ROZHODNUTÍ KOMISE (EU, Euratom) 2015/443
ze dne 13. března 2015
o bezpečnosti v Komisi
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 249 této smlouvy,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie připojený ke Smlouvám, a zejména na článek 18 uvedeného protokolu,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Bezpečnostní politika v Komisi má stanovit ucelený, integrovaný přístup k otázce bezpečnosti, v jehož rámci budou jednak v míře odpovídající zjištěným rizikům chráněny osoby, majetek a informace, jednak podnikána účinná a včasná bezpečnostní opatření tak, aby Komise mohla fungovat v chráněném a zajištěném prostředí.
(2)
Stejně jako jiné mezinárodní instituce čelí i Komise v oblasti bezpečnosti velkým hrozbám a problémům, zejména v souvislosti s terorismem, kybernetickými útoky a politickou a obchodní špionáží.
(3)
S vládou Belgie, Lucemburska a Itálie uzavřela Evropská komise dohody o bezpečnostních otázkách týkající se jejích hlavních sídel (1). Tyto dohody potvrzují, že Komise je odpovědná za svou bezpečnost.
(4)
Za účelem zajištění bezpečnosti osob, majetku a informací může být zapotřebí, aby Komise přijala opatření v oblastech chráněných základními právy, která jsou zakotvena v Listině základních práv a v Evropské úmluvě o lidských právech a uznána Soudním dvorem.
(5)
Veškerá taková opatření by tudíž měla být odůvodněna důležitostí zájmu, jejž mají chránit, měla by být přiměřená a měla by zaručovat plné respektování základních práv, především pak práva na soukromí a práva na ochranu údajů.
(6)
V systému, který se hlásí k právním pravidlům a k respektování základních práv, se musí Komise snažit zajistit odpovídající úroveň bezpečnosti pro své zaměstnance a odpovídající zabezpečení svého majetku a svých informací tak, aby mohla plnit jí svěřené úkoly, a přitom neomezovat základní práva více, než je nezbytně nutné.
(7)
Bezpečnostní politika v Komisi musí vycházet ze zásad legality, transparentnosti, přiměřenosti a odpovědnosti.
(8)
Zaměstnanci, kteří jsou pověřeni přijímáním bezpečnostních opatření, by kvůli podniknutým krokům neměli být nijak poškozováni, ledaže by svým jednáním překročili hranice uděleného pověření nebo porušili právní předpisy, a toto rozhodnutí je tedy třeba chápat jako pracovní pokyn ve smyslu služebního řádu.
(9)
Komise by měla vyvíjet příslušné iniciativy k podpoře a posílení bezpečnostní kultury, aby tak zajistila účinnější přijímání bezpečnostních opatření, lepší řízení bezpečnosti, další upevnění kontaktů a spolupráce s příslušnými orgány na mezinárodní, evropské a vnitrostátní úrovni a lepší sledování a kontrolu toho, jak jsou bezpečnostní opatření plněna.
(10)
Významný dopad na bezpečnostní zájmy Komise mělo zřízení Evropské služby pro vnější činnost (ESVČ) jakožto funkčně nezávislé instituce Unie, a proto je zapotřebí, aby byla mezi ESVČ a Komisí stanovena pravidla a postupy pro spolupráci v oblasti ochrany a bezpečnosti, zejména pokud jde o řádný výkon povinností Komise vůči jejím zaměstnancům v delegacích Unie.
(11)
Bezpečnostní politika Komise by se měla provádět způsobem, který bude v souladu s ostatními vnitřními procesy a postupy, jež mohou obsahovat prvek bezpečnosti. Mezi ně patří zejména řízení kontinuity činností, jež usiluje o to, aby bylo v Komisi v případě narušení provozu zachováno plnění zásadních úkolů, a proces ARGUS pro koordinaci krizových situací postihujících vícero sektorů.
(12)
Bez ohledu na opatření, která již byla v době přijetí tohoto rozhodnutí zavedena a oznámena evropskému inspektorovi ochrany údajů (2), se musí veškerá opatření podle tohoto rozhodnutí, jež jsou spojena se zpracováváním osobních údajů, řídit prováděcími pravidly v souladu s článkem 21, jež pro subjekty údajů stanoví náležité záruky.
(13)
S ohledem na výše uvedené je nutno, aby Komise přezkoumala, aktualizovala a konsolidovala stávající regulační základ pro bezpečnost v Komisi.
(14)
Rozhodnutí Komise K(94) 2129 (3) by tudíž mělo být zrušeno,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
1)
„majetkem“ všechny movité a nemovité věci ve vlastnictví či v držení Komise;
2)
„útvarem Komise“ generální ředitelství či služba Komise nebo kabinet člena Komise;
3)
„komunikačním a informačním systémem“ jakýkoliv systém, který umožňuje manipulaci s informacemi v elektronickém formátu, včetně všech aktiv potřebných pro jeho provoz a včetně infrastruktury, organizace, personálu a informačních zdrojů;
4)
„kontrolou rizik“ jakékoliv bezpečnostní opatření, u něhož lze důvodně očekávat, že zajistí účinnou kontrolu nad bezpečnostními riziky tím, že jim bude předcházet a bránit a bude je omezovat a přenášet;
5)
„krizovou situací“ okolnost, událost, incident či nouzový stav (nebo jejich sled či kombinace), které pro Komisi představují významnou nebo bezprostřední bezpečnostní hrozbu bez ohledu na jejich původ;
6)
„údaji“ informace ve formě, která umožňuje jejich sdělování, zaznamenávání či zpracovávání;
7)
„členem Komise odpovědným za bezpečnost“ člen Komise, pod jehož vedení spadá Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost;
8)
„osobními údaji“ osobní údaje, jak jsou definovány v čl. 2 písm. a) nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4);
9)
„prostory“ všechny nemovitosti a přidružené věci ve vlastnictví či v držení Komise;
10)
„prevencí rizik“ bezpečnostní opatření, u nichž lze důvodně očekávat, že zabrání určitému bezpečnostnímu riziku nebo jej oddálí či zastaví;
11)
„bezpečnostním rizikem“ kombinace stupně hrozby, stupně zranitelnosti a možného dopadu určité události;
12)
„bezpečností v Komisi“ bezpečnost osob, majetku a informací v rámci Komise, zejména pak fyzická nedotknutelnost osob a majetku, integrita, důvěrnost a dostupnost informací a komunikačních a informačních systémů a nerušené fungování Komise při plnění jejích úkolů;
13)
„bezpečnostním opatřením“ jakékoliv opatření přijaté v souladu s tímto rozhodnutím za účelem kontroly bezpečnostních rizik;
14)
„služebním řádem“ služební řád úředníků Evropské unie stanovený nařízením Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (5) ve znění pozdějších předpisů;
15)
„bezpečnostní hrozbou“ událost či agens nebo činitel, u nichž lze důvodně očekávat nepříznivý dopad na bezpečnost v případě, že se na ně nebude nijak reagovat nebo se nad nimi nezíská kontrola;
16)
„bezprostřední bezpečnostní hrozbou“ bezpečnostní hrozba, která se vyskytne bez předchozího varování nebo u které je varování zachyceno v mimořádně krátkém předstihu;
17)
„významnou bezpečnostní hrozbou“ bezpečnostní hrozba, u níž lze důvodně očekávat, že povede ke ztrátám na životě, k vážným zraněním či újmám, k výrazným škodám na majetku, k ohrožení vysoce citlivých informací nebo k narušení systémů IT nebo zásadních provozních kapacit Komise;
18)
„zranitelností“ jakákoli slabina, u níž lze důvodně očekávat nepříznivý dopad na bezpečnost v Komisi v případě, že by jí bylo využito v souvislosti s jednou či vícero hrozbami.
Článek 2
Předmět
1. Toto rozhodnutí stanoví cíle, základní zásady, organizační strukturu a povinnosti, pokud jde o bezpečnost v Komisi.
2. Toto rozhodnutí se použije na všechny útvary Komise a ve všech prostorách Komise. Na zaměstnance Komise, kteří pracují v delegacích Unie, se vztahují bezpečnostní pravidla pro Evropskou službu pro vnější činnost (6).
3. Bez ohledu na jakékoli zvláštní pokyny ohledně konkrétních skupin zaměstnanců se toto rozhodnutí použije na členy Komise, na zaměstnance Komise, na něž se vztahuje služební řád a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropské unie, na národní odborníky vyslané do Komise, na poskytovatele služeb a jejich zaměstnance, na stážisty a na každého, kdo má přístup do budov či k jinému majetku Komise nebo k informacím, s nimiž Komise nakládá.
4. Ustanoveními tohoto rozhodnutí není dotčeno rozhodnutí Komise 2002/47/ES, ESUO, Euratom (7), rozhodnutí Komise 2004/563/ES, Euratom (8), rozhodnutí Komise K(2006) 1623 (9) ani rozhodnutí Komise K(2006) 3602 (10).
KAPITOLA 2
ZÁSADY
Článek 3
Bezpečnostní zásady v Komisi
1. Při provádění tohoto rozhodnutí dodržuje Komise Smlouvy, a zejména Listinu základních práv a Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, dohody uvedené v 2. bodě odůvodnění s veškerými příslušnými ustanoveními vnitrostátních právních předpisů a rovněž podmínky stanovené tímto rozhodnutím. V případě potřeby se vydá bezpečnostní upozornění ve smyslu čl. 21 odst. 2 s příslušnými pokyny.
2. Bezpečnostní politika v Komisi vychází ze zásad legality, transparentnosti, přiměřenosti a odpovědnosti.
3. Zásada legality znamená, že při provádění tohoto rozhodnutí je nutné se důsledně držet mezí právního rámce a dodržovat požadavky právních norem.
4. Veškerá bezpečnostní opatření se přijímají bez utajení s výjimkou případů, kdy lze důvodně očekávat, že by takový postup omezoval jejich účinek. Osoby, kterým je bezpečnostní opatření určeno, jsou předem zpraveny o jeho důvodech a dopadu s výjimkou případů, kdy lze důvodně očekávat, že by poskytnutí takovýchto informací omezovalo účinek daného opatření. V takovém případě je osoba, které je bezpečnostní opatření určeno, informována poté, co riziko omezení jeho účinku pomine.
