ROZHODNUTÍ KOMISE (EU, Euratom) 2015/443
ze dne 13. března 2015
o bezpečnosti v Komisi
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 249 této smlouvy,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie připojený ke Smlouvám, a zejména na článek 18 uvedeného protokolu,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Bezpečnostní politika v Komisi má stanovit ucelený, integrovaný přístup k otázce bezpečnosti, v jehož rámci budou jednak v míře odpovídající zjištěným rizikům chráněny osoby, majetek a informace, jednak podnikána účinná a včasná bezpečnostní opatření tak, aby Komise mohla fungovat v chráněném a zajištěném prostředí.
(2)
Stejně jako jiné mezinárodní instituce čelí i Komise v oblasti bezpečnosti velkým hrozbám a problémům, zejména v souvislosti s terorismem, kybernetickými útoky a politickou a obchodní špionáží.
(3)
S vládou Belgie, Lucemburska a Itálie uzavřela Evropská komise dohody o bezpečnostních otázkách týkající se jejích hlavních sídel (1). Tyto dohody potvrzují, že Komise je odpovědná za svou bezpečnost.
(4)
Za účelem zajištění bezpečnosti osob, majetku a informací může být zapotřebí, aby Komise přijala opatření v oblastech chráněných základními právy, která jsou zakotvena v Listině základních práv a v Evropské úmluvě o lidských právech a uznána Soudním dvorem.
(5)
Veškerá taková opatření by tudíž měla být odůvodněna důležitostí zájmu, jejž mají chránit, měla by být přiměřená a měla by zaručovat plné respektování základních práv, především pak práva na soukromí a práva na ochranu údajů.
(6)
V systému, který se hlásí k právním pravidlům a k respektování základních práv, se musí Komise snažit zajistit odpovídající úroveň bezpečnosti pro své zaměstnance a odpovídající zabezpečení svého majetku a svých informací tak, aby mohla plnit jí svěřené úkoly, a přitom neomezovat základní práva více, než je nezbytně nutné.
(7)
Bezpečnostní politika v Komisi musí vycházet ze zásad legality, transparentnosti, přiměřenosti a odpovědnosti.
(8)
Zaměstnanci, kteří jsou pověřeni přijímáním bezpečnostních opatření, by kvůli podniknutým krokům neměli být nijak poškozováni, ledaže by svým jednáním překročili hranice uděleného pověření nebo porušili právní předpisy, a toto rozhodnutí je tedy třeba chápat jako pracovní pokyn ve smyslu služebního řádu.
(9)
Komise by měla vyvíjet příslušné iniciativy k podpoře a posílení bezpečnostní kultury, aby tak zajistila účinnější přijímání bezpečnostních opatření, lepší řízení bezpečnosti, další upevnění kontaktů a spolupráce s příslušnými orgány na mezinárodní, evropské a vnitrostátní úrovni a lepší sledování a kontrolu toho, jak jsou bezpečnostní opatření plněna.
(10)
Významný dopad na bezpečnostní zájmy Komise mělo zřízení Evropské služby pro vnější činnost (ESVČ) jakožto funkčně nezávislé instituce Unie, a proto je zapotřebí, aby byla mezi ESVČ a Komisí stanovena pravidla a postupy pro spolupráci v oblasti ochrany a bezpečnosti, zejména pokud jde o řádný výkon povinností Komise vůči jejím zaměstnancům v delegacích Unie.
(11)
Bezpečnostní politika Komise by se měla provádět způsobem, který bude v souladu s ostatními vnitřními procesy a postupy, jež mohou obsahovat prvek bezpečnosti. Mezi ně patří zejména řízení kontinuity činností, jež usiluje o to, aby bylo v Komisi v případě narušení provozu zachováno plnění zásadních úkolů, a proces ARGUS pro koordinaci krizových situací postihujících vícero sektorů.
(12)
Bez ohledu na opatření, která již byla v době přijetí tohoto rozhodnutí zavedena a oznámena evropskému inspektorovi ochrany údajů (2), se musí veškerá opatření podle tohoto rozhodnutí, jež jsou spojena se zpracováváním osobních údajů, řídit prováděcími pravidly v souladu s článkem 21, jež pro subjekty údajů stanoví náležité záruky.
(13)
S ohledem na výše uvedené je nutno, aby Komise přezkoumala, aktualizovala a konsolidovala stávající regulační základ pro bezpečnost v Komisi.
(14)
Rozhodnutí Komise K(94) 2129 (3) by tudíž mělo být zrušeno,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
1)
„majetkem“ všechny movité a nemovité věci ve vlastnictví či v držení Komise;
2)
„útvarem Komise“ generální ředitelství či služba Komise nebo kabinet člena Komise;
3)
„komunikačním a informačním systémem“ jakýkoliv systém, který umožňuje manipulaci s informacemi v elektronickém formátu, včetně všech aktiv potřebných pro jeho provoz a včetně infrastruktury, organizace, personálu a informačních zdrojů;
4)
„kontrolou rizik“ jakékoliv bezpečnostní opatření, u něhož lze důvodně očekávat, že zajistí účinnou kontrolu nad bezpečnostními riziky tím, že jim bude předcházet a bránit a bude je omezovat a přenášet;
5)
„krizovou situací“ okolnost, událost, incident či nouzový stav (nebo jejich sled či kombinace), které pro Komisi představují významnou nebo bezprostřední bezpečnostní hrozbu bez ohledu na jejich původ;
6)
„údaji“ informace ve formě, která umožňuje jejich sdělování, zaznamenávání či zpracovávání;
7)
„členem Komise odpovědným za bezpečnost“ člen Komise, pod jehož vedení spadá Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost;
8)
„osobními údaji“ osobní údaje, jak jsou definovány v čl. 2 písm. a) nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4);
9)
„prostory“ všechny nemovitosti a přidružené věci ve vlastnictví či v držení Komise;
10)
„prevencí rizik“ bezpečnostní opatření, u nichž lze důvodně očekávat, že zabrání určitému bezpečnostnímu riziku nebo jej oddálí či zastaví;
11)
„bezpečnostním rizikem“ kombinace stupně hrozby, stupně zranitelnosti a možného dopadu určité události;
12)
„bezpečností v Komisi“ bezpečnost osob, majetku a informací v rámci Komise, zejména pak fyzická nedotknutelnost osob a majetku, integrita, důvěrnost a dostupnost informací a komunikačních a informačních systémů a nerušené fungování Komise při plnění jejích úkolů;
13)
„bezpečnostním opatřením“ jakékoliv opatření přijaté v souladu s tímto rozhodnutím za účelem kontroly bezpečnostních rizik;
14)
„služebním řádem“ služební řád úředníků Evropské unie stanovený nařízením Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (5) ve znění pozdějších předpisů;
15)
„bezpečnostní hrozbou“ událost či agens nebo činitel, u nichž lze důvodně očekávat nepříznivý dopad na bezpečnost v případě, že se na ně nebude nijak reagovat nebo se nad nimi nezíská kontrola;
16)
„bezprostřední bezpečnostní hrozbou“ bezpečnostní hrozba, která se vyskytne bez předchozího varování nebo u které je varování zachyceno v mimořádně krátkém předstihu;
17)
„významnou bezpečnostní hrozbou“ bezpečnostní hrozba, u níž lze důvodně očekávat, že povede ke ztrátám na životě, k vážným zraněním či újmám, k výrazným škodám na majetku, k ohrožení vysoce citlivých informací nebo k narušení systémů IT nebo zásadních provozních kapacit Komise;
18)
„zranitelností“ jakákoli slabina, u níž lze důvodně očekávat nepříznivý dopad na bezpečnost v Komisi v případě, že by jí bylo využito v souvislosti s jednou či vícero hrozbami.
Článek 2
Předmět
1. Toto rozhodnutí stanoví cíle, základní zásady, organizační strukturu a povinnosti, pokud jde o bezpečnost v Komisi.
2. Toto rozhodnutí se použije na všechny útvary Komise a ve všech prostorách Komise. Na zaměstnance Komise, kteří pracují v delegacích Unie, se vztahují bezpečnostní pravidla pro Evropskou službu pro vnější činnost (6).
3. Bez ohledu na jakékoli zvláštní pokyny ohledně konkrétních skupin zaměstnanců se toto rozhodnutí použije na členy Komise, na zaměstnance Komise, na něž se vztahuje služební řád a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropské unie, na národní odborníky vyslané do Komise, na poskytovatele služeb a jejich zaměstnance, na stážisty a na každého, kdo má přístup do budov či k jinému majetku Komise nebo k informacím, s nimiž Komise nakládá.
4. Ustanoveními tohoto rozhodnutí není dotčeno rozhodnutí Komise 2002/47/ES, ESUO, Euratom (7), rozhodnutí Komise 2004/563/ES, Euratom (8), rozhodnutí Komise K(2006) 1623 (9) ani rozhodnutí Komise K(2006) 3602 (10).
KAPITOLA 2
ZÁSADY
Článek 3
Bezpečnostní zásady v Komisi
1. Při provádění tohoto rozhodnutí dodržuje Komise Smlouvy, a zejména Listinu základních práv a Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, dohody uvedené v 2. bodě odůvodnění s veškerými příslušnými ustanoveními vnitrostátních právních předpisů a rovněž podmínky stanovené tímto rozhodnutím. V případě potřeby se vydá bezpečnostní upozornění ve smyslu čl. 21 odst. 2 s příslušnými pokyny.
2. Bezpečnostní politika v Komisi vychází ze zásad legality, transparentnosti, přiměřenosti a odpovědnosti.
3. Zásada legality znamená, že při provádění tohoto rozhodnutí je nutné se důsledně držet mezí právního rámce a dodržovat požadavky právních norem.
4. Veškerá bezpečnostní opatření se přijímají bez utajení s výjimkou případů, kdy lze důvodně očekávat, že by takový postup omezoval jejich účinek. Osoby, kterým je bezpečnostní opatření určeno, jsou předem zpraveny o jeho důvodech a dopadu s výjimkou případů, kdy lze důvodně očekávat, že by poskytnutí takovýchto informací omezovalo účinek daného opatření. V takovém případě je osoba, které je bezpečnostní opatření určeno, informována poté, co riziko omezení jeho účinku pomine.
5. Útvary Komise zajistí, aby byly bezpečnostní otázky brány v potaz od chvíle, kdy se politiky, rozhodnutí, programy, projekty a činnosti Komise, za něž jsou odpovědné, začnou vypracovávat a provádět. Za tímto účelem do své práce od nejranějších fází přípravy zapojují v rámci Komise Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, pokud jde o obecné záležitosti, a hlavního inspektora pro bezpečnost informací, pokud jde o systémy IT.
