REGLAMENTO ( CEE ) N º 1417/76 DEL CONSEJO
de 1 de junio de 1976
relativo a las disposiciones financieras aplicables a la Fundación Europea para la mejora de las condiciones de vida y de trabajo
EL CONSEJO DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS ,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Económica Europea y , en particular , su artículo 209 ,
Visto el Reglamento ( CEE ) n º 1365/75 del Consejo , de 26 de mayo de 1975 , relativo a la creación de una Fundación europea para la mejora de las condiciones de vida y de trabajo (1) ,
Vista la propuesta de la Comisión ,
Visto el dictamen del Parlamento Europeo (2) ,
Considerando que el referido Reglamento establece las normas orgánicas relativas a la gestión de la Fundación europea para la mejora de las condiciones de vida y de trabajo , en adelante denominada « Fundación » , a la determinación de la subvención anual con cargo al presupuesto de las Comunidades , a la presentación y a la adopción del estado de los ingresos y los gastos , así como a los controles a los que está sometida la Fundación ;
Considerando que es necesario precisar las modalidades relativas al establecimiento y ejecución del estado de los ingresos y los gastos de la Fundación así como a la rendición y el control de cuentas ; que se debe igualmente determinar las normas y organizar el control de la responsabilidad de los ordenadores de pagos y de los contables ;
Considerando que la Fundación está encuadrada en el marco de las Comunidades y que actúa con arreglo al Derecho comunitario ; que , por consiguiente , es conveniente que las disposiciones financieras que la regulan se aproximen lo más posible a las disposiciones del Reglamento financiero , de 25 de abril de 1973 , aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (3) sin perjuicio de algunas excepciones impuestas por las necesidades propias del funcionamiento de la Fundación ,
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO :
TÍTULO PRIMERO
PRINCIPIOS GENERALES
Artículo 1
1 . Cada año , un estado de los ingresos y los gastos preverá y autorizará los ingresos y los gastos posibles de la Fundación .
2 . Los gastos sólo podrán autorizarse por un período superior a la duración del ejercicio según las modalidades particulares previstas en el estado de los ingresos y los gastos .
Los gastos de funcionamiento resultantes de los contratos celebrados , de conformidad con los usos locales , para períodos que sobrepasen la duración del ejercicio no estarán sometidos a las disposiciones del párrafo primero . Estos gastos se imputarán en el estado de los ingresos y los gastos del ejercicio financiero en el que se hayan efectuado .
Artículo 2
Los créditos concedidos en el estado de los ingresos y gastos deberán utilizarse de conformidad con los principios de rentabilidad y buena gestión financiera .
Artículo 3
1 . Todos los ingresos y los gastos se consignarán por su importe total en el estado de los ingresos y los gastos y en las cuentas .
El total de los ingresos cubrirá el total de los gastos .
2 . No obstante lo dispuesto en el párrafo segundo del apartado 1 , todos los ingresos destinados a un fin particular , tales como los ingresos de fundaciones , subvenciones , donaciones y legados , no se destinarán a ningún otro fin .
Previa información a la Comisión , el Consejo de Administración podrá aceptar todas las disposiciones a título gratuito a favor de la Fundación , en particular fundaciones , subvenciones , donaciones y legados .
La aceptación de actos de disposición a título gratuito que puedan implicar cualquier tipo de gastos requerirá la previa autorización de la Comisión , que se pronunciará en un plazo de dos meses a partir de la fecha de recepción de la solicitud del Consejo de Administración . Si en este plazo no se formulare objeción alguna , el Consejo de Administración adoptará una decisión definitiva sobre la aceptación .
Artículo 4
Para efectuar cualquier ingreso o gasto habrá que imputarlo en alguna de las partidas del estado de los ingresos y los gastos .
Salvo las excepciones previstas en el presente Reglamento , no podrá contraerse ningún gasto que rebase los créditos autorizados para el ejercicio o las autorizaciones concedidas con arreglo a ejercicios ulteriores .
No podrá autorizarse ningún gasto que rebase el límite de los créditos concedidos . Deberá contabilizarse en el haber el importe total de los productos sin ningún ajuste entre los ingresos y los gastos , salvo las excepciones que se establecen en el artículo 22 .
Artículo 5
El ejercicio coincidirá con el año natural .
Los ingresos que se realicen durante un ejercicio se contabilizarán en las cuentas correspondientes al ejercicio durante el cual se haya hecho efectivo el ingreso .
Los créditos asignados sólo podrán utilizarse para sufragar los gastos regulares contraídos y pagados con cargo al ejercicio para el que se concedieron los créditos , salvo las excepciones que se establecen en el artículo 6 y para atender a las deudas que provengan de ejercicios anteriores o respecto a las cuales no se haya concedido ningún crédito .
Los gastos correspondientes a un ejercicio se contabilizarán en las cuentas de este ejercicio cuando la intervención del gasto haya sido efectuada por el auditor de cuentas , a más tardar antes del 31 de diciembre y cuando los gastos se hayan realizado , a más tardar antes del 15 de enero del año siguiente .
Artículo 6
1 . a ) Los créditos referentes al personal no podrán prorrogarse .
b ) Los créditos que no se hubieren utilizado antes del 31 de diciembre sólo podrán prorrogarse al ejercicio siguiente .
c ) Los créditos correspondientes a pagos no efectuados el 31 de diciembre en virtud de compromisos regularmente contraídos entre el 1 de enero y el 31 de diciembre quedarán automáticamente prorrogados al ejercicio siguiente .
2 . Por lo que respecta a los créditos previstos en la letra b ) del apartado 1 , la Comisión presentará al Consejo y trasladará al Parlamento Europeo antes del 1 de mayo , las peticiones para que se prorroguen los créditos , debidamente justificadas , que le hayan sido dirigidas a la Fundación antes del 1 de marzo .
Cuando el Consejo , no hubiere adoptado una decisión contraria por mayoría calificada previa consulta al Parlamento Europeo en un plazo de un mes , se presumirán aprobadas las referidas peticiones .
3 . Los ingresos no utilizados y los créditos disponibles el 31 de diciembre que procedan de actos de disposición a título gratuito a los que se refiere el apartado 2 del artículo 3 quedarán prorrogados hasta el ejercicio siguiente .
