PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1244/2014
ze dne 20. listopadu 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“)
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“) (1), a zejména na čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením (EU) č. 375/2014 by Komise měla vypracovat normy a postupy týkající se nezbytných podmínek, postupů a požadavků, jež mají uplatňovat vysílající a přijímající organizace při vyhledávání, výběru, přípravě, řízení a vysílání zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU na podporu humanitární pomoci ve třetích zemích. Nařízení (EU) č. 375/2014 stanoví, že normy by měly být přijaty prostřednictvím aktů v přenesené pravomoci a postupy prostřednictvím prováděcích aktů.
(2)
U všech zúčastněných stran iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, včetně samotných dobrovolníků a vysílajících a přijímajících organizací, by mělo být podporováno ztotožnění se s iniciativou.
(3)
Je důležité, aby byli zájemci o dobrovolnickou činnost vyhledáváni a vybíráni nediskriminačním, spravedlivým a transparentním postupem opírajícím se o partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, který vyhovuje skutečným potřebám, jež na místní úrovni vyjádří přijímající organizace.
(4)
Vysílající a přijímající organizace by měly zajistit důkladné zaškolení, jehož cílem je předcházet nedorozuměním v otázce úloh a očekávání a nabídnout dobrovolníkům odpovídající a praktickou přípravu pro jejich misi. Tímto způsobem položí základy důvěry a přijetí v přijímajících komunitách, a to při plném zohlednění místních kulturně citlivých otázek.
(5)
Odborná příprava je nepostradatelnou součástí přípravy před vysláním, která by měla být zajištěna všem zájemcům o dobrovolnickou činnost v rámci strukturovaného programu povinných a volitelných kurzů. Začátečníkům by kromě toho mělo být umožněno, v případě potřeby formou stáží, dále rozvíjet své kompetence a získávat nové specifické znalosti a dovednosti významné pro odvětví humanitární pomoci. Tento rozvoj by měl zejména odpovídat činnosti a podmínkám vysílající a přijímající organizace.
(6)
Vysílající a přijímající organizace by měly zavést odpovídající systém dohledu a řízení. Měly by společně dohlížet na výkony a výsledky humanitárních dobrovolníků EU a tyto výkony a dosahované výsledky hodnotit a poskytovat humanitárním dobrovolníkům EU zpětnou vazbu ve věci přidělených úkolů a cílů. Pomohou tím zlepšit odpovědnost iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
(7)
Doplňkem dohledu a řízení by měl být mentoring, který by měl humanitárním dobrovolníkům EU zajišťovat doplňkovou podporu před vysláním, v jeho průběhu a po skončení.
(8)
Po dobu vyslání do třetích zemí by měl být zřízen kanál pro průběžnou komunikaci a doplňkovou podporu z vysílající organizace. Všem humanitárním dobrovolníkům EU by měl být po skončení jejich vyslání poskytnut debriefing a podpora.
(9)
Zajištění odpovídajících pracovních a životních podmínek je nezbytné k tomu, aby mohli humanitární dobrovolníci EU plnit své úkoly v bezpečných a hygienických podmínkách, aby byly splněny jejich základní potřeby a aby se neocitli v tíživé životní situaci, avšak aby byla respektována zásada skromného, neokázalého životního stylu dobrovolníka. Příspěvky na pobyt a jiné platby určené humanitárním dobrovolníkům EU nemají představovat plat v řádném pracovním poměru. Výše těchto plateb by neměla být stanovena s ohledem na profesní zkušenost, odbornost nebo výsledky přiděleného úkolu daného dobrovolníka: jejich účelem je pouze pokrýt životní náklady během vyslání. Pro zajištění vysoké a rovné úrovně ochrany by všichni dobrovolníci EU měli být kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
(10)
Povinnost péče má prvořadý význam a je společnou odpovědností. Vysílající a přijímající organizace by se měly v maximální možné míře starat o zdraví, ochranu, bezpečnost a dobré životní podmínky humanitárních dobrovolníků EU a měly by vypracovat odpovídající postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany. Stejně tak by měli humanitární dobrovolníci EU na pracovišti činit vše pro zajištění svého vlastního zdraví, ochrany a bezpečnosti, jakož i zdraví, ochrany a bezpečnosti ostatních osob.
(11)
Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU by mělo být procesem probíhajícím po celou dobu jejich mise. Mělo by se opírat o systém dohledu a řízení výkonu a mělo by poskytovat údaje, které budou prokazovat, do jaké míry individuální výkon humanitárních dobrovolníků EU přispívá (na úrovni výstupů a dopadů) k cílům projektu a celé iniciativy.
(12)
Je zapotřebí spolehlivý akreditační postup, který zajistí, aby vysílající a přijímající organizace dodržovaly normy stanovené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a postupy stanovené v tomto nařízení. Takový akreditační postup by měl vycházet ze zásad zjednodušení a zamezení zdvojenému úsilí, rozlišení mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, nákladové efektivnosti, transparentnosti a nestrannosti a měl by podporovat rozmanitost a přístupnost.
(13)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru zřízeného podle článku 26 nařízení (EU) č. 375/2014.
(14)
Aby se zajistilo včasné provádění iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, je nezbytné, aby toto nařízení vstoupilo v platnost jako naléhavé, neboť obsahuje ustanovení, na jejichž základě provádějící organizace vysílají humanitární dobrovolníky EU do třetích zemí,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví pravidla k provádění nařízení (EU) č. 375/2014, pokud jde o následující záležitosti vyjmenované v čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení:
a)
postupy uplatňované při vyhledávání, výběru a nezbytné přípravě zájemců o dobrovolnickou činnost před jejich vysláním, včetně případných stáží;
b)
podrobnosti týkající se programu odborné přípravy a postupu pro hodnocení připravenosti zájemců o dobrovolnickou činnost k vyslání;
c)
pravidla pro vysílání a řízení humanitárních dobrovolníků EU ve třetích zemích, včetně dozoru na místě, průběžné podpory prostřednictvím coachingu, mentoringu, další přípravy, nezbytných pracovních podmínek a podpory po návratu;
d)
pojistné krytí a životní podmínky dobrovolníků včetně pokrytí nákladů na živobytí, ubytování, cestu a dalších relevantních výdajů;
e)
postupy uplatňované před vysláním, v jeho průběhu a po návratu pro zajištění povinné péče a náležitých bezpečnostních opatření, včetně protokolů pro stažení vyslaného dobrovolníka ze zdravotních důvodů a bezpečnostních plánů, v nichž jsou stanoveny postupy stažení dobrovolníků ze třetích zemí v případě mimořádné situace, mimo jiné nezbytné postupy spolupráce s vnitrostátními orgány;
f)
postupy pro sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU;
g)
akreditační postup, který zajistí, aby vysílající organizace splňovaly normy a postupy uvedené v článku 9 nařízení (EU) č. 375/2014, a diferencovaný akreditační postup pro přijímající organizace.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice uvedené v článku 3 nařízení (EU) č. 375/2014 a definice uvedené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„kompetenčním rámcem“ se rozumí rámec ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
„plánem učení a rozvoje“ se rozumí plán ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
c)
„školitelem“ se rozumí osoba najatá poskytovatelem odborné přípravy k zajištění jednoho či více modulů odborné přípravy nebo moderování simulačních cvičení na základě scénářů a hodnocení kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost;
d)
„mentorem“ se rozumí školitel najatý poskytovatelem odborné přípravy, jehož úkolem je koordinovat hodnocení způsobilosti zájemce o dobrovolnickou činnost pro vyslání. Mentor je odpovědný za skupinu zájemců o dobrovolnickou činnost. Koordinuje hodnocení jejich kompetencí na základě zpětné vazby od ostatních školitelů a individuálně pracuje se zájemci o dobrovolnickou činnost s cílem přezkoumat jejich vlastní hodnocení a hodnocení ze strany školitelů;
e)
„mentoringem“ se rozumí proces neformálního předávání znalostí, sociálního kapitálu a psychosociální podpory relevantní pro práci, kariéru nebo profesní rozvoj. Mentoring zahrnuje neformální komunikaci, obvykle osobní a po delší dobu, mezi osobou, kterou přijímající organizace určí jako mentora a o které se předpokládá, že má příslušné znalosti, odbornost a zkušenosti na jedné straně a humanitárním dobrovolníkem EU na straně druhé;
f)
„debriefingem“ se rozumí proces, který vysílajícím a přijímajícím organizacím a humanitárnímu dobrovolníkovi poskytuje jasné informace o výsledcích mise a úspěších, jichž humanitární dobrovolníci EU dosáhli, a doporučení či poučení z jejich zkušeností a získaných poznatků a představuje pozitivní odborné uzavření dané mise.
KAPITOLA 2
POSTUPY VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBĚRU ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST
Článek 3
Postup vyhledávání a výběru
1. Vysílající a přijímající organizace společně stanoví postup vyhledávání a výběru. Úlohy, povinnosti a postupy jsou definovány s cílem zajistit transparentní, spravedlivé a efektivní přijímací řízení v souladu se zásadou rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Postup vyhledávání a výběru se opírá o partnerství mezi vysílající a přijímající organizací a zaručuje včasnou a průběžnou komunikaci. Vysílající organizace zajistí, aby byla přijímající organizace důsledně zapojena do průběhu celého přijímacího řízení.
3. Dohodnutý postup vyhledávání a výběru se uplatňuje na všechny fáze přijímacího řízení.
4. Postup vyhledávání a výběru zahrnuje minimálně:
a)
stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU podle článku 4;
b)
oznámení a žádost podle článku 5;
c)
hodnocení, sestavení širšího a užšího seznamu uchazečů podle článku 6;
d)
výběr podle článku 7.
Článek 4
Stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě posouzení potřeb vypracovaného podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, přijímající organizace navrhne v souladu s požadavky stanovenými v bodě 1 přílohy I pro humanitárního dobrovolníka EU přidělený úkol, včetně flexibilních prvků zohledňujících přispění daného dobrovolníka po přijetí.
2. Vysílající organizace přezkoumá přidělený úkol a v případě potřeby jej upraví, aby se zajistila jeho odpovídající a realistická přiměřenost s přihlédnutím k očekávaným kompetencím humanitárních dobrovolníků EU a absorpční kapacitě a potřebám přijímající organizace.
3. Podle přiděleného úkolu a kompetenčního rámce vysílající a přijímající organizace stanoví kompetenční profil humanitárního dobrovolníka EU a kritéria výběru včetně minimálních požadavků, které mají být použity během přijímacího řízení. Kompetenční profil musí rovněž uvádět, zda je daný dobrovolník začátečníkem nebo zkušeným odborníkem a zda je zapotřebí stáž.
Článek 5
Oznámení a žádost
1. Vysílající organizace nese odpovědnost za oznámení dané mise. S přispěním přijímající organizace vypracuje informační materiál s cílem informovat o iniciativě a přilákat zájemce o dobrovolnickou činnost.
2. Oznámení musí být vyhotoveno alespoň v angličtině a formulováno jasně, konkrétně a přístupně a musí poskytovat informace o pozici nabízené zájemci o dobrovolnickou činnost podle požadavků stanovených v bodě 2 přílohy I.
3. Oznámení musí být zveřejněno nejméně po dobu jednoho měsíce na ústřední platformě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, přičemž za účelem přilákání uchazečů na ústřední platformu je možné využít dalších příležitostí propagace. Za řádně odůvodněných okolností může být v případě misí v reakci na humanitární krizi oznámení zveřejněno po dobu kratší než jeden měsíc, nejméně však po dobu jednoho týdne.
4. Uchazeči podávají žádost na standardizovaném formuláři, ke kterému připojí strukturovaný životopis. Uchazeči rovněž vyplní standardizovaný dotazník k vlastnímu hodnocení, který má posoudit jejich kompetence podle požadavků pro daný kompetenční rámec a jejich adaptabilitu ve vztahu k přidělenému úkolu a životním a pracovním podmínkám uvedeným v oznámení. S těmito podmínkami musí uchazeči vyjádřit svůj souhlas.
Článek 6
Hodnocení, sestavování širšího a užšího seznamu uchazečů
1. Vysílající organizace hodnotí uchazeče podle informací uvedených ve formuláři žádosti a dotazníku k vlastnímu hodnocení, prohlášení o motivaci k účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU (a na konkrétní misi) a podle hodnocení schopnosti analyzovat příslušný scénář humanitární pomoci formou písemného testu, eseje nebo podobných zkoušek.
2. Na základě tohoto hodnocení vysílající organizace poskytne přijímající organizaci širší seznam uchazečů, aby se společně dohodly na užším seznamu uchazečů, kteří budou pozváni na pohovor.
3. Uchazeči zařazení na užší seznam jsou pozváni na strukturovaný pohovor na základě kompetenčního rámce. Pohovor může probíhat osobně nebo pomocí telekomunikačních technologií, pokud možno za účasti přijímající organizace. K dalším metodám hodnocení mohou patřit hodnotící centra, skupinové činnosti a simulační situační cvičení.
4. Vysílající organizace může dle potřeby před konečným výběrem provést kontrolu osobních a profesních referencí. O průběhu výběrového řízení jsou uchazeči informováni na začátku řízení v oznámení.
Článek 7
Výběr
1. Konečné rozhodnutí o výběru zájemce o dobrovolnickou činnost náleží přijímající organizaci, která svou volbu potvrdí vysílající organizaci, jež odpovídá za zaslání nabídky a za přípravu zaškolovací fáze. Pro každou pozici lze vybrat náhradní dobrovolníky, kteří nahradí zájemce v případě, že tento odstoupí nebo již není disponibilní.
2. Vysílající a přijímající organizace musí být schopny prokázat a zdůvodnit, jak dospěly ke svému rozhodnutí o výběru z hlediska zásad rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace v průběhu celého postupu vyhledávání a výběru.
3. Výběrové řízení musí být ukončeno v přiměřené lhůtě. Vysílající organizace vyrozumí všechny uchazeče o rozhodnutí o výběru a informuje je o možnosti získat zpětnou vazbu. Vybraného zájemce o dobrovolnickou činnost vyzve, aby písemně potvrdil svůj zájem zúčastnit se iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byla dokumentace týkající se postupu vyhledávání a výběrového řízení zpětně sledovatelná a byla uchována v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
Článek 8
Hodnocení vzdělávacích potřeb
1. Na základě výsledků přijímacího řízení, potřeb přijímající organizace a předpokládaného vyslání zhodnotí vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a se zájemcem o dobrovolnickou činnost vzdělávací potřeby a určí moduly odborné přípravy, kterých se zájemce zúčastní, a to na základě těchto kritérií:
a)
odborná zkušenost, přičemž zkušeným odborníkům je dána možnost zaměřit se na povinné moduly a zvolit si odpovídající úroveň odborné přípravy v oblasti projektového řízení a specializované nepovinné moduly;
b)
potřeby přijímající organizace z hlediska specifických kompetencí, které mají být řešeny prostřednictvím účasti zájemce o dobrovolnickou činnost na nepovinných modulech;
c)
všeobecné kompetence zájemce o dobrovolnickou činnost, které mají být řešeny prostřednictvím účasti na nepovinných modulech.
2. Vysílající organizace vypracuje plán učení a rozvoje uvedený v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a určí hodnocené kompetence vybraných zájemců o dobrovolnickou činnost a jejich vzdělávací potřeby, které budou předány poskytovatelům odborné přípravy.
KAPITOLA 3
PROGRAM ODBORNÉ PŘÍPRAVY INICIATIVY HUMANITÁRNÍ DOBROVOLNÍCI EU
Článek 9
Program odborné přípravy
1. Program odborné přípravy pro všechny úspěšně vybrané zájemce o dobrovolnickou činnost realizuje/í poskytovatel/é odborné přípravy, v případě potřeby s přispěním vysílající a přijímající organizace a dřívějších dobrovolníků.
2. Program odborné přípravy se opírá o kompetenční rámec a lze jej přizpůsobit potřebám začátečníků i zkušených odborníků.
