PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1244/2014
ze dne 20. listopadu 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“)
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“) (1), a zejména na čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením (EU) č. 375/2014 by Komise měla vypracovat normy a postupy týkající se nezbytných podmínek, postupů a požadavků, jež mají uplatňovat vysílající a přijímající organizace při vyhledávání, výběru, přípravě, řízení a vysílání zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU na podporu humanitární pomoci ve třetích zemích. Nařízení (EU) č. 375/2014 stanoví, že normy by měly být přijaty prostřednictvím aktů v přenesené pravomoci a postupy prostřednictvím prováděcích aktů.
(2)
U všech zúčastněných stran iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, včetně samotných dobrovolníků a vysílajících a přijímajících organizací, by mělo být podporováno ztotožnění se s iniciativou.
(3)
Je důležité, aby byli zájemci o dobrovolnickou činnost vyhledáváni a vybíráni nediskriminačním, spravedlivým a transparentním postupem opírajícím se o partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, který vyhovuje skutečným potřebám, jež na místní úrovni vyjádří přijímající organizace.
(4)
Vysílající a přijímající organizace by měly zajistit důkladné zaškolení, jehož cílem je předcházet nedorozuměním v otázce úloh a očekávání a nabídnout dobrovolníkům odpovídající a praktickou přípravu pro jejich misi. Tímto způsobem položí základy důvěry a přijetí v přijímajících komunitách, a to při plném zohlednění místních kulturně citlivých otázek.
(5)
Odborná příprava je nepostradatelnou součástí přípravy před vysláním, která by měla být zajištěna všem zájemcům o dobrovolnickou činnost v rámci strukturovaného programu povinných a volitelných kurzů. Začátečníkům by kromě toho mělo být umožněno, v případě potřeby formou stáží, dále rozvíjet své kompetence a získávat nové specifické znalosti a dovednosti významné pro odvětví humanitární pomoci. Tento rozvoj by měl zejména odpovídat činnosti a podmínkám vysílající a přijímající organizace.
(6)
Vysílající a přijímající organizace by měly zavést odpovídající systém dohledu a řízení. Měly by společně dohlížet na výkony a výsledky humanitárních dobrovolníků EU a tyto výkony a dosahované výsledky hodnotit a poskytovat humanitárním dobrovolníkům EU zpětnou vazbu ve věci přidělených úkolů a cílů. Pomohou tím zlepšit odpovědnost iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
(7)
Doplňkem dohledu a řízení by měl být mentoring, který by měl humanitárním dobrovolníkům EU zajišťovat doplňkovou podporu před vysláním, v jeho průběhu a po skončení.
(8)
Po dobu vyslání do třetích zemí by měl být zřízen kanál pro průběžnou komunikaci a doplňkovou podporu z vysílající organizace. Všem humanitárním dobrovolníkům EU by měl být po skončení jejich vyslání poskytnut debriefing a podpora.
(9)
Zajištění odpovídajících pracovních a životních podmínek je nezbytné k tomu, aby mohli humanitární dobrovolníci EU plnit své úkoly v bezpečných a hygienických podmínkách, aby byly splněny jejich základní potřeby a aby se neocitli v tíživé životní situaci, avšak aby byla respektována zásada skromného, neokázalého životního stylu dobrovolníka. Příspěvky na pobyt a jiné platby určené humanitárním dobrovolníkům EU nemají představovat plat v řádném pracovním poměru. Výše těchto plateb by neměla být stanovena s ohledem na profesní zkušenost, odbornost nebo výsledky přiděleného úkolu daného dobrovolníka: jejich účelem je pouze pokrýt životní náklady během vyslání. Pro zajištění vysoké a rovné úrovně ochrany by všichni dobrovolníci EU měli být kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
(10)
Povinnost péče má prvořadý význam a je společnou odpovědností. Vysílající a přijímající organizace by se měly v maximální možné míře starat o zdraví, ochranu, bezpečnost a dobré životní podmínky humanitárních dobrovolníků EU a měly by vypracovat odpovídající postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany. Stejně tak by měli humanitární dobrovolníci EU na pracovišti činit vše pro zajištění svého vlastního zdraví, ochrany a bezpečnosti, jakož i zdraví, ochrany a bezpečnosti ostatních osob.
(11)
Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU by mělo být procesem probíhajícím po celou dobu jejich mise. Mělo by se opírat o systém dohledu a řízení výkonu a mělo by poskytovat údaje, které budou prokazovat, do jaké míry individuální výkon humanitárních dobrovolníků EU přispívá (na úrovni výstupů a dopadů) k cílům projektu a celé iniciativy.
(12)
Je zapotřebí spolehlivý akreditační postup, který zajistí, aby vysílající a přijímající organizace dodržovaly normy stanovené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a postupy stanovené v tomto nařízení. Takový akreditační postup by měl vycházet ze zásad zjednodušení a zamezení zdvojenému úsilí, rozlišení mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, nákladové efektivnosti, transparentnosti a nestrannosti a měl by podporovat rozmanitost a přístupnost.
(13)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru zřízeného podle článku 26 nařízení (EU) č. 375/2014.
(14)
Aby se zajistilo včasné provádění iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, je nezbytné, aby toto nařízení vstoupilo v platnost jako naléhavé, neboť obsahuje ustanovení, na jejichž základě provádějící organizace vysílají humanitární dobrovolníky EU do třetích zemí,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví pravidla k provádění nařízení (EU) č. 375/2014, pokud jde o následující záležitosti vyjmenované v čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení:
a)
postupy uplatňované při vyhledávání, výběru a nezbytné přípravě zájemců o dobrovolnickou činnost před jejich vysláním, včetně případných stáží;
b)
podrobnosti týkající se programu odborné přípravy a postupu pro hodnocení připravenosti zájemců o dobrovolnickou činnost k vyslání;
c)
pravidla pro vysílání a řízení humanitárních dobrovolníků EU ve třetích zemích, včetně dozoru na místě, průběžné podpory prostřednictvím coachingu, mentoringu, další přípravy, nezbytných pracovních podmínek a podpory po návratu;
d)
pojistné krytí a životní podmínky dobrovolníků včetně pokrytí nákladů na živobytí, ubytování, cestu a dalších relevantních výdajů;
e)
postupy uplatňované před vysláním, v jeho průběhu a po návratu pro zajištění povinné péče a náležitých bezpečnostních opatření, včetně protokolů pro stažení vyslaného dobrovolníka ze zdravotních důvodů a bezpečnostních plánů, v nichž jsou stanoveny postupy stažení dobrovolníků ze třetích zemí v případě mimořádné situace, mimo jiné nezbytné postupy spolupráce s vnitrostátními orgány;
f)
postupy pro sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU;
g)
akreditační postup, který zajistí, aby vysílající organizace splňovaly normy a postupy uvedené v článku 9 nařízení (EU) č. 375/2014, a diferencovaný akreditační postup pro přijímající organizace.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice uvedené v článku 3 nařízení (EU) č. 375/2014 a definice uvedené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„kompetenčním rámcem“ se rozumí rámec ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
„plánem učení a rozvoje“ se rozumí plán ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
c)
„školitelem“ se rozumí osoba najatá poskytovatelem odborné přípravy k zajištění jednoho či více modulů odborné přípravy nebo moderování simulačních cvičení na základě scénářů a hodnocení kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost;
d)
„mentorem“ se rozumí školitel najatý poskytovatelem odborné přípravy, jehož úkolem je koordinovat hodnocení způsobilosti zájemce o dobrovolnickou činnost pro vyslání. Mentor je odpovědný za skupinu zájemců o dobrovolnickou činnost. Koordinuje hodnocení jejich kompetencí na základě zpětné vazby od ostatních školitelů a individuálně pracuje se zájemci o dobrovolnickou činnost s cílem přezkoumat jejich vlastní hodnocení a hodnocení ze strany školitelů;
e)
„mentoringem“ se rozumí proces neformálního předávání znalostí, sociálního kapitálu a psychosociální podpory relevantní pro práci, kariéru nebo profesní rozvoj. Mentoring zahrnuje neformální komunikaci, obvykle osobní a po delší dobu, mezi osobou, kterou přijímající organizace určí jako mentora a o které se předpokládá, že má příslušné znalosti, odbornost a zkušenosti na jedné straně a humanitárním dobrovolníkem EU na straně druhé;
f)
„debriefingem“ se rozumí proces, který vysílajícím a přijímajícím organizacím a humanitárnímu dobrovolníkovi poskytuje jasné informace o výsledcích mise a úspěších, jichž humanitární dobrovolníci EU dosáhli, a doporučení či poučení z jejich zkušeností a získaných poznatků a představuje pozitivní odborné uzavření dané mise.
KAPITOLA 2
POSTUPY VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBĚRU ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST
Článek 3
Postup vyhledávání a výběru
1. Vysílající a přijímající organizace společně stanoví postup vyhledávání a výběru. Úlohy, povinnosti a postupy jsou definovány s cílem zajistit transparentní, spravedlivé a efektivní přijímací řízení v souladu se zásadou rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Postup vyhledávání a výběru se opírá o partnerství mezi vysílající a přijímající organizací a zaručuje včasnou a průběžnou komunikaci. Vysílající organizace zajistí, aby byla přijímající organizace důsledně zapojena do průběhu celého přijímacího řízení.
3. Dohodnutý postup vyhledávání a výběru se uplatňuje na všechny fáze přijímacího řízení.
4. Postup vyhledávání a výběru zahrnuje minimálně:
a)
stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU podle článku 4;
b)
oznámení a žádost podle článku 5;
c)
hodnocení, sestavení širšího a užšího seznamu uchazečů podle článku 6;
d)
výběr podle článku 7.
Článek 4
Stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě posouzení potřeb vypracovaného podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, přijímající organizace navrhne v souladu s požadavky stanovenými v bodě 1 přílohy I pro humanitárního dobrovolníka EU přidělený úkol, včetně flexibilních prvků zohledňujících přispění daného dobrovolníka po přijetí.
2. Vysílající organizace přezkoumá přidělený úkol a v případě potřeby jej upraví, aby se zajistila jeho odpovídající a realistická přiměřenost s přihlédnutím k očekávaným kompetencím humanitárních dobrovolníků EU a absorpční kapacitě a potřebám přijímající organizace.
3. Podle přiděleného úkolu a kompetenčního rámce vysílající a přijímající organizace stanoví kompetenční profil humanitárního dobrovolníka EU a kritéria výběru včetně minimálních požadavků, které mají být použity během přijímacího řízení. Kompetenční profil musí rovněž uvádět, zda je daný dobrovolník začátečníkem nebo zkušeným odborníkem a zda je zapotřebí stáž.
Článek 5
Oznámení a žádost
1. Vysílající organizace nese odpovědnost za oznámení dané mise. S přispěním přijímající organizace vypracuje informační materiál s cílem informovat o iniciativě a přilákat zájemce o dobrovolnickou činnost.
2. Oznámení musí být vyhotoveno alespoň v angličtině a formulováno jasně, konkrétně a přístupně a musí poskytovat informace o pozici nabízené zájemci o dobrovolnickou činnost podle požadavků stanovených v bodě 2 přílohy I.
3. Oznámení musí být zveřejněno nejméně po dobu jednoho měsíce na ústřední platformě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, přičemž za účelem přilákání uchazečů na ústřední platformu je možné využít dalších příležitostí propagace. Za řádně odůvodněných okolností může být v případě misí v reakci na humanitární krizi oznámení zveřejněno po dobu kratší než jeden měsíc, nejméně však po dobu jednoho týdne.
4. Uchazeči podávají žádost na standardizovaném formuláři, ke kterému připojí strukturovaný životopis. Uchazeči rovněž vyplní standardizovaný dotazník k vlastnímu hodnocení, který má posoudit jejich kompetence podle požadavků pro daný kompetenční rámec a jejich adaptabilitu ve vztahu k přidělenému úkolu a životním a pracovním podmínkám uvedeným v oznámení. S těmito podmínkami musí uchazeči vyjádřit svůj souhlas.
Článek 6
Hodnocení, sestavování širšího a užšího seznamu uchazečů
1. Vysílající organizace hodnotí uchazeče podle informací uvedených ve formuláři žádosti a dotazníku k vlastnímu hodnocení, prohlášení o motivaci k účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU (a na konkrétní misi) a podle hodnocení schopnosti analyzovat příslušný scénář humanitární pomoci formou písemného testu, eseje nebo podobných zkoušek.
2. Na základě tohoto hodnocení vysílající organizace poskytne přijímající organizaci širší seznam uchazečů, aby se společně dohodly na užším seznamu uchazečů, kteří budou pozváni na pohovor.
3. Uchazeči zařazení na užší seznam jsou pozváni na strukturovaný pohovor na základě kompetenčního rámce. Pohovor může probíhat osobně nebo pomocí telekomunikačních technologií, pokud možno za účasti přijímající organizace. K dalším metodám hodnocení mohou patřit hodnotící centra, skupinové činnosti a simulační situační cvičení.
4. Vysílající organizace může dle potřeby před konečným výběrem provést kontrolu osobních a profesních referencí. O průběhu výběrového řízení jsou uchazeči informováni na začátku řízení v oznámení.
Článek 7
Výběr
1. Konečné rozhodnutí o výběru zájemce o dobrovolnickou činnost náleží přijímající organizaci, která svou volbu potvrdí vysílající organizaci, jež odpovídá za zaslání nabídky a za přípravu zaškolovací fáze. Pro každou pozici lze vybrat náhradní dobrovolníky, kteří nahradí zájemce v případě, že tento odstoupí nebo již není disponibilní.
2. Vysílající a přijímající organizace musí být schopny prokázat a zdůvodnit, jak dospěly ke svému rozhodnutí o výběru z hlediska zásad rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace v průběhu celého postupu vyhledávání a výběru.
3. Výběrové řízení musí být ukončeno v přiměřené lhůtě. Vysílající organizace vyrozumí všechny uchazeče o rozhodnutí o výběru a informuje je o možnosti získat zpětnou vazbu. Vybraného zájemce o dobrovolnickou činnost vyzve, aby písemně potvrdil svůj zájem zúčastnit se iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byla dokumentace týkající se postupu vyhledávání a výběrového řízení zpětně sledovatelná a byla uchována v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
Článek 8
Hodnocení vzdělávacích potřeb
1. Na základě výsledků přijímacího řízení, potřeb přijímající organizace a předpokládaného vyslání zhodnotí vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a se zájemcem o dobrovolnickou činnost vzdělávací potřeby a určí moduly odborné přípravy, kterých se zájemce zúčastní, a to na základě těchto kritérií:
a)
odborná zkušenost, přičemž zkušeným odborníkům je dána možnost zaměřit se na povinné moduly a zvolit si odpovídající úroveň odborné přípravy v oblasti projektového řízení a specializované nepovinné moduly;
b)
potřeby přijímající organizace z hlediska specifických kompetencí, které mají být řešeny prostřednictvím účasti zájemce o dobrovolnickou činnost na nepovinných modulech;
c)
všeobecné kompetence zájemce o dobrovolnickou činnost, které mají být řešeny prostřednictvím účasti na nepovinných modulech.
2. Vysílající organizace vypracuje plán učení a rozvoje uvedený v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a určí hodnocené kompetence vybraných zájemců o dobrovolnickou činnost a jejich vzdělávací potřeby, které budou předány poskytovatelům odborné přípravy.