6. V patřičných případech Komise spolupracuje s příslušnými orgány hostitelského státu, ostatních členských států a ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů EU, je-li to možné, přičemž bere v úvahu opatření, která k řešení předmětného bezpečnostního rizika přijaly či naplánovaly tyto orgány.
Článek 4
Povinné dodržování
1. Dodržování tohoto rozhodnutí, jeho prováděcích pravidel a bezpečnostních opatření a pokynů vydaných pověřenými zaměstnanci je povinné.
2. Nedodržení bezpečnostních pravidel může zavdat důvod k zahájení disciplinárního řízení v souladu se Smlouvami a služebním řádem, ke smluvním postihům a/nebo k právním krokům podle vnitrostátních právních a správních předpisů.
KAPITOLA 3
PŘIJÍMÁNÍ BEZPEČNOSTNÍCH OPATŘENÍ
Článek 5
Pověření zaměstnanci
1. Pravomoc přijmout jedno či více z níže uvedených opatření může být svěřena pouze schváleným zaměstnancům, kterým se s ohledem na jejich stávající povinnosti dostalo jmenovitého pověření ze strany generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost:
1)
nošení příručních zbraní;
2)
provádění bezpečnostních šetření podle článku 13;
3)
podnikání bezpečnostních opatření podle článku 12, jak je uvedeno v pověření.
2. Pověření zmiňované v odstavci 1 se neuděluje na dobu delší, než je období, po které daná osoba zastává pracovní pozici či funkci, v souvislosti s níž se jí pověření uděluje. Pověření se udělují v souladu s příslušnými ustanoveními zmiňovanými v čl. 3 odst. 1.
3. Pokud jde o pověřené zaměstnance, toto rozhodnutí představuje pracovní pokyn ve smyslu článku 21 služebního řádu.
Článek 6
Obecná ustanovení o bezpečnostních opatřeních
1. Je-li to rozumně možné, Komise při přijímání bezpečnostních opatření zejména zajistí, aby:
a)
hledala podporu či pomoc jen u dotčeného státu, a to za předpokladu, že je tento stát členem Evropské unie, nebo pokud jím není, je stranou Evropské úmluvy o lidských právech, nebo zaručuje práva, která jsou přinejmenším rovnocenná právům zaručeným uvedenou úmluvou;
b)
předávala informace o určité fyzické osobě jiným příjemcům než orgánům a institucím Společenství, kteří nepodléhají vnitrostátním právním předpisům přijatým podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (11), výhradně v souladu s článkem 9 nařízení (ES) č. 45/2001;
c)
když určitá fyzická osoba přestavuje bezpečnostní hrozbu, byla případná bezpečnostní opatření namířena proti této osobě a aby této osobě bylo možné uložit vzniklé náklady. Proti jiným fyzickým osobám mohou být taková bezpečnostní opatření namířena jen tehdy, je-li nutno získat kontrolu nad určitou bezprostřední či významnou bezpečnostní hrozbou a jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
zamýšlená opatření proti fyzické osobě, jež představuje bezpečnostní hrozbu, nelze přijmout nebo by pravděpodobně nebyla účinná,
b)
Komise nemůže nad danou bezpečnostní hrozbou získat kontrolu vlastními kroky nebo tak nemůže učinit včas,
c)
předmětné opatření není pro ostatní fyzické osoby a jejich práva neúměrným nebezpečím.
2. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost vypracuje přehled bezpečnostních opatření, u kterých může být zapotřebí soudní příkaz v souladu s právními a správními předpisy členských států, v nichž se prostory Komise nacházejí.
3. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může úkoly související s bezpečností svěřit smluvnímu dodavateli, který je provádí pod jeho vedením a dozorem.
Článek 7
Bezpečnostní opatření týkající se osob
1. Osoby v prostorách Komise musí být s přihlédnutím k požadavkům na bezpečnost a ochranu v náležité míře chráněny.
2. V případě významných bezpečnostních rizik zajistí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost přísnou ochranu členů Komise nebo dalších zaměstnanců, jestliže posouzení hrozeb ukáže, že je taková ochrana zapotřebí k zajištění jejich bezpečnosti.
3. V případě významných bezpečnostních rizik může Komise nařídit evakuaci svých prostor.
4. Obětem nehod či útoků v prostorách Komise se dostane pomoci.
5. V zájmu prevence a kontroly bezpečnostních rizik mohou pověření zaměstnanci prověřovat bezúhonnost osob, na které se vztahuje toto rozhodnutí, aby zjistili, zda zpřístupnění prostor či informací Komise těmto osobám nepředstavuje bezpečnostní hrozbu. Za tímto účelem a v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 a s ustanoveními zmiňovanými v čl. 3 odst. 1 mohou dotčení pověření zaměstnanci:
a)
využívat veškerých informačních zdrojů, které má Komise k dispozici, přičemž berou v potaz jejich spolehlivost;
b)
nahlížet do osobních spisů či údajů, jimiž Komise disponuje ve vztahu k jednotlivcům, které zaměstnává či hodlá zaměstnat, což v řádně odůvodněných případech platí i v případě zaměstnanců smluvních dodavatelů.
Článek 8
Bezpečnostní opatření týkající se fyzické bezpečnosti a majetku
1. Bezpečnost majetku je zajišťována uplatňováním odpovídajících fyzických a technických ochranných opatření a příslušných postupů (dále jen „fyzická bezpečnost“), které tvoří víceúrovňový systém.
2. Opatření podle tohoto článku lze přijmout za účelem ochrany osob či informací v Komisi a za účelem ochrany majetku.
3. Cílem při zajišťování fyzické bezpečnosti je:
-
předcházet násilným činům namířeným proti členům Komise nebo proti osobám, na něž se vztahuje toto rozhodnutí,
-
předcházet špionáži a odposlouchávání citlivých či utajovaných informací,
-
předcházet krádežím, vandalismu, sabotáži a dalším násilným činům, jejichž účelem je poškodit či zničit budovy a majetek Komise,
-
umožnit vyšetřování a zkoumání bezpečnostních incidentů, mimo jiné prověřováním protokolů o kontrolách příchodů a odchodů, záznamů z uzavřených televizních okruhů, záznamů telefonních hovorů a podobných údajů, jak je uvedeno v čl. 22 odst. 2, a dalších informačních zdrojů.
4. Součástí zajišťování fyzické bezpečnosti je:
-
politika přístupu platná pro každou osobu či vozidlo vyžadující vstup do prostor Komise včetně parkovišť,
-
systém kontroly přístupu, který zahrnuje lidskou ostrahu, technické vybavení a technická opatření, informační systémy nebo kombinaci všech těchto prvků.
5. Za účelem zajištění fyzické bezpečnosti lze činit tyto kroky:
-
zaznamenávat příchody a odchody osob, vjezdy a výjezdy vozidel a vstupy a výstupy zboží a zařízení v rámci prostor Komise,
-
kontrolovat totožnost v prostorách Komise,
-
kontrolovat vozidla, zboží a zařízení vizuálními či technickými prostředky,
-
bránit osobám, vozidlům a zboží bez příslušného oprávnění v přístupu do prostor Komise.
Článek 9
Bezpečnostní opatření týkající se informací
1. Bezpečnost informací se vztahuje na všechny informace, s nimiž Komise nakládá.
2. Při zajišťování bezpečnosti informací, bez ohledu na formu, musí být vyváženy aspekty jako transparentnost, přiměřenost, odpovědnost a účinnost na straně jedné a potřeba chránit informace před neoprávněným přístupem k nim a před jejich neoprávněným využíváním, vyzrazováním, úpravou či zničením na straně druhé.
3. Zajišťování bezpečnosti informací by se mělo soustřeďovat na ochranu důvěrnosti, integrity a dostupnosti.
4. V rámci procesů pro řízení rizik by se proto měla označit utajená informační aktiva a měla by se vypracovat přiměřená bezpečnostní opatření, postupy a standardy včetně zmírňujících opatření.
5. Tyto obecné zásady, na nichž je bezpečnost informací postavena, se uplatňují především ve vztahu:
a)
k „utajovaným informacím Evropské unie“, tedy k jakýmkoli informacím nebo materiálům, jež jsou označeny stupněm utajení EU a jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo různou měrou poškodit zájmy Evropské unie nebo jednoho či více členských států;
b)
k „citlivým neutajovaným informacím“, tedy k informacím nebo materiálům, které Komise musí chránit s ohledem na právní povinnost stanovenou ve Smlouvách nebo v aktech přijatých v rámci provádění Smluv a/nebo s ohledem na jejich citlivost. Mezi citlivé neutajované informace patří například (nikoli však výhradně) informace nebo materiály, které jsou profesním tajemstvím, jak je uvedeno v článku 339 SFEU, informace, které jsou předmětem zájmů chráněných článkem 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (12) ve spojení s příslušnou judikaturou Soudního dvora Evropské unie, nebo osobní údaje v rámci působnosti nařízení (ES) č. 45/2001.
6. Citlivé neutajované informace podléhají pravidlům pro nakládání s nimi a pro jejich uchovávání. Tyto informace se poskytují pouze osobám, které je důvodně potřebují. Je-li to považováno za nutné k účinné ochraně jejich důvěrnosti, označí se tyto informace stupněm utajení a připojí se k nim příslušné pokyny, jak s nimi nakládat, schválené generálním ředitelem pro lidské zdroje a bezpečnost. Pokud se s těmito informacemi nakládá v komunikačních a informačních systémech nebo pokud jsou v nich uchovávány, musí být tyto informace rovněž chráněny v souladu s rozhodnutím K(2006) 3602 a jeho prováděcími pravidly a příslušnými standardy.
7. Vůči kterékoli osobě odpovědné za ohrožení nebo ztrátu utajovaných informací Evropské unie nebo citlivých neutajovaných informací, které jsou takto označeny v pravidlech pro nakládání s nimi a pro jejich uchovávání, mohou být přijata disciplinární opatření v souladu se služebním řádem. Těmito disciplinárními opatřeními nejsou dotčeny smluvní opravné prostředky ani případné další právní či trestní řízení ze strany příslušných orgánů členských států v souladu s jejich vnitrostátními právními a správními předpisy.
Článek 10
Bezpečnostní opatření týkající se komunikačních a informačních systémů
1. Všechny komunikační a informační systémy užívané Komisí musí být v souladu s politikou Komise pro bezpečnost informačních systémů stanovenou v rozhodnutí K(2006) 3602, s prováděcími pravidly k uvedenému rozhodnutí a s příslušnými bezpečnostními standardy.