3. Program odborné přípravy spočívá v přístupu k učení, který kombinuje moduly elektronického učení a výuky ve třídách.
4. Povinné moduly pro všechny zájemce o dobrovolnickou činnost zahrnují:
a)
obecný úvod do tematiky Unie, jejích vnějších vztahů a systému reakce na krize;
b)
úvod do humanitární činnosti, politiky humanitární pomoci Unie a iniciativy Humanitární dobrovolníci EU;
c)
řízení osobní bezpečnosti, ochrany a zdraví;
d)
řízení projektů;
e)
mezikulturní povědomí (a průřezové záležitosti);
f)
simulační cvičení na základě scénáře, které od zájemců o dobrovolnickou činnost vyžaduje prokázání získaných kompetencí.
5. K nepovinným modulům patří:
a)
propagace a komunikace;
b)
psychologická první pomoc;
c)
odborná příprava osob za účelem budoucích školení a instruktáží;
d)
řízení dobrovolnické činnosti;
e)
organizační rozvoj;
f)
případně individuálně navržené moduly zabývající se zejména přizpůsobením technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost kontextu humanitární pomoci.
6. Zájemci o dobrovolnickou činnost se zúčastní všech povinných modulů a mohou se zúčastnit jednoho či více nepovinných modulů, které si zvolí podle článku 8.
7. Program odborné přípravy s informacemi o jednotlivých modulech, včetně statusu, cílové skupiny, časového rozsahu, cílových kompetencí a příslušných výsledků učení vymezuje příloha II.
Článek 10
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost během odborné přípravy a po jejím absolvování
1. Během odborné přípravy a po jejím dokončení jsou zájemci o dobrovolnickou činnost hodnoceni z hlediska své připravenosti na vyslání na základě kompetenčního rámce.
2. Hodnocení společně organizují školitelé, přičemž klíčovou koordinační úlohu hraje mentor daného zájemce o dobrovolnickou činnost.
3. Hodnocení kompetencí je založeno na hodnocení znalostí, dovedností a postoje zájemce o dobrovolnickou činnost, které provádějí školitelé, a to včetně:
a)
vlastního hodnocení, které zájemce o dobrovolnickou činnost provede po simulačním cvičení na základě scénáře;
b)
připomínek, které vypracují školitelé po každém modulu a po simulačním cvičení na základě scénáře;
c)
hodnocení mentora, jehož výsledkem jsou kritický pohled na vlastní hodnocení zájemce o dobrovolnickou činnost a připomínky vycházející z osobního setkání mentora a zájemce o dobrovolnickou činnost ohledně zpětné vazby školitelů.
4. Hodnocení všech kompetencí se stává součástí plánu učení a rozvoje zájemce o dobrovolnickou činnost, který je aktualizován po dokončení odborné přípravy a ve kterém jsou uvedena absolvovaná školení a dosažené výsledky.
5. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokáží nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, budou vyřazeni. Školitelé a mentor musí být schopni každé takové hodnocení a rozhodnutí v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit.
KAPITOLA 4
POSTUPY PŘÍPRAVY ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST PŘED VYSLÁNÍM
Článek 11
Program zaškolení
1. V rámci zaškolení je zájemce o dobrovolnickou činnost nebo humanitární dobrovolník EU seznámen s kulturou, politikami a postupy vysílající a přijímající organizace a s očekáváními spojenými s přiděleným úkolem.
2. Program zaškolení společně vypracují vysílající a přijímající organizace. V programu jsou vymezeny jejich úlohy a povinnosti, a to pokud možno za přispění humanitárních dobrovolníků EU, kteří se vrátili z mise, s cílem využít jejich bezprostřední zkušenosti a poznatky. Program zahrnuje:
a)
zaškolení před vysláním, které zajistí vysílající organizace podle článku 12;
b)
zaškolení v cílové zemi, které zajistí přijímající organizace podle článku 18.
3. Vysílající a přijímající organizace dle potřeby uspořádají společná setkání za účasti všech zájemců o dobrovolnickou činnost nebo humanitárních dobrovolníků EU.
Článek 12
Zaškolení před vysláním
1. Vysílající organizace zajistí, aby bylo všem zájemcům o dobrovolnickou činnost před vysláním poskytnuto důkladné a odpovídající osobní zaškolení. Toto zaškolení zahrnuje minimálně následující prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, pracovníka krizového řízení, lidských zdrojů), poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o souvislostech projektu, v nichž bude zájemce o dobrovolnickou činnost pracovat, informace o přiděleném úkolu a hodnocení potřeb, z něhož úkol vychází, a předpokládané pracovní a životní podmínky podle článků 22 a 24 až 27;
c)
příslušný právní rámec vztahující se na dobrovolníka podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
d)
normy a postupy vztahující se na dobrovolníka, které se mimo jiné týkají kázně, stížností, opatření proti podvodům a korupci, ochrany dětí a zranitelných dospělých, etického kodexu podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
e)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky (včetně lékařského vyšetření před odjezdem) podle článků 28 a 30;
f)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
g)
plán učení a rozvoje;
h)
informace o síti iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a o tom, jak podporuje dobrovolníky před vysláním, během něj a po něm;
i)
informace o činnostech v oblasti komunikace a zviditelňování, se kterými projekt počítá na základě plánu komunikace podle článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014, včetně kontaktních údajů odpovědného regionálního informačního úředníka Komise;
j)
proces debriefingu podle článku 23.
2. V rámci zaškolení poskytne vysílající organizace rovněž informace o místním oddělení Komise pro humanitární pomoc odpovědném za zemi vyslání a informuje toto oddělení o blížícím se vyslání humanitárních dobrovolníků EU.
3. Vysílající organizace zajistí, aby si zájemci o dobrovolnickou činnost přečetli veškeré informace poskytnuté během postupu zaškolení, aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 13
Stáže pro začátečníky
1. Od zájemců o dobrovolnickou činnost, kteří jsou začátečníky, může být vedle odborné přípravy požadována i účast na stáži u vysílající organizace, aby si v praxi osvojili postupy, etiku a souvislosti humanitární práce a více se připravili na své předpokládané vyslání jako humanitární dobrovolník EU. Doba trvání stáže nepřesáhne šest měsíců s možností omezeného prodloužení v řádně odůvodněných případech.
2. Vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a s dobrovolníkem účastnícím se stáže přezkoumá a zaktualizuje na základě potřeb dané stáže vzdělávací potřeby v plánu učení a rozvoje. Plán učení a rozvoje vymezuje zejména:
a)
výsledky učení, kterých by měl dobrovolník účastnící se stáže během jejího trvání dosáhnout;
b)
úkoly, které bude dobrovolník účastnící se stáže provádět v rámci procesu učení, a zdroje, které mají být poskytnuty;
c)
cíle a výsledky, kterých by měl dobrovolník po skončení doby stáže dosáhnout.
3. V případě stáží se, pokud jde o povinnosti vysílajících organizací, u nichž dobrovolníci vykonávají svou stáž, použijí obdobně následující články tohoto nařízení:
a)
čl. 19 odst. 4, 5, 6 a 9, články 21 a 22;
b)
článek 24 vyjma odstavce 5. Zájemci o dobrovolnickou činnost pocházející ze zemí EU nebo ze třetích zemí uvedených v čl. 23 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 375/2014 za podmínek stanovených v uvedeném článku, kteří jsou kryti svým vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem v zemi pobytu a kteří vykonávají stáže ve výše uvedených zemích, získají pouze doplňkové krytí. To znamená, že jejich pojistné krytí je omezeno na náklady převyšující krytí poskytované vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem. Ve výjimečně odůvodněných případech, kdy vnitrostátní sociální zabezpečení nebo pojistný program kryje pouze část nákladů uvedených v čl. 24 odst. 5 nebo tyto náklady nekryje vůbec, je kryto 100 % vynaložených nákladů.
c)
článek 25 vyjma odstavce 6, článek 26 a čl. 27 odst. 1, je-li relevantní;
d)
čl. 28 odst. 1, 8 a 14 a čl. 30 odst. 1, 4, 5, 6 a 7.
Článek 14
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost po stáži
1. Na konci stáže vypracuje dobrovolník účastnící se stáže vlastní hodnocení na základě kompetenčního rámce a plánu učení a rozvoje.
2. Přímý nadřízený z vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací toto vlastní hodnocení přezkoumá a vypracuje hodnocení dobrovolníka účastnícího se stáže, ve kterém:
a)
zhodnotí výkon dobrovolníka účastnícího se stáže ve vztahu k jeho cílům;
b)
posoudí, zda bylo dosaženo dohodnutých výsledků;
c)
stanoví výsledky učení.
3. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokážou nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, jsou vyřazeni a nejsou způsobilí stát se humanitárními dobrovolníky EU. Přímý nadřízený z vysílající organizace musí být schopen v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
Článek 15
Doplňková odborná příprava před vysláním
Aniž je dotčena účast zájemce o dobrovolnickou činnost na programu odborné přípravy nebo na stáži, může vysílající organizace zajistit vhodnou doplňkovou odbornou přípravu před vysláním, například odbornou přípravu týkající přizpůsobení technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost, jejímž cílem je reagovat na potřeby přijímající organizace, nebo jazykovou přípravu potřebnou pro cílovou zemi vyslání atd.
Článek 16
Smlouva s humanitárním dobrovolníkem EU
1. Na základě výsledků zaškolení před vysláním a případně stáže a jiné odborné přípravy před vysláním podle článků 13 až 15 vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací potvrdí závěrečné hodnocení způsobilosti, podle kterého je zájemce o dobrovolnickou činnost způsobilý být vyslán jako humanitární dobrovolník EU.
2. Vysílající organizace a úspěšně vyhodnocený humanitární dobrovolník EU podepíší smlouvu o vyslání podle čl. 14 odst. 5 nařízení (EU) č. 375/2014.
3. Smlouva, která musí být připravena po důkladné konzultaci s přijímajícími organizacemi, stanoví konkrétní podmínky týkající se vyslání a práva a povinnosti humanitárního dobrovolníka EU. Jsou v ní uvedeny právní přepisy vztahující se na jurisdikci smlouvy podle nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU), které má být přijato podle čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a její součástí jsou minimálně tyto prvky:
a)
úloha a funkce humanitárního dobrovolníka EU, doba trvání a místo vyslání a úkoly, jež mají být plněny podle vymezení v přiděleném úkolu, včetně prvků vyplývajících z plánu komunikace uvedeného v článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
doba platnosti smlouvy včetně data začátku a konce platnosti;
c)
řízení výkonu, včetně těchto prvků:
-
opatření týkající se řízení, včetně odpovědného přímého nadřízeného z přijímající organizace a kontaktního místa pro průběžnou podporu ze strany vysílající organizace,
-
opatření týkající se mentoringu;
d)
pracovní podmínky, včetně pracovní doby a dovolené;
e)
finanční nároky a závazky humanitárního dobrovolníka EU, včetně nezbytných ujednání k jejich plnění:
-
příspěvek na pobyt a přesídlení,
-
informace o platných předpisech v oblasti daní a sociálního zabezpečení,
-
pojistné krytí,
-
ubytování,
-
cesta;
f)
praktická opatření:
-
lékařské prohlídky,
-
víza a pracovní povolení;
g)
důvěrnost;
h)
očekávané chování humanitárního dobrovolníka EU, včetně integrity a etického kodexu, a opatření na ochranu práv dětí a ohrožených dospělých osob, včetně nulové tolerance pohlavního zneužívání, uvedené v příloze smlouvy;
i)
disciplinární politika a ukončení statusu dobrovolníka;
j)
mediační mechanismus pro řešení problémů, stížností a sporů;
k)
povinnosti a politiky v souvislosti s řízením ochrany, zdraví a bezpečnosti;
l)
učení a rozvoj:
-
odborná příprava a zaškolení,
-
debriefing.
4. V případě sporu mezi přijímající nebo vysílající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU má humanitární dobrovolník EU právo na účinný opravný prostředek v souladu s ustanoveními vnitrostátních předpisů platných pro vysílající organizaci.
Článek 17
Zanesení údajů do databáze
Po obdržení výslovného souhlasu humanitárního dobrovolníka EU zanese vysílající organizace údaje tohoto humanitárního dobrovolníka EU do databáze uvedené v článku 13 nařízení (EU) č. 375/2014 (dále jen „databáze“). Veškeré zpracovávání osobních údajů v souvislosti s touto databází musí být prováděno v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Na jakékoli zpracování osobních údajů ze strany Komise ve vztahu k uvedené databázi se použije nařízení (ES) č. 45/2001 (2).
KAPITOLA 5
POSTUPY PRO VYSLÁNÍ A ŘÍZENÍ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 18
Zaškolení v cílové zemi
1. Přijímající organizace zajistí, aby bylo všem humanitárním dobrovolníkům EU po příjezdu do země, do níž jsou vysláni, poskytnuto důkladné a přiměřené zaškolení zahrnující minimálně tyto prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, provozního a technického týmu, pracovníka krizového řízení, podpůrných týmů, jako jsou týmy pro lidské zdroje a finance), místo(a) projektu a poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o misi, pravomocech a projektech přijímající organizace; zapojené komunity; provozní souvislosti; očekávání týkající se výstupů a výsledků přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a posouzení potřeb, ze kterého se vychází;
c)
místní právní rámec vztahující se na humanitárního dobrovolníka EU;
d)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky podle článků 28 a 30;
e)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
f)
kulturní instruktáž o dané zemi, regionu a místě vyslání, včetně pokynů týkajících se vhodného chování;
g)
proces debriefingu v cílové zemi podle článku 23.
2. Přijímající organizace zajistí, aby si humanitární dobrovolníci EU přečetli veškeré informace poskytované během zaškolení v cílové zemi a aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 19
Dohled a řízení výkonu
1. Vysílající a přijímající organizace na základě výkonnostních cílů, očekávaných výstupů a výsledků společně vypracují systém řízení výkonu určený k měření pokroku a kvality práce humanitárního dobrovolníka EU podle přiděleného úkolu.
2. Postup řízení výkonu upřesní příslušné úlohy a povinnosti vysílající a přijímající organizace při dohledu nad humanitárním dobrovolníkem EU.
3. Během zaškolování vysílající a přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU stanoví výkonnostní cíle dobrovolníka a poskytnou mu příležitost vyjádřit se k flexibilním prvkům přiděleného úkolu.
4. Přijímající organizace určí přímého nadřízeného, který odpovídá za dohled nad humanitárním dobrovolníkem EU, s nímž přímý nadřízený uskutečňuje v rámci dohledu přiměřeně a prakticky četné schůzky.
5. Dle potřeby a v závislosti na délce mise provedou vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU společný přezkum výkonu v polovině období s cílem formálně zhodnotit proces začleňování a pokrok při plnění cílů a upravit cíle, přidělený úkol a plán učení a rozvoje.
6. Jestliže se při přezkumu v polovině období dospěje k závěru, že humanitární dobrovolník EU vykazuje nedostatečnou znalost kterékoli z průřezových nebo specifických kompetencí, může přijímající organizace po dohodě s vysílající organizací rozhodnout o předčasném ukončení jeho vyslání. Organizace musí být schopny v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
7. Vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU provedou konečný přezkum výkonu s cílem zhodnotit na konci mise dosažené úspěchy humanitárního dobrovolníka EU v porovnání s cíli jeho přiděleného úkolu a plánem učení a rozvoje.
8. Výsledky přezkumu výkonu se stávají součástí plánu učení a rozvoje daného humanitárního dobrovolníka EU.
9. Vysílající organizace uchová záznamy o přezkumu výkonu v souladu s normami ochrany údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a v databázi potvrdí, zda bylo vyslání úspěšně dokončeno, a pokud dokončeno nebylo, uvede příslušný důvod.
Článek 20
Průběžná podpora ze strany vysílajících organizací
1. Před vysláním určí vysílající organizace kontaktní osobu, která je po celou dobu vyslání k dispozici a je v pravidelném kontaktu s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem:
a)
pomoci humanitárnímu dobrovolníkovi EU s usazením a přesunem;
b)
poskytovat humanitárnímu dobrovolníkovi EU a přijímající organizaci potřebnou doplňkovou podporu;
c)
účastnit se přezkumů v polovině období a na konci vyslání a případně i ostatních schůzek a
d)
zajišťovat mediační podporu v případě neshody mezi přijímající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU.