5. Útvary Komise zajistí, aby byly bezpečnostní otázky brány v potaz od chvíle, kdy se politiky, rozhodnutí, programy, projekty a činnosti Komise, za něž jsou odpovědné, začnou vypracovávat a provádět. Za tímto účelem do své práce od nejranějších fází přípravy zapojují v rámci Komise Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, pokud jde o obecné záležitosti, a hlavního inspektora pro bezpečnost informací, pokud jde o systémy IT.
6. V patřičných případech Komise spolupracuje s příslušnými orgány hostitelského státu, ostatních členských států a ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů EU, je-li to možné, přičemž bere v úvahu opatření, která k řešení předmětného bezpečnostního rizika přijaly či naplánovaly tyto orgány.
Článek 4
Povinné dodržování
1. Dodržování tohoto rozhodnutí, jeho prováděcích pravidel a bezpečnostních opatření a pokynů vydaných pověřenými zaměstnanci je povinné.
2. Nedodržení bezpečnostních pravidel může zavdat důvod k zahájení disciplinárního řízení v souladu se Smlouvami a služebním řádem, ke smluvním postihům a/nebo k právním krokům podle vnitrostátních právních a správních předpisů.
KAPITOLA 3
PŘIJÍMÁNÍ BEZPEČNOSTNÍCH OPATŘENÍ
Článek 5
Pověření zaměstnanci
1. Pravomoc přijmout jedno či více z níže uvedených opatření může být svěřena pouze schváleným zaměstnancům, kterým se s ohledem na jejich stávající povinnosti dostalo jmenovitého pověření ze strany generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost:
1)
nošení příručních zbraní;
2)
provádění bezpečnostních šetření podle článku 13;
3)
podnikání bezpečnostních opatření podle článku 12, jak je uvedeno v pověření.
2. Pověření zmiňované v odstavci 1 se neuděluje na dobu delší, než je období, po které daná osoba zastává pracovní pozici či funkci, v souvislosti s níž se jí pověření uděluje. Pověření se udělují v souladu s příslušnými ustanoveními zmiňovanými v čl. 3 odst. 1.
3. Pokud jde o pověřené zaměstnance, toto rozhodnutí představuje pracovní pokyn ve smyslu článku 21 služebního řádu.
Článek 6
Obecná ustanovení o bezpečnostních opatřeních
1. Je-li to rozumně možné, Komise při přijímání bezpečnostních opatření zejména zajistí, aby:
a)
hledala podporu či pomoc jen u dotčeného státu, a to za předpokladu, že je tento stát členem Evropské unie, nebo pokud jím není, je stranou Evropské úmluvy o lidských právech, nebo zaručuje práva, která jsou přinejmenším rovnocenná právům zaručeným uvedenou úmluvou;
b)
předávala informace o určité fyzické osobě jiným příjemcům než orgánům a institucím Společenství, kteří nepodléhají vnitrostátním právním předpisům přijatým podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (11), výhradně v souladu s článkem 9 nařízení (ES) č. 45/2001;
c)
když určitá fyzická osoba přestavuje bezpečnostní hrozbu, byla případná bezpečnostní opatření namířena proti této osobě a aby této osobě bylo možné uložit vzniklé náklady. Proti jiným fyzickým osobám mohou být taková bezpečnostní opatření namířena jen tehdy, je-li nutno získat kontrolu nad určitou bezprostřední či významnou bezpečnostní hrozbou a jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
zamýšlená opatření proti fyzické osobě, jež představuje bezpečnostní hrozbu, nelze přijmout nebo by pravděpodobně nebyla účinná,
b)
Komise nemůže nad danou bezpečnostní hrozbou získat kontrolu vlastními kroky nebo tak nemůže učinit včas,
c)
předmětné opatření není pro ostatní fyzické osoby a jejich práva neúměrným nebezpečím.
2. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost vypracuje přehled bezpečnostních opatření, u kterých může být zapotřebí soudní příkaz v souladu s právními a správními předpisy členských států, v nichž se prostory Komise nacházejí.
3. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může úkoly související s bezpečností svěřit smluvnímu dodavateli, který je provádí pod jeho vedením a dozorem.
Článek 7
Bezpečnostní opatření týkající se osob
1. Osoby v prostorách Komise musí být s přihlédnutím k požadavkům na bezpečnost a ochranu v náležité míře chráněny.
2. V případě významných bezpečnostních rizik zajistí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost přísnou ochranu členů Komise nebo dalších zaměstnanců, jestliže posouzení hrozeb ukáže, že je taková ochrana zapotřebí k zajištění jejich bezpečnosti.
3. V případě významných bezpečnostních rizik může Komise nařídit evakuaci svých prostor.
4. Obětem nehod či útoků v prostorách Komise se dostane pomoci.
5. V zájmu prevence a kontroly bezpečnostních rizik mohou pověření zaměstnanci prověřovat bezúhonnost osob, na které se vztahuje toto rozhodnutí, aby zjistili, zda zpřístupnění prostor či informací Komise těmto osobám nepředstavuje bezpečnostní hrozbu. Za tímto účelem a v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 a s ustanoveními zmiňovanými v čl. 3 odst. 1 mohou dotčení pověření zaměstnanci:
a)
využívat veškerých informačních zdrojů, které má Komise k dispozici, přičemž berou v potaz jejich spolehlivost;
b)
nahlížet do osobních spisů či údajů, jimiž Komise disponuje ve vztahu k jednotlivcům, které zaměstnává či hodlá zaměstnat, což v řádně odůvodněných případech platí i v případě zaměstnanců smluvních dodavatelů.
Článek 8
Bezpečnostní opatření týkající se fyzické bezpečnosti a majetku
1. Bezpečnost majetku je zajišťována uplatňováním odpovídajících fyzických a technických ochranných opatření a příslušných postupů (dále jen „fyzická bezpečnost“), které tvoří víceúrovňový systém.
2. Opatření podle tohoto článku lze přijmout za účelem ochrany osob či informací v Komisi a za účelem ochrany majetku.
3. Cílem při zajišťování fyzické bezpečnosti je:
-
předcházet násilným činům namířeným proti členům Komise nebo proti osobám, na něž se vztahuje toto rozhodnutí,
-
předcházet špionáži a odposlouchávání citlivých či utajovaných informací,
-
předcházet krádežím, vandalismu, sabotáži a dalším násilným činům, jejichž účelem je poškodit či zničit budovy a majetek Komise,
-
umožnit vyšetřování a zkoumání bezpečnostních incidentů, mimo jiné prověřováním protokolů o kontrolách příchodů a odchodů, záznamů z uzavřených televizních okruhů, záznamů telefonních hovorů a podobných údajů, jak je uvedeno v čl. 22 odst. 2, a dalších informačních zdrojů.
4. Součástí zajišťování fyzické bezpečnosti je:
-
politika přístupu platná pro každou osobu či vozidlo vyžadující vstup do prostor Komise včetně parkovišť,
-
systém kontroly přístupu, který zahrnuje lidskou ostrahu, technické vybavení a technická opatření, informační systémy nebo kombinaci všech těchto prvků.
5. Za účelem zajištění fyzické bezpečnosti lze činit tyto kroky:
-
zaznamenávat příchody a odchody osob, vjezdy a výjezdy vozidel a vstupy a výstupy zboží a zařízení v rámci prostor Komise,
-
kontrolovat totožnost v prostorách Komise,
-
kontrolovat vozidla, zboží a zařízení vizuálními či technickými prostředky,
-
bránit osobám, vozidlům a zboží bez příslušného oprávnění v přístupu do prostor Komise.
Článek 9
Bezpečnostní opatření týkající se informací
1. Bezpečnost informací se vztahuje na všechny informace, s nimiž Komise nakládá.
2. Při zajišťování bezpečnosti informací, bez ohledu na formu, musí být vyváženy aspekty jako transparentnost, přiměřenost, odpovědnost a účinnost na straně jedné a potřeba chránit informace před neoprávněným přístupem k nim a před jejich neoprávněným využíváním, vyzrazováním, úpravou či zničením na straně druhé.
3. Zajišťování bezpečnosti informací by se mělo soustřeďovat na ochranu důvěrnosti, integrity a dostupnosti.
4. V rámci procesů pro řízení rizik by se proto měla označit utajená informační aktiva a měla by se vypracovat přiměřená bezpečnostní opatření, postupy a standardy včetně zmírňujících opatření.
5. Tyto obecné zásady, na nichž je bezpečnost informací postavena, se uplatňují především ve vztahu:
a)
k „utajovaným informacím Evropské unie“, tedy k jakýmkoli informacím nebo materiálům, jež jsou označeny stupněm utajení EU a jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo různou měrou poškodit zájmy Evropské unie nebo jednoho či více členských států;
b)
k „citlivým neutajovaným informacím“, tedy k informacím nebo materiálům, které Komise musí chránit s ohledem na právní povinnost stanovenou ve Smlouvách nebo v aktech přijatých v rámci provádění Smluv a/nebo s ohledem na jejich citlivost. Mezi citlivé neutajované informace patří například (nikoli však výhradně) informace nebo materiály, které jsou profesním tajemstvím, jak je uvedeno v článku 339 SFEU, informace, které jsou předmětem zájmů chráněných článkem 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (12) ve spojení s příslušnou judikaturou Soudního dvora Evropské unie, nebo osobní údaje v rámci působnosti nařízení (ES) č. 45/2001.
6. Citlivé neutajované informace podléhají pravidlům pro nakládání s nimi a pro jejich uchovávání. Tyto informace se poskytují pouze osobám, které je důvodně potřebují. Je-li to považováno za nutné k účinné ochraně jejich důvěrnosti, označí se tyto informace stupněm utajení a připojí se k nim příslušné pokyny, jak s nimi nakládat, schválené generálním ředitelem pro lidské zdroje a bezpečnost. Pokud se s těmito informacemi nakládá v komunikačních a informačních systémech nebo pokud jsou v nich uchovávány, musí být tyto informace rovněž chráněny v souladu s rozhodnutím K(2006) 3602 a jeho prováděcími pravidly a příslušnými standardy.
7. Vůči kterékoli osobě odpovědné za ohrožení nebo ztrátu utajovaných informací Evropské unie nebo citlivých neutajovaných informací, které jsou takto označeny v pravidlech pro nakládání s nimi a pro jejich uchovávání, mohou být přijata disciplinární opatření v souladu se služebním řádem. Těmito disciplinárními opatřeními nejsou dotčeny smluvní opravné prostředky ani případné další právní či trestní řízení ze strany příslušných orgánů členských států v souladu s jejich vnitrostátními právními a správními předpisy.
