NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 532/2014
ze dne 13. března 2014,
kterým se doplňuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 a 9, čl. 34 odst. 7 a 8 a čl. 55 odst. 4 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení (EU) č. 223/2014 umožňuje Komisi přijímat akty v přenesené pravomoci, které doplňují prvky, jež nejsou podstatné, pokud jde o Fond evropské pomoci nejchudším osobám (dále jen „FEPNO“).
(2)
Nařízení (EU) č. 223/2014 požaduje, aby řídicí orgán zřídil systém pro zaznamenávání a uchovávání počítačových údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících s ohledem na operační programy pro sociální začlenění nejchudších osob (OP II). Je proto nezbytné stanovit seznam údajů, které mají být v uvedeném systému zaznamenávány a uchovávány.
(3)
Některé údaje jsou relevantní pouze pro určité druhy operací nebo pro jeden druh operačního programu; použitelnost požadavků na údaje je proto třeba upřesnit. Nařízení (EU) č. 223/2014 stanoví zvláštní požadavky na zaznamenávání a uchovávání údajů o jednotlivých účastnících operací podporovaných z OP II, které je třeba vzít v úvahu.
(4)
Seznam údajů by měl zohlednit požadavky na podávání zpráv stanovené v nařízení (EU) č. 223/2014, aby bylo zajištěno, že pro každou operaci existují údaje nezbytné pro finanční řízení a monitorování, včetně údajů nutných k vypracování žádostí o platby, účetních závěrek a zpráv o provádění operace, a to v podobě, ve které je lze snadno agregovat a sesouhlasit. Tento seznam by měl zohlednit fakt, že některé základní údaje o operacích v počítačové podobě jsou nezbytné pro účinné finanční řízení operací a splnění požadavku na zveřejňování základních informací o operacích. Pro účinné plánování a provádění ověřování a auditů jsou nutné některé další údaje.
(5)
Seznam údajů, které mají být zaznamenávány a uchovávány, by neměl předjímat technické vlastnosti ani strukturu počítačových systémů vytvořených řídicími orgány, ani předurčovat formát zaznamenaných a uchovávaných údajů, nejsou-li v tomto nařízení výslovně uvedeny. Seznam by rovněž neměl předjímat způsob, jakým se údaje do systému zadávají nebo se v něm generují; v některých případech mohou údaje obsažené v seznamu vyžadovat zadání vícero hodnot. Je však nezbytné stanovit některá pravidla ohledně povahy těchto údajů, aby bylo zajištěno, že řídicí orgán je schopen splnit své povinnosti, pokud jde o monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně případů, kdy to vyžaduje zpracování údajů o jednotlivých účastnících.
(6)
Aby mohla být prováděna kontrola a audit výdajů v rámci operačních programů, je nutné stanovit kritéria, kterými by se měla řídit auditní stopa, aby byla považována za adekvátní.
(7)
V souvislosti s auditní činností podle nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit, že Komise i členské státy by měly zabránit jakémukoli neoprávněnému zveřejnění osobních údajů či přístupu k nim, a specifikovat účely, pro které Komise a členské státy mohou tyto údaje zpracovávat.
(8)
Za audit operací odpovídá auditní orgán. Aby byly rozsah a účinnost auditů adekvátní a aby byly tyto audity prováděny na stejné úrovni ve všech členských státech, je nezbytné stanovit podmínky, které by tyto audity měly splňovat.
(9)
Je nezbytné podrobně stanovit základ pro výběr vzorku operací, u nichž má být proveden audit, kterým by se měl auditní orgán řídit při vypracování či schvalování metody výběru vzorků, a dále stanovit jednotku vzorku, určitá technická kritéria, která mají být použita při výběru vzorku, a případně faktory, které mají být zohledněny při výběru doplňkových vzorků.
(10)
Auditní orgán by měl vypracovat výrok auditora zahrnující účetní závěrky podle nařízení (EU) č. 223/2014. Aby byly rozsah a obsah auditů účetních závěrek adekvátní a aby byly tyto audity prováděny na stejné úrovni ve všech členských státech, je nezbytné stanovit podmínky, které by tyto audity měly splňovat.
(11)
Aby byla zajištěna právní jistota a rovné zacházení se všemi členskými státy při uplatňování finančních oprav v souladu se zásadou proporcionality, je nezbytné stanovit kritéria pro určování závažných nedostatků v účinném fungování systémů řízení a kontroly, definovat základní druhy nedostatků a kritéria, která slouží k určení výše finančních oprav, jež mají být uplatněny, a stanovit kritéria pro uplatnění extrapolovaných nebo paušálních finančních oprav.
(12)
S cílem umožnit co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení by toto nařízení mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví následující ustanovení, kterými se doplňuje nařízení (EU) č. 223/2014:
a)
pravidla upřesňující informace týkající se údajů, jež je třeba v rámci monitorovacího systému zavedeného řídicím orgánem zaznamenat a uchovat v počítačové podobě;
b)
podrobné minimální požadavky na auditní stopu, pokud jde o účetní záznamy, které mají být vedeny, a o podklady, které mají být uchovávány na úrovni certifikačního orgánu, řídicího orgánu, zprostředkujících subjektů a příjemců;
c)
rozsah a obsah auditů operací a auditů účetních závěrek a metodiku pro výběr vzorku operací;
d)
podrobná pravidla pro používání údajů shromážděných během auditů prováděných úředníky Komise nebo pověřenými zástupci Komise;
e)
podrobná pravidla týkající se kritérií pro určování závažných nedostatků v účinném fungování systémů řízení a kontroly, včetně základních typů těchto nedostatků, kritéria k určení výše finančních oprav, jež mají být použita, a kritéria pro použití paušálních sazeb nebo extrapolovaných finančních oprav.
KAPITOLA II
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ PRO SYSTÉMY ŘÍZENÍ A KONTROLY
Článek 2
Údaje, jež je třeba zaznamenat a uchovat v počítačové podobě
(Čl. 32 odst. 8 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Informace o údajích, které je třeba zaznamenat a uchovat v počítačové podobě pro každou operaci v rámci systému pro monitorování zřízeného podle čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014, jsou uvedeny v příloze I tohoto nařízení.
2. Údaje se zaznamenávají a uchovávají pro každou operaci, u operací podporovaných z OP II včetně údajů o jednotlivých účastnících členěných podle pohlaví, jsou-li tyto údaje dostupné, za účelem jejich agregace v případech, kdy je to nezbytné pro účely monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu. Možná musí být také kumulativní agregace těchto údajů za celé programové období.
