NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1271/2013
ze dne 30. září 2013
o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 208 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 208 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 (2) o rámcovém finančním nařízení pro subjekty zřízené Společenstvími vycházelo z nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (3). Nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 bylo nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je proto nezbytné revidovat. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Je nezbytné vzít v úvahu společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady EU a Evropské komise k decentralizovaným agenturám ze dne 19. července 2012.
(3)
Některá ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 musí být přezkoumána s cílem zohlednit zkušenosti získané při jejich uplatňování.
(4)
Toto nařízení by mělo stanovit obecné zásady a základní pravidla pro subjekty zřízené Smlouvou o fungování EU a Smlouvou o Euratomu (dále jen „subjekty Unie“), které dostávají příspěvky z rozpočtu, a aniž je dotčen zřizující akt. Na základě tohoto nařízení by subjekty Unie měly přijmout svá finanční pravidla, která se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jejich zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
(5)
Nicméně subjekty Unie, které jsou v plném rozsahu finančně samosprávné a na které se toto nařízení nevztahuje, by měly v zájmu jednotnosti případně zavést podobná pravidla. V souladu se společným prohlášením Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012 by tyto subjekty měly Evropskému parlamentu, Radě a Komisi předkládat výroční zprávu o plnění svého rozpočtu a řádně zohledňovat jejich požadavky a doporučení.
(6)
Subjekty Unie by měly svůj rozpočet sestavovat a plnit v souladu s pěti základními zásadami rozpočtového práva - zásadou jednotnosti, správnosti, univerzálnosti, specifikace a ročního rozpočtu - a zásadou vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, řádného finančního řízení a transparentnosti.
(7)
Je třeba zdůraznit vyrovnávací povahu příspěvku Unie. Ta část kladného výsledku plnění rozpočtu subjektu Unie, která převyšuje částku příspěvku Unie vyplacenou během roku, by měla být vrácena do rozpočtu Unie.
(8)
Pokud zřizující akt stanoví, že příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky a že příjmy plynoucí z poplatků jsou určeny na konkrétní výdaje, měly by mít subjekty Unie možnost převést zůstatek v podobě účelově vázaných příjmů.
(9)
Je nezbytné zajistit, aby poplatky byly stanoveny na vhodné úrovni, která by pokryla náklady na poskytování služeb a bránila výrazným přebytkům.
(10)
Pověření subjektů Unie úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu musí být řádně odůvodněno vlastnostmi těchto úkolů a specifickými odbornými znalostmi subjektů Unie a současně musí zajišťovat řádné finanční řízení a nákladovou efektivitu. Svěřené úkoly by měly být slučitelné se zřizujícím aktem.
(11)
Subjektům Unie by mělo být umožněno získávat granty ad hoc, pouze pokud je to výslovně stanoveno v příslušných základních právních aktech a povoleno ve zřizujícím aktu.
(12)
V souladu s článkem 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 se subjekt Unie musí zúčastnit srovnávání s jinými subjekty a orgány Unie.
(13)
Je nezbytné stanovit pravidla pro akční plán navazující na závěry celkových pravidelných hodnocení, aby bylo zajištěno jejich účinné provádění.
(14)
Za účelem zajištění jednotného plánování by měl subjekt Unie vypracovat dokument obsahující roční a víceleté programy, přičemž by měl zohlednit pokyny Komise.
(15)
Subjekt Unie by měl uvést harmonogram ročních a víceletých programů do souladu s rozpočtovým procesem, aby byla zajištěna jeho účinnost a soudržnost všech programových dokumentů.
(16)
Je nezbytné objasnit současnou architekturu funkcí interního auditora a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditora v rámci subjektu Unie by měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět v případě, že jsou odůvodněny souvisejícími riziky. Je nezbytné stanovit pravidla týkající se zřízení a fungování útvarů interního auditu.
(17)
Měly by být zjednodušeny povinnosti spojené s podáváním zpráv. Subjekty Unie by měly předkládat souhrnnou výroční zprávu o činnosti, která obsahuje úplné informace o provádění jejich pracovního programu, plnění rozpočtu a plánu zaměstnanecké politiky a provádění systémů řízení a vnitřní kontroly.
(18)
V zájmu zlepšení nákladové efektivity subjektů Unie je nezbytné stanovit možnost sdílet služby nebo je převést na jiný subjekt Unie či Komisi. Nákladovou efektivitu lze zejména zlepšit tím, že se účetnímu Komise umožní, aby byl pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu Unie.
(19)
V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 by měla být možnost rozložit několikaleté závazky do ročních splátek povolena pouze v případech, kdy tuto možnost stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo kdy se tyto závazky týkají správních výdajů.
(20)
S cílem uvést pravidla o účelově vázaných příjmech do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit pravidla pro rozlišení účelově vázaných příjmů (interních a externích) a o jejich přenosu.
(21)
S cílem uvést pravidla pro nakládání s úroky plynoucími z příspěvku Unie určeného pro subjekt Unie do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit, že úroky nejsou splatné do rozpočtu.
(22)
Nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 stanoví ve zvláštních případech možnost přijmout právní závazek před závazkem rozpočtovým. Tuto možnost by měly mít i subjekty Unie.
(23)
Aby byla zajištěna soudržnost mezi nařízením (ES, Euratom) č. 2343/2002 a nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, neměla by být povolena zvláštní ustanovení o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů. Uplatňování jediného souboru pravidel usnadňuje subjektu Unie práci a umožňuje používat pokyny a modely vypracované Komisí.
(24)
S cílem uvést ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 do souladu s ustanoveními nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 by měl mít subjekt Unie možnost udělovat ceny.
(25)
Aby subjekty Unie dokázaly identifikovat a správně řídit riziko skutečného nebo domnělého střetu zájmů, měly by mít povinnost přijmout pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů. V těchto pravidlech by měly být zohledněny pokyny vypracované Komisí v návaznosti na společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012.
(26)
Ustanovení týkající se politiky v oblasti nemovitostí, včetně zavedení možnosti subjektů Unie brát si půjčky a podmínek jejich získávání, by měla být uvedena do souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, aby bylo zajištěno důsledné uplatňování nově zavedených pravidel všemi subjekty a orgány Unie.
(27)
Je třeba zavést přechodná ustanovení pro plánování a podávání zpráv vzhledem k tomu, že Komise potřebuje čas k vypracování vhodných pokynů ve spolupráci se subjekty Unie.
(28)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby bylo možné přijmout včas revidovaná finanční nařízení subjektů Unie k 1. lednu 2014 s cílem zajistit jednotná pravidla pro příští víceletý finanční rámec,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
HLAVA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví základní finanční pravidla, na jejichž základě má subjekt Unie přijmout svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu Unie se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jeho zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se rozumí:
-
„zřizujícím aktem“ nástroj práva Unie, jímž se řídí hlavní aspekty zřízení a činnosti subjektu Unie,
-
„rozpočtem subjektu Unie“ nástroj, jímž se pro každý rozpočtový rok stanovují a schvalují veškeré příjmy a výdaje, které se pro subjekt Unie považují za nezbytné,
-
„subjektem Unie“ jakýkoli subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
„správní radou“ hlavní vnitřní orgán subjektu Unie, který je odpovědný za rozhodování o finančních a rozpočtových záležitostech, a to bez ohledu na to, jak je pojmenován ve zřizujícím aktu,
-
„ředitelem“ osoba odpovědná za provádění rozhodnutí správní rady a za plnění rozpočtu subjektu Unie jako schvalující osoba, a to bez ohledu na to, jak je tato osoba pojmenována ve zřizujícím aktu,
-
„výkonnou radou“ vnitřní orgán subjektu Unie, který je nápomocen správní radě a jehož povinnosti a jednací řád jsou stanoveny ve zřizujícím aktu.
Článek 3
Lhůty, data a termíny
Není-li stanoveno jinak, vztahuje se na lhůty stanovené tímto nařízením nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 1182/71 (4).
Článek 4
Ochrana osobních údajů
Tímto nařízením nejsou dotčeny požadavky směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (5) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6).
Článek 5
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu Unie musí být sestavován a plněn v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účelnou a účinnou vnitřní kontrolu a transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 6
Oblast působnosti rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie tvoří:
a)
vlastní příjmy sestávající ze všech poplatků, které je subjekt Unie oprávněn vybírat na základě úkolů, jež mu byly svěřeny, a jakékoli další příjmy;
b)
příjmy složené z finančních příspěvků hostitelských členských států;
c)
příspěvek poskytovaný Unií;
d)
příjmy účelově vázané na specifické výdaje v souladu s čl. 23 odst. 1;
e)
výdaje subjektu Unie, včetně správních výdajů.
2. Příjmy sestávající z poplatků jsou účelově vázány jen ve výjimečných a řádně odůvodněných případech stanovených ve zřizujícím aktu.
3. V případě, že jeden nebo několik zřizujících aktů stanoví, že jasně vymezené úkoly jsou financovány odděleně, nebo pokud subjekt Unie plní úkoly, jež mu byly svěřeny na základě dohody o pověření, musí mít oddělené účetnictví vážící se k příjmovým a výdajovým operacím. Subjekt Unie musí každou skupinu úkolů jasně označit ve svém plánu lidských zdrojů a dále v dokumentu obsahujícím roční a víceletý program uvedeném v článku 32.
Článek 7
Granty ad hoc
1. Subjekty Unie nesmějí získávat granty ad hoc z rozpočtu, pokud to není povoleno ve zřizujícím aktu a výslovně stanoveno v základním právním aktu.
2. Bylo-li subjektu Unie povoleno granty ad hoc získávat, úkoly financované z těchto grantů musí být zahrnuty do ročního pracovního programu uvedeného v čl. 32 odst. 3.
Článek 8
Dohody o pověření
1. Komise smí subjektu Unie svěřit úkoly související s plněním rozpočtu, pouze pokud je to řádně odůvodněno zvláštní povahou akce a specifickými odbornými znalostmi subjektu Unie.
2. Při výběru subjektu Unie se náležitě zohlední:
a)
nákladová efektivita svěření těchto úkolů;
b)
dopad na strukturu řízení subjektu a na jeho finanční a lidské zdroje.
3. V případě, že Komise subjektu Unie svěří úkoly výjimečně:
a)
použije se na subjekt Unie článek 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, pokud jde o finanční prostředky, jež byly na tyto úkoly přiděleny, a články 108 a 109 tohoto nařízení se nepoužijí;
b)
svěřené úkoly by měly být uvedeny v ročním pracovním programu subjektu Unie podle čl. 32 odst. 3 pouze pro informační účely.
4. Aniž je dotčen odstavec 2, schvalující osoba konzultuje před podpisem dohody o pověření správní radu.
Článek 9
Zvláštní pravidla týkající se zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu Unie.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených rozpočtových prostředků subjektu Unie.
3. Do rozpočtu subjektu Unie mohou být zapsány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu Unie nejsou subjektem Unie splatné.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 10
Definice
Prostředky zapsané do rozpočtu subjektu Unie se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
Článek 11
Druhy prostředků
1. Rozpočet subjektu Unie obsahuje nerozlišené prostředky, a je-li to odůvodněno provozními potřebami, rozlišené prostředky. Rozlišené prostředky sestávají z prostředků na závazky a z prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky kryjí celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových rocích.
Článek 12
Účtování příjmů a prostředků
1. Příjmy subjektu Unie uvedené v článku 6 se zaúčtují za daný rozpočtový rok na základě částek vybraných v průběhu tohoto rozpočtového roku.
2. Příjmy subjektu Unie zakládají shodnou výši prostředků na platby.
3. Prostředky schválené na určitý rozpočtový rok se použijí výhradně k pokrytí výdajů přidělených na závazky a zaplacených v dotčeném rozpočtovém roce a k pokrytí dlužných částek na základě závazků z předchozích rozpočtových roků.
4. Závazky se zaúčtují na základě právních závazků uskutečněných do 31. prosince.
5. Platby se zaúčtují do rozpočtového roku na základě plateb provedených účetním do 31. prosince uvedeného roku.
Článek 13
Přidělení prostředků na závazky
Prostředky zapsané v rozpočtu subjektu Unie lze přidělit na závazky s účinkem od 1. ledna, jakmile byl rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat.
Článek 14
Zrušení a přenos prostředků
1. Prostředky, které nebyly použity do konce rozpočtového roku, pro který byly zapsány v rozpočtu, se ruší. Prostředky však mohou být přeneseny, a to výlučně do následujícího rozpočtového roku, v souladu s odstavci 3 a 4 na základě rozhodnutí správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady přijatého do 15. února, anebo mohou být přeneseny automaticky v souladu s odstavcem 5.
2. Prostředky týkající se výdajů na zaměstnance přenášet nelze.
3. U rozlišených prostředků na závazky a nerozlišených prostředků, které nejsou na konci rozpočtového roku dosud přiděleny na závazky, lze přenést:
a)
částky odpovídající prostředkům na závazky;
b)
částky odpovídající nerozlišeným prostředkům týkajícím se projektů v oblasti nemovitostí, u kterých byla většina přípravných etap přidělení na určitý závazek dokončena do 31. prosince. Přípravná etapa přidělení na určitý závazek se stanoví v prováděcích pravidlech k finančnímu nařízení každého subjektu Unie.
Tyto částky mohou být přiděleny na závazky do 31. března následujícího roku nebo - v případě částek týkajících se projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku.
4. U prostředků na platby lze přenést částky nezbytné ke krytí stávajících závazků nebo závazků spojených s přenášenými prostředky na závazky, pokud prostředky na platby stanovené v příslušných rozpočtových položkách na příští rozpočtový rok nedostačují požadavkům.
Dotčený subjekt Unie použije přednostně prostředky schválené na běžný rozpočtový rok a teprve po jejich vyčerpání použije prostředky přenesené.
5. Nerozlišené prostředky, které na konci rozpočtového roku odpovídají řádně smluvně podloženým povinnostem, se automaticky přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku.
6. Přenesené prostředky, které nebyly přiděleny na závazky do 31. března roku N + 1, se automaticky ruší a rozliší v účetnictví.
Článek 15
Pravidla pro přenos účelově vázaných příjmů
Přenos účelově vázaných příjmů uvedených v článku 23 a z nich plynoucích prostředků, které k 31. prosinci zůstaly nevyužity a jsou k dispozici, se řídí těmito pravidly:
a)
vnější účelově vázané příjmy se přenášejí automaticky a musí být zcela využity dříve, než jsou ukončeny všechny operace související s programem nebo akcí, na něž byly tyto příjmy účelově vázány; vnější účelově vázané příjmy obdržené v průběhu posledního roku trvání programu nebo akce se mohou využít v prvním roce trvání následujícího programu nebo akce;
b)
vnitřní účelově vázané příjmy se přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku, s výjimkou vnitřních účelově vázaných příjmů vymezených v čl. 23 odst. 3 písm. f), které se přenášejí automaticky.
Do 1. června roku N + 1 informuje subjekt Unie Komisi o provedení přenesených účelově vázaných příjmů.
Článek 16
Zrušení přidělení prostředků na závazky
Pokud je přidělení prostředků na závazky v kterémkoli rozpočtovém roce následujícím po zápisu prostředků do rozpočtu subjektu Unie zrušeno, protože akce, na niž byly prostředky určeny, nebyla provedena nebo byla provedena jen částečně, odpovídající prostředky se zruší.
Článek 17
Závazky
1. Běžné správní výdaje mohou být každoročně od 15. října předem přidělovány na závazky k tíži prostředků stanovených pro následující rozpočtový rok. Tyto závazky však nesmějí překročit čtvrtinu prostředků schválených správní radou a uvedených v odpovídající rozpočtové položce pro běžný rozpočtový rok. Nesmějí být použity na výdaje nového druhu, které nebyly rámcově schváleny v posledním řádně přijatém rozpočtu subjektu Unie.
2. Výdaje, které musí být uskutečněny předem, např. nájemné, mohou být placeny od 1. prosince k tíži prostředků následujícího rozpočtového roku. V tomto případě se nepoužije lhůta uvedená v odstavci 1.
Článek 18
Pravidla vztahující se na případy pozdního přijetí rozpočtu subjektu Unie
1. Není-li na začátku rozpočtového roku rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat, použijí se pravidla stanovená v odstavcích 2 až 6.
2. Závazky lze přijímat a platby lze uskutečňovat v mezích stanovených v odstavci 3.
3. Závazky lze přijímat podle kapitol do výše jedné čtvrtiny celkové výše prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, zvýšené o jednu dvanáctinu za každý ukončený měsíc.
Horní mez prostředků stanovená v odhadu příjmů a výdajů nesmí být překročena.
Platby lze uskutečňovat měsíčně podle kapitol až do výše jedné dvanáctiny prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok. Tato částka však nesmí překročit jednu dvanáctinu prostředků stanovených ve stejné kapitole odhadu příjmů a výdajů.
4. Prostředky schválenými v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, jak je uvedeno v odstavcích 2 a 3, se rozumějí prostředky, které byly odsouhlaseny v rozpočtu subjektu Unie, včetně opravných rozpočtů, po úpravě o převody uskutečněné v daném rozpočtovém roce.
5. Na žádost ředitele může správní rada v případě, že si to kontinuita činnosti subjektu Unie a potřeby řízení vyžadují, s výjimkou řádně odůvodněných případů schválit výdaje nad rámec jedné prozatímní dvanáctiny, které však nepřekračují součet čtyř prozatímních dvanáctin, pro závazky i pro platby nad rámec prozatímních dvanáctin poskytnutých automaticky podle odstavců 2 a 3.
Dodatečné dvanáctiny se schvalují jako celek a nelze je rozdělovat.
6. Nestačí-li pro určitou kapitolu schválení čtyř prozatímních dvanáctin poskytnutých v souladu s odstavcem 5 ke krytí nezbytných výdajů tak, aby nedošlo k přerušení kontinuity činnosti subjektu Unie v oblasti, na niž se příslušná kapitola vztahuje, lze výjimečně schválit překročení výše prostředků zapsaných v odpovídající kapitole rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok. Správní rada v takovém případě postupuje podle odstavce 5. Celková výše prostředků dostupných v rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok nebo v předloženém návrhu rozpočtu subjektu Unie však nesmí být v žádném případě překročena.
KAPITOLA 3
Zásada vyrovnanosti
Článek 19
Definice a oblast působnosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit částku příspěvku Unie zvýšenou o vlastní příjmy a veškeré další příjmy uvedené v článku 6.
3. U subjektů, jejichž příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky, by tyto poplatky měly být stanoveny v takové výši, aby se zamezilo hromadění značných přebytků. Opakují-li se případy, kdy je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 výrazně kladný nebo záporný, musí být výše poplatků revidována.
4. Subjekt Unie si nesmí v rámci rozpočtu subjektu Unie brát půjčky.
5. Příspěvek Unie určený subjektu Unie představuje pro rozpočet subjektu Unie vyrovnávací příspěvek, který lze rozdělit do několika plateb.
6. Subjekt Unie pečlivě řídí hotovost s náležitým přihlédnutím k účelově vázaným příjmům s cílem zajistit, aby jeho hotovostní zůstatky byly omezeny na řádně odůvodněné požadavky. S žádostmi o platbu předloží podrobné a aktualizované prognózy svých skutečných požadavků na hotovost v průběhu roku, včetně informací o účelově vázaných příjmech.
Článek 20
Výsledek plnění rozpočtu za rozpočtový rok
1. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 kladný, je Komisi splacen až do výše příspěvku poskytnutého během daného roku. Část výsledku plnění rozpočtu, která výši příspěvku Unie vyplaceného během daného roku převyšuje, je zanesena do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok jako příjem.
První pododstavec se použije i v případě, že příjem subjektu Unie tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky.
Rozdíl mezi příspěvkem zapsaným do rozpočtu a příspěvkem skutečně vyplaceným subjektu Unie se zruší.
Subjekt Unie předloží do 31. ledna roku N odhad výsledku plnění rozpočtu za rok N - 1, který má být vrácen do rozpočtu v pozdější fázi roku N, s cílem doplnit již dostupné informace o výsledku plnění rozpočtu za rok N - 2. Tyto informace Komise náležitě zohlední při posuzování finančních potřeb subjektu Unie v roce N + 1.
2. Ve výjimečných případech, kdy zřizující akt stanoví, že příjmy z poplatků jsou účelově vázány na konkrétní výdaje, může subjekt Unie přenést zůstatek poplatků jako příjem účelově vázaný na činnosti související s poskytováním služeb, za něž jsou tyto poplatky splatné.
3. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 záporný, je zanesen do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok v podobě prostředků na platby nebo je případně kompenzován kladným výsledkem plnění rozpočtu subjektu Unie v následujících rozpočtových rocích.
4. Příjmy nebo prostředky na platby se zapisují do rozpočtu subjektu Unie během rozpočtového procesu prostřednictvím návrhu na změnu stanoveného v článku 39 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, nebo prostřednictvím opravného rozpočtu v případě, že plnění rozpočtu subjektu Unie právě probíhá.
KAPITOLA 4
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 21
Používání eura
Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní v eurech a účty se vedou v eurech. Pro účely peněžních toků je účetní a v případě zálohových účtů správce zálohových účtů oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech jednotlivých subjektů Unie.
KAPITOLA 5
Zásada univerzálnosti
Článek 22
Definice a oblast působnosti
Aniž je dotčen článek 23, celkové příjmy pokrývají celkové prostředky na platby. Aniž je dotčen článek 25, všechny příjmy a výdaje se vykazují v plné výši bez jakýchkoli vzájemných zápočtů.
Článek 23
Účelově vázané příjmy
1. Pro financování specifických výdajů se použijí vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy.
2. Vnější účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
finanční příspěvky členských států a třetích zemí, v obou případech včetně jejich veřejných agentur a právnických nebo fyzických osob, na určité činnosti subjektů Unie, pokud tak stanoví dohoda uzavřená mezi subjektem Unie a dotčenými členskými státy, třetími zeměmi nebo veřejnými agenturami a právnickými nebo fyzickými osobami;
b)
příjmy určené na zvláštní účel, například příjmy z nadací, podpor, darů a odkazů;
c)
finanční příspěvky na činnosti subjektů Unie, které pocházejí od třetích zemí nebo různých subjektů mimo Unii a na které se nevztahuje písmeno a):
-
příjmy z grantů ad hoc uvedených v článku 7,
-
příjmy z dohod o pověření uvedených v článku 8;
d)
vnitřní účelově vázané příjmy uvedené v odstavci 3 v rozsahu, v jakém jsou doplňkem jiných příjmů uvedených v písmenech a) až c) tohoto odstavce;
e)
příjmy z poplatků uvedených v čl. 6 odst. 2.
3. Vnitřní účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
příjmy od třetích osob za dodávky zboží, poskytnutí služeb nebo stavební práce provedené na jejich žádost, s výjimkou poplatků uvedených v čl. 6 odst. 1 písm. a);
b)
výnosy z prodeje vozidel, vybavení, zařízení, materiálů a vědeckých a technických přístrojů, které jsou nahrazeny novými nebo vyřazeny, je-li jejich účetní hodnota plně odepsána;
c)
příjmy plynoucí ze zpětného získání neoprávněně vyplacených částek v souladu s článkem 62;
d)
výnosy z dodávek zboží a poskytnutí služeb a stavebních prací orgánům Unie nebo jiným subjektům Unie;
e)
přijaté platby pojistného plnění;
f)
příjmy z pronájmu;
g)
příjmy z prodeje tiskovin a filmů, včetně tiskovin a filmů na elektronických nosičích;
h)
příjmy z následné úhrady daní podle čl. 25 odst. 3 písm. b).
4. Aniž je dotčen čl. 23 odst. 2 písm. e), může příslušný zřizující akt příjmy, které stanoví, také účelově vázat na specifické výdaje. Tyto příjmy představují vnitřní účelově vázané příjmy, nestanoví-li příslušný zřizující akt jinak.
5. Všechny příjmy ve smyslu odst. 2 písm. a) až c) a odst. 3 písm. a) a d) kryjí veškeré přímé či nepřímé výdaje, které vzniknou v souvislosti s dotyčnou činností nebo účelem.
6. V rozpočtu subjektu Unie jsou pro vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy založeny odpovídající rozpočtové položky, a pokud je to možné, je pro ně uvedena odpovídající částka.
Do odhadu příjmů a výdajů lze zapisovat jen ty částky účelově vázaných příjmů, jejichž výše je ke dni sestavení odhadu jistá.
Článek 24
Darované částky
1. Ředitel smí přijímat jakékoli částky darované subjektu Unie, zejména příjmy z nadací, dotace, dary a odkazy.
2. Přijetí darovaných částek, které by mohly vést k finančním poplatkům, podléhá předchozímu schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud se správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada v této lhůtě neusnese, je darovaná částka považována za přijatou.
Článek 25
Pravidla pro odečty a úpravy v důsledku kurzových rozdílů
1. Od výše žádostí o platbu, které se v tomto případě schválí jako čisté částky, lze odečíst:
a)
sankce uložené stranám zadaných veřejných zakázek nebo příjemcům grantů;
b)
slevy, náhrady a rabaty z jednotlivých faktur a výkazů nákladů;
c)
úpravy v souvislosti s neoprávněně vyplacenými částkami.
