NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 110/2014
ze dne 30. září 2013
o vzorovém finančním nařízení pro subjekty partnerství veřejného a soukromého sektoru uvedeném v článku 209 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a zrušuje nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 209 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, které vychází ze zkušeností se zahrnutím partnerství veřejného a soukromého sektoru mezi subjekty Unie podle článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (2), se zavedly další kategorie těchto partnerství s cílem rozšířit spektrum dostupných nástrojů a zahrnout subjekty, jejichž pravidla jsou z pohledu soukromých partnerů pružnější a přístupnější než pravidla, kterými se řídí orgány Unie. K těmto dalším kategoriím patří subjekty uvedené v článku 209 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, jež jsou pověřeny realizací partnerství veřejného a soukromého sektoru (dále jen „subjekty PVSS“).
(2)
S cílem zajistit řádné finanční řízení finančních prostředků Unie a umožnit subjektům PVSS přijmout vlastní finanční pravidla je nutné přijmout pro tyto subjekty vzorové finanční nařízení.
(3)
Subjekty PVSS by měly sestavovat a plnit rozpočet v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účinnou a efektivní vnitřní kontrolu a zásadou transparentnosti.
(4)
Aby se zajistilo celkové provádění úkolů a činností subjektů PVSS, mělo by být možné zaznamenávat nevyužité prostředky pro daný rok do odhadu příjmů a výdajů pro následující až tři rozpočtové roky.
(5)
Vzhledem k tomu, že finanční prostředky Unie, které jsou k dispozici subjektu PVSS, je třeba čerpat v rámci nepřímého řízení podle článku 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, měla by být ustanovení o finančním plánování a podávání zpráv jednotná s metodou nepřímého řízení plnění rozpočtu. Absolutorium za plnění rozpočtu v souvislosti s příspěvkem Unie na subjekty PVSS by mělo být součástí absolutoria udělovaného Komisi Evropským parlamentem v souvislosti s plněním rozpočtu Unie. V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 je proto potřeba stanovit podávání příslušných ročních zpráv, včetně předkládání prohlášení řídicího subjektu, aby Komise mohla lépe plnit své povinnosti týkající se udělování absolutoria.
(6)
S ohledem na soukromě-veřejnou povahu subjektů PVSS je nutné vymezit pravomoci a povinnosti účetního a schvalujících osob. Schvalující osoby by měly nést plnou odpovědnost za veškeré příjmové i výdajové operace provedené v rámci jejich pravomoci a měly by být plně odpovědné za svou činnost, v případě nutnosti i v rámci disciplinárních řízení.
(7)
Je nezbytné vyjasnit funkce interního auditu a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditu by v rámci subjektů PVSS měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět tehdy, je-li to odůvodněno souvisejícími riziky. Je třeba zavést ustanovení o zřízení a fungování interního auditu.
(8)
Aby bylo zaručeno, že každý subjekt je odpovědný za plnění svého rozpočtu a že sleduje cíle, jež mu byly stanoveny při jeho založení, měly by být subjektům PVSS v rámci plnění jim svěřených úkolů povoleno využívat externích soukromoprávních subjektů jen tehdy, bude-li to nutné, ne však pro plnění úkolů zahrnujících jakékoliv veřejné služby nebo použití pravomoci volného uvážení.
(9)
Je třeba stanovit zásady, které je nutno dodržet v souvislosti s příjmovými a výdajovými operacemi subjektu PVSS.
(10)
Vzhledem k soukromě-veřejné povaze subjektů PVSS, a zejména vzhledem k příspěvku soukromého sektoru do rozpočtu subjektu PVSS, by měly být stanoveny pružné postupy pro zadávání veřejných zakázek. Příslušné postupy by měly dodržovat zásady transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace a měly by se částečně odchylovat od příslušných ustanovení stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (3). Je nezbytné zajistit lepší a levnější zboží a služby a rovněž zabránit nadměrným nákladům při řízení postupů zadávání veřejných zakázek, a to prostřednictvím posílené spolupráce mezi členy subjektů PVSS. Subjekty PVSS by proto měly mít také možnost uzavírat se svými členy jinými než Unie smlouvy na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tito členové dodávají, poskytují nebo provádějí přímo bez využití třetích stran, aniž by se musely uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
(11)
V zájmu lepší nákladové efektivnosti by měla být stanovena možnost sdílet služby nebo je převádět na jiný subjekt nebo Komisi, zejména tím, že účetní Komise je pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu PVSS.
(12)
Při hodnocení žádostí o granty, projektů a nabídek a při vydávání stanoviska a poskytování poradenství v konkrétních případech by subjekty PVSS měly mít možnost využívat externích odborníků. Tito odborníci by měli být vybíráni v souladu se zásadami zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
(13)
V zájmu zajištění jednotného provádění akcí řízených přímo Komisí by se na udělování grantů a cen měla vztahovat příslušná ustanovení nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 s výhradou jakýchkoliv zvláštních ustanovení zřizujícího aktu subjektu PVSS nebo základního právního aktu programu, jehož provedení je subjektu PVSS svěřeno.
(14)
Pokud musí být účetní závěrky subjektů PVSS konsolidovány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, měla by účetní pravidla platná pro subjekty PVSS takovou konsolidaci umožňovat.
(15)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby v zájmu zajištění jednotných pravidel pro příští víceletý finanční rámec bylo možné přijmout k 1. lednu 2014 revidovaná finanční nařízení pro subjekty PVSS,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBLAST PŮSOBNOSTI
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanovuje hlavní zásady, podle nichž přijme subjekt partnerství veřejného a soukromého sektoru (dále jen „subjekt PVSS“) svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu PVSS se nesmí odchylovat od tohoto nařízení, s výjimkou případů, kdy si to vyžadují zvláštní potřeby subjektu PVSS, přičemž Komise musí podle článku 209 čtvrtého pododstavce nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 vydat předchozí souhlas.
Každý subjekt PVSS přijme prováděcí předpisy k provedení těchto zásad do svých finančních pravidel.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí tyto definice:
-
„správní radou“ se rozumí hlavní vnitřní orgán subjektu PVSS rozhodující o finančních a rozpočtových otázkách, bez ohledu na jeho název ve zřizujícím aktu subjektu PVSS,
-
„ředitelem“ se rozumí osoba pověřená prováděním rozhodnutí správní rady a plněním rozpočtu subjektu PVSS jako schvalující osoba, bez ohledu na jeho označení ve zřizujícím aktu subjektu PVSS,
-
„členem“ se rozumí člen subjektu PVSS v souladu s jeho zřizujícím aktem,
-
„zřizujícím aktem“ se rozumí nástroj unijního práva upravující hlavní aspekty zřízení a provozu subjektu PVSS,
-
„rozpočtem subjektu PVSS“ se rozumí nástroj, kterým se pro každý rozpočtový rok stanoví a schvalují veškeré příjmy a výdaje považované za nezbytné pro subjekt PVSS.
Článek 3
Oblast působnosti rozpočtu
Rozpočet subjektu PVSS tvoří:
a)
příjmy subjektu PVSS, které zahrnují:
i)
finanční příspěvek jeho členů na správní náklady,
ii)
finanční příspěvek jeho členů na operační náklady,
iii)
příjmy účelově vázané na zvláštní výdaje,
iv)
veškeré příjmy, jichž subjekt PVSS dosáhne;
b)
výdaje subjektu PVSS, včetně správních výdajů.
KAPITOLA 2
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
Článek 4
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účinnou a efektivní vnitřní kontrolu a zásadou transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
Článek 5
Zásada jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu PVSS.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených prostředků rozpočtu subjektu PVSS.
3. Do rozpočtu subjektu PVSS mohou být zaznamenány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Subjektu PVSS nepřísluší úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu PVSS.
Článek 6
Zásada ročního rozpočtu
1. Prostředky zaznamenané do rozpočtu subjektu PVSS se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
2. Z prostředků na závazky musí být pokryty celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových letech.
4. Výdaje ze správních prostředků nesmí být vyšší než očekávané roční příjmy uvedené v čl. 3 písm. a) bodě i).
5. Vzhledem k potřebám subjektu PVSS se nevyužité prostředky mohou zaznamenávat do odhadu příjmů a výdajů pro následující až tři rozpočtové roky. Tyto prostředky musí být použity přednostně.
6. Odstavce 1 až 5 nebrání tomu, aby rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, byly rozloženy do několika ročních splátek, pokud tak stanovuje zřizující akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 7
Zásada vyrovnanosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit příslušný roční příspěvek Unie uvedený v dohodě o ročním převodu finančních prostředků uzavřené s Komisí, navýšený o roční příspěvky od členů jiných než Unie, všechny ostatní příjmy uvedené v článku 3 a výši nevyužitých prostředků uvedených v čl. 6 odst. 5.
3. Subjekt PVSS si nesmí brát půjčky v rámci svého rozpočtu.
4. Pokud je rozpočtový výsledek kladný, zaznamená se do rozpočtu na následující rozpočtový rok jako příjem.
Pokud je rozpočtový výsledek záporný, zaznamená se do rozpočtu na následující rozpočtový rok jako prostředky na platby.
Článek 8
Zásada zúčtovací jednotky
Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v eurech a účty se předkládají v eurech. V souvislosti s peněžními toky je však účetní oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu PVSS.
Článek 9
Zásada univerzálnosti
1. Aniž je dotčen odstavec 2, pokrývají celkové příjmy celkové prostředky na platby. Všechny příjmy a výdaje se zaznamenávají v plné výši bez jakýchkoli vzájemných úprav, s výhradou zvláštních ustanovení ve finančních pravidlech subjektu PVSS upravujících případy, kdy lze určitou částku odečíst od žádostí o platbu, která je poté vyplacena v čisté částce.
2. Příjmy určené na zvláštní účely, například příjmy z nadací, dotací, darů a odkazů, se použijí na financování specifických výdajů.
3. Ředitel smí přijímat jakékoli příspěvky určené subjektu PVSS, jako například nadace, dotace, dary a odkazy.
Přijetí příspěvků, které by mohly vést ke značným finančním nákladům, podléhá předchozímu schválení správní radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud správní rada nerozhodne v této lhůtě, je příspěvek považován za přijatý.
Výše částky, od níž se finanční náklady považují za významné, se stanoví rozhodnutím správní rady.
Článek 10
Zásada specifikace
1. Prostředky se věcně člení alespoň do hlav a kapitol.
2. Z jedné kapitoly do druhé může ředitel prostředky převádět bez omezení a z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí.
Nad hranici uvedenou v prvním pododstavci může ředitel převod položek z jedné hlavy do druhé navrhnout správní radě. Správní rada může do tří týdnů vznést proti těmto převodům námitky. Po uplynutí této lhůty jsou převody považovány za schválené.
Ředitel co nejdříve informuje správní radu o všech převodech provedených podle prvního pododstavce.
Článek 11
Zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby prostředky použité subjektem PVSS při provádění jeho činností byly k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu PVSS, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosahování těchto cílů se sleduje pomocí výkonnostních ukazatelů pro každou činnost a ředitel každoročně správní radě poskytuje informace, nejpozději však v dokladech přiložených k návrhu rozpočtu subjektu PVSS.
4. Pokud zřizující akt nestanoví možnost, aby Komise prováděla hodnocení, vypracuje subjekt PVSS v zájmu lepšího rozhodovacího procesu hodnocení svých programů a činností (včetně hodnocení ex post), které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zašlou správní radě.
Článek 12
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu PVSS se plní v souladu s účinnou a efektivní vnitřní kontrolou.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu PVSS se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací, s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účinná a efektivní vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména prvky uvedené v čl. 32 odst. 3 a 4 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, s přihlédnutím ke struktuře a velikosti subjektu PVSS, povaze jemu svěřených úkolů, výši finančních prostředků a souvisejícím finančním a provozním rizikům.
