ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 13. listopadu 2014
o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami
(2014/792/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie a kterým se zrušuje nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na čl. 56 odst. 1 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 215/2008 ze dne 18. února 2008 o finančním nařízení pro 10. Evropský rozvojový fond (2), a zejména na článek 17 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 (3), a zejména na čl. 7 odst. 6 a článek 11 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Komise, která za náležitého dodržování zásad řádného finančního řízení upravených v článcích 30-33 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 odpovídá za plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a veškerých dalších fondů spravovaných Unií, má povinnost bojovat proti podvodům a jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie. Má-li být zajištěno, aby schvalující osoby v Komisi a ve výkonných agenturách byly v plném rozsahu informovány o rizicích, jež finančním zájmům Unie hrozí, je nezbytné stanovit interní pravidla, jimiž bude doplněno rozhodnutí Komise C(2014) 2784 (4).
(2)
Za účelem boje proti podvodům a ochrany finančních zájmů Unie používá Komise ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení Komise (ES, Euratom) č. 1302/2008 ze dne 17. prosince 2008 o ústřední databázi pro vyloučení (5) a používá též systém včasného varování podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom ze dne 16. prosince 2008 o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami (6). Dokud legislativní orgán nepřijme návrh na změnu finančního nařízení (7), je nutno zajistit, aby zůstal systém včasného varování efektivní.
(3)
Do uvedené doby by účel systému včasného varování měl zůstat v zásadě zachován. Měl by zajišťovat, aby v Komisi a jejích výkonných agenturách byly k dispozici vyhrazené informace, za kterýmžto účelem budou v systému včasného varování registrovány výstrahy o osobách, které by mohly pro finanční zájmy a pověst Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů představovat riziko.
(4)
Vzhledem k tomu, že ředitelé výkonných agentur mají postavení pověřených schvalujících osob Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(5)
Vzhledem k tomu, že vedoucí delegací Unie jednající jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 mají postavení pověřené schvalující osoby Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(6)
Evropský úřad pro boj proti podvodům (úřad OLAF) má podle čl. 7 odst. 6 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 a nařízení Rady (Euratom) č. 1074/1999 povinnost informovat neprodleně dotčené útvary Komise o probíhajícím vyšetřování, pokud se při tomto vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout preventivní správní opatření k ochraně finančních zájmů Unie. Podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 je tento úřad dále povinen po dokončení vyšetřování vypracovat zprávu, a případně vydat doporučení, zda je třeba přijmout opatření, zejména na straně orgánů. Má-li být příslušná schvalující osoba s to požádat o registraci výstrahy, je nezbytné stanovit údaje, které je úřad OLAF povinen Komisi předkládat.
(7)
Úřad OLAF by měl mít k systému včasného varování přístup, aby mohl plnit své regulatorní vyšetřovací funkce a vykonávat své zpravodajské činnosti a činnosti při boji proti podvodům podle nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013.
(8)
Z důvodu zjednodušení by mělo být fungování systému včasného varování zjednodušeno, měl by být snížen počet kategorií výstrah, upřesněn jejich rozsah a z názvů výstrah by měl být na první pohled zřejmý jejich obsah.
(9)
Na základě údajů, které úřad OLAF předloží, by měla příslušná schvalující osoba po konzultaci s Generálním ředitelstvím pro rozpočet a s Právní službou a v těsné součinnosti s úřadem OLAF navrhnout výstrahu pro účely ověření.
(10)
Příslušná schvalující osoba by měla navrhnout výstrahu pro účely vyloučení, kterou by měly v náležitých případech vyhodnotit centralizovaným způsobem Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba. Je-li výstraha pro účely vyloučení navržena na základě údajů, které předloží úřad OLAF, měla by být v těsné součinnosti s úřadem OLAF vyhodnocena. Tentýž postup by se měl uplatnit, pokud by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
(11)
Příslušná schvalující osoba by měla v těsné součinnosti s úřadem OLAF rozhodnout o nutných důsledcích z hlediska ochrany finančních zájmů Unie a měla by o tomto rozhodnutí úřad OLAF vyrozumět.
(12)
Příslušná schvalující osoba by měla nést odpovědnost za žádost o zadání, změnu, výmaz nebo obnovu výstrahy. S cílem zachovat přiměřenou úroveň kontroly by tyto žádosti měly být podávány na příslušné hierarchické úrovni, kterou stanoví rozhodnutí Komise C(2014) 2784.
(13)
Účetní by měl zajistit náležitá technická opatření k tomu, aby byl systém včasného varování účinně používán prostřednictvím centrálního účetního systému Komise.
(14)
Prostřednictvím centrálního účetního systému Komise budou všem útvarům Komise a výkonným agenturám dány k dispozici podrobnosti o inkasních příkazech a příkazech k obstavení bankovního účtu. Výstrahy W3a (příkaz k obstavení bankovního účtu) a W4 (inkasní příkaz) podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by již neměly být používány. Pouhé tyto informace nejsou ze systematického hlediska důvodem k výstraze. Příslušná schvalující osoba musí analyzovat všechny zvláštní okolnosti případu a rozhodnout, je-li výstraha nutná, či nikoli.
(15)
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (8) stanoví, že zpracování osobních údajů Komisí musí dodržovat zákonné požadavky na zpracování a požadavky vztahující se na předávání stanovených údajů a že toto zpracování podléhá předběžné kontrole evropského inspektora ochrany údajů na základě oznámení inspektora ochrany údajů v Komisi.
(16)
Ustanovení o ochraně osobních údajů by měla stanovit práva osob, jejichž údaje jsou nebo by mohly být zadány do systému včasného varování.
(17)
Na určitá práva na ochranu osobních údajů se vztahují výjimky stanovené v článku 20 nařízení (ES) č. 45/2001, které je nutno v každém jednotlivém případě analyzovat a uplatňovat dočasně. O uplatňování těchto výjimek by měl rozhodovat útvar odpovědný za žádost o zadání, změnu včetně opravy nebo výmaz relevantních informací.
(18)
Osoba, jíž se týká možná výstraha pro účely vyloučení, by měla mít příležitost se písemně vyjádřit předtím, než je ve spojitosti s ní podána žádost o registraci výstrahy v systému včasného varování. Tutéž příležitost by měla mít dotčená osoba v případě, že by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl práva této dotčené osoby nepříznivě ovlivnit.
(19)
Ve výjimečných případech by mělo být s poskytnutím této příležitosti posečkáno v zájmu zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, jsou-li k takovému kroku dány naléhavé legitimní důvody.
(20)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by mělo být nadále použitelné až do 1. července 2015, nakolik to bude nezbytné k zajištění toho, že budou dodržována nařízení Rady o restriktivních opatřeních přijatých na základě článku 215 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU), a to do doby, než bude systém akruálního účetnictví (ABAC) zohledňovat údaje obsažené v příslušné databázi útvaru odpovědného za nástroje zahraniční politiky. Za tímto účelem budou nadále registrovány výstrahy W5b podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
(21)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by se mělo až do 1. července 2015 použít na výstrahy W3a a W4, které by měly být do uvedeného termínu pro účely uplatňování oddílu 4 tohoto rozhodnutí pokládány za výstrahy pro účely ověření.
(22)
Za účelem uplatňování tohoto rozhodnutí je nutno pravidelně vyhodnocovat, jak systém včasného varování funguje a nakolik efektivně přispívá k ochraně finančních zájmů Unie,
ROZHODLA TAKTO:
ODDÍL 1
VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět, oblast působnosti a cíl
1. Tímto rozhodnutím se zřizuje systém včasného varování („EWS“), který budou schvalující osoby Komise a výkonných agentur používat při plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a při hospodaření s dalšími Unií spravovanými fondy.
