NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 1042/2014
оd 25. srpnja 2014.
o dopuni Uredbe (EU) br. 514/2014 u pogledu imenovanja odgovornih tijela te njihovih odgovornosti u vezi upravljanja i nadzora te u pogledu statusa i obveza revizorskih tijela
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migracije te integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama (1), a osobito njezin članak 26. stavak 4. i članak 29. stavak 1.,
budući da:
(1)
Kako bi se osigurao kontinuitet između upotrebe sredstava iz prethodnih fondova u okviru općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tijekovima” za razdoblje 2007.-2013. i posebnih uredaba za razdoblje 2014.-2020., Uredba (EU) br. 514/2014 u velikoj se mjeri temelji na postojećim pravilima za prethodne fondove, uz uzimanje u obzir promjena koje su u podijeljeno upravljanje uvedene Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (2).
(2)
Kako bi se osiguralo da tijela za provedbu nacionalnih programa imaju mogućnost svoje zadaće ispunjavati učinkovito i u skladu s ciljevima i prioritetima utvrđenima u posebnim uredbama iz članka 2. točke (a) Uredbe (EU) br. 514/2014, trebalo bi utvrditi pravila za njihovo imenovanje, nadzor njihova imenovanja i, ako je potrebno, poništenja imenovanja.
(3)
Potrebno je utvrditi odgovornosti u vezi upravljanja i nadzora odgovornih tijela, osobito uvjete pod kojima mogu delegirati ili prenijeti neke od svojih zadaća, kako bi se osiguralo da je provedba nacionalnih programa unutar njihova djelokruga nadležnosti.
(4)
Postupak odabira i dodjele doprinosa Unije u okviru nacionalnih programa trebao bi biti usklađen s načelima transparentnosti, nediskriminacije i jednakog postupanja. Potrebno je stoga utvrditi uvjete u skladu s kojima bi države članice trebale provoditi mjere u okviru nacionalnih programa, u prvom redu radi utvrđivanja okolnosti na temelju kojih odgovorno tijelo može izravno provoditi projekte.
(5)
Revizije bi u svim državama članicama trebale biti učinkovite, odgovarajućeg opsega te bi se trebale provoditi u skladu s međunarodnim revizijskim standardima. U tu bi svrhu trebalo jasno utvrditi status i revizijske standarde revizorskih tijela.
(6)
Potrebno je utvrditi različite vrste revizijskih aktivnosti kako bi se osiguralo da revizorska tijela na njima mogu temeljiti svoja revizijska mišljenja.
(7)
Važno je da su rezultati aktivnosti revizorskih tijela pravovremeni i da se o njima na odgovarajući način izvješćuju tijelo za imenovanje i Europska komisija. Osobito je važno da izjava o upravljanju i godišnji sažetak završnih revizijskih izvješća i nadzora provedenih u okviru godišnjih zahtjeva za plaćanje odražavaju rezultate i zaključke revizorskog tijela. Stoga bi revizorsko tijelo u sklopu svojeg revizijskog rada trebalo osigurati da se informacije povezane s njegovim revizijskim aktivnostima adekvatno prenose u tim dokumentima.
(8)
Kako bi se omogućila brza primjena mjera predviđenih ovom Uredbom i kako ne bi došlo do odlaganja odobrenja i provedbe nacionalnih programa, Uredba bi trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
(9)
Ujedinjenu Kraljevinu i Irsku obvezuje Uredba (EU) br. 514/2014 te ih posljedično obvezuje ova Uredba.
(10)
Dansku ne obvezuje Uredba (EU) br. 514/2014 niti ova Uredba,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
POGLAVLJE I.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Definicije
Za potrebe ove Uredbe primjenjuju se definicije iz Uredbe (EU) br. 514/2014. Primjenjuju se i sljedeće definicije:
(a)
„tijelo za imenovanje” znači ministarsko tijelo države članice iz članka 26. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 koje imenuje odgovorno tijelo;
(b)
„nadležna tijela” znači odgovorno tijelo, revizorsko tijelo i, prema potrebi, delegirano tijelo iz članka 25. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(c)
„SFC2014” znači elektronički informacijski sustav uspostavljen u skladu s člankom 2. Provedbene uredbe Komisije (EU) br. 802/2014 (3);
(d)
„sporazum o bespovratnim sredstvima” znači sporazum ili neki drugi jednakovrijedni pravni instrument na temelju kojeg odgovorno tijelo korisniku odobrava bespovratna sredstva za provedbu projekta u okviru nacionalnog programa.