Článek 13
Zásada transparentnosti
1. Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v souladu se zásadou transparentnosti, podle níž se rovněž vedou účty.
2. Přijaté znění rozpočtu subjektu PVSS, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů a včetně úprav uvedených v čl. 15 odst. 1, se zveřejní na internetových stránkách subjektu PVSS do čtyř týdnů od jeho přijetí a předá se Komisi a Účetnímu dvoru.
3. V souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 zveřejní subjekt PVSS na svých internetových stránkách podle standardní úpravy nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích prostředků pocházejících z jeho rozpočtu.
Zveřejněné informace jsou snadno dostupné, průhledné a úplné. Subjekt údaje poskytne při řádném dodržení požadavků důvěrnosti a bezpečnosti, zejména požadavků na ochranu osobních údajů, jak jsou stanoveny v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4).
4. Jména odborníků najatých podle článku 34 tohoto nařízení se zveřejňují na internetové stránce Unie.
KAPITOLA 3
FINANČNÍ PLÁNOVÁNÍ
Článek 14
Odhad příjmů a výdajů
1. Subjekt PVSS zašle Komisi a ostatním členům nejpozději do 31. ledna roku, který předchází roku plnění rozpočtu subjektu PVSS, odhad svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, spolu se svým návrhem pracovního programu uvedeného v čl. 31 odst. 4.
2. Odhad příjmů a výdajů subjektu PVSS obsahuje:
a)
odhad počtu stálých a dočasných pracovních míst, v členění podle jednotlivých funkčních skupin a platových tříd, jakož i odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků, vyjádřeno v přepočtu na plný pracovní úvazek, v mezích rozpočtových prostředků;
b)
v případě změny stavu pracovníků na dané pozici odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech předem stanovených cílů pro různé činnosti;
e)
cíle stanovené pro rozpočtový rok, ke kterému se odhad vztahuje, s uvedením konkrétních rozpočtových potřeb spojených s dosažením těchto cílů;
f)
správní náklady a plnění rozpočtu subjektu PVSS v předchozím rozpočtovém roce;
g)
výši finančních příspěvků poskytnutých členy a hodnotu věcného plnění ze strany členů jiných než Unie;
h)
informace o nevyužitých prostředcích, které jsou zaznamenány v odhadu příjmů a výdajů za rok v souladu s čl. 6 odst. 5.
Článek 15
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet subjektu PVSS a plán pracovních míst, včetně počtu stálých a dočasných pracovních míst v členění podle jednotlivých funkčních skupin a platových tříd a počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků, vyjádřeno v přepočtu na plný pracovní úvazek, přijímá správní rada v souladu se zřizujícím aktem subjektu PVSS. Prováděcí ustanovení lze stanovit ve finančních pravidlech subjektu PVSS. Všechny změny rozpočtu subjektu PVSS, včetně plánu pracovních míst, jsou předmětem opravného rozpočtu subjektu PVSS přijatého stejným postupem jako původní rozpočet subjektu PVSS. Rozpočet subjektu PVSS a případně opravné rozpočty subjektu PVSS musí být uzpůsobeny tak, aby zohledňovaly výši příspěvku Unie stanoveného v rámci rozpočtu Unie.
2. Rozpočet subjektu PVSS se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
3. Rozpočet subjektu PVSS obsahuje:
a)
ve výkazu příjmů:
i)
odhadované příjmy subjektu PVSS za daný rozpočtový rok (rok „n“),
ii)
odhadované příjmy za předchozí rozpočtový rok a příjmy za rozpočtový rok n-2,
iii)
řádné poznámky ke každé příjmové položce;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
prostředky na závazky a platby na rok n,
ii)
prostředky na závazky a platby za předchozí rozpočtový rok, jakož i výdaje přidělené a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce n-2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu PVSS na rok n,
iii)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových letech ke splnění rozpočtových závazků z minulých rozpočtových let,
iv)
řádné poznámky ke každé části.
4. Plán pracovních míst obsahuje vedle počtu pracovních míst schválených pro rozpočtový rok i počet pracovních míst schválených pro předchozí rozpočtový rok a počet pracovních míst skutečně obsazených. Stejné údaje musí být uvedeny pro smluvní zaměstnance a vyslané národní odborníky.
KAPITOLA 4
ÚČASTNÍCI FINANČNÍCH OPERACÍ
Článek 16
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalovací osoby. Ředitel plní příjmy a výdaje rozpočtu subjektu PVSS v souladu s finančními pravidly subjektu PVSS a se zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků. Ředitel odpovídá za zajišťování jejich legality a správnosti.
Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, podílí se subjekt PVSS na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům v oblasti předcházení podvodům (OLAF).
2. Ředitel může přenést pravomoc k plnění rozpočtu na zaměstnance subjektu PVSS, na které se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na tyto zaměstnance subjektu PVSS), a to v souladu s podmínkami stanovenými ve finančních pravidlech subjektu PVSS. Pověřené osoby mohou jednat pouze v rozsahu pravomocí výslovně na ně přenesených.
Článek 17
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Ředitel plní rozpočet subjektu PVSS v útvarech přidělených pod jeho vedení.
2. Pokud se to ukáže nevyhnutelné, lze vnějším soukromoprávním subjektům na základě dohod svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují výkon veřejné moci či použití pravomoci volného uvážení.
3. Ředitel v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jeho povinností. Vytvoření takové struktury a systémů vychází z analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivnost.
Ředitel může v rámci svých útvarů zřídit funkci poradce, který mu bude nápomocen při kontrole rizik souvisejících s jeho činnostmi.
4. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se provedených operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria Komisi ohledně plnění rozpočtu Unie na daný rok. Osobní údaje, které jsou v podkladech obsaženy, musí být pokud možno odstraněny, nejsou-li potřebné pro účely kontroly a auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 18
Kontroly ex ante
1. U každé operace se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
Zahájení operace a její ověření jsou dvě oddělené činnosti.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě přijetí aktů, jimiž se plní rozpočet subjektu PVSS, příslušnou schvalující osobou.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivnosti. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
správnost výdajů a jejich soulad s platnými ustanoveními;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v článku 11.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
Článek 19
Kontroly ex post
1. Příslušná schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny u vzorku.
Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
2. Kontroly ex post nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex ante. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací musí mít nezbytné odborné znalosti.
Článek 20
Podávání ročních zpráv
Schvalující osoba podává každoročně správní radě zprávu o plnění svých povinností. Pro tento účel předkládá schvalující osoba nejpozději do 15. února následujícího rozpočtového roku správní radě a Komisi:
a)
zprávu o provádění ročního pracovního programu subjektu PVSS, plnění rozpočtu subjektu PVSS a využívání personálních zdrojů;
b)
předběžnou účetní závěrku subjektu PVSS, včetně zprávy o rozpočtovém a finančním řízení uvedeném v článku 39;
c)
prohlášení řídícího subjektu, v němž se uvádí, že pokud není ve výhradách uvedeno jinak, má schvalující osoba přiměřenou jistotu, že:
i)
informace jsou předkládány v náležité podobě a jsou úplné a přesné (podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti),
ii)
výdaje byly použity k zamýšlenému účelu,
iii)
zavedené kontrolní systémy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací;
d)
souhrn závěrečný zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, včetně rozboru povahy a rozsahu chyb a nedostatků zjištěných v systémech a přijatých či plánovaných nápravných opatření.
Zpráva uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly a je přiměřená povaze svěřených úkolů a výši použitých částek.
Ředitel zašle Komisi nejpozději do 1. července každého roku doklady uvedené v prvním pododstavci písm. c) a d) a jejich posouzení správní radou, schválenou výroční zprávu a účetní závěrku schválenou správní radou na základě čl. 43 odst. 2. Komise tyto doklady zašle Evropskému parlamentu a Radě.
Článek 21
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který na upozornění písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a zaměstnanec se domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, informuje o tom písemně příslušnou komisi uvedenou v čl. 23 odst. 3. Komise uvedená v čl. 23 odst. 3 o tom neprodleně informuje správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy subjektu PVSS nebo jeho členů, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu PVSS musí stanovit povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakémkoli podezření z protiprávního jednání, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy subjektu PVSS či jeho členů.
Článek 22
Účetní
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na zaměstnance subjektu PVSS), který je při plnění svých povinností zcela nezávislý. Účetní v subjektu PVSS odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
vedení, přípravu a předkládání účtů v souladu s kapitolou 8;
c)
provádění účetních pravidel a účtové osnovy v souladu s kapitolou 8;
d)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodnění účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
e)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů PVSS mohou jmenovat stejného účetního.
Subjekty PVSS se také mohou dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná rovněž jako účetní subjektu PVSS.
S přihlédnutím k nákladové efektivnosti mohou rovněž pověřit účetního Komise některými úkoly, které vykonává účetní subjektu PVSS.
V případech uvedených v tomto odstavci učiní subjekty PVSS nezbytná opatření k zamezení střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu PVSS a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost poskytovaných informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz o finanční situaci subjektu PVSS.
Pro účely prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 38 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
S výhradou odstavce 5 je ke správě hotovosti a ekvivalentů hotovosti oprávněn výhradně účetní. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
5. Účetní může při plnění svých povinností delegovat některé úkoly na zaměstnance, na které se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na tyto zaměstnance subjektu PVSS), pokud je to nezbytné pro plnění jeho povinností v souladu s finančními pravidly subjektu PVSS.
6. Aniž jsou dotčena případná disciplinární opatření, může být účetní kdykoli dočasně nebo s konečnou platností zbaven svých povinností správní radou. V tomto případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
Článek 23
Odpovědnost účastníků finančních operací
1. Články 16 až 25 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Každá schvalující osoba a účetní má disciplinární a finanční odpovědnost dle podmínek stanovených ve služebním řádu. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy subjektu PVSS nebo jeho členů, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (OLAF).
3. Specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí, nebo na jejíž činnosti se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává ve vztahu k subjektu PVSS stejné pravomoci, jaké vykonává ve vztahu k útvarům Komise, pokud se správní rada nerozhodne zřídit funkčně nezávislou komisi nebo se stát členem společné komise zřízené několika subjekty. V případech předložených subjekty PVSS zahrnují specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí, nebo na jejíž činnosti se Komise podílí, jednoho zaměstnance subjektu PVSS.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě zprávu obsahující doporučení. Pokud se stanovisko týká ředitele, předá komise tuto zprávu správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své zprávě podle článku 20 anonymně odkazuje na stanoviska komise a uvádí, jaká opatření byla na jejich základě přijata.
4. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu PVSS vznikne v důsledku závažného pochybení, jehož se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených pro disciplinární otázky v platných právních předpisech přijme orgán odpovědný za jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Článek 24
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu článku 16 až 25 a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, auditu nebo kontroly, se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu PVSS.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc řediteli, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Dotčená osoba informuje rovněž svého přímého nadřízeného. Pokud je účastníkem ředitel, musí předložit věc správní radě.
Pokud se zjistí střet zájmů, ukončí dotčená osoba veškerou svou činnost ve věci. Ředitel nebo - pokud je účastníkem ředitel - správní rada přijmou veškerá další vhodná opatření.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
Článek 25
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
KAPITOLA 5
INTERNÍ AUDIT
Článek 26
Jmenování, pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt PVSS zřídí funkci interního auditora, která musí být vykonávána v souladu se souvisejícími mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interní auditor nesmí být ani schvalující osobou, ani účetním.
3. Interní auditor poskytuje rady subjektu PVSS v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě řídících a kontrolních systémů a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu.
