GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) Nr. 532/2014 VAN DE COMMISSIE
van 13 maart 2014
tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2014 betreffende het Fonds voor de Europese hulp aan de meest behoeftigen, en met name artikel 32, leden 8 en 9, artikel 34, leden 7 en 8, en artikel 55, lid 4,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Verordening (EU) nr. 223/2014 (1) verleent de Commissie de bevoegdheid om gedelegeerde handelingen vast te stellen ter aanvulling van niet-essentiële onderdelen ten aanzien van het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen (FEAD)
(2)
Verordening (EU) nr. 223/2014 vereist van de beheersautoriteit dat deze een systeem opzet voor de vastlegging en opslag in geautomatiseerde vorm van de voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, verificatie en audit vereiste gegevens over elke concrete actie, waaronder, ten aanzien van operationele programma's voor de sociale integratie van de meest behoeftigen (OP II), gegevens over individuele deelnemers. Het is daarom noodzakelijk dat er een lijst wordt opgesteld van gegevens die in dat systeem moeten worden geregistreerd en opgeslagen.
(3)
Bepaalde gegevens zijn alleen van belang voor specifieke typen concrete acties of voor slechts één type operationeel programma; de toepasselijkheid van gegevensvereisten moet daarom worden gespecificeerd. Verordening (EU) nr. 223/2014 geeft specifieke voorschriften aan voor de registratie en opslag van gegevens over individuele deelnemers aan concrete acties ondersteund door OP II, waarmee rekening moet worden gehouden.
(4)
In de lijst met gegevens moet rekening worden gehouden met de rapportagevereisten zoals vastgesteld in Verordening (EU) nr. 223/2014 om ervoor te zorgen dat de benodigde gegevens voor het financiële beheer en toezicht - met inbegrip van de gegevens die nodig zijn om betalingsaanvragen, rekeningen en een verslag over de uitvoering op te stellen - voor elke concrete actie bestaan in een vorm waardoor deze eenvoudig te verzamelen en samen te voegen zijn. Om een effectief financieel beheer van acties te waarborgen en aan de eisen voor publicatie van basisgegevens over concrete acties te voldoen, is het noodzakelijk dat bepaalde gegevens in de lijst in geautomatiseerde vorm worden opgenomen. Er zijn nog bepaalde andere gegevens nodig voor de doeltreffende planning en uitvoering van verificaties en audits.
(5)
De lijst met gegevens die moeten worden geregistreerd en opgeslagen mag niet vooruitlopen op de technische kenmerken of structuur van de geautomatiseerde systemen die door beheersautoriteiten zijn ontwikkeld, of vooraf het formaat van de geregistreerde en opgeslagen gegevens bepalen, tenzij die uitdrukkelijk vastgelegd zijn in deze verordening. Evenmin mag de lijst vooruitlopen op de wijze waarop gegevens worden ingevoerd of verzameld binnen het systeem; in sommige gevallen kunnen de gegevens in de lijst vereisen dat er meerdere waarden worden ingevoerd. Niettemin is het noodzakelijk dat er bepaalde regels inzake de aard van deze gegevens worden vastgesteld, om ervoor te zorgen dat de beheersautoriteit haar verantwoordelijkheden op het gebied van toezicht, evaluatie, financieel beheer, controles en audits, ook als dit de verwerking van gegevens van individuele deelnemers vereist, kan nakomen.
(6)
Om te waarborgen dat uitgaven onder operationele programma's gecontroleerd en aan een audit onderworpen kunnen worden, is het noodzakelijk dat er criteria worden vastgesteld waaraan een audittraject (controlespoor) moet voldoen om als toereikend te worden beschouwd.
(7)
In verband met de auditwerkzaamheden uit hoofde van Verordening (EU) nr. 223/2014 dient te worden bepaald dat de Commissie en de lidstaten elke vorm van ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonlijke gegevens moeten voorkomen, en dient te worden gespecificeerd voor welke doeleinden de Commissie en de lidstaten dergelijke gegevens kunnen verwerken.
(8)
De auditautoriteit is verantwoordelijk voor de audits van concrete acties. Om ervoor te zorgen dat de reikwijdte en de inhoud van audits van de boekhouding toereikend zijn en dat ze in alle lidstaten volgens dezelfde normen worden uitgevoerd, is het noodzakelijk om de voorwaarden uiteen te zetten waaraan die audits moeten voldoen.