2. Útvary Komise, které vlastní, spravují či provozují komunikační a informační systémy, povolí přístup k těmto systémům ostatním orgánům, institucím a jiným subjektům Unie nebo jiným organizacím jen za předpokladu, že dané orgány, instituce a jiné subjekty Unie nebo jiné organizace mohou nabídnout přiměřenou jistotu, že ochrana jejich systémů IT je rovnocenná politice Komise pro bezpečnost informačních systémů stanovené v rozhodnutí K(2006) 3602, v prováděcích pravidlech k uvedenému rozhodnutí a v příslušných bezpečnostních standardech. Komise sleduje, zda je toto ustanovení dodržováno, a v případě vážného nesouladu nebo stálého nedodržování může přístup k systémům zakázat.
Článek 11
Forenzní analýza v oblasti kybernetické bezpečnosti
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost je zvlášť odpovědné za forenzní technické analýzy, které provádí ve spolupráci s příslušnými útvary Komise a které mají podpořit bezpečnostní šetření zmiňovaná v článku 13, pokud jde o kontrarozvědku, únik dat, kybernetické útoky a bezpečnost informačních systémů.
Článek 12
Bezpečnostní opatření týkající se osob a předmětů
1. Za účelem zajištění bezpečnosti v Komisi a za účelem prevence a kontroly rizik mohou zaměstnanci pověření v souladu s článkem 5 při dodržení zásad stanovených v článku 3 přijmout mimo jiné jedno či více z následujících bezpečnostních opatření:
a)
v případě incidentů či chování, které by mohly vést k správnímu, disciplinárnímu, občanskoprávnímu či trestnímu řízení, mohou zajistit místa činu či důkazy, včetně protokolů o kontrolách příchodů a odchodů a snímků z uzavřených televizních okruhů;
b)
mohou přijmout omezená opatření vůči osobám představujícím bezpečnostní hrozbu, např. mohou přikázat osobám, aby opustily prostory Komise, mohou je z prostor Komise eskortovat či jim na určitý čas zakázat přístup do prostor Komise (v posledně jmenovaném případě se tak musí stát v souladu s kritérii, která budou stanovena v prováděcích pravidlech);
c)
mohou přijmout omezená opatření ve vztahu k předmětům představujícím bezpečnostní hrozbu, včetně jejich odstranění, zabavení či zničení;
d)
mohou prohledat prostory Komise (včetně kanceláří);
e)
mohou prohledat komunikační a informační systémy a zařízení, údaje o telefonických a jiných telekomunikačních spojeních, protokoly, uživatelské účty apod.;
f)
mohou přijmout jiná konkrétní bezpečnostní opatření s podobným účinkem, aby předešli bezpečnostním rizikům či nad nimi získali kontrolu, zejména v souvislosti s právy Komise jakožto vlastníka nebo zaměstnavatele v souladu s příslušnými vnitrostátními právními předpisy.
2. Za výjimečných okolností mohou zaměstnanci ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, kteří jsou pověření v souladu s článkem 5, přijmout jakákoliv naléhavá opatření, jež jsou zapotřebí, a to při důsledném dodržení zásad stanovených v článku 3. Co možná nejdříve po přijetí takových opatření informují tito zaměstnanci o učiněných krocích ředitele ředitelství pro bezpečnost, který generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost požádá o příslušné pověření, jímž budou přijatá opatření potvrzena a budou povoleny jakékoliv další potřebné kroky, a který v náležitých případech naváže spolupráci s příslušnými vnitrostátními orgány.
3. Bezpečnostní opatření podle tohoto článku se v okamžiku přijetí nebo v případě bezprostředního rizika či krizové situace s přiměřeným časovým odstupem po jejich přijetí zdokumentují. Ve druhém případě musí dokumentace obsahovat i prvky, z nichž byla existence bezprostředního rizika či krizové situace vyvozena. Dokumentace může být stručná, ale měla by být koncipována tak, aby osoby, na něž se opatření vztahuje, mohly vykonat své právo na obhajobu a právo na ochranu údajů v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 a aby bylo možné přezkoumat legalitu předmětného opatření. Informace o specifických bezpečnostních opatřeních, která platí pro některého ze zaměstnanců, se neuvádějí v jeho osobním spise.
4. Při přijímání opatření podle písmene b) Komise kromě toho zaručí, aby měla dotčená osoba možnost kontaktovat právníka nebo osobu, jíž důvěřuje, a byla uvědomena o svém právu obrátit se na evropského inspektora ochrany údajů.
Článek 13
Šetření
1. Aniž by byl dotčen článek 86 a příloha IX služebního řádu a jakékoli zvláštní ujednání mezi Komisí a ESVČ, např. zvláštní ujednání o řádném výkonu povinností vůči zaměstnancům Komise vyslaným do delegací Unie, které bylo podepsáno dne 28. května 2014 Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost Evropské komise a Evropskou službou pro vnější činnost, lze bezpečnostní šetření provést:
a)
v případě incidentů dotýkajících se bezpečnosti v Komisi, včetně podezření z trestných činů;
b)
v případě potenciálního úniku či ohrožení citlivých neutajovaných informací, utajovaných informací Evropské unie nebo utajovaných informací Euratomu nebo v případě nesprávného nakládání s nimi;
c)
v rámci kontrarozvědky a boje proti terorismu;
d)
v případě závažných kybernetických incidentů.
2. O provedení bezpečnostního šetření rozhoduje generální ředitel pro lidské zdroje a bezpečnost, který je rovněž příjemcem zprávy o šetření.
3. Bezpečnostní šetření provádějí pouze vyčlenění zaměstnanci Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, kteří jsou k tomu řádně pověřeni v souladu s článkem 5.
4. Pověření zaměstnanci vykonávají svoji pravomoc provádět bezpečnostní šetření nezávisle, jak je popsáno v pověření, a mají pravomoci uvedené v článku 12.
5. Pověření zaměstnanci, kteří jsou příslušní k provádění bezpečnostních šetření, mohou ze všech dostupných zdrojů shromažďovat informace o veškerých správních přestupcích a trestných činech, které byly spáchány v prostorách Komise nebo do kterých jsou coby oběti či pachatelé zapojeny osoby zmiňované v čl. 2 odst. 3.
6. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost v náležitých případech informuje příslušné orgány hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu, zejména pak tehdy, když šetření nasvědčuje tomu, že došlo ke spáchání trestného činu. V této souvislosti Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost poskytuje, je-li to vhodné nebo nutné, orgánům hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu podporu.
7. V případě závažných kybernetických incidentů Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost úzce spolupracuje s Generálním ředitelstvím pro informatiku, které mu vypomáhá se všemi technickými záležitostmi. O tom, kdy je vhodné informovat příslušné orgány hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu, rozhodne Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost po poradě s Generálním ředitelstvím pro informatiku. K podpoře ostatních orgánů a agentur EU, které by mohly být dotčeny, se využije služeb koordinace incidentů poskytovaných skupinou pro reakci na počítačové hrozby v evropských orgánech, institucích a jiných subjektech (CERT-EU).
8. Bezpečnostní šetření se zdokumentují.
Článek 14
Vymezení pravomocí, pokud jde o bezpečnostní šetření a další typy vyšetřování
1. Pokud ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost provádí bezpečnostní šetření, jak je uvedeno v článku 13, a pokud tato šetření spadají do pravomoci Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) nebo Úřadu Komise pro vyšetřování a disciplinární opatření (IDOC), spolupracuje s oběma těmito subjekty zároveň, a to zejména proto, aby nebyly negativně dotčeny pozdější kroky úřadu OLAF nebo úřadu IDOC. V příslušných případech ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost přizve oba úřady, aby se vyšetřování účastnily.
2. Bezpečnostními šetřeními podle článku 13 nejsou dotčeny pravomoci úřadů OLAF a IDOC stanovené v předpisech, jimiž se tyto subjekty řídí. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může být požádáno, aby poskytlo technickou pomoc při šetřeních zahájených úřady OLAF nebo IDOC.
3. Vstoupí-li pracovníci úřadu OLAF do prostor Komise v souladu s čl. 3 odst. 5 a čl. 4 odst. 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (13), ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může být požádáno, aby jim bylo nápomocno, a usnadnilo jim tak plnění jejich úkolů. Ředitelství probezpečnost informuje o takových žádostech o pomoc generálního tajemníka a generálního ředitele Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, nebo pokud se předmětné vyšetřování provádí v prostorách Komise, které jsou obsazeny jejími členy či generálním tajemníkem, předsedu Komise a komisaře odpovědného za lidské zdroje.
4. Aniž by bylo dotčeno ustanovení čl. 22 písm. a) služebního řádu, pokud určitý případ může spadat do působnosti ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost i úřadu IDOC, ředitelství pro bezpečnost při informování generálního ředitele pro lidské zdroje v souladu s článkem 13 v nejranější možné fázi oznámí, zda existují důvody pro to, aby se záležitosti ujal úřad IDOC. Má se za to, že tato fáze nastává zejména tehdy, když pomine bezprostřední bezpečnostní hrozba. O záležitosti rozhodne generální ředitel pro lidské zdroje a bezpečnost.
5. Pokud určitý případ může spadat do působnosti ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost i úřadu OLAF, ředitelství pro bezpečnost o tom vyrozumí bezodkladně generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost a v nejranější možné fázi generálního ředitele úřadu OLAF. Má se za to, že tato fáze nastává zejména tehdy, když pomine bezprostřední bezpečnostní hrozba.
Článek 15
Bezpečnostní kontroly
1. Za účelem ověřování, zda útvary a osoby v rámci Komise dodržují ustanovení tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel, a za účelem formulování doporučení tam, kde je to považováno za nutné, provádí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost bezpečnostní kontroly.
2. V příslušných případech provádí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost bezpečnostní kontroly nebo bezpečnostní sledování či hodnoticí návštěvy za účelem ověřování, zda je v souladu s bezpečnostními pravidly, předpisy a standardy, které jsou přinejmenším rovnocenné pravidlům, předpisům a standardům Komise, náležitě chráněna bezpečnost zaměstnanců, majetku a informací Komise, kteří a které jsou v odpovědnosti ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, členských států, třetích zemí či mezinárodních organizací. V příslušných případech a v duchu dobré spolupráce mezi správními orgány zahrnují uvedené bezpečnostní kontroly i kontroly prováděné v souvislosti s výměnou utajovaných informací s ostatními orgány, institucemi a jinými subjekty Unie, členskými státy či třetími zeměmi nebo mezinárodními organizacemi.