2. Jestliže určená kontaktní osoba v průběhu vyslání již není schopna plnit svou úlohu, musí být v co nejkratší době nahrazena, aby byla zajištěna kontinuita podpory.
Článek 21
Mentoring
1. Přijímající organizace určí pro humanitárního dobrovolníka EU jednoho či více mentorů, kteří mu poskytují podporu v oblastech, jako je například:
a)
rozvoj odborných dovedností a zlepšování výkonu a znalostí;
b)
kulturní začleňování a přizpůsobování;
c)
coaching v souvislosti s přiděleným úkolem a
d)
řešení psychosociálních problémů.
2. Určený mentor či mentoři mají přístup k plánu učení a rozvoje a přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a svou podporu opírají o tyto dokumenty. Mentor či mentoři se pravidelně schází s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem projednat jeho pokrok a pomoci s jakýmkoli problémem, který souvisí s misí, či osobním problémem.
3. Mentoring přihlíží k místní situaci a je pokud možno k dispozici i místním dobrovolníkům.
4. Vysílající organizace pomáhá se zajištěním mentoringu tím, že pracuje v partnerství s přijímající organizací při poskytování podpory pro oblast analýzy, odborné přípravy a jiného budování kapacit a v případě malé místní dostupnosti konkrétních dovedností vyhledává ve svých vlastních strukturách a sítích jednotlivce, kteří vhodné a doplňující dovednosti mají.
5. Dle potřeby lze zvážit mentoring na dálku, zejména za pomoci sítě pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 22
Pracovní podmínky
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU mají odpovídající pracovní podmínky, které jim během jejich misí umožňují plnit povinnosti a zajišťují jejich dobré životní podmínky, motivaci, zdraví a ochranu. Tyto podmínky jsou v souladu s příslušnými ustanoveními směrnice 89/391/ES (3) a směrnice 2003/88/ES (4).
2. Vysílající a přijímající organizace spolupracují na společném vymezení odpovídajících pracovních podmínek na základě místní a vnitrostátní situace.
3. Přijímající organizace poskytne nezbytné informace a navrhne pracovní podmínky, jejichž vhodnost a přiměřenost posoudí vysílající organizace, s cílem zajistit soulad s povinností péče obou organizací a s obecnými politikami a postupy vysílající organizace.
4. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se bezpečnosti, zdraví a ochrany a aby navrhované pracovní podmínky dodržovaly schválené postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany podle článků 28, 29 a 30 a splňovaly požadavky na pracovní dobu, dovolenou, minimální denní a týdenní doby odpočinku a pracovní prostor podle bodu 3 přílohy I.
Článek 23
Podpora na konci mise a podpora po návratu
1. Vysílající a přijímající organizace společně rozhodnou o obsahu a procesu debriefingu všech humanitárních dobrovolníků EU, včetně těch, kteří se vrací předčasně.
2. Přijímající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU osobní nebo skupinový debriefing včetně konečného přezkumu výkonu podle čl. 19 odst. 7 a dle potřeby zajistí, aby byl projekt předán týmu a protistranám, které budou pokračovat v činnostech vykonávaných humanitárním dobrovolníkem EU, aby byla zajištěna udržitelnost a kontinuita.
3. Vysílající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU, který se vrátil z mise, osobní nebo skupinový debriefing a debriefing týkající se otázek činností či projektu na základě zpětné vazby ze strany přijímající organizace a finalizace plánu učení a rozvoje.
4. Vysílající organizace zprostředkuje lékařské vyšetření po vyslání při návratu humanitárního dobrovolníka EU a nabídne mu psychosociální debriefing a poradenskou podporu, kterou může humanitární dobrovolník EU nepovinně využít.
5. Vysílající a přijímající organizace nastíní humanitárnímu dobrovolníkovi EU možnosti, jak se nadále angažovat v oblasti humanitární pomoci a aktivního evropského občanství, včetně propagace sítě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a zapojení do této sítě.
6. Vysílající organizace vyzve humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili z mise, aby poskytli konstruktivní zpětnou vazbu ve věci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, a aby vysvětlili, jak může jejich přispění ovlivnit budoucí mise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ŽIVOTNÍCH PODMÍNEK A POJIŠTĚNÍ
Článek 24
Pojistné krytí
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
2. Pojistné krytí se vztahuje na celý svět, 24 hodin denně. Pojistné krytí je účinné ode dne, kdy humanitární dobrovolník EU opustí domov a vydá se na cestu do třetí země, do níž byl vyslán, až do dne, kdy opustí třetí zemi, do níž byl vyslán, a vrátí se domů (tzv. „první období krytí“).
3. Pojistné krytí delší než dvanáct týdnů se prodlouží o dalších osm týdnů v domovské zemi pojištěnce pro účely návazné léčby nemocí a úrazů, které humanitárního dobrovolníka EU postihly během prvního období krytí.
4. Pojistné krytí se vztahuje na všechny činnosti spojené s iniciativou Humanitární dobrovolníci EU a rovněž na soukromé činnosti humanitárního dobrovolníka EU během prvního období krytí.
5. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti pojištěním ve výši 100 % (úplné krytí) pro případ těchto pojistných událostí:
a)
lékařská a stomatologická péče;
b)
těhotenství a porod;
c)
úraz;
d)
repatriace;
e)
životní pojištění;
f)
trvalá a dočasná invalidita nebo pracovní neschopnost;
g)
odpovědnost za škody;
h)
ztráta nebo krádež dokladů, jízdenek a osobních věcí;
i)
doplňková asistenční pomoc.
6. S cílem zajistit rovné zacházení a krytí u všech humanitárních dobrovolníků EU může Komise uzavřít smluvní vztah s jedním nebo více poskytovateli pojištění prostřednictvím zadání veřejné zakázky.
Článek 25
Příspěvek na pobyt a přesídlení
1. Vysílající organizace poskytuje humanitárním dobrovolníkům EU, kteří mají status osob, jež nejsou v pracovním poměru, příspěvek na pobyt formou paušálních plateb, které jsou vypláceny v přiměřených lhůtách a v pravidelných splátkách.
2. Při výpočtu výše paušálního příspěvku na pobyt se vychází ze spotřebního koše, který zahrnuje pravidelné výdaje humanitárního dobrovolníka EU za tyto položky:
a)
potraviny;
b)
hygienické potřeby a potřeby pro domácnost;
c)
oděvy;
d)
místní a vnitrostátní doprava;
e)
různé výdaje považované za nezbytné pro zajištění přiměřené životní úrovně a zapojení do místní společnosti (za účelem zahrnutí dalších nákladů, jako jsou volnočasové aktivity, služby kadeřníka a holiče, denní tisk a kancelářské potřeby, lze přičíst nejvýše 20 % celkové částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d));
f)
mimořádná částka pro humanitární dobrovolníky EU pobývající v oblastech s indexy převyšujícími průměr dané země (nejvýše 10 % částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d)).
3. Náklady na ubytování nejsou součástí paušálních příspěvků na pobyt.
4. Komise zveřejňuje informace o paušálních příspěvcích na pobyt pro země vyslání na základě indexů zemí. Vedle příspěvku na pobyt lze hradit zvláštní potřeby související se zdravotním postižením nebo jinými řádně zdůvodněnými výjimečnými okolnostmi.
5. Humanitární dobrovolníci EU jsou včas informováni o změnách indexů a výše příspěvků na pobyt, které se jich během jejich mise týkají, zejména v zemích s vysokou mírou inflace nebo deflace.
6. Při úspěšném ukončení vyslání poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU, kteří se vrátili z mise, pravidelně indexovaný příspěvek na přesídlení ve výši 100 EUR za měsíc v závislosti na délce jejich vyslání.
Článek 26
Ubytování
1. Vysílající organizace zajistí, aby přijímající organizace poskytla humanitárnímu dobrovolníkovi EU odpovídající ubytování za náklady přiměřené místním podmínkám.
2. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se ochrany, zdraví a bezpečnosti a aby navrhované ubytování dodržovalo schválené postupy v oblasti ochrany, zdraví a bezpečnosti podle článků 28, 29 a 30 a splňovalo požadavky stanovené v bodě 4 přílohy I.
3. Je-li to možné, hradí náklady na ubytování, vytápění a jiné přímo související náklady přímo přijímající organizace. Přijímající organizace uzavírá smluvní vztahy s pronajímateli a přijme veškerá potřebná opatření, aby hostitelské subjekty a pronajímatele informovala o iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 27
Cestovní a související výdaje
1. Vysílající organizace organizuje cestu humanitárního dobrovolníka EU do místa vyslání a zpět, a to i v případech předčasného návratu, a hradí cestovní výdaje.
2. Na žádost humanitárního dobrovolníka EU zorganizuje vysílající organizace další cestu zpět a uhradí související cestovní výdaje v těchto případech:
a)
dovolená ve vlasti pro humanitární dobrovolníky EU, jejichž doba vyslání je delší než osmnáct měsíců;
b)
rodičovská dovolená pro humanitární dobrovolníky EU, kteří mají jedno či více vyživovaných dětí mladších dvanácti let, je-li doba jejich vyslání delší než 6 měsíců;
c)
mimořádná dovolená v případě pohřbu nebo lékařsky potvrzeného závažného onemocnění přímého příbuzného ve vzestupné či sestupné linii, manžela/manželky, registrovaného partnera nebo sourozence.
3. Výši cestovních výdajů lze vypočítat buď podle skutečných nákladů na cestu v ekonomické či druhé třídě, nebo může být hrazeno paušálně na základě přiměřené metodiky výpočtu vzdálenosti.
4. Vysílající organizace poskytne informace a logistickou podporu při zařizování víz pro humanitárního dobrovolníka EU a přijímající organizace v případě potřeby podporuje vízový proces. Náklady spojené se získáním víz, včetně nezbytných cestovních výdajů, hradí vysílající organizace.
KAPITOLA 7
POSTUPY PRO ZAJIŠTĚNÍ POVINNOSTI PÉČE, OCHRANY A BEZPEČNOSTI
Článek 28
Řízení bezpečnosti a posuzování rizik
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku bezpečnosti a postupy posuzování rizik, jež jsou vhodné a použitelné pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravené.
2. Na základě politiky bezpečnosti vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně plán řízení bezpečnosti a evakuační plán pro akce v rámci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU. Tyto plány musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 5 přílohy I.
3. Vysílající a přijímající organizace společně vypracují písemné posouzení rizik týkajících se bezpečnosti, cestování a zdraví v zemi vyslání. Tato posouzení musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 6 přílohy I.
4. Posouzení rizik uvedené v odstavci 3 se pravidelně přezkoumává a aktualizuje podle situace, přinejmenším před vysláním humanitárního dobrovolníka EU. Jestliže posouzení rizik vede k závěru, že vyslání by se odehrálo v podmínkách mezinárodního nebo vnitrostátního ozbrojeného konfliktu, nebo že takový konflikt hrozí, od plánovaného vyslání se ustoupí nebo se v případě, že již byl humanitární dobrovolník EU vybrán, vyslání se zruší.
5. Požadavky týkající se informovanosti ohledně bezpečnosti a přiměřeného chování z hlediska řízení rizik a bezpečnosti jsou součástí popisu přiděleného úkolu a přijímacího řízení.
6. Vysílající organizace informuje příslušné vnitrostátní orgány členských států a dalších zemí zúčastněných podle článku 23 nařízení (EU) č. 375/2014 předtím, než je některý z jejich občanů vyslán jako humanitární dobrovolník EU. Vysílající organizace, která vysílá humanitární dobrovolníky EU, jež nejsou občany Unie, zjistí před vysláním předpisy týkající se konzulární ochrany zajišťované zemí, jejímž je dobrovolník státním příslušníkem, nebo jinou zemí.
7. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU obdržel všechny informace o bezpečnostních a ochranných postupech a aby jim porozuměl. Během zaškolení bude před odjezdem a do 24 hodin po příjezdu do cílové země vyslání zajištěna bezpečnostní instruktáž podle konkrétní situace. Její součástí musí být výsledky posouzení rizik, evakuační plán a řízení bezpečnosti včetně ohlašování bezpečnostních incidentů, postupy evakuace a repatriace, komunikační schéma, kontaktní pracovník/ci krizového řízení a kontaktní údaje na vyslanectví, policii, hasiče a nemocnice.
8. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším pojištěním podle článku 24.
9. Vedle povinného bezpečnostního školení v rámci programu odborné přípravy poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU veškerá další relevantní bezpečnostní školení, která zajišťuje pro své vlastní mezinárodní pracovníky.
10. Humanitární dobrovolník EU svým podpisem smlouvy uvedené v čl. 16 odst. 2 potvrzuje, že je seznámen s postupy řízení bezpečnost a že dané postupy bude dodržovat, a to včetně povinnosti průběžně se informovat a seznamovat se s aktuálními bezpečnostními situacemi, že uznává osobní odpovědnost za vlastní bezpečnost, bezpečnost ostatních i organizace a že se zdrží rizikového chování. Vysílající a přijímající organizace informují humanitárního dobrovolníka EU o důsledcích jakéhokoli porušení bezpečnostních postupů, a to zejména porušení vedoucích k předčasnému a nucenému ukončení vyslání.
11. Vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, aby se po příjezdu do cílové země vyslání registrovali u vyslanectví nebo konzulátu země své státní příslušnosti a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc. Jestliže země, jejímž je humanitární dobrovolník EU státním příslušníkem, nemá konzulární zastoupení v cílové zemi vyslání, vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, kteří jsou občany Unie, aby se registrovali u konzulátu nebo u vyslanectví jiného členského státu, a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc.
12. Na základě aktuálních informací, které poskytne přijímající organizace, vysílající a přijímající organizace pravidelně aktualizují evakuační plán s cílem zajistit, aby neustále odpovídal aktuálním operativním podmínkám. Na základě výsledků posouzení rizik se určí četnost, s jakou se provádí přezkum plánu, a přijímající organizace v případě potřeby využívá předešlé údaje a nové aktualizace k jeho úpravám. Evakuační plán se uchovává na místě, které je pro humanitárního dobrovolníka EU snadno přístupné.
13. Přijímající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU průběžně informován o jakékoli změně operativních podmínek a následné změně jakéhokoli bezpečnostního postupu nebo protokolu.
14. Přijímající organizace zná místo pobytu humanitárního dobrovolníka EU a má jeho kontaktní číslo, aby se s ním mohla spojit, a to i během dovolené.
Článek 29
Postupy pro případ incidentu či evakuace
1. V případě bezpečnostního incidentu musí být humanitárnímu dobrovolníkovi EU co nejrychleji poskytnut debriefing. Podle závažnosti incidentu a postupů zavedených ve vysílající a přijímající organizaci může tento debriefing zajistit přímý nadřízený nebo mentor z přijímající organizace nebo pracovník krizového řízení z vysílající organizace a součástí informační schůzky může být odborná psychologická podpora.
2. V případě evakuace se postupuje podle evakuačního plánu a o humanitárního dobrovolníka EU je případně postaráno v souladu s postupy zavedenými na konzulátech nebo vyslanectvích, kde je humanitární dobrovolník EU registrován podle čl. 28 odst. 11.
3. Vysílající organizace kontaktuje humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili, a zajistí, aby se jim dostalo odpovídající následné podpory, včetně debriefingu a psychosociální a lékařské podpory.
4. Bezpečnost je součástí rámce pro sledování a hodnocení vysílající a přijímající organizace a poučení z bezpečnostních incidentů jsou podkladem pro přezkumy a zlepšování projektů.
Článek 30
Zdraví a ochrana
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku zdraví a ochrany, jež je vhodná a použitelná pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravená, a to včetně pokynů týkajících se těchto témat:
a)
osobní zdraví, například fyzické zdraví (prevence onemocnění, rady týkající se stravování a spánku, informovanost o rizicích klimatické a zeměpisné povahy, přístup k léčbě);
b)
duševní zdraví (rady týkající se rovnováhy pracovního a osobního života, zvládání stresu, mechanismy řešení problémů a metody relaxace, kontaktní místa psychosociální podpory).