POGLAVLJE II.
ODGOVORNO TIJELO
ODJELJAK I.
Imenovanje odgovornog tijela
Članak 2.
Kriteriji i postupci za imenovanje odgovornog tijela
1. Tijelo koje će se imenovati odgovornim tijelom ima administrativni ustroj i sustav unutarnje kontrole u skladu s kriterijima iz Priloga ovoj Uredbi („kriteriji za imenovanje”). Kriteriji za imenovanje odnose se na:
(a)
unutarnje okruženje,
(b)
aktivnosti nadzora;
(c)
interno obavješćivanje i komuniciranje;
(d)
interno nadziranje i izvješćivanje.
Države članice mogu odrediti druge kriterije za imenovanje, uzimajući u obzir veličinu, odgovornosti i druge značajke odgovornog tijela.
2. Revizorsko tijelo iz članka 26. stavka 3. Uredbe (EU) br. 514/2014 procjenjuje ispunjava li buduće odgovorno tijelo kriterije za imenovanje iz Priloga te svoje rezultate, zaključke i mišljenja dokumentira u revizijskom izvješću upućenom tijelu za imenovanje.
3. Ako tijelo za imenovanje zaključi da buduće odgovorno tijelo ne ispunjuje kriterije za imenovanje, ono daje tom tijelu konkretne upute i rok za ispravljanje nesukladnosti kao uvjet za imenovanje odgovornim tijelom.
Do ispunjavanja uvjeta tijelo može biti privremeno imenovano odgovornim tijelom na najviše 12 mjeseci. Duljina tog privremenog razdoblja razmjerna je utvrđenim nesukladnostima.
4. Nakon što imenuje odgovorno tijelo, država članica o tome će obavijestiti Komisiju bez odlaganja putem sustava SFC2014. Uz tu obavijest država članica prilaže dokumentaciju u kojoj se navodi:
(a)
glavna podjela odgovornosti među organizacijskim jedinicama odgovornog tijela;
(b)
prema potrebi, njegov odnos s delegiranim tijelom, aktivnosti koje će se delegirati i najvažniji postupci nadzora tih delegiranih aktivnosti; te
(c)
sažetak najvažnijih postupaka za obradu financijskih potraživanja korisnika te za odobravanje i bilježenje rashoda.
Članak 3.
Nadzor odgovornog tijela i preispitivanje imenovanja
1. Tijelo za imenovanje nadzire odgovorno tijelo, osobito na temelju informacija iz članka 14. stavka 2. ove Uredbe, te dalje prati sve utvrđene nedostatke.
2. Države članice bez odlaganja obavješćuju tijelo za imenovanje o svim informacijama koje ukazuju na to da odgovorno tijelo više ne zadovoljava kriterije imenovanja.
3. Ako odgovorno tijelo više ne zadovoljava u potpunosti kriterije imenovanja ili je njegov sustav unutarnje kontrole manjkav u mjeri u kojoj to dovodi u pitanje njegovu sposobnost ispunjavanja zadaća, tijelo za imenovanje utvrđuje mu probno razdoblje. U takvim slučajevima tijelo za imenovanje izrađuje plan otklanjanja utvrđenih nedostataka koje odgovorno tijelo treba provesti u roku određenom prema ozbiljnosti nesukladnosti ili manjkavosti. Taj rok ne smije biti dulji od 12 mjeseci od početka probnog razdoblja.
4. Tijelo za imenovanje odmah obavješćuje Komisiju o svim planovima otklanjanja utvrđenih nedostataka koji su izrađeni u skladu sa stavkom 3. te je nastavlja obavješćivati o napretku.
