NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1268/2012
ze dne 29. října 2012
o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na články 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 a 209 tohoto nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (2), bylo podstatně změněno a nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“). Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (3), je tedy nutno sladit s finančním nařízením. Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Podle článku 290 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) lze na Komisi přenést legislativním aktem pravomoc přijímat nelegislativní akty, kterými se doplňují nebo mění některé prvky legislativního aktu, které nejsou podstatné. Do finančního nařízení tedy byla zapracována některá ustanovení z nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Tato ustanovení by tedy neměla být součástí tohoto nařízení.
(3)
Během své přípravné práce Komise provedla náležité konzultace, mj. na úrovni expertů, a zajistila, aby byly Evropskému parlamentu a Radě současně, ve stanovené lhůtě a náležitým způsobem předávány relevantní dokumenty.
(4)
Pokud jde o rozpočtové zásady, zejména zásadu jednotnosti, zastarala již ustanovení o možnosti a podmínkách inkasa úroků naběhlých z předběžného financování, neboť byla zjednodušena úprava, kterou se řídí tvorba těchto úrokových výnosů a jejich inkaso, a zejména bylo upuštěno od povinnosti, aby příjemci grantů tyto úrokové výnosy generovali. Pokud by byla tato povinnost nicméně uložena subjektům, jež jsou pověřeny úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu, měla by být do pověřovacích dohod s těmito subjekty zapracována pravidla, jimiž se identifikace, použití a účtování naběhlých úroků řídí. V případech, kdy Unii na základě takových dohod přísluší úrokové výnosy z předběžného financování, měly by být tyto úrokové výnosy uhrazeny do rozpočtu jako účelově vázané příjmy.
(5)
Pokud je o zásadu ročního rozpočtu, je důležité vyjasnit pojem ročních prostředků a přípravných etap přidělení na závazek, které, pokud jsou dokončeny do 31. prosince, umožňují přenést prostředky na závazky do příštího roku.
(6)
Pokud jde o zásadu zúčtovací jednotky, je nutno specifikovat kurzy, jež jsou používány pro přepočet mezi eurem a ostatními měnami pro potřeby řízení peněžních toků a účetnictví. Při účetním zachycování výsledků těchto přepočtových operací je dále třeba posílit transparentnost. Po zavedení eura by měla být zrušena povinnost Komise informovat členské státy o převodech hotovosti, jež byly uskutečněny mezi různými měnami.
(7)
Pokud jde o odchylky od zásady obecnosti, mělo by se upřesnit, jak bude z rozpočtového hlediska zacházeno s účelově vázanými příjmy, zejména s příspěvky členských států a třetích zemí na některé programy Unie, a je třeba stanovit omezení pro vzájemný zápočet výdajů a příjmů. Zejména je s ohledem na stávající praxi nutno z důvodů právní jistoty upřesnit, že účelově vázané příjmy by zpravidla měly automaticky generovat prostředky na závazky a platby, jakmile daný orgán tyto příjmy obdrží. Je rovněž nezbytné specifikovat případy, v nichž lze na základě výjimky uvolnit účelově vázané příjmy předtím, než daný orgán tyto příjmy skutečně obdrží.
(8)
Pokud jde o zásadu specifikace, je nutno přesně stanovit výpočet procentního podílu prostředků, jež mohou orgány převádět v rámci své autonomie. Evropský parlament a Rada by měly být plně informovány prostřednictvím podrobného odůvodnění žádostí o převod, jež jim musí být předkládány.
(9)
Pokud jde o řádné finanční řízení, je třeba stanovit, za jakým účelem a s jakou minimální četností mají být programy a činnosti hodnoceny ex ante, průběžně a ex post, a dále informace, jež musí být obsaženy v legislativním finančním výkazu.
(10)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, slouží zveřejňování jmen či názvů příjemců a přesných částek, jež tito příjemci obdrželi, ke zvýšení transparentnosti, co se týče použití daných finančních prostředků. Tyto informace zpřístupňované občanům posilují veřejnou kontrolu využívání těchto prostředků a přispívají k nejlepšímu využití peněz z veřejných zdrojů. V případech, kdy jsou příjemci těchto prostředků fyzické osoby, řídí se toto zveřejňování pravidly ochrany osobních údajů. Osobní údaje by proto měly být zveřejňovány pouze v případě, je-li to nezbytné a s ohledem na sledovaný legitimní cíl přiměřené.
(11)
Informace o použití finančních prostředků Unie by měly být zveřejňovány na internetové stránce orgánů a měly by uvádět alespoň jméno či název a lokalitu příjemce a výši a účel použití těchto prostředků. Tyto informace by měly zohledňovat kritéria podle čl. 35 odst. 3 finančního nařízení, zejména druh a význam přidělení prostředků.
(12)
V souladu se zásadami Smlouvy o fungování EU, a zejména se zásadami transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace, by měly být jméno či název a lokalita příjemců finančních prostředků Unie zveřejňovány v případě cen, grantů a veřejných zakázek zadaných na základě veřejných výběrových řízení, jako je tomu zejména v případě soutěží o návrh, výzev k podávání návrhů a zadávacích řízení. Zveřejňování těchto údajů by dále mělo přispívat k tomu, aby kontrolu nad veřejnými výběrovými řízeními měli uchazeči, kteří byli v řízení odmítnuti.
(13)
Osobní údaje fyzických osob by neměly být zveřejňovány po dobu delší, než po jakou příslušní příjemci využívají finančních prostředků, a tyto údaje by tedy měly být po dvou letech vymazány. Tatáž zásada by měla platit pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
(14)
Ve většině případů upravených tímto nařízením se zveřejňování údajů týká právnických osob.
(15)
Mají-li být zveřejňovány údaje fyzických osob, mělo by se tak dít v souladu se zásadou proporcionality mezi významem poskytnuté částky a potřebou kontrolovat nejlepší využití finančních prostředků. V případě fyzických osob je zveřejnění jejich regionu na úrovni NUTS 2 v souladu s cílem zveřejňování příjemců, zajišťuje rovné zacházení mezi různě velkými členskými státy a respektuje právo příjemce na soukromý život, a zejména na ochranu jeho osobních údajů.
(16)
Ze zveřejňování by měly zůstat vyňaty informace o stipendiích a další přímé podpoře vyplácené potřebným fyzickým osobám.
(17)
V zájmu dodržení zásady rovného zacházení s příjemci by mělo být zveřejňování údajů o fyzických osobách rovněž v souladu s povinností členských států zajistit důslednou transparentnost zakázek, jejichž hodnota překračuje částku podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby (4).
(18)
Jméno či název a lokalita příjemce ani výše a účel finančních prostředků by neměly být zveřejňovány v případě, že by mohla být ohrožena nedotknutelnost příjemce chráněná Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny jeho legitimní obchodní zájmy.
(19)
Rozpočtová nomenklatura by měla zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro rozpočtový proces.
(20)
Dále by mělo být stanoveno, jaké jednání může představovat střet zájmů.
(21)
Pokud jde o nepřímé řízení, je nezbytné určit rámec souvisejícího přenesení pravomocí a obsah pověřovací dohody. Všechny subjekty a osoby pověřené těmito úkoly by měly zaručovat takovou úroveň ochrany finančních zájmů Unie, která je rovnocenná úrovni požadované podle finančního nařízení. V zájmu řádného finančního řízení při správě finančních prostředků Unie, kterou zajišťují pověřené subjekty, by měly být stanoveny podmínky, za nichž může Komise uznat systémy, pravidla a postupy těchto subjektů a osob za rovnocenné jejím vlastním systémům, pravidlům a postupům.
(22)
Výkonné agentury, jež zůstávají pod kontrolou Komise, by měly být pro účely plnění rozpočtu Unie uznány za pověřené schvalující osoby tohoto orgánu.
(23)
V případě nepřímého řízení spolu s mezinárodními organizacemi by měly být určeny organizace způsobilé pro tento druh řízení.
(24)
V případech, kdy jsou úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny veřejnoprávním subjektům či soukromoprávním subjektům pověřeným výkonem veřejné služby, by měly být stanoveny podmínky jejich jmenování.
(25)
Pro účely nepřímého řízení je nutno podrobně upravit jednak postupy přezkumu a akceptace účetnictví, jednak postup, jakým jsou úhrady výdajů provedené v rozporu s použitelnými předpisy vylučovány z financování z prostředků Unie.
(26)
Soukromoprávní subjekty, jež jménem Komise vykonávají přípravné nebo doplňující úkoly, by měly být vybírány postupem, který je v souladu s postupy zadávání veřejných zakázek.
(27)
Pokud jde o úlohu účastníků finančních operací, reforma finančního řízení - spolu se zrušením centralizovaných kontrol ex ante - posiluje odpovědnost schvalujících osob v případě veškerých příjmových a výdajových operací, i pokud jde o systémy vnitřní kontroly. Evropský parlament a Rada by měly být v budoucnu informovány o jmenování pověřené schvalující osoby i o ukončení jejího výkonu funkce. Měly by být tedy vymezeny též úkoly, odpovědnost a zásady postupů, které je třeba dodržovat. Internalizace kontrol ex ante zejména vyžaduje, aby bylo jednoznačně rozlišováno mezi úkoly, které souvisejí se zahajováním operací při plnění rozpočtu, a úkoly, které se týkají ověřování těchto operací. Jednotlivé orgány by dále měly přijmout kodex profesních standardů, jimiž se budou zaměstnanci odpovědní za ověřování ex ante a ex post řídit. Dále je nezbytné stanovit, že o plnění přijatých povinností je orgánu, který je příslušný mj. pro ověřování ex post, podávána výroční zpráva. K provedeným operacím by měly být uchovávány podklady. V neposlední řadě by měly být všechny formy jednacího řízení v rámci zadávání veřejných zakázek předmětem zvláštní zprávy pro orgán a sdělení Evropskému parlamentu a Radě, neboť tato řízení představují odchylku od běžných postupů zadávání veřejných zakázek.
(28)
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 by mělo být upraveno tak, aby zohledňovalo dvojí úlohu vedoucího delegace jakožto dále pověřené schvalující osoby v případě Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a, pokud jde o operační prostředky, v případě Komise.
(29)
V zájmu vyjasnění odpovědnosti by měly být též přesně vymezeny úkoly a odpovědnost účetního v souvislosti s účetními systémy, správou pokladny, správou bankovních účtů a soubory údajů o třetích osobách. Upraveny by měly být též bližší podmínky ukončení výkonu funkce účetního.
(30)
Měly by být stanoveny podmínky pro používání zálohových účtů, jež představují odchylku od běžných rozpočtových postupů, a dále úkoly a odpovědnost správců zálohových účtů, schvalujících osob a účetních při kontrole těchto účtů. O jmenování a ukončení výkonu funkce těchto osob by měly být informovány Evropský parlament a Rada. Z důvodu efektivnosti by měl být při delegacích zřízen pouze jeden zálohový účet, na němž budou spravovány prostředky z rozpočtových oddílů Komise i ESVČ. V zájmu zjednodušení úhrad, zejména při delegacích a zastoupeních Unie, a v zájmu eliminace rizik spojených s manipulací s hotovostí se jako nezbytné ukázalo zavést možnost používat debetní karty vystavené k zálohovým účtům.
(31)
Jakmile budou definovány úkoly a odpovědnost jednotlivých účastníků finančních operací, mohou být tyto osoby povolány k odpovědnosti pouze za podmínek stanovených ve služebním řádu úředníků Evropské unie a pracovním řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Specializované komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízené při jednotlivých orgánech se ukázaly být efektivním mechanismem, je-li třeba určit, zda došlo k nesrovnalosti finanční povahy, a tyto komise by měly být proto zachovány. Je třeba stanovit postup, jímž může schvalující osoba požadovat potvrzení pokynu, o němž se domnívá, že je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, a být tak zproštěna odpovědnosti, k níž by mohla být povolána.
(32)
Pokud jde o příjmy, kromě zvláštního případu vlastních zdrojů, na něž se vztahuje rozhodnutí Rady 2007/436/ES, Euratom ze dne 7. června 2007 o systému vlastních zdrojů Evropských společenství (5), je třeba upřesnit úkoly a kontroly, za něž odpovídají schvalující osoby v různých stadiích řízení: sestavení odhadu pohledávek, vydání inkasního příkazu a zaslání výzvy k úhradě, jíž je dlužník informován o stanovení pohledávky, výpočet případných úroků z prodlení a případné rozhodnutí o vzdání se nároku v souladu s kritérii, která v zájmu efektivního výběru příjmů zajišťují soulad se zásadou řádného finančního řízení.
(33)
Je též nutno upřesnit roli účetního při výběru příjmů a poskytování případných dodatečných lhůt k úhradě výdajů. Účetní by měl mít rovněž určitou volnost ve zpětném získávání plateb, např. mít možnost přímého zápočtu závazků nebo ve výjimečných situacích s ohledem na zásadu proporcionality upustit od požadavku na složení jistoty pro účely splacení závazku, je-li dlužník ochoten a schopen platbu uhradit během dodatečné lhůty, ale není schopen takovou jistotu složit.
(34)
Pro účely správy aktiv, při níž by byl současně generován finanční výnos, je nutno provádět předběžné inkaso daných částek, např. pokut ukládaných v soutěžních věcech, proti nimž je podán opravný prostředek, tyto částky investovat do finančních aktiv a u úroků z těchto investic určit účel jejich dalšího použití.
(35)
K tomu, aby měla Komise všechny informace potřebné k přijímání rozhodnutí o financování, je nutné stanovit minimální požadavky na obsah těchto rozhodnutí v případě grantů, zadávání veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
(36)
Pokud jde o výdaje, měly by být definovány vztah mezi rozhodnutími o financování, souhrnnými závazky a individuálními závazky a vlastnosti těchto jednotlivých stadií plnění rozpočtu, a vymezit tak pro ně jednoznačný rámec.
(37)
Je třeba vyjasnit vztah mezi operacemi potvrzení, schválení, platebními operacemi a kontrolami, jež musí provádět schvalující osoby při potvrzování výdajů vystavením doložky „předáno k platbě“. Je třeba specifikovat podklady, jež je k platbám nutno doložit, a stanovit pravidla pro zúčtování předběžného financování a průběžných plateb.
(38)
K tomu, aby nedocházelo k neodůvodněnému prodlení ve vyplácení prostředků příjemcům, by mělo být podrobně upraveno uplatňování lhůt pro operace potvrzení a platební operace s tím, že by přitom měla být zohledněna směrnice Evropského parlamentu a Rady 2011/7/EU ze dne 16. února 2011 o postupu proti opožděným platbám v obchodních transakcích (6).
(39)
V souvislosti s interním auditem je nutno stanovit postup jmenování auditora a zajistit jeho nezávislost na orgánu, který jej jmenoval a kterému musí auditor podávat zprávy o své činnosti. V zájmu transparentnosti vůči Evropskému parlamentu a Radě by měly být oba tyto orgány o jmenování interního auditora i o ukončení výkonu jeho funkce informovány.
(40)
Pravidla zadávání veřejných zakázek by měla vycházet ze směrnice 2004/18/ES. Je nutno vymezit jednotlivé druhy zadávacího řízení, použitelná opatření na propagaci a uveřejňování, podmínky, za nichž lze použít určitý druh řízení, a hlavní podmínky stávajících řízení, dále je nutno specifikovat kritéria pro výběr a zadávání veřejných zakázek, pravidla pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení a pro komunikaci s uchazeči a zájemci, a - zadává-li Komise zakázky na vlastní účet - též příslušné finanční limity a pravidla pro zjišťování předpokládané hodnoty zadávaných zakázek.
(41)
Účelem zadávání veřejných zakázek je zajistit dotyčným orgánům za nejlepších možných podmínek požadovaná plnění při zachování zásad rovného přístupu k veřejným zakázkám, transparentnosti a zákazu diskriminace. V zájmu transparentnosti, rovného zacházení se zájemci a uchazeči a plné odpovědnosti schvalujících osob za konečný výběr je nutno stanovit postup pro otevírání a hodnocení nabídek a žádostí o účast, od jmenování výboru až po vydání odůvodněného a podloženého rozhodnutí o zadání zakázky, které v posledním stupni přijímá veřejný zadavatel.
(42)
Vzhledem k získaným zkušenostem je nezbytné zavést nové zadávací řízení pro veřejné zakázky střední hodnoty. Za stejných podmínek jako v případě stávající „výzvy k projevení zájmu“ je nutné umožnit používání „seznamu prodejců“, neboť tento postup je pro potenciální uchazeče spojen s menší administrativní zátěží.
(43)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie během plnění veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost vyzvat subjekty, které při zadávání veřejných zakázek zajišťují splnění požadavků na finanční způsobilost, aby za plnění dané zakázky ručily společně.
(44)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie a zajištění kontroly nad plněním veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost požadovat po zhotoviteli, dodavateli nebo poskytovateli, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo on sám.
(45)
V zájmu dodržení nejvyšších profesních norem při plnění veřejné zakázky je nezbytné upravit možnost, aby byli odmítnuti uchazeči, kteří se nacházejí v potenciálním střetu zájmů.
(46)
Vzhledem k tomu, že již nejsou automaticky požadovány finanční záruky, je nutno určit kritéria, podle nichž je požadovat lze.
(47)
Měla by být upřesněna oblast působnosti hlavy týkající se grantů, zejména pokud jde o druhy akcí či subjektů obecného evropského zájmu, jež jsou k udělení grantu způsobilé, a pokud jde o druhy právních závazků, jež lze ke krytí grantů použít. V případě těchto právních závazků by měla být specifikována kritéria, podle nichž je volena dohoda, či rozhodnutí, dále jejich minimální obsah a možnost uzavřít dohodu o udělení zvláštního grantu nebo vydat rozhodnutí o udělení zvláštního grantu na bázi rámcových partnerství, tak aby bylo zajištěno rovné zacházení a aby nebyl omezován přístup k financování z prostředků Unie.
(48)
Do oblasti působnosti hlavy týkající se grantů by měla být též promítnuta skutečnost, že do finančního nařízení byla na straně jedné zapracována nová úprava cen a finančních nástrojů v podobě zvláštních hlav, a na straně druhé by měla tato oblast působnosti zohledňovat důležitá pravidla, jimiž se řídí granty a způsobilé náklady, vypuštění zásady postupného snižování grantů, použití zjednodušených forem grantů (jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování) a odstranění povinnosti předkládat záruky za předběžné financování.
(49)
V zájmu stability právního prostředí by pokrok při používání elektronické výměny informací a předkládání dokumentů elektronickou cestou, které představují významné zjednodušení, měl být doprovázen nastavením jednoznačných podmínek pro uznávání systémů, jež mají být používány.
(50)
Zásady neziskovosti a spolufinancování by měly být zrevidovány v souladu se zpřesněním a se zjednodušujícími opatřeními, která zavedlo finanční nařízení. V zájmu srozumitelnosti a přehlednosti je zejména nutno podrobně upravit druhy příjmů, jež jsou v souladu se zásadou neziskovosti zadržovány, a dále formy externího spolufinancování a věcných plnění.
(51)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, mělo by být umožněno přijímat a zveřejňovat víceleté pracovní programy vzhledem k přidané hodnotě, kterou mají pro žadatele, kteří díky nim mohou snáze předjímat výzvy k podávání návrhů a lépe se na ně připravovat. V této souvislosti by měly být zpřesněny podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování. V zájmu transparentnosti je nutno též uveřejňovat výzvy k podávání návrhů, s výjimkou naléhavých případů či případů, kdy může danou akci provést pouze jeden subjekt. U tohoto uveřejnění je nutno specifikovat jeho minimální obsah.
(52)
Vzhledem k tomu, že podmínky způsobilosti daně z přidané hodnoty (DPH), kterou hradí příjemci, vedou nezřídka k chybám a rozporům, je nutno zajistit, aby pojmy DPH, kterou nelze příjemci vrátit, a osob nepovinných k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 směrnice Rady 2006/112/ES ze dne 28. listopadu 2006 o společném systému daně z přidané hodnoty (7) byly chápány a uplatňovány jednotně, a to prostřednictvím úpravy činností, jež tyto pojmy zahrnují.
(53)
V zájmu transparentnosti, rovného zacházení s žadateli a posílení odpovědnosti schvalujících osob by mělo být upraveno řízení o udělení grantu, a to od žádosti o grant, o níž musí Komise předem poskytnout žadatelům určité minimální informace, až po vyhodnocení žádosti podle předem specifikovaných kritérií způsobilosti, výběru a udělení, po němž příslušná schvalující osoba přijme konečné a náležitě zdokumentované rozhodnutí. Je nutno podrobně upravit složení a úkoly výboru, jenž za vyhodnocování návrhů podle kritérií pro výběr a udělení odpovídá, jakož i možnost kontaktovat žadatele v průběhu grantového řízení nebo je vyzvat, aby své návrhy upravili. Tyto možnosti by měly náležitě zohledňovat požadavky na řádnou správu, které zavedlo finanční nařízení, a jejich součástí by měly být podmínky, za nichž lze návrhy upravit ještě před podpisem grantové dohody či před oznámením rozhodnutí o udělení grantu s tím, že by tyto podmínky měly současně zajišťovat rovné zacházení s žadateli a soulad se zásadou, podle níž iniciativu k provedení takových kroků vyvíjejí výlučně žadatelé.
(54)
S tím, jak finanční nařízení zjednodušilo a rozšířilo používání jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, měly by být definice těchto zjednodušených forem grantů zpřesněny. Zejména je nutno ozřejmit, že tyto formy grantů - stejně jako jiná libovolná forma grantu - mají sloužit k úhradě způsobilých nákladů, a je třeba uvést, že jejich výše by neměla být nutně stanovována předem, což je důležité zejména v případech, kdy je jejich výše určována na základě obvyklých postupů účtování nákladů u příjemce. Je zapotřebí rovněž zajistit stabilitu pravidel financování v rámci zvláštních programů. Pro tento účel by měla být zavedena možnost používat zjednodušené formy grantů po celou dobu trvání zvláštních programů. Pro statistické a metodické účely, jakož i pro účely prevence a odhalování podvodů je nezbytné mít přístup k obecným údajům z účetnictví příjemce, a to i v případech financování formou jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování. Tohoto ověřování by však nemělo být využíváno ke zpochybňování jednotkových hodnot jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, které již byly sjednány.
(55)
V souladu se zásadou řádného finančního řízení by měla Komise požadovat záruky: nejdříve ve fázi předkládání žádostí o grant (provedením finančních auditů v případě žádostí o větší částky), dále ve fázi vyplácení předběžného financování (vyžádáním jistoty předem, pokud je takové opatření odůvodněno vzhledem k rizikům, jež vyhodnotila schvalující osoba) a ve fázi průběžné platby či výplaty zůstatku (vyžádáním osvědčení, které vystaví auditor k žádostem o platbu s nejvyšším objemem a rizikovostí).
(56)
Měly by být zpřesněny podmínky a postupy pozastavování a snižování grantů, tak aby byly lépe vymezeny důvody těchto opatření, aby byly příjemcům poskytovány náležité informace a aby měli příjemci ve všech fázích možnost uplatnit své právo na obranu.
(57)
Řádná správa finančních prostředků Unie rovněž znamená, že i příjemci grantů Unie musí těchto grantů využívat hospodárně a efektivně. Zejména náklady na veřejné zakázky, jež příjemci zadávají pro účely provedení určité akce, by měly být způsobilé za předpokladu, že jsou tyto zakázky na provedení akce zadány uchazeči, který podal ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
(58)
Vzhledem k tomu, že finanční nařízení uvolňuje omezení pro poskytování finanční podpory třetím osobám, je nutno upravit minimální ustanovení, která je nutno sjednat v grantové dohodě nebo zapracovat do rozhodnutí o udělení grantu, tak aby byl zřetelně odlišen případ, kdy příjemce poskytuje finanční podporu třetím osobám, od případu, kdy je plnění rozpočtu svěřeno pověřenému subjektu v rámci nepřímého řízení.
(59)
Pravomoc uložit příjemcům grantu sankci by měla být sladěna s pravomocí, která je svěřována v kontextu zadávání veřejných zakázek, a to vzhledem k tomu, že mají tyto pravomoci touž povahu a měly by podléhat týmž pravidlům, pokud jde o účelnost a proporcionalitu.
(60)
Při udělování cen by měly být dodržovány zásady transparentnosti a rovného zacházení stejným způsobem jako v případě grantů. V této souvislosti by měly být - při zohlednění odpovídajících požadavků na granty - stanoveny též minimální požadavky na pracovní programy a soutěže o návrh. Zejména by měly být specifikovány podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování, dále minimální obsah pravidel soutěže o návrh, zejména podmínky pro vyplacení ceny vítězům v případě udělení ceny, jakož i příslušné způsoby uveřejnění.
(61)
Pro účely transparentnosti a rovného zacházení je mj. zapotřebí jednoznačně vymezit postup udělování cen, od podání příspěvků až po vyrozumění účastníků a oznámení vítězi. S cílem zajistit kompetentnost a nestrannost při posuzování příspěvků by v rámci tohoto postupu měla příspěvky vyhodnocovat odborná komise, kterou jmenuje příslušná schvalující osoba, s tím, že se toto hodnocení řídí kritérii pro udělení ceny, jež jsou vyhlášena spolu s pravidly soutěže o návrh. Na základě doporučení těchto odborníků by měla konečné rozhodnutí o udělení ceny přijmout příslušná schvalující osoba, neboť odpovědnost za plnění rozpočtu nese vždy Komise.
(62)
V zájmu harmonizovaného používání jednotlivých finančních nástrojů v rámci Komise by měl být obecný rámec upravený v hlavě VIII finančního nařízení doplněn o podrobnou úpravu řízení finančních nástrojů, včetně ustanovení o výběru pověřených subjektů, obsahu pověřovacích dohod, o nákladech a poplatcích spojených s řízením těchto nástrojů a o svěřeneckých účtech.
(63)
Zejména pro výjimečné případy, kdy budou finanční nástroje řízeny přímo, a to buď prostřednictvím účelových investičních jednotek, nebo jiných realizačních mechanismů, by měla být vymezena pravidla, podle nichž budou vybíráni finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci, s cílem zajistit, aby byly finanční prostředky Unie vynakládány efektivně.
(64)
Je nezbytné určit podmínky využívání finančních nástrojů, včetně jejich účinku v podobě aktivace mimorozpočtových zdrojů a monitorovacího rámce. Nezbytné je též zajistit, aby byly finanční nástroje používány na základě důkladného vyhodnocení ex ante, které Komisi umožní tyto nástroje koncipovat tak, aby reagovaly na selhání trhu a nepříznivé investiční situace.
(65)
Pokud jde o účetnictví a předkládání účetní závěrky, jsou v účetních pravidlech Unie definovány obecně uznávané účetní zásady, na nichž musí být založeny finanční výkazy. Za účelem řádné prezentace, úplnosti a přesnosti informací tato účetní pravidla též specifikují podmínky pro účetní zaznamenávání transakcí a pravidla pro oceňování aktiv a pasiv a pro tvorbu rezerv.
(66)
V souvislosti s účetnictvím by mělo být upřesněno, že účetní jednotlivých orgánů musí zdokumentovat členění účtů i účetní postupy svého orgánu a určit podmínky, jež musí splňovat počítačové účetní systémy, tak aby byl zejména zabezpečen přístup k těmto systémům a zajištěna auditní stopa v případě jejich změny.
(67)
Pokud jde o vedení účetnictví, je nezbytné upřesnit zásady vedení účetních knih, předvahy, pravidelného odsouhlasování zůstatků této předvahy a inventárních soupisů a definovat prvky účtové osnovy, kterou stanoví účetní Komise. Měla by být stanovena pravidla pro zaznamenávání operací, zejména podvojná metoda, pravidla přepočtu operací, které nejsou vyjádřeny v eurech, a podklady účetních zápisů. Upřesněn by měl být též obsah účetních záznamů.
(68)
V zájmu efektivní správy aktiv je třeba stanovit pravidla pro inventární soupisy majetku a vyjasnit odpovědnost účetních a schvalujících osob v této oblasti, jakož i pravidla pro další prodej majetku zapsaného v inventárním soupisu.
(69)
V souvislosti s vnějšími akcemi by mělo toto nařízení v souladu s finančním nařízením upravovat výjimky, jež odrážejí odlišné fungování této oblasti, především pokud jde o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů, a to zejména proto, že tyto postupy provádějí orgány třetích zemí, jež od Unie získávají finanční podporu. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, měly by být odlišně upraveny především druhy řízení a finanční limity, při jejichž dosažení se tato řízení použijí. Pokud jde o granty, měla by být pro určité případy zavedena možnost jejich financování v plném rozsahu, a to zejména s ohledem na sníženou schopnost spolufinancování daných příjemců.
(70)
Je nutno podrobně upravit využívání rozpočtové podpory a specifikovat jednak podmínky tohoto využití, jednak povinnost partnerského subjektu předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, podle nichž lze posoudit, jsou-li tyto podmínky splněny.
(71)
Pokud jde o svěřenecké fondy Unie, je nutno specifikovat zásady, jimiž se budou řídit příspěvky Unie a dalších dárců do těchto fondů, stanovit pravidla, jimiž se bude řídit účetnictví a výkaznictví těchto fondů, zejména pokud jde o úroky naběhlé na bankovním účtu fondu, dále je nutno ozřejmit odpovědnost účastníků finančních operací a správní rady fondu a vymezit povinnosti spojené s externím auditem. Je též nutno zajistit, aby byli zúčastnění dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem a aby bylo využití finančních prostředků fondu podmíněno kladným hlasováním Komise.
(72)
V zájmu zjednodušení zadávacích řízení v případě vnějších akcí byly pozměněny některé finanční limity s tím, že byly přidány a přizpůsobeny jiné finanční limity a řídicí postupy převzaté ze společných ustanovení.
(73)
Pokud jde o granty, měly by být v souladu s finančním nařízením zjednodušeny podmínky, za nichž se lze odchýlit od zásady spolufinancování.
(74)
K zajištění řádné správy prostředků Unie je dále nezbytné upřesnit předchozí podmínky a pravidla, jež budou obsahovat dohody v případech, kdy bude správa prostředků decentralizována nebo kdy budou používány zálohové účty.
(75)
Je vhodné definovat evropské úřady a vymezit zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace a ustanovení, která zmocňují účetního Komise přenést některé ze svých úkolů na zaměstnance těchto úřadů. Je rovněž třeba upravit vedení bankovních účtů, k jejichž zřízení jménem Komise mohou být evropské úřady zmocněny.
(76)
Obdobně jako v případě zveřejňování údajů o příjemcích finančních prostředků Unie by měl být zveřejněn jednak seznam odborníků uvedených v článku 204 finančního nařízení, kteří jsou vybíráni na základě výzvy k projevení zájmu, jednak náplň práce těchto odborníků. Zveřejněna by měla být též jejich odměna, pokud překročí 15 000 EUR.
(77)
Měl by být doplněn nový postup zavedený článkem 203 finančního nařízení, zejména pokud jde o druh nákladů, jež mají být zahrnovány do finančních limitů zavedených v tomto článku. Vzhledem ke specifičnosti projektů v oblasti nemovitostí při delegacích Unie, zejména v naléhavých případech, je nutno tento druh projektů podrobně upravit. V případě obytných budov, zejména při delegacích, jež mají být najaty nebo zakoupeny během krátkého období, je vhodné stanovit, že se na ně nevztahuje postup podle článku 203 finančního nařízení. Postup podle článku 203 finančního nařízení by se neměl vztahovat ani na bezúplatné získání pozemku či na koupi pozemku za symbolickou cenu, neboť taková transakce nezatěžuje rozpočet.
(78)
V zájmu provázanosti s ustanoveními finančního nařízení je nutno stanovit přechodná ustanovení. V zájmu provázanosti s odvětvovým právním základem je vhodné odložit použitelnost ustanovení o způsobech řízení a o finančních nástrojích do 1. ledna 2014,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST PRVNÍ
SPOLEČNÁ USTANOVENÍ
HLAVA I
PŘEDMĚT ÚPRAVY
Článek 1
Předmět úpravy
Toto nařízení stanoví prováděcí pravidla k nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“).
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 2
Účtování úroků z plateb předběžného financování
(Čl. 8 odst. 4 finančního nařízení)
V případech, kdy úroky náleží uhradit do rozpočtu, stanoví dohoda uzavřená se subjekty či osobami, jež jsou vyjmenovány v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodech ii) až viii) finančního nařízení, že je předběžné financování vypláceno na bankovní účty či podúčty, které umožňují identifikovat finanční prostředky a související úroky. Není-li tomu tak, musí identifikaci finančních prostředků, jež Unie vyplatila, a úroků nebo jiných plnění plynoucích z těchto finančních prostředků umožňovat účetní metody příjemců nebo zprostředkovatelů.
Ustanoveními tohoto nařízení, jejichž předmětem jsou úroky z předběžného financování, není dotčeno vykazování předběžného financování na straně aktiv finančních výkazů v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 3
Prostředky na daný rozpočtový rok
(Čl. 11 odst. 3 finančního nařízení)
Prostředky na závazky a prostředky na platby schválené na daný rozpočtový rok sestávají z:
a)
prostředků uvedených v rozpočtu včetně opravných rozpočtů;
b)
přenesených prostředků;
c)
prostředků daných znovu k dispozici podle článků 178 a 182 finančního nařízení;
d)
prostředků plynoucích z plateb předběžného financování, jež byly vráceny v souladu s čl. 177 odst. 3 finančního nařízení;
e)
prostředků poskytnutých po přijetí účelově vázaných příjmů v průběhu rozpočtového roku nebo předchozích rozpočtových let, jež dosud nebyly použity.
Článek 4
Zrušení a přenos prostředků
(Čl. 13 odst. 2 finančního nařízení)
1. Prostředky na závazky a nerozlišené prostředky týkající se projektů v oblasti nemovitostí uvedené v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení lze přenést pouze tehdy, pokud přidělení na závazek nemohlo proběhnout do 31. prosince rozpočtového roku z důvodů, které nelze přičítat schvalující osobě, a pokud přípravné etapy již pokročily tak, že lze předpokládat, že k přidělení na závazek dojde do 31. března následujícího roku nebo - v případě projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince.
2. Přípravnými etapami uvedenými v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které mají být dokončeny do 31. prosince rozpočtového roku, tak aby bylo možno prostředky přenést do následujícího rozpočtového roku, jsou zejména:
a)
u souhrnných závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení přijetí rozhodnutí o financování nebo ukončení konzultací příslušných útvarů orgánu ohledně přijetí tohoto rozhodnutí k uvedenému dni;
b)
u individuálních závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení završení výběru potenciálních zhotovitelů, dodavatelů, poskytovatelů, příjemců, vítězů soutěží o ceny nebo pověřených osob.
3. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které nejsou přiděleny na závazek do 31. března následujícího rozpočtového roku nebo - v případě částek na projekty v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku, se automaticky ruší.
O zrušení prostředků v souladu s prvním pododstavcem Komise informuje Evropský parlament a Radu do jednoho měsíce.
4. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. b) finančního nařízení mohou být použity do 31. prosince následujícího rozpočtového roku.
5. Účetnictví musí umožňovat identifikaci prostředků přenesených v souladu s odstavci 1 až 4.
KAPITOLA 3
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 5
Přepočítací kurz eura a ostatních měn
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení vyplývající z používání zvláštních odvětvových pravidel, schvalující osoba provádí přepočet eura na jinou měnu podle denních směnných kurzů eura zveřejněných v řadě C Úředního věstníku Evropské unie.
V případě, že přepočet eura na jinou měnu provádí zhotovitel, dodavatel, poskytovatel nebo příjemce, použijí se zvláštní ustanovení o přepočtu uvedená ve smlouvě na veřejnou zakázku, v grantové dohodě či v dohodě o financování.
2. Aby neměly měnové přepočty významný dopad na výši spolufinancování z prostředků Unie ani nežádoucí dopad na rozpočet Unie, zvláštní ustanovení uvedená v odstavci 1 případně určí, že se přepočítací kurz eura a jiné měny vypočte za pomoci průměrného denního směnného kurzu platného v daném období.
3. Není-li denní směnný kurz eura pro danou měnu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněn, použije příslušná schvalující osoba účetní kurz uvedený v odstavci 4.
4. Pro účely účetnictví uvedené v článcích 151 až 156 finančního nařízení a s výhradou článku 240 tohoto nařízení se přepočet eura na jinou měnu uskutečňuje pomocí měsíčního účetního kurzu eura. Tento účetní směnný kurz stanoví účetní Komise s pomocí veškerých zdrojů informací, jež považuje za spolehlivé, na základě směnného kurzu předposledního pracovního dne měsíce předcházejícího měsíci, pro nějž je kurz stanovován.
5. Výsledky měnových operací uvedených v odstavci 4 tohoto článku jsou v účetnictví příslušného orgánu vykazovány v samostatné položce.
První pododstavec tohoto odstavce se přiměřeně použije na subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení.
Článek 6
Kurz použitelný pro přepočet eura na ostatní měny
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z používání odvětvových pravidel nebo ze smluv na zvláštní veřejné zakázky, z grantových dohod, rozhodnutí o udělení grantu či z finančních dohod, použije se pro přepočet eura na jinou měnu v případech, kdy přepočet provádí příslušná schvalující osoba, kurz dne, kdy schvalující útvar vystavil platební nebo inkasní příkaz.
2. V případě zálohových účtů vedených v eurech se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz platný v den, kdy banka provedla platbu.
3. V případě zúčtování zálohových účtů vedených v národních měnách podle článku 19 finančního nařízení se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz měsíce, v němž byl uskutečněn výdaj ze zálohového účtu.
4. V případě náhrady paušálních výdajů nebo výdajů plynoucích ze služebního řádu úředníků Evropské unie a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie (dále jen „služební řád“), která má stanovenu horní hranici a která se proplácí v jiné měně než euru, se použije kurz platný v době, kdy vznikne nárok na náhradu.
KAPITOLA 4
Zásada univerzálnosti
Článek 7
Zaznamenávání účelově vázaných příjmů a poskytování odpovídajících prostředků
(Článek 21 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčeny články 9 a 10, jsou účelově vázané příjmy zaznamenávány do rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů v oddílu jednotlivých orgánů do rozpočtové položky vytvořené pro tento účel;
b)
ve výkazu výdajů jsou v poznámkách k rozpočtu - včetně obecných poznámek - uvedeny položky, do nichž lze zapsat poskytované prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům.
V případě uvedeném v prvním pododstavci písm. a) se použije označení „pro memoria“ a odhadované příjmy jsou pro informaci uvedeny v poznámkách.
2. Jakmile orgán účelově vázané příjmy obdrží, jsou jim odpovídající prostředky automaticky poskytovány jako prostředky na závazky i prostředky na platby, s výjimkou těchto případů:
a)
v případech podle čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení;
b)
v případě podle čl. 21 odst. 2 písm. b) finančního nařízení u členských států, v jejichž případě je dohoda o poskytnutí příspěvku vyjádřena v eurech.
V případě podle prvního pododstavce písm. b) lze prostředky na závazky poskytnout poté, co členský stát podepíše dohodu o poskytnutí příspěvku.
Článek 8
Příspěvky členských států na výzkumné programy
(Čl. 21 odst. 2 písm. a) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států na financování některých doplňkových výzkumných programů stanovené v článku 5 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1150/2000 (8) jsou hrazeny takto:
a)
sedm dvanáctin částky zapsané v rozpočtu nejpozději do 31. ledna běžného rozpočtového roku;
b)
zbývajících pět dvanáctin do 15. července běžného rozpočtového roku.
2. Pokud není rozpočet s konečnou platností přijat před začátkem rozpočtového roku, jsou příspěvky uvedené v odstavci 1 určeny částkou, jež je zapsána v rozpočtu na předchozí rozpočtový rok.
3. Všechny příspěvky nebo dodatečné platby členských států do rozpočtu musí být připsány na účet či účty Komise do 30 kalendářních dní po výzvě k zaplacení prostředků.
4. Uskutečněné platby jsou připisovány na účet stanovený v nařízení (ES, Euratom) č. 1150/2000 a vztahují se na ně podmínky stanovené v uvedeném nařízení.
Článek 9
Účelově vázané příjmy vyplývající z účasti zemí ESVO na některých programech Unie
(Čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států Evropského sdružení volného obchodu (dále jen „státy ESVO“) na některé programy Unie se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů je vytvořena rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž se zaznamenává celková výše příspěvků států ESVO za uvedený rozpočtový rok;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
v poznámkách k jednotlivým rozpočtovým položkám, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní, se výše předpokládané účasti uvádí „pro informaci“,
ii)
v příloze, která je nedílnou součástí rozpočtu, se uvádějí veškeré rozpočtové položky, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) je předpokládaná částka uvedena v rozpočtových poznámkách,
Příloha uvedená v prvním pododstavci písm. b) bodu ii) představuje a doplňuje strukturu, jež slouží jednak zaznamenávání prostředků odpovídajících příspěvkům podle odstavce 2, jednak plnění souvisejících výdajů.
2. Podle článku 82 Dohody o Evropském hospodářském prostoru (dále jen „Dohoda o EHP“) jsou částky ročních příspěvků států ESVO, které Komisi potvrdil Smíšený výbor Evropského hospodářského výboru v souladu s čl. 1 odst. 5 protokolu 32 připojeného k Dohodě o EHP, zapsány hned od počátku rozpočtového roku v plné výši jako odpovídající prostředky na závazky a prostředky na platby.
3. Jsou-li do rozpočtových položek, na něž přispívají státy ESVO, přidány v průběhu rozpočtového roku dodatečné prostředky, aniž by byly státy ESVO schopny v průběhu uvedeného rozpočtového roku upravit náležitým způsobem výši svých příspěvků, aby dodržely „činitel úměrnosti“ uvedený v článku 82 Dohody o EHP, může Komise na přechodnou dobu a výjimečně využít svých hotovostních zdrojů k předfinancování podílu států ESVO. Po tomto poskytnutí dodatečných prostředků vyzve Komise co nejdříve státy ESVO, aby odpovídající příspěvky uhradily. Komise o těchto rozhodnutích každoročně informuje Evropský parlament a Radu.
Toto předfinancování je vypořádáno co nejdříve v rámci rozpočtu na následující rozpočtový rok.
4. Finanční příspěvky států ESVO jsou v souladu s čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení vnějšími účelově vázanými příjmy. Účetní přijme vhodná opatření, aby použití příjmů, jež z těchto příspěvků plynou, a jim odpovídajících prostředků bylo sledováno odděleně.
Stav plnění příjmů a výdajů, jež účasti států ESVO odpovídají, uvádí Komise ve zprávě podle čl. 150 odst. 2 finančního nařízení odděleně.
Článek 10
Výnosy ze sankcí uložených členským státům s nadměrným schodkem
(Čl. 21 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Výnosy ze sankcí uvedených v oddílu 4 nařízení Rady (ES) č. 1467/97 (9) se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů se vytvoří rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž jsou zaúčtovávány úroky z těchto částek;
b)
zároveň, a aniž je dotčen článek 77 finančního nařízení, jsou na základě zápisu těchto částek ve výkazu příjmů vykázány prostředky na závazky a prostředky na platby ve výkazu výdajů.
Prostředky uvedené v prvním pododstavci písm. b) jsou čerpány v souladu s článkem 20 finančního nařízení.
Článek 11
Náklady vzniklé přijetím darovaných částek ve prospěch Unie
(Článek 22 finančního nařízení)
Pro účely schválení Evropským parlamentem a Radou podle čl. 22 odst. 2 finančního nařízení Komise odhadne a řádně odůvodní finanční náklady, včetně navazujících nákladů, spojené s přijetím darovaných částek určených Unii.
Článek 12
Účty pro vrácené daně
(Čl. 23 odst. 3 finančního nařízení)
Daně, které Unie hradí podle čl. 23 odst. 2 a čl. 23 odst. 3 písm. a) finančního nařízení, jsou zapsány na prozatímním účtu až do doby, kdy je dotyčné státy vrátí.
KAPITOLA 5
Zásada specifikace
Článek 13
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňují orgány s výjimkou Komise
(Článek 25 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v článku 25 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může dotčený orgán převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 14
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňuje Komise
(Článek 26 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v čl. 26 odst. 1 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky či v její prospěch, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může Komise převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 15
Správní výdaje
(Článek 26 finančního nařízení)
Výdaje uvedené v čl. 26 odst. 1 prvním pododstavci písm. b) finančního nařízení pokrývají v případě všech oblastí politiky body uvedené v článku 44 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 16
Odůvodnění žádostí o převod prostředků
(Články 25 a 25 finančního nařízení)
K návrhům na převody a veškerým informacím pro Evropský parlament a Radu o převodech podle článků 25 a 26 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí čerpání prostředků a odhady potřeb až do konce rozpočtového roku, a to jak v případě rozpočtových položek, v jejichž prospěch má být převod uskutečněn, tak v případě položek, k jejichž tíži má být převod uskutečněn.
Článek 17
Odůvodnění žádostí o převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech
(Článek 29 finančního nařízení)
K návrhům na převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech uvedené v článku 29 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí:
a)
v případě rozpočtové položky, do níž mají být prostředky převedeny: co nejaktuálnější informace o čerpání prostředků a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku;
b)
v případě všech rozpočtových položek, jež se týkají vnější činnosti: čerpání prostředků až do konce měsíce, jenž předchází měsíci podání žádosti o převod, a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku spolu se srovnáním oproti původnímu odhadu;
c)
rozbor možností k přerozdělení prostředků.
KAPITOLA 6
Zásada řádného finančního řízení
Článek 18
Hodnocení
(Článek 30 finančního nařízení)
1. Všechny návrhy na programy nebo činnosti, jež znamenají výdaje k tíži rozpočtu, jsou předmětem hodnocení ex ante, které musí zkoumat:
a)
potřebu, jež má být uspokojena v krátkodobém či dlouhodobém horizontu;
b)
přidanou hodnotu zásahu Unie;
c)
cíle politiky a řízení, jichž má být dosaženo a k nimž patří opatření nezbytná k ochraně finančních zájmů Unie na poli prevence, odhalování, vyšetřování a nápravy podvodů, jakož i postihů za podvody;
d)
možné varianty postupů, včetně rizik s nimi souvisejících;
e)
očekávané výsledky a dopady, zejména v rovině ekonomické, sociální a environmentální, a dále ukazatele a způsob vyhodnocování pro účely jejich měření;
f)
nejvhodnější metodu realizace prioritní varianty/variant;
g)
vnitřní provázanost navrhovaného programu nebo činnosti a jejich návaznost na ostatní příslušné nástroje;
h)
objem prostředků, lidských zdrojů a ostatních správních výdajů, jež mají být přiděleny v souladu se zásadou efektivnosti nákladů;
i)
poučení vyplývající z podobných zkušeností v minulosti.
2. Návrh uvádí opatření ke sledování, podávání zpráv a hodnocení a přihlíží ke kompetencím příslušných úrovní správy, jež se provádění navrhovaného programu nebo činnosti účastní.
3. Všechny programy nebo činnosti, včetně pilotních projektů a přípravných akcí, na něž jsou uvolněny zdroje v objemu nad 5 000 000 EUR, jsou předmětem hodnocení přidělených lidských a finančních zdrojů a dosažených výsledků, které probíhá průběžně a/nebo ex post s cílem ověřit, zda jsou v souladu se stanovenými cíli, a to následovně:
a)
výsledky dosahované při provádění víceletého programu jsou pravidelně hodnoceny podle časového rozvrhu, který umožňuje vzít výsledky tohoto hodnocení v úvahu při rozhodování o obnově, změně nebo přerušení programu;
b)
výsledky činností, o jejichž financování je rozhodováno v ročním cyklu, jsou vyhodnocovány alespoň jednou za šest let.
Povinnost uvedená v prvním pododstavci písm. a) a b) se nepoužije na jednotlivé projekty a akce prováděné v rámci takových činností, u nichž lze tuto povinnost splnit tím, že konečnou zprávu zašlou subjekty, které akci provedly.
4. Hodnocení podle odstavce 1 a 3 musí být úměrné uvolněným zdrojům a dopadu dotčeného programu nebo činnosti.
Článek 19
Finanční výkaz
(Článek 31 finančního nařízení)
Finanční výkaz uvádí finanční a ekonomické údaje, na jejichž základě může legislativní orgán vyhodnotit nezbytnost zásahu Unie. Uvádí příslušné informace o souladu s dalšími činnostmi Unie a případné synergii.
V případě víceletých akcí obsahuje finanční výkaz předběžný plán ročních potřeb prostředků a pracovních míst, včetně míst externích zaměstnanců, a hodnocení jejich střednědobého finančního dopadu.
KAPITOLA 7
Zásada transparentnosti
Článek 20
Předběžné zveřejnění rozpočtu
(Článek 34 finančního nařízení)
Co nejdříve poté, co je rozpočet přijat s konečnou platností, a nejpozději čtyři týdny po tomto termínu jsou před oficiálním vyhlášením rozpočtu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněny z podnětu Komise podrobné číselné údaje ve všech jazycích na internetových stránkách orgánů.
Článek 21
Zveřejňování informací o hodnotě a příjemcích finančních prostředků Unie
(Článek 35 finančního nařízení)
1. Informace o příjemcích finančních prostředků Unie, jež byly poskytnuty v rámci přímého řízení, se zveřejňují na internetové stránce orgánů Unie do 30. června roku následujícího po rozpočtovém roce, v němž byly finanční prostředky poskytnuty.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
2. Nestanoví-li toto nařízení a odvětvová pravidla jinak, zveřejňují se s přihlédnutím ke kritériím v čl. 35 odst. 3 finančního nařízení následující informace:
a)
jméno příjemce;
b)
lokalita příjemce;
c)
poskytnutá částka;
d)
povaha a účel opatření.
Pojem „lokalita“ pro účely písm. b) znamená:
i)
adresu příjemce, je-li příjemcem právnická osoba,
ii)
region na úrovni NUTS 2, je-li příjemcem fyzická osoba.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, je nutno zveřejněné informace odstranit dva roky od konce rozpočtového roku, v němž byly finanční prostředky poskytnuty. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
3. Informace podle odstavce 2 jsou zveřejňovány pouze v případě cen, grantů a veřejných zakázek, jež byly uděleny, resp. zadány na základě soutěže o návrh, řízení o udělení grantu či zadávacího řízení. Tyto informace se nezveřejňují v případě:
a)
stipendií udělených fyzickým osobám a další přímé podpory vyplacené nejpotřebnějším fyzickým osobám podle čl. 125 odst. 4 písm. c) finančního nařízení;
b)
veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje částky podle čl. 137 odst. 2 tohoto nařízení.
4. Od zveřejnění informací je upuštěno v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy příjemců.
Článek 22
Odkaz na zveřejněné informace o příjemcích finančních prostředků Unie poskytnutých v rámci nepřímého řízení
(Článek 35 finančního nařízení)
Je-li správa finančních prostředků Unie svěřena orgánům a subjektům uvedeným v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, musí pověřovací dohody stanovit, aby tyto pověřené orgány a subjekty zveřejnily informace uvedené v čl. 21 odst. 2 a 3 ve standardní úpravě na svých internetových stránkách.
Internetová stránka orgánů Unie musí obsahovat alespoň odkaz na internetovou adresu, kde lze tyto informace nalézt, nejsou-li tyto informace zveřejněny přímo na vyhrazeném místě na internetových stránkách orgánů Unie.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
Na zveřejnění informací podle prvního pododstavce tohoto článku se použije čl. 21 odst. 2 až 4.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
Článek 23
Finanční plán
(Článek 38 finančního nařízení)
Finanční plán podle článku 38 finančního nařízení je členěn podle kategorií výdajů, oblastí politiky a rozpočtových položek. Úplný finanční plán uvádí všechny výdajové kategorie s výjimkou zemědělství, politiky soudržnosti a administrativy, k nimž jsou uváděny pouze souhrnné údaje.
Článek 24
Návrh opravného rozpočtu
(Čl. 41 odst. 1 finančního nařízení)
K návrhu opravného rozpočtu je připojeno odůvodnění a informace k plnění rozpočtu za předchozí a běžný rozpočtový rok, jež jsou v okamžiku sestavování návrhu k dispozici.
Článek 25
Rozpočtová nomenklatura
(Článek 44 finančního nařízení)
Rozpočtová nomenklatura musí být v souladu se zásadami specifikace, transparentnosti a řádného finančního řízení. Musí zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro účely rozpočtového procesu, snadnou identifikaci hlavních cílů zakotvených v příslušném právním základu a umožňovat výběr z politických priorit a efektivní a účelné plnění rozpočtu.
Článek 26
Výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod v) finančního nařízení)
Pro účely sestavení rozpočtu se výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny, určují takto:
a)
v případě závazků: závazky zaznamenané v účetnictví v průběhu rozpočtového roku k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3;
b)
v případě plateb: platby uskutečněné v průběhu rozpočtového roku, tj. platby, k nimž byl bance předán platební příkaz, k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3.
Článek 27
Poznámky k rozpočtu
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod vi) finančního nařízení)
Poznámky k rozpočtu obsahují zejména:
a)
odkazy na základní právní akt, pokud byl základní právní akt přijat;
b)
náležité vysvětlení k povaze a účelu prostředků.
Článek 28
Plán pracovních míst
(Čl. 49 odst. 1 písm. c) bod i) finančního nařízení)
Pracovní místa Zásobovací agentury jsou uváděna v plánu pracovních míst Komise odděleně.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 29
Informace o předávání osobních údajů pro účely auditu
(Článek 53 finančního nařízení)
Při výzvě učiněné v souvislosti s granty, veřejnými zakázkami nebo cenami, jež jsou prováděny v rámci přímého řízení, musí být potenciální příjemci, zájemci, uchazeči a účastníci v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (10) vyrozuměni o tom, že pro účely ochrany finančních zájmů Unie mohou být jejich osobní údaje předány útvarům interního auditu, Evropskému účetnímu dvoru, komisi pro řešení finančních nesrovnalostí nebo Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (dále jen „úřad OLAF“) nebo že si mohou tyto údaje předat schvalující osoby při Komisi a výkonné agentury.
Článek 30
Přípravná opatření v oblasti společné zahraniční a bezpečnostní politiky
(Čl. 54 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Financování opatření, jež Rada schválí k přípravě operací Unie v rámci řešení krizí podle hlavy V Smlouvy o Evropské unii, zahrnuje doplňkové náklady přímo vyplývající ze skutečnosti, že je v prostoru operace nasazena konkrétní mise nebo tým, jejichž členové pocházejí mimo jiné z řad personálu orgánů Unie; tyto náklady zahrnují též pojištění pro případ zvýšeného rizika, náklady na cestování a ubytování a denní diety.
Článek 31
Zvláštní pravomoci Komise vyplývající ze Smluv
(Čl. 54 odst. 2 písm. d) finančního nařízení)
1. Články Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 154 (sociální dialog);
b)
článek 156 (průzkumy, stanoviska a porady v sociální oblasti);
c)
články 159 a 161 (zprávy o zvláštních problémech týkajících se sociální situace);
d)
ustanovení čl. 168 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti veřejného zdraví);
e)
ustanovení čl. 171 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti transevropských sítí);
f)
ustanovení čl. 173 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti průmyslu);
g)
ustanovení čl. 175 druhého pododstavce (zpráva o pokroku dosaženém při upevňování hospodářské, sociální a územní soudržnosti);
h)
ustanovení čl. 181 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
i)
článek 190 (zpráva o činnostech v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
j)
ustanovení čl. 210 odst. 2 (podněty na podporu koordinace politik v oblasti rozvojové spolupráce);
k)
ustanovení čl. 214 odst. 6 (podněty na podporu koordinace akcí humanitární pomoci).
2. Články Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen „Smlouva o Euratomu“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 70 (finanční příspěvek v mezích rozpočtu na programy průzkumu nerostných ložisek na územích členských států);
b)
články 77 až 85.
3. Seznamy uvedené v odstavci 1 a 2 mohou být při předložení návrhu rozpočtu doplněny s tím, že je nutno uvést odpovídající články a částky.
Článek 32
Jednání, jež mohou představovat střet zájmů, a postup
(Článek 57 finančního nařízení)
1. Jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů ve smyslu čl. 57 odst. 2 finančního nařízení, může mít - aniž je dotčeno jeho posouzení jakožto protiprávního jednání podle článku 141 - mimo jiné tyto formy:
a)
poskytnutí sobě nebo jinému neoprávněných přímých nebo nepřímých výhod;
b)
odmítnutí poskytnout příjemci práva nebo výhody, na něž má nárok;
c)
nepřípustná nebo zneužívající jednání nebo opomenutí uskutečnit nezbytná jednání.
Další jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů, je takové jednání, jež může narušit nestranný a objektivní výkon povinností určité osoby, např. členství v hodnotícím výboru v zadávacím řízení nebo v řízení o udělení grantu, může-li tato osoba získat z výsledku těchto řízení přímou či nepřímou finanční výhodu.
2. Za střet zájmů se považuje situace, kdy je žadatel, zájemce nebo uchazeč zaměstnancem, na nějž se vztahuje služební řád, ledaže jeho účast v řízení předem schválí jeho nadřízený.
3. V případě střetu zájmů přijme pověřená schvalující osoba náležitá opatření k eliminaci nežádoucího vlivu dotčené osoby na daný postup či řízení.
KAPITOLA 2
Způsoby plnění rozpočtu
Oddíl 1
Obecná ustanovení
Článek 33
Způsoby řízení
(Článek 58 finančního nařízení)
V účetním systému Komise jsou zaznamenány jednotlivé způsoby řízení a v jejich rámci též kategorie subjektů či osob, jež jsou uvedeny v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení a jimž jsou v souvislosti s plněním rozpočtu svěřeny určité úkoly.
Pokud jde o přímé řízení Komisí podle čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení, účetní systém rozlišuje, zdali toto řízení probíhá prostřednictvím:
a)
útvarů Komise;
b)
výkonných agentur;
c)
vedoucích delegací EU;
d)
svěřeneckých fondů uvedených v článku 187 finančního nařízení.
Oddíl 2
Přímé řízení
Článek 34
Přímé řízení
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení)
Plní-li Komise rozpočet přímo ve svých úvarech, vykonávají úkoly související s plněním rozpočtu účastníci finančních operací ve smyslu článků 64 až 75 finančního nařízení v souladu s podmínkami tohoto nařízení.
Článek 35
Výkon pravomocí svěřených výkonným agenturám
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) a článek 62 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o svěření pravomocí výkonným agenturám zmocňuje tyto agentury jakožto pověřené schvalující osoby k tomu, aby čerpaly prostředky na program Unie, jehož řízením byly pověřeny.
2. Pověřovací akt Komise obsahuje přinejmenším ustanovení podle čl. 40 písm. a) až d) a h). Jménem dotyčné výkonné agentury musí k tomuto aktu vydat formální písemný souhlas její ředitel.
Článek 36
Soulad s pravidly pro zadávání veřejných zakázek
(Článek 63 finančního nařízení)
Svěří-li Komise úkoly soukromým subjektům podle čl. 63 odst. 2 finančního nařízení, uzavře smlouvu v souladu s částí první hlavou V a s částí druhou hlavou IV kapitolou III finančního nařízení.
Oddíl 3
Sdílené řízení s členskými státy
Článek 37
Zvláštní ustanovení o sdíleném řízení s členskými státy, opatření na podporu šíření osvědčených postupů
(Článek 59 finančního nařízení)
Komise sestaví rejstřík subjektů, které jsou podle odvětvových pravidel odpovědné za řízení, osvědčování a audit.
S cílem podpořit osvědčené postupy při využívání prostředků ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova, Evropského zemědělského záručního fondu a Evropského rybářského fondu může dát Komise subjektům odpovědným za řízení a kontrolu pro informaci k dispozici metodické pokyny, jež stanoví její vlastní kontrolní strategii a přístup, včetně kontrolních seznamů a příkladů osvědčené praxe. Tyto pokyny jsou podle potřeby aktualizovány.
Oddíl 4
Nepřímé řízení
Článek 38
Rovnocennost systémů, pravidel a postupů v rámci nepřímého řízení
(Článek 60 finančního nařízení)
1. Komise může uznat pravidla a postupy zadávání veřejných zakázek za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásadu široké hospodářské soutěže uchazečů v zájmu získání ekonomicky nejvýhodnější nabídky a stanoví jednací řízení pouze u veřejných zakázek do určité přiměřené hodnoty nebo v řádně odůvodněných případech;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím náležitého uveřejňování ex ante, zejména v případě zadávacích řízení, a náležitého zveřejňování zhotovitelů, dodavatelů nebo poskytovatelů ex post;
c)
zajišťují rovné zacházení, proporcionalitu a zákaz diskriminace;
d)
po celou dobu zadávacího řízení předcházejí střetu zájmů.
Vnitrostátní právo členských států nebo třetích zemí, jež provádí směrnici 2004/18/ES, se považuje za rovnocenné pravidlům, která orgány uplatňují v souladu s finančním nařízením.
2. Komise může uznat pravidla a postupy pro udělování grantů za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásady proporcionality, řádného finančního řízení, rovného zacházení a zákazu diskriminace;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím odpovídajícího uveřejňování výzev k podávání návrhů, stanoví postupy přímého udělování grantů pouze u grantů do určité přiměřené výše nebo v řádně odůvodněných případech a zajišťují náležité zveřejňování příjemců ex post, při němž je zohledňována zásada proporcionality;
c)
po celou dobu řízení o udělení grantu předcházejí střetu zájmů;
d)
stanoví, že granty nesmějí být kumulativní ani být udělovány zpětně, že musí v zásadě zahrnovat spolufinancování a že účelem ani důsledkem grantu nesmí být dosažení zisku pro příjemce.
3. Komise může uznat, že účetní systémy a systémy vnitřní kontroly, jež používají subjekty a osoby, jimž mají být svěřeny úkoly související s plněním rozpočtu jménem Komise, zajišťují rovnocennou úroveň ochrany finančních zájmů Unie a rovnocennou přiměřenou jistotu o dosažení cílů řízení, jestliže tyto systémy splňují zásady zakotvené v článku 32 finančního nařízení.
Článek 39
Hodnocení ex ante pravidel a postupů u subjektů a osob v rámci nepřímého řízení
(Čl. 61 odst. 1 finančního nařízení)
Pro účely hodnocení ex ante podle čl. 61 odst. 1 finančního nařízení může příslušná schvalující osoba vycházet z hodnocení ex ante, jež provedla jiná schvalující osoba, a to za předpokladu, že závěry této jiné schvalující osoby jsou relevantní z hlediska specifických rizik svěřovaných úkolů, zejména povahy těchto úkolů a příslušné částky.
Příslušná schvalující osoba může vycházet z hodnocení ex ante, jež provedli jiní dárci, pokud bylo toto hodnocení provedeno za podmínek rovnocenných podmínkám stanoveným pro nepřímé řízení v článku 60 finančního nařízení.
Článek 40
Obsah dohody o svěření úkolů plnění rozpočtu, jež je uzavírána se subjekty a osobami
(Čl. 61 odst. 3 finančního nařízení)
Pověřovací dohody obsahují podrobná ujednání, jež zajišťují ochranu finančních zájmů Unie a transparentnost prováděných operací. Musí zahrnovat alespoň následující:
a)
jednoznačnou definici a vymezení svěřovaných úkolů, zejména pokud jde o změny svěřených úkolů, vzdání se pohledávek a využití vrácených nebo nepoužitých finančních prostředků;
b)
podmínky a bližší podrobnosti k plnění těchto úkolů, odpovědnosti a organizaci kontrol, jež mají být prováděny, včetně hodnocení programů;
c)
podmínky pro vyplacení příspěvku Unie, včetně proplacení nákladů vzniklých při plnění úkolů a odměny pro pověřený subjekt, a pravidla ohledně potřebných podkladů k odůvodnění těchto plateb;
d)
pravidla pro podávání zpráv Komisi o plnění úkolů, očekávaných výsledcích, vyskytnuvších se nesrovnalostech a přijatých opatřeních, dále podmínky, za nichž lze platby pozastavit nebo přerušit, a podmínky, za nichž je plnění těchto úkolů ukončeno;
e)
termín, do něhož budou k pověřovací dohodě uzavřeny individuální prováděcí smlouvy a dohody, jež musí být úměrné povaze svěřených úkolů;
f)
pravidla pro vyloučení, jež subjektu či osobě umožňují, aby z účasti na zadávacím řízení, z řízení o udělení grantu či ceny, ze zadání veřejné zakázky nebo z udělení grantu či ceny vyloučily subjekty, jež se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 písm. a), b) a e) a čl. 107 písm. a) a b) finančního nařízení;
g)
bližší podrobnosti o kontrolách, jež provádí Komise, jakož i ustanovení o přístupu Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora k informacím potřebným k výkonu jejich povinností, jakož i o pravomoci provádět audity a šetření včetně kontrol na místě;
h)
ujednání o:
i)
závazku pověřeného subjektu neprodleně informovat Komisi o všech podvodech, k nimž při správě finančních prostředků Unie došlo, a o přijatých opatřeních,
ii)
určení kontaktního místa, které je vybaveno náležitými pravomocemi k přímé spolupráci s úřadem OLAF, jež slouží snazšímu výkonu operativní činnosti tohoto úřadu;
i)
podmínky, jimiž se řídí používání bankovních účtů a úrokových výnosů podle čl. 8 odst. 4 finančního nařízení;
j)
ustanovení zajišťující viditelnost činnosti Unie ve vztahu k ostatním činnostem subjektu.
Článek 41
Prohlášení řídícího subjektu a prohlášení o dodržení postupů
(Čl. 60 odst. 5 finančního nařízení)
V případě akcí, jež končí před koncem příslušného rozpočtového roku, může být prohlášení řídícího subjektu podle čl. 60 odst. 5 písm. b) finančního nařízení nahrazeno závěrečnou zprávou pověřeného subjektu nebo osoby o dané akci, je-li tato zpráva předložena před 15. únorem roku následujícího po příslušném rozpočtovém roce.
Pokud mezinárodní organizace a třetí země provádějí nevíceleté akce v délce trvání nejvýše 18 měsíců, může být prohlášení o dodržení postupů uvedené v čl. 60 odst. 5 finančního nařízení začleněno do závěrečné zprávy.
Článek 42
Postupy zaměřené na kontrolu a schválení účetních závěrek, jakož i vylučování úhrad, jež jsou v rozporu s platnými pravidly, z financování Unií v rámci nepřímého řízení
(Čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení odvětvových pravidel, Komise v rámci postupů podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení:
a)
provádí dokumentární prověrky a případně kontroly na místě;
b)
stanoví výši schválených výdajů poté, co proběhlo případné řízení o sporných otázkách s příslušnými orgány a subjekty, a poté, co jsou tyto orgány a subjekty vyrozuměny;
c)
případně vypočte výši finanční opravy;
d)
inkasuje nebo uhradí zůstatek, který je dán rozdílem mezi schválenými výdaji a částkami, jež byly orgánům nebo subjektům již vyplaceny.
Pro účely prvního pododstavce písm. d) Komise inkasuje splatné částky přednostně formou zápočtu podle článku 87.
2. Jsou-li úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny subjektu, jenž provádí akci financovanou větším počtem dárců, spočívají postupy podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení v ověření, zdali příslušnou částku, kterou Komise na danou akci vyplatila, tento subjekt na akci použil a zdali byl tento výdaj vynaložen v souladu se závazky, jež upravuje dohoda s tímto subjektem podepsaná.
Pro účely tohoto nařízení se akcí financovanou větším počtem dárců rozumí akce, na niž jsou finanční prostředky Unie sdruženy s prostředky přinejmenším jednoho dalšího dárce.
Článek 43
Zvláštní ustanovení pro nepřímé řízení s mezinárodními organizacemi
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) bod ii) a článek 188 finančního nařízení)
1. Mezinárodní organizace uvedené v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu ii) finančního nařízení jsou:
a)
mezinárodní veřejné organizace zřízené na základě mezivládních dohod a specializované agentury zřízené těmito organizacemi;
b)
Mezinárodní výbor Červeného kříže;
c)
Mezinárodní federace společností Červeného kříže a Červeného půlměsíce;
d)
další neziskové organizace, jež mají na základě rozhodnutí Komise obdobné postavení jako mezinárodní organizace.
2. Plní-li Komise rozpočet v rámci nepřímého řízení s mezinárodními organizacemi, použijí se ověřovací dohody s nimi uzavřené.
Článek 44
Určení veřejnoprávních subjektů a soukromoprávních subjektů pověřených výkonem veřejné služby
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) body v) a vi) finančního nařízení)
1. Na veřejnoprávní subjekty a soukromoprávní subjekty pověřené výkonem veřejné služby se vztahuje právo členského státu nebo země, v níž byly založeny.
2. V případě síťového řízení, při němž musí příslušný členský stát či země určit alespoň jeden subjekt, probíhá toto určení v souladu se základním právním aktem.
Ve všech ostatních případech určí tyto subjekty Komise po vzájemné dohodě s dotčenými členskými státy nebo zeměmi.
KAPITOLA 3
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
Článek 45
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
(Článek 64 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány poskytnou všem účastníkům finančních operací zdroje nezbytné k plnění jejich povinností a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
2. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí listinou, kterou vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 46
Pomoc pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám
(Článek 65 finančního nařízení)
Příslušné schvalující osobě mohou být při plnění jejích úkolů nápomocni zaměstnanci, kteří jsou pověřeni tím, aby v rámci odpovědnosti této osoby uskutečňovali některé operace nezbytné pro plnění rozpočtu a poskytování finančních informací a informací o správě finančních prostředků. Za účelem předcházení střetu zájmů platí pro zaměstnance, kteří jsou pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám nápomocni, povinnosti uvedené v článku 57 finančního nařízení.
Vedoucím delegací Unie jako dále pověřeným schvalujícím osobám podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení mohu být při plnění jejich povinností nápomocni zaměstnanci Komise.
Článek 47
Vnitřní předpisy o pověřování
(Článek 65 finančního nařízení)
V souladu s finančním nařízením a tímto nařízením stanoví každý orgán ve svých vnitřních předpisech taková opatření pro správu prostředků, jaká považuje za nezbytná k řádnému plnění svého oddílu rozpočtu.
Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí vnitřními předpisy, jež vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Článek 48
Uchovávání podkladů schvalujícími osobami
(Čl. 66 odst. 2 finančního nařízení)
Schvalující osoba zřídí systémy, v nichž budou v papírové či elektronické podobě uchovávány originální podklady, jež souvisejí s plněním rozpočtu a příslušnými opatřeními, jakož i s navazujícími fázemi. Tyto systémy zajistí, aby:
a)
tyto podklady byly číslovány;
b)
tyto podklady byly označeny datem;
c)
byly - případně v elektronické podobě - vedeny registry, z nichž lze přesně zjistit místo, na němž jsou tyto podklady uloženy;
d)
tyto podklady byly uchovávány alespoň po dobu pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium za rozpočtový rok, k němuž se vztahují;
e)
byly uchovávány podklady o zárukách za předběžné financování ve prospěch daného orgánu a aby byla vedena evidence, v níž budou uvedené záruky náležitě sledovány.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, se uchovávají déle, než je uvedeno v prvním pododstavci písm. d), a to do konce roku, který následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny.
Osobní údaje uvedené v podkladech se vymažou, je-li to možné a nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely udělení rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 49
Kontroly ex ante a ex post
(Čl. 66 odst. 5 a 6 finančního nařízení)
1. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které běžně uskutečňují zaměstnanci uvedení v článku 46 a které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu, jež provádí příslušná schvalující osoba.
2. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
3. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku efektivnosti nákladů. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a příjmů a jejich soulad s platnými předpisy, zejména rozpočtem a souvisejícími předpisy, a s akty přijatými při provádění Smluv nebo nařízení, a případně se smluvními podmínkami;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v části první hlavě II kapitole 7 finančního nařízení.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
4. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Tyto kontroly prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v odstavci 3.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně pověřená schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. K řešení těchto problémů přijme opatření.
Na základě výsledků kontrol a dalších relevantních informací je přezkoumávána analýza rizik uvedená v čl. 66 odst. 6 finančního nařízení.
U víceletých programů stanoví pověřená schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
Článek 50
Kodex profesních standardů
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 5 finančního nařízení)
1. Zaměstnanci, jež příslušná schvalující osoba určí k ověřování finančních operací, jsou vybíráni na základě svých odborných znalostí, schopností a zvláštních předpokladů, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
2. Jednotlivé orgány vypracují kodex profesních standardů, jenž v oblasti vnitřní kontroly stanoví:
a)
úroveň odborné a finanční kompetence, jež je od zaměstnanců uvedených v odstavci 1 požadována;
b)
závazek těchto zaměstnanců procházet trvalou odbornou přípravou;
c)
poslání, úlohu a úkoly, jež jsou jim přiděleny;
d)
pravidla chování, zejména pokud jde o etické normy a bezúhonnost, které musí zaměstnanci splňovat, a práva, která jim jsou přiznána.
3. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí kodexem profesních standardů podle odstavce 2 tohoto článku, který vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
4. Jednotlivé orgány ustaví náležité struktury, jejichž prostřednictvím budou schvalujícím útvarům sdělovány potřebné informace o kontrolních standardech a o metodách a technikách, jež byly pro tyto účely vyvinuty, a jejichž prostřednictvím budou tyto informace pravidelně aktualizovány.
Článek 51
Nečinnost pověřené schvalující osoby
(Čl. 66 odst. 8 finančního nařízení)
Nečinností pověřené schvalující osoby podle čl. 66 odst. 8 finančního nařízení se rozumí situace, kdy tato osoba nereaguje v přiměřené lhůtě s ohledem na okolnosti jednotlivého případu, nejpozději však do jednoho měsíce.
Článek 52
Předávání finančních informací a informací o správě finančních prostředků účetnímu
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřená schvalující osoba předává účetnímu v souladu s pravidly, jež účetní přijal, finanční informace a informace o správě finančních prostředků, jež jsou nezbytné pro plnění jeho úkolů.
Schvalující osoba účetnímu pravidelně a alespoň pro účely uzávěrky účtů sděluje relevantní finanční údaje ke svěřeneckým bankovním účtům, tak aby použití finančních prostředků Unie bylo možno zachytit v účetní závěrce Unie.
Článek 53
Zpráva o jednacích řízeních
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřené schvalující osoby zaznamenávají za každý rozpočtový rok smlouvy na veřejné zakázky uzavřené na základě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. a) až g), čl. 135 odst. 1 písm. a) až d) a článků 266, 268 a 270 tohoto nařízení. Pokud se poměr jednacích řízení k počtu veřejných zakázek, jež zadala táž pověřená schvalující osoba, oproti minulým letům značně zvýší nebo pokud je tento poměr značně vyšší než průměr za daný orgán, podá o tom příslušná schvalující osoba danému orgánu zprávu, v níž uvede opatření přijatá k odvrácení tohoto vývoje. Jednotlivé orgány zasílají Evropskému parlamentu a Radě zprávu o jednacích řízeních. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Oddíl 3
Účetní
Článek 54
Jmenování účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého účetního z řad úředníků, kteří podléhají služebnímu řádu úředníků Evropské unie.
Účetního vybírá orgán na základě jeho zvláštní kvalifikace prokázané diplomy nebo rovnocennými odbornými zkušenostmi.
2. Dva nebo více orgánů či subjektů mohou jmenovat téhož účetního.
V tomto případě přijmou tyto orgány a subjekty nezbytná opatření proti střetu zájmů.
Článek 55
Ukončení výkonu funkce účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. V případě ukončení výkonu funkce účetního je bezodkladně vypracována předvaha.
2. Účetní, který ukončuje výkon své funkce, zašle tuto předvahu spolu s předávací zprávou novému účetnímu, nebo, není-li to možné, učiní tak úředník ze stejného útvaru.
Do jednoho měsíce ode dne zaslání předvahy nový účetní předvahu podepíše za účelem udělení svého souhlasu a přitom může vyjádřit své výhrady.
Předávací zpráva uvádí též výsledek předvahy a všechny vznesené výhrady.
3. Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení informují Evropský parlament, Radu a účetního Komise o jmenování svého účetního nebo o ukončení výkonu jeho funkce ve lhůtě dvou týdnů.
Článek 56
Validace účetního a inventárního systému
(Článek 68 finančního nařízení)
Příslušná schvalující osoba důsledně informuje účetního o vývoji či podstatných změnách systému finančního řízení, inventárního systému a systému oceňování aktiv a pasiv, pokud jsou z daného systému přebírány údaje do účetnictví daného orgánu nebo pokud tento systém slouží k dokládání těchto údajů, tak aby účetní mohl ověřit, že jsou dodržena kritéria pro validaci tohoto systému.
Účetní může již validovaný systém finančního řízení kdykoliv přezkoumat. Pokud účetní odmítne validovat systém finančního řízení, jejž zavedla schvalující osoba, nebo pokud již udělenou validaci tomuto systému odejme, sestaví příslušná schvalující osoba akční plán s cílem napravit v přiměřené lhůtě nedostatky, jež vedly k tomuto rozhodnutí účetního.
Příslušná schvalující osoba odpovídá za úplnost informací, jež jsou účetnímu předávány.
Článek 57
Správa pokladny
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajišťuje, aby měl jeho orgán k dispozici dostatečné finanční prostředky na hotovostní potřeby, jež vyplývají z plnění rozpočtu.
2. Pro účely odstavce 1 zřídí účetní systémy řízení hotovosti, které mu umožní sestavovat prognózy peněžních toků.
3. Účetní Komise rozděluje dostupné finanční prostředky v souladu s nařízením (ES, Euratom) č. 1150/2000.
Článek 58
Správa bankovních účtů
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Pro účely správy pokladny může účetní jménem orgánu otevřít nebo nechat otevřít účty u finančních institucí nebo národních centrálních bank. V řádně odůvodněných případech může účty otevřít v jiných měnách než v euru.
2. Účetní odpovídá za rušení účtů uvedených v odstavci 1 nebo za to, aby bylo jejich zrušení zajištěno.
3. Účetní stanoví podmínky pro vedení účtů uvedených v odstavci 1, jež byly otevřeny u finančních institucí, v souladu se zásadami řádného finančního řízení, efektivity a soutěže o veřejné zakázky.
4. Alespoň jednou za pět let účetní znovu vyhlašuje soutěž o veřejné zakázky pro finanční instituce, u nichž by mohly být otevřeny účty v souladu s odstavcem 1.
U zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii je prováděn pravidelný průzkum podmínek na trhu, pokud to místní bankovní podmínky dovolují. Tento průzkum probíhá alespoň jednou za pět let z podnětu správce zálohového účtu, který následně předkládá účetnímu odůvodněný návrh na výběr určité banky na období do pěti let.
5. Účetní zajistí, aby byly podmínky pro vedení účtů otevřených u finančních institucí v souladu s odstavcem 1 přísně dodržovány.
V případě zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii přebírá tuto odpovědnost správce zálohového účtu, jenž přitom zohledňuje platné právní předpisy v zemi, v níž vykonává svůj mandát.
6. O podmínkách pro vedení účtů otevřených u finančních institucí účetní Komise informuje účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení. Účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení sladí s těmito podmínkami podmínky pro vedení účtů, jež sami otevírají.
Článek 59
Podpisové právo k účtům
(Článek 68 finančního nařízení)
Podmínky pro otevírání, vedení a používání účtů v závislosti na požadavcích vnitřní kontroly stanoví, že šeky, bankovní převodní příkazy a všechny další bankovní operace musí podepsat jeden nebo více řádně zmocněných zaměstnanců. Instrukce vystavené ručně mimo elektronický systém musí podepsat alespoň dva řádně zmocnění zaměstnanci nebo účetní osobně.
Pro účely prvního pododstavce zašlou účetní jednotlivých orgánů všem finančním institucím, u nichž daný orgán otevřel účet, jména a podpisové vzory zmocněných zaměstnanců.
Článek 60
Správa zůstatků na bankovních účtech
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajistí, aby se zůstatek na bankovních účtech uvedených v článku 58 výrazně nelišil od prognóz peněžních toků podle čl. 57 odst. 2 a aby v každém případě:
a)
žádný z těchto účtů nevykazoval záporný zůstatek;
b)
zůstatek na účtech vedených v jiných měnách byl pravidelně přepočítáván na eura.
2. Na cizoměnových účtech nesmí účetní udržovat zůstatky, jež by mohly orgánu způsobit nadměrné ztráty v důsledku výkyvů směnných kurzů.
Článek 61
Převodní a přepočtové operace
(Článek 68 finančního nařízení)
Aniž je dotčen článek 69, uskutečňuje účetní převody mezi účty, jež otevřel jménem orgánu u finančních institucí, a provádí přepočet měn.
Článek 62
Způsoby placení
(Článek 68 finančního nařízení)
Platby jsou uskutečňovány bankovním převodem nebo šekem nebo - v případě zálohového účtu - debetní kartou v souladu s čl. 67 odst. 4.
Článek 63
Soubory údajů o právnických osobách
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní může provádět platby bankovním převodem pouze v případě, že byly předem do společného souboru, členěného podle orgánů, zapsány bankovní údaje příjemce platby a informace potvrzující jeho totožnost, jakož i všechny případné změny.
Zápis právních a bankovních údajů příjemce platby do tohoto souboru údajů nebo případné změny těchto údajů vychází z podkladu, jehož formu stanoví účetní.
2. Před provedením platby bankovním převodem mohou schvalující osoby přijmout jménem svého orgánu závazek vůči třetí osobě pouze v případě, že jim tato třetí osoba dodá dokumentaci požadovanou pro zápis do souboru údajů.
Schvalující osoby informují účetního o všech změnách právních a bankovních údajů, jež jim sdělí příjemce platby, a před provedením platby ověřují platnost těchto údajů.
V souvislosti s předvstupní pomocí lze vůči orgánům veřejné moci zemí, jež podaly žádost o přistoupení k Evropské unii, přijímat individuální závazky, aniž by předem došlo k zápisu do souboru údajů o třetích osobách. V tomto případě učiní schvalující osoba vše pro to, aby k zápisu došlo co nejdříve. Příslušné dohody stanoví, že předtím, než lze provést první platbu, je Komisi nutno zaslat bankovní údaje příjemce.
Článek 64
Uchovávání podkladů účetním
(Článek 68 finančního nařízení)
Účetní podklady a podklady, jež slouží k přípravě účetní závěrky uvedené v článku 141 finančního nařízení, jsou uchovávány po dobu alespoň pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium pro rozpočtový rok, k němuž se tyto podklady vztahují.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, jsou však uchovávány déle, a to do konce roku, jenž následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Jednotlivé orgány rozhodnou, v kterém útvaru budou podklady uchovávány.
Článek 65
Osoby zmocněné ke správě účtů
(Článek 69 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány stanoví podmínky, za nichž jsou jimi určení zaměstnanci zmocnění ke správě účtů v místních jednotkách uvedených v článku 72 oprávněni sdělovat místním finančním institucím jména a podpisové vzory.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 66
Podmínky použití zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Je-li vzhledem k omezené výši dotčených částek fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, lze pro účely úhrady takových výdajů zřídit zálohové účty.
2. Správce zálohových účtů může předběžně potvrzovat a hradit výdaje na základě podrobného rámce, jenž je vymezen v pokynech příslušné schvalující osoby. Tyto pokyny stanoví pravidla a podmínky, jimiž se řídí předběžné potvrzování a úhrada výdajů, a případně též podmínky podpisu právních závazků ve smyslu čl. 97 odst. 1 písm. e).
3. Vytvoření zálohového účtu a jmenování jeho správce jsou předmětem rozhodnutí, jež přijímá účetní na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby. Toto rozhodnutí stanoví odpovědnost a povinnosti správce zálohových účtů a schvalující osoby.
Na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby rozhoduje účetní též o změně podmínek vedení zálohového účtu.
4. Při delegacích Unie jsou zálohové účty zřizovány pro účely úhrady výdajů jak z rozpočtového oddílu vyhrazeného Komisi, tak z rozpočtového oddílu Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a musí zajišťovat, aby bylo možno k výdajům dohledat všechny údaje.
Článek 67
Podmínky pro zřizování zálohových účtů a platby
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o zřízení zálohového účtu a o jmenování jeho správce a rozhodnutí o změně podmínek vedení tohoto účtu stanoví zejména:
a)
účel a maximální výši počáteční zálohy, která může být poskytnuta;
b)
případné otevření bankovního účtu nebo poštovního žirového účtu jménem orgánu;
c)
druh a maximální výši jednotlivých výdajových položek, jež může správce zálohového účtu vyplatit třetím osobám nebo je od nich vybrat;
d)
četnost a postup předkládání podkladů a pravidla pro jejich předávání schvalující osobě k zúčtování;
e)
postup případného doplnění zálohy;
f)
skutečnost, že zálohové operace vypořádává schvalující osoba nejpozději do konce následujícího měsíce, tak aby bylo možno účetní zůstatek odsouhlasit se zůstatkem na bankovním účtu;
g)
dobu platnosti pověření, jež účetní udělil správci zálohového účtu;
h)
totožnost jmenovaného správce zálohového účtu.
2. V návrzích na rozhodnutí o zřízení zálohového účtu zajistí příslušná schvalující osoba, aby:
a)
přednostně byly používány rozpočtové postupy, pokud existuje přístup k centrálnímu počítačovému účetnímu systému;
b)
zálohové účty byly používány jen v odůvodněných případech.
Maximální částka, kterou může správce zálohových účtů zaplatit v případě, že je fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, nesmí přesáhnout 60 000 EUR na každou výdajovou položku.
3. Správce zálohového účtu může provádět platby ve prospěch třetích osob na základě a v rámci limitů, jež jsou dány:
a)
předchozími rozpočtovými a právními závazky, jež podepsala příslušná schvalující osoba;
b)
kladným zůstatkem na zálohovém účtu v hotovosti nebo v bance.
4. Platby ze zálohových účtů lze provádět bankovním převodem včetně systému přímého inkasa uvedeného v článku 89 finančního nařízení, šekem nebo jiným platebním prostředkem včetně debetních karet v souladu s pokyny účetního.
5. Poté, co je platba provedena, následuje formální rozhodnutí o konečném potvrzení a/nebo platební příkaz, které podepíše příslušná schvalující osoba.
Článek 68
Výběr správců zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Správci zálohových účtů jsou vybíráni z řad úředníků nebo - v případě potřeby a pouze v řádně odůvodněných případech - z řad ostatních zaměstnanců. Správci zálohových účtů jsou vybíráni na základě svých znalostí, schopností a zvláštní kvalifikace, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
Článek 69
Poskytování finančních prostředků na zálohové účty
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Účetní poskytuje na zálohové účty nezbytné prostředky prostřednictvím plateb a tyto účty sleduje z hlediska otevírání bankovních účtů, udílení podpisových práv a kontrol na místě a v centrálním účetnictví. Účetní poskytuje na zálohové účty finanční prostředky. Zálohy jsou hrazeny na bankovní účet otevřený pro tento účel.
Na zálohové účty lze poskytovat finanční prostředky též přímo z různých místních příjmů, jež plynou například z:
a)
prodeje zařízení;
b)
publikací;
c)
různých náhrad;
d)
úroků.
Zúčtování záloh, pokud jde o výdaje a různé či účelově vázané příjmy, probíhá v souladu s rozhodnutím o zřízení zálohového účtu uvedeným v článku 67 a s finančním nařízením. Příslušné částky odečte schvalující osoba při následném doplňování příslušných zálohových účtů.
2. V zájmu eliminace zejména kurzových ztrát může správce zálohového účtu provádět v souvislosti s touž zálohou převody mezi různými bankovními účty.
Článek 70
Kontroly prováděné schvalujícími osobami a účetními
(Článek 70 finančního nařízení)
1. V souladu s pravidly a pokyny účetního vede správce zálohového účtu evidenci jednak prostředků, jež má k dispozici v hotovosti a v bance, jednak uskutečněných plateb a obdržených částek. K výstupům z této evidence má trvalý přístup příslušná schvalující osoba a alespoň jednou měsíčně je vypracován souhrn transakcí, jejž správce zálohového účtu zasílá následující měsíc společně s podklady příslušné schvalující osobě pro účely zúčtování zálohových operací.
2. Účetní provádí nebo nechává provádět příslušně zmocněného zaměstnance ve svém útvaru nebo ve schvalujícím útvaru kontroly, jež musí zpravidla probíhat na místě a bez předchozího upozornění a jejichž účelem je ověřit existenci finančních prostředků, jež byly přiděleny správcům zálohových účtů, ověřit vedení účetnictví a zkontrolovat, zda jsou zálohové transakce zúčtovávány ve stanovených lhůtách. Výsledky těchto kontrol sdělí účetní příslušné schvalující osobě.
Článek 71
Postupy při zadávání veřejných zakázek
(Článek 70 finančního nařízení)
Platby prováděné ze zálohových účtů mohou, v mezích stanovených v čl. 137 odst. 3, spočívat jednoduše v úhradě faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 72
Zřizování zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Pro účely úhrady určitých druhů výdajů lze u jednotlivých místních jednotek mimo Unii zřídit v souladu s článkem 70 finančního nařízení jeden nebo více zálohových účtů. Místní jednotkou může být například delegace, kancelář nebo styčné pracoviště Unie ve třetí zemi.
V rozhodnutí o zřízení zálohového účtu jsou stanoveny podmínky pro vedení tohoto účtu, jež splňují požadavky článku 70 finančního nařízení a vycházejí ze specifických potřeb dané místní jednotky.
Článek 73
Správci zálohových účtů a osoby zmocněné ke správě účtů při delegacích Unie
(Článek 70 finančního nařízení)
Za výjimečných okolností a v zájmu zajištění kontinuity činnosti mohou povinnosti správce zálohových účtů ESVČ při delegacích Unie vykonávat zaměstnanci Komise. Za týchž podmínek lze do funkce správců zálohových účtů za Komisi při delegacích Unie jmenovat zaměstnance ESVČ.
Pravidla a podmínky upravené v prvním pododstavci se při delegacích Unie použijí na jmenování osob, jež účetní pověří prováděním bankovních operací.
KAPITOLA 4
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 74
Odpovědné subjekty v oblasti boje proti podvodům
(Čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedenými v čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení se rozumějí subjekty uvedené ve služebním řádu a rozhodnutích orgánů Unie, jež se týkají podmínek interních šetření v souvislosti s předcházením podvodům, korupci a jinému protiprávnímu jednání, které poškozuje zájmy Unie.
Oddíl 2
Pravidla pro pověřené a dále pověřené schvalující osoby
Článek 75
Finanční nesrovnalosti
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny pravomoci úřadu OLAF, je pro všechny případy porušení finančního nařízení nebo předpisů se vztahem k finančnímu řízení či kontrolám operací, jež vyplývají z jednání nebo opomenutí zaměstnance, příslušná komise pro řešení finančních nesrovnalostí uvedená v článku 29 (dále jen „komise“).
Článek 76
Komise pro řešení finančních nesrovnalostí
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
1. Případy finančních nesrovnalostí uvedené v článku 75 tohoto nařízení předkládá komisi k vydání stanoviska podle čl. 73 odst. 6 druhého pododstavce finančního nařízení orgán oprávněný ke jmenování.
V případech, kdy jako dále pověřené schvalující osoby jednají vedoucí delegací Unie v souladu s čl. 56 odst. 2 finančního nařízení, je příslušná schvalující osoba oprávněna se na komisi o stanovisko k finančním nesrovnalostem podle článku 75 tohoto nařízení obrátit přímo.
Domnívá-li se pověřená schvalující osoba, že došlo k finanční nesrovnalosti, může věc předložit komisi. Tato komise vydá stanovisko, v němž posoudí, zda došlo k nesrovnalostem podle článku 75, stupeň jejich závažnosti a případné následky. Dospěje-li komise na základě analýzy k závěru, že uvedený případ spadá do pravomoci úřadu OLAF, předá spis bezodkladně orgánu oprávněnému ke jmenování a úřad OLAF o tom neprodleně uvědomí.
Pokud komisi uvědomí přímo zaměstnanec v souladu s čl. 66 odst. 8 finančního nařízení, předá komise spis orgánu oprávněnému ke jmenování a zaměstnance o tom uvědomí. Orgán oprávněný ke jmenování může komisi požádat o stanovisko k tomuto případu.
2. Orgán, nebo v případě smíšené komise zúčastněné orgány, upraví podle své vnitřní organizace pracovní postupy komise a její složení s tím, že komise musí mít jednoho externího člena, jenž má požadovanou kvalifikaci a odbornost.
Článek 77
Potvrzení pokynů
(Čl. 73 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že závazný pokyn, který dostala, je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, zejména protože nemůže být vykonán v rámci jí svěřených zdrojů, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil nebo dále pověřil. Pokud je tento pokyn písemně potvrzen a toto potvrzení je doručeno v odpovídající lhůtě a je dostatečně jasné v tom smyslu, že explicitně odkazuje na body, které pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zpochybnila, nelze tuto osobu již povolat k odpovědnosti. Tato osoba pokyn provede, není-li pokyn zjevně v rozporu s právními předpisy nebo nepředstavuje-li porušení příslušných bezpečnostních norem.
2. Odstavec 1 se použije rovněž v případě, že se schvalující osoba v průběhu plnění jí uloženého závazného pokynu dozví, že dotyčná operace vykazuje nesrovnalosti.
Pokyny, jež byly potvrzeny podle čl. 73 odst. 3 finančního nařízení, příslušná pověřená schvalující osoba zaznamená a uvede ve své výroční zprávě o činnosti.
KAPITOLA 5
Příjmové operace
Oddíl 1
Vlastní zdroje
Článek 78
Pravidla pro vlastní zdroje
(Článek 76 finančního nařízení)
Schvalující osoba vypracuje předběžný plán, který stanoví termíny, v nichž mají být vlastní zdroje vymezené v rozhodnutí o systému vlastních zdrojů Unie poskytnuty Komisi.
Vlastní zdroje jsou stanovovány a inkasovány v souladu s pravidly, jež jsou přijata na základě rozhodnutí uvedeného v prvním pododstavci.
