NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (ES) č. 390/2009
ze dne 23. dubna 2009,
kterým se mění Společná konzulární instrukce k vízům pro diplomatické mise a konzulární úřady v souvislosti se zavedením biometrických prvků, včetně ustanovení o organizaci přijímání a zpracování žádostí o víza
EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na čl. 62 odst. 2 písm. b) bod ii) této smlouvy,
s ohledem na návrh Komise,
s ohledem na stanovisko evropského inspektora ochrany údajů (1),
v souladu s postupem stanoveným v článku 251 Smlouvy (2),
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Aby se zajistilo spolehlivé ověření a zjištění totožnosti žadatelů, je nutné zpracovávat biometrické údaje ve Vízovém informačním systému (VIS), který byl zřízen rozhodnutím Rady 2004/512/ES (3), a poskytnout právní rámec pro shromažďování těchto biometrických identifikátorů. Uplatňování VIS navíc vyžaduje nové formy organizace přijímání žádostí o víza.
(2)
Začlenění biometrických identifikátorů do VIS je významným krokem směrem k používání nových prvků vytvářejících spolehlivější propojení mezi držitelem víza a pasem, a to za účelem zamezení používání falešných totožností. Jedním ze základních požadavků pro vydání víza s registrací biometrických identifikátorů ve VIS by proto měla být, alespoň pro účely první žádosti, osobní přítomnost žadatele.
(3)
Volba biometrických identifikátorů je upravena v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 767/2008 ze dne 9. července 2008 o Vízovém informačním systému (VIS) a výměně údajů o krátkodobých vízech mezi členskými státy (dále jen „nařízení o VIS“) (4).
(4)
Toto nařízení stanoví normy pro shromažďování těchto biometrických identifikátorů s odvoláním na příslušná ustanovení Mezinárodní organizace pro civilní letectví (ICAO). K zajištění interoperability není zapotřebí dalších technických specifikací.
(5)
Jakýkoli dokument, údaj nebo biometrický identifikátor získaný během vyřizování žádosti o vízum členským státem se považuje za „konzulární dokument“ podle Vídeňské úmluvy o konzulárních stycích ze dne 24. dubna 1963 a musí se s ním náležitě zacházet.
(6)
Za účelem zjednodušení registrace žadatelů a snížení nákladů členských států je třeba vedle stávající sítě zastoupení stanovit nové možnosti organizace. V první řadě je nutné do Společné konzulární instrukce k vízům pro diplomatické mise a konzulární úřady (5) doplnit specifický způsob zastoupení příslušného pouze pro přijímání žádosti a vkládání biometrických identifikátorů.
(7)
Měly by být zavedeny další možnosti, jako je například společné umístění, společná střediska pro žádosti o vízum, honorární konzulové a spolupráce s externími poskytovateli služeb. Pro tyto možnosti by měl být stanoven vhodný právní rámec, který zohlední především otázky spojené s ochranou údajů. Členské státy by si měly v souladu s podmínkami stanovenými v tomto právním rámci určit typ organizační struktury, který využijí v jednotlivých třetích zemích. Podrobnosti o těchto strukturách by měla Komise zveřejnit.
(8)
Členské státy by při organizaci spolupráce měly zajistit, že bude žadatel odkázán na členský stát, který je za zpracování jeho žádosti odpovědný.
(9)
Je třeba přijmout ustanovení pro případy, kdy se členské státy za účelem zjednodušení postupu rozhodnou spolupracovat při přijímání žádostí s externími poskytovateli služeb. Takové rozhodnutí lze přijmout v případě, že vzhledem k výjimečným okolnostem nebo z důvodů souvisejících s místní situací se spolupráce s dalšími členskými státy formou omezeného zastoupení, společného umístění nebo společného střediska pro žádosti ukáže být pro dotčený členský stát nevhodná. Tato úprava by měla být v souladu s obecnými zásadami pro udělování víz a měla by dodržovat požadavky na ochranu údajů uvedené ve směrnici Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (6). Kromě toho by měla být při vypracovávání a uplatňování takové úpravy zohledněna nutnost zamezit spekulativnímu podávání žádostí o víza („visa shopping“).
(10)
Členské státy by měly spolupracovat s externími poskytovateli služeb na základě právního nástroje, který by měl obsahovat ustanovení týkající se jejich přesných povinností, přímého a úplného přístupu do jejich objektů, informací pro žadatele, zachování důvěrnosti a okolnostech, podmínkách a postupech pro pozastavení nebo ukončení spolupráce.
(11)
Toto nařízení umožňuje členským státům spolupracovat s externím poskytovatelem služeb za účelem přijímání žádostí a současně zavádí zásadu jednoho správního místa (tzv. zásada „one-stop“) pro předkládání žádostí, čímž se odchyluje od obecného pravidla osobní přítomnosti (podle části III, bodu 4 Společné konzulárních instrukce). Tímto však není dotčena možnost pozvat žadatele k osobnímu pohovoru a nejsou tím dotčeny ani budoucí právní nástroje upravující tyto záležitosti.
(12)
S cílem zajistit soulad s požadavky na ochranu údajů byla konzultována pracovní skupina zřízená článkem 29 směrnice 95/46/ES.
(13)
Pokud jde o zpracování osobních údajů podle tohoto nařízení, použije se v členských státech směrnice 95/46/ES.
(14)
Členské státy by měly i nadále umožňovat všem žadatelům předkládat své žádosti přímo na jejich diplomatických misích nebo konzulárních úřadech.
(15)
Za účelem zjednodušení postupu jakékoli následující žádosti by mělo být umožněno kopírovat otisky prstů z prvního záznamu vloženého do VIS po dobu 59 měsíců. Po uplynutí této doby by měly být otisky prstů sejmuty znovu.
(16)
S ohledem na požadavek shromažďování biometrických identifikátorů by služeb obchodních zprostředkovatelů, jako jsou například cestovní kanceláře, už nemělo být využíváno u první žádosti, ale jen u žádostí následujících.
(17)
Společná konzulární instrukce by proto měla být odpovídajícím způsobem změněna.
(18)
Komise by měla tři roky po zprovoznění VIS a poté každé čtyři roky předložit zprávu o uplatňování tohoto nařízení.
(19)
Jelikož cílů tohoto nařízení, totiž stanovení způsobu organizace přijímání a zpracování žádostí o víza, pokud jde o vkládání biometrických údajů do VIS, zavedení společných norem a interoperabilních biometrických identifikátorů a stanovení společných pravidel pro všechny členské státy, které se účastní společné vízové politiky Společenství, nemůže být uspokojivě dosaženo na úrovni členských států, a proto jich může být lépe dosaženo na úrovni Společenství, může Společenství přijmout opatření v souladu se zásadou subsidiarity stanovenou v článku 5 Smlouvy. V souladu se zásadou proporcionality stanovenou v uvedeném článku nepřekračuje toto nařízení rámec toho, co je nezbytné k dosažení těchto cílů.
(20)
V souladu s články 1 a 2 Protokolu o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o založení Evropského společenství, se Dánsko neúčastní přijímání tohoto nařízení a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné. Vzhledem k tomu, že toto nařízení navazuje na schengenské acquis podle hlavy IV části třetí Smlouvy o založení Evropského společenství, mělo by se Dánsko rozhodnout v souladu s článkem 5 uvedeného protokolu do šesti měsíců ode dne přijetí tohoto nařízení, zda je provede ve svém vnitrostátním právu.
(21)
Pokud jde o Island a Norsko, rozvíjí toto nařízení ta ustanovení schengenského acquis ve smyslu dohody uzavřené mezi Radou Evropské unie a Islandskou republikou a Norským královstvím o přidružení těchto dvou států k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis (7), která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí Rady 1999/437/ES (8) o některých opatřeních pro uplatňování uvedené dohody.
(22)
Toto nařízení rozvíjí ta ustanovení schengenského acquis, kterých se neúčastní Spojené království v souladu s rozhodnutím Rady 2000/365/ES ze dne 29. května 2000 o žádosti Spojeného království Velké Británie a Severního Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis (9). Spojené království se tudíž nepodílí na jeho přijímání a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné.
(23)
Toto nařízení rozvíjí ta ustanovení schengenského acquis, kterých se neúčastní Irsko v souladu s rozhodnutím Rady 2002/192/ES ze dne 28. února 2002 o žádosti Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis (10). Irsko se tudíž nepodílí na jeho přijímání a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné.
(24)
Pokud jde o Švýcarsko, rozvíjí toto nařízení ustanovení schengenského acquis ve smyslu Dohody mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení Švýcarské konfederace k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis (11), která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí Rady 1999/437/ES ve spojení s článkem 3 rozhodnutí Rady 2008/146/ES (12)
(25)
Pokud jde o Lichtenštejnsko, rozvíjí toto nařízení ustanovení schengenského acquis ve smyslu Protokolu mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím, Švýcarskou konfederací a Lichtenštejnským knížectvím o přistoupení Lichtenštejnského knížectví k Dohodě mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení Švýcarské konfederace k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis, která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí 1999/437/ES ve spojení s článkem 3 rozhodnutí Rady 2008/261/ES (13).