5. Ako se imenovanje odgovornog tijela poništi, tijelo za imenovanje odmah imenuje drugo odgovorno tijelo u skladu s člankom 26. Uredbe (EU) br. 514/2014 i člankom 2. ove Uredbe kako bi se osiguralo da ne dođe do prekida plaćanja korisnicima.
6. Ako Komisija utvrdi da država članica ne ispunjuje svoju obvezu izrade plana otklanjanja utvrđenih nedostataka u skladu sa stavkom 3. ili da je odgovorno tijelo i dalje imenovano unatoč tome što nije provelo navedeni plan u okviru utvrđenog razdoblja, tada preostale nedostatke rješava putem postupka potvrde sukladnosti iz članka 47. Uredbe (EU) br. 514/2014.
ODJELJAK II.
Odgovornosti upravljanja i nadzora odgovornog tijela
Članak 4.
Zadaće odgovornog tijela
Odgovorno tijelo upravlja nacionalnim programom i provodi ga u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja. Stoga mora:
(a)
provoditi savjetovanje s partnerima u skladu s člankom 12. stavkom 1. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(b)
osigurati pravilno funkcioniranje nadzornog odbora iz članka 12. stavka 4. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(c)
Komisiji podnijeti prijedlog nacionalnog programa iz članka 14. Uredbe (EU) br. 514/2014 te sve naknadne izmjene putem sustava SFC2014;
(d)
utvrditi i donijeti pravila o prihvatljivosti za projekte i projektne troškove za sve aktivnosti, osigurati jednako postupanje i izbjegavati sukob interesa, u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja;
(e)
organizirati i oglašivati pozive na podnošenje ponuda i pozive na podnošenje prijedloga te organizirati i oglašivati odabir i dodjelu projekata za financiranje u okviru nacionalnog programa, u skladu s područjem primjene i ciljevima posebnih uredaba iz članka 2. točke (a) Uredbe (EU) br. 514/2014 te kriterijima iz članka 9. ove Uredbe;
(f)
osigurati postojanje sustava za prikupljanje podataka potrebnih za izvješćivanje Komisije o zajedničkim pokazateljima i pokazateljima specifičnima za program, zajedno s drugim podacima o provedbi programa i projekata;
(g)
primati plaćanja koja izvršava Komisija i plaćati korisnicima;
(h)
osiguravati dosljednost i dopunjavanja sufinanciranja u okviru posebnih uredaba i drugih odgovarajućih instrumenata država članica i Unije;
(i)
pratiti projekte i provjeravati jesu li prijavljeni projektni troškovi zaista nastali i u skladu s propisima Unije i nacionalnim propisima;
(j)
osigurati postojanje sustava za evidentiranje i pohranjivanje računovodstvenih podataka za svaki projekt iz nacionalnog programa u računalnom obliku i prikupljanje podataka o provedbi potrebnih za financijsko upravljanje, praćenje, nadzor i ocjenu;
(k)
ne dovodeći u pitanje nacionalna računovodstvena pravila, osigurati da korisnici i druga tijela uključena u provedbu projekata koji se financiraju u okviru nacionalnog programa zadrže odvojeni računovodstveni sustav ili odgovarajuće računovodstvene kodove za sve transakcije koje su povezane s projektom;
(l)
osigurati da se ocjenjivanje nacionalnog programa iz članka 56. i članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 provodi unutar odgovarajućih rokova;
(m)
osigurati da neovisni ocjenjivači u svrhu provođenja ocjenjivanja iz članka 56. i članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 i formuliranja mišljenja prime sve potrebne informacije o upravljanju nacionalnim programom;
(n)
uvesti postupke kojima će se osigurati da svi dokumenti u vezi rashoda, odluka i aktivnosti nadzora imaju potrebni revizijski trag te da su pohranjeni u skladu s provedbenim uredbama Komisije donesenima na temelju članka 27. stavka 5. Uredbe (EU) br. 514/2014.;