2. EWS přispívá k ochraně finančních zájmů Unie a zachování jejího obrazu, k boji proti podvodům a k řádnému finančnímu řízení.
3. Cílem EWS je:
a)
prostřednictvím registrace výstrah informovat odpovědné schvalující osoby Komise a výkonných agentur o tom, že by určitá osoba mohla představovat riziko pro finanční zájmy a obraz Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů, a
b)
umožňovat příslušným schvalujícím osobám, aby na základě těchto výstrah prováděly ověřování nebo přijímaly vhodná opatření, včetně opatření podle oddílu 4.
4. Tyto informace přispívají k tomu, že bude zajištěno:
a)
předcházení rizikům, jehož je dosaženo ověřováním informací o určité osobě, jež byly včasně předány z důvodu podezření z některého níže uvedeného aktu nebo z důvodu zjištění ve spojitosti s takovýmto aktem:
-
závažné pochybení nebo nesrovnalost,
-
profesní pochybení,
-
závažné porušení smlouvy na veřejnou zakázku nebo
-
podvod, korupce nebo jiné protiprávní jednání poškozující finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (9);
b)
vyloučení osoby podle čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a kterým se ruší nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 („finanční nařízení“).
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí tyto definice:
a)
„účetním“ se rozumí účetní Komise nebo podřízený zaměstnanec, jeho účetní pověřil některými úkoly podle článku 69 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
„příslušnou schvalující osobou“ se rozumí pověřená schvalující osoba Komise ve smyslu článku 65 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, která nese odpovědnost v souladu s vnitřními pravidly pro plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie („rozpočet“), včetně ředitelů výkonných agentur, dále pověřené schvalující osoby ve smyslu článku 65 uvedeného nařízení, které vykonávají funkci ředitele, a vedoucí delegací Unie, kteří jednají jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 uvedeného nařízení;
c)
„subjektem údajů“ se rozumí identifikovatelná osoba ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů;
d)
„zjištěním“ se rozumí zjištěné skutečnosti, jež byly odhaleny při plnění právního závazku nebo zaznamenány v kontextu auditu či vyšetřování, které provádí Účetní dvůr, Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) či Útvar interního auditu (IAS), nebo byly odhaleny v kontextu jiného auditu či kontroly, které jsou prováděny v rámci odpovědnosti příslušné schvalující osoby;
e)
„právním závazkem“ se rozumí závazek, jejž Komise přijala podle hlav V-VIII části první a podle části druhé nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
f)
„osobou“ se rozumí dále vyjmenované fyzické či právnické osoby nebo sdružení bez právní subjektivity:
-
příjemce finančních prostředků ve smyslu čl. 2 písm. i) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
zájemce nebo uchazeč,
-
žadatel o grant,
-
účastník soutěže o cenu,
-
placený externí odborník ve smyslu článku 204 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
osoby oprávněné jednat za právnické osoby či tyto zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
g)
„profesním pochybením“ se rozumí porušení právních či správních předpisů nebo deontologických norem povolání, ke kterému daná osoba patří, jakož i jiné zaviněné jednání, které má dopad na profesní důvěryhodnost dotčené osoby;
h)
„subdodavatelem“ se rozumí hospodářský subjekt, jehož navrhl zájemce, uchazeč, zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel na to, aby provedl část smlouvy na veřejnou zakázku, vůči němuž však sám veřejný zadavatel nemá přímý právní závazek;
i)
„závažným pochybením nebo nesrovnalostí“ se rozumí závažné pochybení nebo nesrovnalost ve smyslu čl. 166 odst. 2 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
j)
„kontaktní osobou pro výstrahu“ se rozumí osoba, jež působí při útvaru odpovědném za žádost a odpovídá za dokumentaci k výstraze až do výmazu výstrahy.
Článek 3
Fungování EWS
1. Účetní přijme náležitá technická opatření k tomu, aby EWS účinně fungoval a aby byl monitorován.
Účetní na základě žádosti příslušné schvalující osoby zadává, mění, obnovuje nebo provádí výmazy výstrah EWS.
2. K technickým aspektům přijme účetní prováděcí opatření a vymezí související postupy, mj. v oblasti zabezpečení.
Tato opatření účetní oznámí útvarům Komise a výkonným agenturám.
Článek 4
Pravomoci a postupy v oblasti registrace, změn, obnovy a výmazu výstrah
1. O registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy je oprávněna požádat pouze příslušná schvalující osoba.
2. Žádost o registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy předkládá příslušná schvalující osoba účetnímu. Použije k tomu formulář uvedený v příloze tohoto rozhodnutí.
3. Kontaktní osoba pro výstrahy podle článku 8 předtím, než postoupí žádost účetnímu, ověří, zda jsou splněny požadavky článků 11 či 12.
Článek 5
Přístup k EWS
K údajům obsaženým v EWS mají prostřednictvím centrálního účetního systému Komise přímý přístup útvary Komise a výkonné agentury.
Útvary Komise a výkonné agentury odpovědné za místní systém mohou prostřednictvím tohoto centrálního účetního systému získat přístup k údajům uloženým v EWS za předpokladu, že je zaručen soulad údajů mezi tímto místním a centrálním účetním systémem.
Článek 6
Používání EWS
Údaje uložené v EWS lze použít pouze pro účely plnění rozpočtu nebo hospodaření s jiným Unií spravovaným fondem. Tím nejsou dotčeny údaje v ústřední databázi pro vyloučení (dále jen „CED“) podle čl. 1 odst. 2 a 3 nařízení (ES, Euratom) č. 1302/2008 (10).
Údaje z EWS a CED je úřad OLAF oprávněn používat ke svým vyšetřováním podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 („nařízení o úřadu OLAF“) a dále k činnostem na poli předcházení podvodům včetně analýz rizik.
Článek 7
Termíny nahlížení do EWS
Ověření, zda je v EWS zaznamenána k určité osobě výstraha, provádí příslušná schvalující osoba v těchto fázích:
a)
před přijetím individuálního rozpočtového závazku;
b)
před přijetím souhrnného rozpočtového závazku, je-li daná osoba v této fázi známa;
c)
v případě předběžných rozpočtových závazků předtím, než je přijat právní závazek, který zakládá nárok na následné platby, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech;
d)
v případě zadávacích řízení a řízení o udělení grantu, soutěží o ceny a řízení s uveřejněním výzvy k projevení zájmu nejpozději předtím, než je vydáno rozhodnutí o zadání zakázky, udělení grantu či ceny;
e)
v případě zadávání veřejných zakázek, kde veřejný zadavatel omezí počet zájemců vyzvaných k podání nabídky, předtím, než je dokončen výběr zájemců;
f)
předtím, než je provedena libovolná platba, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech.
Článek 8
Kontaktní osoba pro výstrahy
Kontaktní osoba pro výstrahy je povinna
a)
připravit žádost o registraci výstrahy;
b)
postoupit žádost a údaje související s výstrahou účetnímu;
c)
poskytnout dalším příslušným schvalujícím osobám údaje, které jim umožní provést ověření nebo rozhodnout o důsledcích podle oddílu 4.
ODDÍL 2
ÚDAJE ZADÁVANÉ DO EWS
Článek 9
Kategorie výstrah
1. Výstrahy EWS se člení do těchto dvou kategorií:
a)
„výstraha pro účely ověření“, jestliže je daná osoba podezřelá z podvodu, korupce nebo jiného protiprávního jednání poškozujícího finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, ze závažného pochybení nebo nesrovnalosti, z profesního pochybení nebo ze závažného porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo jestliže o ní bylo zjištěno, že se vyjmenovaných způsobů jednání dopustila;
b)
„výstraha pro účely vyloučení“, jestliže je daná osoba vyloučena z řízení na základě důvodů pro vyloučení, které jsou upraveny v čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. K jedné osobě mohou být evidovány různé výstrahy, jež byly zaregistrovány z různých důvodů.
