PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) 2015/212
ze dne 11. února 2015,
kterým se stanoví pravidla pro uplatňování nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014, pokud jde o technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících operací spolufinancovaných z OP II
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 druhý pododstavec uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 463/2014 (2) obsahuje ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Aby se zajistilo provádění programů financovaných z Fondu evropské pomoci nejchudším osobám („FEAD“), je nutné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 223/2014.
(2)
Pro účely čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, v elektronické podobě.
(3)
Podrobné technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měly být dostatečně zdokumentovány, aby se zajistila auditní stopa, pokud jde o soulad s právními požadavky.
(4)
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měl rovněž zahrnovat vhodné nástroje vyhledávání a funkce podávání zpráv, aby v něm bylo možné snadno vyhledat a agregovat uložené informace za účelem monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu.
(5)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru pro Fond evropské pomoci nejchudším osobám,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Obecná ustanovení
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů o operacích uvedený v čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 musí splňovat technické specifikace stanovené v článcích 2 až 5.
Článek 2
Ochrana a uchovávání údajů a dokumentů a jejich integrita
1. Přístup do systému je založen na předem vymezených právech pro různé typy uživatelů, a jestliže přestane být potřebný, musí být zrušen.
2. Systém registruje každý záznam, změnu nebo vymazání dokumentů a údajů.
3. Systém neumožňuje změnu obsahu dokumentů, které jsou opatřeny elektronickým podpisem. Uložení dokumentu s elektronickým podpisem se potvrzuje časovým razítkem, které se vytvoří a spojí s daným dokumentem a není možné jej měnit. Vymazání takových dokumentů se registruje v souladu s odstavcem 2.
4. Údaje podléhají pravidelnému zálohování. V případě nouze musí být k dispozici záloha s přesnou kopií celého obsahu registru elektronických souborů.
5. Elektronické zařízení pro uchovávání údajů je chráněno proti jakémukoli riziku ztráty nebo pozměnění jeho integrity. Tato ochrana zahrnuje fyzickou ochranu proti nevhodné teplotě a vlhkosti vzduchu, systémy detekce požáru a krádeží, přiměřené systémy ochrany proti virovým útokům, útokům hackerů a jakýmkoli jiným neoprávněným přístupům.
6. Systém umožňuje přenos údajů a poskytuje formát a počítačové prostředí v intervalech, které jsou dostatečné k tomu, aby byla zaručena způsobilost a dostupnost dokumentů a údajů do konce příslušného období uvedeného v čl. 51 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014.
Článek 3
Funkce vyhledávání a podávání zpráv
Systém zahrnuje:
a)
vhodné vyhledávací nástroje umožňující snadné vyhledávání dokumentů, údajů a jejich metadat;
b)
funkci podávání zpráv umožňující vytváření zpráv na základě předem definovaných kritérií, zejména v případě údajů stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 532/2014 (3);
c)
možnost uchovávání, exportování nebo tisku zpráv uvedených v písmenu b), nebo odkaz na externí aplikaci/propojení s externí aplikací, která tuto možnost nabízí.
Článek 4
Dokumentace systému
Řídicí orgán poskytne podrobnou a aktualizovanou funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému, ke které mají na žádost přístup příslušné subjekty odpovědné za řízení programu, Komise a Evropský účetní dvůr.
Dokumentace uvedená v prvním pododstavci poskytuje důkazy o provádění nařízení (EU) č. 223/2014 v dotčeném členském státě.
Článek 5
Bezpečnost výměny informací
Používaný systém je chráněn vhodnými bezpečnostními opatřeními, pokud jde o klasifikaci dokumentů, ochranu informačních systémů a ochranu osobních údajů. Tato opatření jsou v souladu s mezinárodními standardy a požadavky vnitrostátních právních předpisů.
Bezpečnostní opatření uvedená v prvním pododstavci chrání sítě a zařízení pro přenos dat v případech, kdy je používaný systém propojen s jinými moduly a systémy.
Článek 6
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 11. února 2015.
PROVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) 2015/212
оd 11. veljače 2015.
o utvrđivanju pravila za primjenu Uredbe (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća u pogledu tehničkih specifikacija sustava evidencije i pohrane podataka o svakoj potrebnoj operaciji za praćenje, evaluaciju, financijsko upravljanje, provjeru i reviziju, uključujući podatke o pojedinim sudionicima operacija koje se sufinanciraju sredstvima iz programa OP II.
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. ožujka 2014. o Fondu europske pomoći za najpotrebitije (1), a posebno njezin članak 32. stavak 8. drugi podstavak,
budući da:
(1)
Provedbenom uredbom Komisije (EU) br. 463/2014 (2) utvrđene su odredbe potrebne za pripremu programa. Kako bi se osigurala provedba programa koji se financiraju u okviru Fonda europske pomoći za najpotrebitije (FEAD), potrebno je utvrditi dodatne odredbe za primjenu Uredbe (EU) br. 223/2014.
