NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
UREDBA VIJEĆA (EU) 2015/496
od 17. ožujka 2015.
o izmjeni Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83 u pogledu pohranjivanja povijesnih arhiva institucija u Europskom sveučilišnom institutu u Firenci
VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 352.,
uzimajući u obzir prijedlog Europske komisije,
nakon prosljeđivanja nacrta zakonodavnog akta nacionalnim parlamentima,
uzimajući u obzir suglasnost Europskog parlamenta,
u skladu s posebnim zakonodavnim postupkom,
budući da:
(1)
U skladu s Uredbom Vijeća (EEZ, Euratom) br. 354/83 od 1. veljače 1983. o otvaranju za javnost povijesnih arhiva Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju (1), povijesni arhivi Unije čuvaju se i stavljaju na raspolaganje javnosti kad god je to moguće nakon isteka razdoblja od 30 godina.
(2)
Obveza uspostave povijesnih arhiva i stavljanja tih arhiva na raspolaganje javnosti kad god je to moguće primjenjuje se na svaku od institucija iz Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83 („institucije”) prema uvjetima određenima u navedenoj uredbi.
(3)
Uredbom (EEZ, Euratom) br. 354/83 određuje se da institucije mogu svoju arhivsku građu držati na bilo kojem mjestu koje smatraju najprikladnijim za tu svrhu.
(4)
Europski parlament, Vijeće i Komisija donijeli su 1984. odluku o pohranjivanju svojih povijesnih arhiva u Europskom sveučilišnom institutu (EUI) u Firenci, gdje su stavljeni na raspolaganje javnosti. U tu je svrhu 17. prosinca 1984. potpisan ugovor između Europskih zajednica, koje je predstavljala Komisija, i EUI-ja („ugovor o pohrani”).
(5)
Europski gospodarski i socijalni odbor i Europski revizorski sud nakon toga su se složili da će se pridržavati uvjetâ iz ugovora o pohrani. Europska investicijska banka pohranjuje svoje povijesne arhive u EUI-ju u skladu sa zasebnom konvencijom s EUI-jem potpisanom 1. srpnja 2005. i u skladu s Pravilnikom o povijesnim arhivima koji je Upravljački odbor Banke usvojio 7. listopada 2005. (2).
(6)
Talijanska vlada stavila je EUI-ju trajno i bez naknade na raspolaganje odgovarajući prostor kako bi se osiguralo da se pohranjeni arhivi očuvaju i zaštite u skladu s priznatim međunarodnim standardima te kako bi se osigurala mogućnost konzultiranja arhivâ na licu mjesta.
(7)
Svrha pohranjivanja povijesnih arhiva institucija u EUI-ju jest omogućavanje pristupa tim arhivima na jednom mjestu, promicanje konzultiranja tih arhiva i poticanje istraživanja povijesti europske integracije i europskih institucija. EUI je priznat centar akademskog istraživanja i učenja s težištem na Europi i europskoj integraciji. Posjeduje gotovo 30 godina iskustva u upravljanju povijesnim arhivima Unije, pruža najsuvremenije prostore za pohranu i istraživanje izgrađene izričito u svrhu čuvanja i konzultiranja tih arhiva te ima međunarodni ugled kao centar za te arhive.
(8)
Daljnje pohranjivanje povijesnih arhiva institucija u EUI-ju trebalo bi uključiti u zakonodavstvo Unije kako bi se odražavala uloga EUI-ja kao partnera institucija u upravljanju njihovim povijesnim arhivima.
(9)
Ova Uredba trebala bi se primjenjivati na sve institucije i ne bi smjela promijeniti njihovu obvezu da otvore svoje povijesne arhive javnosti, kao niti vlasništvo svake institucije nad svojim povijesnim arhivima.
(10)
Međutim, posebna priroda aktivnosti Suda Europske unije (SEU) i Europske središnje banke (ESB) opravdava njihovo isključenje iz obveze pohranjivanja svojih povijesnih arhiva u EUI-ju koja je određena ovom Uredbom. SEU i ESB mogu pohraniti svoje povijesne arhive u EUI-ju na dobrovoljnoj osnovi.
(11)
Institucije i EUI trebali bi, tamo gdje je to moguće, povijesne arhive staviti na raspolaganje javnosti u digitaliziranom i digitalnom obliku kako bi olakšali konzultiranje tih arhiva na internetu.
(12)
Osobni podaci koji se nalaze u povijesnim arhivima Unije pohranjenima u EUI-ju trebali bi se obrađivati u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (3).
(13)
Komisija se savjetovala s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka u vezi sa zakonodavnim prijedlogom koji je doveo do ove Uredbe, u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001, te je on dao mišljenje o tom prijedlogu 10. listopada 2012. (4).
(14)
Detaljne odredbe o upravljanju povijesnim arhivima u EUI-ju, uključujući o njihovom pohranjivanju, pristupu i javnom konzultiranju, kao i o međusobnim ulogama i odgovornostima institucija i EUI-ja, trebalo bi utvrditi okvirnim sporazumom o partnerstvu.
(15)
Troškove upravljanja povijesnim arhivima Unije od strane EUI-ja trebalo bi financirati iz općeg proračuna Unije i te bi troškove trebale snositi sve institucije koje pohranjuju građu.
(16)
Uredbu (EEZ, Euratom) br. 354/83 trebalo bi stoga na odgovarajući način izmijeniti,
DONIJELO JE OVU UREDBU:
Članak 1.
