ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 5. června 2014
o ochraně osobních údajů v portálu evropské e-justice
(2014/333/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
po konzultaci s evropským inspektorem ochrany údajů,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Ve svém sdělení z května 2008 (1) Komise uvedla, že bude pracovat na konceptu a zprovoznění portálu evropské e-justice (dále jen „portál“), jehož řízení se ujme v úzké spolupráci s členskými státy.
(2)
Víceletý akční plán v oblasti evropské e-justice na období let 2009-2013 (2) ze dne 8. listopadu 2008 pověřil realizací portálu Evropskou komisi. Portál byl spuštěn dne 16. července 2010. Vzhledem k tomu, že portál je teprve nyní připraven na první propojení vnitrostátních rejstříků, jež obnáší zpracování osobních údajů, stalo se přijetí tohoto rozhodnutí nezbytným až za současné situace.
(3)
Cílem portálu je přispět k realizaci evropského soudního prostoru, a to usnadněním a podporou přístupu ke spravedlnosti a posílení informačních a komunikačních technologií, jež mají usnadnit přeshraniční elektronické soudní řízení a justiční spolupráci.
(4)
Orgány, subjekty, úřady a agentury Evropské unie stejně jako členské státy musí při provádění právních předpisů Unie ctít základní práva a dodržovat zásady uznané Listinou základních práv Evropské unie, zejména právo na ochranu osobních údajů stanovené v článku 8 uvedené listiny.
(5)
Vzhledem k tomu, že řada rozmanitých úkolů a funkcí Komise a členských států týkající se portálu obnáší rozličné povinnosti a závazky, pokud jde o ochranu údajů, je nezbytné, aby tyto byly jasně vymezeny.
(6)
S ohledem na zvláštní povahu činností souvisejících s portálem e-justice, vytvořených na základě spolupráce mezi Komisí a členskými státy, je úloha Komise při zpracování osobních údajů prostřednictvím portálu omezená. Je třeba upřesnit, že Komise nenese žádnou odpovědnost za obsah vzájemně propojených vnitrostátních databází, který je prostřednictvím portálu dostupný.
(7)
Zpracovávání osobních údajů Komisí v rámci portálu se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (3). V této souvislosti je Komise zejména odpovědná za poskytování infrastruktury IT pro funkce portálu, včetně propojení vnitrostátních databází.
(8)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 by mělo být výslovně uvedeno, pro jaké účely se osobní údaje zpracovávají. Komise by tudíž měla osobní údaje v rámci portálu zpracovávat pouze za účelem poskytnutí přístupu k vzájemně propojeným vnitrostátním databázím s osobními údaji, poskytnutí interaktivních služeb umožňujícím uživatelům komunikovat přímo s příslušnými orgány v jiném členském státě, poskytnutí přístupu k veřejným informacím pro registrované uživatele nebo poskytnutí kontaktních údajů.
(9)
Komise by se měla opřít o systémové technologie, které zohledňují koncepci „ochrany údajů již od návrhu“. Při uplatňování této koncepce by mělo být při návrhu funkce spojené se zpracováním osobních údajů prostřednictvím portálu, jakož i jiných funkcí portálu, provedeno posouzení dopadů na ochranu soukromí a osobních údajů. Toto posouzení určí potenciální rizika v souvislosti s ochranou údajů. Rovněž uvede vhodná opatření a záruky, které mají být začleněny do systému ochrany osobních údajů.
(10)
Při provádění činností souvisejících s propojením vnitrostátních databází by Komise měla nepřetržitě a náležitě posuzovat bezpečnost.
(11)
Prostřednictvím portálu mohou být dostupné pouze informace, které jsou v propojených vnitrostátních databázích veřejně přístupné. Portál by neměl umožňovat, aby byly pro různé účely kombinovány údaje z různých vzájemně propojených vnitrostátních databází,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Předmět
Toto rozhodnutí stanoví funkce a povinnosti Evropské komise v souvislosti s požadavky na ochranu údajů při zpracovávání osobních údajů v rámci evropského portálu e-justice (dále jen „portál“).
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí definice stanovené nařízením (ES) č. 45/2001. Vedle toho se rozumí:
a)
„účastníkem evropské e-justice“ každý zástupce členského státu nebo partnerské organizace evropské e-justice, jemuž bylo uděleno povolení měnit obsah portálu (jeho částí);
b)
„vzájemně propojenými vnitrostátními databázemi“ databáze, které obsahují veřejně přístupné informace, provozované členskými státy a jinými subjekty, jako jsou profesní sdružení a neziskové organizace, které jsou propojeny prostřednictvím portálu tak, že informace přístupné na vnitrostátní úrovni jsou dostupné přes portál;
c)
„veřejně přístupnými informacemi“ informace, které jsou přístupné veřejnosti prostřednictvím internetu;
d)
„registrovaným uživatelem“ uživatel portálu, který se v portálu registroval prostřednictvím ověřovací služby Evropské komise (ECAS), např. jako „účastník evropské e-justice“.