Článek 10
Bezpečnostní opatření týkající se komunikačních a informačních systémů
1. Všechny komunikační a informační systémy užívané Komisí musí být v souladu s politikou Komise pro bezpečnost informačních systémů stanovenou v rozhodnutí K(2006) 3602, s prováděcími pravidly k uvedenému rozhodnutí a s příslušnými bezpečnostními standardy.
2. Útvary Komise, které vlastní, spravují či provozují komunikační a informační systémy, povolí přístup k těmto systémům ostatním orgánům, institucím a jiným subjektům Unie nebo jiným organizacím jen za předpokladu, že dané orgány, instituce a jiné subjekty Unie nebo jiné organizace mohou nabídnout přiměřenou jistotu, že ochrana jejich systémů IT je rovnocenná politice Komise pro bezpečnost informačních systémů stanovené v rozhodnutí K(2006) 3602, v prováděcích pravidlech k uvedenému rozhodnutí a v příslušných bezpečnostních standardech. Komise sleduje, zda je toto ustanovení dodržováno, a v případě vážného nesouladu nebo stálého nedodržování může přístup k systémům zakázat.
Článek 11
Forenzní analýza v oblasti kybernetické bezpečnosti
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost je zvlášť odpovědné za forenzní technické analýzy, které provádí ve spolupráci s příslušnými útvary Komise a které mají podpořit bezpečnostní šetření zmiňovaná v článku 13, pokud jde o kontrarozvědku, únik dat, kybernetické útoky a bezpečnost informačních systémů.
Článek 12
Bezpečnostní opatření týkající se osob a předmětů
1. Za účelem zajištění bezpečnosti v Komisi a za účelem prevence a kontroly rizik mohou zaměstnanci pověření v souladu s článkem 5 při dodržení zásad stanovených v článku 3 přijmout mimo jiné jedno či více z následujících bezpečnostních opatření:
a)
v případě incidentů či chování, které by mohly vést k správnímu, disciplinárnímu, občanskoprávnímu či trestnímu řízení, mohou zajistit místa činu či důkazy, včetně protokolů o kontrolách příchodů a odchodů a snímků z uzavřených televizních okruhů;
b)
mohou přijmout omezená opatření vůči osobám představujícím bezpečnostní hrozbu, např. mohou přikázat osobám, aby opustily prostory Komise, mohou je z prostor Komise eskortovat či jim na určitý čas zakázat přístup do prostor Komise (v posledně jmenovaném případě se tak musí stát v souladu s kritérii, která budou stanovena v prováděcích pravidlech);
c)
mohou přijmout omezená opatření ve vztahu k předmětům představujícím bezpečnostní hrozbu, včetně jejich odstranění, zabavení či zničení;
d)
mohou prohledat prostory Komise (včetně kanceláří);
e)
mohou prohledat komunikační a informační systémy a zařízení, údaje o telefonických a jiných telekomunikačních spojeních, protokoly, uživatelské účty apod.;
f)
mohou přijmout jiná konkrétní bezpečnostní opatření s podobným účinkem, aby předešli bezpečnostním rizikům či nad nimi získali kontrolu, zejména v souvislosti s právy Komise jakožto vlastníka nebo zaměstnavatele v souladu s příslušnými vnitrostátními právními předpisy.
2. Za výjimečných okolností mohou zaměstnanci ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, kteří jsou pověření v souladu s článkem 5, přijmout jakákoliv naléhavá opatření, jež jsou zapotřebí, a to při důsledném dodržení zásad stanovených v článku 3. Co možná nejdříve po přijetí takových opatření informují tito zaměstnanci o učiněných krocích ředitele ředitelství pro bezpečnost, který generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost požádá o příslušné pověření, jímž budou přijatá opatření potvrzena a budou povoleny jakékoliv další potřebné kroky, a který v náležitých případech naváže spolupráci s příslušnými vnitrostátními orgány.
3. Bezpečnostní opatření podle tohoto článku se v okamžiku přijetí nebo v případě bezprostředního rizika či krizové situace s přiměřeným časovým odstupem po jejich přijetí zdokumentují. Ve druhém případě musí dokumentace obsahovat i prvky, z nichž byla existence bezprostředního rizika či krizové situace vyvozena. Dokumentace může být stručná, ale měla by být koncipována tak, aby osoby, na něž se opatření vztahuje, mohly vykonat své právo na obhajobu a právo na ochranu údajů v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 a aby bylo možné přezkoumat legalitu předmětného opatření. Informace o specifických bezpečnostních opatřeních, která platí pro některého ze zaměstnanců, se neuvádějí v jeho osobním spise.
4. Při přijímání opatření podle písmene b) Komise kromě toho zaručí, aby měla dotčená osoba možnost kontaktovat právníka nebo osobu, jíž důvěřuje, a byla uvědomena o svém právu obrátit se na evropského inspektora ochrany údajů.
Článek 13
Šetření
1. Aniž by byl dotčen článek 86 a příloha IX služebního řádu a jakékoli zvláštní ujednání mezi Komisí a ESVČ, např. zvláštní ujednání o řádném výkonu povinností vůči zaměstnancům Komise vyslaným do delegací Unie, které bylo podepsáno dne 28. května 2014 Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost Evropské komise a Evropskou službou pro vnější činnost, lze bezpečnostní šetření provést:
a)
v případě incidentů dotýkajících se bezpečnosti v Komisi, včetně podezření z trestných činů;
b)
v případě potenciálního úniku či ohrožení citlivých neutajovaných informací, utajovaných informací Evropské unie nebo utajovaných informací Euratomu nebo v případě nesprávného nakládání s nimi;
c)
v rámci kontrarozvědky a boje proti terorismu;
d)
v případě závažných kybernetických incidentů.
2. O provedení bezpečnostního šetření rozhoduje generální ředitel pro lidské zdroje a bezpečnost, který je rovněž příjemcem zprávy o šetření.
3. Bezpečnostní šetření provádějí pouze vyčlenění zaměstnanci Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, kteří jsou k tomu řádně pověřeni v souladu s článkem 5.
4. Pověření zaměstnanci vykonávají svoji pravomoc provádět bezpečnostní šetření nezávisle, jak je popsáno v pověření, a mají pravomoci uvedené v článku 12.
5. Pověření zaměstnanci, kteří jsou příslušní k provádění bezpečnostních šetření, mohou ze všech dostupných zdrojů shromažďovat informace o veškerých správních přestupcích a trestných činech, které byly spáchány v prostorách Komise nebo do kterých jsou coby oběti či pachatelé zapojeny osoby zmiňované v čl. 2 odst. 3.
6. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost v náležitých případech informuje příslušné orgány hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu, zejména pak tehdy, když šetření nasvědčuje tomu, že došlo ke spáchání trestného činu. V této souvislosti Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost poskytuje, je-li to vhodné nebo nutné, orgánům hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu podporu.
7. V případě závažných kybernetických incidentů Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost úzce spolupracuje s Generálním ředitelstvím pro informatiku, které mu vypomáhá se všemi technickými záležitostmi. O tom, kdy je vhodné informovat příslušné orgány hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu, rozhodne Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost po poradě s Generálním ředitelstvím pro informatiku. K podpoře ostatních orgánů a agentur EU, které by mohly být dotčeny, se využije služeb koordinace incidentů poskytovaných skupinou pro reakci na počítačové hrozby v evropských orgánech, institucích a jiných subjektech (CERT-EU).
8. Bezpečnostní šetření se zdokumentují.
Článek 14
Vymezení pravomocí, pokud jde o bezpečnostní šetření a další typy vyšetřování
1. Pokud ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost provádí bezpečnostní šetření, jak je uvedeno v článku 13, a pokud tato šetření spadají do pravomoci Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) nebo Úřadu Komise pro vyšetřování a disciplinární opatření (IDOC), spolupracuje s oběma těmito subjekty zároveň, a to zejména proto, aby nebyly negativně dotčeny pozdější kroky úřadu OLAF nebo úřadu IDOC. V příslušných případech ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost přizve oba úřady, aby se vyšetřování účastnily.
2. Bezpečnostními šetřeními podle článku 13 nejsou dotčeny pravomoci úřadů OLAF a IDOC stanovené v předpisech, jimiž se tyto subjekty řídí. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může být požádáno, aby poskytlo technickou pomoc při šetřeních zahájených úřady OLAF nebo IDOC.
3. Vstoupí-li pracovníci úřadu OLAF do prostor Komise v souladu s čl. 3 odst. 5 a čl. 4 odst. 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (13), ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může být požádáno, aby jim bylo nápomocno, a usnadnilo jim tak plnění jejich úkolů. Ředitelství probezpečnost informuje o takových žádostech o pomoc generálního tajemníka a generálního ředitele Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, nebo pokud se předmětné vyšetřování provádí v prostorách Komise, které jsou obsazeny jejími členy či generálním tajemníkem, předsedu Komise a komisaře odpovědného za lidské zdroje.
4. Aniž by bylo dotčeno ustanovení čl. 22 písm. a) služebního řádu, pokud určitý případ může spadat do působnosti ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost i úřadu IDOC, ředitelství pro bezpečnost při informování generálního ředitele pro lidské zdroje v souladu s článkem 13 v nejranější možné fázi oznámí, zda existují důvody pro to, aby se záležitosti ujal úřad IDOC. Má se za to, že tato fáze nastává zejména tehdy, když pomine bezprostřední bezpečnostní hrozba. O záležitosti rozhodne generální ředitel pro lidské zdroje a bezpečnost.
5. Pokud určitý případ může spadat do působnosti ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost i úřadu OLAF, ředitelství pro bezpečnost o tom vyrozumí bezodkladně generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost a v nejranější možné fázi generálního ředitele úřadu OLAF. Má se za to, že tato fáze nastává zejména tehdy, když pomine bezprostřední bezpečnostní hrozba.
Článek 15
Bezpečnostní kontroly
1. Za účelem ověřování, zda útvary a osoby v rámci Komise dodržují ustanovení tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel, a za účelem formulování doporučení tam, kde je to považováno za nutné, provádí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost bezpečnostní kontroly.
