NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1268/2012
ze dne 29. října 2012
o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na články 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 a 209 tohoto nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (2), bylo podstatně změněno a nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“). Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (3), je tedy nutno sladit s finančním nařízením. Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Podle článku 290 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) lze na Komisi přenést legislativním aktem pravomoc přijímat nelegislativní akty, kterými se doplňují nebo mění některé prvky legislativního aktu, které nejsou podstatné. Do finančního nařízení tedy byla zapracována některá ustanovení z nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Tato ustanovení by tedy neměla být součástí tohoto nařízení.
(3)
Během své přípravné práce Komise provedla náležité konzultace, mj. na úrovni expertů, a zajistila, aby byly Evropskému parlamentu a Radě současně, ve stanovené lhůtě a náležitým způsobem předávány relevantní dokumenty.
(4)
Pokud jde o rozpočtové zásady, zejména zásadu jednotnosti, zastarala již ustanovení o možnosti a podmínkách inkasa úroků naběhlých z předběžného financování, neboť byla zjednodušena úprava, kterou se řídí tvorba těchto úrokových výnosů a jejich inkaso, a zejména bylo upuštěno od povinnosti, aby příjemci grantů tyto úrokové výnosy generovali. Pokud by byla tato povinnost nicméně uložena subjektům, jež jsou pověřeny úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu, měla by být do pověřovacích dohod s těmito subjekty zapracována pravidla, jimiž se identifikace, použití a účtování naběhlých úroků řídí. V případech, kdy Unii na základě takových dohod přísluší úrokové výnosy z předběžného financování, měly by být tyto úrokové výnosy uhrazeny do rozpočtu jako účelově vázané příjmy.
(5)
Pokud je o zásadu ročního rozpočtu, je důležité vyjasnit pojem ročních prostředků a přípravných etap přidělení na závazek, které, pokud jsou dokončeny do 31. prosince, umožňují přenést prostředky na závazky do příštího roku.
(6)
Pokud jde o zásadu zúčtovací jednotky, je nutno specifikovat kurzy, jež jsou používány pro přepočet mezi eurem a ostatními měnami pro potřeby řízení peněžních toků a účetnictví. Při účetním zachycování výsledků těchto přepočtových operací je dále třeba posílit transparentnost. Po zavedení eura by měla být zrušena povinnost Komise informovat členské státy o převodech hotovosti, jež byly uskutečněny mezi různými měnami.
(7)
Pokud jde o odchylky od zásady obecnosti, mělo by se upřesnit, jak bude z rozpočtového hlediska zacházeno s účelově vázanými příjmy, zejména s příspěvky členských států a třetích zemí na některé programy Unie, a je třeba stanovit omezení pro vzájemný zápočet výdajů a příjmů. Zejména je s ohledem na stávající praxi nutno z důvodů právní jistoty upřesnit, že účelově vázané příjmy by zpravidla měly automaticky generovat prostředky na závazky a platby, jakmile daný orgán tyto příjmy obdrží. Je rovněž nezbytné specifikovat případy, v nichž lze na základě výjimky uvolnit účelově vázané příjmy předtím, než daný orgán tyto příjmy skutečně obdrží.
(8)
Pokud jde o zásadu specifikace, je nutno přesně stanovit výpočet procentního podílu prostředků, jež mohou orgány převádět v rámci své autonomie. Evropský parlament a Rada by měly být plně informovány prostřednictvím podrobného odůvodnění žádostí o převod, jež jim musí být předkládány.
(9)
Pokud jde o řádné finanční řízení, je třeba stanovit, za jakým účelem a s jakou minimální četností mají být programy a činnosti hodnoceny ex ante, průběžně a ex post, a dále informace, jež musí být obsaženy v legislativním finančním výkazu.
(10)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, slouží zveřejňování jmen či názvů příjemců a přesných částek, jež tito příjemci obdrželi, ke zvýšení transparentnosti, co se týče použití daných finančních prostředků. Tyto informace zpřístupňované občanům posilují veřejnou kontrolu využívání těchto prostředků a přispívají k nejlepšímu využití peněz z veřejných zdrojů. V případech, kdy jsou příjemci těchto prostředků fyzické osoby, řídí se toto zveřejňování pravidly ochrany osobních údajů. Osobní údaje by proto měly být zveřejňovány pouze v případě, je-li to nezbytné a s ohledem na sledovaný legitimní cíl přiměřené.
(11)
Informace o použití finančních prostředků Unie by měly být zveřejňovány na internetové stránce orgánů a měly by uvádět alespoň jméno či název a lokalitu příjemce a výši a účel použití těchto prostředků. Tyto informace by měly zohledňovat kritéria podle čl. 35 odst. 3 finančního nařízení, zejména druh a význam přidělení prostředků.
(12)
V souladu se zásadami Smlouvy o fungování EU, a zejména se zásadami transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace, by měly být jméno či název a lokalita příjemců finančních prostředků Unie zveřejňovány v případě cen, grantů a veřejných zakázek zadaných na základě veřejných výběrových řízení, jako je tomu zejména v případě soutěží o návrh, výzev k podávání návrhů a zadávacích řízení. Zveřejňování těchto údajů by dále mělo přispívat k tomu, aby kontrolu nad veřejnými výběrovými řízeními měli uchazeči, kteří byli v řízení odmítnuti.
(13)
Osobní údaje fyzických osob by neměly být zveřejňovány po dobu delší, než po jakou příslušní příjemci využívají finančních prostředků, a tyto údaje by tedy měly být po dvou letech vymazány. Tatáž zásada by měla platit pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
(14)
Ve většině případů upravených tímto nařízením se zveřejňování údajů týká právnických osob.
(15)
Mají-li být zveřejňovány údaje fyzických osob, mělo by se tak dít v souladu se zásadou proporcionality mezi významem poskytnuté částky a potřebou kontrolovat nejlepší využití finančních prostředků. V případě fyzických osob je zveřejnění jejich regionu na úrovni NUTS 2 v souladu s cílem zveřejňování příjemců, zajišťuje rovné zacházení mezi různě velkými členskými státy a respektuje právo příjemce na soukromý život, a zejména na ochranu jeho osobních údajů.
(16)
Ze zveřejňování by měly zůstat vyňaty informace o stipendiích a další přímé podpoře vyplácené potřebným fyzickým osobám.
(17)
V zájmu dodržení zásady rovného zacházení s příjemci by mělo být zveřejňování údajů o fyzických osobách rovněž v souladu s povinností členských států zajistit důslednou transparentnost zakázek, jejichž hodnota překračuje částku podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby (4).
(18)
Jméno či název a lokalita příjemce ani výše a účel finančních prostředků by neměly být zveřejňovány v případě, že by mohla být ohrožena nedotknutelnost příjemce chráněná Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny jeho legitimní obchodní zájmy.
(19)
Rozpočtová nomenklatura by měla zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro rozpočtový proces.
(20)
Dále by mělo být stanoveno, jaké jednání může představovat střet zájmů.
(21)
Pokud jde o nepřímé řízení, je nezbytné určit rámec souvisejícího přenesení pravomocí a obsah pověřovací dohody. Všechny subjekty a osoby pověřené těmito úkoly by měly zaručovat takovou úroveň ochrany finančních zájmů Unie, která je rovnocenná úrovni požadované podle finančního nařízení. V zájmu řádného finančního řízení při správě finančních prostředků Unie, kterou zajišťují pověřené subjekty, by měly být stanoveny podmínky, za nichž může Komise uznat systémy, pravidla a postupy těchto subjektů a osob za rovnocenné jejím vlastním systémům, pravidlům a postupům.
(22)
Výkonné agentury, jež zůstávají pod kontrolou Komise, by měly být pro účely plnění rozpočtu Unie uznány za pověřené schvalující osoby tohoto orgánu.
(23)
V případě nepřímého řízení spolu s mezinárodními organizacemi by měly být určeny organizace způsobilé pro tento druh řízení.
(24)
V případech, kdy jsou úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny veřejnoprávním subjektům či soukromoprávním subjektům pověřeným výkonem veřejné služby, by měly být stanoveny podmínky jejich jmenování.
(25)
Pro účely nepřímého řízení je nutno podrobně upravit jednak postupy přezkumu a akceptace účetnictví, jednak postup, jakým jsou úhrady výdajů provedené v rozporu s použitelnými předpisy vylučovány z financování z prostředků Unie.
(26)
Soukromoprávní subjekty, jež jménem Komise vykonávají přípravné nebo doplňující úkoly, by měly být vybírány postupem, který je v souladu s postupy zadávání veřejných zakázek.
(27)
Pokud jde o úlohu účastníků finančních operací, reforma finančního řízení - spolu se zrušením centralizovaných kontrol ex ante - posiluje odpovědnost schvalujících osob v případě veškerých příjmových a výdajových operací, i pokud jde o systémy vnitřní kontroly. Evropský parlament a Rada by měly být v budoucnu informovány o jmenování pověřené schvalující osoby i o ukončení jejího výkonu funkce. Měly by být tedy vymezeny též úkoly, odpovědnost a zásady postupů, které je třeba dodržovat. Internalizace kontrol ex ante zejména vyžaduje, aby bylo jednoznačně rozlišováno mezi úkoly, které souvisejí se zahajováním operací při plnění rozpočtu, a úkoly, které se týkají ověřování těchto operací. Jednotlivé orgány by dále měly přijmout kodex profesních standardů, jimiž se budou zaměstnanci odpovědní za ověřování ex ante a ex post řídit. Dále je nezbytné stanovit, že o plnění přijatých povinností je orgánu, který je příslušný mj. pro ověřování ex post, podávána výroční zpráva. K provedeným operacím by měly být uchovávány podklady. V neposlední řadě by měly být všechny formy jednacího řízení v rámci zadávání veřejných zakázek předmětem zvláštní zprávy pro orgán a sdělení Evropskému parlamentu a Radě, neboť tato řízení představují odchylku od běžných postupů zadávání veřejných zakázek.
(28)
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 by mělo být upraveno tak, aby zohledňovalo dvojí úlohu vedoucího delegace jakožto dále pověřené schvalující osoby v případě Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a, pokud jde o operační prostředky, v případě Komise.
(29)
V zájmu vyjasnění odpovědnosti by měly být též přesně vymezeny úkoly a odpovědnost účetního v souvislosti s účetními systémy, správou pokladny, správou bankovních účtů a soubory údajů o třetích osobách. Upraveny by měly být též bližší podmínky ukončení výkonu funkce účetního.
(30)
Měly by být stanoveny podmínky pro používání zálohových účtů, jež představují odchylku od běžných rozpočtových postupů, a dále úkoly a odpovědnost správců zálohových účtů, schvalujících osob a účetních při kontrole těchto účtů. O jmenování a ukončení výkonu funkce těchto osob by měly být informovány Evropský parlament a Rada. Z důvodu efektivnosti by měl být při delegacích zřízen pouze jeden zálohový účet, na němž budou spravovány prostředky z rozpočtových oddílů Komise i ESVČ. V zájmu zjednodušení úhrad, zejména při delegacích a zastoupeních Unie, a v zájmu eliminace rizik spojených s manipulací s hotovostí se jako nezbytné ukázalo zavést možnost používat debetní karty vystavené k zálohovým účtům.
(31)
Jakmile budou definovány úkoly a odpovědnost jednotlivých účastníků finančních operací, mohou být tyto osoby povolány k odpovědnosti pouze za podmínek stanovených ve služebním řádu úředníků Evropské unie a pracovním řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Specializované komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízené při jednotlivých orgánech se ukázaly být efektivním mechanismem, je-li třeba určit, zda došlo k nesrovnalosti finanční povahy, a tyto komise by měly být proto zachovány. Je třeba stanovit postup, jímž může schvalující osoba požadovat potvrzení pokynu, o němž se domnívá, že je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, a být tak zproštěna odpovědnosti, k níž by mohla být povolána.
(32)
Pokud jde o příjmy, kromě zvláštního případu vlastních zdrojů, na něž se vztahuje rozhodnutí Rady 2007/436/ES, Euratom ze dne 7. června 2007 o systému vlastních zdrojů Evropských společenství (5), je třeba upřesnit úkoly a kontroly, za něž odpovídají schvalující osoby v různých stadiích řízení: sestavení odhadu pohledávek, vydání inkasního příkazu a zaslání výzvy k úhradě, jíž je dlužník informován o stanovení pohledávky, výpočet případných úroků z prodlení a případné rozhodnutí o vzdání se nároku v souladu s kritérii, která v zájmu efektivního výběru příjmů zajišťují soulad se zásadou řádného finančního řízení.
(33)
Je též nutno upřesnit roli účetního při výběru příjmů a poskytování případných dodatečných lhůt k úhradě výdajů. Účetní by měl mít rovněž určitou volnost ve zpětném získávání plateb, např. mít možnost přímého zápočtu závazků nebo ve výjimečných situacích s ohledem na zásadu proporcionality upustit od požadavku na složení jistoty pro účely splacení závazku, je-li dlužník ochoten a schopen platbu uhradit během dodatečné lhůty, ale není schopen takovou jistotu složit.
(34)
Pro účely správy aktiv, při níž by byl současně generován finanční výnos, je nutno provádět předběžné inkaso daných částek, např. pokut ukládaných v soutěžních věcech, proti nimž je podán opravný prostředek, tyto částky investovat do finančních aktiv a u úroků z těchto investic určit účel jejich dalšího použití.
(35)
K tomu, aby měla Komise všechny informace potřebné k přijímání rozhodnutí o financování, je nutné stanovit minimální požadavky na obsah těchto rozhodnutí v případě grantů, zadávání veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
(36)
Pokud jde o výdaje, měly by být definovány vztah mezi rozhodnutími o financování, souhrnnými závazky a individuálními závazky a vlastnosti těchto jednotlivých stadií plnění rozpočtu, a vymezit tak pro ně jednoznačný rámec.
(37)
Je třeba vyjasnit vztah mezi operacemi potvrzení, schválení, platebními operacemi a kontrolami, jež musí provádět schvalující osoby při potvrzování výdajů vystavením doložky „předáno k platbě“. Je třeba specifikovat podklady, jež je k platbám nutno doložit, a stanovit pravidla pro zúčtování předběžného financování a průběžných plateb.
(38)
K tomu, aby nedocházelo k neodůvodněnému prodlení ve vyplácení prostředků příjemcům, by mělo být podrobně upraveno uplatňování lhůt pro operace potvrzení a platební operace s tím, že by přitom měla být zohledněna směrnice Evropského parlamentu a Rady 2011/7/EU ze dne 16. února 2011 o postupu proti opožděným platbám v obchodních transakcích (6).
(39)
V souvislosti s interním auditem je nutno stanovit postup jmenování auditora a zajistit jeho nezávislost na orgánu, který jej jmenoval a kterému musí auditor podávat zprávy o své činnosti. V zájmu transparentnosti vůči Evropskému parlamentu a Radě by měly být oba tyto orgány o jmenování interního auditora i o ukončení výkonu jeho funkce informovány.
(40)
Pravidla zadávání veřejných zakázek by měla vycházet ze směrnice 2004/18/ES. Je nutno vymezit jednotlivé druhy zadávacího řízení, použitelná opatření na propagaci a uveřejňování, podmínky, za nichž lze použít určitý druh řízení, a hlavní podmínky stávajících řízení, dále je nutno specifikovat kritéria pro výběr a zadávání veřejných zakázek, pravidla pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení a pro komunikaci s uchazeči a zájemci, a - zadává-li Komise zakázky na vlastní účet - též příslušné finanční limity a pravidla pro zjišťování předpokládané hodnoty zadávaných zakázek.
(41)
Účelem zadávání veřejných zakázek je zajistit dotyčným orgánům za nejlepších možných podmínek požadovaná plnění při zachování zásad rovného přístupu k veřejným zakázkám, transparentnosti a zákazu diskriminace. V zájmu transparentnosti, rovného zacházení se zájemci a uchazeči a plné odpovědnosti schvalujících osob za konečný výběr je nutno stanovit postup pro otevírání a hodnocení nabídek a žádostí o účast, od jmenování výboru až po vydání odůvodněného a podloženého rozhodnutí o zadání zakázky, které v posledním stupni přijímá veřejný zadavatel.
(42)
Vzhledem k získaným zkušenostem je nezbytné zavést nové zadávací řízení pro veřejné zakázky střední hodnoty. Za stejných podmínek jako v případě stávající „výzvy k projevení zájmu“ je nutné umožnit používání „seznamu prodejců“, neboť tento postup je pro potenciální uchazeče spojen s menší administrativní zátěží.
(43)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie během plnění veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost vyzvat subjekty, které při zadávání veřejných zakázek zajišťují splnění požadavků na finanční způsobilost, aby za plnění dané zakázky ručily společně.
(44)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie a zajištění kontroly nad plněním veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost požadovat po zhotoviteli, dodavateli nebo poskytovateli, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo on sám.
(45)
V zájmu dodržení nejvyšších profesních norem při plnění veřejné zakázky je nezbytné upravit možnost, aby byli odmítnuti uchazeči, kteří se nacházejí v potenciálním střetu zájmů.
(46)
Vzhledem k tomu, že již nejsou automaticky požadovány finanční záruky, je nutno určit kritéria, podle nichž je požadovat lze.
(47)
Měla by být upřesněna oblast působnosti hlavy týkající se grantů, zejména pokud jde o druhy akcí či subjektů obecného evropského zájmu, jež jsou k udělení grantu způsobilé, a pokud jde o druhy právních závazků, jež lze ke krytí grantů použít. V případě těchto právních závazků by měla být specifikována kritéria, podle nichž je volena dohoda, či rozhodnutí, dále jejich minimální obsah a možnost uzavřít dohodu o udělení zvláštního grantu nebo vydat rozhodnutí o udělení zvláštního grantu na bázi rámcových partnerství, tak aby bylo zajištěno rovné zacházení a aby nebyl omezován přístup k financování z prostředků Unie.
(48)
Do oblasti působnosti hlavy týkající se grantů by měla být též promítnuta skutečnost, že do finančního nařízení byla na straně jedné zapracována nová úprava cen a finančních nástrojů v podobě zvláštních hlav, a na straně druhé by měla tato oblast působnosti zohledňovat důležitá pravidla, jimiž se řídí granty a způsobilé náklady, vypuštění zásady postupného snižování grantů, použití zjednodušených forem grantů (jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování) a odstranění povinnosti předkládat záruky za předběžné financování.
(49)
V zájmu stability právního prostředí by pokrok při používání elektronické výměny informací a předkládání dokumentů elektronickou cestou, které představují významné zjednodušení, měl být doprovázen nastavením jednoznačných podmínek pro uznávání systémů, jež mají být používány.
(50)
Zásady neziskovosti a spolufinancování by měly být zrevidovány v souladu se zpřesněním a se zjednodušujícími opatřeními, která zavedlo finanční nařízení. V zájmu srozumitelnosti a přehlednosti je zejména nutno podrobně upravit druhy příjmů, jež jsou v souladu se zásadou neziskovosti zadržovány, a dále formy externího spolufinancování a věcných plnění.
(51)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, mělo by být umožněno přijímat a zveřejňovat víceleté pracovní programy vzhledem k přidané hodnotě, kterou mají pro žadatele, kteří díky nim mohou snáze předjímat výzvy k podávání návrhů a lépe se na ně připravovat. V této souvislosti by měly být zpřesněny podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování. V zájmu transparentnosti je nutno též uveřejňovat výzvy k podávání návrhů, s výjimkou naléhavých případů či případů, kdy může danou akci provést pouze jeden subjekt. U tohoto uveřejnění je nutno specifikovat jeho minimální obsah.
(52)
Vzhledem k tomu, že podmínky způsobilosti daně z přidané hodnoty (DPH), kterou hradí příjemci, vedou nezřídka k chybám a rozporům, je nutno zajistit, aby pojmy DPH, kterou nelze příjemci vrátit, a osob nepovinných k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 směrnice Rady 2006/112/ES ze dne 28. listopadu 2006 o společném systému daně z přidané hodnoty (7) byly chápány a uplatňovány jednotně, a to prostřednictvím úpravy činností, jež tyto pojmy zahrnují.
(53)
V zájmu transparentnosti, rovného zacházení s žadateli a posílení odpovědnosti schvalujících osob by mělo být upraveno řízení o udělení grantu, a to od žádosti o grant, o níž musí Komise předem poskytnout žadatelům určité minimální informace, až po vyhodnocení žádosti podle předem specifikovaných kritérií způsobilosti, výběru a udělení, po němž příslušná schvalující osoba přijme konečné a náležitě zdokumentované rozhodnutí. Je nutno podrobně upravit složení a úkoly výboru, jenž za vyhodnocování návrhů podle kritérií pro výběr a udělení odpovídá, jakož i možnost kontaktovat žadatele v průběhu grantového řízení nebo je vyzvat, aby své návrhy upravili. Tyto možnosti by měly náležitě zohledňovat požadavky na řádnou správu, které zavedlo finanční nařízení, a jejich součástí by měly být podmínky, za nichž lze návrhy upravit ještě před podpisem grantové dohody či před oznámením rozhodnutí o udělení grantu s tím, že by tyto podmínky měly současně zajišťovat rovné zacházení s žadateli a soulad se zásadou, podle níž iniciativu k provedení takových kroků vyvíjejí výlučně žadatelé.
(54)
S tím, jak finanční nařízení zjednodušilo a rozšířilo používání jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, měly by být definice těchto zjednodušených forem grantů zpřesněny. Zejména je nutno ozřejmit, že tyto formy grantů - stejně jako jiná libovolná forma grantu - mají sloužit k úhradě způsobilých nákladů, a je třeba uvést, že jejich výše by neměla být nutně stanovována předem, což je důležité zejména v případech, kdy je jejich výše určována na základě obvyklých postupů účtování nákladů u příjemce. Je zapotřebí rovněž zajistit stabilitu pravidel financování v rámci zvláštních programů. Pro tento účel by měla být zavedena možnost používat zjednodušené formy grantů po celou dobu trvání zvláštních programů. Pro statistické a metodické účely, jakož i pro účely prevence a odhalování podvodů je nezbytné mít přístup k obecným údajům z účetnictví příjemce, a to i v případech financování formou jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování. Tohoto ověřování by však nemělo být využíváno ke zpochybňování jednotkových hodnot jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, které již byly sjednány.
(55)
V souladu se zásadou řádného finančního řízení by měla Komise požadovat záruky: nejdříve ve fázi předkládání žádostí o grant (provedením finančních auditů v případě žádostí o větší částky), dále ve fázi vyplácení předběžného financování (vyžádáním jistoty předem, pokud je takové opatření odůvodněno vzhledem k rizikům, jež vyhodnotila schvalující osoba) a ve fázi průběžné platby či výplaty zůstatku (vyžádáním osvědčení, které vystaví auditor k žádostem o platbu s nejvyšším objemem a rizikovostí).
(56)
Měly by být zpřesněny podmínky a postupy pozastavování a snižování grantů, tak aby byly lépe vymezeny důvody těchto opatření, aby byly příjemcům poskytovány náležité informace a aby měli příjemci ve všech fázích možnost uplatnit své právo na obranu.
(57)
Řádná správa finančních prostředků Unie rovněž znamená, že i příjemci grantů Unie musí těchto grantů využívat hospodárně a efektivně. Zejména náklady na veřejné zakázky, jež příjemci zadávají pro účely provedení určité akce, by měly být způsobilé za předpokladu, že jsou tyto zakázky na provedení akce zadány uchazeči, který podal ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
(58)
Vzhledem k tomu, že finanční nařízení uvolňuje omezení pro poskytování finanční podpory třetím osobám, je nutno upravit minimální ustanovení, která je nutno sjednat v grantové dohodě nebo zapracovat do rozhodnutí o udělení grantu, tak aby byl zřetelně odlišen případ, kdy příjemce poskytuje finanční podporu třetím osobám, od případu, kdy je plnění rozpočtu svěřeno pověřenému subjektu v rámci nepřímého řízení.
(59)
Pravomoc uložit příjemcům grantu sankci by měla být sladěna s pravomocí, která je svěřována v kontextu zadávání veřejných zakázek, a to vzhledem k tomu, že mají tyto pravomoci touž povahu a měly by podléhat týmž pravidlům, pokud jde o účelnost a proporcionalitu.
(60)
Při udělování cen by měly být dodržovány zásady transparentnosti a rovného zacházení stejným způsobem jako v případě grantů. V této souvislosti by měly být - při zohlednění odpovídajících požadavků na granty - stanoveny též minimální požadavky na pracovní programy a soutěže o návrh. Zejména by měly být specifikovány podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování, dále minimální obsah pravidel soutěže o návrh, zejména podmínky pro vyplacení ceny vítězům v případě udělení ceny, jakož i příslušné způsoby uveřejnění.
(61)
Pro účely transparentnosti a rovného zacházení je mj. zapotřebí jednoznačně vymezit postup udělování cen, od podání příspěvků až po vyrozumění účastníků a oznámení vítězi. S cílem zajistit kompetentnost a nestrannost při posuzování příspěvků by v rámci tohoto postupu měla příspěvky vyhodnocovat odborná komise, kterou jmenuje příslušná schvalující osoba, s tím, že se toto hodnocení řídí kritérii pro udělení ceny, jež jsou vyhlášena spolu s pravidly soutěže o návrh. Na základě doporučení těchto odborníků by měla konečné rozhodnutí o udělení ceny přijmout příslušná schvalující osoba, neboť odpovědnost za plnění rozpočtu nese vždy Komise.
(62)
V zájmu harmonizovaného používání jednotlivých finančních nástrojů v rámci Komise by měl být obecný rámec upravený v hlavě VIII finančního nařízení doplněn o podrobnou úpravu řízení finančních nástrojů, včetně ustanovení o výběru pověřených subjektů, obsahu pověřovacích dohod, o nákladech a poplatcích spojených s řízením těchto nástrojů a o svěřeneckých účtech.
(63)
Zejména pro výjimečné případy, kdy budou finanční nástroje řízeny přímo, a to buď prostřednictvím účelových investičních jednotek, nebo jiných realizačních mechanismů, by měla být vymezena pravidla, podle nichž budou vybíráni finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci, s cílem zajistit, aby byly finanční prostředky Unie vynakládány efektivně.
(64)
Je nezbytné určit podmínky využívání finančních nástrojů, včetně jejich účinku v podobě aktivace mimorozpočtových zdrojů a monitorovacího rámce. Nezbytné je též zajistit, aby byly finanční nástroje používány na základě důkladného vyhodnocení ex ante, které Komisi umožní tyto nástroje koncipovat tak, aby reagovaly na selhání trhu a nepříznivé investiční situace.
(65)
Pokud jde o účetnictví a předkládání účetní závěrky, jsou v účetních pravidlech Unie definovány obecně uznávané účetní zásady, na nichž musí být založeny finanční výkazy. Za účelem řádné prezentace, úplnosti a přesnosti informací tato účetní pravidla též specifikují podmínky pro účetní zaznamenávání transakcí a pravidla pro oceňování aktiv a pasiv a pro tvorbu rezerv.
(66)
V souvislosti s účetnictvím by mělo být upřesněno, že účetní jednotlivých orgánů musí zdokumentovat členění účtů i účetní postupy svého orgánu a určit podmínky, jež musí splňovat počítačové účetní systémy, tak aby byl zejména zabezpečen přístup k těmto systémům a zajištěna auditní stopa v případě jejich změny.
(67)
Pokud jde o vedení účetnictví, je nezbytné upřesnit zásady vedení účetních knih, předvahy, pravidelného odsouhlasování zůstatků této předvahy a inventárních soupisů a definovat prvky účtové osnovy, kterou stanoví účetní Komise. Měla by být stanovena pravidla pro zaznamenávání operací, zejména podvojná metoda, pravidla přepočtu operací, které nejsou vyjádřeny v eurech, a podklady účetních zápisů. Upřesněn by měl být též obsah účetních záznamů.
(68)
V zájmu efektivní správy aktiv je třeba stanovit pravidla pro inventární soupisy majetku a vyjasnit odpovědnost účetních a schvalujících osob v této oblasti, jakož i pravidla pro další prodej majetku zapsaného v inventárním soupisu.
(69)
V souvislosti s vnějšími akcemi by mělo toto nařízení v souladu s finančním nařízením upravovat výjimky, jež odrážejí odlišné fungování této oblasti, především pokud jde o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů, a to zejména proto, že tyto postupy provádějí orgány třetích zemí, jež od Unie získávají finanční podporu. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, měly by být odlišně upraveny především druhy řízení a finanční limity, při jejichž dosažení se tato řízení použijí. Pokud jde o granty, měla by být pro určité případy zavedena možnost jejich financování v plném rozsahu, a to zejména s ohledem na sníženou schopnost spolufinancování daných příjemců.
(70)
Je nutno podrobně upravit využívání rozpočtové podpory a specifikovat jednak podmínky tohoto využití, jednak povinnost partnerského subjektu předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, podle nichž lze posoudit, jsou-li tyto podmínky splněny.
(71)
Pokud jde o svěřenecké fondy Unie, je nutno specifikovat zásady, jimiž se budou řídit příspěvky Unie a dalších dárců do těchto fondů, stanovit pravidla, jimiž se bude řídit účetnictví a výkaznictví těchto fondů, zejména pokud jde o úroky naběhlé na bankovním účtu fondu, dále je nutno ozřejmit odpovědnost účastníků finančních operací a správní rady fondu a vymezit povinnosti spojené s externím auditem. Je též nutno zajistit, aby byli zúčastnění dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem a aby bylo využití finančních prostředků fondu podmíněno kladným hlasováním Komise.
(72)
V zájmu zjednodušení zadávacích řízení v případě vnějších akcí byly pozměněny některé finanční limity s tím, že byly přidány a přizpůsobeny jiné finanční limity a řídicí postupy převzaté ze společných ustanovení.
(73)
Pokud jde o granty, měly by být v souladu s finančním nařízením zjednodušeny podmínky, za nichž se lze odchýlit od zásady spolufinancování.
(74)
K zajištění řádné správy prostředků Unie je dále nezbytné upřesnit předchozí podmínky a pravidla, jež budou obsahovat dohody v případech, kdy bude správa prostředků decentralizována nebo kdy budou používány zálohové účty.
(75)
Je vhodné definovat evropské úřady a vymezit zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace a ustanovení, která zmocňují účetního Komise přenést některé ze svých úkolů na zaměstnance těchto úřadů. Je rovněž třeba upravit vedení bankovních účtů, k jejichž zřízení jménem Komise mohou být evropské úřady zmocněny.
(76)
Obdobně jako v případě zveřejňování údajů o příjemcích finančních prostředků Unie by měl být zveřejněn jednak seznam odborníků uvedených v článku 204 finančního nařízení, kteří jsou vybíráni na základě výzvy k projevení zájmu, jednak náplň práce těchto odborníků. Zveřejněna by měla být též jejich odměna, pokud překročí 15 000 EUR.
(77)
Měl by být doplněn nový postup zavedený článkem 203 finančního nařízení, zejména pokud jde o druh nákladů, jež mají být zahrnovány do finančních limitů zavedených v tomto článku. Vzhledem ke specifičnosti projektů v oblasti nemovitostí při delegacích Unie, zejména v naléhavých případech, je nutno tento druh projektů podrobně upravit. V případě obytných budov, zejména při delegacích, jež mají být najaty nebo zakoupeny během krátkého období, je vhodné stanovit, že se na ně nevztahuje postup podle článku 203 finančního nařízení. Postup podle článku 203 finančního nařízení by se neměl vztahovat ani na bezúplatné získání pozemku či na koupi pozemku za symbolickou cenu, neboť taková transakce nezatěžuje rozpočet.
(78)
V zájmu provázanosti s ustanoveními finančního nařízení je nutno stanovit přechodná ustanovení. V zájmu provázanosti s odvětvovým právním základem je vhodné odložit použitelnost ustanovení o způsobech řízení a o finančních nástrojích do 1. ledna 2014,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST PRVNÍ
SPOLEČNÁ USTANOVENÍ
HLAVA I
PŘEDMĚT ÚPRAVY
Článek 1
Předmět úpravy
Toto nařízení stanoví prováděcí pravidla k nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“).
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 2
Účtování úroků z plateb předběžného financování
(Čl. 8 odst. 4 finančního nařízení)
V případech, kdy úroky náleží uhradit do rozpočtu, stanoví dohoda uzavřená se subjekty či osobami, jež jsou vyjmenovány v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodech ii) až viii) finančního nařízení, že je předběžné financování vypláceno na bankovní účty či podúčty, které umožňují identifikovat finanční prostředky a související úroky. Není-li tomu tak, musí identifikaci finančních prostředků, jež Unie vyplatila, a úroků nebo jiných plnění plynoucích z těchto finančních prostředků umožňovat účetní metody příjemců nebo zprostředkovatelů.
Ustanoveními tohoto nařízení, jejichž předmětem jsou úroky z předběžného financování, není dotčeno vykazování předběžného financování na straně aktiv finančních výkazů v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 3
Prostředky na daný rozpočtový rok
(Čl. 11 odst. 3 finančního nařízení)
Prostředky na závazky a prostředky na platby schválené na daný rozpočtový rok sestávají z:
a)
prostředků uvedených v rozpočtu včetně opravných rozpočtů;
b)
přenesených prostředků;
c)
prostředků daných znovu k dispozici podle článků 178 a 182 finančního nařízení;
d)
prostředků plynoucích z plateb předběžného financování, jež byly vráceny v souladu s čl. 177 odst. 3 finančního nařízení;
e)
prostředků poskytnutých po přijetí účelově vázaných příjmů v průběhu rozpočtového roku nebo předchozích rozpočtových let, jež dosud nebyly použity.
Článek 4
Zrušení a přenos prostředků
(Čl. 13 odst. 2 finančního nařízení)
1. Prostředky na závazky a nerozlišené prostředky týkající se projektů v oblasti nemovitostí uvedené v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení lze přenést pouze tehdy, pokud přidělení na závazek nemohlo proběhnout do 31. prosince rozpočtového roku z důvodů, které nelze přičítat schvalující osobě, a pokud přípravné etapy již pokročily tak, že lze předpokládat, že k přidělení na závazek dojde do 31. března následujícího roku nebo - v případě projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince.
2. Přípravnými etapami uvedenými v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které mají být dokončeny do 31. prosince rozpočtového roku, tak aby bylo možno prostředky přenést do následujícího rozpočtového roku, jsou zejména:
a)
u souhrnných závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení přijetí rozhodnutí o financování nebo ukončení konzultací příslušných útvarů orgánu ohledně přijetí tohoto rozhodnutí k uvedenému dni;
b)
u individuálních závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení završení výběru potenciálních zhotovitelů, dodavatelů, poskytovatelů, příjemců, vítězů soutěží o ceny nebo pověřených osob.
3. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které nejsou přiděleny na závazek do 31. března následujícího rozpočtového roku nebo - v případě částek na projekty v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku, se automaticky ruší.
O zrušení prostředků v souladu s prvním pododstavcem Komise informuje Evropský parlament a Radu do jednoho měsíce.
4. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. b) finančního nařízení mohou být použity do 31. prosince následujícího rozpočtového roku.
5. Účetnictví musí umožňovat identifikaci prostředků přenesených v souladu s odstavci 1 až 4.
KAPITOLA 3
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 5
Přepočítací kurz eura a ostatních měn
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení vyplývající z používání zvláštních odvětvových pravidel, schvalující osoba provádí přepočet eura na jinou měnu podle denních směnných kurzů eura zveřejněných v řadě C Úředního věstníku Evropské unie.
V případě, že přepočet eura na jinou měnu provádí zhotovitel, dodavatel, poskytovatel nebo příjemce, použijí se zvláštní ustanovení o přepočtu uvedená ve smlouvě na veřejnou zakázku, v grantové dohodě či v dohodě o financování.
2. Aby neměly měnové přepočty významný dopad na výši spolufinancování z prostředků Unie ani nežádoucí dopad na rozpočet Unie, zvláštní ustanovení uvedená v odstavci 1 případně určí, že se přepočítací kurz eura a jiné měny vypočte za pomoci průměrného denního směnného kurzu platného v daném období.
3. Není-li denní směnný kurz eura pro danou měnu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněn, použije příslušná schvalující osoba účetní kurz uvedený v odstavci 4.
4. Pro účely účetnictví uvedené v článcích 151 až 156 finančního nařízení a s výhradou článku 240 tohoto nařízení se přepočet eura na jinou měnu uskutečňuje pomocí měsíčního účetního kurzu eura. Tento účetní směnný kurz stanoví účetní Komise s pomocí veškerých zdrojů informací, jež považuje za spolehlivé, na základě směnného kurzu předposledního pracovního dne měsíce předcházejícího měsíci, pro nějž je kurz stanovován.
5. Výsledky měnových operací uvedených v odstavci 4 tohoto článku jsou v účetnictví příslušného orgánu vykazovány v samostatné položce.
První pododstavec tohoto odstavce se přiměřeně použije na subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení.
Článek 6
Kurz použitelný pro přepočet eura na ostatní měny
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z používání odvětvových pravidel nebo ze smluv na zvláštní veřejné zakázky, z grantových dohod, rozhodnutí o udělení grantu či z finančních dohod, použije se pro přepočet eura na jinou měnu v případech, kdy přepočet provádí příslušná schvalující osoba, kurz dne, kdy schvalující útvar vystavil platební nebo inkasní příkaz.
2. V případě zálohových účtů vedených v eurech se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz platný v den, kdy banka provedla platbu.
3. V případě zúčtování zálohových účtů vedených v národních měnách podle článku 19 finančního nařízení se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz měsíce, v němž byl uskutečněn výdaj ze zálohového účtu.
4. V případě náhrady paušálních výdajů nebo výdajů plynoucích ze služebního řádu úředníků Evropské unie a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie (dále jen „služební řád“), která má stanovenu horní hranici a která se proplácí v jiné měně než euru, se použije kurz platný v době, kdy vznikne nárok na náhradu.
KAPITOLA 4
Zásada univerzálnosti
Článek 7
Zaznamenávání účelově vázaných příjmů a poskytování odpovídajících prostředků
(Článek 21 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčeny články 9 a 10, jsou účelově vázané příjmy zaznamenávány do rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů v oddílu jednotlivých orgánů do rozpočtové položky vytvořené pro tento účel;
b)
ve výkazu výdajů jsou v poznámkách k rozpočtu - včetně obecných poznámek - uvedeny položky, do nichž lze zapsat poskytované prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům.
V případě uvedeném v prvním pododstavci písm. a) se použije označení „pro memoria“ a odhadované příjmy jsou pro informaci uvedeny v poznámkách.
2. Jakmile orgán účelově vázané příjmy obdrží, jsou jim odpovídající prostředky automaticky poskytovány jako prostředky na závazky i prostředky na platby, s výjimkou těchto případů:
a)
v případech podle čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení;
b)
v případě podle čl. 21 odst. 2 písm. b) finančního nařízení u členských států, v jejichž případě je dohoda o poskytnutí příspěvku vyjádřena v eurech.
V případě podle prvního pododstavce písm. b) lze prostředky na závazky poskytnout poté, co členský stát podepíše dohodu o poskytnutí příspěvku.
Článek 8
Příspěvky členských států na výzkumné programy
(Čl. 21 odst. 2 písm. a) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států na financování některých doplňkových výzkumných programů stanovené v článku 5 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1150/2000 (8) jsou hrazeny takto:
a)
sedm dvanáctin částky zapsané v rozpočtu nejpozději do 31. ledna běžného rozpočtového roku;
b)
zbývajících pět dvanáctin do 15. července běžného rozpočtového roku.
2. Pokud není rozpočet s konečnou platností přijat před začátkem rozpočtového roku, jsou příspěvky uvedené v odstavci 1 určeny částkou, jež je zapsána v rozpočtu na předchozí rozpočtový rok.
3. Všechny příspěvky nebo dodatečné platby členských států do rozpočtu musí být připsány na účet či účty Komise do 30 kalendářních dní po výzvě k zaplacení prostředků.
4. Uskutečněné platby jsou připisovány na účet stanovený v nařízení (ES, Euratom) č. 1150/2000 a vztahují se na ně podmínky stanovené v uvedeném nařízení.
Článek 9
Účelově vázané příjmy vyplývající z účasti zemí ESVO na některých programech Unie
(Čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států Evropského sdružení volného obchodu (dále jen „státy ESVO“) na některé programy Unie se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů je vytvořena rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž se zaznamenává celková výše příspěvků států ESVO za uvedený rozpočtový rok;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
v poznámkách k jednotlivým rozpočtovým položkám, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní, se výše předpokládané účasti uvádí „pro informaci“,
ii)
v příloze, která je nedílnou součástí rozpočtu, se uvádějí veškeré rozpočtové položky, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) je předpokládaná částka uvedena v rozpočtových poznámkách,
Příloha uvedená v prvním pododstavci písm. b) bodu ii) představuje a doplňuje strukturu, jež slouží jednak zaznamenávání prostředků odpovídajících příspěvkům podle odstavce 2, jednak plnění souvisejících výdajů.
2. Podle článku 82 Dohody o Evropském hospodářském prostoru (dále jen „Dohoda o EHP“) jsou částky ročních příspěvků států ESVO, které Komisi potvrdil Smíšený výbor Evropského hospodářského výboru v souladu s čl. 1 odst. 5 protokolu 32 připojeného k Dohodě o EHP, zapsány hned od počátku rozpočtového roku v plné výši jako odpovídající prostředky na závazky a prostředky na platby.
3. Jsou-li do rozpočtových položek, na něž přispívají státy ESVO, přidány v průběhu rozpočtového roku dodatečné prostředky, aniž by byly státy ESVO schopny v průběhu uvedeného rozpočtového roku upravit náležitým způsobem výši svých příspěvků, aby dodržely „činitel úměrnosti“ uvedený v článku 82 Dohody o EHP, může Komise na přechodnou dobu a výjimečně využít svých hotovostních zdrojů k předfinancování podílu států ESVO. Po tomto poskytnutí dodatečných prostředků vyzve Komise co nejdříve státy ESVO, aby odpovídající příspěvky uhradily. Komise o těchto rozhodnutích každoročně informuje Evropský parlament a Radu.
Toto předfinancování je vypořádáno co nejdříve v rámci rozpočtu na následující rozpočtový rok.
4. Finanční příspěvky států ESVO jsou v souladu s čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení vnějšími účelově vázanými příjmy. Účetní přijme vhodná opatření, aby použití příjmů, jež z těchto příspěvků plynou, a jim odpovídajících prostředků bylo sledováno odděleně.
Stav plnění příjmů a výdajů, jež účasti států ESVO odpovídají, uvádí Komise ve zprávě podle čl. 150 odst. 2 finančního nařízení odděleně.
Článek 10
Výnosy ze sankcí uložených členským státům s nadměrným schodkem
(Čl. 21 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Výnosy ze sankcí uvedených v oddílu 4 nařízení Rady (ES) č. 1467/97 (9) se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů se vytvoří rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž jsou zaúčtovávány úroky z těchto částek;
b)
zároveň, a aniž je dotčen článek 77 finančního nařízení, jsou na základě zápisu těchto částek ve výkazu příjmů vykázány prostředky na závazky a prostředky na platby ve výkazu výdajů.
Prostředky uvedené v prvním pododstavci písm. b) jsou čerpány v souladu s článkem 20 finančního nařízení.
Článek 11
Náklady vzniklé přijetím darovaných částek ve prospěch Unie
(Článek 22 finančního nařízení)
Pro účely schválení Evropským parlamentem a Radou podle čl. 22 odst. 2 finančního nařízení Komise odhadne a řádně odůvodní finanční náklady, včetně navazujících nákladů, spojené s přijetím darovaných částek určených Unii.
Článek 12
Účty pro vrácené daně
(Čl. 23 odst. 3 finančního nařízení)
Daně, které Unie hradí podle čl. 23 odst. 2 a čl. 23 odst. 3 písm. a) finančního nařízení, jsou zapsány na prozatímním účtu až do doby, kdy je dotyčné státy vrátí.
KAPITOLA 5
Zásada specifikace
Článek 13
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňují orgány s výjimkou Komise
(Článek 25 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v článku 25 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může dotčený orgán převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 14
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňuje Komise
(Článek 26 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v čl. 26 odst. 1 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky či v její prospěch, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může Komise převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 15
Správní výdaje
(Článek 26 finančního nařízení)
Výdaje uvedené v čl. 26 odst. 1 prvním pododstavci písm. b) finančního nařízení pokrývají v případě všech oblastí politiky body uvedené v článku 44 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 16
Odůvodnění žádostí o převod prostředků
(Články 25 a 25 finančního nařízení)
K návrhům na převody a veškerým informacím pro Evropský parlament a Radu o převodech podle článků 25 a 26 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí čerpání prostředků a odhady potřeb až do konce rozpočtového roku, a to jak v případě rozpočtových položek, v jejichž prospěch má být převod uskutečněn, tak v případě položek, k jejichž tíži má být převod uskutečněn.
Článek 17
Odůvodnění žádostí o převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech
(Článek 29 finančního nařízení)
K návrhům na převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech uvedené v článku 29 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí:
a)
v případě rozpočtové položky, do níž mají být prostředky převedeny: co nejaktuálnější informace o čerpání prostředků a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku;
b)
v případě všech rozpočtových položek, jež se týkají vnější činnosti: čerpání prostředků až do konce měsíce, jenž předchází měsíci podání žádosti o převod, a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku spolu se srovnáním oproti původnímu odhadu;
c)
rozbor možností k přerozdělení prostředků.
KAPITOLA 6
Zásada řádného finančního řízení
Článek 18
Hodnocení
(Článek 30 finančního nařízení)
1. Všechny návrhy na programy nebo činnosti, jež znamenají výdaje k tíži rozpočtu, jsou předmětem hodnocení ex ante, které musí zkoumat:
a)
potřebu, jež má být uspokojena v krátkodobém či dlouhodobém horizontu;
b)
přidanou hodnotu zásahu Unie;
c)
cíle politiky a řízení, jichž má být dosaženo a k nimž patří opatření nezbytná k ochraně finančních zájmů Unie na poli prevence, odhalování, vyšetřování a nápravy podvodů, jakož i postihů za podvody;
d)
možné varianty postupů, včetně rizik s nimi souvisejících;
e)
očekávané výsledky a dopady, zejména v rovině ekonomické, sociální a environmentální, a dále ukazatele a způsob vyhodnocování pro účely jejich měření;
f)
nejvhodnější metodu realizace prioritní varianty/variant;
g)
vnitřní provázanost navrhovaného programu nebo činnosti a jejich návaznost na ostatní příslušné nástroje;
h)
objem prostředků, lidských zdrojů a ostatních správních výdajů, jež mají být přiděleny v souladu se zásadou efektivnosti nákladů;
i)
poučení vyplývající z podobných zkušeností v minulosti.
2. Návrh uvádí opatření ke sledování, podávání zpráv a hodnocení a přihlíží ke kompetencím příslušných úrovní správy, jež se provádění navrhovaného programu nebo činnosti účastní.
3. Všechny programy nebo činnosti, včetně pilotních projektů a přípravných akcí, na něž jsou uvolněny zdroje v objemu nad 5 000 000 EUR, jsou předmětem hodnocení přidělených lidských a finančních zdrojů a dosažených výsledků, které probíhá průběžně a/nebo ex post s cílem ověřit, zda jsou v souladu se stanovenými cíli, a to následovně:
a)
výsledky dosahované při provádění víceletého programu jsou pravidelně hodnoceny podle časového rozvrhu, který umožňuje vzít výsledky tohoto hodnocení v úvahu při rozhodování o obnově, změně nebo přerušení programu;
b)
výsledky činností, o jejichž financování je rozhodováno v ročním cyklu, jsou vyhodnocovány alespoň jednou za šest let.
Povinnost uvedená v prvním pododstavci písm. a) a b) se nepoužije na jednotlivé projekty a akce prováděné v rámci takových činností, u nichž lze tuto povinnost splnit tím, že konečnou zprávu zašlou subjekty, které akci provedly.
4. Hodnocení podle odstavce 1 a 3 musí být úměrné uvolněným zdrojům a dopadu dotčeného programu nebo činnosti.
Článek 19
Finanční výkaz
(Článek 31 finančního nařízení)
Finanční výkaz uvádí finanční a ekonomické údaje, na jejichž základě může legislativní orgán vyhodnotit nezbytnost zásahu Unie. Uvádí příslušné informace o souladu s dalšími činnostmi Unie a případné synergii.
V případě víceletých akcí obsahuje finanční výkaz předběžný plán ročních potřeb prostředků a pracovních míst, včetně míst externích zaměstnanců, a hodnocení jejich střednědobého finančního dopadu.
KAPITOLA 7
Zásada transparentnosti
Článek 20
Předběžné zveřejnění rozpočtu
(Článek 34 finančního nařízení)
Co nejdříve poté, co je rozpočet přijat s konečnou platností, a nejpozději čtyři týdny po tomto termínu jsou před oficiálním vyhlášením rozpočtu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněny z podnětu Komise podrobné číselné údaje ve všech jazycích na internetových stránkách orgánů.
Článek 21
Zveřejňování informací o hodnotě a příjemcích finančních prostředků Unie
(Článek 35 finančního nařízení)
1. Informace o příjemcích finančních prostředků Unie, jež byly poskytnuty v rámci přímého řízení, se zveřejňují na internetové stránce orgánů Unie do 30. června roku následujícího po rozpočtovém roce, v němž byly finanční prostředky poskytnuty.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
2. Nestanoví-li toto nařízení a odvětvová pravidla jinak, zveřejňují se s přihlédnutím ke kritériím v čl. 35 odst. 3 finančního nařízení následující informace:
a)
jméno příjemce;
b)
lokalita příjemce;
c)
poskytnutá částka;
d)
povaha a účel opatření.
Pojem „lokalita“ pro účely písm. b) znamená:
i)
adresu příjemce, je-li příjemcem právnická osoba,
ii)
region na úrovni NUTS 2, je-li příjemcem fyzická osoba.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, je nutno zveřejněné informace odstranit dva roky od konce rozpočtového roku, v němž byly finanční prostředky poskytnuty. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
3. Informace podle odstavce 2 jsou zveřejňovány pouze v případě cen, grantů a veřejných zakázek, jež byly uděleny, resp. zadány na základě soutěže o návrh, řízení o udělení grantu či zadávacího řízení. Tyto informace se nezveřejňují v případě:
a)
stipendií udělených fyzickým osobám a další přímé podpory vyplacené nejpotřebnějším fyzickým osobám podle čl. 125 odst. 4 písm. c) finančního nařízení;
b)
veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje částky podle čl. 137 odst. 2 tohoto nařízení.
4. Od zveřejnění informací je upuštěno v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy příjemců.
Článek 22
Odkaz na zveřejněné informace o příjemcích finančních prostředků Unie poskytnutých v rámci nepřímého řízení
(Článek 35 finančního nařízení)
Je-li správa finančních prostředků Unie svěřena orgánům a subjektům uvedeným v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, musí pověřovací dohody stanovit, aby tyto pověřené orgány a subjekty zveřejnily informace uvedené v čl. 21 odst. 2 a 3 ve standardní úpravě na svých internetových stránkách.
Internetová stránka orgánů Unie musí obsahovat alespoň odkaz na internetovou adresu, kde lze tyto informace nalézt, nejsou-li tyto informace zveřejněny přímo na vyhrazeném místě na internetových stránkách orgánů Unie.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
Na zveřejnění informací podle prvního pododstavce tohoto článku se použije čl. 21 odst. 2 až 4.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
Článek 23
Finanční plán
(Článek 38 finančního nařízení)
Finanční plán podle článku 38 finančního nařízení je členěn podle kategorií výdajů, oblastí politiky a rozpočtových položek. Úplný finanční plán uvádí všechny výdajové kategorie s výjimkou zemědělství, politiky soudržnosti a administrativy, k nimž jsou uváděny pouze souhrnné údaje.
Článek 24
Návrh opravného rozpočtu
(Čl. 41 odst. 1 finančního nařízení)
K návrhu opravného rozpočtu je připojeno odůvodnění a informace k plnění rozpočtu za předchozí a běžný rozpočtový rok, jež jsou v okamžiku sestavování návrhu k dispozici.
Článek 25
Rozpočtová nomenklatura
(Článek 44 finančního nařízení)
Rozpočtová nomenklatura musí být v souladu se zásadami specifikace, transparentnosti a řádného finančního řízení. Musí zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro účely rozpočtového procesu, snadnou identifikaci hlavních cílů zakotvených v příslušném právním základu a umožňovat výběr z politických priorit a efektivní a účelné plnění rozpočtu.
Článek 26
Výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod v) finančního nařízení)
Pro účely sestavení rozpočtu se výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny, určují takto:
a)
v případě závazků: závazky zaznamenané v účetnictví v průběhu rozpočtového roku k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3;
b)
v případě plateb: platby uskutečněné v průběhu rozpočtového roku, tj. platby, k nimž byl bance předán platební příkaz, k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3.
Článek 27
Poznámky k rozpočtu
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod vi) finančního nařízení)
Poznámky k rozpočtu obsahují zejména:
a)
odkazy na základní právní akt, pokud byl základní právní akt přijat;
b)
náležité vysvětlení k povaze a účelu prostředků.
Článek 28
Plán pracovních míst
(Čl. 49 odst. 1 písm. c) bod i) finančního nařízení)
Pracovní místa Zásobovací agentury jsou uváděna v plánu pracovních míst Komise odděleně.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 29
Informace o předávání osobních údajů pro účely auditu
(Článek 53 finančního nařízení)
Při výzvě učiněné v souvislosti s granty, veřejnými zakázkami nebo cenami, jež jsou prováděny v rámci přímého řízení, musí být potenciální příjemci, zájemci, uchazeči a účastníci v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (10) vyrozuměni o tom, že pro účely ochrany finančních zájmů Unie mohou být jejich osobní údaje předány útvarům interního auditu, Evropskému účetnímu dvoru, komisi pro řešení finančních nesrovnalostí nebo Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (dále jen „úřad OLAF“) nebo že si mohou tyto údaje předat schvalující osoby při Komisi a výkonné agentury.
Článek 30
Přípravná opatření v oblasti společné zahraniční a bezpečnostní politiky
(Čl. 54 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Financování opatření, jež Rada schválí k přípravě operací Unie v rámci řešení krizí podle hlavy V Smlouvy o Evropské unii, zahrnuje doplňkové náklady přímo vyplývající ze skutečnosti, že je v prostoru operace nasazena konkrétní mise nebo tým, jejichž členové pocházejí mimo jiné z řad personálu orgánů Unie; tyto náklady zahrnují též pojištění pro případ zvýšeného rizika, náklady na cestování a ubytování a denní diety.
Článek 31
Zvláštní pravomoci Komise vyplývající ze Smluv
(Čl. 54 odst. 2 písm. d) finančního nařízení)
1. Články Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 154 (sociální dialog);
b)
článek 156 (průzkumy, stanoviska a porady v sociální oblasti);
c)
články 159 a 161 (zprávy o zvláštních problémech týkajících se sociální situace);
d)
ustanovení čl. 168 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti veřejného zdraví);
e)
ustanovení čl. 171 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti transevropských sítí);
f)
ustanovení čl. 173 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti průmyslu);
g)
ustanovení čl. 175 druhého pododstavce (zpráva o pokroku dosaženém při upevňování hospodářské, sociální a územní soudržnosti);
h)
ustanovení čl. 181 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
i)
článek 190 (zpráva o činnostech v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
j)
ustanovení čl. 210 odst. 2 (podněty na podporu koordinace politik v oblasti rozvojové spolupráce);
k)
ustanovení čl. 214 odst. 6 (podněty na podporu koordinace akcí humanitární pomoci).
2. Články Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen „Smlouva o Euratomu“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 70 (finanční příspěvek v mezích rozpočtu na programy průzkumu nerostných ložisek na územích členských států);
b)
články 77 až 85.
3. Seznamy uvedené v odstavci 1 a 2 mohou být při předložení návrhu rozpočtu doplněny s tím, že je nutno uvést odpovídající články a částky.
Článek 32
Jednání, jež mohou představovat střet zájmů, a postup
(Článek 57 finančního nařízení)
1. Jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů ve smyslu čl. 57 odst. 2 finančního nařízení, může mít - aniž je dotčeno jeho posouzení jakožto protiprávního jednání podle článku 141 - mimo jiné tyto formy:
a)
poskytnutí sobě nebo jinému neoprávněných přímých nebo nepřímých výhod;
b)
odmítnutí poskytnout příjemci práva nebo výhody, na něž má nárok;
c)
nepřípustná nebo zneužívající jednání nebo opomenutí uskutečnit nezbytná jednání.
Další jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů, je takové jednání, jež může narušit nestranný a objektivní výkon povinností určité osoby, např. členství v hodnotícím výboru v zadávacím řízení nebo v řízení o udělení grantu, může-li tato osoba získat z výsledku těchto řízení přímou či nepřímou finanční výhodu.
2. Za střet zájmů se považuje situace, kdy je žadatel, zájemce nebo uchazeč zaměstnancem, na nějž se vztahuje služební řád, ledaže jeho účast v řízení předem schválí jeho nadřízený.
3. V případě střetu zájmů přijme pověřená schvalující osoba náležitá opatření k eliminaci nežádoucího vlivu dotčené osoby na daný postup či řízení.
KAPITOLA 2
Způsoby plnění rozpočtu
Oddíl 1
Obecná ustanovení
Článek 33
Způsoby řízení
(Článek 58 finančního nařízení)
V účetním systému Komise jsou zaznamenány jednotlivé způsoby řízení a v jejich rámci též kategorie subjektů či osob, jež jsou uvedeny v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení a jimž jsou v souvislosti s plněním rozpočtu svěřeny určité úkoly.
Pokud jde o přímé řízení Komisí podle čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení, účetní systém rozlišuje, zdali toto řízení probíhá prostřednictvím:
a)
útvarů Komise;
b)
výkonných agentur;
c)
vedoucích delegací EU;
d)
svěřeneckých fondů uvedených v článku 187 finančního nařízení.
Oddíl 2
Přímé řízení
Článek 34
Přímé řízení
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení)
Plní-li Komise rozpočet přímo ve svých úvarech, vykonávají úkoly související s plněním rozpočtu účastníci finančních operací ve smyslu článků 64 až 75 finančního nařízení v souladu s podmínkami tohoto nařízení.
Článek 35
Výkon pravomocí svěřených výkonným agenturám
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) a článek 62 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o svěření pravomocí výkonným agenturám zmocňuje tyto agentury jakožto pověřené schvalující osoby k tomu, aby čerpaly prostředky na program Unie, jehož řízením byly pověřeny.
2. Pověřovací akt Komise obsahuje přinejmenším ustanovení podle čl. 40 písm. a) až d) a h). Jménem dotyčné výkonné agentury musí k tomuto aktu vydat formální písemný souhlas její ředitel.
Článek 36
Soulad s pravidly pro zadávání veřejných zakázek
(Článek 63 finančního nařízení)
Svěří-li Komise úkoly soukromým subjektům podle čl. 63 odst. 2 finančního nařízení, uzavře smlouvu v souladu s částí první hlavou V a s částí druhou hlavou IV kapitolou III finančního nařízení.
Oddíl 3
Sdílené řízení s členskými státy
Článek 37
Zvláštní ustanovení o sdíleném řízení s členskými státy, opatření na podporu šíření osvědčených postupů
(Článek 59 finančního nařízení)
Komise sestaví rejstřík subjektů, které jsou podle odvětvových pravidel odpovědné za řízení, osvědčování a audit.
S cílem podpořit osvědčené postupy při využívání prostředků ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova, Evropského zemědělského záručního fondu a Evropského rybářského fondu může dát Komise subjektům odpovědným za řízení a kontrolu pro informaci k dispozici metodické pokyny, jež stanoví její vlastní kontrolní strategii a přístup, včetně kontrolních seznamů a příkladů osvědčené praxe. Tyto pokyny jsou podle potřeby aktualizovány.
Oddíl 4
Nepřímé řízení
Článek 38
Rovnocennost systémů, pravidel a postupů v rámci nepřímého řízení
(Článek 60 finančního nařízení)
1. Komise může uznat pravidla a postupy zadávání veřejných zakázek za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásadu široké hospodářské soutěže uchazečů v zájmu získání ekonomicky nejvýhodnější nabídky a stanoví jednací řízení pouze u veřejných zakázek do určité přiměřené hodnoty nebo v řádně odůvodněných případech;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím náležitého uveřejňování ex ante, zejména v případě zadávacích řízení, a náležitého zveřejňování zhotovitelů, dodavatelů nebo poskytovatelů ex post;
c)
zajišťují rovné zacházení, proporcionalitu a zákaz diskriminace;
d)
po celou dobu zadávacího řízení předcházejí střetu zájmů.
Vnitrostátní právo členských států nebo třetích zemí, jež provádí směrnici 2004/18/ES, se považuje za rovnocenné pravidlům, která orgány uplatňují v souladu s finančním nařízením.
2. Komise může uznat pravidla a postupy pro udělování grantů za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásady proporcionality, řádného finančního řízení, rovného zacházení a zákazu diskriminace;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím odpovídajícího uveřejňování výzev k podávání návrhů, stanoví postupy přímého udělování grantů pouze u grantů do určité přiměřené výše nebo v řádně odůvodněných případech a zajišťují náležité zveřejňování příjemců ex post, při němž je zohledňována zásada proporcionality;
c)
po celou dobu řízení o udělení grantu předcházejí střetu zájmů;
d)
stanoví, že granty nesmějí být kumulativní ani být udělovány zpětně, že musí v zásadě zahrnovat spolufinancování a že účelem ani důsledkem grantu nesmí být dosažení zisku pro příjemce.
3. Komise může uznat, že účetní systémy a systémy vnitřní kontroly, jež používají subjekty a osoby, jimž mají být svěřeny úkoly související s plněním rozpočtu jménem Komise, zajišťují rovnocennou úroveň ochrany finančních zájmů Unie a rovnocennou přiměřenou jistotu o dosažení cílů řízení, jestliže tyto systémy splňují zásady zakotvené v článku 32 finančního nařízení.
Článek 39
Hodnocení ex ante pravidel a postupů u subjektů a osob v rámci nepřímého řízení
(Čl. 61 odst. 1 finančního nařízení)
Pro účely hodnocení ex ante podle čl. 61 odst. 1 finančního nařízení může příslušná schvalující osoba vycházet z hodnocení ex ante, jež provedla jiná schvalující osoba, a to za předpokladu, že závěry této jiné schvalující osoby jsou relevantní z hlediska specifických rizik svěřovaných úkolů, zejména povahy těchto úkolů a příslušné částky.
Příslušná schvalující osoba může vycházet z hodnocení ex ante, jež provedli jiní dárci, pokud bylo toto hodnocení provedeno za podmínek rovnocenných podmínkám stanoveným pro nepřímé řízení v článku 60 finančního nařízení.
Článek 40
Obsah dohody o svěření úkolů plnění rozpočtu, jež je uzavírána se subjekty a osobami
(Čl. 61 odst. 3 finančního nařízení)
Pověřovací dohody obsahují podrobná ujednání, jež zajišťují ochranu finančních zájmů Unie a transparentnost prováděných operací. Musí zahrnovat alespoň následující:
a)
jednoznačnou definici a vymezení svěřovaných úkolů, zejména pokud jde o změny svěřených úkolů, vzdání se pohledávek a využití vrácených nebo nepoužitých finančních prostředků;
b)
podmínky a bližší podrobnosti k plnění těchto úkolů, odpovědnosti a organizaci kontrol, jež mají být prováděny, včetně hodnocení programů;
c)
podmínky pro vyplacení příspěvku Unie, včetně proplacení nákladů vzniklých při plnění úkolů a odměny pro pověřený subjekt, a pravidla ohledně potřebných podkladů k odůvodnění těchto plateb;
d)
pravidla pro podávání zpráv Komisi o plnění úkolů, očekávaných výsledcích, vyskytnuvších se nesrovnalostech a přijatých opatřeních, dále podmínky, za nichž lze platby pozastavit nebo přerušit, a podmínky, za nichž je plnění těchto úkolů ukončeno;
e)
termín, do něhož budou k pověřovací dohodě uzavřeny individuální prováděcí smlouvy a dohody, jež musí být úměrné povaze svěřených úkolů;
f)
pravidla pro vyloučení, jež subjektu či osobě umožňují, aby z účasti na zadávacím řízení, z řízení o udělení grantu či ceny, ze zadání veřejné zakázky nebo z udělení grantu či ceny vyloučily subjekty, jež se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 písm. a), b) a e) a čl. 107 písm. a) a b) finančního nařízení;
g)
bližší podrobnosti o kontrolách, jež provádí Komise, jakož i ustanovení o přístupu Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora k informacím potřebným k výkonu jejich povinností, jakož i o pravomoci provádět audity a šetření včetně kontrol na místě;
h)
ujednání o:
i)
závazku pověřeného subjektu neprodleně informovat Komisi o všech podvodech, k nimž při správě finančních prostředků Unie došlo, a o přijatých opatřeních,
ii)
určení kontaktního místa, které je vybaveno náležitými pravomocemi k přímé spolupráci s úřadem OLAF, jež slouží snazšímu výkonu operativní činnosti tohoto úřadu;
i)
podmínky, jimiž se řídí používání bankovních účtů a úrokových výnosů podle čl. 8 odst. 4 finančního nařízení;
j)
ustanovení zajišťující viditelnost činnosti Unie ve vztahu k ostatním činnostem subjektu.
Článek 41
Prohlášení řídícího subjektu a prohlášení o dodržení postupů
(Čl. 60 odst. 5 finančního nařízení)
V případě akcí, jež končí před koncem příslušného rozpočtového roku, může být prohlášení řídícího subjektu podle čl. 60 odst. 5 písm. b) finančního nařízení nahrazeno závěrečnou zprávou pověřeného subjektu nebo osoby o dané akci, je-li tato zpráva předložena před 15. únorem roku následujícího po příslušném rozpočtovém roce.
Pokud mezinárodní organizace a třetí země provádějí nevíceleté akce v délce trvání nejvýše 18 měsíců, může být prohlášení o dodržení postupů uvedené v čl. 60 odst. 5 finančního nařízení začleněno do závěrečné zprávy.
Článek 42
Postupy zaměřené na kontrolu a schválení účetních závěrek, jakož i vylučování úhrad, jež jsou v rozporu s platnými pravidly, z financování Unií v rámci nepřímého řízení
(Čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení odvětvových pravidel, Komise v rámci postupů podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení:
a)
provádí dokumentární prověrky a případně kontroly na místě;
b)
stanoví výši schválených výdajů poté, co proběhlo případné řízení o sporných otázkách s příslušnými orgány a subjekty, a poté, co jsou tyto orgány a subjekty vyrozuměny;
c)
případně vypočte výši finanční opravy;
d)
inkasuje nebo uhradí zůstatek, který je dán rozdílem mezi schválenými výdaji a částkami, jež byly orgánům nebo subjektům již vyplaceny.
Pro účely prvního pododstavce písm. d) Komise inkasuje splatné částky přednostně formou zápočtu podle článku 87.
2. Jsou-li úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny subjektu, jenž provádí akci financovanou větším počtem dárců, spočívají postupy podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení v ověření, zdali příslušnou částku, kterou Komise na danou akci vyplatila, tento subjekt na akci použil a zdali byl tento výdaj vynaložen v souladu se závazky, jež upravuje dohoda s tímto subjektem podepsaná.
Pro účely tohoto nařízení se akcí financovanou větším počtem dárců rozumí akce, na niž jsou finanční prostředky Unie sdruženy s prostředky přinejmenším jednoho dalšího dárce.
Článek 43
Zvláštní ustanovení pro nepřímé řízení s mezinárodními organizacemi
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) bod ii) a článek 188 finančního nařízení)
1. Mezinárodní organizace uvedené v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu ii) finančního nařízení jsou:
a)
mezinárodní veřejné organizace zřízené na základě mezivládních dohod a specializované agentury zřízené těmito organizacemi;
b)
Mezinárodní výbor Červeného kříže;
c)
Mezinárodní federace společností Červeného kříže a Červeného půlměsíce;
d)
další neziskové organizace, jež mají na základě rozhodnutí Komise obdobné postavení jako mezinárodní organizace.
2. Plní-li Komise rozpočet v rámci nepřímého řízení s mezinárodními organizacemi, použijí se ověřovací dohody s nimi uzavřené.
Článek 44
Určení veřejnoprávních subjektů a soukromoprávních subjektů pověřených výkonem veřejné služby
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) body v) a vi) finančního nařízení)
1. Na veřejnoprávní subjekty a soukromoprávní subjekty pověřené výkonem veřejné služby se vztahuje právo členského státu nebo země, v níž byly založeny.
2. V případě síťového řízení, při němž musí příslušný členský stát či země určit alespoň jeden subjekt, probíhá toto určení v souladu se základním právním aktem.
Ve všech ostatních případech určí tyto subjekty Komise po vzájemné dohodě s dotčenými členskými státy nebo zeměmi.
KAPITOLA 3
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
Článek 45
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
(Článek 64 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány poskytnou všem účastníkům finančních operací zdroje nezbytné k plnění jejich povinností a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
2. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí listinou, kterou vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 46
Pomoc pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám
(Článek 65 finančního nařízení)
Příslušné schvalující osobě mohou být při plnění jejích úkolů nápomocni zaměstnanci, kteří jsou pověřeni tím, aby v rámci odpovědnosti této osoby uskutečňovali některé operace nezbytné pro plnění rozpočtu a poskytování finančních informací a informací o správě finančních prostředků. Za účelem předcházení střetu zájmů platí pro zaměstnance, kteří jsou pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám nápomocni, povinnosti uvedené v článku 57 finančního nařízení.
Vedoucím delegací Unie jako dále pověřeným schvalujícím osobám podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení mohu být při plnění jejich povinností nápomocni zaměstnanci Komise.
Článek 47
Vnitřní předpisy o pověřování
(Článek 65 finančního nařízení)
V souladu s finančním nařízením a tímto nařízením stanoví každý orgán ve svých vnitřních předpisech taková opatření pro správu prostředků, jaká považuje za nezbytná k řádnému plnění svého oddílu rozpočtu.
Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí vnitřními předpisy, jež vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Článek 48
Uchovávání podkladů schvalujícími osobami
(Čl. 66 odst. 2 finančního nařízení)
Schvalující osoba zřídí systémy, v nichž budou v papírové či elektronické podobě uchovávány originální podklady, jež souvisejí s plněním rozpočtu a příslušnými opatřeními, jakož i s navazujícími fázemi. Tyto systémy zajistí, aby:
a)
tyto podklady byly číslovány;
b)
tyto podklady byly označeny datem;
c)
byly - případně v elektronické podobě - vedeny registry, z nichž lze přesně zjistit místo, na němž jsou tyto podklady uloženy;
d)
tyto podklady byly uchovávány alespoň po dobu pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium za rozpočtový rok, k němuž se vztahují;
e)
byly uchovávány podklady o zárukách za předběžné financování ve prospěch daného orgánu a aby byla vedena evidence, v níž budou uvedené záruky náležitě sledovány.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, se uchovávají déle, než je uvedeno v prvním pododstavci písm. d), a to do konce roku, který následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny.
Osobní údaje uvedené v podkladech se vymažou, je-li to možné a nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely udělení rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 49
Kontroly ex ante a ex post
(Čl. 66 odst. 5 a 6 finančního nařízení)
1. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které běžně uskutečňují zaměstnanci uvedení v článku 46 a které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu, jež provádí příslušná schvalující osoba.
2. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
3. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku efektivnosti nákladů. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a příjmů a jejich soulad s platnými předpisy, zejména rozpočtem a souvisejícími předpisy, a s akty přijatými při provádění Smluv nebo nařízení, a případně se smluvními podmínkami;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v části první hlavě II kapitole 7 finančního nařízení.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
4. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Tyto kontroly prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v odstavci 3.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně pověřená schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. K řešení těchto problémů přijme opatření.
Na základě výsledků kontrol a dalších relevantních informací je přezkoumávána analýza rizik uvedená v čl. 66 odst. 6 finančního nařízení.
U víceletých programů stanoví pověřená schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
Článek 50
Kodex profesních standardů
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 5 finančního nařízení)
1. Zaměstnanci, jež příslušná schvalující osoba určí k ověřování finančních operací, jsou vybíráni na základě svých odborných znalostí, schopností a zvláštních předpokladů, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
2. Jednotlivé orgány vypracují kodex profesních standardů, jenž v oblasti vnitřní kontroly stanoví:
a)
úroveň odborné a finanční kompetence, jež je od zaměstnanců uvedených v odstavci 1 požadována;
b)
závazek těchto zaměstnanců procházet trvalou odbornou přípravou;
c)
poslání, úlohu a úkoly, jež jsou jim přiděleny;
d)
pravidla chování, zejména pokud jde o etické normy a bezúhonnost, které musí zaměstnanci splňovat, a práva, která jim jsou přiznána.
3. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí kodexem profesních standardů podle odstavce 2 tohoto článku, který vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
4. Jednotlivé orgány ustaví náležité struktury, jejichž prostřednictvím budou schvalujícím útvarům sdělovány potřebné informace o kontrolních standardech a o metodách a technikách, jež byly pro tyto účely vyvinuty, a jejichž prostřednictvím budou tyto informace pravidelně aktualizovány.
Článek 51
Nečinnost pověřené schvalující osoby
(Čl. 66 odst. 8 finančního nařízení)
Nečinností pověřené schvalující osoby podle čl. 66 odst. 8 finančního nařízení se rozumí situace, kdy tato osoba nereaguje v přiměřené lhůtě s ohledem na okolnosti jednotlivého případu, nejpozději však do jednoho měsíce.
Článek 52
Předávání finančních informací a informací o správě finančních prostředků účetnímu
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřená schvalující osoba předává účetnímu v souladu s pravidly, jež účetní přijal, finanční informace a informace o správě finančních prostředků, jež jsou nezbytné pro plnění jeho úkolů.
Schvalující osoba účetnímu pravidelně a alespoň pro účely uzávěrky účtů sděluje relevantní finanční údaje ke svěřeneckým bankovním účtům, tak aby použití finančních prostředků Unie bylo možno zachytit v účetní závěrce Unie.
Článek 53
Zpráva o jednacích řízeních
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřené schvalující osoby zaznamenávají za každý rozpočtový rok smlouvy na veřejné zakázky uzavřené na základě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. a) až g), čl. 135 odst. 1 písm. a) až d) a článků 266, 268 a 270 tohoto nařízení. Pokud se poměr jednacích řízení k počtu veřejných zakázek, jež zadala táž pověřená schvalující osoba, oproti minulým letům značně zvýší nebo pokud je tento poměr značně vyšší než průměr za daný orgán, podá o tom příslušná schvalující osoba danému orgánu zprávu, v níž uvede opatření přijatá k odvrácení tohoto vývoje. Jednotlivé orgány zasílají Evropskému parlamentu a Radě zprávu o jednacích řízeních. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Oddíl 3
Účetní
Článek 54
Jmenování účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého účetního z řad úředníků, kteří podléhají služebnímu řádu úředníků Evropské unie.
Účetního vybírá orgán na základě jeho zvláštní kvalifikace prokázané diplomy nebo rovnocennými odbornými zkušenostmi.
2. Dva nebo více orgánů či subjektů mohou jmenovat téhož účetního.
V tomto případě přijmou tyto orgány a subjekty nezbytná opatření proti střetu zájmů.
Článek 55
Ukončení výkonu funkce účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. V případě ukončení výkonu funkce účetního je bezodkladně vypracována předvaha.
2. Účetní, který ukončuje výkon své funkce, zašle tuto předvahu spolu s předávací zprávou novému účetnímu, nebo, není-li to možné, učiní tak úředník ze stejného útvaru.
Do jednoho měsíce ode dne zaslání předvahy nový účetní předvahu podepíše za účelem udělení svého souhlasu a přitom může vyjádřit své výhrady.
Předávací zpráva uvádí též výsledek předvahy a všechny vznesené výhrady.
3. Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení informují Evropský parlament, Radu a účetního Komise o jmenování svého účetního nebo o ukončení výkonu jeho funkce ve lhůtě dvou týdnů.
Článek 56
Validace účetního a inventárního systému
(Článek 68 finančního nařízení)
Příslušná schvalující osoba důsledně informuje účetního o vývoji či podstatných změnách systému finančního řízení, inventárního systému a systému oceňování aktiv a pasiv, pokud jsou z daného systému přebírány údaje do účetnictví daného orgánu nebo pokud tento systém slouží k dokládání těchto údajů, tak aby účetní mohl ověřit, že jsou dodržena kritéria pro validaci tohoto systému.
Účetní může již validovaný systém finančního řízení kdykoliv přezkoumat. Pokud účetní odmítne validovat systém finančního řízení, jejž zavedla schvalující osoba, nebo pokud již udělenou validaci tomuto systému odejme, sestaví příslušná schvalující osoba akční plán s cílem napravit v přiměřené lhůtě nedostatky, jež vedly k tomuto rozhodnutí účetního.
Příslušná schvalující osoba odpovídá za úplnost informací, jež jsou účetnímu předávány.
Článek 57
Správa pokladny
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajišťuje, aby měl jeho orgán k dispozici dostatečné finanční prostředky na hotovostní potřeby, jež vyplývají z plnění rozpočtu.
2. Pro účely odstavce 1 zřídí účetní systémy řízení hotovosti, které mu umožní sestavovat prognózy peněžních toků.
3. Účetní Komise rozděluje dostupné finanční prostředky v souladu s nařízením (ES, Euratom) č. 1150/2000.
Článek 58
Správa bankovních účtů
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Pro účely správy pokladny může účetní jménem orgánu otevřít nebo nechat otevřít účty u finančních institucí nebo národních centrálních bank. V řádně odůvodněných případech může účty otevřít v jiných měnách než v euru.
2. Účetní odpovídá za rušení účtů uvedených v odstavci 1 nebo za to, aby bylo jejich zrušení zajištěno.
3. Účetní stanoví podmínky pro vedení účtů uvedených v odstavci 1, jež byly otevřeny u finančních institucí, v souladu se zásadami řádného finančního řízení, efektivity a soutěže o veřejné zakázky.
4. Alespoň jednou za pět let účetní znovu vyhlašuje soutěž o veřejné zakázky pro finanční instituce, u nichž by mohly být otevřeny účty v souladu s odstavcem 1.
U zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii je prováděn pravidelný průzkum podmínek na trhu, pokud to místní bankovní podmínky dovolují. Tento průzkum probíhá alespoň jednou za pět let z podnětu správce zálohového účtu, který následně předkládá účetnímu odůvodněný návrh na výběr určité banky na období do pěti let.
5. Účetní zajistí, aby byly podmínky pro vedení účtů otevřených u finančních institucí v souladu s odstavcem 1 přísně dodržovány.
V případě zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii přebírá tuto odpovědnost správce zálohového účtu, jenž přitom zohledňuje platné právní předpisy v zemi, v níž vykonává svůj mandát.
6. O podmínkách pro vedení účtů otevřených u finančních institucí účetní Komise informuje účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení. Účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení sladí s těmito podmínkami podmínky pro vedení účtů, jež sami otevírají.
Článek 59
Podpisové právo k účtům
(Článek 68 finančního nařízení)
Podmínky pro otevírání, vedení a používání účtů v závislosti na požadavcích vnitřní kontroly stanoví, že šeky, bankovní převodní příkazy a všechny další bankovní operace musí podepsat jeden nebo více řádně zmocněných zaměstnanců. Instrukce vystavené ručně mimo elektronický systém musí podepsat alespoň dva řádně zmocnění zaměstnanci nebo účetní osobně.
Pro účely prvního pododstavce zašlou účetní jednotlivých orgánů všem finančním institucím, u nichž daný orgán otevřel účet, jména a podpisové vzory zmocněných zaměstnanců.
Článek 60
Správa zůstatků na bankovních účtech
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajistí, aby se zůstatek na bankovních účtech uvedených v článku 58 výrazně nelišil od prognóz peněžních toků podle čl. 57 odst. 2 a aby v každém případě:
a)
žádný z těchto účtů nevykazoval záporný zůstatek;
b)
zůstatek na účtech vedených v jiných měnách byl pravidelně přepočítáván na eura.
2. Na cizoměnových účtech nesmí účetní udržovat zůstatky, jež by mohly orgánu způsobit nadměrné ztráty v důsledku výkyvů směnných kurzů.
Článek 61
Převodní a přepočtové operace
(Článek 68 finančního nařízení)
Aniž je dotčen článek 69, uskutečňuje účetní převody mezi účty, jež otevřel jménem orgánu u finančních institucí, a provádí přepočet měn.
Článek 62
Způsoby placení
(Článek 68 finančního nařízení)
Platby jsou uskutečňovány bankovním převodem nebo šekem nebo - v případě zálohového účtu - debetní kartou v souladu s čl. 67 odst. 4.
Článek 63
Soubory údajů o právnických osobách
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní může provádět platby bankovním převodem pouze v případě, že byly předem do společného souboru, členěného podle orgánů, zapsány bankovní údaje příjemce platby a informace potvrzující jeho totožnost, jakož i všechny případné změny.
Zápis právních a bankovních údajů příjemce platby do tohoto souboru údajů nebo případné změny těchto údajů vychází z podkladu, jehož formu stanoví účetní.
2. Před provedením platby bankovním převodem mohou schvalující osoby přijmout jménem svého orgánu závazek vůči třetí osobě pouze v případě, že jim tato třetí osoba dodá dokumentaci požadovanou pro zápis do souboru údajů.
Schvalující osoby informují účetního o všech změnách právních a bankovních údajů, jež jim sdělí příjemce platby, a před provedením platby ověřují platnost těchto údajů.
V souvislosti s předvstupní pomocí lze vůči orgánům veřejné moci zemí, jež podaly žádost o přistoupení k Evropské unii, přijímat individuální závazky, aniž by předem došlo k zápisu do souboru údajů o třetích osobách. V tomto případě učiní schvalující osoba vše pro to, aby k zápisu došlo co nejdříve. Příslušné dohody stanoví, že předtím, než lze provést první platbu, je Komisi nutno zaslat bankovní údaje příjemce.
Článek 64
Uchovávání podkladů účetním
(Článek 68 finančního nařízení)
Účetní podklady a podklady, jež slouží k přípravě účetní závěrky uvedené v článku 141 finančního nařízení, jsou uchovávány po dobu alespoň pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium pro rozpočtový rok, k němuž se tyto podklady vztahují.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, jsou však uchovávány déle, a to do konce roku, jenž následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Jednotlivé orgány rozhodnou, v kterém útvaru budou podklady uchovávány.
Článek 65
Osoby zmocněné ke správě účtů
(Článek 69 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány stanoví podmínky, za nichž jsou jimi určení zaměstnanci zmocnění ke správě účtů v místních jednotkách uvedených v článku 72 oprávněni sdělovat místním finančním institucím jména a podpisové vzory.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 66
Podmínky použití zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Je-li vzhledem k omezené výši dotčených částek fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, lze pro účely úhrady takových výdajů zřídit zálohové účty.
2. Správce zálohových účtů může předběžně potvrzovat a hradit výdaje na základě podrobného rámce, jenž je vymezen v pokynech příslušné schvalující osoby. Tyto pokyny stanoví pravidla a podmínky, jimiž se řídí předběžné potvrzování a úhrada výdajů, a případně též podmínky podpisu právních závazků ve smyslu čl. 97 odst. 1 písm. e).
3. Vytvoření zálohového účtu a jmenování jeho správce jsou předmětem rozhodnutí, jež přijímá účetní na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby. Toto rozhodnutí stanoví odpovědnost a povinnosti správce zálohových účtů a schvalující osoby.
Na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby rozhoduje účetní též o změně podmínek vedení zálohového účtu.
4. Při delegacích Unie jsou zálohové účty zřizovány pro účely úhrady výdajů jak z rozpočtového oddílu vyhrazeného Komisi, tak z rozpočtového oddílu Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a musí zajišťovat, aby bylo možno k výdajům dohledat všechny údaje.
Článek 67
Podmínky pro zřizování zálohových účtů a platby
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o zřízení zálohového účtu a o jmenování jeho správce a rozhodnutí o změně podmínek vedení tohoto účtu stanoví zejména:
a)
účel a maximální výši počáteční zálohy, která může být poskytnuta;
b)
případné otevření bankovního účtu nebo poštovního žirového účtu jménem orgánu;
c)
druh a maximální výši jednotlivých výdajových položek, jež může správce zálohového účtu vyplatit třetím osobám nebo je od nich vybrat;
d)
četnost a postup předkládání podkladů a pravidla pro jejich předávání schvalující osobě k zúčtování;
e)
postup případného doplnění zálohy;
f)
skutečnost, že zálohové operace vypořádává schvalující osoba nejpozději do konce následujícího měsíce, tak aby bylo možno účetní zůstatek odsouhlasit se zůstatkem na bankovním účtu;
g)
dobu platnosti pověření, jež účetní udělil správci zálohového účtu;
h)
totožnost jmenovaného správce zálohového účtu.
2. V návrzích na rozhodnutí o zřízení zálohového účtu zajistí příslušná schvalující osoba, aby:
a)
přednostně byly používány rozpočtové postupy, pokud existuje přístup k centrálnímu počítačovému účetnímu systému;
b)
zálohové účty byly používány jen v odůvodněných případech.
Maximální částka, kterou může správce zálohových účtů zaplatit v případě, že je fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, nesmí přesáhnout 60 000 EUR na každou výdajovou položku.
3. Správce zálohového účtu může provádět platby ve prospěch třetích osob na základě a v rámci limitů, jež jsou dány:
a)
předchozími rozpočtovými a právními závazky, jež podepsala příslušná schvalující osoba;
b)
kladným zůstatkem na zálohovém účtu v hotovosti nebo v bance.
4. Platby ze zálohových účtů lze provádět bankovním převodem včetně systému přímého inkasa uvedeného v článku 89 finančního nařízení, šekem nebo jiným platebním prostředkem včetně debetních karet v souladu s pokyny účetního.
5. Poté, co je platba provedena, následuje formální rozhodnutí o konečném potvrzení a/nebo platební příkaz, které podepíše příslušná schvalující osoba.
Článek 68
Výběr správců zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Správci zálohových účtů jsou vybíráni z řad úředníků nebo - v případě potřeby a pouze v řádně odůvodněných případech - z řad ostatních zaměstnanců. Správci zálohových účtů jsou vybíráni na základě svých znalostí, schopností a zvláštní kvalifikace, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
Článek 69
Poskytování finančních prostředků na zálohové účty
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Účetní poskytuje na zálohové účty nezbytné prostředky prostřednictvím plateb a tyto účty sleduje z hlediska otevírání bankovních účtů, udílení podpisových práv a kontrol na místě a v centrálním účetnictví. Účetní poskytuje na zálohové účty finanční prostředky. Zálohy jsou hrazeny na bankovní účet otevřený pro tento účel.
Na zálohové účty lze poskytovat finanční prostředky též přímo z různých místních příjmů, jež plynou například z:
a)
prodeje zařízení;
b)
publikací;
c)
různých náhrad;
d)
úroků.
Zúčtování záloh, pokud jde o výdaje a různé či účelově vázané příjmy, probíhá v souladu s rozhodnutím o zřízení zálohového účtu uvedeným v článku 67 a s finančním nařízením. Příslušné částky odečte schvalující osoba při následném doplňování příslušných zálohových účtů.
2. V zájmu eliminace zejména kurzových ztrát může správce zálohového účtu provádět v souvislosti s touž zálohou převody mezi různými bankovními účty.
Článek 70
Kontroly prováděné schvalujícími osobami a účetními
(Článek 70 finančního nařízení)
1. V souladu s pravidly a pokyny účetního vede správce zálohového účtu evidenci jednak prostředků, jež má k dispozici v hotovosti a v bance, jednak uskutečněných plateb a obdržených částek. K výstupům z této evidence má trvalý přístup příslušná schvalující osoba a alespoň jednou měsíčně je vypracován souhrn transakcí, jejž správce zálohového účtu zasílá následující měsíc společně s podklady příslušné schvalující osobě pro účely zúčtování zálohových operací.
2. Účetní provádí nebo nechává provádět příslušně zmocněného zaměstnance ve svém útvaru nebo ve schvalujícím útvaru kontroly, jež musí zpravidla probíhat na místě a bez předchozího upozornění a jejichž účelem je ověřit existenci finančních prostředků, jež byly přiděleny správcům zálohových účtů, ověřit vedení účetnictví a zkontrolovat, zda jsou zálohové transakce zúčtovávány ve stanovených lhůtách. Výsledky těchto kontrol sdělí účetní příslušné schvalující osobě.
Článek 71
Postupy při zadávání veřejných zakázek
(Článek 70 finančního nařízení)
Platby prováděné ze zálohových účtů mohou, v mezích stanovených v čl. 137 odst. 3, spočívat jednoduše v úhradě faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 72
Zřizování zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Pro účely úhrady určitých druhů výdajů lze u jednotlivých místních jednotek mimo Unii zřídit v souladu s článkem 70 finančního nařízení jeden nebo více zálohových účtů. Místní jednotkou může být například delegace, kancelář nebo styčné pracoviště Unie ve třetí zemi.
V rozhodnutí o zřízení zálohového účtu jsou stanoveny podmínky pro vedení tohoto účtu, jež splňují požadavky článku 70 finančního nařízení a vycházejí ze specifických potřeb dané místní jednotky.
Článek 73
Správci zálohových účtů a osoby zmocněné ke správě účtů při delegacích Unie
(Článek 70 finančního nařízení)
Za výjimečných okolností a v zájmu zajištění kontinuity činnosti mohou povinnosti správce zálohových účtů ESVČ při delegacích Unie vykonávat zaměstnanci Komise. Za týchž podmínek lze do funkce správců zálohových účtů za Komisi při delegacích Unie jmenovat zaměstnance ESVČ.
Pravidla a podmínky upravené v prvním pododstavci se při delegacích Unie použijí na jmenování osob, jež účetní pověří prováděním bankovních operací.
KAPITOLA 4
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 74
Odpovědné subjekty v oblasti boje proti podvodům
(Čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedenými v čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení se rozumějí subjekty uvedené ve služebním řádu a rozhodnutích orgánů Unie, jež se týkají podmínek interních šetření v souvislosti s předcházením podvodům, korupci a jinému protiprávnímu jednání, které poškozuje zájmy Unie.
Oddíl 2
Pravidla pro pověřené a dále pověřené schvalující osoby
Článek 75
Finanční nesrovnalosti
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny pravomoci úřadu OLAF, je pro všechny případy porušení finančního nařízení nebo předpisů se vztahem k finančnímu řízení či kontrolám operací, jež vyplývají z jednání nebo opomenutí zaměstnance, příslušná komise pro řešení finančních nesrovnalostí uvedená v článku 29 (dále jen „komise“).