Článek 3
Zpracovávání údajů
Komise zpracovává osobní údaje v rámci portálu pouze v rozsahu nezbytném pro účely:
a)
poskytnutí přístupu k vzájemně propojeným vnitrostátním databázím obsahujícím osobní údaje;
b)
poskytnutí interaktivních služeb, které registrovaným uživatelům umožní přímo komunikovat s příslušnými orgány v jiném členském státě;
c)
zajištění přístupu k veřejně dostupným informacím pro registrované uživatele;
d)
poskytnutí kontaktních údajů.
Článek 4
Povinnosti správce údajů
1. Komise vykonává své povinnosti správce údajů podle čl. 2 písm. d) nařízení (ES) č. 45/2001 v souladu se svými příslušnými povinnostmi v rámci portálu, jak je uvedeno v tomto článku.
2. Komise zajistí dostupnost, údržbu a bezpečnost infrastruktury IT portálu.
3. Komise odpovídá za tyto úkony související se zpracováním osobních údajů:
a)
uspořádávání;
b)
sdělení prostřednictvím přenosu;
c)
šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění;
d)
srovnávání či kombinování osobních údajů z propojených vnitrostátních databází nebo osobních údajů týkajících se registrovaných uživatelů.
4. Za účelem plnění svých povinností jakožto správce údajů Komise vymezí potřebné politiky a uplatní vhodná technická řešení.
5. Komise provádí technická opatření nutná k zajištění bezpečnosti při přenosu osobních údajů a jejich zobrazení na portálu, zejména důvěrnosti a integrity při jakémkoli jejich přenosu do portálu a z něj.
6. Komise nenese odpovědnost za žádný z aspektů ochrany údajů, které se týkají:
a)
počátečního shromažďování a uchovávání údajů z propojených vnitrostátních databází;
b)
jakýchkoli rozhodnutí přijatých členskými státy o zpřístupnění takových údajů prostřednictvím portálu;
c)
obsahu jakéhokoli údaje z vzájemně propojených vnitrostátních databází, který je dostupný prostřednictvím portálu.
7. Povinnostmi Komise není dotčena odpovědnost členských států a jiných subjektů za obsah a provoz propojených vnitrostátních databází, které spravují.
Článek 5
Informační povinnosti
1. Komise poskytne subjektům údajů informace uvedené v článcích 11 a 12 nařízení (ES) č. 45/2001, pokud jde o poskytování informací, za něž Komise podle tohoto rozhodnutí odpovídá.
2. Aniž jsou dotčeny její povinnosti vůči subjektům údajů členských států a jiných subjektů působících v rámci propojených vnitrostátních databází, Komise rovněž informuje subjekty údajů o tom, na koho se obrátit, aby mohly účinně využít svého práva na informace, na přístup, na opravu a na námitku podle příslušných právních předpisů na ochranu údajů. Komise odkáže na prohlášení o ochraně osobních údajů členských států a jiných orgánů.
3. Komise na portálu rovněž zpřístupní:
a)
překlady prohlášení členských států o ochraně osobních údajů, jak je uvedeno v odstavci 2, do příslušných jazyků portálu;
b)
ucelené prohlášení o ochraně osobních údajů týkající se portálu v souladu s články 11 a 12 nařízení (ES) č. 45/2001 v jasné a srozumitelné podobě.
Článek 6
Uchovávání osobních údajů
1. Pokud jde o výměnu informací z propojených vnitrostátních databází, žádné osobní údaje týkající se subjektů údajů nesmějí být na portálu uchovávány. Veškeré takové údaje se uchovávají ve vnitrostátních databázích provozovaných členskými státy nebo jinými subjekty.
2. Osobní údaje týkající se uživatelů portálu nebo osobní údaje jimi poskytované nesmějí být na portálu uchovávány, kromě případů, kdy se tito uživatelé přihlásili jako registrovaní uživatelé. Osobní údaje registrovaných uživatelů se uchovávají tak dlouho, dokud registrovaný uživatel nepožádá o zrušení své registrace. V souladu s článkem 3 se osobní údaje týkající se účastníků nebo kontaktních osob evropské e-justice uchovávají pouze po dobu, po kterou tyto osoby vykonávají svou funkci.
Článek 7
Datum použitelnosti
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dvacátým dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 5. června 2014.
ODLUKA KOMISIJE
оd 5. lipnja 2014.
o zaštiti osobnih podataka na europskom portalu e-pravosuđe
(2014/333/EU)
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
nakon savjetovanja s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka,
budući da:
(1)
U svojoj komunikaciji od svibnja 2008. (1) Komisija je izjavila da će osmisliti i uspostaviti europski portal e-pravosuđe (u daljnjem tekstu „portal”), kojim će se upravljati u bliskoj suradnji s državama članicama.