3. Tento článek se provádí obdobně v případě zaměstnanců Komise v delegacích Unie, aniž by bylo dotčeno jakékoli zvláštní ujednání mezi Komisí a ESVČ, např. zvláštní ujednání o řádném výkonu povinností vůči zaměstnancům Komise vyslaným do delegací Unie, které bylo podepsáno dne 28. května 2014 Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost Evropské komise a Evropskou službou pro vnější činnost.
Článek 16
Stavy pohotovosti a řešení krizových situací
1. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost je odpovědné za zavedení odpovídajících opatření pro stavy pohotovosti, kterými bude předjímat hrozby či incidenty dotýkající se bezpečnosti v Komisi nebo na tyto hrozby či incidenty reagovat, jakož i opatření, která budou zapotřebí pro řešení krizí.
2. Opatření pro stavy pohotovosti zmiňovaná v odstavci 1 jsou úměrná stupni bezpečnostní hrozby. Stupně pohotovosti se vymezují v úzké spolupráci s příslušnými útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie a členského státu či členských států, na jejichž území se prostory Komise nacházejí.
3. Kontaktním místem, pokud jde o stavy pohotovosti a řešení krizových situací, je Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost.
KAPITOLA 4
ORGANIZAČNÍ STRUKTURA
Článek 17
Obecné povinnosti útvarů Komise
1. Povinnosti Komise zmiňované v tomto rozhodnutí plní Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, které podléhá vedení a spadá do odpovědnosti člena Komise odpovědného za bezpečnost.
2. Konkrétní ujednání ohledně kybernetické bezpečnosti jsou definována v rozhodnutí K(2006) 3602.
3. Odpovědnost za provádění tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel a za jejich každodenní dodržování lze přenést na jiné útvary Komise, a to vždy když decentralizované zajišťování bezpečnosti přinese významné úspory z hlediska efektivnosti, zdrojů nebo času, například kvůli zeměpisnému umístění dotčených útvarů.
4. Použije-li se odstavec 3, Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost a v příslušných případech generální ředitel pro informatiku uzavře s jednotlivými útvary Komise ujednání, v nichž se jasně stanoví úkoly a povinnosti spojené s prováděním a sledováním bezpečnostních politik.
Článek 18
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost
1. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost má zejména na starosti:
1)
vypracovávání bezpečnostní politiky Komise, prováděcích pravidel a bezpečnostních upozornění;
2)
shromažďování informací za účelem vyhodnocování bezpečnostních hrozeb a rizik a shromažďování informací o všech záležitostech, jež se mohou dotknout bezpečnosti v Komisi;
3)
zajišťování elektronického dozoru a ochrany ve všech sídlech Komise, které patřičně zohledňují vyhodnocení hrozeb a důkazy o nedovolených činnostech jdoucích proti zájmům Komise;
4)
zajišťování pohotovostní služby pro útvary a zaměstnance Komise a v souvislosti s veškerými problémy, pokud jde o ochranu a bezpečnost, 24 hodin denně 7 dní v týdnu;
5)
provádění bezpečnostních opatření zaměřených na omezení bezpečnostních rizik a chod odpovídajícího komunikačního a informačního systému tak, aby byly pokryty jeho provozní potřeby, zejména pokud jde o kontroly fyzického přístupu, správu bezpečnostních oprávnění a nakládání s citlivými informacemi či utajovanými informacemi EU;
6)
zvyšování povědomí o všech záležitostech spojených s bezpečností v Komisi, pořádání manévrů a cvičení a zajišťování školení a poradenství, tak aby byla podporována kultura bezpečnosti a mezi personálem byl dostatek osob náležitě vyškolených v otázkách bezpečnosti.
2. Aniž by byly dotčeny pravomoci a povinnosti jiných útvarů Komise, zajišťuje Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost externí kontakty:
1)
s bezpečnostními útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, s nimiž komunikuje o záležitostech spojených s bezpečností osob, majetku a informací v Komisi;
2)
s útvary členských států, třetích zemí a mezinárodních organizací a subjektů odpovědnými za bezpečnost, zpravodajství a vyhodnocování hrozeb (včetně vnitrostátních bezpečnostních orgánů), s nimiž komunikuje o záležitostech, jež se dotýkají bezpečnosti osob, majetku a informací v Komisi;
3)
s policejními a jinými tísňovými útvary, s nimiž komunikuje o všech rutinních a urgentních problémech, které se dotýkají bezpečnosti Komise;
4)
s bezpečnostními útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, členských států a třetích zemí, pokud jde o reakce na kybernetické útoky s potenciálním dopadem na bezpečnost v Komisi;
5)
v souvislosti s přijímáním, vyhodnocováním a šířením zpravodajských informací o hrozbách, jež plynou z teroristických či špionážních aktivit a dotýkají se bezpečnosti v Komisi;
6)
ohledně záležitostí souvisejících s utajovanými informacemi, jak je blíže popsáno v rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2015/444 (14).
3. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost odpovídá za bezpečné předávání informací podle tohoto článku, včetně předávání osobních údajů.
Článek 19
Skupina odborníků pro bezpečnost v Komisi (ComSEG)
V Komisi se zřídí skupina odborníků pro bezpečnost, která bude ze svého pověření poskytovat Komisi v příslušných případech poradenství ve věcech souvisejících s její interní bezpečnostní politikou, a zejména s ochranou utajovaných informací EU.
Článek 20
Místní bezpečnostní úředníci
1. Každý útvar nebo kabinet Komise jmenuje místního bezpečnostního úředníka (LSO), který bude hlavní styčnou osobou pro komunikaci mezi jeho útvarem a Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost ohledně všech záležitostí souvisejících s bezpečností v Komisi. V příslušných případech lze jmenovat jednoho či více zástupců LSO. Místním bezpečnostním úředníkem je úředník nebo dočasný zaměstnanec.
2. Jakožto hlavní kontaktní osoba pro otázky bezpečnosti ve svém útvaru či kabinetu podává místní bezpečnostní úředník Generálnímu ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost a svým nadřízeným pravidelné zprávy o bezpečnostních záležitostech, jež se v Komisi týkají jeho útvaru, a neprodleně je informuje o případných bezpečnostních incidentech, včetně incidentů, při nichž mohlo dojít k ohrožení utajovaných informací EU nebo citlivých neutajovaných informací.
3. V případě záležitostí souvisejících s bezpečností komunikačních a informačních systémů spolupracuje místní bezpečnostní úředník s úředníkem pro bezpečnost informatiky na místní úrovni (LISO), jenž působí v tomtéž útvaru Komise a jehož úkoly a povinnosti jsou stanoveny v rozhodnutí K(2006) 3602.
4. Podílí se na školicích a osvětových akcích v oblasti bezpečnosti zaměřených na konkrétní potřeby zaměstnanců, smluvních dodavatelů nebo jiných fyzických osob, jež pracují pod vedením téhož útvaru Komise.
5. V případě závažných či bezprostředních bezpečnostních rizik nebo mimořádných situací mohou být místnímu bezpečnostnímu úředníkovi na žádost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost svěřeny konkrétní úkoly. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost o těchto konkrétních úkolech informuje generálního ředitele nebo ředitele pro lidské zdroje místního generálního ředitelství předmětného LSO.
6. Povinnostmi místního bezpečnostního úředníka nejsou dotčeny úkoly ani povinnosti svěřené úředníkům pro bezpečnost informatiky na místní úrovni, úředníkům odpovědným za zdraví a bezpečnost, vedoucím registrů nebo jakýmkoli jiným osobám ve funkcích spojených s povinnostmi v oblasti bezpečnosti či ochrany. Místní bezpečnostní úředník s těmito osobami spolupracuje, aby byl zajištěn soustavný a jednotný přístup k bezpečnosti a účinný tok informací o záležitostech souvisejících s bezpečností v Komisi.
7. Místní bezpečnostní úředník informuje své přímé nadřízené a zároveň může přímo kontaktovat svého generálního ředitele nebo vedoucího útvaru. Je držitelem bezpečnostního oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU, a to nejméně pro stupeň SECRET UE/EU SECRET.
8. Aby se podpořila výměna informací a osvědčených postupů, pořádá Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost alespoň dvakrát do roka konferenci LSO. Účast místních bezpečnostních úředníků na této konferenci je povinná.
KAPITOLA 5
PROVÁDĚNÍ
Článek 21
Prováděcí pravidla a bezpečnostní upozornění
1. Na přijetí prováděcích pravidel k tomuto rozhodnutí, je-li to zapotřebí, se v plném souladu s vnitřním jednacím řádem vztahuje zvláštní rozhodnutí Komise o zmocnění určené členovi Komise, který je odpovědný za bezpečnostní záležitosti.
2. Po svém zmocnění prostřednictvím výše uvedeného rozhodnutí Komise může člen Komise odpovědný za bezpečnostní záležitosti vypracovávat bezpečnostní upozornění, v nichž stanoví bezpečnostní pokyny a osvědčené postupy v působnosti tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel.
3. Úkoly zmiňované v prvním a druhém odstavci tohoto článku může Komise plně v souladu s vnitřním jednacím řádem přenést na generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost prostřednictvím zvláštního rozhodnutí o přenesení pravomoci.
KAPITOLA 6
RŮZNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 22
Zpracovávání osobních údajů
1. Osobní údaje potřebné pro provádění tohoto rozhodnutí zpracovává Komise v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001.
2. Bez ohledu na opatření, která již byla v době přijetí tohoto rozhodnutí zavedena a oznámena evropskému inspektorovi ochrany údajů (15), platí, že veškerá opatření podle tohoto rozhodnutí, jež jsou spojena se zpracováváním osobních údajů, jako jsou údaje z protokolů o příchodech a odchodech, ze záznamů uzavřených televizních okruhů či ze záznamů telefonních hovorů s pohotovostní službou nebo dispečinky, a jiných podobných údajů, které jsou zapotřebí z důvodů bezpečnosti nebo reakce na krize, se musí řídit prováděcími pravidly v souladu s článkem 21, jež pro subjekty údajů stanoví náležité záruky.
3. Za bezpečnost veškerého zpracovávání osobních údajů v rámci tohoto rozhodnutí odpovídá generální ředitel Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost.
4. Zmiňované prováděcí předpisy a postupy se přijmou v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 poté, co bude konzultován inspektor ochrany údajů a evropský inspektor ochrany údajů.
Článek 23
Transparentnost
Na toto rozhodnutí a jeho prováděcí pravidla se upozorní zaměstnanci Komise a všichni ti, na které se vztahuje.
Článek 24
Zrušení předchozích rozhodnutí
Rozhodnutí K(94) 2129 se zrušuje.
Článek 25
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost prvním dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. března 2015.
