ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 1271/2013
z dne 30. septembra 2013
o okvirni finančni uredbi za organe iz člena 208 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta
EVROPSKA KOMISIJA JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,
ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, in razveljavitvi Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (1) ter zlasti člena 208 Uredbe,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Uredba Komisije (ES, Euratom) št. 2343/2002 (2) o okvirni finančni uredbi za organe, ki jih ustanovijo Skupnosti, je temeljila na Uredbi Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (3). Uredbo (ES, Euratom) št. 1605/2002 je nadomestila Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012. Zato je treba pregledati Uredbo (ES, Euratom) št. 2343/2002. Zaradi jasnosti bi bilo treba Uredbo (ES, Euratom) št. 2343/2002 nadomestiti.
(2)
Upoštevati je treba Skupno izjavo Evropskega parlamenta, Sveta EU in Evropske komisije o decentraliziranih agencijah z dne 19. julija 2012.
(3)
Nekatere določbe Uredbe (ES, Euratom) št. 2343/2002 bi bilo treba pregledati, da se upoštevajo izkušnje, pridobljene pri njihovi uporabi.
(4)
Ta uredba bi morala vzpostaviti splošna načela in temeljna pravila, ki bi se morala uporabljati za organe, ki so ustanovljeni na podlagi PDEU in Pogodbe Euratom (v nadaljnjem besedilu: organi Unije) in prejemajo prispevke v breme proračuna, in sicer brez poseganja v akt o ustanovitvi. Na podlagi te uredbe bi morali organi Unije sprejeti lastna finančna pravila, ki ne bi smela odstopati od Uredbe, razen če tako ne zahtevajo posebni razlogi in s predhodnim soglasjem Komisije.
(5)
Vendar bi morali organi Unije, ki se v celoti financirajo sami in za katere se ta uredba ne uporablja, zaradi doslednosti določiti podobna pravila, kadar je to primerno. V skladu s Skupno izjavo Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije z dne 19. julija 2012 bi morali ti organi Evropskemu parlamentu, Svetu in Komisiji predložiti letno poročilo o izvrševanju svojega proračuna ter ustrezno upoštevati njihove zahteve in priporočila.
(6)
Organi Unije bi morali svoj proračun pripraviti in izvršiti v skladu s petimi temeljnimi načeli proračunskega prava - enotnost, točnost, univerzalnost, specifikacija in enoletnost - in načeli ravnotežja, obračunske enote, dobrega finančnega poslovodenja in preglednosti.
(7)
Poudariti bi bilo treba izravnalno naravo prispevka Unije. Tisti del pozitivnega proračunskega rezultata organa Unije, ki presega znesek prispevka Unije, plačanega med letom, bi se moral vrniti v proračun Unije.
(8)
Kadar akt o ustanovitvi določa, da je prihodek poleg prispevka Unije sestavljen iz pristojbin in stroškov in da so prihodki iz pristojbin in stroškov dodeljeni posebni odhodkovni postavki, bi morali imeti organi Unije možnost, da razliko prenesejo naprej v obliki namenskih prejemkov.
(9)
Zagotoviti je treba, da so pristojbine določene na ravni, ki je primerna za pokritje stroškov zagotavljanja storitev in preprečuje znatne presežke.
(10)
Prenos nalog v zvezi z izvrševanjem proračuna na organe Unije je treba ustrezno utemeljiti z značilnostmi nalog in posebnim strokovnim znanjem in izkušnjami organa Unije, ob tem pa zagotoviti dobro finančno upravljanje in stroškovno učinkovitost. Prenesene naloge morajo biti skladne z aktom o ustanovitvi.
(11)
Organom Unije bi bilo treba omogočiti, da prejmejo subvencije ad hoc le, če je to izrecno določeno v ustreznih temeljnih aktih in dovoljeno v aktu o ustanovitvi.
(12)
V skladu s členom 50 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 bi moral organ Unije sodelovati pri primerjalni analizi z drugimi organi in institucijami Unije.
(13)
Uvesti je treba pravila o akcijskem načrtu, da se sprejmejo nadaljnji ukrepi v zvezi z ugotovitvami skupnih rednih ocen, da se zagotovi njihovo učinkovito izvajanje.
(14)
Za namen zagotavljanja usklajenega načrtovanja bi moral organ Unije pripraviti dokument, ki bi vseboval letno in večletno načrtovanje programov ob upoštevanju smernic Komisije.
(15)
Organ Unije bi moral uskladiti časovni razpored za letno in večletno načrtovanje programov s proračunskim postopkom, da se zagotovi njegova učinkovitost in usklajenost vseh programskih dokumentov.
(16)
Treba je razjasniti trenutno strukturo nalog notranje revizije in notranjega nadzora ter poenostaviti zahteve za poročanje. Nalogo notranje revizije v organu Unije bi moral opravljati notranji revizor Komisije, ki bi moral opravljati revizije, kadar bi bilo to utemeljeno zaradi zadevnih tveganj. Treba bi bilo določiti pravila glede ustanovitve in delovanja oddelka notranje revizije.
(17)
Obveznosti poročanja bi bilo treba racionalizirati. Organi Unije bi morali predložiti konsolidirano letno poročilo o dejavnostih, ki bi vključevalo obsežne informacije o izvajanju njihovega delovnega programa, izvrševanju proračuna, izvajanju načrta kadrovske politike ter njihovih upravljavskih sistemov in sistemov notranje kontrole.
(18)
Za izboljšanje stroškovne učinkovitosti organov Unije bi bilo treba zagotoviti možnost izmenjave storitev ali njihovega prenosa na drug organ Unije ali Komisijo. Stroškovna učinkovitost bi se zlasti lahko izboljšala, če se računovodja Komisije pooblasti za izvajanje vseh ali dela nalog računovodje organa Unije.
(19)
Kot je določeno v Uredbi (EU, Euratom) št. 966/2012, bi bilo treba razporeditev obveznosti, ki trajajo več let, v letne obroke omogočiti le, kadar tako določa akt o ustanovitvi ali temeljni akt ali kadar se obveznosti nanašajo na upravne odhodke.
(20)
Za uskladitev pravil o namenskih prejemkih s pravili Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 bi bilo treba določiti pravila o diferenciaciji namenskih prejemkov (notranjih in zunanjih) ter o njihovem prenosu.
(21)
Za uskladitev pravil o obravnavi obresti, ki jih ustvari prispevek Unije organu Unije, s pravili Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 bi bilo treba določiti, da obresti ne pripadajo proračunu.
(22)
Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012 določa možnost, da se v posebnih primerih pred sprejetjem proračunske obveznosti sprejme pravna obveznost. Tudi organi Unije bi morali imeti to možnost.
(23)
Za zagotovitev usklajenosti Uredbe (ES, Euratom) št. 2343/2002 in Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 posebne določbe o javnih naročilih in nepovratnih sredstvih ne bi smele biti dovoljene. Z uporabo enotnega sklopa pravil se poenostavi delo organa Unije in omogoči uporaba smernic in vzorcev, ki jih pripravi Komisija.
(24)
Treba bi bilo uvesti možnost, da organ Unije podeli nagrade, da se uskladijo določbe Uredbe (ES, Euratom) št. 2343/2002 z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012.
(25)
Za določitev in pravilno upravljanje tveganja dejanskega ali domnevnega navzkrižja interesov, bi bilo treba od organov Unije zahtevati, da sprejmejo pravila o preprečevanju in upravljanju navzkrižja interesov. Taka pravila bi morala upoštevati smernice, ki jih je oblikovala Komisija na podlagi Skupne izjave Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije z dne 19. julija 2012.
(26)
Določbe o nepremičninski politiki, vključno z uvedbo možnosti, da lahko organi Unije pod določenimi pogoji najemajo posojila, bi bilo treba uskladiti z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012, da se zagotovi dosledna uporaba novih pravil s strani vseh organov in institucij Unije.
(27)
Določiti bi bilo treba prehodne določbe za načrtovanje programov in poročanje, ker Komisija potrebuje čas za razvoj ustreznih smernic v sodelovanju z organi Unije.
(28)
Ta uredba bi morala začeti veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije, da se lahko pravočasno sprejmejo revidirani finančni predpisi organov Unije do 1. januarja 2014 in se zagotovijo usklajena pravila za naslednji večletni finančni okvir -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
NASLOV I
SPLOŠNE DOLOČBE
Člen 1
Vsebina
Ta uredba določa bistvena finančna pravila, na podlagi katerih mora organ Unije sprejeti lastna finančna pravila. Finančna pravila organa Unije ne odstopajo od te uredbe, razen če tako zahtevajo posebni razlogi in s predhodnim soglasjem Komisije.
Člen 2
Opredelitev pojmov
V tej uredbi se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:
-
„akt o ustanovitvi“ pomeni instrument zakonodaje Unije, ki ureja glavne vidike ustanovitve in delovanja organa Unije,
-
„proračun organa Unije“ pomeni instrument, s katerim se za vsako proračunsko leto načrtujejo in odobravajo vsi prihodki in odhodki, ki so potrebni za organ Unije,
-
„organ Unije“ pomeni kateri koli organ iz člena 208 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012,
-
„upravni odbor“ pomeni glavni notranji organ organa Unije, odgovoren za sprejemanje odločitev o finančnih in proračunskih zadevah, ne glede na naziv iz akta o ustanovitvi,
-
„direktor“ pomeni osebo, odgovorno za izvajanje odločitev upravnega odbora in izvrševanje proračuna organa Unije v vlogi odredbodajalca, ne glede na naziv iz akta o ustanovitvi,
-
„izvršilni odbor“ pomeni notranji organ organa Unije, ki pomaga upravnemu odboru, njegove pristojnosti in poslovnik pa so določeni v aktu o ustanovitvi.
Člen 3
Roki, datumi in časovne omejitve
Če ni določeno drugače, se Uredba Sveta (EGS, Euratom) št. 1182/71 (4) uporablja za roke, določene v tej uredbi.
Člen 4
Varstvo osebnih podatkov
Ta uredba ne posega v zahteve Direktive Evropskega parlamenta in Sveta 95/46/ES (5) ter Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (6).
Člen 5
Upoštevanje proračunskih načel
Proračun organa Unije se oblikuje in izvršuje v skladu z načeli enotnosti, točnosti, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja, ki zahteva uspešno in učinkovito notranjo kontrolo, ter preglednosti, kakor je določeno v tej uredbi.
NASLOV II
PRORAČUNSKA NAČELA
POGLAVJE 1
Načeli enotnosti in točnosti proračuna
Člen 6
Področje uporabe proračuna organa Unije
1. Proračun organa Unije sestavljajo:
(a)
lastna sredstva, ki jih sestavljajo vse pristojbine in stroški, ki jih organ Unije sme pobirati na podlagi nanj prenesenih nalog, in kakršen koli drug prihodek;
(b)
prihodki, ki jih sestavljajo finančni prispevki držav članic gostiteljic;
(c)
prispevek Unije;
(d)
prejemki, dodeljeni za posebne odhodkovne postavke v skladu s členom 23(1);
(e)
odhodki organa Unije, vključno z upravnimi stroški.
2. Prihodki, ki jih sestavljajo pristojbine in stroški, se dodelijo le v izjemnih in ustrezno utemeljenih primerih, ki so določeni v aktu o ustanovitvi.
3. Kadar eden ali več aktov o ustanovitvi določa, da se jasno opredeljene naloge financirajo ločeno, ali kadar organ Unije izvaja naloge, ki so mu zaupane s sporazumi o prenosu pooblastil, mora imeti ločene račune za prihodke in odhodke. Organ Unije jasno opredeli vsako skupino nalog v okviru svojega načrtovanja programov v zvezi s človeškimi viri, ki je vključen v letno in večletno načrtovanje programov iz člena 32.
Člen 7
Nepovratna sredstva ad hoc
1. Organi Unije ne morejo prejeti nepovratnih sredstev ad hoc iz proračuna, razen če je to dovoljeno v aktu o ustanovitvi in izrecno določeno v temeljnem aktu.
2. Če je organu Unije dovoljeno, da prejme nepovratna sredstva ad hoc, se naloge, ki jih financirajo ta nepovratna sredstva, vključijo v letni delovni program iz člena 32(3).
Člen 8
Sporazumi o prenosu pooblastil
1. Na organ Unije se s Komisije ne smejo prenesti naloge izvrševanja proračuna, razen če je to ustrezno utemeljeno s posebno naravo ukrepa ter posebnim strokovnim znanjem in izkušnjami organa Unije.
2. Pri izbiri organa Unije se ustrezno upošteva:
(a)
stroškovna učinkovitost prenosa teh nalog;
(b)
vpliv na strukturo upravljanja organa in na njegove finančne in človeške vire.
3. Kadar Komisija izjemoma prenese naloge na organ Unije:
(a)
se člen 60 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 uporablja za organ Unije glede sredstev, dodeljenih za navedene naloge, člena 108 in 109 te uredbe pa se ne uporabljata;
(b)
bi bilo treba v informativne namene prenesene naloge vključiti v letni delovni program organa Unije iz člena 32(3).
4. Odredbodajalec se pred podpisom sporazuma o prenosu pooblastil brez poseganja v odstavek 2 posvetuje z upravnim odborom.
Člen 9
Posebna pravila o načelih enotnosti in točnosti proračuna
1. Noben prihodek se ne sme pobrati in noben odhodek izvesti, če ni evidentiran na postavki v proračunu organa Unije.
2. Nobenega odhodka ni mogoče prevzeti kot obveznost ali odobriti, če ni bil odobren v proračunu organa Unije.
3. Odobritve se lahko vključi v proračun organa Unije le, če je namenjena za odhodkovno postavko, ki se šteje za potrebno.
4. Obresti, ki so bile ustvarjene na podlagi plačila predhodnega financiranja iz proračuna organa Unije, ne pripadajo organu Unije.
POGLAVJE 2
Načelo enoletnosti
Člen 10
Opredelitev
Odobritve, vnesene v proračun organa Unije, se odobrijo za proračunsko leto, ki traja od 1. januarja do 31. decembra.