2. V příslušných případech provádí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost bezpečnostní kontroly nebo bezpečnostní sledování či hodnoticí návštěvy za účelem ověřování, zda je v souladu s bezpečnostními pravidly, předpisy a standardy, které jsou přinejmenším rovnocenné pravidlům, předpisům a standardům Komise, náležitě chráněna bezpečnost zaměstnanců, majetku a informací Komise, kteří a které jsou v odpovědnosti ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, členských států, třetích zemí či mezinárodních organizací. V příslušných případech a v duchu dobré spolupráce mezi správními orgány zahrnují uvedené bezpečnostní kontroly i kontroly prováděné v souvislosti s výměnou utajovaných informací s ostatními orgány, institucemi a jinými subjekty Unie, členskými státy či třetími zeměmi nebo mezinárodními organizacemi.
3. Tento článek se provádí obdobně v případě zaměstnanců Komise v delegacích Unie, aniž by bylo dotčeno jakékoli zvláštní ujednání mezi Komisí a ESVČ, např. zvláštní ujednání o řádném výkonu povinností vůči zaměstnancům Komise vyslaným do delegací Unie, které bylo podepsáno dne 28. května 2014 Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost Evropské komise a Evropskou službou pro vnější činnost.
Článek 16
Stavy pohotovosti a řešení krizových situací
1. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost je odpovědné za zavedení odpovídajících opatření pro stavy pohotovosti, kterými bude předjímat hrozby či incidenty dotýkající se bezpečnosti v Komisi nebo na tyto hrozby či incidenty reagovat, jakož i opatření, která budou zapotřebí pro řešení krizí.
2. Opatření pro stavy pohotovosti zmiňovaná v odstavci 1 jsou úměrná stupni bezpečnostní hrozby. Stupně pohotovosti se vymezují v úzké spolupráci s příslušnými útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie a členského státu či členských států, na jejichž území se prostory Komise nacházejí.
3. Kontaktním místem, pokud jde o stavy pohotovosti a řešení krizových situací, je Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost.
KAPITOLA 4
ORGANIZAČNÍ STRUKTURA
Článek 17
Obecné povinnosti útvarů Komise
1. Povinnosti Komise zmiňované v tomto rozhodnutí plní Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, které podléhá vedení a spadá do odpovědnosti člena Komise odpovědného za bezpečnost.
2. Konkrétní ujednání ohledně kybernetické bezpečnosti jsou definována v rozhodnutí K(2006) 3602.
3. Odpovědnost za provádění tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel a za jejich každodenní dodržování lze přenést na jiné útvary Komise, a to vždy když decentralizované zajišťování bezpečnosti přinese významné úspory z hlediska efektivnosti, zdrojů nebo času, například kvůli zeměpisnému umístění dotčených útvarů.
4. Použije-li se odstavec 3, Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost a v příslušných případech generální ředitel pro informatiku uzavře s jednotlivými útvary Komise ujednání, v nichž se jasně stanoví úkoly a povinnosti spojené s prováděním a sledováním bezpečnostních politik.
Článek 18
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost
1. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost má zejména na starosti:
1)
vypracovávání bezpečnostní politiky Komise, prováděcích pravidel a bezpečnostních upozornění;
2)
shromažďování informací za účelem vyhodnocování bezpečnostních hrozeb a rizik a shromažďování informací o všech záležitostech, jež se mohou dotknout bezpečnosti v Komisi;
3)
zajišťování elektronického dozoru a ochrany ve všech sídlech Komise, které patřičně zohledňují vyhodnocení hrozeb a důkazy o nedovolených činnostech jdoucích proti zájmům Komise;
4)
zajišťování pohotovostní služby pro útvary a zaměstnance Komise a v souvislosti s veškerými problémy, pokud jde o ochranu a bezpečnost, 24 hodin denně 7 dní v týdnu;
5)
provádění bezpečnostních opatření zaměřených na omezení bezpečnostních rizik a chod odpovídajícího komunikačního a informačního systému tak, aby byly pokryty jeho provozní potřeby, zejména pokud jde o kontroly fyzického přístupu, správu bezpečnostních oprávnění a nakládání s citlivými informacemi či utajovanými informacemi EU;
6)
zvyšování povědomí o všech záležitostech spojených s bezpečností v Komisi, pořádání manévrů a cvičení a zajišťování školení a poradenství, tak aby byla podporována kultura bezpečnosti a mezi personálem byl dostatek osob náležitě vyškolených v otázkách bezpečnosti.
2. Aniž by byly dotčeny pravomoci a povinnosti jiných útvarů Komise, zajišťuje Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost externí kontakty:
1)
s bezpečnostními útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, s nimiž komunikuje o záležitostech spojených s bezpečností osob, majetku a informací v Komisi;
2)
s útvary členských států, třetích zemí a mezinárodních organizací a subjektů odpovědnými za bezpečnost, zpravodajství a vyhodnocování hrozeb (včetně vnitrostátních bezpečnostních orgánů), s nimiž komunikuje o záležitostech, jež se dotýkají bezpečnosti osob, majetku a informací v Komisi;
3)
s policejními a jinými tísňovými útvary, s nimiž komunikuje o všech rutinních a urgentních problémech, které se dotýkají bezpečnosti Komise;
4)
s bezpečnostními útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, členských států a třetích zemí, pokud jde o reakce na kybernetické útoky s potenciálním dopadem na bezpečnost v Komisi;
5)
v souvislosti s přijímáním, vyhodnocováním a šířením zpravodajských informací o hrozbách, jež plynou z teroristických či špionážních aktivit a dotýkají se bezpečnosti v Komisi;
6)
ohledně záležitostí souvisejících s utajovanými informacemi, jak je blíže popsáno v rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2015/444 (14).
3. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost odpovídá za bezpečné předávání informací podle tohoto článku, včetně předávání osobních údajů.
Článek 19
Skupina odborníků pro bezpečnost v Komisi (ComSEG)
V Komisi se zřídí skupina odborníků pro bezpečnost, která bude ze svého pověření poskytovat Komisi v příslušných případech poradenství ve věcech souvisejících s její interní bezpečnostní politikou, a zejména s ochranou utajovaných informací EU.
Článek 20
Místní bezpečnostní úředníci
1. Každý útvar nebo kabinet Komise jmenuje místního bezpečnostního úředníka (LSO), který bude hlavní styčnou osobou pro komunikaci mezi jeho útvarem a Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost ohledně všech záležitostí souvisejících s bezpečností v Komisi. V příslušných případech lze jmenovat jednoho či více zástupců LSO. Místním bezpečnostním úředníkem je úředník nebo dočasný zaměstnanec.
2. Jakožto hlavní kontaktní osoba pro otázky bezpečnosti ve svém útvaru či kabinetu podává místní bezpečnostní úředník Generálnímu ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost a svým nadřízeným pravidelné zprávy o bezpečnostních záležitostech, jež se v Komisi týkají jeho útvaru, a neprodleně je informuje o případných bezpečnostních incidentech, včetně incidentů, při nichž mohlo dojít k ohrožení utajovaných informací EU nebo citlivých neutajovaných informací.
3. V případě záležitostí souvisejících s bezpečností komunikačních a informačních systémů spolupracuje místní bezpečnostní úředník s úředníkem pro bezpečnost informatiky na místní úrovni (LISO), jenž působí v tomtéž útvaru Komise a jehož úkoly a povinnosti jsou stanoveny v rozhodnutí K(2006) 3602.
4. Podílí se na školicích a osvětových akcích v oblasti bezpečnosti zaměřených na konkrétní potřeby zaměstnanců, smluvních dodavatelů nebo jiných fyzických osob, jež pracují pod vedením téhož útvaru Komise.
5. V případě závažných či bezprostředních bezpečnostních rizik nebo mimořádných situací mohou být místnímu bezpečnostnímu úředníkovi na žádost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost svěřeny konkrétní úkoly. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost o těchto konkrétních úkolech informuje generálního ředitele nebo ředitele pro lidské zdroje místního generálního ředitelství předmětného LSO.
6. Povinnostmi místního bezpečnostního úředníka nejsou dotčeny úkoly ani povinnosti svěřené úředníkům pro bezpečnost informatiky na místní úrovni, úředníkům odpovědným za zdraví a bezpečnost, vedoucím registrů nebo jakýmkoli jiným osobám ve funkcích spojených s povinnostmi v oblasti bezpečnosti či ochrany. Místní bezpečnostní úředník s těmito osobami spolupracuje, aby byl zajištěn soustavný a jednotný přístup k bezpečnosti a účinný tok informací o záležitostech souvisejících s bezpečností v Komisi.
7. Místní bezpečnostní úředník informuje své přímé nadřízené a zároveň může přímo kontaktovat svého generálního ředitele nebo vedoucího útvaru. Je držitelem bezpečnostního oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU, a to nejméně pro stupeň SECRET UE/EU SECRET.
8. Aby se podpořila výměna informací a osvědčených postupů, pořádá Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost alespoň dvakrát do roka konferenci LSO. Účast místních bezpečnostních úředníků na této konferenci je povinná.
KAPITOLA 5
PROVÁDĚNÍ
Článek 21
Prováděcí pravidla a bezpečnostní upozornění
1. Na přijetí prováděcích pravidel k tomuto rozhodnutí, je-li to zapotřebí, se v plném souladu s vnitřním jednacím řádem vztahuje zvláštní rozhodnutí Komise o zmocnění určené členovi Komise, který je odpovědný za bezpečnostní záležitosti.
2. Po svém zmocnění prostřednictvím výše uvedeného rozhodnutí Komise může člen Komise odpovědný za bezpečnostní záležitosti vypracovávat bezpečnostní upozornění, v nichž stanoví bezpečnostní pokyny a osvědčené postupy v působnosti tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel.
3. Úkoly zmiňované v prvním a druhém odstavci tohoto článku může Komise plně v souladu s vnitřním jednacím řádem přenést na generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost prostřednictvím zvláštního rozhodnutí o přenesení pravomoci.
KAPITOLA 6
RŮZNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 22
Zpracovávání osobních údajů
1. Osobní údaje potřebné pro provádění tohoto rozhodnutí zpracovává Komise v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001.
2. Bez ohledu na opatření, která již byla v době přijetí tohoto rozhodnutí zavedena a oznámena evropskému inspektorovi ochrany údajů (15), platí, že veškerá opatření podle tohoto rozhodnutí, jež jsou spojena se zpracováváním osobních údajů, jako jsou údaje z protokolů o příchodech a odchodech, ze záznamů uzavřených televizních okruhů či ze záznamů telefonních hovorů s pohotovostní službou nebo dispečinky, a jiných podobných údajů, které jsou zapotřebí z důvodů bezpečnosti nebo reakce na krize, se musí řídit prováděcími pravidly v souladu s článkem 21, jež pro subjekty údajů stanoví náležité záruky.
