Nařízení Komise (ES) č. 2304/2002
ze dne 20. prosince 2002,
kterým se provádí rozhodnutí Rady 2001/822/ES o přidružení zámořských zemí a území k Evropskému společenství ("rozhodnutí o přidružení zámoří")
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na rozhodnutí Rady 2001/822/ES [1], a zejména na jeho článek 23,
s ohledem na interní dohodu mezi zástupci vlád členských států, zasedajících v Radě, o financování a správě pomoci Společenství podle finančního protokolu k Dohodě o partnerství mezi africkými, karibskými a tichomořskými státy a Evropským společenstvím a jeho členskými státy, podepsané v Cotonou (Benin) dne 23. června 2000, a o přídělu finanční pomoci zámořským zemím a územím, pro které platí čtvrtá část Smlouvy o ES [2],
s ohledem na nařízení Rady o finančním nařízení pro Evropský rozvojový fond [3] (dále jen "finanční nařízení pro ERF"),
vzhledem k těmto důvodům:
(1) Rozhodnutí Rady 2001/822/ES (dále jen "rozhodnutí o přidružení zámoří") vyžaduje od Komise, aby přijala prováděcí předpisy k části III a k přílohám II A až D ve spolupráci se zámořskými zeměmi a územími (dále jen "ZZÚ") v rámci partnerského postupu. Zejména článek 4 stanoví, že ZZÚ mají primární odpovědnost za přípravu jednotných programových dokumentů (dále jen "JPD") a programů spolupráce.
(2) Předpisy přijaté Komisí podle článku 23 rozhodnutí o přidružení zámoří by měla být v souladu se zásadami řádného finančního řízení, partnerství, doplňkovosti a subsidiarity, a měla by zajistit, aby si ZZÚ osvojily proces rozvoje, jakož i náležité monitorování a provádění auditu samotnými ZZÚ a Komisí.
(3) S uvážením zvláštních potřeb, schopností a omezení ZZÚ by jim měla být poskytnuta finanční pomoc. Měla by mít formu rozpočtové podpory za předpokladu, že řízení veřejných výdajů ZZÚ jeví dostatečnou průhlednost, odpovědnost a účinnost. Kromě toho je třeba, aby postupy zadávání veřejných zakázek vyhovovaly normám finančního nařízení pro ERF, pokud jde o průhlednost a otevřenost. Jako alternativu k rozpočtové podpoře lze finanční pomoc poskytovat jako podporu projektů nebo programů, má-li za to, že zajistí účinnější nebo bezpečnější provádění.
(4) Je třeba upravit přípravu JPD, jeho monitorování, audit, hodnocení, přezkum a provádění, jakož i pro výkaznictví a finanční opravy. Tato ustanovení by měla upravovat účast Komise na těchto činnostech. S výhradou případného nezbytného přizpůsobení zvláštní situaci ZZÚ by měla být v souladu s předpisy použitelnými v rámci strukturálních fondů, s cílem posílit a usnadnit účinnost účasti Komise.
(5) Pro usnadnění regionální spolupráce a integrace mezi ZZÚ a státy AKT je třeba, aby platila v zásadě totožná pravidla. Avšak při uvážení zeměpisné polohy některých ZZÚ, které ve skutečnosti nemohou navázat úzkou spolupráci se státy AKT nebo s jinými ZZÚ, je třeba také poskytnout možnost, aby regionální prostředky byly přidělovány na žádost jen jedné ZZÚ.
(6) Opatření stanovená v tomto nařízení byla konzultována se ZZÚ.
(7) Opatření stanovená v tomto nařízení jsou v souladu se stanoviskem Výboru ERF-ZZÚ, zřízeného článkem 24 rozhodnutí o přidružení zámoří,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST I
PŘEDMĚT A ZÁSADY
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví postupy pro programování, provádění a řízení finanční pomoci Společenství pro ZZÚ, kterou řídí Komise v rámci devátého Evropského rozvojového fondu (ERF) v souladu s rozhodnutím o přidružení zámoří a finančním nařízením pro ERF.
Článek 2
Doplňkovost a partnerství
1. Příprava programů, provádění, monitorování a hodnocení podpory v rámci ERF se provádí v úzké konzultaci mezi ZZÚ, dotčenými členskými státy a Komisí.
2. ZZÚ zajistí, aby všichni účastníci spolupráce uvedení v čl. 5 odst. 1 druhé a třetí odrážce rozhodnutí o přidružení zámoří byli v průběhu procesu přípravy programu náležitě konzultováni.
3. ZZÚ, zúčastněné členské státy a Komise podporují součinnost a soulad mezi opatřeními přijímanými na základě tohoto nařízení a opatřeními financovanými z rozpočtu Společenství na jedné straně a operacemi prováděnými Evropskou investiční bankou (EIB), jinými mezinárodními institucemi a dotčenými členskými státy na straně druhé.
ČÁST II
PROGRAMOVATELNÁ A NEPROGRAMOVATELNÁ PODPORA
KAPITOLA 1
Programovatelná podpora
Článek 3
Územní programování
Operace financované z grantů v rámci rozhodnutí o přidružení zámoří musí být naprogramovány co nejdříve po vstupu tohoto nařízení v platnost prostřednictvím přijetí jednotného programového dokumentu (JPD) podle vzoru obsaženého v příloze tohoto nařízení.
Článek 4
Příprava JPD
1. Příslušné orgány ZZÚ vypracují návrh JPD po konzultacích s nejširším možným spektrem aktérů procesu rozvoje a využijí získané zkušenosti a osvědčené postupy.
Každý návrh na JPD musí být přizpůsoben potřebám a odpovídat zvláštní situaci každé ZZÚ. Určuje prioritní činnosti a posiluje místní zapojení do programů spolupráce.
Návrh musí být Komisi předložen do dvanácti měsíců po vstupu tohoto nařízení v platnost.
2. Tam, kde je to na místě, bude návrh JPD předmětem výměny názorů mezi ZZÚ, dotčeným členským státem a Komisí prostřednictvím příslušné delegace.
ZZÚ poskytnou veškeré nezbytné informace včetně výsledků všech studií proveditelnosti, aby Komise mohla hodnocení návrhu JPD provést co nejúčinněji.
3. Orgány ZZÚ musí Komisi zejména co nejdříve informovat, zda požadují, aby byl finanční příděl ERF poskytnut jako rozpočtová podpora.
Je třeba vzít na vědomí veškeré odchylky mezi vlastní analýzou příslušné země a analýzou Společenství.
Článek 5
Hodnocení JPD Komisí
Komise vyhodnotí návrh na JPD, aby určila, zda obsahuje všechny potřebné prvky a zda je v souladu s cíli rozhodnutí o přidružení zámoří, tímto nařízením a souvisejícími politikami Společenství. O obdrženém návrhu vyrozumí Evropskou investiční banku.
Komise zejména rozhoduje, zda má být finanční pomoc ERF poskytnuta prostřednictvím rozpočtové podpory na základě předběžného posouzení průhlednosti, odpovědnosti a účinnosti řízení veřejných výdajů a otevřenosti a průhlednosti zadávání veřejných zakázek podle norem stanovených ve finančním nařízení pro ERF, nebo jako podpora programů či projektů.
Článek 6
Regionální programy
1. Finanční podpora regionální spolupráce a integrace stanovená v čl. 1 odst. 1 písm. a) bodě ii) přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří se přiděluje na základě návrhů programů předkládaných jednou nebo více ZZÚ v souladu s článkem 16 rozhodnutí o přidružení zámoří.
2. Návrhy jsou výsledkem výměny názorů mezi Komisí a územními schvalujícími osobami ZZÚ jmenovanými podle článku 14 tohoto nařízení nebo jejich zástupci, případně včetně konzultací se způsobilými nestátními účastníky.
Předloží se Komisi do 30. září 2003.
Při posuzování návrhů Komise bere zvláště v úvahu předpokládaný dopad na integraci přijímajících ZZÚ do regionu, k němuž náležejí. Závazku k výdajům musí přecházet finanční rozhodnutí Komise o krytí podpory projektů a programů.
3. Jestliže po prvním přidělení zbude jakýkoli zůstatek, mohou být s výjimkou případů mimořádné naléhavosti předkládány dodatečné návrhy dvakrát za rok, poprvé ke 31. prosinci 2003 a ke 30. červnu 2004.
4. Aby bylo dosaženo odpovídajícího měřítka a zvýšena účinnost, mohou být pro financování regionálních programů s výraznou územní složkou kombinovány regionální a územní finanční prostředky.
5. Články 8 a 16 až 30 se použijí obdobně na regionální programy.
KAPITOLA 2
Neprogramovatelná podpora
Článek 7
Použití rezervy "C"
1. Komise přiděluje zdroje z rezervy "C" pro účely uvedené v čl. 3 odst. 3 písm. b) nebo c) přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří na základě přezkumu v polovině období uvedeného v článku 22 tohoto nařízení, nebo v případě Grónska přezkumu v polovině období uvedeného v čl. 3 odst. 2 přílohy II rozhodnutí o přidružení zámoří. Komise v souladu s tím upravuje orientační příděly v čl. 3 odst. 4 přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří a informuje ZZÚ a členské státy o svém rozhodnutí ohledně nových přídělů.
2. Pro účely závazků ke zdrojům stanovených v článku 28 a v příloze II D rozhodnutí o přidružení zámoří předloží všechny ZZÚ, které se samy považují za způsobilé pro podporu stanovenou ve zmíněném článku, úplný požadavek na formulářích poskytnutých Komisí a přiloží veškeré informace, které je k tomuto účelu potřebné posoudit.
Tento požadavek musí být předložen Komisi nejpozději do 30. dubna roku následujícího po roce, pro který se dodatečná podpora požaduje.
Komise o svém rozhodnutí vyrozumí ZZÚ co nejdříve.
ČÁST III
PROVÁDĚNÍ
KAPITOLA 1
Finanční postupy
Článek 8
Závazky
1. Komise se zavazuje k výdajům na finanční pomoc pro ZZÚ v souladu s finančním nařízením pro ERF.
2. V rámci JPD musí závazku k výdajům předcházet finanční rozhodnutí Komise, které pokryje rozpočtovou podporu nebo podporu projektů a programů.
3. Mimo rámec JPD se Komise zavazuje k výdajům týkajícím se nepřidělené rezervy "C", vytvořené podle čl. 3 odst. 3 přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří, a provádí je v souladu s články 15 a 54 finančního nařízení pro ERF.