(2)
Za potrebe članka 32. stavka 2. točke (d) Uredbe (EU) br. 223/2014 potrebno je utvrditi tehničke specifikacije sustava evidencije i pohrane podataka u elektroničkom obliku o svakoj potrebnoj operaciji za praćenje, evaluaciju, financijsko upravljanje, provjeru i reviziju.
(3)
Podrobne tehničke specifikacije sustava evidencije i pohrane podataka trebale bi biti dovoljno dokumentirane kako bi se osigurao revizorski trag u pogledu ispunjavanja pravnih zahtjeva.
(4)
U sustav evidencije i pohrane podataka trebali bi biti uključeni i odgovarajući alati za pretraživanje i funkcije za izvješćivanje kako bi se lako dohvaćale i prikupljale informacije koje su u njemu pohranjene za potrebe praćenja, evaluacije, financijskog upravljanja, provjere i revizije.
(5)
Mjere predviđene u ovoj Uredbi u skladu su s mišljenjem Odbora za Fond europske pomoći za najpotrebitije,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
Članak 1.
Opće odredbe
Sustav evidencije i pohrane podataka o operacijama iz članka 32. stavka 2. točke (d) Uredbe (EU) br. 223/2014 zadovoljava tehničke specifikacije utvrđene u člancima 2.-5.
Članak 2.
Zaštita i čuvanje podataka i dokumenata te njihova cjelovitost
1. Pristup sustavu temelji se na prethodno definiranim pravima za različite vrste korisnika i ukida se kad više nije potreban.
2. U sustavu se bilježe sve evidencije, izmjene ili brisanja dokumenata i podataka.
3. U sustavu nisu moguće izmjene sadržaja dokumenata s elektroničkim potpisom. Pohrana dokumenta s elektroničkim potpisom potvrđuje se vremenskom oznakom koja se stvara uz pohranu, vezana je uz dokument i ne može je se mijenjati. Brisanje takvih dokumenata bilježi se u skladu sa stavkom 2.
4. Podaci su podložni redovnom sigurnosnom kopiranju. Sigurnosna kopija s replikom cjelokupnog sadržaja spremišta elektroničkih datoteka uvijek je spremna za uporabu u slučaju nužde.
5. Mjesto elektroničke pohrane mora biti zaštićeno od opasnosti gubitka ili promjene cjelovitosti. Ta zaštita uključuje fizičku zaštitu od neprimjerene temperature i razine vlage, sustave otkrivanja požara i krađe, odgovarajuće sustave zaštite od napada virusa, hakera i svih ostalih oblika neovlaštenog pristupa.
6. Sustavom se omogućuje migracija podataka, formata i računalnih okruženja u razmacima koji su dostatni za osiguranje čitljivosti i dostupnosti dokumenata i podataka do kraja relevantnog razdoblja iz članka 51. stavka 1. Uredbe (EU) br. 223/2014.
Članak 3.
Funkcije pretraživanja i izvješćivanja
U sustav su uključeni:
(a)
primjereni alati za pretraživanje kojima se omogućuje lak dohvat dokumenata, podataka i njihovih metapodataka;
(b)
funkcija izvješćivanja kojom se omogućuje stvaranje izvješćâ na temelju prethodno definiranih kriterija, osobito za podatke iz Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 532/2014 (3);
(c)
mogućnost spremanja, izvoza ili tiskanja izvješćâ iz točke (b) ili poveznica na vanjsku aplikaciju s tom mogućnošću.
Članak 4.
Dokumentacija sustava
Upravljačko tijelo dostavlja podrobnu i ažuriranu funkcionalnu i tehničku dokumentaciju o djelovanju i obilježjima sustava, koja na zahtjev treba biti dostupna relevantnim subjektima odgovornima za upravljanje programom, Komisiji i Europskom revizorskom sudu.
Dokumentacijom iz prvog stavka pružaju se dokazi o provedbi Uredbe (EU) br. 223/2014 u predmetnoj državi članici.
Članak 5.
Sigurnost razmjene informacija
Sustav je zaštićen odgovarajućim sigurnosnim mjerama u pogledu klasifikacije dokumenata, zaštite informacijskih sustava i zaštite osobnih podataka. Te mjere u skladu su s međunarodnim normama i nacionalnim pravnim zahtjevima.
Sigurnosnim mjerama iz prvog stavka zaštićene su mreže i infrastruktura za prijenos podataka kad se sustav povezuje s ostalim modulima i sustavima.
Članak 6.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 11. veljače 2015.