NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
REGLAMENTO DELEGADO (UE) No 1042/2014 DE LA COMISIÓN
de 25 de julio de 2014
por el que se completa el Reglamento (UE) no 514/2014 por lo que se refiere a la designación y a las responsabilidades en materia de gestión y control de las autoridades responsables y al estatus y a las obligaciones de las autoridades de auditoría
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Reglamento (UE) no 514/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de abril de 2014, por el que se establecen disposiciones generales sobre el Fondo de Asilo, Migración Integración y sobre el instrumento de apoyo financiero a la cooperación policial, a la prevención y la lucha contra la delincuencia y a la gestión de crisis (1), y, en particular, su artículo 26, apartado 4, y su artículo 29, apartado 1,
Considerando lo siguiente:
(1)
Para garantizar la continuidad entre la aplicación de los fondos anteriores correspondientes al programa general «Solidaridad y gestión de los flujos migratorios» 2007-2013 y los de los reglamentos específicos correspondientes al período 2014-2020, el Reglamento (UE) no 514/2014 ha seguido el modelo de la normativa vigente para los fondos anteriores pero teniendo en cuenta las modificaciones introducidas en la gestión compartida por el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo (2).
(2)
Para garantizar que los organismos que ejecuten los programas nacionales tengan capacidad para cumplir su tarea de manera eficaz y en consonancia con los objetivos y las prioridades establecidos en los Reglamentos específicos a que se hace referencia en el artículo 2, letra a), del Reglamento (UE) no 514/2014, deben establecerse normas para designarlos, supervisar su designación y, en su caso, darla por finalizada.
(3)
Para garantizar que el ámbito de sus responsabilidades les permitan aplicar el programa nacional, es necesario establecer normas que definan las responsabilidades de gestión y control de las autoridades responsables y, en particular, las condiciones en que puedan delegar o subcontratar algunas de sus tareas.
(4)
El procedimiento de selección y adjudicación de concesión de la contribución de la Unión en el marco de los programas nacionales debe ajustarse a los principios de transparencia, no discriminación e igualdad de trato. Resulta, por tanto, necesario establecer las condiciones en que los Estados miembros deban ejecutar las acciones en el marco de los programas nacionales y, en particular, determinar las circunstancias en que la autoridad responsable pueda ejecutar directamente los proyectos.
(5)
En todos los Estados miembros, las auditorías deben ser efectivas, tener el ámbito de aplicación adecuado y llevarse a cabo de conformidad con las normas internacionales de auditoría. Con este fin, el estatuto y las normas de auditoría de las autoridades de auditoría deben definirse claramente.
(6)
Para garantizar que las actividades de control de las autoridades de auditoría les permitan respaldar sus dictámenes de auditoría, deben definirse los distintos tipos de actividades de auditoría.
(7)
Es importante que los resultados de la actividad de la autoridad de auditoría se comuniquen debida y oportunamente a la autoridad de designación así como a la Comisión Europea. En particular, es importante que la declaración del órgano directivo y el resumen anual de los informes de auditoría finales y de los controles realizados transmitidos como parte de una solicitud anual de pago reflejen bien el resultado de los trabajos y las conclusiones de la autoridad de auditoría. Por consiguiente, la autoridad de auditoría debería, como parte de su trabajo de auditoría, asegurarse de que la información relacionada con su actividad de auditoría se comunique debidamente en dichos documentos.
(8)
A fin de permitir la pronta aplicación de las medidas establecidas en el presente Reglamento y no retrasar la aprobación y la aplicación de los programas nacionales, el Reglamento debe entrar en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
(9)
El Reino Unido e Irlanda están obligados por el Reglamento (UE) no 514/2014, y, en consecuencia, están sujetos al presente Reglamento.