KAPITOLA 3
PROGRAM ODBORNÉ PŘÍPRAVY INICIATIVY HUMANITÁRNÍ DOBROVOLNÍCI EU
Článek 9
Program odborné přípravy
1. Program odborné přípravy pro všechny úspěšně vybrané zájemce o dobrovolnickou činnost realizuje/í poskytovatel/é odborné přípravy, v případě potřeby s přispěním vysílající a přijímající organizace a dřívějších dobrovolníků.
2. Program odborné přípravy se opírá o kompetenční rámec a lze jej přizpůsobit potřebám začátečníků i zkušených odborníků.
3. Program odborné přípravy spočívá v přístupu k učení, který kombinuje moduly elektronického učení a výuky ve třídách.
4. Povinné moduly pro všechny zájemce o dobrovolnickou činnost zahrnují:
a)
obecný úvod do tematiky Unie, jejích vnějších vztahů a systému reakce na krize;
b)
úvod do humanitární činnosti, politiky humanitární pomoci Unie a iniciativy Humanitární dobrovolníci EU;
c)
řízení osobní bezpečnosti, ochrany a zdraví;
d)
řízení projektů;
e)
mezikulturní povědomí (a průřezové záležitosti);
f)
simulační cvičení na základě scénáře, které od zájemců o dobrovolnickou činnost vyžaduje prokázání získaných kompetencí.
5. K nepovinným modulům patří:
a)
propagace a komunikace;
b)
psychologická první pomoc;
c)
odborná příprava osob za účelem budoucích školení a instruktáží;
d)
řízení dobrovolnické činnosti;
e)
organizační rozvoj;
f)
případně individuálně navržené moduly zabývající se zejména přizpůsobením technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost kontextu humanitární pomoci.
6. Zájemci o dobrovolnickou činnost se zúčastní všech povinných modulů a mohou se zúčastnit jednoho či více nepovinných modulů, které si zvolí podle článku 8.
7. Program odborné přípravy s informacemi o jednotlivých modulech, včetně statusu, cílové skupiny, časového rozsahu, cílových kompetencí a příslušných výsledků učení vymezuje příloha II.
Článek 10
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost během odborné přípravy a po jejím absolvování
1. Během odborné přípravy a po jejím dokončení jsou zájemci o dobrovolnickou činnost hodnoceni z hlediska své připravenosti na vyslání na základě kompetenčního rámce.
2. Hodnocení společně organizují školitelé, přičemž klíčovou koordinační úlohu hraje mentor daného zájemce o dobrovolnickou činnost.
3. Hodnocení kompetencí je založeno na hodnocení znalostí, dovedností a postoje zájemce o dobrovolnickou činnost, které provádějí školitelé, a to včetně:
a)
vlastního hodnocení, které zájemce o dobrovolnickou činnost provede po simulačním cvičení na základě scénáře;
b)
připomínek, které vypracují školitelé po každém modulu a po simulačním cvičení na základě scénáře;
c)
hodnocení mentora, jehož výsledkem jsou kritický pohled na vlastní hodnocení zájemce o dobrovolnickou činnost a připomínky vycházející z osobního setkání mentora a zájemce o dobrovolnickou činnost ohledně zpětné vazby školitelů.
4. Hodnocení všech kompetencí se stává součástí plánu učení a rozvoje zájemce o dobrovolnickou činnost, který je aktualizován po dokončení odborné přípravy a ve kterém jsou uvedena absolvovaná školení a dosažené výsledky.
5. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokáží nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, budou vyřazeni. Školitelé a mentor musí být schopni každé takové hodnocení a rozhodnutí v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit.
KAPITOLA 4
POSTUPY PŘÍPRAVY ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST PŘED VYSLÁNÍM
Článek 11
Program zaškolení
1. V rámci zaškolení je zájemce o dobrovolnickou činnost nebo humanitární dobrovolník EU seznámen s kulturou, politikami a postupy vysílající a přijímající organizace a s očekáváními spojenými s přiděleným úkolem.
2. Program zaškolení společně vypracují vysílající a přijímající organizace. V programu jsou vymezeny jejich úlohy a povinnosti, a to pokud možno za přispění humanitárních dobrovolníků EU, kteří se vrátili z mise, s cílem využít jejich bezprostřední zkušenosti a poznatky. Program zahrnuje:
a)
zaškolení před vysláním, které zajistí vysílající organizace podle článku 12;
b)
zaškolení v cílové zemi, které zajistí přijímající organizace podle článku 18.
3. Vysílající a přijímající organizace dle potřeby uspořádají společná setkání za účasti všech zájemců o dobrovolnickou činnost nebo humanitárních dobrovolníků EU.
Článek 12
Zaškolení před vysláním
1. Vysílající organizace zajistí, aby bylo všem zájemcům o dobrovolnickou činnost před vysláním poskytnuto důkladné a odpovídající osobní zaškolení. Toto zaškolení zahrnuje minimálně následující prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, pracovníka krizového řízení, lidských zdrojů), poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o souvislostech projektu, v nichž bude zájemce o dobrovolnickou činnost pracovat, informace o přiděleném úkolu a hodnocení potřeb, z něhož úkol vychází, a předpokládané pracovní a životní podmínky podle článků 22 a 24 až 27;
c)
příslušný právní rámec vztahující se na dobrovolníka podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
d)
normy a postupy vztahující se na dobrovolníka, které se mimo jiné týkají kázně, stížností, opatření proti podvodům a korupci, ochrany dětí a zranitelných dospělých, etického kodexu podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
e)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky (včetně lékařského vyšetření před odjezdem) podle článků 28 a 30;
f)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
g)
plán učení a rozvoje;
h)
informace o síti iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a o tom, jak podporuje dobrovolníky před vysláním, během něj a po něm;
i)
informace o činnostech v oblasti komunikace a zviditelňování, se kterými projekt počítá na základě plánu komunikace podle článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014, včetně kontaktních údajů odpovědného regionálního informačního úředníka Komise;
j)
proces debriefingu podle článku 23.
2. V rámci zaškolení poskytne vysílající organizace rovněž informace o místním oddělení Komise pro humanitární pomoc odpovědném za zemi vyslání a informuje toto oddělení o blížícím se vyslání humanitárních dobrovolníků EU.
3. Vysílající organizace zajistí, aby si zájemci o dobrovolnickou činnost přečetli veškeré informace poskytnuté během postupu zaškolení, aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 13
Stáže pro začátečníky
1. Od zájemců o dobrovolnickou činnost, kteří jsou začátečníky, může být vedle odborné přípravy požadována i účast na stáži u vysílající organizace, aby si v praxi osvojili postupy, etiku a souvislosti humanitární práce a více se připravili na své předpokládané vyslání jako humanitární dobrovolník EU. Doba trvání stáže nepřesáhne šest měsíců s možností omezeného prodloužení v řádně odůvodněných případech.
2. Vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a s dobrovolníkem účastnícím se stáže přezkoumá a zaktualizuje na základě potřeb dané stáže vzdělávací potřeby v plánu učení a rozvoje. Plán učení a rozvoje vymezuje zejména:
a)
výsledky učení, kterých by měl dobrovolník účastnící se stáže během jejího trvání dosáhnout;
b)
úkoly, které bude dobrovolník účastnící se stáže provádět v rámci procesu učení, a zdroje, které mají být poskytnuty;
c)
cíle a výsledky, kterých by měl dobrovolník po skončení doby stáže dosáhnout.
3. V případě stáží se, pokud jde o povinnosti vysílajících organizací, u nichž dobrovolníci vykonávají svou stáž, použijí obdobně následující články tohoto nařízení:
a)
čl. 19 odst. 4, 5, 6 a 9, články 21 a 22;
b)
článek 24 vyjma odstavce 5. Zájemci o dobrovolnickou činnost pocházející ze zemí EU nebo ze třetích zemí uvedených v čl. 23 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 375/2014 za podmínek stanovených v uvedeném článku, kteří jsou kryti svým vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem v zemi pobytu a kteří vykonávají stáže ve výše uvedených zemích, získají pouze doplňkové krytí. To znamená, že jejich pojistné krytí je omezeno na náklady převyšující krytí poskytované vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem. Ve výjimečně odůvodněných případech, kdy vnitrostátní sociální zabezpečení nebo pojistný program kryje pouze část nákladů uvedených v čl. 24 odst. 5 nebo tyto náklady nekryje vůbec, je kryto 100 % vynaložených nákladů.
c)
článek 25 vyjma odstavce 6, článek 26 a čl. 27 odst. 1, je-li relevantní;
d)
čl. 28 odst. 1, 8 a 14 a čl. 30 odst. 1, 4, 5, 6 a 7.
Článek 14
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost po stáži
1. Na konci stáže vypracuje dobrovolník účastnící se stáže vlastní hodnocení na základě kompetenčního rámce a plánu učení a rozvoje.
2. Přímý nadřízený z vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací toto vlastní hodnocení přezkoumá a vypracuje hodnocení dobrovolníka účastnícího se stáže, ve kterém:
a)
zhodnotí výkon dobrovolníka účastnícího se stáže ve vztahu k jeho cílům;
b)
posoudí, zda bylo dosaženo dohodnutých výsledků;
c)
stanoví výsledky učení.
3. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokážou nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, jsou vyřazeni a nejsou způsobilí stát se humanitárními dobrovolníky EU. Přímý nadřízený z vysílající organizace musí být schopen v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
Článek 15
Doplňková odborná příprava před vysláním
Aniž je dotčena účast zájemce o dobrovolnickou činnost na programu odborné přípravy nebo na stáži, může vysílající organizace zajistit vhodnou doplňkovou odbornou přípravu před vysláním, například odbornou přípravu týkající přizpůsobení technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost, jejímž cílem je reagovat na potřeby přijímající organizace, nebo jazykovou přípravu potřebnou pro cílovou zemi vyslání atd.
Článek 16
Smlouva s humanitárním dobrovolníkem EU
1. Na základě výsledků zaškolení před vysláním a případně stáže a jiné odborné přípravy před vysláním podle článků 13 až 15 vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací potvrdí závěrečné hodnocení způsobilosti, podle kterého je zájemce o dobrovolnickou činnost způsobilý být vyslán jako humanitární dobrovolník EU.
2. Vysílající organizace a úspěšně vyhodnocený humanitární dobrovolník EU podepíší smlouvu o vyslání podle čl. 14 odst. 5 nařízení (EU) č. 375/2014.
3. Smlouva, která musí být připravena po důkladné konzultaci s přijímajícími organizacemi, stanoví konkrétní podmínky týkající se vyslání a práva a povinnosti humanitárního dobrovolníka EU. Jsou v ní uvedeny právní přepisy vztahující se na jurisdikci smlouvy podle nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU), které má být přijato podle čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a její součástí jsou minimálně tyto prvky:
a)
úloha a funkce humanitárního dobrovolníka EU, doba trvání a místo vyslání a úkoly, jež mají být plněny podle vymezení v přiděleném úkolu, včetně prvků vyplývajících z plánu komunikace uvedeného v článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
doba platnosti smlouvy včetně data začátku a konce platnosti;
c)
řízení výkonu, včetně těchto prvků:
-
opatření týkající se řízení, včetně odpovědného přímého nadřízeného z přijímající organizace a kontaktního místa pro průběžnou podporu ze strany vysílající organizace,
-
opatření týkající se mentoringu;
d)
pracovní podmínky, včetně pracovní doby a dovolené;
e)
finanční nároky a závazky humanitárního dobrovolníka EU, včetně nezbytných ujednání k jejich plnění:
-
příspěvek na pobyt a přesídlení,
-
informace o platných předpisech v oblasti daní a sociálního zabezpečení,
-
pojistné krytí,
-
ubytování,
-
cesta;
f)
praktická opatření:
-
lékařské prohlídky,
-
víza a pracovní povolení;
g)
důvěrnost;
h)
očekávané chování humanitárního dobrovolníka EU, včetně integrity a etického kodexu, a opatření na ochranu práv dětí a ohrožených dospělých osob, včetně nulové tolerance pohlavního zneužívání, uvedené v příloze smlouvy;
i)
disciplinární politika a ukončení statusu dobrovolníka;
j)
mediační mechanismus pro řešení problémů, stížností a sporů;
k)
povinnosti a politiky v souvislosti s řízením ochrany, zdraví a bezpečnosti;
l)
učení a rozvoj:
-
odborná příprava a zaškolení,
-
debriefing.
4. V případě sporu mezi přijímající nebo vysílající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU má humanitární dobrovolník EU právo na účinný opravný prostředek v souladu s ustanoveními vnitrostátních předpisů platných pro vysílající organizaci.
Článek 17
Zanesení údajů do databáze
Po obdržení výslovného souhlasu humanitárního dobrovolníka EU zanese vysílající organizace údaje tohoto humanitárního dobrovolníka EU do databáze uvedené v článku 13 nařízení (EU) č. 375/2014 (dále jen „databáze“). Veškeré zpracovávání osobních údajů v souvislosti s touto databází musí být prováděno v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Na jakékoli zpracování osobních údajů ze strany Komise ve vztahu k uvedené databázi se použije nařízení (ES) č. 45/2001 (2).
KAPITOLA 5
POSTUPY PRO VYSLÁNÍ A ŘÍZENÍ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 18
Zaškolení v cílové zemi
1. Přijímající organizace zajistí, aby bylo všem humanitárním dobrovolníkům EU po příjezdu do země, do níž jsou vysláni, poskytnuto důkladné a přiměřené zaškolení zahrnující minimálně tyto prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, provozního a technického týmu, pracovníka krizového řízení, podpůrných týmů, jako jsou týmy pro lidské zdroje a finance), místo(a) projektu a poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o misi, pravomocech a projektech přijímající organizace; zapojené komunity; provozní souvislosti; očekávání týkající se výstupů a výsledků přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a posouzení potřeb, ze kterého se vychází;
c)
místní právní rámec vztahující se na humanitárního dobrovolníka EU;
d)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky podle článků 28 a 30;
e)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
f)
kulturní instruktáž o dané zemi, regionu a místě vyslání, včetně pokynů týkajících se vhodného chování;
g)
proces debriefingu v cílové zemi podle článku 23.
2. Přijímající organizace zajistí, aby si humanitární dobrovolníci EU přečetli veškeré informace poskytované během zaškolení v cílové zemi a aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 19
Dohled a řízení výkonu
1. Vysílající a přijímající organizace na základě výkonnostních cílů, očekávaných výstupů a výsledků společně vypracují systém řízení výkonu určený k měření pokroku a kvality práce humanitárního dobrovolníka EU podle přiděleného úkolu.
2. Postup řízení výkonu upřesní příslušné úlohy a povinnosti vysílající a přijímající organizace při dohledu nad humanitárním dobrovolníkem EU.
3. Během zaškolování vysílající a přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU stanoví výkonnostní cíle dobrovolníka a poskytnou mu příležitost vyjádřit se k flexibilním prvkům přiděleného úkolu.
4. Přijímající organizace určí přímého nadřízeného, který odpovídá za dohled nad humanitárním dobrovolníkem EU, s nímž přímý nadřízený uskutečňuje v rámci dohledu přiměřeně a prakticky četné schůzky.
5. Dle potřeby a v závislosti na délce mise provedou vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU společný přezkum výkonu v polovině období s cílem formálně zhodnotit proces začleňování a pokrok při plnění cílů a upravit cíle, přidělený úkol a plán učení a rozvoje.
6. Jestliže se při přezkumu v polovině období dospěje k závěru, že humanitární dobrovolník EU vykazuje nedostatečnou znalost kterékoli z průřezových nebo specifických kompetencí, může přijímající organizace po dohodě s vysílající organizací rozhodnout o předčasném ukončení jeho vyslání. Organizace musí být schopny v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
7. Vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU provedou konečný přezkum výkonu s cílem zhodnotit na konci mise dosažené úspěchy humanitárního dobrovolníka EU v porovnání s cíli jeho přiděleného úkolu a plánem učení a rozvoje.