Člen 11
Vrste odobritev
1. Proračun organa Unije vsebuje nediferencirana sredstva in, kadar to upravičujejo operativne potrebe, diferencirana sredstva. Diferencirana sredstva so sestavljena iz odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil.
2. Odobritve za prevzem obveznosti zajemajo skupne stroške pravnih obveznosti, prevzetih v proračunskem letu.
3. Odobritve plačil zajemajo plačila za poravnavanje pravnih obveznosti, prevzetih v proračunskem letu ali v predhodnih proračunskih letih.
Člen 12
Računovodska pravila za prihodke in odobritve
1. Prihodki organa Unije iz člena 6 se vpišejo v računovodske izkaze za proračunsko leto na osnovi zneskov, ki so bili zbrani v toku tega proračunskega leta.
2. Prihodki organa Unije pomenijo enak znesek odobritev plačil.
3. Odobritve, ki so odobrene za določeno proračunsko leto, se uporabljajo izključno za poravnavanje odhodkov, odobrenih in plačanih v tem proračunskem letu, ter za pokrivanje neporavnanih zneskov za prevzete obveznosti iz predhodnih proračunskih let.
4. Obveznosti se knjižijo v poslovne knjige na podlagi pravnih obveznosti, prevzetih do 31. decembra.
5. Plačila se knjižijo v poslovnih knjigah za proračunsko leto na podlagi plačil, ki jih je računovodja izvršil do 31. decembra navedenega leta.
Člen 13
Prevzemanje obveznosti za odobritve
Za odobritve, vnesene v proračun organa Unije, se lahko obveznosti začnejo prevzemati s 1. januarjem, ko se dokončno sprejme proračun organa Unije.
Člen 14
Razveljavitev in prenos odobritev
1. Odobritve, ki ostanejo neporabljene do konca proračunskega leta, za katero so bile odobrene, se razveljavijo. Lahko pa se prenesejo, vendar samo v naslednje proračunsko leto, na podlagi odločitve, ki jo do 15. februarja sprejme upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor, v skladu z odstavkoma 3 in 4 ali pa se lahko prenesejo avtomatsko v skladu z odstavkom 5.
2. Odobritve za odhodke za zaposlene se ne morejo prenesti.
3. Odobritve za prevzem obveznosti in nediferencirana sredstva, za katera obveznosti ob koncu proračunskega leta še niso bile prevzete, se lahko prenesejo:
(a)
v zneskih, ki ustrezajo odobritvam za prevzem obveznosti;
(b)
v zneskih, ki ustrezajo nediferenciranim sredstvom v zvezi s projekti gradenj, za katere je bila večina pripravljalnih faz v postopku za prevzem obveznosti do 31. decembra že končana. Pripravljalna faza postopka za prevzemanje obveznosti se določi v pravilih za izvajanje finančne uredbe vsakega organa Unije.
Za take zneske se lahko prevzamejo obveznosti do 31. marca naslednjega leta, ali do 31. decembra naslednjega leta za zneske, povezane s projekti gradnje.
4. Odobritve plačil se lahko prenesejo v višini, ki je potrebna za pokrivanje obstoječih obveznosti ali obveznosti povezane s prenesenimi odobritvami za prevzem obveznosti, kadar odobritve plačil, ki so določene v ustreznih proračunskih postavkah za naslednje proračunsko leto, ne zadostujejo za kritje zahtev.
Organ unije najprej porabi odobritve, ki so odobrene za tekoče proračunsko leto, in dokler le-te niso porabljene, ne uporablja prenesenih odobritev.
5. Nediferencirana sredstva v višini obveznosti, za katere so bile pravilno sklenjene pogodbe ob koncu proračunskega leta, se avtomatsko prenesejo samo v naslednje proračunsko leto.
6. Prenesene odobritve, za katere niso bile prevzete obveznosti do 31. marca leta N + 1, avtomatsko zapadejo in se navedejo v računovodskih izkazih.
Člen 15
Pravila za prenos namenskih prejemkov
Prenos namenskih prejemkov iz člena 23 in odobritev iz takšnih prejemkov, ki 31. decembra ostanejo neporabljena, je v skladu z naslednjimi pravili:
(a)
zunanji namenski prejemki se prenesejo samodejno in se v celoti porabijo, dokler niso izvedene vse dejavnosti v zvezi s programom ali ukrepom, za katerega so namenjeni. Zunanji namenski prejemki, prejeti v zadnjem letu programa ali ukrepa, se lahko porabijo v prvem letu naslednjega programa ali ukrepa;
(b)
notranji namenski prejemki se prenesejo samo za eno leto, razen notranji namenski prejemki, opredeljeni v točki (f) člena 23(3), ki se prenesejo samodejno.
Organ Unije najpozneje do 1. junija leta N + 1 Komisijo obvesti o izvrševanju prenesenih namenskih prejemkov.
Člen 16
Sprostitev odobritev
Kadar se obveznosti za odobritve sprostijo v katerem koli proračunskem letu po letu, v katerem so bile odobritve vnesene v proračunu organa Unije, ker ukrepi, za katere so bile namenjene, v celoti ali delno niso bili izvedeni, se zadevne odobritve razveljavijo.
Člen 17
Obveznosti
1. Vsako leto od 15. oktobra dalje se lahko vnaprej prevzemajo obveznosti za kritje rutinskih upravnih odhodkov v breme odobritev za naslednje proračunsko leto. Take obveznosti pa ne smejo presegati ene četrtine odobritev, ki sta jih odobrila Evropski parlament in Svet za ustrezno proračunsko vrstico za tekoče proračunsko leto. Ne uporabljajo se za nove odhodke, za katere načelo ni bilo odobreno v zadnjem proračunu organa Unije, ki je bil pravilno sprejet.
2. Odhodki, ki se plačajo vnaprej v skladu s pravnimi ali pogodbenimi določbami, na primer najemnine, se lahko od 1. decembra dalje plačujejo v breme odobritev za naslednje proračunsko leto. V tem primeru se omejitev iz odstavka 1 ne uporablja.
Člen 18
Pravila, ki se uporabljajo v primeru poznejšega sprejetja proračuna organa Unije
1. Če proračun organa Unije na začetku proračunskega leta še ni dokončno sprejet, se uporabljajo pravila iz odstavkov 2 do 6.
2. Obveznosti se lahko prevzamejo in plačila izvršujejo v okviru omejitev iz odstavka 3.
3. Obveznosti se lahko prevzemajo po poglavjih do največ ene četrtine skupnih odobritev za zadevno poglavje v preteklem proračunskem letu, ki se za vsak pretečeni mesec povečajo za eno dvanajstino.
Omejitev odobritev, predvidena v načrtih prihodkov in odhodkov, se ne prekorači.
Plačila se lahko izvršujejo mesečno po poglavjih do največ ene dvanajstine odobritev za zadevno poglavje v predhodnem proračunskem letu. Vendar ta vsota ne presega ene dvanajstine odobritev, predvidenih v istem poglavju načrtov prihodkov in odhodkov.
4. Sklicevanje na odobritve za zadevno poglavje v predhodnem proračunskem letu, kakor je določeno v odstavkih 2 in 3, se razume kot sklicevanje na odobritve, izglasovane v proračunu organa Unije, tudi s spremembami proračuna, in po prilagoditvi za prerazporeditve v tem proračunskem letu.
5. Na zahtevo direktorja, če je to potrebno zaradi kontinuitete delovanja organa Unije in za potrebe upravljanja, lahko upravni odbor poleg zneskov, ki so samodejno na voljo v skladu z odstavkoma 2 in 3, odobri dodatne odhodke ene začasne dvanajstine, a brez preseganja skupnega zneska štirih začasnih dvanajstin, razen v ustrezno utemeljenih primerih, za prevzem obveznosti in za plačila.
Dodatne dvanajstine se odobrijo v celoti in niso deljive.
6. Če za dano poglavje odobritev štirih začasnih dvanajstin v skladu z odstavkom 5 ne zadostuje za pokrivanje odhodkov, potrebnih za preprečitev prekinitve kontinuitete delovanja organa Unije na področju, ki ga pokriva zadevno poglavje, se lahko izjemoma dovoli prekoračitev zneska odobritev, vnesenih v ustrezno poglavje proračuna organa Unije v predhodnem proračunskem letu. Upravni odbor ukrepa v skladu s postopki iz odstavka 5. V nobenem primeru pa se ne sme prekoračiti skupni znesek odobritev, ki je razpoložljiv v proračunu organa Unije za predhodno proračunsko leto ali v predlaganem predlogu proračuna organa Unije.
POGLAVJE 3
Načelo ravnotežja
Člen 19
Opredelitev in področje uporabe
1. Prihodki in odobritve plačil so uravnoteženi.
2. Odobritve za prevzem obveznosti ne smejo presegati zneska prispevka Unije, skupaj z lastnim prihodkom in drugimi prihodki iz člena 6.
3. Za organe, pri katerih prihodke poleg prispevka Unije sestavljajo pristojbine in stroški, bi bilo treba pristojbine določiti tako, da bi se izognili velikim kopičenjem presežkov. Kadar se pomemben pozitiven ali negativen proračunski rezultat v smislu člena 97 ponavlja, se raven pristojbin in stroškov revidira.
4. Organ Unije ne sme najemati posojil v okviru proračuna organa Unije.
5. Prispevek Unije organu Unije mora biti za proračun organa Unije izravnalni prispevek in se lahko razdeli na več plačil.
6. Organ Unije izvršuje natančno upravljanje denarnih sredstev ob ustreznem upoštevanju namenskih prejemkov, da se zagotovi omejitev razpoložljivih denarnih sredstev na ustrezno upravičene zahteve. Organ Unije v zahtevkih za plačilo predloži podrobne in posodobljene napovedi o dejanskih denarnih potrebah skozi leto, vključno s podatki o namenskih prejemkih.
Člen 20
Proračunski rezultat proračunskega leta
1. Če je proračunski rezultat v smislu člena 97 pozitiven, se vrne Komisiji v višini zneska prispevka, plačanega med letom. Del proračunskega rezultata, ki presega znesek prispevka Unije, plačanega med letom, se vnese v proračun organa Unije za naslednje proračunsko leto kot prihodek.
Prvi pododstavek se uporablja tudi, kadar prihodke organa Unije poleg prispevka Unije sestavljajo tudi pristojbine in stroški.
Razlika med prispevkom, vnesenim v proračun, in prispevkom, ki je bil dejansko plačan organu Unije, se razveljavi.
Organ Unije najpozneje do 31. januarja leta N predloži oceno proračunskega rezultata iz leta N - 1, ki se vrne v proračun pozneje v letu N, da se dopolnijo podatki, ki so že na voljo glede proračunskega rezultata za leto N - 2. Komisija te podatke ustrezno upošteva pri ocenjevanju finančnih potreb organa Unije za leto N + 1.
2. V izjemnih primerih, kadar akt o ustanovitvi določa, da se prihodki iz pristojbin in stroškov namenijo posebnim odhodkovnim postavkam, lahko organ Unije prenese razliko pristojbin in stroškov kot namenske prejemke za dejavnosti v zvezi z zagotavljanjem storitev, za katere je treba plačati pristojbine.
3. Če je proračunski rezultat v smislu člena 97 negativen, se v proračun organa Unije vnese za naslednje proračunsko leto v obliki odobritev plačil ali, če je primerno, se izravna s pozitivnim proračunskim rezultatom organa Unije v naslednjih proračunskih letih.
4. Prihodki ali odobritve plačil se vključijo v proračun organa Unije v proračunskem postopku na podlagi postopka dopolnilnega pisma, opisanega v členu 39 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ali, če se proračun organa Unije že izvršuje, s spremembo proračuna.
POGLAVJE 4
Načelo obračunske enote
Člen 21
Uporaba eura
Proračun organa Unije se pripravi in izvrši v eurih, prav tako se v eurih pripravijo računovodski izkazi. Za namene denarnega toka pa lahko računovodja in v primeru računov izločenih sredstev skrbnik računov izločenih sredstev izvajata posle v drugih valutah, kakor določajo finančna pravila vsakega organa Unije.
POGLAVJE 5
Načelo univerzalnosti
Člen 22
Opredelitev in področje uporabe
Brez poseganja v člen 23 skupni prihodki pokrivajo skupne odobritve plačil. Brez poseganja v člen 25 se vsi prihodki in odhodki izkazujejo v celoti brez neto izravnave.
Člen 23
Namenski prejemki
1. Za financiranje posebnih postavk odhodkov se uporabljajo zunanji namenski prejemki in notranji namenski prejemki.
2. Zunanji namenski prejemki so:
(a)
finančni prispevki držav članic in tretjih držav, v obeh primerih vključno z javnimi agencijami, subjekti ali fizičnimi osebami, za nekatere dejavnosti organov Unije, če je to predvideno v sporazumu, sklenjenem med organom Unije in državo članico, tretjo državo ali zadevnimi javnimi agencijami, subjekti ali fizičnimi osebami;
(b)
prihodki, predvideni za določen namen, kot so prihodki od ustanov, subvencije, darila ter volila;
(c)
finančni prispevki, ki niso zajeti v točki (a), za dejavnosti organov Unije iz tretjih držav ali različnih organov, ki niso organi Unije;
-
prihodki iz nepovratnih sredstev ad hoc iz člena 7,
-
prihodki iz sporazumov o prenosu pooblastil iz člena 8;
(d)
notranji namenski prejemki iz odstavka 3, v kolikor so postranske narave k drugim prihodkom iz točk (a) do (c) tega odstavka;
(e)
prihodki iz pristojbin in stroškov iz člena 6(2).
3. Notranji namenski prejemki so:
(a)
prihodki od tretjih oseb za blago, storitve ali gradbena dela, dobavljena na njihovo zahtevo, z izjemo pristojbin in stroškov iz člena 6(1)(a);
(b)
prihodki od prodaje vozil, opreme, objektov in naprav, materiala ter znanstvenih in tehničnih strojev, ki so nadomeščeni z drugimi ali izločeni, kadar je knjigovodska vrednost v celoti amortizirana;
(c)
prihodki iz vračil nepravilno plačanih zneskov v skladu s členom 62;
(d)
prihodki od zagotavljanja blaga, storitev in gradbenih del institucijam Unije ali drugim organom Unije;
(e)
prejete zavarovalnine;
(f)
prihodki od dajanja v najem;
(g)
prihodki od prodaje publikacij in filmov, tudi na elektronskih medijih;
(h)
prihodki iz poznejših povračil davkov v skladu s členom 25(3)(b).
