ROZHODNUTÍ RADY (SZBP) 2015/528
ze dne 27. března 2015
o vytvoření mechanismu pro správu financování společných nákladů operací Evropské unie v souvislosti s vojenstvím nebo obranou (Athena) a o zrušení rozhodnutí 2011/871/SZBP
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o Evropské unii, a zejména na čl. 26 odst. 2 a čl. 41 odst. 2 této smlouvy,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Evropská rada se na zasedání v Helsinkách ve dnech 10. a 11. prosince 1999 usnesla zejména na tom, že v rámci dobrovolné spolupráce na operacích vedených Unií musí být členské státy schopny do roku 2003 během 60 dnů rozmístit a po dobu alespoň jednoho roku zabezpečit přítomnost 50 až 60 tisíc příslušníků ozbrojených sil způsobilých plnit v plném rozsahu petersberské úkoly.
(2)
Dne 17. června 2002 Rada schválila podmínky financování operací na řešení krizí vedených Unií v souvislosti s vojenstvím nebo obranou.
(3)
Rada v závěrech ze dne 14. května 2003 potvrdila, že je třeba mít schopnost rychlé reakce, zejména jedná-li se o humanitární a záchranné akce.
(4)
Evropská rada na zasedání v Soluni ve dnech 19. a 20. června 2003 přivítala závěry zasedání Rady ze dne 19. května 2003, které potvrdily zejména potřebu toho, aby byla Unie schopna rychlé vojenské reakce.
(5)
Rada dne 22. září 2003 rozhodla, že by Unie měla získat nezbytnou pružnost pro řízení financování společných nákladů na vojenské operace bez ohledu na jejich rozsah, složitost nebo naléhavost, a to především tak, že do 1. března 2004 zavede stálý mechanismus financování, čímž převezme odpovědnost za financování společných nákladů na všechny budoucí vojenské operace Unie.
(6)
Dne 23. února 2004 přijala Rada rozhodnutí 2004/197/SZBP (1) o vytvoření mechanismu pro správu financování společných nákladů operací Unie v souvislosti s vojenstvím nebo obranou. Uvedené rozhodnutí bylo následně několikrát změněno a nahrazeno, naposledy rozhodnutím 2011/871/SZBP (2).
(7)
Unie je schopna provádět operace rychlé vojenské reakce v souladu s koncepcí definovanou Vojenským výborem EU. V souladu s touto koncepcí je Unie schopna rozmístit bojové skupiny.
(8)
Systém počátečního financování je určen především a zejména pro operace rychlé reakce.
(9)
Cvičení na politické a vojenské strategické úrovni velení a kontrolní struktury a postupy pro vojenské operace Unie v rámci cvičení prováděných na velitelství Unie, schválené Politickým a bezpečnostním výborem, přispívají k posilování celkové operační připravenosti Unie.
(10)
O skutečnosti, zda má určitá operace souvislost s vojenstvím nebo obranou ve smyslu čl. 41 odst. 2 Smlouvy o Evropské unii, rozhoduje Rada v jednotlivých případech.
(11)
Podle čl. 41 odst. 2 druhého pododstavce Smlouvy o Evropské unii nejsou členské státy, jejichž zástupci v Radě učinili formální prohlášení podle čl. 31 odst. 1 druhého pododstavce uvedené smlouvy, povinny přispívat na financování dané operace v souvislosti s vojenstvím nebo obranou.
(12)
V souladu s článkem 5 Protokolu č. 22 o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o fungování Evropské unie, se Dánsko neúčastní vypracovávání a provádění těch rozhodnutí a činností Unie, které mají vliv na obranu. Dánsko se neúčastní tohoto rozhodnutí, a na financování mechanismu tudíž nepřispívá.
(13)
Měla by být přijata ustanovení, která zajistí, aby Athena chránila fyzické osoby, pokud jde o zpracování jejich osobních údajů.
(14)
Rada přezkoumala rozhodnutí 2011/871/SZBP v souladu s jeho článkem 43 a shodla se na tom, že je pozmění.
(15)
V zájmu jednoznačnosti je zapotřebí zrušit rozhodnutí 2011/871/SZBP a nahradit je novým rozhodnutím,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
a)
„zúčastněnými členskými státy“ členské státy Unie s výjimkou Dánska;
b)
„přispívajícími státy“ členské státy, které v souladu s čl. 41 odst. 2 Smlouvy o Evropské unii přispívají na financování dané vojenské operace, a třetí státy, které přispívají na financování společných nákladů na tuto operaci podle dohody, kterou uzavřely s Unií;
c)
„operacemi“ operace Unie v souvislosti s vojenstvím nebo obranou;
d)
„vojenskými podpůrnými akcemi“ operace nebo části operací Unie na podporu některého třetího státu nebo mezinárodní organizace, o nichž rozhodla Rada a které mají souvislost s vojenstvím nebo obranou, avšak nepodléhají pravomoci velitelství Unie;
e)
„dnem“ kalendářní den, a nikoli pracovní den, není-li uvedeno jinak.
KAPITOLA 1
MECHANISMUS
Článek 2
Vytvoření mechanismu
1. Zřizuje se mechanismus pro správu financování společných nákladů na operace.
2. Mechanismus se nazývá Athena.
3. Athena jedná jménem zúčastněných členských států nebo, v případě zvláštních operací, jménem přispívajících států.
Článek 3
Způsobilost k právům a právním úkonům
K výkonu správy financování operací Unie v souvislosti s vojenstvím nebo obranou je Athena vybavena nezbytnou způsobilostí k právům a právním úkonům, zejména k vlastnictví bankovního účtu, k získávání, držbě nebo prodeji majetku, k uzavírání smluv a správních ujednání a k vystupování před soudem. Athena je nezisková.
Článek 4
Koordinace se třetími stranami
V rozsahu nezbytném k plnění svých úkolů a v souladu s cíli a politikami Unie koordinuje Athena svou činnost s členskými státy, orgány a institucemi Unie a mezinárodními organizacemi.
KAPITOLA 2
ORGANIZAČNÍ STRUKTURA
Článek 5
Řídící orgány a pracovníci
1. Z pověření zvláštního výboru řídí Athenu:
a)
správce;
b)
velitel každé operace ve vztahu k operaci, které velí (dále jen „velitel operace“);
c)
účetní.
2. Athena využívá v nejširším možném rozsahu stávajících správních struktur Unie. Athena využívá služeb pracovníků uvolněných v případě potřeby orgány Unie nebo pracovníků vyslaných členskými státy.
3. Generální tajemník Rady může správci a účetnímu, případně i na návrh zúčastněného členského státu, poskytnout pracovníky potřebné k výkonu jejich funkcí.
4. Orgány a pracovníci Atheny zahajují činnost podle operačních potřeb.
Článek 6
Zvláštní výbor
1. Zřizuje se zvláštní výbor složený z jednoho zástupce z každého zúčastněného členského státu.
Zástupci Evropské služby pro vnější činnost (ESVČ) a Komise jsou přizváni k účasti na schůzích zvláštního výboru bez hlasovacího práva.
2. Athena je řízena z pověření zvláštního výboru.
3. Projednává-li zvláštní výbor financování společných nákladů určité operace:
a)
je zvláštní výbor složen z jednoho zástupce každého přispívajícího členského státu;
b)
zástupci přispívajících třetích států se účastní jednání zvláštního výboru. Nehlasují však, ani nejsou hlasování přítomni;
c)
velitel operace nebo jeho zástupce se účastní jednání zvláštního výboru bez hlasovacího práva.
4. Předsednictví Rady svolává schůze zvláštního výboru a předsedá jim. Správce zajišťuje sekretariát zvláštního výboru. Vypracovává zápis o výsledcích jednání výboru. Správce nehlasuje.
5. Účetní se podle potřeby účastní jednání zvláštního výboru bez hlasovacího práva.
6. Předsednictví svolá zvláštní výbor do patnácti dnů, požádá-li o to zúčastněný členský stát, správce nebo velitel operace.
7. Správce náležitě informuje zvláštní výbor o každém nároku nebo sporu, který se týká Atheny.
8. Zvláštní výbor se usnáší jednomyslným hlasováním svých členů s ohledem na své složení stanovené v odstavcích 1 a 3. Jeho rozhodnutí jsou závazná.
9. Zvláštní výbor schvaluje všechny rozpočty s ohledem na příslušné referenční částky a obecně vykonává pravomoci stanovené tímto rozhodnutím.
10. Správce, velitel operace a účetní informují zvláštní výbor podle tohoto rozhodnutí.
11. Znění aktů schválených zvláštním výborem podle tohoto rozhodnutí podepisují při schválení předseda zvláštního výboru a správce.
Článek 7
Správce
1. Generální tajemník Rady po informování zvláštního výboru jmenuje správce a nejméně jednoho jeho zástupce na dobu tří let.
2. Správce vykonává své úkoly jménem Atheny.
3. Správce:
a)
sestavuje a předkládá zvláštnímu výboru veškeré návrhy rozpočtu. Oddíl výdajů na operaci je v návrhu rozpočtu vypracován podle návrhu velitele operace;
b)
přijímá rozpočty po jejich schválení zvláštním výborem;
c)
je schvalující osobou odpovědnou za příjmy, za společné náklady vzniklé při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi a za společné operativní náklady vzniklé mimo aktivní fázi operace;
d)
co se týče příjmů, provádí finanční ujednání se třetími stranami o financování společných nákladů na vojenské operace Unie;
e)
založí jménem Atheny jeden nebo více bankovních účtů.
4. Správce zabezpečuje dodržování pravidel stanovených tímto rozhodnutím a uplatňování rozhodnutí zvláštního výboru.
5. Správce je oprávněn přijímat opatření, která považuje za nezbytná k plnění výdajů financovaných prostřednictvím Atheny. Uvědomí o nich zvláštní výbor.
6. Správce koordinuje práci spojenou s finančními otázkami vojenských operací Unie. Je v těchto otázkách kontaktní osobou pro vnitrostátní správní orgány a případně mezinárodní organizace.
7. Správce je odpovědný zvláštnímu výboru.
Článek 8
Velitel operace
1. Velitel operace vykonává jménem Atheny své úkoly spojené s financováním společných nákladů na operaci, které velí.
2. Pokud jde o operace, kterým velí, velitel operace:
a)
zasílá správci své návrhy pro oddíl „výdaje - společné operativní náklady“ v návrzích rozpočtu;
b)
jako schvalující osoba plní rozpočtové prostředky týkající se společných operativních nákladů a výdajů podle článku 28; vykonává svou pravomoc nad všemi osobami, které se podílejí na plnění těchto rozpočtových prostředků, včetně předběžného financování; je oprávněn jménem Atheny zadávat zakázky a uzavírat smlouvy; jménem Atheny také zakládá bankovní účet pro operaci, které velí;
c)
jako schvalující osoba plní rozpočtové prostředky týkající se výdajů podle článku 30; vykonává svou pravomoc nad všemi osobami, které se podílejí na plnění těchto rozpočtových prostředků, na základě příslušných ustanovení ad hoc správního ujednání s třetí stranou. Je oprávněn zadávat zakázky a uzavírat smlouvy jménem třetí strany; zakládá samostatný bankovní účet pro každý příspěvek třetí strany.
3. Velitel operace je oprávněn ve vztahu k operaci, které velí, přijímat opatření, která považuje za nezbytná k provádění výdajů na operaci financovaných prostřednictvím Atheny. Uvědomí o nich správce a zvláštní výbor.
4. S výjimkou řádně odůvodněných případů schválených zvláštním výborem na návrh správce používá velitel operace účetnictví a systém správy majetku stanovený Athenou. Domnívá-li se správce, že takové okolnosti nastaly, informuje předem zvláštní výbor.
Článek 9
Účetní
1. Generální tajemník Rady jmenuje účetního a alespoň jednoho zástupce účetního na dobu tří let.
2. Účetní plní své povinnosti jménem Atheny.
3. Účetní je pověřen:
a)
řádným prováděním plateb, vybíráním příjmů a inkasem stanovených pohledávek;
b)
přípravou finančních výkazů Atheny za každý rok a účetní závěrky každé operace po jejím skončení;
c)
pomocí správci při předkládání roční účetní závěrky nebo účetní závěrky operace zvláštnímu výboru ke schválení;
d)
vedením účetnictví pro Athenu;
e)
stanovením účetních pravidel a postupů a účetní osnovy;
f)
stanovením a potvrzením platnosti účetních systémů pro příjmy a případně potvrzením platnosti systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytování nebo odůvodňování účetních údajů;
g)
uchováváním účetních dokladů;
h)
správou pokladny společně se správcem.
4. Správce a velitel operace poskytují účetnímu veškeré informace nezbytné k vedení účtů, které odrážejí přesný stav aktiv Atheny a plnění rozpočtu, který Athena spravuje. Ručí za jejich spolehlivost.
5. Účetní je odpovědný zvláštnímu výboru.
Článek 10
Obecná ustanovení použitelná na správce, účetního a pracovníky Atheny
1. Výkon funkce správce nebo zástupce správce je neslučitelný s výkonem funkce účetního nebo zástupce účetního.
2. Zástupce správce jedná z pověření správce. Zástupce účetního jedná z pověření účetního.
3. Zástupce správce jedná jménem správce v době jeho nepřítomnosti. Zástupce účetního jedná jménem účetního v době jeho nepřítomnosti.
4. Úředníci a jiní pracovníci Unie podléhají při plnění úkolů jménem Atheny nadále pravidlům a předpisům, které se na ně vztahují.
5. Na pracovníky uvolněné členskými státy pro potřeby Atheny se vztahují stejná pravidla, jaká jsou stanovena v rozhodnutí Rady o pravidlech pro přidělování národních odborníků, a ujednání mezi vnitrostátním správním orgánem a orgánem Unie nebo Athenou.
6. Pracovníci Atheny musí před svým jmenováním obdržet po náležitém prověření oprávnění k přístupu k utajovaným materiálům uloženým v Radě nejméně do úrovně „SECRET UE/EU SECRET“ nebo rovnocenné oprávnění od členského státu.
7. Správce může sjednávat a uzavírat s členskými státy nebo s orgány Unie ujednání o předchozím určení pracovníků, kteří jsou v případě potřeby okamžitě k dispozici Atheně.
KAPITOLA 3
SPRÁVNÍ UJEDNÁNÍ A RÁMCOVÉ SMLOUVY
Článek 11
Správní ujednání a rámcové smlouvy
1. S členskými státy, orgány a institucemi Unie, třetími státy nebo mezinárodními organizacemi mohou být sjednána správní ujednání za účelem usnadnění zadávání zakázek nebo finančních hledisek vzájemné podpory při operacích co nejefektivnějším způsobem z hlediska nákladů.
2. Tato ujednání se předkládají:
a)
ke konzultaci zvláštnímu výboru, pokud jsou uzavřena s členskými státy nebo orgány nebo institucemi Unie;
b)
ke schválení zvláštnímu výboru, pokud jsou uzavřena s třetími státy nebo mezinárodními organizacemi.
3. Tato ujednání podepisuje správce nebo případně velitel operace jménem Atheny a příslušné správní orgány dalších stran uvedených v odstavci 1.
4. K usnadnění co nejefektivnějšího zadávání zakázek mohou být uzavřeny rámcové smlouvy. Než tyto smlouvy podepíše správce, jsou předloženy ke schválení zvláštnímu výboru a jsou dány k dispozici členskými státům a velitelům operací pro případ, že by je chtěly využít. Tímto ustanovením nebude žádnému členskému státu uložena jakákoli povinnost, aby na základě rámcové smlouvy využíval produkty či služby nebo na tyto produkty či služby zadával zakázky.
Článek 12
Stálá a ad hoc správní ujednání o způsobech platby příspěvků třetích států
1. V rámci dohod mezi Unií a třetími státy, které Rada označila za možné přispěvatele na operace Unie nebo za přispěvatele na určitou operaci Unie, sjedná správce s těmito třetími státy stálá nebo ad hoc správní ujednání. Tato ujednání mají formu výměny dopisů mezi Athenou a příslušnými správními orgány dotyčných třetích států, jimiž se stanoví způsoby usnadnění rychlé platby příspěvků.
2. Až do uzavření dohod podle odstavce 1 může správce přijímat nezbytná opatření k usnadnění plateb ze strany přispívajících třetích států.