Článek 10
Údaje ve výstrahách EWS
Výstrahy EWS obsahují tyto údaje:
a)
identifikace dané osoby;
b)
druh výstrahy;
c)
doba trvání výstrahy;
d)
důvody, pro něž daná osoba představuje riziko pro finanční zájmy a obraz Unie či pro Unií spravované fondy;
e)
údaje k řízení o sporných otázkách;
f)
jméno příslušné schvalující osoby;
g)
jméno kontaktní osoby pro výstrahy podle článku 8 tohoto rozhodnutí.
Článek 11
Výstrahy pro účely ověření
1. O výstrahu pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat v případě, je-li splněna některá z těchto podmínek:
a)
úřad OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013 informuje příslušnou schvalující osobu, jestliže při vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout opatření k ochraně finančních zájmů Unie;
b)
Evropský účetní dvůr předá informace Komisi nebo IAS předá informace příslušné schvalující osobě, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 nebo k závažnému pochybení či nesrovnalosti, k profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku;
c)
příslušná schvalující osoba provede kontrolu nebo audit, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, k závažnému pochybení, nesrovnalosti, profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo tato příslušná schvalující osoba získala o takovéto kontrole nebo auditu informace.
2. Doba trvání výstrahy pro účely ověření smí činit nejdéle jeden rok. Výstrahu pro účely ověření je nutno vymazat, je-li podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo pomine-li potřeba provádět ověřování.
3. Na konci období podle odstavce 2 je výstraha pro účely ověření vymazána automaticky.
4. Příslušná schvalující osoba je oprávněna požádat o obnovu výstrahy pro účely ověření, jestliže ji úřad OLAF vyrozumí, že z vyšetřování podle odstavce 1 dosud nebyly vyvozeny závěry, avšak vyplývá z něj, že je důvodné výstrahu zachovat. O obnovu výstrahy pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat rovněž v případě, jsou-li nadále splněny podmínky odst. 1 písm. b) nebo c).
5. Příslušná schvalující osoba je povinna uvést důvody, pro něž je obnova výstrahy z hlediska ochrany finančních zájmů a obrazu Unie nezbytná.
6. Na obnovu se pohlíží jako na novou žádost o registraci výstrahy pro účely ověření.
Článek 12
Výstrahy pro účely vyloučení
1. O výstrahu pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna požádat v případech podle čl. 106 odst. 1 nebo čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. Na konci doby vyloučení je výstraha pro účely vyloučení vymazána.
3. Z EWS se výstraha pro účely vyloučení automaticky přebírá do CED.
Článek 13
Informace předávané úřadem OLAF
Úřad OLAF je při předávání informací podle čl. 7 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013, kterým je nápomocen příslušné schvalující osobě při rozhodování o tom, zda přijme preventivní opatření k ochraně finančních zájmů Unie, nebo při předávání informací podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 povinen uvést tyto údaje:
a)
totožnost dané osoby;
b)
souhrn skutečností a rizik, jež byla při vyšetřování identifikována. Souhrn musí být dostatečný k tomu, aby bylo možno účinně provést slyšení dané osoby podle článku 16 tohoto rozhodnutí;
c)
veškerá doporučená zvláštní opatření na ochranu důvěrnosti, zejména v případech, které vyžadují použití vyšetřovacích opatření, která spadají do pravomoci vnitrostátního soudního orgánu, nebo - v případě vnějšího vyšetřování - do pravomoci vnitrostátního orgánu, v souladu s použitelnými vnitrostátními předpisy týkajícími se vyšetřování.
ODDÍL 3
PROCESNÍ USTANOVENÍ O REGISTRACI VÝSTRAH
Článek 14
Předchozí konzultace s centrálními útvary o výstrahách pro účely ověření
Příslušná schvalující osoba je předtím, než se na základě informací předaných úřadem OLAF podle čl. 7 odst. 6 nebo článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 rozhodne požádat o registraci výstrahy pro účely ověření, povinna konzultovat s Generálním ředitelstvím pro rozpočet (centrální finanční službou), a případně též s Právní službou, a to v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
Článek 15
Vyhodnocení výstrah pro účely vyloučení v centrálních útvarech
Předtím, než je na návrh příslušné schvalující osoby podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b), c) a e) a podle čl. 109 odst. 1, která má trvat po náležitou dobu, musí Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba provést centralizované vyhodnocení. Vychází-li výstraha pro účely vyloučení, kterou navrhla příslušná schvalující osoba, z informací, které této osobě předal úřad OLAF, musí toto vyhodnocení probíhat v těsné součinnosti s úřadem OLAF.
Článek 16
Právo na slyšení
1. Registrace výstrah podléhá těmto pravidlům:
a)
Má-li příslušná schvalující osoba v úmyslu požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby, je povinna dát této osobě nejprve příležitost se písemně vyjádřit. K písemnému vyjádření poskytne příslušná schvalující osoba dotčené osobě lhůtu v délce nejméně 14 kalendářních dnů. Příslušná schvalující osoba současně dotčenou osobu vyrozumí, že pokud tato vyjádření nepředloží, dojde k registraci výstrahy.
V náležitých případech je příslušná schvalující osoba povinna dát dotčené osobě příležitost se vyjádřit k informacím, jež předložil úřad OLAF.
b)
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které nic nemění na výsledku vyhodnocení provedeném odpovědnou schvalující osobou, požádá tato účetního, aby výstrahu aktivoval.
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které podle názoru příslušné schvalující osoby činí výstrahu nepřiměřenou či zbytečnou, k aktivaci výstrahy nedojde a dotčené osobě je tato skutečnost oznámena.
Účetní v náležitých případech potvrdí příslušné schvalující osobě, že výstraha byla v EWS registrována.
c)
Příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě, že došlo k aktivaci výstrahy a na jak dlouho je výstraha aktivována. Oznámení však není nutné v případě, že dotčená osoba nereagovala na výzvu k písemnému vyjádření.
2. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je v době, kdy dosud nebylo rozhodnuto o době trvání vyloučení, příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit. Příslušná schvalující osoba je povinna dát dotčené osobě příležitost vyjádřit se k době trvání svého vyloučení.
3. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit, jestliže má k dispozici oficiální dokument, který konstatuje skutkový stav/situaci. Registraci výstrahy příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě.
4. Příslušná schvalující osoba je za výjimečných okolností oprávněna posečkat s tím, aby dotčené osobě poskytla příležitost písemně se vyjádřit předtím, nežli bude podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo než bude přijat akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva této dotčené osoby, jestliže jsou dány naléhavé legitimní důvody k zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, s tím, že je tato příslušná schvalující osoba oprávněna pokračovat v registraci výstrahy.
5. Vyrozumívá-li úřad OLAF příslušnou schvalující osobu v souladu s článkem 13, je povinen uvést, zda je nutno zachovat důvěrnost vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení a zda je nutno posečkat s tím, aby byla dotčené osobě poskytnuta příležitost se vyjádřit.
6. Jakmile pominou důvody k ochraně vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, musí být dotčené osobě dána příležitost k vyjádření.
Článek 17
Ochrana osobních údajů a práva subjektů údajů
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyrozumět subjekty údajů o možnosti, že do EWS budou zadány údaje, které se jich týkají, a informovat je, kterým subjektům lze tyto údaje sdělovat. Tuto obecnou informaci je nutno sdělovat písemně zejména při uveřejňování veřejných zakázek, ve výzvách k podávání návrhů, při vyhlašování soutěží o ceny, a nejsou-li podobná uveřejnění prováděna, pak před zadáním veřejné zakázky nebo udělením grantu.