3. Za bezpečnost veškerého zpracovávání osobních údajů v rámci tohoto rozhodnutí odpovídá generální ředitel Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost.
4. Zmiňované prováděcí předpisy a postupy se přijmou v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 poté, co bude konzultován inspektor ochrany údajů a evropský inspektor ochrany údajů.
Článek 23
Transparentnost
Na toto rozhodnutí a jeho prováděcí pravidla se upozorní zaměstnanci Komise a všichni ti, na které se vztahuje.
Článek 24
Zrušení předchozích rozhodnutí
Rozhodnutí K(94) 2129 se zrušuje.
Článek 25
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost prvním dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. března 2015.
DECISIÓN (UE, Euratom) 2015/443 DE LA COMISIÓN
de 13 de marzo de 2015
sobre la seguridad en la Comisión
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea y, en particular, su artículo 249,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica,
Visto el Protocolo no 7 sobre los privilegios y las inmunidades de la Unión Europea anejo a los Tratados y, en particular, su artículo 18,
Considerando lo siguiente:
(1)
El objetivo de la seguridad en la Comisión es permitir que esta pueda funcionar en un entorno seguro mediante la adopción de un planteamiento coherente e integrado por lo que respecta a su seguridad, aportando niveles adecuados de protección para las personas, los bienes y la información que sean proporcionados a los riesgos identificados, y garantizando una administración eficiente y puntual de la seguridad.
(2)
La Comisión, al igual que otros organismos internacionales, ha de hacer frente a las principales amenazas y retos en el ámbito de la seguridad, en particular en relación con el terrorismo, los ataques informáticos y el espionaje político y comercial.
(3)
La Comisión Europea ha suscrito instrumentos sobre cuestiones de seguridad para sus sedes principales con los gobiernos de Bélgica, Luxemburgo e Italia (1). Estos instrumentos confirman que la Comisión es responsable de su seguridad.
(4)
A fin de garantizar la seguridad de las personas, los bienes y la información, la Comisión puede tener que tomar medidas en ámbitos protegidos por los derechos fundamentales consagrados en la Carta de los Derechos Fundamentales y en el Convenio Europeo de Derechos Humanos, y reconocidos por el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.
(5)
Cualquier medida de este tipo debe estar, por tanto, justificada por la importancia de los intereses que debe proteger, ser proporcionada y garantizar el pleno respeto de los derechos fundamentales, en particular el derecho a la intimidad y la protección de datos.
(6)
En el marco de un sistema comprometido con el Estado de Derecho y el respeto de los derechos fundamentales, la Comisión tiene que ofrecer un nivel de seguridad adecuado a su personal, bienes e información que garantice que pueda llevar a cabo sus operaciones sin limitar los derechos fundamentales más allá de lo estrictamente necesario.
(7)
La seguridad en la Comisión se basará en los principios de legalidad, transparencia, proporcionalidad y rendición de cuentas.
(8)
Los miembros del personal encargados de tomar medidas de seguridad no deben sufrir perjuicios derivados de sus acciones a menos que actúen fuera del ámbito de su mandato o infrinjan la ley y, por tanto, a este respecto, la presente Decisión debe considerarse como una instrucción de servicio en el sentido del Estatuto.
(9)
La Comisión deberá tomar las iniciativas adecuadas para impulsar y reforzar su cultura de seguridad, garantizando una administración de la seguridad más eficiente, mejorando la gobernanza de la seguridad, intensificando aún más las redes y la cooperación con las autoridades pertinentes a nivel internacional, europeo y nacional, y mejorando la supervisión y el control de la aplicación de las medidas de seguridad.
(10)
La creación del Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE) como organismo de la Unión funcionalmente autónomo ha tenido un impacto significativo en los intereses en materia de seguridad de la Comisión y, por tanto, exige que se establezcan normas y procedimientos de cooperación en lo que respecta a la seguridad y la protección entre el SEAE y la Comisión, en particular en relación con el cumplimiento de las obligaciones de asistencia y protección de la Comisión hacia su personal en las Delegaciones de la Unión.
(11)
La política de seguridad de la Comisión debe aplicarse de manera coherente con otros procesos y procedimientos internos que puedan implicar un elemento de seguridad. Se trata, en particular, de la gestión de la continuidad de las actividades, dirigida a mantener las funciones esenciales de la Comisión en caso de perturbación, y del sistema ARGUS para la coordinación multisectorial en caso de crisis.
(12)
A pesar de las medidas ya vigentes en el momento de la adopción de la presente Decisión y notificadas al Supervisor Europeo de Protección de Datos (2), cualquier medida prevista en el marco de la presente Decisión que implique el tratamiento de datos personales estará sujeta a las normas de desarrollo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21, que establecerá las oportunas garantías para los interesados.
(13)
Por lo tanto, es preciso que la Comisión revise, actualice y consolide las actuales bases normativas de seguridad de la Comisión.
(14)
Por consiguiente, procede derogar la Decisión C (94)2129 de la Comisión (3).
HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:
CAPÍTULO 1
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1
Definiciones
A efectos de la presente Decisión, se aplicarán las siguientes definiciones:
1) «activos»: todos los bienes muebles e inmuebles y bienes de la Comisión;
2) «servicio de la Comisión»: Dirección General o servicio de la Comisión, o gabinete de un miembro de la Comisión;
3) «sistema de información y comunicaciones» o «SIC»: todo sistema que permita el tratamiento de información en formato electrónico, incluyendo todos los activos necesarios para su funcionamiento, así como la infraestructura, la organización, personal y recursos de información;
4) «control de riesgos»: cualquier medida de seguridad que pueda esperarse razonablemente que controle eficazmente un riesgo para la seguridad mediante su prevención, mitigación, evitación o transferencia;
5) «situación de crisis»: hecho, suceso o incidente o emergencia (o una sucesión o combinación de ellos) que presente una amenaza importante o inmediata para la seguridad en la Comisión independientemente de su origen;
6) «datos»: información en un formato que permita su transmisión, registro o tratamiento;
7) «miembro de la Comisión responsable de la seguridad»: miembro de la Comisión bajo cuya autoridad se encuentra la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad;
8) «datos personales»: datos personales tal como se definen en el artículo 2, letra a), del Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (4);
9) «locales»: todo inmueble o propiedades y posesiones asimiladas de la Comisión;
10) «prevención de riesgos»: cualquier medida de seguridad que pueda esperarse razonablemente que obstaculice, retrase o detenga un riesgo para la seguridad;
11) «riesgo para la seguridad»: combinación del nivel de amenaza, el nivel de vulnerabilidad y el posible impacto de un suceso;
12) «seguridad en la Comisión»: seguridad de las personas, los bienes y la información de la Comisión y, en particular, la integridad física de las personas y los bienes, la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y de los sistemas de comunicación e información, así como el libre funcionamiento de las operaciones de la Comisión;
13) «medida de seguridad»: cualquier medida adoptada de conformidad con la presente Decisión a efectos de controlar los riesgos para la seguridad;
14) «Estatuto de los funcionarios»: el Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea, establecido por el Reglamento (CEE, Euratom, CECA) no 259/68 del Consejo (5) y sus actos modificativos;
15) «amenaza para la seguridad»: suceso o agente que pueda esperarse razonablemente que afecte negativamente a la seguridad en caso de no ser abordado y controlado;
16) «amenaza inmediata para la seguridad»: amenaza para la seguridad que se produce sin previo aviso o con previo aviso extremadamente corto;
17) «amenaza grave para la seguridad»: amenaza para la seguridad que pueda razonablemente esperarse que dé lugar a la pérdida de vidas, daños o lesiones graves, daños materiales importantes, la puesta en peligro de información muy sensible, o perturbaciones de los sistemas informáticos o de las capacidades operativas esenciales de la Comisión;
18) «vulnerabilidad»: carencia, cualquiera que sea su naturaleza, que pueda razonablemente esperarse que afecte negativamente a la seguridad en la Comisión, si es aprovechada por una o varias amenazas.
Artículo 2
Objeto
1. La presente Decisión establece los objetivos, principios básicos, organización y responsabilidades en materia de seguridad en la Comisión.
2. La presente Decisión se aplicará a todos los servicios de la Comisión y en todos los locales de la Comisión. El personal de la Comisión que trabaje en las Delegaciones de la Unión estará sujeto a las normas de seguridad del Servicio Europeo de Acción Exterior (6).
3. Sin perjuicio de las indicaciones específicas relativas a grupos concretos de personal, la presente Decisión se aplicará a los miembros de la Comisión, al personal de la Comisión en el ámbito de aplicación del Estatuto de los funcionarios y del Régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea, a los expertos nacionales destinados en comisión de servicios a la Comisión, a los proveedores de servicios y a su personal, a los trabajadores en prácticas y a cualquier persona con acceso a los edificios u otros bienes de la Comisión, o a la información manejada por la Comisión.
4. Las disposiciones de la presente Decisión se entenderán sin perjuicio de lo dispuesto en la Decisión 2002/47/CE, CECA, Euratom de la Comisión (7), la Decisión 2004/563/CE, Euratom de la Comisión (8), la Decisión C(2006) 1623 de la Comisión (9) y la Decisión C(2006) 3602 de la Comisión (10).
CAPÍTULO 2
PRINCIPIOS
Artículo 3
Principios de seguridad en la Comisión
1. Al aplicar la presente Decisión, la Comisión deberá cumplir los Tratados y, en particular, la Carta de los Derechos Fundamentales y el Protocolo no 7 sobre los privilegios y las inmunidades de la Unión Europea; los instrumentos a que se hace referencia en el considerando 2; las normas de Derecho nacional aplicables; así como las disposiciones de la presente Decisión. En caso necesario, se emitirá un aviso de seguridad en el sentido del artículo 21, apartado 2, proporcionando directrices a este respecto.
2. La seguridad en la Comisión se basará en los principios de legalidad, transparencia, proporcionalidad y rendición de cuentas.
3. El principio de legalidad indica la necesidad de permanecer estrictamente en el marco jurídico al aplicar la presente Decisión, y la necesidad de ajustarse a los requisitos jurídicos.