ODLUKA KOMISIJE (EU, Euratom) 2015/443
оd 13. ožujka 2015.
o sigurnosti u Komisiji
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 249.,
uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju,
uzimajući u obzir Protokol br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije koji je priložen Ugovorima, a posebno njegov članak 18.,
budući da:
(1)
Cilj je sigurnosti u Komisiji omogućiti Komisiji da djeluje u sigurnom i zaštićenom okruženju uspostavom dosljednog, integriranog pristupa u pogledu njezine sigurnosti, pružanjem odgovarajuće razine zaštite osoba, imovine i podataka razmjerne utvrđenim rizicima i osiguravanjem učinkovitog i pravovremenog pružanja sigurnosti.
(2)
Komisija se, kao i druga međunarodna tijela, suočava s velikim prijetnjama i izazovima u području sigurnosti, posebno u pogledu terorizma, kibernetičkih napada i političke i gospodarske špijunaže.
(3)
Europska komisija sklopila je s vladama Belgije, Luksemburga i Italije sporazume o sigurnosnim pitanjima za svoja glavna sjedišta (1). Tim se instrumentima potvrđuje da je Komisija odgovorna za svoju sigurnost.
(4)
Kako bi osigurala sigurnost osoba, imovine i podataka, Komisija će možda morati poduzeti mjere u područjima zaštićenima temeljnim pravima koja su utvrđena u Povelji o temeljnim pravima i u Europskoj konvenciji o ljudskim pravima te koja je priznao Sud Europske unije.
(5)
Svaka takva mjera trebala bi stoga biti opravdana važnošću interesa koji bi njome trebao biti zaštićen, biti razmjerna i osiguravati potpuno poštovanje temeljnih prava, uključujući posebno prava na privatnost i zaštitu podataka.
(6)
U okviru sustava posvećenog osiguranju vladavine prava i poštovanja temeljnih prava, Komisija mora nastojati postići odgovarajuću razinu sigurnosti svojeg osoblja, imovine i podataka, čime se osigurava da može izvršavati svoje poslove bez ograničavanja temeljnih prava osim u nužnoj mjeri.
(7)
Sigurnost u Komisiji zasniva se na načelima zakonitosti, transparentnosti, razmjernosti i odgovornosti.
(8)
Članovi osoblja koji imaju zadaću poduzimati sigurnosne mjere ne bi se trebali stavljati u nepovoljniji položaj zbog svojih postupaka, osim ako su postupali izvan djelokruga svojeg mandata i protivno zakonu i stoga se u tom pogledu ova Odluka treba smatrati administrativnom uputom u smislu Pravilnika o osoblju.
(9)
Komisija bi trebala poduzeti odgovarajuće inicijative za poticanje i jačanje svoje sigurnosne kulture osiguravajući učinkovitije pružanje sigurnosti, unaprjeđujući svoje upravljanje sigurnošću, dodatno jačajući mreže i suradnju s nadležnim tijelima na međunarodnoj, europskoj i nacionalnoj razini te unaprjeđujući praćenje i kontrolu provedbe sigurnosnih mjera.
(10)
Uspostava Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) kao funkcionalno neovisnog tijela Unije imala je znatan učinak na sigurnosne interese Komisije i stoga je potrebno uspostaviti pravila i postupke za suradnju u području sigurnosti i zaštite između ESVD-a i Komisije, posebno kako bi Komisija mogla ispuniti svoje dužnosti pažnje u pogledu svojeg osoblja u delegacijama Unije.
(11)
Sigurnosna politika Komisije trebala bi se provoditi na način koji je u skladu s ostalim unutarnjim postupcima i procesima koji bi mogli imati sigurnosni element. Oni uključuju, između ostalog, upravljanje kontinuitetom poslovanja čiji je cilj očuvati ključne funkcije Komisije u slučaju prekida rada i postupak ARGUS za višesektorsku koordinaciju kriza.
(12)
Neovisno o mjerama koje su već uspostavljene u trenutku donošenja ove Odluke i priopćene Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (2), na svaku mjeru u okviru ove Odluke koja uključuje obradu osobnih podataka primjenjuju se provedbena pravila u skladu s člankom 21., u kojem su propisane odgovarajuće zaštitne mjere za osobe čiji se podaci obrađuju.
(13)
Stoga Komisija mora preispitati, ažurirati i konsolidirati postojeću regulatornu osnovu za sigurnost u Komisiji.
(14)
Odluku Komisije C(94) 2129 (3) stoga treba staviti izvan snage,
DONIJELA JE OVU ODLUKU:
POGLAVLJE 1.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Definicije
Za potrebe ove Odluke primjenjuju se sljedeće definicije:
1.
„imovina” znači sva pokretna i nepokretna imovina u vlasništvu ili posjedu Komisije;
2.
„služba Komisije” znači glavna uprava ili služba Komisije, ili kabinet člana Komisije;
3.
„komunikacijski i informacijski sustav” ili „CIS” znači svaki sustav koji omogućuje postupanje s podacima u elektroničkom obliku, uključujući sva sredstva potrebna za njegovo funkcioniranje, kao i infrastrukturu, organizaciju, osoblje i informacijske resurse;
4.
„kontrola rizika” znači bilo koja sigurnosna mjera za koju se može razumno očekivati da će učinkovito pridonijeti kontroli rizika za sigurnost prevencijom, ublažavanjem, izbjegavanjem ili prijenosom;
5.
„krizna situacija” znači okolnost, događaj, incident ili izvanredna situacija (ili njihov slijed ili kombinacija) koja predstavlja veliku ili neposrednu prijetnju sigurnosti u Komisiji bez obzira na podrijetlo;
6.
„podaci” znači informacije u obliku koji omogućuje njihovo priopćavanje, evidenciju ili obradu;
7.
„član Komisije odgovoran za sigurnost” znači član Komisije pod čijom je nadležnošću Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost;
8.
„osobni podaci” znači osobni podaci u skladu s definicijom iz članka 2. točke (a) Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (4);
9.
„prostori” znači nepokretna i slična imovina u posjedu ili vlasništvu Komisije;
10.
„sprječavanje rizika” znači sigurnosne mjere u pogledu kojih se može razumno očekivati da će se njima spriječiti, odgoditi ili zaustaviti rizik za sigurnost;
11.
„rizik za sigurnost” znači kombinacija razine prijetnje, razine ranjivosti i mogućeg učinka događaja;
12.
„sigurnost u Komisiji” znači sigurnost osoba, imovine i podataka u Komisiji, a posebno fizički integritet osoba i imovine, cjelovitost, povjerljivost i dostupnost podataka i komunikacijskih i informacijskih sustava te nesmetan rad Komisije;
13.
„sigurnosna mjera” znači svaka mjera koja se poduzima u skladu s ovom Odlukom u svrhu kontrole rizika za sigurnost;
14.
„Pravilnik o osoblju” znači Pravilnik o dužnosnicima Europske unije kako je utvrđen Uredbom Vijeća (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 (5) i njezinim aktima o izmjenama;
15.
„prijetnja za sigurnost” znači događaj ili subjekt u pogledu kojeg se može razumno očekivati da će negativno utjecati na sigurnost ako se na njega ne odgovori ili ne bude pod kontrolom;
16.
„neposredna prijetnja za sigurnost” znači prijetnja za sigurnost koja nastaje bez prethodnog upozorenja ili s vrlo malo prethodnog upozorenja; i
17.
„velika prijetnja za sigurnost” znači prijetnja za sigurnost za koju se može razumno očekivati da će uzrokovati gubitak života, tešku ozljedu ili nepravdu, znatnu štetu na imovini, ugroziti vrlo osjetljive podatke, obustaviti rad IT sustava ili nužne operativne kapacitete Komisije;
18.
„slaba točka” znači nedostatak bilo koje prirode za koji se može razumno očekivati da će negativno utjecati na sigurnost u Komisiji, ako ga zlouporabe jedna ili više prijetnji.
Članak 2.
Predmet
1. Ovom se Odlukom utvrđuju ciljevi, osnovna načela, ustrojstvo i odgovornosti u pogledu sigurnosti u Komisiji.
2. Ova se Odluka primjenjuje na sve službe i prostore Komisije. Na osoblje Komisije koje radi u delegacijama Unije primjenjuju se sigurnosna pravila Europske službe za vanjsko djelovanje (6).
3. Bez obzira na posebne napomene koje se odnose na određene skupine osoblja, ova se Odluka primjenjuje na članove Komisije, na osoblje Komisije na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju i Uvjeti zaposlenja ostalih službenika Europske unije, na nacionalne stručnjake upućene na rad u Komisiji (UNS), na pružatelje usluga i njihovo osoblje, na pripravnike i sve osobe koja imaju pristup zgradama ili drugoj imovini Komisije ili pak podacima kojima raspolaže Komisija.
4. Odredbama ove Odluke ne dovode se u pitanje Odluka Komisije 2002/47/EZ, EZUČ Euratom (7) i Odluka Komisije 2004/563/EZ, Euratom (8), Odluka Komisije C(2006) 1623 (9) i Odluka Komisije C(2006) 3602 (10).
POGLAVLJE 2.
NAČELA
Članak 3.
Načela za sigurnost u Komisiji
1. Komisija provodi ovu Odluku u skladu s Ugovorima, a posebno s Poveljom o temeljnim pravima i Protokolom br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije, s instrumentima iz uvodne izjave 2., s primjenjivim pravilima nacionalnog zakonodavstva i s uvjetima ove Odluke. Ako je potrebno, izdaje se sigurnosna obavijest u smislu članka 21. stavka 2. u kojoj se daju smjernice u tom smislu.
2. Sigurnost u Komisiji zasniva se na načelima zakonitosti, transparentnosti, razmjernosti i odgovornosti.
3. Načelo zakonitosti znači da se ova Odluka mora provoditi strogo unutar pravnog okvira te da se moraju poštovati pravni zahtjevi.
4. Svaka se sigurnosna mjera poduzima otvoreno osim ako se može razumno očekivati da će to oslabiti njezin učinak. Osobe kojima je sigurnosna mjera namijenjena unaprijed se obavješćuju o razlozima za mjeru i učinku mjere, osim ako se može razumno očekivati da će učinak mjere biti ugrožen pružanjem takvih informacija. U tom slučaju, osoba kojoj je sigurnosna mjera namijenjena obavješćuje se kada prestane rizik od oslabljivanja učinka sigurnosne mjere.
5. Službe Komisije osiguravaju da se sigurnosna pitanja uzimaju u obzir od početka razvoja i provedbe politika, odluka, programa, projekata i aktivnosti Komisije koji su u njihovoj nadležnosti. Kako bi to mogle učiniti, one će od najranijih faza pripreme uključiti Glavnu upravu za ljudske resurse i sigurnost u pogledu općih pitanja i Komisijina glavnog službenika za informacijsku sigurnost u pogledu IT sustava.