4. Brez poseganja v člen 23(2)(e) lahko zadevni akt o ustanovitvi prihodke, ki jih določa, dodeli posebnim odhodkovnim postavkam. Če ni v ustreznem aktu o ustanovitvi drugače določeno, so taki prihodki notranji namenski prejemki.
5. Vse postavke prihodkov v smislu točk (a) do (c) odstavka 2 ter točk (a) in (d) odstavka 3 zajemajo vse neposredne ali posredne odhodke za zadevno dejavnost ali namen.
6. Proračun organa Unije vsebuje vrstice, v katere se uvrščajo zunanji namenski prejemki in notranji namenski prejemki, po možnosti pa se navede tudi znesek.
V načrt prihodkov in odhodkov se lahko vključijo samo zneski namenskih prejemkov, ki so na dan določitve načrta nedvoumni.
Člen 24
Donacije
1. Direktor lahko sprejme kakršno koli donacijo v korist organa Unije, kot so ustanove, subvencije, darila in volila.
2. Sprejetje donacij, ki lahko vključuje tudi finančni strošek, mora predhodno odobriti upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor, ki sprejme odločitev v dveh mesecih od datuma, ko mu je bila zahteva predložena. Če upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor ne sprejme odločitve v tem roku, se donacija šteje za sprejeto.
Člen 25
Pravila o odbitkih in popravkih deviznega tečaja
1. Naslednji odbitki se lahko odštejejo od zahtevkov za plačilo, ki se nato posredujejo v izplačilo neto zneska:
(a)
kazni, izrečene strankam pogodb o izvedbi javnega naročila ali upravičencem;
(b)
popusti, povračila in znižanja na posameznih računih in izkazih stroškov;
(c)
popravki za nepravilno plačane zneske.
Popravki iz točke (c) prvega pododstavka so lahko izvedeni tako, da se neposredno odbijejo od novega vmesnega plačila ali plačila razlike zneska istemu prejemniku po poglavju, členu in v proračunskem letu, za katero je bilo izvršeno previsoko plačilo.
Za odbitke iz točke (c) prvega pododstavka se uporabljajo računovodska pravila Unije.
2. Stroški proizvodov ali storitev za organ Unije, ki vključujejo davke, ki jih vrnejo države članice v skladu s Protokolom o privilegijih in imunitetah Evropske unije, bremenijo proračun organa Unije za znesek brez davka, če se navedeni protokol uporablja za organ Unije.
3. Stroški proizvodov ali storitev za organ Unije, ki vključujejo davke, ki jih vrnejo tretje države na podlagi ustreznih sporazumov, bremenijo proračun organa Unije za kar koli od naslednjega:
(a)
znesek brez davka;
(b)
znesek, ki vključuje davek. V tem primeru se poznejša povračila davkov štejejo za notranje namenske prejemke.
4. Vsi nacionalni davki, ki jih začasno plačuje organ Unije v skladu z odstavkoma 2 in 3, se evidentirajo na začasnem kontu, dokler jih zadevne države ne povrnejo.
5. Kakršen koli negativni proračunski rezultat se vnese v proračun organa Unije kot odhodek.
6. Popravki so dovoljeni za tečajne razlike, ki nastanejo pri izvrševanju proračuna organa Unije. Končni dobiček ali izguba se vključi v proračunski rezultat za zadevno leto.
POGLAVJE 6
Načelo specifikacije
Člen 26
Splošne določbe
Odobritve se določijo za posebne namene po naslovih in poglavjih. Poglavja se razčlenijo na člene in postavke.
Člen 27
Prerazporeditve
1. Direktor lahko odobritve prerazporedi:
(a)
z enega naslova na drugega do največ 10 % odobritev za leto za vrstico, iz katere se sredstva prerazporedijo;
(b)
iz enega poglavja v drugega in iz enega člena v drugega neomejeno.
2. Nad mejo iz odstavka 1 lahko direktor predlaga upravnemu odboru ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilnemu odboru prerazporeditve odobritev z enega naslova na drugega. Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor ima na voljo tri tedne, da taki prerazporeditvi ugovarja. Po tem roku se prerazporeditve štejejo za sprejete.
3. Predlogom za prerazporeditev in prerazporeditvam po odstavkih 1 in 2 so priložena ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo izvrševanje odobritev in ocene potreb do konca proračunskega leta za postavke, na katere naj bi se odobritve prerazporedile, pa tudi za postavke, s katerih naj bi se prerazporedile.
4. Direktor o izvršenih prerazporeditvah čim prej obvesti upravni odbor. Direktor obvesti Evropski parlament in Svet o vseh prerazporeditvah, izvršenih v skladu z odstavkom 2.
Člen 28
Posebna pravila za prerazporeditve
1. Odobritve se lahko prerazporedijo samo v proračunske vrstice organa Unije, za katere so v proračunu organa Unije odobritve ali imajo zaznamek „pro memoria“.
2. Odobritve v višini namenskih prejemkov se lahko prerazporedijo samo, če se takšni prejemki porabijo za namene, za katere so določeni.
POGLAVJE 7
Načelo dobrega finančnega poslovodenja
Člen 29
Načela gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti / Načelo dobrega finančnega poslovodenja
1. Odobritve se uporabljajo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja, namreč v skladu z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti.
2. Načelo gospodarnosti zahteva, da se sredstva, ki jih organ Unije uporablja za izvajanje svojih dejavnosti, dajo na voljo pravočasno, v primerni količini in primerni kakovosti ter za najugodnejšo ceno.
Načelo učinkovitosti se nanaša na najboljše razmerje med uporabljenimi sredstvi in doseženimi rezultati.
Načelo uspešnosti se nanaša na doseganje zadanih specifičnih ciljev in želenih rezultatov.
3. Organ Unije izvede primerjalno analizo iz člena 50 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Primerjalna analiza vključuje:
-
pregled učinkovitosti horizontalnih služb organa Unije,
-
analizo stroškov in koristi skupnih storitev ali prenos teh storitev v celoti na drug organ Unije ali Komisijo.
Pri izvajanju primerjalne analize iz prvega in drugega pododstavka organ Unije sprejme potrebne ukrepe, da se prepreči kakršno koli navzkrižje interesov.
4. Za vse sektorje dejavnosti, ki jih zajema proračun organa Unije, se določijo specifični, merljivi, dosegljivi, ustrezni in časovno opredeljeni cilji. Doseganje teh ciljev se za vsako dejavnost spremlja s kazalci poslovanja, direktor pa mora upravnemu odboru zagotoviti ustrezne informacije. Te informacije se dajejo letno in najpozneje v dokumentih, ki so priloženi predlogu proračuna organa Unije.
5. Za boljše odločanje organa Unije izvajajo predhodne in naknadne ocene v skladu z usmeritvami Komisije. Takšna ocena se uporablja za vse programe in dejavnosti, ki imajo za posledico večjo porabo, rezultati ocenjevanja pa se pošljejo upravnemu odboru.
6. Direktor pripravi akcijski načrt za spremljanje zaključkov ocen iz odstavka 5 in Komisiji poroča o napredku dvakrat letno, poleg tega pa redno poroča tudi upravnemu odboru.
7. Upravni odbor nadzira izvajanje akcijskega načrta iz odstavka 6.
Člen 30
Notranja kontrola izvrševanja proračuna
1. Proračun organa Unije se izvršuje v skladu z uspešno in učinkovito notranjo kontrolo.
2. Za namene izvrševanja proračuna organa Unije je notranja kontrola opredeljena kot proces, ki se uporablja na vseh ravneh upravljanja in katerega namen je razumno zagotovilo o doseganju naslednjih ciljev:
(a)
uspešnosti, učinkovitosti in gospodarnosti delovanja;
(b)
zanesljivosti poročanja;
(c)
varovanja sredstev in informacij;
(d)
preprečevanja, odkrivanja, odprave in spremljanja goljufij in nepravilnosti;
(e)
ustreznega obvladovanja tveganj v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij ob upoštevanju večletne narave programov in narave zadevnih plačil.
3. Uspešna notranja kontrola temelji na najboljših mednarodnih praksah in vključuje zlasti naslednje:
(a)
ločevanje nalog;
(b)
ustrezno strategijo obvladovanja tveganja in ustrezno strategijo kontrole, ki vključuje kontrolo na ravni prejemnika;
(c)
izogibanje navzkrižju interesov;
(d)
ustrezne revizijske sledi in celovitost podatkov v podatkovnih sistemih;
(e)
postopke za spremljanje delovanja in nadaljnje ukrepanje pri ugotovljenih pomanjkljivostih in izjemah notranje kontrole;
(f)
redno oceno dobrega delovanja sistema notranje kontrole.
4. Učinkovita notranja kontrola temelji na naslednjih elementih:
(a)
izvajanju ustrezne strategije obvladovanja tveganja in kontrole, ki je bila usklajena med zadevnimi udeleženci v verigi kontrole;
(b)
dostopnosti rezultatov izvedenih kontrol za vse ustrezne udeležence v verigi kontrole;
(c)
po potrebi na zanašanju na neodvisna revizijska mnenja, pod pogojem, da je kakovost v zvezi s tem opravljenim delom ustrezna in sprejemljiva ter da je bilo delo opravljeno v skladu z dogovorjenimi standardi;
(d)
pravočasni uporabi korektivnih ukrepov, ki po potrebi vključujejo odvračilne kazni;
(e)
odpravi večkratnih kontrol;
(f)
izboljšanju razmerja med stroški in koristmi kontrole.
POGLAVJE 8
Načelo preglednosti
Člen 31
Objava zaključnega računa, proračuna in poročil
1. Proračun organa Unije se določi in izvršuje ter zaključni račun pripravi v skladu z načelom preglednosti.
2. Povzetek proračuna organa Unije in katere koli spremembe proračuna organa Unije v njihovi dokončni obliki se objavi v Uradnem listu Evropske unije v treh mesecih po sprejetju.
Povzetek prikazuje pet glavnih proračunskih postavk prihodkov, pet glavnih proračunskih postavk odhodkov za administrativni in operativni proračun organa Unije, načrt delovnih mest ter oceno števila pogodbenih uslužbencev, izraženega v ekvivalentih polnega delovnega časa, za katerega so proračunska sredstva predvidena, in odposlanih nacionalnih strokovnjakov. Poleg tega navaja številke za preteklo leto.
3. Dokončno sprejeti proračun organa Unije, vključno z načrtom delovnih mest in spremembami proračuna organa Unije, podatki o številu pogodbenega osebja v ekvivalentih polne zaposlitve, za katerega so proračunska sredstva vključena v proračun, in napotenih nacionalnih strokovnjakov se pošljejo v vednost Evropskemu parlamentu in Svetu, Računskemu sodišču in Komisiji ter se objavijo na spletni strani zadevnega organa Unije v štirih tednih od njihovega sprejetja.
4. Organ Unije na svoji spletni strani v standardni obliki objavi najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta informacije o prejemnikih sredstev iz proračuna organa Unije, vključno s strokovnjaki, najetimi na podlagi člena 89, v skladu z odstavki 2, 3 in 4 člena 21 Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1268/2012 (7). Objavljene informacije so lahko dostopne, pregledne in celostne. Dostop do teh informacij se omogoči ob ustreznem upoštevanju zahtev zaupnosti in varnosti, zlasti varstva osebnih podatkov, določenega v Uredbi (ES) št. 45/2001.
NASLOV III
DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA
POGLAVJE 1
Določitev proračuna organa Unije
Člen 32
Letno in večletno načrtovanje programov
1. Organ Unije sestavi programski dokument, ki vsebuje večletne in letne načrte programov, pri čemer upošteva smernice Komisije.
2. Večletni program vsebuje:
-
skupno strateško načrtovanje programov, vključno s cilji, pričakovani rezultati in kazalniki uspešnosti,
-
načrtovanje programov v zvezi z viri, vključno z večletnim proračunom in kadrovskim načrtom.
Načrtovanje programov v zvezi z viri vključuje kvalitativne in kvantitativne informacije o človeških virih in proračunskih zadevah za namene poročanja, zlasti:
-
za leti N - 1 in N, informacije o številu uradnikov, začasnih in pogodbenih uslužbencev, kot so opredeljeni v kadrovskih predpisih, ter napotenih nacionalnih strokovnjakov,
-
za leto N - 1 oceno proračunskih operacij v smislu člena 97 in informacije o prispevkih v naravi, ki jih je organu Unije podarila država članica gostiteljica,
-
za leto N + 1 oceno števila uradnikov, začasnih in pogodbenih uslužbencev, kakor so opredeljeni v kadrovskih predpisih,
-
v naslednjih letih okvirno načrtovanje programov v zvezi s proračunskimi in človeškimi viri.
Komisija pošlje organu Unije mnenje svojih zadevnih služb o osnutku načrtov v zvezi s človeškimi viri.
Če organ Unije mnenja služb Komisije ne upošteva v celoti, predloži Komisiji ustrezna pojasnila.
Načrtovanje virov se posodablja letno. Strateško načrtovanje se posodablja po potrebi, zlasti da bi se upoštevali rezultati skupnih ocen iz akta o ustanovitvi.
3. Letni delovni program organa Unije vsebuje natančno opredeljene cilje in pričakovane rezultate, vključno s kazalniki uspešnosti. Vsebuje tudi opis ukrepov, za katere je predvideno financiranje, in navedbo zneskov finančnih in človeških virov, dodeljenih za posamezni ukrep. Letni delovni program je skladen z večletnim programom iz odstavka 1.
Jasno navaja, katere od nalog organa Unije so bile dodane, spremenjene ali črtane v primerjavi s prejšnjim proračunskim letom.
4. Vsaka večja sprememba letnega delovnega programa se sprejme po enakem postopku kot začetni delovni program v skladu z določbami akta o ustanovitvi in členom 33 te uredbe.