Článek 3
Podrobné minimální požadavky na auditní stopu
(Čl. 32 odst. 9 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Podrobné minimální požadavky na auditní stopu, pokud jde o účetní záznamy, které mají být vedeny, a o podklady, které mají být uchovávány, jsou následující:
a)
auditní stopa umožňuje ověření uplatňování kritérií výběru stanovených v operačním programu pro potraviny a/nebo základní materiální pomoc (OP I) nebo monitorovacím výborem pro OP II;
b)
v souvislosti s granty podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 223/2014 auditní stopa umožňuje sesouhlasení souhrnných částek potvrzených Komisi s podrobnými účetními záznamy a podklady vedenými certifikačním orgánem, řídicím orgánem, zprostředkujícími subjekty a příjemci, pokud jde o operace spolufinancované v rámci operačního programu;
c)
v souvislosti s granty podle čl. 25 odst. 1 písm. b) a c) auditní stopa umožňuje sesouhlasení souhrnných částek potvrzených Komisi s podrobnými údaji o výstupech či výsledcích a podklady vedenými certifikačním orgánem, řídicím orgánem, zprostředkujícími subjekty a příjemci, případně včetně dokladů o metodě stanovení standardních stupnic jednotkových nákladů a paušálních částek, pokud jde o operace spolufinancované v rámci operačního programu;
d)
v souvislosti s náklady stanovenými v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 auditní stopa podle potřeby dokládá a odůvodňuje metodu výpočtu a základ, na němž bylo rozhodnuto o paušálních sazbách, a způsobilé přímé náklady nebo náklady vykázané v rámci jiných vybraných kategorií, u kterých se uplatní paušální sazba;
e)
v souvislosti s náklady stanovenými v souladu s čl. 26 odst. 2 písm. b), c) a e) a čl. 26 odst. 3 druhou částí nařízení (EU) č. 223/2014 auditní stopa umožňuje odůvodnění způsobilých přímých nákladů nebo nákladů vykázaných v rámci jiných vybraných kategorií nebo nákladů, na něž je uplatněna paušální sazba;
f)
auditní stopa umožňuje ověření platby příspěvku z veřejných zdrojů příjemci;
g)
u každé operace, je-li to na místě, auditní stopa obsahuje technické specifikace a plán financování, dokumenty týkající se schválení grantu, dokumenty související se zadáváním veřejných zakázek, zprávy od příjemce a zprávy o provedených ověřováních a auditech;
h)
auditní stopa obsahuje informace o řídicích kontrolách a o provedených auditech operací;
i)
auditní stopa umožňuje sesouhlasení údajů týkajících se ukazatelů výstupů operace s vykázanými údaji a výsledky a případně cíli programu.
U nákladů uvedených v písmenech c) a d) auditní stopa umožňuje ověřování metody výpočtu použité řídicím orgánem z hlediska souladu s čl. 25 odst. 3 nařízení (EU) č. 223/2014.
2. Řídicí orgán zajistí, aby existoval záznam o totožnosti a umístění subjektů uchovávajících všechny podklady, které jsou nutné k tomu, aby auditní stopa splňovala minimální požadavky uvedené v odstavci 1.
Článek 4
Používání údajů shromážděných během auditů prováděných úředníky Komise nebo pověřenými zástupci Komise
(Čl. 34 odst. 8 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Komise přijme veškerá nezbytná opatření k tomu, aby zabránila jakémukoli neoprávněnému zveřejnění údajů shromážděných Komisí v průběhu auditů či přístupu k nim.
2. Údaje shromážděné v průběhu auditů používá Komise výlučně za účelem plnění svých povinností podle článku 36 nařízení (EU) č. 223/2014. Ke shromážděným údajům má přístup Evropský účetní dvůr i Evropský úřad pro boj proti podvodům.
3. Shromážděné údaje nesmí být bez výslovného souhlasu členského státu, který tyto údaje poskytl, zaslány jiným osobám v členských státech či v orgánech Unie než těm, jejichž náplň práce vyžaduje přístup k těmto údajům v souladu s příslušnými pravidly.
Článek 5
Audity operací
(Čl. 34 odst. 7 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Audity operací se provádějí za každé účetní období na vzorku operací vybraném metodou stanovenou či schválenou auditním orgánem v souladu s článkem 6 tohoto nařízení.
2. Audity operací se provádějí na základě podkladů, jež představují auditní stopu, a ověřuje se jimi legalita a správnost výdajů vykázaných Komisi, včetně těchto skutečností:
a)
operace byla vybrána v souladu s kritérii výběru pro operační program, operace nebyla fyzicky dokončená nebo plně provedená před tím, než příjemce podal žádost o financování v rámci operačního programu, operace byla provedena v souladu s rozhodnutím o schválení a splňovala v době auditu veškeré platné podmínky, pokud jde o funkčnost, použití a cíle, které mají být dosaženy;
b)
výdaje vykázané Komisi odpovídají účetním záznamům a požadované podklady dokládají adekvátní auditní stopu podle článku 3 tohoto nařízení;
c)
u výdajů vykázaných Komisi stanovených v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. b) a c) byly splněny výstupy a výsledky, na jejichž základě se příjemci vyplácejí platby, údaje o účastnících, je-li to relevantní, či jiné záznamy týkající se výstupů a výsledků jsou v souladu s informacemi předloženými Komisi a požadované podklady představují adekvátní auditní stopu podle článku 3 tohoto nařízení.
Audity se dále ověří, zda byl příspěvek z veřejných zdrojů příjemci vyplacen v souladu s článkem 42 odst. 2 nařízení (EU) č. 223/2014.
3. Součástí auditů operací je v příslušných případech ověření fyzického provádění operace na místě.
4. Audity operací se ověřuje přesnost a úplnost odpovídajících výdajů zachycených certifikačním orgánem v jeho účetním systému a soulad auditní stopy na všech úrovních.
5. Vyjde-li najevo, že zjištěné problémy jsou systémové povahy, a představují tudíž riziko pro jiné operace v rámci operačního programu, zajistí auditní orgán další kontrolu, včetně případných doplňkových auditů, za účelem stanovení rozsahu problémů a doporučí nezbytná nápravná opatření.
6. Pro účel podávání zpráv Komisi o ročním pokrytí se do částky auditovaných výdajů započítávají pouze výdaje spadající do rozsahu auditu provedeného podle odstavce 1. Pro tento účel se použije vzor kontrolní zprávy podle čl. 34 odst. 6 nařízení (EU) č, 223/2014.
Článek 6
Metodika výběru vzorku operací
(Čl. 34 odst. 7 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Auditní orgán stanoví metodu výběru vzorku v souladu s požadavky uvedenými v tomto článku a s přihlédnutím k mezinárodně uznávaným auditorským standardům INTOSAI, IFAC nebo IIA.