8. Výsledky přezkumu výkonu se stávají součástí plánu učení a rozvoje daného humanitárního dobrovolníka EU.
9. Vysílající organizace uchová záznamy o přezkumu výkonu v souladu s normami ochrany údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a v databázi potvrdí, zda bylo vyslání úspěšně dokončeno, a pokud dokončeno nebylo, uvede příslušný důvod.
Článek 20
Průběžná podpora ze strany vysílajících organizací
1. Před vysláním určí vysílající organizace kontaktní osobu, která je po celou dobu vyslání k dispozici a je v pravidelném kontaktu s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem:
a)
pomoci humanitárnímu dobrovolníkovi EU s usazením a přesunem;
b)
poskytovat humanitárnímu dobrovolníkovi EU a přijímající organizaci potřebnou doplňkovou podporu;
c)
účastnit se přezkumů v polovině období a na konci vyslání a případně i ostatních schůzek a
d)
zajišťovat mediační podporu v případě neshody mezi přijímající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU.
2. Jestliže určená kontaktní osoba v průběhu vyslání již není schopna plnit svou úlohu, musí být v co nejkratší době nahrazena, aby byla zajištěna kontinuita podpory.
Článek 21
Mentoring
1. Přijímající organizace určí pro humanitárního dobrovolníka EU jednoho či více mentorů, kteří mu poskytují podporu v oblastech, jako je například:
a)
rozvoj odborných dovedností a zlepšování výkonu a znalostí;
b)
kulturní začleňování a přizpůsobování;
c)
coaching v souvislosti s přiděleným úkolem a
d)
řešení psychosociálních problémů.
2. Určený mentor či mentoři mají přístup k plánu učení a rozvoje a přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a svou podporu opírají o tyto dokumenty. Mentor či mentoři se pravidelně schází s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem projednat jeho pokrok a pomoci s jakýmkoli problémem, který souvisí s misí, či osobním problémem.
3. Mentoring přihlíží k místní situaci a je pokud možno k dispozici i místním dobrovolníkům.
4. Vysílající organizace pomáhá se zajištěním mentoringu tím, že pracuje v partnerství s přijímající organizací při poskytování podpory pro oblast analýzy, odborné přípravy a jiného budování kapacit a v případě malé místní dostupnosti konkrétních dovedností vyhledává ve svých vlastních strukturách a sítích jednotlivce, kteří vhodné a doplňující dovednosti mají.
5. Dle potřeby lze zvážit mentoring na dálku, zejména za pomoci sítě pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 22
Pracovní podmínky
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU mají odpovídající pracovní podmínky, které jim během jejich misí umožňují plnit povinnosti a zajišťují jejich dobré životní podmínky, motivaci, zdraví a ochranu. Tyto podmínky jsou v souladu s příslušnými ustanoveními směrnice 89/391/ES (3) a směrnice 2003/88/ES (4).
2. Vysílající a přijímající organizace spolupracují na společném vymezení odpovídajících pracovních podmínek na základě místní a vnitrostátní situace.
3. Přijímající organizace poskytne nezbytné informace a navrhne pracovní podmínky, jejichž vhodnost a přiměřenost posoudí vysílající organizace, s cílem zajistit soulad s povinností péče obou organizací a s obecnými politikami a postupy vysílající organizace.
4. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se bezpečnosti, zdraví a ochrany a aby navrhované pracovní podmínky dodržovaly schválené postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany podle článků 28, 29 a 30 a splňovaly požadavky na pracovní dobu, dovolenou, minimální denní a týdenní doby odpočinku a pracovní prostor podle bodu 3 přílohy I.
Článek 23
Podpora na konci mise a podpora po návratu
1. Vysílající a přijímající organizace společně rozhodnou o obsahu a procesu debriefingu všech humanitárních dobrovolníků EU, včetně těch, kteří se vrací předčasně.
2. Přijímající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU osobní nebo skupinový debriefing včetně konečného přezkumu výkonu podle čl. 19 odst. 7 a dle potřeby zajistí, aby byl projekt předán týmu a protistranám, které budou pokračovat v činnostech vykonávaných humanitárním dobrovolníkem EU, aby byla zajištěna udržitelnost a kontinuita.
3. Vysílající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU, který se vrátil z mise, osobní nebo skupinový debriefing a debriefing týkající se otázek činností či projektu na základě zpětné vazby ze strany přijímající organizace a finalizace plánu učení a rozvoje.
4. Vysílající organizace zprostředkuje lékařské vyšetření po vyslání při návratu humanitárního dobrovolníka EU a nabídne mu psychosociální debriefing a poradenskou podporu, kterou může humanitární dobrovolník EU nepovinně využít.
5. Vysílající a přijímající organizace nastíní humanitárnímu dobrovolníkovi EU možnosti, jak se nadále angažovat v oblasti humanitární pomoci a aktivního evropského občanství, včetně propagace sítě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a zapojení do této sítě.
6. Vysílající organizace vyzve humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili z mise, aby poskytli konstruktivní zpětnou vazbu ve věci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, a aby vysvětlili, jak může jejich přispění ovlivnit budoucí mise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ŽIVOTNÍCH PODMÍNEK A POJIŠTĚNÍ
Článek 24
Pojistné krytí
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
2. Pojistné krytí se vztahuje na celý svět, 24 hodin denně. Pojistné krytí je účinné ode dne, kdy humanitární dobrovolník EU opustí domov a vydá se na cestu do třetí země, do níž byl vyslán, až do dne, kdy opustí třetí zemi, do níž byl vyslán, a vrátí se domů (tzv. „první období krytí“).
3. Pojistné krytí delší než dvanáct týdnů se prodlouží o dalších osm týdnů v domovské zemi pojištěnce pro účely návazné léčby nemocí a úrazů, které humanitárního dobrovolníka EU postihly během prvního období krytí.
4. Pojistné krytí se vztahuje na všechny činnosti spojené s iniciativou Humanitární dobrovolníci EU a rovněž na soukromé činnosti humanitárního dobrovolníka EU během prvního období krytí.
5. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti pojištěním ve výši 100 % (úplné krytí) pro případ těchto pojistných událostí:
a)
lékařská a stomatologická péče;
b)
těhotenství a porod;
c)
úraz;
d)
repatriace;
e)
životní pojištění;
f)
trvalá a dočasná invalidita nebo pracovní neschopnost;
g)
odpovědnost za škody;
h)
ztráta nebo krádež dokladů, jízdenek a osobních věcí;
i)
doplňková asistenční pomoc.
6. S cílem zajistit rovné zacházení a krytí u všech humanitárních dobrovolníků EU může Komise uzavřít smluvní vztah s jedním nebo více poskytovateli pojištění prostřednictvím zadání veřejné zakázky.
Článek 25
Příspěvek na pobyt a přesídlení
1. Vysílající organizace poskytuje humanitárním dobrovolníkům EU, kteří mají status osob, jež nejsou v pracovním poměru, příspěvek na pobyt formou paušálních plateb, které jsou vypláceny v přiměřených lhůtách a v pravidelných splátkách.
2. Při výpočtu výše paušálního příspěvku na pobyt se vychází ze spotřebního koše, který zahrnuje pravidelné výdaje humanitárního dobrovolníka EU za tyto položky:
a)
potraviny;
b)
hygienické potřeby a potřeby pro domácnost;
c)
oděvy;
d)
místní a vnitrostátní doprava;
e)
různé výdaje považované za nezbytné pro zajištění přiměřené životní úrovně a zapojení do místní společnosti (za účelem zahrnutí dalších nákladů, jako jsou volnočasové aktivity, služby kadeřníka a holiče, denní tisk a kancelářské potřeby, lze přičíst nejvýše 20 % celkové částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d));
f)
mimořádná částka pro humanitární dobrovolníky EU pobývající v oblastech s indexy převyšujícími průměr dané země (nejvýše 10 % částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d)).
3. Náklady na ubytování nejsou součástí paušálních příspěvků na pobyt.
4. Komise zveřejňuje informace o paušálních příspěvcích na pobyt pro země vyslání na základě indexů zemí. Vedle příspěvku na pobyt lze hradit zvláštní potřeby související se zdravotním postižením nebo jinými řádně zdůvodněnými výjimečnými okolnostmi.
5. Humanitární dobrovolníci EU jsou včas informováni o změnách indexů a výše příspěvků na pobyt, které se jich během jejich mise týkají, zejména v zemích s vysokou mírou inflace nebo deflace.
6. Při úspěšném ukončení vyslání poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU, kteří se vrátili z mise, pravidelně indexovaný příspěvek na přesídlení ve výši 100 EUR za měsíc v závislosti na délce jejich vyslání.
Článek 26
Ubytování
1. Vysílající organizace zajistí, aby přijímající organizace poskytla humanitárnímu dobrovolníkovi EU odpovídající ubytování za náklady přiměřené místním podmínkám.
2. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se ochrany, zdraví a bezpečnosti a aby navrhované ubytování dodržovalo schválené postupy v oblasti ochrany, zdraví a bezpečnosti podle článků 28, 29 a 30 a splňovalo požadavky stanovené v bodě 4 přílohy I.
3. Je-li to možné, hradí náklady na ubytování, vytápění a jiné přímo související náklady přímo přijímající organizace. Přijímající organizace uzavírá smluvní vztahy s pronajímateli a přijme veškerá potřebná opatření, aby hostitelské subjekty a pronajímatele informovala o iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 27
Cestovní a související výdaje
1. Vysílající organizace organizuje cestu humanitárního dobrovolníka EU do místa vyslání a zpět, a to i v případech předčasného návratu, a hradí cestovní výdaje.
2. Na žádost humanitárního dobrovolníka EU zorganizuje vysílající organizace další cestu zpět a uhradí související cestovní výdaje v těchto případech:
a)
dovolená ve vlasti pro humanitární dobrovolníky EU, jejichž doba vyslání je delší než osmnáct měsíců;
b)
rodičovská dovolená pro humanitární dobrovolníky EU, kteří mají jedno či více vyživovaných dětí mladších dvanácti let, je-li doba jejich vyslání delší než 6 měsíců;
c)
mimořádná dovolená v případě pohřbu nebo lékařsky potvrzeného závažného onemocnění přímého příbuzného ve vzestupné či sestupné linii, manžela/manželky, registrovaného partnera nebo sourozence.
3. Výši cestovních výdajů lze vypočítat buď podle skutečných nákladů na cestu v ekonomické či druhé třídě, nebo může být hrazeno paušálně na základě přiměřené metodiky výpočtu vzdálenosti.
4. Vysílající organizace poskytne informace a logistickou podporu při zařizování víz pro humanitárního dobrovolníka EU a přijímající organizace v případě potřeby podporuje vízový proces. Náklady spojené se získáním víz, včetně nezbytných cestovních výdajů, hradí vysílající organizace.
KAPITOLA 7
POSTUPY PRO ZAJIŠTĚNÍ POVINNOSTI PÉČE, OCHRANY A BEZPEČNOSTI
Článek 28
Řízení bezpečnosti a posuzování rizik
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku bezpečnosti a postupy posuzování rizik, jež jsou vhodné a použitelné pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravené.
2. Na základě politiky bezpečnosti vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně plán řízení bezpečnosti a evakuační plán pro akce v rámci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU. Tyto plány musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 5 přílohy I.
3. Vysílající a přijímající organizace společně vypracují písemné posouzení rizik týkajících se bezpečnosti, cestování a zdraví v zemi vyslání. Tato posouzení musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 6 přílohy I.
4. Posouzení rizik uvedené v odstavci 3 se pravidelně přezkoumává a aktualizuje podle situace, přinejmenším před vysláním humanitárního dobrovolníka EU. Jestliže posouzení rizik vede k závěru, že vyslání by se odehrálo v podmínkách mezinárodního nebo vnitrostátního ozbrojeného konfliktu, nebo že takový konflikt hrozí, od plánovaného vyslání se ustoupí nebo se v případě, že již byl humanitární dobrovolník EU vybrán, vyslání se zruší.
5. Požadavky týkající se informovanosti ohledně bezpečnosti a přiměřeného chování z hlediska řízení rizik a bezpečnosti jsou součástí popisu přiděleného úkolu a přijímacího řízení.
6. Vysílající organizace informuje příslušné vnitrostátní orgány členských států a dalších zemí zúčastněných podle článku 23 nařízení (EU) č. 375/2014 předtím, než je některý z jejich občanů vyslán jako humanitární dobrovolník EU. Vysílající organizace, která vysílá humanitární dobrovolníky EU, jež nejsou občany Unie, zjistí před vysláním předpisy týkající se konzulární ochrany zajišťované zemí, jejímž je dobrovolník státním příslušníkem, nebo jinou zemí.
7. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU obdržel všechny informace o bezpečnostních a ochranných postupech a aby jim porozuměl. Během zaškolení bude před odjezdem a do 24 hodin po příjezdu do cílové země vyslání zajištěna bezpečnostní instruktáž podle konkrétní situace. Její součástí musí být výsledky posouzení rizik, evakuační plán a řízení bezpečnosti včetně ohlašování bezpečnostních incidentů, postupy evakuace a repatriace, komunikační schéma, kontaktní pracovník/ci krizového řízení a kontaktní údaje na vyslanectví, policii, hasiče a nemocnice.
8. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším pojištěním podle článku 24.
9. Vedle povinného bezpečnostního školení v rámci programu odborné přípravy poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU veškerá další relevantní bezpečnostní školení, která zajišťuje pro své vlastní mezinárodní pracovníky.
10. Humanitární dobrovolník EU svým podpisem smlouvy uvedené v čl. 16 odst. 2 potvrzuje, že je seznámen s postupy řízení bezpečnost a že dané postupy bude dodržovat, a to včetně povinnosti průběžně se informovat a seznamovat se s aktuálními bezpečnostními situacemi, že uznává osobní odpovědnost za vlastní bezpečnost, bezpečnost ostatních i organizace a že se zdrží rizikového chování. Vysílající a přijímající organizace informují humanitárního dobrovolníka EU o důsledcích jakéhokoli porušení bezpečnostních postupů, a to zejména porušení vedoucích k předčasnému a nucenému ukončení vyslání.
11. Vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, aby se po příjezdu do cílové země vyslání registrovali u vyslanectví nebo konzulátu země své státní příslušnosti a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc. Jestliže země, jejímž je humanitární dobrovolník EU státním příslušníkem, nemá konzulární zastoupení v cílové zemi vyslání, vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, kteří jsou občany Unie, aby se registrovali u konzulátu nebo u vyslanectví jiného členského státu, a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc.
12. Na základě aktuálních informací, které poskytne přijímající organizace, vysílající a přijímající organizace pravidelně aktualizují evakuační plán s cílem zajistit, aby neustále odpovídal aktuálním operativním podmínkám. Na základě výsledků posouzení rizik se určí četnost, s jakou se provádí přezkum plánu, a přijímající organizace v případě potřeby využívá předešlé údaje a nové aktualizace k jeho úpravám. Evakuační plán se uchovává na místě, které je pro humanitárního dobrovolníka EU snadno přístupné.
13. Přijímající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU průběžně informován o jakékoli změně operativních podmínek a následné změně jakéhokoli bezpečnostního postupu nebo protokolu.
14. Přijímající organizace zná místo pobytu humanitárního dobrovolníka EU a má jeho kontaktní číslo, aby se s ním mohla spojit, a to i během dovolené.