(9)
Het is noodzakelijk de grondslag voor de steekproeven op de te controleren acties, waaraan de auditautoriteit zich moet houden bij het vastleggen of goedkeuren van de steekproefmethoden, in detail vast te stellen, waaronder de bepaling van de steekproefeenheid, bepaalde technische criteria voor de steekproef en waar nodig factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij aanvullende steekproeven.
(10)
De auditautoriteit moet een controleverslag opstellen met daarin de boekhoudgegevens zoals beschreven in Verordening (EU) nr. 223/2014. Om ervoor te zorgen dat de reikwijdte en de inhoud van audits op de boekhouding toereikend zijn en dat die in alle lidstaten volgens dezelfde normen worden uitgevoerd, is het noodzakelijk om de voorwaarden uiteen te zetten waaraan die audits moeten voldoen.
(11)
Om rechtszekerheid en gelijke behandeling van alle lidstaten bij het toepassen van financiële correcties te waarborgen, in overeenstemming met het evenredigheidsbeginsel, is het noodzakelijk criteria vast te stellen om te bepalen of er ernstige tekortkomingen in de werking van de beheers- en controlesystemen zijn, de belangrijkste vormen van tekortkomingen te definiëren, en criteria vast te stellen voor het bepalen van de hoogte van de financiële correctie die aan de hand van geëxtrapoleerde of vaste percentages moet worden toegepast.
(12)
Om snelle toepassing van de in deze Verordening vastgestelde maatregelen mogelijk te maken, dient deze verordening van kracht te worden op de dag volgende op die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK I
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
Onderwerp
Deze verordening bevat de volgende bepalingen tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 223/2014:
a)
nadere bepalingen over de informatie met betrekking tot de gegevens die in geautomatiseerde vorm geregistreerd en opgeslagen moeten worden binnen het door de beheersautoriteit ontwikkelde bewakingssysteem;
b)
nadere minimumeisen voor het audittraject met betrekking tot de boekhouding die moet worden bijgehouden en de bewijsstukken die op het niveau van de certificeringsautoriteit, de beheersautoriteit, de intermediaire instanties en de begunstigden moeten worden bewaard;
c)
de reikwijdte en de inhoud van audits van concrete acties en controles van de jaarrekeningen en de methode voor de selectie van de steekproef van de concrete acties;
d)
nadere bepalingen voor het gebruik van gegevens die tijdens door ambtenaren of gemachtigde vertegenwoordigers van de Commissie uitgevoerde audits zijn verkregen;
e)
nadere bepalingen betreffende de criteria voor het vaststellen van ernstige tekortkomingen in de werking van beheers- en controlesystemen, met inbegrip van de belangrijkste vormen van dergelijke tekortkomingen, de criteria voor het vaststellen van de hoogte van de toe te passen financiële correctie en de criteria voor het toepassen van vaste percentages of geëxtrapoleerde financiële correcties.
HOOFDSTUK II
SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN
Artikel 2
Gegevens die in geautomatiseerde vorm geregistreerd en opgeslagen moeten worden
(artikel 32, lid 8, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. De informatie over gegevens die voor elke concrete actie in geautomatiseerde vorm geregistreerd en opgeslagen moeten worden in het bewakingssysteem overeenkomstig artikel 32, lid 2, onder d), van Verordening (EU) nr. 223/2014, wordt in bijlage I bij deze verordening aangegeven.
2. Voor elke concrete actie worden gegevens geregistreerd en opgeslagen, bij door OP II ondersteunde acties met inbegrip van gegevens over individuele deelnemers, opgesplitst naar geslacht indien die gegevens beschikbaar zijn, zodat de gegevens eventueel kunnen worden samengevoegd wanneer dat noodzakelijk is voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, controle en audit. Ook moet een cumulatieve samenvoeging van gegevens voor de gehele programmeringsperiode mogelijk zijn.