4 . Los créditos previstos en la letra b ) del apartado 1 que no se hubiere contraído al 31 de diciembre cuando se hubiere autorizado su imputación en el ejercicio siguiente , quedarán anulados cuando no se hubieren contraído y satisfecho a finales de dicho ejercicio .
5 . Se presentará a la Comisión , a efectos de información , antes del 1 de marzo , una relación de los créditos prorrogados . La Comisión remitirá esta lista , a efectos de información , al Parlamento Europeo y al Consejo .
6 . Para la liquidación del estado de los ingresos y los gastos , en la cuenta del ejercicio en curso se consignará separadamente por partidas la utilización de créditos prorrogados .
Artículo 7
Los gastos de gestión corriente que sean imputables al ejercicio siguiente y que , por su índole , produzcan efecto al comienzo de este ejercicio podrán , a partir del 15 de noviembre de cada año , ser objeto de compromisos anticipados a cargo de los créditos previstos para el ejercicio siguiente , sin rebasar la cuarta parte del total de créditos correspondientes al ejercicio en curso . Estos compromisos no podrán , no obstante , referirse a gastos nuevos que no hubieren sido admitidos en el estado de los ingresos y los gastos del ejercicio corriente .
Artículo 8
Si el estado de los ingresos y los gastos no se hubiere liquidado de manera definitiva en el momento de abrirse el ejercicio , se aplicará el artículo 204 del Tratado a las operaciones de compromiso y de pago relativos a los gastos que se hubieran autorizado en el último estado regularmente aprobado .
Las operaciones de pago podrán efectuarse mensualmente por capítulos dentro del límite de la doceava parte del total de créditos consignados en el capítulo de que se trate , para el ejercicio precedente , sin que esta medida pueda tener por efecto poner a disposición de la Fundación , mensualmente , créditos superiores a la doceava parte del importe de la subvención reservada a la Fundación en el proyecto de presupuesto y , en su defecto , en el anteproyecto del presupuesto de las Comunidades . Las operaciones de crédito podrán efectuarse , por capítulos , dentro del límite de la cuarta parte del total de los créditos consignados en el capítulo de que se trate para el ejercicio precedente , más una doceava parte por cada mes transcurrido , sin que pueda sobre pasarse el importe de la subvención reservada a la Fundación en el proyecto de presupuesto o , en su defecto , en el anteproyecto de presupuesto de las Comunidades .
A petición del Consejo de Administración y sin perjuicio de lo dispuesto en el segundo apartado , la Comisión podrá , en función de las necesidades de gestión , autorizar simultáneamente dos o varias doceavas partes provisionales .
Artículo 9
El estado de los ingresos y de los gastos de la Fundación así como la relación del personal se publicarán , a efectos de información , en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas , al mismo tiempo que el presupuesto de las Comunidades .
Artículo 10
El estado de los ingresos y los gastos se establecerá en unidades de cuenta . El valor de la unidad de cuenta será el que se determine en el Reglamento financiero aplicable al Presupuesto General de las Comunidades Europeas .
TÍTULO II
PRESENTACIÓN Y ESTRUCTURA DEL ESTADO DE LOS INGRESOS Y LOS GASTOS
Artículo 11
1 . El Consejo de Administración de la Fundación remitirá a la Comisión , a más tardar , antes del 31 de marzo , un estado provisional de los ingresos y los gastos de la Fundación correspondientes al año siguiente . En el estado figurará una relación del personal .
2 . El Consejo de Administración de la Fundación podrá remitir a la Comisión estados suplementarios o correctores previstos . Estos estados se presentarán y adoptarán de la misma forma y según el mismo procedimiento que el estado en el que se haya introducido la modificación de las previsiones . Se justificarán con referencia a estas últimas .
Cualquier estado suplementario previsto deberá presentarse a la Comisión , por regla general , a más tardar , en la fecha prevista para el depósito del estado estimativo del ejercicio siguiente .
3 . En caso de necesidad , la Comisión podrá proponer a la autoridad presupuestaria las medidas pertinentes con objeto de introducir las modificaciones oportunas en la subvención consignada en el presupuesto de las Comunidades de conformidad con lo establecido en el artículo 13 . Las autoridades competentes deliberarán acerca del asunto teniendo presente la urgencia del caso .
Artículo 12
1 . En apoyo del estado previsto , se elaborará lo siguiente :
- una relación del personal que abarcará , respecto a cada una de las categorías de éste , un organigrama de los empleos autorizados y de los cubiertos en la fecha de presentación del estado previsto de los ingresos y los gastos ,
- en caso de variación de la plantilla , un estado justificativo en el que se motivarán las solicitudes de empleos nuevos ,
- una estimación trimestral de tesorería de pagos e ingresos en caja ,
El Consejo de Administración elaborará como preámbulo del estado previsto una introducción general que se referirá , en especial , a lo siguiente :
- la exposición de la política que justifica las solicitudes de créditos ,
- la justificación de las variaciones de los créditos y correspondientes a cada ejercicio .
Además , la Comisión adjuntará al estado previsto un dictamen que podrá contener estimaciones divergentes debidamente justificadas .
La Comisión podrá , llegado el caso , a petición del Consejo de Administración , presentar , antes de la aprobación del presupuesto de las Comunidades , enmiendas teniendo presente los elementos de información complementarios .
Artículo 13
La subvención destinada a la Fundación se pondrá a disposición de ésta según las modalidades fijadas por el presente Reglamento .
Artículo 14
Antes de que dé comienzo el ejercicio , el Consejo de Administración aprobará el estado de los ingresos y los gastos , ajustándole la subvención atribuida por la autoridad presupuestaria .
Una vez aprobado el estado se remitirá inmediatamente a la Comisión .
Artículo 15
El estado de los ingresos y los gastos se subdividirá en títulos , capítulos , artículos y partidas según la naturaleza o el destino del ingreso o el gasto . Contendrá :
a ) los créditos abiertos para el ejercicio correspondiente , distribuidos en títulos , capítulos , artículos y partidas según un sistema de clasificación decimal ;
b ) distribuidos de la misma manera , los créditos abiertos para el ejercicio precedente y los gastos efectivos del último ejercicio cerrado , sumándole los créditos prorrogados ;
c ) las observaciones pertinentes respecto a cada subdivisión , pudiendo revestir estas observaciones un carácter obligatorio , cuando así se establezca expresamente ;
d ) en el anexo , una relación del personal que determine el número de empleos por grado en cada categoría y en cada cuadro .