2. Kromě vysvětlení uvedených v auditní strategii vede auditní orgán záznamy o dokumentech a odborném úsudku, které použil ke stanovení metod výběru vzorku ve fázi plánování, výběru, testování a hodnocení, aby prokázal, že stanovená metoda je vhodná.
3. Vzorek je reprezentativní pro soubor, ze kterého je vybrán, a umožňuje auditnímu orgánu vypracovat platný výrok auditora v souladu s čl. 34 odst. 5 písm. a) nařízení (EU) č. 223/2014. Soubor zahrnuje výdaje operačního programu, které jsou uvedeny v žádostech o platbu předložených Komisi v souladu s článkem 41 nařízení (EU) č. 223/2014 za dané účetní období. Vzorek může být vybrán během účetního období nebo po jeho skončení.
4. Pro účely čl. 34 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014 se metoda výběru vzorku považuje za statistickou, pokud zajišťuje:
i)
náhodný výběr položek vzorku;
ii)
uplatnění teorie pravděpodobnosti k vyhodnocení výsledků vzorku včetně měření a kontroly výběrového rizika a plánované a dosažené přesnosti.
5. Metoda výběru vzorku zajistí náhodný výběr každé jednotky vzorku ze souboru pomocí náhodných čísel generovaných pro každou jednotku souboru, na jejichž základě se vyberou jednotky, které se zařadí do vzorku, nebo systematický výběr pomocí náhodného počátku a následného uplatnění systematického pravidla pro výběr dalších položek.
6. Jednotku vzorku stanoví auditní orgán na základě odborného úsudku. Jednotkou vzorku může být operace, projekt v rámci operace nebo žádost příjemce o platbu. Údaje o stanoveném typu jednotky vzorku a o odborném úsudku použitém k tomuto účelu se uvedou do kontrolní zprávy.
7. Pokud jsou celkové výdaje spojené s jednotkou vzorku za účetní období záporné, vyřadí se ze souboru podle odstavce 3 a auditují se samostatně. Auditní orgán může rovněž vybrat vzorek tohoto samostatného souboru.
8. Platí-li podmínky přiměřené kontroly podle čl. 58 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014, může auditní orgán vyloučit položky stanovené v uvedeném článku ze souboru, z něhož se vybírá vzorek. V případě, že dotčená operace již byla do vzorku zařazena, auditní orgán ji nahradí pomocí patřičného náhodného výběru.
9. Veškeré výdaje vykázané Komisi ve vzorku podléhají auditu.
Pokud vybrané jednotky vzorku zahrnují velký počet souvisejících žádostí o platbu či faktur, auditní orgán je může auditovat prostřednictvím dílčího výběrového souboru, přičemž související žádosti o platbu nebo faktury vybere pomocí stejných parametrů použitých pro vybírání jednotek hlavního vzorku.
V takovém případě se příslušné velikosti vzorku vypočtou pro každou jednotku vzorku, jež má být auditována, a v žádném případě nesmí být menší než 30 souvisejících žádostí o platbu nebo faktur pro každou jednotku vzorku.
10. Auditní orgán může soubor stratifikovat rozdělením do podsouborů, z nichž každý je skupinou jednotek vzorku s podobnými vlastnostmi, zejména pokud jde o riziko nebo očekávanou chybovost nebo pokud soubor zahrnuje operace sestávající z finančních příspěvků z operačního programu na položky vysoké hodnoty.
11. Pro stanovení technických parametrů výběru vzorku auditní orgán vyhodnotí spolehlivost systému s přihlédnutím k výsledkům auditů systémů jako vysokou, průměrnou nebo nízkou tak, aby kombinovaný stupeň jistoty získaný z auditů systémů a auditů operací byl vysoký. U systému vyhodnoceného jako vysoce spolehlivý nesmí být úroveň spolehlivosti použitá pro výběr operací nižší než 60 %. U systému vyhodnoceného jako nízce spolehlivý nesmí být úroveň spolehlivosti použitá pro výběr operací nižší než 90 %. Maximální úroveň významnosti je 2 % výdajů uvedených v odstavci 3.
12. Jsou-li zjištěny nesrovnalosti nebo riziko nesrovnalostí, auditní orgán rozhodne na základě odborného úsudku, zda je nutné provést audit doplňkového vzorku dalších operací nebo částí operací, které nebyly auditovány v náhodném vzorku, aby byly zohledněny konkrétní zjištěné rizikové faktory.
13. Auditní orgán výsledky auditů doplňkového vzorku analyzuje zvlášť a vypracuje na základě těchto výsledků závěry, které sdělí Komisi ve výroční kontrolní zprávě. Nesrovnalosti zjištěné v doplňkovém vzorku se nezahrnují do výpočtu předpokládané náhodné chyby v náhodném vzorku.
14. Na základě výsledků auditů operací za účelem vypracování výroku auditora a kontrolní zprávy uvedených v čl. 34 odst. 5 písm. a) a b) nařízení (EU) č. 223/2014 vypočte auditní orgán celkovou chybovost, jež se rovná součtu promítnutých náhodných chyb a případně také systémových chyb a neopravených neobvyklých chyb, vydělenému souborem.
Článek 7
Audity účetních závěrek
(Čl. 34 odst. 7 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Audity účetních závěrek podle čl. 49 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014 provádí auditní orgán za každé účetní období.
2. Audit účetních závěrek poskytuje přiměřenou jistotu, pokud jde o úplnost, přesnost a pravdivost částek vykázaných v účetních závěrkách.
3. Pro účel odstavců 1 a 2 auditní orgán přihlédne zejména k výsledkům auditů systémů provedených u certifikačního orgánu a k výsledkům auditů operací.
4. Součástí auditu systémů je ověření spolehlivosti účetního systému certifikačního orgánu a na základě vzorku ověření přesnosti výdajů částek odejmutých a částek získaných zpět zachycených v účetním systému certifikačního orgánu.
5. Aby mohl pro účely výroku auditora prohlásit, že účetní závěrka podává věrný a poctivý obraz, ověří auditní orgán, že veškeré prvky, jež jsou vyžadovány podle článku 49 nařízení (EU) č. 223/2014, jsou v účetní závěrce řádně uvedeny a jsou v souladu s podkladovými účetními záznamy, které vedou všechny příslušné orgány nebo subjekty a příjemci během auditní činnosti prováděné auditním orgánem. Na základě účetních závěrek, které mu poskytne certifikační orgán, auditní orgán ověří, zda:
a)
celková výše způsobilých výdajů z veřejných zdrojů vykázaných v souladu s čl. 49 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 223/2014 souhlasí s výdaji a příslušným příspěvkem z veřejných zdrojů uvedenými v žádostech o platbu předložených Komisi za příslušné účetní období, a jsou-li nesrovnalosti, zda jsou v účetní závěrce uvedena adekvátní vysvětlení pro nesouhlasící částky;
b)
částky odňaté a získané zpět v průběhu účetního období, částky, které mají být získány zpět na konci účetního období, a částky, které zpět získat nelze, uvedené v účetní závěrce odpovídají částkám zaneseným v účetních systémech certifikačního orgánu a vycházejí z rozhodnutí odpovědného řídicího nebo certifikačního orgánu;
c)
byly v příslušných případech z účetní závěrky v souladu s čl. 49 odst. 2 nařízení (EU) č. 223/2014 výdaje vyňaty a zda byly v účetní závěrce pro dané účetní období uplatněny všechny nutné opravy.
