Rozhodnutí Komise
ze dne 18. prosince 2001,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Rady 2000/596/ES, pokud jde o řídící a kontrolní systémy a o postupy pro provádění finančních oprav v rámci akcí spolufinancovaných z Evropského fondu pro uprchlíky
(oznámeno pod číslem K(2001) 4372)
(2002/307/ES)
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na rozhodnutí Rady 2000/596/ES ze dne 28. září 2000 o zřízení Evropského fondu pro uprchlíky [1], a zejména na článek 24 uvedeného rozhodnutí,
po konzultaci s výborem zřízeným čl. 21 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES,
vzhledem k těmto důvodům:
(1) Aby členské státy zajistily řádné finanční řízení pomoci poskytované z Evropského fondu pro uprchlíky (dále jen "fond"), musí stanovit obecné zásady organizace úkolů orgánu příslušného pro provádění spolufinancovaných akcí.
(2) Aby členské státy zajistily využití finančních prostředků Společenství v souladu se zásadami řádného finančního řízení, musí zavést řídící a kontrolní systémy, které zajistí dostatečný revizní záznam, a poskytovat Komisi veškerou pomoc, kterou bude potřebovat k provádění kontrol, zvláště namátkových kontrol.
(3) Aby se zajistilo účinné a řádné využívání finančních prostředků Společenství, je třeba stanovit jednotná kritéria pro kontroly prováděné členskými státy podle článku 18 rozhodnutí 2000/596/ES.
(4) Aby se zajistilo jednotné zacházení s prohlášeními o výdajích, pro které je požadována pomoc z fondu podle čl. 17 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES, je třeba vypracovat vzorové prohlášení o výdajích.
(5) Aby bylo umožněno vracení neoprávněně vyplacených částek podle čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES, je zapotřebí, aby členské státy informovaly Komisi o zjištěných nesrovnalostech a o průběhu správního nebo soudního řízení.
(6) Podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES musí členské státy provádět požadované finanční opravy v návaznosti na individuální nebo systémové nesrovnalosti formou úplného nebo částečného zrušení účasti Společenství. Aby bylo zajištěno jednotné provádění tohoto ustanovení v celém Společenství, je nutné stanovit pravidla pro určení oprav, které mají být provedeny, a stanovení povinnosti informovat Komisi.
(7) Pokud členský stát nesplní své povinnosti podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES nebo podle článku 18, může Komise sama provést opravy podle čl. 18 odst. 4 téhož rozhodnutí. Kdykoli je to možné a proveditelné, musí být částka opravy hodnocena na základě jednotlivých spisů a musí být rovna částce výdajů nesprávně vyúčtovaných fondu v souladu se zásadou proporcionality. Pokud není možné nebo proveditelné přesně vyčíslit finanční dopad nesrovnalosti nebo pokud by bylo zrušení všech dotyčných výdajů nepřiměřené, Komise by měla určit své opravy extrapolací nebo paušální sazbou podle rozsahu a finančního dopadu nesrovnalosti, které členský stát nezabránil nebo kterou nezjistil či neopravil.
(8) Měla by být stanovena určitá prováděcí pravidla pro finanční opravy stanovené v čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES a tatáž pravidla by měla být použitelná v případech uvedených v čl. 18 odst. 4 písm. b) téhož rozhodnutí.
(9) Musí být stanoveny úroky z prodlení, které je třeba vrátit spolu s neoprávněně přijatou částkou Komisi podle čl. 19 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES.
(10) Toto rozhodnutí se použije, aniž jsou dotčena ustanovení o navrácení státní podpory podle článku 14 nařízení Rady (ES) č. 659/1999 ze dne 22. března 1999, kterým se stanoví prováděcí pravidla k článku 93 Smlouvy o ES [2].
(11) Toto rozhodnutí se použije, aniž je dotčeno nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným porušením předpisů [3],
ROZHODLA TAKTO:
KAPITOLA I
OBLAST PŮSOBNOSTI A DEFINICE
Článek 1
Toto rozhodnutí stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Rady 2000/596/ES, pokud jde o řídící a kontrolní systémy pro financování poskytované z Evropského fondu pro uprchlíky (dále jen "fond") a spravované členskými státy, a postup pro provádění finančních oprav použitelných na toto financování.
Článek 2
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
a) "příslušným orgánem": orgán určený členským státem podle článku 7 rozhodnutí 2000/596/ES;
b) "zprostředkujícím subjektem": každý orgán veřejné správy nebo nevládní organizace, na který příslušný orgán přenese působnost k provádění podle článku 7 rozhodnutí 2000/596/ES.
KAPITOLA II
ŘÍDÍCÍ A KONTROLNÍ SYSTÉMY
Článek 3
1. Při provádění čl. 18 odst. 1 písm. c) rozhodnutí 2000/596/ES udělí členské státy pokyny orgánu a zprostředkujícímu subjektu, na které byla přenesena působnost.
Aniž je dotčen čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES, týkají se pokyny organizace řídících a kontrolních systémů nezbytných k zajištění přesnosti, zákonnosti a způsobilosti žádostí o financování Společenstvím a odvolávají se na obecně uznávaná pravidla řádné správní praxe stanovená v příloze I.