Artículo 16
La relación del personal fijada por la autoridad presupuestaria constituirá para la Fundación un límite obligatorio . No podrá procederse a ningún nombramiento que rebase este límite .
TÍTULO III
EJECUCIÓN DEL ESTADO DE INGRESOS Y GASTOS
SECCIÓN I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 17
La ejecución del estado de los ingresos y los gastos se realizará según el principio de separación de funciones de ordenadores de pagos y contables .
La gestión de los créditos estará a cargo del ordenador de pagos , que será competente para contraer los gastos , verificar los derechos reembolsables y emitir los documentos justificativos de ingresos y pagos . El contable se encargará de los reembolsos y los pagos correspondientes . Las funciones del ordenador de pagos son incompatibles con las de auditor de cuentas y las de contable .
Artículo 18
El Consejo de Administración de la Fundación liquidará el estado de los ingresos y los gastos de conformidad con lo establecido en el presente Reglamento , bajo su propia responsabilidad y dentro del límite de los créditos asignados .
El Consejo de Administración delegará sus facultades , en las condiciones que determine y dentro de los límites fijados por el acto de delegación , dicho acto se notificará al delegatario , al contable , al auditor de cuentas y a la Comisión de control .
Artículo 19
El control de las operaciones de compromiso y de pago de los gastos así como el control de las operaciones de comprobación y reembolso de todos los ingresos de la Fundación estarán a cargo del auditor de cuentas de la Comisión .
Este agente ejercerá las funciones de control utilizando los expedientes relativos a los gastos y a los ingresos o personándose en el lugar según el caso lo requiera .
El auditor de cuentas podrá ser ayudado en su tarea por uno o varios auditores de cuentas auxiliares .
Las normas especiales aplicables a estos agentes , que se adoptarán en el marco de las modalidades de ejecución previstas en el artículo 76 , se fijarán de manera que quede garantizada la independencia de su función .
Artículo 20
El cobro efectivo de los ingresos y el pago de los gastos se efectuará por un contable designado por el Consejo de Administración .
Salvo lo dispuesto en el segundo apartado del artículo 42 y en el artículo 43 , sólo el contable estará habilitado para la gestión de fondos y valores . Será responsable de la conservación de éstos .
En su función podrá ser ayudado por uno o varios contables auxiliares , que habrán de reunir los mismos requisitos que el contable .
Artículo 21
1 . Los créditos se consignarán por capítulos y por artículos .
2 . Los créditos abiertos en cada capítulo de gastos no podrán ser afectados a otros capítulos de gastos .
3 . No obstante , el Consejo de Administración podrá proponer a la Comisión que se transfieran créditos de un capítulo a otro .
La Comisión adoptará una decisión al respecto en el plazo de un mes . Transcurrido dicho plazo , estas transferencias se presumirán aprobadas .
En nombre de la Fundación , el Consejo de Administración o , por su delegación el Director de la Fundación , podrá proceder a la transferencia de créditos de un artículo a otro .
Se informará a la Comisión acerca de estas transferencias .
4 . Las propuestas referentes a la transferencia en el interior de un capítulo o de un capítulo a otro estarán sometidas a la supervisión del auditor de cuentas , quien presentará testimonio de la disponibilidad de créditos .
5 . El presente artículo no será aplicable a los créditos correspondientes a ingresos designados a efectos del apartado 2 del artículo 3 , siempre y cuando estos ingresos conserven su afectación .
Artículo 22
No obstante lo dispuesto en el artículo 4 :
a ) podrán deducirse del importe de los estados de cuentas , facturas o estados de liquidación que en tal caso serán objeto de intervención por la cantidad neta :
- las sanciones pecunarias impuestas a los titulares de contratos o de títulos ,
- los ajustes relativos a las sumas indebidamente pagadas que puedan tratarse por vía de cuentas previas en el momento de proceder a una nueva liquidación de naturaleza igual a la efectuada con cargo al capítulo , al artículo y al ejercicio en los que se haya contabilizado el exceso de pago ,
- el valor de los vehículos , aparatos , materiales e instalaciones reutilizados conforme a los usos comerciales , cuando se adquieran aparatos , vehículos , materiales e instalaciones nuevos de la misma naturaleza .
No se hará constar distintamente en la partida de ingresos , los descuentos , devoluciones y rebajas deducidos de las facturas y del estado de cuentas ;
b ) podrán dar lugar a reinversión :
- los ingresos procedentes de la restitución de las sumas pagadas indebidamente sobre los créditos consignados en el estado de los ingresos y los gastos ,
- el producto de suministros , prestaciones de servicios y trabajos efectuados en favor de otras instituciones u organismos , incluido el importe de las indemnizaciones de emisiones pagadas por cuenta de otras instituciones u organismos y reembolsadas por éstos ,
- el importe de las indemnizaciones percibidas de seguro ,
- Los ingresos procedentes de la venta de publicaciones y películas ,
- el importe de los reembolsos efectuados por los Estados miembros en virtud del Protocolo relativo a los privilegios e inmunidades de las Comunidades Europeas por lo que se refiere a los gravámenes fiscales incluidos en los precios de los productos o prestaciones suministrados a la Fundación ,
- los ingresos procedentes de suministros , prestaciones de servicios y trabajos efectuados a título oneroso ,
- el producto de la venta de los vehículos , materiales e instalaciones así como de aparatos y material destinados a fines científicos y técnicos , cedidos con motivo de su renovación .
Deberá procederse a las operaciones de reinversión antes de que finalice el ejercicio siguiente al ejercicio en curso en el cual se ha hecho efectivo el ingreso ;
c ) podrán compensarse las pérdidas y los beneficios procedentes de los cambios efectuados como consecuencia de transferencia de fondos así como los intereses acreedores y deudores relativos a las operaciones de tesorería , y únicamente el saldo se contabilizará en la partida de ingresos o de gastos .