(10)
Dinamarca no se halla vinculada por el Reglamento (UE) no 514/2014 ni por el presente Reglamento.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1
Definiciones
A efectos del presente Reglamento, se aplicarán las definiciones que figuran en el Reglamento (UE) no 514/2014. Asimismo, se entenderá por:
a) «autoridad de designación»: la autoridad ministerial de un Estado miembro contemplada en el artículo 26, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014 que designa la autoridad responsable;
b) «autoridades competentes»: la autoridad responsable, la autoridad de auditoría y, si procede, la autoridad delegada a que se refiere el artículo 25, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014;
c) «SFC 2014»: el sistema electrónico de información establecido por el artículo 2 del Reglamento de Ejecución (UE) no 802/2014 de la Comisión (3);
d) «acuerdo de subvención»: el acuerdo o instrumento legal equivalente en virtud del cual la autoridad responsable, otorga subvenciones al beneficiario para que ejecute un proyecto correspondiente al programa nacional.
CAPÍTULO II
AUTORIDAD RESPONSABLE
SECCIÓN I
Designación de la autoridad responsable
Artículo 2
Criterios y procedimiento de designación de la autoridad responsable
1. El organismo designado como autoridad responsable deberá contar con una organización administrativa y un sistema de control interno que cumpla los criterios establecidos en el anexo del presente Reglamento (en lo sucesivo, «los criterios de designación»). Los criterios de designación se refieren a lo siguiente:
a)
contexto interno;
b)
actividades de control;
c)
información y comunicación interna;
d)
seguimiento y presentación de informes internos.
Los Estados miembros podrán establecer otros criterios de designación para tener en la amplitud, las atribuciones y otras características de la autoridad responsable.
2. El organismo de auditoría a que se hace referencia en el artículo 26, apartado 3, del Reglamento (UE) no 514/2014, deberá evaluar si la futura autoridad responsable cumple los criterios de designación del anexo y documentará los resultados, las conclusiones y el dictamen de la auditoría en un informe de auditoría dirigido a la autoridad de designación.
3. Si la autoridad de designación no está convencida de que la futura autoridad responsable reúna los criterios de designación, deberá comunicar a este organismo instrucciones específicas para poner remedio a su incumplimiento y un plazo de cumplimiento antes de que pueda designarla autoridad responsable.
Hasta que no se cumplan los criterios, el organismo en cuestión podrá ser designado autoridad responsable provisionalmente para un plazo que no exceda de los 12 meses. La duración de este período provisional será proporcional a los incumplimientos señalados.
4. Tras la designación de la autoridad responsable, el Estado miembro la notificará sin demora a la Comisión a través del sistema SFC 2014. Junto con esta notificación, el Estado miembro transmitirá la documentación en la que se fijen:
a)
la principal división de responsabilidades entre las unidades organizativas de la autoridad responsable;
b)
en su caso, su relación con las autoridades delegadas, las actividades que vayan a delegarse y los principales procedimientos de supervisión de dichas actividades delegadas, y
c)
un resumen de los principales procedimientos de tramitación de reclamaciones financieras por parte de los beneficiarios y de autorización y registro de los gastos.
Artículo 3
Supervisión de la autoridad de designación y reconsideración de la designación
1. La autoridad de designación supervisará a la autoridad responsable, en particular sobre la base de la información a que se hace referencia en el artículo 14, apartado 2, del presente Reglamento, y garantizará el seguimiento de las deficiencias que se detecten.
2. Los Estados miembros harán que la información que indique que la autoridad responsable ha dejado de cumplir los criterios de designación se notifique sin demora a la autoridad de designación.
3. Si la autoridad responsable dejara de cumplir plenamente los criterios de designación, o si su sistema de control interno fuera tan deficiente que cuestionara su capacidad para cumplir sus tareas, la autoridad de designación someterá a prueba a la autoridad responsable. En tales casos, la autoridad de designación elaborará un plan de medidas correctoras que la autoridad responsable deberá ejecutar dentro de un plazo proporcional a la gravedad del incumplimiento o de la deficiencia. Dicho plazo no excederá de 12 meses a partir de la fecha de inicio del período de pruebas.