Artikel 3
Gedetailleerde minimumeisen voor het audittraject
(artikel 32, lid 9, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. De gedetailleerde minimumeisen voor het audittraject (controlespoor) met betrekking tot de boekhouding die moet worden bijgehouden en de bewijsstukken die moeten worden bewaard, zijn de volgende:
a)
het audittraject maakt het mogelijk de toepassing van de selectiecriteria die voor het operationele programma (OP I) voor voedselhulp of andere fundamentele materiële bijstand, of door het toezichtcomité voor het OP II, zijn vastgesteld, te verifiëren;
b)
met betrekking tot subsidies op grond van artikel 25, lid 1, onder a), van Verordening (EU) nr. 223/2014 maakt het audittraject het mogelijk om de aan de Commissie medegedeelde gecertificeerde totaalbedragen in overeenstemming te brengen met de gedetailleerde boekhoudkundige gegevens en bewijsstukken van de certificeringsautoriteit, de beheersautoriteit, de intermediaire instanties en de begunstigden met betrekking tot in het kader van het operationele programma medegefinancierde concrete acties;
c)
met betrekking tot subsidies op grond van artikel 25, lid 1, onder b) en c), maakt het audittraject het mogelijk om de aan de Commissie medegedeelde gecertificeerde totaalbedragen in overeenstemming te brengen met gedetailleerde prestatie- of resultaatgegevens en bewijsstukken die in het bezit zijn van de certificeringsautoriteit, de beheersautoriteit, de intermediaire instanties en de begunstigden en, indien van toepassing, met inbegrip van de documenten over de methode om standaardschalen voor eenheidskosten en forfaitaire bedragen vast te stellen, met betrekking tot in het kader van het operationele programma medegefinancierde concrete acties;
d)
met betrekking tot kosten vastgesteld in overeenstemming met artikel 25, lid 1, onder d), van Verordening (EU) nr. 223/2014 moet het audittraject het mogelijk maken om de berekeningsmethode aan te tonen en te rechtvaardigen, alsmede, indien van toepassing, de basis waarop de vaste percentages, en de subsidiabele directe kosten of kosten die onder de andere gekozen categorieën gedeclareerd zijn en waarop het vaste percentage van toepassing is, zijn vastgesteld;
e)
met betrekking tot kosten vastgesteld in overeenstemming met artikel 26, lid 2, onder b), c) en d), en lid 3, tweede deel, van Verordening (EU) nr. 223/2014, moet het audittraject het mogelijk maken de subsidiabele directe kosten of onder andere kostencategorieën gedeclareerde kosten waarop het vaste percentage van toepassing is, te staven;
f)
het audittraject moet het mogelijk maken om de betaling van de overheidsbijdrage aan de begunstigde te verifiëren;
g)
het audittraject moet voor elke concrete actie, voor zover van toepassing, de technische specificaties en het financieringsplan, documenten betreffende de goedkeuring van de subsidie, documenten betreffende de procedures voor overheidsopdrachten, verslagen van de begunstigden en verslagen over de uitgevoerde verificaties en audits omvatten;
h)
het audittraject moet informatie bevatten over het beheer van de controles en uitgevoerde audits van de concrete actie;
i)
het audittraject moet het mogelijk maken de gegevens in verband met outputindicatoren voor de concrete actie in overeenstemming te brengen met de gerapporteerde gegevens en resultaten en, in voorkomend geval, met de doelen van het programma.
Voor de kosten bedoeld in de punten c) en d) moet het audittraject het mogelijk maken te verifiëren of de berekeningsmethode die door de beheersautoriteit is gebruikt in overeenstemming is met artikel 25, lid 3, van Verordening (EU) nr. 223/2014.
2. De beheersautoriteit zorgt ervoor dat er een verslag beschikbaar is van de identiteit en locatie van de instanties die alle vereiste bewijsstukken in bezit hebben, die nodig zijn om te zorgen voor een toereikend audittraject dat voldoet aan alle in lid 1 vastgestelde minimumeisen.
Artikel 4
Het gebruik van gegevens die tijdens door ambtenaren of gemachtigde vertegenwoordigers van de Commissie uitgevoerde audits zijn verkregen
(artikel 34, lid 8, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. De Commissie neemt alle nodige maatregelen om ongeoorloofde verspreiding van en toegang tot de door de Commissie in de loop van haar audits verzamelde gegevens te voorkomen.
2. De Commissie gebruikt de in de loop van haar audits verzamelde gegevens uitsluitend om te voldoen aan haar verantwoordelijkheden uit hoofde van artikel 36 van Verordening (EU) nr. 223/2014. De Europese Rekenkamer en het Europees Bureau voor fraudebestrijding hebben toegang tot de verzamelde gegevens.
3. De verzamelde gegevens worden niet doorgegeven aan andere personen dan die welke, in de lidstaten of bij de instellingen van de Unie, er uit hoofde van hun functie toegang toe dienen te hebben, in overeenstemming met de toepasselijke regels, zonder de uitdrukkelijke toestemming van de lidstaat die de gegevens verstrekt.