2. Jsou-li všechny úkoly příslušného orgánu nebo některé z nich jsou přeneseny na zprostředkující subjekt, stanoví pokyny uvedené v odstavci 1 prováděcí pravidla pro:
a) jasné vymezení a rozdělení úkolů, zejména pokud jde o řízení, platby a kontroly a ověřování souladu s
i) podmínkami stanovenými v rozhodnutích Komise, kterými se schvalují žádosti o spolufinancování uvedené v článku 8 rozhodnutí 2000/596/ES;
ii) pravidly pro způsobilost výdajů stanovenými v příloze 1 rozhodnutí Komise 2001/275/ES [4] a
iii) politikami a akcemi Společenství, zvláště těmi, které se týkají pravidel hospodářské soutěže, veřejných zakázek, ochrany a zlepšování životního prostředí, odstraňování nerovností a podpory rovnosti mužů a žen;
b) zavádění účinných systémů, které zajistí uspokojivý výkon pravomocí zprostředkujících subjektů, a
c) poskytování informací příslušnému orgánu o účinném plnění jejich úkolů a popisu použitých prostředků.
3. Podle čl. 18 odst. 1 písm. b) rozhodnutí 2000/596/ES sdělí členské státy nejpozději do dvou měsíců od nabytí účinku tohoto rozhodnutí Komisi kromě informací obsažených v první žádosti o spolufinancování popis řídících a kontrolních systémů, které zavedly, a všech plánovaných zlepšení, se zvláštním přihlédnutím k obecně uznávaným pravidlům řádné správní praxe stanoveným v příloze I.
Tento popis musí zahrnovat následující údaje o každém příslušném orgánu:
a) úkoly orgánu, jež mu byly přiděleny;
b) rozdělení těchto úkolů v rámci příslušného orgánu nebo zprostředkujícího subjektu takovým způsobem, aby byly od sebe dostatečně odděleny řídící, platební a kontrolní úkoly, s cílem zajistit řádné finanční řízení;
c) údaje o všech případných zprostředkujících subjektech;
d) postupy pro příjem, ověřování a potvrzování žádostí o platby a schvalování a platbu výdajů a jejich zaúčtování;
e) předpisy upravující vnitřní účetní kontroly nebo obdobné postupy.
4. Komise posoudí ve spolupráci s členskými státy řídící a kontrolní systémy a poukáže na případné nedostatky týkající se průhlednosti kontrol činnosti fondu a plnění povinností Komise podle článku 274 Smlouvy o ES.
Článek 4
1. Řídící a kontrolní systémy členských států zajistí dostatečný revizní záznam.
2. Revizní záznam se považuje za dostatečný, pokud umožňuje:
a) srovnání souhrnných účtů předkládaných Komisi s jednotlivými záznamy o výdajích a podklady uchovávanými na různých správních úrovních a konečnými příjemci včetně subjektů nebo podniků provádějících projekty a
b) ověření rozdělení a převodů dostupných finančních prostředků Společenství a vnitrostátních finančních prostředků.
Orientační popis požadavků na údaje týkající se dostatečného revizního záznamu je uveden v příloze II.
3. Příslušný orgán zavede postupy, kterými se zajistí vedení záznamu o místě uložení všech dokladů týkajících se jednotlivých plateb uskutečněných v rámci dotčeného vnitrostátního prováděcího programu a možnost předložení dokladů k nahlédnutí na vyžádání:
a) pracovníků orgánu příslušného pro zpracování žádostí o platbu;
b) vnitrostátních kontrolních orgánů, které provádějí kontroly požadované podle čl. 5 odst. 1 tohoto rozhodnutí;
c) odboru nebo útvaru příslušného orgánu pověřeného potvrzováním žádostí o prozatímní a konečnou platbu podle článku 17 rozhodnutí 2000/596/ES a
d) úředníků a zmocněných zástupců Komise a Evropského účetního dvora.
Úředníci a zástupci odpovědní za kontrolu nebo zmocnění k tomuto účelu mohou požadovat kopie dokladů uvedené v tomto odstavci.
4. Po dobu pěti let ode dne, kdy Komise vyplatí konečný zůstatek na jakýkoli projekt, uchovávají příslušné orgány pro potřeby Komise na obecně přijímaných nosičích dat veškeré podklady, tj. originály nebo ověřené kopie, které se týkají výdajů a kontrol dotyčného projektu. Tato doba se přerušuje v případě soudního řízení nebo na základě řádně odůvodněné žádosti Komise.
Článek 5
1. Členské státy organizují vhodné namátkové kontroly projektů, které mají za cíl zejména:
a) prověřit řádné fungování stávajících řídících a kontrolních systémů;
b) selektivně prověřit, na základě analýzy rizik, prohlášení o výdajích učiněná na různých dotčených úrovních.
2. Kontroly se týkají nejméně 20 % celkových způsobilých výdajů na každý vnitrostátní prováděcí program a reprezentativní vzorek schválených projektů s přihlédnutím k požadavkům odstavce 3. Členské státy zajistí vhodné oddělení kontrol od prováděcích nebo platebních postupů týkajících se projektů.
3. Vybrané projekty jsou identifikovány, je popsána metoda výběru vzorků a vypracována zpráva o výsledcích všech inspekcí a opatřeních přijatých ohledně zjištěných odchylek nebo nesrovnalostí.
4. Vzorek projektů vybraných ke kontrole
a) zahrnuje vhodnou kombinaci projektů odlišného druhu a rozsahu;
b) přihlíží ke všem rizikovým faktorům, které byly zjištěny při vnitrostátních kontrolách nebo kontrolách Společenství;
c) zohledňuje soustředění projektů u určitých příjemců grantů, aby hlavní příjemci podléhali alespoň jedné kontrole před uzavřením každého jednotlivého vnitrostátního prováděcího programu.