Úpravy uvedené v prvním pododstavci písm. c) lze provést přímým snížením nové průběžné platby nebo platby zůstatku poukázané stejnému příjemci platby ve stejné kapitole, ve stejném článku a ve stejném rozpočtovém roce, kdy došlo k přeplatku.
Na odečty uvedené v prvním pododstavci písm. c) se vztahují účetní pravidla Unie.
2. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí členské státy podle Protokolu o výsadách a imunitách Evropské unie, jsou do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovány bez daně za předpokladu, že se tento protokol na subjekt Unie vztahuje.
3. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí třetí země na základě příslušných dohod, lze do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovat:
a)
bez daně;
b)
včetně daně. V tomto případě se s následně vrácenou daní nakládá jako s vnitřním účelově vázaným příjmem.
4. Veškeré vnitrostátní daně dočasně hrazené subjektem Unie podle odstavců 2 a 3 jsou účtovány na prozatímních účtech, dokud je dotyčný stát nevrátí.
5. Jakýkoli záporný výsledek plnění rozpočtu se do rozpočtu subjektu Unie zapisuje jako výdaj.
6. Kurzové rozdíly, které vznikají při plnění rozpočtu subjektu Unie, mohou být navzájem započteny. Konečný výsledek, zisk nebo ztráta, se zahrne do výsledku plnění rozpočtu za daný rok.
KAPITOLA 6
Zásada specifikace
Článek 26
Obecná ustanovení
Prostředky se věcně člení do hlav a kapitol. Kapitoly se dále člení do článků a bodů.
Článek 27
Převody
1. Ředitel může převádět prostředky:
a)
z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí;
b)
z jedné kapitoly do druhé a z jednoho článku do druhého bez omezení.
2. Ředitel může předložit správní radě, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné radě návrh na převod prostředků z jedné hlavy do druhé i nad rámec meze uvedené v odstavci 1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada má tři týdny na to, aby proti těmto převodům vznesla námitky. Po uplynutí této lhůty se považují za přijaté.
3. Návrhy na převody a převody provedené v souladu s odstavci 1 a 2 jsou doprovázeny vhodnými a podrobnými podpůrnými dokumenty popisujícími využití prostředků a odhad potřeb do konce rozpočtového roku u položek, na něž mají být prostředky připisovány, i u položek, z nichž jsou prostředky čerpány.
4. Ředitel co nejdříve informuje o všech provedených převodech správní radu. Ředitel informuje o všech převodech uskutečněných podle odstavce 2 Evropský parlament a Radu.
Článek 28
Zvláštní pravidla pro převody
1. Prostředky lze převádět pouze do položek v rozpočtu subjektu Unie, pro něž jsou v rozpočtu subjektu Unie schváleny prostředky nebo které nesou označení pro memoria.
2. Prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům, lze převádět pouze tehdy, pokud se takový příjem použije k účelu, na který je vázán.
KAPITOLA 7
Zásada řádného finančního řízení
Článek 29
Zásady hospodárnosti, účinnosti a účelnosti / zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby zdroje používané subjektem Unie k výkonu jeho činnosti byly dány k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Subjekt Unie provádí srovnávání podle článku 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Srovnávání zahrnuje:
-
přezkum účinnosti horizontálních služeb subjektu Unie,
-
analýzu nákladů a přínosů sdílení služeb nebo jejich převedení na jiný subjekt Unie nebo Komisi.
Během srovnávání podle prvního a druhého pododstavce subjekt Unie přijme nezbytná opatření k tomu, aby zamezil jakémukoli střetu zájmů.
4. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu Unie, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosažení těchto cílů se kontroluje pomocí ukazatelů výkonnosti pro každou činnost a příslušné informace předává ředitel správní radě. Tyto informace se předávají každoročně a nejpozději s dokumenty přiloženými k návrhu rozpočtu subjektu Unie.
5. Ke zdokonalení rozhodovacího procesu provádí subjekt Unie hodnocení ex ante a ex post podle pokynů vydaných Komisí. Tato hodnocení se provádějí u všech programů a činností, které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zasílají správní radě.
6. Ředitel vypracuje v návaznosti na závěry hodnocení uvedených v odstavci 5 akční plán a o pokroku při jeho provádění podává dvakrát ročně zprávu Komisi a pravidelně pak správní radě.
7. Správní rada přezkoumává provádění akčního plánu uvedeného v odstavci 6.
Článek 30
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu Unie je plněn s uplatněním účelné a účinné vnitřní kontroly.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu Unie se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účelná vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména:
a)
oddělení úkolů;
b)
vhodné řízení rizik a strategii kontroly zahrnující kontroly na úrovni příjemců finančních prostředků;
c)
zamezení střetu zájmů;
d)
přiměřené auditní stopy a úplnost údajů v datových systémech;
e)
postupy sledování dosažených výsledků a následná opatření reagující na zjištěné nedostatky a výjimky ve vnitřních kontrolách;
f)
pravidelné posuzování řádného fungování systému vnitřní kontroly.
4. Základem účinné vnitřní kontroly je:
a)
provádění vhodné strategie kontroly a řízení rizik koordinované na úrovni příslušných článků kontrolního řetězce;
b)
poskytnutí přístupu k výsledkům provedených kontrol všem příslušným článkům kontrolního řetězce;
c)
případné spoléhání na výroky nezávislého auditora za předpokladu, že kvalita odvedené práce je odpovídající a přijatelná a že práce byla provedena v souladu se schválenými standardy;
d)
včasné uplatňování nápravných opatření, případně včetně uložení odrazujících sankcí;
e)
odstranění několikanásobných kontrol;
f)
zlepšování poměru nákladů a přínosů kontrol.
KAPITOLA 8
Zásada transparentnosti
Článek 31
Zveřejňování účtů, rozpočtů a zpráv
1. Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní a účty se předkládají v souladu se zásadou transparentnosti.
2. Shrnutí rozpočtu subjektu Unie a veškeré opravné rozpočty subjektu Unie přijaté s konečnou platností se zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie do tří měsíců ode dne svého přijetí.
Shrnutí obsahuje pět hlavních příjmových rozpočtových položek, pět hlavních výdajových rozpočtových položek pro správní a operační rozpočet subjektu Unie, plán pracovních míst a odhad počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků. Ve shrnutí jsou uvedeny rovněž údaje za předchozí rok.
3. Rozpočet subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů subjektu Unie, přijatý s konečnou platností, jakož i uvedení počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků se pro informaci předají Evropskému parlamentu a Radě, Účetnímu dvoru a Komisi a zveřejní se na internetových stránkách dotčeného subjektu Unie do čtyř týdnů ode dne svého přijetí.
4. Subjekt Unie na svých internetových stránkách zpřístupní ve standardní úpravě do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích finančních prostředků z rozpočtu subjektu Unie, včetně odborníků přijatých podle článku 89, v souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (7). Zveřejněné informace musí být snadno dostupné, transparentní a úplné. Při zpřístupnění těchto informací musí být řádně dodrženy požadavky na zachování důvěrnosti a bezpečnosti, zejména pokud je o ochranu osobních údajů stanovenou v nařízení (ES) č. 45/2001.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Sestavování rozpočtu subjektu Unie
Článek 32
Roční a víceleté programy
1. Subjekt Unie vypracuje programový dokument obsahující víceletý a roční program, přičemž zohlední pokyny stanovené Komisí.
2. Víceletý program stanoví:
-
celkové strategické plánování včetně cílů, očekávaných výsledků a ukazatelů výkonnosti,
-
plánování zdrojů včetně víceletého rozpočtu a zaměstnanců.
Plánování zdrojů zahrnuje kvalitativní a kvantitativní informace o lidských zdrojích a rozpočtových záležitostech pro účely podávání zpráv, zejména:
-
pro roky N - 1 a n informace o počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu, jakož i vyslaných národních odborníků,
-
pro rok N - 1 odhad rozpočtových operací ve smyslu článku 97 a informace o věcném plnění poskytnutém hostitelským členským státem subjektu Unie,
-
pro rok N + 1 odhad počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu,
-
pro následující roky orientační rozpočet a plánování personálních zdrojů.
K návrhu plánu lidských zdrojů předá Komise subjektu Unie stanovisko svých příslušných útvarů.
Pokud subjekt Unie stanovisko útvarů Komise plně nezohlední, poskytne Komisi odpovídající vysvětlení.
Plánování prostředků se jednou ročně aktualizuje. Strategické plánování se aktualizuje podle potřeby, a zejména s cílem reagovat na výsledek celkových hodnocení uvedených ve zřizujícím aktu.
3. Roční pracovní program subjektu Unie obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis opatření, která mají být financována, a objem finančních a lidských zdrojů, který je na jednotlivá opatření přidělen. Roční pracovní program musí být v souladu s víceletým programem uvedeným v odstavci 1.
Je v něm jasně uvedeno, jaké úkoly subjektu Unie byly ve srovnání s předchozím rozpočtovým rokem přidány, změněny nebo zrušeny.
4. Veškeré podstatné změny ročního pracovního programu se přijímají stejným postupem jako původní pracovní program v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článku 33 tohoto nařízení.
Správní rada může pověřit schvalujícího úředníka subjektu Unie výkonem pravomoci k provedení nepodstatných změn ročního pracovního programu.
Článek 33
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet je sestavován v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
2. Subjekt Unie předá Komisi předběžný návrh odhadu svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, do 31. ledna každého roku.
3. V souladu s článkem 37 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předá subjekt Unie Komisi, Evropskému parlamentu a Radě odhad svých příjmů a výdajů v souladu se svým zřizujícím aktem.
4. Odhad příjmů a výdajů subjektu Unie obsahuje:
a)
plán pracovních míst, který stanoví počet stálých a dočasných pracovních míst schválených v mezích rozpočtových prostředků, a to podle platových tříd a kategorií;
b)
v případě změny počtu pracovníků na daném pracovním místě odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech cílů dříve stanovených u různých činností. Výsledky hodnocení jsou přezkoumány a použity k prokázání pravděpodobných výhod, které může zvýšení nebo snížení návrhu rozpočtu subjektu Unie přinést ve srovnání s jeho rozpočtem na rok N.
5. Subjekt Unie předá Komisi, Evropskému parlamentu a Radě návrh programového dokumentu uvedeného v článku 32 do 31. ledna každého roku, jakož i všechny pozdější aktualizované verze tohoto dokumentu.
6. V rámci procesu přijímání rozpočtu předá Komise odhad subjektu Unie Evropskému parlamentu a Radě a navrhne výši příspěvku pro subjekt Unie a počet zaměstnanců, který pro něj považuje za nezbytný. Komise stanoví návrh plánu pracovních míst subjektů Unie a odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou navrženy rozpočtové prostředky, jakmile Komise sestaví návrh rozpočtu.
7. Evropský parlament a Rada přijmou plán pracovních míst subjektu Unie a veškeré jeho následné změny v souladu s čl. 38 odst. 1. Plán pracovních míst je zveřejněn v příloze oddílu III („Komise“) rozpočtu.
8. Rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst spolu s programovým dokumentem uvedeným v článku 32 přijímá správní rada. Definitivní podoby nabývají po konečném přijetí rozpočtu, který stanoví výši příspěvku a plán pracovních míst, přičemž rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst jsou v případě potřeby odpovídajícím způsobem upraveny.
9. Aniž jsou dotčeny legislativní postupy pro změnu zřizujícího aktu, Komise při pověřování subjektu Unie novými úkoly předloží Evropskému parlamentu a Radě informace potřebné k posouzení dopadu nových úkolů na zdroje subjektu Unie, aby v případě potřeby přezkoumala jeho financování.
Článek 34
Opravné rozpočty
Veškeré změny rozpočtu subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst, podléhají přijetí opravného rozpočtu stejným postupem jako původní rozpočet subjektu Unie v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článkem 33 tohoto nařízení.
KAPITOLA 2
Skladba a předkládání rozpočtu subjektu Unie
Článek 35
Skladba rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
Článek 36
Rozpočtová nomenklatura
Je-li to opodstatněno povahou činnosti subjektu Unie, musí být výkaz výdajů sestaven podle nomenklatury obsahující rozčlenění podle účelu. Tuto nomenklaturu sestaví subjekt Unie a zřetelně rozlišuje mezi správními prostředky a operačními prostředky.
Článek 37
Předkládání rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie uvádí:
1)
ve výkazu příjmů:
a)
odhadované příjmy subjektu Unie za daný rozpočtový rok (rok „N“);
b)
odhadované příjmy za rok N - 1 a příjmy za rozpočtový rok N - 2;
c)
patřičné poznámky ke každé příjmové položce;
2)
ve výkazu výdajů:
a)
prostředky na závazky a na platby za rok N;
b)
prostředky na závazky a na platby za rok N - 1 a výdaje přidělené na závazky a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce N - 2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu Unie pro rok N;
c)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových rocích určených ke splnění rozpočtových závazků přijatých v předchozích rozpočtových rocích;
d)
patřičné poznámky ke každé úrovni dělení.
Článek 38
Pravidla pro plány pracovních míst
1. Plán pracovních míst uvedený v článku 33 obsahuje vedle počtu pracovních míst schváleného pro daný rozpočtový rok počet pracovních míst schválený pro předchozí rozpočtový rok a počet skutečně obsazených pracovních míst. Tento počet představuje pro subjekt Unie absolutní mez. Nad rámec stanovené meze nesmí být provedeno žádné jmenování.
Kromě platových tříd AD 16, AD 15, AD 14 a AD 13 však správní rada může učinit v plánu pracovních míst změny do výše 10 % počtu schválených pracovních míst při splnění těchto podmínek:
a)
není ovlivněn objem prostředků pro zaměstnance za celý rozpočtový rok;
b)
není překročena mez celkového počtu pracovních míst schválená plánem pracovních míst;
c)
subjekt Unie se zúčastnil srovnávání s jinými subjekty Unie v rámci prověrky stavu zaměstnanců uspořádané Komisí.
2. Odchylně od odst. 1 druhého pododstavce mohou být účinky činnosti na částečný pracovní úvazek, která byla v souladu se služebním řádem povolena orgánem oprávněným ke jmenování, vyváženy provedením jiných jmenování. Požaduje-li zaměstnanec odnětí povolení před uplynutím dohodnuté doby, přijme subjekt Unie vhodná opatření k tomu, aby mez uvedená v odst. 1 druhém pododstavci písm. b) byla dodržena co nejdříve.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU UNIE
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 39
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalující osoby. Plní příjmy a výdaje rozpočtu v souladu s finančními pravidly subjektu Unie a zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků.
2. Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, subjekt Unie se v oblasti předcházení podvodům podílí na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům.
Článek 40
Pověření výkonem pravomocí při plnění rozpočtu
1. Ředitel může pověřit zaměstnance subjektu Unie, na které se vztahuje služební řád, výkonem pravomocí při plnění rozpočtu za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu Unie přijatých správní radou. Pověřené osoby smějí jednat pouze v mezích pravomocí, jejichž výkonem byly výslovně pověřeny.
2. Pověřená osoba může výkonem nabytých pravomocí dále pověřit jinou osobu za podmínek stanovených v prováděcích pravidlech k tomuto nařízení uvedených v článku 114. Ke každému dalšímu pověření je nutný výslovný souhlas ředitele.
Článek 41
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu kapitoly 2 této hlavy a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, na auditu nebo na kontrole se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu Unie.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc příslušnému orgánu, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Pokud se střet zájmů zjistí, dotčená osoba ukončí v dané věci veškerou svou činnost. Příslušný orgán učiní veškeré další vhodné kroky.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
3. Příslušný orgán uvedený v odstavci 1 je přímým nadřízeným dotčeného zaměstnance. Je-li tímto zaměstnancem ředitel, je příslušným orgánem správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
4. Subjekt Unie přijme pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů.
Článek 42
Způsob plnění rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie plní ředitel v útvarech, které spadají pod jeho pravomoc.
2. Ukáže-li se to nezbytným, lze externím soukromoprávním subjektům smluvně svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují ani výkon veřejné moci, ani použití pravomoci volného uvážení.
KAPITOLA 2
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Zásada oddělení funkcí
Článek 43
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 44
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Schvalující osoba je odpovědná za plnění příjmů a výdajů v souladu se zásadou řádného finančního řízení a za zajišťování souladu s požadavky legality a správnosti.
2. Pro účely odstavce 1 schvalující osoba v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou na základě rovnocenných standardů, které stanoví Komise pro své útvary, a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jejích úkolů.
Vytvoření takové struktury a systémů vychází z komplexní analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivitu.
Schvalující osoba může v rámci svých útvarů zřídit funkci odborných poradců, kteří jí budou nápomocni při kontrole rizik souvisejících s jejími činnostmi.
3. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro vynakládání prostředků.
4. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a vydávání inkasních příkazů. Případně zahrnuje vzdání se stanovených nároků.
5. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se uskutečněných operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu subjektu Unie. Osobní údaje uvedené v podkladech se pokud možno vymažou, nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 45
Kontroly ex ante
1. U každé operace uvedené v článku 44 se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu subjektu Unie, jež provádějí schvalující osoby uvedené v článcích 33 a 34.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí schvalující osoba, aby ověřila provozní a finanční hlediska dané operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici. Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje odpovědná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivity. V případě pochybností si odpovědná schvalující osoba k potvrzení příslušné platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a jejich soulad s platnými předpisy;
b)
uplatnění zásady řádného finančního řízení stanovené v článku 29.
Pro účely kontrol může schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
5. Ověření určité operace provádějí jiní zaměstnanci než ti, kteří ji zahájili. Zaměstnanci, kteří provádějí ověření, nesmějí být podřízenými zaměstnanců, kteří operaci zahájili.
Článek 46
Kontroly ex post
1. Pověřená schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny na vzorku.
2. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Kontroly ex post prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu subjektu Unie prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v čl. 45 odst. 4.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. Schvalující osoba přijímá opatření k řešení těchto problémů.
Analýza rizik uvedená v odstavci 1 se přezkoumává na základě výsledků kontrol a jiných relevantních informací.
U víceletých programů stanoví schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
3. Kontroly ex ante nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Pokud schvalující osoba provádí v rámci kontrol ex post finanční audity příjemců grantu, používá jasná, důsledná a transparentní auditní pravidla a dodržuje práva subjektu Unie i auditovaného subjektu.
4. Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací uvedených v odstavci 3 musí mít nezbytné odborné znalosti. Dodržují zvláštní kodex profesních standardů, který přijal subjekt Unie a který vychází ze standardů, jež přijala Komise pro své vlastní útvary.
Článek 47
Souhrnná výroční zpráva o činnosti
1. Schvalující osoba podává správní radě zprávu o plnění svých povinností ve formě výroční zprávy o činnosti, která obsahuje:
a)
informace o:
-
provádění ročního pracovního programu subjektu a plnění jeho rozpočtu a plánu personálních zdrojů uvedeného v článku 38,
-
systémech řízení a vnitřní kontroly včetně shrnutí počtu a typu interních auditů, které provedl interní auditor, útvarů interního auditu, vydaných doporučení a opatření přijatých na základě těchto doporučení a doporučení vydaných v předchozích letech, jak je uvedeno v článcích 82 a 83,
-
veškerých připomínkách Účetního dvora a opatřeních přijatých na základě těchto připomínek,
-
účetních závěrkách a zprávách o rozpočtovém a finančním řízení, aniž jsou dotčeny články 92, 96 a 97;
b)
prohlášení schvalující osoby, že není-li uvedeno jinak ve výhradách týkajících se vymezených oblastí příjmů a výdajů, má přiměřenou jistotu, že:
-
údaje obsažené ve zprávě podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti,
-
zdroje vyčleněné na činnosti popsané ve zprávě byly použity ke stanovenému účelu a v souladu se zásadou řádného finančního řízení,
-
zavedené kontrolní postupy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací.
Souhrnná výroční zpráva o činnosti uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly, včetně celkového zhodnocení nákladů a přínosů kontrol.
Souhrnná výroční zpráva se předkládá k posouzení správní radě.
2. Do 1. července každého roku předá správní rada souhrnnou výroční zprávu o činnosti spolu s jejím posouzením Účetnímu dvoru, Komisi, Evropskému parlamentu a Radě.
3. Ve zřizujícím aktu mohou být v řádně odůvodněných případech stanoveny dodatečné požadavky na podávání zpráv, zejména vyžaduje-li si to povaha oblasti, v níž subjekt působí.
Článek 48
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který mu písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a pokud se zaměstnanec domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, zaměstnanec o tom písemně informuje příslušnou komisi uvedenou v čl. 54 odst. 5 a správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy Unie, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu Unie musí obsahovat povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakékoli podezřelé činnosti, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy Unie.
Článek 49
Pověření plněním rozpočtu
Je-li výkonem pravomocí při plnění rozpočtu pověřena nebo dále pověřena jiná osoba v souladu s článkem 40, použije se na pověřenou nebo dále pověřenou schvalující osobu obdobně čl. 44 odst. 1, 2 a 3.
Oddíl 3
Účetní
Článek 50
Pravomoci a povinnosti účetního
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád a který je při výkonu svých povinností zcela nezávislý. V subjektu Unie účetní odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
přípravu a předkládání účetní závěrky v souladu s hlavou IX;
c)
vedení účtů v souladu s hlavou IX;
d)
zavedení účetních pravidel v souladu s hlavou IX a účtové osnovy v souladu s ustanoveními přijatými účetním Komise;
e)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodňování účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
f)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů Unie může jmenovat téhož účetního.
Subjekty Unie se mohou rovněž dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná zároveň jako účetní subjektu Unie.
Subjekty Unie mohou rovněž účetnímu Komise svěřit část úkolů účetního subjektu Unie s ohledem na analýzu nákladů a přínosů uvedenou v článku 29.
V případech uvedených v tomto pododstavci přijmou nezbytná opatření k tomu, aby zamezily jakémukoli střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost těchto informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie.
Za účelem prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Schvalující osoba poskytne veškeré informace, které účetní ke splnění svých povinností potřebuje.
Schvalující osoby nesou i nadále plnou odpovědnost za řádné využívání finančních prostředků, které spravují, za legalitu a správnost výdajů uskutečněných v jejich pravomoci a za úplnost a přesnost údajů předaných účetnímu.
5. Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
6. S výhradou odstavce 7 tohoto článku a článku 51 je účetní jako jediný oprávněn spravovat hotovost a ekvivalenty hotovosti. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
7. Účetní může při plnění svých povinností pověřit některými úkoly podřízené zaměstnance, na které se vztahuje služební řád, je-li to ke splnění jeho povinností nezbytné.
8. Úkoly, práva a povinnosti svěřené pověřeným osobám jsou stanoveny v pověřovacím aktu.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 51
Zálohové účty
Ukáže-li se to nezbytným, mohou být pro platby malých částek a výběr jiných příjmů uvedených v článku 6 zřízeny zálohové účty. Finanční prostředky na zálohové účty poskytuje účetní a jejich vedením jsou pověřeni jím jmenovaní správci zálohových účtů.
Maximální výši každého výdaje nebo příjmu, kterou může správce zálohových účtů vyplatit třetím osobám, nesmí přesáhnout 60 000 EUR, přičemž každý subjekt Unie tuto výši upřesní pro jednotlivé položky výdajů a příjmů. Platby ze zálohových účtů je možné provádět bankovním převodem, včetně systému přímého inkasa uvedeného v čl. 74 odst. 1, šekem nebo jiným způsobem v souladu s pokyny stanovenými účetním.
KAPITOLA 3
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 52
Odnětí pověření uděleného účastníkům finančních operací a jejich zbavení povinností
1. Pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám může orgán, který je jmenoval, dočasně nebo s konečnou platností jejich pověření nebo další pověření kdykoli odejmout. Schvalující osoba může svůj souhlas s určitým dalším pověřením kdykoli odvolat.
2. Účetní nebo správce zálohových účtů nebo oba mohou být dočasně nebo s konečnou platností kdykoli zbaveni svých povinností správní radou. V takovém případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
3. Odstavci 1 a 2 nejsou dotčena žádná disciplinární opatření přijatá vůči účastníkům finančních operací, kteří jsou v těchto odstavcích uvedeni.
Článek 53
Odpovědnost účastníků finančních operací za protiprávní jednání, podvod nebo korupci
1. Články 52 až 56 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací uvedení v článku 52 za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Aniž jsou dotčeny články 54, 55 a 56, nese každá schvalující osoba, účetní či správce zálohových účtů disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy Unie, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům.
Oddíl 2
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
Článek 54
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
1. Schvalující osoba nese finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem.
2. Finanční odpovědnost se uplatní zejména v případě, kdy schvalující osoba úmyslně nebo z hrubé nedbalosti:
a)
stanoví inkasní nárok, vydá inkasní příkaz, přidělí výdaj na závazek nebo podepíše platební příkaz v rozporu s tímto nařízením a případně s prováděcími pravidly k finančnímu nařízení subjektu Unie;
b)
opomene vystavit doklad o stanovení pohledávky nebo opomene vydat inkasní příkaz nebo zdrží jeho vydání nebo zdrží vydání platebního příkazu, a tím způsobí soukromoprávní odpovědnost subjektu Unie vůči třetím osobám.
3. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že rozhodnutí, které má učinit, vykazuje nesrovnalost nebo je v rozporu se zásadou řádného finančního řízení, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil. Pokud orgán, který ji pověřil, vydá písemně odůvodněný příkaz k přijetí uvedeného rozhodnutí, je tato pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zproštěna odpovědnosti.
4. V případě pověření je schvalující osoba nadále odpovědná za účinnost a účelnost zavedených vnitřních systémů řízení a kontroly a za výběr pověřené schvalující osoby.
5. Zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává stejné pravomoci vůči subjektu Unie jako vůči útvarům Komise, ledaže správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada rozhodne zřídit funkčně nezávislou odbornou komisi nebo se podílet na práci společné komise zřízené více orgány. V případech předložených subjekty Unie platí, že zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí, obsahuje jednoho zaměstnance subjektu Unie.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě a internímu auditorovi Komise zprávu s doporučeními. Pokud se stanovisko týká ředitele, komise tuto zprávu podá správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své výroční zprávě o činnosti na stanoviska komise anonymně odkáže a uvede, jaká opatření na jejich základě přijal.
6. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu Unie vznikne v důsledku závažného pochybení, kterého se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených ve služebním řádu v disciplinární oblasti přijme orgán oprávněný ke jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Oddíl 3
Pravidla vztahující se na účetní a správce zálohových účtů
Článek 55
Pravidla vztahující se na účetní
Účetní nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku nebo dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
neoprávněnou změnu na bankovních účtech nebo poštovních žirových účtech;
c)
inkaso nebo platbu částek, které neodpovídají částkám na odpovídajících inkasních nebo platebních příkazech;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
Článek 56
Pravidla vztahující se na správce zálohových účtů
Správce zálohových účtů nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku a dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
nemožnost doložit platby, které provedl, řádnými podklady;
c)
uskutečnění platby ve prospěch jiných osob než oprávněných příjemců těchto plateb;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
KAPITOLA 4
Příjmové operace
Článek 57
Žádost o platbu
Subjekt Unie podává Komisi žádosti o vyplacení celého příspěvku Unie nebo jeho části podle čl. 19 odst. 6 za podmínek a v intervalech dohodnutých s Komisí.
Článek 58
Nakládání s úroky
Úroky plynoucí z finančních prostředků, které Komise vyplatí subjektu Unie formou příspěvku, nejsou splatné do rozpočtu.
Článek 59
Odhady pohledávek
1. Jakmile má schvalující osoba dostatečné a spolehlivé informace k opatření nebo situaci, z nichž může subjektu Unie vzniknout pohledávka, provede odhad této pohledávky.
2. Schvalující osoba odhad pohledávky upraví, jakmile se dozví o skutečnosti, která mění opatření nebo situaci, na jejichž základě byl odhad proveden.
Při vystavení inkasního příkazu v souvislosti s opatřením či situací, na jejichž základě byl odhad pohledávky proveden, schvalující osoba tento odhad upraví o odpovídající částku.
Je-li inkasní příkaz vystaven na stejnou částku jako původní odhad pohledávky, sníží se tento odhad na nulu.
Článek 60
Stanovení pohledávky
1. Stanovení pohledávky je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje, zda dluh existuje;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši dluhu;
c)
ověřuje podmínky splatnosti dluhu.
2. Veškeré pohledávky identifikované jako jisté, o stanovené pevné částce a splatné se stanovují inkasním příkazem předloženým účetnímu a výzvou k úhradě zaslanou dlužníku, přičemž obojí vystavuje schvalující osoba.
3. Neoprávněně vyplacené částky musí být získány zpět.
4. Veškeré dluhy neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
5. V náležitě odůvodněných případech mohou být některé běžné příjmy stanoveny předběžně. Předběžné stanovení se vztahuje na více inkasních operací, jejichž výši proto není třeba stanovovat samostatně. Před koncem rozpočtového roku upraví schvalující osoba předběžně stanovené pohledávky, aby zajistila, že jejich výše odpovídá skutečně stanoveným pohledávkám.
Článek 61
Schválení inkasa
Schválení inkasa je úkon, kterým schvalující osoba vystavením inkasního příkazu vydává pokyn účetnímu, aby inkasoval pohledávku, kterou schvalující osoba stanovila.
Článek 62
Pravidla pro inkaso
1. Účetní jedná na základě inkasních příkazů k pohledávkám řádně stanoveným schvalující osobou. Zajistí s náležitou pečlivostí, aby subjekt Unie obdržel své příjmy a aby byla zachována jeho práva.
2. Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě, uvědomí o tom účetní schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup k provedení inkasa jakýmikoli právními prostředky, případně včetně započtení, a není-li to možné, vymožením pohledávky.
3. Účetní inkasuje částky započtením proti případným odpovídajícím pohledávkám dlužníka vůči subjektu Unie. Tyto pohledávky musí být jisté, o stanovené pevné částce a splatné.
4. Pokud schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Schvalující osoba může rozhodnutím o upuštění od inkasa pověřit jinou osobu pouze u pohledávek nižších než 5 000 EUR.
V rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být uvedeno, jaká opatření byla k provedení inkasa přijata, a právní a skutkový stav, z něhož toto rozhodnutí vychází.
5. Schvalující osoba stanovenou pohledávku zcela nebo zčásti zruší, vede-li odhalení chyby ke zjištění, že pohledávka nebyla stanovena správně. Zrušení se provádí řádně odůvodněným rozhodnutím schvalující osoby.
Článek 63
Náležitosti inkasa
1. Po skutečném inkasu splatné pohledávky provede účetní zápis do účtů a uvědomí schvalující osobu.
2. Na všechny platby v hotovosti účetnímu je vydáno potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 64
Dodatečná platební lhůta
1. Ve spolupráci se schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže k zaplacení úroků se sazbou stanovenou v článku 83 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 za celé dodatečně povolené období počínaje lhůtou uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b) nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
b)
v zájmu ochrany práv subjektu Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní subjektu Unie akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistota uvedená v prvním pododstavci písm. b) může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby, které schválí účetní subjektu Unie.
2. Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka od požadavku na složení jistoty podle prvního pododstavce písm. b) upustit, dojde-li k názoru, že dlužník je ochoten a schopen platbu v dodatečné lhůtě uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 65
Seznam nároků
1. Účetní vede seznam dlužných částek, jež mají být inkasovány. Nároky subjektu Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených částek. Tento seznam se připojí ke zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
2. Subjekt Unie vypracuje seznam svých nároků s uvedením jmen dlužníků a výše dluhu v případech, kdy byla úhrada dluhu nařízena pravomocným soudním rozhodnutím a kdy po dobu jednoho roku od jeho vynesení nebyla uskutečněna žádná úhrada nebo žádná významná úhrada. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků subjektu Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje zejména význam dané částky.
Článek 66
Promlčecí lhůta
Nároky subjektu Unie vůči třetím osobám a nároky třetích osob vůči subjektu Unie se promlčují po pěti letech.
Článek 67
Zvláštní ustanovení o poplatcích
Pokud subjekt Unie vybírá poplatky uvedené v čl. 6 odst. 1 písm. a), provede se na začátku každého rozpočtového roku celkový předběžný odhad těchto poplatků.
Jsou-li tyto poplatky zcela stanoveny na základě právních předpisů nebo rozhodnutí správní rady, může schvalující osoba upustit od vydání inkasního příkazu a rovnou vystavit výzvu k úhradě poté, co stanoví výši pohledávky. V tomto případě jsou uvedeny všechny podrobnosti týkající se nároku subjektu Unie. Účetní vede seznam všech výzev k úhradě a uvede počet těchto výzev a celkovou částku ve zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
Používá-li subjekt Unie samostatný systém fakturace, zaznamenává účetní pravidelně, nejméně však jednou měsíčně úhrnnou částku poplatků přijatou do účetnictví.
Subjekt Unie poskytne služby na základě úkolů, které mu byly svěřeny, teprve poté, co byly odpovídající poplatky uhrazeny v plné výši. Ve výjimečných případech však může být služba poskytnuta i bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku. V případech, kdy byla služba poskytnuta bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku, se použijí články 60 až 66.
KAPITOLA 5
Výdajové operace
Článek 68
Rozhodnutí o financování
1. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
2. Každému přidělení výdajů na závazek musí předcházet rozhodnutí o financování.
3. Roční pracovní program subjektu Unie se považuje za rozhodnutí o financování u činností, na které se vztahuje, za předpokladu, že jsou v něm jasně uvedeny prvky stanovené v čl. 32 odst. 3.
4. Správní prostředky mohou být vynakládány bez předchozího rozhodnutí o financování.
Článek 69
Druhy závazků
1. Rozpočtový závazek je operace, kterou se vyhrazují prostředky nutné k pokrytí následných úhrad sloužících ke splnění právních závazků.
2. Právní závazek je úkon, kterým schvalující osoba zakládá nebo stanovuje povinnost, ze které vyplývá zatížení rozpočtu.
3. Rozpočtové závazky spadají do jedné z těchto tří skupin:
a)
individuální: rozpočtový závazek je individuální, pokud je určen příjemce grantu i částka výdajů;
b)
souhrnné: rozpočtový závazek je souhrnný, pokud alespoň jeden z prvků potřebných k identifikaci individuálního závazku není určen;
c)
předběžné: rozpočtový závazek je předběžný, pokud je určen ke krytí běžných správních výdajů a buď částka, nebo koneční příjemci nejsou s konečnou platností určeni.
Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením jednoho nebo více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo přímo platbami v některých výjimečných případech týkajících se výdajů na zaměstnance.
4. Rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mohou být rozloženy do ročních splátek, pouze pokud tak stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 70
Pravidla vztahující se na závazky
1. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu Unie, musí schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
2. Povinnost přijmout rozpočtový závazek před přijetím právního závazku uvedená v odstavci 1 se nevztahuje na právní závazky přijaté po vyhlášení krizové situace v rámci plánu kontinuity provozu v souladu s postupy, které subjekt Unie přijal.
3. Souhrnné rozpočtové závazky pokrývají celkové náklady odpovídajících individuálních právních závazků uzavřených do 31. prosince roku N + 1.
S výhradou čl. 69 odst. 4 a čl. 87 odst. 2 musí být individuální právní závazky, které se vztahují k individuálním nebo předběžným rozpočtovým závazkům, přijaty do 31. prosince roku N.
Na konci období uvedených v prvním a druhém pododstavci zruší schvalující osoba nevyužitý zůstatek těchto rozpočtových závazků.
Částku každého individuálního právního závazku, která vyplývá ze souhrnného rozpočtového závazku, před podpisem zaznamená schvalující osoba do rozpočtových účtů a zaúčtuje k souhrnnému rozpočtovému závazku.
4. Rozpočtové a právní závazky zaznamenané v souvislosti s akcemi, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mají s výjimkou výdajů na zaměstnance lhůtu pro plnění stanovenou v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Části těchto závazků, které nejsou uplatněny do šesti měsíců po uplynutí lhůty uvedené v prvním pododstavci tohoto odstavce, se zruší podle článku 16.
Částka rozpočtového závazku odpovídající právnímu závazku, u nějž nebyla provedena žádná platba ve smyslu článku 75 do dvou let od podpisu právního závazku, se zrušuje, kromě případů, kdy je tato částka předmětem soudního nebo rozhodčího řízení nebo kdy jsou v odvětvových pravidlech stanovena zvláštní ustanovení.
Článek 71
Kontrola závazků
1. Při přijímání rozpočtového závazku se schvalující osoba ujistí, že:
a)
výdaj byl přiřazen ke správnému bodu rozpočtu subjektu Unie;
b)
prostředky jsou k dispozici;
c)
výdaj je v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
d)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
2. Při zaznamenávání právního závazku se schvalující osoba předtím, než připojí svůj vlastnoruční nebo elektronický podpis, ujistí, že:
a)
závazek je kryt odpovídajícím rozpočtovým závazkem;
b)
výdaj je legální a řádný a v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
c)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
Článek 72
Potvrzení výdaje
Potvrzení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje existenci věřitelova nároku;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši pohledávky;
c)
ověřuje podmínky splatnosti pohledávky.
Článek 73
Potvrzování výdajů a forma doložky „předáno k platbě“
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Dříve než schvalující osoba rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že tato kontrola byla provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje se provádí podpisem doložky „předání k platbě“ schvalující osobou.
4. V jiném než počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu razítka s podpisem schvalující osoby.
V počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu potvrzení s osobním heslem schvalující osoby.
Článek 74
Schválení výdaje
1. Schválení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, vydá vystavením platebního příkazu pokyn účetnímu, aby uhradil částku výdaje, kterou schvalující osoba potvrdila.
Jestliže se v souvislosti s poskytnutými službami včetně pronájmu nebo dodání zboží provádějí pravidelné platby, může schvalující osoba na základě vlastní analýzy rizik nařídit použití systému přímého inkasa.
2. Schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu. Podklady schvalující osoba uchovává v souladu s čl. 44 odst. 5.
3. Platební příkaz postoupený účetnímu je případně doprovázen dokladem o tom, že majetek byl zapsán do inventárního soupisu uvedeného v čl. 106 odst. 1.
Článek 75
Druhy plateb
1. Platbu lze provést, pouze je-li prokázáno, že odpovídající akce byla provedena v souladu se základním právním aktem, smlouvou nebo dohodou o grantu; platba přitom zahrnuje jednu nebo více z těchto operací:
a)
platbu celé dlužné částky;
b)
platbu dlužné částky některým z těchto způsobů:
1)
předběžným financováním, jež může být rozloženo do několika plateb po podpisu smlouvy nebo grantové dohody nebo po obdržení rozhodnutí o udělení grantu;
2)
jednou nebo více průběžnými platbami jako protiplnění za částečné provedení akce;
3)
výplatou zůstatku dlužných částek, pokud je akce provedena v plném rozsahu.
Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze je rozdělit do více plateb v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
2. Platby uvedené v odstavci 1 se v rozpočtovém účetnictví rozlišují podle druhu a zaznamenávají se k okamžiku, ke kterému byla každá platba uskutečněna.
Článek 76
Platby omezené na dostupné finanční prostředky
Platbu výdajů provádí účetní v mezích dostupných finančních prostředků.
Článek 77
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se provádějí ve lhůtách stanovených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 6
Systémy informačních technologií
Článek 78
Elektronické řízení operací
Jsou-li příjmové a výdajové operace řízeny počítačovými systémy, mohou být dokumenty podepisovány digitálně nebo elektronicky.
Článek 79
Elektronická správa (e-Government)
Subjekt Unie vypracuje a uplatňuje jednotné standardy pro elektronickou výměnu informací se třetími osobami účastnícími se zadávacích řízení a řízení o udělení grantu. Zejména pak, nakolik je to možné, navrhne a uplatňuje řešení pro předkládání, uchovávání a zpracovávání údajů poskytnutých v rámci řízení o udělení grantu a zadávacích řízení a za tímto účelem vytvoří pro potenciální žadatele, zájemce a uchazeče jediný prostor pro výměnu elektronických údajů.
Článek 80
Řádná správa
1. Schvalující osoba bez odkladu vyhlásí nutnost poskytnout průkazné materiály nebo doklady, jejich formu a požadovaný obsah a případně i orientační harmonogram pro dokončení zadávacího řízení.
2. Pokud žadatel nebo uchazeč v důsledku zjevné administrativní chyby opomene předložit průkazné materiály nebo poskytnout vyjádření, hodnotící výbor nebo případně schvalující osoba jej požádá, kromě řádně odůvodněných případů, aby k podkladům poskytl chybějící informace či podal vysvětlení. Tyto informace či vysvětlení nesmějí podstatně měnit návrh ani podmínky nabídkového řízení.
Článek 81
Údaje o opravných prostředcích
Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
KAPITOLA 7
Interní auditor
Článek 82
Jmenování a pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt Unie zřídí funkci interního auditora, která je vykonávána v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interním auditorem nesmí být schvalující osoba ani účetní subjektu Unie ani Komise.
3. Interní auditor radí subjektu Unie v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě systémů řízení a kontroly a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu subjektu Unie.
4. Interní auditor vykonává své úkoly ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu Unie. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k výkonu svých úkolů.
5. Interní auditor vezme na vědomí souhrnnou výroční zprávu schvalující osoby o činnosti i ostatní získané informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává zprávu i v kterémkoli z těchto případů:
-
nebyla zohledněna kritická rizika a doporučení,
-
provádění doporučení z minulých let je významně zpožděno.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení auditu prováděna. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada přezkoumá informace uvedené v čl. 47 odst. 1 písm. a), jakož i úplné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt Unie zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné až poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 83
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při výkonu jeho povinností a právo interního auditora podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie jsou stanoveny v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 84
Zřízení útvaru interního auditu
1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivitu a přidanou hodnotu zřídit útvar interního auditu, který plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, pravomoc a odpovědnost útvaru interního auditu jsou uvedeny v jeho stanovách a podléhají schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou.
Vedoucí útvaru interního auditu vypracuje roční plán auditů tohoto útvaru mimo jiné s přihlédnutím k posouzení rizika v subjektu Unie provedenému ředitelem.
Tento plán přezkoumává a schvaluje správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
Útvar interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
2. Pokud útvar interního auditu některého subjektu Unie není nákladově efektivní nebo není schopen dodržet mezinárodní standardy, může se tento subjekt Unie rozhodnout, že bude útvar interního auditu sdílet s jinými subjekty Unie, které působí ve stejné oblasti politiky.
V těchto případech se správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady dotyčných subjektů Unie dohodnou na praktickém způsobu fungování sdíleného útvaru interního auditu.
3. Subjekty interního auditu účinně spolupracují prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prostřednictvím společného posuzování rizik a provádění společných auditů.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení útvaru interního auditu prováděna.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
Článek 85
Obecná ustanovení
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou článku 86 hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt Unie může být na svou žádost přibrán jako veřejný zadavatel při zadávání zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při zadávání zakázek jiných subjektů Unie.
3. Subjekt Unie se podílí na ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 86
Zadávací řízení
1. Subjekt Unie může uzavřít smlouvu s Komisí, interinstitucionálními úřady a Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (8) o dodávce zboží, poskytnutí služeb nebo provedení práce, které tyto subjekty zajišťují, aniž by využil postup zadávání veřejných zakázek.
2. Subjekt Unie může k pokrytí svých administrativních potřeb použít společné zadávací řízení s veřejnými zadavateli hostitelského členského státu. V tomto případě se obdobně použije článek 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA VI
ZLÁŠTNÍ USTANOVENÍ O SPRÁVNÍCH PROSTŘEDCÍCH
Článek 87
Správní prostředky
1. Správní prostředky jsou nerozlišené.
2. Správní výdaje vyplývající ze smluv, které se vztahují na období delší než jeden rozpočtový rok, ať již kvůli místním zvyklostem, nebo protože se jedná o dodávky zařízení, se zapisují k tíži rozpočtu subjektu Unie toho rozpočtového roku, ve kterém se uskutečnily.
3. Subjekt Unie poskytuje každoročně do 1. července Evropskému parlamentu a Radě pracovní dokument o své politice v oblasti nemovitostí, který obsahuje tyto informace:
a)
pro každou budovu výdaje a rozlohu hrazené z prostředků odpovídajících položek v rozpočtu subjektu Unie;
b)
očekávaný vývoj globálního plánování rozlohy a lokalit v nadcházejících letech a popis projektů v oblasti nemovitostí ve fázi plánování, které již byly stanoveny;
c)
konečné podmínky a náklady a důležité informace o uskutečňování nových projektů v oblasti nemovitostí předložených dříve Evropskému parlamentu a Radě postupem podle článku 88 a neuvedených v pracovních dokumentech z předchozího roku.
Článek 88
Projekty v oblasti nemovitostí
1. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, informuje subjekt Unie Evropský parlament a Radu co nejdříve o požadované rozloze nemovitosti a o předběžném plánování, a to před případným průzkumem místního trhu v případě smluv v oblasti nemovitostí nebo před vydáním výzvy k podání nabídky v případě stavebních prací.
2. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, předloží subjekt Unie projekt v oblasti nemovitostí, včetně podrobného odhadu nákladů a jeho financování, a také seznam návrhů smluv, které mají být použity, a před uzavřením smluv požádá Evropský parlament a Radu o jejich schválení. Na žádost subjektu Unie se s předloženými dokumenty vztahujícími se k projektu v oblasti nemovitostí zachází důvěrně.
S výjimkou mimořádných nepředvídatelných okolností projedná Rada a Evropský parlament projekt v oblasti nemovitostí do čtyř týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely.
Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto čtyřtýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
Jestliže Evropský parlament nebo Rada v průběhu tohoto čtyřtýdenního období vznesou opodstatněné námitky, prodlouží se toto období o dva týdny.
Přijme-li Evropský parlament nebo Rada rozhodnutí v neprospěch projektu v oblasti nemovitostí, subjekt Unie svůj návrh vezme zpět a může předložit návrh nový.
3. V případě mimořádných nepředvídatelných okolností mohou být informace stanovené v odstavci 4 předloženy společně s projektem v oblasti nemovitostí. Evropský parlament a Rada projednají projekt v oblasti nemovitostí do dvou týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely. Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto dvoutýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
4. U následujících projektů v oblasti nemovitostí se má za to, že mohou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie:
a)
koupě pozemku;
b)
koupě, prodej, přestavba, výstavba budov nebo jakýkoli projekt spojující tyto prvky, které mají proběhnout ve stejném období, jehož výše přesahuje 3 000 000 EUR;
c)
veškeré nové smlouvy týkající se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv a obnovení stávajících smluv za méně výhodných podmínek), na něž se nevztahuje písmeno b), s ročními výdaji ve výši alespoň 750 000 EUR;
d)
prodloužení platnosti nebo obnova stávajících smluv týkajících se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv) za stejných nebo výhodnějších podmínek s ročními výdaji ve výši alespoň 3 000 000 EUR.
5. Aniž je dotčen čl. 19 odst. 4, lze plán koupě budovy financovat na základě půjčky, kterou předem schválí Evropský parlament a Rada.
Smlouvy o půjčce se uzavírají a půjčky se splácejí v souladu se zásadou řádného finančního řízení a s řádným ohledem na nejlepší finanční zájmy Unie.
Pokud subjekt Unie navrhuje, aby se koupě financovala půjčkou, uvede ve finančním plánu, který se předkládá spolu se žádostí o předchozí schválení subjektem Unie, zejména maximální míru financování, dobu financování, druh financování, podmínky financování a úsporu ve srovnání s jinými druhy smluvních ujednání.
Evropský parlament a Rada projednají žádost o předchozí schválení koupě ve lhůtě čtyř týdnů ode dne, kdy oba orgány žádost obdržely, přičemž tuto lhůtu lze jednou prodloužit o dva týdny. Koupě na základě půjčky se považuje za zamítnutou, pokud ji Evropský parlament a Rada v uvedené lhůtě výslovně neschválí.
HLAVA VII
ODBORNÍCI
Článek 89
Placení externí odborníci
Na výběr odborníků se obdobně použije článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností. Jejich výběr probíhá na základě kritérií dodržujících zásady zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
HLAVA VIII
GRANTY A CENY UDĚLOVANÉ SUBJEKTEM UNIE
Článek 90
Granty
Pokud subjekt Unie může udělovat granty v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 91
Ceny
Pokud subjekt Unie může udělovat ceny v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předkládání účetní závěrky
Článek 92
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrku subjektu Unie tvoří:
a)
finanční výkazy subjektu Unie;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu Unie.
Článek 93
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení
1. Každý subjekt Unie vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok.
2. Ředitel tuto zprávu předá Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku.
3. Zpráva uvedená v odstavci 2 přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Článek 94
Pravidla pro účetní závěrku
1. Účetní subjektu Unie uplatňuje pravidla přijatá účetním Komise založená na mezinárodně uznávaných účetních standardech pro veřejný sektor.
2. Účetní závěrka subjektu Unie uvedená v článku 92 se řídí rozpočtovými zásadami stanovenými v článcích 5 až 31. Podává věrný a poctivý obraz rozpočtových příjmových a výdajových operací.
Článek 95
Účetní zásady
Finanční výkazy uvedené v článku 92 musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Vypracovávají se v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami obsaženými v účetních pravidlech uvedených v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 96
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy se předkládají v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; jsou předkládány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace obsažené ve výkazech podle odstavce 1 a poskytuje všechny doplňující informace stanovené mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud jsou tyto informace pro činnosti subjektu Unie relevantní.
Článek 97
Zprávy o plnění rozpočtu
1. Zprávy o plnění rozpočtu se předkládají v eurech. Sestávají:
a)
ze zpráv, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
z přílohy, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
2. Výsledek plnění rozpočtu sestává z rozdílu mezi:
-
veškerými příjmy vybranými v souvislosti s daným rozpočtovým rokem,
-
souhrnem plateb provedených z prostředků pro daný rozpočtový rok zvýšeným o přenesené prostředky pro týž rozpočtový rok.