En el plan de contabilidad se establecerán cuentas de orden que hagan posible el seguimiento de las operaciones de reinversión tanto para los ingresos como para los gastos .
SECCIÓN II
INGRESOS Y GESTIÓN DE LAS DISPONIBILIDADES FINANCIERAS
Artículo 23
Toda medida que por su naturaleza pueda originar un crédito a favor de la Fundación será objeto de una propuesta previa por parte del ordenador de pagos . Estas propuestas se remitirán al auditor de cuentas . En ellas se mencionará , en particular , la naturaleza , la evaluación y la imputación del ingreso , así como la designación del deudor . Las propuestas se registrarán previa autorización del auditor de cuentas . Esta autorización tendrá por objeto constatar lo siguiente :
a ) la exactitud de la asignación ;
b ) la regularidad y la conformidad de la propuesta con respecto a las disposiciones aplicables y , en particular , al estado de los ingresos y los gastos y los reglamentos aplicables a la Fundación , así como en relación con los actos que se hayan adoptado en la ejecución de estos Reglamentos y de los principios de buena gestión financiera .
El auditor de cuentas podrá denegar la autorización . El ordenador de pagos , por decisión debidamente motivada , y bajo su sola responsabilidad , podrá decidir acerca de la cuestión . La decisión del ordenador de pagos tendrá efecto ejecutivo y se comunicará , a efectos de información , al auditor de cuentas . El Consejo de Administración informará periódicamente en relación con cada una de estas decisiones , a la Comisión de control .
2 . Cuando el Consejo de Administración se niegue a autorizar un acto del que resulta un crédito o hacerlo efectivo deberá informarlo al auditor de cuentas .
Cuando el auditor de cuentas constate que un acto del que resulte un crédito no haya sido establecido o no se haya hecho efectivo el referido crédito , lo informará al Consejo de Administración .
Artículo 24
El contable tendrá a su cargo los certificados de ingreso debidamente aprobados .
Estará obligado a adoptar las medidas pertinentes para garantizar el pago , en las fechas previstas en los documentos de crédito , de las cantidades que se deban a la Fundación y deberá adoptar las medidas necesarias para defender los derechos de ésta .
El contable informará al ordenador de pagos y al auditor de cuentas acerca de los ingresos que no se hubieren realizado en los plazos previstos .
Artículo 25
Los pagos en especie que se realicen darán lugar a la entrega de un recibo .
Artículo 26
La subvención asignada en el presupuesto de las Comunidades se entregará a la Fundación por tandas trimestrales , en la primera quincena de cada trimestre , teniendo presente lo dispuesto en el tercer punto del apartado 1 del artículo 12 y en función de las necesidades reales .
SECCIÓN III
COMPROMISO , LIQUIDACIÓN , MANDAMIENTO Y PAGO DE LOS GASTOS
1 . Contracción de gastos
Artículo 27
1 . Cualquier medida que de lugar a un gasto con cargo a la partida de los ingresos y los gastos deberá ser objeto de una propuesta de compromiso del ordenador de pagos . Los gastos corrientes podrán contraerse provisionalmente .
2 . Las modalidades de ejecución previstas en el párrafo 1 permitirán la contabilización exacta , según las necesidades reales , de los gastos contraídos y de las ordenes de pago .
Artículo 28
Las propuestas de compromiso se remitirán al auditor de cuentas y seguidamente al contable : en ellas se indicará , en particular , el objeto , la evaluación , con indicación de las monedas de pago en la medida de lo posible , la imputación de los gastos y la designación del deudor , y se registrarán después de haber sido refrendadas por el auditor de cuentas .
Artículo 29
La autorización de las propuestas de compromiso de gastos expedidos por el auditor tendrá por objeto constatar :
a ) la exactitud de la imputación ;
b ) la disponibilidad de créditos ;
c ) la regularidad y la conformidad del gasto con respecto a las disposiciones aplicables y , en particular , al estado de los ingresos y los gastos y de los reglamentos aplicables a la Fundación , así como en relación con los actos que se hayan adoptado en la ejecución de estos Reglamentos ;
d ) la aplicación de los principios de buena gestión financiera .
El auditor de cuentas podrá denegar la autorización cuando la decisión de descargo ponga de manifiesto que algún compromiso relativo a los gastos no se ajusta a lo establecido en los Reglamentos .
Artículo 30
La denegación de la autorización por parte del auditor de cuentas irá acompañada de un comentario escrito debidamente motivado . La denegación se pondrá en conocimiento del ordenador de pagos .
En caso de denegación de la autorización , y si el ordenador de pagos mantuviere su propuesta , la decisión se someterá al Consejo de Administración .
Salvo los casos en los que la disponibilidad de créditos sea objeto de litigio , el Consejo de Administración podrá , mediante decisión debidamente motivada y bajo su sola responsabilidad , desestimar la denegación de la autorización . Esta decisión tendrá efecto ejecutivo y se comunicará , a efectos de información , al auditor de cuentas . El Consejo de Administración informará periódicamente a la Comisión de control acerca de cada una de estas decisiones .
2 . Liquidación de gastos
Artículo 31
La liquidación de los gastos por parte del ordenador de pagos tendrá por objeto :
- comprobar la existencia de los derechos del acreedor ,
- determinar o verificar la realidad y el importe de la deuda ,
- comprobar las condiciones de exigibilidad de la deuda .
Artículo 32
La liquidación de los gastos estará subordinada a la presentación de documentos justificativos que certifiquen los derechos adquiridos por el acreedor y el servicio ejecutado o la existencia de un título que justifique el pago .
El ordenador de pagos habilitado para liquidar los gastos procederá personalmente al examen de los documentos justificativos o comprobará , bajo su responsabilidad , que dicho examen se haya efectuado .
3 . Mandamiento de pago
Artículo 33
El mandamiento de pago es el acto en virtud del cual el ordenador de pagos transmite al contable , mediante la emisión de un documento de pago , la orden de pagar un gasto del que ya se hubiere efectuado la liquidación .
Artículo 34
En el documento de pago deberá indicarse lo siguiente :
- el ejercicio al que se imputa el gasto ,
- el artículo del estado de los ingresos y los gastos y , eventualmente , de las otras subdivisiones que sean pertinentes ,
- el importe de la suma que habrá de pagarse , en cifras y con todas las letras , con indicación de la moneda ,
- el nombre y la dirección del beneficiario ,
- el objeto del gasto ,
- y en la medida de lo posible , la forma de pago .