Uredba (EEZ, Euratom) br. 354/83 mijenja se kako slijedi:
1.
Članak 8. mijenja se kako slijedi:
(a)
stavak 1. zamjenjuje se sljedećim:
„1. Svaka institucija, osim Suda Europske unije (SEU) i Europske središnje banke (ESB), pohranjuje u Europskom sveučilišnom institutu (EUI) u Firenci dokumente koji su dio njezinih povijesnih arhiva i koje je otvorila javnosti u skladu s ovom Uredbom. Pohranjivanje se odvija u skladu s Prilogom.
Neovisno o prvom podstavku, institucije koje pohranjuju građu mogu zbog pravnih ili administrativnih razloga isključiti pohranjivanje nekih originalnih dokumenata u EUI-ju. U tom slučaju one pohranjuju kopiju takvih dokumenata u mikroobliku ili u digitalnom obliku.”
;
(b)
dodaju se sljedeći stavci:
„3. SEU i ESB mogu pohraniti svoje povijesne arhive u EUI-ju na dobrovoljnoj osnovi.
4. Institucije koje pohranjuju građu zadržavaju vlasništvo nad svojim arhivima, kao i isključivu odgovornost za sastav dokumenata i spisa koji se pohranjuju ili se na drugi način stavljaju na raspolaganje EUI-ju.
5. Pohranjivanje povijesnih arhiva institucija u EUI-ju ne utječe na zaštitu arhivâ kako je predviđeno člankom 2. Protokola br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije koji je priložen Ugovoru o Europskoj uniji i Ugovoru o funkcioniranju Europske unije.
6. EUI osigurava čuvanje i zaštitu pohranjenih arhiva. Navedeno čuvanje i zaštita odvijaju se u skladu s priznatim međunarodnim standardima fizičke zaštite arhivâ i barem poštuju tehnička i sigurnosna pravila koja odgovaraju onima koja se upotrebljavaju za zaštitu i upravljanje javnim arhivima u Italiji. U tu svrhu, pohranjeni dokumenti čuvaju se u namjenski izgrađenom spremištu.
7. EUI snosi isključivu odgovornost za osoblje čiji je zadatak upravljanje povijesnim arhivima Unije pohranjenima u EUI-ju. EUI osigurava da osoblje zaduženo za upravljanje povijesnim arhivima ima potrebne stručne kvalifikacije nužne za obavljanje posla u tom području.
8. Svaka institucija koja pohranjuje građu ima pravo primati informacije u vezi s upravljanjem EUI-ja njezinim arhivima i provoditi inspekciju arhivâ koje je tamo pohranila.
9. EUI stavlja na raspolaganje javnosti povijesne arhive koje primi na temelju stavaka 1. i 3. Institucije također mogu staviti javnosti na raspolaganje kopiju istih povijesnih arhiva.
10. Troškovi upravljanja povijesnim arhivima Unije financiraju se doprinosima svih institucija koje pohranjuju građu odgovarajućoj proračunskoj liniji, u granicama godišnjih odobrenih sredstava koja je proračunsko tijelo stavilo na raspolaganje u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije (5). Takvi financijski doprinosi ne pokrivaju troškove povezane s stavljanjem na raspolaganje i adaptacijom zgrada i spremištâ za smještaj arhivâ i osoblja.
Iznos doprinosa iz prvog podstavka proporcionalan je veličini planova radnih mjesta pojedinih institucija koje pohranjuju građu. Svaki doprinos ponovno se obračunava kad god dodatne institucije započnu pohranjivati svoje povijesne arhive u EUI-ju ili barem svakih pet godina.
11. EUI djeluje kao izvršitelj obrade u skladu s člankom 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001, prema uputama institucija koje pohranjuju građu. EUI sve osobne podatke sadržane u povijesnim arhivima institucija obrađuje u skladu s jamstvima utvrđenima u toj Uredbi.
12. Europski nadzornik za zaštitu podataka zadržava nadzorne ovlasti nad institucijama u pogledu obrade osobnih podataka sadržanih u povijesnim arhivima pohranjenima u EUI-ju.
.
2.
Članak 9. mijenja se kako slijedi:
(a)
stavak 1. zamjenjuje se sljedećim:
„1. Svaka institucija donosi unutarnja pravila za primjenu ove Uredbe. Ona uključuju pravila za čuvanje i otvaranje za javnost povijesnih arhiva i pravila o zaštiti osobnih podataka sadržanih u njima. Kad god je to moguće, institucije stavljaju svoje arhive na raspolaganje javnosti elektroničkim putem, uključujući digitalizirane i izvorno digitalne arhive, te olakšavaju njihovo konzultiranje na internetu. One također čuvaju dokumente koji su dostupni u oblicima koji zadovoljavaju posebne potrebe (poput Brailleova pisma, velikog teksta ili snimaka).”
;
(b)
dodaje se sljedeći stavak:
„3. Komisija u ime institucija koje pohranjuju građu sklapa okvirni sporazum o partnerstvu s EUI-jem. Taj okvirni sporazum o partnerstvu uključuje detaljne odredbe o međusobnim ulogama i odgovornostima institucija i EUI-ja za upravljanje povijesnim arhivima Unije, uključujući njihovo pohranjivanje, čuvanje, pristup i javno konzultiranje.”
.
3.
Tekst u Prilogu dodaje se, kao Prilog, Uredbi (EEZ, Euratom) br. 354/83.
Članak 2.
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 17. ožujka 2015.