(26)
Pokud jde o Kypr, představuje toto nařízení akt navazující na schengenské acquis nebo s ním jinak související ve smyslu čl. 3 odst. 2 aktu o přistoupení z roku 2003.
(27)
Toto nařízení představuje akt navazující na schengenské acquis nebo s ním jinak související ve smyslu čl. 4 odst. 2 aktu o přistoupení z roku 2005,
PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Změny společné konzulární instrukce
Společná konzulární instrukce k vízům pro diplomatické mise a konzulární úřady se mění takto:
1)
Část II se mění takto:
a)
V bodě 1.2 písm. b) se doplňují nové pododstavce, které znějí:
„Členský stát může rovněž omezeným způsobem zastupovat jeden nebo více členských států, a to výlučně pro účely přijímání žádostí a vkládání biometrických identifikátorů. Použijí se příslušná ustanovení bodu 1.2 písm. c) a e). Shromažďování a předávání spisů a údajů zastupovanému členskému státu se provede v souladu s příslušnými pravidly pro ochranu údajů a s příslušnými bezpečnostními pravidly.
Zastoupený členský stát nebo zastoupené členské státy zajistí, aby byly údaje plně šifrovány, ať již budou orgány zastupujícího členského státu předávány orgánům zastoupeného členského státu elektronicky nebo fyzicky na elektronickém zařízení k ukládání dat.
Ve třetích zemích, kde je šifrování údajů, jež mají být elektronicky předávány orgány zastupujícího členského státu orgánům zastoupeného členského státu nebo zastoupených členských států, zakázáno, nepovolí zastoupený členský stát nebo zastoupené členské státy zastupujícímu členskému státu elektronické předávání údajů.
V takovém případě dotčený zastoupený členský stát nebo zastoupené členské státy zajistí, aby orgány zastupujícího členského státu předávaly elektronické údaje orgánům zastoupeného členského státu nebo zastoupených členských států fyzicky v plně šifrované podobě na elektronickém zařízení k ukládání dat prostřednictvím konzulárního úředníka některého členského státu, nebo v případech, kdy by toto předávání vyžadovalo přijetí nepřiměřených nebo neopodstatněných opatření, jiným bezpečným a zabezpečeným způsobem, například prostřednictvím zavedených operátorů majících zkušenosti s přepravou citlivých dokumentů a údajů v příslušné třetí zemi.
Ve všech případech musí být úroveň bezpečnosti předávání přizpůsobena důvěrné povaze údajů.
Členské státy nebo Společenství usilují o dosažení dohody s příslušnými třetími zeměmi s cílem zrušit zákaz šifrování údajů, které mají být elektronicky předávány mezi orgány dotčených členských států.“
b)
Písmeno d) se nahrazuje tímto:
„d)
Jsou-li udělována jednotná víza podle písmene a) a b), zastoupení nebo omezené zastoupení musí být uvedeno v přehledu zastoupení pro udělování jednotných víz v příloze 18.“
2)
Část III se mění takto:
a)
Bod 1 se nahrazuje tímto
„1. Žádosti o udělení víza
1.1 Formuláře žádosti o udělení víza - počet formulářů
Žadatelé jsou rovněž povinni vyplnit formulář žádosti o udělení jednotného víza. Žádosti o udělení jednotného víza je nutno podat na harmonizovaném formuláři, jehož vzor je uveden v příloze 16.
Musí být vyplněn nejméně jeden formulář žádosti, který bude možné použít při konzultacích s ústředními orgány. Vyžadují-li to vnitrostátní správní postupy, mohou členské státy požadovat žádost ve více vyhotoveních.
1.2 Biometrické identifikátory
a) Členské státy shromažďují biometrické identifikátory žadatele, které tvoří podoba obličeje a deset otisků prstů, a to v souladu se zárukami stanovenými v Evropské úmluvě o ochraně lidských práv a základních svobod, v Listině základních práv Evropské unie a v Úmluvě Organizace spojených národů o právech dítěte.
Při předložení první žádosti se od každého žadatele požaduje, aby se dostavil osobně. Současně se od žadatele získají tyto biometrické identifikátory:
-
fotografie, naskenovaná nebo pořízená při předkládání žádosti, a
-
deset otisků prstů, které se odebírají horizontálně a digitálně zaznamenávají.
Pokud byly otisky prstů odebrané žadateli v souvislosti s dřívější žádostí poprvé vloženy do Vízového informačního systému (VIS) méně než 59 měsíců před datem nové žádosti, zkopírují se do následující žádosti.
Avšak v případě odůvodněných pochybností o totožnosti žadatele odeberou diplomatické mise nebo konzulární úřady otisky prstů během výše uvedeného období.
Dále, není-li v době předložení žádosti možné okamžitě potvrdit, že otisky prstů byly odebrány ve výše uvedené době, může žadatel požádat, aby mu byly otisky prstů odebrány.
V souladu s čl. 9 bodem 5 nařízení o VIS je do VIS vložena fotografie připojená ke každé žádosti. Žadatel se za tímto účelem nemusí dostavit osobně.
Technické požadavky na fotografii jsou v souladu s mezinárodními normami stanovenými v 6. vydání dokumentu ICAO č. 9303 v části I.
Otisky prstů se snímají v souladu s normami ICAO a s rozhodnutím Komise 2006/648/ES ze dne 22. září 2006, kterým se stanoví technické specifikace k normám pro biometrické prvky v souvislosti s rozvojem Vízového informačního systému (14).
Biometrické identifikátory odebírá kvalifikovaný a řádně pověřený pracovník diplomatické mise nebo konzulárního úřadu nebo orgánu odpovědného za vydávání víz na hranicích. Pod dohledem diplomatických misí nebo konzulárních úřadů může biometrické identifikátory odebrat rovněž kvalifikovaný a řádně pověřený pracovník honorárního konzula nebo externího poskytovatele služeb uvedeného v části VII bodech 1.3 a 1.4.
Údaje do VIS může vkládat pouze řádně pověřený konzulární pracovník v souladu s čl. 6 odst. 1, článkem 7 a čl. 9 body 5 a 6 nařízení o VIS.
Členské státy zajistí, aby se plně využívala veškerá vyhledávací kritéria podle článku 15 nařízení o VIS s cílem zabránit případům chybného zamítnutí a nesprávné ho zjištění totožnosti.
b) Výjimky
Z požadavku poskytnutí otisků prstů jsou vyňati tito žadatelé:
-
děti mladší 12 let,
-
osoby, u nichž je odebrání otisků prstů fyzicky nemožné. Pokud je možné získat otisky méně než deseti prstů, odebere se odpovídající počet otisků. Pokud je však tato nemožnost dočasná, žadatel je povinen poskytnout otisky prstů u následující žádosti. Diplomatické mise nebo konzulární úřady a orgány odpovědné za vydávání víz na hranicích jsou oprávněny požadovat další vysvětlení důvodů této dočasné nemožnosti. Členské státy zajistí, aby v případě potíží se získáním otisků prstů byly k dispozici vhodné postupy respektující důstojnost žadatele. Skutečnost, že získat otisky prstů je fyzicky nemožné, nemá vliv na udělení či zamítnutí víza,
-
hlavy států nebo předsedové vlád a členové vlád jednotlivých států, včetně doprovázejících manželů/manželek a členů jejich oficiálních delegací, pokud byli pozváni vládami členských států nebo mezinárodními organizacemi za oficiálním účelem,
-
panovníci a další vysoce postavení členové královské rodiny, pokud byli pozváni vládami členských států nebo mezinárodními organizacemi za oficiálním účelem.
V každém z těchto případů se do VIS vkládá údaj „nepoužije se“.
b)
Doplňuje se nový bod, který zní:
„5. Jednání příslušných pracovníků
Diplomatické mise a konzulární úřady členských států zajistí, aby se s žadateli jednalo zdvořile.
Konzulární pracovníci při výkonu svých povinností plně respektují lidskou důstojnost. Všechna přijatá opatření jsou přiměřená sledovaným cílům.
Při plnění svých úkolů nesmí konzulární pracovníci diskriminovat žádné osoby na základě pohlaví, rasy nebo etnického původu, náboženského vyznání nebo světového názoru, zdravotního postižení, věku nebo sexuální orientace.“
3)
V části VII se bod 1 nahrazuje tímto:
„1. Organizace vízových oddělení
1.1 Organizace přijímání a zpracování žádostí o víza
Každý členský stát je odpovědný za organizaci přijímání a zpracování žádostí o udělení víza. Žádosti se v zásadě podávají na diplomatické misi nebo na konzulárním úřadě členského státu.