Ověřování podle písmen b) a c) lze provádět na základě vzorku.
KAPITOLA III
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ PRO FINANČNÍ ŘÍZENÍ A FINANČNÍ OPRAVY
Článek 8
Kritéria pro určování závažných nedostatků v účinném fungování systémů řízení a kontroly
(Čl. 55 odst. 4 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Komise posuzuje účinné fungování systémů řízení a kontroly na základě výsledků všech dostupných auditů systémů včetně zkoušek kontrol a auditů operací.
Toto posouzení se týká prostředí vnitřní kontroly programu, řídicích a kontrolních činností řídicích a certifikačních orgánů, monitorování ze strany řídicího a certifikačního orgánu a kontrolních činností auditního orgánu a je podloženo ověřením souladu s klíčovými požadavky uvedenými v tabulce 1 přílohy II.
Splnění těchto klíčových požadavků se posuzuje na základě kategorií uvedených v tabulce 2 přílohy II.
2. Hlavními druhy závažného nedostatku v účinném fungování systému řízení a kontroly jsou případy, kdy je kterýkoli z klíčových požadavků uvedených v bodech 2, 4, 5, 13, 15, 16 a 18 v tabulce 1 přílohy II, nebo kdy jsou dva nebo více ostatních klíčových požadavků uvedených v tabulce 1 přílohy II posouzeny jako spadající do kategorie 3 nebo 4 uvedené v tabulce 2 přílohy II.
Článek 9
Kritéria pro uplatnění paušálních sazeb nebo extrapolovaných finančních oprav a kritéria pro stanovení výše finanční opravy
(Čl. 55 odst. 4 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Finanční opravy se uplatní na celý operační program nebo jeho část, pokud Komise zjistí jeden nebo více závažných nedostatků ve fungování systému řízení a kontroly.
Bez ohledu na první pododstavec se na celý operační program nebo jeho část uplatní extrapolované finanční opravy, pokud Komise zjistí systémové nesrovnalosti v reprezentativním vzorku operací, který umožňuje přesnější kvantifikaci rizika pro rozpočet Unie. V tomto případě se za účelem stanovení finanční opravy výsledky posouzení reprezentativního vzorku extrapolují na zbytek souboru, z nějž byl vzorek vybrán.
2. Výše paušální opravy se stanoví s přihlédnutím k následujícím hlediskům:
a)
relativní významnost závažného nedostatku nebo závažných nedostatků v kontextu systému řízení a kontroly jako celku;
b)
četnost a rozsah závažného nedostatku nebo závažných nedostatků;
c)
míra rizika újmy pro rozpočet Unie.
3. S přihlédnutím k těmto hlediskům se výše finanční opravy stanoví následovně:
a)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly natolik zásadní, časté nebo rozšířené, že představují naprosté selhání systému, kterým je ohrožena legalita a správnost všech dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 100 %;
b)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly natolik časté nebo rozšířené, že představují krajně závažné selhání systému, kterým je ohrožena legalita a správnost velmi vysokého podílu dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 25 %;
c)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly zapříčiněny tím, že systém není plně funkční nebo funguje natolik chabě nebo natolik zřídka, že tím ohrožena legalita a správnost vysokého podílu dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 10 %;
d)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly zapříčiněny tím, že systém nefunguje důsledně, takže je tím ohrožena legalita a správnost významného podílu dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 5 %.
4. Pokud by uplatnění paušální sazby podle odstavce 3 bylo nepřiměřené, výše opravy se sníží.
5. Pokud proto, že odpovědné orgány v jenom účetním období nepřijaly v návaznosti na uplatnění finanční opravy příslušná nápravná opatření, je stejný závažný nedostatek zjištěn i v následujícím účetním období, sazba opravy může být z důvodu trvání závažného nedostatku nebo závažných nedostatků zvýšena na výši, jež nepřesahuje výši nejbližší vyšší kategorie.
Článek 10
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Článek 3 se použije ode dne 1. prosince 2014, pokud jde o informace o zaznamenávaných a uchovávaných údajích uvedených v příloze I.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 13. března 2014.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 532/2014
оd 13. ožujka 2014.
o dopuni Uredbe (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o Fondu za europsku pomoć za najugroženije
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,
uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 223/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. ožujka 2014. o Fondu za europsku pomoć za najugroženije (1), a posebno njezin članak 32. stavak 8. i stavak 9., članak 34. stavak 7. i stavak 8. te članak 55. stavak 4.,
budući da:
(1)
Uredbom (EU) br. 223/2014 Komisiji se omogućuje donošenje delegiranih akata kojima se dopunjuju elementi koji nisu ključni s obzirom na Fond za europsku pomoć za najugroženije (FEAD).
(2)
Uredbom (EU) br. 223/2014 od upravljačkog se tijela zahtijeva uspostava sustava za bilježenje i pohranu, u elektronskom obliku, podataka o svakoj operaciji koji su nužni za praćenje, ocjenjivanje, financijsko upravljanje, provjeru i reviziju, uključujući i podatke o pojedinačnim sudionicima, s obzirom na operativne programe za socijalnu uključenost najugroženijih osoba (OP II). Stoga je potrebno utvrditi popis podataka koje je potrebno bilježiti i pohranjivati u tom sustavu.
(3)
Određeni podaci važni su samo za određene vrste operacija ili za jednu od vrsta operativnog programa; potrebno je stoga točno odrediti primjenjivost zahtjeva u vezi s podacima. Uredbom (EU) br. 223/2014 utvrđeni su posebni uvjeti za bilježenje i pohranu podataka o pojedinačnim sudionicima u operacijama koje podupire OP II, i koje je potrebno uzeti u obzir.
(4)
U popisu podataka treba uzeti u obzir obveze izvješćivanja utvrđene Uredbom (EU) br. 223/2014 kako bi se osiguralo da podaci potrebni za financijsko upravljanje i praćenje, uključujući podatke potrebne za pripremu zahtjeva za plaćanje, financijskih izvještaja i izvješća o provedbi postoje za svaku operaciju u obliku u kojem se mogu lako objediniti i uskladiti. U popisu se mora uzeti u obzir da su određeni osnovni podaci o operacijama u elektronskom obliku nužni za učinkovito financijsko upravljanje operacijama i za ispunjavanje obveze o objavljivanju osnovnih informacija o operacijama. Neki drugi podaci potrebni su za učinkovito planiranje i provedbu provjera i revizija.