Oddíl 2
Odhady pohledávek
Článek 79
Odhady pohledávek
(Článek 77 finančního nařízení)
1. Odhad pohledávky specifikuje druh příjmu a rozpočtový bod, do něhož má být tento příjem zapsán, a pokud možno též údaje o dlužníkovi a odhad částky.
Při sestavování odhadu pohledávky ověří příslušná schvalující osoba zejména, že:
a)
příjem je zapsán do správného rozpočtového bodu;
b)
odhad je v pořádku a odpovídá platným předpisům a zásadě řádného finančního řízení.
2. S výhradou čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení a čl. 7 odst. 2 tohoto nařízení nedochází na základě odhadu pohledávek k poskytnutí prostředků na závazky. V případech uvedených v článku 21 finančního nařízení lze prostředky poskytnout až poté, co Unie skutečně inkasuje dlužné částky.
Oddíl 3
Stanovení pohledávek
Článek 80
Postup
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky příslušnou schvalující osobou znamená uznání práva Unie vůči dlužníkovi a stanovení nároku požadovat po dlužníkovi úhradu dluhu.
2. Inkasní příkaz je operace, kterou příslušná schvalující osoba dává pokyn účetnímu k inkasu stanovené pohledávky.
3. Výzvou k úhradě je dlužník informován o tom, že:
a)
Unie stanovila pohledávku;
b)
bude-li pohledávka zaplacena ve stanovené lhůtě, nenabíhají úroky z prodlení;
c)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmeni b), nabíhají z ní úroky z prodlení, jejichž sazba je uvedena v článku 83; tím nejsou dotčeny zvláštní platné předpisy;
d)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmenu b), provede orgán inkaso buď započtením, nebo propadnutím předem složených jistot;
e)
účetní je oprávněn provést inkaso započtením před uplynutím lhůty uvedené v písmenu b) v případě, že je to nezbytné k ochraně finančních zájmů Unie a že se důvodně domnívá, že by pohledávka Komise mohla být nedobytná; o důvodech a datu inkasa započtením je účetní povinen dlužníka předem vyrozumět;
f)
nelze-li po provedení všech kroků podle písmene a) až e) tohoto pododstavce inkasovat celou částku, provede orgán inkaso výkonem rozhodnutí podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo na základě žaloby.
Vytištěnou výzvu k úhradě zašle schvalující osoba dlužníkovi. O jeho zaslání je prostřednictvím finančního informačního systému vyrozuměn účetní.
Článek 81
Stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
Před stanovením pohledávky se příslušná schvalující osoba ujistí, že:
a)
pohledávka je jistá, tedy není ničím podmíněna;
b)
pohledávka zní na pevnou a přesně vyjádřenou peněžitou částku;
c)
pohledávka je splatná a neběží lhůta k její úhradě;
d)
údaje o dlužníkovi jsou správné;
e)
částka, jež má být inkasována, je zapsána ve správném rozpočtovém bodu;
f)
podklady jsou v pořádku a
g)
je dodržena zásada řádného finančního řízení, zejména z hlediska kritérií uvedených v čl. 91 odst. 1 písm. a).
Článek 82
Podklady pro stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky vychází z podkladů, jež osvědčují nárok Unie.
2. Před stanovením pohledávky provede příslušná schvalující osoba osobně kontrolu podkladů nebo se na vlastní odpovědnost ujistí, že tato kontrola byla provedena.
3. Podklady uchovává schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Článek 83
Úroky z prodlení
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z použití zvláštních odvětvových pravidel, nabíhají z pohledávky, jež není ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) uhrazena, úroky z prodlení v souladu s odstavci 2 a 3 tohoto článku.
2. V případě pohledávek, jež nejsou uhrazeny ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b), se jako úroková sazba použije sazba, kterou uplatňuje Evropská centrální banka na své hlavní refinanční operace, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie a platná v první kalendářní den měsíce splatnosti, zvýšená o:
a)
osm procentních bodů, pokud událostí, z jejíhož titulu pohledávka vznikla, je veřejná zakázka na dodávky a služby uvedené v hlavě V;
b)
tři a půl procentních bodů ve všech ostatních případech.
3. Úroky se počítají od kalendářního dne následujícího po dni, kdy uplynula lhůta uvedená v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikovaná ve výzvě k úhradě, až do kalendářního dne, kdy je pohledávka uhrazena v plné výši.
Inkasní příkaz na částku odpovídající úrokům z prodlení se vystaví až po skutečném obdržení těchto úroků.
4. V případě pokut platí, že složí-li dlužník finanční jistotu, kterou účetní akceptuje namísto platby, použije se ode dne uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) úroková sazba uvedená v odstavci 2 tohoto článku, která je platná v první den měsíce, v němž bylo rozhodnutí o uložení pokuty přijato, zvýšená pouze o jeden a půl procentního bodu.
Oddíl 4
Schválení inkasa
Článek 84
Vystavení inkasního příkazu
(Článek 79 finančního nařízení)
1. Inkasní příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být příjem zapsán;
b)
odkazy na právní akt či právní závazek, jež představují rozhodnou skutečnost pro vznik pohledávky a zakládají nárok na inkaso;
c)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění, včetně případných odkazů na odpovídající rozpočtový závazek;
d)
částku k inkasu vyjádřenou v eurech;
e)
jméno a adresu dlužníka;
f)
lhůtu uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b);
g)
možný způsob inkasa, mj. zejména započtení nebo uplatnění složených jistot.
2. Příslušná schvalující osoba opatří inkasní příkaz datem a svým podpisem a postoupí jej účetnímu.
3. Účetní jednotlivých orgánů vedou seznam splatných částek k inkasu. Nároky Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní jednotlivých orgánů seznam předávají účetnímu Komise.
Účetní Komise připraví konsolidovaný seznam, v němž jsou splatné částky řazeny v členění podle jednotlivých orgánů a data vystavení inkasního příkazu. Tento seznam Komise připojí ke své zprávě o rozpočtovém a finančním řízení.
4. V zájmu posílení ochrany finančních zájmů Unie vypracovává Komise seznam nároků Unie, v němž kromě výše pohledávek uvádí jména dlužníků, jimž byla úhrada pohledávky nařízena pravomocným rozhodnutím soudu a kteří po dobu jednoho roku od jeho vydání pohledávku neuhradili vůbec nebo ji neuhradili z významné části. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje význam dané částky.
Článek 85
Vykonatelné rozhodnutí ve prospěch jiných orgánů
(Čl. 79 odst. 2 finančního nařízení)
1. Výjimečné okolnosti podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení jsou dány v případě, kdy dotyčný orgán vyčerpal možnosti k dobrovolné úhradě a k inkasu pohledávky započtením podle čl. 80 odst. 1 finančního nařízení a kdy pohledávka dosahuje významné výše.
2. Dotyčné orgány, u nichž se nejedná o orgány uvedené v článku 299 Smlouvy o fungování EU, jsou v případě podle odstavce 1 oprávněny požádat Komisi, aby přijala vykonatelné rozhodnutí.
3. Vykonatelné rozhodnutí ve všech případech stanoví, že je nárokované částky nutno zapsat do oddílu rozpočtu příslušného orgánu, který jedná jako schvalující osoba. Související příjmy se do rozpočtu zapisují jako obecné příjmy, s výjimkou specifikovaných případů, kdy se jedná o účelově vázané příjmy podle čl. 21 odst. 3 finančního nařízení.
4. Nastane-li situace, jež by mohla inkaso ovlivnit, žádající orgán Komisi vyrozumí a zasáhne na její podporu, bude-li proti vykonatelnému rozhodnutí podán opravný prostředek.
5. Komise a příslušný orgán se dohodnou na praktických opatřeních k provedení tohoto článku.
Oddíl 5
Inkaso
Článek 86
Náležitosti inkasa
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Účetní provede při inkasu pohledávky účetní zápis a uvědomí příslušnou schvalující osobu.
2. Na platbu v hotovosti do pokladny vydá účetní nebo správce zálohových účtů potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 87
Inkaso započtením
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Má-li dlužník vůči Unii jistou pohledávku ve smyslu čl. 81 písm. a), která zní na pevnou částku, je splatná a týká se částky stanovené v platebním příkazu, inkasuje účetní po uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) stanovenou pohledávku započtením.
Za výjimečných okolností, kdy je nezbytné chránit finanční zájmy Unie a kdy se účetní důvodně domnívá, že by pohledávka Unie mohla být nedobytná, provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
Souhlasí-li dlužník, účetní provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
2. Předtím, než účetní zahájí postup inkasa podle odstavce 1, konzultuje příslušnou schvalující osobu a informuje o tom příslušné dlužníky.
Je-li dlužníkem vnitrostátní orgán nebo některý z jeho správních subjektů, informuje účetní o svém úmyslu provést inkaso započtením rovněž příslušný členský stát, a to alespoň deset pracovních dní předem. Účetní však může po dohodě s příslušným členským státem či správním subjektem provést inkaso započtením ještě před uplynutím této lhůty.
3. Započtení podle odstavce 1 má stejný účinek jako platba a zprošťuje Unii povinnosti k úhradě ve výši pohledávky a případně splatných úroků.
Článek 88
Postup vymáhání částek neuhrazených dobrovolně
(Články 79 a 80 finančního nařízení)
1. Není-li ve lhůtě uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikované ve výzvě k úhradě inkasována celá částka, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup inkasa všemi právními prostředky, včetně případného uspokojení z předem složených jistot; tím není dotčen článek 87.
2. Nelze-li použít způsob inkasa uvedený v odstavci 1 tohoto článku a nezaplatí-li dlužník ani po obdržení upomínky od účetního, vymáhá účetní pohledávku výkonem rozhodnutí v souladu s čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo žalobou; tím není dotčen článek 87.
Článek 89
Dodatečná platební lhůta
(Článek 80 finančního nařízení)
Ve spolupráci s příslušnou schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže, že za celou dodatečně poskytnutou lhůtu, počínaje původním dnem splatnosti uvedeným v čl. 80 odst. 3 písm. b), uhradí úroky vypočtené podle sazby v článku 83;
b)
v zájmu ochrany práv Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní orgánu akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistotu uvedenou v pododst. 1 písm. b) může nahradit společné a nerozdílné ručení třetí osoby, jež schválí účetní orgánu.
Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka upustit od požadavku na složení jistoty podle pododst. 1 písm. b), dojde-li k názoru, že je dlužník ochoten a schopen platbu během dodatečné lhůty uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 90
Inkaso pokut a jiných sankcí
(Články 80 a 83 finančního nařízení)
1. Je-li u Soudního dvora Evropské unie podána žaloba proti rozhodnutí Komise o uložení pokuty nebo jiných sankcí podle Smlouvy o fungování EU nebo Smlouvy o Euratomu, dlužník až do okamžiku vyčerpání všech opravných prostředků buď předběžně uhradí příslušnou částku na bankovní účet určený účetním, nebo složí finanční jistotu, kterou účetní akceptuje. Jistota je nezávislá na povinnosti zaplatit pokutu, penále nebo jinou sankci a propadá po první výzvě. Tato jistota musí krýt jistinu a splatný úrok stanovený v čl. 83 odst. 4.
2. S cílem zajistit bezpečnost a likvidnost těchto předběžně přijatých částek a generovat z nich kladný výnos Komise tyto částky investuje do finančních aktiv.
3. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že je pokuta či sankce potvrzena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
v souladu s článkem 83 finančního nařízení se předběžně vybrané částky, příslušné úroky a další částky z nich plynoucí zapíší do rozpočtu, a to nejpozději v rozpočtovém roce, jenž následuje po roce, v němž byly vyčerpány všechny opravné prostředky;
b)
pokud byla složena finanční jistota, pak tato jistota propadá a odpovídající částka se zapíše do rozpočtu.
Pokud soud pokutu nebo sankci zvýší, použije se první pododstavec písm. a) a b) na částku do výše uvedené v rozhodnutí Komise; částku, o niž se pokuta či sankce navyšuje, vybere účetní a tato částka se zapíše do rozpočtu.
4. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že byla pokuta či sankce zrušena či snížena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
částky vybrané neoprávněně se spolu s naběhlými úroky vyplatí dotyčné třetí osobě. Je-li za příslušné období dosažen celkově záporný výnos, je předmětem vrácení nominální hodnota neoprávněně vybraných částek;
b)
pokud byla složena finanční jistota, je tato jistota odpovídajícím způsobem uvolněna.
Článek 91
Upuštění od inkasa stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba může upustit od inkasa stanovené pohledávky nebo její části pouze v těchto případech:
a)
pokud by předvídatelné náklady na inkaso překročily výši částky k inkasu a pokud by upuštění od inkasa nepoškodilo pověst Unie;
b)
pokud je inkaso pohledávky nemožné z důvodů jejího stáří nebo platební neschopnosti dlužníka;
c)
pokud je inkaso v rozporu se zásadou proporcionality.
2. V případě podle odst. 1 písm. c) jedná příslušná schvalující osoba v souladu s postupy, jež předem stanoví daný orgán, a použije tato povinná a závazně použitelná kritéria:
a)
povaha skutečností, s přihlédnutím k závažnosti nesrovnalosti, jež vedla ke stanovení pohledávky (podvod, opakování deliktu, úmysl, řádná péče, dobrá víra, zjevný omyl);
b)
dopad, který by upuštění od inkasa pohledávky mělo na činnost Unie a její finanční zájmy (dotčená částka, riziko vytvoření precedentu, ohrožení autority právního předpisu).
Podle okolností případu může příslušná schvalující osoba vzít v úvahu tato doplňující kritéria:
a)
narušení hospodářské soutěže, jež by mohlo upuštění od inkasa pohledávky vyvolat;
b)
hospodářskou a sociální škodu, kterou by způsobilo inkaso celé pohledávky.
3. Rozhodnutí o upuštění od inkasa podle čl. 80 odst. 2 finančního nařízení musí být řádně odůvodněno a musí odkazovat jednak na opatření, jež byla za účelem inkasa pohledávky přijata v souladu se zásadou řádné péče, jednak na právní a věcné důvody, o něž se upuštění od inkasa opírá. Příslušná schvalující osoba se při upuštění od inkasa řídí článkem 84.
4. Pravomoc upustit od inkasa stanovené pohledávky nemůže orgán přenést, pokud částka, od jejíhož inkasa má být upuštěno:
a)
činí nejméně 1 000 000 EUR;
b)
činí nejméně 100 000 EUR, což představuje alespoň 25 % stanovené pohledávky.
Pro částky, jež nedosahují limitů uvedených v prvním pododstavci, stanoví jednotlivé orgány ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci upustit od inkasa stanovené pohledávky.
5. Jednotlivé orgány zasílají každoročně Evropskému parlamentu a Radě zprávu o případech upuštění od inkasa uvedených v odstavcích 1 až 4 tohoto článku, kdy dotčené částky dosahovaly nejméně 100 000 EUR. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Článek 92
Zrušení stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Dojde-li k chybě, příslušná schvalující osoba s uvedením důvodů stanovenou pohledávku nebo její část zruší v souladu s články 82 a 84.
2. Jednotlivé orgány stanoví ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci zrušit stanovenou pohledávku.
Článek 93
Pravidla pro běh promlčecích lhůt
(Článek 81 finančního nařízení)
1. Promlčecí lhůta nároků Unie vůči třetím osobám počíná běžet dnem uplynutí lhůty oznámené dlužníkovi ve výzvě k úhradě podle čl. 80 odst. 3 písm. b).
Promlčecí lhůta nároků třetích osob vůči Unii počíná běžet dnem, kdy se podle odpovídajícího právního závazku stává nárok třetí osoby splatným.
2. Běh promlčecí lhůty nároků Unie vůči třetím osobám se přerušuje úkonem orgánu nebo členského státu jednajícího na žádost orgánu, který byl třetí osobě oznámen a jehož účelem je inkaso pohledávky.
Běh promlčecí lhůty nároků třetích osob vůči Unii se přerušuje úkonem, jejž Unii její věřitelé nebo osoby jednající jménem těchto věřitelů oznámili a jehož účelem je inkaso pohledávky.
3. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni přerušení lhůty podle odstavce 2.
4. Běh promlčecí lhůty se přerušuje též zahájením právních kroků, jejichž předmětem je pohledávka uvedená v odstavci 1, včetně žalob podaných u soudu, jenž se později prohlásí za nepříslušný. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet až v okamžiku, kdy rozhodnutí soudu nabude právní moci nebo kdy v téže věci dojde mezi stranami k mimosoudnímu vyrovnání.
5. Za přerušení běhu promlčecí lhůty je pokládán rovněž případ, kdy účetní poskytne dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu podle článku 89. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni uplynutí prodloužené platební lhůty.
6. Po uplynutí promlčecí lhůty podle odstavců 1 až 5 nelze nároky již vymáhat.
KAPITOLA 6
Výdajové operace
Článek 94
Rozhodnutí o financování
(Článek 84 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o financování stanoví základní údaje o akci, s níž je spojeno vynakládání výdajů z rozpočtu.
2. Rozhodnutí o financování uvádí zejména tyto údaje:
a)
v případě grantů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
priority na jednotlivé roky, cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky, jichž má být pomocí prostředků schválených na daný rozpočtový rok docíleno,
iii)
základní kritéria způsobilosti, výběru a udělení grantu, podle nichž je vybíráno z návrhů,
iv)
maximální možnou míru spolufinancování, a v případě, že se předpokládají různé míry spolufinancování, též kritéria, jež se pro jednotlivé míry použijí,
v)
harmonogram a orientační počet výzev k podávání návrhů;
b)
v případě veřejných zakázek:
i)
souhrnné rozpočtové krytí vyhrazené pro veřejné zakázky na příslušný rok,
ii)
předběžný počet a druhy předpokládaných veřejných zakázek a, je-li to možné, alespoň obecně jejich předmět,
iii)
orientační harmonogram termínů, v nichž budou zahajována zadávací řízení;
c)
v případě svěřeneckých fondů podle článku 187 finančního nařízení:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
prostředky vyhrazené pro svěřenecký fond na daný rok a výši částek plánovaných na dobu trvání fondu,
iii)
cíle a dobu trvání svěřeneckého fondu,
iv)
pravidla správy svěřeneckého fondu,
v)
možnost svěřit úkoly související s plněním rozpočtu subjektům a osobám uvedeným v čl. 187 odst. 2 finančního nařízení;
d)
v případě cen:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
základní podmínky účasti a kritéria pro udělení ceny,
iv)
harmonogram soutěže o návrh a výše ceny či cen;
e)
v případě finančních nástrojů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
výši přidělené částky,
iv)
orientační harmonogram provádění.
3. Pokud pracovní program podle článku 128 finančního nařízení obsahuje údaje podle odst. 2 písm. a) tohoto článku a jedná-li se o granty, jež jsou financovány z prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, považováno za rozhodnutí o financování těchto grantů.
Pokud jde o veřejné zakázky, svěřenecké fondy, ceny a finanční nástroje, pak v případech, kdy pracovní program, jenž obsahuje údaje podle odst. 2 písm. b), c), d) a e) tohoto článku, stanoví čerpání odpovídajících prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, pokládáno též za rozhodnutí o financování příslušných veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
Jestliže takový pracovní program tyto údaje v případě jedné či více akcí neobsahuje, musí být náležitě pozměněn nebo musí být přijato specifické rozhodnutí o financování těchto akcí.
4. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení základního právního aktu, uplatní se v případě podstatné změny již přijatého rozhodnutí o financování stejný postup jako u původního rozhodnutí.
Oddíl 1
Přidělení výdajů na závazek
Článek 95
Souhrnné a předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením finanční dohody, jež sama stanoví následné přijetí jednoho či více právních závazků, nebo přijetím jednoho či více právních závazků.
Na základě finančních dohod v oblasti přímé finanční pomoci třetím zemím včetně rozpočtové podpory, které zakládají právní závazky, lze provádět platby, aniž by bylo zapotřebí přijímat další právní závazky.
2. Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď přijetím jednoho či více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo - v případě výdajů na řízení zaměstnanců nebo na informování veřejnosti ze strany orgánů o aktuálním dění v Unii - přímo platbami.
Článek 96
Přijetí souhrnného závazku
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný závazek je přijímán na základě rozhodnutí o financování.
Souhrnný závazek je přijímán nejpozději před vydáním rozhodnutí o výběru příjemců, a, pokud je k čerpání příslušných prostředků nutno přijmout pracovní program ve smyslu článku 188, nejdříve po přijetí tohoto programu.
2. Ustanovení odst. 1 druhého pododstavce se nepoužije, pokud se souhrnný závazek provádí uzavřením finanční dohody.
Článek 97
Podpisy téže osoby
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Od pravidla, podle něhož musí rozpočtový závazek i jemu odpovídající právní závazek podepsat táž osoba, se lze odchýlit pouze v těchto případech:
a)
jedná se o předběžné závazky;
b)
souhrnné závazky se týkají finančních dohod se třetími zeměmi;
c)
rozhodnutí orgánu zakládá právní závazek;
d)
souhrnný závazek se provádí prostřednictvím více právních závazků, za něž odpovídají různé příslušné schvalující osoby;
e)
v souvislosti se zálohovými účty, jež jsou vyčleněny na vnější činnosti, musí právní závazky podepsat zaměstnanci místních jednotek uvedených v článku 72 na pokyn příslušné schvalující osoby, která má však i nadále odpovědnost za hlavní operaci;
f)
orgán přenesl pravomoci schvalující osoby na ředitele interinstitucionálního evropského úřadu podle čl. 199 odst. 1 finančního nařízení.
2. Není-li příslušná schvalující osoba, jež podepsala rozpočtový závazek, k dispozici, aby podepsala právní závazek, po dobu, jež překračuje lhůty pro přijetí právního závazku, přijme právní závazek osoba jmenovaná podle předpisů daného orgánu pro zastupování, jestliže má tato osoba postavení schvalující osoby podle čl. 65 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 98
Správní výdaje, na něž se vztahují předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
Za běžné správní výdaje, jež mohou zakládat předběžné závazky, se považují zejména:
a)
výdaje na zaměstnance, ať již podléhají služebnímu řádu či nikoli, a výdaje na ostatní lidské zdroje, důchody a odměny odborníků;
b)
výdaje na členy orgánu;
c)
výdaje na vzdělávání;
d)
výdaje na výběrová řízení, výběr a nábor;
e)
výdaje na služební cesty;
f)
výdaje na reprezentaci;
g)
výdaje na zasedání;
h)
externí tlumočníci a překladatelé;
i)
výměny úředníků;
j)
běžný nájem movitých věcí a nemovitostí nebo opakující se platby v rámci veřejných zakázek na nemovitosti ve smyslu článku 121 tohoto nařízení nebo v rámci splátek půjček podle čl. 203 odst. 8 finančního nařízení;
k)
různá pojištění;
l)
úklid, údržba a bezpečnost;
m)
výdaje v sociální a zdravotní oblasti;
n)
výdaje na telekomunikace;
o)
finanční poplatky;
p)
výdaje na právní ochranu;
q)
výdaje na náhradu škody včetně úroků;
r)
náklady na pracovní prostředky;
s)
voda, plyn a elektřina;
t)
publikace na papírových nebo elektronických nosičích;
u)
informování veřejnosti o aktuálním dění v Unii ze strany orgánů.
Článek 99
Zaznamenávání individuálních právních závazků
(Článek 86 finančního nařízení)
V případě souhrnného rozpočtového závazku, na nějž navazuje jeden či více individuálních právních závazků, zaznamená příslušná schvalující osoba v centrálním účetnictví výši tohoto jednoho či více navazujících individuálních právních závazků.
Tyto účetní zápisy uvádějí odkaz na souhrnný závazek, k jehož tíži se individuální závazky účtují.
Tento účetní zápis provede příslušná schvalující osoba před podpisem odpovídajícího individuálního právního závazku, s výjimkou případů uvedených v čl. 86 odst. 4 čtvrtém pododstavci finančního nařízení.
Ve všech případech příslušná schvalující osoba ověří, zda jejich souhrnná výše nepřekračuje celkový souhrnný závazek, jenž tyto individuální závazky pokrývá.
Oddíl 2
Potvrzování výdajů
Článek 100
Potvrzení a „předání k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů ve smyslu článku 110, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Příslušná schvalující osoba předtím, než rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že byla tato kontrola provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje má podobu podpisu doložky „předáno k platbě“, jejž připojuje příslušná schvalující osoba nebo odborně způsobilý zaměstnanec, jenž k tomu byl zmocněn formálním rozhodnutím schvalující osoby a na její zodpovědnost v souladu s čl. 65 odst. 5 finančního nařízení. Rozhodnutí o zmocnění jsou archivována pro pozdější použití.
Článek 101
Doložka „správnost ověřena“ u plateb předběžného financování
(Článek 88 finančního nařízení)
Pokud jde o platby předběžného financování, osvědčuje splnění podmínek, jež pro jejich úhradu stanoví právní závazek, příslušná schvalující osoba nebo jí řádně zmocněný, odborně způsobilý zaměstnanec vystavením doložky „správnost ověřena“.
Článek 102
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u veřejných zakázek
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci veřejných zakázek se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval fakturu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele;
b)
faktura nebo k ní přiložený interní dokument jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance;
c)
fakturu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Doložka „správnost ověřena“ uvedená v prvním pododstavci písm. b) potvrzuje, že služby, dodávky či stavební práce uvedené ve smlouvě byly řádně poskytnuty, resp. provedeny. V případě dodávek a stavebních prací vydá úředník nebo jiný odborně způsobilý zaměstnanec předběžné potvrzení o přijetí a po skončení záruční lhůty uvedené ve smlouvě konečné potvrzení o přijetí. Obě potvrzení mají platnost doložky „správnost ověřena“.
U opakujících se plateb včetně předplatného a vzdělávacích kurzů doložka „správnost ověřena“ osvědčuje, že je nárok věřitele v souladu s příslušnými doklady odůvodňujícími platbu.
Článek 103
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u grantů
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci grantů se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval žádost příjemce o platbu;
b)
žádost o platbu nebo interní dokument přiložený k výkazu nákladů jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem úředníka nebo jiného odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba;
c)
žádost o platbu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Vystavením doložky podle prvního pododstavce písm. b) osvědčuje úředník či jiný odborně způsobilý zaměstnanec, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba, že daná akce či pracovní program, které příjemce provedl, splňují ve všech ohledech podmínky grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu a případně že náklady, jež příjemce vykázal, jsou způsobilé.
Článek 104
Předání k platbě u výdajů na zaměstnance
(Článek 88 finančního nařízení)
U plateb výdajů na zaměstnance se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že jsou k dispozici tyto podklady:
a)
u měsíčních platů:
i)
úplný seznam zaměstnanců s uvedením všech složek jejich odměn,
ii)
tiskopis (osobní list), který je vystavován na základě rozhodnutí vydávaných v jednotlivých případech a který dokládá veškeré změny libovolné složky odměny,
iii)
v případě náborů či jmenování ověřená kopie rozhodnutí o náboru či jmenování, která je přiložena při potvrzení první výplaty;
b)
u ostatních odměn, například zaměstnancům placeným podle odpracovaných hodin nebo dní: výkaz počtu odpracovaných dní a hodin, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
c)
u přesčasů: výkaz odpracované práce přesčas, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
d)
u výdajů na pracovní cesty:
i)
cestovní příkaz, opatřený podpisem příslušného orgánu,
ii)
výkaz výdajů na služební cestu, opatřený podpisem zaměstnance na služební cestě a jeho pověřeného nadřízeného, pokud se výdaje na služební cestu liší od údajů na příkazu ke služební cestě;
e)
u některých dalších správních výdajů na zaměstnance, včetně předplatného a vzdělávacích kurzů, jež mají být podle smlouvy hrazeny předem: podklady, jež odkazují na rozhodnutí, na němž je výdaj založen, a uvádějí jednotlivé složky pro výpočet.
Výkaz výdajů na služební cestu uvedený v prvním pododstavci písm. d) bodu ii) uvádí cíl služební cesty, datum a hodinu odjezdu a příjezdu do cíle služební cesty, cestovní výlohy, denní diety a ostatní výdaje řádně schválené proti předložení podkladů.
Článek 105
Forma doložky „předáno k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „předáno k platbě“ podle článku 100 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému má doložka „předáno k platbě“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance.
Článek 106
Forma doložky „správnost ověřena“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „správnost ověřena“ podle článku 101 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému může mít doložka „správnost ověřena“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba.
Oddíl 3
Schvalování výdajů
Článek 107
Kontroly plateb schvalující osobou
(Článek 89 finančního nařízení)
Při vystavování platebního příkazu příslušná schvalující osoba zajistí, aby:
a)
platební příkaz byl vystaven řádně, tedy aby bylo vydáno odpovídající rozhodnutí o potvrzení v podobě doložky „předáno k platbě“, údaje o příjemci byly správné a částka byla splatná;
b)
platební příkaz odpovídal rozpočtovému závazku, k jehož tíži je zaúčtován;
c)
výdaj byl zapsán ve správném rozpočtovém bodu;
d)
byly k dispozici potřebné prostředky.
Článek 108
Údaje povinně uváděné na platebních příkazech a jejich předávání účetnímu
(Článek 89 finančního nařízení)
1. Platební příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být výdaj zaúčtován;
b)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění;
c)
odkaz na právní závazek, jenž zakládá nárok na platbu;
d)
odkaz na rozpočtový závazek, k jehož tíži je platební příkaz zaúčtován;
e)
částku, jež má být vyplacena, vyjádřenou v eurech;
f)
jméno, adresu a bankovní údaje příjemce;
g)
předmět výdaje;
h)
způsob platby;
i)
zápis majetku do inventárního soupisu v souladu s článkem 248.
2. Příslušná schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu.
Oddíl 4
Úhrada výdajů
Článek 109
Druhy plateb
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze jej rozdělit do více plateb v souladu se zásadami řádného finančního řízení.
2. Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené a/nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
3. Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
Článek 110
Podklady
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování, včetně předběžného financování rozloženého na splátky, se vyplácí buď na základě smlouvy, rozhodnutí, dohody nebo základního právního aktu, anebo na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, že jsou dodrženy podmínky dané smlouvy, dohody nebo rozhodnutí. Stanoví-li uvedené dokumenty splatnost předběžného financování, není k úhradě splatné částky již zapotřebí podávat další žádost.
2. Průběžné platby a výplata zůstatku jsou prováděny na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, zda byly financované akce prováděny v souladu se základním právním aktem, rozhodnutím, podmínkami smlouvy nebo dohody.
3. Povahu podkladů uvedených v tomto článku stanoví příslušná schvalující osoba na základě základního právního aktu, rozhodnutí, smlouvy či dohody v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Za podklady pro účely odstavce 2 se považují průběžné a konečné zprávy o technickém a finančním plnění.
4. Podklady uchovává příslušná schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Oddíl 5
Lhůty pro výdajové operace
Článek 111
Platební lhůty a úroky z prodlení
(Článek 92 finančního nařízení)
1. Platební lhůtou se rozumí lhůta k provedení platby včetně potvrzení, schválení a úhrady výdaje.
Tato lhůta počíná běžet dnem doručení žádosti o platbu.
Žádost o platbu co nejdříve zaeviduje schválený útvar pověřené schvalující osoby; má se za to, že žádost byla doručena v den, kdy k zaevidování došlo.
Dnem platby se rozumí den, k němuž byla platba připsána k tíži účtu orgánu.
2. Žádost o platbu musí uvádět tyto základní údaje:
a)
identifikaci věřitele;
b)
částku;
c)
měnu;
d)
datum.
Chybí-li alespoň jeden ze základních údajů, je žádost o platbu zamítnuta.
O zamítnutí a jeho důvodech je věřitel vyrozuměn písemně a co nejdříve, nejpozději však do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
3. V případě stavení lhůty podle čl. 92 odst. 2 finančního nařízení počíná zbytek platební lhůty opětovně běžet dnem, kdy jsou doručeny požadované informace nebo zrevidované dokumenty nebo kdy proběhne další potřebné ověření včetně kontrol na místě.
4. Po uplynutí lhůt uvedených v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení má věřitel nárok na úroky za těchto podmínek:
a)
použijí se úrokové sazby uvedené v čl. 83 odst. 2 tohoto nařízení;
b)
úroky se platí za dobu, jež uplyne od kalendářního dne, který následuje po uplynutí platební lhůty uvedené v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení, až do dne zaplacení.
Činí-li však úroky vypočtené podle prvního pododstavce nejvýše 200 EUR, jsou věřiteli uhrazeny pouze na jeho žádost podanou do dvou měsíců od připsání opožděné platby.
5. Jednotlivé orgány předloží Evropskému parlamentu a Radě zprávu o dodržování lhůt a o stavení lhůt podle článku 92 finančního nařízení. Zpráva Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti podle čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
KAPITOLA 7
Systémy informačních technologií
Článek 112
Popis systémů informačních technologií
(Článek 93 finančního nařízení)
Jsou-li ke zpracovávání operací v rámci plnění rozpočtu používány počítačové systémy a subsystémy, je nutno vypracovat jejich úplný a aktualizovaný popis.
Tento popis stanoví obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Podrobně uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím existovala kompletní auditní stopa.
Článek 113
Pravidelné ukládání
(Článek 93 finančního nařízení)
Údaje v počítačových systémech a subsystémech musí být pravidelně ukládány a uchovávány na bezpečném místě.
KAPITOLA 8
Interní auditor
Článek 114
Jmenování interního auditora
(Článek 98 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého interního auditora v souladu s pravidly, jež jsou přizpůsobena jejich specifikům a požadavkům. O jmenování interního auditora informují orgány Evropský parlament a Radu.
2. Jednotlivé orgány stanoví v souladu se svými specifiky a požadavky rozsah kompetencí interního auditora a podrobně upraví cíle a postupy, jimiž se bude výkon funkce interního auditu řídit; přitom náležitě zohlední platné mezinárodní standardy v oblasti interního auditu.
3. Orgán může jmenovat interním auditorem úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád a jenž byl vybrán z řad státních příslušníků členských států, a to na základě zvláštní způsobilosti této osoby.
4. Jmenují-li dva nebo více orgánů téhož interního auditora, přijmou nezbytná opatření, aby bylo možno jej v souladu s článkem 119 povolat k odpovědnosti za jeho jednání.
5. Ukončí-li interní auditor výkon své funkce, informuje o tom dotčený orgán Evropský parlament a Radu.
Článek 115
Zdroje poskytované internímu auditorovi
(Článek 99 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány poskytnou svým interním auditorům prostředky potřebné k řádnému výkonu jejich kontrolní funkce a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
Článek 116
Pracovní program
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor přijímá svůj pracovní program a předkládá jej orgánu.
2. Orgán může po interním auditorovi požadovat, aby provedl audit, jenž není zařazen v jeho pracovním programu podle odstavce 1.
Článek 117
Zprávy interního auditora
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor předkládá orgánu výroční zprávu o interním auditu podle čl. 99 odst. 3 finančního nařízení, v níž uvede počet a druh provedených interních auditů, hlavní vydaná doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení.
Výroční zpráva uvádí též systémové problémy, jež odhalila specializovaná komise zřízená podle čl. 73 odst. 6 finančního nařízení.
2. Jednotlivé orgány posuzují, jsou-li doporučení ve zprávách interního auditora vhodná k výměně osvědčených postupů s ostatními orgány.
3. Interní auditor se při vypracování své zprávy zaměřuje především na celkové dodržování zásady řádného finančního řízení a zajišťuje, aby byla přijímána vhodná opatření ke stále lepšímu a důslednějšímu uplatňování této zásady.
Článek 118
Nezávislost
(Článek 100 finančního nařízení)
Interní auditor je při provádění auditů plně nezávislý. Při výkonu své funkce, která je mu na základě jmenování svěřena podle finančního nařízení, nesmí dostávat žádné pokyny ani být žádným způsobem omezován.
Článek 119
Možnost povolat interního auditora k odpovědnosti
(Článek 100 finančního nařízení)
Interního auditora jakožto úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád, může povolat k odpovědnosti za jeho činy pouze samotný orgán za podmínek uvedených v tomto článku.
Orgán přijme odůvodněné rozhodnutí o zahájení vyšetřování. Toto rozhodnutí je oznámeno zúčastněné osobě. Orgán může pověřit vyšetřováním na svou přímou odpovědnost jednoho nebo více úředníků stejného nebo vyššího stupně, než je dotyčný zaměstnanec. V průběhu vyšetřování musí být vyslechnuta zúčastněná osoba.
Zpráva o vyšetřování je zaslána zúčastněné osobě, kterou poté ve věci této zprávy vyslechne orgán.
Na základě zprávy a slyšení přijme orgán buď odůvodněné rozhodnutí o zastavení řízení, nebo odůvodněné rozhodnutí v souladu s články 22 a 86 přílohy IX služebního řádu. Rozhodnutí, jimiž se ukládají disciplinární opatření nebo finanční sankce, musí být oznámena zúčastněné osobě a zaslána pro informaci ostatním orgánům a Účetnímu dvoru.
Zúčastněná osoba může podat proti takovým rozhodnutím žalobu u Soudního dvora Evropské unie za podmínek stanovených ve služebním řádu.
Článek 120
Žaloba u Soudního dvora Evropské unie
(Článek 100 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny opravné prostředky podle služebního řádu, může interní auditor podat žalobu přímo u Soudního dvora Evropské unie ve věci jednání, jež se týká výkonu jeho funkce interního auditora. Žaloba musí být podána do tří měsíců od kalendářního dne, kdy bylo dotyčné jednání oznámeno.
O žalobách se jedná a rozhoduje způsobem podle čl. 91 odst. 5 služebního řádu úředníků Evropské unie.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Oddíl 1
Oblast působnosti a zásady zadávání
Článek 121
Definice a oblast působnosti
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Předmětem veřejné zakázky na nemovitosti je koupě pozemků, budov nebo jiných nemovitostí nebo jejich dlouhodobý nájem, právo užívání, leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj.
2. Předmětem veřejné zakázky na dodávky je koupě výrobků nebo jejich leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj. Veřejná zakázka, jejímž předmětem je dodávka výrobků a která vedle těchto dodávek zahrnuje umísťovací a instalační práce, se považuje za veřejnou zakázku na dodávky.
3. Předmětem veřejné zakázky na stavební práce je buď provedení stavebních prací či díla, nebo jak vypracování návrhu, tak provedení stavebních prací či díla v souvislosti s činnostmi uvedenými v příloze I směrnice 2004/18/ES, nebo provedení díla podle požadavků veřejného zadavatele za použití libovolných prostředků. „Dílem“ se rozumí výsledek stavebních nebo inženýrských prací, který má sám plnit hospodářskou nebo technickou funkci.
4. Předmětem veřejné zakázky na služby je poskytování služeb intelektuálního a neintelektuálního charakteru, s výjimkou dodávek, provedení stavebních prací a nemovitostí.
Veřejná zakázka, jež zahrnuje dva či více druhů veřejných zakázek (stavební práce, služby či dodávky), je zadávána v souladu s ustanoveními, jež se použijí na ten druh veřejné zakázky, která charakterizuje hlavní předmět dané zakázky.
V případě smíšených veřejných zakázek, jež zahrnují služby a dodávky, se jejich hlavní předmět určí na základě porovnání hodnot příslušných služeb a dodávek.
Veškeré odkazy na nomenklaturu v kontextu zadávání veřejných zakázek se řídí „společným slovníkem pro veřejné zakázky (CPV)“, jejž zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002 (11).
5. Pojmy „zhotovitel díla“, „dodavatel“ a „poskytovatel služeb“ označují fyzickou či právnickou osobu nebo veřejný subjekt nebo seskupení těchto osob a/nebo subjektů, které na trhu nabízejí provedení stavebních prací a/nebo díla, dodávku výrobků, resp. poskytnutí služby. Pojem „hospodářský subjekt“ zahrnuje „zhotovitele díla“, „dodavatele“ a „poskytovatele služeb“. Hospodářský subjekt, jenž podal nabídku, se označuje jako „uchazeč“. Pojem „zájemce“ označuje žadatele o účast v užším řízení, v soutěžním dialogu nebo v jednacím řízení. Pojem „prodejce“ označuje hospodářský subjekt zapsaný na seznamu prodejců podle čl. 136 odst. 1 písm. b).
Seskupení hospodářských subjektů mohou podávat nabídky nebo vystupovat jako zájemci. Veřejní zadavatelé nesmějí od takových seskupení vyžadovat, aby měla určitou právní formu proto, aby mohla podat nabídku nebo žádost o účast, avšak od vybraného seskupení mohou vyžadovat nabytí konkrétní právní formy, pokud mu byla zadána veřejná zakázka a pokud je tato změna nezbytná pro řádné plnění zakázky.
6. Útvary orgánů Unie jsou považovány za veřejné zadavatele, s výjimkou případů, kdy mezi sebou uzavřou správní dohodu o poskytování služeb, dodávkách výrobků, provedení stavebních prací či provedení veřejných zakázek na nemovitosti.
7. Pojem „technická pomoc“ označuje činnosti zaměřené na podporu a budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
8. Veškeré výměny se zhotoviteli, dodavateli a poskytovateli, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež veřejný zadavatel zřídí.
9. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
10. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 9 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 122
Rámcové smlouvy a zvláštní veřejné zakázky
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Doba účinnosti rámcové smlouvy nesmí překročit čtyři roky, s výjimkou mimořádných, řádně odůvodněných případů, jež jsou dány zejména předmětem rámcové smlouvy.
Zvláštní veřejné zakázky zadávané na základě rámcových smluv jsou zadávány v souladu s podmínkami těchto rámcových smluv mezi veřejnými zadavateli a stranami rámcové smlouvy.
Při zadávání zvláštních veřejných zakázek nesmějí strany provádět v dané rámcové smlouvě podstatné změny.
2. Je-li rámcová smlouva uzavřena pouze s jedním hospodářským subjektem, jsou zvláštní veřejné zakázky zadávány v mezích podmínek této rámcové smlouvy.
V řádně odůvodněných případech se veřejní zadavatelé mohou písemně obrátit na zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele se žádostí o doplnění jeho nabídky, je-li takové doplnění nutné.
3. Má-li být rámcová smlouva uzavřena s více hospodářskými subjekty, musí být uzavřena s nejméně třemi hospodářskými subjekty, jestliže dostatečný počet hospodářských subjektů splňuje kritéria pro výběr nebo jestliže dostatečný počet přípustných nabídek splňuje kritéria pro zadání zakázky.
Rámcová smlouva s více hospodářskými subjekty může mít podobu různých smluv, jež obsahují totožné podmínky.
Zadávání zvláštních veřejných zakázek na základě rámcových smluv, jež jsou uzavřeny s několika hospodářskými subjekty, probíhá následujícím způsobem:
a)
v případě rámcových smluv bez opětovného vyhlášení soutěže se použijí podmínky rámcové smlouvy;
b)
v případě rámcových smluv s opětovným vyhlášením soutěže jsou tyto zakázky zadávány poté, co se strany smlouvy zúčastní soutěže opětovně vyhlášené na základě týchž, v případě nutnosti přesněji formulovaných podmínek, a případně na základě dalších podmínek uvedených v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě.
U každé zvláštní veřejné zakázky, jež má být zadána postupem podle třetího pododstavce písm. b), veřejní zadavatelé písemně osloví zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, kteří jsou stranami rámcové smlouvy, a stanoví jim dostatečnou lhůtu pro podání nabídek. Nabídky jsou podávány písemně. Veřejní zadavatelé zadají zvláštní veřejnou zakázku uchazeči, jenž podle kritérií pro zadání zakázky, která jsou uvedena v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě, podá nejlepší nabídku.
4. V případě odvětví, v nichž se ceny a technologie rychle vyvíjejí, musí rámcové smlouvy bez opětovného vyhlášení soutěže obsahovat ustanovení o střednědobém přezkumu nebo o postupu referenčního srovnávání. Jestliže se po střednědobém přezkumu ukáže, že původně stanovené podmínky již neodrážejí vývoj cen nebo technologií, nesmí veřejný zadavatel dotčenou rámcovou smlouvu použít a přijme vhodná opatření k jejímu ukončení.
5. Rozpočtový závazek je předem přijímán pouze v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oddíl 2
Uveřejňování
Článek 123
Vyhlašování veřejných zakázek spadajících do působnosti směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je uveřejňováno oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení; tím není dotčen článek 134. Předběžné oznámení je povinné pouze v případě, hodlá-li veřejný zadavatel v souladu s čl. 152 odst. 4 využít zkrácených lhůt pro doručování nabídek.
2. Předběžné oznámení je oznámení, kterým veřejný zadavatel dává orientačně na vědomí celkovou předpokládanou hodnotu a předmět veřejných zakázek a rámcových smluv, které má v úmyslu zadat v určitém rozpočtovém roce, s výjimkou veřejných zakázek, jež mají být zadány v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Předběžné oznámení uveřejňuje buď Úřad pro publikace Evropské unie (dále jen „Úřad pro publikace“), nebo samotní veřejní zadavatelé na svém profilu kupujícího.
Povinné předběžné oznámení se zasílá Úřadu pro publikace nebo se uveřejňuje na profilu kupujícího, a to co nejdříve, nejpozději však do 31. března rozpočtového roku.
Veřejní zadavatelé, kteří uveřejní předběžné oznámení na svém profilu kupujícího, zašlou Úřadu pro publikace elektronickou cestou a při dodržení formátu a způsobů zasílání podle bodu 3 přílohy VIII směrnice 2004/18/ES oznámení o tom, že na profilu kupujícího uveřejnili toto předběžné oznámení.
3. Oznámení o zahájení zadávacího řízení umožňuje veřejným zadavatelům dát na vědomí svůj úmysl zahájit zadávací řízení na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu nebo zavést dynamický nákupní systém podle článku 131. Aniž jsou dotčeny smlouvy na veřejné zakázky uzavřené v návaznosti na jednací řízení podle článku 134, je uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení povinné v případě veřejných zakázek, jejichž předpokládaná hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1.
Oznámení o zahájení zadávacího řízení není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
V případě otevřeného řízení uvádí oznámení o zahájení zadávacího řízení datum, hodinu a případně místo zasedání komise pro otevírání obálek, které je přístupné uchazečům.
Veřejní zadavatelé uvedou, zdali připouštějí, či nepřipouštějí varianty, a v případě, že uplatňují možnost podle čl. 146 odst. 2 druhého pododstavce, specifikují minimální požadavky na způsobilost. Uvedou kritéria pro výběr podle článku 146, která mají v úmyslu použít, minimální počet zájemců, které zamýšlejí vyzvat k podání nabídky, a případně jejich maximální počet, a dále v souladu s čl. 128 odst. 1 druhým pododstavcem objektivní a nediskriminační kritéria, která zamýšlejí k omezení tohoto počtu uplatnit.
Je-li dokumentace k zadávacímu řízení volně, přímo a v plném rozsahu přístupná elektronickými prostředky, zejména v dynamických nákupních systémech podle článku 131, musí být v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedena internetová adresa, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Veřejný zadavatel, jenž hodlá uspořádat soutěž o návrh, sdělí svůj úmysl prostřednictvím oznámení.
Veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení případně upřesní, že se jedná o interinstitucionální zadávací řízení. V těchto případech se v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedou orgány, výkonné agentury nebo subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení, jež se na zadávacím řízení podílejí, orgán odpovědný za toto řízení a celkový objem veřejných zakázek za všechny tyto orgány, výkonné agentury nebo subjekty.
4. Výsledky zadávacího řízení v případě veřejných zakázek, rámcových smluv nebo veřejných zakázek na bázi dynamického nákupního systému jsou sdělovány prostřednictvím oznámení o výsledku zadávacího řízení. Toto oznámení je povinné v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1. Není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace do 48 kalendářních dní ode dne podpisu smlouvy na veřejnou zakázku nebo rámcové smlouvy. Oznámení o veřejných zakázkách na bázi dynamického nákupního systému však mohou být souhrnně zasílána čtvrtletně. V těchto případech jsou zasílána Úřadu pro publikace do 48 dní po konci čtvrtletí.
Veřejní zadavatelé, kteří uspořádali soutěž o návrh, zašlou Úřadu pro publikace oznámení o výsledcích soutěže.
V případě interinstitucionálního řízení zasílá oznámení o výsledku zadávacího řízení veřejný zadavatel, jenž za dané řízení odpovídá.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace též v případě veřejné zakázky nebo rámcové smlouvy, jejíž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež byla zadána v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, a to ve lhůtě dostatečné pro jeho uveřejnění před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku v souladu s podmínkami čl. 171 odst. 1.
Jestliže v důsledku uzavření smlouvy na zvláštní veřejnou zakázku nebo vlivem souhrnného objemu zvláštních veřejných zakázek dojde k překročení finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je nutno na internetových stránkách veřejného zadavatele zveřejnit do 30. června údaje o hodnotě a smluvních stranách zvláštních veřejných zakázek, jež byly v průběhu předchozího rozpočtového roku zadány na základě rámcové smlouvy; tím není dotčen článek 21.
5. Oznámení se vypracovávají podle standardních formulářů přijatých Komisí podle směrnice 2004/18/ES.
Článek 124
Vyhlašování veřejných zakázek mimo působnost směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, jsou vyhlašovány vhodnými prostředky s cílem zajistit soutěž o veřejné zakázky a nestrannost zadávacího řízení. Předmětem tohoto vyhlášení je:
a)
oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 nebo výzva k projevení zájmu v případě veřejných zakázek s podobným předmětem, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1;
b)
náležité předchozí oznámení na internetu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2.
2. Seznam zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů, jimž byly zadány veřejné zakázky na nemovitosti nebo veřejné zakázky, které jsou podle čl. 134 odst. 1 písm. j) tohoto nařízení označeny za tajné, se uveřejňuje pouze jednou ročně s uvedením předmětu a hodnoty zadané zakázky. Tento seznam se zasílá Evropskému parlamentu a Radě. V případě Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
3. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1 a které nebyly předmětem samostatného oznámení o výsledku zadávacího řízení, se zasílají Úřadu pro publikace. Roční seznamy zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů se úřadu zasílají do 30. června následujícího rozpočtového roku.
4. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2, se nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku zveřejňují na internetové stránce daného orgánu.
Článek 125
Uveřejňování oznámení
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Oznámení uvedená v článcích 123 a 124 uveřejňuje Úřad pro publikace v Úředním věstníku Evropské unie nejpozději dvanáct kalendářních dní po jejich odeslání.
Lhůta uvedená v prvním pododstavci se v případě zrychlených řízení podle článku 154 zkracuje na pět kalendářních dní.
2. Veřejný zadavatel musí být schopen prokázat den odeslání.
Článek 126
Další formy vyhlašování
(Článek 103 finančního nařízení)
Kromě vyhlašování podle článku 123, 124 a 125 mohou být zakázky vyhlašovány též jiným způsobem, zejména elektronicky. Toto vyhlášení obsahuje odkaz na případné oznámení uveřejněné v Úředním věstníku Evropské unie podle článku 125 a nesmí k němu dojít dříve, než je uveřejněno uvedené oznámení, které jediné je závazné.
Toto vyhlášení nesmí diskriminovat zájemce nebo uchazeče ani obsahovat jiné údaje, než jaké obsahuje případně uveřejněné oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Oddíl 3
Zadávací řízení
Článek 127
Druhy zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejná zakázka se zadává buď prostřednictvím zadávacího řízení, a to otevřeného, užšího nebo jednacího řízení poté, co je uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo prostřednictvím jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, případně v návaznosti na soutěž o návrh.
2. Zadávací řízení je otevřené, pokud mohou nabídku podat všechny hospodářské subjekty, které mají zájem. Totéž platí pro dynamické nákupní systémy podle článku 131.
Zadávací řízení je užší, pokud mohou všechny hospodářské subjekty požádat o účast, avšak připuštěni mohou být pouze zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr uvedená v článku 146 a které zároveň veřejný zadavatel písemně vyzve k podání nabídky nebo předložení řešení v rámci soutěžního dialogu podle článku 132.
Výběrová fáze se může opakovat buď pro každou jednotlivou veřejnou zakázku, a to i v případě soutěžního dialogu, nebo může zahrnovat vypracování seznamu možných zájemců postupem podle čl. 136 odst. 1 písm. a).
3. V jednacím řízení osloví veřejní zadavatelé uchazeče podle vlastního výběru, kteří splňují kritéria pro výběr stanovená v článku 146, a vyjednávají s jedním nebo s několika z nich podmínky jejich nabídek.
Jedná-li se o jednací řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135, veřejní zadavatelé zároveň písemně vyzvou vybrané zájemce k vyjednávání.
4. Soutěže o návrh jsou řízení, která veřejnému zadavateli umožňují získat na základě soutěže - ať již s udílením cen nebo bez něj - plán či návrh, zejména v oblasti architektury a stavebního inženýrství nebo zpracování dat, jejž navrhla výběrová komise.
Článek 128
Počet zájemců v užším a jednacím řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. V užším řízení a v řízeních podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a b) nesmí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky nižší než pět, za předpokladu, že kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
V závislosti na předmětu veřejné zakázky a na základě objektivních a nediskriminačních kritérií pro výběr může veřejný zadavatel též stanovit nejvyšší počet zájemců. V tomto případě jsou nejvyšší počet zájemců a kritéria uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu podle článků 123 a 124.
V každém případě musí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. V případě jednacího řízení a po soutěžním dialogu nesmí být počet zájemců vyzvaných k vyjednávání nebo k podání nabídky nižší než tři, jestliže kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
Počet zájemců vyzvaných k podání nabídky musí být dostatečný na to, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Ustanovení prvního a druhého pododstavce se nepoužijí na:
a)
veřejné zakázky velmi nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 2;
b)
veřejné zakázky na právní služby podle nomenklatury CPV;
c)
veřejné zakázky označené za tajné podle čl. 134 odst. 1 písm. j).
3. Je-li počet zájemců, kteří splňují kritéria pro výběr a minimální dané požadavky, nižší než minimální počet podle odstavců 1 a 2, může veřejný zadavatel pokračovat v řízení a oslovit jednoho či více zájemců, kteří mají požadovanou způsobilost. Veřejný zadavatel sem však nemůže zahrnout další hospodářské subjekty, které nebyly původně vyzvány k účasti na řízení, ani zájemce, kteří nemají požadovanou způsobilost.
Článek 129
Režim jednacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
Veřejní zadavatelé vyjednávají s uchazeči nabídky, které tito uchazeči předložili, s cílem přizpůsobit je požadavkům, jež jsou stanoveny v oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 123 nebo v zadávací dokumentaci a případných doplňujících dokumentech, a s cílem vybrat ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
Během vyjednávání zajišťuje veřejný zadavatel rovné zacházení se všemi uchazeči.
V případech podle článku 135, kdy jsou veřejní zadavatelé oprávněni zadávat veřejné zakázky v jednacím řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, mohou tito zadavatelé stanovit, že jednací řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby se na základě kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci, snížil počet projednávaných nabídek. Uplatnění této možnosti se uvede v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci.
Článek 130
Soutěže o návrh
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Pravidla, podle nichž je pořádána soutěž o návrh, se sdělují všem, kteří mají o účast v soutěži zájem.
Počet zájemců vyzvaných k účasti musí být dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. Výběrovou komisi jmenuje příslušná schvalující osoba. Výběrová komise se skládá výhradně z fyzických osob, které jsou nezávislé na účastnících soutěže. Je-li od účastníků soutěže vyžadována zvláštní odborná kvalifikace, musí mít tutéž nebo rovnocennou kvalifikaci nejméně třetina členů výběrové komise.
Výběrová komise musí být ve svých stanoviscích nezávislá. Svá stanoviska přijímá na základě projektů, které jí zájemci anonymně předloží, a vychází výhradně z kritérií uvedených v oznámení o soutěži.
3. Návrhy výběrové komise, jež vycházejí z předností jednotlivých projektů, a její připomínky se zaznamenávají ve zprávě, kterou členové komise podepíší.
Do doby, než výběrová komise vydá stanovisko, musí být zachována anonymita zájemců.
Výběrová komise může zájemce vyzvat, aby odpověděli na otázky uvedené v zápisu, a projekt tak vyjasnili. Z rozhovoru mezi členy výběrové komise a zájemci se pořizuje úplný zápis.
4. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede jméno a adresu vybraného zájemce a důvody jeho výběru s odkazem na kritéria, jež byla vyhlášena v oznámení o soutěži o návrh, zejména pokud se toto rozhodnutí odchyluje od návrhů ve stanovisku výběrové komise.
Článek 131
Dynamický nákupní systém
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Dynamický nákupní systém je proces plně elektronického nákupu pro nákupy běžných plnění, jenž je po celou dobu svého trvání otevřen všem hospodářským subjektům, které splňují kritéria pro výběr a předložily předběžnou nabídku, jež splňuje požadavky zadávací dokumentace a případných doplňujících dokumentů. Předběžné nabídky mohou být kdykoli vylepšeny, pokud zůstanou v souladu se zadávací dokumentací.
2. Za účelem zavedení dynamického nákupního systému veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, které uvádí, že se jedná o dynamický nákupní systém, a které obsahuje odkaz na internetovou adresu, na níž se lze od uveřejnění oznámení až do ukončení systému volně, přímo a v plném rozsahu seznámit se zadávací dokumentací a případnými doplňujícími dokumenty.
V zadávací dokumentaci zadavatelé uvedou mimo jiné povahu předpokládaných nákupů v rámci tohoto systému, jakož i všechny nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému zařízení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickou specifikaci.
3. Po celou dobu trvání dynamického nákupního systému umožňují veřejní zadavatelé všem hospodářským subjektům, aby předložily předběžnou nabídku, a byly tak přijaty do systému za podmínek podle odstavce 1. Veřejní zadavatelé tyto předběžné nabídky vyhodnotí nejpozději do patnácti dnů ode dne jejich podání. Tuto lhůtu k vyhodnocení však mohou prodloužit, není-li mezitím vyhlášena výzva k podávání nabídek.
Veřejný zadavatel informuje uchazeče co nejdříve o jeho přijetí do dynamického nákupního systému nebo o odmítnutí jeho nabídky.
4. Předmětem výzvy k podávání nabídek musí být každá zvláštní veřejná zakázka. Před jejím vyhlášením uveřejní veřejní zadavatelé zjednodušené oznámení o zahájení zadávacího řízení, jímž všechny hospodářské subjekty, jež mají zájem, vyzvou k podání předběžné nabídky ve lhůtě, jež činí alespoň patnáct dnů ode dne odeslání tohoto zjednodušeného oznámení. Veřejní zadavatelé zahájí fázi podávání nabídek až poté, co vyhodnotí všechny předběžné nabídky doručené v této lhůtě.
Veřejní zadavatelé poté vyzvou všechny uchazeče přijaté do systému, aby v přiměřené lhůtě podali nabídku. Veřejnou zakázku zadají uchazeči, který podle kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení pro zavedení dynamického nákupního systému, podá ekonomicky nejvýhodnější nabídku. Tato kritéria mohou být případně upřesněna ve výzvě k podávání nabídek.
5. Dynamický nákupní systém nesmí trvat déle než čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné a náležitě odůvodněné případy.
Veřejní zadavatelé nesmějí tento systém používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval.
Hospodářským subjektům, které projeví zájem, ani účastníkům systému nesmějí být účtovány žádné poplatky.
Článek 132
Soutěžní dialog
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Jedná-li se o zvláště složitou veřejnou zakázku, může veřejný zadavatel použít soutěžní dialog podle článku 29 směrnice 2004/18/ES, pokud usoudí, že přímé použití otevřeného řízení ani stávajících pravidel užšího řízení neumožní zakázku zadat ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
Veřejná zakázka je považována za zvláště složitou, není-li veřejný zadavatel objektivně s to ani definovat technické prostředky, které by mohly odpovídat jeho potřebám nebo cílům, ani stanovit právní nebo finanční aspekty projektu.
2. Veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž uvedou své potřeby a požadavky, a tyto definují v samotném oznámení nebo v popisu.
3. Se zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr podle článku 146, zahájí veřejní zadavatelé dialog, při němž jsou určeny a definovány prostředky, které co nejlépe vyhoví jejich potřebám.
V průběhu tohoto dialogu zajistí veřejní zadavatelé rovnost zacházení se všemi uchazeči a důvěrnost navrhovaných řešení či jiných informací, jež zájemci při dialogu předloží, neobdrží-li souhlas těchto zájemců k jejich šíření.
Stanoví-li takovou možnost oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo popis, mohou veřejní zadavatelé určit, že řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby byl na základě kritérií pro zadání, která jsou uvedena v uvedeném oznámení či popisu, snížen počet řešení projednávaných ve fázi dialogu.
4. Veřejní zadavatelé vyrozumí účastníky o ukončení dialogu a následně je vyzvou, aby na základě jednoho či více řešení, jež byla v průběhu dialogu předložena a specifikována, podali své konečné nabídky. Tyto nabídky musí uvádět všechny náležitosti požadované a nutné pro uskutečnění projektu.
Na žádost veřejného zadavatele lze tyto nabídky vyjasnit, upřesnit a doladit, aniž by tím ovšem došlo k takové změně základních aspektů nabídky nebo výzvy k podávání nabídek, jež by mohla narušit hospodářskou soutěž nebo by měla diskriminační účinek.
Na žádost veřejného zadavatele může být uchazeč, jehož nabídka je považována za ekonomicky nejvýhodnější, požádán, aby vyjasnil určité aspekty své nabídky nebo potvrdil závazky v ní uvedené, za podmínky, že tím nedojde ke změně podstatných aspektů nabídky nebo dokumentace k zadávacímu řízení ani k narušení hospodářské soutěže či k diskriminaci.
5. Veřejní zadavatelé mohou stanovit, že budou účastníkům dialogu uhrazeny určité ceny nebo platby.
Článek 133
Společné zadávání veřejných zakázek
(Článek 104 finančního nařízení)
V případě společného zadávacího řízení jednoho orgánu a veřejného zadavatele nebo zadavatelů z jednoho či více členských států, států ESVO či zemí kandidujících na vstup do Unie se použijí procesní pravidla platná pro tento orgán.
V případě, že podíl z celkové předpokládané hodnoty veřejné zakázky, jenž připadá na veřejného zadavatele z členského státu nebo jejž tento zadavatel spravuje, činí alespoň 50 %, nebo v jiných řádně odůvodněných případech může orgán rozhodnout, že se použijí procesní pravidla platná pro tohoto veřejného zadavatele z členského státu, lze-li tato pravidla považovat za rovnocenná předpisům platným pro tento orgán.
Orgán a veřejný zadavatel z členského státu, státu ESVO či země kandidující na vstup do Unie, kteří se podílejí na společném zadávacím řízení, se dohodnou zejména na bližších podrobnostech k vyhodnocování žádostí o účast nebo nabídek, zadání veřejné zakázky, právu rozhodnému pro tuto zakázku a soudu příslušnému pro řešení sporů.
Článek 134
Použití jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud v otevřeném nebo užším řízení po ukončení původního řízení nebyla předložena žádná či žádná vhodná nabídka nebo žádná žádost o účast, za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky veřejné zakázky, jež jsou specifikovány v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138;
b)
pokud z technických či uměleckých důvodů nebo z důvodů ochrany výhradních práv může být veřejná zakázka zadána pouze určitému hospodářskému subjektu;
c)
pokud z mimořádně naléhavých důvodů způsobených nepředvídatelnými událostmi, za něž veřejný zadavatel neodpovídá, nelze dodržet lhůty stanovené pro ostatní řízení a uvedené v článcích 152, 153 a 154;
d)
má-li být v návaznosti na soutěž o návrh zadána veřejná zakázka na služby, jež musí být podle použitelných pravidel zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců; v posledním uvedeném případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
e)
v případě dodatečných služeb či stavebních prací, s nimiž nepočítal původně zamýšlený projekt ani původní smlouva na veřejnou zakázku a které se následkem nepředvídatelných okolností staly nezbytnými k provedení služeb nebo stavebních prací za podmínek podle odstavce 2;
f)
v případě nových služeb či stavebních prací, jimiž mají být opakovány podobné služby či stavební práce, které tentýž veřejný zadavatel zadal hospodářskému subjektu v rámci původní veřejné zakázky, za předpokladu, že tyto služby či stavební práce odpovídají základnímu projektu a že tento projekt byl předmětem původní veřejné zakázky, jež byla zadána v otevřeném nebo užším řízení za podmínek podle odstavce 3;
g)
v případě veřejných zakázek na dodávky:
i)
v případě dodatečných dodávek určených buď k částečné náhradě běžných nebo k rozšíření stávajících dodávek zboží či zařízení, pokud by změna dodavatele nutila veřejného zadavatele pořídit zařízení s jinými technickými vlastnostmi, což by mělo za následek neslučitelnost nebo nepřiměřené technické potíže při používání a údržbě; doba účinnosti příslušných smluv nesmí přesáhnout tři roky,
ii)
pokud jsou výrobky vyrobeny pouze pro účely výzkumu, pokusů, studií nebo vývoje, s výjimkou testů obchodní realizace a výroby velkého rozsahu s cílem pokrýt náklady na výzkum a vývoj,
iii)
v případě dodávek kotovaných a nakupovaných na komoditní burze,
iv)
v případě zvláště výhodných nákupů buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
v případě veřejných zakázek na nemovitosti po předchozím průzkumu místního trhu;
i)
v případě veřejných zakázek na právní služby podle nomenklatury CPV za předpokladu, že jsou tyto zakázky náležitě vyhlášeny;
j)
v případě veřejných zakázek, jež orgán nebo jím pověřený subjekt označí za tajné, nebo v případě veřejných zakázek, jejichž plnění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, v souladu s platnými správními předpisy, nebo pokud to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie.
2. V případě dodatečných služeb a stavebních prací podle odst. 1 písm. e) mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení za podmínky, že bude veřejná zakázka zadána poskytovateli či zhotoviteli, jenž bude zakázku plnit v některém z těchto případů:
a)
pokud tyto dodatečné veřejné zakázky nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto služby či stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou bezpodmínečně nutné pro její dokončení.
Souhrnná hodnota dodatečných veřejných zakázek nesmí přesáhnout 50 % hodnoty původní veřejné zakázky.
3. V případech podle tohoto článku odst. 1 písm. f) musí být možnost použít jednací řízení uvedena již při zahájení soutěže na první činnost; při výpočtu finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 je třeba vycházet z celkové předpokládané hodnoty následných služeb či stavebních prací. Toto řízení lze použít pouze během provádění původní smlouvy na veřejnou zakázku a nejpozději během tří let od jejího podpisu.
Článek 135
Použití jednacího řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud byly v ukončeném otevřeném či užším řízení nebo soutěžním dialogu podány nabídky, jež jsou zejména z hlediska kritérií pro výběr či zadání zakázky neregulérní nebo nepřijatelné, a to za předpokladu, že původní podmínky zakázky stanovené v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138 nejsou podstatně změněny; tím není dotčeno použití odstavce 2 tohoto článku;
b)
ve výjimečných případech, jedná-li se o stavební práce, dodávky nebo služby, jejichž povaha nebo rizika s nimi spojená neumožňují, aby uchazeč stanovil předem celkovou cenu;
c)
pokud je povaha zadávané služby - zejména v případě finančních a intelektuálních služeb - taková, že zadávací dokumentaci k veřejné zakázce nelze vypracovat s dostatečnou přesností, jež by umožnila zakázku zadat výběrem nejlepší nabídky podle pravidel, jimiž se řídí otevřené nebo užší řízení;
d)
u veřejných zakázek na stavební práce, jsou-li tyto práce prováděny výlučně pro účely výzkumu, testování nebo vývoje, a nikoli s cílem dosažení zisku nebo pokrytí nákladů na výzkum a vývoj;
e)
u veřejných zakázek na služby uvedené v příloze II B směrnice 2004/18/ES s výhradou čl. 134 odst. 1 písm. i) a j) a čl. 134 odst. 2 tohoto nařízení;
f)
u veřejných zakázek na služby ve výzkumu a vývoji, jejichž výsledky nepřipadají výlučně veřejnému zadavateli k využití při vlastní činnosti, a to za podmínky, že veřejný zadavatel poskytovanou službu hradí v plném rozsahu;
g)
u veřejných zakázek na služby v oblasti nabývání, rozvoje, výroby nebo koprodukce programových materiálů určených k vysílání rozhlasových a televizních stanic a zakázek na vysílací čas.
2. V případech podle odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení upustit, pokud do jednacího řízení zahrnou všechny uchazeče a pouze ty uchazeče, kteří splňují kritéria pro výběr a v předchozím řízení podali nabídky v souladu s formálními požadavky zadávacího řízení.
Článek 136
Řízení s výzvou k projevení zájmu
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena ustanovení článků 134 a 135, mohou veřejní zadavatelé použít výzvu k projevení zájmu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nepřesahuje částku podle čl. 170 odst. 1, za účelem:
a)
předběžného výběru zájemců, kteří budou v budoucnu oslovováni na základě užších výzev k podávání nabídek, nebo
b)
sestavení seznamu prodejců, kteří budou vyzváni k předložení žádosti o účast nebo k podání nabídky.
2. Seznam vypracovaný na základě výzvy k projevení zájmu platí po následující období:
a)
v případě podle tohoto článku odst. 1 písm. a) nejdéle tři roky ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a);
b)
v případě sestavování seznamu prodejců podle tohoto článku odst. 1 písm. b) nejdéle pět let ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a).
Seznam podle prvního pododstavce může obsahovat dílčí seznamy.
Kdykoli během doby platnosti seznamu - s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období - mohou všechny osoby, jež mají zájem, podat přihlášku.
3. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny zájemce nebo prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby:
a)
v případě podle odst. 1 písm. a) podali nabídku nebo
b)
v případě seznamu podle odst. 1 písm. b) podali:
i)
nabídku včetně dokumentů, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, nebo
ii)
dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, a v následné fázi aby podali nabídku prodejci, kteří se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení a splňují kritéria pro výběr.
Článek 137
Veřejné zakázky nízké hodnoty
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky nízké hodnoty do výše 60 000 EUR lze zadat v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, jehož se účastní alespoň tři zájemci.
Obdrží-li veřejný zadavatel po jednacím řízení s těmito zájemci pouze jedinou administrativně a technicky platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro její zadání.
2. Veřejné zakázky velmi nízké hodnoty do 15 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. Platby výdajových položek do výše 1 000 EUR lze provést na základě faktur bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 138
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení obsahuje alespoň:
a)
výzvu k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu v řízení podle článku 132;
b)
připojenou zadávací dokumentaci nebo - v případě soutěžního dialogu podle článku 132 - popis potřeb a požadavků veřejného zadavatele či odkaz na internetovou adresu, kde se lze se zadávací dokumentací či popisem seznámit;
c)
návrh smlouvy zpracovaný podle vzorové smlouvy.
První pododstavec písm. c) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
Dokumentace k zadávacímu řízení odkazuje na vyhlášení podle článků 123 až 126.
2. Výzva k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu musí alespoň:
a)
specifikovat pravidla, jimiž se řídí podoba a podávání nabídek, včetně zejména dne a hodiny, kdy končí lhůta k podávání nabídek, požadavků na vyplnění standardního dotazníku, dokumentů, které je třeba přiložit, včetně dokladů o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti podle článku 146, nejsou-li tyto doklady specifikovány v oznámení o zahájení zadávacího řízení, a včetně adresy, na niž mají být nabídky zasílány;
b)
uvést, že podání nabídky znamená přijetí zadávací dokumentace podle odstavce 1, k níž se nabídka vztahuje, a že je zhotovitel, dodavatel či poskytovatel, jemuž bude veřejná zakázka zadána, během jejího plnění svou nabídkou vázán;
c)
specifikovat dobu, po kterou nabídka zůstává v platnosti a nesmí být v žádném ohledu měněna;
d)
stanovit zákaz jakéhokoli styku mezi veřejným zadavatelem a uchazečem během celého řízení, kromě výjimečných případů za podmínek v článku 160; je-li stanovena kontrola na místě, musí výzva specifikovat podmínky kontroly;
e)
v případě soutěžního dialogu specifikovat datum a adresu pro zahájení fáze jednání.
3. Zadávací dokumentace musí alespoň:
a)
specifikovat kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr zakázky, s výjimkou případů, kdy se jedná o soutěžní dialog, užší či jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135; v těchto případech se kritéria uvádějí pouze v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu;
b)
specifikovat kritéria pro zadání a jejich relativní váhy, nebo případně sestupné pořadí důležitosti těchto kritérií, nevyplývá-li tato informace z oznámení o zahájení zadávacího řízení;
c)
stanovit technické podmínky podle článku 139;
d)
uvést minimální požadavky, jež musí splňovat varianty v řízeních podle čl. 149 odst. 2, v jejichž rámci je veřejná zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, pokud veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedl, že jsou varianty povoleny;
e)
uvést, že se použije protokol o výsadách a imunitách Evropské unie nebo případně Vídeňská úmluva o diplomatických stycích či Vídeňská úmluva o konzulárních stycích;
f)
specifikovat způsob, jakým je dokládán přístup k veřejným zakázkám podle článku 172;
g)
v případě dynamických nákupních systémů podle článku 131 specifikovat povahu zamýšlených nákupů a veškeré nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému vybavení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickým specifikacím.
4. Vzorová smlouva zejména:
a)
specifikuje náhradu stanovené škody za nedodržení smluvních ustanovení;
b)
specifikuje údaje, jež musí obsahovat faktury nebo odpovídající podklady podle článku 102;
c)
stanoví, že jsou-li veřejným zadavatelem orgány, je právem rozhodným pro veřejnou zakázku právo Unie, popřípadě doplněné o vnitrostátní právo uvedené ve smlouvě na tuto zakázku;
d)
specifikuje soud příslušný pro případ sporu.
V případě veřejných zakázek podle čl. 121 odst. 1 může návrh smlouvy pro účely prvního pododstavce písm. c) tohoto odstavce odkazovat výlučně na vnitrostátní právní předpisy.
5. Veřejní zadavatelé mohou po uchazeči požadovat údaje o té části zakázky, kterou má uchazeč v úmyslu zadat subdodavatelům, a o totožnosti těchto subdodavatelů. Nad rámec informací podle článku 143 může veřejný zadavatel požadovat, aby zájemce nebo uchazeč předložili informace o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti předpokládaných subdodavatelů podle článků 146, 147 a 148, zejména v případech, tvoří-li subdodávky významnou součást veřejné zakázky.
Článek 139
Technické podmínky
(Článek 105 finančního nařízení)
1. K technickým podmínkám musí mít všichni zájemci a uchazeči rovný přístup a tyto podmínky nesmí vytvářet neodůvodněné překážky soutěži o veřejné zakázky.
Technické podmínky vymezují požadované vlastnosti výrobku, služby, materiálu nebo stavební práce s ohledem na účel, jejž mají pro veřejného zadavatele splňovat.
2. Vlastnosti uvedené v odstavci 1 zahrnují:
a)
úrovně kvality;
b)
environmentální výkonnost;
c)
kdykoli je to možné, kritéria přístupnosti pro osoby se zdravotním postižením nebo řešení pro všechny uživatele;
d)
úrovně a postupy posuzování shody;
e)
způsobilost k použití;
f)
bezpečnost nebo rozměry, včetně požadavků na prodejní názvy a návody k použití v případě dodávek a na terminologii, symboly, přezkoušení a zkušební metody, balení, značení a štítkování a výrobní postupy a metody v případě všech zakázek;
g)
u veřejných zakázek na stavební práce postupy týkající se zabezpečování kvality, pravidla projektu a kalkulace nákladů, podmínky pro zkoušku, kontrolu a přejímku prací, techniky či metody výstavby a všechny ostatní technické podmínky, které veřejný zadavatel může stanovit v obecných nebo zvláštních předpisech v souvislosti s dokončovacími pracemi a materiály nebo prvky, ze kterých se skládají.
3. Technické podmínky jsou formulovány:
a)
odkazem na evropské normy, evropská technická schválení, případné společné technické specifikace, mezinárodní normy nebo jiné technické referenční systémy, jež vypracovaly evropské normalizační subjekty, nebo - pokud tyto neexistují - jejich vnitrostátní ekvivalenty; každý odkaz je opatřen výrazem „nebo rovnocenný“;
b)
jako požadavky na výkon nebo funkci, jež mohou zahrnovat environmentální charakteristiky a musí být dostatečně podrobné, aby uchazeči umožňovaly určit účel veřejné zakázky a veřejnému zadavateli tuto zakázku zadat;
c)
kombinací obou metod.
4. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti odkázat na podmínky podle odst. 3 písm. a), nemohou nabídku odmítnout z důvodu, že tyto podmínky nesplňuje, pokud uchazeč nebo zájemce ke spokojenosti veřejného zadavatele vhodnými prostředky prokáže, že nabídka stanovené požadavky splňuje rovnocenným způsobem.
Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
5. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti podle odst. 3 písm. b) a stanoví-li podmínky formou požadavků na výkon nebo funkci, nemohou odmítnout nabídku, která je v souladu s vnitrostátní normou, jež provádí evropskou normu, s evropským technickým schválením, společnými technickými podmínkami, mezinárodní normou nebo jiným technickým referenčním systémem, který vypracoval evropský normalizační subjekt, pokud se tyto podmínky týkají nezbytných požadavků na výkon nebo funkci.
Uchazeč musí vhodnými prostředky ke spokojenosti veřejného zadavatele prokázat, že jeho nabídka splňuje požadavky na výkon nebo funkci, jež veřejný zadavatel stanovil. Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
6. Pokud veřejní zadavatelé stanoví environmentální charakteristiky formou požadavků na výkon nebo funkci, mohou použít detailní specifikace, jež jsou vymezeny prostřednictvím evropských, mezinárodních, vnitrostátních nebo jiných ekoznaček, nebo v případě potřeby části těchto specifikací, pokud jsou splněny následující podmínky:
a)
tyto specifikace jsou vhodné pro vymezení vlastností dodávek nebo služeb, které jsou předmětem veřejné zakázky;
b)
požadavky na značku jsou definovány na základě vědeckých informací;
c)
ekoznačky jsou přijímány postupem, kterého se mohou účastnit všechny zúčastněné strany, jako jsou vládní subjekty, spotřebitelé, výrobci, distributoři a ekologická sdružení;
d)
ekoznačky jsou přístupné všem subjektům, které mají zájem.
7. Veřejní zadavatelé mohou uvést, že u výrobků nebo služeb, které mají ekoznačku, se předpokládá, že splňují technické podmínky vymezené v dokumentaci k zadávacímu řízení. Akceptují jiné vhodné důkazy, jako například technickou dokumentaci výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu. Uznaným subjektem pro účely odstavce 4, 5 a 6 je zkušební a kalibrovací laboratoř nebo inspekční a certifikační subjekt, jenž splňuje platné evropské normy.
8. Kromě výjimečných případů, jež jsou řádně odůvodněny předmětem zakázky, nesmějí tyto podmínky obsahovat odkazy na konkrétní způsob výroby, zdroj, zvláštní postup, ochrannou známku, patent, typ, specifický původ ani výrobu, jejichž důsledkem by mohlo být zvýhodnění nebo vyloučení některých výrobků nebo hospodářských subjektů.
Nelze-li předmět veřejné zakázky definovat dostatečně přesně a srozumitelně, následuje za odkazem poznámka „nebo rovnocenný“.
Článek 140
Revize ceny
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení jednoznačně stanoví, musí-li být uvedena pevná a neměnná cena.
2. V opačném případě dokumentace k zadávacímu řízení stanoví podmínky nebo vzorce pro revizi ceny během trvání smlouvy. V takových případech musí veřejný zadavatel zohlednit zejména:
a)
předmět zadávacího řízení a hospodářskou situaci, v níž řízení probíhá;
b)
druh a dobu trvání úkolů a veřejné zakázky;
c)
své finanční zájmy.
Článek 141
Protiprávní jednání vedoucí k vyloučení
(Článek 106 finančního nařízení)
K případům uvedeným v čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení patří veškeré protiprávní jednání, jež poškozuje finanční zájmy Evropské unie, zejména:
a)
případy podvodu podle článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství, stanovené aktem Rady ze dne 26. července 1995 (12);
b)
případy korupce podle článku 3 Úmluvy o boji proti korupci úředníků Evropských společenství nebo členských států Evropské unie vypracované aktem Rady ze dne 26. května 1997 (13);
c)
případy účasti na zločinném spolčení podle článku 2 rámcového rozhodnutí Rady 2008/841/SVV (14);
d)
případy praní peněz podle článku 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/60/ES (15);
e)
teroristické trestné činy, trestné činy spojené s teroristickými činnostmi a návod, pomoc a pokus k takovým trestným činům ve smyslu článků 1, 3 a 4 rámcového rozhodnutí Rady 2002/475/SVV (16).
Článek 142
Uplatnění kritérií pro vyloučení a délka vyloučení
(Články 106, 107, 108 a 109 finančního nařízení)
1. Při stanovování délky vyloučení přihlíží příslušný orgán v zájmu zásady proporcionality zejména k závažnosti skutkového stavu včetně jeho dopadu na finanční zájmy a pověst Unie, k době, jež uplynula, době trvání a opakování deliktu, úmyslu nebo stupni nedbalosti dotčeného subjektu a opatřením, jež tento subjekt přijal k nápravě situace.
Při stanovování doby vyloučení umožní příslušný orgán dotčenému zájemci nebo uchazeči, aby vyjádřil své stanovisko.
Stanoví-li orgány nebo subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení délku trvání vyloučení v souladu s platným právem, uplatní Komise tuto dobu až do maximálního rozsahu podle čl. 106 odst. 4 finančního nařízení. Doba uvedená v čl. 106 odst. 4 finančního nařízení je stanovena nejvýše na pět let a vypočítává se takto:
a)
ode dne právní moci rozhodnutí soudu v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) finančního nařízení;
b)
ode dne, kdy došlo k protiprávnímu jednání, nebo - v případě jeho pokračování nebo opakování - ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání ukončeno, v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, pokud se příslušné pochybení týká smluv na veřejné zakázky s daným orgánem.
Pro účely třetího pododstavce písm. b) platí, že je-li vážné profesní pochybení stanoveno rozhodnutím orgánu veřejné moci nebo mezinárodní organizace, je rozhodující den vydání tohoto rozhodnutí.
Dobu vyloučení lze prodloužit na deset let v případě, že do pěti let ode dne uvedeného v třetím pododstavci písm. a) a b) dojde k opakování deliktu, s výhradou odstavce 1.
2. Z účasti na zadávacím řízení a na řízení o udělení grantu jsou vyloučeni zájemci a uchazeči, kteří se nacházejí v některé ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a) a d) finančního nařízení.
Článek 143
Důkazy
(Články 106 a 107 finančního nařízení)
1. Zájemci a uchazeči předloží řádně datované a podepsané čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
Omezí-li však veřejný zadavatel v případě užšího řízení, soutěžního dialogu či jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení počet uchazečů, kteří mají být vyzváni k jednání nebo podání nabídky, předloží všichni tito uchazeči osvědčení podle odstavce 3.
V případě veřejných zakázek podle čl. 137 odst. 2 může veřejný zadavatel na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude prohlášení podle prvního pododstavce vyžadovat. Veřejný zadavatel může rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude toto prohlášení vyžadovat v případě veřejných zakázek podle čl. 265 odst. 1, čl. 267 odst. 1 a čl. 269 odst. 1, jejichž hodnota činí nejvýše 20 000 EUR.
2. Uchazeč, jemuž má být zadána veřejná zakázka, poskytne před podpisem smlouvy ve lhůtě, kterou veřejný zadavatel stanoví, důkaz podle odstavce 3 tohoto článku, jímž doloží prohlášení podle odstavce 1 tohoto článku, v těchto případech:
a)
u veřejných zakázek, jež zadávají orgány na vlastní účet a jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1;
b)
u veřejných zakázek v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle tohoto odstavce prvního pododstavce písm. a) a b), může veřejný zadavatel požádat uchazeče, jemuž má být veřejná zakázka zadána, aby předložil důkaz podle odstavce 3, má-li o tomto uchazeči pochybnosti, zdali se nenachází v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení.
3. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč, jemuž má být veřejná zakázka zadána, nenachází v žádné ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a), b) nebo e) finančního nařízení, akceptuje veřejný zadavatel aktuální výpis z trestního rejstříku, nebo - v případě jeho neexistence - aktuální rovnocenný doklad, jejž vydal soudní nebo správní orgán země původu nebo provenience a z nějž vyplývá, že jsou tyto požadavky splněny. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč nenachází v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nebo d) finančního nařízení, přijme veřejný zadavatel aktuální osvědčení, jež vydal příslušný orgán dotyčného státu.
V případě, že dokument či osvědčení podle odstavce 1 nejsou v dotyčné zemi vydávány, jakož i v ostatních případech vyloučení podle článku 106 finančního nařízení, lze tento dokument či osvědčení nahradit místopřísežným, nebo - v případě jeho neexistence - čestným prohlášením, jež zúčastněná osoba učiní před soudním či správním orgánem, notářem nebo příslušnou profesní organizací země svého původu nebo provenience.
4. V závislosti na vnitrostátních právních předpisech země, v níž je zájemce nebo uchazeč usazen, se dokumenty podle odstavců 1 a 3 týkají právnických nebo fyzických osob včetně - považuje-li to veřejný zadavatel za nezbytné - ředitelů podniků nebo jiných osob, jež jsou oprávněny za uchazeče či zájemce jednat či jej zastupovat, rozhodovat o něm nebo jej ovládat.
5. Mají-li veřejní zadavatelé pochybnosti o tom, zdali se zájemci nebo uchazeči nenacházejí v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení, mohou se sami obrátit na příslušné orgány podle odstavce 3 o informace, jež v dané situaci považují za nezbytné.
6. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemce nebo uchazeč předkládali důkazy podle odstavce 3, pokud mu již byly takové důkazy předloženy v rámci jiného zadávacího řízení, a za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů dosud neuplynul jeden rok a tyto dokumenty jsou stále platné.
V tomto případě předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení, že důkazy již byly předloženy v předchozím zadávacím řízení, a potvrdí, že se jeho situace nezměnila.
7. Na žádost veřejného zadavatele předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení předpokládaného subdodavatele, že se tento nenachází v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
V případě pochybností o tomto čestném prohlášení si veřejný zadavatel vyžádá důkazy podle odstavců 3 a 4. Případně se použije odstavec 5.
Článek 144
Ústřední databáze
(Článek 108 finančního nařízení)
1. Orgány, výkonné agentury a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, a o důvodech a délce jejich vyloučení.
Jedná-li se u těchto třetích osob o osoby právnické, předávají tyto orgány, výkonné agentury a subjekty Komisi rovněž údaje o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat a nacházejí se v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení.
Orgány a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení, pokud jednání těchto osob poškodilo finanční zájmy Unie, a dále - v případě, že se u těchto třetích osob jedná o právnické osoby - informace o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat; těmito informacemi jsou např.:
a)
informace o odsouzení;
b)
případně délka vyloučení ze zadávacích řízení.
2. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 určí osoby, jež jsou oprávněny předávat Komisi uvedené informace a přijímat od ní informace uložené v databázi.
V případě institucí, agentur, orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení zasílají určené osoby co nejdříve tyto informace účetnímu Komise a případně požádají o zápis údajů do databáze, jejich změnu nebo jejich odstranění z databáze.
V případě orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 2 finančního nařízení zasílají určené osoby do tří měsíců od vydání příslušného rozsudku požadované informace příslušné schvalující osobě v Komisi, jež odpovídá za dotčený program či akci.
Účetní Komise údaje do databáze zapíše, změní je nebo je z ní odstraní. Potvrzené údaje z databáze zasílá jednou měsíčně prostřednictvím zabezpečeného protokolu určeným osobám.
3. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 Komisi potvrdí, že údaje, které předaly, byly získány a předány v souladu se zásadami, jež stanoví nařízení (ES) č. 45/2001 a směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (17) o ochraně osobních údajů.
Zejména předem uvědomí všechny třetí osoby nebo osoby uvedené v odstavci 1, že jejich údaje mohou být zařazeny do databáze a že je Komise může předat určeným osobám uvedeným v odstavci 2. V případě potřeby předané informace po opravě, výmazu či změně aktualizují.
Každá osoba či každý subjekt, jejichž údaje jsou zapsány v databázi, mají na základě žádosti adresované účetnímu Komise právo být informovány o uchovávaných údajích, které se jich týkají.
4. Členské státy přijmou vhodná opatření, aby Komisi pomohly s efektivním řízením databáze podle směrnice 95/46/ES.
V dohodách s orgány třetích zemí a se všemi subjekty uvedenými v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení se stanoví přiměřené mechanismy k zajištění souladu s těmito ustanoveními a se zásadami ochrany osobních údajů.
Článek 145
Správní a finanční sankce
(Články 109 a 131 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčeno ukládání smluvních sankcí, mohou být zájemci, uchazeči, zhotovitelé, dodavatelé nebo poskytovatelé, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí, podvodu nebo závažného porušení svých smluvních povinností, vyloučeni z veškerých veřejných zakázek a grantů financovaných z rozpočtu Unie, a to na dobu nejvýše pěti let ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání - potvrzené v řízení o sporných otázkách s daným zájemcem, uchazečem, zhotovitelem, dodavatelem či poskytovatelem - zjištěno.
Tuto lhůtu lze prodloužit na deset let v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v prvním pododstavci dojde k opakování deliktu.
2. Uchazečům nebo zájemcům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí či podvodu, mohou být uloženy též finanční sankce ve výši 2 % až 10 % z celkové předpokládané hodnoty zadávané veřejné zakázky.
Zhotovitelům, dodavatelům či poskytovatelům, kteří závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti, mohou být uloženy finanční sankce ve výši 2 % až 10 % celkové hodnoty dané veřejné zakázky.
Tuto sazbu lze zvýšit na 4 % až 20 % v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v odst. 1 prvním pododstavci dojde k opakování protiprávního jednání.
3. Při stanovení správní nebo finanční sankce bere orgán do úvahy zejména skutečnosti uvedené v čl. 142 odst. 1.
Článek 146
Kritéria pro výběr
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel vypracuje jednoznačná a nediskriminační kritéria pro výběr.
2. Kritéria pro výběr se použijí ve všech zadávacích řízeních za účelem posouzení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče.
Veřejný zadavatel může stanovit minimální požadavky na způsobilost, při jejichž nesplnění nelze zájemce vybrat.
3. Každý uchazeč nebo zájemce může být vyzván, aby doložil své oprávnění k provedení veřejné zakázky podle vnitrostátního práva, např. zápisem v obchodním nebo profesním rejstříku, místopřísežným prohlášením nebo osvědčením, členstvím ve zvláštní organizaci, výslovným povolením nebo zápisem do rejstříku plátců daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“).
4. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvě k projevení zájmu nebo výzvě k podávání nabídek veřejní zadavatelé specifikují reference, jimiž mají uchazeči či zájemci doložit své postavení a právní způsobilost.
5. Rozsah informací, jež veřejný zadavatel požaduje k doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče, a minimální požadavky na kapacitu vyžadované v souladu s odstavcem 2 nesmí překračovat rámec předmětu veřejné zakázky a musí brát v úvahu oprávněné zájmy hospodářských subjektů, zejména pokud jde o ochranu technických a obchodních tajemství podniku.
6. Veřejný zadavatel se může na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude vyžadovat, aby dokládali svou finanční, hospodářskou, technickou a odbornou způsobilost, jedná-li se o tyto veřejné zakázky:
a)
veřejné zakázky, jež orgány zadávají na vlastní účet a jejichž hodnota nepřesahuje hodnotu podle čl. 137 odst. 1;
b)
veřejné zakázky zadávané v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
Rozhodne-li se veřejný zadavatel, že nebude po zájemcích nebo uchazečích požadovat doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti, není vyplaceno předběžné financování, jestliže není poskytnuta finanční jistota v rovnocenné výši.
Článek 147
Hospodářská a finanční způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Hospodářskou a finanční způsobilost lze doložit zejména jedním či několika těmito doklady:
a)
vhodnými výpisy z bank nebo případně dokladem o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání;
b)
finančními výkazy za nejvýše tři poslední roky, za něž bylo uzavřeno účetnictví;
c)
výkazem celkového obratu a obratu ze stavebních prací, dodávek nebo služeb, jež jsou předmětem veřejné zakázky, a to za nejvýše tři poslední účetní období, která jsou k dispozici.
2. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemci nebo uchazeči předkládali doklady podle odstavce 1, pokud mu již byly tyto doklady předloženy v rámci jiného zadávacího řízení a nadále splňují požadavky odstavce 1.
Pokud z výjimečného důvodu, který veřejný zadavatel považuje za oprávněný, není uchazeč nebo zájemce s to předložit požadované reference, může svou hospodářskou a finanční způsobilost doložit jiným způsobem, který veřejný zadavatel považuje za vhodný.
3. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Veřejný zadavatel může vyžadovat, aby hospodářský subjekt a subjekty uvedené v prvním pododstavci ručily za provedení veřejné zakázky společně.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
Článek 148
Technická a odborná způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Technická a odborná způsobilost hospodářských subjektů je vyhodnocována a ověřována v souladu s odstavci 2 a 3. V zadávacích řízeních, jejichž předmětem jsou dodávky vyžadující umísťovací nebo instalační práce, poskytování služeb a/nebo provádění stavebních prací, se tato způsobilost posuzuje zejména s přihlédnutím k jejich know-how, efektivnosti, zkušenostem a spolehlivosti.