Článek 29
Postupy pro případ incidentu či evakuace
1. V případě bezpečnostního incidentu musí být humanitárnímu dobrovolníkovi EU co nejrychleji poskytnut debriefing. Podle závažnosti incidentu a postupů zavedených ve vysílající a přijímající organizaci může tento debriefing zajistit přímý nadřízený nebo mentor z přijímající organizace nebo pracovník krizového řízení z vysílající organizace a součástí informační schůzky může být odborná psychologická podpora.
2. V případě evakuace se postupuje podle evakuačního plánu a o humanitárního dobrovolníka EU je případně postaráno v souladu s postupy zavedenými na konzulátech nebo vyslanectvích, kde je humanitární dobrovolník EU registrován podle čl. 28 odst. 11.
3. Vysílající organizace kontaktuje humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili, a zajistí, aby se jim dostalo odpovídající následné podpory, včetně debriefingu a psychosociální a lékařské podpory.
4. Bezpečnost je součástí rámce pro sledování a hodnocení vysílající a přijímající organizace a poučení z bezpečnostních incidentů jsou podkladem pro přezkumy a zlepšování projektů.
Článek 30
Zdraví a ochrana
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku zdraví a ochrany, jež je vhodná a použitelná pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravená, a to včetně pokynů týkajících se těchto témat:
a)
osobní zdraví, například fyzické zdraví (prevence onemocnění, rady týkající se stravování a spánku, informovanost o rizicích klimatické a zeměpisné povahy, přístup k léčbě);
b)
duševní zdraví (rady týkající se rovnováhy pracovního a osobního života, zvládání stresu, mechanismy řešení problémů a metody relaxace, kontaktní místa psychosociální podpory).
2. Na základě vnitřní politiky ochrany a zdraví vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně komplexní soubor politik a pokynů v oblasti zdraví a ochrany, aby dostály své povinnosti péče a zajistily fyzickou a emocionální pohodu humanitárních dobrovolníků EU.
3. V rámci posouzení rizik uvedeného v čl. 28 odst. 3 a před stanovením přiděleného úkolu vysílající a přijímající organizace společně posoudí, zda vyslání pro humanitárního dobrovolníka EU poskytuje bezpečné a zdravé pracovní a životní podmínky EU podle ukazatelů stanovených v bodě 7 přílohy I.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším komplexním zdravotním a cestovním pojištěním podle článku 24.
5. Během zaškolení seznámí vysílající organizace humanitárního dobrovolníka EU s politikami a pokyny v oblasti zdraví a ochrany uvedenými v odstavcích 1 a 2, týkajícími se mimo jiné onemocnění, první pomoci, údržby všech míst, údržby vozidla a vybavení, pracovišť, rovnováhy pracovního a osobního života, zdravotních a bezpečnostních incidentů a postupu pro evakuaci ze zdravotních důvodů.
6. Vysílající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU podstoupil před odjezdem důkladnou lékařskou prohlídku, a zajistí doporučená léčiva a očkování podle rizik v cílové zemi vyslání, jakož i případné vybavení, například soupravy pro první pomoc a ochranu proti komárům.
7. Přijímající organizace zajistí, aby byla povinnost péče součástí každodenního řízení dobrovolníků, a během zaškolení poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU:
a)
aktuální informace o místních zdrojích v oblasti zdraví a ochrany, např. kontakty na lékaře, nemocnice, zdravotnické služby;
b)
pokyny týkající se místních zvyklostí a norem v rámci instruktáže o dané zemi s cílem omezit rizika týkající se ochrany a usnadnit začlenění.
8. Vysílající organizace zprostředkuje při návratu humanitárního dobrovolníka EU lékařské vyšetření po vyslání a v rámci procesu debriefingu nabídne psychosociální debriefing nebo konzultace nebo poradenskou podporu. Vysílající a přijímající organizace propagují síť iniciativy Humanitární dobrovolníci EU jako alternativní podpůrný mechanismus před vysláním, během něj i po něm.
KAPITOLA 8
POSTUPY PRO SLEDOVÁNÍ A HODNOCENÍ INDIVIDUÁLNÍCH VÝKONŮ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 31
Sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě postupu dohledu a řízení výkonu uvedeného v článku 19 vysílající a přijímající organizace sledují a hodnotí individuální výkony humanitárních dobrovolníků EU, měří jejich pokrok, výstupy a výsledky ve vztahu k přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílům.
2. Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU je proces probíhající po celou dobu jejich mise a zahrnuje zvláštní přezkumy prováděné přinejmenším v těchto fázích:
a)
na konci stáže podle článku 14, pokud je to relevantní;
b)
během konečného přezkumu výkonu podle článku 19, případně při přezkumu v polovině období, je-li považován za vhodný;
c)
během debriefingu podle článku 23.
3. Vysílající a přijímající organizace poskytnou údaje, které prokazují, do jaké míry individuální výkon humanitárního dobrovolníka EU (na úrovni výstupů a dopadů) přispívá k cílům projektu a celkové iniciativy s přihlédnutím k ukazatelům uvedeným v článku 7 nařízení (EU) č. 375/2014. Údaje obsahují záznamy o kvalitě výstupů a výsledků práce humanitárního dobrovolníka EU, které jsou anonymizovány a jsou k dispozici pro účely hodnocení. Tyto údaje se zpracovávají v souladu s normami ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
4. Vysílající organizace poskytují podporu při budování kapacit přijímajících organizací k měření pokroku, výstupů a výsledků podle přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílů.
KAPITOLA 9
AKREDITACE VYSÍLAJÍCÍCH A PŘIJÍMAJÍCÍCH ORGANIZACÍ
Článek 32
Akreditace přijímajících organizací
1. Přijímající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 1 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU, které jsou stanoveny v tomto nařízení a v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Přijímající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat budování kapacit.
3. Přijímající organizace spolu s vlastním hodnocením předloží podle požadavků stanovených v bodě 1 přílohy III tři doporučení poskytující komplexní informace o všech požadavcích norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU. Doporučení musí poskytnout alespoň dvě níže uvedené skupiny zúčastněných stran:
a)
akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace, s níž žádající přijímající organizace již navázala partnerství za účelem účasti v iniciativě Humanitární dobrovolníci EU nebo s níž má v úmyslu takové partnerství navázat;
b)
partner Komise v oblasti humanitární pomoci s platnou rámcovou dohodou (dohodou o partnerství), s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
c)
relevantní mezinárodní organizace nebo nezisková organizace nebo veřejnoprávní subjekt civilní povahy, s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
d)
akreditační nebo auditorská organizace, která udělila žádající přijímající organizaci akreditaci v oblastech s významem pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU, přičemž v takovém případě by měly být předloženy i příslušné dokumenty týkající se akreditace nebo auditu.
4. Vypracované vlastní hodnocení podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat přijímající organizaci a toto hodnocení se spolu s doporučeními podle odstavce 3 zašle Komisi.
5. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení přijímající organizace a na základě doporučení a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající přijímající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající přijímající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
6. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající přijímající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti podpory budování kapacit s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie budování kapacit předložené žádající přijímající organizací, je tato organizace způsobilá k podpoře budování kapacit a má ve vztahu k této podpoře přednost.
Článek 33
Akreditace vysílajících organizací
1. Vysílající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 2 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU.
2. Vysílající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat technickou pomoc. Uvede rovněž důkazy prokazující, že jsou prováděny politiky a postupy uvedené v jednotlivých požadavcích norem a postupů, a to zejména ve vztahu k dobrovolníkům.
3. Vypracované vlastní hodnocení podložené důkazy podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat vysílající organizaci a toto hodnocení se spolu s doprovodnými dokumenty podle odstavce 2 zašle Komisi.
4. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení vysílající organizace podloženého důkazy a předložených doprovodných dokumentů a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající vysílající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající vysílající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
5. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající vysílající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti technické pomoci s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie technické pomoci předložené vysílající organizací, je organizace způsobilá k technické pomoci a má ve vztahu k ní přednost.
Článek 34
Opravné prostředky
1. V rozhodnutí Komise neudělit akreditaci a zamítnout žádost musí být uvedeno, že zamítnutá žádající organizace může novou žádost podat až po uplynutí dvanácti měsíců počínaje datem, kdy obdrží rozhodnutí o zamítnutí. Rozhodnutí rovněž specifikuje dostupné opravné prostředky proti rozhodnutí.
2. Podle článků 256 a 263 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU) je Tribunál příslušný rozhodovat ve věci aktů Evropské komise, které mají právní účinky vůči třetím osobám. Podle článků 256, 268 a 340 SFEU je Tribunál rovněž příslušný rozhodovat spory o náhradu škody způsobené Evropskou komisí v případě mimosmluvní odpovědnosti.
Článek 35
Finanční životaschopnost a organizační kapacita organizací
Posouzení finanční životaschopnosti a organizační kapacity akreditovaných vysílajících a přijímajících organizací nespadá do působnosti akreditace. Jakožto podmínka získání finanční pomoci Unie je tato životaschopnost a kapacita posuzována ve fázi procesu podávání žádostí v návaznosti na výzvu k podávání návrhů.
Článek 36
Platnost akreditace a pravidelné kontroly
1. Akreditované vysílající a přijímající organizace podstoupí opětovnou akreditaci po třech letech od obdržení rozhodnutí Komise o udělení akreditace nebo kdykoli v případě podstatných změn norem nebo postupů týkajících se dotčených otázek.
2. V průběhu období platnosti akreditace mohou být akreditované vysílající a přijímající organizace vyzvány, aby se v případě potřeby podrobily pravidelným kontrolám, které provádí Komise.
3. Akreditované vysílající a přijímající organizace neprodleně vyrozumí Komisi o jakékoli změně své právní, finanční, technické nebo organizační situace, která by mohla zpochybnit jejich soulad s normami a postupy nebo by mohla vytvářet střety zájmů. Rovněž informují Komisi o jakékoli změně svého názvu, adresy nebo zákonného zástupce.
Článek 37
Pozastavení a ukončení akreditace
1. Na základě informací získaných od akreditované vysílající nebo přijímající organizace, včetně informací z pravidelných kontrol uvedených v čl. 36 odst. 2 nebo informací získaných jinými prostředky, může Komise dospět k závěru, že akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace již nevyhovuje požadavkům jedné či více norem nebo postupů. V takových případech může Komise přijmout odpovídající opatření, včetně pozastavení nebo ukončení akreditace, a to postupem stanoveným v bodě 3 přílohy III.
2. Vysílající nebo přijímající organizace, které je pozastavena nebo ukončena akreditace, od data pozastavení nebo ukončení nevysílá ani nepřijímá humanitární dobrovolníky EU a není způsobilá na tyto účely získat finanční pomoc Unie.
3. S ohledem na důvody pro pozastavení nebo ukončení akreditace, zejména pokud jde o bezpečnost a ochranu humanitárních dobrovolníků EU, může Komise požadovat repatriaci humanitárních dobrovolníků EU, kteří jsou vysláni v okamžiku pozastavení nebo ukončení akreditace.
4. Vysílající nebo přijímající organizace není oprávněna žádat o odškodnění z důvodu pozastavení nebo ukončení akreditace.
Článek 38
Odpovědnost za škody
Komise nenese odpovědnost za jakoukoli ztrátu nebo škodu, kterou způsobí nebo utrpí vysílající nebo přijímající organizace nebo třetí strany v důsledku akreditovaného statusu vysílající nebo přijímající organizace.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 39
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. listopadu 2014.
REGLAMENTO DE EJECUCIÓN (UE) No 1244/2014 DE LA COMISIÓN
de 20 de noviembre de 2014
por el que se establecen las normas de aplicación del Reglamento (UE) no 375/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, por el que se crea el Cuerpo Voluntario Europeo de Ayuda Humanitaria («iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE»)
(Texto pertinente a efectos del EEE)
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Reglamento (UE) no 375/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo por el que se crea el Cuerpo Voluntario Europeo de Ayuda Humanitaria («iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE») (1) y, en particular, su artículo 9, apartado 3, su artículo 10, apartado 1, y su artículo 12, apartado 6,
Considerando lo siguiente:
(1)
En virtud del Reglamento (UE) no 375/2014, la Comisión debe establecer normas y procedimientos que regulen las condiciones, modalidades y requisitos necesarios que han de aplicar las organizaciones de envío y de acogida a la hora de identificar, seleccionar, preparar, gestionar y desplegar a los candidatos a voluntarios y a los voluntarios de Ayuda de la UE en apoyo de las operaciones de ayuda humanitaria en terceros países. Según determina el Reglamento (UE) no 375/2014, dichas normas deben ser adoptadas a través de actos delegados y los procedimientos a través de actos de ejecución.
(2)
Es preciso propiciar entre todas las partes interesadas en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, incluidos los propios voluntarios y las organizaciones de envío y de acogida, un sentimiento de identidad común con respecto a la iniciativa.
(3)
Es importante que los candidatos a voluntarios sean identificados y seleccionados en un procedimiento no discriminatorio, equitativo y transparente, basado en la cooperación entre las organizaciones de envío y de acogida, y que responda a las necesidades reales expresadas a nivel local por las organizaciones de acogida.
(4)
Tanto las organizaciones de envío como de acogida deben garantizar una iniciación exhaustiva a fin de evitar malentendidos sobre las funciones y expectativas y proporcionar a los voluntarios una preparación adecuada y práctica para su cometido. De este modo, se sientan las bases de la confianza y la aceptación en las comunidades de acogida, teniendo plenamente en cuenta las sensibilidades culturales pertinentes.
(5)
La formación es una parte esencial de la preparación previa al despliegue que debe facilitarse a todos los candidatos a voluntarios, en un programa estructurado de cursos obligatorios y optativos. Además, debe permitirse a los jóvenes profesionales, si procede mediante prácticas de aprendizaje, desarrollar sus competencias y adquirir nuevos conocimientos específicos y capacidades pertinentes para el sector humanitario. En particular, conviene adaptarlas a las actividades y al contexto de las organizaciones de envío y de acogida.
(6)
Las organizaciones de envío y de acogida deben crear un sistema adecuado de supervisión y gestión. Conjuntamente, estas deben supervisar y evaluar el rendimiento y los logros de los voluntarios de ayuda de la UE y proporcionar información sobre su asignación de tareas y sus objetivos. Se contribuirá así a mejorar la rendición de cuentas de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
(7)
La tutoría debe complementar la supervisión y la gestión y proporcionar al voluntario de ayuda de la UE apoyo adicional antes, durante y después del despliegue.
(8)
Debe determinarse un canal de comunicación permanente y un apoyo adicional de la organización de envío durante el despliegue en terceros países. Debe proponerse a todos los voluntarios de ayuda de la UE una sesión informativa final, así como apoyo tras concluir la misión.
(9)
Es preciso prever condiciones de vida y de trabajo adecuadas para que los voluntarios de ayuda de la UE puedan efectuar su misión en un entorno seguro y saludable y para que se cubran sus necesidades esenciales sin que sufran dificultades personales, al tiempo que se respete el espíritu de un modo de vida modesto y no ostentatorio del voluntario. Las dietas y demás indemnizaciones asignadas a los voluntarios de ayuda de la UE no deben asimilarse con el salario correspondiente a un empleo regular. Los importes de estas indemnizaciones no deben establecerse en función de la experiencia profesional, de las competencias o de los resultados del voluntario en su asignación de tareas: se destinan tan solo a cubrir los gastos de subsistencia durante el despliegue. Para garantizar un mismo nivel de protección elevado, todos los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE deben estar cubiertos por una póliza de seguro amplia, diseñada específicamente para protegerlos durante todo su despliegue en terceros países y durante los períodos anteriores y posteriores relacionados con la misión.