Článek 9
Platební agentury
Finanční instituce v ZZÚ, u nichž Komise otevírá účty v souladu s částí I hlavou III kapitolou 3 oddílem 4 finančního nařízení ERF pro účely provádění spolupráce se ZZÚ, vykonávají funkce "platebních agentur."
Z prostředků uložených u platebních agentur ve Společenství se vyplácí úrok.
Platební agentury neobdrží za své služby žádnou odměnu a z uložených prostředků se nevyplácí úrok.
KAPITOLA 2
Zakázky
Článek 10
Obecné předpisy pro zakázky
1. Postupy, kterými se řídí zadávání zakázek, musí být uvedeny ve finančních dohodách.
2. V případech, kdy je finanční pomoc poskytována prostřednictvím rozpočtové podpory, se použijí postupy pro zadávání veřejných zakázek dotyčných ZZÚ.
3. Ve všech ostatních případech musí být při zadávání zakázky dodržena ustanovení uvedená v čl. 75 odst. 1 prvním pododstavci finančního nařízení pro ERF.
Článek 11
Daňové a celní režimy
1. ZZÚ použijí pro zakázky, jimiž se provádějí programy nebo projekty financované ERF, daňové a celní režimy, které nejsou méně výhodné než režimy, které používají pro nejvíce zvýhodněné státy nebo mezinárodní rozvojové organizace, s nimiž udržují vztahy. Pro účely stanovení zacházení doložky nejvyšších výhod (DNV) se neberou v úvahu režimy používané dotyčnými ZZÚ vůči jiným ZZÚ či státům AKT nebo jiným rozvojovým zemím.
2. S výhradou odstavce 1 se na zakázky financované Společenstvím vztahují tato ustanovení:
a) v ZZÚ, které jsou příjemcem pomoci, nepodléhá zakázka žádnému stávajícímu či budoucímu kolkovnému ani registračním poplatkům či daňovým poplatkům s rovnocenným účinkem; tyto zakázky však jsou registrovány podle právních předpisů platných v ZZÚ a může za ně být vyžadován poplatek, který odpovídá poskytnuté službě;
b) zisky nebo příjmy vznikající z provádění zakázek se zdaňují podle vnitřní daňové úpravy dotyčných ZZÚ za předpokladu, že fyzická nebo právnická osoba, která tohoto zisku nebo příjmu dosahuje, má v daném státě stálou provozovnu nebo že provádění zakázky trvá déle než šest měsíců;
c) podniky, které musí pro provádění zakázek na stavební práce dovézt profesionální zařízení, využijí pro uvedené zařízení systém dočasného dovozu podle vnitrostátních právních předpisů přijímajících ZZÚ, pokud o to požádají;
d) každé profesionální zařízení potřebné pro provádění úkolů stanovených v zakázce na služby se dočasně propustí do přijímajících ZZÚ podle jejich vnitrostátních právních předpisů s osvobozením od cel, daní nebo daňových poplatků s rovnocenným účinkem, jestliže tato cla, daně a poplatky nepředstavují odměnu za poskytnuté služby;
e) dovoz na základě zakázek na dodávky se propouští do přijímajících ZZÚ s osvobozením od cel, daní nebo daňových poplatků s rovnocenným účinkem. Zakázky na dodávky pocházející z dotyčné ZZÚ se uzavírají na základě cen dodávek ze závodu, k nimž mohou být přičteny takové vnitřní daňové poplatky, jaké mohou být uplatňovány na takové dodávky v dané ZZÚ;
f) paliva, maziva a uhlovodíková pojiva a všechny materiály použité v plnění zakázek na stavební práce se považují za zakoupené na místním trhu a podléhají daňové pravě použitelné na základě vnitrostátních právních předpisů platných v přijímající ZZÚ a
g) spotřební zboží dovezené pro potřebu fyzických osob jiných než zaměstnaných v místě, které se zabývají prováděním úkolů stanovených v zakázce na služby, a jejich rodinných příslušníků se osvobozuje od dovozního cla, daní a ostatních daňových poplatků s rovnocenným účinkem v mezích stanovených vnitrostátními právními předpisy platnými v přijímající ZZÚ.
3. Každá otázka, na kterou se nevztahují odstavce 1 a 2 o daňových a celních režimech, podléhá i nadále právním předpisům dotyčné ZZÚ.
KAPITOLA 3
Řízení a výkonní činitelé
Článek 12
Prováděcí postupy
Aniž jsou dotčeny postupy pro provádění rozpočtové podpory uvedené v čl. 8 odst. 2 a čl. 10 odst. 2, provádějí se programy a projekty financované podle tohoto nařízení v souladu s články 13, 14 a 15.
Článek 13
Delegace
1. Tam, kde je Komise zastupována delegací pod vedením vedoucího delegace, vyrozumí o tom dotyčné ZZÚ. V těchto případech se použije čl. 22 odst. 2 a článek 67 finančního nařízení pro ERF o pověřených schvalujících osobách a účetních.
2. Vedoucí delegace v úzké spolupráci s územní schvalující osobou
a) se na žádost dotyčných ZZÚ účastní a poskytuje pomoc při přípravě projektů a programů a při sjednávání zakázek na technickou pomoc;
b) se účastní hodnocení projektů a programů, připravuje nabídkovou dokumentaci a hledá způsoby, jak zjednodušit postupy hodnocení a provádění projektů a programů;
c) připravuje návrhy financování;
d) do 30 dnů poté, co ji obdrží od územní schvalující osoby, a předtím, než ji územní schvalující osoba vydá, schvaluje dokumentaci místních vyhlašovaných nabídkových řízení a dokumentaci zakázek na pomoc při mimořádných událostech;
e) je přítomen otvírání nabídek a obdrží jejich kopie a výsledky jejich zkoumání;
f) do 30 dnů schvaluje návrh územní schvalující osoby na schválení místních otevřených nabídek, zakázek zadávaných přímou dohodou, zakázek na pomoc při mimořádných událostech, zakázek na služby a zakázek na stavební práce s hodnotou nižší než 5 milionů EUR a zakázek na dodávky s hodnotou nižší než 1 milion EUR;
g) u všech výše nezahrnutých ostatních zakázek schvaluje do 30 dnů návrh územní schvalující osoby na zadání zakázky, kdykoli jsou splněny tyto podmínky:
i) vybraná nabídka je nejnižší z těch, které vyhovují požadavkům nabídkové dokumentace,
ii) vybraná nabídka splňuje všechna výběrová kritéria stanovená v nabídkové dokumentaci a
iii) vybraná nabídka nepřekračuje částku vyhrazenou pro zakázku;
h) nejsou-li podmínky uvedené v písmenu g) splněny, postoupí návrh hlavní schvalující osobě, která o něm rozhodne do 60 dnů poté, co návrh obdrží od vedoucího delegace. Jestliže cena nabídky přesahuje částku vyhrazenou pro zakázku, učiní hlavní schvalující osoba při schvalování zakázky také nezbytný finanční závazek;
i) potvrzuje zakázky a odhady v případě přímo najatých pracovních sil a dodatky k nim, jakož i schválení plateb vydávaná územní schvalující osobou;
j) zajišťuje, aby projekty a programy financované ze zdrojů fondu řízeného Komisí byly z finančního a technického hlediska řádně prováděny;
k) spolupracuje s orgány ZZÚ, kde zastupuje Komisi při pravidelném hodnocení operací;
l) poskytuje ZZÚ veškeré informace a příslušné dokumenty o postupech provádění rozvojové finanční spolupráce, zejména pokud jde o kritéria hodnocení a kritéria posuzování nabídek; a
m) pravidelně informuje orgány ZZÚ o činnostech Společenství, které se mohou přímo dotýkat spolupráce mezi Společenstvím a ZZÚ.
3. Každé další převedení správních nebo finančních pravomocí na vedoucího delegace jiných než popsaných v tomto článku musí být oznámeno územním schvalujícím osobám.
Článek 14
Územní schvalující osoba
1. Vláda každé ZZÚ jmenuje územní schvalující osobu, aby ji zastupovala ve všech operacích financovaných ze zdrojů fondu řízeného Komisí a bankou. Územní schvalující osoba může některé z těchto funkcí převést a o každém takovém převedení musí informovat hlavní schvalující osobu.
2. Funkce územní schvalující osoby jsou tyto:
a) v úzké spolupráci s vedoucím delegace odpovídá za přípravu, předkládání a hodnocení projektů a programů;
b) v úzké spolupráci s vedoucím delegace vyhlašuje místní otevřená nabídková řízení a přijímá nabídky, místní i mezinárodní (otevřené i omezené), předsedá zkoumání nabídek, vyhlašuje výsledky tohoto zkoumání, podepisuje zakázky a dodatky k nim a schvaluje výdaje;
c) před vyhlášením místních otevřených nabídkových řízení předkládá dokumentaci nabídkového řízení vedoucímu delegace, který do 30 dnů vyjádří svůj souhlas;
d) dokončuje hodnocení nabídek v období platnosti nabídek, přičemž bere v úvahu období potřebné ke schválení zakázek;
e) předává výsledky zkoumání a návrh na zadání zakázky vedoucímu delegace ke schválení ve lhůtách stanovených v čl. 15 písm. f);
f) proplácí a schvaluje výdaje v mezích finančních prostředků, které má přiděleny; a
g) během provádění operací provádí veškerá přizpůsobení nezbytná pro zajištění správného provedení schválených projektů nebo programů z hospodářského a technického hlediska.
3. Během provádění operací a s výhradou požadavku informovat vedoucího delegace má územní schvalující osoba rozhodovací pravomoci v těchto věcech:
a) technické úpravy a změny v podrobnostech v míře, která neovlivní přijaté technické řešení a zůstává v mezích prostoru vyhrazeného pro úpravy;
b) změny odhadů během provádění;
c) převody z položky do položky v rámci odhadů;
d) změny místa pro projekty nebo programy pro více jednotek, kde pro to jsou technické, hospodářské nebo sociální důvody;
e) ukládání nebo promíjení sankcí za prodlení;
f) úkony zprošťující ručitele závazku;
g) nákup zboží na místním trhu bez ohledu na jeho původ;
h) používání stavebního a strojního zařízení nepocházejícího ze ZZÚ, členských států ani států AKT za předpokladu, že v ZZÚ, členských státech ani státech AKT neexistuje výroba srovnatelného zařízení a strojního zařízení;
i) subdodávky;
j) konečná přejímka za předpokladu, že vedoucí delegace je přítomen předběžné přejímce, potvrdí odpovídající zápis a případně je přítomen při konečné přejímce, zejména tam, kde rozsah výhrad zaznamenaných při předběžné přejímce vyžaduje významné dodatečné práce; a
k) najímání poradců a dalších odborníků na technickou pomoc.