Článek 76
Komise pro řešení finančních nesrovnalostí
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
1. Případy finančních nesrovnalostí uvedené v článku 75 tohoto nařízení předkládá komisi k vydání stanoviska podle čl. 73 odst. 6 druhého pododstavce finančního nařízení orgán oprávněný ke jmenování.
V případech, kdy jako dále pověřené schvalující osoby jednají vedoucí delegací Unie v souladu s čl. 56 odst. 2 finančního nařízení, je příslušná schvalující osoba oprávněna se na komisi o stanovisko k finančním nesrovnalostem podle článku 75 tohoto nařízení obrátit přímo.
Domnívá-li se pověřená schvalující osoba, že došlo k finanční nesrovnalosti, může věc předložit komisi. Tato komise vydá stanovisko, v němž posoudí, zda došlo k nesrovnalostem podle článku 75, stupeň jejich závažnosti a případné následky. Dospěje-li komise na základě analýzy k závěru, že uvedený případ spadá do pravomoci úřadu OLAF, předá spis bezodkladně orgánu oprávněnému ke jmenování a úřad OLAF o tom neprodleně uvědomí.
Pokud komisi uvědomí přímo zaměstnanec v souladu s čl. 66 odst. 8 finančního nařízení, předá komise spis orgánu oprávněnému ke jmenování a zaměstnance o tom uvědomí. Orgán oprávněný ke jmenování může komisi požádat o stanovisko k tomuto případu.
2. Orgán, nebo v případě smíšené komise zúčastněné orgány, upraví podle své vnitřní organizace pracovní postupy komise a její složení s tím, že komise musí mít jednoho externího člena, jenž má požadovanou kvalifikaci a odbornost.
Článek 77
Potvrzení pokynů
(Čl. 73 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že závazný pokyn, který dostala, je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, zejména protože nemůže být vykonán v rámci jí svěřených zdrojů, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil nebo dále pověřil. Pokud je tento pokyn písemně potvrzen a toto potvrzení je doručeno v odpovídající lhůtě a je dostatečně jasné v tom smyslu, že explicitně odkazuje na body, které pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zpochybnila, nelze tuto osobu již povolat k odpovědnosti. Tato osoba pokyn provede, není-li pokyn zjevně v rozporu s právními předpisy nebo nepředstavuje-li porušení příslušných bezpečnostních norem.
2. Odstavec 1 se použije rovněž v případě, že se schvalující osoba v průběhu plnění jí uloženého závazného pokynu dozví, že dotyčná operace vykazuje nesrovnalosti.
Pokyny, jež byly potvrzeny podle čl. 73 odst. 3 finančního nařízení, příslušná pověřená schvalující osoba zaznamená a uvede ve své výroční zprávě o činnosti.
KAPITOLA 5
Příjmové operace
Oddíl 1
Vlastní zdroje
Článek 78
Pravidla pro vlastní zdroje
(Článek 76 finančního nařízení)
Schvalující osoba vypracuje předběžný plán, který stanoví termíny, v nichž mají být vlastní zdroje vymezené v rozhodnutí o systému vlastních zdrojů Unie poskytnuty Komisi.
Vlastní zdroje jsou stanovovány a inkasovány v souladu s pravidly, jež jsou přijata na základě rozhodnutí uvedeného v prvním pododstavci.
Oddíl 2
Odhady pohledávek
Článek 79
Odhady pohledávek
(Článek 77 finančního nařízení)
1. Odhad pohledávky specifikuje druh příjmu a rozpočtový bod, do něhož má být tento příjem zapsán, a pokud možno též údaje o dlužníkovi a odhad částky.
Při sestavování odhadu pohledávky ověří příslušná schvalující osoba zejména, že:
a)
příjem je zapsán do správného rozpočtového bodu;
b)
odhad je v pořádku a odpovídá platným předpisům a zásadě řádného finančního řízení.
2. S výhradou čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení a čl. 7 odst. 2 tohoto nařízení nedochází na základě odhadu pohledávek k poskytnutí prostředků na závazky. V případech uvedených v článku 21 finančního nařízení lze prostředky poskytnout až poté, co Unie skutečně inkasuje dlužné částky.
Oddíl 3
Stanovení pohledávek
Článek 80
Postup
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky příslušnou schvalující osobou znamená uznání práva Unie vůči dlužníkovi a stanovení nároku požadovat po dlužníkovi úhradu dluhu.
2. Inkasní příkaz je operace, kterou příslušná schvalující osoba dává pokyn účetnímu k inkasu stanovené pohledávky.
3. Výzvou k úhradě je dlužník informován o tom, že:
a)
Unie stanovila pohledávku;
b)
bude-li pohledávka zaplacena ve stanovené lhůtě, nenabíhají úroky z prodlení;
c)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmeni b), nabíhají z ní úroky z prodlení, jejichž sazba je uvedena v článku 83; tím nejsou dotčeny zvláštní platné předpisy;
d)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmenu b), provede orgán inkaso buď započtením, nebo propadnutím předem složených jistot;
e)
účetní je oprávněn provést inkaso započtením před uplynutím lhůty uvedené v písmenu b) v případě, že je to nezbytné k ochraně finančních zájmů Unie a že se důvodně domnívá, že by pohledávka Komise mohla být nedobytná; o důvodech a datu inkasa započtením je účetní povinen dlužníka předem vyrozumět;
f)
nelze-li po provedení všech kroků podle písmene a) až e) tohoto pododstavce inkasovat celou částku, provede orgán inkaso výkonem rozhodnutí podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo na základě žaloby.
Vytištěnou výzvu k úhradě zašle schvalující osoba dlužníkovi. O jeho zaslání je prostřednictvím finančního informačního systému vyrozuměn účetní.
Článek 81
Stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
Před stanovením pohledávky se příslušná schvalující osoba ujistí, že:
a)
pohledávka je jistá, tedy není ničím podmíněna;
b)
pohledávka zní na pevnou a přesně vyjádřenou peněžitou částku;
c)
pohledávka je splatná a neběží lhůta k její úhradě;
d)
údaje o dlužníkovi jsou správné;
e)
částka, jež má být inkasována, je zapsána ve správném rozpočtovém bodu;
f)
podklady jsou v pořádku a
g)
je dodržena zásada řádného finančního řízení, zejména z hlediska kritérií uvedených v čl. 91 odst. 1 písm. a).
Článek 82
Podklady pro stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky vychází z podkladů, jež osvědčují nárok Unie.
2. Před stanovením pohledávky provede příslušná schvalující osoba osobně kontrolu podkladů nebo se na vlastní odpovědnost ujistí, že tato kontrola byla provedena.
3. Podklady uchovává schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Článek 83
Úroky z prodlení
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z použití zvláštních odvětvových pravidel, nabíhají z pohledávky, jež není ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) uhrazena, úroky z prodlení v souladu s odstavci 2 a 3 tohoto článku.
2. V případě pohledávek, jež nejsou uhrazeny ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b), se jako úroková sazba použije sazba, kterou uplatňuje Evropská centrální banka na své hlavní refinanční operace, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie a platná v první kalendářní den měsíce splatnosti, zvýšená o:
a)
osm procentních bodů, pokud událostí, z jejíhož titulu pohledávka vznikla, je veřejná zakázka na dodávky a služby uvedené v hlavě V;
b)
tři a půl procentních bodů ve všech ostatních případech.
3. Úroky se počítají od kalendářního dne následujícího po dni, kdy uplynula lhůta uvedená v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikovaná ve výzvě k úhradě, až do kalendářního dne, kdy je pohledávka uhrazena v plné výši.
Inkasní příkaz na částku odpovídající úrokům z prodlení se vystaví až po skutečném obdržení těchto úroků.
4. V případě pokut platí, že složí-li dlužník finanční jistotu, kterou účetní akceptuje namísto platby, použije se ode dne uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) úroková sazba uvedená v odstavci 2 tohoto článku, která je platná v první den měsíce, v němž bylo rozhodnutí o uložení pokuty přijato, zvýšená pouze o jeden a půl procentního bodu.
Oddíl 4
Schválení inkasa
Článek 84
Vystavení inkasního příkazu
(Článek 79 finančního nařízení)
1. Inkasní příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být příjem zapsán;
b)
odkazy na právní akt či právní závazek, jež představují rozhodnou skutečnost pro vznik pohledávky a zakládají nárok na inkaso;
c)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění, včetně případných odkazů na odpovídající rozpočtový závazek;
d)
částku k inkasu vyjádřenou v eurech;
e)
jméno a adresu dlužníka;
f)
lhůtu uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b);
g)
možný způsob inkasa, mj. zejména započtení nebo uplatnění složených jistot.
2. Příslušná schvalující osoba opatří inkasní příkaz datem a svým podpisem a postoupí jej účetnímu.
3. Účetní jednotlivých orgánů vedou seznam splatných částek k inkasu. Nároky Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní jednotlivých orgánů seznam předávají účetnímu Komise.
Účetní Komise připraví konsolidovaný seznam, v němž jsou splatné částky řazeny v členění podle jednotlivých orgánů a data vystavení inkasního příkazu. Tento seznam Komise připojí ke své zprávě o rozpočtovém a finančním řízení.
4. V zájmu posílení ochrany finančních zájmů Unie vypracovává Komise seznam nároků Unie, v němž kromě výše pohledávek uvádí jména dlužníků, jimž byla úhrada pohledávky nařízena pravomocným rozhodnutím soudu a kteří po dobu jednoho roku od jeho vydání pohledávku neuhradili vůbec nebo ji neuhradili z významné části. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje význam dané částky.
Článek 85
Vykonatelné rozhodnutí ve prospěch jiných orgánů
(Čl. 79 odst. 2 finančního nařízení)
1. Výjimečné okolnosti podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení jsou dány v případě, kdy dotyčný orgán vyčerpal možnosti k dobrovolné úhradě a k inkasu pohledávky započtením podle čl. 80 odst. 1 finančního nařízení a kdy pohledávka dosahuje významné výše.
2. Dotyčné orgány, u nichž se nejedná o orgány uvedené v článku 299 Smlouvy o fungování EU, jsou v případě podle odstavce 1 oprávněny požádat Komisi, aby přijala vykonatelné rozhodnutí.
3. Vykonatelné rozhodnutí ve všech případech stanoví, že je nárokované částky nutno zapsat do oddílu rozpočtu příslušného orgánu, který jedná jako schvalující osoba. Související příjmy se do rozpočtu zapisují jako obecné příjmy, s výjimkou specifikovaných případů, kdy se jedná o účelově vázané příjmy podle čl. 21 odst. 3 finančního nařízení.
4. Nastane-li situace, jež by mohla inkaso ovlivnit, žádající orgán Komisi vyrozumí a zasáhne na její podporu, bude-li proti vykonatelnému rozhodnutí podán opravný prostředek.
5. Komise a příslušný orgán se dohodnou na praktických opatřeních k provedení tohoto článku.
Oddíl 5
Inkaso
Článek 86
Náležitosti inkasa
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Účetní provede při inkasu pohledávky účetní zápis a uvědomí příslušnou schvalující osobu.
2. Na platbu v hotovosti do pokladny vydá účetní nebo správce zálohových účtů potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 87
Inkaso započtením
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Má-li dlužník vůči Unii jistou pohledávku ve smyslu čl. 81 písm. a), která zní na pevnou částku, je splatná a týká se částky stanovené v platebním příkazu, inkasuje účetní po uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) stanovenou pohledávku započtením.
Za výjimečných okolností, kdy je nezbytné chránit finanční zájmy Unie a kdy se účetní důvodně domnívá, že by pohledávka Unie mohla být nedobytná, provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
Souhlasí-li dlužník, účetní provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
2. Předtím, než účetní zahájí postup inkasa podle odstavce 1, konzultuje příslušnou schvalující osobu a informuje o tom příslušné dlužníky.
Je-li dlužníkem vnitrostátní orgán nebo některý z jeho správních subjektů, informuje účetní o svém úmyslu provést inkaso započtením rovněž příslušný členský stát, a to alespoň deset pracovních dní předem. Účetní však může po dohodě s příslušným členským státem či správním subjektem provést inkaso započtením ještě před uplynutím této lhůty.
3. Započtení podle odstavce 1 má stejný účinek jako platba a zprošťuje Unii povinnosti k úhradě ve výši pohledávky a případně splatných úroků.
Článek 88
Postup vymáhání částek neuhrazených dobrovolně
(Články 79 a 80 finančního nařízení)
1. Není-li ve lhůtě uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikované ve výzvě k úhradě inkasována celá částka, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup inkasa všemi právními prostředky, včetně případného uspokojení z předem složených jistot; tím není dotčen článek 87.
2. Nelze-li použít způsob inkasa uvedený v odstavci 1 tohoto článku a nezaplatí-li dlužník ani po obdržení upomínky od účetního, vymáhá účetní pohledávku výkonem rozhodnutí v souladu s čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo žalobou; tím není dotčen článek 87.
Článek 89
Dodatečná platební lhůta
(Článek 80 finančního nařízení)
Ve spolupráci s příslušnou schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže, že za celou dodatečně poskytnutou lhůtu, počínaje původním dnem splatnosti uvedeným v čl. 80 odst. 3 písm. b), uhradí úroky vypočtené podle sazby v článku 83;
b)
v zájmu ochrany práv Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní orgánu akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistotu uvedenou v pododst. 1 písm. b) může nahradit společné a nerozdílné ručení třetí osoby, jež schválí účetní orgánu.
Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka upustit od požadavku na složení jistoty podle pododst. 1 písm. b), dojde-li k názoru, že je dlužník ochoten a schopen platbu během dodatečné lhůty uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 90
Inkaso pokut a jiných sankcí
(Články 80 a 83 finančního nařízení)
1. Je-li u Soudního dvora Evropské unie podána žaloba proti rozhodnutí Komise o uložení pokuty nebo jiných sankcí podle Smlouvy o fungování EU nebo Smlouvy o Euratomu, dlužník až do okamžiku vyčerpání všech opravných prostředků buď předběžně uhradí příslušnou částku na bankovní účet určený účetním, nebo složí finanční jistotu, kterou účetní akceptuje. Jistota je nezávislá na povinnosti zaplatit pokutu, penále nebo jinou sankci a propadá po první výzvě. Tato jistota musí krýt jistinu a splatný úrok stanovený v čl. 83 odst. 4.
2. S cílem zajistit bezpečnost a likvidnost těchto předběžně přijatých částek a generovat z nich kladný výnos Komise tyto částky investuje do finančních aktiv.
3. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že je pokuta či sankce potvrzena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
v souladu s článkem 83 finančního nařízení se předběžně vybrané částky, příslušné úroky a další částky z nich plynoucí zapíší do rozpočtu, a to nejpozději v rozpočtovém roce, jenž následuje po roce, v němž byly vyčerpány všechny opravné prostředky;
b)
pokud byla složena finanční jistota, pak tato jistota propadá a odpovídající částka se zapíše do rozpočtu.
Pokud soud pokutu nebo sankci zvýší, použije se první pododstavec písm. a) a b) na částku do výše uvedené v rozhodnutí Komise; částku, o niž se pokuta či sankce navyšuje, vybere účetní a tato částka se zapíše do rozpočtu.
4. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že byla pokuta či sankce zrušena či snížena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
částky vybrané neoprávněně se spolu s naběhlými úroky vyplatí dotyčné třetí osobě. Je-li za příslušné období dosažen celkově záporný výnos, je předmětem vrácení nominální hodnota neoprávněně vybraných částek;
b)
pokud byla složena finanční jistota, je tato jistota odpovídajícím způsobem uvolněna.
Článek 91
Upuštění od inkasa stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba může upustit od inkasa stanovené pohledávky nebo její části pouze v těchto případech:
a)
pokud by předvídatelné náklady na inkaso překročily výši částky k inkasu a pokud by upuštění od inkasa nepoškodilo pověst Unie;
b)
pokud je inkaso pohledávky nemožné z důvodů jejího stáří nebo platební neschopnosti dlužníka;
c)
pokud je inkaso v rozporu se zásadou proporcionality.
2. V případě podle odst. 1 písm. c) jedná příslušná schvalující osoba v souladu s postupy, jež předem stanoví daný orgán, a použije tato povinná a závazně použitelná kritéria:
a)
povaha skutečností, s přihlédnutím k závažnosti nesrovnalosti, jež vedla ke stanovení pohledávky (podvod, opakování deliktu, úmysl, řádná péče, dobrá víra, zjevný omyl);
b)
dopad, který by upuštění od inkasa pohledávky mělo na činnost Unie a její finanční zájmy (dotčená částka, riziko vytvoření precedentu, ohrožení autority právního předpisu).
Podle okolností případu může příslušná schvalující osoba vzít v úvahu tato doplňující kritéria:
a)
narušení hospodářské soutěže, jež by mohlo upuštění od inkasa pohledávky vyvolat;
b)
hospodářskou a sociální škodu, kterou by způsobilo inkaso celé pohledávky.
3. Rozhodnutí o upuštění od inkasa podle čl. 80 odst. 2 finančního nařízení musí být řádně odůvodněno a musí odkazovat jednak na opatření, jež byla za účelem inkasa pohledávky přijata v souladu se zásadou řádné péče, jednak na právní a věcné důvody, o něž se upuštění od inkasa opírá. Příslušná schvalující osoba se při upuštění od inkasa řídí článkem 84.
4. Pravomoc upustit od inkasa stanovené pohledávky nemůže orgán přenést, pokud částka, od jejíhož inkasa má být upuštěno:
a)
činí nejméně 1 000 000 EUR;
b)
činí nejméně 100 000 EUR, což představuje alespoň 25 % stanovené pohledávky.
Pro částky, jež nedosahují limitů uvedených v prvním pododstavci, stanoví jednotlivé orgány ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci upustit od inkasa stanovené pohledávky.
5. Jednotlivé orgány zasílají každoročně Evropskému parlamentu a Radě zprávu o případech upuštění od inkasa uvedených v odstavcích 1 až 4 tohoto článku, kdy dotčené částky dosahovaly nejméně 100 000 EUR. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Článek 92
Zrušení stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Dojde-li k chybě, příslušná schvalující osoba s uvedením důvodů stanovenou pohledávku nebo její část zruší v souladu s články 82 a 84.
2. Jednotlivé orgány stanoví ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci zrušit stanovenou pohledávku.
Článek 93
Pravidla pro běh promlčecích lhůt
(Článek 81 finančního nařízení)
1. Promlčecí lhůta nároků Unie vůči třetím osobám počíná běžet dnem uplynutí lhůty oznámené dlužníkovi ve výzvě k úhradě podle čl. 80 odst. 3 písm. b).
Promlčecí lhůta nároků třetích osob vůči Unii počíná běžet dnem, kdy se podle odpovídajícího právního závazku stává nárok třetí osoby splatným.
2. Běh promlčecí lhůty nároků Unie vůči třetím osobám se přerušuje úkonem orgánu nebo členského státu jednajícího na žádost orgánu, který byl třetí osobě oznámen a jehož účelem je inkaso pohledávky.
Běh promlčecí lhůty nároků třetích osob vůči Unii se přerušuje úkonem, jejž Unii její věřitelé nebo osoby jednající jménem těchto věřitelů oznámili a jehož účelem je inkaso pohledávky.
3. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni přerušení lhůty podle odstavce 2.
4. Běh promlčecí lhůty se přerušuje též zahájením právních kroků, jejichž předmětem je pohledávka uvedená v odstavci 1, včetně žalob podaných u soudu, jenž se později prohlásí za nepříslušný. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet až v okamžiku, kdy rozhodnutí soudu nabude právní moci nebo kdy v téže věci dojde mezi stranami k mimosoudnímu vyrovnání.
5. Za přerušení běhu promlčecí lhůty je pokládán rovněž případ, kdy účetní poskytne dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu podle článku 89. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni uplynutí prodloužené platební lhůty.
6. Po uplynutí promlčecí lhůty podle odstavců 1 až 5 nelze nároky již vymáhat.
KAPITOLA 6
Výdajové operace
Článek 94
Rozhodnutí o financování
(Článek 84 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o financování stanoví základní údaje o akci, s níž je spojeno vynakládání výdajů z rozpočtu.
2. Rozhodnutí o financování uvádí zejména tyto údaje:
a)
v případě grantů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
priority na jednotlivé roky, cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky, jichž má být pomocí prostředků schválených na daný rozpočtový rok docíleno,
iii)
základní kritéria způsobilosti, výběru a udělení grantu, podle nichž je vybíráno z návrhů,
iv)
maximální možnou míru spolufinancování, a v případě, že se předpokládají různé míry spolufinancování, též kritéria, jež se pro jednotlivé míry použijí,
v)
harmonogram a orientační počet výzev k podávání návrhů;
b)
v případě veřejných zakázek:
i)
souhrnné rozpočtové krytí vyhrazené pro veřejné zakázky na příslušný rok,
ii)
předběžný počet a druhy předpokládaných veřejných zakázek a, je-li to možné, alespoň obecně jejich předmět,
iii)
orientační harmonogram termínů, v nichž budou zahajována zadávací řízení;
c)
v případě svěřeneckých fondů podle článku 187 finančního nařízení:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
prostředky vyhrazené pro svěřenecký fond na daný rok a výši částek plánovaných na dobu trvání fondu,
iii)
cíle a dobu trvání svěřeneckého fondu,
iv)
pravidla správy svěřeneckého fondu,
v)
možnost svěřit úkoly související s plněním rozpočtu subjektům a osobám uvedeným v čl. 187 odst. 2 finančního nařízení;
d)
v případě cen:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
základní podmínky účasti a kritéria pro udělení ceny,
iv)
harmonogram soutěže o návrh a výše ceny či cen;
e)
v případě finančních nástrojů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
výši přidělené částky,
iv)
orientační harmonogram provádění.
3. Pokud pracovní program podle článku 128 finančního nařízení obsahuje údaje podle odst. 2 písm. a) tohoto článku a jedná-li se o granty, jež jsou financovány z prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, považováno za rozhodnutí o financování těchto grantů.
Pokud jde o veřejné zakázky, svěřenecké fondy, ceny a finanční nástroje, pak v případech, kdy pracovní program, jenž obsahuje údaje podle odst. 2 písm. b), c), d) a e) tohoto článku, stanoví čerpání odpovídajících prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, pokládáno též za rozhodnutí o financování příslušných veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
Jestliže takový pracovní program tyto údaje v případě jedné či více akcí neobsahuje, musí být náležitě pozměněn nebo musí být přijato specifické rozhodnutí o financování těchto akcí.
4. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení základního právního aktu, uplatní se v případě podstatné změny již přijatého rozhodnutí o financování stejný postup jako u původního rozhodnutí.
Oddíl 1
Přidělení výdajů na závazek
Článek 95
Souhrnné a předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením finanční dohody, jež sama stanoví následné přijetí jednoho či více právních závazků, nebo přijetím jednoho či více právních závazků.
Na základě finančních dohod v oblasti přímé finanční pomoci třetím zemím včetně rozpočtové podpory, které zakládají právní závazky, lze provádět platby, aniž by bylo zapotřebí přijímat další právní závazky.
2. Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď přijetím jednoho či více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo - v případě výdajů na řízení zaměstnanců nebo na informování veřejnosti ze strany orgánů o aktuálním dění v Unii - přímo platbami.
Článek 96
Přijetí souhrnného závazku
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný závazek je přijímán na základě rozhodnutí o financování.
Souhrnný závazek je přijímán nejpozději před vydáním rozhodnutí o výběru příjemců, a, pokud je k čerpání příslušných prostředků nutno přijmout pracovní program ve smyslu článku 188, nejdříve po přijetí tohoto programu.
2. Ustanovení odst. 1 druhého pododstavce se nepoužije, pokud se souhrnný závazek provádí uzavřením finanční dohody.
Článek 97
Podpisy téže osoby
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Od pravidla, podle něhož musí rozpočtový závazek i jemu odpovídající právní závazek podepsat táž osoba, se lze odchýlit pouze v těchto případech:
a)
jedná se o předběžné závazky;
b)
souhrnné závazky se týkají finančních dohod se třetími zeměmi;
c)
rozhodnutí orgánu zakládá právní závazek;
d)
souhrnný závazek se provádí prostřednictvím více právních závazků, za něž odpovídají různé příslušné schvalující osoby;
e)
v souvislosti se zálohovými účty, jež jsou vyčleněny na vnější činnosti, musí právní závazky podepsat zaměstnanci místních jednotek uvedených v článku 72 na pokyn příslušné schvalující osoby, která má však i nadále odpovědnost za hlavní operaci;
f)
orgán přenesl pravomoci schvalující osoby na ředitele interinstitucionálního evropského úřadu podle čl. 199 odst. 1 finančního nařízení.
2. Není-li příslušná schvalující osoba, jež podepsala rozpočtový závazek, k dispozici, aby podepsala právní závazek, po dobu, jež překračuje lhůty pro přijetí právního závazku, přijme právní závazek osoba jmenovaná podle předpisů daného orgánu pro zastupování, jestliže má tato osoba postavení schvalující osoby podle čl. 65 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 98
Správní výdaje, na něž se vztahují předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
Za běžné správní výdaje, jež mohou zakládat předběžné závazky, se považují zejména:
a)
výdaje na zaměstnance, ať již podléhají služebnímu řádu či nikoli, a výdaje na ostatní lidské zdroje, důchody a odměny odborníků;
b)
výdaje na členy orgánu;
c)
výdaje na vzdělávání;
d)
výdaje na výběrová řízení, výběr a nábor;
e)
výdaje na služební cesty;
f)
výdaje na reprezentaci;
g)
výdaje na zasedání;
h)
externí tlumočníci a překladatelé;
i)
výměny úředníků;
j)
běžný nájem movitých věcí a nemovitostí nebo opakující se platby v rámci veřejných zakázek na nemovitosti ve smyslu článku 121 tohoto nařízení nebo v rámci splátek půjček podle čl. 203 odst. 8 finančního nařízení;
k)
různá pojištění;
l)
úklid, údržba a bezpečnost;
m)
výdaje v sociální a zdravotní oblasti;
n)
výdaje na telekomunikace;
o)
finanční poplatky;
p)
výdaje na právní ochranu;
q)
výdaje na náhradu škody včetně úroků;
r)
náklady na pracovní prostředky;
s)
voda, plyn a elektřina;
t)
publikace na papírových nebo elektronických nosičích;
u)
informování veřejnosti o aktuálním dění v Unii ze strany orgánů.
Článek 99
Zaznamenávání individuálních právních závazků
(Článek 86 finančního nařízení)
V případě souhrnného rozpočtového závazku, na nějž navazuje jeden či více individuálních právních závazků, zaznamená příslušná schvalující osoba v centrálním účetnictví výši tohoto jednoho či více navazujících individuálních právních závazků.
Tyto účetní zápisy uvádějí odkaz na souhrnný závazek, k jehož tíži se individuální závazky účtují.
Tento účetní zápis provede příslušná schvalující osoba před podpisem odpovídajícího individuálního právního závazku, s výjimkou případů uvedených v čl. 86 odst. 4 čtvrtém pododstavci finančního nařízení.
Ve všech případech příslušná schvalující osoba ověří, zda jejich souhrnná výše nepřekračuje celkový souhrnný závazek, jenž tyto individuální závazky pokrývá.
Oddíl 2
Potvrzování výdajů
Článek 100
Potvrzení a „předání k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů ve smyslu článku 110, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Příslušná schvalující osoba předtím, než rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že byla tato kontrola provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje má podobu podpisu doložky „předáno k platbě“, jejž připojuje příslušná schvalující osoba nebo odborně způsobilý zaměstnanec, jenž k tomu byl zmocněn formálním rozhodnutím schvalující osoby a na její zodpovědnost v souladu s čl. 65 odst. 5 finančního nařízení. Rozhodnutí o zmocnění jsou archivována pro pozdější použití.
Článek 101
Doložka „správnost ověřena“ u plateb předběžného financování
(Článek 88 finančního nařízení)
Pokud jde o platby předběžného financování, osvědčuje splnění podmínek, jež pro jejich úhradu stanoví právní závazek, příslušná schvalující osoba nebo jí řádně zmocněný, odborně způsobilý zaměstnanec vystavením doložky „správnost ověřena“.
Článek 102
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u veřejných zakázek
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci veřejných zakázek se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval fakturu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele;
b)
faktura nebo k ní přiložený interní dokument jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance;
c)
fakturu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Doložka „správnost ověřena“ uvedená v prvním pododstavci písm. b) potvrzuje, že služby, dodávky či stavební práce uvedené ve smlouvě byly řádně poskytnuty, resp. provedeny. V případě dodávek a stavebních prací vydá úředník nebo jiný odborně způsobilý zaměstnanec předběžné potvrzení o přijetí a po skončení záruční lhůty uvedené ve smlouvě konečné potvrzení o přijetí. Obě potvrzení mají platnost doložky „správnost ověřena“.
U opakujících se plateb včetně předplatného a vzdělávacích kurzů doložka „správnost ověřena“ osvědčuje, že je nárok věřitele v souladu s příslušnými doklady odůvodňujícími platbu.
Článek 103
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u grantů
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci grantů se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval žádost příjemce o platbu;
b)
žádost o platbu nebo interní dokument přiložený k výkazu nákladů jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem úředníka nebo jiného odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba;
c)
žádost o platbu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Vystavením doložky podle prvního pododstavce písm. b) osvědčuje úředník či jiný odborně způsobilý zaměstnanec, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba, že daná akce či pracovní program, které příjemce provedl, splňují ve všech ohledech podmínky grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu a případně že náklady, jež příjemce vykázal, jsou způsobilé.
Článek 104
Předání k platbě u výdajů na zaměstnance
(Článek 88 finančního nařízení)
U plateb výdajů na zaměstnance se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že jsou k dispozici tyto podklady:
a)
u měsíčních platů:
i)
úplný seznam zaměstnanců s uvedením všech složek jejich odměn,
ii)
tiskopis (osobní list), který je vystavován na základě rozhodnutí vydávaných v jednotlivých případech a který dokládá veškeré změny libovolné složky odměny,
iii)
v případě náborů či jmenování ověřená kopie rozhodnutí o náboru či jmenování, která je přiložena při potvrzení první výplaty;
b)
u ostatních odměn, například zaměstnancům placeným podle odpracovaných hodin nebo dní: výkaz počtu odpracovaných dní a hodin, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
c)
u přesčasů: výkaz odpracované práce přesčas, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
d)
u výdajů na pracovní cesty:
i)
cestovní příkaz, opatřený podpisem příslušného orgánu,
ii)
výkaz výdajů na služební cestu, opatřený podpisem zaměstnance na služební cestě a jeho pověřeného nadřízeného, pokud se výdaje na služební cestu liší od údajů na příkazu ke služební cestě;
e)
u některých dalších správních výdajů na zaměstnance, včetně předplatného a vzdělávacích kurzů, jež mají být podle smlouvy hrazeny předem: podklady, jež odkazují na rozhodnutí, na němž je výdaj založen, a uvádějí jednotlivé složky pro výpočet.
Výkaz výdajů na služební cestu uvedený v prvním pododstavci písm. d) bodu ii) uvádí cíl služební cesty, datum a hodinu odjezdu a příjezdu do cíle služební cesty, cestovní výlohy, denní diety a ostatní výdaje řádně schválené proti předložení podkladů.
Článek 105
Forma doložky „předáno k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „předáno k platbě“ podle článku 100 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému má doložka „předáno k platbě“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance.
Článek 106
Forma doložky „správnost ověřena“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „správnost ověřena“ podle článku 101 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému může mít doložka „správnost ověřena“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba.
Oddíl 3
Schvalování výdajů
Článek 107
Kontroly plateb schvalující osobou
(Článek 89 finančního nařízení)
Při vystavování platebního příkazu příslušná schvalující osoba zajistí, aby:
a)
platební příkaz byl vystaven řádně, tedy aby bylo vydáno odpovídající rozhodnutí o potvrzení v podobě doložky „předáno k platbě“, údaje o příjemci byly správné a částka byla splatná;
b)
platební příkaz odpovídal rozpočtovému závazku, k jehož tíži je zaúčtován;
c)
výdaj byl zapsán ve správném rozpočtovém bodu;
d)
byly k dispozici potřebné prostředky.
Článek 108
Údaje povinně uváděné na platebních příkazech a jejich předávání účetnímu
(Článek 89 finančního nařízení)
1. Platební příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být výdaj zaúčtován;
b)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění;
c)
odkaz na právní závazek, jenž zakládá nárok na platbu;
d)
odkaz na rozpočtový závazek, k jehož tíži je platební příkaz zaúčtován;
e)
částku, jež má být vyplacena, vyjádřenou v eurech;
f)
jméno, adresu a bankovní údaje příjemce;
g)
předmět výdaje;
h)
způsob platby;
i)
zápis majetku do inventárního soupisu v souladu s článkem 248.
2. Příslušná schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu.
Oddíl 4
Úhrada výdajů
Článek 109
Druhy plateb
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze jej rozdělit do více plateb v souladu se zásadami řádného finančního řízení.
2. Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené a/nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
3. Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
Článek 110
Podklady
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování, včetně předběžného financování rozloženého na splátky, se vyplácí buď na základě smlouvy, rozhodnutí, dohody nebo základního právního aktu, anebo na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, že jsou dodrženy podmínky dané smlouvy, dohody nebo rozhodnutí. Stanoví-li uvedené dokumenty splatnost předběžného financování, není k úhradě splatné částky již zapotřebí podávat další žádost.
2. Průběžné platby a výplata zůstatku jsou prováděny na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, zda byly financované akce prováděny v souladu se základním právním aktem, rozhodnutím, podmínkami smlouvy nebo dohody.
3. Povahu podkladů uvedených v tomto článku stanoví příslušná schvalující osoba na základě základního právního aktu, rozhodnutí, smlouvy či dohody v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Za podklady pro účely odstavce 2 se považují průběžné a konečné zprávy o technickém a finančním plnění.
4. Podklady uchovává příslušná schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Oddíl 5
Lhůty pro výdajové operace
Článek 111
Platební lhůty a úroky z prodlení
(Článek 92 finančního nařízení)
1. Platební lhůtou se rozumí lhůta k provedení platby včetně potvrzení, schválení a úhrady výdaje.
Tato lhůta počíná běžet dnem doručení žádosti o platbu.
Žádost o platbu co nejdříve zaeviduje schválený útvar pověřené schvalující osoby; má se za to, že žádost byla doručena v den, kdy k zaevidování došlo.
Dnem platby se rozumí den, k němuž byla platba připsána k tíži účtu orgánu.
2. Žádost o platbu musí uvádět tyto základní údaje:
a)
identifikaci věřitele;
b)
částku;
c)
měnu;
d)
datum.
Chybí-li alespoň jeden ze základních údajů, je žádost o platbu zamítnuta.
O zamítnutí a jeho důvodech je věřitel vyrozuměn písemně a co nejdříve, nejpozději však do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
3. V případě stavení lhůty podle čl. 92 odst. 2 finančního nařízení počíná zbytek platební lhůty opětovně běžet dnem, kdy jsou doručeny požadované informace nebo zrevidované dokumenty nebo kdy proběhne další potřebné ověření včetně kontrol na místě.
4. Po uplynutí lhůt uvedených v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení má věřitel nárok na úroky za těchto podmínek:
a)
použijí se úrokové sazby uvedené v čl. 83 odst. 2 tohoto nařízení;
b)
úroky se platí za dobu, jež uplyne od kalendářního dne, který následuje po uplynutí platební lhůty uvedené v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení, až do dne zaplacení.
Činí-li však úroky vypočtené podle prvního pododstavce nejvýše 200 EUR, jsou věřiteli uhrazeny pouze na jeho žádost podanou do dvou měsíců od připsání opožděné platby.
5. Jednotlivé orgány předloží Evropskému parlamentu a Radě zprávu o dodržování lhůt a o stavení lhůt podle článku 92 finančního nařízení. Zpráva Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti podle čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
KAPITOLA 7
Systémy informačních technologií
Článek 112
Popis systémů informačních technologií
(Článek 93 finančního nařízení)
Jsou-li ke zpracovávání operací v rámci plnění rozpočtu používány počítačové systémy a subsystémy, je nutno vypracovat jejich úplný a aktualizovaný popis.
Tento popis stanoví obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Podrobně uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím existovala kompletní auditní stopa.
Článek 113
Pravidelné ukládání
(Článek 93 finančního nařízení)
Údaje v počítačových systémech a subsystémech musí být pravidelně ukládány a uchovávány na bezpečném místě.
KAPITOLA 8
Interní auditor
Článek 114
Jmenování interního auditora
(Článek 98 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého interního auditora v souladu s pravidly, jež jsou přizpůsobena jejich specifikům a požadavkům. O jmenování interního auditora informují orgány Evropský parlament a Radu.
2. Jednotlivé orgány stanoví v souladu se svými specifiky a požadavky rozsah kompetencí interního auditora a podrobně upraví cíle a postupy, jimiž se bude výkon funkce interního auditu řídit; přitom náležitě zohlední platné mezinárodní standardy v oblasti interního auditu.
3. Orgán může jmenovat interním auditorem úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád a jenž byl vybrán z řad státních příslušníků členských států, a to na základě zvláštní způsobilosti této osoby.
4. Jmenují-li dva nebo více orgánů téhož interního auditora, přijmou nezbytná opatření, aby bylo možno jej v souladu s článkem 119 povolat k odpovědnosti za jeho jednání.
5. Ukončí-li interní auditor výkon své funkce, informuje o tom dotčený orgán Evropský parlament a Radu.
Článek 115
Zdroje poskytované internímu auditorovi
(Článek 99 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány poskytnou svým interním auditorům prostředky potřebné k řádnému výkonu jejich kontrolní funkce a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
Článek 116
Pracovní program
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor přijímá svůj pracovní program a předkládá jej orgánu.
2. Orgán může po interním auditorovi požadovat, aby provedl audit, jenž není zařazen v jeho pracovním programu podle odstavce 1.
Článek 117
Zprávy interního auditora
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor předkládá orgánu výroční zprávu o interním auditu podle čl. 99 odst. 3 finančního nařízení, v níž uvede počet a druh provedených interních auditů, hlavní vydaná doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení.
Výroční zpráva uvádí též systémové problémy, jež odhalila specializovaná komise zřízená podle čl. 73 odst. 6 finančního nařízení.
2. Jednotlivé orgány posuzují, jsou-li doporučení ve zprávách interního auditora vhodná k výměně osvědčených postupů s ostatními orgány.
3. Interní auditor se při vypracování své zprávy zaměřuje především na celkové dodržování zásady řádného finančního řízení a zajišťuje, aby byla přijímána vhodná opatření ke stále lepšímu a důslednějšímu uplatňování této zásady.
Článek 118
Nezávislost
(Článek 100 finančního nařízení)
Interní auditor je při provádění auditů plně nezávislý. Při výkonu své funkce, která je mu na základě jmenování svěřena podle finančního nařízení, nesmí dostávat žádné pokyny ani být žádným způsobem omezován.
Článek 119
Možnost povolat interního auditora k odpovědnosti
(Článek 100 finančního nařízení)
Interního auditora jakožto úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád, může povolat k odpovědnosti za jeho činy pouze samotný orgán za podmínek uvedených v tomto článku.
Orgán přijme odůvodněné rozhodnutí o zahájení vyšetřování. Toto rozhodnutí je oznámeno zúčastněné osobě. Orgán může pověřit vyšetřováním na svou přímou odpovědnost jednoho nebo více úředníků stejného nebo vyššího stupně, než je dotyčný zaměstnanec. V průběhu vyšetřování musí být vyslechnuta zúčastněná osoba.
Zpráva o vyšetřování je zaslána zúčastněné osobě, kterou poté ve věci této zprávy vyslechne orgán.
Na základě zprávy a slyšení přijme orgán buď odůvodněné rozhodnutí o zastavení řízení, nebo odůvodněné rozhodnutí v souladu s články 22 a 86 přílohy IX služebního řádu. Rozhodnutí, jimiž se ukládají disciplinární opatření nebo finanční sankce, musí být oznámena zúčastněné osobě a zaslána pro informaci ostatním orgánům a Účetnímu dvoru.
Zúčastněná osoba může podat proti takovým rozhodnutím žalobu u Soudního dvora Evropské unie za podmínek stanovených ve služebním řádu.
Článek 120
Žaloba u Soudního dvora Evropské unie
(Článek 100 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny opravné prostředky podle služebního řádu, může interní auditor podat žalobu přímo u Soudního dvora Evropské unie ve věci jednání, jež se týká výkonu jeho funkce interního auditora. Žaloba musí být podána do tří měsíců od kalendářního dne, kdy bylo dotyčné jednání oznámeno.
O žalobách se jedná a rozhoduje způsobem podle čl. 91 odst. 5 služebního řádu úředníků Evropské unie.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Oddíl 1
Oblast působnosti a zásady zadávání
Článek 121
Definice a oblast působnosti
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Předmětem veřejné zakázky na nemovitosti je koupě pozemků, budov nebo jiných nemovitostí nebo jejich dlouhodobý nájem, právo užívání, leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj.
2. Předmětem veřejné zakázky na dodávky je koupě výrobků nebo jejich leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj. Veřejná zakázka, jejímž předmětem je dodávka výrobků a která vedle těchto dodávek zahrnuje umísťovací a instalační práce, se považuje za veřejnou zakázku na dodávky.
3. Předmětem veřejné zakázky na stavební práce je buď provedení stavebních prací či díla, nebo jak vypracování návrhu, tak provedení stavebních prací či díla v souvislosti s činnostmi uvedenými v příloze I směrnice 2004/18/ES, nebo provedení díla podle požadavků veřejného zadavatele za použití libovolných prostředků. „Dílem“ se rozumí výsledek stavebních nebo inženýrských prací, který má sám plnit hospodářskou nebo technickou funkci.
4. Předmětem veřejné zakázky na služby je poskytování služeb intelektuálního a neintelektuálního charakteru, s výjimkou dodávek, provedení stavebních prací a nemovitostí.
Veřejná zakázka, jež zahrnuje dva či více druhů veřejných zakázek (stavební práce, služby či dodávky), je zadávána v souladu s ustanoveními, jež se použijí na ten druh veřejné zakázky, která charakterizuje hlavní předmět dané zakázky.
V případě smíšených veřejných zakázek, jež zahrnují služby a dodávky, se jejich hlavní předmět určí na základě porovnání hodnot příslušných služeb a dodávek.
Veškeré odkazy na nomenklaturu v kontextu zadávání veřejných zakázek se řídí „společným slovníkem pro veřejné zakázky (CPV)“, jejž zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002 (11).
5. Pojmy „zhotovitel díla“, „dodavatel“ a „poskytovatel služeb“ označují fyzickou či právnickou osobu nebo veřejný subjekt nebo seskupení těchto osob a/nebo subjektů, které na trhu nabízejí provedení stavebních prací a/nebo díla, dodávku výrobků, resp. poskytnutí služby. Pojem „hospodářský subjekt“ zahrnuje „zhotovitele díla“, „dodavatele“ a „poskytovatele služeb“. Hospodářský subjekt, jenž podal nabídku, se označuje jako „uchazeč“. Pojem „zájemce“ označuje žadatele o účast v užším řízení, v soutěžním dialogu nebo v jednacím řízení. Pojem „prodejce“ označuje hospodářský subjekt zapsaný na seznamu prodejců podle čl. 136 odst. 1 písm. b).
Seskupení hospodářských subjektů mohou podávat nabídky nebo vystupovat jako zájemci. Veřejní zadavatelé nesmějí od takových seskupení vyžadovat, aby měla určitou právní formu proto, aby mohla podat nabídku nebo žádost o účast, avšak od vybraného seskupení mohou vyžadovat nabytí konkrétní právní formy, pokud mu byla zadána veřejná zakázka a pokud je tato změna nezbytná pro řádné plnění zakázky.
6. Útvary orgánů Unie jsou považovány za veřejné zadavatele, s výjimkou případů, kdy mezi sebou uzavřou správní dohodu o poskytování služeb, dodávkách výrobků, provedení stavebních prací či provedení veřejných zakázek na nemovitosti.
7. Pojem „technická pomoc“ označuje činnosti zaměřené na podporu a budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
8. Veškeré výměny se zhotoviteli, dodavateli a poskytovateli, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež veřejný zadavatel zřídí.
9. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
10. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 9 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 122
Rámcové smlouvy a zvláštní veřejné zakázky
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Doba účinnosti rámcové smlouvy nesmí překročit čtyři roky, s výjimkou mimořádných, řádně odůvodněných případů, jež jsou dány zejména předmětem rámcové smlouvy.
Zvláštní veřejné zakázky zadávané na základě rámcových smluv jsou zadávány v souladu s podmínkami těchto rámcových smluv mezi veřejnými zadavateli a stranami rámcové smlouvy.
Při zadávání zvláštních veřejných zakázek nesmějí strany provádět v dané rámcové smlouvě podstatné změny.
2. Je-li rámcová smlouva uzavřena pouze s jedním hospodářským subjektem, jsou zvláštní veřejné zakázky zadávány v mezích podmínek této rámcové smlouvy.
V řádně odůvodněných případech se veřejní zadavatelé mohou písemně obrátit na zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele se žádostí o doplnění jeho nabídky, je-li takové doplnění nutné.
3. Má-li být rámcová smlouva uzavřena s více hospodářskými subjekty, musí být uzavřena s nejméně třemi hospodářskými subjekty, jestliže dostatečný počet hospodářských subjektů splňuje kritéria pro výběr nebo jestliže dostatečný počet přípustných nabídek splňuje kritéria pro zadání zakázky.
Rámcová smlouva s více hospodářskými subjekty může mít podobu různých smluv, jež obsahují totožné podmínky.
Zadávání zvláštních veřejných zakázek na základě rámcových smluv, jež jsou uzavřeny s několika hospodářskými subjekty, probíhá následujícím způsobem:
a)
v případě rámcových smluv bez opětovného vyhlášení soutěže se použijí podmínky rámcové smlouvy;
b)
v případě rámcových smluv s opětovným vyhlášením soutěže jsou tyto zakázky zadávány poté, co se strany smlouvy zúčastní soutěže opětovně vyhlášené na základě týchž, v případě nutnosti přesněji formulovaných podmínek, a případně na základě dalších podmínek uvedených v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě.
U každé zvláštní veřejné zakázky, jež má být zadána postupem podle třetího pododstavce písm. b), veřejní zadavatelé písemně osloví zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, kteří jsou stranami rámcové smlouvy, a stanoví jim dostatečnou lhůtu pro podání nabídek. Nabídky jsou podávány písemně. Veřejní zadavatelé zadají zvláštní veřejnou zakázku uchazeči, jenž podle kritérií pro zadání zakázky, která jsou uvedena v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě, podá nejlepší nabídku.
4. V případě odvětví, v nichž se ceny a technologie rychle vyvíjejí, musí rámcové smlouvy bez opětovného vyhlášení soutěže obsahovat ustanovení o střednědobém přezkumu nebo o postupu referenčního srovnávání. Jestliže se po střednědobém přezkumu ukáže, že původně stanovené podmínky již neodrážejí vývoj cen nebo technologií, nesmí veřejný zadavatel dotčenou rámcovou smlouvu použít a přijme vhodná opatření k jejímu ukončení.
5. Rozpočtový závazek je předem přijímán pouze v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oddíl 2
Uveřejňování
Článek 123
Vyhlašování veřejných zakázek spadajících do působnosti směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je uveřejňováno oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení; tím není dotčen článek 134. Předběžné oznámení je povinné pouze v případě, hodlá-li veřejný zadavatel v souladu s čl. 152 odst. 4 využít zkrácených lhůt pro doručování nabídek.
2. Předběžné oznámení je oznámení, kterým veřejný zadavatel dává orientačně na vědomí celkovou předpokládanou hodnotu a předmět veřejných zakázek a rámcových smluv, které má v úmyslu zadat v určitém rozpočtovém roce, s výjimkou veřejných zakázek, jež mají být zadány v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Předběžné oznámení uveřejňuje buď Úřad pro publikace Evropské unie (dále jen „Úřad pro publikace“), nebo samotní veřejní zadavatelé na svém profilu kupujícího.
Povinné předběžné oznámení se zasílá Úřadu pro publikace nebo se uveřejňuje na profilu kupujícího, a to co nejdříve, nejpozději však do 31. března rozpočtového roku.
Veřejní zadavatelé, kteří uveřejní předběžné oznámení na svém profilu kupujícího, zašlou Úřadu pro publikace elektronickou cestou a při dodržení formátu a způsobů zasílání podle bodu 3 přílohy VIII směrnice 2004/18/ES oznámení o tom, že na profilu kupujícího uveřejnili toto předběžné oznámení.
3. Oznámení o zahájení zadávacího řízení umožňuje veřejným zadavatelům dát na vědomí svůj úmysl zahájit zadávací řízení na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu nebo zavést dynamický nákupní systém podle článku 131. Aniž jsou dotčeny smlouvy na veřejné zakázky uzavřené v návaznosti na jednací řízení podle článku 134, je uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení povinné v případě veřejných zakázek, jejichž předpokládaná hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1.
Oznámení o zahájení zadávacího řízení není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
V případě otevřeného řízení uvádí oznámení o zahájení zadávacího řízení datum, hodinu a případně místo zasedání komise pro otevírání obálek, které je přístupné uchazečům.
Veřejní zadavatelé uvedou, zdali připouštějí, či nepřipouštějí varianty, a v případě, že uplatňují možnost podle čl. 146 odst. 2 druhého pododstavce, specifikují minimální požadavky na způsobilost. Uvedou kritéria pro výběr podle článku 146, která mají v úmyslu použít, minimální počet zájemců, které zamýšlejí vyzvat k podání nabídky, a případně jejich maximální počet, a dále v souladu s čl. 128 odst. 1 druhým pododstavcem objektivní a nediskriminační kritéria, která zamýšlejí k omezení tohoto počtu uplatnit.
Je-li dokumentace k zadávacímu řízení volně, přímo a v plném rozsahu přístupná elektronickými prostředky, zejména v dynamických nákupních systémech podle článku 131, musí být v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedena internetová adresa, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Veřejný zadavatel, jenž hodlá uspořádat soutěž o návrh, sdělí svůj úmysl prostřednictvím oznámení.
Veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení případně upřesní, že se jedná o interinstitucionální zadávací řízení. V těchto případech se v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedou orgány, výkonné agentury nebo subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení, jež se na zadávacím řízení podílejí, orgán odpovědný za toto řízení a celkový objem veřejných zakázek za všechny tyto orgány, výkonné agentury nebo subjekty.
4. Výsledky zadávacího řízení v případě veřejných zakázek, rámcových smluv nebo veřejných zakázek na bázi dynamického nákupního systému jsou sdělovány prostřednictvím oznámení o výsledku zadávacího řízení. Toto oznámení je povinné v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1. Není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace do 48 kalendářních dní ode dne podpisu smlouvy na veřejnou zakázku nebo rámcové smlouvy. Oznámení o veřejných zakázkách na bázi dynamického nákupního systému však mohou být souhrnně zasílána čtvrtletně. V těchto případech jsou zasílána Úřadu pro publikace do 48 dní po konci čtvrtletí.
Veřejní zadavatelé, kteří uspořádali soutěž o návrh, zašlou Úřadu pro publikace oznámení o výsledcích soutěže.
V případě interinstitucionálního řízení zasílá oznámení o výsledku zadávacího řízení veřejný zadavatel, jenž za dané řízení odpovídá.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace též v případě veřejné zakázky nebo rámcové smlouvy, jejíž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež byla zadána v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, a to ve lhůtě dostatečné pro jeho uveřejnění před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku v souladu s podmínkami čl. 171 odst. 1.
Jestliže v důsledku uzavření smlouvy na zvláštní veřejnou zakázku nebo vlivem souhrnného objemu zvláštních veřejných zakázek dojde k překročení finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je nutno na internetových stránkách veřejného zadavatele zveřejnit do 30. června údaje o hodnotě a smluvních stranách zvláštních veřejných zakázek, jež byly v průběhu předchozího rozpočtového roku zadány na základě rámcové smlouvy; tím není dotčen článek 21.
5. Oznámení se vypracovávají podle standardních formulářů přijatých Komisí podle směrnice 2004/18/ES.
Článek 124
Vyhlašování veřejných zakázek mimo působnost směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, jsou vyhlašovány vhodnými prostředky s cílem zajistit soutěž o veřejné zakázky a nestrannost zadávacího řízení. Předmětem tohoto vyhlášení je:
a)
oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 nebo výzva k projevení zájmu v případě veřejných zakázek s podobným předmětem, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1;
b)
náležité předchozí oznámení na internetu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2.
2. Seznam zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů, jimž byly zadány veřejné zakázky na nemovitosti nebo veřejné zakázky, které jsou podle čl. 134 odst. 1 písm. j) tohoto nařízení označeny za tajné, se uveřejňuje pouze jednou ročně s uvedením předmětu a hodnoty zadané zakázky. Tento seznam se zasílá Evropskému parlamentu a Radě. V případě Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
3. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1 a které nebyly předmětem samostatného oznámení o výsledku zadávacího řízení, se zasílají Úřadu pro publikace. Roční seznamy zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů se úřadu zasílají do 30. června následujícího rozpočtového roku.
4. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2, se nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku zveřejňují na internetové stránce daného orgánu.
Článek 125
Uveřejňování oznámení
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Oznámení uvedená v článcích 123 a 124 uveřejňuje Úřad pro publikace v Úředním věstníku Evropské unie nejpozději dvanáct kalendářních dní po jejich odeslání.
Lhůta uvedená v prvním pododstavci se v případě zrychlených řízení podle článku 154 zkracuje na pět kalendářních dní.
2. Veřejný zadavatel musí být schopen prokázat den odeslání.
Článek 126
Další formy vyhlašování
(Článek 103 finančního nařízení)
Kromě vyhlašování podle článku 123, 124 a 125 mohou být zakázky vyhlašovány též jiným způsobem, zejména elektronicky. Toto vyhlášení obsahuje odkaz na případné oznámení uveřejněné v Úředním věstníku Evropské unie podle článku 125 a nesmí k němu dojít dříve, než je uveřejněno uvedené oznámení, které jediné je závazné.
Toto vyhlášení nesmí diskriminovat zájemce nebo uchazeče ani obsahovat jiné údaje, než jaké obsahuje případně uveřejněné oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Oddíl 3
Zadávací řízení
Článek 127
Druhy zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejná zakázka se zadává buď prostřednictvím zadávacího řízení, a to otevřeného, užšího nebo jednacího řízení poté, co je uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo prostřednictvím jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, případně v návaznosti na soutěž o návrh.
2. Zadávací řízení je otevřené, pokud mohou nabídku podat všechny hospodářské subjekty, které mají zájem. Totéž platí pro dynamické nákupní systémy podle článku 131.
Zadávací řízení je užší, pokud mohou všechny hospodářské subjekty požádat o účast, avšak připuštěni mohou být pouze zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr uvedená v článku 146 a které zároveň veřejný zadavatel písemně vyzve k podání nabídky nebo předložení řešení v rámci soutěžního dialogu podle článku 132.
Výběrová fáze se může opakovat buď pro každou jednotlivou veřejnou zakázku, a to i v případě soutěžního dialogu, nebo může zahrnovat vypracování seznamu možných zájemců postupem podle čl. 136 odst. 1 písm. a).
3. V jednacím řízení osloví veřejní zadavatelé uchazeče podle vlastního výběru, kteří splňují kritéria pro výběr stanovená v článku 146, a vyjednávají s jedním nebo s několika z nich podmínky jejich nabídek.
Jedná-li se o jednací řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135, veřejní zadavatelé zároveň písemně vyzvou vybrané zájemce k vyjednávání.
4. Soutěže o návrh jsou řízení, která veřejnému zadavateli umožňují získat na základě soutěže - ať již s udílením cen nebo bez něj - plán či návrh, zejména v oblasti architektury a stavebního inženýrství nebo zpracování dat, jejž navrhla výběrová komise.
Článek 128
Počet zájemců v užším a jednacím řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. V užším řízení a v řízeních podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a b) nesmí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky nižší než pět, za předpokladu, že kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
V závislosti na předmětu veřejné zakázky a na základě objektivních a nediskriminačních kritérií pro výběr může veřejný zadavatel též stanovit nejvyšší počet zájemců. V tomto případě jsou nejvyšší počet zájemců a kritéria uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu podle článků 123 a 124.
V každém případě musí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. V případě jednacího řízení a po soutěžním dialogu nesmí být počet zájemců vyzvaných k vyjednávání nebo k podání nabídky nižší než tři, jestliže kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
Počet zájemců vyzvaných k podání nabídky musí být dostatečný na to, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Ustanovení prvního a druhého pododstavce se nepoužijí na:
a)
veřejné zakázky velmi nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 2;
b)
veřejné zakázky na právní služby podle nomenklatury CPV;
c)
veřejné zakázky označené za tajné podle čl. 134 odst. 1 písm. j).
3. Je-li počet zájemců, kteří splňují kritéria pro výběr a minimální dané požadavky, nižší než minimální počet podle odstavců 1 a 2, může veřejný zadavatel pokračovat v řízení a oslovit jednoho či více zájemců, kteří mají požadovanou způsobilost. Veřejný zadavatel sem však nemůže zahrnout další hospodářské subjekty, které nebyly původně vyzvány k účasti na řízení, ani zájemce, kteří nemají požadovanou způsobilost.
Článek 129
Režim jednacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
Veřejní zadavatelé vyjednávají s uchazeči nabídky, které tito uchazeči předložili, s cílem přizpůsobit je požadavkům, jež jsou stanoveny v oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 123 nebo v zadávací dokumentaci a případných doplňujících dokumentech, a s cílem vybrat ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
Během vyjednávání zajišťuje veřejný zadavatel rovné zacházení se všemi uchazeči.
V případech podle článku 135, kdy jsou veřejní zadavatelé oprávněni zadávat veřejné zakázky v jednacím řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, mohou tito zadavatelé stanovit, že jednací řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby se na základě kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci, snížil počet projednávaných nabídek. Uplatnění této možnosti se uvede v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci.
Článek 130
Soutěže o návrh
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Pravidla, podle nichž je pořádána soutěž o návrh, se sdělují všem, kteří mají o účast v soutěži zájem.
Počet zájemců vyzvaných k účasti musí být dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. Výběrovou komisi jmenuje příslušná schvalující osoba. Výběrová komise se skládá výhradně z fyzických osob, které jsou nezávislé na účastnících soutěže. Je-li od účastníků soutěže vyžadována zvláštní odborná kvalifikace, musí mít tutéž nebo rovnocennou kvalifikaci nejméně třetina členů výběrové komise.
Výběrová komise musí být ve svých stanoviscích nezávislá. Svá stanoviska přijímá na základě projektů, které jí zájemci anonymně předloží, a vychází výhradně z kritérií uvedených v oznámení o soutěži.
3. Návrhy výběrové komise, jež vycházejí z předností jednotlivých projektů, a její připomínky se zaznamenávají ve zprávě, kterou členové komise podepíší.
Do doby, než výběrová komise vydá stanovisko, musí být zachována anonymita zájemců.
Výběrová komise může zájemce vyzvat, aby odpověděli na otázky uvedené v zápisu, a projekt tak vyjasnili. Z rozhovoru mezi členy výběrové komise a zájemci se pořizuje úplný zápis.
4. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede jméno a adresu vybraného zájemce a důvody jeho výběru s odkazem na kritéria, jež byla vyhlášena v oznámení o soutěži o návrh, zejména pokud se toto rozhodnutí odchyluje od návrhů ve stanovisku výběrové komise.
Článek 131
Dynamický nákupní systém
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Dynamický nákupní systém je proces plně elektronického nákupu pro nákupy běžných plnění, jenž je po celou dobu svého trvání otevřen všem hospodářským subjektům, které splňují kritéria pro výběr a předložily předběžnou nabídku, jež splňuje požadavky zadávací dokumentace a případných doplňujících dokumentů. Předběžné nabídky mohou být kdykoli vylepšeny, pokud zůstanou v souladu se zadávací dokumentací.
2. Za účelem zavedení dynamického nákupního systému veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, které uvádí, že se jedná o dynamický nákupní systém, a které obsahuje odkaz na internetovou adresu, na níž se lze od uveřejnění oznámení až do ukončení systému volně, přímo a v plném rozsahu seznámit se zadávací dokumentací a případnými doplňujícími dokumenty.
V zadávací dokumentaci zadavatelé uvedou mimo jiné povahu předpokládaných nákupů v rámci tohoto systému, jakož i všechny nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému zařízení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickou specifikaci.
3. Po celou dobu trvání dynamického nákupního systému umožňují veřejní zadavatelé všem hospodářským subjektům, aby předložily předběžnou nabídku, a byly tak přijaty do systému za podmínek podle odstavce 1. Veřejní zadavatelé tyto předběžné nabídky vyhodnotí nejpozději do patnácti dnů ode dne jejich podání. Tuto lhůtu k vyhodnocení však mohou prodloužit, není-li mezitím vyhlášena výzva k podávání nabídek.
Veřejný zadavatel informuje uchazeče co nejdříve o jeho přijetí do dynamického nákupního systému nebo o odmítnutí jeho nabídky.
4. Předmětem výzvy k podávání nabídek musí být každá zvláštní veřejná zakázka. Před jejím vyhlášením uveřejní veřejní zadavatelé zjednodušené oznámení o zahájení zadávacího řízení, jímž všechny hospodářské subjekty, jež mají zájem, vyzvou k podání předběžné nabídky ve lhůtě, jež činí alespoň patnáct dnů ode dne odeslání tohoto zjednodušeného oznámení. Veřejní zadavatelé zahájí fázi podávání nabídek až poté, co vyhodnotí všechny předběžné nabídky doručené v této lhůtě.
Veřejní zadavatelé poté vyzvou všechny uchazeče přijaté do systému, aby v přiměřené lhůtě podali nabídku. Veřejnou zakázku zadají uchazeči, který podle kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení pro zavedení dynamického nákupního systému, podá ekonomicky nejvýhodnější nabídku. Tato kritéria mohou být případně upřesněna ve výzvě k podávání nabídek.
5. Dynamický nákupní systém nesmí trvat déle než čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné a náležitě odůvodněné případy.
Veřejní zadavatelé nesmějí tento systém používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval.
Hospodářským subjektům, které projeví zájem, ani účastníkům systému nesmějí být účtovány žádné poplatky.
Článek 132
Soutěžní dialog
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Jedná-li se o zvláště složitou veřejnou zakázku, může veřejný zadavatel použít soutěžní dialog podle článku 29 směrnice 2004/18/ES, pokud usoudí, že přímé použití otevřeného řízení ani stávajících pravidel užšího řízení neumožní zakázku zadat ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
Veřejná zakázka je považována za zvláště složitou, není-li veřejný zadavatel objektivně s to ani definovat technické prostředky, které by mohly odpovídat jeho potřebám nebo cílům, ani stanovit právní nebo finanční aspekty projektu.
2. Veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž uvedou své potřeby a požadavky, a tyto definují v samotném oznámení nebo v popisu.
3. Se zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr podle článku 146, zahájí veřejní zadavatelé dialog, při němž jsou určeny a definovány prostředky, které co nejlépe vyhoví jejich potřebám.
V průběhu tohoto dialogu zajistí veřejní zadavatelé rovnost zacházení se všemi uchazeči a důvěrnost navrhovaných řešení či jiných informací, jež zájemci při dialogu předloží, neobdrží-li souhlas těchto zájemců k jejich šíření.
Stanoví-li takovou možnost oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo popis, mohou veřejní zadavatelé určit, že řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby byl na základě kritérií pro zadání, která jsou uvedena v uvedeném oznámení či popisu, snížen počet řešení projednávaných ve fázi dialogu.
4. Veřejní zadavatelé vyrozumí účastníky o ukončení dialogu a následně je vyzvou, aby na základě jednoho či více řešení, jež byla v průběhu dialogu předložena a specifikována, podali své konečné nabídky. Tyto nabídky musí uvádět všechny náležitosti požadované a nutné pro uskutečnění projektu.
Na žádost veřejného zadavatele lze tyto nabídky vyjasnit, upřesnit a doladit, aniž by tím ovšem došlo k takové změně základních aspektů nabídky nebo výzvy k podávání nabídek, jež by mohla narušit hospodářskou soutěž nebo by měla diskriminační účinek.
Na žádost veřejného zadavatele může být uchazeč, jehož nabídka je považována za ekonomicky nejvýhodnější, požádán, aby vyjasnil určité aspekty své nabídky nebo potvrdil závazky v ní uvedené, za podmínky, že tím nedojde ke změně podstatných aspektů nabídky nebo dokumentace k zadávacímu řízení ani k narušení hospodářské soutěže či k diskriminaci.
5. Veřejní zadavatelé mohou stanovit, že budou účastníkům dialogu uhrazeny určité ceny nebo platby.
Článek 133
Společné zadávání veřejných zakázek
(Článek 104 finančního nařízení)
V případě společného zadávacího řízení jednoho orgánu a veřejného zadavatele nebo zadavatelů z jednoho či více členských států, států ESVO či zemí kandidujících na vstup do Unie se použijí procesní pravidla platná pro tento orgán.
V případě, že podíl z celkové předpokládané hodnoty veřejné zakázky, jenž připadá na veřejného zadavatele z členského státu nebo jejž tento zadavatel spravuje, činí alespoň 50 %, nebo v jiných řádně odůvodněných případech může orgán rozhodnout, že se použijí procesní pravidla platná pro tohoto veřejného zadavatele z členského státu, lze-li tato pravidla považovat za rovnocenná předpisům platným pro tento orgán.
Orgán a veřejný zadavatel z členského státu, státu ESVO či země kandidující na vstup do Unie, kteří se podílejí na společném zadávacím řízení, se dohodnou zejména na bližších podrobnostech k vyhodnocování žádostí o účast nebo nabídek, zadání veřejné zakázky, právu rozhodnému pro tuto zakázku a soudu příslušnému pro řešení sporů.
Článek 134
Použití jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud v otevřeném nebo užším řízení po ukončení původního řízení nebyla předložena žádná či žádná vhodná nabídka nebo žádná žádost o účast, za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky veřejné zakázky, jež jsou specifikovány v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138;
b)
pokud z technických či uměleckých důvodů nebo z důvodů ochrany výhradních práv může být veřejná zakázka zadána pouze určitému hospodářskému subjektu;
c)
pokud z mimořádně naléhavých důvodů způsobených nepředvídatelnými událostmi, za něž veřejný zadavatel neodpovídá, nelze dodržet lhůty stanovené pro ostatní řízení a uvedené v článcích 152, 153 a 154;
d)
má-li být v návaznosti na soutěž o návrh zadána veřejná zakázka na služby, jež musí být podle použitelných pravidel zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců; v posledním uvedeném případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
e)
v případě dodatečných služeb či stavebních prací, s nimiž nepočítal původně zamýšlený projekt ani původní smlouva na veřejnou zakázku a které se následkem nepředvídatelných okolností staly nezbytnými k provedení služeb nebo stavebních prací za podmínek podle odstavce 2;
f)
v případě nových služeb či stavebních prací, jimiž mají být opakovány podobné služby či stavební práce, které tentýž veřejný zadavatel zadal hospodářskému subjektu v rámci původní veřejné zakázky, za předpokladu, že tyto služby či stavební práce odpovídají základnímu projektu a že tento projekt byl předmětem původní veřejné zakázky, jež byla zadána v otevřeném nebo užším řízení za podmínek podle odstavce 3;
g)
v případě veřejných zakázek na dodávky:
i)
v případě dodatečných dodávek určených buď k částečné náhradě běžných nebo k rozšíření stávajících dodávek zboží či zařízení, pokud by změna dodavatele nutila veřejného zadavatele pořídit zařízení s jinými technickými vlastnostmi, což by mělo za následek neslučitelnost nebo nepřiměřené technické potíže při používání a údržbě; doba účinnosti příslušných smluv nesmí přesáhnout tři roky,
ii)
pokud jsou výrobky vyrobeny pouze pro účely výzkumu, pokusů, studií nebo vývoje, s výjimkou testů obchodní realizace a výroby velkého rozsahu s cílem pokrýt náklady na výzkum a vývoj,
iii)
v případě dodávek kotovaných a nakupovaných na komoditní burze,
iv)
v případě zvláště výhodných nákupů buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
v případě veřejných zakázek na nemovitosti po předchozím průzkumu místního trhu;
i)
v případě veřejných zakázek na právní služby podle nomenklatury CPV za předpokladu, že jsou tyto zakázky náležitě vyhlášeny;
j)
v případě veřejných zakázek, jež orgán nebo jím pověřený subjekt označí za tajné, nebo v případě veřejných zakázek, jejichž plnění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, v souladu s platnými správními předpisy, nebo pokud to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie.
2. V případě dodatečných služeb a stavebních prací podle odst. 1 písm. e) mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení za podmínky, že bude veřejná zakázka zadána poskytovateli či zhotoviteli, jenž bude zakázku plnit v některém z těchto případů:
a)
pokud tyto dodatečné veřejné zakázky nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto služby či stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou bezpodmínečně nutné pro její dokončení.
Souhrnná hodnota dodatečných veřejných zakázek nesmí přesáhnout 50 % hodnoty původní veřejné zakázky.
3. V případech podle tohoto článku odst. 1 písm. f) musí být možnost použít jednací řízení uvedena již při zahájení soutěže na první činnost; při výpočtu finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 je třeba vycházet z celkové předpokládané hodnoty následných služeb či stavebních prací. Toto řízení lze použít pouze během provádění původní smlouvy na veřejnou zakázku a nejpozději během tří let od jejího podpisu.
Článek 135
Použití jednacího řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud byly v ukončeném otevřeném či užším řízení nebo soutěžním dialogu podány nabídky, jež jsou zejména z hlediska kritérií pro výběr či zadání zakázky neregulérní nebo nepřijatelné, a to za předpokladu, že původní podmínky zakázky stanovené v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138 nejsou podstatně změněny; tím není dotčeno použití odstavce 2 tohoto článku;
b)
ve výjimečných případech, jedná-li se o stavební práce, dodávky nebo služby, jejichž povaha nebo rizika s nimi spojená neumožňují, aby uchazeč stanovil předem celkovou cenu;
c)
pokud je povaha zadávané služby - zejména v případě finančních a intelektuálních služeb - taková, že zadávací dokumentaci k veřejné zakázce nelze vypracovat s dostatečnou přesností, jež by umožnila zakázku zadat výběrem nejlepší nabídky podle pravidel, jimiž se řídí otevřené nebo užší řízení;
d)
u veřejných zakázek na stavební práce, jsou-li tyto práce prováděny výlučně pro účely výzkumu, testování nebo vývoje, a nikoli s cílem dosažení zisku nebo pokrytí nákladů na výzkum a vývoj;
e)
u veřejných zakázek na služby uvedené v příloze II B směrnice 2004/18/ES s výhradou čl. 134 odst. 1 písm. i) a j) a čl. 134 odst. 2 tohoto nařízení;
f)
u veřejných zakázek na služby ve výzkumu a vývoji, jejichž výsledky nepřipadají výlučně veřejnému zadavateli k využití při vlastní činnosti, a to za podmínky, že veřejný zadavatel poskytovanou službu hradí v plném rozsahu;
g)
u veřejných zakázek na služby v oblasti nabývání, rozvoje, výroby nebo koprodukce programových materiálů určených k vysílání rozhlasových a televizních stanic a zakázek na vysílací čas.
2. V případech podle odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení upustit, pokud do jednacího řízení zahrnou všechny uchazeče a pouze ty uchazeče, kteří splňují kritéria pro výběr a v předchozím řízení podali nabídky v souladu s formálními požadavky zadávacího řízení.
Článek 136
Řízení s výzvou k projevení zájmu
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena ustanovení článků 134 a 135, mohou veřejní zadavatelé použít výzvu k projevení zájmu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nepřesahuje částku podle čl. 170 odst. 1, za účelem:
a)
předběžného výběru zájemců, kteří budou v budoucnu oslovováni na základě užších výzev k podávání nabídek, nebo
b)
sestavení seznamu prodejců, kteří budou vyzváni k předložení žádosti o účast nebo k podání nabídky.
2. Seznam vypracovaný na základě výzvy k projevení zájmu platí po následující období:
a)
v případě podle tohoto článku odst. 1 písm. a) nejdéle tři roky ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a);
b)
v případě sestavování seznamu prodejců podle tohoto článku odst. 1 písm. b) nejdéle pět let ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a).
Seznam podle prvního pododstavce může obsahovat dílčí seznamy.
Kdykoli během doby platnosti seznamu - s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období - mohou všechny osoby, jež mají zájem, podat přihlášku.
3. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny zájemce nebo prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby:
a)
v případě podle odst. 1 písm. a) podali nabídku nebo
b)
v případě seznamu podle odst. 1 písm. b) podali:
i)
nabídku včetně dokumentů, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, nebo
ii)
dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, a v následné fázi aby podali nabídku prodejci, kteří se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení a splňují kritéria pro výběr.
Článek 137
Veřejné zakázky nízké hodnoty
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky nízké hodnoty do výše 60 000 EUR lze zadat v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, jehož se účastní alespoň tři zájemci.
Obdrží-li veřejný zadavatel po jednacím řízení s těmito zájemci pouze jedinou administrativně a technicky platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro její zadání.
2. Veřejné zakázky velmi nízké hodnoty do 15 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. Platby výdajových položek do výše 1 000 EUR lze provést na základě faktur bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 138
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení obsahuje alespoň:
a)
výzvu k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu v řízení podle článku 132;
b)
připojenou zadávací dokumentaci nebo - v případě soutěžního dialogu podle článku 132 - popis potřeb a požadavků veřejného zadavatele či odkaz na internetovou adresu, kde se lze se zadávací dokumentací či popisem seznámit;
c)
návrh smlouvy zpracovaný podle vzorové smlouvy.
První pododstavec písm. c) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
Dokumentace k zadávacímu řízení odkazuje na vyhlášení podle článků 123 až 126.
2. Výzva k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu musí alespoň:
a)
specifikovat pravidla, jimiž se řídí podoba a podávání nabídek, včetně zejména dne a hodiny, kdy končí lhůta k podávání nabídek, požadavků na vyplnění standardního dotazníku, dokumentů, které je třeba přiložit, včetně dokladů o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti podle článku 146, nejsou-li tyto doklady specifikovány v oznámení o zahájení zadávacího řízení, a včetně adresy, na niž mají být nabídky zasílány;
b)
uvést, že podání nabídky znamená přijetí zadávací dokumentace podle odstavce 1, k níž se nabídka vztahuje, a že je zhotovitel, dodavatel či poskytovatel, jemuž bude veřejná zakázka zadána, během jejího plnění svou nabídkou vázán;
c)
specifikovat dobu, po kterou nabídka zůstává v platnosti a nesmí být v žádném ohledu měněna;
d)
stanovit zákaz jakéhokoli styku mezi veřejným zadavatelem a uchazečem během celého řízení, kromě výjimečných případů za podmínek v článku 160; je-li stanovena kontrola na místě, musí výzva specifikovat podmínky kontroly;
e)
v případě soutěžního dialogu specifikovat datum a adresu pro zahájení fáze jednání.
3. Zadávací dokumentace musí alespoň:
a)
specifikovat kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr zakázky, s výjimkou případů, kdy se jedná o soutěžní dialog, užší či jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135; v těchto případech se kritéria uvádějí pouze v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu;
b)
specifikovat kritéria pro zadání a jejich relativní váhy, nebo případně sestupné pořadí důležitosti těchto kritérií, nevyplývá-li tato informace z oznámení o zahájení zadávacího řízení;
c)
stanovit technické podmínky podle článku 139;
d)
uvést minimální požadavky, jež musí splňovat varianty v řízeních podle čl. 149 odst. 2, v jejichž rámci je veřejná zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, pokud veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedl, že jsou varianty povoleny;
e)
uvést, že se použije protokol o výsadách a imunitách Evropské unie nebo případně Vídeňská úmluva o diplomatických stycích či Vídeňská úmluva o konzulárních stycích;
f)
specifikovat způsob, jakým je dokládán přístup k veřejným zakázkám podle článku 172;
g)
v případě dynamických nákupních systémů podle článku 131 specifikovat povahu zamýšlených nákupů a veškeré nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému vybavení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickým specifikacím.
4. Vzorová smlouva zejména:
a)
specifikuje náhradu stanovené škody za nedodržení smluvních ustanovení;
b)
specifikuje údaje, jež musí obsahovat faktury nebo odpovídající podklady podle článku 102;
c)
stanoví, že jsou-li veřejným zadavatelem orgány, je právem rozhodným pro veřejnou zakázku právo Unie, popřípadě doplněné o vnitrostátní právo uvedené ve smlouvě na tuto zakázku;
d)
specifikuje soud příslušný pro případ sporu.
V případě veřejných zakázek podle čl. 121 odst. 1 může návrh smlouvy pro účely prvního pododstavce písm. c) tohoto odstavce odkazovat výlučně na vnitrostátní právní předpisy.
5. Veřejní zadavatelé mohou po uchazeči požadovat údaje o té části zakázky, kterou má uchazeč v úmyslu zadat subdodavatelům, a o totožnosti těchto subdodavatelů. Nad rámec informací podle článku 143 může veřejný zadavatel požadovat, aby zájemce nebo uchazeč předložili informace o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti předpokládaných subdodavatelů podle článků 146, 147 a 148, zejména v případech, tvoří-li subdodávky významnou součást veřejné zakázky.
Článek 139
Technické podmínky
(Článek 105 finančního nařízení)
1. K technickým podmínkám musí mít všichni zájemci a uchazeči rovný přístup a tyto podmínky nesmí vytvářet neodůvodněné překážky soutěži o veřejné zakázky.
Technické podmínky vymezují požadované vlastnosti výrobku, služby, materiálu nebo stavební práce s ohledem na účel, jejž mají pro veřejného zadavatele splňovat.
2. Vlastnosti uvedené v odstavci 1 zahrnují:
a)
úrovně kvality;
b)
environmentální výkonnost;
c)
kdykoli je to možné, kritéria přístupnosti pro osoby se zdravotním postižením nebo řešení pro všechny uživatele;
d)
úrovně a postupy posuzování shody;
e)
způsobilost k použití;
f)
bezpečnost nebo rozměry, včetně požadavků na prodejní názvy a návody k použití v případě dodávek a na terminologii, symboly, přezkoušení a zkušební metody, balení, značení a štítkování a výrobní postupy a metody v případě všech zakázek;
g)
u veřejných zakázek na stavební práce postupy týkající se zabezpečování kvality, pravidla projektu a kalkulace nákladů, podmínky pro zkoušku, kontrolu a přejímku prací, techniky či metody výstavby a všechny ostatní technické podmínky, které veřejný zadavatel může stanovit v obecných nebo zvláštních předpisech v souvislosti s dokončovacími pracemi a materiály nebo prvky, ze kterých se skládají.
3. Technické podmínky jsou formulovány:
a)
odkazem na evropské normy, evropská technická schválení, případné společné technické specifikace, mezinárodní normy nebo jiné technické referenční systémy, jež vypracovaly evropské normalizační subjekty, nebo - pokud tyto neexistují - jejich vnitrostátní ekvivalenty; každý odkaz je opatřen výrazem „nebo rovnocenný“;
b)
jako požadavky na výkon nebo funkci, jež mohou zahrnovat environmentální charakteristiky a musí být dostatečně podrobné, aby uchazeči umožňovaly určit účel veřejné zakázky a veřejnému zadavateli tuto zakázku zadat;
c)
kombinací obou metod.
4. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti odkázat na podmínky podle odst. 3 písm. a), nemohou nabídku odmítnout z důvodu, že tyto podmínky nesplňuje, pokud uchazeč nebo zájemce ke spokojenosti veřejného zadavatele vhodnými prostředky prokáže, že nabídka stanovené požadavky splňuje rovnocenným způsobem.
Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
5. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti podle odst. 3 písm. b) a stanoví-li podmínky formou požadavků na výkon nebo funkci, nemohou odmítnout nabídku, která je v souladu s vnitrostátní normou, jež provádí evropskou normu, s evropským technickým schválením, společnými technickými podmínkami, mezinárodní normou nebo jiným technickým referenčním systémem, který vypracoval evropský normalizační subjekt, pokud se tyto podmínky týkají nezbytných požadavků na výkon nebo funkci.
Uchazeč musí vhodnými prostředky ke spokojenosti veřejného zadavatele prokázat, že jeho nabídka splňuje požadavky na výkon nebo funkci, jež veřejný zadavatel stanovil. Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
6. Pokud veřejní zadavatelé stanoví environmentální charakteristiky formou požadavků na výkon nebo funkci, mohou použít detailní specifikace, jež jsou vymezeny prostřednictvím evropských, mezinárodních, vnitrostátních nebo jiných ekoznaček, nebo v případě potřeby části těchto specifikací, pokud jsou splněny následující podmínky:
a)
tyto specifikace jsou vhodné pro vymezení vlastností dodávek nebo služeb, které jsou předmětem veřejné zakázky;
b)
požadavky na značku jsou definovány na základě vědeckých informací;
c)
ekoznačky jsou přijímány postupem, kterého se mohou účastnit všechny zúčastněné strany, jako jsou vládní subjekty, spotřebitelé, výrobci, distributoři a ekologická sdružení;
d)
ekoznačky jsou přístupné všem subjektům, které mají zájem.
7. Veřejní zadavatelé mohou uvést, že u výrobků nebo služeb, které mají ekoznačku, se předpokládá, že splňují technické podmínky vymezené v dokumentaci k zadávacímu řízení. Akceptují jiné vhodné důkazy, jako například technickou dokumentaci výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu. Uznaným subjektem pro účely odstavce 4, 5 a 6 je zkušební a kalibrovací laboratoř nebo inspekční a certifikační subjekt, jenž splňuje platné evropské normy.
8. Kromě výjimečných případů, jež jsou řádně odůvodněny předmětem zakázky, nesmějí tyto podmínky obsahovat odkazy na konkrétní způsob výroby, zdroj, zvláštní postup, ochrannou známku, patent, typ, specifický původ ani výrobu, jejichž důsledkem by mohlo být zvýhodnění nebo vyloučení některých výrobků nebo hospodářských subjektů.
Nelze-li předmět veřejné zakázky definovat dostatečně přesně a srozumitelně, následuje za odkazem poznámka „nebo rovnocenný“.
Článek 140
Revize ceny
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení jednoznačně stanoví, musí-li být uvedena pevná a neměnná cena.
2. V opačném případě dokumentace k zadávacímu řízení stanoví podmínky nebo vzorce pro revizi ceny během trvání smlouvy. V takových případech musí veřejný zadavatel zohlednit zejména:
a)
předmět zadávacího řízení a hospodářskou situaci, v níž řízení probíhá;
b)
druh a dobu trvání úkolů a veřejné zakázky;
c)
své finanční zájmy.
Článek 141
Protiprávní jednání vedoucí k vyloučení
(Článek 106 finančního nařízení)
K případům uvedeným v čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení patří veškeré protiprávní jednání, jež poškozuje finanční zájmy Evropské unie, zejména:
a)
případy podvodu podle článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství, stanovené aktem Rady ze dne 26. července 1995 (12);
b)
případy korupce podle článku 3 Úmluvy o boji proti korupci úředníků Evropských společenství nebo členských států Evropské unie vypracované aktem Rady ze dne 26. května 1997 (13);
c)
případy účasti na zločinném spolčení podle článku 2 rámcového rozhodnutí Rady 2008/841/SVV (14);
d)
případy praní peněz podle článku 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/60/ES (15);
e)
teroristické trestné činy, trestné činy spojené s teroristickými činnostmi a návod, pomoc a pokus k takovým trestným činům ve smyslu článků 1, 3 a 4 rámcového rozhodnutí Rady 2002/475/SVV (16).
Článek 142
Uplatnění kritérií pro vyloučení a délka vyloučení
(Články 106, 107, 108 a 109 finančního nařízení)
1. Při stanovování délky vyloučení přihlíží příslušný orgán v zájmu zásady proporcionality zejména k závažnosti skutkového stavu včetně jeho dopadu na finanční zájmy a pověst Unie, k době, jež uplynula, době trvání a opakování deliktu, úmyslu nebo stupni nedbalosti dotčeného subjektu a opatřením, jež tento subjekt přijal k nápravě situace.
Při stanovování doby vyloučení umožní příslušný orgán dotčenému zájemci nebo uchazeči, aby vyjádřil své stanovisko.
Stanoví-li orgány nebo subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení délku trvání vyloučení v souladu s platným právem, uplatní Komise tuto dobu až do maximálního rozsahu podle čl. 106 odst. 4 finančního nařízení. Doba uvedená v čl. 106 odst. 4 finančního nařízení je stanovena nejvýše na pět let a vypočítává se takto:
a)
ode dne právní moci rozhodnutí soudu v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) finančního nařízení;
b)
ode dne, kdy došlo k protiprávnímu jednání, nebo - v případě jeho pokračování nebo opakování - ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání ukončeno, v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, pokud se příslušné pochybení týká smluv na veřejné zakázky s daným orgánem.
Pro účely třetího pododstavce písm. b) platí, že je-li vážné profesní pochybení stanoveno rozhodnutím orgánu veřejné moci nebo mezinárodní organizace, je rozhodující den vydání tohoto rozhodnutí.
Dobu vyloučení lze prodloužit na deset let v případě, že do pěti let ode dne uvedeného v třetím pododstavci písm. a) a b) dojde k opakování deliktu, s výhradou odstavce 1.
2. Z účasti na zadávacím řízení a na řízení o udělení grantu jsou vyloučeni zájemci a uchazeči, kteří se nacházejí v některé ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a) a d) finančního nařízení.
Článek 143
Důkazy
(Články 106 a 107 finančního nařízení)
1. Zájemci a uchazeči předloží řádně datované a podepsané čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
Omezí-li však veřejný zadavatel v případě užšího řízení, soutěžního dialogu či jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení počet uchazečů, kteří mají být vyzváni k jednání nebo podání nabídky, předloží všichni tito uchazeči osvědčení podle odstavce 3.
V případě veřejných zakázek podle čl. 137 odst. 2 může veřejný zadavatel na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude prohlášení podle prvního pododstavce vyžadovat. Veřejný zadavatel může rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude toto prohlášení vyžadovat v případě veřejných zakázek podle čl. 265 odst. 1, čl. 267 odst. 1 a čl. 269 odst. 1, jejichž hodnota činí nejvýše 20 000 EUR.
2. Uchazeč, jemuž má být zadána veřejná zakázka, poskytne před podpisem smlouvy ve lhůtě, kterou veřejný zadavatel stanoví, důkaz podle odstavce 3 tohoto článku, jímž doloží prohlášení podle odstavce 1 tohoto článku, v těchto případech:
a)
u veřejných zakázek, jež zadávají orgány na vlastní účet a jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1;
b)
u veřejných zakázek v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle tohoto odstavce prvního pododstavce písm. a) a b), může veřejný zadavatel požádat uchazeče, jemuž má být veřejná zakázka zadána, aby předložil důkaz podle odstavce 3, má-li o tomto uchazeči pochybnosti, zdali se nenachází v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení.
3. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč, jemuž má být veřejná zakázka zadána, nenachází v žádné ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a), b) nebo e) finančního nařízení, akceptuje veřejný zadavatel aktuální výpis z trestního rejstříku, nebo - v případě jeho neexistence - aktuální rovnocenný doklad, jejž vydal soudní nebo správní orgán země původu nebo provenience a z nějž vyplývá, že jsou tyto požadavky splněny. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč nenachází v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nebo d) finančního nařízení, přijme veřejný zadavatel aktuální osvědčení, jež vydal příslušný orgán dotyčného státu.
V případě, že dokument či osvědčení podle odstavce 1 nejsou v dotyčné zemi vydávány, jakož i v ostatních případech vyloučení podle článku 106 finančního nařízení, lze tento dokument či osvědčení nahradit místopřísežným, nebo - v případě jeho neexistence - čestným prohlášením, jež zúčastněná osoba učiní před soudním či správním orgánem, notářem nebo příslušnou profesní organizací země svého původu nebo provenience.
4. V závislosti na vnitrostátních právních předpisech země, v níž je zájemce nebo uchazeč usazen, se dokumenty podle odstavců 1 a 3 týkají právnických nebo fyzických osob včetně - považuje-li to veřejný zadavatel za nezbytné - ředitelů podniků nebo jiných osob, jež jsou oprávněny za uchazeče či zájemce jednat či jej zastupovat, rozhodovat o něm nebo jej ovládat.
5. Mají-li veřejní zadavatelé pochybnosti o tom, zdali se zájemci nebo uchazeči nenacházejí v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení, mohou se sami obrátit na příslušné orgány podle odstavce 3 o informace, jež v dané situaci považují za nezbytné.
6. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemce nebo uchazeč předkládali důkazy podle odstavce 3, pokud mu již byly takové důkazy předloženy v rámci jiného zadávacího řízení, a za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů dosud neuplynul jeden rok a tyto dokumenty jsou stále platné.
V tomto případě předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení, že důkazy již byly předloženy v předchozím zadávacím řízení, a potvrdí, že se jeho situace nezměnila.
7. Na žádost veřejného zadavatele předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení předpokládaného subdodavatele, že se tento nenachází v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
V případě pochybností o tomto čestném prohlášení si veřejný zadavatel vyžádá důkazy podle odstavců 3 a 4. Případně se použije odstavec 5.
Článek 144
Ústřední databáze
(Článek 108 finančního nařízení)
1. Orgány, výkonné agentury a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, a o důvodech a délce jejich vyloučení.
Jedná-li se u těchto třetích osob o osoby právnické, předávají tyto orgány, výkonné agentury a subjekty Komisi rovněž údaje o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat a nacházejí se v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení.
Orgány a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení, pokud jednání těchto osob poškodilo finanční zájmy Unie, a dále - v případě, že se u těchto třetích osob jedná o právnické osoby - informace o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat; těmito informacemi jsou např.:
a)
informace o odsouzení;
b)
případně délka vyloučení ze zadávacích řízení.
2. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 určí osoby, jež jsou oprávněny předávat Komisi uvedené informace a přijímat od ní informace uložené v databázi.
V případě institucí, agentur, orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení zasílají určené osoby co nejdříve tyto informace účetnímu Komise a případně požádají o zápis údajů do databáze, jejich změnu nebo jejich odstranění z databáze.
V případě orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 2 finančního nařízení zasílají určené osoby do tří měsíců od vydání příslušného rozsudku požadované informace příslušné schvalující osobě v Komisi, jež odpovídá za dotčený program či akci.
Účetní Komise údaje do databáze zapíše, změní je nebo je z ní odstraní. Potvrzené údaje z databáze zasílá jednou měsíčně prostřednictvím zabezpečeného protokolu určeným osobám.
3. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 Komisi potvrdí, že údaje, které předaly, byly získány a předány v souladu se zásadami, jež stanoví nařízení (ES) č. 45/2001 a směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (17) o ochraně osobních údajů.