Článek 6
Při provádění kontrol členské státy prověřují:
a) účinné používání řídících a kontrolních systémů;
b) u přiměřeného počtu účetních záznamů, zda tyto záznamy odpovídají podkladům, které uchovávají zprostředkující subjekty, na které příslušný orgán přenesl určité povinnosti spojené s prováděním, příjemci grantů a případně jiné subjekty nebo podniky zapojené do provádění projektu;
c) zda je revizní záznam dostatečný;
d) zda povaha a datum položek výdajů odpovídají požadavkům Společenství, požadavkům stanoveným v rámci vnitrostátního výběrového řízení, smluvním podmínkám nebo podmínkám aktu, kterým se poskytuje podpora, a skutečně provedeným pracím;
e) zda použití nebo zamýšlené použití projektu je v souladu s cíli stanovenými ve vnitrostátním prováděcím programu uvedeném v článku 8 rozhodnutí 2000/596/ES;
f) zda finanční podpora Společenství nepřekračuje hranice stanovené v článku 13 rozhodnutí 2000/596/ES nebo v jiných použitelných předpisech Společenství a zda jsou vypláceny příjemcům bez jakéhokoliv krácení nebo zpoždění;
g) zda bylo skutečně poskytnuto vhodné vnitrostátní spolufinancování a
h) zda spolufinancované projekty byly prováděny v souladu s požadavky článku 4 a čl. 9 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES.
Článek 7
Kontroly zjišťují, zda mají jakékoli zjištěné obtíže systémový ráz a představují tudíž riziko pro další projekty prováděné stejným příjemcem grantu nebo spravované stejným řídícím orgánem. Kontroly rovněž určují příčiny takových situací, případná další šetření, která mohou být potřebná, a nápravná a preventivní opatření.
Článek 8
Členské státy ve zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES každoročně informují Komisi o tom, jak v předchozím roce uplatňovaly články 5, 6 a 7 tohoto rozhodnutí, přičemž v případě potřeby doplní nebo aktualizují popis uvedený v čl. 4 odst. 2.
Článek 9
V případě forem pomoci, kterých se účastní více než jeden členský stát nebo jejíž příjemci jsou usazeni ve více než jednom členském státě, dotyčné členské státy a Komise se dohodnou na správní pomoci nezbytné pro zajištění řádné kontroly.
KAPITOLA III
PROHLÁŠENÍ O VÝDAJÍCH
Článek 10
1. Prohlášení o výdajích potvrzuje podle vzoru uvedeného v příloze IV osoba nebo útvar v rámci platebního subjektu, jehož činnost je nezávislá na všech útvarech, které schvalují žádosti.
2. Příslušný orgán pro všechny výdaje, které oznámí Komisi, poskytne ujištění o tom, že vnitrostátní prováděcí programy jsou řízeny v souladu se všemi platnými předpisy Společenství a že finanční prostředky jsou používány v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Toto ujištění potvrzuje, že žádost o spolufinancování zahrnuje pouze výdaje,
a) které skutečně vynaložili příjemci grantů stanovení v čl. 2 písm. d) rozhodnutí 2001/275/ES v době způsobilosti programu, jak je stanovena v rozhodnutích, kterými se schvalují žádosti o spolufinancování, a
b) které se vztahují k projektům, jež byly vybrány ke spolufinancování dotyčným vnitrostátním prováděcím programem podle stanovených výběrových kritérií a postupů a jež po celou dobu, kdy výdaje vznikaly, splňovaly pravidla Společenství.
3. Po skončení programu předloží členský stát do šesti měsíců závěrečné prohlášení uvedené v příloze IV. Pokud tak členský stát neučiní, Komise automaticky uzavře program a stáhne související rozpočtové položky.
4. Dříve než příslušný orgán předloží žádost Komisi, prověří přiměřenost provedených kontrol. Provedená práce je podrobně popsána v závěrečné zprávě uvedené v čl. 20 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES. Kontroly se týkají materiálních hledisek a účinnosti projektů, jakož i jejich finančních a účetních hledisek.
KAPITOLA IV
FINANČNÍ OPRAVY PROVÁDĚNÉ ČLENSKÝMI STÁTY
Článek 11
1. Šetření podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/296/ES se v případě systémových nesrovnalostí vztahuje na všechny akce, které mohou být dotčeny.
2. Při rušení celého příspěvku Společenství nebo jeho části berou členské státy v úvahu povahu a závažnost nesrovnalostí a finanční ztrátu fondu.
3. Členské státy informují Komisi v příloze ke zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES o všech řízeních o zrušení pomoci zahájených v průběhu předcházejícího roku.
Článek 12
1. V případě, že musí být po zrušení příspěvku Společenství podle čl. 18 odst. 1 písm. g) rozhodnutí 2000/596/ES částky vráceny, zahájí příslušný útvar nebo subjekt postup vracení a informuje o tom příslušný orgán. Informace o vracení se předají Komisi a vedou se účty v souladu s článkem 13 tohoto rozhodnutí.
2. Členské státy ve zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES informují Komisi o tom, jak rozhodly, nebo navrhnou nové použití zrušených finančních prostředků.