3. Správce uvědomí zvláštní výbor o zamýšlených ujednáních podle odstavce 1 předtím, než je jménem Atheny podepíše.
4. Po zahájení vojenské operace Unie provádí správce pro příspěvky ve výši určené Radou ujednání se třetími státy přispívajícími na tuto operaci.
KAPITOLA 4
BANKOVNÍ ÚČTY
Článek 13
Založení a účel
1. Veškeré bankovní účty jsou založeny u prvotřídního finančního ústavu se sídlem v členském státě a jedná se o běžné nebo krátkodobé účty v eurech. V řádně odůvodněných případech mohou být účty po schválení správcem založeny u finančních ústavů se sídlem mimo území členských států.
2. V řádně odůvodněných případech mohou být založeny účty i v jiné měně než v eurech.
3. Na tyto bankovní účty se zasílají příspěvky přispívajících států. Používají se k vyplácení záloh veliteli operace na nezbytné výdaje za společné náklady na vojenskou operaci.
4. Příspěvky podle článků 28 a 30 jsou hrazeny na oddělené bankovní účty. Používají se k plnění výdajů, jejichž správa byla svěřena Atheně, jak je stanoveno v příslušných článcích.
Článek 14
Správa finančních prostředků
1. Každou platbu z účtu Atheny musí podepsat společně správce nebo zástupce správce na jedné straně a účetní nebo zástupce účetního na straně druhé.
2. Žádný bankovní účet nesmí být přečerpán.
KAPITOLA 5
SPOLEČNÉ NÁKLADY
Článek 15
Definice společných nákladů a období způsobilosti
1. Společné náklady uvedené v příloze I nese Athena nezávisle na době jejich vzniku. Jsou-li společné náklady zaneseny do článku rozpočtu týkajícího se operace, k níž se nejvíce vztahují, považují se za operativní náklady na tuto operaci. Jinak se považují za společné náklady vzniklé při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi.
2. Athena nese dále společné operativní náklady podle přílohy II během období počínajícího dnem, kdy je pro danou operaci schválena koncepce řešení krize, a končícího dnem jmenování velitele operace. Za určitých okolností může zvláštní výbor po konzultaci s Politickým a bezpečnostním výborem upravit dobu, během níž Athena nese tyto náklady.
3. Během aktivní fáze operace, totiž ode dne jmenování velitele operace do ukončení činnosti operačního velitelství, nese Athena jako společné operativní náklady tyto náklady:
a)
společné náklady uvedené v části A přílohy III;
b)
společné náklady uvedené v části B přílohy III, rozhodne-li o tom Rada;
c)
společné náklady uvedené v části C přílohy III, a to na žádost velitele operace a po schválení zvláštním výborem.
4. Během aktivní fáze vojenské podpůrné akce stanovené Radou nese Athena jako společné operativní náklady společné náklady definované Radou v jednotlivých případech podle přílohy III.
5. Společné operativní náklady na operaci zahrnují také výdaje nezbytné k vypořádání operace podle přílohy IV.
Operace je vypořádána tehdy, bylo-li nalezeno konečné uplatnění pro zařízení a infrastrukturu pořízené v rámci společného financování operace a byla-li schválena účetní závěrka operace.
6. Výdaje na náklady vzniklé nezávisle na provádění operace, které by v každém případě nesl jeden nebo více přispívajících států, orgán Unie nebo mezinárodní organizace, nemohou být společným nákladem.
7. Zvláštní výbor může v jednotlivých případech rozhodnout, že s ohledem na určité okolnosti se některé doplňkové náklady jiné než náklady podle části B přílohy III považují za společné operativní náklady na danou operaci během její aktivní fáze.
8. Nedosáhne-li zvláštní výbor jednomyslnosti, může tuto věc na podnět předsednictví předložit Radě.
Článek 16
Cvičení
1. Společné náklady na cvičení Unie jsou financovány prostřednictvím Atheny podle podobných pravidel a postupů, jaké se používají pro operace, na které přispívají všechny zúčastněné členské státy.
2. Společné náklady na cvičení se skládají jednak z doplňkových nákladů na přemístitelná nebo stálá velitelství a jednak z doplňkových nákladů vzniklých Unii tím, že využije společné prostředky a schopnosti NATO poskytnuté pro účely cvičení.
3. Společné náklady na cvičení nezahrnují náklady spojené:
a)
s pořízením investičního majetku, včetně nákladů spojených s budovami, infrastrukturou a vybavením;
b)
s plánovací a přípravnou fází cvičení, pokud nejsou schváleny zvláštním výborem;
c)
s dopravou, provozem kasáren a ubytováním příslušníků ozbrojených sil.
Článek 17
Referenční částka
Každé rozhodnutí Rady, kterým Rada rozhodne zahájit nebo prodloužit vojenskou operaci Unie, obsahuje referenční částku pro společné náklady na tuto operaci. Správce propočítá částku považovanou za nezbytnou ke krytí společných nákladů na operaci pro plánované období především za podpory vojenského štábu Unie a velitele operace, je-li ve funkci. Správce navrhne tuto částku prostřednictvím předsednictví útvaru Rady příslušnému pro posouzení tohoto návrhu rozhodnutí. Členové zvláštního výboru jsou přizváni k jednáním tohoto útvaru ohledně příslušné referenční částky.
KAPITOLA 6
ROZPOČET
Článek 18
Rozpočtové zásady
1. Rozpočet, sestavený v eurech, je aktem, kterým se pro každý rozpočtový rok stanoví a schvalují veškeré příjmy a výdaje týkající se společných nákladů spravovaných mechanismem Athena.
2. Veškeré výdaje se váží k určité operaci, s případnou výjimkou nákladů uvedených v příloze I.
3. Rozpočtové prostředky se schvalují na rozpočtový rok, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince téhož kalendářního roku.
4. Rozpočtové příjmy a výdaje musí být vyrovnané.
5. Všechny příjmy a výdaje týkající se společných nákladů musí být provedeny přiřazením k určité položce rozpočtu v mezích prostředků, které jsou v rozpočtu zaneseny, s výjimkou případů podle čl. 34 odst. 5.
Článek 19
Roční rozpočet
1. Správce sestavuje každý rok návrh rozpočtu na následující rozpočtový rok a v případě jednotlivých operacích ve spolupráci s veliteli dotyčných operací.
2. Návrh rozpočtu obsahuje:
a)
prostředky považované za nezbytné ke krytí společných nákladů vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi;
b)
prostředky považované za nezbytné ke krytí společných operativních nákladů na probíhající nebo plánované operace, včetně případné náhrady společných nákladů, které byly předběžně financovány státem nebo třetí stranou;
c)
předběžné prostředky uvedené v článku 26;
d)
odhad příjmů potřebných k pokrytí výdajů.
3. Prostředky na závazky a prostředky na platby se člení do hlav a kapitol sdružujících výdaje do skupin podle typu nebo účelu, a podle potřeby se dále člení do článků. Návrh rozpočtu obsahuje podrobný komentář k jednotlivým kapitolám nebo článkům. Každé operaci je věnována jedna zvláštní hlava. Zvláštní hlava věnovaná obecné části rozpočtu obsahuje společné náklady vzniklé při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi.
4. Každá hlava může zahrnovat kapitolu nazvanou „předběžné prostředky“. Tyto prostředky se zanesou do rozpočtu, existuje-li nejistota založená na vážných důvodech o výši potřebných prostředků nebo rámci pro plnění zanesených prostředků.
5. Příjmy se skládají:
a)
z příspěvků zúčastněných a přispívajících členských států a případně přispívajících třetích států;
b)
z různých příjmů rozčleněných do hlav, které zahrnují výnosy z úroků, příjmy z prodeje a skutečného rozpočtového výnosu v předchozím rozpočtovém roce poté, co jej stanoví zvláštní výbor.
6. Správce předkládá návrh rozpočtu zvláštnímu výboru do 31. října. Zvláštní výbor schválí návrh rozpočtu do 31. prosince. Správce přijme schválený rozpočet a oznámí jej zúčastněným členským státům a přispívajícím třetím státům.
Článek 20
Opravné rozpočty
1. Za nevyhnutelných, výjimečných nebo nepředvídaných okolností, včetně případů, kdy je operace zahájena během rozpočtového roku, předloží správce návrh opravného rozpočtu. Návrh opravného rozpočtu se sestavuje, předkládá, schvaluje, přijímá a oznamuje stejným postupem jako roční rozpočet. Zvláštní výbor jej projedná s ohledem na jeho naléhavost.
2. Vyplývá-li tento návrh opravného rozpočtu ze zahájení nové operace nebo ze změn v rozpočtu probíhající operace, informuje správce zvláštní výbor o celkových nákladech předpokládaných pro tuto operaci. Pokud tyto náklady podstatně překročí příslušnou referenční částku, může zvláštní výbor požádat o jejich schválení Radu.
3. Návrh opravného rozpočtu vyplývající ze zahájení nové operace se předkládá zvláštnímu výboru během období čtyř měsíců po schválení referenční částky, pokud zvláštní výbor nerozhodne o delší lhůtě.
Článek 21
Převody
1. Správce může na návrh velitele operace provádět podle potřeby převody prostředků. Správce o svém záměru uvědomí zvláštní výbor nejméně jeden týden předem, pokud to naléhavost situace dovolí. Předchozí schválení zvláštního výboru je však nezbytné, pokud:
a)
se zamýšleným převodem změní celková výše prostředků stanovených pro operaci
nebo
b)
zamýšlené převody mezi kapitolami během rozpočtového roku překračují 10 % prostředků rozpočtové kapitoly, z níž se prostředky čerpají, jak vyplývá z přijatého rozpočtu na rozpočtový rok ke dni podání návrhu na daný převod.
2. Velitel operace může v případech, které považuje za nezbytné pro řádné vedení operace, provádět do tří měsíců od zahájení operace převody prostředků na operaci mezi jednotlivými články a mezi kapitolami rozpočtového oddílu „společné operativní náklady“. Uvědomí o nich správce a zvláštní výbor.
Článek 22
Přenesení prostředků
1. Prostředky určené ke krytí společných nákladů vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi, které nebyly využity, se na konci rozpočtového roku zruší, není-li stanoveno v odstavci 2 jinak.
2. Prostředky určené ke krytí nákladů na skladování materiálu a vybavení, které jsou ve správě Atheny, mohou být jednou přeneseny do následujícího rozpočtového roku, byl-li odpovídající závazek přijat do 31. prosince stávajícího rozpočtového roku. Prostředky určené ke krytí společných operativních nákladů mohou být přeneseny, jsou-li nezbytné pro účely operace, která nebyla zcela vypořádána.
3. Správce předloží do 15. února zvláštnímu výboru návrhy na přenesení prostředků z předchozího rozpočtového roku, které nebyly přiděleny na závazky. Tyto návrhy jsou považovány za schválené, nerozhodne-li zvláštní výbor do 15. března jinak.
4. Prostředky přidělené z předcházejícího rozpočtového roku se přenášejí a zvláštní výbor je o tom informován správcem do 15. února.
Článek 23
Plnění rozpočtu předem
Jakmile je roční rozpočet schválen, mohou být prostředky použity na závazky a platby do té míry, do jaké je to nutné z operačního hlediska.
KAPITOLA 7
PŘÍSPĚVKY A NÁHRADY
Článek 24
Určení příspěvků
1. Prostředky na platby určené ke krytí společných nákladů vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi, které nejsou hrazeny z různých příjmů, jsou hrazeny z příspěvků zúčastněných členských států.
2. Prostředky na platby určené ke krytí společných operativních nákladů na operaci jsou hrazeny z příspěvků přispívajících států.
3. Výše příspěvků na operaci, které hradí přispívající členské státy, se shoduje s částkou prostředků na platby uvedených v rozpočtu a určených ke krytí společných operativních nákladů na tuto operaci po odečtení částky příspěvků přispívajících třetích států na tuto operaci podle článku 12.
4. Rozpis příspěvků jednotlivých členských států, od nichž se příspěvek požaduje, se stanoví podle klíče hrubého národního produktu v souladu s čl. 41 odst. 2 Smlouvy o Evropské unii a s rozhodnutím Rady 2014/335/EU, Euratom (3) nebo případně jiným rozhodnutím Rady, které je nahradí.
5. Údaje nezbytné pro výpočet výše příspěvků jsou obsaženy ve sloupci „vlastní zdroje z HND“ tabulky v „Přehledu financování souhrnného rozpočtu podle druhu vlastních zdrojů a podle členského státu“ připojené k poslednímu přijatému rozpočtu Unie. Výše příspěvku každého členského státu, od kterého se příspěvek vyžaduje, je úměrná podílu hrubého národního důchodu (HND) tohoto členského státu na souhrnném HND členských států, které jsou povinny poskytovat příspěvek.
Článek 25
Rozvrh platby příspěvků
1. Stanovila-li Rada referenční částku pro vojenskou operaci Unie, poskytnou přispívající členské státy příspěvky ve výši 30 % referenční částky, pokud Rada nerozhodne o odlišné procentní sazbě. Správce žádá o příspěvky podle operačních potřeb pro příslušnou operaci až do dohodnuté úrovně.
2. Zvláštní výbor může na návrh správce rozhodnout, že se před přijetím opravného rozpočtu na operaci vyžádá uhrazení dodatečných příspěvků. Zvláštní výbor může rozhodnout, že věc předloží příslušným přípravným útvarům v Radě.
3. Byl-li pro určitou operaci stanoven opravný rozpočet, doplatí členské státy podle článku 24 zbývající dlužnou částku příspěvků na uvedenou operaci. Pokud je však operace plánována na dobu delší než šest měsíců v rámci rozpočtového roku, uhradí se zbývající částka příspěvků ve dvou splátkách. V takovém případě se první splátka uhradí do 60 dnů od zahájení operace a druhá splátka se uhradí ve lhůtě, kterou s ohledem na operační potřeby stanoví zvláštní výbor na návrh správce. Zvláštní výbor se může od tohoto odstavce odchýlit.
4. Správce rozešle vnitrostátním správním orgánům, jejichž adresa mu byla sdělena, dopisy s odpovídající výzvou k úhradě příspěvku, jakmile:
a)
je návrh rozpočtu na rozpočtový rok schválen zvláštním výborem podle článku 19. První výzva k úhradě příspěvků se týká operačních potřeb na dobu osmi měsíců. Druhá výzva k úhradě příspěvků se týká zbývajícího zůstatku příspěvků k úhradě, přičemž se zohlední zůstatek rozpočtového výnosu z předchozího roku, pokud zvláštní výbor po obdržení auditního stanoviska rozhodne, že se tento zůstatek zanese do stávajícího rozpočtu;
b)
je stanovena referenční částka podle čl. 25 odst. 1 nebo
c)
je schválen opravný rozpočet podle článku 20.
5. Aniž jsou dotčena ostatní ustanovení tohoto rozhodnutí, jsou příspěvky hrazeny do 30 dnů od odeslání příslušné výzvy k úhradě příspěvků, s výjimkou první výzvy k úhradě příspěvků do rozpočtu nového rozpočtového období, kdy je stanovena lhůta 40 dnů od odeslání příslušné výzvy k úhradě příspěvků.
6. Poté, co byl návrh souhrnného rozpočtu předložen zvláštnímu výboru, může správce pro ty členské státy, jejichž rozpočtové a finanční postupy neumožňují splacení jejich příspěvků ve stanovených lhůtách, vydat předčasné výzvy k úhradě příspěvků před koncem běžného rozpočtového období jakožto platby předem na výzvy k úhradě příspěvků pro rozpočet na následující rozpočtové období.
7. Všechny přispívající státy hradí bankovní poplatky spojené s platbou svého příspěvku.
8. Správce potvrzuje přijetí příspěvků.
Článek 26
Počáteční financování výdajů
1. V případě operace rychlé reakce Unie jsou příspěvky přispívajících členských států splatné ve výši referenční částky. Aniž je dotčen čl. 25 odst. 3, provádějí se platby níže uvedeným způsobem.
2. Pro účely počátečního financování operací rychlé vojenské reakce Unie zúčastněné členské státy:
a)
buď uhradí příspěvky do Atheny předem, nebo
b)
rozhodne-li Rada o provedení operace rychlé vojenské reakce Unie, na jejíž financování tyto státy přispívají, uhradí své příspěvky na společné náklady dané operace ve výši referenční částky do pěti dnů po odeslání výzvy, nerozhodne-li Rada jinak.
