GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) Nr. 481/2014 VAN DE COMMISSIE
van 4 maart 2014
tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 1299/2013 van het Europees Parlement en de Raad met betrekking tot specifieke regels betreffende de subsidiabiliteit van de uitgaven voor samenwerkingsprogramma's
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU) nr. 1299/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 betreffende specifieke bepalingen voor steun uit het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling ter verwezenlijking van de doelstelling „Europese territoriale samenwerking” (1), en met name artikel 18, lid 1,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Op grond van artikel 18, lid 1, van Verordening (EU) nr. 1299/2013 is het noodzakelijk om specifieke regels betreffende de subsidiabiliteit van de uitgaven voor samenwerkingsprogramma's vast te leggen met betrekking tot personeelskosten, kantoor- en administratieve kosten, reis- en verblijfskosten, kosten voor externe expertise en diensten en kosten voor apparatuur (hierna „uitgavencategorieën”).
(2)
Om flexibiliteit bij de toepassing van de regels inzake de subsidiabiliteit op samenwerkingsprogramma's mogelijk te maken, dienen lidstaten die deelnemen aan een samenwerkingsprogramma te kunnen besluiten dat een bepaalde categorie uitgaven niet van toepassing is op een specifieke prioritaire as van een bepaald samenwerkingsprogramma.
(3)
Verduidelijkt moet worden hoe de in deze verordening vastgelegde specifieke regels betreffende de subsidiabiliteit van de uitgaven voor samenwerkingsprogramma's passen in het algemene juridische kader van de subsidiabiliteitsregels voor alle ESI-fondsen, zoals aangegeven in de artikelen 65 tot en met 71 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad (2).
(4)
Per uitgavencategorie dient een lijst van de verschillende uitgaven te worden vastgesteld.
(5)
Er moet worden verduidelijkt dat, als algemene regel, geschenken niet voor subsidie in aanmerking komen. Kleine geschenkartikelen die gratis worden uitgedeeld in verband met promotie, communicatie, publiciteit of informatie zouden echter wel gesubsidieerd moeten kunnen worden.
(6)
De verschillende posten van de personeelskosten moeten worden bepaald, alsmede regels voor de berekening, boekhouding en vergoeding van personeelskosten in het algemeen, en van deeltijdaanstellingen of dienstverleningscontracten op uurbasis in het bijzonder.
(7)
De verschillende posten van kantoor- en administratieve uitgaven moeten worden vermeld, samen met regels voor de berekening, boekhouding en vergoeding van deze kostenposten, hetzij als directe of als indirecte kosten, met name in combinatie met vaste tarieven uit hoofde van Verordening (EU) nr. 1303/2013.
(8)
De verschillende posten van de reis- en verblijfkosten moeten worden vermeld, samen met regels voor de berekening, boekhouding en vergoeding, ongeacht of deze uitgaven zijn gedaan door de begunstigde of rechtstreeks door zijn personeel. De voorwaarden waaronder reis- en verblijfkosten administratief moeten worden verwerkt als die uitgaven buiten het tot de Unie behorende deel van het programmagebied worden gedaan, zoals bedoeld in artikel 20 van Verordening (EU) nr. 1299/2013, dienen eveneens te worden verduidelijkt.
(9)
De verschillende posten van de kosten voor externe expertise en diensten dienen eveneens te worden vermeld.
(10)
De verschillende posten van de kosten voor uitrusting moeten worden vermeld, samen met regels inzake de subsidiabiliteit van tweedehands apparatuur.
(11)
Om een onmiddellijke toepassing van de beoogde maatregelen mogelijk te maken, dient deze verordening in werking te treden op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
Artikel 1
Onderwerp en werkingssfeer
1. Onverminderd de subsidiabiliteitsregels die zijn vastgesteld bij of op grond van de artikelen 65 tot en met 71 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 legt deze verordening specifieke regels vast betreffende de subsidiabiliteit van de uitgaven voor samenwerkingsprogramma's met betrekking tot de volgende uitgavencategorieën:
a)
personeelskosten;
b)
kantoor- en administratieve kosten;
c)
reis- en verblijfskosten;
d)
kosten voor externe expertise en diensten, en
e)
kosten voor uitrusting.