4. Las medidas de seguridad se tomarán de forma visible, excepto en caso de que pueda esperarse razonablemente que ello vaya en menoscabo de su efecto. Los destinatarios de una medida de seguridad deberán ser informados previamente de los motivos y los efectos de la medida, a menos que pueda esperarse razonablemente que el efecto de la medida vaya a verse afectado por la comunicación de dicha información. En este caso, el destinatario de la medida de seguridad será informado una vez haya cesado el riesgo de menoscabar el efecto de la medida de seguridad.
5. Los servicios de la Comisión velarán por que se tengan en cuenta las cuestiones de seguridad desde el inicio de la elaboración y la aplicación de las políticas, decisiones, programas, proyectos y actividades de la Comisión de las que son responsables. Para ello, se contará con la participación de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad en general, y con el responsable principal de la seguridad de la información de la Comisión por lo que se refiere a los sistemas informáticos, desde las primeras fases de elaboración.
6. La Comisión, en su caso, buscará la colaboración de las autoridades competentes del Estado miembro de acogida, de otros Estados miembros y de otras instituciones, agencias u organismos de la UE, cuando sea posible, teniendo en cuenta las medidas adoptadas o previstas por dichas autoridades para abordar el riesgo para la seguridad de que se trate.
Artículo 4
Obligación de cumplimiento
1. Será obligatorio el cumplimiento de la presente Decisión y de sus normas de desarrollo, así como de las medidas de seguridad y las instrucciones dadas por el personal autorizado.
2. El incumplimiento de las normas de seguridad podrá dar lugar a medidas disciplinarias de conformidad con los Tratados y el Estatuto de los funcionarios, a sanciones contractuales, o a acciones judiciales de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias nacionales.
CAPÍTULO 3
GARANTIZAR LA SEGURIDAD
Artículo 5
Personal autorizado
1. Únicamente el personal autorizado en virtud de un mandato nominativo conferido por el Director General de Recursos Humanos y Seguridad, habida cuenta de sus funciones, tendrá la facultad para adoptar una o varias de las medidas siguientes:
1)
portar armas de mano;
2)
realizar las investigaciones de seguridad a que se refiere el artículo 13;
3)
tomar las medidas de seguridad a que se refiere el artículo 12, según se especifique en el mandato.
2. El mandato a que se refiere el apartado 1 se conferirá por un período que no podrá exceder del período durante el cual la persona en cuestión ejerza el cargo o función en relación con el cual le haya sido atribuido el mandato. Los mandatos se conferirán en cumplimiento de las disposiciones aplicables establecidas en el artículo 3, apartado 1.
3. Por lo que se refiere al personal autorizado, la presente Decisión constituye una instrucción de servicio en el sentido del artículo 21 del Estatuto de los funcionarios.
Artículo 6
Disposiciones generales relativas a las medidas de seguridad
1. Al adoptar medidas de seguridad, la Comisión garantizará en particular, en la medida en que razonablemente sea posible, que:
a)
Solo buscará apoyo o asistencia del Estado de que se trate siempre que dicho Estado sea un Estado miembro de la Unión Europea o, de no serlo, sea parte en el Convenio Europeo de Derechos Humanos, o garantice derechos que sean al menos equivalentes a los que garantiza este Convenio.
b)
Solo transmitirá información relativa a un individuo a destinatarios distintos de las instituciones y los organismos comunitarios, que no estén sujetos al Derecho nacional adoptado en aplicación de la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (11), de conformidad con el artículo 9 del Reglamento (CE) no 45/2001.
c)
Cuando una persona constituya una amenaza para la seguridad, podrán aplicársele medidas de seguridad y esa persona podrá tener que asumir los costes correspondientes. Dichas medidas de seguridad solo podrán dirigirse contra otras personas si debe controlarse una amenaza inmediata o grave para la seguridad y se cumplen las condiciones siguientes:
a)
las medidas previstas contra la persona que supone la amenaza para la seguridad no pueden adoptarse o no es probable que sean eficaces;
b)
la Comisión no puede controlar la amenaza para la seguridad a través de sus propias acciones o no puede hacerlo a su debido tiempo;
c)
la medida no constituye un peligro desproporcionado para otras personas y sus derechos.
2. La Dirección de Seguridad de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad elaborará un compendio de las medidas de seguridad que pueden requerir una orden judicial de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias de los Estados miembros que acogen a los locales de la Comisión.
3. La Dirección de Seguridad de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad podrá recurrir a un contratista para que realice, bajo la dirección y supervisión de la Dirección de Seguridad, funciones relacionadas con la seguridad.
Artículo 7
Medidas de seguridad en relación con las personas
1. Deberá otorgarse un nivel adecuado de protección a las personas en los locales de la Comisión, teniendo en cuenta los requisitos de seguridad y protección.
2. En caso de riesgos importantes para la seguridad, la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad proporcionará protección personal a los miembros de la Comisión u otros miembros del personal, cuando una evaluación de las amenazas indique que tal medida es necesaria para garantizar su seguridad y protección.
3. En caso de riesgos importantes para la seguridad, la Comisión podrá ordenar la evacuación de sus locales.
4. Las víctimas de accidentes o ataques en los locales de la Comisión recibirán ayuda.
5. Con el fin de prevenir y controlar los riesgos para la seguridad, el personal autorizado podrá llevar a cabo comprobaciones de los antecedentes personales de las personas comprendidas en el ámbito de aplicación de la presente Decisión, con el fin de determinar si facilitar a dichas personas el acceso a los locales o información de la Comisión representa una amenaza para la seguridad. Con este fin, y de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001 y las disposiciones a que se refiere el artículo 3, apartado 1, el personal autorizado en cuestión podrá:
a)
utilizar cualquier fuente de información de que dispone la Comisión, teniendo en cuenta la fiabilidad de la fuente de información;
b)
acceder al expediente o los datos que posea la Comisión respecto de las personas que emplea, o pretende emplear, o del personal de los contratistas cuando esté debidamente justificado.
Artículo 8
Medidas de seguridad en relación con la seguridad física y los bienes
1. La seguridad de los bienes debe garantizarse mediante la aplicación de medidas de protección físicas y técnicas adecuadas y los procedimientos correspondientes, que en lo sucesivo se denominarán «seguridad física», creando un sistema con múltiples capas.
2. Se podrán adoptar medidas en virtud del presente artículo, con el fin de proteger a las personas o la información y los bienes de la Comisión.
3. La seguridad física tendrá los siguientes objetivos:
-
prevenir actos de violencia dirigidos contra los miembros de la Comisión o las personas que entran en el ámbito de aplicación de la presente Decisión,
-
prevenir el espionaje y las escuchas indebidas de información sensible o clasificada,
-
prevenir robos, actos de vandalismo, sabotaje y otras acciones violentas destinadas a perjudicar o destruir edificios y bienes de la Comisión,
-
permitir la investigación de los incidentes de seguridad, en particular mediante la verificación de los registros de controles de acceso y salida, los circuitos cerrados de televisión, las grabaciones de llamadas telefónicas y datos similares a que se refiere el artículo 22, apartado 2, y otras fuentes de información.
4. La seguridad física incluirá:
-
una política de acceso aplicable a cualquier persona o vehículo que requiera acceso a los locales de la Comisión, incluidos los aparcamientos,
-
un sistema de control de acceso que incluya guardas, medidas y equipos técnicos, sistemas de información o una combinación de todos estos elementos.
5. Con el fin de garantizar la seguridad física, podrán adoptarse las siguientes medidas:
-
registrar la entrada y salida de los locales de la Comisión de personas, vehículos, equipos y bienes,
-
realizar controles de identidad en los locales,
-
inspeccionar vehículos, bienes y equipos por medios visuales o técnicos,
-
impedir que personas, vehículos y equipos no autorizados entren en los locales de la Comisión.
Artículo 9
Medidas de seguridad en relación con la información
1. La seguridad de la información se refiere a toda la información manejada por la Comisión.
2. La seguridad de la información, con independencia de su forma, deberá ponderar la transparencia, proporcionalidad, responsabilidad y eficiencia frente a la necesidad de proteger la información contra el acceso, uso, divulgación, modificación o destrucción no autorizados.
3. La seguridad de la información tendrá por objetivo proteger su confidencialidad, integridad y disponibilidad.
4. Los procesos de gestión de riesgos deberán utilizarse por tanto para clasificar los activos de información y desarrollar normas, procedimientos y medidas de seguridad proporcionadas, en particular medidas paliativas.
5. Estos principios generales de seguridad de la información se aplicarán, en particular, en lo que se refiere a:
a)
«Información clasificada de la Unión Europea» (en lo sucesivo, «ICUE»), es decir, toda información o material a los que se haya asignado una clasificación de seguridad de la UE cuya revelación no autorizada pueda causar perjuicio en distintos grados a los intereses de la Unión Europea o de uno o varios de sus Estados miembros.
b)
«Información sensible no clasificada», es decir, información o material que la Comisión debe proteger por razón de obligaciones legales establecidas en los Tratados o en actos adoptados en aplicación del mismo, o por razón de su carácter sensible. La información sensible no clasificada incluye, pero no se limita a, la información o el material cubiertos por la obligación de secreto profesional, en virtud de lo dispuesto en el artículo 339 del TFUE; la información cubierta por los intereses protegidos en el artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (12) leído en relación con la jurisprudencia pertinente del Tribunal de Justicia de la Unión Europea; o los datos personales incluidos en el ámbito de aplicación del Reglamento (CE) no 45/2001.
6. La información sensible no clasificada estará sujeta a las normas relativas a su manejo y almacenamiento. Solo se revelará a los individuos que tienen «necesidad de conocer». Cuando se considere necesario para la protección efectiva de su confidencialidad, se identificará mediante un marcado de seguridad y las correspondientes instrucciones de manejo aprobadas por el director general de Recursos Humanos y Seguridad. Cuando se maneje o almacene en sistemas de comunicación e información, dicha información deberá también ser protegida de conformidad con la Decisión C(2006) 3602, sus normas de desarrollo y las normas correspondientes.
7. Toda persona que sea responsable de comprometer o perder ICUE o información sensible no clasificada, identificada como tal en las normas relativas a su manejo y almacenamiento, podrá ser objeto de medidas disciplinarias de conformidad con el Estatuto de los funcionarios. Tales medidas disciplinarias se entenderán sin perjuicio de cualquier otro proceso judicial o penal por parte de las autoridades nacionales competentes de los Estados miembros de conformidad con sus disposiciones legales y reglamentarias, y de los instrumentos contractuales.