2. Příslušná schvalující osoba žádající o registraci výstrahy odpovídá za vztahy s osobou, jejíž údaje jsou do EWS zadávány. Příslušná schvalující osoba je povinna reagovat na žádosti dotčené osoby o opravu nepřesných či neúplných osobních údajů i na další žádosti či dotazy této osoby.
3. Dotčená osoba je též oprávněna požádat účetního písemně o informaci, zda je v EWS registrována.
Účetní je povinen jí tuto informaci poskytnout, jestliže příslušná schvalující osoba, případně po dohodě s úřadem OLAF, nerozhodne, že se použijí omezení čl. 20 odst. 1 nařízení č. 45/2001.
4. Vymazané výstrahy musí být přístupné pouze pro účely auditu a vyšetřování a nesmějí být pro uživatele EWS viditelné.
Osobní údaje obsažené ve výstrahách týkajících se fyzických osob však smějí být pro tyto účely nadále přístupné pouze po dobu pěti let od výmazu výstrahy.
Článek 18
Přezkum výstrahy
Jestliže osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha, uvede nové skutečnosti prokazující, že pominuly důvody registrace, je příslušná schvalující osoba povinna požádat o výmaz výstrahy.
Osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha pro účely vyloučení, je oprávněna podat stížnost k veřejnému ochránci práv a domáhat se soudního přezkumu.
ODDÍL 4
DŮSLEDKY VÝSTRAH
Článek 19
Obecná úprava důsledků
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyžádat si u kontaktní osoby pro výstrahy veškeré informace relevantní k tomu, aby byla s to rozhodnout o důsledcích výstrahy uvedených v tomto oddíle.
2. Jestliže příslušná schvalující osoba podá na základě informací, které jí předloží úřad OLAF, žádost o registraci výstrahy pro účely ověření podle článku 11, je povinna dodržet postup podle článku 14 nebo 15 tohoto rozhodnutí a rozhodnout o důsledcích výstrahy v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
3. Při rozhodování o důsledcích výstrahy je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout k dále uvedeným kritériím, která platí pro všechny výstrahy:
a)
rizika pro finanční zájmy a obraz Unie;
b)
objem a doba trvání právního závazku;
c)
naléhavost splnění právního závazku;
d)
povaha skutkového stavu;
e)
závažnost skutkového stavu a
f)
možné důsledky pro splnění právního závazku.
V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout též k povaze a závažnosti důvodů pro vyloučení a k nezbytnosti zachovat kontinuitu činnosti.
4. Příslušná schvalující osoba je ve všech případech povinna své rozhodnutí o důsledcích výstrahy písemně odůvodnit.
Článek 20
Důsledek výstrah pro účely ověření
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o cenu lze ověření provést tímto způsobem:
a)
příslušná schvalující osoba si může vyžádat doplňující podklady uvedené v zadávacím řízení, řízení o udělení grantu nebo v soutěži o cenu;
b)
v případě řízení o udělení grantu lze provést analýzu rizika z předběžného financování.
2. V případě právního závazku lze ověření provést tímto způsobem:
a)
ověřit, zda je opatření v souladu s právním závazkem, včetně dodržení lhůt a požadavků na obsah plnění;
b)
u stávajících grantů lze před provedením platby ověřit způsobilost nákladů nebo provést audit či kontrolu na místě.
Článek 21
Právo na slyšení po výstraze pro účely ověření
Postup podle článku 15 tohoto rozhodnutí a právo na slyšení podle článku 16 tohoto rozhodnutí se použije též v případě, že má příslušná schvalující osoba na základě výstrahy pro účely ověření v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
Článek 22
Důsledky výstrah pro účely vyloučení na postupy a právní závazky
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o ceny je příslušná schvalující osoba povinna vyloučit osobu, které se týká výstraha pro účely vyloučení, z účasti v zadávacích řízeních a řízeních o udělení grantu, ledaže jsou splněny podmínky čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a daná osoba se nachází v monopolním postavení.
2. V případě stávajícího právního závazku je příslušná schvalující osoba povinna rozhodnout o některém z těchto důsledků výstrahy:
a)
pokračovat s plněním smlouvy na veřejnou zakázku nebo grantu a provést náležité ověření;
b)
stavit platební lhůtu v souladu s čl. 92 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
c)
pozastavit platby v souladu s článkem 208 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
d)
pozastavit provádění veřejné zakázky nebo grantu v souladu s článkem 116 a s čl. 135 odst. 5 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
e)
ukončit právní závazek, jestliže související předpis předvídá možnost právní závazek ukončit na základě informace, na jejímž základě byla výstraha registrována.
3. Je-li dotčenou osobou subdodavatel, je příslušná schvalující osoba povinna požádat uchazeče, zájemce, zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, aby tohoto subdodavatele nahradil.
Článek 23
Důsledky výstrah pro účely vyloučení z hlediska rozpočtových operací
1. V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba v náležitých případech povinna v účetním systému potvrdit, že by daná platba měla být provedena navzdory existenci výstrahy.
2. Je-li registrována výstraha pro účely vyloučení, nelze přijímat žádné individuální rozpočtové závazky, na rozpočtových účtech nelze evidovat žádné individuální právní závazky vycházející ze souhrnného závazku a nelze přijímat právní závazky vycházející z předběžného závazku, s výjimkou případů podle čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, kdy se dotčená osoba nachází v monopolním postavení.
ODDÍL 5
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 24
Zrušení
Zrušuje se rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami.
Článek 25
Přechodná ustanovení
1. Výstrahy týkající se vyloučení podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom musí zůstat aktivní až do konce doby svého trvání v souladu s uvedeným rozhodnutím.
2. Výstrahy W1, W2 a W3b registrované podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom se považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí.
3. Výstrahy W3a a W4 lze nadále registrovat až do 1. července 2015, a to za podmínek rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom. Pro účely použití oddílu 4 tohoto rozhodnutí se výstrahy W3a a W4 považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí. Na výstrahy W5b se až do 1. července 2015 nadále použije rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
Článek 26
Zveřejnění
Toto rozhodnutí se zveřejňuje v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. listopadu 2014.
DECISIÓN DE LA COMISIÓN
de 13 de noviembre de 2014
relativa al sistema de alerta rápida para uso de los ordenadores de la Comisión y de las agencias ejecutivas
(2014/792/UE)
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica,
Visto el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (1), y, en particular, su artículo 56, apartado 1,
Visto el Reglamento (CE) no 215/2008 del Consejo, de 18 de febrero de 2008, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al décimo Fondo Europeo de Desarrollo (2), y, en particular, su artículo 17,
Visto el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y por el que se deroga el Reglamento (CE) no 1073/1999 (3), y, en particular, el artículo 7, apartado 6 y el artículo 11,
Considerando lo siguiente:
(1)
La Comisión, como responsable de la ejecución del presupuesto general de la Unión Europea y de otros fondos gestionados por la Unión con el debido respeto al principio de buena gestión financiera previsto en los artículos 30 a 33 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, tiene la obligación de combatir el fraude y cualesquiera otras actividades ilegales que vayan en detrimento de los intereses financieros de la Unión. Con el fin de garantizar que los ordenadores de la Comisión y de las agencias ejecutivas estén plenamente informados de las amenazas a los intereses financieros de la Unión, es necesario establecer normas internas que vengan a sumarse a las de la Decisión C(2014) 2784 de la Comisión (4).