El interventor consignará la fecha y firmará el documento de pago .
Artículo 35
Los documentos de pago irán acompañados de los documentos justificativos originales ; a éstos se adjuntará un certificado que acredite la exactitud de las sumas que deberán pagarse , la recepción de los suministros y la ejecución del servicio y , en su caso , la inscripción de los bienes en el inventario a que se alude en el artículo 52 .
En él se mencionarán asimismo los números y las fechas de las certificaciones de autorización correspondientes . Las copias de los documentos justificativos , certificados conforme a los originales por el ordenador de pagos podrán , en su caso , sustituir a los originales .
Artículo 36
En caso de pagos a cuenta , el primer documento irá acompañado de los documentos que establezcan los derechos del acreedor al pago a cuenta . Los documentos de pago posteriores harán referencia a los documentos justificantes que ya se hubieren presentado , así como al primer documento de pago .
El ordenador de pagos podrá otorgar anticipos al personal cuando así esté previsto expresamente en una disposición reglamentaria o cuando un agente hubiera tenido que efectuar desembolsos por cuenta de la Fundación y a cargo del estado de los ingresos y los gastos .
Salvo en los casos que se consignan en el artículo 43 referentes a régimen de anticipos , no se podrá pagar ningún anticipo que no hubiere sido previamente autorizado por el auditor de cuentas .
Artículo 37
Los documentos de pago se dirigirán , a efectos de autorización previa , al auditor de cuentas .
La autorización previa tendrá por objeto constatar lo siguiente :
a ) la regularidad de la emisión del documento de pago ;
b ) la conformidad del documento de pago con el compromiso de gasto y la exactitud de su importe ;
c ) la exactitud e la imputación ;
d ) la disponibilidad de los créditos ;
e ) la regularidad de los documentos justificativos ;
f ) la designación exacta del beneficiario .
Artículo 38
En caso que se deniegue la autorización , será aplicable el artículo 30 .
Artículo 39
Después de concedida la autorización , el original del documento de pago al que adjuntarán los documentos justificativos , se remitirá al contable .
4 . Pago de los gastos
Artículo 40
El pago constituye el acto final por el que la Fundación se libera de las obligaciones que tiene contraídas con sus acreedores .
El contable garantizará el pago de los gastos sin rebasar los fondos disponibles .
En caso de error material , de litigio en relación con la validez del recibo exoneratorio de inobservancia de las formas que se prescriben en el presente Reglamento , el contable deberá suspender los pagos .
Artículo 41
En caso de suspensión de pagos , el contable hará publicos los motivos de dicha suspensión en una declaración formulada por escrito que dirigirá inmediatamente al ordenador de pagos y , a efectos de información , al auditor .
Excepto en lo que se refiere a los litigios relativos a la validez del recibo el ordenador de pagos podrá recurrir a la autoridad que designe la Fundación en las condiciones que determine su reglamento interno . Dicha autoridad podrá requerir por escrito , bajo su propia responsabilidad , que se proceda al pago .
Artículo 42
Los pagos se efectuarán , en principio , a través de una cuenta bancaria y una cuenta corriente postal .
Las condiciones de apertura , funcionamiento y utilización de dichas cuentas deberán determinar , en particular , los gastos cuyo pago deberá efectuarse obligatoriamente por cheque o por giro postal o bancario , y deberá exigirse , respecto a los cheques y a los giros postales o bancarios , la firma conjunta de dos agentes debidamente habilitados , de los que uno será necesariamente el contable , un contable auxiliar o el gestor de anticipos .
5 . Gestión de los anticipos
Artículo 43
Respecto al pago de determinadas categorías de gastos , podrán crearse unas gestiones de anticipos .
Las modalidades de ejecución previstas en el artículo 76 deberán determinar , en particular :
- la forma en que se designarán a los encargados de la gestión de anticipos ,
- la naturaleza y el importe máximo del gasto que deberá pagarse ,
- el importe máximo de los anticipos que puedan concederse ,
- los plazos de presentación de los documentos justificativos ,
- la responsabilidad de los encargados de la gestión de anticipos .
TÍTULO IV
ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS , INVENTARIO , CONTABILIDAD
SECCIÓN 1
CONTRATOS DE SUMINISTRO , DE OBRA Y DE SERVICIO , ARRENDAMIENTOS
Artículo 44
1 . Los contratos referentes a la adquisición y arrendamiento de accesorios , mobiliario material , así como la prestación de servicios o de obra deberán consignarse por escrito . Dichos contratos se concluirán mediante adjudicación o licitación .
No obstante , podrán celebrarse contratos mediante el procedimiento directo en los casos previstos en el artículo 46 .
Las compras podrán efectuarse mediante memoria simple o factura en los casos previstos en el artículo 50 .
2 . Las licitaciones a concurso en principio se anunciarán en todos los Estados miembros y , en su caso , en países terceros siempre que esto sea compatible con el desarrollo de las industrias en las Comunidades . No obstante , la difusión de estos contratos podrá limitarse cuando determinadas prestaciones no puedan , por razón de su importe o de su naturaleza , ser objeto de una licitación a concurso .
Artículo 45
1 . La adjudicación constituye un procedimiento administrativo previo a la concertación de un contrato que tendrá lugar después de haberse realizado la licitación a concurso . Tendrá por efecto conferir públicamente al titular de la oferta más baja entre las ofertas regulares , conformes y comparables , el derecho a la atribución definitiva del contrato previa aprobación del interventor . La adjudicación se denomina pública o abierta cuando pueden concurrir a ella cualquier postor sin distinción ; se denomina restringida cuando sólo pueda presentar solicitudes los postores con los que se haya decidido mantener consultas a causa de sus calificaciones especiales .
2 . El contrato con licitación consiste en un contrato concertado entre las partes contratantes previa licitación . En tal caso , podrá escogerse libremente la oferta que se estime más conveniente , teniendo presente el precio de las prestaciones , el costo de la utilización que implican , su valor técnico y su plazo de ejecución , así como las garantías profesionales y financieras presentadas por cada uno de los postores .