(o)
osigurati da revizorsko tijelo u svrhu provođenja revizija iz članka 29. Uredbe (EU) br. 514/2014 i formuliranja revizijskog mišljenja primi sve potrebne informacije o primijenjenim postupcima upravljanja i nadzora te troškovima financiranima u skladu s posebnim uredbama;
(p)
izraditi provedbena izvješća iz članka 54. Uredbe (EU) br. 514/2014 i evaluacijska izvješća iz članka 57. stavka 1. Uredbe (EU) br. 514/2014 te ih podnijeti Komisiji putem sustava SFC2014;
(q)
sastaviti zahtjeve za plaćanja u skladu s člankom 44. Uredbe (EU) br. 514/2014 te ih podnijeti Komisiji putem sustava SFC2014;
(r)
provoditi aktivnosti informiranja i oglašivanja te širiti rezultate programa, u skladu s člankom 53. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(s)
provoditi administrativne nadzore i nadzore na licu mjesta u skladu s člankom 27. Uredbe (EU) br. 514/2014.;
(t)
surađivati s Komisijom i odgovornim tijelima u drugim državama članicama; te
(u)
odazvati na nalaze revizorskog tijela, postupanjem u skladu s njima ili, u slučaju da nisu prihvaćeni, davanjem detaljnog obrazloženja.
Članak 5.
Delegirano tijelo
1. Odgovorno tijelo može delegirati neke ili sve svoje zadaće delegiranom tijelu u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (c) Uredbe (EU) br. 514/2014. Svako delegiranje zadaća mora biti u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja te u skladu s načelom nediskriminacije i vidljivosti upotrebe financijskih sredstava Unije. Delegirane zadaće ne smiju za posljedicu imati sukob interesa.
2. Opseg zadaća koje odgovorno tijelo delegira delegiranom tijelu te detaljni postupci za njihovo ispunjavanje izložit će se u dokumentu koji potpisuju odgovorno tijelo i delegirano tijelo. Taj akt o delegiranju sadržava najmanje:
(a)
odgovarajuću posebnu uredbu;
(b)
zadaću ili zadaće povjerene delegiranom tijelu;
(c)
obvezu delegiranog tijela da provjeri zadovoljavaju li korisnici propise Unije i nacionalne propise;
(d)
obvezu delegiranog tijela da postavi i održava organizacijsku strukturu te sustav upravljanja i nadzora koji odgovara njegovim dužnostima;
(e)
informacije i popratnu dokumentaciju koju delegirano tijelo treba podnijeti odgovornom tijelu i rokove koje treba poštovati; te
(f)
mehanizme odgovornog tijela za nadzor delegiranog tijela.
3. U skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) br. 514/2014, komunikacija s Komisijom ne može se delegirati. Delegirano tijelo komunicira s Komisijom preko odgovornog tijela.
4. Ako delegirano tijelo nije javna uprava ili privatni subjekt koji pruža javne usluge i podliježe nacionalnim zakonima, odgovorno tijelo neće na njega delegirati izvršne ovlasti koje uključuju velika diskrecijska prava u vezi političkih odluka.
5. Odgovorno tijelo ostaje odgovorno za zadaće koje delegira. Odgovorno tijelo redovito pregledava provođenje delegiranih zadaća kako bi se uvjerilo da je obavljeni rad prihvatljive kvalitete i u skladu s propisima Unije i nacionalnim propisima.
6. Ova Uredba se za delegirane zadaće na delegirano tijelo primjenjuje analogijom.
Članak 6.
Povjeravanje zadaća vanjskim izvršiteljima
Odgovorno tijelo može povjeriti neke od svojih zadaća vanjskim izvršiteljima. Međutim, ono ostaje odgovorno za njih.
Odgovorno tijelo redovito pregledava provođenje delegiranih zadaća kako bi se uvjerilo da je obavljeni rad prihvatljive kvalitete i u skladu s propisima Unije i nacionalnim propisima.
ODJELJAK III.
Obveze odgovornog tijela u pogledu javnih intervencija
Članak 7.