4. La autoridad de designación informará sin demora a la Comisión de todo plan de medidas correctoras elaborado conforme a lo dispuesto en el apartado 3 y mantendrá informada a la Comisión sobre sus avances.
5. Si la designación de la autoridad responsable hubiera concluido, la autoridad de designación designará rápidamente a otra autoridad responsable de conformidad con el artículo 26 del Reglamento (UE) no 514/2014 y el artículo 2 del presente Reglamento para garantizar que no se interrumpan los pagos a los beneficiarios.
6. Si la Comisión constatara que un Estado miembro no ha cumplido su obligación de elaborar un plan de medidas correctoras de conformidad con el apartado 3, o que la autoridad responsable sigue estando designada pese a no ejecutar el plan de medidas correctoras en el plazo establecido, la Comisión abordará las deficiencias restantes a través del procedimiento de liquidación de conformidad previsto en el artículo 47 del Reglamento (UE) no 514/2014.
SECCIÓN II
Responsabilidades en materia de gestión y control de la autoridad responsable
Artículo 4
Tareas de la autoridad responsable
La autoridad responsable se encargará de la gestión y ejecución del programa nacional de conformidad con los principios de buena gestión financiera. Para ello deberá:
a)
consultar a los interlocutores pertinentes con arreglo al artículo 12, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014;
b)
garantizar el buen funcionamiento del Comité de seguimiento a que se hace referencia en el artículo 12, apartado 4, del Reglamento (UE) no 514/2014;
c)
presentar a la Comisión una propuesta para el programa nacional a que se refiere el artículo 14 del Reglamento (UE) no 514/2014 y las posteriores a través del SFC 2014;
d)
definir y establecer las normas de subvencionabilidad para los proyectos y los costes del proyecto en todas las actividades, garantizando la igualdad de trato y evitando todo conflicto de interés de acuerdo con los principios de buena gestión financiera;
e)
organizar y publicar las licitaciones y las propuestas y organizar y publicar la selección y adjudicación posteriores de los proyectos para su financiación en el marco del programa nacional de acuerdo con el ámbito y los objetivos de los Reglamentos específicos a que se hace referencia en el artículo 2, letra a), del Reglamento (UE) no 514/2014 y con los criterios establecidos en el artículo 9 del presente Reglamento;
f)
garantizar la aplicación de los sistemas de recogida de datos necesarios para comunicar a la Comisión los indicadores comunes y específicos del programa, junto con otros datos sobre la aplicación del programa y los proyectos;
g)
recibir los pagos de la Comisión y efectuar los pagos a los beneficiarios;
h)
garantizar la coherencia y complementariedad entre la cofinanciación que se realice en el marco de los Reglamentos específicos y otros instrumentos nacionales y de la Unión pertinentes;
i)
realizar el seguimiento de los proyectos y comprobar que los gastos declarados de los proyectos se hayan efectuado realmente y cumplan con las normas nacionales y de la Unión;
j)
garantizar que se disponga de un sistema informatizado de registro y almacenamiento de datos contables de cada uno de los proyectos realizados en el marco del programa nacional y que se recojan los datos de ejecución necesarios para la gestión financiera, el seguimiento, el control y la evaluación;
k)
sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional, asegurarse de que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de los proyectos financiados en el marco del programa nacional mantengan un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado para todas las operaciones relacionadas con el proyecto;
l)
garantizar que las evaluaciones del programa nacional a que se refieren el artículo 56 y el artículo 57, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014 se lleven a cabo dentro de los plazos correspondientes;
m)
garantizar que los evaluadores independientes reciban, para poder realizar la evaluación mencionada en el artículo 56 y el artículo 57, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014, y elaborar el dictamen de evaluación, toda la información necesaria sobre la gestión del programa nacional;
n)