(10)
El deber de diligencia es sumamente importante y constituye una responsabilidad compartida. Las organizaciones de envío y de acogida deben atender, en la medida de lo posible, a la salud, la seguridad, la protección y el bienestar de los voluntarios de ayuda de la UE, y elaborar los procedimientos adecuados de protección, salud y seguridad. Los voluntarios de Ayuda de la UE también deben hacer todo lo posible por garantizar su propia salud, seguridad y protección, y la de los demás, en su lugar de trabajo.
(11)
El seguimiento y la evaluación del rendimiento particular de los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE debe ser un proceso continuo a lo largo de toda su misión. Debe basarse en un sistema de supervisión y de gestión del rendimiento y facilitar datos que demuestren hasta qué punto el rendimiento particular del voluntario de ayuda de la UE contribuye, en cuanto a resultados e impacto, a los objetivos del proyecto y a la iniciativa en su conjunto.
(12)
Se requiere un mecanismo de certificación sólido para garantizar que las organizaciones de envío y de acogida cumplan las normas establecidas en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014, y los procedimientos establecidos en el presente Reglamento. Dicho mecanismo de certificación debe basarse en los principios de simplificación y ausencia de duplicación, diferenciación entre las organizaciones de envío y de acogida, rentabilidad, transparencia e imparcialidad, a fin de fomentar la diversidad y la accesibilidad.
(13)
Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité creado en virtud del artículo 26 del Reglamento (UE) no 375/2014.
(14)
Para asegurar la aplicación oportuna de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, es necesario que el presente Reglamento entre en vigor con carácter urgente, dado que establece las disposiciones sobre cuya base las organizaciones responsables de la ejecución desplegarán a los voluntarios de Ayuda de la UE en terceros países.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
CAPÍTULO 1
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1
Objeto
El presente Reglamento establece las normas de aplicación del Reglamento (UE) no 375/2014 en lo que se refiere a las siguientes materias mencionadas en su artículo 9, apartado 3, su artículo 10, apartado 1 y su artículo 12, apartado 6:
a)
los protocolos que deben aplicarse para la identificación, la selección y la necesaria preparación previa al despliegue de los candidatos a voluntarios, incluidas, en su caso, las prácticas de aprendizaje,
b)
las disposiciones para el programa de formación y el procedimiento a fin de evaluar la preparación de los candidatos a voluntarios para ser desplegados;
c)
las disposiciones para el despliegue y gestión de los voluntarios de ayuda de la UE en terceros países, incluidos, entre otras cosas, la supervisión sobre el terreno, el apoyo permanente mediante medidas de asesoramiento, tutoría, formación adicional, las condiciones de trabajo necesarias y la asistencia después del despliegue;
d)
la prestación de cobertura de seguro y las condiciones de vida de los voluntarios, incluidos la cobertura de manutención, alojamiento, viaje y otros gastos pertinentes;
e)
los procedimientos que deben seguirse antes, durante y después del despliegue para velar por el deber de diligencia y unas medidas adecuadas de seguridad y protección, incluidos los protocolos de evacuación médica y los planes de seguridad que comprendan la evacuación de emergencia de terceros países, así como los necesarios procedimientos de enlace con las autoridades nacionales;
f)
los procedimientos de seguimiento y evaluación del rendimiento particular de los voluntarios de ayuda de la UE;
g)
un mecanismo de certificación que garantice que las organizaciones de envío cumplen las normas y procedimientos mencionados en el artículo 9 del Reglamento (UE) no 375/2014, y un mecanismo de certificación diferenciado para las organizaciones de acogida.
Artículo 2
Definiciones
A efectos del presente Reglamento, se aplicarán las definiciones que figuran en el artículo 3 del Reglamento (UE) no 375/2014 y en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014. Asimismo, se entenderá por:
a)
«marco de competencias», un marco en el sentido que establece el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014;
b)
«plan de aprendizaje y desarrollo», un plan en el sentido que establece el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014;
c)
«formador», la persona contratada por el proveedor de formación para ofrecer uno o varios módulos de formación o ejercicios de simulación basados en escenarios y para evaluar las competencias de los candidatos a voluntarios;
d)
«tutor de formación», un tutor contratado por el proveedor de formación, con un papel de coordinación para evaluar la admisibilidad de los candidatos a voluntarios para el despliegue; el tutor o la tutora será responsable de un grupo de candidatos a voluntarios; coordinará la evaluación de sus competencias sobre la base de los comentarios de los demás formadores, y mantendrá un diálogo con cada uno de los candidatos a voluntarios a fin de tener en cuenta su autoevaluación y la evaluación de los formadores;
e)
«tutoría», el proceso de transmisión informal de conocimientos, capital social y apoyo psicosocial relacionados con el trabajo, la carrera o el desarrollo profesional; la tutoría implica una comunicación informal, que suele mantenerse cara a cara y durante un período prolongado, entre la persona que la organización de acogida considere el tutor, al que se le suponen conocimientos, pericia y experiencia, por un lado, y el voluntario de ayuda humanitaria de la UE, por otro;
f)
«sesión informativa final», un proceso que ofrece a las organizaciones de envío y de acogida y al voluntario de ayuda de la UE información clara sobre los resultados de la misión, los logros de los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE, y recomendaciones o enseñanzas de su experiencia, así como un balance y un cierre profesional positivo de la misión.
CAPÍTULO 2
PROCEDIMIENTOS DE IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE CANDIDATOS A VOLUNTARIOS
Artículo 3
Procedimiento de identificación y selección
1. Las organizaciones de envío y de acogida deberán establecer conjuntamente un procedimiento de identificación y selección. Definirán funciones, responsabilidades y procesos para garantizar un proceso de contratación transparente, justo y eficaz en cuanto a las normas sobre igualdad de trato, igualdad de oportunidades y no discriminación, tal como establece el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014.
2. El procedimiento de identificación y selección se basará en una cooperación entre las organizaciones de envío y de acogida y garantizará una comunicación periódica y constante. La organización de envío deberá cerciorarse de que la organización de acogida quede implicada sistemáticamente en todo el proceso de selección.
3. El procedimiento de identificación y selección acordado se aplicará en todas las fases del proceso de contratación.
4. El procedimiento de identificación y selección incluirá como mínimo lo siguiente:
a)
definición de la asignación de tareas, perfil de competencias y criterios de selección de los voluntarios de ayuda de la UE, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 4;
b)
anuncio y candidatura, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 5;
c)
evaluación, primera y última selección de candidatos, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 6;
d)
selección, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 7.
Artículo 4
Definición de la asignación de tareas, perfil de competencias y criterios de selección de los voluntarios de ayuda de la UE
1. A la luz de una evaluación de las necesidades que debe llevarse a cabo con arreglo al Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014, la organización de acogida deberá proponer, de conformidad con los requisitos establecidos en el anexo I, punto 1, la asignación de tareas para los voluntarios de ayuda de la UE, con cierto margen de flexibilidad para tener en cuenta la contribución del voluntario una vez haya sido contratado.
2. La organización de envío deberá revisar la asignación de tareas para contribuir a modificarla, si procede, a fin de garantizar una adecuación factible y realista, habida cuenta tanto de las competencias previstas de los voluntarios de ayuda de la UE como de la capacidad de absorción y de las necesidades de la organización de acogida.
3. A la luz de la asignación de tareas y del marco de competencias, las organizaciones de envío y de acogida deberán definir el perfil de competencias de los voluntarios de ayuda de la UE y los criterios de selección, con unos requisitos mínimos, que se utilizarán durante el proceso de selección. El perfil de competencia indicará asimismo si el voluntario es un profesional principiante o experimentado y si cabe prever unas prácticas de aprendizaje.
Artículo 5
Anuncio y candidatura
1. La organización de envío se encargará de publicar el anuncio de la misión. Con ayuda de la organización de acogida, presentará un expediente de información para dar a conocer la iniciativa y atraer a los candidatos a voluntarios.
2. El anuncio se hará como mínimo en inglés, y se redactará de forma clara, concreta y en un lenguaje accesible, con información sobre el puesto ofrecido a los candidatos a voluntarios, de conformidad con los requisitos que figuran en anexo I, punto 2.
3. Se publicará por un período mínimo de un mes en la plataforma central de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, con la posibilidad de utilizar otras posibilidades de promoción para atraer a solicitantes hacia la plataforma central. En circunstancias debidamente justificadas de misiones en respuesta a crisis de ayuda humanitaria, el anuncio podrá ser publicado durante menos de un mes, pero no menos de una semana.
4. Los interesados presentarán su candidatura rellenando un impreso de candidatura estándar, que incluye un curriculum vitae estructurado. Los candidatos también deberán rellenar un cuestionario de autoevaluación normalizado para evaluar sus competencias con arreglo al marco de competencias y su adaptabilidad a la asignación de tareas y a las condiciones de vida y de trabajo mencionadas en el anuncio. Se les pedirá que den su consentimiento al respecto.
Artículo 6
Evaluación, primera y última selección
1. La organización de envío deberá evaluar los candidatos en función de la información facilitada en el impreso de candidatura y en el cuestionario de autoevaluación, y de una declaración de su motivación para participar en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE (y en esa misión en concreto), así como de una evaluación de su capacidad de análisis de una situación determinada de ayuda humanitaria mediante una prueba escrita, un ensayo o pruebas similares.
2. Partiendo de esa evaluación, la organización de envío remitirá una primera selección de los candidatos a la organización de acogida para acordar conjuntamente una última selección de los candidatos que serán entrevistados.
3. Los candidatos que figuran en esa última selección serán invitados a participar en una entrevista estructurada basada en el marco de competencias. La entrevista podrá realizarse cara a cara o utilizando tecnologías de telecomunicación y, en la medida de lo posible, con la participación de la organización de acogida. Podrá recurrirse a otros métodos de evaluación, como centros de evaluación, actividades de grupo y ejercicios de simulación del trabajo.
4. La organización de envío podrá controlar, si procede, las referencias personales y profesionales antes de la selección final. Se informará a los candidatos sobre el proceso de selección al inicio del mismo, en el anuncio.
Artículo 7
Selección
1. La organización de acogida tomará la decisión final sobre los candidatos a voluntarios seleccionados y confirmará su selección a la organización de envío, que se encargará de proponer una misión y de preparar la fase de iniciación. Podrán seleccionarse para cada puesto voluntarios sustitutos, por si el candidato dimite o deja de estar disponible.
2. Las organizaciones de envío y de acogida deberán poder demostrar y justificar la forma en que han adoptado su decisión de selección, respetando los principios de igualdad de trato, igualdad de oportunidades y no discriminación a lo largo de todo el proceso de identificación y selección.
3. El procedimiento de selección concluirá en un plazo de tiempo razonable. La organización de envío informará a todos los candidatos de la decisión de selección y les indicará que tienen la posibilidad de recibir observaciones sobre su candidatura. Se invitará a los candidatos a voluntarios seleccionados con éxito a confirmar por escrito su interés en participar en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
4. La organización de envío deberá garantizar la trazabilidad de la documentación sobre el proceso de identificación y selección y su registro, de conformidad con la norma sobre protección de datos que figure en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014.
Artículo 8
Evaluación de las necesidades de aprendizaje
1. Partiendo de los resultados del proceso de contratación, de las necesidades de la organización de acogida y del despliegue previsto, la organización de envío evaluará, previa consulta con la organización de acogida y el candidato a voluntario, las necesidades de aprendizaje y determinará los módulos del programa de formación en los que pueda participar, en función de los criterios siguientes:
a)
experiencia, con la posibilidad para los profesionales experimentados de centrarse en los módulos obligatorios y de elegir el nivel adecuado de formación en gestión de proyectos y unos módulos especializados optativos;
b)
las necesidades de la organización de acogida de competencias específicas, que se satisfarán mediante la participación de los candidatos a voluntarios en módulos optativos;
c)
las competencias generales de los candidatos a voluntarios, que se concretarán mediante la participación en módulos optativos.
2. La organización de envío deberá cumplimentar el plan de aprendizaje y desarrollo conforme a lo dispuesto en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014, e identificar las competencias de los candidatos a voluntarios seleccionados con éxito y sus necesidades de aprendizaje, que se remitirán a los proveedores de formación.
CAPÍTULO 3
PROGRAMA DE FORMACIÓN DE LA INICIATIVA VOLUNTARIOS DE AYUDA DE LA UE
Artículo 9
Programa de formación
1. Los proveedores de formación elaborarán un programa de formación para todos los candidatos a voluntarios seleccionados con éxito, con la participación, si procede, de las organizaciones de envío y de acogida y de antiguos voluntarios.
2. El programa de formación se basará en el marco de competencias y será adaptable a las necesidades de los profesionales tanto principiantes como experimentados.
3. El programa de formación deberá consistir en un enfoque de aprendizaje combinado basado en módulos de aprendizaje electrónico y presencial.
4. Los módulos obligatorios para todos los candidatos a voluntarios deberán incluir:
a)
una introducción general sobre la Unión, sus relaciones exteriores y su mecanismo de respuesta a las crisis;
b)
una introducción a la acción humanitaria, la política de ayuda humanitaria de la Unión y la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE;
c)
la gestión de la seguridad, la protección y la salud personales;
d)
la gestión de proyectos;
e)
la concienciación intercultural (y cuestiones transversales);
f)
un ejercicio de simulación basado en escenarios, que exija de los candidatos a voluntarios demostrar las competencias adquiridas.
5. Los módulos optativos incluirán:
a)
actividades de apoyo y comunicación;
b)
primeros auxilios psicológicos;
c)
formación de agentes multiplicadores;
d)
gestión de voluntarios;
e)
desarrollo organizativo;
f)
módulos a medida, si procede, relacionados en particular con la adaptación de las competencias técnicas de los candidatos a voluntarios a un contexto como el de la ayuda humanitaria.
6. Los candidatos a voluntarios deberán asistir a todos los módulos obligatorios y podrán asistir a uno o varios módulos optativos, que se seleccionarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8.
7. El programa de formación, con los detalles de cada módulo, incluido su estatuto, el grupo destinatario, el calendario, las competencias y los resultados del aprendizaje correspondientes, será el que figura en el anexo II.
Artículo 10
Evaluación de los candidatos a voluntarios durante la formación y después de ella
1. Durante la formación y al término de la misma, se evaluará la preparación de los candidatos a voluntarios para el despliegue en función del marco de competencias.
2. La evaluación será organizada conjuntamente por los formadores, con un papel clave de coordinación para el tutor de formación del candidato a voluntario.
3. La evaluación de las competencias se basará en las evaluaciones, por los formadores, de los conocimientos, capacidades y actitudes de los candidatos a voluntarios y, en particular:
a)
la autoevaluación que el candidato a voluntario deberá rellenar tras el ejercicio de simulación basado en escenarios;
b)
las notas de observación que entreguen los formadores después de cada módulo y después del ejercicio de simulación mencionado;
c)
la evaluación del tutor de formación, con un análisis crítico de la autoevaluación y de las notas de observación tras una reunión bilateral de seguimiento entre el tutor de formación y el candidato a voluntario, en función de los comentarios de los formadores.
4. La evaluación de todas las competencias se incluirá en el plan de aprendizaje y desarrollo del candidato a voluntario, que se actualizará tras la finalización de la formación e indicará los cursos seguidos y los resultados obtenidos.