4. Interní auditor plní své povinnosti ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu PVSS. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k plnění svých povinností.
5. Interní auditor vezme na vědomí zprávu schvalující osoby podle článku 20 i ostatní dostupné informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává rovněž zprávu, pokud:
-
nebyla vyřešena kritická rizika a provedena doporučení,
-
dochází k významným zpožděním v provádění doporučení z minulých let.
Správní rada a ředitel zajistí pravidelné sledování provádění doporučení auditu. Správní rada prověří informace uvedené v článku 20 a plné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt PVSS zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 27
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při plnění jeho povinností a jeho právo podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie se určí v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 28
Zřízení oddělení interního auditu
1. Správní rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivnost a přidanou hodnotu zřídit oddělení interního auditu, které plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, kompetence a odpovědnosti oddělení interního auditu jsou stanoveny v chartě interního auditu a podléhají schválení správní radou.
Roční plán oddělení interního auditu vypracuje vedoucí oddělení interního auditu s přihlédnutím mimo jiné k posouzení rizik v subjektu PVSS, jež vypracoval ředitel.
Plán přezkoumá a schválí správní rada.
Oddělení interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Pokud oddělení interního auditu některého subjektu PVSS není nákladově efektivní nebo není schopno dodržovat mezinárodní standardy, může subjekt PVSS rozhodnout, že oddělení interního auditu bude sdílet s ostatními subjekty PVSS působícími ve stejné oblasti politiky.
V takových případech se správní rada dotyčných subjektů PVSS dohodne na praktických způsobech provozu sdíleného oddělení interního auditu.
Subjekty interního auditu budou účinně spolupracovat prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prováděním společného posouzení rizik a společných auditů.
2. Správní rada a ředitel zajistí pravidelné sledování provádění doporučení oddělení interního auditu.
KAPITOLA 6
PŘÍJMOVÉ A VÝDAJOVÉ OPERACE
Článek 29
Plnění příjmů
1. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a inkaso neoprávněně vyplacených částek. Zahrnuje rovněž případnou možnost upustit od inkasa stanovených nároků.
2. Neoprávněně vyplacené částky musí být předmětem inkasa.
Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě dluhu, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup pro inkaso jakýmikoli právními prostředky, včetně případného započtení, a není-li možné, výkonem rozhodnutí.
Pokud příslušná schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí uvádět, jaké kroky byly učiněny k inkasu pohledávky, a právní a skutkový stav, ze kterého vychází.
Účetní povede seznam částek splatných k inkasu. Nároky subjektu PVSS jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených pohledávek. Tento seznam bude připojen ke zprávě subjektu PVSS o rozpočtovém a finančním řízení.
3. Veškeré pohledávky neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě dluhu jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
4. Nároky subjektu PVSS vůči třetím stranám a nároky třetích stran vůči subjektu PVSS se promlčují po uplynutí pěti let.
Článek 30
Příspěvek členů
1. Subjekt PVSS předloží svým členům žádosti o vyplacení celého jejich příspěvku nebo jeho části za podmínek a v intervalech stanovených ve zřizujícím aktu či dohodnutých se členy.
2. Prostředky vyplacené subjektu PVSS jeho členy ve formě příspěvku jsou úročeny ve prospěch rozpočtu subjektu PVSS.
Článek 31
Plnění výdajů
1. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro plnění prostředků.
2. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
Potvrzení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba potvrzuje finanční operaci.
Schválení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, dá pokyn účetnímu, aby zaplatil potvrzený výdaj.
3. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu PVSS, musí příslušná schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
4. Roční pracovní program subjektu PVSS stanoví, že správní rada schvaluje operační výdaje subjektu PVSS ohledně činností, jež jsou předmětem programu, za předpokladu, že prvky uvedené v tomto odstavci jsou jasně vymezeny.
Roční pracovní program obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis činnosti/í, které mají být financovány, a výši finančních částek přidělených na jednotlivá opatření.
Všechny zásadní změny ročního pracovního programu se přijmou stejným postupem jako původní pracovní program, a to v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
Správní rada může schvalující osobě subjektu PSVV svěřit pravomoc provádět nepodstatné změny pracovního programu.
Článek 32
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se musí uskutečnit ve lhůtách uvedených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 7
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU PVSS
Článek 33
Zadávání veřejných zakázek
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou odstavců 3 až 6 tohoto článku hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt PVSS se podílí na společné ústřední databázi, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 obecného finančního nařízení.
3. Pro zakázky s hodnotou mezi 60 000 EUR a limity uvedenými v článku 118 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 lze použít postup stanovený nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 pro veřejné zakázky nízké hodnoty nepřesahující 60 000 EUR.
4. Subjekt PVSS může být na základě žádosti přibrán jako zadavatel v případě udělování zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při udělování zakázek jiných subjektů Unie či subjektů PVSS.
5. Subjekt PVSS může s Komisí, interinstitucionálními úřady, Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (5) a jinými subjekty PVSS uzavřít smlouvu na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tyto strany dodávají, poskytují nebo provádějí, aniž by se musel uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
Subjekt PVSS může se svými členy jinými než Unie uzavřít smlouvu na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tito členové dodávají, poskytují nebo provádějí přímo bez využití třetích stran, aniž by se musel uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
Zboží, služby nebo práce poskytnuté podle prvního a druhého pododstavce se nepovažují za součást příspěvku členů do rozpočtu subjektu PVSS.
6. K pokrytí svých administrativních potřeb může subjekt PVSS zadávat zakázky společně se zadavateli hostitelského členského státu nebo se zadavateli z členských států, států Evropského sdružení volného obchodu nebo kandidátských zemí Unie, kteří jsou do subjektu zapojeni jako členové. V takových případech se obdobně použijí ustanovení článku 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Subjekt PVSS může zadávat zakázky společně se svými členy ze soukromého sektoru nebo se zadavateli ze zemí účastnících se programů Unie, které jsou do subjektu zapojeni jako členové. V takových případech se obdobně použijí ustanovení čl. 133 prvního pododstavce nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 34
Odborníci
Článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 se použije obdobně pro výběr odborníků s výhradou zvláštního postupu stanoveného v základním právním aktu programu, jehož provedení je svěřeno subjektu PVSS. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností.
Subjekt PVSS může použít seznamy vypracované Komisí nebo jinými subjekty Unie či subjekty PVSS.
V případě potřeby a v řádně odůvodněných případech může subjekt PVSS vybrat jakoukoli osobu s patřičnými znalostmi, i když není v seznamech uvedena.
Externí odborníci se vyberou podle dovedností, zkušeností a znalostí vhodných k plnění přidělených úkolů, a to v souladu se zásadami zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
Článek 35
Granty
Pokud jde o granty, použije se s výhradou veškerých zvláštních ustanovení zřizujícího aktu hlava VI nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 36
Ceny
1. Pokud jde o ceny, použije se s výhradou odstavce 2 tohoto článku hlava VII nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Soutěže o ceny o jednotkové hodnotě nejméně 1 000 000 EUR lze zveřejnit, pouze pokud jsou uvedeny v návrhu pracovního programu uvedeného v čl. 14 odst. 1.
Článek 37
Údaje o opravných prostředcích
1. Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
2. Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
3. Na odstavce 1 a 2 se vztahují veškeré zvláštní postupy stanovené v základních právních aktech programu, jehož provedení je svěřeno subjektu PVSS.
KAPITOLA 8
ÚČETNICTVÍ
Článek 38
Pravidla pro účetní závěrku
Subjekt PVSS zavede účetní systém poskytující včas přesné, úplné a spolehlivé informace.
Účetnictví subjektu PVSS je v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 39
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrka subjektu PVSS obsahuje:
a)
finanční výkazy subjektu PVSS;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu PVSS (zpráva o rozpočtovém a finančním řízení).
Subjekt PVSS vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok. Ta přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá subjekt PVSS Evropskému parlamentu, Radě a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku zprávu o rozpočtovém a finančním řízení.
Článek 40
Účetní zásady
Finanční výkazy musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Finanční výkazy jsou vypracovány v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami uvedenými v účetních pravidlech podle článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo s mezinárodními účetními standardy pro veřejný sektor (dále jen „IPSAS“), jež vycházejí ze zásad akruálního účetnictví.
Článek 41
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy jsou uváděny v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; předkládají se v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo se standardy IPSAS, jež vycházejí ze zásad akruálního účetnictví;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace předložené ve výkazech uvedených v odstavci 1 a obsahuje doplňující informace předepsané mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud se tyto informace vztahují k činnosti subjektu PVSS.
Článek 42
Zprávy o plnění rozpočtu
Zprávy o plnění rozpočtu jsou uváděny v eurech. Obsahují:
a)
zprávy, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
přílohu, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet.
Článek 43
Předběžná účetní závěrka a schválení účetní závěrky
1. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní subjektu PVSS předběžnou účetní závěrku Účetnímu dvoru do 15. února následujícího rozpočtového roku.
V případě uvedeném v prvním pododstavci předá účetní subjektu PVSS do 15. února následujícího roku účetnímu Komise rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
2. Účetní sestavuje účetní závěrku subjektu PVSS. Ředitel ji do 15. března zasílá spolu s výrokem externího auditora uvedeným v článku 46 správní radě ke schválení.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě do 1. července následujícího rozpočtového roku účetní závěrku spolu s výrokem externího auditora uvedeným v článku 46 a schválením správní rady. V takovém případě předá účetní subjektu PVSS do 1. července účetnímu Komise rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní subjektu PVSS Účetnímu dvoru ve stejné lhůtě, v níž předává účetní závěrku, rovněž prohlášení vedení k auditu, s kopií pro účetního Komise.
K účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že závěrka byla vypracována v souladu s touto kapitolou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Schválená účetní závěrka subjektu PVSS se zveřejní na jeho internetových stránkách do jednoho měsíce od jejího schválení.
Článek 44
Účetní systém
1. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, schválí účetní Komise v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 harmonizovanou účtovou osnovu platnou pro subjekt PVSS.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech za kalendářní rok.
3. Obecné účty zaznamenávají v časovém pořadí podvojným způsobem všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou, finanční a majetkovou situaci subjektu PVSS.
4. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu PVSS. Zaznamenávají veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace.
Článek 45
Inventární soupisy majetku
Subjekt PVSS vede inventární soupisy vykazující objem a hodnotu veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku, jež jsou v jeho vlastnictví nebo ve vlastnictví Unie. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vede subjekt PVSS tyto inventární soupisy v souladu se vzorem vypracovaným účetním Komise. Subjekt PVSS ověřuje shodu mezi inventárními soupisy a skutečností.
KAPITOLA 9
EXTERNÍ AUDIT A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 46
Externí audit
Subjekt PVSS podléhá nezávislému externímu auditu prováděnému nezávislým auditním subjektem v souladu s mezinárodně uznávanými standardy pro provádění auditu. Ve výroku externího auditora se uvede, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, zda zavedené kontrolní systémy řádně fungují a zda jsou uskutečněné transakce legální a správné. Ve výroku se rovněž uvede, zda audit zpochybňuje tvrzení obsažená v prohlášení řídícího subjektu uvedeném v článku 20. Výrok se předkládá správní radě. Společně s účetní závěrkou subjektu PVSS se do 15. března předá Komisi.
Článek 47
Prověření závěrky Účetním dvorem
1. Nestanoví-li zřizující akt subjektu PVSS jinak, provádí Účetní dvůr kontrolu závěrky subjektu PVSS v souladu s článkem 287 Smlouvy o fungování Evropské unie. Přitom může Účetní dvůr přihlédnout k auditu provedenému nezávislým externím auditorem uvedeným v článku 46 tohoto nařízení a opatřením přijatým na základě zjištění auditora.
2. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 48
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Aniž je dotčen čl. 47 odst. 1, poskytne subjekt PVSS zaměstnancům Komise a jiným osobám, které Komise pověří, jakož i auditorům Účetního dvora přístup do svých prostor a zařízení a ke všem informacím včetně informací v elektronickém formátu, jež potřebují k tomu, aby mohli provádět audity.
2. OLAF může provádět šetření, včetně kontrol a inspekcí na místě, v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (6) a v nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (7) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem či zakázkou financovanou subjektem PVSS nedošlo k podvodu, korupci nebo jakékoli jiné protiprávní činnosti poškozující finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, obsahují smlouvy, dohody a rozhodnutí subjektu PVSS ustanovení výslovně zmocňující Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění takových auditů a šetření, a to v souladu s jejich příslušnými pravomocemi.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 49
Žádosti o informace
Komise a členové subjektu PVSS jiní než Unie mohou požadovat veškeré nezbytné informace nebo vysvětlení ze strany subjektu PVSS týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich působnosti.
Článek 50
Přijetí finančních pravidel subjektu PVSS
Každý subjekt uvedený v článku 209 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nová finanční pravidla tak, aby vstoupila v platnost dne 1. ledna 2014 nebo v každém případě během devíti měsíců ode dne, kdy se na subjekt PVSS začne vztahovat působnost článku 209 uvedeného nařízení.
Článek 51
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
REGLAMENTO DELEGADO (UE) N o 110/2014 DE LA COMISIÓN
de 30 de septiembre de 2013
sobre el Reglamento Financiero tipo para los organismos de las colaboraciones público-privadas a que se hace referencia en el artículo 209 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (1), y, en particular, su artículo 209,
Considerando lo siguiente:
(1)
El Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, basándose en la experiencia de las colaboraciones público-privadas establecidas como organismos de la Unión en virtud del artículo 185 del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (2), introdujo categorías adicionales de colaboraciones público-privadas con el fin de aumentar la elección de instrumentos e incluir organismos cuyas normas sean más flexibles y más accesibles para los socios privados que las aplicables a las instituciones de la Unión. Entre estas categorías adicionales se encuentran los organismos mencionados en el artículo 209 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 que tienen la misión de aplicar una colaboración público-privada (en lo sucesivo, «los organismos de CPP»).
(2)
Con objeto de garantizar una sólida gestión financiera de los fondos de la Unión y permitir a los organismos de CPP adoptar sus propias normas financieras, es necesario adoptar un reglamento financiero tipo para dichos organismos.
(3)
Los organismos de CPP deben establecer y ejecutar su presupuesto de conformidad con los principios presupuestarios de unidad, veracidad presupuestaria, anualidad, equilibrio, unidad de cuenta, universalidad, especificación, buena gestión financiera - que requiere un control interno eficaz y eficiente- y transparencia.
(4)
A fin de garantizar la aplicación global de las tareas y actividades del organismo de CPP, este debe poder consignar los créditos no utilizados de un ejercicio determinado en la estimación de ingresos y gastos de los tres ejercicios presupuestarios siguientes como máximo.
(5)
Dado que los fondos de la Unión puestos a disposición del organismo de CPP deben ser objeto de la gestión indirecta establecida en el artículo 60 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, las disposiciones sobre notificación y planificación financiera deben ser compatibles con el método de gestión indirecta de la ejecución del presupuesto. La aprobación de la gestión en la ejecución del presupuesto en lo que se refiere a la contribución de la Unión a los organismos de CPP debe considerarse como parte de la aprobación de la gestión concedida por el Parlamento Europeo a la Comisión respecto de la ejecución del presupuesto de la Unión. Por consiguiente, de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 deberá facilitarse, una información anual adecuada que incluya la presentación de una declaración de responsabilidades de gestión, para permitir a la Comisión asumir mejor sus responsabilidades en relación con la aprobación de su gestión.
(6)
Es necesario definir las facultades y responsabilidades del contable y de los ordenadores teniendo en cuenta la naturaleza público-privada de los organismos de CPP. Los ordenadores deben ser plenamente responsables respecto de todas las operaciones de ingresos y gastos ejecutadas bajo su autoridad, de las que deben rendir cuentas, en su caso en el marco de procedimientos disciplinarios.
(7)
Es necesario aclarar las funciones de auditoría interna y control interno y simplificar las exigencias de notificación. La función de auditoría interna de los organismos de CPP deberá desempeñarla el auditor interno de la Comisión, que debe realizar auditorías cuando así lo justifiquen los riesgos existentes. Hay que introducir disposiciones sobre el establecimiento y el funcionamiento de las competencias de auditoría interna.
(8)
Con el fin de garantizar que cada organismo sea responsable de la ejecución de su presupuesto y persiga los objetivos asignados al mismo en el momento de su creación, se debe permitir a los organismos de CPP, para el desempeño de las tareas que se les hayan encomendado, recurrir a organismos exteriores privados únicamente cuando ello sea necesario, y en ningún caso en relación con tareas que impliquen una misión de servicio público o el empleo de facultades discrecionales de valoración.
(9)
Deben establecerse los principios que han de seguirse en relación con las operaciones de ingresos y de gastos del organismo de CPP.
(10)
Teniendo en cuenta la naturaleza público-privada de los organismos de CPP y, en particular, la contribución del sector privado al presupuesto de estos organismos, han de permitirse procedimientos flexibles para la adjudicación de contratos públicos. Los procedimientos correspondientes deben incluir los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato y no discriminación y apartarse, parcialmente, de las disposiciones pertinentes establecidas en el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 de la Comisión (3). Es necesario garantizar una oferta de bienes y servicios mejor y más barata, y evitar unos costes de gestión de los procedimientos de licitación excesivos, mediante una cooperación reforzada entre los miembros de los organismos de CPP. Por consiguiente, estos organismos también deben tener la posibilidad de celebrar contratos, sin recurrir a un procedimiento de licitación, con sus miembros distintos de la Unión para la oferta de productos, la prestación de servicios o la realización de obras que estos miembros realicen directamente, sin recurrir a terceros.
(11)
Con el fin de mejorar la relación eficacia/coste, debe ofrecerse la posibilidad de compartir servicios o transferirlos a otro organismo o a la Comisión, particularmente permitiendo que al contable de esta se le confíen la totalidad o una parte de las tareas del contable del organismo de CPP.
(12)
Para la evaluación de las solicitudes de subvención, los proyectos y las licitaciones y para proporcionar dictámenes y asesoramiento en casos específicos, se debe permitir a los organismos de CPP recurrir a expertos externos. Dichos expertos deben seleccionarse siguiendo los principios de no discriminación, igualdad de trato y ausencia de conflicto de intereses.
(13)
En la concesión de subvenciones y premios, deben aplicarse las disposiciones pertinentes del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012, sin perjuicio de las posibles disposiciones específicas del acto constitutivo del organismo de CPP ni del acto de base del programa cuya aplicación se confía a dicho organismo, a fin de garantizar que la aplicación sea coherente con las acciones gestionadas directamente por la Comisión.
(14)
Cuando las cuentas de los organismos de CPP deben consolidarse de conformidad con las normas contables a que se hace referencia en el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, las normas contables aplicadas por los organismos de CPP han de permitir dicha consolidación.
(15)
El presente Reglamento debe entrar en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea con el fin de permitir la oportuna adopción del reglamento financiero revisado de los organismos de colaboración público-privada el 1 de enero de 2014, a fin de garantizar unas normas coherentes para el próximo marco financiero plurianual.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
CAPÍTULO 1
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Artículo 1
Objeto
El presente Reglamento establece los principios esenciales sobre cuya base los organismos de colaboración público-privada (en lo sucesivo, «los organismos de CPP») adoptarán sus propias normas financieras. Las normas financieras del organismo de CPP no se apartarán del presente Reglamento, salvo cuando sus necesidades específicas lo requieran y con el consentimiento previo de la Comisión, de conformidad con el artículo 209, apartado 4, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
Cada organismo de CPP adoptará disposiciones detalladas que desarrollen estos principios en sus normas financieras.
Artículo 2
Definiciones
A efectos del presente Reglamento, se entenderá por:
- «Consejo de Administración»: el órgano principal de decisión a nivel interno en materia financiera y presupuestaria del organismo de CPP, independientemente de su denominación concreta en el acto constitutivo de dicho organismo,
- «director»: la persona responsable de ejecutar las decisiones del Consejo de Administración y el presupuesto del organismo de CPP en su condición de ordenador, independientemente de su denominación concreta en el acto constitutivo de dicho organismo,
- «miembro»: todo miembro del organismo de CPP de conformidad con su acto constitutivo,
- «acto constitutivo»: el acto del Derecho de la Unión que rige los principales aspectos de la creación y el funcionamiento del organismo de CPP,
- «presupuesto del organismo de CPP»: el acto en el que se prevén y autorizan los ingresos y gastos del organismo de CPP que se consideran necesarios para un determinado ejercicio.
Artículo 3
Ámbito de aplicación del presupuesto
El presupuesto del organismo de CPP constará de:
a)
los ingresos del organismo de CPP, compuestos por:
i)
las contribuciones financieras de sus miembros a los gastos administrativos,
ii)
las contribuciones financieras de sus miembros a los gastos de operaciones,
iii)
los ingresos asignados a la financiación de partidas específicas de gasto,
iv)
cualquier ingreso generado por el organismo;
b)
los gastos del organismo de CPP, incluidos los gastos administrativos.
CAPÍTULO 2
PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS
Artículo 4
Respeto de los principios presupuestarios
El presupuesto del organismo de CPP respetará, en su establecimiento y ejecución, los principios de unidad, veracidad presupuestaria, anualidad, equilibrio, unidad de cuenta, universalidad, especialidad, buena gestión financiera -que requiere un control interno eficaz y eficiente- y transparencia, según lo establecido en el presente Reglamento.
Artículo 5
Principios de unidad y de veracidad presupuestaria
1. No podrá realizarse ingreso ni gasto alguno sin la correspondiente imputación a una línea del presupuesto del organismo de CPP.
2. No podrá efectuarse ningún compromiso de gastos ni ordenamiento de pagos que exceda de los créditos autorizados por el presupuesto del organismo de CPP.
3. No podrá consignarse en el presupuesto del organismo de CPP ningún crédito si no corresponde a una partida de gasto que se considere necesaria.
4. Los intereses generados por pagos de prefinanciación realizados con cargo al presupuesto del organismo de CPP no se deberán a dicho organismo.
Artículo 6
Principio de anualidad
1. Los créditos consignados en el presupuesto de un organismo de CPP se autorizarán para un ejercicio presupuestario, cuya duración coincidirá con el año natural.
2. Los créditos de compromiso cubrirán el coste total de los compromisos jurídicos contraídos durante el ejercicio presupuestario.
3. Los créditos de pago financiarán los pagos derivados de la ejecución de los compromisos jurídicos contraídos durante el ejercicio presupuestario o en ejercicios anteriores.
4. En cuanto a los créditos administrativos, los gastos no serán superiores a los ingresos previstos para el ejercicio a que se hace referencia en el artículo 3, letra a), inciso i).
5. Habida cuenta de las necesidades del organismo de CPP, los créditos no utilizados podrán consignarse en la estimación de ingresos y gastos de los tres ejercicios presupuestarios siguientes como máximo. Dichos créditos serán los primeros en ser utilizados.
6. Los apartados 1 a 5 no impedirán que créditos presupuestarios destinados a medidas que abarquen más de un ejercicio presupuestario se fraccionen en tramos anuales durante un período de varios años cuando el acto constitutivo así lo establezca o cuando estén asociados a gastos administrativos.