Článek 13
Příslušný orgán vede záznamy o splatných částkách z již provedených plateb pomoci Společenství a zajistí, aby byly částky bez prodlení vráceny. Po vrácení příslušný orgán sníží své další prohlášení o výdajích určené Komisi o částku rovnající se vrácenému obnosu nebo, pokud tato částka nestačí, uhradí částku Společenství. Splatné částky se úročí ode dne jejich splatnosti úrokovou sazbou stanovenou v článku 94 nařízení Komise (Euratom, ESUO, ES) č. 3418/93 ze dne 9. prosince 1993, kterým se stanoví prováděcí pravidla k některým ustanovením finančního nařízení [5] ze dne 21. prosince 1977, naposledy pozměněného nařízením (ES) č. 1687/2001 [6], k prvnímu pracovnímu dni v měsíci, ve kterém je dluh splatný.
Současně s předložením zprávy uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES předají členské státy Komisi seznam zjištěných nesrovnalostí, v němž uvedou částky, které byly nebo mají být vráceny, popřípadě všechna správní nebo soudní řízení zahájená za účelem vrácení neoprávněně vyplacených částek.
KAPITOLA V
FINANČNÍ OPRAVY PROVÁDĚNÉ KOMISÍ
Článek 14
1. Výše finančních oprav prováděných Komisí podle čl. 18 odst. 4 písm. b) rozhodnutí 2000/596/ES u jednotlivých nebo systémových nesrovnalostí se oceňuje, pokud je to možné a proveditelné, na základě jednotlivých spisů a rovná se částce výdajů nesprávně uplatněných u fondu, při dodržení zásady proporcionality.
2. Pokud není možné nebo proveditelné přesně vyčíslit částku neoprávněných výdajů nebo pokud by zrušení všech dotčených výdajů bylo nepřiměřené, založí Komise své finanční opravy na:
a) extrapolaci, pro kterou použije reprezentativní vzorek transakcí podobné povahy nebo
b) paušální sazbě, a v takovém případě vyhodnotí závažnost porušení pravidel a rozsah a finanční důsledky zjištěné nesrovnalosti.
3. Pokud Komise založí své stanovisko na skutečnostech zjištěných auditory nepříslušejícími k útvarům Komise, vyvodí své vlastní závěry ohledně finančních důsledků po posouzení opatření přijatých dotyčným členským státem podle čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES.
4. Lhůta, ve které může dotyčný členský stát odpovědět na žádost podle čl. 18 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES, činí dva měsíce. V řádně odůvodněných případech může Komise schválit delší lhůtu.
5. Pokud Komise navrhuje finanční opravy stanovené na základě extrapolace nebo paušální sazby, dostane členský stát příležitost prokázat na základě přezkoumání daného spisu, že skutečný rozsah nesrovnalostí byl menší, než vyhodnotila Komise. Po dohodě s Komisí může členský stát omezit rozsah tohoto přezkumu na vhodnou poměrnou část nebo vzorek daného spisu. S výjimkou řádně odůvodněných případů nesmí doba povolená pro takové přezkoumání překročit další dva měsíce od uplynutí lhůty dvou měsíců uvedené v odstavci 4. Komise přihlíží ke všem důkazům, které členský stát ve stanovených lhůtách předloží.
6. Pokud Komise pozastaví platby podle čl. 19 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES nebo pokud po uplynutí lhůty uvedené v odstavci 4 trvají důvody pro pozastavení nebo dotyčný členský stát nesdělil Komisi opatření přijatá k nápravě nesrovnalostí, použije se čl. 18 odst. 4 rozhodnutí 2000/596/ES.
7. Pokyny k zásadám, kritériím a orientačním sazbám, které mají útvary Komise používat při určování paušálních oprav, jsou stanoveny v příloze III tohoto rozhodnutí.
Článek 15
1. Každá částka, která má být vrácena Komisi podle čl. 19 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES, musí být uhrazena přede dnem splatnosti uvedeným v inkasním příkazu vydaném v souladu s článkem 28 finančního nařízení ze dne 21. prosince 1977 [7]. Tímto dnem splatnosti je poslední den druhého měsíce následujícího po dni vydání příkazu.
2. Každým prodlením při navrácení částky vzniká nárok na úrok z prodlení, který se začíná počítat ode dne splatnosti uvedeného v odstavci 1 a končí dnem skutečného navrácení. Platná úroková sazba je sazba uvedená v článku 13 tohoto rozhodnutí.
3. Finanční opravou na základě čl. 19 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES není dotčena povinnost členského státu požadovat zpět částky podle čl. 18 odst. 1 písm. g) rozhodnutí 2000/596/ES a čl. 12 odst. 1 tohoto rozhodnutí a požadovat zpět státní podporu podle článku 14 nařízení (ES) č. 659/1999.
KAPITOLA VI
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 16
Žádné ustanovení tohoto rozhodnutí nebrání členským státům používat přísnější vnitrostátní právní pravidla, než která jsou v něm předepsána.
Článek 17
Toto rozhodnutí je určeno členským státům.
V Bruselu dne 18. prosince 2001.
Decisión de la Comisión
de 18 de diciembre de 2001
por la que se establecen disposiciones de ejecución de la Decisión 2000/596/CE del Consejo por lo que se refiere a los sistemas de gestión y control así como a los procedimientos de aplicación de las correcciones financieras en el marco de las acciones cofinanciadas por el Fondo Europeo para los Refugiados
[notificada con el número C(2001) 4372]
(2002/307/CE)
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,
Vista la Decisión 2000/596/CE del Consejo, de 28 de septiembre de 2000, por la que se crea el Fondo Europeo para los Refugiados(1), y, en particular, su artículo 24,
Previa consulta al Comité creado por el apartado 1 del artículo 21 de la Decisión 2000/596/CE,
Considerando lo siguiente:
(1) Con el fin de garantizar una buena gestión financiera de las ayudas concedidas con cargo al Fondo Europeo para los Refugiados (en lo sucesivo, "el Fondo"), es necesario que los Estados miembros establezcan directrices referentes a la organización de las tareas de la autoridad responsable de la ejecución de las acciones cofinanciadas.