3. Za účelem uvedeným v odstavci 2 zřídí zvláštní výbor složený z jednoho zástupce z každého členského státu, jež platí příspěvky předem, ve zvláštní rozpočtové hlavě předběžné prostředky. Tyto předběžné prostředky se naplní z příspěvků uhrazených členskými státy, jež platí příspěvky předem, do 90 dnů po odeslání výzvy k úhradě příspěvků.
4. Veškeré předběžné prostředky uvedené v odstavci 3, které se používají na operaci, se musí doplnit do 90 dnů po odeslání výzvy.
5. Aniž je dotčen odstavec 1, může jakýkoli členský stát, jež platí příspěvky předem, za určitých okolností oprávnit správce, aby použil předem uhrazený příspěvek na úhradu příspěvku na operaci, jíž se dotyčný členský stát účastní a jež není operací rychlé reakce. Předem uhrazený příspěvek doplní dotyčný členský stát do 90 dnů po odeslání výzvy.
6. Pokud jsou na operaci jinou než operaci rychlé reakce požadovány finanční prostředky před přijetím dostačujících příspěvků na tuto operaci:
a)
mohou být příspěvky placené předem členskými státy, které přispívají na financování této operace, po schválení členskými státy, jež platí příspěvky předem, použity do výše 75 % částky těchto příspěvků na úhradu příspěvků, které mají být na tuto operaci použity. Předem uhrazené příspěvky doplní členské státy, jež platí příspěvky předem, do 90 dnů po odeslání výzvy;
b)
v případě uvedeném v písmenu a) tohoto odstavce jsou příspěvky na operaci podle čl. 25 odst. 1 hrazené členskými státy, které nezaplatily předem, zaplaceny po schválení dotyčnými členskými státy do pěti dnů poté, co správce odešle výzvu k úhradě příspěvků.
7. Velitel operace může částky, jež mu byly dány k dispozici, učinit předmětem závazku a vyplatit, mimo jiné podle čl. 34 odst. 3.
8. Každý členský stát může změnit své rozhodnutí oznámením správci nejméně tři měsíce předem.
9. Úroky z počátečního financování budou každoročně rozděleny mezi členské státy, jež platí příspěvky předem, a přidány k jejich předběžným prostředkům. Dané částky budou oznámeny dotčeným členským státům v rámci procesu každoročního schvalování rozpočtu.
Článek 27
Náhrada předběžného financování
1. Členský stát, třetí stát nebo případně mezinárodní organizace pověřený Radou k předběžnému financování části společných nákladů na operaci může získat náhradu od Atheny na základě žádosti doplněné o nezbytné podklady a doručené správci nejpozději dva měsíce od skončení uvedené operace.
2. Žádosti o náhradu smí být vyhověno, pouze je-li schválena velitelem operace, je-li dosud ve funkci, a správcem.
3. Je-li žádost o náhradu, kterou podá přispívající stát, schválena, může být náhrada odečtena od příští úhrady příspěvků, ke které správce uvedený stát vyzve.
4. Není-li v okamžiku schválení žádosti o náhradu očekávána žádná výzva k úhradě příspěvků nebo překračuje-li schválená žádost o náhradu výši předpokládaného příspěvku, provede správce do 30 dnů výplatu částky určené k náhradě s ohledem na hotovostní tok Atheny a na prostředky nezbytné ke krytí společných nákladů dané operace.
5. Náhrada je splatná v souladu s tímto rozhodnutím i v případě, že operace je zrušena.
6. Náhrada zahrnuje úroky z částky, jež byla dána k dispozici prostřednictvím předběžného financování.
Článek 28
Výdaje spravované Athenou, které nejsou zahrnuty do společných nákladů
1. Zvláštní výbor může na návrh správce, za pomoci velitele operace, nebo na návrh členského státu rozhodnout, že správa některých výdajů spojených s operací (dále jen „náklady nesené státy“) by měla být svěřena Atheně, přestože za ně nadále odpovídají jednotlivé členské státy.
2. Zvláštní výbor může rozhodnutím zmocnit velitele operace k uzavírání smluv jménem členských států, které se operace účastní, a případně třetích stran k zajištění služeb a dodávek, které mají být financovány jako náklady nesené státy.
3. Zvláštní výbor může rozhodnutím stanovit způsoby předběžného financování, pokud jde o náklady nesené státy.
4. Athena vede účetní záznamy o nákladech nesených státy, které jí byly svěřeny a jež vynaložily jednotlivé členské státy a případně třetí strany. Každý měsíc zasílá všem členským státům a případně uvedeným třetím stranám výkaz výdajů, za které členský stát či třetí strana odpovídá a které vznikly Atheně nebo jejím pracovníkům během předchozího měsíce, a vyžádá si nezbytné finanční prostředky k úhradě těchto výdajů. Členské státy a případně uvedené třetí strany zaplatí Atheně požadované finanční prostředky do 30 dnů od odeslání výzvy k úhradě.
Článek 29
Předběžné financování a výdaje spravované Athenou, které nejsou zahrnuty do společných nákladů, za účelem usnadnění počátečního nasazení sil operace
Vyžadují-li to operační okolnosti, může zvláštní výbor na návrh správce, za pomoci velitele operace, nebo na návrh členského státu rozhodnout, že správa předběžného financování a některých výdajů spojených s operací by měla být svěřena Atheně, přestože za ně nadále odpovídá dotčený členský stát, za účelem usnadnění počátečního nasazení sil operace, než je potvrzeno, které členské státy se operace účastní. Správa těchto nákladů je zajišťována v rámci stávajících prostředků a zdrojů a počáteční odhad je omezen na 20 % celkových operativních nákladů. V tomto případě stanoví zvláštní výbor ve svém rozhodnutí způsoby předběžného financování a náhradu předběžného financování budoucími zúčastněnými členskými státy a třetími stranami.
Článek 30
Finanční příspěvky třetích stran spravované Athenou
1. V souladu s příslušnými ustanoveními právního rámce operace a v návaznosti na rozhodnutí Politického a bezpečnostního výboru přijmout provádění nebo správu projektu operací nebo finanční příspěvek třetí strany nebo členského státu na výdaje vyplývající z operace, může zvláštní výbor rozhodnout, že správa prostředků na daný projekt nebo daného finančního příspěvku bude svěřena Atheně v rámci stávajících prostředků a zdrojů. To může zahrnovat projekty financované Unií.
2. Náklady související se správou příspěvku by měly být hrazeny z příspěvku samotného. Zvláštní výbor může rozhodnout, že některé náklady související s příspěvkem a týkající se aktivní fáze operace jsou na individuálním základě způsobilé jako společné výdaje.
3. Ke správě příspěvku třetí strany, Unie nebo členského státu správce po schválení zvláštním výborem sjedná a podepíše ad hoc správní ujednání s danou třetí stranou, Unií nebo členským státem, v němž jsou vymezeny účel příspěvku, náklady, které z něj mají být hrazeny, a způsoby správy příspěvku, včetně odpovědnosti velitele operace vůči zvláštnímu výboru. Správce zajistí, aby byla při správě daného příspěvku tato ad hoc ujednání dodržována, a poskytuje dotčenému přispěvateli přímo či prostřednictvím velitele operace veškeré příslušné informace týkající se správy příspěvku.
Článek 31
Úroky z prodlení
1. Neplní-li stát své finanční závazky, použijí se pro platby příspěvků do rozpočtu Unie obdobně pravidla Unie o úrocích z prodlení stanovená článkem 78 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (4) nebo případně jiným nařízením, které je nahradí.
2. Není-li platba opožděna o více než dvacet dnů, úroky z prodlení se neúčtují. Je-li platba opožděna o více než dvacet dnů, účtují se úroky z prodlení za celou dobu prodlení.
KAPITOLA 8
PLNĚNÍ VÝDAJŮ
Článek 32
Zásady
1. Prostředky ve správě Atheny se používají podle zásad řádného finančního řízení, totiž hospodárnosti, efektivnosti a účinnosti.
2. Schvalující osoby odpovídají za plnění příjmů a výdajů Atheny v souladu se zásadami řádného finančního řízení a za zajištění jejich legality a správnosti. K plnění výdajů přijímají schvalující osoby rozpočtové i právní závazky, potvrzují výdaje, schvalují platby a provádějí předběžné úkony nezbytné pro plnění prostředků. Schvalující osoba může pověřit plněním svých povinností jiné osoby rozhodnutím uvádějícím:
a)
pověřené osoby na vhodné úrovni;
b)
rozsah přenesených pravomocí a
c)
rozsah, ve kterém může pověřená osoba své pravomoci dále přenést.
3. Zajišťuje se plnění prostředků podle zásady oddělení funkcí schvalující osoby a účetního. Funkce schvalující osoby a účetního jsou vzájemně neslučitelné. Každá platba z prostředků spravovaných Athenou musí být podepsána společně schvalující osobou a účetním.
4. Aniž je dotčeno toto rozhodnutí, je-li plnění společných výdajů svěřeno členskému státu, orgánu Unie nebo případně mezinárodní organizaci, používají uvedený stát, orgán nebo organizace pravidla platná pro plnění vlastních výdajů. Plní-li správce výdaje přímo, dodržuje pravidla pro plnění oddílu „Rada“ souhrnného rozpočtu Unie.
5. Správce však může předložit prostřednictvím předsednictví Radě nebo zvláštnímu výboru návrhy pravidel pro plnění společných výdajů.
6. Zvláštní výbor může schválit pravidla pro plnění společných výdajů, která se odchylují od odstavce 4.
Článek 33
Společné náklady vzniklé při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi nebo společné náklady přímo nesouvisející s konkrétní operací
Správce vykonává úkoly schvalující osoby pro výdaje ke krytí společných nákladů vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi, jakož i společných nákladů, které není možné přímo spojit s konkrétní operací.
Článek 34
Společné operativní náklady
1. Velitel operace plní úkoly schvalující osoby pro výdaje na úhradu společných operativních nákladů na operaci pod svým velením. Správce však plní úkoly schvalující osoby pro výdaje ke krytí společných operativních nákladů, které vznikají během přípravné fáze určité operace a které provádí přímo Athena, nebo které se vztahují k operaci po skončení její aktivní fáze.
2. Správce převede veliteli operace na jeho žádost částky nezbytné k plnění výdajů na operaci z bankovního účtu Atheny na bankovní účet určený velitelem operace a otevřený jménem Atheny.
3. Odchylně od čl. 18 odst. 5 vzniká stanovením referenční částky správci a veliteli operace, každému v rámci jeho pravomocí, právo přijímat závazky a platit výdaje na danou operaci až do výše procentní sazby referenční částky schválené podle čl. 25 odst. 1, pokud Rada nerozhodne o vyšší úrovni závazků.
Zvláštní výbor může na návrh správce nebo velitele operace a s ohledem na operační nutnost a naléhavost rozhodnout o závazcích a případně platbách dodatečných výdajů. Zvláštní výbor může rozhodnout o předložení věci prostřednictvím předsednictví příslušným přípravným útvarům v Radě, pokud operační okolnosti nevyžadují jiné řešení. Tato odchylka se nepoužije ode dne přijetí rozpočtu pro danou operaci.
4. Před přijetím rozpočtu pro operaci podávají správce a velitel operace nebo jeho zástupce, každý v rámci své působnosti, zvláštnímu výboru každý měsíc zprávy o výdajích způsobilých jako společné náklady na danou operaci. Zvláštní výbor může na návrh správce, velitele operace nebo členského státu vydat směrnice o plnění výdajů během tohoto období.
5. Odchylně od čl. 18 odst. 5 je velitel operace v případě bezprostředního ohrožení života pracovníků podílejících se na vojenské operaci Unie oprávněn plnit nezbytné výdaje na záchranu životů uvedených pracovníků nad rámec prostředků zanesených v rozpočtu. Uvědomí o tom co nejdříve správce a zvláštní výbor. V tom případě navrhne správce ve spolupráci s velitelem operace převody nezbytné ke krytí těchto neočekávaných výdajů. Není-li možné zajistit dostatečné finanční prostředky na uvedené výdaje převodem, předloží správce opravný rozpočet.
KAPITOLA 9
KONEČNÉ UPLATNĚNÍ SPOLEČNĚ FINANCOVANÉHO VYBAVENÍ A INFRASTRUKTURY
Článek 35
Vybavení a infrastruktura
1. Správce navrhne zvláštnímu výboru odpisovou sazbu pro vybavení a další prostředky pro všechny operace. Vyžadují-li to operační okolnosti, může velitel operace po schválení zvláštním výborem použít jinou odpisovou sazbu.
2. Velitel operace navrhne zvláštnímu výboru s ohledem na vypořádání operace, které velel, konečné uplatnění pro vybavení a infrastrukturu společně financované pro účely této operace.
3. Po skončení aktivní fáze operace spravuje správce zbývající vybavení a infrastrukturu za účelem nalezení jejich konečného uplatnění, je-li to nutné.
4. Konečné uplatnění pro společně financované vybavení a infrastrukturu schválí zvláštní výbor s ohledem na operační potřeby a finanční kritéria. Konečné uplatnění může mít tuto podobu:
a)
v případě infrastruktury prodej nebo převod prostřednictvím Atheny hostitelské zemi, členskému státu nebo třetí straně;
b)
v případě vybavení prodej prostřednictvím Atheny členskému státu, hostitelské zemi nebo třetí straně, anebo uskladnění a údržba Athenou, členským státem nebo třetí stranou za účelem použití v další operaci.
5. Při prodeji se vybavení a infrastruktura prodávají za svou tržní hodnotu, nebo nelze-li ji stanovit, za spravedlivou a rozumnou cenu zohledňující specifické místní podmínky.
6. Prodej hostitelské zemi nebo třetí straně či převedení na ně musí být v souladu s příslušnými platnými bezpečnostními pravidly.
7. Je-li rozhodnuto, že si Athena ponechá vybavení společně financované pro účely určité operace, mohou přispívající členské státy požadovat od ostatních zúčastněných členských států finanční vyrovnání. Zvláštní výbor složený ze zástupců všech zúčastněných členských států přijme na návrh správce vhodná rozhodnutí.
KAPITOLA 10
ÚČETNICTVÍ A INVENTÁRNÍ SOUPIS
Článek 36
Účtování společných operativních nákladů
Velitel operace vede účetní záznamy o převodech prostředků, které přijal od Atheny, výdajích, ke kterým přijal závazky, platbách, které provedl, a příjmech, které obdržel, jakož i inventární soupis movitého majetku financovaného z rozpočtu Atheny a používaného pro operaci pod jeho velením.
Článek 37
Konsolidovaná účetní závěrka
1. Účetní vede účetní záznamy o vyžádaných příspěvcích a uskutečněných převodech. Sestavuje také účetní závěrku společných nákladů vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi a operativních výdajů a příjmů, které jsou plněny na přímou odpovědnost správce.
2. Účetní sestavuje konsolidovanou účetní závěrku příjmů a výdajů Atheny. Každý velitel operace zasílá účetnímu účty výdajů, ke kterým přijal závazky, a plateb, které provedl, jakož i příjmů, které obdržel.
KAPITOLA 11
AUDIT A PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČTŮ
Článek 38
Pravidelné zprávy pro zvláštní výbor
Každé tři měsíce předloží správce zvláštnímu výboru zprávu o plnění příjmů a výdajů od počátku rozpočtového roku. Za tímto účelem podá každý velitel operace správci zprávu o výdajích na společné operativní náklady na operaci pod svým velením.
Článek 39
Podmínky provádění kontrol
1. Osoby pověřené auditem příjmů a výdajů Atheny musí před provedením svého úkolu získat náležité prověření opravňující je k přístupu k utajovaným informacím v držení Rady nejméně do úrovně „SECRET UE/EU SECRET“ nebo případně rovnocenné prověření od členského státu nebo NATO. Tyto osoby musí dbát na dodržování důvěrnosti informací a ochranu údajů, které se při výkonu svých auditorských úkolů dozvědí, v souladu s pravidly pro tyto informace a údaje.
2. Osoby pověřené auditem příjmů a výdajů Atheny mají neprodleně a bez předchozího ohlášení přístup k dokumentům a k obsahu všech nosičů údajů, které se uvedených příjmů a výdajů týkají, a do prostor, v nichž jsou uvedené dokumenty a nosiče údajů uloženy. Mohou si pořizovat jejich kopie. Osoby podílející se na plnění příjmů a výdajů Atheny poskytují správci a osobám pověřeným auditem uvedených příjmů a výdajů nezbytnou pomoc při plnění jejich úkolů.