2. Na základě vnitřní politiky ochrany a zdraví vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně komplexní soubor politik a pokynů v oblasti zdraví a ochrany, aby dostály své povinnosti péče a zajistily fyzickou a emocionální pohodu humanitárních dobrovolníků EU.
3. V rámci posouzení rizik uvedeného v čl. 28 odst. 3 a před stanovením přiděleného úkolu vysílající a přijímající organizace společně posoudí, zda vyslání pro humanitárního dobrovolníka EU poskytuje bezpečné a zdravé pracovní a životní podmínky EU podle ukazatelů stanovených v bodě 7 přílohy I.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším komplexním zdravotním a cestovním pojištěním podle článku 24.
5. Během zaškolení seznámí vysílající organizace humanitárního dobrovolníka EU s politikami a pokyny v oblasti zdraví a ochrany uvedenými v odstavcích 1 a 2, týkajícími se mimo jiné onemocnění, první pomoci, údržby všech míst, údržby vozidla a vybavení, pracovišť, rovnováhy pracovního a osobního života, zdravotních a bezpečnostních incidentů a postupu pro evakuaci ze zdravotních důvodů.
6. Vysílající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU podstoupil před odjezdem důkladnou lékařskou prohlídku, a zajistí doporučená léčiva a očkování podle rizik v cílové zemi vyslání, jakož i případné vybavení, například soupravy pro první pomoc a ochranu proti komárům.
7. Přijímající organizace zajistí, aby byla povinnost péče součástí každodenního řízení dobrovolníků, a během zaškolení poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU:
a)
aktuální informace o místních zdrojích v oblasti zdraví a ochrany, např. kontakty na lékaře, nemocnice, zdravotnické služby;
b)
pokyny týkající se místních zvyklostí a norem v rámci instruktáže o dané zemi s cílem omezit rizika týkající se ochrany a usnadnit začlenění.
8. Vysílající organizace zprostředkuje při návratu humanitárního dobrovolníka EU lékařské vyšetření po vyslání a v rámci procesu debriefingu nabídne psychosociální debriefing nebo konzultace nebo poradenskou podporu. Vysílající a přijímající organizace propagují síť iniciativy Humanitární dobrovolníci EU jako alternativní podpůrný mechanismus před vysláním, během něj i po něm.
KAPITOLA 8
POSTUPY PRO SLEDOVÁNÍ A HODNOCENÍ INDIVIDUÁLNÍCH VÝKONŮ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 31
Sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě postupu dohledu a řízení výkonu uvedeného v článku 19 vysílající a přijímající organizace sledují a hodnotí individuální výkony humanitárních dobrovolníků EU, měří jejich pokrok, výstupy a výsledky ve vztahu k přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílům.
2. Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU je proces probíhající po celou dobu jejich mise a zahrnuje zvláštní přezkumy prováděné přinejmenším v těchto fázích:
a)
na konci stáže podle článku 14, pokud je to relevantní;
b)
během konečného přezkumu výkonu podle článku 19, případně při přezkumu v polovině období, je-li považován za vhodný;
c)
během debriefingu podle článku 23.
3. Vysílající a přijímající organizace poskytnou údaje, které prokazují, do jaké míry individuální výkon humanitárního dobrovolníka EU (na úrovni výstupů a dopadů) přispívá k cílům projektu a celkové iniciativy s přihlédnutím k ukazatelům uvedeným v článku 7 nařízení (EU) č. 375/2014. Údaje obsahují záznamy o kvalitě výstupů a výsledků práce humanitárního dobrovolníka EU, které jsou anonymizovány a jsou k dispozici pro účely hodnocení. Tyto údaje se zpracovávají v souladu s normami ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
4. Vysílající organizace poskytují podporu při budování kapacit přijímajících organizací k měření pokroku, výstupů a výsledků podle přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílů.
KAPITOLA 9
AKREDITACE VYSÍLAJÍCÍCH A PŘIJÍMAJÍCÍCH ORGANIZACÍ
Článek 32
Akreditace přijímajících organizací
1. Přijímající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 1 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU, které jsou stanoveny v tomto nařízení a v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Přijímající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat budování kapacit.
3. Přijímající organizace spolu s vlastním hodnocením předloží podle požadavků stanovených v bodě 1 přílohy III tři doporučení poskytující komplexní informace o všech požadavcích norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU. Doporučení musí poskytnout alespoň dvě níže uvedené skupiny zúčastněných stran:
a)
akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace, s níž žádající přijímající organizace již navázala partnerství za účelem účasti v iniciativě Humanitární dobrovolníci EU nebo s níž má v úmyslu takové partnerství navázat;
b)
partner Komise v oblasti humanitární pomoci s platnou rámcovou dohodou (dohodou o partnerství), s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
c)
relevantní mezinárodní organizace nebo nezisková organizace nebo veřejnoprávní subjekt civilní povahy, s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
d)
akreditační nebo auditorská organizace, která udělila žádající přijímající organizaci akreditaci v oblastech s významem pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU, přičemž v takovém případě by měly být předloženy i příslušné dokumenty týkající se akreditace nebo auditu.
4. Vypracované vlastní hodnocení podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat přijímající organizaci a toto hodnocení se spolu s doporučeními podle odstavce 3 zašle Komisi.
5. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení přijímající organizace a na základě doporučení a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající přijímající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající přijímající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
6. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající přijímající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti podpory budování kapacit s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie budování kapacit předložené žádající přijímající organizací, je tato organizace způsobilá k podpoře budování kapacit a má ve vztahu k této podpoře přednost.
Článek 33
Akreditace vysílajících organizací
1. Vysílající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 2 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU.
2. Vysílající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat technickou pomoc. Uvede rovněž důkazy prokazující, že jsou prováděny politiky a postupy uvedené v jednotlivých požadavcích norem a postupů, a to zejména ve vztahu k dobrovolníkům.
3. Vypracované vlastní hodnocení podložené důkazy podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat vysílající organizaci a toto hodnocení se spolu s doprovodnými dokumenty podle odstavce 2 zašle Komisi.
4. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení vysílající organizace podloženého důkazy a předložených doprovodných dokumentů a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající vysílající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající vysílající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
5. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající vysílající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti technické pomoci s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie technické pomoci předložené vysílající organizací, je organizace způsobilá k technické pomoci a má ve vztahu k ní přednost.
Článek 34
Opravné prostředky
1. V rozhodnutí Komise neudělit akreditaci a zamítnout žádost musí být uvedeno, že zamítnutá žádající organizace může novou žádost podat až po uplynutí dvanácti měsíců počínaje datem, kdy obdrží rozhodnutí o zamítnutí. Rozhodnutí rovněž specifikuje dostupné opravné prostředky proti rozhodnutí.
2. Podle článků 256 a 263 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU) je Tribunál příslušný rozhodovat ve věci aktů Evropské komise, které mají právní účinky vůči třetím osobám. Podle článků 256, 268 a 340 SFEU je Tribunál rovněž příslušný rozhodovat spory o náhradu škody způsobené Evropskou komisí v případě mimosmluvní odpovědnosti.
Článek 35
Finanční životaschopnost a organizační kapacita organizací
Posouzení finanční životaschopnosti a organizační kapacity akreditovaných vysílajících a přijímajících organizací nespadá do působnosti akreditace. Jakožto podmínka získání finanční pomoci Unie je tato životaschopnost a kapacita posuzována ve fázi procesu podávání žádostí v návaznosti na výzvu k podávání návrhů.
Článek 36
Platnost akreditace a pravidelné kontroly
1. Akreditované vysílající a přijímající organizace podstoupí opětovnou akreditaci po třech letech od obdržení rozhodnutí Komise o udělení akreditace nebo kdykoli v případě podstatných změn norem nebo postupů týkajících se dotčených otázek.
2. V průběhu období platnosti akreditace mohou být akreditované vysílající a přijímající organizace vyzvány, aby se v případě potřeby podrobily pravidelným kontrolám, které provádí Komise.
3. Akreditované vysílající a přijímající organizace neprodleně vyrozumí Komisi o jakékoli změně své právní, finanční, technické nebo organizační situace, která by mohla zpochybnit jejich soulad s normami a postupy nebo by mohla vytvářet střety zájmů. Rovněž informují Komisi o jakékoli změně svého názvu, adresy nebo zákonného zástupce.
Článek 37
Pozastavení a ukončení akreditace
1. Na základě informací získaných od akreditované vysílající nebo přijímající organizace, včetně informací z pravidelných kontrol uvedených v čl. 36 odst. 2 nebo informací získaných jinými prostředky, může Komise dospět k závěru, že akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace již nevyhovuje požadavkům jedné či více norem nebo postupů. V takových případech může Komise přijmout odpovídající opatření, včetně pozastavení nebo ukončení akreditace, a to postupem stanoveným v bodě 3 přílohy III.
2. Vysílající nebo přijímající organizace, které je pozastavena nebo ukončena akreditace, od data pozastavení nebo ukončení nevysílá ani nepřijímá humanitární dobrovolníky EU a není způsobilá na tyto účely získat finanční pomoc Unie.
3. S ohledem na důvody pro pozastavení nebo ukončení akreditace, zejména pokud jde o bezpečnost a ochranu humanitárních dobrovolníků EU, může Komise požadovat repatriaci humanitárních dobrovolníků EU, kteří jsou vysláni v okamžiku pozastavení nebo ukončení akreditace.
4. Vysílající nebo přijímající organizace není oprávněna žádat o odškodnění z důvodu pozastavení nebo ukončení akreditace.
Článek 38
Odpovědnost za škody
Komise nenese odpovědnost za jakoukoli ztrátu nebo škodu, kterou způsobí nebo utrpí vysílající nebo přijímající organizace nebo třetí strany v důsledku akreditovaného statusu vysílající nebo přijímající organizace.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 39
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. listopadu 2014.
PROVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 1244/2014
оd 20. studenoga 2014.
o utvrđivanju pravila za provedbu Uredbe (EU) br. 375/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog volonterskog tijela za humanitarnu pomoć (inicijativa Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a)
(Tekst značajan za EGP)
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 375/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog volonterskog tijela za humanitarnu pomoć (inicijativa Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a) (1), a posebno njezin članak 9. stavak 3., članak 10. stavak 1. i članak 12. stavak 6.,
budući da:
(1)
U skladu s Uredbom (EU) br. 375/2014, Komisija bi trebala uspostaviti standarde i postupke koji obuhvaćaju neophodne uvjete, načine postupanja i zahtjeve koje trebaju primjenjivati organizacije primateljice i pošiljateljice kad utvrđuju, odabiru, pripremaju, upravljaju i upućuju kandidate za volontere i volontere za humanitarnu pomoć EU-a radi podrške humanitarnoj pomoći u trećim zemljama. Uredbom (EU) br. 375/2014 predviđeno je da se te standarde donosi delegiranim aktima, a postupke provedbenim aktima.
(2)
Sve dionike inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a, uključujući same volontere te organizacije pošiljateljice i primateljice trebalo bi potaknuti da promiču osjećaj pripadnosti inicijativi.
(3)
Važno je da se kandidate za volontere utvrdi i odabere u okviru nediskriminirajućeg, poštenog i transparentnog postupka, temeljenog na partnerstvu između organizacija pošiljateljica i primateljica i usklađenog sa stvarnim potrebama koje izražavaju organizacije primateljice na lokalnoj razini.
(4)
Organizacije pošiljateljice i primateljice trebale bi temeljitim uvodom izbjeći nesporazume o ulogama i očekivanjima te omogućiti volonterima primjerenu praktičnu pripremu za upućivanje. Time bi se stvorili temelji za povjerenje i prihvaćanje unutar zajednica primateljica, uzimajući pritom potpuno u obzir odgovarajuće kulturne osjetljivosti.
(5)
Obuka je ključni dio pripreme prije upućivanja koji bi trebalo ponuditi svim kandidatima za volontere u obliku strukturiranog programa obveznih i izbornih tečajeva. Osim toga, mlađim stručnjacima trebalo bi prema potrebi stažiranjem omogućiti daljnji razvoj njihovih kompetencija i stjecanje novog specifičnog znanja i vještina u području humanitarne pomoći. To bi posebno trebalo uzeti u obzir pri aktivnostima i u kontekstu organizacija pošiljateljica i primateljica.
(6)
Organizacije pošiljateljice i primateljice trebale bi uspostaviti prikladan sustav nadzora i upravljanja. One bi trebale zajednički nadzirati i ocjenjivati rad i rezultate volontera za humanitarnu pomoć EU-a te davati povratne informacije o njihovim zadacima i ciljevima. To će pridonijeti poboljšanju odgovornosti inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a.
(7)
Mentorstvom bi trebalo nadopuniti nadzor i upravljanje te pružiti volonterima za humanitarnu pomoć EU-a dodatnu podršku prije, tijekom i nakon upućivanja.
(8)
Za vrijeme upućivanja u trećim zemljama trebalo bi uspostaviti kanal za kontinuiranu komunikaciju i dodatnu podršku iz organizacije pošiljateljice. Svi volonteri za humanitarnu pomoć EU-a trebali bi dobiti izvješće i podršku na kraju upućivanja.
(9)
Potrebno je osigurati primjerene radne i životne uvjete kako bi se volonterima za humanitarnu pomoć EU-a omogućilo da obavljaju svoje zadatke u sigurnim i higijenskim uvjetima, zadovoljavaju svoje osnovne potrebe, a da pritom sami ne oskudijevaju i da budu vjerni skromnom, nerastrošnom životnom stilu volontera. Dnevnice i ostala plaćanja dodijeljena volonterima za humanitarnu pomoć EU-a ne smatraju se plaćom za redovno zaposlenje. Iznose tih plaćanja ne bi trebalo određivati prema profesionalnom iskustvu, stručnosti ili rezultatima zadatka volontera; njihova je jedina svrha pokrivanje troškova života tijekom upućivanja. Kako bi se osigurala visoka i jednaka razina zaštite, svi volonteri za humanitarnu pomoć EU-a trebali bi biti pokriveni sveobuhvatnom policom osiguranja koja je posebno osmišljena u cilju njihove zaštite tijekom cijelog trajanja upućivanja u trećim zemljama i bilo kojeg odgovarajućeg razdoblja prije i poslije.
(10)
Obveza pažnje od presudne je važnosti i spada u zajedničku odgovornost. Organizacije pošiljateljice i primateljice trebale bi se koliko god je to moguće brinuti o zdravlju, sigurnosti, zaštiti i dobrobiti volontera za humanitarnu pomoć EU-a i razvijati primjerene sigurnosne, zaštitne i zdravstvene postupke. S druge strane, volonteri za humanitarnu pomoć EU-a trebali bi učiniti sve što mogu kako bi na radnom mjestu osigurali zdravlje, sigurnost i zaštitu sebe i drugih osoba.
(11)
Praćenje i ocjenjivanje pojedinačnog rada volontera za humanitarnu pomoć EU-a trebali bi biti postupak koji traje tijekom cijelog upućivanja. On bi se trebao temeljiti na sustavu upravljanja nadzorom i radnom uspješnošću te davati podatke o tome u kojoj mjeri pojedinačni rad volontera za humanitarnu pomoć EU-a, gledano prema rezultatima i učincima, pridonosi ciljevima projekta i cjelokupne inicijative.
(12)
Potreban je pouzdan mehanizam ovjere kako bi se osiguralo da su organizacije pošiljateljice i primateljice u skladu sa standardima utvrđenima Delegiranom uredbom Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014 i postupcima utvrđenima u ovoj Uredbi. Takav mehanizam ovjere trebao bi se temeljiti na načelima pojednostavnjenja i nepreklapanja, razlikovanja između organizacija pošiljateljica i primateljica, ekonomičnosti, transparentnosti i nepristranosti, poticanja raznolikosti i pristupačnosti.
(13)
Mjere predviđene ovom Uredbom u skladu su s mišljenjem Odbora uspostavljenog člankom 26. Uredbe (EU) br. 375/2014.