4. Mimo to územní schvalující osoba:
a) zpracovává výroční zprávu o provádění a po obdržení schválení monitorovacího výboru ji předkládá Komisi;
b) provádí přezkum v polovině období uvedené v článku 22;
c) zajišťuje, že subjekty, které se účastní řízení a provádění programů ERF, udržují pro všechny transakce související s pomocí buď oddělený účetní systém, nebo patřičný účetní kód; a
d) přijímá veškerá nezbytná opatření k zajištění provádění článků 16, 19, 24 a 30.
5. Po předložení roční zprávy o provádění uvedené v článku 21 Komise a územní schvalující osoba přezkoumají hlavní výsledky předchozího roku.
Po tomto přezkumu může Komise vyjádřit územní schvalující osobě připomínky. Územní schvalující osoba informuje Komisi o každé akci provedené na základě těchto připomínek. Usoudí-li Komise v řádně odůvodněných případech, že přijatá opatření nejsou dostatečná, může pro ZZÚ a územní schvalující osobu vydat odůvodněné doporučení pro úpravy zaměřené na zlepšení účinnosti monitorovacích nebo řídících mechanismů.
Po obdržení každého takového doporučení doloží územní schvalující osoba opatření, která přijala pro zdokonalení monitorovacích nebo řídících mechanismů, nebo vysvětlí, proč žádná taková opatření nepřijala.
Článek 15
Regionální zúčastněné subjekty
1. Návrhy na regionální program předkládají:
a) nejméně dvě územní schvalující osoby ZZÚ nebo
b) výjimečně jedna územní schvalující osoba ZZÚ, je-li do operace uvedené v čl. 16 odst. 1 písm. b) až e) rozhodnutí o přidružení zámoří zapojena jen jedna ZZÚ.
2. Regionální programy provádí územní schvalující osoba nebo organizace jmenovaná v návrhu.
ČÁST IV
MONITOROVÁNÍ, PŘEZKUM, AUDIT A HODNOCENÍ
KAPITOLA 1
Monitorování
Článek 16
Odpovědnost ZZÚ
1. Aniž je dotčena odpovědnost Komise za provádění finanční podpory Společenství, přebírají ZZÚ odpovědnost v první řadě za finanční kontrolu takové podpory.
Územní schvalující osoba za tímto účelem:
a) stanoví a provádí mechanismy řízení a kontroly tak, aby bylo zajištěno, že se finanční prostředky Společenství používají účinně a správně. Vhodné vnitřní a vnější finanční kontroly musí podle mezinárodně uznávaných standardů pro audit provádět příslušný finanční kontrolní orgán, který musí být pro účely plnění této funkce nezávislý;
b) poskytuje Komisi popis těchto mechanismů;
c) zaručuje, že je pomoc řízena podle všech platných pravidel a že se prostředky, které jsou pro ni k dispozici, používají v souladu se zásadami řádného finančního řízení;
d) osvědčuje, že prohlášení o výdajích předkládaná Komisi jsou přesná a vyplývají z účetních systémů založených na ověřitelných podpůrných dokladech;
e) po uzavření každého programového období předkládá Komisi prohlášení vypracované osobou nebo útvarem funkčně nezávislými na určeném řídícím orgánu. Toto prohlášení shrne závěry kontrol provedených v průběhu předchozích let a posoudí platnost žádosti o zaplacení závěrečného zůstatku a zákonnost a správnost transakcí uvedených v závěrečném osvědčení o výdajích. ZZÚ mohou k tomuto osvědčení připojit své vlastní stanovisko, považují-li to za nutné;
f) spolupracuje s Komisí s cílem zajistit, aby se zdroje ERF používaly v souladu se zásadami řádného finančního řízení;
g) předchází nesrovnalostem, zjišťuje je a napravuje je, v souladu s pravidly je oznamuje Komisi a informuje Komisi o postupu správních a právních řízení;
h) vymáhá všechny částky ztracené následkem zjištěné nesrovnalosti a případně vybírá úroky z prodlení;
i) přijímá veškerá nezbytná opatření pro zajištění shody s ustanoveními orientačního programu, včetně splnění harmonogramu závazků a plateb, dohodnutého v době přípravy programu; a
j) vyšetří každý důvod zpoždění v provádění a navrhne vhodná opatření k nápravě situace.
2. Každý rok je Komisi zaslán plán auditu a souhrn zjištění z provedených auditů.
Zprávy o auditu budou k dispozici Komisi.
Článek 17
Součinnost
1. Komise a ZZÚ, zastupované územní schvalující osobou, spolupracují a koordinují plány, metody a provádění kontrol tak, aby na nejvyšší míru zvýšily užitečnost prováděných kontrol. Výsledky provedených kontrol si neprodleně vyměňují.
2. Nejméně jednou za rok se zkoumají a posuzují:
a) výsledky kontrol, které provedly ZZÚ a Komise;
b) všechny připomínky vznesené jinými kontrolními orgány či institucemi Společenství nebo členského státu;
c) finanční dopad všech zaznamenaných nesrovnalostí, již učiněné nebo stále požadované kroky k jejich nápravě a případně úpravy systémů řízení a kontroly.
3. Po prozkoumání a posouzení podle odstavce 2 a aniž jsou dotčena opatření, která mají ZZÚ přijmout ihned podle článku 16, může Komise vznést připomínky, zejména pokud jde o finanční dopad jakékoli zjištěné nesrovnalosti.
Tyto připomínky zašle územní schvalující osobě dotyčných ZZÚ a případně k nim přiloží žádosti o nápravná opatření, která napraví zjištěné nedostatky v řízení a vyřeší ty zjištěné nesrovnalosti, které dosud nebyly napraveny.
ZZÚ dostanou příležitost se k těmto připomínkám vyjádřit.
Článek 18
Monitorovací výbory
1. Dohled nad prováděním každého JPD provádí monitorovací výbor.
Orgány ZZÚ zřídí monitorovací výbor nejpozději tři měsíce po schválení JPD.
2. Monitorovacímu výboru předsedá územní schvalující osoba nebo její zástupce.
Zástupce Komise a případně zástupce Evropské investiční banky se mohou účastnit práce monitorovacího výboru s poradním hlasem.
Ve výboru musí být zastoupeny orgány nebo subjekty, které určí ZZÚ, Komise, dotčený členský stát a případně Evropská investiční banka nebo jiná instituce podílející se na financování. Pokud za provádění projektu odpovídají regionální a místní orgány a soukromé podniky a pokud se jich některý projekt přímo týká, jsou v takových výborech rovněž zastoupeny.
3. Monitorovací výbor vypracuje v institucionálním, právním a finančním rámci dotyčné ZZÚ svůj jednací řád a dohodne se na něm s územní schvalující osobou.
4. Územní schvalující osoba podává schůzím monitorovacího výboru zprávy o pokroku v souladu se standardním vzorem poskytnutým Komisí. Komise musí obdržet tuto zprávu 15 pracovních dnů před plánovanou schůzí.
5. Pro ověření účinnosti a kvality provádění pomoci monitorovací výbor:
a) pravidelně posuzuje pokrok dosažený při uskutečňování konkrétních cílů JPD;
b) posuzuje přezkum v polovině období uvedený v článku 22, než je odeslán Komisi;
c) posuzuje a schvaluje roční a závěrečné zprávy o provádění před odesláním Komisi;
d) posuzuje a schvaluje každý návrh na změnu obsahu JPD.
Článek 19
Ukazatele monitorování
Územní schvalující osoba a monitorovací výbor provádějí monitorování prostřednictvím ukazatelů stanovených v JPD.
Tyto ukazatele berou v úvahu orientační metodiku poskytovanou Komisí.
Týkají se zvláštní povahy projektů a jejich cílů a ukazují:
a) vstupy, výstupy, výsledek a podle možnosti dopady;
b) stadium dosažené v pomoci, pokud jde o fyzické provedení;
c) postup plánu financování.
KAPITOLA 2
Přezkum
Článek 20
Přezkumný postup
1. Finanční spolupráce musí být dostatečně pružná, aby se zajistilo, že operace jsou stále v souladu s cíli rozhodnutí o přidružení zámoří a zohledňují všechny změny, k nimž dochází v hospodářské situaci, prioritách a cílech dotyčné ZZÚ, zejména prostřednictvím výročních zpráv o provádění a přezkumu v polovině období nebo případně výročního přezkumu JPD uvedeného v čl. 21 odst. 5.
2. Za výjimečných okolností uvedených v ustanoveních o humanitární a naléhavé pomoci může být přezkum proveden na žádost kterékoli ze stran.
Článek 21
Výroční zpráva o provádění
1. Územní schvalující osoba předkládá výroční zprávy o provádění Komisi do tří měsíců od konce každého úplného roku provádění od přijetí JPD.
2. Výroční zpráva o provádění JPD se skládá ze společného posouzení provádění programu a bere v úvahu výsledky souvisejících činností monitorování a hodnocení.
3. Tato zpráva se zpracovává místně a dokončí ji během 60 dnů územní schvalující osoba, monitorovací výbor a případně příslušný vedoucí delegace.
4. Obsahuje zejména posouzení:
a) výsledků dosažených v klíčovém odvětví nebo odvětvích měřených vzhledem k identifikovaným konkrétním cílům, ukazatelům dopadu a závazkům odvětvové politiky;
b) všech projektů a programů mimo klíčová odvětví nebo jako součástí víceletých programů;
c) použití všech zdrojů vyhrazených pro nestátní účastníky;
d) účinného provádění běžných operací a rozsahu, v němž byl splněn harmonogram závazků a plateb; a
e) jakéhokoli prodloužení programování pro pokrytí následujících let.
5. Výroční přezkum se případně provádí na základě zprávy při příležitosti schůze partnerství, jak uvádí článek 7 rozhodnutí o přidružení zámoří.
Článek 22
Přezkum v polovině období
1. Přezkum v polovině období je organizován za účelem zjištění počátečních výsledků JPD, jejich významu a rozsahu, v němž bylo cílů dosaženo.
Posuzuje rovněž využívání finančních prostředků a chod monitorování a provádění.
2. Za provedení přezkumu v polovině období odpovídá Komise v součinnosti s územní schvalující osobou a dotčeným členským státem.