Las licitaciones reciben la denominación de públicas o abiertas cuando consisten en una licitación general al concurso ; se llama restringida cuando sólo se dirige a los postores que se haya decidido consultar por razón de sus calificaciones especiales .
3 . Los procedimientos de licitación a concurso , en lo que se refiere tanto a la adjudicación como a la licitación , se determinan en las modalidades de ejecución previstas en el artículo 76 .
Artículo 46
Podrán celebrarse contratos directamente con el interesado en los casos siguientes :
a ) cuando el valor del contrato sea inferior a 5 000 unidades de cuenta para la adquisición y arrendamiento de accesorios , mobiliario y material , la prestación de servicios o de obra , y la Fundación estará obligada a llamar a concurso , en la medida de lo posible , mediante todos los procedimientos adecuados , a los suministradores o empresarios que puedan realizar la prestación que sea objeto del contrato ;
b ) cuando la adquisición y arrendamiento de accesorios , mobiliario y material , y la prestación de servicios y de obra no puedan , a causa de su urgencia , ser objeto de los plazos que imponen algunos de los procedimientos de licitación a concurso a que se refiere el artículo 45 ;
c ) cuando las adjudicaciones o licitaciones hayan resultado infructuosas o los precios sean inaceptables ;
d ) cuando , a causa de las necesidades técnicas o de las situaciones de hecho o de derecho , la ejecución de la prestación sólo pueda quedar garantizada por un determinado proveedor o empresario ;
e ) en los casos de contratos de suministro , servicios o trabajos suplementarios que por razones técnicas no puedan ser independientes del contrato principal .
Artículo 47
Respecto a los contratos concertados por la Fundación , no podrá aplicarse ninguna medida discriminatoria entre los nacionales de los diferentes Estados miembros por razón de su nacionalidad .
Artículo 48
Los contratos por valor superior a 12 000 unidades de cuenta necesitarán la previa autorización del Consejo de Administración .
Artículo 49
Para garantizar la ejecución de los contratos , podrá exigirse a los proveedores o empresarios , entre las cláusulas de garantía , la constitución de una fianza previa .
El montante de esta fianza se fijará :
- según las condiciones comerciales habituales para los contratos de suministro .
- según los baremos de tarifas especiales aplicables a los contratos de obra .
Será obligatorio prestar la fianza cuando las obras importen una suma superior a las 300 000 unidades de cuenta . Podrá procederse a retener una cantidad en concepto de garantía hasta la recepción definitiva .
En caso de incumplimiento de un contrato o de retraso en su ejecución , la Fundación indemnizará de todos los daños , intereses y gastos equivalentes a una reparación adecuada del perjuicio , en particular , mediante el pago de una suma con cargo a la fianza , tanto si ésta la ha facilitado directamente el proveedor o empresario o un tercero .
Artículo 50
Cuando el valor estimado de los suministros , servicios u obras sea inferior a 200 unidades de cuenta bastará presentar la factura simple o la cuenta . Dicho límite aumentará a 500 unidades de cuenta en el caso de gastos que deban efectuarse fuera de la sede de la Fundación .
Artículo 51
Para la concertación de los contratos previstos en el presente Reglamento , la Fundación deberá ajustarse a las disposiciones adoptadas en materia de obras públicas por el Consejo en aplicación del Tratado .
SECCIÓN II
INVENTARIO DE LOS BIENES E INMUEBLES
Artículo 52
Será obligatorio llevar un inventario permanente de todos los bienes muebles e inmuebles constitutivos del patrimonio de la Fundación de conformidad con el modelo dispuesto por la Comisión . En el inventario se harán constar únicamente los bienes muebles cuyo valor sea superior a una determinada cantidad fijada con arreglo a las modalidades de ejecución previstas en el artículo 76 .
La Fundación encargará a sus servicios que comprueben la conformidad entre las escrituras del inventario y la realidad .
Artículo 53
Las ventas de bienes muebles serán objeto de la correspondiente publicidad en las condiciones fijadas por las modalidades de ejecución previstas en el artículo 76 .
Salvo en los casos en que dichas ventas se realicen mediante adjudicación pública , los agentes de la Fundación no podrán adquirir los bienes muebles vendidos por ésta .
Artículo 54
En caso de cesión , desvalorización , arrendamiento y desaparición por pérdida , robo o cualquier otra causa de los bienes inventarios , el interventor estará obligado a realizar una declaración por escrito u oral , con autorización del auditor de cuentas .
En dicha declaración se deberá constatar , en particular , la posibilidad de que un agente de la Fundación o cualquier otra persona pueda asumir la obligación correspondiente .
Los actos de disposición a título gratuito de los bienes inmuebles o de grandes instalaciones darán lugar a la concertación de contratos sometidos a la autorización del auditor y serán objeto de una comunicación anual a la Comisión cuando se presenten a ésta el estado provisional de los ingresos y los gastos .
Artículo 55
Toda adquisición de bienes muebles o inmuebles , que se efectúe con arreglo a lo establecido en el artículo 52 , deberán , antes del pago , consignarse en el inventario permanente .
En la factura o en el documento anexo relativo al pago del gasto , deberá consignarse esta inscripción .
SECCIÓN III
CONTABILIDAD
Artículo 56
La contabilidad se llevará por años civiles y según el método denominado « por partida doble » . En el libro de contabilidad se llevarán la totalidad de los ingresos y los gastos del ejercicio e irán acompañados de los correspondientes documentos justificativos . La contabilidad de la Fundación podrá llevarse en la moneda del país en que tenga su sede .
La cuenta de gestión y saldo financiero se elaborarán en unidades de cuenta .
La contabilización de toda cantidad expresada en unidades de cuenta se expresará en el valor en que ésta tenga el día en que se efectúe el gasto pago efectivo .
Artículo 57
Las escrituras relativas a la contabilidad del estado de los ingresos y los gastos y a la contabilidad de los compromisos y derechos se otorgarán de conformidad a lo restablecido en un plan contable , en cuya nomenclatura , distribuida en clases , se establecerá una neta separación de las cuentas del saldo y de las cuentas de gravámenes y beneficios del estado de ingresos y los gastos .