(14)
Kako bi se osigurala pravodobna provedba inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a, ova Uredba treba hitno stupiti na snagu jer na temelju njezinih odredaba provedbene organizacije upućuju volontere za humanitarnu pomoć EU-a u treće zemlje,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
POGLAVLJE 1.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Predmet
Ovom se Uredbom utvrđuju pravila za provedbu Uredbe (EU) br. 375/2014 s obzirom na sljedeća pitanja navedena u njezinu članku 9. stavku 3., članku 10. stavku 1. i članku 12. stavku 6.:
(a)
postupke koje treba pratiti pri utvrđivanju, odabiru i neophodnoj pripremi prije upućivanja kandidata za volontere, uključujući prema potrebi stažiranja;
(b)
načine postupanja za program obuke i postupak za ocjenu spremnosti kandidata za volontere za upućivanje;
(c)
odredbe o upućivanju volontera i upravljanju volonterima za humanitarnu pomoć EU-a u trećim zemljama, uključujući među ostalim nadzor na terenu, kontinuiranu potporu putem podučavanja, mentorstvo, dodatnu obuku, neophodne radne uvjete i potporu nakon upućivanja;
(d)
odredbu o pokrivanju osiguranja i životnim uvjetima volontera, uključujući pokrivanje dnevnica, smještaja, putovanja i ostalih odgovarajućih troškova;
(e)
postupke koje treba pratiti prije, tijekom i nakon upućivanja kako bi se osigurale obveza pažnje i odgovarajuće sigurnosne i zaštitne mjere, uključujući protokole evakuacije zbog zdravstvenih razloga i sigurnosne planove koji obuhvaćaju hitnu evakuaciju iz trećih zemalja, uključujući neophodne postupke za vezu s nacionalnim tijelima;
(f)
postupke nadziranja i ocjenjivanja pojedinačnog rada volontera za humanitarnu pomoć EU-a;
(g)
mehanizam ovjere kojim se osigurava da su organizacije pošiljateljice u skladu sa standardima i postupcima iz članka 9. Uredbe (EU) br. 375/2014 te različit mehanizam ovjere za organizacije primateljice.
Članak 2.
Definicije
Za potrebe ove Uredbe primjenjuju se definicije iz članka 3. Uredbe (EU) br. 375/2014 i definicije iz Delegirane uredbe Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014. Primjenjuju se i sljedeće definicije:
(a)
„kompetencijski okvir” znači okvir koji se primjenjuje u smislu značenja utvrđenog Delegiranom uredbom Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014;
(b)
„plan učenja i razvoja” znači plan koji se primjenjuje u smislu značenja utvrđenog Delegiranom uredbom Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014;
(c)
„voditelj obuke” znači osoba koju je angažirao pružatelj usluga obuke da održava jedan ili više modula obuke, pomaže pri simulacijskim vježbama na temelju poznatih situacija i ocjenjuje kompetencije kandidata za volontere;
(d)
„mentor” znači voditelj obuke kojeg je angažirao pružatelj usluga obuke i koji ima koordinacijsku ulogu pri ocjenjivanju je li kandidat za volontera prihvatljiv za upućivanje. On je odgovoran za skupinu kandidata za volontere. On koordinira ocjenjivanje njihovih kompetencija na temelju povratnih informacija od ostalih voditelja obuke i pojedinačno stupa u kontakt s kandidatima kako bi ih potaknuo da razmisle o samoocjeni i ocjeni voditelja obuke;
(e)
„mentorstvo” znači postupak neformalnog prijenosa znanja, društvenog kapitala i psihološke potpore bitnih za rad, karijeru i profesionalni razvoj. Mentorstvo obuhvaća neformalnu komunikaciju, obično izravnu i tijekom duljeg vremena, između osobe koju je organizacija primateljica na temelju njezina odgovarajućeg znanja, stručnosti i iskustva odabrala kao mentora, s jedne strane, i volontera za humanitarnu pomoć EU-a, s druge strane;
(f)
„izvješćivanje” znači postupak u okviru kojeg organizacije pošiljateljice i primateljice te volonter za humanitarnu pomoć EU-a dobivaju jasne informacije o rezultatima zadatka i postignućima volontera za humanitarnu pomoć EU-a, o preporukama ili saznanjima iz njihova iskustva, kapitalizaciji znanja, poukama i pozitivnom profesionalnom završetku upućivanja.
POGLAVLJE 2.
POSTUPCI ZA UTVRĐIVANJE I ODABIR KANDIDATA ZA VOLONTERE
Članak 3.
Postupak utvrđivanja i odabira
1. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno određuju postupak utvrđivanja i odabira. Definiraju se uloge, odgovornosti i postupci radi osiguravanja transparentnog, poštenog i učinkovitog postupka regrutacije prema standardima jednakog postupanja, jednakih mogućnosti i nediskriminacije utvrđenima u Delegiranoj uredbi Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014.
2. Postupak utvrđivanja i odabira temelji se na partnerstvu između organizacija pošiljateljica i primateljica i u okviru njega moguća je pravodobna i stalna komunikacija. Organizacija pošiljateljica osigurava dosljednu uključenost organizacije primateljice tijekom cijelog postupka regrutacije.
3. Dogovoreni postupak utvrđivanja i odabira primjenjuje se na sve faze postupka regrutacije.
4. Postupak utvrđivanja i odabira uključuje barem:
(a)
definiciju zadatka, profil kompetencija i kriterije odabira za volontere za humanitarnu pomoć EU-a kako je predviđeno člankom 4.;
(b)
objavu i prijavu kako je predviđeno člankom 5.;
(c)
ocjenu, širi popis kandidata i popis kandidata koji su ušli u uži izbor kako je predviđeno člankom 6.;
(d)
odabir kako je predviđeno člankom 7.
Članak 4.
Definicija zadatka, profil kompetencija i kriteriji odabira za volontere za humanitarnu pomoć EU-a
1. Na temelju ocjene potreba koja se provodi u skladu s Delegiranom uredbom Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014, organizacija primateljica predlaže, u skladu sa zahtjevima utvrđenima u točki 1. Priloga I., zadatak za volontera za humanitarnu pomoć EU-a, uključujući fleksibilne elemente kako bi se uzeo u obzir doprinos kandidata nakon regrutacije.
2. Organizacija pošiljateljica pregledava zadatak i prema potrebi pomaže ga izmijeniti kako bi se osiguralo prikladno i realistično usklađivanje, vodeći računa o očekivanim kompetencijama volontera za humanitarnu pomoć EU-a te apsorpcijskim kapacitetima i potrebama organizacije primateljice.
3. Na temelju zadatka i kompetencijskog okvira organizacije pošiljateljice i primateljice definiraju kompetencijski okvir volontera za humanitarnu pomoć EU-a i kriterije za odabir s minimalnim uvjetima koji se primjenjuju tijekom postupka regrutacije. U kompetencijskom okviru navodi se i je li volonter stariji ili mlađi stručnjak i postoji li potreba za stažiranjem.
Članak 5.
Objava i prijava
1. Organizacija pošiljateljica odgovorna je za objavu upućivanja. Uz pomoć organizacije primateljice, ona povodom objave sastavlja informativni paket kako bi informirala o inicijativi i privukla kandidate za volontere.
2. Objava mora biti barem na engleskom jeziku, sastavljena jasno, konkretno i razumljivo i mora pružati informacije o volonterskome mjestu koje se nudi kandidatu za volontera u skladu s uvjetima utvrđenima u točki 2. Priloga I.
3. Ona se objavljuje najmanje mjesec dana na središnjoj platformi inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a, a mogu se iskoristiti i dodatne promidžbene mogućnosti kako bi se kandidatima skrenula pozornost na središnju platformu. U valjano opravdanim slučajevima upućivanja kad je riječ o odgovoru na humanitarnu krizu, objava može biti objavljena kraće od mjesec dana, ali ne kraće od jednog tjedna.
4. Kandidati se prijavljuju pomoću standardiziranog obrasca za prijavu, uključujući strukturirani životopis. Kandidati također ispunjavaju standardizirani upitnik za samoocjenu kako bi ocijenili svoje kompetencije koje se traže u kompetencijskom okviru i svoju sposobnost prilagodbe zadatku te životnim i radnim uvjetima iz objave. U vezi s potonjima kandidati moraju dati svoju suglasnost.
Članak 6.
Ocjenjivanje, širi popis i popis kandidata koji su ušli u uži izbor
1. Organizacija pošiljateljica ocjenjuje kandidate na temelju podataka iz obrasca za prijavu i upitnika za samoocjenu, motivacijskog pisma za sudjelovanje u inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a i, u slučaju posebnog upućivanja, ocjene njihove sposobnosti da pomoću pismenog testa, eseja ili sličnih testova analiziraju odgovarajuću situaciju humanitarne pomoći.
2. Na temelju ocjenjivanja, organizacija pošiljateljica dostavlja širi popis kandidata organizaciji primateljici radi zajedničkog dogovora o popisu kandidata koji su ušli u uži izbor i koje treba pozvati na razgovor.
3. Kandidati koji su ušli u uži izbor pozivaju se na strukturirani razgovor na temelju kompetencijskog okvira. Razgovor se može održati uživo ili, ako je moguće, pomoću telekomunikacijske tehnologije, uz sudjelovanje organizacije primateljice. Dodatne metode ocjenjivanja mogu uključivati centre za procjenu kandidata, grupne aktivnosti i simulacijske vježbe povezane s radom.
4. Organizacija pošiljateljica može po potrebi prije konačnog odabira provjeriti osobne i profesionalne preporuke. Kandidate se u objavi obavješćuje o početku postupka provjere.
Članak 7.
Odabir
1. Organizacija primateljica donosi konačnu odluku o odabranom kandidatu za volontera i potvrđuje svoj odabir organizaciji pošiljateljici koja je odgovorna za ponudu volonterskog mjesta i pripremu uvodne faze. Za svako volontersko mjesto mogu se odabrati zamjene za volontere kako bi se zamijenilo kandidata u slučaju da on povuče prijavu ili nije više dostupan.
2. Organizacije pošiljateljice i primateljice moraju moći dokazati i opravdati kako su donijele odluku o odabiru u odnosu na poštovanje načela jednakog postupanja, jednakih mogućnosti i nediskriminacije tijekom cijelog postupka utvrđivanja i odabira.
3. Postupak odabira zaključuje se u razumnom roku. Organizacija pošiljateljica obavješćuje sve kandidate o odluci o odabiru i mogućnosti dobivanja povratnih informacija. Ona poziva odabranog kandidata za volontera da pismeno potvrdi svoj interes za sudjelovanje u inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a.
4. Organizacija pošiljateljica osigurava da se dokumentacija povezana s postupkom utvrđivanja i odabira može pratiti i da se čuva u skladu sa standardom zaštite podataka iz Delegirane uredbe Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014.
Članak 8.
Ocjena potreba za učenjem
1. Na temelju rezultata postupka regrutacije, potreba organizacije primateljice i predviđenog upućivanja, organizacija pošiljateljica uz savjetovanje s organizacijom primateljicom i kandidatom za volontera ocjenjuje potrebe za učenjem i utvrđuje module programa u kojima treba sudjelovati na osnovi sljedećih kriterija:
(a)
profesionalnog iskustva, s mogućnošću da se stariji stručnjaci usredotoče na obvezne module i biraju primjerenu razinu obuke za upravljanje projektima i specijaliziranih izbornih modula;
(b)
potreba organizacije primateljice za posebnim kompetencijama koje treba pokriti sudjelovanjem kandidata za volontera u izbornim modulima;
(c)
općih kompetencija kandidata za volontera koje treba pokriti sudjelovanjem u izbornim modulima.
2. Organizacija pošiljateljica ispunjava plan učenja i razvoja iz Delegirane uredbe Komisije koju treba donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014 i utvrđuje ocijenjene kompetencije odabranog kandidata za volontera i njegove potrebe za učenjem koje treba prenijeti pružateljima usluga obuke.
POGLAVLJE 3.
PROGRAM OBUKE INICIJATIVE VOLONTERI ZA HUMANITARNU POMOĆ EU-A
Članak 9.
Program obuke
1. Program obuke za sve odabrane kandidate provode pružatelji usluga obuke, prema potrebi uz doprinos organizacija pošiljateljica i primateljica i bivših volontera.
2. Program obuke temelji se na kompetencijskom okviru i može se prilagoditi potrebama mlađih i starijih stručnjaka.
3. Program obuke temelji se na kombiniranom pristupu učenju pri kojem se kombiniraju moduli za e-učenje i moduli u učionici.
4. U obvezne module za sve kandidate za volontere pripadaju:
(a)
opći uvod u Europsku uniju, njezine vanjske odnose i sustav odgovora na krizu;
(b)
uvod u humanitarno djelovanje, politiku humanitarne pomoći Unije i inicijativu Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a;
(c)
upravljanje osobnom sigurnošću, zaštitom i zdravljem;
(d)
upravljanje projektima;
(e)
interkulturalna osviještenost (i transverzalna pitanja);
(f)
simulacijske vježbe na temelju poznatih situacija pri kojima se od kandidata za volontere traži da pokažu stečene kompetencije.
5. U izborne module pripadaju:
(a)
zagovaranje i komunikacija;
(b)
psihološka prva pomoć;
(c)
obuka multiplikatora;
(d)
upravljanje volonterima;
(e)
organizacijski razvoj;
(f)
prema potrebi moduli po mjeri, osobito u vezi s prilagodbom tehničkih kompetencija kandidata za volontere kontekstu humanitarne pomoći.
6. Kandidati za volontere pohađaju sve obvezne module i mogu pohađati jedan ili više izbornih modula koje biraju u skladu s člankom 8.
7. Nastavni plan obuke s pojedinostima o svakom modulu, uključujući njegov status, ciljnu skupinu, raspored, obrađene kompetencije i povezane ishode učenja, utvrđuje se u Prilogu II.
Članak 10.
Ocjenjivanje kandidata za volontere tijekom i nakon obuke
1. Tijekom obuke i nakon njezina završetka pomoću kompetencijskog okvira ocjenjuje se koliko su kandidati za volontere spremni za upućivanje.
2. Ocjenjivanje zajedno organiziraju voditelji obuke, a glavnu koordinacijsku ulogu ima mentor kandidata za volontera.
3. Ocjenjivanje kompetencija temelji se na voditeljevim ocjenama znanja, vještina i stajališta kandidata za volontera, uključujući:
(a)
samoocjenu koju ispunjava kandidat za volontera nakon simulacijske vježbe na temelju poznatih situacija;
(b)
bilješke koje pišu voditelji obuke nakon svakog modula i simulacijske vježbe na temelju poznatih situacija;
(c)
ocjenu mentora kojom se kritički preispituje samoocjena i bilješke s individualnog mentorskog sastanka između mentora i kandidata za volontera na temelju povratnih informacija od voditelja obuke.
4. Ocjena svih kompetencija uključuje se u plan učenja i razvoja kandidata za volontera koji se ažurira nakon završetka obuke i u kojem su navedeni pohađani tečajevi i ostvareni rezultati.
5. Kandidati za volontere s lošim rezultatima u transverzalnim ili posebnim kompetencijama diskvalificiraju se. Voditelji obuke i mentor moraju moći objasniti i opravdati, prema potrebi, svaku takvu ocjenu i odluku.
POGLAVLJE 4.
POSTUPCI ZA PRIPREMU PRIJE UPUĆIVANJA KANDIDATA ZA VOLONTERE
Članak 11.
Uvodni program
1. Pomoću uvodnog postupka kandidat ili volonter za humanitarnu pomoć EU-a upoznaje se s kulturom, politikom i praksama organizacija pošiljateljica i primateljica te očekivanjima povezanima sa zadatkom.
2. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno razvijaju uvodni program. Programom se definiraju njihove uloge i odgovornosti na temelju doprinosa volontera za humanitarnu pomoć EU-a koji su se vratili, ako je to moguće, kako bi se moglo iskoristiti njihovo iskustvo iz prve ruke i ono što su naučili. Program obuhvaća sljedeće:
(a)
uvod prije upućivanja koji prema članku 12. osigurava organizacija pošiljateljica;
(b)
uvod u državi upućivanja koji prema članku 18. osigurava organizacija primateljica.