V zásadě jej provádí nezávislý hodnotitel v době mezi 24 a 36 měsíci od vstupu tohoto nařízení v platnost, je předložen monitorovacímu výboru a poté postoupen Komisi. JPD může stanovit jinou lhůtu, zejména s ohledem na ukazatele přijaté v případě rozpočtové podpory.
3. Komise zkoumá relevantnost a kvalitu přezkumu na základě kritérií stanovených v JPD, přičemž uváží rovněž finanční příděl ERF.
KAPITOLA 3
Audity
Článek 23
Audity
1. Aniž jsou dotčeny kontroly prováděné přijímajícími zeměmi, mohou Komise a Účetní dvůr prostřednictvím vlastních zaměstnanců nebo řádně zmocněných zástupců provádět na místě technické nebo finanční kontroly, včetně namátkových kontrol a závěrečných auditů operací financovaných ERF, a systémů řízení a kontroly, pokud je oznámí nejméně jeden pracovní den předem.
Komise uvědomí dotyčnou ZZÚ s cílem dostat veškerou nezbytnou pomoc. Těchto kontrol se mohou účastnit úředníci nebo zaměstnanci dotyčné ZZÚ. Komise si může od dotyčné ZZÚ vyžádat, aby provedla kontroly na místě pro ověření správnosti jedné nebo více transakcí. Těchto kontrol se mohou účastnit úředníci nebo zaměstnanci Komise.
2. Přijímající země jsou útvarům Komise a Účetnímu dvoru nápomocny při provádění auditů týkajících se využívání prostředků ERF.
Článek 24
Pomůcka pro audit se zaměřením na finanční toky
1. Systémy řízení a kontroly ZZÚ poskytnou dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky v souladu s podmínkami stanovenými v každé finanční dohodě.
2. Dostatečná pomůcka pro audit se zaměřením na finanční toky existuje za těchto okolností:
a) účetní záznamy vedené na vhodné úrovni řízení poskytují podrobné informace o výdajích skutečně vynaložených v operacích financovaných ERF. V těchto účetních záznamech je uvedeno datum jejich vzniku, částka každé položky výdajů, povaha podpůrných dokladů a datum a způsob platby. Jsou připojeny nezbytné dokumentární důkazy (například faktury);
b) na vhodné úrovni řízení se také vedou technické specifikace a finanční plán operace, zprávy o postupu, doklady o schválení grantu, postupech při nabídkovém řízení a zadávání zakázek a zprávy o kontrolách financovaných produktů a služeb;
c) v případě počítačového přenosu účetních údajů dostávají všechny zúčastněné orgány a subjekty dostatečné informace od podřízených orgánů a subjektů, aby odůvodnily své účetní záznamy a částky nadřízeným vykazované orgánům a subjektům, s cílem zajistit dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky od celkových úhrnných částek osvědčovaných Komisi až k jednotlivým výdajovým položkám a podpůrným dokladům na úrovni konečných příjemců, subjektů a podniků, které operace provádějí.
3. Územní schvalující osoba přijme veškerá opatření nezbytná pro provádění tohoto článku.
KAPITOLA 4
Hodnocení
Článek 25
Hodnocení
1. Hodnocení JPD se zabývá využitím zdrojů, účinností pomoci a jejím dopadem a vyvozuje závěry a doporučení, zejména s využitím již dostupných výsledků hodnocení.
Zabývá se všemi faktory, které přispívají k úspěchu nebo neúspěchu provádění a dosahování výsledků, včetně jejich udržitelnosti.
2. Za hodnocení JPD odpovídá Komise v součinnosti s monitorovacím výborem.
3. Program hodnocení by měl být nastíněn v JPD.
Hodnocení zejména:
a) poskytuje pravidelná a nezávislá posouzení operací a činností fondu srovnáváním plánovaných výsledků a cílů s tím, čeho je skutečně dosaženo, a tím
b) umožňuje ZZÚ, členským státům a Komisi zpětně využívat získané zkušenosti v navrhování a provádění budoucích politik a operací.
4. Výsledky hodnocení se zpřístupňují veřejnosti.
Článek 26
Hodnotící postupy
Aniž je dotčeno hodnocení, které provádí ZZÚ nebo Komise, mohou hodnocení programů, projektů nebo jiných činností, jimiž se provádí JPD, provádět společně ZZÚ a Komise ve spolupráci s dotčeným členským státem.
ČÁST V
FINANČNÍ ÚPRAVY
Článek 27
Úprava přídělů ERF
S využitím výsledků monitorování, auditu a hodnocení jako základu a s uvážením připomínek monitorovacího výboru může Komise upravit částky a podmínky původního JPD z vlastního podnětu nebo na návrh dotyčné ZZÚ se ohledem na aktuální potřeby a výkonnost této ZZÚ.
Tato úprava se provádí zpravidla při přezkumu v polovině období postupem podle článku 24 rozhodnutí o přidružení zámoří v době mezi 24 a 36 měsíci po vstupu tohoto nařízení v platnost nebo, v případě nesrovnalostí, co nejdříve.
Článek 28
Pozastavení plateb
1. Komise pozastaví platby a s uvedením důvodů požádá ZZÚ o předložení jejích připomínek a případně o provedení veškerých nápravných opatření ve stanovené lhůtě, pokud po dokončení nezbytných kontrol dojde k závěru, že:
a) ZZÚ nesplnila své povinnosti, nebo
b) JPD jako celek nebo jeho část neospravedlňuje příspěvek ERF jako celek nebo jeho část, nebo
c) existují vážné nedostatky v systémech řízení nebo kontroly, které by mohly vést k systémovým nesrovnalostem.
2. Lhůta, v níž může dotyčná ZZÚ předložit své připomínky a případně provést nápravná opatření, činí dva měsíce, s výjimkou řádně odůvodněných případů, v nichž může Komise souhlasit s lhůtou delší.
3. Jestliže ZZÚ vznese proti připomínkám Komise námitky, Komise pozve ZZÚ a dotčený členský stát na schůzku partnerství, na které budou všechny strany usilovat o dosažení dohody o připomínkách a závěrech, které se z nich mají vyvodit.
Jestliže ZZÚ vznese proti připomínkám Komise námitky a uskuteční se schůzka partnerství ad hoc, začíná lhůta tří měsíců podle odstavce 5, v níž může Komise přijmout rozhodnutí, běžet až ode dne schůzky partnerství.
4. Pokud Komise navrhuje finanční opravy, dostane ZZÚ příležitost doložit přezkoumáním dotyčné dokumentace, že skutečný rozsah nesrovnalostí byl menší, než jak jej Komise posoudila.
S výjimkou řádně odůvodněných případů nesmí doba povolená pro toto přezkoumání překročit další dvouměsíční období následující po lhůtě dvou měsíců uvedené v odstavci 1.
Komise vezme v úvahu každý důkaz, který ZZÚ předloží v těchto lhůtách.
5. Pokud na konci lhůty stanovené v odstavci 2 nebylo dosaženo žádné dohody a ZZÚ neprovedla žádná nápravná opatření, vezme Komise v úvahu všechny připomínky, které ZZÚ a členskými státy vznesly, a do tří měsíců rozhodne o:
a) snížení plateb, nebo
b) provedení vyžadovaných finančních oprav tím, že zruší příděl ERF jako celek nebo jeho část.
6. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 až 5, může Komise po řádném ověření pozastavit celou předběžnou platbu nebo její část, pokud zjistí, že se dotyčný výdaj váže na vážnou nesrovnalost, která dosud nebyla napravena, a že je třeba okamžitě jednat.
Komise o přijatých opatřeních a jejich důvodech vyrozumí dotyčnou ZZÚ. Pokud důvody pozastavení stále trvají i po pěti měsících nebo dotyčná ZZÚ neoznámila Komisi opatření přijatá pro nápravu vážné nesrovnalosti, použije se článek 30.
Článek 29
Inkaso a zpětné platby
1. Veškeré zpětné platby Komisi musí být provedeny do dne splatnosti vyznačeného na inkasním příkazu vyhotoveném v souladu s článkem 45 finančního nařízení pro ERF. Tímto dnem splatnosti je poslední den druhého měsíce následujícího po vydání příkazu.
2. Každé prodlení při provádění zpětné platby vede k uložení úroku z prodlení po dobu počínající dnem splatnosti uvedeným v odstavci 1 a končící dnem skutečného splacení. Sazba úroku z prodlení je o jeden a půl procentního bodu vyšší než sazba, kterou používá Evropská centrální banka ve svých hlavních refinančních operacích první pracovní den měsíce, do kterého spadá den splatnosti.
3. Územní schvalující osoba vede účet částek inkasovatelných z již provedených plateb pomoci Společenství a zajišťuje, aby byly částky inkasovány bez zbytečného prodlení.
Příjemce zaplatí každou částku, která má být inkasována, spolu s úrokem z prodlení tak, že dotyčnou částku odečte ze svého příštího výkazu výdajů a požadavku na platbu ke Komisi, nebo pokud to nestačí, uhradí částku Společenství.
Územní schvalující osoba zasílá Komisi jednou za rok výkaz částek, u kterých se v dotyčném období očekává jejich inkaso, roztříděných podle roku zahájení inkasního řízení.
ČÁST VI
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 30
Informace a propagace
1. ZZÚ zajistí, aby programy ERF byly dostatečně propagovány, s cílem:
a) informovat širokou veřejnost o úloze, kterou hraje Společenství ve vztahu k těmto programům;
b) informovat potenciální příjemce pomoci a profesní organizace o poskytovaných možnostech.
2. Přijímající země zejména zajistí, aby byly instalovány dobře viditelné reklamní panely zobrazující fyzické projekty financované Společenstvím, opatřené logem Společenství, a aby se do nejdůležitějších veřejných aktivit spojených s programy podporovanými ERF řádně zapojili zástupci orgánů Společenství.
Článek 31
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dnem vyhlášení v Úředním věstníku Evropských společenství.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. prosince 2002.