2. V závislosti na povaze, množství či rozsahu a účelu dodávek, služeb nebo stavebních prací lze technickou a odbornou způsobilost hospodářských subjektů doložit jedním či více následujícími dokumenty:
a)
dokladem o vzdělání a odborné kvalifikaci poskytovatele služeb nebo zhotovitele díla a/nebo členů vedení podniku, zejména osoby či osob, které jsou odpovědné za poskytování služeb nebo provádění stavebních prací;
b)
seznamem:
i)
hlavních služeb a dodávek, jež byly poskytnuty a provedeny za poslední tři roky, s uvedením částek, termínů a veřejných nebo soukromých odběratelů,
ii)
stavebních prací provedených za posledních pět let s uvedením částek, termínů a místa provedení;
c)
popisem technického zařízení, nástrojů a závodu, jež mají být při plnění veřejné zakázky na služby nebo stavební práce použity;
d)
popisem technického zařízení a opatření, jež mají zajišťovat kvalitu dodávek a služeb, a popisem vybavení podniku pro studium a výzkum;
e)
přehledem zúčastněných techniků nebo technických útvarů bez ohledu na to, zda patří přímo k podniku či nikoli, zvláště těch, kteří/které odpovídají za řízení kvality;
f)
v případě dodávek: vzorky, popisy nebo autentickými fotografiemi a/nebo osvědčeními, která vystavily oficiální ústavy pro kontrolu kvality nebo uznávané agentury a která potvrzují shodu výrobků se zadávací dokumentací nebo platnými normami;
g)
přehledem průměrného ročního počtu zaměstnanců a počtu vedoucích pracovníků poskytovatele služby nebo zhotovitele díla za poslední tři roky;
h)
uvedením části veřejné zakázky, kterou poskytovatel služeb případně zamýšlí zadat subdodavatelům;
i)
u veřejných zakázek na stavební práce a služby a pouze ve vhodných případech lze způsobilost prokázat přehledem opatření v oblasti environmentálního řízení, jež bude hospodářský subjekt schopen při plnění zakázky uplatňovat.
Jsou-li veřejnému zadavateli poskytovány služby či dodávky uvedené v prvním pododstavci písm. b) bodu i), předloží hospodářské subjekty osvědčení o výkonnosti, která vydal nebo spolupodepsal příslušný orgán.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) bodu ii) jsou k seznamu nejvýznamnějších stavebních zakázek připojena osvědčení o řádném provedení, která uvádějí, zda byly tyto zakázky provedeny odborně a v plném rozsahu.
3. Jsou-li služby nebo dodávky, které mají být poskytovány, náročné nebo jsou výjimečně požadovány pro zvláštní účel, lze technickou a odbornou způsobilost doložit při kontrole, kterou provede veřejný zadavatel nebo jeho jménem příslušný úřední subjekt země, v níž je poskytovatel služby či dodavatel usazen, s výhradou souhlasu tohoto subjektu. Předmětem této kontroly je technická způsobilost dodavatele a výrobní kapacita a v případě nutnosti též jeho vybavení pro studium a výzkum a opatření ke kontrole kvality.
4. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality, jež vycházejí z příslušných sérií evropských norem, které certifikovaly schválené subjekty. Veřejní zadavatelé však akceptují rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních k zajištění kvality, jež jim předloží hospodářské subjekty, které nemají k takovýmto osvědčením přístup nebo možnost je získat v příslušné lhůtě.
5. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje požadavky určitých systémů či norem environmentálního řízení, odkážou na systém pro environmentální řízení podniků a audit v Unii uznávaný v souladu s článkem 45 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1221/2009 (18) nebo na jiné normy environmentálního řízení, jež vycházejí z příslušných evropských nebo mezinárodních norem schválených subjektů. Veřejní zadavatelé uznávají též rovnocenná osvědčení, jež vydaly subjekty usazené v jiných členských státech. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních v oblasti environmentálního řízení.
6. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů uvedené v čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
7. V případě veřejných zakázek na stavební práce, služby nebo umísťovací a instalační práce v rámci veřejných zakázek na dodávky může veřejný zadavatel požadovat, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo sám uchazeč nebo - v případech, kdy nabídku podává seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 6 - člen tohoto seskupení.
8. Veřejní zadavatelé mohou dospět k závěru, že hospodářské subjekty nebudou veřejnou zakázku plnit v souladu s náležitou normou kvality, jestliže zjistí, že tyto subjekty sledují vzájemně neslučitelné zájmy, jež mohou negativně ovlivnit plnění zakázky.
Článek 149
Postupy a kritéria pro zadávání veřejných zakázek
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčen článek 107 finančního nařízení, jsou veřejné zakázky zadávány jedním z následujících způsobů:
a)
automatickým výběrem nabídky, kdy je zakázka zadána nabídce, která je v pořádku, splňuje všechny stanovené podmínky a uvádí nejnižší cenu;
b)
výběrem ekonomicky nejvýhodnější nabídky.
2. Při zjišťování ekonomicky nejvýhodnější nabídky veřejný zadavatel zohledňuje nabídnutou cenu a další kvalitativní kritéria daná předmětem veřejné zakázky, jako jsou technické přednosti, estetické a funkční vlastnosti, environmentální charakteristiky, provozní náklady, rentabilita, výrobní nebo dodací lhůty, servis a technická pomoc. Veřejný zadavatel může stanovit minimální úroveň kvality. Nabídky, jež této úrovně nedosahují, jsou odmítnuty.
3. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, zadávací dokumentaci nebo popisu veřejný zadavatel uvede váhy, jež bude při určování ekonomicky nejvýhodnější nabídky na jednotlivá kritéria aplikovat. Tyto váhy lze vyjádřit pomocí intervalu s vhodným maximálním rozpětím.
Váhy použité na cenu nesmí při výběru zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vést ke ztrátě významu ceny ve vztahu k ostatním kritériím; tím nejsou dotčeny stupnice, jež orgán stanovil pro odměňování určitých služeb, např. služeb odborníků na hodnocení.
Nelze-li ve výjimečných případech váhy technicky aplikovat, zejména vzhledem k předmětu veřejné zakázky, uvede veřejný zadavatel pouze použití kritérií sestupně podle důležitosti.
Článek 150
Používání elektronických aukcí
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou využívat elektronických aukcí, při nichž jsou prezentovány nové ceny upravené směrem dolů a/nebo nové hodnoty určitých parametrů v nabídkách.
Pro účely prvního pododstavce používají veřejní zadavatelé opakovaný elektronický postup (elektronickou aukci), který probíhá po počátečním komplexním vyhodnocení nabídek a na jehož základě lze pomocí metod automatického hodnocení sestavit pořadí nabídek.
2. V otevřeném, užším nebo jednacím řízení v případě podle čl. 135 odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že před zadáním veřejné zakázky bude provedena elektronická aukce, lze-li k této zakázce zpracovat přesnou zadávací dokumentaci.
Za stejných podmínek lze elektronickou aukci provést při opětovném vyhlášení soutěže pro strany rámcové smlouvy podle čl. 122 odst. 3 písm. b) a při vyhlášení soutěže na veřejné zakázky, jež mají být zadány v rámci dynamického nákupního systému podle článku 131.
Elektronická aukce je založena buď pouze na cenách, v kterémžto případě je veřejná zakázka zadávána nabídce uvádějící nejnižší cenu, nebo na cenách a/nebo hodnotách parametrů nabídek uvedených v zadávací dokumentaci, v kterémžto případě je zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
3. Veřejní zadavatelé, kteří rozhodnou o provedení elektronické aukce, uvedou tuto skutečnost v oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Zadávací dokumentace obsahuje mimo jiné tyto údaje:
a)
parametry, jejichž hodnoty budou předmětem elektronické aukce, jsou-li tyto parametry kvantifikovatelné a lze-li je vyjádřit v číslech nebo v procentech;
b)
případné limity pro nabízené hodnoty, jež vyplývají ze zadávací dokumentace k veřejné zakázce;
c)
informace, jež budou uchazečům poskytnuty v průběhu elektronické aukce, a případně kdy jim budou poskytnuty;
d)
relevantní informace o průběhu elektronické aukce;
e)
podmínky, za nichž budou moci uchazeči při aukci podávat nabídky, a zejména nejmenší rozdíly, jež budou při podávání nabídek případně vyžadovány;
f)
relevantní informace o použitém elektronickém zařízení a způsobech a technických podmínkách připojení.
4. Před zahájením elektronické aukce provedou veřejní zadavatelé první komplexní vyhodnocení nabídek v souladu s kritérii pro zadání zakázky a se stanovenými vahami.
Uchazeči, kteří podají vyhovující nabídky, jsou elektronickými prostředky všichni současně vyzváni, aby nabídli nové ceny a/nebo nové hodnoty; výzva obsahuje všechny podstatné informace o individuálním připojení k použitému elektronickému zařízení a uvádí datum a hodinu zahájení elektronické aukce. Elektronická aukce může probíhat v několika navazujících kolech. Nesmí být zahájena dříve než dva pracovní dny po dni, kdy byly výzvy rozeslány.
5. Má-li být veřejná zakázka zadána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, obsahuje výzva i výsledek komplexního vyhodnocení nabídky dotyčného uchazeče, jež bylo provedeno v souladu s vahami podle čl. 149 odst. 3 prvního pododstavce.
Výzva uvádí rovněž matematický vzorec, který se při elektronické aukci použije k určení automatických změn v pořadí, k nimž bude docházet v důsledku podávání nabídek na nové ceny či hodnoty. Tento vzorec obsahuje váhy všech kritérií stanovených pro určení ekonomicky nejvýhodnější nabídky, které jsou uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci. Za tímto účelem však musí být případné intervaly předem zredukovány na konkrétní hodnoty.
Jsou-li povoleny varianty, je pro každou variantu stanoven zvláštní vzorec.
6. V jednotlivých kolech elektronické aukce sdělují veřejní zadavatelé neprodleně všem uchazečům alespoň informace, které jim umožní se kdykoli seznámit se svým pořadím. Mohou sdělovat i další informace o jiných nabídnutých cenách či hodnotách, pokud je to uvedeno v zadávací dokumentaci. Mohou též kdykoli sdělovat počet účastníků v daném kole aukce. V žádném případě však nesmějí v žádném kole elektronické aukce zveřejňovat totožnost uchazečů.
7. Veřejní zadavatelé elektronickou aukci ukončují jedním nebo více uvedenými způsoby:
a)
ukončí aukci v termínu (datum a hodina), jejž předem uvedli ve výzvě k účasti na aukci;
b)
ukončí aukci, pokud již nedostávají nabídky na nové ceny či hodnoty, které splňují požadavky na nejmenší rozdíly;
c)
ukončí aukci, pokud proběhl počet kol aukce stanovený ve výzvě k účasti na aukci.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) stanoví veřejní zadavatelé ve výzvě k účasti na aukci lhůtu, po jejímž uplynutí od podání poslední nabídky elektronickou aukci ukončí.
Rozhodnou-li se veřejní zadavatelé ukončit elektronickou aukci způsobem podle prvního pododstavce písm. c), případně v kombinaci se způsobem podle prvního pododstavce písm. b), uvádí výzva k účasti na aukci časový rozvrh jednotlivých kol aukce.
8. Po ukončení elektronické aukce veřejní zadavatelé zadají veřejnou zakázku podle článku 149 v souladu s výsledky této aukce.
Veřejní zadavatelé nesmějí elektronických aukcí zneužívat ani je používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval nebo měnil předmět veřejné zakázky, jenž byl stanoven v uveřejněném oznámení o zahájení zadávacího řízení a v zadávací dokumentaci.
Článek 151
Neobvykle nízké nabídky
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Zdá-li se být nabídka v případě určité veřejné zakázky neobvykle nízká, vyžádá si veřejný zadavatel předtím, než nabídku odmítne pouze z tohoto důvodu, písemné upřesnění jejích hlavních parametrů, jež považuje za podstatné; při následném ověření těchto parametrů vychází z vysvětlení, jež mu strany poskytnou. Toto upřesnění se může týkat zejména souladu s předpisy o ochraně zaměstnanců a pracovních podmínkách platnými v místě, kde mají být stavební práce, služby či dodávky prováděny.
Veřejný zadavatel může vzít v úvahu zejména vysvětlení, která se týkají:
a)
hospodářských aspektů výrobního postupu, poskytování služeb nebo stavebních postupů;
b)
zvolených technických řešení nebo výjimečně příznivých podmínek, které má uchazeč k dispozici;
c)
původnosti nabídky.
2. Pokud veřejný zadavatel zjistí, že je nabídka neobvykle nízká z důvodu poskytnuté státní podpory, může tuto nabídku odmítnout pouze z tohoto důvodu, jen pokud uchazeč není schopen v přiměřené lhůtě, kterou zadavatel stanoví, prokázat, že dotyčná podpora byla poskytnuta s konečnou platností v souladu s postupy a rozhodnutími, jež stanoví pravidla Unie v oblasti státní podpory.
Článek 152
Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé stanoví pevné a konečné lhůty v kalendářních dnech pro doručení nabídek a žádostí o účast. Tyto lhůty jsou dostatečně dlouhé, aby umožnily osobám, jež mají zájem, přiměřenou a dostatečnou dobu na přípravu a podání nabídek, a zohledňují zejména náročnost veřejné zakázky, nezbytnost provést prohlídku na místě nebo nahlédnout na místě do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci.
2. V otevřeném řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 52 dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. V užším řízení, v případech použití soutěžního dialogu podle článku 132 a v jednacím řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 37 dní ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
V užším řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 40 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
V řízení po uveřejnění výzvy k projevení zájmu podle čl. 136 odst. 1 však tato lhůta činí:
a)
alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o řízení podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu i); lhůta se počítá ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek;
b)
alespoň 10 dní pro doručení žádostí o účast a alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o dvoufázové řízení podle čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu ii).
4. Jestliže veřejní zadavatelé v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, v souladu s čl. 123 odst. 2 odešlou předběžné oznámení o veřejné zakázce k uveřejnění nebo jej sami uveřejní na svém profilu kupujícího, může být lhůta pro doručení nabídek obecně zkrácena na 36 dní, avšak v žádném případě nesmí být kratší než 22 dny ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k podávání nabídek.
Zkrácení lhůty podle prvního pododstavce je možné jen tehdy, splňuje-li předběžné oznámení následující podmínky:
a)
obsahuje všechny informace vyžadované pro oznámení o zahájení zadávacího řízení, jsou-li tyto informace v době uveřejnění oznámení k dispozici;
b)
bylo odesláno k uveřejnění nejméně 52 dnů a nejvýše dvanáct měsíců přede dnem, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení.
5. Lhůty pro doručení nabídek lze zkrátit o pět dní, jsou-li všechny dokumenty, jež tvoří dokumentaci k zadávacímu řízení, ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k projevení zájmu neomezeně a přímo přístupné elektronickými prostředky.
Článek 153
Lhůty pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o zadávací dokumentaci, popisy v řízení podle článku 132 či doplňující dokumenty, jsou tyto dokumenty s výhradou ustanovení odstavce 4 zaslány do pěti pracovních dní od doručení žádosti všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o dokumenty, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
2. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, popisům či doplňujícím dokumentům, jsou tyto informace poskytnuty všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky, a to všem těmto subjektům současně, co nejdříve a nejpozději šest kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro doručení nabídek nebo - pokud je žádost o informace doručena méně než osm kalendářních dní před uplynutím této lhůty - co nejdříve po doručení této žádosti. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o doplňující informace, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
3. Nelze-li zadávací dokumentaci a doplňující dokumenty či informace - ať už z jakéhokoli důvodu - poskytnout ve lhůtách podle odstavců 1 a 2 tohoto článku nebo lze-li nabídky vypracovat až po prohlídce na místě či po nahlédnutí do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci na místě, jsou lhůty pro doručení nabídek uvedené v článku 152 prodlouženy, tak aby měly všechny hospodářské subjekty možnost se seznámit se všemi informacemi nezbytnými k přípravě nabídek. Toto prodloužení se vhodným způsobem vyhlásí postupy podle článků 123 až 126.
4. V otevřeném řízení, včetně dynamických nákupních systémů podle článku 131, se nepoužije ustanovení odstavce 1 tohoto článku, jsou-li veškerá dokumentace k zadávacímu řízení a doplňující dokumenty bez omezení, v plném rozsahu a přímo přístupné elektronickými prostředky. Oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 uvádí i internetovou adresu, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Článek 154
Lhůty v naléhavých případech
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Nelze-li v naléhavých, řádně odůvodněných případech dodržet minimální lhůty uvedené v čl. 152 odst. 3, mohou veřejní zadavatelé v případě užšího a jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení stanovit tyto lhůty v kalendářních dnech:
a)
lhůtu pro doručení žádostí o účast, jež musí činit nejméně patnáct dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo nejméně deset dnů, jestliže bylo toto oznámení odesláno Úřadu pro publikace elektronicky;
b)
lhůtu pro doručení nabídek, jež musí činit nejméně deset dnů ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
2. Je-li v rámci užšího řízení a zrychleného jednacího řízení podána s dostatečným předstihem žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, jsou tyto informace sdělovány všem zájemcům nebo uchazečům nejpozději čtyři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro doručení nabídek.
Článek 155
Způsoby komunikace
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Způsoby podávání nabídek a žádostí o účast určuje veřejný zadavatel, jenž může pro tento účel zvolit jeden výhradní způsob. Nabídky a žádosti o účast lze podávat formou dopisu nebo elektronickými prostředky. Žádosti o účast lze podávat rovněž faxem.
Zvolené komunikační prostředky musí být obecně dostupné a nesmějí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost nabídek a žádostí o účast a veřejný zadavatel tyto nabídky a žádosti o účast prostudovává až po vypršení lhůty k jejich podání;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Je-li to nezbytné pro účely právního dokazování, mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že žádosti o účast podané faxem musí být co nejdříve a v každém případě před uplynutím lhůty stanovené v článku 152 potvrzeny dopisem nebo elektronickými prostředky.
2. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, musejí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi a nesmí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
3. S výjimkou veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančního limitu podle čl. 170 odst. 1, zaručují zařízení, jež slouží elektronickému doručování nabídek a žádostí o účast, za pomoci technických prostředků a náležitých postupů splnění těchto podmínek:
a)
lze s jistotou ověřit identitu hospodářského subjektu;
b)
lze určit přesnou hodinu a datum doručení nabídek a žádostí o účast;
c)
lze přiměřeně zajistit, aby před uplynutím stanovených lhůt neměl nikdo přístup k údajům předaným v souladu s těmito požadavky;
d)
v případě porušení tohoto zákazu přístupu lze přiměřeně zajistit, aby toto porušení bylo spolehlivě zjistitelné;
e)
datum, kdy mají být otevřeny doručené údaje, mohou stanovit či změnit pouze oprávněné osoby;
f)
v jednotlivých fázích zadávacího řízení mohou mít přístup k předaným údajům či jejich části oprávněné osoby pouze na základě současného jednání;
g)
současné jednání oprávněných osob musí přístup k předaným údajům umožňovat až po uplynutí stanoveného dne;
h)
údaje doručené a otevřené v souladu s těmito požadavky zůstávají přístupné pouze osobám, jež jsou oprávněny se s nimi seznamovat.
4. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, má se za to, že se u elektronických dokumentů podaných prostřednictvím takových systémů jedná o originály a že jsou podepsány oprávněným zástupcem hospodářského subjektu.
5. V případě podávání formou dopisu si uchazeči nebo zájemci mohou zvolit, zda nabídku nebo žádost o účast podají:
a)
buď poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení uvést, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu; v tomto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení nad rámec informací podle čl. 138 odst. 2 písm. a) uvést rovněž útvar, jemuž mají být nabídky nebo žádosti o účast doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
6. Za účelem utajení a vyloučení jakýchkoli potíží v případě zasílání nabídek dopisem obsahuje výzva k podávání nabídek tuto poznámku:
Nabídky musí být podány v zapečetěné obálce vložené do další zapečetěné obálky. Na vnitřní obálce jsou kromě názvu útvaru, jemuž je určena a který je uveden ve výzvě k podávání nabídek, uvedena slova „Výzva k podávání nabídek - neotvírat v podatelně“. Použijí-li se samolepicí obálky, musí být zapečetěny lepicí páskou, přes niž je podepsán odesílatel.
Článek 156
Soutěžní jistoty
(Čl. 111 odst. 3 finančního nařízení)
Veřejný zadavatel může požadovat poskytnutí soutěžní jistoty v souladu s článkem 163, která představuje 1 % až 2 % celkové hodnoty veřejné zakázky.
Jistota je uvolněna při zadání veřejné zakázky. Není-li v dané lhůtě nabídka podána nebo je-li podaná nabídka následně stažena, je jistota zadržena.
Článek 157
Otevírání nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 4 finančního nařízení)
1. Otevřeny jsou všechny žádosti o účast a nabídky, jež splňují požadavky článku 155.
2. Přesahuje-li hodnota veřejné zakázky finanční limit podle čl. 137 odst. 1, jmenuje příslušná schvalující osoba komisi pro otevírání obálek.
Komise pro otevírání obálek je složena nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky dotyčného orgánu, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení. Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje komisi pro otevírání obálek příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení této komise musí pokud možno odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. V případě podávání nabídek poštou parafuje jeden nebo více členů komise pro otevírání obálek doklady, jež dokládají datum a hodinu odeslání nabídek.
Tyto osoby parafují rovněž:
a)
každou stránku každé nabídky nebo
b)
- s výjimkou případů podle odst. 2 druhého pododstavce - titulní stranu jednotlivých nabídek a stránky obsahující finanční údaje, přičemž úplnost původní nabídky musí být zajištěna veškerými vhodnými bezpečnostními opatřeními, jež používá útvar nezávislý na schvalujícím útvaru.
Je-li veřejná zakázka zadávána postupem automatického výběru nabídky podle čl. 149 odst. 1 písm. a), jsou ceny uvedené v nabídkách, které splňují požadavky, uveřejněny.
Členové komise podepíší písemný protokol o otevření doručených nabídek, jenž uvádí nabídky, které splňují požadavky článku 155 a které je nesplňují, jakož i důvody odmítnutí pro nesplnění požadavků, pokud jde o způsoby podání nabídek podle článku 155. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Článek 158
Výbor pro hodnocení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 5 finančního nařízení)
1. Hodnotící výbor, který je vytvořen pro každou z obou fází a který se opírá o předem vyhlášená kritéria pro vyloučení a výběr, resp. o kritéria pro zadání zakázky, vyhodnocuje všechny žádosti o účast a nabídky, jež jsou prohlášeny za vyhovující z hlediska požadavků článku 155, a sestaví jejich pořadí.
Úkolem výboru, jejž jmenuje příslušná schvalující osoba, je vydat poradní stanovisko u veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limit podle čl. 137 odst. 1.
Příslušná schvalující osoba však může rozhodnout, že hodnotící výbor vyhodnotí nabídky a sestaví jejich pořadí pouze na základě kritérií pro zadání zakázky a že kritéria pro vyloučení a výběr se vyhodnotí jiným vhodným způsobem, který zaručí vyloučení střetu zájmů.
2. Hodnotící výbor je složen nejméně ze tří osob, které zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů nebo subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tyto osoby dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Hodnotící výbor může mít stejné složení jako komise pro otevírání obálek.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje hodnotící výbor příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení výboru musí odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. Žádosti o účast a nabídky, jež nesplňují všechny základní požadavky uvedené v dokumentaci k zadávacímu řízení, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče vyzvat, aby ve stanovené lhůtě doplnili podklady předložené v souvislosti s kritérii pro vyloučení a výběr či aby k těmto podkladům podali vysvětlení.
Za přípustné se považují žádosti o účast a nabídky, jež nejsou vyloučeny a splňují kritéria pro výběr.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 si hodnotící výbor vyžádá bližší informace ke složení nabídky.
Článek 159
Výsledky hodnocení
(Článek 112 finančního nařízení)
1. O hodnocení a sestavení pořadí žádostí o účast a nabídek, o nichž hodnotící výbor prohlásí, že splňují požadavky, je vypracován datovaný písemný záznam.
Tento záznam podepíší všichni členové hodnotícího výboru. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Nebyla-li hodnotícímu výboru svěřena odpovědnost za posouzení nabídek z hlediska kritérií pro vyloučení a výběr, podepíšou tento písemný záznam též osoby, kterým příslušná schvalující osoba tuto odpovědnost svěřila. Záznam je archivován pro pozdější použití.
2. Záznam podle odstavce 1 obsahuje alespoň:
a)
jméno a adresu veřejného zadavatele a předmět a hodnotu veřejné zakázky, rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména navrženého zájemce, zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody pro jeho výběr a - je-li tento údaj znám - část zakázky či rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel či poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli.
3. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede alespoň:
a)
svůj název a adresu, předmět a hodnotu veřejné zakázky nebo předmět a maximální hodnotu rámcové smlouvy či dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména vybraných zájemců nebo vybraného zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody jejich výběru na základě předem vyhlášených kritérií pro výběr a pro zadání zakázky a - je-li tento údaj znám - část zakázky nebo rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli;
f)
v případě jednacího řízení a soutěžního dialogu okolnosti uvedené v článcích 132, 134, 135, 266, 268, 270 a 271, jež jsou důvodem k použití těchto řízení;
g)
případné důvody, pro něž se veřejný zadavatel rozhodl veřejnou zakázku nezadat.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení přijme rozhodnutí podle prvního pododstavce veřejný zadavatel, který je za toto řízení odpovědný.
Článek 160
Styk mezi veřejnými zadavateli a uchazeči
(Článek 112 finančního nařízení)
1. Styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči v průběhu zadávacího řízení je přípustný výjimečně, za podmínek uvedených v odstavcích 2 a 3.
2. Před uplynutím lhůty pro podávání nabídek může veřejný zadavatel, pokud jde o doplňující dokumenty a informace podle článku 153:
a)
sdělit z podnětu uchazečů doplňující informace, a to výlučně za účelem vyjasnění povahy veřejné zakázky; tyto informace musí být sděleny ve stejný den všem uchazečům, kteří si vyžádali zadávací dokumentaci;
b)
informovat z vlastního podnětu zúčastněné osoby, pokud zjistí omyl, nepřesnost, opomenutí nebo jiný druh administrativní chyby v textu oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvy k podávání nabídek nebo zadávací dokumentace, s tím, že tato informace musí být těmto osobám podána ve stejný den a stejným způsobem, jaký se použije na původní výzvu k podávání nabídek.
3. Je-li po otevření nabídek v souvislosti s některou z nich zapotřebí určitého vyjasnění nebo je-li v nabídce nutno opravit zjevné administrativní chyby, může veřejný zadavatel navázat styk s uchazečem, avšak tento styk nesmí vést ke změně podmínek nabídky.
4. Ve všech případech, kdy byl navázán styk, a v řádně odůvodněných případech podle článku 96 finančního nařízení, kdy styk navázán nebyl, je třeba učinit poznámku do spisu.
Článek 161
Informace pro zájemce a uchazeče
(Články 113, 114 a 118 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé sdělí zájemcům a uchazečům co nejdříve rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, podpisu rámcové smlouvy či přijetí do dynamického nákupního systému (včetně důvodů případného rozhodnutí veřejnou zakázku, rámcovou smlouvu nebo dynamický nákupní systém, na něž byla soutěž o veřejné zakázky vyhlášena, nezadat, nepodepsat, resp. nezavést) nebo rozhodnutí znovu zahájit řízení.
2. Údaje podle čl. 113 odst. 2 finančního nařízení sdělí veřejný zadavatel nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení písemné žádosti.
3. V případě veřejných zakázek, jež zadávají orgány Unie na vlastní účet, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež nejsou vyloučeny z oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES, sdělí veřejný zadavatel všem neúspěšným uchazečům nebo zájemcům, že jejich přihláška nebo nabídka nebyla přijata, s tím, že toto sdělení je podáváno všem těmto osobám současně, každé jednotlivě a elektronickými prostředky v jedné z těchto fází:
a)
krátce poté, co je přijato rozhodnutí na základě kritérií pro vyloučení a výběr, a předtím, než je přijato rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, jedná-li se o zadávací řízení pořádané ve dvou samostatných fázích;
b)
v případě rozhodnutí o zadání veřejné zakázky a o odmítnutí nabídek co nejdříve po přijetí rozhodnutí o zadání zakázky, nejpozději však v průběhu následujícího týdne.
Ve všech případech uvede veřejný zadavatel důvody, proč nebyla nabídka nebo přihláška přijata, a dostupné opravné prostředky.
Neúspěšní uchazeči nebo zájemci si mohou písemně formou dopisu, faxu nebo e-mailu vyžádat doplňující informace k důvodům odmítnutí své přihlášky nebo nabídky a všichni vybraní uchazeči, jejichž nabídky nebyly vyloučeny, mají nárok na informace o vlastnostech a přednostech přijaté nabídky a jménu úspěšného uchazeče; tím není dotčen čl. 113 odst. 2 druhý pododstavec finančního nařízení. Veřejní zadavatelé odpovědí nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
Článek 162
Podpis smlouvy
(Články 113 a 118 finančního nařízení)
S prováděním veřejné zakázky se započne až po podpisu smlouvy na tuto zakázku.
Oddíl 4
Jistoty a nápravná opatření
Článek 163
Jistoty
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Je-li od zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vyžadováno složení jistoty předem, musí tato jistota pokrývat částku a období, které jsou dostatečné pro její čerpání.
2. Jistotu poskytuje banka nebo schválená finanční instituce. Může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby poté, co toto ručení schválí veřejný zadavatel.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci nebo třetí osobu k neodvolatelné záruce nebo prvnímu ručení za splnění povinností zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Článek 164
Jistota pro účely plnění
(Článek 115 finančního nařízení)
1. S cílem zajistit, aby byly stavební práce, dodávky či služby provedeny v plném rozsahu, a v situacích, kdy tato plnění nelze s konečnou platností přijmout v souladu se smluvními podmínkami, může schvalující osoba v individuálních případech a v návaznosti na předběžnou analýzu rizik vyžadovat, aby zhotovitel, dodavatel či poskytovatel poskytl jistotu pro účely plnění.
2. Jistotu ve výši 10 % celkové hodnoty veřejné zakázky lze vytvořit postupně srážkami z uskutečňovaných plateb.
Jistotu může nahradit srážka z konečné platby zadržená až do konečného přijetí služeb, dodávek nebo stavebních prací. Výši srážky určí schvalující osoba tak, aby odrážela rizika zjištěná v souvislosti s plněním smlouvy, předmět zakázky a obchodní podmínky obvyklé v daném odvětví.
Podmínky jistoty jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení.
3. Po konečném přijetí stavebních prací, služeb nebo dodávek je jistota uvolněna v souladu s podmínkami smlouvy.
Článek 165
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Jakmile veřejný zadavatel zjistí, že je nutné poskytnout předběžné financování, posoudí před zahájením zadávacího řízení rizika, jež jsou s platbami předběžného financování spojena; přihlédne zejména k těmto kritériím:
a)
předpokládaná hodnota veřejné zakázky;
b)
její předmět;
c)
délka trvání a tempo;
d)
struktura trhu.
2. Jistota pro účely platby předběžného financování je vyžadována v případě podle čl. 146 odst. 6 druhého pododstavce nebo v případě, že schvalující osoba tak rozhodne učinit podle odstavce 1 tohoto článku.
Jistota není vyžadována v případě veřejných zakázek nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 1.
Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je prováděn zápočet předběžného financování s průběžnými platbami nebo výplatou zůstatku ve prospěch zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele v souladu se smluvními podmínkami.
Článek 166
Pozastavení v případě pochybení či nesrovnalostí
(Článek 116 finančního nařízení)
1. Plnění veřejné zakázky lze podle článku 116 finančního nařízení pozastavit za účelem ověření, zdali došlo k předpokládaným závažným pochybením, nesrovnalostem nebo podvodům. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je plnění veřejné zakázky co nejdříve obnoveno.
2. Závažným pochybením nebo nesrovnalostí je každé porušení smlouvy nebo předpisů, které je důsledkem jednání nebo opomenutí, jež způsobuje nebo by mohlo způsobit ztrátu pro rozpočet Unie.
KAPITOLA 2
Ustanovení použitelná pro veřejné zakázky zadávané orgány Unie na vlastní účet
Článek 167
Stanovení příslušných úrovní pro výpočet finančních limitů
(Články 117 a 118 finančního nařízení)
Všechny pověřené nebo dále pověřené schvalující osoby jednotlivých orgánů posoudí, zda bylo dosaženo finančních limitů podle článku 118 finančního nařízení.
Článek 168
Samostatné veřejné zakázky a zakázky sestávající z dílčích plnění
(Články 104 a 118 finančního nařízení)
1. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky nesmí být stanovena s úmyslem obejít požadavky tohoto nařízení. Je nepřípustné, aby byla veřejná zakázka za tímto účelem rozdělena.
Je-li to vhodné, technicky proveditelné a nákladově efektivní, zadávají se veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, formou dílčích plnění zadávaných současně.
2. Je-li předmět veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce rozdělen na několik dílčích plnění, která jsou předmětem individuálních veřejných zakázek, vezme se při celkovém hodnocení použitelného finančního limitu v úvahu celková hodnota všech dílčích plnění.
Pokud celková hodnota všech dílčích plnění dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, použijí se na každé dílčí plnění ustanovení čl. 97 odst. 1 a čl. 104 odst. 1 a 2 finančního nařízení.
3. Má-li být veřejná zakázka zadána formou samostatných dílčích plnění, jsou nabídky na každé dílčí plnění hodnoceny zvlášť. Je-li několik dílčích plnění zadáno témuž uchazeči, lze na všechna tato dílčí plnění podepsat jedinou smlouvu.
Článek 169
Postupy ke stanovení předpokládané hodnoty určitých veřejných zakázek
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Pro účely výpočtu předpokládané hodnoty veřejné zakázky zahrne veřejný zadavatel do této částky celkovou odhadovanou odměnu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Jsou-li součástí veřejné zakázky opce nebo možnost obnovení smlouvy, je základem pro výpočet nejvyšší povolená částka, do níž je zahrnuto využití těchto opcí a obnovení smlouvy.
Tento odhad se provádí v okamžiku, kdy je odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo, pokud se s takovým vyhlášením nepočítá, v okamžiku, kdy veřejný zadavatel zahajuje zadávací řízení.
2. V případě rámcových smluv a dynamických nákupních systémů je brána v úvahu maximální hodnota všech veřejných zakázek, jež jsou plánovány na celou dobu trvání rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému.
3. V případě veřejných zakázek na služby se bere v úvahu:
a)
u pojišťovacích služeb: pojistné, které je třeba zaplatit, a další druhy odměn;
b)
u bankovních nebo finančních služeb: poplatky, provize, úroky a další druhy odměn;
c)
u veřejných zakázek na zpracování projektu: poplatky, provize a podobné odměny.
4. V případě veřejných zakázek na služby, jež neuvádějí celkovou cenu, nebo v případě veřejných zakázek na dodávky, jejichž předmětem je leasing, nájem či koupě výrobků na splátky, je základem pro výpočet předpokládané hodnoty:
a)
v případě veřejných zakázek na dobu určitou:
i)
celková hodnota veřejné zakázky za celou dobu jejího trvání, činí-li výše uvedená doba nejvýše 48 měsíců v případě služeb nebo nejvýše dvanáct měsíců v případě dodávek,
ii)
celková hodnota včetně předpokládané zůstatkové hodnoty, činí-li výše uvedená doba v případě dodávek více než dvanáct měsíců;
b)
v případě veřejných zakázek na dobu neurčitou nebo v případě služeb na dobu delší než 48 měsíců měsíční hodnota vynásobená čtyřiceti osmi.
5. V případě veřejných zakázek na služby nebo dodávky, jež jsou zadávány pravidelně nebo mají být během určitého období obnoveny, se hodnota těchto zakázek určí na základě:
a)
skutečných souhrnných nákladů na podobné zakázky na tytéž druhy služeb či výrobků, jež byly zadány během předchozího rozpočtového roku nebo předchozích dvanácti měsíců; tyto náklady se pokud možno upraví o změny v množství či hodnotě, které se předpokládají v průběhu dvanácti měsíců následujících po ukončení původní smlouvy, nebo
b)
odhadovaných souhrnných nákladů na následné veřejné zakázky zadané v průběhu dvanácti měsíců po prvním poskytnutí služby nebo první dodávce nebo v průběhu trvání smlouvy, je-li delší než dvanáct měsíců.
6. V případě veřejných zakázek na stavební práce se kromě hodnoty těchto prací bere v úvahu i celková odhadovaná hodnota dodávek, jež jsou k provedení těchto prací nezbytné a jež zhotoviteli poskytne veřejný zadavatel.
Článek 170
Finanční limity pro použití postupů podle směrnice 2004/18/ES
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Finančními limity podle článku 118 finančního nařízení se rozumí prahové hodnoty, jež směrnice 2004/18/ES stanoví pro veřejné zakázky na dodávky, služby, resp. stavební práce.
2. Lhůtami podle článku 118 finančního nařízení se rozumí lhůty uvedené v článcích 152, 153 a 154.
Článek 171
Odkladná lhůta před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel podepíše s úspěšným uchazečem smlouvu na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu spadající do oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES až po uplynutí lhůty čtrnácti kalendářních dnů.
Běh uvedené lhůty započne:
a)
dnem následujícím po dni, kdy byla úspěšným a neúspěšným uchazečům současně zaslána příslušná oznámení, nebo
b)
v případě veřejné zakázky či rámcové smlouvy, jež byla zadána na základě jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, dnem, jenž následuje po uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení podle článku 123 v Úředním věstníku Evropské unie.
V případě, že je pro zasílání podle druhého pododstavce písm. a) používán fax či elektronické prostředky, činí odkladná lhůta deset kalendářních dnů.
V případě potřeby může veřejný zadavatel pozastavit podpis smlouvy na veřejnou zakázku za účelem dodatečného přezkumu v případě, je-li takový krok odůvodněn žádostmi či připomínkami uchazečů nebo zájemců, kteří byli neúspěšní nebo podali stížnost, nebo s ohledem na jinou významnou informaci, kterou obdržel. Tyto žádosti, připomínky nebo informace musí být doručeny během lhůty stanovené v prvním pododstavci. V případě pozastavení jsou všichni zájemci nebo uchazeči uvědomeni do tří pracovních dnů od přijetí příslušného rozhodnutí.
S výjimkou případů podle odstavce 2 jsou všechny smlouvy podepsané před uplynutím lhůty stanovené v prvním pododstavci neplatné.
Nelze-li veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu zadat vybranému úspěšnému uchazeči, může ji veřejný zadavatel zadat druhému nejlepšímu uchazeči.
2. Lhůta podle odstavce 1 se nepoužije v těchto případech:
a)
v případě otevřeného, užšího nebo jednacího řízení po uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byla podána pouze jedna nabídka;
b)
v případě zvláštních zakázek zadaných na základě rámcové smlouvy;
c)
v případě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. c), čl. 134 odst. 1 písm. g) bodu iii), čl. 134 odst. 1 písm. h) a čl. 134 odst. 1 písm. j).
Článek 172
Doložení přístupu k veřejným zakázkám
(Článek 119 finančního nařízení)
Zadávací dokumentace vyžaduje, aby uchazeči uvedli stát, v němž mají sídlo nebo bydliště, a tento údaj prokázali doklady, jež jsou podle jejich vnitrostátního práva běžně akceptovány.
HLAVA VI
GRANTY
KAPITOLA 1
Oblast působnosti a forma grantů
Článek 173
Členské příspěvky
(Článek 121 finančního nařízení)
Členskými příspěvky podle čl. 121 odst. 2 písm. d) finančního nařízení se rozumí částky hrazené organizacím, jichž je Unie členem, a to v souladu s rozpočtovými rozhodnutími a platebními podmínkami, jež daná organizace stanoví.
Článek 174
Grantová dohoda a rozhodnutí o udělení grantu
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Granty jsou předmětem rozhodnutí nebo písemné dohody.
2. Při rozhodování o tom, který druh aktu má být použit, se zohledňují:
a)
skutečnost, zdali se lokalita příjemce nachází na území Unie, či mimo ně;
b)
náročnost a standardizace obsahu financovaných akcí nebo pracovních programů.
Článek 175
Výdaje na členy orgánů
(Článek 121 finančního nařízení)
Výdaje na členy orgánů podle čl. 121 odst. 2 písm. a) finančního nařízení zahrnují příspěvky pro sdružení současných a bývalých členů Evropského parlamentu. Tyto příspěvky jsou vynakládány v souladu s vnitřními správními předpisy Evropského parlamentu.
Článek 176
Akce, na něž lze udělit grant
(Článek 121 finančního nařízení)
Akce, na niž lze udělit grant ve smyslu článku 121 finančního nařízení, musí být jednoznačně vymezena.
Akce nesmí být rozdělena na více akcí s úmyslem obejít pravidla financování, jež stanoví toto nařízení.
Článek 177
Subjekty, jež sledují cíl v obecném zájmu Unie
(Článek 121 finančního nařízení)
Subjektem, jenž sleduje cíl v obecném zájmu Unie, se rozumí:
a)
buď subjekt, který plní úkoly na poli vzdělávání, odborné přípravy, šíření informací, inovací, výzkumu či studií v oblastech evropské politiky či provádí činnosti k prosazování občanství a lidských práv, nebo evropský normalizační orgán;
b)
osoba, jež zastupuje neziskové subjekty působící v členských státech, kandidátských nebo potenciálních kandidátských zemích a prosazuje zásady a politiky, které jsou v souladu s cíli Smluv.
Článek 178
Partnerství
(Článek 121 finančního nařízení)
1. Součástí rámcového partnerství mohou být zvláštní granty na akce a na provozní náklady.
2. Rámcové partnerství může být založeno na mechanismu dlouhodobé spolupráce mezi Komisí a příjemci grantů. Může mít formu dohody nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Dohoda či rozhodnutí o rámcovém partnerství specifikuje společné cíle, povahu akcí, jež jsou plánovány jako jednorázové či jako součást schváleného ročního pracovního programu, řízení o udělení zvláštního grantu v souladu se zásadami a procesními pravidly, jež jsou upraveny v této hlavě, a dále obecná práva a povinnosti stran podle zvláštních dohod či rozhodnutí.
Doba trvání partnerství nesmí překročit čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné případy, jež jsou řádně odůvodněny zejména předmětem rámcového partnerství.
Schvalující osoby nesmějí dohod ani rozhodnutí o rámcovém partnerství zneužívat ani jich využívat takovým způsobem, jehož účel či účinek odporuje zásadám transparentnosti a rovného zacházení se žadateli.
3. Pokud jde o tvorbu programů, uveřejňování ex ante a zadávání, přistupuje se k rámcovému partnerství jako ke grantu.
4. Zvláštní granty založené na dohodách či rozhodnutích o rámcovém partnerství se udělují postupy podle těchto dohod či rozhodnutí a v souladu s ustanoveními této hlavy.
Uveřejňují se ex post postupem podle článku 191.
Článek 179
Elektronické systémy pro výměnu informací
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veškeré výměny s příjemci, včetně uzavírání grantových dohod, oznamování rozhodnutí o udělení grantu a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež zřídí Komise.
2. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 2 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 180
Obsah grantových dohod a rozhodnutí o udělení grantu
(Článek 122 finančního nařízení)
1. Grantová dohoda stanoví alespoň:
a)
předmět;
b)
příjemce;
c)
dobu svého trvání, a to:
i)
datum svého vstupu v platnost,
ii)
datum zahájení a dobu trvání financované akce nebo financovaného rozpočtového roku;
d)
maximální částku financovanou z prostředků Unie vyjádřenou v eurech a formu grantu, případně s uvedením těchto dalších údajů:
i)
celkových odhadovaných způsobilých nákladů na akci či pracovní program a míru financování způsobilých nákladů nebo
ii)
jednotkových nákladů, jednorázové částky nebo paušálního financování podle čl. 123 písm. b), c) a d) finančního nařízení, jsou-li tyto částky určeny, nebo
iii)
kombinace údajů podle bodů i) a ii) tohoto písmene;
e)
popis akce nebo - v případě grantu na provozní náklady - pracovního programu, jejž schvalující osoba schválila na daný rozpočtový rok, spolu s popisem výsledků očekávaných od provedení akce či pracovního programu;
f)
obecné podmínky použitelné na všechny dohody tohoto typu, např. souhlas příjemce s kontrolami a audity, jež provádí Komise, úřad OLAF a Účetní dvůr;
g)
odhadovaný celkový rozpočet akce či pracovního programu;
h)
má-li být v rámci akce zadána veřejná zakázka, zásady uvedené v článku 209 nebo pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která musí příjemce dodržovat;
i)
povinnosti příjemce, zejména:
i)
povinnosti, pokud jde o řádné finanční řízení a předkládání zpráv o činnosti a financování; je-li to vhodné, stanoví se průběžné cíle, při jejichž naplnění se tyto zprávy předkládají,
ii)
pokud Komise uzavírá dohodu s více příjemci: specifické povinnosti případného koordinátora a ostatních příjemců vůči koordinátorovi, jakož i finanční odpovědnost příjemců za částky dlužné vůči Komisi;
j)
postupy a lhůty pro schvalování těchto zpráv a pro platby prováděné Komisí;
k)
popřípadě podrobnosti o způsobilých nákladech na akci nebo schválený pracovní program nebo o jednotkových nákladech, jednorázové částce nebo paušálním financování podle článku 123 finančního nařízení;
l)
ustanovení, jimiž se řídí zviditelnění finanční podpory, kterou Unie poskytuje, s výjimkou řádně odůvodněných případů, kdy její prezentace vůči veřejnosti není možná či vhodná.
Obecné podmínky podle prvního pododstavce písm. f) alespoň:
i)
uvádějí, že rozhodným právem pro grantovou dohodu je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v grantové dohodě. V dohodách s mezinárodními organizacemi lze stanovit odchylnou úpravu,
ii)
specifikují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu.
2. Grantová dohoda může stanovit postupy a lhůty pro pozastavení provádění grantu, vypovězení grantové dohody nebo zrušení rozhodnutí o udělení grantu podle článku 135.
3. V případech podle článku 178 specifikuje dohoda nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství údaje podle tohoto článku odst. 1 prvního pododstavce písm. a) a b), písm. c) bodu i), písm. f), písm. h) až j) a písm. l).
Rozhodnutí o udělení zvláštního grantu či dohoda o zvláštním grantu obsahuje údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. a) až e), písm. g) a k), a v případě nutnosti též údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. i).
4. Změny grantových dohod vyžadují písemnou formu. Účelem ani důsledkem těchto změn - včetně rozšíření či zúžení okruhu příjemců - nesmí být zpochybnění rozhodnutí o udělení grantu ani porušení zásady rovného zacházení s žadateli.
5. Na rozhodnutí o udělení grantu se obdobně použijí odstavce 1, 2, 3 a 4.
Část údajů podle odstavce 1 lze namísto v rozhodnutí o udělení grantu uvést ve výzvě k podávání návrhů nebo souvisejícím dokumentu.
Článek 181
Formy grantů
(Článek 123 finančního nařízení)
1. Granty udělené ve formě podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení se vypočítávají na základě způsobilých nákladů, jež příjemci skutečně vznikly a jež jsou uvedeny v předběžném odhadovaném rozpočtu, který je předkládán spolu s návrhem a je zahrnut do grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
2. V případě jednotkových nákladů podle čl. 123 odst. 1 písm. b) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena pevná částka připadající na jednotku.
3. V případě jednorázových částek podle čl. 123 odst. 1 písm. c) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena celková pevná částka.
4. V případě paušálního financování podle čl. 123 odst. 1 písm. d) finančního nařízení je pro konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanoven určitý procentní podíl.
Článek 182
Jednorázové částky, jednotkové náklady a paušální financování
(Článek 124 finančního nařízení)
1. Schválení využití jednorázových částek, jednotkových nákladů či paušálního financování uvedené v čl. 124 odst. 1 finančního nařízení platí po celou dobu trvání programu. Toto schválení lze zrevidovat, je-li zapotřebí provést podstatné změny. Předmětné údaje a částky jsou pravidelně posuzovány a jednorázové částky, jednotkové náklady či paušální financování jsou v případě potřeby upravovány.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použije se na každého z nich strop uvedený v čl. 124 odst. 1 druhém pododstavci finančního nařízení.
2. Rozhodnutí o udělení grantu či grantová dohoda musí obsahovat všechna nezbytná ustanovení, na jejichž základě lze ověřit, zda byly podmínky pro vyplacení grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování dodrženy.
3. Vyplacením grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování není dotčeno právo přístupu k záznamům, jež jsou příjemci povinni podle právních předpisů vést, pro účely odst. 1 prvního pododstavce a čl. 137 odst. 2 finančního nařízení.
4. Jestliže kontroly ex post odhalí, že nenastala skutečnost, jež zakládá nárok na vyplacení grantu a že v rámci grantu ve formě jednorázové částky, jednotkových nákladů či paušálního financování byly příjemci vyplaceny finanční prostředky neoprávněně, je Komise oprávněna získat tyto prostředky až do výše grantu zpět; tím nejsou dotčeny sankce podle článku 109 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásady
Článek 183
Zásada spolufinancování
(Čl. 125 odst. 3 finančního nařízení)
1. Podle zásady spolufinancování nelze zdroje nezbytné k provedení akce či pracovního programu pokrýt v plném rozsahu z příspěvku Unie.
Spolufinancování může mít podobu vlastních zdrojů příjemce, příjmů, jež daná akce či pracovní program generuje, nebo finančních příspěvků či věcných plnění třetích osob.
2. Věcnými plněními se rozumí nefinanční zdroje, jež příjemci zdarma poskytnou třetí osoby.
Článek 184
Zásada neziskovosti
(Čl. 125 odst. 5 finančního nařízení)
Finanční příspěvky třetích osob, jichž může příjemce využít k pokrytí nákladů, které nejsou podle podmínek grantu Unie způsobilé, nebo které není nutno těmto třetím osobám vracet v případě, že nejsou při ukončení akce či pracovního programu vyčerpány, nejsou pokládány za finanční příspěvky, jež dárci určili konkrétně na financování způsobilých nákladů ve smyslu čl. 125 odst. 5 finančního nařízení.
Článek 185
Granty nízké hodnoty
(Čl. 125 odst. 4 finančního nařízení)
Granty nízké hodnoty se rozumějí granty do výše 60 000 EUR.
Článek 186
Technická pomoc
(Články 101 a 125 finančního nařízení)
Pojem „technická pomoc“ označuje podpůrné činnosti a činnosti zaměřené na budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
Článek 187
Způsobilé náklady
(Čl. 126 odst. 3 písm. c) finančního nařízení)
O DPH se má za to, že ji podle použitelných vnitrostátních právních předpisů o DPH nelze příjemci vrátit, je-li tato daň podle vnitrostátních právních předpisů přičitatelná některé z těchto činností:
a)
osvobozeným činnostem bez nároku na odpočet;
b)
činnostem, jež nejsou předmětem DPH;
c)
činnostem uvedeným v písm. a) a b), v souvislosti s nimiž nelze uplatnit nárok na odpočet DPH, avšak v jejichž případě je tato daň je vracena na základě specifických systémů vracení nebo fondů náhrad, které neupravuje směrnice 2006/112/ES, a to i v případě, je-li tento systém či fond ustaven na základě vnitrostátních právních předpisů o DPH.
O DPH v souvislosti s činnostmi, jež jsou vyjmenovány v čl. 13 odst. 2 směrnice 2006/112/ES, se má za to, že ji uhradil příjemce, u něhož se nejedná o osobu nepovinnou k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 prvního pododstavce uvedené směrnice, a to bez ohledu na to, zdali dotčené členské státy pokládají tyto činnosti za činnosti, při nichž veřejnoprávní subjekty vystupují jako orgány veřejné moci.
Článek 188
Pravidla pro programy
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program pro granty připravuje příslušná schvalující osoba. Přijímá jej orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách věnovaných grantům co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se pracovní program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky, orientační harmonogram výzev k podávání návrhů s uvedením orientační výše a maximální sazby spolufinancování.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování grantů na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 189
Obsah výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Výzvy k podávání návrhů specifikují:
a)
sledované cíle;
b)
kritéria způsobilosti, kritéria pro vyloučení, kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu podle článků 131 a 132 finančního nařízení a odpovídající podklady;
c)
režim financování z prostředků Unie;
d)
režim a lhůtu podávání návrhů, plánovaný termín, do něhož musí být všichni žadatelé informováni o výsledku posuzování jejich žádostí, a orientační termín podpisu grantových dohod nebo oznámení rozhodnutí o udělení grantu.
2. Výzvy k podávání návrhů jsou uveřejňovány na internetových stránkách orgánů Unie a - je-li nutno zajistit další propagaci mezi možnými příjemci - též jinou vhodnou formou, včetně Úředního věstníku Evropské unie. Výzvy lze uveřejňovat ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Změny obsahu výzev k podávání návrhů se uveřejňují za stejných podmínek jako v případě samotných těchto výzev.
Článek 190
Výjimky z výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Bez výzvy k podávání návrhů lze granty udělit pouze v těchto případech:
a)
pro účely operací humanitární pomoci a civilní ochrany nebo pomoci pro řešení krizí ve smyslu odstavce 2;
b)
v jiných výjimečných, řádně odůvodněných případech;
c)
ve prospěch subjektů, jež mají de jure nebo de facto monopol, s tím, že udělení grantu musí být řádně odůvodněno v příslušném rozhodnutí;
d)
ve prospěch subjektů, jež základní právní akt ve smyslu článku 54 finančního nařízení označuje za příjemce grantu, nebo ve prospěch subjektů, jež určí v rámci své odpovědnosti členské státy, pokud základní právní akt označuje za příjemce grantu tyto členské státy;
e)
v případě výzkumu a technologického rozvoje ve prospěch subjektů, jež uvádí pracovní program podle článku 128 finančního nařízení, pokud základní právní akt tuto možnost výslovně stanoví, a za podmínky, že na daný projekt není třeba uveřejňovat výzvu k podávání návrhů;
f)
pro akce zvláštní povahy, které vyžadují zvláštní typ subjektu vzhledem k jeho technické kompetenci, vysoké odbornosti či správní pravomoci, za podmínky, že na dané akce není třeba uveřejňovat výzvy k podávání návrhů.
Případy uvedené v prvním pododstavci písm. f) se řádně odůvodní v rozhodnutí o udělení grantu.
2. Krizovými situacemi ve třetích zemích se rozumí situace bezprostředního nebo nastávajícího nebezpečí, jež hrozí vyústit v ozbrojený konflikt nebo destabilizaci země. Krizovými situacemi se rovněž rozumí situace nastalé v důsledku přírodních pohrom, krize způsobené člověkem, např. války a jiné konflikty, nebo mimořádné okolnosti se srovnatelnými důsledky, jež mohou být spojeny mj. se změnou klimatu, zhoršováním životního prostředí, neexistencí přístupu k energii a přírodním zdrojům nebo extrémní chudobou.
Článek 191
Následné uveřejňování
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Informace o grantech, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu žadatelů v minulém roce;
b)
počtu a procenta kladně vyřízených žádostí, jež připadají na jednu výzvu k podávání návrhů;
c)
průměrné doby řízení ode dne uzávěrky výzvy k podávání návrhů až do udělení grantu;
d)
počtu a výše grantů, u nichž bylo v minulém roce v souladu s čl. 21 odst. 4 upuštěno od povinnosti následného uveřejnění.
Článek 192
Informování žadatelů
(Článek 128 finančního nařízení)
Komise poskytuje žadatelům informace a poradenství tímto způsobem:
a)
stanoví společné standardní formuláře žádostí o podobné granty a kontroluje rozsah a srozumitelnost těchto formulářů;
b)
podává informace možným žadatelům, zejména formou seminářů a vydáváním příruček;
c)
v souborech údajů o právnických osobách podle článku 63 průběžně aktualizuje údaje o příjemcích.
Článek 193
Financování z různých rozpočtových položek
(Článek 129 finančního nařízení)
Akci mohou financovat souběžně z oddělených rozpočtových položek různé příslušné schvalující osoby.
Článek 194
Retroaktivní účinek v případě mimořádně naléhavé pomoci a předcházení konfliktům
(Článek 130 finančního nařízení)
V rámci působnosti čl. 130 odst. 1 finančního nařízení jsou výdaje, jež příjemce vynaložil přede dnem podání žádosti, způsobilé pro financování z prostředků Unie za těchto podmínek:
a)
důvody pro tuto výjimku jsou náležitě vysvětleny v rozhodnutí o financování;
b)
rozhodnutí o financování a grantová dohoda či rozhodnutí o udělení grantu výslovně stanoví takový den způsobilosti, jenž předchází datu podání žádostí.
Článek 195
Podávání žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Pravidla podávání žádostí o grant stanoví příslušná schvalující osoba, jež může zvolit způsob jejich podávání. Žádosti o grant lze podávat formou dopisu nebo elektronicky.
Zvolené komunikační prostředky nesmí být diskriminační a jejich důsledkem nesmí být omezení přístupu žadatelů k řízení o udělení grantu.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
musí být zachována integrita údajů;
c)
je dodržena důvěrnost návrhů;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro účely třetího pododstavce písm. c) prostuduje příslušná schvalující osoba obsah žádostí až poté, co uplyne lhůta pro jejich podání.
Příslušná schvalující osoba může vyžadovat, aby byla elektronická podání opatřena zaručeným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (19).
2. Pokud příslušná schvalující osoba povolí podávání žádostí elektronicky, musí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné veřejnosti a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi. Žadatelům musí být zpřístupněny informace ke specifikacím, jež jsou pro podávání žádostí požadovány.
Zařízení pro elektronické doručování žádostí musí navíc zaručovat bezpečnost a důvěrnost. Musí rovněž zaručovat, aby bylo možno přesně určit hodinu a datum doručení žádostí.
3. Jsou-li žádosti podávány formou dopisu, mohou je žadatelé podávat jedním z těchto způsobů:
a)
poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí být ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu, v kterémžto případě výzva k podávání návrhů musí specifikovat útvar, jemuž mají být žádosti doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
KAPITOLA 3
Řízení o udělení grantu
Článek 196
Obsah žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Žádosti se podávají na formuláři podle vzoru společných standardních formulářů, jež byly vytvořeny podle čl. 192 písm. a) a jež dala žadatelům k dispozici příslušná schvalující osoba, a v souladu s kritérii, jež stanoví základní právní akt a výzva k podávání návrhů.
Podklady podle čl. 131 odst. 3 druhého pododstavce finančního nařízení mohou být zejména výkaz zisků a ztrát a rozvaha za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
2. Odhadovaný rozpočet akce či pracovního programu přiložený k žádosti musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů, s výjimkou rezerv na nečekané výdaje a na změny směnných kurzů, jež lze v řádně odůvodněných případech schválit, a musí uvádět odhadované způsobilé náklady na akci či pracovní program.
3. U grantů na akce přesahujících částku 750 000 EUR nebo u grantů na provozní náklady přesahujících 100 000 EUR se k žádosti přikládá auditní zpráva schváleného externího auditora. Tato zpráva osvědčuje správnost účetní závěrky za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
První pododstavec tohoto odstavce se použije pouze na první žádost, kterou příjemce předloží příslušné schvalující osobě ve stejném rozpočtovém roce.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se finanční limity uvedené v prvním pododstavci na každého z nich.
V případě partnerství podle článku 178 musí být před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství vypracována auditní zpráva podle prvního pododstavce tohoto odstavce za poslední dvě účetní období, za něž jsou k dispozici účetní závěrky.
Od požadavku na auditní zprávu podle prvního pododstavce může příslušná schvalující osoba upustit na základě posouzení rizik v případě zařízení, jež poskytují vzdělávání a odbornou přípravu a - v případě dohod s více příjemci - též v případě příjemců, kteří ručí společně a nerozdílně nebo nenesou žádnou finanční odpovědnost.
První pododstavec tohoto odstavce se nepoužije na veřejnoprávní subjekty a mezinárodní organizace uvedené v článku 43.
4. Žadatel uvede zdroje a výši prostředků Unie, jež obdržel nebo o něž požádal za účelem financování téže akce, téže části akce nebo svého provozu během téhož rozpočtového roku, a uvede veškeré další finanční prostředky, jež na tuto akci obdržel nebo o něž požádal.
Článek 197
Prokazování nevyloučení
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelé předloží čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné se situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článku 107 finančního nařízení, s výjimkou případů vyjmenovaných v čl. 131 odst. 4 písm. a) a b) finančního nařízení. Příslušná schvalující osoba může v závislosti na posouzení rizik požadovat, aby úspěšní žadatelé předložili důkazy podle článku 143. Úspěšní žadatelé tyto důkazy na žádost příslušné schvalující osoby předloží, pokud příslušná schvalující osoba nepotvrdí, že předložení takových důkazů není fakticky proveditelné, nebo pokud byly tyto důkazy již předloženy pro účely jiného řízení o udělení grantu či zadávacího řízení, a dále za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů neuplynul více než rok a že jsou nadále platné.
Článek 198
Žadatelé bez právní subjektivity
(Článek 131 finančního nařízení)
Podá-li žádost o grant žadatel bez právní subjektivity podle čl. 131 odst. 2 finančního nařízení, prokážou zástupci žadatele, že jsou způsobilí činit jménem žadatele právní úkony a že žadatel má finanční a provozní způsobilost rovnocennou finanční a provozní způsobilosti právnických osob.
Článek 199
Osoby tvořící jednoho žadatele
(Článek 131 finančního nařízení)
Splňuje-li kritéria pro podání žádosti o grant více osob a vytvoří-li tyto osoby společně jednu osobu, může příslušná schvalující osoba k této osobě přistupovat jako k jedinému žadateli za předpokladu, že žádost uvádí identifikační údaje osob, jež se budou navrhované akce či pracovního programu účastnit jakožto jedna ze součástí žadatele.
Článek 200
Finanční a správní sankce
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelům, kteří učinili nepravdivé prohlášení nebo se dopustili závažného pochybení, nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce.
Tyto finanční a/nebo správní sankce mohou být uloženy též příjemci, který závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti.
Článek 201
Kritéria způsobilosti
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Kritéria způsobilosti se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Kritéria způsobilosti stanoví podmínky, jimiž se účast na výzvě k podávání návrhů řídí. Tato kritéria náležitě zohledňují cíle akce a splňují zásady transparentnosti a zákazu diskriminace.
Článek 202
Kritéria pro výběr grantu
(Čl. 132 odst. 1 finančního nařízení)
1. Kritéria pro výběr, jež jsou uveřejněna ve výzvě k podávání návrhů, umožňují posoudit finanční a provozní způsobilost žadatele k tomu, aby dokončil navrhovanou akci nebo pracovní program.
2. Žadatel musí disponovat stabilními finančními zdroji dostatečnými k tomu, aby byl schopen pokračovat v činnosti po celou dobu provádění akce nebo po celý rok, na nějž je grant udělen, a podílet se na financování grantu. Žadatel musí mít odborné kompetence a kvalifikaci požadované k dokončení navrhované akce nebo pracovního programu, není-li v základním právním aktu stanoveno jinak.
3. Finanční a provozní způsobilost je ověřována zejména analýzou podkladů podle článku 196, jejichž předložení požaduje příslušná schvalující osoba ve výzvě k podávání návrhů.
Nevyžaduje-li výzva k podávání návrhů předložení žádných podkladů a má-li příslušná schvalující osoba pochybnosti o finanční či provozní způsobilosti žadatelů, může je vyzvat k předložení vhodných dokladů.
V případě partnerství podle článku 178 je uvedené ověření prováděno před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Článek 203
Kritéria pro udělení grantu
(Čl. 132 odst. 2 finančního nařízení)
1. Kritéria pro udělení grantu se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Podle kritérií pro udělení grantu jsou granty udělovány buď na akce, jež maximalizují celkovou účelnost programu Unie, jehož provádění tyto akce slouží, nebo subjektům, jejichž pracovní program je určen k dosažení stejného výsledku. Způsob, jakým jsou tato kritéria definována, zajišťuje řádné hospodaření s prostředky Unie.
Kritéria pro udělení grantu jsou uplatňována tak, aby umožnila z plánovaných akcí nebo pracovních programů vybrat ty, u nichž může Komise vycházet z toho, že budou v souladu s jejími cíli a prioritami a že zaručí zviditelnění financování z prostředků Unie.
3. Kritéria pro udělení grantu jsou definována tak, aby mohla být následně vyhodnocena.
Článek 204
Hodnocení žádostí a udělování grantů
(Článek 133 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba jmenuje výbor pro hodnocení návrhů, nerozhodne-li Komise v rámci zvláštního odvětvového programu jinak.
Tento výbor je složen nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v případě zastoupení a místních jednotek uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v případě subjektů pověřených správou prostředků a uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
2. Příslušná schvalující osoba může tento postup případně rozdělit na několik fází. Pravidla takového postupu jsou uvedena ve výzvě k podávání návrhů.
Je-li ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že jsou návrhy podávány ve dvou fázích, je podání kompletního návrhu ve druhé fázi požadováno pouze od žadatelů, jejichž návrhy splňují hodnotící kritéria pro první fázi.
Stanoví-li výzva k podávání návrhů, že jsou návrhy hodnoceny ve dvou fázích, postupují do druhé fáze hodnocení pouze návrhy, jež uspěly v první fázi po vyhodnocení užšího souboru kritérií.
Žadatelé, jejichž návrhy byly v některé fázi odmítnuty, jsou vyrozuměni v souladu s čl. 133 odst. 3 finančního nařízení.
Každá další fáze řízení musí být zřetelně odlišena od té předchozí.
Tytéž dokumenty nebo informace jsou v rámci téhož řízení požadovány pouze jednou.
3. Hodnotící výbor nebo případně příslušná schvalující osoba si může od žadatele vyžádat doplňující informace nebo jej vyzvat, aby podal vysvětlení k podkladům, jež předložil v souvislosti se žádostí, za předpokladu, že tyto informace či vysvětlení nepovedou k podstatné změně návrhu. V souladu s článkem 96 finančního nařízení může hodnotící výbor či schvalující osoba v případě zjevných administrativních chyb od vyžádání těchto informací či vysvětlení upustit pouze v řádně odůvodněných případech. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede schvalující osoba náležité záznamy.
4. Po skončení své práce podepisují členové hodnotícího výboru protokol o všech prostudovaných návrzích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a návrhy, jež mohou být financovány. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
V případě potřeby uvádí protokol pořadí prostudovaných návrhů, doporučení k maximální výši udělovaného grantu a případné nepodstatné modifikace žádosti o grant.
Protokol je archivován pro pozdější použití.
5. Příslušná schvalující osoba může žadatele vyzvat, aby svůj návrh na základě doporučení hodnotícího výboru upravil. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede příslušná schvalující osoba náležité záznamy.
V návaznosti na vyhodnocení přijme příslušná schvalující osoba rozhodnutí, které obsahuje alespoň tyto údaje:
a)
předmět a celkovou částku;
b)
jména úspěšných žadatelů, názvy akcí, stanovené částky a důvody pro tento výběr, včetně případu, kdy se výběr liší od stanoviska hodnotícího výboru;
c)
jména odmítnutých žadatelů a důvody jejich odmítnutí.
6. Použití odstavců 1, 2 a 4 tohoto článku není povinné v případě udělování grantu podle článku 190 tohoto nařízení a čl. 125 odst. 7 finančního nařízení.
Článek 205
Informování žadatelů
(Článek 133 finančního nařízení)
Odmítnutí žadatelé jsou o výsledku hodnocení svých žádostí informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy bylo odesláno vyrozumění úspěšným žadatelům.
KAPITOLA 4
Platby a kontrola
Článek 206
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 134 finančního nařízení)
1. V zájmu omezení finančních rizik, jež jsou spojena s předběžným financováním, může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik po příjemci požadovat, aby - s výjimkou grantů nízké hodnoty - složil předem jistotu až do výše částky předběžného financování, nebo může platbu rozdělit do více splátek.
2. Kdykoli je složení jistoty vyžadováno, musí ji příslušná schvalující osoba posoudit a schválit.
Jistota musí být platná po dostatečně dlouhé období, které umožní její čerpání.
3. Jistotu poskytuje schválená banka nebo finanční instituce usazená v některém členském státě. Je-li příjemce usazen ve třetí zemi, může příslušná schvalující osoba přistoupit na to, že takovou jistotu poskytne banka nebo finanční instituce usazená v této třetí zemi, pokud se tato osoba domnívá, že zabezpečení a parametry, jež tato banka či finanční instituce nabízí, jsou rovnocenné jako v případě bank či finančních institucí usazených v některém členském státě.
Na žádost příjemce může být jistota uvedená v prvním pododstavci nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby nebo společným neodvolatelným a bezpodmínečným ručením příjemců zúčastněných na jedné akci, kteří jsou stranami téže grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, poté, co takové ručení schválí příslušná schvalující osoba.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci, třetí osobu nebo ostatní příjemce, aby poskytli neodvolatelnou jistotu nebo plnili z titulu záruky na první výzvu pro účely splnění povinností příjemce grantu.
4. Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je předběžné financování zúčtováváno proti průběžným platbám nebo výplatě zůstatku, jež jsou prováděny ve prospěch příjemce za podmínek grantové dohody nebo rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 207
Podklady žádostí o platbu
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Předběžné financování může být u každého grantu rozděleno do více splátek v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Další platbu předběžného financování v plném rozsahu lze provést až v okamžiku, kdy je z celkové výše doposud vyplaceného předběžného financování využito alespoň 70 %.
V případě, že je z doposud vyplaceného předběžného financování využito méně než 70 %, je tato další platba předběžného financování o nevyužitou část doposud vyplaceného předběžného financování snížena.
Ke každé žádosti o další platbu přiloží příjemce vyúčtování svých výdajů.
2. Příjemce potvrdí na svou čest, že jsou údaje v jeho žádosti o platbu úplné, spolehlivé a pravdivé; tím není dotčen článek 110. Potvrdí rovněž, že vzniklé náklady lze v souladu s ustanoveními grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu považovat za způsobilé a že jsou žádosti o platbu podloženy náležitými podklady, které lze překontrolovat.
3. K provedení platby může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik požadovat osvědčení o finančních výkazech akce či pracovního programu a o podkladových účtech, které vydal schválený externí auditor anebo - v případě veřejnoprávních orgánů - příslušný a nezávislý úředník veřejné správy. Toto osvědčení se přikládá k žádosti o platbu. Účelem osvědčení je v souladu s metodikou, kterou schválila příslušná schvalující osoba, a na základě dohodnutých postupů, jež jsou v souladu s mezinárodními standardy, osvědčit, že náklady, které příjemce uvedl ve finančních výkazech, o něž se opírají žádosti o platbu, jsou skutečné, přesně zaznamenané a podle grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu způsobilé.
Ve zvláštních, řádně odůvodněných případech si může příslušná schvalující osoba toto osvědčení vyžádat v podobě výroku či jiného typu dokumentu v souladu s mezinárodními standardy.
Osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech je povinné u průběžných plateb a výplaty zůstatku v případě:
a)
grantů na akci, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 750 000 EUR, jestliže žádosti o platbu v rámci této formy grantu zní kumulativně alespoň na 325 000 EUR;
b)
grantů na provozní náklady, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 100 000 EUR.
Od povinnosti předložit takové osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba v závislosti na posouzení rizik upustit v případě:
a)
veřejných subjektů a mezinárodních organizací uvedených v článku 43;
b)
příjemců grantů v oblasti humanitární pomoci, mimořádných operací civilní ochrany a řešení krizových situací, s výjimkou výplaty zůstatku;
c)
výplaty zůstatku příjemcům grantů v oblasti humanitární pomoci, kteří podepsali dohodu o rámcovém partnerství podle článku 178 nebo jimž bylo oznámeno přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství a mají zaveden systém kontroly, který pro tyto platby nabízí rovnocenné záruky;
d)
příjemců více grantů, kteří poskytli nezávislá osvědčení, jež nabízejí rovnocenné záruky ohledně systémů kontroly a metodiky k vypracování svých žádostí.
Od povinnosti předložit osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba upustit též v případě, že audit, který nabízí rovnocennou míru jistoty o vykázaných nákladech, provedli nebo provedou přímo zaměstnanci Komise nebo subjekt, jejž Komise schválí k provedení auditu jejím jménem.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se na každého příjemce finanční limity uvedené ve třetím pododstavci písm. a) a b).
4. K provedení platby si může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik vyžádat zprávu o operativní kontrole, kterou vypracuje nezávislá třetí osoba, již příslušná schvalující osoba schválí. Pokud si příslušná schvalující osoba zprávu o operativní kontrole vyžádá, je tato zpráva připojena k žádosti o platbu s tím, že související náklady jsou způsobilé za stejných podmínek, jaké jsou v článku 126 finančního nařízení stanoveny pro náklady na osvědčení o auditu. Zpráva o kontrole musí konstatovat, že byla provedena operativní kontrola v souladu s metodikou, již schválila příslušná schvalující osoba, a musí uvést, zdali byly daná akce či pracovní program skutečně provedeny v souladu s podmínkami grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 208
Pozastavení a snížení grantů
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Provádění grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, účast příjemce na provádění této dohody či rozhodnutí nebo úhradu plateb lze pozastavit za účelem kontroly, zdali skutečně došlo k předpokládanému závažnému pochybení, nesrovnalosti, podvodu nebo porušení povinnosti. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je provádění dohody či rozhodnutí co nejdříve obnoveno.
2. Nejsou-li dohodnutá akce či pracovní program prováděny či provedeny nebo nejsou-li prováděny či provedeny řádně, v plném rozsahu či ve stanovených lhůtách, příslušná schvalující osoba poté, co dá příjemci možnost se vyjádřit, v závislosti na fázi řízení grant buď sníží, nebo získá zpět jeho poměrnou část.
KAPITOLA 5
Provádění
Článek 209
Zakázky na provedení akce či pracovního programu
(Článek 137 finančního nařízení)
1. Je-li k provedení akce či pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku, zadá příjemce tuto zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce, případně nabídce s nejnižší cenou a současně zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů; tím není dotčeno použití směrnice 2004/18/ES.
2. Je-li k provedení akce nebo pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku v hodnotě nad 60 000 EUR, může příslušná schvalující osoba po příjemci požadovat, aby nad rámec pravidel uvedených v odstavci 1 dodržoval zvláštní pravidla.
Tato zvláštní pravidla jsou odvozena od pravidel ve finančním nařízení a jsou stanovena s ohledem na hodnotu dané veřejné zakázky, na relativní výši příspěvku Unie v poměru k celkových nákladům akce a na rizika. Tato zvláštní pravidla jsou uvedena v rozhodnutí o udělení grantu nebo grantové dohodě.
Článek 210
Finanční podpora třetím osobám
(Článek 137 finančního nařízení)
Jsou-li cíle a výsledky, jichž má být dosaženo, dostatečně podrobně uvedeny v podmínkách podle čl. 137 odst. 1 finančního nařízení, považuje se míra uvážení za vyčerpanou pouze v případě, že rozhodnutí o udělení grantu nebo grantová dohoda obsahuje též tyto náležitosti:
a)
maximální výši finanční podpory, kterou lze vyplatit třetí osobě a která činí nejvýše 60 000 EUR, s výjimkou případů, kdy tato podpora představuje primární cíl dané akce, a dále kritéria pro stanovení přesné částky;
b)
úplný seznam různých typů činností, na něž lze finanční podporu získat;
c)
vymezení osob či kategorií osob, jež mohou finanční podporu získat, a kritéria pro její poskytnutí.
HLAVA VII
CENY
Článek 211
Pravidla pro programy
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program, v jehož rámci jsou udíleny ceny, připravuje příslušná schvalující osoba. Program přijímá orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky a orientační harmonogram soutěží včetně orientační výše cen.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování soutěží na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 212
Pravidla soutěže
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Pravidla soutěže obsahují tyto náležitosti:
a)
podmínky účasti, jež alespoň:
i)
specifikují kritéria způsobilosti,
ii)
specifikují způsob a lhůtu pro případnou registraci účastníků a podávání příspěvků, a to za podmínek podle odstavce 2,
iii)
stanoví, že budou vyloučeni účastníci, kteří se nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a v článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení,
iv)
stanoví výlučnou odpovědnost účastníků v případě, budou-li v souvislosti s činnostmi prováděnými v rámci soutěže vzneseny nároky,
v)
stanoví, že se vítězové musí podrobit kontrolám a auditům ze strany Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora a že musí přijmout závazky k zajištění publicity specifikované v pravidlech soutěže,
vi)
uvádějí, že právem rozhodným pro soutěž je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v pravidlech soutěže,
vii)
blíže určují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu,
viii)
stanoví, že účastníkům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami podle článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce;
b)
kritéria pro udělení ceny, jež umožňují posoudit kvalitu příspěvků z hlediska sledovaných cílů a očekávaných výsledků a objektivně určit, zdali příspěvky splňují předpoklady pro vítězství v soutěži;
c)
výši jedné či více cen;
d)
bližší podmínky vyplácení cen vítězům v návaznosti na udělení cen.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu i) jsou způsobilí též příjemci grantů Unie, nestanoví-li pravidla soutěže jinak.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu vi) lze postupovat odchylně v případě účasti mezinárodních organizací.
2. Příslušná schvalující osoba zvolí takové komunikační prostředky, jež jsou z hlediska podávání příspěvků nediskriminační a nevedou k omezení přístupu účastníků k soutěži.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každý příspěvek obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost příspěvků;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pravidla soutěže mohou stanovit podmínky, za nichž lze soutěž zrušit, zejména v případech, kdy nelze splnit její cíle nebo kdy by předpoklady k vítězství v soutěži splňovala právnická či fyzická osoba, jež nesplňuje podmínky účasti.
4. Pravidla soutěže se uveřejňují na internetových stránkách orgánů Unie. Je-li nutno zajistit další propagaci soutěže mezi možnými účastníky, lze pravidla soutěže uveřejnit nad tento rámec též jinou vhodnou formou včetně Úředního věstníku Evropské unie. Pravidla lze uveřejnit ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Za stejných podmínek jsou uveřejňovány změny obsahu pravidel soutěže.
Článek 213
Následné uveřejňování
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Informace o cenách, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu účastníků v minulém roce;
b)
počtu a procenta vítězných příspěvků, jež připadají na jednu soutěž;
c)
seznamu odborníků v hodnotících komisích za uplynulý rok spolu s uvedením postupu, jakým byli vybráni.
Článek 214
Vyhodnocování
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pro účely vyhodnocení příspěvků jmenuje příslušná schvalující osoba komisi složenou z alespoň tří odborníků, jimiž mohou být buď externí odborníci, nebo zástupci alespoň dvou organizačních jednotek orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti ani podřízenosti; výjimkou jsou zastoupení či místní subjekty uvedené v článku 72 tohoto nařízení nebo subjekty pověřené správou prostředků a uvedené v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Pro odborníky podle prvního pododstavce platí požadavky článku 57 finančního nařízení na zamezení střetu zájmů.
Externí odborníci musí prohlásit, že se v okamžiku svého jmenování nenacházejí ve střetu zájmů a že se zavazují vyrozumět schvalující osobu v případě, kdy by se do střetu zájmů dostali během vyhodnocování příspěvků.
2. Po skončení své práce podepisují členové komise protokol o všech vyhodnocených příspěvcích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a označí příspěvky, jimž lze udělit cenu. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
Protokol podle prvního pododstavce je archivován pro pozdější použití.
3. Příslušná schvalující osoba následně rozhodne, zdali ceny udělí, či nikoli. Rozhodnutí specifikuje mj. tyto údaje:
a)
předmět a celkovou výši případně udělených cen;
b)
jména případných vítězů, výši cen udělených jednotlivým vítězům a odůvodnění jejich výběru;
c)
jména odmítnutých účastníků a důvody jejich odmítnutí.
Článek 215
Informace a oznámení
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Účastníci jsou o výsledku hodnocení svých příspěvků informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy schvalující osoba přijala rozhodnutí o udělení ceny.
2. Rozhodnutí o udělení ceny je oznámeno vítězi a slouží jako právní závazek ve smyslu článku 86 finančního nařízení.
HLAVA VIII
FINANČNÍ NÁSTROJE
Článek 216
Výběr subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Pro účely uplatňování finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení si Komise opatří doklady o tom, že pověřený subjekt splňuje požadavky čl. 60 odst. 2 finančního nařízení. Jakmile jsou tyto doklady k dispozici, platí pro uplatňování finančních nástrojů ze strany příslušného subjektu i v budoucnu, pokud se podstatně nezmění systémy, pravidla nebo postupy pověřených subjektů, na něž se tyto požadavky vztahují.
2. Pro účely výběru subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů podle čl. 61 odst. 2 finančního nařízení uveřejní Komise výzvu adresovanou potenciálním pověřeným subjektům. Tato výzva obsahuje kritéria pro výběr a pro pověření subjektu.
Výzva podle prvního pododstavce dále uvádí, bude-li pověřený subjekt povinen vynaložit na konkrétní finanční nástroj své vlastní finanční zdroje nebo sdílet riziko. Je-li tento údaj uveden a je-li nezbytné zmírnit případný střet zájmů, výzva dále uvede, že je pověřený subjekt povinen navrhnout opatření ke sladění zájmů ve smyslu čl. 140 odst. 2 finančního nařízení. Tato opatření ke sladění zájmů jsou zakomponována do dohody o konkrétním finančním nástroji.
Se subjekty, jež splňují kritéria pro výběr, zahájí Komise transparentním a objektivním způsobem, který nevyvolává střet zájmů, otevřený dialog. Po ukončení tohoto dialogu Komise podepíše pověřovací dohody s jedním či více subjekty, jež předložily ekonomicky nejvýhodnější návrhy, podle nichž tyto subjekty případně vynaloží své vlastní finanční zdroje či budou sdílet rizika.
3. Komise může před podpisem pověřovacích dohod zahájit s potenciálními pověřenými subjekty přímá jednání, je-li pověřený subjekt vymezen v příslušném základním právním aktu nebo jedná-li se o subjekt vyjmenovaný v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iii) finančního nařízení nebo v řádně odůvodněných a náležitě zdokumentovaných výjimečných případech, zejména jestliže:
a)
na základě výzvy adresované potenciálním pověřeným subjektům nebyly předloženy žádné vhodné návrhy;
b)
finanční nástroje se specifickými znaky vyžadují zvláštní kategorii pověřeného subjektu vzhledem k jeho odborné kompetenci, vysoké specializovanosti či rozsahu správních pravomocí;
c)
vlivem nepředvídatelných událostí, jež nejsou přičitatelné Unii, jsou dány mimořádně naléhavé důvody, v jejichž důsledku nelze dodržet postup podle odstavce 2.
Článek 217
Obsah pověřovací dohody se subjekty pověřenými uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
Nad rámec požadavků podle článku 40 stanoví pověřovací dohoda se subjekty, jež jsou pověřeny uplatňováním finančních nástrojů, náležitá opatření, jež zajišťují soulad se zásadami a podmínkami článku 140 finančního nařízení. Pověřovací dohoda obsahuje zejména:
a)
popis finančního nástroje, jeho investiční strategii či politiku, druh poskytované podpory, kritéria způsobilosti platná pro finanční zprostředkovatele a konečné příjemce a doplňující funkční požadavky, jejichž prostřednictvím mají být naplněny politické cíle nástroje;
b)
požadavky na cílový interval hodnot aktivačního účinku nástroje;
c)
definici nezpůsobilých činností a kritérií pro vyloučení;
d)
ustanovení, jež zajišťují sladění zájmů a řeší případný střet zájmů;
e)
ustanovení o výběru finančních zprostředkovatelů podle čl. 139 odst. 4 druhého pododstavce finančního nařízení a o případném zřízení účelových investičních jednotek;
f)
ustanovení o podmínkách, za nichž mohou být pověřený subjekt a další subjekty, jež jsou do uplatňování finančního nástroje zapojeny, povolány k odpovědnosti;
g)
ustanovení o řešení sporů;
h)
ustanovení o správě finančního nástroje;
i)
ustanovení o využití a opětovném využití příspěvku Unie v souladu s čl. 140 odst. 6 finančního nařízení;
j)
ustanovení o správě příspěvků Unie a svěřeneckých účtů včetně rizik protistrany, přijatelných pokladních operací, povinností dotčených stran, nápravných opatření v případě nadměrného zůstatku na svěřeneckých účtech, vedení záznamů a podávání zpráv;
k)
ustanovení o odměně pověřeného subjektu včetně sazebníku poplatků za řízení a dále ustanovení o výpočtu a proplácení nákladů řízení a poplatků za řízení pověřenému subjektu v souladu s článkem 218;
l)
v případě potřeby ustanovení o rámci podmínek, jimiž se řídí poskytování příspěvků z fondů uvedených v článku 175 finančního nařízení, a zejména z Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova a budoucího Evropského rybářského fondu (dále jen „fondy SSR“);
m)
ustanovení o době platnosti, možnosti prodloužení a ukončení finančního nástroje včetně podmínek jeho předčasného ukončení a příp. desinvestičních strategií;
n)
ustanovení o způsobu, jakým je monitorována podpora finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, včetně podávání zpráv ze strany finančních zprostředkovatelů;
o)
případně druh a povahu zajišťovacích operací podle článku 219.
Článek 218
Náklady řízení a poplatky za řízení hrazené pověřeným subjektům
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Za uplatňování finančních nástrojů Komise odměňuje pověřené subjekty formou výkonnostních poplatků, náhrady mimořádných výloh a - v případech, kdy pověřený subjekt spravuje pokladnu finančního nástroje - formou poplatků za správu pokladny.
2. Výkonnostní poplatky zahrnují správní poplatky, jež jsou hrazeny pověřenému subjektu jako odměna za práci, kterou vykonává při uplatňování finančního nástroje. Případně mohou zahrnovat též koncepční pobídky na podporu dosažení politických cílů či ke stimulaci finanční výkonnosti finančního nástroje.
Článek 219
Specifická pravidla pro svěřenecké účty v případě nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Subjekty pověřené uplatňováním finančních nástrojů mohou svým jménem a výlučně jménem Komise zřizovat svěřenecké účty ve smyslu čl. 68 odst. 7 finančního nařízení. Související výpisy z účtů zasílají pověřené subjekty příslušnému útvaru Komise.
2. Na svěřeneckých účtech je udržována likvidita v dostatečném objemu a aktiva vedená na těchto účtech jsou spravována v souladu se zásadami řádného finančního řízení a řídí se náležitými obezřetnostními pravidly v souladu s čl. 140 odst. 7 finančního nařízení.
3. Při uplatňování finančních nástrojů nesmějí pověřené subjekty provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povaha případných zajišťovacích operací jsou dohodnuty předem s Komisí a promítnuty do pověřovacích dohod podle článku 217.
Článek 220
Přímo uplatňované finanční nástroje
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Ve výjimečných případech lze finanční nástroje uplatňovat přímo podle čl. 139 odst. 4, a to prostřednictvím:
a)
účelové investiční jednotky, v níž má Komise účast spolu s dalšími veřejnými či soukromými investory a jejímž cílem je zesílit aktivační účinek příspěvku Unie, nebo
b)
půjček, záruk, kapitálových účastí a dalších nástrojů pro sdílení rizika, u nichž se nejedná o investice do účelových investičních jednotek a které jsou poskytovány přímo konečným příjemcům či prostřednictvím finančních zprostředkovatelů.
2. Při uplatňování finančních nástrojů nesmí Komise provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povahu případných zajišťovacích operací Komise předem schválí a promítne do dohod se subjekty, jež finanční nástroj uplatňují.
Článek 221
Výběr finančních zprostředkovatelů, správců účelových investičních jednotek a konečných příjemců
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Uplatňuje-li Komise finanční nástroje přímo či nepřímo prostřednictvím účelových investičních jednotek, jsou tyto jednotky zřizovány podle právního řádu některého členského státu. Jedná-li se o oblast vnější činnosti, lze tyto jednotky zřizovat též podle právního řádu jiné země nežli členského státu. Správci těchto jednotek jsou ze zákona či podle smlouvy povinni jednat s péčí řádného hospodáře a v dobré víře.
2. Správci účelových investičních jednotek uvedení v odstavci 1 a finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci finančních nástrojů jsou vybíráni s náležitým zřetelem k povaze finančního nástroje, jenž má být uplatňován, ke zkušenostem a provozní a finanční způsobilosti dotyčných subjektů a/nebo k rentabilitě projektů konečných příjemců. Jejich výběr je transparentní, spočívá na objektivních důvodech a nevede ke střetu zájmů.
3. Správcům účelových investičních jednotek, finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení, nelze poskytnout finanční podporu.
Článek 222
Podmínky pro používání finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje řeší nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé investiční situace a podpora z nich je poskytována pouze konečným příjemcům, kteří jsou v okamžiku poskytnutí podpory Unie z finančního nástroje pokládáni za potenciálně hospodářsky životaschopné.
2. Podpora z finančního nástroje je konečným příjemcům poskytována proporcionálním způsobem. Zejména případy, kdy se přednostního zacházení dostává investorům, kteří se podílejí na investicích či sdílejí rizika, by měly být odůvodněné, přiměřené rizikům, jež investoři do finančního nástroje přebírají, a omezené na nezbytné minimum s ohledem na tyto investice či sdílení rizika.
Článek 223
Aktivace mimorozpočtových zdrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje mají za cíl aktivovat prostřednictvím příspěvku Unie mimorozpočtové zdroje a zmobilizovat tak rozsáhlou investici, jejíž objem překračuje výši příspěvku Unie.
Tento aktivační účinek finančních prostředků Unie se rovná podílu objemu financování poskytnutého konečným příjemcům a výše příspěvku Unie.
2. Cílový interval hodnot aktivačního účinku je stanoven na základě hodnocení příslušného finančního nástroje ex ante.
Článek 224
Hodnocení finančních nástrojů ex ante
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje se opírají o hodnocení ex ante, při němž jsou zjišťovány nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé finanční situace a s ohledem na politické cíle posuzovány investiční potřeby.
2. Toto hodnocení ex ante musí prokázat, že zjištěné potřeby trhu nelze řešit vhodným způsobem a včas prostřednictvím tržně orientovaných činností či zásahů Unie - např. prostřednictvím regulace, liberalizace, reformy či jiného politického opatření -, u nichž se nejedná o financování z finančního nástroje. V jeho rámci je posouzena pravděpodobnost narušení trhu a vytěsnění soukromých investic vlivem finančních nástrojů, jsou posouzeny případné související náklady a jsou určeny prostředky, jak negativní účinky tohoto narušení minimalizovat.
3. V souladu se zásadou subsidiarity musí být při hodnocení ex ante prokázáno, že finanční nástroj na úrovni Unie řeší zjištěné tržní potřeby způsobem vhodnějším nežli podobné finanční nástroje na úrovni vnitrostátní či regionální, včetně nástrojů financovaných v rámci fondů SSR. Při posuzování přidané hodnoty, kterou příspěvek Unie představuje, se přihlíží např. k obtížnému přístupu k financování na vnitrostátní úrovni, zejména v případě přeshraničních projektů, k úsporám z rozsahu či silným demonstračním účinkům, jež jsou spojeny s šířením osvědčených postupů v členských státech.
4. Při hodnocení ex ante je určen nejefektivnější způsob realizace finančního nástroje.
5. Při hodnocení ex ante je dále prokázáno, že je plánovaný finanční nástroj v souladu s:
a)
novými i stávajícími finančními nástroji, takže jeho vlivem nedochází k nežádoucím překryvům a je dosaženo synergií a úspor z rozsahu;
b)
finančními nástroji a dalšími formami zásahů z veřejných zdrojů, které se zaměřují na totéž tržní prostředí, takže nedochází k nekonzistentnosti a jsou mapovány potenciální synergie.
6. Při hodnocení ex ante je zamýšlený zásah posuzován z hlediska proporcionality, pokud jde o rozsah zjištěného nedostatku financování a očekávaný aktivační účinek plánovaného finančního nástroje, a jsou při něm zkoumány další kvalitativní účinky, např. šíření osvědčených postupů, účelná propagace politických cílů Unie na všech článcích realizačního řetězce či přístup ke specifickému know-how, jež aktéři zapojení do uplatňování nástroje mají.
7. Při hodnocení ex ante je pro navržené finanční nástroje stanoven soubor náležitých výkonnostních ukazatelů a jsou specifikovány očekávané výstupy, výsledky a dopad.
8. Separátní hodnocení finančních nástrojů ex ante je prováděno pouze v případech programů a činností, které jsou upraveny základním právním aktem a v jejichž případě hodnocení ex ante ani posouzení dopadů nezahrnuje hodnocení, jež by v plném rozsahu splňovalo kritéria podle odstavců 1 až 7.
Článek 225
Monitorování finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. V zájmu harmonizovaného monitorování finančních nástrojů podle čl. 140 odst. 12 finančního nařízení ustaví příslušná schvalující osoba monitorovací systém, jenž bude přispívat k poskytnutí přiměřené jistoty, že jsou finanční prostředky Unie využívány v souladu s čl. 32 odst. 2 finančního nařízení.
2. Za pomoci monitorovacího systému je hodnocen pokrok, jejž uplatňování finančních nástrojů zaznamenává při dosahování politických cílů, které jsou promítnuty do příslušných výstupových a výsledkových ukazatelů stanovených v souladu s hodnocením ex ante, a je analyzován soulad uplatňování těchto nástrojů s požadavky čl. 140 odst. 2 finančního nařízení; monitorovací systém slouží též podávání zpráv Komise podle čl. 38 odst. 5 a čl. 140 odst. 8 finančního nařízení.
3. V případě nepřímého řízení vychází Komise při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají pověřené subjekty, a z auditů a kontrol, jež pověřené subjekty provádějí, s tím, že Komise řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež pověřené subjekty vydávají, a z výroku nezávislého auditora podle čl. 60 odst. 5 finančního nařízení. Informace, jež pověřené subjekty předkládají, Komise přezkoumává a může na náležitých úrovních realizačního řetězce až po úroveň konečných příjemců provádět kontroly včetně kontrol na vzorku.
Pověřený subjekt vychází při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé, a z auditů a kontrol, jež finanční zprostředkovatelé provádějí, s tím, že pověřený subjekt řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež finanční zprostředkovatelé vydávají, a z výroku nezávislého auditora.
Nejsou-li do realizace zapojeni finanční zprostředkovatelé, monitoruje pověřený subjekt využívání finančního nástroje přímo, a to na základě zpráv a účetních výkazů, jež předkládají koneční příjemci.
Informace, jež finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci předkládají, pověřený subjekt přezkoumává - případně na vzorku - a provádí kontroly v souladu s dohodou podle článku 217.
4. V případě přímého řízení vychází Komise při monitorování - s výhradou náležitých kontrol - ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci. Na přímé řízení se obdobně použijí ustanovení odstavce 3.