Rozdíl uvedený v prvním pododstavci se zvýší nebo sníží jednak o čistou výši prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků, jež byly zrušeny, jednak o:
-
platby provedené nad rámec nerozlišených prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků v důsledku změn směnných kurzů eura,
-
zůstatek vyplývající z realizovaných i nerealizovaných kurzových zisků a ztrát v průběhu daného rozpočtového roku.
3. Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet subjektu Unie.
Článek 98
Předběžná účetní závěrka
1. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise a Účetnímu dvoru do 1. března následujícího roku svou předběžnou účetní závěrku.
2. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise do 1. března následujícího roku rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Článek 99
Schválení konečné účetní závěrky
1. V souladu s čl. 148 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předloží Účetní dvůr do 1. června následujícího roku své připomínky k předběžné účetní závěrce subjektu Unie.
2. Po obdržení připomínek Účetního dvora k předběžné účetní závěrce subjektu Unie vypracuje účetní konečnou účetní závěrku subjektu Unie v souladu s článkem 50. Ředitel účetní závěrku předá správní radě, která k ní vydá své stanovisko.
3. Účetní konečnou účetní závěrku spolu se stanoviskem správní rady předá do 1. července následujícího rozpočtového roku účetnímu Komise a Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě.
Účetní subjektu Unie předá účetnímu Komise do 1. července rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
4. Účetní subjektu Unie předá Účetnímu dvoru současně se svou konečnou účetní závěrkou rovněž související prohlášení vedení k auditu; kopii tohoto prohlášení předá účetnímu Komise.
Ke konečné účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že byla vypracována v souladu s touto hlavou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Konečná účetní závěrka subjektu Unie se do 15. listopadu následujícího roku zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie.
5. Ředitel zašle Účetnímu dvoru odpověď na připomínky uvedené ve výroční zprávě Účetního dvora do 30. září následujícího roku. Odpovědi subjektu Unie se současně zasílají Komisi.
KAPITOLA 2
Účetnictví a inventární soupisy majetku
Oddíl 1
Společná ustanovení
Článek 100
Účetní systém
1. Účetní systém subjektu Unie slouží k organizaci rozpočtových a finančních informací tak, aby bylo možné vkládat, třídit a zaznamenávat číselné údaje.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech a za kalendářní rok.
3. Schvalující osoba může rovněž vést analytické účty.
Článek 101
Společné požadavky týkající se účetního systému orgánů
Účetní Komise přijme v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 účetní pravidla a harmonizovanou účtovou osnovu, které má subjekt Unie uplatňovat.
Oddíl 2
Obecné a rozpočtové účty
Článek 102
Obecné účty
Obecné účty zachycují v chronologickém pořadí s využitím metody podvojného zápisu všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou a finanční situaci a aktiva a pasiva subjektu Unie.
Článek 103
Účetní zápisy v obecných účtech
1. Zůstatky účtů a pohyby na obecných účtech se zapisují do účetních knih.
2. Každý účetní zápis, včetně oprav v účetních záznamech, se provádí na základě účetních dokladů, na které odkazuje.
3. Účetní systém musí umožnit při kontrole bez potíží vyhledat všechny účetní zápisy.
Článek 104
Účetní opravy
Po uzavření rozpočtového roku až do dne předložení konečné účetní závěrky provádí účetní subjektu Unie opravy, které aniž by vyvolaly platby k tíži nebo inkasa ve prospěch uvedeného rozpočtového roku, jsou nezbytné pro věrný a poctivý obraz údajů v této účetní závěrce. Tyto opravy se řídí účetními pravidly uvedenými v článku 101.
Článek 105
Rozpočtové účetnictví
1. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu Unie.
2. Pro účely odstavce 1 zaznamenávají rozpočtové účty veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace stanovené v hlavě IV.
Článek 106
Inventární soupis majetku
1. Subjekt Unie vede v souladu se vzorem sestaveným účetním Komise soupisy množství a hodnot veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku Unie.
Subjekt Unie ověřuje, zda zápisy v inventárním soupisu odpovídají skutečnosti.
2. Prodej hmotného majetku subjektu Unie se vhodným způsobem vyhlašuje.
HLAVA X
EXTERNÍ AUDIT, ABSOLUTORIUM A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 107
Externí audit
1. Nezávislý externí auditor ověří, zda jsou v roční účetní závěrce subjektu Unie řádně zaznamenány jeho příjmy, výdaje a finanční situace před konsolidací v rámci konečné účetní závěrky subjektu Unie.
Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, vypracuje Účetní dvůr v případě subjektu Unie výroční zprávu v souladu s požadavky čl. 287 odst. 1 Smlouvy o fungování EU.
Při vypracovávání zprávy uvedené ve druhém pododstavci Účetní dvůr vezme v úvahu auditní činnost nezávislého externího auditora uvedeného v prvním pododstavci a opatření přijatá na základě jeho zjištění.
2. Subjekt Unie předá Účetnímu dvoru svůj rozpočet přijatý s konečnou platností. Co nejdříve informuje Účetní dvůr o všech rozhodnutích a úkonech učiněných podle článků 10, 14, 19 a 23.
3. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 108
Harmonogram postupu udělování absolutoria
1. Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, Evropský parlament uděluje na základě doporučení Rady do 15. května roku N + 2 řediteli absolutorium za plnění rozpočtu rozpočtového roku n. Ředitel informuje správní radu o připomínkách Evropského parlamentu obsažených v usnesení, které je k rozhodnutí o udělení absolutoria připojeno.
2. Nelze-li lhůtu stanovenou v odstavci 1 dodržet, sdělí Evropský parlament nebo Rada řediteli důvody odkladu.
3. Pokud Evropský parlament rozhodnutí o udělení absolutoria odloží, snaží se ředitel ve spolupráci se správní radou co nejdříve přijmout opatření, která by odstranila nebo umožnila odstranit překážky bránící toto rozhodnutí přijmout.
Článek 109
Postup udělování absolutoria
1. Rozhodnutí o udělení absolutoria se týká účtů všech příjmů a výdajů subjektu Unie, z nich vyplývajícího výsledku plnění rozpočtu a aktiv a pasiv subjektu Unie uvedených ve finančním výkazu.
2. Před udělením absolutoria Evropský parlament přezkoumá poté, co tak učiní Rada, účty a finanční výkazy subjektu Unie. Současně přezkoumá výroční zprávu Účetního dvora, odpovědi ředitele subjektu Unie, všechny relevantní zvláštní zprávy Účetního dvora za uvedený rozpočtový rok a jeho prohlášení o věrohodnosti týkající se spolehlivosti účetní závěrky a legality a správnosti uskutečněných operací.
3. Ředitel předloží Evropskému parlamentu na jeho žádost způsobem stanoveným v čl. 165 odst. 3 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 veškeré informace nezbytné pro hladké uplatnění postupu udělení absolutoria pro příslušný rozpočtový rok.
Článek 110
Následná opatření
1. Ředitel učiní všechna vhodná opatření, aby vyhověl připomínkám připojeným k rozhodnutí Evropského parlamentu o absolutoriu a poznámkám provázejícím doporučení o absolutoriu přijaté Radou.
2. Na žádost Evropského parlamentu nebo Rady podá ředitel zprávu o opatřeních učiněných na základě těchto připomínek a poznámek. Její kopii předá Komisi a Účetnímu dvoru.
Článek 111
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Subjekt Unie umožní zaměstnancům Komise a ostatním jí pověřeným osobám, jakož i Účetnímu dvoru přístup na svá místa a do svých prostor a ke všem údajům a informacím, včetně údajů a informací v elektronické podobě, které jsou zapotřebí k provedení jejich auditů.
2. Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) může provádět šetření včetně kontrol a inspekcí na místě v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (9) a nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (10) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem nebo smlouvou udělenými podle tohoto nařízení nedošlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, musí dohody se třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi, smlouvy, granty a veřejné zakázky subjektu Unie obsahovat ustanovení, která Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění těchto auditů a šetření v souladu s jejich příslušnými pravomocemi výslovně zmocňují.
HLAVA XI
PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 112
Žádosti Evropského parlamentu a Rady o informace
Evropský parlament, Rada a Komise jsou oprávněny získávat od subjektu Unie jakékoli informace nebo vysvětlení týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich oblasti působnosti.
Článek 113
Přijetí nového finančního nařízení subjektu Unie
Každý subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nové finanční nařízení tak, aby vstoupilo v platnost dnem 1. ledna 2014 a v každém případě do šesti měsíců ode dne, k němuž subjekt spadá do oblasti působnosti článku 208 uvedeného nařízení poté, co získá příspěvek z rozpočtu.
Článek 114
Prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie
Správní rada přijme v případě potřeby a s předchozím souhlasem Komise prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie, a to na návrh jeho ředitele.
Článek 115
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 se s účinkem ode dne 1. ledna 2014 zrušuje. Článek 40 se však nadále použije do dne 31. prosince 2014 a čl. 27 odst. 4 a 7 se nadále použije do dne 31. prosince 2015.
Článek 116
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie. Použije se ode dne 1. ledna 2014. Článek 47 a čl. 82 odst. 5 se však použijí ode dne 1. ledna 2015 a článek 32 a čl. 33 odst. 5 a 8 se použijí ode dne 1. ledna 2016.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
REGLAMENTO DELEGADO (UE) No 1271/2013 DE LA COMISIÓN
de 30 de septiembre de 2013
relativo al Reglamento Financiero marco de los organismos a que se refiere el artículo 208 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (1), y, en particular, su artículo 208,
Considerando lo siguiente:
(1)
El Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Comisión (2), por el que se aprueba el Reglamento Financiero marco de los organismos creados por las Comunidades, se basó en el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (3). El Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 se ha sustituido por el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012. Por consiguiente, es necesario revisar el Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002. En aras de la claridad, es preciso sustituir el Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002.
(2)
Es necesario tener en cuenta la Declaración Común del Parlamento Europeo, el Consejo de la UE y la Comisión Europea sobre las agencias descentralizadas, de 19 de julio de 2012.
(3)
Se han de revisar algunas disposiciones del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002 con objeto de tener en cuenta la experiencia adquirida en su aplicación.
(4)
El presente Reglamento debe establecer los principios generales y las normas básicas aplicables a los organismos creados con arreglo al TFUE y al Tratado Euratom (en lo sucesivo, «organismos de la Unión») que reciben contribuciones con cargo al presupuesto y sin perjuicio de lo dispuesto en el acto constitutivo. Sobre la base de este Reglamento los organismos de la Unión deben adoptar sus propias normas financieras que no podrán apartarse del Reglamento, salvo en caso de que así lo exijan necesidades específicas y previo acuerdo de la Comisión.
(5)
No obstante, los organismos de la Unión que se autofinancian plenamente, a los que no se aplica el presente Reglamento, deben establecer, por motivos de coherencia, normas similares, cuando proceda. De conformidad con la Declaración Común del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión, de 19 de julio de 2012, estos organismos deben presentar al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión un informe anual sobre la ejecución de su presupuesto y tener debidamente en cuenta sus solicitudes y recomendaciones.
(6)
Los organismos de la Unión deben establecer y ejecutar su presupuesto de conformidad con los cinco principios fundamentales del Derecho presupuestario (unidad, veracidad, universalidad, especialidad y anualidad), así como los principios de equilibrio, unidad de cuenta, buena gestión financiera y transparencia.
(7)
Se debe hacer hincapié en el carácter equilibrado de la contribución de la Unión. La parte del resultado presupuestario positivo de los organismos de la Unión que supere el importe de la contribución de la Unión abonada durante el ejercicio debe ser devuelta al presupuesto de la Unión.
(8)
Cuando el acto constitutivo establezca que, además de la contribución de la Unión, los ingresos estén constituidos por tasas y cánones y que los ingresos derivados de las tasas y cánones se afecten a determinadas partidas de gasto, los organismos de la Unión deben tener la posibilidad de transferir el saldo en forma de ingresos afectados.
(9)
Es preciso garantizar que los cánones se fijan a un nivel adecuado para cubrir los costes de prestación de los servicios y evitar excedentes significativos.
(10)
La delegación de las tareas de ejecución presupuestaria a los organismos de la Unión ha de estar debidamente justificada por sus características y los conocimientos especializados específicos del organismo de la Unión, al tiempo que se garantiza una adecuada gestión financiera y una buena relación coste-eficacia. Las tareas delegadas deben ser compatibles con el acto constitutivo.
(11)
Los organismos de la Unión deben poder recibir subvenciones ad hoc siempre que así se contemple expresamente en los actos de base correspondientes y lo autorice el acto constitutivo.
(12)
Con arreglo al artículo 50 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, el organismo de la Unión ha de participar en un ejercicio de evaluación comparativa con otras instituciones y órganos de la Unión.
(13)
Es necesario establecer normas relativas al Plan de Acción para el seguimiento de las conclusiones de las evaluaciones periódicas generales a fin de garantizar la eficacia de su aplicación.
(14)
A fin de garantizar una programación coherente, el organismo de la Unión debe elaborar un documento que contenga programación anual y plurianual teniendo en cuenta las directrices de la Comisión.
(15)
El organismo de la Unión debe adaptar el calendario de la programación anual y plurianual al procedimiento presupuestario para garantizar su eficacia y la coherencia de todos los documentos de programación.
(16)
Es necesario aclarar la actual arquitectura de las funciones de auditoría interna y de control interno y racionalizar los requisitos de presentación de información. La función de auditoría interna dentro del organismo de la Unión debe ser llevada a cabo por el auditor interno de la Comisión, que debe realizar auditorías cuando esté justificado por los riesgos asumidos. Es necesario establecer normas relativas a la creación y el funcionamiento de las estructuras de auditoría interna.
(17)
Deben racionalizarse las obligaciones de información. Los organismos de la Unión deben presentar un informe de actividad consolidado anual que incluya información completa sobre la ejecución de su programa de trabajo, el presupuesto, el plan de política de personal, su gestión y los sistemas de control interno.
(18)
Con el fin de mejorar la relación coste-eficacia de los organismos de la Unión, es necesario establecer la posibilidad de compartir servicios o de transferirlos a otro organismo de la Unión o a la Comisión. En particular, es posible mejorar la relación coste-eficacia permitiendo que se confíe al contable de la Comisión la totalidad o parte de las tareas del contable del organismo de la Unión.
(19)
Según lo previsto en el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, solo debe autorizarse el desglose en pagos anuales de los compromisos que se prolonguen a lo largo de varios años cuando el acto constitutivo o acto de base así lo contemple o cuando se refieran a gastos administrativos.
(20)
Con el fin de alinear las normas relativas a los ingresos afectados con las del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, es necesario establecer normas relativas a la diferenciación de los ingresos afectados (internos y externos) y a su prórroga.
(21)
Con el fin de alinear las normas relativas al tratamiento de los intereses generados por la contribución de la Unión al organismo de la Unión con las del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, es necesario establecer que no se aplican intereses al presupuesto.
(22)
El Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 contempla la posibilidad de que, en determinados casos, se contraiga un compromiso jurídico antes de un compromiso presupuestario. Los organismos de la Unión también deben contar con esta posibilidad.
(23)
Con el fin de garantizar la coherencia entre el Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002 y el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, no deben autorizarse disposiciones específicas en materia de adjudicación de contratos y de subvenciones. La aplicación de un único conjunto de normas garantiza la simplificación del trabajo del organismo de la Unión y permite la utilización de directrices y modelos preparados por la Comisión.
(24)
Debe introducirse la posibilidad de que el organismo de la Unión otorgue premios con el fin de adecuar las disposiciones del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002 a las del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
(25)
Con el fin de identificar y gestionar correctamente el riesgo real o aparente de conflicto de intereses, los organismos de la Unión deben estar obligados a adoptar normas relativas a la prevención y gestión de los conflictos de intereses. Dichas normas deben tener en cuenta las directrices elaboradas por la Comisión a raíz de la Declaración Común del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión de 19 de julio de 2012.
(26)
Las disposiciones relativas a la política inmobiliaria, incluida la introducción de condiciones que permitan a los organismos de la Unión suscribir empréstitos, deben adaptarse a lo dispuesto en el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 con objeto de garantizar una aplicación coherente de las nuevas normas por parte de todos los organismos e instituciones de la Unión.
(27)
Es necesario establecer disposiciones transitorias para la programación y la presentación de información dado que la Comisión necesita tiempo para desarrollar las orientaciones adecuadas en colaboración con los organismos de la Unión.
(28)
El presente Reglamento debe entrar en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea, a fin de permitir la adopción a su debido tiempo del Reglamento Financiero revisado de los organismos de la Unión antes del 1 de enero de 2014 con objeto de garantizar normas coherentes para el próximo marco financiero plurianual.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1
Objeto
El presente Reglamento establece las normas financieras esenciales sobre cuya base el organismo de la Unión ha de aprobar sus propias normas financieras. La normas financieras del organismo de la Unión no se apartarán del presente Reglamento salvo si así lo exigen sus necesidades específicas y previo acuerdo de la Comisión.
Artículo 2
Definiciones
A efectos del presente Reglamento, se entenderá por:
- «acto constitutivo»: el instrumento del Derecho de la Unión que rige los principales aspectos de la creación y el funcionamiento del organismo de la Unión,
- «presupuesto del organismo de la Unión»: el instrumento que, para cada ejercicio, estima y autoriza los ingresos y gastos que se consideran necesarios para el organismo de la Unión,
- «organismo de la Unión»: todo organismo a que se refiere el artículo 208 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012,
- «consejo de administración»: la principal instancia interna del organismo de la Unión, responsable de la adopción de decisiones sobre cuestiones financieras y presupuestarias, independientemente de su denominación concreta en el acto constitutivo,
- «director»: la persona responsable de la ejecución de las decisiones del consejo de administración y del presupuesto del organismo de la Unión en calidad de ordenador, independientemente de su denominación concreta en el acto constitutivo,
- «comité ejecutivo»: la instancia interna del organismo de la Unión que asiste al consejo de administración y cuyas responsabilidades y reglamento interno se establecen en el acto constitutivo.
Artículo 3
Plazos, fechas y términos
Salvo disposición en contrario, el Reglamento (CEE, Euratom) no 1182/71 del Consejo (4) se aplicará a los plazos establecidos en el presente Reglamento.
Artículo 4
Protección de datos personales
El presente Reglamento se entiende sin perjuicio de los requisitos de la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (5) y del Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (6).
Artículo 5
Respeto de los principios presupuestarios
El presupuesto del organismo de la Unión deberá respetar, en su establecimiento y ejecución, los principios de unidad, veracidad presupuestaria, anualidad, equilibrio, unidad de cuenta, universalidad, especialidad, buena gestión financiera, que requiere un control interno eficaz y eficiente, y transparencia, según lo establecido en el presente Reglamento.
TÍTULO II
DE LOS PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS
CAPÍTULO 1
Principios de unidad y veracidad presupuestaria
Artículo 6
Ámbito de aplicación del presupuesto del organismo de la Unión
1. El presupuesto del organismo de la Unión estará compuesto por:
a)
los ingresos propios resultantes de todas las tasas y cánones que el organismo de la Unión esté autorizado a percibir en virtud de las competencias conferidas, y otros diversos ingresos;
b)
los ingresos derivados, en su caso, de las contribuciones financieras de los Estados miembros que acojan al organismo;
c)
una contribución concedida por la Unión;
d)
los ingresos afectados destinados a financiar gastos específicos conforme al artículo 23, apartado 1;
e)
los gastos del organismo de la Unión, incluidos los gastos administrativos.
2. Los ingresos procedentes de las tasas y cánones solo se asignarán en casos excepcionales y debidamente justificados, previstos en el acto constitutivo.
3. Cuando uno o varios actos constitutivos dispongan que se financien por separado tareas claramente definidas o cuando el organismo de la Unión lleve a cabo tareas que le hayan sido confiadas mediante un convenio de delegación, llevará cuentas separadas, en relación con las operaciones de ingreso y de gasto. El organismo de la Unión deberá identificar claramente cada grupo de tareas en su programación de recursos humanos incluida en el documento de programación anual y plurianual a que se refiere el artículo 32.
Artículo 7
Subvenciones ad hoc
1. Los organismos de la Unión no podrán recibir subvenciones ad hoc con cargo al presupuesto, a menos que hayan sido autorizadas en el acto constitutivo y así se disponga expresamente en el acto de base.
2. Cuando el organismo de la Unión haya sido autorizado para recibir subvenciones ad hoc las tareas financiadas por estas subvenciones se incluirán en el programa de trabajo anual mencionado en el artículo 32, apartado 3.
Artículo 8
Convenios de delegación
1. La Comisión no encomendará tareas de ejecución presupuestaria al organismo de la Unión salvo si estuviera debidamente justificado por el carácter específico de la intervención y los conocimientos técnicos específicos del organismo de la Unión.
2. La elección del organismo de la Unión tendrá debidamente en cuenta:
a)
la rentabilidad derivada de encomendarle dichas tareas;
b)
la repercusión sobre la estructura de gobernanza del organismo, así como sobre sus recursos humanos y financieros.
3. Cuando la Comisión encomiende excepcionalmente tareas al organismo de la Unión:
a)
se aplicará al organismo de la Unión el artículo 60 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 respecto de los fondos asignados a dichas tareas y los artículos 108 y 109 del presente Reglamento no serán de aplicación;
b)
en el programa de trabajo anual del organismo de la Unión a que se refiere el artículo 32, apartado 3, se debe hacer referencia a las tareas encomendadas, únicamente a efectos informativos.
4. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 2, el ordenador debe consultar al consejo de administración antes de la firma del convenio de delegación.
Artículo 9
Normas específicas relativas a los principios de unidad y de veracidad presupuestaria
1. No podrá efectuarse ingreso ni gasto alguno sino mediante imputación a una línea presupuestaria del organismo de la Unión.
2. No podrá efectuarse ningún compromiso de gastos ni ordenamiento de pagos que exceda de los créditos autorizados por el presupuesto del organismo de la Unión.
3. No podrá consignarse en el presupuesto del organismo de la Unión ningún crédito si no corresponde a un gasto que se considere necesario.
4. Los intereses generados por los pagos de prefinanciación efectuados con cargo al presupuesto del organismo de la Unión no serán pagaderos al organismo de la Unión.
CAPÍTULO 2
Principio de anualidad
Artículo 10
Definición
Los créditos consignados en el presupuesto del organismo de la Unión se autorizarán por un ejercicio presupuestario, que se prolongará del 1 de enero al 31 de diciembre.
Artículo 11
Tipo de créditos
1. El presupuesto del organismo de la Unión debe incluir créditos no disociados y, si las necesidades operativas lo justifican, créditos disociados. Los créditos disociados se compondrán de créditos de compromiso y créditos de pago.
2. Los créditos de compromiso cubrirán el coste total de los compromisos jurídicos contraídos durante el ejercicio en curso.
3. Los créditos de pago financiarán los gastos resultantes de la ejecución de los compromisos jurídicos contraídos durante el ejercicio presupuestario o en ejercicios anteriores.
Artículo 12
Contabilidad aplicable a los ingresos y los créditos
1. Los ingresos del organismo de la Unión a que se refiere el artículo 6 se contabilizarán con cargo a un determinado ejercicio en función de los importes percibidos durante el mismo.
2. Los ingresos del organismo de la Unión darán lugar a la apertura de créditos de pago por el mismo importe.
3. Los créditos asignados para un ejercicio presupuestario solo podrán utilizarse para cubrir los gastos que se comprometan y paguen en ese ejercicio, así como para pagar los importes adeudados por compromisos que se remonten a ejercicios anteriores.
4. Los compromisos se contabilizarán tomando como base los compromisos jurídicos contraídos hasta el 31 de diciembre.
5. Los pagos se contabilizarán con cargo a un ejercicio presupuestario tomando como base los pagos efectuados por el contable hasta el 31 de diciembre de ese ejercicio.
Artículo 13
Compromiso de créditos
Los créditos consignados en el presupuesto del organismo de la Unión podrán comprometerse con efectos a partir del 1 de enero, una vez haya sido definitivamente aprobado el presupuesto del organismo de la Unión.
Artículo 14
Anulación y prórroga de créditos
1. Los créditos que no se hubieren utilizado al término del ejercicio presupuestario en el que fueron consignados serán anulados. No obstante, estos créditos podrán ser prorrogados, aunque únicamente al ejercicio siguiente, mediante la adopción hasta el 15 de febrero de una decisión por parte del consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, del comité ejecutivo, con arreglo a los apartados 3 y 4, o podrán ser prorrogados automáticamente de conformidad con el apartado 5.
2. Los créditos relativos a los gastos de personal no podrán ser prorrogados.
3. Los créditos de compromiso disociados y los créditos no disociados que no hayan sido comprometidos aún al cierre del ejercicio presupuestario podrán ser prorrogados en lo que se refiere a:
a)
los importes correspondientes a los créditos de compromiso;
b)
los importes correspondientes a los créditos no disociados relativos a proyectos inmobiliarios, para los cuales haya finalizado antes del 31 de diciembre la mayor parte de las fases de preparación. La fase preparatoria del procedimiento de compromiso deberá especificarse en las normas de desarrollo del Reglamento Financiero de cada organismo de la Unión.
Dichos importes podrán ser comprometidos hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente, o hasta el 31 de diciembre del ejercicio siguiente para los importes correspondientes a proyectos inmobiliarios.