5. Los candidatos a voluntarios que arrojen resultados insuficientes en cualquiera de las competencias específicas o transversales quedarán descalificados. Los formadores y el tutor de formación deberán poder explicar y justificar, si procede, cualquier evaluación y decisión en este sentido.
CAPÍTULO 4
PROCEDIMIENTOS PARA LA PREPARACIÓN PREVIA AL DESPLIEGUE DE LOS CANDIDATOS A VOLUNTARIOS
Artículo 11
Programa de iniciación
1. El proceso de iniciación familiarizará al candidato o al voluntario de ayuda de la UE con la cultura, las políticas y las prácticas de las organizaciones de envío y de acogida, y con las expectativas de la asignación de tareas.
2. Las organizaciones de envío y de acogida podrán desarrollar conjuntamente un programa de iniciación. El programa definirá sus funciones y responsabilidades sobre la base de las aportaciones de los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE al regreso de su misión, en la medida de lo posible, a fin de aprovechar su experiencia de primera mano y su aprendizaje. El programa constará de:
a)
iniciación previa al despliegue proporcionada por la organización de envío, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 12;
b)
iniciación en el país de destino proporcionada por la organización de acogida, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 18.
3. Las organizaciones de envío y de acogida organizarán, si procede, sesiones conjuntas con la participación de todos los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE.
Artículo 12
Iniciación previa al despliegue
1. Las organizaciones de envío deberán asegurarse de que todos los candidatos a voluntarios reciban un programa de iniciación completo y adaptado, cara a cara, antes de su despliegue. Ese programa incluirá al menos lo siguiente:
a)
Estructura y procesos de organización y gestión, equipos que participan en el proyecto (incluido el responsable del proyecto, el encargado de la gestión de crisis, los recursos humanos), declaración organizativa de la misión y objetivos relacionados con la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
b)
Información completa sobre el contexto del proyecto en el que actuará el candidato a voluntario, asignación de tareas y evaluación de las necesidades subyacentes; condiciones de vida y de trabajo previstas, con arreglo a lo dispuesto en los artículos 22 y 24 a 27.
c)
Marco jurídico pertinente con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014.
d)
Normas y procedimientos pertinentes para el voluntario, por ejemplo en lo que se refiere a la disciplina y las reclamaciones, la lucha contra el fraude y la corrupción, la protección de menores y adultos vulnerables, y el código de conducta, con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014.
e)
Sesiones de información obligatorias sobre la protección, la salud y la seguridad en el contexto de que se trate (incluido un reconocimiento médico previo a la salida), con arreglo a lo dispuesto en los artículos 28 y 30.
f)
Sistema y procedimiento de supervisión y gestión del rendimiento, y dispositivos de apoyo in situ, como por ejemplo la tutoría y otras formas de apoyo, con arreglo a lo dispuesto en los artículos 19, 20 y 21.
g)
El plan de aprendizaje y desarrollo.
h)
Información sobre la red de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE y la forma en que presta apoyo a los voluntarios antes, durante y después del despliegue.
i)
Información sobre las actividades previstas en el proyecto en materia de comunicación y visibilidad, en función del plan de comunicación mencionado en el artículo 17 del Reglamento (UE) no 375/2014, incluida la información de contacto del responsable regional de información de la Comisión.
j)
La sesión informativa final, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 23.
2. En el contexto de la iniciación, la organización de envío proporcionará asimismo información sobre la oficina local de ayuda humanitaria de la Comisión responsable en el país del despliegue, e informará a dicha oficina del despliegue inminente de voluntarios de ayuda humanitaria de la UE.
3. La organización de envío se cerciorará de que toda la información facilitada durante el proceso de iniciación ha sido leída y comprendida por los candidatos a voluntarios y de que puede accederse fácilmente a ella a lo largo de toda su participación en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
Artículo 13
Prácticas de aprendizaje para profesionales principiantes
1. Podrá solicitarse de los candidatos a voluntarios que sean profesionales principiantes que, además de la formación, realicen unas prácticas de aprendizaje en una organización de envío para aprender a través de la experiencia los procedimientos, la ética y el contexto del trabajo humanitario y prosigan así su preparación para el despliegue previsto como voluntario de ayuda de la UE. Esas prácticas tendrán una duración máxima de seis meses, con una posibilidad de prórroga limitada en casos excepcionales debidamente justificados.
2. La organización de envío, previa consulta con la organización de acogida y con el aprendiz voluntario, deberá revisar y actualizar las necesidades de aprendizaje en el plan de aprendizaje y desarrollo, en función de las necesidades de las prácticas de aprendizaje. El plan de aprendizaje y desarrollo definirá, en concreto:
a)
los resultados de aprendizaje que se espera adquiera el aprendiz voluntario durante su período de aprendizaje;
b)
las tareas que el aprendiz voluntario llevará a cabo como parte del proceso de aprendizaje y los recursos de que deberá disponerse;
c)
los objetivos y resultados que se espera alcance el aprendiz voluntario concluido el período de aprendizaje.
3. Los siguientes artículos del presente Reglamento se aplicarán mutatis mutandis a las prácticas de aprendizaje, con obligaciones para las organizaciones de envío y acogida de los aprendices voluntarios:
a)
Artículo 19, apartados 4, 5, 6 y 9, artículos 21 y 22.
b)
Artículo 24, con excepción del apartado 5. Los candidatos a voluntarios procedentes de países de la UE o de terceros países mencionados en el artículo 23, apartado 1, letra b), del Reglamento (UE) no 375/2014, en las condiciones que se especifican en dicho artículo, que estén cubiertos por sus regímenes nacionales de seguridad social o de seguro en su país de residencia y que emprendan unas prácticas de aprendizaje en los países referidos, recibirán únicamente la cobertura complementaria. Esto significa que su cobertura de seguro se limitará a los costes que superen la cobertura del régimen nacional de seguridad social o de seguro. Con carácter excepcional, en casos debidamente justificados, si el régimen nacional de seguridad social o de seguro solo cubre una parte o ninguno de los costes contemplados en el artículo 24, apartado 5, se cubrirá el 100 % de los gastos contraídos.
c)
Artículo 25, con excepción del apartado 6, artículo 26 y artículo 27, apartado 1, según proceda.
d)
Artículo 28, apartados 1, 8 y 14 y artículo 30, apartados 1, 4, 5, 6 y 7.
Artículo 14
Evaluación de los candidatos a voluntarios tras el aprendizaje
1. Concluido el aprendizaje, el aprendiz voluntario completará una autoevaluación basada en el marco de competencias y en el plan de aprendizaje y desarrollo.
2. El superior jerárquico de la organización de envío, previa consulta con la organización de acogida, deberá revisar la autoevaluación y evaluar al aprendiz voluntario, especialmente para:
a)
evaluar el rendimiento del aprendiz voluntario en relación con sus objetivos;
b)
examinar si se han alcanzado los resultados acordados;
c)
recopilar los resultados del aprendizaje.
3. Los candidatos a voluntarios que arrojen resultados insuficientes en cualquiera de las competencias específicas o transversales quedarán descalificados y no podrán optar a ser voluntarios de ayuda humanitaria de la UE. El superior jerárquico de la organización de envío deberá poder explicar y justificar, si procede, cualquier evaluación y decisión en este sentido.
Artículo 15
Formación adicional previa al despliegue
Sin perjuicio de la participación de los candidatos a voluntarios en el programa de formación, o en calidad de aprendiz voluntario, la organización de envío podrá proporcionar más formación adaptada previa al despliegue, como formación relacionada con la adaptación de las competencias técnicas de los candidatos a voluntarios para responder a las necesidades de la organización de acogida, formación lingüística necesaria en función del país del despliegue, etc.
Artículo 16
Contrato con el voluntario de ayuda de la UE
1. Partiendo de los resultados de la iniciación previa al despliegue y, si procede, del aprendizaje y otras formas de formación previa al envío mencionadas en los artículos 13 a 15, la organización de envío, previa consulta con la organización de acogida, deberá confirmar la evaluación final en cuanto a la aptitud del candidato a voluntario para ser desplegado en calidad de voluntario de ayuda de la UE.
2. La organización de envío y el voluntario de ayuda de la UE que haya superado con éxito la evaluación firmarán un contrato de despliegue tal como se establece en el artículo 14, apartado 5, del Reglamento (UE) no 375/2014.
3. En el contrato, que deberá definirse en estrecha consulta con las organizaciones de acogida, se establecerán las condiciones específicas del despliegue y los derechos y obligaciones del voluntario de ayuda de la UE. Se indicará asimismo la legislación aplicable y los tribunales competentes en relación con el contrato, de conformidad con el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014, y se incluirán, como mínimo, los elementos siguientes:
a)
especificación del papel y del título del voluntario de ayuda de la UE, duración y lugar de la misión, y tareas que deberá realizar según lo definido en la asignación de tareas, incluidos los elementos derivados del plan de comunicación mencionado en el artículo 17 del Reglamento (UE) no 375/2014;
b)
duración del contrato, incluidas las fechas de inicio y fin;
c)
gestión del rendimiento, que incluye:
-
disposiciones en materia de gestión, con indicación del superior jerárquico responsable en la organización de acogida y del punto de contacto para el apoyo continuo en la organización de envío;
-
disposiciones en materia de tutoría.
d)
condiciones de trabajo, incluidas las horas de trabajo y las vacaciones;
e)
derechos y obligaciones financieros del voluntario de ayuda de la UE, incluidas las disposiciones necesarias para su cumplimiento:
-
dietas y gastos de reinstalación,
-
información sobre las normas fiscales y en materia de seguridad social aplicables,
-
cobertura de seguro,
-
alojamiento,
-
viaje;
f)
disposiciones prácticas:
-
reconocimientos médicos.
-
visados y permisos de trabajo;
g)
confidencialidad;
h)
conducta que se espera del voluntario de ayuda de la UE (integridad y código de conducta, protección de los menores y adultos vulnerables, tolerancia cero frente a los abusos sexuales, etc., que se adjuntará al contrato);
i)
política disciplinaria y pérdida del estatuto de voluntario;
j)
mecanismo de mediación para la resolución de conflictos, las reclamaciones y la solución de litigios;
k)
responsabilidades y políticas aplicables a la gestión de la protección, la salud y la seguridad;
l)
aprendizaje y desarrollo:
-
formación e iniciación
-
reunión informativa final.
4. En caso de litigio entre la organización de acogida o de envío y un voluntario de ayuda de la UE, este último tendrá derecho a una tutela judicial efectiva, de conformidad con las disposiciones nacionales aplicables a la organización de envío.
Artículo 17
Inscripción en la base de datos
Tras recibir el consentimiento expreso del voluntario de ayuda de la UE, la organización de envío deberá consignar sus datos en la base de datos contemplada en el artículo 13 del Reglamento (UE) no 375/2014 (en lo sucesivo, «la base de datos»). El tratamiento de datos personales contenidos en esa base de datos deberá ajustarse a la norma sobre protección de datos que figure en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014. Para el tratamiento de datos personales de esa base de datos por parte de la Comisión, se aplicará el Reglamento (CE) no 45/2001 (2).
CAPÍTULO 5
PROCEDIMIENTOS PARA EL DESPLIEGUE Y LA GESTIÓN DE LOS VOLUNTARIOS DE AYUDA HUMANITARIA DE LA UE
Artículo 18
Iniciación en el país de destino
1. Las organizaciones de acogida velarán por que todos los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE sean objeto de una iniciación adaptada y completa en el país de destino a su llegada al país del despliegue, que abarque al menos los elementos siguientes:
a)
Estructura y procesos de organización y gestión, equipos que participan en el proyecto (incluido el responsable del proyecto, el equipo operativo y técnico, el encargado de la gestión de crisis, los equipos de apoyo como los recursos humanos y el servicio financiero), lugar(es) del proyecto, declaración organizativa de la misión y objetivos relacionados con la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
b)
Información completa sobre la misión, la competencia y los proyectos de la organización de acogida; comunidades involucradas; contexto operativo; y expectativas en cuanto a los resultados y las realizaciones que figuran en la asignación de tareas del voluntario de ayuda de la UE y la evaluación de necesidades correspondiente.
c)
Marco jurídico local pertinente aplicable al voluntario de ayuda de la UE.
d)
Sesiones de información obligatorias sobre la protección, la salud y la seguridad en el contexto de que se trate, con arreglo a lo dispuesto en los artículos 28 y 30.
e)
Sistema y procedimiento de supervisión y gestión del rendimiento, y dispositivos de apoyo in situ, como por ejemplo la tutoría y otras formas de apoyo, con arreglo a lo dispuesto en los artículos 19, 20 y 21.
f)
Información cultural sobre el país, la región y la localidad de despliegue, con orientaciones sobre el comportamiento adecuado.
g)
Sesión informativa final en el país de destino, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 23.
2. La organización de acogida se cerciorará de que toda la información facilitada durante el proceso de iniciación en el país de destino ha sido leída y comprendida por los candidatos a voluntarios y de que puede accederse fácilmente a ella a lo largo de toda su participación en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
Artículo 19
Supervisión y gestión del rendimiento
1. Las organizaciones de envío y de acogida podrán desarrollar conjuntamente un sistema de gestión del rendimiento, basado en los objetivos, las realizaciones y los resultados esperados, para medir el progreso y la calidad del trabajo del voluntario de ayuda de la UE con arreglo a la asignación de tareas.
2. El procedimiento de gestión del rendimiento especificará los papeles y responsabilidades respectivos de las organizaciones de envío y de acogida en lo que respecta a la supervisión de los voluntarios de ayuda de la UE.
3. Durante el período de iniciación, las organizaciones de envío y de acogida establecerán, junto con el voluntario de ayuda de la UE, sus objetivos de resultados y le ofrecerán la posibilidad de presentar sus observaciones sobre los elementos flexibles de su asignación de tareas.
4. La organización de acogida designará a un superior jerárquico que será responsable de supervisar al voluntario de ayuda de la UE, y con el que este último deberá celebrar reuniones de supervisión con una frecuencia razonable y práctica.
5. En su caso, en función de la duración de la misión, la organización de envío y el superior jerárquico de la organización de acogida, junto con el voluntario de ayuda de la UE, realizarán un examen conjunto intermedio de los resultados para evaluar formalmente el proceso de iniciación, los progresos realizados en relación con los objetivos, y para reajustar los objetivos, la asignación de tareas y el plan de aprendizaje y desarrollo.
6. Si la conclusión de la evaluación intermedia es que el voluntario de ayuda de la UE arroja resultados insuficientes en cualquiera de las competencias específicas o transversales, la organización de acogida, de común acuerdo con la organización de envío, podrá tomar la decisión de poner fin al despliegue de forma prematura. Deberán poder explicar y justificar, si procede, cualquier evaluación y decisión en este sentido.
7. La organización de envío y el superior jerárquico de la organización de acogida, junto con el voluntario de ayuda de la UE, realizarán un examen de rendimiento final para evaluar, al final de la misión, los logros del voluntario de ayuda de la UE en función de los objetivos de su asignación de tareas y del plan de aprendizaje y desarrollo.
8. Los resultados del examen de rendimiento se integrarán en el plan de aprendizaje y desarrollo del voluntario de ayuda de la UE.
9. La organización de envío deberá conservar los registros de esos exámenes de rendimiento, de conformidad con las normas de protección de datos que figure en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014, y enviar la confirmación a la base de datos si la misión ha concluido con éxito y, de no ser así, los motivos correspondientes.
