee de aanbestedende instantie geen directe juridische verbintenis heeft;
i) „belangrijke fout of onregelmatigheid”: fout of onregelmatigheid in de zin van artikel 166, lid 2, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012;
j) „contactpersoon voor de waarschuwing”: de persoon binnen de voor het verzoek verantwoordelijke dienst die voor de waarschuwing verantwoordelijk is tot de verwijdering ervan.
Artikel 3
Werking van het EWS
1. De rekenplichtige treft passende technische regelingen voor een doeltreffende werking en monitoring van het EWS.
De rekenplichtige staat in voor de opneming, wijziging, verlenging of verwijdering van EWS-waarschuwingen die door de bevoegde ordonnateur worden gevraagd.
2. De rekenplichtige stelt uitvoeringsmaatregelen inzake de technische aspecten en de bijbehorende procedures vast, onder meer op het gebied van beveiliging.
Hij stelt de diensten van de Commissie en de uitvoerende agentschappen in kennis van deze maatregelen.
Artikel 4
Bevoegdheid en procedure om een waarschuwing te laten opnemen, te wijzigen, te verlengen of te verwijderen
1. Alleen de bevoegde ordonnateur kan verzoeken doen tot opneming, wijziging, verlenging of verwijdering van een waarschuwing.
2. De bevoegde ordonnateur richt de verzoeken tot opneming, wijziging, verlenging of verwijdering van een waarschuwing aan de rekenplichtige. Hij maakt daartoe gebruik van het in de bijlage bij dit besluit vastgestelde model.
3. De in artikel 8 bedoelde contactpersoon voor een waarschuwing gaat na of aan de vereisten van artikel 11 of artikel 12 is voldaan alvorens hij het verzoek doorstuurt naar de rekenplichtige.
Artikel 5
Toegang tot het EWS
De diensten van de Commissie en de uitvoerende agentschappen hebben rechtstreeks toegang tot de in het EWS opgenomen gegevens via het centrale boekhoudsysteem van de Commissie.
De diensten van de Commissie of de uitvoerende agentschappen met de verantwoordelijkheid voor een lokaal systeem kunnen dit centrale boekhoudsysteem gebruiken om toegang te verkrijgen tot de in het EWS opgenomen gegevens, mits de gegevensconsistentie tussen het lokale systeem en het centrale boekhoudsysteem verzekerd is.
Artikel 6
Het gebruik van het EWS
In het EWS opgeslagen gegevens mogen uitsluitend worden gebruikt met het oog op de uitvoering van de begroting en alle andere door de Unie beheerde middelen. Dit gebruik laat de gegevens opgenomen in de centrale gegevensbank van uitsluitingen (de „CED”) als bedoeld in artikel 1, leden 2 en 3, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 (10) onverlet.
OLAF mag de in het EWS en de CED opgenomen gegevens gebruiken ten behoeve van zijn onderzoeken op grond van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 („de OLAF-verordening”) en ten behoeve van zijn werkzaamheden op het gebied van fraudepreventie, met inbegrip van risicoanalyse.
Artikel 7
Tijdstip waarop het EWS wordt geraadpleegd
De bevoegde gedelegeerde ordonnateur controleert of het EWS een waarschuwing met betrekking tot een persoon bevat in de volgende fasen:
a)
voordat een individuele begrotingsvastlegging wordt geboekt;
b)
voordat een globale begrotingsvastlegging wordt geboekt als de persoon in dat stadium bekend is;
c)
in het geval van voorlopige begrotingsvastleggingen, voordat de juridische verbintenis die recht geeft op latere betalingen wordt gesloten, tenzij het gaat om de betaling van personeelsleden en de vergoeding van reiskosten in verband met bijeenkomsten en vergelijkende onderzoeken;
d)
in het geval van procedures voor het plaatsen van opdrachten of het verlenen van subsidies, wedstrijden en oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling, uiterlijk voordat het gunningsbesluit wordt genomen;
e)
in het geval van de gunning van opdrachten, wanneer de aanbestedende dienst het aantal gegadigden dat wordt uitgenodigd om in te schrijven beperkt, voordat de selectie van de gegadigden is afgerond;
f)
voordat een betaling wordt uitgevoerd, tenzij het gaat om de betaling van personeelsleden en de vergoeding van reiskosten in verband met bijeenkomsten en vergelijkende onderzoeken.