Členské státy:
-
opatří své diplomatické mise nebo konzulární úřady a orgány příslušné k vydávání víz na hranicích požadovaným vybavením pro odebírání biometrických identifikátorů, jakož i kanceláře svých honorárních konzulů, pokud je využívají k odebírání biometrických identifikátorů podle bodu 1.3, nebo
-
spolupracují s jedním nebo několika dalšími členskými státy v rámci místní konzulární spolupráce nebo prostřednictvím dalších vhodných kontaktů formou omezeného zastoupení, společného umístění nebo společného střediska pro žádosti podle bodu 1.2.
Za výjimečných okolností nebo z důvodů souvisejících s místní situací, kdy například:
-
vysoký počet žadatelů neumožňuje organizovat přijímání žádostí a shromažďování údajů včas a v důstojných podmínkách nebo
-
není možné žádným jiným způsobem zajistit řádné územní pokrytí v dotyčné třetí zemi,
a pokud se prokáže, že výše uvedené formy spolupráce nejsou pro dané členské státy vhodné, může členský stát v krajním případě v souladu s bodem 1.4 spolupracovat s externím poskytovatelem služeb.
Aniž je dotčeno právo pozvat žadatele k osobnímu pohovoru, jak je stanoveno v části III bodě 4, volba formy organizace nepovede k tomu, aby byl žadatel nucen osobně se dostavit kvůli podání žádosti na více než jedno místo.
1.2 Formy spolupráce mezi členskými státy
a)
V případě zvolení, „společného umístění“ zpracovávají pracovníci diplomatických misí nebo konzulárních úřadů jednoho nebo více členských států žádosti (včetně biometrických identifikátorů), které jim jsou určeny na diplomatické misi nebo konzulárním úřadě jiného členského státu, a používají zařízení tohoto členského státu. Dotyčné členské státy se dohodnou jak na trvání a podmínkách ukončení společného umístění, tak i na podílu poplatků vybíraných za udělení víza, který obdrží členský stát, jehož diplomatická mise nebo konzulární úřad je využíván.
b)
V případě zřízení „společných středisek pro podávání žádostí“ jsou pracovníci diplomatických misí nebo konzulárních úřadů dvou nebo více členských států společně umístěni v jedné budově, aby mohli přijímat žádosti (včetně biometrických identifikátorů), které jim jsou určeny. Žadatelé jsou odkázáni na členský stát odpovědný za zpracování žádosti. Členské státy se dohodnou na trvání a podmínkách ukončení této spolupráce a také na sdílení nákladů mezi zúčastněnými členskými státy. Jeden členský stát odpovídá za smlouvy týkající se logistických a diplomatických vztahů s hostitelskou zemí.
1.3 Pomoc honorárních konzulů
Honorární konzulové mohou být také pověřeni plněním některých nebo všech úkolů uvedených v bodě 1.5. V zájmu zajištění bezpečnosti a ochrany údajů musí být přijata přiměřená opatření.
Jestliže honorární konzul není státním zaměstnancem daného členského státu, plní tyto úkoly v souladu s požadavky uvedenými v příloze 19, s výjimkou ustanovení v bodě C písm. c) uvedené přílohy.
Jestliže je honorární konzul státním zaměstnancem členského státu, pak dotyčný členský stát zajistí uplatňování požadavků srovnatelných s těmi, které by se uplatňovaly, kdyby tyto úkoly prováděla jeho diplomatická mise nebo konzulární úřad.
1.4 Spolupráce s externími poskytovateli služeb
Každý členský stát se vynasnaží o spolupráci s externím poskytovatelem služeb společně s jedním nebo více členskými státy, aniž by byla dotčena pravidla týkající se zadávání veřejných zakázek a hospodářské soutěže.
Spolupráce s externím poskytovatelem služeb je založena na právním nástroji, který musí být v souladu s požadavky uvedenými v příloze 19.
Členské státy si v rámci místní konzulární spolupráce vyměňují informace o výběru externích poskytovatelů služeb a o stanovení podmínek týkajících se příslušných právních nástrojů.
1.5 Způsoby spolupráce s externími poskytovateli služeb
Externí poskytovatel služeb může být pověřen plněním jednoho nebo několika z těchto úkolů:
a)
poskytování obecných informací týkajících se podmínek pro vydání víz a formulářů žádosti o udělení víza;
b)
informování žadatele ohledně požadovaných podpůrných dokumentů na základě kontrolního seznamu;
c)
shromažďování údajů a žádostí (včetně shromažďování biometrických identifikátorů) a předávání žádostí diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu;
d)
výběr poplatků za udělení víza;
e)
organizace sjednávání osobních schůzek na diplomatické misi nebo konzulárním úřadě nebo u externího poskytovatele služeb;
f)
přijímání cestovních dokladů (včetně případného oznámení zamítnutí) od diplomatické mise nebo konzulárního úřadu a jejich vracení žadateli.
1.6 Povinnosti členských států
Při výběru externího poskytovatele služeb prověří dotčený členský stát nebo dotčené členské státy solventnost a důvěryhodnost společnosti (včetně potřebných povolení, zápisu v obchodním rejstříku, stanov společnosti, bankovních smluv) a zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy zajistí, aby vybraní externí poskytovatelé služeb splňovali požadavky a podmínky, které jsou jim uloženy v právním nástroji uvedeném v bodě 1.4.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy odpovídají při zpracování údajů i nadále za dodržování pravidel pro ochranu údajů a podléhají dozoru v souladu s článkem 28 směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (15).
Spolupráce s externím poskytovatelem služeb neomezuje a nevylučuje odpovědnost vyplývající z vnitrostátních právních předpisů dotčeného členského státu nebo dotčených členských států týkajících se porušení závazků, pokud jde o osobní údaje žadatelů a zpracování víz. Tímto ustanovením nejsou dotčena opatření, která mohou být přijata přímo proti externímu poskytovateli služeb podle vnitrostátního práva dotčené třetí země.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy zajistí, aby byly údaje plně šifrovány, ať již budou externím poskytovatelem služeb předávány orgánům dotčeného členského státu či dotčených členských států elektronicky nebo fyzicky na elektronickém zařízení k ukládání dat.
Ve třetích zemích, kde je šifrování údajů, jež mají být externím poskytovatelem služeb elektronicky předávány orgánům příslušného členského státu nebo příslušných členských států, zakázáno, nepovolí příslušný členský stát nebo příslušné členské státy externímu poskytovateli služeb elektronické předávání údajů.
V takovém případě dotčený členský stát nebo dotčené členské státy zajistí, aby externí poskytovatel služeb předával elektronické údaje orgánům dotčeného členského státu nebo dotčených členských států fyzicky v plně šifrované podobě na elektronickém zařízení k ukládání dat prostřednictvím konzulárního úředníka některého členského státu, nebo v případech, kdy by toto předání vyžadovalo přijetí nepřiměřených nebo neopodstatněných opatření, jiným bezpečným a zabezpečeným způsobem, například prostřednictvím zavedených operátorů majících zkušenosti s přepravou citlivých dokumentů a údajů v příslušné třetí zemi.
Ve všech případech musí být úroveň bezpečnosti předávání přizpůsobena důvěrné povaze údajů.
Členské státy nebo Společenství usilují o dosažení dohody s příslušnými třetími zeměmi s cílem zrušit zákaz šifrování údajů, které mají být externím poskytovatelem služeb elektronicky předávány orgánům dotčeného členského státu nebo dotčených členských států.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy vyškolí externího poskytovatele služeb s ohledem na znalosti, které jsou nezbytné k poskytování odpovídajících služeb a dostatečných informací žadatelům.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy umožní v případě pochybností ověření otisků prstů, které byly odebrány u externího poskytovatele služeb, na diplomatické misi nebo konzulárním úřadě.
Posouzení žádostí, osobní pohovory v případě potřeby, postup schválení a vytištění a připevnění vízových štítků provádí pouze diplomatická mise nebo konzulární úřad.
Externí poskytovatelé služeb nemají za žádných okolností přístup do VIS. Přístup do VIS je vyhrazen výlučně řádně pověřeným pracovníkům diplomatických misí nebo konzulárních úřadů.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy pečlivě kontrolují uplatňování právního nástroje uvedeného v bodě 1.4, včetně:
a)
obecných informací týkajících se podmínek pro vydání víz a formulářích žádostí poskytovaných žadatelům externím poskytovatelem služeb;
b)
veškerých technických a organizačních bezpečnostních opatření vyžadovaných za účelem ochrany osobních údajů proti náhodnému nebo protiprávnímu zničení nebo náhodné ztrátě, pozměnění, neoprávněnému zveřejnění nebo přístupu, zejména pokud spolupráce zahrnuje předávání spisů a údajů diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu dotčeného členského státu nebo dotčených členských států, a proti všem dalším protiprávním formám zpracování osobních údajů;
c)
odebírání a předávání biometrických identifikátorů;
d)
opatření přijatých pro zajištění souladu s ustanoveními o ochraně údajů.
Za tímto účelem diplomatická mise nebo konzulární úřad dotčeného členského státu nebo dotčených členských států pravidelně provádí neohlášené kontroly v prostorách externího poskytovatele služeb.