Článek 40
Externí audit účetnictví
1. Bylo-li plnění výdajů Atheny svěřeno členskému státu, orgánu Unie nebo mezinárodní organizaci, uplatňuje uvedený stát, orgán nebo organizace pravidla platná pro audit vlastních výdajů.
2. Správce nebo osoby jím jmenované mohou však kdykoli provést audit společných nákladů Atheny vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi nebo společných operativních nákladů na operaci. Kromě toho může zvláštní výbor jmenovat kdykoli na návrh správce nebo členského státu externí auditory, jejichž úkoly a podmínky zaměstnání sám stanoví.
3. Za účelem vnějšího auditu se zřizuje šestičlenný sbor auditorů. Zvláštní výbor jmenuje z řad kandidátů navržených členskými státy členy na období tří let, které lze jednou prodloužit. Zvláštní výbor může funkční období členů prodloužit až o šest měsíců.
Kandidáti musí být členy nejvyšší vnitrostátní auditní instituce v členském státě nebo být touto institucí doporučeni a musí poskytovat odpovídající záruky bezpečnosti a nezávislosti. Musí být k dispozici podle potřeby tak, aby mohli plnit úkoly jménem Atheny. Při plnění těchto úkolů:
a)
jsou členové sboru auditorů nadále placeni z prostředků své původní instituce; Athena nese jejich náklady na služební cesty v souladu s pravidly platnými pro úředníky Unie na odpovídajícím platovém stupni;
b)
členové sboru nesmějí vyžadovat ani přijímat pokyny od nikoho jiného než od zvláštního výboru; v rámci svého auditního mandátu jsou sbor auditorů a jeho členové zcela nezávislí a výhradně odpovědní za provedení externího auditu účetnictví;
c)
členové sboru podávají zprávu o plnění svých úkolů pouze zvláštnímu výboru;
d)
členové sboru ověřují během rozpočtového roku i po jeho skončení prostřednictvím kontrol na místě a kontrol účetních dokladů, zda jsou výdaje financované nebo předběžně financované Athenou plněny v souladu s platnými právními předpisy a zásadami řádného finančního řízení, tj. hospodárnosti, efektivnosti a účinnosti, a zda jsou vnitřní kontroly přiměřené.
Sbor auditorů volí každým rokem svého předsedu z řad svých členů nebo může prodloužit funkční období dosavadního předsedy. Přijímá pravidla pro audit prováděný svými členy v souladu s nejpřísnějšími mezinárodními standardy. Sbor auditorů schvaluje auditorské zprávy vypracované svými členy před jejich předáním správci a zvláštnímu výboru.
4. Zvláštní výbor může případ od případu a v reakci na konkrétní potřeby rozhodnout o použití jiných externích subjektů.
5. Náklady na audit prováděný auditory jménem Atheny se považují za společné náklady, které hradí Athena.
Článek 41
Interní audit účetnictví
1. Na návrh správce a po informování zvláštního výboru jmenuje generální tajemník Rady na období čtyř let, které lze prodloužit na celkovou dobu nepřekračující osm let, interního auditora Atheny a nejméně jednoho zástupce interního auditora; interní auditoři musí mít nezbytnou odbornou kvalifikaci a poskytovat dostatečné záruky bezpečnosti a nezávislosti. Interní auditor nesmí být schvalující osobou ani účetním a nesmí se podílet na přípravě finančních výkazů.
2. Interní auditor podává správci zprávy o otázkách týkajících se rizik tak, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě řídicích a kontrolních systémů a vydává doporučení ke zlepšení vnitřního auditu operací a podpoře řádného finančního řízení. Odpovídá zejména za posuzování vhodnosti a účinnosti vnitřních řídicích systémů a výkonu útvarů při provádění politik a plnění cílů s ohledem na rizika s nimi spojená.
3. Interní auditor vykonává své povinnosti v rámci všech útvarů podílejících se na vybírání příjmů Atheny nebo na plnění výdajů financovaných Athenou.
4. Interní auditor provede během daného rozpočtového roku podle potřeby jeden nebo více auditů. O svých závěrech a doporučeních podá zprávu správci a informuje o nich velitele operace. Velitel operace a správce zajistí, aby na základě doporučení vyplývajících z auditu byla přijata následná opatření.
5. Správce každoročně podá zvláštnímu výboru zprávu o provedených interních auditech, v níž uvede počet a druh provedených interních auditů, zjištěné výsledky, učiněná doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení.
6. Každý velitel operace dále umožní internímu auditorovi neomezený přístup k operaci, jíž velí. Interní auditor ověřuje řádné fungování finančních a rozpočtových systémů a postupů a zajišťuje fungování důkladných a účinných systémů vnitřní kontroly.
7. Výsledky činnosti a zprávy interního auditora jsou spolu se všemi souvisejícími podklady poskytnuty k dispozici sboru auditorů.
Článek 42
Výroční předávání účtů a účetní závěrka
1. Do 31. března po skončení rozpočtového roku nebo do čtyř měsíců po skončení operace, podle toho, co nastane dříve, poskytne každý velitel operace účetnímu Atheny nezbytné informace s cílem sestavit roční účetní závěrku týkající se společných nákladů, roční účetní závěrku týkající se výdajů předběžně financovaných a uhrazených podle článku 28 a roční zprávu o činnosti.
2. Do 15. května následujícího po skončení rozpočtového roku sestaví správce za pomoci účetního a každého velitele operace finanční výkazy a výroční zprávu o činnosti a předloží je zvláštnímu výboru a sboru auditorů.
3. Do osmi týdnů po předání finančních výkazů poskytne zvláštnímu výboru sbor auditorů výrok k auditu a správce, kterému je nápomocen účetní a všichni velitelé operací, mu poskytne auditované finanční výkazy Atheny.
4. Do 30. září následujícího po skončení rozpočtového roku poskytne sbor auditorů zvláštnímu výboru zprávu o auditu; zvláštní výbor posoudí zprávu o auditu, výrok k auditu a finanční výkazy s cílem udělit správci, účetnímu a každému veliteli operace absolutorium.
5. Účetní, každý velitel operace a v příslušných případech správce uchovávají, každý na své úrovni, všechny účty, inventární soupisy a související dokumenty po dobu pěti let ode dne udělení absolutoria, a to způsobem, který je v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo případně jiným nařízením, které je nahradí. Po skončení operace zajistí velitel operace předání všech účtů a inventárních soupisů účetnímu.
6. Zvláštní výbor rozhodne zanést prostřednictvím opravného rozpočtu zůstatek skutečného rozpočtového výnosu za rozpočtový rok, za který byly účty schváleny, jako příjem nebo výdaj do rozpočtu na následující rozpočtový rok. Zvláštní výbor může nicméně rozhodnout zanést zůstatek uvedeného rozpočtového výnosu poté, co obdrží výrok k auditu od sboru auditorů.
7. Část zůstatku skutečného rozpočtového výnosu za rozpočtový rok, která vznikla použitím prostředků vyčleněných ke krytí společných nákladů vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi, je započtena proti příštím příspěvkům zúčastněných členských států.
8. Část zůstatku skutečného rozpočtového výnosu za rozpočtový rok, která vznikla použitím prostředků vyčleněných ke krytí společných operativních nákladů na danou operaci, je započtena proti příštím příspěvkům členských států, které na uvedenou operaci přispěly.
9. Nemůže-li být náhrada provedena odečtením od příspěvků placených Atheně, vrátí se zůstatek skutečného rozpočtového výnosu dotyčným členským státům v souladu s klíčem HND příslušného roku provedení náhrady.
10. Každý členský stát účastnící se operace může správci každý rok do 31. března, případně prostřednictvím velitele operace, poskytnout údaje o doplňkových nákladech, jež mu vznikly v souvislosti s operací během předchozího rozpočtového roku. Tyto údaje se rozepíší tak, aby byly patrné hlavní výdajové položky. Správce tyto údaje uspořádá, aby zvláštní výbor získal přehled o doplňkových nákladech operace.
Článek 43
Uzavření účtů za operaci
1. Po skončení operace může zvláštní výbor na návrh správce nebo členského státu rozhodnout, že správce za pomoci účetního a velitele operace předloží zvláštnímu výboru finanční výkazy za tuto operaci, a to alespoň ke dni skončení operace, a je-li to možné, ke dni vypořádání operace. Lhůta uložená správci nesmí být kratší než čtyři měsíce ode dne skončení operace.
2. Není-li možné ve stanovené lhůtě zahrnout do finančních výkazů příjmy a výdaje spojené s konečným vypořádáním operace, uvedou se tyto příjmy a výdaje ve finančních výkazech pro Athenu a zvláštní výbor je posoudí v souvislosti s postupem uvedeným v článku 42.
3. Zvláštní výbor na základě výroku sboru auditorů schválí finanční výkazy pro danou operaci, které mu byly předloženy. Za tuto operaci udělí správci, účetnímu a každému veliteli operace absolutorium.
4. Nemůže-li být náhrada provedena odečtením od příspěvků placených Atheně, vrátí se zůstatek skutečného rozpočtového výnosu dotyčným členským státům v souladu s klíčem HND příslušného roku provedení náhrady.
KAPITOLA 12
RŮZNÁ USTANOVENÍ
Článek 44
Odpovědnost
1. Podmínky disciplinární nebo trestní odpovědnosti velitele operace, správce a ostatních pracovníků, zejména pracovníků orgánů Unie nebo členských států, se v případě pochybení nebo nedbalosti při plnění rozpočtu řídí služebním řádem nebo režimem použitelným na tyto pracovníky. Athena je kromě toho oprávněna zahájit z vlastního podnětu nebo na žádost přispívajícího státu nebo třetí strany proti uvedeným pracovníkům občanské soudní řízení.
2. Unie ani generální tajemník Rady nesmějí být za žádných okolností přispívajícím státem činěni odpovědnými za důsledky plnění svých povinností prostřednictvím správce, účetního nebo pověřených pracovníků.
3. Smluvní odpovědnost, která může vyplývat ze smluv uzavřených v souvislosti s plněním rozpočtu, nesou přispívající státy nebo třetí strany prostřednictvím Atheny. Smluvní odpovědnost se řídí právem rozhodným pro dotčené smlouvy.
4. V případě mimosmluvní odpovědnosti hradí každou škodu způsobenou operačním velením, velením ozbrojených sil nebo velením operačních složek v rámci krizové struktury, jejichž složení schvaluje velitel operace, nebo jejich pracovníky při plnění jejich povinností přispívající stát nebo třetí strana prostřednictvím Atheny v souladu s obecnými zásadami společnými právním řádům členských států a se statutem příslušníků ozbrojených sil platným v prostoru operace.
5. Přispívající stát nesmí za žádných okolností činit Unii ani členské státy odpovědnými za smlouvy uzavírané v rámci plnění rozpočtu ani za škody způsobené jednotkami a útvary krizové struktury, jejichž složení schvaluje velitel operace, nebo jejich pracovníky při plnění jejich povinností.
Článek 45
Bezpečnost
Na utajované informace související s činností Atheny se vztahuje rozhodnutí Rady 2013/488/EU (5) nebo případně jiné rozhodnutí Rady, které je nahradí.
Článek 46
Ochrana osobních údajů
Athena zajišťuje ochranu fyzických osob v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů v souladu ze zásadami a postupy stanovenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6). Za tímto účelem přijme zvláštní výbor na návrh správce nezbytná prováděcí pravidla.
Článek 47
Přezkum a revize
V případě potřeby se na žádost členského státu nebo po každé operaci provede přezkum tohoto rozhodnutí nebo jeho části, včetně příloh. Revize se provede alespoň jednou za tři roky. V průběhu přezkumu či revize se lze obrátit na všechny odborníky, kteří by mohli přispět k dané činnosti, zejména na řídící orgány Atheny.
Článek 48
Zrušení
Rozhodnutí 2011/871/SZBP se zrušuje.
Článek 49
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dnem přijetí.
V Bruselu dne 27. března 2015.
ODLUKA VIJEĆA (ZVSP) 2015/528
od 27. ožujka 2015.
o uspostavi mehanizma za upravljanje financiranjem zajedničkih troškova operacija Europske unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije (Athena) i o stavljanju izvan snage Odluke 2011/871/ZVSP
VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,
uzimajući u obzir Ugovor o Europskoj uniji, a posebno njegov članak 26. stavak 2. i članak 41. stavak 2.,
budući da:
(1)
Europsko vijeće koje se 10. i 11. prosinca 1999. sastalo u Helsinkiju posebno se usuglasilo da „države članice koje dobrovoljno surađuju u operacijama pod vodstvom Unije moraju biti u stanju do 2003. u roku od 60 dana rasporediti i održavati,najmanje tijekom godine dana, vojne snage koje broje od 50 000 do 60 000 osoba koje su sposobne provesti cijeli spektar petersberških zadaća”.
(2)
Vijeće je 17. lipnja 2002. odobrilo aranžmane za financiranje operacija za upravljanje krizama pod vodstvom Unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije.
(3)
Vijeće je u svojim zaključcima od 14. svibnja 2003. potvrdilo potrebu za sposobnošću brze reakcije, posebno za humanitarne zadaće i zadaće spašavanja.
(4)
Europsko vijeće koje se 19. i 20. lipnja 2003. sastalo u Solunu pozdravilo je zaključke sastanka Vijeća od 19. svibnja 2003., u kojima je posebno potvrđena potreba za sposobnošću brze vojne reakcije Unije.
(5)
Vijeće je 22. rujna 2003. odlučilo da bi Unija trebala steći sposobnost fleksibilnog upravljanja financiranjem zajedničkih troškova vojnih operacija bilo kojeg razmjera, složenosti ili žurnosti, posebno uspostavom stalnog mehanizma financiranja najkasnije do 1. ožujka 2004. radi preuzimanja financiranja zajedničkih troškova svih budućih vojnih operacija Unije.
(6)
Vijeće je 23. veljače 2004. donijelo Odluku 2004/197/ZVSP (1) o uspostavi mehanizma za upravljanje financiranjem zajedničkih troškova operacija Unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije. Navedena Odluka naknadno je izmijenjena i zamijenjena nekoliko puta, pri čemu je najnovija provedena Odlukom 2011/871/ZVSP (2).
(7)
Unija je u stanju provoditi operacije brzog vojnog odgovora, u skladu s konceptom koji odredi Vojni odbor EU-a. Unija je u stanju raspoređivati borbene skupine, u skladu s konceptom koji odredi Vojni odbor EU-a.
(8)
Shema ranog financiranja namijenjena je, prije svega, operacijama brzog odgovora.
(9)
Vježbe na političkoj i vojnoj strateškoj razini zapovjednih i nadzornih struktura i postupci za vojne operacije Unije putem vježbi stožera Unije koje odobri Politički i sigurnosni odbor (PSO) doprinose jačanju opće operativne spremnosti Unije.
(10)
Vijeće u svakom pojedinačnom slučaju odlučuje ima li pojedina operacija implikacije u području vojske ili obrane u smislu članka 41. stavka 2. Ugovora o Europskoj uniji (UEU).
(11)
U članku 41. stavku 2. drugom podstavku UEU-a predviđa se da države članice čiji su predstavnici u Vijeću dali formalnu izjavu na temelju članka 31. stavka 1. drugog podstavka nisu obvezni doprinositi financiranju operacije koja ima dotične implikacije u području vojske ili obrane.
(12)
U skladu s člankom 5. Protokola br. 22 o stajalištu Danske koji je priložen UEU-u i Ugovoru o funkcioniranju Europske unije, Danska ne sudjeluje u pripremi i provedbi odluka i djelovanja Europske unije koji imaju implikacije u području obrane. Danska ne sudjeluje u ovoj odluci i stoga ne sudjeluje u financiranju mehanizma.
(13)
Trebalo bi donijeti odredbe kako bi se osiguralo da se mehanizmom Athena štite pojedinci u pogledu obrade njihovih osobnih podataka.
(14)
U skladu s člankom 43. Odluke 2011/871/ZVSP, Vijeće je preispitalo navedenu Odluku i usuglasilo se da se ona izmijeni.
(15)
Radi jasnoće, trebalo bi staviti izvan snage Odluku 2011/871/ZVSP i zamijeniti je novom Odlukom,
DONIJELO JE OVU ODLUKU:
Članak 1.