Artikel 8
Contactpersoon voor waarschuwingen
De contactpersoon voor een waarschuwing:
a)
bereidt het verzoek tot opneming van een waarschuwing voor;
b)
zendt het verzoek en alle voor de waarschuwing relevante informatie aan de rekenplichtige;
c)
verstrekt de informatie die andere bevoegde ordonnateurs in staat moet stellen om verificaties te doen of besluiten te nemen omtrent de vervolgmaatregelen als bedoeld in afdeling 4.
AFDELING 2
INFORMATIE OPGENOMEN IN HET EWS
Artikel 9
Categorieën van waarschuwingen
1. De EWS-waarschuwingen worden verdeeld in de volgende categorieën:
a)
„verificatiewaarschuwingen”, wanneer een persoon wordt verdacht van of voorwerp is van bevindingen van fraude, corruptie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Unie schaadt, als bedoeld in artikel 141 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012, van ernstige fouten of onregelmatigheden, van fouten bij de beroepsuitoefening of ernstige niet-nakoming van contractuele verplichtingen;
b)
„uitsluitingswaarschuwingen”, wanneer een persoon wordt uitgesloten op grond van de motieven waarin artikel 106, lid 1, en artikel 109, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 voorzien.
2. Een persoon kan het voorwerp zijn van verschillende waarschuwingen, opgenomen voor verschillende redenen.
Artikel 10
Informatie opgenomen in EWS-waarschuwingen
EWS-waarschuwingen bevatten de volgende gegevens:
a)
de identiteit van de persoon;
b)
de waarschuwingscategorie;
c)
de duur van de waarschuwing;
d)
de redenen waarom een persoon een risico vormt voor de financiële belangen en de reputatie van de Unie of voor alle andere door de Unie beheerde middelen;
e)
informatie betreffende de contradictoire procedure;
f)
de naam van de bevoegde ordonnateur;
g)
de naam van de contactpersoon voor de waarschuwing als bedoeld in artikel 8 van dit besluit.
Artikel 11
Verificatiewaarschuwingen
1. De bevoegde ordonnateur kan verzoeken om opneming van een verificatiewaarschuwing wanneer aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:
a)
OLAF heeft de bevoegde ordonnateur er overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van in kennis gesteld dat uit een onderzoek is gebleken dat het wenselijk kan zijn voorzorgsmaatregelen te treffen om de financiële belangen van de Unie te beschermen;
b)
de Europese Rekenkamer heeft de Commissie informatie bezorgd of de IAS heeft de bevoegde ordonnateur informatie bezorgd die aanwijzingen bevat van fraude, corruptie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Unie schaadt, als bedoeld in artikel 141 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012, van ernstige fouten of onregelmatigheden, fouten bij de beroepsuitoefening of ernstige niet-nakoming van contractuele verplichtingen in hoofde van een persoon;
c)
de bevoegde ordonnateur heeft een verificatie, audit of controle verricht die aanwijzingen oplevert van fraude, corruptie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Unie schaadt, als bedoeld in artikel 141 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012, van ernstige fouten of onregelmatigheden, fouten bij de beroepsuitoefening of ernstige niet-nakoming van contractuele verplichtingen in hoofde van een persoon of heeft informatie ontvangen over een dergelijke verificatie, audit of controle.
2. De maximale duur van een verificatiewaarschuwing bedraagt één jaar. De verificatiewaarschuwing wordt verwijderd wanneer om een uitsluitingswaarschuwing wordt verzocht of wanneer verificatie niet langer nodig is.