Zejména předem uvědomí všechny třetí osoby nebo osoby uvedené v odstavci 1, že jejich údaje mohou být zařazeny do databáze a že je Komise může předat určeným osobám uvedeným v odstavci 2. V případě potřeby předané informace po opravě, výmazu či změně aktualizují.
Každá osoba či každý subjekt, jejichž údaje jsou zapsány v databázi, mají na základě žádosti adresované účetnímu Komise právo být informovány o uchovávaných údajích, které se jich týkají.
4. Členské státy přijmou vhodná opatření, aby Komisi pomohly s efektivním řízením databáze podle směrnice 95/46/ES.
V dohodách s orgány třetích zemí a se všemi subjekty uvedenými v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení se stanoví přiměřené mechanismy k zajištění souladu s těmito ustanoveními a se zásadami ochrany osobních údajů.
Článek 145
Správní a finanční sankce
(Články 109 a 131 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčeno ukládání smluvních sankcí, mohou být zájemci, uchazeči, zhotovitelé, dodavatelé nebo poskytovatelé, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí, podvodu nebo závažného porušení svých smluvních povinností, vyloučeni z veškerých veřejných zakázek a grantů financovaných z rozpočtu Unie, a to na dobu nejvýše pěti let ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání - potvrzené v řízení o sporných otázkách s daným zájemcem, uchazečem, zhotovitelem, dodavatelem či poskytovatelem - zjištěno.
Tuto lhůtu lze prodloužit na deset let v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v prvním pododstavci dojde k opakování deliktu.
2. Uchazečům nebo zájemcům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí či podvodu, mohou být uloženy též finanční sankce ve výši 2 % až 10 % z celkové předpokládané hodnoty zadávané veřejné zakázky.
Zhotovitelům, dodavatelům či poskytovatelům, kteří závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti, mohou být uloženy finanční sankce ve výši 2 % až 10 % celkové hodnoty dané veřejné zakázky.
Tuto sazbu lze zvýšit na 4 % až 20 % v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v odst. 1 prvním pododstavci dojde k opakování protiprávního jednání.
3. Při stanovení správní nebo finanční sankce bere orgán do úvahy zejména skutečnosti uvedené v čl. 142 odst. 1.
Článek 146
Kritéria pro výběr
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel vypracuje jednoznačná a nediskriminační kritéria pro výběr.
2. Kritéria pro výběr se použijí ve všech zadávacích řízeních za účelem posouzení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče.
Veřejný zadavatel může stanovit minimální požadavky na způsobilost, při jejichž nesplnění nelze zájemce vybrat.
3. Každý uchazeč nebo zájemce může být vyzván, aby doložil své oprávnění k provedení veřejné zakázky podle vnitrostátního práva, např. zápisem v obchodním nebo profesním rejstříku, místopřísežným prohlášením nebo osvědčením, členstvím ve zvláštní organizaci, výslovným povolením nebo zápisem do rejstříku plátců daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“).
4. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvě k projevení zájmu nebo výzvě k podávání nabídek veřejní zadavatelé specifikují reference, jimiž mají uchazeči či zájemci doložit své postavení a právní způsobilost.
5. Rozsah informací, jež veřejný zadavatel požaduje k doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče, a minimální požadavky na kapacitu vyžadované v souladu s odstavcem 2 nesmí překračovat rámec předmětu veřejné zakázky a musí brát v úvahu oprávněné zájmy hospodářských subjektů, zejména pokud jde o ochranu technických a obchodních tajemství podniku.
6. Veřejný zadavatel se může na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude vyžadovat, aby dokládali svou finanční, hospodářskou, technickou a odbornou způsobilost, jedná-li se o tyto veřejné zakázky:
a)
veřejné zakázky, jež orgány zadávají na vlastní účet a jejichž hodnota nepřesahuje hodnotu podle čl. 137 odst. 1;
b)
veřejné zakázky zadávané v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
Rozhodne-li se veřejný zadavatel, že nebude po zájemcích nebo uchazečích požadovat doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti, není vyplaceno předběžné financování, jestliže není poskytnuta finanční jistota v rovnocenné výši.
Článek 147
Hospodářská a finanční způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Hospodářskou a finanční způsobilost lze doložit zejména jedním či několika těmito doklady:
a)
vhodnými výpisy z bank nebo případně dokladem o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání;
b)
finančními výkazy za nejvýše tři poslední roky, za něž bylo uzavřeno účetnictví;
c)
výkazem celkového obratu a obratu ze stavebních prací, dodávek nebo služeb, jež jsou předmětem veřejné zakázky, a to za nejvýše tři poslední účetní období, která jsou k dispozici.
2. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemci nebo uchazeči předkládali doklady podle odstavce 1, pokud mu již byly tyto doklady předloženy v rámci jiného zadávacího řízení a nadále splňují požadavky odstavce 1.
Pokud z výjimečného důvodu, který veřejný zadavatel považuje za oprávněný, není uchazeč nebo zájemce s to předložit požadované reference, může svou hospodářskou a finanční způsobilost doložit jiným způsobem, který veřejný zadavatel považuje za vhodný.
3. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Veřejný zadavatel může vyžadovat, aby hospodářský subjekt a subjekty uvedené v prvním pododstavci ručily za provedení veřejné zakázky společně.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
Článek 148
Technická a odborná způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Technická a odborná způsobilost hospodářských subjektů je vyhodnocována a ověřována v souladu s odstavci 2 a 3. V zadávacích řízeních, jejichž předmětem jsou dodávky vyžadující umísťovací nebo instalační práce, poskytování služeb a/nebo provádění stavebních prací, se tato způsobilost posuzuje zejména s přihlédnutím k jejich know-how, efektivnosti, zkušenostem a spolehlivosti.
2. V závislosti na povaze, množství či rozsahu a účelu dodávek, služeb nebo stavebních prací lze technickou a odbornou způsobilost hospodářských subjektů doložit jedním či více následujícími dokumenty:
a)
dokladem o vzdělání a odborné kvalifikaci poskytovatele služeb nebo zhotovitele díla a/nebo členů vedení podniku, zejména osoby či osob, které jsou odpovědné za poskytování služeb nebo provádění stavebních prací;
b)
seznamem:
i)
hlavních služeb a dodávek, jež byly poskytnuty a provedeny za poslední tři roky, s uvedením částek, termínů a veřejných nebo soukromých odběratelů,
ii)
stavebních prací provedených za posledních pět let s uvedením částek, termínů a místa provedení;
c)
popisem technického zařízení, nástrojů a závodu, jež mají být při plnění veřejné zakázky na služby nebo stavební práce použity;
d)
popisem technického zařízení a opatření, jež mají zajišťovat kvalitu dodávek a služeb, a popisem vybavení podniku pro studium a výzkum;
e)
přehledem zúčastněných techniků nebo technických útvarů bez ohledu na to, zda patří přímo k podniku či nikoli, zvláště těch, kteří/které odpovídají za řízení kvality;
f)
v případě dodávek: vzorky, popisy nebo autentickými fotografiemi a/nebo osvědčeními, která vystavily oficiální ústavy pro kontrolu kvality nebo uznávané agentury a která potvrzují shodu výrobků se zadávací dokumentací nebo platnými normami;
g)
přehledem průměrného ročního počtu zaměstnanců a počtu vedoucích pracovníků poskytovatele služby nebo zhotovitele díla za poslední tři roky;
h)
uvedením části veřejné zakázky, kterou poskytovatel služeb případně zamýšlí zadat subdodavatelům;
i)
u veřejných zakázek na stavební práce a služby a pouze ve vhodných případech lze způsobilost prokázat přehledem opatření v oblasti environmentálního řízení, jež bude hospodářský subjekt schopen při plnění zakázky uplatňovat.
Jsou-li veřejnému zadavateli poskytovány služby či dodávky uvedené v prvním pododstavci písm. b) bodu i), předloží hospodářské subjekty osvědčení o výkonnosti, která vydal nebo spolupodepsal příslušný orgán.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) bodu ii) jsou k seznamu nejvýznamnějších stavebních zakázek připojena osvědčení o řádném provedení, která uvádějí, zda byly tyto zakázky provedeny odborně a v plném rozsahu.
3. Jsou-li služby nebo dodávky, které mají být poskytovány, náročné nebo jsou výjimečně požadovány pro zvláštní účel, lze technickou a odbornou způsobilost doložit při kontrole, kterou provede veřejný zadavatel nebo jeho jménem příslušný úřední subjekt země, v níž je poskytovatel služby či dodavatel usazen, s výhradou souhlasu tohoto subjektu. Předmětem této kontroly je technická způsobilost dodavatele a výrobní kapacita a v případě nutnosti též jeho vybavení pro studium a výzkum a opatření ke kontrole kvality.
4. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality, jež vycházejí z příslušných sérií evropských norem, které certifikovaly schválené subjekty. Veřejní zadavatelé však akceptují rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních k zajištění kvality, jež jim předloží hospodářské subjekty, které nemají k takovýmto osvědčením přístup nebo možnost je získat v příslušné lhůtě.
5. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje požadavky určitých systémů či norem environmentálního řízení, odkážou na systém pro environmentální řízení podniků a audit v Unii uznávaný v souladu s článkem 45 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1221/2009 (18) nebo na jiné normy environmentálního řízení, jež vycházejí z příslušných evropských nebo mezinárodních norem schválených subjektů. Veřejní zadavatelé uznávají též rovnocenná osvědčení, jež vydaly subjekty usazené v jiných členských státech. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních v oblasti environmentálního řízení.
6. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů uvedené v čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
7. V případě veřejných zakázek na stavební práce, služby nebo umísťovací a instalační práce v rámci veřejných zakázek na dodávky může veřejný zadavatel požadovat, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo sám uchazeč nebo - v případech, kdy nabídku podává seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 6 - člen tohoto seskupení.
8. Veřejní zadavatelé mohou dospět k závěru, že hospodářské subjekty nebudou veřejnou zakázku plnit v souladu s náležitou normou kvality, jestliže zjistí, že tyto subjekty sledují vzájemně neslučitelné zájmy, jež mohou negativně ovlivnit plnění zakázky.
Článek 149
Postupy a kritéria pro zadávání veřejných zakázek
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčen článek 107 finančního nařízení, jsou veřejné zakázky zadávány jedním z následujících způsobů:
a)
automatickým výběrem nabídky, kdy je zakázka zadána nabídce, která je v pořádku, splňuje všechny stanovené podmínky a uvádí nejnižší cenu;
b)
výběrem ekonomicky nejvýhodnější nabídky.
2. Při zjišťování ekonomicky nejvýhodnější nabídky veřejný zadavatel zohledňuje nabídnutou cenu a další kvalitativní kritéria daná předmětem veřejné zakázky, jako jsou technické přednosti, estetické a funkční vlastnosti, environmentální charakteristiky, provozní náklady, rentabilita, výrobní nebo dodací lhůty, servis a technická pomoc. Veřejný zadavatel může stanovit minimální úroveň kvality. Nabídky, jež této úrovně nedosahují, jsou odmítnuty.
3. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, zadávací dokumentaci nebo popisu veřejný zadavatel uvede váhy, jež bude při určování ekonomicky nejvýhodnější nabídky na jednotlivá kritéria aplikovat. Tyto váhy lze vyjádřit pomocí intervalu s vhodným maximálním rozpětím.
Váhy použité na cenu nesmí při výběru zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vést ke ztrátě významu ceny ve vztahu k ostatním kritériím; tím nejsou dotčeny stupnice, jež orgán stanovil pro odměňování určitých služeb, např. služeb odborníků na hodnocení.
Nelze-li ve výjimečných případech váhy technicky aplikovat, zejména vzhledem k předmětu veřejné zakázky, uvede veřejný zadavatel pouze použití kritérií sestupně podle důležitosti.
Článek 150
Používání elektronických aukcí
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou využívat elektronických aukcí, při nichž jsou prezentovány nové ceny upravené směrem dolů a/nebo nové hodnoty určitých parametrů v nabídkách.
Pro účely prvního pododstavce používají veřejní zadavatelé opakovaný elektronický postup (elektronickou aukci), který probíhá po počátečním komplexním vyhodnocení nabídek a na jehož základě lze pomocí metod automatického hodnocení sestavit pořadí nabídek.
2. V otevřeném, užším nebo jednacím řízení v případě podle čl. 135 odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že před zadáním veřejné zakázky bude provedena elektronická aukce, lze-li k této zakázce zpracovat přesnou zadávací dokumentaci.
Za stejných podmínek lze elektronickou aukci provést při opětovném vyhlášení soutěže pro strany rámcové smlouvy podle čl. 122 odst. 3 písm. b) a při vyhlášení soutěže na veřejné zakázky, jež mají být zadány v rámci dynamického nákupního systému podle článku 131.
Elektronická aukce je založena buď pouze na cenách, v kterémžto případě je veřejná zakázka zadávána nabídce uvádějící nejnižší cenu, nebo na cenách a/nebo hodnotách parametrů nabídek uvedených v zadávací dokumentaci, v kterémžto případě je zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
3. Veřejní zadavatelé, kteří rozhodnou o provedení elektronické aukce, uvedou tuto skutečnost v oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Zadávací dokumentace obsahuje mimo jiné tyto údaje:
a)
parametry, jejichž hodnoty budou předmětem elektronické aukce, jsou-li tyto parametry kvantifikovatelné a lze-li je vyjádřit v číslech nebo v procentech;
b)
případné limity pro nabízené hodnoty, jež vyplývají ze zadávací dokumentace k veřejné zakázce;
c)
informace, jež budou uchazečům poskytnuty v průběhu elektronické aukce, a případně kdy jim budou poskytnuty;
d)
relevantní informace o průběhu elektronické aukce;
e)
podmínky, za nichž budou moci uchazeči při aukci podávat nabídky, a zejména nejmenší rozdíly, jež budou při podávání nabídek případně vyžadovány;
f)
relevantní informace o použitém elektronickém zařízení a způsobech a technických podmínkách připojení.
4. Před zahájením elektronické aukce provedou veřejní zadavatelé první komplexní vyhodnocení nabídek v souladu s kritérii pro zadání zakázky a se stanovenými vahami.
Uchazeči, kteří podají vyhovující nabídky, jsou elektronickými prostředky všichni současně vyzváni, aby nabídli nové ceny a/nebo nové hodnoty; výzva obsahuje všechny podstatné informace o individuálním připojení k použitému elektronickému zařízení a uvádí datum a hodinu zahájení elektronické aukce. Elektronická aukce může probíhat v několika navazujících kolech. Nesmí být zahájena dříve než dva pracovní dny po dni, kdy byly výzvy rozeslány.
5. Má-li být veřejná zakázka zadána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, obsahuje výzva i výsledek komplexního vyhodnocení nabídky dotyčného uchazeče, jež bylo provedeno v souladu s vahami podle čl. 149 odst. 3 prvního pododstavce.
Výzva uvádí rovněž matematický vzorec, který se při elektronické aukci použije k určení automatických změn v pořadí, k nimž bude docházet v důsledku podávání nabídek na nové ceny či hodnoty. Tento vzorec obsahuje váhy všech kritérií stanovených pro určení ekonomicky nejvýhodnější nabídky, které jsou uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci. Za tímto účelem však musí být případné intervaly předem zredukovány na konkrétní hodnoty.
Jsou-li povoleny varianty, je pro každou variantu stanoven zvláštní vzorec.
6. V jednotlivých kolech elektronické aukce sdělují veřejní zadavatelé neprodleně všem uchazečům alespoň informace, které jim umožní se kdykoli seznámit se svým pořadím. Mohou sdělovat i další informace o jiných nabídnutých cenách či hodnotách, pokud je to uvedeno v zadávací dokumentaci. Mohou též kdykoli sdělovat počet účastníků v daném kole aukce. V žádném případě však nesmějí v žádném kole elektronické aukce zveřejňovat totožnost uchazečů.
7. Veřejní zadavatelé elektronickou aukci ukončují jedním nebo více uvedenými způsoby:
a)
ukončí aukci v termínu (datum a hodina), jejž předem uvedli ve výzvě k účasti na aukci;
b)
ukončí aukci, pokud již nedostávají nabídky na nové ceny či hodnoty, které splňují požadavky na nejmenší rozdíly;
c)
ukončí aukci, pokud proběhl počet kol aukce stanovený ve výzvě k účasti na aukci.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) stanoví veřejní zadavatelé ve výzvě k účasti na aukci lhůtu, po jejímž uplynutí od podání poslední nabídky elektronickou aukci ukončí.
Rozhodnou-li se veřejní zadavatelé ukončit elektronickou aukci způsobem podle prvního pododstavce písm. c), případně v kombinaci se způsobem podle prvního pododstavce písm. b), uvádí výzva k účasti na aukci časový rozvrh jednotlivých kol aukce.
8. Po ukončení elektronické aukce veřejní zadavatelé zadají veřejnou zakázku podle článku 149 v souladu s výsledky této aukce.
Veřejní zadavatelé nesmějí elektronických aukcí zneužívat ani je používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval nebo měnil předmět veřejné zakázky, jenž byl stanoven v uveřejněném oznámení o zahájení zadávacího řízení a v zadávací dokumentaci.
Článek 151
Neobvykle nízké nabídky
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Zdá-li se být nabídka v případě určité veřejné zakázky neobvykle nízká, vyžádá si veřejný zadavatel předtím, než nabídku odmítne pouze z tohoto důvodu, písemné upřesnění jejích hlavních parametrů, jež považuje za podstatné; při následném ověření těchto parametrů vychází z vysvětlení, jež mu strany poskytnou. Toto upřesnění se může týkat zejména souladu s předpisy o ochraně zaměstnanců a pracovních podmínkách platnými v místě, kde mají být stavební práce, služby či dodávky prováděny.
Veřejný zadavatel může vzít v úvahu zejména vysvětlení, která se týkají:
a)
hospodářských aspektů výrobního postupu, poskytování služeb nebo stavebních postupů;
b)
zvolených technických řešení nebo výjimečně příznivých podmínek, které má uchazeč k dispozici;
c)
původnosti nabídky.
2. Pokud veřejný zadavatel zjistí, že je nabídka neobvykle nízká z důvodu poskytnuté státní podpory, může tuto nabídku odmítnout pouze z tohoto důvodu, jen pokud uchazeč není schopen v přiměřené lhůtě, kterou zadavatel stanoví, prokázat, že dotyčná podpora byla poskytnuta s konečnou platností v souladu s postupy a rozhodnutími, jež stanoví pravidla Unie v oblasti státní podpory.
Článek 152
Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé stanoví pevné a konečné lhůty v kalendářních dnech pro doručení nabídek a žádostí o účast. Tyto lhůty jsou dostatečně dlouhé, aby umožnily osobám, jež mají zájem, přiměřenou a dostatečnou dobu na přípravu a podání nabídek, a zohledňují zejména náročnost veřejné zakázky, nezbytnost provést prohlídku na místě nebo nahlédnout na místě do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci.
2. V otevřeném řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 52 dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. V užším řízení, v případech použití soutěžního dialogu podle článku 132 a v jednacím řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 37 dní ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
V užším řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 40 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
V řízení po uveřejnění výzvy k projevení zájmu podle čl. 136 odst. 1 však tato lhůta činí:
a)
alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o řízení podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu i); lhůta se počítá ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek;
b)
alespoň 10 dní pro doručení žádostí o účast a alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o dvoufázové řízení podle čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu ii).
4. Jestliže veřejní zadavatelé v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, v souladu s čl. 123 odst. 2 odešlou předběžné oznámení o veřejné zakázce k uveřejnění nebo jej sami uveřejní na svém profilu kupujícího, může být lhůta pro doručení nabídek obecně zkrácena na 36 dní, avšak v žádném případě nesmí být kratší než 22 dny ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k podávání nabídek.
Zkrácení lhůty podle prvního pododstavce je možné jen tehdy, splňuje-li předběžné oznámení následující podmínky:
a)
obsahuje všechny informace vyžadované pro oznámení o zahájení zadávacího řízení, jsou-li tyto informace v době uveřejnění oznámení k dispozici;
b)
bylo odesláno k uveřejnění nejméně 52 dnů a nejvýše dvanáct měsíců přede dnem, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení.
5. Lhůty pro doručení nabídek lze zkrátit o pět dní, jsou-li všechny dokumenty, jež tvoří dokumentaci k zadávacímu řízení, ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k projevení zájmu neomezeně a přímo přístupné elektronickými prostředky.
Článek 153
Lhůty pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o zadávací dokumentaci, popisy v řízení podle článku 132 či doplňující dokumenty, jsou tyto dokumenty s výhradou ustanovení odstavce 4 zaslány do pěti pracovních dní od doručení žádosti všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o dokumenty, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
2. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, popisům či doplňujícím dokumentům, jsou tyto informace poskytnuty všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky, a to všem těmto subjektům současně, co nejdříve a nejpozději šest kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro doručení nabídek nebo - pokud je žádost o informace doručena méně než osm kalendářních dní před uplynutím této lhůty - co nejdříve po doručení této žádosti. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o doplňující informace, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
3. Nelze-li zadávací dokumentaci a doplňující dokumenty či informace - ať už z jakéhokoli důvodu - poskytnout ve lhůtách podle odstavců 1 a 2 tohoto článku nebo lze-li nabídky vypracovat až po prohlídce na místě či po nahlédnutí do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci na místě, jsou lhůty pro doručení nabídek uvedené v článku 152 prodlouženy, tak aby měly všechny hospodářské subjekty možnost se seznámit se všemi informacemi nezbytnými k přípravě nabídek. Toto prodloužení se vhodným způsobem vyhlásí postupy podle článků 123 až 126.
4. V otevřeném řízení, včetně dynamických nákupních systémů podle článku 131, se nepoužije ustanovení odstavce 1 tohoto článku, jsou-li veškerá dokumentace k zadávacímu řízení a doplňující dokumenty bez omezení, v plném rozsahu a přímo přístupné elektronickými prostředky. Oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 uvádí i internetovou adresu, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Článek 154
Lhůty v naléhavých případech
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Nelze-li v naléhavých, řádně odůvodněných případech dodržet minimální lhůty uvedené v čl. 152 odst. 3, mohou veřejní zadavatelé v případě užšího a jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení stanovit tyto lhůty v kalendářních dnech:
a)
lhůtu pro doručení žádostí o účast, jež musí činit nejméně patnáct dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo nejméně deset dnů, jestliže bylo toto oznámení odesláno Úřadu pro publikace elektronicky;
b)
lhůtu pro doručení nabídek, jež musí činit nejméně deset dnů ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
2. Je-li v rámci užšího řízení a zrychleného jednacího řízení podána s dostatečným předstihem žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, jsou tyto informace sdělovány všem zájemcům nebo uchazečům nejpozději čtyři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro doručení nabídek.
Článek 155
Způsoby komunikace
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Způsoby podávání nabídek a žádostí o účast určuje veřejný zadavatel, jenž může pro tento účel zvolit jeden výhradní způsob. Nabídky a žádosti o účast lze podávat formou dopisu nebo elektronickými prostředky. Žádosti o účast lze podávat rovněž faxem.
Zvolené komunikační prostředky musí být obecně dostupné a nesmějí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost nabídek a žádostí o účast a veřejný zadavatel tyto nabídky a žádosti o účast prostudovává až po vypršení lhůty k jejich podání;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Je-li to nezbytné pro účely právního dokazování, mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že žádosti o účast podané faxem musí být co nejdříve a v každém případě před uplynutím lhůty stanovené v článku 152 potvrzeny dopisem nebo elektronickými prostředky.
2. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, musejí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi a nesmí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
3. S výjimkou veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančního limitu podle čl. 170 odst. 1, zaručují zařízení, jež slouží elektronickému doručování nabídek a žádostí o účast, za pomoci technických prostředků a náležitých postupů splnění těchto podmínek:
a)
lze s jistotou ověřit identitu hospodářského subjektu;
b)
lze určit přesnou hodinu a datum doručení nabídek a žádostí o účast;
c)
lze přiměřeně zajistit, aby před uplynutím stanovených lhůt neměl nikdo přístup k údajům předaným v souladu s těmito požadavky;
d)
v případě porušení tohoto zákazu přístupu lze přiměřeně zajistit, aby toto porušení bylo spolehlivě zjistitelné;
e)
datum, kdy mají být otevřeny doručené údaje, mohou stanovit či změnit pouze oprávněné osoby;
f)
v jednotlivých fázích zadávacího řízení mohou mít přístup k předaným údajům či jejich části oprávněné osoby pouze na základě současného jednání;
g)
současné jednání oprávněných osob musí přístup k předaným údajům umožňovat až po uplynutí stanoveného dne;
h)
údaje doručené a otevřené v souladu s těmito požadavky zůstávají přístupné pouze osobám, jež jsou oprávněny se s nimi seznamovat.
4. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, má se za to, že se u elektronických dokumentů podaných prostřednictvím takových systémů jedná o originály a že jsou podepsány oprávněným zástupcem hospodářského subjektu.
5. V případě podávání formou dopisu si uchazeči nebo zájemci mohou zvolit, zda nabídku nebo žádost o účast podají:
a)
buď poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení uvést, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu; v tomto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení nad rámec informací podle čl. 138 odst. 2 písm. a) uvést rovněž útvar, jemuž mají být nabídky nebo žádosti o účast doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
6. Za účelem utajení a vyloučení jakýchkoli potíží v případě zasílání nabídek dopisem obsahuje výzva k podávání nabídek tuto poznámku:
Nabídky musí být podány v zapečetěné obálce vložené do další zapečetěné obálky. Na vnitřní obálce jsou kromě názvu útvaru, jemuž je určena a který je uveden ve výzvě k podávání nabídek, uvedena slova „Výzva k podávání nabídek - neotvírat v podatelně“. Použijí-li se samolepicí obálky, musí být zapečetěny lepicí páskou, přes niž je podepsán odesílatel.
Článek 156
Soutěžní jistoty
(Čl. 111 odst. 3 finančního nařízení)
Veřejný zadavatel může požadovat poskytnutí soutěžní jistoty v souladu s článkem 163, která představuje 1 % až 2 % celkové hodnoty veřejné zakázky.
Jistota je uvolněna při zadání veřejné zakázky. Není-li v dané lhůtě nabídka podána nebo je-li podaná nabídka následně stažena, je jistota zadržena.
Článek 157
Otevírání nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 4 finančního nařízení)
1. Otevřeny jsou všechny žádosti o účast a nabídky, jež splňují požadavky článku 155.
2. Přesahuje-li hodnota veřejné zakázky finanční limit podle čl. 137 odst. 1, jmenuje příslušná schvalující osoba komisi pro otevírání obálek.
Komise pro otevírání obálek je složena nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky dotyčného orgánu, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení. Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje komisi pro otevírání obálek příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení této komise musí pokud možno odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. V případě podávání nabídek poštou parafuje jeden nebo více členů komise pro otevírání obálek doklady, jež dokládají datum a hodinu odeslání nabídek.
Tyto osoby parafují rovněž:
a)
každou stránku každé nabídky nebo
b)
- s výjimkou případů podle odst. 2 druhého pododstavce - titulní stranu jednotlivých nabídek a stránky obsahující finanční údaje, přičemž úplnost původní nabídky musí být zajištěna veškerými vhodnými bezpečnostními opatřeními, jež používá útvar nezávislý na schvalujícím útvaru.
Je-li veřejná zakázka zadávána postupem automatického výběru nabídky podle čl. 149 odst. 1 písm. a), jsou ceny uvedené v nabídkách, které splňují požadavky, uveřejněny.
Členové komise podepíší písemný protokol o otevření doručených nabídek, jenž uvádí nabídky, které splňují požadavky článku 155 a které je nesplňují, jakož i důvody odmítnutí pro nesplnění požadavků, pokud jde o způsoby podání nabídek podle článku 155. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Článek 158
Výbor pro hodnocení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 5 finančního nařízení)
1. Hodnotící výbor, který je vytvořen pro každou z obou fází a který se opírá o předem vyhlášená kritéria pro vyloučení a výběr, resp. o kritéria pro zadání zakázky, vyhodnocuje všechny žádosti o účast a nabídky, jež jsou prohlášeny za vyhovující z hlediska požadavků článku 155, a sestaví jejich pořadí.
Úkolem výboru, jejž jmenuje příslušná schvalující osoba, je vydat poradní stanovisko u veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limit podle čl. 137 odst. 1.
Příslušná schvalující osoba však může rozhodnout, že hodnotící výbor vyhodnotí nabídky a sestaví jejich pořadí pouze na základě kritérií pro zadání zakázky a že kritéria pro vyloučení a výběr se vyhodnotí jiným vhodným způsobem, který zaručí vyloučení střetu zájmů.
2. Hodnotící výbor je složen nejméně ze tří osob, které zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů nebo subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tyto osoby dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Hodnotící výbor může mít stejné složení jako komise pro otevírání obálek.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje hodnotící výbor příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení výboru musí odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. Žádosti o účast a nabídky, jež nesplňují všechny základní požadavky uvedené v dokumentaci k zadávacímu řízení, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče vyzvat, aby ve stanovené lhůtě doplnili podklady předložené v souvislosti s kritérii pro vyloučení a výběr či aby k těmto podkladům podali vysvětlení.
Za přípustné se považují žádosti o účast a nabídky, jež nejsou vyloučeny a splňují kritéria pro výběr.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 si hodnotící výbor vyžádá bližší informace ke složení nabídky.
Článek 159
Výsledky hodnocení
(Článek 112 finančního nařízení)
1. O hodnocení a sestavení pořadí žádostí o účast a nabídek, o nichž hodnotící výbor prohlásí, že splňují požadavky, je vypracován datovaný písemný záznam.
Tento záznam podepíší všichni členové hodnotícího výboru. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Nebyla-li hodnotícímu výboru svěřena odpovědnost za posouzení nabídek z hlediska kritérií pro vyloučení a výběr, podepíšou tento písemný záznam též osoby, kterým příslušná schvalující osoba tuto odpovědnost svěřila. Záznam je archivován pro pozdější použití.
2. Záznam podle odstavce 1 obsahuje alespoň:
a)
jméno a adresu veřejného zadavatele a předmět a hodnotu veřejné zakázky, rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména navrženého zájemce, zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody pro jeho výběr a - je-li tento údaj znám - část zakázky či rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel či poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli.
3. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede alespoň:
a)
svůj název a adresu, předmět a hodnotu veřejné zakázky nebo předmět a maximální hodnotu rámcové smlouvy či dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména vybraných zájemců nebo vybraného zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody jejich výběru na základě předem vyhlášených kritérií pro výběr a pro zadání zakázky a - je-li tento údaj znám - část zakázky nebo rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli;
f)
v případě jednacího řízení a soutěžního dialogu okolnosti uvedené v článcích 132, 134, 135, 266, 268, 270 a 271, jež jsou důvodem k použití těchto řízení;
g)
případné důvody, pro něž se veřejný zadavatel rozhodl veřejnou zakázku nezadat.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení přijme rozhodnutí podle prvního pododstavce veřejný zadavatel, který je za toto řízení odpovědný.
Článek 160
Styk mezi veřejnými zadavateli a uchazeči
(Článek 112 finančního nařízení)
1. Styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči v průběhu zadávacího řízení je přípustný výjimečně, za podmínek uvedených v odstavcích 2 a 3.
2. Před uplynutím lhůty pro podávání nabídek může veřejný zadavatel, pokud jde o doplňující dokumenty a informace podle článku 153:
a)
sdělit z podnětu uchazečů doplňující informace, a to výlučně za účelem vyjasnění povahy veřejné zakázky; tyto informace musí být sděleny ve stejný den všem uchazečům, kteří si vyžádali zadávací dokumentaci;
b)
informovat z vlastního podnětu zúčastněné osoby, pokud zjistí omyl, nepřesnost, opomenutí nebo jiný druh administrativní chyby v textu oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvy k podávání nabídek nebo zadávací dokumentace, s tím, že tato informace musí být těmto osobám podána ve stejný den a stejným způsobem, jaký se použije na původní výzvu k podávání nabídek.
3. Je-li po otevření nabídek v souvislosti s některou z nich zapotřebí určitého vyjasnění nebo je-li v nabídce nutno opravit zjevné administrativní chyby, může veřejný zadavatel navázat styk s uchazečem, avšak tento styk nesmí vést ke změně podmínek nabídky.
4. Ve všech případech, kdy byl navázán styk, a v řádně odůvodněných případech podle článku 96 finančního nařízení, kdy styk navázán nebyl, je třeba učinit poznámku do spisu.
Článek 161
Informace pro zájemce a uchazeče
(Články 113, 114 a 118 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé sdělí zájemcům a uchazečům co nejdříve rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, podpisu rámcové smlouvy či přijetí do dynamického nákupního systému (včetně důvodů případného rozhodnutí veřejnou zakázku, rámcovou smlouvu nebo dynamický nákupní systém, na něž byla soutěž o veřejné zakázky vyhlášena, nezadat, nepodepsat, resp. nezavést) nebo rozhodnutí znovu zahájit řízení.
2. Údaje podle čl. 113 odst. 2 finančního nařízení sdělí veřejný zadavatel nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení písemné žádosti.
3. V případě veřejných zakázek, jež zadávají orgány Unie na vlastní účet, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež nejsou vyloučeny z oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES, sdělí veřejný zadavatel všem neúspěšným uchazečům nebo zájemcům, že jejich přihláška nebo nabídka nebyla přijata, s tím, že toto sdělení je podáváno všem těmto osobám současně, každé jednotlivě a elektronickými prostředky v jedné z těchto fází:
a)
krátce poté, co je přijato rozhodnutí na základě kritérií pro vyloučení a výběr, a předtím, než je přijato rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, jedná-li se o zadávací řízení pořádané ve dvou samostatných fázích;
b)
v případě rozhodnutí o zadání veřejné zakázky a o odmítnutí nabídek co nejdříve po přijetí rozhodnutí o zadání zakázky, nejpozději však v průběhu následujícího týdne.
Ve všech případech uvede veřejný zadavatel důvody, proč nebyla nabídka nebo přihláška přijata, a dostupné opravné prostředky.
Neúspěšní uchazeči nebo zájemci si mohou písemně formou dopisu, faxu nebo e-mailu vyžádat doplňující informace k důvodům odmítnutí své přihlášky nebo nabídky a všichni vybraní uchazeči, jejichž nabídky nebyly vyloučeny, mají nárok na informace o vlastnostech a přednostech přijaté nabídky a jménu úspěšného uchazeče; tím není dotčen čl. 113 odst. 2 druhý pododstavec finančního nařízení. Veřejní zadavatelé odpovědí nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
Článek 162
Podpis smlouvy
(Články 113 a 118 finančního nařízení)
S prováděním veřejné zakázky se započne až po podpisu smlouvy na tuto zakázku.
Oddíl 4
Jistoty a nápravná opatření
Článek 163
Jistoty
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Je-li od zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vyžadováno složení jistoty předem, musí tato jistota pokrývat částku a období, které jsou dostatečné pro její čerpání.
2. Jistotu poskytuje banka nebo schválená finanční instituce. Může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby poté, co toto ručení schválí veřejný zadavatel.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci nebo třetí osobu k neodvolatelné záruce nebo prvnímu ručení za splnění povinností zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Článek 164
Jistota pro účely plnění
(Článek 115 finančního nařízení)
1. S cílem zajistit, aby byly stavební práce, dodávky či služby provedeny v plném rozsahu, a v situacích, kdy tato plnění nelze s konečnou platností přijmout v souladu se smluvními podmínkami, může schvalující osoba v individuálních případech a v návaznosti na předběžnou analýzu rizik vyžadovat, aby zhotovitel, dodavatel či poskytovatel poskytl jistotu pro účely plnění.
2. Jistotu ve výši 10 % celkové hodnoty veřejné zakázky lze vytvořit postupně srážkami z uskutečňovaných plateb.
Jistotu může nahradit srážka z konečné platby zadržená až do konečného přijetí služeb, dodávek nebo stavebních prací. Výši srážky určí schvalující osoba tak, aby odrážela rizika zjištěná v souvislosti s plněním smlouvy, předmět zakázky a obchodní podmínky obvyklé v daném odvětví.
Podmínky jistoty jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení.
3. Po konečném přijetí stavebních prací, služeb nebo dodávek je jistota uvolněna v souladu s podmínkami smlouvy.
Článek 165
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Jakmile veřejný zadavatel zjistí, že je nutné poskytnout předběžné financování, posoudí před zahájením zadávacího řízení rizika, jež jsou s platbami předběžného financování spojena; přihlédne zejména k těmto kritériím:
a)
předpokládaná hodnota veřejné zakázky;
b)
její předmět;
c)
délka trvání a tempo;
d)
struktura trhu.
2. Jistota pro účely platby předběžného financování je vyžadována v případě podle čl. 146 odst. 6 druhého pododstavce nebo v případě, že schvalující osoba tak rozhodne učinit podle odstavce 1 tohoto článku.
Jistota není vyžadována v případě veřejných zakázek nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 1.
Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je prováděn zápočet předběžného financování s průběžnými platbami nebo výplatou zůstatku ve prospěch zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele v souladu se smluvními podmínkami.
Článek 166
Pozastavení v případě pochybení či nesrovnalostí
(Článek 116 finančního nařízení)
1. Plnění veřejné zakázky lze podle článku 116 finančního nařízení pozastavit za účelem ověření, zdali došlo k předpokládaným závažným pochybením, nesrovnalostem nebo podvodům. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je plnění veřejné zakázky co nejdříve obnoveno.
2. Závažným pochybením nebo nesrovnalostí je každé porušení smlouvy nebo předpisů, které je důsledkem jednání nebo opomenutí, jež způsobuje nebo by mohlo způsobit ztrátu pro rozpočet Unie.
KAPITOLA 2
Ustanovení použitelná pro veřejné zakázky zadávané orgány Unie na vlastní účet
Článek 167
Stanovení příslušných úrovní pro výpočet finančních limitů
(Články 117 a 118 finančního nařízení)
Všechny pověřené nebo dále pověřené schvalující osoby jednotlivých orgánů posoudí, zda bylo dosaženo finančních limitů podle článku 118 finančního nařízení.
Článek 168
Samostatné veřejné zakázky a zakázky sestávající z dílčích plnění
(Články 104 a 118 finančního nařízení)
1. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky nesmí být stanovena s úmyslem obejít požadavky tohoto nařízení. Je nepřípustné, aby byla veřejná zakázka za tímto účelem rozdělena.
Je-li to vhodné, technicky proveditelné a nákladově efektivní, zadávají se veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, formou dílčích plnění zadávaných současně.
2. Je-li předmět veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce rozdělen na několik dílčích plnění, která jsou předmětem individuálních veřejných zakázek, vezme se při celkovém hodnocení použitelného finančního limitu v úvahu celková hodnota všech dílčích plnění.
Pokud celková hodnota všech dílčích plnění dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, použijí se na každé dílčí plnění ustanovení čl. 97 odst. 1 a čl. 104 odst. 1 a 2 finančního nařízení.
3. Má-li být veřejná zakázka zadána formou samostatných dílčích plnění, jsou nabídky na každé dílčí plnění hodnoceny zvlášť. Je-li několik dílčích plnění zadáno témuž uchazeči, lze na všechna tato dílčí plnění podepsat jedinou smlouvu.
Článek 169
Postupy ke stanovení předpokládané hodnoty určitých veřejných zakázek
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Pro účely výpočtu předpokládané hodnoty veřejné zakázky zahrne veřejný zadavatel do této částky celkovou odhadovanou odměnu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Jsou-li součástí veřejné zakázky opce nebo možnost obnovení smlouvy, je základem pro výpočet nejvyšší povolená částka, do níž je zahrnuto využití těchto opcí a obnovení smlouvy.
Tento odhad se provádí v okamžiku, kdy je odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo, pokud se s takovým vyhlášením nepočítá, v okamžiku, kdy veřejný zadavatel zahajuje zadávací řízení.
2. V případě rámcových smluv a dynamických nákupních systémů je brána v úvahu maximální hodnota všech veřejných zakázek, jež jsou plánovány na celou dobu trvání rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému.
3. V případě veřejných zakázek na služby se bere v úvahu:
a)
u pojišťovacích služeb: pojistné, které je třeba zaplatit, a další druhy odměn;
b)
u bankovních nebo finančních služeb: poplatky, provize, úroky a další druhy odměn;
c)
u veřejných zakázek na zpracování projektu: poplatky, provize a podobné odměny.
4. V případě veřejných zakázek na služby, jež neuvádějí celkovou cenu, nebo v případě veřejných zakázek na dodávky, jejichž předmětem je leasing, nájem či koupě výrobků na splátky, je základem pro výpočet předpokládané hodnoty:
a)
v případě veřejných zakázek na dobu určitou:
i)
celková hodnota veřejné zakázky za celou dobu jejího trvání, činí-li výše uvedená doba nejvýše 48 měsíců v případě služeb nebo nejvýše dvanáct měsíců v případě dodávek,
ii)
celková hodnota včetně předpokládané zůstatkové hodnoty, činí-li výše uvedená doba v případě dodávek více než dvanáct měsíců;
b)
v případě veřejných zakázek na dobu neurčitou nebo v případě služeb na dobu delší než 48 měsíců měsíční hodnota vynásobená čtyřiceti osmi.
5. V případě veřejných zakázek na služby nebo dodávky, jež jsou zadávány pravidelně nebo mají být během určitého období obnoveny, se hodnota těchto zakázek určí na základě:
a)
skutečných souhrnných nákladů na podobné zakázky na tytéž druhy služeb či výrobků, jež byly zadány během předchozího rozpočtového roku nebo předchozích dvanácti měsíců; tyto náklady se pokud možno upraví o změny v množství či hodnotě, které se předpokládají v průběhu dvanácti měsíců následujících po ukončení původní smlouvy, nebo
b)
odhadovaných souhrnných nákladů na následné veřejné zakázky zadané v průběhu dvanácti měsíců po prvním poskytnutí služby nebo první dodávce nebo v průběhu trvání smlouvy, je-li delší než dvanáct měsíců.
6. V případě veřejných zakázek na stavební práce se kromě hodnoty těchto prací bere v úvahu i celková odhadovaná hodnota dodávek, jež jsou k provedení těchto prací nezbytné a jež zhotoviteli poskytne veřejný zadavatel.
Článek 170
Finanční limity pro použití postupů podle směrnice 2004/18/ES
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Finančními limity podle článku 118 finančního nařízení se rozumí prahové hodnoty, jež směrnice 2004/18/ES stanoví pro veřejné zakázky na dodávky, služby, resp. stavební práce.
2. Lhůtami podle článku 118 finančního nařízení se rozumí lhůty uvedené v článcích 152, 153 a 154.
Článek 171
Odkladná lhůta před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel podepíše s úspěšným uchazečem smlouvu na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu spadající do oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES až po uplynutí lhůty čtrnácti kalendářních dnů.
Běh uvedené lhůty započne:
a)
dnem následujícím po dni, kdy byla úspěšným a neúspěšným uchazečům současně zaslána příslušná oznámení, nebo
b)
v případě veřejné zakázky či rámcové smlouvy, jež byla zadána na základě jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, dnem, jenž následuje po uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení podle článku 123 v Úředním věstníku Evropské unie.
V případě, že je pro zasílání podle druhého pododstavce písm. a) používán fax či elektronické prostředky, činí odkladná lhůta deset kalendářních dnů.
V případě potřeby může veřejný zadavatel pozastavit podpis smlouvy na veřejnou zakázku za účelem dodatečného přezkumu v případě, je-li takový krok odůvodněn žádostmi či připomínkami uchazečů nebo zájemců, kteří byli neúspěšní nebo podali stížnost, nebo s ohledem na jinou významnou informaci, kterou obdržel. Tyto žádosti, připomínky nebo informace musí být doručeny během lhůty stanovené v prvním pododstavci. V případě pozastavení jsou všichni zájemci nebo uchazeči uvědomeni do tří pracovních dnů od přijetí příslušného rozhodnutí.
S výjimkou případů podle odstavce 2 jsou všechny smlouvy podepsané před uplynutím lhůty stanovené v prvním pododstavci neplatné.
Nelze-li veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu zadat vybranému úspěšnému uchazeči, může ji veřejný zadavatel zadat druhému nejlepšímu uchazeči.
2. Lhůta podle odstavce 1 se nepoužije v těchto případech:
a)
v případě otevřeného, užšího nebo jednacího řízení po uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byla podána pouze jedna nabídka;
b)
v případě zvláštních zakázek zadaných na základě rámcové smlouvy;
c)
v případě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. c), čl. 134 odst. 1 písm. g) bodu iii), čl. 134 odst. 1 písm. h) a čl. 134 odst. 1 písm. j).
Článek 172
Doložení přístupu k veřejným zakázkám
(Článek 119 finančního nařízení)
Zadávací dokumentace vyžaduje, aby uchazeči uvedli stát, v němž mají sídlo nebo bydliště, a tento údaj prokázali doklady, jež jsou podle jejich vnitrostátního práva běžně akceptovány.
HLAVA VI
GRANTY
KAPITOLA 1
Oblast působnosti a forma grantů
Článek 173
Členské příspěvky
(Článek 121 finančního nařízení)
Členskými příspěvky podle čl. 121 odst. 2 písm. d) finančního nařízení se rozumí částky hrazené organizacím, jichž je Unie členem, a to v souladu s rozpočtovými rozhodnutími a platebními podmínkami, jež daná organizace stanoví.
Článek 174
Grantová dohoda a rozhodnutí o udělení grantu
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Granty jsou předmětem rozhodnutí nebo písemné dohody.
2. Při rozhodování o tom, který druh aktu má být použit, se zohledňují:
a)
skutečnost, zdali se lokalita příjemce nachází na území Unie, či mimo ně;
b)
náročnost a standardizace obsahu financovaných akcí nebo pracovních programů.
Článek 175
Výdaje na členy orgánů
(Článek 121 finančního nařízení)
Výdaje na členy orgánů podle čl. 121 odst. 2 písm. a) finančního nařízení zahrnují příspěvky pro sdružení současných a bývalých členů Evropského parlamentu. Tyto příspěvky jsou vynakládány v souladu s vnitřními správními předpisy Evropského parlamentu.
Článek 176
Akce, na něž lze udělit grant
(Článek 121 finančního nařízení)
Akce, na niž lze udělit grant ve smyslu článku 121 finančního nařízení, musí být jednoznačně vymezena.
Akce nesmí být rozdělena na více akcí s úmyslem obejít pravidla financování, jež stanoví toto nařízení.
Článek 177
Subjekty, jež sledují cíl v obecném zájmu Unie
(Článek 121 finančního nařízení)
Subjektem, jenž sleduje cíl v obecném zájmu Unie, se rozumí:
a)
buď subjekt, který plní úkoly na poli vzdělávání, odborné přípravy, šíření informací, inovací, výzkumu či studií v oblastech evropské politiky či provádí činnosti k prosazování občanství a lidských práv, nebo evropský normalizační orgán;
b)
osoba, jež zastupuje neziskové subjekty působící v členských státech, kandidátských nebo potenciálních kandidátských zemích a prosazuje zásady a politiky, které jsou v souladu s cíli Smluv.
Článek 178
Partnerství
(Článek 121 finančního nařízení)
1. Součástí rámcového partnerství mohou být zvláštní granty na akce a na provozní náklady.
2. Rámcové partnerství může být založeno na mechanismu dlouhodobé spolupráce mezi Komisí a příjemci grantů. Může mít formu dohody nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Dohoda či rozhodnutí o rámcovém partnerství specifikuje společné cíle, povahu akcí, jež jsou plánovány jako jednorázové či jako součást schváleného ročního pracovního programu, řízení o udělení zvláštního grantu v souladu se zásadami a procesními pravidly, jež jsou upraveny v této hlavě, a dále obecná práva a povinnosti stran podle zvláštních dohod či rozhodnutí.
Doba trvání partnerství nesmí překročit čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné případy, jež jsou řádně odůvodněny zejména předmětem rámcového partnerství.
Schvalující osoby nesmějí dohod ani rozhodnutí o rámcovém partnerství zneužívat ani jich využívat takovým způsobem, jehož účel či účinek odporuje zásadám transparentnosti a rovného zacházení se žadateli.
3. Pokud jde o tvorbu programů, uveřejňování ex ante a zadávání, přistupuje se k rámcovému partnerství jako ke grantu.
4. Zvláštní granty založené na dohodách či rozhodnutích o rámcovém partnerství se udělují postupy podle těchto dohod či rozhodnutí a v souladu s ustanoveními této hlavy.
Uveřejňují se ex post postupem podle článku 191.
Článek 179
Elektronické systémy pro výměnu informací
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veškeré výměny s příjemci, včetně uzavírání grantových dohod, oznamování rozhodnutí o udělení grantu a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež zřídí Komise.
2. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 2 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 180
Obsah grantových dohod a rozhodnutí o udělení grantu
(Článek 122 finančního nařízení)
1. Grantová dohoda stanoví alespoň:
a)
předmět;
b)
příjemce;
c)
dobu svého trvání, a to:
i)
datum svého vstupu v platnost,
ii)
datum zahájení a dobu trvání financované akce nebo financovaného rozpočtového roku;
d)
maximální částku financovanou z prostředků Unie vyjádřenou v eurech a formu grantu, případně s uvedením těchto dalších údajů:
i)
celkových odhadovaných způsobilých nákladů na akci či pracovní program a míru financování způsobilých nákladů nebo
ii)
jednotkových nákladů, jednorázové částky nebo paušálního financování podle čl. 123 písm. b), c) a d) finančního nařízení, jsou-li tyto částky určeny, nebo
iii)
kombinace údajů podle bodů i) a ii) tohoto písmene;
e)
popis akce nebo - v případě grantu na provozní náklady - pracovního programu, jejž schvalující osoba schválila na daný rozpočtový rok, spolu s popisem výsledků očekávaných od provedení akce či pracovního programu;
f)
obecné podmínky použitelné na všechny dohody tohoto typu, např. souhlas příjemce s kontrolami a audity, jež provádí Komise, úřad OLAF a Účetní dvůr;
g)
odhadovaný celkový rozpočet akce či pracovního programu;
h)
má-li být v rámci akce zadána veřejná zakázka, zásady uvedené v článku 209 nebo pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která musí příjemce dodržovat;
i)
povinnosti příjemce, zejména:
i)
povinnosti, pokud jde o řádné finanční řízení a předkládání zpráv o činnosti a financování; je-li to vhodné, stanoví se průběžné cíle, při jejichž naplnění se tyto zprávy předkládají,
ii)
pokud Komise uzavírá dohodu s více příjemci: specifické povinnosti případného koordinátora a ostatních příjemců vůči koordinátorovi, jakož i finanční odpovědnost příjemců za částky dlužné vůči Komisi;
j)
postupy a lhůty pro schvalování těchto zpráv a pro platby prováděné Komisí;
k)
popřípadě podrobnosti o způsobilých nákladech na akci nebo schválený pracovní program nebo o jednotkových nákladech, jednorázové částce nebo paušálním financování podle článku 123 finančního nařízení;
l)
ustanovení, jimiž se řídí zviditelnění finanční podpory, kterou Unie poskytuje, s výjimkou řádně odůvodněných případů, kdy její prezentace vůči veřejnosti není možná či vhodná.
Obecné podmínky podle prvního pododstavce písm. f) alespoň:
i)
uvádějí, že rozhodným právem pro grantovou dohodu je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v grantové dohodě. V dohodách s mezinárodními organizacemi lze stanovit odchylnou úpravu,
ii)
specifikují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu.
2. Grantová dohoda může stanovit postupy a lhůty pro pozastavení provádění grantu, vypovězení grantové dohody nebo zrušení rozhodnutí o udělení grantu podle článku 135.
3. V případech podle článku 178 specifikuje dohoda nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství údaje podle tohoto článku odst. 1 prvního pododstavce písm. a) a b), písm. c) bodu i), písm. f), písm. h) až j) a písm. l).
Rozhodnutí o udělení zvláštního grantu či dohoda o zvláštním grantu obsahuje údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. a) až e), písm. g) a k), a v případě nutnosti též údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. i).
4. Změny grantových dohod vyžadují písemnou formu. Účelem ani důsledkem těchto změn - včetně rozšíření či zúžení okruhu příjemců - nesmí být zpochybnění rozhodnutí o udělení grantu ani porušení zásady rovného zacházení s žadateli.
5. Na rozhodnutí o udělení grantu se obdobně použijí odstavce 1, 2, 3 a 4.
Část údajů podle odstavce 1 lze namísto v rozhodnutí o udělení grantu uvést ve výzvě k podávání návrhů nebo souvisejícím dokumentu.
Článek 181
Formy grantů
(Článek 123 finančního nařízení)
1. Granty udělené ve formě podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení se vypočítávají na základě způsobilých nákladů, jež příjemci skutečně vznikly a jež jsou uvedeny v předběžném odhadovaném rozpočtu, který je předkládán spolu s návrhem a je zahrnut do grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
2. V případě jednotkových nákladů podle čl. 123 odst. 1 písm. b) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena pevná částka připadající na jednotku.
3. V případě jednorázových částek podle čl. 123 odst. 1 písm. c) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena celková pevná částka.
4. V případě paušálního financování podle čl. 123 odst. 1 písm. d) finančního nařízení je pro konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanoven určitý procentní podíl.
Článek 182
Jednorázové částky, jednotkové náklady a paušální financování
(Článek 124 finančního nařízení)
1. Schválení využití jednorázových částek, jednotkových nákladů či paušálního financování uvedené v čl. 124 odst. 1 finančního nařízení platí po celou dobu trvání programu. Toto schválení lze zrevidovat, je-li zapotřebí provést podstatné změny. Předmětné údaje a částky jsou pravidelně posuzovány a jednorázové částky, jednotkové náklady či paušální financování jsou v případě potřeby upravovány.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použije se na každého z nich strop uvedený v čl. 124 odst. 1 druhém pododstavci finančního nařízení.
2. Rozhodnutí o udělení grantu či grantová dohoda musí obsahovat všechna nezbytná ustanovení, na jejichž základě lze ověřit, zda byly podmínky pro vyplacení grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování dodrženy.
3. Vyplacením grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování není dotčeno právo přístupu k záznamům, jež jsou příjemci povinni podle právních předpisů vést, pro účely odst. 1 prvního pododstavce a čl. 137 odst. 2 finančního nařízení.
4. Jestliže kontroly ex post odhalí, že nenastala skutečnost, jež zakládá nárok na vyplacení grantu a že v rámci grantu ve formě jednorázové částky, jednotkových nákladů či paušálního financování byly příjemci vyplaceny finanční prostředky neoprávněně, je Komise oprávněna získat tyto prostředky až do výše grantu zpět; tím nejsou dotčeny sankce podle článku 109 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásady
Článek 183
Zásada spolufinancování
(Čl. 125 odst. 3 finančního nařízení)
1. Podle zásady spolufinancování nelze zdroje nezbytné k provedení akce či pracovního programu pokrýt v plném rozsahu z příspěvku Unie.
Spolufinancování může mít podobu vlastních zdrojů příjemce, příjmů, jež daná akce či pracovní program generuje, nebo finančních příspěvků či věcných plnění třetích osob.
2. Věcnými plněními se rozumí nefinanční zdroje, jež příjemci zdarma poskytnou třetí osoby.
Článek 184
Zásada neziskovosti
(Čl. 125 odst. 5 finančního nařízení)
Finanční příspěvky třetích osob, jichž může příjemce využít k pokrytí nákladů, které nejsou podle podmínek grantu Unie způsobilé, nebo které není nutno těmto třetím osobám vracet v případě, že nejsou při ukončení akce či pracovního programu vyčerpány, nejsou pokládány za finanční příspěvky, jež dárci určili konkrétně na financování způsobilých nákladů ve smyslu čl. 125 odst. 5 finančního nařízení.
Článek 185
Granty nízké hodnoty
(Čl. 125 odst. 4 finančního nařízení)
Granty nízké hodnoty se rozumějí granty do výše 60 000 EUR.
Článek 186
Technická pomoc
(Články 101 a 125 finančního nařízení)
Pojem „technická pomoc“ označuje podpůrné činnosti a činnosti zaměřené na budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
Článek 187
Způsobilé náklady
(Čl. 126 odst. 3 písm. c) finančního nařízení)
O DPH se má za to, že ji podle použitelných vnitrostátních právních předpisů o DPH nelze příjemci vrátit, je-li tato daň podle vnitrostátních právních předpisů přičitatelná některé z těchto činností:
a)
osvobozeným činnostem bez nároku na odpočet;
b)
činnostem, jež nejsou předmětem DPH;
c)
činnostem uvedeným v písm. a) a b), v souvislosti s nimiž nelze uplatnit nárok na odpočet DPH, avšak v jejichž případě je tato daň je vracena na základě specifických systémů vracení nebo fondů náhrad, které neupravuje směrnice 2006/112/ES, a to i v případě, je-li tento systém či fond ustaven na základě vnitrostátních právních předpisů o DPH.
O DPH v souvislosti s činnostmi, jež jsou vyjmenovány v čl. 13 odst. 2 směrnice 2006/112/ES, se má za to, že ji uhradil příjemce, u něhož se nejedná o osobu nepovinnou k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 prvního pododstavce uvedené směrnice, a to bez ohledu na to, zdali dotčené členské státy pokládají tyto činnosti za činnosti, při nichž veřejnoprávní subjekty vystupují jako orgány veřejné moci.
Článek 188
Pravidla pro programy
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program pro granty připravuje příslušná schvalující osoba. Přijímá jej orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách věnovaných grantům co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se pracovní program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky, orientační harmonogram výzev k podávání návrhů s uvedením orientační výše a maximální sazby spolufinancování.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování grantů na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 189
Obsah výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Výzvy k podávání návrhů specifikují:
a)
sledované cíle;
b)
kritéria způsobilosti, kritéria pro vyloučení, kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu podle článků 131 a 132 finančního nařízení a odpovídající podklady;
c)
režim financování z prostředků Unie;
d)
režim a lhůtu podávání návrhů, plánovaný termín, do něhož musí být všichni žadatelé informováni o výsledku posuzování jejich žádostí, a orientační termín podpisu grantových dohod nebo oznámení rozhodnutí o udělení grantu.
2. Výzvy k podávání návrhů jsou uveřejňovány na internetových stránkách orgánů Unie a - je-li nutno zajistit další propagaci mezi možnými příjemci - též jinou vhodnou formou, včetně Úředního věstníku Evropské unie. Výzvy lze uveřejňovat ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Změny obsahu výzev k podávání návrhů se uveřejňují za stejných podmínek jako v případě samotných těchto výzev.
Článek 190
Výjimky z výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Bez výzvy k podávání návrhů lze granty udělit pouze v těchto případech:
a)
pro účely operací humanitární pomoci a civilní ochrany nebo pomoci pro řešení krizí ve smyslu odstavce 2;
b)
v jiných výjimečných, řádně odůvodněných případech;
c)
ve prospěch subjektů, jež mají de jure nebo de facto monopol, s tím, že udělení grantu musí být řádně odůvodněno v příslušném rozhodnutí;
d)
ve prospěch subjektů, jež základní právní akt ve smyslu článku 54 finančního nařízení označuje za příjemce grantu, nebo ve prospěch subjektů, jež určí v rámci své odpovědnosti členské státy, pokud základní právní akt označuje za příjemce grantu tyto členské státy;
e)
v případě výzkumu a technologického rozvoje ve prospěch subjektů, jež uvádí pracovní program podle článku 128 finančního nařízení, pokud základní právní akt tuto možnost výslovně stanoví, a za podmínky, že na daný projekt není třeba uveřejňovat výzvu k podávání návrhů;
f)
pro akce zvláštní povahy, které vyžadují zvláštní typ subjektu vzhledem k jeho technické kompetenci, vysoké odbornosti či správní pravomoci, za podmínky, že na dané akce není třeba uveřejňovat výzvy k podávání návrhů.
Případy uvedené v prvním pododstavci písm. f) se řádně odůvodní v rozhodnutí o udělení grantu.
2. Krizovými situacemi ve třetích zemích se rozumí situace bezprostředního nebo nastávajícího nebezpečí, jež hrozí vyústit v ozbrojený konflikt nebo destabilizaci země. Krizovými situacemi se rovněž rozumí situace nastalé v důsledku přírodních pohrom, krize způsobené člověkem, např. války a jiné konflikty, nebo mimořádné okolnosti se srovnatelnými důsledky, jež mohou být spojeny mj. se změnou klimatu, zhoršováním životního prostředí, neexistencí přístupu k energii a přírodním zdrojům nebo extrémní chudobou.
Článek 191
Následné uveřejňování
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Informace o grantech, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu žadatelů v minulém roce;
b)
počtu a procenta kladně vyřízených žádostí, jež připadají na jednu výzvu k podávání návrhů;
c)
průměrné doby řízení ode dne uzávěrky výzvy k podávání návrhů až do udělení grantu;
d)
počtu a výše grantů, u nichž bylo v minulém roce v souladu s čl. 21 odst. 4 upuštěno od povinnosti následného uveřejnění.
Článek 192
Informování žadatelů
(Článek 128 finančního nařízení)
Komise poskytuje žadatelům informace a poradenství tímto způsobem:
a)
stanoví společné standardní formuláře žádostí o podobné granty a kontroluje rozsah a srozumitelnost těchto formulářů;
b)
podává informace možným žadatelům, zejména formou seminářů a vydáváním příruček;
c)
v souborech údajů o právnických osobách podle článku 63 průběžně aktualizuje údaje o příjemcích.
Článek 193
Financování z různých rozpočtových položek
(Článek 129 finančního nařízení)
Akci mohou financovat souběžně z oddělených rozpočtových položek různé příslušné schvalující osoby.
Článek 194
Retroaktivní účinek v případě mimořádně naléhavé pomoci a předcházení konfliktům
(Článek 130 finančního nařízení)
V rámci působnosti čl. 130 odst. 1 finančního nařízení jsou výdaje, jež příjemce vynaložil přede dnem podání žádosti, způsobilé pro financování z prostředků Unie za těchto podmínek:
a)
důvody pro tuto výjimku jsou náležitě vysvětleny v rozhodnutí o financování;
b)
rozhodnutí o financování a grantová dohoda či rozhodnutí o udělení grantu výslovně stanoví takový den způsobilosti, jenž předchází datu podání žádostí.
Článek 195
Podávání žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Pravidla podávání žádostí o grant stanoví příslušná schvalující osoba, jež může zvolit způsob jejich podávání. Žádosti o grant lze podávat formou dopisu nebo elektronicky.
Zvolené komunikační prostředky nesmí být diskriminační a jejich důsledkem nesmí být omezení přístupu žadatelů k řízení o udělení grantu.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
musí být zachována integrita údajů;
c)
je dodržena důvěrnost návrhů;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro účely třetího pododstavce písm. c) prostuduje příslušná schvalující osoba obsah žádostí až poté, co uplyne lhůta pro jejich podání.
Příslušná schvalující osoba může vyžadovat, aby byla elektronická podání opatřena zaručeným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (19).
2. Pokud příslušná schvalující osoba povolí podávání žádostí elektronicky, musí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné veřejnosti a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi. Žadatelům musí být zpřístupněny informace ke specifikacím, jež jsou pro podávání žádostí požadovány.
Zařízení pro elektronické doručování žádostí musí navíc zaručovat bezpečnost a důvěrnost. Musí rovněž zaručovat, aby bylo možno přesně určit hodinu a datum doručení žádostí.
3. Jsou-li žádosti podávány formou dopisu, mohou je žadatelé podávat jedním z těchto způsobů:
a)
poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí být ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu, v kterémžto případě výzva k podávání návrhů musí specifikovat útvar, jemuž mají být žádosti doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
KAPITOLA 3
Řízení o udělení grantu
Článek 196
Obsah žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Žádosti se podávají na formuláři podle vzoru společných standardních formulářů, jež byly vytvořeny podle čl. 192 písm. a) a jež dala žadatelům k dispozici příslušná schvalující osoba, a v souladu s kritérii, jež stanoví základní právní akt a výzva k podávání návrhů.
Podklady podle čl. 131 odst. 3 druhého pododstavce finančního nařízení mohou být zejména výkaz zisků a ztrát a rozvaha za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
2. Odhadovaný rozpočet akce či pracovního programu přiložený k žádosti musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů, s výjimkou rezerv na nečekané výdaje a na změny směnných kurzů, jež lze v řádně odůvodněných případech schválit, a musí uvádět odhadované způsobilé náklady na akci či pracovní program.
3. U grantů na akce přesahujících částku 750 000 EUR nebo u grantů na provozní náklady přesahujících 100 000 EUR se k žádosti přikládá auditní zpráva schváleného externího auditora. Tato zpráva osvědčuje správnost účetní závěrky za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
První pododstavec tohoto odstavce se použije pouze na první žádost, kterou příjemce předloží příslušné schvalující osobě ve stejném rozpočtovém roce.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se finanční limity uvedené v prvním pododstavci na každého z nich.
V případě partnerství podle článku 178 musí být před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství vypracována auditní zpráva podle prvního pododstavce tohoto odstavce za poslední dvě účetní období, za něž jsou k dispozici účetní závěrky.
Od požadavku na auditní zprávu podle prvního pododstavce může příslušná schvalující osoba upustit na základě posouzení rizik v případě zařízení, jež poskytují vzdělávání a odbornou přípravu a - v případě dohod s více příjemci - též v případě příjemců, kteří ručí společně a nerozdílně nebo nenesou žádnou finanční odpovědnost.
První pododstavec tohoto odstavce se nepoužije na veřejnoprávní subjekty a mezinárodní organizace uvedené v článku 43.
4. Žadatel uvede zdroje a výši prostředků Unie, jež obdržel nebo o něž požádal za účelem financování téže akce, téže části akce nebo svého provozu během téhož rozpočtového roku, a uvede veškeré další finanční prostředky, jež na tuto akci obdržel nebo o něž požádal.
Článek 197
Prokazování nevyloučení
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelé předloží čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné se situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článku 107 finančního nařízení, s výjimkou případů vyjmenovaných v čl. 131 odst. 4 písm. a) a b) finančního nařízení. Příslušná schvalující osoba může v závislosti na posouzení rizik požadovat, aby úspěšní žadatelé předložili důkazy podle článku 143. Úspěšní žadatelé tyto důkazy na žádost příslušné schvalující osoby předloží, pokud příslušná schvalující osoba nepotvrdí, že předložení takových důkazů není fakticky proveditelné, nebo pokud byly tyto důkazy již předloženy pro účely jiného řízení o udělení grantu či zadávacího řízení, a dále za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů neuplynul více než rok a že jsou nadále platné.
Článek 198
Žadatelé bez právní subjektivity
(Článek 131 finančního nařízení)
Podá-li žádost o grant žadatel bez právní subjektivity podle čl. 131 odst. 2 finančního nařízení, prokážou zástupci žadatele, že jsou způsobilí činit jménem žadatele právní úkony a že žadatel má finanční a provozní způsobilost rovnocennou finanční a provozní způsobilosti právnických osob.
Článek 199
Osoby tvořící jednoho žadatele
(Článek 131 finančního nařízení)
Splňuje-li kritéria pro podání žádosti o grant více osob a vytvoří-li tyto osoby společně jednu osobu, může příslušná schvalující osoba k této osobě přistupovat jako k jedinému žadateli za předpokladu, že žádost uvádí identifikační údaje osob, jež se budou navrhované akce či pracovního programu účastnit jakožto jedna ze součástí žadatele.
Článek 200
Finanční a správní sankce
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelům, kteří učinili nepravdivé prohlášení nebo se dopustili závažného pochybení, nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce.
Tyto finanční a/nebo správní sankce mohou být uloženy též příjemci, který závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti.
Článek 201
Kritéria způsobilosti
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Kritéria způsobilosti se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Kritéria způsobilosti stanoví podmínky, jimiž se účast na výzvě k podávání návrhů řídí. Tato kritéria náležitě zohledňují cíle akce a splňují zásady transparentnosti a zákazu diskriminace.
Článek 202
Kritéria pro výběr grantu
(Čl. 132 odst. 1 finančního nařízení)
1. Kritéria pro výběr, jež jsou uveřejněna ve výzvě k podávání návrhů, umožňují posoudit finanční a provozní způsobilost žadatele k tomu, aby dokončil navrhovanou akci nebo pracovní program.
2. Žadatel musí disponovat stabilními finančními zdroji dostatečnými k tomu, aby byl schopen pokračovat v činnosti po celou dobu provádění akce nebo po celý rok, na nějž je grant udělen, a podílet se na financování grantu. Žadatel musí mít odborné kompetence a kvalifikaci požadované k dokončení navrhované akce nebo pracovního programu, není-li v základním právním aktu stanoveno jinak.
3. Finanční a provozní způsobilost je ověřována zejména analýzou podkladů podle článku 196, jejichž předložení požaduje příslušná schvalující osoba ve výzvě k podávání návrhů.
Nevyžaduje-li výzva k podávání návrhů předložení žádných podkladů a má-li příslušná schvalující osoba pochybnosti o finanční či provozní způsobilosti žadatelů, může je vyzvat k předložení vhodných dokladů.
V případě partnerství podle článku 178 je uvedené ověření prováděno před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Článek 203
Kritéria pro udělení grantu
(Čl. 132 odst. 2 finančního nařízení)
1. Kritéria pro udělení grantu se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Podle kritérií pro udělení grantu jsou granty udělovány buď na akce, jež maximalizují celkovou účelnost programu Unie, jehož provádění tyto akce slouží, nebo subjektům, jejichž pracovní program je určen k dosažení stejného výsledku. Způsob, jakým jsou tato kritéria definována, zajišťuje řádné hospodaření s prostředky Unie.
Kritéria pro udělení grantu jsou uplatňována tak, aby umožnila z plánovaných akcí nebo pracovních programů vybrat ty, u nichž může Komise vycházet z toho, že budou v souladu s jejími cíli a prioritami a že zaručí zviditelnění financování z prostředků Unie.
3. Kritéria pro udělení grantu jsou definována tak, aby mohla být následně vyhodnocena.
Článek 204
Hodnocení žádostí a udělování grantů
(Článek 133 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba jmenuje výbor pro hodnocení návrhů, nerozhodne-li Komise v rámci zvláštního odvětvového programu jinak.
Tento výbor je složen nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v případě zastoupení a místních jednotek uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v případě subjektů pověřených správou prostředků a uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
2. Příslušná schvalující osoba může tento postup případně rozdělit na několik fází. Pravidla takového postupu jsou uvedena ve výzvě k podávání návrhů.
Je-li ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že jsou návrhy podávány ve dvou fázích, je podání kompletního návrhu ve druhé fázi požadováno pouze od žadatelů, jejichž návrhy splňují hodnotící kritéria pro první fázi.
Stanoví-li výzva k podávání návrhů, že jsou návrhy hodnoceny ve dvou fázích, postupují do druhé fáze hodnocení pouze návrhy, jež uspěly v první fázi po vyhodnocení užšího souboru kritérií.
Žadatelé, jejichž návrhy byly v některé fázi odmítnuty, jsou vyrozuměni v souladu s čl. 133 odst. 3 finančního nařízení.
Každá další fáze řízení musí být zřetelně odlišena od té předchozí.
Tytéž dokumenty nebo informace jsou v rámci téhož řízení požadovány pouze jednou.
3. Hodnotící výbor nebo případně příslušná schvalující osoba si může od žadatele vyžádat doplňující informace nebo jej vyzvat, aby podal vysvětlení k podkladům, jež předložil v souvislosti se žádostí, za předpokladu, že tyto informace či vysvětlení nepovedou k podstatné změně návrhu. V souladu s článkem 96 finančního nařízení může hodnotící výbor či schvalující osoba v případě zjevných administrativních chyb od vyžádání těchto informací či vysvětlení upustit pouze v řádně odůvodněných případech. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede schvalující osoba náležité záznamy.
4. Po skončení své práce podepisují členové hodnotícího výboru protokol o všech prostudovaných návrzích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a návrhy, jež mohou být financovány. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
V případě potřeby uvádí protokol pořadí prostudovaných návrhů, doporučení k maximální výši udělovaného grantu a případné nepodstatné modifikace žádosti o grant.
Protokol je archivován pro pozdější použití.
5. Příslušná schvalující osoba může žadatele vyzvat, aby svůj návrh na základě doporučení hodnotícího výboru upravil. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede příslušná schvalující osoba náležité záznamy.
V návaznosti na vyhodnocení přijme příslušná schvalující osoba rozhodnutí, které obsahuje alespoň tyto údaje:
a)
předmět a celkovou částku;
b)
jména úspěšných žadatelů, názvy akcí, stanovené částky a důvody pro tento výběr, včetně případu, kdy se výběr liší od stanoviska hodnotícího výboru;
c)
jména odmítnutých žadatelů a důvody jejich odmítnutí.
6. Použití odstavců 1, 2 a 4 tohoto článku není povinné v případě udělování grantu podle článku 190 tohoto nařízení a čl. 125 odst. 7 finančního nařízení.
Článek 205
Informování žadatelů
(Článek 133 finančního nařízení)
Odmítnutí žadatelé jsou o výsledku hodnocení svých žádostí informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy bylo odesláno vyrozumění úspěšným žadatelům.
KAPITOLA 4
Platby a kontrola
Článek 206
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 134 finančního nařízení)
1. V zájmu omezení finančních rizik, jež jsou spojena s předběžným financováním, může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik po příjemci požadovat, aby - s výjimkou grantů nízké hodnoty - složil předem jistotu až do výše částky předběžného financování, nebo může platbu rozdělit do více splátek.
2. Kdykoli je složení jistoty vyžadováno, musí ji příslušná schvalující osoba posoudit a schválit.
Jistota musí být platná po dostatečně dlouhé období, které umožní její čerpání.
3. Jistotu poskytuje schválená banka nebo finanční instituce usazená v některém členském státě. Je-li příjemce usazen ve třetí zemi, může příslušná schvalující osoba přistoupit na to, že takovou jistotu poskytne banka nebo finanční instituce usazená v této třetí zemi, pokud se tato osoba domnívá, že zabezpečení a parametry, jež tato banka či finanční instituce nabízí, jsou rovnocenné jako v případě bank či finančních institucí usazených v některém členském státě.
Na žádost příjemce může být jistota uvedená v prvním pododstavci nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby nebo společným neodvolatelným a bezpodmínečným ručením příjemců zúčastněných na jedné akci, kteří jsou stranami téže grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, poté, co takové ručení schválí příslušná schvalující osoba.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci, třetí osobu nebo ostatní příjemce, aby poskytli neodvolatelnou jistotu nebo plnili z titulu záruky na první výzvu pro účely splnění povinností příjemce grantu.
4. Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je předběžné financování zúčtováváno proti průběžným platbám nebo výplatě zůstatku, jež jsou prováděny ve prospěch příjemce za podmínek grantové dohody nebo rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 207
Podklady žádostí o platbu
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Předběžné financování může být u každého grantu rozděleno do více splátek v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Další platbu předběžného financování v plném rozsahu lze provést až v okamžiku, kdy je z celkové výše doposud vyplaceného předběžného financování využito alespoň 70 %.
V případě, že je z doposud vyplaceného předběžného financování využito méně než 70 %, je tato další platba předběžného financování o nevyužitou část doposud vyplaceného předběžného financování snížena.
Ke každé žádosti o další platbu přiloží příjemce vyúčtování svých výdajů.
2. Příjemce potvrdí na svou čest, že jsou údaje v jeho žádosti o platbu úplné, spolehlivé a pravdivé; tím není dotčen článek 110. Potvrdí rovněž, že vzniklé náklady lze v souladu s ustanoveními grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu považovat za způsobilé a že jsou žádosti o platbu podloženy náležitými podklady, které lze překontrolovat.
3. K provedení platby může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik požadovat osvědčení o finančních výkazech akce či pracovního programu a o podkladových účtech, které vydal schválený externí auditor anebo - v případě veřejnoprávních orgánů - příslušný a nezávislý úředník veřejné správy. Toto osvědčení se přikládá k žádosti o platbu. Účelem osvědčení je v souladu s metodikou, kterou schválila příslušná schvalující osoba, a na základě dohodnutých postupů, jež jsou v souladu s mezinárodními standardy, osvědčit, že náklady, které příjemce uvedl ve finančních výkazech, o něž se opírají žádosti o platbu, jsou skutečné, přesně zaznamenané a podle grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu způsobilé.
Ve zvláštních, řádně odůvodněných případech si může příslušná schvalující osoba toto osvědčení vyžádat v podobě výroku či jiného typu dokumentu v souladu s mezinárodními standardy.
Osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech je povinné u průběžných plateb a výplaty zůstatku v případě:
a)
grantů na akci, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 750 000 EUR, jestliže žádosti o platbu v rámci této formy grantu zní kumulativně alespoň na 325 000 EUR;
b)
grantů na provozní náklady, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 100 000 EUR.
Od povinnosti předložit takové osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba v závislosti na posouzení rizik upustit v případě:
a)
veřejných subjektů a mezinárodních organizací uvedených v článku 43;
b)
příjemců grantů v oblasti humanitární pomoci, mimořádných operací civilní ochrany a řešení krizových situací, s výjimkou výplaty zůstatku;
c)
výplaty zůstatku příjemcům grantů v oblasti humanitární pomoci, kteří podepsali dohodu o rámcovém partnerství podle článku 178 nebo jimž bylo oznámeno přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství a mají zaveden systém kontroly, který pro tyto platby nabízí rovnocenné záruky;
d)
příjemců více grantů, kteří poskytli nezávislá osvědčení, jež nabízejí rovnocenné záruky ohledně systémů kontroly a metodiky k vypracování svých žádostí.
Od povinnosti předložit osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba upustit též v případě, že audit, který nabízí rovnocennou míru jistoty o vykázaných nákladech, provedli nebo provedou přímo zaměstnanci Komise nebo subjekt, jejž Komise schválí k provedení auditu jejím jménem.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se na každého příjemce finanční limity uvedené ve třetím pododstavci písm. a) a b).
4. K provedení platby si může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik vyžádat zprávu o operativní kontrole, kterou vypracuje nezávislá třetí osoba, již příslušná schvalující osoba schválí. Pokud si příslušná schvalující osoba zprávu o operativní kontrole vyžádá, je tato zpráva připojena k žádosti o platbu s tím, že související náklady jsou způsobilé za stejných podmínek, jaké jsou v článku 126 finančního nařízení stanoveny pro náklady na osvědčení o auditu. Zpráva o kontrole musí konstatovat, že byla provedena operativní kontrola v souladu s metodikou, již schválila příslušná schvalující osoba, a musí uvést, zdali byly daná akce či pracovní program skutečně provedeny v souladu s podmínkami grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 208
Pozastavení a snížení grantů
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Provádění grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, účast příjemce na provádění této dohody či rozhodnutí nebo úhradu plateb lze pozastavit za účelem kontroly, zdali skutečně došlo k předpokládanému závažnému pochybení, nesrovnalosti, podvodu nebo porušení povinnosti. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je provádění dohody či rozhodnutí co nejdříve obnoveno.
2. Nejsou-li dohodnutá akce či pracovní program prováděny či provedeny nebo nejsou-li prováděny či provedeny řádně, v plném rozsahu či ve stanovených lhůtách, příslušná schvalující osoba poté, co dá příjemci možnost se vyjádřit, v závislosti na fázi řízení grant buď sníží, nebo získá zpět jeho poměrnou část.
KAPITOLA 5
Provádění
Článek 209
Zakázky na provedení akce či pracovního programu
(Článek 137 finančního nařízení)
1. Je-li k provedení akce či pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku, zadá příjemce tuto zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce, případně nabídce s nejnižší cenou a současně zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů; tím není dotčeno použití směrnice 2004/18/ES.
2. Je-li k provedení akce nebo pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku v hodnotě nad 60 000 EUR, může příslušná schvalující osoba po příjemci požadovat, aby nad rámec pravidel uvedených v odstavci 1 dodržoval zvláštní pravidla.
Tato zvláštní pravidla jsou odvozena od pravidel ve finančním nařízení a jsou stanovena s ohledem na hodnotu dané veřejné zakázky, na relativní výši příspěvku Unie v poměru k celkových nákladům akce a na rizika. Tato zvláštní pravidla jsou uvedena v rozhodnutí o udělení grantu nebo grantové dohodě.
Článek 210
Finanční podpora třetím osobám
(Článek 137 finančního nařízení)
Jsou-li cíle a výsledky, jichž má být dosaženo, dostatečně podrobně uvedeny v podmínkách podle čl. 137 odst. 1 finančního nařízení, považuje se míra uvážení za vyčerpanou pouze v případě, že rozhodnutí o udělení grantu nebo grantová dohoda obsahuje též tyto náležitosti:
a)
maximální výši finanční podpory, kterou lze vyplatit třetí osobě a která činí nejvýše 60 000 EUR, s výjimkou případů, kdy tato podpora představuje primární cíl dané akce, a dále kritéria pro stanovení přesné částky;
b)
úplný seznam různých typů činností, na něž lze finanční podporu získat;
c)
vymezení osob či kategorií osob, jež mohou finanční podporu získat, a kritéria pro její poskytnutí.
HLAVA VII
CENY
Článek 211
Pravidla pro programy
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program, v jehož rámci jsou udíleny ceny, připravuje příslušná schvalující osoba. Program přijímá orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky a orientační harmonogram soutěží včetně orientační výše cen.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování soutěží na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 212
Pravidla soutěže
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Pravidla soutěže obsahují tyto náležitosti:
a)
podmínky účasti, jež alespoň:
i)
specifikují kritéria způsobilosti,
ii)
specifikují způsob a lhůtu pro případnou registraci účastníků a podávání příspěvků, a to za podmínek podle odstavce 2,
iii)
stanoví, že budou vyloučeni účastníci, kteří se nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a v článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení,
iv)
stanoví výlučnou odpovědnost účastníků v případě, budou-li v souvislosti s činnostmi prováděnými v rámci soutěže vzneseny nároky,
v)
stanoví, že se vítězové musí podrobit kontrolám a auditům ze strany Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora a že musí přijmout závazky k zajištění publicity specifikované v pravidlech soutěže,
vi)
uvádějí, že právem rozhodným pro soutěž je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v pravidlech soutěže,
vii)
blíže určují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu,
viii)
stanoví, že účastníkům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami podle článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce;
b)
kritéria pro udělení ceny, jež umožňují posoudit kvalitu příspěvků z hlediska sledovaných cílů a očekávaných výsledků a objektivně určit, zdali příspěvky splňují předpoklady pro vítězství v soutěži;
c)
výši jedné či více cen;
d)
bližší podmínky vyplácení cen vítězům v návaznosti na udělení cen.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu i) jsou způsobilí též příjemci grantů Unie, nestanoví-li pravidla soutěže jinak.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu vi) lze postupovat odchylně v případě účasti mezinárodních organizací.
2. Příslušná schvalující osoba zvolí takové komunikační prostředky, jež jsou z hlediska podávání příspěvků nediskriminační a nevedou k omezení přístupu účastníků k soutěži.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každý příspěvek obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost příspěvků;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pravidla soutěže mohou stanovit podmínky, za nichž lze soutěž zrušit, zejména v případech, kdy nelze splnit její cíle nebo kdy by předpoklady k vítězství v soutěži splňovala právnická či fyzická osoba, jež nesplňuje podmínky účasti.
4. Pravidla soutěže se uveřejňují na internetových stránkách orgánů Unie. Je-li nutno zajistit další propagaci soutěže mezi možnými účastníky, lze pravidla soutěže uveřejnit nad tento rámec též jinou vhodnou formou včetně Úředního věstníku Evropské unie. Pravidla lze uveřejnit ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Za stejných podmínek jsou uveřejňovány změny obsahu pravidel soutěže.
Článek 213
Následné uveřejňování
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Informace o cenách, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu účastníků v minulém roce;
b)
počtu a procenta vítězných příspěvků, jež připadají na jednu soutěž;
c)
seznamu odborníků v hodnotících komisích za uplynulý rok spolu s uvedením postupu, jakým byli vybráni.
Článek 214
Vyhodnocování
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pro účely vyhodnocení příspěvků jmenuje příslušná schvalující osoba komisi složenou z alespoň tří odborníků, jimiž mohou být buď externí odborníci, nebo zástupci alespoň dvou organizačních jednotek orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti ani podřízenosti; výjimkou jsou zastoupení či místní subjekty uvedené v článku 72 tohoto nařízení nebo subjekty pověřené správou prostředků a uvedené v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Pro odborníky podle prvního pododstavce platí požadavky článku 57 finančního nařízení na zamezení střetu zájmů.
Externí odborníci musí prohlásit, že se v okamžiku svého jmenování nenacházejí ve střetu zájmů a že se zavazují vyrozumět schvalující osobu v případě, kdy by se do střetu zájmů dostali během vyhodnocování příspěvků.
2. Po skončení své práce podepisují členové komise protokol o všech vyhodnocených příspěvcích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a označí příspěvky, jimž lze udělit cenu. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
Protokol podle prvního pododstavce je archivován pro pozdější použití.
3. Příslušná schvalující osoba následně rozhodne, zdali ceny udělí, či nikoli. Rozhodnutí specifikuje mj. tyto údaje:
a)
předmět a celkovou výši případně udělených cen;
b)
jména případných vítězů, výši cen udělených jednotlivým vítězům a odůvodnění jejich výběru;
c)
jména odmítnutých účastníků a důvody jejich odmítnutí.
Článek 215
Informace a oznámení
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Účastníci jsou o výsledku hodnocení svých příspěvků informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy schvalující osoba přijala rozhodnutí o udělení ceny.
2. Rozhodnutí o udělení ceny je oznámeno vítězi a slouží jako právní závazek ve smyslu článku 86 finančního nařízení.
HLAVA VIII
FINANČNÍ NÁSTROJE
Článek 216
Výběr subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Pro účely uplatňování finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení si Komise opatří doklady o tom, že pověřený subjekt splňuje požadavky čl. 60 odst. 2 finančního nařízení. Jakmile jsou tyto doklady k dispozici, platí pro uplatňování finančních nástrojů ze strany příslušného subjektu i v budoucnu, pokud se podstatně nezmění systémy, pravidla nebo postupy pověřených subjektů, na něž se tyto požadavky vztahují.
2. Pro účely výběru subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů podle čl. 61 odst. 2 finančního nařízení uveřejní Komise výzvu adresovanou potenciálním pověřeným subjektům. Tato výzva obsahuje kritéria pro výběr a pro pověření subjektu.
Výzva podle prvního pododstavce dále uvádí, bude-li pověřený subjekt povinen vynaložit na konkrétní finanční nástroj své vlastní finanční zdroje nebo sdílet riziko. Je-li tento údaj uveden a je-li nezbytné zmírnit případný střet zájmů, výzva dále uvede, že je pověřený subjekt povinen navrhnout opatření ke sladění zájmů ve smyslu čl. 140 odst. 2 finančního nařízení. Tato opatření ke sladění zájmů jsou zakomponována do dohody o konkrétním finančním nástroji.
Se subjekty, jež splňují kritéria pro výběr, zahájí Komise transparentním a objektivním způsobem, který nevyvolává střet zájmů, otevřený dialog. Po ukončení tohoto dialogu Komise podepíše pověřovací dohody s jedním či více subjekty, jež předložily ekonomicky nejvýhodnější návrhy, podle nichž tyto subjekty případně vynaloží své vlastní finanční zdroje či budou sdílet rizika.
3. Komise může před podpisem pověřovacích dohod zahájit s potenciálními pověřenými subjekty přímá jednání, je-li pověřený subjekt vymezen v příslušném základním právním aktu nebo jedná-li se o subjekt vyjmenovaný v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iii) finančního nařízení nebo v řádně odůvodněných a náležitě zdokumentovaných výjimečných případech, zejména jestliže:
a)
na základě výzvy adresované potenciálním pověřeným subjektům nebyly předloženy žádné vhodné návrhy;
b)
finanční nástroje se specifickými znaky vyžadují zvláštní kategorii pověřeného subjektu vzhledem k jeho odborné kompetenci, vysoké specializovanosti či rozsahu správních pravomocí;
c)
vlivem nepředvídatelných událostí, jež nejsou přičitatelné Unii, jsou dány mimořádně naléhavé důvody, v jejichž důsledku nelze dodržet postup podle odstavce 2.
Článek 217
Obsah pověřovací dohody se subjekty pověřenými uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
Nad rámec požadavků podle článku 40 stanoví pověřovací dohoda se subjekty, jež jsou pověřeny uplatňováním finančních nástrojů, náležitá opatření, jež zajišťují soulad se zásadami a podmínkami článku 140 finančního nařízení. Pověřovací dohoda obsahuje zejména:
a)
popis finančního nástroje, jeho investiční strategii či politiku, druh poskytované podpory, kritéria způsobilosti platná pro finanční zprostředkovatele a konečné příjemce a doplňující funkční požadavky, jejichž prostřednictvím mají být naplněny politické cíle nástroje;
b)
požadavky na cílový interval hodnot aktivačního účinku nástroje;
c)
definici nezpůsobilých činností a kritérií pro vyloučení;
d)
ustanovení, jež zajišťují sladění zájmů a řeší případný střet zájmů;
e)
ustanovení o výběru finančních zprostředkovatelů podle čl. 139 odst. 4 druhého pododstavce finančního nařízení a o případném zřízení účelových investičních jednotek;
f)
ustanovení o podmínkách, za nichž mohou být pověřený subjekt a další subjekty, jež jsou do uplatňování finančního nástroje zapojeny, povolány k odpovědnosti;
g)
ustanovení o řešení sporů;
h)
ustanovení o správě finančního nástroje;
i)
ustanovení o využití a opětovném využití příspěvku Unie v souladu s čl. 140 odst. 6 finančního nařízení;
j)
ustanovení o správě příspěvků Unie a svěřeneckých účtů včetně rizik protistrany, přijatelných pokladních operací, povinností dotčených stran, nápravných opatření v případě nadměrného zůstatku na svěřeneckých účtech, vedení záznamů a podávání zpráv;
k)
ustanovení o odměně pověřeného subjektu včetně sazebníku poplatků za řízení a dále ustanovení o výpočtu a proplácení nákladů řízení a poplatků za řízení pověřenému subjektu v souladu s článkem 218;
l)
v případě potřeby ustanovení o rámci podmínek, jimiž se řídí poskytování příspěvků z fondů uvedených v článku 175 finančního nařízení, a zejména z Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova a budoucího Evropského rybářského fondu (dále jen „fondy SSR“);
m)
ustanovení o době platnosti, možnosti prodloužení a ukončení finančního nástroje včetně podmínek jeho předčasného ukončení a příp. desinvestičních strategií;
n)
ustanovení o způsobu, jakým je monitorována podpora finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, včetně podávání zpráv ze strany finančních zprostředkovatelů;
o)
případně druh a povahu zajišťovacích operací podle článku 219.