Uloga odgovornog tijela kao tijela za dodjelu
1. Općenito, odgovorno tijelo dodjeljuje bespovratna sredstva za projekte u okviru nacionalnog programa na temelju otvorenih poziva na podnošenje prijedloga.
2. Odgovorno tijelo može dodijeliti bespovratna sredstva za projekte na temelju ograničenog poziva na podnošenje prijedloga.
Ograničeni pozivi na podnošenje prijedloga otvoreni su samo odabranim organizacijama zbog posebnosti projekta ili tehničke ili administrativne stručnosti tijela koja se pozivaju na podnošenje prijedloga.
Razlozi za korištenje ograničenih poziva na podnošenje prijedloga navest će se u pozivu na podnošenje prijedloga.
3. Odgovorno tijelo može izravno dodijeliti bespovratna sredstva ako posebnost projekta ili tehnička ili administrativna stručnost nadležnih tijela ne ostavlja drugog izbora, kao što je to slučaj s de jure ili de facto monopolima.
Razlozi za korištenje izravne dodjele navest će se u odluci o dodjeli.
4. U opravdanim slučajevima, uključujući nastavak višegodišnjih projekata koji su odabrani nakon prethodnog poziva na podnošenje prijedloga ili u izvanrednim situacijama, bespovratna sredstva mogu se dodijeliti bez poziva na podnošenje prijedloga.
Razlozi za dodjelu bespovratnih sredstava bez poziva na podnošenje prijedloga navest će se u odluci o dodjeli.
5. Kad odgovorno tijelo nastupa kao tijelo za dodjelu, ni odgovorno tijelo ni bilo koje delegirano tijelo ne mogu biti korisnici bespovratnih sredstava koja su dodijeljena u skladu s ovim člankom.
6. Odgovorno tijelo određuje tijelo koje dodjeljuje bespovratna sredstva i osigurava izbjegavanje sukoba interesa, osobito kad su podnositelji zahtjeva nacionalna tijela.
Članak 8.
Uvjeti pod kojima odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo
1. Odgovorno tijelo može odlučiti izravno provoditi projekte, samostalno ili zajedno s nekim drugim nacionalnim tijelom, zbog administrativnih ovlaštenja, tehničkog stručnog znanja ili zbog toga što osobitosti projekta ne ostavljaju nijednu drugu mogućnost za provedbu, primjerice u slučaju de jure monopola ili sigurnosnih zahtjeva. U takvim slučajevima odgovorno tijelo je korisnik bespovratnih sredstava.
2. Razlozi zbog kojih odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo i odabire neko povezano nacionalno tijelo kao što je navedeno u stavku 1. prijavljuju se Komisiji u godišnjem provedbenom izvješću iz članka 54. Uredbe (EU) br. 514/2014.
3. Pri provedbi projekata u svojstvu izvršnog tijela odgovorno tijelo poštuje načelo vrijednosti za novac i sprečava sukobe interesa.
4. Upravna odluka o sufinanciranju projekta u okviru nacionalnog programa uključuje sve potrebne informacije za nadzor provedbe sufinanciranih proizvoda i usluga te za provjeru nastalih troškova.
5. Kada je vjerojatno da će odgovorno tijelo redovito nastupati kao izvršno tijelo:
(a)
odgovorno tijelo i revizorsko tijelo ne smiju biti članovi istog tijela, osim u slučaju da revizorsko tijelo podnosi izvješća vanjskom tijelu i da je njegova neovisnost zajamčena; te
(b)
to ne utječe na zadaće odgovornog tijela navedene u članku 4.
Članak 9.
Postupak odabira i dodjele
1. Pozivi na podnošenje prijedloga iz članka 7. stavka 1. objavljuju se na način kojim se osigurava otvoreni natječaj i odgovarajuće obavješćivanje mogućih korisnika. Informacija o svakoj važnoj izmjeni poziva objavljuje se na isti način.