Artikel 5
Audits van concrete acties
(artikel 34, lid 7, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. Audits van concrete acties worden voor elk boekjaar verricht op een steekproef van concrete acties die is geselecteerd volgens een door de auditautoriteit overeenkomstig artikel 6 van deze verordening vastgestelde of goedgekeurde methode.
2. Audits van concrete acties worden uitgevoerd aan de hand van bewijsstukken die tezamen het audittraject vormen, en moeten de legaliteit en regelmatigheid van de bij de Commissie ingediende uitgaven controleren, waaronder de volgende aspecten:
a)
dat de concrete actie geselecteerd is overeenkomstig de selectiecriteria voor het operationele programma, niet fysiek voltooid of volledig ten uitvoer gelegd was voordat de begunstigde de aanvraag om financiering in het kader van het operationele programma indiende, uitgevoerd is overeenkomstig het goedkeuringsbesluit, en voldoet aan alle ten tijde van de audit geldende voorwaarden betreffende functionaliteit, gebruik en te verwezenlijken doelstellingen;
b)
dat de bij de Commissie gedeclareerde uitgaven overeenstemmen met de boekhoudkundige gegevens, en dat de vereiste bewijsstukken een adequaat audittraject als bedoeld in artikel 3 van deze verordening vormen;
c)
dat voor bij de Commissie ingediende uitgaven zoals bepaald overeenkomstig de artikel 25, lid 1, onder b) en c), prestaties en resultaten geleverd zijn die de betalingen aan de begunstigde onderbouwen, dat gegevens van deelnemers, indien van toepassing, of andere bescheiden in verband met prestaties en resultaten overeenkomen met de bij de Commissie ingediende informatie en dat de vereiste bewijsstukken een adequaat audittraject als bedoeld in artikel 3 van deze verordening vormen.
Bij de audits wordt ook geverifieerd dat de overheidsbijdrage aan de begunstigde betaald is overeenkomstig artikel 42, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014.
3. Audits van concrete acties omvatten, waar van toepassing, controle ter plaatse van de fysieke uitvoering van de operatie.
4. Audits van concrete acties controleren de juistheid en volledigheid van de overeenkomstige uitgaven die de certificeringsautoriteit in zijn boekhoudsysteem registreert en de afstemming van het audittraject op alle niveaus.
5. Indien geconstateerde problemen een systemisch karakter blijken te vertonen en dus een risico voor andere concrete acties in het kader van het operationele programma kunnen inhouden, zorgt de auditautoriteit voor nader onderzoek, zo nodig met aanvullende audits, om de omvang van die problemen vast te stellen, en beveelt de nodige corrigerende maatregelen aan.
6. Met het oog op de jaarlijkse verslaglegging aan de Commissie worden voor het bedrag aan gecontroleerde uitgaven alleen uitgaven meegerekend die binnen het bestek van een overeenkomstig lid 1 verrichte audit vallen. Hiervoor wordt het model voor het controleverslag overeenkomstig artikel 34, lid 6, van Verordening (EU) nr. 223/2014 gebruikt.
Artikel 6
Methode voor de samenstelling van de steekproef op concrete acties
(artikel 34, lid 7, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. De auditautoriteit stelt de methode voor de selectie van de steekproef (de steekproefmethode) vast in overeenstemming met de in dit artikel vermelde vereisten, rekening houdend met de internationaal aanvaarde controlenormen INTOSAI, IFAC of IIA.
2. Naast de toelichtingen in de auditstrategie houdt de auditautoriteit een overzicht bij van de documentatie en deskundige oordelen die hebben geleid tot het opstellen van de steekproefmethoden, waaronder de planning, de selectie, het testen en de evaluatiefasen, om aan te tonen dat de vastgestelde methode geschikt is.
3. Een steekproef moet representatief zijn voor de populatie waaruit het is getrokken, waardoor de auditautoriteit een geldige controleverklaring kan opstellen overeenkomstig artikel 34, lid 5, onder a), van Verordening (EU) nr. 223/2014. Deze populatie omvat de uitgaven van een operationeel programma die zijn opgenomen in de betalingsaanvragen aan de Commissie overeenkomstig artikel 41 van Verordening (EU) nr. 223/2014 voor een bepaald boekjaar. De steekproef kan tijdens of na het boekjaar worden geselecteerd.