Článek 218
Náklady řízení a poplatky za řízení hrazené pověřeným subjektům
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Za uplatňování finančních nástrojů Komise odměňuje pověřené subjekty formou výkonnostních poplatků, náhrady mimořádných výloh a - v případech, kdy pověřený subjekt spravuje pokladnu finančního nástroje - formou poplatků za správu pokladny.
2. Výkonnostní poplatky zahrnují správní poplatky, jež jsou hrazeny pověřenému subjektu jako odměna za práci, kterou vykonává při uplatňování finančního nástroje. Případně mohou zahrnovat též koncepční pobídky na podporu dosažení politických cílů či ke stimulaci finanční výkonnosti finančního nástroje.
Článek 219
Specifická pravidla pro svěřenecké účty v případě nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Subjekty pověřené uplatňováním finančních nástrojů mohou svým jménem a výlučně jménem Komise zřizovat svěřenecké účty ve smyslu čl. 68 odst. 7 finančního nařízení. Související výpisy z účtů zasílají pověřené subjekty příslušnému útvaru Komise.
2. Na svěřeneckých účtech je udržována likvidita v dostatečném objemu a aktiva vedená na těchto účtech jsou spravována v souladu se zásadami řádného finančního řízení a řídí se náležitými obezřetnostními pravidly v souladu s čl. 140 odst. 7 finančního nařízení.
3. Při uplatňování finančních nástrojů nesmějí pověřené subjekty provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povaha případných zajišťovacích operací jsou dohodnuty předem s Komisí a promítnuty do pověřovacích dohod podle článku 217.
Článek 220
Přímo uplatňované finanční nástroje
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Ve výjimečných případech lze finanční nástroje uplatňovat přímo podle čl. 139 odst. 4, a to prostřednictvím:
a)
účelové investiční jednotky, v níž má Komise účast spolu s dalšími veřejnými či soukromými investory a jejímž cílem je zesílit aktivační účinek příspěvku Unie, nebo
b)
půjček, záruk, kapitálových účastí a dalších nástrojů pro sdílení rizika, u nichž se nejedná o investice do účelových investičních jednotek a které jsou poskytovány přímo konečným příjemcům či prostřednictvím finančních zprostředkovatelů.
2. Při uplatňování finančních nástrojů nesmí Komise provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povahu případných zajišťovacích operací Komise předem schválí a promítne do dohod se subjekty, jež finanční nástroj uplatňují.
Článek 221
Výběr finančních zprostředkovatelů, správců účelových investičních jednotek a konečných příjemců
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Uplatňuje-li Komise finanční nástroje přímo či nepřímo prostřednictvím účelových investičních jednotek, jsou tyto jednotky zřizovány podle právního řádu některého členského státu. Jedná-li se o oblast vnější činnosti, lze tyto jednotky zřizovat též podle právního řádu jiné země nežli členského státu. Správci těchto jednotek jsou ze zákona či podle smlouvy povinni jednat s péčí řádného hospodáře a v dobré víře.
2. Správci účelových investičních jednotek uvedení v odstavci 1 a finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci finančních nástrojů jsou vybíráni s náležitým zřetelem k povaze finančního nástroje, jenž má být uplatňován, ke zkušenostem a provozní a finanční způsobilosti dotyčných subjektů a/nebo k rentabilitě projektů konečných příjemců. Jejich výběr je transparentní, spočívá na objektivních důvodech a nevede ke střetu zájmů.
3. Správcům účelových investičních jednotek, finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení, nelze poskytnout finanční podporu.
Článek 222
Podmínky pro používání finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje řeší nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé investiční situace a podpora z nich je poskytována pouze konečným příjemcům, kteří jsou v okamžiku poskytnutí podpory Unie z finančního nástroje pokládáni za potenciálně hospodářsky životaschopné.
2. Podpora z finančního nástroje je konečným příjemcům poskytována proporcionálním způsobem. Zejména případy, kdy se přednostního zacházení dostává investorům, kteří se podílejí na investicích či sdílejí rizika, by měly být odůvodněné, přiměřené rizikům, jež investoři do finančního nástroje přebírají, a omezené na nezbytné minimum s ohledem na tyto investice či sdílení rizika.
Článek 223
Aktivace mimorozpočtových zdrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje mají za cíl aktivovat prostřednictvím příspěvku Unie mimorozpočtové zdroje a zmobilizovat tak rozsáhlou investici, jejíž objem překračuje výši příspěvku Unie.
Tento aktivační účinek finančních prostředků Unie se rovná podílu objemu financování poskytnutého konečným příjemcům a výše příspěvku Unie.
2. Cílový interval hodnot aktivačního účinku je stanoven na základě hodnocení příslušného finančního nástroje ex ante.
Článek 224
Hodnocení finančních nástrojů ex ante
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje se opírají o hodnocení ex ante, při němž jsou zjišťovány nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé finanční situace a s ohledem na politické cíle posuzovány investiční potřeby.
2. Toto hodnocení ex ante musí prokázat, že zjištěné potřeby trhu nelze řešit vhodným způsobem a včas prostřednictvím tržně orientovaných činností či zásahů Unie - např. prostřednictvím regulace, liberalizace, reformy či jiného politického opatření -, u nichž se nejedná o financování z finančního nástroje. V jeho rámci je posouzena pravděpodobnost narušení trhu a vytěsnění soukromých investic vlivem finančních nástrojů, jsou posouzeny případné související náklady a jsou určeny prostředky, jak negativní účinky tohoto narušení minimalizovat.
3. V souladu se zásadou subsidiarity musí být při hodnocení ex ante prokázáno, že finanční nástroj na úrovni Unie řeší zjištěné tržní potřeby způsobem vhodnějším nežli podobné finanční nástroje na úrovni vnitrostátní či regionální, včetně nástrojů financovaných v rámci fondů SSR. Při posuzování přidané hodnoty, kterou příspěvek Unie představuje, se přihlíží např. k obtížnému přístupu k financování na vnitrostátní úrovni, zejména v případě přeshraničních projektů, k úsporám z rozsahu či silným demonstračním účinkům, jež jsou spojeny s šířením osvědčených postupů v členských státech.
4. Při hodnocení ex ante je určen nejefektivnější způsob realizace finančního nástroje.
5. Při hodnocení ex ante je dále prokázáno, že je plánovaný finanční nástroj v souladu s:
a)
novými i stávajícími finančními nástroji, takže jeho vlivem nedochází k nežádoucím překryvům a je dosaženo synergií a úspor z rozsahu;
b)
finančními nástroji a dalšími formami zásahů z veřejných zdrojů, které se zaměřují na totéž tržní prostředí, takže nedochází k nekonzistentnosti a jsou mapovány potenciální synergie.
6. Při hodnocení ex ante je zamýšlený zásah posuzován z hlediska proporcionality, pokud jde o rozsah zjištěného nedostatku financování a očekávaný aktivační účinek plánovaného finančního nástroje, a jsou při něm zkoumány další kvalitativní účinky, např. šíření osvědčených postupů, účelná propagace politických cílů Unie na všech článcích realizačního řetězce či přístup ke specifickému know-how, jež aktéři zapojení do uplatňování nástroje mají.
7. Při hodnocení ex ante je pro navržené finanční nástroje stanoven soubor náležitých výkonnostních ukazatelů a jsou specifikovány očekávané výstupy, výsledky a dopad.
8. Separátní hodnocení finančních nástrojů ex ante je prováděno pouze v případech programů a činností, které jsou upraveny základním právním aktem a v jejichž případě hodnocení ex ante ani posouzení dopadů nezahrnuje hodnocení, jež by v plném rozsahu splňovalo kritéria podle odstavců 1 až 7.
Článek 225
Monitorování finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. V zájmu harmonizovaného monitorování finančních nástrojů podle čl. 140 odst. 12 finančního nařízení ustaví příslušná schvalující osoba monitorovací systém, jenž bude přispívat k poskytnutí přiměřené jistoty, že jsou finanční prostředky Unie využívány v souladu s čl. 32 odst. 2 finančního nařízení.
2. Za pomoci monitorovacího systému je hodnocen pokrok, jejž uplatňování finančních nástrojů zaznamenává při dosahování politických cílů, které jsou promítnuty do příslušných výstupových a výsledkových ukazatelů stanovených v souladu s hodnocením ex ante, a je analyzován soulad uplatňování těchto nástrojů s požadavky čl. 140 odst. 2 finančního nařízení; monitorovací systém slouží též podávání zpráv Komise podle čl. 38 odst. 5 a čl. 140 odst. 8 finančního nařízení.
3. V případě nepřímého řízení vychází Komise při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají pověřené subjekty, a z auditů a kontrol, jež pověřené subjekty provádějí, s tím, že Komise řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež pověřené subjekty vydávají, a z výroku nezávislého auditora podle čl. 60 odst. 5 finančního nařízení. Informace, jež pověřené subjekty předkládají, Komise přezkoumává a může na náležitých úrovních realizačního řetězce až po úroveň konečných příjemců provádět kontroly včetně kontrol na vzorku.
Pověřený subjekt vychází při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé, a z auditů a kontrol, jež finanční zprostředkovatelé provádějí, s tím, že pověřený subjekt řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež finanční zprostředkovatelé vydávají, a z výroku nezávislého auditora.
Nejsou-li do realizace zapojeni finanční zprostředkovatelé, monitoruje pověřený subjekt využívání finančního nástroje přímo, a to na základě zpráv a účetních výkazů, jež předkládají koneční příjemci.
Informace, jež finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci předkládají, pověřený subjekt přezkoumává - případně na vzorku - a provádí kontroly v souladu s dohodou podle článku 217.
4. V případě přímého řízení vychází Komise při monitorování - s výhradou náležitých kontrol - ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci. Na přímé řízení se obdobně použijí ustanovení odstavce 3.
5. Dohody o uplatňování finančních nástrojů obsahují ustanovení nezbytná k použití odstavce 1 až 4.
Článek 226
Režim příspěvků z fondů SSR
(Článek 140 finančního nařízení)
1. O příspěvcích, které jsou vypláceny z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení a podporované z fondů SSR podle odvětvových pravidel, jsou vedeny oddělené záznamy.
2. Příspěvky z fondů SSR jsou ukládány na zvláštní účty a využívány v souladu s cíli příslušného fondu SSR na akce a pro účely konečných příjemců, které jsou v souladu s jedním či více programy, z nichž příspěvky plynou.
3. Na příspěvky z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení se použijí odvětvová pravidla.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předložení účetní závěrky
Článek 227
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok
(Článek 142 finančního nařízení)
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok podává přesný popis:
a)
dosažení cílů za rozpočtový rok v souladu se zásadou řádného finančního řízení;
b)
finanční situace a událostí, které měly výrazný vliv na činnosti v průběhu rozpočtového roku.
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení je předkládána odděleně od zpráv o plnění rozpočtu.
Článek 228
Výjimka z účetních zásad
(Článek 144 finančního nařízení)
Pokud se účetní ve zvláštním případě domnívají, že má být učiněna výjimka z některé z účetních zásad uvedených v účetních pravidlech Unie, musí být tato výjimka uvedena a řádně zdůvodněna v příloze k finančním výkazům podle článku 232.
Článek 229
Podklady
(Článek 144 finančního nařízení)
1. Všechny zápisy vycházejí z podkladů, které jsou opatřeny datem a číslem a předloženy v papírové podobě nebo na nosiči, který zaručuje spolehlivost a uchování svého obsahu během doby stanovené v článku 48.
2. Operace téhož druhu uskutečněné na témže místě a v průběhu téhož dne lze shrnout do jediného podkladu.
Článek 230
Výkaz o finanční výkonnosti
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz o finanční výkonnosti uvádí příjmy a výdaje rozpočtového roku v členění podle jejich povahy.
Článek 231
Výkaz peněžních toků
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz peněžních toků podává přehled o peněžních tocích za sledované období, tedy o rozdílech mezi počátečním a konečným stavem pokladny.
Stav pokladny se skládá z:
a)
hotovosti;
b)
bankovních účtů a vkladů splatných na požádání;
c)
ostatních disponibilních aktiv, která lze rychle přeměnit na hotovost a jejichž hodnota je stálá.
Článek 232
Příloha k finančním výkazům
(Článek 145 finančního nařízení)
Nedílnou součástí finančních výkazů je příloha uvedená v článku 145 finančního nařízení. Příloha uvádí alespoň tyto informace:
a)
účetní zásady, pravidla a metody;
b)
vysvětlivky, jež podávají doplňující informace, které nejsou obsaženy ve finančních výkazech, ale jsou nezbytné ke zprostředkování věrného a poctivého obrazu.
Článek 233
Výsledný účet plnění rozpočtu
(Článek 146 finančního nařízení)
1. Výsledný účet plnění rozpočtu obsahuje:
a)
informace o příjmech obsahující:
i)
změny v odhadovaných příjmech rozpočtu,
ii)
výsledek plnění příjmů,
iii)
stanovené nároky;
b)
informace o změnách celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
c)
informace o využití celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
d)
informace o zbývajících závazcích, závazcích přenesených z předchozího rozpočtového roku a závazcích přijatých v rozpočtovém roce.
2. Pokud jde o informace o příjmech, přikládá se též výkaz, který uvádí rozpis částek vlastních zdrojů za jednotlivé členské státy, jež zbývá ke konci rozpočtového roku inkasovat a na něž byl vydán inkasní příkaz.
Článek 234
Předkládání účetní závěrky
(Článek 148 finančního nařízení)
Předběžnou a konečnou účetní závěrku podle článků 147 a 148 finančního nařízení lze zasílat elektronickými prostředky.
KAPITOLA 2
Účetnictví
Oddíl 1
Organizace účetního systému
Článek 235
Organizace účetního systému
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetní jednotlivých orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení sestaví a aktualizují dokumentaci, jež popisuje organizaci účetního systému a účetní postupy jejich orgánu či subjektu.
2. Příjmy a výdaje rozpočtu se zaznamenávají v počítačovém systému podle článku 236 v závislosti na hospodářské povaze operace jako běžné příjmy nebo výdaje, nebo jako kapitál.
Článek 236
Počítačové systémy
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetnictví je vedeno pomocí integrovaného počítačového systému.
2. Je-li účetnictví vedeno pomocí počítačových systémů a subsystémů, je nutno ke každému systému a subsystému vypracovat jeho úplný popis.
Tento popis uvádí obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím a změnám v počítačových systémech a subsystémech existovala kompletní auditní stopa, tak aby bylo možno kdykoli zjistit, kdo a jaké změny provedl.
Popis počítačových účetních systémů a subsystémů uvádí všechna spojení mezi těmito systémy a ústředním účetním systémem, zejména pokud jde o přenos dat a odsouhlasování zůstatků.
3. Přístup k počítačovým systémům a subsystémům mají pouze osoby uvedené na seznamu oprávněných uživatelů, jejž vedou a aktualizují jednotlivé orgány.
Oddíl 2
Účetní knihy
Článek 237
Účetní knihy
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení vedou deník, hlavní knihu a alespoň knihy analytických účtů k dlužníkům, věřitelům a dlouhodobým aktivům, pokud proti takovému členění nehovoří analýza nákladů a přínosů.
Účetní knihy sestávají z elektronických dokumentů, které jsou označeny účetním a u nichž je zaručeno, že je lze použít jako důkaz.
Zápisy v deníku jsou přenášeny do hlavní knihy, jejíž struktura se řídí účtovou osnovou podle článku 212.
Deník a hlavní kniha mohou být rozděleny do potřebného množství zvláštních deníků a zvláštních knih.
Zápisy do zvláštních deníků a zvláštních knih jsou alespoň jednou měsíčně centralizovány v deníku a hlavní knize.
Článek 238
Předvaha
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení sestavují předvahu, v níž jsou prezentovány všechny účty v rámci obecných účtů, včetně účtů, na nichž proběhlo zúčtování, vždy s uvedením:
a)
čísla účtu;
b)
popisu;
c)
celkové částky „má dáti“;
d)
celkové částky „dal“;
e)
zůstatku.
Článek 239
Odsouhlasení účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Údaje hlavní účetní knihy jsou vedeny a členěny tak, aby sloužily k prokázání obsahu všech účtů v předvaze.
2. Na inventární soupis dlouhodobých aktiv se použijí články 246 až 253.
Oddíl 3
Účetní záznamy
Článek 240
Účetní zápisy
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Účetní zápisy se provádějí podvojným způsobem, kdy jsou každý pohyb nebo změna zachycené na účtech vyjádřeny zápisem, který zajišťuje rovnost mezi částkou na straně má dáti a částkou na straně dal účtů, jež jsou tímto zápisem dotčeny.
2. Při transakci v jiné měně než v euru se vypočítá a zaúčtuje protihodnota v eurech.
Cizoměnové transakce na účtech, které lze přecenit, se přeceňují alespoň při každé uzávěrce účtů.
Přecenění se provádí na základě kurzů stanovených v souladu s článkem 6.
K přepočtu mezi eurem a jinou měnou pro účely sestavení rozvahy ke dni 31. prosince roku N se použije kurz posledního pracovního dne roku N.
3. Pravidla, jimiž se řídí přepočty a přeceňování pro účely akruálního účetnictví, stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 241
Účetní záznamy
(Článek 154 finančního nařízení)
Všechny účetní záznamy uvádějí původ, obsah a účetní identifikaci jednotlivých údajů a odkazy na odpovídající podklady.
Článek 242
Záznamy v deníku
(Článek 154 finančního nařízení)
Účetní operace se zaznamenávají do deníku podle jedné z následujících metod, které se vzájemně nevylučují:
a)
denně, zápisem každé operace;
b)
formou měsíčního soupisu celkových částek operací, za předpokladu, že jsou uchovány všechny doklady, na jejichž základě lze ověřit jednotlivé operace provedené v jednotlivých dnech.
Článek 243
Potvrzení zápisů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Definitivní charakter zápisů do deníku a knih analytických účtů je zajištěn potvrzením, po němž již nelze daný zápis měnit ani mazat.
2. Nejpozději před předložením konečných finančních výkazů je provedena uzávěrka, při níž je definitivně stanoveno časové pořadí a zaručena nedotknutelnost záznamů.
Oddíl 4
Odsouhlasování a ověřování
Článek 244
Odsouhlasování účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Zůstatky účtů v předvaze jsou pravidelně a alespoň při roční uzávěrce odsouhlasovány s údaji z řídících systémů, jež používají schvalující osoby ke správě aktiv a pasiv a ke každodennímu zadávání údajů do účetního systému.
2. Účetní pravidelně a alespoň při každé uzávěrce účtů ověřuje, zda zůstatky na bankovních účtech odpovídají skutečnosti, a kontroluje zejména:
a)
hotovost v bance, a to na základě odsouhlasení s výpisy z účtů od finančních institucí;
b)
pokladní hotovost, a to na základě odsouhlasení s údaji v pokladní knize.
Účty dlouhodobých aktiv jsou kontrolovány v souladu s článkem 250.
3. Interinstitucionální spojovací účty jsou odsouhlasovány každý měsíc.
4. Prozatímní účty zřizuje a každým rokem kontroluje účetní. Za tyto účty odpovídá schvalující osoba, která je uzavírá co nejdříve.
Oddíl 5
Rozpočtové účty
Článek 245
Obsah a vedení rozpočtových účtů
(Článek 156 finančního nařízení)
1. Rozpočtové účty k jednotlivým úrovním členění rozpočtu uvádějí:
a)
v případě výdajů:
i)
prostředky schválené v původním rozpočtu, prostředky zapsané v opravných rozpočtech, prostředky přenesené, prostředky, jež jsou k dispozici v důsledku výběru účelově vázaných příjmů, převody prostředků a celkovou výši prostředků, které jsou tak k dispozici,
ii)
závazky a platby rozpočtového roku;
b)
v případě příjmů:
i)
odhady zapsané v původním rozpočtu, odhady zapsané v opravných rozpočtech, účelově vázané příjmy a celkovou výši takto stanovených odhadů,
ii)
pohledávky stanovené a částky inkasované za daný rozpočtový rok;
c)
závazky, které zbývá zaplatit, a příjmy, které zbývá inkasovat, jež byly přeneseny z předchozích rozpočtových let.
Prostředky na závazky a prostředky na platby podle prvního pododstavce písm. a) jsou zapisovány a vykazovány odděleně.
Do rozpočtových účtů jsou zapisovány rovněž souhrnné předběžné závazky související s Evropským zemědělským záručním fondem („EZZF“) a jim odpovídající platby.
Tyto závazky se uvádějí ve vztahu k celkovým prostředkům na EZZF.
2. Rozpočtové účty umožňují sledovat odděleně:
a)
použití přenesených prostředků a prostředků na daný rozpočtový rok;
b)
vyrovnání zbývajících závazků.
Částky, jež zbývá inkasovat z předchozích rozpočtových let, jsou na straně příjmů vykazovány odděleně.
3. Rozpočtové účty mohou být členěny tak, aby umožnily rozvoj nákladového účetnictví.
4. Rozpočtové účty jsou vedeny pomocí počítačových systémů, v knihách nebo na kartách.
KAPITOLA 3
Inventární soupisy majetku
Článek 246
Inventární soupisy majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Systém inventárních soupisů majetku zřizuje schvalující osoba za odborné pomoci účetního. Tento inventární systém musí poskytovat veškeré informace nezbytné pro vedení účetnictví a uchování aktiv.
Článek 247
Uchovávání majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení přijmou předpisy, jimiž se bude řídit uchovávání aktiv vykazovaných v jejich rozvaze, a rozhodnou, který správní útvar bude odpovídat za inventární systém.
Článek 248
Zápis majetku do inventárního soupisu
(Článek 157 finančního nařízení)
Do inventárního soupisu se zapisuje a na účty dlouhodobých aktiv zaznamenává veškerý nabytý majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok, který není klasifikován jako drobný hmotný majetek a jehož pořizovací cena nebo výrobní náklady přesahují limit, jejž stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 249
Obsah inventárního soupisu pro jednotlivé položky majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Inventární soupis uvádí náležitý popis jednotlivých položek majetku a upřesňuje jejich umístění, nebo - v případě movitého majetku - útvar a příslušnou osobu, a dále datum nabytí a jednotkové náklady.
Článek 250
Inventury movitého majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení se při inventurách přesvědčují o tom, že jednotlivé položky majetku fyzicky existují a že zápis v inventárním soupisu odpovídá skutečnosti. Inventury jsou prováděny v rámci programu ročních kontrol, s výjimkou hmotných dlouhodobých aktiv a nehmotných aktiv, která jsou kontrolována nejméně jednou za tři roky.
Článek 251
Další prodej hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
Majetek, jejž dále prodávají orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení, nejsou oprávněni nabývat členové, úředníci ani ostatní zaměstnanci a další pracovníci těchto orgánů a subjektů, s výjimkou případu, kdy je na prodej tohoto majetku vypsáno veřejné zadávací řízení.
Článek 252
Postup při prodeji hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
1. Činí-li jednotková pořizovací hodnota hmotných aktiv alespoň 8 100 EUR, je prodej těchto aktiv vyhlašován podle místních zvyklostí. Doba mezi dnem uveřejnění posledního oznámení a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně čtrnáct kalendářních dní.
Činí-li jednotková pořizovací hodnota alespoň 391 100 EUR, je prodej podle prvního pododstavce předmětem oznámení o prodeji, které je uveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie. Vyhlášení může mít též podobu inzerce v tisku členských států. Doba mezi dnem uveřejnění oznámení v Úředním věstníku Evropské unie a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně jeden měsíc.
2. Pokud by náklady na vyhlášení překročily očekávaný výnos z transakce, mohou orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení od vyhlášení upustit.
3. Při prodeji hmotných aktiv usilují orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení o dosažení co nejlepší ceny.
4. Odstavce 1, 2 a 3 se nepoužijí na prodej, k němuž dochází mezi orgány Unie a jejich subjekty uvedenými v článku 208 finančního nařízení.
Článek 253
Postup při vyřazování hmotných aktiv z účetnictví
(Článek 157 finančního nařízení)
Je-li majetek, včetně budov, zapsaný v inventárním seznamu úplatně nebo bezúplatně převeden, zlikvidován, pronajat, ztracen, ukraden nebo je-li zjištěno manko z jiného důvodu, vypracuje schvalující osoba odpovídající prohlášení nebo záznam.
V tomto prohlášení nebo záznamu zejména uvede, musí-li být tato položka majetku nahrazena na náklady úředníka nebo ostatního zaměstnance Unie nebo jiné osoby.
Je-li bezúplatně poskytován nemovitý majetek nebo velká zařízení, musí být na tuto transakci uzavřena smlouva a transakce musí být oznámena Evropskému parlamentu a Radě ve výroční zprávě při předkládání návrhu rozpočtu.
Majetek zapsaný v inventárním soupisu, který je bezúplatně poskytován či likvidován, nesmí nabývat členové, úředníci, ostatní zaměstnanci ani další pracovníci orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení.
Článek 254
Inventární soupis a vyhlašování prodeje majetku v delegacích Unie
(Článek 157 finančního nařízení)
1. V případě delegací Unie jsou stálé inventární soupisy movitého majetku, který náleží Unii, vedeny na místě. Jsou pravidelně zasílány ústředním útvarům v souladu s pravidly jednotlivých orgánů.
Movitý majetek, který přechází na delegace Unie, se před zápisem do stálého inventárního soupisu zapisuje do předběžného seznamu.
2. Prodej movitého majetku delegací Unie je vyhlašován podle místních zvyklostí.
ČÁST DRUHÁ
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ
HLAVA I
VÝZKUM
Článek 255
Druhy operací
(Článek 181 finančního nařízení)
1. Přímé akce provádějí zařízení Společného výzkumného střediska (dále jen „SVS“) a tyto akce jsou financovány zpravidla v plném rozsahu z rozpočtu. Jedná se o:
a)
výzkumné programy;
b)
průzkumné činnosti;
c)
vědecké a technické podpůrné činnosti institucionální povahy.
2. Nepřímých akcí se může SVS účastnit za podmínek podle článku 183 finančního nařízení.
3. Odhady pohledávek podle čl. 181 odst. 2 finančního nařízení jsou předávány účetnímu k zaevidování.
Článek 256
Doplňující pravidla pro SVS
(Článek 183 finančního nařízení)
1. Z činností soutěžní povahy provádí SVS:
a)
činnosti vykonávané v návaznosti na řízení o udělení grantu či zadávací řízení;
b)
činnosti vykonávané jménem třetích osob;
c)
činnosti vykonávané v rámci správních dohod s jinými orgány nebo útvary Komise o poskytování vědecko-technických služeb.
2. Je-li v rámci činností, jež SVS provádí pro třetí osoby, nezbytné zadat veřejnou zakázku, musí zadávací řízení splňovat zásady transparentnosti a rovného zacházení.
3. Odhady pohledávek uvedené v čl. 183 odst. 2 finančního nařízení se předávají účetnímu k zaevidování.
HLAVA II
VNĚJŠÍ AKCE
KAPITOLA I
Obecná ustanovení
Článek 257
Akce, jež lze financovat
(Článek 184 finančního nařízení)
Z prostředků na akce uvedené v části druhé hlavě IV kapitole 1 finančního nařízení lze financovat zejména veřejné zakázky, granty včetně úrokových subvencí, zvláštní půjčky, záruky za půjčky, finanční pomoc, rozpočtovou podporu a jiné specifické formy rozpočtové pomoci.
KAPITOLA II
Rozpočtová podpora a svěřenecké fondy sdružující více dárců
Článek 258
Použití rozpočtové podpory
(Článek 186 finančního nařízení)
1. Stanoví-li tak příslušné základní právní akty, může Komise použít odvětvovou či obecnou rozpočtovou podporu ve třetí zemi, jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
správa veřejných financí v partnerské zemi je dostatečně transparentní, spolehlivá a účelná;
b)
partnerská země má zavedenu dostatečně věrohodnou a relevantní odvětvovou či celostátní politiku a
c)
partnerská země má zavedenu makroekonomickou politiku, která je orientována na stabilitu.
2. Dohody s partnerskými zeměmi stanoví, že jsou tyto země povinny předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, na jejichž základě bude moci Komise posoudit plnění podmínek podle odstavce 1.
Článek 259
Svěřenecké fondy pro vnější akce
(Článek 187 finančního nařízení)
Příspěvky dalších dárců připisované na zvláštní bankovní účet svěřeneckého fondu jsou zaznamenávány v eurových částkách, na něž jsou při připsání na účet přepočítávány.
Příspěvek Unie je převáděn ve stanovené lhůtě s cílem pokrýt právní závazky svěřeneckého fondu a s přihlédnutím k dostupným finančním prostředkům, jež poskytli ostatní dárci.
Úroky naběhlé na zvláštním bankovním účtu svěřeneckého fondu jsou investovány do svěřeneckého fondu, nestanoví-li zřizovací akt svěřeneckého fondu jinak.
Všechny transakce na bankovním účtu podle třetího pododstavce provedené v průběhu roku jsou řádně zaznamenávány v účetnictví svěřeneckého fondu.
Schvalující osoba předkládá dvakrát ročně finanční zprávy o činnosti jednotlivých svěřeneckých fondů.
Ve svěřeneckých fondech je každoročně prováděn nezávislý externí audit.
Správní rada svěřeneckého fondu schvaluje výroční zprávu svěřeneckého fondu, kterou vypracovává schvalující osoba, spolu s roční účetní závěrkou, kterou sestavuje účetní. Tyto zprávy se přikládají k výroční zprávě pověřené schvalující osoby a jsou předkládány Evropskému parlamentu a Radě v rámci postupu udělování absolutoria Komisi.
Pravidla složení správní rady a její jednací řád stanoví zřizovací akt svěřeneckého fondu, jejž přijme Komise a k němuž přistupují dárci. Tato pravidla zajišťují, aby byli dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem, a ohledně přijetí konečného rozhodnutí o využití finančních prostředků fondu stanoví požadavek, aby pro něj hlasovala Komise.
KAPITOLA III
Zadávání veřejných zakázek
Článek 260
Nájem budov
(Článek 190 finančního nařízení)
Z provozních prostředků na vnější činnost lze financovat pouze ty veřejné zakázky na nemovitosti, jejichž předmětem je nájem budov, které jsou v okamžiku podpisu nájemní smlouvy již postaveny. Tyto zakázky jsou uveřejňovány v souladu s článkem 124.
Článek 261
Definice
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky na služby zahrnují zakázky na studie a na technickou pomoc.
O veřejnou zakázku na studii se jedná v případě, že se smlouva na poskytování služeb uzavřená mezi poskytovatelem služby a veřejným zadavatelem týká mimo jiné studií k identifikaci a přípravě projektů, studií proveditelnosti, ekonomických a marketingových studií, technických studií a auditů.
O veřejnou zakázku na technickou pomoc se jedná v případě, že má poskytovatel služeb vykonávat poradní funkci, zajistit řízení projektu nebo dohled nad ním nebo poskytnout konzultanty podle specifikace ve smlouvě.
2. Má-li třetí země ve svých útvarech nebo subjektech s účastí veřejného sektoru kvalifikované řídící pracovníky, mohou veřejné zakázky provést přímo tyto útvary nebo subjekty ve vlastní režii.
Článek 262
Zvláštní ustanovení týkající se finančních limitů a způsobu zadávání veřejných zakázek na vnější akce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Články 123 až 126, s výjimkou definic, čl. 127 odst. 3 a 4, články 128, 134 až 137, čl. 139 odst. 3 až 6, čl. 148 odst. 4, čl. 151 odst. 2, články 152 až 158 a články 160 a 164 tohoto nařízení se nepoužijí na smlouvy na veřejné zakázky, jež uzavírají veřejní zadavatelé uvedení v čl. 190 odst. 2 finančního nařízení nebo jež jsou uzavírány jejich jménem.
O provádění ustanovení o veřejných zakázkách podle této kapitoly rozhodne Komise; Komise rozhodne též o náležitých kontrolních opatřeních, jež má uplatňovat příslušná schvalující osoba v případě, není-li Komise veřejným zadavatelem.
2. V případě nedodržení postupů podle odstavce 1 nejsou výdaje na uvedené činnosti způsobilé k financování z prostředků Unie.
3. Tato kapitola se nepoužije na veřejné zadavatele uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení, pokud jim po kontrolách podle článku 61 Komise povolila použít jejich vlastní zadávací řízení.
Článek 263
Vyhlášení a zákaz diskriminace
(Články 190 a 191 finančního nařízení)
1. Komise přijme nezbytná prováděcí opatření k zajištění co nejširší účasti v soutěži o veřejné zakázky financované z prostředků Unie, jež se vyznačuje zachováváním rovných podmínek. Za tímto účelem je třeba dbát zejména o to, aby:
a)
bylo v přiměřené lhůtě náležitě uveřejněno předběžné oznámení, oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení;
b)
nedocházelo k diskriminaci a aby technické podmínky nebránily tomu, aby se soutěže o veřejné zakázky za rovných podmínek široce účastnily všechny fyzické a právnické osoby uvedené v článku 182 finančního nařízení.
2. Využitím elektronického zadávání veřejných zakázek nejsou dotčena ustanovení čl. 265 odst. 5, čl. 267 odst. 3 a čl. 269 odst. 4.
Článek 264
Vyhlašování
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Předběžné oznámení o mezinárodním zadávacím řízení se v případě zakázek na dodávky a služby zasílá co nejdříve Úřadu pro publikace a v případě zakázek na stavební práce co nejrychleji po rozhodnutí o schválení programu.
2. Pro účely této kapitoly se oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňuje:
a)
v případě mezinárodního zadávacího řízení alespoň v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu;
b)
v případě místního zadávacího řízení alespoň v úředním věstníku přijímajícího státu nebo v rovnocenné publikaci.
Je-li oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňováno též místně, musí být shodné s oznámením uveřejněným v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu a k jeho uveřejnění musí dojít současně s druhým uvedeným oznámením. Komise odpovídá za uveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu. V místním měřítku mohou oznámení uveřejnit subjekty uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení.
3. Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá po podpisu smlouvy na veřejnou zakázku, s výjimkou případů, kdy musí být zakázka nadále prohlášena za tajnou, kdy si provádění zakázky vyžaduje zvláštní bezpečnostní opatření, kdy to vyžaduje ochrana základních zájmů Evropské unie anebo kdy o to požádá přijímající země a kdy uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení není považováno za vhodné.
Článek 265
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Pro veřejné zakázky na služby jsou podle článku 190 finančního nařízení stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR:
i)
mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a),
ii)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odst. 3 tohoto článku, nebo rámcová smlouva.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
Platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
2. Při mezinárodním užším řízení podle odst. 1 písm. a) je v oznámení o zahájení zadávacího řízení uveden počet zájemců, kteří budou vyzváni k podání nabídky. V případě veřejných zakázek na služby jsou k podání nabídky vyzváni alespoň čtyři zájemci. Počet zájemců, kteří mohou nabídku podat, musí být dostatečný, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Seznam vybraných zájemců se zveřejňuje na internetových stránkách Komise.
Je-li počet zájemců, kteří splňují výběrová kritéria nebo minimální požadavky na způsobilost, menší než stanovený minimální počet, může veřejný zadavatel vyzvat k podání nabídek pouze takové zájemce, kteří splňují kritéria k podání nabídky.
3. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří uchazečů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Uchazeče lze do soutěžního jednacího řízení vybrat z náležitě vyhlášeného seznamu prodejců uvedeného v čl. 136 odst. 1 písm. b). Tento seznam je sestaven na základě výzvy k projevení zájmu a zůstává v platnosti nejdéle pět let od data vyhlášení. Tento seznam může obsahovat dílčí seznamy. Během doby platnosti seznamu může každá osoba, která má zájem, podat přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby podali nabídku.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s těmito uchazeči obdrží pouze jednu odborně a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
4. V případě právních služeb podle nomenklatury CPV mohou veřejní zadavatelé využít soutěžního jednacího řízení bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky.
5. Nabídky se podávají v balíčku nebo vnější obálce obsahující dvě oddělené zapečetěné obálky, z nichž jedna je označena slovy „Obálka A - Technická nabídka“ a druhá „Obálka B - Finanční nabídka“. Na vnější obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Mají-li být podle dokumentace k zadávacímu řízení prováděny pohovory, může je hodnotící výbor provést s nejdůležitějšími členy odborného týmu, který je navržen v odborně přijatelných nabídkách, poté, co komise písemně vypracuje své předběžné závěry, a předtím, než s konečnou platností uzavře hodnocení technických nabídek. V tomto případě provádí hodnotící výbor s odborníky pohovor, a to nejlépe společný, jedná-li se o tým, a v dostatečně krátkých odstupech, tak aby mohlo být provedeno srovnání. Pohovory jsou vedeny podle standardního schématu, jež hodnotící výbor předem schválí a jež je používáno vůči všem odborníkům či týmům pozvaným k pohovoru. Datum a hodina konání pohovoru musí být uchazečům sděleny alespoň deset kalendářních dnů předem. V případě vyšší moci, která uchazeči znemožní účast na pohovoru, musí být uchazeči stanoven nový termín.
6. Za pomoci kritérií pro zadání zakázky je vybírána ekonomicky nejvýhodnější nabídka.
Ekonomicky nejvýhodnější nabídka je vybrána na základě posouzení technické kvality a ceny za použití vah 80/20. Za tímto účelem se:
a)
body přidělené technické nabídce vynásobí koeficientem 0,80;
b)
body přidělené finanční nabídce vynásobí koeficientem 0,20.
Článek 266
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou u veřejných zakázek na služby použít jednací řízení, v nichž je podána jediná nabídka, v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 104 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl veřejný zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
služby jsou svěřeny subjektům veřejného sektoru nebo neziskovým organizacím či sdružením a týkají se činností institucionální povahy nebo činností určených na poskytování pomoci jednotlivcům v sociální oblasti;
c)
veřejná zakázka má být pokračováním již poskytovaných služeb za podmínek uvedených v odstavci 2;
d)
zadávací řízení či pokus použít rámcovou smlouvu nebyly úspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního a/nebo finančního hlediska přesvědčivá. V tomto případě může zadavatel po zrušení zadávacího řízení zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky;
e)
dotyčná veřejná zakázka navazuje na soutěž o návrh a musí být v souladu s platnými pravidly zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců. V tomto případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
f)
zakázka může být z technických důvodů nebo z důvodů spojených s ochranou výhradních práv zadána pouze určitému poskytovateli služeb;
g)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
K činnostem institucionální povahy podle prvního pododstavce písm. b) patří služby, jež přímo souvisejí s úlohou subjektů veřejného sektoru, která je vymezena právními předpisy.
2. O pokračování již poskytovaných služeb ve smyslu odst. 1 písm. c) se jedná v případě těchto služeb:
a)
doplňkových služeb, které nebyly obsaženy v hlavní veřejné zakázce, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro plnění zakázky, pokud doplňkovou službu nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace, a pokud celková hodnota doplňkových služeb nepřekročí 50 % hodnoty hlavní zakázky;
b)
doplňkových služeb, které sestávají z opakování podobných služeb, jež jsou svěřeny poskytovateli služby v rámci první zakázky za předpokladu, že:
i)
první služba byla předmětem uveřejněného oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byly jednoznačně uvedeny možnost použití jednacího řízení na nové služby v rámci projektu a odhadované náklady,
ii)
hodnota a doba trvání služeb, jež mají být pokračováním původní zakázky, nepřesahují hodnotu a dobu trvání této původní zakázky.
Článek 267
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na dodávky stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR: mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: rámcová smlouva nebo:
i)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 100 000 EUR, ale méně než 300 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b),
ii)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 100 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2;
c)
platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) bodu ii) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří dodavatelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s dodavateli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
4. U veřejných zakázek na dodávky, jejichž součástí není poprodejní servis, je jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
Pokud jsou návrhy na poprodejní servis nebo školení zvláště významné, je vybrána nabídka znějící na nejnižší cenu nebo ekonomicky nejvýhodnější nabídka, s tím, že se zohlední technická kvalita nabízeného servisu a nabídnutá cena.
Článek 268
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na dodávky lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
vyžaduje to povaha nebo zvláštní vlastnosti některých dodávek, např. provedení zakázky je vyhrazeno držitelům patentů nebo patentových licencí;
c)
jedná se o doplňkové dodávky, které uskutečňují původní dodavatelé a které jsou určeny buď k částečné náhradě běžných dodávek či instalací, nebo k rozšíření stávajících dodávek či instalací, a změna dodavatele by veřejného zadavatele nutila pořídit technicky odlišné vybavení, jehož důsledkem by byla neslučitelnost nebo nepřiměřené technické obtíže při užívání a údržbě;
d)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
e)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
f)
jedná se o veřejné zakázky na dodávky kotované a nakupované na komoditní burze;
g)
jedná se o zvláště výhodné nákupy buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
V případech podle prvního pododstavce písm. d) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Pro účely odst. 1 písm. a) tohoto článku se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
Článek 269
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na stavební práce stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 5 000 000 EUR:
i)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a) nebo
ii)
s ohledem na zvláštnosti některých stavebních prací mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR, ale méně než 5 000 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b);
c)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2 tohoto článku.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. c) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří zhotovitelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání se zhotoviteli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Kritéria výběru zjišťují schopnost uchazeče provést podobné veřejné zakázky, zejména pomocí referencí na práce provedené v posledních letech. Jakmile je proveden tento výběr, je vzhledem k tomu, že nepřípustné nabídky již byly vyloučeny, jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
4. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
Článek 270
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na stavební práce lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
jedná se o dodatečné stavební práce, které nebyly zahrnuty v původní uzavřené smlouvě na veřejnou zakázku, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro provedení práce podle uvedené smlouvy; použijí se podmínky v odstavci 2;
c)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
d)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
e)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
V případech podle prvního pododstavce písm. c) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Dodatečné stavební práce uvedené v odst. 1 písm. b) se zadávají zhotoviteli díla, který již tyto práce vykonává:
a)
pokud tyto práce nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou pro její dokončení bezpodmínečně nutné;
c)
pokud souhrnná hodnota zadaných veřejných zakázek na dodatečné stavební práce nepřesahuje 50 % hodnoty hlavní zakázky.
Článek 271
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na nemovitosti
(Článek 190 finančního nařízení)
Veřejné zakázky na nemovitosti podle článku 260 lze zadat v rámci jednacího řízení poté, co je proveden průzkum místního trhu.
Článek 272
Výběr zadávacího řízení v případě smíšených veřejných zakázek
(Článek 190 finančního nařízení)
V případě veřejných zakázek, které zahrnují jak poskytování služeb, tak dodávky zboží nebo stavební práce, stanoví veřejný zadavatel po předchozím souhlasu Komise - nezadává-li Komise tyto zakázky sama -, jaké finanční limity a postupy se použijí; převažující hledisko se za tímto účelem určí podle relativní hodnoty a provozní důležitosti jednotlivých složek zakázky.
Článek 273
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení podle článku 138 se vypracuje na základě osvědčených mezinárodních postupů a - pokud jde o vyhlašování a styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči - v souladu s touto kapitolou.
2. U veřejných zakázek na služby musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
druh veřejné zakázky,
ii)
kritéria pro zadání zakázky a příslušné váhy,
iii)
možnost pohovorů a jejich předběžný časový rozvrh,
iv)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
v)
podíl subdodávek, jež lze povolit,
vi)
maximální rozpočet na veřejnou zakázku,
vii)
měnu nabídky;
b)
seznam vybraných zájemců (s uvedením zákazu sdružování zájemců);
c)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na služby;
d)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
e)
popis plnění s uvedením plánovaného harmonogramu projektu a termínů, od nichž mají být hlavní odborníci podle plánu k dispozici;
f)
soupis cen (doplní uchazeč);
g)
formulář nabídky;
h)
formulář smlouvy;
i)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely platby předběžného financování.
První pododstavec písm. h) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
3. U zakázek na dodávky musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na dodávky;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
4. U veřejných zakázek na stavební práce musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na stavební práce;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění veřejné zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
5. V případě rozporu mezi zvláštními podmínkami podle odst. 2 písm. d), odst. 3 písm. c) a odst. 4 písm. c) a všeobecnými podmínkami mají přednost zvláštní podmínky.
6. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení nezávislých subjektů o tom, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality založené na evropských, případně mezinárodních normách z této oblasti, které certifikovaly subjekty, jež splňují evropské či mezinárodní normy v oblasti certifikace. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné důkazy o rovnocenných opatřeních k zajištění jakosti.
Článek 274
Jistoty
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Odchylně od článku 163 jsou jistoty poskytované předem vyjádřeny v eurech nebo v měně smlouvy, k níž se vztahují.
2. Veřejný zadavatel může požadovat soutěžní jistotu ve smyslu této kapitoly, jejíž výše činí 1 % až 2 % z celkové hodnoty veřejné zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota musí splňovat požadavky článku 163. Jistota je uvolněna při podpisu smlouvy. Je zadržena, pokud je nabídka podaná ve lhůtě následně stažena.
3. Veřejný zadavatel může požadovat jistotu pro účely plnění, jejíž výše je stanovena v dokumentaci k zadávacímu řízení a činí 5 až 10 % z celkové hodnoty zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota se určí na základě objektivních kritérií, např. podle druhu a hodnoty zakázky.
Jistota pro účely plnění se však vyžaduje v případech, kdy jsou překročeny tyto finanční limity:
a)
345 000 EUR u veřejných zakázek na stavební práce;
b)
150 000 EUR u veřejných zakázek na dodávky.
Jistota zůstane v platnosti nejméně do konečného přijetí dodávek a stavebních prací. Není-li veřejná zakázka řádně provedena, je celá jistota zadržena.
Článek 275
Lhůty v řízeních
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Nabídky musí být veřejnému zadavateli doručeny na adresu a nejpozději v den a hodinu, jež jsou uvedeny ve výzvě k podávání nabídek. Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast, které veřejný zadavatel stanoví, musí být dostatečně dlouhé, aby osobám, jež mají zájem, poskytovaly dostatečnou a přiměřenou dobu na přípravu a podání nabídek.
U veřejných zakázek na služby činí lhůta mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek alespoň 50 dní. V naléhavých případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
2. Uchazeči mohou předložit písemné dotazy před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek. Veřejný zadavatel dotazy uchazečů zodpoví před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek.
3. V mezinárodních užších řízeních činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 30 dní ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení. Doba mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek činí alespoň 50 dní. V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
4. V otevřených mezinárodních řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
90 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
60 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
5. V místních otevřených řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
60 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
30 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
6. V soutěžním jednacím řízení podle čl. 265 odst. 1 písm. b), čl. 267 odst. 1 písm. c) a čl. 269 odst. 1 písm. c) je zájemcům poskytnuto na podání nabídek alespoň 30 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
7. Lhůty uvedené v odstavcích 1 až 6 jsou stanoveny v kalendářních dnech.
Článek 276
Hodnotící výbor
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Všechny žádosti o účast a nabídky prohlášené za vyhovující z hlediska požadavků vyhodnotí hodnotící výbor, jenž určí i jejich pořadí podle předem vyhlášených kritérií vyloučení, výběru a zadání zakázky. Výbor je složen z lichého počtu členů, nejméně tří, kteří mají nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu k vyhodnocení nabídek.
2. Není-li Komise veřejným zadavatelem, může si vyžádat kopii dokumentace k zadávacímu řízení, nabídek, záznamů o vyhodnocení nabídek i podepsaných smluv. Může se též jako pozorovatel účastnit otevírání a hodnocení nabídek.
3. Nabídky, jež neobsahují všechny podstatné údaje požadované v dokumentaci k zadávacímu řízení nebo neodpovídají stanoveným specifickým požadavkům, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče při dodržení zásady rovného zacházení vyzvat, aby ve stanovené lhůtě předložili doplňující materiály či podali vysvětlení k podkladům, jež předložili v souvislosti s kritérii pro vyloučení, výběr a zadání zakázky.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 požádá hodnotící výbor o potřebná vysvětlení ke složení nabídky.
5. Od požadavku na ustavení hodnotícího výboru lze upustit v řízeních, kde hodnota veřejné zakázky činí nejvýše 20 000 EUR.
KAPITOLA IV
Granty
Článek 277
Financování v plném rozsahu
(Článek 192 finančního nařízení)
V případě odchýlení od požadavku spolufinancování musí být příslušné důvody uvedeny v rozhodnutí o udělení grantu.
HLAVA III
EVROPSKÉ ÚŘADY
Článek 278
Evropské úřady a zřizování dalších úřadů
(Článek 195 finančního nařízení)
Úřady uvedené v článku 195 finančního nařízení jsou tyto:
a)
Úřad pro publikace;
b)
Evropský úřad pro boj proti podvodům;
c)
Evropský úřad pro výběr personálu a Evropská správní škola, která je k úřadu administrativně přidružena;
d)
Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků;
e)
Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu a Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku.
Jeden nebo více orgánů mohou zřídit další úřady, je-li takový krok odůvodněn ve studii nákladů a přínosů a zaručí-li zviditelnění činnosti Unie.
Článek 279
Pověřování interinstitucionálních evropských úřadů ze strany orgánů
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Za rozpočtové závazky odpovídají jednotlivé orgány. Orgány mohou ředitele daného interinstitucionálního evropského úřadu pověřit výkonem všech následných úkonů, zejména přijímáním právních závazků, potvrzováním výdajů, schvalováním plateb a plněním příjmů, přičemž stanoví meze a podmínky přenesení těchto pravomocí.
Článek 280
Zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Pokud jde o Úřad pro publikace, rozhoduje každý orgán o své publikační politice sám. Orgán, který je původcem publikací, použije čistý výtěžek z prodeje těchto publikací jako účelově vázaný příjem v souladu s článkem 21 finančního nařízení.
Článek 281
Pověření výkonem některých úkolů ze strany účetního
(Článek 196 finančního nařízení)
Na návrh řídícího výboru dotyčného úřadu může účetní Komise pověřit výkonem některých svých úkolů v souvislosti s výběrem příjmů a úhradou výdajů, které uskutečňuje přímo tento úřad, zaměstnance tohoto úřadu.
Článek 282
Pokladna - bankovní účty
(Článek 196 finančního nařízení)
Pro potřeby pokladny interinstitucionálního úřadu může Komise na návrh řídícího výboru zřizovat jménem úřadu bankovní účty nebo poštovní žirové účty. Roční peněžní zůstatek je na konci každého rozpočtového roku mezi dotyčným úřadem a Komisí odsouhlasen a vypořádán.
HLAVA IV
SPRÁVNÍ PROSTŘEDKY
Článek 283
Obecná ustanovení
(Článek 201 finančního nařízení)
Správními prostředky, jež jsou předmětem této hlavy, jsou prostředky vymezené v článku 41 finančního nařízení.
Rozpočtové závazky související se správními prostředky, jejichž druh je společný několika hlavám rozpočtu a jež jsou spravovány jako celek, lze v rozpočtovém účetnictví uvádět souhrnně v členění podle druhu podle článku 25.
Odpovídající výdaje se uvádějí v rozpočtových položkách jednotlivých hlav v témže členění jako prostředky.
Článek 284
Záruky za nájem
(Článek 201 finančního nařízení)
Záruky za nájem, jež poskytují orgány, mají formu bankovní záruky nebo vkladu na blokovaném bankovním účtu na jméno orgánů a na jméno pronajímatele, vedeném v eurech, s výjimkou řádně odůvodněných případů.
Nelze-li v případě transakcí ve třetích zemích použít žádnou z těchto forem záruky za nájem, může příslušná schvalující osoba přijmout jiné formy záruky za předpokladu, že tyto formy zajistí rovnocennou ochranu finančních zájmů Unie.
Článek 285
Zálohy zaměstnancům a členům orgánů
(Článek 201 finančního nařízení)
Zaměstnancům a členům orgánů mohou být za podmínek stanovených ve služebním řádu vypláceny zálohy.
Článek 286
Nemovitosti
(Článek 203 finančního nařízení)
1. Výdaje podle čl. 203 odst. 3 písm. a) finančního nařízení zahrnují náklady na instalace v budovách. Nezahrnují poplatky.
2. Postup včasného informování podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení a postup předchozího schválení podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení se nepoužijí na bezúplatné získání pozemku ani na koupi pozemku za symbolickou cenu.
3. Postup včasného informování a předchozího schválení podle čl. 203 odst. 3 až 7 finančního nařízení se nepoužije na obytné budovy. Evropský parlament a Rada si mohou od příslušného orgánu vyžádat k obytným budovám jakékoli informace.
4. Za výjimečných nebo naléhavých politických okolností lze včasné informace podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení, jež se týkají projektů v oblasti nemovitostí se vztahem k delegacím Unie nebo kancelářím v třetích zemích, poskytnout spolu s projektem podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení. V tomto případě bude postup včasného informování a předchozího schválení proveden při nejbližší příležitosti.
5. Postup předchozího schválení uvedený v čl. 203 odst. 5 a 6 finančního nařízení se nevztahuje na přípravné smlouvy nebo studie nutné k podrobnému vyhodnocení nákladů a financování projektu v oblasti nemovitostí.
6. Finanční limity ve výši 750 000 EUR a 3 000 000 EUR uvedené v čl. 203 odst. 7 bodech ii), iii) a iv) finančního nařízení zahrnují náklady na veškeré instalace. V případě nájemních smluv a smluv o užívání tyto finanční limity zohledňují náklady na veškeré instalace, nikoli však ostatní poplatky.
7. Jeden rok po vstupu finančního nařízení v platnost podá Komise zprávu o uplatňování postupů uvedených v čl. 203 odst. 3 až 8 finančního nařízení.
HLAVA V
ODBORNÍCI
Článek 287
Placení externí odborníci
(Článek 204 finančního nařízení)
1. V případě hodnot, jež nedosahují finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, mohou být placení externí odborníci vybíráni postupem podle odstavce 2.
2. V Úředním věstníku Evropské unie nebo - je-li to nutné v zájmu maximální informovanosti případných zájemců - na internetových stránkách dotčeného orgánu je uveřejněna výzva k projevení zájmu.
Výzva k projevení zájmu obsahuje popis úkolů, délku jejich trvání a pevné podmínky odměňování. Tyto podmínky mohou vycházet z jednotkových cen.
V návaznosti na výzvu k projevení zájmu je sestaven seznam odborníků. Tento seznam platí po dobu nejdéle pěti let od svého zveřejnění nebo po dobu trvání víceletého programu, jenž s danými úkoly souvisí.
3. Každá fyzická osoba, jež má zájem, může kdykoli během doby platnosti seznamu podat svou přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Pro účely plnění úkolů uvedených v článku 204 finančního nařízení nejsou placení externí odborníci vybráni v případě, že se nacházejí v některé ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení, jež vedou k vyloučení.
4. Veškeré výměny s vybranými odborníky, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež orgán zřídí.
Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál dokumentu a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle druhého pododstavce písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
5. Seznam odborníků a předmět jejich úkolů je jednou ročně zveřejňován. Jejich odměna je zveřejňována v případě, překročí-li 15 000 EUR za vykonávaný úkol.
6. Odstavec 5 se nepoužije v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy odborníků.
ČÁST TŘETÍ
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 288
Přechodná ustanovení
Na závazky přijaté do 31. prosince 2013 se nadále použijí články 35 až 43 nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Články 33 až 44 tohoto nařízení se použijí až na závazky přijaté počínaje 1. lednem 2014.
Část první hlava VI nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se může nadále používat na grantové dohody a rozhodnutí o udělení grantu, jež byly podepsány, resp. oznámeny do 31. prosince 2013 v rámci souhrnných závazků v rozpočtu na rok 2012 nebo roky předchozí, rozhodne-li tak příslušná schvalující osoba při zohlednění zásad rovného zacházení a transparentnosti.
Článek 289
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se zrušuje.
Odkazy na zrušené nařízení se považují za odkazy na toto nařízení v souladu se srovnávací tabulkou v příloze.
Článek 290
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. ledna 2013.
Články 216 až 226 se však použijí ode dne 1. ledna 2014.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 29. října 2012.
REGLAMENTO DELEGADO (UE) N o 1268/2012 DE LA COMISIÓN
de 29 de octubre de 2012
sobre las normas de desarrollo del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (1), y, en particular, sus artículos 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 y 209,
Considerando lo siguiente:
(1)
El Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (2), ha sido sustancialmente modificado y sustituido por el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 (en lo sucesivo, «el Reglamento Financiero»). Es preciso, por tanto, adaptar el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Comisión, de 23 de diciembre de 2002, sobre normas de desarrollo del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002, por el que se aprueba el Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (3) al Reglamento Financiero. En aras de la claridad, es preciso sustituir el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002.
(2)
De conformidad con el artículo 290 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (en lo sucesivo, «el TFUE») un acto legislativo podrá delegar en la Comisión los poderes para adoptar actos no legislativos únicamente a fin de completar o modificar determinados elementos no esenciales del acto legislativo. Por consiguiente, algunas de las disposiciones que figuran en el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 se han incorporado al Reglamento Financiero. Tales disposiciones no deben incluirse, por consiguiente, en el presente Reglamento.
(3)
Durante sus trabajos preparatorios, la Comisión ha llevado a cabo consultas apropiadas, también con expertos, y ha garantizado una transmisión simultánea, oportuna y apropiada de los documentos pertinentes al Parlamento Europeo y al Consejo.
(4)
Respecto de los principios presupuestarios y, en particular, del principio de unidad, la simplificación de las normas que rigen la generación y la recuperación de los intereses devengados sobre los pagos de prefinanciación y, en particular, la supresión de la obligación impuesta a los perceptores de subvenciones de generar tales intereses, hacen obsoletas las disposiciones relativas al ámbito de aplicación y las condiciones del cobro de los intereses. En los casos en que se siga imponiendo tal obligación a entidades a las que se hayan confiado tareas de ejecución presupuestaria, las normas que rigen la determinación, la utilización y la contabilización de los intereses devengados deben incluirse en los convenios de delegación con tales entidades. Cuando los intereses devengados sobre los pagos de prefinanciación se adeuden a la Unión sobre la base de estos convenios, tales intereses se ingresarán en el presupuesto como ingresos afectados.
(5)
Por lo que hace al principio de anualidad, es importante aclarar el significado de «créditos anuales» y las fases preparatorias del procedimiento de compromiso que, si han sido completadas a 31 de diciembre, pueden permitir la prórroga de los créditos de compromiso.
(6)
Por lo que se refiere al principio de unidad de cuenta, es procedente determinar con precisión los tipos de cambio que vayan a utilizarse para la conversión entre el euro y las otras monedas para atender las necesidades de tesorería y de contabilidad. Además, debe mejorar la transparencia en la contabilización de los resultados de tales operaciones de conversión de divisas. Tras la introducción del euro, debe suprimirse la obligación de la Comisión de facilitar información a los Estados miembros sobre las transferencias de tesorería efectuadas entre las distintas monedas.
(7)
En lo que respecta a las excepciones al principio de universalidad, es importante precisar, de un lado, el tratamiento presupuestario que debe darse a los ingresos afectados, y en particular a las contribuciones de los Estados miembros o de terceros países a determinados programas de la Unión y, de otro, las limitaciones existentes en materia de compensación entre ingresos y gastos. En concreto, habida cuenta de la práctica actual, es necesario aclarar por motivos de seguridad jurídica que, como regla general, los ingresos afectados deben generar automáticamente créditos de pago y de compromiso tan pronto como la institución empiece a percibir los ingresos. También es necesario especificar los casos en que, con carácter excepcional, los ingresos afectados pueden ponerse a disposición antes de que la institución haya recibido efectivamente los ingresos.
(8)
Respecto del principio de especialidad, es conveniente definir con precisión el cálculo del porcentaje de créditos que las instituciones están autorizadas a transferir en virtud de su autonomía. El Parlamento Europeo y el Consejo deben recibir información completa mediante una explicación detallada de las solicitudes de transferencias que deben presentárseles.
(9)
Por lo que se refiere al principio de buena gestión financiera, es procedente determinar los objetivos y la periodicidad mínima de las evaluaciones previas, intermedias y a posteriori de los programas y actividades, así como la información que debe recogerse en la ficha de financiación legislativa.
(10)
En lo que respecta al principio de transparencia, la publicación de los datos nominales de los perceptores afectados y de las sumas precisas percibidas por ellos mejora la transparencia en relación con la utilización de los fondos de que se trate. Poner a disposición del público esa información refuerza el control público sobre la utilización que se da a ese dinero y contribuye a la utilización óptima de los fondos públicos. Al mismo tiempo, cuando los perceptores sean personas físicas, tal publicación está sujeta a las normas sobre protección de datos personales. Por consiguiente, solo deben publicarse datos personales si es necesario y proporcional con respecto al objetivo legítimo perseguido.
(11)
La información sobre el uso de los fondos de la Unión debe publicarse en un sitio internet de las instituciones y debe incluir, como mínimo, el nombre, la localidad, el importe y la finalidad de los fondos. Tal información debe tener en cuenta los criterios establecidos en el artículo 35, apartado 3, del Reglamento Financiero, en particular el tipo y la importancia de la concesión.
(12)
El nombre y la localidad de los perceptores de fondos de la Unión debe publicarse en caso de premios, subvenciones y contratos adjudicados mediante la apertura de un procedimiento público abierto a la competencia, como es el caso, en particular, de los concursos, las convocatorias de propuestas y las licitaciones, en el pleno respeto de los principios del TFUE, y, en concreto, de los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato y no discriminación. Por otra parte, dicha publicación debe contribuir al control de los procedimientos públicos de selección por parte de los participantes rechazados.
(13)
La publicación de datos personales relativos a personas físicas no debe prolongarse más allá del tiempo en que el perceptor use los fondos, por lo que tales datos deben eliminarse después de dos años. Lo mismo debe aplicarse a los datos personales relativos a personas jurídicas cuya denominación oficial identifique a una o varias personas físicas.
(14)
En la mayoría de los casos contemplados en el presente Reglamento, la publicación se refiere a las personas jurídicas.
(15)
Cuando ataña a personas físicas, solo debe contemplarse tal publicación si se respeta el principio de proporcionalidad entre la cuantía de la suma concedida y la necesidad de controlar la mejor utilización de los fondos. Cuando ataña a personas físicas, la publicación de la región a nivel NUTS 2 es coherente con el objetivo de publicación de los perceptores y garantiza la igualdad de trato entre Estados miembros de tamaños diferentes, al tiempo que respeta el derecho del perceptor a la privacidad y, en particular, la protección de sus datos personales.
(16)
La información relativa a las becas y otras ayudas directas abonadas a las personas físicas más necesitadas debe seguir estando exenta de publicación.
(17)
Con el fin de garantizar el cumplimiento del principio de igualdad de trato entre los perceptores, la publicación de la información relativa a las personas físicas también debe garantizarse en consonancia con la obligación de los Estados miembros de velar por una amplia transparencia de los contratos de cuantía superior al límite establecido en la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre la coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios (4).
(18)
El nombre y la localidad del perceptor y la cuantía y finalidad de los fondos no deben publicarse si ello pudiera poner en peligro la integridad del perceptor, tal como se reconoce en la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, o perjudicar los intereses comerciales legítimos del perceptor.
(19)
La nomenclatura presupuestaria debe proporcionar la claridad y transparencia necesaria para el proceso presupuestario.
(20)
Deben definirse asimismo los actos que puedan constituir un conflicto de intereses.
(21)
En lo tocante a la gestión indirecta, es necesario establecer el marco de tal delegación de competencias y el contenido del convenio de delegación. Cualquier entidad o persona en la que se hayan delegado competencias de ejecución del presupuesto debe garantizar un nivel de protección de los intereses financieros de la Unión equivalente al exigido en el Reglamento Financiero. Deben definirse las condiciones en las que la Comisión puede aceptar que los sistemas, normas y procedimientos de tales entidades o personas son equivalentes a los suyos a fin de garantizar la buena gestión financiera de los fondos de la Unión por las entidades en las que se hayan delegado competencias de ejecución.
(22)
A las agencias ejecutivas, cuyo control seguirá asumiendo la Comisión, se les debe reconocer la condición de ordenadores delegados de esa institución en relación con la ejecución del presupuesto de la Unión.
(23)
En el caso de gestión indirecta con organizaciones internacionales, deben determinarse las organizaciones que pueden optar a este tipo de gestión.
(24)
Cuando se hayan delegado competencias de ejecución presupuestaria en organismos públicos o en organismos de Derecho privado investidos de una misión de servicio público, deben definirse las condiciones de su designación.
(25)
En relación con la gestión indirecta es necesario establecer normas detalladas para los procedimientos de examen y aceptación de las cuentas y para la exclusión de la financiación de la Unión de los gastos para los que se hayan efectuado desembolsos contraviniendo las normas aplicables.
(26)
Las entidades de Derecho privado que realicen trabajos preparatorios o accesorios por cuenta de la Comisión deben ser seleccionadas según los procedimientos de adjudicación de contratos públicos.
(27)
Por lo que respecta al papel de los agentes financieros, la reforma de la gestión financiera, junto con la supresión de los controles previos centralizados, potencia las responsabilidades de los ordenadores en todas las operaciones de ingresos y gastos, en particular en lo que se refiere a los sistemas de control interno. En adelante se debe informar al Parlamento Europeo y al Consejo del nombramiento o cese en sus funciones de los ordenadores delegados. Por consiguiente, deben definirse las funciones, responsabilidades y principios procedimentales a los que hay que atenerse. La internalización de los controles previos implica, en particular, una distinción clara entre las funciones relativas al inicio de las operaciones de ejecución presupuestaria y las relativas a la verificación de tales operaciones. Además, cada institución debe adoptar un código de normas profesionales aplicable al personal encargado de las verificaciones previas y a posteriori. Es necesario asimismo establecer que se ha de rendir cuenta de las responsabilidades asumidas en un informe anual destinado a la institución que sea responsable, entre otras cosas, de las verificaciones a posteriori. Deben conservarse los documentos justificativos correspondientes a las operaciones realizadas. Por último, los distintos tipos de procedimiento negociado para la adjudicación de contratos públicos, habida cuenta de que tales contratos representan excepciones a los procedimientos de adjudicación habituales, deben ser objeto de un informe especial dirigido a la institución y de una comunicación al Parlamento Europeo y al Consejo.
(28)
El Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 debe adaptarse a fin de tener en cuenta el doble papel del jefe de delegación como ordenador subdelegado para el Servicio Europeo de Acción Exterior (en lo sucesivo, «el SEAE») y, en lo que se refiere a los créditos de operaciones, para la Comisión.
(29)
Con vistas a clarificar las responsabilidades, es importante asimismo definir con precisión las funciones y responsabilidades del contable relativas a los sistemas contables, la gestión de la tesorería y la gestión de las cuentas bancarias y de los ficheros de terceros. Deben establecerse igualmente las modalidades del cese del contable en sus funciones.
(30)
Deben regularse asimismo las condiciones en que podrá recurrirse a las administraciones de anticipos, un sistema de gestión excepcional frente a los procedimientos presupuestarios ordinarios, y deben precisarse las funciones y responsabilidades no solo de los administradores de anticipos, sino también de los ordenadores y contables en relación con el control de las administraciones de anticipos. El Parlamento Europeo y el Consejo deben ser informados de cualquier medida concerniente al nombramiento o al cese en funciones. En aras de la eficiencia, en las delegaciones solo debe crearse una administración de anticipos para los créditos de las secciones del presupuesto correspondientes a la Comisión y al SEAE. Es necesario introducir la posibilidad de utilizar tarjetas de débito vinculadas a las administraciones de anticipos a fin de facilitar los pagos, en particular en las delegaciones y representaciones de la Unión, y de evitar los riesgos asociados con el manejo de efectivo.
(31)
Una vez definidas las funciones y responsabilidades de cada agente financiero, no podría cuestionarse, sin embargo, su responsabilidad, sino en las condiciones previstas en el Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y el régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea. La instancia especializada en irregularidades financieras creada en cada institución ha demostrado ser un mecanismo eficiente para determinar si ha habido irregularidades financieras y debe, por lo tanto, mantenerse. Es necesario establecer el procedimiento por el cual los ordenadores podrán recabar confirmación de una instrucción que consideren irregular o contraria al principio de buena gestión financiera, y quedar así exentos de cualquier responsabilidad.
(32)
En materia de ingresos, al margen del caso particular que suponen los recursos propios que están incluidos en el ámbito de aplicación de la Decisión 2007/436/CE, Euratom del Consejo, de 7 de junio de 2007, relativa al sistema de recursos propios de las Comunidades (5), es conveniente precisar las funciones y controles que corresponden a los ordenadores en las diferentes etapas del procedimiento: elaboración de las previsiones de títulos de crédito, orden de ingreso, envío de la nota de adeudo en la que se informa al deudor del devengo de un título de crédito, cálculo de los eventuales intereses de demora y, finalmente, si procede, decisión de renuncia al cobro del título de crédito de acuerdo con criterios que garanticen el respeto del principio de buena gestión financiera a fin de garantizar la eficiencia en el cobro de ingresos.
(33)
Es necesario especificar el papel del contable en el cobro de los ingresos y en la posible concesión de moratorias para el pago de los gastos. El contable debe disponer asimismo de un cierto margen de flexibilidad a la hora de cobrar los pagos, por ejemplo la posibilidad de compensar las deudas directamente o, en circunstancias excepcionales, de eximir de la obligación de depositar una garantía de reembolso de una deuda cuando el deudor se muestre dispuesto y tenga la capacidad de efectuar el pago dentro del plazo de la moratoria, pero no pueda depositar tal garantía, teniendo debidamente en cuenta el principio de proporcionalidad.
(34)
Con el fin de garantizar la gestión de los activos, asegurando al mismo tiempo la obtención de una remuneración financiera, es necesario invertir las cantidades recibidas con carácter temporal, como, por ejemplo, las multas impugnadas, en activos financieros, y determinar la afectación de los intereses devengados por dichas inversiones.
(35)
A fin de garantizar que la Comisión dispone de toda la información necesaria para la adopción de las decisiones de financiación, es necesario establecer los requisitos mínimos respecto al contenido de las decisiones de financiación relativas a subvenciones, adjudicación de contratos, fondos fiduciarios, premios e instrumentos financieros.
(36)
En lo que respecta a los gastos, debe definirse la articulación entre las decisiones de financiación, los compromisos globales y los compromisos individuales, así como las características de estas distintas etapas, a fin de establecer un marco claro para las distintas etapas de la ejecución presupuestaria.
(37)
Es necesario aclarar la relación entre las operaciones de liquidación, ordenamiento y pago y los controles que ha de llevar a cabo el ordenador al liquidar los gastos con el «páguese». Conviene especificar los documentos justificativos acreditativos de los pagos y establecer las normas de liquidación de los pagos de prefinanciación y de los pagos intermedios.
(38)
Deben fijarse normas detalladas para la aplicación de los plazos relativos a las operaciones de liquidación y pago, teniendo en cuenta la Directiva 2011/7/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de febrero de 2011, sobre la lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (6), con el fin de asegurar que no se produzca una demora injustificada en los pagos a los perceptores.
(39)
En lo tocante a la auditoría interna, conviene definir el procedimiento de nombramiento del auditor y garantizar su independencia en el seno de la institución que lo haya nombrado y a la que debe rendir cuenta de su trabajo. El Parlamento Europeo y el Consejo deben ser informados de cualquier medida concerniente al nombramiento o cese en funciones a fin de garantizar la transparencia respecto al Parlamento Europeo y al Consejo.
(40)
Las normas sobre contratación pública deben basarse en la Directiva 2004/18/CE. Es necesario definir las distintos tipos de procedimientos, las medidas de publicación y de publicidad que les son aplicables, las condiciones en las que se puede recurrir a un determinado tipo de procedimiento y las características principales de los procedimientos existentes, la especificación de los criterios de selección y adjudicación, las normas relativas al acceso a los documentos de licitación y a la comunicación con los licitadores o candidatos y, en los casos en que la Comisión adjudique contratos por cuenta propia, los límites aplicables y las normas para calcular el valor de los contratos que esté previsto adjudicar.
(41)
La finalidad de los procedimientos de adjudicación de contratos es satisfacer, en las mejores condiciones posibles, las necesidades de las instituciones, garantizando al mismo tiempo la igualdad de acceso a los contratos públicos y el cumplimiento de los principios de transparencia y no discriminación. Con miras a garantizar no solo la transparencia y la igualdad de trato entre candidatos y licitadores, sino también la plena responsabilidad de los ordenadores en la decisión final, procede establecer el procedimiento de apertura y evaluación de las ofertas y solicitudes de participación, desde el nombramiento de un comité hasta la decisión de adjudicación, motivada y documentada, decisión que corresponde en última instancia al órgano de contratación.
(42)
Habida cuenta de la experiencia adquirida, conviene establecer un nuevo procedimiento de adjudicación de contratos de cuantía media. Es necesario permitir el uso de la «lista de vendedores» en las mismas condiciones que la «convocatoria de manifestaciones de interés» actual, puesto que dicha lista prevé una reducción de la carga administrativa que pesa sobre los posibles licitadores.
(43)
A fin de proteger los intereses financieros de la Unión durante la ejecución de los contratos, es necesario prever la posibilidad de exigir a las entidades que aportan capacidad financiera en los contratos públicos que sean responsables solidarios de la ejecución del contrato correspondiente.
(44)
Con el fin de proteger los intereses financieros de la Unión y de garantizar el control de la ejecución de los contratos, es necesario prever la posibilidad de exigir al contratista que realice él mismo directamente determinadas funciones decisivas.
(45)
A fin de garantizar la ejecución de un contrato respetando las normas profesionales más rigurosas, es necesario prever la posibilidad de rechazar a los licitadores que pudieran tener conflictos de intereses.
(46)
Habida cuenta de que la exigencia de garantías financieras ya no es automática, es necesario establecer los criterios con arreglo a los cuales se podrán exigir tales garantías.
(47)
Es necesario precisar el ámbito de aplicación del título relativo a las subvenciones, en especial en relación con el tipo de acción o de organismo de interés general europeo que puede ser subvencionado, así como con los tipos de compromisos jurídicos que pueden utilizarse para cubrir las subvenciones. En relación con tales compromisos jurídicos, deben especificase los criterios para elegir entre acuerdos y decisiones, el contenido mínimo de estos y la posibilidad de celebrar un convenio o una decisión de subvención específicos en el contexto de asociaciones marco, con el fin de garantizar la igualdad de trato y evitar restringir el acceso a la financiación de la Unión.
(48)
El ámbito de aplicación del título relativo a las subvenciones también debe tener en cuenta la introducción en el Reglamento Financiero, por una parte, de títulos específicos sobre los premios y los instrumentos financieros y, por otra, de las normas esenciales aplicables a las subvenciones, los costes subvencionables, la supresión del principio de degresividad, el uso de formas simplificadas de subvenciones (cantidades fijas únicas, costes unitarios y tipos fijos) y la supresión de la obligación de presentar garantías para los pagos de prefinanciación.
(49)
Los avances hacia el intercambio electrónico de información y la presentación electrónica de documentos, que constituyen una importante medida de simplificación, deben ir acompañados de condiciones claras para la aceptación de los sistemas que se vayan a utilizar, con el fin de establecer un entorno jurídicamente sólido.
(50)
Los principios de no producción de beneficios y de cofinanciación deben revisarse en consonancia con las aclaraciones y medidas de simplificación introducidas en el Reglamento Financiero. En particular, en aras de una mayor claridad, es necesario establecer normas detalladas sobre los tipos de ingresos que deben retenerse en consideración al principio de no producción de beneficios, así como las formas de cofinanciación exterior y de contribuciones en especie.
(51)
En lo que respecta al principio de transparencia, debe autorizarse la adopción y publicación de programas de trabajo plurianuales, ya que estos tienen un valor añadido para los solicitantes, que pueden anticipar más fácilmente las convocatorias de propuestas y prepararse mejor al respecto. En este contexto, deben especificarse las condiciones en las que los programas de trabajo podrán considerarse decisiones de financiación. Con el fin de garantizar la transparencia, es necesario igualmente publicar convocatorias de propuestas, salvo en casos de urgencia o cuando la acción solo pueda ser ejecutada por una única entidad. Es preciso especificar el contenido mínimo de tal publicación.
(52)
Como las condiciones de admisibilidad en relación con el impuesto sobre el valor añadido (IVA) pagado por los beneficiarios pueden inducir a error y suscitar posturas divergentes, es necesario garantizar que los conceptos de IVA no recuperable y de personas que no tienen la condición de sujetos pasivos a tenor del artículo 13, apartado 1, de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido (7), se entienden y utilizan de manera coherente, haciendo referencia a las actividades que engloban tales conceptos.
(53)
Con el fin de garantizar la transparencia, la igualdad de trato de los solicitantes y una mayor responsabilización de los ordenadores, es necesario establecer el procedimiento de concesión, desde la presentación de la solicitud de subvención, para lo cual la Comisión debe haber facilitado un mínimo de información a los solicitantes, hasta su evaluación a la luz de los criterios de admisibilidad, selección y concesión previamente especificados, antes de que el ordenador competente tome su decisión final, debidamente documentada. Es preciso establecer normas detalladas sobre la composición y las funciones del comité encargado de evaluar si las propuestas siguen los criterios de selección y concesión, así como las posibilidades de ponerse en contacto con los solicitantes durante el procedimiento de concesión o invitarlos a adaptar sus propuestas. Tales posibilidades deben reflejar adecuadamente los requisitos en materia de buena administración introducidos en el Reglamento Financiero y deben incluir las condiciones en las que las propuestas pueden adaptarse antes de la firma de los convenios de subvención o de la notificación de las decisiones de subvención, garantizando al mismo tiempo la igualdad de trato de los solicitantes y el cumplimiento del principio en virtud del cual la iniciativa de las acciones corresponde únicamente a los solicitantes.
(54)
Habida cuenta de que el Reglamento Financiero facilita y amplía el uso de cantidades fijas únicas, costes unitarios y tipos fijos, deben precisarse las definiciones de tales formas simplificadas de subvenciones. En particular, es necesario aclarar que con ellas se pretende, al igual que con cualquier otra forma de subvención, cubrir categorías de costes subvencionables e indicar que sus importes no tienen por qué determinarse necesariamente ex ante, lo que es especialmente pertinente cuando se determinan sobre la base de las prácticas de contabilidad de costes habituales del beneficiario. También es preciso garantizar la estabilidad de las normas de financiación en el marco de un programa específico. A tal fin, debe autorizarse la utilización de las formas simplificadas de subvenciones durante toda la duración del programa. A efectos estadísticos, metodológicos o de detección y prevención del fraude, es necesario tener acceso a la información contable de carácter general de los beneficiarios, aun cuando estos se financien por medio de cantidades fijas únicas, costes unitarios y tipos fijos. Sin embargo, estas verificaciones no deben utilizarse para poner en tela de juicio los valores unitarios de las cantidades fijas únicas, los costes unitarios y los tipos fijos ya acordados.
(55)
La buena gestión financiera requiere que la Comisión exija garantías para protegerse. En la fase de solicitud de subvención, previendo auditorías financieras en el caso de solicitudes de importes más importantes; al proceder al pago de la prefinanciación, si los riesgos tal como han sido evaluados por el ordenador así lo justifican, exigiendo garantías financieras por adelantado; y en la fase de pago intermedio o de pago del saldo, previendo la presentación de certificados establecidos por auditores para las solicitudes de pago que atañan a las cantidades más importantes y que presenten mayor riesgo.
(56)
Deben aclararse las condiciones y los procedimientos de suspensión y reducción de las subvenciones, con el fin de definir mejor los motivos de suspensión o de reducción, facilitar información adecuada a los beneficiarios y garantizar que estos tienen la posibilidad de ejercer su derecho de defensa en cualquier momento.
(57)
La buena gestión de los fondos de la Unión requiere asimismo que los propios beneficiarios de las subvenciones usen las subvenciones de la Unión con economía y eficiencia. En particular, deben ser subvencionables los costes de los contratos adjudicados por los beneficiarios para la ejecución de la acción a condición de que dichos contratos de ejecución se adjudiquen a la oferta económicamente más ventajosa.
(58)
Habida cuenta de la flexibilización en el Reglamento Financiero de las restricciones que limitan el recurso a la ayuda financiera a terceros, se hace necesario establecer las disposiciones mínimas que deben acordarse en el convenio de subvención o que deben insertarse en la decisión de subvención para diferenciar claramente la concesión de ayuda financiera a terceros por parte de un beneficiario y la ejecución de funciones presupuestarias por parte de un delegatario en régimen de gestión indirecta.
(59)
Las competencias para imponer sanciones a los beneficiarios de subvenciones se deben adaptar a las existentes en el ámbito de la contratación pública, dado que son de la misma naturaleza y deben estar sujetas a las mismas normas en términos de eficacia y proporcionalidad.
(60)
Los premios deben respetar los principios de transparencia e igualdad de trato, de la misma forma que las subvenciones. En tal contexto, han de definirse igualmente las características mínimas de los programas de trabajo y de los concursos, teniendo en cuenta los requisitos correspondientes a las subvenciones. En concreto, deben especificarse las condiciones en las que los programas de trabajo pueden considerarse decisiones de financiación, así como el contenido mínimo de las normas que rigen los concursos, en particular las condiciones para abonar el premio a los ganadores en caso de concesión, y los medios de publicación apropiados.
(61)
El cumplimiento de los principios de transparencia y de igualdad de trato requiere asimismo el establecimiento de un procedimiento de concesión claramente definido, desde la presentación de las candidaturas hasta la notificación al ganador, pasando por la información a los candidatos. Dicho procedimiento debe incluir la evaluación de las candidaturas por un grupo de expertos nombrado por el ordenador competente, utilizando los criterios de concesión anunciados en las normas del concurso a fin de garantizar la competencia y la neutralidad en la evaluación de las candidaturas. Basándose en sus recomendaciones, corresponde al ordenador competente tomar la decisión final sobre la concesión del premio, ya que la responsabilidad de la ejecución presupuestaria recae siempre en la Comisión.
(62)
A fin de garantizar una ejecución armonizada de los distintos instrumentos financieros en la Comisión, el marco general recogido en el título VIII del Reglamento Financiero debe completarse con normas detalladas que regulen la gestión de los instrumentos financieros, en particular disposiciones relativas a la selección de entidades encargadas de la aplicación de dichos instrumentos, el contenido de los convenios de delegación, los costes y las tasas de gestión y las cuentas fiduciarias.
(63)
Deben definirse las normas para la selección de los intermediarios financieros y los perceptores finales, en particular cuando los instrumentos financieros se gestionan directamente en casos excepcionales, a través de instrumentos de inversión específicos u otros mecanismos de entrega, garantizando así la eficiencia en el gasto de los fondos de la Unión.
(64)
Es preciso definir las condiciones para el uso de los instrumentos financieros, incluido el efecto palanca y el marco de supervisión. También es necesario garantizar que los instrumentos financieros se ejecutan sobre la base de una sólida evaluación previa, lo que permite a la Comisión diseñarlos específicamente para responder a deficiencias del mercado y a situaciones de inversión infraóptimas.
(65)
Por lo que se refiere a la teneduría y rendición de cuentas, los principios contables generalmente admitidos en los que debe basarse la elaboración de los estados financieros se definen en las normas contables de la Unión. Estas normas contables también especifican las condiciones necesarias para consignar una operación en las cuentas, así como las normas para valorar el activo y el pasivo y para constituir provisiones, a fin de velar por que la información se presenta correctamente y es completa y exacta.
(66)
En materia de contabilidad, es conveniente precisar que el contable de cada institución debe acreditar documentalmente la organización de las cuentas y el procedimiento contable de su institución y definir las condiciones a que deben ajustarse los sistemas contables informatizados, en particular a fin de garantizar la seguridad de acceso y una pista de auditoría respecto de las eventuales modificaciones introducidas en los sistemas.
(67)
Por lo que se refiere a la teneduría de las cuentas, es necesario precisar los principios aplicables a los libros contables, al balance de comprobación, a la reconciliación periódica de los saldos de dicho balance y al inventario, así como definir los elementos del plan contable aprobado por el contable de la Comisión. Deben definirse las normas aplicables al registro de las operaciones, en particular el método de partida doble, las normas de conversión de las operaciones no expresadas en euros y los documentos justificativos de los asientos contables. También debe especificarse el contenido de los registros contables.
(68)
Es necesario definir las normas relativas al inventario del inmovilizado y aclarar las respectivas responsabilidades en este ámbito de los contables y ordenadores, así como las normas aplicables en caso de reventa de inmovilizaciones consignadas en el inventario, con miras a una gestión eficaz de los activos.
(69)
En lo tocante a las acciones exteriores, el presente Reglamento, en consonancia con el Reglamento Financiero, debe establecer excepciones que reflejen las particularidades operativas de tal sector, sobre todo en materia de contratación pública y concesión de subvenciones, especialmente porque estos procedimientos son llevados a cabo por las autoridades de los terceros países que reciben ayuda financiera de la Unión. Por lo que hace a la contratación pública, tales diferencias deben guardar relación principalmente con los tipos de procedimientos y los umbrales a partir de los cuales son aplicables. Por lo que se refiere a las subvenciones, debe permitirse, en determinados casos, la plena financiación, principalmente para tener en cuenta la reducida capacidad de cofinanciación de los beneficiarios.
(70)
Es necesario establecer disposiciones detalladas relativas a la utilización de la ayuda presupuestaria, especificando las condiciones en las que puede utilizarse y la obligación de los socios de facilitar a la Comisión información oportuna y fiable para evaluar el cumplimiento de tales condiciones.
(71)
En cuanto a los fondos fiduciarios de la Unión, es necesario especificar los principios aplicables a la contribución de la Unión a los fondos fiduciarios de la Unión, así como a las contribuciones de los demás donantes, definir las normas contables y de información del fondo fiduciario de la Unión, en particular en relación con los intereses vencidos en la cuenta bancaria del fondo fiduciario, aclarar las responsabilidades respectivas de los agentes financieros y del consejo de administración del fondo fiduciario, así como definir las obligaciones de auditoría externa. Es preciso asimismo garantizar una representación equitativa de los donantes participantes en el consejo del fondo fiduciario y el voto positivo obligatorio de la Comisión para la utilización de los fondos.
(72)
Con el fin de simplificar los procedimientos de contratación pública en el marco de la acciones exteriores, se han modificado algunos umbrales y se han añadido y adaptado otros umbrales y procedimientos de gestión procedentes de las disposiciones comunes.
(73)
Como en el caso de las subvenciones, las condiciones para establecer excepciones al principio de cofinanciación deben racionalizarse en consonancia con el Reglamento Financiero.
(74)
A fin de garantizar una buena gestión de los créditos de la Unión, es igualmente necesario precisar las precondiciones y las normas que han de incluirse en los convenios cuando la gestión de los créditos es descentralizada o si se recurre a administraciones de anticipos.
(75)
Conviene definir las oficinas europeas y establecer normas específicas para la Oficina de Publicaciones y disposiciones que faculten al contable de la Comisión a delegar algunas de sus funciones en el personal de tales oficinas. Conviene definir igualmente los procedimientos operativos de las cuentas bancarias que se puede autorizar a abrir a las oficinas europeas en nombre de la Comisión.
(76)
Por analogía con la publicación de la información sobre los perceptores de fondos de la Unión, debe publicarse la lista de expertos a que se refiere el artículo 204 del Reglamento Financiero seleccionados mediante una convocatoria de manifestaciones de interés y el objeto de sus funciones. También debe hacerse pública su remuneración cuando su cuantía exceda de 15 000 EUR.
(77)
Debe complementarse el nuevo procedimiento establecido en el artículo 203 del Reglamento Financiero, en especial por lo que respecta al tipo de costes que debe someterse a los umbrales establecidos en dicho artículo. Es necesario establecer normas detalladas sobre los proyectos inmobiliarios en las delegaciones de la Unión Europea habida cuenta de sus características específicas, en particular en casos de urgencia. Conviene establecer que los edificios residenciales, a saber, en las delegaciones, que deben ser alquilados o adquiridos en un breve plazo, deben quedar excluidos del procedimiento establecido en el artículo 203 del Reglamento Financiero. La adquisición de terrenos gratuitamente o a un precio simbólico no debe estar sujeta al procedimiento establecido en el artículo 203 del Reglamento Financiero ya que ello no supone en sí mismo una carga adicional para el presupuesto.
(78)
A fin de garantizar la coherencia con las disposiciones del Reglamento Financiero es necesario establecer disposiciones transitorias. Además, con el fin de garantizar la coherencia con las bases jurídicas sectoriales, procede aplazar la aplicación de las disposiciones sobre los modos de gestión y los instrumentos financieros hasta el 1 de enero de 2014.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
PRIMERA PARTE
DISPOSICIONES COMUNES
TÍTULO I
OBJETO
Artículo 1
Objeto
El presente Reglamento establece las normas de desarrollo del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 (en lo sucesivo, «el Reglamento Financiero»).
TÍTULO II
DE LOS PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS
CAPÍTULO 1
Principios de unidad y de veracidad presupuestaria
Artículo 2
Contabilidad de los intereses devengados por las operaciones de prefinanciación
(artículo 8, apartado 4, del Reglamento Financiero)
Cuando se adeuden intereses al presupuesto, los convenios concluidos con las personas o entidades enumeradas en los incisos ii) a viii) del artículo 58, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero dispondrán que las prefinanciaciones se paguen en cuentas o subcuentas bancarias que permitan identificar los fondos y sus correspondientes intereses. En caso contrario, los métodos contables de los perceptores o intermediarios deben permitir identificar los fondos pagados por la Unión y los intereses u otros beneficios generados por tales fondos.
Las disposiciones del presente Reglamento relativas a los intereses devengados por las operaciones de prefinanciación se entenderán sin prejuicio de la consignación de las prefinanciaciones en el activo de los estados financieros, como disponen las normas contables contempladas en el artículo 143 del Reglamento Financiero.
CAPÍTULO 2
Principio de anualidad
Artículo 3
Créditos para el ejercicio presupuestario
(artículo 11, apartado 3, del Reglamento Financiero)
Los créditos de compromiso y los créditos de pago autorizados para el ejercicio financiero se compondrán de:
a)
los créditos habilitados en el presupuesto, incluidos los habilitados mediante presupuestos rectificativos;
b)
los créditos prorrogados;
c)
los créditos reconstituidos con arreglo a los artículos 178 y 182 del Reglamento Financiero;
d)
los créditos procedentes de los pagos de prefinanciación que hayan sido reembolsados de conformidad con el artículo 177, apartado 3, del Reglamento Financiero;
e)
los créditos habilitados a raíz de la percepción de los ingresos afectados durante el ejercicio presupuestario en curso o en anteriores ejercicios que aún no se hubieran utilizado.
Artículo 4
Anulación y prórroga de créditos
(artículo 13, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Los créditos de compromiso y los créditos no disociados relacionados con proyectos inmobiliarios a que se refiere el artículo 13, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero únicamente podrán ser prorrogados si sus importes no hubieran podido ser comprometidos antes del 31 de diciembre del ejercicio presupuestario por motivos no imputables al ordenador y si los preparativos estuvieran lo suficientemente avanzados como para poder pensar razonablemente que tales importes podrán comprometerse hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente, o el 31 de diciembre en caso de proyectos inmobiliarios.