5. Dohody o uplatňování finančních nástrojů obsahují ustanovení nezbytná k použití odstavce 1 až 4.
Článek 226
Režim příspěvků z fondů SSR
(Článek 140 finančního nařízení)
1. O příspěvcích, které jsou vypláceny z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení a podporované z fondů SSR podle odvětvových pravidel, jsou vedeny oddělené záznamy.
2. Příspěvky z fondů SSR jsou ukládány na zvláštní účty a využívány v souladu s cíli příslušného fondu SSR na akce a pro účely konečných příjemců, které jsou v souladu s jedním či více programy, z nichž příspěvky plynou.
3. Na příspěvky z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení se použijí odvětvová pravidla.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předložení účetní závěrky
Článek 227
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok
(Článek 142 finančního nařízení)
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok podává přesný popis:
a)
dosažení cílů za rozpočtový rok v souladu se zásadou řádného finančního řízení;
b)
finanční situace a událostí, které měly výrazný vliv na činnosti v průběhu rozpočtového roku.
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení je předkládána odděleně od zpráv o plnění rozpočtu.
Článek 228
Výjimka z účetních zásad
(Článek 144 finančního nařízení)
Pokud se účetní ve zvláštním případě domnívají, že má být učiněna výjimka z některé z účetních zásad uvedených v účetních pravidlech Unie, musí být tato výjimka uvedena a řádně zdůvodněna v příloze k finančním výkazům podle článku 232.
Článek 229
Podklady
(Článek 144 finančního nařízení)
1. Všechny zápisy vycházejí z podkladů, které jsou opatřeny datem a číslem a předloženy v papírové podobě nebo na nosiči, který zaručuje spolehlivost a uchování svého obsahu během doby stanovené v článku 48.
2. Operace téhož druhu uskutečněné na témže místě a v průběhu téhož dne lze shrnout do jediného podkladu.
Článek 230
Výkaz o finanční výkonnosti
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz o finanční výkonnosti uvádí příjmy a výdaje rozpočtového roku v členění podle jejich povahy.
Článek 231
Výkaz peněžních toků
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz peněžních toků podává přehled o peněžních tocích za sledované období, tedy o rozdílech mezi počátečním a konečným stavem pokladny.
Stav pokladny se skládá z:
a)
hotovosti;
b)
bankovních účtů a vkladů splatných na požádání;
c)
ostatních disponibilních aktiv, která lze rychle přeměnit na hotovost a jejichž hodnota je stálá.
Článek 232
Příloha k finančním výkazům
(Článek 145 finančního nařízení)
Nedílnou součástí finančních výkazů je příloha uvedená v článku 145 finančního nařízení. Příloha uvádí alespoň tyto informace:
a)
účetní zásady, pravidla a metody;
b)
vysvětlivky, jež podávají doplňující informace, které nejsou obsaženy ve finančních výkazech, ale jsou nezbytné ke zprostředkování věrného a poctivého obrazu.
Článek 233
Výsledný účet plnění rozpočtu
(Článek 146 finančního nařízení)
1. Výsledný účet plnění rozpočtu obsahuje:
a)
informace o příjmech obsahující:
i)
změny v odhadovaných příjmech rozpočtu,
ii)
výsledek plnění příjmů,
iii)
stanovené nároky;
b)
informace o změnách celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
c)
informace o využití celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
d)
informace o zbývajících závazcích, závazcích přenesených z předchozího rozpočtového roku a závazcích přijatých v rozpočtovém roce.
2. Pokud jde o informace o příjmech, přikládá se též výkaz, který uvádí rozpis částek vlastních zdrojů za jednotlivé členské státy, jež zbývá ke konci rozpočtového roku inkasovat a na něž byl vydán inkasní příkaz.
Článek 234
Předkládání účetní závěrky
(Článek 148 finančního nařízení)
Předběžnou a konečnou účetní závěrku podle článků 147 a 148 finančního nařízení lze zasílat elektronickými prostředky.
KAPITOLA 2
Účetnictví
Oddíl 1
Organizace účetního systému
Článek 235
Organizace účetního systému
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetní jednotlivých orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení sestaví a aktualizují dokumentaci, jež popisuje organizaci účetního systému a účetní postupy jejich orgánu či subjektu.
2. Příjmy a výdaje rozpočtu se zaznamenávají v počítačovém systému podle článku 236 v závislosti na hospodářské povaze operace jako běžné příjmy nebo výdaje, nebo jako kapitál.
Článek 236
Počítačové systémy
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetnictví je vedeno pomocí integrovaného počítačového systému.
2. Je-li účetnictví vedeno pomocí počítačových systémů a subsystémů, je nutno ke každému systému a subsystému vypracovat jeho úplný popis.
Tento popis uvádí obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím a změnám v počítačových systémech a subsystémech existovala kompletní auditní stopa, tak aby bylo možno kdykoli zjistit, kdo a jaké změny provedl.
Popis počítačových účetních systémů a subsystémů uvádí všechna spojení mezi těmito systémy a ústředním účetním systémem, zejména pokud jde o přenos dat a odsouhlasování zůstatků.
3. Přístup k počítačovým systémům a subsystémům mají pouze osoby uvedené na seznamu oprávněných uživatelů, jejž vedou a aktualizují jednotlivé orgány.
Oddíl 2
Účetní knihy
Článek 237
Účetní knihy
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení vedou deník, hlavní knihu a alespoň knihy analytických účtů k dlužníkům, věřitelům a dlouhodobým aktivům, pokud proti takovému členění nehovoří analýza nákladů a přínosů.
Účetní knihy sestávají z elektronických dokumentů, které jsou označeny účetním a u nichž je zaručeno, že je lze použít jako důkaz.
Zápisy v deníku jsou přenášeny do hlavní knihy, jejíž struktura se řídí účtovou osnovou podle článku 212.
Deník a hlavní kniha mohou být rozděleny do potřebného množství zvláštních deníků a zvláštních knih.
Zápisy do zvláštních deníků a zvláštních knih jsou alespoň jednou měsíčně centralizovány v deníku a hlavní knize.
Článek 238
Předvaha
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení sestavují předvahu, v níž jsou prezentovány všechny účty v rámci obecných účtů, včetně účtů, na nichž proběhlo zúčtování, vždy s uvedením:
a)
čísla účtu;
b)
popisu;
c)
celkové částky „má dáti“;
d)
celkové částky „dal“;
e)
zůstatku.
Článek 239
Odsouhlasení účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Údaje hlavní účetní knihy jsou vedeny a členěny tak, aby sloužily k prokázání obsahu všech účtů v předvaze.
2. Na inventární soupis dlouhodobých aktiv se použijí články 246 až 253.
Oddíl 3
Účetní záznamy
Článek 240
Účetní zápisy
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Účetní zápisy se provádějí podvojným způsobem, kdy jsou každý pohyb nebo změna zachycené na účtech vyjádřeny zápisem, který zajišťuje rovnost mezi částkou na straně má dáti a částkou na straně dal účtů, jež jsou tímto zápisem dotčeny.
2. Při transakci v jiné měně než v euru se vypočítá a zaúčtuje protihodnota v eurech.
Cizoměnové transakce na účtech, které lze přecenit, se přeceňují alespoň při každé uzávěrce účtů.
Přecenění se provádí na základě kurzů stanovených v souladu s článkem 6.
K přepočtu mezi eurem a jinou měnou pro účely sestavení rozvahy ke dni 31. prosince roku N se použije kurz posledního pracovního dne roku N.
3. Pravidla, jimiž se řídí přepočty a přeceňování pro účely akruálního účetnictví, stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 241
Účetní záznamy
(Článek 154 finančního nařízení)
Všechny účetní záznamy uvádějí původ, obsah a účetní identifikaci jednotlivých údajů a odkazy na odpovídající podklady.
Článek 242
Záznamy v deníku
(Článek 154 finančního nařízení)
Účetní operace se zaznamenávají do deníku podle jedné z následujících metod, které se vzájemně nevylučují:
a)
denně, zápisem každé operace;
b)
formou měsíčního soupisu celkových částek operací, za předpokladu, že jsou uchovány všechny doklady, na jejichž základě lze ověřit jednotlivé operace provedené v jednotlivých dnech.
Článek 243
Potvrzení zápisů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Definitivní charakter zápisů do deníku a knih analytických účtů je zajištěn potvrzením, po němž již nelze daný zápis měnit ani mazat.
2. Nejpozději před předložením konečných finančních výkazů je provedena uzávěrka, při níž je definitivně stanoveno časové pořadí a zaručena nedotknutelnost záznamů.
Oddíl 4
Odsouhlasování a ověřování
Článek 244
Odsouhlasování účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Zůstatky účtů v předvaze jsou pravidelně a alespoň při roční uzávěrce odsouhlasovány s údaji z řídících systémů, jež používají schvalující osoby ke správě aktiv a pasiv a ke každodennímu zadávání údajů do účetního systému.
2. Účetní pravidelně a alespoň při každé uzávěrce účtů ověřuje, zda zůstatky na bankovních účtech odpovídají skutečnosti, a kontroluje zejména:
a)
hotovost v bance, a to na základě odsouhlasení s výpisy z účtů od finančních institucí;
b)
pokladní hotovost, a to na základě odsouhlasení s údaji v pokladní knize.
Účty dlouhodobých aktiv jsou kontrolovány v souladu s článkem 250.
3. Interinstitucionální spojovací účty jsou odsouhlasovány každý měsíc.
4. Prozatímní účty zřizuje a každým rokem kontroluje účetní. Za tyto účty odpovídá schvalující osoba, která je uzavírá co nejdříve.
Oddíl 5
Rozpočtové účty
Článek 245
Obsah a vedení rozpočtových účtů
(Článek 156 finančního nařízení)
1. Rozpočtové účty k jednotlivým úrovním členění rozpočtu uvádějí:
a)
v případě výdajů:
i)
prostředky schválené v původním rozpočtu, prostředky zapsané v opravných rozpočtech, prostředky přenesené, prostředky, jež jsou k dispozici v důsledku výběru účelově vázaných příjmů, převody prostředků a celkovou výši prostředků, které jsou tak k dispozici,
ii)
závazky a platby rozpočtového roku;
b)
v případě příjmů:
i)
odhady zapsané v původním rozpočtu, odhady zapsané v opravných rozpočtech, účelově vázané příjmy a celkovou výši takto stanovených odhadů,
ii)
pohledávky stanovené a částky inkasované za daný rozpočtový rok;
c)
závazky, které zbývá zaplatit, a příjmy, které zbývá inkasovat, jež byly přeneseny z předchozích rozpočtových let.
Prostředky na závazky a prostředky na platby podle prvního pododstavce písm. a) jsou zapisovány a vykazovány odděleně.
Do rozpočtových účtů jsou zapisovány rovněž souhrnné předběžné závazky související s Evropským zemědělským záručním fondem („EZZF“) a jim odpovídající platby.
Tyto závazky se uvádějí ve vztahu k celkovým prostředkům na EZZF.
2. Rozpočtové účty umožňují sledovat odděleně:
a)
použití přenesených prostředků a prostředků na daný rozpočtový rok;
b)
vyrovnání zbývajících závazků.
Částky, jež zbývá inkasovat z předchozích rozpočtových let, jsou na straně příjmů vykazovány odděleně.
3. Rozpočtové účty mohou být členěny tak, aby umožnily rozvoj nákladového účetnictví.
4. Rozpočtové účty jsou vedeny pomocí počítačových systémů, v knihách nebo na kartách.
KAPITOLA 3
Inventární soupisy majetku
Článek 246
Inventární soupisy majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Systém inventárních soupisů majetku zřizuje schvalující osoba za odborné pomoci účetního. Tento inventární systém musí poskytovat veškeré informace nezbytné pro vedení účetnictví a uchování aktiv.
Článek 247
Uchovávání majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení přijmou předpisy, jimiž se bude řídit uchovávání aktiv vykazovaných v jejich rozvaze, a rozhodnou, který správní útvar bude odpovídat za inventární systém.
Článek 248
Zápis majetku do inventárního soupisu
(Článek 157 finančního nařízení)
Do inventárního soupisu se zapisuje a na účty dlouhodobých aktiv zaznamenává veškerý nabytý majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok, který není klasifikován jako drobný hmotný majetek a jehož pořizovací cena nebo výrobní náklady přesahují limit, jejž stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 249
Obsah inventárního soupisu pro jednotlivé položky majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Inventární soupis uvádí náležitý popis jednotlivých položek majetku a upřesňuje jejich umístění, nebo - v případě movitého majetku - útvar a příslušnou osobu, a dále datum nabytí a jednotkové náklady.
Článek 250
Inventury movitého majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení se při inventurách přesvědčují o tom, že jednotlivé položky majetku fyzicky existují a že zápis v inventárním soupisu odpovídá skutečnosti. Inventury jsou prováděny v rámci programu ročních kontrol, s výjimkou hmotných dlouhodobých aktiv a nehmotných aktiv, která jsou kontrolována nejméně jednou za tři roky.
Článek 251
Další prodej hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
Majetek, jejž dále prodávají orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení, nejsou oprávněni nabývat členové, úředníci ani ostatní zaměstnanci a další pracovníci těchto orgánů a subjektů, s výjimkou případu, kdy je na prodej tohoto majetku vypsáno veřejné zadávací řízení.
Článek 252
Postup při prodeji hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
1. Činí-li jednotková pořizovací hodnota hmotných aktiv alespoň 8 100 EUR, je prodej těchto aktiv vyhlašován podle místních zvyklostí. Doba mezi dnem uveřejnění posledního oznámení a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně čtrnáct kalendářních dní.
Činí-li jednotková pořizovací hodnota alespoň 391 100 EUR, je prodej podle prvního pododstavce předmětem oznámení o prodeji, které je uveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie. Vyhlášení může mít též podobu inzerce v tisku členských států. Doba mezi dnem uveřejnění oznámení v Úředním věstníku Evropské unie a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně jeden měsíc.
2. Pokud by náklady na vyhlášení překročily očekávaný výnos z transakce, mohou orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení od vyhlášení upustit.
3. Při prodeji hmotných aktiv usilují orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení o dosažení co nejlepší ceny.
4. Odstavce 1, 2 a 3 se nepoužijí na prodej, k němuž dochází mezi orgány Unie a jejich subjekty uvedenými v článku 208 finančního nařízení.
Článek 253
Postup při vyřazování hmotných aktiv z účetnictví
(Článek 157 finančního nařízení)
Je-li majetek, včetně budov, zapsaný v inventárním seznamu úplatně nebo bezúplatně převeden, zlikvidován, pronajat, ztracen, ukraden nebo je-li zjištěno manko z jiného důvodu, vypracuje schvalující osoba odpovídající prohlášení nebo záznam.
V tomto prohlášení nebo záznamu zejména uvede, musí-li být tato položka majetku nahrazena na náklady úředníka nebo ostatního zaměstnance Unie nebo jiné osoby.
Je-li bezúplatně poskytován nemovitý majetek nebo velká zařízení, musí být na tuto transakci uzavřena smlouva a transakce musí být oznámena Evropskému parlamentu a Radě ve výroční zprávě při předkládání návrhu rozpočtu.
Majetek zapsaný v inventárním soupisu, který je bezúplatně poskytován či likvidován, nesmí nabývat členové, úředníci, ostatní zaměstnanci ani další pracovníci orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení.
Článek 254
Inventární soupis a vyhlašování prodeje majetku v delegacích Unie
(Článek 157 finančního nařízení)
1. V případě delegací Unie jsou stálé inventární soupisy movitého majetku, který náleží Unii, vedeny na místě. Jsou pravidelně zasílány ústředním útvarům v souladu s pravidly jednotlivých orgánů.
Movitý majetek, který přechází na delegace Unie, se před zápisem do stálého inventárního soupisu zapisuje do předběžného seznamu.
2. Prodej movitého majetku delegací Unie je vyhlašován podle místních zvyklostí.
ČÁST DRUHÁ
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ
HLAVA I
VÝZKUM
Článek 255
Druhy operací
(Článek 181 finančního nařízení)
1. Přímé akce provádějí zařízení Společného výzkumného střediska (dále jen „SVS“) a tyto akce jsou financovány zpravidla v plném rozsahu z rozpočtu. Jedná se o:
a)
výzkumné programy;
b)
průzkumné činnosti;
c)
vědecké a technické podpůrné činnosti institucionální povahy.
2. Nepřímých akcí se může SVS účastnit za podmínek podle článku 183 finančního nařízení.
3. Odhady pohledávek podle čl. 181 odst. 2 finančního nařízení jsou předávány účetnímu k zaevidování.
Článek 256
Doplňující pravidla pro SVS
(Článek 183 finančního nařízení)
1. Z činností soutěžní povahy provádí SVS:
a)
činnosti vykonávané v návaznosti na řízení o udělení grantu či zadávací řízení;
b)
činnosti vykonávané jménem třetích osob;
c)
činnosti vykonávané v rámci správních dohod s jinými orgány nebo útvary Komise o poskytování vědecko-technických služeb.
2. Je-li v rámci činností, jež SVS provádí pro třetí osoby, nezbytné zadat veřejnou zakázku, musí zadávací řízení splňovat zásady transparentnosti a rovného zacházení.
3. Odhady pohledávek uvedené v čl. 183 odst. 2 finančního nařízení se předávají účetnímu k zaevidování.
HLAVA II
VNĚJŠÍ AKCE
KAPITOLA I
Obecná ustanovení
Článek 257
Akce, jež lze financovat
(Článek 184 finančního nařízení)
Z prostředků na akce uvedené v části druhé hlavě IV kapitole 1 finančního nařízení lze financovat zejména veřejné zakázky, granty včetně úrokových subvencí, zvláštní půjčky, záruky za půjčky, finanční pomoc, rozpočtovou podporu a jiné specifické formy rozpočtové pomoci.
KAPITOLA II
Rozpočtová podpora a svěřenecké fondy sdružující více dárců
Článek 258
Použití rozpočtové podpory
(Článek 186 finančního nařízení)
1. Stanoví-li tak příslušné základní právní akty, může Komise použít odvětvovou či obecnou rozpočtovou podporu ve třetí zemi, jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
správa veřejných financí v partnerské zemi je dostatečně transparentní, spolehlivá a účelná;
b)
partnerská země má zavedenu dostatečně věrohodnou a relevantní odvětvovou či celostátní politiku a
c)
partnerská země má zavedenu makroekonomickou politiku, která je orientována na stabilitu.
2. Dohody s partnerskými zeměmi stanoví, že jsou tyto země povinny předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, na jejichž základě bude moci Komise posoudit plnění podmínek podle odstavce 1.
Článek 259
Svěřenecké fondy pro vnější akce
(Článek 187 finančního nařízení)
Příspěvky dalších dárců připisované na zvláštní bankovní účet svěřeneckého fondu jsou zaznamenávány v eurových částkách, na něž jsou při připsání na účet přepočítávány.
Příspěvek Unie je převáděn ve stanovené lhůtě s cílem pokrýt právní závazky svěřeneckého fondu a s přihlédnutím k dostupným finančním prostředkům, jež poskytli ostatní dárci.
Úroky naběhlé na zvláštním bankovním účtu svěřeneckého fondu jsou investovány do svěřeneckého fondu, nestanoví-li zřizovací akt svěřeneckého fondu jinak.
Všechny transakce na bankovním účtu podle třetího pododstavce provedené v průběhu roku jsou řádně zaznamenávány v účetnictví svěřeneckého fondu.
Schvalující osoba předkládá dvakrát ročně finanční zprávy o činnosti jednotlivých svěřeneckých fondů.
Ve svěřeneckých fondech je každoročně prováděn nezávislý externí audit.
Správní rada svěřeneckého fondu schvaluje výroční zprávu svěřeneckého fondu, kterou vypracovává schvalující osoba, spolu s roční účetní závěrkou, kterou sestavuje účetní. Tyto zprávy se přikládají k výroční zprávě pověřené schvalující osoby a jsou předkládány Evropskému parlamentu a Radě v rámci postupu udělování absolutoria Komisi.
Pravidla složení správní rady a její jednací řád stanoví zřizovací akt svěřeneckého fondu, jejž přijme Komise a k němuž přistupují dárci. Tato pravidla zajišťují, aby byli dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem, a ohledně přijetí konečného rozhodnutí o využití finančních prostředků fondu stanoví požadavek, aby pro něj hlasovala Komise.
KAPITOLA III
Zadávání veřejných zakázek
Článek 260
Nájem budov
(Článek 190 finančního nařízení)
Z provozních prostředků na vnější činnost lze financovat pouze ty veřejné zakázky na nemovitosti, jejichž předmětem je nájem budov, které jsou v okamžiku podpisu nájemní smlouvy již postaveny. Tyto zakázky jsou uveřejňovány v souladu s článkem 124.
Článek 261
Definice
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky na služby zahrnují zakázky na studie a na technickou pomoc.
O veřejnou zakázku na studii se jedná v případě, že se smlouva na poskytování služeb uzavřená mezi poskytovatelem služby a veřejným zadavatelem týká mimo jiné studií k identifikaci a přípravě projektů, studií proveditelnosti, ekonomických a marketingových studií, technických studií a auditů.
O veřejnou zakázku na technickou pomoc se jedná v případě, že má poskytovatel služeb vykonávat poradní funkci, zajistit řízení projektu nebo dohled nad ním nebo poskytnout konzultanty podle specifikace ve smlouvě.
2. Má-li třetí země ve svých útvarech nebo subjektech s účastí veřejného sektoru kvalifikované řídící pracovníky, mohou veřejné zakázky provést přímo tyto útvary nebo subjekty ve vlastní režii.
Článek 262
Zvláštní ustanovení týkající se finančních limitů a způsobu zadávání veřejných zakázek na vnější akce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Články 123 až 126, s výjimkou definic, čl. 127 odst. 3 a 4, články 128, 134 až 137, čl. 139 odst. 3 až 6, čl. 148 odst. 4, čl. 151 odst. 2, články 152 až 158 a články 160 a 164 tohoto nařízení se nepoužijí na smlouvy na veřejné zakázky, jež uzavírají veřejní zadavatelé uvedení v čl. 190 odst. 2 finančního nařízení nebo jež jsou uzavírány jejich jménem.
O provádění ustanovení o veřejných zakázkách podle této kapitoly rozhodne Komise; Komise rozhodne též o náležitých kontrolních opatřeních, jež má uplatňovat příslušná schvalující osoba v případě, není-li Komise veřejným zadavatelem.
2. V případě nedodržení postupů podle odstavce 1 nejsou výdaje na uvedené činnosti způsobilé k financování z prostředků Unie.
3. Tato kapitola se nepoužije na veřejné zadavatele uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení, pokud jim po kontrolách podle článku 61 Komise povolila použít jejich vlastní zadávací řízení.
Článek 263
Vyhlášení a zákaz diskriminace
(Články 190 a 191 finančního nařízení)
1. Komise přijme nezbytná prováděcí opatření k zajištění co nejširší účasti v soutěži o veřejné zakázky financované z prostředků Unie, jež se vyznačuje zachováváním rovných podmínek. Za tímto účelem je třeba dbát zejména o to, aby:
a)
bylo v přiměřené lhůtě náležitě uveřejněno předběžné oznámení, oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení;
b)
nedocházelo k diskriminaci a aby technické podmínky nebránily tomu, aby se soutěže o veřejné zakázky za rovných podmínek široce účastnily všechny fyzické a právnické osoby uvedené v článku 182 finančního nařízení.
2. Využitím elektronického zadávání veřejných zakázek nejsou dotčena ustanovení čl. 265 odst. 5, čl. 267 odst. 3 a čl. 269 odst. 4.
Článek 264
Vyhlašování
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Předběžné oznámení o mezinárodním zadávacím řízení se v případě zakázek na dodávky a služby zasílá co nejdříve Úřadu pro publikace a v případě zakázek na stavební práce co nejrychleji po rozhodnutí o schválení programu.
2. Pro účely této kapitoly se oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňuje:
a)
v případě mezinárodního zadávacího řízení alespoň v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu;
b)
v případě místního zadávacího řízení alespoň v úředním věstníku přijímajícího státu nebo v rovnocenné publikaci.
Je-li oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňováno též místně, musí být shodné s oznámením uveřejněným v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu a k jeho uveřejnění musí dojít současně s druhým uvedeným oznámením. Komise odpovídá za uveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu. V místním měřítku mohou oznámení uveřejnit subjekty uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení.
3. Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá po podpisu smlouvy na veřejnou zakázku, s výjimkou případů, kdy musí být zakázka nadále prohlášena za tajnou, kdy si provádění zakázky vyžaduje zvláštní bezpečnostní opatření, kdy to vyžaduje ochrana základních zájmů Evropské unie anebo kdy o to požádá přijímající země a kdy uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení není považováno za vhodné.
Článek 265
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Pro veřejné zakázky na služby jsou podle článku 190 finančního nařízení stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR:
i)
mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a),
ii)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odst. 3 tohoto článku, nebo rámcová smlouva.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
Platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
2. Při mezinárodním užším řízení podle odst. 1 písm. a) je v oznámení o zahájení zadávacího řízení uveden počet zájemců, kteří budou vyzváni k podání nabídky. V případě veřejných zakázek na služby jsou k podání nabídky vyzváni alespoň čtyři zájemci. Počet zájemců, kteří mohou nabídku podat, musí být dostatečný, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Seznam vybraných zájemců se zveřejňuje na internetových stránkách Komise.
Je-li počet zájemců, kteří splňují výběrová kritéria nebo minimální požadavky na způsobilost, menší než stanovený minimální počet, může veřejný zadavatel vyzvat k podání nabídek pouze takové zájemce, kteří splňují kritéria k podání nabídky.
3. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří uchazečů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Uchazeče lze do soutěžního jednacího řízení vybrat z náležitě vyhlášeného seznamu prodejců uvedeného v čl. 136 odst. 1 písm. b). Tento seznam je sestaven na základě výzvy k projevení zájmu a zůstává v platnosti nejdéle pět let od data vyhlášení. Tento seznam může obsahovat dílčí seznamy. Během doby platnosti seznamu může každá osoba, která má zájem, podat přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby podali nabídku.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s těmito uchazeči obdrží pouze jednu odborně a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
4. V případě právních služeb podle nomenklatury CPV mohou veřejní zadavatelé využít soutěžního jednacího řízení bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky.
5. Nabídky se podávají v balíčku nebo vnější obálce obsahující dvě oddělené zapečetěné obálky, z nichž jedna je označena slovy „Obálka A - Technická nabídka“ a druhá „Obálka B - Finanční nabídka“. Na vnější obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Mají-li být podle dokumentace k zadávacímu řízení prováděny pohovory, může je hodnotící výbor provést s nejdůležitějšími členy odborného týmu, který je navržen v odborně přijatelných nabídkách, poté, co komise písemně vypracuje své předběžné závěry, a předtím, než s konečnou platností uzavře hodnocení technických nabídek. V tomto případě provádí hodnotící výbor s odborníky pohovor, a to nejlépe společný, jedná-li se o tým, a v dostatečně krátkých odstupech, tak aby mohlo být provedeno srovnání. Pohovory jsou vedeny podle standardního schématu, jež hodnotící výbor předem schválí a jež je používáno vůči všem odborníkům či týmům pozvaným k pohovoru. Datum a hodina konání pohovoru musí být uchazečům sděleny alespoň deset kalendářních dnů předem. V případě vyšší moci, která uchazeči znemožní účast na pohovoru, musí být uchazeči stanoven nový termín.
6. Za pomoci kritérií pro zadání zakázky je vybírána ekonomicky nejvýhodnější nabídka.
Ekonomicky nejvýhodnější nabídka je vybrána na základě posouzení technické kvality a ceny za použití vah 80/20. Za tímto účelem se:
a)
body přidělené technické nabídce vynásobí koeficientem 0,80;
b)
body přidělené finanční nabídce vynásobí koeficientem 0,20.
Článek 266
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou u veřejných zakázek na služby použít jednací řízení, v nichž je podána jediná nabídka, v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 104 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl veřejný zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
služby jsou svěřeny subjektům veřejného sektoru nebo neziskovým organizacím či sdružením a týkají se činností institucionální povahy nebo činností určených na poskytování pomoci jednotlivcům v sociální oblasti;
c)
veřejná zakázka má být pokračováním již poskytovaných služeb za podmínek uvedených v odstavci 2;
d)
zadávací řízení či pokus použít rámcovou smlouvu nebyly úspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního a/nebo finančního hlediska přesvědčivá. V tomto případě může zadavatel po zrušení zadávacího řízení zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky;
e)
dotyčná veřejná zakázka navazuje na soutěž o návrh a musí být v souladu s platnými pravidly zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců. V tomto případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
f)
zakázka může být z technických důvodů nebo z důvodů spojených s ochranou výhradních práv zadána pouze určitému poskytovateli služeb;
g)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
K činnostem institucionální povahy podle prvního pododstavce písm. b) patří služby, jež přímo souvisejí s úlohou subjektů veřejného sektoru, která je vymezena právními předpisy.
2. O pokračování již poskytovaných služeb ve smyslu odst. 1 písm. c) se jedná v případě těchto služeb:
a)
doplňkových služeb, které nebyly obsaženy v hlavní veřejné zakázce, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro plnění zakázky, pokud doplňkovou službu nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace, a pokud celková hodnota doplňkových služeb nepřekročí 50 % hodnoty hlavní zakázky;
b)
doplňkových služeb, které sestávají z opakování podobných služeb, jež jsou svěřeny poskytovateli služby v rámci první zakázky za předpokladu, že:
i)
první služba byla předmětem uveřejněného oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byly jednoznačně uvedeny možnost použití jednacího řízení na nové služby v rámci projektu a odhadované náklady,
ii)
hodnota a doba trvání služeb, jež mají být pokračováním původní zakázky, nepřesahují hodnotu a dobu trvání této původní zakázky.
Článek 267
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na dodávky stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR: mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: rámcová smlouva nebo:
i)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 100 000 EUR, ale méně než 300 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b),
ii)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 100 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2;
c)
platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) bodu ii) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří dodavatelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s dodavateli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
4. U veřejných zakázek na dodávky, jejichž součástí není poprodejní servis, je jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
Pokud jsou návrhy na poprodejní servis nebo školení zvláště významné, je vybrána nabídka znějící na nejnižší cenu nebo ekonomicky nejvýhodnější nabídka, s tím, že se zohlední technická kvalita nabízeného servisu a nabídnutá cena.
Článek 268
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na dodávky lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
vyžaduje to povaha nebo zvláštní vlastnosti některých dodávek, např. provedení zakázky je vyhrazeno držitelům patentů nebo patentových licencí;
c)
jedná se o doplňkové dodávky, které uskutečňují původní dodavatelé a které jsou určeny buď k částečné náhradě běžných dodávek či instalací, nebo k rozšíření stávajících dodávek či instalací, a změna dodavatele by veřejného zadavatele nutila pořídit technicky odlišné vybavení, jehož důsledkem by byla neslučitelnost nebo nepřiměřené technické obtíže při užívání a údržbě;
d)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
e)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
f)
jedná se o veřejné zakázky na dodávky kotované a nakupované na komoditní burze;
g)
jedná se o zvláště výhodné nákupy buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
V případech podle prvního pododstavce písm. d) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Pro účely odst. 1 písm. a) tohoto článku se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
Článek 269
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na stavební práce stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 5 000 000 EUR:
i)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a) nebo
ii)
s ohledem na zvláštnosti některých stavebních prací mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR, ale méně než 5 000 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b);
c)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2 tohoto článku.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. c) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří zhotovitelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání se zhotoviteli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Kritéria výběru zjišťují schopnost uchazeče provést podobné veřejné zakázky, zejména pomocí referencí na práce provedené v posledních letech. Jakmile je proveden tento výběr, je vzhledem k tomu, že nepřípustné nabídky již byly vyloučeny, jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
4. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
Článek 270
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na stavební práce lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
jedná se o dodatečné stavební práce, které nebyly zahrnuty v původní uzavřené smlouvě na veřejnou zakázku, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro provedení práce podle uvedené smlouvy; použijí se podmínky v odstavci 2;
c)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
d)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
e)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
V případech podle prvního pododstavce písm. c) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Dodatečné stavební práce uvedené v odst. 1 písm. b) se zadávají zhotoviteli díla, který již tyto práce vykonává:
a)
pokud tyto práce nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou pro její dokončení bezpodmínečně nutné;
c)
pokud souhrnná hodnota zadaných veřejných zakázek na dodatečné stavební práce nepřesahuje 50 % hodnoty hlavní zakázky.
Článek 271
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na nemovitosti
(Článek 190 finančního nařízení)
Veřejné zakázky na nemovitosti podle článku 260 lze zadat v rámci jednacího řízení poté, co je proveden průzkum místního trhu.
Článek 272
Výběr zadávacího řízení v případě smíšených veřejných zakázek
(Článek 190 finančního nařízení)
V případě veřejných zakázek, které zahrnují jak poskytování služeb, tak dodávky zboží nebo stavební práce, stanoví veřejný zadavatel po předchozím souhlasu Komise - nezadává-li Komise tyto zakázky sama -, jaké finanční limity a postupy se použijí; převažující hledisko se za tímto účelem určí podle relativní hodnoty a provozní důležitosti jednotlivých složek zakázky.
Článek 273
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení podle článku 138 se vypracuje na základě osvědčených mezinárodních postupů a - pokud jde o vyhlašování a styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči - v souladu s touto kapitolou.
2. U veřejných zakázek na služby musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
druh veřejné zakázky,
ii)
kritéria pro zadání zakázky a příslušné váhy,
iii)
možnost pohovorů a jejich předběžný časový rozvrh,
iv)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
v)
podíl subdodávek, jež lze povolit,
vi)
maximální rozpočet na veřejnou zakázku,
vii)
měnu nabídky;
b)
seznam vybraných zájemců (s uvedením zákazu sdružování zájemců);
c)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na služby;
d)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
e)
popis plnění s uvedením plánovaného harmonogramu projektu a termínů, od nichž mají být hlavní odborníci podle plánu k dispozici;
f)
soupis cen (doplní uchazeč);
g)
formulář nabídky;
h)
formulář smlouvy;
i)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely platby předběžného financování.
První pododstavec písm. h) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
3. U zakázek na dodávky musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na dodávky;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
4. U veřejných zakázek na stavební práce musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na stavební práce;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění veřejné zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
5. V případě rozporu mezi zvláštními podmínkami podle odst. 2 písm. d), odst. 3 písm. c) a odst. 4 písm. c) a všeobecnými podmínkami mají přednost zvláštní podmínky.
6. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení nezávislých subjektů o tom, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality založené na evropských, případně mezinárodních normách z této oblasti, které certifikovaly subjekty, jež splňují evropské či mezinárodní normy v oblasti certifikace. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné důkazy o rovnocenných opatřeních k zajištění jakosti.
Článek 274
Jistoty
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Odchylně od článku 163 jsou jistoty poskytované předem vyjádřeny v eurech nebo v měně smlouvy, k níž se vztahují.
2. Veřejný zadavatel může požadovat soutěžní jistotu ve smyslu této kapitoly, jejíž výše činí 1 % až 2 % z celkové hodnoty veřejné zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota musí splňovat požadavky článku 163. Jistota je uvolněna při podpisu smlouvy. Je zadržena, pokud je nabídka podaná ve lhůtě následně stažena.
3. Veřejný zadavatel může požadovat jistotu pro účely plnění, jejíž výše je stanovena v dokumentaci k zadávacímu řízení a činí 5 až 10 % z celkové hodnoty zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota se určí na základě objektivních kritérií, např. podle druhu a hodnoty zakázky.
Jistota pro účely plnění se však vyžaduje v případech, kdy jsou překročeny tyto finanční limity:
a)
345 000 EUR u veřejných zakázek na stavební práce;
b)
150 000 EUR u veřejných zakázek na dodávky.
Jistota zůstane v platnosti nejméně do konečného přijetí dodávek a stavebních prací. Není-li veřejná zakázka řádně provedena, je celá jistota zadržena.
Článek 275
Lhůty v řízeních
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Nabídky musí být veřejnému zadavateli doručeny na adresu a nejpozději v den a hodinu, jež jsou uvedeny ve výzvě k podávání nabídek. Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast, které veřejný zadavatel stanoví, musí být dostatečně dlouhé, aby osobám, jež mají zájem, poskytovaly dostatečnou a přiměřenou dobu na přípravu a podání nabídek.
U veřejných zakázek na služby činí lhůta mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek alespoň 50 dní. V naléhavých případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
2. Uchazeči mohou předložit písemné dotazy před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek. Veřejný zadavatel dotazy uchazečů zodpoví před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek.
3. V mezinárodních užších řízeních činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 30 dní ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení. Doba mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek činí alespoň 50 dní. V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
4. V otevřených mezinárodních řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
90 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
60 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
5. V místních otevřených řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
60 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
30 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
6. V soutěžním jednacím řízení podle čl. 265 odst. 1 písm. b), čl. 267 odst. 1 písm. c) a čl. 269 odst. 1 písm. c) je zájemcům poskytnuto na podání nabídek alespoň 30 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
7. Lhůty uvedené v odstavcích 1 až 6 jsou stanoveny v kalendářních dnech.
Článek 276
Hodnotící výbor
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Všechny žádosti o účast a nabídky prohlášené za vyhovující z hlediska požadavků vyhodnotí hodnotící výbor, jenž určí i jejich pořadí podle předem vyhlášených kritérií vyloučení, výběru a zadání zakázky. Výbor je složen z lichého počtu členů, nejméně tří, kteří mají nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu k vyhodnocení nabídek.
2. Není-li Komise veřejným zadavatelem, může si vyžádat kopii dokumentace k zadávacímu řízení, nabídek, záznamů o vyhodnocení nabídek i podepsaných smluv. Může se též jako pozorovatel účastnit otevírání a hodnocení nabídek.
3. Nabídky, jež neobsahují všechny podstatné údaje požadované v dokumentaci k zadávacímu řízení nebo neodpovídají stanoveným specifickým požadavkům, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče při dodržení zásady rovného zacházení vyzvat, aby ve stanovené lhůtě předložili doplňující materiály či podali vysvětlení k podkladům, jež předložili v souvislosti s kritérii pro vyloučení, výběr a zadání zakázky.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 požádá hodnotící výbor o potřebná vysvětlení ke složení nabídky.
5. Od požadavku na ustavení hodnotícího výboru lze upustit v řízeních, kde hodnota veřejné zakázky činí nejvýše 20 000 EUR.
KAPITOLA IV
Granty
Článek 277
Financování v plném rozsahu
(Článek 192 finančního nařízení)
V případě odchýlení od požadavku spolufinancování musí být příslušné důvody uvedeny v rozhodnutí o udělení grantu.
HLAVA III
EVROPSKÉ ÚŘADY
Článek 278
Evropské úřady a zřizování dalších úřadů
(Článek 195 finančního nařízení)
Úřady uvedené v článku 195 finančního nařízení jsou tyto:
a)
Úřad pro publikace;
b)
Evropský úřad pro boj proti podvodům;
c)
Evropský úřad pro výběr personálu a Evropská správní škola, která je k úřadu administrativně přidružena;
d)
Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků;
e)
Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu a Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku.
Jeden nebo více orgánů mohou zřídit další úřady, je-li takový krok odůvodněn ve studii nákladů a přínosů a zaručí-li zviditelnění činnosti Unie.
Článek 279
Pověřování interinstitucionálních evropských úřadů ze strany orgánů
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Za rozpočtové závazky odpovídají jednotlivé orgány. Orgány mohou ředitele daného interinstitucionálního evropského úřadu pověřit výkonem všech následných úkonů, zejména přijímáním právních závazků, potvrzováním výdajů, schvalováním plateb a plněním příjmů, přičemž stanoví meze a podmínky přenesení těchto pravomocí.
Článek 280
Zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Pokud jde o Úřad pro publikace, rozhoduje každý orgán o své publikační politice sám. Orgán, který je původcem publikací, použije čistý výtěžek z prodeje těchto publikací jako účelově vázaný příjem v souladu s článkem 21 finančního nařízení.
Článek 281
Pověření výkonem některých úkolů ze strany účetního
(Článek 196 finančního nařízení)
Na návrh řídícího výboru dotyčného úřadu může účetní Komise pověřit výkonem některých svých úkolů v souvislosti s výběrem příjmů a úhradou výdajů, které uskutečňuje přímo tento úřad, zaměstnance tohoto úřadu.
Článek 282
Pokladna - bankovní účty
(Článek 196 finančního nařízení)
Pro potřeby pokladny interinstitucionálního úřadu může Komise na návrh řídícího výboru zřizovat jménem úřadu bankovní účty nebo poštovní žirové účty. Roční peněžní zůstatek je na konci každého rozpočtového roku mezi dotyčným úřadem a Komisí odsouhlasen a vypořádán.
HLAVA IV
SPRÁVNÍ PROSTŘEDKY
Článek 283
Obecná ustanovení
(Článek 201 finančního nařízení)
Správními prostředky, jež jsou předmětem této hlavy, jsou prostředky vymezené v článku 41 finančního nařízení.
Rozpočtové závazky související se správními prostředky, jejichž druh je společný několika hlavám rozpočtu a jež jsou spravovány jako celek, lze v rozpočtovém účetnictví uvádět souhrnně v členění podle druhu podle článku 25.
Odpovídající výdaje se uvádějí v rozpočtových položkách jednotlivých hlav v témže členění jako prostředky.
Článek 284
Záruky za nájem
(Článek 201 finančního nařízení)
Záruky za nájem, jež poskytují orgány, mají formu bankovní záruky nebo vkladu na blokovaném bankovním účtu na jméno orgánů a na jméno pronajímatele, vedeném v eurech, s výjimkou řádně odůvodněných případů.
Nelze-li v případě transakcí ve třetích zemích použít žádnou z těchto forem záruky za nájem, může příslušná schvalující osoba přijmout jiné formy záruky za předpokladu, že tyto formy zajistí rovnocennou ochranu finančních zájmů Unie.
Článek 285
Zálohy zaměstnancům a členům orgánů
(Článek 201 finančního nařízení)
Zaměstnancům a členům orgánů mohou být za podmínek stanovených ve služebním řádu vypláceny zálohy.
Článek 286
Nemovitosti
(Článek 203 finančního nařízení)
1. Výdaje podle čl. 203 odst. 3 písm. a) finančního nařízení zahrnují náklady na instalace v budovách. Nezahrnují poplatky.
2. Postup včasného informování podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení a postup předchozího schválení podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení se nepoužijí na bezúplatné získání pozemku ani na koupi pozemku za symbolickou cenu.
3. Postup včasného informování a předchozího schválení podle čl. 203 odst. 3 až 7 finančního nařízení se nepoužije na obytné budovy. Evropský parlament a Rada si mohou od příslušného orgánu vyžádat k obytným budovám jakékoli informace.
4. Za výjimečných nebo naléhavých politických okolností lze včasné informace podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení, jež se týkají projektů v oblasti nemovitostí se vztahem k delegacím Unie nebo kancelářím v třetích zemích, poskytnout spolu s projektem podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení. V tomto případě bude postup včasného informování a předchozího schválení proveden při nejbližší příležitosti.
5. Postup předchozího schválení uvedený v čl. 203 odst. 5 a 6 finančního nařízení se nevztahuje na přípravné smlouvy nebo studie nutné k podrobnému vyhodnocení nákladů a financování projektu v oblasti nemovitostí.
6. Finanční limity ve výši 750 000 EUR a 3 000 000 EUR uvedené v čl. 203 odst. 7 bodech ii), iii) a iv) finančního nařízení zahrnují náklady na veškeré instalace. V případě nájemních smluv a smluv o užívání tyto finanční limity zohledňují náklady na veškeré instalace, nikoli však ostatní poplatky.
7. Jeden rok po vstupu finančního nařízení v platnost podá Komise zprávu o uplatňování postupů uvedených v čl. 203 odst. 3 až 8 finančního nařízení.
HLAVA V
ODBORNÍCI
Článek 287
Placení externí odborníci
(Článek 204 finančního nařízení)
1. V případě hodnot, jež nedosahují finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, mohou být placení externí odborníci vybíráni postupem podle odstavce 2.
2. V Úředním věstníku Evropské unie nebo - je-li to nutné v zájmu maximální informovanosti případných zájemců - na internetových stránkách dotčeného orgánu je uveřejněna výzva k projevení zájmu.
Výzva k projevení zájmu obsahuje popis úkolů, délku jejich trvání a pevné podmínky odměňování. Tyto podmínky mohou vycházet z jednotkových cen.
V návaznosti na výzvu k projevení zájmu je sestaven seznam odborníků. Tento seznam platí po dobu nejdéle pěti let od svého zveřejnění nebo po dobu trvání víceletého programu, jenž s danými úkoly souvisí.
3. Každá fyzická osoba, jež má zájem, může kdykoli během doby platnosti seznamu podat svou přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Pro účely plnění úkolů uvedených v článku 204 finančního nařízení nejsou placení externí odborníci vybráni v případě, že se nacházejí v některé ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení, jež vedou k vyloučení.
4. Veškeré výměny s vybranými odborníky, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež orgán zřídí.
Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál dokumentu a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle druhého pododstavce písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
5. Seznam odborníků a předmět jejich úkolů je jednou ročně zveřejňován. Jejich odměna je zveřejňována v případě, překročí-li 15 000 EUR za vykonávaný úkol.
6. Odstavec 5 se nepoužije v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy odborníků.
ČÁST TŘETÍ
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 288
Přechodná ustanovení
Na závazky přijaté do 31. prosince 2013 se nadále použijí články 35 až 43 nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Články 33 až 44 tohoto nařízení se použijí až na závazky přijaté počínaje 1. lednem 2014.
Část první hlava VI nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se může nadále používat na grantové dohody a rozhodnutí o udělení grantu, jež byly podepsány, resp. oznámeny do 31. prosince 2013 v rámci souhrnných závazků v rozpočtu na rok 2012 nebo roky předchozí, rozhodne-li tak příslušná schvalující osoba při zohlednění zásad rovného zacházení a transparentnosti.
Článek 289
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se zrušuje.
Odkazy na zrušené nařízení se považují za odkazy na toto nařízení v souladu se srovnávací tabulkou v příloze.
Článek 290
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. ledna 2013.
Články 216 až 226 se však použijí ode dne 1. ledna 2014.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 29. října 2012.
32012R1268
L 362/1
SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 1268/2012
od 29. listopada 2012.
o pravilima za primjenu Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući o obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije (1), a posebno njezine članke 8., 11., 13., 19., 21., 22., 23., 25., 26., 29., 30., 31., 34., 35., 38., 41., 44., 49., 53., 54., 57., 58., 59., 60., 61., 62., 63., 64., 65., 66., 68., 69., 70., 72., 73., 74., 75., 76., 77., 78., 79., 80., 81., 83., 84., 85., 86., 87., 88., 89., 90., 92., 93., 98., 99., 100., 101., 103., 104., 105., 106., 107., 108., 109., 110., 111., 112., 113., 114., 115., 116., 117., 118., 119., 121., 122., 123., 124., 125., 126., 128., 129., 130., 131., 132., 133., 134., 135., 137., 138., 139., 140., 142., 144., 145., 146., 148., 151., 154., 156., 157., 181., 183., 184., 186., 187., 188., 190., 191., 192., 195., 196., 199., 201., 203., 204., 205., 208. i 209.,
budući da:
(1)
Uredba Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (2) bitno je izmijenjena i zamijenjena Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 (dalje u tekstu: „Financijska uredba”). Stoga je potrebno s Financijskom uredbom uskladiti Uredbu Komisije (EZ, Euratom) br. 2342/2002 od 23. prosinca 2002. o utvrđivanju detaljnih pravila za provedbu Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (3). Radi jasnoće, potrebno je zamijeniti Uredbu (EZ, Euratom) br. 2342/2002.
(2)
Na temelju članka 290. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (dalje u tekstu: „UFEU”), Komisiji se zakonodavnim aktom može delegirati ovlast za donošenje nezakonodavnih akata samo radi dopune ili izmjene određenih elemenata tog zakonodavnog akta koji nisu ključni. Stoga su u Financijsku uredbu uključene neke odredbe utvrđene u Uredbi (EZ, Euratom) br. 2342/2002. Te odredbe stoga ne bi trebalo uključiti u ovu Uredbu.
(3)
Tijekom svog pripremnog rada Komisija je održala odgovarajuće konzultacije, uključujući i one na stručnoj razini i osigurala istovremen, pravovremen i prikladan prijenos odgovarajućih dokumenata Europskom parlamentu i Vijeću.
(4)
U vezi s proračunskim načelima, a posebno načelom jedinstva, zbog pojednostavnjenja pravila kojima se uređuju nastanak i povrat kamata na pretfinanciranje, a posebno odricanje od obveze za primatelje bespovratnih sredstava da ostvare takve kamate, odredbe o području primjene i uvjetima za povrat kamata postale su zastarjele. Kada bi ta obveza još uvijek postojala za subjekte kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna, pravila kojima se uređuju utvrđivanje, upotreba i računovodstvo za ostvarene kamate trebalo bi uključiti u sporazume o delegiranju sklopljene s tim subjektima. U tim slučajevima kada su kamate na pretfinanciranje plative Uniji na temelju tih sporazuma te bi se kamate trebale uplatiti u proračun kao namjenski prihodi.
(5)
U vezi s načelom jedne godine potrebno je pojasniti značenje godišnjih odobrenih sredstava i pripremnih faza u postupku preuzimanja obveza, koje, ako su završene do 31. prosinca, mogu dopustiti prijenos odobrenih sredstva za preuzimanje obveza.
(6)
U vezi s načelom obračunske jedinice trebalo bi odrediti tečajeve za konverziju između eura i drugih valuta za potrebe upravljanja novčanim tokom i za potrebe računovodstva. Osim toga trebalo bi dodatno povećati transparentnost u obračunavanju rezultata tih radnji konverzije. Nakon uvođenja eura trebalo bi ukinuti obvezu Komisije da državama članicama dostavlja informacije o gotovinskim prijenosima između različitih valuta.
(7)
U vezi s odstupanjem od načela univerzalnosti trebalo bi odrediti proračunski tretman namjenskih prihoda, posebno doprinosa država članica ili trećih zemalja za određene programe Unije, kao i ograničenja pri izravnavanju rashoda i prihoda. Posebno, imajući u vidu sadašnju praksu, za potrebe pravne sigurnosti potrebno je pojasniti da bi namjenski prihod trebao u načelu automatski stvarati odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja, čim institucija primi prihode. Također je potrebno utvrditi slučajeve kada se namjenski prihod može iznimno staviti na raspolaganje prije nego što ga institucija zaista primi.
(8)
U vezi s načelom specifikacije trebalo bi točno odrediti način izračuna postotka odobrenih sredstava, koji su institucije ovlaštene prenijeti na temelju svoje autonomije. Europski parlament i Vijeće trebaju primati sve informacije putem detaljnog obrazloženja zahtjeva za prijenose koji se njima podnose.
(9)
U vezi s dobrim financijskim upravljanjem potrebno je odrediti ciljeve ex ante, privremene i ex post evaluacije programa i aktivnosti, minimalnu učestalost takvih evaluacija te podatke koje treba iskazati u zakonodavnom financijskom izvještaju.
(10)
U vezi s načelom transparentnosti objava podataka prema imenu dotičnih primatelja i točnih iznosa koje oni primaju povećava transparentnost u vezi s upotrebom dotičnih sredstava. Te informacije stavljene na raspolaganje građanima jačaju kontrolu javnosti nad upotrebom tog novca i doprinose najboljoj upotrebi javnih sredstava. Istodobno, kada su primatelji fizičke osobe na tu se objavu primjenjuju pravila o zaštiti osobnih podataka. Stoga se osobni podaci trebaju objaviti samo ako je to potrebno i razmjerno s obzirom na željeni legitimni cilj.
(11)
Informacije o upotrebi sredstava Unije treba objaviti na internetskoj stranici institucija i trebaju uključivati barem ime, mjesto, iznos i svrhu sredstava. Te informacije trebaju uzeti u obzir kriterije utvrđene u članku 35. stavku 3. Financijske uredbe, a posebno vrstu i važnost sklapanja ugovora.
(12)
Ime i mjesto primatelja sredstava Unije treba objaviti za nagrade, bespovratna sredstva i ugovore sklopljene nakon otvaranja javnog postupka za nadmetanje, kao što je to posebno slučaj kod natječaja, poziva za podnošenje prijedloga i poziva za podnošenje ponuda s obzirom na načela UFEU-a, a posebno načela transparentnosti, proporcionalnosti, jednakog postupanja i nediskriminacije. Nadalje, ta objava treba doprinijeti kontroli postupaka javnog odabira od strane odbijenih podnositelja zahtjeva za nadmetanje.
(13)
Objava osobnih podataka koji se odnose na fizičke osobe ne bi trebala premašiti razdoblje tijekom kojeg primatelj upotrebljava sredstva te ju stoga treba ukloniti nakon dvije godine. To se treba primjenjivati i na osobne podatke koji se odnose na pravne osobe kod kojih se u službenom nazivu spominje jedna fizička osoba ili više njih.
(14)
U većini slučajeva obuhvaćenih ovom Uredbom objava se odnosi na pravne osobe.
(15)
Kada je riječ o fizičkim osobama, objava se treba predvidjeti samo uz poštovanje načela proporcionalnosti između važnosti odobrenog iznosa i potrebe za kontrolom najbolje upotrebe sredstava. Kada je riječ o fizičkim osobama, objava regija na razini NUTS 2 u skladu je s ciljem objave primatelja, njome se osigurava jednako postupanje među državama članicama različitih veličina uz istodobno poštovanje prava primatelja na privatni život, a posebno na zaštitu njihovih osobnih podataka.
(16)
Informacije o stipendijama i drugim izravnim potporama koje se isplaćuju fizičkim osobama u najvećoj nuždi trebaju i dalje biti izuzete iz objave.
(17)
Kako bi se osiguralo poštovanje načela jednakog postupanja među primateljima, objavu informacija koje se odnose na fizičke osobe treba također osigurati u skladu s obvezom država članica da uspostave visoku transparentnost ugovora koji prelaze iznos utvrđen u Direktivi 2004/18/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 31. ožujka 2004. o usklađivanju postupaka za sklapanje ugovora o javnim radovima, ugovorima o javnoj nabavi robe te ugovora o javnim uslugama (4).
(18)
Ime i mjesto primatelja te iznos i svrha sredstava ne bi se trebali objaviti ako bi to dovelo do rizika da se ugrozi integritet primatelja kako je zaštićen Poveljom o temeljnim pravima Europske unije ili bi naštetilo legitimnim komercijalnim interesima primatelja.
(19)
Proračunskom nomenklaturom treba osigurati jasnoću i transparentnost koje su potrebne za proračunski postupak.
(20)
Trebalo bi odrediti i radnje koje bi mogle predstavljati sukob interesa.
(21)
U vezi s neizravnim upravljanjem potrebno je utvrditi okvir za takvo delegiranje ovlasti i sadržaj sporazuma o delegiranju. Svi subjekti ili osobe kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna trebaju jamčiti stupanj zaštite financijskih interesa Unije jednak onom koji se zahtijeva na temelju Financijske uredbe. Treba utvrditi uvjete pod kojima Komisija može prihvatiti da su sustavi, pravila i postupci tih subjekata ili osoba jednaki njezinima kako bi se osiguralo dobro financijsko upravljanje sredstvima Unije od strane subjekata kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna.
(22)
Izvršne agencije koje ostaju pod kontrolom Komisije trebale bi biti priznate kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti te institucije za izvršenje proračuna Unije.
(23)
U slučaju neizravnog upravljanja s međunarodnim organizacijama potrebno je odrediti organizacije prihvatljive za ovu vrstu upravljanja.
(24)
Kada su zadaće izvršenja proračuna povjerene javnim tijelima ili tijelima uređenima privatnim pravom koja pružaju javne usluge potrebno je utvrditi uvjete njihova imenovanja.
(25)
Za neizravno upravljanje potrebno je uspostaviti detaljna pravila za postupke ispitivanja i prihvaćanja financijskih izvještaja i za isključivanje iz financiranja Unije rashoda za koje izvršene isplate čine povredu primjenljivih pravila.
(26)
Subjekti privatnog prava koji obavljaju pripremne ili pomoćne zadaće za Komisiju odabiru se u skladu s postupcima javne nabave.
(27)
U vezi s ulogom financijskih izvršitelja, reforma financijskog upravljanja zajedno s ukidanjem centraliziranih ex ante kontrola povećava odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje u svim radnjama u vezi s prihodima i rashodima, uključujući radnje u smislu sustava unutarnje kontrole. Europski parlament i Vijeće bi ubuduće trebalo obavješćivati o imenovanju ili razrješenju dužnosti dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti. Slijedom toga, trebalo bi utvrditi zadaće, odgovornosti i načela postupaka koje treba poštovati. Internalizacija ex ante kontrola posebno zahtijeva jasno razlikovanje između zadaća vezanih za započinjanje radnji izvršavanja proračuna i zadaća u vezi s provjerom takvih radnji. Pored toga, svaka bi institucija trebala donijeti kodeks profesionalnih standarda za osoblje odgovorno za ex ante i ex post provjere. Također je potrebno predvidjeti da se preuzete odgovornosti uzimaju u obzir u godišnjem izvješću za instituciju koja je, između ostalog, zadužena za ex post provjere. Popratnu dokumentaciju koja se odnosi na obavljene poslove treba čuvati. Konačno, o različitim oblicima pregovaračkih postupaka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi, s obzirom na to da ti ugovori predstavljaju odstupanja od uobičajenih postupaka dodjele, trebalo bi pripremiti posebno izvješće za instituciju i obavijestiti Europski parlament i Vijeće.
(28)
Uredbu (EZ, Euratom) br. 2342/2002 treba prilagoditi kako bi se uzela u obzir dvostruka uloga šefa delegacije kao dužnosnika za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti za Europsku službu za vanjsko djelovanje (dalje u tekstu: „ESVD”) i, u vezi s odobrenim sredstvima za poslovanje, za Komisiju.
(29)
Radi pojašnjenja odgovornosti trebalo bi jasno odrediti zadaće i odgovornosti računovodstvenog službenika u vezi s računovodstvenim sustavima, upravljanjem riznicom, upravljanjem bankovnim računima i dokumentacijom trećih osoba. Također bi trebalo utvrditi način razrješenja računovodstvenog službenika njegovih dužnosti.
(30)
Trebalo bi odrediti i uvjete za korištenje knjiga blagajne, sustava upravljanja koji predstavlja iznimku od uobičajenih proračunskih postupaka, te zadaće i odgovornosti blagajnika, kao i zadaće i odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika u vezi s kontrolom knjiga blagajne. Trebalo bi obavješćivati Europski parlament i Vijeće o svakom imenovanju ili razrješenju dužnosti. Zbog učinkovitosti bi u delegacijama trebalo uspostaviti samo jednu knjigu blagajne, za odobrena sredstva iz odjeljaka proračuna za Komisiju i ESVD zajedno. Pokazalo se da je potrebno uvesti mogućnost upotrebe debitnih kartica povezanih s knjigama blagajne kako bi se olakšala plaćanja, posebno u delegacijama i predstavništvima Unije, te kako bi se izbjegli rizici povezani s rukovanjem gotovinom.
(31)
Nakon što se odrede zadaće i odgovornosti svakog financijskog izvršitelja, oni odgovaraju samo prema uvjetima utvrđenima u Pravilniku o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske unije. Posebna povjerenstva za financijske nepravilnosti uspostavljena u svakoj instituciji pokazala su se kao učinkoviti mehanizam za utvrđivanje jesu li se dogodile financijske nepravilnosti te ih stoga treba zadržati. Potrebno je utvrditi postupak putem kojeg dužnosnik za ovjeravanje može tražiti potvrdu upute za koju smatra da je nepravilna ili protivna načelu dobrog financijskog upravljanja i tako biti razriješen od svake odgovornosti.
(32)
U vezi s prihodom, osim u posebnom slučaju vlastitih sredstava koja su obuhvaćena Odlukom Vijeća 2007/436/EZ, Euratom od 7. lipnja 2007. o sustavu vlastitih sredstava Europskih zajednica (5), potrebno je odrediti zadaće i kontrole za koje su odgovorni dužnosnici za ovjeravanje u različitim fazama postupka: procjena iznosa potraživanja, nalog za povrat, slanje obavijesti o terećenju kojom se dužnika obavješćuje da je utvrđen iznos potraživanja, izračun mogućih dospjelih zateznih kamata i odluka, prema potrebi, o odricanju od dodijeljenih prava uzimajući u obzir kriterije koji jamče usklađenost s načelom dobrog financijskog upravljanja kako bi se osigurala učinkovita naplata prihoda.
(33)
Potrebno je odrediti ulogu računovodstvenog službenika u naplati prihoda i prilikom odobravanja dodatnog roka za plaćanje rashoda. Računovodstveni službenik također treba imati fleksibilnost u povratu plaćanja, kao što je mogućnost izravnog prebijanja dugova ili, u iznimnim okolnostima, mogućnost odstupanja od zahtjeva dostavljanja jamstva za otplatu duga kada je dužnik spreman i sposoban izvršiti plaćanje u dodatnom vremenskom razdoblju, ali nije u mogućnosti dostaviti takvo jamstvo uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti.
(34)
Kako bi se osiguralo upravljanje imovinom uz istodobno ostvarenje financijske naknade, potrebno je da se privremeno plaćeni iznosi, kao što su osporavane novčane kazne u području konkurencije, ulože u financijsku imovinu i da se odredi kome pripadaju kamate koje se ostvaruju tim ulaganjima.
(35)
Kako bi se osiguralo da Komisija ima sve potrebne informacije za donošenje financijskih odluka, potrebno je utvrditi minimalne zahtjeve za sadržaj odluka o financiranju u vezi s bespovratnim sredstvima, javnom nabavom, uzajamnim fondovima, nagradama i financijskim instrumentima.
(36)
U vezi s izdacima trebalo bi odrediti odnos između odluka o financiranju, ukupnih obveza i pojedinačnih obveza, kao i značajke tih različitih faza kako bi se uspostavio jasan okvir za različite faze izvršenja proračuna.
(37)
Potrebno je pojasniti odnos između radnji potvrđivanja, odobravanja i plaćanja te kontrola koje treba izvršiti dužnosnik za ovjeravanje kada potvrdi rashode s potvrdom „odobreno za plaćanje”. Trebalo bi odrediti popratnu dokumentaciju koju je potrebno priložiti kao dokaz plaćanja, te utvrditi pravila za poravnanje pretfinanciranja i privremenih plaćanja.
(38)
Trebalo bi utvrditi detaljna pravila za primjenu rokova koji se primjenjuju na radnje potvrđivanja i plaćanja, uzimajući u obzir Direktivu 2011/7/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 16. veljače 2011. o borbi protiv kašnjenja u plaćanju u poslovnim transakcijama (6) kako bi se osiguralo da nema nepotrebnog kašnjenja u plaćanjima primateljima.
(39)
Za unutarnju reviziju je potrebno utvrditi postupak za imenovanje revizora i zajamčiti njegovu neovisnost u instituciji koja ga je imenovala i koju je dužan izvješćivati o svojem djelovanju. Europski parlament i Vijeće bi trebali biti obaviješteni o svakom imenovanju ili razrješenju dužnosti kako bi se osigurala transparentnost prema Europskom parlamentu i Vijeću.
(40)
Pravila o javnoj nabavi trebaju se temeljiti na Direktivi 2004/18/EZ. Potrebno je utvrditi različite vrste postupaka javne nabave, mjere o oglašavanju i objavljivanju koje se primjenjuju, uvjete u kojima se može koristiti određena vrsta postupka i glavne značajke postojećih postupaka, specifikaciju uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir, pravila pristupa dokumentaciji za nadmetanje te za obavješćivanje ponuditelja ili natjecatelja i, za slučajeve kada Komisija provodi javnu nabavu za svoj račun, granične vrijednosti i pravila za procjenu vrijednosti ugovora koji se trebaju sklopiti.
(41)
Svrha postupaka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi je udovoljavanje potrebama institucija pod najboljim mogućim uvjetima, osiguravajući mogućnost jednakog pristupa ugovorima o javnoj nabavi te poštujući načela transparentnosti i nediskriminacije. Za osiguranje transparentnosti i jednakog postupanja prema natjecateljima i ponuditeljima te potpune odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje kod konačnog odabira, potrebno je utvrditi postupak za otvaranje te potom postupak za evaluaciju ponuda i zahtjeva za sudjelovanje, od imenovanja odbora do obrazložene i dokumentirane odluke o sklapanju ugovora, koju konačno donosi javni naručitelj.
(42)
Na temelju prethodnog iskustva potrebno je uspostaviti novi postupak javne nabave za ugovore srednje vrijednosti. Potrebno je dopustiti upotrebu „popisa dobavljača” prema uvjetima koji su jednaki postojećem „pozivu na iskaz interesa” jer se tim popisom osigurava manje administrativno opterećenje za potencijalne ponuditelje.
(43)
Kako bi se zaštitili financijski interesi Unije tijekom izvršenja ugovora potrebno je predvidjeti mogućnost da se od subjekata koji pružaju financijsku sposobnost u javnoj nabavi zahtijeva da budu solidarno odgovorni za izvršenje odgovarajućeg ugovora.
(44)
Kako bi se zaštitili financijski interesi Unije i zajamčila kontrola nad izvršenjem ugovora potrebno je predvidjeti mogućnost da se od izvoditelja zahtijeva da sam izravno obavi određene ključne zadaće.
(45)
Kako bi se zajamčilo izvršenje ugovora po najvišem profesionalnom standardu, potrebno je predvidjeti mogućnost odbijanja ponuditelja koji imaju potencijalni sukob interesa.
(46)
S obzirom na to da zahtjev za financijska jamstva više nije automatski, potrebno je utvrditi kriterije prema kojima se ona mogu tražiti.
(47)
Potrebno je pojasniti područje primjene glave o bespovratnim sredstvima, posebno u pogledu vrste djelovanja ili tijela od općeg europskog interesa prihvatljivih za bespovratna sredstva kao i s obzirom na vrste pravnih obveza koje se mogu upotrebljavati za pokriće bespovratnih sredstava. Za te pravne obveze je potrebno odrediti kriterije za odabir između sporazuma i odluka, njihov minimalni sadržaj i mogućnost sklapanja posebnog sporazuma ili odluke o bespovratnim sredstvima u sklopu okvirnih partnerstava kako bi se osiguralo jednako postupanje i izbjeglo ograničavanje pristupa sredstvima Unije.
(48)
Područje primjene glave o bespovratnim sredstvima također treba uzeti u obzir da su, s jedne strane, u Financijsku uredbu uvedene posebne glave o nagradama i financijskim instrumentima te da su, s druge strane, uvedena ključna pravila koja se primjenjuju na bespovratna sredstva, prihvatljive troškove, brisanje načela postupnog smanjivanja, upotrebu pojednostavnjenih oblika bespovratnih sredstava (jednokratni iznosi, jedinični troškovi i paušalni iznosi) i uklanjanje obveznog dostavljanja jamstava za pretfinanciranje.
(49)
Napredak prema elektroničkoj razmjeni podataka i dostavljanju dokumenata u elektroničkom obliku, koji je značajna mjera pojednostavnjenja, treba biti praćen jasnim uvjetima za prihvaćanje sustava koji će se upotrebljavati kako bi se uspostavilo pravno stabilno okružje.
(50)
Načela zabrane stvaranja dobiti i sufinanciranja trebaju se revidirati u skladu s pojašnjenjima i mjerama pojednostavnjenja koje su uvedene u Financijskoj uredbi. Radi jasnoće je posebno potrebno odrediti detaljna pravila o vrstama primitaka koji se pridržavaju načela zabrane stvaranja dobiti kao i oblike vanjskog sufinanciranja i doprinosa u naravi.
(51)
U pogledu načela transparentnosti, potrebno je odobriti usvajanje i objavu višegodišnjih programa rada jer oni imaju dodanu vrijednost za podnositelje zahtjeva, koji mogu bolje predvidjeti i bolje se pripremiti za pozive za podnošenje prijedloga. U tom kontekstu treba odrediti uvjete pod kojima se programi rada mogu smatrati odlukama o financiranju. Kako bi se osigurala transparentnost također je potrebno objaviti pozive za podnošenje prijedloga, osim u hitnim slučajevima ili kada djelovanje može provesti samo jedan subjekt. Potrebno je odrediti minimalni sadržaj te objave.
(52)
S obzirom na to da kod uvjeta prihvatljivosti za porez na dodanu vrijednost (PDV) koji plaćaju korisnici može lako doći do pogrešaka i odstupanja, potrebno je osigurati da se pojmovi nepovratnog PDV-a i osoba koje nisu porezni obveznici u smislu članka 13. stavka 1. Direktive Vijeća 2006/112/EZ od 28. studenoga 2006. o zajedničkom sustavu poreza na dodanu vrijednost (7) dosljedno shvaćaju i primjenjuju, upućivanjem na aktivnosti koje ti pojmovi obuhvaćaju.
(53)
Kako bi se osigurala transparentnost, jednako postupanje prema podnositeljima zahtjeva i povećala odgovornost dužnosnika za ovjeravanje, potrebno je utvrditi postupak dodjele od podnošenja prijedloga za bespovratno sredstvo, za koji je Komisija trebala predvidjeti minimalne informacije za podnositelje zahtjeva, do njegove evaluacije na temelju unaprijed određenih kriterija prihvatljivosti, uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir prije nego što odgovorni dužnosnik za ovjeravanje donese svoju konačnu i odgovarajuće dokumentiranu odluku. Potrebno je odrediti detaljna pravila o sastavu i zadaćama odbora zaduženog za procjenu prijedloga u odnosu na uvjete sposobnosti i kriterije za odabir, kao i mogućnosti za kontaktiranje podnositelja zahtjeva tijekom postupka dodjele ili pozivanja da prilagode svoje prijedloge. Te mogućnosti trebaju primjereno odražavati zahtjeve u smislu dobrog upravljanja koji su uvedeni u Financijskoj uredbi i trebaju uključivati uvjete pod kojima se prijedlozi mogu prilagoditi prije potpisivanja sporazuma o bespovratnim sredstvima ili obavijesti o odlukama o bespovratnim sredstvima, uz istodobno osiguranje jednakog postupanja prema podnositeljima zahtjeva i poštovanje načela prema kojem inicijativu za djelovanje imaju isključivo podnositelji zahtjeva.
(54)
S obzirom na to da je uporaba jednokratnih iznosa, jediničnih troškova i paušalnih iznosa olakšana i proširena u skladu s Financijskom uredbom, potrebno je pojasniti definicije tih pojednostavnjenih oblika bespovratnih sredstava. Posebno je potrebno pojasniti da je njihova namjena, kao i svih drugih oblika bespovratnih sredstava, da obuhvate kategorije prihvatljivih troškova i naznačiti da njihov iznos ne mora nužno biti utvrđen ex ante, što je posebno važno kada se oni utvrđuju na temelju uobičajenih praksi troškovnog računovodstva korisnika. Postoji i potreba da se osigura stabilnost u pravilima financiranja prema određenom programu. U tu svrhu treba dopustiti uporabu pojednostavnjenih oblika bespovratnih sredstava tijekom cijelog trajanja programa. Za statističke ili metodološke potrebe ili za potrebe sprečavanja i otkrivanja prijevara potrebno je imati pristup općim računovodstvenim informacijama od korisnika, čak i kada se oni financiraju jednokratnim iznosima, jediničnim troškovima ili paušalnim iznosima. Te se provjere, međutim, ne bi trebale upotrebljavati za preispitivanje opravdanosti već dogovorenih jediničnih vrijednosti jednokratnih iznosa, jediničnih troškova ili paušalnih iznosa.
(55)
Dobro financijsko upravljanje zahtijeva da se Komisija zaštiti jamstvima. U fazi prijedloga za bespovratna sredstva, organiziranjem financijskih revizija za prijedloge koji uključuju veće iznose; u fazi isplate pretfinanciranja, ako je to opravdano rizicima koje procjenjuje službenik za ovjeravanje, traženjem prethodnih financijskih jamstava; i u fazi privremenog plaćanja ili plaćanja preostalog iznosa, organiziranjem dostavljanja revizorskih potvrda za zahtjeve za plaćanje koji uključuju najviše iznose i predstavljaju najveći rizik.
(56)
Potrebno je pojasniti uvjete i postupke za suspendiranje i smanjenje bespovratnih sredstava kako bi se bolje definirali razlozi za tu suspenziju ili smanjenje, osigurale odgovarajuće informacije korisnicima i osiguralo da korisnici imaju mogućnost iskoristiti svoje pravo na obranu u bilo kojoj fazi.
(57)
Dobro upravljanje sredstvima Unije također znači da sami korisnici bespovratnih sredstava upotrebljavaju bespovratna sredstva Unije ekonomično i učinkovito. Troškovi ugovora koje su korisnici sklopili za provedbu djelovanja trebaju biti prihvatljivi, pod uvjetom da su ti provedbeni ugovori sklopljeni na temelju ponude koja pruža najbolju vrijednost za novac.
(58)
S obzirom na to da su ograničenja davanja financijske potpore trećim osobama ublažena u Financijskoj uredbi, potrebno je utvrditi minimalne odredbe koje trebaju biti dogovorene na razini sporazuma o bespovratnim sredstvima ili uključene u odluku o bespovratnim sredstvima kako bi se financijska potpora koju korisnici dodjeljuju trećim osobama jasno razlikovala od provedbe proračunskih zadaća koje obavlja osoba kojoj su delegirani poslovi u sklopu neizravnog upravljanja.
(59)
Ovlasti za izricanje sankcija korisnicima bespovratnih sredstava trebaju se uskladiti s ovlastima dodijeljenima u kontekstu javne nabave s obzirom na to da su one iste naravi i na njih se trebaju primjenjivati ista pravila u smislu učinkovitosti i proporcionalnosti.
(60)
Na nagrade se trebaju primjenjivati načela transparentnosti i jednakog postupanja, na isti način kao i na bespovratna sredstva. U tom je kontekstu također potrebno utvrditi minimalna svojstva programa rada i natječaja, uzimajući u obzir odgovarajuće zahtjeve za bespovratna sredstva. Posebno je potrebno odrediti uvjete pod kojima se programi rada mogu smatrati odlukama o financiranju, kao i minimalni sadržaj pravila natječaja, posebno uvjeta za isplatu nagrade pobjednicima u slučaju dodjele i odgovarajuće načine objave.
(61)
Usklađenost s načelima transparentnosti i jednakog postupanja također zahtijeva uspostavljanje jasno utvrđenog postupka dodjele, od dostavljanja prijava do informacija podnositelja zahtjeva i obavješćivanja pobjedničkog sudionika. Taj postupak treba uključivati evaluaciju prijava od strane povjerenstva stručnjaka koje imenuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, primjenjujući kriterije za odabir objavljene u pravilima natječaja kako bi se osigurala nadležnost i neutralnost u procjeni prijava. Na temelju njihovih preporuka, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje treba donijeti konačnu odluku o dodjeljivanju nagrade jer je za izvršenje proračuna uvijek odgovorna Komisija.
(62)
Kako bi se osigurala usklađena provedba različitih financijskih instrumenata unutar Komisije, opći okvir uključen u glavu VII. Financijske uredbe treba biti nadopunjen detaljnim pravilima za upravljanje financijskim instrumentima, uključujući odredbe za odabir subjekata kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna, sadržaj sporazuma o delegiranju, troškove i naknade za upravljanje i za fiducijarne račune.
(63)
Pravila za odabir financijskih posrednika i konačnih primatelja trebaju se utvrditi posebno kada se financijskim instrumentima u iznimnim slučajevima upravlja izravno, preko namjenskih investicijskih subjekata ili drugih mehanizama isporuke, čime se osigurava učinkovita potrošnja sredstava Unije.
(64)
Potrebno je odrediti uvjete za uporabu financijskih instrumenata, uključujući učinak poluge, te okvir nadzora. Također je potrebno osigurati da se financijski instrumenti provode na osnovi odgovarajuće ex ante evaluacije, što Komisiji omogućuje da ih posebno oblikuje kako bi odgovorila na nedostatke tržišta ili situacije neoptimalnog ulaganja.
(65)
U vezi s računovodstvom i financijskim izvještavanjem, općeprihvaćena računovodstvena načela na kojima se moraju temeljiti financijski izvještaji utvrđena su u računovodstvenim pravilima Unije. Tim računovodstvenim pravilima također se određuju uvjeti za knjiženje transakcija u knjige i pravila za vrednovanje imovine i obveza te za formiranje rezervacija kako bi se osiguralo da su informacije pravilno iskazane, potpune i točne.
(66)
U vezi s računovodstvenim pitanjima potrebno je odrediti da računovodstveni službenik svake institucije mora predočiti dokumente koji opisuju organizaciju računovodstva i računovodstvene postupke te institucije te odrediti uvjete koje treba poštovati u slučaju računalne evidencije računovodstvenih sustava, posebno kako bi se osigurala sigurnost pristupa i revizijski postupak za sve promjene u sustavima.
(67)
U vezi s računovodstvom potrebno je odrediti načela koja se primjenjuju na poslovne knjige, bruto bilancu, periodička usklađivanja stanja te bilance i popis imovine te odrediti sastavne dijelove kontnog plana koji donosi računovodstveni službenik Komisije. Trebalo bi utvrditi pravila koja se primjenjuju na evidentiranje radnji, a posebno za načelo dvojnog knjigovodstva, pravila za konverziju radnji koje nisu izražene u eurima i za popratnu dokumentaciju za knjiženje. Također bi trebalo odrediti sadržaj računovodstvenih evidencija.
(68)
Potrebno je utvrditi pravila za popis imovine i pojasniti odgovarajuće odgovornosti računovodstvenih službenika i dužnosnika za ovjeravanje u tom području, kao i pravila koja se primjenjuju na ponovnu prodaju imovine koja se vodi u evidenciji kako bi se osiguralo učinkovito upravljanje imovinom.
(69)
U vezi s vanjskim djelovanjima, ovom se Uredbom, u skladu s Financijskom uredbom, trebaju predvidjeti iznimke koje odražavaju posebna obilježja poslovanja u tom sektoru, uglavnom u pogledu javne nabave i dodjele bespovratnih sredstava, posebno stoga što te postupke provode tijela trećih zemalja koje primaju financijsku potporu Unije. U vezi s javnim nabavama te se razlike trebaju uglavnom odnositi na vrste postupaka i granične vrijednosti od kojih se primjenjuju. U vezi s bespovratnim sredstvima u nekim bi slučajevima trebalo dopustiti financiranje u cijelosti, uglavnom zato da se uzme u obzir smanjena sposobnost korisnika za sufinanciranje.
(70)
Potrebno je uspostaviti detaljne odredbe o korištenju proračunske potpore, kojima se određuju uvjeti pod kojima se proračunska potpora može koristiti te obvezu partnera da Komisiji dostavi pravovremene i pouzdane informacije kako bi se ocijenilo ispunjavanje tih uvjeta.
(71)
U vezi s uzajamnim fondovima Unije potrebno je odrediti načela koja se primjenjuju na doprinos Unije uzajamnim fondovima Unije kao i na doprinose drugih donatora, utvrditi računovodstvena pravila i pravila izvješćivanja uzajamnog fonda Unije, posebno za kamate koje dospijevaju na bankovnom računu uzajamnog fonda, pojasniti odgovarajuće odgovornosti financijskih izvršitelja i odbora uzajamnog fonda, kao i utvrditi obveze u pogledu vanjske revizije. Također je potrebno osigurati pravednu zastupljenost sudjelujućih donatora u odboru uzajamnog fonda i obveznu suglasnost Komisije za korištenje sredstava.
(72)
Kako bi se pojednostavnili postupci javne nabave u sklopu vanjskih djelovanja neke su granične vrijednosti izmijenjene, a istodobno su dodane i prilagođene neke druge granične vrijednosti i postupci upravljanja koji proizlaze iz zajedničkih odredbi.
(73)
U vezi s bespovratnim sredstvima, potrebno je pojednostavniti uvjete za odstupanja od načela sufinanciranja u skladu s Financijskom uredbom.
(74)
Kako bi se zajamčilo dobro upravljanje odobrenim sredstvima Unije također je potrebno odrediti preduvjete i pravila koja treba uključiti u sporazume kada je upravljanje odobrenim sredstvima decentralizirano ili ako se koriste knjige blagajne.
(75)
Primjereno je utvrditi europske urede i odrediti posebna pravila za Ured za publikacije te odredbe kojima se ovlašćuje računovodstveni službenik Komisije za delegiranje nekih svojih zadaća osoblju tih ureda. Također bi trebalo utvrditi operativne postupke za bankovne račune, koje europski uredi mogu biti ovlašteni otvoriti u ime Komisije.
(76)
Po analogiji s objavom informacija o primateljima sredstava Unije, potrebno je objaviti popis stručnjaka iz članka 204. Financijske uredbe koji su odabrani preko poziva na iskaz interesa te predmet njihovih zadaća. Također treba objaviti njihovu naknadu kada prelazi 15 000 EUR.
(77)
Novi postupak uveden člankom 203. Financijske uredbe treba nadopuniti, posebno u vezi s vrstom troškova koji se uključuju u granične vrijednosti utvrđene u tom članku. Potrebno je utvrditi detaljna pravila o projektima vezanima za nekretnine u delegacijama Unije, s obzirom na njihove posebnosti, posebno u hitnim slučajevima. Primjereno je odrediti da stambene zgrade, posebno u delegacijama, koje treba zakupiti ili kupiti u kratkom roku, treba isključiti iz postupka utvrđenog u članku 203. Financijske uredbe. Stjecanje zemljišta bez naknade ili za simboličan iznos ne bi trebalo biti obuhvaćeno postupkom utvrđenim u članku 203. Financijske uredbe jer ono nije dodatno opterećenje za proračun.
(78)
Kako bi se osigurala usklađenost s odredbama Financijske uredbe potrebno je utvrditi prijelazne odredbe. Osim toga, kako bi se osigurala usklađenost s pravnom osnovom koja se odnosi na pojedine sektore, primjereno je odgoditi primjenu odredbi o načinima upravljanja i financijskim instrumentima do 1. siječnja 2014.,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
DIO PRVI
ZAJEDNIČKE ODREDBE
GLAVA I.
PREDMET
Članak 1.
Predmet
Ovom se Uredbom utvrđuju pravila za primjenu Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 (dalje u tekstu: „Financijska uredba”).
GLAVA II.
PRORAČUNSKA NAČELA
POGLAVLJE 1.
Načela jedinstva i točnosti proračuna
Članak 2.
Obračunavanje kamata na pretfinanciranje
(Članak 8. stavak 4. Financijske uredbe)
Kada su kamate plative proračunu, sporazumom sklopljenim između subjekata ili osoba navedenih u točkama od ii. do viii. članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe utvrđuje se da se sredstva pretfinanciranja uplaćuju na bankovne račune ili podračune, koji omogućuju razlikovanje sredstava i povezanih kamata. U protivnom, računovodstvene metode korisnika ili posrednika moraju omogućiti razlikovanje sredstava koje je uplatila Unija i kamata ili drugih koristi koje donesu ta sredstva.
Odredbe ove Uredbe koje se odnose na kamate na pretfinanciranje ne dovode u pitanje knjiženje iznosa pretfinanciranja u aktivi financijskih izvještaja, kako je utvrđeno računovodstvenim pravilima iz članka 143. Financijske uredbe.
POGLAVLJE 2.
Načelo jedne godine
Članak 3.
Odobrena sredstva za financijsku godinu
(Članak 11. stavak 3. Financijske uredbe)
Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja za financijsku godinu sastoje se od:
(a)
odobrenih sredstava predviđenih u proračunu, uključujući u izmjenama proračuna;
(b)
prenesenih odobrenih sredstava;
(c)
odobrenih sredstava ponovno stavljenih na raspolaganje u skladu s člancima 178. i 182. Financijske uredbe;
(d)
odobrenih sredstava proizašlih iz plaćanja pretfinanciranja koja su vraćena u skladu s člankom 177. stavkom 3. Financijske uredbe;
(e)
odobrenih sredstava iz namjenskih prihoda u financijskoj godini ili tijekom prethodnih financijskih godina, koja nisu iskorištena.
Članak 4.
Ukidanje i prijenos odobrenih sredstava
(Članak 13. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i nediferencirana odobrena sredstva koja se odnose na projekte vezane za nekretnine iz članka 13. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe mogu se prenijeti samo ako obveze nije bilo moguće preuzeti do 31. prosinca financijske godine zbog razloga koji se ne mogu pripisati dužnosniku za ovjeravanje, te ako su pripremne faze izvedene do te mjere da je opravdano pretpostaviti da će obveza biti preuzeta najkasnije do 31. ožujka sljedeće godine, odnosno do 31. prosinca za projekte vezane za nekretnine.
2. Pripremne faze iz članka 13. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe, koje bi trebale biti dovršene do 31. prosinca financijske godine kako bi se omogućio prijenos u sljedeću godinu, su posebno:
(a)
za ukupne obveze u smislu članka 85. Financijske uredbe, donošenje odluke o financiranju ili završetak do tog datuma savjetovanja predmetnih službi u okviru svake institucije za donošenje takve odluke;
(b)
za pojedinačne obveze u smislu članka 85. Financijske uredbe, završetak odabira potencijalnih izvoditelja, korisnika, dobitnika nagrada ili osoba kojima su delegirani poslovi.
3. Odobrena sredstva prenesena u skladu s člankom 13. stavkom 2. točkom (a) Financijske uredbe, za koje nije preuzeta obveza do 31. ožujka sljedeće financijske godine, odnosno do 31. prosinca sljedeće godine za iznose koji se odnose na projekte vezane za nekretnine, automatski se ukidaju.
Komisija obavješćuje Europski parlament i Vijeće o odobrenim proračunskim sredstvima koja su na ovaj način ukinuta u roku od mjesec dana od ukidanja u skladu s prvim podstavkom.
4. Odobrena sredstva prenesena u skladu s člankom 13. stavkom 2. točkom (b) Financijske uredbe mogu se koristiti do 31. prosinca sljedeće financijske godine.
5. Računovodstvo omogućuje identifikaciju prenesenih odobrenih sredstava u skladu sa stavcima od 1. do 4.
POGLAVLJE 3.
Načelo obračunske jedinice
Članak 5.
Tečaj za konverziju između eura i drugih valuta
(Članak 19. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene posebnih sektorskih propisa, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje konverziju obavlja koristeći se dnevnim tečajem za euro koji se objavljuje u seriji C Službenog lista Europske unije.
Ako konverziju između eura i drugih valuta moraju obavljati izvoditelji ili korisnici, primjenjuju se posebne odredbe o konverziji iz ugovora o nabavi, sporazuma o bespovratnim sredstvima ili sporazuma o financiranju.
2. Kako bi se izbjegao značajan utjecaj radnji konverzije valuta na razinu sufinanciranja Unije ili štetan utjecaj na proračun Unije, posebnim odredbama o konverziji iz stavka 1. osigurava se, prema potrebi, tečaj konverzije između eura i drugih valuta koji se izračunava uporabom prosjeka dnevnog tečaja tijekom određenog razdoblja.
3. Ako dnevni tečaj za euro nije objavljen za određenu valutu u Službenom listu Europske unije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje koristi računovodstveni tečaj iz stavka 4.
4. Za potrebe računovodstva iz članaka od 151. do 156. Financijske uredbe te podložno članku 240. ove Uredbe, konverzija između eura i neke druge valute obavlja se na temelju mjesečnog računovodstvenog tečaja za euro. Taj računovodstveni tečaj utvrđuje računovodstveni službenik Komisije na temelju izvora informacija koje smatra pouzdanim, te na temelju tečaja na pretposljednji radni dan u mjesecu koji je prethodio onom za koji se tečaj utvrđuje.
5. Rezultati preračunavanja valuta iz stavka 4. ovog članka prikazani su pod posebnim naslovom u računovodstvu institucije.
Prvi podstavak ovog stavka primjenjuje se mutatis mutandis na tijela iz članka 208. Financijske uredbe.
Članak 6.
Tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta
(Članak 19. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene posebnih sektorskih propisa ili iz posebnih ugovora o javnoj nabavi, sporazuma ili odluka o bespovratnim sredstvima i sporazuma o financiranju, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta u slučajevima kada konverziju obavlja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje jest tečaj na dan kada služba za ovjeravanje pripremi nalog za plaćanje ili nalog za povrat.
2. U slučaju knjiga blagajne u eurima, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta određuje se na temelju datuma kada banka izvrši plaćanje.
3. Za reguliranje knjiga blagajne u nacionalnim valutama iz članka 19. Financijske uredbe, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta jest tečaj koji se primjenjuje u mjesecu rashoda iz navedene knjige blagajne.
4. Za naknadu paušalnih rashoda ili rashoda koji proizlaze iz Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije (dalje u tekstu: „Pravilnici o osoblju”), za što je određena gornja granica te koja se isplaćuje u valutama koje nisu euro, koristi se tečaj koji se primjenjuje u trenutku nastanka prava.
POGLAVLJE 4.
Načelo univerzalnosti
Članak 7.
Struktura namjenskih prihoda i osiguranje odgovarajućih odobrenih sredstava
(Članak 21. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje članke 9. i 10. struktura namjenskih prihoda u proračunu obuhvaća:
(a)
u izvještaju o prihodu u odjeljku proračuna za svaku instituciju, proračunsku liniju na koju se unosi prihod;
(b)
u izvještaju o rashodima primjedbe uz proračun, uključujući opće primjedbe, pokazuju koje linije mogu primiti odobrena sredstva koja odgovaraju raspoloživom namjenskom prihodu.
U slučaju iz točke (a) prvog podstavka bilježi se oznaka „pro memoria” te se procijenjeni prihod iskazuje samo kao informacija u primjedbama.
2. Ako prihod prima institucija, odobrena sredstva u visini namjenskih prihoda stavljaju se na raspolaganje automatski kao odobrena sredstva za preuzimanje obveza i kao odobrena sredstva za plaćanja, osim u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučajevima predviđenima u članku 181. stavku 2. i članku 183. stavku 2. Financijske uredbe;
(b)
u slučaju predviđenom u članku 21. stavku 2. točki (b) Financijske uredbe za države članice ako je sporazum o financijskom doprinosu izražen u eurima.
U slučaju iz točke (b) prvog podstavka, odobrena sredstva za preuzimanje obveza mogu biti stavljena na raspolaganje nakon što država članica potpiše sporazum o financijskom doprinosu.
Članak 8.
Doprinosi država članica za istraživačke programe
(Članak 21. stavak 2. točka (a) Financijske uredbe)
1. Doprinosi država članica za financiranje određenih dopunskih istraživačkih programa iz članka 5. Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1150/2000 (8) plaćaju se na sljedeći način:
(a)
sedam dvanaestina iznosa unesenog u proračun plaća se najkasnije 31. siječnja tekuće financijske godine;
(b)
preostalih pet dvanaestina plaća se najkasnije 15. srpnja tekuće proračunske godine.
2. Kada proračun nije potpuno donesen prije početka financijske godine, doprinosi iz stavka 1. temelje se na iznosu koji je unesen u proračun za prethodnu financijsku godinu.
3. Svaki doprinos ili dodatno plaćanje koje u proračun duguju države članice knjiži se u računu ili računima Komisije u roku 30 kalendarskih dana od poziva za sredstva.
4. Plaćanja se knjiže na računu utvrđenom u Uredbi (EZ, Euratom) br. 1150/2000 te podliježu uvjetima utvrđenima tom uredbom.
Članak 9.
Namjenski prihodi koji proizlaze iz sudjelovanja država EFTA-e u određenim programima Unije
(Članak 21. stavak 2. točka (e) Financijske uredbe)
1. Da bi se u proračun moglo uključiti sudjelovanje država članica Europskog udruženja slobodne trgovine (dalje u tekstu: „države EFTA-e”) u određenim programima Unije, struktura proračuna je sljedeća:
(a)
u izvještaju o prihodu unosi se linija s oznakom „pro memoria” i na njoj se iskazuje cjelokupni iznos doprinosa država EFTA-e za predmetnu financijsku godinu.
(b)
u izvještaju o rashodima:
i.
primjedbe za svaku liniju koja se odnosi na aktivnosti Unije u kojima sudjeluju države EFTA-e prikazuju „informativnu” procijenjenu vrijednost sudjelovanja;
ii.
u prilogu koji čini sastavni dio proračuna, navode se sve linije koje obuhvaćaju aktivnosti Unije u kojima sudjeluju države EFTA-e.
Za potrebe točke (a) prvog podstavka, procijenjeni iznos iskazuje se u primjedbama uz proračun.
Prilog iz točke (b) podtočke ii. prvog podstavka odražava i dio je strukture za potrebe odobrenih sredstva koja odgovaraju takvom sudjelovanju, kako je to predviđeno stavkom 2. te za izvršenje takvih rashoda.
2. Na temelju članka 82. Sporazuma o Europskom gospodarskom prostoru (dalje u tekstu: „Sporazum o EGP-u”) iznosi godišnjeg sudjelovanja država EFTA-e, kako je to Komisiji potvrdio Zajednički odbor Europskoga gospodarskog prostora u skladu s člankom 1. stavkom 5. Protokola 32. uz Sporazum o EGP-u, na početku financijske godine osigurava se cijeli iznos odgovarajućih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanja.
3. Ako se u tijeku financijske godine osiguraju dodatna odobrena sredstva na proračunskim linijama uz sudjelovanje država EFTA-e, a države EFTA-e nisu tijekom godine u mogućnosti na odgovarajući način prilagoditi svoje doprinose kako bi udovoljile „čimbeniku proporcionalnosti” iz članka 82. Sporazuma o EGP-u, Komisija može kao privremenu i iznimnu mjeru koristiti svoja gotovinska sredstva za pretfinanciranje udjela država EFTA-e. Uvijek kada su predviđena takva dodatna odobrena sredstva, Komisija što je prije moguće traži odgovarajuće doprinose od država EFTA-e. Komisija svake godine obavješćuje Europski parlament i Vijeće o tako donesenim odlukama.