(2)
Višegodišnjim akcijskim planom europskog e-pravosuđa 2009.-2013. (2) od 8. studenoga 2008. Europskoj komisiji povjerena je provedba portala. Portal je pokrenut 16. srpnja 2010. Donošenje ove Odluke sada je nužno jer je portal tek sada spreman za prvo međusobno povezivanje nacionalnih registara uključenih u obradu osobnih podataka.
(3)
Cilj portala je pridonijeti ostvarenju europskog pravosudnog područja olakšavajući i potičući pristup pravosuđu te koristeći informacijske i komunikacijske tehnologije za olakšavanje prekograničnih elektroničkih sudskih postupaka i pravosudne suradnje.
(4)
Institucije, tijela, uredi i agencije Europske unije, kao i države članice, kod provedbe prava Unije moraju poštovati temeljna prava i načela priznata Poveljom o temeljnim pravima Europske unije, a posebno pravo na zaštitu osobnih podataka propisano člankom 8. Povelje.
(5)
Budući da će različiti zadaci povezani s portalom te funkcijama Komisije i država članica imati za posljedicu različite odgovornosti i obveze u pogledu zaštite podataka, ključno je jasno ih razdvojiti.
(6)
U skladu sa specifičnom prirodom aktivnosti povezanih s portalom e-pravosuđe, razvijenih suradnjom između Komisije i država članica, uloga Komisije u obradi osobnih podataka putem portala ograničena je. Treba napomenuti da Komisija nije odgovorna za sadržaj međusobno povezanih nacionalnih baza podataka koji je dostupan putem portala.
(7)
Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (3) primjenjuje se na Komisiju i njezinu obradu osobnih podataka na portalu. U tom smislu Komisija je posebno odgovorna za osiguranje informatičke infrastrukture za funkcije portala, uključujući međusobno povezivanje nacionalnih baza podataka.
(8)
U skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 svrhe obrade osobnih podataka trebale bi biti jasno definirane. Komisija bi stoga trebala obrađivati osobne podatke na portalu samo u svrhu omogućavanja pristupa međusobno povezanim nacionalnim bazama podataka koje čuvaju osobne podatke, pružanja interaktivnih usluga omogućavajući korisnicima izravnu komunikaciju s odgovarajućim tijelima u drugoj državi članici, davanja pristupa javnim informacijama usmjerenima prema registriranim korisnicima ili davanja kontaktnih informacija.
(9)
Komisija bi u sustav trebala uključiti tehnologije kojima se odražava pojam „tehničke zaštite podataka”. U provedbi tog pojma procjena utjecaja zaštite privatnosti i podataka trebala bi se odvijati tijekom faze projektiranja funkcije povezane s obradom osobnih podataka putem portala, kao i drugih funkcija portala. Tom će se procjenom utvrditi potencijalni rizici povezani sa zaštitom podataka. Njome će se također definirati odgovarajuće mjere i zaštita koje treba uvrstiti u sustav u svrhu zaštite osobnih podataka.
(10)
Komisija bi trebala provoditi stalne i odgovarajuće sigurnosne procjene sve dok se obavljaju poslovi povezani s međusobnim povezivanjem nacionalnih baza podataka.
(11)
Putem portala može se pristupiti samo javno dostupnim informacijama u međusobno povezanim nacionalnim bazama podataka. Putem portala ne bi trebalo biti moguće kombiniranje informacija iz različitih međusobno povezanih nacionalnih baza podataka u različite svrhe,
DONIJELA JE OVU ODLUKU:
Članak 1.
Predmet
Ovom se Odlukom utvrđuju funkcije i odgovornosti Europske komisije u odnosu na zahtjeve za zaštitu podataka tijekom obrade osobnih podataka na europskom portalu e-pravosuđe (u daljnjem tekstu „portal”).
Članak 2.
Definicije
Za potrebe ove Odluke primjenjuju se definicije iz Uredbe (EZ) br. 45/2001. Uz to se primjenjuju i sljedeće definicije:
(a)
„subjekt europskog e-pravosuđa” znači svaki predstavnik države članice ili partnerske organizacije koji je dobio odobrenje za izmjenu (dijela) sadržaja portala;
(b)
„međusobno povezane nacionalne baze podataka” znači baze podataka koje sadrže javno dostupne informacije, kojima upravljaju države članice i druga tijela poput strukovnih udruženja i neprofitnih organizacija, koje su međusobno povezane putem portala na način da se informacijama dostupnima na nacionalnoj razini može pristupiti putem portala;
(c)
„javno dostupne informacije” znači informacije koje su dostupne javnosti putem interneta;
(d)
„registrirani korisnik” znači korisnik portala koji se registrirao putem Servisa Europske komisije za provjeru autentičnosti (ECAS), poput „subjekta europskog e-pravosuđa”.