3. Op het einde van de in lid 2 vastgestelde termijn wordt de verificatiewaarschuwing automatisch verwijderd.
4. De bevoegde ordonnateur kan vragen een verificatiewaarschuwing te verlengen wanneer hij er door OLAF van in kennis wordt gesteld dat een onderzoek als bedoeld in lid 1 nog geen conclusies heeft opgeleverd, maar handhaving van de verificatiewaarschuwing rechtvaardigt. De bevoegde ordonnateur kan tevens vragen een verificatiewaarschuwing te verlengen wanneer de in lid 1, onder a) en b), gestelde voorwaarden nog steeds vervuld zijn.
5. De bevoegde ordonnateur doet opgave van de redenen waarom verlenging nodig is om de financiële belangen en de reputatie van de Unie te beschermen.
6. Een verlenging wordt behandeld als een nieuw verzoek tot opneming van een verificatiewaarschuwing.
Artikel 12
Uitsluitingswaarschuwingen
1. De bevoegde ordonnateur verzoekt om opneming van een uitsluitingswaarschuwing in de gevallen als bedoeld in artikel 106, lid 1, en artikel 109, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.
2. Uitsluitingswaarschuwingen worden verwijderd na afloop van de uitsluitingsperiode.
3. Uitsluitingswaarschuwingen worden vanuit de CED automatisch in het EWS opgenomen.
Artikel 13
Door OLAF meegedeelde informatie
De informatie die OLAF verstrekt overeenkomstig artikel 7, lid 6, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013, met het oog op een besluit van de bevoegde ordonnateur om eventueel voorzorgsmaatregelen te nemen ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Unie, of overeenkomstig artikel 11 van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 omvat:
a)
de identiteit van de betrokken persoon;
b)
een samenvatting van de feiten en van de risico's die het onderzoek aan het licht heeft gebracht. De samenvatting dient toereikend te zijn om de betrokken persoon te kunnen horen overeenkomstig artikel 16 van dit besluit;
c)
de aanbevolen bijzondere maatregelen inzake vertrouwelijkheid, met name wanneer onderzoeksmaatregelen worden gebruikt die onder de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke autoriteit vallen, of in het geval van een extern onderzoek onder de bevoegdheid van een nationale autoriteit, overeenkomstig de nationale bepalingen die gelden voor onderzoeken.
AFDELING 3
PROCEDUREVOORSCHRIFTEN VOOR DE OPNEMING VAN EEN WAARSCHUWING
Artikel 14
Voorafgaande raadpleging van centrale diensten bij verificatiewaarschuwingen
Voordat hij besluit een verzoek in te dienen tot opneming van een verificatiewaarschuwing op grond van informatie die overeenkomstig artikel 7, lid 6, of artikel 11 van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 door OLAF is verstrekt, raadpleegt de bevoegde ordonnateur het directoraat-generaal Begroting (de centrale financiële dienst) en, in voorkomend geval, de Juridische Dienst, in nauw overleg met OLAF overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013.
Artikel 15
Beoordeling van uitsluitingswaarschuwingen door de centrale diensten
Voordat op voorstel van de bevoegde ordonnateur voor een passende duur om een uitsluitingswaarschuwing wordt verzocht voor de gevallen als bedoeld in artikel 106, lid 1, onder b), c) en e), en artikel 109, lid 1, wordt deze centraal beoordeeld door het directoraat-generaal Begroting en de Juridische Dienst. Wanneer de uitsluitingswaarschuwing op voorstel van de bevoegde ordonnateur op door OLAF verstrekte informatie is gebaseerd, geschiedt deze beoordeling in nauw overleg met OLAF.
Artikel 16
Het recht om te worden gehoord
1. Voor de opneming van waarschuwingen gelden de volgende regels:
a)
wanneer de bevoegde ordonnateur voornemens is een verzoek tot opneming van een uitsluitingswaarschuwing in te dienen of een maatregel te nemen met mogelijk nadelige gevolgen voor de rechten van de betrokken persoon, stelt hij de persoon in de gelegenheid zijn standpunt schriftelijk uiteen te zetten. De betrokken persoon krijgt hiervoor van de bevoegde ordonnateur ten minste veertien kalenderdagen. De bevoegde ordonnateur stelt de betrokken persoon tevens ervan in kennis dat de waarschuwing zal worden opgenomen indien een antwoord uitblijft.