4. Los créditos de pago podrán ser prorrogados respecto de los importes necesarios para cubrir compromisos anteriores o que estén relacionados con créditos de compromiso prorrogados, cuando no sea posible financiar las necesidades con los créditos de pago previstos en las líneas correspondientes del presupuesto del ejercicio siguiente.
El organismo de la Unión correspondiente utilizará preferentemente los créditos autorizados para el ejercicio en curso, sin que pueda recurrir a los créditos prorrogados, sino una vez agotados los primeros.
5. Los créditos no disociados correspondientes a obligaciones contraídas conforme a las normas al cierre del ejercicio presupuestario se prorrogarán de forma automática únicamente al ejercicio siguiente.
6. Los créditos prorrogados que no se hubieren comprometido a 31 de marzo del ejercicio N + 1 serán anulados automáticamente y se identificarán en las cuentas.
Artículo 15
Normas relativas a la prórroga de los ingresos afectados
La prórroga de los ingresos afectados a que se refiere el artículo 23 y de los créditos no utilizados y disponibles a 31 de diciembre procedentes de dichos ingresos se atendrá a las siguientes normas:
a)
los ingresos afectados externos se prorrogarán automáticamente y deberán utilizarse en su totalidad hasta que se hayan llevado a cabo todas las operaciones relacionadas con el programa o la acción a que hayan sido afectados; los ingresos afectados externos percibidos durante el último año del programa o la acción podrán utilizarse durante el primer año del programa o la acción siguientes;
b)
los ingresos afectados internos se prorrogarán solo por un año, excepto en el caso de los ingresos afectados internos que se definen en el artículo 23, apartado 3, letra f), que se prorrogarán de forma automática.
El organismo de la Unión informará a la Comisión, no más tarde del 1 de junio del ejercicio N + 1, de la ejecución de los ingresos afectados que se hubieren prorrogado.
Artículo 16
Liberación de créditos
Las liberaciones de créditos que se produjeren en cualquier ejercicio presupuestario posterior al ejercicio de consignación de los créditos en el presupuesto del organismo de la Unión, por no haberse ejecutado, total o parcialmente, las acciones a que se hubieren afectado los mismos, acarrearán la anulación de los créditos correspondientes.
Artículo 17
Compromisos
1. Los gastos administrativos corrientes podrán ser comprometidos anticipadamente, a partir del 15 de octubre de cada año, con cargo a los créditos previstos para el ejercicio siguiente. No obstante, la cuantía de estos compromisos no será superior a la cuarta parte de los créditos aprobados por el consejo de administración para la línea presupuestaria correspondiente del ejercicio en curso. Tampoco podrán afectarse a nuevos gastos que no hubieren sido aprobados aún, en principio, en el último presupuesto del organismo de la Unión aprobado regularmente.
2. Los gastos que tengan que efectuarse por anticipado, como por ejemplo los alquileres, podrán ser objeto de pago a partir del 1 de diciembre con cargo a los créditos previstos en el ejercicio siguiente. En este caso, no será de aplicación el límite contemplado en el apartado 1.
Artículo 18
Normas aplicables en caso de adopción tardía del presupuesto del organismo de la Unión
1. Si el presupuesto del organismo de la Unión no estuviere definitivamente aprobado a la apertura del ejercicio, serán de aplicación las normas establecidas en los apartados 2 a 6.
2. Los compromisos y los pagos se efectuarán dentro de los límites establecidos en el apartado 3.
3. Las operaciones de compromiso podrán efectuarse por capítulos hasta un importe máximo de una cuarta parte de los créditos autorizados en el capítulo correspondiente del ejercicio presupuestario precedente, más una doceava parte por cada mes transcurrido.
No deberá rebasarse el límite de los créditos previstos en el estado de previsiones de ingresos y gastos.
Las operaciones de pago podrán efectuarse mensualmente por capítulos hasta un importe máximo de una doceava parte de los créditos autorizados en el capítulo correspondiente del ejercicio presupuestario precedente. No obstante, este importe no deberá superar la doceava parte de los créditos previstos para el mismo capítulo en el estado de previsiones de ingresos y gastos.
4. Los créditos autorizados en el capítulo correspondiente del ejercicio presupuestario precedente, según se especifica en los apartados 2 y 3, se entenderá que se refieren a los créditos aprobados en el presupuesto del organismo de la Unión, incluidos los presupuestos rectificativos, después del ajuste por las transferencias efectuadas durante el ejercicio.
5. A petición del director, si la continuidad de la acción del organismo de la Unión y las necesidades de gestión así lo exigieren, el consejo de administración podrá autorizar gastos superiores a una doceava parte provisional pero que no rebasen en total las cuatro doceavas partes provisionales, excepto en casos debidamente justificados, tanto para las operaciones de compromiso como para las operaciones de pago, además de las que queden automáticamente disponibles de conformidad con los apartados 2 y 3.
Las doceavas partes adicionales se autorizarán como un todo y no podrán fraccionarse.
6. Si para un capítulo determinado la autorización de cuatro doceavas partes provisionales concedida de conformidad con el apartado 5 no permite hacer frente a los gastos necesarios para evitar una discontinuidad de la acción del organismo de la Unión en el ámbito del capítulo correspondiente, podrá autorizarse excepcionalmente el rebasamiento del importe de los créditos consignados en el capítulo correspondiente del presupuesto del ejercicio precedente. El consejo de administración actuará de conformidad con el procedimiento previsto en el apartado 5. No obstante, no podrá rebasarse en ningún caso el importe global de los créditos abiertos en el presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio precedente o en el proyecto de presupuesto del organismo de la Unión, tal como se propone.
CAPÍTULO 3
Principio de equilibrio
Artículo 19
Definición y ámbito de aplicación
1. El presupuesto estará equilibrado en cuanto a ingresos y créditos de pago.
2. Los créditos de compromiso no podrán superar el importe de la contribución de la Unión, los ingresos propios y otros posibles ingresos contemplados en el artículo 6.
3. Para los organismos para los que los ingresos están compuestos por tasas y cánones además de la contribución de la Unión, las tasas deben fijarse a un nivel que sea suficiente para evitar una considerable acumulación de superávit. Cuando un resultado presupuestario positivo o negativo significativo, en el sentido del artículo 97, se convierte en periódico, se revisará el nivel de las tasas y cánones.
4. El organismo de la Unión no podrán suscribir empréstitos en el marco del presupuesto del organismo de la Unión.
5. La contribución de la Unión al organismo de la Unión constituirá para el presupuesto del organismo de la Unión una contribución de equilibrio y podrá dividirse en varios pagos.
6. El organismo de la Unión llevará una gestión rigurosa de la tesorería, teniendo en cuenta debidamente los ingresos afectados, al objeto de garantizar que el saldo de caja refleja estrictamente las necesidades debidamente justificadas. Presentará, conjuntamente con las solicitudes de pago, previsiones detalladas y actualizadas de las necesidades reales de caja durante el ejercicio, así como información sobre los ingresos afectados.
Artículo 20
Resultado presupuestario del ejercicio
1. Si el resultado presupuestario a tenor del artículo 97 es positivo, se efectuará un reembolso a la Comisión, como máximo, por el importe de la contribución abonada en el ejercicio. La parte del resultado presupuestario superior a la cuantía de la contribución de la Unión abonada en el ejercicio se consignará como ingreso en el presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio siguiente.
El párrafo primero también se aplicará cuando los ingresos del organismo de la Unión estén compuestos por tasas y cánones, además de la contribución de la Unión.
Se anulará la diferencia entre la contribución consignada en el presupuesto y la abonada realmente al organismo de la Unión.
El organismo de la Unión presentará, a más tardar el 31 de enero del ejercicio N, una estimación del resultado presupuestario del ejercicio N - 1, que habrá de devolverse al presupuesto en el ejercicio N, al objeto de completar la información ya disponible sobre el resultado presupuestario del ejercicio N - 2. La Comisión deberá tener debidamente en cuenta esta información al evaluar las necesidades financieras de los organismos de la Unión del ejercicio N + 1.
2. En casos excepcionales, cuando el acto constitutivo establezca que los ingresos derivados de las tasas y cánones se afecten a gastos específicos, el organismo de la Unión podrá prorrogar el saldo de las tasas y cánones como ingresos afectados a las actividades relacionadas con la prestación de los servicios para los que deban abonarse los cánones.
3. Si el resultado presupuestario a tenor del artículo 97 es negativo, se consignará en el presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio siguiente como créditos de pago o, cuando proceda, se compensará con el resultado presupuestario positivo del organismo de la Unión en los ejercicios siguientes.
4. Los ingresos o créditos de pago se consignarán en el presupuesto del organismo de la Unión durante el procedimiento presupuestario mediante el procedimiento de nota rectificativa establecido en el artículo 39 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 o, mientras se esté ejecutando el presupuesto del organismo de la Unión, mediante un presupuesto rectificativo.
CAPÍTULO 4
Principio de unidad de cuenta
Artículo 21
Uso del euro
El presupuesto del organismo de la Unión se elaborará y ejecutará en euros, y las cuentas se presentarán, asimismo, en euros. No obstante, ante necesidades de tesorería, el contable y, si se trata de administraciones de anticipos, los administradores de anticipos estarán facultados para efectuar operaciones en otras monedas en las condiciones determinadas en el Reglamento Financiero de cada organismo de la Unión.
CAPÍTULO 5
Principio de universalidad
Artículo 22
Definición y ámbito de aplicación
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 23, la totalidad de los ingresos cubrirá la totalidad de los créditos de pago. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 25, los ingresos y los gastos se consignarán sin compensación entre sí.
Artículo 23
Ingresos afectados
1. Estarán afectados a gastos específicos los ingresos afectados externos y los ingresos afectados internos.
2. Constituirán ingresos afectados externos:
a)
las contribuciones financieras de los Estados miembros y terceros países, incluidas en ambos casos sus agencias públicas, entidades o personas físicas, a determinadas actividades de los organismos de la Unión, siempre y cuando ello esté previsto en el acuerdo celebrado entre el organismo de la Unión y los Estados miembros, terceros países o agencias públicas, entidades o personas físicas de que se trate;
b)
los ingresos afectados a un destino determinado, tales como los ingresos de fundaciones, las subvenciones, las donaciones y los legados;
c)
las contribuciones financieras no cubiertas por la letra a) por parte de terceros países u organismos no pertenecientes a la Unión a las actividades de los organismos de esta;
-
los ingresos procedentes de subvenciones ad hoc contempladas en el artículo 7,
-
los ingresos procedentes de los convenios de delegación a que se refiere el artículo 8;
d)
los ingresos afectados internos a que se refiere el apartado 3, en la medida en que sean accesorios a otros ingresos contemplados en las letras a) a c) del presente apartado;
e)
los ingresos procedentes de tasas y cánones a que se refiere el artículo 6, apartado 2.
3. Constituirán ingresos afectados internos:
a)
los ingresos de terceros por entrega de bienes, prestación de servicios o realización de obras a petición suya, con excepción de las tasas y cánones contemplados en el artículo 6, apartado 1, letra a);
b)
los ingresos por la venta de vehículos, equipos e instalaciones, así como de aparatos, equipos y material científico y técnico que vayan a sustituirse o desecharse, una vez que su valor contable se haya amortizado totalmente;
c)
los ingresos procedentes de la restitución, de conformidad con el artículo 62, de cantidades pagadas indebidamente;
d)
los ingresos por el suministro de bienes, prestación de servicios y realización de obras para instituciones de la Unión o de otros organismos de la Unión;
e)
los importes percibidos por indemnizaciones de seguros;
f)
los ingresos procedentes de indemnizaciones arrendaticias;
g)
los ingresos procedentes de la venta de publicaciones y películas, incluidas las realizadas en formato electrónico;
h)
los ingresos procedentes del reembolso posterior de impuestos con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, apartado 3, letra b).
4. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 23, apartado 2, letra e), el acto constitutivo de que se trate también podrá afectar los ingresos que contemple a determinados gastos específicos. A menos que se indique lo contrario en el acto constitutivo de que se trate, estos ingresos constituirán ingresos afectados internos.
5. Todas las partidas de ingresos en el sentido del apartado 2, letras a) a c), y del apartado 3, letras a) y d), deberán cubrir la totalidad de los gastos directos o indirectos ocasionados por la acción o finalidad en cuestión.
6. En el presupuesto del organismo de la Unión habrá de establecerse la estructura adecuada para acomodo de los ingresos afectados externos y de los ingresos afectados internos así como, en la medida de lo posible, el importe de los mismos.
Los ingresos afectados podrán incluirse en la estimación de los ingresos y los gastos solo por los importes que fueren seguros en la fecha en que se realice la estimación.
Artículo 24
Liberalidades
1. El director podrá aceptar toda clase de liberalidades en favor del organismo de la Unión, tales como fundaciones, subvenciones, donaciones y legados.
2. La aceptación de liberalidades que pudiere acarrear un gravamen estará supeditada a la autorización previa del consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, del comité ejecutivo, que se pronunciará en el plazo de dos meses a partir de la fecha en la que se le hubiere presentado la solicitud. Si el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo no decidiere en ese plazo, la liberalidad se considerará aceptada.
Artículo 25
Normas sobre deducciones y compensación de los tipos de cambio
1. Se podrán deducir del importe de las solicitudes de pagos, en cuyo caso se ordenarán por su importe neto:
a)
las sanciones impuestas a las partes de contratos públicos o a beneficiarios;
b)
los descuentos, las bonificaciones y las rebajas que se deduzcan de facturas y declaraciones de gastos;
c)
las regularizaciones de cantidades indebidamente pagadas.
Las regularizaciones a que se refiere el párrafo primero, letra c), podrán realizarse mediante una deducción directa cuando se proceda a un nuevo pago intermedio o pago de saldo en favor del mismo beneficiario en el capítulo, el artículo y el ejercicio presupuestario con cargo a los cuales se efectuó el pago en exceso.
A las deducciones a que se refiere el párrafo primero, letra c), se les aplicarán las normas contables de la Unión.
2. El coste de los productos o prestaciones facilitados al organismo de la Unión que estén gravados con cargas fiscales reembolsables por los Estados miembros en virtud del Protocolo sobre los privilegios y las inmunidades de la Unión Europea se imputarán en el presupuesto del organismo de la Unión por su importe, sin incluir impuestos, siempre que el Protocolo sea de aplicación al organismo de la Unión.
3. El coste de los productos o prestaciones facilitados al organismo de la Unión que estén gravados con cargas fiscales reembolsables por terceros países con arreglo a los convenios pertinentes podrán imputarse al presupuesto del organismo de la Unión para cualquiera de los fines siguientes:
a)
el importe sin incluir impuestos;
b)
el importe impuestos incluidos. En este caso, el reembolso de impuestos ulteriores se asimilará a los ingresos afectados internos.
4. Los impuestos nacionales que sufrague temporalmente el organismo de la Unión con arreglo a los apartados 2 y 3 se consignarán en una cuenta transitoria hasta que sean reembolsados por los Estados correspondientes.
5. Cualquier resultado presupuestario negativo se consignará en el presupuesto del organismo de la Unión en calidad de gasto.
6. Las diferencias de cambio registradas a lo largo de la ejecución presupuestaria del organismo de la Unión podrán ser objeto de compensación. El resultado final, positivo o negativo, se incluirá en el resultado presupuestario del ejercicio.
CAPÍTULO 6
Principio de especialidad
Artículo 26
Disposiciones generales
Los créditos se especializarán por títulos y capítulos. Los capítulos estarán subdivididos en artículos y partidas.
Artículo 27
Transferencias
1. El director podrá efectuar transferencias de créditos:
a)
entre títulos, hasta un máximo del 10 % de los créditos del ejercicio consignados en la línea de origen de la transferencia;
b)
entre capítulos y entre artículos, sin límite alguno.
2. Superado el límite contemplado en el apartado 1, el director podrá proponer al consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, al comité ejecutivo transferencias de créditos entre títulos. El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo dispondrá de tres semanas para manifestar su oposición a tales transferencias. Superado ese plazo, se considerarán aprobadas.
3. A las propuestas de transferencia y a las transferencias efectuadas de conformidad con lo dispuesto en los apartados 1 y 2 habrá de adjuntarse una justificación adecuada y detallada, en la que se muestre la ejecución de los créditos y la previsión de necesidades hasta finales del ejercicio, tanto en lo que se refiere a las líneas que vayan a ampliarse, como a las líneas de las que se detraigan créditos.
4. El director informará lo antes posible al consejo de administración de todas las transferencias efectuadas. El director informará al Parlamento Europeo y al Consejo, de todas las transferencias realizadas al amparo del apartado 2.
Artículo 28
Normas específicas sobre transferencias
1. Los créditos solo podrán transferirse a las líneas del presupuesto del organismo de la Unión para las que el presupuesto del organismo de la Unión haya autorizado créditos o que lleven la mención «pro memoria».
2. Los créditos correspondientes a ingresos afectados solo podrán ser objeto de transferencia si dichos ingresos conservan el destino que se les haya asignado.
CAPÍTULO 7
Principio de buena gestión financiera
Artículo 29
Principios de economía, eficiencia y eficacia/Principio de buena gestión financiera
1. Los créditos se utilizarán de acuerdo con el principio de buena gestión financiera, es decir, de acuerdo con los principios de economía, eficiencia y eficacia.
2. El principio de economía prescribe que los medios utilizados por el organismo de la Unión para llevar a cabo sus actividades se pondrán a disposición en el momento oportuno, en la cantidad y calidad apropiada y al mejor precio.
El principio de eficiencia se refiere a la óptima relación entre los medios empleados y los resultados obtenidos.
El principio de eficacia se refiere a la consecución de los objetivos específicos fijados y a la obtención de los resultados previstos.
3. El organismo de la Unión llevará a cabo un ejercicio de evaluación comparativa contemplado en el artículo 50 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
El ejercicio de evaluación comparativa incluirá:
-
una revisión de la eficiencia de los servicios horizontales del organismo de la Unión,
-
un análisis de coste-beneficio de la puesta en común de servicios o su total transferencia a otro organismo de la Unión o a la Comisión.
A la hora de llevar a cabo la evaluación comparativa a que se hace referencia en los párrafos primero y segundo, el organismo de la Unión deberá adoptar las medidas necesarias para evitar cualquier posible conflicto de intereses.
4. Para todos los sectores de actividad cubiertos por el presupuesto del organismo de la Unión se fijarán objetivos específicos, mensurables, realizables, pertinentes y con fecha determinada. La consecución de dichos objetivos se controlará mediante indicadores de resultados establecidos por actividad, y el director facilitará la información al consejo de administración. Dicha información se facilitará anualmente y, a más tardar, en la documentación adjunta al proyecto de presupuesto del organismo de la Unión.
5. Con objeto de mejorar el proceso de adopción de decisiones, el organismo de la Unión realizará evaluaciones previas y evaluaciones a posteriori, de conformidad con las orientaciones definidas por la Comisión. Dichas evaluaciones se aplicarán a todos los programas y actividades que impliquen gastos significativos, y sus resultados se comunicarán al consejo de administración.
6. El Director preparará un Plan de Acción para el seguimiento de las conclusiones de las evaluaciones a que se refiere el apartado 5 y un informe sobre los progresos alcanzados dos veces al año a la Comisión y regularmente al consejo de administración.
7. El consejo de administración supervisará la aplicación del Plan de Acción a que se hace referencia en el apartado 6.
Artículo 30
Control interno de la ejecución del presupuesto
1. El presupuesto del organismo de la Unión se ejecutará de conformidad con el principio del control interno eficaz y eficiente.
2. A efectos de la ejecución del presupuesto del organismo de la Unión, el control interno se define como un procedimiento aplicable a todos los niveles de la cadena de gestión y concebido para ofrecer garantías razonables respecto de la consecución de los siguientes objetivos:
a)
la eficacia, la eficiencia y la economía de las operaciones;
b)
la fiabilidad de la información;
c)
la salvaguardia de los activos y la información;
d)
la prevención, la detección, la corrección y el seguimiento de fraudes e irregularidades;
e)
la gestión adecuada de los riesgos en materia de legalidad y regularidad de las transacciones correspondientes, teniendo en cuenta el carácter plurianual de los programas y las características de los pagos de que se trate.
3. La eficacia del control interno se basará en las buenas prácticas internacionales e incluirá en particular las siguientes:
a)
la separación de tareas;
b)
una estrategia adecuada de gestión y control de riesgos, incluidos los controles a nivel de los perceptores;
c)
la prevención de conflictos de intereses;
d)
unas pistas de auditoría adecuadas y la integridad de los datos en los sistemas de almacenamiento y tratamiento;
e)
procedimientos de supervisión de los resultados y de seguimiento de las deficiencias de control interno y las excepciones constatadas;
f)
la evaluación periódica del correcto funcionamiento del sistema de control interno.
4. El control interno eficiente estará basado en los siguientes elementos:
a)
la ejecución de una estrategia adecuada de control y gestión del riesgo coordinada entre los agentes competentes que participen en la cadena de control;
b)
la accesibilidad, para todos los agentes competentes que participen en la cadena de control, de los resultados de los controles;
c)
la confianza, cuando proceda, en dictámenes de auditoría independientes, siempre que la calidad del trabajo subyacente sea adecuada y aceptable y que este se haya realizado de conformidad con las normas acordadas;
d)
la aplicación oportuna de medidas correctoras, incluidas, en su caso, sanciones disuasorias;
e)
la supresión de la multiplicidad de controles;
f)
la mejora de la relación coste-beneficio de los controles.
CAPÍTULO 8
Principio de transparencia
Artículo 31
Publicación de cuentas, presupuestos e informes
1. El presupuesto del organismo de la Unión deberá elaborarse, ejecutarse y ser objeto de una rendición de cuentas con arreglo al principio de transparencia.
2. Un resumen del presupuesto del organismo de la Unión y cualquier presupuesto rectificativo del organismo de la Unión, tal y como hayan sido definitivamente aprobados, se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea en un plazo de tres meses a partir de su aprobación.
En dicho resumen habrá de indicarse las cinco principales líneas presupuestarias de ingresos y las cinco principales líneas presupuestarias de gastos del presupuesto administrativo y operativo del organismo de la Unión, la plantilla de personal, y una estimación del personal contratado, expresada en su equivalente de tiempo completo, cuyos créditos estén presupuestados, y los expertos nacionales en comisión de servicios. En el mismo se indicarán también las cifras correspondientes al ejercicio anterior.
3. El presupuesto del organismo de la Unión, incluidos la plantilla de personal y los presupuestos rectificativos del organismo de la Unión, tal y como hayan sido aprobados definitivamente, así como una indicación del personal contratado, expresada en su equivalente a tiempo completo, cuyos créditos estén presupuestados, y los expertos nacionales en comisión de servicios, se transmitirán a título informativo al Parlamento Europeo y al Consejo, al Tribunal de Cuentas y a la Comisión y se publicarán en el sitio internet del organismo de la Unión en cuestión en el plazo de cuatro semanas a partir de su aprobación.
4. El organismo de la Unión facilitará en su sitio internet, a más tardar, el 30 de junio del ejercicio financiero siguiente información sobre los beneficiarios de fondos procedentes de su presupuesto, incluidos los expertos contratados con arreglo al artículo 89, de conformidad con el artículo 21, apartados 2, 3 y 4, del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 de la Comisión (7) con una presentación tipo. Los datos publicados serán fácilmente accesibles, transparentes y completos. Esta información se facilitará con la observancia debida de los requisitos de confidencialidad y de seguridad, en particular, la protección de datos personales establecida en el Reglamento (CE) no 45/2001.
TÍTULO III
DEL ESTABLECIMIENTO Y ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO
CAPÍTULO 1
Establecimiento del presupuesto del organismo de la Unión
Artículo 32
Programación anual y plurianual
1. El organismo de la Unión elaborará un documento que incluya la programación anual y plurianual teniendo en cuenta las directrices establecidas por la Comisión.
2. El programa plurianual establecerá:
-
la programación estratégica general, incluidos los objetivos, los resultados esperados y los indicadores de resultados,
-
la programación de recursos, incluido el presupuesto plurianual y el personal.
La programación de recursos incluirá información cualitativa y cuantitativa sobre recursos humanos y cuestiones presupuestarias con fines de información, en particular:
-
para los ejercicios N - 1 y N, la información relativa al número de funcionarios, agentes temporales y contractuales, tal como se definen en el Estatuto de los funcionarios y otros agentes, así como expertos nacionales en comisión de servicios,
-
para el ejercicio N - 1, una estimación de las operaciones presupuestarias a tenor del artículo 97 e información sobre las contribuciones en especie concedidas por el Estado miembro de acogida al organismo de la Unión,
-
para el ejercicio N + 1, una estimación del número de funcionarios, agentes temporales y contractuales, tal como se definen en el Estatuto de los funcionarios y otros agentes,
-
para los ejercicios siguientes, una programación indicativa de recursos presupuestarios y de personal.
La Comisión enviará al organismo de la Unión el dictamen de sus servicios sobre el proyecto de programación de recursos humanos.
Si el organismo de la Unión no tiene en cuenta plenamente el dictamen de los servicios de la Comisión, ofrecerá a la Comisión las oportunas explicaciones.
