ROZHODNUTÍ SPRÁVNÍ RADY EUROPOLU
ze dne 4. června 2009
o podmínkách týkajících se zpracování údajů na základě čl. 10 odst. 4 rozhodnutí o Europolu
(2009/1010/SVV)
SPRÁVNÍ RADA EUROPOLU,
s ohledem na rozhodnutí Rady ze dne 6. dubna 2009 o zřízení Evropského policejního úřadu (Europol) (1) (dále jen „rozhodnutí o Europolu“), a zejména na čl. 10 odst. 4 uvedeného rozhodnutí,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Správní rada má na základě návrhu ředitele a po konzultaci společného kontrolního orgánu stanovit podmínky pro zpracování údajů, jehož cílem je zjistit, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a mohou být zahrnuty do jednoho z jeho systémů pro zpracování informací, zejména pokud jde o přístup k údajům a jejich využívání a lhůty pro uchování a vymazání údajů.
(2)
Přijetím tohoto rozhodnutí správní rada zohlední zásady Úmluvy Rady Evropy o ochraně osob se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat ze dne 28. ledna 1981 a doporučení Výboru ministrů Rady Evropy č. R(87)15 ze dne 17. září 1987 upravující používání osobních údajů v policejním sektoru.
(3)
Své rozhodnutí předloží správní rada ke schválení Radě,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí
a)
„osobními údaji“ jakékoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě: identifikovatelnou osobou se rozumí osoba, jejíž totožnost lze přímo či nepřímo zjistit, zejména s odkazem na identifikační číslo nebo na jeden či více zvláštních prvků její fyzické, fyziologické, psychické, ekonomické, kulturní nebo sociální identity;
b)
„zpracováním osobních údajů“ každý úkon nebo soubor úkonů s osobními údaji, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, uchovávání, přizpůsobování nebo pozměňování, vyhledávání, nahlížení, užívání, zveřejňování přenosem, šířením nebo jejich zpřístupňování jiným způsobem, třídění nebo kombinování, blokování, vymazání nebo zničení;
c)
„systémy zpracování informací“ informační systém Europolu, analytické pracovní soubory a další systémy zpracování osobních údajů uvedené v čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
d)
„informačním systémem Europolu“ systém uvedený v čl. 11 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
e)
„analytickým pracovním souborem“ soubor vytvořený za účelem analýzy uvedený v článku 14 rozhodnutí o Europolu;
f)
„institucemi EU“ orgány, instituce a jiné subjekty, které byly zřízeny Smlouvou o Evropské unii a Smlouvami o založení Evropských společenství nebo na jejich základě, uvedené v čl. 22 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
g)
„třetími stranami“ třetí státy a organizace uvedené v čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
h)
„řádně zmocněnými zaměstnanci Europolu“ zaměstnanci Europolu jmenovaní ředitelem ke zpracování osobních údajů v souladu s tímto rozhodnutím.
Článek 2
Oblast působnosti
Toto rozhodnutí se použije na osobní údaje poskytnuté Europolu za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací, s výjimkou
a)
osobních údajů vložených do informačního systému Europolu podle čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
b)
osobních údajů, které členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana nabídne za účelem vložení do konkrétního analytického pracovního souboru, i osobních údajů vložených do analytického pracovního souboru podle článku 14 rozhodnutí o Europolu;
c)
osobních údajů poskytnutých Europolu za účelem vložení do jiného konkrétního systému zpracování osobních údajů uvedeného v poslední větě čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu.
Článek 3
Přístup a používání
1. Přístup k osobním údajům zpracovávaným Europolem podle tohoto rozhodnutí mají pouze řádně zmocnění zaměstnanci Europolu.
2. Aniž je dotčen článek 17 rozhodnutí o Europolu, jsou osobní údaje zpracovávané Europolem podle uvedeného rozhodnutí používány pouze za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací.