Definicije
Za potrebe ove Odluke:
(a)
„države članice sudionice” znači države članice Unije osim Danske;
(b)
„države doprinositeljice” znači države članice koje doprinose financiranju dotične vojne operacije u skladu s člankom 41. stavkom 2. UEU-a i treće države koje doprinose financiranju zajedničkih troškova navedene operacije, u skladu sa sporazumima između njih i Unije;
(c)
„operacije” znači operacije Unije koje imaju vojne ili obrambene implikacije;
(d)
„vojna potporna djelovanja” znači operacije Unije ili dijelove takvih operacija koje imaju vojne ili obrambene implikacije, ali koje nisu u nadležnosti stožera Unije, o kojima je, radi potpore trećoj državi ili trećoj organizaciji, odlučilo Vijeće;
(e)
„dan” znači kalendarski dan, a ne radni dan, osim ako je drukčije naznačeno.
POGLAVLJE 1.
MEHANIZAM
Članak 2.
Uspostava mehanizma
1. Uspostavlja se mehanizam za upravljanje financiranjem zajedničkih troškova operacija.
2. Taj mehanizam naziva se Athena.
3. Athena postupa u ime država članica sudionica ili, u slučaju posebnih operacija, u ime država doprinositeljica.
Članak 3.
Pravna sposobnost
Radi administrativnog upravljanja financiranjem operacija Unije s vojnim ili obrambenim implikacijama, Athena ima potrebnu pravnu sposobnost, a posebno može posjedovati bankovne račune, stjecati, posjedovati ili otuđivati imovinu, sklapati ugovore i administrativne aranžmane te biti stranka u sudskim postupcima. Athena je neprofitni mehanizam.
Članak 4.
Koordiniranje s trećim stranama
U mjeri u kojoj je to potrebno za ispunjavanje njezinih zadaća te u skladu s ciljevima i politikama Unije, Athena koordinira svoje aktivnosti s državama članicama, institucijama i tijelima Unije te međunarodnim organizacijama.
POGLAVLJE 2.
ORGANIZACIJSKA STRUKTURA
Članak 5.
Upravljačka tijela i osoblje
1. Mehanizmom Athena, pod nadzorom Posebnog odbora upravljaju:
(a)
administrator;
(b)
zapovjednik svake operacije u vezi s operacijom kojom zapovijeda („zapovjednik operacije”);
(c)
računovodstveni službenik.
2. Athena se u najvećoj mogućoj mjeri koristi administrativnim strukturama Unije. Athena se koristi osobljem koje su, prema potrebi, stavile na raspolaganje institucije Unije ili osobljem koje su uputile države članice.
3. Glavni tajnik Vijeća može, eventualno na temelju prijedloga države članice sudionice, osigurati administratoru i računovodstvenom službeniku osoblje koje im je potrebno za obavljanje njihovih zadaća.
4. Tijela i osoblje mehanizma Athena mobiliziraju se na temelju operativnih potreba.
Članak 6.
Posebni odbor
1. Osniva se Posebni odbor sastavljen od po jednog predstavnika svake države članice sudionice.
Predstavnike Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) i Komisije poziva se da prisustvuju sastancima Posebnog odbora, bez sudjelovanja u glasovanju Posebnog odbora.
2. Upravljanje mehanizmom Athena odvija se pod nadzorom Posebnog odbora.
3. Kada Posebni odbor raspravlja o financiranju zajedničkih troškova određene operacije:
(a)
Posebni odbor sastavljen je od po jednog predstavnika svake države doprinositeljice;
(b)
predstavnici trećih zemalja doprinositeljica sudjeluju u radu Posebnog odbora. Oni ne sudjeluju u glasovanju niti su prisutni prilikom glasovanja;
(c)
zapovjednik operacije ili njegov predstavnik sudjeluju u radu Posebnog odbora, bez sudjelovanja u glasovanju Posebnog odbora.
4. Sastanke Posebnog odbora saziva i njima predsjedava predsjedništvo Vijeća. Administrator obavlja tajničke poslove za Posebni odbor. On sastavlja zapisnik o rezultatima rasprava Odbora. On ne sudjeluje u glasovanju Posebnog odbora.
5. Prema potrebi, računovodstveni službenik sudjeluje u radu Posebnog odbora, bez sudjelovanja u glasovanju Posebnog odbora.
6. Na zahtjev države članice sudionice, administratora ili zapovjednika operacije, predsjedništvo saziva Posebni odbor u roku od najviše 15 dana.
7. Administrator na odgovarajući način obavješćuje Posebni odbor o svim zahtjevima ili sporovima koji se odnose na mehanizam Athena.
8. Posebni odbor odlučuje jednoglasno glasovima svojih članova, vodeći pritom računa o svom sastavu kako je utvrđeno u stavcima 1. i 3. Njegove odluke su obvezujuće.
9. Posebni odbor odobrava sve proračune, uzimajući pritom u obzir relevantne referentne iznose i općenito ostvaruje nadležnosti u skladu s ovom Odlukom.
10. Administrator, zapovjednik operacije i računovodstveni službenik obavješćuju Posebni odbor, kako je predviđeno u ovoj Odluci.
11. Tekst akata koje u skladu s ovom Odlukom odobri Posebni odbor prilikom njihovog odobravanja također potpisuju predsjednik Posebnog odbora i administrator.
Članak 7.
Administrator
1. Glavni tajnik Vijeća, nakon obavješćivanja Posebnog odbora, imenuje administratora i najmanje jednog zamjenika administratora na razdoblje od tri godine.
2. Administrator obavlja svoje dužnosti u ime mehanizma Athena.
3. Administrator:
(a)
sastavlja i podnosi Posebnom odboru nacrte proračuna. U svakom nacrtu proračuna, dio „rashodi” za operaciju sastavlja se na temelju prijedloga zapovjednika operacije;
(b)
donosi proračune nakon što ih je odobrio Posebni odbor;
(c)
službenik je za ovjeravanje za dijelove „prihodi”, „zajednički troškovi nastali pri pripremi operacija ili nastavno na operacije” i „zajednički operativni troškovi” nastali izvan aktivne faze operacije;
(d)
u vezi s prihodima, provodi financijske aranžmane sklopljene s trećim stranama o financiranju zajedničkih troškova vojnih operacija Unije;
(e)
otvara jedan ili više bankovnih računa u ime mehanizma Athena.
4. Administrator osigurava poštovanje pravila uspostavljenih ovom Odlukom i provedbu odluka Posebnog odbora.
5. Administrator je ovlašten donositi sve mjere koje smatra potrebnima za izvršavanje rashoda koji se financiraju putem mehanizma Athena. Administrator o tome obavješćuje Posebni odbor.
6. Administrator koordinira rad na financijskim pitanjima koja se odnose na vojne operacije Unije. U pogledu tih pitanja administrator je kontaktna točka za nacionalne administracije i, prema potrebi, međunarodne organizacije.
7. Administrator je odgovoran Posebnom odboru.
Članak 8.
Zapovjednik operacije
1. Zapovjednik operacije u ime mehanizma Athena obavlja svoje dužnosti u vezi s financiranjem zajedničkih troškova operacije kojom zapovijeda.
2. Za operaciju kojom zapovijeda, zapovjednik operacije:
(a)
šalje administratoru svoje prijedloge za dio nacrta proračuna „rashodi - zajednički operativni troškovi”;
(b)
kao službenik za ovjeravanje izvršava odobrena sredstva koja se odnose na zajedničke operativne troškove, kao i rashode na temelju članka 28.; izvršava ovlasti nad svim osobama koje sudjeluju u izvršavanju tih odobrenih sredstava, uključujući pretfinanciranje; može dodjeljivati i sklapati ugovore u ime mehanizma Athena; otvara bankovni račun u ime mehanizma Athena za operaciju kojom zapovijeda;
(c)
kao službenik za ovjeravanje izvršava odobrena sredstva koja se odnose na rashode na temelju članka 30.; izvršava ovlasti nad svim osobama koje sudjeluju u izvršavanju tih odobrenih sredstava na temelju relevantnih odredaba iz ad hoc administrativnog sporazuma s trećom stranom. On može dodjeljivati i sklapati ugovore u ime treće strane; on otvara jedan bankovni račun za doprinos svake treće strane.
3. Zapovjednik operacije ovlašten je za donošenje svih mjera za koje smatra potrebnima za izvršavanje rashoda financiranih putem mehanizma Athena za operaciju kojom zapovijeda. On o tome obavješćuje administratora i Posebni odbor.
4. Zapovjednik operacije koristi se računovodstvenim sustavom i sustavom za upravljanje imovinom koji se osigurava mehanizmom Athena osim u odgovarajuće obrazloženim slučajevima koje na prijedlog administratora odobri Posebni odbor. Administrator unaprijed obavješćuje Posebni odbor kada smatra da se radi o takvim slučajevima.
Članak 9.
Računovodstveni službenik
1. Glavni tajnik Vijeća imenuje računovodstvenog službenika i najmanje jednog zamjenika računovodstvenog službenika na razdoblje od tri godine.
2. Računovodstveni službenik obavlja svoje dužnosti u ime mehanizma Athena.
3. Računovodstveni službenik odgovoran je za:
(a)
pravilno izvršavanje plaćanja, primanje prihoda i ubiranje iznosa koji su utvrđeni kao potraživanja;
(b)
pripremu financijskih izvještaja za mehanizam Athena svake godine te nakon dovršetka svake operacije, financijskih izvještaja za tu operaciju;
(c)
potporu administratoru kada on podnosi godišnje financijske izvještaje ili financijske izvještaje o operaciji Posebnom odboru radi odobravanja;
(d)
vođenje računovodstva mehanizma Athena;
(e)
utvrđivanje računovodstvenih pravila i metoda te kontnog plana;
(f)
utvrđivanje i potvrđivanje računovodstvenih sustava za prihode i, prema potrebi, sustava za potvrđivanje koje utvrdi službenik za ovjeravanje radi pružanja ili opravdavanja računovodstvenih informacija;
(g)
vođenje popratne dokumentacije;
(h)
vođenje riznice, zajedno s administratorom.
4. Administrator i zapovjednik operacije dostavljaju računovodstvenom službeniku sve informacije potrebne za izradu financijskih izvještaja koji točno predstavljaju financijsku imovinu mehanizma Athena i izvršenje proračuna kojim upravlja mehanizam Athena. Oni jamče njihovu pouzdanost.
5. Računovodstveni službenik odgovoran je Posebnom odboru.
Članak 10.
Opće odredbe o administratoru, računovodstvenom službeniku i osoblju mehanizma Athena
1. Funkcije administratora ili zamjenika administratora s jedne strane, i računovodstvenog službenika ili zamjenika računovodstvenog službenika s druge strane, međusobno su nespojive.
2. Svaki zamjenik administratora postupa pod nadzorom administratora. Svaki zamjenik računovodstvenog službenika postupa pod nadzorom računovodstvenog službenika.
3. Zamjenik administratora zamjenjuje administratora kada je on odsutan. Zamjenik računovodstvenog službenika zamjenjuje računovodstvenog službenika kada je on odsutan.
4. Pri obavljanju svojih zadaća u ime mehanizma Athena, dužnosnici i ostali službenici Unije i dalje podliježu pravilima i propisima koji se na njih primjenjuju.
5. Osoblje koje države članice stave na raspolaganje mehanizmu Athena podliježe istim pravilima kao što su ona navedena u odluci Vijeća o pravilima koja se primjenjuju na upućene nacionalne stručnjake i odredbama koje je s institucijama Unije ili s mehanizmom Athena dogovorila njihova nacionalna uprava.
6. Prije imenovanja osoblje mehanizma Athena mora dobiti dozvolu za pristup klasificiranim informacijama Vijeća najmanje do razine „SECRET UE/EU SECRET” ili istovrijednu dozvolu države članice.
7. Administrator može pregovarati i sklapati aranžmane s državama članicama ili institucijama Unije, kako bi se unaprijed imenovalo osoblje koje bi se moglo, ukaže li se potreba, odmah staviti na raspolaganje mehanizmu Athena.
POGLAVLJE 3.
ADMINISTRATIVNI ARANŽMANI I OKVIRNI UGOVORI
Članak 11.
Administrativni aranžmani i okvirni ugovori
1. Administrativne aranžmane moguće je u pregovorima dogovoriti s državama članicama, institucijama i tijelima Unije, trećim državama i međunarodnim organizacijama kako bi se olakšala nabava i/ili financijski aspekti uzajamne potpore u okviru operacija na troškovno najdjelotvorniji način.
2. Takvi aranžmani:
(a)
podliježu savjetovanju s Posebnim odborom ako se sklapaju s državama članicama, institucijama ili tijelima Unije;
(b)
dostavljaju se na odobrenje Posebnom odboru ako se sklapaju s trećim državama ili međunarodnim organizacijama.
3. Takve aranžmane potpisuje administrator ili, prema potrebi, odgovarajući zapovjednik operacije koji djeluje u ime mehanizma Athena i nadležna upravna tijela drugih stranaka iz stavka 1.
4. Okvirne ugovore moguće je sklopiti kako bi se na troškovno najdjelotvorniji način olakšala nabava. Takvi ugovori podnose se Posebnom odboru radi odobrenja prije nego što ih potpiše administrator i stavljaju se na raspolaganje državama članicama i zapovjednicima operacija ako se oni žele njima koristiti. Ovom odredbom ne nameće se obveza bilo kojoj državi članici da se koristi robom ili uslugama ili da nabavlja robu ili usluge na temelju okvirnog ugovora.
Članak 12.
Stalni i ad hoc administrativni aranžmani o načinima plaćanja doprinosa trećih država
1. U okviru sporazuma sklopljenih između Unije i trećih država koje je Vijeće navelo kao potencijalne doprinositeljice operacijama Unije ili kao doprinositeljice određenoj operaciji Unije, administrator u pregovorima s navedenim trećim državama dogovara stalne ili ad hoc administrativne aranžmane. Navedeni aranžmani imaju oblik razmjene pisama između mehanizma Athena i nadležnih upravnih službi dotičnih trećih država kojom se utvrđuju načini potrebni za olakšavanje brzog plaćanja doprinosa.
2. Do sklapanja sporazuma iz stavka 1. administrator može poduzeti mjere potrebne za olakšavanje plaćanja trećih država doprinositeljica.
3. Administrator unaprijed obavješćuje Posebni odbor o aranžmanima iz stavka 1. koji se namjeravaju sklopiti prije nego što ih potpiše u ime mehanizma Athena.
4. Ako Unija pokreće vojnu operaciju, administrator provodi, u odnosu na iznose doprinosa o kojima je odlučilo Vijeće, aranžmane s trećim državama koje doprinose toj operaciji.
POGLAVLJE 4.
BANKOVNI RAČUNI
Članak 13.
Otvaranje i namjena
1. Svi bankovni računi otvaraju se kod prvorazrednih financijskih institucija koje imaju glavni ured u državi članici, kao tekući račun ili kratkoročan račun u eurima. U odgovarajuće obrazloženim slučajevima i nakon što to odobri administrator, račune se može otvoriti u financijskim institucijama čiji je glavni ured izvan država članica.
2. U odgovarajuće obrazloženim slučajevima račune se može otvoriti u valuti koja nije euro.
3. Doprinosi država doprinositeljica uplaćuju se na navedene bankovne račune. Oni se koriste za isplatu potrebnih predujmova zapovjedniku operacije za izvršavanje rashoda koji se odnose na zajedničke troškove vojne operacije.
4. Svaki od doprinosa na temelju članaka 28. i 30. uplaćuje se na odvojene bankovne račune. Oni se koriste za izvršavanje rashoda čije je upravljanje povjereno mehanizmu Athena, kako je određeno u odgovarajućim člancima.
Članak 14.
Upravljanje sredstvima
1. Za svako plaćanje s računa mehanizma Athena potreban je zajednički potpis administratora ili zamjenika administratora s jedne strane i računovodstvenog službenika ili zamjenika računovodstvenog službenika s druge strane.
2. Nijedan bankovni račun ne smije biti u prekoračenju.
POGLAVLJE 5.
ZAJEDNIČKI TROŠKOVI
Članak 15.