U pozivima na podnošenje prijedloga iz članka 7. stavka 1. i 2. navodi se najmanje sljedeće:
(a)
ciljevi;
(b)
kriteriji odabira i dodjele;
(c)
aranžmani za Uniju i, ako je primjenjivo, za nacionalno financiranje, uključujući, ako je primjenjivo, mogućnost primjene više stope sufinanciranja u skladu s člankom 16. stavkom 5. Uredbe (EU) br. 514/2014;
(d)
aranžmani i konačni datum za podnošenje prijedloga;
(e)
pravila prihvatljivosti za izdatke;
(f)
trajanje projekta; te
(g)
financijski i drugi podaci koji se evidentiraju i prijavljuju.
2. Prije donošenja odluke o dodjeli odgovorno tijelo mora se uvjeriti da korisnici projekta mogu zadovoljiti kriterije odabira i dodjele.
3. Odgovorno tijelo utvrđuje postupke za zaprimanje prijedloga. Ono na prijedloge primjenjuje formalnu, tehničku i proračunsku analizu te procjenu kvalitete prema kriterijima iz poziva na podnošenje prijedloga na transparentan i nediskriminirajući način. Odgovorno tijelo u pisanom obliku navodi razloge odbijanja drugih prijedloga.
4. U odluci o dodjeli navodi se najmanje ime korisnika, najvažniji detalji projekta te njegovi operativni ciljevi, najviši iznos doprinosa Unije te najveća stopa sufinanciranja ukupnih prihvatljivih troškova.
5. Odgovorno tijelo sve podnositelje o svojoj odluci obavješćuje pisanim putem. Neuspješne kandidate obavješćuje se o razlozima za njihovo odbijanje uz navođenje kriterija odabira i dodjele.
Članak 10.
Dokumenti kojima se formalizira dodjela bespovratnih sredstava kada odgovorno tijelo nastupa kao tijelo za dodjelu
1. U slučajevima kada odgovorno tijelo nastupa kao tijelo za dodjelu, ono utvrđuje postupke za upravljanje projektom kojima se zahtijeva najmanje:
(a)
potpisivanje sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava s korisnicima; i
(b)
praćenje provedbe sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, uključujući i sve njegove izmjene, administrativnim sredstvima kao što su prepiska ili pisana izvješća.
2. Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava sadržava ili ukazuje na sljedeće:
(a)
najveći iznos doprinosa Unije;
(b)
najviši postotak doprinosa Unije u skladu s odgovarajućom posebnom uredbom;
(c)
detaljan opis i vremenski raspored za projekt;
(d)
ako je primjenjivo, sve veće zadaće koje korisnik namjerava podugovorom povjeriti trećoj strani, zajedno s povezanim troškovima;
(e)
dogovoreni planirani proračun i financijski plan za projekt, uključujući rashode i prihode, u skladu s utvrđenim pravilima prihvatljivosti;
(f)
metodu za izračun iznosa doprinosa Unije po završetku projekta;
(g)
vremenski raspored i provedbene odredbe sporazuma, uključujući odredbe o obvezama izvješćivanja, izmjenama sporazuma i prekidu sporazuma;
(h)
operativne ciljeve projekta, uključujući kvantificirane ciljeve i pokazatelje o kojima treba izvješćivati;
(i)
odredbu prema kojoj korisnik mora pravovremeno prikupiti potrebne podatke za zajedničke pokazatelje navedene u posebnoj uredbi i sve pokazatelje specifične za program te izvješćivati o tim podacima najmanje jednom godišnje;
(j)
definiciju prihvatljivih troškova, uključujući, ako je primjenjivo, opis metodologije za utvrđivanje troškova po jedinici, paušalnih iznosa i paušalnog financiranja;
(k)
knjigovodstvene zahtjeve i uvjete koji se odnose na isplatu bespovratnih sredstava;
(l)
uvjete u vezi revizijskog traga;
(m)
odredbe u vezi zaštite podataka; i
(n)
odredbe u vezi obavješćivanja javnosti.
3. Općenito, sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava potpisuje se prije početka projektnih aktivnosti u okviru nacionalnog programa.
4. Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava izričito se određuje da Komisija ili njezini predstavnici i Revizorski sud imaju revizorske ovlasti nad svim korisnicima bespovratnih sredstava, izvođačima i podizvođačima koji primaju sredstva Unije u okviru nacionalnog programa, te će ih primjenjivati na temelju provjere dokumenata i nadzora na licu mjesta.
Članak 11.
Dokumenti kojima se formalizira dodjela bespovratnih sredstava kada odgovorno tijelo nastupa kao izvršno tijelo
1. U slučajevima kada odgovorno tijelo nastupa kao izvršno tijelo, ono utvrđuje postupke za upravljanje projektom kojima se zahtijeva najmanje:
(a)
formaliziranje administrativne odluke o sufinanciranju projekata; i
(b)
praćenje provedbe administrativne odluke i svih njezinih izmjena administrativnim sredstvima kao što su prepiska ili pisana izvješća.
2. Administrativna odluka sadržava ili ukazuje na sljedeće:
(a)
najveći iznos doprinosa Unije;
(b)
najviši postotak doprinosa Unije u skladu s odgovarajućom posebnom uredbom;
(c)
detaljan opis i vremenski raspored za projekt;
(d)
ako je primjenjivo, sve veće zadaće koje korisnik namjerava podugovorom povjeriti trećoj strani, zajedno s povezanim troškovima;
(e)
dogovoreni planirani proračun i financijski plan za projekt, uključujući rashode i prihode, u skladu s utvrđenim pravilima prihvatljivosti;
(f)
metodu za izračun iznosa doprinosa Unije po završetku projekta;
(g)
operativne ciljeve projekta, uključujući kvantificirane ciljeve i pokazatelje koji će se koristiti;
(h)
odredbu prema kojoj odgovorno tijelo mora prikupiti potrebne podatke za zajedničke pokazatelje navedene u posebnoj uredbi te sve pokazatelje specifične za program te izvješćivati o tim podacima najmanje jednom godišnje;
(i)
definiciju prihvatljivih troškova, uključujući, ako je primjenjivo, opis metodologije za utvrđivanje troškova po jedinici, paušalnih iznosa i paušalnog financiranja;
(j)
knjigovodstvene zahtjeve i uvjete koji se odnose na isplatu bespovratnih sredstava;
(k)
uvjete u vezi revizijskog traga;
(l)
odredbe u vezi zaštite podataka; i
(m)
odredbe u vezi obavješćivanja javnosti.
3. Općenito, administrativna odluka donosi se prije početka projektnih aktivnosti u okviru nacionalnog programa.
4. Administrativnom odlukom izričito se određuje da Komisija ili njezini predstavnici i Revizorski sud imaju revizorske ovlasti nad svim korisnicima bespovratnih sredstava, izvođačima i podizvođačima koji primaju sredstva Unije u okviru nacionalnog programa, te će ih primjenjivati na temelju provjere dokumenata i nadzora na licu mjesta.
POGLAVLJE III.
STATUS REVIZORSKOG TIJELA I OBVEZE KOJE SE ODNOSE NA REVIZIJE
Članak 12.
Status revizorskog tijela
1. U skladu s člankom 59. stavkom 5. drugim podstavkom Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i člankom 25. stavkom 1. točkom (b) Uredbe (EU) br. 514/2014 revizorsko tijelo djeluje neovisno od odgovornog tijela. Smatra se da funkcionalna neovisnost postoji kada nema izravnog hijerarhijskog odnosa između revizorskog tijela i odgovornog tijela, te kada je revizorsko tijelo potpuno autonomno u davanju mišljenja i izjava.
2. Cjelokupni revizijski rad obavljat će se u skladu s međunarodnim revizijskim standardima.
Članak 13.
Povjeravanje revizijskog rada vanjskim tijelima
Revizorsko tijelo može povjeriti dio revizije drugom revizorskom tijelu, pod uvjetom da je to tijelo funkcionalno neovisno o odgovornom tijelu. Revizorsko tijelo ostaje odgovorno za rad koji povjeri vanjskom tijelu.