Reglamento (CE) no 2304/2002 de la Comisión
de 20 de diciembre de 2002
por el que se aplica la Decisión 2001/822/CE del Consejo, relativa a la asociación de los países y territorios de ultramar a la Comunidad Europea ("Decisión de Asociación Ultramar")
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,
Vista la Decisión 2001/822/CE del Consejo(1) y, en particular, su artículo 23,
Visto el Acuerdo interno entre los Representantes de los Gobiernos de los Estados miembros, reunidos en el seno del Consejo, relativo a la financiación y gestión de las ayudas de la Comunidad en el marco del protocolo financiero del Acuerdo de asociación entre los Estados de África, del Caribe y del Pacífico y la Comunidad Europea y sus Estados miembros, firmado en Cotonú (Benín) el 23 de junio de 2000, y a la asignación de las ayudas financieras destinadas a los países y territorios de ultramar a los que se aplican las disposiciones de la cuarta parte del Tratado CE(2),
Visto el Reglamento del Consejo relativo a la reglamentación financiera del Fondo Europeo de Desarrollo(3) ("Reglamento financiero FED"),
Considerando lo siguiente:
(1) La Decisión 2001/822/CE ("Decisión de Asociación Ultramar") estipula que la Comisión deberá adoptar las medidas necesarias para la aplicación de la parte III y de los anexos II A a II D, en cooperación con los países y territorios de ultramar ("PTU") dentro del marco del procedimiento de asociación. En particular, el artículo 4 dispone que los PTU serán los principales responsables de la elaboración de los documentos únicos de programación ("DOCUP") y los programas de cooperación.
(2) Las disposiciones adoptadas por la Comisión en virtud del artículo 23 de la Decisión de Asociación Ultramar deben ser coherentes con los principios de sana gestión financiera, asociación, complementariedad y subsidiariedad y garantizar la responsabilización del proceso de desarrollo por parte de los PTU, así como la adecuada supervisión y auditoría por parte de los propios PTU y la Comisión.
(3) Habida cuenta de las necesidades, capacidades y limitaciones específicas de los PTU, la asistencia financiera a estos países podrá concederse en forma de ayudas al presupuesto, siempre y cuando la gestión por parte de los PTU del gasto público sea lo suficientemente transparente, responsable y eficaz. En este caso, los procedimientos de contratación pública en los PTU deberán satisfacer las normas del Reglamento financiero FED en materia de transparencia y apertura. La ayuda se concederá como apoyo para proyectos y programas cuando se considere que se garantizará así una aplicación más eficaz y segura.
(4) Deberán establecerse disposiciones para la elaboración del DOCUP, su seguimiento, auditoría, evaluación, revisión y aplicación, así como para la presentación de información y las correcciones de carácter financiero. Tales disposiciones deberán prever la participación de la Comisión en dichas actividades. Sin perjuicio de la necesaria adaptación a la situación específica de los PTU, deberán ser coherentes con las disposiciones correspondientes en vigor para los Fondos Estructurales con el fin de mejorar y facilitar la eficacia de la participación de la Comisión.
(5) Para facilitar la cooperación y la integración regionales entre los PTU y los países ACP, deberán, en principio, aplicarse las mismas las normas. No obstante, habida cuenta de la situación geográfica de algunos PTU, que en la práctica no pueden establecer una estrecha colaboración con países ACP o con otros PTU, deberá asimismo preverse la posibilidad de que los fondos regionales se asignen a petición de un solo PTU.
(6) Las medidas previstas en el presente Reglamento han sido objeto de consultas con los PTU.
(7) Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité FED-PTU creado en virtud del artículo 24 de la Decisión de Asociación Ultramar.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
PARTE I
OBJETO Y PRINCIPIOS
Artículo 1
Objeto
En el presente Reglamento se establecen los procedimientos relativos a la programación, aplicación y control de la ayuda financiera comunitaria a los PTU gestionada por la Comisión con cargo del noveno Fondo Europeo de Desarrollo (FED), de conformidad con las disposiciones de la Decisión de Asociación Ultramar y del Reglamento financiero FED.
Artículo 2
Complementariedad y cooperación
1. La programación, ejecución, supervisión y evaluación del apoyo del FED se llevarán a cabo en estrecha consulta entre los PTU, los Estados miembros implicados y la Comisión.
2. Los PTU se asegurarán de que todos los protagonistas de la cooperación enumerados en los guiones segundo y tercero del apartado 1 del artículo 5 de la Decisión de Asociación Ultramar son convenientemente consultados durante el proceso de programación.
3. Los PTU, los Estados miembros implicados y la Comisión, fomentarán la coordinación y la coherencia, tanto entre las medidas adoptadas en virtud del presente Reglamento, como con las medidas adoptadas con cargo al presupuesto comunitario y las operaciones del Banco Europeo de Inversiones, de otras instituciones internacionales y de los Estados miembros implicados.
PARTE II
AYUDA PROGRAMABLE Y AYUDA NO PROGRAMABLE
CAPÍTULO I
Ayuda programable
Artículo 3
Programación territorial
Las operaciones financiadas con cargo a la ayuda no reembolsable en el marco de la Decisión de Asociación Ultramar, se programarán lo antes posible una vez haya entrado en vigor el presente Reglamento, mediante la adopción de un documento único de programación (DOCUP) según el modelo que figura en el anexo del presente Reglamento.
Artículo 4
Preparación del DOCUP
1. Las autoridades competentes de los PTU elaborarán una propuesta de DOCUP tras celebrar consultas con la gama más amplia posible de partes interesadas en el proceso de desarrollo, basándose en la experiencia adquirida y en las mejores prácticas.
Las propuestas de DOCUP se adaptarán a las necesidades de cada PTU y responderán a sus circunstancias específicas. Priorizarán las actividades y fomentarán la responsabilización local de los programas de cooperación.
Las propuestas se presentarán a la Comisión a más tardar 12 meses después de la entrada en vigor del presente Reglamento.
2. Las propuestas de proyectos de DOCUP serán objeto de un intercambio de impresiones entre el PTU y el Estado miembro implicados y la Comisión, si procede, a través de la Delegación pertinente.
Los PTU proporcionarán toda la información necesaria, incluidos los resultados de cualquier estudio de viabilidad existente, para que la evaluación del proyecto de DOCUP por la Comisión sea lo más eficaz posible.
3. En particular, las autoridades de los PTU indicarán a la Comisión en la fase más temprana posible si requieren que la asignación financiera FED se proporcione en forma de apoyo presupuestario.
Se tomará nota de cualquier divergencia entre el análisis del propio país y el de la Comunidad.
Artículo 5
Evaluación del DOCUP por la Comisión
La Comisión evaluará la propuesta de DOCUP para determinar si contiene todos los elementos requeridos y es coherente con los objetivos de la Decisión de Asociación Ultramar, con el presente Reglamento y con las políticas comunitarias pertinentes. Informará al Banco Europeo de Inversiones sobre el proyecto de DOCUP recibido.
En particular, la Comisión decidirá si se debe conceder la ayuda financiera FED mediante apoyo presupuestario, siempre y cuando una evaluación preliminar de la transparencia, la responsabilización y la eficacia de la gestión del gasto público y de la apertura y transparencia de la contratación pública se ajusten a las normas establecidas en el Reglamento financiero FED, o si la ayuda se concede como apoyo a programas o proyectos.
Artículo 6
Programas regionales
1. La ayuda financiera para cooperación e integración regionales a que se refiere el inciso ii) de la letra a) del apartado 1 del artículo 1 del anexo II A de la Decisión de Asociación Ultramar se asignará basándose en propuestas de programas presentadas por uno o más PTU, de conformidad con el artículo 16 de la citada Decisión.
2. Las propuestas serán el resultado de un intercambio de impresiones entre la Comisión y los ordenadores territoriales de los PTU, designados con arreglo al artículo 14 del presente Reglamento, o sus representantes, así como, en su caso, consultando a los agentes no estatales seleccionables.
Las propuestas deberán presentarse a la Comisión el 30 de septiembre de 2003 a más tardar.
En su evaluación de las propuestas, la Comisión tendrá especialmente en cuenta el impacto previsto de la integración de los PTU beneficiarios en la región a la que pertenecen. Los compromisos de gastos deberán ir precedidos de una decisión de financiación de la Comisión relativa al apoyo de los proyectos y programas.
3. Cuando exista un remanente tras la primera asignación, podrán presentarse propuestas adicionales dos veces al año (excepto en casos de especial urgencia), y, por primera vez, a más tardar el 31 de diciembre de 2003 y el 30 de junio de 2004 respectivamente.
4. Con objeto de conseguir una dimensión adecuada y en aras de una mayor eficacia, los fondos regionales y territoriales podrán combinarse para financiar programas regionales con un acusado componente territorial.
5. Los artículos 8 y 16 a 30 se aplicarán, mutatis mutandis, a los programas regionales.
CAPÍTULO 2
Ayuda no programable
Artículo 7
Utilización de la reserva "C"
1. La Comisión asignará los recursos de la reserva "C" para los fines mencionados en las letras b) y c) del apartado 3 del artículo 3 del anexo II A de la Decisión de Asociación Ultramar, basándose en la revisión intermedia a que se refiere el apartado 2 del artículo 3 del anexo II de la citada Decisión. La Comisión adecuará en consecuencia las asignaciones orientativas a que se refiere el apartado 4 del artículo 3 del anexo II A de la Decisión de Asociación Ultramar, e informará de su decisión sobre las nuevas asignaciones a los PTU y a los Estados miembros.
2. Para comprometer los recursos a que se refieren el artículo 28 y el anexo II D de la Decisión de Asociación Ultramar, cualquier PTU que considere que satisface las condiciones para recibir la citada ayuda deberá presentar una solicitud debidamente cumplimentada utilizando los formularios puestos a disposición para ello por la Comisión, y proporcionar toda la información necesaria para la evaluación de la solicitud.
La solicitud se presentará a la Comisión, a más tardar, el 30 de abril del año siguiente a aquel para el que se requiere la ayuda adicional.
La Comisión informará de su decisión a los PTU en el plazo más breve posible.
PARTE III
EJECUCIÓN
CAPÍTULO 1
Procedimientos financieros
Artículo 8
Compromisos
1. La Comisión comprometerá los gastos de la ayuda financiera a los PTU de conformidad con el Reglamento financiero FED.
2. En el ámbito del DOCUP, los compromisos de gasto irán precedidos de una decisión de financiación de la Comisión sobre el apoyo presupuestario o el apoyo a proyectos y programas.
3. Fuera del ámbito del DOCUP, los gastos relacionados con la reserva "C" no asignada, reservada en virtud del apartado 3 del artículo 3 del anexo II A de la Decisión de Asociación Ultramar, serán comprometidos por la Comisión y aplicados de conformidad con los artículos 15 y 54 del Reglamento financiero FED.
Artículo 9
Pagadores delegados
Las instituciones financieras de los PTU en las que la Comisión abra cuentas con arreglo a lo dispuesto en la sección 4 del capítulo 3 del título III de la parte I del Reglamento financiero FED para aplicar la cooperación con los PTU, realizarán las funciones de "pagadores delegados".