establecer procedimientos que permitan que todos los documentos relativos a los gastos, las decisiones y las actividades de control sean retrazables en la auditoría y se conserven de conformidad con los reglamentos de ejecución de la Comisión adoptados sobre la base del artículo 27, apartado 5, del Reglamento (UE) no 514/2014;
o)
garantizar que la autoridad de auditoria reciba, para poder llevar a cabo las auditorías a que se refiere el artículo 29 del Reglamento (UE) no 514/2014 y elaborar el dictamen de auditoría, toda la información necesaria sobre los procedimientos de gestión y control aplicados y los gastos financiados en virtud de los Reglamentos específicos;
p)
redactar los informes de ejecución a que se refiere el artículo 54 del Reglamento (UE) no 514/2014 y los informes de evaluación a que se refiere el artículo 57, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014, y presentarlos a la Comisión a través del sistema SFC2014;
q)
redactar la solicitud de pago de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 del Reglamento (UE) no 514/2014 y presentarla a la Comisión a través del sistema SFC2014;
r)
realizar actividades de información y publicidad y difundir los resultados del programa de conformidad con el artículo 53 del Reglamento (UE) no 514/2014;
s)
realizar controles administrativos y controles sobre el terreno de conformidad con el artículo 27 del Reglamento (UE) no 514/2014;
t)
cooperar con la Comisión y las autoridades responsables de los otros Estados miembros, y
u)
responder a las conclusiones de la autoridad de auditoría, ya sea tratándolas ya sea, en caso de que las conclusiones de la autoridad de auditoría no se acepten, aportando una justificación detallada.
Artículo 5
Autoridad delegada
1. La autoridad competente podrá delegar la totalidad o parte de sus tareas en una autoridad delegada, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 25, apartado 1, letra c), del Reglamento (UE) no 514/2014. La delegación de tareas respetará el principio de buena gestión financiera y garantizará el cumplimiento del principio de no discriminación y la visibilidad de la financiación de la Unión. Las tareas delegadas no deberán dar lugar a conflictos de intereses.
2. El alcance de las tareas delegadas por la autoridad responsable a la autoridad delegada y los procedimientos detallados de realización de las mismas se plasmarán en un documento firmado por la autoridad responsable y la autoridad delegada. El acto de delegación mencionará al menos:
a)
la reglamentación comunitaria específica;
b)
las tareas delegadas a la autoridad delegada;
c)
la obligación de la autoridad delegada de comprobar que los beneficiarios satisfagan la normativa de la Unión y la normativa nacional;
d)
la obligación de la autoridad delegada de crear y mantener una estructura organizativa y un sistema de gestión y control adecuados para sus tareas;
e)
la información y los documentos de apoyo que debe presentar la autoridad delegada a la autoridad responsable y los plazos que deban observarse, así como
f)
el mecanismo de que disponga la autoridad responsable para supervisar a la autoridad delegada.
3. Con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) no 514/2014, la comunicación con la Comisión no podrá delegarse. La autoridad delegada se comunicará con la Comisión a través de la autoridad responsable.
4. Cuando la autoridad delegada no sea una administración pública ni un organismo privado con una misión de servicio público regulado por el Derecho nacional, la autoridad responsable no delegará en ella competencias de ejecución que otorguen impliquen una amplia discrecionalidad que implique opciones políticas.
5. La autoridad responsable será responsable de las tareas que ha delegado. La autoridad responsable examinará periódicamente las funciones delegadas para confirmar que el trabajo se realice satisfactoriamente y de conformidad con la normativa de la Unión y la normativa nacional.
6. En las tareas delegadas, el presente Reglamento se aplicará a la autoridad delegada por analogía.
Artículo 6
Externalización de tareas
La autoridad responsable podrá externalizar algunas de sus tareas. Seguirá siendo, sin embargo, responsable de las mismas.
La autoridad responsable deberá revisar periódicamente las tareas externalizadas para confirmar que el trabajo se realice satisfactoriamente y de conformidad con la normativa de la Unión y la normativa nacional.