Revizije vanjskih tijela provode se u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i uz pozorno praćenje i nadzor revizorskog tijela.
Članak 14.
Revizije
1. Revizorsko tijelo u svrhu donošenja mišljenja iz članka 59. stavka 5. drugog podstavka Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 provodi revizije sustava i financijske revizije.
2. Revizijama sustava provjerava se učinkovitost sustava upravljanja i nadzora odgovornog tijela kako bi se osiguralo razumno jamstvo da su troškovi navedeni u godišnjim financijskim izvješćima zakoniti i pravilni. Na temelju tih revizija revizorsko tijelo utvrđuje zadovoljava li odgovorno tijelo i dalje kriterije imenovanja iz Priloga.
3. Financijske revizije provode se radi osiguranja razumnog jamstva da su godišnja financijska izvješća istinit i vjeran prikaz troškova koje prijavljuje odgovorno tijelo.
Radi provjere istinitosti i vjernosti podataka iz godišnjeg financijskog izvješća revizorsko tijelo provjerava jesu li svi elementi plaćenih rashoda i javnih doprinosa koji su primljeni i zabilježeni u računovodstvenim evidencijama odgovornog tijela u financijskoj godini ispravno zabilježeni u računovodstvenom sustavu i odgovaraju li popratnim računovodstvenim knjigama koje vodi odgovorno tijelo. Na temelju tih godišnjih financijskih izvješća revizorsko tijelo osobito:
(a)
provjerava odgovara li ukupni iznos prihvatljivih rashoda koji je prijavljen u zahtjevu za plaćanje godišnjeg salda i podnesen Komisiji rashodima u godišnjem financijskom izvješću odgovornog tijela te, ako su utvrđene razlike, jesu li u godišnjim financijskim izvješćima pružena odgovarajuća objašnjenja za iznose koji se usklađuju;
(b)
provjerava odgovaraju li povučeni i vraćeni iznosi, iznosi koji će biti vraćeni te nepovrativi iznosi na kraju financijske godine iznosima koji su uneseni u računovodstveni sustav odgovornog tijela te postoje li za njih dokumentirane odluke odgovornog tijela;
(c)
utvrđuje je li odgovorno tijelo provelo administrativne nadzore i nadzore na licu mjesta u skladu s člankom 27. Uredbe (EU) br. 514/2014.
Provjere navedene u točkama (a), (b) i (c) mogu se vršiti na temelju uzorka.
4. U okviru svojih revizija sustava i financijskih revizija revizorsko tijelo će ponovno provesti neke od administrativnih nadzora ili nadzora na licu mjesta koje je provelo odgovorno tijelo. Revizorsko tijelo će na temelju procjene rizika utvrditi opseg ponovljene revizije.
5. Ako se u okviru sustava revizorskog tijela ili financijskim revizijama utvrde znatne slabosti koje priječe učinkovito funkcioniranje sustava upravljanja i nadzora odgovornog tijela, revizorsko tijelo:
(a)
procjenjuje financijski i operativni učinak tih slabosti;
(b)
daje odgovarajuće preporuke odgovornom tijelu za korektivne i preventivne mjere;
(c)
prati kako odgovorno tijelo provodi te mjere te procjenjuje postoji li akcijski plan za ponovno uspostavljanje učinkovitog funkcioniranja sustava upravljanja i nadzora.
6. Nakon dovršetka revizijskih aktivnosti iz stavaka 1., 2. i 3. revizorsko tijelo će izvijestiti tijelo za imenovanje o svojim nalazima, uključujući i mišljenje o tome ispunjava li odgovorno tijelo i dalje kriterije za imenovanje.
7. Revizorsko tijelo dužno je osigurati da odgovorno tijelo Europsku komisiju prikladno izvješćuje o svim pojedinostima u vezi svojih revizijskih aktivnosti iz stavaka 1., 2. i 3.
POGLAVLJE IV.
ZAVRŠNA ODREDBA
Članak 15.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u državama članicama u skladu s Ugovorima.
Sastavljeno u Bruxellesu 25. srpnja 2014.