2. Los preparativos a que se refiere el artículo 13, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero, que han de estar ultimados a 31 de diciembre del ejercicio presupuestario para poder ser prorrogados al ejercicio siguiente, son en concreto:
a)
en caso de compromisos globales a tenor del artículo 85 del Reglamento Financiero, la aprobación de una decisión de financiación o la finalización, a más tardar en esa fecha, de las consultas a los servicios correspondientes de cada institución, con vistas a la adopción de la decisión;
b)
en caso de compromisos individuales a tenor del artículo 85 del Reglamento Financiero, el cierre de la fase de selección de los contratistas, beneficiarios, ganadores de premios o delegatarios potenciales.
3. Los créditos prorrogados con arreglo al artículo 13, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero que no se hubieran comprometido a 31 de marzo del ejercicio presupuestario siguiente, o hasta el 31 de diciembre del ejercicio siguiente para los importes correspondientes a proyectos inmobiliarios, serán anulados automáticamente.
La Comisión informará al Parlamento Europeo y al Consejo de los créditos así anulados en el plazo de un mes tras la anulación de conformidad con el párrafo primero.
4. Los créditos prorrogados con arreglo al artículo 13, apartado 2, letra b), del Reglamento Financiero podrán utilizarse hasta el 31 de diciembre del ejercicio presupuestario siguiente.
5. Los créditos prorrogados de conformidad con los apartados 1 a 4 se registrarán como tales en la contabilidad.
CAPÍTULO 3
Principio de unidad de cuenta
Artículo 5
Tipo de conversión entre el euro y otras monedas
(artículo 19 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de las disposiciones específicas derivadas de la aplicación de reglamentos sectoriales, la conversión efectuada por el ordenador competente se efectuará utilizando el tipo de cambio diario del euro publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea.
Cuando la conversión entre el euro y otra moneda deba ser efectuada por los contratistas o beneficiarios, serán de aplicación las disposiciones específicas de conversión recogidas en contratos públicos, convenios de subvención y convenios de financiación.
2. Con el fin de evitar que las operaciones de conversión monetaria tengan un impacto significativo en el nivel de cofinanciación de la Unión o repercutan negativamente en el presupuesto de la Unión, las disposiciones específicas relativas a la conversión mencionadas en el apartado 1 habrán de prever, en su caso, un tipo de cambio entre el euro y otras monedas calculado utilizando la media del tipo de cambio diario en un período dado.
3. Si el tipo de cambio diario del euro frente a una determinada moneda no apareciera publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea, el ordenador competente utilizará el tipo contable contemplado en el apartado 4.
4. A efectos de la contabilidad a la que se hace referencia en los artículos 151 a 156 del Reglamento Financiero y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 240 del presente Reglamento, la conversión entre el euro y otra moneda se efectuará utilizando el tipo contable mensual del euro. El contable de la Comisión fijará este tipo contable sirviéndose de cualquier fuente de información que considere fidedigna en función del tipo de cambio del penúltimo día laborable del mes anterior al mes cuyo tipo de cambio vaya a fijarse.
5. Los resultados de las operaciones de cambio de moneda a que se refiere el apartado 4 del presente artículo se consignarán en una rúbrica separada en las cuentas de la institución de que se trate.
El párrafo primero del presente apartado se aplicará, mutatis mutandis, a los organismos mencionados en el artículo 208 del Reglamento Financiero.
Artículo 6
Tipo de cambio que debe utilizarse en la conversión entre el euro y otras monedas
(artículo 19 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de las disposiciones específicas derivadas de la aplicación de reglamentos sectoriales o de contratos públicos, convenios de subvención o decisiones de subvención específicos y convenios de financiación, el tipo de cambio que debe utilizarse en la conversión entre el euro y otras monedas será, en el caso de que la conversión sea efectuada por el ordenador competente, el correspondiente a la fecha en que el servicio de ordenación expida la orden de pago o de ingreso.
2. En el caso de las administraciones de anticipos en euros, el tipo de cambio que debe utilizarse en la conversión entre el euro y otras monedas vendrá determinado por la fecha del pago efectuado por el banco.
3. Para la regularización de las cuentas de anticipos en moneda nacional a que se refiere el artículo 19 del Reglamento Financiero, el tipo de cambio que debe utilizarse en la conversión entre el euro y otras monedas será el correspondiente al mes en que se hubiera efectuado el gasto desde la cuenta de anticipos de que se trate.
4. Para el reembolso de los gastos a tanto alzado o de los gastos derivados del Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y del régimen aplicable a otros agentes de la Unión Europea (en adelante, «el Estatuto»), cuyo importe tenga un límite máximo y se pague en una moneda distinta del euro, el tipo de cambio aplicable será el que esté en vigor en el momento en que nace el derecho.
CAPÍTULO 4
Principio de universalidad
Artículo 7
Estructura de acomodo de los ingresos afectados y provisión de los créditos correspondientes
(artículo 21 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 9 y 10, la estructura para acomodo de los ingresos afectados incluirá:
a)
en el estado de ingresos de la sección de cada institución, una línea presupuestaria en la que se consignen estos ingresos;
b)
en el estado de gastos, los comentarios presupuestarios, incluidos los comentarios generales, mostrarán las líneas en las que pueden consignarse los créditos habilitados correspondientes a los ingresos afectados.
En el caso mencionado en la letra a) del párrafo primero, la línea llevará la mención pro memoria y los ingresos estimados se mostrarán para información en los comentarios.
2. Los créditos correspondientes a ingresos afectados, ya se trate de créditos de compromiso o de créditos de pago, se habilitarán automáticamente cuando la institución haya recibido los ingresos, salvo en cualquiera de los casos siguientes:
a)
en los casos previstos en el artículo 181, apartado 2, y en el artículo 183, apartado 2, del Reglamento Financiero;
b)
en el caso previsto en el artículo 21, apartado 2, letra b), del Reglamento Financiero, para los Estados miembros cuando el convenio de contribución esté expresado en euros.
En el caso a que se refiere la letra b) del párrafo primero, podrán habilitarse créditos de compromiso en el momento de la firma por el Estado miembro del convenio de contribución.
Artículo 8
Contribuciones de los Estados miembros a programas de investigación
[artículo 21, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero]
1. Las contribuciones financieras de los Estados miembros a determinados programas complementarios de investigación, contempladas en el artículo 5 del Reglamento (CE, Euratom) no 1150/2000 del Consejo (8), se abonarán:
a)
las siete doceavas partes del importe que figure en el presupuesto, a más tardar el 31 de enero del ejercicio presupuestario en curso;
b)
las cinco doceavas partes restantes, a más tardar el 15 de julio del ejercicio presupuestario en curso.
2. Si el presupuesto no se hubiera aprobado definitivamente antes de comenzar el ejercicio presupuestario, las contribuciones previstas en el apartado 1 se efectuarán tomando como base el importe fijado en el presupuesto del ejercicio anterior.
3. Las contribuciones o pagos suplementarios que los Estados miembros adeuden al presupuesto deberán registrarse en la cuenta o cuentas de la Comisión en el plazo de 30 días naturales a partir de la reclamación de los fondos.
4. Los pagos efectuados se anotarán en la cuenta prevista en el Reglamento (CE, Euratom) no 1150/2000 y quedarán sujetos a las condiciones contempladas en dicho Reglamento.
Artículo 9
Ingresos afectados procedentes de la participación de los Estados AELC en determinados programas de la Unión
[artículo 21, apartado 2, letra e), del Reglamento Financiero]
1. La estructura presupuestaria para dar acomodo a la participación de los Estados miembros de la Asociación Europea de Libre Comercio (en lo sucesivo, «los Estados AELC») en determinados programas de la Unión será la siguiente:
a)
en el estado de ingresos se habilitará una línea presupuestaria pro memoria para dar acomodo al importe total de la contribución de los Estados AELC, en el ejercicio presupuestario considerado;
b)
en el estado de gastos:
i)
en los comentarios de las líneas correspondientes a las actividades de la Unión en las que participen los Estados AELC se hará referencia «a título informativo» al importe estimado de la participación,
ii)
en un anexo, que formará parte integrante del presupuesto, se recogerán todas las líneas correspondientes a las actividades de la Unión en las que participen los Estados AELC.
A efectos de la letra a) del párrafo primero, el importe estimado se indicará en los comentarios del presupuesto.
El anexo mencionado en el párrafo primero, letra b), inciso ii), refleja y forma parte de la estructura prevista para dar acomodo de los créditos correspondientes a dicha participación, según lo previsto en el apartado 2, y para permitir la ejecución de los gastos.
2. En virtud del artículo 82 del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo (en lo sucesivo, «el Acuerdo EEE»), los importes correspondientes a la participación anual de los Estados AELC -tal y como fueran confirmados a la Comisión por el Comité Mixto del Espacio Económico Europeo con arreglo al artículo 1, apartado 5, del Protocolo 32 anejo al Acuerdo EEE- darán lugar a la provisión, al comienzo del ejercicio presupuestario, de los importes íntegros de los créditos de compromiso y los créditos de pago correspondientes.
3. Si, durante el ejercicio presupuestario, se habilitaran créditos suplementarios en las líneas presupuestarias en las que participen los Estados AELC sin que estos puedan adaptar consecuentemente su contribución durante el ejercicio en cuestión a efectos de respetar el «factor de proporcionalidad» a que se refiere el artículo 82 del Acuerdo EEE, la Comisión quedará facultada para prefinanciar con los recursos de tesorería, provisional y excepcionalmente, la cuota correspondiente de los Estados AELC. Cuando se habiliten tales créditos suplementarios, la Comisión recurrirá, cuanto antes, a las contribuciones correspondientes de los Estados AELC. La Comisión informará anualmente al Parlamento Europeo y al Consejo de las decisiones adoptadas en este sentido.
La prefinanciación quedará regularizada lo antes posible en el presupuesto del ejercicio presupuestario siguiente.
4. De conformidad con el artículo 21, apartado 2, letra e), del Reglamento Financiero, las contribuciones financieras de los Estados AELC constituirán ingresos afectados externos. El contable habrá de adoptar las medidas adecuadas para asegurar que la utilización de los ingresos procedentes de tales contribuciones y la de los créditos correspondientes se supervisa separadamente.
La Comisión hará referencia separadamente, en el informe contemplado en el artículo 150, apartado 2, del Reglamento Financiero, al estado de ejecución de los ingresos y gastos correspondiente a la participación de los Estados AELC.
Artículo 10
Producto de las sanciones a los Estados miembros a los que se declare en situación de déficit excesivo
[artículo 21, apartado 2, letra c), del Reglamento Financiero]
La estructura presupuestaria para dar acomodo a los importes de las sanciones a que se refiere la sección 4 del Reglamento (CE) no 1467/97 del Consejo (9) será la siguiente:
a)
en el estado de ingresos se habilitará una línea presupuestaria pro memoria en la que se consignarán los intereses de los referidos importes;
b)
de modo paralelo y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 77 del Reglamento Financiero, la consignación de tales importes en el estado de ingresos dará lugar a que se habiliten, en el estado de gastos, créditos de compromiso y créditos de pago.
Los créditos a que se refiere la letra b) del párrafo primero serán ejecutados de conformidad con el artículo 20 del Reglamento Financiero.
Artículo 11
Cargas que acarrea la aceptación de liberalidades en favor de la Unión
(artículo 22 del Reglamento Financiero]
A efectos de la autorización del Parlamento Europeo y del Consejo a que se hace referencia en el artículo 22, apartado 2, del Reglamento Financiero, la Comisión estimará y explicará debidamente las cargas financieras, incluidos los gastos de seguimiento ocasionados por la aceptación de liberalidades realizadas en favor de la Unión.
Artículo 12
Cuentas de cargas fiscales recuperables
(artículo 23, apartado 3, del Reglamento Financiero)
Las cargas fiscales que deba pagar la Unión en cumplimiento del artículo 23, apartado 2, y apartado 3, letra a), del Reglamento Financiero se anotarán en una cuenta transitoria hasta que sean reembolsados por los Estados correspondientes.
CAPÍTULO 5
Principio de especialidad
Artículo 13
Normas relativas al cálculo de porcentajes de las transferencias efectuadas por instituciones distintas de la Comisión
(artículo 25 del Reglamento Financiero)
1. El cálculo de los porcentajes contemplados en el artículo 25 del Reglamento Financiero se efectuará al solicitarse la transferencia y con referencia a los créditos habilitados en el presupuesto, incluidos los habilitados mediante presupuestos rectificativos.
2. La cantidad que debe tomarse en consideración será la suma de las transferencias que deben efectuarse a la línea de origen de las transferencias, después de los correspondientes ajustes en función de transferencias anteriores.
No se tomará en consideración el importe correspondiente a las transferencias que puede realizar con carácter autónomo la institución en cuestión sin una decisión del Parlamento Europeo y del Consejo.
Artículo 14
Normas relativas al cálculo de porcentajes de las transferencias efectuadas por la Comisión
(artículo 26 del Reglamento Financiero)
1. El cálculo de los porcentajes contemplados en el artículo 26, apartado 1, del Reglamento Financiero se efectuará al solicitarse la transferencia y con referencia a los créditos habilitados en el presupuesto, incluidos los habilitados mediante presupuestos rectificativos.
2. La cantidad que debe tomarse en consideración será la suma de las transferencias que deben efectuarse a la línea de origen o de destino de las transferencias, después de los correspondientes ajustes en función de transferencias anteriores.
No se tomará en consideración el importe correspondiente a las transferencias que puede realizar con carácter autónomo la Comisión sin una decisión del Parlamento Europeo y del Consejo.
Artículo 15
Gastos de administración
(artículo 26 del Reglamento Financiero)
Los gastos contemplados en el artículo 26, apartado 1, párrafo primero, letra b), del Reglamento Financiero cubrirán, para cada política, los elementos recogidos en el artículo 44, apartado 3, del Reglamento Financiero.
Artículo 16
Justificación de las solicitudes de transferencias de créditos
(artículos 25 y 26 del Reglamento Financiero)
Las propuestas de transferencias y cualquier información destinada al Parlamento Europeo y al Consejo sobre las transferencias efectuadas de conformidad con los artículos 25 y 26 del Reglamento Financiero irán acompañadas de justificaciones adecuadas y detalladas, en las que se muestre la ejecución de los créditos y las previsiones de necesidades hasta el final del ejercicio presupuestario, tanto para las líneas a las que se transferirán los créditos, como para las líneas desde las que se transfieran.
Artículo 17
Justificación de las solicitudes de transferencias procedentes de la reserva para ayudas de emergencia
(artículo 29 del Reglamento Financiero)
Las propuestas de transferencias que tengan por objeto utilizar la reserva para ayudas de emergencia a que se refiere el artículo 29 del Reglamento Financiero irán acompañadas de justificaciones adecuadas y detalladas, en las que se muestre:
a)
en lo que respecta a la línea a la que se hará la transferencia, los datos más recientes disponibles sobre la ejecución de los créditos y las previsiones de necesidades hasta el final del ejercicio presupuestario;
b)
en lo que respecta a las líneas correspondientes a acciones exteriores, la ejecución de los créditos hasta finales del mes anterior a la solicitud de transferencia y las previsiones de necesidades hasta el final del ejercicio presupuestario, incluida una comparación con las previsiones iniciales;
c)
un análisis de las posibilidades de reafectación de los créditos.
CAPÍTULO 6
Principio de buena gestión financiera
Artículo 18
Evaluación
(artículo 30 del Reglamento Financiero)
1. Toda propuesta de programa o actividad que ocasione gastos presupuestarios será objeto de una evaluación previa que abordará:
a)
las necesidades que se pretende cubrir a corto o largo plazo;
b)
el valor añadido de la intervención de la Unión;
c)
los objetivos estratégicos y de gestión que deben alcanzarse, que incluirán las medidas necesarias para proteger los intereses financieros de la Unión en el ámbito de la prevención, detección, investigación y reparación del fraude, así como las correspondientes sanciones;
d)
las opciones de acción existentes, incluidos los riesgos que acarrean;
e)
los resultados y efectos esperados, en particular las consecuencias económicas, sociales y medioambientales, y los indicadores y modalidades de evaluación necesarios para medirlos;
f)
el método de aplicación más adecuado a la opción u opciones preferidas;
g)
la coherencia interna del programa o de la actividad propuestos y sus relaciones con otros instrumentos pertinentes;
h)
el volumen de los créditos, de los recursos humanos y de los demás gastos administrativos que deban asignarse teniendo debidamente en cuenta el principio de coste-eficacia;
i)
las conclusiones extraídas de experiencias similares ya realizadas.
2. En la propuesta se establecerán las modalidades de supervisión, información y evaluación, teniendo debidamente en cuenta las responsabilidades respectivas de todas las instancias administrativas que participen en la ejecución del programa o de la actividad propuestos.
3. Todos los programas o actividades, incluidos los proyectos piloto y las acciones preparatorias, en los que los recursos movilizados sean superiores a 5 000 000 EUR, serán objeto de una evaluación intermedia y/o a posteriori de los recursos humanos y financieros asignados y de los resultados obtenidos, con el fin de verificar su coherencia con los objetivos fijados, y ello del modo siguiente:
a)
se efectuará una evaluación periódica de los resultados obtenidos en la realización de los programas plurianuales de acuerdo con un calendario que permita tener en cuenta las conclusiones de dichas evaluaciones para cualquier decisión de renovación, modificación o suspensión de los programas;
b)
al menos una vez cada seis años, las actividades que se financien anualmente serán objeto de una evaluación para comprobar los resultados obtenidos.
Las letras a) y b) del párrafo primero no serán aplicables a cada proyecto o acción que se lleven a cabo en el marco de tales actividades, en los que dicha obligación pueda cumplirse con los informes finales remitidos por los organismos que hayan ejecutado la acción.
4. Las evaluaciones mencionadas en los apartados 1 y 3 serán proporcionales a los recursos movilizados y a los efectos del programa y de la actividad en cuestión.
Artículo 19
Ficha de financiación
(artículo 31 del Reglamento Financiero)
La ficha de financiación deberá contener datos financieros y económicos para que el Legislador pueda valorar si es necesaria una intervención de la Unión. Deberá recoger información apropiada sobre la coherencia con otras actividades de la Unión y cualquier posible sinergia.
Cuando se trate de acciones plurianuales, la ficha de financiación incluirá el calendario previsible de las necesidades anuales de créditos y de personal, personal externo inclusive, así como una evaluación de su incidencia financiera a medio plazo.
CAPÍTULO 7
Principio de transparencia
Artículo 20
Publicación provisional del presupuesto
(artículo 34 del Reglamento Financiero)
Con la mayor brevedad posible y a más tardar cuatro semanas después de la aprobación final del presupuesto, se publicarán en todas las lenguas las cifras detalladas definitivas del presupuesto en el sitio internet de las instituciones, a iniciativa de la Comisión, a la espera de la publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Artículo 21
Publicación de información sobre el valor y los perceptores de fondos de la Unión
(artículo 35 del Reglamento Financiero)
1. La información sobre los perceptores de fondos de la Unión concedidos en régimen de gestión directa se publicará en un sitio internet de las instituciones de la Unión a más tardar el 30 de junio del año siguiente al ejercicio presupuestario en que se concedieron.
Además de la publicación a que se refiere el párrafo primero, la información podrá publicarse asimismo, siguiendo un modelo de presentación uniforme, por cualquier otro medio adecuado.
2. La información que figura a continuación se publicará a menos que se disponga otra cosa en el presente Reglamento y en las normas sectoriales, teniendo en cuenta los criterios fijados en el artículo 35, apartado 3, del Reglamento Financiero:
a)
el nombre del perceptor;
b)
la localidad del perceptor;
c)
el importe concedido;
d)
la naturaleza y finalidad de la medida.
A efectos de la letra b), por «localidad» se entenderá:
i)
la dirección del perceptor, cuando este sea una persona jurídica,
ii)
la región a nivel NUTS 2, cuando el perceptor sea una persona física.
En lo que respecta a los datos personales relativos a las personas físicas, la información publicada se eliminará dos años después del fin del ejercicio presupuestario en el que se hayan concedido los fondos. Lo mismo se aplicará a los datos personales relativos a personas jurídicas cuya denominación oficial identifique a una o varias personas físicas.
3. La información mencionada en el apartado 2 solo se publicará en relación con los premios, subvenciones y contratos que hayan sido concedidos o adjudicados como resultado de concursos, procedimientos de concesión de subvenciones o procedimientos de contratación pública. La información no se publicará en relación con:
a)
las becas concedidas a personas físicas y otras ayudas directas pagadas a las personas físicas más necesitadas a que se refiere el artículo 125, apartado 4, letra c), del Reglamento Financiero;
b)
los contratos de cuantía inferior a la contemplada en el artículo 137, apartado 2, del presente Reglamento.
4. No se procederá a la publicación si la divulgación de la información pudiera amenazar los derechos y libertades de las personas en cuestión, tal y como están protegidos en la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, o perjudicar los intereses comerciales de los perceptores.
Artículo 22
Enlace con la publicación de información sobre los perceptores de fondos de la Unión concedidos en régimen de gestión indirecta
(artículo 35 del Reglamento Financiero)
Cuando la gestión de los fondos de la Unión se delegue en las autoridades y organismos a que se refiere el artículo 58, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero, los convenios de delegación deberán exigir que la información a que se refiere el artículo 21, apartados 2 y 3, sea publicada, siguiendo un modelo de presentación uniforme, por las autoridades y organismos en los que hayan delegado competencias de ejecución del presupuesto en su sitio web.
El sitio internet de las instituciones de la Unión deberá contener una referencia al menos a la dirección del sitio web en que puede encontrarse dicha información, si no se publica directamente en la sección especializada del sitio internet de las instituciones de la Unión.
Además de la publicación a que se refiere el párrafo primero, la información podrá publicarse asimismo, siguiendo un modelo de presentación uniforme, por cualquier otro medio adecuado.
El artículo 21, apartados 2 a 4, se aplicarán a la publicación a que se refiere el párrafo primero del presente artículo.
TÍTULO III
DEL ESTABLECIMIENTO Y ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO
Artículo 23
Programación financiera
(artículo 38 del Reglamento Financiero)
La programación financiera a que se refiere el artículo 38 del Reglamento Financiero se estructurará por categoría de gastos, ámbito político y línea presupuestaria. La programación financiera completa englobará todas las categorías de gasto, salvo en los campos de la agricultura, de la política de cohesión y de la administración, para los cuales solo se facilitarán datos abreviados.
Artículo 24
Proyectos de presupuesto rectificativo
(artículo 41, apartado 1, del Reglamento Financiero)
A los proyectos de presupuestos rectificativos se adjuntarán justificaciones y los datos sobre la ejecución presupuestaria del ejercicio anterior y del ejercicio en curso disponibles en el momento de la elaboración de los mismos.
Artículo 25
Nomenclatura del presupuesto
(artículo 44 del Reglamento Financiero)
La nomenclatura del presupuesto se ajustará a los principios de especialidad, transparencia y buena gestión financiera. Deberá proporcionar la claridad y la transparencia necesarias para el proceso presupuestario, facilitando la identificación de los principales objetivos, tal como se reflejan en las bases jurídicas correspondientes, haciendo posible decisiones sobre las prioridades políticas y permitiendo una aplicación eficiente y eficaz.
Artículo 26
Gastos reales correspondientes al último ejercicio presupuestario cerrado
[artículo 49, apartado 1, letra a), inciso v), del Reglamento Financiero]
A efectos de establecer el presupuesto, los gastos reales correspondientes al último ejercicio presupuestario cerrado se determinarán de la siguiente forma:
a)
compromisos: compromisos contabilizados durante el ejercicio presupuestario con cargo a los créditos del ejercicio tal y como se definen en el artículo 3;
b)
pagos: pagos efectuados durante el ejercicio presupuestario, es decir, aquellos pagos cuya orden de ejecución se ha remitido al banco, con cargo a los créditos del ejercicio tal y como se definen en el artículo 3.
Artículo 27
Comentarios presupuestarios
[artículo 49, apartado 1, letra a), inciso vi), del Reglamento Financiero]
En los comentarios presupuestarios se recogerán los siguientes datos:
a)
las referencias del acto de base, cuando este exista;
b)
todas las explicaciones adecuadas sobre la naturaleza y finalidad de los créditos.
Artículo 28
Plantilla de personal
[artículo 49, apartado 1, letra c), inciso i), del Reglamento Financiero]
El personal de la Agencia de Abastecimiento figurará de modo diferenciado en la plantilla de personal de la Comisión.
TÍTULO IV
DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
CAPÍTULO 1
Disposiciones generales
Artículo 29
Información sobre transferencias de datos personales para fines de auditoría
(artículo 53 del Reglamento Financiero)
En toda convocatoria prevista en relación con subvenciones, contratos públicos o premios gestionada en régimen de gestión directa, los beneficiarios, candidatos, licitadores y participantes potenciales, serán informados de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (10) de que, para salvaguardar los intereses financieros de la Unión, sus datos personales podrán transferirse a los servicios de auditoría interna, al Tribunal de Cuentas Europeo, a la instancia especializada en irregularidades financieras o a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (en lo sucesivo, «la OLAF»), así como entre los ordenadores de la Comisión y las agencias ejecutivas.
Artículo 30
Medidas preparatorias en el campo de la política exterior y de seguridad común
[artículo 54, apartado 2, letra c), del Reglamento Financiero]
La financiación de las medidas acordadas por el Consejo para la preparación de las operaciones de gestión de crisis de la Unión en virtud del título V del Tratado de la Unión Europea abarcará los costes marginales originados directamente por el despliegue específico de una misión o equipo en el que participe, entre otros, personal de las instituciones de la Unión, incluidos los gastos de los seguros de alto riesgo, los gastos de viajes y alojamiento, y las dietas.
Artículo 31
Competencias específicas de la Comisión conferidas por los Tratados
[artículo 54, apartado 2, letra d), del Reglamento Financiero]
1. Los artículos del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (en lo sucesivo, «el TFUE») que confieren directamente a la Comisión competencias específicas son los siguientes:
a)
artículo 154 (diálogo social);
b)
artículo 156 (estudios, dictámenes y consultas en materia social);
c)
artículos 159 y 161 (informes específicos sobre la situación social);
d)
artículo 168, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación en materia de protección de la salud);
e)
artículo 171, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación en materia de redes transeuropeas);
f)
artículo 173, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación en el sector industrial);
g)
artículo 175, párrafo segundo (informe sobre los avances realizados en la consecución de la cohesión económica, social y territorial);
h)
artículo 181, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación en materia de investigación y desarrollo tecnológico);
i)
artículo 190 (informe sobre las actividades realizadas en materia de investigación y desarrollo tecnológico);
j)
artículo 210, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación de las políticas en materia de cooperación al desarrollo);
k)
artículo 214, apartado 6 (iniciativas para fomentar la coordinación en materia de medidas de ayuda humanitaria).
2. Los artículos del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (en lo sucesivo, «el Tratado Euratom») que confieren directamente a la Comisión competencias específicas son los siguientes:
a)
artículo 70 (apoyo financiero, dentro de los límites previstos en el presupuesto, en campañas de prospección minera en los territorios de los Estados miembros);
b)
artículos 77 a 85.
3. Las listas que figuran en los apartados 1 y 2 podrán ser completadas, en su caso, cuando se presente el proyecto de presupuesto, con una indicación de los artículos de que se trate y de los importes correspondientes.
Artículo 32
Actos susceptibles de constituir un conflicto de intereses y procedimiento
(artículo 57 del Reglamento Financiero)
1. Los actos susceptibles de estar viciados por un conflicto de intereses, a tenor del artículo 57, apartado 2, del Reglamento Financiero, podrán revestir, entre otros, alguna de las siguientes formas, sin perjuicio de su cualificación como actividades ilícitas en virtud del artículo 141:
a)
la concesión, a sí mismo o a otros, de ventajas injustificadas directas o indirectas;
b)
la negativa a conceder a un beneficiario los derechos o ventajas a que tuviera derecho;
c)
la ejecución de actos indebidos o abusivos, o la omisión de ejecutar actos obligatorios.
Otros actos que podrían estar viciados por un conflicto de intereses son aquellos que pueden obstaculizar el desempeño imparcial y objetivo de las funciones de una persona como, por ejemplo, la participación en un comité de evaluación en relación con un procedimiento de concesión de subvención o de adjudicación de contrato, cuando la persona pudiera, directa o indirectamente, beneficiarse económicamente del resultado de tales procedimientos.
2. Se presumirá la existencia de conflicto de intereses si un solicitante, candidato o licitador es miembro del personal cubierto por el Estatuto, a menos que su participación en el procedimiento hubiera sido autorizada previamente por su superior jerárquico.
3. En caso de conflicto de intereses, el ordenador delegado tomará las medidas adecuadas para evitar cualquier influencia indebida de la persona en cuestión en el proceso o procedimiento de que se trate.
CAPÍTULO 2
Métodos de ejecución
Sección 1
Disposiciones generales
Artículo 33
Modo de gestión
(artículo 58 del Reglamento Financiero)
El sistema contable de la Comisión identificará el modo de gestión y, para cada modo de gestión, el tipo de persona o entidad enumerada en el artículo 58, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero, en la que se hayan delegado competencias de ejecución del presupuesto.
En lo que respecta a la gestión directa por parte de la Comisión de conformidad con el artículo 58, apartado 1, letra a), del Reglamento Financiero, el sistema contable distinguirá la gestión según competa a los siguientes agentes:
a)
servicios de la Comisión;
b)
agencias ejecutivas;
c)
jefes de las delegaciones de la Unión;
d)
fondos fiduciarios a que se refiere el artículo 187 del Reglamento Financiero.
Sección 2
Gestión directa
Artículo 34
Gestión directa
[artículo 58, apartado 1, letra a), del Reglamento Financiero]
Cuando la Comisión ejecute el presupuesto directamente a través de sus servicios, las tareas de ejecución serán efectuadas por los agentes financieros a tenor de lo dispuesto en los artículos 64 a 75 del Reglamento Financiero y según las condiciones previstas en el presente Reglamento.
Artículo 35
Ejercicio de las competencias delegadas en las agencias ejecutivas
[artículo 58, apartado 1, letra a), y artículo 62 del Reglamento Financiero]
1. En la decisión de delegación de competencias en las agencias ejecutivas se autorizará a las mismas la condición de ordenador delegado a efectos de ejecutar los créditos correspondientes al programa de la Unión cuya gestión se les hubiera confiado.
2. El acto de delegación de la Comisión incluirá al menos las disposiciones contempladas en el artículo 40, letras a) a d) y letra h). Deberá ser aceptado formalmente por escrito por el director por cuenta de la agencia ejecutiva correspondiente.
Artículo 36
Cumplimiento de las normas sobre contratación pública
(artículo 63 del Reglamento Financiero)
Cuando la Comisión delegue competencias en organismos privados en virtud del artículo 63, apartado 2, del Reglamento Financiero, deberá concluir un contrato con arreglo al título V de la primera parte y al capítulo 3 del título IV de la segunda parte del Reglamento Financiero.
Sección 3
Gestión compartida con los Estados miembros
Artículo 37
Disposiciones específicas relativas a la gestión compartida con los Estados miembros - Medidas destinadas a fomentar las mejores prácticas
(artículo 59 del Reglamento Financiero)
La Comisión creará un registro de organismos responsables de las actividades de gestión, certificación y auditoría en virtud de los reglamentos sectoriales.
A fin de promover las mejores prácticas en la ejecución de los Fondos Estructurales, el Fondo de Cohesión, el Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural, el Fondo Europeo Agrícola de Garantía y el Fondo Europeo de Pesca, la Comisión podrá poner a disposición de los organismos responsables de las actividades de gestión y control, con carácter informativo, una guía metodológica en la que se recoja su propio planteamiento y su propia estrategia de control, incluidas listas de control y ejemplos de mejores prácticas. Se procederá a la actualización de esta guía cada vez que resulte necesario.
Sección 4
Gestión indirecta
Artículo 38
Equivalencia de los sistemas, normas y procedimientos en régimen de gestión indirecta
(artículo 60 del Reglamento Financiero)
1. La Comisión podrá aceptar que los procedimientos y normas relativos a la contratación pública son equivalentes a los suyos si se cumplen las siguientes condiciones:
a)
respetan los principios de competencia amplia entre licitadores a fin de obtener la mejor relación coste/beneficios, y los procedimientos negociados se limitan a cantidades razonables o están debidamente justificados;
b)
aseguran la transparencia, con una publicación previa adecuada, en particular de las licitaciones, y una adecuada publicación a posteriori de los nombres de los contratistas;
c)
garantizan la igualdad de trato, la proporcionalidad y la no discriminación;
d)
previenen los conflictos de intereses a lo largo de todo el procedimiento de contratación.
La legislación nacional de los Estados miembros o de terceros países por la que se transpone la Directiva 2004/18/CE será considerada equivalente a las normas que aplican las instituciones de conformidad con el Reglamento Financiero.
2. La Comisión podrá aceptar que los procedimientos y normas relativos a las subvenciones son equivalentes a los suyos si se cumplen las siguientes condiciones:
a)
respetan los principios de proporcionalidad, buena gestión financiera, igualdad de trato y no discriminación;
b)
aseguran la transparencia, con una publicación adecuada de las convocatorias de propuestas, mientras que los procedimientos de concesión directa se limitan a cantidades razonables o están debidamente justificados, y una adecuada publicación a posteriori de los nombres de los beneficiarios teniendo en cuenta el principio de proporcionalidad;
c)
previenen los conflictos de intereses a lo largo de todo el procedimiento de concesión;
d)
disponen que las subvenciones no podrán acumularse ni ser concedidas con carácter retroactivo; que deberán, en general, implicar una cofinanciación; y que no podrán tener por objeto o efecto producir rentabilidad alguna en favor del beneficiario.
3. La Comisión podrá aceptar que los sistemas contables y los sistemas de control interno utilizados por personas y entidades en las que se vayan a delegar competencias de ejecución presupuestaria por cuenta de la Comisión ofrecen niveles equivalentes de protección de los intereses financieros de la Unión y de garantías razonables respecto de la consecución de los objetivos de gestión si cumplen con los principios establecidos en el artículo 32 del Reglamento Financiero.
Artículo 39
Evaluación previa de las normas y procedimientos de las personas y entidades en régimen de gestión indirecta
(artículo 61, apartado 1, del Reglamento Financiero)
A efectos de la evaluación previa de conformidad con el artículo 61, apartado 1, del Reglamento Financiero, el ordenador competente podrá basarse en una evaluación previa efectuada por otro ordenador, a condición de que sus conclusiones sean pertinentes para los riesgos específicos que entrañan las competencias que se vayan a delegar, en particular su naturaleza y las cantidades en juego.
El ordenador competente podrá basarse en una evaluación previa efectuada por otros donantes en la medida en que esta evaluación hubiera sido hecha atendiendo a condiciones equivalentes a las aplicables a la gestión indirecta establecidas en el artículo 60 del Reglamento Financiero.
Artículo 40
Contenido del convenio por el que se delegan en personas y entidades competencias de ejecución del presupuesto
(artículos 61, apartado 3, del Reglamento Financiero)
Los convenios de delegación deberán incluir disposiciones detalladas que garanticen la protección de los intereses financieros de la Unión y la transparencia de las operaciones llevadas a cabo. Incluirán al menos los siguientes elementos:
a)
una definición clara de las funciones asignadas y de los límites de estas, en particular en lo que respecta a la modificación de las competencias delegadas, la condonación de las deudas y el uso de los fondos reembolsados o no utilizados;
b)
las condiciones y modalidades de ejecución de las funciones, las responsabilidades y la organización de los controles que se vayan a llevar a cabo, incluida la evaluación de los programas;
c)
las condiciones aplicables a los pagos de la contribución de la Unión, en particular el reembolso de los costes contraídos en relación con la ejecución, así como la remuneración de la entidad delegataria, junto con las normas sobre los documentos justificativos requeridos para justificar los pagos;
d)
las normas relativas a la presentación de informes a la Comisión sobre la forma de ejecutar las funciones, los resultados esperados, las irregularidades cometidas y las medidas adoptadas, las condiciones en las que pueden suspenderse o interrumpirse los pagos, así como las condiciones en las que cesará tal ejecución;
e)
el plazo en el que deberán firmarse los diferentes contratos y convenios por los que se aplica el convenio de delegación, que deberá ser proporcional a la naturaleza de las competencias delegadas;
f)
las normas que permiten a la persona o entidad excluir de la participación en los procedimientos de concesión de subvenciones o premios o de adjudicación de contratos, o de la concesión de subvenciones o premios o de la adjudicación de contratos a las entidades que se hallen incursas en una de las situaciones contempladas en el artículo 106, apartado 1, letras a), b) y e), y en el artículo 107, letras a) y b), del Reglamento Financiero;
g)
disposiciones detalladas sobre el control que podrá llevar a cabo la Comisión, así como las disposiciones por las que se concede a la Comisión, a la OLAF y al Tribunal de Cuentas acceso a la información necesaria para el desempeño de sus funciones, así como la competencia para proceder a auditorías e investigaciones, en particular controles in situ;
h)
disposiciones que prevean:
i)
el compromiso de la entidad delegataria de informar sin demora a la Comisión de cualquier fraude cometido en la gestión de fondos de la Unión, así como de las medidas adoptadas,
ii)
la designación de un punto de contacto que estará dotado con las competencias apropiadas para cooperar directamente con la OLAF a fin de facilitar las actividades operativas de esta última;
i)
las condiciones de utilización de cuentas bancarias y de los intereses devengados con arreglo a lo dispuesto en el artículo 8, apartado 4, del Reglamento Financiero;
j)
disposiciones que garanticen la visibilidad de la acción de la Unión en relación con las demás actividades del organismo.
Artículo 41
Declaración de fiabilidad y estado de conformidad
(artículo 60, apartado 5, del Reglamento Financiero)
Cuando se trate de acciones que finalizan antes de que concluya el ejercicio presupuestario de que se trate, el informe final de la persona o entidad delegataria para tal acción podrá sustituir a la declaración de fiabilidad contemplada en el artículo 60, apartado 5, letra b), del Reglamento Financiero, siempre que se presente antes del 15 de febrero del año siguiente al ejercicio presupuestario de que se trate.
Cuando organizaciones internacionales y terceros países ejecuten acciones no plurianuales cuya duración se limite a 18 meses, el estado de conformidad a que se refiere el artículo 60, apartado 5, del Reglamento Financiero podrá incorporarse al informe final.
Artículo 42
Procedimientos de examen y aceptación de las cuentas y exclusión de la financiación de la Unión de los gastos incurridos en incumplimiento de la normativa aplicable a la gestión indirecta
[artículo 60, apartado 6, letras b) y c), del Reglamento Financiero]
1. Sin perjuicio de las disposiciones específicas recogidas en la normativa sectorial, los procedimientos a que se refiere el artículo 60, apartado 6, letras b) y c), del Reglamento Financiero incluirán:
a)
exámenes documentales y, cuando proceda, controles in situ efectuados por la Comisión;
b)
el establecimiento por la Comisión, en su caso en el marco de procedimientos contradictorios con las autoridades y organismos y después de que estas autoridades y organismos hayan sido informados, del importe de los gastos reconocidos como aceptados;
c)
cuando proceda, el cálculo por la Comisión de las correcciones financieras;
d)
la recaudación o reembolso por la Comisión del saldo resultante de la diferencia entre los gastos aceptados y las cantidades ya abonadas a las autoridades u organismos.
A efectos del párrafo primero, letra d), la Comisión procederá a la recaudación de las cantidades adeudadas preferiblemente mediante compensación como dispone el artículo 87.
2. Cuando se hayan delegado competencias de ejecución presupuestaria en una entidad que ejecute una acción en la que intervengan varios donantes, los procedimientos a que se refiere el artículo 60, apartado 6, letras b) y c), del Reglamento Financiero consistirán en verificar que la cantidad correspondiente a la abonada por la Comisión para la acción en cuestión ha sido destinada por la entidad a dicha acción y que los gastos han sido efectuados de conformidad con las obligaciones impuestas en el convenio firmado con la entidad.
A efectos del presente Reglamento, se entenderá por «acción en la que intervienen varios donantes» cualquier acción en la que los fondos de la Unión se combinen con los de al menos otro donante.
Artículo 43
Disposiciones específicas en materia de gestión indirecta con organizaciones internacionales
[artículo 58, apartado 1, letra c), inciso ii), y artículo 188 del Reglamento Financiero]
1. Las organizaciones internacionales a que se refiere el artículo 58, apartado 1, letra c), inciso ii), del Reglamento Financiero serán las siguientes:
a)
las organizaciones públicas internacionales creadas por acuerdos intergubernamentales y las agencias especializadas creadas por tales organizaciones;
b)
el Comité Internacional de la Cruz Roja;
c)
la Federación internacional de las Organizaciones nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja;
d)
otras organizaciones sin ánimo de lucro asimiladas a organizaciones internacionales en virtud de una decisión de la Comisión.
2. Cuando la Comisión ejecute el presupuesto en régimen de gestión indirecta con organizaciones internacionales, serán de aplicación los convenios de verificación concluidos con ellas.
Artículo 44
Designación de los organismos de Derecho público o de los organismos de Derecho privado investidos de una misión de servicio público
[artículo 58, apartado 1, letra c), incisos v) y vi), del Reglamento Financiero]
1. Los organismos de Derecho público o los organismos de Derecho privado investidos de una misión de servicio público estarán sujetos al Derecho del Estado miembro o del país en el que se hayan constituido.
2. En caso de gestión por red que requiera la designación de al menos un organismo o entidad por Estado miembro o país concernido, tal designación corresponderá al Estado miembro o país en cuestión de conformidad con el acto de base.
En todos los demás casos, la Comisión designará a dichos organismos o entidades de consuno con los Estados miembros o países de que se trate.
CAPÍTULO 3
Agentes financieros
Sección 1
Derechos y obligaciones de los agentes financieros
Artículo 45
Derechos y obligaciones de los agentes financieros
(artículo 64 del Reglamento Financiero)
1. Cada institución pondrá a disposición de cada agente financiero los recursos necesarios para el desempeño de sus funciones y una carta en la que se describan con todo detalle sus funciones, derechos y obligaciones.
2. Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, del Reglamento Financiero estarán sujetos a la carta facilitada por la Comisión para la ejecución de las funciones de gestión financiera que se les hayan subdelegado.
Sección 2
El ordenador
Artículo 46
Asistencia a los ordenadores delegados y subdelegados
(artículo 65 del Reglamento Financiero)
Los ordenadores competentes podrán ser asistidos, en el ámbito de sus funciones, por personal encargado de efectuar, bajo su responsabilidad, determinadas operaciones necesarias para la ejecución del presupuesto y la presentación de la información financiera y de gestión. A fin de evitar todo conflicto de intereses, el personal que asista a los ordenadores delegados o subdelegados estará sujeto a las obligaciones contempladas en el artículo 57 del Reglamento Financiero.
Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento Financiero podrán ser asistidos en sus funciones por personal de la Comisión.
Artículo 47
Disposiciones internas reguladoras de las delegaciones
(artículo 65 del Reglamento Financiero)
De conformidad con el Reglamento Financiero y el presente Reglamento, cada institución adoptará en sus normas internas las medidas de gestión de créditos que considere necesarias para la buena ejecución de su sección del presupuesto.
Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento Financiero estarán sujetos a la carta facilitada por la Comisión para la ejecución de las funciones de gestión financiera que se les hayan subdelegado.
Artículo 48
Custodia de los documentos justificativos por los ordenadores
(artículo 66, apartado 2, del Reglamento Financiero)
El ordenador implantará sistemas en soporte papel o sistemas electrónicos para la custodia de los originales de los documentos justificativos relacionados con la ejecución presupuestaria y consecutivos a ella, así como los referentes a las medidas de ejecución presupuestaria. Los sistemas deberán disponer:
a)
que tales documentos deben estar numerados;
b)
que tales documentos deben estar fechados;
c)
que la teneduría de los registros, que pueden ser informatizados, se lleve a cabo de forma que se indique la localización exacta de tales documentos;
d)
que tales documentos se custodian durante un período de al menos cinco años a contar desde la fecha de aprobación de la gestión presupuestaria por parte del Parlamento Europeo del ejercicio a que tales documentos se refieren;
e)
que se custodian los documentos relativos a las garantías sobre las prefinanciaciones exigidas en favor de la institución y se establece un calendario que permita un seguimiento adecuado de tales garantías.
Los documentos referentes a operaciones que no se hayan ultimado se conservarán, aunque haya transcurrido el período previsto en la letra d) del párrafo primero, hasta el final del año siguiente al de ultimación de dichas operaciones.
Los datos personales contenidos en documentos justificativos serán suprimidos, siempre que ello sea posible, cuando tales datos no fueran ya necesarios para la aprobación de la gestión presupuestaria, los controles o las auditorías. Lo dispuesto en el artículo 37, apartado 2, del Reglamento (CE) no 45/2001 se aplicará en relación con la conservación de los datos de tráfico.
Artículo 49
Controles previos y a posteriori
(artículo 66, apartados 5 y 6, del Reglamento Financiero)
1. Por «inicio de una operación» se entenderá el conjunto de operaciones efectuadas normalmente por el personal contemplado en el artículo 46 y que son preparatorias de la adopción de los actos de ejecución presupuestaria por parte del ordenador competente.
2. Por «verificación previa de una operación» se entenderá el conjunto de controles previos establecidos por el ordenador competente al objeto de verificar los aspectos operativos y financieros de la misma.
3. Los controles previos verificarán la coherencia entre los documentos justificativos requeridos y cualquier otra información disponible.
El alcance en términos de frecuencia e intensidad de los controles previos será determinado por el ordenador competente atendiendo a consideraciones de rentabilidad y de riesgo. En caso de duda, el ordenador competente para liquidar el pago de que se trate recabará más información o efectuará un control in situ a fin de obtener garantías razonables en el marco del control previo.
El objeto de los controles previos será constatar:
a)
la idoneidad y conformidad de los ingresos y gastos con las disposiciones aplicables, en especial con la normativa presupuestaria y otras normas pertinentes, así como con cualquier acto adoptado en cumplimiento de los Tratados o reglamentos y, cuando proceda, las condiciones contractuales;
b)
la aplicación del principio de buena gestión financiera contemplado en el capítulo 7 del título II de la primera parte del Reglamento Financiero.
A efectos de los controles, el ordenador competente podrá considerar como una única operación una serie de operaciones individuales similares relativas a gastos corrientes en materia de remuneraciones, pensiones, reembolso de gastos de misión y gastos médicos.
4. Los controles a posteriori podrán efectuarse sobre la base de documentos y, cuando proceda, in situ.
Mediante los controles a posteriori se verificará la correcta ejecución de las operaciones financiadas con cargo al presupuesto y, en particular, el cumplimiento de los criterios a que se refiere el apartado 3.
Los resultados de los controles a posteriori serán examinados por el ordenador delegado al menos una vez al año a fin de detectar cualquier problema sistémico potencial. El ordenador delegado tomará medidas para abordar estos problemas.
El análisis del riesgo a que se refiere el artículo 66, apartado 6, del Reglamento Financiero se examinará atendiendo a los resultados de los controles y demás información pertinente.
En caso de programas plurianuales, el ordenador delegado establecerá una estrategia de control plurianual que especifique la naturaleza y el alcance de los controles a lo largo del período y la forma en que se van a medir los resultados de un año a otro con vistas al proceso de fiabilidad anual.
Artículo 50
Código de normas profesionales
(artículo 66, apartado 7, y artículo 73, apartado 5, del Reglamento Financiero)
1. Los miembros del personal nombrados por el ordenador competente para verificar las operaciones financieras serán elegidos en razón de sus conocimientos, aptitudes y cualificaciones específicas acreditadas por un título o experiencia profesional apropiada, o tras un programa de formación adecuado.
2. Cada institución elaborará un código de normas profesionales en el que se defina en materia de control interno:
a)
el grado de competencia técnica y financiera exigido a los miembros del personal contemplados en el apartado 1;
b)
la obligación de que tales miembros del personal asistan a cursos de formación continua;
c)
las misiones, cometidos y funciones encomendados a los mismos;
d)
las normas de conducta que deben seguir, en particular, las relativas a deontología e integridad, así como los derechos que les asisten.
3. Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento Financiero estarán sujetos al código de normas profesionales de la Comisión a que se refiere el apartado 2 del presente artículo para la ejecución de las funciones de gestión financiera que se les hayan subdelegado.
4. Corresponderá a cada institución crear las estructuras adecuadas para divulgar entre los servicios de ordenación y actualizar periódicamente la adecuada información sobre las normas de control, así como los métodos y técnicas disponibles al efecto.
Artículo 51
Falta de diligencia del ordenador delegado
(artículo 66, apartado 8, del Reglamento Financiero)
Se entenderá por «falta de diligencia del ordenador», a que se refiere el artículo 66, apartado 8, del Reglamento Financiero, la ausencia de respuesta en un plazo razonable en función de las circunstancias del caso y, en todo caso, en un plazo no superior a un mes.
Artículo 52
Transmisión de información financiera y de gestión al contable
(artículo 66 del Reglamento Financiero)
El ordenador delegado transmitirá al contable, de conformidad con las normas adoptadas por este último, la información financiera y de gestión necesaria para que el contable pueda llevar a cabo su cometido.
El contable será informado por el ordenador, de manera regular, y en todo caso al cierre de las cuentas, de los datos financieros pertinentes de las cuentas fiduciarias, de modo que el uso de los fondos de la Unión quede reflejado en la contabilidad de la Unión.
Artículo 53
Informe sobre los procedimientos negociados
(artículo 66 del Reglamento Financiero)
Los ordenadores delegados registrarán, para cada ejercicio presupuestario, los contratos concluidos mediante los procedimientos negociados a que se refiere el artículo 134, apartado 1, letras a) a g), el artículo 135, apartado 1, letras a) a d), y los artículos 266, 268 y 270 del presente Reglamento. Si la proporción de procedimientos negociados en comparación con el número de contratos adjudicados por el mismo ordenador delegado es sensiblemente mayor que en años anteriores o si tal proporción es notablemente superior a la media registrada en la institución, el ordenador competente informará a la institución exponiendo las medidas adoptadas, en su caso, para invertir dicha tendencia. Cada institución remitirá al Parlamento Europeo y al Consejo un informe sobre los procedimientos negociados. En el caso de la Comisión, el referido informe se adjuntará al resumen de los informes anuales de actividades a que se refiere el artículo 66, apartado 9, del Reglamento Financiero.
Sección 3
El contable
Artículo 54
Nombramiento del contable
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
1. Cada institución nombrará un contable de entre los funcionarios sujetos al Estatuto.
La institución elegirá al contable en razón de su especial competencia, acreditada por un título o por una experiencia profesional equivalente.
2. Dos o más instituciones u organismos podrán nombrar al mismo contable.
En tal caso, tomarán las medidas necesarias para evitar cualquier conflicto de intereses.
Artículo 55
Cese del contable en sus funciones
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
1. En caso de cese del contable en sus funciones se elaborará un balance general de la contabilidad en el plazo más breve posible.
2. El balance general de la contabilidad, al que se adjuntará el acta de traspaso de funciones, será remitido al nuevo contable por el contable que cese en sus funciones o, si esto no fuera posible, por un funcionario de su servicio.
El nuevo contable firmará el balance general de la contabilidad en señal de aceptación en el plazo de un mes a partir de la fecha de remisión, pudiendo formular reservas.
En el acta de traspaso de funciones se recogerá también el resultado del balance general y, en su caso, las reservas que se formulen.
3. Cada institución u organismo a que se refiere el artículo 208 del Reglamento Financiero informará al Parlamento Europeo, al Consejo y al contable de la Comisión en las dos semanas siguientes al nombramiento o cese en sus funciones de su contable respectivo.
Artículo 56
Validación de los sistemas contables y de inventario
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
El ordenador competente notificará al contable cualquier novedad o modificación significativa que se hubiera producido en un sistema de gestión financiera, un sistema de inventario o un sistema de valoración de los elementos del activo y del pasivo, si dicho sistema proporciona datos a la contabilidad de la institución o es utilizado para justificar datos de esta, de modo que el contable pueda verificar el cumplimiento de los criterios de validación.
El contable podrá reexaminar, en cualquier momento, un sistema de gestión financiera ya validado. Cuando un sistema de gestión financiera establecido por el ordenador no esté o haya dejado de estar validado por el contable, el ordenador competente establecerá un plan de acción a fin de corregir, en su debido momento, las deficiencias por las cuales se haya denegado la validación.
El ordenador competente será responsable de la exhaustividad de la información transmitida al contable.
Artículo 57
Gestión de la tesorería
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
1. El contable de cada institución velará por que esta disponga de fondos suficientes para cubrir las necesidades de tesorería derivadas de la ejecución presupuestaria.
2. A efectos del apartado 1, el contable establecerá sistemas de gestión de la tesorería que sean idóneos para fijar previsiones de tesorería.
3. El contable de la Comisión distribuirá los fondos disponibles de acuerdo con el Reglamento (CE, Euratom) no 1150/2000.
Artículo 58
Gestión de las cuentas bancarias
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
1. El contable, si la gestión de la tesorería así lo exigiera, podrá abrir o mandar abrir cuentas, en nombre de la institución, en entidades financieras o en bancos centrales nacionales. En casos justificados, el contable podrá abrir cuentas en monedas distintas del euro.
2. Es responsabilidad del contable cerrar o mandar cerrar las cuentas a que se refiere el apartado 1.
3. Corresponde al contable fijar las condiciones de funcionamiento de las cuentas a que se refiere el apartado 1 abiertas en entidades financieras, de acuerdo con los principios de buena gestión financiera, eficiencia y apertura a la competencia.
4. El contable procederá, a más tardar cada cinco años, a una nueva licitación para elegir a las entidades financieras en las que se podrían abrir cuentas de conformidad con el apartado 1.
Cuando las condiciones bancarias locales lo permitan, las cuentas bancarias relativas a las administraciones de anticipos abiertas en entidades financieras ubicadas fuera de la Unión serán objeto regularmente de un estudio sobre la competencia. Dicho estudio se efectuará, al menos cada cinco años, a iniciativa del titular de la administración de anticipos, que a su vez presentará al contable una propuesta motivada con vistas a la selección de un banco por un período no superior a cinco años.
5. El contable velará por el estricto cumplimiento de las condiciones de funcionamiento de las cuentas abiertas en entidades financieras de conformidad con el apartado 1.
Para las cuentas bancarias relativas a las administraciones de anticipos abiertas en entidades financiera ubicadas fuera de la Unión, el titular de la administración de anticipos asumirá esta responsabilidad en el respeto de la legislación aplicable en el país en que ejerza su mandato.
6. El contable de la Comisión informará a los contables de las demás instituciones y de los organismos a que se refiere el artículo 208 del Reglamento Financiero de las condiciones de funcionamiento de las cuentas abiertas en entidades financieras. Los contables de las demás instituciones y de los organismos a que se refiere el artículo 208 del Reglamento Financiero armonizarán, sobre la base de esas condiciones de funcionamiento, las condiciones de funcionamiento de las cuentas que abran.
Artículo 59
Firmas en las cuentas
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
En las condiciones de apertura, funcionamiento y utilización de las cuentas deberá preverse, en función de las necesidades de control interno, la firma de uno o más miembros del personal debidamente habilitados para ello de cheques, órdenes de transferencia o cualquier otra operación bancaria. Las instrucciones manuales deberán ir firmadas por al menos dos miembros del personal debidamente autorizados, o por el contable en persona.
A efectos del párrafo primero, el contable de cada institución comunicará a todas las entidades financieras en las que la institución en cuestión tenga cuentas abiertas los nombres y muestras de las firmas de los miembros del personal habilitados.
Artículo 60
Gestión del saldo de las cuentas
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
1. El contable deberá asegurarse de que el saldo de las cuentas bancarias previstas en el artículo 58 no difiera significativamente de las previsiones de tesorería a que se refiere el artículo 57, apartado 2, y, en cualquier caso,
a)
que no exista ningún saldo deudor en tales cuentas;
b)
que el saldo sea convertido periódicamente en euros cuando se trate de cuentas en otras monedas.
2. El contable no podrá mantener, en cuentas en monedas extranjeras, saldos que pudieran acarrear a la institución pérdidas excesivas debidas a la oscilación de los tipos de cambio.
Artículo 61
Transferencias y operaciones de conversión
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 69, el contable efectuará las transferencias entre cuentas abiertas por él, en nombre de la institución, en entidades financieras, así como las operaciones de conversión de monedas.
Artículo 62
Modos de pago
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
Los pagos se efectuarán mediante transferencia bancaria, cheque o, con cargo a las administraciones de anticipos mediante tarjeta de débito, de conformidad con el artículo 67, apartado 4.
Artículo 63
Ficheros de entidades jurídicas
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
1. El contable solo podrá realizar pagos por transferencia si los datos bancarios del beneficiario del pago, la información que confirma su identidad o cualquier modificación de los mismos han sido inscritos previamente en un fichero común por institución.
Cualquier inscripción de este tipo en el fichero de datos jurídicos y bancarios del beneficiario o la modificación de los mismos se efectuará a la vista de un documento justificativo cuya forma será definida por el contable.
2. En lo que se refiere a los pagos por transferencia, los ordenadores no podrán obligar a su institución frente a terceros, a menos que estos les hubieran proporcionado los documentos necesarios para la inscripción en el fichero.
Los ordenadores informarán al contable de cualquier cambio en los datos jurídicos y bancarios que les haya comunicado el beneficiario y comprobarán que dichos datos siguen siendo correctos antes de efectuar ningún pago.
En el marco de las ayudas de preadhesión, podrán concluirse compromisos individuales con las autoridades de los países que solicitan la adhesión a la Unión Europea sin inscripción previa en el fichero de terceros. En tal caso, el ordenador actuará con la mayor diligencia para que la inscripción se efectúe lo antes posible. En las disposiciones convencionales se establecerá que la notificación a la Comisión de los datos bancarios del beneficiario será una condición previa para el primer pago.
Artículo 64
Custodia de documentos justificativos por el contable
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
Los documentos justificativos concernientes al sistema contable y a la elaboración de las cuentas contemplados en el artículo 141 del Reglamento Financiero se conservarán durante al menos cinco años a partir de la fecha de aprobación, por parte del Parlamento Europeo, de la gestión presupuestaria correspondiente al ejercicio presupuestario al que los mismos se refieren.
No obstante, los documentos relativos a operaciones que no se hubieran cerrado definitivamente se conservarán, aunque hubiere transcurrido dicho período, hasta un año después del cierre definitivo de dichas operaciones. Lo dispuesto en el artículo 37, apartado 2, del Reglamento (CE) no 45/2001 se aplicará en relación con la conservación de los datos de tráfico.
Corresponderá a cada institución determinar el servicio encargado de la custodia de estos documentos.
Artículo 65
Personas facultadas para administrar las cuentas
(artículo 69 del Reglamento Financiero)
Corresponderá a cada institución determinar las condiciones por las que se autorizará a los miembros del personal por ella nombrados y facultados para administrar las cuentas abiertas en las unidades locales a que se refiere el artículo 72 a comunicar los nombres y las muestras de firmas a las entidades financieras locales.
Sección 4
El administrador de anticipos
Artículo 66
Condiciones en que podrá recurrirse a las administraciones de anticipos
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
1. Cuando las operaciones de pago por medios presupuestarios sean materialmente imposibles o escasamente eficientes, por la reducida cuantía de los importes a pagar, podrán crearse administraciones de anticipos para liquidar el pago de estos gastos.
2. El administrador de anticipos podrá efectuar la liquidación provisional y el pago de los gastos sobre la base de un marco detallado establecido en las instrucciones del ordenador competente. Estas instrucciones especificarán las normas y condiciones al amparo de las cuales se efectuará la liquidación provisional y el pago de los gastos y, en su caso, los términos para firmar los compromisos jurídicos a efectos de lo dispuesto en el artículo 97, apartado 1, letra e).
3. La creación de una administración de anticipos y el nombramiento del administrador de anticipos serán decididos por el contable, a propuesta debidamente justificada del ordenador competente. En dicha decisión se definirán las responsabilidades y obligaciones del administrador de anticipos y del ordenador.
La modificación de las condiciones de funcionamiento de una administración de anticipos se efectuará también mediante decisión del contable, a propuesta debidamente justificada del ordenador competente.
4. En las delegaciones de la Unión, se crearán administraciones de anticipos para el pago de los gastos tanto de la sección del presupuesto correspondiente a la Comisión como de la correspondiente al Servicio Europeo de Acción Exterior (en lo sucesivo, «el SEAE»), que garanticen la plena trazabilidad de los gastos.
Artículo 67
Condiciones de creación y de pago
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
1. La decisión de creación de una administración de anticipos y de nombramiento del administrador correspondiente, así como la decisión que modifique las condiciones de funcionamiento de una administración de anticipos deberán especificar, en particular:
a)
el anticipo máximo inicial que puede concederse y su objeto;
b)
la apertura, en su caso, de una cuenta bancaria o postal a nombre de la institución;
c)
la naturaleza y el importe máximo de cada pago que el administrador de anticipos puede librar a terceros o cobrar de estos;
d)
la periodicidad con que se deben presentar los documentos justificativos, el procedimiento de presentación y las modalidades para transmitirlos al ordenador para su regularización;
e)
el procedimiento que ha de seguirse en caso de reposición del anticipo;
f)
la regularización, por parte del ordenador, de las operaciones de la administración de anticipos, como muy tarde, a finales del mes siguiente, al objeto de poder reconciliar el saldo contable y el saldo bancario;
g)
el plazo de validez de la autorización otorgada por el contable al administrador de anticipos;
h)
la identidad del administrador de anticipos designado.
2. En las propuestas de decisión por la que se crea una administración de anticipos, el ordenador velara por que:
a)
se utilice de preferencia la vía presupuestaria en caso de que pueda accederse al sistema contable informático central;
b)
se recurra a las administraciones de anticipos únicamente en casos justificados.
El importe máximo que podrá pagar el administrador de anticipos cuando las operaciones de pago por medios presupuestarios sean materialmente imposibles o escasamente eficientes no excederá de 60 000 EUR por cada gasto.
3. El administrador de anticipos podrá efectuar pagos a terceros ateniéndose, sin rebasarlos:
a)
a los compromisos presupuestarios y jurídicos previos, firmados por el ordenador competente;
b)
al saldo positivo residual de la administración de anticipos existente en líquido o en el banco.
4. Los pagos de las administraciones de anticipos podrán ser efectuados mediante transferencia bancaria, incluido el sistema de débito directo mencionado en el artículo 89 del Reglamento Financiero, cheque u otros medios de pago, incluidas las tarjetas de débito, de conformidad con las instrucciones del contable.
5. Los pagos efectuados serán objeto seguidamente de decisiones formales de liquidación final y/o de órdenes de pago firmadas por el ordenador competente.
Artículo 68
Elección de los administradores de anticipos
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
Los administradores de anticipos serán elegidos de entre los funcionarios o, si fuere necesario y solo en casos debidamente justificados, de entre los otros miembros del personal. Los administradores de anticipos serán elegidos en razón de sus conocimientos, aptitudes y cualificaciones específicas acreditados por un título o experiencia profesional adecuada o tras la realización de un programa de formación apropiado.
Artículo 69
Provisión de fondos de las administraciones de anticipos
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
1. El contable ejecutará el pago de provisiones de las administraciones de anticipos y se encargará del control financiero de las mismas, tanto en la apertura de cuentas bancarias y delegaciones de firma, como en los controles in situ, y de la contabilidad centralizada. El contable suministrará fondos a las administraciones de anticipos. Los anticipos se ingresarán en la cuenta bancaria abierta a nombre de la administración de anticipos.
Las administraciones de anticipos podrán ser aprovisionadas directamente por diferentes ingresos locales, como por ejemplo los derivados de:
a)
ventas de materiales de equipo;
b)
publicaciones;
c)
reembolsos varios;
d)
intereses.
La regularización de sus gastos o ingresos, varios o afectados, se efectuará conforme a lo dispuesto en la decisión de creación a que se refiere el artículo 67 del Reglamento Financiero. El ordenador deducirá los importes en cuestión cuando proceda a la reposición posterior de fondos de las mismas administraciones de anticipos.
2. El administrador de anticipos, al objeto de evitar pérdidas de cambio, podrá efectuar transferencias entre las diferentes cuentas bancarias de una misma administración de anticipos.
Artículo 70
Verificaciones por parte de los ordenadores y de los contables
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
1. El administrador de anticipos llevará una contabilidad de los fondos de que dispone, tanto en líquido como en el banco, de los pagos efectuados y de los ingresos recibidos, según las normas e instrucciones establecidas por el contable. El ordenador competente tendrá acceso a esta contabilidad en todo momento y el administrador de anticipos deberá elaborar, como mínimo mensualmente, un estado de las operaciones, que remitirá al mes siguiente al ordenador competente con los correspondientes documentos justificativos, todo ello a efectos de regularizar las operaciones de la administración de anticipos.
2. El contable deberá verificar, por sí mismo o a través de un miembro del personal de su servicio o del servicio de ordenación especialmente facultado para ello, por regla general in situ y sin previo aviso, la existencia de los fondos confiados a los administradores de anticipos, la teneduría de la contabilidad y la regularización de las operaciones de la administración de anticipos dentro de los plazos establecidos. El contable comunicará al ordenador competente los resultados de tales verificaciones.
Artículo 71
Procedimiento de contratación pública
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
Los pagos de las administraciones de anticipos podrán efectuarse, sin rebasar la cuantía fijada en el artículo 137, apartado 3, como meros reembolsos de factura, sin que sea necesario aceptar previamente una oferta.
Artículo 72
Creación de administraciones de anticipos
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 70 del Reglamento Financiero, podrán crearse, a efectos de liquidación de ciertos tipos de gastos, una o más administraciones de anticipos en cada unidad local situada fuera de la Unión. Por unidad local debe entenderse, en particular, una delegación, una oficina, o una antena de la Unión en un tercer país.
En la decisión de creación de tales administraciones de anticipos se determinarán las condiciones de funcionamiento en función de las necesidades específicas de cada unidad local, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 70 del Reglamento Financiero.
Artículo 73
Administradores de anticipos y personas facultadas para administrar cuentas en las delegaciones de la Unión
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
En circunstancias excepcionales, y a efectos de garantizar la continuidad del servicio, las funciones de administrador de anticipos del SEAE en las delegaciones de la Unión podrán ser desempeñadas por personal de la Comisión. En las mismas condiciones, los miembros del personal del SEAE podrán ser designados como administradores de anticipos de la Comisión en las delegaciones de la Unión.
En las delegaciones de la Unión, las normas y condiciones establecidas en el párrafo primero se aplicarán al nombramiento de las personas autorizadas por el contable para llevar a cabo operaciones bancarias.
CAPÍTULO 4
Responsabilidad de los agentes financieros
Sección 1
Normas generales
Artículo 74
Instancias competentes en materia de fraude
(artículo 66, apartado 8, y artículo 72, apartado 2, del Reglamento Financiero)
Las autoridades e instancias contempladas en el artículo 66, apartado 8, y en el artículo 72, apartado 2, del Reglamento Financiero son las instancias designadas por el Estatuto, así como por las decisiones de las instituciones de la Unión relativas a las condiciones y modalidades de investigación interna en materia de lucha contra el fraude, la corrupción y cualquier actividad ilegal que vaya en detrimento de los intereses de de la Unión.
Sección 2
Normas aplicables a los ordenadores delegados y subdelegados
Artículo 75
Irregularidades financieras
(artículo 66, apartado 7, y artículo 73, apartado 6, del Reglamento Financiero)
Sin perjuicio de las competencias propias de la OLAF, la instancia especializada en irregularidades financieras contemplada en el artículo 29 (en lo sucesivo, «la instancia»), será competente en relación con cualquier vulneración de una disposición del Reglamento Financiero o de una disposición relativa a la gestión financiera o a la verificación de las operaciones resultantes de una acción u omisión de un miembro del personal.
Artículo 76
Instancia especializada en irregularidades financieras
(artículo 66, apartado 7, y artículo 73, apartado 6, del Reglamento Financiero)
1. Los casos de irregularidades financieras contemplados en el artículo 75 del presente Reglamento se remitirán a la instancia para que la autoridad facultada para proceder a los nombramientos emita un dictamen, tal como se contempla en el artículo 73, apartado 6, párrafo segundo, del Reglamento Financiero.
En los casos en que los jefes de las delegaciones de la Unión actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, del Reglamento Financiero, el ordenador competente podrá dirigirse directamente a la instancia para recabar un dictamen sobre los casos de irregularidades financieras a tenor del artículo 75 del presente Reglamento.
El ordenador delegado podrá remitir un asunto a la mencionada instancia cuando considere que se ha producido una irregularidad financiera. La instancia emitirá un dictamen en el que se aprecie si existe irregularidad a tenor del artículo 75, el grado de gravedad de la misma y sus eventuales consecuencias. En el supuesto de que la instancia, tras los oportunos análisis, llegase a la conclusión de que el asunto que le ha sido remitido es competencia de la OLAF, remitirá el expediente sin demora alguna a la facultada para proceder a los nombramientos e informará de ello inmediatamente a la OLAF.
Cuando la instancia sea informada directamente por un miembro del personal, con arreglo al artículo 66, apartado 8, del Reglamento Financiero, trasladará el expediente a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos e informará al citado miembro del personal de tal traslado. La autoridad facultada para proceder a los nombramientos podrá solicitar un dictamen de la instancia sobre el caso.
2. La institución o, en caso de instancia conjunta, las instituciones participantes, determinarán, en función del tipo de organización interna respectivo, las condiciones de funcionamiento de la instancia y su composición, de la que formará parte una personalidad del exterior que posea las cualificaciones y experiencia requeridas.
Artículo 77
Confirmación de instrucciones
(artículo 73, apartado 3, del Reglamento Financiero)
1. Un ordenador delegado o subdelegado que reciba una instrucción vinculante que considere es irregular o contraviene los principios de buena gestión financiera, especialmente porque su ejecución es incompatible con los recursos asignados, deberá advertirlo por escrito a la autoridad que delega o subdelega. Si la instrucción es confirmada por escrito y si tal confirmación se produce dentro del plazo previsto y es suficientemente precisa en el sentido de que hace referencia explícita a los puntos cuestionados por el ordenador delegado o subdelegado, el ordenador podrá quedar exento de toda responsabilidad. No obstante, deberá ejecutar la instrucción, salvo si la instrucción es manifiestamente ilegal o constituye una infracción de las normas de seguridad pertinentes.
2. Las disposiciones del apartado 1 serán también de aplicación cuando un ordenador descubriera, durante la ejecución de una instrucción de su incumbencia, que las circunstancias del asunto podrían acarrear una situación irregular.
Las instrucciones confirmadas en las condiciones descritas en el artículo 73, apartado 3, del Reglamento Financiero serán inventariadas por el ordenador delegado competente, el cual deberá hacer mención de las mismas en el informe anual de actividades.
CAPÍTULO 5
Ingresos
Sección 1
Recursos propios
Artículo 78
Normas aplicables a los recursos propios
(artículo 76 del Reglamento Financiero)
El ordenador establecerá un calendario de previsiones de ingreso a favor de la Comisión de los recursos propios definidos en la Decisión relativa al sistema de recursos propios de la Unión.
El devengo y recaudación de los recursos propios se llevarán a cabo de conformidad con la normativa adoptada en cumplimiento de la Decisión mencionada en el párrafo primero.
Sección 2
Previsión de títulos de crédito
Artículo 79
Previsión de títulos de crédito
(artículo 77 del Reglamento Financiero)
1. En la previsión de títulos de crédito se especificará la naturaleza y la consignación presupuestaria del ingreso e igualmente, en la medida de lo posible, la designación del deudor y la estimación de su importe.
Al establecer la previsión de títulos de crédito, el ordenador competente comprobará especialmente:
a)
la exactitud de la imputación presupuestaria;
b)
la regularidad y conformidad de tales previsiones con las disposiciones aplicables y con el principio de buena gestión financiera.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 181, apartado 2, y en el artículo 183, apartado 2, del Reglamento Financiero, y en el artículo 7, apartado 2, del presente Reglamento, la previsión de títulos de crédito no tendrá por efecto habilitar créditos de compromiso. En los supuestos contemplados en el artículo 21 del Reglamento Financiero, los créditos no podrán ser habilitados sino una vez que la Unión haya procedido a la recaudación efectiva de las cantidades adeudadas.
Sección 3
Devengo de títulos de crédito
Artículo 80
Procedimiento
(artículo 78 del Reglamento Financiero)
1. El devengo de un título de crédito por el ordenador competente es el reconocimiento de un derecho de la Unión frente a un deudor y el consiguiente establecimiento de un título que exija al deudor el pago de la deuda correspondiente.
2. La orden de ingreso es la operación por la que el ordenador competente da instrucción al contable de cobrar el título de crédito devengado.
3. La nota de adeudo es una nota en que se informa al deudor de los siguientes extremos:
a)
la Unión ha devengado un título de crédito;
b)
si el pago de la deuda se produce antes de la fecha de vencimiento especificada, no se aplicará ningún interés de demora;
c)
a falta de reembolso en la fecha de vencimiento a que se refiere la letra b), la deuda generará intereses al tipo fijado en el artículo 83, todo ello sin perjuicio de la aplicación de disposiciones reglamentarias específicas;
d)
a falta de reembolso en la fecha de vencimiento a que se refiere la letra b), la institución procederá al cobro bien por compensación, bien mediante ejecución de cualquier garantía depositada por adelantado;
e)
el contable podrá proceder al cobro por compensación antes de la fecha de vencimiento a que se refiere la letra b), si ello es necesario para proteger los intereses financieros de la Unión, en el caso de que tenga motivos fundados para creer en la posibilidad de pérdida del importe adeudado a la Comisión, y tras haber advertido previamente al deudor de los motivos del cobro por compensación y de la fecha del mismo;
f)
si, después de tomar todas las medidas contempladas en las letras a) a e) del presente párrafo, no ha podido procederse al cobro íntegro, la institución procederá al cobro por ejecución forzosa del título de crédito, bien con arreglo al artículo 79, apartado 2, del Reglamento Financiero, bien por vía contenciosa.
El ordenador imprimirá la nota de adeudo y la remitirá al deudor. El contable será informado del envío a través del sistema de información financiera.
Artículo 81
Devengo de títulos de crédito
(artículo 78 del Reglamento Financiero)
A efectos de devengar un título de crédito, el ordenador competente comprobará:
a)
la certeza del título de crédito, en el sentido de que no deberá estar sujeto a condiciones;
b)
la liquidez del título de crédito, con determinación exacta de su importe en dinero;
c)
la exigibilidad del título de crédito, que no deberá estar sujeto a ningún término;
d)
la exactitud de los datos referidos al deudor;
e)
la exactitud de la imputación presupuestaria del importe a cobrar;
f)
la regularidad de los documentos justificativos, y
g)
la conformidad con el principio de buena gestión financiera, en particular con arreglo a los criterios contemplados en el artículo 91, apartado 1, letra a).
Artículo 82
Documentos justificativos que acreditan el devengo de un título de crédito
(artículo 78 del Reglamento Financiero)
1. El devengo de un título de crédito deberá basarse en los oportunos documentos que acrediten los derechos de la Unión.
2. Antes de devengar un título de crédito, el ordenador competente comprobará personalmente dichos documentos o verificará, bajo su propia responsabilidad, que se haya efectuado tal comprobación.
3. Los documentos justificativos serán custodiados por el ordenador, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 48.
Artículo 83
Intereses de demora
(artículo 78 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de las disposiciones específicas derivadas de la aplicación de reglamentos sectoriales, los títulos de crédito no reembolsados en la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b), generarán intereses de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 2 y 3 del presente artículo.
2. El tipo de interés de los títulos de crédito que no se reembolsen en la fecha de vencimiento contemplada en el artículo 80, apartado 3, letra b), será el tipo que aplique el Banco Central Europeo a sus operaciones de refinanciación, publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea, vigente el primer día natural del mes correspondiente a la fecha de vencimiento, incrementado:
a)
en ocho puntos porcentuales si el hecho generador de la obligación es un contrato público de suministro y servicios a que se hace referencia en el título V;
b)
en tres puntos y medio porcentuales, en todos los demás casos.
3. El importe de los intereses se calculará desde el día natural siguiente a la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b), y que figura en la nota de adeudo, hasta el día natural de reembolso íntegro de la deuda.
La orden de ingreso correspondiente al importe de los intereses de demora se emitirá una vez percibidos efectivamente dichos intereses.
4. En el supuesto de multa, cuando el deudor constituya, con anuencia del contable, una garantía financiera en lugar de un pago, el tipo de interés aplicable desde la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b), será el tipo contemplado en el apartado 2 del presente artículo que esté en vigor el primer día del mes en que se haya adoptado la decisión por la que se impone la multa, incrementado solo en un punto y medio porcentual.
Sección 4
Ordenación de los cobros
Artículo 84
Emisión de órdenes de ingreso
(artículo 79 del Reglamento Financiero)
1. En la orden de ingreso deberá indicarse:
a)
el ejercicio presupuestario de imputación;
b)
las referencias del acto o del compromiso jurídico que constituye el hecho generador del título de crédito y hace nacer el derecho a la recaudación;
c)
el artículo del presupuesto y, en su caso, cualquier otra subdivisión necesaria, incluidas, en su caso, las referencias del compromiso presupuestario correspondiente;
d)
la cantidad a ingresar, expresada en euros;
e)
el nombre y dirección del deudor;
f)
la fecha de vencimiento prevista en el artículo 80, apartado 3, letra b);
g)
la forma de ingreso prevista, incluyendo la compensación y la ejecución forzosa de cualquier garantía depositada.
2. La orden de ingreso, fechada y firmada por el ordenador competente, será transmitida al contable.
3. El contable de cada institución gestionará una lista de las cantidades adeudadas que deben recuperarse. Los títulos de crédito de la Unión se agruparán en la lista según la fecha de emisión de la orden de ingreso. El contable de cada institución remitirá esta lista al contable de la Comisión.
El contable de la Comisión elaborará una lista consolidada en la que se recogerá la cantidad debida por cada institución y la fecha de emisión de la orden de ingreso. La lista se añadirá al informe de la Comisión sobre la gestión presupuestaria y financiera.
4. A fin de reforzar la protección de los intereses financieros de la Unión, la Comisión establecerá una lista de los títulos de crédito de la Unión indicando los nombres de los deudores y la cuantía de la deuda, cuando se hubiera instado al deudor a reembolsar mediante sentencia firme y no se hubiera producido ningún reembolso o ningún reembolso lo suficientemente significativo transcurrido un año desde que se dictó dicha sentencia. La lista se publicará teniendo debidamente en cuenta la protección de datos personales con arreglo al Reglamento (CE) no 45/2001.
Por lo que hace a los datos personales relativos a las personas físicas, la información publicada se suprimirá una vez se haya reembolsado íntegramente la deuda. Lo mismo se aplicará a los datos personales relativos a personas jurídicas cuya denominación oficial identifique a una o varias personas físicas.
La decisión de incluir al deudor en la lista de títulos de crédito de la Unión deberá tomarse en cumplimiento del principio de proporcionalidad y deberá tener en cuenta en particular la importancia de la suma.
Artículo 85
Decisión ejecutoria en beneficio de otras instituciones
(artículo 79, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Concurren las circunstancias excepcionales a que se refiere el artículo 79, apartado 2, del Reglamento Financiero, cuando la institución en cuestión ha agotado la posibilidad de que se produzca un pago voluntario y de proceder al cobro de la deuda por compensación, como se prevé en el artículo 80, apartado 1, del Reglamento Financiero, y la cuantía de la deuda es importante.
2. En el caso mencionado en el apartado 1, las instituciones de que se trate que no sean las mencionadas en el artículo 299 del TFUE podrán pedir a la Comisión que adopte una decisión ejecutoria.
3. En la decisión ejecutoria se especificará, en todos los casos, que las cantidades reclamadas se consignarán en la sección del presupuesto correspondiente a la institución de que se trate, que actuará como ordenador. Los ingresos se consignarán como ingresos generales excepto si entran dentro de los casos especificados de ingresos afectados con arreglo a lo dispuesto en el artículo 21, apartado 3, del Reglamento Financiero.
4. La institución solicitante informará a la Comisión de cualquier circunstancia que pudiera modificar el cobro e intervendrá en apoyo de la Comisión en caso de recurso contra la decisión ejecutoria.
5. La Comisión y la institución de que se trate acordarán las modalidades prácticas para la aplicación del presente artículo.
Sección 5
Recaudación
Artículo 86
Modalidades de ingreso
(artículo 80 del Reglamento Financiero)
1. El contable, tras el cobro de los títulos de crédito, procederá a efectuar un asiento en la contabilidad y a informar al ordenador competente.
2. Se expedirá un recibo por cada pago efectivo que se efectúe en la caja del contable o del administrador de anticipos.
3. El reembolso parcial por parte de un deudor sujeto a varias órdenes de ingreso se imputará en primer lugar al título de crédito más antiguo, a menos que el deudor especifique lo contrario.
Cualquier pago parcial se imputará en primer lugar a los intereses.
Artículo 87
Cobro por compensación
(artículo 80 del Reglamento Financiero)
1. En los casos en que el deudor sea titular de un título de crédito cierto en el sentido del artículo 81, letra a), de una cuantía fijada y exigible frente a la Unión, relativo a una cantidad establecida por una orden de pago, el contable, con posterioridad a la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b), cobrará por compensación las cantidades devengadas.
En circunstancias excepcionales, el contable, en caso de que sea necesario salvaguardar los intereses financieros de la Unión, y si tiene motivos fundados para creer en la posibilidad de pérdida del importe adeudado a la Unión, procederá al cobro por compensación antes de la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b).
El contable procederá también al cobro por compensación antes de la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b), si el deudor da su consentimiento.
2. Antes de proceder a un cobro con arreglo al apartado 1, el contable consultará al ordenador competente e informará al deudor en cuestión.
En el supuesto de que el deudor fuere un órgano nacional o uno de sus organismos administrativos, el contable informará al Estado miembro de que se trate, con una antelación de al menos 10 días laborables, de su intención de recurrir al cobro por compensación. No obstante, el contable, de acuerdo con el Estado miembro o el organismo administrativo en cuestión, podrá proceder al cobro por compensación antes de que se haya agotado el plazo.
3. La compensación a que se refiere el apartado 1 surtirá los mismos efectos que un pago y liberará a la Unión del importe de la deuda y, en su caso, de los intereses correspondientes.
Artículo 88
Procedimiento de recaudación a falta de pago voluntario
(artículos 79 y 80 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 87, si no se obtuviera la recaudación íntegra en la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b), y que figura en la nota de adeudo, el contable informará de tal extremo al ordenador competente e iniciará sin demora el procedimiento de recuperación por cualquier medio admitido en derecho, incluso, si ha lugar, por ejecución de cualquier garantía depositada por adelantado.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 87, cuando la forma de recaudación contemplada en el apartado 1 del presente artículo fuera imposible y el deudor no hubiera procedido al pago tras la carta de apremio remitida por el contable, este procederá a la ejecución forzosa del título de crédito conforme al artículo 79, apartado 2, del Reglamento Financiero o mediante procedimiento contencioso.
Artículo 89
Concesión de moratorias de pago
(artículo 80 del Reglamento Financiero)
El contable, de común acuerdo con el ordenador competente, no podrá conceder ninguna moratoria de pago sino previa petición por escrito, debidamente justificada, del deudor y con la doble condición de que este:
a)
se comprometa a pagar intereses al tipo previsto en el artículo 83, durante todo el nuevo plazo concedido a partir de la fecha de vencimiento prevista en el artículo 80, apartado 3, letra b);
b)
constituya, con el visto bueno del contable de la institución, una garantía financiera que cubra tanto el principal como los intereses de la deuda aún por cobrar, a efectos de proteger los derechos de la Unión.
La garantía a que se refiere la letra b) del párrafo primero podrá ser sustituida por la fianza personal y solidaria de un tercero con el visto bueno del contable de la institución.
En circunstancias excepcionales, a raíz de una solicitud presentada por el deudor, el contable podrá abstenerse de exigir la constitución de la garantía a la que se refiere la letra b) del párrafo primero si, sobre la base de su evaluación, el deudor se muestra dispuesto y es capaz de efectuar el pago en el plazo adicional, pero no está en condiciones de presentar tal garantía y se encuentra en dificultades.
Artículo 90
Recaudación de multas u otras penalizaciones
(artículos 80 y 83 del Reglamento Financiero)
1. En caso de que se interponga una acción ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea contra una decisión de la Comisión por la que se impone una multa o otras penalizaciones en virtud del TFUE o del Tratado Euratom, y hasta que se hayan agotado todas las vías de recurso, el deudor pagará provisionalmente los importes en cuestión en la cuenta bancaria que designe el contable o depositará una garantía financiera que sea aceptable para el contable. Esta garantía será independiente de la obligación de pagar la multa o penalización, y será ejecutable en cuanto así se solicite. La garantía cubrirá el principal y los intereses de la deuda según lo dispuesto en el artículo 83, apartado 4.
2. La Comisión salvaguardará las cantidades percibidas a título provisional invirtiéndolas en activos financieros, garantizando así la seguridad y la liquidez de los fondos, al tiempo que se procura obtener una remuneración financiera.
3. Agotadas todas las vías de recursos jurisdiccionales y una vez confirmada la multa o la penalización se adoptará una de las siguientes medidas:
a)
las cantidades recaudadas a título provisional y los intereses y otras cantidades que hayan generado se consignarán en el presupuesto de conformidad con el artículo 83 del Reglamento Financiero a más tardar durante el ejercicio financiero siguiente a aquel en que se hayan agotado todas las vías de recurso;
b)
en caso de que se haya depositado una garantía financiera, esta deberá ejecutarse y las cantidades correspondientes deberán consignarse en el presupuesto.
En caso de que el importe de la multa o la penalización haya sido incrementado por el Tribunal, las letras a) y b) del párrafo primero se aplicarán hasta las cantidades previstas en la decisión de la Comisión y el contable recaudará la cantidad correspondiente a dicho incremento, que deberá consignarse en el presupuesto.
4. Agotadas todas las vías de recurso y si se han anulado o reducido la multa o la penalización se adoptará una de las siguientes medidas:
a)
las cantidades indebidamente recaudadas, junto con los intereses generados, serán reembolsados a la tercera parte afectada. En caso de que el rendimiento general generado durante el período correspondiente haya sido negativo, se reembolsará el valor nominal de las cantidades indebidamente recaudadas;
b)
en caso de que se haya depositado una garantía financiera, esta deberá liberarse en consecuencia.
Artículo 91
Renuncia al cobro de un título de crédito devengado
(artículo 80 del Reglamento Financiero)
1. El ordenador competente no podrá renunciar al cobro, total o parcial, de títulos de crédito devengados sino en los siguientes casos:
a)
si el coste previsible de la recaudación excede del importe de los títulos de crédito a cobrar, siempre y cuando tal renuncia no perjudique la imagen de la Unión;
b)
si es imposible proceder al cobro de los títulos de crédito debido a la antigüedad de los mismos o a la insolvencia del deudor;
c)
cuando la recaudación vulnera el principio de proporcionalidad.
2. En el caso previsto en el apartado 1, letra c), el ordenador competente observará los procedimientos previamente establecidos en cada institución y aplicará, en cualquier circunstancia, los siguientes criterios obligatorios:
a)
la naturaleza de los hechos en consideración a la gravedad de la irregularidad que hubiere conducido al devengo del título de crédito (fraude, reincidencia, intencionalidad, diligencia, buena fe, error manifiesto);
b)
las consecuencias de la renuncia al cobro en el funcionamiento de la Unión y en sus intereses financieros (importes en cuestión, riesgo de sentar un precedente, atentado contra la autoridad de las normas).
En función de circunstancias concretas, el ordenador puede verse obligado a tener en cuenta además los siguientes criterios:
a)
la eventual distorsión de competencia que pudiera acarrear la renuncia al cobro del título de crédito;
b)
el perjuicio económico y social que pudiera dimanar del cobro total del título de crédito.
3. La decisión de renuncia a que se refiere el artículo 80, apartado 2, del Reglamento Financiero será motivada y en la misma se mencionarán las diligencias efectuadas para el cobro y los fundamentos de hecho y de derecho en que se basa. El ordenador competente procederá a efectuar tal renuncia de conformidad con el artículo 84.
4. La renuncia al cobro de un título de crédito devengado no podrá ser delegada por la institución en ninguno de los casos siguientes:
a)
cuando la renuncia se refiera a una cantidad igual o superior a 1 000 000 EUR;
b)
cuando la renuncia se refiera a una cantidad igual o superior a 100 000 EUR, si la cantidad en cuestión representa o rebasa el 25 % del título de crédito devengado.
Si los importes son inferiores a los límites contemplados en el párrafo primero, cada institución fijará en su normativa interna las condiciones y el procedimiento para delegar la facultad de renunciar a un título de crédito devengado.
5. Cada institución remitirá anualmente al Parlamento Europeo y al Consejo un informe sobre las renuncias contempladas en los apartados 1 a 4 del presente artículo por un importe igual o superior a 100 000 EUR. En el caso de la Comisión, el referido informe se adjuntará al resumen de los informes anuales de actividades a que se refiere el artículo 66, apartado 9, del Reglamento Financiero.
Artículo 92
Anulación de un título de crédito devengado
(artículo 80 del Reglamento Financiero)
1. En caso de error, el ordenador competente anulará total o parcialmente el título de crédito devengado según lo dispuesto en los artículos 82 y 84 e incluirá una motivación adecuada.
2. Cada institución fijará en su normativa interna las condiciones y el procedimiento para delegar la facultad de anular un título de crédito devengado.
Artículo 93
Normas sobre los plazos de prescripción
(artículo 81 del Reglamento Financiero)
1. El plazo de prescripción de los títulos de crédito de la Unión exigibles ante terceros empezará a contar a partir del día en que venza el plazo comunicado al deudor en la nota de adeudo como se especifica en el artículo 80, apartado 3, letra b).
El plazo de prescripción de los títulos de crédito de terceros exigibles ante la Unión empezará a contar a partir de la fecha en la que se adeuda el pago del título de crédito de terceros con arreglo al compromiso jurídico correspondiente.
2. El plazo de prescripción de los títulos de crédito de la Unión exigibles ante terceros quedará interrumpido por cualquier acto de una institución o de un Estado miembro que actúe a petición de una institución, notificado a los terceros con objeto de cobrar la deuda.
El plazo de prescripción de los títulos de crédito de terceros exigibles ante la Unión quedará interrumpido por cualquier acto notificado a la Unión por sus acreedores o por cuenta de los mismos con objeto de cobrar la deuda.
3. Un nuevo plazo de prescripción de cinco años empezará a contar el día siguiente a las interrupciones contempladas en el apartado 2.
4. Cualquier acción legal en relación con un título de crédito contemplado en el apartado 1, incluidas las acciones interpuestas ante un órgano jurisdiccional que más tarde se declare incompetente, interrumpirá el plazo de prescripción. El nuevo plazo de prescripción de cinco años no empezará a correr hasta que exista una sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, o un acuerdo extrajudicial entre las mismas partes en la misma acción.