SECCIÓN III
Obligaciones de la autoridad competente en cuanto a la intervención pública
Artículo 7
El papel de la autoridad responsable como órgano de adjudicación
1. Como norma general, la autoridad responsable concederá subvenciones para proyectos correspondientes al programa nacional sobre la base de convocatorias abiertas de propuestas.
2. La autoridad responsable podrá conceder subvenciones a los proyectos sobre la base de una convocatoria de propuestas restringida.
Las convocatorias de propuestas restringidas solo están abiertas a la participación de organizaciones seleccionadas debido a la naturaleza específica del proyecto o la competencia técnica o administrativa de las entidades invitadas a presentar propuestas.
Los motivos que justifiquen la utilización de una convocatoria restringida de propuestas se indicarán en la convocatoria de propuestas.
3. La autoridad responsable podrá conceder subvenciones directamente cuando la naturaleza específica del proyecto o la competencia administrativa o técnica de los organismos pertinentes no deje otra opción, como en el caso de los monopolios de hecho o de derecho.
Los motivos que justifiquen la utilización de una adjudicación directa se establecerán en la decisión de adjudicación.
4. En casos debidamente justificados, incluida la continuación de proyectos plurianuales, seleccionados tras una convocatoria de propuestas anterior, o en situaciones de emergencia, se podrán conceder las subvenciones sin convocatoria de propuestas.
Los motivos que justifican que se haya concedido la subvención sin convocatoria de propuestas serán establecidos en la Decisión de concesión.
5. Cuando la autoridad responsable actúe como órgano de adjudicación, ni la autoridad responsable ni ninguna autoridad delegada podrán ser beneficiarias de una subvención concedida con arreglo al presente artículo.
6. La autoridad responsable determinará quién concede subvenciones y velará por que se eviten los conflictos de intereses, en particular cuando los solicitantes sean organismos nacionales.
Artículo 8
Condiciones en que la autoridad responsable actúa como un órgano de ejecución
1. La autoridad responsable podrá ejecutar directamente los proyectos, sola o en asociación con cualquier otra autoridad nacional, en razón de competencias administrativas, capacidad técnica, o porque las características del proyecto no dejen otra posibilidad de ejecución, por ejemplo en caso de un monopolio de derecho o de requisitos de seguridad. En tales casos, la autoridad responsable será la beneficiaria de la subvención.
2. Los motivos por los que la autoridad responsable actúe como órgano de ejecución y seleccione autoridades nacionales tal como se describe en el apartado 1 se notificarán a la Comisión en el informe de ejecución anual a que se refiere el artículo 54 del Reglamento (UE) no 514/2014.
3. Al ejecutar proyectos como órgano de ejecución, la autoridad responsable deberá observar el principio de optimización de recursos y prevenir conflictos de interés.
4. La decisión administrativa de cofinanciar un proyecto en el marco del programa nacional incluirá toda la información necesaria para supervisar la ejecución de los productos y servicios cofinanciados y para controlar los gastos generados.
5. Cuando sea previsible que la autoridad responsable actúe como órgano de ejecución de forma periódica:
a)
la autoridad responsable y la autoridad de auditoría no formarán parte del mismo organismo, a menos que la autoridad auditora transmita sus informes a un organismo exterior y que se garantice su independencia, y
b)
las tareas de la autoridad responsable establecidas en el artículo 4 no se verán afectadas.
Artículo 9
Proceso de selección y adjudicación
1. Las convocatorias de propuestas mencionadas en el artículo 7, apartado 1, se publicarán de forma que se garanticen el carácter abierto del procedimiento y la publicidad adecuada entre los beneficiarios potenciales. Cualquier cambio sustancial de las convocatorias se publicará de la misma manera.