Definicija zajedničkih troškova i razdobljâ prihvatljivosti
1. Zajednički troškovi navedeni u Prilogu I. idu na trošak mehanizma Athena, neovisno o tome kada su nastali. Kada su uneseni u članak proračuna koji prikazuje operaciju s kojom su najviše povezani smatraju se operativnim troškovima određene operacije. U protivnom, smatraju se zajedničkim troškovima koji su nastali pri pripremi za operaciju ili nastavno na nju.
2. Nadalje, Athena snosi zajedničke operativne troškove navedene u Prilogu II. tijekom razdoblja od odobrenja koncepta za upravljanje krizom za operaciju do imenovanja zapovjednika operacije. U posebnim okolnostima, nakon savjetovanja s PSO-om, Posebni odbor može izmijeniti razdoblje u kojem te troškove snosi Athena.
3. Tijekom aktivne faze operacije koja teče od dana imenovanja zapovjednika operacije do dana kada stožer operacije prestane sa svojim aktivnostima, Athena kao zajedničke operativne troškove snosi:
(a)
zajedničke troškove navedene u Prilogu III., dijelu A;
(b)
zajedničke troškove navedene u Prilogu III., dijelu B ako Vijeće tako odluči;
(c)
zajedničke troškove navedene u Prilogu III., dijelu C ako to zahtijeva zapovjednik operacije i ako to odobri Posebni odbor.
4. Tijekom aktivne faze vojne potporne akcije, kako je odredilo Vijeće, Athena snosi kao zajedničke operativne troškove zajedničke troškove koje Vijeće utvrdi u svakom pojedinačnom slučaju upućivanjem na Prilog III.
5. Zajednički operativni troškovi operacije uključuju i rashode potrebne za njezino zaključenje, kako su navedeni u Prilogu IV.
Operacija je zaključena kada oprema i infrastruktura koje su zajednički financirane u okviru te operacije ostvare svoju konačnu namjenu i kada budu odobreni financijski izvještaji operacije.
6. Rashodi koji nastanu s ciljem pokrivanja troškova koje bi u svakom slučaju snosila jedna ili više država doprinositeljica, institucija Unije ili međunarodna organizacija, neovisno o organizaciji operacije, ne mogu biti prihvatljivi kao zajednički troškovi.
7. Posebni odbor može u svakom pojedinačnom slučaju odlučiti da se, s obzirom na posebne okolnosti, određeni uvećani troškovi koji nisu troškovi navedeni u Prilogu III, dijelu B smatraju zajedničkim troškovima određene operacije tijekom njezine aktivne faze.
8. Ako u Posebnom odboru nije moguće postići jednoglasnu odluku, on može, na inicijativu predsjedništva, uputiti pitanje Vijeću.
Članak 16.
Vježbe
1. Zajednički troškovi vježbi Unije financiraju se putem mehanizma Athena uz poštovanje pravila i postupaka koji su slični onima za operacije kojima doprinose sve države članice sudionice.
2. Navedeni zajednički troškovi vježbi sastoje se najprije od uvećanih troškova za mobilne ili fiksne stožere, a zatim, od uvećanih troškova koji Uniji nastanu pri korištenju zajedničkom imovinom i sposobnostima NATO-a koji su stavljeni na raspolaganje za određenu vježbu.
3. Zajednički troškovi za vježbe ne uključuju troškove povezane:
(a)
sa stjecanjem kapitala, uključujući one koji se odnose na zgrade, infrastrukturu i opremu;
(b)
s planiranjem i pripremnom fazom vježbi, osim ako ih je odobrio Posebni odbor;
(c)
s prijevozom, vojarnama i smještajem snaga.
Članak 17.
Referentni iznos
Svaka odluka Vijeća kojom Vijeće odlučuje da će uspostaviti ili produljiti vojnu operaciju Unije sadrži referentni iznos za zajedničke troškove navedene operacije. Administrator procjenjuje, posebno uz pomoć vojnog osoblja Unije i, ako je on na dužnosti, zapovjednika operacije, iznos koji se smatra potrebnim za pokrivanje zajedničkih troškova operacije u planiranom razdoblju. Administrator putem predsjedništva predlaže taj iznos tijelu Vijeća odgovornom za ispitivanje nacrta odluke. Članovi Posebnog odbora pozivaju se da sudjeluju u raspravama navedenog tijela o referentnom iznosu.
POGLAVLJE 6.
PRORAČUN
Članak 18.
Proračunska načela
1. Proračun, izražen u eurima, akt je kojim se za svaku financijsku godinu utvrđuju i odobravaju svi prihodi i rashodi koji se odnose na zajedničke troškove kojima upravlja Athena.
2. Svi rashodi povezani su s određenom operacijom, osim, ako je to primjereno, troškova navedenih u Prilogu I.
3. Odobrena sredstva unesena u proračun odobravaju se za trajanje financijske godine koja počinje 1. siječnja i završava 31. prosinca iste godine.
4. Proračunski prihodi i rashodi su uravnoteženi.
5. Svi prihodi i rashodi koji se odnose na zajedničke troškove smiju se izvršiti jedino raspoređivanjem u naslov proračuna i unutar granice odobrenih sredstava koja su tamo unesena, osim u slučaju iz članka 34. stavka 5.
Članak 19.
Godišnji proračun
1. Svake godine administrator sastavlja nacrt proračuna za sljedeću financijsku godinu uz pomoć svakog zapovjednika operacije.
2. Nacrt uključuje:
(a)
odobrena sredstva koja se smatraju potrebnima za pokrivanje zajedničkih troškova koji nastanu pri pripremi za operacije ili nastavno na njih;
(b)
odobrena sredstva koja se smatraju potrebnima za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova za tekuće ili planirane operacije, uključujući, prema potrebi, za nadoknadu zajedničkih troškova koje je predujmom financirala određena država ili treća strana;
(c)
okvirna odobrena sredstva iz članka 26.;
(d)
predviđanje prihoda potrebnih za pokrivanje rashoda.
3. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja razvrstavaju se prema glavama i poglavljima pri čemu se rashodi zajedno grupiraju prema vrsti ili namjeni i prema potrebi se dalje dijele na članke. Nacrt proračuna sadrži detaljne komentare po poglavljima ili člancima. Svakoj operaciji namijenjena je jedna posebna glava. Jedna posebna glava čini opći dio proračuna i sadrži zajedničke troškove koji nastanu pri pripremi za operacije ili nastavno na njih.
4. Svaka glava može sadržavati poglavlje pod nazivom „okvirna odobrena sredstva”. Ta odobrena sredstva unose se kada postoji neizvjesnost koja se temelji na ozbiljnim razlozima o iznosu potrebnih odobrenih sredstava ili opsegu izvršavanja unesenih odobrenih sredstava.
5. Prihodi se sastoje od:
(a)
doprinosa koje plaćaju države članice sudionice i države članice doprinositeljice i, prema potrebi, treće države doprinositeljice;
(b)
ostalih prihoda koji su dalje podijeljeni po glavama, a koji uključuju kamate, prihode od prodaje i izvršenje proračuna za prethodnu financijsku godinu, nakon što ga je utvrdio Posebni odbor.
6. Administrator predlaže nacrt proračuna Posebnom odboru najkasnije do 31. listopada. Posebni odbor odobrava nacrt proračuna do 31. prosinca. Administrator donosi odobreni proračun i o tome obavješćuje države članice sudionice i treće države doprinositeljice.
Članak 20.
Izmjena proračuna
1. U slučaju neizbježnih, iznimnih ili nepredviđenih okolnosti, uključujući slučaj kada se operaciju pokrene tijekom financijske godine, administrator predlaže nacrt izmjene proračuna. Nacrt izmjene proračuna sastavlja se, predlaže, odobrava i donosi te se o njemu obavješćuje u skladu s istim postupkom kao i za godišnji proračun. Posebni odbor o njemu raspravlja, vodeći računa o njegovoj žurnosti.
2. Kada navedeni nacrt izmjena proračuna proizlazi iz pokretanja nove operacije ili promjena u proračunu tekuće operacije, administrator će obavijestiti Posebni odbor o ukupnim troškovima predviđenima za tu operaciju. Ako ovi troškovi znatno premašuju dotični referentni iznos, Posebni odbor može zatražiti od Vijeća da ga odobri.
3. Nacrt izmjene proračuna koji proizlazi iz pokretanja nove operacije podnosi se Posebnom odboru unutar razdoblja od četiri mjeseca nakon odobrenja referentnog iznosa, osim ako se Posebni odbor odluči za dulji rok.
Članak 21.
Prijenosi
1. Prema potrebi, na temelju prijedloga zapovjednika operacije, administrator može izvršiti prijenos odobrenih sredstava. Administrator o svoji namjeri obavješćuje Posebni odbor, u mjeri u kojoj to dopušta žurnost situacije, a najmanje tjedan dana unaprijed. Međutim, prethodno odobrenje Posebnog odbora potrebno je ako:
(a)
će se planiranim prijenosom izmijeniti ukupni iznos odobrenih sredstava predviđenih za operaciju;
ili
(b)
planirani prijenosi između poglavlja tijekom financijske godine premašuju 10 % odobrenih sredstava unesenih u poglavlje iz kojeg se odobrena sredstva povlače, kako su navedena u proračunu donesenom za financijsku godinu na dan kada je podnesen prijedlog za predmetni prijenos.
2. Ako smatra da je to potrebno za pravilnu provedbu operacije, u roku od tri mjeseca od dana pokretanja operacije zapovjednik operacije može izvršiti prijenos odobrenih sredstava koja su dodijeljena toj operaciji, između članaka i između poglavlja u dijelu proračuna „zajednički operativni troškovi”. On o tome obavješćuje administratora i Posebni odbor.
Članak 22.
Prijenos odobrenih sredstava
1. U načelu, ako nije drukčije predviđeno u stavku 2., odobrena sredstva namijenjena za pokrivanje zajedničkih troškova nastalih pri pripremi za operacije ili nastavno na njih, za koja nisu bile preuzete obveze, ukidaju se na kraju financijske godine.
2. Odobrena sredstva namijenjena za pokrivanje troškova skladištenja materijala i opreme kojima upravlja Athena mogu se jednom prenijeti u sljedeću financijsku godinu ako je obveza u tom smislu preuzeta prije 31. prosinca tekuće financijske godine. Odobrena sredstva namijenjena za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova mogu se prenijeti u sljedeću godinu ako su nužna za operaciju koja nije bila u cijelosti zaključena.
3. Administrator do 15. veljače podnosi Posebnom odboru prijedloge za prenošenje, iz prethodne financijske godine, odobrenih sredstava za koja obveze nisu preuzete. Navedeni prijedlozi smatraju se odobrenima osim ako Posebni odbor do 15. ožujka odluči drukčije.
4. Odobrena sredstva za koja su obveze preuzeta prenose se iz prethodne financijske godine u sljedeću godinu, a administrator do 15. veljače o tome obavješćuje Posebni odbor.
Članak 23.
Predviđeno izvršavanje
Nakon što je godišnji proračun odobren, odobrena sredstva mogu se upotrebljavati za pokrivanje preuzetih obveza i plaćanja u onoj mjeri u kojoj je to potrebno u operativnom smislu.
POGLAVLJE 7.
DOPRINOSI I NADOKNADE
Članak 24.
Utvrđivanje doprinosâ
1. Odobrena sredstva za pokrivanje zajedničkih troškova nastalih pri pripremi za operacije ili nastavno na njih, koji nisu pokriveni ostalim prihodima, financiraju se iz doprinosâ država članica sudionica.
2. Odobrena sredstva za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova operacije pokrivaju se iz doprinosâ država doprinositeljica.
3. Doprinosi koje za operaciju trebaju platiti države članice doprinositeljice jednaki su iznosu odobrenih sredstava za plaćanja koji je unesen u proračun i namijenjena za pokrivanje zajedničkih operativnih troškova te operacije, nakon odbitka iznosa doprinosa koje za istu operaciju u skladu s člankom 12. trebaju platiti treće države doprinositeljice.
4. Raspodjela doprinosâ između država članica od kojih se zahtijeva doprinos utvrđuje se prema ključu bruto nacionalnog proizvoda, kako je navedeno u članku 41. stavku 2. UEU-a i u skladu s Odlukom Vijeća 2014/335/EU, Euratom (3) ili bilo kojom drugom Odlukom koja bi je mogla zamijeniti.
5. Podaci za izračunavanje doprinosâ su oni koji su navedeni u stupcu „vlastiti izvori koji se temelje na BND-u” u tablici „Sažetak financiranja općeg proračuna po vrstama vlastitih sredstava i po državama članicama”, koja je priložena zadnjem općem proračunu koji je donijela Unija. Doprinos svake države članice od koje se doprinos potražuje razmjeran je udjelu bruto nacionalnog dohotka (BND) te države članice u ukupnom iznosu BND-a država članica od kojih se doprinos potražuje.
Članak 25.
Raspored plaćanja doprinosâ
1. Ako Vijeće utvrdi referentni iznos za vojnu operaciju Unije, države članice doprinositeljice svoje doprinose plaćaju u visini od 30 % referentnog iznosa, osim ako se Vijeće odluči za neki drugi postotak. Administrator upućuje poziv za doprinose u skladu s operativnim potrebama operacije do dogovorenog iznosa.
2. Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora, može odlučiti da se uputi poziv za dodatne doprinose prije donošenja izmjene proračuna za operaciju. Posebni odbor može odlučiti da predmet uputi nadležnim pripremnim tijelima Vijeća.
3. Ako je za određenu operaciju donesena izmjena proračuna, države članice plaćaju saldo doprinosâ koji duguju za tu operaciju u skladu s člankom 24. Međutim, ako se planira da će operacija trajati dulje od šest mjeseci u jednoj financijskoj godini, saldo doprinosâ plaća se u dva obroka. U tom slučaju, prvi obrok plaća se u roku od 60 dana od pokretanja operacije; drugi obrok plaća se u roku koji treba odrediti Posebni odbor koji postupa na temelju prijedloga administratora, uzimajući u obzir operativne potrebe. Posebni odbor može odstupiti od odredaba ovog stavka.
4. Administrator šalje odgovarajuće pozive za doprinose pismom upućenim nacionalnim upravama o čijim je podacima za kontakt obaviješten kada:
(a)
Posebni odbor odobri nacrt proračuna za financijsku godinu kako je predviđeno u članku 19. Prvi poziv za doprinose pokriva operativne potrebe za razdoblje od osam mjeseci. Drugi poziv za doprinose pokriva preostali saldo doprinosâ, vodeći računa o saldu izvršenja proračuna iz prethodne godine ako je Posebni odbor odlučio unijeti taj saldo u tekući proračun nakon što je primio revizorsko mišljenje;
(b)
je utvrđen referentni iznos kako je predviđeno u članku 25. stavku 1.; ili
(c)
je odobrena izmjena proračuna kako je predviđeno u članku 20.
5. Ne dovodeći u pitanje druge odredbe ove Odluke, doprinosi se plaćaju u roku od 30 dana nakon slanja odgovarajućeg poziva za doprinose, uz iznimku prvog poziva za doprinose za proračun za novu financijsku godinu u kojem slučaju rok za plaćanje iznosi 40 dana nakon slanja odgovarajućeg poziva za doprinose.
6. Nakon što je zajednički nacrt proračuna podnesen Posebnom odboru administrator može, za one države članice čiji proračunski i financijski postupci ne omogućuju plaćanje njihovih doprinosa u utvrđenim rokovima, dotičnoj državi prije kraja tekuće financijske godine izdati, kao predujam za poziv za doprinose za proračun sljedeće financijske godine, prethodni poziv za doprinose.
7. Svaka država doprinositeljica snosi bankovne troškove koji se odnose na njezine vlastite doprinose.
8. Administrator potvrđuje primitak doprinosâ.
Članak 26.
Početno financiranje
1. U slučaju operacije brzog vojnog odgovora Unije, države članice doprinositeljice duguju doprinose u visini referentnog iznosa. Ne dovodeći u pitanje članak 25. stavak 3., plaćanja se izvršavaju kako je utvrđeno u nastavku.
2. Za potrebe početnog financiranja operacija brzog vojnog odgovora Unije, države članice sudionice:
(a)
unaprijed plaćaju doprinose za mehanizam Athena; ili
(b)
kada Vijeće odluči provesti operaciju brzog odgovora Unije čijem financiranju one doprinose, plaćaju svoje doprinose za zajedničke troškove te operacije u visini referentnog iznosa, u roku od pet dana nakon slanja poziva, osim ako je Vijeće odlučilo drukčije.