(5)
Popis podataka koji se bilježe i pohranjuju ne bi trebao utjecati na tehničke značajke ili strukturu računalnih sustava upravljačkih tijela niti se njime propisuje oblik u kojem se podaci bilježe i pohranjuju, osim ako je to izričito navedeno u ovoj Uredbi. Ne bi trebao utjecati ni na način na koji se podaci pribavljaju ili unose u sustav. U nekim slučajevima, za podatke s popisa može biti potrebno unositi više vrijednosti. Međutim, potrebno je utvrditi određena pravila o prirodi tih podataka, kako bi se osiguralo da upravljačko tijelo može ispuniti svoju obvezu praćenja, ocjenjivanja, financijskog upravljanja, provjere i revizije, čak i kada to iziskuje obradu podataka o pojedinačnim sudionicima.
(6)
Kako bi se osigurala mogućnost provjere i revizije izdataka u okviru operativnih programa, potrebno je utvrditi kriterije s kojima bi revizijski trag trebao biti usklađen kako bi se smatrao odgovarajućim.
(7)
Potrebno je osigurati, u odnosu na revizije u skladu s Uredbom (EU) br. 223/2014, da Komisija i države članice spriječe neovlašteno otkrivanje osobnih podataka ili pristup njima te odrediti svrhu u koju Komisija i države članice mogu obrađivati te podatke.
(8)
Revizorsko tijelo odgovorno je za revizije operacija. Kako bi se osiguralo da su područje primjene i učinkovitost tih revizija odgovarajući te da se provode na isti način u svim država članicama, potrebno je odrediti uvjete koje trebaju ispunjavati.
(9)
Potrebno je detaljno utvrditi osnovu uzorkovanja operacija koje će se revidirati, i koje revizorsko tijelo treba poštovati pri utvrđivanju ili odobravanju metode uzorkovanja, uključujući utvrđivanje jedinice uzorka, određene tehničke kriterije koji će se primijeniti na uzorku i, prema potrebi, čimbenike koje treba uzeti u obzir pri uzimanju dodatnih uzoraka.
(10)
Revizorsko tijelo treba sastaviti revizorsko mišljenje o financijskim izvještajima iz Uredbe (EU) br. 223/2014. Kako bi se osiguralo da su područje primjene i sadržaj revizija financijskih izvještaja odgovarajući te da se provode na isti način u svim država članicama, potrebno je utvrditi uvjete koje trebaju ispunjavati.
(11)
Kako bi se osigurala pravna sigurnost i jednako postupanje prema svim državama članicama u izradi financijskih ispravaka u skladu s načelom proporcionalnosti, potrebno je utvrditi kriterije za određivanje ozbiljnih nedostataka u učinkovitom radu sustava upravljanje i kontrole, odrediti glavne vrste tih nedostataka i utvrditi kriterije za određivanje razine financijskog ispravka koji treba primijeniti te kriterije za primjenu ekstrapoliranih ili fiksnih financijskih ispravaka.
(12)
Kako bi se omogućila brza primjena mjera predviđenih ovom Uredbom, ova bi Uredba trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
DONIJELA JE OVU UREDBU:
POGLAVLJE I.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Predmet
Ovom se Uredbom utvrđuju sljedeće odredbe kojima se dopunjuje Uredba (EU) br. 223/2014:
(a)
pravila o točno određenim informacijama povezanim s podacima koje je potrebno bilježiti i pohraniti u elektronskom obliku unutar sustava za praćenje koji je uspostavilo upravljačko tijelo;
(b)
detaljni minimalni uvjeti za revizijski postupak s obzirom na računovodstvene knjige koje treba voditi i popratnu dokumentaciju koju treba čuvati na razini tijela za ovjeravanje, upravljačkog tijela, posredničkih tijela i korisnika;
(c)
područje primjene i sadržaj revizija operacija i revizija financijskih izvještaja te metodologija za odabir uzorka operacija;
(d)
detaljna pravila o korištenju podataka prikupljenih tijekom revizija koje su proveli dužnosnici Komisije ili ovlašteni predstavnici Komisije;
(e)
detaljna pravila koja se odnose na kriterije za utvrđivanje ozbiljnih nedostataka u učinkovitom funkcioniranju sustava upravljanja i kontrole, uključujući glavne vrste tih nedostataka, kriterije za određivanje razine financijskog ispravka koji treba primijeniti te kriterije za primjenu fiksnih stopa ili ekstrapolacijskih financijskih ispravaka.
POGLAVLJE II.
POSEBNE ODREDBE ZA SUSTAVE UPRAVLJANJA I KONTROLE
Članak 2.
Podaci koji se bilježe i pohranjuju u elektronskom obliku
(članak 32. stavak 8. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Informacije o podacima koji se bilježe i pohranjuju u elektronskom obliku za svaku operaciju u sustavu za praćenje uspostavljenom u skladu s člankom 32. stavkom 2. točkom (d) Uredbe (EU) br. 223/2014 navedene su u Prilogu I. ovoj Uredbi.
2. Podaci se bilježe i pohranjuju za svaku operaciju, uključujući i podatke o pojedinačnim sudionicima u slučaju operacija koje podupire OP II te su raščlanjeni prema spolu gdje je to moguće, kako bi se mogli objediniti ako je to nužno za potrebe praćenja, ocjenjivanja, financijskog upravljanja, provjere i revizije. Omogućava se i kumulativno zbrajanje tih podataka za cijelo programsko razdoblje.
Članak 3.