Artículo 10
Medidas de seguridad en relación con los sistemas de información y comunicación
1. Todos los sistemas de información y comunicación (en lo sucesivo, «SIC») utilizados por la Comisión se ajustarán a la política de seguridad de los sistemas de información de la Comisión, tal como se establece en la Decisión C(2006) 3602, sus normas de desarrollo y las correspondientes normas de seguridad.
2. Los servicios de la Comisión que posean, gestionen u operen SIC únicamente permitirán a otras instituciones, agencias, órganos de la Unión o a otras organizaciones el acceso a estos sistemas siempre que dichas instituciones, agencias, órganos de la Unión u otras organizaciones puedan ofrecer garantías razonables de que sus sistemas informáticos están protegidos a un nivel equivalente al que ofrece la política de seguridad de los sistemas de información de la Comisión, tal como se establece en la Decisión C(2006) 3602, sus normas de desarrollo y las correspondientes normas de seguridad. La Comisión supervisará dicho cumplimiento, y, en caso de incumplimiento grave o persistente, podrá prohibir el acceso.
Artículo 11
Análisis forense sobre ciberseguridad
La Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad será responsable, en particular, de realizar análisis técnicos forenses en cooperación con los servicios competentes de la Comisión en apoyo de las investigaciones de seguridad a que se hace referencia en el artículo 13, en relación con el contraespionaje, la filtración de datos, los ciberataques y la seguridad de los sistemas de información.
Artículo 12
Medidas de seguridad en lo que respecta a personas y objetos
1. Con el fin de garantizar la seguridad en la Comisión y prevenir y controlar los riesgos, el personal autorizado con arreglo al artículo 5 podrá, de conformidad con los principios enunciados en el artículo 3, adoptar, entre otras, una o más de las siguientes medidas de seguridad:
a)
aseguramiento de lugares y pruebas, incluidos los registros de controles de acceso y salida y las imágenes de circuito cerrado de televisión, en caso de incidentes o de actuaciones que puedan dar lugar a procedimientos administrativos, disciplinarios, civiles o penales;
b)
medidas limitadas en relación con personas que supongan una amenaza para la seguridad, en particular ordenar a las personas que abandonen los locales de la Comisión, acompañar a las personas que salgan de los locales de la Comisión, prohibir el acceso de personas a los locales de la Comisión durante un período de tiempo, definiéndose esto último de conformidad con los criterios que se establezcan en las normas de desarrollo;
c)
medidas limitadas con respecto a los objetos que supongan una amenaza para la seguridad, en particular su retirada, incautación y eliminación;
d)
registros en los locales de la Comisión, incluso de despachos, dentro de dichos locales;
e)
registro en SIC y equipos, datos de tráfico de teléfono y de telecomunicaciones, archivos de registros, cuentas de usuario, etc.;
f)
otras medidas de seguridad específicas con efectos similares a fin de prevenir o controlar los riesgos para la seguridad, en particular, en el contexto de los derechos de la Comisión como propietario o empleador, de conformidad con la legislación nacional aplicable.
2. En circunstancias excepcionales, los miembros del personal de la Dirección de Seguridad de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad, mandatados de conformidad con el artículo 5, podrán tomar las medidas urgentes necesarias, en el estricto respeto de los principios enunciados en el artículo 3. Lo antes posible, tras haber adoptado estas medidas, informarán al director de la Dirección de Seguridad, que solicitará el mandato pertinente del director general de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad confirmando las medidas adoptadas y autorizando cualquier otra acción necesaria, y se mantendrán en contacto, en su caso, con las autoridades nacionales competentes.
3. Las medidas de seguridad de conformidad con el presente artículo se documentarán en el momento en que se tomen o, en caso de riesgo inmediato o situación de crisis, en un plazo razonable después de que se hayan tomado. En este último caso, la documentación deberá incluir también los elementos en que se base la apreciación relativa a la existencia de un riesgo inmediato o una situación de crisis. La documentación podrá ser sucinta, pero deberá estar elaborada de tal manera que permita a la persona objeto de la medida ejercer sus derecho de defensa y protección de los datos personales de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001, y permitir un control de la legalidad de la medida. Ninguna información relativa a las medidas específicas de seguridad dirigidas a un miembro del personal formará parte del expediente personal del interesado.
4. Al adoptar medidas de seguridad con arreglo a la letra b), la Comisión deberá, además, garantizar que la persona de que se trate tenga la posibilidad de ponerse en contacto con un abogado o una persona de su confianza y tener conocimiento de su derecho a recurrir al Supervisor Europeo de Protección de Datos.
Artículo 13
Investigaciones
1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 86 y el anexo IX del Estatuto de los funcionarios, y de cualquier régimen especial entre la Comisión y el SEAE, como el régimen especial firmado el 28 de mayo de 2014 entre la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad de la Comisión Europea y el Servicio Europeo de Acción Exterior sobre las obligaciones de asistencia y protección hacia el personal de la Comisión destinado en las Delegaciones de la Unión, podrán realizarse investigaciones de seguridad:
a)
en caso de incidentes que afecten a la seguridad de la Comisión, incluida la sospecha de infracciones penales;
b)
en caso de posibles fugas, mal manejo o peligro de la información sensible no clasificada, la ICUE o la información clasificada de Euratom;
c)
en el contexto de la contrainteligencia y la lucha contra el terrorismo;
d)
en caso de ciberincidentes graves.
2. La decisión de llevar a cabo una investigación de seguridad será adoptada por el director general de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad, que también será el destinatario del informe de investigación.
3. Las investigaciones de seguridad las realizarán únicamente miembros específicos del personal de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad, debidamente autorizados de conformidad con el artículo 5.
4. El personal autorizado ejercerá sus competencias de investigación de seguridad de forma independiente, tal como se especifica en el mandato, y asumirá las competencias enumeradas en el artículo 12.
5. El personal autorizado con competencia para realizar investigaciones de seguridad podrá recabar información de todas las fuentes disponibles en relación con cualquier infracción administrativa o penal cometida en los locales de la Comisión o en relación con las personas a que se hace referencia en el artículo 2, apartado 3, ya sea como víctimas o como autores de dichas infracciones.
6. La Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad informará de ello a las autoridades competentes del Estado miembro de acogida o de cualquier otro Estado miembro interesado, cuando proceda y, en particular, en caso de que la investigación haya aportado indicios de que se ha cometido una infracción penal. En este contexto, cuando lo considere apropiado o sea requerida para ello, la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad podrá prestar asistencia a las autoridades del Estado miembro de acogida o de cualquier otro Estado miembro interesado.
7. En el caso de ciberincidentes graves, la Dirección General de Informática colaborará estrechamente con la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad para apoyarla en todas las cuestiones técnicas. La Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad decidirá, en consulta con la Dirección General de Informática, cuándo es oportuno informar a las autoridades competentes del país de acogida o de cualquier otro Estado miembro interesado. Los servicios de coordinación de incidentes del equipo de respuesta a emergencias informáticas de las instituciones, órganos y agencias de la Unión Europea (en lo sucesivo, «CERT») podrán ayudar a otras instituciones y agencias de la UE que puedan verse afectadas.
8. Las investigaciones de seguridad deberán estar documentadas.
Artículo 14
Delimitación de competencias con respecto a las investigaciones de seguridad y otros tipos de investigaciones
1. Cuando la Dirección de Seguridad de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad lleve a cabo investigaciones de seguridad, tal como se contempla en el artículo 13, y si estas investigaciones entran dentro de las competencias de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) o la Oficina de Investigación y Disciplina de la Comisión (IDOC), se pondrá en contacto con dichos organismos de forma inmediata con el fin, en particular, de no comprometer las gestiones posteriores de la OLAF y la IDOC. Cuando proceda, la Dirección de Seguridad de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad invitará a la OLAF o a la IDOC a que participen en la investigación.
2. Las investigaciones de seguridad a que se refiere el artículo 13 se entenderán sin perjuicio de las competencias de la OLAF y la IDOC según lo dispuesto en los reglamentos aplicables a dichas oficinas. Podrá pedirse a la Dirección de Seguridad de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad que proporcione asistencia técnica a las investigaciones abiertas por la OLAF o la IDOC.
3. Podrá pedirse a la Dirección de Seguridad de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad que asista a los agentes de la OLAF cuando accedan a los locales de la Comisión de conformidad con el artículo 3, apartado 5, y el artículo 4, apartado 4, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo (13), con el fin de facilitar su labor. La Dirección de Seguridad informará de tales solicitudes de asistencia al secretario general y al director general de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad o, si dicha investigación se realiza en locales de la Comisión ocupados por sus miembros o por el secretario general, al presidente de la Comisión y al comisario responsable de recursos humanos.
4. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 22, letra a), del Estatuto, cuando un asunto pueda entrar en el ámbito de competencias tanto de la Dirección de Seguridad de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad como de la IDOC, la Dirección de Seguridad deberá, cuando responda ante el director general de Recursos Humanos de conformidad con el artículo 13 en la fase más temprana posible, advertir si existen razones que justifiquen que la IDOC se encargue del asunto. En particular, esta fase se considerará alcanzada cuando haya finalizado una amenaza inmediata a la seguridad. El director general de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad decidirá al respecto.
5. Si un asunto puede entrar en el ámbito de competencias tanto de la Dirección de Seguridad de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad como de la OLAF, la Dirección de Seguridad lo notificará sin demora al director general de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad e informará al director general de la OLAF lo antes posible. En particular, esta fase se considerará alcanzada cuando haya finalizado una amenaza inmediata a la seguridad.
Artículo 15
Inspecciones de seguridad
1. La Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad realizará las inspecciones de seguridad para comprobar el cumplimiento por parte de los servicios de la Comisión y los particulares de la presente Decisión y sus normas de desarrollo, y formular recomendaciones cuando se considere necesario.
2. En su caso, la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad llevará a cabo las inspecciones de seguridad o el control de la seguridad o las visitas de evaluación a fin de comprobar si la seguridad del personal, activos e información de la Comisión que sea responsabilidad de otras instituciones, órganos u organismos de la Unión, Estados miembros, terceros Estados u organizaciones internacionales, está adecuadamente protegida de conformidad con normas y reglamentaciones de seguridad que sean, como mínimo, equivalentes a las de la Comisión. En caso necesario y en un espíritu de buena cooperación entre administraciones, esas inspecciones de seguridad incluirán también inspecciones realizadas en el contexto del intercambio de información clasificada con otras instituciones, organismos y agencias de la Unión, Estados miembros, o con terceros Estados u organizaciones internacionales.