Članak 3.
Obrada podataka
Komisija obrađuje osobne podatke na portalu samo u onoj mjeri u kojoj je potrebno u svrhu:
(a)
omogućavanja pristupa međusobno povezanim nacionalnim bazama podataka koje čuvaju osobne podatke;
(b)
pružanja interaktivnih usluga kojima se registriranim korisnicima omogućuje izravna komunikacija s odgovarajućim tijelima u drugoj državi članici;
(c)
omogućavanja pristupa javnim informacijama usmjerenima prema registriranim korisnicima;
(d)
davanja kontaktnih informacija.
Članak 4.
Odgovornosti nadzornika podataka
1. Komisija obavlja dužnosti nadzornika podataka na temelju članka 2. stavka (d) Uredbe (EZ) br. 45/2001 u skladu s njegovim odgovornostima u okviru portala kako je navedeno u tom članku.
2. Komisija osigurava raspoloživost, održavanje i sigurnost informatičke infrastrukture portala.
3. Komisija je odgovorna za sljedeće postupke obrade:
(a)
organizaciju;
(b)
otkrivanje prenošenjem;
(c)
distribuciju ili drukčije omogućivanje pristupa;
(d)
usklađivanje ili kombiniranje osobnih podataka proizašlih iz međusobno povezanih nacionalnih baza podataka ili osobnih podataka o registriranim korisnicima.
4. Komisija definira potrebne politike i primjenjuje odgovarajuća tehnička rješenja za izvršavanje svojih dužnosti u okviru opsega funkcije nadzornika podataka.
5. Komisija provodi tehničke mjere potrebne za jamčenje sigurnosti osobnih podataka u tranzitu i tijekom njihova prikaza na portalu, a posebno povjerljivosti i integriteta za bilo koji prijenos na portal i s njega.
6. Komisija nije odgovorna ni za kakve aspekte zaštite podataka koji se odnose na:
(a)
početno prikupljanje i pohranjivanje svih podataka proizašlih iz međusobno povezanih nacionalnih baza podataka;
(b)
bilo koju odluku koju su donijele države članice kako bi te podatke učinile dostupnima putem portala;
(c)
sadržaj svih podataka proizašlih iz međusobno povezanih nacionalnih baza podataka koji su dostupni putem portala.
7. Obveze Komisije ne utječu na odgovornosti država članica i drugih tijela koje se odnose na sadržaj i djelovanje međusobno povezanih nacionalnih baza podataka kojima oni upravljaju.
Članak 5.
Obveze obavješćivanja
1. Komisija osobama na koje se podaci odnose dostavlja informacije navedene u člancima 11. i 12. Uredbe (EZ) br. 45/2001, u pogledu informacija za koje je ona odgovorna u okviru ove Odluke.
2. Bez obzira na obveze država članica i drugih tijela koja upravljaju međusobno povezanim nacionalnim bazama podataka prema osobama čiji se podaci obrađuju, Komisija osobama na koje se podaci odnose dostavlja i informacije o osobi za kontakt za učinkovito ostvarivanje njihovih prava na informiranje, pristup, ispravak i protivljenje u skladu s važećim propisima o zaštiti podataka. Komisija se poziva na posebne izjave o zaštiti osobnih podataka država članica i drugih tijela.
3. Komisija na portalu stavlja na raspolaganje i:
(a)
prijevode na jezike portala obavijesti o privatnosti država članica iz stavka 2.;
(b)
sveobuhvatnu obavijest o privatnosti koja se odnosi na portal u skladu s člancima 11. i 12. Uredbe (EZ) br. 45/2001, u jasnom i razumljivom obliku.
Članak 6.
Pohranjivanje osobnih podataka
1. Kad je riječ o razmjeni informacija iz međusobno povezanih nacionalnih baza podataka, na portalu se neće pohranjivati nikakvi osobni podaci povezani s osobama na koje se podaci odnose. Svi takvi podaci bit će pohranjeni u nacionalnim bazama podataka kojima upravljaju države članice ili druga tijela.
2. Osobni podaci povezani s korisnicima portala ili koje su korisnici dostavili pohranjivat će se na portalu samo kada su oni prijavljeni kao registrirani korisnici. Osobni podaci registriranih korisnika pohranjivat će se sve dok oni ne zatraže brisanje registracije. U skladu s člankom 3. osobni podaci o subjektima europskog e-pravosuđa ili osobama za kontakt pohranjivat će se sve dok te osobe obavljaju svoju dužnost.
Članak 7.
Datum stupanja na snagu
Ova Odluka stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Sastavljeno u Bruxellesu 5. lipnja 2014.