Artículo 7
Principio de equilibrio
1. El presupuesto estará equilibrado en cuanto a ingresos y créditos de pago.
2. Los créditos de pago no rebasarán la correspondiente contribución anual de la Unión establecida en el acuerdo anual de transferencia de fondos celebrado con la Comisión, a la que se añadirán las contribuciones anuales de otros miembros distintos de la Unión, cualesquiera otros ingresos mencionados en el artículo 3 y el importe de los créditos no utilizados a que se hace referencia en el artículo 6, apartado 5.
3. El organismo de CPP no podrá contratar préstamos en el marco de su presupuesto.
4. Si el resultado presupuestario es positivo, se consignará en el presupuesto del ejercicio siguiente como ingresos.
Si el resultado presupuestario es negativo, se consignará en el presupuesto del ejercicio siguiente como créditos de pago.
Artículo 8
Principio de unidad de cuenta
El presupuesto del organismo de CPP se establecerá y ejecutará en euros y las cuentas se presentarán en euros. Sin embargo a efectos del flujo de tesorería, el contable estará autorizado a realizar operaciones en otras monedas con arreglo a lo establecido en las normas financieras de dicho organismo.
Artículo 9
Principio de universalidad
1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 2, la totalidad de los ingresos cubrirá la totalidad de los créditos de pago. Todos los ingresos y gastos deberán consignarse íntegramente, sin calcularse saldos netos entre ellos, a reserva de posibles disposiciones específicas de las normas financieras del organismo de CPP que prevean la posibilidad de realizar ciertas deducciones en el importe de las solicitudes de pago, en cuyo caso la ordenación corresponderá al importe neto.
2. Los ingresos asignados para un objetivo específico, tales como los ingresos procedentes de fundaciones, las subvenciones, los regalos y los legados, se utilizarán para financiar partidas específicas de gasto.
3. El director podrá aceptar toda clase de liberalidades en favor del organismo de CPP, tales como fundaciones, subvenciones, donaciones y legados.
La aceptación de liberalidades que pudiere acarrear una carga financiera significativa estará supeditada a la autorización previa del Consejo de Administración, que se pronunciará en el plazo de dos meses a partir de la fecha en la que se le hubiere presentado la solicitud. Si el Consejo de Administración no decidiere en ese plazo, la liberalidad se considerará aceptada.
El importe por encima del cual la carga financiera acarreada se considera significativa será establecido por una decisión del Consejo de Administración.
Artículo 10
Principio de especialidad
1. Los créditos se asignarán para objetivos específicos al menos por títulos y capítulos.
2. El director podrá transferir créditos de un capítulo a otro sin límite y de un título a otro hasta un máximo equivalente al 10 % de los créditos para el ejercicio consignados en la línea con cargo a la cual se realice la transferencia.
Para rebasar el límite contemplado en el párrafo primero, el director podrá proponer al Consejo de Administración transferencias de créditos entre títulos. El Consejo de Administración dispondrá de tres semanas para oponerse a tales transferencias. Pasado ese plazo, se considerarán aprobadas.
El director informará al Consejo de Administración lo antes posible de todas las transferencias realizadas con arreglo al párrafo primero.
Artículo 11
Principio de buena gestión financiera
1. Los créditos se utilizarán de acuerdo con el principio de buena gestión financiera, es decir, de acuerdo con los principios de economía, eficiencia y eficacia.
2. El principio de economía prescribe que los medios utilizados por el organismo de CPP para llevar a cabo sus actividades se pondrán a disposición en el momento oportuno, en la cantidad y calidad apropiada y al mejor precio.
El principio de eficiencia se refiere a la relación óptima entre los medios empleados y los resultados obtenidos.
El principio de eficacia se refiere a la consecución de los objetivos específicos fijados y a la obtención de los resultados esperados.
3. Para todos los sectores de actividad cubiertos por el presupuesto del organismo de CPP se fijarán objetivos específicos, mensurables, realizables, pertinentes y con fecha determinada. El logro de estos objetivos será objeto de seguimiento mediante indicadores de resultados para cada actividad, y el director facilitará la información al Consejo de Administración anualmente, y a más tardar en los documentos que acompañen el proyecto de presupuesto del organismo de CPP.
4. A menos que el instrumento constitutivo prevea que las evaluaciones sean realizadas por la Comisión, el organismo de CPP, con objeto de mejorar la toma de decisiones, efectuará evaluaciones de sus programas y actividades que impliquen gastos significativos, incluidas evaluaciones ex post, y los resultados de la evaluación se enviarán al Consejo de Administración.
Artículo 12
Control interno de la ejecución del presupuesto
1. La ejecución del presupuesto del organismo de CPP se efectuará de conformidad con el principio del control interno efectivo y eficiente.
2. A efectos de la ejecución del presupuesto del organismo de CPP, el control interno se define como un procedimiento aplicable a todos los niveles de la cadena de gestión y concebido para ofrecer garantías razonables respecto de la consecución de los siguientes objetivos:
a)
la eficacia, la eficiencia y la economía de las operaciones;
b)
la fiabilidad de la información;
c)
la salvaguardia de los activos y la protección de datos;
d)
la prevención, la detección, la corrección y el seguimiento de fraudes e irregularidades;
e)
la gestión adecuada de los riesgos relativos a la legalidad y a la regularidad de las operaciones subyacentes, en función del carácter plurianual de los programas y de la naturaleza de los pagos correspondientes.
3. El control interno efectivo y eficiente se basará en las mejores prácticas internacionales e incluirá, en particular, los elementos establecidos en el artículo 32, apartados 3 y 4, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, teniendo en cuenta la estructura y el tamaño del organismo de CPP, la naturaleza de las tareas que le hayan sido encomendadas y los importes y los riesgos financieros y operativos implicados.
Artículo 13
Principio de transparencia
1. El presupuesto del organismo de CPP deberá elaborarse, ejecutarse y ser objeto de una rendición de cuentas con arreglo al principio de transparencia.
2. El presupuesto del organismo de CPP, incluida la plantilla de personal y los presupuestos rectificativos, que se hayan aprobado, así como las adaptaciones que se hayan realizado conforme al artículo 15, apartado 1, se publicarán en el sitio internet del organismo de CPP en el plazo de cuatro semanas a partir de su aprobación y se transmitirán a la Comisión y al Tribunal de Cuentas.
3. El organismo de CPP pondrá a disposición en su sitio internet, a más tardar el 30 de junio del ejercicio presupuestario siguiente, y siguiendo una presentación normalizada, información sobre los beneficiarios de los fondos procedentes de su presupuesto, de conformidad con el artículo 21, apartados 2, 3, y 4, del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
La información publicada será fácilmente accesible, clara y global. Esta información se efectuará con la observancia debida de los requisitos de confidencialidad y de seguridad, en particular, la protección de datos personales establecida en el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (4).
4. La lista de expertos contratados de conformidad con el artículo 34 del presente Reglamento se publicará en un sitio internet de la Unión.
CAPÍTULO 3
PLANIFICACIÓN FINANCIERA
Artículo 14
Estados de previsiones de ingresos y gastos
1. El organismo de CPP enviará a la Comisión y a los demás miembros, a más tardar el 31 de enero del ejercicio anterior a aquel en que el presupuesto de dicho organismo ha de ejecutarse, un estado de previsiones de sus ingresos y gastos y las orientaciones generales subyacentes en la misma, junto con su proyecto de programa de trabajo a que se hace referencia en el artículo 31, apartado 4.
2. El estado de previsiones de ingresos y gastos del organismo de CPP incluirá:
a)
una estimación del volumen de puestos permanentes y temporales, por grupo de función y por grado, así como de personal contratado y de expertos nacionales en comisión de servicios, expresado en equivalentes de jornada completa, dentro de los límites de los créditos presupuestarios;
b)
en caso de variación de la plantilla, un estado justificativo con los motivos por los que se solicita la creación de nuevos puestos;
c)
una previsión trimestral de los pagos y cobros de la tesorería;
d)
información sobre el logro de todos los objetivos establecidos previamente para las distintas actividades;
e)
los objetivos establecidos para el ejercicio al que haga referencia el estado de previsiones, indicándose todas las necesidades presupuestarias específicas asociadas a la consecución de dichos objetivos;
f)
los costes administrativos y el presupuesto ejecutado del organismo de CPP en el ejercicio anterior;
g)
el importe de las contribuciones financieras de los miembros y el valor de las contribuciones en especie realizadas por los miembros distintos de la Unión;
h)
información sobre los créditos no utilizados que se incluyen en la estimación de ingresos y gastos anuales de conformidad con el artículo 6, apartado 5.
Artículo 15
Establecimiento del presupuesto
1. El presupuesto del organismo de CPP y la plantilla de personal, incluido el volumen de puestos permanentes y temporales, por grupo de función y por grado, y de expertos nacionales en comisión de servicios, expresado en equivalentes de jornada completa, serán adoptados por el Consejo de Administración con arreglo al acto constitutivo del organismo de CPP. Se podrán establecer disposiciones detalladas en las normas financieras de dicho organismo. Cualquier modificación del presupuesto del mismo, particularmente, de la plantilla de personal, será objeto de un presupuesto rectificativo adoptado por el mismo procedimiento que el presupuesto inicial. El presupuesto del organismo de CPP y, en su caso, sus presupuestos rectificativos serán adaptados para tener en cuenta el importe de la contribución de la Unión establecido en el presupuesto de esta.
2. El presupuesto del organismo de CPP constará de un estado de ingresos y un estado de gastos.
3. En el presupuesto del organismo de CPP figurará:
a)
en el estado de ingresos:
i)
las previsiones de ingresos del organismo de CPP correspondientes al ejercicio presupuestario de que se trate (ejercicio «n»),
ii)
los ingresos previstos del ejercicio anterior y los ingresos del ejercicio «n-2»,
iii)
los comentarios apropiados por cada línea de ingresos;
b)
en el estado de gastos:
i)
los créditos de compromiso y de pago del ejercicio «n»,
ii)
los créditos de compromiso y de pago del ejercicio presupuestario anterior y los gastos comprometidos y los gastos pagados en el ejercicio «n-2», expresada esta última información también como porcentaje del presupuesto del organismo de CPP para el año «n»,
iii)
un estado recapitulativo de los calendarios de vencimiento de los pagos a efectuar en ejercicios posteriores como consecuencia de los compromisos presupuestarios contraídos en ejercicios anteriores,
iv)
los comentarios apropiados por cada subdivisión.
4. En la plantilla de personal se indicará, al lado del número de puestos de trabajo autorizados en el ejercicio, el número de puestos de trabajo autorizados en el ejercicio anterior y el número de puestos realmente provistos. La misma información deberá facilitarse en relación con el personal contratado y los expertos nacionales en comisión de servicios.
CAPÍTULO 4
AGENTES FINANCIEROS
Artículo 16
Ejecución del presupuesto de conformidad con el principio de buena gestión financiera
1. Corresponde al director ejercer las funciones de ordenador. El director ejecutará los ingresos y gastos del presupuesto del organismo de CPP de conformidad con las normas financieras del mismo y el principio de buena gestión financiera, bajo su propia responsabilidad y dentro de los límites de los créditos autorizados. El director tendrá la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de los requisitos de legalidad y regularidad.
Sin perjuicio de las competencias del ordenador en la prevención y detección de fraudes e irregularidades, el organismo de CPP participará en las acciones de prevención del fraude de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF).
2. El director podrá delegar sus competencias de ejecución del presupuesto en el personal del organismo de CPP cubierto por el Estatuto, cuando este sea aplicable al personal de dicho organismo, de conformidad con las condiciones establecidas en las normas financieras del organismo. Los delegatarios no podrán extralimitarse en el ejercicio de las competencias que se les hubieren expresamente conferido.