(2) Para garantizar una utilización de los fondos comunitarios conforme a los principios de buena gestión financiera, es necesario que los Estados miembros pongan en marcha unos sistemas de gestión y control que garanticen una pista de auditoría suficiente y proporcionen a la Comisión toda la ayuda necesaria para la realización de los controles, incluso los realizados por sondeo.
(3) Con el fin de garantizar una utilización eficaz y adecuada de los fondos comunitarios, conviene establecer criterios uniformes para el control efectuado por los Estados miembros de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE.
(4) Con el fin de garantizar un tratamiento uniforme de las declaraciones de gastos para los que se solicita la participación del Fondo, de conformidad con el apartado 2 del artículo 17 de la Decisión 2000/596/CE, conviene definir un modelo normalizado de declaración de gastos.
(5) Para poder recuperar las sumas indebidamente pagadas, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE, es necesario prever que los Estados miembros comuniquen a la Comisión los casos de irregularidades detectados y las indicaciones relativas al desarrollo de los procedimientos administrativos o judiciales.
(6) De conformidad con el apartado 1 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE los Estados miembros procederán a las correcciones financieras exigidas en relación con la irregularidad individual o sistémica mediante una supresión total o parcial de la participación comunitaria. Para garantizar una aplicación uniforme de esta disposición en toda la Comunidad, es necesario definir normas por las que se determinen las correcciones que deben efectuarse y prever que se informe a la Comisión.
(7) Si un Estado miembro no satisface las obligaciones que le incumben de conformidad con el apartado 1 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE o las que le incumben de conformidad con el artículo 18, la propia Comisión puede aplicar correcciones financieras en virtud del apartado 4 del artículo 18 de dicha Decisión. Siempre que sea posible o factible, conviene que el importe de tales correcciones se evalúe basándose en casos concretos y sea equivalente al importe del gasto irregular que se haya imputado incorrectamente al Fondo, teniendo en cuenta el principio de proporcionalidad. Siempre que una cualificación precisa de las consecuencias financieras de la irregularidad no sea posible o factible, o sea desproporcionado suprimir el gasto en cuestión en su totalidad, conviene que la Comisión funde sus correcciones en una extrapolación o las fije por el método del tanto alzado respecto de la amplitud y las consecuencias financieras de la irregularidad que el Estado miembro hubiere omitido prevenir, detectar o corregir.
(8) Es necesario precisar determinadas modalidades de ejecución de las correcciones financieras previstas en el apartado 1 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE y prever la aplicación de dichas modalidades en los casos contemplados en la letra b) del apartado 4 del artículo 18 de la mencionada Decisión.
(9) Conviene fijar los tipos de los intereses de mora debidos por toda cantidad que haya sido indebidamente pagada y deba ser devuelta a la Comisión, de conformidad con el apartado 3 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE.
(10) La presente Decisión deberá aplicarse sin perjuicio de las disposiciones relativas a la recuperación de las ayudas estatales en virtud del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 659/1999 del Consejo, de 22 de marzo de 1999, por el que se establecen disposiciones de aplicación del artículo 93 del Tratado CE(2).
(11) La presente Decisión deberá aplicarse sin perjuicio de las disposiciones del Reglamento (Euratom, CE) n° 2185/96 del Consejo, de 11 de noviembre de 1996, relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades(3).
HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:
CAPÍTULO I
ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DEFINICIONES
Artículo 1
La presente Decisión establece las disposiciones de aplicación de la Decisión 2000/596/CE por lo que se refiere a los sistemas de gestión y control de las ayudas concedidas con cargo al Fondo Europeo para los Refugiados, en lo sucesivo "el Fondo", y administradas por los Estados miembros, así como al procedimiento de ejecución de las correcciones financieras aplicables a la mencionada ayuda.
Artículo 2
A los efectos de la presente Decisión, se entenderá por:
a) "autoridad responsable": cualquier autoridad designada por un Estado miembro de conformidad con el artículo 7 de la Decisión 2000/596/CE;
b) "organismo intermediario": cualquier administración pública u organización no gubernamental en la que la autoridad responsable delegue las responsabilidades de aplicación de conformidad con el artículo 7 de la Decisión 2000/596/CE.
CAPÍTULO II
SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL
Artículo 3
1. En aplicación de lo dispuesto en la letra c) del apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE, los Estados miembros enviarán directrices a la autoridad responsable y a los organismos intermediarios en los que se deleguen las responsabilidades de aplicación.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE, las directrices abarcarán la organización de los sistemas de gestión y control necesarios para garantizar la pertinencia, la regularidad y la admisibilidad de las solicitudes de ayuda comunitaria y se referirán a las normas de buenas prácticas administrativas descritas en el anexo I.