(2)
Con el fin de luchar contra el fraude y proteger los intereses financieros de la Unión, la Comisión utiliza la base de datos central de exclusión (CED) a que se refieren el artículo 108 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y el Reglamento (CE, Euratom) no 1302/2008 de la Comisión, de 17 de diciembre de 2008, relativo a la base de datos central de exclusión (5) y el sistema de alerta rápida (SAR) de la Decisión 2008/969/CE, Euratom, de 16 de diciembre de 2008, relativa al sistema de alerta rápida para uso de los ordenadores de la Comisión y de las agencias ejecutivas (6). A la espera de la adopción por parte de la autoridad legislativa de la propuesta relativa a la modificación del Reglamento Financiero (7), es necesario garantizar que el sistema de alerta rápida sigue siendo eficaz.
(3)
Durante el período transitorio, el objetivo del SAR debe seguir siendo esencialmente el mismo. Debe asegurar, tanto en la Comisión como en las agencias ejecutivas, la circulación de información restringida por medio del registro de las alertas en el SAR referente a las personas que puedan representar un riesgo para los intereses financieros y el prestigio de la Unión o para cualquier otro fondo gestionado por la Unión.
(4)
Dado que los directores de las agencias ejecutivas tienen la condición de ordenadores delegados de la Comisión para la ejecución de los créditos operativos, deben tener acceso al SAR en las mismas condiciones que los servicios de la Comisión para la gestión de los créditos operativos y administrativos.
(5)
Dado que los jefes de las Delegaciones de la Unión que actúan en calidad de ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 tienen la condición de ordenadores delegados de la Comisión para la ejecución de los créditos operativos, deben tener acceso al SAR en las mismas condiciones que los servicios de la Comisión para la gestión de los créditos operativos y administrativos.
(6)
La Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) tiene la obligación, en virtud del artículo 7, apartado 6, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y por el que se deroga el Reglamento (CE) no 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo y el Reglamento (Euratom) no 1074/1999 del Consejo, de ofrecer información a los servicios de la Comisión sin demora en relación con las investigaciones en curso en las que se ponga de manifiesto que podría ser oportuno adoptar medidas cautelares administrativas para proteger los intereses financieros de la Unión. Tiene también la obligación, en virtud del artículo 11 del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 de elaborar un informe al término de una investigación y de proponer recomendaciones que indiquen, en su caso, las medidas que deban adoptarse, en particular por parte de las instituciones. Con el fin de facultar al ordenador competente a solicitar una alerta, es necesario establecer qué información debe presentar la OLAF a la Comisión.
(7)
La OLAF debe tener acceso al SAR para llevar a cabo sus tareas de investigación reglamentarias y sus actividades de inteligencia y prevención del fraude ejercidas de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013.
(8)
En aras de la simplificación, el funcionamiento del SAR debe simplificarse, debe reducirse el número de tipos de alerta y debe clarificarse su ámbito de aplicación, además de lograr que el nombre de las alertas se explique por sí mismo.
(9)
Las alertas de verificación basadas en la información transmitida por la OLAF deben ser propuestas por el ordenador competente previa consulta a la Dirección General de Presupuestos y al Servicio Jurídico, en estrecha cooperación con la OLAF.
(10)
Las alertas de exclusión deben ser propuestas por el ordenador competente de la Comisión y deben ser evaluadas de forma centralizada por la Dirección General de Presupuestos y el Servicio Jurídico, en su caso. Cuando estas alertas de exclusión se proponen sobre la base de la información transmitida por la OLAF, deben evaluarse en estrecha cooperación con la propia OLAF. El mismo procedimiento debe aplicarse cuando el ordenador competente prevea adoptar cualquier acto que pueda afectar negativamente a los derechos de la persona de que se trate.
(11)
El ordenador competente deberá decidir las consecuencias que acarreará la protección de los intereses financieros de la Unión en estrecha cooperación con la OLAF y debe informar a la OLAF de esa decisión.
(12)
El ordenador competente debe estar facultado para solicitar la inclusión, modificación, supresión o renovación de las alertas. Para preservar un nivel adecuado de control, tales solicitudes deben hacerse al nivel jerárquico establecido en la Decisión de la Comisión C(2014)2784.
(13)
El contable debe encargarse de las condiciones técnicas necesarias para una aplicación eficaz del SAR a través del sistema contable central de la Comisión.
(14)
Se pondrá a disposición de todos los servicios de la Comisión y las agencias ejecutivas información detallada sobre las órdenes de cobro y las órdenes de embargo a través del sistema contable central de la Comisión. Las alertas W3a (orden de embargo) y W4 (orden de cobro) previstas en la Decisión 2008/969/CE, Euratom deben, por lo tanto, suspenderse. Esta información no justifica por sí misma sistemáticamente una alerta. Para ello es necesario un análisis de todas las circunstancias específicas del caso por el ordenador competente a fin de decidir si es necesaria o no una alerta.
(15)
El Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (8), establece que el tratamiento de datos personales por parte de la Comisión debe ajustarse a los requisitos sobre tratamiento lícito y a los de transferencia de datos establecidos en dicho Reglamento y que dicho tratamiento estará sujeto al control previo del Supervisor Europeo de Protección de Datos, tras la notificación del Responsable de Protección de Datos de la Comisión.
(16)
Las disposiciones de protección de datos deben establecer los derechos de las personas cuyos datos son registrados o pueden ser registrados en el SAR.
(17)
Ciertos derechos de protección de datos están sujetos a las excepciones establecidas en el artículo 20 del Reglamento (CE) no 45/2001, excepciones que habrá que analizar caso por caso y cuya aplicación debe ser temporal. El servicio responsable para solicitar la inclusión, modificación, rectificación o supresión de los datos de que se trate, deberá decidir sobre la aplicación de estas excepciones.
(18)
La persona sujeta a una posible alerta de exclusión debe tener la oportunidad de expresar sus puntos de vista por escrito antes de que se haga la solicitud de registro de la alerta relativa a dicha persona en el SAR. La misma posibilidad debe otorgarse cuando el ordenador competente prevea adoptar cualquier acto que pueda afectar negativamente a los derechos de la persona de que se trate.
(19)
Esta posibilidad se debe aplazar excepcionalmente para preservar la confidencialidad de la investigación o de los procedimientos judiciales nacionales cuando existan motivos legítimos imperiosos.
(20)
La Decisión 2008/969/CE, Euratom debe seguir aplicándose hasta el 1 de julio de 2015 en la medida en que sea necesario para garantizar el cumplimiento de los Reglamentos del Consejo sobre medidas restrictivas adoptadas sobre la base del artículo 215 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE) hasta que el sistema basado en la contabilidad de ejercicio (ABAC) tenga en cuenta la información contenida en la base de datos pertinente del Servicio de Instrumentos de Política Exterior. Esto adopta la forma del registro de una alerta W5b a que se refiere la Decisión 2008/969, Euratom.
(21)
La Decisión 2008/969/CE, Euratom debe continuar aplicándose a las alertas W3a y W4 hasta el 1 de julio de 2015, y deben asimilarse hasta entonces a las alertas de verificación para la aplicación de la sección 4 de la presente Decisión.
(22)
La aplicación de la presente Decisión requiere una evaluación periódica del funcionamiento del SAR y de su contribución efectiva a la protección de los intereses financieros de la Unión.
DECIDE:
SECCIÓN 1
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1
Objeto, ámbito de aplicación y objetivo
1. La presente Decisión establece el Sistema de Alerta Rápida (en lo sucesivo, «SAR») para uso de los ordenadores de la Comisión y de las agencias ejecutivas que ejecutan el presupuesto general de la Unión Europea y de cualesquiera otros fondos administrados por la Unión.
2. El SAR contribuye a la protección de los intereses financieros de la Unión, la salvaguardia de la imagen de la Unión, la lucha contra el fraude y la buena gestión financiera.