Pretfinanciranje se u proračunu za sljedeću financijsku godinu određuje što je prije moguće.
4. U skladu s člankom 21 stavkom 2. točkom (e) Financijske uredbe, financijski doprinosi država EFTA-e predstavljaju vanjski namjenski prihod. Računovodstveni službenik donosi odgovarajuće mjere kako bi se osiguralo da se posebno nadzire korištenje prihoda koji proizlazi iz tih doprinosa i odgovarajućih odobrenih sredstava.
U izvješću iz članka 150. stavka 2. Financijske uredbe Komisija posebno prikazuje faze izvršenja prihoda i rashoda koje se odnose na sudjelovanje država EFTA-e.
Članak 10.
Prihodi od sankcija izrečenih državama članicama koje su izjavile da imaju prekomjerni manjak
(Članak 21. stavak 2. točka (c) Financijske uredbe)
Struktura proračuna za uključivanje prihoda od sankcija iz odjeljka 4. Uredbe Vijeća (EZ) br. 1467/97 je (9) sljedeća:
(a)
u izvještaju o prihodu unosi se linija s oznakom „pro memoria” na koju se unosi kamata na takve iznose;
(b)
istodobno, ne dovodeći u pitanje članak 77. Financijske uredbe, za te iznose iz izvještaja o prihodu treba u izvještaju o rashodima iskazati odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja.
Odobrena sredstva iz točke (b) prvog podstavka izvršavaju se u skladu s člankom 20. Financijske uredbe.
Članak 11.
Troškovi koji proizlaze iz prihvaćanja donacija Uniji
(Članak 22. Financijske uredbe)
Za potrebe dobivanja odobrenja Europskog parlamenta i Vijeća iz članka 22. stavka 2. Financijske uredbe, Komisija procjenjuje i pojašnjava financijske troškove, uključujući naknadne troškove, koji proizlaze iz prihvaćanja donacija Uniji.
Članak 12.
Računi za vraćanje poreza
(Članak 23. stavak 3. Financijske uredbe)
Svi porezi koje Unija snosi u skladu s člankom 23. stavkom 2. i člankom 23. stavkom 3. točkom (a) Financijske uredbe unose se na privremeni račun dok ih predmetne države ne vrate.
POGLAVLJE 5.
Načelo specifikacije
Članak 13.
Pravila za izračun postotaka prijenosa institucija osim Komisije
(Članak 25. Financijske uredbe)
1. Postoci iz članka 25. Financijske uredbe izračunavaju se u trenutku podnošenja zahtjeva za prijenos te upućivanjem na odobrena sredstva u proračunu, uključujući ona u izmjenama proračuna.
2. Iznos koji treba uzeti u obzir jest iznos koji je zbroj namjeravanih prijenosa na liniji s koje se izvršava prijenos, nakon prilagodbe za prethodno izvršene prijenose.
Iznos koji odgovara prijenosima koje pojedina institucija može obaviti samostalno bez odluke Europskog parlamenta i Vijeća ne uzima se u obzir.
Članak 14.
Pravila za izračun postotaka prijenosa Komisije
(Članak 26. Financijske uredbe)
1. Postoci iz članka 26. stavka 1. Financijske uredbe izračunavaju se u trenutku podnošenja zahtjeva za prijenos te upućivanjem na odobrena sredstva u proračunu, uključujući ona u izmjenama proračuna.
2. Iznos koji treba uzeti u obzir jest iznos koji je zbroj namjeravanih prijenosa na liniji s koje se ili na koju se izvršava prijenos, nakon prilagodbe za prethodno izvršene prijenose.
Iznos koji odgovara prijenosima koje Komisija može obaviti samostalno bez odluke Europskog parlamenta i Vijeća ne uzima se u obzir.
Članak 15.
Administrativni rashodi
(Članak 26. Financijske uredbe)
Rashodi iz točke (b) prvog podstavka stavka 1. članka 26. Financijske uredbe za svako područje politike pokrivaju stavke iz članka 44. stavka 3. Financijske uredbe.
Članak 16.
Razlozi za zahtjeve za prijenose odobrenih sredstava
(Članci 25. i 26. Financijske uredbe)
Prijedlozima za prijenose i svim informacijama za Europski parlament i Vijeće u vezi s prijenosima izvršenima na temelju članaka 25. i 26. Financijske uredbe prilaže se odgovarajuća i detaljna popratna dokumentacija koja pokazuje izvršenje odobrenih sredstava i procjene potreba do kraja financijske godine, kako za linije na koje se odobrena sredstva prenose, tako i za one s kojih se prenose.
Članak 17.
Razlozi za zahtjeve za prijenose iz pričuve za pomoć u nuždi
(Članak 29. Financijske uredbe)
Prijedlozima za prijenose koji bi omogućili korištenje pričuve za pomoć u nuždi iz članka 29. Financijske uredbe prilaže se odgovarajuća i detaljna popratna dokumentacija koja pokazuje:
(a)
za svaku liniju na koju se sredstva prenose, zadnje raspoložive informacije o izvršenju odobrenih sredstava i procjena potreba do kraja financijske godine;
(b)
za sve linije koje se odnose na vanjsko djelovanje, izvršenje odobrenih sredstava do kraja mjeseca koji prethodi mjesecu kada je podnesen zahtjev za prijenos i procjenu potreba do kraja financijske godine, uključujući usporedbu s početnom procjenom;
(c)
analizu mogućnosti preraspodjele odobrenih sredstava.
POGLAVLJE 6.
Načelo dobrog financijskog upravljanja
Članak 18.
Evaluacija
(Članak 30. Financijske uredbe)
1. Svi prijedlozi za programe ili aktivnosti na temelju kojih dolazi do proračunskih rashoda podliježu ex ante evaluaciji kojom se utvrđuje:
(a)
potrebe koje je potrebno kratkoročno ili dugoročno zadovoljiti;
(b)
dodanu vrijednost sudjelovanja Unije;
(c)
ciljeve politike i upravljanja koje treba ostvariti, a koji uključuju mjere potrebne za zaštitu financijskih interesa Unije u području sprečavanja prijevara, njihova otkrivanja, ispitivanja, otklanjanja i sankcija;
(d)
raspoložive mogućnosti politike, uključujući i s njima povezane rizike;
(e)
očekivane rezultate i učinke, posebno gospodarske, socijalne i ekološke učinke te pokazatelje i načine evaluacije potrebne za njihovo mjerenje;
(f)
najprimjereniju metodu provedbe odabrane/odabranih mogućnosti;
(g)
unutarnju koherentnost predloženog programa ili aktivnosti te njegov odnos s ostalim odgovarajućim instrumentima;
(h)
opseg odobrenih sredstava, ljudskih resursa i drugih administrativnih rashoda koje je potrebno dodijeliti, uz uvažavanje načela ekonomičnosti;
(i)
spoznaje do kojih se došlo na temelju sličnih iskustava u prošlosti.
2. Prijedlogom se određuju mjere za praćenje, izvješćivanje i evaluaciju, uzimajući u obzir odgovornosti svih razina države koje sudjeluju pri provedbi predloženog programa ili aktivnosti.
3. Za sve programe ili aktivnosti, uključujući pilot projekte i pripremne aktivnosti gdje uključena sredstva prelaze 5 000 000 EUR primjenjuje se privremena i/ili ex post evaluacija dodijeljenih ljudskih i financijskih resursa te ostvarenih rezultata kako bi se potvrdilo da su oni bili u skladu s postavljenim ciljevima:
(a)
postignuti rezultati pri provedbi višegodišnjeg programa periodički se evaluiraju u skladu s rasporedom koji omogućuje da se uzmu u obzir nalazi takve evaluacije prilikom donošenja odluke o obnavljanju, izmjeni ili suspenziji programa;
(b)
aktivnosti financirane na godišnjoj osnovi podliježu evaluaciji ostvarenih rezultata najmanje svakih šest godina.
Točke (a) i (b) prvog podstavka ne primjenjuju se na pojedinačne projekte ili djelovanja koja se provode u okviru aktivnosti, za koje zahtjev može biti ispunjen putem konačnih izvješća koja šalju tijela koja su provela djelovanje.
4. Evaluacije iz stavaka 1. i 3. moraju biti razmjerne s uključenim resursima te s učinkom predmetnog programa ili aktivnosti.
Članak 19.
Financijski izvještaj
(Članak 31. Financijske uredbe)
Financijski izvještaj sadrži financijske i ekonomske podatke koji omogućuju zakonodavnom tijelu da procijeni potrebu za djelovanjem Unije. Financijski izvještaj sadrži korisne informacije o usklađenosti s drugim aktivnostima Unije i mogućoj sinergiji.
U slučaju višegodišnjih operacija, financijski izvještaj sadrži pregled predvidivih godišnjih potreba u smislu odobrenih sredstava i radnih mjesta, uključujući vanjsko osoblje, te evaluaciju njihovog srednjoročnog financijskog učinka.
POGLAVLJE 7.
Načelo transparentnosti
Članak 20.
Privremena objava proračuna
(Članak 34. Financijske uredbe)
Što je prije moguće, a najkasnije četiri tjedna nakon konačnog donošenja proračuna, konačni detaljni iznosi proračuna objavljuju se, na inicijativu Komisije, na svim jezicima na internetskim stranicama institucija, do službene objave u Službenom listu Europske Unije.
Članak 21.
Objava podataka o vrijednostima i primateljima sredstava Unije
(Članak 35. Financijske uredbe)
1. Podaci o primateljima sredstava Unije koja su dodijeljena u sklopu izravnog upravljanja objavljuju se na internetskoj stranici institucija Unije najkasnije do 30 lipnja. godine koja slijedi nakon financijske godine u kojoj su dodijeljena sredstva.
Osim objave iz prvog podstavka podaci se mogu objaviti i prema standardiziranom načinu prikazivanja preko drugog prikladnog medija.
2. Osim ako nije drukčije predviđeno u ovoj Uredbi i sektorskim pravilima, sljedeći podaci se objavljuju uzimajući u obzir kriterije utvrđene u članku 35. stavku 3. Financijske uredbe:
(a)
ime primatelja;
(b)
mjesto primatelja;
(c)
dodijeljeni iznos;
(d)
priroda i svrha mjere.
Za potrebe točke (b) izraz „mjesto” znači:
i.
adresa primatelja, ako je primatelj pravna osoba;
ii.
regija na razini NUTS 2, ako je primatelj fizička osoba.
U vezi s osobnim podacima koji se odnose na fizičke osobe, objavljeni podaci uklanjaju se dvije godine nakon kraja financijske godine u kojoj su sredstva dodijeljena. To se primjenjuje i na osobne podatke koji se odnose na pravne osobe kod kojih se u službenom nazivu spominje jedna fizička osoba ili više njih.
3. Podaci iz stavka 2. objavljuju se samo za nagrade, bespovratna sredstva i ugovore koji su sklopljeni nakon natječaja ili postupaka za dodjelu bespovratnih sredstava odnosno postupaka javne nabave. Podaci se ne objavljuju za:
(a)
stipendije isplaćene fizičkim osobama i druge izravne potpore koje se isplaćuju fizičkim osobama u najvećoj nuždi iz članka 125. stavka 4. točke (c) Financijske uredbe;
(b)
ugovore čija je vrijednost niža od iznosa iz članka 137. stavka 2. ove Uredbe.
4. Od objave se odustaje ako bi se njome mogla ugroziti prava i slobode dotičnih pojedinaca koja su zaštićena Poveljom o temeljnim pravima Europske unije ili ako bi se naštetilo komercijalnim interesima primatelja.
Članak 22.
Povezanost s objavom podataka o primateljima sredstava Unije koja su dodijeljena u sklopu neizravnog upravljanja
(Članak 35. Financijske uredbe)
Kada je upravljanje sredstvima Unije delegirano tijelima iz članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe, sporazumima o delegiranju zahtijeva se da ta tijela kojima je povjereno upravljanje sredstvima na svojoj internetskoj stranici objave podatke iz stavaka 2. i 3. članka 21. prema standardiziranom načinu prikazivanja.
Na internetskoj stranici institucija Unije navodi se najmanje adresa internetske stranice na kojoj se mogu pronaći ti podaci, ako oni nisu izravno objavljeni na za to namijenjenom mjestu na internetskoj stranici institucija Unije.
Osim objave iz prvog podstavka podaci se mogu objaviti prema standardiziranom načinu prikazivanja preko drugog prikladnog medija.
Stavci od 2. do 4. članka 21. odnose se na objavu iz prvog stavka ovog članka.
GLAVA III.
DONOŠENJE I STRUKTURA PRORAČUNA
Članak 23.
Financijsko programiranje
(Članak 38. Financijske uredbe)
Financijsko programiranje iz članka 38. Financijske uredbe strukturirano je prema kategorijama rashoda, područjima politike i proračunskim linijama. Ukupno financijsko programiranje obuhvaća sve kategorije rashoda osim poljoprivrede, kohezijske politike i administracije, za koje se dostavljaju samo sažeti podaci.
Članak 24.
Nacrti izmjene proračuna
(Članak 41. stavak 1. Financijske uredbe)
Nacrti izmjene proračuna popraćeni su izvještajima o razlozima i informacijama o izvršenju proračuna za prethodnu i tekuću financijsku godinu koje su dostupne u vrijeme pripreme izmjene proračuna.
Članak 25.
Proračunska nomenklatura
(Članak 44. Financijske uredbe)
Proračunska nomenklatura je usklađena s načelima specifikacije, transparentnosti i dobrog financijskog upravljanja. Njome se osigurava jasnoća i transparentnost koje su potrebne za proračunski proces, olakšava utvrđivanje glavnih ciljeva koji proizlaze iz odgovarajućih pravnih osnova te se omogućavaju mogući odabiri političkih prioriteta i učinkovito i djelotvorno izvršavanje.
Članak 26.
Stvarni rashodi u zadnjoj financijskoj godini za koju je pripremljen završni račun
(Članak 49. stavak 1. točka (a) podtočka v. Financijske uredbe)
Za potrebe donošenja proračuna stvarni rashodi u zadnjoj financijskoj godini za koju je pripremljen završni račun utvrđuju se na sljedeći način:
(a)
u preuzetim obvezama: preuzete obveze knjižene tijekom financijske godine u odnosu na odobrena sredstva za tu financijsku godinu, kako je određeno u članku 3.;
(b)
u plaćanjima: plaćanja izvršena u financijskoj godini, odnosno, za koje je poslan nalog za plaćanje u banku, u odnosu na odobrena sredstva za tu financijsku godinu, kako je određeno u članku 3.
Članak 27.
Primjedbe uz proračun
(Članak 49. stavak 1. točka (a) podtočka vi. Financijske uredbe)
Primjedbe uz proračun uključuju:
(a)
upućivanja na temeljni akt, ako postoji;
(b)
sva odgovarajuća obrazloženja u vezi s prirodom i svrhom odobrenih sredstava.
Članak 28.
Plan radnih mjesta
(Članak 49. stavak 1. točka (c) podtočka i. Financijske uredbe)
Osoblje u Agenciji za opskrbu prikazuje se posebno u planu radnih mjesta Komisije.
GLAVA IV.
IZVRŠENJE PRORAČUNA
POGLAVLJE 1.
Opće odredbe
Članak 29.
Informacije o prijenosu osobnih podataka za potrebe revizije
(Članak 53. Financijske uredbe)
Potencijalni korisnici, natjecatelji, ponuditelji i sudionici se u svim pozivima u kontekstu bespovratnih sredstava, javne nabave ili nagrada u sklopu izravnog upravljanja, u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (10), obavješćuju da s ciljem zaštite financijskih interesa Unije njihovi osobni podaci mogu biti proslijeđeni službama unutarnje revizije, Europskom revizorskom sudu, povjerenstvu za financijske nepravilnosti ili Europskom uredu za borbu protiv prijevara (dalje u tekstu: „OLAF”) te između dužnosnika za ovjeravanje Komisije i izvršnih agencija.
Članak 30.
Pripremne mjere u području zajedničke vanjske i sigurnosne politike
(Članak 54. stavak 2. točka (c) Financijske uredbe)
Financiranje mjera usuglašenih od strane Vijeća za pripremu operacija Unije za upravljanje krizama u skladu s glavom V. Ugovora o Europskoj uniji pokriva povećane troškove koji izravno nastaju slanjem na teren misije ili tima, uključujući, između ostalog, osoblje institucija Unije, te obuhvaćaju osiguranje od visokog rizika, putne troškove, troškove smještaja i dnevnica.
Članak 31.
Posebne ovlasti Komisije na temelju Ugovora
(Članak 54. stavak 2. točka (d) Financijske uredbe)
1. Članci Ugovora o funkcioniranju Europske unije (dalje u tekstu: „UFEU”) kojima se izravno dodjeljuju posebne ovlasti Komisiji su:
(a)
članak 154. (socijalni dijalog);
(b)
članak 156. (studije, mišljenja i savjetovanja o socijalnim pitanjima);
(c)
članci 159. i 161. (posebna izvješća o socijalnim pitanjima);
(d)
članak 168. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi sa zaštitom zdravlja);
(e)
članak 171. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s transeuropskim mrežama);
(f)
članak 173. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s industrijom);
(g)
članak 175. drugi podstavak (izvješće o napretku u ostvarivanju ekonomske, socijalne i teritorijalne kohezije);
(h)
članak 181. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s istraživanjem i tehnološkim razvojem);
(i)
članak 190. (izvješće o istraživanju i tehnološkom razvoju);
(j)
članak 210. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s politikama za razvoj suradnje);
(k)
članak 214. stavak 6. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s mjerama humanitarne pomoći).
2. Članci Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju (dalje u tekstu: „Ugovor o Euratomu”) kojima se izravno dodjeljuju posebne ovlasti Komisiji su:
(a)
članak 70. (financijska potpora u granicama koje su utvrđene proračunom za programe geoloških istraživanja na državnim područjima država članica);
(b)
članci od 77. do 85.
3. Prilikom predstavljanja nacrta proračuna, popisi iz stavaka 1. i 2. mogu se dopuniti daljnjim pojedinostima, uz naznaku predmetnih članaka i uključenih iznosa.
Članak 32.
Radnje koje bi mogle predstavljati sukob interesa i postupak
(Članak 57. Financijske uredbe)
1. Radnje na koje bi mogao utjecati sukob interesa u smislu članka 57. stavka 2. Financijske uredbe mogu, između ostalog, imati jedan od sljedećih oblika, ne dovodeći u pitanje njihovu kvalifikaciju kao nezakonitih aktivnosti iz članka 141.:
(a)
odobravanje neopravdanih izravnih ili neizravnih pogodnosti samom sebi ili drugima;
(b)
odbijanje da se korisniku dodijele prava ili pogodnosti na koje korisnik ima pravo;
(c)
izvršenje nezakonitih ili protupravnih radnji ili propuštanje izvršenja obveznih radnji.
Druge radnje na koje bi mogao utjecati sukob interesa su radnje koje mogu narušiti nepristrano i objektivno obavljanje dužnosti određene osobe kao što su, između ostalog, sudjelovanje u komisiji za evaluaciju za postupak javne nabave ili dodjele bespovratnih sredstava kada osoba može, izravno ili neizravno, ostvariti financijske koristi od rezultata tih postupaka.
2. Smatra se da postoji sukob interesa ako je podnositelj zahtjeva, natjecatelj ili ponuditelj član osoblja na koje se odnosi Pravilnik o osoblju, osim ako je njegovo sudjelovanje u postupku unaprijed odobreno od strane nadređene osobe.
3. U slučaju sukoba interesa dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti poduzima odgovarajuće mjere kako bi se izbjegao nedopušteni utjecaj dotične osobe na taj proces ili postupak.
POGLAVLJE 2.
Načini izvršenja
Odjeljak 1.
Opće odredbe
Članak 33.
Način upravljanja
(Članak 58. Financijske uredbe)
Računovodstvenim sustavom Komisije određuje se način upravljanja i, u sklopu svakog načina upravljanja, vrsta subjekta ili osobe iz članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna.
Što se tiče izravnog upravljanja od strane Komisije u skladu s člankom 58. stavkom 1. točkom (a) Financijske uredbe, računovodstvenim sustavom razlikuje se upravljanje od strane sljedećih:
(a)
službi Komisije;
(b)
izvršnih agencija;
(c)
šefova delegacija Unije;
(d)
uzajamnih fondova iz članka 187. Financijske uredbe.
Odjeljak 2.
Izravno upravljanje
Članak 34.
Izravno upravljanje
(Članak 58. stavak 1. točka (a) Financijske uredbe)
Kada Komisija izvršava proračun izravno u svojim službama, zadaće izvršenja obavljaju financijski izvršitelji u smislu članaka od 64. do 75. Financijske uredbe i u skladu s uvjetima utvrđenim u ovoj Uredbi.
Članak 35.
Izvršenje ovlasti delegiranih izvršnim agencijama
(Članak 58. stavak 1. točka (a) i članak 62. Financijske uredbe)
1. Odlukama o delegiranju ovlasti ovlašćuju se izvršne agencije kao dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti za izvršavanje odobrenih sredstava u vezi s programom Unije koji im je povjeren na upravljanje.
2. Instrument Komisije o delegiranju ovlasti sadrži barem odredbe navedene u točkama od (a) do (d) članka 40. Formalni prihvat instrumenta u ime izvršne agencije pisanim putem daje njezin direktor.
Članak 36.
Poštovanje pravila o javnoj nabavi
(Članak 63. Financijske uredbe)
Kada Komisija povjerava zadaće privatnim tijelima iz članka 63. stavka 2. Financijske uredbe, ona s njima sklapa ugovor u skladu s glavom V. dijela prvog i poglavljem III. glave IV. dijela drugog Financijske uredbe.
Odjeljak 3.
Podijeljeno upravljanje s državama članicama
Članak 37.
Posebne odredbe o podijeljenom upravljanju s državama članicama - mjere za promicanje najboljih praksi
(Članak 59. Financijske uredbe)
Komisija sastavlja registar tijela odgovornih za upravljanje, ovjeravanje i reviziju na temelju posebnih sektorskih propisa.
Kako bi se promicale najbolje prakse u provedbi strukturnih fondova, Kohezijskog fonda, Europskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj, Europskog fonda za jamstva u poljoprivredi i Europskog fonda za ribarstvo, Komisija za informaciju tijelima koja su odgovorna za upravljanje i kontrolu stavlja na raspolaganje metodološki priručnik u kojem određuje vlastitu strategiju kontrole i pristup, uključujući kontrolne popise, te utvrđene primjere najboljih praksi. Priručnik se ažurira kadgod se to pokaže potrebnim.
Odjeljak 4.
Neizravno upravljanje
Članak 38.
Istovjetnost sustava, pravila i postupaka u neizravnom upravljanju
(Članak 60. Financijske uredbe)
1. Komisija može prihvatiti da su pravila i postupci javne nabave istovjetni njezinima ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
usklađeni su s načelom velike konkurencije među ponuditeljima kako bi se dobila najbolja vrijednost za novac, a pregovarački postupci ograničeni su na razumne iznose ili su valjano utemeljeni;
(b)
njima se osigurava transparentnost s odgovarajućom ex ante objavom, posebno poziva za podnošenje ponuda, i odgovarajuća ex post objava izvoditelja;
(c)
njima se osiguravaju jednako postupanje, proporcionalnost i nediskriminacija;
(d)
njima se sprečavaju sukobi interesa tijekom cijelog postupka javne nabave.
Nacionalno pravo država članica ili trećih zemalja kojim se prenosi Direktiva 2004/18/EZ smatra se istovjetnim pravilima koja primjenjuju institucije u skladu s Financijskom uredbom.
2. Komisija može prihvatiti da su pravila i postupci odobravanja bespovratnih sredstava istovjetni njezinima ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
oni su usklađeni s načelima proporcionalnosti, dobrog financijskog upravljanja, jednakog postupanja i nediskriminacije;
(b)
njima se osigurava transparentnost s odgovarajućom objavom poziva za podnošenje prijedloga, pri čemu su postupci izravne dodjele ograničeni na razumne iznose ili su valjano utemeljeni, i s odgovarajućom ex post objavom korisnika, pri čemu se u obzir uzima načelo proporcionalnosti;
(c)
njima se sprečavaju sukobi interesa tijekom cijelog postupka dodjele bespovratnih sredstava;
(d)
njima se osigurava da bespovratna sredstva ne mogu biti kumulativna ni dodijeljena unatrag te da, u pravilu, moraju uključivati sufinanciranje i ne smiju imati svrhu ni učinak ostvarivanja dobiti za korisnika.
3. Komisija može prihvatiti da se računovodstvenim sustavima i sustavima unutarnje kontrole koje primjenjuju subjekti i osobe kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna u ime Komisije osiguravaju istovjetne razine zaštite financijskih interesa Unije i da se njima realno osiguravaju ciljevi upravljanja ako su usklađeni s načelima utvrđenima u članku 32. Financijske uredbe.
Članak 39.
Ex ante ocjena pravila i postupaka subjekata i osoba u neizravnom upravljanju
(Članak 61. stavak 1. Financijske uredbe)
Za potrebe ex ante ocjene na temelju članka 61. stavka 1. Financijske uredbe, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se pouzdati u ex ante ocjenu drugog dužnosnika za ovjeravanje, pod uvjetom da su njihovi zaključci relevantni za posebne rizike zadaća koje se povjeravaju, a posebno za njihovu narav i obuhvaćene iznose.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se pouzdati u ex ante ocjenu drugih donatora ako je ta ocjena provedena imajući u vidu uvjete koji su istovjetni uvjetima za neizravno upravljanje iz članka 60. Financijske uredbe
Članak 40.
Sadržaj sporazuma kojim se zadaće izvršenja proračuna povjeravaju subjektima i osobama
(Članak 61. stavak 3. Financijske uredbe)
Sporazumi o delegiranju sadrže detaljne odredbe kojima se osigurava zaštita financijskih interesa Unije i transparentnost obavljenih poslova. Oni uključuju najmanje sljedeće:
(a)
jasnu definiciju dodijeljenih zadaća i njihovih ograničenja, posebno u vezi s izmjenama povjerenih zadaća, odricanjem od povrata dugovanja, upotrebom vraćenih ili neiskorištenih sredstava;
(b)
uvjete i detaljne odredbe za izvršavanje zadaća, odgovornosti i organizaciju kontrola koje je potrebno izvršiti, uključujući evaluaciju programa;
(c)
uvjete za plaćanje doprinosa Unije, uključujući nadoknadu troškova nastalih tijekom izvršenja, kao i naknadu subjektu kojem je povjerena zadaća izvršenja proračuna, zajedno s pravilima o tome koja je popratna dokumentacija potrebna za pravdanje plaćanja;
(d)
pravila za obavješćivanje Komisije o izvršavanju zadaća, očekivanim rezultatima, nepravilnostima koje su se pojavile i poduzetim mjerama, uvjetima pod kojima se plaćanja mogu suspendirati ili prekinuti kao i uvjete pod kojima se prekida izvršavanje zadaća;
(e)
datum do kojeg se sklapaju pojedinačni ugovori i sporazumi kojima se provodi sporazum o delegiranju, pri čemu taj datum mora biti primjeren prirodi povjerenih zadaća;
(f)
pravila o isključenju koja subjektu ili osobi omogućavaju da subjekte koji su u situacijama iz točaka (a), (b) i (e) članka 106. stavka 1. i točaka (a) i (b) članka 107. Financijske uredbe isključi iz sudjelovanja u postupcima javne nabave, dodjele bespovratnih sredstava ili nagrada ili iz mogućnosti da im se dodijele ugovori u javnoj nabavi, bespovratna sredstva ili nagrade;
(g)
detaljne odredbe za kontrolu koju obavlja Komisija, kao i odredbe kojima se Komisiji, OLAF-u i Revizorskom sudu daje pristup informacijama koje su im potrebne za izvršavanje njihovih dužnosti te ovlast provedbe revizija i istraga, uključujući provjere na licu mjesta;
(h)
mehanizme kojima se predviđa:
i.
obveza subjekta kojemu je povjerena zadaća izvršenja proračuna da bez odgađanja obavijesti Komisiju o svim prijevarama koje su se dogodile pri upravljanju sredstvima Unije i o poduzetim mjerama;
ii.
određivanje kontaktne točke koja ima odgovarajuće ovlasti da izravno surađuje s OLAF-om kako bi se olakšale njegove operativne aktivnosti;
(i)
uvjete koji uređuju korištenje bankovnih računa i uprihodovanih kamata predviđenih u članku 8. stavku 4. Financijske uredbe;
(j)
odredbe koje osiguravaju vidljivost djelovanja Unije u odnosu na druge aktivnosti tijela.
Članak 41.
Izjava o upravljanju i izvještaj o usklađenosti
(Članak 60. stavak 5. Financijske uredbe)
U slučaju mjera koje završavaju prije kraja dotične financijske godine, završno izvješće subjekta ili osobe kojoj je povjereno izvršavanje te mjere može zamijeniti izjavu o upravljanju iz članka 60. stavka 5. točke (b) Financijske uredbe, pod uvjetom da je podneseno prije 15. veljače godine koja slijedi nakon dotične financijske godine.
Ako međunarodne organizacije i treće zemlje provode mjere koje nisu višegodišnje i ograničene su na 18 mjeseci, izvještaj o usklađenosti iz članka 60. stavka 5. Financijske uredbe može se uključiti u završno izvješće.
Članak 42.
Postupci ispitivanja i prihvaćanja financijskih izvještaja i postupci za isključivanje iz financiranja Unije rashoda koji čine povredu pravila koja se primjenjuju u neizravnom upravljanju
(Članak 60. stavak 6. točke (b) i (c) Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe sadržane u sektorskim pravilima, postupci iz točaka (b) i (c) članka 60. stavka 6. Financijske uredbe uključuju:
(a)
pregled dokumentacije i, kada je to primjereno, provjere na licu mjesta koje obavlja Komisija;
(b)
određivanje iznosa rashoda koje Komisija priznaje prihvaćenim, kada je to potrebno na temelju kontradiktornog postupka s tijelima te nakon što su ta tijela o tome obaviještena;
(c)
prema potrebi, izračun financijskih ispravaka od strane Komisije;
(d)
povrat Komisiji ili njezino plaćanje preostalog iznosa koji proizlazi iz razlike između priznatog rashoda i iznosa već uplaćenih tijelima.
Za potrebe točke (d) prvog podstavka Komisija naplaćuje dospjele iznose po mogućnosti preko prijeboja navedenog u članku 87.
2. Kada su zadaće izvršenja proračuna povjerene subjektu koji izvršava mjeru u koju je uključeno više donatora, postupci iz točaka (b) i (c) članka 60. stavka 6. Financijske uredbe sastoje se od provjere da je iznos koji odgovara iznosu koji je Komisija platila za dotičnu mjeru subjekt iskoristio za tu mjeru i da je rashod nastao u skladu s obvezama utvrđenima u sporazumu koji je potpisan s tim subjektom.
Za potrebe ove Uredbe mjera u koju je uključeno više donatora znači svaka mjera u kojoj su sredstva Unije prikupljena zajedno sa sredstvima barem još jednog donatora.
Članak 43.
Posebne odredbe za neizravno upravljanje s međunarodnim organizacijama
(Članak 58. stavak 1. točka (c) podtočka ii. i članak 188. Financijske uredbe)
1. Međunarodne organizacije iz podtočke ii. članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe su:
(a)
međunarodne organizacije javnog sektora koje su osnovane na temelju međuvladinih sporazuma i specijalizirane agencije koje su osnovale takve organizacije;
(b)
Međunarodni odbor Crvenog križa;
(c)
Međunarodna federacija nacionalnih društava Crvenog križa i Crvenog polumjeseca;
(d)
ostale neprofitne organizacije koje su odlukom Komisije svrstane u međunarodne organizacije.
2. Kada Komisija izvršava proračun neizravnim upravljanjem s međunarodnim organizacijama, primjenjuju se sporazumi o provjeri zaključeni s tim međunarodnim organizacijama.
Članak 44.
Određivanje tijela javnog prava ili tijela uređenih privatnim pravom koja pružaju javne usluge
(Članak 58. stavak 1. točka (c) podtočke v. i vi. Financijske uredbe)
1. Na tijela javnog prava ili tijela uređena privatnim pravom koja pružaju javne usluge primjenjuje se pravo države članice ili zemlje u kojoj su osnovana.
2. U slučajevima upravljanja putem mreže, koje zahtijeva da dotična država članica ili zemlja imenuje barem jedno tijelo ili subjekt, to tijelo ili subjekt određuje dotična država članica ili zemlja u skladu s temeljnim aktom.
U svim ostalim slučajevima, Komisija određuje takva tijela ili subjekte u dogovoru s dotičnim državama članicama ili zemljama.
POGLAVLJE 3.
Financijski izvršitelji
Odjeljak 1.
Prava i obveze financijskih izvršitelja
Članak 45.
Prava i obveze financijskih izvršitelja
(Članak 64. Financijske uredbe)
1. Svaka institucija osigurava financijskom izvršitelju potrebna sredstva za izvršavanje dužnosti i dokument koji detaljno opisuje njegove zadaće, prava i obveze.
2. Šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s člankom 56. stavkom 2. Financijske uredbe podliježu dokumentu koji osigurava Komisija za izvršavanje zadaća financijskog upravljanja koje su im dalje delegirane.
Odjeljak 2.
Dužnosnik za ovjeravanje
Članak 46.
Pomoć dužnosnicima za ovjeravanje na osnovi delegiranja i daljnjeg delegiranja ovlasti
(Članak 65. Financijske uredbe)
Odgovornom dužnosniku za ovjeravanje pri obavljanju dužnosti može pomagati osoblje koje je, pod njegovom odgovornošću, zaduženo za određene radnje potrebne za izvršenje proračuna i financijsko izvještavanje te izvješćivanje o upravljanju. Kako bi se spriječio svaki sukob interesa, osoblje koje pomaže dužnosnicima za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti podliježe obvezama iz članka 57. Financijske uredbe.
Šefovima delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s drugim podstavkom stavka 2. članka 56. Financijske uredbe može u njihovim dužnostima pomagati osoblje Komisije.
Članak 47.
Interni propisi o delegiranju zadaća
(Članak 65. Financijske uredbe)
U skladu s Financijskom uredbom i ovom Uredbom, svaka institucija određuje u svojim internim pravilima mjere za upravljanje odobrenim sredstvima za koje smatra da su potrebne za pravilno izvršavanje njezinog odjeljka proračuna.
Šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s drugim podstavkom stavka 2. članka 56. Financijske uredbe podliježu internim pravilima Komisije za izvršavanje zadaća financijskog upravljanja koje su im dalje delegirane.
Članak 48.
Popratna dokumentacija koju čuvaju dužnosnici za ovjeravanje
(Članak 66. stavak 2. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja sustave na papiru ili elektroničke sustave za čuvanje izvorne popratne dokumentacije koja se odnosi na izvršavanje proračuna i mjere za izvršenje proračuna ili koja se priprema nakon završetka izvršenja proračuna ili mjera za izvršenje proračuna. Ti sustavi predviđaju:
(a)
da su takvi dokumenti numerirani;
(b)
da su takvi dokumenti datirani;
(c)
da se evidencije koje mogu imati računalnu podršku vode tako da označuju točnu lokaciju takvih dokumenata;
(d)
da se takvi dokumenti čuvaju najmanje pet godina od datuma kada Europski parlament da razrješnicu za financijsku godinu na koju se dokumenti odnose;
(e)
čuvanje dokumenata o jamstvima za pretfinanciranje za institucije i vođenje dnevnika koji omogućuje da se takva jamstva primjereno nadziru.
Dokumenti u vezi s radnjama koje nisu završene čuvaju se na duži rok od onog utvrđenog u točki (d) prvog podstavka, odnosno, do kraja godine koja slijedi nakon godine kada su navedene radnje završene.
Osobni podaci iz popratne dokumentacije brišu se u slučajevima kada oni nisu potrebni za davanje razrješnice proračuna, kontrolu i reviziju. Članak 37. stavak 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001 primjenjuje se na pohranu podataka o prometu.
Članak 49.
Ex ante i ex post kontrole
(Članak 66. stavci 5. i 6. Financijske uredbe)
1. Podrazumijeva se da pokretanje operacije uključuje sve operacije koje uobičajeno provodi osoblje iz članka 46. radi pripreme donošenja akata za izvršenje proračuna, koje donosi odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.
2. Podrazumijeva se da ex ante provjera operacije uključuje sve ex ante kontrole koje uspostavi odgovorni dužnosnik za ovjeravanje radi provjere poslovnih i financijskih aspekata.
3. Ex ante kontrolama provjerava se usklađenost između zahtijevane popratne dokumentacije i svih ostalih raspoloživih informacija.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje određuje opseg ex ante kontrola u smislu učestalosti i temeljitosti, a pri tom uzima u obzir pitanja povezana s rizicima i isplativošću. U slučaju sumnje, dužnosnik za ovjeravanje koji je odgovoran za potvrđivanje dotičnog plaćanja traži dodatne informacije ili u sklopu ex ante kontrole obavlja kontrolu na licu mjesta kako bi dobio razumno osiguranje.
Svrha ex ante kontrola je osigurati da:
(a)
rashodi i prihodi budu ispravni i u skladu s mjerodavnim odredbama, posebno onima o proračunu i odgovarajućim propisima te svim aktima usvojenim za provedbu Ugovora ili propisa i, prema potrebi, uvjetima ugovorâ;
(b)
se primjenjuje načelo dobrog financijskog upravljanja iz poglavlja 7. glave II. prvog dijela Financijske uredbe.
Za potrebe kontrola, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može smatrati niz sličnih pojedinačnih transakcija u vezi s rutinskim rashodima za plaće, mirovine, naknade za putne troškove i troškove zdravstvene zaštite kao jednu transakciju.
4. Ex post kontrole mogu se obaviti na temelju dokumenata i, ako je to primjereno, na licu mjesta.
Ex post kontrolama provjerava se provode li se postupci koji se financiraju iz proračuna ispravno, a posebno poštuju li se kriteriji iz stavka 3.
Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti preispituje ishode ex post kontrola najmanje jednom godišnje kako bi utvrdio sva potencijalna sistemska pitanja. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti poduzima mjere da riješi ta pitanja.
Analiza rizika iz članka 66. stavka 6. Financijske uredbe preispituje se s obzirom na rezultate kontrola i ostalih relevantnih informacija.
U slučaju višegodišnjih programa dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti uspostavlja višegodišnju strategiju kontrole kojom se određuju priroda i opseg kontrola tijekom razdoblja i način na koji se rezultati mjere u odnosu na prethodnu godinu za godišnje davanje osiguranja.
Članak 50.
Kodeks profesionalnih standarda
(Članak 66. stavak 7. i članak 73. stavak 5. Financijske uredbe)
1. Osoblje odgovorno za provjeru financijskih radnji koje određuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje bira se na temelju znanja, vještina i određene osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom, ili onim stečenim na temelju odgovarajućeg programa izobrazbe.
2. Svaka institucija donosi kodeks profesionalnih standarda koji u vezi s poslovima unutarnje kontrole određuje:
(a)
stupanj osposobljenosti na stručnom i financijskom području koji se traži za osoblje iz stavka 1.;
(b)
obvezu da se takvo osoblje neprekidno usavršava;
(c)
dodijeljene funkcije, uloge i zadaće;
(d)
pravila ponašanja, posebno etičke standarde i standarde integriteta te dužnost njihova pridržavanja, kao i prava koja imaju.
3. Šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s drugim podstavkom stavka 2. članka 56. Financijske uredbe podliježu kodeksu profesionalnih standarda Komisije iz stavka 2. ovog članka za izvršavanje zadaća financijskog upravljanja koje su im dalje delegirane.
4. Svaka institucija uspostavlja odgovarajuće strukture kako bi službama za ovjeravanje prenijela odgovarajuće informacije o standardima kontrole te metodama i tehnikama koje su na raspolaganju u tu svrhu, a koje se periodički ažuriraju.
Članak 51.
Nepoduzimanje radnji od strane dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti
(Članak 66. stavak 8. Financijske uredbe)
Nepoduzimanje radnji od strane dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti iz članka 66. stavka 8. Financijske uredbe znači da u razumnom roku nema nikakvog odgovora s obzirom na okolnosti slučaja, a u svakom slučaju, u roku od najviše mjesec dana.
Članak 52.
Slanje financijskih i upravljačkih informacija računovodstvenom službeniku
(Članak 66. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti šalje računovodstvenom službeniku financijske i upravljačke informacije potrebne za obavljanje dužnosti računovodstvenog službenika u skladu s pravilima koja je računovodstveni službenik donio.
Dužnosnik za ovjeravanje redovito, a barem prije zaključenja financijskih izvještaja, obavješćuje računovodstvenog službenika o relevantnim financijskim podacima o fiducijarnim bankovnim računima kako bi upotreba sredstava Unije bila odražena u financijskim izvještajima Unije.
Članak 53.
Izvješće o pregovaračkim postupcima
(Članak 66. Financijske uredbe)
Dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti za svaku financijsku godinu pripremaju izvješće o ugovorima sklopljenima na temelju pregovaračkog postupka iz članka 134. stavka 1. točaka od (a) do (g), članka 135. stavka 1. točaka od (a) do (d), članka 266., članka 268. i članka 270. ove Uredbe. Ako se udio pregovaračkih postupaka u odnosu na broj ugovora koje sklopi isti dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti znatno poveća u odnosu na ranije godine ili ako je taj udio znatno veći od prosjeka institucije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje podnosi izvješće instituciji navodeći sve mjere koju su poduzete kako bi se taj trend promijenio. Svaka institucija šalje Europskom parlamentu i Vijeću izvješće o pregovaračkim postupcima. U slučaju Komisije, to se izvješće prilaže sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 66. stavka 9. Financijske uredbe.
Odjeljak 3.
Računovodstveni službenik
Članak 54.
Imenovanje računovodstvenog službenika
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Svaka institucija imenuje računovodstvenog službenika između dužnosnika na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju za dužnosnike Europske unije.
Institucija odabire računovodstvenog službenika na temelju njegove posebne osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom.
2. Dvije ili više institucija ili tijela mogu imenovati istog računovodstvenog službenika.
U tom slučaju oni donose potrebne mjere kako bi se izbjegao sukob interesa.
Članak 55.
Prestanak dužnosti računovodstvenog službenika
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. U slučaju prestanka dužnosti računovodstvenog službenika bez odgađanja se sastavlja bruto bilanca.
2. Računovodstveni službenik kojem prestaju dužnosti ili, ako to nije moguće, službena osoba iz njegove službe novom računovodstvenom službeniku dostavlja bruto bilancu kojoj je priloženo i izvješće o primopredaji.
Novi računovodstveni službenik potpisuje bruto bilancu u znak primitka u roku od jednog mjeseca od datuma slanja te može izraziti rezerve.
Izvješće o primopredaji također sadrži rezultat bruto bilance i sve izražene rezerve.
3. Svaka institucija ili tijelo iz članka 208. Financijske uredbe obavješćuje Europski parlament, Vijeće i računovodstvenog službenika Komisije u roku od dva tjedana o imenovanju ili prestanku dužnosti svojeg računovodstvenog službenika.
Članak 56.
Potvrđivanje računovodstvenog sustava i sustava popisa imovine
(Članak 68. Financijske uredbe)
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje računovodstvenog službenika o svim kretanjima ili značajnim izmjenama sustava financijskog upravljanja, sustava popisa imovine ili sustava za vrednovanje imovine i obveza ako se tim sustavom osiguravaju podaci za računovodstvo institucije ili se on upotrebljava za obrazloženje podataka o tom računovodstvu tako da računovodstveni službenik može provjeriti usklađenost s kriterijima potvrđivanja.
Računovodstveni službenik može u svakom trenutku preispitati prethodno potvrđeni sustav financijskog upravljanja. Ako računovodstveni službenik ne potvrđuje ili više ne potvrđuje sustav financijskog upravljanja koji je uspostavio dužnosnik za ovjeravanje, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje oblikuje akcijski plan kako bi pravodobno ispravio slabosti zbog kojih je odbijeno potvrđivanje sustava.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje odgovoran je za potpunost informacija koje se dostavljaju računovodstvenom službeniku.
Članak 57.
Upravljanje riznicom
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik osigurava da njegova institucija raspolaže dostatnim sredstvima za pokrivanje potreba za gotovinom u izvršavanju proračuna.
2. Za potrebe stavka 1. računovodstveni službenik uspostavlja sustave za gotovinsko poslovanje koji mu omogućuju da izrađuje predviđanja novčanog toka.
3. Računovodstveni službenik Komisije razdjeljuje raspoloživa sredstva u skladu s Uredbom (EZ, Euratom) br. 1150/2000.
Članak 58.
Vođenje bankovnih računa
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Za potrebe upravljanja riznicom računovodstveni službenik može otvoriti račune na ime institucije kod financijskih institucija ili nacionalnih središnjih banaka, ili dati da se takvi računi otvore. U opravdanim slučajevima računovodstveni službenik može otvoriti račune i u drugim valutama koje nisu euro.
2. Računovodstveni službenik odgovoran je za zatvaranje računa iz stavka 1. ili za osiguranje zatvaranja tih računa.
3. Računovodstveni službenik utvrđuje s financijskim institucijama uvjete vođenja računa iz stavka 1. u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, učinkovitosti i konkurentnog nadmetanja.
4. Računovodstveni službenik ponovno provodi postupak konkurentnog nadmetanja najmanje svakih pet godina između financijskih institucija kod kojih bi mogli biti otvoreni računi u skladu sa stavkom 1.
Ako to dopuštaju uvjeti lokalnih banaka, za bankovne račune povezane s knjigama blagajne, koji su otvoreni kod financijskih institucija izvan Unije, redovito se provode analize konkurentnih uvjeta kod različitih banaka. Te se analize provode najmanje svakih pet godina na inicijativu imatelja knjige blagajne koji nakon toga računovodstvenom službeniku podnosi obrazloženi prijedlog za odabir banke na razdoblje koje nije dulje od pet godina.
5. Računovodstveni službenik vodi brigu o striktnom poštovanju uvjeta vođenja računa otvorenih kod financijskih institucija u skladu sa stavkom 1.
Za bankovne račune povezane s knjigama blagajne, koji su otvoreni kod financijskih institucija izvan Unije, imatelj knjige blagajne preuzima tu odgovornost uzimajući u obzir mjerodavno zakonodavstvo u zemlji u kojoj imatelj izvršava svoj mandat.
6. Računovodstveni službenik Komisije obavješćuje računovodstvene službenike drugih institucija i tijela iz članka 208. Financijske uredbe o uvjetima vođenja računa otvorenih kod financijskih institucija. S tim uvjetima vođenja računa računovodstveni službenici drugih institucija i tijela iz članka 208. Financijske uredbe usklađuju uvjete vođenja računa koje oni otvaraju.
Članak 59.
Ovlast za potpisivanje
(Članak 68. Financijske uredbe)
Uvjeti za otvaranje, vođenje i korištenje računa predviđaju, ovisno o zahtjevima unutarnje kontrole, da čekove, virmanske naloge banke i sve druge poslove banke mora potpisati jedan valjano ovlašteni član osoblja ili više njih. Ručno potpisane naloge potpisuju najmanje dva valjano ovlaštena člana osoblja ili računovodstveni službenik osobno.
Za potrebe prvog podstavka, računovodstveni službenik svake institucije priopćava svim financijskim institucijama kod kojih predmetna institucija ima otvorene račune imena i primjerke potpisa ovlaštenih članova osoblja.
Članak 60.
Vođenje stanja po računima
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik osigurava da stanje na bankovnim računima predviđenim u članku 58. značajno ne odstupa od predviđanja novčanog toka iz članka 57. stavka 2. i u svakom slučaju:
(a)
da ni jedan od tih računa nema negativno stanje;
(b)
da se stanja na računima u drugim valutama povremeno preračunavaju u euro.
2. Računovodstveni službenik ne smije voditi sredstva na računima u drugim valutama tako da izazove velike gubitke za instituciju zbog tečajnih razlika.
Članak 61.
Prijenosi i radnje konverzije
(Članak 68. Financijske uredbe)
Ne dovodeći u pitanje članak 69., računovodstveni službenik izvršava prijenose između računa koje je otvorio na ime institucije kod financijskih institucija te obavlja radnje konverzije valuta.
Članak 62.
Načini plaćanja
(Članak 68. Financijske uredbe)
Plaćanja se izvršavaju virmanskim nalozima banke, čekovima ili, s knjiga blagajne, preko debitne kartice u skladu s člankom 67. stavkom 4.
Članak 63.
Dokumentacija pravnih osoba
(Članak 68. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik može izvršiti plaćanje putem virmanskog naloga banke samo ako institucija u zajedničku datoteku unese podatke o bankovnom računu primatelja plaćanja, koji potvrđuju njegov identitet, ili bilo kakvu izmjenu.
Svi se navedeni unosi podataka o bankovnom računu primatelja plaćanja, njegovi pravni podaci ili izmjene navedenih podataka u datoteci obavljaju na temelju popratnog dokumenta čiji oblik utvrđuje računovodstveni službenik.
2. U namjeri da se plaćanje izvrši virmanskim nalogom banke, dužnosnici za ovjeravanje mogu unijeti preuzetu obvezu prema trećoj osobi u ime svoje institucije samo ako je ta treća osoba dostavila dokumentaciju potrebnu za unos u datoteku.
Dužnosnici za ovjeravanje obavješćuju računovodstvenog službenika o svim promjenama pravnih podataka i podataka o bankovnom računu koje im je priopćio primatelj plaćanja te provjeravaju jesu li ti podaci važeći prije izvršavanja plaćanja.
U vezi s pretpristupnom pomoći, pojedinačne preuzete obveze mogu se sklopiti s tijelima s javnim ovlastima u državama koje se prijavljuju za pristupanje Europskoj uniji bez prethodnog unosa u datoteku trećih osoba. U takvim slučajevima dužnosnik za ovjeravanje dužan je učiniti sve što je u njegovoj moći kako bi se takvi podaci što prije unijeli. Sporazumi moraju predvidjeti da je priopćenje podataka o bankovnom računu primatelja plaćanja Komisiji uvjet koji je potrebno ispuniti prije nego što se izvrši prvo plaćanje.
Članak 64.
Popratna dokumentacija koju čuva računovodstveni službenik
(Članak 68. Financijske uredbe)
Popratna dokumentacija za računovodstveni sustav i pripremu financijskih izvještaja iz članka 141. Financijske uredbe čuva se najmanje pet godina od datuma kada Europski parlament da razrješnicu za financijsku godinu na koju se dokumenti odnose.
Međutim, dokumenti u vezi s radnjama koje nisu završene čuvaju se na duži rok, odnosno, do kraja godine koja slijedi nakon godine kada su navedene radnje završene. Članak 37. stavak 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001 primjenjuje se na pohranu podataka o prometu.
Svaka institucija odlučuje u kojoj se službi čuva popratna dokumentacija.
Članak 65.
Osobe koje su ovlaštene za vođenje računovodstva
(Članak 69. Financijske uredbe)
Svaka institucija utvrđuje uvjete u skladu s kojima je osoblje, koje odredi i ovlasti za vođenje računovodstva u lokalnim jedinicama iz članka 72., ovlašteno priopćiti imena i deponirati potpise u lokalnim financijskim institucijama.
Odjeljak 4.
Blagajnik
Članak 66.
Uvjeti za korištenje knjiga blagajne
(Članak 70. Financijske uredbe)
1. Kada je zbog ograničenih predmetnih iznosa fizički nemoguće ili neučinkovito izvršiti plaćanja prema proračunskim postupcima, mogu se uspostaviti knjige blagajne za plaćanja takvih rashoda.
2. Blagajnik može na temelju detaljnog okvira utvrđenog u uputama odgovornog dužnosnika za ovjeravanje privremeno potvrditi i platiti rashode. Navedenim uputama se određuju pravila i uvjeti koji u skladu s kojima se izvršava privremeno potvrđivanje i plaćanje i, ako je primjereno, uvjeti za potpisivanje pravnih obveza u smislu članka 97. stavka 1. točke (e).
3. Uspostava knjige blagajne i imenovanje blagajnika podliježu odluci računovodstvenog službenika na temelju valjano obrazloženog prijedloga odgovornog dužnosnika za ovjeravanje. Tom odlukom se utvrđuju odgovarajuće odgovornosti i obveze blagajnika i dužnosnika za ovjeravanje.
Izmjena uvjeta poslovanja po knjizi blagajne također podliježe odluci računovodstvenog službenika na temelju valjano obrazloženog prijedloga odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
4. U delegacijama Unije knjige blagajne uspostavljaju se za plaćanja rashoda iz odjeljka proračuna za Komisiju i odjeljka proračuna za Europsku službu za vanjsko djelovanje (dalje u tekstu: „ESVD”), čime se osigurava potpuna sljedivost rashoda.
Članak 67.
Uvjeti za otvaranje i plaćanje
(Članak 70. Financijske uredbe)
1. U odluci o uspostavi knjige blagajne i imenovanju blagajnika te u odluci o izmjeni uvjeta poslovanja po knjizi blagajne posebno se navodi:
(a)
najviši iznos kojeg je moguće odvojiti za blagajnu i njegova svrha;
(b)
je li potrebno u ime institucije otvoriti bankovni ili žiro račun;
(c)
vrsta i najviši iznos svake stavke rashoda koju blagajnik može isplatiti trećim osobama ili naplatiti od njih;
(d)
učestalost i postupak podnošenja popratne dokumentacije te pravila za njezino dostavljanje dužnosniku za ovjeravanje radi podmirenja;
(e)
postupak za osiguranje sredstava u blagajni;
(f)
da blagajničke transakcije dužnosnik za ovjeravanje obračunava najkasnije do završetka sljedećeg mjeseca, tako da je moguće uskladiti računovodstveno i bankovno stanje;
(g)
rok valjanosti ovlaštenja koje računovodstveni službenik daje blagajniku;
(h)
osobne podatke o imenovanom blagajniku.
2. U prijedlozima odluka o uspostavi knjiga blagajne odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:
(a)
da se prednost daje korištenju proračunskih postupaka kada postoji pristup središnjem računalnom računovodstvenom sustavu;
(b)
da se knjige blagajne koriste samo u opravdanim slučajevima.
Najviši iznos koji može isplatiti blagajnik, kada je izvršavanje plaćanja putem proračunskog postupka fizički nemoguće ili neučinkovito, ne smije prelaziti 60 000 EUR za svaku stavku rashoda.
3. Blagajnik može izvršiti plaćanja trećim osobama na temelju i u okviru ograničenja:
(a)
prethodnih proračunskih i pravnih obveza koje potpiše odgovorni dužnosnik za ovjeravanje;
(b)
pozitivnog stanja u knjizi blagajne u gotovini ili na bankovnim računima.
4. Blagajnička plaćanja mogu se izvršiti virmanskim nalozima banke, uključujući sustav izravnog terećenja iz članka 89. Financijske uredbe, čekovima ili drugim sredstvima plaćanja, uključujući debitne kartice, u skladu s uputama koje je utvrdio računovodstveni službenik.
5. Izvršena plaćanja popraćena su formalnim konačnim odlukama o potvrđivanju i/ili nalozima za plaćanje koje potpisuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.
Članak 68.
Odabir blagajnika
(Članak 70. Financijske uredbe)
Blagajnik se odabire među dužnosnicima ili, ako se pojavi potreba te samo u opravdanim slučajevima, među drugim članovima osoblja. Blagajnici se biraju na temelju njihova znanja, vještina i posebne stručne osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom, ili onim stečenim na temelju odgovarajućeg programa izobrazbe.
Članak 69.
Osiguravanje sredstava za knjige blagajne
(Članak 70. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik izvršava uplate, čime osigurava sredstva za knjige blagajne, i nadzire ih u pogledu otvaranja bankovnih računa i delegiranja potpisivanja i kontrola na licu mjesta i u centraliziranim računovodstvenim evidencijama. Računovodstveni službenik osigurava sredstva za knjige blagajne. Predujmovi se uplaćuju na račun banke otvoren za knjigu blagajne.
Sredstva za knjige blagajne također se mogu osigurati izravno iz raznih lokalnih prihoda koji proizlaze iz:
(a)
prodaje opreme;
(b)
publikacija;
(c)
raznih vraćanja;
(d)
kamata.
Plaćanja se određuju, u smislu rashoda, raznih ili namjenskih prihoda, u skladu s odlukom o uspostavi knjige blagajne iz članka 67. i odredbama Financijske uredbe. Dužnosnik za ovjeravanje oduzima predmetne iznose u trenutku naknadnog obnavljanja sredstava za iste knjige blagajne.
2. Blagajnik može prenositi sredstva između različitih bankovnih računa koji se odnose na istu knjigu blagajne, posebno da se izbjegnu negativne tečajne razlike.
Članak 70.
Provjere koje obavljaju dužnosnici za ovjeravanje i računovodstveni službenici
(Članak 70. Financijske uredbe)
1. Blagajnik vodi računovodstvenu evidenciju sredstava koja su mu na raspolaganju u gotovini i na bankovnim računima te o izvršenim plaćanjima i primljenim iznosima u skladu s pravilima i uputama računovodstvenog službenika. Izvještaji po tom računu moraju biti dostupni odgovornom dužnosniku za ovjeravanje u svakom trenutku te mu blagajnik dostavlja popis transakcija, koji sastavlja najmanje jednom mjesečno, sljedeći mjesec zajedno s popratnom dokumentacijom zbog obračuna u knjizi blagajne.
2. Računovodstveni službenik obavlja provjere, ili povjerava obavljanje provjere članu osoblja svoje službe ili službe za ovjeravanje koji je za to ovlašten, koje se u pravilu izvršavaju na licu mjesta i bez prethodne najave, kako bi se provjerilo postojanje sredstava koja su dodijeljena blagajniku i knjigovodstvu te da bi se provjerilo jesu li blagajničke transakcije obračunate u za to predviđenom roku. Računovodstveni službenik priopćava nalaze takvih provjera odgovornom dužnosniku za ovjeravanje.
Članak 71.
Postupak javne nabave
(Članak 70. Financijske uredbe)
Blagajnička plaćanja mogu se, u okviru granica utvrđenih u članku 137. stavku 3., sastojati od plaćanja troškova po fakturama, bez prethodnog prihvaćanja ponude.
Članak 72.
Uspostava knjiga blagajne
(Članak 70. Financijske uredbe)
Za plaćanja određenih kategorija rashoda, u skladu s člankom 70. Financijske uredbe uspostavlja se jedna ili više knjiga blagajne za svaku lokalnu jedinicu izvan Unije. Lokalna jedinica je na primjer delegacija, ured ili podružnica Unije u trećoj zemlji.
Odlukom o uspostavi takve knjige blagajne utvrđuju se i njezini uvjeti poslovanja u skladu s člankom 70. Financijske uredbe i na temelju posebnih potreba svake lokalne jedinice.
Članak 73.
Blagajnici i osobe ovlaštene za vođenje računovodstva u delegacijama Unije
(Članak 70. Financijske uredbe)
U izvanrednim okolnostima i kako bi se osigurao kontinuitet pružanja usluga, dužnosti blagajnika ESVD-a u delegacijama Unije može obavljati osoblje Komisije. Pod istim uvjetima, osoblje ESVD-a može biti određeno za blagajnike za Komisiju u delegacijama Unije.
U delegacijama Unije se pravila i uvjeti utvrđeni u prvom podstavku primjenjuju na imenovanje osoba koje je računovodstveni službenik ovlastio za obavljanje poslova banke.
POGLAVLJE 4.
Odgovornost financijskih izvršitelja
Odjeljak 1.
Opća pravila
Članak 74.
Tijela odgovorna za borbu protiv prijevara
(Članak 66. stavak 8. i članak 72. stavak 2. Financijske uredbe)
Podrazumijeva se da su tijela iz članka 66. stavka 8. i članka 72. stavka 2. Financijske uredbe, tijela određena na temelju Pravilnika o osoblju i odluka institucija Unije u vezi s uvjetima i načinom obavljanja internih istraga u vezi sa sprečavanjem prijevare, korupcije te drugih nezakonitih aktivnosti koje štete interesima Unije.
Odjeljak 2.
Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja i daljnjeg delegiranja ovlasti
Članak 75.
Financijske nepravilnosti
(Članak 66. stavak 7. i članak 73. stavak 6. Financijske uredbe)
Ne dovodeći u pitanje ovlasti OLAF-a, povjerenstvo za financijske nepravilnosti iz članka 29. (dalje u tekstu: „povjerenstvo”) nadležno je za sve povrede odredbi Financijske uredbe ili odredbi koje se odnose na financijsko upravljanje ili provjeru poslovanja, a koje proizlaze iz činjenja ili propusta člana osoblja.
Članak 76.
Povjerenstvo za financijske nepravilnosti
(Članak 66. stavak 7. i članak 73. stavak 6. Financijske uredbe)
1. Slučajeve financijskih nepravilnosti iz članka 75. ove Uredbe tijelo za imenovanje prosljeđuje povjerenstvu radi donošenja mišljenja iz drugog podstavka stavka 6. članka 73. Financijske uredbe.
Kada šefovi delegacija Unije djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s člankom 56. stavkom 2. Financijske uredbe, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se izravno obratiti povjerenstvu radi donošenja mišljenja o slučajevima financijskih nepravilnosti iz članka 75. ove Uredbe.
Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti može uputiti predmet povjerenstvu ako smatra da je došlo do financijske nepravilnosti. Povjerenstvo donosi mišljenje ocjenjujući postojanje nepravilnosti u smislu članka 75., koliko su one ozbiljne i koje su njihove moguće posljedice. Ako analiza povjerenstva pokaže da je dotični predmet u nadležnosti OLAF-a, ono bez odgađanja prosljeđuje spis tijelu za imenovanje i o tome odmah obavješćuje OLAF.
Kada član osoblja izravno obavijesti povjerenstvo u skladu s člankom 66. stavkom 8. Financijske uredbe, povjerenstvo dostavlja spis tijelu za imenovanje i o tome obavješćuje člana osoblja. Tijelo za imenovanje može od povjerenstva zatražiti mišljenje o slučaju.
2. Institucija ili, u slučaju zajedničkog povjerenstva, institucije koje u njemu sudjeluju, ovisno o njihovoj unutarnjoj organizaciji, određuju načine djelovanja povjerenstva i njegov sastav, koji uključuje vanjskog sudionika s traženom osposobljenošću i stručnim iskustvom.
Članak 77.
Potvrda uputa
(Članak 73. stavak 3. Financijske uredbe)
1. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti koji primi obvezujuću uputu za koju smatra da je nepravilna ili da je u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja, posebno jer se uputa ne može izvršiti sa sredstvima koja su mu dodijeljena, o tome pisanim putem obavješćuje nadležno tijelo od kojeg je primio delegiranje ili daljnje delegiranje ovlasti. Ako je uputa potvrđena pisanim putem i ta se potvrda primi pravodobno, a iz nje je dovoljno jasno da se ona izričito odnosi na točke koje dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti dovodi u pitanje, dužnosnik za ovjeravanje ne smije se smatrati odgovornim. On izvršava uputu, osim ako je ona očito nezakonita ili predstavlja kršenje odgovarajućih sigurnosnih standarda.
2. Stavak 1. se također primjenjuje u slučajevima kada dužnosnik za ovjeravanje tijekom izvršavanja obvezujuće upute sazna da bi okolnosti slučaja mogle dovesti do nepravilnosti.
Sve upute koje se potvrđene na način opisan u članku 73. stavku 3. Financijske uredbe evidentira odgovorni dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti i navodi to u svojem godišnjem izvješću o radu.
POGLAVLJE 5.
Prihodi
Odjeljak 1.
Vlastita sredstva
Članak 78.
Pravila koja se primjenjuju na vlastita sredstva
(Članak 76. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje izrađuje raspored koji pokazuje kada se vlastita sredstva definirana u Odluci o sustavu vlastitih sredstava Unije stavljaju na raspolaganje Komisiji.
Vlastita sredstva se određuju i naplaćuju u skladu s pravilima donesenim na temelju odluke iz prvog stavka.
Odjeljak 2.
Procjena iznosa potraživanja
Članak 79.
Procjena iznosa potraživanja
(Članak 77. Financijske uredbe)
1. Procjene iznosa potraživanja sadrže vrstu prihoda i proračunsku stavku na koju se trebaju knjižiti te, u mjeri u kojoj je to moguće, podatke o dužniku i procijenjenom iznosu.
Prilikom izrade procjene iznosa potraživanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje posebno provjerava:
(a)
da je prihod knjižen na točnu proračunsku stavku;
(b)
da je procjena ispravna i da je u skladu s odredbama koje se primjenjuju i načelima dobrog financijskog upravljanja.
2. Podložno članku 181. stavku 2. i članku 183. stavku 2. Financijske uredbe te članku 7. stavku 2. ove Uredbe, procjene iznosa potraživanja nemaju učinak da su odobrena sredstva za preuzimanje obveza na raspolaganju. U slučajevima iz članka 21. Financijske uredbe, odobrena sredstva mogu biti stavljena na raspolaganje samo nakon što Unija zaista osigura povrat dugovanih iznosa.
Odjeljak 3.
Utvrđivanje iznosa potraživanja
Članak 80.
Postupak
(Članak 78. Financijske uredbe)
1. Utvrđivanje iznosa potraživanja od strane odgovornog dužnosnika za ovjeravanje predstavlja priznavanje prava Unije u odnosu na dužnika i uspostavu prava na zahtjev da dužnik plati dug.
2. Nalogom za povrat odgovorni dužnosnik za ovjeravanje daje uputu računovodstvenom službeniku da osigura povrat utvrđenog iznosa.
3. Obaviješću o terećenju dužnik se obavješćuje:
(a)
da je Unija utvrdila iznos potraživanja;
(b)
da se, ako je dug plaćen prije isteka roka, ne obračunavaju zatezne kamate;
(c)
da se, ako povrat nije obavljen prije isteka roka iz točke (b), na dug obračunavaju kamate po stopi iz članka 83., ne dovodeći u pitanje bilo koji poseban propis koji se primjenjuje;
(d)
da, ako povrat nije obavljen prije isteka roka iz točke (b), institucija osigurava povrat sredstava prijebojem ili naplatom bilo kojeg unaprijed podnesenog jamstva;
(e)
da računovodstveni službenik može osigurati povrat sredstava prijebojem prije roka iz točke (b) ako je potrebno zaštititi financijske interese Unije i kada opravdano smatra da bi iznos koji se duguje Komisiji bio izgubljen, nakon što je dužnik obaviješten o razlozima i datumu povrata sredstava prijebojem;
(f)
ako, nakon što su poduzete sve mjere iz točaka od (a) do (e) ovog podstavka, povrat nije u cijelosti osiguran, institucija osigurava povrat sredstava izvršenjem odluke koja je osigurana ili u skladu s člankom 79. stavkom 2. Financijske uredbe ili u sudskom postupku.
Dužnosnik za ovjeravanje tiska obavijest o terećenju i šalje je dužniku. Računovodstveni službenik obavješćuje se o tom slanju preko financijskog informacijskog sustava.
Članak 81.
Utvrđivanje iznosa potraživanja
(Članak 78. Financijske uredbe)
Da bi se utvrdio iznos potraživanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:
(a)
da je potraživanje sigurno, odnosno da ne podliježe nikakvom uvjetu;
(b)
da je potraživanje u fiksnom iznosu, točno izraženo u novcu;
(c)
da je potraživanje dospjelo i da ne podliježe nikakvom roku plaćanja;
(d)
da su podaci o dužniku točni;
(e)
da je iznos čiji povrat treba osigurati knjižen na točnu proračunsku stavku;
(f)
da je popratna dokumentacija ispravna i
(g)
da se poštuje načelo dobrog financijskog upravljanja, posebno u vezi s kriterijima iz točke (a) stavka 1. članka 91.
Članak 82.
Popratna dokumentacija za utvrđivanje iznosa potraživanja
(Članak 78. Financijske uredbe)
1. Utvrđivanje iznosa potraživanja temelji se na popratnoj dokumentaciji kojom se potvrđuje pravo Unije.
2. Prije utvrđivanja iznosa potraživanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osobno provjerava popratnu dokumentaciju ili potvrđuje svojom odgovornošću da je provjerena.
3. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratnu dokumentaciju u skladu s člankom 48.
Članak 83.
Zatezne kamate
(Članak 78. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje bilo koje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene posebnih sektorskih propisa, na svaki iznos potraživanja koji nije bio plaćen u roku iz članka 80. stavka 3. točke (b) obračunavaju se kamate u skladu sa stavcima 2. i 3. ovog članka.
2. Kamatna stopa na iznose potraživanja koji nisu plaćeni u roku iz članka 80. stavka 3. točke (b) je stopa koju upotrebljava Europska središnja banka za svoje glavne operacije refinanciranja, objavljena u seriji C Službenog lista Europske unije, a koja se primjenjuje prvog kalendarskog dana mjeseca u kojem iznos dospijeva, uvećana za:
(a)
osam postotnih bodova kada se obveza temelji na ugovoru o javnoj nabavi roba i usluga iz glave V.;
(b)
tri i pol postotna boda u svim ostalim slučajevima.
3. Kamate se obračunavaju od kalendarskog dana koji slijedi nakon roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) navedenog u obavijesti o terećenju do kalendarskog dana kada je dug u cijelosti podmiren.
Nalog za povrat za iznos zateznih kamata izdaje se kada su kamate doista primljene.
4. U slučaju novčanih kazni, kada dužnik ponudi financijsko jamstvo koje računovodstveni službenik prihvati umjesto plaćanja, kamatna stopa koja se primjenjuje od roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) je stopa iz stavka 2. ovog članka koja se primjenjuje prvog dana mjeseca u kojemu je donesena odluka o izricanju novčane kazne, uvećana samo za jedan i pol postotni bod.
Odjeljak 4.
Odobravanje naplate
Članak 84.
Izdavanje naloga za povrat
(Članak 79. Financijske uredbe)
1. U nalogu za povrat navodi se sljedeće:
(a)
financijska godina na koju se prihod knjiži;
(b)
upućivanje na akt ili pravnu obvezu koja je osnova za dug i iz koje proizlazi pravo na povrat;
(c)
proračunski članak i svaka daljnja podjela koja može biti primjenljiva, uključujući, prema potrebi, upućivanja na odgovarajuće proračunske obveze;
(d)
iznos čiji povrat treba osigurati, izražen u eurima;
(e)
ime i adresa dužnika;
(f)
rok iz članka 80. stavka 3. točke (b);
(g)
mogući način naplate, uključujući posebno povrat prijebojem ili naplatom jamstva.
2. Nalog za povrat datira i potpisuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje te zatim šalje računovodstvenom službeniku.
3. Računovodstveni službenik svake institucije vodi popis iznosa dugovanja za koja je potrebno osigurati povrat. Potraživanja Unije na popisu grupiraju se prema datumu izdavanja naloga za povrat. On dostavlja taj popis računovodstvenom službeniku Komisije.
Računovodstveni službenik Komisije priprema konsolidirani popis koji prikazuje iznos dugovanja prema instituciji i prema datumu izdavanja naloga za povrat. Popis se prilaže Izvješću Komisije o proračunskom i financijskom upravljanju.
4. Radi jačanja zaštite financijskih interesa Unije, Komisija sastavlja popis potraživanja Unije navodeći imena dužnika i iznos duga u slučajevima kada je dužniku povrat naložen pravomoćnom sudskom presudom, a nikakav ili nikakav značajan povrat nije izvršen u razdoblju od godine dana od njezina donošenja. Popis se objavljuje uzimajući u obzir zaštitu osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
U vezi s osobnim podacima koji se odnose na fizičke osobe, objavljeni podaci uklanjaju se čim je iznos duga u potpunosti vraćen. To se primjenjuje i na osobne podatke koji se odnose na pravne osobe kod kojih se u službenom nazivu spominje jedna fizička osoba ili više njih.
Odluka o uključivanju dužnika u popis potraživanja Unije donosi se u skladu s načelom proporcionalnosti, a njome se posebno uzima u obzir značajnost iznosa.
Članak 85.
Izvršiva odluka u korist drugih institucija
(Članak 79. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Izvanredne okolnosti iz članka 79. stavka 2. Financijske uredbe postoje kada je dotična institucija iscrpila mogućnost dobrovoljnog plaćanja i povrata duga prijebojem kako je predviđeno u članku 80. stavku 1. Financijske uredbe i kada dug predstavlja značajan iznos.
2. U slučaju iz stavka 1. dotična institucija, osim institucija iz članka 299. UFEU-a, može zatražiti od Komisije da donese izvršivu odluku.
3. U svim slučajevima, u izvršivim se odlukama navodi da se iznos potraživanja knjiži u odjeljak proračuna koji odgovara dotičnoj instituciji, a ona djeluje kao dužnosnik za ovjeravanje. Prihod se knjiži kao opći prihod, osim ako je obuhvaćen posebnim slučajevima namjenskih prihoda predviđenih u članku 21. stavku 3. Financijske uredbe.
4. Institucija koja traži donošenje izvršive odluke obavješćuje Komisiju o svakom događaju koji bi mogao utjecati na povrat te intervenira kao potpora Komisiji u slučaju podnošenja pritužbe na izvršivu odluku.
5. Komisija i dotična institucija dogovaraju praktične načine za provedbu ovog članka.
Odjeljak 5.
Povrat
Članak 86.
Formalnosti naplate
(Članak 80. Financijske uredbe)
1. Po povratu iznosa potraživanja računovodstveni službenik ga odmah knjiži i o tome obavješćuje odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
2. Za svaku gotovinsku uplatu izvršenu računovodstvenom službeniku ili blagajniku izdaje se potvrda o plaćanju.
3. Djelomičan povrat od strane dužnika na kojeg se odnosi nekoliko naloga za povrat najprije se knjiži na najstarije potraživanje, osim ako dužnik ne odredi drukčije.
Kod svakog djelomičnog plaćanja najprije se pokriva kamata.
Članak 87.
Povrat sredstava prijebojem
(Članak 80. Financijske uredbe)
1. Ako dužnik ima potraživanja prema Uniji koja su nedvojbena, kako je utvrđeno u točki (a) članka 81. u fiksnom iznosu te su dospjela u vezi s iznosom određenim nalogom za plaćanje, računovodstveni službenik po isteku roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) osigurava povrat utvrđenih iznosa potraživanja prijebojem.
U izvanrednim okolnostima, računovodstveni službenik osigurava povrat sredstava prijebojem prije isteka roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) kada je potrebno zaštititi financijske interese Unije i ako računovodstveni službenik opravdano smatra da bi iznos koji se duguje Uniji bio izgubljen.
Računovodstveni službenik također osigurava povrat sredstava prijebojem prije isteka roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) kada se s tim složi dužnik.
2. Prije svake naplate u skladu sa stavkom 1. računovodstveni službenik se savjetuje s odgovornim dužnosnikom za ovjeravanje i obavješćuje dužnike na koje se to odnosi.
Ako je dužnik nacionalno tijelo ili neko od njegovih upravnih tijela, računovodstveni službenik također obavješćuje predmetnu državu članicu najmanje 10 radnih dana unaprijed o svojoj namjeri osiguravanja povrata sredstava prijebojem. Međutim, u dogovoru s državom članicom ili predmetnim upravnim tijelom računovodstveni službenik može osigurati povrat sredstava prijebojem prije isteka tog roka.
3. Prijeboj iz stavka 1. ima jednak učinak kao i plaćanje te oslobađanje Unije iznosa duga te, gdje je potrebno, dospjelih kamata.
Članak 88.
Postupak povrata u slučaju neizvršenja dobrovoljnog plaćanja
(Članci 79. i 80. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje članak 87., ako do isteka roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) i utvrđenog u obavijesti o terećenju, nije osiguran povrat cjelokupnog iznosa, računovodstveni službenik obavješćuje odgovornog dužnosnika za ovjeravanje te bez odgađanja započinje postupak za osiguravanje povrata sredstava u okviru zakonskih mogućnosti, uključujući, ako je to primjereno, naplatom bilo kakvog unaprijed podnesenog jamstva.
2. Ne dovodeći u pitanje članak 87., kada nije moguće koristiti način osiguravanja povrata iz stavka 1. ovog članka, a dužnik ne plati dug unatoč formalnoj opomeni koju mu je poslao računovodstveni službenik, računovodstveni službenik izvršava odluku o povratu koja je osigurana u skladu s člankom 79. stavkom 2. Financijske uredbe ili sudskim postupkom.
Članak 89.
Dodatni rok za plaćanje
(Članak 80. Financijske uredbe)
U dogovoru s odgovornim dužnosnikom za ovjeravanje, računovodstveni službenik može dozvoliti dodatni rok za plaćanje samo na primjereno obrazložen pisani zahtjev dužnika, te pod uvjetom da su ispunjena sljedeća dva uvjeta:
(a)
dužnik se obvezuje plaćati kamate po stopi utvrđenoj u članku 83. za cijelo odobreno dodatno razdoblje, počevši od roka iz članka 80. stavka 3. točke (b);
(b)
kako bi se zaštitila prava Unije, dužnik dostavlja financijsko jamstvo koje pokriva nepodmireni dug po glavnici i kamati i koje je prihvatio računovodstveni službenik institucije.
Jamstvo iz točke (b) prvog stavka može se zamijeniti solidarnim jamstvom treće osobe koje odobri računovodstveni službenik institucije.
U izvanrednim okolnostima računovodstveni službenik može na zahtjev dužnika odstupiti od zahtjeva dostavljanja jamstva iz točke (b) prvog stavka kada je dužnik, po uprocjeni računovodstvenog službenika, spreman i sposoban izvršiti plaćanje u dodatnom vremenskom razdoblju, ali nije u mogućnosti dostaviti takva jamstva, a ima poteškoće.
Članak 90.
Povrat novčanih ili drugih kazni
(Članci 80. i 83. Financijske uredbe)
1. Ako se podnese tužba Sudu Europske unije protiv odluke Komisije o uvođenju novčanih ili drugih kazni u skladu s UFEU-om ili Ugovorom o Euratomu te dok nisu iscrpljena sva pravna sredstva, dužnik privremeno plaća dotične iznose na bankovni račun koji odredi računovodstveni službenik ili nudi financijsko jamstvo koje je prihvatljivo računovodstvenom službeniku. Jamstvo je neovisno od obveze plaćanja novčane ili ugovorne kazne ili drugih kazni te se može izvršiti po prvom pozivu. Ono obuhvaća potraživanje u vezi s glavnicom i pripadajućim kamatama kako je navedeno u članku 83. stavku 4.
2. Komisija osigurava privremeno plaćene iznose tako da ih ulaže u financijsku imovinu te time osigurava sigurnost i likvidnost novčanih sredstava, a istodobno ostvaruje pozitivan povrat.
3. Nakon što su iscrpljena sva pravna sredstva i nakon što je potvrđena novčana ili ugovorna kazna poduzima se jedna od sljedećih mjera:
(a)
privremeno naplaćeni iznosi i kamate te ostali prikupljeni iznosi unose se u proračun u skladu s člankom 83. Financijske uredbe, a najkasnije tijekom financijske godine koja slijedi nakon godine u kojoj su iscrpljena sva pravna sredstva;
(b)
ako je podneseno financijsko jamstvo, ono se naplaćuje, a odgovarajući se iznosi unose u proračun;
Ako je iznos novčane kazne ili ugovorne kazne Sud povećao, točke (a) i (b) prvog podstavka se primjenjuju u visini do iznosa iz odluke Komisije, a računovodstveni službenik naplaćuje odgovarajući iznos povećanja koji se zatim unosi u proračun.
4. Nakon što su iscrpljena sva pravna sredstva i nakon što je novčana kazna ili ugovorna kazna ukinuta ili smanjena poduzima se jedna od sljedećih mjera:
(a)
neopravdano naplaćeni iznosi zajedno s kamatama vraćaju se dotičnoj trećoj strani. Ako je ukupan povrat ostvaren za odgovarajuće razdoblje bio negativan, vraća se nominalna vrijednost neopravdano naplaćenih iznosa;
(b)
ako je podneseno financijsko jamstvo, ono se vraća na odgovarajući način.
Članak 91.
Odricanje od povrata utvrđenog iznosa potraživanja
(Članak 80. Financijske uredbe)
1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se odreći povrata ukupnog ili dijela utvrđenog iznosa potraživanja samo u sljedećim slučajevima:
(a)
kada je predviđeni trošak osiguravanja povrata viši od iznosa čiji povrat treba osigurati te odricanje ne bi naštetilo ugledu Unije;
(b)
kada se povrat iznosa potraživanja ne može osigurati s obzirom na zastaru ili nesolventnost dužnika;
(c)
kada je povrat nespojiv s načelom proporcionalnosti.
2. U slučaju iz točke (c) stavka 1. odgovorni dužnosnik za ovjeravanje djeluje u skladu s unaprijed utvrđenim postupcima utvrđenima u svakoj instituciji i primjenjuje sljedeće obvezne kriterije u svim okolnostima:
(a)
činjenice, s obzirom na ozbiljnost nepravilnosti, koje dovode do utvrđivanja iznosa potraživanja (prijevara, ponovljeni prekršaj, namjera, pažnja, dobra vjera, očita pogreška);
(b)
učinak koji bi odricanje od povrata imalo na poslovanje Unije i njezine financijske interese (iznos potraživanja, rizik određivanja presedana, umanjivanje značenja pravne obvezatnosti).
Ovisno o okolnostima slučaja, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može također voditi računa o sljedećim dodatnim kriterijima:
(a)
moguće narušavanje tržišnog natjecanja uzrokovano odricanjem od povrata;
(b)
gospodarska i socijalna šteta koja bi nastala ako bi se osigurao povrat duga u cijelosti.
3. Odluka o odricanju iz članka 80. stavka 2. Financijske uredbe mora biti obrazložena i u njoj se navode mjere dužne pažnje koje su poduzete s ciljem osiguranja povrata te pravna i činjenična osnova odricanja. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje odriče se povrata u skladu s člankom 84.
4. Institucija ne može delegirati ovlast za odricanje od povrata ni u jednom od sljedećih slučajeva:
(a)
kada je iznos kojeg bi se odrekla jednak ili veći od 1 000 000 EUR;
(b)
kada je iznos kojeg bi se odrekla jednak ili veći od 100 000 EUR, a taj iznos predstavlja 25 % ili više od utvrđenog potraživanja.
Za potraživanja ispod granične vrijednosti iz prvog podstavka, svaka institucija u svojim internim pravilima utvrđuje uvjete i postupak za delegiranje ovlasti za odricanje od povrata utvrđenog duga.
5. Svaka institucija svake godine šalje Europskom parlamentu i Vijeću izvješće o odricanjima iz stavaka od 1. do 4. ovog članka koja uključuju iznose jednake ili veće od 100 000 EUR. U slučaju Komisije, to se izvješće prilaže sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 66. stavka 9. Financijske uredbe.
Članak 92.
Poništavanje utvrđenog iznosa potraživanja
(Članak 80. Financijske uredbe)
1. U slučaju pogreške, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u cijelosti ili djelomično poništava utvrđeni iznos potraživanja u skladu s člancima 82. i 84. i navodi odgovarajuće razloge.
2. Svaka institucija u svojim internim pravilima utvrđuje uvjete i postupak za delegiranje ovlasti za poništavanje utvrđenog iznosa potraživanja.
Članak 93.
Pravila vezana za rok zastare
(Članak 81. Financijske uredbe)
1. Rok zastare za potraživanja Unije prema trećim osobama počinje teći od isteka roka o kojem je dužnik obaviješten obaviješću o terećenju kako je navedeno u članku 80. stavku 3. točki (b).
Rok zastare za potraživanja trećih osoba prema Uniji počinje teći od dana na koji dospijeva plaćanje na koje treća osoba ima pravo u skladu s odgovarajućom pravnom obvezom.
2. Rok zastare za potraživanja Unije prema trećim osobama prekida se svakim činom institucije ili države članice koja postupa na zahtjev institucije o kojem je obaviještena treća strana, a kojim se nastoji vratiti dug.
Rok zastare za potraživanja trećih osoba prema Uniji prekida se svakim činom o kojem je obaviještena Unija od strane ili u ime njezinih vjerovnika, a kojim se nastoji vratiti dug.
3. Novi rok zastare u trajanju od pet godina počinje teći na dan nakon prekida iz stavka 2.
4. Svaki sudski postupak koji se odnosi na iznos potraživanja iz stavka 1., uključujući postupke pred sudom koji se kasnije proglasi nenadležnim, prekida rok zastare. Novi rok zastare od pet godina ne počinje teći dok nije donesena pravomoćna presuda ili dok ne dođe do izvansudske nagodbe između stranaka u istom postupku.
5. Kada računovodstveni službenik dužniku odobri dodatni rok za plaćanje u skladu s člankom 89., to se smatra prekidom roka zastare. Novi rok zastare od pet godina počinje teći dan nakon isteka produženog roka za plaćanje.
6. Potraživanja se ne vraćaju nakon isteka roka zastare, kako je navedeno u stavcima od 1. do 5.
POGLAVLJE 6.
Rashodi
Članak 94.
Odluka o financiranju
(Članak 84. Financijske uredbe)
1. Odlukom o financiranju određuju se bitni elementi djelovanja koje uključuje rashode na teret proračuna.
2. U odluci o financiranju posebno se navodi sljedeće:
(a)
za bespovratna sredstva:
i.
pozivanje na temeljni akt i proračunsku liniju;
ii.
prioriteti tijekom godine, ciljevi koje je potrebno ispuniti i predviđeni rezultati sa sredstvima odobrenim za financijsku godinu;
iii.
ključni kriteriji prihvatljivosti, uvjeti sposobnosti i kriteriji za odabir koji se koriste pri odabiru prijedloga;
iv.
najviša moguća stopa sufinanciranja te, ako su predviđene različite stope, kriteriji koje je potrebno primjenjivati za svaku stopu;
v.
raspored i indikativan iznos poziva za podnošenje prijedloga;
(b)
za javnu nabavu:
i.
ukupan proračunski okvir koji je namijenjen za javne nabave tijekom godine;
ii.
indikativan broj i vrste predviđenih ugovora te, ako je moguće, opće naznake predmeta ugovora;
iii.
indikativan vremenski okvir za početak postupaka javne nabave;
(c)
za uzajamne fondove iz članka 187. Financijske uredbe:
i.
pozivanje na temeljni akt i proračunsku liniju;
ii.
odobrena sredstva namijenjena za uzajamni fond za određenu godinu zajedno s iznosima planiranima tijekom njegova trajanja;
iii.
ciljevi uzajamnog fonda i njegovo trajanje;
iv.
pravila upravljanja uzajamnog fonda;
v.
mogućnost da se zadaće izvršavanja proračuna povjere subjektima i osobama iz članka 187. stavka 2. Financijske uredbe;
(d)
za nagrade:
i.
pozivanje na temeljni akt i proračunsku liniju;
ii.
ciljevi koje je potrebno ispuniti i predviđeni rezultati;
iii.
bitni uvjeti za sudjelovanje i kriteriji dodjele;
iv.
raspored natječaja i iznos nagrade ili nagrada;
(e)
za financijske instrumente:
i.
pozivanje na temeljni akt i proračunsku liniju;
ii.
ciljevi koje je potrebno ispuniti i predviđeni rezultati;
iii.
iznos raspoređen za financijski instrument;
iv.
indikativan raspored provedbe.
3. Ako program rada iz članka 128. Financijske uredbe sadržava informacije iz točke (a) stavka 2. ovog članka za bespovratna sredstva financirana iz odobrenih sredstava za određenu financijsku godinu, odluka kojom je donesen taj program rada smatra se odlukom o financiranju u vezi s tim bespovratnim sredstvima.
U vezi s javnim nabavama, uzajamnim fondovima, nagradama i financijskim instrumentima, kada je izvršenje odgovarajućih odobrenih sredstava osigurano za određenu financijsku godinu programom rada koji sadržava informacije iz točaka (b), (c), (d) i (e) stavka 2. ovog članka, odluka kojom je donesen taj program rada također se smatra odlukom o financiranju u vezi s dotičnom javnom nabavom, uzajamnim fondovima, nagradama i financijskim instrumentima.
Ako program rada ne sadržava te informacije za jedno djelovanje ili više njih, on mora biti prikladno izmijenjen ili se za odnosna djelovanja mora donijeti posebna odluka o financiranju.
4. Ne dovodeći u pitanje bilo koju određenu odredbu temeljnog akta, za svaku značajnu promjenu u već donesenoj odluci o financiranju primjenjuje se jednak postupak kao za inicijalnu odluku.
Odjeljak 1.
Preuzimanje obveze za rashode
Članak 95.
Ukupne i okvirne obveze
(Članak 85. Financijske uredbe)
1. Ukupne proračunske obveze izvršavaju se na temelju sklopljenog sporazuma o financiranju, koji predviđa naknadno preuzimanje jedne ili više pravnih obveza, ili preuzimanjem jedne ili više pravnih obveza.
Sporazumi o financiranju u području izravne financijske pomoći trećim zemljama, uključujući proračunske potpore, koji predstavljaju pravnu obvezu mogu biti osnova plaćanja bez preuzimanja druge pravne obveze.
2. Okvirne proračunske obveze izvršavaju se preuzimanjem jedne pravne obveze ili više njih, na temelju kojih nastaje pravo na naknadna plaćanja ili, u slučaju rashoda za osoblje ili za obavješćivanje javnosti o događajima Unije u koje su uključene institucije, putem izravnih plaćanja.
Članak 96.
Preuzimanje ukupne obveze
(Članak 85. Financijske uredbe)
1. Ukupna obveza preuzima se na temelju odluke o financiranju.
Ukupna obveza preuzima se najkasnije prije donošenja odluke o odabiru primatelja i, kada izvršavanje predmetnih odobrenih sredstva podrazumijeva donošenje programa rada u smislu članka 188., odmah nakon donošenja programa rada.
2. Kada se ukupna obveza izvršava sklapanjem sporazuma o financiranju ne primjenjuje se drugi podstavak stavka 1.
Članak 97.
Jedinstvenost potpisa
(Članak 85. Financijske uredbe)
1. Od pravila da može biti samo jedan potpisnik za proračunske obveze i za odgovarajuće pravne obveze moguće je odstupiti u sljedećim slučajevima:
(a)
kod okvirnih obveza;
(b)
kada se ukupne obveze odnose na sporazume o financiranju s trećim zemljama;
(c)
kada odluka institucije predstavlja pravnu obvezu;
(d)
kada se ukupne obveze odnose na više pravnih obveza za koje su odgovorni različiti dužnosnici za ovjeravanje;
(e)
kada u vezi s knjigama blagajne za vanjska djelovanja, pravne obveze moraju potpisati članovi osoblja lokalnih jedinica iz članka 72. prema uputi odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, koji ostaje u potpunosti odgovoran za odnosnu transakciju;
(f)
kada je institucija delegirala ovlasti dužnosnika za ovjeravanje na direktora međuinstitucionalnog europskog ureda u skladu s člankom 199. stavkom 1. Financijske uredbe.
2. Ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje koji je potpisao proračunsku obvezu nije dostupan ili ostane nedostupan tijekom razdoblja koje nije spojivo s rokom za preuzimanje pravne obveze, tu pravnu obvezu preuzima osoba određena prema pravilima imenovanja zamjenika koje donosi svaka institucija, pod uvjetom da takva osoba ima status dužnosnika za ovjeravanje u skladu s člankom 65. stavkom 3. Financijske uredbe.
Članak 98.
Administrativni rashodi koji se pokrivaju okvirnim obvezama
(Članak 85. Financijske uredbe)
Stavke koje se smatraju redovnim administrativnim rashodima, a koje mogu dovesti do okvirnih obveza, uključuju sljedeće:
(a)
rashode za osoblje, bez obzira na to jesu li ili nisu obuhvaćeni Pravilnikom o osoblju, za druge ljudske resurse, mirovine i naknade za stručnjake;
(b)
rashode u vezi s članovima institucija;
(c)
rashode za osposobljavanje;
(d)
rashode za natječaje, odabir i zapošljavanje;
(e)
troškove službenih putovanja;
(f)
troškove reprezentacije;
(g)
troškove sastanaka;
(h)
nezavisne tumače i prevoditelje;
(i)
razmjenu dužnosnika;
(j)
periodična plaćanja najamnina pokretne i nepokretne imovine ili periodična plaćanja koja se odnose na ugovore u vezi s nekretninama u smislu članka 121. ove Uredbe ili obroke zajma u skladu s člankom 203. stavkom 8. Financijske uredbe;
(k)
razna osiguranja;
(l)
čišćenje, održavanje i osiguranje;
(m)
troškove za socijalno i zdravstveno osiguranje;
(n)
korištenje telekomunikacijskih usluga;
(o)
financijske troškove;
(p)
pravne troškove;
(q)
naknade štete, uključujući kamatu;
(r)
radnu opremu;
(s)
vodu, plin i električnu energiju;
(t)
publikacije na papiru ili u elektroničkom obliku;
(u)
obavješćivanje javnosti od strane institucija o događajima Unije.
Članak 99.
Evidentiranje pojedinačnih pravnih obveza
(Članak 86. Financijske uredbe)
U slučaju ukupne proračunske obveze iza koje slijedi jedna ili nekoliko pojedinačnih pravnih obveza, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje evidentira u centralnoj računovodstvenoj evidenciji iznose tih naknadnih pojedinačnih pravnih obveza.
Evidentiranje u računovodstvenim evidencijama sadrži upućivanje na ukupnu obvezu prema kojoj se pojedinačne obveze knjiže.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje evidentira iznose u računovodstvenoj evidenciji prije nego što se potpiše odgovarajuća pojedinačna pravna obveza, osim u slučajevima iz četvrtog podstavka stavka 4. članka 86. Financijske uredbe.
U svim slučajevima, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje provjerava da sveukupan iznos ne prijeđe iznos ukupne obveze koja ih pokriva.
Odjeljak 2.
Potvrđivanje rashoda
Članak 100.