5. La moratoria de pago que el contable pueda conceder al deudor de conformidad con el artículo 89 interrumpirá el plazo de prescripción. El nuevo plazo de prescripción de cinco años empezará a contar el día siguiente a la expiración de la moratoria de pago.
6. No se recaudarán los títulos de crédito después de que haya expirado el plazo de prescripción que establecen los apartados 1 a 5.
CAPÍTULO 6
Operaciones de gasto
Artículo 94
Decisión de financiación
(artículo 84 del Reglamento Financiero)
1. En las decisiones de financiación se determinarán los elementos esenciales de una acción que implique un gasto a cargo del presupuesto.
2. La decisión de financiación preverá, en particular, lo siguiente:
a)
en el caso de subvenciones:
i)
la referencia al acto de base y a la línea presupuestaria,
ii)
las prioridades anuales, los objetivos perseguidos y los resultados previstos con los créditos autorizados para el ejercicio financiero,
iii)
los criterios de admisibilidad, selección y concesión fundamentales que deben utilizarse para seleccionar las propuestas,
iv)
el tipo máximo de cofinanciación posible y, si se han previsto diversos tipos, los criterios que deben seguirse para cada uno,
v)
el calendario y el importe indicativo de las convocatorias de propuestas;
b)
en el caso de contratos públicos:
i)
la dotación presupuestaria global reservada a las contrataciones durante el ejercicio,
ii)
el número indicativo y el tipo de contratos previstos y, si es posible, su objeto en términos genéricos,
iii)
el calendario indicativo para poner en marcha los procedimientos de contratación pública;
c)
en el caso de los fondos fiduciarios a que se refiere el artículo 187 del Reglamento Financiero:
i)
la referencia al acto de base y a la línea presupuestaria,
ii)
los créditos reservados al fondo fiduciario para el ejercicio, así como las cantidades previstas para toda su duración,
iii)
los objetivos del fondo fiduciario y su duración,
iv)
las normas de gobernanza del fondo fiduciario,
v)
la posibilidad de encomendar tareas de ejecución presupuestaria a las personas y entidades a que se refiere el artículo 187, apartado 2, del Reglamento Financiero;
d)
en el caso de premios:
i)
la referencia al acto de base y a la línea presupuestaria,
ii)
los objetivos perseguidos y los resultados previstos,
iii)
las condiciones esenciales de participación y los criterios de concesión,
iv)
el calendario del concurso y el importe del premio o los premios;
e)
en el caso de instrumentos financieros:
i)
la referencia al acto de base y a la línea presupuestaria,
ii)
los objetivos perseguidos y los resultados previstos,
iii)
el importe asignado al instrumento financiero,
iv)
el calendario de ejecución indicativo.
3. Cuando el programa de trabajo contemplado en el artículo 128 del Reglamento Financiero contiene la información indicada en la letra a) del apartado 2 del presente artículo para las subvenciones financiadas con cargo a créditos autorizados para el ejercicio presupuestario, la decisión por la que se adopte deberá considerarse la decisión de financiación para tales subvenciones.
Por lo que se refiere a los contratos públicos, los fondos fiduciarios, los premios y los instrumentos financieros, cuando la ejecución de los créditos correspondientes autorizados para el ejercicio presupuestario esté prevista en un programa de trabajo que contenga la información contemplada en las letras b), c), d) y e) del apartado 2 del presente artículo, la decisión por la que se adopte tal programa de trabajo se considerará también la decisión de financiación para los contratos públicos, los fondos fiduciarios, los premios y los instrumentos financieros de que se trate.
Si el programa de trabajo no contuviera tal información para una o más acciones, deberá modificarse en consecuencia o deberá adoptarse una decisión de financiación específica para las acciones de que se trate.
4. Sin perjuicio de cualquier disposición específica de un acto de base, toda modificación sustancial de una decisión de financiación ya adoptada estará sujeta al mismo procedimiento que la decisión inicial.
Sección 1
Compromiso de los gastos
Artículo 95
Compromisos globales y provisionales
(artículo 85 del Reglamento Financiero)
1. El compromiso presupuestario global se efectuará bien mediante conclusión de un convenio de financiación -en el que habrá de preverse la celebración posterior de uno o varios compromisos jurídicos-, bien mediante conclusión de uno o varios compromisos jurídicos.
En el ámbito de la ayuda financiera directa a terceros países, incluida la ayuda presupuestaria, los convenios de financiación que constituyan compromisos jurídicos podrán dar lugar a pagos sin la conclusión de otros compromisos jurídicos.
2. El compromiso presupuestario provisional se efectuará bien mediante conclusión de uno o varios compromisos jurídicos que obliguen a efectuar pagos posteriores, bien, en los casos referentes a los gastos de gestión de personal o a los gastos de comunicación efectuados por las instituciones para cubrir la actualidad de la Unión, de modo directo mediante los pagos que se realicen.
Artículo 96
Adopción de compromisos globales
(artículo 85 del Reglamento Financiero)
1. Los compromisos globales se llevarán a cabo basándose en una decisión de financiación.
Se efectuarán, a más tardar, antes de la decisión de selección de los perceptores y, cuando la habilitación de los créditos correspondientes implique la adopción de un programa de trabajo a tenor del artículo 188, lo antes posible tras la adopción del mismo.
2. El párrafo segundo del apartado 1 no se aplicará a los compromisos globales que sean habilitados mediante la conclusión de un convenio de financiación.
Artículo 97
Unicidad de firmas
(artículo 85 del Reglamento Financiero)
1. La norma de signatario único en los compromisos presupuestarios y compromisos jurídicos correspondientes podrá no aplicarse únicamente en los siguientes casos:
a)
cuando se trate de compromisos provisionales;
b)
cuando se trate de compromisos globales referidos a convenios de financiación con terceros países;
c)
cuando la decisión de la institución constituya el compromiso jurídico;
d)
cuando el compromiso global sea ejecutado por varios compromisos jurídicos cuya responsabilidad sea encomendada a diferentes ordenadores;
e)
cuando, en el marco de las administraciones de anticipos creadas en el sector de las acciones exteriores, los compromisos jurídicos deban ser firmados por miembros del personal de las unidades locales a que se refiere el artículo 72, a instancias del ordenador competente, que será, sin embargo, plenamente responsable de la operación subyacente;
f)
cuando una institución haya delegado las funciones de ordenador en el director de una oficina europea interinstitucional de conformidad con el artículo 199, apartado 1, del Reglamento Financiero.
2. En caso de impedimento por parte del ordenador competente que hubiera firmado el compromiso presupuestario, y siempre y cuando la duración de tal impedimento sea incompatible con los plazos de conclusión del compromiso jurídico, este será contraído por la persona designada en virtud de las normas de suplencia adoptadas por la institución respectiva, siempre y cuando dicha persona tenga la condición de ordenador conforme al artículo 65, apartado 3, del Reglamento Financiero.
Artículo 98
Gastos administrativos amparados por compromisos provisionales
(artículo 85 del Reglamento Financiero)
Se considerarán gastos corrientes de carácter administrativo con posibilidad de originar compromisos provisionales, en particular:
a)
los gastos de personal estatutario y no estatutario, así como los correspondientes a otros recursos humanos, a pensiones y a remuneración de expertos;
b)
los gastos relativos a los miembros de la institución;
c)
los gastos de formación;
d)
los gastos de oposiciones, de selección y de contratación;
e)
los gastos de misiones;
f)
los gastos de representación;
g)
los gastos de reuniones;
h)
los gastos de intérpretes y traductores independientes;
i)
los gastos derivados del intercambio de funcionarios;
j)
los gastos de alquiler de bienes muebles e inmuebles de carácter recurrente o los pagos recurrentes relacionados con los contratos inmobiliarios a tenor del artículo 121 del presente Reglamento o los plazos en el marco de préstamos de conformidad con el artículo 203, apartado 8, del Reglamento Financiero;
k)
seguros varios;
l)
los gastos de limpieza, mantenimiento y seguridad;
m)
los gastos de carácter social y médico;
n)
los gastos de utilización de los servicios de telecomunicaciones;
o)
las cargas financieras;
p)
los gastos de contenciosos;
q)
los daños y perjuicios;
r)
los gastos en equipamientos laborales;
s)
agua, gas y electricidad;
t)
publicaciones en papel o formato electrónico;
u)
los gastos en concepto de actividades de comunicación emprendidas por las instituciones para cubrir la actualidad de la Unión.
Artículo 99
Registro de los compromisos jurídicos individuales
(artículo 86 del Reglamento Financiero)
En el supuesto de compromiso presupuestario global seguido de uno o varios compromisos jurídicos individuales, el ordenador competente registrará en la contabilidad central los importes de estos compromisos jurídicos individuales sucesivos.
En los registros contables correspondientes se indicará la referencia del compromiso global al que se imputan los compromisos individuales.
El ordenador competente efectuará el registro contable antes de firmar el compromiso jurídico individual correspondiente, salvo en los casos a que se refiere el artículo 86, apartado 4, párrafo cuarto, del Reglamento Financiero.
En todos los casos, el ordenador competente comprobará que el importe acumulado de los compromisos individuales mismos no supera el importe del compromiso global del que forman parte.
Sección 2
Liquidación de gastos
Artículo 100
Liquidación y «páguese»
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
1. Toda liquidación de un gasto estará respaldada por los correspondientes documentos justificativos a que se refiere el artículo 110, en los que se acrediten los derechos del acreedor basándose en la comprobación de la prestación efectiva de un servicio, de la entrega efectiva de un suministro o de la realización efectiva de una obra, o basándose en otros documentos que justifiquen el pago, incluidos los pagos de carácter recurrente en concepto de suscripciones o cursos de formación.
2. El ordenador competente examinará personalmente los documentos justificativos o comprobará, bajo su responsabilidad, que se haya efectuado tal examen, antes de tomar la decisión de liquidación del gasto.
3. La decisión de liquidación quedará formalizada mediante la firma del «páguese» por parte del ordenador competente o por un miembro del personal técnicamente competente, habilitado a tal efecto por decisión formal del ordenador y bajo su responsabilidad de conformidad con el artículo 65, apartado 5, del Reglamento Financiero. Las decisiones de habilitación serán archivadas a efectos de referencia ulterior.
Artículo 101
«Comprobado y conforme» en el caso de prefinanciaciones
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
Por lo que se refiere a los pagos de prefinanciación, mediante el «comprobado y conforme» el ordenador competente o un miembro del personal técnicamente competente, habilitado a tal efecto por el ordenador competente certifica que se cumplen las condiciones prescritas en el compromiso jurídico para el pago de la prefinanciación.
Artículo 102
«Páguese» para los pagos intermedios y del saldo en el caso de contratos públicos
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
Por lo que se refiere a los pagos intermedios y del saldo correspondientes a los contratos públicos, mediante el «páguese» se certifica:
a)
que la factura del contratista ha sido recibida por la institución y ha sido registrada formalmente;
b)
que la propia factura, o un documento interno adjunto a la factura, ha sido certificada «comprobado y conforme» y firmada por el ordenador competente o por un miembro del personal técnicamente competente, debidamente habilitado al efecto por el ordenador competente;
c)
que todos los datos de la factura han sido comprobados por el ordenador competente, o bajo su responsabilidad, para determinar, en particular, el importe a pagar y el carácter liberatorio que implica dicho pago.
Con el «comprobado y conforme» contemplado en el párrafo primero, letra b), se certifica que se han prestado adecuadamente los servicios previstos en el contrato o se han entregado adecuadamente los suministros previstos en el contrato o se han realizado adecuadamente las obras previstas en el contrato. En el caso de suministros y obras, el funcionario o agente técnicamente competente expedirá un certificado de aceptación provisional y, posteriormente, un certificado de aceptación definitiva al término del período de garantía previsto en el contrato. Ambos certificados harán las veces del «comprobado y conforme».
En el caso de pagos de carácter recurrente, como los relativos a suscripciones o cursos de formación, el «comprobado y conforme» certifica que los derechos del acreedor son conformes con los justificantes de pago pertinentes.
Artículo 103
«Páguese» para los pagos intermedios y del saldo en el caso de subvenciones
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
Por lo que se refiere a los pagos intermedios y del saldo correspondientes a las subvenciones, mediante el «páguese» se certifica:
a)
que la solicitud de pago del beneficiario ha sido recibida por la institución y ha sido registrada formalmente;
b)
que la propia solicitud de pago o un documento interno adjunto al estado de costes recibido ha sido certificada «comprobado y conforme» y firmada por un funcionario o agente técnicamente competente, debidamente habilitado al efecto por el ordenador competente;
c)
que todos los datos de la solicitud de pago han sido comprobados por el ordenador competente, o bajo su responsabilidad, para determinar, en particular, el importe a pagar y el carácter liberatorio que implica dicho pago.
Mediante la certificación a que se refiere el párrafo primero, letra b), el funcionario o agente técnicamente competente, debidamente habilitado al efecto por el ordenador competente, certifica que la acción o el programa de trabajo llevado a cabo por el beneficiario es conforme en todos sus aspectos con el convenio o la decisión de subvención, y en particular, en su caso, que los gastos declarados por el beneficiario son admisibles.
Artículo 104
«Páguese» en el caso de gastos de personal
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
Por lo que se refiere a los pagos correspondientes a gastos de personal, mediante el «páguese» se certifica la existencia de los siguientes documentos justificativos:
a)
en caso de remuneración mensual:
i)
la lista completa del personal con todos los componentes de la remuneración,
ii)
un formulario (ficha personal), basado en las decisiones adoptadas en cada caso particular, en el que se recojan, siempre que proceda, todas las modificaciones de cualquier componente de la remuneración,
iii)
en caso de contratación o de nombramiento, a la primera liquidación de la remuneración se adjuntará copia compulsada de la decisión de contratación o nombramiento;
b)
en otros casos de remuneración por horas o por días: certificación de los días y horas de presencia, firmada por el miembro del personal habilitado al efecto;
c)
en caso de horas extraordinarias: certificación de las prestaciones extraordinarias efectuadas, firmada por el miembro del personal habilitado al efecto;
d)
en caso de gastos de misión:
i)
la orden de misión firmada por la autoridad competente,
ii)
un extracto de los gastos de misión, firmado por el miembro del personal en misión y por la autoridad administrativa superior en la que se hayan delegado las competencias apropiadas, si los gastos de misión difieren de la orden de misión;
e)
en caso de algunos otros gastos administrativos relativos al personal, entre ellos las suscripciones o los cursos de formación que, con arreglo al contrato, deban pagarse por adelantado: los documentos justificativos referentes a la decisión en que se basa el gasto y en los que se recojan todos los componentes del cálculo.
El extracto de los gastos de misión a que se refiere la letra d), inciso ii) del párrafo primero indicará el lugar de la misión, las fechas y horas de salida y llegada al lugar de la misión, los gastos de viaje, de estancia y demás gastos debidamente autorizados, previa presentación de los correspondientes justificantes.
Artículo 105
Formalización del «páguese»
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
Si el sistema no está informatizado, el «páguese» quedará formalizado mediante una estampilla con la firma del ordenador competente o de un miembro del personal técnicamente competente debidamente habilitado a tal efecto por aquel conforme a lo dispuesto en el artículo 100. Si el sistema está informatizado, el «páguese» quedará formalizado mediante una validación electrónica segura por parte del ordenador competente o de un miembro del personal técnicamente competente habilitado a tal efecto por aquel.
Artículo 106
Formalización del «comprobado y conforme»
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
Si el sistema no está informatizado, el «comprobado y conforme» quedará formalizado mediante un formulario con la firma del ordenador competente o de un miembro del personal técnicamente competente debidamente habilitado a tal efecto por aquel conforme a lo dispuesto en el artículo 100. Si el sistema está informatizado, el «comprobado y conforme» podrá quedar formalizado mediante una validación electrónica segura por parte del miembro del personal técnicamente competente, debidamente habilitado a tal efecto por el ordenador competente.
Sección 3
Ordenación de gastos
Artículo 107
Comprobación de los pagos por parte del ordenador
(artículo 89 del Reglamento Financiero)
Al emitir una orden de pago, el ordenador competente deberá verificar:
a)
la regularidad de la emisión de la orden de pago, lo que implica la existencia previa de la decisión de liquidación correspondiente con el «páguese», la exactitud de la designación del beneficiario y la exigibilidad de su título de crédito;
b)
la concordancia de la orden de pago con el compromiso presupuestario al que se imputa;
c)
la exactitud de la imputación presupuestaria;
d)
la disponibilidad de los créditos.
Artículo 108
Detalles obligatorios y traslado al contable de las órdenes de pago
(artículo 89 del Reglamento Financiero)
1. En la orden de pago se indicará:
a)
el ejercicio financiero de imputación;
b)
el artículo del presupuesto y, en su caso, cualquier otra subdivisión que sea necesaria;
c)
las referencias del compromiso jurídico que obligan al pago;
d)
las referencias del compromiso presupuestario al que se imputa;
e)
el importe a pagar, en euros;
f)
el nombre, dirección y datos bancarios del beneficiario;
g)
el concepto del gasto;
h)
el modo de pago;
i)
la anotación de los bienes en los inventarios de conformidad con el artículo 248.
2. El ordenador competente, tras fechar y firmar la orden de pago, dará traslado de la misma al contable.
Sección 4
Pago de gastos
Artículo 109
Tipos de pagos
(artículo 90 del Reglamento Financiero)
1. La finalidad de una prefinanciación es proporcionar un anticipo. Podrá fraccionarse en diversos pagos en consonancia con el principio de buena gestión financiera.
2. El pago intermedio, que podrá ser repetido, podrá cubrir los gastos contraídos para la ejecución de la decisión o del convenio o el pago de servicios, suministros u obras completados y/o entregados en fases intermedias del contrato. Podrá agotar, total o parcialmente, la prefinanciación, sin perjuicio de las disposiciones previstas en el acto de base.
3. La liquidación definitiva del gasto se efectuará bien por el pago del saldo, que no podrá ser repetido y que liquida los gastos anteriores, bien por una orden de ingreso.
Artículo 110
Documentos justificativos
(artículo 90 del Reglamento Financiero)
1. La prefinanciación y, en su caso, los pagos fraccionados de la misma se abonarán basándose bien en el contrato, la decisión, el convenio o el acto de base, bien en documentos justificativos que permitan comprobar que se cumplen los términos del contrato, la decisión o el convenio en cuestión. Si la fecha de un pago de prefinanciación ha sido fijada en los instrumentos antes mencionados, el pago de la cantidad adeudada no dependerá de que se produzca una nueva solicitud.
2. Los pagos intermedios y el pago de los saldos se basarán en documentos justificativos que acrediten que las acciones financiadas se han realizado de conformidad con el acto de base o la decisión, o de conformidad con los términos del contrato o convenio.
3. El ordenador competente determinará, ateniéndose al principio de buena gestión financiera, la naturaleza de los documentos justificativos mencionados en el presente artículo de conformidad con el acto de base, las decisiones, los contratos y los convenios. Los informes de ejecución, técnicos y financieros, provisionales y finales constituirán documentos justificativos a efectos del apartado 2.
4. Los documentos justificativos serán custodiados por el ordenador competente de conformidad con lo dispuesto en el artículo 48.
Sección 5
Plazos en las operaciones de gasto
Artículo 111
Plazos de pago e intereses de demora
(artículo 92 del Reglamento Financiero)
1. Se entenderá que el plazo para efectuar los pagos incluye la liquidación, el ordenamiento y el pago de los gastos.
Comenzará a contar a partir de la fecha de recepción de la solicitud de pago.
Las solicitudes de pago serán registradas por el servicio habilitado del ordenador competente lo antes posible y se considerarán recibidas en la fecha en la que hubieran sido registradas.
Por fecha de pago se entenderá la fecha de adeudo en la cuenta de la institución.
2. Una solicitud de pago deberá incluir los siguientes elementos esenciales:
a)
identificación del acreedor;
b)
importe;
c)
moneda;
d)
fecha.
Si falta al menos uno de los elementos esenciales, la solicitud de pago será rechazada.
El acreedor será informado por escrito del rechazo de la solicitud y de las razones de la misma lo antes posible, y en cualquier caso en los 30 días naturales siguientes a la fecha de recepción de la solicitud de pago.
3. En el caso de la suspensión contemplada en el artículo 92, apartado 2, del Reglamento Financiero, el plazo de pago restante correrá de nuevo a partir de la fecha en que se hubieran recibido la información solicitada o los documentos revisados o se hubieran llevado a cabo las comprobaciones adicionales necesarias, en particular los controles in situ.
4. A la expiración de los plazos establecidos en el artículo 92, apartado 1, del Reglamento Financiero, el acreedor tendrá derecho al pago de intereses según las siguientes condiciones:
a)
los tipos de interés serán los indicados en el artículo 83, apartado 2, del presente Reglamento;
b)
se adeudarán intereses por el tiempo transcurrido desde el día natural siguiente al vencimiento del plazo de pago fijado en el artículo 92, apartado 1, del Reglamento Financiero hasta el día efectivo del pago.
Sin embargo, cuando el importe de los intereses calculado de conformidad con el párrafo primero sea igual o inferior a 200 EUR, solo se pagará al acreedor previa solicitud presentada en el plazo de dos meses desde la recepción del pago atrasado.
5. Cada institución presentará al Parlamento Europeo y al Consejo un informe sobre el cumplimiento de los plazos y la suspensión de los mismos establecidos en el artículo 92 del Reglamento Financiero. El informe de la Comisión se adjuntará al resumen de los informes anuales de actividades contemplado en el artículo 66, apartado 9, del Reglamento Financiero.
CAPÍTULO 7
Sistemas informáticos
Artículo 112
Descripción de los sistemas informáticos
(artículo 93 del Reglamento Financiero)
Cuando se utilicen sistemas y subsistemas informáticos para la tramitación de las operaciones de ejecución presupuestaria, se requerirá una descripción completa y actualizada de cada sistema o subsistema.
En la citada descripción se definirá el contenido de todos los campos que contengan datos y se indicará con precisión la forma en que el sistema trata cada una de las operaciones. También se precisará en la misma de qué modo el sistema garantiza la existencia de una pista de auditoría completa de cada operación.
Artículo 113
Salvaguarda periódica de datos
(artículo 93 del Reglamento Financiero)
Los datos de los sistemas y subsistemas informáticos se salvaguardarán periódicamente y se conservarán en un lugar seguro.
CAPÍTULO 8
El auditor interno
Artículo 114
Nombramiento del auditor interno
(artículo 98 del Reglamento Financiero)
1. Corresponde a cada institución nombrar a su auditor interno de acuerdo con las modalidades que mejor se adapten a sus peculiaridades y necesidades. La institución informará de dicho nombramiento al Parlamento Europeo y al Consejo.
2. En función de dichas peculiaridades y necesidades, cada institución definirá el ámbito de competencias del auditor interno y establecerá detalladamente los objetivos y procedimientos del ejercicio de la función de auditoría interna, de acuerdo con las normas internacionales vigentes en esta materia.
3. La institución podrá nombrar como auditor interno, en razón de sus especiales competencias, a un funcionario u otro agente sujeto al Estatuto, elegido de entre los ciudadanos de los Estados miembros.
4. Cuando dos o más instituciones designen a un mismo auditor interno, adoptarán las disposiciones necesarias para que sea declarado responsable de sus acciones como se establece en el artículo 119.
5. La institución informará al Parlamento Europeo y al Consejo del cese en sus funciones del auditor interno.
Artículo 115
Recursos del auditor interno
(artículo 99 del Reglamento Financiero)
La institución proporcionará al auditor interno los recursos necesarios para el pleno cumplimiento de su cometido, así como una carta de misión con la descripción detallada de sus tareas, funciones y obligaciones.
Artículo 116
Programa de trabajo
(artículo 99 del Reglamento Financiero)
1. Corresponde al auditor interno aprobar el programa de trabajo de la auditoría, así como presentarlo a la institución.
2. La institución podrá solicitar del auditor interno la realización de auditorías que no figuren en el programa de trabajo mencionado en el apartado 1.
Artículo 117
Informes del auditor interno
(artículo 99 del Reglamento Financiero)
1. El auditor interno presentará a la institución el informe de auditoría interna anual previsto en el artículo 99, apartado 3, del Reglamento Financiero, con indicación del número y tipo de auditorías internas efectuadas, las principales recomendaciones formuladas y el curso que se ha dado a tales recomendaciones.
En el informe anual se mencionarán igualmente los problemas sistémicos detectados por la instancia especializada creada en cumplimiento del artículo 73, apartado 6, del Reglamento Financiero.
2. Cada institución examinará si las recomendaciones formuladas en los informes de su respectivo auditor interno pueden ser objeto de un intercambio de buenas prácticas con las demás instituciones.
3. El auditor interno prestará especial atención, durante la elaboración de su informe, al cumplimiento global del principio de buena gestión financiera y garantizará que se adoptan las medidas adecuadas para mejorar y reforzar sólidamente su aplicación.
Artículo 118
Independencia
(artículo 100 del Reglamento Financiero)
El auditor interno gozará de plena independencia en la realización de las auditorías. No podrá recibir instrucción alguna ni podrá imponérsele restricción de ningún tipo en el ejercicio de las funciones que en virtud de su nombramiento le fueran conferidas de conformidad con el Reglamento Financiero.
Artículo 119
Responsabilidad del auditor interno
(artículo 100 del Reglamento Financiero)
Solo la institución, en las condiciones mencionadas en el presente artículo, podrá actuar para que el auditor interno, en su condición de funcionario o agente sujeto al Estatuto, sea declarado responsable de sus acciones.
La institución adoptará una decisión motivada en caso de apertura de una investigación. Esta decisión se notificará al interesado. La institución podrá encargar de la investigación, bajo su responsabilidad directa, a uno o más funcionarios de grado igual o superior al del miembro del personal objeto de la investigación. Durante la misma, se tomará declaración al interesado.
El informe de investigación se comunicará al interesado, el cual será oído a continuación por la institución con respecto a dicho informe.
La institución, basándose en el informe y en la declaración prestada por el interesado, adoptará bien una decisión motivada archivando el procedimiento, bien una decisión motivada con arreglo a lo dispuesto en los artículos 22 y 86 y en el anexo IX del Estatuto. Las decisiones que impongan sanciones disciplinarias o pecuniarias serán notificadas al interesado y comunicadas, a título informativo, a las demás instituciones y al Tribunal de Cuentas.
Estas decisiones podrán ser recurridas por el interesado, en las condiciones previstas en el Estatuto, ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.
Artículo 120
Recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea
(artículo 100 del Reglamento Financiero)
Sin perjuicio de las vías de recurso que ofrece el Estatuto, el auditor interno podrá recurrir directamente ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea contra todo acto relativo al ejercicio de sus funciones de auditor interno. Este recurso deberá formalizarse en el plazo de tres meses a partir de la fecha de notificación del acto controvertido.
La instrucción y fallo del recurso se regularán conforme a lo dispuesto en el artículo 91, apartado 5, del Estatuto.
TÍTULO V
DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
CAPÍTULO 1
Disposiciones generales
Sección 1
Ámbito de aplicación y principios de adjudicación
Artículo 121
Definiciones y ámbito de aplicación
(artículo 101 del Reglamento Financiero)
1. Los contratos inmobiliarios tienen por objeto la compra, la enfiteusis, el usufructo, el arrendamiento financiero, el arrendamiento-venta, con o sin opción de compra, de terrenos, edificios existentes u otros bienes inmuebles.
2. Los contratos de suministro tienen por objeto la compra, el arrendamiento financiero, el arrendamiento-venta, con o sin opción de compra, de productos. Los contratos cuyo objeto sea la entrega de productos y, accesoriamente, la realización de trabajos de montaje e instalación se considerarán contratos de suministro.
3. Los contratos de obras tienen por objeto la ejecución, o conjuntamente la concepción y ejecución de trabajos u obras en relación con alguna de las actividades mencionadas en el anexo I de la Directiva 2004/18/CE o la realización, cualquiera que sea el medio utilizado, de una obra que responda a los criterios exigidos por el órgano de contratación. Se entenderá por «obra» el resultado de un conjunto de trabajos de construcción o de ingeniería civil destinada a ejercer por sí misma una función económica o técnica.
4. Los contratos de servicios tienen por objeto todas aquellas prestaciones, intelectuales o no, diferentes de las que son propias de los contratos de suministro, de obras e inmobiliarios.
Un contrato que abarque dos o más tipos de contratación (obras, servicios o suministros) se adjudicará con arreglo a las disposiciones aplicables al tipo de contratación que caracteriza el objeto principal del contrato en cuestión.
En el caso de contratos mixtos de servicios y suministros, el objeto principal se determinará mediante la comparación de los valores de los respectivos servicios o suministros.
Cualquier referencia a nomenclaturas en el marco de la contratación pública se hará utilizando el «Vocabulario común de contratos públicos (CPV)» según se recoge en el Reglamento (CE) no 2195/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo (11).
5. Con los términos «contratista de obras», «proveedor» y «prestador de servicios» se designa a cualquier persona física o jurídica, entidad pública o agrupación de tales personas o entidades que ofrezcan, respectivamente, la realización de obras, el suministro de productos o la prestación de servicios. Con el término «operador económico» se hace referencia indistintamente a cualquier «contratista de obra», «proveedor» o «prestador de servicios». El operador económico que presenta una oferta es designado con el término «licitador». El operador económico que solicita participar en un procedimiento restringido, un diálogo competitivo o un procedimiento negociado es designado con el término «candidato». Los operadores económicos inscritos en una lista de vendedores de conformidad con el artículo 136, apartado 1, letra b), son designados como «vendedores».
Se autoriza a las agrupaciones de operadores económicos a licitar o a presentar una candidatura. Para la presentación de una oferta o de una solicitud de participación, los órganos de contratación no podrán exigir que las agrupaciones de operadores económicos tengan una forma jurídica determinada, pero la agrupación seleccionada podrá verse obligada a revestir una forma jurídica concreta en caso de resultar adjudicataria del contrato, siempre y cuando tal obligación fuere necesaria para la correcta ejecución del mismo.
6. Los servicios de las instituciones de la Unión se considerarán órganos de contratación, salvo cuando concluyan entre ellos acuerdos administrativos para la prestación de servicios, el suministro de productos o realización de obras o para la ejecución de contratos inmobiliarios.
7. Se entenderá por asistencia técnica las actividades de apoyo y refuerzo de las capacidades necesarias para la ejecución de un programa o una acción, en especial las actividades de preparación, gestión, seguimiento, evaluación, auditoría y control.
8. Todos los intercambios con contratistas, en particular la celebración de contratos y cualquier modificación de los mismos, podrá hacerse mediante sistemas de intercambio electrónico establecidos por el órgano de contratación.
9. Estos sistemas deberán cumplir los requisitos siguientes:
a)
solo podrán tener acceso al sistema y a los documentos transmitidos a través de él las personas autorizadas;
b)
solo las personas autorizadas podrán firmar electrónicamente o trasmitir un documento a través del sistema;
c)
las personas autorizadas deben estar identificadas en el sistema por medios establecidos;
d)
la fecha y hora de la transacción electrónica se determinará con precisión;
e)
debe preservarse la integridad de los documentos;
f)
debe preservarse la disponibilidad de los documentos;
g)
cuando proceda, debe preservarse la confidencialidad de los documentos;
h)
la protección de los datos personales de conformidad con los requisitos del Reglamento (CE) no 45/2001, debe estar garantizada.
10. Los datos enviados o recibidos a través de un sistema de ese tipo gozarán de la presunción legal de integridad de los datos y de exactitud de la fecha y la hora de envío o recepción de los datos indicadas por el sistema.
Un documento enviado o notificado a través de estos sistemas se considerará equivalente a un documento en papel, se admitirá como prueba en procedimientos judiciales, se considerará original y gozará de la presunción legal de autenticidad e integridad, siempre que no contenga características dinámicas que permitan cambiarlo automáticamente.
Las firmas electrónicas a que se refiere el apartado 9, letra b), tendrán efecto jurídico equivalente a firmas manuscritas.
Artículo 122
Contratos marco y contratos específicos
(artículo 101 del Reglamento Financiero)
1. La duración de los contratos marco no podrá exceder de cuatro años, salvo en casos excepcionales debidamente justificados, en especial por el objeto del contrato marco.
Los contratos específicos que se basen en contratos marco se concluirán únicamente, conforme a las condiciones fijadas en estos, entre los órganos de contratación y los contratistas del contrato marco.
Al concluir contratos específicos, las partes no podrán introducir modificaciones sustanciales en el contrato marco.
2. Cuando un contrato marco se concluya con un único operador económico, los contratos específicos se adjudicarán ateniéndose a los términos fijados en el mismo.
En circunstancias debidamente justificadas, el órgano de contratación podrá consultar por escrito al contratista, pidiéndole, en su caso, que mejore su oferta.
3. Cuando se concluya un contrato marco con varios operadores económicos, el número de estos deberá ser, al menos, de tres, siempre y cuando exista un número suficiente de operadores económicos que satisfagan los criterios de selección o un número suficiente de ofertas admisibles que cumplan los criterios de adjudicación.
Un contrato marco con varios operadores económicos podrá revestir la forma de contratos separados que contengan términos idénticos.
La adjudicación de los contratos específicos basados en contratos marco concluidos con varios operadores económicos se efectuará según las siguientes modalidades:
a)
en caso de contratos marco sin una nueva apertura a la competencia, aplicando los términos fijados en el contrato marco;
b)
en caso de contratos marco con una nueva apertura a la competencia, después de que las partes hayan competido de nuevo, con sujeción a los mismos términos, precisándolos si fuera necesario, y, en su caso, sobre la base de otros términos indicados en el pliego de condiciones del contrato marco.
En los contratos específicos que se adjudiquen según las modalidades previstas en el párrafo tercero, letra b), los órganos de contratación consultarán por escrito a los contratistas del contrato marco, fijándoles un plazo suficiente para la presentación de las ofertas. Las ofertas se presentarán por escrito. Los órganos de contratación adjudicarán cada contrato específico al licitador que presente la mejor oferta en función de los criterios de adjudicación enunciados en el pliego de condiciones del contrato marco.
4. En los sectores sujetos a un rápido incremento de los precios y a un fuerte desarrollo tecnológico, los contratos marco sin una nueva apertura a la competencia incluirán una cláusula de revisión intermedia o de evaluación comparativa. Después de la revisión intermedia, si las condiciones fijadas inicialmente ya no se adaptan a la evolución de los precios o al desarrollo tecnológico, el órgano de contratación podrá renunciar al contrato marco en cuestión y tomará las medidas adecuadas para rescindirlo.
5. Solo los contratos específicos que se basen en contratos marco requerirán un compromiso presupuestario previo.
Sección 2
Publicación
Artículo 123
Publicidad de los contratos sujetos a la Directiva 2004/18/CE
(artículo 103 del Reglamento Financiero)
1. La publicación correspondiente a los contratos cuya cuantía sea igual o superior a los límites contemplados en el artículo 170, apartado 1, consistirá en un anuncio de contrato, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 134, y un anuncio de adjudicación. Solo será obligatorio un anuncio de información previa si el órgano de contratación tiene la intención de hacer uso de la posibilidad de reducir los plazos de recepción de las ofertas de conformidad con el artículo 152, apartado 4.
2. El anuncio de información previa es un anuncio mediante el cual los órganos de contratación dan a conocer, a título orientativo, la cuantía total estimada y el objeto de los contratos y de los contratos marco que tienen previsto adjudicar durante un ejercicio financiero, con exclusión de los contratos sujetos al procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de contrato.
El anuncio de información previa será publicado bien por la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea (en lo sucesivo, «la Oficina de Publicaciones»), bien por los propios órganos de contratación en su perfil de comprador.
El anuncio de información previa obligatorio se enviará a la Oficina de Publicaciones o se publicará en el perfil de comprador lo antes posible, y, en cualquier caso, a más tardar el 31 de marzo de cada ejercicio financiero.
Los órganos de contratación que publiquen el anuncio de información previa en su perfil de comprador enviarán a la Oficina de Publicaciones, electrónicamente y ajustándose al formato y procedimientos de transmisión indicados en el punto 3 del anexo VIII de la Directiva 2004/18/CE, un anuncio de publicación de un anuncio de información previa en un perfil de comprador.
3. El anuncio de contrato es el medio que tienen los órganos de contratación de dar a conocer su intención de llevar a cabo un procedimiento de adjudicación de un contrato o un contrato marco o de establecer un sistema dinámico de adquisición de conformidad con el artículo 131. Sin perjuicio de los contratos concluidos al término de un procedimiento negociado a los que se refiere el artículo 134, el anuncio de contrato será obligatorio si se trata de contratos cuya cuantía estimada sea igual o superior a los límites fijados en el artículo 170, apartado 1.
No será obligatorio en el caso de los contratos específicos que se basen en contratos marco.
En los procedimientos abiertos habrá de precisarse en el anuncio de contrato la fecha, la hora y, en su caso, el lugar de la reunión de la comisión de apertura, a la que podrán asistir los licitadores.
Los órganos de contratación indicarán si autorizan o no las variantes y especificarán los niveles de capacidad mínima exigida si recurren a la posibilidad prevista en el artículo 146, apartado 2, párrafo segundo. Precisarán los criterios de selección aplicables contemplados en el artículo 146, el número mínimo y, en su caso, el número máximo de candidatos que invitarán a presentar una oferta, y los criterios objetivos y no discriminatorios que utilizarán para restringir este número, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 128, apartado 1, párrafo segundo.
Cuando la licitación sean de acceso libre, directo y completo por medios electrónicos, en particular, en relación con los sistemas dinámicos de adquisición a que se refiere el artículo 131, en el anuncio de contrato deberá figurar la dirección internet en la que podrán consultarse tales documentos.
Los órganos de contratación que deseen organizar un concurso darán a conocer su intención mediante un anuncio.
Cuando se estime necesario, los órganos de contratación especificarán en el anuncio de contrato que el procedimiento de contratación pública es un procedimiento de contratación interinstitucional. En tales casos, el anuncio de contrato indicará las instituciones, las agencias ejecutivas o los organismos mencionados en el artículo 208 del Reglamento Financiero que participan en el procedimiento de contratación, la institución responsable del procedimiento y el volumen global de los contratos para el conjunto de instituciones, agencias ejecutivas u organismos.
4. En el anuncio de adjudicación se comunicarán los resultados del procedimiento de adjudicación de contratos, de contratos marco o de contratos basados en un sistema dinámico de adquisición. Será obligatorio para aquellos contratos cuya cuantía sea igual o superior a los límites fijados en el artículo 170, apartado 1. No será obligatorio en el caso de los contratos específicos que se basen en contratos marco.
El anuncio de adjudicación se enviará a la Oficina de Publicaciones a más tardar 48 días naturales después de la firma del contrato o del contrato marco. Sin embargo, los anuncios relativos a los contratos basados en un sistema dinámico de adquisición podrán agruparse trimestralmente. En tales casos, se enviarán a la Oficina de Publicaciones a más tardar 48 días después de finalizado cada trimestre.
Los órganos de contratación que hayan organizado un concurso de diseño remitirán a la Oficina de Publicaciones un anuncio con los resultados.
En caso de procedimientos interinstitucionales, el anuncio de adjudicación será enviado por el órgano de contratación responsable del procedimiento.
El anuncio de adjudicación también se enviará a la Oficina de Publicaciones en el caso de un contrato o de un contrato marco de cuantía igual o superior a los límites establecidos en el artículo 170, apartado 1, adjudicados mediante procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de contrato, con la suficiente antelación para que la publicación se produzca antes de la firma del contrato, de acuerdo con las condiciones fijadas en el artículo 171, apartado 1.
En el sitio internet del órgano de contratación se publicará la información relativa a la cuantía y a los contratistas de contratos específicos basados en un contrato marco durante un ejercicio presupuestario, a más tardar el 30 de junio siguiente a la finalización de dicho ejercicio, si a consecuencia de la conclusión de un contrato específico o del volumen global de los contratos específicos, se superan los límites mencionados en el artículo 170, apartado 1.
5. Los anuncios se redactarán de acuerdo con los impresos normalizados aprobados por la Comisión en cumplimiento de la Directiva 2004/18/CE.
Artículo 124
Publicidad de los contratos no sujetos a la Directiva 2004/18/CE
(artículo 103 del Reglamento Financiero)
1. Los contratos cuya cuantía sea inferior a los límites previstos en el artículo 170, apartado 1, serán objeto de la publicidad adecuada, a efectos de garantizar la apertura a la competencia y la imparcialidad de los procedimientos de adjudicación de contratos. Esta publicidad se compondrá de:
a)
el anuncio de contrato referido en el artículo 123, apartado 3, o un anuncio de convocatoria de manifestación de interés para los contratos de objeto similar de cuantía superior a la contemplada en el artículo 137, apartado 1;
b)
publicidad ex ante adecuada en internet para los contratos cuya cuantía sea superior a la contemplada en el artículo 137, apartado 2.
2. En el caso de contratos inmobiliarios y de los contratos que se declaren secretos, a que se refiere el artículo 134, apartado 1, letra j), del presente Reglamento, se publicará específicamente una sola vez al año la lista de los contratistas, precisando el objeto y cuantía de los contratos adjudicados. Esta lista se remitirá al Parlamento Europeo y al Consejo. En el caso de la Comisión, la lista se adjuntará como anexo al resumen de los informes anuales de actividades a que se refiere el artículo 66, apartado 9, del Reglamento Financiero.
3. La información sobre los contratos de cuantía superior al importe previsto en el artículo 137, apartado 1, que no hayan sido objeto de un anuncio de adjudicación específico se transmitirá a la Oficina de Publicaciones. Las listas anuales de contratistas se remitirán, a más tardar, el 30 de junio del ejercicio financiero siguiente.
4. La información sobre los contratos de cuantía superior al importe previsto en el apartado 137, apartado 2, se publicará en el sitio internet de la institución a más tardar el 30 de junio del ejercicio financiero siguiente.
Artículo 125
Publicación de anuncios
(artículo 103 del Reglamento Financiero)
1. La Oficina de Publicaciones publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea los anuncios a que se refieren los artículos 123 y 124 a más tardar 12 días naturales a partir de su envío.
El plazo contemplado en el párrafo primero se reducirá a cinco días naturales en los procedimientos acelerados contemplados en el artículo 154.
2. Los órganos de contratación deberán estar en condiciones de probar la fecha de envío.
Artículo 126
Otras formas de publicidad
(artículo 103 del Reglamento Financiero)
Además de las medidas de publicidad previstas en los artículos 123, 124 y 125, los contratos podrán ser publicitados por cualquier otro medio, en particular en formato electrónico. Esta publicidad hará referencia, caso de que exista, al anuncio publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea a que se refiere el artículo 125, sin que aquella pueda ser anterior a este, único auténtico.
La citada publicidad no podrá introducir discriminación alguna entre los candidatos o los licitadores, ni incluir datos diferentes de los contenidos en el anuncio de contrato anteriormente mencionado, si existe.
Sección 3
Procedimientos de contratación pública
Artículo 127
Tipos de procedimientos de contratación pública
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. La adjudicación de un contrato se hará bien mediante licitación, por procedimiento abierto, restringido o negociado, previa publicación de un anuncio de contrato, bien mediante procedimiento negociado, sin publicación previa de un anuncio de contrato, en su caso, tras concurso previo.
2. La licitación es abierta cuando cualquier operador económico interesado puede presentar una oferta. Lo mismo es de aplicación a los sistemas dinámicos de adquisición a que se refiere el artículo 131.
La licitación es restringida cuando todos los operadores económicos pueden solicitar participar, aunque solo podrán presentar una oferta o una solución en el marco del diálogo competitivo contemplado en el artículo 132 los candidatos que reúnan los criterios de selección establecidos en el artículo 146, y sean invitados a ello, simultáneamente y por escrito, por los órganos de contratación.
La fase de selección podrá llevarse a cabo bien contrato por contrato, igualmente en el marco de un diálogo competitivo, bien mediante la elaboración de una lista de posibles candidatos en el marco del procedimiento contemplado en el artículo 136, apartado 1, letra a).
3. En el procedimiento negociado, los órganos de contratación consultarán a los licitadores de su elección que satisfagan los criterios de selección establecidos en el artículo 146, a efectos de negociar las condiciones de sus ofertas con uno o más licitadores.
En los procedimientos negociados, tras el anuncio de contrato a que se hace referencia en el artículo 135, los órganos de contratación invitarán simultáneamente y por escrito a negociar a los candidatos seleccionados.
4. Los concursos son procedimientos mediante los cuales el órgano de contratación tiene la posibilidad de adquirir, principalmente en el campo de la arquitectura, la ingeniería o el tratamiento de datos, un plan o un diseño propuesto por un jurado tras apertura a la competencia, con o sin concesión de premios.
Artículo 128
Número de candidatos en los procedimientos restringidos o negociados
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. En el procedimiento restringido y en los procedimientos contemplados en el artículo 136, apartado 1, letras a) y b), el número de candidatos invitados a presentar una oferta no podrá ser inferior a cinco, siempre y cuando haya un número suficiente de candidatos que cumplan los criterios de selección.
El órgano de contratación podrá establecer, además, un número máximo de candidatos, en función del objeto del contrato y de criterios de selección objetivos y no discriminatorios. En tales casos, en el anuncio de contrato o en la convocatoria de manifestación de interés a que se refieren los artículos 123 y 124 se indicará el número mínimo y máximo de candidatos y los criterios exigidos.
En todo caso, el número de candidatos admitidos a licitar deberá ser suficiente para garantizar una competencia real.
2. En el procedimiento negociado y tras un diálogo competitivo, el número de candidatos invitados a negociar o a licitar no podrá ser inferior a tres, siempre y cuando haya un número suficiente de candidatos que cumplan los criterios de selección.
En todo caso, el número de candidatos admitidos a licitar deberá ser suficiente para garantizar una competencia real.
Las disposiciones de los párrafos primero y segundo no serán de aplicación:
a)
a los contratos de muy escasa cuantía contemplados en el artículo 137, apartado 2;
b)
a los contratos de servicios jurídicos según la nomenclatura CPV;
c)
a los contratos declarados secretos contemplados en el artículo 134, apartado 1, letra j).
3. Cuando el número de candidatos que satisfagan los criterios de selección y los niveles mínimos sean inferiores al número mínimo especificado en los apartados 1 y 2, el órgano de contratación podrá proseguir el procedimiento invitando al candidato o candidatos que reúnan las capacidades exigidas. Sin embargo, no podrá incluir a otros operadores económicos que no hubieran sido invitados inicialmente a participar en el procedimiento o a candidatos que no reúnan las capacidades requeridas.
Artículo 129
Desarrollo de los procedimientos negociados
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
Los órganos de contratación negociarán con los licitadores las ofertas presentadas por estos para adaptarlas a las exigencias indicadas en el anuncio de contrato a que se refiere el artículo 123 o en el pliego de condiciones y en los documentos complementarios eventuales, a efectos de hallar la oferta económicamente más ventajosa.
Durante la negociación, los órganos de contratación garantizarán la igualdad de trato de todos los licitadores.
Cuando los órganos de contratación tengan la posibilidad de adjudicar los contratos mediante un procedimiento negociado previa publicación de un anuncio de contrato con arreglo al artículo 135, podrán establecer que el procedimiento negociado se desarrolle en fases sucesivas, al objeto de reducir el número de ofertas a negociar sobre la base de los criterios de adjudicación indicados en el anuncio de contrato o en el pliego de condiciones. En el anuncio de contrato o en el pliego de condiciones habrá de indicarse que va a recurrirse a esta posibilidad.
Artículo 130
Concursos
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. Las normas de organización de un concurso se comunicarán a las personas interesadas en participar en él.
El número de candidatos invitados a participar deberá ser suficiente para garantizar una competencia real.
2. El jurado será nombrado por el ordenador competente. Estará compuesto exclusivamente por personas físicas, independientes de los participantes en el concurso. Cuando para participar en el concurso se requiera una cualificación profesional específica, la tercera parte de los miembros del jurado, como mínimo, deberá tener la misma cualificación o una cualificación equivalente.
El jurado gozará de autonomía en sus dictámenes. Estos serán adoptados a la vista de los proyectos presentados anónimamente por los candidatos en función exclusivamente de los criterios indicados en el anuncio de concurso.
3. El jurado consignará en un acta firmada por sus miembros sus propuestas, basadas en los méritos de cada proyecto, y sus observaciones.
El anonimato de los candidatos se mantendrá mientras el jurado no hubiera dictaminado.
Los candidatos podrán ser invitados por el jurado a responder a las cuestiones inscritas en el acta a fin de clarificar un proyecto. Se levantará acta completa del diálogo correspondiente.
4. El órgano de contratación tomará a continuación una decisión en la que se recoja el nombre y dirección del candidato seleccionado y los motivos de tal elección en relación con los criterios anunciados previamente en el anuncio de concurso, especialmente si se aparta de las propuestas formuladas en el dictamen del jurado.
Artículo 131
Sistema dinámico de adquisición
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. El sistema dinámico de adquisición es un proceso de adquisición enteramente electrónico para compras de uso corriente, abierto durante toda su duración a cualquier operador económico que cumpla los criterios de selección y haya presentado una oferta orientativa que se ajuste al pliego de condiciones y, en su caso, a los documentos complementarios. Las ofertas orientativas podrán mejorarse en cualquier momento, siempre que sigan siendo conformes al pliego de condiciones.
2. A efectos de la instauración del sistema dinámico de adquisición, los órganos de contratación publicarán un anuncio de contrato, en el que se precise que se está usando un sistema dinámico de adquisición y en el que se incluya una referencia a la dirección internet en la que pueden consultarse, libre, directa y completamente, el pliego de condiciones y cualquier otro documento complementario desde la publicación del anuncio hasta la expiración del sistema.
Los órganos de contratación indicarán en el pliego de condiciones, entre otras cosas, la naturaleza de las compras previstas que son objeto del sistema dinámico de adquisición en cuestión, así como cualesquiera otros datos imprescindibles en relación con el mismo, el equipamiento electrónico utilizado y las modalidades y especificaciones técnicas de conexión.
3. Los órganos de contratación ofrecerán la posibilidad a todo operador económico, durante toda la duración del sistema dinámico de adquisición, de presentar una oferta orientativa con miras a ser admitido en el sistema en las condiciones contempladas en el apartado 1. Llevarán a cabo la evaluación en un plazo máximo de 15 días a partir de la presentación de la oferta orientativa. No obstante, podrán prorrogar el período de evaluación, siempre y cuando no se produzca entretanto una invitación a presentar ofertas.
El órgano de contratación informará a los licitadores, en el menor plazo posible, de su admisión en el sistema dinámico de adquisición o de la desestimación de su oferta.
4. Todos y cada uno de los contratos específicos será objeto de una invitación a presentar ofertas. Antes de proceder a esta, los órganos de contratación publicarán un anuncio de contrato simplificado, en el que se invite a todos los operadores económicos interesados a presentar una oferta orientativa, en un plazo que no podrá ser inferior a 15 días a partir de la fecha de envío del referido anuncio simplificado. Los órganos de contratación no procederán a la licitación propiamente dicha hasta que hayan completado la evaluación de todas las ofertas orientativas presentadas en el citado plazo.
Los órganos de contratación invitarán a continuación a todos los licitadores admitidos en el sistema a presentar una oferta en un plazo razonable. Adjudicarán el contrato al licitador que hubiere presentado la oferta económicamente más ventajosa en función de los criterios de adjudicación recogidos en el anuncio de contrato para la instauración del sistema dinámico de adquisición. Estos criterios podrán precisarse, en su caso, en la invitación a presentar ofertas.
5. La duración de un sistema dinámico de adquisición no podrá ser superior a cuatro años, salvo en casos excepcionales debidamente justificados.
Los órganos de contratación no podrán recurrir a este sistema de modo tal que se impida, restrinja o falsee la competencia.
No se podrá cobrar carga alguna ni a los operadores económicos interesados ni a las partes en el sistema.
Artículo 132
Diálogo competitivo
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. En caso de que un contrato sea especialmente complejo, el órgano de contratación, en la medida en que estime que el recurso directo al procedimiento abierto o a las modalidades existentes del procedimiento restringido no permitirán adjudicar el contrato a la oferta económicamente más ventajosa, podrá recurrir al diálogo competitivo contemplado en el artículo 29 de la Directiva 2004/18/CE.
Un contrato es considerado «especialmente complejo» en aquellos casos en que el órgano de contratación no está objetivamente en condiciones de definir los medios técnicos que garanticen las necesidades u objetivos del proyecto ni de establecer la estructura jurídica o financiera del mismo.
2. Los órganos de contratación publicarán un anuncio de contrato en el que se recojan sus necesidades y exigencias, definiéndolas en el propio anuncio y/o en un documento descriptivo.
3. Los órganos de contratación entablarán un diálogo con los candidatos que satisfagan los criterios de selección contemplados en el artículo 146, a efectos de determinar y definir los medios que puedan satisfacer mejor sus necesidades.
Durante el diálogo, los órganos de contratación garantizarán la igualdad de trato de todos los licitadores, así como la confidencialidad de las soluciones propuestas o de cualquier otra información comunicada por un candidato participante en el diálogo, salvo que este decidiera lo contrario.
Los órganos de contratación podrán disponer que el procedimiento se desarrolle en fases sucesivas con el fin de reducir el número de soluciones que deben discutirse en la fase del diálogo, aplicando los criterios de adjudicación indicados en el anuncio de contrato o en el documento descriptivo, si en estos se prevé tal posibilidad.
4. Los órganos de contratación, tras haber informado a los participantes de la conclusión del diálogo, les invitarán a presentar sus respectivas ofertas definitivas sobre la base de la solución o soluciones presentadas y especificadas durante el diálogo. Dichas ofertas deberán incluir todos los elementos requeridos y necesarios para la realización del proyecto.
A petición del órgano de contratación, estas ofertas podrán clarificarse, precisarse y perfeccionarse, siempre y cuando ello no tenga por efecto la modificación de elementos sustanciales de la oferta o de la invitación a presentar ofertas cuya variación pudiera falsear la competencia o acarrear efectos discriminatorios.
Si así lo pide el órgano de contratación, el licitador que hubiere presentado la oferta económicamente más ventajosa tendrá que clarificar aspectos de su oferta o que confirmar los compromisos asumidos en la misma, siempre y cuando ello no tenga por efecto modificar elementos sustanciales de la oferta o de la licitación, falsear la competencia ni acarrear efectos discriminatorios.
5. Los órganos de contratación podrán fijar primas o pagos a los participantes en el diálogo.
Artículo 133
Procedimiento conjunto de contratación pública
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
En el caso de un procedimiento conjunto de contratación pública entre una institución y el órgano de contratación de uno o más Estados miembros, Estados de la AELC o países candidatos a la Unión, se aplicarán las disposiciones procedimentales aplicables a la institución.
Cuando la parte correspondiente o gestionada por el órgano de contratación de un Estado miembro en el valor estimado total del contrato sea igual o superior al 50 % o en otros casos debidamente justificados, la institución podrá decidir la aplicación de las normas procedimentales propias del órgano de contratación de un Estado miembro, siempre que las mismas puedan considerarse equivalentes a las de la institución.
La institución y el órgano de contratación del Estado miembro, el Estado AELC o el país candidato a la Unión concernido por el procedimiento conjunto de contratación pública acordarán en especial las modalidades prácticas para la evaluación de las peticiones de participación o las licitaciones, la adjudicación del contrato, la ley aplicable al mismo y la jurisdicción contenciosa competente.
Artículo 134
Recurso a los procedimientos negociados sin publicación previa de un anuncio de contrato
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. Los órganos de contratación podrán recurrir a un procedimiento negociado, sin publicación previa de un anuncio de contrato, con independencia de la cuantía del contrato, en los siguientes casos:
a)
cuando no se hubiere recibido ninguna oferta, o ninguna oferta adecuada, o ninguna solicitud de participar en un procedimiento abierto o restringido, previo cierre del procedimiento inicial, siempre y cuando no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato especificadas en los documentos de licitación contemplados en el artículo 138;
b)
en los contratos cuya ejecución deba encomendarse, por razones de especificidad técnica, artística o por razones de protección de derechos exclusivos, a un operador económico determinado;
c)
en los casos estrictamente necesarios, cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imprevisibles no imputables al órgano de contratación, no puedan cumplirse los plazos fijados para los demás procedimientos y fijados en los artículos 152, 153 y 154;
d)
cuando un contrato de servicios sea consecuencia de un concurso y deba adjudicarse, de acuerdo con las normas aplicables, al ganador o a uno de los ganadores del concurso; en este último caso, todos los ganadores del concurso serán invitados a participar en las negociaciones;
e)
en el supuesto de servicios y obras complementarios que, aun no figurando en el proyecto inicialmente previsto ni en el contrato inicial, se han hecho necesarios, por circunstancias imprevistas, para la ejecución de los servicios o las obras, en las condiciones contempladas en el apartado 2;
f)
en el caso de nuevos servicios u obras consistentes en la repetición de servicios o de obras similares encomendados al operador económico al que fue adjudicado el contrato inicial por el mismo órgano de contratación, siempre y cuando tales servicios u obras se ajusten a un proyecto de base y este proyecto haya sido objeto de un contrato inicial adjudicado por procedimiento abierto o restringido en las condiciones contempladas en el apartado 3;
g)
en los contratos de suministros:
i)
en caso de entregas complementarias destinadas sea a la renovación parcial de suministros o instalaciones de uso corriente, sea a la ampliación de suministros o instalaciones existentes, cuando el cambio de proveedor obligaría al órgano de contratación a adquirir un material diferente que podría acarrear incompatibilidades o dificultades técnicas de utilización y mantenimiento desproporcionadas; la duración de tales contratos no podrá ser superior a tres años,
ii)
cuando los productos se fabriquen solamente con fines de investigación, experimentación, estudio o desarrollo, con exclusión de las pruebas de viabilidad comercial y de la producción a gran escala con el fin de amortizar los gastos de investigación y desarrollo,
iii)
en caso de suministros que se cotizan y compran en una bolsa de materias primas,
iv)
en caso de adquisición, en condiciones especialmente ventajosas, a proveedores que cesen definitivamente sus actividades comerciales o a administradores o liquidadores de una quiebra, un concurso de acreedores o un procedimiento similar según el Derecho nacional;
h)
en los contratos inmobiliarios, tras prospección del mercado local;
i)
en los contratos de servicios jurídicos según la nomenclatura CPV, siempre que dichos contratos sean objeto de una adecuada publicidad;
j)
en los contratos que sean declarados secretos por la institución o las autoridades en que esta delegue, o en los contratos cuya ejecución requiera especiales medidas de seguridad, de acuerdo con las disposiciones administrativas vigentes, o cuando así lo exija la protección de los intereses esenciales de la Unión.
2. En el caso de los servicios y obras complementarios contemplados en el apartado 1, letra e), los órganos de contratación podrán recurrir al procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de contrato siempre que la adjudicación se atribuya al contratista que ejecuta el contrato en cualquiera de los casos siguientes:
a)
cuando tales contratos complementarios no puedan separarse, ni técnica ni económicamente, del contrato principal sin ocasionar graves inconvenientes al órgano de contratación;
b)
cuando dichos servicios u obras, aunque se puedan separar de la ejecución del contrato inicial, sean estrictamente necesarios para su finalización.
La cuantía acumulada de los contratos complementarios no deberá superar el 50 % de la cuantía del contrato inicial.
3. En los supuestos contemplados en el apartado 1, letra f), del presente artículo, la posibilidad de recurrir al procedimiento negociado se indicará desde la apertura a la competencia de la primera operación, y para calcular los límites contemplados en el artículo 170, apartado 1, se tendrá en cuenta el importe total estimado para los servicios o las obras posteriores. A este procedimiento solo podrá recurrirse durante la ejecución del contrato inicial y, a más tardar, en los tres años siguientes a su firma.
Artículo 135
Recurso a los procedimientos negociados con publicación previa de un anuncio de contrato
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. Los órganos de contratación podrán recurrir a un procedimiento negociado, previa publicación de un anuncio de contrato, con independencia de la cuantía del contrato, en los siguientes casos:
a)
cuando, al cierre de un procedimiento abierto o restringido o de un diálogo competitivo, las ofertas presentadas sean irregulares o inaceptables respecto de los criterios de selección o adjudicación, siempre y cuando no se hayan modificado sustancialmente las condiciones iniciales del contrato especificadas en los documentos de licitación contemplados en el artículo 138, sin perjuicio de la aplicación del apartado 2 del presente artículo;
b)
en casos excepcionales, cuando se trate de contratos de obras, suministros o servicios cuyo precio total no pueda ser fijado con antelación por el licitador debido a su naturaleza o a los riesgos que conllevan;
c)
cuando la naturaleza del servicio que se deba a prestar, en particular en el caso de los servicios financieros y las prestaciones intelectuales, sea tal que no puedan establecerse con precisión suficiente las características específicas del contrato para poder adjudicarlo por selección de la mejor oferta de acuerdo con las normas reguladoras de los procedimientos abiertos o restringidos;
d)
cuando en los contratos de obras estas se realicen únicamente con fines de investigación, experimentación o desarrollo, y no con la finalidad de conseguir una rentabilidad o de recuperar los gastos de investigación y desarrollo;
e)
en los contratos de servicios contemplados en el anexo II B de la Directiva 2004/18/CE, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 134, apartado 1, letras i) y j), y apartado 2, del presente Reglamento;
f)
en los servicios de investigación y de desarrollo distintos de aquellos cuyos beneficios pertenezcan exclusivamente al órgano de contratación para su utilización en el ejercicio de su propia actividad, siempre que el órgano de contratación remunere totalmente la prestación del servicio;
g)
en los contratos de servicio cuyo objeto sea la compra, el desarrollo, la producción o la coproducción de programas destinados a la radiodifusión, por parte de los organismos de radiodifusión, y los contratos relativos al tiempo de radiodifusión.
2. En los supuestos contemplados en el apartado 1, letra a), los órganos de contratación podrán abstenerse de publicar un anuncio de contrato si incluyen en el procedimiento negociado a todos los licitadores y únicamente a los licitadores que, cumpliendo los criterios de selección hubieran presentado, en el procedimiento anterior, ofertas conformes con los requisitos formales del procedimiento de adjudicación.
Artículo 136
Procedimiento de convocatoria de manifestación de interés
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. Para los contratos de cuantía no superior a la contemplada en el artículo 170, apartado 1, y sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 134 y 135, los órganos de contratación podrán recurrir a una convocatoria de manifestación de interés:
a)
bien para preseleccionar a los candidatos que serán invitados a presentar ofertas en futuros procedimientos de licitación restringidos;
b)
bien para constituir una lista de vendedores que serán invitados a presentar solicitudes de participación u ofertas.
2. La lista confeccionada tras una convocatoria de manifestación de interés será válida durante los plazos siguientes:
a)
un máximo de tres años a partir de la fecha de envío a la Oficina de Publicaciones del anuncio contemplado en el artículo 124, apartado 1, letra a), en el caso contemplado en el apartado 1, letra a), del presente artículo;
b)
un máximo de cinco años a partir de la fecha de envío a la Oficina de Publicaciones del anuncio contemplado en el artículo 124, apartado 1, letra a), en el caso de la lista de vendedores a que se refiere el apartado 1, letra b), del presente artículo.
La lista a que se refiere el párrafo primero podrá incluir sublistas.
Cualquier persona interesada podrá presentar su solicitud en todo momento dentro del período de validez de la lista, salvo en los tres últimos meses de dicho período.
3. Cuando se vaya a adjudicar un contrato, el órgano de contratación invitará a todos los candidatos o vendedores inscritos en la lista o sublista pertinente a:
a)
presentar una oferta, en el caso contemplado en el apartado 1, letra a), o
b)
presentar, en el caso de la lista contemplada en el apartado 1, letra b):
i)
bien ofertas que incluyan documentos relativos a los criterios de selección y exclusión,
ii)
bien documentos relativos a los criterios de selección y exclusión y, en una segunda fase, ofertas, para aquellas que cumplan tales criterios.
Artículo 137
Contratos de escasa cuantía
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. Los contratos de escasa cuantía que no excedan de 60 000 EUR podrán adjudicarse mediante procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de contrato, previa consulta de al menos tres candidatos.
Si, tras la consulta de los candidatos, el órgano de contratación recibe solamente una oferta que sea administrativa y técnicamente válida, el contrato podrá adjudicarse a condición de que se cumplan los criterios de adjudicación.
2. Los contratos de muy escasa cuantía que no excedan de 15 000 EUR podrán ser adjudicados sobre la base de una sola oferta previo procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de contrato.
3. Los pagos de una cuantía no superior a 1 000 EUR relacionados con elementos de gasto podrán efectuarse a modo de reembolso de factura, sin aceptación previa de una oferta.
Artículo 138
Documentos de licitación
(artículo 105 del Reglamento Financiero)
1. Los documentos de licitación incluirán al menos:
a)
la invitación a licitar, a negociar o a participar en el diálogo en el marco del procedimiento contemplado en el artículo 132;
b)
el pliego de condiciones adjunto a dicha invitación o, en el supuesto del diálogo competitivo contemplado en el artículo 132, un documento en el que se describan las necesidades y exigencias del órgano de contratación, o la referencia a la dirección internet en que pueden ser consultados;
c)
el proyecto de contrato, basado en el modelo de contrato.
La letra c) del párrafo primero no se aplicará a aquellos casos en que, por circunstancias excepcionales y debidamente justificadas, no pueda utilizarse el modelo de contrato.
Los documentos de licitación incluirán una referencia a las normas de publicidad adoptadas en cumplimiento de los artículos 123 a 126.
2. En la invitación a licitar, a negociar o a participar en el diálogo se precisará al menos:
a)
las normas que rigen la entrega y la presentación de las ofertas, en particular la fecha y hora límites, cualquier requisito relativo al uso de un modelo de impreso de respuesta, los documentos que deben adjuntarse, incluidos los documentos acreditativos de la capacidad económica, financiera, profesional y técnica a que se refiere el artículo 146, si no se precisan en el anuncio de contrato, así como la dirección a la que deben remitirse;
b)
que la presentación de una oferta implica la aceptación del correspondiente pliego de condiciones a que se refiere el apartado 1, y que tal presentación vinculará al licitador durante la ejecución del contrato, si se convierte en adjudicatario del mismo;
c)
el período de validez de las ofertas, durante el cual el licitador estará obligado a mantener todas las condiciones de su oferta;
d)
la prohibición de cualquier tipo de comunicación entre el órgano de contratación y el licitador durante el desarrollo del procedimiento, salvo con carácter excepcional, en las condiciones previstas en el artículo 160, así como, si está prevista una visita in situ, las condiciones concretas de esta;
e)
en caso de diálogo competitivo, la fecha fijada y la dirección para el inicio de la fase de consulta.
3. En el pliego de condiciones se precisarán al menos:
a)
los criterios de selección y exclusión aplicables al contrato, salvo si se trata de un diálogo competitivo, un procedimiento restringido y un procedimiento negociado con publicación previa del anuncio contemplado en el artículo 135; en tales casos, los criterios figurarán únicamente en el anuncio de contrato o en la convocatoria de manifestación de interés;
b)
los criterios de adjudicación del contrato y la ponderación relativa de los mismos o, en su caso, el orden decreciente de importancia de estos criterios si no figura en el anuncio de contrato;
c)
las especificaciones técnicas contempladas en el artículo 139;
d)
las exigencias mínimas a que deben atenerse las variantes en los procedimientos de adjudicación a que se refiere el artículo 149, apartado 2, en virtud de los cuales el contrato se adjudica a la oferta económicamente más ventajosa, siempre que el órgano de contratación hubiera indicado en el anuncio de contrato la autorización de variantes;
e)
la aplicación del Protocolo sobre los privilegios e inmunidades de la Unión Europea o, en su caso, de la Convención de Viena sobre las relaciones diplomáticas o las relaciones consulares;
f)
las modalidades de prueba de acceso a los contratos, en las condiciones previstas en el artículo 172;
g)
en los sistemas dinámicos de adquisición a que se refiere el artículo 131, la naturaleza de las compras previstas, así como toda la información necesaria sobre el sistema de adquisición, el equipamiento electrónico utilizado y los dispositivos y especificaciones técnicas de conexión.
4. En el modelo de contrato se precisarán, en particular:
a)
los daños liquidados en caso de incumplimiento de sus cláusulas;
b)
los epígrafes que deben incluir las facturas o los justificantes de las mismas, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 102;
c)
que, cuando el órgano de contratación sean las instituciones, la legislación aplicable al contrato será la legislación de la Unión, completada, en su caso, por la legislación nacional especificada en el contrato;
d)
la jurisdicción contenciosa competente.
A efectos de la letra c) del párrafo primero del presente apartado, en el caso de los contratos a que se refiere el artículo 121, apartado 1, el proyecto de contrato solo podrá remitir al Derecho nacional.
5. Los órganos de contratación podrán recabar del licitador información sobre la parte del contrato que tenga intención de subcontratar a terceros y sobre la identidad de los subcontratistas. Junto a la información a que se hace referencia en el artículo 143, el órgano de contratación podrá solicitar asimismo que el candidato o licitador presente información sobre la capacidad financiera, económica, técnica y profesional del subcontratista previsto, tal como se contempla en los artículos 146, 147 y 148, en especial en los casos en que la subcontratación represente una parte significativa del contrato.
Artículo 139
Especificaciones técnicas
(artículo 105 del Reglamento Financiero)
1. Las especificaciones técnicas permitirán a candidatos y licitadores concurrir en igualdad de condiciones, sin que puedan tener por efecto crear obstáculos injustificados a dicha competencia.
Las especificaciones técnicas definirán las características exigidas a un producto, servicio, material u obra en relación con el uso a que el órgano de contratación los destina.
2. Las características a que hace referencia el apartado 1 incluirán:
a)
los niveles de calidad;
b)
la repercusión medioambiental;
c)
siempre que sea posible, los criterios de accesibilidad para las personas con discapacidad o de diseño para todos los usuarios;
d)
los niveles y procedimientos de evaluación de la conformidad;
e)
su adecuación al uso previsto;
f)
la seguridad o las dimensiones, incluidas las prescripciones aplicables a los suministros para la denominación de venta y el manual de instrucciones y, para todos los contratos, la terminología, los símbolos, los ensayos y métodos de ensayo, el embalaje, el marcado y etiquetado, y los procedimientos y métodos de fabricación;
g)
en el caso de contratos de obras, los procedimientos relativos a la garantía de la calidad y las normas de concepción y cálculo de las obras, las condiciones de prueba, control y recepción de las obras y las técnicas o métodos de construcción y cualquier otra condición de carácter técnico que el órgano de contratación pueda prescribir, por vía reglamentaria específica o general, en lo referente a las obras terminadas y a los materiales o elementos constitutivos de estas.
3. Las especificaciones técnicas deberán formularse de alguna de las siguientes maneras:
a)
por referencia a normas europeas, a homologaciones técnicas europeas o especificaciones técnicas comunes, si existen, a normas internacionales, a otros sistemas de referencias técnicas establecidos por los organismos europeos de normalización o, en su defecto, a sus equivalentes nacionales; cada referencia irá acompañada de la expresión «o equivalente»;
b)
en términos de resultados o exigencias funcionales, que pueden incluir características medioambientales y que deben ser suficientemente precisas para que a los licitadores les sea posible determinar el objeto del contrato y a los órganos de contratación proceder a la adjudicación del mismo;
c)
utilizando conjuntamente ambos procedimientos.
4. Cuando los órganos de contratación recurran a la posibilidad de referirse a las especificaciones contempladas en el apartado 3, letra a), no podrán rechazar una oferta basándose en su disconformidad con dichas especificaciones si el licitador o candidato prueba, a entera satisfacción del órgano de contratación, por cualquier medio adecuado, que su oferta responde de modo equivalente a las exigencias requeridas.
Por medio adecuado podrá entenderse un expediente técnico del fabricante o un informe de prueba de un organismo reconocido.
5. Cuando los órganos de contratación recurran a la posibilidad, contemplada en el apartado 3, letra b), de prescribir especificaciones en términos de resultados o de exigencias funcionales, no podrán rechazar una oferta que sea conforme a una norma nacional por la que se transponga una norma europea, a una homologación técnica europeo o a especificaciones técnicas comunes, a una norma internacional o a sistemas de referencia técnica elaborados por organismos europeo de normalización, si tales especificaciones guardan relación con los resultados o las exigencias funcionales requeridas.
El licitador deberá probar, a entera satisfacción del órgano de contratación y por cualquier medio adecuado, que su oferta responde a los resultados o exigencias funcionales fijados por el órgano de contratación. Por medio adecuado podrá entenderse un expediente técnico del fabricante o un informe de prueba de un organismo reconocido.
6. Los órganos de contratación podrán utilizar, cuando prescriban características medioambientales en términos de resultados o exigencias funcionales, especificaciones detalladas o, en su caso, partes de estas, tal y como son definidas por las etiquetas ecológicas europeas, plurianuales o nacionales, o por cualquier otra etiqueta ecológica, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
a)
las especificaciones utilizadas son adecuadas para definir las características de los suministros o servicios objeto del contrato;
b)
las exigencias en relación con la etiqueta son definidas sobre la base de datos científicos;
c)
las etiquetas ecológicas son adoptadas utilizando un procedimiento en el que pueden participar todas las partes interesadas, como organismos gubernamentales, consumidores, fabricantes, distribuidores y organizaciones medioambientales;
d)
las etiquetas ecológicas son accesibles a todas las partes interesadas.
7. Los órganos de contratación podrán indicar que los productos o servicios provistos de la etiqueta ecológica satisfacen presuntamente las especificaciones técnicas definidas en la documentación contractual. Admitirán cualquier otro medio de prueba adecuado, como un expediente técnico del fabricante o un informe de prueba de un organismo reconocido. A efectos de los apartados 4, 5 y 6, son organismos reconocidos los laboratorios de ensayo o calibración y los organismos de inspección y de certificación que cumplen las normas europeas aplicables.
8. Salvo en casos excepcionales debidamente justificados por el objeto del contrato, dichas especificaciones no podrán referirse a una fabricación o procedencia determinada ni a una obtención según métodos particulares, ni tampoco a una marca, una patente, un tipo, un origen o una producción determinados que tuvieran por efecto favorecer o eliminar determinados productos o a determinados operadores económicos.
En los casos en que sea imposible definir con suficiente precisión o inteligibilidad el objeto del contrato, a la referencia se añadirá la expresión «o equivalente».
Artículo 140
Revisión del precio
(artículo 105 del Reglamento Financiero)
1. En los documentos de licitación se determinará claramente si el precio de la oferta debe ser firme y no revisable.
2. En caso contrario, en tales documentos deberán determinarse las condiciones y/o fórmulas para la revisión del precio durante el período de vigencia del contrato. El órgano de contratación tomará entonces en especial consideración:
a)
el objeto del procedimiento de contratación pública y la coyuntura económica en la que se produce;
b)
la naturaleza y duración de las tareas y del contrato;
c)
sus intereses financieros.
Artículo 141
Actividades ilegales motivo de exclusión
(artículo 106 del Reglamento Financiero)
Los casos a que se refiere el artículo 106, apartado 1, letra e), del Reglamento Financiero incluirán todas las actividades ilegales que vayan en detrimento de los intereses financieros de la Unión Europea, en particular las siguientes:
a)
los casos de fraude contemplados en el artículo 1 del Convenio relativo a la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas establecido por acto del Consejo de 26 de julio de 1995 (12);
b)
los casos de corrupción contemplados en el artículo 3 del Convenio relativo a la lucha contra los actos de corrupción en los que estén implicados funcionarios de las Comunidades Europeas o de los Estados miembros de la Unión Europea, establecido por acto del Consejo de 26 de mayo de 1997 (13);
c)
los casos de participación en una organización delictiva, según la definición del artículo 2 de la Decisión Marco 2008/841/JAI del Consejo (14);
d)
los casos de blanqueo de capitales, según la definición del artículo 1 de la Directiva 2005/60/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (15);
e)
los casos de delitos terroristas, delitos ligados a actividades terroristas, así como la inducción, la complicidad, la autoría intelectual o la tentativa en la comisión de tales delitos, tal como se definen en los artículos 1, 3 y 4 de la Decisión Marco 2002/475/JAI del Consejo (16).
Artículo 142
Aplicación de los criterios de exclusión y duración de la exclusión
(artículos 106, 107, 108 y 109 del Reglamento Financiero)
1. Para determinar la duración de la exclusión y garantizar el cumplimiento del principio de proporcionalidad, la institución responsable tendrá en cuenta, en particular, la gravedad de los hechos, incluidas las repercusiones en los intereses financieros y la imagen de la Unión y el tiempo transcurrido, la duración y reiteración de la infracción y la intención o el grado de negligencia de la entidad en cuestión y las medidas tomadas por esta entidad para poner remedio a la situación.
Al fijar el período de exclusión, la institución responsable dará al candidato o licitador en cuestión la oportunidad de formular observaciones.
En los casos en que la duración del período de exclusión venga determinada, de conformidad con la ley aplicable, por las autoridades o los organismos mencionados en el artículo 108, apartados 2 y 3, del Reglamento Financiero, la Comisión aplicará esta duración hasta su máximo establecido en el artículo 106, apartado 4, del Reglamento Financiero. El período contemplado en el artículo 106, apartado 4, del Reglamento Financiero se fija en un máximo de cinco años, calculados a partir de las siguientes fechas:
a)
a partir de la fecha de la sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, en los casos mencionados en el artículo 106, apartado 1, letras b) y e), del Reglamento Financiero;
b)
la fecha en la que se cometió la infracción o, en el caso de infracciones continuadas o repetidas, la fecha en la que cesó la infracción, en los casos contemplados en el artículo 106, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero cuando la falta ataña a contratos con la institución afectada.
A efectos del párrafo tercero, letra b), si la falta profesional grave hubiera sido establecida por una decisión de una autoridad pública o de una organización internacional, prevalecerá la fecha de la decisión.
El período de exclusión podrá ampliarse a diez años en caso de reincidencia en la infracción en los cinco años siguientes a la fecha mencionada en el párrafo tercero, letras a) y b), sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 1.
2. Los candidatos y los licitadores quedarán excluidos de los procedimientos de contratación pública y de subvención mientras se hallen incursos en alguna de las situaciones mencionadas en el artículo 106, apartado 1, letras a) y d), del Reglamento Financiero.
Artículo 143
Pruebas
(artículos 106 y 107 del Reglamento Financiero)
1. Los candidatos y licitadores presentarán una declaración por su honor, debidamente fechada y firmada, en la que declaren que no se hallan incursos en ninguna de las situaciones mencionadas en los artículos 106 y 107 del Reglamento Financiero.
Sin embargo, en caso de procedimiento restringido, diálogo competitivo y procedimiento negociado previa publicación de un anuncio de contrato, siempre que el órgano de contratación limite el número de candidatos que vayan a ser invitados a negociar o a presentar una oferta, todos los candidatos presentarán los certificados contemplados en el apartado 3.
El órgano de contratación, en función de la valoración de riesgos que efectúe, podrá abstenerse de exigir la declaración contemplada en el párrafo primero, en el caso de los contratos a que se refiere el artículo 137, apartado 2. No obstante, para los contratos contemplados en el artículo 265, apartado 1, en el artículo 267, apartado 1, y en el artículo 269, apartado 1, el órgano de contratación podrá abstenerse de exigir tal declaración para aquellos contratos de cuantía igual o inferior a 20 000 EUR.
2. Los licitadores a quienes se adjudique el contrato deberán facilitar, dentro del plazo que determine el órgano de contratación y antes de la firma del contrato, la prueba contemplada en el apartado 3 del presente artículo, que confirme la declaración a que se refiere el apartado 1 del presente artículo en los siguientes casos:
a)
en caso de contratos adjudicados por las instituciones por su propia cuenta, de cuantía igual o superior a los límites mencionados en el artículo 170, apartado 1;
b)
en caso de contratos en el ámbito de las acciones exteriores, de cuantía igual o superior a los límites establecidos en el artículo 265, apartado 1, letra a), en el artículo 267, apartado 1, letra a), o en el artículo 269, apartado 1, letra a).
En el caso de contratos de cuantía inferior a los límites contemplados en el párrafo primero, letras a) y b), del presente apartado, el órgano de contratación podrá pedir al licitador al que vaya a adjudicarse el contrato, si tiene dudas sobre si este se halla incurso en alguna de las situaciones de exclusión, que facilite la prueba contemplada en el apartado 3.
3. El órgano de contratación admitirá como prueba bastante de que el candidato o licitador a quien vaya a adjudicarse el contrato no se halla incurso en ninguna de las situaciones descritas en el artículo 106, apartado 1, letras a), b) o e), del Reglamento Financiero, la presentación de un certificado reciente de antecedentes penales o, en su defecto, de un documento equivalente reciente expedido por instancias judiciales o administrativas del país de origen o de procedencia, en el que se acredite que se cumple con tales requisitos. El órgano de contratación admitirá, como prueba bastante de que el candidato o licitador no se halla incurso en la situación descrita en el artículo 106, apartado 1, letras a) o d), del Reglamento Financiero, un certificado reciente expedido por las autoridades competentes del país de que se trate.
En el supuesto de que el documento o certificado contemplado en el apartado 1 del presente artículo no sea expedido en el país de que se trate o en los demás casos de exclusión contemplados en el artículo 106 del Reglamento Financiero, podrá hacer las veces del mismo una declaración jurada o, en su defecto, una declaración solemne hecha por la parte interesada ante una instancia administrativa o judicial, notario u organismo profesional cualificado de su país de origen o de procedencia.
4. Dependiendo de la legislación nacional del país en que esté establecido el candidato o licitador, los documentos contemplados en los apartados 1 y 3 se referirán a las personas físicas y/o jurídicas, en particular, si el órgano de contratación lo considera necesario, a los directores de empresa o a cualquier persona con poderes de representación, toma de decisiones o control en relación con el candidato o licitador.
5. En caso de dudas sobre si los candidatos o licitadores se hallan incursos en alguna situación de exclusión, los órganos de contratación podrán dirigirse directamente a las autoridades competentes a que se refiere el apartado 3, al objeto de recabar la información que consideren necesaria sobre dicha situación.
6. El órgano de contratación podrá no exigir a un candidato o a un licitador la obligación que los mismos tienen de presentar las pruebas documentales mencionadas en el apartado 3 si tales pruebas ya le han sido presentadas en el marco de otro procedimiento de contratación pública y a condición de que la fecha de expedición de los documentos no remonte a más de un año y de que sigan siendo válidos.
En tal caso, el candidato o licitador declarará por su honor que las pruebas documentales se han presentado ya en el marco de un procedimiento de contratación pública anterior y confirmará que no se ha producido ningún cambio en su situación.
7. Siempre que el órgano de contratación lo solicite, el candidato o licitador presentará una declaración por su honor de que el subcontratista previsto no se halla incurso en ninguna de las situaciones contempladas en los artículos 106 y 107 del Reglamento Financiero.
En caso de duda sobre esta declaración por el honor, el órgano de contratación solicitará las pruebas mencionadas en los apartados 3 y 4. Será de aplicación, en su caso, el apartado 5.
Artículo 144
Base de datos central
(artículo 108 del Reglamento Financiero)
1. Las instituciones, agencias ejecutivas y organismos contemplados en el artículo 108, apartado 1, del Reglamento Financiero remitirán a la Comisión, según el modelo establecido por esta, información detallada sobre las terceras personas que se hallen en alguna de las situaciones contempladas en los artículos 106, 107, 109, apartado 1, letra b), y 109, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero, y sobre los motivos y la duración del período de exclusión.
Transmitirán asimismo información acerca de las personas con poder de representación, de decisión o de control sobre las terceras partes que tienen el estatuto de personas jurídicas, cuando estas personas se hayan encontrado en alguna de las situaciones mencionadas en los artículos 106, 107, 109, apartado 1, letra b), y 109, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero.
Las autoridades y los organismos mencionados en el artículo 108, apartados 2 y 3, del Reglamento Financiero remitirán a la Comisión, según el modelo establecido por esta, información detallada sobre las terceras personas que se hallen en alguna de las situaciones contempladas en el artículo 106, apartado 1, letra e), del Reglamento Financiero, cuando su conducta hubiera perjudicado los intereses financieros de la Unión, y sobre las personas con poder de representación, de decisión o de control en relación con terceros que tienen el estatuto de personas jurídicas, como:
a)
el tipo de condena;
b)
cuando proceda, la duración de la exclusión de los procedimientos de contratación pública.
2. Las instituciones, agencias, autoridades y organismos mencionados en el apartado 1 designarán a las personas autorizadas a comunicar y recibir de la Comisión la información contenida en la base de datos.
En el caso de las instituciones, agencias, autoridades y organismos mencionados en el artículo 108, apartado 1, del Reglamento Financiero, las personas designadas comunicarán cuanto antes la información al contable de la Comisión, y solicitarán, cuando proceda, la introducción, modificación o supresión de los datos en la base.
En el caso de las autoridades y los organismos mencionados en el artículo 108, apartado 2, del Reglamento Financiero, las personas designadas comunicarán la información pertinente al ordenador de la Comisión responsable del programa o de la acción de que se trate, en el plazo de tres meses desde que se dictó la sentencia correspondiente.
Corresponde al contable de la Comisión introducir, modificar o suprimir datos de la base de datos. Facilitará mensualmente a las personas designadas, por medio de un protocolo seguro, los datos validados contenidos en la base de datos.
3. Las instituciones, agencias, autoridades y organismos a los que se refiere el apartado 1 certificarán ante la Comisión que la información por ellos comunicada se elaboró y transmitió de conformidad con los principios enunciados en el Reglamento (CE) no 45/2001 y en la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (17) relativos a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales.
Más concretamente, informarán de antemano a todas las terceras partes o personas contempladas en el apartado 1 que los datos que les conciernen podrían introducirse en la base de datos y ser comunicados por la Comisión a las personas designadas a que se refiere el apartado 2. Actualizarán, en su caso, la información transmitida, cuando se proceda a una corrección, supresión o modificación de los datos.
Cualquier parte registrada en la base de datos tendrá el derecho a ser informada sobre los datos registrados que le conciernen, previa solicitud al ordenador de la Comisión.
4. Los Estados miembros adoptarán todas las medidas apropiadas para ayudar a la Comisión a administrar la base de datos eficientemente, de conformidad con la Directiva 95/46/CE.
En los acuerdos con las autoridades de terceros países y con todos los organismos previstos en el artículo 108, apartados 2 y 3, del Reglamento Financiero se recogerán modalidades adecuadas, con el fin de garantizar el cumplimiento de estas disposiciones y de los principios relativos a la protección de datos de carácter personal.
Artículo 145
Sanciones administrativas y financieras
(artículos 109 y 131 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de la aplicación de las sanciones previstas en el contrato, los candidatos, licitadores y contratistas que hubieran hecho declaraciones falsas, hubieran cometido errores sustanciales, irregularidades o fraude, o hubieran infringido gravemente sus obligaciones contractuales, podrán ser excluidos de la concesión de contratos y subvenciones financiados por el presupuesto de la Unión por un período de tiempo máximo de cinco años a partir de la fecha del acta de constatación de la infracción, confirmada previo intercambio contradictorio con el candidato, el licitador o el contratista.
La exclusión podrá ser de hasta diez años en caso de reincidencia en los cinco años siguientes a la fecha contemplada en el párrafo primero.
2. A los licitadores o candidatos que hubieran hecho falsas declaraciones o hubieran cometido errores sustanciales, irregularidades o fraude se les podrán imponer, además, sanciones financieras por un importe de entre el 2 % y el 10 % de la cuantía total estimada del contrato en curso de adjudicación.
A los contratistas que infringieran gravemente sus obligaciones contractuales se les podrán imponer sanciones financieras por un importe de entre el 2 % y el 10 % de la cuantía del contrato en cuestión.
El porcentaje de la sanción podrá oscilar entre el 4 % y el 20 % en caso de reincidencia en los cinco años siguientes a la fecha contemplada en el apartado 1, párrafo primero.
3. La institución determinará las sanciones administrativas o financieras teniendo especialmente en cuenta los elementos mencionados en el artículo 142, apartado 1.
Artículo 146
Criterios de selección
(artículo 110, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. Los órganos de contratación establecerán criterios de selección claros y no discriminatorios.
2. Se aplicarán criterios de selección a todos los procedimientos de contratación pública con el fin de evaluar la capacidad financiera, económica, técnica y profesional del candidato o licitador.
El órgano de contratación podrá fijar niveles de capacidad mínimos por debajo de los cuales los candidatos no serán seleccionados.
3. Podrá solicitarse a los licitadores o candidatos que demuestren que están autorizados a ejecutar el contrato según su Derecho nacional respectivo, mediante la acreditación de su inscripción en un registro mercantil o profesional, declaración jurada o certificado, pertenencia a una organización específica, autorización expresa, inscripción en el registro del impuesto de valor añadido (en lo sucesivo, «el IVA»).
4. Los órganos de contratación precisarán, en el anuncio de contrato o en la convocatoria de manifestación de interés o en la invitación a licitar, las referencias que sirvan como prueba del estatuto y capacidad jurídica de los licitadores o candidatos.
5. La información solicitada por el órgano de contratación al efecto de probar la capacidad financiera, económica, técnica y profesional del candidato o licitador y los niveles de capacidad mínimos requeridos con arreglo al apartado 2 deberán ceñirse estrictamente al objeto del contrato y deberán tener en cuenta los intereses legítimos de los operadores económicos, especialmente en lo que se refiere a la protección de los secretos técnicos y comerciales de la empresa.
6. El órgano de contratación, en función de la valoración de riesgos que efectúe, podrá decidir no exigir la prueba de la capacidad financiera, económica, técnica y profesional de los candidatos o licitadores cuando se trate de los siguientes contratos:
a)
contratos adjudicados por las instituciones por su propia cuenta, de una cuantía no superior a la cuantía a que se refiere el artículo 137, apartado 1;
b)
contratos adjudicados en el ámbito de las acciones exteriores, de una cuantía inferior a los límites mencionados en el artículo 265, apartado 1, letra a), en el artículo 267, apartado 1, letra a), o en el artículo 269, apartado 1, letra a).
En el supuesto de que el órgano de contratación decida no exigir la prueba de la capacidad financiera, económica, técnica y profesional de los candidatos o licitadores, no se efectuará ningún pago de prefinanciación, a menos que se deposite una garantía financiera por un importe equivalente.
Artículo 147
Capacidad económica y financiera
(artículo 110, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. La capacidad económica y financiera podrá acreditarse, en particular, mediante uno o varios de los documentos siguientes:
a)
extractos bancaria adecuados o, cuando proceda, prueba de estar asegurado contra los riesgos profesionales pertinentes;
b)
estados financieros de al menos los tres últimos ejercicios cerrados;
c)
una declaración sobre el volumen de negocios total y el volumen de negocios de las obras, suministros o servicios objeto del contrato durante un período que abarque, como máximo, los tres últimos ejercicios disponibles.