3. El objetivo del SAR es:
a)
informar mediante el registro de alertas a los ordenadores competentes de la Comisión y de las agencias ejecutivas que una persona puede representar una amenaza para los intereses financieros y la imagen de la Unión y para cualquier otro fondo gestionado por la Unión, y
b)
facultar al ordenador competente a realizar las verificaciones o tomar las medidas adecuadas, incluidas las mencionadas en la sección 4, sobre la base de las alertas.
4. La información contribuye a garantizar:
a)
la prevención de riesgos mediante la verificación, a partir de una información temprana, acerca de una persona por sospecha o constataciones relacionadas con cualquiera de los siguientes actos:
-
error sustancial o irregularidad,
-
falta profesional grave,
-
incumplimiento grave de contrato, o
-
fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de la Unión, tal como se contempla en el artículo 141 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 (9);
b)
la exclusión de una persona de conformidad con el artículo 106, apartado 1 y el artículo 109, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (en los sucesivo, «el Reglamento Financiero»).
Artículo 2
Definiciones
A efectos de la presente Decisión, se entenderá por:
a) «el contable»: el contable de la Comisión o el miembro del personal subordinado a quien el contable haya delegado algunas de sus funciones con arreglo a lo dispuesto en el artículo 69 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;
b) «el ordenador competente»: el ordenador de pagos delegado de la Comisión a efectos del artículo 65 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 responsable, de conformidad con las normas internas de ejecución del presupuesto general de la Unión Europea (en los sucesivo, «el presupuesto»), incluidos los directores de las agencias ejecutivas, los ordenadores subdelegados en el sentido del artículo 65 de dicho Reglamento, que ejerzan la función de director y los jefes de las Delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de la Comisión, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 56, apartado 2, de dicho Reglamento;
c) «persona objeto de los datos»: una persona identificable de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos;
d) «constataciones»: hechos comprobados descubiertos durante el cumplimiento de un compromiso jurídico o registrados en el marco de auditorías o investigaciones realizadas por el Tribunal de Cuentas Europeo, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), el Servicio de Auditoría Interna (SAI) o cualquier otra auditoría o control efectuados bajo la responsabilidad del ordenador competente;
e) «compromiso jurídico»: un compromiso contraído por la Comisión en virtud de los títulos V a VIII de la parte 1 y de la parte 2 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;
f) «persona»: cualquier persona física o jurídica o cualquier asociación sin personalidad jurídica según figuran a continuación:
-
un perceptor, tal como se define en el artículo 2, letra i), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012,
-
un candidato o un licitador,
-
el solicitante de una subvención,
-
un participante en un concurso dotado de premios,
-
un experto externo remunerado, de conformidad con el artículo 204 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012,
-
una persona con competencias de representación, toma de decisiones o control sobre otra persona jurídica a que se refiere el artículo 106, apartado 1, letras b) y e), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;
g) «falta profesional»: violación de disposiciones legales o reglamentarias o de las normas deontológicas de la profesión a que pertenece la persona, así como todo comportamiento ilegal que tenga un impacto significativo en su credibilidad profesional;
h) «subcontratista»: un agente económico propuesto por un candidato, licitador o contratista para llevar a cabo parte de un contrato, sin que el órgano de contratación tenga ningún compromiso jurídico directo con él;
i) «error o irregularidad sustancial»: error o irregularidad sustancial tal como se definen en el artículo 166, apartado 2, del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012;
j) «persona de contacto en materia de alertas»: la persona en el servicio responsable de la solicitud que está a cargo del expediente de alerta hasta su supresión.
Artículo 3
Funcionamiento del SAR
1. El contable deberá asegurarse de que se toman las medidas técnicas apropiadas para un funcionamiento eficaz del SAR y su seguimiento.
El contable se encargará de incluir, modificar, renovar o suprimir las alertas SAR solicitadas por el ordenador competente.
2. El contable adoptará las medidas de ejecución de los aspectos técnicos y definirá los procedimientos asociados, incluidos los relativos al ámbito de la seguridad.
El contable notificará esas medidas a los servicios de la Comisión y a las agencias ejecutivas.
Artículo 4
Facultad y procedimiento para solicitar, modificar, renovar o retirar una alerta
1. Solo el ordenador competente podrá solicitar el registro, modificación, renovación o retirada de la alerta.
2. El ordenador competente deberá remitir las solicitudes de registro, modificación, renovación o retirada de las alertas al contable. El ordenador competente utilizará a tal efecto el formulario que se recoge en el anexo de la presente Decisión.
3. La persona de contacto en materia de alertas a que se refiere el artículo 8 comprobará que se cumplen los requisitos de los artículos 11 y 12 antes de transmitir la solicitud al contable.
Artículo 5
Acceso al SAR
Los servicios de la Comisión y las agencias ejecutivas tendrán acceso directo a los datos del SAR a través del sistema contable central de la Comisión.
Los servicios de la Comisión o la agencia ejecutiva responsable de un sistema local podrán utilizar ese sistema para acceder a los datos del SAR, siempre y cuando quede garantizada la coherencia de datos entre el sistema local y el sistema contable central.
Artículo 6
La utilización del SAR
La información registrada en el SAR solo podrá utilizarse a los efectos de la ejecución del presupuesto o de cualquier otro fondo gestionado por la Unión. Ello no afectará a la información contenida en la base de datos central de exclusión (en lo sucesivo, «CED») a que se refiere el artículo 1, apartados 2 y 3, del Reglamento (CE, Euratom) no 1302/2008 (10).
La OLAF podrá utilizar la información contenida en el SAR y en la CED para sus investigaciones de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la OLAF y por el que se deroga el Reglamento (CE) no 1073/1999 (en los sucesivo, «el Reglamento de la OLAF»), así como en relación con las actividades de prevención del fraude, incluido el análisis de riesgos.
Artículo 7
Calendario del procedimiento de consulta del SAR
El ordenador delegado competente verificará si hay una alerta en el SAR referente a una persona en las fases siguientes:
a)
antes de que se consigne un compromiso presupuestario individual;
b)
antes de que se consigne un compromiso presupuestario global en el caso de que la persona sea ya conocida en esa fase;
c)
en el caso de compromisos presupuestarios provisionales, antes de contraer el compromiso jurídico que obligue a efectuar pagos posteriores, salvo en lo que concierne al pago del personal y el reembolso de gastos de viaje relacionados con la participación en reuniones y concursos;
d)
en el caso de contratación pública o de concesión de subvenciones, concursos dotados de premios y convocatorias de manifestaciones de interés, a más tardar, antes de la decisión de adjudicación o de concesión;
e)
en el caso de contratación pública, cuando el órgano de contratación limite el número de candidatos invitados a presentar una oferta, antes de que finalice la selección de candidatos;
f)
antes de cualquier pago a menos que se refiera al pago del personal y el reembolso de gastos de viaje relacionados con la participación en reuniones y concursos.
Artículo 8
Persona de contacto en materia de alertas
La persona de contacto en materia de alertas:
a)
prepara la solicitud de registro de una alerta;
b)
transmite la solicitud y cualquier otra información relativa a la alerta al contable;
c)
suministra información que permita a otro ordenador competente realizar verificaciones o decidir sobre las consecuencias a que se hace referencia en la sección 4.