Waar zulks passend is, stelt de bevoegde ordonnateur de betrokken persoon in de gelegenheid zijn standpunt uiteen te zetten op basis van de informatie die door OLAF is verstrekt;
b)
als de opmerkingen van de betrokken persoon het oordeel van de bevoegde ordonnateur niet wijzigen, verzoekt deze laatste de rekenplichtige om de waarschuwing te activeren.
Indien de opmerkingen van de betrokken persoon naar het oordeel van de bevoegde ordonnateur een waarschuwing onevenredig of onnodig maken, wordt de waarschuwing niet geactiveerd en wordt de betrokken persoon daarvan in kennis gesteld.
In voorkomend geval geeft de rekenplichtige de bevoegde ordonnateur bevestiging dat de waarschuwing in het EWS is opgenomen;
c)
de bevoegde ordonnateur stelt de betrokken persoon in kennis van de activering en de duur van de waarschuwing. Geen kennisgeving is vereist indien de betrokken persoon de uitnodiging tot het schriftelijk uiteenzetten van zijn standpunt niet heeft beantwoord.
2. De bevoegde ordonnateur mag een verzoek tot opneming van een uitsluitingswaarschuwing voor de gevallen als bedoeld in artikel 106, lid 1, onder e), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 hangende het besluit over de duur van de uitsluiting reeds indienen voordat de persoon in de gelegenheid is gesteld zijn standpunt uiteen te zetten. De bevoegde ordonnateur stelt de betrokken persoon in de gelegenheid zijn standpunt uiteen te zetten over de duur van de uitsluiting.
3. De bevoegde ordonnateur mag een verzoek tot opneming van een uitsluitingswaarschuwing voor de situaties als bedoeld in artikel 106, lid 1, onder a), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 reeds indienen voordat de persoon in de gelegenheid is gesteld zijn standpunt uiteen te zetten indien de ordonnateur in het bezit is van een officieel document waarin de situatie wordt vastgesteld. De bevoegde ordonnateur stelt de betrokken persoon in kennis van de opneming van de uitsluitingswaarschuwing.
4. De bevoegde ordonnateur mag uitzonderlijk het geven van de gelegenheid aan de betrokken persoon om zijn standpunt uiteen te zetten voordat het verzoek tot opneming van een uitsluitingswaarschuwing wordt ingediend of voordat maatregelen worden genomen met mogelijk nadelige gevolgen voor de rechten van de betrokken persoon, wegens gegronde dwingende redenen uitstellen om het vertrouwelijke karakter van het onderzoek of van de nationale gerechtelijke procedure niet te schaden en intussen doorgaan met de opneming van de waarschuwing.
5. Bij de verstrekking van informatie aan de bevoegde ordonnateur overeenkomstig artikel 13 geeft OLAF aan of het vertrouwelijke karakter van het onderzoek of van de nationale gerechtelijke procedure dient te worden bewaard en of het geven van de gelegenheid aan de betrokken persoon om zijn standpunt uiteen te zetten, dient te worden uitgesteld.
6. De betrokken persoon zal in de gelegenheid worden gesteld zijn standpunt uiteen te zetten zodra de redenen om een onderzoek of een nationale gerechtelijke procedure te beschermen niet langer aanwezig zijn.
Artikel 17
Gegevensbescherming en rechten van de betrokkenen
1. De bevoegde ordonnateur stelt de betrokkenen in kennis van het feit dat op hen betrekking hebbende gegevens in het EWS kunnen zijn opgenomen en van de personen aan wie de gegevens kunnen worden doorgegeven. Deze algemene informatie wordt schriftelijk ter kennis gebracht, in het bijzonder in de oproepen om in te schrijven, de oproepen tot het indienen van voorstellen, de aankondigingen van wedstrijden en, indien geen oproep wordt gedaan, voordat opdrachten worden gegund of subsidies worden verleend.