6. Kada je primjereno, Komisija nastoji uspostaviti suradnju s nadležnim tijelima države domaćina, ostalih država članica i drugih institucija, agencija ili tijela EU-a, ako je izvedivo, uzimajući u obzir mjere koje su ta tijela poduzela ili planiraju poduzeti u svrhu otklanjanja predmetnog rizika za sigurnost.
Članak 4.
Obveza sukladnosti
1. Sukladnost s ovom Odlukom i njezinim provedbenim pravilima te sa sigurnosnim mjerama i uputama ovlaštenog osoblja obvezna je.
2. U slučaju povrede sigurnosnih pravila može biti pokrenut stegovni postupak u skladu s Ugovorima i Pravilnikom o osoblju, mogu se primijeniti ugovorne sankcije i/ili pokrenuti sudski postupak u skladu s nacionalnim zakonima i propisima.
POGLAVLJE 3.
PRUŽANJE SIGURNOSTI
Članak 5.
Ovlašteno osoblje
1. Ovlast za poduzimanje jedne ili nekoliko sljedećih mjera može biti povjerena samo osoblju ovlaštenom na temelju mandata koji im je dodijelio glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost s obzirom na njihove postojeće dužnosti:
1.
nošenje oružja;
2.
provođenje sigurnosnih istraga iz članka 13.;
3.
poduzimanje sigurnosnih mjera iz članka 12. u skladu s mandatom.
2. Mandati iz stavka 1. dodjeljuju se na vrijeme koje ne prelazi razdoblje tijekom kojeg je dotična osoba na radnom mjestu ili funkciji u vezi s kojima joj je dodijeljen mandat. Mandat se dodjeljuje u skladu s primjenjivim odredbama iz članka 3. stavka 1.
3. U pogledu ovlaštenog osoblja, ova Odluka predstavlja administrativnu uputu u smislu članka 21. Pravilnika o osoblju.
Članak 6.
Opće odredbe o sigurnosnim mjerama
1. Kada poduzima sigurnosne mjere, Komisija, u mjeri u kojoj je to razumno moguće, posebno osigurava sljedeće:
(a)
potporu ili pomoć traži samo od predmetne države, pod uvjetom da je ta država članica Europske unije ili, ako nije, da je potpisnica Europske konvencije o ljudskim pravima ili da jamči prava koja su barem istovjetna pravima zajamčenima u toj Konvenciji;
(b)
podatke o određenoj osobi daje samo primateljima, koji nisu institucije i tijela Zajednice, na koje se ne primjenjuje nacionalno pravo doneseno u skladu s Direktivom 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (11), u skladu s člankom 9. Uredbe (EZ) br. 45/2001;
(c)
ako određena osoba predstavlja prijetnju za sigurnost, sigurnosne mjere usmjerene su protiv te osobe i od te se osobe može tražiti da snosi nastale troškove. Te sigurnosne mjere mogu biti usmjerene protiv drugih osoba samo ako se mora kontrolirati neposredna ili velika prijetnja za sigurnost i ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
predviđene mjere protiv osobe koja predstavlja prijetnju za sigurnost ne mogu se poduzeti ili vjerojatno neće biti učinkovite;
(b)
Komisija ne može kontrolirati prijetnju za sigurnost vlastitim postupcima ili to ne može pravovremeno učiniti;
(c)
mjera ne predstavlja nerazmjernu opasnost za drugu osobu i njezina prava.
2. Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost uspostavlja pregled sigurnosnih mjera za koje bi mogao biti potreban nalog suca u skladu sa zakonima i propisima država članica u kojima se nalaze prostori Komisije.
3. Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost može se obratiti izvođaču da izvrši, u skladu s uputama i pod nadzorom Uprave za sigurnost, zadaće povezane sa sigurnošću.
Članak 7.
Sigurnosne mjere u pogledu osoba
1. Osobama u prostorima Komisije dodjeljuje se odgovarajuća razina zaštite, uzimajući u obzir zahtjeve zaštite i sigurnosti.
2. U slučaju velikih rizika za sigurnost, Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost osigurava tjelesnu zaštitu članovima Komisije ili drugom osoblju ako se na temelju procjene prijetnje pokazalo da je takva zaštita potrebna u cilju osiguranja njihove sigurnosti i zaštite.
3. U slučaju velikog rizika za sigurnost, Komisija može naložiti evakuaciju svojih prostora.
4. Žrtvama nesreća ili napada u prostorima Komisije pruža se pomoć.
5. U cilju sprječavanja i kontrole rizika za sigurnost, ovlašteno osoblje može provoditi pozadinske provjere osoba na koje se ova Odluka primjenjuje kako bi utvrdilo je li davanje pristupa tim osobama prostorima ili podacima Komisije prijetnju za sigurnost. U tu svrhu, i u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 i odredbama iz članka 3. stavka 1., spomenuto ovlašteno osoblje može učiniti sljedeće:
(a)
upotrijebiti bilo koji izvor informacija dostupan Komisiji, uzimajući u obzir pouzdanost izvora informacija;
(b)
pristupiti osobnim podacima zaposlenika ili podacima koje Komisija ima o osobama koje zapošljava ili planira zaposliti ili o osoblju izvođača kada je to opravdano.
Članak 8.
Sigurnosne mjere u pogledu fizičke sigurnosti i imovine
1. Sigurnost imovine osigurava se primjenom odgovarajućih fizičkih i tehničkih zaštitnih mjera i odgovarajućih postupaka, dalje u tekstu „fizička sigurnost”, kojima se stvara višeslojni sustav.
2. U skladu s ovim člankom mogu se donositi mjere za zaštitu osoba ili podataka u Komisiji te za zaštitu imovine.
3. Ciljevi fizičke sigurnosti sljedeći su:
-
sprječavanje nasilja protiv članova Komisije ili osoba na koje se primjenjuje ova Odluka,
-
sprječavanje špijuniranja i prisluškivanja osjetljivih ili klasificiranih podataka,
-
sprječavanje krađe, vandalizma, sabotaže i ostalih nasilnih djela čiji je cilj oštetiti ili uništiti zgrade ili imovinu Komisije,
-
omogućavanje izvida i istrage sigurnosnih incidenata, između ostalog, provjerama evidencije ulazaka i izlazaka, pokrivenosti CCTV-om, snimaka telefonskih razgovora i sličnih podataka u skladu s člankom 22. stavkom 2. u nastavku i ostalim izvornima informacija.
4. Fizička sigurnost obuhvaća sljedeće:
-
politiku pristupa koja se primjenjuje na svaku osobu ili vozilo koje traži pristup prostorima Komisije, uključujući parkirališta,
-
sustav kontrole pristupa kojim su obuhvaćeni zaštitari, tehnička oprema i mjere, informacijski sustavi ili kombinacija svih tih elemenata.
5. U cilju osiguranja fizičke sigurnosti mogu se poduzeti sljedeće mjere:
-
evidentiranje ulazaka osoba, vozila, robe i opreme u prostore Komisije i izlazaka iz njih,
-
provjera identiteta u prostorima Komisije,
-
pregled vozila, robe i opreme vizualnim i tehničkim sredstvima,
-
sprječavanje ulaska neovlaštenih osoba, vozila i robe u prostore Komisije.
Članak 9.
Sigurnosne mjere u pogledu podataka
1. Sigurnošću podataka obuhvaćeni su svi podaci koje Komisija obrađuje.
2. Sigurnost podataka, bez obzira na njihov oblik, mora voditi računa o ravnoteži između transparentnosti, razmjernosti, odgovornosti i učinkovitosti s jedne strane i potrebe za zaštitom podataka od neovlaštenog pristupa, korištenja, otkrivanja, izmjene ili uništavanja s druge strane.
3. Cilj je sigurnosti podataka zaštita povjerljivosti, cjelovitosti i dostupnosti.
4. Postupci upravljanja rizikom stoga se upotrebljavaju za razvrstavanje podatkovne imovine i za razvoj razmjernih sigurnosnih mjera, postupaka i standarda, uključujući ublažavajuće mjere.
5. Ta se glavna načela u pozadini sigurnosti podataka primjenjuju posebno u pogledu sljedećih podataka:
(a)
„klasificiranih podataka Europske unije”, odnosno svakog podatka ili materijala koji je označen stupnjem tajnosti EU-a i čije neovlašteno otkrivanje može uzrokovati različite stupnjeve ugroze interesa Europske unije ili jedne ili više država članica;
(b)
„osjetljivih neklasificiranih podataka”, odnosno podataka ili materijala koje Komisija mora zaštititi zbog pravnih obveza propisanih Ugovorima ili aktima donesenima radi njihove provedbe, i/ili zbog njihove osjetljivosti. Osjetljivi neklasificirani podaci uključuju, ali nisu ograničeni na, podatke ili materijale obuhvaćene obvezom profesionalne tajne, kako je navedeno u članku 339. UFEU-a, podatke obuhvaćene interesima zaštićenima u članku 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (12) koji se trebaju tumačiti zajedno s relevantnom sudskom praskom Suda Europske unije ili osobne podatke u okviru područja primjene Uredbe (EZ) br. 45/2001.
6. Na osjetljive neklasificirane podatke primjenjuju se pravila o postupanju s tim podacima i njihovu čuvanju. Oni se objavljuju samo onim osobama kojima je pristup podacima nužan. Kada se radi učinkovite zaštite povjerljivosti tih podataka to smatra nužnim, podaci se obilježavaju sigurnosnom oznakom i odgovarajućim uputama za postupanje koje odobrava glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost. Kada se s njima postupa ili ih se čuva u komunikacijskim i informacijskim sustavima, takvi se podaci štite i u skladu s Odlukom C(2006) 3602, njezinim provedbenim pravilima i odgovarajućim standardima.
7. Protiv osobe koja je odgovorna za ugrožavanje ili gubitak klasificiranih podataka EU-a ili osjetljivih neklasificiranih podataka, koji su identificirani kao takvi u pravilima koja se odnose na postupanje s njima i njihovo čuvanje, može se pokrenuti stegovni postupak u skladu s Pravilnikom o osoblju. Tim se stegovnim postupkom ne dovode u pitanje daljnji pravni ili kazneni postupci nadležnih nacionalnih tijela država članica u skladu s njihovim pravilima i propisima i ugovorni pravni lijekovi.
Članak 10.
Sigurnosne mjere u pogledu komunikacijskih i informacijskih sustava
1. Svi komunikacijski i informacijski sustavi (CIS) koje upotrebljava Komisija moraju biti u skladu s Komisijinom politikom sigurnosti informacijskih sustava iz Odluke C(2006) 3602, njezinim provedbenim pravilima i odgovarajućim sigurnosnim standardima.