4. Voor toepassing van artikel 34, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 is een steekproefmethode statistisch wanneer het volgende is gewaarborgd:
i)
willekeurige selectie van de steekproefeenheden;
ii)
het gebruik van kansrekening om de steekproefresultaten te evalueren, met inbegrip van meting en controle van het steekproefrisico en van de geplande en feitelijk bereikte steekproefprecisie.
5. De steekproefmethode waarborgt een willekeurige selectie van elke steekproefeenheid in de populatie door willekeurige getallen te gebruiken die voor elke populatie-eenheid zijn geselecteerd om de eenheden waaruit de steekproef bestaat te selecteren of door middel van systematische selectie met behulp van een willekeurig beginpunt en toepassing van een systematische regel toe te passen om de aanvullende items te selecteren.
6. De steekproefeenheid wordt door de auditautoriteit op basis van deskundig oordeel vastgesteld. De steekproefeenheid kan een concrete actie, een project binnen een concrete actie of een betalingsaanvraag door een begunstigde zijn. Informatie over de aard van de gekozen steekproefeenheid en het desbetreffende deskundige oordeel wordt in het controleverslag opgenomen.
7. Indien de totale uitgaven voor een steekproefeenheid een negatief bedrag vertonen in een boekjaar, wordt het van de in lid 3 bedoelde populatie uitgesloten en afzonderlijk geëvalueerd. De auditautoriteit kan ook een steekproef van deze aparte populatie nemen.
8. Indien de voorwaarden voor evenredige controle zoals bepaald in artikel 58, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 van toepassing zijn, kan de auditautoriteit de in dar artikel vermelde items uitsluiten van de te bemonsteren populatie. Als de concrete actie reeds is geselecteerd in de steekproef, vervangt de auditautoriteit het door middel van een geschikte willekeurige selectie.
9. Alle bij de Commissie gedeclareerde uitgaven in de steekproef worden onderworpen aan een audit.
Wanneer de geselecteerde steekproefeenheden een groot aantal onderliggende betalingsaanvragen of -facturen bevatten, kan de auditautoriteit die aan de hand van substeekproeven controleren en de onderliggende betalingsaanvragen of -facturen selecteren met behulp van dezelfde steekproefparameters die zijn gebruikt om de steekproefeenheden te selecteren van de belangrijkste steekproef.
In dat geval wordt de juiste steekproefomvang berekend binnen elke te controleren steekproefeenheid en mogen er in ieder geval niet minder dan 30 onderliggende betalingsaanvragen of -facturen voor elke steekproefeenheid zijn.
10. De auditautoriteit kan in een populatie gelaagdheid aanbrengen door een populatie te verdelen in subpopulaties, die elk een groep van steekproefeenheden met vergelijkbare kenmerken vormen, in het bijzonder in termen van risico of een verwacht foutenpercentage of wanneer de populatie concrete acties omvat die bestaan uit financiële bijdragen van een operationeel programma aan acties waarmee grote bedragen gemoeid zijn.
11. De auditautoriteit beoordeelt de betrouwbaarheid van het systeem met hoog, gemiddeld of laag, hierbij rekening houdend met de resultaten van systeemaudits om de technische parameters van de steekproef te bepalen, zodat de gecombineerde mate van zekerheid die met de systeemaudits en de audits op concrete acties wordt verkregen, hoog is. Voor een systeem dat als hoog betrouwbaar is beoordeeld, dient het betrouwbaarheidsniveau dat wordt gehanteerd voor het trekken van een steekproef uit concrete acties niet lager te zijn dan 60 %. Voor een systeem dat als laag betrouwbaar is beoordeeld, dient het betrouwbaarheidsniveau dat wordt gehanteerd voor het trekken van een steekproef uit concrete acties niet lager te zijn dan 90 %. Het maximale materialiteitsniveau bedraagt 2 % van de in lid 3 bedoelde uitgaven.
12. Wanneer er onregelmatigheden of een risico van onregelmatigheden worden vastgesteld, beslist de auditautoriteit op basis van een deskundig oordeel of het noodzakelijk is een aanvullende steekproef te controleren van extra concrete acties of onderdelen van concrete acties die geen deel uitmaakten van de willekeurige steekproef, teneinde rekening te houden met vastgestelde specifieke risicofactoren.