2. De bevoegde ordonnateur die om de opneming van een waarschuwing verzoekt, is verantwoordelijk voor de relaties met de persoon van wie de gegevens in het EWS worden opgenomen. Hij geeft gehoor aan verzoeken van betrokken personen om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te rectificeren, en aan andere verzoeken of vragen van die personen.
3. Personen kunnen schriftelijk aan de rekenplichtige vragen of zij in het EWS opgenomen zijn.
De rekenplichtige verstrekt deze informatie tenzij de bevoegde ordonnateur, in overleg met OLAF, in voorkomend geval beslist dat beperkingen op artikel 20, lid 1, van Verordening (EG) nr. 45/2001 van toepassing zijn.
4. Verwijderde waarschuwingen zijn uitsluitend toegankelijk voor controle- en onderzoeksdoeleinden en zijn niet meer zichtbaar voor gebruikers van het EWS.
In waarschuwingen opgenomen persoonsgegevens van natuurlijke personen blijven na de verwijdering van de waarschuwing echter slechts vijf jaar voor deze doeleinden toegankelijk.
Artikel 18
Herziening van de waarschuwing
Indien de persoon ten aanzien van wie een waarschuwing in het EWS is opgenomen, nieuwe elementen aanbrengt waaruit blijkt dat de redenen voor de opneming niet langer aanwezig zijn, verzoekt de bevoegde ordonnateur om verwijdering van de waarschuwing.
Personen ten aanzien van wie een waarschuwing in het EWS is opgenomen, kunnen een klacht indienen bij de Ombudsman en beroep instellen bij de rechter.
AFDELING 4
GEVOLGEN VAN DE WAARSCHUWINGEN
Artikel 19
Algemene regels inzake de gevolgen
1. Om te kunnen oordelen over de in deze afdeling uiteengezette gevolgen, vraagt de bevoegde ordonnateur alle dienstige informatie van de contactpersoon voor de waarschuwing.
2. Wanneer de bevoegde ordonnateur op basis van door OLAF verstrekte informatie verzoekt om de opneming van een verificatiewaarschuwing overeenkomstig artikel 11, volgt hij de procedure van artikel 14 en artikel 15 van dit besluit en neemt hij een besluit over de gevolgen in nauw overleg met OLAF, overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013.
3. Bij zijn besluit over de gevolgen houdt de bevoegde ordonnateur rekening met de volgende factoren:
a)
de risico's voor de financiële belangen en de reputatie van de Unie;
b)
het bedrag en de duur van de juridische verbintenis;
c)
de urgentie gemoeid met de nakoming van de juridische verbintenis;
d)
de aard van de feiten;
e)
de ernst van de feiten, en
f)
de mogelijke gevolgen van de nakoming van de juridische verbintenis.
In het geval van uitsluitingswaarschuwingen houdt de bevoegde ordonnateur ook rekening met de aard en de ernst van de uitsluitingsgronden, en met de mate waarin de continuïteit van de dienstverlening moet worden gegarandeerd.
4. De bevoegde ordonnateur zal in elk geval zijn besluit over de gevolgen schriftelijk motiveren.
Artikel 20
Gevolgen van verificatiewaarschuwingen
1. In het geval van procedures voor het plaatsen van opdrachten of het toekennen van subsidies of wedstrijden kan verificatie betrekking hebben op het volgende:
a)
de bevoegde ordonnateur kan aanvullende bewijsstukken vragen overeenkomstig hetgeen is bepaald in de gunnings-, toekennings- of wedstrijdprocedure;
b)
voor de toekenning van subsidies, een analyse van het aan voorfinanciering verbonden risico.
2. In het geval van juridische verbintenissen kan verificatie betrekking hebben op het volgende:
a)
toetsing of een actie in overeenstemming is met de juridische verbintenis, onder andere wat betreft de naleving van termijnen en de inhoud van te leveren prestaties;
b)
voor bestaande subsidies, toetsing of kosten subsidiabel zijn voordat deze worden vergoed of uitvoering van een audit of controle ter plaatse.