Upravni odbor lahko prenese pooblastilo za vnašanje nebistvenih sprememb v letni delovni program na odredbodajalca organa Unije.
Člen 33
Določitev proračuna
1. Proračun se določi v skladu z določbami akta o ustanovitvi.
2. Organ Unije Komisiji pošlje začasni osnutek načrta svojih prihodkov in odhodkov ter splošne smernice, na katerih načrt temelji, najpozneje do 31. januarja vsako leto.
3. V skladu s členom 37 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 organ Unije vsako leto Komisiji, Evropskemu parlamentu in Svetu pošlje načrt svojih prihodkov in odhodkov, kakor je določeno v aktu o ustanovitvi.
4. Načrt prihodkov in odhodkov organa Skupnosti obsega:
(a)
načrt delovnih mest, ki prikazuje število odobrenih rednih in začasnih delovnih mest po plačilnih razredih in kategorijah v okviru dodeljenih proračunskih sredstev;
(b)
če je prišlo do spremembe v številu oseb na delovnem mestu, izjavo, ki upravičuje zahtevo po novih delovnih mestih;
(c)
četrtletno oceno gotovinskih plačil in prejemkov;
(d)
informacije o doseganju vseh predhodno določenih ciljev za različne dejavnosti. Rezultati ocen bodo pregledani in navedeni kot dokazilo pri presoji morebitnih prednosti povečanja ali zmanjšanja predlaganega proračuna organa Unije v primerjavi s proračunom za leto N.
5. Organ Unije pošlje Komisiji, Evropskemu parlamentu in Svetu osnutek programskega dokumenta in kakršno koli pozneje posodobljeno različico tega dokumenta iz člena 32 najpozneje do 31. januarja vsako leto.
6. Komisija pošlje poročilo o prihodkih in odhodkih organa Unije Evropskemu parlamentu in Svetu kot del postopka za sprejetje proračuna in predlaga znesek prispevka za organ Unije ter število zaposlenih, ki jih po njeni presoji organ potrebuje. Komisija predloži osnutek kadrovskega načrta organov Unije in oceno števila pogodbenega osebja in napotenih nacionalnih strokovnjakov v ekvivalentih polne zaposlitve, za katere se predlagajo odobritve takoj, ko Komisija pripravi predlog proračuna.
7. Evropski parlament in Svet sprejmeta kadrovski načrt organa Unije in vse naknadne spremembe tega načrta v skladu s členom 38(1). Kadrovski načrt se objavi v Prilogi k oddelku III - Komisija v okviru proračuna.
8. Proračun organa Unije in kadrovski načrt skupaj s programskim dokumentom iz člena 32 sprejme upravni odbor. Dokončna postaneta po dokončnem sprejetju proračuna, ki določa znesek prispevka in kadrovski načrt, po potrebi pa se proračun organa Unije in kadrovski načrt ustrezno prilagodita.
9. Ob prenosu novih nalog na organ Unije Komisija brez poseganja v zakonodajne postopke za spremembo akta o ustanovitvi Evropskemu parlamentu in Svetu predloži potrebne informacije, da lahko ocenita vpliv novih nalog na vire organa Unije, da se po potrebi pregleda njegovo financiranje.
Člen 34
Spremembe proračuna
Vsaka sprememba proračuna organa Unije, vključno s kadrovskim načrtom, se vključi v spremembo proračuna, ki se sprejme po enakem postopku kot prvotni proračun organa Unije v skladu z določbami akta o ustanovitvi in člena 33 te uredbe.
POGLAVJE 2
Sestava in priprava proračuna organa Unije
Člen 35
Sestava proračuna organa Unije
Proračun organa Unije obsega izkaz prihodkov in izkaz odhodkov.
Člen 36
Proračunska nomenklatura
Če to opravičuje narava dejavnosti organa Unije, je treba izkaz odhodkov pripraviti na podlagi nomenklature, ki je razčlenjena po namenu. To nomenklaturo določi organ Unije ter mora jasno razlikovati med odobritvami za upravo in za poslovanje.
Člen 37
Priprava proračuna organa Unije
Proračun organa Unije prikazuje:
1.
v izkazu prihodkov:
(a)
oceno prihodkov organa Unije za zadevno proračunsko leto (v nadaljnjem besedilu: leto N);
(b)
oceno prihodkov za predhodno proračunsko leto in prihodkov za leto N - 2;
(c)
ustrezne pripombe k vsaki prihodkovni postavki;
2.
v izkazu odhodkov:
(a)
odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za leto N;
(b)
odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za predhodno proračunsko leto ter prevzete odhodke in plačane odhodke v letu N - 2, slednji pa se izrazijo tudi kot odstotek proračuna organa Unije za leto N;
(c)
zbirni pregled rokov plačil, zapadlih v naslednjih proračunskih letih, za poravnavo proračunskih obveznosti, vključenih v proračun v preteklih proračunskih letih;
(d)
ustrezne pripombe k vsakemu pododdelku.
Člen 38
Pravila glede kadrovskih načrtov za zaposlene
1. Seznam zaposlenih, omenjen v členu 33, zajema, glede na število odobrenih zaposlitev za proračunsko leto, število odobrenih zaposlitev za prejšnje proračunsko leto, pa tudi število dejansko zaposlenih. Ta načrt predstavlja absolutno omejitev za organ Unije. Nobeno imenovanje ni mogoče nad to omejitvijo.
Razen za plačilne razrede AD 16, AD 15, AD 14 in AD 13 pa lahko upravni odbor spremeni kadrovski načrt za največ 10 % odobrenih delovnih mest, ob upoštevanju naslednjih pogojev:
(a)
obseg odobritev za zaposlene za celotno proračunsko leto se ne spremeni;
(b)
omejitev skupnega števila delovnih mest, odobrenih s kadrovskim načrtom, ni prekoračena;
(c)
organ Unije sodeluje pri primerjalni analizi z drugimi organi Unije, kot je to začela Komisija z analizo kadrovskih potreb.
2. Z odstopanjem od drugega pododstavka odstavka 1 se lahko učinki dela s skrajšanim delovnim časom, ki ga odobri organ za imenovanje v skladu s kadrovskimi predpisi, izravnajo z drugimi zaposlitvami. Če član osebja zahteva preklic odobritve skrajšanega delovnega časa pred iztekom dodeljenega obdobja, organ Unije čim prej sprejme ustrezne ukrepe za spoštovanje omejitev iz točke (b) drugega pododstavka odstavka 1.
NASLOV IV
IZVRŠEVANJE PRORAČUNA ORGANA UNIJE
POGLAVJE 1
Splošne določbe
Člen 39
Izvrševanje proračuna v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja
1. Direktor opravlja naloge odredbodajalca. Direktor ali direktorica izvršuje prihodke in odhodke proračuna v skladu s finančnimi pravili organa Unije in načelom dobrega finančnega poslovodenja na lastno odgovornost in v mejah odobrenih proračunskih sredstev.
2. Organ Unije brez poseganja v odgovornosti odredbodajalca glede preprečevanja in odkrivanja goljufij in nepravilnosti sodeluje pri dejavnostih preprečevanja goljufij Evropskega urada za boj proti goljufijam.
Člen 40
Prenos pooblastil za izvrševanje proračuna
1. Direktor lahko prenese pooblastila za izvrševanje proračuna na osebje organa Unije, za katerega veljajo kadrovski predpisi, v skladu s pogoji, določenimi v finančnih pravilih organa Unije, ki jih sprejme upravni odbor. Tisti, na katere se prenesejo pooblastila, lahko delujejo le v okviru pooblastil, ki so bila nanje izrecno prenesena.
2. Delavec, na katerega se prenesejo naloge, lahko te prenesene naloge nadalje prenese, kakor je določeno v pravilih za izvajanje te uredbe iz člena 114 okvirne finančne uredbe. Za vsak nadaljnji prenos je potrebno izrecno soglasje direktorja.
Člen 41
Navzkrižje interesov
1. Finančni udeleženci v smislu poglavja 2 tega naslova in druge osebe, ki sodelujejo pri izvrševanju in upravljanju proračuna, vključno s pripravljalnimi akti v zvezi s tem, reviziji ali kontroli proračuna, se vzdržijo vsakršnega dejanja, ki bi lahko povzročilo navzkrižje njihovih interesov z interesi organa Unije.
Kadar obstaja takšno tveganje, se zadevna oseba vzdrži takšnega dejanja in zadevo prepustiti pristojnemu organu, ki pisno potrdi, ali obstaja navzkrižje interesov. Kadar navzkrižje interesov obstaja, zadevna oseba opusti vsa svoja dejanja v zadevi. Pristojni organ sprejme vse dodatne ustrezne ukrepe.
2. Za namene odstavka 1 navzkrižje interesov obstaja, kadar je ogroženo nepristransko in objektivno izvajanje nalog finančnega udeleženca ali druge osebe iz odstavka 1, zaradi družinskih, čustvenih, političnih ali narodnostnih razlogov, gospodarskega interesa ali kakršnega koli drugega skupnega interesa s prejemnikom.
3. Pristojni organ iz odstavka 1 je neposredno nadrejen zadevnemu članu osebja. Če je ta član osebja direktor, je pristojni organ upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor.
4. Organ Unije sprejme pravila o preprečevanju in reševanju navzkrižja interesov.
Člen 42
Način izvrševanja proračuna organa Unije
1. Proračun organa Unije izvršuje direktor v službah pod njegovim vodstvom.
2. Kadar se to izkaže za nujno, se lahko tehnično strokovne naloge ter upravne, pripravljalne in pomožne naloge, ki niso povezane niti z izvajanjem javne oblasti niti z uporabo pooblastil za odločanje po lastni presoji, pogodbeno poverijo zunanjim zasebnim subjektom ali organom.
POGLAVJE 2
Finančni udeleženci
Oddelek 1
Načelo ločitve nalog
Člen 43
Ločitev nalog
Naloge odredbodajalca in računovodje so ločene in med seboj nezdružljive.
Oddelek 2
Odredbodajalec
Člen 44
Pooblastila in dolžnosti odredbodajalca
1. Odredbodajalec je odgovoren za izvrševanje prihodkov in odhodkov v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja in za zagotavljanje, da se upoštevajo zahteve po zakonitosti in pravilnosti.
2. Za namene odstavka 1 odredbodajalec v skladu z minimalnimi standardi, ki jih je sprejel upravni odbor, ali če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor na podlagi enakovrednih standardov, ki jih določi Komisija za svoje lastne službe, ter ob upoštevanju tveganj v zvezi s poslovodnim okoljem in naravo financiranih ukrepov vzpostavi organizacijsko strukturo in sisteme notranje kontrole, ki so primerni za opravljanje nalog odredbodajalca.
Vzpostavitev take strukture in sistemov temelji na celoviti analizi tveganj, pri kateri se upošteva njihova stroškovna učinkovitost.
Odredbodajalec lahko v svojih službah vzpostavi strokovno in svetovalno funkcijo, ki mu pomaga obvladovati tveganja, povezana z njegovimi aktivnostmi.
3. Za izvrševanje odhodkov odredbodajalec prevzema proračunske in zakonske obveznosti, potrjuje izdatke in odobrava plačila ter sprejme predhodne ukrepe za izvrševanje odobritev.
4. Izvrševanje prihodkov obsega pripravo ocen terjatev, ugotavljanje upravičenih zneskov, ki jih je treba izterjati, in izdajo nalogov za izterjavo. Sem spada po potrebi tudi odločitev, da se ugotovljene upravičenosti ne izterjajo.
5. Odredbodajalec hrani dokazila v zvezi s poslovanjem še pet let od datuma sklepa o podelitvi razrešnice v zvezi z izvrševanjem proračuna organa Unije. Osebni podatki, vsebovani v dokazilih, se v primeru, ko ti podatki niso potrebni za proračunsko razrešnico, kontrole ali revizijo, če je mogoče, izbrišejo. V vsakem primeru se glede shranjevanja podatkov o prometu uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.
Člen 45
Predhodne kontrole
1. Za vsako dejavnost iz člena 44 se izvede vsaj predhodna kontrola njenih operativnih in finančnih vidikov, ki temelji na pregledu dokumentacije in razpoložljivih rezultatih že opravljenih kontrol.
Predhodne kontrole obsegajo začetek in preverjanje dejavnosti.
2. Začetek dejavnosti pomeni vse dejavnosti za pripravo sprejemanja aktov o izvrševanju proračuna organa Unije, ki jih opravijo odredbodajalci iz členov 33 in 34.
3. Predhodno preverjanje dejavnosti pomeni vse predhodne preglede, ki jih vzpostavi odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov dejavnosti.
4. S predhodno kontrolo se preveri skladnost med zahtevano dokumentacijo in drugimi informacijami, ki so na voljo. Odgovorni odredbodajalec določi obseg predhodnih kontrol z vidika pogostosti in temeljitosti, pri tem pa upošteva vprašanja, povezana s tveganji in stroškovno učinkovitostjo. V primeru dvomov odredbodajalec, odgovoren za potrditev zadevnega plačila, zahteva dodatne informacije ali opravi kontrolo na kraju samem, da dobi razumno zagotovilo kot del predhodne kontrole.
Namen predhodnih kontrol je preveriti:
(a)
da so odhodki pravilni in skladni z določbami, ki se uporabljajo;
(b)
da se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz člena 29.
Za namen kontrol lahko odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili stroškov službenih potovanj ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo.
5. Posamezne transakcije ne smejo preverjati zaposleni, ki so začeli dejavnost. Zaposleni, ki izvajajo preverjanje, niso podrejeni zaposlenim, ki so začeli dejavnost.
Člen 46
Naknadne kontrole
1. Odredbodajalec lahko vzpostavi naknadne kontrole za preverjanje dejavnosti, ki so po predhodnih kontrolah že bile odobrene. Take kontrole se lahko izvajajo na naključnih vzorcih glede na tveganje.
2. Naknadne kontrole se lahko izvedejo na podlagi dokumentacije in po potrebi na kraju samem.
S temi naknadnimi kontrolami se preveri, da se dejavnosti, ki se financirajo iz proračuna organa Unije, pravilno izvajajo in zlasti da se upoštevajo merila iz člena 45(4).