2. El órgano de contratación podrá decidir eximir a un candidato o licitador de la obligación de presentar las pruebas documentales a que se refiere el apartado 1 si tales pruebas ya han sido presentadas a efectos de otro procedimiento de contratación y siguen cumpliendo lo dispuesto en el apartado 1.
Si el órgano de contratación considera que existen motivos justificados para que el licitador o candidato no presente los documentos solicitados, su capacidad económica y financiera podrá probarse mediante cualquier otro medio que el órgano de contratación considere adecuado.
3. En su caso, y para un contrato determinado, un operador económico podrá alegar las capacidades de otras entidades, con independencia de la naturaleza jurídica de los vínculos que tenga con tales entidades. En tal caso, deberá probar al órgano de contratación que dispondrá de los medios necesarios para la ejecución del contrato, por ejemplo, presentando el compromiso de tales entidades de poner dichos medios a su disposición.
El órgano de contratación podrá exigir que el operador económico y las entidades a que se refiere el párrafo primero sean responsables solidarios de la ejecución del contrato.
En las mismas condiciones, las agrupaciones de operadores económicos a que se refiere el artículo 121, apartado 5, podrán alegar las capacidades de los miembros de la agrupación o las de otras entidades.
Artículo 148
Capacidad técnica y profesional
(artículo 110, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. La capacidad técnica y profesional de los operadores económicos se evaluará y verificará conforme a lo dispuesto en los apartados 2 y 3. En los procedimientos de contratación pública de suministro que requieran operaciones de montaje e instalación y la prestación de servicios y/o ejecución de trabajos, tal capacidad se evaluará teniendo en cuenta, en particular, su pericia, eficiencia, experiencia y fiabilidad.
2. La capacidad técnica y profesional de los operadores económicos podrá acreditarse, en función de la naturaleza, cantidad o escala y finalidad de los suministros, servicios u obras que se vayan a efectuar, mediante uno o varios de los documentos siguientes:
a)
los títulos de estudios y títulos profesionales del prestador de servicios o del contratista de obras o del personal directivo de la empresa, en particular los del responsable o responsables de la prestación o de la ejecución de las obras;
b)
una lista:
i)
de los principales servicios y suministros efectuados en los tres últimos años, con indicación de los importes, fechas y destinatarios, públicos o privados, de los mismos,
ii)
de las obras ejecutadas en los cinco últimos años, con indicación de los importes, fechas y ubicación de las mismas;
c)
una descripción del equipamiento técnico, las herramientas y las instalaciones que la empresa utilizará para la ejecución de un contrato de obras o servicios;
d)
una descripción del equipamiento técnico y de las medidas empleadas para garantizar la calidad de los suministros y servicios, así como de los medios de estudio e investigación de la empresa;
e)
una indicación de los técnicos u organismos técnicos que participarán en la ejecución del contrato, pertenezcan o no directamente a la empresa, en particular de los responsables del control de la calidad;
f)
respecto de los suministros: muestras, descripciones y/o fotografías auténticas y/o certificados de institutos o agencias oficiales encargados del control de la calidad de reconocida competencia en la certificación de la conformidad de los productos con las especificaciones o normas vigentes;
g)
una declaración de la plantilla media anual y del número de directivos del prestador de servicios o del contratista de obras en los tres últimos años;
h)
una indicación de la parte del contrato que el prestador de servicios tenga intención de subcontratar;
i)
para los contratos de obras públicas y de servicios públicos, y solo cuando sea apropiado, una indicación de las medidas de gestión medioambiental que el operador económico podrá aplicar al ejecutar el contrato.
En caso de que el destinatario de los servicios y suministros mencionados en el párrafo primero, letra b), inciso i), fuera un órgano de contratación, los operadores económicos presentarán la prueba de dichos servicios y suministros en forma de certificados expedidos o refrendados por la autoridad competente.
A efectos de la letra b), inciso ii), del párrafo primero, la lista de las obras más importantes deberá ir acompañada de certificados de buena ejecución, en los que se indicará si se han efectuado con profesionalidad y si la ejecución ha sido completa.
3. En caso de que los servicios o productos sean complejos o, excepcionalmente sean necesarios para una finalidad especial, la capacidad técnica y profesional podrá justificarse mediante una verificación efectuada por el órgano de contratación o por su cuenta por un organismo oficial competente del país en el que esté establecido el prestador de servicios o proveedor, previo acuerdo de este organismo; tales verificaciones atañerán a la capacidad técnica y las capacidades de producción del proveedor y, si fuere necesario, a los medios de estudio e investigación de que disponen, así como a las medidas de control de la calidad aplicadas.
4. Cuando los órganos de contratación exijan la presentación de certificados expedidos por órganos independientes que acrediten que el operador económico se ajusta a determinadas normas de garantía de la calidad, habrán de remitirse a sistemas de garantía de la calidad basados en las series de normas europeas en esta materia certificadas por organismos acreditados. Sin embargo, los órganos de contratación también aceptarán otras pruebas de medidas equivalentes de garantía de la calidad que presenten los operadores económicos cuando estos no tengan la posibilidad de obtener tales certificados o no puedan obtenerlos en el plazo fijado.
5. Cuando los órganos de contratación exijan la presentación de certificados expedidos por organismos independientes que acrediten que el operador económico cumple determinadas normas o regímenes de gestión medioambiental, harán referencia al sistema de gestión y auditoria medioambientales de la Unión o a otros sistemas de gestión medioambiental reconocidos de conformidad con el artículo 45 del Reglamento (CE) no 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo (18) o a otras normas de gestión medioambiental basadas en las normas europeas o internacionales pertinentes de organismos acreditados. Reconocerán los certificados equivalentes de organismos establecidos en otros Estados miembros. Admitirán, asimismo, otras pruebas de medidas equivalentes de gestión medioambiental presentadas por los operadores económicos.
6. En su caso, y para un contrato determinado, un operador económico podrá alegar las capacidades de otras entidades, con independencia de la naturaleza jurídica de los vínculos que tenga con tales entidades. En tal caso, deberá probar al órgano de contratación que dispondrá de los medios necesarios para la ejecución del contrato, por ejemplo, presentando el compromiso de tales entidades de poner dichos medios a su disposición.
En las mismas condiciones las agrupaciones de operadores económicos a que se refiere el artículo 121, apartado 5, podrán alegar las capacidades de los miembros de la agrupación o las de otras entidades.
7. En el caso de contratos de obras, contratos de servicios y operaciones de montaje e instalación en el contexto de un contrato de suministro, los órganos de contratación podrán exigir que determinadas tareas críticas sean ejecutadas directamente por el propio licitador o, en el caso de una oferta presentada por una agrupación de operadores económicos a que hace referencia el artículo 121, apartado 6, por un participante en la agrupación.
8. Los órganos de contratación podrán inferir que los operadores económicos no van a ejecutar el contrato con un nivel de calidad adecuado cuando hayan constatado que los operadores económicos tienen intereses en conflicto que pueden incidir negativamente en la ejecución del contrato.
Artículo 149
Formas y criterios de adjudicación
(artículo 110, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 107 del Reglamento Financiero, los contratos se adjudicarán de una de las dos maneras siguientes:
a)
por el procedimiento de adjudicación automática, en cuyo caso el contrato se adjudica a la oferta con el precio más bajo de entre todas las ofertas regulares y conformes;
b)
por el procedimiento de concesión a la oferta económicamente más ventajosa.
2. Para determinar cuál es la oferta económicamente más ventajosa, el órgano de contratación tendrá en cuenta el precio propuesto y otros criterios de calidad justificados por el objeto del contrato, como el valor técnico, las características estéticas y funcionales, las características medioambientales, el costo de utilización, la rentabilidad, el plazo de ejecución o de entrega, el servicio de posventa y la asistencia técnica. El órgano de contratación podrá fijar niveles mínimos de calidad. Las ofertas por debajo de dichos niveles de calidad serán desestimadas.
3. El órgano de contratación precisará, en el anuncio de contrato o en el pliego de condiciones, o en el documento descriptivo, la ponderación relativa que otorga a cada uno de los criterios exigidos para determinar la oferta económicamente más ventajosa. Esta ponderación podrá expresarse mediante una banda de valores cuya diferencia máxima deberá ser apropiada.
La ponderación relativa del criterio del precio en relación con los demás criterios no deberá neutralizar el precio en la elección del adjudicatario del contrato, sin perjuicio de los baremos fijados por la institución para la retribución de ciertos servicios, tales como los prestados por expertos en evaluación.
Si, en casos excepcionales, no es técnicamente posible efectuar una ponderación, en particular debido al objeto del contrato, el órgano de contratación precisará solamente el orden decreciente de importancia en la aplicación de los criterios.
Artículo 150
Recurso a subastas electrónicas
(artículo 110, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Los órganos de contratación podrán recurrir a subastas electrónicas, en las que se presenten nuevos precios, revisados a la baja, y/o nuevos valores relativos a determinados elementos de las ofertas.
A efectos del párrafo primero, los órganos de contratación utilizarán un proceso repetitivo electrónico (subasta electrónica), que se celebrará tras una primera evaluación completa de las ofertas, merced al cual podrán proceder a su clasificación mediante métodos de evaluación automáticos.
2. En los procedimientos abiertos, restringidos o negociados en el caso contemplado en el artículo 135, apartado 1, letra a), los órganos de contratación podrán decidir que se efectúe una subasta electrónica previa a la adjudicación de un contrato público cuando las especificaciones del contrato puedan establecerse de manera precisa.
En las mismas condiciones, podrá recurrirse a la subasta electrónica en la reapertura a la competencia entre las partes en el caso del contrato marco contemplado en el artículo 122, apartado 3, letra b), y en la apertura a la competencia de los contratos que deban celebrarse en el marco del sistema dinámico de adquisición contemplado en el artículo 131.
La subasta electrónica se basará bien solo en los precios, en cuyo caso el contrato se adjudicará al precio más bajo, bien en los precios y/o los valores de los elementos de las ofertas indicados en el pliego de condiciones, en cuyo caso el contrato se adjudicará a la oferta económicamente más ventajosa.
3. Los órganos de contratación que decidan recurrir a una subasta electrónica mencionarán tal extremo en el anuncio de contrato.
El pliego de condiciones habrá de incluir los siguientes datos:
a)
los elementos cuyo valor es objeto de la subasta electrónica, siempre que estos elementos sean cuantificables y puedan expresarse en cifras o en porcentajes;
b)
en su caso, los límites de los valores que podrán presentarse, tal como resultan de las especificaciones relativas al objeto del contrato;
c)
la información que se pondrá a disposición de los licitadores durante la subasta electrónica y, cuando proceda, el momento en que se pondrá a su disposición;
d)
la información pertinente sobre el desarrollo de la subasta electrónica;
e)
las condiciones en las que los licitadores podrán pujar, y en particular las diferencias mínimas que se exigirán, en su caso, para pujar;
f)
la información pertinente sobre el equipo electrónico utilizado y sobre las modalidades y especificaciones técnicas de conexión.
4. Antes de proceder a la subasta electrónica, los órganos de contratación efectuarán una primera evaluación completa de las ofertas de acuerdo con los criterios de adjudicación y con la ponderación fijada a los mismos.
Todos los licitadores que hubieran presentado ofertas admisibles serán invitados simultáneamente por medios electrónicos a ofertar nuevos precios y/o nuevos valores; en la invitación se incluirá toda la información pertinente referente a la conexión individual al dispositivo electrónico utilizado, así como la fecha y la hora del inicio de la subasta electrónica. La subasta electrónica podrá desarrollarse en varias fases sucesivas. No podrá comenzar hasta pasados, como mínimo, dos días laborables desde de la fecha de envío de las invitaciones.
5. Cuando el contrato vaya a adjudicarse a la oferta económicamente más ventajosa, habrá de adjuntarse a la invitación el resultado de la evaluación completa de la oferta en cuestión, efectuada de acuerdo con la ponderación prevista en el artículo 149, apartado 3, párrafo primero.
En la invitación se indicará asimismo la fórmula matemática mediante la que se determinarán en la subasta electrónica las reclasificaciones automáticas en función de los nuevos precios y/o de los nuevos valores ofertados. Dicha fórmula comprenderá la ponderación de todos los criterios fijados para determinar la oferta económicamente más ventajosa, tal y como se indique en el anuncio de contrato o en el pliego de condiciones; a tal fin, las eventuales bandas de valores deberán reducirse previamente a un valor determinado.
En el supuesto de que se autoricen variantes, deberá proporcionarse una fórmula separada para cada variante.
6. Durante cada fase de la subasta electrónica, los órganos de contratación notificarán instantáneamente a todos los licitadores, como mínimo, la información que les permita conocer en todo momento su respectiva clasificación. Podrán comunicar asimismo otros datos referentes a otros precios u otros valores ofertados, siempre y cuando se indique tal extremo en el pliego de condiciones. Podrán anunciar también, en cualquier momento, el número de participantes en una determinada fase de la subasta. Sin embargo, en ningún caso estarán autorizados a revelar la identidad de los licitadores mientras se estén celebrando las diferentes fases de la subasta electrónica.
7. Los órganos de contratación cerrarán la subasta electrónica mediante una o varias de las siguientes formas:
a)
atendiendo a la fecha y hora fijadas de antemano en la invitación a participar en la subasta;
b)
cuando dejen de recibirse nuevos precios o nuevos valores que cumplan los requisitos sobre diferencias mínimas;
c)
cuando hayan concluido todas las fases de la subasta fijadas en la invitación a participar en la subasta.
A efectos del párrafo primero, letra b), los órganos de contratación especificarán, en la invitación a participar en la subasta, el lapso de tiempo que dejarán transcurrir desde la recepción de la última oferta hasta el cierre de la subasta electrónica.
Cuando los órganos de contratación decidan cerrar la subasta electrónica con arreglo al párrafo primero, letra c), posiblemente en combinación con las modalidades previstas en el párrafo primero, letra b), en la invitación a participar en la subasta se indicará el calendario de cada una de las fases de que se compone la subasta.
8. Cerrada la subasta electrónica, los órganos de contratación adjudicarán el contrato de conformidad con lo dispuesto en el artículo 149 en función de los resultados de la misma.
Los órganos de contratación no podrán recurrir a las subastas electrónicas abusivamente, ni a efectos de impedir, restringir o falsear la competencia, ni para modificar el objeto del contrato, tal como fue abierto a la competencia por la publicación del anuncio de contrato y tal como fue definido en el pliego de condiciones.
Artículo 151
Ofertas anormalmente bajas
(artículo 110, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Si las ofertas presentadas para un determinado contrato parecen anormalmente bajas, el órgano de contratación, antes de rechazarlas meramente por esta razón, solicitará por escrito las precisiones que considere convenientes sobre la composición de la oferta, que comprobará a continuación, tras oír a las partes, en función de las razones aducidas. Las mencionadas precisiones pueden referirse, en particular, al cumplimiento de las disposiciones sobre la protección del empleo y las condiciones laborales vigentes en donde vayan a efectuarse las obras, el servicio o el suministro.
El órgano de contratación podrá tener en cuenta particularmente motivos atinentes:
a)
a la economía del método de fabricación, de la prestación de servicios o del método de construcción;
b)
a las soluciones técnicas adoptadas o a las condiciones excepcionalmente favorables a disposición del licitador;
c)
a la originalidad de la oferta.
2. En caso de que el órgano de contratación constate que una oferta es anormalmente baja como resultado de la obtención de una ayuda estatal, no podrá basarse meramente en esta circunstancia para rechazar la oferta, salvo en aquellos casos en que el licitador no pueda demostrar en un plazo razonable, impartido por el órgano de contratación, que tal ayuda fue concedida de modo definitivo y de acuerdo con los procedimientos y decisiones precisados en la reglamentación de la Unión en materia de ayudas estatales.
Artículo 152
Plazos para la recepción de las ofertas y de las solicitudes de participación
(artículo 111, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. Los órganos de contratación fijarán, en días naturales, plazos fijos y obligatorios para la recepción de las ofertas y de las solicitudes de participación. Los plazos serán suficientemente amplios para que los interesados dispongan de tiempo razonable para preparar y presentar las ofertas, teniendo en cuenta, en particular, la complejidad del contrato o la necesidad de una inspección visual o de una consulta in situ de los documentos anejos al pliego de condiciones.
2. En los procedimientos abiertos, en el caso de contratos de cuantía igual o superior a los límites fijados en el artículo 170, apartado 1, el plazo mínimo para la recepción de las ofertas será de 52 días a partir de la fecha de envío del anuncio de contrato.
3. En los procedimientos restringidos, si se recurre al diálogo competitivo contemplado en el artículo 132, y en los procedimientos negociados con publicación de un anuncio de contrato para contratos de cuantía superior a los límites fijados en el artículo 170, apartado 1, el plazo mínimo para la recepción de las solicitudes de participación será de 37 días a partir de la fecha de envío del anuncio de contrato.
En los procedimientos restringidos, en el caso de contratos de cuantía igual o superior a los límites fijados en el artículo 170, apartado 1, el plazo mínimo de recepción de las ofertas será de 40 días a partir de la fecha de envío de la invitación a licitar.
No obstante, en los procedimientos previa convocatoria de manifestación de interés a que se refiere el artículo 136, apartado 1, el plazo mínimo será:
a)
de 21 días a partir de la fecha de envío de la invitación a licitar para la recepción de ofertas en el caso del procedimiento a que se refiere el artículo 136, apartado 1, letra a), y el artículo 136, apartado 3, letra b), inciso i);
b)
de 10 días para la recepción de solicitudes de participación y de 21 días para la recepción de ofertas en el caso del procedimiento en dos fases a que se el artículo 136, apartado 3, letra b), inciso ii).
4. En el supuesto de que los órganos de contratación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 123, apartado 2, hubieran remitido para su publicación un anuncio de información previa o hubieran publicado por sí mismos un anuncio de información previa en su perfil de comprador para los contratos de cuantía superior a los límites previstos en el artículo 170, apartado 1, el plazo mínimo para la recepción de las ofertas podrá reducirse por regla general a 36 días, sin que en ningún caso pueda ser inferior a 22 días, a partir de la fecha de envío del anuncio de contrato o de la invitación a licitar.
La reducción del plazo contemplada en el párrafo primero solo podrá efectuarse si el anuncio de información previa se atiene a las siguientes condiciones:
a)
incluye toda la información requerida en el anuncio de contrato, siempre y cuando pueda contarse con esa información en el momento de la publicación del anuncio;
b)
fue enviado para su publicación entre 52 días y 12 meses antes de la fecha de envío del anuncio de contrato.
5. Los plazos de recepción de las ofertas podrán reducirse en cinco días si, a partir de la fecha de publicación del anuncio de contrato o de la convocatoria de manifestación de interés, puede disponerse, libre y directamente, por vía electrónica de todos los documentos de licitación.
Artículo 153
Tiempo autorizado para acceder a los documentos de licitación
(artículo 111, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 4, los pliegos de condiciones o los documentos descriptivos en el procedimiento contemplado en el artículo 132 y los documentos complementarios serán remitidos, siempre y cuando hubieran sido solicitados a su debido tiempo antes de la fecha límite de presentación de las ofertas, a todos los operadores económicos que hubieran solicitado el pliego de condiciones o hubieran manifestado su interés en participar en un diálogo o en licitar, en los cinco días laborables siguientes a la recepción de la solicitud. Los órganos de contratación no estarán obligados a responder a aquellas solicitudes de documentos que se hubieran presentado menos de cinco días laborables antes de la fecha límite de presentación de las ofertas.
2. Siempre y cuando se hubiera solicitado a su debido tiempo antes de la fecha límite de presentación de las ofertas, la información complementaria sobre los pliegos de condiciones o documentos descriptivos o documentos complementarios se comunicará simultáneamente a todos los operadores económicos que hubieran solicitado el pliego de condiciones o hubieran manifestado interés en participar en un diálogo o en licitar lo antes posibles, y a más tardar seis días laborables antes de que cumpla el plazo fijado para la recepción de las ofertas o, en el caso de las solicitudes de información que se reciban menos de ocho días laborables antes de la fecha límite fijada para la recepción de las ofertas, lo antes posible tras la recepción de la solicitud. Los órganos de contratación no estarán obligados a responder a las solicitudes de información complementaria que se hayan presentado menos de cinco días laborables antes de la fecha límite de presentación de las ofertas.
3. Si, por cualquier razón, los pliegos de condiciones y los documentos o información complementaria no pueden remitirse en los plazos fijados en los apartados 1 y 2 del presente artículo, o si las ofertas no pueden presentarse sino tras una inspección visual o previa consulta in situ de los documentos anejos al pliego de condiciones, los plazos de recepción de las ofertas contemplados en el artículo 152 deberán ampliarse para que todos los operadores económicos puedan conocer toda la información necesaria para la formulación de las ofertas. La ampliación de plazo será objeto de la adecuada publicidad conforme a las modalidades recogidas en los artículos 123 a 126.
4. En el procedimiento abierto, incluidos los sistemas dinámicos de adquisición contemplados en el artículo 131, si puede accederse sin restricciones, directa y completamente a la convocatoria de licitación y a cualquier documento complementario por medios electrónicos, no será de aplicación el apartado 1 del presente artículo. En el anuncio de contrato a que se refiere el artículo 123, apartado 3, se indicará la dirección internet en la que pueden consultarse dichos documentos.
Artículo 154
Plazos en casos urgentes
(artículo 111, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. En el supuesto de que por razones urgentes debidamente motivadas no pudieran respetarse los plazos mínimos previstos en el artículo 152, apartado 3, los órganos de contratación podrán fijar, para los procedimientos restringidos y los procedimientos negociados con publicación de un anuncio de contrato, estos otros plazos en días naturales:
a)
el plazo de recepción de las solicitudes de participación no podrá ser inferior a 15 días a partir de la fecha de envío del anuncio de contrato o a 10 días si el anuncio se remite a la Oficina de Publicaciones por medios electrónicos;
b)
el plazo de recepción de las ofertas no podrá ser inferior a 10 días a partir de la fecha de envío de la invitación a licitar.
2. En los procedimientos restringidos y los procedimientos negociados acelerados, la información complementaria sobre los pliegos de condiciones, siempre que se haya solicitado a su debido tiempo, se comunicará a todos los candidatos o licitadores, como muy tarde, cuatro días naturales antes de la fecha límite para la recepción de las ofertas.
Artículo 155
Métodos de comunicación
(artículo 111, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. Corresponde al órgano de contratación determinar las modalidades de remisión de las ofertas y de las solicitudes de participación, pudiendo elegir un método exclusivo de remisión. La presentación de las ofertas y las solicitudes de participación podrá efectuarse por carta o por medios electrónicos. Las solicitudes de participación podrán remitirse, además, por fax.
Los medios de comunicación elegidos deberán estar disponibles de forma general y no deberán restringir el acceso de los operadores económicos al procedimiento de contratación.
Los medios de comunicación elegidos deberán ser de tal forma que garanticen el cumplimiento de las siguientes condiciones:
a)
cada oferta contiene toda la información necesaria para su evaluación;
b)
queda preservada la integridad de los datos;
c)
queda preservada la confidencialidad de las ofertas y las solicitudes de participación y el órgano de contratación examinará el contenido de tales ofertas y solicitudes de participación solo una vez expirado el plazo previsto para la presentación de las mismas;
d)
se garantiza la protección de los datos personales de conformidad con los requisitos del Reglamento (CE) no 45/2001.
En caso de que sea necesario, por razones de prueba jurídica, los órganos de contratación podrán exigir que las solicitudes de participación efectuadas por fax sean confirmadas por carta o por medios electrónicos lo antes posible, y en todo caso antes de la fecha límite prevista en el artículo 152.
2. Cuando el órgano de contratación autorice la presentación de las ofertas y solicitudes de participación por medios electrónicos, los instrumentos utilizados y sus características técnicas no tendrán carácter discriminatorio, deberán estar en general a disposición del público, deberán ser compatibles con las tecnologías de la información y de la comunicación generalmente utilizadas y no deberán restringir el acceso de los operadores económicos al procedimiento de contratación.
3. Salvo para los contratos cuya cuantía sea inferior al límite establecido en el artículo 170, apartado 1, los dispositivos para la recepción electrónica de las ofertas y las solicitudes de participación deberán garantizar, a través de medios técnicos y procedimientos adecuados, los siguientes extremos:
a)
el operador económico puede ser autenticado con seguridad;
b)
pueden determinarse con precisión la hora y la fecha exactas de la recepción de las ofertas y las solicitudes de participación;
c)
puede garantizarse razonablemente que nadie tenga acceso a los datos transmitidos a tenor de los presentes requisitos antes de que venzan los plazos especificados;
d)
en caso de violación de esa prohibición de acceso, puede garantizarse razonablemente que la violación pueda detectarse con claridad;
e)
únicamente las personas autorizadas pueden fijar o modificar las fechas de apertura de los datos recibidos;
f)
en las diferentes fases del procedimiento de contratación, solo la acción simultánea de las personas autorizadas puede permitir el acceso a la totalidad o a parte de los datos presentados;
g)
la acción simultánea de las personas autorizadas solo puede dar acceso a los datos transmitidos después de la fecha especificada;
h)
los datos recibidos y abiertos en aplicación de estos requisitos solo son accesibles a las personas autorizadas a tener conocimiento de los mismos.
4. Cuando el órgano de contratación autorice la presentación de ofertas y solicitudes de participación por medios electrónicos, se considerará que los documentos electrónicos presentados a través de dichos sistemas son los originales y que van firmados por un representante autorizado del agente económico.
5. Cuando la presentación de las ofertas o las solicitudes de participación se efectúe por carta, los licitadores o candidatos podrán elegir remitirlas:
a)
bien a través del servicio de correo o un servicio de mensajería, en cuyo caso en los documentos de licitación habrá de precisarse que la fecha que se tomará en consideración será la fecha de envío, dando fe de ello el matasellos de correos o el recibo de depósito;
b)
bien mediante entrega en mano en los servicios de la institución personalmente por el licitador o candidato o por terceros debidamente mandatados para ello, en cuyos casos en los documentos de licitación habrá de precisarse, además de la información a que se refiere el artículo 138, apartado 2, letra a), el servicio destinatario de las ofertas o las solicitudes de participación contra entrega de un recibo fechado y firmado.
6. Con el fin de mantener la confidencialidad y evitar cualquier dificultad en los casos de remisión de ofertas por carta, en la invitación a licitar se incluirá la mención siguiente:
La oferta deberá presentarse en dos sobres cerrados, uno dentro del otro. En el sobre interior se indicará, además del servicio destinatario, según se indica en la invitación a licitar, el siguiente texto: «Licitación - El servicio de reparto de la correspondencia no deberá abrir este sobre». En caso de que se utilicen sobres autoadhesivos, estos deberán ir cerrados mediante cintas adhesivas, al sesgo de las cuales el remitente estampará su firma.
Artículo 156
Garantías de licitación
(artículo 111, apartado 3, del Reglamento Financiero)
El órgano de contratación podrá exigir una garantía de licitación, constituida con arreglo a lo dispuesto en el artículo 163, que represente entre el 1 % y el 2 % de la cuantía total del contrato.
La garantía quedará liberada al adjudicarse el contrato. Si no se presenta una oferta en el plazo fijado a tal efecto o en caso de retirada posterior de la oferta presentada, se retendrá la garantía.
Artículo 157
Apertura de las ofertas y solicitudes de participación
(artículo 111, apartado 4, del Reglamento Financiero)
1. Se procederá a la apertura de todas las ofertas y solicitudes de participación que se ajusten a lo dispuesto en el artículo 155.
2. En el caso de contratos cuya cuantía sea superior al límite establecido en el artículo 137, apartado 1, el ordenador competente designará una comisión de apertura de las ofertas.
Esta comisión estará compuesta, como mínimo, por tres personas que representen, por lo menos, a dos entidades organizativas de la institución correspondiente sin vínculo jerárquico entre sí, de las que una al menos no dependa del ordenador competente. A fin de prevenir cualquier conflicto de intereses, tales personas se sujetarán a lo dispuesto en el artículo 57 del Reglamento Financiero. En las representaciones o unidades locales a que se refiere el artículo 72 del presente Reglamento o en las que se encuentren aisladas en un Estado miembro, a falta de entidades distintas, no será de aplicación la mencionada obligatoriedad de entidades organizativas sin vínculo jerárquico entre sí.
En el caso de un procedimiento de contratación pública iniciado sobre una base interinstitucional, la comisión de apertura será nombrada por el ordenador competente de la institución responsable del procedimiento. La composición de esta comisión de apertura deberá tener en cuenta, en la medida de lo posible, el carácter interinstitucional del procedimiento de contratación pública.
3. En caso de envío de las ofertas por carta, los documentos en que se acredite la fecha y hora de envío de cada oferta serán rubricados por uno o varios miembros de la comisión de apertura.
Rubricarán, además:
a)
bien cada una de las páginas de cada oferta;
b)
bien la página de cubierta y las páginas que contengan los datos financieros de cada oferta, garantizándose la integridad de la oferta original por cualquier técnica apropiada empleada por un servicio independiente del servicio de ordenación, salvo en los casos contemplados en el párrafo segundo del apartado 2.
En caso de que el contrato se adjudique por el procedimiento de adjudicación automática, de conformidad con el artículo 149, apartado 1, letra a), se harán públicos los precios mencionados en las ofertas que sean conformes.
Los miembros de la comisión firmarán el acta de apertura de las ofertas recibidas, en la que se incluirán las ofertas que cumplan los requisitos del artículo 155 y las que no lo hagan, y en la que habrá de motivarse las ofertas no admitidas por no ser conformes en función de los métodos de presentación contemplados en el artículo 155. El acta podrá firmarse en un sistema electrónico que proporcione datos identificativos suficientes del signatario.
Artículo 158
Comité de evaluación de las ofertas y las solicitudes de participación
(artículo 111, apartado 5, del Reglamento Financiero)
1. Todas las ofertas y solicitudes de participación declaradas conformes con los requisitos del artículo 155 serán evaluadas y clasificadas por un comité de evaluación que se constituirá en cada una de las dos fases teniendo en cuenta, respectivamente, por una parte, los criterios de exclusión y de selección y, por otra, los de adjudicación, previamente anunciados.
En el caso de contratos de cuantía superior al límite fijado en el artículo 137, apartado 1, dicho comité será nombrado por el ordenador competente para que emita un dictamen consultivo.
No obstante, el ordenador competente podrá decidir que el comité de evaluación valore y clasifique únicamente las ofertas de contrato en función de los criterios de concesión y que los criterios de exclusión y selección sean evaluados por otros medios oportunos, garantizando que no exista conflicto de intereses.
2. El comité de evaluación estará compuesto, como mínimo, por tres personas que representen al menos a dos entidades organizativas de las instituciones u organismos contemplados en el artículo 208 del Reglamento Financiero sin vínculo jerárquico entre sí, de las que una al menos no dependa del ordenador competente. El ordenador competente velará por que estas personas cumplan los requisitos contemplados en el artículo 57 del Reglamento Financiero.
En las representaciones y unidades locales a que se refiere el artículo 72 o en las que se encuentren aisladas en un Estado miembro, a falta de entidades distintas, no será de aplicación la mencionada obligatoriedad de entidades organizativas sin vínculo jerárquico entre sí.
La composición de este comité podrá ser idéntica a la de la comisión de apertura de las ofertas.
Este comité podrá estar asistido por expertos externos, si así lo decidiera el ordenador competente. El ordenador competente velará por que estos expertos cumplan los requisitos previstos en el artículo 57 del Reglamento Financiero.
En el caso de un procedimiento de contratación pública iniciado sobre una base interinstitucional, el comité de evaluación será nombrado por el ordenador competente de la institución responsable del procedimiento. La composición de este comité de evaluación deberá tener en cuenta, en la medida de lo posible, el carácter interinstitucional del procedimiento de contratación pública.
3. Quedarán eliminadas las solicitudes de participación y las ofertas que no contengan todos los requisitos esenciales exigidos en los documentos de licitación.
No obstante, el comité de evaluación o el órgano de contratación podrán invitar a los candidatos o licitadores a completar o aclarar, dentro del plazo que determinen, los documentos justificativos presentados en relación con los criterios de exclusión y de selección.
Se considerarán admisibles las ofertas de los candidatos o licitadores que no sean excluidas y que cumplan los criterios de selección.
4. En los supuestos de las ofertas anormalmente bajas a que se refiere el artículo 151, el comité de evaluación pedirá las precisiones oportunas sobre la composición de la oferta.
Artículo 159
Resultado de la evaluación
(artículo 112 del Reglamento Financiero)
1. Se levantará y fechará un acta de evaluación y clasificación de las ofertas y las solicitudes de participación admitidas.
Todos los miembros del comité de evaluación firmarán el acta. El acta podrá firmarse en un sistema electrónico que proporcione datos identificativos suficientes del signatario.
Si el comité de evaluación no tuviera competencias para la verificación de las ofertas en relación con los criterios de selección y exclusión, el acta será firmada también por las personas a las que el ordenador competente hubiera encomendado esta responsabilidad. El acta se archivará a efectos de referencia ulterior.
2. En el acta contemplada en el apartado 1 se indicará, por lo menos:
a)
el nombre y dirección del órgano de contratación, así como el objeto y cuantía del contrato, del contrato marco o del sistema dinámico de adquisición;
b)
los nombres de los candidatos o licitadores excluidos y los motivos de tal exclusión;
c)
los nombres de los candidatos o licitadores seleccionados para examen y los motivos de tal selección;
d)
los motivos por los que se han rechazado las ofertas que se consideren anormalmente bajas;
e)
los nombre de los candidatos o del contratista propuesto y los motivos de tal elección, así como, si se conoce, la parte del contrato o del contrato marco que el contratista tenga intención de subcontratar con terceros.
3. Acto seguido, el órgano de contratación adoptará una decisión con al menos los siguientes datos:
a)
el nombre y dirección del órgano de contratación, así como el objeto y cuantía del contrato, o el objeto y cuantía máxima del contrato marco o del sistema dinámico de adquisición;
b)
los nombres de los candidatos o licitadores excluidos y los motivos de tal exclusión;
c)
los nombres de los candidatos o licitadores seleccionados para examen y los motivos de tal selección;
d)
los motivos por los que se han rechazado las ofertas que se consideren anormalmente bajas;
e)
los nombres de los candidatos o del contratista propuesto y los motivos de tal elección a la vista de los criterios de selección o de adjudicación previamente anunciados, así como, si se conoce, la parte del contrato o del contrato marco que el contratista tenga intención de subcontratar con terceros;
f)
en el caso de los procedimientos negociados y al diálogo competitivo, las circunstancias contempladas en los artículos 132, 134, 135, 266, 268, 270 y 271 que justifiquen el recurso a estos procedimientos;
g)
cuando proceda, las razones por las que el órgano de contratación ha decidido no adjudicar el contrato.
En el caso de procedimiento de contratación pública interinstitucional, la decisión contemplada en el párrafo primero será adoptada por el órgano de contratación responsable del procedimiento de contratación pública.
Artículo 160
Contactos entre los órganos de contratación y los licitadores
(artículo 112 del Reglamento Financiero)
1. Durante el desarrollo del procedimiento de adjudicación se autorizarán excepcionalmente los contactos entre el órgano de contratación y los licitadores en las condiciones previstas en los apartados 2 y 3.
2. Antes de finalizar el plazo de presentación de las ofertas y en lo que se refiere a los documentos y la información complementarios a que se refiere el artículo 153, el órgano de contratación podrá:
a)
por iniciativa de los licitadores: facilitar información complementaria únicamente con el fin de aclarar la naturaleza del contrato; tal información se comunicará en la misma fecha a todos los licitadores que hubieran solicitado el pliego de condiciones;
b)
por propia iniciativa: si descubre un error, imprecisión, omisión o cualquier otra deficiencia material en la redacción del anuncio de contrato, de la invitación a licitar o del pliego de condiciones, informar a los interesados en la misma fecha y en condiciones estrictamente idénticas a las aplicables a la invitación a licitar original.
3. En el supuesto de que, tras la apertura de las ofertas, una oferta requiriera aclaración o fuera preciso corregir errores materiales manifiestos en su redacción, el órgano de contratación podrá tomar la iniciativa de ponerse en contacto con el licitador, sin que tal contacto pueda entrañar, en ningún caso, una modificación de los términos de la oferta.
4. Siempre que se mantenga cualquier tipo de contacto, así como en los casos debidamente justificados en que no se haya establecido contacto contemplados en el artículo 96 del Reglamento Financiero, este extremo se registrará en el expediente de licitación.
Artículo 161
Información de los candidatos y licitadores
(artículos 113, 114 y 118 del Reglamento Financiero)
1. Los órganos de contratación informarán lo antes posible a los candidatos y licitadores de las decisiones tomadas sobre la adjudicación de un contrato o de un contrato marco, así como sobre la admisión en un sistema dinámico de adquisición, incluyendo los motivos por los que hubieran decidido bien renunciar a adjudicar un contrato o un contrato marco o a crear un sistema dinámico de adquisición con apertura previa a la competencia, bien comenzar de nuevo el procedimiento.
2. El órgano de contratación comunicará, en el plazo máximo de 15 días naturales a partir de la recepción de una solicitud por escrito, la información a que se refiere el artículo 113, apartado 2, del Reglamento Financiero.
3. En el caso de los contratos concedidos por las instituciones de la Unión por su propia cuenta, de cuantía igual o superior a los límites mencionados en el artículo 170, apartado 1, y no excluidos del ámbito de aplicación de la Directiva 2004/18/CE, el órgano de contratación informará a todos los licitadores o candidatos no adjudicatarios, simultánea e individualmente, por vía electrónica, de que no se ha aceptado su solicitud u oferta en cualquiera de las siguientes fases:
a)
inmediatamente después de la adopción de las decisiones sobre los criterios de selección y de exclusión y antes de la decisión de adjudicación en el caso de procedimientos de contratación organizados en dos fases separadas;
b)
respecto de las decisiones de adjudicación y decisiones de rechazo de las ofertas, lo antes posible tras la decisión de adjudicación, y, como máximo, en la semana siguiente.
El órgano de contratación indicará, en cada caso, las razones por las que no se ha aceptado la oferta o solicitud, así como los recursos legales disponibles.
Los licitadores o candidatos no adjudicatarios podrán recabar por escrito información complementaria sobre los motivos del rechazo por carta, fax o correo electrónico, y todos los licitadores seleccionados cuyas ofertas no hayan sido eliminadas podrán recabar información sobre las características y ventajas relativas de la oferta ganadora y el nombre del licitador adjudicatario, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 113, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento Financiero. El órgano de contratación responderá en un plazo máximo de 15 días naturales a partir de la recepción de la solicitud.
Artículo 162
Firma del contrato
(artículos 113 y 118 del Reglamento Financiero)
No podrá procederse a la ejecución de un contrato antes de que haya sido firmado.
Sección 4
Garantías y medidas correctivas
Artículo 163
Garantías
(artículo 115 del Reglamento Financiero)
1. La garantía por adelantado que en su caso se exija a los contratistas deberá cubrir un importe y un período suficientes para que pueda hacerse uso de ella.
2. Prestará la garantía un banco o una entidad financiera autorizada. Si lo autoriza el órgano de contratación, esta garantía podrá ser sustituida por una fianza personal y solidaria de un tercero.
La garantía se expresará en euros.
Su objeto es que el banco, entidad financiera o tercera persona garantice solidaria e irrevocablemente las obligaciones del contratista o constituya la garantía principal de estas obligaciones.
Artículo 164
Garantía de buen fin
(artículo 115 del Reglamento Financiero)
1. A fin de garantizar la plena entrega, realización o prestación de las obras, suministros o servicios y cuando no pueda procederse a la aceptación final con arreglo a las condiciones del contrato en el momento del pago final, el ordenador podrá exigir una garantía de buen fin, caso por caso y de acuerdo con un análisis de riesgos preliminar.
2. Podrá constituirse una garantía del 10 % del valor total del contrato progresivamente por retención en los pagos que vayan realizándose.
Esta garantía podrá sustituirse por una retención en el pago final con vistas a constituir una garantía hasta la recepción definitiva de los servicios, suministros u obras. La cuantía la determinará el ordenador y será proporcional a los riesgos detectados en relación con la ejecución del contrato, habida cuenta de su objeto, así como de las condiciones comerciales habituales aplicables al sector.
Las condiciones de tal garantía se anunciarán en los documentos de licitación.
3. Después de la recepción definitiva de las obras, servicios o suministros, las garantías se liberarán según las condiciones establecidas en el contrato.
Artículo 165
Garantías en caso de prefinanciación
(artículo 115 del Reglamento Financiero)
1. Una vez que el órgano de contratación haya establecido la necesidad de una prefinanciación, evaluará los riesgos asociados a los pagos de prefinanciación, antes de poner en marcha el procedimiento de contratación, teniendo en cuenta en especial los siguientes criterios:
a)
el valor estimado del contrato;
b)
su objeto;
c)
su duración y desarrollo;
d)
la estructura del mercado.
2. Se exigirá una garantía como contrapartida de los pagos de prefinanciaciones en el caso a que se refiere el artículo 146, apartado 6, párrafo segundo, o cuando el ordenador así lo decida, de conformidad con el apartado 1 del presente artículo.
No se exigirá ninguna garantía para los contratos de escasa cuantía a que se refiere el artículo 137, apartado 1.
La garantía se liberará cuando la prefinanciación se deduzca de los pagos intermedios o del pago del saldo abonados al contratista de conformidad con las condiciones del contrato.
Artículo 166
Suspensión en caso de errores o irregularidades
(artículo 116 del Reglamento Financiero)
1. Podrá procederse a la suspensión del contrato en virtud del artículo 116 del Reglamento Financiero al objeto de comprobar si existen errores e irregularidades sustanciales o presuntos fraudes. Caso de no confirmarse tal extremo, la ejecución del contrato se reanudará lo antes posible.
2. Será constitutiva de error o irregularidad sustancial toda infracción de una disposición contractual o reglamentaria resultante de una acción u omisión que acarree o pueda acarrear un perjuicio al presupuesto de la Unión.
CAPÍTULO 2
Disposiciones aplicables a los contratos otorgados por las instituciones de la Unión por cuenta propia
Artículo 167
Identificación de los niveles apropiados para el cálculo de los límites
(artículos 117 y 118 del Reglamento Financiero)
Corresponderá al ordenador delegado o subdelegado de cada institución evaluar si se han alcanzado los límites contemplados en el artículo 118 del Reglamento Financiero.
Artículo 168
Contratos separados y contratos por lotes
(artículos 104 y 118 del Reglamento Financiero)
1. El valor estimado de un contrato no podrá fijarse con la intención de sustraerlo de las obligaciones definidas en el presente Reglamento y ningún contrato podrá dividirse con los mismos fines.
Siempre que sea apropiado, técnicamente viable y ventajoso económicamente, los contratos de cuantía igual o superior a los límites establecidos en el artículo 170, apartado 1, deberán adjudicarse al mismo tiempo en forma de lotes separados.
2. Cuando el objeto de un contrato de suministro, de servicios o de obras se distribuya en varios lotes, objeto cada uno de ellos de un contrato, para la evaluación total del límite aplicable habrá de tenerse en cuenta el valor total del conjunto de los lotes.
Cuando el valor total del conjunto de los lotes iguale o supere los límites contemplados en el artículo 170, apartado 1, se aplicará a cada lote las disposiciones del artículo 97, apartado 1, y del artículo 104, apartados 1 y 2, del Reglamento Financiero.
3. Cuando un contrato deba adjudicarse en forma de lotes separados, las ofertas se evaluarán separadamente por cada lote. Si se adjudican varios lotes al mismo licitador, podrá firmarse un contrato único para todos los lotes.
Artículo 169
Modalidades de estimación del valor de determinados contratos
(artículo 118 del Reglamento Financiero)
1. A efectos de calcular la cuantía estimada de un contrato, el órgano de contratación incluirá la retribución total estimada de los contratistas.
Si un determinado contrato prevé opciones o la posibilidad de novación del mismo, la base de cálculo será el importe máximo autorizado, incluido el recurso a las opciones y a la novación.
Esta estimación se efectuará en el momento de enviar el anuncio de contrato o, si no está prevista tal publicidad, en el momento en que el órgano de contratación inicie el procedimiento de adjudicación.
2. En los contratos marco y en los sistemas dinámicos de adquisición se tendrá en cuenta el valor máximo de la totalidad de los contratos previstos durante toda la vigencia del contrato marco o del sistema dinámico de adquisición.
3. En los contratos de servicios se tendrá en cuenta:
a)
para los contratos de seguros, la prima exigible y otros tipos de retribución;
b)
para los servicios bancarios o financieros, los honorarios, comisiones, intereses y otros tipos de retribución;
c)
para los contratos de diseño, los honorarios, comisiones pagaderas y otros tipos de retribución.
4. En los contratos de servicios sin indicación del precio total o en los contratos de suministro que tengan por objeto el arrendamiento financiero, el arrendamiento o el arrendamiento-venta de productos, se tomará como base para el cálculo del importe estimado:
a)
en los contratos de duración determinada:
i)
si la duración es igual o inferior a 48 meses en los contratos de servicios o a 12 meses en los de suministro, el valor total del contrato en toda su duración,
ii)
si la duración es superior a 12 meses en los contratos de suministro, el valor total incluyendo el valor residual estimado;
b)
en los contratos de duración indeterminada o en los contratos de servicios de duración superior a 48 meses, el valor mensual multiplicado por 48.
5. En los contratos de servicios o de suministro que presenten una cierta regularidad o que vayan a renovarse durante un determinado período, se tomará como base para establecer su cuantía:
a)
bien el valor real total de los contratos similares adjudicados para los mismos tipos de servicios o de productos durante el ejercicio financiero anterior o los últimos 12 meses, con las eventuales correcciones para tener en cuenta las modificaciones en cantidad o en valor que puedan efectuarse en los 12 meses siguientes al contrato inicial;
b)
bien el valor estimado total de los contratos sucesivos adjudicados durante los 12 meses siguientes a la primera prestación o entrega, o durante la duración del contrato, si esta es superior a 12 meses.
6. En los contratos de obras, además del importe de las obras se tomará en consideración el importe total estimado de los suministros necesarios para la ejecución de aquellas, puestos a disposición del contratista por el órgano de contratación.
Artículo 170
Límites a efectos de la aplicación de los procedimientos al amparo de la Directiva 2004/18/CE
(artículo 118 del Reglamento Financiero)
1. Los límites a que se refiere el artículo 118 del Reglamento Financiero serán los establecidos en la Directiva 2004/18/CE para los contratos de suministros, de servicios y de obras, respectivamente.
2. Los plazos a que se refiere el artículo 118 del Reglamento Financiero serán los especificados en los artículos 152, 153 y 154.
Artículo 171
Período de espera previo a la firma del contrato
(artículo 118 del Reglamento Financiero)
1. El órgano de contratación no firmará el contrato o el contrato marco objeto de la Directiva 2004/18/CE con el adjudicatario hasta que transcurran 14 días naturales.
Dicho período empezará a contar a partir de una de las siguientes fechas:
a)
el día siguiente al envío simultáneo de las notificaciones a los adjudicatarios y a los licitadores no seleccionados;
b)
cuando el contrato o el contrato marco se adjudique mediante procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de contrato, el día siguiente al de publicación del anuncio de adjudicación del contrato contemplado en el artículo 123 en el Diario Oficial de la Unión Europea.
En caso de que se utilice un fax o un medio electrónico para el envío contemplado en el párrafo segundo, letra a), el período de espera será de 10 días naturales.
En su caso, el órgano de contratación podrá suspender la firma del contrato para efectuar un examen complementario, si así lo justifican las peticiones o los comentarios formulados por los licitadores o los candidatos no seleccionados o que se consideren agraviados, o cualquier otra información pertinente recibida. Las peticiones, comentarios o información mencionados deberán recibirse en el período establecido en el párrafo primero. En caso de suspensión, se informará de tal extremo a todos los candidatos o licitadores en el plazo de tres días laborables a partir de la decisión de suspensión.
Excepto en los casos previstos en el apartado 2, serán nulos todos aquellos contratos que se firmen antes del vencimiento del período establecido en el apartado 1, párrafo primero.
En el caso de que el contrato o el contrato marco no pueda adjudicarse al adjudicatario previsto, el órgano de contratación podrá adjudicarlo a la siguiente mejor oferta.
2. El período previsto en el apartado 1 no se aplicará en los siguientes casos:
a)
procedimiento abierto, restringido o negociado previa publicación de un anuncio de contrato cuando se hubiera presentado una sola oferta;
b)
contratos específicos basados en un contrato marco;
c)
procedimientos negociados a que se refieren el artículo 134, apartado 1, letra c), letra g), inciso iii), letra h), y letra j).
Artículo 172
Pruebas de acceso a los contratos
(artículo 119 del Reglamento Financiero)
En los pliegos de condiciones se indicará la obligación que tienen los licitadores de mencionar el Estado en el que tienen su sede o domicilio, en prueba de lo cual habrán de presentar las pruebas normalmente aceptables en la materia según su respectivo Derecho nacional.
TÍTULO VI
DE LAS SUBVENCIONES
CAPÍTULO 1
Ámbito de aplicación y forma de las subvenciones
Artículo 173
Contribuciones
(artículo 121 del Reglamento Financiero)
Las contribuciones contempladas en el artículo 121, apartado 2, letra d), del Reglamento Financiero serán cantidades abonadas a organismos de los que la Unión es miembro, de conformidad con las decisiones presupuestarias y las condiciones de pago establecidas por el organismo en cuestión.
Artículo 174
Convenio y decisión de subvención
(artículo 121, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. Las subvenciones se concederán al amparo de una decisión o de un convenio por escrito.
2. A efectos de determinar el instrumento que debe utilizarse, habrán de tenerse en cuenta los siguientes elementos:
a)
la localización del beneficiario, dentro o fuera de la Unión;
b)
la complejidad y normalización del contenido de las acciones o de los programas de trabajo financiados.
Artículo 175
Gastos en los miembros de las instituciones
(artículo 121 del Reglamento Financiero)
Los gastos en los miembros de las instituciones a que se refiere el artículo 121, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero incluyen las contribuciones a las asociaciones de los actuales y antiguos diputados del Parlamento Europeo. Estas contribuciones se ejecutarán de conformidad con las normas administrativas internas del Parlamento Europeo.
Artículo 176
Acciones subvencionables
(artículo 121 del Reglamento Financiero)
Una acción subvencionable en los términos establecidos en el artículo 121 del Reglamento Financiero deberá estar claramente definida.
Queda prohibido dividir una acción en diferentes acciones con la intención de sustraerla a las normas de financiación definidas en el presente Reglamento.
Artículo 177
Organismos que persiguen un objetivo de interés general de la Unión
(artículo 121 del Reglamento Financiero)
Se entiende por organismos que persiguen un objetivo de interés general de la Unión:
a)
los organismos que trabajan en los campos de la educación, la formación, la información, la innovación o la investigación y estudio de las políticas europeas, o que participan en actividades que contribuyen a la promoción de la ciudadanía o de los derechos humanos, así como los organismos europeos de normalización;
b)
las entidades representativas de organismos sin ánimo de lucro que operan en los Estados miembros, en los países candidatos o en los países candidatos potenciales y que promueven principios y políticas coherentes con los objetivos de los Tratados.
Artículo 178
Colaboraciones
(artículo 121 del Reglamento Financiero)
1. Las subvenciones específicas a acciones y las subvenciones de funcionamiento podrán formar parte de una colaboración marco.
2. Entre la Comisión y los beneficiarios de subvenciones podrá establecerse una colaboración marco como mecanismo de cooperación a largo plazo. Tal colaboración marco podrá revestir la forma de un acuerdo marco de colaboración o de una decisión marco de colaboración.
El acuerdo o decisión marco de colaboración especificará los objetivos comunes, la naturaleza de las acciones planificadas ocasionalmente o como parte de un programa de trabajo anual aprobado, el procedimiento de concesión de subvenciones de carácter específico de acuerdo con los principios y las normas procedimentales del presente título, y los derechos y obligaciones generales de cada parte en virtud de los acuerdos o decisiones específicas.
La duración de la colaboración no podrá exceder de cuatro años, salvo en casos excepcionales, justificados en particular por el objeto de la colaboración marco.
Los ordenadores no podrán hacer un uso indebido de los acuerdos o decisiones marco de colaboración o utilizarlos de manera que los fines o efectos sean contrarios a los principios de transparencia o igualdad de trato entre los solicitantes.
3. Las colaboraciones marco se considerarán subvenciones en lo que respecta a la programación, la publicación ex ante y la concesión.
4. Las subvenciones de carácter específico basadas en acuerdos o decisiones marco de colaboración se concederán con arreglo a los procedimientos establecidos en tales acuerdos o decisiones, y de conformidad con el presente título.
Las citadas subvenciones estarán sujetas a los procedimientos de publicación a posteriori establecidos en el artículo 191.
Artículo 179
Sistemas electrónicos de intercambio
(artículo 121, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. Todos los intercambios con los beneficiarios, incluida la celebración de convenios de subvención, la notificación de las decisiones de subvención y de sus eventuales modificaciones, podrán hacerse mediante sistemas electrónicos de intercambio creados por la Comisión.
2. Estos sistemas deberán cumplir los requisitos siguientes:
a)
solo podrán tener acceso al sistema y a los documentos transmitidos a través de él las personas autorizadas;
b)
solo podrán firmar electrónicamente o trasmitir un documento a través del sistema las personas autorizadas;
c)
las personas autorizadas deben estar identificadas en el sistema por medios establecidos;
d)
la fecha y hora de la transacción electrónica se determinará con precisión;
e)
debe preservarse la integridad de los documentos;
f)
debe preservarse la disponibilidad de los documentos;
g)
cuando proceda, debe preservarse la confidencialidad de los documentos;
h)
la protección de los datos personales de conformidad con los requisitos del Reglamento (CE) no 45/2001, debe estar garantizada.
3. Los datos enviados o recibidos a través de un sistema de ese tipo gozarán de la presunción legal de integridad de los datos y de exactitud de la fecha y la hora de envío o recepción de los datos indicadas por el sistema.
Un documento enviado o notificado a través de tales sistemas se considerará equivalente a un documento en papel, se admitirá como prueba en procedimientos judiciales, se considerará original y gozará de la presunción legal de autenticidad e integridad, siempre que no contenga características dinámicas que permitan cambiarlo automáticamente.
Las firmas electrónicas a que se refiere el apartado 2, letra b), tendrán efecto jurídico equivalente a firmas manuscritas.
Artículo 180
Contenido de los convenios y las decisiones de subvención
(artículo 122 del Reglamento Financiero)
1. En el convenio de subvención habrá de establecerse, como mínimo, lo siguiente:
a)
el objeto;
b)
el beneficiario;
c)
la duración, es decir:
i)
la fecha de entrada en vigor,
ii)
la fecha de comienzo y la duración de la acción o del ejercicio subvencionados;
d)
el importe máximo de la financiación de la Unión, expresado en euros, y la forma de la subvención, así como, en su caso:
i)
el total estimado de los costes subvencionables de la acción o del programa de trabajo y el tipo de financiación de tales costes,
ii)
los costes unitarios, las cantidades fijas únicas o la financiación a tipo fijo a que se refiere el artículo 123, letras b), c) y d), del Reglamento Financiero, si se han determinado,
iii)
una combinación de los elementos que figuran en los incisos i) y ii) de la presente letra;
e)
una descripción de la acción o, en el caso de una subvención de funcionamiento, del programa de trabajo aprobado para un determinado ejercicio financiero por el ordenador, junto con una descripción de los resultados esperados de la ejecución de la acción o del programa de trabajo;
f)
las condiciones generales aplicables a todos los convenios del mismo tipo, tales como una cláusula por la que el beneficiario acepta las verificaciones y auditorías de la Comisión, de la OLAF y del Tribunal de Cuentas;
g)
el presupuesto global estimado de la acción o del programa de trabajo;
h)
cuando la ejecución de la acción requiera la adjudicación de contratos, los principios contemplados en el artículo 209 o las normas de adjudicación de contratos a que deberá atenerse el beneficiario;
i)
las responsabilidades del beneficiario, en particular:
i)
en materia de buena gestión financiera y presentación de informes financieros y de actividades, cuando se estime adecuado, se establecerán objetivos intermedios sobre los cuales podrán formalizarse dichos informes,
ii)
en caso de convenios entre la Comisión y varios beneficiarios, las obligaciones específicas del coordinador, cuando lo haya, y de los demás beneficiarios con el coordinador, así como la responsabilidad financiera de los beneficiarios por las cantidades adeudadas a la Comisión;
j)
las modalidades y plazos de aprobación de tales informes y de pago a cargo de la Comisión;
k)
si procede, una relación detallada de los gastos subvencionables de la acción o del programa de trabajo aprobado, o de los costes unitarios, las cantidades fijas únicas o la financiación a tipo fijo contemplados en el artículo 123 del Reglamento Financiero;
l)
disposiciones relativas a la visibilidad de la ayuda financiera de la Unión, salvo en casos debidamente justificados, cuando esta no sea posible o conveniente.
Las condiciones generales a que se refiere el párrafo primero, letra f), deberán, como mínimo:
i)
precisar que la legislación de la Unión es la legislación aplicable al convenio de subvención, completada en su caso, por la legislación nacional especificada en el convenio de subvención; se pueden prever excepciones a esta disposición en los convenios que se concluyan con organizaciones internacionales,
ii)
precisar la jurisdicción contenciosa o el tribunal de arbitraje competente.
2. El convenio de subvención podrá establecer los términos y plazos de suspensión o finalización de conformidad con el artículo 135 del Reglamento Financiero.
3. En los casos contemplados en el artículo 178, habrá de precisarse en el acuerdo o decisión marco de colaboración la información a que se refieren las letras a), b), c), incisos i), f), h) a j) y l) del párrafo primero del apartado 1 del presente artículo.
En el convenio o en la decisión de subvención específicos se recogerá la información mencionada en las letras a) a e), g) y k) del párrafo primero del apartado 1 y, en su caso, en la letra i) del párrafo primero del apartado 1.
4. Los convenios de subvenciones solo podrán ser modificados por escrito. Tales modificaciones, en particular las destinadas a la adición o la supresión de un beneficiario, no podrán tener por objeto o efecto introducir en los convenios modificaciones que pudieran cuestionar la decisión de concesión de la subvención o contravenir la igualdad de trato entre los solicitantes.
5. Los apartados 1, 2, 3 y 4 se aplicarán mutatis mutandis a las decisiones de subvención.
Parte de la información mencionada en el apartado 1 podrá facilitarse en la convocatoria de propuestas o en cualquier documento relacionado con la misma, en lugar de en la decisión de subvención.
Artículo 181
Formas de las subvenciones
(artículo 123 del Reglamento Financiero)
1. Las subvenciones que revistan la forma contemplada en el artículo 123, apartado 1, letra a), del Reglamento Financiero se calcularán en función de los gastos subvencionables realmente asumidos por el beneficiario, sin perjuicio de una estimación presupuestaria preliminar presentada con la propuesta y recogida en la decisión o el convenio de subvención.
2. Los costes unitarios contemplados en el artículo 123, apartado 1, letra b), del Reglamento Financiero cubrirán la totalidad o una parte de las categorías específicas de gastos subvencionables que estén claramente determinados de antemano por referencia a una suma fija por unidad.
3. Las cantidades fijas únicas contempladas en el artículo 123, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero cubrirán en términos generales la totalidad o una parte de las categorías específicas de costes subvencionables que estén claramente determinados de antemano.
4. La financiación a tipo fijo contemplada en el artículo 123, apartado 1, letra d), del Reglamento Financiero cubrirá categorías específicas de gastos subvencionables que estén claramente determinados de antemano aplicando un porcentaje.
Artículo 182
Cantidades fijas únicas, costes unitarios y financiación a tipo fijo
(artículo 124 del Reglamento Financiero)
1. La autorización para utilizar las cantidades fijas única, los costes unitarios o la financiación a tipo fijo contemplados en el artículo 124, apartado 1, del Reglamento Financiero será aplicable mientras dure el programa. Esta autorización podrá revisarse si se requieren cambios sustanciales. Los datos y las cantidades se evaluarán periódicamente y, cuando proceda, se ajustarán las cantidades fijas únicas, los costes unitarios o la financiación a tipo fijo.
En caso de acuerdo entre la Comisión y varios beneficiarios, el importe máximo mencionado en el artículo 124, apartado 1, párrafo segundo, del Reglamento Financiero se aplicará a cada beneficiario.
2. El convenio o decisión de subvención incluirá todas las disposiciones necesarias para verificar que se han respetado las condiciones para el pago de la subvención sobre la base de cantidades fijas únicas, costes unitarios o financiación a tipo fijo.
3. El pago de la subvención sobre la base de cantidades fijas únicas, costes unitarios o financiación a tipo fijo se entenderá sin perjuicio del derecho de acceso a los registros obligatorios de los beneficiarios para los fines previstos en el artículo 137, apartado 2, párrafo primero, del Reglamento Financiero.
4. Cuando un control a posteriori ponga de manifiesto que el hecho generador no se ha producido y que se ha realizado un pago indebido al beneficiario en relación con una subvención sobre la base de cantidades fija única, costes unitarios o una financiación a tipo fijo, la Comisión tendrá derecho a recuperar hasta la totalidad del importe de la subvención, sin perjuicio de las sanciones a que se refiere el artículo 109 del Reglamento Financiero.
CAPÍTULO 2
Principios
Artículo 183
Principio de cofinanciación
(artículo 125, apartado 3, del Reglamento Financiero)
1. El principio de cofinanciación impone que los recursos necesarios para la realización de la acción o el programa de trabajo no sean aportados íntegramente por la contribución de la Unión.
La cofinanciación podrá revestir la forma de recursos propios del beneficiario, ingresos generados por la acción o el programa de trabajo o contribuciones financieras o en especie de terceros.
2. Por contribuciones en especie se entienden los recursos no económicos puestos a disposición del beneficiario de forma gratuita por terceros.
Artículo 184
Principio de no producción de beneficios
(artículo 125, apartado 5, del Reglamento Financiero)
Las contribuciones financieras de terceros que pueda utilizar el beneficiario para cubrir otros costes distintos de los costes subvencionables en el marco de la subvención de la Unión o que no sean pagaderas al tercero si no se han utilizado al final de la acción o del programa de trabajo no se considerarán contribuciones financieras afectadas específicamente por los donantes a la financiación de los costes subvencionables a tenor de lo dispuesto en el artículo 125, apartado 5, del Reglamento Financiero.
Artículo 185
Subvenciones de escasa cuantía
(artículo 125, apartado 4, del Reglamento Financiero)
Se considerarán subvenciones de escasa cuantía aquellas cuya cuantía sea igual o inferior a 60 000 EUR.
Artículo 186
Asistencia técnica
(artículos 101 y 125 del Reglamento Financiero)
Se entenderá por «asistencia técnica» las actividades de apoyo y refuerzo de las capacidades necesarias para la ejecución de un programa o una acción, en especial las actividades de preparación, gestión, seguimiento, evaluación, auditoría y control.
Artículo 187
Gastos subvencionables
[artículo 126, apartado 3, letra c), del Reglamento Financiero]
El IVA se considerará no recuperable en virtud de la legislación nacional sobre el IVA aplicable si, con arreglo a la legislación nacional, es imputable a alguna de las siguientes actividades:
a)
las actividades exentas sin derecho a deducción;
b)
las actividades no sujetas al IVA;
c)
las actividades a que se refieren las letras a) o b), en relación con las cuales el IVA no es deducible, sino que se reembolsa por medio de regímenes de reembolso específicos o fondos de compensación no previstos por la Directiva 2006/112/CE, incluso si dicho régimen o fondo ha sido establecido por la legislación nacional en materia de IVA.
El IVA correspondiente a las actividades enumeradas en el artículo 13, apartado 2, de la Directiva 2006/112/CE se considerará abonado por un beneficiario distinto de una persona que no sea sujeto pasivo, tal como se define en el artículo 13, apartado 1, párrafo primero, de dicha Directiva, independientemente de si dichas actividades son consideradas por el Estado miembro de que se trate actividades emprendidas por organismos de Derecho público que actúan como autoridades públicas.
Artículo 188
Programación
(artículo 128 del Reglamento Financiero)
1. Cada ordenador competente elaborará un programa de trabajo anual o plurinacional sobre subvenciones. El programa de trabajo será adoptado por la institución y se publicará en el sitio internet de la institución en cuestión dedicado a las subvenciones lo antes posible, y a más tardar el 31 de marzo del año de ejecución.
En el programa de trabajo se indicará el período que abarca, el acto de base, si es que lo hay, los objetivos perseguidos, los resultados esperados, el calendario indicativo de las convocatorias de propuestas con su importe indicativo y el tipo máximo de cofinanciación.
El programa de trabajo contendrá además la información que figura en el artículo 94 para que la decisión por la que se adopta pueda considerarse la decisión de financiación para las subvenciones del año en cuestión.
2. Cualquier cambio sustancial en el programa de trabajo deberá ser adoptado y publicado de conformidad con el apartado 1.
Artículo 189
Contenido de las convocatorias de propuestas
(artículo 128 del Reglamento Financiero)
1. En las convocatorias de propuestas habrá de especificarse:
a)
los objetivos perseguidos;
b)
los criterios de subvencionabilidad, exclusión, selección y concesión contemplados en los artículos 131 y 132 del Reglamento Financiero, así como los documentos justificativos correspondientes;
c)
las modalidades de financiación de la Unión;
d)
las modalidades y la fecha límite para la presentación de las propuestas y la fecha prevista para que todos los solicitantes sean informados de los resultados de la evaluación de su solicitud y la fecha indicativa para la firma de los convenios de subvención o la notificación de las decisiones de subvención.
2. Las convocatorias de propuestas se publicarán en el sitio internet de las instituciones de la Unión y, además de la publicación en el sitio internet, por cualquier otro medio adecuado, entre ellos el Diario Oficial de la Unión Europea, cuando sea necesario para dar mayor publicidad entre los beneficiarios potenciales. Podrán publicarse desde la adopción de la decisión de financiación a que se refiere el artículo 84 del Reglamento Financiero, inclusive durante el año anterior a la ejecución del presupuesto. Las posibles modificaciones que se introduzcan en el contenido de las convocatorias de propuestas se publicarán con arreglo a las mismas condiciones que las convocatorias de propuestas.
Artículo 190
Excepciones a las convocatorias de propuestas
(artículo 128 del Reglamento Financiero)
1. Únicamente podrán concederse subvenciones sin necesidad de una convocatoria de propuestas en los siguientes casos:
a)
en el caso de la ayuda humanitaria, las operaciones de protección civil o las ayudas para la gestión de situaciones de crisis definidas en el apartado 2;
b)
en otros casos de emergencia excepcionales y debidamente justificados;
c)
en favor de organismos que se encuentren en situación de monopolio de iure o de facto, debidamente motivada en la correspondiente decisión de concesión;
d)
en favor de los organismos recogidos en un acto de base, en el sentido del artículo 54 del Reglamento Financiero, como beneficiarios de una subvención o de los organismos designados por los Estados miembros, bajo su responsabilidad, cuando en un acto de base se mencione a dichos Estados miembros como beneficiarios de una subvención;
e)
en el caso de investigación y desarrollo tecnológico, en favor de los organismos mencionados en el programa de trabajo a que se refiere el artículo 128 del Reglamento Financiero, cuando el acto de base prevea expresamente esa posibilidad, y a condición de que el proyecto no entre en el ámbito de aplicación de una convocatoria de propuestas;
f)
en el caso de acciones de carácter específico que requieran un tipo particular de organismo debido a su competencia técnica, su alto grado de especialización o sus competencias administrativas, siempre y cuando dichas acciones no entren en el ámbito de aplicación de una convocatoria de propuestas.
Los casos contemplados en el párrafo primero, letra f), deberán justificarse debidamente en la decisión de concesión.
2. Las situaciones de crisis en terceros países son aquellas situaciones de peligro inmediato o inminente que entrañen riesgo de degenerar en un conflicto armado o puedan desestabilizar el país. Las situaciones de crisis pueden ser resultado asimismo de catástrofes naturales, crisis causadas por el hombre, como guerras y otros conflictos, o circunstancias excepcionales que tengan efectos comparables relacionadas, entre otras cosas, con el cambio climático, el deterioro medioambiental, la privación de acceso a recursos naturales y energéticos o la extrema pobreza.
Artículo 191
Publicación ex post
(artículo 128 del Reglamento Financiero)
1. La información relativa a las subvenciones concedidas a lo largo de un ejercicio financiero se publicará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21.
2. Una vez efectuada la publicación a que se refiere el apartado 1, la Comisión remitirá al Parlamento Europeo y al Consejo, cuando así lo soliciten, un informe sobre:
a)
el número de solicitantes en el último año;
b)
el número y porcentaje de solicitudes que van a ser subvencionadas en cada convocatoria de propuestas;
c)
la duración media del procedimiento desde la fecha de cierre de la convocatoria de propuestas hasta la concesión de una subvención;
d)
el número y el importe de las subvenciones para las cuales se derogó la obligación de publicación ex post durante el último ejercicio, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21, apartado 4.
Artículo 192
Información de los solicitantes
(artículo 128 del Reglamento Financiero)
La Comisión facilitará información y prestará asesoramiento a los solicitantes mediante:
a)
el establecimiento de normas comunes para formularios de solicitud de subvenciones similares y la supervisión del tamaño y la legibilidad de los formularios de solicitud;
b)
el suministro de información a solicitantes potenciales, en especial mediante seminarios y manuales;
c)
el mantenimiento de datos permanentes relativos a los beneficiarios en el fichero de entidades jurídicas a que se hace referencia en el artículo 63.
Artículo 193
Financiación con cargo a diferentes líneas presupuestarias
(artículo 129 del Reglamento Financiero)
La financiación conjunta de una acción con cargo a diferentes líneas presupuestarias podrá ser aprobada por varios ordenadores competentes.
Artículo 194
Retroactividad de la financiación en casos de extrema urgencia y prevención de conflictos
(artículo 130 del Reglamento Financiero)
Dentro del ámbito de aplicación del artículo 130, apartado 1, del Reglamento Financiero, los gastos efectuados por un beneficiario con anterioridad a la presentación de la solicitud podrán optar a una financiación de la Unión en las siguientes condiciones:
a)
los motivos de tal excepción han sido debidamente justificados en la decisión de financiación;
b)
la decisión de financiación y el convenio o la decisión de subvención fijan explícitamente la fecha de subvencionabilidad en una fecha anterior a la fecha de presentación de la solicitud.
Artículo 195
Presentación de las solicitudes de subvención
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
1. Las modalidades de presentación de solicitudes de subvención serán establecidas por el ordenador competente, el cual podrá elegir el método de presentación. Las solicitudes de subvención podrán ser presentadas por carta o por medios electrónicos.
El medio de comunicación elegido tendrá carácter no discriminatorio y no podrá tener por efecto restringir el acceso de los solicitantes al procedimiento de concesión.
Los medios de comunicación elegidos deberán ser de tal forma que garanticen el cumplimiento de las siguientes condiciones:
a)
cada oferta contiene toda la información necesaria para su evaluación;
b)
debe preservarse la integridad de los datos;
c)
debe garantizarse la confidencialidad de las propuestas;
d)
se garantiza la protección de los datos personales de conformidad con los requisitos del Reglamento (CE) no 45/2001.
A efectos del párrafo tercero, letra c), el ordenador competente examinará el contenido de las solicitudes únicamente después de que haya expirado el plazo impartido para la presentación.
El ordenador competente podrá exigir que la presentación electrónica vaya acompañada de una firma electrónica avanzada, con arreglo a lo dispuesto en la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (19).
2. En los casos en que el ordenador competente autorice la presentación de solicitudes por medios electrónicos, las herramientas utilizadas y sus características técnicas deberán tener un carácter no discriminatorio, estar a disposición normalmente y ser compatibles con las aplicaciones de la tecnología de la información y de la comunicación utilizadas generalmente. La información relativa a las especificaciones requeridas para la presentación de solicitudes, incluido el cifrado, se pondrá a disposición de los solicitantes.
Por otra parte, los dispositivos para la recepción electrónica de solicitudes garantizarán la seguridad y la confidencialidad. También garantizarán que puedan determinarse con precisión la hora y la fecha exactas de la recepción de las solicitudes.
3. En los casos en que la presentación se efectúe por carta, los solicitantes podrán optar por presentar sus solicitudes:
a)
bien por correo o por mensajería, en cuyo caso en la convocatoria de propuestas se precisará que dará fe de la presentación la fecha de expedición, el matasellos o la fecha del resguardo de envío;
b)
bien por entrega directa en los locales de la institución por el solicitante personalmente o por un agente, en cuyo caso en la convocatoria de propuestas habrá de precisarse el servicio de recogida de solicitudes contra un recibo firmado y fechado.
CAPÍTULO 3
Procedimiento de concesión
Artículo 196
Contenido de las solicitudes de subvención
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
1. Las solicitudes se presentarán en el formulario establecido de conformidad con las normas comunes establecidas de conformidad con el artículo 192, letra a), y facilitado por los ordenadores competentes, y según los criterios definidos en el acto de base y en la convocatoria de propuestas.
Los documentos justificativos a que se refiere el artículo 131, apartado 3, párrafo segundo, del Reglamento Financiero podrán consistir, en particular, en la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance del último ejercicio financiero cuyas cuentas se hayan cerrado.
2. El presupuesto estimado de la acción o programa de trabajo que se adjunte a la solicitud estará equilibrado en cuanto a ingresos y gastos, sin perjuicio de las disposiciones sobre imprevistos o posibles variaciones en los tipos de cambio que pueden autorizarse en casos debidamente justificados, y en él se indicará una estimación de los costes subvencionables de la acción o del programa de trabajo.
3. En los casos en que la solicitud se refiera a subvenciones de acciones cuyo importe supere los 750 000 EUR o subvenciones de funcionamiento superiores a 100 000 EUR, habrá de presentarse un informe de auditoría elaborado por un auditor externo autorizado. En tal informe se certificarán las cuentas del último ejercicio financiero disponible.
El párrafo primero del presente apartado solo será de aplicación a la primera solicitud que presente a un ordenador competente el mismo beneficiario en un mismo ejercicio presupuestario.
En caso de convenios entre la Comisión y varios beneficiarios, los límites fijados en el párrafo primero se aplicarán a cada beneficiario.
En el caso de las colaboraciones contempladas en el artículo 178, el informe de auditoría a que se refiere el párrafo primero del presente apartado, relativo a los dos últimos ejercicios presupuestarios disponibles, deberá ser presentado antes de la firma del convenio marco o de la decisión marco de colaboración.
El ordenador competente podrá, en función de una valoración de riesgos, eximir de la obligación de presentar el informe de auditoría contemplada en el párrafo primero a establecimientos de enseñanza y formación y, en caso de convenios con varios beneficiarios, a los beneficiarios que se hubieran obligado conjunta y solidariamente o que no tengan ninguna responsabilidad financiera.
El párrafo primero del presente apartado no se aplicará a los organismos públicos ni a las organizaciones internacionales mencionadas en el artículo 43.
4. El solicitante deberá indicar todas las fuentes e importes de las financiaciones de la Unión recibidas o solicitadas durante el mismo ejercicio financiero para la misma acción o parte de la acción o para su funcionamiento, así como cualquier otra financiación recibida o solicitada para la misma acción.
Artículo 197
Pruebas relativas a la ausencia de causas de exclusión
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
Los solicitantes deberán certificar por su honor que no se hallan incursos en ninguna de las situaciones contempladas en el artículo 106, apartado 1, y en el artículo 107 del Reglamento Financiero, salvo en los casos previstos en el artículo 131, apartado 4, letras a) y b), del Reglamento Financiero. El ordenador competente podrá, en función de una valoración de riesgos, exigir que los solicitantes que van a recibir una subvención presenten las pruebas a que se refiere el artículo 143. Cuando lo solicite el ordenador competente, tales solicitantes deberán aportar tales pruebas, salvo imposibilidad material reconocida por el ordenador competente o que estas pruebas hayan sido presentadas ya en el marco de otro procedimiento de concesión de subvención o de adjudicación de contrato, siempre que la fecha de expedición de los documentos no remonte a más de un año y estos sigan siendo válidos.
Artículo 198
Solicitantes carentes de personalidad jurídica
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
Cuando una solicitud de subvención sea presentada por un solicitante que no tiene personalidad jurídica, de conformidad con el artículo 131, apartado 2, del Reglamento Financiero, los representantes del mismo tendrán que demostrar que tienen capacidad de contraer obligaciones jurídicas en nombre del solicitante y que el solicitante tiene capacidad financiera y operativa equivalente a la de las personas jurídicas.
Artículo 199
Entidades que constituyen un solo solicitante
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
Cuando varias entidades cumplen los criterios para solicitar una subvención y, juntas, constituyen una única entidad, esta entidad podrá ser tratada por el ordenador competente como un único solicitante, siempre y cuando la solicitud identifique a las entidades que participan en la acción o el programa de trabajo propuestos como parte del solicitante.
Artículo 200
Sanciones administrativas y financieras
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
A los solicitantes que hubieran hecho declaraciones falsas o hubieran cometido errores sustanciales, irregularidades o fraude, podrá imponérseles sanciones administrativas o financieras, o ambas a la vez, de conformidad con las condiciones previstas en el artículo 145.
También podrán imponerse tales sanciones administrativas o financieras, o ambas a la vez, a los beneficiarios que hubieran infringido gravemente sus obligaciones contractuales.
Artículo 201
Criterios de subvencionabilidad
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
1. En la convocatoria de propuestas que se publique se indicarán los criterios de subvencionabilidad.
2. Los criterios de subvencionabilidad determinarán las condiciones de participación en la convocatoria de propuestas. Esos criterios serán establecidos teniendo en cuenta los objetivos de la acción y respetarán los principios de transparencia y no discriminación.
Artículo 202
Criterios de selección
(artículo 132, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. En la convocatoria de propuestas que se publique se indicarán los criterios de selección que permitan evaluar la capacidad financiera y operativa del solicitante para llevar a cabo la acción o el programa de trabajo propuesto.
2. El solicitante deberá disponer de fuentes de financiación estables y suficientes para mantener su actividad durante el período de realización de la acción o el ejercicio subvencionado, así como para participar en su financiación. Deberá disponer de las competencias y cualificaciones profesionales requeridas para llevar a cabo la acción o el programa de trabajo propuestos, salvo disposición específica del acto de base.
3. La comprobación de la capacidad financiera y operativa se basará, en particular, en el análisis de cualquiera de los documentos justificativos contemplados en el artículo 196 que solicite el ordenador competente en la convocatoria de propuestas.
En caso de que en la convocatoria de propuestas no se hubieran solicitado documentos justificativos, el ordenador competente, si tuviera dudas sobre la capacidad operativa o financiera de los solicitantes, podrá exigirles que faciliten los documentos oportunos.
En el caso de las colaboraciones contempladas en el artículo 178, la comprobación se efectuará antes de la firma del convenio marco de colaboración o de la notificación de la decisión marco de colaboración.
Artículo 203
Criterios de concesión
(artículo 132, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. En la convocatoria de propuestas que se publique se indicarán los criterios de concesión.
2. Los criterios de concesión serán de tal naturaleza que las subvenciones puedan concederse bien a aquellas acciones que optimicen la eficacia global del programa de la Unión cuya ejecución garantizan, bien a los organismos cuyo programa de trabajo pretenda alcanzar los mismos resultados. Los criterios se definirán de tal manera que pueda garantizarse igualmente una buena gestión de los fondos de la Unión.
La aplicación de los criterios de concesión permitirá seleccionar los proyectos de acciones o de programas de trabajo que garanticen a la Comisión el cumplimiento de sus objetivos y prioridades, así como la visibilidad de la financiación de la Unión.
3. Los criterios de concesión se definirán de tal manera que sea posible posteriormente efectuar una evaluación de los mismos.
Artículo 204
Evaluación de las solicitudes y concesión
(artículo 133 del Reglamento Financiero)
1. El ordenador competente designará un comité de evaluación de las propuestas, salvo que la Comisión decida otra cosa en el marco de un programa sectorial específico.
Este comité estará compuesto, como mínimo, por tres personas que representen, al menos, dos entidades organizativas de las instituciones u organismos a que se refieren los artículos 62 y 208 del Reglamento Financiero sin vínculo jerárquico entre sí. A fin de prevenir cualquier conflicto de intereses, tales personas se sujetarán a lo dispuesto en el artículo 57 del Reglamento Financiero.
En las representaciones y unidades locales a que se refiere el artículo 72 del presente Reglamento y en los organismos delegatarios contemplados en los artículos 62 y 208 del Reglamento Financiero, si no existen entidades separadas, no será de aplicación la mencionada obligatoriedad de entidades organizativas sin vínculo jerárquico entre sí.
Este comité podrá estar asistido por expertos externos, si así lo decidiera el ordenador competente. El ordenador competente velará por que estos expertos cumplan los requisitos previstos en el artículo 57 del Reglamento Financiero.
2. Cuando proceda, el ordenador competente dividirá el procedimiento en varias fases procedimentales. En la convocatoria de propuestas se anunciarán las normas reguladoras del procedimiento.
En los casos en que en una convocatoria de propuestas se precise que un procedimiento de presentación dado se efectuará en dos fases, solo se pedirá que presenten una propuesta completa en la segunda fase a los solicitantes que presenten propuestas que cumplan los criterios de evaluación correspondientes a la primera fase.
En los casos en que en una convocatoria de propuestas se precise que un procedimiento de evaluación dado se efectuará en dos fases, solo las propuestas que pasen la primera fase, sobre la base de la evaluación de una serie limitada de criterios, podrán ser objeto de otra evaluación.
Los solicitantes cuyas propuestas fueran rechazadas en cualquier fase serán informados de tal extremo, de conformidad con el artículo 133, apartado 3, del Reglamento Financiero.
Cada fase subsiguiente del procedimiento deberá distinguirse claramente de la anterior.
Durante el desarrollo de un mismo procedimiento no se exigirá más de una vez la presentación de los mismos documentos y datos informativos.
3. El comité de evaluación o, cuando proceda, el ordenador competente podrá instar a los solicitantes a que faciliten información complementaria o a que aclaren los documentos justificativos presentados en relación con la solicitud, siempre y cuando dicha información o aclaración no cambie sustancialmente la propuesta. De conformidad con el artículo 96 del Reglamento Financiero, en caso de errores materiales manifiestos, el comité de evaluación o el ordenador podrán abstenerse de hacerlo únicamente en casos debidamente justificados. El ordenador registrará debidamente los contactos mantenidos con los solicitantes durante el procedimiento.
4. Al término de los trabajos del comité de evaluación, los miembros firmarán un acta en la que se recojan todas las propuestas examinadas, la valoración de su calidad y una selección de aquellas que pueden optar a una financiación. Esas actas podrán firmarse en un sistema electrónico que proporcione datos identificativos suficientes del signatario.
Si fuera necesario, en el acta se recogerá una clasificación de las propuestas examinadas, se formularán recomendaciones sobre el importe máximo que se debe conceder y se propondrán eventuales adaptaciones no esenciales a la solicitud de subvención.
El acta será archivada a efectos de referencia ulterior.
5. El ordenador competente podrá invitar a un solicitante a que adapte su propuesta en función de las recomendaciones del comité de evaluación. El ordenador competente registrará debidamente los contactos mantenidos con los solicitantes durante el procedimiento.
Una vez evaluada la situación, el ordenador competente adoptará una decisión, en la que deberá incluirse como mínimo:
a)
el objeto e importe global de la decisión;
b)
el nombre de los solicitantes a quienes se va a conceder una subvención, el título de las acciones, los importes fijados y los motivos de tal elección, incluso en caso de que se aparte del dictamen del comité de evaluación;
c)
el nombre de los solicitantes rechazados y las razones de tal rechazo.
6. Las disposiciones de los apartados 1, 2 y 4 del presente artículo no serán obligatorias para la concesión de subvenciones de conformidad con el artículo 190 del presente Reglamento y el artículo 125, apartado 7, del Reglamento Financiero.
Artículo 205
Información de los solicitantes
(artículo 133 del Reglamento Financiero)
Los solicitantes rechazados serán informados de los resultados de la evaluación de su solicitud con la mayor brevedad posible, y en cualquier caso en un plazo de 15 días naturales a partir del envío de la información a los solicitantes que recibirán la subvención.
CAPÍTULO 4
Pago y control
Artículo 206
Garantía de prefinanciación
(artículo 134 del Reglamento Financiero)
1. Con objeto de reducir los riesgos financieros derivados del pago de prefinanciaciones, el ordenador competente podrá exigir, en función de una valoración de riesgos, que el beneficiario constituya una garantía de antemano por el importe de la prefinanciación, salvo que se trate de subvenciones de escasa cuantía, o que el pago se fraccionen en varios tramos.
2. En el supuesto de que se exigiera una garantía, corresponderá al ordenador competente la evaluación y aprobación de la misma.
La duración de esta garantía será suficiente para poder recurrir a la misma.
3. La garantía deberá prestarla una entidad bancaria o financiera autorizada establecida en un Estado miembro. Si el beneficiario está establecido en un tercer país, el ordenador competente podrá aceptar que preste tal garantía una entidad bancaria o financiera establecida en el país en cuestión, si considera que esta presenta unas garantías y características equivalentes a las de una entidad bancaria o financiera establecida en un Estado miembro.
A petición del beneficiario, la garantía contemplada en el párrafo primero podrá ser sustituida por la garantía personal y solidaria de un tercero o por la garantía solidaria, irrevocable e incondicional de los beneficiarios de una acción que son partes en el mismo convenio o decisión de subvención, previa aceptación del ordenador competente.
Esta garantía se expresará en euros.
Mediante esta garantía, la entidad bancaria o financiera, los terceros o los otros beneficiarios se constituirán garantes solidarios irrevocables o garantes principales de las obligaciones del beneficiario de la subvención.
4. La garantía irá liberándose a medida que vaya liquidándose la prefinanciación, como deducción de los pagos intermedios o del saldo hechos en favor del beneficiario, de acuerdo con las condiciones establecidas en el convenio o la decisión de subvención.
Artículo 207
Documentos justificativos para las solicitudes de pago
(artículo 135 del Reglamento Financiero)
1. Respecto de cada subvención, la prefinanciación podrá fraccionarse en varios tramos de conformidad con el principio de buena gestión financiera.
El pago íntegro de la nueva prefinanciación estará supeditado a la utilización de un 70 %, como mínimo, del importe total de cualquier prefinanciación anterior.
Cuando la utilización de la prefinanciación anterior fuera inferior al 70 %, el importe del nuevo pago de prefinanciación se deducirá en la cantidad no utilizada del pago de prefinanciación anterior.
Como justificante de la solicitud de un nuevo pago habrá de presentarse un extracto de los gastos efectuados por el beneficiario.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 110, el beneficiario certificará por su honor que los datos recogidos en las solicitudes de pago son completos, fidedignos y veraces. Certificará también que los gastos efectuados pueden considerarse subvencionables con arreglo a las disposiciones del convenio o la decisión de subvención y que las solicitudes de pago van acompañadas de los correspondientes documentos justificativos, que podrán ser controlados en todo momento.
3. El ordenador competente podrá exigir, como justificante de cualquier pago y en función de una evaluación de riesgos, un certificado de los estados financieros y cuentas subyacentes de la acción o el programa de trabajo expedido por un auditor externo homologado o, si se trata de organismos públicos, por un funcionario público competente e independiente. El certificado deberá adjuntarse a la solicitud de pago. El certificado deberá acreditar, de conformidad con una metodología aprobada por el ordenador competente y sobre la base de procedimientos acordados conformes con las normas internacionales, que los gastos declarados por el beneficiario en los estados financieros en los que se basa la solicitud de pago son ciertos, están registrados con exactitud y son subvencionables con arreglo al convenio o decisión de subvención.
En casos específicos y debidamente justificados, el ordenador competente podrá solicitar el certificado en forma de dictamen o en otro formato conforme con las normas internacionales.
El certificado de los estados financieros y de las cuentas subyacentes será obligatorio para los pagos intermedios y los pagos de saldos en los siguientes casos:
a)
subvenciones de una acción cuya cuantía, fijada en el formulario mencionado en el artículo 123, apartado 1, letra a), del Reglamento Financiero, sea igual o superior a 750 000 EUR, cuando las cantidades agregadas de las solicitudes de pago con arreglo a tal formulario asciendan, como mínimo, a 325 000 EUR;
b)
subvenciones de funcionamiento cuya cuantía, fijada en el formulario mencionado en el artículo 123, apartado 1, letra a), del Reglamento Financiero sea igual o superior a 100 000 EUR.
El ordenador competente, en función de una evaluación de riesgos, también podrá eximir de la obligación de proporcionar tal certificado de los estados financieros y cuentas subyacentes:
a)
a los organismos públicos y organizaciones internacionales contemplados en el artículo 43;
b)
a los beneficiarios de subvenciones en materia de ayuda humanitaria, de operaciones urgentes de protección civil y de gestión de situaciones de crisis, excepto para los pagos de saldos;
c)
en caso de pagos de saldos, a los beneficiarios de subvenciones en materia de ayuda humanitaria que hubieran firmado un acuerdo marco de colaboración o hubieran recibido una notificación marco de colaboración, con arreglo al artículo 178, y que hubieran implantado un sistema de control que ofrezca, para este tipo de pagos, garantías equivalentes;
d)
a los beneficiarios de múltiples subvenciones que hubieran acreditado, mediante certificado independiente, garantías equivalentes sobre los sistemas de control y la metodología utilizada para preparar sus solicitudes de pago.
El ordenador competente podrá además eximir de la obligación de presentar un certificado de los estados financieros y las cuentas subyacentes cuando el propio personal de la Comisión o un organismo habilitado para hacerlo por su cuenta hayan realizado o vayan a realizar directamente una auditoría que ofrezca garantías equivalentes sobre los costes declarados.
En caso de convenio entre la Comisión y varios beneficiarios, los límites contemplados en el párrafo tercero, letras a) y b), se aplicarán a cada beneficiario.
4. El ordenador competente podrá exigir, sobre la base de una evaluación del riesgo, que un tercero independiente autorizado por el ordenador competente elabore un informe de verificación operativa en apoyo de cualquier pago. Cuando así lo solicite el ordenador competente, el informe de verificación se adjuntará a la solicitud de pago y los costes correspondientes serán subvencionables en las mismas condiciones que los costes relativos a los certificados de auditoría conforme a lo dispuesto en el artículo 126 del Reglamento Financiero. El informe de verificación indicará que la verificación operativa se llevó a cabo de conformidad con una metodología aprobada por el ordenador competente y si la acción o el programa de trabajo se ejecutaron efectivamente de conformidad con las condiciones establecidas en el convenio o la decisión de subvención.
Artículo 208
Suspensión y reducción de subvenciones
(artículo 135 del Reglamento Financiero)
1. La ejecución del convenio o la decisión de subvención, la participación de un beneficiario en su ejecución o los pagos podrán suspenderse con el fin de comprobar si se han producido efectivamente presuntos errores e irregularidades sustanciales o fraudes o si se han incumplido obligaciones. Si no se confirmara este extremo, la ejecución se reanudará lo antes posible.