2. Cuando todas las tareas de la autoridad responsable, o algunas de las mismas, se deleguen a organismos intermediarios, las directrices previstas en el apartado 1 precisarán las disposiciones relativas a:
a) la clara definición y distribución de las tareas, en particular, por lo que se refiere a la gestión, el pago, el control y la verificación de la conformidad con:
i) las condiciones establecidas en las Decisiones de la Comisión por las que se aprueban las solicitudes de cofinanciación contempladas en el artículo 8 de la Decisión n° 2000/596/CE,
ii) las normas de admisibilidad de los gastos incluidas en el anexo I de la Decisión 2001/275/CE de la Comisión(4), y
iii) las políticas y acciones comunitarias, incluidas las relativas a las normas de competencia, adjudicación de contratos públicos, protección y mejora del medio ambiente, supresión de desigualdades y promoción de la igualdad entre hombres y mujeres;
b) el establecimiento de sistemas eficaces que garanticen que los organismos intermediarios ejercen sus competencias satisfactoriamente, y
c) la comunicación de informaciones a la autoridad responsable sobre el ejercicio efectivo de sus tareas y la descripción de los medios utilizados.
3. De conformidad con lo dispuesto en la letra b) del apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE, los Estados miembros comunicarán a la Comisión, como muy tarde, en los dos meses siguientes a la entrada en vigor de la presente Decisión, y como complemento de las informaciones contenidas en la primera solicitud de cofinanciación, una descripción de los sistemas de gestión y de control establecidos, así como de las mejoras previstas, habida cuenta, en particular, de las normas de buenas prácticas administrativas descritas en el anexo I.
Esta comunicación incluirá las informaciones siguientes relativas a cada autoridad responsable:
a) las tareas que se le hayan atribuido;
b) la distribución de las tareas, garantizando, dentro de la autoridad responsable o del organismo intermediario, una separación de las funciones de gestión, pago y control suficiente para garantizar una buena gestión financiera;
c) las informaciones sobre los eventuales organismos intermediarios;
d) los procedimientos de recepción, verificación y validación de las solicitudes de pago, así como los procedimientos de aprobación del pago, de pago y contabilización de los gastos;
e) las disposiciones por las que se regulan las auditorías internas o los procedimientos equivalentes.
4. La Comisión examinará, en cooperación con los Estados miembros, los sistemas de gestión y de control e indicará los obstáculos que, en su caso, planteen a la transparencia de los controles relativos al funcionamiento del Fondo así como al desempeño de las responsabilidades de la Comisión en virtud de lo dispuesto en el artículo 274 del Tratado.
Artículo 4
1. Los sistemas de gestión y de control de los Estados miembros garantizarán una pista de auditoría suficiente.
2. Se considerará suficiente la pista de auditoría que permita:
a) comparar los importes sintetizados certificados a la Comisión con los estados de gastos y los justificantes que obren en poder de los distintos niveles de la administración y de los beneficiarios de las subvenciones, incluidos los organismos o empresas que ejecuten los proyectos;
b) verificar la asignación y las transferencias de los fondos comunitarios y nacionales disponibles.
En el anexo II figura una descripción orientativa de las informaciones necesarias para una pista de auditoría suficiente.
3. La autoridad responsable establecerá procedimientos que garanticen que se anote la ubicación de todos los documentos relativos a determinados pagos efectuados con cargo al programa nacional de aplicación de que se trate, y que los documentos puedan ponerse, a efectos de inspección, a disposición, previa petición:
a) del personal de la autoridad encargada de tramitar las solicitudes de pago;
b) de los servicios de auditoría nacionales que efectúen los controles previstos en el apartado 1 del artículo 5 de la presente Decisión;
c) del servicio u órgano de la autoridad responsable encargado de la certificación de las solicitudes de los pago intermedios y finales previstos en el artículo 17 de la Decisión 2000/596/CE, y
d) de los funcionarios e inspectores de la Comisión y del Tribunal de Cuentas Europeo.
Los funcionarios responsables de los controles o las personas habilitadas a tal efecto podrán solicitar que se les proporcionen copias de los documentos contemplados en el presente apartado.
4. Las autoridades responsables de los controles mantendrán a disposición de la Comisión durante los cinco años siguientes al pago por la Comisión del saldo relativo a una intervención, todos los justificantes, bien originales bien copias certificadas conformes a los originales en soportes de datos universalmente aceptados, relativos a los gastos y controles correspondientes a la intervención en cuestión. Este plazo se suspenderá en caso de actuaciones judiciales o previa petición debidamente justificada de la Comisión.
Artículo 5
1. Los Estados miembros llevarán a cabo, mediante muestreo adecuado, controles de los proyectos con el fin de:
a) comprobar el buen funcionamiento de los sistemas de gestión y de control aplicados;
b) examinar de manera selectiva, sobre la base de un análisis de riesgos, las declaraciones de gastos establecidas en los diferentes niveles en cuestión.
2. Los controles realizados se referirán al 20 % como mínimo del gasto total admisible para cada programa nacional de aplicación y a una muestra representativa de los proyectos o acciones aprobados, teniendo en cuenta los requisitos del apartado 3. Los Estados miembros garantizarán la oportuna separación entre estos controles y los procedimientos de ejecución o de pago de las acciones.
3. Se deberán especificar los proyectos seleccionados, describir el método de muestreo y elaborar un informe sobre los resultados de todas las inspecciones y medidas adoptadas respecto de las anomalías e irregularidades constatadas.
4. La muestra de los proyectos controlados deberá:
a) englobar operaciones de naturaleza y amplitud suficientemente variadas;
b) tener en cuenta los factores de riesgo definidos por los controles nacionales o comunitarios;
c) reflejar la concentración de los proyectos en algunos beneficiarios de subvenciones, de modo que se controle a los principales beneficiarios, al menos, una vez antes del cierre de cada programa nacional de aplicación.