Odredbodajalec vsaj enkrat letno pregleda rezultate naknadnih kontrol, da lahko ugotovi morebitne sistemske težave. Odredbodajalec sprejme ukrepe za rešitev teh težav.
Analiza tveganja iz odstavka 1 se pregleda ob upoštevanju rezultatov kontrol in drugih ustreznih informacij.
V primeru večletnih programov odredbodajalec oblikuje večletno strategijo kontrole, ki opredeljuje naravo in obseg kontrol v nekem obdobju ter način, kako se rezultati merijo glede na prejšnje leto za letno dajanje zagotovil.
3. Predhodnih kontrol ne opravljajo zaposleni, ki so odgovorni za naknadne kontrole. Zaposleni, odgovorni za naknadne kontrole, niso podrejeni zaposlenim, ki so odgovorni za predhodne kontrole.
Kadar odredbodajalec izvaja naknadne finančne revizije upravičencev kot naknadne kontrole, so povezana revizijska pravila jasna, dosledna in pregledna, ter spoštujejo pravice organa Unije in revidirancev.
4. Zaposleni, pristojni za kontrolo upravljanja finančnih dejavnosti iz odstavka 3, so primerno strokovno usposobljeni. Upoštevati morajo poseben kodeks o strokovnem ravnanju, ki ga sprejme organ Unije in temelji na standardih, ki jih določi Komisija za svoje lastne službe.
Člen 47
Konsolidirano letno poročilo o dejavnostih
1. Odredbodajalec poroča upravnemu odboru o izvajanju svojih nalog v obliki konsolidiranega letnega poročila o dejavnostih, ki vsebuje:
(a)
informacije o:
-
izvajanju letnega delovnega programa organa, izvrševanju proračuna in kadrovskega načrta iz člena 38,
-
upravljavskih sistemih in sistemih notranje kontrole, vključno s povzetkom števila in vrste notranjih revizij, ki jih opravi notranji revizor, ter zmogljivostmi notranje revizije, priporočili in ukrepi, sprejetimi na podlagi teh priporočil in na podlagi priporočil iz prejšnjih let iz členov 82 in 83,
-
vseh pripombah Računskega sodišča in ukrepih, sprejetih na podlagi teh opažanj,
-
računovodskih izkazih in poročilu o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju brez poseganja v člene 92, 96 in 97;
(b)
izjavo odredbodajalca, v kateri navede ali ima razumno zagotovilo, da, razen če ni drugače določeno v pridržkih v zvezi z opredeljenimi področji prihodkov in odhodkov:
-
informacije v poročilu predstavljajo resnično in pošteno sliko dejanskega stanja,
-
so bila sredstva, namenjena za dejavnosti, opisane v poročilu, porabljena za nameravani namen in v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja,
-
vzpostavljeni kontrolni postopki zagotavljajo potrebna jamstva glede zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij.
Konsolidirano letno poročilo o dejavnostih opisuje rezultate poslovanja glede na zastavljene cilje, tveganja, povezana s poslovanjem, uporabo zagotovljenih sredstev ter učinkovitost in uspešnost sistemov notranje kontrole, vključno s splošno oceno stroškovne učinkovitosti kontrol.
Konsolidirano letno poročilo se predloži v presojo upravnemu odboru.
2. Upravni odbor vsako leto najpozneje do 1. julija konsolidirano letno poročilo o dejavnostih skupaj s svojo oceno pošlje Računskemu sodišču, Komisiji, Evropskemu parlamentu in Svetu.
3. Dodatne zahteve po poročanju se lahko določi v aktu o ustanovitvi v ustrezno utemeljenih primerih, zlasti kadar je to potrebno zaradi področja, na katerem organ deluje.
Člen 48
Zaščita finančnih interesov Unije
1. Če zaposleni, ki sodeluje pri finančnem upravljanju in kontroli transakcij, meni, da je odločitev, ki jo mora na zahtevo nadrejenega izvesti ali potrditi, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega upravljanja ali strokovnimi pravili, ki jih mora ta zaposleni upoštevati, v pisni obliki obvesti direktorja, ki mu pisno tudi odgovori. Če direktor ne ukrepa ali potrdi prvotno odločitev oziroma navodila, zaposleni pa oceni, da ta potrditev ni ustrezen odgovor na njegove pomisleke, zaposleni pisno obvesti zadevno komisijo iz člena 54(5) in upravni odbor.
2. V primeru nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovali interesom Unije, zaposleni obvesti organe in telesa, imenovane na podlagi zakonodaje, ki se uporablja. Pogodbe z zunanjimi revizorji, ki opravljajo revizije finančnega poslovodenja organa Unije, določajo, da mora zunanji revizor odredbodajalca obvestiti o sumu nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovali interesom Unije.
Člen 49
Prenos pooblastil za izvrševanje proračuna
Kadar se pooblastila za izvrševanje proračuna prenesejo ali nadalje prenesejo v skladu s členom 40, se za odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil smiselno uporablja člen 44(1), (2) in (3).
Oddelek 3
Računovodja
Člen 50
Pooblastila in dolžnosti računovodje
1. Upravni odbor imenuje računovodjo, za katerega veljajo kadrovski predpisi, ki je v celoti neodvisen pri opravljanju svojih nalog. Računovodja je v organu Unije odgovoren za:
(a)
pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prihodkov in izterjavo zneskov, ugotovljenih kot terjatve;
(b)
pripravo in predstavitev računovodskih izkazov v skladu z naslovom IX;
(c)
vodenje poslovnih knjig v skladu z naslovom IX;
(d)
izvajanje, v skladu z naslovom IX, računovodskih pravil ter kontnega okvira v skladu z določbami, ki jih sprejme računovodja Komisije;
(e)
določitev in potrjevanje računovodskih sistemov in po potrebi potrjevanje sistemov, ki jih odredi odredbodajalec za pripravo ali utemeljevanje računovodskih informacij; v zvezi s tem ima računovodja pooblastilo, da lahko kadar koli preveri skladnost z merili za potrjevanje;
(f)
vodenje zakladništva.
2. Dva ali več organa Unije lahko za računovodjo imenujeta isto osebo.
Organi Unije se lahko prav tako strinjajo s Komisijo, da računovodja Komisije deluje tudi kot računovodja organa Unije.
Organi Unije lahko tudi pooblastijo računovodjo Komisije za izvajanje dela nalog računovodje organa Unije ob upoštevanju analize stroškov in koristi iz člena 29.
V primeru iz tega pododstavka sprejmejo ustrezne ukrepe za preprečevanje navzkrižja interesov.
3. Računovodja od odredbodajalca pridobi vse potrebne informacije za pripravo zaključnega računa, ki dajejo resnično sliko finančnega stanja organa Unije in izvrševanja proračuna. Odredbodajalec jamči za zanesljivost teh informacij.
4. Preden direktor sprejme zaključni račun, ga računovodja potrdi, s čimer potrdi tudi, da ima računovodja razumno zagotovilo, da zaključni račun predstavlja resničen in pošten odraz finančnega stanja organa Unije.
Za namene prvega pododstavka računovodja preveri, da je bil zaključni račun pripravljen v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 ter da so v zaključnem računu upoštevani vsi prihodki in odhodki.
Odredbodajalec posreduje vse informacije, ki jih računovodja potrebuje, da lahko opravi svoje naloge.
Odredbodajalci ostajajo v celoti odgovorni za pravilno uporabo sredstev, ki jih upravljajo, zakonitost in pravilnost odhodkov pod njihovo kontrolo ter celovitost in točnost informacij, posredovanih računovodji.
5. Računovodja je pooblaščen za preverjanje prejetih informacij in izvajanje kakršnih koli nadaljnjih preverjanj, ki so po njegovem mnenju potrebna za potrditev zaključnega računa.
Računovodja po potrebi izrazi pridržke ter natančno obrazloži naravo in obseg takšnih pridržkov.
6. S pridržkom odstavka 7 tega člena in člena 51 je le računovodja pooblaščen za upravljanje denarnih sredstev in njihovih ustreznikov. Računovodja je odgovoren tudi za njihovo hrambo.
7. Računovodja lahko, kadar je to nujno za izvajanje njegovih nalog, pri opravljanju le-teh nekatere prenese na podrejeno osebje, za katero veljajo kadrovski predpisi.
8. Akt o prenosu pooblastil določa naloge, zaupane podrejenim, ter njihove pravice in obveznosti.
Oddelek 4
Skrbnik računa izločenih sredstev
Člen 51
Računi izločenih sredstev
Če se izkaže za nujno se lahko za plačila majhnih zneskov in za pobiranje drugih prihodkov iz člena 6 vzpostavijo računi izločenih sredstev. Sredstva na računu izločenih sredstev zagotavlja računovodja, zanje pa so odgovorni skrbniki računov izločenih sredstev, ki jih imenuje računovodja.
Najvišji znesek za vsako postavko odhodkov ali prihodkov, ki ga lahko plača skrbnik računa izločenih sredstev tretjim osebam, ne sme presegati 60 000 EUR, določiti pa ga mora vsak organ Unije za vsako postavko odhodkov ali prihodkov. Plačila z računa izločenih sredstev se lahko izvršujejo z bančnimi nakazili, vključno s sistemom trajnika iz člena 74(1), čeki ali drugimi plačilnimi sredstvi, v skladu z navodili, ki jih določi računovodja.
POGLAVJE 3
Odgovornost finančnih udeležencev
Oddelek 1
Splošna pravila
Člen 52
Preklic prenosa pooblastil in začasni preklic dolžnosti, prenesenih na finančne udeležence
1. Odredbodajalcem na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil lahko organ, ki jih je imenoval, kadar koli dokončno ali začasno prekliče prenos ali nadaljnji prenos pooblastil. Odredbodajalec lahko kadar koli umakne svoje soglasje za določen nadaljnji prenos pooblastil.
2. Računovodjo ali skrbnika računov izločenih sredstev ali oba lahko kadar koli začasno ali dokončno odstavi upravni odbor. V takem primeru upravni odbor imenuje začasnega računovodjo.
3. Odstavka 1 in 2 ne posegata v noben disciplinski ukrep zoper finančne udeležence iz navedenih odstavkov.
Člen 53
Odgovornost finančnih udeležencev za nezakonito ravnanje, goljufijo ali korupcijo
1. Členi 52 do 56 ne posegajo v kazensko odgovornost, ki jo imajo lahko finančni udeleženci iz člena 52 v skladu z nacionalnim pravom, ki se uporablja, in veljavnih določbah glede zaščite finančnih interesov Unije ter glede boja proti korupciji, v kateri sodelujejo uradniki Unije ali uradniki držav članic.
2. Brez poseganja v člene 54, 55 in 56 je vsak odredbodajalec, računovodja ali skrbnik računa izločenih sredstev disciplinsko in odškodninsko odgovoren v skladu s kadrovskimi predpisi. V primeru nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki lahko škoduje interesom Unije, se zadeva predloži organom in telesom, imenovanim na podlagi zakonodaje, ki se uporablja, zlasti Evropskemu uradu za boj proti goljufijam.
Oddelek 2
Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce
Člen 54
Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce
1. Odredbodajalec je odškodninsko odgovoren v skladu s kadrovskimi predpisi.
2. Obveznost plačila odškodnine se uporablja zlasti, če odredbodajalec bodisi namerno ali iz hude malomarnosti:
(a)
pri določanju, katere upravičene zneske je treba izterjati, izdajanju nalogov za izterjavo, prevzemanju obveznosti za odhodke ali podpisovanju nalogov za plačilo ne ravna v skladu s to uredbo in, če je primerno, s pravili za izvajanje finančne uredbe organa Unije;
(b)
ne pripravi dokumenta o ugotovitvi terjatve, ne izda naloga za izterjavo ali ga izda prepozno ali prepozno izda nalog za plačilo, zaradi česar lahko tretje osebe vložijo civilno tožbo zoper organ Unije.
3. Odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa pooblastil, ki meni, da je odločitev, ki jo mora sprejeti na podlagi svojih pristojnosti, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel pooblastila. Če organ, ki je nanj prenesel pooblastila, odredbodajalcu na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa pooblastil da utemeljeno pisno navodilo, da sprejme zadevno odločitev, odredbodajalec za odločitev ne odgovarja.
4. V primeru prenosa pooblastil odredbodajalec ostane odgovoren za učinkovitost in uspešnost notranjih upravljavskih in kontrolnih sistemov ter za izbiro odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil.
5. Posebna komisija za finančne nepravilnosti, ki jo ustanovi Komisija ali v kateri Komisija sodeluje v skladu s členom 73(6) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ima enaka pooblastila glede organa Unije kot v zvezi z oddelki Komisije, razen če se upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor odloči, da ustanovi funkcionalno neodvisno komisijo ali da sodeluje v skupni komisiji, ki jo ustanovi več organov. Za zadeve, ki jih predložijo organi Unije, posebna komisija za finančne nepravilnosti, ki jo ustanovi Komisija ali v kateri sodeluje Komisija, vključuje enega člana osebja iz organa Unije.
Na podlagi mnenja komisije iz prvega pododstavka se direktor odloči, ali bo začel postopek, ki bo imel za posledico disciplinski ukrep ali plačilo odškodnine. Če komisija odkrije sistemske težave, pošlje poročilo s priporočili odredbodajalcu in notranjemu revizorju Komisije. Če mnenje zadeva direktorja, ga komisija pošlje upravnemu odboru in notranjemu revizorju Komisije. Direktor se v svojem letnem poročilu o dejavnostih v anonimni obliki sklicuje na mnenja komisije in navede ukrepe, sprejete na tej podlagi.
6. Od vsakega člana osebja se lahko zahteva, da v celoti ali delno povrne vso škodo, ki jo je utrpel organ Unije zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti med opravljanjem ali v zvezi z opravljanjem njegovih nalog. Ko so končane formalnosti, ki so za disciplinske zadeve določene v kadrovskih predpisih, pristojni organ za imenovanja sprejme utemeljeno odločitev.