Artikel 21
Het recht om te worden gehoord na een verificatiewaarschuwing
De procedure van artikel 15 van dit besluit en het recht om te worden gehoord overeenkomstig artikel 16 van dit besluit zijn ook van toepassing wanneer de bevoegde ordonnateur na een verificatiewaarschuwing voornemens is maatregelen te nemen met mogelijk nadelige gevolgen voor de rechten van de betrokken persoon.
Artikel 22
Gevolgen van uitsluitingswaarschuwingen voor procedures en juridische verbintenissen
1. In het geval van procedures voor het plaatsen van opdrachten of het toekennen van subsidies of wedstrijden sluit de bevoegde gedelegeerde ordonnateur een persoon ten aanzien van wie een uitsluitingswaarschuwing geldt uit van deelname aan een procedure voor het plaatsen van een opdracht of het toekennen van een subsidie, tenzij als de voorwaarden van artikel 106, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 zijn vervuld, wanneer de persoon zich in een monopoliesituatie bevindt.
2. In het geval van bestaande juridische verbintenissen besluit de bevoegde ordonnateur welke van de volgende gevolgen worden gegeven:
a)
doorgaan met de uitvoering van de opdracht of de subsidie en de passende verificaties verrichten;
b)
de betalingstermijn opschorten overeenkomstig artikel 92, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012;
c)
de betalingen opschorten overeenkomstig artikel 208 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012;
d)
de uitvoering van de opdracht of de subsidie opschorten overeenkomstig artikel 116 en artikel 135, lid 5, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012;
e)
de juridische verbintenis beëindigen indien de overeenkomst voorziet in beëindiging op grond van de informatie waarvoor de waarschuwing is opgenomen.
3. Indien de persoon een subcontractant is, verzoekt de bevoegde ordonnateur de inschrijver of de gegadigde of de contractant om die subcontractant te vervangen.
Artikel 23
Gevolgen van uitsluitingswaarschuwingen voor begrotingsverrichtingen
1. Bij een uitsluitingswaarschuwing bevestigt de bevoegde ordonnateur in voorkomend geval in het boekhoudsysteem dat de betaling toch dient te worden uitgevoerd ondanks de waarschuwing.
2. Wanneer een uitsluitingswaarschuwing is opgenomen, worden geen individuele begrotingsvastleggingen gedaan, geen boekingen van individuele juridische verbintenissen op een algemene vastlegging verricht en geen juridische verbintenissen op een voorlopige vastlegging aangegaan, tenzij de persoon zich in een monopoliesituatie bevindt en de voorwaarden van artikel 106, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 zijn vervuld.
AFDELING 5
SLOTBEPALINGEN
Artikel 24
Intrekking
Besluit 2008/969/EG betreffende het systeem voor vroegtijdige waarschuwing dat door de ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen kan worden gebruikt, wordt ingetrokken.
Artikel 25
Overgangsbepalingen
1. Op grond van Besluit 2008/969/EG, Euratom opgenomen uitsluitingswaarschuwingen blijven actief tot het einde van de in overeenstemming met dat besluit vastgestelde geldigheidsduur.
2. Op grond van Besluit 2008/969/EG, Euratom opgenomen W1-, W2- en W3b-waarschuwingen worden als verificatiewaarschuwingen in de zin van dit besluit beschouwd.
3. W3a- en W4-waarschuwingen blijven tot 1 juli 2015 opgenomen worden volgens de bepalingen van Besluit 2008/969/EG, Euratom. Voor de toepassing van afdeling 4 van dit besluit, worden W3a- en W4-waarschuwingen beschouwd als verificatiewaarschuwingen in de zin van dit besluit beschouwd. Besluit 2008/969/EG, Euratom blijft van toepassing op W5b-waarschuwingen tot 1 juli 2015.
Artikel 26
Publicatie
Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Gedaan te Brussel, 13 november 2014.