2. De deelnemende lidstaten in het comité van toezicht van een samenwerkingsprogramma kunnen overeenkomen dat uitgaven die onder één of meer van de in lid 1 genoemde categorieën vallen, niet subsidiabel zijn in het kader van één of meer prioritaire assen.
Artikel 2
Algemene bepalingen
1. Alle door of namens de begunstigde gedane uitgaven die overeenkomstig deze verordening subsidiabel zijn, dienen betrekking te hebben op de kosten van het opzetten of het opzetten en uitvoeren van een concrete actie of een deel van een concrete actie.
2. Niet subsidiabel zijn de volgende kosten:
a)
boeten, financiële sancties, gerechtskosten en kosten van geschillen;
b)
kosten voor geschenken, met uitzondering van geschenken van niet meer dan 50 EUR per stuk in verband met promotie, communicatie, publiciteit of informatie;
c)
kosten in verband met schommelingen van wisselkoersen.
Artikel 3
Personeelskosten
1. Personeelskosten omvatten de bruto arbeidskosten van het personeel van de begunstigde in een van de volgende vormen van dienstverband:
a)
voltijds;
b)
deeltijds met een vast percentage werktijd per maand;
c)
deeltijds met een flexibel percentage werktijd per maand, of
d)
op uurbasis.
2. De subsidiabele uitgaven voor personeelskosten zijn beperkt tot:
a)
salarisbetalingen met betrekking tot de activiteiten die de entiteit niet zou ondernemen indien de betrokken concrete actie niet was uitgevoerd en die zijn vastgelegd in een arbeidsovereenkomst of -contract, een benoemingsbesluit (alle hierna „arbeidsdocument” genoemd), of bij wet, en die verband houden met de in de functiebeschrijving van het betrokken personeelslid aangegeven verantwoordelijkheden;
b)
andere kosten die direct verband houden met de salarisbetalingen door de werkgever, zoals belastingen en socialezekerheidsbijdragen, met inbegrip van pensioenpremies, die vallen onder Verordening (EG) nr. 883/2004 van het Europees Parlement en de Raad (3), op voorwaarde dat die kosten:
i)
zijn vastgelegd in een arbeidsdocument of bij wet;
ii)
in overeenstemming zijn met de wetgeving waar het arbeidsdocument naar verwijst en met de normale praktijk in het land en/of de organisatie waar het individuele personeelslid feitelijk werkt, en tevens
iii)
niet door de werkgever kunnen worden teruggevorderd.
Ten aanzien van punt a) kunnen betalingen aan natuurlijke personen die voor de begunstigde werken onder een andersoortig contract dan een arbeidsovereenkomst of -contract gelijkgesteld worden aan salarisbetalingen, en kunnen dergelijke andersoortige contracten als arbeidsdocument worden beschouwd.
3. Personeelskosten kunnen worden vergoed hetzij:
i)
op basis van de werkelijke kosten (aangetoond door arbeidsdocument en salarisafrekeningen), of
ii)
in het kader van de vereenvoudigde kostenopties zoals bepaald in artikel 67, lid 1, onder b) tot en met d), van Verordening (EU) nr. 1303/2013, of
iii)
op basis van een vast percentage overeenkomstig artikel 19 van Verordening (EU) nr. 1299/2013.
4. Personeelskosten voor personen die in deeltijd aan de concrete actie werken, worden berekend als hetzij:
a)
een vast percentage van de bruto arbeidskosten, overeenkomstig een vast percentage arbeidstijd die aan de concrete actie besteed is, zonder dat een apart werktijdregistratiesysteem verplicht is, of
b)
een flexibel aandeel in de bruto arbeidskosten, overeenkomstig een aantal aan de concrete actie bestede uren dat per maand varieert, op basis van een werktijdregistratiesysteem dat 100 % van de arbeidstijd van de werknemer bestrijkt.