1.7 Poplatek za služby
Externí poskytovatelé služeb mohou účtovat poplatek za služby, a to nad rámec poplatku, který je účtován v souladu s přílohou 12. Poplatek za služby musí být přiměřený nákladům, které vznikly externímu poskytovateli služeb při plnění jednoho nebo několika úkolů uvedených v bodě 1.5.
Tento poplatek za služby je upřesněn v právním nástroji uvedeném v bodě 1.4.
Členské státy v rámci místní konzulární spolupráce zajistí, aby poplatek za služby, účtovaný žadateli, náležitým způsobem odpovídal službám nabízeným externím poskytovatelem služeb a byl přizpůsoben místním okolnostem. Členské státy navíc usilují o harmonizaci poplatku vybíraného za služby.
Poplatek za služby nesmí být vyšší než polovina poplatku vybíraného za udělení víza stanoveného v příloze 12, a to bez ohledu na možné výjimky z poplatku vybíraného za udělení víza podle přílohy 12.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy musí všem žadatelům i nadále umožňovat předkládání žádostí přímo na jejich diplomatických misích nebo konzulárních úřadech.
1.8 Informování
Diplomatické mise a konzulární úřady členských států zpřístupní široké veřejnosti přesné informace o tom, jak se sjednávají schůzky a předkládají žádosti.
1.9 Nepřetržitost služeb
V případě ukončení spolupráce s jinými členskými státy nebo spolupráce s jakýmkoliv externím poskytovatelem služeb, zajistí členské státy nepřetržitost všech služeb.
1.10 Rozhodnutí a zveřejnění
Členské státy informují Komisi o tom, jak hodlají v jednotlivých místech, kde se nacházejí konzulární úřady, organizovat přijímání a zpracování žádostí. Komise zajistí odpovídající zveřejnění.
Členské státy poskytnou Komisi jedno vyhotovení právního nástroje uvedeného v bodě 1.4.
4)
Bod 5.2 části VIII se mění takto:
a)
Název se nahrazuje tímto:
b)
Mezi název a bod 5.2 písm. a) se vkládá nová věta, která zní:
„V případě následujících žádostí podle části III bodu 1.2 mohou členské státy povolit spolupráci svých diplomatických misí nebo konzulárních úřadů s obchodními zprostředkovateli (tj. se soukromými zprostředkovatelskými agenturami a dopravními nebo cestovními kancelářemi, jako jsou tour operátoři a prodejci zájezdů)“.
5)
Doplňuje se nová příloha, která zní:
„PŘÍLOHA 19
Seznam minimálních požadavků, které musí být obsaženy v právním nástroji v případě spolupráce s externími poskytovateli služeb
A.
Externí poskytovatel služeb musí při výkonu své činnosti, pokud jde o ochranu údajů:
a)
po celou dobu předcházet jakémukoliv neoprávněnému čtení, kopírování, pozměňování nebo vymazávání údajů, zejména v průběhu jejich předávání diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu členského státu nebo členských států, který je odpovědný nebo které jsou odpovědné za zpracování žádosti;
b)
v souladu s pokyny dotčeného členského státu nebo dotčených členských států předávat údaje
-
elektronicky v zašifrované podobě nebo
-
fyzicky zabezpečeným způsobem;
c)
předávat údaje co nejrychleji
-
v případě fyzicky předávaných údajů nejméně jednou týdně,
-
v případě elektronicky předávaných zašifrovaných údajů nejpozději na konci dne, kdy byly odebrány;
d)
vymazávat údaje okamžitě po jejich odeslání a ujistit se, že jedinými údaji, které mohou být uchovány, jsou jméno a kontaktní údaje žadatele pro účely sjednání schůzky, jakož i případně číslo pasu do navrácení pasu žadateli;
e)
zajišťovat veškerá technická a organizační bezpečnostní opatření vyžadovaná za účelem ochrany osobních údajů proti náhodnému nebo protiprávnímu zničení nebo náhodné ztrátě, pozměnění, neoprávněnému zveřejnění nebo přístupu, zejména pokud spolupráce zahrnuje předávání spisů a údajů diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu dotčeného členského státu nebo dotčených členských států, a proti všem jiným protiprávním formám zpracování osobních údajů;
f)
zpracovávat údaje pouze pro účely zpracování osobních údajů žadatelů jménem dotčeného členského státu nebo dotčených členských států;
g)
uplatňovat normy týkající se ochrany údajů, které jsou přinejmenším rovnocenné normám uvedeným ve směrnici 95/46/ES;
h)
poskytovat žadatelům informace požadované podle článku 37 nařízení o VIS;
B.
Externí poskytovatel služeb musí při výkonu své činnosti, pokud jde o chování svých zaměstnanců:
a)
zajistit, aby byli zaměstnanci řádně proškoleni;
b)
zajistit, aby zaměstnanci v rámci výkonu svých povinností:
-
jednali se žadateli zdvořile,
-
respektovali lidskou důstojnost a integritu žadatele,
-
nediskriminovali osoby na základě pohlaví, rasy nebo etnického původu, náboženského vyznání nebo světového názoru, zdravotního postižení, věku nebo sexuální orientace a
-
dodržovali pravidla pro zachování důvěrnosti, která platí i po odchodu zaměstnanců ze zaměstnání nebo po pozastavení nebo ukončení platnosti právního nástroje;
c)
kdykoliv poskytnout údaje o totožnosti zaměstnanců pracujících ve společnosti;
d)
prokázat, že nemají jeho zaměstnanci záznam v rejstříku trestů a mají požadovanou odbornou způsobilost.
C.
Pokud jde o kontrolou výkonu činnosti, musí externí poskytovatel služeb:
a)
kdykoliv a bez předchozího oznámení umožnit zaměstnancům pověřeným dotčeným členským státem či dotčenými členskými státy přístup do svých objektů, zejména pro účely kontroly;
b)
zajistit možnost vzdáleného přístupu do systému pro sjednávání schůzek pro účely kontroly;
c)
zajistit používání příslušných metod sledování (například testovacích žadatelů; webových kamer);
d)
zajistit přístup k dokladům prokazujícím soulad s pravidly o ochraně údajů, včetně oznamovací povinnosti, externích auditů, pravidelných kontrol na místě;
e)
neprodleně oznámit dotčenému členskému státu nebo dotčeným členským státům jakékoli narušení bezpečnosti nebo jakékoli stížnosti žadatelů týkající se zneužívání údajů nebo neoprávněného přístupu a spolupracovat s dotčeným členským státem nebo dotčenými členskými státy s cílem nalézt řešení a rychle poskytnout stěžujícím si žadatelům vysvětlení;
D.
Pokud jde o obecné požadavky, musí externí poskytovatel služeb
a)
jednat podle pokynů členského státu nebo členských států odpovědných za zpracování žádosti;
b)
přijmout přiměřená opatření pro boj proti korupci (například ustanovení o odměňování zaměstnanců; spolupráce při výběru zaměstnanců pro plnění příslušného úkolu; tzv. pravidlo čtyř očí; zásada rotace);
c)
plně dodržovat ustanovení právního nástroje, mezi nimiž je i ustanovení o pozastavení nebo ukončení platnosti nástroje, zejména v případě porušení stanovených pravidel, jakož i ustanovení o přezkumu, aby bylo zajištěno, že právní nástroj zohlední osvědčené postupy.“
Článek 2
Zpráva
Komise předloží tři roky po zahájení provozu VIS a dále každé čtyři roky Evropskému parlamentu a Radě zprávu o uplatňování tohoto nařízení, která bude zahrnovat informace o shromažďování a využití biometrických identifikátorů, vhodnosti zvoleného standardu ICAO, souladu s pravidly na ochranu údajů, zkušenostech s externími poskytovateli služeb se zvláštním zaměřením na odebírání biometrických údajů, uplatňování pravidla 59 měsíců pro sejmutí otisků prstů a organizaci přijímání a zpracování žádostí. Součástí této zprávy budou na základě čl. 17 bodů 12, 13 a 14 a čl. 50 odst. 4 nařízení o VIS rovněž případy, kdy otisky prstů nemohly být prakticky poskytnuty nebo kdy jejich poskytnutí nebylo z právních důvodů požadováno, v porovnání s počtem případů, kdy otisky prstů sejmuty byly. Zpráva bude obsahovat informace o případech, kdy byla osobám, které prakticky nemohly poskytnout otisky prstů, zamítnuta žádost o vízum. V případě nutnosti budou ke zprávě přiloženy vhodné návrhy na změnu tohoto nařízení.
První zpráva se bude týkat rovněž otázky dostatečné spolehlivosti pro účely identifikace a ověřování otisků prstů dětí mladších 12 let, zejména toho, jak se otisky prstů s věkem mění, a bude založena na výsledcích studie provedené na odpovědnost Komise.
Článek 3
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné v členských státech v souladu se Smlouvou o založení Evropského společenství.
Ve Štrasburku dne 23. dubna 2009.