2. Službe Komisije koje posjeduju CIS, njime upravljaju ili ga primjenjuju dopuštaju drugim institucijama, agencijama i tijelima Unije ili drugim organizacijama pristup tim sustavima pod uvjetom da te institucije, agencije i tijela Unije te ostale organizacije mogu dati razumno jamstvo da su njihovi IT sustavi zaštićeni na razini koja je u skladu s Komisijinom politikom sigurnosti informacijskih sustava iz Odluke C(2006) 3602, njezinim provedbenim pravilima i odgovarajućim sigurnosnim standardima. Komisija prati takvu sukladnost i, u slučaju ozbiljne ili trajne nesukladnosti, ima pravo zabraniti pristup.
Članak 11.
Forenzička analiza u pogledu kibernetičke sigurnosti
Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost posebno je odgovorna za provođenje forenzičke tehničke analize u suradnji s nadležnim službama Komisije kao potpore sigurnosnim istragama iz članka 13., u vezi s protuobavještajnim aktivnostima, neovlaštenom objavom podataka, kibernetičkim napadima i sigurnošću informacijskih sustava.
Članak 12.
Sigurnosne mjere u pogledu osoba i predmeta
1. U cilju osiguranja sigurnosti u Komisiji te sprječavanja i kontrole rizika, osoblje koje je ovlašteno u skladu s člankom 5. može, sukladno načelima iz članka 3., poduzeti, između ostalog, jednu ili više sljedećih sigurnosnih mjera:
(a)
osiguranje mjesta i dokaza, uključujući evidenciju kontrole ulazaka i izlazaka te slike CCTV-a, u slučaju incidenata ili postupanja koje bi moglo dovesti do administrativnih, stegovnih, građanskih ili kaznenih postupaka;
(b)
ograničene mjere koje se odnose na osobe koje predstavljaju prijetnju za sigurnost, uključujući traženje od osoba da napuste prostore Komisije, udaljavanje osoba iz prostora Komisije, zabrana ulaska osobama u prostore Komisije na određeno vrijeme koje se određuje u skladu s kriterijima koji su utvrđeni provedbenim pravilima;
(c)
ograničene mjere u pogledu predmeta koji predstavljaju prijetnju za sigurnost, uključujući uklanjanje, oduzimanje ili odstranjivanje predmeta;
(d)
pretraga prostora Komisije, uključujući urede koji se u tim prostorima nalaze;
(e)
pretraga CIS-a i opreme, podataka o telefonskom i telekomunikacijskom prometu, dnevničkih datoteka, korisničkih računa itd.;
(f)
ostale posebne sigurnosne mjere sa sličnim učinkom u cilju sprječavanja ili kontrole rizika za sigurnost, posebno u kontekstu prava Komisije kao najmodavca ili poslodavca u skladu s primjenjivim nacionalnim zakonodavstvom.
2. U iznimnim okolnostima, članovi osoblja Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost, koji su ovlašteni u skladu s člankom 5., mogu poduzeti sve potrebne hitne mjere, koje su strogo u skladu s načelima iz članka 3. Čim prije moguće nakon poduzimanja tih mjera, oni obavješćuju direktora Uprave za sigurnost, koji traži odgovarajući mandat od glavnog direktora za ljudske resurse i sigurnost, potvrđujući poduzete mjere i dopuštajući dodatne nužne radnje, te kontaktira, ako je potrebno, s nadležnim nacionalnim tijelima.
3. Sigurnosne mjere u skladu s ovim člankom evidentiraju se u trenutku kada su poduzete ili, u slučaju neposrednog rizika ili krizne situacije, unutar razumnog razdoblja nakon njihova poduzimanja. U potonjem slučaju, dokumentacija mora uključivati i elemente na kojima se temelji procjena postojanja neposrednog rizika ili krizne situacije. Dokumentacija može biti sažeta, ali bi trebala biti sastavljena na takav način da se osobama na koje se mjera primjenjuje omogući ostvarivanje prava obrane i zaštite osobnih podataka u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 te da se omogući provjera zakonitosti mjere. U osobne podatke o dotičnom zaposleniku ne uključuju se informacije o njemu namijenjenim posebnim sigurnosnim mjerama.
4. Kada poduzima sigurnosne mjere u skladu s točkom (b), Komisija jamči i to da dotična osoba ima mogućnost obratiti se odvjetniku ili osobi od povjerenja i da je upoznata sa svojim pravom da se obrati Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.
Članak 13.
Istrage
1. Ne dovodeći u pitanje članak 86. i Prilog IX. Pravilnika o osoblju te bilo kakav poseban dogovor između Komisije i ESVD-a, npr. poseban dogovor sklopljen 28. svibnja 2014. između Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost Europske komisije i Europske službe za vanjsko djelovanje o dužnoj pažnji prema osoblju Komisije koje radi u delegacijama Unije, sigurnosne istrage mogu se provoditi u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučaju incidenata koji utječu na sigurnost u Komisiji, uključujući sumnje na kaznena djela;
(b)
u slučaju mogućeg neovlaštenog otkrivanja osjetljivih neklasificiranih podataka, klasificiranih podataka EU-a ili klasificiranih podataka Euratoma, krivog postupanja s tim podacima ili njihova ugrožavanja;
(c)
u kontekstu protuobavještajnih aktivnosti ili borbe protiv terorizma;
(d)
u slučaju ozbiljnih kibernetičkih incidenata.
2. Odluku o provođenju sigurnosne istrage donosi glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost, koji je i primatelj izvješća o istrazi.
3. Sigurnosne istrage provodi samo ovlašteno osoblje Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost, kojem je dodijeljen taj mandat u skladu s člankom 5.
4. Ovlašteno osoblje izvršava svoje ovlasti sigurnosne istrage neovisno, kako je navedeno u mandatu i ima ovlasti iz članka 12.
5. Ovlašteno osoblje koje ima ovlasti za provođenje sigurnosnih istraga može prikupljati podatke iz svih dostupnih izvora u vezi s upravnim ili kaznenim djelima počinjenima u prostorima Komisije ili u kojima su sudjelovale osobe iz članka 2. stavka 3. bilo kao žrtve ili kao počinitelji takvih kaznenih djela.
6. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost obavješćuje nadležna tijela države članice domaćina ili druge države članice na koju se to odnosi ako je primjenjivo, a posebno ako istraga upućuje na to da je počinjeno kazneno djelo. U tom kontekstu, Glavna uprava za ljudske resurse može, ako je primjereno i potrebno, pružiti potporu nadležnim tijelima države članice domaćina ili druge države članice na koju se to odnosi.
7. U slučaju ozbiljnih kibernetičkih incidenata Glavna uprava za informatiku blisko surađuje s Glavnom upravom za ljudske resurse i sigurnost u cilju pružanja potpore u svim tehničkim pitanjima. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost u dogovoru s Glavnom upravom za informatiku odlučuje kada je primjereno obavijestiti nadležna tijela države domaćina ili druge države članice na koju se to odnosi. Službe za koordinaciju u slučaju incidenata Tima za hitne računalne intervencije europskih institucija, tijela i agencija (CERT-EU) upotrebljavat će se za potporu drugim tijelima i agencijama EU-a koje bi mogle biti pogođene.
8. Sigurnosne istrage evidentiraju se.
Članak 14.
Podjela nadležnosti za sigurnosne istrage i ostale vrste istraga
1. Ako Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost provodi sigurnosne istrage, kako je navedeno u članku 13., i ako su te istrage u okviru nadležnosti Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) ili Ureda Komisije za istražne radnje i stegovne postupke (IDOC), ona se odmah povezuje s tim tijelima kako ne bi ugrozila radnje koje će kasnije poduzeti OLAF ili IDOC. Ako je potrebno, Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost poziva OLAF i IDOC da se uključe u istragu.
2. Sigurnosnim istragama iz članka 13. ne dovode se u pitanje ovlasti OLAF-a i IDOC-a propisane pravilima kojima su uređena ta tijela. Od Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost može se tražiti da pruži tehničku pomoć u istragama koje su pokrenuli OLAF ili IDOC.
3. Od Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost može se tražiti da pomogne agentima OLAF-a prilikom pristupa prostorima Komisije u skladu s člankom 3. stavkom 5. i člankom 4. stavkom 4. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća (13) kako bi im olakšala izvršavanje njihovih zadaća. Uprava za sigurnost o takvim zahtjevima za pomoć obavješćuje Glavnog tajnika i glavnog direktora Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost ili, ako se takva istraga provodi u prostorima Komisije u kojima se nalaze uredi članova Komisije ili Glavnog tajnika, predsjednika Komisije i povjerenika zaduženog za ljudske resurse.
4. Ne dovodeći u pitanje članak 22. točku (a) Pravilnika o osoblju, ako su za predmet nadležni Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost i IDOC, Uprava za sigurnost, kada izvješćuje glavnog direktora za ljudske resurse u skladu s člankom 13., čim prije moguće ga savjetuje postoji li osnova da se predmet povjeri IDOC-u. Ova se faza smatra dostignutom kada prestane neposredna prijetnja za sigurnost. O tome pitanju odlučuje glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost.
5. Kada je slučaj u nadležnosti i Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost i OLAF-a, Uprava za sigurnost odmah izvješćuje glavnog direktora za ljudske resurse i sigurnost i čim prije obavješćuje glavnog direktora OLAF-a. Ova se faza smatra dostignutom kada prestane neposredna prijetnja za sigurnost.
Članak 15.
Sigurnosni inspekcijski pregledi
1. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost poduzima sigurnosne inspekcijske preglede kako bi provjerila poštuju li službe Komisije i osobe ovu Odluku i njezina provedbena pravila te kako bi prema potrebi dala preporuke.
2. Ako je potrebno, Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost poduzima sigurnosne inspekcijske preglede ili sigurnosno praćenje ili posjete radi procjene stanja čija je svrha provjeriti jesu li osoblje Komisije, imovina i podaci za koje su odgovorne institucije, agencije ili tijela Unije, države članice, treće države ili međunarodne organizacije primjereno zaštićeni u skladu sa sigurnosnim pravilima, propisima i standardima koji su barem istovjetni onima koje primjenjuje Komisija. Ako je primjereno i u duhu dobre suradnje između uprava, sigurnosni inspekcijski pregledi također uključuju inspekcijske preglede koji se provode u kontekstu razmjene klasificiranih podataka s ostalim institucijama, tijelima i agencijama Unije, s državama članicama ili trećim zemljama ili s međunarodnim organizacijama.