Artículo 6
Al efectuar los controles, los Estados miembros verificarán:
a) la aplicación efectiva de los sistemas de gestión y de control;
b) la correspondencia entre un número adecuado de documentos contables y los justificantes de los mismos en poder de los organismos intermediarios a los que la autoridad responsable haya delegado determinadas responsabilidades de aplicación, los beneficiarios de las subvenciones y, cuando proceda, de otros organismos o empresas que ejecuten proyectos;
c) que la pista de auditoría es suficiente;
d) la conformidad de la naturaleza y fecha de realización de los gastos con las exigencias comunitarias, con las exigencias establecidas en el procedimiento nacional de selección, con las disposiciones del contrato o del acto de concesión de la subvención y con los trabajos efectivamente realizados;
e) que el destino efectivo o previsto del proyecto corresponde a los objetivos descritos en el programa nacional de aplicación contemplado en el artículo 8 de la Decisión 2000/596/CE;
f) que las contribuciones financieras de la Comunidad no sobrepasan los límites establecidos en el artículo 13 de la Decisión 2000/596/CE ni en ninguna otra disposición comunitaria aplicable en la materia y que se abonan efectivamente a los beneficiarios de las subvenciones sin reducciones ni retrasos;
g) que se ha proporcionado realmente la cofinanciación nacional adecuada, y
h) que las acciones cofinanciadas se han llevado a cabo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4 y el apartado 1 del artículo 9 de la Decisión 2000/596/CE.
Artículo 7
Los controles deberán confirmar si los posibles problemas surgidos tiene naturaleza sistémica y, por consiguiente, pueden también presentarse en otros proyectos ejecutados por el mismo beneficiario de las subvenciones o administrados por la misma autoridad de gestión. Asimismo, deberán determinar las causas de esos problemas, la naturaleza de los posibles exámenes complementarios que deban efectuarse y las medidas correctoras o preventivas que deban adoptarse.
Artículo 8
Los Estados miembros informarán anualmente a la Comisión, en el marco del informe contemplado en el apartado 2 del artículo 20 de la Decisión 2000/596/CE, sobre la forma en que se han aplicado los artículos 5, 6 y 7 de la presente Decisión durante el año anterior, completando o actualizando cuando proceda la descripción contemplada en el apartado 2 del artículo 4.
Artículo 9
En el caso de las intervenciones en las que participe más de un Estado miembro o haya beneficiarios en más de un Estado, los Estados miembros en cuestión y la Comisión se prestarán la asistencia administrativa necesaria para garantizar la calidad de los controles.
CAPÍTULO III
DECLARACIONES DE GASTOS
Artículo 10
1. Los certificados relativos a las declaraciones de gastos se expedirán según el modelo que figura en el anexo IV por una persona o un servicio de la autoridad de pago que sea funcionalmente independiente de cualquier servicio ordenador de pago.
2. En relación con todos los gastos que declare a la Comisión, la autoridad responsable garantizará que los programas nacionales de aplicación se gestionan de conformidad con el conjunto de la normativa comunitaria aplicable y que los fondos se utilizan de acuerdo con los principios de buena gestión financiera. Tal declaración deberá certificar que sólo se incluyen en la solicitud de cofinanciación los gastos:
a) efectivamente realizados por los beneficiarios de las subvenciones, tal y como se definen en la letra d) del artículo 2 de la Decisión 2001/275/CE durante el período de subvencionabilidad del programa, tal y como se define en las decisiones por las que se aprueban las solicitudes de cofinanciación, y
b) relativos a los proyectos que hayan sido seleccionados para cofinanciación por el programa nacional de aplicación en cuestión según los criterios y los procesos de selección establecidos y que hayan respetado las normas comunitarias durante todo el período en el que se hubieren incurrido.
3. Al cierre del programa, el Estado miembro deberá presentar la declaración final prevista en el anexo VI, en el plazo de seis meses. Si esta declaración no fuere transmitida a la Comisión en estos plazos, ésta procederá automáticamente al cierre del programa y a la liberación de los créditos en cuestión.
4. Antes de presentar la solicitud a la Comisión, la autoridad responsable comprobará que los controles efectuados resultan suficientes. El trabajo realizado se describirá con todo detalle en el informe final contemplado en el apartado 3 del artículo 20 de la Decisión 2000/596/CE. Los controles se referirán tanto a los aspectos físicos y la eficacia como a los aspectos financieros y contables de los proyectos.
CAPÍTULO IV
CORRECCIONES FINANCIERAS EFECTUADAS POR LOS ESTADOS MIEMBROS
Artículo 11
1. En el caso de irregularidades sistémicas, los análisis realizados en virtud del apartado 1 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE deberán abarcar todos los proyectos susceptibles de ser afectados.
2. Al suprimir en su totalidad o en parte la cofinanciación comunitaria, los Estados miembros tendrán en cuenta la naturaleza y la gravedad de las irregularidades, así como la pérdida financiera para el Fondo.
3. Los Estados miembros comunicarán a la Comisión, en anexo al informe previsto en el apartado 2 del artículo 20 de la Decisión 2000/596/CE, la lista de los procedimientos de supresión de ayuda iniciados en el transcurso del año anterior.
Artículo 12
1. Cuando deban recuperarse importes a raíz de una supresión de cofinanciación en virtud de la letra g) del apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE, el servicio u organismo competente iniciará un procedimiento de recuperación y lo notificará a la autoridad responsable. Las informaciones sobre las recuperaciones se comunicarán a la Comisión y se llevará la contabilidad de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la presente Decisión.