REGLAMENTO (CE) N o 390/2009 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO
de 23 de abril de 2009
por el que se modifica la Instrucción consular común dirigida a las misiones diplomáticas y oficinas consulares de carrera en relación con la introducción de identificadores biométricos y se incluyen disposiciones sobre la organización de la recepción y la tramitación de las solicitudes de visado
EL PARLAMENTO EUROPEO Y EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y, en particular, su artículo 62, apartado 2, letra b), inciso ii),
Vista la propuesta de la Comisión,
Visto el dictamen del Supervisor Europeo de Protección de Datos (1),
De conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 251 del Tratado (2),
Considerando lo siguiente:
(1)
Para poder verificar de manera fiable la identidad de los solicitantes de visado, es necesario introducir identificadores biométricos en el Sistema de Información de Visados (VIS) establecido mediante la Decisión 2004/512/CE del Consejo (3) y establecer un marco jurídico para la recogida de estos identificadores biométricos. Por otra parte, la instauración del VIS requiere nuevas formas de organización para la recepción de las solicitudes de visado.
(2)
La integración de identificadores biométricos en el VIS es un paso importante hacia la utilización de nuevos elementos que establecen un vínculo más fiable entre el titular del visado y el pasaporte, a fin de evitar el empleo de identidades falsas. Por tanto, la comparecencia personal del solicitante de visado -al menos en la primera solicitud- debe ser uno de los requisitos básicos para la expedición de un visado con el registro de identificadores biométricos en el VIS.
(3)
La elección de los identificadores biométricos se determinó en el Reglamento (CE) no 767/2008 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 9 de julio de 2008, sobre el Sistema de Información de Visados (VIS) y el intercambio de datos sobre visados de corta duración entre los Estados miembros («Reglamento VIS») (4).
(4)
El presente Reglamento define las normas para la recogida de los identificadores biométricos mediante referencia a las disposiciones pertinentes establecidas por la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI). No se requiere ninguna otra especificación técnica para garantizar la interoperabilidad.
(5)
Todos los documentos, los datos y los identificadores biométricos recibidos en el curso de una solicitud de visado por un Estado miembro tendrán la consideración de documento consular, con arreglo al Convenio de Viena sobre la cooperación consular de 24 de abril de 1963, y serán tratados como tales.
(6)
Para facilitar el registro de los solicitantes de visado y reducir los costes para los Estados miembros, deben preverse nuevas posibilidades de organización además del marco de representación diplomática y consular existente. En primer lugar, debe añadirse a la Instrucción consular común dirigida a las misiones diplomáticas y oficinas consulares de carrera (5) un tipo específico de representación cuyas funciones se limiten a la recogida de las solicitudes de visado y al registro de los identificadores biométricos.
(7)
Deben introducirse otras opciones tales como la agrupación de misiones diplomáticas u oficinas consulares, los centros comunes de presentación de solicitudes, los cónsules honorarios y la cooperación con prestadores de servicios externos. Debe establecerse un marco jurídico apropiado para estas opciones, teniendo en cuenta especialmente los aspectos relativos a la protección de datos. Los Estados miembros deben determinar, con arreglo a las condiciones establecidas en el presente marco jurídico, qué tipo de estructura organizativa utilizarán en cada tercer país. La Comisión debe publicar información detallada sobre esas estructuras.
(8)
Al organizar la cooperación, es importante que los Estados miembros garanticen que se remita a los solicitantes al Estado miembro responsable del tratamiento de su solicitud.
(9)
Es necesario adoptar disposiciones para el caso de que los Estados miembros decidan, a fin de facilitar el procedimiento, cooperar con un proveedor de servicios externo para la recogida de solicitudes de visado. Se puede adoptar esta decisión si, debido a circunstancias particulares o por razones relacionadas con la ubicación, resultara no ser adecuada para el Estado miembro interesado la cooperación con otros Estados miembros en forma de representación limitada, utilización en común de instalaciones o un centro común de solicitudes. Estas disposiciones deben establecerse en cumplimiento de los principios generales de expedición de visados, respetando los requisitos de protección de datos establecidos en la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (6). Además, es preciso tener en cuenta la necesidad de evitar la búsqueda de un visado de conveniencia al aplicar estas disposiciones.
(10)
Los Estados miembros deben cooperar con los proveedores de servicios externos basándose en un instrumento jurídico que contenga disposiciones sobre sus responsabilidades exactas, sobre el acceso directo y total a sus locales, la información a los solicitantes, la confidencialidad y sobre las circunstancias, condiciones y procedimientos para suspender o rescindir la cooperación.
(11)
El presente Reglamento, al permitir a los Estados miembros que cooperen con proveedores de servicios externos para la recogida de las solicitudes de visado, pero consagrar al mismo tiempo el principio de «ventanilla única» para la presentación de la solicitud de visado, crea una excepción a la norma general de la comparecencia personal establecida en la parte III, punto 4, de la Instrucción consular común. Esto no prejuzga la posibilidad de que se invite al solicitante de visado a mantener una entrevista personal ni tampoco los instrumentos jurídicos futuros que regulen estas cuestiones.
(12)
Para garantizar el respeto de la protección de datos, se ha consultado al Grupo de trabajo creado por el artículo 29 de la Directiva 95/46/CE.
(13)
La Directiva 95/46/CE se aplica a los Estados miembros en lo que se refiere al tratamiento de datos personales con arreglo al presente Reglamento.
(14)
Los Estados miembros deben mantener la posibilidad de que todos los solicitantes presenten las solicitudes directamente en sus misiones diplomáticas u oficinas consulares.
(15)
Para facilitar el procedimiento de cualquier solicitud posterior debe ser posible obtener copia de las impresiones dactilares a partir de la primera inclusión en el VIS en un plazo de 59 meses. Una vez transcurrido este período, deben recogerse de nuevo las impresiones dactilares.
(16)
Ante la necesidad de recoger identificadores biométricos, debe dejarse de recurrir a intermediarios comerciales como las agencias de viajes para la primera solicitud, y hacer uso de ellos únicamente para las solicitudes posteriores.
(17)
Procede, por tanto, modificar la Instrucción consular común en consecuencia.
(18)
Conviene que la Comisión presente un informe sobre la aplicación del presente Reglamento tres días después de la puesta en servicio de VIS y posteriormente cada cuatro años.
(19)
Dado que los objetivos del presente Reglamento, a saber, la organización de la recepción y el tratamiento de las solicitudes de visado en lo que se refiere a la inclusión de datos biométricos en el VIS y a la introducción de normas comunes e identificadores biométricos interoperables y de normas comunes para todos los Estados miembros que participan en la política común de visados de la Comunidad, no pueden ser alcanzados de manera suficiente por los Estados miembros y, por consiguiente, pueden lograrse mejor a nivel comunitario, la Comunidad puede adoptar medidas, de acuerdo con el principio de subsidiariedad consagrado en el artículo 5 del Tratado. De conformidad con el principio de proporcionalidad enunciado en dicho artículo, el presente Reglamento no excede de lo necesario para alcanzar dichos objetivos.
(20)
De conformidad con los artículos 1 y 2 del Protocolo sobre la posición de Dinamarca anejo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Dinamarca no participa en la adopción del presente Reglamento y no queda vinculada por él ni sujeta a su aplicación. Dado que el presente Reglamento desarrolla el acervo de Schengen con arreglo a lo dispuesto en el título IV de la tercera parte del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Dinamarca, de conformidad con el artículo 5 de dicho Protocolo y en el plazo de seis meses a partir de la adopción del presente Reglamento, debe decidir si lo incorpora a su legislación nacional.
(21)
En lo que respecta a Islandia y Noruega, el presente Reglamento desarrolla disposiciones del acervo de Schengen con arreglo al Acuerdo celebrado por el Consejo de la Unión Europea, la República de Islandia y el Reino de Noruega sobre la asociación de estos dos Estados a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen (7), que entran en el ámbito mencionado en el artículo 1, letra B, de la Decisión 1999/437/CE del Consejo (8), relativa a determinadas normas de desarrollo de dicho Acuerdo.
(22)
El presente Reglamento constituye un desarrollo de disposiciones del acervo de Schengen en las que el Reino Unido no participa, de conformidad con la Decisión 2000/365/CE del Consejo, de 29 de mayo de 2000, sobre la solicitud del Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte de participar en algunas de las disposiciones del acervo de Schengen (9). Por tanto, el Reino Unido no participa en la adopción del presente Reglamento y no queda vinculado por él ni sujeto a su aplicación.
(23)
El presente Reglamento desarrolla disposiciones del acervo de Schengen en las que Irlanda no participa en virtud de la Decisión 2002/192/CE del Consejo, de 28 de febrero de 2002, sobre la solicitud de Irlanda de participar en algunas de las disposiciones del acervo de Schengen (10). Por tanto, Irlanda no participa en la adopción del presente Reglamento y no queda vinculada por él ni sujeta a su aplicación.