2. En caso de no ejecución o ejecución incorrecta, parcial o tardía de la acción o del programa de trabajo aprobado, el ordenador competente, siempre que se haya dado al beneficiario la oportunidad de formular observaciones, reducirá o recuperará la subvención proporcionalmente, dependiendo de la fase en que se encuentre el procedimiento.
CAPÍTULO 5
Ejecución
Artículo 209
Contratos de ejecución
(artículo 137 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de la aplicación de la Directiva 2004/18/CE, cuando la ejecución de la acción o del programa de trabajo requiriera la adjudicación de un contrato, el beneficiario adjudicará el contrato a la oferta económicamente más ventajosa o, cuando proceda, a la oferta que ofrezca el precio más bajo, evitando cualquier conflicto de intereses.
2. Cuando para la ejecución de las acciones o el programa de trabajo hubiera de recurrirse a la adjudicación de un contrato de cuantía superior a 60 000 EUR, el ordenador competente podrá exigir a los beneficiarios la observancia de normas especiales, además de las mencionadas en el apartado 1.
Estas normas especiales se basarán en las normas contenidas en el Reglamento Financiero y se determinarán en función particularmente de la cuantía de los contratos, de la importancia relativa de la contribución de la Unión en el coste total de la acción y del riesgo. Tales normas especiales deberán recogerse en el convenio o la decisión de subvención.
Artículo 210
Ayuda financiera a terceros
(artículo 137 del Reglamento Financiero)
A condición de que los objetivos o los resultados que deban obtenerse estén suficientemente detallados en las condiciones mencionadas en el artículo 137, apartado 1, del Reglamento Financiero, podrá considerarse que ya no existe margen discrecional únicamente en aquellos casos en que la decisión o el convenio de subvención precise también los siguientes elementos:
a)
la cantidad máxima de ayuda financiera que puede pagarse a terceros, la cual no excederá de 60 000 EUR, excepto cuando la ayuda financiera sea el objetivo primario de la acción y el criterio para determinar la cantidad exacta;
b)
los diversos tipos de actividad que pueden recibir tal ayuda financiera, sobre la base de una lista fija;
c)
la definición de las personas o categorías de personas que pueden beneficiarse de tal ayuda financiera, así como los criterios de concesión.
TÍTULO VII
PREMIOS
Artículo 211
Programación
(artículo 138, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Cada ordenador competente elaborará un programa de trabajo anual o plurinacional sobre premios. El programa de trabajo será adoptado por la institución y se publicará en el sitio internet de esta lo antes posible, y a más tardar el 31 de marzo del año de ejecución.
En el programa de trabajo se indicará el período que abarca, el acto de base, si lo hubiera, los objetivos perseguidos, los resultados esperados, y el calendario indicativo de los concursos con el importe orientativo de los premios.
El programa de trabajo contendrá además la información que figura en el artículo 94 para que la decisión por la que se adopte se considere la decisión de financiación para los premios del ejercicio en cuestión.
2. Cualquier cambio sustancial en el programa de trabajo deberá ser adoptado y publicado de conformidad con el apartado 1.
Artículo 212
Normas de los concursos
(artículo 138, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Las normas de los concursos establecerán lo siguiente:
a)
las condiciones de participación, que deberán, como mínimo:
i)
especificar los criterios de admisibilidad,
ii)
especificar las modalidades y la fecha límite para la inscripción de los participantes, si así se requiere, y para la presentación de las candidaturas, en las condiciones establecidas en el apartado 2,
iii)
prever la exclusión de los participantes que se hallen incursos en alguna de las situaciones contempladas en el artículo 106, apartado 1, y en los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento Financiero,
iv)
prever la responsabilidad exclusiva de los participantes en caso de reclamación relativa a las actividades llevadas a cabo en el marco del concurso,
v)
prever la aceptación por los ganadores de controles y auditorías por parte de la Comisión, la OLAF y el Tribunal de Cuentas y de las obligaciones en materia de publicidad, según se especifique en las normas del concurso,
vi)
precisar que el Derecho de la Unión es la legislación aplicable al concurso, completada, en su caso, por la legislación nacional según se especifique en las normas de concurso,
vii)
precisar la jurisdicción contenciosa o el tribunal de arbitraje competente,
viii)
disponer que podrán imponerse sanciones administrativas o financieras, o ambas a la vez, a los participantes que hayan realizado declaraciones falsas, o cometido irregularidades o fraudes, de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 145 y en proporción al valor de los premios en cuestión;
b)
los criterios de concesión, que deberán ser tales que permitan evaluar la calidad de las candidaturas en relación con los objetivos perseguidos y los resultados previstos y determinar objetivamente si las candidaturas pueden optar a los premios como ganadores;
c)
la cuantía del premio o los premios;
d)
las modalidades de pago de los premios a los ganadores una vez adjudicados.
A efectos del párrafo primero, letra a), inciso i), los beneficiarios de subvenciones de la Unión se considerarán admisibles, salvo que se indique lo contrario en las normas del concurso.
A efectos del párrafo primero, letra a), inciso vi), se podrán establecer excepciones en el caso de participación de organizaciones internacionales.
2. El ordenador competente elegirá medios de comunicación que no sean discriminatorios a la hora de presentar las candidaturas y que no tengan por efecto restringir el acceso de los participantes al concurso.
Los medios de comunicación elegidos deberán ser de tal forma que garanticen el cumplimiento de las siguientes condiciones:
a)
cada candidatura contiene toda la información necesaria para su evaluación;
b)
queda preservada la integridad de los datos;
c)
queda preservada la confidencialidad de las candidaturas;
d)
se garantiza la protección de los datos personales de conformidad con los requisitos del Reglamento (CE) no 45/2001.
3. Las normas de los concursos podrán fijar las condiciones para anular el concurso, en particular cuando no puedan cumplirse sus objetivos o cuando resulte ganador una persona física o jurídica que no cumpla las condiciones de participación.
4. Las normas de los concursos se publicarán en el sitio internet de las instituciones de la Unión. Además de la publicación en el sitio internet, las normas de los concursos podrán publicarse asimismo por cualquier otro medio adecuado, incluido el Diario Oficial de la Unión Europea, cuando sea necesario para dar mayor publicidad entre los potenciales participantes. Podrán publicarse desde la adopción de la decisión de financiación a que se refiere el artículo 84 del Reglamento Financiero, inclusive durante el año anterior a la ejecución del presupuesto. Cualquier modificación que se introduzca en el contenido de las normas de los concursos se publicará igualmente con arreglo a las mismas condiciones.
Artículo 213
Publicación ex post
(artículo 138, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. La información relativa a los premios concedidos a lo largo de un ejercicio financiero se publicará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21.
2. Una vez efectuada la publicación a que se refiere el apartado 1, la Comisión remitirá al Parlamento Europeo y al Consejo, cuando así lo soliciten, un informe sobre:
a)
el número de participantes en el último ejercicio;
b)
el número de participantes y el porcentaje de candidaturas galardonadas por concurso;
c)
una lista de los expertos que hayan tomado parte en los jurados en el último ejercicio, junto con una referencia al procedimiento para su selección.
Artículo 214
Evaluación
(artículo 138, apartado 3, del Reglamento Financiero)
1. A efectos de la evaluación de las candidaturas, el ordenador competente nombrará un jurado compuesto de al menos tres expertos, que podrán ser expertos externos o personas que representen, al menos, a dos entidades organizativas de la instituciones u organismos a que se refieren los artículos 62 y 208 del Reglamento Financiero, que no tengan vínculos jerárquicos entre sí, salvo en las representaciones u organismos locales a que se refiere el artículo 72 del presente Reglamento y los organismos delegatarios contemplados en los artículos 62 y 208 del Reglamento Financiero, si no son entidades distintas.
Los expertos contemplados en el párrafo primero estarán sujetos a las disposiciones en materia de conflicto de intereses establecidas en el artículo 57 del Reglamento Financiero.
Los expertos externos deberán declarar que no se encuentran incursos en una situación de conflicto de intereses en el momento de su nombramiento y que se comprometen a informar al ordenador si surgiera cualquier conflicto de intereses en el transcurso del procedimiento de evaluación.
2. Al término de su trabajo, los miembros del jurado firmarán un acta en la que se recojan todas las candidaturas examinadas, que incluirá una valoración de su calidad e identificará aquellas a las que puedan concederse los premios. Esa acta podrá firmarse en un sistema electrónico que proporcione datos identificativos suficientes del signatario.
El acta a que se refiere el párrafo primero será archivada a efectos de referencia ulterior.
3. A continuación, el ordenador decidirá si es o no oportuno conceder los premios. Tal decisión especificará asimismo los extremos siguientes:
a)
el objeto y la cuantía total de los premios concedidos, en su caso;
b)
los nombres de los participantes ganadores, si es que los hay, la cuantía de los premios concedidos a cada participante ganador y los motivos de tal decisión;
c)
los nombres de los participantes rechazados y las razones de tal rechazo.
Artículo 215
Información y notificación
(artículo 138, apartado 3, del Reglamento Financiero)
1. Se informará a los participantes de los resultados de la evaluación de sus candidaturas lo antes posible, y en cualquier caso dentro de los 15 días naturales después de que el ordenador haya adoptado la decisión de concesión.
2. La decisión de conceder el premio se notificará al participante ganador y servirá como compromiso jurídico a tenor de lo dispuesto en el artículo 86 del Reglamento Financiero.
TÍTULO VIII
INSTRUMENTOS FINANCIEROS
Artículo 216
Selección de las entidades encargadas de la ejecución de instrumentos financieros en régimen de gestión indirecta
(artículo 139 del Reglamento Financiero)
1. Para la ejecución de instrumentos financieros en régimen de gestión indirecta, la Comisión recabará pruebas de que la entidad encargada cumple los requisitos del artículo 60, apartado 2, del Reglamento Financiero. Una vez que se hayan obtenido tales pruebas, serán válidas para cualquier ejecución de instrumentos financieros en el futuro por parte de la entidad de que se trate, a menos que se hayan introducido cambios sustanciales en los sistemas, normas y procedimientos de las entidades encargadas a que se dirigen tales requisitos.
2. Para la selección de las entidades encargadas de la ejecución de instrumentos financieros de conformidad con el artículo 61, apartado 2, del Reglamento Financiero, la Comisión publicará una convocatoria destinada a entidades encargadas potenciales. Tal convocatoria incluirá los criterios de selección y concesión.
La convocatoria a que se refiere el párrafo primero deberá indicar igualmente si la entidad encargada está obligada a asignar sus propios recursos financieros al instrumento financiero específico o a compartir los riesgos. Cuando se haya hecho tal indicación y cuando sea necesario para resolver un posible conflicto de intereses, la convocatoria indicará asimismo que la entidad encargada está obligada a proponer medidas con respecto a la convergencia de intereses, tal como se establece en el artículo 140, apartado 2, del Reglamento Financiero. Las medidas en materia de convergencia de intereses se incluirán en el convenio del instrumento financiero específico.
La Comisión entablará un diálogo con las entidades que cumplan los criterios de selección de forma objetiva y transparente y evitando posibles conflictos de intereses. Tras el diálogo, la Comisión firmará convenios de delegación con la entidad o entidades que hayan presentado las propuestas económicamente más ventajosas incluidos, en su caso, la asignación de sus propios recursos financieros o el hecho de compartir los riesgos.
3. Antes de firmar los convenios de delegación, la Comisión podrá entablar negociaciones directas con entidades encargadas potenciales cuando la entidad encargada estuviera identificada en el acto de base de que se trate o fuera una de las contempladas en el artículo 58, apartado 1, letra c), inciso iii), del Reglamento Financiero, o en casos excepcionales debidamente justificados y adecuadamente fundamentados, en particular cuando:
a)
no se hubieran presentado propuestas adecuadas tras una convocatoria destinada a entidades encargadas potenciales;
b)
instrumentos financieros con características específicas requirieran un tipo particular de entidad encargada debido a su competencia técnica, su alto grado de especialización o sus competencias administrativas;
c)
por razones de urgencia extrema debida a acontecimientos imprevisibles no imputables a la Unión, fuera imposible atenerse al procedimiento a que se refiere el apartado 2.
Artículo 217
Contenido de los convenios de delegación con entidades encargadas de la ejecución de instrumentos financieros en régimen de gestión indirecta
(artículo 139 del Reglamento Financiero)
Además de los requisitos enumerados en el artículo 40, el convenio de delegación con entidades encargadas de la ejecución de instrumentos financieros deberá prever disposiciones adecuadas para garantizar el cumplimiento de los principios y condiciones establecidos en el artículo 140 del Reglamento Financiero. En particular, los convenios de delegación contendrán los siguientes elementos:
a)
la descripción del instrumento financiero, incluida su estrategia o política de inversión, el tipo de apoyo que ofrece, los criterios de admisibilidad para los intermediarios financieros y los perceptores finales, así como otros requisitos operativos específicos que reflejen los objetivos políticos del instrumento;
b)
los requisitos en cuanto a un rango de valores de referencia relativos al efecto palanca;
c)
una definición de las actividades no admisibles y los criterios de exclusión;
d)
disposiciones que garanticen la convergencia de intereses y aborden los posibles conflictos de intereses;
e)
disposiciones relativas a la selección de los intermediarios financieros con arreglo al artículo 139, apartado 4, párrafo segundo, del Reglamento Financiero, y al establecimiento de vehículos de inversión específicos, cuando proceda;
f)
disposiciones sobre la responsabilidad de la entidad encargada y de otras entidades que intervienen en la ejecución del instrumento financiero;
g)
disposiciones sobre la resolución de litigios;
h)
disposiciones sobre la gobernanza del instrumento financiero;
i)
disposiciones relativas a la utilización y reutilización de la contribución de la Unión de conformidad con el artículo 140, apartado 6, del Reglamento Financiero;
j)
disposiciones relativas a la gestión de las contribuciones de la Unión y de las cuentas fiduciarias, incluidos los riesgos de contraparte, las operaciones de tesorería aceptables, las responsabilidades de las partes interesadas, las medidas correctoras en caso de saldos excesivos en las cuentas fiduciarias, el sistema de registro y la presentación de informes;
k)
disposiciones relativas a la remuneración de la entidad encargada, incluidos los tipos de las tasas de gestión, y al cálculo y el pago de los costes y tasas de gestión a la entidad encargada de conformidad con el artículo 218;
l)
cuando proceda, disposiciones sobre un marco de condiciones para las contribuciones de los fondos a que se refiere el artículo 175 del Reglamento Financiero, en particular el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, el Fondo Social Europeo, el Fondo de Cohesión, el Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural y el futuro Fondo de Pesca (en lo sucesivo, «los Fondos del MEC»);
m)
disposiciones relativas a la duración, posibilidad de prórroga y terminación del instrumento financiero, incluidas las condiciones de terminación anticipada y, en su caso, las estrategias de salida;
n)
disposiciones relativas a la supervisión del apoyo prestado a los intermediarios financieros y los perceptores finales, en particular la rendición de cuentas por parte de los intermediarios financieros;
o)
cuando proceda, el tipo y la naturaleza de las operaciones de cobertura contempladas en el artículo 219.
Artículo 218
Costes y tasas de gestión de las entidades encargadas
(artículo 139 del Reglamento Financiero)
1. La Comisión deberá remunerar a las entidades encargadas de la ejecución de un instrumento financiero mediante tasas basadas en el rendimiento, el reembolso de los gastos excepcionales y, en caso de que la entidad encargada gestione la tesorería del instrumento financiero, tasas de gestión de la tesorería.
2. Las tasas basadas en el rendimiento incluirán tasas para remunerar la labor realizada por la entidad encargada en la ejecución de un instrumento financiero. Cuando proceda, podrán incluir asimismo incentivos relacionados con el ámbito de acción destinados a promover la realización de los objetivos políticos o incentivar el rendimiento financiero del instrumento financiero.
Artículo 219
Normas específicas relativas a las cuentas fiduciarias en régimen de gestión indirecta
(artículo 139 del Reglamento Financiero)
1. Las entidades encargadas de la ejecución de instrumentos financieros podrán abrir cuentas fiduciarias a tenor del artículo 68, apartado 7, del Reglamento Financiero, en su nombre y exclusivamente por cuenta de la Comisión. Tales entidades encargadas enviarán los estados contables correspondientes al servicio competente de la Comisión.
2. Las cuentas fiduciarias tendrán la liquidez apropiada y los activos custodiados en ellas serán gestionados con arreglo a los principios de buena gestión financiera y seguirán normas cautelares adecuadas de conformidad con el artículo 140, apartado 7, del Reglamento Financiero.
3. Para la ejecución de los instrumentos financieros, las entidades encargadas no podrán realizar operaciones de cobertura con fines especulativos. El tipo y la naturaleza de las eventuales operaciones de cobertura serán acordados ex ante por la Comisión y se recogerán en los convenios de delegación a que se refiere el artículo 217.
Artículo 220
Ejecución directa de instrumentos financieros
(artículo 139 del Reglamento Financiero)
1. En casos excepcionales, los instrumentos financieros podrán ejecutarse directamente con arreglo al artículo 139, apartado 4, del Reglamento Financiero, mediante uno de los siguientes dispositivos:
a)
un vehículo de inversión específico en el que participa la Comisión junto con otros inversores públicos o privados, con miras a reforzar el efecto palanca de la contribución de la Unión;
b)
préstamos, garantías, participaciones de capital y otros instrumentos de riesgo compartido distintos de las inversiones en vehículos de inversión específicos, facilitados directamente a los perceptores finales o a través de intermediarios financieros.
2. Para la ejecución de los instrumentos financieros, la Comisión no podrá realizar operaciones de cobertura con fines especulativos. El tipo y la naturaleza de las eventuales operaciones de cobertura serán acordados ex ante por la Comisión y se recogerán en los convenios con las entidades que ejecuten el instrumento financiero.
Artículo 221
Selección de los intermediarios financieros, los gestores de vehículos de inversión específicos y los perceptores finales
(artículo 139 del Reglamento Financiero)
1. Cuando la Comisión ejecute los instrumentos financieros directa o indirectamente mediante vehículos de inversión específicos, tales vehículos se establecerán de conformidad con la legislación de un Estado miembro. También podrán establecerse con arreglo a la legislación de un país distinto de un Estado miembro en el ámbito de la acción exterior. Los gestores de tales vehículos estarán obligados por ley o contrato a actuar con la diligencia de un gestor profesional y de buena fe.
2. Los gestores de los vehículos de inversión específicos a que se refiere el apartado 1 y los intermediarios financieros o los perceptores finales de los instrumentos financieros se seleccionarán teniendo debidamente en cuenta la naturaleza del instrumento financiero que se vaya a ejecutar, la experiencia y la capacidad operativa y financiera de las entidades correspondientes y/o la viabilidad económica de los proyectos de los perceptores finales. La elección será transparente, motivada por razones objetivas y no dará lugar a un conflicto de intereses.
3. No se concederá ayuda financiera a los gestores de vehículos de inversión específicos, a los intermediarios financieros ni a los perceptores finales que se hallen incursos en alguna de las situaciones contempladas en el artículo 106, apartado 1, y en los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento Financiero.
Artículo 222
Condiciones para el uso de instrumentos financieros
(artículo 140 del Reglamento Financiero)
1. Los instrumentos financieros abordarán deficiencias o fallos del mercado o situaciones de inversión infraóptimas y ofrecerán apoyo únicamente a los perceptores finales que se consideren potencialmente viables desde el punto de vista económico en el momento de la ayuda de la Unión a través de un instrumento financiero.
2. Los instrumentos financieros prestarán apoyo a los perceptores finales de manera proporcional. En particular, el trato preferencial a inversores que aporten coinversión o riesgo compartido deberá estar motivado, ser proporcional a los riesgos asumidos por los inversores en un instrumento financiero y limitarse al mínimo necesario para garantizar su inversión o la parte de riesgo que asumen.
Artículo 223
Efecto palanca
(artículo 140 del Reglamento Financiero)
1. Los instrumentos financieros tendrán por objeto conseguir un efecto de palanca de la contribución de la Unión, mediante la movilización de una inversión global superior a la cuantía de la contribución de la Unión.
El efecto palanca de los fondos de la Unión será el resultado de dividir la cuantía de la financiación a los perceptores finales admisibles por la cuantía de la contribución de la Unión.
2. La gama de valores de referencia para el efecto palanca se basará en una evaluación ex ante del instrumento financiero correspondiente.
Artículo 224
Evaluación ex ante de los instrumentos financieros
(artículo 140 del Reglamento Financiero)
1. Los instrumentos financieros se basarán en evaluaciones ex ante destinadas a detectar deficiencias o fallos del mercado o situaciones de inversión infraóptimas y a evaluar las necesidades de inversión con miras a la consecución de los objetivos políticos.
2. La evaluación ex ante deberá poner de manifiesto que las necesidades de mercado constatadas no pueden abordarse de manera adecuada y a su debido momento mediante actividades orientadas al mercado o tipos de intervención de la Unión que no sean la financiación por un instrumento financiero, como la regulación, la liberalización, la reforma u otras acciones políticas. Evaluará la probabilidad y los posibles costes de las distorsiones del mercado y del desplazamiento de los fondos privados por los instrumentos financieros y tratará de encontrar medios para reducir al mínimo los efectos negativos de tales distorsiones.
3. De conformidad con el principio de subsidiariedad, la evaluación ex ante deberá demostrar que un instrumento financiero a nivel de la UE puede abordar mejor las necesidades de mercado constatadas que instrumentos financieros similares a nivel nacional o regional, incluidos los financiados con fondos del MEC. Al evaluar el valor añadido de la contribución de la Unión se tendrán en cuenta factores tales como el difícil acceso a la financiación a nivel nacional, en particular en el caso de proyectos transfronterizos, las economías de escala o fuertes efectos de demostración relacionados con la difusión de las mejores prácticas entre los Estados miembros.
4. La evaluación ex ante determinará la forma más eficiente de lograr los objetivos del instrumento financiero.
5. La evaluación ex ante deberá demostrar asimismo que el instrumento financiero planeado es coherente con:
a)
instrumentos financieros nuevos y existentes, evitando solapamientos indeseables y logrando sinergias y economías de escala;
b)
instrumentos financieros y otras formas de intervención pública que aborden el mismo entorno de mercado, evitando incoherencias y explorando posibles sinergias.
6. La evaluación ex ante evaluará la proporcionalidad de la intervención prevista en lo que se refiere al tamaño del déficit de financiación detectado y al efecto palanca esperado del instrumento financiero previsto y examinará otros efectos cualitativos, como la difusión de las mejores prácticas, la promoción efectiva de los objetivos políticos de la Unión a lo largo de toda la cadena de ejecución o el acceso a la pericia específica de los actores que intervienen en la cadena de ejecución.
7. La evaluación ex ante establecerá un conjunto de indicadores de rendimiento adecuados para los instrumentos financieros propuestos y especificará el rendimiento, los resultados y la incidencia esperados.
8. Únicamente se llevara a cabo una evaluación ex ante separada de instrumentos financieros en caso de que dicha evaluación, al tiempo que respeta plenamente los criterios que figuran en los apartados 1 a 7, no esté incluida en la evaluación ex ante o en una evaluación de impacto del programa o de la actividad cubiertos por un acto de base.
Artículo 225
Supervisión de los instrumentos financieros
(artículo 140 del Reglamento Financiero)
1. A fin de garantizar la supervisión armonizada de instrumentos financieros a que se refiere el artículo 140, apartado 12, del Reglamento Financiero, el ordenador competente implantará un sistema de supervisión con el fin de contribuir a garantizar una seguridad razonable de que los fondos de la Unión se utilizan de conformidad con el artículo 32, apartado 2, del Reglamento Financiero.
2. El sistema de supervisión servirá para evaluar los avances registrados en la ejecución en pos de los objetivos políticos reflejados en los indicadores de rendimiento y de resultados pertinentes establecidos con arreglo a la evaluación ex ante, para analizar la conformidad de la ejecución con los requisitos definidos de conformidad con el artículo 140, apartado 2, del Reglamento Financiero y sentar las bases para la información requerida de la Comisión de conformidad con el artículo 38, apartado 5, y el artículo 140, apartado 8, del Reglamento Financiero.
3. En caso de gestión indirecta, la supervisión por parte de la Comisión se basará en los informes y cuentas facilitados por las entidades encargadas y en las auditorías disponibles y los controles llevados a cabo por la entidad encargada, teniendo debidamente en cuenta la declaración de gestión de la entidad encargada y el dictamen del organismo de auditoría independiente mencionado en el artículo 60, apartado 5, del Reglamento Financiero. La Comisión examinará la información facilitada por las entidades encargadas y podrán llevar a cabo controles, en particular mediante muestreo, a los niveles de ejecución correspondientes, hasta los perceptores finales.
La supervisión por parte de la entidad encargada se basará en los informes y cuentas facilitados por los intermediarios financieros y en las auditorías disponibles y los controles llevados a cabo por el intermediario financiero, teniendo debidamente en cuenta la declaración de gestión del intermediario financiero y el dictamen de auditores independientes.
Cuando no exista intermediario financiero, la entidad encargada supervisará directamente la utilización del instrumento financiero basándose en los informes y cuentas facilitados por los perceptores finales.
La entidad encargada revisará, cuando proceda mediante muestreo, la información facilitada por los intermediarios financieros o los perceptores finales y llevará a cabo los controles previstos en el convenio a que se refiere el artículo 217.
4. En caso de gestión directa, la supervisión por parte de la Comisión se basará en los informes y cuentas facilitados por los intermediarios financieros y los perceptores finales, sin perjuicio de controles apropiados. Las disposiciones del apartado 3 se aplicarán, mutatis mutandis, a la gestión directa.
5. Los convenios por los que se ejecuta el instrumento financiero contendrán las disposiciones necesarias para la aplicación de los apartados 1 a 4.
Artículo 226
Tratamiento de las contribuciones de los Fondos del MEC
(artículo 140 del Reglamento Financiero)
1. Deberán llevarse registros separados de las contribuciones de los Fondos del MEC a los instrumentos financieros establecidos en virtud del título VIII del Reglamento Financiero y apoyados por los Fondos del MEC con arreglo a las normas sectoriales específicas
2. La contribución de los Fondos del MEC se consignará en cuentas separadas y se destinará, con arreglo a los objetivos de los respectivos Fondos del MEC, a las acciones y perceptores finales de forma coherente con el programa o los programas con cargo a los cuales se hicieron las contribuciones.
3. Por lo que se refiere a la contribución de los Fondos del MEC a los instrumentos financieros establecidos en virtud del título VIII del Reglamento Financiero, se aplicarán las normas sectoriales.
TÍTULO IX
DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS Y DE LA CONTABILIDAD
CAPÍTULO 1
Rendición de cuentas
Artículo 227
Informe sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio presupuestario
(artículo 142 del Reglamento Financiero)
En el informe sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio presupuestario se hará una exposición fidedigna:
a)
de la consecución de los objetivos del ejercicio presupuestario, de acuerdo con el principio de buena gestión financiera;
b)
de la situación financiera y de los acontecimientos que hubieran influido de modo significativo en las actividades llevadas a cabo durante el ejercicio presupuestario.
El informe sobre la gestión presupuestaria y financiera estará separado de los informes sobre la ejecución del presupuesto.
Artículo 228
Inaplicación de los principios contables
(artículo 144 del Reglamento Financiero)
En el supuesto de que, en un caso específico, el contable considere que es conveniente dejar sin aplicar uno de los principios contables recogidos en las normas contables de la Unión, dicha inaplicación deberá ser señalada y debidamente motivada en las notas anexas a los estados financieros contempladas en el artículo 232.
Artículo 229
Documentos justificativos
(artículo 144 del Reglamento Financiero)
1. Los asientos contables deberán basarse en documentos justificativos fechados y numerados, en papel o en un formato que garantice la fiabilidad y conservación de su contenido durante los plazos contemplados en el artículo 48.
2. Las operaciones de la misma naturaleza, realizadas en un mismo lugar y en un mismo día podrán resumirse en un mismo documento justificativo.
Artículo 230
Estado de resultados financieros
(artículo 145 del Reglamento Financiero)
El estado de resultados financieros reflejará los ingresos y gastos del ejercicio clasificados en función de su naturaleza.
Artículo 231
Estado de los flujos de tesorería
(artículo 145 del Reglamento Financiero)
En el estado de los flujos de tesorería quedarán reflejados los movimientos de la tesorería durante el ejercicio, mostrando el movimiento entre las cantidades a la apertura y al cierre.
La tesorería estará constituida por los elementos siguientes:
a)
el líquido;
b)
las cuentas y depósitos bancarios a la vista;
c)
los demás valores disponibles cuya liquidez pueda efectuarse rápidamente y cuyo valor sea estable.
Artículo 232
Notas anexas a los estados financieros
(artículo 145 del Reglamento Financiero)
Las notas contempladas en el artículo 145 del Reglamento Financiero forman parte integrante de los estados financieros. Las notas deberán incluir, al menos, la siguiente información:
a)
los principios, normas y métodos contables;
b)
las notas explicativas, que proporcionan información suplementaria no presentada en los estados financieros propiamente dichos, pero que es necesaria para tener una imagen fiel y veraz.
Artículo 233
Estados relativos a la ejecución del presupuesto
(artículo 146 del Reglamento Financiero)
1. En los estados relativos a la ejecución del presupuesto se recogerá:
a)
información sobre los ingresos, en la que se incluya:
i)
la evolución de las previsiones de ingresos del presupuesto,
ii)
la ejecución del presupuesto de ingresos,
iii)
la evolución de los títulos de crédito devengados;
b)
información en que se describa la evolución de la totalidad de los créditos de compromiso y de pago disponibles;
c)
información en que se describa la utilización de todos los créditos de compromiso y de pago disponibles;
d)
información sobre la evolución de los compromisos pendientes de liquidación, los prorrogados del ejercicio anterior y los comprometidos en el ejercicio.
2. En lo que se refiere a la información sobre los ingresos, se adjuntará igualmente un estado en el que se indique, por Estado miembro, el desglose de los importes pendientes de cobro a finales del ejercicio correspondientes a recursos propios amparados por una orden de ingreso.
Artículo 234
Modalidades de remisión de las cuentas
(artículo 148 del Reglamento Financiero)
Las cuentas provisionales y las cuentas definitivas a que se refieren los artículos 147 y 148 del Reglamento Financiero podrán remitirse por medios electrónicos.
CAPÍTULO 2
Contabilidad
Sección 1
Organización contable
Artículo 235
Organización contable
(artículo 151 del Reglamento Financiero)
1. El contable de cada institución y organismo contemplados en el artículo 141 del Reglamento Financiero deberá elaborar y mantener actualizada una documentación descriptiva de la organización y procedimientos contables propios de su institución y organismo.
2. Los ingresos y gastos presupuestarios deberán registrarse, según la naturaleza económica de la operación, como ingresos o gastos corrientes o como capital, en el sistema informatizado contemplado en el artículo 236.
Artículo 236
Sistemas informatizados
(artículo 151 del Reglamento Financiero)
1. La teneduría de la contabilidad se llevará a cabo con la ayuda de un sistema informático integrado.
2. La organización de la contabilidad llevada por medio de sistemas y subsistemas informatizados requerirá una descripción completa de dichos sistemas y subsistemas.
En dicha descripción deberá definirse el contenido de todos los campos de datos y deberá precisarse el método de tratamiento de las operaciones concretas que utiliza el sistema. Igualmente habrá de indicarse de qué modo el sistema garantiza la existencia de una pista de auditoría completa de cada operación, así como de cualquier modificación aportada a los sistemas y subsistemas informatizados, de modo que pueda determinarse en todo momento la naturaleza y el autor de los cambios.
En las descripciones de los sistemas y subsistemas contables informatizados se mencionarán, en su caso, los nexos existentes entre estos últimos y el sistema contable central, en particular en lo tocante a la transmisión de datos y a la conciliación de saldos.
3. El acceso a los sistemas y subsistemas informatizados estará reservado a las personas que figuren en una lista de usuarios autorizados que cada institución deberá tener y mantener actualizada.
Sección 2
Libros contables
Artículo 237
Libros contables
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
Cada institución y cada organismo contemplados en el artículo 141 del Reglamento Financiero llevarán un libro diario, un libro mayor de la contabilidad y, al menos, libros auxiliares para los deudores, los acreedores y las inmovilizaciones, a menos que no esté justificado por consideraciones de relación coste/beneficios.
Los libros contables consistirán en documentos electrónicos determinados por el contable que ofrecerán plenas garantías para su uso como pruebas.
Los asientos contables del libro diario se registrarán en las cuentas del libro mayor de la contabilidad, y se detallarán de acuerdo con el plan contable contemplado en el artículo 212.
El libro diario y el libro mayor de la contabilidad podrán desglosarse en tantos diarios auxiliares y libros auxiliares como lo requieran su importancia y necesidades.
Los asientos contables registrados en los diarios y libros auxiliares se centralizarán mensualmente, como mínimo, en el libro diario y en el libro mayor de la contabilidad.
Artículo 238
Balance general de la contabilidad
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
Cada institución y organismo a que se refiere el artículo 141 del Reglamento Financiero elaborará un balance general de las cuentas, en el que habrán de reflejarse todas las cuentas de la contabilidad general, incluidas las cuentas saldadas durante el ejercicio, con indicación en cada una de ellas de los siguientes datos:
a)
el número de cuenta;
b)
la denominación;
c)
el total del debe;
d)
el total del haber;
e)
el saldo.
Artículo 239
Reconciliación contable
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
1. Los datos del libro mayor de la contabilidad se conservarán y se organizarán de tal modo que pueda justificarse el contenido de cada una de las cuentas recogidas en el balance general de la contabilidad.
2. Por lo que se refiere al inventario de las inmovilizaciones, serán de aplicación las disposiciones de los artículos 246 a 253.
Sección 3
Registros contables
Artículo 240
Asientos contables
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
1. Los asientos contables se efectuarán según el método denominado «de partida doble», en virtud del cual cada movimiento o variación registrados en la contabilidad deberán ser objeto de un asiento contable, el cual deberá mostrar la equivalencia de lo que se registra en el debe y en el haber de las distintas cuentas a que afecte dicho asiento.
2. Habrá de calcularse y contabilizarse la contrapartida en euros de una operación en una moneda distinta del euro.
Las operaciones en monedas extranjeras de las cuentas reevaluables serán reevaluadas, como mínimo, cada vez que se proceda al cierre contable.
Esta reevaluación se efectuará utilizando los tipos fijados de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6.
El tipo de cambio que se utilizará para la conversión entre el euro y otra moneda a efectos de establecer el balance a 31 de diciembre del ejercicio n será el del último día laborable del citado ejercicio n.
3. Las normas contables adoptadas de conformidad con el artículo 152 del Reglamento Financiero especificarán las normas de conversión y reevaluación que deban preverse a efectos de la contabilidad de ejercicio.
Artículo 241
Registros contables
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
En cada asiento contable se precisará el origen, contenido e imputación de cada dato, así como las referencias del documento justificativo correspondiente.
Artículo 242
Registro en el libro diario
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
Las operaciones contables se asentarán en el libro diario según uno de los métodos siguientes, que no son excluyentes entre sí:
a)
bien cotidianamente, operación por operación;
b)
bien por recapitulación mensual de los totales de las operaciones, con la condición de que se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones por día y por operación.
Artículo 243
Validación de los registros
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
1. Los asientos registrados en el libro diario y recogidos en libros auxiliares pasarán a ser definitivos mediante un procedimiento de validación que impida toda modificación o supresión del asiento.
2. A más tardar antes de la presentación de los estados financieros definitivos se aplicará un procedimiento de cierre que afiance las fechas y garantice la inviolabilidad de los asientos.
Sección 4
Reconciliación y verificación
Artículo 244
Conciliación de cuentas
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
1. Los saldos de las cuentas del balance general se conciliarán periódicamente y, al menos, cuando se proceda al cierre anual, con los datos de los sistemas de gestión utilizados por los ordenadores para la gestión del activo y el pasivo y para el mantenimiento cotidiano del sistema contable.
2. El contable comprobará, periódicamente y, al menos, cada vez que se proceda al cierre contable, que los saldos bancarios se corresponden con la realidad, debiendo verificar en particular:
a)
los haberes bancarios, por conciliación de los extractos de cuenta remitidos por las entidades financieras;
b)
los fondos de caja, por conciliación con los datos del libro de caja.
Por lo que se refiere a las cuentas de inmovilizaciones, esta comprobación se efectuará de acuerdo con las disposiciones del artículo 250.
3. Las cuentas de enlace interinstitucionales se conciliarán mensualmente.
4. Las cuentas transitorias serán abiertas y reexaminadas anualmente por el contable. Esas cuentas estarán bajo la responsabilidad del ordenador, que procederá a su liquidación lo antes posible.
Sección 5
Contabilidad presupuestaria
Artículo 245
Contenido y teneduría de la contabilidad presupuestaria
(artículo 156 del Reglamento Financiero)
1. En la contabilidad presupuestaria se registrará por cada subdivisión presupuestaria:
a)
en lo referente a los gastos:
i)
los créditos autorizados en el presupuesto inicial, los créditos consignados en presupuestos rectificativos, los créditos prorrogados, los créditos habilitados a raíz de la percepción de ingresos afectados, los créditos procedentes de transferencias y el importe total de los créditos así disponibles,
ii)
los compromisos y pagos del ejercicio financiero;
b)
en lo referente a los ingresos:
i)
las previsiones consignadas en el presupuesto inicial, las previsiones consignadas en presupuestos rectificativos, los ingresos afectados y el importe total de las previsiones así evaluadas,
ii)
los títulos de créditos devengados y la recaudación del ejercicio financiero;
c)
los compromisos pendientes de pago y los ingresos pendientes de recaudación de ejercicios financieros anteriores.
Los créditos de compromiso y los créditos de pago contemplados en el párrafo primero, letra a), se registrarán y mostrarán por separado.
También se registrarán en la contabilidad presupuestaria los compromisos provisionales globales concernientes al Fondo Europeo Agrícola de Garantía (en lo sucesivo, «el FEAGA»), así como los pagos correspondientes.
La presentación de estos compromisos se hará dentro de los créditos del FEAGA.
2. La contabilidad mostrará por separado:
a)
la utilización de los créditos prorrogados y de los créditos del ejercicio;
b)
la liquidación de los compromisos aún por liquidar.
En el lado de los ingresos se mostrarán separadamente los importes pendientes de recuperación de ejercicios financieros anteriores.
3. La contabilidad presupuestaria podrá organizarse de tal manera que pueda desarrollar una contabilidad analítica.
4. La teneduría de la contabilidad presupuestaria se efectuará mediante sistemas informáticos en libros o en fichas.
CAPÍTULO 3
Inventario del inmovilizado
Artículo 246
Inventario del inmovilizado
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
Corresponde al ordenador establecer, con la asistencia técnica del contable, el sistema de inventario del inmovilizado. Tal sistema facilitará toda la información necesaria para la teneduría de la contabilidad y la conservación de los activos.
Artículo 247
Conservación del inmovilizado
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
Cada una de las instituciones y organismos a que hace referencia el artículo 141 del Reglamento Financiero adoptará disposiciones sobre la conservación de los bienes recogidos en sus balances respectivos y determinará los servicios administrativos responsables del sistema de inventario.
Artículo 248
Inscripción de los bienes en el inventario
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
Los bienes adquiridos cuyo período de utilización sea superior a un año y no sean artículos de consumo y cuyo precio de adquisición o de coste sea superior a lo indicado en las normas contables de la Unión adoptadas de conformidad con el artículo 152 del Reglamento Financiero se incorporarán en el inventario y se registrarán en la contabilidad del inmovilizado.
Artículo 249
Contenido del inventario en lo que se refiere a cada bien
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
En el inventario se recogerá una descripción adecuada de cada bien y se indicará con precisión su localización o, para los bienes muebles, el servicio o persona responsable, la fecha de adquisición y su coste unitario.
Artículo 250
Controles del inventario de bienes muebles
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
Los controles del inventario que lleven a cabo las instituciones y organismos a que se refiere el artículo 141 del Reglamento Financiero se realizarán de tal manera que pueda garantizarse la existencia física de cada bien y su conformidad con el registro del inventario. Estos controles se efectuarán en el marco de un programa anual de verificación, salvo en el caso del inmovilizado material e inmaterial, cuyo control se efectuará, como mínimo, trienalmente.
Artículo 251
Reventa de inmovilizaciones materiales
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
Los miembros, los funcionarios o agentes y demás personal de las instituciones y los organismos contemplados en el artículo 141 del Reglamento Financiero no podrán actuar como compradores de los bienes que revendan tales instituciones y organismos, salvo cuando la reventa se efectúe mediante procedimiento de licitación pública.
Artículo 252
Procedimiento de venta de inmovilizaciones materiales
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
1. La venta de inmovilizaciones materiales será objeto de una publicidad local adecuada, si el valor de compra unitario es igual o superior a 8 100 EUR. El período comprendido entre la fecha de publicación del último anuncio y la conclusión del contrato de venta será, como mínimo, de 14 días naturales.
La venta a que se refiere el párrafo primero será objeto de un anuncio de venta en el Diario Oficial de la Unión Europea, si el valor de compra unitario es igual o superior a 391 100 EUR. También podrá hacerse la correspondiente publicidad en la prensa de los Estados miembros. El período comprendido entre la fecha de publicación del anuncio en el Diario Oficial de de la Unión Europea y la conclusión del contrato de venta deberá ser, como mínimo, de un mes.
2. Las instituciones y organismos a que hace referencia el artículo 141 del Reglamento Financiero podrán renunciar a tal publicidad cuando el coste de la misma supere los beneficios previsibles de la operación.
3. Las instituciones y organismos a que hace referencia el artículo 141 del Reglamento Financiero deberán intentar obtener siempre el mejor precio en la venta de inmovilizaciones materiales.
4. Los apartados 1, 2 y 3 no serán aplicables a las ventas entre instituciones de la Unión y sus organismos contemplados en el artículo 208 del Reglamento Financiero.
Artículo 253
Procedimiento de enajenación de inmovilizaciones materiales
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
La cesión, a título oneroso o gratuito, el abandono de bienes, el alquiler y la desaparición por pérdida, robo o cualquier otra causa de los bienes inventariados, incluidos bienes inmuebles, se harán constar en una declaración o acta del ordenador.
En la declaración o en el acta se hará constar, en especial, la posibilidad de que exista obligación de sustitución a cargo de un funcionario o agente de la Unión o de cualquier otra persona.
La entrega a título gratuito de bienes inmuebles o de grandes instalaciones deberá hacerse mediante contrato y será objeto de una comunicación anual al Parlamento Europeo y al Consejo con motivo de la presentación del proyecto de presupuesto.
Los miembros, los funcionarios o agentes y demás personal de las instituciones y los organismos contemplados en el artículo 141 del Reglamento Financiero no podrán recibir los bienes inventariados cedidos a título gratuito o abandonados.
Artículo 254
Inventario y publicidad de las ventas en las delegaciones de la Unión
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
1. Los inventarios permanentes de los bienes muebles que constituyen patrimonio de la Unión se mantendrán, por lo que se refiere a las delegaciones de la Unión, in situ. Se remitirá información periódica de los mismos a los servicios centrales de acuerdo con las instrucciones aprobadas por cada institución.
Los bienes muebles en tránsito hacia las delegaciones de la Unión serán registrados en una lista provisional a la espera de su inclusión en los inventarios permanentes.
2. La publicidad de la venta de bienes muebles de las delegaciones de la Unión se efectuará de conformidad con los usos y costumbres locales.
SEGUNDA PARTE
DISPOSICIONES PARTICULARES
TÍTULO I
INVESTIGACIÓN
Artículo 255
Tipos de operaciones
(artículo 181 del Reglamento Financiero)
1. Las acciones directas serán ejecutadas por los establecimientos del Centro Conjunto de Investigación (en lo sucesivo, «el CCI») y en principio serán financiadas íntegramente con cargo al presupuesto. Este tipo de acciones consistirán en:
a)
programas de investigación;
b)
actividades de investigación exploratoria;
c)
actividades de apoyo científico y técnico de índole institucional.
2. El CCI podrá participar en las acciones indirectas en las condiciones establecidas en el artículo 183 del Reglamento Financiero.
3. El cálculo de los títulos de crédito a que se refiere el artículo 181, apartado 2, del Reglamento Financiero se remitirá al contable para registro.
Artículo 256
Otras normas aplicables al CCI
(artículo 183 del Reglamento Financiero)
1. Las actividades de carácter competitivo realizadas por el CCI consistirán en:
a)
actividades llevadas a cabo en el marco de procedimientos de contratación pública o de subvención;
b)
actividades por cuenta de terceros;
c)
actividades emprendidas en virtud de un convenio administrativo con otras instituciones u otros servicios de la Comisión con miras a la prestación de servicios técnicos y científicos.
2. Cuando las actividades llevadas a cabo por el CCI por cuenta de terceros exijan recurrir a la contratación pública, el procedimiento de adjudicación de contratos se ajustará a los principios de transparencia y de igualdad de trato.
3. Las previsiones de títulos de crédito contempladas en el artículo 183, apartado 2, del Reglamento Financiero se remitirán al contable para registro.
TÍTULO II
ACCIONES EXTERIORES
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 257
Acciones que pueden financiarse
(artículo 184 del Reglamento Financiero)
Los créditos relativos a las acciones contempladas en el capítulo 1 del título IV de la segunda parte del Reglamento Financiero podrán financiar, en particular, contratos, subvenciones, incluidas bonificaciones de intereses, préstamos especiales, garantía de préstamos y acciones en materia de asistencia financiera, de apoyo presupuestario y otras formas específicas de ayuda presupuestaria.
CAPÍTULO II
Apoyo presupuestario y fondos fiduciarios de donantes múltiples
Artículo 258
Utilización del apoyo presupuestario
(artículo 186 del Reglamento Financiero)
1. Cuando así se prevea en los actos de base correspondientes, la Comisión podrá prestar apoyo presupuestario sectorial o general en un tercer país si se dan las condiciones siguientes:
a)
las finanzas públicas del país asociado se gestionan con la suficiente transparencia, fiabilidad y eficacia;
b)
el país asociado ha implantado políticas sectoriales o nacionales suficientemente creíbles y pertinentes, y
c)
el país asociado ha implantado políticas macroeconómicas orientadas a la estabilidad.
2. Los convenios celebrados con el país asociado impondrán a este la obligación de facilitar a la Comisión información fiable y oportuna que le permita evaluar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el apartado 1.
Artículo 259
Fondos fiduciarios de la Unión para las acciones exteriores
(artículo 187 del Reglamento Financiero)
Las contribuciones de otros donantes se contabilizarán en el momento en que se ingresen en la cuenta bancaria específica del fondo fiduciario, por el importe en euros resultante de la conversión realizada en el momento de su recepción en la cuenta bancaria específica.
La contribución de la Unión se transferirá a su debido tiempo para cubrir los compromisos jurídicos del fondo fiduciario habida cuenta de los fondos disponibles aportados por los demás donantes.
Los intereses acumulados en la cuenta bancaria específica del fondo fiduciario se invertirán en el fondo fiduciario a menos que el acto constitutivo del fondo fiduciario disponga lo contrario.
Todas las operaciones registradas en la cuenta bancaria mencionada en el párrafo tercero durante el ejercicio se detallarán en la contabilidad del fondo fiduciario.
El ordenador elaborará los informes financieros sobre las operaciones efectuadas por cada fondo fiduciario dos veces al año.
Los fondos fiduciarios serán objeto cada año de una auditoría externa independiente.
El consejo del fondo fiduciario aprobará el informe anual del fondo elaborado por el ordenador, así como las cuentas anuales elaboradas por el contable. Estos informes se adjuntarán al informe anual del ordenador delegado y se presentarán al Parlamento Europeo y al Consejo en el marco del procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria de la Comisión.
Las normas relativas a la composición del consejo y a su reglamento interno se establecerán en el acto constitutivo del fondo fiduciario adoptado por la Comisión y al que se habrán adherido los donantes. Estas normas deberán garantizar una representación equitativa de los donantes y establecer que habrá que contar con el voto positivo de la Comisión para adoptar la decisión final sobre la utilización de los fondos.
CAPÍTULO III
Contratación pública
Artículo 260
Arrendamiento de edificios
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
Los únicos contratos inmobiliarios que podrán ser financiados con créditos de operaciones destinados a acciones exteriores serán aquellos cuyo objeto sea el arrendamiento de edificios ya construidos en el momento de la firma del contrato de arrendamiento. Estos contratos serán publicados de conformidad con el artículo 124.
Artículo 261
Definiciones
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los contratos de servicios incluirán los contratos de estudios y de asistencia técnica.
El contrato de estudios es un contrato de servicios celebrado entre un prestador de servicios y el órgano de contratación cuyo objeto es, entre otros, la realización de estudios sobre la definición y la preparación de proyectos, estudios de viabilidad, estudios económicos y de mercado, estudios técnicos y auditorías.
El contrato de asistencia técnica es un contrato en el que el prestador de servicios ejerce una función de asesor, gestiona o supervisa un proyecto o proporciona los expertos especificados en el contrato.
2. Cuando un tercer país disponga de personal de gestión cualificado en sus servicios o en entidades con participación pública, los contratos podrán ser ejecutados directamente por tales servicios o entidades en régimen de gestión administrativa directa.
Artículo 262
Disposiciones específicas relativas a los límites y modalidades de la adjudicación de contratos en el sector de las acciones exteriores
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. No serán de aplicación a los contratos adjudicados por los órganos de contratación contemplados en el artículo 190, apartado 2, del Reglamento Financiero o adjudicados por cuenta de los mismos, los artículos 123 a 126, excepto en lo que se refiere a las definiciones, el artículo 127, apartados 3 y 4, el artículo 128, los artículos 134 a 137, el artículo 139, apartados 3 a 6, el artículo 148, apartado 4, el artículo 151, apartado 2, los artículos 152 a 158, y los artículos 160 y 164 del presente Reglamento.
La aplicación de las disposiciones contractuales incluidas en el presente capítulo será objeto de una decisión de la Comisión, en particular los controles apropiados que deberá aplicar el ordenador competente cuando la Comisión no sea el órgano de contratación.
2. En caso de incumplimiento de los procedimientos contemplados en el apartado 1, los gastos relativos a las operaciones en cuestión no serán admisibles para una financiación de la Unión.
3. El presente capítulo no se aplicará a los órganos de contratación contemplados en el artículo 190, apartado 2, letra b), del Reglamento Financiero, cuando, a raíz de los controles a que se refiere el artículo 61 del Reglamento Financiero, la Comisión los hubiera autorizado a utilizar sus propios procedimientos de adjudicación de contratos.
Artículo 263
Publicidad y no discriminación
(artículos 190 y 191 del Reglamento Financiero)
1. La Comisión adoptará las medidas de ejecución necesarias para garantizar, en igualdad de condiciones, una participación lo más amplia posible en las licitaciones relativas a la adjudicación de contratos financiados por la Unión. A tal efecto, se procurará en particular:
a)
asegurar de manera adecuada la publicación, en plazos razonables, de los anuncios de información previa, los anuncios de contratos y los anuncios de adjudicación;
b)
eliminar toda práctica discriminatoria o prescripción técnica que impidan una amplia participación, en igualdad de condiciones, de todas las personas físicas y jurídicas contempladas en el artículo 182 del Reglamento Financiero.
2. El artículo 265, apartado 5, el artículo 267, apartado 3, y el artículo 269, apartado 4, se entenderán sin perjuicio de la utilización de la contratación electrónica.
Artículo 264
Medidas de publicidad
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. El anuncio de información previa en relación con las licitaciones internacionales se enviará cuanto antes a la Oficina de Publicaciones para los contratos de suministro y servicios y lo más rápidamente posible tras la decisión de aprobación del programa para los contratos de obras.
2. A efectos del presente capítulo, el anuncio de contrato se publicará:
a)
al menos en el Diario Oficial de la Unión Europea y en internet para las licitaciones internacionales;
b)
al menos en el Diario Oficial del Estado beneficiario o en cualquier publicación equivalente para las licitaciones locales.
Cuando el anuncio de contrato se publique también localmente, deberá ser idéntico al publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea y en internet y su publicación será simultánea. La publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea y en internet corresponderá a la Comisión. Si el anuncio se publica a escala local, podrán encargarse de ello las entidades contempladas en el artículo 190, apartado 2, letra b), del Reglamento Financiero.
3. El anuncio de adjudicación se enviará tras la firma del contrato, excepto, si es aún procedente, en el caso de los contratos que se hayan declarado secretos o cuya ejecución vaya acompañada de especiales medidas de seguridad o cuando así lo exija la protección de intereses esenciales de la Unión Europea o del país beneficiario, e igualmente cuando la publicación del anuncio de contrato no se considere conveniente.
Artículo 265
Límites y procedimientos de adjudicación de contratos de servicios
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los límites y procedimientos a que se refiere el artículo 190 del Reglamento Financiero quedan fijados, en lo que respecta a los contratos de servicios, del siguiente modo:
a)
contratos de cuantía igual o superior a 300 000 EUR:
i)
licitación internacional restringida a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra a),
ii)
licitación internacional abierta a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra a);
b)
contratos de cuantía inferior a 300 000 EUR: procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia a tenor del apartado 3 del presente artículo, o contrato marco.
Los contratos de cuantía igual o inferior a 20 000 EUR podrán ser adjudicados sobre la base de una sola oferta.
Los pagos por un importe igual o inferior a 2 500 EUR correspondientes a gastos podrán efectuarse simplemente a modo de reembolso de factura, sin aceptación previa de una oferta.
2. En el procedimiento restringido internacional contemplado en el apartado 1, letra a), el anuncio de contrato indicará el número de candidatos a quienes se invitará a presentar una oferta. En el caso de contratos de servicios se invitará al menos a cuatro candidatos. El número de candidatos admitidos a licitar deberá ser suficiente para garantizar una competencia real.
La lista de candidatos se publicará en el sitio internet de la Comisión.
Si el número de candidatos que cumple los criterios de selección o los niveles de capacidad mínima exigida es inferior al número previsto, el órgano de contratación podrá invitar a presentar una oferta únicamente a los candidatos que cumplan con los criterios de presentación de la oferta.
3. En el procedimiento negociado contemplado en el apartado 1, letra b), el órgano de contratación elaborará una lista compuesta de, al menos, tres licitadores de su elección. El procedimiento supondrá una apertura limitada a la competencia, sin publicación de un anuncio, y será un procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia al que no será de aplicación el artículo 129.
Los licitadores en el procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia podrán ser elegidos de la lista de vendedores objeto de adecuada publicidad a que se refiere el artículo 136, apartado 1, letra b). Tal lista se elaborará tras una convocatoria de manifestaciones de interés y será válida durante un período no superior a cinco años a partir de la fecha del anuncio. En esta lista podrán incluirse sublistas. Cualquier persona interesada podrá presentar su candidatura en todo momento dentro del período de validez de la lista, salvo en los tres últimos meses de dicho período. Cuando se vaya a adjudicar un contrato, el órgano de contratación invitará a todos los vendedores inscritos en la lista o sublista pertinentes a presentar una oferta.
La apertura y evaluación de las ofertas serán efectuadas por un comité de evaluación que posea la cualificación técnica y administrativa necesaria. Los miembros del comité de evaluación deberán firmar una declaración de imparcialidad.
Si, tras la consulta de los licitadores, el órgano de contratación recibe solamente una oferta que sea administrativa y técnicamente válida, podrá adjudicarse el contrato a condición de que se cumplan los criterios de adjudicación.
4. Para los servicios jurídicos según la nomenclatura CPV, los órganos de contratación podrán recurrir al procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia, cualquiera que sea la cuantía estimada del contrato.
5. Las ofertas serán remitidas en un paquete o sobre exterior que contenga a su vez dos sobres distintos y sellados, uno con la referencia: Sobre A «Oferta técnica» y otro con la referencia: Sobre B «Oferta financiera». En el sobre exterior se indicará:
a)
la dirección indicada en el expediente de licitación para la presentación de las ofertas;
b)
la referencia al anuncio de licitación al que responde el licitador;
c)
si procede, los números de los lotes para los que se presenta la oferta;
d)
la estampilla «No abrir antes de la sesión de apertura de las ofertas» en la lengua del expediente de licitación.
Si en los documentos de licitación se ha previsto algún tipo de entrevista, el comité de evaluación podrá entrevistarse con los principales miembros del equipo de expertos propuestos en las ofertas técnicamente aceptables, tras haber establecido sus conclusiones provisionales por escrito y antes de llegar a una conclusión definitiva sobre la evaluación de las ofertas técnicas. En tales casos, el comité de evaluación interrogará a los expertos, de preferencia colectivamente si se trata de un equipo, y a intervalos de tiempos próximos para permitir una comparación válida. Las entrevistas se desarrollarán basándose en un perfil de entrevista acordado previamente por el jurado, que habrá de utilizarse para los distintos expertos o equipos convocados. El día y la hora de la entrevista deberán comunicarse a los licitadores, como mínimo, con 10 días naturales de antelación. En caso de fuerza mayor que impida al licitador estar presente en la entrevista, se le enviará una nueva convocatoria en la que se precisará el día y la hora.
6. Los criterios de adjudicación del contrato servirán para determinar la oferta económicamente más ventajosa.
La selección de la oferta económicamente más ventajosa se efectuará mediante una ponderación entre la calidad técnica y el precio de las ofertas utilizando una clave de reparto 80/20. A tal efecto:
a)
los puntos asignados a las ofertas técnicas se multiplicarán por un coeficiente de 0,80;
b)
los puntos asignados a las ofertas de precio se multiplicarán por un coeficiente de 0,20.
Artículo 266
Recurso al procedimiento negociado en los contratos de servicios
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. En los contratos de servicios, los órganos de contratación podrán recurrir a un procedimiento negociado basándose en una sola oferta en los siguientes casos:
a)
cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los órganos de contratación y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por los procedimientos contemplados en el artículo 104, apartado 1, letras a), b) y c), del Reglamento Financiero;
b)
cuando las prestaciones se encomienden a organismos públicos o a instituciones o asociaciones sin ánimo de lucro y tengan por objeto acciones de carácter institucional o acciones de asistencia social en favor de la población;
c)
en el caso de prestaciones consecutivas a servicios ya iniciados, en las condiciones previstas en el apartado 2;
d)
cuando una licitación haya sido declarada desierta o los intentos de utilizar un contrato marco hayan resultado infructuosos, debido a que ninguna oferta merecía ser seleccionada ni cualitativa ni financieramente, en cuyo caso, previa anulación de la licitación, el órgano de contratación podrá entablar negociaciones con los licitadores que prefiera de entre los que hubieran participado en la licitación, siempre y cuando no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato;
e)
cuando el contrato en cuestión sea consecuencia de un concurso y deba otorgarse, de acuerdo con las normas aplicables, al ganador o a uno de los ganadores del concurso, en cuyo caso todos los ganadores del concurso serán invitados a participar en las negociaciones;
f)
en los contratos cuya ejecución pueda encomendarse únicamente a un prestador de servicios determinado, por razones técnicas o por razones de protección de derechos exclusivos;
g)
en los contratos que se declaren secretos o en los contratos cuyo ejecución deba ir acompañada de especiales medidas de seguridad, o cuando así lo exija la protección de los intereses esenciales de la Unión o del país beneficiario;
h)
cuando haya de celebrarse un nuevo contrato tras la rescisión anticipada de un contrato en vigor.
A efectos del párrafo primero, letra a), del presente apartado, se asimilarán a situaciones de urgencia imperiosa las intervenciones en las situaciones de crisis a que se refiere el artículo 190, apartado 2. El ordenador delegado, en su caso de consuno con los demás ordenadores delegados interesados, constatará la situación de urgencia imperiosa y reexaminará su decisión regularmente teniendo presente el principio de buena gestión financiera.
Las acciones de carácter institucional a que se refiere el párrafo primero, letra b), incluyen servicios ligados directamente a la misión estatutaria de los organismos del sector público.
2. Las prestaciones consecutivas a servicios ya iniciados a que se refiere el apartado 1, letra c), son las siguientes:
a)
prestaciones complementarias no incluidas en el contrato principal, pero que, debido a circunstancias imprevistas, se han hecho necesarias para la ejecución del contrato, siempre y cuando tales prestaciones no puedan separarse, ni técnica ni económicamente, del contrato principal sin acarrear graves inconvenientes al órgano de contratación y el importe acumulado de tales prestaciones complementarias no rebase el 50 % de la cuantía del contrato principal;
b)
prestaciones complementarias consistentes en la repetición de servicios similares encomendados al prestador de servicios en un primer contrato a condición de que:
i)
para la primera prestación se hubiera publicado un anuncio de contrato y que en tal anuncio de contrato se hubiere indicado claramente la posibilidad de recurrir al procedimiento negociado en caso de nuevas prestaciones para el proyecto, y que el coste estimado se hubiera indicado claramente en la publicación del anuncio de contrato de la primera prestación,
ii)
la prórroga del contrato se haga por una cuantía y duración que sea, como máximo, igual a la cuantía y duración del primer contrato.
Artículo 267
Límites y procedimientos de adjudicación en contratos de suministro
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los límites y procedimientos a que se refiere el artículo 190 del Reglamento Financiero quedan fijados, en lo que respecta a los contratos de suministro, del siguiente modo:
a)
contratos de cuantía igual o superior a 300 000 EUR: licitación internacional abierta a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra a);
b)
contratos de cuantía inferior a 300 000 EUR: un contrato marco o:
i)
contratos de cuantía igual o superior a 100 000 EUR pero inferior a 300 000 EUR: licitación local abierta a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra b),
ii)
contratos de cuantía inferior a 100 000 EUR: procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia a tenor del apartado 2;
c)
los pagos por un importe igual o inferior a 2 500 EUR correspondiente a gastos podrán efectuarse simplemente a modo de reembolso de factura, sin aceptación previa de una oferta.
Los contratos de cuantía igual o inferior a 20 000 EUR podrán ser adjudicados sobre la base de una sola oferta.
2. En el procedimiento negociado contemplado en el apartado 1, letra b), inciso ii), del presente artículo, el órgano de contratación elaborará una lista de al menos tres proveedores de su elección. El procedimiento supondrá una apertura limitada a la competencia, sin publicación de un anuncio, y será un procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia al que no será de aplicación el artículo 129.
La apertura y evaluación de las ofertas serán efectuadas por un comité de evaluación que posea el peritaje técnico y administrativo necesario. Los miembros del comité de evaluación deberán firmar una declaración de imparcialidad.
Si tras la consulta de los proveedores, el órgano de contratación recibe solamente una oferta que sea administrativa y técnicamente válida, podrá adjudicarse el contrato a condición de que se cumplan los criterios de adjudicación.
3. Cada oferta técnica y financiera deberá introducirse, dentro de un paquete o de un sobre exterior, en un único sobre sellado con los siguientes datos:
a)
la dirección indicada en el expediente de licitación para la entrega de las ofertas;
b)
la referencia al anuncio de licitación al que responde el licitador;
c)
si procede, los números de los lotes para los que se presenta la oferta;
d)
la estampilla «No abrir antes de la sesión de apertura de las ofertas» en la lengua del expediente de licitación.
Las ofertas serán abiertas públicamente por el comité de evaluación a la hora y en el lugar fijados en el expediente de licitación. En la apertura pública de las ofertas deberán anunciarse los nombres de los licitadores, los precios propuestos, la existencia de la garantía de licitación requerida y cualquier otra formalidad que el órgano de contratación considere conveniente.
4. En caso de contrato de suministro sin servicio de posventa, el único criterio de adjudicación será el precio.
En caso de que se presenten propuestas de servicio de posventa o de formación de particular importancia, se elegirá la oferta más barata o la oferta económicamente más ventajosa en función de la calidad técnica del servicio ofrecido y del precio propuesto.
Artículo 268
Recurso al procedimiento negociado en los contratos de suministro
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los contratos de suministro podrán ser adjudicados por procedimiento negociado basándose en una sola oferta en los siguientes casos:
a)
cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los órganos de contratación y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por los procedimientos contemplados en el artículo 111, apartado 1, letras a), b) y c), del Reglamento Financiero;
b)
cuando la naturaleza o características especiales de los suministros lo justifiquen, por ejemplo, cuando la ejecución del contrato se reserve exclusivamente a los titulares de patentes o de licencias que regulan su utilización;
c)
en el caso de entregas complementarias efectuadas por el proveedor inicial que vayan destinadas bien a la sustitución parcial de suministros o instalaciones de uso corriente, bien a la ampliación de suministros o instalaciones existentes, cuando el cambio de proveedor obligue al órgano de contratación a adquirir un material de equipo con características técnicas diferentes que sea incompatible o acarree dificultades técnicas de utilización y de mantenimiento desproporcionadas;
d)
cuando una licitación haya sido declarada desierta, debido a que ninguna oferta merecía ser seleccionada ni cualitativa ni financieramente;
e)
en los contratos que se declaren secretos o en los contratos cuyo ejecución deba ir acompañada de especiales medidas de seguridad, o cuando así lo exija la protección de los intereses esenciales de la Unión o del país beneficiario;
f)
en los contratos relativos al suministro de artículos cotizados y compras en un mercado de materias primas;
g)
en los contratos relativos a compras, en condiciones particularmente ventajosas, a un proveedor en cese definitivo de actividad empresarial o a síndicos o administradores judiciales de una quiebra, un concurso de acreedores o un procedimiento similar con arreglo al Derecho nacional;
h)
cuando haya de celebrarse un nuevo contrato tras la rescisión anticipada de un contrato en vigor.
En los casos mencionados en el párrafo primero, letra d), previa anulación de la licitación, el órgano de contratación podrá entablar negociaciones con uno o más licitadores de su elección de entre los que hubieran participado en la licitación, siempre y cuando no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato.
2. A efectos del apartado 1, letra a), del presente artículo, se asimilarán a situaciones de urgencia imperiosa las intervenciones en las situaciones de crisis a que se refiere el artículo 190, apartado 2. El ordenador delegado, en su caso de consuno con los demás ordenadores delegados interesados, constatará la situación de urgencia imperiosa y reexaminará su decisión regularmente teniendo presente el principio de buena gestión financiera.
Artículo 269
Límites y procedimientos para la adjudicación de contratos de obras
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los límites y procedimientos a que se refiere el artículo 190 del Reglamento Financiero quedan fijados, en lo que respecta a los contratos de obras, del siguiente modo:
a)
contratos de cuantía igual o superior a 5 000 000 EUR:
i)
licitación internacional abierta a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra a), o
ii)
teniendo en cuenta las características de ciertas obras, licitación internacional restringida a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra a);
b)
contratos de cuantía igual o superior a 300 000 EUR e inferior a 5 000 000 EUR: licitación local abierta a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra b);
c)
contratos de cuantía inferior a 300 000 EUR: procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia a tenor del apartado 2 del presente artículo.
Los contratos de cuantía igual o inferior a 20 000 EUR podrán ser adjudicados sobre la base de una sola oferta.
2. En el procedimiento negociado contemplado en el apartado 1, letra c), del presente artículo, el órgano de contratación elaborará una lista de al menos tres contratistas de su elección. El procedimiento supondrá una apertura limitada a la competencia, sin publicación de un anuncio, y será un procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia al que no será de aplicación el artículo 129.
La apertura y evaluación de las ofertas serán efectuadas por un comité de evaluación que posea la cualificación técnica y administrativa necesaria. Los miembros del comité de evaluación deberán firmar una declaración de imparcialidad.
Si tras la consulta de los contratistas, el órgano de contratación recibe solamente una oferta que sea administrativa y técnicamente válida, podrá adjudicarse el contrato siempre y cuando se cumplan los criterios de adjudicación.
3. Los criterios de selección se referirán a la capacidad del licitador en la ejecución de contratos similares, en particular por referencia a la calidad de ejecución de obras efectuadas en los últimos años. Una vez efectuada la selección y eliminadas las ofertas no conformes, el único criterio para la adjudicación del contrato será el precio de la oferta.
4. Cada oferta técnica y financiera deberá introducirse, dentro de un paquete o de un sobre exterior, en un único sobre sellado con los siguientes datos:
a)
la dirección indicada en los documentos de licitación para la presentación de las ofertas;
b)
la referencia al anuncio de licitación al que responde el licitador;
c)
si procede, los números de los lotes para los que se presenta la oferta;
d)
la estampilla «No abrir antes de la sesión de apertura de las ofertas» en la lengua del expediente de licitación.
Las ofertas serán abiertas públicamente por el comité de evaluación a la hora y en el lugar fijados en los documentos de licitación. En la apertura pública de las ofertas deberán anunciarse los nombres de los licitadores, los precios propuestos, la existencia de la garantía de licitación requerida y cualquier otra formalidad que el órgano de contratación considere conveniente.
Artículo 270
Recurso al procedimiento negociado en los contratos de obras
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los contratos de obras podrán ser adjudicados por procedimiento negociado sobre la base de una sola oferta en los siguientes casos:
a)
cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los órganos de contratación y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por los procedimientos contemplados en el artículo 111, apartado 1, letras a), b) y c), del Reglamento Financiero;
b)
en el caso de obras complementarias que aun no figurando en el primer contrato concluido se hayan hecho necesarias, por circunstancias imprevistas, para la ejecución de las obras, en las condiciones previstas en el apartado 2;
c)
cuando una licitación haya sido declarada desierta, debido a que ninguna oferta merecía ser seleccionada ni cualitativa ni financieramente;
d)
en los contratos que se declaren secretos o en los contratos cuyo ejecución deba ir acompañada de especiales medidas de seguridad, o cuando así lo exija la protección de los intereses esenciales de la Unión o del país beneficiario;
e)
cuando haya de celebrarse un nuevo contrato tras la rescisión anticipada de un contrato en vigor.
A efectos del párrafo primero, letra a), del presente apartado, se asimilarán a situaciones de urgencia imperiosa las intervenciones en las situaciones de crisis a que se refiere el artículo 190, apartado 2. El ordenador delegado, en su caso de consuno con los demás ordenadores delegados interesados, constatará la situación de urgencia imperiosa y reexaminará su decisión regularmente teniendo presente el principio de buena gestión financiera.
En los casos mencionados en el párrafo primero, letra c), previa anulación de la licitación, el órgano de contratación podrá entablar negociaciones con uno o más licitadores de su elección de entre los que hubieran participado en la licitación, siempre y cuando no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato.
2. Las obras complementarias contempladas en el apartado 1, letra b), se adjudicarán al contratista de obras que ejecuta ya las obras, siempre y cuando:
a)
las obras no puedan separarse ni técnica ni económicamente del contrato principal sin perjuicio grave para el órgano de contratación;
b)
las obras, aunque puedan separarse de la ejecución del contrato inicial, sean estrictamente necesarias para la ejecución de este;
c)
el importe acumulado de los contratos adjudicados para estas obras complementarias no rebase el 50 % de la cuantía del contrato principal.
Artículo 271
Recurso al procedimiento negociado en los contratos inmobiliarios
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
Los contratos inmobiliarios contemplados en el artículo 260 podrán ser adjudicados por procedimiento negociado tras prospección del mercado local.
Artículo 272
Elección del procedimiento de adjudicación en los contratos mixtos
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
En los contratos cuyo objeto sea simultáneamente prestaciones de servicios y suministro de bienes o ejecución de obras, el órgano de contratación, de acuerdo con la Comisión si esta institución no es el órgano de contratación, determinará los límites y procedimientos aplicables basándose en el aspecto predominante, que habrá de valorarse en función del valor relativo e importancia operativa de los diferentes elementos del contrato.
Artículo 273
Documentos de licitación
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los documentos de licitación contemplados en el artículo 138 se redactarán de acuerdo con las mejores prácticas internacionales y conforme a las disposiciones del presente capítulo en lo que se refiere a las medidas de publicidad y a los contactos entre el órgano de contratación y los licitadores.
2. En los contratos de servicios, el expediente de licitación deberá incluir los siguientes documentos:
a)
instrucciones a los licitadores en las que se determinen:
i)
el tipo de contrato,
ii)
los criterios de adjudicación del contrato y su ponderación,
iii)
la posibilidad y calendario de las posibles entrevistas,
iv)
la autorización de posibles variantes,
v)
la proporción de subcontratación que, en su caso, se autorice,
vi)
el presupuesto máximo disponible para el contrato,
vii)
la moneda de las ofertas;
b)
lista restringida de candidatos seleccionados (con indicación de la prohibición de asociarse entre sí);
c)
condiciones generales de los contratos de servicios;
d)
condiciones particulares que detallen, completen o introduzcan excepciones a las condiciones generales;
e)
referencias al calendario estimativo del proyecto y a las fechas estimativas a partir de las cuales deberán estar disponibles los expertos;
f)
nota de precios (a cumplimentar por el licitador);
g)
impreso de presentación de la oferta;
h)
impreso de contrato;
i)
si procede, impresos de garantía proporcionada por un banco (o institución similar) para los pagos de prefinanciaciones.
El párrafo primero, letra h), no se aplicará a aquellos casos en que, por circunstancias excepcionales y debidamente justificadas, no sea posible utilizar el modelo de contrato.
3. En los contratos de suministro, el expediente de licitación deberá incluir los siguientes documentos:
a)
instrucciones a los licitadores en las que se determinen:
i)
los criterios de selección y adjudicación del contrato,
ii)
la autorización de posibles variantes,
iii)
la moneda de las ofertas;
b)
condiciones generales de los contratos de suministro;
c)
condiciones particulares que detallen, completen o introduzcan excepciones a las condiciones generales;
d)
anexo técnico que incluya los posibles planos, las especificaciones técnicas y el calendario estimativo de ejecución del contrato;
e)
nota de precios (a cumplimentar por el licitador) y el desglose de los precios;
f)
impreso de presentación de la oferta;
g)
impreso de contrato;
h)
si procede, impresos de garantía proporcionada por un banco o institución similar para:
i)
la oferta,
ii)
los pagos de prefinanciaciones,
iii)
el buen fin de la ejecución.
El párrafo primero, letra g), no se aplicará a aquellos casos en que, por circunstancias excepcionales y debidamente justificadas, no pueda utilizarse el modelo de contrato.
4. En los contratos de obras, el expediente de licitación deberá incluir los siguientes documentos:
a)
instrucciones a los licitadores en las que se determinen:
i)
los criterios de selección y adjudicación del contrato,
ii)
la autorización de posibles variantes,
iii)
la moneda de la oferta;
b)
condiciones generales de los contratos de obras;
c)
condiciones particulares que detallen, completen o introduzcan excepciones a las condiciones generales;
d)
anexo técnico que incluya los planos, las especificaciones técnicas y el calendario estimativo de ejecución del contrato;
e)
nota de precios (a cumplimentar por el licitador) y el desglose de los precios;
f)
impreso de presentación de la oferta;
g)
impreso de contrato;
h)
si procede, impresos de garantía proporcionada por un banco o institución similar para:
i)
la oferta,
ii)
los pagos de prefinanciaciones,
iii)
el buen fin de la ejecución.
El párrafo primero, letra g), no se aplicará a aquellos casos en que, por circunstancias excepcionales y debidamente justificadas, no pueda utilizarse el modelo de contrato.
5. En caso de contradicción entre las condiciones particulares mencionadas en el apartado 2, letra d), el apartado 3, letra c) y el apartado 4, letra c), y las condiciones generales, prevalecerán tales condiciones particulares.
6. Cuando los órganos de contratación exijan la presentación de certificados expedidos por órganos independientes en los que se acredite que el operador económico se ajusta a determinadas normas de garantía de calidad, estos documentos habrán de remitirse a los sistemas de garantía de calidad basados en las normas europeas o, si procede, internacionales en esta materia y certificados por organismos conformes a las normas europeas o internacionales de certificación. También aceptarán otras pruebas de medidas equivalentes de garantía de calidad que presenten los operadores económicos.
Artículo 274
Garantías
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. No obstante lo dispuesto en el artículo 163, las garantías por adelantado se expresarán en euros o en la moneda del contrato al que se refieran.
2. El órgano de contratación podrá exigir una garantía de licitación a tenor del presente capítulo, que represente entre el 1 % y el 2 % de la cuantía total del contrato para los contratos de obras y de suministro. Tal garantía se ajustará a las disposiciones del artículo 163. Será liberada cuando se firme el contrato. Será retenida si una oferta presentada dentro del plazo fijado a tal efecto es retirada posteriormente.
3. El órgano de contratación podrá exigir una garantía de buen fin por el importe que se fije en el expediente de licitación, y correspondiente a entre el 5 % y el 10 % de la cuantía total del contrato para los contratos de obras y de suministro. Tal garantía se fijará en función de criterios objetivos tales como el tipo y la cuantía del contrato.
No obstante, se exigirá una garantía de buen fin cuando se rebasen los límites siguientes:
a)
345 000 EUR en caso de contratos de obras;
b)
150 000 EUR en caso de contratos de suministro.
La garantía expirará, como mínimo, a la recepción definitiva del suministro o de las obras. En caso de ejecución incorrecta del contrato, se retendrá la totalidad de la garantía.
Artículo 275
Plazos de los procedimientos
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Las ofertas deberán remitirse al órgano de contratación a la dirección indicada en la invitación de licitación, a más tardar en la fecha y hora señaladas en dicha invitación. Los plazos de recepción de las ofertas y solicitudes de participación, fijados por los órganos de contratación, serán suficientemente amplios para que los interesados dispongan de un plazo razonable y adecuado para preparar y presentar sus ofertas.
En los contratos de servicios, el plazo mínimo entre la fecha de envío de la carta de invitación a licitar y la fecha límite fijada para la recepción de las ofertas será de 50 días. No obstante, en casos urgentes, podrán autorizarse plazos diferentes.
2. Los licitadores podrán presentar sus dudas por escrito antes de la fecha límite para la recepción de las ofertas. El órgano de contratación responderá a los licitadores antes de la fecha límite para la recepción de las ofertas.
3. En los procedimientos internacionales restringidos, el plazo mínimo de recepción de las solicitudes de participación será de 30 días a partir de la publicación del anuncio de contrato. El plazo mínimo entre la fecha de envío de la carta de invitación y el plazo fijado para la recepción de las ofertas será de 50 días. No obstante, en algunos casos excepcionales, podrán autorizarse plazos diferentes.
4. En los procedimientos internacionales abiertos, los plazos mínimos de recepción de las ofertas serán, a partir de la fecha de envío de la publicación del anuncio de contrato, respectivamente de:
a)
90 días para los contratos de obras;
b)
60 días para los contratos de suministro.
No obstante, en algunos casos excepcionales, podrán autorizarse plazos diferentes.
5. En los procedimientos locales abiertos, los plazos mínimos de recepción de las ofertas serán, a partir de la publicación del anuncio de contrato, respectivamente de:
a)
60 días para los contratos de obras;
b)
30 días para los contratos de suministro.
No obstante, en algunos casos excepcionales, podrán autorizarse plazos diferentes.
6. En los procedimientos negociados sujetos a las normas de competencia contemplados en el artículo 265, apartado 1, letra b), el artículo 267, apartado 1, letra c), y el artículo 269, apartado 1, letra c), se concederá a los candidatos un plazo mínimo de 30 días a partir de la fecha de envío de la carta de invitación a licitar para presentar sus ofertas.
7. Los plazos previstos en los apartados 1 a 6 se establecen en días naturales.
Artículo 276
Comité de evaluación
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Todas las ofertas y solicitudes de participación declaradas conformes serán evaluadas y clasificadas por un comité de evaluación teniendo en cuenta los criterios de exclusión, selección y adjudicación previamente anunciados. Este comité estará formado por un número impar de miembros, tres como mínimo, que deberán poseer el peritaje técnico y administrativo necesario para evaluar las ofertas.
2. Si el órgano de contratación no es la Comisión, esta podrá exigir recibir copia de los documentos de licitación, de las ofertas, de la evaluación de las ofertas y de los contratos firmados. Podrá participar asimismo como observador en la apertura y evaluación de las ofertas.
3. Las ofertas que no contengan todos los datos esenciales exigidos en los documentos de licitación o que no correspondan a los requisitos específicos exigidos serán eliminadas.
Sin embargo, el comité de evaluación o el órgano de contratación podrán solicitar a los candidatos o licitadores que suministren material adicional o que aclaren los documentos justificativos presentados con respecto a los criterios de exclusión, selección y adjudicación, dentro del plazo que establezcan y respetando el principio de igualdad de trato.
4. En los casos de ofertas anormalmente bajas a que se refiere el artículo 151, el comité solicitará las precisiones oportunas sobre la composición de la oferta.
5. Podrá eximirse de la obligación de constituir un comité de evaluación en los procedimientos de cuantía igual o inferior a 20 000 EUR.
CAPÍTULO IV
Subvenciones
Artículo 277
Financiación íntegra
(artículo 192 del Reglamento Financiero)
En caso de que se establezcan excepciones a la obligación de cofinanciación, estas habrán de motivarse en la decisión de concesión.
TÍTULO III
OFICINAS EUROPEAS
Artículo 278
Oficinas europeas y creación de nuevas oficinas
(artículo 195 del Reglamento Financiero)
Las Oficinas a que se refiere el artículo 195 del Reglamento Financiero son las siguientes:
a)
la Oficina de Publicaciones;
b)
la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude;
c)
la Oficina Europea de Selección de Personal y la Escuela Europea de Administración vinculada administrativamente a aquella;
d)
la Oficina de Gestión y Liquidación de Derechos Individuales;
e)
la Oficina de Infraestructura y Logística de Bruselas y la Oficina de Infraestructura y Logística de Luxemburgo.
Una o más instituciones podrán crear nuevas oficinas, siempre y cuando tal creación venga justificada por un estudio de costes/beneficios y garantice la visibilidad de la acción de la Unión.
Artículo 279
Delegación de competencias de las instituciones en las oficinas europeas interinstitucionales
(artículos 195 y 199 del Reglamento Financiero)
Cada institución será responsable de los compromisos presupuestarios. Las instituciones podrán delegar en el director de la oficina europea interinstitucional de que se trate todos los actos posteriores, en particular, compromisos jurídicos, liquidación de gastos, ordenación de pagos y ejecución de ingresos, y fijará los límites y condiciones de tal delegación de competencias.
Artículo 280
Normas específicas de la Oficina de Publicaciones
(artículos 195 y 199 del Reglamento Financiero)
Por lo que se refiere a la Oficina de Publicaciones, corresponde a cada institución decidir sobre su política de publicaciones respectiva. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 del Reglamento Financiero, los ingresos netos resultantes de la venta de publicaciones serán reutilizados como ingresos afectados por la institución autora de las publicaciones.
Artículo 281
Delegación de ciertas funciones por el contable
(artículo 196 del Reglamento Financiero)
El contable de la Comisión, a propuesta del comité de dirección de la oficina correspondiente, podrá delegar en un miembro del personal de la oficina en cuestión algunas de sus funciones relativas a la percepción de los ingresos y al pago de los gastos efectuados directamente por esa Oficina.
Artículo 282
Tesorería - Cuentas bancarias
(artículo 196 del Reglamento Financiero)
Para las necesidades de tesorería propias de una determinada oficina interinstitucional, y a propuesta del comité de dirección, la Comisión podrá abrir cuentas bancarias o cuentas corrientes postales en nombre de aquella. El saldo anual de tesorería será objeto de conciliación y adaptación a finales del ejercicio entre la oficina en cuestión y la Comisión.
TÍTULO IV
CRÉDITOS ADMINISTRATIVOS
Artículo 283
Disposiciones generales
(artículo 201 del Reglamento Financiero)
Los créditos administrativos amparados en el presente título son los definidos en el artículo 41 del Reglamento Financiero.
Los compromisos presupuestarios correspondientes a créditos administrativos cuya naturaleza sea común a varios títulos y que sean gestionados conjuntamente, podrán ser registrados globalmente en la contabilidad presupuestaria conforme a la clasificación sintética según su naturaleza, de acuerdo con lo establecido en el artículo 25.
Los gastos correspondientes se consignarán en las líneas presupuestarias de cada título atendiendo a la misma clasificación que para los créditos.
Artículo 284
Fianzas arrendaticias
(artículo 201 del Reglamento Financiero)
Las fianzas arrendaticias ofrecidas por las instituciones revestirán la forma de una garantía bancaria o de un depósito en cuenta bancaria bloqueado a nombre de la institución y del arrendador, en euros, salvo casos debidamente justificados.
Sin embargo, cuando, en el caso de operaciones en terceros países, no sea posible utilizar ninguna de tales formas de fianza arrendaticia, el ordenador competente podrá aceptar otras formas, a condición de que estas garanticen una protección equivalente de los intereses financieros de la Unión.
Artículo 285
Concesión de anticipos al personal y a los miembros de las instituciones
(artículo 201 del Reglamento Financiero)
Podrán concederse anticipos al personal y a los miembros de las instituciones en las condiciones previstas en el Estatuto.
Artículo 286
Edificios
(artículo 203 del Reglamento Financiero)
1. Los gastos a que se refiere el artículo 203, apartado 3, letra a), del Reglamento Financiero incluirán los costes de acondicionamiento de los edificios. No incluirán las cargas.
2. El procedimiento de pronta información establecido en el artículo 203, apartado 4, del Reglamento Financiero y el procedimiento de aprobación previa establecido en el artículo 203, apartado 5, del Reglamento Financiero no se aplicarán a la adquisición de terrenos de forma gratuita o a un precio simbólico.
3. El procedimiento de pronta información y aprobación previa establecido en el artículo 203, apartados 3 a 7, del Reglamento Financiero no se aplicará a los edificios residenciales. El Parlamento Europeo y el Consejo podrán solicitar a la institución responsable cualquier información relacionada con edificios residenciales.
4. En circunstancias políticas excepcionales o urgentes, la pronta información a que se refiere el artículo 203, apartado 4, del Reglamento Financiero con respecto a los proyectos inmobiliarios relativos a las oficinas o delegaciones de la Unión en terceros países podrá presentarse junto con el proyecto inmobiliario de conformidad con el artículo 203, apartado 5, del Reglamento Financiero. En tales casos, los procedimientos de pronta información y aprobación previa se llevarán a cabo lo antes posible.
5. El procedimiento de aprobación previa establecido en el artículo 203, apartados 5 y 6, del Reglamento Financiero no se aplicará a los contratos o estudios preparatorios necesarios para evaluar el coste detallado y la financiación del proyecto inmobiliario.
6. Los límites de 750 000 EUR o 3 000 000 EUR a que se hace referencia en el artículo 203, apartado 7, incisos ii), iii) y iv), del Reglamento Financiero incluirán los costes de acondicionamiento del edificio. En los casos de alquileres y contratos de usufructo, tales límites tendrán en cuenta los costes de acondicionamiento del edificio, pero no las demás cargas.
7. Un año después de la fecha de entrada en vigor del Reglamento Financiero, la Comisión informará sobre la aplicación de los procedimientos establecidos en el artículo 203, apartados 3 a 8, del Reglamento Financiero.
TÍTULO V
EXPERTOS
Artículo 287
Expertos externos remunerados
(artículo 204 del Reglamento Financiero)
1. Para cantidades inferiores a los límites establecidos en el artículo 170, apartado 1, podrán seleccionarse expertos externos remunerados, conforme al procedimiento establecido en el apartado 2.
2. Se publicará una convocatoria de manifestación de interés en el Diario Oficial de la Unión Europea o, cuando sea necesario garantizar la publicidad entre los candidatos potenciales, en el sitio de internet de la institución correspondiente.
La convocatoria de manifestaciones de interés incluirá una descripción de las tareas, su duración y las condiciones de remuneración. Tales condiciones podrán basarse en precios unitarios.
Se elaborará una lista de expertos en el marco de una convocatoria de manifestaciones de interés. La lista será válida por un período máximo de cinco años a partir de su publicación o mientras esté vigente un programa plurianual relacionado con las tareas.
3. Las personas físicas interesadas podrán presentar su candidatura en todo momento dentro del período de validez de la lista, salvo en los tres últimos meses del mismo. Los expertos externos remunerados no podrán ser seleccionados para ejercer las funciones a que se refiere el artículo 204 del Reglamento Financiero si se hallaran incursos en alguna de las situaciones de exclusión previstas en los artículos 106 y 107 del Reglamento Financiero.
4. Todos los intercambios con expertos seleccionados, en particular la celebración de contratos y cualquier modificación de los mismos, podrá hacerse mediante los sistemas de intercambio electrónico establecidos por la institución.
Estos sistemas deberán cumplir los requisitos siguientes:
a)
solo las personas autorizadas podrán tener acceso al sistema y a los documentos transmitidos a través de él;
b)
solo las personas autorizadas podrán firmar electrónicamente o trasmitir un documento a través del sistema;
c)
las personas autorizadas deben estar identificadas en el sistema por medios establecidos;
d)
la fecha y hora de la transacción electrónica se determinará con precisión;
e)
debe preservarse la integridad de los documentos;
f)
debe preservarse la disponibilidad de los documentos;
g)
cuando proceda, debe preservarse la confidencialidad de los documentos;
h)
la protección de los datos personales de conformidad con los requisitos del Reglamento (CE) no 45/2001, debe estar garantizada.
Los datos enviados o recibidos a través de un sistema de ese tipo gozarán de la presunción legal de integridad de los datos y de exactitud de la fecha y la hora de envío o recepción de los datos indicados por el sistema.
Un documento enviado o notificado a través de un sistema de este tipo se considerará equivalente a un documento en papel, se admitirá como prueba en procedimientos judiciales, se considerará el original del documento y gozará de la presunción legal de autenticidad e integridad, siempre que no contenga características dinámicas que permitan cambiarlo automáticamente.
Las firmas electrónicas a que se refiere el párrafo segundo, letra b), tendrán efecto jurídico equivalente a firmas manuscritas.
5. La lista de expertos y el objeto de las tareas se publicará anualmente. La remuneración se publicará cuando sea superior a 15 000 EUR para la tarea realizada.
6. El apartado 5 no se aplicará si tal publicación pudiera amenazar los derechos y libertades de las personas en cuestión, tal y como están protegidos en la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, o perjudicar los intereses comerciales de los expertos.
TERCERA PARTE
DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES
Artículo 288
Disposiciones transitorias
Los artículos 35 a 43 del Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 seguirán aplicándose a los compromisos contraídos hasta el 31 de diciembre de 2013. Los artículos 33 a 44 del presente Reglamento solo se aplicarán a los compromisos contraídos a partir del 1 de enero de 2014.
El título VI de la primera parte del Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 podrá seguir aplicándose a los convenios de subvención y a las decisiones de subvención notificadas a más tardar el 31 de diciembre de 2013 en el marco de los compromisos globales al amparo del presupuesto de 2012 o de años anteriores, si así lo decidiera el ordenador competente, teniendo debidamente en cuenta los principios de igualdad de trato y transparencia.
Artículo 289
Derogación
Queda derogado el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002.
Las referencias al Reglamento derogado se entenderán hechas al presente Reglamento con arreglo a la tabla de correspondencias que figura en el anexo.
Artículo 290
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Será aplicable a partir del 1 de enero de 2013.
No obstante, los artículos 216 a 226 se aplicarán a partir del 1 de enero de 2014.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 29 de octubre de 2012.