Oddelek 3
Pravila, ki se uporabljajo za računovodje in skrbnike računov izločenih sredstev
Člen 55
Pravila, ki se uporabljajo za računovodje
Računovodja je disciplinsko in odškodninsko odgovoren, kakor je določeno v kadrovskih predpisih in v skladu s postopki, določenimi v njih. Računovodja je zlasti lahko odgovoren za katero koli od naslednjih oblik kršitev, ki jih stori:
(a)
če izgubi ali poškoduje sredstva, premoženje ali dokumente, ki jih hrani, ali če se izgubijo ali poškodujejo zaradi njegove malomarnosti;
(b)
če neupravičeno spremeni bančni račun ali poštni žiro račun;
(c)
če izterja ali plača zneske, ki niso v skladu z ustreznim nalogom za izterjavo ali nalogom za plačilo;
(d)
če ne pobere zapadlih prihodkov.
Člen 56
Pravila, ki se uporabljajo za skrbnike računov izločenih sredstev
Skrbnik računa izločenih sredstev je disciplinsko in odškodninsko odgovoren, kakor je določeno v kadrovskih predpisih in v skladu s postopki, določenimi v njih. Skrbnik računa izločenih sredstev je zlasti lahko odgovoren za katero koli od naslednjih oblik kršitev, ki jih stori:
(a)
če izgubi ali poškoduje sredstva, premoženje in dokumente, ki jih hrani, ali če se izgubijo ali poškodujejo zaradi njegove malomarnosti;
(b)
če ne more predložiti ustreznih dokazil za plačila, ki jih je izvršil;
(c)
če izvrši plačila drugim osebam, kot so upravičene do njih;
(d)
če ne pobere zapadlih prihodkov.
POGLAVJE 4
Prihodki
Člen 57
Zahtevek za plačilo
Organ Unije predloži Komisiji zahtevke za plačilo za celoten prispevek Unije ali njegov del v skladu s členom 19(6) pod pogoji in v časovnih presledkih, za katere se dogovori s Komisijo.
Člen 58
Obravnava obresti
Obresti, ki nastanejo na podlagi sredstev, ki jih Komisija v obliki prispevka plača organu Unije, ne pripadajo proračunu.
Člen 59
Ocena terjatev
1. Ko odredbodajalec dobi zadostne in zanesljive informacije v zvezi z ukrepom ali stanjem, ki ima lahko za posledico znesek, ki se dolguje organu Unije, pripravi oceno terjatev.
2. Odredbodajalec prilagodi oceno terjatev, takoj ko dobi informacije o dogodku, ki spreminja ukrep ali stanje, zaradi katerega je bila ocena terjatev pripravljena.
Kadar odredbodajalec za ukrep ali stanje, zaradi katerega je bila prej pripravljena ocena terjatev, izda nalog za izterjavo, to oceno terjatev ustrezno prilagodi.
Če je znesek v nalogu za izterjavo enak znesku prvotne ocene terjatev, se ocena terjatev zmanjša na nič.
Člen 60
Ugotovitev terjatev
1. Ugotovitev terjatev je dejanje, s katerim odredbodajalec:
(a)
preveri, da dolg obstaja;
(b)
določi ali preveri nedvoumnost in znesek dolga;
(c)
preveri pogoje, pod katerimi dolg zapade v plačilo.
2. Vsaka zapadla terjatev v fiksnem znesku, ki se potrdi kot nedvoumna, se ugotovi z nalogom za izterjavo računovodji, ki mu sledi opomin dolžniku, oba pa pripravi odredbodajalec.
3. Nepravilno plačani zneski se izterjajo.
4. Za vsak dolg, ki ni bil poplačan v roku, določenem v opominu dolžniku, se pripišejo obresti v skladu z Delegirano uredbo (EU) št. 1268/2012.
5. V ustrezno utemeljenih primerih se lahko določene postavke običajnih prihodkov pripoznajo začasno. Začasno pripoznanje vključuje izterjavo več posameznih zneskov, ki jih zato ni treba pripoznati posamično. Pred koncem proračunskega leta odredbodajalec popravi začasno pripoznane zneske in tako zagotovi njihovo skladnost z dejansko pripoznanimi terjatvami.
Člen 61
Odobritev izterjave
Odobritev izterjave je dejanje, s katerim odredbodajalec z izdajo naloga za izterjavo da navodilo računovodji, da izterja terjatev, ki jo je ugotovil ta odredbodajalec.
Člen 62
Pravila o izterjavi
1. Računovodja ukrepa na podlagi naloga za izterjavo terjatev, ki jih je pravilno ugotovil odredbodajalec. Odredbodajalec pri tem ravna s potrebno skrbnostjo za zagotovitev, da organ Unije prejme svoje prihodke in da so njegove pravice varovane.
2. Če dejanska izterjava ne nastopi do roka plačila, določenega v opominu dolžniku, računovodja obvesti odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izvršitev izterjave z vsemi pravnimi sredstvi, ki so mu na voljo, vključno s pobotom, kadar je to primerno, in če to ni mogoče, s prisilno izterjavo.
3. Računovodja izterja zneske s pobotom z enakimi zahtevki, kot jih ima organ Unije do dolžnika, ki ima sam zahtevek do organa Unije. Takšni zahtevki so nedvoumni, v fiksnem znesku in zapadli.
4. Kadar se namerava odredbodajalec odpovedati ali delno odpovedati izterjavi ugotovljene terjatve, zagotovi, da je odpoved pravilna ter v skladu z načeloma dobrega finančnega poslovodenja in sorazmernosti. Odločitev o odpovedi se utemelji. Odredbodajalec lahko to odločitev prenese le za terjatve, katerih znesek je nižji od 5 000 EUR.
V odločitvi o odpovedi se navede ukrepe za zagotovitev izterjave ter pravna in dejanska vprašanja, na katerih temelji.
5. Odredbodajalec se v celoti ali delno odpove ugotovljeni terjatvi, kadar se na podlagi ugotovljene napake izkaže, da terjatev ni bila pravilno pripoznana. Takšna odpoved se izvede z odločitvijo odredbodajalca in je ustrezno utemeljena.
Člen 63
Formalnosti pri izterjavi
1. Ob izterjavi računovodja terjatev zavede v računovodsko evidenco in o tem obvesti odredbodajalca.
2. Za vsako gotovinsko plačilo se računovodji izda potrdilo o plačilu.
3. Delno vračilo s strani dolžnika, ki zadeva več nalogov za izterjavo, se najprej knjiži na najstarejšo terjatev, razen če dolžnik ne določi drugače.
Pri vseh delnih plačilih se najprej pokrijejo obresti.
Člen 64
Podaljšanje plačilnega roka
1. Računovodja lahko v sodelovanju z odredbodajalcem plačilni rok podaljša samo na pisno prošnjo dolžnika, ki je ustrezno utemeljena, in če sta izpolnjena naslednja pogoja:
(a)
dolžnik se zaveže, da bo plačal obresti po obrestni meri iz člena 83 Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 za celotno obdobje podaljšanja, ki se začne po izteku roka iz člena 80(3)(b) Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012;
(b)
za zavarovanje pravic organa Unije dolžnik predloži finančno jamstvo, ki pokriva neporavnani dolg tako za znesek glavnice kot obresti in ki ga računovodja organa Unije sprejme.
Jamstvo iz točke (b) prvega pododstavka se lahko nadomesti s solidarnim jamstvom, ki ga da tretja oseba in ga računovodja organa Unije sprejme.
2. V izjemnih okoliščinah lahko računovodja na prošnjo dolžnika odstopi od zahteve po predložitvi jamstva iz točke (b) prvega pododstavka odstavka 1, kadar je dolžnik po oceni računovodje pripravljen in zmožen izvršiti plačilo v dodatnem časovnem obdobju, vendar ne more predložiti takšnega jamstva in ima težave.
Člen 65
Seznam upravičenosti
1. Računovodja pripravlja seznam dolgovanih zneskov, ki jih je treba izterjati. Upravičenosti organa Unije so na seznamu razvrščene po datumih izdaje nalogov za izterjavo. Računovodja navede tudi odločitve o odpovedi ali delni odpovedi izterjavi pripoznanih terjatev. Seznam se priloži poročilu organa Unije o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.
2. Kadar je dolžniku vračilo naloženo s pravnomočno sodno odločbo in kadar ni bilo nobenega ali nobenega večjega vračila v enem letu od njenega izreka, organ Unije pripravi seznam upravičenosti organa Unije z navedbo imen dolžnikov in zneska dolga. Seznam se objavi ob upoštevanju varstva osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo po tem, ko je bil znesek dolga v celoti povrnjen. To velja tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.
Sklep o vključitvi dolžnika na seznam upravičenosti organa Unije se sprejme ob upoštevanju načela sorazmernosti, predvsem pa se pri tem upošteva višina zneska.
Člen 66
Zastaralni rok
Upravičenosti organa Unije do tretjih oseb in upravičenosti tretjih oseb do organa Unije so omejene z zastaralnim rokom petih let.
Člen 67
Posebne določbe, ki se uporabljajo za pristojbine in stroške
Če organ Unije pobira pristojbine in stroške iz člena 6(1)(a), na začetku vsakega proračunskega leta pripravi skupno začasno oceno takih pristojbin in stroškov.
Če pristojbine in stroške v celoti določajo zakonodaja ali odločitve upravnega odbora, se lahko odredbodajalec vzdrži izdaje nalogov za izterjavo ter neposredno izda opomin, potem ko je ugotovil znesek terjatev. V tem primeru se evidentirajo vse podrobnosti upravičenosti organa Unije. Računovodja vodi seznam vseh opominov in navede število opominov ter skupni znesek v poročilu organa Unije o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.
Če organ Unije uporablja ločen sistem fakturiranja, računovodja redno in vsaj mesečno vnese skupno vsoto prejetih pristojbin in stroškov v račune.
Organ Unije opravi storitve na podlagi nalog, ki so mu zaupane, šele, ko je ustrezna pristojbina ali strošek plačana v celoti. Toda v izjemnih okoliščinah se lahko storitev opravi brez predhodnega plačila ustrezne pristojbine ali stroškov. V primerih, kadar je bila storitev opravljena brez predhodnega plačila ustrezne pristojbine ali stroškov, se uporabljajo členi 60 do 66.
POGLAVJE 5
Odhodki
Člen 68
Sklepi o financiranju
1. Vse odhodkovne postavke se prevzamejo kot obveznost, potrdijo, odobrijo in plačajo.
2. Vsak prevzem obveznosti za odhodke sledi sklepu o financiranju.
3. Letni delovni program organa Unije je enakovreden sklepu o financiranju za dejavnosti, ki jih pokriva, če so elementi iz člena 32(3) jasno opredeljeni.
4. Odobritve za upravo se lahko porabijo brez predhodnega sklepa o financiranju.
Člen 69
Vrste obveznosti
1. Prevzem proračunske obveznosti je postopek, s katerim se rezervirajo odobritve za pokritje poznejših plačil, ki so potrebne za izpolnitev pravnih obveznosti.
2. Prevzem pravne obveznosti je dejanje, s katerim odredbodajalec prevzame ali določi obveznost, ki ima finančne posledice.
3. Proračunske obveznosti spadajo v eno od naslednjih treh kategorij:
(a)
posamezna: proračunska obveznost je posamezna, kadar sta prejemnik in višina odhodka znana;
(b)
celotna: proračunska obveznost je celotna, kadar vsaj eden od elementov, potrebnih za ugotovitev posamezne obveznosti, še ni znan;
(c)
začasna: proračunska obveznost je začasna, kadar je namenjena za pokrivanje rutinskih upravnih odhodkov in bodisi znesek bodisi končni prejemniki še niso dokončno znani.
Začasna proračunska obveznost se izvršuje bodisi s prevzemom ene ali več posameznih pravnih obveznosti, na podlagi katerih nastane upravičenost do poznejših plačil, ali v izjemnih primerih, povezanih z izdatki za kadrovske zadeve, neposredno s plačili.
4. Proračunske obveznosti za ukrepe, ki trajajo več kakor eno proračunsko leto, se lahko razporedijo na več let v letne obroke samo, kadar tako določa akt o ustanovitvi ali temeljni akt, ali se nanašajo na upravne odhodke.
Člen 70
Pravila, ki se uporabljajo za prevzem obveznosti
1. Za vsak ukrep, ki lahko povzroči odhodek v breme proračuna organa Unije, odredbodajalec prevzame proračunsko obveznost, preden prevzame pravno obveznost do tretjih oseb.
2. Obveznost, da se proračunska obveznost prevzame pred pravno obveznostjo, kot je določeno v odstavku 1, se ne uporablja za pravne obveznosti, sprejete po razglasitvi kriznih razmer v okviru načrta neprekinjenega poslovanja, v skladu s postopki, ki jih sprejme organ Unije.
3. Celotne proračunske obveznosti zajemajo skupne stroške ustreznih posameznih pravnih obveznosti, prevzetih do 31. decembra leta N + 1.
Ob upoštevanju členov 69(4) in 87(2) se posamezna pravna obveznost, ki se nanaša na posamezno ali začasno proračunsko obveznost, prevzame do 31. decembra leta N.
Na koncu obdobij iz prvega in drugega pododstavka odredbodajalec sprosti neporabljene proračunske obveznosti.
Znesek vsake posamezne pravne obveznosti, prevzete na podlagi celotnih proračunskih obveznosti, odredbodajalec pred podpisom evidentira v proračunskem računovodstvu in knjiži na celotne proračunske obveznosti.
4. Za evidentirane proračunske in pravne obveznosti za ukrepe, ki trajajo več kakor eno proračunsko leto, se končni datum za izvršitev določi v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja, razen v primeru odhodkov za zaposlene.
Kateri koli deli takih obveznosti, ki niso bili izvršeni v šestih mesecih po datumu iz prvega pododstavka tega odstavka, se sprostijo v skladu s členom 16.
Znesek proračunske obveznosti, ki ustreza pravni obveznosti, za katero v obdobju dveh let od podpisa pravne obveznosti ni bilo izvršeno nobeno plačilo v smislu člena 75, se sprosti, razen kadar se ta znesek nanaša na sporne zadeve, ki jih obravnavajo sodišča ali arbitražni organi, ali kadar obstajajo posebne določbe v temeljnih aktih.