(24)
Por lo que respecta a Suiza, el presente Reglamento desarrolla disposiciones del acervo de Schengen con arreglo al Acuerdo celebrado entre la Unión Europea, la Comunidad Europea y la Confederación Suiza sobre la asociación de la Confederación Suiza a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen (11), que entran en el ámbito mencionado en el artículo 1, letra B, de la Decisión 1999/437/CE, en relación con el artículo 3 de la Decisión 2008/146/CE del Consejo (12).
(25)
Por lo que respecta a Liechtenstein, el presente Reglamento desarrolla disposiciones del acervo de Schengen en el sentido del Protocolo firmado entre la Unión Europea, la Comunidad Europea, la Confederación Suiza y el Principado de Liechtenstein sobre la adhesión del Principado de Liechtenstein al Acuerdo celebrado entre la Unión Europea, la Comunidad Europea y la Confederación Suiza sobre la asociación de la Confederación Suiza a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen, que entran en el ámbito mencionado en el artículo 1, letra B, de la Decisión 1999/437/CE, en relación con el artículo 3 de la Decisión 2008/261/CE del Consejo (13).
(26)
Por lo que respecta a Chipre, el presente Reglamento constituye un acto que desarrolla el acervo de Schengen o está relacionado con él de otro modo en el sentido del artículo 3, apartado 2, del Acta de adhesión de 2003.
(27)
El presente Reglamento constituye un acto que desarrolla el acervo de Schengen o está relacionado con él de otro modo en el sentido del artículo 4, apartado 2, del Acta de adhesión de 2005.
HAN ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
Artículo 1
Modificaciones a la Instrucción consular común
La Instrucción consular común dirigida a las misiones diplomáticas y oficinas consulares de carrera se modifica como sigue:
1)
La parte II se modifica como sigue:
a)
en el punto 1.2, letra b), se añaden los párrafos siguientes:
«Un Estado miembro también podrá representar, de manera limitada, a uno o más Estados miembros únicamente para la recogida de solicitudes y el registro de identificadores biométricos. Se aplicarán las disposiciones pertinentes del punto 1.2, letras c) y e). La recogida y transmisión de expedientes y datos al Estado miembro representado se realizarán respetando las normas pertinentes de seguridad y de protección de datos.
Los Estados miembros representados velarán por que se cifren totalmente los datos, tanto si se transmiten electrónica como físicamente en un medio de archivo electrónico por las autoridades del Estado miembro representante a las autoridades del Estado miembro representado.
En los terceros países que prohíban el cifrado de datos que van a transferirse electrónicamente de las autoridades del Estado miembro representante a las autoridades del Estado miembro representado, este último no permitirá al Estado miembro representante la transferencia electrónica de datos.
En este caso el Estado miembro representado interesado velará por que los datos electrónicos se transfieran físicamente en forma totalmente cifrada o mediante un soporte informático de archivo de las autoridades del Estado miembro representante a las autoridades del Estado miembro representado por un funcionario consular de un Estado miembro o, en caso de que la transferencia hiciera necesaria la adopción de medidas desproporcionadas o no razonables, por otro procedimiento seguro, por ejemplo recurriendo a operadores establecidos con experiencia en el trasporte de documentos y datos sensibles de manera segura en el tercer país de que se trate.
El nivel de seguridad de la transferencia se adaptará en todos los casos al nivel de sensibilidad de los datos.
Los Estados miembros o la Comunidad se esforzarán por lograr un acuerdo con los terceros países interesados con el objetivo de suprimir la prohibición de cifrado de los datos que vayan a transferirse electrónicamente entre las autoridades de los Estados miembros interesados.»;
b)
la letra d) se sustituye por el texto siguiente:
«d)
Las Representaciones y Representaciones limitadas para la expedición de visados uniformes prevista en las letras a) y b) se enumeran en la lista de Representaciones para la expedición del visado uniforme que figura en el anexo 18.».
2)
La parte III se modifica como sigue:
a)
el punto 1 se sustituye por el texto siguiente:
«1. Solicitudes de visado
1.1. Impreso de solicitud de visado. Número de impresos de solicitud
El solicitante deberá cumplimentar el impreso de solicitud de visado uniforme. La presentación de la solicitud de visado uniforme deberá hacerse utilizando el impreso armonizado, cuyo modelo figura en el anexo 16.
El impreso de solicitud deberá cumplimentarse al menos en un ejemplar que podrá utilizarse, entre otras cosas, para consultar a las autoridades centrales. En la medida en que lo exijan los procedimientos nacionales, los Estados miembros podrán exigir un número superior de ejemplares.
1.2. Identificadores biométricos
a) Los Estados miembros recogerán identificadores biométricos que comprenderán la imagen facial y diez huellas dactilares del solicitante, con arreglo a las salvaguardias establecidas en el Convenio Europeo para la Protección de los Derechos Humanos y de las Libertades Fundamentales, en la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea y en la Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos del Niño.
En el momento de la presentación de la primera solicitud de visado, el solicitante deberá comparecer personalmente. En ese momento, se tomarán los siguientes identificadores biométricos:
-
una fotografía, escaneada o tomada en el momento de la solicitud, y
-
diez impresiones dactilares, planas y recogidas digitalmente.
Cuando las impresiones dactilares obtenidas de un solicitante en relación con una solicitud anterior se introdujeron por primera vez en el Sistema de Información de Visados (VIS) menos de 59 meses antes de la fecha de la nueva solicitud, se copiarán en la solicitud posterior.
No obstante, en caso de que se dude de la identidad de los solicitantes de visado, la misión diplomática u oficina consular recogerán las impresiones dactilares dentro del período antes indicado.
Por otra parte, si en el momento de presentación de la solicitud no puede confirmarse inmediatamente que se recogieron las impresiones dactilares dentro del período antes indicado, el solicitante podrá pedir que se recojan.
De conformidad con el artículo 9, punto 5, del Reglamento VIS, la fotografía que acompañe cada solicitud se introducirá en el VIS. A tal fin, no se exigirá la presencia del solicitante en persona.
Los requisitos técnicos aplicables a la fotografía se ajustarán a las normas internacionales establecidas en el documento 9303, parte 1, 6a edición, de la OACI.
Las impresiones dactilares se tomarán de conformidad con las normas OACI y la Decisión 2006/648/CE de la Comisión, de 22 de septiembre de 2006, por la que se establecen las especificaciones técnicas de las normas sobre los identificadores biométricos en relación con el desarrollo del Sistema de Información de visados (14).
Los identificadores biométricos serán recogidos por el personal cualificado y debidamente autorizado de la misión diplomática u oficina consular y por las autoridades responsables de la expedición de visados en las fronteras. Bajo la supervisión de las misiones diplomáticas u oficinas consulares, también podrá recoger indicadores biométricos el personal cualificado y debidamente autorizado de un cónsul honorario o del proveedor de servicios externo mencionado en la parte VII, puntos 1.3 y 1.4.
Los datos serán introducidos en el VIS solamente por el personal consular debidamente autorizado con arreglo al artículo 6, apartado 1, al artículo 7 y al artículo 9, apartados 5 y 6, del Reglamento VIS.
Los Estados miembros garantizarán el pleno uso de todos los criterios de búsqueda, de conformidad con el artículo 15 del Reglamento VIS, con el fin de evitar rechazos e identificaciones erróneos.
b) Excepciones
Los siguientes solicitantes quedarán exentos de la obligación de dar sus impresiones dactilares:
-
niños menores de 12 años,
-
personas cuyas impresiones dactilares resulte físicamente imposible tomar. En caso de que sea posible tomar impresiones dactilares de menos de diez dedos, se tomará el número correspondiente de impresiones dactilares. No obstante, si la imposibilidad es temporal, el solicitante deberá dar sus impresiones dactilares al presentar la siguiente solicitud de visado. Las misiones diplomáticas u oficinas consulares responsables de la expedición de visados en las fronteras estarán facultadas para pedir aclaraciones sobre los motivos de la imposibilidad temporal. Los Estados miembros se asegurarán de que, en caso de dificultades en el registro, existan procedimientos apropiados que garanticen la dignidad del solicitante. El hecho de que la toma de huellas dactilares sea físicamente imposible no influirá en la expedición o la denegación de un visado,
-
jefes de Estado o de Gobierno y miembros del Gobierno nacional, con los cónyuges que les acompañen, y miembros de su delegación oficial cuando estén invitados oficialmente por los Gobiernos de los Estados miembros o las organizaciones internacionales,
-
soberanos y otros miembros eminentes de una familia real, cuando estén invitados oficialmente por los Gobiernos de los Estados miembros o las organizaciones internacionales.
En estos casos deberá introducirse en el VIS la mención “no aplicable”.
b)
se añade el punto siguiente:
«5. Conducta del personal
Las misiones diplomáticas y oficinas consulares de carrera de los Estados miembros velarán por que los solicitantes sean recibidos con cortesía.
El personal consular, en el ejercicio de sus funciones, respetará plenamente la dignidad humana. Cualesquiera medidas que se adopten serán proporcionadas a los objetivos perseguidos por ellas.
En la realización de sus tareas, el personal consular no discriminará a las personas por razones de sexo, raza u origen étnico, religión o creencia, discapacidad, edad u orientación sexual.».
