NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
REGLAMENTO (UE) 2015/496 DEL CONSEJO
de 17 de marzo de 2015
por el que se modifica el Reglamento (CEE, Euratom) no 354/83 en lo que respecta al depósito de los archivos históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo de Florencia
EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea y, en particular, su artículo 352,
Vista la propuesta de la Comisión Europea,
Previa transmisión de la propuesta de acto legislativo a los Parlamentos nacionales,
Vista la aprobación del Parlamento Europeo,
De conformidad con un procedimiento legislativo especial,
Considerando lo siguiente:
(1)
De conformidad con el Reglamento (CEE, Euratom) no 354/83 del Consejo, de 1 de febrero de 1983, relativo a la apertura al público de los archivos históricos de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (1), los archivos históricos de la Unión son conservados y se ponen a disposición del público, siempre que sea posible, una vez transcurrido un plazo de treinta años a partir de la fecha de elaboración de los documentos.
(2)
La obligación de crear sus archivos históricos y abrirlos al público siempre que sea posible se aplica a cada una de las instituciones a que se refiere el Reglamento (CEE, Euratom) no 354/83 (en lo sucesivo, «las instituciones»), en las condiciones fijadas en él.
(3)
El Reglamento (CEE, Euratom) no 354/83 establece que cada institución podrá depositar sus archivos históricos en el lugar que considere más oportuno.
(4)
En 1984, el Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión decidieron depositar sus archivos históricos en el Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia, donde quedan a disposición del público. El 17 de diciembre de 1984 se firmó a tal fin un contrato entre las Comunidades Europeas, representadas por la Comisión, y IUE (en lo sucesivo, «el contrato de depósito»).
(5)
Desde entonces, el Comité Económico y Social Europeo y el Tribunal de Cuentas Europeo han acordado adherirse a los términos del contrato de depósito. El Banco Europeo de Inversiones deposita sus archivos históricos en el IUE en virtud de un Convenio separado con el IUE, firmado el 1 de julio de 2005, y de las Normas referentes al Archivo Histórico, adoptadas por su Comité de Dirección el día 7 de octubre de 2005 (2).
(6)
El Gobierno italiano ha puesto a disposición del IUE, de forma permanente y gratuita, locales adaptados a fin de garantizar que los archivos depositados se conserven y estén protegidos de acuerdo con normas internacionales reconocidas y de ofrecer la posibilidad de consultarlos en línea.
(7)
El depósito de los archivos históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo tiene por objeto dar acceso a estos archivos desde un único lugar, promover su consulta y fomentar la investigación sobre la historia de la integración europea y de las instituciones europeas. El IUE es un renombrado centro de investigación académica y aprendizaje centrado especialmente en Europa y la integración europea. Cuenta con casi treinta años de experiencia en la gestión de los archivos históricos de la Unión, ofrece instalaciones de depósito e investigación muy avanzadas y construidas expresamente para la conservación y consulta de dichos archivos, y goza de prestigio internacional como el centro que los alberga.
(8)
El depósito continuo de los archivos históricos de las instituciones en el IUE debe incorporarse a la legislación de la Unión a fin de reflejar el papel de esta instituto como socio de las instituciones en la gestión de sus archivos históricos.
(9)
El presente Reglamento debe aplicarse a todas las instituciones, y no debe afectar a sus competencias para hacer públicos sus archivos históricos ni a la propiedad de cada institución sobre ellos.
(10)
No obstante, la naturaleza específica de las actividades del Tribunal de Justicia de la Unión Europea y del Banco Central Europeo justifica su exclusión de la obligación, en virtud del presente Reglamento, de depositar sus archivos históricos en el IUE. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo pueden depositar sus archivos históricos en el IUE de forma voluntaria.
(11)
Las instituciones y el IUE deben, cuando sea posible, poner sus archivos históricos a disposición del público en formato digitalizado y digital, a fin de facilitar su consulta en internet.
(12)
Los datos personales contenidos en los archivos históricos de la Unión depositados en el IUE deben tratarse de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (3).
(13)
El Supervisor Europeo de la Protección de Datos, consultado por la Comisión en relación con la propuesta legislativa conducente al presente Reglamento de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001, emitió su dictamen el 10 de octubre de 2012 (4).
(14)
Las normas de aplicación para la gestión de los archivos históricos en el IUE, incluidos su depósito, el acceso a estos y su consulta pública, así como las funciones y responsabilidades respectivas de las insitutciones y del IUE, deben establecerse en un acuerdo marco de colaboración.
(15)
Los costes de gestión de los archivos históricos de la Unión por parte del IUE deben sufragarse con cargo al presupuesto general de la Unión y deben correr a cargo de todas las instituciones depositantes.