3. Organizacije pošiljateljice i primateljice organiziraju, prema potrebi, zajedničke sastanke za sve kandidate ili volontere za humanitarnu pomoć EU-a.
Članak 12.
Uvod prije upućivanja
1. Organizacije pošiljateljice osiguravaju da se svim kandidatima za volontere pruži temeljit i primjeren individualni uvod prije upućivanja. Njime je pokriveno barem sljedeće:
(a)
struktura i postupci organizacije i upravljanja, projektni timovi (uključujući voditelja projekta, osobu zaduženu za upravljanje krizama, ljudske potencijale), organizacijska misija i ciljevi povezani s inicijativom Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a;
(b)
opsežne informacije o kontekstu projekta u kojem će kandidati za volontere djelovati, njihove zadatke i ocjenu potreba koja stoji iza njih te predviđene radne i životne uvjete prema člancima 22. i 24. do 27.;
(c)
mjerodavni pravni okvir koji se primjenjuje na volontera prema Delegiranoj uredbi Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014;
(d)
standardi i postupci važni za volontera, uključujući disciplinu i pritužbe, borbu protiv prijevare i korupcije, zaštitu djece i ranjivih odraslih osoba, kodeks ponašanja predviđen Delegiranom uredbom Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014;
(e)
obvezno izvješćivanje o sigurnosti i zaštiti povezano sa specifičnim kontekstom te izvješćivanje o zdravlju i sigurnosti (uključujući liječnički pregled prije odlaska) prema člancima 28. i 30.;
(f)
sustav i postupak nadzora i upravljanja radnom uspješnošću i postojeći mehanizmi potpore, uključujući mentorstvo i ostalu podršku prema člancima 19., 20. i 21.;
(g)
plan učenja i razvoja;
(h)
informacije o mreži inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a i načinu kako se njome pruža podrška volonterima prije, tijekom i nakon upućivanja;
(i)
informacije o komunikacijskim aktivnostima predviđenima u projektu, na temelju komunikacijskog plana iz članka 17. Uredbe (EU) br. 375/2014, uključujući kontaktne podatke nadležnog regionalnog referenta za informacije Komisije.
(j)
postupak izvješćivanja prema članku 23.
2. U okviru uvoda organizacija pošiljateljica daje informacije i o uredu Komisije za humanitarnu pomoć na terenu nadležnom za državu upućivanja i obavješćuje taj ured o predstojećem upućivanju volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
3. Organizacija pošiljateljica osigurava da su kandidati za volontere pročitali i razumjeli sve informacije pružene tijekom uvodnog postupka i da su im one i dalje lako dostupne za vrijeme sudjelovanja u inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a.
Članak 13.
Stažiranja za mlađe stručnjake
1. Od kandidata za volontere koji su mlađi stručnjaci može se zahtijevati da uz obuku odrade i stažiranje u organizaciji pošiljateljici kako bi učili na temelju iskustva o postupcima, etici i kontekstu humanitarnog rada te se pripremili za predviđeno upućivanje kao volonteri za humanitarnu pomoć EU-a. Stažiranje traje najviše šest mjeseci uz mogućnost ograničenog produljenja u valjano opravdanim iznimnim slučajevima.
2. Organizacija pošiljateljica uz savjetovanje s organizacijom primateljicom i volonterom stažistom preispituje i ažurira potrebe za učenjem iz plana učenja i razvoja na temelju potreba za stažiranjem. Planom učenja i razvoja definiraju se posebno:
(a)
ishodi učenja za koje se očekuje da će ih volonter stažist ostvariti tijekom stažiranja;
(b)
zadaci koje će volonter stažist obaviti kao dio procesa učenja i potrebni resursi;
(c)
ciljevi i rezultati za koje se očekuje da će ih volonter stažist ostvariti nakon završetka stažiranja.
3. Sljedeći članci ove Uredbe primjenjuju se mutatis mutandis na stažiranje i predstavljaju obvezu za organizacije pošiljateljice kod kojih volonteri stažisti obavljaju stažiranje:
(a)
članak 19. stavci 4., 5., 6. i 9., članci 21. i 22.
(b)
članak 24. osim stavka 5. Kandidati za volontere iz država EU-a ili iz trećih zemalja iz članka 23. stavka 1. točke (b) Uredbe (EU) br. 375/2014 pod uvjetima iz tog članka koji su pokriveni nacionalnim sustavom socijalnog osiguranja ili osiguranjem u državi prebivališta i koji obavljaju stažiranje u prethodno navedenim državama imaju samo dopunsko osiguranje. To znači da je njihovo osiguranje ograničeno na pokrivanje troškova koji premašuju troškove pokrivene nacionalnim sustavom socijalnog osiguranja ili osiguranjem. U valjano opravdanim slučajevima, u kojima nacionalni sustav socijalnog osiguranja ili osiguranje pokriva samo dio troškova ili ne pokriva troškove iz članka 24. stavka 5., pokrivaju se troškovi u stopostotnom iznosu.
(c)
članak 25. osim stavka 6., članak 26. i članak 27. stavak 1. prema potrebi.
(d)
članak 28. stavci 1., 8. i 14. i članak 30. stavci 1., 4., 5., 6. i 7.
Članak 14.
Ocjena kandidata za volontere nakon stažiranja
1. Na kraju stažiranja, volonter stažist ispunjava samoocjenu na temelju kompetencijskog okvira te plana učenja i razvoja.
2. Izravno nadređeni iz organizacije pošiljateljice uz savjetovanje s organizacijom primateljicom preispituje samoocjenu i ocjenjuje volontera stažista osobito s obzirom na:
(a)
rezultate volontera stažista u odnosu na njihove ciljeve;
(b)
procjenu jesu li dogovoreni rezultati ostvareni;
(c)
utvrđene ishoda učenja.
3. Kandidati za volontere s lošim rezultatima u transverzalnim ili posebnim kompetencijama diskvalificiraju se i ne smatraju prihvatljivima za volontere za humanitarnu pomoć EU-a. Izravno nadređeni iz organizacije pošiljateljice mora moći objasniti i opravdati, prema potrebi, svaku takvu ocjenu i odluku.
Članak 15.
Dodatna obuka prije upućivanja
Ne dovodeći u pitanje sudjelovanje kandidata za volontera u programu obuke ili stažiranju, organizacija pošiljateljica može ponuditi dodatnu prikladnu obuku prije upućivanja, kao što je obuka povezana s prilagodbom tehničkih kompetencija kandidata za volontere kako bi se ispunile potrebe organizacije primateljice, jezični tečaj potreban za državu upućivanja itd.
Članak 16.
Ugovor s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a
1. Na temelju rezultata uvodnog postupka prije upućivanja i, prema potrebi, stažiranja i ostalih obuka iz članaka 13. do 15. organizacija pošiljateljica uz savjetovanje s organizacijom primateljicom potvrđuje konačnu ocjenu je li kandidat za volontera prihvatljiv za upućivanje kao volonter za humanitarnu pomoć EU-a.
2. Organizacija pošiljateljica i uspješno ocijenjen volonter za humanitarnu pomoć EU-a potpisuju ugovor o upućivanju kako je utvrđeno člankom 14. stavkom 5. Uredbe (EU) br. 375/2014.
3. Ugovorom koji će se definirati uz blisko savjetovanje s organizacijama primateljicama utvrđuju se posebni uvjeti upućivanja te prava i obveze volontera za humanitarnu pomoć EU-a. U njemu se navodi i zakonodavstvo koje se primjenjuje na ugovor i sud nadležan za ugovor u skladu s Delegiranom uredbom Komisije (EU) koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014, a on obuhvaća barem sljedeće elemente:
(a)
određivanje uloge i položaja volontera za humanitarnu pomoć EU-a, trajanja i mjesta upućivanja kao i zadataka koje treba obaviti u skladu s opisom, uključujući elemente koji proizlaze iz komunikacijskog plana iz članka 17. Uredbe (EU) br. 375/2014.;
(b)
trajanje ugovora, uključujući datum početka i završetka;
(c)
upravljanje radnom uspješnošću, uključujući:
-
načine postupanja za upravljanje, uključujući nadležnog izravno nadređenog iz organizacije primateljice i kontaktnu točku za kontinuiranu podršku iz organizacije pošiljateljice,
-
načine postupanja za mentorstvo;
(d)
radne uvjete, uključujući radne sate i dopust;
(e)
financijska prava i obveze volontera za humanitarnu pomoć EU-a, uključujući potrebne načine postupanja za njihovo osiguravanje:
-
dnevnice i naknadu za preseljenje,
-
informacije o primjenjivim poreznim pravilima i pravilima socijalnog osiguranja,
-
osiguranje,
-
smještaj,
-
putovanje;
(f)
praktična rješenja:
-
liječnički pregledi,
-
vize i radne dozvole;
(g)
povjerljivost;
(h)
prilog ugovoru o ponašanju koje se očekuje od volontera za humanitarnu pomoć EU-a, u koje spadaju integritet i pridržavanje kodeksa ponašanja te zaštita djece i ranjivih odraslih osoba uz nultu toleranciju prema seksualnom nasilju;
(i)
disciplinske propise i ukidanje statusa volontera;
(j)
mehanizam posredovanja za rješavanje problema, pritužbe i razrješavanje sporova;
(k)
odgovornosti i propise u područjima upravljanja sigurnošću, zdravlja i zaštite;
(l)
učenje i razvoj:
-
obuka i uvod,
-
izvješćivanje.
4. U slučaju spora između organizacije primateljice ili pošiljateljice i volontera za humanitarnu pomoć EU-a, volonter za humanitarnu pomoć EU-a ima pravo na učinkovit pravni lijek u skladu s nacionalnim propisima koji se primjenjuju na organizaciju pošiljateljicu.
Članak 17.
Unos u bazu podataka
Nakon zaprimanja izričite suglasnosti volontera za humanitarnu pomoć EU-a, organizacija pošiljateljica unosi podatke volontera za humanitarnu pomoć EU-a u bazu podataka iz članka 13. Uredbe (EU) br. 375/2014 (dalje u tekstu „baza podataka”). Svaka obrada osobnih podataka povezanih s tom bazom podataka mora se odvijati u skladu sa standardima zaštite podataka kako je utvrđeno u Delegiranoj uredbi Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014. Za svaku obradu osobnih podataka povezanih s tom bazom podataka koju obavlja Komisija primjenjuje se Uredba (EZ) br. 45/2001 (2).
POGLAVLJE 5.
POSTUPCI ZA UPUĆIVANJE I UPRAVLJANJE VOLONTERIMA ZA HUMANITARNU POMOĆ EU-A
Članak 18.
Uvod u državi upućivanja
1. Organizacije pošiljateljice osiguravaju da se svim kandidatima za volontere za humanitarnu pomoć EU-a pruži temeljit i primjeren uvod u državi upućivanja nakon dolaska u nju, kojim je obuhvaćeno najmanje sljedeće:
(a)
struktura i postupci organizacije i upravljanja, projektni timovi (uključujući voditelja projekta, operativni i tehnički tim, osobu zaduženu za upravljanje krizama, timove podrške kao što su ljudski potencijali i financije), lokacije projekta, misija i ciljevi organizacije i njihova povezanost s inicijativom Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a;
(b)
opsežne informacije o misiji, ovlastima i projektima organizacije primateljice, uključenim zajednicama, operativnom kontekstu te očekivanjima o rezultatima u okviru zadataka volontera za humanitarnu pomoć EU-a i ocjene potreba koja stoji iza njega;
(c)
mjerodavan lokani pravni okvir koji se primjenjuje na volontera za humanitarnu pomoć EU-a;
(d)
obvezno izvješćivanje o sigurnosti, zdravlju i zaštiti povezano sa specifičnim kontekstom prema člancima 28. i 30.;
(e)
sustav i postupak nadzora i upravljanja radnom uspješnošću i postojeći mehanizmi potpore, uključujući mentorstvo i ostalu podršku prema člancima 19., 20. i 21.;
(f)
izvješće o kulturi države, regije i mjesta upućivanja, uključujući smjernice za primjereno ponašanje;
(g)
postupak izvješćivanja u državi upućivanja prema članku 23.
2. Organizacija primateljica osigurava da je kandidat za volontere pročitao i razumio sve informacije pružene tijekom uvodnog postupka u državi upućivanja i da su mu one i dalje lako dostupne za vrijeme sudjelovanja u inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a.
Članak 19.
Nadzor i upravljanje radnom uspješnošću
1. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno razvijaju sustav upravljanja radnom uspješnošću koji se temelji na ciljevima rada i očekivanim rezultatima kako bi mjerile napredak i kvalitetu rada volontera za humanitarnu pomoć EU-a u skladu sa zadatkom.
2. Postupkom upravljanja radnom uspješnošću određuju se uloge i odgovornosti organizacije pošiljateljice, odnosno primateljice u nadzoru volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
3. Za vrijeme uvoda, organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a utvrđuju ciljeve rada i daju mu priliku da se izjasni o fleksibilnim elementima zadatka.
4. Organizacija primateljica imenuje izravno nadređenog koji je odgovoran za nadzor volontera za humanitarnu pomoć EU-a, s kojim izravno nadređeni u razumnim i praktičnim vremenskim razmacima održava nadzorne sastanke.
5. Prema potrebi, ovisno o trajanju upućivanja, organizacija pošiljateljica i izravno nadređeni iz organizacije primateljice zajedno s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a provode zajednički srednjoročni pregled radne uspješnosti kako bi službeno procijenili postupak integracije, napredak u odnosu na ciljeve te prilagodili ciljeve, zadatke i plan učenja i razvoja.
6. Ako se na temelju srednjoročnog pregleda ispostavi da volonter za humanitarnu pomoć EU-a ima loše rezultate u nekoj od transverzalnih ili posebnih kompetencija, organizacija primateljica u dogovoru s organizacijom pošiljateljicom može odlučiti prijevremeno prekinuti upućivanje. One moraju moći objasniti i opravdati, prema potrebi, svaku takvu ocjenu i odluku.
7. Organizacija pošiljateljica i izravno nadređeni iz organizacije primateljice zajedno s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a provode konačni pregled radne uspješnosti kako bi na kraju upućivanja procijenili postignuća volontera za humanitarnu pomoć EU-a u odnosu na ciljeve njegova zadatka i plana učenja i razvoja.
8. Rezultati pregleda radne uspješnosti uključuju se u plan učenja i razvoja volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
9. Organizacija pošiljateljica zadržava dokumentaciju o pregledu radne uspješnosti u skladu sa standardima zaštite podataka prema Delegiranoj uredbi Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014 i šalje u bazu podataka potvrdu o tome je li upućivanje uspješno zaključeno ili nije; ako nije, navodi razloge za to.
Članak 20.
Stalna podrška organizacija pošiljateljica
1. Prije upućivanja organizacija pošiljateljica imenuje kontaktnu osobu koja je dostupna tijekom upućivanja i koja je redovito u kontaktu s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a radi:
(a)
podrške volonteru za humanitarnu pomoć EU-a pri preseljenju i u prijelaznom razdoblju;
(b)
pružanja potrebne dodatne podrške volonteru za humanitarnu pomoć EU-a i organizaciji primateljici;
(c)
sudjelovanja u srednjoročnom i završnom pregledu i ostalim sastancima, prema potrebi i
(d)
pružanja podrške pri posredovanju u slučaju neslaganja između organizacije primateljice i volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
2. Ako imenovana kontaktna osoba više ne može ispunjavati svoju ulogu tijekom upućivanja, osigurava se zamjena što je prije moguće radi osiguravanja kontinuiteta podrške.
Članak 21.
Mentorstvo
1. Organizacija primateljica imenuje jednog ili više mentora za volontera za humanitarnu pomoć EU-a radi pružanja podrške u područjima kao što su:
(a)
razvoj profesionalnih vještina i poboljšanje radne uspješnosti i znanja;
(b)
kulturna integracija i prilagodba;
(c)
podučavanje povezano sa zadatkom i
(d)
pomoć s psihosocijalnim problemima.
2. Imenovani mentori imaju pristup planu učenja i razvoja i zadatku volontera za humanitarnu pomoć EU-a te na njima temelje svoju podršku. Mentori se redovito sastaju s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a kako bi razmotrili napredak i pomogli riješiti probleme povezane s upućivanjem i osobne probleme.