3)
El punto 1 de la parte VII se modifica como sigue:
«1. Organización del servicio de visados
1.1. Organización de la recepción y tratamiento de las solicitudes de visado
Cada Estado miembro será responsable de organizar la recepción y el tratamiento de las solicitudes. En principio, las solicitudes se presentarán en la misión diplomática u oficina consular del Estado miembro.
Los Estados miembros:
-
equiparán a sus misiones diplomáticas u oficinas consulares y a las autoridades responsables de la expedición de visados en las fronteras con el material necesario para la recogida de identificadores biométricos, así como las oficinas de sus cónsules honorarios siempre que las utilicen para recoger identificadores biométricos con arreglo al punto 1.3, o
-
cooperarán con uno o más Estados miembros dentro del marco de la cooperación consular local o mediante cualesquiera otros contactos adecuados en forma de representación limitada, utilización conjunta de instalaciones o creación de un centro común de solicitudes, con arreglo al punto 1.2.
En circunstancias específicas o por razones relacionadas con la ubicación, como en los casos siguientes:
-
cuando el gran número de solicitantes no permita organizar la recogida de solicitudes de visados y de datos de manera oportuna y en condiciones dignas, o
-
cuando no sea posible garantizar de otra forma una cobertura territorial adecuada del tercer país interesado,
y cuando resulte que las formas contempladas de cooperación no sean adecuadas para el Estado miembro interesado, un Estado miembro podrá cooperar con un proveedor de servicios externo, como un último recurso, con arreglo al punto 1.4.
Sin perjuicio del derecho a convocar al solicitante a una entrevista personal, como se contempla en la parte III, punto 4, la selección de una forma de organización no dará lugar a la necesidad de que solicitante comparezca personalmente en más de una ocasión para presentar una solicitud.
1.2. Formas de cooperación entre los Estados miembros
a)
En los casos en que se opte por la agrupación de misiones diplomáticas u oficinas consulares, los empleados de las misiones diplomáticas y oficinas consulares de uno o más Estados miembros tramitarán las solicitudes (incluidos los identificadores biométricos) que les estén dirigidas en la misión diplomática u oficina consular de otro Estado miembro, y compartirán el equipo de ese Estado miembro. Los Estados miembros afectados acordarán la duración de la agrupación de misiones diplomáticas u oficinas consulares y las condiciones para su finalización, así como la parte de las tasas administrativas que deberá recibir el Estado miembro cuya misión diplomática u oficina consular se esté utilizando.
b)
Cuando se creen «centros comunes de presentación de solicitudes», los empleados de las misiones diplomáticas y oficinas consulares de dos o más Estados miembros compartirán un edificio para recibir las solicitudes de visado (incluidos los identificadores biométricos) que les estén dirigidas. Se remitirá a los solicitantes al Estado miembro responsable del tratamiento de su solicitud de visado. Los Estados miembros acordarán la duración de esta cooperación y las condiciones para su finalización, así como el reparto de los gastos entre los Estados miembros participantes. Un Estado miembro será responsable de los contratos por lo que respecta a la logística y las relaciones diplomáticas con el país de acogida.
1.3. Recurso a cónsules honorarios
También podrá autorizarse a los cónsules honorarios a realizar en parte o en su totalidad las tareas mencionadas en el punto 1.5. Se adoptarán las medidas adecuadas para garantizar la seguridad y la protección de los datos.
En el caso de que el cónsul honorario no sea un funcionario de un Estado miembro, la realización de estas tareas deberá cumplir los requisitos establecidos en el anexo 19, con excepción de lo dispuesto en su punto C.c).
Cuando el cónsul honorario sea funcionario de un Estado miembro, dicho Estado miembro velará por que se apliquen requisitos comparables a los que se aplicarían si estas tareas fueran ejecutadas por su misión diplomática u oficina consular.
1.4. Cooperación con proveedores de servicios externos
Los Estados miembros intentarán cooperar con un proveedor de servicios externos junto con uno o varios Estados miembros sin perjuicio de las normas de contratación pública y competencia.
La cooperación con un proveedor de servicios externo se basará en un instrumento jurídico acorde con los requisitos establecidos en el anexo 19.
Los Estados miembros intercambiarán información, en el marco de la cooperación consular local, sobre la selección de los proveedores de servicios externos y el establecimiento de los términos de sus respectivos instrumentos jurídicos.
1.5. Tipos de cooperación con proveedores de servicios externos
Un proveedor de servicios externo podrá estar facultado para realizar una o más de las siguientes tareas:
a)
proporcionar información general sobre los requisitos en materia de visado y los impresos de solicitud;
b)
informar al solicitante de los documentos justificativos necesarios, a partir de una lista;
c)
recoger datos y solicitudes (incluida la recogida de los identificadores biométricos) y transmitir la solicitud a la misión diplomática u oficina consular;
d)
recaudar las tasas que deben pagarse;
e)
gestionar las citas con aquellos que deban presentarse personalmente en la misión diplomática u oficina consular o ante el proveedor de servicios externo;
f)
recoger los documentos de viaje (incluida la notificación de denegación, en su caso) de la misión diplomática u oficina consular y devolverlos al solicitante.
1.6. Obligaciones de los Estados miembros
Al seleccionar a un proveedor de servicios externos, los Estados miembros estudiarán la solvencia y fiabilidad de la empresa (incluidos los permisos necesarios, la inscripción en el registro mercantil, los estatutos de la sociedad y los contratos bancarios) y se asegurarán de que no haya conflictos de intereses.
Los Estados miembros interesados velarán por que el proveedor de servicios externo seleccionado cumpla las condiciones que le impone el instrumento jurídico mencionado en el punto 1.4.
Los Estados miembros interesados conservarán la responsabilidad del cumplimiento de las normas de protección de datos para el tratamiento de los datos y se someterán a supervisión con arreglo al artículo 28 de la Directiva 95/46/EC del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (15).
La cooperación con un proveedor de servicios externo no limitará ni excluirá ninguna responsabilidad derivada del derecho nacional del Estado miembro interesado por incumplimiento de obligaciones en relación con los datos personales de los solicitantes y el tratamiento de los visados. Esta disposición se aplicará sin perjuicio de cualquier acción que pueda interponerse directamente contra el proveedor de servicios externo en virtud del Derecho nacional del tercer país interesado.
Los Estados miembros interesados velarán por que se cifren totalmente los datos, tanto si se transmiten electrónica como físicamente en un medio de archivo electrónico por el proveedor de servicios externo a las autoridades del Estado miembro interesado.
En los terceros países que prohíban el cifrado de datos que van a transferirse electrónicamente del proveedor de servicios externo a las autoridades del Estado miembro interesado, este último no permitirá al proveedor de servicios externo la transferencia electrónica de datos.
En este caso el Estado miembro interesado velará por que los datos electrónicos sean transferidos físicamente en forma totalmente cifrada o mediante un soporte informático de archivo desde el proveedor de servicios externo a las autoridades del Estado miembro interesado por un funcionario consular de un Estado miembro o, en caso de que la transferencia hiciera necesaria la adopción de medidas desproporcionadas o no razonables, por otro procedimiento seguro, por ejemplo recurriendo a operadores establecidos con experiencia en el trasporte de documentos y datos sensibles en el tercer país de que se trate.
El nivel de seguridad de la transferencia se adaptará en todos los casos al nivel de sensibilidad de los datos.
Los Estados miembros o la Comunidad se esforzarán por lograr un acuerdo con los terceros países interesados con el objetivo de suprimir la prohibición de cifrado de los datos que vayan a transferirse electrónicamente de un proveedor de servicios externo a las autoridades del Estado o Estados miembros interesados.
Los Estados miembros interesados proporcionarán al proveedor de servicios externo una formación acorde con los conocimientos necesarios para ofrecer un servicio adecuado e información suficiente a los solicitantes.
Los Estados miembros interesados, en caso de duda, preverán la posibilidad de comprobar en la misión diplomática u oficina consular las impresiones dactilares que hayan sido tomadas por un proveedor de servicios externo.
El examen de las solicitudes de visado, las eventuales entrevistas, el proceso de autorización y la impresión y fijación de las etiquetas de visado los llevarán a cabo exclusivamente la misión diplomática u oficina consular.
Los proveedores de servicios externos no tendrán acceso al VIS en ningún caso. El acceso al VIS estará reservado exclusivamente al personal debidamente autorizado de las misiones diplomáticas u oficinas consulares.
El Estado o Estados miembros interesados supervisarán estrechamente la ejecución del instrumento jurídico a que se refiere el punto 1.4, en particular:
a)
la información de carácter general sobre los requisitos en materia de visados y los impresos de solicitud proporcionados por el proveedor de servicios a los solicitantes de visado;
b)
todas las medidas de seguridad tanto técnicas como organizativas necesarias para la protección de los datos personales contra la destrucción accidental o ilegal o contra la pérdida accidental, la modificación, la revelación o el acceso no autorizados, en particular cuando la cooperación implique la transmisión de expedientes y datos a la misión diplomática u oficina consular del Estado miembro interesado y todas las demás formas ilegales de tratamiento de datos personales;
c)
la recogida y la transmisión de identificadores biométricos;
d)
las medidas adoptadas para garantizar el cumplimiento de las disposiciones sobre protección de datos.