3. Za potrebe iz stavka 2., Posebni odbor, sastavljen od po jednog predstavnika svake od država članica koje doprinose plaćaju unaprijed, utvrđuje okvirna odobrena sredstava u posebnoj glavi proračuna. Navedena okvirna odobrena sredstva pokrivaju se iz doprinosa koje države članice koje doprinose trebaju platiti unaprijed, u roku od 90 dana nakon slanja poziva za navedene doprinose.
4. Sva okvirna odobrena sredstva iz stavka 3. koja se upotrebljavaju za operaciju nadopunjavaju se u roku od 90 dana nakon slanja poziva.
5. Ne dovodeći u pitanje stavak 1., svaka država članica koja doprinos plaća unaprijed u posebnim okolnostima može ovlastiti administratora da iskoristi njezin doprinos plaćen unaprijed za pokrivanje njezinog doprinosa operaciji u kojoj ona sudjeluje, a koja nije operacija brzog odgovora. Dotična država članica nadopunjuje unaprijed plaćeni doprinos u roku od 90 dana nakon slanja poziva.
6. Ako su za operaciju koja nije operacija brzog odgovora, prije primitka dostatnih doprinosa za tu operaciju, potrebna sredstva:
(a)
doprinosi plaćeni unaprijed od strane država članica koje doprinose financiranju te operacije, nakon odobrenja država članica koje doprinose plaćaju unaprijed mogu se iskoristiti za pokrivanje doprinosa koji se duguju za tu operaciju u visini do najviše 75 % od njihova iznosa. Države članice koje doprinose plaćaju unaprijed nadopunjuju unaprijed plaćene doprinose u roku od 90 dana nakon slanja poziva;
(b)
u slučaju iz točke (a) ovog stavka, doprinosi za operaciju koje na temelju članka 25. stavka 1. duguju države članice koje nisu unaprijed platile doprinose plaćaju se, nakon odobrenja dotičnih država članica, u roku od pet dana nakon što je administrator poslao poziv.
7. Zapovjednik operacije može preuzeti obvezu za iznose koji su mu stavljeni na raspolaganje i platiti ih, uključujući u skladu s člankom 34. stavkom 3.
8. Svaka država članica može opozvati svoj izbor tako da administratora obavijesti o tome najmanje tri mjeseca unaprijed.
9. Prihodi od kamata ostvareni od početnog financiranja svake godine raspodjeljuju se među državama članicama koje doprinose plaćaju unaprijed i dodaju se njihovim okvirnim odobrenim sredstvima. Navedene države članice bit će obaviještene o iznosima u okviru postupka odobravanja godišnjeg proračuna.
Članak 27.
Nadoknada pretfinanciranja
1. Država članica, treća država ili, prema potrebi, međunarodna organizacija koju je Vijeće ovlastilo da pretfinancira dio zajedničkih troškova pojedine operacije može ostvariti nadoknadu od mehanizma Athena tako da zahtjev, kojemu prilaže potrebne popratne dokumente, uputi administratoru najkasnije dva mjeseca nakon dana završetka dotične operacije.
2. Nijedan zahtjev za nadoknadu ne može se uvažiti ako ga nije odobrio zapovjednik operacije, ako je još na dužnosti, i administrator.
3. Ako je zahtjev za nadoknadu koji je podnijela država doprinositeljica odobren, on se može odbiti od sljedećeg poziva za doprinose koji toj državi uputi administrator.
4. Ako u trenutku odobravanja zahtjeva nije predviđen nikakav poziv za doprinose, ili ako bi odobreni zahtjev za nadoknadu premašio predviđeni doprinos, administrator plaća iznos koji treba biti nadoknađen u roku od 30 dana, vodeći računa o novčanom toku mehanizma Athena i o potrebama financiranja zajedničkih troškova dotične operacije.
5. Nadoknada se duguje u skladu s ovom Odlukom čak i ako je operacija otkazana.
6. Nadoknada uključuje prihod od kamata na iznos koji je stavljen na raspolaganje putem pretfinanciranja.
Članak 28.
Upravljanje mehanizma Athena rashodima koji nisu uključeni u zajedničke troškove
1. Posebni odbor može, na temelju prijedloga administratora kojemu pritom pomaže zapovjednik operacije, ili na temelju prijedloga države članice, odlučiti da se administrativno upravljanje određenim rashodima koji su povezani operacijom („troškovi koje snose države”), iako ostaju u odgovornosti država članica na koje se odnose, povjeri mehanizmu Athena.
2. Posebni odbor u svojoj odluci može ovlastiti zapovjednika operacije da sklopi, u ime država članica sudionica i, prema potrebi, u ime trećih strana, ugovore za nabavu usluga i robe koje se trebaju financirati kao troškovi koje snose države.
3. Posebni odbor u svojoj odluci utvrđuje načine pretfinanciranja troškova koje snose države.
4. Athena vodi računovodstvene evidencije o troškovima koje snose države, a koji su joj povjereni, i koji su nastali svakoj državi članici te, prema potrebi, trećoj strani. Athena svaki mjesec šalje svakoj državi članici i, prema potrebi, navedenim trećim stranama, izvještaj o rashodima koje ona snosi i koji su joj nastali ili koji su nastali njezinom osoblju tijekom prethodnog mjeseca i upućuje poziv da se za navedene rashode plate potrebna sredstva. Države članice i, prema potrebi, navedene treće strane plaćaju mehanizmu Athena tražena sredstva u roku od 30 dana nakon slanja poziva za sredstva.
Članak 29.
Upravljanje mehanizma Athena pretfinanciranjem i rashodima koji nisu uključeni u zajedničke troškove radi olakšavanja početnog raspoređivanja snaga određene operacije
Posebni odbor može, ako posebne operativne okolnosti to zahtijevaju, na temelju prijedloga administratora kojemu pritom pomaže zapovjednik operacije, ili na temelju prijedloga države članice, odlučiti da se pretfinanciranje i administrativno upravljanje određenim rashodima koji su povezani s određenom operacijom, iako ostaju u odgovornosti država članica na koje se odnose, povjeri mehanizmu Athena kako bi se olakšalo početno raspoređivanje snaga određene operacije, prije nego što budu potvrđene države članice sudionice. Upravljanje navedenim troškovima osigurava se u okviru postojećih sredstava i izvora, a početni izdaci ograničavaju se na 20 % referentnog iznosa. Posebni odbor u tom slučaju navodi u svojoj odluci načine pretfinanciranja i nadoknade iznosa obuhvaćenih pretfinanciranjem od strane budućih država članica sudionica i budućih trećih strana sudionica.
Članak 30.
Upravljanje mehanizma Athena financijskim doprinosima trećih strana
1. Posebni odbor može, u skladu s relevantnim odredbama pravnog okvira operacije i nakon odluke PSO-a o tome da prihvaća da projekt provodi ili njime upravlja operacija, ili o tome da prihvaća financijski doprinos treće strane ili države članice za troškove koji proizlaze iz operacije, ovlastiti da se administrativno upravljanje financiranjem navedenog projekta ili navedeni financijski doprinos povjeri mehanizmu Athena, u okviru postojećih sredstava i izvora. To može uključivati projekte koje financira Unija.
2. Troškovi koji se odnose na upravljanjem doprinosom trebali bi biti pokriveni samim doprinosom. Posebni odbor može u svakom pojedinačnom slučaju odlučiti da su određeni troškovi koji su povezani s doprinosom i koji se odnose na aktivnu fazu operacije raspoloživi kao zajednički troškovi.
3. Za potrebe upravljanja doprinosom treće strane, Unije ili države članice, administrator, na temelju odobrenja Posebnog odbora, u pregovorima dogovara i potpisuje ad hoc administrativne aranžmane s trećom stranom, Unijom ili državom članicom kojima se utvrđuju svrha, troškovi koje treba pokriti doprinosom i načini upravljanja doprinosom, uključujući odgovornost zapovjednika operacije prema Posebnom odboru. Administrator osigurava da se pri upravljanju doprinosom poštuju ad hoc aranžmani i dotičnom davatelju doprinosa pružaju, izravno ili putem zapovjednika operacije, sve relevantne informacije koje se odnose na upravljanje doprinosom.
Članak 31.
Zatezne kamate
1. Ako država ne ispunjava svoje financijske obveze, analogijom se primjenjuju pravila Unije o zateznim kamatama utvrđena u članku 78. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 (4) Europskog parlamenta i Vijeća ili u bilo kojoj drugoj uredbi koja bi je mogla zamijeniti u pogledu plaćanja doprinosa u proračun Unije.
2. Ako plaćanje kasni ne više od 20 dana, kamate se ne obračunavaju. Ako plaćanje kasni više od 20 dana, kamate se obračunavaju za cijelo razdoblje kašnjenja.
POGLAVLJE 8.
IZVRŠENJE RASHODA
Članak 32.
Načela
1. Odobrena sredstva mehanizma Athena koriste se u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja tj. ekonomičnosti, djelotvornosti i učinkovitosti.
2. Službenici za ovjeravanje odgovorni su za izvršenje prihoda i rashoda mehanizma Athena u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i za osiguravanje poštovanja zahtjeva zakonitosti i pravilnosti. Službenici za ovjeravanje radi izvršenja rashoda preuzimaju proračunske i pravne obveze, potvrđuju rashode i odobravaju plaćanja te poduzimaju prethodne mjere za izvršenje odobrenih sredstava. Službenik za ovjeravanje može delegirati svoje dužnosti odlukom u kojoj utvrđuje:
(a)
osoblje na razini koja je odgovarajuća za takvo delegiranje;
(b)
opseg dodijeljenih ovlasti;
(c)
opseg u kojem osobe kojima su ovlasti delegirane mogu dalje delegirati svoje ovlasti.
3. Osigurava se izvršenje odobrenih sredstava u skladu s načelom razdvajanja funkcija službenika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika. Funkcije službenika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika međusobno su nespojive. Za sva plaćanja iz sredstava kojima upravlja Athena traži se zajednički potpis službenika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika.
4. Ne dovodeći u pitanje ovu Odluku, u slučaju kada je izvršenje zajedničkih rashoda povjereno državi članici, instituciji Unije ili, prema potrebi, međunarodnoj organizaciji, navedena država, institucija ili organizacija primjenjuju pravila koja se primjenjuju na izvršenje vlastitih rashoda. Ako administrator izravno izvršava rashode, on pri tome poštuje pravila koja se primjenjuju na izvršenje dijela općeg proračuna Unije pod nazivom „Vijeće”.
5. Međutim, administrator može predsjedništvu dostaviti elemente za prijedlog koji se podnosi Vijeću ili Posebnom odboru o pravilima za izvršenje zajedničkih rashoda.
6. Posebni odbor može odobriti pravila za izvršenje zajedničkih rashoda koja odstupaju od stavka 4.
Članak 33.
Zajednički troškovi nastali pri pripremi za operacije ili nastavno na njih ili troškovi koji nisu izravno povezani s određenom operacijom
Administrator obavlja zadaće službenika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajedničke troškove nastale pri pripremi za ili nastavno na operacije, kao i za zajedničke troškove koji se ne mogu izravno povezati s određenom operacijom.
Članak 34.
Zajednički operativni troškovi
1. Zapovjednik operacije obavlja zadaće službenika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajedničke operativne troškove operacije kojom zapovijeda. Međutim, administrator obavlja zadaće službenika za ovjeravanje za rashode koji pokrivaju zajedničke operativne troškove nastale u fazi pripreme određene operacije koje Athena izravno izvršava ili koji su povezani s tom operacijom nakon završetka njezine aktivne faze.
2. Na zahtjev zapovjednika operacije, administrator prenosi iznose potrebne za izvršavanje rashoda neke operacije s bankovnog računa mehanizma Athena na bankovni račun otvoren u ime mehanizma Athena o kojemu je zapovjednik operacije dostavio pojedinosti.
3. Odstupajući od članaka 18. stavka 5., utvrđivanjem referentnog iznosa administratoru i zapovjedniku operacije priznaje se pravo da, svaki u svom području nadležnosti, preuzme obvezu za rashode dotične operacije i plati ih, do postotka referentnog iznosa koji je odobren u skladu s člankom 25. stavkom 1., osim ako Vijeće za preuzete obveze odluči odrediti višu razinu.
Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora ili zapovjednika operacije, i vodeći računa o operativnoj potrebi i žurnosti, može odlučiti da je moguće preuzeti obveze za dodatne rashode i platiti ih, prema potrebi. Posebni odbor može odlučiti uputiti pitanje nadležnim pripremnim tijelima Vijeća putem predsjedništva, osim ako operativne okolnosti zahtijevaju drukčije. Ovo izuzeće se ne primjenjuje od dana donošenja proračuna za dotičnu operaciju.
4. Tijekom razdoblja prije donošenja proračuna za operaciju administrator i zapovjednik operacije ili njegov predstavnik svaki mjesec izvješćuju Posebni odbor, svaki od njih o pitanjima iz svog djelokruga, o rashodima koji su prihvatljivi kao zajednički troškovi te operacije. Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora, zapovjednika operacije ili države članice, može izdati smjernice za izvršavanje rashoda tijekom tog razdoblja.
5. Odstupajući od članaka 18. stavka 5., u slučaju neposredne opasnosti za život osoblja uključenog u vojnu operaciju Unije, zapovjednik te operacije može izvršiti rashode potrebne za spašavanje života navedenog osoblja koji premašuju odobrena sredstva koja su unesena u proračun. On o tome obavješćuje administratora i Posebni odbor što je prije moguće. U tom slučaju, administrator, postupajući u vezi sa zapovjednikom operacije, predlaže prijenose koji su potrebni za financiranje tog neočekivanog rashoda. Ako dostatno financiranje za takav rashoda nije moguće osigurati putem prijenosa, administrator predlaže izmjenu proračuna.
POGLAVLJE 9.
KONAČNA NAMJENA ZAJEDNIČKI FINANCIRANE OPREME I INFRASTRUKTURE
Članak 35.
Oprema i infrastruktura
1. Administrator predlaže Posebnom odboru stopu amortizacije za opremu i drugu imovinu za sve operacije. Ako operativne okolnosti to zahtijevaju i nakon odobrenja Posebnog odbora, zapovjednik operacije može primijeniti drugu stopu amortizacije.
2. S ciljem zaključenja operacije kojom je zapovijedao, zapovjednik operacije predlaže Posebnom odboru konačnu namjenu za zajednički financiranu opremu i infrastrukturu za tu operaciju.
3. Administrator upravlja opremom i infrastrukturom koja preostane nakon završetka aktivne faze operacije, s ciljem pronalaženja njihove konačne namjene, ako je to potrebno.
4. Konačnu namjenu zajednički financirane opreme i infrastrukture odobrava Posebni odbor, vodeći računa o operativnim potrebama i financijskim kriterijima. Konačna namjena može biti:
(a)
kada se radi o infrastrukturi, da se preko mehanizma Athena proda ili ustupi zemlji domaćinu, državi članici ili trećoj strani;
(b)
kada se radi o opremi, da se preko mehanizma Athena proda državi članici, zemlji domaćinu ili trećoj strani ili da je Athena, država članica ili takva treća strana uskladište i održavaju radi korištenja u sljedećoj operaciji.
5. U slučaju prodaje, oprema i infrastruktura prodaju se po tržišnoj vrijednosti ili, ako se tržišna vrijednost ne može odrediti, po poštenoj i razumnoj cijeni, vodeći računa o posebnim lokalnim uvjetima.
6. Prodaja ili ustupanje zemlji domaćinu ili trećoj strani provodi se u skladu s relevantnim sigurnosnim pravilima koja su na snazi.
7. Ako je odlučeno da Athena zadrži zajednički financiranu opremu za određenu operaciju, države članice doprinositeljice mogu zatražiti financijsku nadoknadu od drugih država članica sudionica. Posebni odbor sastavljen od predstavnika svih država članica sudionica donosi odgovarajuće odluke na temelju prijedloga administratora.
POGLAVLJE 10.
RAČUNOVODSTVO I POPIS IMOVINE
Članak 36.
Računovodstvo za zajedničke operativne troškove
Zapovjednik operacije vodi računovodstvenu evidenciju o prijenosima primljenim od mehanizma Athena, rashodima za koje je preuzeo obveze i plaćanjima koja je izvršio te o primljenim prihodima kao i popis pokretne imovine financirane iz proračuna mehanizma Athena i korištene za operaciju kojom zapovijeda.