Los fondos depositados con los pagadores delegados en la Comunidad devengarán intereses.
Los pagadores delegados no recibirán remuneración alguna por sus servicios ni deberán abonarse intereses por el depósito de los fondos.
CAPÍTULO 2
Contratos
Artículo 10
Reglamentación general de los contratos
1. Los procedimientos por los que se regirá la adjudicación de los contratos se determinarán en los acuerdos de financiación.
2. Cuando se conceda ayuda financiera en forma de apoyo presupuestario serán aplicables los procedimientos de contratación pública del PTU en cuestión.
3. En los demás casos, la adjudicación del contrato se regirá por las disposiciones de la letra l) del apartado 1 del artículo 75 del Reglamento financiero FED.
Artículo 11
Régimen fiscal y aduanero
1. Los PTU aplicarán a los contratos para la ejecución de programas o proyectos financiados por el FED un régimen fiscal y aduanero no menos favorable que los que se apliquen a los Estados más favorecidos o a las organizaciones internacionales de desarrollo con las que tengan relación. A efectos de la determinación del régimen aplicable a la nación más favorecida, no se tendrán en cuenta los regímenes aplicados por el PTU interesado a los demás PTU o Estados ACP o a otros países en desarrollo.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 1, se aplicará el siguiente régimen a los contratos financiados por la Comunidad:
a) los contratos no estarán sujetos ni a los derechos de timbre y registro ni a las exacciones fiscales de efecto equivalente que existan o se creen en el futuro en el PTU beneficiario, no obstante, estos contratos se registrarán con arreglo a la legislación vigente en el PTU y el registro podrá dar lugar a la percepción de una tasa por la prestación de este servicio;
b) los beneficios y/o los ingresos resultantes de la ejecución de los contratos se gravarán de acuerdo con el régimen fiscal del PTU de que se trate, siempre que las personas físicas o jurídicas que hayan realizado dichos beneficios o ingresos tengan una sede permanente en dicho territorio o que la duración de la ejecución del contrato sea superior a seis meses;
c) las empresas que deban importar material profesional para la ejecución de los contratos de obras gozarán, si lo solicitan, del régimen de admisión temporal, tal como se defina en la legislación del PTU beneficiario respecto de dicho material;
d) todo material profesional necesario para la ejecución de las tareas definidas en los contratos de servicios será admitido temporalmente en los PTU beneficiarios con arreglo a su legislación nacional, con exención de derechos fiscales, derechos de entrada, derechos de aduana, impuestos y demás gravámenes de efecto equivalente, siempre que los citados derechos y gravámenes no se exijan por la prestación de los servicios;
e) las importaciones en el marco de la ejecución de un contrato de suministros se admitirán en el PTU beneficiario con exención de derechos de aduana, derechos de entrada, gravámenes o derechos fiscales de efecto equivalente, celebrándose el contrato de suministros originarios del PTU en cuestión basándose en el precio franco fábrica de los mismos, al que podrán añadirse, en su caso, los derechos fiscales aplicables a dichos suministros en el PTU correspondiente;
f) las compras de carburantes, lubricantes y aglutinantes hidrocarbonados, así como, en general, de todos los productos que se utilicen en la realización de un contrato de obras, se considerarán hechas en el mercado local y estarán sujetas al régimen fiscal aplicable en virtud de la legislación nacional vigente en el PTU beneficiario, y
g) la importación de efectos y objetos personales, de uso personal y doméstico, por las personas físicas, distintas de las contratadas a nivel local, encargadas de la ejecución de las tareas definidas en un contrato de servicios, o por los miembros de sus familias, se efectuará de acuerdo con la legislación nacional vigente en el PTU beneficiario, con exención de derechos de aduana o de entrada, gravámenes y otros derechos fiscales de efecto equivalente.
3. Cualquier cuestión no mencionada en los apartados 1 y 2 en materia de régimen fiscal y aduanero, permanece sujeta a la legislación nacional del PTU afectado.
CAPÍTULO 3
Agentes encargados de la gestión y la ejecución
Artículo 12
Procedimientos de ejecución
Sin perjuicio de los procedimientos para la aplicación del apoyo presupuestario a que se refieren el apartado 2 del artículo 8 y el apartado 2 del artículo 10, los programas y proyectos financiados en virtud del presente Reglamento se ejecutarán con arreglo a lo dispuesto en los artículos 13, 14 y 15.
Artículo 13
Delegaciones
1. Cuando la Comisión esté representada por una Delegación bajo la autoridad de un jefe de Delegación, informará al PTU afectado en consecuencia. En tal caso, las disposiciones aplicables del Reglamento financiero FED son las correspondientes al apartado 2 de su artículo 22 y su artículo 67 sobre los ordenadores de pagos y los contables subdelegados.
2. El jefe de Delegación, en estrecha cooperación con el ordenador territorial:
a) previa solicitud del PTU en cuestión, participará y proporcionará asistencia en la preparación de proyectos y programas y en la negociación de contratos de asistencia técnica;
b) participará en la evaluación de proyectos y programas, en la preparación de los expedientes de las licitaciones, en la búsqueda de medios que puedan simplificar la evaluación de los proyectos y programas y los procedimientos de ejecución;
c) preparará las propuestas de financiación;
d) aprobará, antes de que el ordenador territorial publique la convocatoria, la documentación de las licitaciones locales y de los contratos de ayuda de urgencia, en un plazo de 30 días a partir de la fecha en que reciba dicha documentación del ordenador territorial;
e) asistirá a la apertura de las ofertas y recibirá copia de las mismas y de los resultados de su escrutinio;
f) aprobará, en un plazo de 30 días, las propuestas del ordenador territorial relativas a la adjudicación de las licitaciones locales, los contratos de mutuo acuerdo, los contratos de ayuda de urgencia, los contratos de servicios y de obras de un valor inferior a 5 millones de euros y los contratos de suministros de un valor inferior a 1 millón de euros;
g) en el caso de todos los demás contratos no incluidos en el apartado anterior, aprobará, en un plazo de 30 días, la propuesta del ordenador territorial relativa a adjudicación del contrato siempre que:
i) la oferta seleccionada sea la más ventajosa de las que reúnen las condiciones requeridas en la documentación de licitación,
ii) la oferta seleccionada responda a los criterios de selección establecidos en dicha documentación, y que
iii) el importe de la oferta seleccionada no sea superior a los créditos reservados para ese contrato;
h) cuando no se cumplan las condiciones contempladas en la letra g) anterior, remitirá la propuesta al ordenador principal, el cual se pronunciará en un plazo de 60 días a partir de la fecha en que la haya recibido del jefe de la Delegación. Cuando el importe de la oferta seleccionada sea superior a los créditos destinados al contrato, el ordenador principal, una vez aprobado el contrato, comprometerá los fondos necesarios;
i) aprobará los contratos y los presupuestos cuando se trate de contratos en régimen de gestión administrativa, sus cláusulas adicionales o las autorizaciones de pago emitidas por el ordenador territorial;
j) se asegurará de que los proyectos y programas financiados con recursos del Fondo administrados por la Comisión se ejecutan correctamente desde el punto de vista financiero y técnico;
k) colaborará regularmente en las actividades de evaluación con las autoridades de los PTU en que represente a la Comisión;
l) comunicará al PTU toda información y documentación pertinente sobre los procedimientos de puesta en práctica de la cooperación para la financiación del desarrollo, en particular en lo referente a los criterios de valoración y evaluación de las ofertas, e
m) informará regularmente a las autoridades del PTU sobre las actividades comunitarias que puedan interesar directamente la cooperación entre la Comunidad y el PTU.
3. Si se confían al Jefe de la Delegación competencias administrativas o financieras adicionales a las descritas en el presente artículo, los ordenadores territoriales deberán ser notificados de ello.
Artículo 14
Ordenador territorial
1. El Gobierno de cada PTU designará a un ordenador territorial que lo representará en todas las operaciones financiadas con los recursos del Fondo administrados por la Comisión y el Banco. El ordenador territorial podrá delegar una parte de sus atribuciones, debiendo comunicarlo al ordenador principal.
2. Las funciones del ordenador territorial serán las siguientes:
a) será responsable, en estrecha colaboración con el jefe de la Delegación, de la preparación, presentación y evaluación de los proyectos y programas;
b) en estrecha colaboración con el jefe de la Delegación, convocará las licitaciones, recibirá las ofertas, tanto locales como internacionales (abiertas y restringidas), presidirá el escrutinio de las mismas, determinará el resultado de dicho escrutinio, firmará los contratos y las cláusulas adicionales modificativas y aprobará los gastos;
c) antes de publicar las convocatorias de licitaciones locales, presentará la documentación de la licitación al jefe de la Delegación para que la apruebe en un plazo de 30 días;
d) concluirá la evaluación de las ofertas dentro del plazo de validez de estas últimas, teniendo en cuenta el plazo necesario para la aprobación de los contratos;
e) comunicará al jefe de la Delegación el resultado del escrutinio de las ofertas, junto con una propuesta de adjudicación del contrato, para su aprobación dentro del plazo establecido en la letra f) del artículo 15;
f) procederá a la liquidación y a la autorización de los gastos dentro de los límites de los fondos que le hayan sido asignados, y
g) durante las operaciones de ejecución, tomará las medidas de adaptación necesarias para garantizar, desde el punto de vista económico y técnico, la correcta ejecución de los proyectos y programas aprobados.
3. Durante las operaciones de ejecución y siempre y cuando informe al jefe de la Delegación, el ordenador territorial estará facultado para tomar decisiones con respecto a:
a) los ajustes de detalle y modificaciones técnicas, siempre que no afecten a las soluciones técnicas elegidas y se mantengan dentro de los límites de la reserva para adaptaciones;
b) las modificaciones de los presupuestos durante la ejecución;
c) las transferencias de una a otra partida dentro de un presupuesto;
d) los cambios de emplazamiento en los proyectos o programas de unidades múltiples que estén justificados por razones técnicas, económicas o sociales;
e) la aplicación o remisión de las penalizaciones por retraso;
f) las actas de levantamiento de las fianzas;
g) las compras en el mercado local sin consideración del origen;
h) la utilización de materiales y maquinaria no originarios del PTU, de los Estados miembros o de los Estados ACP, siempre que en los PTU, los Estados miembros o los Estados ACP, no se fabriquen materiales y maquinaria comparables;
i) la subcontratación;
j) las recepciones definitivas siempre que el jefe de la Delegación asista a las recepciones provisionales, vise las actas correspondientes y, en su caso, asista a las recepciones definitivas, en particular cuando el alcance de las reservas formuladas en el momento de la recepción provisional requiera trabajos de adecuación importantes, y
k) la contratación de consultores y de otros expertos en asistencia técnica.