La programación de los recursos se actualizará cada año. La programación estratégica se actualizará cuando proceda y, en particular, con el fin de tener en cuenta el resultado de las evaluaciones globales a que se refiere el acto constitutivo.
3. El programa de trabajo anual del organismo de la Unión constará de objetivos concretos y resultados previstos, incluidos los indicadores de resultados. Deberá incluir, asimismo, una descripción de las acciones que deban financiarse y una indicación de la cuantía de los recursos financieros y humanos asignados a cada acción. El programa anual de trabajo será coherente con el programa plurianual a que se refiere el apartado 1.
Indicará claramente qué tareas del organismo de la Unión se han añadido, modificado o suprimido, en relación con el ejercicio financiero anterior.
4. Cualquier modificación sustancial del programa de trabajo anual se adoptará con arreglo al mismo procedimiento que el programa de trabajo inicial, de conformidad con lo dispuesto en el acto constitutivo y en el artículo 33 del presente Reglamento.
El consejo de administración podrá delegar al ordenador del organismo de la Unión la facultad de introducir modificaciones no sustanciales en el programa de trabajo anual.
Artículo 33
Establecimiento del presupuesto
1. El presupuesto deberá establecerse de conformidad con lo dispuesto en el acto constitutivo.
2. El organismo de la Unión remitirá a la Comisión una propuesta provisional de previsiones de ingresos y gastos, así como las orientaciones generales que las justifiquen, a más tardar, el 31 de enero de cada año.
3. De conformidad con el artículo 37 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, cada año, el organismo de la Unión remitirá a la Comisión, al Parlamento Europeo y al Consejo, un estado de previsiones de ingresos y gastos con arreglo a lo dispuesto en el acto constitutivo.
4. El estado de previsiones de ingresos y gastos del organismo de la Unión incluirá:
a)
la plantilla de personal con el número de puestos permanentes y temporales autorizados dentro del límite de los créditos presupuestarios, por grado y por categoría;
b)
en caso de cambios en la plantilla, un estado justificativo con los motivos por los que se solicita la creación de nuevos puestos;
c)
una previsión trimestral de los ingresos y pagos de la tesorería;
d)
información sobre la realización de todos los objetivos fijados anteriormente para las diversas actividades. Los resultados de las evaluaciones serán examinados y utilizados para demostrar las ventajas que pudiere aportar un aumento o una reducción del presupuesto propuesto por el organismo de la Unión en comparación con el presupuesto del ejercicio N.
5. El organismo de la Unión remitirá a la Comisión, al Parlamento Europeo y al Consejo el proyecto de documento de programación a que se refiere el artículo 32 a más tardar el 31 de enero de cada año, así como una ulterior versión actualizada de dicho documento.
6. En el marco del procedimiento de aprobación del presupuesto, la Comisión enviará el estado de previsiones del organismo de la Unión al Parlamento Europeo y al Consejo y propondrá el importe de la contribución del organismo de la Unión, así como el personal que considere necesario para el organismo. La Comisión establecerá el proyecto de plantilla de personal de los organismos de la Unión, así como una estimación del número de personal contratado y de expertos nacionales en comisión de servicios, expresada en su equivalente de tiempo completo, y de los créditos correspondientes, tan pronto como la Comisión haya establecido el proyecto de presupuesto.
7. El Parlamento Europeo y el Consejo aprobarán la plantilla de personal del organismo de la Unión y cualquier modificación posterior de la misma, de conformidad con el artículo 38, apartado 1. La plantilla de personal se publicará en un anexo a la sección III - Comisión - del presupuesto.
8. El presupuesto del organismo de la Unión y la plantilla de personal, junto con el documento de programación mencionado en el artículo 32, serán adoptados por el consejo de administración. Pasarán a ser definitivos una vez que se apruebe definitivamente el presupuesto en el que se fija la cuantía de la contribución y la plantilla de personal y, en caso necesario, el presupuesto del organismo de la Unión y la plantilla de personal se adaptarán en consecuencia.
9. En caso de que se encomienden nuevas tareas a un organismo de la Unión, la Comisión, sin perjuicio de los procedimientos legislativos para la modificación del acto constitutivo, presentará al Parlamento Europeo y al Consejo la información necesaria para evaluar el impacto de las nuevas tareas sobre los recursos del organismo de la Unión a fin de revisar, en su caso, su financiación.
Artículo 34
Presupuestos rectificativos
Cualquier modificación del presupuesto del organismo de la Unión, incluida la plantilla de personal, será objeto de un presupuesto rectificativo que habrá de aprobarse siguiendo el mismo procedimiento utilizado para el presupuesto inicial del organismo de la Unión, de conformidad con lo dispuesto en el acto constitutivo y en el artículo 33 del presente Reglamento.
CAPÍTULO 2
Estructura y presentación del presupuesto del organismo de la Unión
Artículo 35
Estructura del presupuesto del organismo de la Unión
El presupuesto del organismo de la Unión consistirá en un estado de ingresos y un estado de gastos.
Artículo 36
Nomenclatura del presupuesto
Si la naturaleza de las actividades del organismo de la Unión lo justifica, el estado de gastos deberá presentarse conforme a una nomenclatura en la que se recoja una clasificación por destino. Compete al organismo de la Unión definir tal nomenclatura y distinguir claramente entre créditos administrativos y créditos de funcionamiento.
Artículo 37
Presentación del presupuesto del organismo de la Unión
El presupuesto del organismo de la Unión presentará:
1.
En el estado de ingresos:
a)
las previsiones de ingresos del organismo de la Unión correspondientes al ejercicio presupuestario de que se trate («ejercicio N»);
b)
los ingresos previstos del ejercicio presupuestario precedente y los ingresos del ejercicio N - 2;
c)
los comentarios apropiados por cada línea de ingresos.
2.
En el estado de gastos:
a)
los créditos de compromiso y de pago del ejercicio N;
b)
los créditos de compromiso y de pago del ejercicio anterior, así como los gastos comprometidos y los gastos liquidados en el ejercicio N - 2, expresados también estos últimos en porcentaje del presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio N;
c)
un estado recapitulativo de los calendarios de vencimiento de los pagos a efectuar en ejercicios posteriores como consecuencia de los compromisos presupuestarios contraídos en ejercicios anteriores;
d)
los comentarios apropiados por cada subdivisión.
Artículo 38
Normas relativas a las plantillas de personal
1. En la plantilla de personal contemplada en el artículo 33 se indicará, al lado del número de puestos de trabajo autorizados en el ejercicio, el número de puestos de trabajo autorizados el ejercicio anterior y el número de puestos realmente provistos. El citado número de puestos constituye, para el organismo de la Unión, un límite imperativo. No podrá efectuarse nombramiento alguno que suponga un rebasamiento de dicho límite.
No obstante, el consejo de administración podrá modificar la plantilla de personal hasta un total del 10 % de los puestos autorizados, excepto por lo que se refiere a los grados AD 16, AD 15, AD 14 y AD 13, siempre que se cumplan las condiciones siguientes:
a)
que no se vea afectado el volumen de los créditos de personal correspondiente a un ejercicio presupuestario completo;
b)
que no se rebase el límite del número total de puestos autorizados por la plantilla de personal;
c)
que el organismo de la Unión haya participado en un ejercicio de evaluación comparativa con otros organismos de la Unión, iniciado por el ejercicio de evaluación del personal de la Comisión.
2. No obstante lo dispuesto en el apartado 1, párrafo segundo, podrá efectuarse la compensación de los casos de actividad a tiempo parcial autorizados por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos, de acuerdo con las disposiciones del Estatuto. En el supuesto de que un miembro del personal solicitare la anulación de la autorización antes de expirar el período concedido, el organismo de la Unión adoptará cuanto antes las medidas apropiadas para respetar el límite contemplado en el apartado 1, segundo párrafo, letra b).
TÍTULO IV
DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DEL ORGANISMO DE LA UNIÓN
CAPÍTULO 1
Disposiciones generales
Artículo 39
Ejecución del presupuesto de conformidad con el principio de buena gestión financiera
1. Corresponde al director ejercer las funciones de ordenador. Deberá ejecutar los ingresos y gastos del presupuesto, ateniéndose a la normativa financiera del organismo de la Unión y al principio de buena gestión financiera en el marco de su propia responsabilidad y dentro del límite de los créditos autorizados.
2. Sin perjuicio de las competencias del ordenador en la prevención y detección de fraudes e irregularidades, el organismo de la Unión participará en las acciones de prevención del fraude de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude.
Artículo 40
Delegación de competencias de ejecución del presupuesto
1. El director podrá delegar sus competencias de ejecución del presupuesto al personal del organismo de la Unión regulado por el Estatuto, de conformidad con las condiciones establecidas en las normas financieras del organismo de la Unión adoptadas por el consejo de administración. Los delegatarios solo podrán actuar en el ámbito de las competencias expresamente conferidas.
2. El delegatario podrá subdelegar las competencias recibidas según las condiciones precisadas en las normas de desarrollo del presente Reglamento a que se refiere el artículo 114. Cada acto de subdelegación requerirá el acuerdo explícito del Director.
Artículo 41
Conflicto de intereses
1. Los agentes financieros según lo definido en el capítulo 2 del presente título y demás personas implicadas en la ejecución y gestión, incluidos los actos preparatorios al respecto, la auditoría o el control del presupuesto no adoptarán ninguna medida que pueda acarrear un conflicto entre sus propios intereses y los del organismo de la Unión.
De presentarse semejante caso, el agente de que se trate se abstendrá de actuar y elevará la cuestión a la autoridad competente que, a su vez, confirmará por escrito la existencia de un conflicto de intereses. En caso de que se constate la existencia de un conflicto de intereses, el agente de que se trate cesará todas sus actividades respecto del expediente. La autoridad competente tomará cualquier otra medida apropiada adicional.
2. A los efectos del apartado 1, existirá conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones de los agentes financieros y demás personas a que se refiere el apartado 1 se vea comprometido por razones familiares, afectivas, de afinidad política o nacional, de interés económico o por cualquier otro motivo de comunidad de intereses con el beneficiario.
3. La autoridad competente a que se refiere el apartado 1 es el superior jerárquico del agente implicado. Si el agente fuere el director, la autoridad competente será el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo.
4. El organismo de la Unión adoptará normas sobre la prevención y gestión del conflicto de intereses.
Artículo 42
Método de ejecución del presupuesto del organismo de la Unión
1. El presupuesto del organismo de la Unión será ejecutado por el director en los servicios sujetos a su autoridad.
2. Siempre y cuando resultare indispensable, podrán confiarse contractualmente a entidades u organismos exteriores de Derecho privado competencias de peritaje técnico y competencias administrativas, preparatorias o accesorias que no impliquen ni función de potestad pública ni el ejercicio de un poder discrecional de apreciación.
CAPÍTULO 2
Agentes financieros
Sección 1
Principio de separación de funciones
Artículo 43
Separación de funciones
Las funciones de ordenador y contable serán funciones separadas y mutuamente excluyentes.
Sección 2
El ordenador
Artículo 44
Competencias y funciones del ordenador
1. Compete al ordenador ejecutar los ingresos y gastos de acuerdo con los principios de buena gestión financiera, así como garantizar la legalidad y la regularidad de los mismos.
2. A los efectos del apartado 1, el ordenador, de conformidad con las normas mínimas adoptadas por el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, por el comité ejecutivo, sobre la base de normas equivalentes establecidas por la Comisión para sus propios servicios y teniendo en cuenta los riesgos asociados al entorno de gestión y a la naturaleza de las acciones financiadas, establecerá la estructura organizativa y los sistemas de control interno adaptados a la ejecución de las funciones de ordenador.
El establecimiento de dichas estructura y sistemas será respaldado por un análisis del riesgo exhaustivo que tenga en cuenta su rentabilidad.
El ordenador podrá establecer en sus servicios una función de peritaje y consejo que le ayude a controlar los riesgos que conllevan sus actividades.
3. A los fines de ejecución de los gastos, el ordenador adquirirá compromisos presupuestarios y jurídicos, liquidará los gastos y ordenará los pagos, y tomará medidas previas para la ejecución de los créditos.
4. La ejecución de los ingresos implicará la determinación de las previsiones de títulos de crédito, el devengo de los derechos por cobrar y la emisión de las órdenes de ingreso. Supondrá asimismo, cuando proceda, la renuncia al cobro de los títulos de crédito devengados.
5. El ordenador conservará los documentos justificativos de las operaciones realizadas durante cinco años a partir de la fecha de la decisión de aprobación de la gestión presupuestaria del organismo de la Unión. Los datos personales contenidos en documentos justificativos serán suprimidos, siempre que ello sea posible, cuando tales datos no fueran ya necesarios para la aprobación de la gestión presupuestaria, los controles o las auditorías. En cualquier caso, respecto de la conservación de datos de tráfico, se estará a lo dispuesto en el artículo 37, apartado 2, del Reglamento (CE) no 45/2001.
Artículo 45
Controles previos
1. Todas las operaciones a que se hace mención en el artículo 44 serán objeto de al menos un control previo basado en un análisis de los documentos y en los resultados disponibles de los controles ya realizados, en relación con los aspectos operativos y financieros de la operación.
Los controles previos comprenderán el inicio y la verificación de una operación.
2. Por el inicio de una operación se entenderá el conjunto de las operaciones previas a la adopción de los actos de ejecución presupuestaria del organismo de la Unión por los ordenadores a que se refieren los artículos 33 y 34.
3. Por verificación previa de una operación se entenderá el conjunto de controles previos establecidos por el ordenador al objeto de verificar sus aspectos operativos y financieros.
4. Los controles previos verificarán la coherencia entre los documentos justificativos requeridos y cualquier otra información disponible. El alcance en términos de frecuencia e intensidad de los controles previos será determinado por el ordenador competente atendiendo a consideraciones de rentabilidad y de riesgo. En caso de duda, el ordenador competente para liquidar el pago de que se trate recabará más información o efectuará un control in situ a fin de obtener garantías razonables en el marco del control previo.
El objeto de los controles previos será constatar:
a)
si el gasto es correcto y se atiene a las disposiciones aplicables;
b)
la aplicación del principio de buena gestión financiera a que se refiere el artículo 29.
A efectos de los controles, el ordenador podrá considerar como una única operación una serie de operaciones individuales similares relativas a gastos corrientes en materia de remuneraciones, pensiones, reembolso de gastos de misión y gastos médicos.
5. Para una operación determinada, esta comprobación será llevada a cabo por agentes distintos de los que la hayan iniciado. Los agentes encargados de la verificación no estarán subordinados a los que hayan iniciado la operación.
Artículo 46
Controles a posteriori
1. El ordenador podrá establecer controles a posteriori para verificar las operaciones ya aprobadas a raíz de los controles previos. Dichos controles podrán organizarse por muestreo en función del riesgo.
2. Los controles a posteriori podrán efectuarse sobre la base de documentos y, cuando proceda, in situ.
Los controles a posteriori verificarán que las operaciones financiadas por el presupuesto del organismo de la Unión se ejecuten correctamente y, en particular, que se cumplan los criterios establecidos en el artículo 45, apartado 4.
Los resultados de los controles a posteriori serán examinados por el ordenador al menos una vez al año a fin de detectar cualquier problema sistémico potencial. El ordenador tomará medidas para abordar estos problemas.
El análisis de riesgos contemplado en el apartado 1 se revisará a la luz de los resultados de los controles y demás información pertinente.
En caso de programas plurianuales, el ordenador establecerá una estrategia de control plurianual que especifique la naturaleza y el alcance de los controles a lo largo del período y la forma en que se van a medir los resultados de un año a otro con vistas al proceso de fiabilidad anual.
3. Los controles previos serán efectuados por personal distinto de los encargados de los controles a posteriori. El personal encargado de los controles a posteriori no estará subordinado a los miembros del personal encargados de los controles previos.
Cuando el ordenador realice auditorías financieras de los beneficiarios como controles a posteriori, las normas de auditoría pertinentes serán claras, coherentes y transparentes y respetarán los derechos tanto del organismo de la Unión como de los auditados.
4. El personal responsable de controlar la gestión de las operaciones financieras a que se refiere el apartado 3 deberá tener las competencias profesionales necesarias. Deberá atenerse, asimismo, a un código específico de normas profesionales aprobado por el organismo de la Unión y basado en las normas aprobadas por la Comisión para sus propios servicios.
Artículo 47
Informe anual de actividades consolidado
1. El ordenador rendirá cuentas ante el consejo de administración del ejercicio de sus funciones en forma de un informe anual de actividades que contenga:
a)
información sobre:
-
la ejecución del programa de trabajo anual del organismo, y los recursos presupuestarios y de personal a que se refiere el artículo 38,
-
los sistemas de gestión y control interno, incluido el resumen del número y tipo de auditorías internas efectuadas por el auditor interno, las estructuras de auditoría interna, las recomendaciones formuladas y el curso dado a estas recomendaciones, y a las recomendaciones de ejercicios anteriores, tal como se contempla en los artículos 82 y 83,
-
las observaciones del Tribunal de Cuentas y las medidas adoptadas a raíz de estas observaciones,
-
las cuentas y el informe sobre la gestión presupuestaria y financiera, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 92, 96 y 97;
b)
una declaración del ordenador en la que deberá hacer constar si tiene una certeza razonable de que, a menos que se especifique otra cosa en las reservas relacionadas con determinadas zonas de ingresos y gastos:
-
la información recogida en el informe es exacta y veraz,
-
los recursos asignados a las actividades descritas en el informe han sido destinados a los fines previstos y han sido utilizados con arreglo al principio de buena gestión financiera,
-
los procedimientos de control establecidos ofrecen las garantías necesarias en lo que respecta a la legalidad y regularidad de las operaciones correspondientes.
En el informe anual de actividades consolidado se recogerán los resultados de las operaciones en relación con los objetivos fijados, los riesgos asociados a tales operaciones, la forma en que se han utilizado los recursos facilitados y la eficacia y eficiencia de los sistemas de control interno, incluida una evaluación de conjunto de los costes y beneficios de los controles.
El informe anual consolidado deberá presentarse al consejo de administración para su evaluación.
2. A más tardar el 1 de julio de cada año, el informe anual de actividad consolidado, junto con su evaluación, será transmitido por el consejo de administración al Tribunal de Cuentas Europeo, a la Comisión, al Parlamento Europeo y al Consejo.
3. Podrán establecerse requisitos adicionales de información en el acto constitutivo, en casos debidamente justificados, en particular cuando sea necesario por la naturaleza del ámbito en que el organismo opera.
Artículo 48
Protección de los intereses financieros de la Unión
1. Si un agente que participa en la gestión financiera y en el control de las operaciones considera que una decisión cuya aplicación o aceptación le impone su superior es irregular o contraria al principio de buena gestión financiera o a las normas profesionales que tal agente ha de respetar, informará por escrito de ello al director, que deberá responder por escrito. Si el director no actúa o confirma la decisión o instrucción inicial y el agente considera que dicha confirmación no constituye una respuesta razonable a lo planteado, el agente informará a la instancia pertinente a que se refiere el artículo 54, apartado 5, y al consejo de administración, por escrito.
2. En caso de actividad ilegal, fraude o corrupción que puedan ir en detrimento de los intereses de la Unión, el agente informará a las autoridades e instancias designadas por la legislación vigente. Los contratos con auditores externos que realicen auditorías de la gestión financiera de la Unión contemplarán la obligación para el auditor externo de informar al ordenador sobre cualquier sospecha de actividad ilegal, fraude o corrupción que pueda ir en detrimento de los intereses de la Unión.
Artículo 49
Delegación de la ejecución presupuestaria
En el supuesto de que se procediere a la delegación o subdelegación de competencias de ejecución del presupuesto con arreglo a lo dispuesto en el artículo 40, a los ordenadores delegados o subdelegados les será de aplicación mutatis mutandis el artículo 44, apartados 1, 2 y 3.
Sección 3
El contable
Artículo 50
Competencias y funciones del contable
1. El consejo de administración nombrará un contable, sujeto al Estatuto, que será totalmente independiente en el ejercicio de sus funciones. En el organismo de la Unión el contable se encargará de:
a)
la correcta ejecución de los pagos, del cobro de los ingresos y de la recaudación de los títulos de crédito devengados;
b)
la preparación y presentación de las cuentas de acuerdo con el título IX;
c)
la teneduría de la contabilidad de acuerdo con el título IX;
d)
aplicar, conforme al título IX, las normas contables, así como el plan contable de acuerdo con las disposiciones aprobadas por el contable de la Comisión;
e)
la definición y validación de los planes contables y, en su caso, la validación de los planes definidos por el ordenador que proporcionen o justifiquen datos contables; el contable estará habilitado para verificar en cualquier momento el cumplimiento de los criterios de validación al respecto;
f)
la gestión de la tesorería.
2. Dos o más organismos de la Unión podrán designar al mismo contable.
Los organismos de la Unión también pueden acordar con la Comisión que el contable de la Comisión también actúe en calidad de contable del organismo de la Unión.
Los organismos de la Unión también podrán encomendar al contable de la Comisión parte de las tareas de un contable de tales organismos, teniendo en cuenta el análisis de costes y beneficios mencionado en el artículo 29.
En el caso a que se refiere el presente párrafo, deberán adoptar las medidas necesarias para evitar cualquier conflicto de intereses.
3. Los contables recabarán de los ordenadores todos los datos necesarios para el establecimiento de unas cuentas que presenten una imagen veraz y fiel de la situación financiera del organismo de la Unión y de la ejecución del presupuesto. Los ordenadores garantizarán la fiabilidad de dicha información.
4. Antes de que el director apruebe las cuentas, el contable las cerrará certificando con ello que tiene razonables garantías de que presentan una imagen fiel de la situación financiera del organismo de la Unión.
A efectos del párrafo primero, el contable comprobará que las cuentas se han elaborado de conformidad con las normas contables a que se refiere el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, y que todos los ingresos y gastos están consignados en las cuentas.
El ordenador remitirá al contable toda información que este precise para cumplir con su cometido.
Los ordenadores serán enteramente responsables de la correcta utilización de los fondos que gestionan, de la legalidad y regularidad de los gastos sujetos a su control y de la exhaustividad y exactitud de la información transmitida al contable.
5. El contable estará habilitado para comprobar la información recibida y proceder a cualquier otra verificación que considere necesario para poder cerrar las cuentas.
El contable formulará, en su caso, las reservas oportunas con detalles precisos sobre la naturaleza y alcance de las mismas.
6. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 7 del presente artículo y en el artículo 51, el contable será el único habilitado para manejar fondos y valores. El contable será responsable de su custodia.
7. El contable, en caso de que así lo requiriere el ejercicio de sus funciones, podrá delegar ciertas competencias en el personal subordinado a su autoridad jerárquica sujeto al Estatuto.
8. En el acto de delegación se determinarán las competencias conferidas a los delegatarios, así como sus derechos y obligaciones.
Sección 4
El administrador de anticipos
Artículo 51
Administraciones de anticipos
Para el pago de gastos de escasa cuantía y el cobro de otros ingresos con arreglo al artículo 6, podrán crearse, en caso de necesidad, administraciones de anticipos, cuyos fondos serán liberados por el contable y que estarán dirigidas por administradores de anticipos nombrados por dicho contable.
El importe máximo de cada gasto o ingreso que podrá liquidar el administrador de anticipos a terceros no podrá sobrepasar el límite de 60 000 EUR que cada organismo de la Unión determine. Los pagos de las administraciones de anticipos podrán ser efectuados por transferencia bancaria, incluido el sistema de débito directo contemplado en el artículo 74, apartado 1, cheque u otros medios de pago, de conformidad con las instrucciones del contable.
CAPÍTULO 3
Responsabilidad de los agentes financieros
Sección 1
Normas generales
Artículo 52
Retirada de las delegaciones y suspensión de las funciones encomendadas a los agentes financieros
1. Los ordenadores delegados y subdelegados podrán ser privados en todo momento, temporal o definitivamente, de su delegación o subdelegación, si así lo dispone la autoridad que los hubiere nombrado. El ordenador podrá anular en cualquier momento cualquier subdelegación específica.
2. El contable o los administradores de anticipos, o ambos, podrán ser suspendidos en todo momento de sus funciones, temporal o definitivamente, por el consejo de administración. En tal caso, el consejo de administración designará un contable provisional.
3. Los apartados 1 y 2 se entenderán sin perjuicio de las medidas disciplinarias adoptadas en relación con los agentes financieros a que se refieren dichos apartados.
Artículo 53
Responsabilidad de los agentes financieros por actividades ilícitas, fraude o corrupción
1. Los artículos 52 a 56 no prejuzgan sobre la responsabilidad penal en que pudieran incurrir los agentes financieros a que se refiere el artículo 52 con arreglo al Derecho nacional aplicable o en virtud de las disposiciones vigentes relativas a la protección de los intereses financieros de la Unión y a la lucha contra los actos de corrupción en los que estuvieren implicados funcionarios de la Unión o de los Estados miembros.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 54, 55 y 56, los ordenadores, contables y administradores de anticipos podrán incurrir en responsabilidad disciplinaria y pecuniaria en las condiciones previstas por el Estatuto. En caso de actividad ilegal, fraude o corrupción que pueda perjudicar a los intereses financieros de la Unión, se recurrirá a las autoridades e instancias designadas por la legislación vigente, en particular a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude.