Las convocatorias de propuestas mencionadas en el artículo 7, apartados 1 y 2, especificarán, como mínimo, lo siguiente:
a)
los objetivos;
b)
los criterios de selección y adjudicación;
c)
las disposiciones de financiación de la Unión y, si procede, de financiación nacional, incluida, en su caso, la posibilidad de aplicar un porcentaje de cofinanciación superior con arreglo al artículo 16, apartado 5, del Reglamento (UE) no 514/2014;
d)
las modalidades y la fecha límite de presentación de las propuestas;
e)
las normas de elegibilidad de los gastos;
f)
la duración del proyecto, así como
g)
la información financiera y de otro tipo que deba conservarse y comunicarse.
2. Antes de adoptar la decisión de adjudicación, la autoridad responsable se asegurará de que los beneficiarios del proyecto tengan la capacidad necesaria para responder a los criterios de selección y adjudicación.
3. La autoridad responsable establecerá los procedimientos de presentación de propuestas. Las propuestas se someterán a un análisis formal, técnico y presupuestario y a una evaluación cualitativa con arreglo a los criterios establecidos en la convocatoria de propuestas de manera transparente y no discriminatoria. La autoridad responsable hará constar por escrito las razones de la desestimación de las demás propuestas.
4. La decisión de adjudicación indicará al menos el nombre de los beneficiarios, los principales detalles del proyecto y sus objetivos operativos, el importe máximo de la contribución de la Unión y el porcentaje máximo de cofinanciación de los costes totales subvencionables.
5. La autoridad responsable informará por escrito de su decisión a todos los solicitantes. A los candidatos no seleccionados les manifestará los motivos por los que se ha desestimado su oferta refiriéndose a los criterios de selección y adjudicación.
Artículo 10
Documentos de formalización de las subvenciones cuando la autoridad responsable actúe como órgano de adjudicación
1. En los casos en que la autoridad responsable actúe como órgano de adjudicación, establecerá procedimientos de gestión de proyectos que requieran, como mínimo:
a)
la firma de acuerdos de subvención con los beneficiarios, y
b)
el seguimiento de los acuerdos de subvención, incluida cualquier posible modificación de los mismos, con procedimientos administrativos como el intercambio de correspondencia o informes escritos.
2. El acuerdo de subvención incluirá o indicará lo siguiente:
a)
el importe máximo de la contribución de la Unión;
b)
el porcentaje máximo de la contribución de la Unión con arreglo a lo dispuesto en el reglamento específico;
c)
la descripción y el calendario detallados del proyecto;
d)
si procede, cualquier tarea importante que el beneficiario tenga intención de subcontratar a terceros, así como los costes correspondientes;
e)
el presupuesto estimativo acordado y el plan de financiación del proyecto, incluidos los gastos y los ingresos, de conformidad con las normas de admisibilidad establecidas;
f)
el método para calcular el importe de la contribución de la Unión en el momento de cierre del proyecto;
g)
el calendario y las disposiciones de aplicación del acuerdo, incluidas las disposiciones relativas a las obligaciones de notificación, las modificaciones del acuerdo y la terminación del acuerdo;
h)
los objetivos operativos del proyecto, incluidos los objetivos cuantificados y los indicadores que hayan de notificarse;
i)
una disposición que obligue al beneficiario a recoger, a su debido tiempo, los datos necesarios para los indicadores comunes que figuren en el reglamento específico y cualquier indicador específico del programa, y a comunicar estos datos por lo menos una vez al año;
j)
la definición de los costes subvencionables, incluida, cuando proceda, una descripción de la metodología de fijación de costes unitarios, cantidades fijas únicas y financiación a tanto alzado;
k)
los requisitos contables y las condiciones de pago de la subvención;
l)
las condiciones relativas a la pista de auditoría;
m)
disposiciones relativas a la protección de datos, y
n)
disposiciones relativas a la publicidad.
3. Como norma general, el acuerdo de subvención se firmará antes de que comience cualquier actividad del proyecto con cargo al programa nacional.