Artículo 17
Competencias y funciones del ordenador
1. El presupuesto del organismo de CPP será ejecutado por el director en los servicios sometidos a su autoridad.
2. Siempre y cuando resultare indispensable, podrán confiarse contractualmente a entidades u organismos exteriores de Derecho privado competencias de peritaje técnico y competencias administrativas, preparatorias o accesorias que no impliquen ni función de potestad pública ni el ejercicio de un poder discrecional de apreciación.
3. El director, de conformidad con las normas mínimas adoptadas por el Consejo de Administración, y teniendo debidamente en cuenta los riesgos asociados al marco de gestión y la naturaleza de la acción financiada, establecerá la estructura organizativa y los sistemas de control interno que convengan al desempeño de sus funciones. El establecimiento de dichas estructura y sistemas será respaldado por un análisis del riesgo que tenga en cuenta su rentabilidad.
El director podrá establecer en el seno de sus servicios una función de peritaje y consejo que le asista en el control de los riesgos asociados a sus actividades.
4. El ordenador conservará los documentos justificativos relativos a las operaciones realizadas durante un período de cinco años a partir de la fecha de la decisión de aprobación de la gestión de la Comisión en la ejecución del presupuesto de la Unión para el año de que se trate. Los datos personales contenidos en el documento justificativo se suprimirán siempre que ello sea posible y dichos datos no sean necesarios a efectos de control y auditoría. En cualquier caso, se aplicará lo dispuesto en el artículo 37, apartado 2, del Reglamento (CE) no 45/2001 en relación con la conservación de los datos sobre tráfico.
Artículo 18
Controles previos
1. Cada operación será objeto de al menos un control previo basado en un análisis de los documentos y en los resultados disponibles de los controles ya realizados, en relación con los aspectos operativos y financieros de la operación.
Los controles previos comprenderán el inicio y la verificación de una operación.
La iniciación y verificación de una operación constituirán funciones separadas.
2. Por «inicio de una operación» se entenderá el conjunto de las operaciones preparatorias para la adopción de los actos de ejecución del presupuesto del organismo de CPP por parte del ordenador competente.
3. Por «verificación previa de una operación» se entenderá el conjunto de controles previos establecidos por el ordenador competente al objeto de verificar los aspectos operativos y financieros de la misma.
4. Los controles previos verificarán la coherencia entre los documentos justificativos requeridos y cualquier otra información disponible.
El alcance en términos de frecuencia e intensidad de los controles previos será determinado por el ordenador competente atendiendo a consideraciones de rentabilidad y de riesgo. En caso de duda, el ordenador competente para liquidar el pago de que se trate recabará más información o efectuará un control in situ a fin de obtener garantías razonables en el marco del control previo.
El objeto de los controles previos será constatar:
a)
que el gasto es apropiado y cumple con las disposiciones aplicables;
b)
que se aplica el principio de buena gestión financiera a que se refiere el artículo 11.
A efectos de los controles, el ordenador competente podrá considerar como una única operación una serie de operaciones individuales similares relativas a gastos corrientes en materia de remuneraciones, pensiones, reembolso de gastos de misión y gastos médicos.
Artículo 19
Controles a posteriori
1. El ordenador competente podrá establecer controles a posteriori para verificar las operaciones ya aprobadas a raíz de los controles previos. Dichos controles podrán organizarse por muestreo en función del riesgo.
Los controles a posteriori podrán efectuarse sobre la base de documentos y, cuando proceda, in situ.
2. Los controles a posteriori serán efectuados por personal distinto del responsable de los controles previos. El personal responsable de los controles a posteriori no estará subordinado a los miembros del personal responsable de los controles previos.
El personal responsable de controlar la gestión de las operaciones financieras dispondrá de los conocimientos profesionales requeridos.
Artículo 20
Informes anuales
El ordenador informará anualmente al Consejo de Administración del desempeño de sus funciones. A tal efecto, el ordenador presentará al Consejo de Administración y a la Comisión, a más tardar el 15 de febrero del ejercicio presupuestario siguiente:
a)
un informe sobre la ejecución del programa de trabajo anual del organismo de CPP, sobre la ejecución de su presupuesto y sobre sus recursos de personal;
b)
las cuentas provisionales del organismo de CPP, incluido el informe sobre gestión presupuestaria y financiera mencionado en el artículo 39;
c)
una declaración de responsabilidades de gestión en la que se indique que, salvo indicación en contrario en alguna reserva realizada al respecto, el ordenador tiene garantías razonables de que:
i)
la información se presenta adecuadamente y es completa y exacta (imagen veraz y fiel),
ii)
los gastos se han utilizado para el objetivo perseguido,
iii)
los sistemas de control establecidos ofrecen las garantías necesarias en lo que respecta a la legalidad y la regularidad de las operaciones correspondientes;
d)
un resumen de los informes de auditoría finales y de los controles realizados, incluido un análisis de la naturaleza y el alcance de los errores y deficiencias detectados en los sistemas, así como de las medidas correctoras tomadas o previstas.
En el informe, que será proporcionado a la naturaleza de las tareas encomendadas y a los importes implicados, se indicarán los resultados de las operaciones en relación con los objetivos fijados, los riesgos asociados a tales operaciones, la forma en que se han utilizado los recursos facilitados y la efectividad y eficiencia de los sistemas de control interno.
A más tardar, el 1 de julio de cada año, el director enviará a la Comisión los documentos mencionados en las letras c) y d) del primer párrafo y su evaluación por el Consejo de Administración, el informe anual de actividad aprobado y las cuentas finales, junto con su aprobación por el Consejo de Administración de conformidad con el artículo 43, apartado 2. La Comisión enviará estos documentos al Parlamento Europeo y al Consejo.
Artículo 21
Protección de los intereses financieros de la Unión
1. Si un agente que participa en la gestión financiera y en el control de las operaciones considera que una decisión cuya aplicación o aceptación le impone su superior es irregular o contraria al principio de buena gestión financiera o a las normas profesionales que tal agente ha de respetar, informará de ello por escrito al director, que deberá responder también por escrito. Si el director no actuare o confirmare la decisión o instrucción inicial, y el miembro del personal considerare que dicha confirmación no constituye una respuesta razonable a lo planteado, este informará de ello por escrito a la instancia pertinente a que se hace referencia en el artículo 23, apartado 3. Dicha instancia informará inmediatamente al Consejo de Administración.
2. En caso de actividad ilegal, fraude o corrupción que puedan ir en detrimento de los intereses del organismo de CPP o de sus miembros, el miembro del personal informará a las autoridades e instancias designadas por la legislación vigente. Los contratos con auditores externos que realicen auditorías de la gestión financiera del organismo de CPP contemplarán la obligación para el auditor externo de informar al ordenador delegado sobre cualquier sospecha de actividad ilegal, fraude o corrupción que pueda ir en detrimento del organismo de CPP o de sus miembros.
Artículo 22
El contable
1. El Consejo de Administración designará a un contable sometido al Estatuto, cuando este se aplique al personal del organismo de CPP, que gozará de plena independencia en el ejercicio de sus funciones. El contable se encargará en el organismo de CPP:
a)
de la correcta ejecución de los pagos, del cobro de los ingresos y de la recaudación de los títulos de crédito devengados;
b)
de la elaboración y presentación de las cuentas, según lo estipulado en el capítulo 8;
c)
de aplicar, de conformidad con el capítulo 8, las normas contables y el plan contable;
d)
de la definición y validación de los planes contables y, en su caso, de la validación de los planes definidos por el ordenador que proporcionen o justifiquen datos contables; el contable estará habilitado para verificar en cualquier momento el cumplimiento de los criterios de validación al respecto;
e)
de la gestión de la tesorería.
2. Dos o más organismos de CPP pueden designar al mismo contable.
Los organismos de CPP también pueden acordar con la Comisión que el contable de esta actúe también como contable del organismo de CPP.
También pueden encargar al contable de la Comisión una parte de las tareas del contable del organismo de CPP teniendo en cuenta consideraciones de coste-beneficio.
En el caso al que se hace referencia en este apartado, dichos organismos tomarán las disposiciones necesarias para evitar conflictos de intereses.
3. El contable recabará del ordenador todos los datos necesarios para el establecimiento de unas cuentas que presenten una imagen veraz y fiel de la situación financiera del organismo de CPP y de la ejecución del presupuesto. El ordenador garantizará la fiabilidad de dicha información.
4. Antes de que el director apruebe las cuentas, el contable las firmará, certificando con ello que tiene garantías razonables de que las cuentas presentan una imagen veraz y fiel de la situación financiera del organismo de CPP.
A los efectos del primer párrafo, el contable verificará que las cuentas se han elaborado de conformidad con las normas contables a que se hace referencia en el artículo 38 y que todos los ingresos y gastos se han contabilizado.
El contable estará habilitado para comprobar la información recibida y proceder a cualquier otra verificación que considere necesaria para poder firmar las cuentas.
El contable formulará, en su caso, las reservas oportunas, precisando la naturaleza y el alcance de las mismas.
Sin perjuicio del apartado 5, únicamente el contable estará habilitado para manejar efectivo y equivalentes de efectivo. El contable será responsable de su conservación.
5. En el desempeño de sus funciones, el contable podrá delegar ciertas tareas en miembros del personal sometidos al Estatuto, cuando este sea aplicable al personal del organismo de CPP, siempre que ello sea indispensable para el desempeño de sus funciones de conformidad con las normas financieras del organismo de CPP.
6. Sin perjuicio de la posible aplicación de medidas disciplinarias, el contable podrá ser suspendido en todo momento de sus funciones, temporal o definitivamente, por el Consejo de Administración. En tal caso, el Consejo de Administración deberá designar un contable provisional.
Artículo 23
Responsabilidad de los agentes financieros
1. Los artículos 16 a 25 no prejuzgan sobre la responsabilidad penal en que pudieran incurrir los agentes financieros con arreglo al Derecho nacional aplicable o en virtud de las disposiciones vigentes relativas a la protección de los intereses financieros de la Unión y a la lucha contra los actos de corrupción en los que estuvieren implicados funcionarios de la Unión o de los Estados miembros.
2. Los ordenadores y contables podrán incurrir en responsabilidad disciplinaria y pecuniaria en las condiciones previstas por el Estatuto. En caso de actividad ilegal, fraude o corrupción que pueda perjudicar a los intereses financieros de la Unión, se recurrirá a las autoridades e instancias designadas por la legislación vigente, en particular a la OLAF.
3. La instancia especializada en detectar irregularidades financieras, establecida por la Comisión o en la que esta participa con arreglo al artículo 73, apartado 6, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, ejercerá respecto del organismo de CPP las mismas competencias que las que tuviere conferidas respecto de los servicios de la Comisión, salvo que el Consejo de Administración decidiere crear una instancia funcionalmente independiente o participar en una instancia común a varios organismos. Cuando sean los organismos de CPP los que presenten un caso ante la instancia especializada en irregularidades financieras, instaurada por la Comisión o en la que esta participa, deberá formar parte de la misma un miembro del personal de un organismo de CPP.
Partiendo de la opinión de la instancia mencionada en el primer párrafo, el director decidirá de la pertinencia de iniciar procedimientos disciplinarios o procedimientos destinados al establecimiento de una sanción pecuniaria. Si la instancia detecta problemas sistémicos, enviará un dictamen con recomendaciones al ordenador. Si tal dictamen cuestiona al director, la instancia lo trasladará al Consejo de Administración y al auditor interno de la Comisión. El director hará referencia anónimamente a los dictámenes de dicha instancia en su informe establecido de conformidad con el artículo 20 e indicará las medidas de seguimiento adoptadas.