Sección 2
Normas aplicables a los ordenadores
Artículo 54
Normas aplicables a los ordenadores
1. El ordenador podrá incurrir en responsabilidad pecuniaria a tenor de las disposiciones del Estatuto.
2. El ordenador incurrirá en responsabilidad pecuniaria, en particular si, intencionalmente o por negligencia grave:
a)
constata títulos de crédito por cobrar o emite órdenes de ingreso, realiza un compromiso de gastos o firma una orden de pago sin atenerse a lo dispuesto en el presente Reglamento y, en su caso, a las normas de desarrollo del Reglamento Financiero del organismo de la Unión;
b)
omite constatar documentalmente un título de crédito, omite o retrasa la emisión de una orden de ingreso o de pago, comprometiendo con ello la responsabilidad civil del organismo de la Unión frente a terceros.
3. Cuando un ordenador delegado o subdelegado considere que una decisión de su incumbencia es irregular o contraviene el principio de buena gestión financiera, deberá advertirlo por escrito a la autoridad delegante. En este caso, si la autoridad delegante da una orden motivada por escrito al ordenador delegado o subdelegado de tomar dicha decisión, este quedará exento de toda responsabilidad.
4. En caso de delegación, el ordenador será responsable también de la eficiencia y efectividad de los sistemas de gestión y de control interno establecidos y de la elección del ordenador delegado.
5. La instancia especializada en irregularidades financieras creada por la Comisión o en la que participa la Comisión de conformidad con el artículo 73, apartado 6, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, ejercerá las mismas facultades respecto al organismo de la Unión que las que tuviere conferidas respecto de los servicios de la Comisión, a menos que el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo decidan constituir una instancia funcionalmente independiente o participar en una instancia común establecida por varios organismos. Cuando sean los organismos de la Unión los que presenten un caso ante la instancia especializada en irregularidades financieras, instaurada por la Comisión o en la que participe la Comisión, deberá formar parte de la misma un miembro del personal de un organismo de la Unión.
Sobre la base del dictamen de la instancia especializada a que se refiere el párrafo primero, el director decidirá si procede la incoación de un procedimiento de responsabilidad disciplinaria o pecuniaria. Si la instancia hubiere detectado problemas sistémicos, presentará al ordenador y al auditor interno de la Comisión un informe acompañado de recomendaciones. Si en dicho dictamen se cuestionare al director, la instancia lo remitirá al consejo de administración y al auditor interno de la Comisión. El director hará referencia anónimamente a los dictámenes de dicha instancia en el informe anual de actividades e indicará las medidas de seguimiento adoptadas.
6. Los miembros del personal podrán ser obligados a reparar, total o parcialmente, el perjuicio sufrido por el organismo de la Unión debido a una falta grave cometida en el ejercicio de sus funciones o con motivo del ejercicio de las mismas. La Autoridad Facultada para Proceder a los Nombramientos, previo cumplimiento de las formalidades prescritas en material disciplinaria por el Estatuto, adoptará una decisión motivada.
Sección 3
Normas aplicables a los contables y administradores de anticipos
Artículo 55
Normas aplicables a los contables
El contable podrá incurrir en responsabilidad disciplinaria o pecuniaria en las condiciones y según los procedimientos previstos por el Estatuto. En particular, constituirá una falta que podrá comprometer su responsabilidad:
a)
extraviar o deteriorar cualesquiera fondos, valores o documentos bajo su custodia u ocasionar su pérdida o daños por su negligencia;
b)
modificar indebidamente cuentas bancarias o cuentas corrientes postales;
c)
efectuar cobros o pagos que no se ajusten a las órdenes de ingreso o de pago correspondientes;
d)
omitir el cobro de los ingresos adeudados.
Artículo 56
Normas aplicables a los administradores de anticipos
El administrador de anticipos podrá incurrir en responsabilidad disciplinaria o pecuniaria en las condiciones y según los procedimientos previstos por el Estatuto. El administrador de anticipos podrá, en particular, incurrir en responsabilidad por alguna de las siguientes infracciones:
a)
extraviar o deteriorar cualesquiera fondos, valores y documentos bajo su custodia u ocasionar su pérdida o daños por su negligencia;
b)
no poder justificar con la debida documentación los pagos efectuados;
c)
realizar pagos en favor de personas que no fueren los derechohabientes;
d)
omitir el cobro de los ingresos adeudados.
CAPÍTULO 4
Ingresos
Artículo 57
Solicitud de pago
El organismo de la Unión presentará a la Comisión las solicitudes de pago total o parcial de la contribución de la Unión con arreglo a lo dispuesto en el artículo 19, apartado 6, según los términos y periodicidad acordados con la Comisión.
Artículo 58
Trato de intereses
Los intereses generados por los fondos abonados al organismo de la Unión por la Comisión con cargo a la contribución no se adeudarán al presupuesto.
Artículo 59
Previsiones de títulos de crédito
1. Cuando el ordenador disponga de información suficiente y fidedigna en relación con cualquier medida o situación que pueda originar un adeudo a favor del organismo de la Unión, procederá a una previsión de títulos de crédito.
2. El ordenador adaptará la previsión de títulos de crédito tan pronto como tenga conocimiento de un hecho que modifique la medida o la situación que dio lugar a la previsión.
Al establecer la orden de ingreso relativa a una medida o situación que hubiera dado lugar previamente a una previsión de títulos de crédito, el ordenador adaptará en consecuencia dicha previsión.
Cuando la orden de ingreso se extienda por la misma cantidad que la previsión de títulos de crédito inicial, dicha previsión se reducirá a cero.
Artículo 60
Devengo de títulos de crédito
1. El devengo de un título de crédito es el acto por el cual el ordenador:
a)
comprueba la existencia de un débito;
b)
determina o verifica la realidad y el importe de la deuda;
c)
comprueba las condiciones de exigibilidad de la deuda.
2. Los títulos de crédito que fueren ciertos, líquidos y exigibles deberán ser devengados mediante orden de ingreso al contable, seguida de una nota de adeudo dirigida al deudor, ambas emitidas por el ordenador.
3. Los importes indebidamente pagados deberán ser recuperados.
4. Toda deuda no reembolsada en la fecha de vencimiento fijada en la nota de adeudo devengará intereses conforme a lo dispuesto en el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
5. En casos debidamente justificados, ciertos ingresos corrientes podrán ser objeto de previsiones de devengo. La previsión de devengo abarcará varias recaudaciones individuales, las cuales no deberán ser objeto, por lo tanto, de un devengo individual. Antes del cierre del ejercicio, el ordenador deberá efectuar las modificaciones correspondientes a las previsiones de devengo, al objeto de que estas coincidan con los títulos de crédito realmente devengados.
Artículo 61
Ordenación de los cobros
La ordenación de los cobros es el acto por el cual el ordenador da instrucción al contable, mediante la emisión de una orden de ingreso, de cobrar los títulos de crédito que dicho ordenador haya devengado con carácter previo.
Artículo 62
Normas sobre recaudación
1. El contable aceptará las órdenes de ingreso de los títulos de crédito debidamente expedidas por el ordenador. El contable estará obligado a actuar con la diligencia debida para garantizar el cobro de los ingresos del organismo de la Unión y salvaguardar sus derechos.
2. Si la recaudación efectiva no se produjere en el plazo previsto en la nota de adeudo, el contable informará de tal extremo al ordenador, e iniciará sin demora el procedimiento de recuperación por cualquier medio admitido en derecho, incluido, si ha lugar, mediante compensación y, si esta no es posible, por vía de apremio.
3. El contable procederá al cobro, por compensación y por el debido importe, de los títulos de crédito del organismo de la Unión frente a cualquier deudor que a su vez fuere titular de títulos de crédito frente al organismo de la Unión. Estos títulos de crédito deberán ser ciertos, líquidos y exigibles.
4. En los casos en que el ordenador tenga el propósito de renunciar, total o parcialmente, al cobro de títulos de crédito devengados, deberá comprobar que dicha renuncia se ajusta a las normas y al principio de buena gestión financiera y de proporcionalidad. La decisión de renuncia deberá estar motivada. Este solo podrá delegar la renuncia cuando la cuantía del título de crédito fuere inferior a 5 000 EUR.
En la decisión de renuncia habrán de mencionarse las diligencias efectuadas para el cobro, así como los fundamentos de iure y de facto en que se basa.
5. El ordenador anulará un título de crédito devengado en su totalidad o en parte, en caso de que la detección de un error revele que tal título no había sido devengado correctamente. Esta anulación quedará formalizada por una decisión del ordenador debidamente motivada.
Artículo 63
Modalidades de ingreso
1. El contable, tras la recaudación efectiva, procederá a efectuar un asiento en la contabilidad y a informar al ordenador.
2. Se expedirá un recibo por los pagos en efectivo efectuados en la caja del contable.
3. El reembolso parcial por parte de un deudor sujeto a varias órdenes de ingreso se imputará en primer lugar al título de crédito más antiguo, a menos que el deudor especifique lo contrario.
Cualquier pago parcial se imputará en primer lugar a los intereses.
Artículo 64
Moratoria de pago
1. El contable, de común acuerdo con el ordenador, no podrá conceder ninguna moratoria de pago sino previa petición por escrito, debidamente justificada, del deudor y con la doble condición de que este:
a)
se comprometa a pagar intereses, al tipo previsto en el artículo 83 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 durante todo el período del nuevo plazo concedido, que empieza a correr a partir de la fecha de vencimiento prevista en el artículo 80, apartado 3, letra b), del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012;
b)
constituya, con el visto bueno del contable del organismo de la Unión, una garantía financiera que cubra tanto el principal como los intereses de la deuda aún por cobrar, a efectos de proteger los derechos del organismo de la Unión.
La garantía a la que se refiere la letra b) del primer párrafo podrá ser sustituida por la fianza personal y solidaria de un tercero con el visto bueno del contable del organismo de la Unión.
2. En circunstancias excepcionales, a raíz de una solicitud presentada por el deudor, el contable podrá abstenerse de exigir la constitución de la garantía a la que se refiere el apartado 1, párrafo primero, letra b), si, sobre la base de su evaluación, el deudor se muestra dispuesto y es capaz de efectuar el pago en el plazo adicional, pero no está en condiciones de presentar tal garantía y se encuentra en dificultades.
Artículo 65
Lista de títulos de crédito
1. El contable mantendrá una lista de cantidades por cobrar. Los títulos de crédito del organismo de la Unión se agruparán en la lista según la fecha de emisión de la orden de ingreso. El contable indicará también las decisiones sobre renuncia, total o parcial, al cobro de títulos de crédito. La lista se añadirá al informe del organismo de la Unión sobre la gestión presupuestaria y financiera.
2. El organismo de la Unión establecerá una lista de los títulos de crédito del organismo de la Unión indicando los nombres de los deudores y la cantidad de la deuda, cuando se ha instado al deudor a reembolsar mediante sentencia firme y no se ha producido ningún reembolso o ningún reembolso lo suficientemente significativo transcurrido un año desde que se dictó dicha sentencia. La lista se publicará teniendo debidamente en cuenta la protección de datos personales con arreglo al Reglamento (CE) no 45/2001.
Por lo que hace a los datos personales relativos a las personas físicas, la información publicada se suprimirá una vez se haya reembolsado íntegramente la deuda. Lo mismo se aplicará a los datos personales relativos a personas jurídicas cuya denominación oficial identifique a una o varias personas físicas.
La decisión de incluir al deudor en la lista de títulos de crédito del organismo de la Unión deberá tomarse en cumplimiento del principio de proporcionalidad y deberá tener en cuenta en particular la importancia de la suma.
Artículo 66
Plazo de prescripción
Los títulos de crédito, tanto los del organismo de la Unión frente a terceros, como los de terceros frente al organismo de la Unión, prescribirán a los cinco años.
Artículo 67
Disposiciones específicas aplicables a tasas y cánones
En el supuesto de que el organismo de la Unión percibiere las tasas y cánones contemplados en el artículo 6, apartado 1, letra a), a principios de cada ejercicio presupuestario se hará un cálculo provisional de la totalidad de tales tasas y cánones.
En caso de que las tasas y cánones estuvieren fijados enteramente por la legislación o por decisiones del consejo de administración, el ordenador podrá abstenerse de emitir órdenes de ingreso y, tras haber constatado el título de crédito, establecer directamente una nota de adeudo. En este caso habrán de anotarse detalladamente todos los datos del título de crédito del organismo de la Unión. El contable llevará una lista de todas las notas de adeudo e indicará, en el informe del organismo de la Unión sobre la gestión presupuestaria y financiera, el número e importe total de las mismas.
Si el organismo de la Unión utiliza un sistema de facturación diferente, el contable asentará en la contabilidad regularmente, al menos una vez al mes, el total acumulado de las tasas y cánones percibidos.
El organismo de la Unión solo prestará servicios en virtud de las tareas que se le han encomendado una vez haya sido abonado en su totalidad el canon o impuesto correspondiente. No obstante, en circunstancias excepcionales, podrá prestarse un servicio sin percepción previa del canon o impuesto correspondiente. En los casos en que el servicio se haya prestado sin percepción previa del canon o impuesto correspondiente, serán de aplicación los artículos 60 a 66.
CAPÍTULO 5
Gastos
Artículo 68
Decisiones de financiación
1. Todo gasto será objeto de un compromiso, una liquidación, un ordenamiento y un pago.
2. Todo compromiso de un gasto deberá ir precedido de una decisión de financiación.
3. El programa de trabajo anual del organismo de la Unión será equivalente a una decisión de financiación para las actividades recogidas en el mismo, siempre que los elementos que se especifican en el artículo 32, apartado 3, estén claramente identificados.
4. Los créditos administrativos podrán ejecutarse sin necesidad de decisión previa de financiación.
Artículo 69
Tipos de compromisos
1. Un compromiso presupuestario es la operación mediante la cual se reservan los créditos necesarios para ejecutar pagos posteriores como consecuencia de compromisos jurídicos.
2. Un compromiso jurídico es el acto mediante el cual el ordenador hace nacer o hace constar una obligación de la que se deriva un cargo.
3. Los compromisos presupuestarios entrarán en una de las tres categorías siguientes:
a)
individual: el compromiso presupuestario es individual cuando puede determinarse el beneficiario y el importe del gasto;
b)
global: el compromiso presupuestario es global cuando al menos uno de los elementos necesarios para el establecimiento del compromiso individual no está determinado;
c)
provisional: el compromiso presupuestario es provisional cuando está destinado a cubrir los gastos corrientes de naturaleza administrativa cuyo importe o cuyos beneficiarios finales no están determinados de manera definitiva.
Los compromisos presupuestarios provisionales se ejecutarán bien mediante conclusión de uno o más compromisos jurídicos individuales que obliguen a efectuar pagos posteriores, bien, en ciertos casos excepcionales relacionados con los gastos de gestión del personal, mediante pagos directos.
4. Los compromisos presupuestarios por acciones cuya realización abarque más de un ejercicio presupuestario únicamente podrán fraccionarse en tramos anuales durante varios ejercicios cuando el acto constitutivo o el acto de base así lo prevea o cuando se refieran a gastos administrativos.
Artículo 70
Normas aplicables a los compromisos
1. Para cualquier medida que pueda generar un gasto con cargo al presupuesto del organismo de la Unión, el ordenador efectuará un compromiso presupuestario antes de adquirir un compromiso jurídico con terceros.
2. La obligación de realizar un compromiso presupuestario antes de contraer un compromiso jurídico en el sentido del apartado 1 no será aplicable a los compromisos jurídicos celebrados a raíz de una declaración de una situación de crisis en el marco de un plan de continuidad de las actividades, de conformidad con los procedimientos adoptados por el organismo de la Unión.
3. Los compromisos presupuestarios globales cubrirán el coste total de los correspondientes compromisos jurídicos individuales contraídos hasta el 31 de diciembre del año n + 1.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 69, apartado 4, y en el artículo 87, apartado 2, los compromisos jurídicos individuales correspondientes a compromisos presupuestarios individuales o provisionales serán contraídos a más tardar el 31 de diciembre del año N.
Transcurridos los períodos contemplados en los párrafos primero y segundo, el ordenador liberará el saldo sin ejecutar dichos compromisos presupuestarios.
El ordenador hará constar la adopción de los compromisos jurídicos individuales resultantes de compromisos presupuestarios globales, con su importe y previamente a la firma de los mismos, en un registro de la contabilidad presupuestaria y los imputará al correspondiente compromiso presupuestario global.
4. Los compromisos presupuestarios y jurídicos contraídos por acciones cuya realización abarque más de un ejercicio presupuestario tendrán, salvo en caso de que se trate de gastos de personal, un plazo de ejecución determinado, que habrá de fijarse de acuerdo con el principio de buena gestión financiera.
Las partes de estos compromisos que no se hubieren ejecutado seis meses después de la fecha mencionada en el párrafo primero del presente apartado serán liberadas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16.
El importe de un compromiso presupuestario correspondiente a compromisos jurídicos que no haya originado ningún pago, a tenor de lo dispuesto en el artículo 75, durante un período de dos años tras la firma del compromiso jurídico, quedará liberado, excepto si dicho importe se refiere a un caso en litigio ante organismos jurisdiccionales o arbitrales o si existen disposiciones especiales en actos de base.
Artículo 71
Comprobaciones aplicables a los compromisos
1. Al proceder a la adopción de un compromiso presupuestario, el ordenador deberá comprobar:
a)
la exactitud de la imputación en el presupuesto del organismo de la Unión;
b)
la disponibilidad de los créditos;
c)
la conformidad del gasto con las disposiciones aplicables, en particular las del acto constitutivo, la reglamentación financiera de cada organismo de la Unión, así como todos los actos adoptados en cumplimiento de los mismos;
d)
el cumplimiento del principio de buena gestión financiera.
2. Al registrar una obligación jurídica mediante firma física o electrónica, el ordenador deberá comprobar:
a)
la cobertura de la obligación por el compromiso presupuestario correspondiente;
b)
la legalidad, regularidad y conformidad del gasto con las disposiciones aplicables, en particular las del acto constitutivo, la reglamentación financiera de cada organismo de la Unión, así como todos los actos adoptados en cumplimiento de los mismos;
c)
el cumplimiento del principio de buena gestión financiera.
Artículo 72
Liquidación de gastos
La liquidación de un gasto es el acto por el cual el ordenador:
a)
comprueba la existencia de los títulos de crédito del acreedor;
b)
determina o comprueba la realidad y el importe de las reclamaciones;
c)
comprueba las condiciones de exigibilidad de los citados títulos.
Artículo 73
Liquidación y formalización de la estampilla «Páguese»
1. Toda liquidación de un gasto estará respaldada por los correspondientes documentos justificativos, en los que se acrediten los derechos del acreedor basándose en la comprobación de la prestación efectiva de un servicio, de la entrega efectiva de un suministro o de la realización efectiva de una obra, o basándose en otros documentos que justifiquen el pago, incluidos los pagos de carácter recurrente en concepto de suscripciones o cursos de formación.
2. El ordenador examinará personalmente los documentos justificativos o comprobará, bajo su responsabilidad, que se haya efectuado tal examen, antes de tomar la decisión de liquidación del gasto.
3. La decisión de liquidación quedará formalizada mediante la firma del «Páguese» por parte del ordenador.
4. Si el sistema no estuviere informatizado, el «Páguese» quedará formalizado por un sello con la firma del ordenador.
En sistemas informatizados, el «Páguese» quedará validado mediante la contraseña personal del ordenador.
Artículo 74
Ordenación de gastos
1. La ordenación de gastos es el acto por el cual el ordenador, tras verificar la disponibilidad de los créditos, da al contable, mediante la emisión de una orden de pago, la instrucción de pagar el importe de un gasto del que el ordenador ha efectuado previamente la liquidación.
Cuando se efectúen pagos periódicos por servicios prestados, incluidos los de alquiler, o por mercancías suministradas, el ordenador podrá disponer, tras su correspondiente análisis de riesgos, que se aplique un sistema de débito directo.
2. El ordenador, tras fechar y firmar la orden de pago, dará traslado de la misma al contable. El ordenador conservará los documentos justificativos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44, apartado 5.
3. A la orden de pago transmitida al contable se adjuntará, en su caso, certificado acreditativo de la inscripción de los bienes en los inventarios contemplados en el artículo 106, apartado 1.
Artículo 75
Tipos de pagos
1. El pago deberá estar respaldado por la prueba de que la acción correspondiente se ha realizado de acuerdo con las disposiciones del acto de base o del contrato o convenio de subvención y habrá de referirse a alguna de las operaciones siguientes:
a)
al pago de la totalidad del importe adeudado;
b)
al pago del importe adeudado según las modalidades siguientes:
1)
una prefinanciación, eventualmente fraccionada en varios pagos, tras la firma del convenio de delegación, del contrato o del convenio de subvención o tras la notificación de la decisión de subvención;
2)
uno o más pagos intermedios como contrapartida por la ejecución parcial de la acción;
3)
el pago del saldo de los importes adeudados una vez ejecutada completamente la acción.
La finalidad de una prefinanciación es proporcionar fondos de tesorería. Podrá fraccionarse en diversos pagos en consonancia con el principio de buena gestión financiera.
El pago intermedio, que podrá ser repetido, podrá cubrir los gastos contraídos para la ejecución de la decisión o del convenio o el pago de servicios, suministros u obras completados y/o entregados en fases intermedias del contrato. Podrá agotar, total o parcialmente, la prefinanciación, sin perjuicio de las disposiciones previstas en el acto de base.
La liquidación definitiva del gasto se efectuará bien mediante el pago del saldo, que no podrá ser repetido y que liquida los gastos anteriores, bien mediante una orden de ingreso.
2. En la contabilidad presupuestaria deberán distinguirse los diferentes tipos de pago contemplados en el apartado 1 cuando se proceda a la ejecución de cada pago.
Artículo 76
Pago limitado a los fondos disponibles
Corresponderá al contable proceder al pago de los gastos con arreglo a los fondos disponibles.
Artículo 77
Plazos
El pago de los gastos se efectuará en los plazos fijados y según lo dispuesto en el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
CAPÍTULO 6
Sistemas informáticos
Artículo 78
Gestión electrónica de las operaciones
En caso de que los ingresos y gastos sean gestionados mediante sistemas informáticos, las firmas podrán efectuarse mediante procedimiento informatizado o electrónico.
Artículo 79
Administración electrónica
El organismo de la Unión establecerá y aplicará normas uniformes para el intercambio electrónico de información con terceros que participen en los procedimientos de contratación pública y concesión de subvenciones. En particular y en la medida de lo posible, elaborarán y aplicarán soluciones para la presentación, la conservación y el tratamiento de los datos transmitidos en los procedimientos de contratación pública y concesión de subvenciones, y establecerán, a tal efecto, un espacio de intercambio de datos electrónicos único destinado a los solicitantes, a los candidatos y a los licitadores.
Artículo 80
Buena administración
1. El ordenador dará a conocer sin demora la necesidad de aportar pruebas y/o documentación, su forma y contenido básico, así como, si procede, el calendario indicativo para la conclusión del procedimiento de concesión.
2. Cuando, a raíz de un error material manifiesto por parte del solicitante o del licitador, el solicitante o el licitador no presente pruebas o declaraciones, el comité de evaluación o, si procede, el ordenador deberá, excepto en los casos debidamente justificados, pedir al solicitante o al licitador que presente la información que falta o que aclare los documentos justificativos. Dicha información o aclaración no modificará sustancialmente la propuesta ni los términos de la oferta.
Artículo 81
Indicación de las vías de recurso
Cuando un acto procedimental de un ordenador afecte negativamente a los derechos de un solicitante o un licitador, o de un beneficiario o un contratista, se indicarán en el mismo las vías de recurso administrativo y/o judicial disponibles para impugnar dicho acto.
Se hará referencia, en particular, a la naturaleza del recurso, al organismo u organismos que pueden conocer del mismo y a los plazos aplicables a su ejercicio.
CAPÍTULO 7
El auditor interno
Artículo 82
Designación, competencias y funciones del auditor interno
1. El organismo de la Unión dispondrá de una función de auditoría interna, que deberá ejercerse de conformidad con las normas internacionalmente pertinentes.
2. La función de auditoría interna deberá ser desempeñada por el auditor interno de la Comisión. El auditor interno no podrá ser ni ordenador ni contable del organismo de la Unión ni de la Comisión.
3. El auditor interno asesorará al organismo de la Unión sobre el control de riesgos, emitiendo dictámenes independientes sobre la calidad de los sistemas de gestión y de control y formulando recomendaciones para mejorar las condiciones de ejecución de las operaciones y promover una buena gestión financiera.
El auditor interno estará encargado, en particular, de:
a)
evaluar la adecuación y eficacia de los sistemas de gestión internos, así como los resultados obtenidos por los servicios en la realización de los programas y acciones en relación con los riesgos que entrañan los mismos;
b)
evaluar la efectividad y eficacia de los sistemas de control interno y de auditoría aplicables a cada operación de ejecución del presupuesto del organismo de la Unión.
4. El auditor interno ejercerá sus funciones sobre todas las actividades y servicios del organismo de la Unión. El auditor interno gozará de acceso pleno e ilimitado a toda la información necesaria para el ejercicio de sus funciones.
5. El auditor interno tomará nota del informe anual de actividades consolidado del ordenador y de los demás datos indicados.