4. Los acuerdos de subvención establecerán expresamente que la Comisión o sus representantes y el Tribunal de Cuentas ejerzan facultades de auditoría con todos los beneficiarios de subvenciones, contratistas y subcontratistas que reciban financiación de la Unión en el marco del programa nacional, y lo hará sobre la base de controles documentales y controles sobre el terreno.
Artículo 11
Documentos de formalización de las subvenciones cuando la autoridad responsable actúe como órgano de ejecución
1. Cuando la autoridad responsable actúe como órgano de ejecución, establecerá procedimientos de gestión de proyectos que obliguen como mínimo a:
a)
formalizar una decisión administrativa de cofinanciar los proyectos, y
b)
supervisar la decisión administrativa y cualquier modificación de la misma por procedimientos administrativos como el intercambio de correspondencia o informes escritos.
2. La decisión administrativa deberá incluir o indicar lo siguiente:
a)
el importe máximo de la contribución de la Unión;
b)
el porcentaje máximo de la contribución de la Unión con arreglo a lo dispuesto en el reglamento específico;
c)
una descripción y un calendario detallados del proyecto;
d)
si procede, cualquier tarea importante que el beneficiario tenga intención de subcontratar a terceros, así como los costes correspondientes;
e)
el presupuesto estimativo acordado y el plan de financiación del proyecto, incluidos los gastos y los ingresos, de conformidad con las normas de admisibilidad establecidas;
f)
el método de cálculo del importe de la contribución de la Unión en el momento de cierre del proyecto;
g)
los objetivos operativos del proyecto, incluidos los objetivos cuantificados y los indicadores que vayan a utilizarse;
h)
una disposición que obligue a la autoridad responsable a recoger y comunicar, al menos una vez al año, los datos necesarios para los indicadores comunes que figuren en el reglamento específico y, en su caso, los indicadores específicos del programa, y a comunicar estos datos por lo menos una vez al año;
i)
la definición de los costes subvencionables, incluida, cuando proceda, una descripción de la metodología de fijación de costes unitarios, cantidades fijas únicas y financiación a tanto alzado;
j)
los requisitos contables y las condiciones de pago de la subvención;
k)
las condiciones relativas a la pista de auditoría;
l)
disposiciones relativas a la protección de datos, y
m)
disposiciones relativas a la publicidad.
3. Por regla general, la decisión administrativa deberá adoptarse antes de que comience cualquier actividad del proyecto con cargo al programa nacional.
4. La decisión administrativa deberá prever expresamente que la Comisión, o sus representantes, así como al Tribunal de Cuentas ejerzan facultades de auditoría con todos los beneficiarios de subvenciones, contratistas y subcontratistas que reciban financiación de la Unión en el marco del programa nacional, y lo harán sobre la base de controles documentales y controles sobre el terreno.
CAPÍTULO III
ESTATUS DE LA AUTORIDAD DE AUDITORÍA Y OBLIGACIONES CON RESPECTO A LAS AUDITORÍAS
Artículo 12
Estatus de la autoridad de auditoría
1. De conformidad con el artículo 59, apartado 5, párrafo segundo, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y con el artículo 25, apartado 1, letra b), del Reglamento (UE) no 514/2014, la autoridad de auditoría deberá funcionar de manera independiente de la autoridad responsable. Se considerará que hay independencia funcional cuando no haya relación jerárquica directa alguna entre la autoridad de auditoría y la autoridad responsable y la autoridad de auditoría tenga plena autonomía en sus dictámenes y declaraciones.
2. Todos los trabajos de auditoría se llevarán a cabo de conformidad con las normas de auditoría internacionalmente aceptadas.
Artículo 13
Externalización del trabajo de auditoría
La autoridad de auditoría puede subcontratar parte de su trabajo de auditoría a otro organismo de auditoría siempre que este organismo sea funcionalmente independiente de la autoridad responsable. La autoridad de auditoría seguirá siendo responsable del trabajo que externalice.