5. Voor deeltijdopdrachten overeenkomstig lid 4, onder a), verstrekt de werkgever voor iedere werknemer een document waarin het percentage aan de concrete actie te besteden werktijd is aangegeven.
6. Voor deeltijdopdrachten overeenkomstig lid 4, onder b), wordt de vergoeding van de personeelskosten berekend op basis van een uurtarief bepaald door middel van hetzij:
i)
het delen van de bruto maandelijkse arbeidskosten door de maandelijkse arbeidstijd vastgesteld in het arbeidsdocument, uitgedrukt in uren, of
ii)
het delen van de meest recente bekende jaarlijkse bruto arbeidskosten door 1 720 (uren), overeenkomstig artikel 68, lid 2, van Verordening (EU) nr. 1303/2013.
Dit uurtarief wordt vermenigvuldigd met het aantal feitelijk aan de concrete actie bestede uren.
7. Wat betreft personeelskosten van personen die volgens het arbeidsdocument op uurbasis werken, zijn dergelijke kosten subsidiabel op basis van toepassing van het in het arbeidsdocument overeengekomen uurtarief op het aantal feitelijk aan de concrete actie bestede uren, aan de hand van een systeem voor de registratie van werktijden.
Artikel 4
Kantoor- en administratieve kosten
Kantoor- en administratieve kosten zijn beperkt tot de volgende posten:
a)
kantoorhuur;
b)
verzekeringen en belastingen in verband met de gebouwen waarin het personeel is gevestigd en de uitrusting van het kantoor (bv. brand- en diefstalverzekeringen);
c)
nutsvoorzieningen (bv. elektriciteit, verwarming, water);
d)
kantoorbenodigdheden;
e)
algemene boekhouding van de begunstigde organisatie;
f)
archieven;
g)
onderhoud, reiniging en reparaties;
h)
beveiliging;
i)
IT-systemen;
j)
communicatie (bv. telefoon, fax, internet, postdiensten, visitekaartjes);
k)
bankkosten voor het openen en beheren van rekeningen wanneer voor de uitvoering van een concrete actie een afzonderlijke rekening moet worden geopend;
l)
kosten voor transnationale financiële transacties.
Artikel 5
Reis- en verblijfskosten
1. Uitgaven voor reis- en verblijfskosten zijn beperkt tot de volgende posten:
a)
reiskosten (bv. tickets, de reis- en autoverzekeringen, brandstof, de kilometerstand, tolheffing en parkeerrechten);
b)
de kosten van maaltijden;
c)
verblijfskosten;
d)
visumkosten;
e)
dagvergoedingen.
2. Alle in lid 1, onder a) tot en met d), genoemde uitgavenposten die al door een dagvergoeding worden gedekt, worden niet vergoed in aanvulling op die dagvergoeding.
3. De reis- en verblijfskosten van externe deskundigen en dienstverleners vallen onder de in artikel 6 bedoelde kosten voor externe expertise en diensten.
4. Rechtstreekse betaling van de uitgaven in het kader van dit artikel door een medewerker van de begunstigde wordt aangetoond door een bewijs van vergoeding door de begunstigde aan die werknemer.
5. Wat betreft concrete acties op het gebied van technische bijstand of promotieactiviteiten en capaciteitsopbouw zijn uitgaven buiten het tot de Unie behorende deel van het programmagebied subsidiabel als zij zijn verricht overeenkomstig artikel 20, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1299/2013.
6. De managementautoriteit kan de kosten voor verblijf en maaltijden in gelegenheden buiten het tot de Unie behorende deel van het programmagebied als subsidiabel aanvaarden als die uitgaven zijn gedaan overeenkomstig artikel 20, lid 2, van Verordening (EU) nr. 1299/2013. Dit geldt ook voor kosten van lokaal vervoer ter plaatse van een evenement of een actie buiten het tot de Unie behorende deel van het programmagebied.