4. El ordenador territorial también estará facultado para:
a) establecer y, tras obtener la aprobación del Comité de seguimiento, presentar a la Comisión el informe anual de ejecución;
b) realizar la revisión intermedia mencionada en el artículo 22;
c) asegurarse de que todos los organismos que intervienen en la gestión y aplicación del FED mantienen un sistema de contabilidad separada o una codificación contable adecuada de todas las transacciones relativas a la ayuda, y
d) adoptar cualquier medida necesaria para garantizar la aplicación de los artículos 16, 19, 24 y 30.
5. Al presentar el informe anual de ejecución mencionado en el artículo 21, la Comisión y el ordenador territorial revisarán los resultados principales del año anterior.
Tras esta revisión, la Comisión podrá hacer observaciones al ordenador territorial. El ordenador territorial informará a la Comisión de cualquier medida adoptada relacionada con dichas observaciones. Si, en casos debidamente motivados, la Comisión estima que las medidas adoptadas no son suficientes, podrá dirigir al PTU y al ordenador territorial recomendaciones de ajustes para mejorar la eficacia de las medidas de seguimiento o de gestión, junto con los motivos de la recomendación.
Al recibir las recomendaciones, el ordenador territorial demostrará subsiguientemente las disposiciones adoptadas para mejorar las medidas de supervisión o de gestión, o explicará por qué no se han adoptado tales disposiciones.
Artículo 15
Agentes regionales
1. Las propuestas de programas regionales deberán presentarlas:
a) al menos dos ordenadores territoriales de PTU, o
b) excepcionalmente, un ordenador territorial de PTU cuando sólo un PTU participe en una acción mencionada en las letras b) a e) del apartado 1 del artículo 16 de la Decisión de Asociación Ultramar.
2. Los programas regionales serán ejecutados por el Ordenador Territorial o por el organismo territorial designado en la propuesta.
PARTE IV
SEGUIMIENTO, REVISIÓN, AUDITORÍA Y EVALUACIÓN
CAPÍTULO 1
Seguimiento
Artículo 16
Responsabilidad de los PTU
1. Sin perjuicio de la responsabilidad de la Comisión en la aplicación de la ayuda financiera comunitaria, los PTU serán responsables en primera instancia del control financiero de tal ayuda.
Con este fin, el ordenador territorial:
a) establecerá y aplicará sistemas de gestión y de control de forma tal que se garantice que los fondos comunitarios se están utilizando correcta y eficazmente, debiendo los oportunos controles financieros internos y externos realizarse, con arreglo a normas de auditoría internacionalmente aceptadas, por la autoridad de control financiero competente, que deberá gozar de independencia para el desempeño de esta función;
b) proporcionará a la Comisión la descripción de estos sistemas;
c) garantizará que la ayuda se gestiona de conformidad con toda la normativa comunitaria aplicable y que los fondos puestos a su disposición se utilizan de acuerdo con los principios de una sana gestión financiera;
d) certificará que las declaraciones de gastos presentadas a la Comisión son exactas y proceden de sistemas de contabilidad basados en justificantes verificables;
e) presentará a la Comisión al término de cada período de programación una declaración establecida por una persona o un servicio funcionalmente independiente de la autoridad responsable de la gestión, debiendo en esta declaración resumirse las conclusiones de los controles efectuados durante los años anteriores y pronunciarse sobre la validez de la solicitud de pago del saldo restante, así como sobre la legalidad y la regularidad de las operaciones registradas en el certificado final de gastos, pudiendo también el PTU adjuntar sus propios comentarios a este certificado si lo estima necesario;
f) colaborará con la Comisión para garantizar que los recursos del FED se utilizan con arreglo a los principios una sana gestión financiera;
g) evitará, detectará y corregirá las irregularidades, las notificará a la Comisión, con arreglo a las normas, y mantendrá a la Comisión informada del progreso de los procedimientos administrativos y legales;
h) recuperará los fondos perdidos como consecuencia de una irregularidad comprobada, aplicando, cuando proceda, intereses de demora;
i) adoptará todas las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de las disposiciones del Programa orientativo y, entre otras cosas, el cumplimiento del calendario de compromisos y pagos acordado en la programación, e
j) investigará las causas de los retrasos de ejecución y propondrá las medidas adecuadas para remediar la situación.
2. Se enviarán anualmente a la Comisión un plan de auditoría y un resumen de las conclusiones de las auditorías efectuadas.
Los informes de auditoría estarán a la disposición de la Comisión.
Artículo 17
Coordinación
1. La Comisión y los PTU, representados por el ordenador territorial, cooperarán entre sí y coordinarán los planes, métodos y ejecución de los controles con objeto de optimizar la utilidad de los mismos. Se comunicarán sin demora los resultados de los controles efectuados.
2. Al menos una vez al año se examinará y evaluará lo siguiente:
a) los resultados de los controles realizados por los PTU y la Comisión;
b) las posibles observaciones de los demás organismos o instituciones de control nacionales o comunitarios;
c) las consecuencias financieras de toda irregularidad comprobada, las medidas ya adoptadas o todavía necesarias para corregirla y, cuando proceda, las modificaciones de los sistemas de gestión y control.
3. Tras el examen y evaluación mencionados en el apartado 2, y sin perjuicio de las medidas que deben ser tomadas inmediatamente por los PTU en virtud del artículo 16, la Comisión podrá formular observaciones, en particular en lo que se refiere al impacto financiero de cualquier irregularidad detectada.
Estas observaciones se dirigirán al ordenador territorial del PTU afectado e irán acompañadas, en su caso, de la solicitud de adopción de medidas correctoras para poner remedio a las carencias constatadas en la gestión y para hacer frente a las irregularidades detectadas que no hayan sido ya corregidas.
Los PTU tendrán la oportunidad de hacer comentarios sobre estas observaciones.
Artículo 18
Comités de seguimiento
1. Un Comité de seguimiento supervisará la aplicación de cada DOCUP.
Las autoridades del PTU establecerán un Comité de seguimiento, a más tardar, tres meses después de la aprobación del DOCUP.
2. El Comité de seguimiento estará presidido por el ordenador territorial o por su representante.
Un representante de la Comisión y, cuando proceda, del Banco Europeo de Inversiones, podrá participar con carácter consultivo en los trabajos del Comité.
Estarán representados en el Comité las autoridades o entidades designados por el PTU, la Comisión, el Estado en cuestión y, en su caso, el Banco Europeo de Inversiones y/o cualquier otra institución financiera que participe en la financiación. En los casos en que las autoridades regionales o locales y las empresas privadas sean responsables de la ejecución de un proyecto y cuando estén directamente afectadas por un proyecto, también estarán representadas en dichos Comités.
3. El Comité de seguimiento elaborará su propio reglamento interno en el marco del régimen institucional, jurídico y financiero del PTU interesado, en concertación con el ordenador territorial.
4. Para las reuniones del Comité de seguimiento, el ordenador territorial presentará informes de situación con arreglo al modelo normalizado proporcionado por la Comisión. Dichos informes deberán recibirse en la Comisión 15 días laborables antes de la reunión programada.
5. Para comprobar la eficacia y calidad de la aplicación de la ayuda, el Comité de supervisión:
a) examinará periódicamente los progresos realizados para alcanzar los objetivos específicos del DOCUP;
b) examinará la revisión intermedia mencionada en el artículo 22 antes de su envío a la Comisión;
c) estudiará y aprobará los informes anuales y finales de ejecución antes de su envío a la Comisión;
d) estudiará y aprobará toda propuesta de modificación del contenido del DOCUP.
Artículo 19
Indicadores de seguimiento
El ordenador territorial y el Comité de seguimiento realizarán los controles de seguimiento refiriéndose a los indicadores especificados en el DOCUP.
En estos indicadores se tendrá en cuenta la metodología orientativa puesta a disposición por la Comisión.
Se referirán a la tipología específica de los proyectos y a sus objetivos y mostrarán:
a) los insumos, el producto, los resultados y, en la medida de lo posible, el impacto;
b) la fase de la ayuda que se ha alcanzado en términos ejecución material práctica;
c) la situación del plan de financiación.
CAPÍTULO 2
Revisión
Artículo 20
Proceso de revisión
1. La cooperación financiera será lo suficientemente flexible como para garantizar que las operaciones se ajustan permanentemente a los objetivos de la Decisión de Asociación Ultramar y toman en consideración cualquier cambio que se produzca en la situación económica, las prioridades o los objetivos del PTU correspondiente, en especial por medio del informe anual de ejecución y de la revisión intermedia o, en su caso, anual, del DOCUP a que hace referencia el apartado 5 del artículo 21.
2. En las circunstancias excepcionales mencionadas en las disposiciones relativas a la ayuda humanitaria y la ayuda de urgencia, la revisión se podrá llevar a cabo a petición de cualquiera de las Partes.
Artículo 21
Informe anual de ejecución
1. El ordenador territorial presentará informes anuales de ejecución a la Comisión dentro de un plazo de tres meses al final de cada año completo de ejecución, a partir de la adopción del DOCUP.
2. El informe anual de ejecución relativo al DOCUP consistirá en una evaluación conjunta de la ejecución del programa y tendrá en cuenta los resultados de las actividades pertinentes de seguimiento y evaluación.
3. Este informe se elaborará a nivel local y lo completarán conjuntamente el ordenador territorial, el Comité de seguimiento y, si procede, el Jefe de la Delegación en cuestión, dentro de un plazo de 60 días.
4. En particular, contendrá una evaluación de:
a) los resultados conseguidos en el sector o sectores de concentración de la ayuda medidos en relación con los objetivos fijados, los indicadores de impacto y los compromisos de política sectorial;
b) los proyectos y programas no incluidos en el sector o sectores de concentración ni en el marco de los programas plurianuales;
c) la utilización de los recursos destinados a los agentes no estatales;
d) la ejecución efectiva de las operaciones en curso y la medida en la que se ha respetado el calendario de compromisos y pagos, y
e) cualquier posible prórroga de la programación para los años venideros.
5. En su caso, se llevará a cabo una revisión anual sobre la base del informe con ocasión de una reunión de asociación, según lo dispuesto en el artículo 7 de la Decisión de Asociación Ultramar.