SECCIÓN 2
INFORMACIÓN REGISTRADA EN EL SAR
Artículo 9
Tipos de alertas
1. Las alertas del SAR se clasificarán en los dos tipos siguientes:
a)
«alertas de verificación», cuando se sospeche o se haya constatado que una persona ha cometido un fraude, un acto de corrupción o cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión, tal como se contempla en el artículo 141 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012, errores o irregularidades sustanciales, falta profesional o incumplimiento grave del contrato;
b)
«alertas de exclusión», cuando una persona sea excluida con arreglo a los motivos previstos en el artículos 106, apartado 1 y en el artículo 109, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
2. Una persona puede ser objeto de diferentes alertas registradas por distintos motivos.
Artículo 10
Información contenida en las alertas SAR
Las alertas SAR incluirán los siguientes datos:
a)
la identidad de la persona;
b)
el tipo de alerta;
c)
la duración de la alerta;
d)
la razón por la cual la persona representa una amenaza para los intereses financieros y la imagen de la Unión o para cualquier otro fondo gestionado por la Unión;
e)
la información relacionada con el procedimiento contradictorio;
f)
el nombre del ordenador competente;
g)
el nombre de la persona de contacto en materia de alertas a que se refiere el artículo 8 de la presente Decisión.
Artículo 11
Alertas de verificación
1. El ordenador competente podrá solicitar una alerta de verificación cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes:
a)
la OLAF ha informado al ordenador competente de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 cuando sus investigaciones pongan de manifiesto que podría ser oportuno adoptar medidas para proteger los intereses financieros de la Unión;
b)
el Tribunal de Cuentas Europeo ha transmitido información a la Comisión o bien el SAI ha transmitido información al ordenador competente indicando la existencia de fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión, tal como se contempla en el artículo 141 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 o bien de errores o irregularidades sustanciales o faltas profesionales o un incumplimiento grave de contrato en relación con una persona;
c)
el ordenador competente ha realizado una comprobación, una auditoría o un control que indique el fraude, la corrupción, y cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión, tal como se contempla en el artículo 141 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012, errores sustanciales, irregularidades o falta profesional o incumplimiento grave de contrato en relación con una persona o haya recibido información relativa a dicha inspección, auditoría o control.
2. Una alerta de verificación tendrá una duración máxima de un año. Se retirará cuando se solicite una alerta de exclusión o cuando ya no haya necesidad de verificación.
3. Al final del plazo contemplado en el apartado 2, la alerta de verificación deberá ser suprimida automáticamente.
4. El ordenador competente podrá solicitar la renovación de la alerta de verificación en caso de que la OLAF considere que las conclusiones de las investigaciones a que se hace referencia en el apartado 1 aún no se hayan elaborado, pero las investigaciones justifiquen el mantenimiento de la alerta de verificación. El ordenador competente podrá también solicitar la renovación de la alerta de verificación en el caso de que se sigan cumpliendo las condiciones establecidas en el apartado 1, letras b) y c).
5. El ordenador competente deberá presentar las razones por las que la renovación es necesaria para la protección de los intereses financieros y la imagen de la Unión.
6. Una renovación se considerará como una nueva solicitud de alerta de verificación.
Artículo 12
Alertas de exclusión
1. El ordenador competente solicitará una alerta de exclusión en los casos a que se refieren el artículo 106, apartado 1, o el artículo 109, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
2. La alerta de exclusión se suprimirá al concluir el período de exclusión.
3. La alerta de exclusión se registrará automáticamente en la base de datos central de exclusión del SAR.
Artículo 13
Información transmitida por la OLAF
Cuando la OLAF transmita información de conformidad con el artículo 7, apartado 6, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 con el fin de ayudar al ordenador competente a decidir adoptar medidas de salvaguardia para proteger los intereses financieros de la Unión Europea o de conformidad con el artículo 11 del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013, esta información deberá incluir:
a)
la identidad de la persona en cuestión;
b)
un resumen de los hechos y de los riesgos detectados por la investigación. El resumen deberá ser suficiente para permitir que las personas sean realmente oídas en virtud del artículo 16 de la presente Decisión;
c)
cualesquiera medidas especiales de confidencialidad recomendadas, en particular en asuntos que impliquen el uso de diligencias de investigación que competan a una autoridad judicial nacional o, en el caso de una investigación externa, que competan a una autoridad nacional, de conformidad con la normativa nacional aplicable a las investigaciones.
SECCIÓN 3
DISPOSICIONES DE PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE UNA ALERTA
Artículo 14
Consulta previa de los servicios centrales para las alertas de verificación
Antes de tomar la decisión de solicitar el registro de una alerta de verificación sobre la base de la información transmitida por la OLAF de conformidad con el artículo 7, apartado 6 y el artículo 11, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013, el ordenador competente consultará a la Dirección General de Presupuestos (Servicio Financiero Central) y, en su caso, al Servicio Jurídico, en estrecha cooperación con la OLAF, de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013.
Artículo 15
Evaluación de las alertas de exclusión por los servicios centrales
Antes de solicitar una alerta de exclusión en los casos a que se refieren el artículo 106, apartado 1, letras b), c), e), y el artículo 109, apartado 1, propuesta por el ordenador competente y su duración adecuada, se llevará a cabo una evaluación centralizada por la Dirección General de Presupuestos y el Servicio Jurídico. En caso de que la alerta de exclusión propuesta por el ordenador competente se base en la información transmitida por la OLAF, esta evaluación se hará en estrecha cooperación con la OLAF.
Artículo 16
Derecho a ser oído
1. Los registros de alertas de exclusión se sujetarán a las normas siguientes:
a)
cuando el ordenador competente prevea solicitar el registro de una alerta de exclusión o contemple la adopción de cualquier acto que pueda afectar negativamente a los derechos de la persona de que se trate, deberá primero dar a dicha persona la oportunidad de expresar su opinión por escrito. Para ello, concederá a la persona en cuestión un plazo de 14 días naturales como mínimo. Al mismo tiempo, el ordenador competente informará a la persona en cuestión que, a falta de respuesta, la alerta quedará registrada
Cuando proceda, el ordenador competente deberá dar a la persona la posibilidad de manifestar su opinión sobre la base de la información facilitada por la OLAF;
b)
si la persona presenta observaciones que no alteran la evaluación del ordenador competente, este solicitará al contable que active la alerta.
Si la persona presenta observaciones que, en opinión del ordenador competente, hacen que la alerta sea desproporcionada o innecesaria, la alerta no se activará y se notificará este extremo a la persona.
El contable confirmará el registro de la alerta en el SAR al ordenador competente, en el momento oportuno;
c)
el ordenador competente notificará a la persona de que se trate la activación de alerta y su duración. Sin embargo, la notificación no será necesaria si la persona no ha respondido a la invitación a presentar observaciones por escrito.
2. El ordenador competente podrá solicitar el registro de una alerta de exclusión en los casos a que se refiere el artículo 106, apartado 1, letra e), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, a la espera de la decisión sobre la duración de la exclusión, antes de haber dado a la persona la posibilidad de manifestar su opinión. El ordenador competente deberá dar a la persona de que se trate la oportunidad de exponer su punto de vista sobre la duración de la exclusión.
3. El ordenador competente podrá solicitar el registro de una alerta de exclusión en relación con las situaciones a que se hace referencia en el artículo 106, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 antes de haber dado a la persona la posibilidad de manifestar su opinión si este posee un documento oficial en el que se establece la situación. El ordenador competente notificará a la persona el registro de la alerta de exclusión.
4. El ordenador competente podrá aplazar excepcionalmente la posibilidad de que la persona interesada manifieste su opinión por escrito antes de la solicitud de registro de una alerta de exclusión o antes de adoptar cualquier acto que pueda afectar negativamente a sus derechos, siempre que existan motivos legítimos imperiosos para preservar la confidencialidad de la investigación o de los procedimientos judiciales nacionales y, al mismo tiempo, proceder al registro de la alerta.
5. Cuando la OLAF informe al ordenador competente de conformidad con el artículo 13 deberá indicar si debe mantenerse la confidencialidad de la investigación o de un procedimiento judicial nacional y si debe aplazarse la oportunidad otorgada a la persona de manifestar su opinión.