3. V případě, že Europol rozhodne, že údaje jsou pro jeho úkoly důležité a mohou být zahrnuty do informačního systému Europolu, navrhne, aby členský stát poskytující informace tyto údaje vložil do informačního systému Europolu v souladu s čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu. Pokud se členský stát nebude návrhem Europolu řídit, použije se článek 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 4
Pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů
1. Při zpracovávání osobních údajů podle tohoto rozhodnutí Europol dodržuje pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů, která stanoví rozhodnutí o Europolu, a to zejména články 18, 27 a 35, a pravidla přijatá k provádění uvedených článků.
2. V případě, že se Europol rozhodne vložit takové údaje do systémů zpracování informací nebo je vymazat či zničit, musí o tom uvědomit členský stát, instituci Evropské unie nebo třetí stranu poskytující informace.
Článek 5
Stanovená lhůta pro uchovávání údajů
1. Je třeba co nejdříve přijmout rozhodnutí o používání osobních údajů podle čl. 3 odst. 2, v každém případě nejpozději do šesti měsíců od okamžiku, kdy tyto údaje Europol obdržel.
2. Není-li rozhodnutí přijato v uvedené lhůtě šesti měsíců, příslušné osobní údaje jsou vymazány nebo zničeny a členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana poskytující informace jsou o tomto kroku uvědomeny.
Článek 6
Odpovědnost
Europol odpovídá za splnění požadavků uvedených v článcích 3, 4 a 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 7
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost týž den jako rozhodnutí o Europolu.
V Haagu dne 4. června 2009.
Schváleno Radou dne 30. listopadu 2009.
DECISIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE EUROPOL
de 4 de junio de 2009
sobre las condiciones relativas al tratamiento de datos en virtud del artículo 10, apartado 4, de la Decisión Europol
(2009/1010/JAI)
EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE EUROPOL,
Vista la Decisión 2009/371/JAI del Consejo, de 6 de abril de 2009, por la que se crea la Oficina Europea de Policía (Europol) (1) (en lo sucesivo, «la Decisión Europol»), y, en particular, el su artículo 10, apartado 4,
Considerando lo siguiente:
(1)
Corresponde al Consejo de Administración determinar, a propuesta del Director y previa consulta a la Autoridad Común de Control, las condiciones relativas al tratamiento de datos, a fin de decidir si dichos datos son relevantes para las tareas de Europol y pueden incluirse en alguno de sus sistemas de tratamiento de la información, en particular por lo que se refiere al acceso a los datos y a su uso, así como los plazos de conservación y eliminación de los datos.
(2)
Al adoptar esta decisión, el Consejo de Administración respeta su obligación conforme al Convenio para la Protección de las Personas con respecto al Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Consejo de Europa el 28 de enero de 1981 y tiene en cuenta la Recomendación R(87) 15, de 17 de septiembre de 1987, del Comité de Ministros del Consejo de Europa, por la que se regula la utilización de datos personales en el ámbito policial.
(3)
La Decisión del Consejo de Administración se presentará el Consejo para su aprobación.
HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:
Artículo 1
Definiciones
A los efectos de la presente Decisión, se entenderá por:
a) «datos personales»: toda información sobre una persona física identificada o identificable; se considerará identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse directa o indirectamente, en particular mediante un número de identificación o a través de una o varias de sus características individuales físicas, fisiológicas, psicológicas, económicas, culturales o sociales;
b) «tratamiento de datos personales»: cualquier operación o conjunto de operaciones, efectuadas o no mediante procedimientos automatizados y aplicadas a datos personales, como la recogida, registro, organización, almacenamiento, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, así como su bloqueo, eliminación o destrucción;
c) «sistemas de tratamiento de la información»: el sistema de información de Europol, los ficheros de trabajo de análisis y otros sistemas de tratamiento de datos personales contemplados en el artículo 10, apartado 1, de la Decisión Europol;
d) «sistema de información de Europol»: el sistema indicado en el apartado 1 del artículo 11 de la Decisión Europol;
e) «fichero de trabajo de análisis»: un fichero creado con fines de análisis tal y como se define en el artículo 14 de la Decisión Europol;
f) «órganos de la UE»: las instituciones, órganos, oficinas y agencias creadas en virtud del Tratado de la Unión Europea y el Tratado constitutivo de las Comunidades Europeas o sobre la base de estos, tal y como se definen en el artículo 22, apartado 1, de la Decisión Europol.