Para ello la misión diplomática u oficina consular del Estado o Estados miembros interesados procederá periódicamente a controles por sorpresa en las instalaciones del proveedor de servicios externo.
1.7. Tasa por los servicios prestados
Los proveedores de servicios externos podrán exigir una tasa por los servicios prestados, además de la tasa normal que deba pagarse, tal como se establece en el anexo 12. La tasa por servicios prestados deberá ser proporcional a los gastos del proveedor de servicios externo cuando realice una o más de las tareas enumeradas en el punto 1.5.
La tasa por los servicios prestados se especificará en el instrumento jurídico mencionado en el punto 1.4.
En el marco de la cooperación consular local, los Estados miembros garantizarán que la tasa que deba exigirse a un solicitante refleje debidamente los servicios prestados por los proveedores de servicios externos y se adapte a las circunstancias locales. Asimismo, se propondrán armonizar la tasa que se aplica a los servicios.
La tasa por servicios prestados no podrá ser superior a la cantidad de la tasa de los visados que figura en el anexo 12, independientemente de la posible exención de la tasa de los visados prevista en el anexo 12.
Los Estados miembros interesados mantendrán la posibilidad de que todos los solicitantes presenten las solicitudes directamente en sus misiones diplomáticas u oficinas consulares.
1.8. Información
Las misiones diplomáticas y las oficinas consulares de los Estados miembros tendrán expuesta a la vista del público información precisa sobre los medios disponibles para obtener una cita y presentar una solicitud de visado.
1.9. Continuidad del servicio
En caso de que termine la cooperación con otros Estados miembros o con cualquier tipo de proveedor de servicios externo, los Estados miembros garantizarán la continuidad del servicio completo.
1.10. Decisión y publicación
Los Estados miembros comunicarán a la Comisión cómo se proponen organizar la recepción y el tratamiento de las solicitudes en cada oficina consular. La Comisión efectuará la publicación pertinente.
Los Estados miembros proporcionarán a la Comisión copia del instrumento jurídico a que se refiere el punto 1.4.
4)
El punto 5.2 de la parte VIII se modifica como sigue:
a)
el título se sustituye por el texto siguiente:
b)
se inserta la siguiente frase entre el título y el punto 5.2, letra a):
«Para las solicitudes sucesivas en virtud de la parte III, punto 1.2, los Estados miembros podrán autorizar a sus misiones diplomáticas u oficinas consulares a cooperar con intermediarios comerciales (es decir, con gestorías administrativas y agencias de transporte o de viajes, tales como operadores de turismo y minoristas).».
5)
Se añade el anexo siguiente:
«ANEXO 19
Lista de requisitos mínimos que deberán constar en el instrumento jurídico en caso de cooperación con proveedores de servicios externos
A.
En el desempeño de sus actividades, el proveedor de servicios externo deberá, en relación con la protección de datos:
a)
impedir en todo momento toda lectura, copia, modificación o supresión no autorizadas de datos de visado, en particular durante la transmisión a la misión diplomática u oficina consular del Estado miembro responsable del tratamiento de la solicitud;
b)
con arreglo a las instrucciones recibidas del Estado o Estados miembros interesados, trasmitir los datos:
-
electrónicamente, de forma cifrada, o
-
físicamente, de manera segura;
c)
trasmitir los datos lo antes posible:
-
en el caso de datos transferidos físicamente, al menos una vez a la semana,
-
en el caso de datos cifrados transferidos electrónicamente, a más tardar al final del día de su recogida;
d)
suprimir los datos inmediatamente después de su transmisión y asegurarse de que los únicos datos que puedan conservarse sean el nombre y los detalles de contacto del solicitante a efectos de proceder a una cita, así como el número de pasaporte hasta el momento de devolución del pasaporte al solicitante, en su caso;
e)
garantizar todas las medidas de seguridad tanto técnicas como organizativas necesarias para la protección de los datos personales contra la destrucción accidental o ilegal o contra la pérdida accidental, la modificación, la revelación o el acceso no autorizados, en particular cuando la cooperación implique la transmisión de expedientes y datos a la misión diplomática u oficina consular del Estado miembro de que se trate y todas las demás formas ilegales de tratamiento de datos personales;
f)
tratar los datos exclusivamente a efectos del tratamiento de datos personales de los solicitantes de visado en nombre del Estado miembro de que se trate;
g)
aplicar normas de protección de datos equivalentes al menos a las establecidas en la Directiva 95/46/CE;
h)
facilitar a los solicitantes la información requerida con arreglo al artículo 37 del Reglamento VIS.
B.
En el desempeño de sus actividades, el proveedor de servicios externo deberá, en relación con la conducta del personal:
a)
velar por la formación adecuada de su personal;
b)
garantizar que, en el desempeño de sus tareas, su personal:
-
reciba cortésmente a los solicitantes,
-
respete la dignidad humana y la integridad de los solicitantes,
-
no discrimine a las personas por motivos de sexo, origen racial o étnico, religión o creencias, discapacidad, edad u orientación sexual, y
-
respete las normas de confidencialidad que también se aplicarán una vez haya abandonado su empleo o tras la suspensión o finalización del instrumento jurídico.
c)
determinar la identidad de las personas que trabajan en la empresa en todo momento;
d)
demostrar que su personal no tiene antecedentes penales y cuenta con los conocimientos necesarios.
C.
Al verificar el desempeño de sus actividades, el proveedor de servicios externo deberá:
a)
facilitar el acceso a sus locales al personal autorizado por los Estados miembros afectados en todo momento y sin previo aviso, en particular a efectos de inspección;
b)
garantizar la posibilidad de un acceso a distancia a su sistema de citas a efectos de inspección;
c)
garantizar el uso de métodos de control pertinentes (por ejemplo, solicitantes experimentales, cámara web);
d)
garantizar el acceso con vistas a comprobar el cumplimiento de la protección de datos, incluidas las obligaciones de elaboración de informes, auditorías externas y verificaciones periódicas sobre el terreno;
e)
informar al Estado u Estados miembros interesados sin demora de cualquier incumplimiento en materia de seguridad o cualquier reclamación de los solicitantes en relación con el uso indebido de datos o el acceso no autorizado, y coordinarse con el Estado u Estados miembros interesados para encontrar una solución y ofrecer rápidamente explicaciones a los solicitantes que presenten reclamaciones.
D.
En relación con las condiciones generales, el proveedor de servicios externo deberá:
a)
actuar bajo las instrucciones del Estado o Estados miembros responsables de la tramitación de la solicitud;
b)
adoptar las medidas anticorrupción adecuadas (por ejemplo, disposiciones sobre la remuneración del personal; cooperación en la selección de miembros del personal empleados para esta tarea; regla de las dos personas; principio de rotación);
c)
respetar plenamente las disposiciones del instrumento jurídico, que incluirá una cláusula de suspensión o rescisión, en particular en caso de violación de las normas establecidas, así como una cláusula de revisión con objeto de garantizar que el instrumento jurídico refleje las mejores prácticas.».
Artículo 2
Informes
La Comisión presentará, tres años después de la puesta en funcionamiento del VIS y a partir de entonces cada cuatro años, un informe al Parlamento Europeo y al Consejo sobre la aplicación del presente Reglamento, en el que se incluirán la puesta en práctica de la recogida y uso de los identificadores biométricos, la pertinencia de la norma de la OACI elegida, el cumplimiento de la normativa de protección de datos, la experiencia adquirida con los proveedores de servicios externos con especial referencia a la recogida de datos biométricos, la aplicación de la norma de los 59 meses para la recogida de impresiones dactilares y la organización de la recepción y la tramitación de las solicitudes de visado. Asimismo el informe incluirá, sobre la base del artículo 17, apartados 12, 13 y 14, y del artículo 50, apartado 4, del Reglamento VIS, los casos en que en la práctica no pudieron proporcionarse las impresiones dactilares o en los que no se requirió su presentación por motivos jurídicos, en comparación con el número de casos en los que se tomaron impresiones dactilares. El informe deberá incluir información sobre los casos en que se denegó un visado a personas que en la práctica no podían proporcionar las impresiones dactilares. El informe irá acompañado, cuando proceda, de propuestas apropiadas para la modificación del presente Reglamento.
El primer informe abordará igualmente la cuestión de la suficiencia de la fiabilidad, a efectos de identificación y verificación, de las impresiones dactilares de niños menores de 12 años, y en particular de la manera en que las impresiones dactilares evolucionan con la edad, basándose en los resultados de un estudio realizado bajo la responsabilidad de la Comisión.
Artículo 3
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en los Estados miembros de conformidad con el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.
Hecho en Estrasburgo, el 23 de abril de 2009.