Detaljni minimalni uvjeti za revizijski trag
(članak 32. stavak 9. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Detaljni minimalni uvjeti za revizijski trag s obzirom na računovodstvene knjige koje treba voditi i popratnu dokumentaciju koju treba čuvati su sljedeći:
(a)
revizijskim tragom omogućuju se provjere primjene kriterija za odabir utvrđenih u operativnom programu za hranu i/ili osnovnu materijalnu pomoć (OP I), ili koje je utvrdio odbor za praćenje za OP II;
(b)
u odnosu na potpore iz članka 25. stavka 1. točke (a) Uredbe (EU) br. 223/2014, revizijski trag omogućuje da se ukupni iznosi potvrđeni Komisiji usklade s detaljnim računovodstvenim knjigama i popratnom dokumentacijom koju čuvaju tijelo za ovjeravanje, upravljačko tijelo, posrednička tijela i korisnici u pogledu aktivnosti sufinanciranih u okviru operativnog programa;
(c)
u odnosu na potpore iz članka 25. stavka 1. točaka (b) i (c), revizijski trag omogućuje da se zbirni iznosi potvrđeni Komisiji usklade s detaljnim podacima koji se odnose na ostvarenja ili rezultate i s popratnom dokumentacijom koju čuvaju tijelo za ovjeravanje, upravljačko tijelo, posrednička tijela i korisnici, prema potrebi uključujući dokumente o metodi za utvrđivanje standardnih ljestvica jediničnih troškova i paušalnih iznosa, u pogledu operacija koje su sufinancirane u okviru operativnog programa;
(d)
u odnosu na troškove određene u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (d) Uredbe (EU) br. 223/2014, revizijski trag, prema potrebi, dokazuje i opravdava metodu izračuna i osnovu po kojoj su određene fiksne stope te prihvatljivi izravni troškovi ili troškovi koji su prijavljeni u okviru drugih odabranih kategorija na koje se primjenjuje paušalna stopa;
(e)
u odnosu na troškove određene u skladu s člankom 26. stavkom 2. točkama (b), (c), (e) i s drugim dijelom članka 26. stavka 3. Uredbe (EU) br. 223/2014, revizijski trag omogućuje obrazlaganje prihvatljivih izravnih troškova ili troškova prijavljenih u okviru drugih kategorija troškova na koje se primjenjuje fiksna stopa;
(f)
revizijski trag omogućuje provjeru isplate javnog doprinosa korisniku;
(g)
za svaku operaciju, prema potrebi, revizijski trag uključuje tehničke specifikacije i plan financiranja, dokumente koji se odnose na odobrenje potpore, dokumente koji se odnose na postupak javnih nabava, izvješća korisnika i izvješća o provedenim provjerama i revizijama;
(h)
revizijski trag uključuje informacije o provedenim provjerama upravljanja i revizijama u odnosu na operaciju;
(i)
revizijski trag omogućuje usklađivanje podataka o pokazateljima ostvarenja za operaciju s dostavljenim podacima i rezultatima i, prema potrebi, s ciljevima programa.
Za troškove navedene u točkama (c) i (d) revizijski trag omogućuje da se za metodu izračuna koju koristi upravljačko tijelo provjeri njezina usklađenost s člankom 25. stavkom 3. Uredbe (EU) br. 223/2014.
2. Upravljačko tijelo osigurava da je dostupan zapis o identitetu i lokaciji tijela koja čuvaju svu popratnu dokumentaciju potrebnu za osiguravanje primjerenog revizijskog traga koji ispunjava sve minimalne uvjete utvrđene u stavku 1.
Članak 4.
Upotreba podataka prikupljenih tijekom revizija koje su proveli dužnosnici Komisije ili ovlašteni predstavnici Komisije
(članak 34. stavak 8. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Komisija poduzima potrebne mjere kako bi spriječila svako neovlašteno otkrivanje podataka ili pristup podacima koje je prikupila tijekom revizija.
2. Komisija koristi podatke prikupljene tijekom revizija isključivo u svrhu ispunjavanja svojih obveza iz članka 36. Uredbe (EU) br. 223/2014. Europski revizorski sud i Europski ured za borbu protiv prijevara imaju pristup prikupljenim podacima.
3. Prikupljeni podaci šalju se samo osobama u državama članicama ili unutar institucija Unije čije dužnosti zahtijevaju da imaju pristup tim podacima u skladu s primjenjivim pravilima bez izričite suglasnosti države članice koja dostavlja podatke.
Članak 5.
Revizije operacija
(članak 34. stavak 7. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Revizije operacija provode se u odnosu na svaku obračunsku godinu na uzorku operacija odabranom metodom koju utvrđuje ili odobrava revizorsko tijelo u skladu s člankom 6. ove Uredbe.
2. Revizije operacija provode se na temelju popratne dokumentacije od koje se sastoji revizijski trag i njima se provjerava zakonitost i pravilnost izdataka prijavljenih Komisiji, uključujući sljedeće aspekte:
(a)
da je operacija izabrana u skladu s kriterijima odabira za operativni program, da nije fizički završena ili u potpunosti provedena prije nego što je korisnik podnio zahtjev za financiranje u okviru operativnog programa, da je provedena u skladu s odlukom o odobrenju i da su za vrijeme revizije ispunjeni svi uvjeti koji se odnose na njezinu funkcionalnost, uporabu ili ciljeve koje treba ostvariti;
(b)
da izdaci prijavljeni Komisiji odgovaraju računovodstvenim knjigama i da je iz potrebne popratne dokumentacije vidljiv odgovarajući revizijski trag kako je utvrđeno u članku 3. ove Uredbe;
(c)
da su za izdatke prijavljene Komisiji i utvrđene u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (b) i (c) dostavljena ostvarenja i rezultati koji opravdavaju isplate korisniku, da su podaci o sudionicima, prema potrebi, ili drugi zapisi koji se odnose na ostvarenja i rezultate u skladu s informacijama dostavljenima Komisiji i da je iz potrebne popratne dokumentacije vidljiv revizijski trag utvrđen člankom 3. ove Uredbe.
Revizijama će se i provjeriti je li javni doprinos uplaćen korisniku u skladu s člankom 42. stavkom 2. Uredbe (EU) br. 223/2014.
3. Revizije operacija, prema potrebi, uključuju terensku provjeru fizičke provedbe operacije.
4. Revizijama operacija provjerava se točnost i potpunost odgovarajućih izdataka koje je tijelo za ovjeravanje zabilježilo u svom računovodstvenom sustavu te usklađivanje revizijskog traga na svim razinama.
5. Ako su uočeni problemi sustavne prirode i stoga predstavljaju rizik za druge operacije u okviru operativnog programa, revizorsko tijelo osigurava daljnji pregled uključujući, prema potrebi, i dodatne revizije kako bi se utvrdio razmjer tih problema te predlaže potrebne korektivne mjere.
6. Samo se izdaci obuhvaćeni područjem primjene revizije koja je provedena na temelju stavka 1. ubrajaju u količinu revidiranih izdataka, u svrhu podnošenja izvještaja Komisiji o godišnjoj pokrivenosti. U tu svrhu, koristi se model izvješća o kontroli utvrđen na temelju članka 34. stavka 6. Uredbe (EU) 223/2014.
Članak 6.
Metodologija za odabir uzorka operacija
(članak 34. stavak 7. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Revizorsko tijelo određuje metodu za odabir uzorka („metodu uzorkovanja”) u skladu s uvjetima utvrđenima ovim člankom i uzimajući u obzir međunarodno prihvaćene revizijske standarde, INTOSAI, IFAC ili IIA.