3. Ovaj se članak primjenjuje mutatis mutandis na osoblje Komisije koje radi u delegacijama Unije, ne dovodeći u pitanje poseban dogovor sklopljen 28. svibnja 2014. između Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost Europske komisije i Europske službe za vanjsko djelovanje o dužnoj pažnji prema osoblju Komisije koje radi u delegacijama Unije.
Članak 16.
Izvanredna stanja i upravljanje kriznim situacijama
1. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost odgovorna je za uvođenje odgovarajućih mjera za izvanredna stanja u slučaju da očekuje prijetnje i incidente koji utječu na sigurnost Komisije ili kao odgovor na njih, te za uvođenje mjera potrebnih za upravljanje kriznim situacijama.
2. Mjere za izvanredna stanja iz stavka 1. razmjerne su razini prijetnje za sigurnost. Stupnjevi izvanrednih stanja definiraju se u bliskoj suradnji s nadležnim službama drugih institucija, agencija i tijela Unije te s nadležnim službama države članice ili država članica u kojima se nalaze prostori Komisije.
3. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost kontaktna je točka za izvanredna stanja i upravljanje kriznim situacijama.
POGLAVLJE 4.
USTROJSTVO
Članak 17.
Opće odgovornosti službi Komisije
1. Nadležnosti Komisije iz ove Odluke izvršava Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost pod nadležnošću i odgovornošću člana Komisije odgovornog za sigurnost.
2. Posebni mehanizmi u pogledu kibernetičke sigurnosti definirani su u Odluci C(2006) 3602.
3. Nadležnost za provedbu ove Odluke i njezinih provedbenih pravila te za kontinuiranu sukladnost s njima može se prenijeti na druge službe Komisije u slučajevima kada se decentraliziranim pružanjem sigurnosti omogućuje znatno veća učinkovitost te ušteda resursa i vremena, primjerice zbog zemljopisne lokacije predmetnih usluga.
4. Ako se primjenjuje stavak 3., Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost i, ako je primjenjivo, glavni direktor za informatiku, sklapaju sporazume s pojedinim službama Komisije, kojima se utvrđuju jasne uloge i odgovornosti za provedbu i praćenje sigurnosnih politika.
Članak 18.
Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost
1. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost posebno je odgovorna za sljedeće:
1.
razvoj sigurnosne politike, provedbenih pravila i sigurnosnih obavijesti Komisije;
2.
prikupljanje podataka u cilju ocjenjivanja prijetnji i rizika za sigurnost te o svim pitanjima koja bi mogla utjecati na sigurnost u Komisiji;
3.
pružanje elektroničkog protunadzora i zaštite u svim objektima Komisije, uzimajući u obzir procjenu prijetnje i dokaze o neovlaštenim aktivnostima protiv interesa Komisije;
4.
pružanje usluge hitnih intervencija za službe i osoblje Komisije 24 sata na dan, 7 dana u tjednu u slučaju problema povezanih sa sigurnošću i zaštitom;
5.
provedbu sigurnosnih mjera u cilju ublažavanja rizika za sigurnost te razvijanje i održavanje odgovarajućeg CIS-a za svoje operativne potrebe, posebno u područjima kontrole fizičkog pristupa, upravljanja sigurnosnim ovlaštenjima i postupanja s osjetljivim podacima i klasificiranim podacima EU-a;
6.
jačanje svijesti, organizaciju sigurnosnih vježbi manjih i većih razmjera te osposobljavanje i savjetovanje o svim pitanjima povezanima sa sigurnošću u Komisiji u cilju promicanja kulture sigurnosti i stvaranja skupine osoblja koje je primjereno osposobljeno za sigurnosna pitanja.
2. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost osigurava, ne dovodeći u pitanje nadležnosti i odgovornosti drugih službi Komisije, veze sa sljedećim vanjskim tijelima:
1.
sigurnosnim službama drugih institucija, agencija i tijela Komisije o pitanjima koja se odnose na sigurnost osoba, imovine i podataka u Komisiji;
2.
sigurnosnim i obavještajnim službama te službama za procjenu prijetnje, uključujući tijela za nacionalnu sigurnost, država članica, trećih zemalja i međunarodnih organizacija i tijela o pitanjima koja utječu na sigurnost osoba, imovine i podataka u Komisiji;
3.
policijom i ostalim hitnim službama o svim rutinskim i izvanrednim pitanjima koja utječu na sigurnost Komisije;
4.
sigurnosnim tijelima drugih institucija, agencija ili tijela Unije, država članica i trećih zemalja u području odgovora na kibernetičke napade s mogućim učinkom na sigurnost u Komisiji;
5.
u pogledu primitka, procjene i distribucije obavještajnih podataka o prijetnjama koje terorističke i špijunske aktivnosti predstavljaju za sigurnost u Komisiji;
6.
u pogledu pitanja koja se odnose na klasificirane podatke, kako je detaljno opisano u Odluci Komisije (EU, Euratom) 2015/444 (14).
3. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost odgovorna je za sigurni prijenos podataka koji se izvršava u skladu s ovim člankom, uključujući prijenos osobnih podataka.
Članak 19.
Komisijina stručna skupina za sigurnost
Osniva se Komisijina stručna skupina za sigurnost s mandatom da savjetuje Komisiju, ako je potrebno, o pitanjima koja se odnose na njezinu unutarnju sigurnosnu politiku i posebno o zaštiti klasificiranih podataka EU-a.
Članak 20.
Lokalni službenici za sigurnost
1. Svaka služba ili kabinet Komisije imenuju lokalnog službenika za sigurnost koji djeluje kao glavna točka za kontakt između svoje službe i Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost o svim pitanjima koja se odnose na sigurnost u Komisiji. Ako je potrebno, može biti imenovan jedan ili više zamjenika lokalnog službenika za sigurnost. Lokalni službenik za sigurnost mora biti dužnosnik ili član privremenog osoblja.
2. Kao glavna točka za kontakt za pitanja sigurnosti u toj službi Komisije ili Kabinetu, LSO redovito izvješćuje Glavnu upravu za ljudske resurse i sigurnost i svoje nadređene o pitanjima sigurnosti u svojoj službi Komisije i bez odlaganja u slučaju sigurnosnih incidenata, uključujući slučajeve kada su klasificirani podaci EU-a ili osjetljivi neklasificirani podaci mogli biti ugroženi.
3. Za pitanja povezana sa sigurnošću komunikacijskih i informacijskih sustava, lokalni službenik za sigurnost povezuje se sa službenikom za informacijsku sigurnost na lokalnoj razini svoje službe Komisije, čije su uloge i odgovornosti propisane u Odluci C(2006) 3602.
4. On pridonosi sigurnosnom osposobljavanju i aktivnostima jačanja svijesti u skladu s konkretnim potrebama osoblja, ugovaratelja i ostalih osoba koje rade u nadležnosti te službe Komisije.
5. Lokalnom službeniku za sigurnost mogu se dodijeliti posebne zadaće u slučajevima velikog ili neposrednog rizika za sigurnosti ili u izvanrednim situacijama na zahtjev Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost o tim posebnim zadaćama obavješćuje glavnog direktora ili direktora za ljudske resurse lokalne glavne uprave za koju radi lokalni službenik za sigurnost.
6. Odgovornostima lokalnog službenika za sigurnost ne dovode se u pitanje uloga i odgovornosti službenika za informacijsku sigurnost na lokalnoj razini, upravitelja za zdravlje i sigurnost, nadzornog službenika registarskog ureda ili ostale funkcije koje podrazumijevaju odgovornost za pitanja sigurnosti i zaštite. Lokalni službenik za sigurnost povezuje se s njima kako bi osigurao dosljedan i usklađen pristup sigurnosti i učinkovit protok informacija o pitanjima povezanima sa sigurnošću u Komisiji.
7. Lokalni službenik za sigurnost ima izravan pristup svojem glavnom direktoru ili načelniku službe te obavješćuje osobu koja mu je izravno nadređena. On ima sigurnosno ovlaštenje za pristup klasificiranim podacima EU-a barem do razine SECRET UE/EU SECRET.
8. U cilju promicanja razmjene podataka i najbolje prakse, Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost organizira konferenciju lokalnih službenika za sigurnost barem dva puta godišnje. Lokalni službenici za sigurnost moraju obavezno sudjelovati na tim konferencijama.
POGLAVLJE 5.
PROVEDBA
Članak 21.
Provedbena pravila i sigurnosne obavijesti
1. Prema potrebi će se provedbena pravila za ovu Odluku donijeti putem posebne odluke Komisije o ovlaštenju člana Komisije nadležnog za sigurnosna pitanja, u skladu s Poslovnikom.
2. Kada dobije ovlasti na temelju prethodno navedene odluke Komisije, član Komisije nadležan za sigurnosna pitanja može pripremiti sigurnosne obavijesti u kojima se navode sigurnosne smjernice i najbolja praksa u okviru područja primjene ove Odluke i njezinih provedbenih pravila.
3. Komisija može prenijeti zadaće navedene u prvom i drugom stavku ovog članka na glavnog direktora za ljudske resurse i sigurnost posebnom odlukom o prijenosu ovlasti, u skladu s Poslovnikom.
POGLAVLJE 6.
RAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 22.
Obrada osobnih podataka
1. Komisija obrađuje osobne podatke potrebne za provedbu ove Odluke u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001.
2. Bez obzira na mjere koje su već uspostavljene u trenutku donošenja ove Odluke i priopćene Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (15), na svaku mjeru iz ove Odluke koja podrazumijeva obradu osobnih podataka, kao što su podaci iz evidencije ulazaka i izlazaka, snimke CCTV-a, snimke telefonskih poziva dežurnim uredima ili centralama i slični podaci, koji su potrebni zbog sigurnosnih razloga ili radi odgovora na krizu, primjenjuju se provedbena pravila u skladu s člankom 21., u kojima su propisane odgovarajuće zaštitne mjere za osobe čiji se podaci obrađuju.
3. Glavni direktor Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost odgovoran je za sigurnost obrade osobnih podataka koja se provodi u kontekstu ove Odluke.
4. Ta se provedbena pravila i postupci donose nakon savjetovanja sa službenikom za zaštitu osobnih podataka i Europskim nadzornikom za zaštitu podataka u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001.
Članak 23.
Transparentnost
Ova Odluka i njezina provedbena pravila stavljaju se na znanje osoblju Komisije i svim osobama na koje se primjenjuju.
Članak 24.
Stavljanje prethodnih odluka izvan snage
Odluka C(94) 2129 stavlja se izvan snage.
Članak 25.
Stupanje na snagu
Ova Odluka stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Sastavljeno u Bruxellesu 13. ožujka 2015.