Artículo 22
Revisión intermedia
1. Se organizará una revisión intermedia para examinar los resultados iniciales del DOCUP, su pertinencia y hasta qué punto se han logrado los objetivos previstos.
Se evaluará asimismo la utilización de los recursos financieros y el funcionamiento del seguimiento y de la ejecución.
2. La revisión intermedia se realizará bajo la responsabilidad de la Comisión, en cooperación con el ordenador territorial y el Estado miembro implicado.
Normalmente, la realizará un evaluador independiente, entre 24 y 36 meses después de la entrada en vigor del presente Reglamento, debiendo ser presentada al Comité de seguimiento y posteriormente enviada a la Comisión. Podrá establecerse un plazo distinto en el DOCUP, en particular en cuanto a los indicadores adoptados cuando se trate de apoyo presupuestario.
3. La Comisión examinará la importancia y calidad de la revisión basándose en los criterios definidos en el DOCUP, incluso por lo que se refiere a la asignación financiera del FED.
CAPÍTULO 3
Auditorías
Artículo 23
Auditorías
1. Sin perjuicio de los controles llevados a cabo por los países beneficiarios, la Comisión y Tribunal de Cuentas podrán, mediante su propio personal o representantes debidamente autorizados, realizar auditorías técnicas o financieras in situ, incluidos los controles por muestreo y auditorías finales de las operaciones financiadas por el FED y de los sistemas de gestión y de control, con un preaviso mínimo de un día.
La Comisión informará de ello al PTU de que se trate, para obtener toda la ayuda necesaria. En estos controles podrán participar funcionarios o agentes del PTU implicado. La Comisión podrá pedir al PTU en cuestión que efectúe un control in situ para comprobar la regularidad de una o más operaciones. En estos controles podrán participar funcionarios o agentes de la Comisión.
2. Los países beneficiarios asistirán a los servicios de la Comisión y del Tribunal de Cuentas en la realización de auditorías relativas a la utilización de recursos del FED.
Artículo 24
Pistas de auditoría
1. Los sistemas de gestión y control de los PTU deberán proporcionar suficiente fiscalización para seguir la pista en las auditorías, de conformidad con las condiciones establecidas en cada convenio de financiación.
2. Existirá suficiente fiscalización o pistas de auditoría cuando:
a) los registros contables que mantengan las instancias de gestión apropiadas proporcionen información detallada de los gastos realmente incurridos en las operaciones financiadas por el FED, debiendo dichos registros indicar la fecha de su creación, el importe de cada partida de gastos, la naturaleza de los justificantes y la fecha y el método de pago, adjuntándose asimismo las pruebas documentales necesarias (facturas, etc.);
b) el pliego de condiciones y el plan de financiación de la operación, los informes de situación y los documentos relativos a la autorización de la ayuda y a los procedimientos de licitación y concesión de contratos, así como los informes de las inspecciones realizadas de los bienes y servicios financiados, sean también conservados en las instancias de gestión apropiadas;
c) en el caso de envío informatizado de datos contables, todas las autoridades u órganos interesados deberán obtener de los niveles inferiores información suficiente que les permita justificar sus registros contables y los importes notificados a los niveles superiores, de modo que se garantice una pista de auditoría suficiente desde los importes totales notificados a la Comisión hasta las partidas de gastos y los justificantes a nivel de los beneficiarios finales y de los órganos y empresas que realicen las operaciones.
3. El ordenador territorial adoptará las medidas necesarias para la aplicación del presente artículo.
CAPÍTULO 4
Evaluación
Artículo 25
Evaluación
1. La evaluación del DOCUP incluirá la utilización de recursos, la eficacia de la ayuda y su impacto, y formulará conclusiones y recomendaciones, utilizando principalmente los resultados de las evaluaciones ya disponibles.
Se centrará en los factores que hayan contribuido al éxito o al fracaso de la actuación, así como en los logros y resultados, incluida su durabilidad.
2. Las evaluaciones del DOCUP serán la responsabilidad de la Comisión, en coordinación con el Comité de seguimiento.
3. El programa de evaluación deberá resumirse en el DOCUP.
Las evaluaciones deberán, en particular:
a) proporcionar evaluaciones periódicas e independientes de las operaciones y actividades con cargo al Fondo, comparando los resultados y objetivos previstos con los logros reales, y así
b) permitir que los PTU, los Estados miembros y la Comisión se beneficien de las enseñanzas derivadas de la experiencia anterior para la concepción y ejecución de políticas y operaciones futuras.
4. Los resultados de las evaluaciones se harán públicos.
Artículo 26
Procedimientos de evaluación
Sin perjuicio de las evaluaciones realizadas por el PTU o la Comisión, las evaluaciones de programas, proyectos u otras actividades que pongan en práctica el DOCUP podrán ser realizados conjuntamente por el PTU y la Comisión, en cooperación con el Estado miembro afectado.
PARTE V
MODIFICACIONES DE CARÁCTER FINANCIERO
Artículo 27
Modificación de las asignaciones con cargo al FED
Sobre la base de los resultados del seguimiento, las auditorías y las evaluaciones y teniendo en cuenta las observaciones del Comité de seguimiento, la Comisión podrá ajustar los montantes y condiciones del DOCUP inicial a iniciativa propia o basándose en una propuesta del PTU implicado, a la luz de las necesidades existentes y del funcionamiento del PTU.
Tal modificación se producirá normalmente con motivo de la revisión intermedia, con arreglo al procedimiento establecido en el artículo 24 de la Decisión de Asociación Ultramar, entre 24 y 36 meses después de la entrada en vigor del presente Reglamento, o, de existir irregularidades, en el plazo más breve posible.
Artículo 28
Suspensión de pagos
1. La Comisión suspenderá los pagos y, declarando su motivación, pedirá a los PTU que presenten sus observaciones y, en su caso, realicen las correcciones oportunas, dentro de un plazo de tiempo determinado, si, tras completar las controles necesarios, concluye que:
a) un PTU no han cumplido con sus obligaciones, o
b) la totalidad o parte del DOCUP no justifica parte o toda la contribución del FED, o
c) existen deficiencias significativas en los sistemas de gestión o de control que puedan conducir a irregularidades sistemáticas.
2. El plazo en el que el PTU implicado podrá responder a una petición de presentar sus observaciones y, en su caso, realizar correcciones, será de dos meses, excepto en casos debidamente justificados en que un plazo más largo podrá ser acordado por la Comisión.
3. Si el PTU opone objeciones a las observaciones formuladas por la Comisión, el PTU y el Estado miembro implicado serán invitados por la Comisión a una reunión de asociación en la que todas las partes intentarán alcanzar un acuerdo sobre las observaciones y las conclusiones que deben derivarse de ellas.
Siempre que un PTU oponga objeciones a las observaciones hechas por la Comisión y se celebre una reunión de asociación ad hoc, el plazo de tres meses mencionado en el apartado 5 para que la Comisión adopte una decisión se contará a partir de la fecha de la reunión de asociación.
4. Cuando la Comisión proponga correcciones financieras, se ofrecerá al PTU la oportunidad de demostrar, mediante un examen de los expedientes en cuestión, que la amplitud real de la irregularidad era inferior a la estimada por la Comisión.
Salvo en casos debidamente justificados, el plazo otorgado para dicho examen no podrá ser superior a otros dos meses después del período de dos meses mencionado en el apartado 1.
La Comisión tomará en consideración cualquier prueba presentada por el PTU dentro de los plazos fijados.
5. Al final del período establecido en el apartado 2, la Comisión, caso de no haberse llegado a ningún acuerdo y de que el PTU no haya realizado las correcciones, tendrá en cuenta toda observación formulada por el PTU y por los Estados miembros y decidirá en el plazo de tres meses:
a) reducir los pagos, o
b) hacer las correcciones financieras requeridas cancelando la totalidad o parte de la asignación del FED.
6. Sin perjuicio de lo dispuesto en los apartados 1 a 5, la Comisión, tras haber procedido a la oportuna comprobación, podrá suspender la totalidad o parte de un pago intermedio si constata que el gasto en cuestión está relacionado con una irregularidad grave que no ha sido corregida y que es necesaria una actuación inmediata.
La Comisión informará de la actuación y de su motivación al PTU. Si tras cinco meses subsisten las razones que dieron lugar a la suspensión o el PTU afectado no ha notificado a la Comisión las medidas adoptadas para corregir las irregularidades graves, se aplicarán las disposiciones del artículo 30.
Artículo 29
Restituciones y reembolsos
1. Todo reembolso debido a la Comisión deberá hacerse efectivo, a más tardar, en la fecha de vencimiento indicada en la orden de reembolso emitida con arreglo al artículo 45 del Reglamento financiero FED. Dicha fecha de vencimiento será el último día del segundo mes siguiente al de la emisión de la orden de reembolso.
2. Todo retraso en la devolución dará lugar al pago de intereses de demora, que comenzarán a devengar a partir de la fecha de vencimiento indicada en el apartado 1 y finalizarán en la fecha de pago efectivo. El tipo de dichos intereses se situará un punto y medio por encima del tipo aplicado por el Banco Central Europeo en sus operaciones principales de refinanciación al primer día hábil del mes al que corresponda la fecha de vencimiento.
3. El ordenador territorial mantendrá la contabilidad de los importes restituibles de los pagos de la ayuda comunitaria que ya se hayan realizado, y garantizará que los importes se restituyan sin retrasos injustificados.
El beneficiario reembolsará todo importe que deba restituirse, junto con los intereses adeudados en concepto de demora, deduciendo los importes en cuestión de su próxima declaración de gastos y solicitud de pago a la Comisión, o, si este montante no fuera suficiente, reembolsando a la Comunidad el montante adeudado.
El ordenador territorial enviará anualmente a la Comisión una declaración de las cantidades pendientes de restituir hasta la fecha, clasificadas según el año en que se iniciaron los procedimientos de restitución.
PARTE VI
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 30
Información y publicidad
1. Los PTU garantizarán que se da una publicidad adecuada a los programas del FED con objeto de:
a) dar a conocer al público en general el papel desempeñado por la Comunidad en relación con esos programas;
b) dar a conocer a los beneficiarios potenciales y a las organizaciones profesionales las posibilidades que ofrecen.
2. Los países beneficiarios se asegurarán, en particular, de que se erigen paneles fácilmente visibles indicando materialmente los proyectos financiados por la Comunidad, con el logotipo de la Comunidad, y de que los representantes de las instituciones comunitarias participan debidamente en las actividades públicas más importantes relacionadas con programas financiados con cargo al FED.
Artículo 31
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el día de su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 20 de diciembre de 2002.