Dichas escrituras se harán constar en los libros o ficheros correspondientes . Mediante estos libros o ficheros se establecerá un saldo mensual general de las cuentas , así como de la situación , por capítulos y artículos , de los ingresos y los gastos , que se trasladará al auditor de cuentas
Artículo 58
Todo anticipo se contabilizará en la cuenta provisional y se regularizará a más tardar durante el ejercicio siguiente al pago del anticipo .
Artículo 59
Las condiciones detalladas relativas al establecimiento y funcionamiento del plan contable se determinarán según las modalidades de ejecución previstas en el artículo 76 .
Artículo 60
Al finalizar el ejercicio se fijarán las cuentas correspondientes al mismo para establecer el saldo financiero y la cuenta de gestión previstas en el Título VI . La cuenta de gestión se presentará al auditor de cuentas .
TÍTULO V
RESPONSABILIDAD DE LOS ORDENADORES DE PAGOS , DE LOS CONTABLES Y DE LOS ENCARGADOS DE LA GESTIÓN DE ANTICIPOS
Artículo 61
Los ordenadores de pagos serán objeto de sanciones disciplinarias y , en su caso , pecuniarias cuando la constatación de los créditos reembolsables o en la expedición de los documentos justificativos de un ingreso , la contracción de un gasto o la firma de un documento de pago , no se ajuste al presente Reglamento y a sus modalidades de ejecución . Asimismo , podrá exigírseles responsabilidad cuando actúen con negligencia en el cobro de los créditos retrasen sin motivo que lo justifique , la expedición de documentos justificativos de ingreso .
Artículo 62
1 . Los contables y sus auxiliares serán sometidos a sanciones disciplinarias y , en su caso , pecuniarias , cuando efectúen pagos sin cumplir lo establecido en el párrafo tercero del artículo 40 .
Asimismo , serán responsables disciplinaria y pecuniariamente en los casos de pérdida o deterioro de los fondos , valores y documentos que estén en su custodia , cuando esta pérdida o deterioro sea consecuencia de una falta intencional o de negligencia grave que les sea imputable .
Con arreglo a iguales condiciones , serán responsables de la correcta ejecución de las órdenes que reciban respecto al empleo y gestión de las cuentas bancarias y de las cuentas corrientes postales , y en particular :
a ) cuando los pagos o reembolsos que hubieren efectuado no se ajustasen al valor que figura en los documentos justificativos del pago o ingreso ;
b ) cuando efectúen el pago a otras partes distintas a los titulares del derecho .
2 . Los encargados de la gestión de anticipos serán responsables disciplinaria y , en su caso , pecuniariamente :
a ) cuando no puedan justificar mediante documento ordinario los pagos que efectúan ;
b ) cuando el pago lo efectúen a personas distintas a los titulares del derecho .
Serán también objeto de sanciones disciplinarias y pecuniarias en los casos de pérdida o deterioro de los fondos , valores y documentos que tengan en custodia , cuando la pérdida o deterioro sea consecuencia de una falta intencional o de negligencia grave .
3 . El contable , los auxiliares y los encargados de la gestión de anticipos podrán asegurarse contra los riesgos que pudieren incurrir en la aplicación del presente artículo .
La fundación sufragará los gastos del seguro resultantes .
Artículo 63
Los ordenadores de pagos , contables , contables auxiliares y encargados de la gestión de anticipos serán objeto de sanciones disciplinarias y , en su caso , pecuniarias , por los actos que ejecuten en ejercicio de sus funciones .
Artículo 64
La Fundación dispondrá de un plazo de dos años , a partir de la fecha de la presentación de la cuenta de gestión , para adoptar una decisión sobre los descargos que deberán concederse a los contables por las operaciones correspondientes .
TÍTULO VI
RENDICIÓN Y CONTROL DE CUENTAS
SECCIÓN I
RENDICIÓN DE CUENTAS
Artículo 65
El Consejo de Administración elaborará , todos los años , una cuenta de gestión de la Fundación .
Previa a la elaboración de esta cuenta se efectuará un análisis de la gestión financiera del año correspondiente . La cuenta abarcará la totalidad de las operaciones de ingreso y de gasto relativas al ejercicio transcurrido . Se presentará en la misma forma y según las mismas subdivisiones que el estado de los ingresos y los gastos .
Artículo 66
La cuenta de gestión incluirá los cuadros siguientes , distribuidos según la nomenclatura presupuestaria de las Comunidades :
1 . un cuadro referente a los ingresos que comprenderá :
- la estimación de los ingresos correspondientes al ejercicio en curso ,
- las modificaciones de esta estimación de ingresos resultantes de estados suplementarios o rectificativos ,
- los reembolsos efectuados ,
- las sumas pendientes de reembolso al finalizar el ejercicio en curso .
En caso de necesidad se adjuntará a dicho cuadro , un estado en el que figurarán los saldos y las cantidades brutas correspondientes a las operaciones previstas en el artículo 22 ;
2 . un cuadro en el que se indicará la evolución de los créditos del ejercicio correspondiente y en el que se reseñarán :
- los créditos iniciales ,
- las modificaciones de los créditos ordenados por desembolsos ,
- las modificaciones intervenidas mediante estados suplementarios o rectificativos .
- los créditos definitivos del ejercicio ;
3 . un cuadro de los gastos en el que se indicará la evolución de los créditos correspondientes al ejercicio y se reseñarán :
- los créditos globales ,
- los compromisos contraídos con cargo al ejercicio ,
- los pagos efectuados al fin del período de ejecución del estado de los ingresos y los gastos ,
- las sumas pendientes de pago al cierre del ejercicio ,
- los créditos disponibles diferidos en aplicación de lo dispuesto en la letra c ) del apartado 1 del artículo 6 ,
- los créditos disponibles diferidos en aplicación de lo dispuesto en la letra b ) del apartado 1 del artículo 6 ,
- los créditos disponibles que deberán cancelarse .
Al cuadro se adjuntará , en su caso , un estado en el que se consignarán los saldos y las cantidades brutas de las operaciones previstas en el artículo 22 ;
4 . un cuadro en el que se indicará la evolución de los créditos diferidos de los ejercicios procedentes y en el que se reseñarán :
- el importe de los créditos diferidos ,
- los pagos contabilizados al finalizar el período de ejecución del estado de los ingresos y los gastos ,
- los créditos inutilizados que deberán cancelarse ,
- los créditos inutilizados diferidos de nuevo para el ejercicio siguiente .