Člen 71
Preverjanje, ki se uporablja za prevzem obveznosti
1. Pri prevzemanju proračunske obveznosti odredbodajalec zagotovi, da:
(a)
odhodek bremeni ustrezno proračunsko postavko organa Unije;
(b)
so odobritve na voljo;
(c)
so odhodki v skladu z veljavnimi določbami, zlasti določbami akta o ustanovitvi, finančnih pravil posameznega organa Unije in vseh aktov, sprejetih na njihovi podlagi;
(d)
se upošteva načelo dobrega finančnega poslovodenja.
2. Pri evidentiranju pravnih obveznosti s fizičnim ali elektronskim podpisom odgovorni odredbodajalec zagotovi, da:
(a)
je obveznost pokrita z ustrezno proračunsko obveznostjo;
(b)
so odhodki zakoniti in pravilni ter v skladu z veljavnimi določbami, zlasti določbami akta o ustanovitvi, finančnih pravil posameznega organa Unije in vseh aktov, sprejetih na njihovi podlagi;
(c)
se upošteva načelo dobrega finančnega poslovodenja.
Člen 72
Potrditev odhodkov
Potrditev odhodkov je dejanje, s katerim odredbodajalec:
(a)
preveri, da je upnik upravičen do zneska;
(b)
določi ali preveri nedvoumnost in znesek zahtevka;
(c)
preveri pogoje, v skladu s katerimi plačilo zapade.
Člen 73
Potrditev in materialna oblika zaznamka „odobreno za plačilo“
1. Potrditev odhodkov temelji na dokazilih, ki potrjujejo upravičenost upnika na podlagi izjave o dejansko opravljenih storitvah, dejansko dobavljenem blagu ali dejansko izvedeni gradnji ali na podlagi drugih dokumentov, ki utemeljujejo plačilo, vključno s ponavljajočimi se plačili naročnin ali tečajev usposabljanja.
2. Odredbodajalec pred sprejetjem odločitve o potrditvi odhodkov osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila preverjena.
3. Sklep o potrditvi se izrazi tako, da odredbodajalec podpiše zaznamek „odobreno za plačilo“.
4. Če sistem ni računalniško podprt, ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko žiga, prek katerega se podpiše odredbodajalec.
V računalniško podprtem sistemu ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko potrditve s pomočjo osebnega gesla odredbodajalca.
Člen 74
Odobritev odhodkov
1. Odobritev odhodkov je dejanje, s katerim odredbodajalec, ki je preveril, da so odobritve na voljo, z izdajo naloga za plačilo da navodilo računovodji, da plača znesek odhodka, ki ga je odredbodajalec potrdil.
Kadar se za opravljene storitve, vključno s storitvami najemanja, ali dostavljeno blago izvršujejo periodična plačila, lahko odredbodajalec ob upoštevanju analize tveganja odredi uporabo sistema trajnika.
2. Nalog za izplačilo odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji. Odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členom 44(5).
3. Po potrebi se odredbi za plačilo, poslani računovodji, priloži dokument, ki potrjuje, da je blago evidentirano v evidenci iz člena 106(1).
Člen 75
Vrste plačil
1. Plačilo se izvrši na podlagi predložitve potrdila, da je bil ustrezni ukrep izveden v skladu z določbami temeljnega akta ali pogodbe ali sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev, in zajema enega ali več naslednjih dejanj:
(a)
plačilo celotnega zapadlega zneska;
(b)
plačilo zapadlega zneska, na katerega koli od naslednjih načinov:
1.
v obliki predhodnega financiranja, ki se lahko razdeli v več plačil, po podpisu pogodbe ali sporazuma o nepovratnih sredstvih oziroma po prejemu uradnega obvestila o sklepu o nepovratnih sredstvih;
2.
v obliki enega ali več vmesnih plačil, ko je ukrep delno izveden;
3.
v obliki plačila razlike, ki se dolguje, ko je ukrep v celoti izveden.
Predhodno financiranje zagotavlja likvidnostna sredstva. Lahko se razdeli na več plačil v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.
Vmesno plačilo, ki se lahko ponovi, je lahko namenjeno za kritje odhodkov zaradi izvajanja sporazuma ali sklepa ali za plačilo storitev, blaga ali gradenj, končanih in/ali dostavljenih v vmesnih fazah izvajanja naročila. Z vmesnimi plačili se lahko v celoti ali deloma obračuna predhodno financiranje, brez poseganja v določbe temeljnega akta.
Zaključevanje odhodkov ima obliko plačila razlike, ki ga ni mogoče ponoviti in s katerim se obračunajo vsa predhodna plačila, ali obliko naloga za izterjavo.
2. V proračunskem računovodstvu se pri vsakem plačilu razlikuje med različnimi vrstami plačil iz odstavka 1.
Člen 76
Omejitev plačila na razpoložljiva sredstva
Plačilo odhodkov izvrši računovodja v okviru razpoložljivih sredstev.
Člen 77
Roki
Plačilo odhodkov se izvrši v rokih, določenih v Uredbi (EU, Euratom) št. 966/2012 in Delegirani uredbi (EU) št. 1268/2012 ter v skladu z njima.
POGLAVJE 6
Informacijski sistemi
Člen 78
Elektronsko vodenje prihodkov in odhodkov
Kadar se prihodki in odhodki vodijo z računalniškimi sistemi, se dokumenti lahko podpisujejo z računalniškim ali elektronskim postopkom.
Člen 79
e-Uprava
Organ Unije določi in uporabi enotne standarde za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi osebami, ki sodelujejo v postopkih za oddajo naročil in dodelitev nepovratnih sredstev. V največji možni meri zlasti oblikujejo in izvajajo rešitve za predložitev, hranjenje in obdelavo predloženih podatkov v postopkih za dodelitev nepovratnih sredstev in postopkih javnih naročil ter v ta namen vzpostavijo enotno območje izmenjave elektronskih podatkov za vložnike, kandidate in ponudnike.
Člen 80
Dobro upravljanje
1. Odredbodajalec nemudoma naznani potrebo po tem, da se predložijo dokazila in/ali dokumentacija, njihovo obliko in predpisano vsebino, kakor tudi okvirni urnik za izvedbo postopkov oddaje javnih naročil, kadar je to ustrezno.
2. Kadar zaradi očitne administrativne napake vložnika ali ponudnika, le-ti niso predložili dokaze ali podali izjav, izbirna komisija ali, kadar je ustrezno, odredbodajalec vložnika ali ponudnika, razen v ustrezno utemeljenih primerih, pozove, naj posreduje manjkajoče informacije ali pojasni dokazila. Take informacije ali pojasnila bistveno ne spreminjajo predloga ali pogojev ponudbe.
Člen 81
Navedba pravnih sredstev
Kadar so zaradi postopkovnega akta odredbodajalca okrnjene pravice vložnika ali ponudnika, upravičenca ali izvajalca, ta akt vsebuje navedbo razpoložljivih sredstev za varstvo v upravnih in/ali sodnih zadevah, s katerimi se lahko navedeni akt izpodbija.
Navedena je zlasti vrsta pravnega sredstva, organ ali organi, pri katerih ga je mogoče vložiti, ter roki za vložitev.
POGLAVJE 7
Notranji revizor
Člen 82
Imenovanje ter pooblastila in naloge notranjega revizorja
1. Vsak organ Unije vzpostavi funkcijo notranjega revizorja, ki se izvaja v skladu z ustreznimi mednarodnimi standardi.
2. Notranjo revizijo izvaja notranji revizor Komisije. Notranji revizor ne sme biti niti odredbodajalec organa Unije ali Komisije niti njun računovodja.
3. Notranji revizor svetuje organu Unije glede obvladovanja tveganj z neodvisnimi mnenji o kakovosti upravljavskih in kontrolnih sistemov ter s priporočili za izboljšanje pogojev izvajanja postopkov in spodbujanje dobrega finančnega poslovodenja.
Notranji revizor je odgovoren zlasti za:
(a)
ocenjevanje ustreznosti in učinkovitosti notranjih sistemov za poslovodenje ter dela služb pri izvajanju programov in ukrepov glede na tveganja, povezana z njimi;
(b)
ocenjevanje učinkovitosti in uspešnosti sistemov notranje kontrole in revizije, ki se uporabljajo za vsako dejavnost izvrševanja proračuna organa Unije.
4. Notranji revizor opravlja te naloge v zvezi z vsemi dejavnostmi in službami organa Unije. Notranji revizor ima popoln in neomejen dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje za opravljanje svojih nalog.
5. Notranji revizor se seznani s konsolidiranim letnim poročilom o dejavnostih odredbodajalca in vsemi drugimi ugotovljenimi informacijami.
6. Notranji revizor o svojih ugotovitvah in priporočilih poroča upravnemu odboru in direktorju.
Notranji revizor poroča tudi v katerem koli od naslednjih primerov:
-
kritična tveganja in priporočila niso bila upoštevana,
-
prišlo je do velikih zamud pri izvajanju priporočil iz prejšnjih let.
Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor in direktor zagotovita redno spremljanje izvajanja revizijskih priporočil. Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor prouči informacije iz člena 47(1)(a) in, ali so bila priporočila v celoti in pravočasno izvedena.
7. Organ unije da kontaktne podatke notranjega revizorja na razpolago vsaki fizični ali pravni osebi, ki sodeluje pri odhodkih, da lahko na zaupen način stopi v stik z notranjim revizorjem.
8. Poročila in ugotovitve notranjega revizorja postanejo dostopni javnosti šele po tem, ko notranji revizor potrdi ukrep, uveden za njihovo izvajanje.
Člen 83
Neodvisnost notranjega revizorja
Neodvisnost notranjega revizorja, njegova odgovornost za ukrepe, sprejete pri opravljanju njegovih dolžnosti, ter pravica notranjega revizorja do začetka postopka pred Sodiščem Evropske unije, se določi v skladu s členom 100 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 84
Ustanovitev oddelka za notranjo revizijo
1. Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor lahko ob upoštevanju stroškovne učinkovitosti in dodane vrednosti ustanovi oddelek za notranjo revizijo, ki opravlja svoje dolžnosti v skladu z ustreznimi mednarodnimi standardi.
Namen, pooblastila in pristojnosti oddelka za notranjo revizijo je treba določiti v listini o notranji reviziji, ki jo mora odobriti upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor.
Letni revizijski načrt oddelka za notranjo revizijo pripravi vodja oddelka za notranjo revizijo in pri tem med drugim upošteva oceno tveganja v organu Unije, ki jo pripravi direktor.
Načrt pregleda in odobri upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor.
Oddelek za notranjo revizijo o svojih ugotovitvah in priporočilih poroča upravnemu odboru in direktorju.
2. Če oddelek za notranjo revizijo enega organa Unije ni stroškovno učinkovit ali ne more izpolnjevati mednarodnih standardov, se lahko organ Unije odloči, da oddelek za notranjo revizijo deli z drugimi organi Unije, ki delujejo na istem področju.
V takih primerih se upravni odbori ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbori zadevnih organov Unije dogovorijo o praktičnih podrobnostih skupnega oddelka za notranjo revizijo.
3. Akterji notranje revizije učinkovito sodelujejo z izmenjavo informacij in revizijskih poročil in, kadar je to primerno, s pripravo skupnih ocen tveganja ter opravljanjem skupnih revizij.
Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor in direktor zagotovita redno spremljanje izvajanja priporočil oddelka za notranjo revizijo.
NASLOV V
JAVNA NAROČILA
Člen 85
Splošne določbe
1. Kar zadeva javna naročila, se ob upoštevanju člena 86 uporablja naslov V Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.
2. Organ Unije lahko zahteva svojo vključitev kot naročnik pri oddaji naročil Komisije ali medinstitucionalnih naročil ter pri oddaji naročil drugih organov Unije.
3. Organ Unije sodeluje v centralni bazi podatkov o izključitvah, ki jo je vzpostavila in jo vodi Komisija v skladu s členom 108 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 86
Postopki za oddajo javnih naročil
1. Organ Unije lahko brez javnega postopka za oddajo naročil s Komisijo, medinstitucionalnimi uradi in Prevajalskim centrom za organe Evropske unije, ustanovljenim z Uredbo Sveta (ES) št. 2965/94 (8), sklene pogodbo za oddajo naročila za dobavo blaga, opravljanje storitev ali del, ki jih zagotavljajo navedeni organi.
2. Organ Unije lahko za kritje upravnih potreb uporablja skupne postopke za oddajo naročil z naročniki držav članic gostiteljic. V tem primeru se smiselno uporablja člen 133 Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.
NASLOV VI
POSEBNE DOLOČBE ZA ODOBRITVE ZA UPRAVO
Člen 87
Odobritve za upravo
1. Odobritve za upravo so nediferencirana sredstva.
2. Upravni odhodki na podlagi pogodb, ki zajemajo daljše obdobje od proračunskega leta, bodisi v skladu z lokalno prakso bodisi se nanašajo na dobavo opreme, se plačajo v breme proračuna organa Unije za proračunsko leto, v katerem nastanejo.
3. Organ Unije do 1. junija vsakega leta Evropskemu parlamentu in Svetu posreduje delovni dokument o nepremičninski politiki, ki vsebuje naslednje informacije:
(a)
za vsako zgradbo odhodke in površino, ki jih zajemajo odobritve v ustreznih proračunskih vrsticah organa Unije;
(b)
predviden razvoj globalnega načrtovanja površine in lokacije v naslednjih letih, z opisom projektov gradnje v načrtovalni fazi, ki so že opredeljeni;
(c)
končne pogoje in stroške ter zadevne podatke o izvajanju novih projektov gradnje, ki so že bili predloženi Evropskemu parlamentu in Svetu po postopku iz člena 88 ter niso bili vključeni v delovne dokumente iz predhodnih let.
Člen 88
Projekti gradnje
1. Organ Unije za vsak projekt gradnje, ki bi lahko imel znatne finančne posledice za proračun organa Unije, čim prej obvesti Evropski parlament in Svet o potrebni površini za gradnjo in začasnih načrtih, in sicer pred sondiranjem lokalnega trga v primeru pogodb o nepremičninah ali preden se javni razpisi objavijo v primeru naročil gradenj.