3. Este artículo se aplicará, mutatis mutandis, al personal de la Comisión en las Delegaciones de la Unión, sin perjuicio de cualquier régimen especial entre la Comisión y el SEAE, como el acuerdo especial firmado el 28 de mayo de 2014 entre la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad de la Comisión Europea y el Servicio Europeo de Acción Exterior sobre las obligaciones de asistencia y protección hacia el personal de la Comisión destinado en las Delegaciones de la Unión.
Artículo 16
Estados de alerta y gestión de situaciones de crisis
1. La Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad será responsable de poner en marcha medidas de alerta adecuadas en previsión de o en respuesta a amenazas e incidentes que afecten a la seguridad de la Comisión, y las medidas necesarias para gestionar situaciones de crisis.
2. Las medidas de alerta contempladas en el apartado 1 serán acordes con el nivel de amenaza para la seguridad. Los niveles de alerta deberán definirse en estrecha cooperación con los servicios competentes de otras instituciones, agencias y organismos de la Unión, y del Estado miembro o Estados miembros que acojan a los locales de la Comisión.
3. La Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad será el punto de contacto para las alertas y la gestión de situaciones de crisis.
CAPÍTULO 4
ORGANIZACIÓN
Artículo 17
Responsabilidades generales de los servicios de la Comisión
1. Las responsabilidades de la Comisión a que se hace referencia en la presente Decisión serán ejercidas por la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad bajo la autoridad y la responsabilidad del miembro de la Comisión responsable de la seguridad.
2. Las disposiciones específicas por lo que se refiere a la seguridad cibernética se definen en la Decisión (2006)3602.
3. Las responsabilidades de la aplicación de la presente Decisión y sus normas de desarrollo, y del cumplimiento cotidiano, podrán delegarse a otros servicios de la Comisión, siempre que la descentralización de los servicios de seguridad ofrezca una considerable eficiencia o ahorro de recursos o de tiempo, por ejemplo debido a la ubicación geográfica de los servicios en cuestión.
4. En los casos en que se aplique el apartado 3, la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad, y, si procede, la Dirección General de Informática organizarán acuerdos con servicios concretos de la Comisión para establecer claramente las funciones y responsabilidades para la aplicación y el seguimiento de las políticas de seguridad.
Artículo 18
Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad
1. La Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad será responsable, en particular, de:
1)
desarrollar la política de seguridad de la Comisión, las normas de desarrollo y los avisos de seguridad;
2)
recoger información con vistas a la evaluación de las amenazas y los riesgos para la seguridad y sobre todas las cuestiones que puedan afectar a la seguridad en la Comisión;
3)
proporcionar contravigilancia electrónica y protección a todos los locales de la Comisión, teniendo debidamente en cuenta las evaluaciones de amenazas y las pruebas de actividades no autorizadas contra los intereses de la Comisión;
4)
prestar un servicio de emergencia permanente (24 horas y 7 días a la semana) para los servicios de la Comisión y el personal respecto de cualquier cuestión relacionada con la seguridad y la protección;
5)
aplicar medidas de seguridad destinadas a mitigar los riesgos para la seguridad, y desarrollar y mantener SCI adecuados para cubrir sus necesidades operativas, en particular en los ámbitos del control de acceso físico, la administración de autorizaciones de seguridad y el manejo de la información sensible y clasificada de la UE;
6)
sensibilizar, organizar ejercicios y ofrecer formación y asesoramiento sobre todas las cuestiones relacionadas con la seguridad en la Comisión, con el fin de promover una cultura de seguridad y crear un núcleo de personal con la formación adecuada en materia de seguridad.
2. La Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad, sin perjuicio de las competencias y responsabilidades de otros servicios de la Comisión, mantendrá un enlace externo con:
1)
los servicios de seguridad de otras instituciones, agencias y organismos de la Unión, sobre cuestiones relacionadas con la seguridad de las personas, los bienes y la información de la Comisión;
2)
los servicios de seguridad, inteligencia y evaluación de amenazas, en particular las autoridades nacionales de seguridad, de los Estados miembros, de terceros países o de organizaciones internacionales y organismos sobre cuestiones que afectan a la seguridad de las personas, los bienes y la información de la Comisión;
3)
la policía y otros servicios de emergencia sobre todas las cuestiones rutinarias y de emergencia que afecten a la seguridad de la Comisión;
4)
las autoridades de seguridad de otras instituciones de la Unión, de las agencias y organismos, de los Estados miembros y de terceros países en el ámbito de la lucha contra los ataques cibernéticos con un impacto potencial en la seguridad en la Comisión;
5)
en relación con la recepción, análisis y distribución de información relacionada con amenazas que plantean las actividades de espionaje y terrorismo que afectan a la seguridad en la Comisión;
6)
en relación con las cuestiones relativas a la información clasificada, tal como se especifica en la Decisión (UE, Euratom) 2015/444 de la Comisión (14).
3. La Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad será responsable de la transmisión segura de información realizada con arreglo al presente artículo, incluida la transmisión de datos personales.
Artículo 19
Grupo de expertos de la Comisión en materia de seguridad (ComSEG)
Se creará un grupo de expertos de la Comisión en materia de seguridad, con el mandato de asesorar a la Comisión, cuando proceda, sobre cuestiones relativas a su política de seguridad interior y, más concretamente, sobre la protección de la información clasificada de la UE.
Artículo 20
Responsable local de seguridad (LSO)
1. Cada servicio de la Comisión o gabinete nombrará un responsable local de seguridad (LSO), que actuará como principal punto de contacto entre el servicio y la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad sobre todos los asuntos relacionados con la seguridad en la Comisión. En su caso, podrán nombrarse uno o varios LSO adjuntos. El LSO será un funcionario o un agente temporal.
2. Como principal punto de contacto sobre seguridad dentro de su servicio o gabinete, el LSO informará de forma periódica a la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad y a su jerarquía sobre cuestiones de seguridad relacionadas con su servicio y, de forma inmediata, sobre cualquier incidente relacionado con la seguridad, en particular aquellos en los que la ICUE o la información sensible no clasificada pueda haber quedado comprometida.
3. Para las cuestiones relacionadas con la seguridad de los sistemas de información y comunicación, el LSO se pondrá en contacto con el responsable local de seguridad informática (LISO) de su servicio de la Comisión, cuyas funciones y responsabilidades están establecidas en la Decisión C(2006) 3602.
4. El LSO contribuirá a las actividades de formación y sensibilización en materia de seguridad teniendo en cuenta las necesidades específicas del personal, los contratistas y otras personas que trabajen bajo la autoridad de su servicio.
5. Podrán asignarse al LSO tareas específicas en casos de riesgos graves o inmediatos para la seguridad, o en casos de emergencia, a petición de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad. El director general o el director de Recursos Humanos de la Dirección General del LSO serán informados acerca de dichas tareas específicas por la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad.
6. Las responsabilidades del LSO se entenderán sin perjuicio de las funciones y responsabilidades asignadas a los responsables locales de seguridad informática (LISO), los responsables de salud y seguridad, los controladores del registro (RCO) o cualquier otra función que implique responsabilidades relacionadas con la seguridad o la protección. El LSO se pondrá en contacto con ellos a fin de garantizar un enfoque coherente y congruente de la seguridad y un flujo eficaz de información sobre cuestiones relacionadas con la seguridad en la Comisión.
7. El LSO tendrá acceso directo a su director general o jefe de servicio e informará a su jerarquía directa. Asimismo, deberá poseer una autorización de seguridad para acceder a ICUE, como mínimo hasta el nivel de SECRET UE/EU SECRET.
8. Con el fin de promover el intercambio de información y de mejores prácticas, la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad organizará al menos dos veces al año una conferencia de LSO. La presencia de los LSO en estas conferencias será obligatoria.
CAPÍTULO 5
APLICACIÓN
Artículo 21
Normas de desarrollo y consignas de seguridad
1. En caso necesario, la adopción de las normas de desarrollo de la presente Decisión será objeto de una decisión de habilitación distinta de la Comisión en favor del miembro de la Comisión responsable de las cuestiones de seguridad, de plena conformidad con el Reglamento interno.
2. Tras haber sido habilitado a raíz de la mencionada decisión de la Comisión, el miembro de la Comisión responsable de las cuestiones de seguridad podrá elaborar consignas de seguridad que establezcan directrices de seguridad y mejores prácticas, dentro del ámbito de aplicación de la presente Decisión y sus normas de desarrollo.
3. La Comisión podrá delegar las tareas mencionadas en los apartados 1 y 2 del presente artículo al director general de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad mediante una decisión de delegación separada, de conformidad con el Reglamento interno.
CAPÍTULO 6
DISPOSICIONES VARIAS Y FINALES
Artículo 22
Tratamiento de datos personales
1. La Comisión tratará los datos personales necesarios para la aplicación de la presente Decisión de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001.
2. Sin perjuicio de las medidas ya en vigor en el momento de la adopción de la presente Decisión y notificadas al Supervisor Europeo de Protección de Datos (15), cualquier medida con arreglo a la presente Decisión que guarde relación con el tratamiento de datos personales, como las relativa a los registros de acceso y salida, grabaciones de circuito cerrado de televisión, grabaciones de llamadas telefónicas a servicios de permanencia o centros de expedición y datos similares, que sean necesarias por motivos de seguridad o de respuesta a las crisis, estarán sujetas a las normas de desarrollo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21, que establecerá las oportunas garantías para los interesados.
3. El director general de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad será responsable de la seguridad del tratamiento de datos personales efectuado en el marco de la presente Decisión.
4. Las normas de desarrollo y los procedimientos se adoptarán previa consulta al responsable de la protección de datos y al Supervisor Europeo de Protección de Datos de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001.
Artículo 23
Transparencia
La presente Decisión y sus normas de desarrollo se pondrán en conocimiento del personal de la Comisión y de todas las personas a las que se aplican.
Artículo 24
Derogación de decisiones anteriores
Queda derogada la Decisión C(94) 2129.
Artículo 25
Entrada en vigor
La presente Decisión entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Hecho en Bruselas, el 13 de marzo de 2015.