Potvrđivanje i potvrda „odobreno za plaćanje”
(Članak 88. Financijske uredbe)
1. Potvrđivanje izdataka temelji se na popratnoj dokumentaciji u smislu članka 110., kojom se potvrđuje pravo vjerovnika na temelju izjave o stvarno pruženim uslugama, stvarno isporučenoj robi ili stvarno izvršenim radovima, ili na temelju drugih dokumenata koji opravdavaju plaćanje, uključujući periodična plaćanja članarina ili tečajeva osposobljavanja.
2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osobno provjerava popratnu dokumentaciju ili na temelju vlastite odgovornosti potvrđuje da je to učinjeno prije nego što donese odluku kojom se potvrđuje rashod.
3. Odluka o potvrđivanju iskazuje se tako da odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili drugi stručno osposobljen službenik, valjano ovlašten formalnom odlukom odgovornog dužnosnika za ovjeravanje i pod njegovom odgovornošću u skladu s člankom 65. stavkom 5. Financijske uredbe, potpiše potvrdu „odobreno za plaćanje”. Takve odluke o davanju ovlaštenja čuvaju se za moguće kasnije korištenje.
Članak 101.
Potvrda „potvrđeno kao ispravno” za plaćanja pretfinanciranja
(Članak 88. Financijske uredbe)
Za plaćanja pretfinanciranja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili drugi stručno osposobljeni službenik kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrdom „potvrđeno kao ispravno” potvrđuje da su ispunjeni uvjeti iz pravne obveze za plaćanja pretfinanciranja.
Članak 102.
Potvrda „odobreno za plaćanje” u vezi s ugovorima o javnoj nabavi za privremena plaćanja i plaćanja preostalog iznosa
(Članak 88. Financijske uredbe)
Kod privremenih plaćanja i plaćanja preostalih iznosa prema ugovorima o javnoj nabavi, potvrdom „odobreno za plaćanje” potvrđuje se:
(a)
da je institucija primila i formalno evidentirala fakturu izvoditelja;
(b)
da je odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili drugi stručno osposobljen službenik kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrdio fakturu ili popratni interni dokument koji je priložen fakturi potvrdom „potvrđeno kao ispravno” i potpisao;
(c)
da je odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili druga osoba na njegovu odgovornost provjerila sve aspekte fakture kako bi posebno odredila iznos koji treba platiti te valjanost plaćanja kao podmirenja duga.
Potvrdom „potvrđeno kao ispravno” iz stavka 1. točke (b) potvrđuje se da su usluge iz ugovora pravilno pružene ili da je roba iz ugovora pravilno isporučena ili da su radovi iz ugovora pravilno izvršeni. Za robu i radove, dužnosnik ili drugi stručno osposobljen službenik priprema privremenu potvrdu o preuzimanju, zatim konačnu potvrdu o preuzimanju na kraju jamstvenog razdoblja utvrđenog u ugovoru. Ove dvije ovjere imaju vrijednost potvrde „potvrđeno kao ispravno”.
Za periodična plaćanja, uključujući plaćanja članarina ili tečajeva osposobljavanja, potvrdom „potvrđeno kao ispravno” potvrđuje se da je potraživanje vjerovnika u skladu s dokumentima koji opravdavaju plaćanje.
Članak 103.
Potvrda „odobreno za plaćanje” u vezi s bespovratnim sredstvima za privremena plaćanja i plaćanja preostalih iznosa
(Članak 88. Financijske uredbe)
Kod privremenih plaćanja i plaćanja preostalih iznosa koja odgovaraju bespovratnim sredstvima, potvrdom „odobreno za plaćanje” potvrđuje se:
(a)
da je institucija primila i formalno evidentirala korisnikov zahtjev za plaćanje;
(b)
da je dužnosnik ili drugi stručno osposobljen službenik kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrdio sam zahtjev za plaćanje ili popratni interni dokument koji je priložen fakturi potvrdom „potvrđeno kao ispravno” i potpisao;
(c)
da je odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili druga osoba na njegovu odgovornost provjerila sve aspekte zahtjeva za plaćanje kako bi posebno odredila iznos koji treba platiti te valjanost plaćanja kao podmirenja duga.
Potvrdom iz točke (b) prvog stavka, dužnosnik ili drugi stručno osposobljen službenik kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje potvrđuje da je djelovanje ili program rada korisnika u svim aspektima u skladu sa sporazumom ili odlukom o bespovratnim sredstvima, uključujući, prema potrebi, da su troškovi koje prijavi korisnik opravdani.
Članak 104.
Potvrda „odobreno za plaćanje” u vezi s rashodima za osoblje
(Članak 88. Financijske uredbe)
Kod plaćanja koja odgovaraju rashodima za osoblje, potvrdom „odobreno za plaćanje” potvrđuje se da postoji sljedeća popratna dokumentacija:
(a)
u vezi s mjesečnom plaćom:
i.
potpun popis osoblja, uz navođenje svih elemenata primitaka od rada;
ii.
obrazac (osobni evidencijski list) koji se temelji na odlukama, donesenim u svakom pojedinom slučaju, iz kojeg su vidljive promjene bilo kojeg elementa primitaka od rada;
iii.
pri novom zaposlenju ili imenovanju, ovjerena preslika odluke o zaposlenju ili imenovanju koja se prilaže pri potvrđivanju isplate prve plaće;
(b)
u vezi s drugim primicima od rada, kao primjerice za osoblje koje se plaća po satu ili danu: izjava koju potpisuje ovlašteni član osoblja, a koja prikazuje odrađene dane ili sate;
(c)
u vezi s prekovremenim radom: izjava koju potpisuje ovlašteni član osoblja, a koja potvrđuje količinu prekovremenog rada;
(d)
u vezi s troškovima službenih putovanja:
i.
putni nalog koji potpisuje nadležno tijelo;
ii.
obračun putnih troškova, koji potpisuje član osoblja koji je bio na službenom putovanju i administrativno nadređena osoba kojoj su delegirane odgovarajuće ovlasti, ako se troškovi službenih putovanja razlikuju od putnog naloga;
(e)
u vezi s nekim drugim administrativnim rashodima koji se odnose na osoblje, uključujući članarine i tečajeve osposobljavanja koji se, prema ugovoru, plaćaju unaprijed: popratna dokumentacija koja se odnosi na odluku na kojoj se temelji rashod, a koja prikazuje sve elemente obračuna.
U obračunu putnih troškova iz točke (d) podtočke ii. prvog podstavka navodi se mjesto službenog putovanja, datumi i vrijeme odlaska i dolaska u mjesto službenog putovanja, troškovi putovanja, troškovi boravka i drugi troškovi koji su valjano odobreni na temelju popratne dokumentacije.
Članak 105.
Materijalni oblik potvrde „odobreno za plaćanje”
(Članak 88. Financijske uredbe)
Ako sustav nema računalnu podršku, potvrda „odobreno za plaćanje” sastoji se od pečata s potpisom odgovornog dužnosnika za ovjeravanje ili drugog stručno osposobljenog službenika kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u skladu s člankom 100. U sustavu s računalnom podrškom, potvrda „odobreno za plaćanje” ima oblik elektronički sigurne potvrde odgovornog dužnosnika za ovjeravanje ili drugog stručno osposobljenog službenika kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.
Članak 106.
Materijalni oblik potvrde „potvrđeno kao ispravno”
(Članak 88. Financijske uredbe)
Ako sustav nema računalnu podršku, potvrda „potvrđeno kao ispravno” sastoji se od pečata s potpisom odgovornog dužnosnika za ovjeravanje ili drugog stručno osposobljenog službenika kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u skladu s člankom 101. U sustavu s računalnom podrškom, potvrda „potvrđeno kao ispravno” može imati oblik elektronički sigurne potvrde stručno osposobljenog službenika kojega je valjano ovlastio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.
Odjeljak 3.
Odobravanje plaćanja
Članak 107.
Provjere plaćanja koje izvršava dužnosnik za ovjeravanje
(Članak 89. Financijske uredbe)
Kod sastavljanja naloga za plaćanje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:
(a)
da je nalog za plaćanje pravilno izdan, što znači da je prethodno donesena odgovarajuća odluka o potvrđivanju u obliku potvrde „odobreno za plaćanje”, da su pojedinosti o primatelju plaćanja točne i da je iznos dospio;
(b)
da nalog za plaćanje odgovara proračunskoj obvezi prema kojoj se knjiži;
(c)
da izdatak tereti točnu stavku u proračunu;
(d)
da su odobrena sredstva raspoloživa.
Članak 108.
Obvezni podaci na nalozima za plaćanje i njihov prijenos na računovodstvenog službenika
(Članak 89. Financijske uredbe)
1. Nalog za plaćanje sadrži:
(a)
financijsku godinu na koju se izdatak knjiži;
(b)
proračunski članak i moguću daljnju podjelu koja se primjenjuje;
(c)
upućivanja na pravnu obvezu na temelju koje je nastalo pravo na plaćanje;
(d)
upućivanja na proračunsku obvezu prema kojoj se izdatak knjiži;
(e)
iznos plaćanja, izražen u eurima;
(f)
ime i adresu te podatke o bankovnom računu primatelja plaćanja;
(g)
predmet rashoda;
(h)
način plaćanja;
(i)
upis u popis imovine u skladu s člankom 248.
2. Na nalog za plaćanje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje stavlja datum i potpis te ga prosljeđuje računovodstvenom službeniku.
Odjeljak 4.
Plaćanje rashoda
Članak 109.
Vrste plaćanja
(Članak 90. Financijske uredbe)
1. Pretfinanciranjem se osiguravaju likvidna sredstva. Ono se može podijeliti na više plaćanja u skladu s dobrim financijskim upravljanjem.
2. Privremenim plaćanjem, koje se može plaćati višekratno, mogu se pokriti rashodi za provedbu odluke ili sporazuma ili za plaćanje usluga, robe ili radova obavljenih i/ili isporučenih u privremenim fazama ugovora. S privremenim plaćanjem se može u cijelosti ili djelomično poravnati pretfinanciranje, ne dovodeći u pitanje odredbe temeljnog akta.
3. Zaključivanje rashoda ima oblik plaćanja preostalog iznosa, koje nije moguće plaćati višekratno i s kojim se poravnavaju svi prethodni rashodi ili nalog za povrat.
Članak 110.
Popratna dokumentacija
(Članak 90. Financijske uredbe)
1. Pretfinanciranje, uključujući slučajeve kada je ono podijeljeno na više plaćanja, plaća se na temelju ugovora, odluke, sporazuma ili temeljnog akta ili na temelju popratne dokumentacije koja omogućuje provjeru usklađenosti s uvjetima predmetnog ugovora, odluke ili sporazuma. Ako je u tim instrumentima određen datum plaćanja za pretfinanciranje, plaćanje dugovanog iznosa nije uvjetovano daljnjim zahtjevima.
2. Privremena plaćanja i plaćanja preostalih iznosa temelje se na popratnoj dokumentaciji koja omogućuje provjeru je li financirana aktivnost izvršena u skladu s temeljnim aktom ili odlukom ili u skladu s uvjetima ugovora ili sporazuma.
3. U skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje utvrđuje prirodu popratne dokumentacije iz ovog članka u skladu s temeljnim aktom, odlukama, ugovorima i sporazumima. Privremena i konačna tehnička i financijska izvješća o izvršenju predstavljaju popratnu dokumentaciju za potrebe stavka 2.
4. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratnu dokumentaciju u skladu s člankom 48.
Odjeljak 5.
Rokovi za izvršenje rashoda
Članak 111.
Rokovi za plaćanje i zatezne kamate
(Članak 92. Financijske uredbe)
1. Podrazumijeva se da vrijeme dopušteno za plaćanja uključuje potvrđivanje, odobravanje i plaćanje rashoda.
Počinje teći od datuma na koji je primljen zahtjev za plaćanje.
Zahtjev za plaćanje evidentira ovlaštena služba odgovornog dužnosnika za ovjeravanje što je prije moguće, a smatra se da je on primljen na datum kada je evidentiran.
Datum plaćanja smatra se datumom na koji se tereti račun institucije.
2. Zahtjev za plaćanje uključuje sljedeće bitne elemente:
(a)
identifikaciju vjerovnika;
(b)
iznos;
(c)
valutu;
(d)
datum.
Kada nedostaje barem jedan bitan element zahtjev za plaćanje se odbija.
Vjerovnik se obavješćuje u pisanom obliku o odbijanju i razlozima odbijanja što je prije moguće, a u svakom slučaju u roku od 30 kalendarskih dana od datuma kada je primljen zahtjev za plaćanje.
3. U slučaju suspenzije iz članka 92. stavka 2. Financijske uredbe, preostali rok za plaćanje počinje ponovno teći od datuma kada su primljene zatražene informacije ili revidirani dokumenti ili kada su obavljene potrebne dodatne provjere, uključujući provjere na licu mjesta.
4. Po isteku rokova iz članka 92. stavka 1. Financijske uredbe vjerovnik ima pravo na kamate u skladu sa sljedećim uvjetima:
(a)
primjenjuju se kamate iz članka 83. stavka 2. ove Uredbe;
(b)
kamata se plaća za razdoblje koje protekne od kalendarskog dana koji slijedi nakon dana isteka roka za plaćanje utvrđenog u članku 92. stavku 1. Financijske uredbe do dana plaćanja.
Međutim, kada su kamate obračunate u skladu s odredbama prvog podstavka niže ili jednake 200 EUR, one se isplaćuju vjerovniku samo na zahtjev podnesen u roku od dva mjeseca od primitka zakašnjelog plaćanja.
5. Svaka institucija podnosi Europskom parlamentu i Vijeću izvješće o poštovanju rokova i suspenziji rokova utvrđenih u članku 92. Financijske uredbe. Izvješće Komisije prilaže se sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 66. stavka 9. Financijske uredbe.
POGLAVLJE 7.
Sustavi informacijske tehnologije
Članak 112.
Opis sustava informacijske tehnologije
(Članak 93. Financijske uredbe)
Kada se za obradu poslova izvršavanja proračuna koriste računalni sustavi i podsustavi, potreban je potpun i ažuran opis svakog sustava ili podsustava.
Svaki opis određuje sadržaj svih polja s podacima i opisuje kako sustav obrađuje svaku pojedinu radnju. Opis detaljno prikazuje kako sustav jamči postojanje potpunog revizijskog postupka za svaku radnju.
Članak 113.
Periodična pohrana podataka
(Članak 93. Financijske uredbe)
Podaci se u računalne sustave i podsustave pohranjuju periodički i čuvaju na sigurnom mjestu.
POGLAVLJE 8.
Unutarnji revizor
Članak 114.
Imenovanje unutarnjeg revizora
(Članak 98. Financijske uredbe)
1. Svaka institucija imenuje svojeg unutarnjeg revizora u skladu s pravilima koja su prilagođena njenim posebnostima i zahtjevima. Institucija obavješćuje Europski parlament i Vijeće o imenovanju unutarnjeg revizora.
2. Svaka institucija u skladu sa svojim posebnostima i zahtjevima određuje opseg uloge unutarnjeg revizora i detaljno utvrđuje ciljeve i postupke za izvršavanje dužnosti unutarnjeg revizora, uz dužno uvažavanje međunarodnih standarda unutarnjeg revidiranja.
3. Za unutarnjeg revizora institucija može imenovati dužnosnika ili drugog službenika, na temelju njegove posebne osposobljenosti, na kojeg se primjenjuje Pravilnik o osoblju, a koji je državljanin države članice.
4. Ako dvije ili više institucija imenuju istog unutarnjeg revizora, one se dogovaraju o načinu uređenja da revizor odgovara za svoje djelovanje u skladu s člankom 119.
5. Kada unutarnji revizor prestane obavljati svoje dužnosti, institucija o tome obavješćuje Europski parlament i Vijeće.
Članak 115.
Sredstva za unutarnjeg revizora
(Članak 99. Financijske uredbe)
Institucija osigurava potrebna sredstva kako bi unutarnji revizor mogao pravilno izvršavati svoju revizijsku dužnost i dokument koji detaljno opisuje njegove zadaće, dužnosti i obveze.
Članak 116.
Program rada
(Članak 99. Financijske uredbe)
1. Unutarnji revizor donosi svoj program rada te ga podnosi instituciji.
2. Institucija može zatražiti od unutarnjeg revizora izvršavanje revizija koje nisu uključene u program rada iz stavka 1.
Članak 117.
Izvješća unutarnjeg revizora
(Članak 99. Financijske uredbe)
1. Unutarnji revizor podnosi instituciji godišnje izvješće o unutarnjoj reviziji iz članka 99. stavka 3. Financijske uredbe, u kojem se navodi broj i vrsta provedenih unutarnjih revizija, glavne preporuke koje je dao i radnje poduzete na temelju takvih preporuka.
U tom se godišnjem izvješću također navode svi problemi sustava koje utvrdi posebno povjerenstvo uspostavljeno na temelju članka 73. stavka 6. Financijske uredbe.
2. Svaka institucija razmatra jesu li preporuke dane u izvješćima unutarnjeg revizora prikladne za razmjenu najboljih praksi s drugim institucijama.
3. Unutarnji revizor se prilikom sastavljanja svog izvješća posebno usredotočuje na cjelokupno poštovanje načela dobrog financijskog upravljana i osigurava poduzimanje prikladnih mjera s ciljem kontinuiranog poboljšavanja i osnaživanja njegove primjene.
Članak 118.
Neovisnost
(Članak 100. Financijske uredbe)
Unutarnji revizor pri izvršavanju svojih revizorskih zadaća uživa potpunu neovisnost. Unutarnjem revizoru ne smiju se davati nikakve upute niti ga se smije na bilo koji način ograničavati pri obavljanju dužnosti koje su mu na temelju njegova imenovanja dodijeljene Financijskom uredbom.
Članak 119.
Odgovornost unutarnjeg revizora
(Članak 100. Financijske uredbe)
Samo institucija, postupajući u skladu s ovim člankom, može pokrenuti postupak za utvrđivanje odgovornosti unutarnjeg revizora, koji je dužnosnik ili drugi službenik koji podliježe Pravilniku o osoblju, za svoje djelovanje.
Institucija donosi obrazloženu odluku o otvaranju istrage. Ta se odluka priopćava predmetnom dužnosniku ili službeniku u postupku. Institucija može pod svojom izravnom odgovornošću zadužiti za istragu jednog ili više dužnosnika istog ili višeg razreda od dotičnog člana osoblja. Tijekom istrage, saslušava se zainteresirana strana.
Izvješće o istrazi priopćava se zainteresiranoj strani, koju zatim saslušava institucija o predmetu tog izvješća.
Na temelju izvješća i saslušanja, institucija donosi obrazloženu odluku kojom se okončava postupak ili obrazloženu odluku u skladu s člancima 22. i 86. te Prilogom IX. Pravilniku o osoblju. Odluke kojima se izriču disciplinske mjere ili financijske sankcije dostavljaju se zainteresiranoj strani i, u svrhe informiranja, priopćavaju drugim institucijama i Revizorskom sudu.
U vezi s takvim odlukama, zainteresirana strana može u skladu s odredbama Pravilnika o osoblju izjaviti žalbu Sudu Europske Unije.
Članak 120.
Postupak pred Sudom Europske unije
(Članak 100. Financijske uredbe)
Ne dovodeći u pitanje pravna sredstva koja predviđa Pravilnik o osoblju, unutarnji revizor može pokrenuti postupak izravno pred Sudom Europske unije u vezi s bilo kojom radnjom koja se odnosi na izvršavanje njegovih dužnosti unutarnjeg revizora. Takav se postupak mora pokrenuti u roku od tri mjeseca koji počinje teći od kalendarskog dana službene obavijesti o predmetnoj radnji.
Istraživanja i saslušanja u takvom postupku provode se u skladu s člankom 91. stavkom 5. Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europske unije.
GLAVA V.
JAVNA NABAVA
POGLAVLJE 1.
Opće odredbe
Odjeljak 1.
Područje primjene i načela sklapanja ugovora
Članak 121.
Definicije i područje primjene
(Članak 101. Financijske uredbe)
1. Ugovori u vezi s nekretninama obuhvaćaju kupoprodaju, dugoročni zakup, plodouživanje, leasing, najam ili najam s ili bez prava na kupoprodaju za zemljišta, postojeće zgrade ili druge nekretnine.
2. Ugovori o nabavi robe obuhvaćaju kupoprodaju, leasing, najam ili najam s ili bez prava na kupoprodaju robe. Ugovori o nabavi proizvoda i, prema potrebi, postavljanju i instalaciji smatraju se ugovorima o nabavi robe.
3. Ugovori o radovima obuhvaćaju izvršavanje ili i izvršavanje i plan rada ili radova koji se odnose na jednu ili više aktivnosti navedenih u Prilogu I. Direktivi 2004/18/EZ ili realizaciju na bilo koji način rada koji odgovara zahtjevima naručitelja. „Radovi” znači rezultat radova u niskogradnji i građevinarstvu uzetih u cjelini, koji je sam po sebi dovoljan za ispunjavanje svoje ekonomske ili tehničke funkcije.
4. Ugovori o uslugama obuhvaćaju sve intelektualne i neintelektualne usluge, osim onih koje su obuhvaćene ugovorima o robi, ugovorima o radovima i ugovorima u vezi s nekretninama.
Ugovor koji obuhvaća dvije vrste nabave ili više njih (radovi, usluge ili roba) sklapa se u skladu s odredbama koje se primjenjuju na vrstu nabave koja obilježava glavni predmet dotične nabave.
U slučaju mješovitih ugovora koji se sastoje od usluga i robe, glavni predmet se određuje usporedbom vrijednosti odnosnih usluga ili robe.
Za sva upućivanja na nomenklature u sklopu javne nabave upotrebljava se „Jedinstveni rječnik javne nabave (CPV)” kako je navedeno u Uredbi (EZ) br. 2195/2002 Europskog parlamenta i Vijeća (11).
5. Pojmovi „izvoditelj radova”, „dobavljač” i „pružatelj usluga” odnose se na svaku fizičku ili pravnu osobu ili javne subjekte ili konzorcije takvih osoba i/ili tijela koji izvršavaju radove, isporučuju proizvode ili pružaju usluge. Pojam „gospodarski subjekt” znači „izvoditelji radova”, „dobavljači” i „pružatelji usluga”. „Ponuditelji” znači gospodarski subjekti koji su dostavili ponudu. „Natjecatelji” znači oni koji su tražili da im se odobri sudjelovanje u ograničenom postupku, konkurentskom dijalogu ili pregovaračkom postupku. „Dobavljači” znači gospodarski subjekti koji su evidentirani u popisu dobavljača u skladu s člankom 136. stavkom 1. točkom (b).
Konzorciji gospodarskih subjekata ovlašteni su podnositi ponude ili biti natjecatelji. Za podnošenje ponude ili zahtjeva za sudjelovanje javni naručitelji ne mogu zahtijevati da konzorciji moraju imati određeni pravni oblik, ali se od odabranog konzorcija može zahtijevati da prihvati određeni pravni oblik nakon što je s njim sklopljen ugovor, ako je takva promjena potrebna za pravilno izvršavanje ugovora.
6. Službe institucija Unije smatraju se javnim naručiteljima, osim ako između sebe donesu administrativne mjere o pružanju usluga, isporuci proizvoda, izvršavanju radova ili provedbi ugovora u vezi s nekretninama.
7. Tehnička pomoć znači aktivnosti potpore i izgradnje kapaciteta koje su potrebne za izvršenje programa ili mjere, a posebno aktivnosti pripremanja, upravljanja, praćenja, evaluacije, revizije i kontrole.
8. Sve razmjene s izvoditeljima, uključujući sklapanje ugovora i njihovih izmjena, mogu se obaviti preko elektroničkih sustava razmjene podataka koje uspostavlja javni naručitelj.
9. Ti sustavi moraju ispunjavati sljedeće zahtjeve:
(a)
samo ovlaštene osobe mogu imati pristup sustavu i dokumentima koji se šalju kroz sustav;
(b)
samo ovlaštene osobe mogu elektronički potpisivati ili slati dokument kroz sustav;
(c)
ovlaštene osobe moraju biti identificirane u sustavu preko uspostavljenih mehanizama;
(d)
vrijeme i datum elektroničke transakcije moraju biti točno određeni;
(e)
mora se očuvati cjelovitost dokumenata;
(f)
mora se očuvati dostupnost dokumenata;
(g)
prema potrebi, mora se očuvati povjerljivost dokumenata;
(h)
mora se osigurati zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
10. Za podatke koji su poslani ili primljeni preko takvog sustava vrijedi pravna pretpostavka o cjelovitosti podataka te točnosti datuma i vremena slanja ili primanja podataka koji su navedeni u sustavu.
Dokument poslan ili priopćen preko takvog sustava smatra se istovjetnim papirnatom dokumentu, prihvatljiv je kao dokaz u pravnim postupcima, smatra se izvornikom i za njega vrijedi pravna pretpostavka o autentičnosti i cjelovitosti, pod uvjetom da ne sadržava dinamična obilježja koja ga mogu automatski promijeniti.
Elektronički potpisi iz točke (b) stavka 9. imaju istovjetan pravni učinak kao vlastoručni potpisi.
Članak 122.
Okvirni ugovori i posebni ugovori
(Članak 101. Financijske uredbe)
1. Rok na koji se zaključuje okvirni ugovor ne smije biti duži od četiri godine, osim u iznimnim slučajevima, opravdanima posebno predmetom okvirnog ugovora.
Posebni ugovori koji se temelje na okvirnim ugovorima sklapaju se u skladu s uvjetima okvirnog ugovora, isključivo između javnih naručitelja i izvoditelja koji su stranke okvirnog ugovora.
Prilikom sklapanja posebnih ugovora, ugovorne stranke ne smiju bitno mijenjati uvjete utvrđene u okvirnom ugovoru.
2. Kada se okvirni ugovor sklapa s jednim gospodarskim subjektom, posebni ugovori sklapaju se u okviru uvjeta utvrđenih u okvirnom ugovoru.
U valjano opravdanim okolnostima, javni naručitelji se mogu u pisanom obliku posavjetovati s izvoditeljem te od njega, prema potrebi, zahtijevati dopunu ponude.
3. Kada se okvirni ugovor sklapa s više gospodarskih subjekata, on se sklapa s najmanje tri subjekta, pod uvjetom da postoji dostatan broj gospodarskih subjekata koji udovoljavaju uvjetima sposobnosti ili dostatan broj prihvatljivih ponuda koje udovoljavaju kriterijima za odabir.
Okvirni ugovor s nekoliko gospodarskih subjekata može se sklopiti u obliku zasebnih ugovora koji sadržavaju jednake uvjete.
Posebni ugovori koji se temelje na okvirnim ugovorima sklopljenim s nekoliko gospodarskih subjekata sklapaju se u skladu sa sljedećim postupcima:
(a)
u slučaju okvirnih ugovora bez ponovnog otvaranja natječaja uz primjenu uvjeta utvrđenih u okvirnom ugovoru;
(b)
u slučaju okvirnih ugovora s ponovnim otvaranjem natječaja, nakon što su se ugovorne stranke ponovno nadmetale na temelju istih i, prema potrebi, preciznije određenih uvjeta te, gdje je potrebno, na temelju drugih uvjeta navedenih u specifikacijama okvirnog ugovora.
Za svaki posebni ugovor koji se sklapa u skladu s uvjetima navedenima u točki (b) trećeg podstavka javni naručitelji se u pisanom obliku savjetuju s izvoditeljima okvirnog ugovora, određujući dovoljno dug rok za podnošenje ponuda. Ponude se dostavljaju u pisanom obliku. Javni naručitelji sklapaju svaki posebni ugovor s ponuditeljem koji je dostavio najbolju ponudu na temelju kriterija za odabir određenih u specifikacijama okvirnog ugovora.
4. U sektorima s brzim promjenama cijena i tehnološkim razvojem, okvirni ugovori bez ponovnog otvaranja natječaja sadrže odredbu o srednjoročnoj reviziji ili sustavu referentnih vrijednosti. Ako prvotno utvrđeni uvjeti nakon srednjoročne revizije više nisu usklađeni s kretanjima cijena ili tehnološkim razvojem, javni naručitelj ne smije koristiti okvirni ugovor te mora poduzeti odgovarajuće mjere za njegovo otkazivanje.
5. Proračunske obveze predviđaju se samo za posebne ugovore sklopljene na temelju okvirnih ugovora.
Odjeljak 2.
Objavljivanje
Članak 123.
Oglašavanje ugovora koji su obuhvaćeni Direktivom 2004/18/EZ
(Članak 103. Financijske uredbe)
1. Objavljivanje u vezi s ugovorima čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1. sastoji se od poziva na nadmetanje, ne dovodeći u pitanje članak 134., te obavijesti o sklopljenom ugovoru. Prethodna obavijest je obvezna samo ako javni naručitelj namjerava iskoristiti mogućnost skraćivanja rokova za primanje ponuda u skladu s člankom 152. stavkom 4.
2. Prethodna obavijest je obavijest kojom javni naručitelji objavljuju indikativne procijenjene ukupne vrijednosti i predmet ugovora i okvirnih ugovora koje namjeravaju sklopiti u financijskoj godini, ali isključujući ugovore koji su u pregovaračkom postupku javne nabave bez prethodnog objavljivanja poziva na nadmetanje.
Prethodnu obavijest objavljuje Ured za publikacije Europske unije (dalje u tekstu: „Ured za publikacije”) ili javni naručitelji u svojem „profilu kupca”.
Obvezna prethodna obavijest šalje se Uredu za publikacije ili se objavljuje u profilu kupca što je prije moguće, a u svakom slučaju najkasnije do 31. ožujka svake financijske godine.
Javni naručitelji koji objavljuju prethodnu obavijest u svojem profilu kupca šalju Uredu za publikacije, elektronički i u skladu s obrascem i načinom slanja koji je naveden u točki 3. Priloga VIII. Direktivi 2004/18/EZ, obavijest o objavi prethodne obavijesti u profilu kupca.
3. Poziv na nadmetanje je način na koji javni naručitelji objavljuju svoju namjeru pokretanja postupka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi ili okvirnog ugovora ili uspostavljanja dinamičkog sustava nabave u skladu s člankom 131. Ne dovodeći u pitanje ugovore sklopljene nakon pregovaračkog postupka iz članka 134., objava poziva na nadmetanje obavezna je za ugovore čije je procijenjena vrijednost jednaka ili viša od graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1.
Ona nije obvezna za posebne ugovore koji se temelje na okvirnim ugovorima.
U otvorenom postupku poziv na nadmetanje mora sadržavati datum, vrijeme i, kada je potrebno, mjesto sastanka komisije za otvaranje ponuda, na kojem mogu prisustvovati ponuditelji.
Javni naručitelji izjavljuju odobravaju li ili ne varijante ponude, te određuju minimalnu razinu stupnjeva sposobnosti koju zahtijevaju ako koriste mogućnost predviđenu u članku 146. stavku 2. drugom podstavku. Oni navode uvjete sposobnosti iz članka 146. koje namjeravaju koristiti, najmanji broj natjecatelja koje namjeravaju pozvati na podnošenje ponuda i, prema potrebi, njihov najveći broj, te objektivne i nediskriminirajuće kriterije koje namjeravaju primijeniti radi ograničavanja broja, u skladu s člankom 128. stavkom 1. drugim podstavkom.
Ako postoji neograničen, izravan i potpun pristup pozivu za podnošenje ponuda elektroničkim sredstvima, posebno u dinamičkim sustavima nabave iz članka 131., u pozivu na nadmetanje navodi se internetska adresa na kojoj se može pristupiti tim dokumentima.
Javni naručitelji koji organiziraju natječaj moraju objaviti obavijest o svojoj namjeri.
Javni naručitelji, prema potrebi, u pozivu na nadmetanje navode da je postupak javne nabave međuinstitucionalni postupak javne nabave. U tim slučajevima, u pozivu na nadmetanje također se navode institucije, izvršne agencije ili tijela iz članka 208. Financijske uredbe koja su uključena u postupak javne nabave, institucija odgovorna za postupak javne nabave i cjelokupnu vrijednost javne nabave za sve navedene institucije, izvršne agencije ili tijela.
4. U obavijesti o sklopljenom ugovoru objavljuje se ishod postupka sklapanja ugovora, okvirnih ugovora ili ugovora koji se temelje na dinamičkom sustavu nabave. U slučaju ugovora čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1., obavijest o sklopljenom ugovoru je obvezna. Ona nije obvezna za posebne ugovore koji se temelje na okvirnim ugovorima.
Obavijest o sklopljenom ugovoru šalje se Uredu za publikacije najkasnije 48 kalendarskih dana od dana potpisivanja ugovora ili okvirnog ugovora. Međutim, obavijesti koje se odnose na ugovore koji se temelje na dinamičkom sustavu nabave mogu se grupirati na tromjesečnoj osnovi. U takvim slučajevima, oni se dostavljaju Uredu za publikacije najkasnije 48 dana nakon kraja svakog tromjesečja.
Javni naručitelji koji su održali natječaj šalju Uredu za publikacije obavijest o rezultatima natječaja.
U slučaju postupka nabave na međuinstitucionalnoj osnovi, obavijest o sklopljenom ugovoru šalje javni naručitelj odgovoran za postupak.
Obavijest o sklopljenom ugovoru također se pravovremeno šalje Uredu za publikacije u slučaju ugovora ili okvirnih ugovora čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1., a koji su sklopljeni pregovaračkim postupkom bez prethodne objave poziva na nadmetanje, kako bi objava bila moguća prije potpisivanja ugovora u skladu s uvjetima iz članka 171. stavka 1.
Ne dovodeći u pitanje članak 21., informacije o vrijednosti i izvoditeljima posebnih ugovora koji se temelje na okvirnom ugovoru tijekom financijske godine objavljuju se na internetskoj stranici javnog naručitelja najkasnije do 30. lipnja po isteku te financijske godine ako, kao posljedica sklapanja posebnog ugovora ili zbog ukupnog opsega posebnih ugovora, dođe do prekoračenja graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1.
5. Obavijesti se sastavljaju u skladu sa standardnim obrascima koje je Komisija donijela na temelju Direktive 2004/18/EZ.
Članak 124.
Oglašavanje ugovora koji nisu obuhvaćeni Direktivom 2004/18/EZ
(Članak 103. Financijske uredbe)
1. Ugovori čija je vrijednost niža od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1. oglašavaju se na odgovarajući način kako bi se osiguralo konkurentno nadmetanje i nepristranost postupka javne nabave. To oglašavanje uključuje:
(a)
poziv na nadmetanje iz članka 123. stavka 3. ili obavijest o pozivu na iskaz interesa za ugovore koji obuhvaćaju slične predmete s vrijednošću većom od iznosa iz članka 137. stavka 1.;
(b)
odgovarajuću ex ante objavu na internetu za ugovore čija je vrijednost veća od iznosa iz članka 137. stavka 2.
2. Popis izvoditelja s kojima su sklopljeni ugovori u vezi s nekretninama i tajni ugovori iz članka 134. stavka 1. točke (j) ove Uredbe objavljuje se samo jednom godišnje s naznakom predmeta i vrijednosti sklopljenih ugovora. Taj se popis šalje Europskom parlamentu i Vijeću. U slučaju Komisije, taj se popis prilaže sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 66. stavka 9. Financijske uredbe.
3. Informacije u vezi s ugovorima čija je vrijednost veća od iznosa iz članka 137. stavka 1., a za koje nije objavljena pojedinačna obavijest o sklopljenom ugovoru šalju se Uredu za publikacije. Godišnji popisi izvoditelja šalju se najkasnije do 30. lipnja sljedeće financijske godine.
4. Informacije u vezi s ugovorima čija je vrijednost veća od iznosa iz članka 137. stavka 2., objavljuju se na internetskoj stranici institucije najkasnije do 30. lipnja sljedeće financijske godine.
Članak 125.
Objava obavijesti
(Članak 103. Financijske uredbe)
1. Ured za publikacije objavljuje obavijesti iz članaka 123. i 124. u Službenom listu Europske unije najkasnije 12 kalendarskih dana nakon njihova slanja.
Rok iz prvog podstavka skraćuje se na pet kalendarskih dana u slučaju ubrzanih postupaka iz članka 154.
2. Javni naručitelji moraju moći osigurati dokaz o datumu slanja obavijesti.
Članak 126.
Drugi oblici oglašavanja
(Članak 103. Financijske uredbe)
Pored oglašavanja iz članaka 123., 124. i 125. ugovori se mogu oglašavati i na bilo koji drugi način, posebno u elektroničkom obliku. U svakom takvom oglašavanju upućuje se na obavijest objavljenu u Službenom listu Europske unije u skladu s člankom 125., ako je ona bila objavljena, a oglašavanje ne smije prethoditi objavi te obavijesti koja je jedina vjerodostojna.
Takvo oglašavanje ne smije dovoditi ni do kakve diskriminacije među natjecateljima ili ponuditeljima niti sadržavati pojedinosti osim onih sadržanih u pozivu na nadmetanje, ako je on objavljen.
Odjeljak 3.
Postupci nabave
Članak 127.
Vrste postupaka nabave
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Ugovori se sklapaju pozivom za podnošenje ponuda u otvorenom, ograničenom ili pregovaračkom postupku nakon objave poziva na nadmetanje ili u pregovaračkom postupku bez prethodne objave poziva na nadmetanje na temelju natječaja, ako je to primjereno.
2. Postupci nabave otvoreni su kada svi zainteresirani gospodarski subjekti mogu podnijeti ponude. Ovo se primjenjuje i u slučaju dinamičkih sustava nabave iz članka 131.
Postupci nabave ograničeni su u slučaju kada se svi gospodarski subjekti mogu prijaviti za sudjelovanje, ali samo natjecatelji koji zadovoljavaju uvjete sposobnosti iz članka 146. i koje javni naručitelji istodobno pisanim putem pozovu mogu podnijeti ponudu ili rješenje u okviru postupka natjecateljskog dijaloga iz članka 132.
Faza odabira može se ponoviti za svaki pojedini ugovor, kao i u slučaju natjecateljskog dijaloga, ili može uključivati sastavljanje popisa potencijalnih natjecatelja u skladu s postupkom iz članka 136. stavka 1. točke (a).
3. U pregovaračkom postupku javni naručitelji savjetuju se s natjecateljima prema njihovom izboru koji ispunjavaju uvjete sposobnosti utvrđene u članku 146. i pregovaraju o uvjetima njihovih ponuda s jednim ili više njih.
Kada je u pregovaračkom postupku objavljen poziv na nadmetanje kako je navedeno u članku 135., javni naručitelji istodobno i pisanim putem pozivaju odabrane natjecatelje na pregovore.
4. Natječaji su postupci koji javnim naručiteljima omogućuju da steknu, uglavnom u području arhitekture i građevinarstva ili obrade podataka, plan ili nacrt koji predloži povjerenstvo za odabir nakon konkurentnog nadmetanja, uz nagradu ili bez dodjele nagrada.
Članak 128.
Broj natjecatelja u ograničenim ili pregovaračkim postupcima
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. U ograničenom postupku i u postupcima iz točaka (a) i (b) članka 136. stavka 1., broj natjecatelja pozvanih na podnošenje ponuda ne može biti manji od pet, pod uvjetom da dovoljan broj natjecatelja ispunjava uvjete sposobnosti.
Javni naručitelj može također predvidjeti maksimalan broj natjecatelja, ovisno o predmetu ugovora i na temelju objektivnih i nediskriminirajućih uvjeta sposobnosti. U takvim se slučajevima područje primjene i uvjeti navode u pozivu na nadmetanje ili u pozivu za iskaz interesa iz članaka 123. i 124.
U svakom slučaju, broj natjecatelja pozvanih da podnesu ponude mora biti dovoljan da osigura istinsko nadmetanje.
2. U pregovaračkim postupcima i nakon natjecateljskog dijaloga, broj natjecatelja koji se pozivaju na pregovore ili podnošenje ponuda ne smije biti manji od tri, pod uvjetom da dovoljan broj natjecatelja zadovoljava uvjete sposobnosti.
Broj natjecatelja pozvanih na podnošenje ponuda mora biti dovoljan da osigura istinsko nadmetanje
Prvi i drugi podstavak ne primjenjuju se na:
(a)
ugovore vrlo male vrijednosti kako je navedeno u članku 137. stavku 2.;
(b)
ugovore za pravne usluge u skladu s nomenklaturom CPV;
(c)
ugovore koji su proglašeni tajnima, kako je navedeno u članku 134. stavku 1. točki (j).
3. U slučaju kada je broj natjecatelja koji ispunjavaju uvjete sposobnosti i koji imaju minimalni stupanj sposobnosti ispod minimalnog broja navedenog u stavcima 1. i 2., javni naručitelj može nastaviti postupak pozivanjem jednog ili više natjecatelja koji imaju potrebnu sposobnost. Međutim, javni naručitelj ne smije uključiti druge gospodarske subjekte koji nisu prvobitno bili pozvani da sudjeluju u postupku ili natjecatelje koji nemaju potrebne sposobnosti.
Članak 129.
Način provedbe pregovaračkih postupaka
(Članak 104. Financijske uredbe)
Javni naručitelji pregovaraju s ponuditeljima o ponudama koje su podnijeli kako bi se prilagodili zahtjevima određenima u pozivu na nadmetanje iz članka 123. ili u specifikacijama i u svim dodatnim dokumentima te kako bi se izabrala ponuda koja daje najbolju vrijednost za novac.
Tijekom pregovora, javni naručitelji osiguravaju jednak odnos prema svim ponuditeljima.
U slučaju kada javni naručitelji mogu, u skladu s člankom 135., sklapati ugovore primjenom pregovaračkog postupka nakon objave poziva na nadmetanje, oni mogu odlučiti da se pregovarački postupak provodi u fazama kako bi se smanjio broj ponuda o kojima će se pregovarati, primjenjujući kriterije za odabir navedenih u pozivu na nadmetanje ili specifikaciji. U pozivu na nadmetanje ili specifikaciji navodi se da će se koristiti ova mogućnost.
Članak 130.
Natječaji
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Pravila za organizaciju natječaja dostavljaju se zainteresiranima za sudjelovanje.
Broj natjecatelja pozvanih da sudjeluju mora biti dovoljan da osigura istinsko nadmetanje.
2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje imenuje povjerenstvo za odabir. Povjerenstvo čine isključivo fizičke osobe koje su neovisne o sudionicima natječaja. U slučaju kada je potrebna posebna stručna kvalifikacija za sudjelovanje u natječaju, barem jedna trećina članova povjerenstva za odabir mora imati istu ili istovrsnu kvalifikaciju.
Povjerenstvo za odabir je autonomno u donošenju mišljenja. Ono donosi mišljenja na temelju projekata koji su mu natjecatelji anonimno dostavili i isključivo uzimajući u obzir kriterije određene u pozivu na natječaj.
3. Prijedlozi povjerenstva za odabir, koji se temelje na sadržaju svakog projekta, te njegova opažanja evidentiraju se u izvješću koje potpisuju svi članovi povjerenstva.
Natjecatelji ostaju anonimni sve dok povjerenstvo za odabir ne donese svoje mišljenje.
Povjerenstvo za odabir može zatražiti od natjecatelja da odgovore na pitanja zabilježena u izvješću da bi razjasnili projekt. Sastavlja se potpuno izvješće o dijalogu koji je uslijedio.
4. Javni naručitelj zatim donosi odluku navodeći ime i adresu odabranog natjecatelja te razloge za taj odabir u odnosu na kriterije najavljene u pozivu na natječaj, posebno ako se odstupa od prijedloga navedenih u mišljenju povjerenstva za odabir.
Članak 131.
Dinamički sustav nabave
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Dinamički sustav nabave je u potpunosti elektronički postupak za uobičajene nabave koji je otvoren tijekom čitavog trajanja svim gospodarskim subjektima koji zadovoljavaju uvjete sposobnosti i koji su dostavili okvirnu ponudu koja je u skladu sa specifikacijama i sve dodatne dokumente. Okvirne ponude mogu se poboljšati u svakom trenutku pod uvjetom da su i dalje u skladu sa specifikacijama.
2. Za potrebe uspostavljanja dinamičkog sustava nabave, javni naručitelji objavljuju poziv na nadmetanje u kojem se navodi da se koristi dinamički sustav nabave i koji sadrži uputu na internetsku adresu koja nudi neograničen, izravan i potpun pristup specifikacijama i svim dodatnim dokumentima od trenutka objave poziva do isteka sustava.
U specifikacijama javni naručitelji, između ostalog, navode vrstu nabava predviđenih u okviru tog sustava, kao i sve potrebne informacije u vezi sa sustavom nabave, korištenu elektroničku opremu te rješenja i specifikacije tehničkih veza.
3. Javni naručitelji tijekom trajanja dinamičkog sustava nabave svakom gospodarskom subjektu pružaju mogućnost podnošenja okvirne ponude radi primanja u sustav u skladu s uvjetima iz stavka 1. Oni provode evaluaciju u roku od najviše 15 dana od dana podnošenja okvirne ponude. Međutim, oni mogu produljiti razdoblje evaluacije pod uvjetom da u međuvremenu nije upućen ni jedan poziv na podnošenje ponuda.
Javni naručitelj u najkraćem mogućem roku obavješćuje ponuditelje da su primljeni u dinamički sustav nabave ili da je njihova ponuda odbijena.
4. Svaki pojedini ugovor podliježe pozivu na podnošenje ponuda. Prije upućivanja tog poziva, javni naručitelji objavljuju pojednostavljeni poziv na nadmetanje kojim se pozivaju svi zainteresirani gospodarski subjekti da podnesu okvirnu ponudu u roku koji ne smije biti kraći od 15 dana od dana slanja pojednostavljenog poziva. Javni naručitelji ne mogu nastaviti s nadmetanjem dok ne završe evaluaciju svih okvirnih ponuda zaprimljenih u tom roku.
Javni naručitelji pozivaju sve ponuditelje primljene u sustav da podnesu ponudu u prihvatljivom roku. Na temelju kriterija za odabir utvrđenih u pozivu na nadmetanje za uspostavljanje dinamičkog sustava nabave, javni naručitelji sklapaju ugovor s ponuditeljem koji je dostavio ponudu koja pruža najbolju vrijednost za novac. Prema potrebi ti kriteriji mogu biti formulirani preciznije u pozivu na podnošenje ponuda.
5. Dinamički sustav nabave ne smije trajati dulje od četiri godine, osim u opravdanim iznimnim slučajevima.
Javni naručitelji ne smiju koristiti ovaj sustav s ciljem sprečavanja, ograničavanja ili narušavanja tržišnog natjecanja.
Nikakvi se troškovi ne smiju zaračunati zainteresiranim gospodarskim subjektima ili stranama u sustavu.
Članak 132.
Natjecateljski dijalog
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. U slučaju posebno složenih ugovora, u slučaju kada javni naručitelj smatra da izravna primjena otvorenog postupka ili postojećih aranžmana kojima se uređuje ograničeni postupak neće omogućiti dodjelu ugovora ponudi koja nudi najbolju vrijednost za novac, javni naručitelj može primijeniti natjecateljski dijalog iz članka 29. Direktive 2004/18/EZ.
Ugovor se smatra „posebno složenim” u slučaju kada javni naručitelj nije objektivno u mogućnosti utvrditi tehnička sredstva potrebna za ispunjavanje zahtjeva ili ciljeva, ili ne može odrediti pravnu ili financijsku strukturu projekta.
2. Javni naručitelji objavljuju poziv na nadmetanje u kojem određuju svoje potrebe i zahtjeve, koje definiraju u tom pozivu i/ili u opisnoj dokumentaciji.
3. Javni naručitelji započinju dijalog s natjecateljima koji zadovoljavaju uvjete sposobnosti određene u članku 146. radi utvrđivanja i definiranja sredstava koja najbolje ispunjavaju njihove potrebe.
Javni naručitelji tijekom dijaloga osiguravaju jednako postupanje sa svim ponuditeljima i povjerljivost predloženih rješenja ili drugih informacija koje su dostavili natjecatelji koji sudjeluju u dijalogu, osim ako oni ne pristanu na njihovo objavljivanje.
Javni naručitelji mogu omogućiti da se postupak odvija u uzastopnim fazama kako bi se smanjio broj rješenja o kojima se treba raspravljati tijekom faze dijaloga primjenjujući kriterije za odabir u pozivu na nadmetanje ili u opisnoj dokumentaciji, ako je ta mogućnost predviđena u pozivu na nadmetanje ili opisnoj dokumentaciji.
4. Nakon obavješćivanja sudionika o završetku dijaloga, javni naručitelji ih pozivaju na podnošenje konačnih ponuda na temelju jednog ili više rješenja koja su predstavili i utvrdili tijekom dijaloga. Ove ponude sadrže sve potrebne elemente nužne za izvršavanje projekta.
Na zahtjev javnog naručitelja te se ponude mogu pojašnjavati, utvrđivati i usklađivati, pod uvjetom da se time ne mijenjaju temeljni aspekti ponude ili poziva za podnošenje ponuda, čije bi promjene mogle narušiti tržišno natjecanje ili imati diskriminirajući učinak.
Na zahtjev javnog naručitelja od ponuditelja za kojeg se utvrdilo da je predao ponudu s najboljom vrijednosti za novac može se zatražiti da pojasni aspekte ponude ili potvrdi obveze sadržane u ponudi, pod uvjetom da se time ne mijenjaju bitni aspekti ponude ili poziva na podnošenje ponuda, te de se time ne uzrokuje narušavanje tržišnog natjecanja ili diskriminacija.
5. Javni naručitelji mogu utvrditi cijene ili plaćanja za sudionike u dijalogu.
Članak 133.
Zajednička nabava
(Članak 104. Financijske uredbe)
U slučaju zajedničkog postupka nabave između jedne institucije i javnog naručitelja iz jedne ili više država članica, država EFTA-e ili država kandidatkinja Unije, primjenjuju se postupovne odredbe koje se primjenjuju na tu instituciju.
Institucija može, u slučaju kada je udio u ukupnoj procijenjenoj vrijednosti ugovora koji se odnosi na javnog naručitelja iz države članice ili kojim on upravlja jednak ili viši od 50 %, ili u drugim opravdanim slučajevima, odlučiti da se primjenjuju postupovna pravila koja se primjenjuju na javnog naručitelja iz države članice, pod uvjetom da se ona smatraju jednakima pravilima institucije.
Institucija i javni naručitelj iz države članice, države EFTA-e ili država kandidatkinja Unije na koje se odnosi zajednički postupak nabave posebno se dogovaraju o praktičnom načinu evaluacije zahtjeva za sudjelovanje ili ponuda, o sklapanju ugovora, pravu koje se primjenjuje na ugovor i o sudu nadležnom za rješavanje sporova.
Članak 134.
Primjena pregovaračkog postupka bez prethodne objave poziva na nadmetanje
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Bez obzira na procijenjenu vrijednost ugovora, javni naručitelji mogu primijeniti pregovarački postupak bez prethodne objave poziva na nadmetanje u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučaju kada nije dostavljena ni jedna ponuda ili ni jedna odgovarajuća ponuda, ili ni jedan zahtjev za sudjelovanje kao odgovor na otvoreni postupak ili ograničeni postupak nakon što je dovršen početni postupak, pod uvjetom da se bitno ne mijenjaju izvorni uvjeti ugovora kako su navedeni u dokumentaciji za nadmetanje iz članka 138.;
(b)
u slučaju kada se zbog tehničkih ili umjetničkih razloga, ili zbog razloga povezanih sa zaštitom isključivih prava, ugovor može sklopiti samo s određenim gospodarskim subjektom;
(c)
ako je to nužno potrebno, u slučaju kada, zbog izuzetne hitnosti izazvane nepredviđenim događajima koji se ne mogu pripisati javnim naručiteljima, nije moguće udovoljiti utvrđenim rokovima određenim za druge postupke i utvrđenim u člancima 152., 153. i 154.;
(d)
u slučaju kada se ugovor o uslugama sklapa nakon provedenog natječaja i kada mora prema pravilima koja se primjenjuju biti sklopljen s najuspješnijim natjecateljem ili jednim od najuspješnijih natjecatelja; u potonjem slučaju se na sudjelovanje u pregovorima pozivaju svi uspješni natjecatelji;
(e)
za dodatne usluge i radove koji nisu uključeni u prvobitnom prijedlogu projekta niti u izvornom ugovoru, ali koji su zbog nepredviđenih okolnosti postali nužni za pružanje usluga ili izvršavanje radova, podložno uvjetima određenima u stavku 2.;
(f)
za nove usluge ili radove koji se sastoje od ponavljanja sličnih usluga ili radova povjerenih gospodarskom subjektu s kojim je taj isti javni naručitelj ranije sklopio ugovor, pod uvjetom da su te usluge ili radovi u skladu s osnovnim projektom i da je taj projekt predmet izvornog ugovora sklopljenog u otvorenom ili ograničenom postupku, podložno uvjetima određenima u stavku 3.;
(g)
za ugovore o nabavi robe:
i.
u slučaju dodatnih isporuka koje su namijenjene ili kao djelomična zamjena uobičajenih isporuka ili instalacija ili kao produljenje postojećih isporuka ili instalacija, u slučaju kada bi promjena dobavljača obvezala javnog naručitelja da nabavi opremu koja ima različite tehničke karakteristike, što bi imalo za posljedicu neusklađenost ili nerazmjerne tehničke poteškoće u radu i održavanju; trajanje takvih ugovora ne smije prelaziti tri godine;
ii.
ako je roba proizvedena isključivo za potrebe istraživanja, pokusa, studije ili razvoja, uz iznimku komercijalnih analiza održivosti i proizvodnje u velikoj seriji koji imaju za cilj povrat troškova istraživanja i razvoja;
iii.
u pogledu nabava robe koja kotira i kupuje se na robnom tržištu;
iv.
u pogledu nabave po posebno povoljnim uvjetima, bilo od dobavljača koji u potpunosti likvidira svoje poslovanje ili od stečajnih upravitelja ili likvidatora u stečaju, na temelju dogovora s vjerovnicima, ili sličnog postupka u skladu s nacionalnim pravom;
(h)
za ugovore u vezi s nekretninama, nakon istraživanja lokalnog tržišta;
(i)
za ugovore o pravnim uslugama u skladu s nomenklaturom CPV, pod uvjetom da se takvi ugovori na odgovarajući način oglašavaju;
(j)
za ugovore koje su institucije ili tijela koja je odredila institucija proglasila tajnima ili za ugovore čije izvršavanje mora biti praćeno posebnim sigurnosnim mjerama u skladu s upravnim propisima na snazi ili ako to zahtijeva zaštita osnovnih interesa Unije.
2. Za dodatne usluge i radove iz stavka 1. točke (e) javni naručitelj može primijeniti pregovarački postupak bez prethodne objave poziva na nadmetanje, pod uvjetom da ugovor sklopi s izvoditeljem koji izvršava ugovor u jednom od sljedećih slučajeva:
(a)
u slučaju kada takve dodatne ugovore nije moguće tehnički ili ekonomski odvojiti od glavnog ugovora bez ozbiljnih poteškoća za javnog naručitelja;
(b)
u slučaju kada su takve usluge ili radovi, iako odvojivi od izvršavanja izvornog ugovora, neophodni za njegovo dovršenje.
Ukupna vrijednost dodatnih ugovora ne smije prelaziti 50 % iznosa izvornog ugovora.
3. U slučajevima iz stavka 1. točke (f) ovog članka, mogućnost primjene pregovaračkog postupka navodi se čim se objavi konkurentno nadmetanje za prvu operaciju, te se ukupni procijenjeni iznos za daljnje usluge ili radove uzima u obzir prilikom izračuna graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1. Taj se postupak može primjenjivati samo tijekom izvršavanja izvornog ugovora, a najkasnije tri godine od njegovog potpisivanja.
Članak 135.
Primjena pregovaračkog postupka nakon prethodne objave poziva na nadmetanje
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Neovisno o procijenjenoj vrijednosti ugovora, javni naručitelji mogu primijeniti pregovarački postupak nakon što objave poziv na nadmetanje u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučaju podnošenja nepravilnih ili neprihvatljivih ponuda, posebno u vezi s uvjetima sposobnosti ili kriterijima za odabir, nakon dovršenog otvorenog ili ograničenog postupka ili natjecateljskog dijaloga, uz uvjet da izvorni uvjeti ugovora kako su određeni u pozivu za podnošenje ponuda iz članka 138. nisu bitno izmijenjeni, ne dovodeći u pitanje primjenu stavka 2. ovog članka;
(b)
u izvanrednim slučajevima koji uključuju radove, robu ili usluge kada njihova priroda ili rizici ne dozvoljavaju ponuditelju prethodno ukupno određivanje cijene;
(c)
u slučaju kada je priroda usluge koja se nabavlja, a posebno u slučaju financijskih i intelektualnih usluga, takva da se ugovorne specifikacije ne mogu utvrditi s dovoljnom preciznošću kojom se omogućuje sklapanje ugovora na temelju izbora najbolje ponude u skladu s pravilima kojima se uređuje otvoreni ili ograničeni postupak;
(d)
kod ugovora o radovima, u slučaju kada se radovi provode izvršavaju za potrebe istraživanja, ispitivanja ili razvoja, a ne s ciljem osiguranja profitabilnosti ili povrata troškova istraživanja i razvoja;
(e)
za ugovore o uslugama iz Priloga II.B Direktivi 2004/18/EZ, podložno točkama (i) i (j) članka 134. stavka 1. ove Uredbe i njegovog drugog podstavka;
(f)
za usluge u području istraživanja i razvoja, osim onih čiji rezultati isključivo služe javnom naručitelju pri izvršavanju vlastitih poslova, pod uvjetom da javni naručitelj u potpunosti plati pruženu uslugu;
(g)
za ugovore o uslugama u pogledu kupnje, razvoja, produkcije ili koprodukcije programskog materijala namijenjenog emitiranju programa od strane organizacija za radiodifuziju ili za ugovore o vremenu emitiranja.
2. U slučajevima iz stavka 1. točke (a) javni naručitelji mogu odustati od objave poziva na nadmetanje ako u pregovarački postupak uključe sve ponuditelje i samo one ponuditelje koji ispunjavaju uvjete sposobnosti koji su tijekom prethodnog postupka podnijeli ponude u skladu s formalnim zahtjevima postupka nabave.
Članak 136.
Postupak s pozivom na iskaz interesa
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Za ugovore čija vrijednost ne premašuje vrijednost iz čanka 170. stavka 1. i ne dovodeći u pitanje članke 134. i 135., javni naručitelji mogu se koristiti pozivom na iskaz interesa radi:
(a)
preliminarnog odabira natjecatelja koji će biti pozvani na podnošenje ponuda vezano uz buduće ograničene pozive na podnošenje ponuda;
(b)
prikupljanja popisa dobavljača koji će biti pozvani na podnošenje zahtjeva za sudjelovanje ili podnošenje ponuda.
2. Popis koji se sastavlja nakon poziva za iskaz interesa važi za sljedeće razdoblje:
(a)
najviše tri godine od datuma kada je obavijest iz članka 124. stavka 1. točke (a) poslana Uredu za publikacije u slučaju iz stavka 1. točke (a) ovog članka;
(b)
najviše pet godina od datuma kada je obavijest iz članka 124. stavka 1. točke (a) poslana Uredu za publikacije u slučaju popisa dobavljača iz stavka 1. točke (b) ovog članka.
Popis iz prvog podstavka može sadržavati podpopise.
Svaka zainteresirana osoba može podnijeti zahtjev u bilo kojem trenutku tijekom razdoblja važenja popisa, osim u posljednja tri mjeseca tog razdoblja.
3. Prilikom sklapanja ugovora, javni naručitelj je poziva sve natjecatelje ili dobavljače koji se nalaze na dotičnom popisu ili podpopisu radi:
(a)
podnošenja ponude u slučaju iz stavka 1. točke (a);
(b)
podnošenja, u slučaju popisa iz stavka 1. točke (b), bilo:
i.
ponuda s dokumentima koji se odnose na razloge za isključenje i uvjete sposobnosti;
ii.
dokumenata koji se odnose na razloge za isključenje i uvjete sposobnosti i, u drugoj fazi, ponuda za one koji ispunjavaju te kriterije.
Članak 137.
Ugovori male vrijednosti
(Članak 104. Financijske uredbe)
1. Pregovarački postupak bez prethodne objave poziva na nadmetanje uz savjetovanje najmanje tri natjecatelja može se koristiti za ugovore male vrijednosti ne veće od 60 000 EUR.
Ako nakon savjetovanja s natjecateljima, javni naručitelj primi samo jednu ponudu koja je administrativno i tehnički valjana, ugovor se može sklopiti pod uvjetom da su ispunjeni kriteriji za odabir.
2. Ugovori vrlo male vrijednosti ne veće od 15 000 EUR mogu se sklopiti na temelju samo jedne ponude nakon završetka pregovaračkog postupka bez prethodne objave poziva na nadmetanje.
3. Plaćanja za stavke rashoda čija je vrijednost manja od 1 000 EUR mogu se sastojati samo od plaćanja na temelju faktura, bez prethodnog prihvaćanja ponude.
Članak 138.
Dokumentacija za nadmetanje
(Članak 105. Financijske uredbe)
1. Dokumentacija za nadmetanje sadrže barem:
(a)
poziv za podnošenje ponuda, poziv na pregovaranje ili sudjelovanje u dijalogu u skladu s postupkom iz članka 132.;
(b)
priložene specifikacije ili, u slučaju natjecateljskog dijaloga iz članka 132., dokument koji opisuje potrebe i zahtjeve javnog naručitelja ili uputu na internetsku adresu na kojoj se takve specifikacije ili dokument mogu pregledati;
(c)
nacrt ugovora koji se temelji na predlošku ugovora.
Točka (c) prvog podstavka ne primjenjuje se u slučajevima kada se predložak ugovora ne može upotrijebiti zbog iznimnih i opravdanih okolnosti.
Dokumentacija za nadmetanje sadrži uputu na poduzete mjere oglašavanja u skladu s člancima 123. do 126.
2. U pozivu za podnošenje ponuda ili pozivu na pregovaranje ili sudjelovanje u dijalogu mora se barem:
(a)
navesti pravila kojima se uređuje podnošenje i prezentiranje ponuda, uključujući posebno krajnji datum i vrijeme podnošenja, sve zahtjeve u pogledu upotrebe standardnog obrasca za odgovor, dokumente koje treba priložiti, uključujući one koji dokazuju financijsku, ekonomsku, tehničku i stručnu sposobnost iz članka 146., ako nisu navedeni u pozivu na nadmetanje, te adresu na koju ih treba poslati;
(b)
navesti da podnošenje ponude podrazumijeva prihvaćanje specifikacije iz stavka 1. na koju se ponuda odnosi te da ovo podnošenje obvezuje izvoditelja s kojim se sklapa ugovor tijekom izvršavanja ugovora;
(c)
navesti razdoblje tijekom kojeg je ponuda valjana i ne može se mijenjati ni u kojem pogledu;
(d)
zabraniti svaki kontakt između javnog naručitelja i ponuditelja tijekom postupka, osim u iznimnom slučaju, pod uvjetima utvrđenim u članku 160., te u slučaju da postoji odredba o posjeti na licu mjesta, navesti pravila za obavljanje takve posjete.
(e)
navesti, u slučaju natjecateljskog dijaloga, datum i adresu koji su određeni za početak faze savjetovanja.
3. U specifikacijama se navodi barem:
(a)
razloge za isključenje i uvjete sposobnosti koji se primjenjuju na ugovor, osim u natjecateljskom dijalogu, u ograničenom postupku i u pregovaračkom postupku nakon objave obavijesti iz članka 135.; u takvim slučajevima ti se kriteriji navode isključivo u pozivu na nadmetanje ili u pozivu za iskaz interesa;
(b)
kriterije za odabir i njihov relativni ponder ili, prema potrebi, njihova važnost padajućim redoslijedom, ako to nije navedeno u pozivu na nadmetanje;
(c)
tehničke specifikacije iz članka 139.:
(d)
minimalne zahtjeve koje moraju ispunjavati varijante u postupcima iz članka 149. stavka 2., po kojemu se ugovor sklapa s ponuditeljem koji nudi najbolju vrijednost za novac, u slučaju kada je javni naručitelj naveo u pozivu na nadmetanje da su takve varijante dozvoljene;
(e)
da se primjenjuje Protokol o povlasticama i imunitetima Europske unije ili, prema potrebi, Bečka konvencija o diplomatskim odnosima ili Bečka konvencija o konzularnim odnosima;
(f)
dokaze o pristupu ugovorima, kako je određeno u članku 172.;
(g)
u dinamičkim sustavima nabave iz članka 131., prirodu predviđenih nabava, kao i sve potrebne informacije koje se odnose na sustav nabave, korištenu elektroničku opremu i načine i specifikacije tehničkog spajanja.
4. U predlošku ugovora treba posebno:
(a)
navesti kazne za nepridržavanje njegovih odredaba;
(b)
navesti detaljan sadržaj faktura ili odgovarajuće popratne dokumentacije u skladu s člankom 102.;
(c)
navesti da je, u slučaju kada su javni naručitelji institucije, pravo Unije ono pravo koje se primjenjuje na ugovor te ga prema potrebi dopunjuje nacionalno pravo kako je određeno u ugovoru;
(d)
navesti sud nadležan za rješavanje sporova.
Za potrebe točke (c) prvog podstavka ovog stavka, u slučaju ugovora iz članka 121. stavka 1., nacrt ugovora može se pozivati isključivo na nacionalno pravo.
5. Javni naručitelji mogu zahtijevati informacije od ponuditelja o bilo kojem dijelu ugovora kojeg ponuditelj namjerava dati trećim stranama u podizvođenje i o identitetu podizvoditelja. Uz informacije iz članka 143., javni naručitelj može od natjecatelja ili ponuditelja zahtijevati i podnošenje informacija o financijskim, ekonomskim, tehničkim i stručnim sposobnostima, kako je navedeno u člancima 146., 147. i 148., predviđenog podizvoditelja, a posebno kad poslovanje s podizvoditeljima čini značajan dio ugovora.
Članak 139.
Tehničke specifikacije
(Članak 105. Financijske uredbe)
1. Tehničke specifikacije moraju omogućiti jednak pristup natjecateljima i ponuditeljima te ne smiju stvarati neopravdane prepreke za konkurentno nadmetanje.
Njima se određuju zahtijevane karakteristike proizvoda, usluge, materijala ili rada s obzirom na svrhu za koju ih je namijenio javni naručitelj.
2. Karakteristike iz stavka 1. uključuju:
(a)
razine kvalitete;
(b)
učinak na okoliš;
(c)
kad god je to moguće, kriterije pristupačnosti za osobe s invaliditetom ili oblikovanje prilagođeno svim korisnicima;
(d)
razine i postupke ocjenjivanja sukladnosti;
(e)
spremnost za korištenje;
(f)
sigurnost ili dimenzije, uključujući, za robu, trgovački naziv i upute za korisnike i, za sve ugovore, terminologiju, simbole, ispitivanje i metode ispitivanja, pakovanje, oznake i označivanje, proizvodne postupke i metode;
(g)
za ugovore o radovima, postupke o osiguranju kvalitete te pravila planiranja i obračuna troškova, ispitivanje, inspekcijske preglede i uvjete prihvaćanja poslova i metoda ili tehnika izgradnje i sve druge tehničke uvjete koje javni naručitelj može zahtijevati na temelju općih ili posebnih propisa u vezi s dovršenim radovima i s materijalima ili sastavnim elementima.
3. Tehničke specifikacije se utvrđuju na jedan od sljedećih načina:
(a)
upućivanjem na europske norme ili na europska tehnička odobrenja ili zajedničke tehničke specifikacije, u slučaju kada takve specifikacije postoje, na međunarodne norme ili na druge tehničke referentne sustave koje su uspostavila europska tijela za normizaciju, ili ako oni ne postoje, na njihove nacionalne ekvivalente; svakom upućivanju dodaje se izraz „ili ekvivalent”;
(b)
u pogledu izvršavanja ili funkcionalnih zahtjeva koji mogu uključivati ekološke karakteristike i dovoljno su detaljni kako bi se ponuditeljima omogućilo utvrđivanje svrhe ugovora, a javnim naručiteljima sklapanje ugovora;
(c)
kombinacijom ove dvije metode utvrđivanja.
4. U slučaju kada javni naručitelji koriste mogućnost upućivanja na specifikacije iz stavka 3. točke (a), oni ne smiju odbiti ponudu na temelju toga što ona nije u skladu s tim specifikacijama, ako ponuditelj ili natjecatelj dokaže pomoću odgovarajućih sredstava i na način koji je zadovoljavajući za javnog naručitelja da ponuda na istovrstan način ispunjava utvrđene zahtjeve.
Odgovarajuće sredstvo može biti tehnička dokumentacija proizvođača ili izvješće o ispitivanju priznatog tijela.
5. U slučaju kada javni naručitelji koriste mogućnost iz stavka 3. točke (b) kojom se propisuju specifikacije u pogledu izvršavanja ili funkcionalnih zahtjeva, oni ne smiju odbiti ponudu koja je u skladu s nacionalnom normom kojom se prenosi europska norma, europsko tehničko odobrenje ili zajedničke tehničke specifikacije, međunarodna norma ili tehnički referentni sustavi koje uspostavljaju europska tijela za normizaciju, ako se te specifikacije odnose na potrebno izvršavanje ili funkcionalne zahtjeve.
Ponuditelj mora dokazati, na način koji je prihvatljiv javnom naručitelju i bilo kojim odgovarajućim sredstvima, da je ponuda u skladu sa zahtjevima izvršavanja ili funkcionalnim zahtjevima koje je postavio javni naručitelj. Odgovarajuće sredstvo može biti tehnička dokumentacija proizvođača ili izvještaj o ispitivanju priznatog tijela.
6. U slučaju kada javni naručitelji utvrde ekološke karakteristike u smislu izvršavanja ili funkcionalnih zahtjeva, oni se mogu koristiti detaljnim specifikacijama ili, prema potrebi, njihovim dijelovima kako je utvrđeno europskim, multinacionalnim ili nacionalnim eko-oznakama ili bilo kojim drugim eko-oznakama, pod uvjetom da su zadovoljeni sljedeći uvjeti:
(a)
korištene specifikacije odgovarajuće su za utvrđenje karakteristika robe ili usluga koji su predmet ugovora;
(b)
zahtjevi označavanja postavljeni su na temelju znanstvenih podataka;
(c)
eko-oznake donose se na temelju postupka u kojem mogu sudjelovati sve zainteresirane stranke, kao na primjer državna tijela, potrošači, proizvođači, distributeri i organizacije za zaštitu okoliša;
(d)
eko-oznake dostupne su svim zainteresiranim stranama.
7. Javni naručitelji mogu naznačiti da se za usluge ili proizvode koji nose eko-oznaku podrazumijeva da su u skladu s tehničkim specifikacijama utvrđenima u ugovornoj dokumentaciji. Oni prihvaćaju svako drugo odgovarajuće sredstvo dokazivanja, kao na primjer tehničku dokumentaciju proizvođača ili izvještaj o ispitivanju koje izdaje priznato tijelo. Za potrebe stavaka 4., 5. i 6., priznato tijelo je laboratorij za ispitivanje i kalibraciju ili tijelo za ovjeravanje i inspekcije koje udovoljava europskim normama koje se primjenjuju.
8. Osim u iznimnim slučajevima valjano opravdanima predmetom ugovora, te specifikacije ne smiju upućivati na određenu izradu ili izvor ili na poseban postupak ili na žigove, patente, vrste ili specifično podrijetlo ili proizvodnju koji bi mogli utjecati na favoriziranje ili eliminaciju određene robe ili gospodarskih subjekata.
U slučaju kada nije moguće osigurati dovoljno detaljan i razumljiv opis predmeta ugovora, nakon upućivanja navodi se izraz „ili ekvivalentno”.
Članak 140.
Promjena cijene
(Članak 105. Financijske uredbe)
1. U dokumentaciji za nadmetanje jasno navode treba li se u ponudi navesti konačna cijena koju nije moguće mijenjati.
2. U suprotnom, u dokumentaciji za nadmetanje utvrđuju se uvjeti i/ili formule za promjenu cijena za vrijeme trajanja ugovora. U takvim slučajevima javni naručitelj posebno vodi računa o:
(a)
predmetu postupka nabave i gospodarskim prilikama u kojima se on provodi;
(b)
vrsti poslova i ugovora te njihovu trajanju;
(c)
svojim financijskim interesima.
Članak 141.
Nezakonite djelatnosti koje dovode do isključenja
(Članak 106. Financijske uredbe)
Slučajevi iz članka 106. stavka 1. točke (e) Financijske uredbe uključuju sve nezakonite djelatnosti koje štete financijskim interesima Unije, a posebno:
(a)
slučajeve prijevare iz članka 1. Konvencije o zaštiti financijskih interesa Europskih zajednica, koja je sastavljena Aktom Vijeća od 26. srpnja 1995. (12);
(b)
slučajeve korupcije iz članka 3. Konvencije o borbi protiv korupcije u kojoj sudjeluju službenici Europskih zajednica ili službenici država članica Europske unije koja je sastavljena Aktom Vijeća od 26. svibnja 1997. (13);
(c)
slučajeve sudjelovanja u kriminalnoj organizaciji kako je definirano u članku 2. Okvirne odluke Vijeća 2008/841/PUP (14);
(d)
slučajeve pranja novca, kako je definirano u članku 1. Direktive 2005/60/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (15);
(e)
slučajeve kaznenih djela terorizma, kaznenih djela vezanih uz terorističke aktivnosti i poticanje, pomaganje i supočiniteljstvo ili pokušaja počinjenja takvih kaznenih djela, kako je definirano u člancima 1., 3. i 4. Okvirne odluke Vijeća 2002/475/PUP (16).
Članak 142.
Primjena razloga za isključenje i trajanje isključenja
(Članci 106., 107., 108. i 109. Financijske uredbe)
1. Kako bi se odredilo trajanje isključenja i osiguralo poštovanje načela proporcionalnosti, odgovorna institucija posebno uzima u obzir ozbiljnost činjenica, uključujući njihove utjecaje na financijske interese i ugled Unije te proteklo vrijeme, trajanje i ponavljanje povrede, namjeru ili stupanj nepažnje dotičnog subjekta te mjere koje je subjekt poduzeo za ispravljanje situacije.
Pri određivanju razdoblja isključenja, odgovorna institucija daje dotičnom natjecatelju ili ponuditelju mogućnost za iskazivanje svojih stavova.
Ako trajanje razdoblja isključenja, u skladu s mjerodavnim pravom, određuju tijela iz članka 108. stavaka 2. i 3. Financijske uredbe, Komisija to trajanje primjenjuje do najduljeg maksimalnog trajanja utvrđenog u članku 106. stavku 4. Financijske uredbe. Maksimalno razdoblje iz članka 106. stavka 4. Financijske uredbe određeno je na pet godina, računajući od sljedećih datuma:
(a)
od dana pravomoćne presude u slučajevima iz članka 106. stavka 1. točaka (b) i (e) Financijske uredbe;
(b)
od dana počinjenja povrede ili, u slučaju počinjenja kontinuiranih ili ponovljenih povreda, od dana prestanka povrede, u slučajevima iz članka 106. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe kada se propust odnosi na ugovore s dotičnom institucijom.
Za potrebe točke (b) trećeg podstavka, ako je odlukom javnog tijela ili međunarodne organizacije utvrđen ozbiljan profesionalni propust, prednost ima datum odluke.
Razdoblje isključenja može se produžiti na deset godina u slučaju ponovljene povrede u roku od pet godina od datuma iz točaka (a) i (b) trećeg podstavka, podložno stavku 1.
2. Natjecatelji i ponuditelji isključuju se iz postupaka nabave i dodjele bespovratnih sredstava sve dok se nalaze u nekoj od situacija iz članka 106. stavka 1. točaka (a) i (d) Financijske uredbe.
Članak 143.
Dokazi
(Članci 106. i 107. Financijske uredbe)
1. Natjecatelji i ponuditelji prilažu uredno potpisanu i datiranu časnu izjavu u kojoj navode da se ne nalaze ni u jednoj od situacija opisanih u člancima 106. ili 107. Financijske uredbe.
Međutim u slučaju ograničenog postupka, natjecateljskog dijaloga i pregovaračkog postupka nakon objave poziva na nadmetanje, kad god javni naručitelj ograniči broj natjecatelja koji se pozivaju na pregovaranje ili na podnošenje ponude, svi natjecatelji su dužni dostaviti potvrde iz stavka 3.
Na temelju svoje procjene rizika, javni naručitelj može odustati od zahtijevanja izjave iz prvog podstavka za ugovore iz članka 137. stavka 2. Međutim, za ugovore iz članka 265. stavka 1., članka 267. stavka 1. i članka 269. stavka 1., javni naručitelj može odustati od zahtijevanja te izjave za ugovore čija je vrijednost manja ili jednaka iznosu od 20 000 EUR.
2. Ponuditelj s kojim će se sklopiti ugovor dostavlja, u roku koji određuje javni naručitelj te prije potpisivanja ugovora, dokaze iz stavka 3. ovog članka koji potvrđuju izjavu iz stavka 1. ovog članka u sljedećim slučajevima:
(a)
za ugovore koje za vlastiti račun sklapaju institucije čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1.;
(b)
za ugovore u području vanjskog djelovanja čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 265. stavku 1. točki (a), članku 267. stavku 1. točki (a) ili članku 269. stavku 1. točki (a).
Za ugovore čija je vrijednost manja od graničnih vrijednosti iz točaka (a) i (b) prvog podstavka ovog stavka, javni naručitelj može, ako sumnja da se ponuditelj s kojim će se sklopiti ugovor nalazi u jednoj od situacija koje uzrokuju isključenje, zahtijevati od ponuditelja da mu dostavi dokaze iz stavka 3.
3. Javni naručitelj prihvaća kao zadovoljavajući dokaz da se natjecatelj ili ponuditelj s kojim će se sklopiti ugovor ne nalazi ni u jednoj od situacija iz članka 106. stavka 1. točaka (a), (b) ili (e) Financijske uredbe izvadak iz sudskog registra novijeg datuma ili, u suprotnom, ekvivalentni dokument novijeg datuma koji je izdalo sudsko ili upravno tijelo matične države ili države podrijetla koji dokazuje da su ti zahtjevi ispunjeni. Kao zadovoljavajući dokaz da se natjecatelj ili ponuditelj ne nalazi u situaciji opisanoj u točki (a) ili (d) članka 106. stavka 1. Financijske uredbe javni naručitelj prihvaća potvrdu novijeg datuma koju je izdalo nadležno tijelo predmetne države.
U slučaju kada dotična država ne izda dokument ili potvrdu iz stavka 1. ovog članka te u drugim slučajevima koji dovode do isključenja iz članka 106. Financijske uredbe, njih može zamijeniti izjava pod prisegom ili, u suprotnom, svečana izjava zainteresirane stranke pred sudskim ili upravnim tijelom, bilježnikom ili kvalificiranim strukovnim tijelom u njegovoj matičnoj državi ili državi podrijetla.
4. Ovisno o nacionalnom zakonodavstvu države u kojoj natjecatelj ili ponuditelj imaju poslovni nastan, dokumenti iz stavaka 1. i 3. odnose se na pravne i/ili fizičke osobe, uključujući, kada javni naručitelj smatra da je to potrebno, direktore poduzeća ili bilo koju drugu osobu ovlaštenu za zastupanje, odlučivanje ili kontrolu u vezi s natjecateljem ili ponuditeljem.
5. U slučaju kada postoji sumnja da se natjecatelji ili ponuditelji nalaze u nekoj od situacija koje dovode do isključenja, javni naručitelji mogu sami podnijeti zahtjev nadležnim tijelima iz stavka 3. kako bi došli do informacija koje smatraju potrebnima u vezi s tom situacijom.
6. Javni naručitelj može se odreći zahtjeva kojim obvezuje natjecatelja ili ponuditelja da dostave pisane dokaze iz stavka 3. ako su mu takvi dokazi već dostavljeni za potrebe drugog postupka nabave i pod uvjetom da dokumenti nisu izdani prije više od godinu dana i da su još valjani.
U takvom slučaju natjecatelj ili ponuditelj časno izjavljuje da su pisani dokazi već bili dostavljeni u prethodnom postupku nabave i potvrđuje da nije došlo ni do kakvih promjena u njegovom položaju.
7. Natjecatelj ili ponuditelj na zahtjev javnog naručitelja dostavlja časnu izjavu svog predviđenog podizvoditelja da se ne nalazi u nekoj od situacija iz članaka 106. i 107. Financijske uredbe.
U slučaju sumnje u tu časnu izjavu, javni naručitelj traži dokaze iz stavaka 3. i 4. Stavak 5. primjenjuje se prema potrebi.
Članak 144.
Središnja baza podataka
(Članak 108. Financijske uredbe)
1. Institucije, izvršne agencije i tijela iz članka 108. stavka 1. Financijske uredbe dostavljaju Komisiji, u obliku koji odredi Komisija, informacije o trećim stranama koje su u nekoj od situacija iz članaka 106. i 107., članka 109. stavka 1. točke (b) i članka 109. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe, o razlozima za isključenje i trajanju razdoblja isključenja.
Oni također dostavljaju informacije o osobama ovlaštenima za zastupanje, donošenje odluka i kontrolu nad trećim osobama koje su pravni subjekti, u slučaju kada su se te osobe našle u nekoj od situacija iz članaka 106. i 107., članka 109. stavka 1. točke (b) i članka 109. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe.
Tijela iz stavaka 2. i 3. članka 108. Financijske uredbe dostavljaju Komisiji, u obliku koji odredi Komisija, informacije o trećim stranama koje se nalaze u nekoj od situacija iz članka 106. stavka 1. točke (e) Financijske uredbe, kada je njihovo ponašanje štetno za financijske interese Unije i osobama ovlaštenima za zastupanje, odlučivanje ili kontrolu nad trećim stranama koje su pravni subjekti, poput:
(a)
vrstu njihove presude;
(b)
trajanje razdoblja isključenja iz postupaka nabave, prema potrebi.
2. Institucije, agencije, i tijela iz stavka 1. imenuju osobe ovlaštene za obavješćivanje Komisije i primanje od Komisije informacija koje se čuvaju u bazi podataka.
U slučaju institucija, agencija, i tijela iz članka 108. stavka 1. Financijske uredbe, imenovane osobe upućuju informacije što je prije moguće računovodstvenom službeniku Komisije i traže, prema potrebi, unos, izmjenu ili uklanjanje podataka iz baze podataka.
U slučaju tijela iz članka 108. stavka 2. Financijske uredbe, imenovane osobe upućuju potrebne informacije dužnosniku za ovjeravanje Komisije koji je odgovoran za dotični program ili djelovanje, u roku od tri mjeseca od donošenja relevantne presude.
Računovodstveni službenik Komisije unosi, mijenja ili uklanja podatke iz baze podataka. On imenovanim osobama putem zaštićenog protokola pruža jednom mjesečno potvrđene podatke iz baze podataka.
3. Institucije, agencije i tijela iz stavka 1. potvrđuju Komisiji da su informacije koje su oni dostavili utvrđene i prenesene u skladu s načelima određenima u Uredbi (EZ) br. 45/2001 i Direktivi 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (17) o zaštiti osobnih podataka.
Oni posebno unaprijed obavješćuju sve treće strane ili osobe iz stavka 1. da će njihovi podaci možda biti uključeni u bazu podataka i da će ih Komisija dostaviti imenovanim osobama iz stavka 2. Oni prema potrebi ažuriraju prenesene informacije nakon ispravaka ili brisanja ili izmjene podataka.
Svaka strana koja je unesena u bazu podataka ima pravo biti informirana o pohranjenim podacima koji se odnose na tu stranu, na temelju zahtjeva računovodstvenom službeniku Komisije.
4. U skladu s Direktivom 95/46/EZ, države članice poduzimaju odgovarajuće mjere za pomoć Komisiji u učinkovitom upravljanju bazom podataka.
U sporazumima s tijelima trećih zemalja i svim tijelima iz članka 108. stavaka 2. i 3. Financijske uredbe utvrđuju se odgovarajuće mjere s ciljem osiguravanja poštovanja tih odredaba i načela koja se odnose na zaštitu osobnih podataka.
Članak 145.
Administrativne i financijske sankcije
(Članci 109. i 131. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje primjenu kazni utvrđenih u ugovoru, natjecatelje ili ponuditelje i izvoditelje koji su dali lažne izjave, počinili značajne pogreške ili nepravilnosti ili prijevare ili za koje je ustanovljeno da su značajno prekršili ugovorne odredbe može se isključiti iz svih ugovora i dodjele bespovratnih sredstava koji se financiraju iz proračuna Unije tijekom maksimalnog razdoblja od pet godina od dana kada je utvrđeno da je povreda potvrđena nakon kontradiktornog postupka s natjecateljem, ponuditeljem ili izvoditeljem.
To se razdoblje može produžiti na deset godina u slučaju ponovljene povrede tijekom razdoblja od pet godina od dana iz prvog podstavka.
2. Ponuditeljima ili natjecateljima koji su dali lažne izjave, počinili značajne pogreške, nepravilnosti ili prijevare mogu biti izrečene i financijske sankcije koje predstavljaju od 2 % do 10 % ukupne procijenjene vrijednosti ugovora koji se sklapa.
Izvoditeljima za koje se ustanovilo da su značajno prekršili svoje ugovorne obveze mogu biti izrečene novčane kazne koje predstavljaju od 2 % do 10 % ukupne vrijednosti predmetnog ugovora.
Ta stopa može se povećati na stopu od 4 % do 20 % u slučaju ponovljene povrede u roku od pet godina od datuma iz prvog podstavka stavka 1.
3. Institucija određuje administrativne ili financijske sankcije uzimajući posebno u obzir elemente iz članka 142. stavka 1.
Članak 146.
Uvjeti sposobnosti
(Članak 110. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelji sastavljaju jasne i nediskriminirajuće uvjete sposobnosti.
2. Uvjeti sposobnosti primjenjuju se u svim postupcima nabave za potrebe procjene financijske, ekonomske, tehničke i stručne sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja.
Javni naručitelj može odrediti minimalne stupnjeve sposobnosti ispod kojih natjecatelji ne mogu biti odabrani.
3. Od svakog ponuditelja ili natjecatelja može se tražiti da dokaže da je ovlašten za izvršavanje ugovora prema nacionalnom pravu, što se dokazuje upisom u trgovački ili strukovni registar ili izjavom danom pod prisegom ili potvrdom, članstvom u posebnoj organizaciji, izričitim ovlaštenjem ili upisom u registar poreza na dodanu vrijednost (dalje u tekstu: „registar PDV-a”).
4. Javni naručitelji navode u pozivu na nadmetanje ili u pozivu za iskaz interesa ili u pozivu za podnošenje ponuda reference za ispitivanje statusa i pravne sposobnosti ponuditelja ili natjecatelja.
5. Informacije koje zahtijeva javni naručitelj kao dokaz financijske, ekonomske, tehničke i stručne sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja i minimalnih stupnjeva sposobnosti koji se traže u skladu sa stavkom 2. ne smiju izlaziti iz okvira predmeta ugovora i trebaju voditi računa o zakonitim interesima gospodarskih subjekata, posebno s obzirom na zaštitu tehničkih i poslovnih tajni poduzeća.
6. Javni naručitelj se, ovisno o svojoj procjeni rizika, može odlučiti ne zahtijevati dokaze o financijskoj, ekonomskoj, tehničkoj ili stručnoj sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja u slučaju sljedećih ugovora:
(a)
ugovori koje institucije sklapaju za svoj račun, a čija vrijednost ne prelazi vrijednost iz članka 137. stavka 1.;
(b)
ugovori sklopljeni u području vanjskog djelovanja čija je vrijednosti ispod graničnih vrijednosti iz članka 265. stavka 1. točke (a), članka 267. stavka 1. točke (a) ili članka 269. stavka 1. točke (a).
U slučaju kada se javni naručitelj odluči ne zahtijevati dokaze o financijskoj, ekonomskoj, tehničkoj i stručnoj sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja, ne smije se obavljati nikakvo pretfinanciranje osim ako nije dano financijsko jamstvo u jednakom iznosu.
Članak 147.
Ekonomska i financijska sposobnost
(Članak 110. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Dokaz o ekonomskoj i financijskoj sposobnosti može se posebno dostaviti u obliku jednog od sljedećih dokumenata:
(a)
odgovarajući bankovni izvadci ili, prema potrebi, dokaz o osiguranju od profesionalnih rizika;
(b)
financijski izvještaji za najviše tri zadnje godine za koje je pripremljen završni račun;
(c)
izvještaj o sveukupnom prometu i prometu u vezi s radovima, isporukama ili uslugama na koje se odnosi ugovor tijekom razdoblja koje ne može biti dulje od zadnje tri financijske godine za koje su dostupni podaci.
2. Javni naručitelj može odustati od zahtijevanja od natjecatelja ili ponuditelja da dostave pisane dokaze iz stavka 1. ako su mu takvi dokazi već dostavljeni za potrebe drugog postupka nabave i oni još uvijek ispunjavaju uvjete iz stavka 1.
Ako zbog nekog iznimnog razloga za koji javni naručitelj smatra da je opravdan, ponuditelj ili natjecatelj ne može dostaviti dokaze koje traži javni naručitelj, on može dokazati svoju ekonomsku i financijsku sposobnost na bilo koji drugi način koji javni naručitelj smatra prikladnim.
3. Gospodarski se subjekt može, prema potrebi i za određeni ugovor, osloniti na sposobnost drugih tijela, bez obzira na pravnu prirodu veza koje s njima ima. U tom slučaju on mora dokazati javnom naručitelju da će imati na raspolaganju potrebna sredstva za izvršavanje ugovora, na primjer predočavanjem dokaza o preuzimanju obveze od strane tih subjekata da mu daju ta sredstva na raspolaganje.
Javni naručitelj može zatražiti da gospodarski subjekt i subjekti iz prvog podstavka budu solidarno odgovorni za izvršavanje ugovora.
Pod jednakim uvjetima, konzorcij gospodarskih subjekata iz članka 121. stavka 5. može se osloniti na sposobnosti članova konzorcija ili drugih subjekata.
Članak 148.
Tehnička i stručna sposobnost
(Članak 110. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Tehnička i stručna sposobnost gospodarskih subjekata ocjenjuje se i provjerava u skladu sa stavcima 2. i 3. U postupcima nabave robe koja zahtijeva poslove, usluge i/ili radove smještanja ili instalacije, takva se sposobnost procjenjuje posebno u pogledu njihovog znanja, učinkovitosti, iskustva i pouzdanosti.
2. Dokaz o tehničkoj i stručnoj sposobnosti gospodarskih subjekata može se dostaviti na temelju sljedećih dokumenata, ovisno o prirodi, količini ili opsegu i svrsi isporuka, usluga, ili radova koji se trebaju izvršiti:
(a)
dokaza o obrazovnim i stručnim kvalifikacijama pružatelja usluga ili izvoditelja i/ili rukovodećeg osoblja poduzeća, te posebno, osobe ili osoba odgovornih za pružanje usluga ili obavljanje radova;
(b)
popisa:
i.
glavnih pruženih usluga i isporučenih roba u zadnje tri godine, s iznosima, datumima i primateljima, javnim ili privatnim;
ii.
radova izvršenih u zadnjih pet godina, s iznosima, datumima i mjestima;
(c)
opisa tehničke opreme, alata i postrojenja kojima će se poduzeće koristiti za izvršenje ugovora o uslugama ili radovima;
(d)
opisa tehničke opreme i mjera korištenih za osiguranje kvalitete robe i usluga te opisa studijskih i istraživačkih mogućnosti poduzeća;
(e)
navođenje tehničara i tehničkih tijela uključenih u izvođenje, bez obzira pripadaju li izravno poduzeću ili ne, posebno onih odgovornih za kontrolu kvalitete;
(f)
u pogledu nabave robe: uzoraka, opisa i/ili vjerodostojnih fotografija i/ili potvrda koje su izdale službene institucije za kontrolu kvalitete ili agencije priznate stručnosti, kojima se potvrđuje sukladnost proizvoda s važećim specifikacijama ili normama;
(g)
izjava o prosječnom godišnjem broju zaposlenih i broju rukovodećeg osoblja pružatelja usluga ili izvoditelja radova u zadnje tri godine;
(h)
naznaku udjela ugovora koji pružatelj usluga namjerava dati podizvoditeljima;
(i)
za ugovore o javnim radovima i ugovore o javnim uslugama, i samo u odgovarajućim slučajevima, navođenje mjera za gospodarenje okolišem koje će gospodarski subjekt moći primjenjivati kod izvršavanja ugovora.
U slučaju kada se usluge ili roba iz točke (b) podtočke i. prvog podstavka pružaju javnim naručiteljima, dokaz o izvršenju je u obliku potvrda koje izdaje ili supotpisuje nadležno tijelo.
Za potrebe točke (b) podtočke ii. prvog podstavka, uz opis najvažnijih radova prilaže se potvrda o zadovoljavajućoj izvedbi, uz navođenje jesu li oni izvedeni stručno i u potpunosti.
3. U slučaju kada su usluge ili roba koji se isporučuju složeni ili se iznimno naručuju za posebnu namjenu, dokazi o tehničkoj i stručnoj sposobnosti može se osigurati provjerom koju obavlja javni naručitelj ili, u njegovo ime, nadležno službeno tijelo države u kojoj pružatelj usluge ili dobavljač ima poslovni nastan, podložno suglasnosti tog tijela. Takve se provjere odnose na tehničku sposobnost dobavljača ili njegovu proizvodnu sposobnost, te, prema potrebi, njegove studijske ili istraživačke mogućnosti i mjere za kontrolu kvalitete.
4. U slučaju kada javni naručitelji zahtijevaju da se prilože potvrde koje izdaju neovisna tijela kojima se potvrđuje da se gospodarski subjekt pridržava određenih standarda osiguranja kvalitete, te potvrde upućuju na sustave za osiguranje kvalitete koji se temelje na odgovarajućoj seriji europskih normi koje potvrđuju akreditirana tijela. Međutim, javni naručitelji također prihvaćaju druge dokaze o jednakim mjerama osiguranja kvalitete od gospodarskih subjekata koji nemaju pristup navedenim potvrdama ili nemaju mogućnost dobivanja tih potvrda u predviđenom roku.