Las auditorías subcontratadas se llevarán a cabo de conformidad con las normas de auditoría internacionalmente aceptadas y bajo el estrecho control y supervisión de la autoridad de auditoría.
Artículo 14
Auditorías
1. Para presentar el dictamen a que se hace referencia en el artículo 59, apartado 5, párrafo segundo, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, la autoridad de auditoría deberá llevar a cabo auditorías financieras y de sistemas.
2. Las auditorías de sistema comprobarán que los sistemas de gestión y control de la autoridad responsable hayan funcionado de manera eficaz para ofrecer garantías razonables de que los gastos incluidos en las cuentas anuales sean legales y regulares.Sobre la base de las auditorías, la autoridad de auditoría determinará si la autoridad responsable sigue cumpliendo los criterios de designación establecidos en el anexo.
3. Las auditorías financieras se llevarán a cabo para ofrecer una garantía razonable de que las cuentas anuales ofrezcan una imagen veraz y fiel de los gastos declarados por la autoridad responsable.
Para que se pueda concluir que las cuentas dan una imagen veraz y fiel, la autoridad de auditoría deberá verificar que todos los elementos de los gastos pagados y las contribuciones públicas percibidos y consignados en las cuentas de la autoridad responsable en el ejercicio estén registrados correctamente en el sistema de contabilidad y corresponden a los justificantes conservados por la autoridad responsable. La autoridad de auditoría deberá, en particular, sobre la base de las cuentas:
a)
comprobar que el importe total de los gastos elegibles declarados en la solicitud de pago del saldo anual presentada a la Comisión es conforme con los gastos consignados por la autoridad responsable y, en caso de que se observaran diferencias, que se hayan proporcionado explicaciones adecuadas en las cuentas de conciliación;
b)
comprobar que los importes retirados y recuperados, los importes que deban recuperarse y los importes irrecuperables al final del ejercicio se correspondan con los importes anotados en el sistema contable de la autoridad responsable y estén sustanciados con decisiones documentada de la autoridad responsable;
c)
comprobar que la autoridad responsable haya efectuado los controles administrativos y los controles sobre el terreno de conformidad con el artículo 27 del Reglamento (UE) no 514/2014.
Las comprobaciones mencionadas en las letras a), b) y c), podrán llevarse a cabo por muestreo.
4. Como parte de sus auditorías financieras y de sistemas, la autoridad de auditoría deberá repetir algunos de los controles administrativos o sobre el terreno llevados a cabo por la autoridad responsable. La autoridad de auditoría deberá determinar la amplitud del trabajo de auditoría que haya de repetirse basándose en su evaluación de riesgos.
5. Si las auditorías financieras o de sistema de la autoridad de auditoría señalaran deficiencias significativas en el funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control de la autoridad responsable, la autoridad de auditoría deberá:
a)
evaluar las repercusiones financieras y operativas de estas deficiencias;
b)
hacer las adecuadas recomendaciones a la autoridad responsable sobre medidas correctoras y preventivas;
c)
vigilar que la autoridad responsable aplique dichas medidas y comprobar que se haya implantado un plan de acción para reestablecer un funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control.
6. Al terminar las actividades de auditoría a que se hace referencia en los apartados 1, 2 y 3, la autoridad de auditoría informará de sus conclusiones a la autoridad de designación, indicando si, a su juicio, la autoridad responsable sigue cumpliendo los criterios de designación.
7. La autoridad de auditoría deberá cerciorarse de que la autoridad responsable haya comunicado adecuadamente a la Comisión Europea toda la información relativa a las actividades de auditoría a que se hace referencia en los apartados 1, 2 y 3.
CAPÍTULO IV
DISPOSICIÓN FINAL
Artículo 15
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro de conformidad con los Tratados.
Hecho en Bruselas, el 25 de julio de 2014.