2. Los Estados miembros comunicarán a la Comisión, en el informe contemplado en el apartado 2 del artículo 20 de la Decisión 2000/596/CE, sus decisiones o propuestas en cuanto a la reasignación de las sumas suprimidas.
Artículo 13
La autoridad responsable llevará contabilidad de los importes recuperables con cargo a pagos de ayudas comunitarios ya efectuados y garantizará que los importes se recuperarán sin demora. Tras la recuperación, la autoridad responsable reducirá, si procede, su próxima declaración de gastos dirigida a la Comisión en un importe equivalente al total de los importes recuperados, o, si este importe fuere insuficiente, efectuará un reembolso a la Comunidad. Los importes que deban recuperarse devengarán intereses a partir de su fecha de vencimiento al tipo previsto en el artículo 94 del Reglamento (Euratom, CECA, CE) n° 3418/93 de la Comisión, de 9 de diciembre de 1993, sobre normas de desarrollo de disposiciones del Reglamento financiero de 21 de diciembre de 1977(5), cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) n° 1687/2001(6), para el primer día laborable del mes de la fecha de vencimiento del crédito.
Con ocasión del envío del informe contemplado en el apartado 2 del artículo 20 de la Decisión 2000/596/CE, los Estados miembros enviarán a la Comisión una lista de los casos de irregularidades detectados, indicando los importes recuperados o pendientes de recuperación y, cuando proceda, los procedimientos administrativos y judiciales iniciados para la recaudación de los importes indebidamente pagados.
CAPÍTULO V
CORRECCIONES FINANCIERAS EFECTUADAS POR LA COMISIÓN
Artículo 14
1. Siempre que sea posible o factible, el importe de las correcciones financieras aplicadas por la Comisión en virtud de la letra b) del apartado 4 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE para irregularidades individuales o sistémicas se evaluará basándose en casos concretos y será equivalente al importe del gasto irregular que se haya imputado incorrectamente al Fondo, teniéndose en cuenta el principio de proporcionalidad.
2. Cuando no sea posible o factible cuantificar de manera precisa el importe de los gastos irregulares o cuando sea desproporcionado suprimir el gasto en cuestión, la Comisión basará las correcciones financieras en:
a) una extrapolación, para la que utilizará una muestra representativa de transacciones que presenten características homogéneas;
b) el método del tanto alzado, en cuyo caso tendrá en cuenta la importancia de la infracción de las normas así como la amplitud y las consecuencias financieras de la irregularidad constatada.
3. Cuando la Comisión base su postura en hechos establecidos por auditores distintos a los de sus propios servicios, extraerá sus propias conclusiones respecto de sus consecuencias financieras, después de haber examinado las medidas adoptadas por el Estado miembro interesado en aplicación del apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE.
4. El plazo asignado al Estado miembro interesado para reaccionar a una solicitud en virtud del apartado 3 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE se fija en dos meses. En casos debidamente justificados, la Comisión podrá acordar un período más largo.
5. Cuando la Comisión proponga una corrección financiera sobre la base de una extrapolación o recurriendo al método del tanto alzado, el Estado miembro tendrá la posibilidad de demostrar, fundándose en un examen de los expedientes en cuestión, que el alcance real de la irregularidad es inferior al considerado por la Comisión. De acuerdo con la Comisión, el Estado miembro podrá limitar el alcance de su examen a una parte o una muestra adecuada de los expedientes en cuestión. A excepción de casos debidamente justificados, el plazo suplementario asignado para este examen no será superior al de los dos meses siguientes al período de dos meses mencionado en el apartado 4. La Comisión tendrá en cuenta todo elemento de prueba proporcionado por el Estado miembro en los plazos anteriormente mencionados.
6. Cuando la Comisión haya suspendido los pagos en virtud del apartado 2 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE y, si al expirar el plazo contemplado en el apartado 4, los motivos que justificaban la suspensión subsistieran o si el Estado miembro en cuestión no hubiere comunicado a la Comisión las medidas adoptadas para corregir las irregularidades, se aplicará el apartado 4 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE.
7. En el anexo III de la presente Decisión se detallan las orientaciones sobre los principios, criterios y porcentajes indicativos que deben aplicarse en las correcciones a tanto alzado efectuadas por los servicios de la Comisión.
Artículo 15
1. Cualquier devolución a la Comisión en virtud del apartado 3 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE deberá efectuarse en el plazo establecido en la orden de ingreso establecida de conformidad con lo dispuesto en el artículo 28 del Reglamento financiero de 21 de diciembre de 1977(7). El vencimiento de dicho plazo se fija en el final del segundo mes siguiente al de la emisión de la orden de ingreso.
2. Cualquier retraso en la devolución dará lugar al pago de intereses de mora, que correrán desde el vencimiento del plazo citado en el apartado 1 hasta la fecha de la recuperación efectiva. El tipo de interés aplicable será el contemplado en el artículo 13 de la presente Decisión
3. La aplicación de una corrección financiera en virtud del apartado 2 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE no afectará a la obligación del Estado miembro de proceder a la recuperación según la letra g) del apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE y el apartado 1 del artículo 12 de la presente Decisión, ni a la de proceder a la recuperación de las ayudas estatales tal como se prevé en el artículo 14 del Reglamento (CE) n° 659/1999.
CAPÍTULO VI
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 16
Las disposiciones de la presente Decisión no se opondrán a que los Estados miembros apliquen normas de control nacionales más estrictas que las de la presente Decisión.
Artículo 17
Los destinatarios de la presente Decisión serán los Estados miembros.
Hecho en Bruselas, el 18 de diciembre de 2001.