3. Pri mentorstvu uzimaju se u obzir lokalne okolnosti i ono se osmišljava na takav način da je primjereno i za lokalne volontere.
4. Organizacija pošiljateljica omogućuje mentorstvo pomoću partnerske suradnje s organizacijom primateljicom kako bi pružila analitičku podršku, podršku pri obuci i drugu podršku pri izgradnji kapaciteta i pomoću utvrđivanja osoba s prikladnim potrebnim vještinama u vlastitim strukturama i mrežama u slučaju nedostatka vještina na licu mjesta.
5. Prema potrebi može se razmotriti mentorstvo na daljinu, osobito koristeći se mrežom inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a.
Članak 22.
Radni uvjeti
1. Svi volonteri za humanitarnu pomoć EU-a imaju prikladne radne uvjete koji im omogućuju dobar rad tijekom upućivanja i osiguravaju zadovoljstvo, motiviranost, zdravlje i zaštitu. Ti uvjeti moraju biti u skladu s mjerodavnim odredbama Direktive 89/391/EZ (3) i Direktive 2003/88/EZ (4).
2. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno rade kako bi definirale prikladne radne uvjete na temelju lokalnog i nacionalnog konteksta djelovanja.
3. Organizacija primateljica osigurava potrebne informacije i predlaže radne uvjete čiju primjerenost i prikladnost kojih ocjenjuje organizacija pošiljateljica radi osiguravanja njihove usklađenosti s obvezom pažnje i općom politikom i praksama organizacije pošiljateljice.
4. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno osiguravaju sprečavanje sigurnosnih i zdravstvenih rizika, upravljanje njima i njihovo ublažavanje i osiguravaju da su predloženi radni uvjeti u skladu s dogovorenim sigurnosnim, zaštitnim i zdravstvenim postupcima iz članaka 28., 29. i 30. te da poštuju zahtjeve u pogledu radnih sati, dopusta, minimalnog dnevnog i tjednog odmora i radnog prostora iz točke 3. Priloga I.
Članak 23.
Podrška pri završetku upućivanja i nakon njega
1. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno odlučuju o sadržaju i postupku izvješćivanja koji se predviđa za sve volontere za humanitarnu pomoć EU-a, uključujući one koji se vrate prijevremeno.
2. Organizacija primateljica osigurava volonteru za humanitarnu pomoć EU-a osobno ili grupno izvješćivanje, uključujući završni pregled radne uspješnosti iz članka 19. stavka 7. i, prema potrebi, predaju projekta timu i drugim sudionicima koji će nastaviti s aktivnostima koje je provodio volonter za humanitarnu pomoć EU-a u cilju osiguravanja održivosti i kontinuiteta.
3. Organizacija pošiljateljica osigurava volonteru za humanitarnu pomoć EU-a koji se vratio pravodobno osobno ili grupno izvješćivanje te operativno izvješćivanje ili izvješćivanje o projektu na temelju povratnih informacija dobivenih od organizacije primateljice i završne verzije plana učenja i razvoja.
4. Organizacija pošiljateljica omogućuje liječnički pregled nakon povratka volontera za humanitarnu pomoć EU-a i nudi psihosocijalne informativne sastanke i savjetodavnu podršku koje volonter za humanitarnu pomoć EU-a može dobrovoljno iskoristiti.
5. Organizacije pošiljateljice i primateljice izlažu volonteru za humanitarnu pomoć EU-a mogućnosti da se i dalje bavi pitanjima povezanima s humanitarnom pomoći i aktivnim europskim građanstvom, uključujući angažman u mreži inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a i njezino promicanje.
6. Organizacija pošiljateljica poziva volontere za humanitarnu pomoć EU-a koji su se vratili da daju konstruktivne povratne informacije o inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a, uključujući tako što će objasniti kako se njihov doprinos može iskoristiti pri budućim upućivanjima.
POGLAVLJE 6.
ODREDBE O OSIGURANJU I ŽIVOTNIM UVJETIMA
Članak 24.
Osiguranje
1. Svi volonteri za humanitarnu pomoć EU-a pokriveni su punom policom osiguranja koja je posebno osmišljena da ih osigurava tijekom cijelog trajanja upućivanja u trećim zemljama i odgovarajućih razdoblja prije i poslije.
2. Osiguranje vrijedi diljem svijeta, 24 sata na dan. Počinje s danom kad volonter za humanitarnu pomoć EU-a krene od kuće u treću zemlju upućivanja i završava s danom kad volonter za humanitarnu pomoć EU-a krene iz treće zemlje upućivanja i vrati se kući (dalje u tekstu: „prvo razdoblje osiguranja”).
3. Za osiguranje koje traje dulje od 12 tjedana, osiguranje se produljuje za dodatnih osam tjedana u matičnoj državi osiguranika radi pokrivanja naknadnog liječenja bolesti i ozljeda koje su nastupile tijekom prvog razdoblja osiguranja.
4. Osiguranje se primjenjuje na sve aktivnosti povezane s inicijativom Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a i na privatne aktivnosti volontera za humanitarnu pomoć EU-a tijekom prvog razdoblja osiguranja.
5. Svi volonteri za humanitarnu pomoć EU-a osigurani su 100 % (u cijelosti) za:
(a)
liječničke i stomatološke usluge;
(b)
trudnoću i porod;
(c)
nesreću;
(d)
repatrijaciju;
(e)
životno osiguranje;
(f)
trajni ili privremeni invaliditet ili nesposobnost;
(g)
osiguranje od odgovornosti prema trećim osobama;
(h)
gubitak ili krađu dokumenata, voznih, odnosno avionskih karata i osobnih stvari;
(i)
dodatnu pomoć.
6. Kako bi zajamčila jednako postupanje prema svim volonterima za humanitarnu pomoć EU-a i njihovo jednako osiguranje, Komisija može sklopiti ugovor s jednim ili više pružatelja usluga osiguranja u okviru postupka nabave.
Članak 25.
Dnevnice i naknada za preseljenje
1. Organizacija pošiljateljica osigurava volonterima za humanitarnu pomoć EU-a u njihovu svojstvu nezaposlenih pojedinaca dnevnice u obliku paušalnih iznosa koji se isplaćuju na vrijeme i u redovitim obrocima.
2. Paušalni iznosi dnevnica temelje se na potrošačkoj košarici kojom su pokriveni redoviti troškovi volontera za humanitarnu pomoć EU-a za sljedeće stavke:
(a)
hranu;
(b)
higijenske i kućanske potrepštine;
(c)
odjeću;
(d)
lokalni prijevoz i prijevoz unutar države upućivanja;
(e)
razne troškove koji se smatraju potrebnima za osiguravanje primjerenog životnog standarda i sudjelovanja u lokalnom društvenom životu (u taj se trošak može dodati najviše 20 % od ukupnog iznosa za stavke navedene pod točkama od a) do d) radi financiranja ostalih troškova kao što su slobodne aktivnosti, frizerske usluge, novine i pribor za pisanje).
(f)
dodatni iznos za volontere za humanitarnu pomoć EU-a koji borave u područjima gdje su indeksi iznad prosjeka države (najviše 10 % za stavke navedene pod točkama od a) do d)).
3. Troškovi smještaja ne ubrajaju se u paušalne iznose dnevnica.
4. Komisija objavljuje podatke o paušalnim iznosima dnevnica za države upućivanja na temelju indeksa potrošačkih cijena pojedinačne države. Posebne potrebe povezane s invaliditetom ili drugim valjano opravdanim iznimnim okolnostima mogu se dodatno nadoknaditi uz dnevnice.
5. Volontere za humanitarnu pomoć EU-a na vrijeme se obavješćuje o promjenama u indeksima i dnevnicama koje se odnose na njih tijekom upućivanja, posebno u državama s visokom stopom inflacije ili deflacije.
6. Nakon uspješnog završetka upućivanja, organizacija pošiljateljica osigurava volonteru za humanitarnu pomoć EU-a koji se vraća, ovisno o trajanju njegova upućivanja, naknadu za preseljenje u visini od 100 EUR mjesečno (koja se redovito prilagođava indeksu).
Članak 26.
Smještaj
1. Organizacija pošiljateljica osigurava da organizacija primateljica volonteru za humanitarnu pomoć EU-a stavi na raspolaganje prikladan smještaj uz lokalno gledano razuman trošak.
2. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno osiguravaju sprečavanje sigurnosnih i zdravstvenih rizika, upravljanje njima i njihovo ublažavanje i osiguravaju da je predloženi smještaj u skladu s dogovorenim sigurnosnim, zaštitnim i zdravstvenim postupcima iz članaka 28., 29. i 30. te da poštuje zahtjeve utvrđene u točki 4. Priloga I.
3. Troškove za smještaj, grijanje i druge izravno povezane troškove snosi izravno organizacija primateljica, ako je moguće. Organizacija primateljica sklapa ugovore s najmodavcima i poduzima sve potrebne mjere kako bi izvijestila najmodavce o inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a.
Članak 27.
Putni i s njima povezani troškovi
1. Organizacija pošiljateljica organizira putovanje volontera za humanitarnu pomoć EU-a do i od mjesta upućivanja, uključujući u slučaju prijevremenog povratka, i snosi putne troškove.
2. Na zahtjev volontera za humanitarnu pomoć EU-a organizacija pošiljateljica organizira i snosi troškove dodatnog povratnog putovanja za:
(a)
dopust za odlazak u matičnu zemlju volontera za humanitarnu pomoć EU-a čije upućivanje traje dulje od 18 mjeseci;
(b)
roditeljski dopust volontera za humanitarnu pomoć EU-a koji imaju jedno ili više uzdržavane djece mlađe od 12 godina ako njihovo upućivanje traje dulje od šest mjeseci;
(c)
posebni dopust u slučaju pogreba ili liječnički potvrđene ozbiljne bolesti roditelja ili djeteta, bračnog druga ili registriranog partnera, sestre ili brata.
3. Putni troškovi mogu se nadoknaditi na temelju stvarnih troškova putovanja u ekonomskom ili drugom razredu ili u obliku paušalnih iznosa na temelju razumne metodologije za izračun udaljenosti.
4. Organizacija pošiljateljica osigurava informacije i logističku podršku pri dobivanju vize za volontera za humanitarnu pomoć EU-a, a organizacija primateljica prema potrebi pruža podršku pri postupku traženja vize. Organizacija pošiljateljica snosi troškove povezane s dobivanjem vize, uključujući potrebne putne troškove.
POGLAVLJE 7.
POSTUPCI ZA OSIGURAVANJE OBVEZE PAŽNJE, SIGURNOSTI I ZAŠTITE
Članak 28.
Upravljanje sigurnošću i procjena rizika
1. Organizacija pošiljateljica ima internu sigurnosnu politiku i postupke za procjenu rizika koji su primjereni za volontere za humanitarnu pomoć EU-a i primjenjuju se na njih te se prema potrebi prilagođavaju.
2. Na osnovi interne sigurnosne politike organizacije pošiljateljice, organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno razvijaju plan upravljanja sigurnošću i evakuacije za djelovanja u okviru inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a. Ti su planovi barem u skladu sa zahtjevima iz točke 5. Priloga I.
3. Organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno sastavljaju pisanu procjenu sigurnosnih, putnih i zdravstvenih rizika u državi upućivanja. Te su procjene barem u skladu sa zahtjevima iz točke 6. Priloga I.
4. Procjena rizika iz stavka 3. pregledava se i ažurira onoliko redovito koliko to nalaže kontekst, ali barem prije upućivanja volontera za humanitarnu pomoć EU-a. Ako se na temelju procjene rizika ispostavi da bi se upućivanje odvijalo u okolnostima međunarodnog ili unutarnjeg oružanog sukoba ili na mjestu gdje postoje takve prijetnje, upućivanje se ne uzima u obzir ili se, u slučaju da je volonter za humanitarnu pomoć EU-a već odabran, poništava.
5. U opis zadatka i postupak regrutacije uključuju se zahtjevi povezani sa sviješću o sigurnosti i primjerenim ponašanjem u pogledu upravljanja rizikom i sigurnošću.
6. Organizacija pošiljateljica obavješćuje nadležna nacionalna tijela država članica i drugih država sudionica, u skladu sa člankom 23. Uredbe (EU) br. 375/2014, prije upućivanja njihova građanina kao volontera za humanitarnu pomoć EU-a. Prije upućivanja organizacija pošiljateljica koja upućuje volontere za humanitarnu pomoć EU-a koji nisu građani Unije provjerava pravila za konzularnu zaštitu države čije državljanstvo ima volonter ili neke druge države.
7. Organizacije pošiljateljice i primateljice osiguravaju da su volonterima za humanitarnu pomoć EU-a proslijeđene sve informacije o sigurnosnim i zaštitnim postupcima i da su ih oni razumjeli. Tijekom uvoda osigurava se sigurnosno izvješćivanje povezano sa specifičnim kontekstom prije odlaska i u roku od 24 sata nakon dolaska u državu upućivanja. Ono mora uključivati rezultate procjene rizika, plan evakuacije i upravljanja sigurnošću, uključujući izvješćivanje o sigurnosnim incidentima, postupke za evakuaciju i repatrijaciju, komunikacijski dijagram, kontaktnog službenika (službenike) za upravljanje krizama i kontaktne podatke veleposlanstava, policije, vatrogasaca i bolnica.
8. Organizacija pošiljateljica osigurava da je volonter za humanitarnu pomoć EU-a pokriven barem osiguranjem prema članku 24.
9. Osim obvezne sigurnosne obuke u okviru programa obuke, organizacija pošiljateljica osigurava volonterima za humanitarnu pomoć EU-a svu ostalu odgovarajuću sigurnosnu obuku koju nudi vlastitom međunarodnom osoblju.
10. Pri potpisivanju ugovora iz članka 16. stavka 2. volonter za humanitarnu pomoć EU-a potvrđuje da će poštovati postupke za upravljanje sigurnošću i da ih je svjestan, uključujući svoju dužnost da se informira o aktualnoj sigurnosnoj situaciji, preuzima odgovornost u pogledu upravljanja sigurnošću za sebe, ostale i organizaciju te dužnost da se suzdržava od riskantnog ponašanja. Organizacija pošiljateljica i primateljica skreću volonteru za humanitarnu pomoć EU-a pozornost na posljedice kršenja sigurnosnih postupaka, posebno onih koja za posljedicu imaju prijevremeni prisilni završetak upućivanja.
11. Organizacija pošiljateljica preporučuje volonterima za humanitarnu pomoć EU-a da se nakon dolaska u državu upućivanja prijave u veleposlanstvu ili konzulatu svoje države i informira ih o mogućnosti da tamo traže konzularnu pomoć. Ako država čije državljanstvo ima volonter za humanitarnu pomoć EU-a nema konzularno predstavništvo u državi upućivanja, organizacija pošiljateljica preporučuje volonterima za humanitarnu pomoć EU-a koji su građani Unije da se prijave u konzulatu ili veleposlanstvu druge države članice i informira ih o mogućnosti da tamo potraže konzularnu pomoć.
12. Na temelju ažuriranih podataka dobivenih od organizacije primateljice, organizacije pošiljateljice i primateljice redovito ažuriraju plan evakuacije kako bi osigurale da on uvijek odgovara operativnim okvirnim uvjetima. Učestalost provjere plana ovisi o rezultatu procjene rizika, a organizacija primateljica prilagođava plan prema potrebi na temelju prošlih i aktualnih podataka. Plan evakuacije drži se na mjestu koje je lako dostupno volonteru za humanitarnu pomoć EU-a.
13. Organizacija primateljica osigurava da volonter za humanitarnu pomoć EU-a dobiva aktualne informacije o promjenama u operativnim okvirnim uvjetima i naknadnim izmjenama sigurnosnih postupaka i protokola.
14. Organizacija primateljica zna gdje se volonter za humanitarnu pomoć EU-a nalazi i ima kontaktni broj na koji je on u bilo koje vrijeme dostupan, uključujući i za vrijeme dopusta.
Članak 29.