Artículo 20
Apoyo continuo de las organizaciones de envío
1. Antes del despliegue, la organización de envío deberá designar a una persona de contacto que estará disponible durante todo el despliegue y que mantendrá contactos periódicos con el voluntario de ayuda de la UE a fin de:
a)
prestar apoyo al voluntario de ayuda de la UE durante su instalación y la fase de transición;
b)
proporcionar el apoyo adicional necesario al voluntario de ayuda de la UE y a la organización de acogida;
c)
participar en los exámenes intermedio y final y en otras reuniones, si procede; y
d)
prestar apoyo a la mediación en caso de desacuerdo entre la organización de acogida y el voluntario de ayuda de la UE.
2. Si la persona de contacto designada deja de poder desempeñar ese papel durante el despliegue, se procederá lo antes posible a sustituirla para garantizar la continuidad del apoyo.
Artículo 21
Tutoría
1. La organización de acogida deberá designar a uno o varios tutores para que presten ayuda al voluntario de ayuda de la UE en ámbitos tales como:
a)
desarrollo de las competencias profesionales y mejora de los resultados y conocimientos;
b)
iniciación cultural y adaptación;
c)
asesoramiento en relación con la asignación de tareas; y
d)
gestión de problemas psicosociales.
2. El tutor o tutores designados basarán su apoyo en el plan de aprendizaje y desarrollo y en la asignación de tareas del voluntario de ayuda de la UE, a los que tendrán acceso. El tutor o tutores se reunirán de forma periódica con el voluntario de ayuda de la UE para hacer un balance de sus progresos y contribuir a resolver los posibles problemas relacionados con la misión o de índole personal.
3. La tutoría deberá tener en cuenta las realidades locales y, en la medida de lo posible, resultar adecuada también para los voluntarios locales.
4. La organización de envío deberá facilitar la prestación de la tutoría trabajando en asociación con la organización de acogida a fin de aportar un apoyo analítico, de formación u otro tipo para reforzar las capacidades, e identificando en sus propias estructuras y redes a las personas designadas con las competencias adecuadas y complementarias si estas escasean a escala local.
5. Si procede, podrá considerarse la posibilidad de una tutoría a distancia, en particular a través de la red de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
Artículo 22
Condiciones de trabajo
1. Todos los voluntarios de ayuda de la UE dispondrán de unas condiciones de trabajo adecuadas que les permitan desempeñar sus tareas como es debido durante su misión y que garanticen su bienestar, su motivación, su salud y su seguridad. Esas condiciones deberán ajustarse a las disposiciones correspondientes de la Directiva 89/391/CE (3) y de la Directiva 2003/88/CE (4).
2. Las organizaciones de envío y de acogida deberán trabajar conjuntamente para definir las condiciones de trabajo adecuadas en función de los contextos locales y nacionales en que se desarrolle la misión.
3. La organización de acogida deberá facilitar la información necesaria y proponer unas condiciones de trabajo cuya idoneidad y conveniencia deberán ser evaluadas por la organización de envío, a fin de garantizar la coherencia con su deber de diligencia y con sus propias políticas y prácticas generales.
4. Las organizaciones de envío y de acogida garantizarán conjuntamente la prevención de los riesgos para la protección, salud y seguridad, su gestión y mitigación, y que las condiciones de trabajo propuestas se ajusten a los procedimientos acordados en materia de protección, salud y seguridad mencionados en los artículos 28, 29 y 30, así como a los requisitos sobre horas de trabajo, vacaciones, períodos mínimos de descanso diario y semanal y espacio de trabajo contemplados en el anexo I, punto 3.
Artículo 23
Apoyo al final de la misión y tras el despliegue
1. Las organizaciones de envío y de acogida decidirán conjuntamente sobre el contenido y el proceso de la reunión informativa final que deberá preverse para todos los voluntarios de ayuda de la UE, incluidos los que regresen de forma prematura.
2. La organización de acogida deberá proponer al voluntario de ayuda de la UE una reunión informativa final personal o en grupo, que incluya el examen final de los resultados mencionado en el artículo 19, apartado 7, y, en su caso, el traspaso del proyecto al equipo o a los homólogos que vayan a continuar las actividades realizadas por el voluntario de ayuda de la UE con vistas a garantizar la sostenibilidad y la continuidad.
3. La organización de envío deberá ofrecer al voluntario de ayuda de la UE al regreso de su misión, y a su debido tiempo, reuniones informativas, personales o en grupo, y reuniones informativas sobre las operaciones o el proyecto, basadas en los comentarios de la organización de acogida y en la finalización del plan de aprendizaje y desarrollo.
4. La organización de envío deberá facilitar un reconocimiento médico posterior al despliegue al regreso del voluntario de ayuda de la UE y ofrecer una o varias reuniones informativas de índole psicosocial y de asesoramiento a las que el voluntario de ayuda de la UE podrá asistir si lo desea.
5. Las organizaciones de envío y de acogida deberán orientar al voluntario de ayuda de la UE hacia las oportunidades de mantener su implicación en cuestiones relacionadas con la ayuda humanitaria y la ciudadanía europea activa, incluida la promoción de la red de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE y su compromiso con ella.
6. La organización de envío deberá invitar a los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE a su regreso a aportar comentarios constructivos sobre la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, por ejemplo explicando cómo sus contribuciones pueden influir en misiones futuras.
CAPÍTULO 6
DISPOSICIONES RELATIVAS AL SEGURO Y LAS CONDICIONES DE VIDA
Artículo 24
Cobertura de seguro
1. Todos los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE deberán estar cubiertos por una póliza completa de seguro diseñada específicamente para protegerlos durante todo su despliegue en los terceros países y durante los períodos anteriores y posteriores.
2. La cobertura de seguro será de alcance mundial, las 24 horas del día. Surtirá efecto desde el día en que el voluntario de ayuda de la UE abandone su domicilio para dirigirse al tercer país de despliegue, hasta el día en que abandone el tercer país de despliegue en el camino de regreso y hasta la llegada a su domicilio (en lo sucesivo, «primer período de cobertura»).
3. Si la cobertura de seguro supera doce semanas, se ampliará por un período de ocho semanas en el país de origen del asegurado para cubrir el tratamiento médico de seguimiento por las enfermedades y lesiones que se hayan producido durante el primer período de cobertura.
4. La cobertura será aplicable a todas las actividades relacionadas con la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, así como a las actividades privadas de estos durante el primer período de cobertura.
5. Todos estarán cubiertos al 100 % (cobertura total) en los ámbitos siguientes:
a)
asistencia médica y dental;
b)
embarazo y parto;
c)
accidente;
d)
repatriación;
e)
seguro de vida;
f)
invalidez o incapacidad permanente y temporal;
g)
responsabilidad frente a terceros;
h)
pérdida o robo de documentos, billetes de transporte y pertenencias personales;
i)
asistencia complementaria.
6. Para garantizar la igualdad de trato y la cobertura de todos los voluntarios de ayuda de la UE, la Comisión podrá contratar uno o varios prestadores de seguros mediante un procedimiento de licitación.
Artículo 25
Dietas y gastos de reinstalación
1. La organización de envío sufragará los gastos de los voluntarios de ayuda de la UE en su calidad de no asalariados, en forma de pagos a tanto alzado que abonará en un tiempo razonable y en plazos regulares.
2. El cálculo de las dietas a tanto alzado se basará en una cesta de consumo que cubra los gastos corrientes del voluntario de ayuda de la UE por los siguientes conceptos:
a)
alimentos;
b)
artículos de tocador y productos del hogar;
c)
ropa;
d)
transporte local y dentro del país;
e)
gastos varios considerados necesarios para garantizar un nivel adecuado de calidad de vida y la participación en la sociedad local (podrá añadirse un máximo del 20 % de la cantidad total para los productos mencionados en las letras a) a d), a fin de cubrir otros costes, como las actividades de ocio, gastos de peluquería, periódicos y artículos de papelería);
f)
un importe para imprevistos de los voluntarios de ayuda de la UE que se encuentren en zonas con índices por encima de la media nacional [con un máximo del 10 % para los productos mencionados en las letras a) a d)].
3. Los gastos de alojamiento no se incluirán en las dietas a tanto alzado.
4. La Comisión publicará información sobre los importes a tanto alzado para los países de despliegue en función de los índices nacionales. Podrán reembolsarse necesidades específicas vinculadas a la discapacidad u otras circunstancias excepcionales debidamente justificadas, que se sumarán a las dietas.
5. Se informará puntualmente a los voluntarios de ayuda de la UE de los cambios en los índices y dietas que les afecten durante su misión, especialmente en los países con unos tipos de inflación o deflación elevados.
6. Tras la finalización con éxito del despliegue, la organización de envío deberá proporcionar a los voluntarios de ayuda de la UE que regresan una indemnización por gastos de reinstalación indizada periódicamente de 100 euros mensuales, en función de la duración de su despliegue.
Artículo 26
Alojamiento
1. La organización de envío se cerciorará de que la organización de acogida facilite un alojamiento adecuado al voluntario de ayuda de la UE, con un coste razonable según criterios locales.
2. Las organizaciones de envío y de acogida garantizarán conjuntamente la prevención de los riesgos para la protección, salud y seguridad, su gestión y mitigación, y que las condiciones de alojamiento propuestas se ajusten a los procedimientos acordados en materia de protección, salud y seguridad mencionados en los artículos 28, 29 y 30, así como a los requisitos del anexo I, punto 4.
3. Los costes de alojamiento, de calefacción y otros gastos directamente relacionados serán sufragados directamente por la organización de acogida, en la medida de lo posible. La organización de acogida se encargará de las relaciones contractuales con los propietarios y tomará todas las medidas necesarias para informar a los huéspedes y a los propietarios sobre la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
Artículo 27
Gastos de viaje y gastos relacionados
1. La organización de envío deberá organizar el viaje del voluntario de ayuda de la UE a la zona de despliegue y el viaje de vuelta, incluso en caso de regreso anticipado, y sufragará los gastos correspondientes.
2. A petición del voluntario de ayuda de la UE, la organización de envío organizará y sufragará un viaje de ida y vuelta adicional:
a)
vacaciones en el lugar de origen para los voluntarios de ayuda de la UE cuyo período de despliegue sea superior a dieciocho meses;
b)
permiso parental de los voluntarios de ayuda de la UE que tengan a su cargo uno o varios hijos menores de doce años, si su periodo de despliegue es superior a seis meses;
c)
un permiso especial en caso de defunción o enfermedad grave con certificado médico de ascendientes o descendientes directos, cónyuge o pareja de hecho registrada, hermanas o hermanos.
3. Los gastos de viaje podrán basarse en los costes reales de un billete en clase económica o en segunda clase, o reembolsarse en forma de un importe a tanto alzado, de acuerdo con un método razonable de cálculo de las distancias.
4. La organización de envío deberá proporcionar información y apoyo logístico para la obtención del visado del voluntario de ayuda de la UE y la organización de acogida apoyará el proceso correspondiente, en función de las necesidades. La organización de envío deberá cubrir los costes relacionados con la obtención de los visados, incluidos los gastos de viaje que resulten necesarios para ello.
CAPÍTULO 7
PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DEBER DE DILIGENCIA, LA SEGURIDAD Y LA PROTECCIÓN
Artículo 28
Gestión de la protección y evaluación de riesgos
1. La organización de envío deberá contar con una política de protección organizativa y con procedimientos de evaluación de riesgos que deberán ser adecuados y aplicables para los voluntarios de ayuda de la UE y, en su caso, adaptarse.
2. Sobre la base de la política de protección organizativa de la organización de envío, las organizaciones de envío y de acogida elaborarán conjuntamente un plan de gestión de la protección y un plan de evacuación aplicable a las acciones adoptadas en el marco de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE. Estos planes deberán cumplir, como mínimo, los requisitos establecidos en el anexo I, punto 5.
3. Las organizaciones de envío y de acogida desarrollarán conjuntamente una evaluación escrita de los riesgos en el ámbito de la protección, los viajes y la salud en el país de despliegue. Estos planes deberán cumplir, como mínimo, los requisitos establecidos en el anexo I, punto 6.
4. La evaluación de riesgos mencionada en el apartado 3 se revisará y actualizará siempre que así lo exija el contexto y, como mínimo, antes del despliegue del voluntario de ayuda de la UE. Si la evaluación de riesgos lleva a la conclusión de que el despliegue ha de producirse en el escenario de conflictos armados internacionales o no internacionales, o de una amenaza de tales conflictos, no se organizará el despliegue, o se anulará si el voluntario de ayuda humanitaria de la UE ya ha sido seleccionado.
5. Los requisitos sobre concienciación en materia de protección y comportamiento adecuado en relación con los riesgos y la gestión de la protección deberán incluirse en la descripción de la asignación de tareas y en el proceso de contratación.
6. La organización de envío informará a las autoridades nacionales competentes de los Estados miembros y de otros países participantes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 del Reglamento (UE) no 375/2014, antes de que uno de sus ciudadanos sea enviado como voluntario de ayuda de la UE. Antes del despliegue, la organización de envío, cuyos voluntarios de ayuda de la UE no sean ciudadanos de la Unión, determinará las normas para la protección consular proporcionada por el país de la nacionalidad del voluntario o por otro país.
7. Las organizaciones de envío y de acogida garantizarán que toda la información en materia de protección y seguridad sea compartida con el voluntario de ayuda de la UE y comprendida por él. Durante la iniciación, se organizará una sesión informativa sobre protección en el contexto específico de que se trate, antes de la salida del voluntario y en un plazo de 24 horas tras su llegada al país de despliegue. Esa sesión incluirá los resultados de la evaluación de riesgos, los planes de evacuación y de gestión de la protección, incluida la notificación de los incidentes relacionados con la protección, los procedimientos de evacuación y repatriación, la estructura de comunicación, las personas de contacto para la gestión de crisis y los datos de contacto de embajadas, comisarías de policía, cuarteles de bomberos y hospitales.
8. La organización de envío deberá asegurarse de que el voluntario de ayuda de la UE esté cubierto, al menos, por el seguro mencionado en el artículo 24.
9. Además de la formación obligatoria sobre protección en el marco del programa de formación, la organización de envío deberá proporcionar a los voluntarios de ayuda de la UE cualquier otro tipo de formación pertinente en materia de protección que preste a sus propios agentes internacionales.
10. Al firmar el contrato mencionado en el artículo 16, apartado 2, los voluntarios de ayuda de la UE reconocerán que tienen conocimiento de los procedimientos de gestión de la protección, y se comprometerán a cumplirlos, lo cual incluye su obligación de mantenerse al día sobre la situación en materia de protección, su responsabilidad personal en la gestión de su protección, de la de los demás y de la organización, y la obligación de abstenerse de comportamientos temerarios. Las organizaciones de envío y de acogida deberán concienciar al voluntario de ayuda de la UE de las consecuencias de un posible incumplimiento de los procedimientos de protección, en particular los que conlleven el fin prematuro forzado de la misión.
11. La organización de envío recomendará a los voluntarios de ayuda de la UE darse de alta en la embajada o el consulado de su nacionalidad en el momento de su llegada al país de despliegue, y les informará sobre la posibilidad de solicitar asistencia consular del mismo. Si el país de la nacionalidad del voluntario de ayuda de la UE no tiene representación consular en el país de despliegue, la organización de envío deberá recomendar a los voluntarios de ayuda de la UE ciudadanos de la Unión darse de alta en una embajada o consulado de otro Estado miembro, y les informará sobre la posibilidad de solicitar asistencia consular del mismo.