(16)
Procede, por lo tanto, modificar el Reglamento (CEE, Euratom) no 354/83 en consecuencia.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
Artículo 1
El Reglamento (CEE, Euratom) no 354/83 queda modificado como sigue:
1)
El artículo 8 se modifica como sigue:
a)
el apartado 1 se sustituye por el texto siguiente:
«1. Cada institución, excepto el Tribunal de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo, depositará en el Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia los documentos que formen parte de sus archivos históricos y que haya abierto al público de conformidad con el presente Reglamento. El depósito se realizará de conformidad con lo dispuesto en el anexo.
No obstante lo dispuesto en el párrafo primero, las instituciones depositantes podrán excluir, por motivos legales o administrativos, el depósito de determinados documentos originales en el IUE. En tal caso, depositarán una microficha o una copia digital de dichos documentos.»
;
b)
se añaden los apartados siguientes:
«3. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo podrán depositar sus archivos históricos en el IUE de forma voluntaria.
4. Las instituciones depositantes conservarán la propiedad de sus archivos, así como la responsabilidad exclusiva por la composición de los documentos o expedientes depositados o puestos a disposición del IUE por otros medios.
5. El depósito de los archivos históricos de las instituciones en el IUE no afectará a la protección de los archivos según se prevé en el artículo 2 del Protocolo no 7 sobre los privilegios y las inmunidades de la Unión Europea, anejo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea.
6. El IUE garantizará la conservación y protección de los archivos depositados. Dicha conservación y protección deberá conformarse a las normas internacionales reconocidas para la protección física de los archivos y respetar como mínimo las normas técnicas y de seguridad que se correspondan con las utilizadas para la conservación y la gestión de los archivos públicos en Italia. A tal, fin los documentos depositados serán conservados en un depósito construido al efecto.
7. El IUE tendrá responsabilidad exclusiva sobre el personal encargado de gestionar los archivos históricos de la Unión depositados en el IUE. El IUE velará por que el personal encargado de la gestión de los archivos históricos tenga las cualificaciones profesionales específicas necesarias para desempeñar su labor en ese ámbito.
8. Cada institución depositante tendrá derecho a recibir información sobre la gestión de sus archivos por parte del IUE y a llevar a cabo una inspección de los archivos que haya depositado en este.
9. El IUE pondrá a disposición del público los archivos históricos que reciba en virtud de los apartados 1 y 3. Las instituciones también podrán poner a disposición del público una copia de los mismos archivos históricos.
10. Los costes de gestión de los archivos históricos de la Unión se financiarán mediante contribuciones de todas las instituciones depositantes a la línea presupuestaria correspondiente, dentro de los límites de los créditos anuales asignados por la autoridad presupuestaria de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (5). Estas contribuciones financieras no cubrirán los costes relacionados con la puesta a disposición y el equipamiento del edificio o edificios y de los depósitos destinados a albergar los archivos y a su personal.
El volumen de las contribuciones a que se refiere el párrafo primero será proporcional al volumen de las plantillas de personal de las instituciones depositantes. Cada una de las contribuciones se reevaluará cuando nuevas instituciones empiecen a depositar sus archivos históricos en el IUE o al menos cada cinco años.
11. El IUE actuará como responsable del tratamiento, de conformidad con el artículo 2 del Reglamento (CE) no 45/2001, con arreglo a las instrucciones de las instituciones depositantes. El IUE tratará los datos personales contenidos en los archivos históricos de las instituciones de conformidad con las garantías que establece dicho Reglamento.
12. El Supervisor Europeo de Protección de Datos seguirá teniendo competencias de supervisión sobre las instituciones en relación con el tratamiento de los datos personales contenidos en los archivos históricos depositados en el IUE.
.
2)
El artículo 9 queda modificado como sigue:
a)
el apartado 1 se sustituye por el texto siguiente:
«1. Cada institución adoptará normas internas para la aplicación del presente Reglamento. Estas incluirán reglas para la conservación, y la apertura al público de los archivos históricos y sobre la protección de los datos personales contenidos en estos. En la medida de lo posible, las instituciones pondrán a disposición pública sus archivos en forma electrónica, incluidos los archivos digitalizados y los archivos digitales originales, y facilitarán su consulta en internet. Asimismo, conservarán los documentos existentes en formatos adaptados a necesidades particulares (como escritura en Braille, letra de gran tamaño o grabaciones).»
;
b)
se añade el siguiente apartado:
«3. La Comisión celebrará en nombre de las instituciones depositantes un acuerdo marco de colaboración con el IUE. Dicho acuerdo incluirá disposiciones detalladas sobre las funciones y responsabilidades respectivas de las instituciones y del IUE en la gestión de los archivos históricos de la Unión, incluido su depósito, conservación, acceso y consulta pública.»
.
3)
Se añade como anexo del Reglamento (CEE, Euratom) no 345/83 el texto que figura en el anexo del presente Reglamento.
Artículo 2
El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 17 de marzo de 2015.