6. El auditor interno informará al consejo de administración y al director de sus constataciones y recomendaciones.
El auditor interno deberá informar también en caso de que:
-
no se hayan abordado las recomendaciones ni los riesgos graves,
-
se hayan constatado importantes retrasos en la aplicación de las recomendaciones formuladas en años anteriores.
El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo, y el director se encargarán del seguimiento sistemático de la aplicación de las recomendaciones de la auditoría. El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo examinarán la información a que se refiere el artículo 47, apartado 1, letra a), y si las recomendaciones se han ejecutado plenamente y a su debido tiempo.
7. El organismo de la Unión pondrá a disposición de toda persona física o jurídica implicada en las operaciones de gasto la información necesaria para ponerse en contacto de forma confidencial con el auditor interno.
8. Los informes y las conclusiones del auditor interno solo serán accesibles al público una vez que hayan sido validadas por el auditor interno las medidas adoptadas para su aplicación.
Artículo 83
Independencia del auditor interno
La independencia del auditor interno, su responsabilidad por las iniciativas adoptadas en el ejercicio de sus funciones y su derecho a presentar recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea se determinará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 100 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
Artículo 84
Establecimiento de la estructura de auditoría interna
1. El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo podrán establecer, con la debida atención a la relación coste/eficacia y al valor añadido, una estructura de auditoría interna, que desempeñará sus funciones de conformidad con las normas internacionales pertinentes.
La finalidad, autoridad y responsabilidad de la estructura de auditoría interna se establecerán en la Carta de Auditoría Interna y se someterán a la aprobación del consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, del comité ejecutivo.
El plan anual de auditoría de la estructura de auditoría interna será elaborado por el jefe de la estructura de auditoría interna teniendo en cuenta, entre otras cosas, la evaluación del riesgo efectuada por el director en el organismo de la Unión.
Será revisado y aprobado por el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, por el comité ejecutivo.
La estructura de auditoría interna informará al consejo de administración y al director de sus constataciones y recomendaciones.
2. Si la estructura de auditoría interna de un único organismo de la Unión no es rentable o no es capaz de cumplir las normas internacionales, el organismo de la Unión podrá decidir compartir la estructura de auditoría interna con otros organismos de la Unión que operen en el marco de la misma política.
En tal caso, el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo de los organismos de la Unión de que se trate se pondrán de acuerdo sobre las modalidades prácticas de la estructura común de auditoría interna.
3. Los agentes de auditoría interna deberán cooperar eficientemente mediante el intercambio de información e informes de auditoría y, en su caso, la creación de evaluaciones conjuntas de riesgo, así como la realización de auditorías conjuntas.
El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo, y el director se encargarán del seguimiento sistemático de la aplicación de las recomendaciones de la estructura de auditoría interna.
TÍTULO V
DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
Artículo 85
Disposiciones generales
1. En materia de contratación pública, el título V del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 serán de aplicación sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 86.
2. El organismo de la Unión podrá intervenir, si así lo solicitare, como órgano de contratación en la adjudicación de contratos de la Comisión o de contratos interinstitucionales, así como en la adjudicación de contratos de otros organismos de la Unión.
3. El organismo de la Unión participará en la base de datos central en materia de exclusión creada y gestionada por la Comisión con arreglo al artículo 108 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
Artículo 86
Procedimientos de contratación pública
1. El organismo de la Unión podrá concluir un contrato con la Comisión, las oficinas interinstitucionales y el Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea, creado por el Reglamento (CE) no 2965/94 del Consejo (8), para el suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras que los mismos efectúen, sin tener que recurrir a un procedimiento de contratación pública.
2. El organismo de la Unión podrá recurrir a procedimientos conjuntos de contratación pública con órganos de contratación del Estado miembro en el que esté establecido, a efectos de satisfacer sus necesidades administrativas. En tal caso, será de aplicación mutatis mutandis el artículo 133 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
TÍTULO VI
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS RELATIVAS A LOS CRÉDITOS ADMINISTRATIVOS
Artículo 87
Créditos administrativos
1. Los créditos administrativos son créditos no disociados.
2. Los gastos administrativos derivados de contratos cuya validez sea superior a un ejercicio, bien de conformidad con los usos locales, bien relativos al suministro de material de equipamiento, se imputarán al presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio en el que se hubieren efectuado.
3. El organismo de la Unión presentará al Parlamento Europeo y al Consejo, a más tardar el 1 de julio de cada año, un documento de trabajo sobre su política inmobiliaria que incorpore la siguiente información:
a)
por cada inmueble, los gastos y la superficie cubiertos por los créditos de las líneas presupuestarias correspondientes del organismo de la Unión;
b)
la evolución prevista de la programación general de superficies y ubicaciones para los próximos años, con una descripción de los proyectos inmobiliarios en fase de planificación que ya estén identificados;
c)
las condiciones y gastos finales, así como la información pertinente en relación con la ejecución de los nuevos proyectos inmobiliarios presentados previamente al Parlamento Europeo y al Consejo con arreglo al procedimiento establecido en el artículo 88, y no incluida en los documentos de trabajo del año anterior.
Artículo 88
Proyectos inmobiliarios
1. Respecto de cada proyecto inmobiliario que pueda tener una incidencia financiera significativa en el presupuesto del organismo de la Unión, este informará al Parlamento Europeo y al Consejo lo antes posible sobre la superficie construida requerida y la planificación provisional antes de efectuar una prospección del mercado local, en el caso de contratos inmobiliarios, o antes de convocar o llevar a cabo una licitación, en el caso de trabajos de construcción.
2. Respecto de cada proyecto inmobiliario que pueda tener una incidencia financiera significativa en el presupuesto del organismo de la Unión, este presentará el proyecto inmobiliario, incluida la estimación detallada de los costes y la financiación, así como una lista de los proyectos de contrato que se pretendan emplear, y solicitará la aprobación del Parlamento Europeo y del Consejo antes de concluir los contratos. A solicitud del organismo de la Unión, los documentos presentados relativos al proyecto inmobiliario recibirán tratamiento confidencial.
Salvo en caso de fuerza mayor, el Parlamento Europeo y el Consejo deliberarán sobre el proyecto inmobiliario en las cuatro semanas siguientes a la fecha de recepción del proyecto por ambas instituciones.
El proyecto inmobiliario se considerará aprobado al término de dicho plazo de cuatro semanas, salvo que el Parlamento Europeo o el Consejo hayan tomado una decisión contraria a la propuesta en ese plazo de tiempo.
Si el Parlamento Europeo o el Consejo suscitan objeciones debidamente justificadas en el plazo de cuatro semanas, este se ampliará una sola vez en dos semanas.
Si el Parlamento Europeo o el Consejo toman una decisión contraria al proyecto inmobiliario, el organismo de la Unión retirará su propuesta y podrá presentar una nueva.
3. En caso de fuerza mayor, la información contemplada en el apartado 4 podrá presentarse conjuntamente con el proyecto inmobiliario. El Parlamento Europeo y el Consejo deliberarán sobre el proyecto inmobiliario en las dos semanas siguientes a la fecha de su recepción por ambas instituciones. La propuesta de proyecto inmobiliario se considerará aprobada al término de dicho plazo de dos semanas, salvo que el Parlamento Europeo o el Consejo hayan tomado una decisión contraria a la propuesta dentro de ese plazo.
4. Se considerarán proyectos inmobiliarios que pueden tener una incidencia financiera significativa en el presupuesto del organismo de la Unión:
a)
toda adquisición de terrenos;
b)
la adquisición, venta, renovación estructural, construcción de edificios o cualquier proyecto que combine estos elementos dentro de un mismo marco temporal, por un importe superior a 3 000 000 EUR;
c)
todo contrato inmobiliario nuevo (incluidos los usufructos, arrendamientos de larga duración y las renovaciones en condiciones menos favorables de contratos inmobiliarios existentes) que no estén contemplados en la letra b) por un importe anual de al menos 750 000 EUR;
d)
la ampliación o renovación de contratos inmobiliarios existentes (incluidos los usufructos y arrendamientos de larga duración) con las mismas o mejores condiciones por un importe anual de al menos 3 000 000 EUR.
5. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 19, apartado 4, un proyecto de adquisición de un inmueble podrá financiarse mediante un préstamo sujeto a la aprobación previa del Parlamento Europeo y del Consejo.
Los préstamos se suscribirán y devolverán de conformidad con los principios de buena gestión financiera y teniendo debidamente en cuenta el mejor interés financiero de la Unión.
Cuando el organismo de la Unión proponga financiar la adquisición mediante un préstamo, en el plan de financiación que se presente, además de la solicitud de aprobación previa del organismo de la Unión, se precisará, en particular, el nivel máximo de financiación, el período de financiación, el tipo de financiación, las condiciones de financiación y el ahorro respecto a otros tipos de soluciones contractuales.
El Parlamento Europeo y el Consejo deliberarán, en caso de solicitud de aprobación previa, en un plazo de cuatro semanas, prorrogable una vez por dos semanas, a partir de la fecha de su recepción por ambas instituciones. La adquisición mediante préstamo se considerará rechazada si el Parlamento Europeo y el Consejo no la aprueban expresamente en ese plazo.
TÍTULO VII
EXPERTOS
Artículo 89
Expertos externos remunerados
El artículo 287 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 se aplicará mutatis mutandis a la selección de expertos. Dichos expertos serán remunerados con una cantidad fija anunciada de antemano y serán elegidos atendiendo a su capacidad profesional. La selección se realizará sobre la base de criterios de selección que respeten los principios de no discriminación, igualdad de trato y ausencia de conflicto de intereses.
TÍTULO VIII
SUBVENCIONES Y PREMIOS OTORGADOS POR EL ORGANISMO DE LA UNIÓN
Artículo 90
Subvenciones
Cuando el organismo de la Unión pueda conceder subvenciones de conformidad con el acto constitutivo o por delegación de la Comisión de conformidad con el artículo 58, apartado 1, letra c), inciso iv), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, serán de aplicación las disposiciones pertinentes de dicho Reglamento y del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
Artículo 91
Premios
Cuando el organismo de la Unión pueda otorgar premios de conformidad con el acto constitutivo o por delegación de la Comisión de conformidad con el artículo 58, apartado 1, letra c), inciso iv), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, serán de aplicación las disposiciones pertinentes de dicho Reglamento y del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
TÍTULO IX
DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS Y DE LA CONTABILIDAD
CAPÍTULO 1
Rendición de cuentas
Artículo 92
Estructura de las cuentas
La contabilidad del organismo de la Unión estará compuesta por:
a)
los estados financieros del organismo de la Unión;
b)
los informes sobre la ejecución del presupuesto del organismo de la Unión.
Artículo 93
Informe sobre la gestión presupuestaria y financiera
1. Cada organismo de la Unión elaborará un informe sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio.
2. El director enviará el informe al Parlamento Europeo, al Consejo, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas a más tardar el 31 de marzo del ejercicio financiero siguiente.
3. En el informe mencionado en el apartado 2 se presentará, tanto en términos absolutos como porcentuales, al menos, el porcentaje de ejecución de los créditos e información resumida sobre las transferencias de créditos entre las diversas partidas presupuestarias.
Artículo 94
Normas aplicables a las cuentas
1. El contable del organismo de la Unión deberá aplicar las normas adoptadas por el contable de la Comisión, que se basan en las normas de contabilidad internacionalmente aceptadas para el sector público.
2. La contabilidad del organismo de la Unión a que se refiere el artículo 92 deberá respetar los principios presupuestarios establecidos en los artículos 5 a 31. Presentará una imagen fidedigna de las operaciones presupuestarias referentes a ingresos y gastos.
Artículo 95
Principios contables
Los estados financieros a que se refiere el artículo 92 presentarán la información, incluida la información sobre las políticas contables, de manera tal que se garantice que es pertinente, fiable, comparable y comprensible. Los estados financieros habrán de elaborarse de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados descritos en las normas contables a que se refiere el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
Artículo 96
Estados financieros
1. Los estados financieros se presentarán en euros e incluirán:
a)
el balance y el estado de resultados financieros, que recogen toda la situación patrimonial y financiera y el resultado económico, a 31 de diciembre, del ejercicio precedente; deberán presentarse según las normas contables a que se refiere el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;
b)
el estado de los flujos de tesorería, en el que se reflejan los cobros y desembolsos del ejercicio, así como la situación final de la tesorería;
c)
la variación en la situación de los activos netos con una visión de conjunto de los movimientos, durante el ejercicio, de las reservas y de los resultados acumulados.
2. En las notas de los estados financieros se completará y comentará la información presentada en los estados financieros mencionados en el apartado 1, e igualmente se facilitará toda la información complementaria prescrita por la práctica contable aceptada internacionalmente, si tal información fuere pertinente con relación a las actividades del organismo de la Unión.
Artículo 97
Informes sobre la ejecución del presupuesto
1. Los informes sobre la ejecución presupuestaria se presentarán en euros y consistirán en:
a)
informes que presenten en forma agregada todas las operaciones presupuestarias del ejercicio referentes a ingresos y gastos;
b)
notas explicativas que completen y comenten la información presentada en los informes.
2. El resultado presupuestario estará constituido por la diferencia entre:
-
el conjunto de los ingresos de dicho ejercicio,
-
el importe de los pagos efectuados con cargo a los créditos de dicho ejercicio, aumentado con el importe de los créditos de ese mismo ejercicio prorrogados al ejercicio siguiente.
La diferencia a que se refiere el párrafo primero se incrementará o disminuirá, por una parte, en función del importe neto de los créditos prorrogados de ejercicios anteriores que se hayan anulado y, por otra, mediante:
-
los rebasamientos en pagos, debidos a la variación del tipo de cambio del euro, de los créditos no disociados prorrogados del ejercicio anterior,
-
el saldo de los beneficios y pérdidas de cambio registrados durante el ejercicio, tanto realizados como no realizados.
3. Los estados relativos a la ejecución del presupuesto tendrán la misma estructura que la del presupuesto del organismo de la Unión.
Artículo 98
Cuentas provisionales
1. El contable del organismo de la Unión remitirá las cuentas provisionales al contable de la Comisión y al Tribunal de Cuentas, a más tardar el 1 de marzo del año siguiente.
2. El contable del organismo de la Unión también deberá enviar, a más tardar el 1 de marzo del año siguiente, un paquete de información al contable de la Comisión, en el formato normalizado establecido por el contable de la Comisión, a efectos de consolidación.
Artículo 99
Aprobación de las cuentas definitivas
1. Con arreglo al artículo 148, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, el Tribunal de Cuentas presentará, a más tardar el 1 de junio del año siguiente, sus observaciones sobre las cuentas provisionales del organismo de la Unión.
2. Una vez recibidas las observaciones del Tribunal de Cuentas sobre las cuentas provisionales del organismo de la Unión, el contable elaborará las cuentas definitivas del organismo de la Unión con arreglo al artículo 50. El director las remitirá al consejo de administración, que emitirá un dictamen sobre las mismas.
3. El contable enviará las cuentas definitivas, junto con el dictamen del consejo de administración al contable de la Comisión, al Tribunal de Cuentas, al Parlamento Europeo y al Consejo, a más tardar el 1 de julio del ejercicio siguiente.
El contable del organismo de la Unión también deberá enviar, a más tardar el 1 de julio, un paquete de información al contable de la Comisión, en el formato normalizado establecido por el contable de la Comisión, a efectos de consolidación.
4. El contable del organismo de la Unión remitirá asimismo al Tribunal de Cuentas, con copia al contable de la Comisión, en la misma fecha que la fecha de transmisión de sus cuentas definitivas, una carta de manifestaciones relativa a dichas cuentas definitivas.
Se adjuntará a las cuentas definitivas una nota elaborada por el contable en la que este hará constar que dichas cuentas fueron elaboradas de conformidad con el presente título y con los principios, normas y métodos contables aplicables.
Las cuentas definitivas del organismo de la Unión se publicarán en el Diario Oficial de la Unión Europea a más tardar el 15 de noviembre del año siguiente.
5. El director remitirá al Tribunal de Cuentas, como máximo el 30 de septiembre del ejercicio siguiente, los comentarios a las observaciones del mismo en el marco de su informe anual. Las respuestas del organismo de la Unión serán remitidas a la Comisión simultáneamente.
CAPÍTULO 2
Contabilidad e inventario de las inmovilizaciones
Sección 1
Disposiciones comunes
Artículo 100
El sistema contable
1. El sistema contable del organismo de la Unión servirá para organizar la información presupuestaria y financiera de tal modo que se puedan introducir, clasificar y registrar datos numéricos.
2. El sistema contable constará de una contabilidad general y de una contabilidad presupuestaria. La contabilidad se llevará por año natural y en euros.
3. El ordenador podrá llevar igualmente una contabilidad analítica.
Artículo 101
Requisitos comunes para el sistema contable de las instituciones
Corresponde al contable de la Comisión aprobar las reglas contables y el plan contable armonizado que debe aplicar el organismo de la Unión, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 152 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
Sección 2
Contabilidad general y presupuestaria
Artículo 102
Contabilidad general
En la contabilidad general se reflejarán cronológicamente, según el método de partida doble, los movimientos y operaciones que afecten a la situación económica, financiera y patrimonial del organismo de la Unión.
Artículo 103
Asientos de la contabilidad general
1. Los distintos saldos y movimientos de la contabilidad general se consignarán en los libros contables.
2. Los asientos contables que se hagan, incluidos los ajustes contables, deberán estar respaldados por los documentos justificativos a los que se refieran dichos asientos.
3. El sistema contable ofrecerá una pista clara de auditoría respecto de todos los asientos contables.
Artículo 104
Ajustes contables
Tras el cierre del ejercicio y hasta la fecha de presentación de la contabilidad definitiva, el contable del organismo de la Unión efectuará los ajustes que fueren necesarios para una presentación fidedigna y verídica de esa contabilidad, siempre y cuando ello no entrañe un desembolso o un cobro con cargo a ese ejercicio. Dichos ajustes respetarán las normas contables a que hace referencia el artículo 101.
Artículo 105
Contabilidad presupuestaria
1. La contabilidad presupuestaria permitirá el control pormenorizado de la ejecución del presupuesto del organismo de la Unión.
2. A los fines del apartado 1, en la contabilidad presupuestaria se registrarán todos los actos de ejecución presupuestaria referentes a los ingresos y gastos previstos en el título IV.
Artículo 106
Inventario de inmovilizaciones
1. El organismo de la Unión llevará los oportunos inventarios, en unidades físicas y en valor, de acuerdo con el modelo aprobado por el contable de la Comisión, de todas las inmovilizaciones materiales, inmateriales y financieras que constituyeren el patrimonio de la Unión.
El organismo de la Unión verificará la concordancia entre las anotaciones del inventario y la realidad.
2. Las ventas de inmovilizaciones materiales del organismo de la Unión serán objeto de la adecuada publicidad.
TÍTULO X
CONTROL EXTERNO, APROBACIÓN DE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y LUCHA CONTRA EL FRAUDE
Artículo 107
Control externo
1. Un auditor externo independiente comprobará que las cuentas anuales del organismo de la Unión reflejan adecuadamente los ingresos, los gastos y la situación financiera del organismo de la Unión antes de la consolidación en sus cuentas definitivas.
Salvo que se disponga otra cosa en el acto constitutivo, el Tribunal de Cuentas elaborará un informe anual específico sobre el organismo de la Unión, de conformidad con los requisitos del artículo 287, apartado 1, del TFUE.
En la elaboración del informe a que se refiere el párrafo segundo, el Tribunal tomará en consideración el trabajo de auditoría realizado por el auditor externo independiente a que se refiere el párrafo primero y las medidas tomadas en respuesta a sus constataciones.
2. El organismo de la Unión remitirá al Tribunal de Cuentas el presupuesto del organismo de la Unión, tal y como haya sido definitivamente aprobado. Informará al citado Tribunal, lo antes posible, de todas las decisiones y actos que hubiere adoptado en cumplimiento de los artículos 10, 14, 19 y 23.
3. En lo que respecta al control efectuado por el Tribunal de Cuentas, se estará a lo dispuesto en los artículos 158 a 163 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
Artículo 108
Calendario del procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria
1. El Parlamento Europeo, por recomendación del Consejo, aprobará, antes del 15 de mayo del ejercicio N + 2, salvo que se disponga otra cosa en el acto constitutivo, la gestión del director en la ejecución del presupuesto del ejercicio N. El director informará al consejo de administración de las observaciones del Parlamento Europeo recogidas en la resolución que acompaña a la decisión de aprobación de la gestión presupuestaria.
2. Si la fecha prevista en el apartado 1 no pudiere respetarse, el Parlamento Europeo o el Consejo informará al director de los motivos del aplazamiento de dicha aprobación.
3. En el supuesto de que el Parlamento Europeo aplazare la decisión de aprobación de la gestión presupuestaria, el director, en cooperación con el consejo de administración, procurará adoptar, lo antes posible, las medidas adecuadas para eliminar o facilitar la eliminación de los obstáculos a la citada decisión.
Artículo 109
El procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria
1. La decisión de aprobación de la gestión presupuestaria se referirá a la contabilidad de todos los ingresos y gastos del organismo de la Unión y saldos correspondientes, así como al activo y al pasivo del organismo de la Unión descritos en el estado financiero.
2. A efectos de adoptar tal decisión, el Parlamento Europeo examinará, una vez lo hubiere hecho el Consejo, las cuentas, los estados financieros y el balance financiero del organismo de la Unión. Examinará, asimismo, los siguientes documentos del Tribunal de Cuentas: el informe anual y los comentarios al mismo del director del organismo de la Unión, los informes especiales pertinentes en relación con el ejercicio presupuestario de que se trate y la declaración de fiabilidad sobre la autenticidad de las cuentas y la legalidad y regularidad de las operaciones correspondientes.
3. El director presentará al Parlamento Europeo, a petición de este, tal y como está previsto en el artículo 165, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, toda la información necesaria para el correcto desarrollo del procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria del ejercicio de que se trate.
Artículo 110
Medidas de seguimiento
1. El director hará todo lo posible por responder a las observaciones adjuntas a la decisión del Parlamento Europeo sobre la aprobación de la gestión presupuestaria, así como a los comentarios adjuntos a la recomendación del Consejo de aprobación de dicha gestión.
2. A instancia del Parlamento Europeo o del Consejo, el director elaborará un informe de las medidas adoptadas a raíz de tales observaciones y comentarios. Remitirá copia de esta información a la Comisión y al Tribunal de Cuentas.
Artículo 111
Controles in situ por parte de la Comisión, el Tribunal de Cuentas y la OLAF
1. El organismo de la Unión dará acceso al personal de la Comisión, a las personas que autorice y al Tribunal de Cuentas a sus centros y locales y a todos los datos y toda la información, también en formato electrónico, necesaria para que puedan realizar las auditorías.
2. La Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) podrá efectuar investigaciones, incluidos controles y verificaciones in situ, de conformidad con las disposiciones y procedimientos establecidos en el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo (9) y el Reglamento (Euratom, CE) no 2185/96 del Consejo (10), con el fin de determinar si ha habido fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión en relación con las subvenciones o contratos adjudicados al amparo del presente Reglamento.
3. Sin perjuicio de lo dispuesto en los apartados 1 y 2, los acuerdos con terceros países y organizaciones internacionales, los contratos, subvenciones y contratos públicos del organismo de la UE incluirán disposiciones por las que se faculte expresamente al Tribunal de Cuentas Europeo y a la OLAF a llevar a cabo estas auditorías e investigaciones, de conformidad con sus respectivas competencias.
TÍTULO XI
DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES
Artículo 112
Solicitudes de información por parte del Parlamento Europeo y el Consejo
Se faculta al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión a recabar del organismo de la Unión la comunicación de cualquier dato y cualesquiera justificaciones pertinentes en relación con temas presupuestarios que sean de su respectiva competencia.
Artículo 113
Adopción del nuevo Reglamento Financiero del organismo de la Unión
Cada uno de los organismos mencionados en el artículo 208 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 adoptará un nuevo Reglamento Financiero de cara a su entrada en vigor el 1 de enero de 2014 o, en cualquier caso, en un plazo de seis meses a partir de la fecha en que un organismo esté incluido en el ámbito de aplicación del artículo 208 de dicho Reglamento, tras la concesión de una contribución con cargo al presupuesto.
Artículo 114
Normas de desarrollo del Reglamento Financiero del organismo de la Unión
A propuesta del director, el consejo de administración aprobará, si así fuere necesario y previo acuerdo de la Comisión, las normas de desarrollo del Reglamento Financiero del organismo de la Unión.
Artículo 115
Derogación
Queda derogado con efectos a partir del 1 de enero de 2014 el Reglamento (CE) no 2343/2002. No obstante, el artículo 40 seguirá siendo de aplicación hasta el 31 de diciembre de 2014, y el artículo 27, apartados 4 y 7, hasta el 31 de diciembre de 2015.
Artículo 116
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea. Será aplicable a partir del 1 de enero de 2014. No obstante, los artículos 47 y 82, apartado 5, serán aplicables a partir del 1 de enero de 2015 y los artículos 32 y 33, apartados 5 y 8, se aplicarán a partir del 1 de enero de 2016.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 30 de septiembre de 2013.