5. U slučaju kada javni naručitelji zahtijevaju da se prilože potvrde koje izdaju neovisnih tijela kojima se potvrđuje da se gospodarski subjekt pridržava određenih programa ili standarda gospodarenja okolišem, one upućuju na Program Europske unije za upravljanje okolišem i neovisno ocjenjivanje ili na druge priznate programe gospodarenja okolišem u skladu člankom 45. Uredbe (EZ) br. 1221/2009 Europskog parlamenta i Vijeća (18), ili na druge standarde gospodarenja okolišem koji se temelje na relevantnim europskim ili međunarodnim normama akreditiranih tijela. Oni priznaju jednakovrijedne potvrde tijela osnovanih u drugim državama članicama. Oni također moraju od gospodarskih subjekata prihvatiti i druge dokaze o jednakovrijednim mjerama za gospodarenje okolišem.
6. Gospodarski se subjekt može, prema potrebi i za određeni ugovor, osloniti na sposobnost drugih tijela, bez obzira na pravnu prirodu veza koje s njima ima. U tom slučaju on mora dokazati javnom naručitelju da će imati na raspolaganju potrebna sredstva za izvršavanje ugovora, na primjer predočavanjem dokaza o preuzimanju obveze od strane tih subjekata da mu daju ta sredstva na raspolaganje.
Pod jednakim uvjetima, konzorcij gospodarskih subjekata iz članka 121. stavka 5. može se osloniti na sposobnosti članova konzorcija ili drugih subjekata.
7. U slučaju ugovora o radovima, ugovora o uslugama i poslovima smještanja ili instalacije u kontekstu ugovora o nabavi robe, javni naručitelj može zahtijevati da pojedine važne zadaće obavlja izravno sam ponuditelj ili, ako ponudu podnosi konzorcij gospodarskih subjekata iz članka 121. stavka 6., sudionik konzorcija.
8. Javni naručitelji mogu zaključiti da gospodarski subjekti neće izvršiti ugovor u skladu s odgovarajućim standardom kvalitete kada javni naručitelj utvrdi postojanje sukoba interesa u tim gospodarskim subjektima koji mogu negativno utjecati na izvršavanje ugovora.
Članak 149.
Pravila i kriteriji za odabir
(Članak 110. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje članak 107. Financijske uredbe, ugovori se sklapaju na jedan od sljedeća dva načina:
(a)
prema postupku automatskog sklapanja ugovora, u kojem slučaju se ugovor dodjeljuje ponudi u kojoj se, ako je ispravna i ispunjava utvrđene uvjete, nudi najniža cijena;
(b)
prema postupku za najbolju vrijednost za novac.
2. Kako bi utvrdili koja ponuda nudi najbolju vrijednost za novac, javni naručitelj uzima u obzir ponuđenu cijenu i ostale kriterije kvalitete koje opravdava predmet ugovora poput tehničke vrijednosti, estetskih i funkcionalnih obilježja, ekoloških obilježja, tekućih troškova, rentabilnosti, dovršenja ili vremena isporuke, usluga nakon prodaje i tehničke pomoći. Javni naručitelj može utvrditi minimalne razine kvalitete. Ponude čija je razina kvalitete ispod navedene odbijaju se.
3. Javni naručitelj u pozivu na nadmetanje ili u specifikaciji ili opisnoj dokumentaciji navodi ponder koji pridaje svakom kriteriju za određivanje najbolje vrijednosti za novac. Taj ponder može biti izražen kao niz vrijednosti s odgovarajućim maksimalnim rasponom.
Ponder koji se pridaje cijeni u odnosu na druge kriterije ne smije dovesti do toga da cijena nema utjecaja na izbor izvoditelja, ne dovodeći u pitanje raspon naknada za određene usluge koje utvrđuju institucije, kao što su one koje pružaju stručnjaci za potrebe evaluacije.
Ako u iznimnim slučajevima ponderiranje nije tehnički moguće, posebno zbog predmeta ugovora, javni naručitelj samo navodi kriterije koje primjenjuje, prema redoslijedu važnosti, počevši od najvažnijeg do najmanje važnog.
Članak 150.
Upotreba elektroničkih dražbi
(Članak 110. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelji se mogu koristiti elektroničkim dražbama na kojima se predstavljaju nove cijene, izmijenjene naniže i/ili nove vrijednosti pojedinih elemenata ponuda.
Za potrebe prvog podstavka, javni naručitelji koriste se elektroničkim procesom koji se ponavlja (elektronička dražba), a koji se provodi nakon početne potpune evaluacije ponuda i koji omogućava njihovo rangiranje pomoću automatskih metoda evaluacije.
2. U otvorenim, ograničenim ili pregovaračkim postupcima u slučaju iz članka 135. stavka 1. točke (a), javni naručitelji mogu odlučiti da sklapanju ugovora o javnoj nabavi prethodi elektronička dražba kada se specifikacije ponude mogu precizno utvrditi.
U jednakim okolnostima, elektronička se dražba može održati nakon ponovnog otvaranja natječaja između stranaka u okvirnom sporazumu kako je navedeno u članku 122. stavku 3. točki (b) i nakon otvaranja natječaja za ugovore koji se sklapaju prema dinamičkom sustavu nabave iz članka 131.
Elektronička dražba temelji se ili isključivo na cijenama, u kojem slučaju se ugovor sklapa s ponuditeljem s najnižom cijenom, ili na cijenama i/ili vrijednostima svojstava ponuda navedenih u specifikacijama, u kojem slučaju se ugovor sklapa s ponuditeljem koji nudi najbolju vrijednost za novac.
3. Javni naručitelji koji odluče održati elektroničku dražbu taj podatak navode u pozivu na nadmetanje.
Specifikacija treba sadržavati sljedeće podatke:
(a)
svojstva, čije su vrijednosti predmet elektroničke dražbe, pod uvjetom da su ta svojstva mjerljiva te da se mogu izraziti brojkama ili postocima;
(b)
bilo koja ograničenja na vrijednosti koje se mogu podnositi, a koja proizlaze iz specifikacija koje se odnose na predmet ugovora;
(c)
informacije koje će biti dostupne ponuditeljima tijekom elektroničke dražbe i, prema potrebi, vrijeme kada će im biti dostupne;
(d)
bitne informacije koje se odnose na postupak elektroničke dražbe;
(e)
uvjete pod kojima će ponuditelji moći davati svoje ponude i, posebno, minimalne razlike koje će, ako je prikladno, biti potrebne tijekom davanja ponuda;
(f)
bitne informacije koje se odnose na elektroničku opremu koja se koristi te rješenja i tehničke specifikacije za povezivanje.
4. Javni naručitelji prije provođenja elektroničke dražbe obavljaju potpunu početnu evaluaciju ponuda u skladu s utvrđenim kriterijima za odabir i ponderima koji su im dodijeljeni.
Svi ponuditelji koji su podnijeli prihvatljive ponude istodobno se pozivaju elektroničkim putem da podnesu nove cijene i/ili nove vrijednosti; poziv sadrži sve bitne informacije koje se odnose na pojedinačno spajanje na elektroničku opremu koja se koristi te navodi datum i vrijeme početka elektroničke dražbe. Elektronička dražba može se provesti u više uzastopnih faza. Elektronička dražba može započeti najranije dva radna dana od datuma slanja poziva.
5. Kada se ugovor sklapa na temelju ponude koja nudi najbolju vrijednost za novac, pozivu se prilažu rezultati potpune evaluacije relevantne ponude, provedene u skladu s ponderiranjem kako je predviđeno u prvom podstavku članka 149. stavka 3.
U pozivu se također navodi matematička formula koja će se koristiti u elektroničkoj dražbi za utvrđivanje automatske promjene u rangiranju na temelju ponuđenih novih cijena i/ili novih vrijednosti. Ta formula uključuje ponderiranje svih utvrđenih kriterija za određivanje ponude koja pruža najbolju vrijednost za novac, kako je navedeno u pozivu na nadmetanje ili u specifikaciji. Međutim, u tu se svrhu svi rasponi unaprijed umanjuju na određenu vrijednost.
U slučaju kada su dopuštene varijante, osigurava se posebna formula za svaku varijantu.
6. Tijekom svake faze elektroničke dražbe javni naručitelji svim ponuditeljima trenutačno dostavlja dovoljno informacija kako bi im omogućili da utvrde svoj relativni položaj u svakom trenutku. Također mogu dostavljati i druge informacije u vezi s ostalim podnesenim cijenama ili vrijednostima, pod uvjetom da je tako navedeno u specifikacijama. Mogu također u svakom trenutku objaviti broj sudionika u toj fazi dražbe. Međutim, ni u kojem slučaju ne smiju otkrivati identitet ponuditelja tijekom bilo koje faze elektroničke dražbe.
7. Javni naručitelji zatvaraju elektroničku dražbu na jedan ili više sljedećih načina:
(a)
u pozivu za sudjelovanje na dražbi unaprijed navode određeni datum i vrijeme;
(b)
kada ne prime nove cijene ili vrijednosti koje ispunjavaju zahtjeve u vezi minimalnih razlika;
(c)
kada je dovršen broj faza u dražbi određen u pozivu za sudjelovanje u dražbi.
Za potrebe točke (b) prvog podstavka, javni naručitelji navode u pozivu za sudjelovanje na dražbi vrijeme koje može proteći nakon zaprimanja zadnjeg podnošenja, a prije zatvaranja elektroničke dražbe.
U slučaju da javni naručitelji odluče zatvoriti elektroničku dražbu u skladu s točkom (c) prvog podstavka, po mogućnosti u kombinaciji s aranžmanima utvrđenima u točki (b) prvog podstavka, u pozivu za sudjelovanje na dražbi navode vremenski raspored za svaku fazu dražbe.
8. Nakon zatvaranja elektroničke dražbe, javni naručitelji sklapaju ugovor u skladu s člankom 149. na temelju rezultata elektroničke dražbe.
Javni naručitelji ne smiju se koristiti elektroničkim dražbama na neprimjeren način ili ih koristiti tako da sprečavaju, ograničavaju ili narušavaju tržišno natjecanje ili mijenjaju predmet ugovora kako je naveden u objavljenom pozivu na nadmetanje i definiran u specifikaciji.
Članak 151.
Izuzetno niske ponude
(Članak 110. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Ako se ponude za određeni ugovor čine izuzetno niske, prije nego što odbije takve ponude samo iz tog razloga, javni naručitelj mora zatražiti pisanim putem podatke o sastavnim elementima ponude koju smatra bitnom i provjeriti te sastavne elemente nakon odgovarajućeg saslušanja uključenih stranaka, uzimajući u obzir dobivena obrazloženja. Ti se podaci mogu posebno odnositi na sukladnost s odredbama koje se odnose na zaštitu na radu i uvjete rada koji su na snazi na mjestu na kojem će se izvršiti rad, pružiti usluga ili isporučiti roba.
Javni naručitelj posebno može uzeti u obzir obrazloženja koja se odnose na:
(a)
ekonomičnost proizvodnog procesa, pružanja usluga ili načina gradnje;
(b)
odabrana tehnička rješenja ili iznimno povoljne uvjete koje ima ponuditelj;
(c)
originalnost ponude.
2. U slučaju da javni naručitelj ustanovi da je ponuda izuzetno niska zbog dobivene državne potpore, on može odbiti ponudu samo iz tog razloga ako ponuditelj u razumnom roku koji odredi javni naručitelj ne dokaže da je predmetna potpora dodijeljena konačno i u skladu s postupcima i odlukama koje su navedene u pravilima Unije o državnoj potpori.
Članak 152.
Rokovi za primanje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje
(Članak 111. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelji utvrđuju fiksne i konačne rokove izražene u kalendarskim danima za primanje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje. Rokovi moraju biti dovoljno dugi da bi se zainteresiranim stranama omogućilo prihvatljivo i primjereno vremensko razdoblje za pripremu i dostavu njihovih ponuda, posebno uzimajući u obzir složenost ugovora ili potrebu posjećivanja lokacije ili uvida na licu mjesta u dokumente priložene specifikacijama.
2. U otvorenim postupcima čija je vrijednost jednaka ili iznad graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1., rok za primanje ponuda ne smije biti kraći od 52 dana od dana kada je poslan poziv na nadmetanje.
3. U ograničenim postupcima, u slučajevima upotrebe natjecateljskog dijaloga iz članka 132. i u pregovaračkim postupcima s objavom poziva na nadmetanje za ugovore iznad graničnih vrijednosti određenih u članku 170. stavku 1., rok za primanje zahtjeva za sudjelovanje ne smije biti kraći od 37 dana od dana kada je poslan poziva na nadmetanje.
U ograničenim postupcima za ugovore čija je vrijednosti jednaka ili iznad graničnih vrijednosti određenih u članku 170. stavku 1., rok za primanje ponuda ne smije biti kraći od 40 dana od dana kada je poslan poziv za podnošenje ponuda.
Međutim, u postupcima nakon poziva za iskaz interesa iz članka 136. stavka 1., rok:
(a)
najmanje 21 dan od dana kada je poslan poziv za podnošenje ponuda za primanje ponuda u slučaju postupka iz članka 136. stavka 1. točke (a) i članka 136. stavka 3. točke (b) podtočke i.;
(b)
najmanje 10 dana za primanje zahtjeva za sudjelovanje i najmanje 21 dan za primanje ponuda u slučaju dvofaznog postupka iz članka 136. stavka 3. točke (b) podtočke ii.
4. U slučaju kada su javni naručitelji u skladu s člankom 123. stavkom 2. poslali predinformativnu obavijest za objavu ili su sami objavili prethodnu obavijest o svojem profilu kupca za ugovore iznad graničnih vrijednosti određenih u članku 170. stavku 1., rok za primitak ponuda može se općenito skratiti na 36 dana, ali on nikako ne može biti kraći od 22 dana od dana kada je poslan poziv na nadmetanje ili poziv za podnošenje ponuda.
Skraćeni rokovi iz prvog podstavka dozvoljeni su samo ako prethodna obavijest ispunjava sljedeće uvjete:
(a)
sadrži sve potrebne informacije za poziv na nadmetanje u mjeri u kojoj su te informacije dostupne u vrijeme objave obavijesti;
(b)
poslana je na objavu između 52 dana i 12 mjeseci prije datuma slanja poziva na nadmetanje.
5. Rokovi za primitak ponuda mogu se skratiti za pet dana ako je dostupan neograničen i izravan pristup elektroničkim sredstvima svim dokumentima koji čine poziv za podnošenje ponuda od datuma objave poziva na nadmetanje ili poziva za iskaz interesa.
Članak 153.
Rok za pristup dokumentaciji za nadmetanje
(Članak 111. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Uz uvjet da je zahtjev podnesen dovoljno prije roka za podnošenje ponuda, specifikacija ili opisna dokumentacija u postupku iz članka 132. te dodatna dokumentacija šalju se u roku pet radnih dana od primitka zahtjeva svim gospodarskim subjektima koji su zatražili specifikacije ili iskazali interes za sudjelovanje u dijalogu ili podnošenju ponuda, podložno stavku 4. Javni naručitelji nisu obvezni odgovoriti na zahtjeve za dokumente koji su podneseni manje od pet radnih dana prije isteka roka za podnošenje ponuda.
2. Uz uvjet da je zahtjev podnesen dovoljno prije roka za podnošenje ponuda, dodatne informacije koje se odnose na specifikacije ili opisnu dokumentaciju ili dodatnu dokumentaciju dostavljaju se istodobno svim gospodarskim subjektima koji su zatražili specifikacije ili su izrazili interes za sudjelovanje u dijalogu ili za podnošenje ponuda što je prije moguće, a najkasnije u roku od šest kalendarskih dana prije isteka roka za primitak ponuda, ili u slučaju zahtjeva za informacijama koji se prime u roku kraćem od osam kalendarskih dana prije isteka roka za primitak ponuda, čim je prije moguće nakon primitka zahtjeva. Javni naručitelji nisu obvezni odgovoriti na zahtjeve za dodatnim informacijama koji su podneseni manje od pet radnih dana prije isteka roka za podnošenje ponuda.
3. Ako se iz bilo kojeg razloga specifikacije i dodatni dokumenti ili informacije ne mogu dostaviti u rokovima određenima u stavcima 1. i 2. ovog članka, ili ako ponude mogu biti dane samo nakon posjeta lokaciji ili nakon uvida na licu mjesta u dokumente priložene specifikacijama, rokovi za primitak ponuda iz članka 152. produžuju se kako bi se omogućilo svim gospodarskim subjektima da se upoznaju sa svim potrebnim informacijama za pripremu ponuda. To se produženje oglašava na odgovarajući način, u skladu s aranžmanima određenima u člancima 123. do 126.
4. U otvorenom postupku, uključujući dinamičke sustave nabave iz članka 131., ako postoji neograničen i potpun izravan pristup elektroničkim sredstvima cijelom pozivu za podnošenje ponuda i svim dodatnim dokumentima, ne primjenjuje se stavak 1. ovog članka. U pozivu na nadmetanje iz članka 123. stavka 3. navodi se internetska adresa na kojoj je omogućen pristup toj dokumentaciji.
Članak 154.
Rokovi u hitnim slučajevima
(Članak 111. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Kod ograničenih postupaka i pregovaračkih postupaka s prethodnom objavom poziva na nadmetanje, u slučaju kada opravdana hitnost dovede do nemogućnosti ispunjavanja minimalnih rokova utvrđenih u članku 152. stavku 3., javni naručitelji mogu odrediti sljedeće rokove izražene u kalendarskim danima:
(a)
rok za primanje zahtjeva za sudjelovanje ne smije biti kraći od 15 dana od dana slanja poziva na nadmetanje, ili 10 dana u slučaju kada je taj poziv poslan Uredu za publikacije elektroničkim putem;
(b)
rok za primanje ponuda ne smije biti kraći od 10 dana od dana slanja poziva na podnošenje ponuda.
2. U ograničenim postupcima i ubrzanim pregovaračkim postupcima dodatne informacije o specifikacijama, pod uvjetom da su pravovremeno zatražene, dostavljaju se svim natjecateljima ili ponuditeljima najkasnije četiri kalendarska dana prije isteka roka za primitak ponuda.
Članak 155.
Načini komunikacije
(Članak 111. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Aranžmane za podnošenje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje određuje javni naručitelj koji može odabrati isključiv način podnošenja. Ponude i zahtjevi za sudjelovanje mogu se dostaviti pismom ili elektroničkim putem. Zahtjevi za sudjelovanje također se mogu dostaviti i telefaksom.
Odabrana sredstva komunikacije moraju biti opće dostupna i ne ograničavaju pristup gospodarskih subjekata postupku nabave.
Odabrana sredstva komunikacije moraju osigurati udovoljavanje sljedećim uvjetima:
(a)
svako podnošenje treba sadržavati sve informacije potrebne za njegovu evaluaciju;
(b)
očuvan je integritet podataka;
(c)
očuvana je povjerljivost ponuda i zahtjeva za sudjelovanje i javni naručitelji ispituju sadržaj ponuda i zahtjeva za sudjelovanje tek nakon isteka roka određenog za njihovo podnošenje;
(d)
zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Kada je to potrebno za potrebe pravnog dokaza, javni naručitelji mogu odlučiti da zahtjevi za sudjelovanje koji su podneseni telefaksom moraju biti potvrđeni pismom ili elektroničkim putem što je prije moguće, a svakako prije roka utvrđenog u članku 152.
2. U slučajevima kada javni naručitelj odobri podnošenje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje elektroničkim putem, korišteni alati i njihova tehnička obilježja ne smiju biti diskriminirajući, moraju biti općenito dostupni i interoperabilni s proizvodima informacijske i komunikacijske tehnologije u općoj upotrebi i ne smiju ograničiti pristup gospodarskih subjekata postupku nabave.
3. Osim u slučaju ugovora ispod granične vrijednosti utvrđene u članku 170. stavku 1., uređaji za elektroničko primanje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje trebaju jamčiti tehničkim sredstvima i odgovarajućim postupcima:
(a)
točnu provjeru gospodarskih subjekata;
(b)
precizno utvrđivanje točnog vremena i datuma primitka ponuda i zahtjeva za sudjelovanje;
(c)
da je moguće prihvatljivo osigurati da prije roka koji je za to određen nitko ne može imati pristup podacima koji se prenose u skladu s ovim zahtjevima;
(d)
da, ako je prekršena ta zabrana pristupa, može se prihvatljivo osigurati jasno otkrivanje povrede;
(e)
da samo ovlaštene osobe mogu odrediti ili izmijeniti datume za otvaranje primljenih podataka;
(f)
da tijekom raznih faza postupka nabave pristup svim podnesenim podacima ili dijelu tih podataka može biti moguć samo istovremenim djelovanjem ovlaštenih osoba;
(g)
da istodobno djelovanje ovlaštenih osoba mora omogućiti pristup prenesenim podacima samo nakon propisanog datuma;
(h)
da podaci koji su primljeni i otvoreni u skladu s ovim zahtjevima moraju biti dostupni samo osobama koje su ovlaštene da s njima budu upoznate.
4. U slučajevima kada javni naručitelj odobri podnošenje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje elektroničkim putem, elektronički dokumenti podneseni pomoću takvih sustava smatraju se izvornicima i potpisanima ovlaštenim predstavnikom gospodarskog subjekta.
5. U slučaju podnošenja pismom, ponuditelji ili natjecatelji mogu podnijeti ponude ili zahtjeve za sudjelovanje:
(a)
putem pošte ili kurirske službe, pri čemu se u pozivu za podnošenje ponuda navodi da dokaz čini datum otpreme, poštanski žig ili datum na potvrdi o predaji pošiljke;
(b)
osobnom dostavom ponuditelja ili natjecatelja ili njegovog zastupnika u prostorijama institucije, pri čemu se u pozivu za podnošenje ponuda navodi uz informacije iz članka 138. stavka 2. točke (a) služba u koji se dostavljaju ponude ili zahtjevi za sudjelovanje uz potpisanu i datiranu potvrdu o primitku.
6. Kako bi se očuvala tajnost i izbjegle poteškoće prilikom slanja ponuda pismom, pozivi na dostavu ponuda moraju uključivati sljedeću odredbu:
Ponude moraju biti dostavljene u zatvorenoj omotnici koja mora biti uložena u drugu zatvorenu omotnicu. Na unutarnjoj omotnici, pored naziva službe na koju je naslovljena i koja je bila navedena u pozivi za podnošenje ponuda, mora stajati „Poziv za podnošenje ponuda - Poštanska služba ne smije otvarati”. Ako se koriste samoljepive omotnice, one moraju biti zatvorene samoljepivom trakom i pošiljatelj se mora potpisati preko te trake.
Članak 156.
Jamstva za ozbiljnost ponude
(Članak 111. stavak 3. Financijske uredbe)
Javni naručitelj može tražiti jamstvo za ozbiljnost ponude koja se podnosi u skladu s člankom 163. i predstavlja od 1 % do 2 % ukupne vrijednosti ugovora.
Jamstvo za ozbiljnost ponude vraća se kada se sklopi ugovor. Jamstvo se zadržava ako se ponuda ne dostavi do utvrđenog roka ili ako se ponuda naknadno povuče.
Članak 157.
Otvaranje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje
(Članak 111. stavak 4. Financijske uredbe)
1. Svi zahtjevi za sudjelovanje i ponude koje ispunjavaju zahtjeve iz članka 155. otvaraju se.
2. U slučaju kada vrijednost ugovora prelazi graničnu vrijednost utvrđenu u članku 137. stavku 1., odgovorni dužnosnik za ovjeravanje imenuje komisiju za otvaranje ponuda.
Komisija za otvaranje ponuda sastavljena je od najmanje tri osobe koje predstavljaju najmanje dvije organizacijske jedinice dotične institucije koje nisu međusobno hijerarhijski povezane, od kojih barem jedna nije odgovorna odgovornom dužnosniku za ovjeravanje. Kako bi se izbjegao sukob interesa, te osobe podliježu obvezama utvrđenima u članku 57. Financijske uredbe. U predstavništvima ili lokalnim jedinicama iz članka 72. ove Uredbe ili odvojenim jedinicama u državama članicama, ako nema posebnih jedinica, ne primjenjuje se zahtjev u vezi s organizacijskim jedinicama koje nisu međusobno hijerarhijski povezane.
U slučaju postupka nabave pokrenutog na međuinstitucionalnoj osnovi, komisiju za otvaranje imenuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje institucije odgovorne za postupak nabave. Sastav komisije za otvaranje ponuda odražava u najvećoj mogućoj mjeri međuinstitucionalni značaj postupka nabave.
3. U slučajevima kada se ponude dostavljaju poštom, jedan ili više članova komisije za otvaranje ponuda parafira dokumente koji dokazuju datum i vrijeme slanja svake ponude.
Oni također parafiraju:
(a)
svaku stranicu svake ponude; ili
(b)
naslovnu stranicu i stranice koje sadrže financijske podatke svake ponude, pri čemu se cjelovitost inicijalne ponude jamči odgovarajućom tehnikom kojom se koristi odjel koji je neovisan o službi za ovjeravanje, osim u slučajevima iz drugog podstavka stavka 2.
Kada se ugovor sklapa u skladu s postupkom automatskog sklapanja ugovora u skladu s člankom 149. stavkom 1. točkom (a), cijene iz ponuda koje ispunjavaju uvjete se objavljuju.
Članovi komisije potpisuju zapisnik o otvaranju primljenih ponuda u kojem se navode ponude koje ispunjavaju uvjete iz članka 155. i ponude koje ih ne ispunjavaju te se navode razlozi zbog kojih su ponude odbijene zbog neispunjavanja uvjeta, uputom na načine za podnošenje ponuda iz članka 155. Taj zapisnik može biti potpisan pomoću elektroničkog sustava koji osigurava dovoljnu identifikaciju potpisnika.
Članak 158.
Komisija za evaluaciju ponuda i zahtjeva za sudjelovanje
(Članak 111. stavak 5. Financijske uredbe)
1. Sve zahtjeve za sudjelovanje i ponude za koje je objavljeno da ispunjavaju zahtjeve iz članka 155. ocjenjuje i rangira komisija za evaluaciju osnovana za svaku od dvije faze na temelju prethodno objavljenih razloga za isključenje i uvjeta sposobnosti odnosno kriterija za odabir.
Tu komisiju imenuje dužnosnik za ovjeravanje koji je odgovoran za davanje savjetodavnog mišljenja za ugovore čija je vrijednost iznad granične vrijednosti iz članka 137. stavka 1.
Međutim, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može odlučiti da komisija za evaluaciju ocjeni i rangira ponude samo na temelju kriterija za odabir te da se razlozi za isključenje i uvjeti sposobnosti ocjenjuju na drugi odgovarajući način kojim se jamči nepostojanje sukoba interesa.
2. Komisija za evaluaciju sastavljena je od najmanje tri osobe koje predstavljaju najmanje dvije organizacijske jedinice institucija ili tijela iz članka 208. Financijske uredbe bez hijerarhijske veze među njima, od kojih barem jedna nije podređena odgovornom dužnosniku za ovjeravanje. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava da te osobe ispunjavaju obveze utvrđene u članku 57. Financijske uredbe.
U predstavništvima i lokalnim jedinicama iz članka 72. ili odvojenim jedinicama u državama članicama, ako nema posebnih jedinica, ne primjenjuje se zahtjev u vezi s organizacijskim jedinicama koje nisu međusobno hijerarhijski povezane.
Komisija za evaluaciju može biti sastavljena od istih članova kao i komisija za otvaranje ponuda.
Na temelju odluke odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, komisiji mogu pomagati vanjski stručnjaci. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava da te osobe ispunjavaju obveze iz članka 57. Financijske uredbe.
U slučaju postupka nabave pokrenutog na međuinstitucionalnoj osnovi, komisiju za evaluaciju imenuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje institucije odgovorne za postupak nabave. Sastav komisije za evaluaciju odražava u najvećoj mogućoj mjeri međuinstitucionalni značaj postupka nabave.
3. Odbacuju se zahtjevi za sudjelovanje i ponude koji ne ispunjavaju sve bitne zahtjeve određene u dokumentaciji za nadmetanje.
Međutim, komisija za evaluaciju ili javni naručitelj mogu od natjecatelja ili ponuditelja zatražiti da dostave dodatnu dokumentaciju ili da pojasne predanu popratnu dokumentaciju u vezi s razlozima za isključenje i uvjetima sposobnosti unutar roka koji odredi.
Prihvatljivima se smatraju zahtjevi za sudjelovanje i ponude koji nisu isključeni i koji zadovoljavaju uvjete sposobnosti.
4. U slučaju izuzetno niskih ponuda iz članka 151., komisija za evaluaciju treba zatražiti sve relevantne informacije o sastavu ponude.
Članak 159.
Rezultati evaluacije
(Članak 112. Financijske uredbe)
1. Sastavlja se i datira pisani zapisnik o evaluaciji i rangiranju zahtjeva za sudjelovanje i ponuda za koje je proglašeno da ispunjavaju uvjete.
Pisani zapisnik potpisuju svi članovi komisije za evaluaciju. Taj zapisnik može biti potpisan pomoću elektroničkog sustava koji omogućuje dovoljnu identifikaciju potpisnika.
Ako komisija za evaluaciju nije bila odgovorna za provjeru ponuda u odnosu na razloge za isključenje i uvjete sposobnosti, pisani zapisnik također potpisuju osobe kojima je odgovorni dužnosnik za ovjeravanje dao tu odgovornost. Pisani zapisnik čuva se za buduće potrebe.
2. Pisani zapisnik iz stavka 1. sadrži najmanje sljedeće:
(a)
ime i adresu javnog naručitelja, predmet i vrijednost ugovora, okvirnog ugovora ili dinamičkog sustava nabave;
(b)
imena odbijenih natjecatelja ili ponuditelja i razloge njihova odbijanja;
(c)
imena odabranih natjecatelja ili ponuditelja, te razloge za njihov odabir;
(d)
razloge za odbijanje ponuda za koje je ustanovljeno da su izuzetno niske;
(e)
imena predloženih natjecatelja ili izvoditelja te razloge za njihov odabir i, ako se zna, udio ugovora ili okvirnog ugovora koji izvoditelj namjerava dati u podizvođenje trećim osobama.
3. Javni naručitelj zatim donosi odluku koja sadrži najmanje sljedeće:
(a)
ime i adresu javnog naručitelja, predmet i vrijednost ugovora ili predmet i maksimalnu vrijednost okvirnog ugovora ili dinamičkog sustava nabave;
(b)
imena odbijenih natjecatelja ili ponuditelja i razloge njihova odbijanja;
(c)
imena odabranih natjecatelja ili ponuditelja, te razloge za njihov odabir;
(d)
razloge za odbijanje ponuda za koje je ustanovljeno da su izuzetno niske;
(e)
imena odabranih natjecatelja ili izvoditelja te razloge za njihov odabir upućivanjem na unaprijed objavljene uvjete sposobnosti i kriterije za odabir i, ako se zna, dio ugovora ili okvirnog ugovora koji izvoditelj namjerava dati u podizvođenje trećim osobama;
(f)
u slučaju pregovaračkih postupaka i natjecateljskog dijaloga, okolnosti iz članaka 132., 134., 135., 266., 268., 270. i 271. koje opravdavaju njihovu primjenu;
(g)
prema potrebi, razloge zbog kojih je javni naručitelj odlučio da ne sklopi ugovor.
U slučaju postupka nabave pokrenutog na međuinstitucionalnoj osnovi, odluku iz prvog podstavka donosi dužnosnik za ovjeravanje odgovoran za postupak nabave.
Članak 160.
Kontakti između javnih naručitelja i ponuditelja
(Članak 112. Financijske uredbe)
1. Kontakt između javnog naručitelja i ponuditelja u postupku sklapanja ugovora iznimno se može ostvariti pod uvjetima određenima u stavcima 2. i 3.
2. U vezi s dodatnim dokumentima i informacijama iz članka 153. javni naručitelj može prije zadnjeg dana roka za dostavu ponuda:
(a)
na zahtjev ponuditelja priopćiti dodatne informacije koje su namijenjene samo u svrhu pojašnjenja prirode ugovora, pri čemu te informacije mora na isti datum priopćiti svim ponuditeljima koji su zatražili specifikacije;
(b)
na vlastiti zahtjev, ako u tekstu poziva na nadmetanje, poziva za podnošenje ponuda ili specifikacija otkrije pogrešku, nepreciznost, ispuštene podatke, ili bilo koju drugu vrstu administrativne pogreške, o tome obavješćuje zainteresirane osobe na isti datum i na isti način poput onoga koji se primjenjuje u vezi s izvornim pozivom za podnošenje ponuda.
3. Ako su nakon otvaranja ponuda potrebna neka pojašnjenja u vezi s ponudom ili ako u ponudi treba ispraviti očite administrativne pogreške, javni naručitelj može kontaktirati ponuditelja, ali takav kontakt ne smije dovesti do bilo kakve izmjene uvjeta ponude.
4. U svakom slučaju kada je uspostavljen kontakt i u opravdanim slučajevima kada kontakt nije uspostavljen kako je navedeno u članku 96. Financijske uredbe, o tome se vodi evidencija u spisu o nabavi.
Članak 161.
Obavješćivanje natjecatelja i ponuditelja
(Članci 113., 114. i 118. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelji u najkraćem mogućem roku obavješćuju natjecatelje i ponuditelje o odlukama donesenim u vezi sa sklapanjem ugovora ili okvirnog ugovora, ili primanjem u dinamički sustav nabave, kao i o razlozima za svaku negativnu odluku o sklapanju ugovora ili okvirnog ugovora, ili uspostavi dinamičkog sustava nabave koji je bio predmet konkurentnog nadmetanja ili razloge za ponavljanje postupka.
2. Javni naručitelj priopćava informacije iz članka 113. stavka 2. Financijske uredbe najkasnije u roku od 15 kalendarskih dana od datuma kada je primljen pisani zahtjev.
3. U slučaju ugovora koje institucije Unije sklapaju u vlastito ime, čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti iz članka 170. stavka 1. te koji nisu isključeni iz područja primjene Direktive 2004/18/EZ, javni naručitelj obavješćuje sve neuspješne ponuditelje ili natjecatelje istodobno i pojedinačno elektroničkim putem o neprihvaćanju njihovog zahtjeva ili ponude u jednoj od sljedećih faza:
(a)
nedugo nakon donošenja odluka na temelju razloga za isključenje i uvjeta sposobnosti te prije odluke o sklapanju ugovora, u postupcima nabave organiziranima u dvije zasebne faze;
(b)
u pogledu odluka o sklapanju ugovora i odluka o odbijanju ponuda, što je prije moguće nakon odluke o sklapanju ugovora, a najkasnije tijekom narednog tjedna.
U svakom slučaju, javni naručitelj navodi razloge zašto ponuda ili zahtjev nije prihvaćen i raspoloživi pravni lijek.
Neuspješni ponuditelji ili natjecatelji mogu zatražiti dodatne informacije o razlozima za njihovo odbijanje u pisanom obliku poštom, telefaksom ili elektroničkom poštom, a svi ponuditelji čije ponude nisu odbijene mogu dobiti informacije o obilježjima i relativnim vrijednostima prihvaćene ponude i imenu uspješnog ponuditelja, ne dovodeći u pitanje drugi podstavak članka 113. stavka 2. Financijske uredbe. Javni naručitelj dostavlja svoj odgovor najkasnije u roku od 15 kalendarskih dana od primitka zahtjeva.
Članak 162.
Potpisivanje ugovora
(Članci 113. i 118. Financijske uredbe)
Izvršavanje ugovora ne smije započeti prije nego što je ugovor potpisan.
Odjeljak 4.
Jamstva i korektivne mjere
Članak 163.
Jamstva
(Članak 115. Financijske uredbe)
1. U slučaju kada se od izvoditelja zahtjeva da unaprijed dostavi jamstvo, ono mora biti na iznos i za razdoblje koji su dovoljni za njegovu aktivaciju.
2. Jamstvo daje banka ili ovlaštena financijska institucija. Može ga zamijeniti solidarno jamstvo treće strane, nakon što ga prihvati javni naručitelj.
Jamstvo se izražava u eurima.
Jamstvom banka ili financijska institucija ili treća strana daju neopozivo kolateralno osiguranje, ili se obvezuju da će na prvi poziv ispuniti obveze izvoditelja.
Članak 164.
Jamstvo za ispunjavanje obveza
(Članak 115. Financijske uredbe)
1. Kako bi se osiguralo da radovi, roba ili usluge budu u cijelosti isporučeni i kada prilikom konačnog plaćanja nije moguće dati konačno prihvaćanje u skladu s uvjetima ugovora, dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti jamstvo za ispunjavanje obveza za svaki pojedinačni slučaj, na temelju prethodne analize rizika.
2. Jamstvo u visini 10 % ukupne vrijednosti ugovora može se osigurati tako da se pri plaćanju odbije iznos koji predstavlja taj dio.
Jamstvo može biti nadomješteno iznosom koji se zadržava od konačnog plaćanja i koji predstavlja jamstvo do konačnog prihvaćanja usluga, robe ili radova. Taj iznos utvrđuje dužnosnik za ovjeravanje i razmjeran je utvrđenim rizicima vezanim uz izvršavanje ugovora, uzimajući u obzir predmet ugovora kao i uobičajene komercijalne uvjete koji se primjenjuju na taj sektor.
Uvjeti za to jamstvo objavljuju se u dokumentaciji za nadmetanje.
3. Nakon konačnog prihvaćanja radova, usluga ili robe, jamstva se vraćaju u skladu s uvjetima ugovora.
Članak 165.
Jamstvo za pretfinanciranje
(Članak 115. Financijske uredbe)
1. Nakon što je utvrdio potrebu za pretfinanciranjem, a prije pokretanja postupka nabave, javni naručitelj procjenjuje rizike povezane s plaćanjima pretfinanciranja, vodeći posebno računa o sljedećim kriterijima:
(a)
procijenjenoj vrijednosti ugovora;
(b)
predmetu ugovora;
(c)
trajanju i brzini izvršavanja ugovora;
(d)
strukturi tržišta.
2. Jamstvo se zahtijeva u slučaju isplate pretfinanciranja iz drugog podstavka članka 146. stavka 6., ili kada dužnosnik za ovjeravanje tako odluči u skladu sa stavkom 1. ovog članka.
Za ugovore niske vrijednosti iz članka 137. stavka 1. nisu potrebna jamstva.
Jamstvo se vraća kada se pretfinanciranje oduzme od privremenih plaćanja ili plaćanja preostalog iznosa izvoditelju u skladu s uvjetima ugovora.
Članak 166.
Suspenzija u slučaju pogrešaka ili nepravilnosti
(Članak 116. Financijske uredbe)
1. U skladu s člankom 116. Financijske uredbe ugovori se mogu suspendirati kako bi se provjerilo jesu li se stvarno dogodile pretpostavljene značajne pogreške ili nepravilnosti ili prijevare. Ako one nisu potvrđene, izvršavanje ugovora nastavlja se čim je to moguće.
2. Značajna pogreška ili nepravilnost je svaka povreda odredbe ugovora ili propisa koja proizlazi iz postupanja ili propusta koji uzrokuje ili može uzrokovati štetu za proračun Unije.
POGLAVLJE 2.
Odredbe koje se primjenjuju na ugovore koje institucije Unije sklapaju u za svoj račun
Članak 167.
Utvrđivanje odgovarajuće razine za izračun graničnih vrijednosti
(Članci 117. i 118. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti u svakoj instituciji ocjenjuje jesu li postignute granične vrijednosti utvrđene u članku 118. Financijske uredbe.
Članak 168.
Zasebni ugovori i ugovori u dijelovima
(Članak 104. i 118. Financijske uredbe)
1. Procijenjena vrijednost ugovora ne smije se utvrđivati s ciljem izbjegavanja zahtjeva utvrđenih u ovoj Uredbi, niti se u tu svrhu ugovor smije razdijeliti.
Kad god je to primjereno, tehnički izvedivo i troškovno učinkovito, ugovori čija je vrijednost jednaka ili veća od graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1. sklapaju se istodobno u obliku zasebnih dijelova.
2. U slučaju kada je predmet ugovora o nabavi robe, pružanju usluga ili radovima podijeljen u nekoliko dijelova od kojih je svaki predmet zasebnog ugovora, prilikom sveukupne procjene primjenljive granične vrijednosti uzima se u obzir ukupna vrijednost svih dijelova.
U slučaju kada je ukupna vrijednost svih dijelova jednaka ili premašuje granične vrijednosti utvrđene u članku 170. stavku 1., na svaki dio primjenjuje se članak 97. stavak 1. i članak 104. stavci 1. i 2. Financijske uredbe.
3. U slučaju kada se ugovor sklapa u obliku zasebnih dijelova, ponude se procjenjuju zasebno za svaki dio. Ako je nekoliko dijelova dodijeljeno istom ponuditelju, može se potpisati jedan ugovor koji obuhvaća sve te dijelove.
Članak 169.
Pravila za procjenu vrijednosti određenih ugovora
(Članak 118. Financijske uredbe)
1. Za potrebe izračuna procijenjene vrijednosti ugovora javni naručitelj uključuje ukupnu procijenjenu naknadu izvoditelju.
Ako ugovor predviđa mogućnost opcija ili mogućeg obnavljanja, osnovica za izračun je maksimalni odobreni iznos, uključujući korištenje klauzula opcije i obnavljanja.
Ova procjena se obavlja pri slanju poziva na nadmetanje ili, u slučajevima kada nema takve objave, kada javni naručitelj pokrene postupak sklapanja ugovora.
2. Za okvirne ugovore i dinamičke sustave nabave, vrijednost koja se uzima u obzir je najviša vrijednost svih ugovora predviđenih tijekom ukupnog trajanja okvirnog ugovora ili dinamičkog sustava nabave.
3. Kod ugovora o uslugama, uzima se u obzir:
(a)
u slučaju usluga osiguranja, visina premije i drugi oblici naknade;
(b)
u slučaju bankovnih ili drugih financijskih usluga, troškovi, provizije, kamate i druge vrste naknada;
(c)
u slučaju ugovora o projektiranju, honorari, plative provizije i drugi oblici naknada.
4. U slučaju ugovora o uslugama koji ne navode ukupnu cijenu ili kod ugovora o nabavi robe na temelju leasinga, najma ili kupoprodaje s obročnom otplatom cijene, vrijednost koja se uzima kao osnovica za izračun procijenjene vrijednosti jest:
(a)
u slučaju ugovora na određeno vrijeme:
i.
ako je taj rok 48 mjeseci ili manje u slučaju usluga ili 12 mjeseci ili manje u slučaju nabave robe, ukupna vrijednost ugovora za vrijeme njihovog trajanja;
ii.
ako je taj rok dulji od 12 mjeseci u slučaju nabave robe, ukupna vrijednost uključujući procijenjenu preostalu vrijednost;
(b)
u slučaju ugovora na neodređeno vrijeme ili, u slučaju usluga za razdoblje koje prelazi 48 mjeseci, mjesečna vrijednost pomnožena s četrdeset osam.
5. U slučaju ugovora o uslugama ili o nabavi robe koji se sklapaju redovno ili se obnavljaju u određeno vrijeme, vrijednost ugovora određuje se na temelju:
(a)
stvarne ukupne vrijednosti sličnih ugovora za iste kategorije usluga ili robe koji su sklopljeni u prethodnoj financijskoj godini ili u zadnjih 12 mjeseci, koje prema potrebi treba prilagoditi za očekivane promjene količine ili vrijednosti tijekom 12 mjeseci nakon prvotnog ugovora;
(b)
ili procijenjene ukupne vrijednosti uzastopnih ugovora sklopljenih tijekom 12 mjeseci koji slijede nakon prve izvršene usluge ili prve isporuke ili tijekom trajanja ugovora, ako je ono dulje od 12 mjeseci.
6. U slučaju ugovora o radovima, uzima se u obzir ne samo vrijednost radova, nego i procijenjena ukupna vrijednost nabave robe koja je potrebna da se izvrše radovi i koju javni naručitelj daje na raspolaganje izvoditelju.
Članak 170.
Granične vrijednosti za primjenu postupaka na temelju Direktive 2004/18/EZ
(Članak 118. Financijske uredbe)
1. Granične vrijednosti iz članka 118. Financijske uredbe su granične vrijednosti određene u Direktivi 2004/18/EZ za ugovore o nabavi robe, ugovore o uslugama i radovima.
2. Rokovi iz članka 118. Financijske uredbe su rokovi utvrđeni u člancima 152., 153. i 154.
Članak 171.
Razdoblje mirovanja prije potpisivanja ugovora
(Članak 118. Financijske uredbe)
1. Javni naručitelj s uspješnim ponuditeljem ne potpisuje ugovor ili okvirni ugovor na koje se odnosi Direktiva 2004/18/EZ prije isteka razdoblja od 14 kalendarskih dana.
To razdoblje počinje teći od jednog od sljedećih dana:
(a)
dana nakon istovremene otpreme obavijesti uspješnim i neuspješnim ponuditeljima;
(b)
kada se ugovor ili okvirni ugovor sklapa na temelju pregovaračkog postupka bez prethodne objave poziva na nadmetanje, sljedećeg dana od dana objave obavijesti o sklopljenom ugovoru iz članka 123. u Službenom listu Europske unije.
U slučaju kada se otprema iz točke (a) drugog podstavka obavlja putem telefaksa ili elektroničkim sredstvom razdoblje mirovanja iznosi 10 kalendarskih dana.
Prema potrebi, javni naručitelj može suspendirati potpisivanje ugovora radi dodatnog ispitivanja, ako je to opravdano zahtjevima ili komentarima neuspješnih ili oštećenih ponuditelja ili natjecatelja ili na temelju primljenih drugih relevantnih informacija. Zahtjevi, komentari ili informacije moraju biti zaprimljeni u roku određenom u prvom podstavku. U slučaju suspenzije obavješćuju se svi natjecatelji ili ponuditelji u roku od tri radna dana nakon odluke o suspenziji.
Osim u slučajevima iz stavka 2., svi ugovori potpisani prije isteka razdoblja određenog u prvom podstavku smatraju se ništavnima.
U slučaju kada ugovor ili okvirni ugovor nije moguće sklopiti s predviđenim uspješnim ponuditeljem, javni naručitelj ga može sklopiti sa sljedećim najboljim ponuditeljem.
2. Razdoblje određeno u stavku 1. ne primjenjuje se u sljedećim slučajevima:
(a)
u otvorenim, ograničenim ili pregovaračkim postupcima nakon objave poziva na nadmetanje ako je podnesena samo jedna ponuda;
(b)
u slučaju posebnih ugovora koji se temelje na okvirnom ugovoru;
(c)
u slučaju pregovaračkih postupaka iz članka 134. stavka 1. točke (c), članka 134. stavka 1. točke (g) podtočke iii., članka 134. stavka 1. točke (h) i članka 134. stavka 1. točke (j).
Članak 172.
Dokaz o pristupu tržištu
(Članak 119. Financijske uredbe)
U specifikacijama se zahtijeva da ponuditelji navedu u kojoj državi imaju sjedište ili domicil, te da dostave dokaze uobičajeno prihvatljive prema njihovom vlastitom pravu.
GLAVA VI.
BESPOVRATNA SREDSTVA
POGLAVLJE 1.
Područje primjene i oblik bespovratnih sredstava
Članak 173.
Doprinosi
(Članak 121. Financijske uredbe)
Doprinosi iz članka 121. stavka 2. točke (d) Financijske uredbe su iznosi koji se plaćaju tijelima čiji je Unija član, u skladu s proračunskim odlukama i uvjetima plaćanja koje je odredilo dotično tijelo.
Članak 174.
Sporazum i odluka o bespovratnim sredstvima
(Članak 121. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Bespovratna sredstva se uređuju odlukom ili pisanim sporazumom.
2. Kako bi se odredio instrument koji će se koristiti, uzimaju se u obzir sljedeći elementi:
(a)
mjesto korisnika, u ili izvan Unije;
(b)
složenost i standardizacija sadržaja financiranih djelovanja ili programa rada.
Članak 175.
Rashodi za članove institucija
(Članak 121. Financijske uredbe)
Rashodi za članove institucija iz članka 121. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe uključuju doprinose udrugama sadašnjih i bivših članova Europskog parlamenta. Plaćanje tih doprinosa provodi se u skladu s internim administrativnim pravilima Europskog parlamenta.
Članak 176.
Djelovanja za koje se mogu odobriti bespovratna sredstva
(Članak 121. Financijske uredbe)
Djelovanje za koje se može odobriti bespovratno sredstvo u smislu članka 121. Financijske uredbe mora biti jasno određeno.
Ni jedno djelovanje ne smije se razdijeliti na manje dijelove radi izbjegavanja financijskih pravila utvrđenih u toj Uredbi.
Članak 177.
Tijela koja za svoj cilj imaju opći interes Unije
(Članak 121. Financijske uredbe)
Tijelo koje za svoj cilj ima opći interes Unije je:
(a)
tijelo uključeno u obrazovanje, osposobljavanje, obavješćivanje, inovacije ili istraživanje te u proučavanje europskih politika, svih aktivnosti koje doprinose promicanju građanskih ili ljudskih prava ili europsko tijelo za normizaciju;
(b)
subjekt koji predstavlja neprofitna tijela koja djeluju u državama članicama, državama kandidatkinjama ili u potencijalnim državama kandidatkinjama i koja promiču načela i politike koji su u skladu s ciljevima ugovorâ.
Članak 178.
Partnerstva
(Članak 121. Financijske uredbe)
1. Posebna bespovratna sredstva za djelovanje i bespovratna sredstva za poslovanje mogu predstavljati dio okvirnog partnerstva.
2. Okvirno partnerstvo može se uspostaviti kao dugoročni mehanizam suradnje između Komisije i korisnika bespovratnih sredstava. Ono može biti u obliku okvirnog sporazuma o partnerstvu ili okvirne odluke o partnerstvu.
Okvirnim sporazumom ili odlukom o partnerstvu određuju se zajednički ciljevi, vrsta jednokratnih planiranih djelovanja ili djelovanja koja su dio odobrenoga godišnjeg plana rada, postupak za dodjeljivanje posebnih bespovratnih sredstava, u skladu s načelima i postupovnim pravilima iz ove glave te opća prava i obveze svih stranaka prema posebnim sporazumima ili odlukama.
Partnerstvo ne smije trajati duže od četiri godine osim u iznimnim slučajevima koji su opravdani predmetom okvirnog partnerstva.
Dužnosnici za ovjeravanje ne smiju neopravdano koristiti okvirne sporazume ili odluke o partnerstvu ili ih koristiti tako da namjena ili učinak bude u suprotnosti s načelima transparentnosti ili jednakog postupanja prema podnositeljima zahtjeva.
3. Okvirna partnerstva tretiraju se kao bespovratna sredstva u pogledu programiranja, ex ante objave i sklapanja ugovora.
4. Posebna bespovratna sredstva koja se temelje na okvirnim sporazumima ili odlukama o partnerstvu dodjeljuju se u skladu s postupcima utvrđenima u tim sporazumima ili odlukama te u skladu s ovom glavom.
Posebna bespovratna sredstva podliježu postupcima ex post objave utvrđenima u članku 191.
Članak 179.
Elektronički sustav razmjene podataka
(Članak 121. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Sve razmjene podatka s korisnicima, uključujući sklapanje sporazuma o bespovratnim sredstvima, obavijesti o odluci o bespovratnim sredstvima i njihovim izmjenama, mogu se obavljati putem elektroničkog sustava razmjene podataka koji je uspostavila Komisija.
2. Ti sustavi moraju ispunjavati sljedeće zahtjeve:
(a)
samo ovlaštene osobe mogu imati pristup sustavu i dokumentima koji se šalju putem njega;
(b)
samo ovlaštene osobe mogu elektronički potpisati ili slati dokument putem sustava;
(c)
ovlaštene osobe moraju biti identificirane pomoću utvrđenih sredstava;
(d)
vrijeme i datum elektroničke transakcije trebaju biti precizno određeni;
(e)
mora biti očuvana cjelovitost dokumenata;
(f)
mora se čuvati dostupnost dokumenata;
(g)
prema potrebi, treba čuvati povjerljivost dokumenata;
(h)
mora biti osigurana zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
3. Podaci koji se šalju ili primaju posredstvom tog sustava uživaju pravnu pretpostavku cjelovitosti podataka i točnosti datuma i vremena slanja ili primanja podataka koje sustav pokazuje.
Dokument koji se šalje ili o kojem se šalje obavijest posredstvom tog sustava smatra se jednakim dokumentu u papirnatom obliku te se prihvaća kao dokaz u sudskom postupku, smatra se izvornikom te uživa pravnu pretpostavku autentičnosti i cjelovitosti, pod uvjetom da ne sadrži određena dinamička obilježja koja omogućavaju njegovo automatsko mijenjanje.
Elektronički potpisi iz točke (b) stavka 2. imaju pravni učinak jednak vlastoručnom potpisu.
Članak 180.
Sadržaj sporazuma i odluka o bespovratnim sredstvima
(Članak 122. Financijske uredbe)
1. Sporazum o bespovratnim sredstvima utvrđuje najmanje sljedeće:
(a)
predmet;
(b)
korisnika;
(c)
trajanje, odnosno:
i.
datum njegova stupanja na snagu;
ii.
datum početka i trajanje djelovanja ili financijsku godinu u kojoj se financira;
(d)
maksimalni iznos koji financira Unija izražen u eurima i oblik bespovratnih sredstava te, prema potrebi:
i.
ukupne procijenjene prihvatljive troškove djelovanja ili programa rada i stopu financiranja prihvatljivih troškova;
ii.
jedinični trošak, jednokratni ili paušalni iznos iz točaka (b), (c) i (d) članka 123. Financijske uredbe, ako su utvrđeni;
iii.
kombinaciju elemenata određenih u podtočkama i. i ii. ove točke;
(e)
opis djelovanja ili, u slučaju bespovratnog sredstva za poslovanje, programa rada za tu financijsku godinu koji je odobrio dužnosnik za ovjeravanje kao i opis očekivanih rezultata provedbe djelovanja ili programa rada;
(f)
opće uvjete koji se primjenjuju na sve sporazume ove vrste, poput prihvaćanja od strane korisnika provjera i revizija koje provode Komisija, OLAF i Revizorski sud;
(g)
procijenjeni ukupni proračun djelovanja ili programa rada;
(h)
kada provedba djelovanja uključuje nabavu, načela iz članka 209. ili pravila za nabavu koje korisnik mora poštovati;
(i)
odgovornosti korisnika, a posebno:
i.
u pogledu dobrog financijskog upravljanja i dostavljanja izvješća o radu i financijskih izvještaja; kad god je to potrebno, treba odrediti prijelazne ciljeve o kojima se podnose izvješća;
ii.
u slučaju sporazuma između Komisije i određenog broja korisnika, specifične obveze koordinatora, ako one postoje, kao i ostalih korisnika prema koordinatoru te financijska odgovornost korisnika za iznose dugovanja prema Komisiji;
(j)
načine i rokove u kojima Komisija potvrđuje ta izvješća i izvršava plaćanje.
(k)
prema potrebi, podatke o prihvatljivim troškovima djelovanja ili odobrenog programa rada ili o jediničnim troškovima, jednokratnim iznosima ili paušalnom financiranju iz članka 123. Financijske uredbe;
(l)
odredbe o vidljivosti financijske potpore Unije, osim u opravdanim slučajevima kada javno iskazivanje nije moguće ili primjereno.
Općim uvjetima iz točke (f) prvog podstavka treba se barem:
i.
navesti da je pravo Unije pravo koje se primjenjuje na sporazum o bespovratnim sredstvima i koje prema potrebi dopunjuje nacionalno pravo, kako je određeno u sporazumu o bespovratnim sredstvima. Odstupanja su moguća u sporazumima sklopljenima s međunarodnim organizacijama;
ii.
navesti nadležni sud ili arbitražni sud za rješavanje sporova.
2. Sporazumom o bespovratnim sredstvima mogu se utvrditi aranžmani i rokovi za suspenziju ili raskid u skladu s člankom 135. Financijske uredbe.
3. U slučajevima iz članka 178., okvirnom odlukom o partnerstvu ili okvirnim sporazumom o partnerstvu određuju se informacije iz točaka (a), (b), točke (c) podtočke i., točke(f) i točaka (h) do (j) i točke (l) prvog podstavka stavka 1. ovog članka.
Odluka ili sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava sadrži informacije iz točaka (a) do (e), točaka (g) i (k) prvog podstavka stavka 1. i, prema potrebi, točke (i) prvog podstavka stavka 1.
4. Sporazumi o bespovratnim sredstvima mogu se mijenjati samo pisanim putem. Svrha ili učinak tih izmjena, kao i izmjena kojima se dodaje ili uklanja korisnik, ne smije biti takva da dovede do takvih promjena u sporazumima koje bi dovele u pitanje odluku o dodjeli bespovratnog sredstva ili bi bile protivne jednakom postupanju s podnositeljima zahtjeva.
5. Stavci 1., 2., 3. i 4. primjenjuju se mutatis mutandis na odluke o bespovratnim sredstvima.
Neke se od informacija iz stavka 1. mogu navesti u pozivu za podnošenje prijedloga ili nekom drugom povezanom dokumentu umjesto u odluci o bespovratnim sredstvima.
Članak 181.
Oblici bespovratnih sredstava
(Članak 123. Financijske uredbe)
1. Bespovratna sredstva u obliku iz članka 123. stavka 1. točke (a) Financijske uredbe izračunavaju se na temelju prihvatljivih troškova koje je korisnik zaista imao, u skladu s preliminarnom procjenom proračuna kako je podnesen zajedno s prijedlogom i uključen u odluku ili sporazum o bespovratnim sredstvima.
2. Jedinični troškovi iz točke (b) članka 123. stavka 1. Financijske uredbe pokrivaju sve ili pojedine posebne kategorije prihvatljivih troškova koji su jasno iskazani unaprijed upućivanjem na iznos po jedinici.
3. Jednokratni iznosi iz članka 123. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe općenito pokrivaju sve ili pojedine posebne kategorije prihvatljivih troškova koji su jasno iskazani unaprijed.
4. Paušalno financiranje iz članka 123. stavka 1. točke (d) Financijske uredbe pokriva posebne kategorije prihvatljivih troškova koji su jasno iskazani unaprijed primjenom postotka.
Članak 182.
Jednokratni iznosi, jedinični troškovi i paušalno financiranje
(Članak 124. Financijske uredbe)
1. Odobrenje za primjenu jednokratnih iznosa, jediničnih troškova ili paušalnog financiranja iz članka 124. stavka 1. Financijske uredbe primjenjuje se za vrijeme trajanja programa. Ovo odobrenje se može preispitati ako su potrebne značajne izmjene. Povremeno se obavlja ocjena podataka i iznosa te se, prema potrebi, usklađuju jednokratni iznosi, jedinični troškovi ili paušalno financiranje.
U slučaju sporazuma između Komisije i određenog broja korisnika, najviši iznos iz drugog podstavka članka 124. stavka 1. Financijske uredbe primjenjuje se na svakog korisnika.
2. Odluka ili sporazum o bespovratnim sredstvima sadrži sve potrebne odredbe kako bi se moglo potvrditi poštovanje uvjeta za isplatu bespovratnih sredstava na temelju jednokratnih iznosa, jediničnih troškova ili paušalnog financiranja.
3. Isplata bespovratnih sredstava na temelju jednokratnih iznosa, jediničnih troškova ili paušalnog financiranja ne dovodi u pitanje pravo pristupa zakonom propisanoj evidenciji korisnika za potrebe iz prvog podstavka stavka 1. i članka 137. stavka 2. Financijske uredbe.
4. Ako se ex post kontrolom financiranog događaja otkrije da se događaj nije dogodio te da je korisniku izvršena neopravdana isplata bespovratnih sredstava na temelju jednokratnog iznosa, jediničnih troškova ili paušalnog financiranja, Komisija ima pravo povrata do visine iznosa bespovratnih sredstava ne dovodeći u pitanje sankcije iz članka 109. Financijske uredbe.
POGLAVLJE 2.
Načela
Članak 183.
Načelo sufinanciranja
(Članak 125. stavak 3. Financijske uredbe)
1. U skladu s načelom sufinanciranja, sredstva potrebna za provedbu djelovanja ili programa rada ne osiguravaju se u cijelosti iz doprinosa Unije.
Sufinanciranje može biti u obliku vlastitih sredstava korisnika, dohotka ostvarenog djelovanjem ili programom rada ili financijskih doprinosa ili doprinosa u naravi trećih strana.
2. Doprinosi u naravi znače nefinancijska sredstva koja treće strane besplatno stavljaju na raspolaganje korisniku.
Članak 184.
Načelo zabrane ostvarivanja dobiti
(Članak 125. stavak 5. Financijske uredbe)
Financijski doprinosi trećih strana kojima se korisnik može služiti za pokriće troškova koji nisu prihvatljivi troškovi pokriveni bespovratnim sredstvima Unije ili koji se ne duguju trećoj strani ako nisu iskorišteni do završetka djelovanja ili programa rada, ne smatraju se financijskim doprinosima koje donatori posebno dodjeljuju za financiranje prihvatljivih troškova u smislu članka 125. stavka 5. Financijske uredbe.
Članak 185.
Bespovratna sredstva male vrijednosti
(Članak 125. stavak 4. Financijske uredbe)
Bespovratnim sredstvima vrlo male vrijednosti smatraju se bespovratna sredstva koja ne prelaze 60 000 EUR.
Članak 186.
Tehnička pomoć
(Članci 101. i 125. Financijske uredbe)
„Tehnička pomoć” znači aktivnosti potpore i izgradnje kapaciteta potrebnih za provedbu programa ili djelovanja, a posebno pripremnih aktivnosti i aktivnosti upravljanja, praćenja, evaluacije, revizije i kontrole.
Članak 187.
Prihvatljivi troškovi
(Članak 126. stavak 3. točka (c) Financijske uredbe)
Smatra se da se ne može izvršiti povrat PDV-a u skladu s važećim nacionalnim zakonodavstvom o PDV-u, ako se prema nacionalnom pravu on može pripisati jednoj od sljedećih djelatnosti:
(a)
izuzete djelatnosti bez prava na odbitak;
(b)
djelatnosti koje su izvan područja primjene PDV-a;
(c)
djelatnosti iz točaka (a) ili (b) gdje se PDV ne odbija već se izvršava povrat za njegov iznos pomoću posebnih aranžmana za povrat ili fondova za kompenzaciju koji nisu predviđeni Direktivom 2006/112/EZ, čak i kada je takav program ili fond osnovan u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o PDV-u.
Smatra se da PDV koji se odnosi na djelatnosti navedene u članku 13. stavku 2. Direktive 2006/112/EZ plaća korisnik, osim osoba koje nisu porezni obveznici kako je definirano u prvom podstavku članka 13. stavka 1. te Direktive, neovisno smatra li dotična država članica te djelatnosti djelatnostima koje uređuju javnopravna tijela u svojstvu tijela javne vlasti.
Članak 188.
Planiranje rada
(Članak 128. Financijske uredbe)
1. Svaki odgovorni dužnosnik za ovjeravanje priprema godišnji ili višegodišnji program rada za bespovratna sredstva. Program rada donosi institucija koja ga što je prije moguće, a najkasnije do 31. ožujka u godini izvršavanja, objavljuje na internetskoj stranici za bespovratna sredstva dotične institucije.
U programu rada navodi se razdoblje koje on pokriva, temeljni akt, ako postoji, planirani ciljevi, očekivani rezultati, okvirni vremenski raspored poziva za podnošenje prijedloga s okvirnim iznosom i maksimalnom stopom sufinanciranja.
Program rada također sadrži informacije određene u članku 94. koje su potrebne kako bi se odluka o njegovom donošenju mogla smatrati odlukom o financiranju za bespovratna sredstva u dotičnoj godini.
2. Svaka značajna promjena u programu rada također se donosi i objavljuje kako je predviđeno u stavku 1.
Članak 189.
Sadržaj poziva za podnošenje prijedloga
(Članak 128. Financijske uredbe)
1. Poziv za podnošenje prijedloga navodi:
(a)
planirane ciljeve;
(b)
kriterije prihvatljivosti, razloge za isključenje, uvjete sposobnosti i kriterije za odabir iz članaka 131. i 132. Financijske uredbe te odgovarajuću popratnu dokumentaciju;
(c)
način financiranja Unije;
(d)
način i rok za podnošenje prijedloga i planirani datum do kojeg svi podnositelji zahtjeva trebaju biti informirani o rezultatu evaluacije njihovih zahtjeva i okvirni datum za potpisivanje sporazuma o bespovratnim sredstvima ili obavijesti o odlukama o bespovratnim sredstvima.
2. Pozivi za podnošenje prijedloga objavljuju se na internetskim stranicama institucija Unije i uz objavljivanje na internetskim stranicama po mogućnosti i nekim drugim prikladnim medijem, uključujući Službeni list Europske unije, kada je to potrebno, kako bi se osigurala dodatna obaviještenost potencijalnih korisnika. Oni se mogu objavljivati od donošenja odluke o financiranju iz članka 84. Financijske uredbe, uključujući i tijekom godine koja prethodi izvršenju proračuna. Sve izmjene sadržaja poziva za podnošenje prijedloga podliježu obvezi objavljivanja pod istim uvjetima koji vrijede za pozive za podnošenje prijedloga.
Članak 190.
Iznimke u vezi s pozivima za podnošenje prijedloga
(Članak 128. Financijske uredbe)
1. Bespovratna sredstva mogu se dodijeliti bez poziva za podnošenje prijedloga samo u sljedećim slučajevima:
(a)
za potrebe humanitarne pomoći i djelovanjima civilne zaštite ili za pomoć u upravljanju kriznim situacijama u smislu stavka 2.;
(b)
u drugim iznimnim i valjano obrazloženim hitnim slučajevima;
(c)
tijelima koja imaju de jure ili de facto monopol, što je valjano obrazloženo u odluci o sklapanju ugovora;
(d)
tijelima koja su temeljnim aktom, u smislu članka 54. Financijske uredbe, utvrđena kao korisnici bespovratnog sredstva ili tijelima koja odrede države članice, za koja su one odgovorne, ako su te države članice utvrđene temeljnim aktom kao korisnice bespovratnih sredstava;
(e)
u slučaju istraživanja i tehnološkog razvoja, tijelima utvrđenim u programu rada iz članka 128. Financijske uredbe, u slučaju da je ta mogućnost izričito predviđena temeljnim aktom te pod uvjetom da projekt nije obuhvaćen opsegom poziva za podnošenje prijedloga;
(f)
za djelovanja posebnih karakteristika koja zahtijevaju poseban tip tijela radi njegove tehničke sposobnosti, njegovog visokog stupnja specijalizacije ili administrativnih ovlasti, pod uvjetom da djelovanja o kojima je riječ nisu obuhvaćena opsegom poziva za podnošenje prijedloga.
Slučajeve iz točke (f) prvog podstavka treba valjano obrazložiti u odluci o sklapanju ugovora.
2. Kriznim situacijama u trećim zemljama smatraju se situacije neposredne ili izravne opasnosti koja prijeti eskalacijom u oružani sukob ili destabilizacijom zemlje. Kriznim situacijama smatraju se i situacije prouzročene prirodnim katastrofama, krize koje uzrokuje čovjek, poput ratova i drugih sukoba ili izvanredne okolnosti usporedivih učinaka povezane između ostalog s klimatskim promjenama, degradacijom okoliša, uskraćivanjem pristupa energiji i prirodnim resursima ili iznimnim siromaštvom.
Članak 191.
Ex post objava
(Članak 128. Financijske uredbe)
1. Informacije koje se odnose na bespovratna sredstva dodijeljena tijekom financijske godine objavljuju se u skladu s člankom 21.
2. Nakon objave iz stavka 1., na zahtjev Europskog parlamenta i Vijeća, Komisija im šalje izvješće o:
(a)
broju podnositelja zahtjeva tijekom protekle godine;
(b)
broju i postotku uspješnih zahtjeva po pozivu za podnošenje prijedloga;
(c)
prosječnom trajanju postupka od dana zatvaranja poziva za podnošenje prijedloga do dodjele bespovratnih sredstava;
(d)
broju i iznosu bespovratnih sredstava u slučaju kada prethodne godine je ukinuta obveza ex post objave u skladu s člankom 21. stavkom 4.
Članak 192.
Obavješćivanje podnositelja zahtjeva
(Članak 128. Financijske uredbe)
Komisija podnositeljima zahtjeva pruža informacije i savjete na sljedeći način:
(a)
utvrđivanjem zajedničkih standarda za obrasce zahtjeva za slična bespovratna sredstva te praćenjem veličine i razumljivosti obrazaca zahtjeva;
(b)
pružanjem informacija potencijalnim podnositeljima zahtjeva posebno putem seminara i priručnika;
(c)
održavanjem stalnih podataka za korisnike u dokumentaciji pravnog subjekta iz članka 63.
Članak 193.
Financiranje iz različitih proračunskih linija
(Članak 129. Financijske uredbe)
Više odgovornih dužnosnika za ovjeravanje mogu zajednički financirati određeno djelovanje iz različitih proračunskih linija.
Članak 194.
Retroaktivni učinak financiranja u slučajevima iznimne hitnosti i sprečavanja sukoba
(Članak 130. Financijske uredbe)
U okviru članka 130. stavka 1. Financijske uredbe, rashodi koje je korisnik imao prije datuma podnošenja zahtjeva prihvatljivi su za financiranje Unije pod sljedećim uvjetima:
(a)
razlozi za takvo odstupanje primjereno su obrazloženi u odluci o financiranju;
(b)
odluka o financiranju i sporazum ili odluka o bespovratnim sredstvima izričito navode kao datum prihvatljivosti datum koji prethodi datumu podnošenja zahtjeva.
Članak 195.
Podnošenje zahtjeva za bespovratna sredstva
(Članak 131. Financijske uredbe)
1. Aranžmane za podnošenje zahtjeva za bespovratna sredstva određuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, koji može odabrati način podnošenja. Zahtjevi za bespovratna sredstva mogu se podnijeti pismom ili u elektroničkom obliku.
Odabrana sredstva komunikacije ne smiju biti diskriminirajuća te ne smiju ograničavati pristup podnositeljima zahtjeva postupku sklapanja ugovora.
Odabrana sredstva komunikacije moraju osigurati udovoljavanje sljedećim uvjetima:
(a)
svaki podneseni zahtjev treba sadržavati sve informacije potrebne za njegovu evaluaciju;
(b)
mora biti očuvana cjelovitost podataka;
(c)
mora biti očuvana povjerljivost prijedloga;
(d)
mora biti osigurana zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Za potrebe točke (c) trećeg podstavka, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje pregledava sadržaj zahtjeva tek nakon isteka roka za njihovo podnošenje.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zahtijevati da uz elektronički dostavljene zahtjeve bude priložen napredni elektronički potpis u smislu Direktive 1999/93/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (19).
2. U slučaju kada odgovorni dužnosnik za ovjeravanje odobri podnošenje zahtjeva elektroničkim putem, alati koji se koriste i njihove tehničke značajke moraju biti nediskriminirajuće prirode, opće dostupni i interoperabilni s proizvodima informacijske i komunikacijske tehnologije u općoj uporabi. Podnositeljima zahtjeva trebaju se staviti na raspolaganje informacije koje se odnose na specifikacije potrebne za prezentaciju zahtjeva, uključujući šifriranje.
Nadalje, uređaji za elektroničko zaprimanje zahtjeva trebaju jamčiti sigurnost i povjerljivost. Oni također moraju jamčiti precizno utvrđivanje vremena i datuma primitka zahtjeva.
3. U slučaju podnošenja zahtjeva pismom, podnositelji zahtjeva mogu odabrati jedan od sljedećih načina:
(a)
putem pošte ili kurirske službe, u kojem slučaju se u pozivu za podnošenje prijedloga navodi da se dokazom smatra datum otpreme, poštanski žig ili datum na potvrdi o predaji pošiljke;
(b)
osobnom dostavom podnositelja zahtjeva ili njegovog zastupnika u prostorijama institucije, u kojem slučaju se u pozivu za podnošenje prijedloga navodi služba u koji se predaju zahtjevi uz potpisanu i datiranu potvrdu o primitku.
POGLAVLJE 3.
Postupak dodjele
Članak 196.
Sadržaj zahtjeva za bespovratna sredstva
(Članak 131. Financijske uredbe)
1. Zahtjevi se dostavljaju na obrascu koji je utvrđen u skladu sa zajedničkim standardima utvrđenima u skladu s člankom 192. točkom (a), a koji na raspolaganje stavlja odgovorni dužnosnika za ovjeravanje, i u skladu s kriterijima utvrđenima u temeljnom aktu i u pozivu za podnošenje prijedloga.
Popratna dokumentacija iz drugog podstavka članka 131. stavka 3. Financijske uredbe može se posebno sastojati od računa dobiti i gubitka te bilance za zadnju financijsku godinu za koju je pripremljen završni račun.
2. Procijenjeni proračun za djelovanje ili program rada koji se prilaže uz zahtjev ima uravnotežene prihode i rashode, uzimajući u obzir rezervacije za nepredviđene događaje ili moguće promjene tečaja koji mogu biti odobreni u opravdanim slučajevima te navodi procijenjene prihvatljive troškove djelovanja ili programa rada.
3. Ako se zahtjev odnosi na bespovratna sredstva za djelovanje čiji iznos prelazi 750 000 EUR ili na bespovratna sredstva za poslovanje čiji iznos prelazi 100 000 EUR, podnosi se revizorsko izvješće koje sastavlja ovlašteni vanjski revizor. Navedenim izvješćem potvrđuju se računi za posljednju financijsku godinu za koju su dostupni podaci.
Prvi podstavak ovog stavka primjenjuje se samo na prvi zahtjev koji je korisnik dostavio odgovornom dužnosniku za ovjeravanje u bilo kojoj financijskoj godini.
U slučaju sporazuma između Komisije i određenog broja korisnika granične vrijednosti određene u prvom podstavku primjenjuju se na svakog korisnika.
U slučaju partnerstva iz članka 178., revizorsko izvješće iz prvog podstavka ovog stavka koje obuhvaća zadnje dvije financijske godine za koje postoje podaci mora biti sastavljeno prije potpisivanja okvirnog sporazuma o partnerstvu ili objave okvirne odluke o partnerstvu.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može, ovisno o procjeni rizika, izuzeti od obveze provođenja revizije iz prvog podstavka obrazovne ustanove i ustanove za osposobljavanje i, u slučaju sporazuma s određenim brojem korisnika, korisnike koji su prihvatili solidarnu odgovornost ili koji ne snose nikakvu financijsku odgovornost.
Prvi podstavak ovog stavka ne primjenjuje se na javna tijela i međunarodne organizacije iz članka 43.
4. Podnositelj zahtjeva navodi izvore i iznose primljenog financiranja Unije ili primijenjenog financiranja Unije za isto djelovanje ili dio djelovanja ili za njegovo funkcioniranje u istoj financijskoj godini kao i svako drugo primljeno ili primijenjeno financiranje za isto djelovanje.
Članak 197.
Dokaz o nepostojanju razloga za isključenje
(Članak 131. Financijske uredbe)
Podnositelji zahtjeva daju časnu izjavu da se ne nalaze u nekoj od situacija iz članka 106. stavka 1. i članka 107. Financijske uredbe, osim u slučajevima iz točaka (a) i (b) članka 131. stavka 4. Financijske uredbe. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može, ovisno o procjeni rizika, zatražiti od uspješnih podnositelja zahtjeva da podnesu dokaze iz članka 143. Na zahtjev odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, uspješni podnositelji zahtjeva podnose te dokaze, osim ako to nije moguće i odgovorni dužnosnik za ovjeravanje to prihvati ili su ti dokazi već bili podneseni za potrebe drugog postupka dodjele bespovratnih sredstava ili postupka nabave, pod uvjetom da ti dokumenti nisu stariji od godinu dana računajući od datuma njihovog izdavanja i da su još valjani.
Članak 198.
Podnositelji zahtjeva koji nemaju pravnu osobnost
(Članak 131. Financijske uredbe)
U slučaju kada zahtjev za bespovratna sredstva podnosi podnositelj zahtjeva koji nema pravnu osobnost u skladu s člankom 131. stavkom 2. Financijske uredbe, predstavnici tog podnositelja zahtjeva dokazuju da imaju sposobnost za preuzimanje pravnih obveza u ime podnositelja zahtjeva i da podnositelj zahtjeva ima financijsku i poslovnu sposobnost istovjetnu onima pravnih osoba.
Članak 199.
Subjekti koji čine jednog podnositelja zahtjeva
(Članak 131. Financijske uredbe)
U slučaju kada nekoliko subjekata ispunjava kriterije za podnošenje zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava i zajedno čine jedan subjekt, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može s tim subjektom postupati kao s jedinstvenim podnositeljem zahtjeva, pod uvjetom da se u zahtjevu navode subjekti koji čine tog podnositelja a koji su uključeni u predloženo djelovanje ili program rada.
Članak 200.
Financijske i administrativne kazne
(Članak 131. Financijske uredbe)
Financijske ili administrativne kazne, ili oboje, mogu biti izrečene podnositeljima zahtjeva koji su dali lažne izjave ili počinili značajne pogreške, nepravilnosti ili prijevaru, u skladu s uvjetima utvrđenima u članku 145.
Takve financijske ili administrativne kazne, ili oboje, mogu biti izrečene i korisnicima za koje se ustanovilo da su ozbiljno povrijedili svoje ugovorne obveze.
Članak 201.
Kriteriji prihvatljivosti
(Članak 131. Financijske uredbe)
1. Kriteriji prihvatljivosti objavljuju se u pozivu za podnošenje prijedloga.
2. Kriterijima prihvatljivosti određuju se uvjeti za sudjelovanje u pozivu za podnošenje prijedloga. Ti kriteriji određuju se vodeći računa o ciljevima djelovanja te udovoljavaju načelima transparentnosti i nediskriminacije.
Članak 202.
Uvjeti sposobnosti
(Članak 132. stavak 1. Financijske uredbe)
1. Uvjeti sposobnosti objavljuju se u pozivu za podnošenje prijedloga i trebaju biti takvi da omogućuju procjenu financijske i poslovne sposobnosti podnositelja zahtjeva za dovršenje predloženog djelovanja ili programa rada.
2. Podnositelj zahtjeva mora imati stalne i dovoljne izvore financiranja za održavanje svojeg djelovanja tijekom cijelog razdoblja izvođenja djelovanja ili u godini za koju je dodijeljeno bespovratno sredstvo i mora doprinositi njegovom financiranju. Podnositelj zahtjeva mora imati stručnu sposobnost i kvalifikacije potrebne za dovršenje predloženog djelovanja ili programa rada, osim ako je izričito drukčije određeno u temeljnom aktu.
3. Financijska i poslovna sposobnost provjeravaju se posebno na temelju analize sve popratne dokumentacije iz članka 196. koju traži odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u pozivu za podnošenje prijedloga.
Ako u pozivu za podnošenje prijedloga nije zatražena popratna dokumentacija i ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje dvoji o financijskoj ili poslovnoj sposobnosti podnositelja, on od njih zahtjeva dostavu odgovarajuće dokumentacije.
U slučaju partnerstva iz članka 178., takva se provjera obavlja prije potpisivanja okvirnog sporazuma o partnerstvu ili objave okvirne odluke o partnerstvu.
Članak 203.
Kriteriji za odabir
(Članak 132. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Kriteriji za odabir objavljuju se u pozivu za podnošenje prijedloga.
2. Kriteriji za odabir trebaju biti takvi da omogućuju dodjelu bespovratnih sredstava bilo za djelovanja koja najviše povećavaju ukupnu učinkovitost programa Unije koje provode ili tijelima čiji je program rada usmjeren postizanju istog rezultata. Ti se kriteriji određuju tako da osiguravaju pravilno upravljanje sredstvima Unije.
Kriteriji za odabir primjenjuju se tako da omogućuju odabir planiranih djelovanja i programa rada za koje može biti Komisija sigurna da će biti u skladu s njezinim ciljevima i prioritetima te koji jamče vidljivost financiranja Unije.
3. Kriteriji za odabir utvrđuju se tako da je naknado moguće izvršiti evaluaciju.
Članak 204.
Evaluacija zahtjeva i dodjela bespovratnih sredstava
(Članak 133. Financijske uredbe)
1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje imenuje komisiju za evaluaciju prijedloga, osim ako Komisija odluči drukčije u okviru određenog sektorskog programa.
Komisija se sastoji od najmanje tri osobe koje predstavljaju najmanje dvije organizacijske jedinice institucija ili tijela iz članaka 62. i 208. Financijske uredbe bez hijerarhijske veze među njima. Kako bi se izbjegao svaki sukob interesa, te osobe podliježu obvezama utvrđenima u članku 57. Financijske uredbe.
Ako u predstavništvima i lokalnim jedinicama iz članka 72. ove Uredbe i tijelima na koja se delegiraju ovlasti iz članaka 62. i 208. Financijske uredbe nema zasebnih jedinica, ne primjenjuje se zahtjev u vezi s organizacijskim jedinicama koje nisu međusobno hijerarhijski povezane.
Na temelju odluke odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, komisiji mogu pomagati vanjski stručnjaci. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava da ti stručnjaci ispunjavaju obveze utvrđene u članku 57. Financijske uredbe.
2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje prema potrebi dijeli postupak na nekoliko postupovnih faza. Pravila koja uređuju postupak objavljuju se u pozivu za podnošenje prijedloga.
U slučaju kada je pozivom za podnošenje prijedloga predviđen postupak podnošenja zahtjeva u dvije faze, samo oni zahtjeva koji ispunjavaju kriterije evaluacije iz prve faze pozivaju se na podnošenje cjelokupnog zahtjeva u drugoj fazi.
U slučaju kada je pozivom za podnošenje prijedloga predviđen postupak evaluacije prijedloga u dvije faze, na daljnju evaluaciju nastavljaju samo oni prijedlozi koji su prošli prvu fazu na temelju evaluacije ispunjavanja određene skupine kriterija.
Podnositelji čiji su prijedlozi odbijeni u bilo kojoj fazi obavješćuju se u skladu s člankom 133. stavkom 3. Financijske uredbe.
Svaka sljedeća faza postupka mora se jasno razlikovati od prethodne.
Iste dokumente i informacije nije potrebno dostavljati više puta tijekom istog postupka.
3. Komisija za evaluaciju ili, prema potrebi, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može podnositelja zahtjeva zatražiti dostavu dodatnih informacija ili pojašnjenje popratne dokumentacije dostavljene u vezi sa zahtjevom, pod uvjetom da te informacije ili pojašnjenja ne mijenjaju značajno prijedlog. U skladu s člankom 96. Financijske uredbe, u slučaju očitih administrativnih pogrešaka, komisija za evaluaciju ili dužnosnik za ovjeravanje mogu odustati od toga samo u opravdanim slučajevima. Dužnosnik za ovjeravanje vodi odgovarajuću evidenciju o kontaktima s podnositeljima zahtjeva tijekom postupka.
4. Po završetku rada, članovi komisije za evaluaciju potpisuju zapisnik o svim pregledanim prijedlozima, koji sadrži ocjenu kvalitete i utvrđuje one koji mogu dobiti financiranje. Ovaj zapisnik može biti potpisan pomoću elektroničkog sustava koji osigurava odgovarajuću identifikaciju potpisnika.
U zapisniku se, prema potrebi, rangiraju pregledani prijedlozi, pružaju prijedlozi o maksimalnom iznosu bespovratnih sredstava i mogućim manjim usklađenjima zahtjeva za dodjelu bespovratnih sredstava.
Zapisnik se čuva za buduće potrebe.
5. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može pozvati podnositelja zahtjeva da uskladi svoj prijedlog u skladu s preporukama komisije za evaluaciju. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje vodi odgovarajuću evidenciju o kontaktima s podnositeljima zahtjeva tijekom postupka.
Nakon evaluacije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje donosi svoju odluku, pri čemu navodi najmanje sljedeće:
(a)
predmet i ukupni iznos iz odluke;
(b)
imena uspješnih podnositelja, naziv djelovanja, prihvaćene iznose i razloge za odabir, pri čemu se navodi i ako postoji nepodudarnost s mišljenjem komisije za evaluaciju;
(c)
imena svih odbijenih podnositelja i razloge za njihovo odbijanje.
6. Stavci 1., 2. i 4. ovog članka nisu obavezni za dodjelu bespovratnih sredstava u skladu s člankom 190. ove Uredbe i člankom 125. stavkom 7. Financijske uredbe.
Članak 205.
Obavješćivanje podnositelja zahtjeva
(Članak 133. Financijske uredbe)
Odbijeni podnositelji zahtjeva se obavješćuju što je prije moguće o rezultatu evaluacije njihovog zahtjeva, a u svakom slučaju najkasnije u roku 15 kalendarskih dana nakon obavješćivanja uspješnih podnositelja zahtjeva.
POGLAVLJE 4.
Plaćanje i kontrola
Članak 206.
Jamstvo za pretfinanciranje
(Članak 134. Financijske uredbe)
1. Kako bi se ograničili financijski rizici povezani s plaćanjima pretfinanciranja, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje na temelju ocjene rizika može zahtijevati da korisnik unaprijed podnese jamstvo do iznosa jednakog iznosu pretfinanciranja, osim u slučaju bespovratnih sredstava male vrijednosti ili plaćanja podijeliti na više dijelova.
2. Kad god se zahtijeva jamstvo, ono podliježe procjeni i prihvaćanju odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
Jamstvo mora vrijediti dovoljno dugo da ga se može aktivirati.
3. Jamstvo izdaje ovlaštena banka ili financijska institucija s poslovnim nastanom u jednoj od država članica. Ako korisnik ima poslovni nastan u trećoj zemlji, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može pristati da banka ili financijska institucija s poslovnim nastanom u toj trećoj zemlji izda jamstvo ako smatra da ta banka ili financijska institucija nude jednako osiguranje i jednakih su svojstava kao i banka ili financijska institucija s poslovnim nastanom u državi članici.
Na zahtjev korisnika jamstvo iz prvog podstavka može se zamijeniti solidarnim jamstvom treće strane ili neopozivim i bezuvjetnim zajedničkim jamstvom korisnika djelovanja koji su stranke istog sporazuma ili iste odluke o dodjeli bespovratnog sredstva, po odobrenju odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.
Jamstvo je nominirano u eurima.
Jamstvom banka ili financijska institucija, treća strana ili ostali korisnici daju neopozivo kolateralno osiguranje ili se obvezuju da će na prvi poziv ispuniti obveze korisnika bespovratnih sredstava.
4. Jamstvo se oslobađa prema tome kako se pretfinanciranje postupno poravnava s privremenim plaćanjima ili plaćanjem preostalih iznosa korisniku, u skladu s uvjetima utvrđenima u sporazumu ili odluci o bespovratnom sredstvu.
Članak 207.
Popratni dokumenti za zahtjeve za plaćanja
(Članak 135. Financijske uredbe)
1. Za svako bespovratno sredstvo pretfinanciranje se može podijeliti na više dijelova u skladu s dobrim financijskim upravljanjem.
Isplata u cijelosti novog iznosa pretfinanciranja podliježe korištenju najmanje 70 % ukupnog iznosa bilo kojeg prethodnog pretfinanciranja.
Ako je korištenje prethodnog pretfinanciranja manje od 70 %, iznos novog pretfinanciranja umanjuje se za neiskorištene iznose prethodnog iznosa pretfinanciranja.
Uz svaki zahtjev za novo plaćanje korisnik prilaže izvješće o izdacima.
2. Ne dovodeći u pitanje članak 110., korisnik časno potvrđuje da su informacije u zahtjevima za plaćanje potpune, pouzdane i istinite. On također potvrđuje da se nastali troškovi mogu smatrati prihvatljivima u skladu sa sporazumom ili odlukom o bespovratnim sredstvima te da su zahtjevi za plaćanje potkrijepljeni odgovarajućom popratnim dokumentima koje je moguće provjeriti.
3. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može na temelju procjene rizika za svako plaćanje zatražiti potvrdu o financijskim izvještajima o djelovanju ili programu rada i s njima povezanim računima, koju izdaje ovlašteni vanjski revizor ili, u slučaju javnih tijela, nadležni i neovisni javni dužnosnik. Ta se potvrda prilaže zahtjevu za plaćanje. Potvrdom se potvrđuje, u skladu s metodologijom koju je odobrio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje i na temelju dogovorenih postupaka u skladu s međunarodnim normama da su troškovi koje je korisnik iskazao u financijskim izvještajima na kojima se temelji zahtjev za plaćanje stvarni, točno evidentirani i prihvatljivi u skladu sa sporazumom ili odlukom o bespovratnim sredstvima.
U posebnim i opravdanim slučajevima odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zatražiti potvrdu u obliku mišljenja ili u drugom obliku u skladu s međunarodnim normama.
Potvrda o financijskim izvještajima i s njima povezanim računima obvezna je za privremena plaćanja i za plaćanja preostalih iznosa u sljedećim slučajevima:
(a)
u slučaju bespovratnih sredstava za djelovanje čiji iznos dodijeljen u obliku iz članka 123. stavka 1. točke (a) Financijske uredbe iznosi 750 000 EUR ili više, ako su kumulativni iznosi zahtjeva za plaćanje u tom obliku najmanje 325 000 EUR;
(b)
u slučaju bespovratnih sredstava za poslovanje čiji iznos dodijeljen u obliku iz članka 123. stavka 1. točke (a) Financijske uredbe iznosi 100 000 EUR ili više.
Ovisno o procjeni rizika, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje također može odustati od obveze podnošenja navedene potvrde o financijskim izvještajima i s njima povezanim računima u slučaju:
(a)
javnih tijela i međunarodnih organizacija iz članka 43.;
(b)
korisnika bespovratnih sredstava u vezi s humanitarnom pomoći, hitnim operacijama civilne zaštite i upravljanjem kriznim situacijama, osim u vezi s plaćanjima preostalih iznosa;
(c)
u pogledu plaćanja preostalih iznosa, korisnika bespovratnih sredstava vezanih uz humanitarnu pomoć koji su potpisali okvirni sporazum o partnerstvu ili koji su obaviješteni o okvirnoj odluci o partnerstvu kako je navedeno u članku 178. i koji koriste sustav kontrole koji nudi jednaka jamstva za takva plaćanja;
(d)
korisnika višestrukih bespovratnih sredstava koji su osigurali neovisno potvrđivanje koje daje jednaka jamstva o sustavima kontrole i metodologije korištene pri pripremi zahtjeva za plaćanjem.
Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može također odustati od obveze pružanja potvrde o financijskim izvještajima i s njima povezanim računima u slučaju da je osoblje Komisije ili tijelo koje je ovlastila Komisija u njezino ime provelo izravnu reviziju ili će provesti izravnu reviziju koja pruža jednaka jamstva o iskazanim troškovima.
U slučaju sporazuma između Komisije i više korisnika, granične vrijednosti iz točaka (a) i (b) trećeg podstavka primjenjuju se na svakog korisnika.
4. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može, na temelju procjene rizika, za svako plaćanje zatražiti izvješće o operativnoj provjeri koje izrađuje neovisna treća strana i koje odobrava odgovorni dužnosnik za ovjeravanje. Na zahtjev odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, izvješće o provjeri prilaže se zahtjevu za plaćanje i odgovarajući iznosi su prihvatljivi pod istim uvjetima kao i troškovi koji se odnose na potvrde o obavljenoj reviziji kako je utvrđeno u članku 126. Financijske uredbe. U izvješću o provjeri navodi se da je operativna provjera izvršena u skladu s metodologijom koju je odobrio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje i jesu li djelovanje ili program rada stvarno provedeni u skladu s uvjetima iz sporazuma ili odluke o bespovratnim sredstvima.
Članak 208.
Suspenzija i smanjenje bespovratnih sredstava
(Članak 135. Financijske uredbe)
1. Provedba sporazuma ili odluke o bespovratnim sredstvima, sudjelovanje korisnika u njihovoj provedbi ili u plaćanjima može se suspendirati kako bi se provjerilo je li stvarno došlo do pretpostavljenih značajnih pogrešaka ili nepravilnosti ili prijevare ili kršenja obveza. Ako oni nisu potvrđeni, provedba se nastavlja što je prije moguće.
2. U slučaju kada dogovoreno djelovanje ili program rada nije izvršeno ili nije izvršeno na odgovarajući način, u cijelosti ili na vrijeme, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, pod uvjetom da je korisniku dana prilika za davanje očitovanja, proporcionalno smanjuje ili traži povrat dodijeljenih sredstava, ovisno o fazi postupka.
POGLAVLJE 5.
Provedba
Članak 209.
Ugovori o provedbi
(Članak 137. Financijske uredbe)
1. Ne dovodeći u pitanje primjenu Direktive 2004/18/EZ, u slučaju kada provedba djelovanja ili programa rada zahtijeva sklapanje ugovora o nabavi, korisnici sklapaju ugovor s ponuditeljem čija ponuda nudi najbolju vrijednost za novac ili, prema potrebi, ponuditeljem čija ponuda nudi najnižu cijenu, istodobno izbjegavajući svaki sukob interesa.
2. U slučaju kada provedba djelovanja ili programa rada zahtijeva sklapanje ugovora o nabavi čija je vrijednost veća od 60 000 EUR, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može uz pravila iz stavka 1. od korisnika zahtijevati poštovanje posebnih pravila.
Ta posebna pravila temelje se na pravilima sadržanim u Financijskoj uredbi te ih se određuje vodeći računa o vrijednosti predmetnih ugovora, relativnoj veličini doprinosa Unije u odnosu na ukupan trošak djelovanja i rizik. Takva posebna pravila uključuju se u odluku ili sporazum o bespovratnim sredstvima.
Članak 210.
Financijska potpora trećim stranama
(Članak 137. Financijske uredbe)
Ako su ciljevi ili rezultati koje treba ostvariti dovoljno detaljno određeni u uvjetima iz članka 137. stavka 1. Financijske uredbe, mogućnost diskrecionog prava može se smatrati iscrpljenom samo ako odluka ili sporazum o bespovratnim sredstvima također određuju:
(a)
maksimalni iznos financijske potpore koji se može isplatiti trećoj strani i koji ne premašuje 60 000 EUR, osim kada je financijska potpora primarni cilj djelovanja i kriterije za utvrđivanje točnog iznosa;
(b)
različite vrste aktivnosti za koje se može primiti takva vrsta financijske potpore, na temelju utvrđenog popisa;
(c)
definiciju osoba ili kategorija osoba koje mogu primiti tu financijsku potporu i kriterije za njezinu dodjelu.