2. Pored objašnjenja navedenih u revizijskoj strategiji, revizorsko tijelo vodi evidenciju o dokumentaciji i stručnoj procjeni korištenima pri utvrđivanju metoda uzorkovanja i koje obuhvaćaju faze planiranja, odabira, testiranja i ocjenjivanja, kako bi se dokazalo da je utvrđena metoda primjerena.
3. Uzorak je reprezentativan za stanovništvo iz kojeg je izabran i omogućuje revizorskom tijelu da sastavi valjano revizorsko mišljenje u skladu s člankom 34. stavkom 5. točkom (a) Uredbe (EU) br. 223/2014. Izdaci tog stanovništva obuhvaćeni su izdacima operativnog programa koji su uključeni u zahtjeve za plaćanje podnesene Komisiji u skladu s člankom 41. Uredbe (EU) br. 223/2014 za određenu obračunsku godinu. Uzorak može biti odabran za vrijeme ili nakon obračunske godine.
4. U svrhu primjene članka 34. stavka 1. Uredbe (EU) br. 223/2014, metoda uzorkovanja je statistička kada osigurava:
i.
nasumičan odabir stavki uzorka;
ii.
upotrebu teorije vjerojatnosti pri ocjenjivanju rezultata uzorka, uključujući mjerenje i kontrolu rizika uzorkovanja te planirane i postignute točnosti.
5. Metodom uzorkovanja osigurava se nasumičan odabir svake jedinice uzorkovanja u stanovništvu tako što se koriste nasumični brojevi dobiveni za svaku jedinicu stanovništva kako bi se odabrale jedinice koje sačinjavaju uzorak ili tako što se pri temeljitom sustavnom odabiru koriste nasumične početne točke i primjenjuje sustavno pravilo za odabir dodatnih stavki.
6. Jedinicu uzorkovanja određuje revizorsko tijelo, na temelju stručne procjene. Jedinica uzorkovanja može biti operacija, projekt unutar operacije ili korisnikov zahtjev za plaćanje. Informacije o vrsti utvrđene jedinice uzorkovanja i o stručnoj procjeni korištenoj u tu svrhu uključene su u izvješće o kontroli.
7. Ako je iznos ukupnih izdataka koji se odnose na jedinicu uzorkovanja za obračunsku godinu negativan, izuzet će se od stanovništva iz prethodno navedenog stavka 3. i revidirati zasebno. Revizorsko tijelo također može sastaviti uzorak tog zasebnog stanovništva.
8. Ako se primjenjuju uvjeti za proporcionalnu kontrolu iz članka 58. stavka 1. Uredbe (EU) br. 223/2014, revizorsko tijelo može izuzeti stavke navedene u tom članku iz stanovništva na kojem treba odrediti uzorak. Ako je predmetna operacija već odabrana u uzorku, revizorsko tijelo zamjenjuje je odgovarajućim nasumičnim odabirom.
9. Svi izdaci u uzorku prijavljeni Komisiji podložni su reviziji.
Ako odabrane jedinice uzorkovanja uključuju velik broj osnovnih zahtjeva za plaćanje ili faktura, revizorsko tijelo može ih revidirati poduzorkovanjem, odabirući osnovne zahtjeve za plaćanje ili fakture tako što koristi iste parametre uzorkovanja koji su korišteni za odabir jedinica uzorkovanja glavnog uzorka.
U tom slučaju, izračunavaju se odgovarajuće veličine uzorka za svaku jedinicu uzorka koju treba revidirati i, u svakom slučaju, one ne smiju biti manje od 30 osnovnih zahtjeva za plaćanje ili faktura za svaku jedinicu uzorkovanja.
10. Revizorsko tijelo može raslojiti stanovništvo dijeleći ga u podskupine, od kojih je svaka skupina jedinica uzorkovanja sa sličnim karakteristikama, posebno što se tiče stope rizika ili očekivane stope pogreške ili gdje stanovništvo uključuje operacije koje se sastoje od financijskih doprinosa iz operativnog programa za stavke visoke vrijednosti.
11. Revizorsko tijelo ocjenjuje pouzdanost sustava kao visoku, srednju ili nisku, uzimajući u obzir rezultate revizija sustava u određivanju tehničkih parametara uzorkovanja tako da je kombinirana razina sigurnosti dobivena iz revizija sustava i revizija operacija visoka. Za sustav čija je pouzdanost ocijenjena kao visoka, razina pouzdanosti primijenjena kod uzorkovanja ne smije biti manja od 60 %. Za sustav čija je pouzdanost ocijenjena kao niska, razina pouzdanosti primijenjena kod uzorkovanja ne smije biti manja od 90 %. Maksimalna razina značajnosti je 2 % od izdataka navedenih u stavku 3.
12. Ako se uoče nepravilnosti ili rizik od nepravilnosti, revizorsko tijelo na temelju stručne procjene odlučuje je li potrebna revizija dopunskog uzorka dodatnih operacija ili dijelova operacija koje nisu revidirane u slučajnom uzorku kako bi se uzelo u obzir uočene specifične faktore rizika.
13. Revizorsko tijelo zasebno analizira rezultate revizija dopunskog uzorka, donosi zaključke na temelju tih rezultata i priopćuje ih Komisiji u godišnjem izvješću o kontroli. Nepravilnosti uočene u dopunskom uzorku ne uključuju se u izračun projiciranih nasumičnih pogrešaka nasumičnog uzorka.
14. Na temelju rezultata revizija operacija u svrhu revizorskog mišljenja i izvješća o kontroli navedenih u članku 34. stavku 5. točkama (a) i (b) Uredbe (EU) br. 223/2014 revizorsko tijelo izračunava ukupnu stopu pogreške, koja je zbroj projiciranih nasumičnih pogrešaka i, ako je primjenjivo, sustavnih pogrešaka i neispravljenih pogrešaka anomalije, podijeljenih s brojem stanovnika.
Članak 7.
Revizije financijskih izvještaja
(članak 34. stavak 7. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Revizije financijskih izvještaja navedene u članku 49. stavku 1. Uredbe (EU) br. 223/2014 provodi revizorsko tijelo za svaku obračunsku godinu.
2. Revizije financijskih izvještaja pružaju opravdanu sigurnost u pogledu potpunosti, točnosti i istinitosti iznosa prijavljenih u izvještajima.
3. Za potrebe stavaka 1. i 2. revizorsko tijelo posebno uzima u obzir rezultate revizija sustava provedenih pri tijelu za ovjeravanje te rezultate revizija operacija.
4. Revizija sustava uključuje provjeru pouzdanosti računovodstvenog sustava tijela za ovjeravanje i, na temelju uzorka, točnosti izdataka povučenih i vraćenih iznosa zabilježenih u računovodstvenom sustavu tijela za ovjeravanje.