6. La persona tendrá la oportunidad de manifestar su opinión tan pronto como hayan dejado de existir los motivos para la protección de una investigación o las actuaciones judiciales nacionales.
Artículo 17
Protección de datos y derechos de las personas objeto de los datos
1. El ordenador competente informará a los interesados de que sus datos podrán ser incluidos en el SAR y a quienes se pueda comunicar los datos. Esta información general deberá ser comunicada por escrito, en particular, en las licitaciones, convocatorias de propuestas, concursos dotados de premios y en ausencia de convocatorias de propuestas, antes de la adjudicación de contratos o la concesión de subvenciones.
2. El ordenador competente que solicite el registro de una alerta será responsable de las relaciones con la persona cuyos datos sean registrados en el SAR. Responderá asimismo a las solicitudes de las personas concernidas para que se rectifiquen datos personales inexactos o incompletos, así como a cualquier otra solicitud o cuestión planteada por estas personas.
3. Una persona podrá, asimismo, solicitar por escrito información al contable sobre si se encuentra o no registrada en el SAR.
El contable se encargará de proporcionar esta información, salvo que el ordenador competente, de común acuerdo con la OLAF, en su caso, decida que se aplican las restricciones del artículo 20, apartado 1, del Reglamento no 45/2001.
4. Las alertas suprimidas solo serán accesibles a efectos de auditoría e investigación y no serán visibles para los usuarios del SAR.
Sin embargo, los datos personales contenidos en las alertas que se refieran a personas físicas solo serán accesibles a tales efectos durante un período de cinco años a partir de su supresión.
Artículo 18
Revisión de la alerta
Cuando la persona sobre la cual se ha registrado una alerta en el SAR aporte nuevos elementos que demuestren que ya no hay motivos para el registro, el ordenador responsable solicitará la supresión de la alerta.
La persona sobre la cual se haya registrado una alerta de exclusión en el SAR podrá presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo e interponer un recurso judicial.
SECCIÓN 4
CONSECUENCIAS DE LAS ALERTAS
Artículo 19
Normas generales que regulan las consecuencias
1. El ordenador competente pedirá toda la información pertinente a través de la persona de contacto en materia de alertas con el fin de decidir sobre las consecuencias contempladas en la presente sección.
2. Cuando, sobre la base de la información facilitada por la OLAF, el ordenador competente solicite el registro de una alerta de verificación de conformidad con el artículo 11, deberá seguir el procedimiento establecido en los artículos 14 o 15 de la presente Decisión y decidirá sobre las consecuencias en estrecha cooperación con la OLAF, de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013.
3. A la hora de decidir sobre las consecuencias, el ordenador competente tendrá en cuenta los siguientes criterios para todas las alertas:
a)
los riesgos para los intereses financieros y la imagen de la Unión;
b)
el importe y la duración del compromiso jurídico;
c)
la urgencia en la ejecución del compromiso jurídico;
d)
la naturaleza de los hechos;
e)
la gravedad de los hechos, y
f)
las posibles consecuencias en la aplicación del compromiso jurídico.
En el caso de las alertas de exclusión, el ordenador competente deberá también tener en cuenta la naturaleza y la gravedad de los motivos de exclusión y la necesidad de la continuidad del servicio.
4. El ordenador competente deberá, en cualquier caso, justificar por escrito su decisión sobre las consecuencias.
Artículo 20
Consecuencias de las alertas de verificación
1. En el caso de procedimientos de contratación pública, de concesión de una subvención o de concursos dotados de premios, la verificación mencionada podría consistir en lo siguiente:
a)
la solicitud por el ordenador competente de los documentos justificativos adicionales según lo establecido en el procedimiento de contratación pública, de concesión de una subvención o del concurso dotados de premios;
b)
en el caso del procedimiento para la concesión de una subvención, un análisis del riesgo relativo a la prefinanciación.
2. En caso de un compromiso jurídico, la verificación mencionada podría consistir en lo siguiente:
a)
la comprobación de que la acción se ajusta a lo dispuesto en el compromiso jurídico, incluido el respeto de los plazos y el contenido de los resultados previstos;
b)
en el caso de las ayudas existentes, la comprobación de la subvencionabilidad de los costes antes del pago o la realización de una auditoría o controles sobre el terreno.
Artículo 21
Derecho a ser oído después de una alerta de verificación
El procedimiento previsto en el artículo 15 de la presente Decisión y el derecho a ser oído establecido en virtud del artículo 16 de la presente Decisión se aplicarán asimismo cuando el ordenador competente a raíz de una alerta de verificación prevea adoptar cualquier acto que pueda afectar negativamente a los derechos de la persona de que se trate.
Artículo 22
Consecuencias de las alertas de exclusión sobre los procedimientos y los compromisos jurídicos
1. En el caso de procedimientos de contratación pública, de concesión de una subvención o de concursos dotados de premios, el ordenador competente deberá excluir a la persona sujeta a una alerta de exclusión de la participación en los procedimientos de adjudicación de contratos o de concesión de subvenciones, a menos que se hayan cumplido las condiciones establecidas en el artículo 106, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, en el caso en que la persona se encuentre en una situación de monopolio.
2. En el caso de compromisos jurídicos existentes, el ordenador competente decidirá sobre las consecuencias, que podrán consistir en:
a)
llevar a cabo la ejecución del contrato o de la subvención y formular las oportunas verificaciones;
b)
suspender el plazo de pago de conformidad con el artículo 92, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;
c)
suspender los pagos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 208 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012;
d)
suspender la ejecución del contrato o de la subvención de conformidad con el artículo 116 y el artículo 125, apartado 5, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;
e)
resolver el compromiso jurídico si así lo prevén sus disposiciones sobre la base de la información que ha dado pie a registrar la alerta.
3. Si la persona es un subcontratista, el ordenador competente podrá exigir al licitador o candidato o al contratista que sustituya al subcontratista.
Artículo 23
Consecuencia de las alertas de exclusión en las operaciones presupuestarias
1. En caso de una alerta de exclusión, y cuando se estime necesario, el ordenador competente deberá confirmar en el sistema contable que debe procederse al pago a pesar de la existencia de la alerta.
2. En los casos en que se haya registrado una alerta de exclusión, no se procederá a ningún compromiso presupuestario individual, a ningún registro de un compromiso jurídico individual en la contabilidad presupuestaria basado en un compromiso global y a ninguna contracción de un compromiso jurídico basado en un compromiso provisional, salvo en los casos en que la persona se encuentre en una situación de monopolio de acuerdo con las condiciones establecidas en el artículo 106, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
SECCIÓN 5
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 24
Derogación
Queda derogada la Decisión 2008/969/CE, Euratom relativa al sistema de alerta rápida para uso de los ordenadores de la Comisión y de las agencias ejecutivas.
Artículo 25
Disposiciones transitorias
1. Las alertas de exclusión registradas de conformidad con la Decisión 2008/969/CE, Euratom permanecerán activas hasta el final de su duración de conformidad con dicha Decisión.
2. Las alertas W1, W2 y W3b registradas con arreglo a la Decisión 2008/969/CE, Euratom se considerarán como alertas de verificación en virtud de la presente Decisión.
3. Las alertas W3a y W4 se seguirán registrando hasta el 1 de julio de 2015, con arreglo a las condiciones establecidas en la Decisión 2008/969/CE, Euratom. Para la aplicación de la sección 4 de la presente Decisión, las alertas W3a y W4 se considerarán como alertas de verificación en virtud de la presente Decisión. La Decisión 2008/969/CE, Euratom seguirá siendo aplicable a las alertas W5b hasta el 1 de julio de 2015.
Artículo 26
Publicación
La presente Decisión se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Hecho en Bruselas, el 13 de noviembre de 2014.