4. Los miembros del personal podrán ser obligados a reparar, total o parcialmente, el perjuicio sufrido por el organismo de CPP debido a una falta grave cometida en el ejercicio de sus funciones o con motivo del ejercicio de las mismas. La Autoridad Facultada para Proceder a los Nombramientos, previo cumplimiento de las formalidades prescritas en materia disciplinaria por la legislación aplicable, adoptará una decisión motivada.
Artículo 24
Conflicto de intereses
1. Los agentes financieros en el sentido de los artículos 16 a 25 y los demás agentes que participen en la gestión y ejecución del presupuesto -incluidos los actos preparatorios al respecto, la auditoría o el control del presupuesto- no adoptarán ninguna medida que pueda acarrear un conflicto entre sus propios intereses y los del organismo de CPP.
De existir este riesgo, el agente de que se trate se abstendrá de actuar y elevará la cuestión al director que, a su vez, confirmará por escrito si existe o no un conflicto de intereses. El agente de que se trate también informará a su superior jerárquico. Si el agente es el director, deberá trasladar el asunto al Consejo de Administración.
En caso de que se constate la existencia de un conflicto de intereses, el agente de que se trate cesará todas sus actividades respecto del expediente. El director, o el Consejo de Administración, si el asunto afecta al director, tomarán cualquier nueva acción pertinente.
2. A los efectos del apartado 1, existirá conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones de los agentes financieros y demás personas a que se refiere dicho apartado se vea comprometido por razones familiares, afectivas, de afinidad política o nacional, de interés económico o por cualquier otro motivo de comunidad de intereses con el beneficiario.
Artículo 25
Separación de funciones
Las funciones de ordenador y contable serán funciones separadas y mutuamente excluyentes.
CAPÍTULO 5
AUDITORÍA INTERNA
Artículo 26
Designación, competencias y funciones del auditor interno
1. El organismo de CPP dispondrá de una función de auditoría interna, que habrá de ejercerse de conformidad con las normas internacionales pertinentes.
2. La función de auditoría interna será desempeñada por el auditor interno de la Comisión. El auditor interno no podrá ser ni ordenador ni contable.
3. El auditor interno asesorará al organismo de CPP sobre el control de riesgos, emitiendo dictámenes independientes sobre la calidad de los sistemas de gestión y control y formulando recomendaciones para mejorar las condiciones de ejecución de las operaciones y promover una buena gestión financiera.
El auditor interno estará encargado, en particular, de:
a)
evaluar la adecuación y eficacia de los sistemas de gestión internos, así como los resultados obtenidos por los servicios en la realización de los programas y acciones en relación con los riesgos que entrañan los mismos;
b)
evaluar la efectividad y eficiencia de los sistemas de control interno y de auditoría aplicables a cada operación de ejecución presupuestaria.
4. El auditor interno ejercerá sus funciones en relación con todas las actividades y servicios del organismo de CPP. El auditor interno dispondrá de un acceso completo e ilimitado a toda la información requerida para el ejercicio de sus funciones.
5. El auditor interno tomará nota del informe del ordenador establecido de conformidad con el artículo 20 y de cualesquiera otros elementos de información identificados.
6. El auditor interno informará de sus comprobaciones y recomendaciones al Consejo de Administración y al director.
El auditor interno también informará en cualquiera de los siguientes casos:
-
cuando no se hayan abordado riesgos críticos o recomendaciones,
-
cuando se observen retrasos significativos en la aplicación de las recomendaciones formuladas en años anteriores.
El Consejo de Administración y el director garantizarán el control regular de la aplicación de las recomendaciones de la auditoría. El Consejo de Administración examinará la información a que se hace referencia en el artículo 20 y establecerá si las recomendaciones se han aplicado plenamente y a su debido tiempo.
7. El organismo de CPP pondrá a disposición de toda persona física o jurídica implicada en las operaciones de gasto la información necesaria para ponerse en contacto de forma confidencial con el auditor interno.
8. Los informes y resultados del auditor interno solo serán accesibles al público tras la validación por este de las medidas tomadas para su aplicación.
Artículo 27
Independencia del auditor interno
La independencia del auditor interno, su responsabilidad respecto de las medidas tomadas en el desempeño de sus funciones y su derecho a interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea se determinarán de conformidad con el artículo 100 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
Artículo 28
Establecimiento de una estructura de auditoría interna
1. El Consejo de Administración podrá establecer, teniendo debidamente en cuenta los criterios de eficacia-coste y valor añadido, una estructura de auditoría interna que desempeñará sus funciones cumpliendo las normas internacionales pertinentes.
El cometido, los poderes y las responsabilidades de la estructura de auditoría interna se establecerán en la carta de auditoría interna y se someterán a la aprobación del Consejo de Administración.
El plan de auditoría anual de una estructura de auditoría interna será elaborado por el jefe de dicha estructura, tomando en consideración, en particular, la evaluación de los riesgos del organismo de CPP efectuada por el director.
Dicho plan será revisado y aprobado por el Consejo de Administración.
La estructura de auditoría interna informará de sus comprobaciones y recomendaciones al Consejo de Administración y al director.
Si la estructura de auditoría interna de un organismo de CPP no es rentable o no está en condiciones de cumplir las normas internacionales, este organismo podrá decidir compartir una estructura de auditoría interna con otros organismos de CPP presentes en el mismo sector de actividad.
En tales casos, los consejos de administración de los organismos de CPP afectados aprobarán las modalidades prácticas de las estructuras de auditoría internas comunes.
Los agentes de la auditoría interna cooperarán eficientemente intercambiando información e informes de auditoría y, en su caso, estableciendo evaluaciones de riesgo conjuntas y realizando auditorías en común.
2. El Consejo de Administración y el director garantizarán el control regular de la aplicación de las recomendaciones de la estructura de auditoría interna.
CAPÍTULO 6
OPERACIONES DE INGRESOS Y DE GASTOS
Artículo 29
Ejecución de los ingresos
1. La ejecución de los ingresos englobará la determinación de las previsiones de títulos de crédito, el establecimiento de los derechos a cobrar y la recuperación de los importes indebidamente pagados. También incluirá, en su caso, la posibilidad de renunciar a los derechos establecidos.
2. Los importes indebidamente pagados deberán ser recuperados.
Si la recaudación efectiva no se produjere en el plazo previsto en la nota de adeudo, el contable informará de ello al ordenador competente, e iniciará sin demora el procedimiento de recuperación por cualquier medio admitido en derecho, incluido, si ha lugar, mediante compensación y, si esta no es posible, por vía de apremio.
En los casos en que el ordenador competente tenga el propósito de renunciar, total o parcialmente, al cobro de títulos de crédito devengados, deberá comprobar que dicha renuncia se ajusta a las normas y a los principios de buena gestión financiera y de proporcionalidad. La decisión de renuncia deberá estar motivada. En la decisión de renuncia se hará mención de las diligencias efectuadas para proceder a la recaudación y los elementos de iure y de facto en que se basa.
El contable mantendrá una lista de cantidades por cobrar. Los títulos de crédito del organismo de CPP se agruparán en la lista según la fecha de emisión de la orden de ingreso. El contable también indicará las decisiones de renunciar o renunciar parcialmente al cobro de los importes establecidos. Esta lista se añadirá al informe del organismo de CPP sobre la gestión presupuestaria y financiera.
3. Cualquier deuda no reembolsada en la fecha establecida en la nota de adeudo devengará intereses de conformidad con el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
4. Los títulos de crédito, tanto los del organismo de CPP frente a terceros, como los de terceros frente al organismo de CPP, prescribirán a los cinco años.
Artículo 30
Contribución de los miembros
1. El organismo de CPP presentará a sus miembros solicitudes de pago de la totalidad o una parte de su contribución en las condiciones y plazos establecidos en el acto constitutivo o acordados con ellos.
2. Los fondos pagados al organismo de CPP por sus miembros en forma de una contribución devengarán intereses en beneficio del presupuesto de dicho organismo.
Artículo 31
Ejecución de los gastos
1. Para ejecutar los gastos, el ordenador contraerá compromisos presupuestarios y compromisos jurídicos, liquidará los gastos y ordenará los pagos y realizará los actos previos a la ejecución de los créditos.
2. Todo gasto será objeto de un compromiso, una liquidación, un ordenamiento y un pago.
La liquidación de un gasto es el acto por el cual el ordenador competente confirma una operación financiera.
El ordenamiento del gasto es el acto por el cual el ordenador competente, tras haber verificado la disponibilidad de los créditos, ordena al contable que pague los gastos liquidados.
3. Para cualquier medida que pueda generar un gasto con cargo al presupuesto del organismo de CPP, el ordenador competente deberá efectuar un compromiso presupuestario antes de adquirir un compromiso jurídico con terceros.
4. El programa de trabajo anual del organismo de CPP facilitará la autorización del Consejo de Administración para la realización de los gastos de operaciones de dicho organismo relacionados con sus actividades, a condición de que los elementos establecidos en este apartado se identifiquen claramente.
El programa de trabajo anual incluirá los objetivos detallados y los resultados esperados, con inclusión de indicadores de resultados. También contendrá una descripción de la acción o acciones que se habrán de financiar y una indicación del importe asignado a cada acción.
Las posibles modificaciones sustanciales del programa de trabajo anual se adoptarán por el mismo procedimiento que el programa de trabajo inicial, de conformidad con lo dispuesto en el acto constitutivo.
El Consejo de Administración podrá delegar en el ordenador del organismo de CPP la facultad de introducir modificaciones no substanciales en el programa de trabajo.
Artículo 32
Plazos
El pago de gastos debe efectuarse dentro del plazo especificado y de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
CAPÍTULO 7
EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE LOS ORGANISMOS DE CPP
Artículo 33
Contratación pública
1. En cuanto a la contratación pública, el Título V del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 serán aplicables sin perjuicio de los apartados 3 a 6 del presente artículo.
2. El organismo de CPP participará en la base de datos central común sobre las exclusiones creada y gestionada por la Comisión con arreglo al artículo 108 del Reglamento Financiero general.
3. A los contratos de un valor comprendido entre 60 000 EUR y los umbrales establecidos en el artículo 118 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 podrá aplicárseles el procedimiento establecido en el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 para los contratos de escaso valor, no superior a 60 000 EUR.
4. El organismo de CPP podrá intervenir, si así lo solicitare, como órgano de contratación en la adjudicación de contratos de la Comisión o de contratos interinstitucionales, así como en la adjudicación de contratos de otros organismos de la Unión u organismos de CPP.
5. El organismo de CPP podrá concluir un contrato con la Comisión, las oficinas interinstitucionales, el Centro de traducción de los órganos de la Unión Europea, creado por el Reglamento (CE) no 2965/94 del Consejo (5) u otros organismos de CPP para el suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras que los mismos efectúen, sin tener que recurrir a un procedimiento de contratación pública.
El organismo de CPP, sin tener que recurrir a un procedimiento de contratación pública, podrá concluir un contrato con sus miembros distintos de la Unión para el suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras que estos miembros efectúen directamente, sin tener que recurrir a terceros.
Los bienes suministrados, los servicios prestados y las obras ejecutadas a que se hace referencia en los párrafos primero y segundo no se considerarán parte de la contribución de los miembros al presupuesto del organismo de CPP.
6. El organismo de CPP podrá utilizar procedimientos conjuntos de contratación con las autoridades contratantes del Estado miembro de acogida para cubrir sus necesidades administrativas o con las autoridades contratantes de los Estados miembros, los países de la Asociación Europea de Libre Comercio o los países candidatos a la adhesión a la Unión que participen en él como miembros. En tales casos, se aplicará, mutatis mutandis, el artículo 133 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
El organismo de CPP podrá utilizar procedimientos conjuntos de contratación con sus miembros privados o con las autoridades contratantes de países participantes en los programas de la Unión que participan en él como miembros. En tales casos, se aplicará, mutatis mutandis, el artículo 133, apartado 1, del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
Artículo 34
Expertos
El artículo 287 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 se aplicará mutatis mutandis a la selección de expertos, sin perjuicio de los posibles procedimientos específicos establecidos en el acto de base del programa cuya aplicación se confíe al organismo de CPP. Dichos expertos serán remunerados con una cantidad fija anunciada de antemano y serán elegidos atendiendo a su capacidad profesional.