Članak 37.
Konsolidirani financijski izvještaji
1. Računovodstveni službenik vodi računovodstvenu evidenciju o doprinosima za koje je upućen poziv i izvršenim prijenosima. On također sastavlja računovodstvenu evidenciju o zajedničkim troškovima nastalima pri pripremi za operacije ili nastavno na njih i o operativnim rashodima i prihodima izvršenima pod izravnom odgovornošću administratora.
2. Računovodstveni službenik sastavlja konsolidirane financijske izvještaje o prihodima i rashodima mehanizma Athena. Svaki zapovjednik operacije šalje mu financijske izvještaje o rashodima za koje je preuzeo obveze i o plaćanjima koja je izvršio te o primljenim prihodima.
POGLAVLJE 11.
REVIZIJA I FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE
Članak 38.
Redoviti izvještaji Posebnom odboru
Svaka tri mjeseca administrator podnosi Posebnom odboru izvještaj o izvršenju prihoda i rashoda od početka financijske godine. U tu svrhu, svaki zapovjednik operacije dostavlja administratoru izvještaj o rashodima koji se odnose na zajedničke operativne troškove operacije kojom zapovijeda.
Članak 39.
Uvjeti za provedbu nadzora
1. Osobe odgovorne za reviziju prihoda i rashoda mehanizma Athena prije obavljanja svojih zadaća moraju dobiti dozvolu za pristup klasificiranim informacijama Vijeća najmanje do razine „SECRET UE/EU SECRET” ili istovjetnu dozvolu države članice ili NATO-a, prema potrebi. Te osobe osiguravaju da pri obavljanju svojih zadaća poštuju povjerljivost informacija i štite podatke za koje saznaju tijekom obavljanja svoje revizorske zadaće u skladu s pravilima koja se primjenjuju na te informacije i podatke.
2. Osobe odgovorne za reviziju prihoda i rashoda mehanizma Athena imaju pristup, bez odgode i bez prethodne najave, dokumentima i sadržajima svih nosača podataka koji se odnose na navedene prihode i rashode te pristup prostorijama u kojima se takvi dokumenti i dokazi čuvaju. Oni mogu izrađivati preslike. Osobe koje su uključene u izvršavanje prihoda i rashoda mehanizma Athena, pružaju administratoru i osobama odgovornima za reviziju navedenih prihoda i rashoda potrebnu pomoć prilikom obavljanja njihove zadaće.
Članak 40.
Vanjska revizija računovodstvene evidencije
1. Kada je izvršenje rashoda mehanizma Athena povjereno državi članici, instituciji Unije ili međunarodnoj organizaciji, navedena država, institucija ili organizacija pri tome primjenjuje pravila koja se primjenjuju na reviziju njezinih vlastitih rashoda.
2. Međutim, administrator ili osobe koje je on imenovao mogu u bilo kojem trenutku obaviti reviziju zajedničkih troškova mehanizma Athena koji su nastali pri pripremi za ili nastavno na operacije ili reviziju zajedničkih operativnih troškova neke operacije. Nadalje, Posebni odbor, na temelju prijedloga administratora ili države članice, može u bilo kojem trenutku imenovati vanjske revizore čije zadaće i uvjete zapošljavanja određuje Posebni odbor.
3. Za vanjske revizije osniva se šesteročlani kolegij revizora. Članove tog kolegija imenuje Posebni odbor na razdoblje od tri godine koje se jednom može obnoviti, između kandidata koje predlažu države članice. Posebni odbor može produljiti mandat članova za najviše šest mjeseci.
Kandidati moraju biti članovi najvišeg nacionalnog revizorskog tijela države članice ili ih mora preporučiti to tijelo i moraju ponuditi odgovarajuća jamstva u pogledu sigurnosti i neovisnosti. Oni moraju biti na raspolaganju za obavljanje zadaća u ime mehanizma Athena. Prilikom obavljanja tih zadaća:
(a)
članove kolegija revizora i dalje plaćaju njihova izvorna revizorska tijela; Athena snosi troškove njihove misije u skladu s pravilima koja se primjenjuju na dužnosnike Unije istovjetnog razreda;
(b)
članovi mogu tražiti i primati upute samo od Posebnog odbora; u okviru svojeg revizorskog mandata kolegij revizora i njegovi članovi u potpunosti su neovisni i isključivo odgovorni za obavljanje vanjske revizije;
(c)
članovi o svojoj zadaći izvješćuju samo Posebni odbor;
(d)
članovi provjeravaju tijekom financijske godine, kao i ex post, putem kontrola na licu mjesta kao i pružanjem popratne dokumentacije, da se rashodi financirani ili pretfinancirani putem mehanizma Athena izvršavaju u skladu s važećim zakonodavstvom i načelima dobrog financijskog upravljanja, tj. ekonomičnosti, djelotvornosti i učinkovitosti te da unutarnje kontrole budu odgovarajuće.
Svake godine kolegij revizora među svojim članovima bira predsjednika ili mu produljuje mandat. Kolegij revizora donosi pravila koja se primjenjuju na revizije koje obavljaju njegovi članovi u skladu s najvišim međunarodnim standardima. Kolegij revizora odobrava revizorska izvješća koja izrade njegovi članovi prije slanja tih izvješća administratoru i Posebnom odboru.
4. U svakom pojedinačnom slučaju i na temelju posebnih razloga, Posebni odbor može donijeti oduku o angažiranju drugih vanjskih tijela.
5. Trošak revizija koje obave revizori koji djeluju u ime mehanizma Athena, smatra se zajedničkim troškom koji treba snositi Athena.
Članak 41.
Unutarnja revizija
1. Na temelju prijedloga administratora i nakon obavješćivanja Posebnog odbora, glavni tajnik Vijeća, na razdoblje od četiri godine koje je moguće obnoviti na ukupno razdoblje koje ne prelazi 8 godina, imenuje unutarnjeg revizora mehanizma Athena i najmanje jednog zamjenika unutarnjeg revizora; unutarnji revizori moraju imati potrebne profesionalne kvalifikacije i ponuditi dostatna jamstva u pogledu sigurnosti i neovisnosti. Unutarnji revizor ne smije biti ni službenik za ovjeravanje ni računovodstveni službenik; unutarnji revizor ne smije sudjelovati u pripremi financijskih izvještaja.
2. Unutarnji revizor izvješćuje administratora o postupanju s rizicima, donošenjem neovisnih mišljenja o kvaliteti sustava upravljanja i nadzora te donošenjem preporuka za poboljšanje unutarnje revizije operacija i promicanjem dobrog financijskog upravljanja. Unutarnji revizor je posebno odgovoran za procjenu prikladnosti i djelotvornosti unutarnjih sustava upravljanja kao i izvedbe službi pri provedbi politika i ostvarivanju ciljeva s obzirom na rizike koji su s njima povezani.
3. Unutarnji revizor obavlja svoje zadaće u svim službama koje sudjeluju u naplati prihoda mehanizma Athena ili u izvršavanju rashoda financiranih putem mehanizma Athena.
4. Prema potrebi, unutarnji revizor obavlja jednu ili više revizija tijekom financijske godine. On o svojim nalazima i preporukama izvješćuje administratora i obavješćuje zapovjednika operacije. Zapovjednik operacije i administrator osiguravaju da se na temelju preporuka koje proizlaze iz revizija poduzme djelovanje.
5. Administrator svake godine podnosi Posebnom odboru izvješće o obavljenoj unutarnjoj reviziji, pri čemu navodi broj i vrstu obavljenih unutarnjih revizija, iznesen opažanja i preporuke te način na koji se postupalo prema navedenim preporukama.
6. Nadalje, svaki zapovjednik operacije daje unutarnjem revizoru potpuni pristup operaciji kojom zapovijeda. Unutarnji revizor provjerava da financijski i proračunski sustavi i postupci pravilno funkcioniraju te osigurava da su u funkciji solidni i djelotvorni sustavi unutarnje revizije.
7. Rad i izvješća unutarnjeg revizora stavljaju se na raspolaganje kolegiju revizora zajedno sa svim popratnim dokumentima koji se na njih odnose.
Članak 42.
Godišnje financijsko izvještavanje i zaključivanje financijskih izvještaja
1. Svaki zapovjednik operacije računovodstvenom službeniku mehanizma Athena do 31. ožujka nakon završetka financijske godine ili u roku od četiri mjeseca od završetka operacije kojom zapovijeda, ovisno o tome što je ranije, dostavlja informacije potrebne za utvrđivanje godišnjih financijskih izvještaja za zajedničke troškove, godišnje financijske izvještaje za rashode u skladu s člankom 28. i godišnje izvješće o aktivnostima.
2. Administrator kojemu pritom pomažu računovodstveni službenik i svaki zapovjednik operacije do 15. svibnja nakon završetka financijske godine utvrđuje i dostavlja Posebnom odboru i kolegiju revizora financijske izvještaje i godišnje izvješće o aktivnostima.
3. Kolegij revizora, u roku od osam tjedana od dostave financijskih izvještaja, Posebnom odboru dostavlja revizorsko mišljenje, a administrator kojemu pritom pomažu računovodstveni službenik i svaki zapovjednik operacije, Posebnom odboru dostavlja financijske izvještaje mehanizma Athena na kojima je obavljena revizija.
4. Kolegij revizora do 30. rujna nakon završetka financijske godine Posebnom odboru dostavlja revizorsko izvješće, a Posebni odbor pregledava revizorsko izvješće, revizorsko mišljenje i financijske izvještaje radi davanja razrješnice administratoru, računovodstvenom službeniku i svakom zapovjedniku operacije.
5. U skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 ili s bilo kojom drugom uredbom koja je može zamijeniti, sve račune, popise imovine i povezane dokumente zadržavaju, svatko na svojoj razini, računovodstveni službenik, svaki zapovjednik operacije i, kada je to primjenjivo, administrator u razdoblju od pet godina od dana davanja odgovarajuće razrješnice. Kada je određena operacija završena zapovjednik operacije osigurava dostavu svih računa i popisa imovine računovodstvenom službeniku.
6. Posebni odbor odlučuje o unošenju salda izvršenja proračuna za financijsku godinu za koju su financijski izvještaji odobreni u proračun za sljedeću financijsku godinu, u obliku prihoda ili rashoda, ovisno o okolnostima, putem izmjene proračuna. Međutim, Posebni odbor može odlučiti da se saldo gore navedenog izvršenja proračuna unese nakon primitka revizorskog mišljenja kolegija revizora.
7. Dio salda izvršenja proračuna za financijsku godinu koji proizlazi iz izvršenja odobrenih sredstava namijenjenih za pokrivanje zajedničkih troškova neke operacije nastalih pri pripremi za ili nastavno na operacije, unosi se u odnosu na sljedeće doprinose država članica sudionica.
8. Dio salda izvršenja proračuna koji proizlazi iz izvršenja odobrenih sredstava namijenjenih za pokrivanje operativnih zajedničkih troškova pojedine operacije unosi se u odnosu na sljedeće doprinose država članica koje su doprinijele navedenoj operaciji.
9. Ako nadoknadu nije moguće izvršiti odbitkom od doprinosa koji se duguju mehanizmu Athena, saldo izvršenja proračuna isplaćuje se dotičnim državama članicama prema ključu BND-a za godinu nadoknade.
10. Svaka država članica sudionica u određenoj operaciji može do 31. ožujka svake godine administratoru, prema potrebi, putem zapovjednika operacije, dostaviti informacije o uvećanim troškovima koji su joj nastali u vezi s operacijom u protekloj financijskoj godini. Navedene informacije raščlanjuju se tako da iskazuju glavne stavke rashoda. Administrator prikuplja te informacije kako bi Posebnom odboru omogućio pregled uvećanih troškova operacije.
Članak 43.
Zaključivanje računa operacije
1. Kad je operacija završena, Posebni odbor može odlučiti, na temelju prijedloga administratora ili države članice, da administrator kojemu pritom pomažu računovodstveni službenik i zapovjednik operacije podnese Posebnom odboru financijske izvještaje za predmetnu operaciju, barem do dana njezina završetka, a ako je to moguće, do dana njezina zaključenja. Rok koji je određen za administratora ne smije biti kraći od četiri mjeseca od dana završetka operacije.
2. Ako financijski izvještaji, unutar zadanog roka, ne mogu sadržavati prihode i rashode povezane sa zaključenjem predmetne operacije, ti se prihodi i rashodi iskazuju u financijskim izvještajima mehanizma Athena, a ispituje ih Posebni odbor u kontekstu postupka predviđenog u članku 42.
3. Na temelju mišljenja kolegija revizora, Posebni odbor odobrava financijske izvještaje za operaciju koji su mu podneseni. On daje razrješnicu administratoru, računovodstvenom službeniku i svakom zapovjedniku operacije za dotičnu operaciju.
4. Ako nadoknadu nije moguće izvršiti odbitkom od doprinosa koji se duguju mehanizmu Athena, saldo iz izvršenja proračuna isplaćuje se dotičnim državama članicama prema ključu BND-a za godinu nadoknade.
POGLAVLJE 12.
OSTALE ODREDBE
Članak 44.
Odgovornost
1. Uvjeti kojima se uređuje stegovna ili kaznena odgovornost zapovjednika operacije, administratora i drugog osoblja stavljenog na raspolaganje, posebno od strane institucija Unije ili država članica, u slučaju povrede ili nepažnje pri izvršenju proračuna uređeni su pravilnicima o osoblju ili aranžmanima koji se na njih primjenjuju. Osim toga, Athena može na vlastitu inicijativu ili na zahtjev države članice doprinositeljice ili treće strane pokrenuti parnični postupak protiv gore navedenog osoblja.
2. Ni u kojem slučaju država doprinositeljica ne smije smatrati Uniju ili glavnog tajnika Vijeća odgovornim zbog obavljanja njihovih dužnosti od strane administratora, računovodstvenog službenika ili osoblja koje im je dodijeljeno.
3. Ugovornu odgovornost koja bi mogla nastati na temelju ugovora sklopljenih u kontekstu izvršenja proračuna preuzimaju države doprinositeljice ili treće strane putem mehanizma Athena. Ta odgovornost uređena je pravom koje se primjenjuje na predmetne ugovore.
4. U slučaju izvanugovorne odgovornosti, bilo koju štetu koju prouzroči operativni stožer, stožer snaga i stožer komponente krizne strukture čiji sastav odobrava zapovjednik operacije, ili njihovo osoblje tijekom obavljanja svojih dužnosti, države doprinositeljice ili treće strane pokrivaju putem mehanizma Athena u skladu s općim načelima koja su zajednička pravima država članica i u skladu s pravilnicima o osoblju za snage koji se primjenjuju u području operacija.
5. Ni u kojem slučaju država doprinositeljica ne smije smatrati Uniju ili države članice odgovornima za ugovore sklopljene u okviru izvršenja proračuna ili za štetu koju prouzroče jedinice i službe krizne strukture, čiji sastav odobrava zapovjednik operacije, ili njihovo osoblje tijekom obavljanja svojih dužnosti.
Članak 45.
Sigurnost
Odluka Vijeća 2013/488/EU (5) ili bilo koja druga Odluka Vijeća koja je može zamijeniti primjenjuje se u odnosu na klasificirane informacije koje se odnose na postupanja u okviru mehanizma Athena.
Članak 46.
Zaštita osobnih podataka
Mehanizmom Athena štite se pojedinci u pogledu obrade njihovih osobnih podataka u skladu s načelima i postupcima utvrđenima u Uredbi (EZ) br. 45/2001 (6) Europskog parlamenta i Vijeća. U tu svrhu Posebni odbor donosi potrebna provedbena pravila na prijedlog administratora.
Članak 47.
Preispitivanje i revidiranje
Ova Odluka ili njezin dio, uključujući njezine priloge, preispituje se, ako je to potrebno, na zahtjev države članice ili nakon svake operacije. Ona se revidira najmanje svake tri godine. Tijekom preispitivanja ili revidiranja, moguće je pozvati sve stručnjake mjerodavne za postupanje, uključujući upravljačka tijela mehanizma Athena.
Članak 48.
Stavljanje izvan snage
Odluka 2011/871/ZVSP stavlja se izvan snage.
Članak 49.
Stupanje na snagu
Ova odluka stupa na snagu na dan donošenja.
Sastavljeno u Bruxellesu 27. ožujka 2015.