13. De auditautoriteit analyseert de resultaten van de audits van de aanvullende steekproef afzonderlijk, trekt op basis van deze resultaten conclusies en stelt de Commissie hiervan in het jaarlijkse controleverslag op de hoogte. In de aanvullende steekproef aangetroffen onregelmatigheden worden niet in de berekening van het verwachte willekeurige foutenpercentage van de willekeurige steekproef opgenomen.
14. Op basis van de resultaten van audits van concrete acties berekent de auditautoriteit in het kader van het auditoordeel en controleverslag als bedoeld in artikel 34, lid 5, onder a) en b), van Verordening (EU) nr. 223/2014 een totaal foutenpercentage dat het totaal aantal verwachte toevallige fouten omvat en, indien van toepassing, systemische fouten en ongecorrigeerde atypische fouten, gedeeld door de populatie.
Artikel 7
Audits van rekeningen
(artikel 34, lid 7, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. De accountantscontrole als bedoeld in artikel 49, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 wordt voor elk boekjaar uitgevoerd door de auditautoriteit.
2. De accountantscontrole moet een redelijke mate van zekerheid bieden over de volledigheid, de nauwkeurigheid en de waarachtigheid van de gedeclareerde bedragen in de rekeningen.
3. Voor de doelstellingen van de leden 1 en 2 houdt de auditautoriteit in het bijzonder rekening met de resultaten van de systeemaudits die binnen de certificeringsautoriteit zijn verricht en van de audits van concrete acties.
4. De systeemaudit omvat verificatie van de betrouwbaarheid van het boekhoudsysteem van de certificeringsautoriteit en, op steekproefbasis, van de juistheid van de uitgaven, geschrapte bedragen en terugvorderingen, die in het boekhoudsysteem van de certificeringsautoriteit staan geregistreerd.
5. Teneinde te kunnen concluderen dat de rekeningen een getrouw beeld geven, controleert de auditautoriteit voor de accountantsverklaring oft alle in artikel 49 van Verordening (EU) nr. 223/2014 vereiste elementen correct zijn opgenomen in de rekeningen en overeenkomen met de ondersteunende boekhoudstukken die door alle betrokken autoriteiten of instanties en begunstigden zijn bijgehouden tijdens de auditwerkzaamheden van de auditautoriteit. De auditautoriteit controleert in het bijzonder, op basis van de door de certificeringsautoriteit verstrekte rekeningen, of:
a)
het totale bedrag van gedeclareerde subsidiabele overheidsuitgaven overeenkomstig artikel 49, lid 1, onder a), van Verordening (EU) nr. 223/2014 overeenkomt met de uitgaven en met de bijbehorende overheidsbijdrage in de betalingsaanvragen aan de Commissie voor het desbetreffende boekjaar en, als er verschillen zijn, of er adequate toelichtingen zijn verstrekt in de boekhouding voor de afgestemde bedragen;
b)
de geschrapte bedragen en terugvorderingen tijdens het boekjaar, de terug te vorderen bedragen aan het einde van het boekjaar, en de oninbare bedragen die in de rekeningen zijn opgenomen, overeenkomen met de bedragen die in de boekhoudsystemen van de certificeringsautoriteit staan geregistreerd en gebaseerd zijn op beslissingen van de verantwoordelijke beheers- of certificeringsautoriteit;
c)
er uitgaven zijn uitgesloten van de rekeningen overeenkomstig artikel 49, lid 2, van de Verordening (EU) nr. 223/2014, indien van toepassing, en of alle vereiste correcties terug te vinden zijn in de rekeningen van het betreffende boekjaar.
Controles zoals bedoeld in de punten b) en c) kunnen op basis van een steekproef worden uitgevoerd.
HOOFDSTUK III
SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN
Artikel 8
Criteria voor het vaststellen van ernstige tekortkomingen in de effectieve werking van beheers- en controlesystemen
(artikel 55, lid 4, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. De Commissie baseert haar beoordeling van de efficiënte werking van de beheers- en controlesystemen op de resultaten van alle beschikbare systeemaudits, met inbegrip van tests van controles, en van audits van concrete acties.
Deze beoordeling heeft betrekking op de interne controleomgeving van het programma, de beheers- en controleactiviteiten van de beheers- en certificerende instanties, en de controleactiviteiten van de auditautoriteit, en is gebaseerd op verificatie van naleving van de in tabel 1 van bijlage II aangegeven voorschriften.