12. A la luz de las actualizaciones de la organización de acogida, las organizaciones de envío y de acogida actualizarán periódicamente el plan de evacuación para cerciorarse de que sigue siendo válido en todo momento para el entorno operativo de que se trate. El resultado de la evaluación de riesgos indicará la frecuencia con que conviene revisar el plan, y la organización de acogida recurrirá a los datos pasados y a las actualizaciones para adaptarlo, si procede. El plan de evacuación se mantendrá en un lugar que sea fácilmente accesible para el voluntario de ayuda de la UE.
13. La organización de acogida deberá garantizar que el voluntario de ayuda de la UE esté al corriente de cualquier cambio en el entorno operativo, y de las modificaciones correspondientes en cualquiera de los protocolos o procedimientos de seguridad.
14. La organización de acogida deberá conocer la localización de los voluntarios de ayuda de la UE, y el número para entrar en contacto con ellos en todo momento, incluso cuando estén de vacaciones.
Artículo 29
Procedimientos aplicables en caso de incidente o evacuación
1. En caso de incidente relacionado con la protección, se informará al voluntario de ayuda de la UE lo antes posible. En función de la gravedad del incidente y de los procedimientos en vigor en las organizaciones de envío y de acogida, esa información podrá darla el superior jerárquico o el tutor de la organización de acogida, o el encargado de la gestión de crisis de la organización de envío, y podrá incluir apoyo psicológico profesional.
2. En caso de evacuación, se seguirá el plan de evacuación y se velará en todo momento por la seguridad del voluntario de ayuda de la UE, aplicando, si procede, los procedimientos de los consulados o embajadas en las que el voluntario de ayuda de la UE se haya dado de alta, con arreglo al artículo 28, apartado 11.
3. La organización de envío se pondrá en contacto con los voluntarios de ayuda de la UE en el momento de su regreso y garantizará que reciben un seguimiento adecuado, incluida la sesión informativa final y un apoyo médico y psicosocial.
4. La protección deberá estar incluida en el marco de evaluación y seguimiento de las organizaciones de envío y de acogida, y las enseñanzas extraídas de incidentes relacionados con la protección informarán la revisión y mejora de los proyectos.
Artículo 30
Salud y seguridad
1. La organización de envío deberá contar con una política organizativa de salud y seguridad adecuada y aplicable para los voluntarios de ayuda de la UE que, en su caso, deberá adaptarse, e incluirá directrices sobre:
a)
salud personal, como la salud física (prevención de enfermedades, asesoramiento en materia de alimentación y descanso, conciencia de los riesgos ante posibles peligros climáticos y geográficos, acceso a tratamientos adecuados);
b)
salud mental (asesoramiento sobre el equilibrio entre vida laboral y vida privada, gestión del estrés, mecanismos de adaptación, métodos de relajación, puntos de contacto para apoyo psicosocial).
2. En función de la política organizativa de salud y seguridad de la organización de envío, las organizaciones de envío y de acogida elaborarán conjuntamente una serie completa de políticas y directrices de salud y de seguridad para cumplir su deber de diligencia y garantizar el bienestar físico y emocional de los voluntarios de ayuda de la UE.
3. En el marco de la evaluación de riesgos contemplada en el artículo 28, apartado 3, y antes de definir la asignación de tareas, las organizaciones de envío y de acogida evaluarán conjuntamente si la misión permite garantizar al voluntario de ayuda de la UE condiciones de vida y de trabajo seguras y protegidas, a la luz de los indicadores contemplados en el anexo I, punto 7.
4. La organización de envío deberá asegurarse de que el voluntario de ayuda de la UE está cubierto, al menos, por un seguro médico y de viaje completo, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 24.
5. Durante la iniciación, la organización de envío informará al voluntario de ayuda de la UE sobre las políticas y directrices de salud y seguridad mencionadas en los apartados 1 y 2, incluidas las enfermedades, los primeros auxilios, el mantenimiento de todos los lugares relacionados con la misión, el mantenimiento de vehículos y equipos, los puestos de trabajo, el equilibrio entre vida laboral y vida privada, los incidentes relacionados con la salud y la seguridad, y el procedimiento de evacuación médica.
6. La organización de envío deberá asegurarse de que el voluntario de ayuda de la UE se someta a un reconocimiento médico exhaustivo y le proporcionará, antes de la salida, los medicamentos y las vacunas que se recomienden en función de los riesgos del país de despliegue, así como el equipo correspondiente, como botiquines de primeros auxilios y kits antimosquitos, si procede.
7. La organización de acogida deberá garantizar que el deber de diligencia esté integrado en la gestión cotidiana del voluntario de ayuda de la UE y, durante la iniciación, le facilitará:
a)
información actualizada sobre los recursos locales en materia de salud y de seguridad, como los datos de contacto de médicos, hospitales y servicios paramédicos;
b)
orientaciones sobre las normas y costumbres locales dentro de la información sobre el país, a fin de limitar los riesgos para la seguridad y facilitar la iniciación.
8. La organización de envío facilitará un reconocimiento médico posterior al despliegue al regreso del voluntario de ayuda de la UE y le ofrecerá una o varias reuniones informativas de índole psicosocial o de asesoramiento, en el marco de la sesión informativa final. Las organizaciones de envío y de acogida promocionarán la red de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE a modo de mecanismo de apoyo alternativo, antes, durante y después del despliegue.
CAPÍTULO 8
PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO PARTICULAR DE LOS VOLUNTARIOS DE AYUDA DE LA UE
Artículo 31
Seguimiento y evaluación del rendimiento particular de los voluntarios de ayuda de la UE
1. En función del procedimiento de supervisión y gestión del rendimiento mencionado en el artículo 19, las organizaciones de envío y de acogida deberán controlar y evaluar el rendimiento particular de los voluntarios de ayuda de la UE, midiendo los progresos, las realizaciones y los resultados a la luz de la atribución de tareas del voluntario y de sus objetivos.
2. El seguimiento y la evaluación del rendimiento particular de los voluntarios de ayuda de la UE será un proceso continuo a lo largo de toda la misión, con exámenes específicos, como mínimo, en las siguientes fases:
a)
en su caso, al final de las prácticas de aprendizaje mencionadas en el artículo 14;
b)
durante el examen de rendimiento final mencionado en el artículo 19 y si se ha considerado adecuado realizar un examen intermedio;
c)
durante la reunión informativa final mencionada en el artículo 23.
3. Las organizaciones de envío y de acogida proporcionarán datos que demuestren hasta qué punto el rendimiento particular de los voluntarios de ayuda de la UE contribuye, por su impacto y sus aportaciones concretas, a los objetivos del proyecto y el conjunto de la iniciativa, teniendo en cuenta los indicadores mencionados en el artículo 7 del Reglamento (UE) no 375/2014. Los datos contendrán información sobre la calidad de las realizaciones y de los resultados del trabajo del voluntario de ayuda de la UE, serán anónimos y podrá accederse a ellos para fines de evaluación. Esos datos se tratarán de conformidad con las normas sobre protección de datos que figuran en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014.
4. Las organizaciones de envío ofrecerán apoyo para el desarrollo de capacidades de las organizaciones de acogida a fin de medir los progresos, las realizaciones y los resultados a la luz de la asignación de tareas del voluntario de ayuda de la UE y de sus objetivos.
CAPÍTULO 9
MECANISMO DE CERTIFICACIÓN PARA LAS ORGANIZACIONES DE ENVÍO Y DE ACOGIDA
Artículo 32
Mecanismo de certificación para las organizaciones de acogida
1. Las organizaciones de acogida que aspiren a una certificación deberán presentar una autoevaluación objetiva y fidedigna, con arreglo a los requisitos mencionados en el anexo III, punto 1, en la que evalúen sus políticas y prácticas vigentes respecto de los requisitos que figuran en las normas y procedimientos sobre candidatos a voluntarios y voluntarios de ayuda de la UE establecidos en el presente Reglamento y en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014.
2. En la autoevaluación, la organización de acogida deberá revelar las carencias y los aspectos a mejorar que puedan requerir un refuerzo de capacidades para alcanzar el nivel de cumplimiento esperado.
3. La organización de acogida adjuntará a la autoevaluación tres referencias, con arreglo a los requisitos que establece el anexo III, punto 1, para facilitar una información completa sobre todos los requisitos de las normas y procedimientos sobre los candidatos a voluntarios y los voluntarios de ayuda de la UE. Las referencias procederán como mínimo de dos de los siguientes grupos de partes interesadas:
a)
una organización de envío o de acogida certificada, con la que el solicitante de la certificación ya haya creado, o tenga previsto crear, una asociación para participar en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE;
b)
un socio de la ayuda humanitaria de la Comisión que haya suscrito un contrato marco (asociación) vigente y con el que la organización de acogida solicitante haya trabajado con éxito en un proyecto de ayuda humanitaria;
c)
una organización internacional pertinente o asociación sin ánimo de lucro u organismo de Derecho público de carácter civil con el que la organización de acogida solicitante haya trabajado con éxito en un proyecto de ayuda humanitaria;
d)
un organismo de acreditación o auditoría que haya otorgado una certificación a la organización de acogida en ámbitos relacionados con la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, en cuyo caso deberán presentarse asimismo los documentos que certifiquen la acreditación o auditoría.
4. Una vez completada, la autoevaluación será firmada por la persona facultada para representar y obligar jurídicamente a la organización de acogida y se enviará a la Comisión, junto con las referencias mencionadas en el apartado 3.
5. Sobre la base de la autoevaluación y de las referencias, la Comisión evaluará la solicitud y podrá adoptar una de las decisiones siguientes:
a)
conceder la certificación, si se considera que la organización de acogida solicitante cumple plenamente los requisitos de las normas y procedimientos;
b)
denegar la certificación, si se considera que la organización de acogida solicitante no cumple plenamente los requisitos de las normas y procedimientos.
6. En un plazo de seis meses a partir de la recepción de la solicitud, la Comisión informará a la organización de acogida solicitante del resultado de la certificación, especificando también las posibilidades de apoyo para el refuerzo de capacidades, si procede, a fin de que pueda volver a presentar una solicitud. Si se identifican necesidades que conviene satisfacer en el marco de una estrategia de refuerzo de capacidades presentada por la organización de acogida solicitante, esta podrá optar a apoyo para el refuerzo de capacidades y será prioritaria al respecto.
Artículo 33
Mecanismo de certificación para las organizaciones de envío
1. Las organizaciones de envío que aspiren a una certificación deberán presentar una autoevaluación objetiva y fidedigna, documentada, con arreglo a los requisitos mencionados en el anexo III, punto 2, en la que evalúen sus políticas y prácticas vigentes respecto de los requisitos que figuran en las normas y procedimientos sobre candidatos a voluntarios y voluntarios de ayuda de la UE.
2. En esa autoevaluación documentada, la organización de envío deberá revelar las carencias y los aspectos mejorables que puedan requerir asistencia técnica para alcanzar el nivel de cumplimiento esperado. Deberá incluir asimismo pruebas claras y elementos que demuestren que se aplican las políticas y las prácticas mencionadas en cada uno de los requisitos de las normas y procedimientos, especialmente en lo que respecta a los voluntarios.
3. Una vez completada, la autoevaluación documentada será firmada por la persona facultada para representar y obligar jurídicamente a la organización de envío y se enviará a la Comisión, junto con los documentos adjuntos mencionados en el apartado 2.
4. Sobre la base de esa autoevaluación documentada y de los documentos adjuntos facilitados, la Comisión evaluará la solicitud y podrá adoptar una de las decisiones siguientes:
a)
conceder la certificación, si se considera que la organización de envío solicitante cumple plenamente los requisitos de las normas y procedimientos;
b)
denegar la certificación, si se considera que la organización de envío solicitante no cumple plenamente los requisitos de las normas y procedimientos.
5. En un plazo de seis meses a partir de la recepción de la solicitud, la Comisión informará a la organización de envío solicitante del resultado de la certificación, especificando también las posibilidades de asistencia técnica, si procede, a fin de que pueda volver a presentar una solicitud. Si se identifican necesidades que conviene satisfacer en el marco de una estrategia de asistencia técnica por la organización de envío, esta podrá optar a asistencia técnica y será prioritaria al respecto.
Artículo 34
Vías de recurso
1. Si la Comisión decide denegar la certificación y desestimar la solicitud, la organización solicitante rechazada solo podrá introducir una nueva solicitud transcurrido un período de doce meses, a partir de la fecha de recepción, por el solicitante, de la decisión de denegación. La decisión especificará asimismo las vías de recurso disponibles contra esa decisión.
2. En virtud de los artículos 256 y 263 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE), el Tribunal General es competente para controlar los actos de la Comisión Europea destinados a producir efectos jurídicos frente a terceros. Asimismo, en virtud de los artículos 256, 268 y 340 del TFUE, el Tribunal General es competente para conocer de los litigios relativos a la indemnización por daños y perjuicios causados por la Comisión Europea en materia de responsabilidad no contractual.
Artículo 35
Viabilidad financiera y capacidad organizativa de las organizaciones
La evaluación de la viabilidad financiera y de la capacidad organizativa de las organizaciones de envío y de acogida certificadas queda fuera del ámbito de aplicación del procedimiento de certificación. Dado que constituye un requisito previo para recibir ayuda financiera de la Unión, la viabilidad y la capacidad se evaluarán en la fase del procedimiento de solicitud en respuesta a una convocatoria de propuestas.
Artículo 36
Validez de la certificación y controles periódicos
1. Las organizaciones de envío y de acogida certificadas deberán someterse a una nueva certificación al cabo de tres años a partir de la recepción de la decisión de la Comisión de concederles la certificación o en todo momento en caso de modificaciones sustanciales de las normas o procedimientos relacionados con los asuntos en cuestión.
2. Durante el período de validez de la certificación, se podrá exigir de las organizaciones de envío y de acogida certificadas, en caso necesario, que se sometan a controles periódicos por parte de la Comisión.
3. Las organizaciones de envío y de acogida certificadas informarán inmediatamente a la Comisión de cualquier cambio que se produzca en su situación jurídica, financiera, técnica u organizativa, que pueda poner en entredicho el cumplimiento de las normas y procedimientos, o pueda dar lugar a conflictos de intereses. Asimismo, informarán a la Comisión de cualquier cambio de nombre, dirección o representante legal.
Artículo 37
Suspensión y retirada de la certificación
1. Partiendo de la información obtenida de la organización de envío o de acogida certificada, incluida la información derivada de los controles periódicos mencionados en el artículo 36, apartado 2, o la información obtenida por cualquier otro medio, la Comisión podrá considerar que la organización de envío o de acogida certificada deja de cumplir uno o varios de las normas o procedimientos. En tales casos, la Comisión podrá adoptar las medidas adecuadas, incluida la posibilidad de suspender o retirar la certificación, de conformidad con el procedimiento que establece el anexo III, punto 3.
2. La organización de envío o de acogida cuya certificación haya sido suspendida o retirada no deberá desplegar o acoger a voluntarios de ayuda humanitaria de la UE a partir de la fecha de la suspensión o retirada y no podrá optar a recibir ayuda financiera de la Unión a tal fin.
3. A la luz de los motivos de la suspensión o retirada de la certificación, en particular la seguridad y la protección de los voluntarios de ayuda de la UE, la Comisión podrá exigir la repatriación de los voluntarios de ayuda de la UE desplegados en el momento de la suspensión o retirada.
4. La organización de envío o de acogida no podrá exigir compensación alguna por la suspensión o la retirada de la certificación.
Artículo 38
Responsabilidad por daños
La Comisión no será responsable de los daños causados o sufridos por la organización de envío o de acogida, o por terceros, como consecuencia del estatuto certificado de la organización de envío o de acogida.
CAPÍTULO 10
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 39
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el tercer día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 20 de noviembre de 2014.