7. Voor het personeel van begunstigden dat zich buiten het tot de Unie behorende deel van het programmagebied bevindt, kan de managementautoriteit de in lid 1 bedoelde kosten, met inbegrip van de kosten van reizen naar en van de plaats van een evenement of een actie binnen of buiten het tot de Unie behorende deel van het programmagebied, als subsidiabel aanvaarden, als die uitgaven zijn gedaan overeenkomstig artikel 20, lid 2, van Verordening (EU) nr. 1299/2013.
8. Voor het personeel van begunstigden dat zich binnen het tot de Unie behorende deel van het programmagebied bevindt, worden de in lid 1 bedoelde kosten, met inbegrip van de kosten van reizen naar en van de plaats van een evenement of een actie binnen of buiten het tot de Unie behorende deel van het programmagebied, als subsidiabel beschouwd overeenkomstig artikel 20, lid 1, van Verordening (EU) nr. 1299/2013.
Artikel 6
Kosten voor externe expertise en diensten
Uitgaven wegens kosten voor externe expertise en diensten blijven beperkt tot de volgende diensten en deskundigheid van een publiek- of privaatrechtelijke instantie of een natuurlijke persoon, anders dan de begunstigde van de concrete actie:
a)
studies of enquêtes (bv. evaluaties, strategieën, conceptnota's, ontwerpen, handboeken)
b)
opleiding;
c)
vertalingen;
d)
IT-systemen en ontwikkeling, aanpassing en updates van websites;
e)
promotie, communicatie, publiciteit of informatie die verband houdt met de uitvoering van een concrete actie of met een samenwerkingsprogramma als zodanig;
f)
financieel beheer;
g)
diensten met betrekking tot de organisatie en uitvoering van evenementen of vergaderingen (met inbegrip van huur, catering en vertolking);
h)
deelname aan evenementen (bv. inschrijvingskosten);
i)
notariële diensten, juridisch advies en technische en financiële deskundigheid, andere advies- en accountantsdiensten;
j)
intellectuele-eigendomsrechten;
k)
verificaties uit hoofde van artikel 125, lid 4, onder a), van Verordening (EU) nr. 1303/2013 en artikel 23, lid 4, van Verordening (EU) nr. 1299/2013;
l)
certificering en audits op het niveau van het programma in het kader van de artikelen 126 en 127 van Verordening (EU) nr. 1303/2013;
m)
het stellen van zekerheden door een bank of andere financiële instelling wanneer dit vereist wordt door wetgeving van de Unie of nationale wetgeving of in een programmeringsdocument van het toezichtcomité;
n)
reis- en verblijfkosten van externe deskundigen, sprekers, voorzitters van vergaderingen en dienstverleners;
o)
andere specifieke expertise en diensten die nodig zijn voor concrete acties.
Artikel 7
Kosten voor uitrusting
1. Uitgaven voor de financiering van uitrusting die is gekocht, gehuurd of geleased door de begunstigde van de concrete actie, niet zijnde de in artikel 4 bedoelde uitrusting, zijn beperkt tot het volgende:
a)
kantoorbenodigdheden;
b)
IT-apparatuur en software;
c)
meubilair en uitrusting;
d)
laboratoriumbenodigdheden;
e)
machines en instrumenten;
f)
gereedschappen of apparaten;
g)
voertuigen;
h)
andere specifieke uitrusting die nodig is voor concrete acties.
2. De kosten van de aanschaf van tweedehands uitrusting en apparatuur kunnen subsidiabel zijn onder de volgende voorwaarden:
a)
voor deze uitrusting is geen andere steun van de ESI-fondsen ontvangen;
b)
de prijs is niet hoger dan de algemeen aanvaarde marktprijs voor dergelijke uitrusting;
c)
de technische eigenschappen beantwoorden aan de eisen van de concrete actie en aan de geldende normen en standaarden.
Artikel 8
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 4 maart 2014.