g) «tercero»: un tercer Estado o un organismo tercero con arreglo al artículo 23, apartado 1, de la Decisión Europol;
h) «personal de Europol debidamente habilitado»: personal de Europol autorizado por la Dirección de Europol para tratar datos personales almacenados sobre la base de la presente Decisión.
Artículo 2
Ámbito de aplicación
La presente Decisión se aplicará a los datos personales transmitidos a Europol a fin de determinar si dichos datos son relevantes para sus tareas y pueden incluirse en sus sistemas de tratamiento de la información, a excepción de:
a)
datos personales introducidos en el sistema de información en virtud de lo dispuesto en el artículo 13, apartado 1, de la Decisión Europol;
b)
datos personales ofrecidos por un Estado miembro, un órgano de la UE o por terceros para su inclusión en un fichero de trabajo de análisis concreto, así como datos personales introducidos en un fichero de trabajo de análisis conforme a lo dispuesto en el artículo 14 de la Decisión Europol.
c)
datos personales facilitados a Europol para su inclusión en otro sistema específico de tratamiento de datos personales tal como se define en el artículo 10, apartado 1, última frase, de la Decisión Europol.
Artículo 3
Acceso y utilización
1. El derecho de acceso a los datos personales tratados por Europol sobre la base de la presente Decisión queda reservado al personal de Europol debidamente habilitado.
2. Sin prejuicio de lo dispuesto en el artículo 17 de la Decisión Europol, los datos personales tratados por Europol con arreglo a la presente Decisión solo se utilizarán para determinar si son relevantes para sus tareas y pueden incluirse en sus sistemas de tratamiento de la información.
3. En caso de que Europol decida que los datos son relevantes para sus tareas y pueden incluirse en el sistema de información de Europol, propondrá que el Estado miembro que los haya facilitado los introduzca en dicho sistema con arreglo al artículo 13, apartado 1, de la Decisión Europol. Si el Estado miembro no acepta la propuesta de Europol se aplicará lo dispuesto en el artículo 5 de la presente Decisión.
Artículo 4
Normas sobre la protección de datos personales y sobre la seguridad de los datos
1. Cada vez que Europol trate datos personales obtenidos en virtud de la presente Decisión, deberá cumplir con las normas sobre la protección de datos personales y sobre la seguridad de los datos previstas en la Decisión Europol, en particular los artículos 18, 27 y 35, así como con sus normas de ejecución.
2. Cuando Europol decida incluir dichos datos en los sistemas de tratamiento de la información o bien eliminarlos o suprimirlos del mismo, informará oportunamente al Estado miembro, órgano de la UE o tercera parte que se los haya transmitido.
Artículo 5
Plazo de conservación de los datos
1. La decisión sobre la utilización de los datos personales en virtud de lo dispuesto en el artículo 3, apartado 2, se tomará tan pronto como sea posible; en cualquier caso, no se sobrepasará nunca un plazo de seis meses contados a partir del momento en que Europol haya recibido los datos.
2. En caso de que, transcurrido dicho plazo de seis meses, no se haya tomado todavía una decisión, los datos personales se eliminarán o suprimirán, y se informará oportunamente al Estado miembro, órgano de la UE o tercera parte que los haya transmitido.
Artículo 6
Responsabilidad
Corresponde a Europol garantizar que se cumple lo dispuesto en los artículos 3, 4 y 5 de la presente Decisión.
Artículo 7
Entrada en vigor
La presente Decisión entrará en vigor en la fecha de aplicación de la Decisión Europol.
La Haya, el 4 de junio de 2009.
Aprobada por el Consejo el 30 de noviembre de 2009.