El organismo de CPP podrá utilizar las listas elaboradas por la Comisión o por otros organismos de la unión u organismos de CPP.
El organismo de CPP podrá, si se considera apropiado y en casos debidamente justificados, seleccionar a cualquier persona que tenga las cualificaciones adecuadas aunque no figure en las listas.
Los expertos externos serán seleccionados sobre la base de la adecuación de sus cualificaciones, experiencia y conocimientos para desempeñar las tareas a ellos encomendadas y de conformidad con los principios de no discriminación, igualdad de trato y ausencia de conflicto de intereses.
Artículo 35
Subvenciones
En cuanto a las subvenciones, serán aplicables el Título VI del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012, sin perjuicio de posibles disposiciones específicas del acto constitutivo.
Artículo 36
Premios
1. En cuanto a los premios, serán aplicables el Título VII del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012, sin perjuicio del apartado 2 del presente artículo.
2. Los concursos dotados de premios de un valor unitario de 1 000 000 EUR o superior solo podrán publicarse si se contemplan en el proyecto de programa de trabajo a que se hace referencia en el artículo 14, apartado 1.
Artículo 37
Indicación de las vías de recurso
1. Cuando un acto procedimental de un ordenador afecte negativamente a los derechos de un solicitante o un licitador, o de un beneficiario o un contratista, se indicarán en el mismo las vías de recurso administrativo y/o judicial disponibles para impugnar dicho acto.
2. Se hará referencia, en concreto, a la naturaleza del recurso, al organismo u organismos que pueden conocer del mismo y a los plazos aplicables a su ejercicio.
3. Los apartados 1 y 2 se entenderán sin perjuicio de posibles procedimientos específicos establecidos en los actos de base del programa cuya ejecución se confíe al organismo de CPP.
CAPÍTULO 8
CONTABILIDAD
Artículo 38
Normas aplicables a las cuentas
El organismo de CPP establecerá un sistema contable que proporcione información exacta, completa y fiable en el momento oportuno.
La contabilidad del organismo de CPP deberá conformarse a las normas contables mencionadas en el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
Artículo 39
Estructura de las cuentas
Las cuentas del organismo de CPP englobarán:
a)
sus estados financieros;
b)
los informes sobre la ejecución de su presupuesto (informe sobre la gestión financiera y presupuestaria).
El organismo de CPP elaborará un informe sobre la gestión financiera y presupuestaria en el ejercicio. En dicho informe se presentará, tanto en términos absolutos como porcentuales, al menos, el nivel de ejecución de los créditos así como información resumida sobre las transferencias de créditos entre las distintas partidas presupuestarias.
Cuando las cuentas del organismo de CPP hayan de consolidarse con arreglo a las normas contables mencionadas en el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, dicho organismo enviará el informe sobre la gestión financiera y presupuestaria al Parlamento Europeo, al Consejo y al Tribunal de Cuentas el 31 de marzo del ejercicio presupuestario siguiente a más tardar.
Artículo 40
Principios contables
Los estados financieros presentarán la información, incluida la información sobre las políticas contables, de manera tal que se garantice que es pertinente, fiable, comparable y comprensible. Los estados financieros deberán elaborarse siguiendo principios contables generalmente aceptados, tal como se definen en las normas contables a que se hace referencia en el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 o en las Normas Contables Internacionales del Sector Público (en lo sucesivo, «las normas IPSAS»), basadas en el principio del devengo.
Artículo 41
Estados financieros
1. Los estados financieros se presentarán en euros e incluirán:
a)
el balance y el estado de resultados financieros, que recogen toda la situación patrimonial y financiera y el resultado económico, a 31 de diciembre del ejercicio precedente; se presentarán de conformidad con las normas contables a que se hace referencia en el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 o las normas IPSAS, basadas en el principio del devengo;
b)
el estado de los flujos de tesorería, en el que se reflejan los cobros y desembolsos del ejercicio, así como la situación final de la tesorería;
c)
la variación en la situación de los activos netos con una visión de conjunto de los movimientos, durante el ejercicio, de las reservas y de los resultados acumulados.
2. En las notas de los estados financieros se completará y se comentará la información presentada en los estados contemplados en el apartado 1 y se facilitará toda la información adicional prescrita por las prácticas contables internacionalmente admitidas en aquellos casos en que tal información fuere pertinente en relación con las actividades del organismo de CPP.
Artículo 42
Estados relativos a la ejecución del presupuesto
Los estados relativos a la ejecución presupuestaria se presentarán en euros, y consistirán en:
a)
estados que presenten en forma agregada todas las operaciones presupuestarias del ejercicio referentes a ingresos y gastos;
b)
notas explicativas que completen y comenten la información presentada en los estados.
Los estados relativos a la ejecución del presupuesto tendrán la misma estructura que la del presupuesto.
Artículo 43
Cuentas provisionales y aprobación de las cuentas definitivas
1. Cuando las cuentas del organismo de CPP hayan de consolidarse de conformidad con las normas contables a que se hace referencia en el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, el contable de dicho organismo enviará las cuentas provisionales al Tribunal de Cuentas a más tardar el 15 de febrero del ejercicio siguiente.
En el caso mencionado en el primer párrafo, el contable del organismo de CPP también enviará a más tardar el 15 de febrero del ejercicio siguiente un paquete de información al contable de la Comisión, en un formato normalizado establecido por el contable de la Comisión a efectos de consolidación.
2. El contable elaborará las cuentas definitivas del organismo de CPP. El 15 de marzo a más tardar, el director las enviará, junto con el dictamen del auditor externo contemplado en el artículo 46, al Consejo de Administración para su aprobación.
Cuando las cuentas del organismo de CPP hayan de consolidarse con arreglo a las normas contables a que se hace referencia en el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, el contable enviará las cuentas definitivas, junto con el dictamen del auditor externo contemplado en el artículo 46 y la aprobación del Consejo de Administración, al Tribunal de Cuentas, al Parlamento Europeo y al Consejo, a más tardar el 1 de julio del ejercicio presupuestario siguiente. En tal caso, el 1 de julio a más tardar, el contable del organismo de CPP también enviará un paquete de información al contable de la Comisión en un formato normalizado establecido por este a efectos de consolidación.
Cuando las cuentas del organismo de CPP deban consolidarse de conformidad con las normas contables a que se hace referencia en el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, el contable del organismo de CPP también enviará al Tribunal de Cuentas, con copia al contable de la Comisión, en la misma fecha en la que transmita las cuentas definitivas, una carta de manifestaciones relativa a estas cuentas definitivas.
Se adjuntará a las cuentas definitivas una nota elaborada por el contable en la que este hará constar que dichas cuentas han sido elaboradas de conformidad con el presente capítulo y con los principios, normas y métodos contables aplicables.
Las cuentas definitivas del organismo de CPP aprobadas se publicarán en su sitio internet en el plazo de un mes a partir de la aprobación.
Artículo 44
Sistema contable
1. Cuando las cuentas del organismo de CPP deban consolidarse de conformidad con las normas contables a que se hace referencia en el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, el plan contable armonizado que debe aplicar el organismo de CPP será aprobado por el contable de la Comisión con arreglo al artículo 152 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
2. El sistema contable constará de una contabilidad general y de una contabilidad presupuestaria. Ambas contabilidades se llevarán por año natural y en euros.
3. En la contabilidad general se reflejarán cronológicamente, según el método de partida doble, los movimientos y operaciones que afecten a la situación económica, financiera y patrimonial del organismo de CPP.
4. La contabilidad presupuestaria permitirá el control pormenorizado de la ejecución del presupuesto del organismo de CPP, registrando todas las operaciones presupuestarias de ingresos y gastos.
Artículo 45
Inventario
El organismo de CPP llevará su inventario de existencias mostrando la cantidad y el valor de todos los activos tangibles, intangibles y financieros que formen parte de su patrimonio o del patrimonio de la Unión. Cuando las cuentas del organismo de CPP deban consolidarse de conformidad con las normas contables mencionadas en el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, dicho organismo mantendrá el inventario de conformidad con un modelo elaborado por el contable de la Comisión El organismo de CPP verificará la concordancia entre las anotaciones del inventario y la realidad.
CAPÍTULO 9
AUDITORÍA EXTERNA Y LUCHA CONTRA EL FRAUDE
Artículo 46
Auditoría externa
El organismo de CPP será sometido a una auditoría externa independiente, que será realizada por un organismo de auditoría independiente siguiendo normas de auditoría adoptadas a nivel internacional. El dictamen del auditor externo determinará si las cuentas ofrecen una imagen veraz y fiel, si los sistemas de control establecidos funcionan correctamente y si las operaciones correspondientes son legales y regulares. También indicará si el trabajo de auditoría pone en duda las afirmaciones hechas en la declaración de responsabilidades de gestión mencionada en el artículo 20. El dictamen se someterá al Consejo de Administración, y se transmitirá a la Comisión, junto con las cuentas definitivas del organismo de CPP, a más tardar el 15 de marzo.
Artículo 47
Examen de las cuentas por parte del Tribunal de Cuentas
1. Salvo disposición en contrario en el acto constitutivo del organismo de CPP, el Tribunal de Cuentas examinará las cuentas de dicho organismo de conformidad con el artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea. En su examen, el Tribunal de Cuentas podrá considerar la labor de auditoría realizada por el auditor externo independiente mencionado en el artículo 46 del presente Reglamento y las medidas adoptadas a raíz de sus resultados.
2. En lo que respecta al examen efectuado por el Tribunal de Cuentas, se estará a lo dispuesto en los artículos 158 a 163 del Reglamento (CE, Euratom) no 966/2012.
Artículo 48
Controles in situ realizados por la Comisión, el Tribunal de Cuentas y la OLAF
1. Sin perjuicio del artículo 47, apartado 1, el organismo de CPP garantizará al personal de la Comisión, a las personas que esta autorice y al Tribunal de Cuentas un derecho de acceso a sus centros y locales y a toda la información, incluida la información electrónica, que sea necesaria para que puedan realizar las auditorías.
2. La OLAF podrá realizar investigaciones, incluidos controles y verificaciones sobre el terreno, de conformidad con las disposiciones y procedimientos establecidos en el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo (6) y en el Reglamento (Euratom, CE) no 2185/96 del Consejo (7), con el fin de establecer si ha habido fraude, corrupción o cualquier otro acto ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión en el marco de una subvención o un contrato financiado por el organismo de CPP.
3. Sin perjuicio de los apartados 1 y 2, los contratos, acuerdos y decisiones del organismo de CPP contendrán disposiciones que habiliten expresamente al Tribunal de Cuentas Europeo y a la OLAF a realizar dichas auditorías e investigaciones, según sus competencias respectivas.
CAPÍTULO 10
DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES
Artículo 49
Solicitudes de información
La Comisión y los miembros del organismo de CPP distintos de la Unión podrán solicitar cualquier información o explicación necesaria a dicho organismo en relación con asuntos presupuestarios dentro de sus respectivos ámbitos de competencias.
Artículo 50
Aprobación de las normas financieras del organismo de CPP
Cada organismo contemplado en el artículo 209 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 adoptará nuevas normas financieras con vistas a su entrada en vigor el 1 de enero de 2014 o, en cualquier caso, en un plazo de nueve meses a partir de la fecha en la que el organismo considerado entre en el ámbito de aplicación de dicho artículo.
Artículo 51
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 30 de septiembre de 2013.