5. Za potrebe revizorskog mišljenja, kako bi se zaključilo da financijski izvještaji pružaju točan i nepristran uvid, revizorsko tijelo provjerava da su svi elementi zahtijevani člankom 49. Uredbe (EU) br. 223/2014 točno uključeni u financijske izvještaje i da odgovaraju popratnim računovodstvenim knjigama koje vode relevantna tijela i korisnici za vrijeme trajanja revizije koju provodi revizorsko tijelo. Revizorsko tijelo, na temelju financijskih izvještaja koje mu dostavlja tijelo za ovjeravanje, osobito provjerava:
(a)
da se ukupan iznos prihvatljivih javnih troškova prijavljenih u skladu s člankom 49. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) br. 223/2014 podudara s izdacima i odgovarajućim javnim doprinosom uključenima u zahtjeve za plaćanje predanima Komisiji za relevantnu obračunsku godinu, a ako postoje razlike, da su u izvještajima dostavljena primjerena objašnjenja za usklađene iznose;
(b)
da iznosi povučeni i vraćeni tijekom obračunske godine, iznosi koje je potrebno vratiti do kraja obračunske godine i nepovratni iznosi prikazani u izvještajima odgovaraju iznosima unesenima u računovodstvene sustave tijela za ovjeravanje i da se temelje na odlukama odgovornog upravljačkog tijela ili tijela za ovjeravanje;
(c)
da su izdaci izuzeti iz financijskih izvještaja u skladu s člankom 49. stavkom 2. Uredbe (EU) br. 223/2014, prema potrebi, i da su svi potrebni ispravci vidljivi u izvještajima za predmetnu obračunsku godinu;
Provjere navedene u točkama (b) i (c) mogu se vršiti na temelju uzorka.
POGLAVLJE III.
POSEBNE ODREDBE ZA FINANCIJSKO UPRAVLJANJE I FINANCIJSKE ISPRAVKE
Članak 8.
Kriteriji za utvrđivanje ozbiljnih nedostataka u učinkovitom funkcioniranju sustava upravljanja i kontrole
(članak 55. stavak 4. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Komisija svoju procjenu učinkovitog funkcioniranja sustava upravljanja i kontrole temelji na rezultatima svih raspoloživih revizija sustava, uključujući testove kontrole, te revizija operacija.
Ocjena obuhvaća okruženje unutarnje kontrole programa, upravljačke i kontrolne aktivnosti upravljačkih tijela i tijela za ovjeravanje, praćenje koji vrše upravljačko tijelo i tijelo za ovjeravanje te kontrolne aktivnosti revizorskog tijela, a temelji se na provjeri sukladnosti s ključnim uvjetima utvrđenima u Tablici 1 Priloga II.
Ispunjavanje tih ključnih zahtjeva ocjenjuje se na temelju kategorija utvrđenih u Tablici 2 Priloga II.
2. Glavne vrste ozbiljnih nedostataka u učinkovitom funkcioniranju sustava upravljanja i kontrole slučajevi su u kojima je svaki od ključnih uvjeta navedenih u točkama 2., 4., 5., 13., 15., 16. i 18. Tablice 1 Priloga II. ili jedan ili više drugih ključnih uvjeta iz Tablice 1 Priloga II. ocijenjen da ulazi u kategoriju 3. ili 4. iz Tablice 2 Priloga II.
Članak 9.
Kriteriji za primjenu fiksnih stopa ili ekstrapoliranih financijskih ispravaka i kriteriji za određivanje razine financijskog ispravka
(članak 55. stavak 4. Uredbe (EU) br. 223/2014)
1. Financijski ispravci primjenjuju se na cijeli operativni program ili na njegov dio, ako Komisija utvrdi jedan ili više ozbiljnih nedostataka u funkcioniranju sustava upravljanja i kontrole.
Neovisno o prvom podstavku, ekstrapolirani financijski ispravci primjenjuju se bilo na cijeli operativni program bilo samo na njegov dio, ako Komisija utvrdi sustavne nepravilnosti u reprezentativnom uzorku operacija, čime se omogućuje točnije utvrđivanje visine rizika za proračun Unije. U tom slučaju, rezultati ispitivanja reprezentativnog uzorka ekstrapoliraju se na ostatak stanovništva iz kojega je uzet uzorak u svrhu određivanja financijskog ispravka.
2. Razina fiksnog ispravka određuje se s obzirom na sljedeće elemente:
(a)
relativnu važnost ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka u okviru sustava upravljanja i kontrole kao cjeline;
(b)
učestalost i razmjer ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka;
(c)
stupanj rizika od gubitka za proračun Unije.
3. Uzimajući u obzir te elemente, razina financijskog ispravka određuje se na sljedeći način:
(a)
ako su ozbiljni nedostatak ili ozbiljni nedostaci u sustavu upravljanja i kontrole tako ključni, učestali i sveobuhvatni da predstavljaju potpuni neuspjeh sustava koji ugrožava zakonitost i ispravnost svih predmetnih izdataka, primjenjuje se fiksna stopa od 100 %;
(b)
ako su ozbiljni nedostatak ili ozbiljni nedostaci u sustavu upravljanja i kontrole tako učestali i sveobuhvatni da predstavljaju iznimno težak neuspjeh sustava koji ugrožava zakonitost i ispravnost vrlo visokog postotka predmetnih izdataka, primjenjuje se fiksna stopa od 25 %;
(c)
ako je do ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka u sustavu upravljanja i kontrole došlo zbog sustava koji ne radi ili radi tako loše ili rijetko da ugrožava zakonitost i ispravnost visokog postotka predmetnih izdataka, primjenjuje se fiksna stopa od 10 %;
(d)
ako je do ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka u sustavu upravljanja i kontrole došlo zbog sustava čiji je rad nedosljedan i čime se ugrožava zakonitost i ispravnost značajnog postotka predmetnih izdataka, primjenjuje se fiksna stopa od 5 %.
4. Ako bi primjena fiksne stope određene u skladu sa stavkom 3. bila nerazmjerna, smanjuje se razina ispravka.
5. Ako se zbog propusta odgovornih tijela da poduzmu primjerene korektivne mjere nakon primjene financijskog ispravka u obračunskoj godini, u narednoj obračunskoj godini utvrdi isti ozbiljni nedostatak ili ozbiljni nedostaci, razina ispravka može se, zbog postojanja ozbiljnog nedostatka ili ozbiljnih nedostataka, povećati na razinu koja ne prelazi onu iz sljedeće više kategorije.
Članak 10.
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Članak 3. primjenjuje se od 1. prosinca 2014., u odnosu na informacije o zabilježenim i pohranjenim podacima iz Priloga I.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 13. ožujka 2014.