Postupci koji se primjenjuju u slučaju incidenta ili evakuacije
1. U slučaju sigurnosnog incidenta, volontera za humanitarnu pomoć EU-a dobiva upute što prije. Ovisno o ozbiljnosti incidenta i postojećim postupcima u organizaciji pošiljateljici i primateljici, to izvješćivanje može obaviti izravno nadređeni ili mentor iz organizacije primateljice ili osoba zadužena za upravljanje krizama u organizaciji pošiljateljici i u njega može biti uključena psihološka podrška.
2. U slučaju evakuacije, slijedi se plan evakuacije i o volonteru za humanitarnu pomoć EU-a vodi se briga cijelo vrijeme, slijedeći, prema potrebi, postojeće postupke u konzulatima ili veleposlanstvima gdje je volonter za humanitarnu pomoć EU-a prijavljen u skladu s člankom 28. stavkom 11.
3. Organizacija pošiljateljica uspostavlja kontakt s volonterom za humanitarnu pomoć EU-a nakon njegova povratka i osigurava odgovarajuće daljnje mjere, uključujući izvješćivanje, psihosocijalnu i liječničku podršku.
4. Organizacije pošiljateljice i primateljice uključuju sigurnosna pitanja u svoj okvir za praćenje i evakuaciju, a iskustva iz sigurnosnih incidenata uzimaju se u obzir pri preispitivanju i poboljšanju projekta.
Članak 30.
Zdravlje i sigurnost
1. Organizacija pošiljateljica ima internu zdravstvenu i sigurnosnu politiku koja je primjerena za volontere za humanitarnu pomoć EU-a i primjenjuje se na njih, prilagođava prema potrebi i uključuje smjernice za:
(a)
osobno zdravlje, primjerice fizičko zdravlje (prevencija bolesti, preporuke za prehranu i spavanje, senzibilizacija o klimatskim i geografskim opasnostima, pristup liječenju);
(b)
psihičko zdravlje (savjeti o ravnoteži između privatnog i poslovnog života, upravljanje stresom, mehanizmi za svladavanje poteškoća i metode opuštanja, kontaktne točke za psihosocijalnu podršku).
2. Na temelju interne zdravstvene i sigurnosne politike organizacije pošiljateljice, organizacije pošiljateljice i primateljice zajedno razvijaju opsežan niz zdravstvenih i sigurnosnih politika i smjernica kako bi ispunile svoju obvezu pažnje i osigurale fizičku i emocionalnu dobrobit volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
3. Kao dio procjene rizika iz članka 28. stavka 3. i prije definiranja zadatka, organizacija pošiljateljica i primateljica na temelju pokazatelja utvrđenih u točki 7. Priloga I. zajedno ocjenjuju jesu li pri upućivanju osigurani sigurni radni i životni uvjeti za volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
4. Organizacija pošiljateljica osigurava da je volonter za humanitarnu pomoć EU-a pokriven barem odredbama o sveobuhvatnom liječničkom i putnom osiguranju u skladu s člankom 24.
5. Tijekom uvoda organizacija pošiljateljica izvješćuje volontera za humanitarnu pomoć EU-a o zdravstvenoj i sigurnosnoj politici i smjernicama iz stavaka 1. i 2., uključujući bolesti, pružanje prve pomoći, održavanje svih prostorija, održavanje vozila i opreme, radna mjesta, ravnotežu između privatnog i poslovnog života, zdravstvene i sigurnosne incidente, postupak za liječničku evakuaciju.
6. Organizacija pošiljateljica osigurava da volonter za humanitarnu pomoć EU-a obavi temeljit liječnički pregled prije odlaska i da dobije preporučene lijekove i cjepiva s obzirom na opasnosti koje postoje u državi upućivanja te prema potrebi opremu kao što je pribor za prvu pomoć i zaštita protiv komaraca.
7. Organizacija primateljica osigurava uključivanje obveze pažnje u svakodnevno upravljanje volonterima i tijekom uvoda volonteru za humanitarnu pomoć EU-a:
(a)
daje aktualne informacije o lokalnim resursima u pogledu zdravlja i sigurnosti kao što su kontaktni podaci liječnika, bolnica i paramedicinskih usluga;
(b)
u okviru izvješćivanja u državi upućivanja daje smjernice o lokalnim običajima i normama kako bi smanjila opasnosti za sigurnost i olakšala integraciju.
8. Organizacija pošiljateljica omogućuje liječnički pregled nakon povratka volontera za humanitarnu pomoć EU-a i nudi psihosocijalne informativne sastanke ili savjetodavnu podršku u okviru postupka izvješćivanja. Organizacije pošiljateljice i primateljice promiču mrežu inicijative Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a kao alternativni mehanizam podrške prije, tijekom i nakon upućivanja.
POGLAVLJE 8.
POSTUPCI PRAĆENJA I OCJENJIVANJA POJEDINAČNOG RADA VOLONTERA ZA HUMANITARNU POMOĆ EU-A
Članak 31.
Praćenje i ocjenjivanje pojedinačnog rada volontera za humanitarnu pomoć EU-a
1. Na temelju postupka upravljanja nadzorom i radnom uspješnošću iz članka 19. organizacija pošiljateljica i primateljica nadziru i ocjenjuju pojedinačni rad volontera za humanitarnu pomoć EU-a, mjereći napredak i rezultate u odnosu na njihov zadatak i ciljeve.
2. Praćenje i ocjenjivanje pojedinačnog rada volontera za humanitarnu pomoć EU-a stalan je postupak za vrijeme cijelog upućivanja uz posebne provjere barem u sljedećim fazama:
(a)
prema potrebi na kraju stažiranja iz članka 14.;
(b)
tijekom završnog pregleda radne uspješnosti iz članka 19. i ako se smatra primjerenim provesti srednjoročni pregled;
(c)
tijekom izvješćivanja iz članka 23.
3. Organizacije pošiljateljice i primateljice stavljaju na uvid podatke iz kojih se vidi koliko pojedinačan rad volontera za humanitarnu pomoć EU-a, na razini rezultata i učinka, pridonosi ciljevima projekta i inicijative općenito, uzimajući u obzir pokazatelje iz članka 7. Uredbe (EU) br. 375/2014. Podaci sadržavaju dokumentaciju o kvaliteti doprinosa i rezultata rada volontera za humanitarnu pomoć EU-a koju treba čuvati u anonimnom obliku i imati na raspolaganju za potrebe evaluacije. Ti podaci obrađuju se u skladu sa standardima zaštite podataka prema Delegiranoj uredbi Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014.
4. Organizacija pošiljateljica podržava izgradnju kapaciteta organizacije primateljice za mjerenje napretka i rezultata u odnosu na zadatak i ciljeve volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
POGLAVLJE 9.
MEHANIZAM OVJERE ZA ORGANIZACIJE PRIMATELJICE I POŠILJATELJICE
Članak 32.
Mehanizam ovjere za organizacije primateljice
1. Organizacije primateljice koje žele ovjeru osiguravaju objektivnu i istinitu samoocjenu u skladu sa zahtjevima iz točke 1. Priloga III. u kojoj ocjenjuju svoje postojeće politike i prakse u odnosu na zahtjeve iz standarda i postupaka u pogledu kandidata za volontere i volontera za humanitarnu pomoć EU-a utvrđene u ovoj Uredbi i Delegiranoj uredbi Komisije koja će se donijeti na temelju članka 9. stavka 2. Uredbe (EU) br. 375/2014.
2. U samoocjeni organizacija primateljica navodi sve nedorečenosti i područja za poboljšanje u kojima bi mogla biti potrebna izgradnja kapaciteta kako bi se postigla potpuna usklađenost.
3. Organizacija primateljica uz samoocjenu prilaže tri preporuke u skladu sa zahtjevima utvrđenima u točki 1. Priloga III. kako bi stavila na raspolaganje opsežne informacije o svim zahtjevima iz standarda i postupaka u pogledu kandidata za volontere za humanitarnu pomoć EU-a. Preporuke su barem od dviju sljedećih skupina dionika:
(a)
ovjerene organizacije pošiljateljice ili primateljice s kojom je organizacija primateljica koja podnosi zahtjev već uspostavila ili želi uspostaviti partnerstvo za sudjelovanje u inicijativi Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a;
(b)
humanitarnog partnera Komisije s kojim je sklopljen okvirni (partnerski) sporazum i s kojim je organizacija primateljica koja podnosi zahtjev već uspješno surađivala na projektu humanitarne pomoći;
(c)
relevantne međunarodne organizacije ili neprofitne organizacije ili tijela javnog prava civilne prirode s kojim je organizacija primateljica koja podnosi zahtjev već uspješno surađivala na projektu humanitarne pomoći;
(d)
organizacije za akreditaciju ili reviziju koja je dodijelila ovjeru organizaciji primateljici koja podnosi zahtjev u područjima mjerodavnima za inicijativu Volonteri za humanitarnu pomoć EU-a; u tom slučaju treba priložiti i odgovarajuću dokumentaciju o akreditaciji i reviziji.
4. Dovršenu samoocjenu potpisuje opunomoćeni zastupnik organizacije primateljice čiji je potpis za nju pravno obvezujuć i ona se zajedno s preporukama iz stavka 3. šalje Komisiji.
5. Na temelju samoocjene i preporuka Komisija ocjenjuje zahtjev i može donijeti jednu od sljedećih odluka:
(a)
dodijeliti ovjeru u slučajevima kad je ocijenjeno da je organizacija primateljica koja podnosi zahtjev potpuno usklađena sa zahtjevima iz standarda i postupaka;
(b)
ne dodijeliti ovjeru u slučajevima kad organizacija primateljica koja podnosi zahtjev nije potpuno usklađena sa zahtjevima iz standarda i postupaka.
6. U roku od šest mjeseci od zaprimanja zahtjeva, Komisija obavješćuje organizaciju primateljicu koja podnosi zahtjev o ishodu ovjere, navodeći i mogućnosti za podršku pri izgradnji kapaciteta, ako je potrebno, radi ponovnog slanja zahtjeva. U slučaju da se utvrde potrebe koje treba ispuniti na temelju strategije za izgradnju kapaciteta koju treba osigurati organizacija primateljica koja podnosi zahtjev, potonja se smatra prihvatljivom i ima prednost za podršku pri izgradnji kapaciteta.
Članak 33.
Mehanizam ovjere za organizacije pošiljateljice
1. Organizacije pošiljateljice koje žele ovjeru osiguravaju objektivnu i istinitu samoocjenu u skladu sa zahtjevima iz točke 2. Priloga II. u kojoj ocjenjuju svoje postojeće politike i prakse u odnosu na zahtjeve iz standarda i postupaka u pogledu kandidata za volontere i volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
2. U samoocjeni koja se temelji na dokazima organizacija pošiljateljica daje na uvid sve nedorečenosti i područja za poboljšanje u kojima bi mogla biti potrebna tehnička pomoć kako bi se postigla potpuna usklađenost. Osim toga, ona prilaže dokaze i sredstva za provjeru provode li se politike i prakse svakog od zahtjeva iz standarda i postupaka, osobito u odnosu na volontere.
3. Dovršenu samoocjenu na temelju dokaza potpisuje opunomoćeni zastupnik organizacije pošiljateljice čiji je potpis za nju pravno obvezujuć i ona se zajedno s popratnim dokumentima iz stavka 2. šalje Komisiji.
4. Na temelju samoocjene koja se temelji na dokazima i popratnih dokumenata, Komisija ocjenjuje zahtjev i može donijeti jednu od sljedećih odluka:
(a)
dodijeliti ovjeru u slučajevima kad je ocijenjeno da je organizacija pošiljateljica koja podnosi zahtjev potpuno usklađena sa zahtjevima iz standarda i postupaka;
(b)
ne dodijeliti ovjeru u slučajevima kad organizacija pošiljateljica koja podnosi zahtjev nije potpuno usklađena sa zahtjevima iz standarda i postupaka.
5. U roku od šest mjeseci od zaprimanja zahtjeva, Komisija obavješćuje organizaciju pošiljateljicu koja podnosi zahtjev o ishodu ovjere, navodeći i mogućnosti za tehničku podršku, ako je potrebno, radi ponovnog slanja zahtjeva. U slučaju da se utvrde potrebe koje treba ispuniti na temelju strategije za tehničku podršku koju treba osigurati organizacija pošiljateljica koja podnosi zahtjev, potonja se smatra prihvatljivom i ima prednost za tehničku podršku.
Članak 34.
Pravni lijekovi
1. Ako Komisija odluči ne dodijeliti ovjeru i odbiti zahtjev, ona navodi da se odbijena organizacija koja podnosi zahtjev može ponovno prijaviti nakon razdoblja od dvanaest mjeseci počevši od dana kad podnositelj zahtjeva primi odluku o odbijanju. U odluci će biti navedeni i dostupni pravni lijekovi koji se mogu uložiti protiv nje.
2. U skladu s člancima 256. i 263. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU), Opći sud nadležan je za akte Europske unije koji proizvode pravne učinke prema trećim stranama. Isto tako, u skladu s člancima 256., 268. i 340. UFEU-a Opći sud nadležan je u sporovima koji se odnose na naknadu štete koju prouzrokuje Europska komisija u pogledu izvanugovorne odgovornosti.
Članak 35.
Financijska održivost i organizacijski kapacitet organizacija
Ocjena o financijskoj održivosti i organizacijskom kapacitetu ovjerenih organizacija pošiljateljica i primateljica nije obuhvaćena postupkom ovjere. Kao preduvjet za dobivanje financijske pomoć Unije, održivost i kapacitet ocjenjuju se u fazi postupka podnošenja zahtjeva nakon poziva na podnošenje prijedloga.
Članak 36.
Valjanost ovjere i redovite provjere
1. Ovjerene organizacije pošiljateljice i primateljice prolaze ponovnu ovjeru tri godine nakon dobivanja odluke Komisije o dodjeli ovjere ili bilo kada u slučaju znatnih izmjena standarda ili postupaka za predmetna područja.
2. Za vrijeme dok je ovjera valjana, od ovjerenih organizacija pošiljateljica i primateljica može se tražiti, prema potrebi, da prođu redovite provjere Komisije.
3. Ovjerene organizacije pošiljateljice i primateljice odmah obavješćuju Komisiju o bilo kakvim promjenama povezanima s njihovom pravnom, financijskom, tehničkom ili organizacijskom situacijom kojima bi se mogla dovesti u pitanje njihova usklađenost sa standardima i postupcima ili bi moglo doći do sukoba interesa. One obavješćuju Komisiju i o bilo kakvim promjenama povezanima s njihovim imenom, adresom ili pravnim zastupnikom.
Članak 37.
Obustava i okončanje ovjere
1. Na temelju podataka dobivenih od ovjerene organizacije pošiljateljice ili primateljice, uključujući iz redovitih provjera iz članka 36. stavka 2. ili podataka dobivenih drugim sredstvima, Komisija može procijeniti da ovjerena organizacija pošiljateljica ili primateljica više nije u skladu s jednim ili više standarda ili postupaka. U tim slučajevima Komisija može poduzeti primjerene mjere, uključujući obustavu ili okončanje ovjere, u skladu s postupkom utvrđenim u točki 3. Priloga III.
2. Organizacija pošiljateljica ili primateljica kojoj je ovjera obustavljena ili okončana neće slati niti primati volontere za humanitarnu pomoć EU-a od datuma obustave ili okončanja i neće biti prihvatljiva za primanje financijske pomoći Unije u te svrhe.
3. Zbog razloga za obustavu ili okončanje ovjere, osobito zaštite i sigurnosti volontera za humanitarnu pomoć EU-a, Komisija može zahtijevati repatrijaciju volontera za humanitarnu pomoć EU-a koji su upućeni u vrijeme obustave ili okončanja.
4. Organizacija pošiljateljica ili primateljica nemaju pravo tražiti naknadu zbog obustave ili okončanja ovjere.
Članak 38.
Odgovornost za štetu
Komisija se ne može smatrati odgovornom za gubitak ili štetu koju prouzrokuju ili pretrpe organizacija pošiljateljica ili primateljica ili treće strane zbog njihova statusa ovjerene organizacije.
POGLAVLJE 10.
ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 39.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu trećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 20. studenoga 2014.