Artículo 67
El Consejo de Administración elaborará , asimismo , un saldo financiero , en el que se consignará el activo y el pasivo de la Fundación , al 31 de diciembre del ejercicio transcurrido . Se adjuntará a dicho saldo un balance de las cuentas por operaciones y saldos elaborado en la misma fecha .
Artículo 68
El Consejo de Administración comunicará a la Comisión y a la Comisión de control , a más tardar , antes del 31 de marzo , la cuenta de gestión y el saldo financiero de la Fundación , correspondiente al ejercicio transcurrido .
SECCIÓN II
CONTROL DE CUENTAS
Artículo 69
La Comisión de control ejercerá sus facultades en relación con la Fundación de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento financiero aplicable al presupuesto de las Comunidades Europeas .
Artículo 70
La Fundación comunicará trimestralmente a la Comisión de control , a más tardar , en el mes siguiente al fin del trimestre , los documentos justificativos de las escrituras , en particular los documentos y certificaciones referentes a la correcta aplicación de las disposiciones por las que se regula la ejecución del estado de los ingresos y los gastos relativos a los compromisos y al pago de gastos , así como la comprobación y reembolso de ingresos .
La Comisión de control podrá formular preguntas a la Fundación en relación con los documentos justificativos referidos .
Artículo 71
La Fundación pondrá a disposición de la Comisión de control todos los medios necesarios , y le facilitará todos los datos que ésta última estime necesarios para el cumplimiento de su misión .
En particular , pondrá a disposición de la Comisión de control los documentos referentes a la adjudicación de contratos , y las cuentas , en efectivo y en especie ; los documentos contables o justificativos así como los documentos administrativos relacionados con ellos ; la documentación relativa a los ingresos y los gastos ; los inventarios y los organigramas de los servicios , que la Comisión de control estime necesarios para la comprobación documental , o sobre el propio terreno , de la cuenta de gestión .
A tal fin , los agentes que sean objeto de las comprobaciones pertinentes de la Comisión de control estarán obligados , en particular a :
a ) facilitar el libre acceso a la caja , presentar los efectivos , valores y materia de toda índole y los documentos justificativos de su gestión de los que sean depositarios , así como los libros y registros y los demás documentos que a ellos se refieran ;
b ) presentar la correspondencia , o cualquier otro documento necesario , para la ejecución completa de la comprobación .
La comunicación de las informaciones previstas en la letra b ) sólo podrá solicitarse , en forma escrita , por la Comisión de control o por uno de sus miembros .
La Comisión de control estará facultada para comprobar los documentos relativos a los ingresos y los gastos que sean de la competencia de los servicios de la Fundación , y en particular , del servicio responsable de las decisiones referentes a dichos ingresos y gastos .
El control de la legalidad y de la regularidad de los ingresos y los gastos y la inspección de la buena gestión financiera se extenderá a la utilización , por los organismos exteriores a la Fundación , de fondos comunitarios percibidos a título de subvención .
El otorgamiento de subvenciones a organismos externos a la Fundación está condicionado a la aceptación , por los beneficiarios , de la verificación efectuada por la Comisión de control en lo que se refiere a la utilización del importe de las referidas subvenciones .
Artículo 72
Las observaciones que , a juicio de la Comisión de control , por su naturaleza , deban figurar en su informe , se pondrán en conocimiento de la Comisión y de la Fundación .
La Fundación dirigirá sus respuestas a la Comisión de control y , al mismo tiempo , a la Comisión . La Comisión de control adjuntará a su informe una valoración acerca de la calidad de la gestión financiera .
Artículo 73
La Comisión de control emitirá su informe sobre las cuentas del ejercicio transcurrido a más tardar , antes del 15 de julio , y las remitirá a la Fundación y a la Comisión . Asimismo , formulará en este mismo plazo , las observaciones que estime oportunas sobre el saldo financiero .
La cuenta de gestión , el saldo financiero y el informe de la Comisión de control , así como las respuestas a las observaciones , se pondrán en conocimiento de la Comisión , el Parlamento Europeo y el Consejo , a más tardar el 31 de octubre .
Artículo 74
Antes del 30 de abril de año siguiente , el Consejo y el Parlamento Europeo exonerarán de responsabilidad al Consejo de Administración en lo que se refiere a la ejecución del estado de los ingresos y los gastos . Cuando no pueda observarse esta fecha , el Consejo o la Asamblea informarán al Consejo de Administración acerca de los motivos por los cuales se aplaza la adopción de dicha decisión .
El Consejo de Administración adoptará todas las medidas pertinentes para atender a las observaciones que figuren en las decisiones de exoneración de responsabilidad . A petición del Parlamento Europeo , del Consejo o de la Comisión , el Consejo de Administración informará acerca de las medidas adoptadas como consecuencia de dichas observaciones . El informe se comunicará , asimismo , a la Comisión de control .
Sin perjuicio de lo dispuesto en la segunda frase del párrafo segundo la Fundación deberá dar cuenta de las medidas que hubiere adoptado como consecuencia de las observaciones que contenga la decisión de exoneración en un anexo a la cuenta de gestión del ejercicio siguiente .
TÍTULO VII
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 75
El Consejo de Administración informará , en el menor plazo posible , a la Comisión de control de todas las decisiones que hubiere aprobado , y de todos los actos adoptados en ejecución de lo dispuesto en el artículo 3 , el apartado 6 del artículo 6 y los artículos 14 y 21 .
Se notificará a la Comisión de control y al auditor de cuentas el nombramiento del contable , de los contables auxiliares y de los encargados de la gestión de anticipos , que se realizará en virtud de lo dispuesto en los artículos 20 y 43 .
Artículo 76
El Consejo de Administración , a propuesta del Director , y previo dictamen conforme del auditor de cuentas , establecerá las modalidades de ejecución necesarias para la aplicación del presente Reglamento .
Artículo 77
El presente Reglamento entrará en vigor el quinto día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas .
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro .
Hecho en Bruselas , el 1 de junio de 1976 .