GLAVA VII.
NAGRADE
Članak 211.
Planiranje rada
(Članak 138. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Svaki odgovorni dužnosnik za ovjeravanje izrađuje godišnji ili višegodišnji program rada za nagrade. Program rada donosi institucija i objavljuje ga na internetskoj stranici dotične institucije, što je prije moguće, a najkasnije do 31. ožujka u godini provedbe.
U programu rada navodi se razdoblje koje on pokriva, temeljni akt, ako postoji, planirani ciljevi, očekivani rezultati, okvirni vremenski raspored natjecanja s okvirnim iznosom nagrada.
Program rada također treba sadržavati informacije određene u članku 94. koje su potrebne kako bi se odluka o njegovom donošenju mogla smatrati odlukom o financiranju nagrada u određenoj godini.
2. Sve značajne promjena u programu rada treba također donijeti i objaviti kako je predviđeno u stavku 1.
Članak 212.
Pravila natjecanja
(Članak 138. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Pravilima natjecanja utvrđuje se sljedeće:
(a)
uvjeti sudjelovanja, koji barem:
i.
navode kriterije prihvatljivosti;
ii.
navode aranžmane i krajnji rok za registraciju sudionika, ako je potrebno, i za podnošenje prijava, pod uvjetima određenima u stavku 2.;
iii.
osiguravaju isključenje sudionika koji se nalaze u jednoj od situacija iz članka 106. stavka 1. i članaka 107., 108. i 109. Financijske uredbe;
iv.
osiguravaju isključivu odgovornost sudionika u slučaju zahtjeva koji se odnosi na aktivnosti koje se obavljaju u okviru natjecanja;
v.
osiguravaju da pobjednici pristanu na provjere i revizije koje obavljaju Komisija, OLAF i Revizorski sud i obveze u pogledu oglašavanja kako je navedeno u pravilima natjecanja;
vi.
navode da je pravo Unije pravo koje se primjenjuje na natjecanje te da ga prema potrebi dopunjuje nacionalno pravo, kako je određeno u pravilima natjecanja;
vii.
navode nadležan sud ili arbitražni sud za rješavanje sporova;
viii.
navode da se mogu izreći financijske ili administrativne kazne, ili oboje, sudionicima koji su dali lažne izjave ili počinili nepravilnosti ili prijevaru, u skladu s uvjetima utvrđenima u članku 145. razmjerno vrijednosti dotičnih nagrada;
(b)
kriteriji za odabir koji moraju biti takvi da omogućuju ocjenu kvalitete prijava u pogledu planiranih ciljeva i očekivanih rezultata i objektivno utvrđivanje ispunjavaju li prijave uvjete da budu pobjednici;
(c)
iznos nagrade ili nagrada;
(d)
način isplate nagrada pobjednicima nakon njihove dodjele.
Za potrebe točke (a) podtočke i. prvog podstavka, korisnici bespovratnih sredstava Unije su prihvatljivi, osim ako je drukčije navedeno u pravilima natjecanja.
Za potrebe točke (a) podtočke vi. prvog podstavka, može se dopustiti odstupanje u slučaju sudjelovanja međunarodnih organizacija.
2. Odgovorni službenik za ovjeravanje odabire sredstva komunikacije koja nisu diskriminirajuće prirode za podnošenje prijava i koja ne ograničavaju pristupa sudionika natjecanju.
Odabrana sredstva komunikacije su takva da mogu osigurati udovoljavanje sljedećim uvjetima:
(a)
svaka prijava sadrži sve informacije potrebne za njezinu evaluaciju;
(b)
očuvana je cjelovitost podataka;
(c)
očuvana je povjerljivost prijava;
(d)
osigurana je zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
3. Pravilima natjecanja mogu se odrediti uvjeti za otkazivanje natjecanja, posebno u slučaju kada nije moguće ispuniti njegove ciljeve ili kada pravna ili fizička osoba koja ne ispunjava uvjete sudjelovanja ispunjava uvjete da bude pobjednik.
4. Pravila natjecanja objavljuju se na internetskoj stranici institucija Unije. Uz objavu na internetskoj stranici, pravila natjecanja mogu se također objaviti i drugim odgovarajućim medijima, uključujući Službeni list Europske unije, kada je potrebno osigurati što bolja obaviještenost potencijalnih sudionika. Ona se mogu objavljivati od donošenja odluke o financiranju iz članka 84. Financijske uredbe, uključujući tijekom godine koja prethodi izvršenju proračuna. Sve izmjene sadržaja pravila natjecanja također podliježu objavi u skladu s istim uvjetima.
Članak 213.
Ex post objava
(Članak 138. stavak 2. Financijske uredbe)
1. Informacije koje se odnose na nagrade dodijeljene tijekom financijske godine objavljuju se u skladu s člankom 21.
2. Nakon objave iz stavka 1., na zahtjev Europskog parlamenta i Vijeća, Komisija im šalje izvješće o:
(a)
broju sudionika tijekom protekle godine;
(b)
broju sudionika i postotku uspješnih prijava po natjecanju;
(c)
popisu stručnjaka koji su sudjelovali u odborima tijekom protekle godine, kao i uputu na postupak za njihov odabir.
Članak 214.
Evaluacija
(Članak 138. stavak 3. Financijske uredbe)
1. Za potrebe ocjenjivanja prijava, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje imenuje povjerenstvo od najmanje tri stručnjaka koji mogu biti vanjski stručnjaci ili osobe koje predstavljaju najmanje dvije organizacijske jedinice institucija ili tijela iz članaka 62. i 208. Financijske uredbe bez hijerarhijske veze među njima, osim u predstavništvima ili lokalnim tijelima iz članka 72. ove Uredbe i tijelima na koje se delegiraju ovlasti iz članaka 62. i 208. Financijske uredbe, ako nema zasebnih jedinica.
Stručnjaci iz prvog podstavka podliježu zahtjevima o sukobu interesa iz članka 57. Financijske uredbe.
Vanjski stručnjaci daju izjavu da nisu u situaciji sukoba interesa u trenutku imenovanja i da se obvezuju da će obavijestiti dužnosnika za ovjeravanje ako dođe do bilo kakvog sukoba interesa tijekom postupka evaluacije.
2. Nakon završetka njihovog rada, članovi povjerenstva potpisuju zapisnik o svim pregledanim prijavama koji sadrži ocjenu njihove kvalitete i u kojem se naznačuju one kojima se mogu dodijeliti nagrade. Ovaj zapisnik može biti potpisan pomoću elektroničkog sustava koji osigurava odgovarajuću autentifikaciju potpisnika.
Zapisnik iz prvog podstavka čuva se za buduće potrebe.
3. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje zatim odlučuje treba li dodijeliti nagradu ili ne. U toj odluci se između ostalog navodi sljedeće:
(a)
predmet i ukupan iznos dodijeljenih nagrada, ako postoje;
(b)
imena sudionika koji su pobijedili, ako postoje, iznos nagrade dodijeljen svakom sudioniku pobjedniku i razlozi za taj izbor;
(c)
imena svih odbijenih sudionika i razlozi za njihovo odbijanje.
Članak 215.
Informacije i obavješćivanje
(Članak 138. stavak 3. Financijske uredbe)
1. Sudionici se obavješćuju što je prije moguće o rezultatima evaluacije njihovih prijava, a u svakom slučaju najkasnije u roku 15 kalendarskih dana nakon što je dužnosnik za ovjeravanje donio odluku o dodjeli nagrade.
2. Sudionik pobjednik obavješćuje se o odluci o dodjeli nagrade koja je pravno obvezujuća u smislu članka 86. Financijske uredbe.
GLAVA VIII.
FINANCIJSKI INSTRUMENTI
Članak 216.
Odabir subjekata kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata u neizravnom upravljanju
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. Za izvršenje financijskih instrumenata pod neizravnim upravljanjem, Komisija treba dobiti dokaz da subjekt kojemu je povjerena ta zadaća ispunjava zahtjeve iz članka 60. stavka 2. Financijske uredbe. Nakon što je taj dokaz dobiven, on je valjan za sva buduća izvršenja financijskih instrumenata od strane relevantnog subjekta, osim u slučaju kada kod subjekata kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata dođe do značajnih promjena u sustavima, pravilima i postupcima koji su obuhvaćeni tim zahtjevima.
2. Za odabir subjekata kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata u skladu s člankom 61. stavkom 2. Financijske uredbe, Komisija objavljuje poziv potencijalnim subjektima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata. Taj poziv uključuje uvjete sposobnosti i kriterije za odabir.
U pozivu iz prvog podstavka navodi se i treba li subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata dodijeliti vlastita financijska sredstva određenom financijskom instrumentu ili dijeliti rizik. U slučaju kada je to navedeno i kada je potrebno smanjiti mogući sukob interesa, u pozivu se također navodi da subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata treba predložiti mjere o usklađivanju interesa kako je navedeno u članku 140. stavku 2. Financijske uredbe. Mjere za usklađivanje interesa trebaju biti uključene u sporazum o određenom financijskom instrumentu.
Komisija započinje dijalog sa subjektima koji ispunjavaju uvjete sposobnosti na transparentan i objektivan način, bez izazivanja sukoba interesa. Nakon dijaloga, Komisija potpisuje sporazume o delegiranju sa subjektom ili subjektima koji su podnijeli prijedloge koji nude najbolju vrijednost za novac, uključujući, prema potrebi, dodjelu njihovih vlastitih financijskih sredstva ili podjele rizika.
3. Komisija može započeti izravne pregovore s potencijalnim subjektima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata prije potpisivanja sporazuma o delegiranju ako je subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja određen u relevantnom temeljnom aktu ili u članku 58. stavku 1. točki (c) podtočki iii. Financijske uredbe ili u valjano opravdanim i primjereno dokumentiranim posebnim slučajevima, a posebno kada:
(a)
na poziv potencijalnim subjektima kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata nisu podneseni prikladni prijedlozi;
(b)
financijski instrumenti s posebnim karakteristikama zahtijevaju određenu vrstu subjekta kojem je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata zbog njegove tehničke kompetencije, visoke razine specijalizacije ili administrativnih ovlasti;
(c)
zbog iznimne hitnosti zbog nepredviđenih događaja koji se ne mogu pripisati Uniji, nije moguće poštovati postupak iz stavka 2.
Članak 217.
Sadržaj sporazuma o delegiranju sa subjektima kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata u neizravnom upravljanju
(Članak 139. Financijske uredbe)
Uz zahtjeve iz članka 40. sporazum o delegiranju sa subjektima kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata uključuje odgovarajuće aranžmane kojima se osigurava poštovanje načela i uvjeta iz članka 140. Financijske uredbe. Sporazumi o delegiranju sadrže posebno:
(a)
opis financijskog instrumenta, uključujući njegovu investicijsku strategiju ili politiku, vrstu osigurane potpore, kriterije za prihvatljivost financijskih posrednika i krajnjih primatelja kao i dodatne operativne zahtjeve za prenošenje ciljeva politike tog instrumenta;
(b)
zahtjeve za ciljni raspon vrijednosti za učinak poluge;
(c)
definiciju neprihvatljivih aktivnosti i razloga za isključenje;
(d)
odredbe kojima se osigurava usklađenost interesa i rješavanje mogućih sukoba interesa;
(e)
odredbe za odabir financijskih posrednika u skladu s drugim podstavkom članka 139. stavka 4. Financijske uredbe i, ako je potrebno, za osnivanje specijaliziranih investicijskih društava;
(f)
odredbe o odgovornosti subjekta kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskog instrumenta i drugih subjekata uključenih u izvršenje financijskog instrumenta;
(g)
odredbe o rješavanju sporova;
(h)
odredbe o upravljanju financijskim instrumentom;
(i)
odredbe o uporabi i ponovnoj uporabi doprinosa Unije u skladu s člankom 140. stavkom 6. Financijske uredbe;
(j)
odredbe za upravljanje doprinosima Unije i fiducijarnim računima, uključujući rizik druge ugovorne stranke, prihvatljive rizničke operacije, odgovornosti dotičnih strana, korektivne mjere u slučaju prekomjernih salda na fiducijarnim računima, vođenje evidencije i izvješćivanje;
(k)
odredbe o naknadi subjektu kojem je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata, uključujući stope upravljačke provizije i o izračunu i plaćanju troškova upravljanja i upravljačkih provizija subjektu kojem je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata u skladu s člankom 218.;
(l)
prema potrebi, odredbe o okvirnim uvjetima za doprinose iz fondova iz članka 175. Financijske uredbe, a posebno iz Europskog fonda za regionalni razvoj, Europskog socijalnog fonda, Kohezijskog fonda, Europskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj i Budućeg fonda za ribarstvo (dalje u tekstu „fondovi ZSO”);
(m)
odredbe o trajanju, mogućnosti produljenja i završetku financijskog instrumenta, kao i o uvjetima za prijevremeni raskid i, prema potrebi, izlaznim strategijama;
(n)
odredbe o praćenju provedbe potpore financijskim posrednicima i krajnjim primateljima, uključujući izvješćivanje od strane financijskih posrednika;
(o)
prema potrebi, vrstu i prirodu svih operacija zaštite od rizika iz članka 219.
Članak 218.
Troškovi upravljanja i provizije subjektima kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. Komisija isplaćuje naknadu subjektima kojima se povjerava provedba financijskih instrumenata za provedbu tih zadaća provizijom koja ovisi o uspješnosti, nadoknadu iznimnih troškova i, u slučaju kada subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata upravlja riznicom financijskog instrumenta, proviziju za upravljanje riznicom.
2. Provizija koja ovisi o uspješnosti sadrži administrativne naknade koje se isplaćuju subjektu kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskog instrumenta za obavljeni rad u provedbi financijskog instrumenta. Prema potrebi, ta provizija može sadržavati i poticaje povezane s politikom promicanja postizanja ciljeva politike ili poticanja financijskih rezultata financijskog instrumenta.
Članak 219.
Posebna pravila za fiducijarne račune u neizravnom upravljanju
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. Subjekti kojima je povjerena provedba financijskih instrumenata mogu otvoriti fiducijarne račune u smislu članka 68. stavka 7. Financijske uredbe, u svoje ime i isključivo za račun Komisije. Ti subjekti kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata šalju izvode odgovarajućih računa odgovornoj službi Komisije.
2. Treba se održavati primjerena likvidnost fiducijarnih računa, a imovinom koja se drži na tim fiducijarnim računima upravlja se u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i odgovarajućim bonitetnim pravilima u skladu s člankom 140. stavkom 7. Financijske uredbe.
3. Za provedbu financijskih instrumenata, subjekti kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata ne provode operacije zaštite od rizika u spekulativne svrhe. Komisija dogovara vrstu i prirodu svih operacija zaštite ex ante i uključuje ih u sporazume o delegiranju iz članka 217.
Članak 220.
Izravno izvršeni financijski instrumenti
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. U iznimnim slučajevima, financijski se instrumenti mogu provoditi izravno u skladu s člankom 139. stavkom 4. Financijske uredbe posredstvom:
(a)
specijaliziranog investicijskog društva u kojem sudjeluje Komisija zajedno s drugim javnim ili privatnim ulagačima radi jačanja učinka poluge doprinosa Unije;
(b)
kredita, jamstava, vlasničkih udjela i ostalih instrumenata za podjelu rizika osim ulaganja u specijalizirana investicijska društva, koji se pružaju izravno krajnjim primateljima ili posredstvom financijskih posrednika.
2. Za provedbu financijskih instrumenata, Komisija ne provodi operacije zaštite u spekulativne svrhe. Komisija dogovara vrstu i prirodu svih operacija zaštite ex ante i uključuje ih u sporazume sa subjektima za provedbu financijskog instrumenta.
Članak 221.
Odabir financijskih posrednika, direktora specijaliziranih investicijskih društava i krajnjih primatelja
(Članak 139. Financijske uredbe)
1. U slučaju kada Komisija provodi financijske instrumente izravno ili neizravno putem specijaliziranog investicijskog društva, ta se društva osnivaju u skladu sa zakonima države članice. Njih je moguće osnovati i u skladu sa zakonima države koja nije država članica u području vanjskog djelovanja. Direktori takvih društava obvezni su u skladu sa zakonom ili ugovorom djelovati pažnjom profesionalnog direktora i u dobroj vjeri.
2. Direktori specijaliziranih investicijskih društava iz stavka 1. i financijski posrednici ili krajnji primatelji financijskih instrumenata biraju se vodeći računa o prirodi financijskog instrumenta koji se treba provesti, iskustvu i poslovnoj i financijskoj sposobnosti predmetnih subjekata i/ili ekonomskoj održivosti projekata krajnjih primatelja. Izbor treba biti transparentan, objektivno opravdan i ne smije voditi sukobu interesa.
3. Ne odobrava se financijska potpora direktorima specijaliziranih investicijskih društava, financijskih posrednika i krajnjih primatelja koji se nalaze u jednoj od situacija iz članka 106. stavka 1., članaka 107., 108. i 109. Financijske uredbe.
Članak 222.
Uvjeti za upotrebu financijskih instrumenata
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Financijski instrumenti namijenjeni su za nepravilnosti na tržištu ili nedostatke ili investicijske okolnosti koje nisu optimalne i pružaju potporu samo krajnjim primateljima koji se u trenutku potpore Unije pomoću financijskog instrumenta smatraju potencijalno ekonomski održivima.
2. Financijski instrumenti pružaju potporu krajnjim primateljima na proporcionalan način. Preferencijalni tretman ulagača koji pružaju sufinanciranje ili podjelu rizika treba biti posebno opravdan, proporcionalan rizicima koje preuzimaju ulagači u financijski instrument i ograničen na minimum koji je potreban za osiguranje njihovog ulaganja ili podjelu rizika.
Članak 223.
Učinak poluge
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Financijski instrumenti imaju za cilj postizanje učinka poluge doprinosa Unije mobilizacijom globalnog ulaganja koje prelazi veličinu doprinosa Unije.
Učinak poluge sredstava Unije jednak je iznosu financiranja prihvatljivim krajnjim primateljima podijeljenom iznosom doprinosa Unije.
2. Ciljani niz vrijednosti za učinak poluge temelji se na ex ante evaluaciji odgovarajućeg financijskog instrumenta.
Članak 224.
Ex ante evaluacija financijskih instrumenata
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Financijski instrumenti temelje se na ex ante evaluacijama koje otkrivaju nepravilnosti na tržištu ili njegovo nedjelovanje ili investicijske okolnosti koje nisu optimalne i ocjenjuju investicijske potrebe u odnosu na ciljeve politike.
2. Ex ante evaluacija pokazuje da se utvrđene potrebe tržišta ne mogu primjereno i pravodobno riješiti aktivnostima na tržištu ili vrstama intervencija Unije koje nisu financiranje pomoću financijskog instrumenta, kao što su regulacija, liberalizacija, reforma ili ostala djelovanja politika. Ona ocjenjuje vjerojatnost i moguće troškove poremećaja na tržištu i istiskivanja privatnog financiranja putem financijskih instrumenata te utvrđuje sredstva za minimalizaciju negativnih učinaka tih poremećaja.
3. U skladu s načelom supsidijarnosti, ex ante evaluacija dokazuje da je financijski instrument na razini Unije primjereniji za rješavanje utvrđenih tržišnih potreba od sličnih financijskih instrumenata na nacionalnoj ili regionalnoj razini, uključujući one koji se financiraju ZSO fondovima. Prilikom ocjene dodane vrijednosti doprinosa Unije uzimaju se u obzir čimbenici poput otežanog pristupa financiranju na nacionalnoj razini, posebno u pogledu prekograničnih projekata, ekonomija razmjera ili snažni demonstracijski efekti povezani sa širenjem najboljih praksi državama članicama.
4. Ex ante evaluacijom se utvrđuju najdjelotvorniji načini za isporuku financijskog instrumenta.
5. Ex ante evaluacijom se također dokazuje da je planirani financijski instrument usklađen s:
(a)
novim i postojećim financijskim instrumentima, čime se izbjegava neželjeno preklapanje i postiže sinergija i ekonomija razmjera;
(b)
financijskim instrumentima i ostalim oblicima javne intervencije za rješavanje istog tržišnog okruženja, čime se izbjegavaju neusklađenosti i istražuju potencijalne sinergije.
6. Ex ante evaluacija ocjenjuje proporcionalnost predviđenih intervencija u odnosu na veličinu utvrđenih nedostajućih financijskih sredstva, očekivani učinak poluge planiranog financijskog instrumenta i također ispituje dodatne kvalitativne učinke, poput širenja najboljih praksi, učinkovitog promicanja ciljeva politike Unije tijekom cijelog provedbenog lanca ili pristupa posebnim stručnim znanjima aktera uključenih u provedbeni lanac.
7. Ex ante evaluacijom utvrđuje se skupina primjerenih pokazatelja uspješnosti predloženih financijskih instrumenata i određuju očekivana realizacija, rezultati i učinak.
8. Zasebna ex ante evaluacija financijskih instrumenata provodi se samo kada takva evaluacija koja u potpunosti ispunjava kriterije iz stavaka 1. do 7., nije uključena u ex ante evaluaciju ili ocjenu učinaka programa ili aktivnosti obuhvaćenih temeljnim aktom.
Članak 225.
Praćenje financijskih instrumenata
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Kako bi se osiguralo usklađeno praćenje financijskih instrumenata iz članka 140. stavka 12. Financijske uredbe, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja sustav praćenja kako bi se pridonijelo pružanju odgovarajućeg osiguranja da se sredstva Unije upotrebljavaju u skladu s člankom 32. stavkom 2. Financijske uredbe.
2. Sustav praćenja koristi se za procjenu napretka ostvarenog u provedbi postizanja ciljeva politike koji se odražavaju u relevantnim pokazateljima realizacije i rezultata utvrđenih u skladu s ex ante evaluacijom i za analizu usklađenosti provedbe s definiranim zahtjevima u skladu s člankom 140. stavkom 2. Financijske uredbe te za pružanje osnove za izvješćivanje Komisije u skladu s člankom 38. stavkom 5. i člankom 140. stavkom 8. Financijske Uredbe.
3. U slučaju neizravnog upravljanja, praćenje od strane Komisije nadograđuje se na izvješćivanje i račune koje dostavljaju subjekti kojima je povjerena zadaća izvršavanja financijskih instrumenata i na dostupne rezultate revizija i kontrola koje su obavili subjekti kojima je povjerena provedba financijskih instrumenata, vodeći pri tome računa o izjavi o upravljanju subjekta kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata i o mišljenju neovisnog revizorskog tijela iz članka 60. stavka 5. Financijske uredbe. Komisija preispituje informacije koje dostavljaju subjekti kojima je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata i može provoditi kontrole, uključujući i kontrole na temelju uzoraka, na odgovarajućoj razini provedbe do konačnih primatelja.
Praćenje od strane subjekta kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskih instrumenata nadograđuje se na izvješćivanje i račune koje dostavljaju financijski posrednici i dostupne rezultate revizije i kontrola koje je proveo financijski posrednik, vodeći pri tome računa o izjavi o upravljanju financijskog posrednika i mišljenju neovisnih revizora.
U slučaju kada ne postoje financijski posrednici, subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskog instrumenta izravno prati upotrebu financijskog instrumenta na temelju izvješćivanja i računa koje dostave krajnji primatelji.
Subjekt kojemu je povjerena zadaća izvršenja financijskog instrumenta preispituje, prema potrebi na temelju uzorka, informacije koje dostavljaju financijski posrednici ili krajnji primatelji i provodi kontrole u skladu sa sporazumom iz članka 217.
4. U slučaju izravnog upravljanja, praćenje od strane Komisije nadograđuje se na izvješćivanje i račune koje dostavljaju financijski posrednici i krajnji primatelji, podložno odgovarajućim kontrolama. Odredbe iz stavka 3. primjenjuju se na izravno upravljanje mutatis mutandis.
5. Sporazumi o izvršenju financijskog instrumenta sadrže odredbe potrebne za primjenu stavaka 1. do. 4.
Članak 226.
Postupanje s doprinosima iz fondova ZSO
(Članak 140. Financijske uredbe)
1. Za doprinose iz fondova ZSO financijskim instrumentima osnovanima u skladu s glavom VIII. Financijske uredbe i koji primaju potporu iz fondova ZSO vodi se odvojena evidencija u skladu s posebnim pravilima koja važe za određeni sektor.
2. Doprinosi iz fondova ZSO uplaćuju se na posebne račune i upotrebljavaju u skladu s ciljevima dotičnih fondova ZSO za djelovanja i krajnje korisnike u skladu s programom ili programima iz kojih doprinosi dolaze.
3. U pogledu doprinosa iz fondova ZSO financijskim instrumentima osnovanima u skladu s glavom VIII. Financijske uredbe, primjenjuju se posebna pravila specifična za određeni sektor.
GLAVA IX.
FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE I RAČUNOVODSTVO
POGLAVLJE 1.
Financijsko izvještavanje
Članak 227.
Izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju tijekom godine
(Članak 142. Financijske uredbe)
Izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju tijekom godine mora sadržavati točan opis:
(a)
ostvarenja ciljeva u financijskoj godini, u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja;
(b)
financijskih položaja i događaja koji su značajno utjecali na aktivnosti tijekom godine.
Izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju odvaja se od izvješća o izvršenju proračuna.
Članak 228.
Iznimke od računovodstvenih načela
(Članak 144. Financijske uredbe)
Kada u posebnim slučajevima računovodstveni službenici smatraju da je potrebno dozvoliti iznimku prilikom primjene jednog ili više računovodstvenih načela iz računovodstvenih pravila Unije, ta iznimka mora biti valjano utemeljena i o njoj je potrebno izvijestiti u bilješkama uz financijski izvještaj iz članka 232.
Članak 229.
Popratni dokumenti
(Članak 144. Financijske uredbe)
1. Svako knjiženje temelji se na popratnim dokumentima, koji su datirani i numerirani te su na papiru ili mediju koji osigurava pouzdanost i zaštitu sadržaja tijekom razdoblja utvrđenih u članku 48.
2. Radnje iste vrste koje se izvode na istom mjestu i istoga dana mogu se pribrojiti u jedan popratni dokument.
Članak 230.
Izvještaj o financijskom rezultatu
(Članak 145. Financijske uredbe)
U izvještaju o financijskom rezultatu prikazuju se prihodi i troškovi tijekom godine, klasificirani prema naravi.
Članak 231.
Izvještaj o novčanom toku
(Članak 145. Financijske uredbe)
U izvještaju o novčanom toku iskazuju se novčani tokovi tijekom razdoblja, čime se prikazuje kretanje između početnog i završnog stanja riznice
Riznicu čini sljedeće:
(a)
gotovina u blagajni,
(b)
sredstva na bankovnim računima i depoziti po viđenju,
(c)
druga raspoloživa sredstva koja je moguće brzo zamijeniti za gotovinu i čija je vrijednost stabilna.
Članak 232.
Bilješke uz financijske izvještaje
(Članak 145. Financijske uredbe)
Bilješke iz članka 145. Financijske uredbe čini sastavni dio financijskog izvještaja. Bilješke sadrže najmanje sljedeće informacije:
(a)
računovodstvena načela, pravila i metode,
(b)
objašnjenja, u kojima su navedene dodatne informacije koje nisu sadržane u financijskim izvještajima, a koje su potrebne za istinit i objektivan prikaz.
Članak 233.
Izvješća o izvršenju proračuna
(Članak 146. Financijske uredbe)
1. Izvješće o izvršenju proračuna sadrži:
(a)
informacije o prihodima koje sadrže:
i.
promjene u procjeni prihoda proračuna,
ii.
realizaciju prihoda,
iii.
osigurana prava,
(b)
informacije koje prikazuju promjene ukupnih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanje,
(c)
informacije koje prikazuju korištenje ukupnih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanje,
(d)
informacije koje prikazuju nepodmirene obveze, one prenesene iz prethodne godine i one koje su nastale u tekućoj godini.
2. U vezi s informacijama o prihodu prilaže se i izvještaj koji prikazuje za svaku državu članicu raščlambu iznosa vlastitih sredstava čiji je povrat još potrebno osigurati na kraju financijske godine, a za koje je izdan nalog za povrat.
Članak 234.
Načini prijenosa izvješća
(Članak 148. Financijske uredbe)
Privremeni financijski izvještaji i konačni izvještaji iz članaka 147. i 148. Financijske Uredbe mogu biti dostavljeni elektroničkim putem.
POGLAVLJE 2.
Računovodstvo
Odjeljak 1.
Organizacija računovodstva
Članak 235.
Organizacija računovodstva
(Članak 151. Financijske uredbe)
1. Računovodstveni službenik svake institucije i tijela iz članka 141. Financijske uredbe sastavlja i ažurira dokumente o organizaciji računovodstva i računovodstvenim postupcima svoje institucije i tijela.
2. Proračunski prihodi i rashodi bilježe se u računalnom sustavu iz članka 236. prema ekonomskoj prirodi radnje kao tekući prihod ili rashod, ili kao kapital.
Članak 236.
Računalni sustavi
(Članak 151. Financijske uredbe)
1. Računovodstvene evidencije vode se pomoću integriranog računalnog sustava.
2. U slučaju kada se računovodstvene evidencije vode pomoću računalnih sustava i podsustava, takve je sustave i podsustave opisuje se u cijelosti.
U tom opisu određuje se sadržaj svih polja podataka i navodi kako sustav obrađuje pojedinačne radnje. U opisu se navodi na koji način sustav jamči postojanje potpunog revizijskog praćenja za sve promjene koje se učine u računalnim sustavima i podsustavima, tako da je moguće u svakom trenutku utvrditi vrstu promjene i osobu koja je izvršila promjenu.
Opis računalnih računovodstvenih sustava i podsustava ukazuje na svaku povezanost između tih sustava i središnjeg računovodstvenog sustava, posebno u pogledu prijenosa podataka i usklađivanja stanja.
3. Pristup računalnim sustavima i podsustavima ograničen je na osobe navedene u popisu ovlaštenih korisnika koji vodi i ažurira svaka institucija.
Odjeljak 2.
Poslovne knjige
Članak 237.
Poslovne knjige
(Članak 154. Financijske uredbe)
Svaka institucija i svako tijelo iz članka 141. Financijske uredbe vodi dnevnik, glavnu knjigu i barem pomoćne poslovne knjige za dužnike, vjerovnike i dugotrajnu imovinu, osim ako to nije troškovno opravdano.
Poslovne knjige se sastoje od elektroničkih isprava koje odredi računovodstveni službenik, a koje daju potpuna jamstva kada se koriste kao dokazno sredstvo.
Knjiženja u dnevniku prenose se u glavnu knjigu koja je podijeljena na stavke u skladu s kontnim planom iz članka 212.
Dnevnik i glavna knjiga mogu se razdijeliti na onoliko pomoćnih dnevnika i pomoćnih knjiga koliko ih je potrebno za ispunjavanje zahtjeva.
Knjiženja u pomoćnim dnevnicima i pomoćnim knjigama najmanje se jednom mjesečno prenose u dnevnik i glavnu knjigu.
Članak 238.
Bruto bilanca
(Članak 154. Financijske uredbe)
Svaka institucija i svako tijelo iz članka 141. Financijske uredbe priprema bruto bilancu, koja obuhvaća sve račune iz glavne knjige, uključujući račune koji su bili poravnati tijekom godine, i koji sadrže:
(a)
broj računa;
(b)
opis;
(c)
ukupna dugovanja;
(d)
ukupna potraživanja;
(e)
stanje.
Članak 239.
Računovodstvena usklađenja
(Članak 154. Financijske uredbe)
1. Podaci u općoj knjizi vode se i organiziraju tako da opravdavaju sadržaj svakog računa uključenog u bruto bilancu.
2. U vezi s popisom dugotrajne imovine primjenjuju se odredbe članaka 246. do 253.
Odjeljak 3.
Knjiženje
Članak 240.
Knjiženje u računovodstvenoj evidenciji
(Članak 154. Financijske uredbe)
1. Pri knjiženju se primjenjuje načelo dvojnog knjigovodstva, pri čemu se svaki promet ili promjena evidentirana u poslovnim knjigama predstavlja knjiženjem kojim se uspostavlja usklađenost između iznosa dugovanja i iznosa potraživanja na različitim kontima na koje se to knjiženje odnosi.
2. Za transakcije koje su iskazane u valuti koja nije euro, obračunava se protuvrijednost u eurima i knjiži u računovodstvenu evidenciju.
Transakcije u stranoj valuti na računima koje se mogu ponovno vrednovati, ponovno se vrednuju najmanje svaki put kada se priprema završni izvještaj.
To se ponovno vrednovanje zasniva na tečajevima utvrđenima u skladu s člankom 6.
Tečaj za konverziju između eura i druge valute za pripremu bilance na dan 31. prosinca godine N, je tečaj na zadnji radni dan godine N.
3. Računovodstvena pravila Unije donesena u skladu s člankom 152. Financijske uredbe određuju pravila za konverziju i ponovno vrednovanje koja se predviđaju za potrebe načela nastanka poslovnog događaja.
Članak 241.
Knjigovodstvene evidencije
(Članak 154. Financijske uredbe)
Sve računovodstvene evidencije navode izvor, sadržaj i knjigovodstvenu referencu svakog podatka i brojeve odgovarajućih popratnih isprava.
Članak 242.
Evidentiranje u dnevnik
(Članak 154. Financijske uredbe)
Računovodstvene radnje evidentiraju se u dnevnik na jedan od sljedećih načina koji se međusobno ne isključuju:
(a)
dnevno, svaka radnja posebno;
(b)
u obliku mjesečnog sažetka ukupnih iznosa radnji, uz uvjet da se čuvaju svi dokumenti koji omogućuju provjeru na dnevnoj osnovi.
Članak 243.
Potvrda knjiženja
(Članak 154. Financijske uredbe)
1. Knjiženje u dnevnik i u pomoćne knjige provodi se postupkom potvrđivanja koji zabranjuje bilo kakvu izmjenu ili brisanje knjiženja.
2. Postupak zaključivanja s kojim se zaključuje unos knjiženja i osigurava da se knjiženje ne mijenja, provodi se najkasnije prije konačne prezentacije financijskih izvještaja.
Odjeljak 4.
Usklađivanje i provjera
Članak 244.
Usklađivanje računa
(Članak 154. Financijske uredbe)
1. Stanje računa u bruto bilanci usklađuje se periodično i barem kod godišnjeg završnog izvještaja s podacima iz poslovnih sustava koje koriste ovlašteni dužnosnici za ovjeravanje za upravljanje imovinom i obvezama te za dnevne unose podataka u računovodstveni sustav.
2. Periodično i barem kod pripreme završnog izvještaja, računovodstveni službenik provjerava odgovaraju li bankovna salda stvarnom stanju, a posebno u pogledu:
(a)
gotovine na računima, usklađivanjem s izvodima financijskih institucija;
(b)
gotovine u blagajni, usklađivanjem s podacima u blagajničkom dnevniku.
Evidencije dugotrajne imovine pregledavaju se u skladu s člankom 250.
3. Međuinstitucionalni računi usklađuju se mjesečno.
4. Privremene račune otvara i pregledava računovodstveni službenik jednom godišnje. Odgovornost za te račune snosi računovodstveni službenik te ih on poravnava što je prije moguće.
Odjeljak 5.
Proračunsko računovodstvo
Članak 245.
Sadržaj i vođenje proračunskog računovodstva
(Članak 156. Financijske uredbe)
1. Proračunsko računovodstvo za svako potpodjelu proračuna prikazuje:
(a)
za rashode:
i.
odobrena sredstva u početnom proračunu, odobrena sredstva uključena u izmjene proračuna, prenesena odobrena sredstva, odobrena sredstva iz namjenskih prihoda, prijenose odobrenih sredstava i ukupna raspoloživa odobrena sredstva;
ii.
preuzete obveze i plaćanja za predmetnu financijsku godinu;
(b)
za prihode:
i.
procjene uključene u početni proračun, procjene uključene u izmjene proračuna, namjenski prihod i ukupan iznos tako određenih procjena;
ii.
utvrđena prava i iznosi čiji je povrat osiguran za predmetnu financijsku godinu;
(c)
preuzete obveze koje još treba platiti i prihode čiji povrat treba osigurati, a preneseni su iz ranijih financijskih godina.
Odobrena sredstava za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja iz točke (a) prvog podstavka knjiže se i prikazuju odvojeno.
Ukupne okvirne obveze koje se odnose na Europski fond za jamstva u poljoprivredi (dalje u tekstu: „EFJP”) i odgovarajuća plaćanja također se evidentiraju u proračunskom računovodstvu.
Te preuzete obveze prikazuju se u odnosu na ukupna odobrena sredstva za EFJP.
2. Proračunsko računovodstvo odvojeno prikazuje:
(a)
uporabu prenesenih odobrenih sredstava i odobrenih sredstava za tekuću financijsku godinu;
(b)
poravnanje nepodmirenih obveza.
Na prihodovnoj strani odvojeno se prikazuju iznosi iz ranijih proračunskih godina čiji povrat treba osigurati.
3. Proračunsko računovodstvo može se organizirati tako da se razvije u sustav troškovnog računovodstva.
4. Proračunsko računovodstvo vodi se pomoću računalnog sustava, u knjigama ili na karticama.
POGLAVLJE 3.
Popis imovine
Članak 246.
Popis imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja sustav vođenja popisa imovine uz tehničku pomoć računovodstvenog službenika. Taj sustav vođenja popisa imovine mora pružati sve informacije koje su potrebne za knjigovodstvo i za zaštitu imovine.
Članak 247.
Zaštita imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
Svaka institucija ili tijelo iz članka 141. Financijske uredbe donosi odredbe o zaštiti imovine uključene u njihove odgovarajućim bilance te odlučuje koji su administrativni odjeli odgovorni za sustav vođenja popisa imovine.
Članak 248.
Unos stavki u popis
(Članak 157. Financijske uredbe)
Sva stečena sredstva s rokom uporabe dužim od jedne godine, a koja nisu potrošna roba te čija je nabavna cijena ili trošak proizvodnje viši od navedenog u računovodstvenim pravilima Unije donesenima u skladu s člankom 152. Financijske uredbe, unose se u popis i bilježe na kontima dugotrajne imovine.
Članak 249.
Sadržaj unosa u popis za svaku stavku
(Članak 157. Financijske uredbe)
Popis imovine sadrži odgovarajući opis svake stavke dugotrajne imovine i njezinu lokaciju, ili za pokretnu imovinu, odgovornu službu ili osobu, datum stjecanja i njezinu jediničnu cijenu.
Članak 250.
Provjere popisa pokretne imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
Provjere popisa pokretne imovine koje obavljaju institucije i tijela iz članka 141. Financijske uredbe provode se na način kojim se osigurava da svaka stavka fizički postoji te da odgovara dotičnom upisu u popisu imovine. Takve se provjere obavljaju prema godišnjem programu provjera, osim za materijalnu i nematerijalnu dugotrajnu imovinu koja se provjerava najmanje svake tri godine.
Članak 251.
Ponovna prodaja materijalne imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
Članovi, dužnosnici ili drugi službenici i sve drugo osoblje institucija i tijela iz članka 141. Financijske uredbe ne smiju steći sredstva koja te institucije i tijela ponovno prodaju, osim kada se ta sredstva prodaju u postupku javnog natječaja.
Članak 252.
Postupak za prodaju materijalne imovine
(Članak 157. Financijske uredbe)
1. Prodaja materijalne imovine na odgovarajući se način oglašava na lokalnoj razini ako je jedinična nabavna vrijednost 8 100 EUR ili viša. Razdoblje između objave posljednje obavijesti i sklapanja kupoprodajnog ugovora ne smije biti kraće od 14 kalendarskih dana.
Ako je jedinična nabavna vrijednost jednaka ili veća od 391 100 EUR, prodaja iz prvog podstavka podliježe obavijesti u Službenom listu Europske unije. Odgovarajući oglas može se objaviti i u tisku država članica. Razdoblje između dana objave obavijesti u Službenom listu Europske unije i sklapanja kupoprodajnog ugovora ne smije biti kraće od jednog mjeseca.
2. Institucije i tijela iz članka 141. Financijske uredbe mogu odustati od oglašavanja u slučaju kada troškovi oglašavanja premašuju očekivani prihod od prodaje.
3. Institucije i tijela iz članka 141. Financijske uredbe uvijek nastoje postići najbolju cijenu pri prodaji materijalne imovine.
4. Stavci 1., 2. i 3. ne primjenjuju se na prodaju između institucija Unije i njihovih tijela iz članka 208. Financijske uredbe.
Članak 253.
Postupak za raspolaganje materijalnom imovinom
(Članak 157. Financijske uredbe)
Dužnosnik za ovjeravanje sastavlja izjavu ili zapisnik uvijek kada se imovina iz popisa imovine, uključujući zgrade, proda, riješi bez naknade, da na otpad, u najam ili ako nedostaje zbog gubitka, krađe ili bilo kojeg drugog razloga.
U izjavi ili zapisniku posebno se navodi je li sredstvo potrebno zamijeniti na teret dužnosnika ili drugog službenika Unije ili neke druge osobe.
U slučaju kada se nekretnina ili drugi veći objekt stavljaju na raspolaganje bez naknade, potrebno je sastaviti ugovor i o tome u godišnjem izvješću izvijestiti Europski parlament i Vijeće prilikom prikaza nacrta proračuna.
Članovi, dužnosnici ili drugi službenici i sve drugo osoblje institucija i tijela iz članka 141. Financijske uredbe ne smiju biti primatelji imovine u popisu imovine koja se daje bez naknade ili na otpad.
Članak 254.
Popis imovine i objava prodaje u delegacijama Unije
(Članak 157. Financijske uredbe)
1. U slučaju delegacija Unije, trajni popisi pokretne imovine koja pripada Uniji vode se na lokalnoj razini. U skladu s pravilima koja donosi svaka institucija, ti se popisi redovito šalju središnjim službama.
Prije unosa u trajne popise imovine, pokretna imovina u prijenosu na delegacije Unije unosi se u privremeni popis.
2. Objava prodaje pokretne imovine delegacija Unije provodi se u skladu s lokalnim pravilima.
DRUGI DIO
POSEBNE ODREDBE
GLAVA I.
ISTRAŽIVANJE
Članak 255.
Vrste operacija
(Članak 181. Financijske uredbe)
1. Ustanove Zajedničkog istraživačkog centra (ZIC) provode izravna djelovanja i u načelu se u cijelosti financiraju iz proračuna. Izravna djelovanja sadrže:
(a)
istraživačke programe;
(b)
prethodna istraživanja;
(c)
aktivnosti znanstvene i tehnološke potpore institucionalne naravi.
2. ZIC može sudjelovati u neizravnim djelovanjima pod uvjetima utvrđenima u članku 183. Financijske uredbe.
3. Procjena iznosa potraživanja iz članka 181. stavka 2. Financijske uredbe dostavlja se računovodstvenom službeniku radi evidentiranja.
Članak 256.
Dodatna pravila koja se primjenjuju na ZIC
(Članak 183. Financijske uredbe)
1. Konkurentne aktivnosti koje provodi ZIC obuhvaćaju:
(a)
aktivnosti koje se obavljaju nakon postupaka dodjele bespovratnih sredstava ili postupaka javne nabave;
(b)
aktivnosti u ime trećih osoba;
(c)
aktivnosti poduzete u skladu s upravnim sporazumima s drugim institucijama ili drugim službama Komisije za pružanje tehničko-znanstvenih usluga.
2. U slučaju kada aktivnosti koje provodi ZIC za treće osobe uključuju javnu nabavu, postupak javne nabave mora biti u skladu s načelima transparentnosti i jednakog postupanja.
3. Procjene iznosa potraživanja iz članka 183. stavka 2. Financijske uredbe šalju se računovodstvenom službeniku radi evidencije.
GLAVA II.
VANJSKA DJELOVANJA
POGLAVLJE I.
Opće odredbe
Članak 257.
Djelovanja koja se mogu financirati
(Članak 184. Financijske uredbe)
Odobrena sredstva za djelovanja iz glave IV. poglavlja 1. dijela drugog Financijske uredbe mogu se posebno primijeniti za ugovore o financiranju javnih nabava, bespovratnih sredstava, uključujući subvencioniranje kamatnih stopa, posebne zajmove, jamstva za zajmove i financijsku pomoć, proračunsku potporu i druge posebne oblike proračunske pomoći.
POGLAVLJE II.
Proračunska potpora i skrbnički fondovi s više donatora
Članak 258.
Korištenje proračunske potpore
(Članak 186. Financijske uredbe)
1. U slučaju kada je to predviđeno u odgovarajućim temeljnim aktima, Komisija može upotrijebiti sektorsku ili opću proračunsku potporu u trećoj zemlji ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
upravljanje javnim financijama partnerske zemlje je dostatno transparentno, pouzdano i učinkovito;
(b)
partnerska zemlja je uspostavila dostatno pouzdane i odgovarajuće sektorske ili nacionalne politike; i
(c)
u slučaju kada je partnerska zemlja uspostavila makroekonomske politike usmjerene na stabilizaciju.
2. Sporazumi sklopljeni sa partnerskom zemljom uključuju obvezu te zemlje da Komisiji dostavlja pouzdane i pravodobne informacije koje joj omogućuju procjenu ispunjavanja uvjeta određenih u stavku 1.
Članak 259.
Uzajamni fondovi Unije za vanjska djelovanja
(Članak 187. Financijske uredbe)
Doprinosi dugih donatora uzimaju se u obzir ako se uplaćuju na poseban bankovni račun uzajamnog fonda i u iznosu u eurima preračunatom pri njihovoj uplati na određeni bankovni račun.
Doprinosi Unije se prenose pravodobno kako bi se pokrile preuzete pravne obveze uzajamnog fonda uzimajući u obzir raspoloživa sredstva koja su osigurali drugi donatori.
Kamate dospjele na posebnom bankovnom računu uzajamnog fonda ulažu se u uzajamni fond, osim ako je drukčije predviđeno u osnivačkom aktu uzajamnog fonda.
Sve transakcije na bankovnom računu iz trećeg stavka obavljene tijekom godine primjereno se knjiže na računima uzajamnog fonda.
Dužnosnik za ovjeravanja obavlja financijsko izvještavanje o operacijama uzajamnog fonda dva puta godišnje.
Uzajamni fondovi svake godine podliježu neovisnoj vanjskoj reviziji.
Uprava uzajamnog fonda odobrava godišnje izvješće uzajamnog fonda koje sastavlja dužnosnik za ovjeravanja zajedno s godišnjim financijskim izvještajima koje sastavlja računovodstveni službenik. Ta se izvješća prilažu godišnjem izvješću dužnosnika za ovjeravanja delegiranjem i predstavljaju Europskom parlamentu i Vijeću u okviru komisijinog postupka davanja razrješnice.
Pravila za sastavljanje uprave i njezinih internih pravila utvrđuju se u osnivačkom aktu uzajamnog fonda koji donosi Komisija i kojeg se pridržavaju donatori. Tim se pravilima osigurava pošteno zastupanje donatora te ona uključuju zahtjev za pozitivnim ishodom glasovanja Komisije u pogledu konačne odluke o korištenju sredstava.
POGLAVLJE III.
Nabava
Članak 260.
Iznajmljivanje zgrada
(Članak 190. Financijske uredbe)
Iz odobrenih sredstava za poslovanje za vanjsko djelovanje mogu se financirati samo ugovori u vezi s nekretninama koji se odnose na iznajmljivanje zgrada koje su već bile izgrađene u trenutku potpisivanja ugovora o najmu. Ti se ugovori objavljuju kako je utvrđeno u članku 124.
Članak 261.
Definicije
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Ugovori o uslugama obuhvaćaju ugovore o studijama i tehničkoj pomoći.
Ugovor o studiji je ugovor o uslugama sklopljen između dobavljača i javnog naručitelja koji uključuje studije za utvrđivanje i pripremu projekata, studija izvedivosti, gospodarskih i tržišnih studija, tehničkih studija i revizija.
Ugovor o tehničkoj pomoći je ugovor u kojem dobavljač uključen radi savjetodavne uloge, radi upravljanja ili nadzora projekta, ili osiguranja stručnih savjetnika navedenih u ugovoru.
2. U slučaju kada treća zemlja ima osposobljeno rukovodeće osoblje u svojim službama ili jedinicama sa sudjelovanjem javnog sektora, ugovore mogu izvršiti izravno te službe ili jedinice.
Članak 262.
Posebne odredbe u vezi s graničnim vrijednostima i načinom sklapanja vanjskih ugovora
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Članci 123. do 126. osim definicija, stavci 3. i 4. članka 127., članci 128., 134. do 137., stavci 3. do 6. članka 139., članak 148. stavak 4., članak 151. stavak 2., članci 152. do 158., članak 160. i članak 164. ove Uredbe ne primjenjuju se na ugovore o nabavi koje su sklopili javni naručitelji iz članka 190. stavka 2. Financijske uredbe ili su sklopljeni u njihovo ime.
O provedbi odredaba o nabavi u skladu s ovim poglavljem odlučuje Komisija, uključujući o odgovarajućim kontrolama koje treba primijeniti odgovorni dužnosnik za ovjeravanja ako Komisija nije javni naručitelj.
2. U slučaju nepoštovanja postupaka iz stavka 1., rashodi za predmetne operacije nisu prihvatljivi za financiranje od strane Unije.
3. Ovo se poglavlje ne primjenjuje na javne naručitelje iz članka 190. stavka 2. točke (b) Financijske uredbe, u slučaju kada ih na temelju provjera iz članka 61. Financijske uredbe Komisija ovlasti za uporabu vlastitih postupaka nabave.
Članak 263.
Oglašavanje i nediskriminacija
(Članci 190. i 191. Financijske uredbe)
1. Komisija poduzima potrebne provedbene mjere kako bi zajamčila što šire sudjelovanje pod jednakim uvjetima u konkurentnom nadmetanju za sklapanje ugovora koje financira Unija. S tim ciljem posebno se vodi briga:
(a)
da se u razumnom vremenu osigura odgovarajuća objava prethodne obavijesti, poziva na nadmetanje i obavijesti o sklopljenom ugovoru;
(b)
da se uklone svi diskriminacijski postupci ili tehničke specifikacije koji bi mogli ometati što je moguće šire sudjelovanje po jednakim uvjetima svim fizičkim ili pravnim osobama iz članka 182. Financijske uredbe.
2. Članak 265. stavak 5., članak 267. stavak 3. i članak 269. stavak 4. ne dovode u pitanje upotrebu e-nabave.
Članak 264.
Oglašavanje
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Prethodna obavijest za međunarodne pozive za podnošenje ponuda šalje se Uredu za publikacije što je prije moguće za ugovore o nabavi robe i ugovore o uslugama te što je prije moguće nakon donošenja odluke kojom se potvrđuje program za ugovore o radovima.
2. Za potrebe ovog poglavlja poziv na nadmetanje objavljuje se:
(a)
u slučaju međunarodnih poziva za podnošenje ponuda, barem u Službenom listu Europske unije i na internetu;
(b)
u slučaju lokalnih poziva za podnošenje ponuda, barem u službenom glasilu države primateljice ili u bilo kojoj jednakovrijednoj publikaciji.
U slučaju kada se poziv na nadmetanje također objavljuje lokalno, on mora biti identičan onome objavljenom u Službenom listu Europske unije i na internetu te mora biti objavljen istodobno. Komisija je odgovorna za objavu u Službenom listu Europske unije i na internetu. Ako se poziv objavljuje lokalno, to mogu učiniti subjekti iz članka 190. stavka 2. točke (b) Financijske uredbe.
3. Obavijest o sklopljenom ugovoru šalje se kada je ugovor potpisan osim, prema potrebi, ako je ugovor proglašen tajnim ili kada izvršenje ugovora uključuje posebne sigurnosne mjere ili kada to nalaže zašita ključnih interesa Europske unije ili države korisnice te kad se objava obavijesti o sklopljenom ugovoru ne smatra prikladnom.
Članak 265.
Granične vrijednosti i postupci za sklapanje ugovora o uslugama
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Granične vrijednosti i postupci iz članka 190. Financijske uredbe za ugovore o uslugama su sljedeći:
(a)
za ugovore čija je vrijednost 300 000 EUR ili viša:
i.
međunarodni ograničeni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (a);
ii.
međunarodni otvoreni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (a);
(b)
za ugovore čija je vrijednost manja od 300 000 EUR: konkurentni pregovarački postupak u smislu stavka 3. ovog članka ili okvirni ugovor.
Ugovori čija je vrijednost manja od ili jednaka 20 000 EUR, mogu se dodijeliti na temelju jedne ponude.
Plaćanja iznosa manjih od ili jednakih 2 500 EUR u vezi s rashodnim stavkama mogu se sastojati samo od plaćanja troškova po fakturama bez prethodnog prihvaćanja ponude.
2. U međunarodnom ograničenom postupku iz stavka 1. točke (a) u pozivu na nadmetanje navodi se broj natjecatelja pozvanih na podnošenje ponude. Za ugovor o uslugama poziva se barem četiri natjecatelja. Broj natjecatelja kojima je dozvoljeno da podnesu ponude mora biti dostatan kako bi se osiguralo istinsko nadmetanje.
Popis izabranih natjecatelja objavljuje se na internetskoj stranici Komisije.
Ako je broj natjecatelja koji ispunjavaju uvjete sposobnosti ili minimalne stupnjeve osposobljenosti niži od najnižeg dopuštenog broja, javni naručitelj može pozvati na dostavu ponude samo one natjecatelje koji ispunjavaju uvjete za podnošenje ponude.
3. U okviru pregovaračkog postupka iz točke (b) stavka 1., javni naručitelj priprema popis od najmanje tri ponuditelja po svom izboru. Postupak uključuje ograničeno konkurentno nadmetanje bez objave poziva te se smatra konkurentnim pregovaračkim postupkom koji nije obuhvaćen člankom 129.
Ponuditelji u konkurentnom postupku pregovaranja mogu se odabrati s prikladno oglašenog popisa dobavljača kako je navedeno u članku 136. stavku 1. točki (b). Taj se popis sastavlja nakon poziva na iskaz interesa te vrijedi ne dulje od pet godina od datuma objave. Taj popis može uključivati podpopise. Svaka zainteresirana osoba može podnijeti svoj iskaz interesa bilo kada tijekom razdoblja valjanosti popisa, osim posljednja tri mjeseca tog razdoblja. Kada se dodjeljuje ugovor, javni naručitelj poziva sve dobavljače na dotičnom popisu ili podpopisu na podnošenje ponuda.
Ponude otvara i evaluira komisija za evaluaciju koja mora imati potrebno stručno i administrativno znanje. Članovi komisije za evaluaciju moraju potpisati izjavu o nepristranosti.
Ako nakon savjetovanja s ponuditeljima javni naručitelj primi samo jednu ponudu koja je administrativno i tehnički valjana, ugovor može biti sklopljen pod uvjetom da su ispunjeni svi kriteriji za dodjelu.
4. Za pravne usluge u skladu s nomenklaturom Jedinstvenog rječnika javne nabave (CPV), javni naručitelji mogu upotrijebiti konkurentski postupak pregovaranja neovisno o procijenjenoj vrijednosti ugovora.
5. Ponude se šalju u paketu ili u vanjskoj omotnici koja sadrži dvije posebne zatvorene omotnice, od kojih je na jednoj napisano „Omotnica A - Tehnička ponuda”, a na drugoj „Omotnica B - Financijska ponuda”. Na vanjskoj omotnici mora biti navedeno:
(a)
adresa koja je navedena u dokumentaciji za nadmetanje za dostavljanje ponuda;
(b)
upućivanje na broj poziva za podnošenje ponuda na koji se ponuditelj javlja;
(c)
ako je to primjerno, brojevi skupina za koje je ponude dostavljena;
(d)
izraz „Ne otvarati prije sastanka za otvaranje ponuda” na jeziku dokumentacije za nadmetanje.
Ako su u dokumentaciji za nadmetanje bili predviđeni razgovori, komisija za evaluaciju može razgovarati s glavnim članovima skupine stručnjaka predloženih u formalno prihvatljivim ponudama, nakon utvrđivanja pisanih privremenih zaključaka, a prije konačnog zaključivanja evaluacije tehničkih ponuda. U takvim slučajevima sa stručnjacima razgovara komisija za evaluaciju, po mogućnosti zajednički, ako čine skupinu, i u dovoljno kratkim vremenskim razmacima da omoguće usporedbe. Razgovori se vode po standardnom postupku koji je komisija za evaluaciju dogovorila unaprijed, a primjenjuje se na sve stručnjake ili skupine pozvane na razgovor. Datum i vrijeme razgovora mora se priopćiti ponuditeljima najmanje deset kalendarskih dana unaprijed. U slučajevima više sile koja spriječi ponuditelja da prisustvuje razgovoru, ponuditelju je potrebno poslati novi datum i vrijeme za razgovor.
6. Kriteriji za odabir ponude služe kako bi se utvrdilo koja ponuda pruža najbolju vrijednost za novac.
Ponuda koja pruža najbolju vrijednost za novac odabire se korištenjem pondera tehničke kvalitete i cijene na temelju ključa raspodjele 80/20. S tim ciljem:
(a)
vrijednost koja se dodijeli tehničkim ponudama množi se s 0,80;
(b)
vrijednost koja se dodijeli cijenama ponuda množi se s 0,20.
Članak 266.
Korištenje pregovaračkog postupka za ugovore o uslugama
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Za ugovore o uslugama javni naručitelji mogu primijeniti pregovarački postupak s jednom ponudom u sljedećim slučajevima:
(a)
kada zbog velike hitnosti uzrokovane događajima koje javni naručitelj nije mogao predvidjeti, a koji se nikako ne mogu pripisati njemu, nije moguće poštovati rok za postupke iz članka 104. stavka 1. točaka (a), (b) i (c) Financijske uredbe;
(b)
kada su usluge povjerene tijelima javnog sektora ili neprofitnim institucijama ili udrugama, a odnose se na aktivnosti institucionalne prirode ili su namijenjene pružanju pomoći ljudima u socijalnom području;
(c)
za usluge koje predstavljaju proširenje već započetih usluga, uz primjenu uvjeta iz stavka 2.;
(d)
kada je postupak provedbe nadmetanja ili pokušaj primjene okvirnog ugovora neuspješan, naime kada javni naručitelj nije primio kvalitativno i/ili financijski vrijedne ponude, u kojem slučaju nakon poništavanja nadmetanja javni naručitelj može pregovarati s jednim ili s više ponuditelja po svojem izboru, među onima koji su sudjelovali u pozivu za podnošenje ponuda, uz uvjet da izvorni uvjeti ugovora nisu bitno izmijenjeni;
(e)
kada predmetni ugovor slijedi natječaj i mora prema pravilima koja se primjenjuju biti sklopljen sa najuspješnijim natjecateljem ili jednim od najuspješnijih natjecatelja, u kojem slučaju se na sudjelovanje u pregovorima pozivaju svi uspješni natjecatelji;
(f)
u slučaju kada se zbog tehničkih razloga ili zbog razloga u vezi sa zaštitom isključivih prava ugovor može sklopiti samo se određenim pružateljem usluga;
(g)
za ugovore koji su označeni kao tajni ili ugovore čije izvršenje uključuje posebne sigurnosne mjere ili kada tako nalaže zaštita temeljnih interesa Unije ili države korisnice;
(h)
kada se nakon prijevremenog raskida postojećeg ugovora mora sklopiti novi ugovor.
Za potrebe točke (a) prvog podstavka ovog stavka smatra se da operacije koje se izvrše u kriznim situacijama iz članka 190. stavka 2. ispunjavaju test velike hitnosti. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti, prema potrebi zajedno s drugim ovlaštenim dužnosnicima na osnovi delegiranja ovlasti, utvrđuje da postoji slučaj velike hitnosti i redovito preispituje svoju odluku s obzirom na načelo dobrog financijskog upravljanja.
Aktivnosti institucionalne prirode iz točke (b) prvog podstavka uključuju usluge koje su izravno povezane sa zakonskom zadaćom tijela javnog sektora.
2. Usluge koje su proširenje već započetih usluga, kako je navedeno u stavku 1. točke (c), su:
(a)
dodatne usluge koje nisu obuhvaćene glavnim ugovorom, ali koje su zbog nepredviđenih okolnosti postale potrebne za izvršenje ugovora, uz uvjet da se dodatne usluge ne mogu tehnički ni ekonomski odvojiti od glavnog ugovora bez ozbiljnih poteškoća za javnog naručitelja i ako ukupni iznos dodatnih usluga ne prelazi 50 % vrijednosti glavnog ugovora;
(b)
dodatne usluge koje se sastoje od ponavljanja sličnih usluga koje su povjerene istom izvođaču koji je pružao usluge u skladu s prvim ugovorom, pod uvjetom da:
i.
poziv na nadmetanje je objavljen za prvu uslugu, a mogućnost primjene pregovaračkog postupka za nove usluge u vezi s projektom i procijenjeni troškovi bili su jasno navedeni u pozivu na nadmetanje objavljenom za prvu uslugu;
ii.
produljenje ugovora je u vrijednosti i za razdoblje koje ne prelazi vrijednost i trajanje početnog ugovora.
Članak 267.
Granične vrijednosti i postupci za ugovore o nabavi robe
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Granične vrijednosti i postupci iz članka 190. Financijske uredbe za ugovore o nabavi robe su:
(a)
za ugovore čija je vrijednost 300 000 EUR ili više: otvoreni međunarodni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (a);
(b)
za ugovore čija je vrijednost manja od 300 000 EUR: okvirni ugovor ili:
i.
za ugovore čija je vrijednost 100 000 EUR ili više, ali manje od 300 000 EUR: lokalni otvoreni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (b);
ii.
za ugovore čija je vrijednost manja od 100 000 EUR: konkurenti pregovarački postupak u smislu stavka 2.
(c)
plaćanja iznosa manjih od ili jednakih 2 500 EUR povezano s rashodnim stavkama mogu se sastojati samo od plaćanja troškova po fakturama bez prethodnog prihvaćanja ponude.
Ugovori čija je vrijednost manja od ili jednaka 20 000 EUR mogu se sklopiti na temelju jedne ponude.
2. U okviru pregovaračkog postupka iz stavka 1. točke (b) podtočke ii., javni naručitelj sastavlja popis od najmanje tri dobavljača po svom izboru. Postupak uključuje ograničeno konkurentno nadmetanje bez objave poziva te se smatra konkurentnim pregovaračkim postupkom koji nije obuhvaćen člankom 129.
Ponude otvara i evaluira komisija za evaluaciju koja mora imati potrebno stručno i administrativno znanje. Članovi komisije za evaluaciju moraju potpisati izjavu o nepristranosti.
Ako po savjetovanju s ponuditeljima javni naručitelj primi samo jednu ponudu koja je administrativno i tehnički valjana, ugovor može biti sklopljen pod uvjetom da su ispunjeni svi kriteriji za dodjelu.
3. Svaka tehnička i financijska ponuda mora se uložiti u posebnu zatvorenu omotnicu koja mora biti uložena u paket ili vanjsku omotnicu. Na unutarnjoj omotnici navodi se:
(a)
adresa koja je navedena u dokumentaciji za nadmetanje za dostavljanje ponuda;
(b)
upućivanje na broj poziva za podnošenje ponuda na koji se ponuditelj javlja;
(c)
ako je to primjerno, brojevi skupina za koje je ponude dostavljena;
(d)
izraz „Ne otvarati prije sastanka za otvaranje ponuda” na jeziku dokumentacije za nadmetanje.
Ponude javno otvara komisija za evaluaciju na mjestu i u vrijeme koje određeno u dokumentaciji za nadmetanje. Na sastanku za javno otvaranje ponuda moraju se javno objaviti imena ponuditelja, ponuđene cijene, je li priloženo potrebno jamstvo te sve ostale formalnosti koje javni naručitelj smatra primjerenima.
4. U slučaju ugovora o nabavi robe koji ne zahtijeva pružanje usluga nakon prodaje, jedini je kriterij za odabir ponude cijena.
U slučaju kada su prijedlozi za usluge nakon prodaje ili za osposobljavanje posebno značajni, odabire se ponuda ponuditelja koja pruža najbolju vrijednost za novac, uzimajući u obzir tehničke kvalitete ponuđene usluge i cijene.
Članak 268.
Korištenje pregovaračkog postupka za ugovore o nabavi robe
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Ugovori o nabavi robe mogu se dodijeliti pregovaračkim postupkom sa samo jednim ponuditeljem u sljedećim slučajevima:
(a)
kada zbog velike hitnosti uzrokovane događajima koje javni naručitelj nije mogao predvidjeti, a koji se nikako ne mogu pripisati njemu, nije moguće poštovati rok za postupke iz članka 111. stavka 1. točaka (a), (b) i (c) Financijske uredbe;
(b)
kada je to opravdano prirodom ili posebnim obilježjima robe, na primjer kada je izvršenje ugovora isključivo rezervirano za nositelje patenata ili licencije za iskorištavanje patenata;
(c)
u slučaju dodatnih isporuka izvornog dobavljača koje su namijenjene za djelomičnu zamjenu uobičajenih zaliha ili instalacija ili za povećanje postojećih zaliha ili instalacija, kada bi promjena dobavljača prisilila javnog naručitelja da nabavi opremu koja ima drugačija tehnička obilježja koja bi mogla prouzročiti nekompatibilnosti ili nerazmjerne tehničke poteškoće prilikom rada i održavanja;
(d)
kada je postupak javnog nadmetanja bio neuspješan, odnosno kada javni naručitelj nije primio kvalitativno ili financijski vrijedne ponude;
(e)
za ugovore koji su označeni kao tajni ili ugovore čije izvršenje mora biti popraćeno posebnim sigurnosnim mjerama ili ako tako nalaže zaštita temeljnih interesa Unije ili države korisnice;
(f)
za ugovore koji se odnose na robu koja kotira i kupovinu na tržištu proizvoda;
(g)
za ugovore koji se odnose na kupovinu po posebno pogodnim uvjetima, bilo od dobavljača koji prestaje poslovati ili od stečajnih ili likvidacijskih upravitelja u stečajnom postupku, putem sporazuma s vjerovnicima ili prema sličnom postupku u skladu s nacionalnim pravom;
(h)
kada se nakon prijevremenog raskida postojećeg ugovora mora sklopiti novi ugovor.
U slučajevima iz točke (d) prvog podstavka, nakon što se poništi postupak javnog nadmetanja, javni naručitelj može pregovarati s jednim ili više ponuditelja po svom odabiru između onih koji su sudjelovali u pozivu za podnošenje ponuda, uz uvjet da izvorni uvjeti ugovora nisu bitno izmijenjeni.
2. Za potrebe točke (a) stavka 1. smatra se da operacije koje se izvrše u kriznim situacijama kako je navedeno u članku 190. stavku 2. zadovoljavaju test velike hitnosti. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti, prema potrebi zajedno s drugim ovlaštenim dužnosnicima na osnovi delegiranja ovlasti, utvrđuje da postoji slučaj velike hitnosti i redovito preispituje svoju odluku s obzirom na načelo dobrog financijskog upravljanja.
Članak 269.
Granične vrijednosti i postupci za ugovore o radovima
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Granične vrijednosti i postupci iz članka 190. Financijske uredbe za ugovore o radovima su:
(a)
za ugovore čija je vrijednost 5 000 000 EUR ili viša, bilo koji od sljedećih:
i.
međunarodni otvoren poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (a);
ii.
zbog obilježja određenih radova, međunarodni ograničeni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 240. stavka 2. točke (a);
(b)
za ugovore čija je vrijednost 300 000 EUR ili više, ali manja od 500 000 EUR: lokalan otvoreni poziv za podnošenje ponuda u smislu članka 127. stavka 2. i članka 264. stavka 2. točke (b);
(c)
za ugovore čija je vrijednost manja od 300 000 EUR: konkurentni pregovarački postupak u smislu stavka 2. ovog članka.
Ugovori čija je vrijednost manja od ili jednaka 20 000 EUR mogu se dodijeliti na temelju jedne ponude.
2. U okviru pregovaračkog postupka iz točke (c) stavka 1., javni naručitelj sastavlja popis od najmanje tri izvoditelja po svom izboru. Postupak uključuje ograničeno konkurentno nadmetanje bez objave poziva te se smatra konkurentnim pregovaračkim postupkom koji nije obuhvaćen člankom 129.
Ponude otvara i evaluira komisija za evaluaciju koja mora imati potrebno stručno i administrativno znanje. Članovi komisije za evaluaciju moraju potpisati izjavu o nepristranosti.
Ako nakon savjetovanja s izvoditeljima javni naručitelj primi samo jednu ponudu koja je administrativno i tehnički valjana, ugovor može biti sklopljen pod uvjetom da su ispunjeni svi kriteriji za dodjelu.
3. Uvjeti sposobnosti obuhvaćaju sposobnost ponuditelja da izvrši slične ugovore, posebno upućivanjem na radove izvršene posljednjih godina. Jednom kad je odabir izvršen i nakon što su neprihvatljive ponude odbačene, jedini kriterij za odabir ponude je cijena.
4. Svaka tehnička i financijska ponuda mora se uložiti u posebnu zatvorenu omotnicu koja mora biti uložena u paket ili vanjsku omotnicu. Na unutarnjoj omotnici navodi se:
(a)
adresa koja je navedena u dokumentaciji za nadmetanje za dostavljanje ponuda;
(b)
upućivanje na broj poziva za podnošenje ponuda na koji se ponuditelj javlja;
(c)
ako je to primjerno, brojevi skupina za koje je ponude dostavljena;
(d)
izraz „Ne otvarati prije sastanka za otvaranje ponuda” na jeziku dokumentacije za nadmetanje.
Ponude javno otvara komisija za evaluaciju na mjestu i u vrijeme koje određeno u dokumentaciji za nadmetanje. Na sastanku za javno otvaranje ponuda moraju se javno objaviti imena ponuditelja, ponuđene cijene, je li priloženo potrebno jamstvo te sve ostale formalnosti koje javni naručitelj smatra primjerenima.
Članak 270.
Korištenje pregovaračkog postupka za ugovore o radovima
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Ugovor o radovima može se dodijeliti pregovaračkim postupkom s jednim ponuditeljem u sljedećim slučajevima:
(a)
kada zbog velike hitnosti uzrokovane događajima koje javni naručitelj nije mogao predvidjeti, a koji se nikako ne mogu pripisati njemu, nije moguće poštovati rok za postupke iz članka 111. stavka 1. točaka (a), (b) i (c) Financijske uredbe;
(b)
za dodatne radove koji nisu uključeni u prvotno sklopljeni ugovor, ali koji su zbog nepredviđenih okolnosti postali potrebni za izvođenje radova opisanih u ugovoru, podložno uvjetima utvrđenima u stavku 2.;
(c)
kada je postupak javnog nadmetanja bio neuspješan, odnosno kada javni naručitelj nije primio kvalitativno ili financijski vrijedne ponude.
(d)
za ugovore koji su označeni kao tajni ili ugovore čije izvršenje uključuje posebne sigurnosne mjere ili ako tako nalaže zaštita temeljnih interesa Unije ili države korisnice;
(e)
kada se nakon prijevremenog raskida postojećeg ugovora mora sklopiti novi ugovor.
Za potrebe točke (a) stavka 1. smatra se da operacije koje se izvrše u kriznim situacijama kako je navedeno u članku 190. stavku 2. zadovoljavaju test velike hitnosti. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti, prema potrebi zajedno s drugim ovlaštenim dužnosnicima na osnovi delegiranja ovlasti, utvrđuje da postoji slučaj velike hitnosti i redovito preispituje svoju odluku s obzirom na načelo dobrog financijskog upravljanja.
U slučajevima iz točke (c) prvog podstavka, nakon što se poništi postupak javnog nadmetanja, javni naručitelj može pregovarati s jednim ili više ponuditelja po svom odabiru, između onih koji su sudjelovali u pozivu za podnošenje ponuda, uz uvjet da izvorni uvjeti ugovora nisu bitno izmijenjeni.
2. Dodatni radovi iz točke (b) stavka 1. dodjeljuju se izvoditelju koji već izvodi radove:
(a)
ako takve radove nije moguće tehnički ili poslovno odvojiti od glavnog ugovora, a da to ne uzrokuje ozbiljne poteškoće za naručitelja;
(b)
ako su takvi radovi, iako odvojivi od izvršenja izvornog ugovora, nužno potrebni za njegovo dovršenje;
(c)
ako ukupna vrijednost ugovora za dodatne radove ne prelazi 50 % vrijednosti glavnog ugovora.
Članak 271.
Korištenje pregovaračkog postupka za ugovore u vezi s nekretninama
(Članak 190. Financijske uredbe)
Ugovori u vezi s nekretninama kako su navedeni u članku 260. mogu biti dodijeljeni pregovaračkim postupkom nakon provjere mogućnosti na lokalnom tržištu.
Članak 272.
Izbor postupka javne nabave za mješovite ugovore
(Članak 190. Financijske uredbe)
U slučaju ugovora koji uključuju i nabavu usluga i nabavu robe ili izvršenje radova, nakon što je Komisija dala svoju suglasnost ako sama nije javni naručitelj, javni naručitelj određuje granične vrijednosti i postupke koji se primjenjuju upućivanjem na prevladavajući aspekt procijenjen na temelju relativne vrijednosti i poslovnog značenja različitih sastavnih dijelova ugovora.
Članak 273.
Dokumentacija za nadmetanje
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Dokumentacija za nadmetanje iz članka 138. priprema se na temelju najbolje međunarodne prakse i u skladu s odredbama ovog poglavlja o objavljivanju i kontaktima između javnog naručitelja i ponuditelja.
2. Za ugovore o uslugama dokumentacija za nadmetanje mora sadržavati sljedeće dokumente:
(a)
upute za ponuditelje koje moraju uključivati:
i.
vrstu ugovora;
ii.
kriterije za odabir ponude i njihove pondere;
iii.
mogućnost razgovora i njihov vremenski raspored;
iv.
jesu li dopuštene varijantne ponude;
v.
udio podizvođenja koje se može dopustiti;
vi.
najviša raspoloživa sredstva za ugovor;
vii.
valutu ponuda;
(b)
uži izbor odabranih natjecatelja (navodeći zabranu međusobnog udruživanja);
(c)
opće uvjete za ugovore o uslugama;
(d)
posebne uvjete koji proširuju, dopunjuju ili odstupaju od općih uvjeta;
(e)
opis nabave sa planiranim tijekom projekta i datumima od kojih se planira da su glavni stručnjaci na raspolaganju;
(f)
obrazac cjenika (koji ispunjava ponuditelj);
(g)
obrazac ponude;
(h)
obrazac ugovora;
(i)
ako je to primjenljivo, obrazac bankovnog (ili sličnog) jamstva za plaćanje pretfinanciranja.
Točka (h) prvog podstavka ne primjenjuje se na slučajeve kada se zbog iznimnih i opravdanih okolnosti ne može upotrijebiti model ugovora.
3. Za ugovore o nabavi robe dokumentacija za nadmetanje mora sadržavati sljedeće dokumente:
(a)
upute za ponuditelje koje moraju uključivati:
i.
uvjete sposobnosti i kriterije za odabir ponude;
ii.
jesu li dopuštene varijantne ponude;
iii.
valutu ponuda;
(b)
opće uvjete za ugovore o nabavi robe;
(c)
posebne uvjete koji proširuju, dopunjuju ili odstupaju od općih uvjeta;
(d)
tehnički prilog s nacrtima, tehničkim specifikacijama i planiranim rokovima za izvršenje ugovora;
(e)
obrazac cjenika (koji ispunjava ponuditelj) i raščlambu cijena;
(f)
obrazac ponude;
(g)
obrazac ugovora;
(h)
ako je to primjenljivo, obrazac bankovnog (ili sličnog) jamstva za;
i.
ozbiljnost ponude;
ii.
plaćanje pretfinanciranja;
iii.
pravilno izvršenje.
Točka (g) prvog podstavka ne primjenjuje se na slučajeve kada se zbog iznimnih i opravdanih okolnosti ne može upotrijebiti model ugovora.
4. Za ugovore o radovima dokumentacija za nadmetanje mora sadržavati sljedeće dokumente:
(a)
upute za ponuditelje koje moraju uključivati:
i.
uvjete sposobnosti i kriterije za odabir ponude;
ii.
jesu li dopuštene varijantne ponude;
iii.
valutu ponuda;
(b)
opće uvjete za ugovore o radovima;
(c)
posebne uvjete koji proširuju, dopunjuju ili odstupaju od općih uvjeta;
(d)
tehničke priloge s nacrtima, tehničkim specifikacijama i planiranim rokovima za izvršenje ugovora;
(e)
obrazac cjenika (kojeg ispunjava ponuditelj) i raščlambu cijena;
(f)
obrazac ponude;
(g)
obrazac ugovora;
(h)
ako je to primjenljivo, obrazac bankovnog (ili sličnog) jamstva za:
i.
ozbiljnost ponude;
ii.
plaćanje pretfinanciranja;
iii.
pravilno izvršenje.
Točka (g) prvog podstavka ne primjenjuje se na slučajeve kada se zbog iznimnih i opravdanih okolnosti ne može upotrijebiti model ugovora.
5. U slučaju proturječnosti između posebnih uvjeta iz stavka 2. točke (d), stavka 3. točke (c) i stavka 4. točke (c) i općih uvjeta, primjenjuju se ti posebni uvjeti.
6. U slučaju kada javni naručitelji zahtijevaju da se prilože potvrde izdane od neovisnih tijela koje potvrđuju da se gospodarski subjekt pridržava određenih normi osiguranja kvalitete, te se potvrde odnose na sustave za osiguranje kvalitete koji se temelje na odgovarajućim europskim normama ili, prema potrebi, međunarodnim normama koje potvrđuju tijela u skladu s europskim ili međunarodnim normama koje se odnose na izdavanje potvrda. Oni također prihvaćaju druge dokaze o jednakovrijednim mjerama osiguranja kvalitete od gospodarskih subjekata.
Članak 274.
Jamstva
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Odstupajući od članka 163., unaprijed dana jamstva izražavaju se u eurima ili u valuti ugovora koje ona pokrivaju.
2. Javni naručitelj može tražiti jamstvo za ozbiljnost ponude u smislu ovog poglavlja koje čini 1 % do 2 % ukupne vrijednosti ugovora za ugovore o nabavi robe i ugovore o radovima. Na jamstvo se primjenjuje članak 163. Jamstvo se vraća kada je ugovor potpisan. Jamstvo se zadržava ako ponuda koja je dostavljena do roka za konačno podnošenje ponuda bude kasnije povučena.
3. Javni naručitelj može zahtijevati jamstvo za ispunjenje obveza u iznosu koji je određen u dokumentaciji za nadmetanje i koji iznosi između 5 % i 10 % ukupne vrijednosti ugovora za ugovore o nabavi robe i ugovore o radovima. Jamstvo se utvrđuje na temelju objektivnih mjerila kao što su vrsta i vrijednost ugovora.
Međutim, u slučajevima kad su premašene sljedeće granične vrijednosti zahtjeva se jamstvo za ispunjenje obveza:
(a)
345 000 EUR za ugovore o radovima;
(b)
150 000 EUR za ugovore o nabavi.
Jamstvo mora važiti barem do konačnog prihvaćanja robe ili radova. Ako ugovor nije valjano izvršen, zadržava se cjelokupno jamstvo.
Članak 275.
Rokovi za provedbu postupaka
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Ponude moraju stići na adresu javnog naručitelja najkasnije do datuma i vremena koje je navedeno u pozivu za podnošenje ponuda. Rok za primanje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje koji utvrdi javni naručitelj je dovoljno dug da se omogući zainteresiranim stranama razumno i primjereno razdoblje za pripremu i podnošenje ponuda.
Za ugovore o uslugama, minimalni rok od datuma slanja pisma s pozivom za podnošenje ponuda do konačnog datuma primitka ponuda je pedeset dana. Međutim, u hitnim slučajevima mogu se odobriti drukčiji rokovi.
2. Ponuditelji mogu pisanim putem postaviti pitanja prije krajnjeg datuma za primitak ponuda. Javni naručitelj odgovara na pitanja prije krajnjeg datuma za primitak ponuda.
3. U međunarodnom ograničenom postupku rok za primanje zahtjeva za sudjelovanje je najmanje trideset dana od datuma objavljivanja poziva na nadmetanje. Razdoblje između datuma kada je poslano pismo s pozivom i konačnog datum primitka ponuda nije kraće od pedeset dana. Međutim, u određenim iznimnim slučajevima mogu se odobriti drukčiji rokovi.
4. U međunarodnom otvorenom postupku rokovi za primanje ponuda koji teku od datuma kada je poslan poziv na nadmetanje iznose najmanje:
(a)
90 dana za ugovore o radovima;
(b)
60 dana za ugovore o nabavi robe.
Međutim, u određenim iznimnim slučajevima mogu se odobriti drukčiji rokovi.
5. U lokalnom otvorenom postupku rokovi za primanje ponuda koji teku od datuma kada je objavljen poziv na nadmetanje iznose najmanje:
(a)
60 dana za ugovore o radovima;
(b)
30 dana za ugovore o nabavi robe.
Međutim, u određenim iznimnim slučajevima mogu se odobriti drukčiji rokovi.
6. Za konkurentne pregovaračke postupke iz članka 265. stavka 1. točke (b), članka 267. stavka 1. točke (c) i članka 269. stavka 1. točke (c), natjecateljima se odobrava najmanje trideset dana od datuma slanja pisma s pozivom za podnošenje ponuda na koje oni dostavljaju svoje ponude.
7. Rokovi navedeni u stavcima od 1. do 6. izraženi su u kalendarskim danima.
Članak 276.
Komisija za evaluaciju
(Članak 190. Financijske uredbe)
1. Sve zahtjeve za sudjelovanje i ponude za koje je objavljeno da ispunjavaju uvjete, evaluira i rangira komisija za evaluaciju na temelju unaprijed objavljenih razloga za isključenje, uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir ponude. Komisija ima neparan broj članova, najmanje tri, koji imaju svu potrebnu tehničku i administrativnu stručnost za evaluaciju ponude.
2. Ako Komisija nije javni naručitelj, ona može zatražiti presliku dokumentacije za natjecanje, ponuda, evaluacije ponuda i potpisanih ugovora. Ona također može sudjelovati pri otvaranju i evaluaciji ponuda u svojstvu promatrača.
3. Ponude koje ne sadrže sve bitne zahtijevane elemente iz dokumentacije za nadmetanje ili koje ne odgovaraju posebnim uvjetima isključuju se.
Međutim, Komisija za evaluaciju ili javni naručitelj mogu od natjecatelja ili ponuditelja zatražiti da u određenom roku i uz poštovanje načela jednakog tretmana dostave dodatne materijale ili pojasne popratnu dokumentaciju priloženu u vezi s razlozima za isključenje i uvjetima sposobnosti.
4. U slučaju izuzetno niskih ponuda kako je navedeno u članku 151., komisija za evaluaciju zahtijeva sva potrebna pojašnjenja u vezi sa sastavom ponude.
5. Može se odustati od obveze osnivanja komisije za evaluaciju za postupke čija je vrijednost manja ili jednaka 20 000 EUR.
POGLAVLJE IV.
Bespovratna sredstva
Članak 277.
Financiranje u cijelosti
(Članak 192. Financijske uredbe)
U slučaju odstupanja od zahtjeva o sufinanciranju, razlozi se navode u odluci o dodjeli.
GLAVA III.
EUROPSKI UREDI
Članak 278.
Europski uredi i osnivanje dodatnih ureda
(Članak 195. Financijske uredbe)
Uredi iz članka 195. Financijske uredbe su sljedeći:
(a)
Ured za službene publikacije;
(b)
Europski ured za borbu protiv prijevara;
(c)
Europski ured za odabir osoblja i Europska škola za javnu upravu koja je u upravnom smislu dodijeljena Europskom uredu za odabir osoblja;
(d)
Ured za upravljanje i plaćanje pojedinih prava;
(e)
Ured za infrastrukturu i logistiku u Bruxellesu i Ured za infrastrukturu i logistiku u Luxembourgu.
Jedna ili više institucija mogu ustanoviti dodatne urede, pod uvjetom da se to može opravdati na temelju studije troškova i koristi te kada se jamči preglednost djelovanja Unije.
Članak 279.
Delegiranje institucija u međuinstitucionalnim europskim uredima
(Članci 195. i 199. Financijske uredbe)
Svaka institucija je odgovorna za preuzete proračunske obveze. Institucije mogu na direktora dotičnog međuinstitucionalnog europskog ureda delegirati sva naknadna djelovanja, a posebno pravne obveze, potvrđivanje rashoda, odobravanje plaćanja i izvršenje prihoda te postavljaju ograničenja i uvjete za takvo delegiranje ovlasti.
Članak 280.
Posebna pravila za Ured za službene publikacije
(Članci 195. i 199. Financijske uredbe)
U vezi s Uredom za službene publikacije, svaka institucija odlučuje o svojoj izdavačkoj politici. Neto prihod od prodaje publikacija ponovno se upotrebljava kao namjenski prihod institucije koja je autor tih publikacija, u skladu s člankom 21. Financijske uredbe.
Članak 281.
Delegiranje određenih zadataka računovodstvenog službenika
(Članak 196. Financijske uredbe)
Računovodstveni službenik Komisije može na prijedlog upravljačkog odbora predmetnog ureda delegirati na pojedinog člana osoblja ureda neke zadatke u vezi s naplatom prihoda i plaćanjem rashoda koje izravno obavlja predmetni ured.
Članak 282.
Riznica - bankovni računi
(Članak 196. Financijske uredbe)
Za zadovoljavanje potreba međuinstitucionalnog ureda za gotovinom, Komisija može na prijedlog upravljačkog odbora u svoje ime otvoriti bankovne ili poštanske žiro račune. Takva plaćanja ne smiju prelaziti ukupni iznos odobrenih sredstava za tu namjenu u proračunu Komisije za tekuću financijsku godinu.
GLAVA IV.
ADMINISTRATIVNA ODOBRENA SREDSTVA
Članak 283.
Opće odredbe
(Članak 201. Financijske uredbe)
Administrativna odobrena sredstva iz ove glave su sredstva određena u članku 41. Financijske uredbe.
Proračunske obveze koje odgovaraju administrativnim odobrenim sredstvima koja su zajednička za nekoliko glava te kojima se ukupno upravlja mogu se ukupno evidentirati u proračunskom računovodstvu nakon razvrstavanja kako je određeno u članku 25.
Odgovarajući rashodi knjiže se u proračunske linije svake glave u skladu s istom raspodjelom koja važi za odobrena sredstva.
Članak 284.
Jamstva za najam
(Članak 201. Financijske uredbe)
Jamstva za najam koja daju institucije imaju oblik bankovnog jamstva ili depozita na blokiranom bankovnom računu, otvorenom u ime institucije i najmodavca, izraženom u eurima, osim u odgovarajuće obrazloženim slučajevima.
Međutim, u slučaju kada za transakcije u trećim zemljama nije moguće koristiti te oblike jamstava za najam, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može primiti jamstvo u drugim oblicima pod uvjetom da ti oblici osiguravaju jednaku zaštitu financijskih interesa Unije.
Članak 285.
Predujmi osoblju i članovima institucija
(Članak 190. Financijske uredbe)
Predujmi se mogu platiti osoblju i članovima institucija u skladu s uvjetima utvrđenim u Pravilniku o osoblju.
Članak 286.
Nekretnine
(Članak 203. Financijske uredbe)
1. Rashodi iz članka 203. stavka 3. točke (a) Financijske uredbe uključuju troškove opremanja nekretnina. Oni ne uključuju tekuće troškove.
2. Postupak ranog obavješćivanja određen u članku 203. stavku 4. Financijske uredbe i postupak prethodnog odobravanja određen u članku 203. stavku 5. Financijske uredbe ne primjenjuju se na stjecanje zemljišta bez naknade ili za simboličan iznos.
3. Postupak ranog obavješćivanja i postupak prethodnog odobravanja određeni u članku 203. točkama 3. do 7. Financijske uredbe ne primjenjuje se na stambene objekte. Europski parlament i Vijeće mogu od nadležne institucije zatražiti sve informacije u vezi sa stambenim objektima.
4. U iznimnim ili hitnim političkim okolnostima rano obavješćivanja iz članka 203. stavka 4. Financijske uredbe o projektima vezanim za nekretnine u vezi s delegacijama ili uredima Unije u trećim zemljama mogu se dostaviti zajedno s projektima vezanim za nekretnine u skladu s člankom 203. stavkom 5. Financijske uredbe. U tim slučajevima, postupci ranog obavješćivanja i prethodnog odobravanja obavljaju se što je prije moguće.
5. Postupak prethodnog odobravanja određen u članku 203. stavcima 5. i 6. Financijske uredbe ne primjenjuje se na pripremne ugovore ili studije potrebne za detaljnu evaluaciju troškova i financiranja projekta vezanog za nekretnine.
6. Granične vrijednosti od 750 000 EUR ili 3 000 000 EUR iz članka 203. stavka 7. točaka ii., iii. i iv. Financijske uredbe uključuju troškove opremanja nekretnine. Kod najmova ili ugovora o plodouživanju, te granične vrijednosti uzimaju u obzir troškove opremanja zgrade, ali ne i druge tekuće troškove.
7. Godinu dana nakon početka primjene Financijske uredbe, Komisija izvješćuje o primjeni postupaka određenih u članku 203. stavcima 3. do 8. Financijske uredbe.
GLAVA V.
STRUČNJACI
Članak 287.
Plaćeni vanjski stručnjaci
(Članak 204. Financijske uredbe)
1. Za vrijednosti ispod graničnih vrijednosti utvrđenih u članku 170. stavku 1. mogu se odabrati plaćeni vanjski stručnjaci na osnovi postupka utvrđenog u stavku 2.
2. Poziv za iskaz interesa objavljuje se u Službenom listu Europske unije ili, u slučaju kada je potrebno osigurati obaviještenost mogućih kandidata, na internetskoj stranici dotične institucije.
U pozivu na iskaz interesa se navodi opis zadaća, njihovo trajanje i fiksni uvjeti u vezi s naknadom. Ti se uvjeti mogu zasnivati na jediničnim cijenama.
Popis stručnjaka sastavlja se nakon poziva na iskaz interesa. On je važeći ne dulje od pet godina nakon objave ili tijekom trajanja višegodišnjeg programa koji se odnosi na zadaće.
3. Svaka zainteresirana fizička osoba može podnijeti svoj iskaz interesa bilo kada tijekom razdoblja važenja popisa, izuzev posljednja tri mjeseca tog razdoblja. Plaćeni vanjski stručnjaci ne odabiru se za obavljanje zadaća iz članka 204. Financijske uredbe ako se nalaze u jednoj od situacija za isključenje iz članaka 106. i 107. Financijske uredbe.
4. Sve razmjene podataka s odabranim stručnjacima, uključujući sklapanje ugovora i sve njihove moguće izmjene, mogu se obavljati putem elektroničkih sustava razmjene koje su uspostavile institucije.
Ti sustavi moraju ispunjavati sljedeće zahtjeve:
(a)
samo ovlaštene osobe mogu imati pristup sustavu i dokumentima koji se putem njega prenose;
(b)
samo ovlaštene osobe elektronički potpisati ili prenijeti dokument putem sustava;
(c)
ovlaštene osobe moraju se u sustavu identificirati sredstvima koja su za to određena;
(d)
vrijeme i datum elektroničke transakcije mora biti točno određeno;
(e)
mora biti očuvana cjelovitost dokumenata;
(f)
mora biti očuvana raspoloživost dokumenata;
(g)
prema potrebi, mora biti očuvana povjerljivost dokumenata;
(h)
mora biti osigurana zaštita osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.
Podaci poslani ili primljeni putem takvog sustava uživaju pravnu pretpostavku cjelovitosti podataka te točnosti datuma i vremena slanja ili primanja podataka koje sustav prikazuje.
Dokument koji je poslan ili priopćen putem takvog sustava smatra se istovjetnim papirnatom dokumentu, prihvaća se kao dokaz u pravnom postupku, smatra se originalnim dokumentom te uživa pravnu pretpostavku autentičnosti i cjelovitosti, pod uvjetom da ne sadrži dinamičke značajke koje ga mogu automatski izmijeniti.
Elektronički potpis iz točke (b) drugog podstavka ima istovjetan pravni učinak kao vlastoručni potpis.
5. Popis stručnjaka i njihovih zadaća objavljuje se jednom godišnje. Naknade se objavljuju ako premašuju 15 000 EUR za obavljenu zadaću.
6. Stavak 5. se na primjenjuje ako takva objava može narušiti prava i slobode dotičnih pojedinaca koja su zaštićena Poveljom o temeljnim pravima Europske unije ili naštetiti poslovnim interesima stručnjaka.
DIO TREĆI
KONAČNE I PRIJELAZNE ODREDBE
Članak 288.
Prijelazne odredbe
Članci 35 do 43. Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002 nastavljaju se primjenjivati na obveze ugovorene do 31. prosinca 2013. Članci 33. do 44. ove Uredbe primjenjuju se samo na obveze ugovorene od 1. siječnja 2014.
Glava VI. prvog dijela Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002 može se nastaviti primjenjivati na potpisane sporazume o bespovratnim sredstvima i odluke o bespovratnim sredstvima priopćene do 31. prosinca 2013. u okviru ukupnih obveza iz proračuna za 2012. ili ranijih godina, ako nadležni dužnosnik za ovjeravanje tako odluči uzimajući u obzir načela jednakog tretmana i transparentnosti.
Članak 289.
Stavljanje izvan snage
Uredba (EZ, Euratom) br. 2342/2002 stavlja se izvan snage.
Upućivanja na Uredbu stavljenu izvan snage tumače se kao upućivanja na ovu Uredbu i čitaju se u skladu s korelacijskom tablicom u Prilogu.
Članak 290.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Primjenjuje se od 1. siječnja 2013.
Međutim, članci od 216. do 226. primjenjuju se od 1. siječnja 2014.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 29. listopada 2012.