Of aan deze voorschriften is voldaan, wordt beoordeeld aan de hand van de in tabel 2 van bijlage II aangegeven categorieën.
2. De voornaamste typen ernstige tekortkomingen van de effectieve werking van de beheers- en controlesysteem zijn gevallen waar aan een van de in de punten 2, 4, 5, 13, 15, 16 en 18 van tabel 1 van bijlage II genoemde belangrijkste eisen niet wordt voldaan, of wanneer ten aanzien van twee of meer van de andere belangrijkste eisen van tabel 1 van bijlage II wordt geconstateerd dat deze vallen onder categorie 3 of 4 zoals aangegeven in tabel 2 van bijlage II.
Artikel 9
Criteria voor het toepassen van vaste percentages of geëxtrapoleerde financiële correcties en criteria voor het vaststellen van de hoogte van de financiële correctie
(artikel 55, lid 4, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. Financiële correcties worden toegepast op een operationeel programma, of een deel daarvan, waarin de Commissie een of meer ernstige tekortkomingen in de werking van het beheers- en controlesysteem vaststelt.
Niettegenstaande de eerste alinea van dit lid worden er geëxtrapoleerde financiële correcties toegepast, voor het gehele operationele programma of een deel daarvan, wanneer de Commissie systemische onregelmatigheden vaststelt in een representatieve steekproef van concrete acties, waardoor een nauwkeuriger kwantificering van het risico voor de begroting van de Unie mogelijk is. In dit geval worden de resultaten van het onderzoek naar de representatieve steekproef geëxtrapoleerd naar de rest van de populatie waaruit de steekproef voor de vaststelling van de financiële correctie werd getrokken.
2. De hoogte van de forfaitaire correctie wordt vastgesteld met inachtneming van de volgende elementen:
a)
het relatieve belang van de ernstige tekortkoming(en) in de context van het beheers- en controlesysteem als geheel;
b)
de frequentie en de omvang van de ernstige tekortkoming(en);
c)
de mate van risico van verlies voor de begroting van de Unie.
3. Rekening houdend met deze elementen wordt de hoogte van de financiële correctie als volgt vastgesteld:
a)
wanneer de ernstige tekortkoming(en) in het beheers -en controlesysteem dusdanig fundamenteel, frequent of wijdverbreid is/zijn dat dit tot volledig falen van het systeem leidt, waardoor de wettigheid en regelmatigheid van alle betrokken uitgaven in gevaar worden gebracht, wordt een vast percentage van 100 % toegepast;
b)
wanneer de ernstige tekortkoming(en) in het beheers -en controlesysteem dusdanig frequent en wijdverbreid is/zijn dat dit tot zeer ernstig falen van het systeem leidt, waardoor de wettigheid en regelmatigheid van een zeer groot deel van de betrokken uitgaven in gevaar worden gebracht, wordt een vast percentage van 25 % toegepast;
c)
wanneer de ernstige tekortkoming(en) in het beheers -en controlesysteem het gevolg is/zijn van een niet volwaardig of slecht of onregelmatig functionerend systeem, waardoor de wettigheid en regelmatigheid van een groot deel van alle betrokken uitgaven in gevaar worden gebracht, wordt een vast percentage van 10 % toegepast;
d)
wanneer de ernstige tekortkoming(en) in het beheers -en controlesysteem het gevolg is/zijn van een niet consistent functionerend systeem, waardoor de wettigheid en regelmatigheid van een aanzienlijk deel van alle betrokken uitgaven in gevaar worden gebracht, wordt een vast percentage van 5 % toegepast.
4. Wanneer de toepassing van een vast percentage overeenkomstig lid 3 onevenredig zou zijn, wordt een lager correctieniveau toegepast.
5. Indien een verantwoordelijke autoriteit nalaat adequate corrigerende maatregelen te treffen naar aanleiding van een financiële correctie tijdens een boekjaar, en dezelfde ernstige tekortkoming(en) in een volgend boekjaar opnieuw vastgesteld worden, wordt het correctiepercentage, vanwege de aanhoudende aard van de tekortkoming(en), verhoogd tot een niveau dat niet hoger is dan dat van de naasthogere categorie.
Artikel 10
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Artikel 3 is van toepassing met ingang van 1 december 2014 ten aanzien van de informatie over geregistreerde en opgeslagen gegevens als bedoeld in bijlage I.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 13 maart 2014.