2. Organ Unije za vsak projekt gradnje, ki bi lahko imel znatne finančne posledice za proračun organa Unije, predloži projekt gradnje, vključno s podrobno oceno stroškov in financiranjem, pa tudi seznam osnutkov pogodb, ki jih želi uporabiti, ter pred sklenitvijo pogodb zaprosi za odobritev Evropskega parlamenta in Sveta. Na zahtevo organa Unije se predloženi dokumenti, povezani s projektom gradnje, obravnavajo zaupno.
Evropski parlament in Svet o projektu gradnje odločita v štirih tednih od takrat, ko obe instituciji prejmeta ta projekt gradnje, razen v primeru višje sile.
Šteje se, da je projekt gradnje po izteku tega štiritedenskega obdobja odobren, razen če Evropski parlament ali Svet v tem roku predlog zavrneta.
Če Evropski parlament in/ali Svet v tem štiritedenskem roku izrazita ustrezno utemeljene pomisleke, se rok enkrat podaljša za dva tedna.
Če Evropski parlament ali Svet projekt gradnje zavrne, organ Unije svoj predlog umakne, lahko pa predloži tudi novega.
3. V primeru višje sile se lahko informacije iz odstavka 4 posredujejo skupaj s projektom gradnje. Evropski parlament in Svet o projektu gradnje odločita v dveh tednih od takrat, ko obe instituciji prejmeta ta projekt gradnje. Šteje se, da je projekt gradnje po izteku tega dvotedenskega roka odobren, razen če Evropski parlament in/ali Svet v tem roku predlog zavrneta.
4. Kot projekt gradnje, ki bi lahko imel znatne finančne posledice za proračun organa Unije, se šteje naslednje:
(a)
vsak nakup zemljišča;
(b)
nakup, prodaja, strukturna prenova, gradnja zgradb ali projekt, ki združuje te elemente in naj bi se izvedel v istem časovnem obdobju, ki presegajo 3 000 000 EUR;
(c)
vsaka nova pogodba o nepremičninah (vključno z užitkom, dolgoročnim zakupom in podaljševanjem obstoječih pogodb o gradnji pod manj ugodnimi pogoji), ki ni zajeta v točki (b) z letnim stroškom vsaj 750 000 EUR;
(d)
razširitev ali podaljšanje obstoječih pogodb o nepremičninah (vključno z užitkom in dolgoročnimi zakupi) pod istimi ali ugodnejšimi pogoji z letnim stroškom vsaj 3 000 000 EUR.
5. Brez poseganja v člen 19(4) se lahko projekt nakupa zgradbe financira s posojilom, ki ga predhodno odobrita Evropski parlament in Svet.
Posojila se sklenejo in poplačajo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja in ob upoštevanju največjih finančnih koristi Unije.
Kadar organ Unije predlaga financiranje nakupa s posojilom, se v načrtu financiranja, ki se predloži skupaj z zahtevo organa Unije za predhodno odobritev, opredeli zlasti najvišja raven financiranja, obdobje financiranja, vrsta financiranja, pogoji financiranja in prihranek v primerjavi z drugimi vrstami pogodbenih ureditev.
Evropski parlament in Svet o zahtevi za predhodno odobritev odločita v štirih tednih, z možnostjo enkratnega podaljšanja za dva tedna, od takrat, ko sta obe instituciji prejeli to zahtevo. Šteje se, da je nakup s posojilom zavrnjen, če ga Evropski parlament in Svet v tem roku izrecno ne odobrita.
NASLOV VII
STROKOVNJAKI
Člen 89
Plačani zunanji strokovnjaki
Člen 287 Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 se smiselno uporablja za izbor strokovnjakov. Taki strokovnjaki so plačani na podlagi fiksnega, vnaprej napovedanega zneska in se izberejo na podlagi njihove strokovne usposobljenosti. Izberejo se na podlagi meril za izbor, ki spoštujejo načela nediskriminacije, enakega obravnavanja in odsotnosti navzkrižja interesov.
NASLOV VIII
NEPOVRATNA SREDSTVA IN NAGRADE, KI JIH DODELI ORGAN UNIJE
Člen 90
Nepovratna sredstva
Če lahko organ Unije dodeli nepovratna sredstva v skladu z aktom o ustanovitvi ali na podlagi prenosa pooblastila s strani Komisije v skladu s členom 58(1)(c)(iv) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, se uporabljajo ustrezne določbe navedene uredbe in Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.
Člen 91
Nagrade
Če lahko organ Unije dodeli nepovratna sredstva v skladu z aktom o ustanovitvi ali na podlagi prenosa pooblastila s strani Komisije v skladu s členom 58(1)(c)(iv) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, se uporabljajo ustrezne določbe navedene uredbe in Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.
NASLOV IX
PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO
POGLAVJE 1
Priprava zaključnega računa
Člen 92
Struktura zaključnega računa
Zaključni račun organa Unije sestavljajo:
(a)
računovodski izkazi organa Unije;
(b)
poročila o izvrševanju proračuna organa Unije.
Člen 93
Poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju
1. Vsak organ Unije pripravi poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju za zadevno proračunsko leto.
2. Direktor pošlje poročilo Evropskemu parlamentu, Svetu, Komisiji in Računskemu sodišču do 31. marca naslednjega proračunskega leta.
3. Poročilo iz odstavka 2 poroča, tako v obliki absolutne vrednosti kot v obliki odstotkov, vsaj o obsegu izvrševanja odobritev in vsebuje povzetek o prerazporeditvi odobritev med različnimi proračunskimi postavkami.
Člen 94
Pravila za zaključni račun
1. Računovodja organa Unije uporablja pravila, ki jih je sprejel računovodja Komisije, ki temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor.
2. Zaključni račun organa Unije iz člena 92 upošteva proračunska načela iz členov 5 do 31. Predstavlja resnično in pošteno sliko proračunskih prihodkov in odhodkov.
Člen 95
Računovodska načela
Računovodski izkazi iz člena 92 predstavljajo informacije, tudi informacije glede računovodske usmeritve, na način, ki zagotavlja, da so ustrezne, zanesljive, primerljive in razumljive. Pripravijo se v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli, kakor so opisana v računovodskih pravilih iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 96
Računovodski izkazi
1. Računovodski izkazi se pripravijo v eurih in zajemajo:
(a)
bilanco stanja in izkaz finančnega uspeha, ki predstavljata vsa sredstva in obveznosti ter finančni položaj in poslovni izid na dan 31. decembra predhodnega leta; predstavljena sta v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012;
(b)
izkaz finančnega izida, ki prikazuje zneske, pobrane in plačane med letom, ter končno stanje denarja zakladnice;
(c)
izkaz sprememb čistih sredstev, ki prikazuje pregled gibanj rezerv med letom in končni izid.
2. Pojasnila k računovodskim izkazom dopolnjujejo in pojasnjujejo informacije, predstavljene v izkazih iz odstavka 1, ter dajejo vse dodatne informacije, predpisane z mednarodno sprejeto računovodsko prakso, kadar so take informacije pomembne za dejavnosti organa Unije.
Člen 97
Poročila o izvrševanju proračuna
1. Poročila o izvrševanju proračuna se pripravijo v eurih. Zajemajo:
(a)
poročila, ki združujejo vse proračunske operacije za zadevno leto glede prihodkov in odhodkov;
(b)
pojasnila, ki dopolnjujejo in pojasnjujejo informacije v poročilih.
2. Proračunski rezultat je sestavljen iz razlike med:
-
vsemi prihodki v tem proračunskem letu,
-
zneskom izvršenih plačil glede na odobritve za to proračunsko leto, čemur se prišteje znesek prenesenih odobritev za isto finančno leto.
Razlika iz prvega pododstavka se po eni strani poveča ali zmanjša za neto znesek odobritev, prenesenih iz prejšnjih proračunskih let, ki so zapadle, in po drugi strani za:
-
izvršena plačila, ki presegajo nediferencirana sredstva, prenesena iz prejšnjega proračunskega leta, zaradi spremembe tečaja eura,
-
razliko med deviznimi dobički ali izgubami v proračunskem letu, tako realiziranimi kot tudi nerealiziranimi.
3. Struktura predstavitve poročil o izvrševanju proračuna je enaka kot tista, uporabljena za sam organ Unije.
Člen 98
Začasni zaključni računi
1. Računovodja organa Unije računovodji Komisije in Računskemu sodišču do 1. marca naslednjega leta pošljejo svoje začasne zaključne račune.
2. Računovodja organa Unije računovodji Komisije do 1. marca naslednjega leta pošlje tudi sveženj poročil v standardizirani obliki, ki jo za konsolidacijo določi računovodja Komisije.
Člen 99
Potrditev končnega zaključnega računa
1. V skladu s členom 148(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Računsko sodišče najpozneje do 1. junija naslednjega leta da svoje pripombe o začasnem zaključnem računu organa Unije.
2. Po prejemu opažanj Računskega sodišča o začasnem zaključnem računu organa Unije, računovodja pripravi končni zaključni račun organa Unije v skladu s členom 50. Direktor zaključni račun pošlje upravnemu odboru, ki nato o njem poda svoje mnenje.
3. Računovodja pošlje končni zaključni račun, skupaj z mnenjem upravnega odbora, računovodji Komisije ter Računskemu sodišču, Evropskemu parlamentu in Svetu do 1. julija naslednjega proračunskega leta.
Računovodja organa Unije računovodji Komisije do 1. julija pošlje tudi sveženj poročil v standardizirani obliki, ki jo za konsolidacijo določi računovodja Komisije.
4. Računovodja organa Unije pošlje Računskemu sodišču in v vednost računovodji Komisije na isti dan, ko pošlje svoj končni zaključni račun, tudi spremni dopis z dodatnimi obrazložitvami k temu končnemu zaključnemu računu.
Končnemu zaključnemu računu se priloži izjava računovodje, s katero slednji potrjuje, da je bil ta zaključni račun pripravljen v skladu s tem naslovom ter ustreznimi računovodskimi načeli, pravili in postopki.
Končni zaključni račun organa Unije se objavi v Uradnem listu Evropske unije do 15. novembra naslednjega leta.
5. Direktor pošlje Računskemu sodišču odgovor na opažanja iz letnega poročila najpozneje do 30. septembra naslednjega leta. Odgovori organa Unije so istočasno poslani tudi Komisiji.
POGLAVJE 2
Knjigovodska evidenca in evidenca premoženja
Oddelek 1
Skupne določbe
Člen 100
Računovodski sistem
1. Računovodski sistem organa Unije omogoča tako organizacijo proračunskih in finančnih informacij, da se lahko zneski knjižijo, arhivirajo in evidentirajo.
2. Računovodski sistem se deli na splošno računovodstvo in proračunsko računovodstvo. Računovodske evidence se vodijo v eurih na osnovi koledarskega leta.
3. Odredbodajalec lahko vodi tudi analitične konte.
Člen 101
Skupne zahteve za računovodski sistem institucij
Računovodska pravila in usklajeni kontni okvir, ki ga uporablja organ Unije, sprejme računovodja Komisije v skladu s členom 152 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Oddelek 2
Splošno in proračunsko računovodstvo
Člen 102
Splošno računovodstvo
Splošno računovodstvo v kronološkem vrstnem redu in na podlagi dvostavnega knjigovodstva evidentira vse dogodke in dejavnosti, ki vplivajo na gospodarski in finančni položaj ter na sredstva in obveznosti organa Unije.
Člen 103
Knjiženje v splošnem računovodstvu
1. Stanja in promet v splošnem računovodstvu se knjižijo v poslovne knjige.
2. Vse vknjižbe, vključno s popravki na kontih, temeljijo na listinah, na katere se vknjižbe sklicujejo.
3. Računovodski sistem je takšen, da zagotavlja jasno revizijsko sledenje vseh vknjižb.
Člen 104
Računovodski popravki
Računovodja organa Unije po izteku proračunskega leta in do datuma priprave zaključnega računa sprejme kakršne koli popravke, ki ne vsebujejo izdatkov ali prihodkov za navedeno leto in so potrebni za pravilno in pošteno pripravo tega računa. Taki popravki so skladni z računovodskimi pravili iz člena 101.
Člen 105
Proračunsko računovodstvo
1. Proračunsko računovodstvo zagotavlja natančen zapis izvrševanja proračuna organa Unije.
2. Za namene odstavka 1 proračunsko računovodstvo evidentira vse proračunske prihodke in odhodke iz naslova IV.
Člen 106
Vodenje evidence premoženja
1. Organ Unije vodi evidenco premoženja, ki prikazuje količino in vrednost vseh opredmetenih, neopredmetenih in finančnih sredstev, ki sestavljajo premoženje Unije, v skladu z vzorcem, ki ga pripravi računovodja Komisije.
Organ Unije preveri, ali knjižbe v evidenco ustrezajo dejanskemu stanju.
2. Prodaja opredmetenih sredstev organa Unije se ustrezno objavi.
NASLOV X
ZUNANJA REVIZIJA, RAZREŠNICA IN BOJ PROTI GOLJUFIJAM
Člen 107
Zunanja revizija
1. Neodvisni zunanji revizor preveri, da letni zaključni računi organa Unije ustrezno prikazujejo njegove prihodke, odhodke in finančno stanje organa Unije pred konsolidacijo v končnem zaključnem računu organa Unije.
Če ni v aktu o ustanovitvi drugače določeno, Računsko sodišče pripravi posebno letno poročilo za organ Unije v skladu z zahtevami iz člena 287(1) PDEU.
Pri pripravi poročila iz drugega pododstavka Računsko sodišče upošteva revizijsko delo, ki ga je opravil neodvisni zunanji revizor iz prvega pododstavka, in ukrepe, sprejete na podlagi njegovih ugotovitev.
2. Organ Unije pošlje Računskemu sodišču proračun organa Unije, kakor je bil dokončno sprejet. Čim prej obvesti Računsko sodišče o vseh odločitvah in aktih, sprejetih na podlagi členov 10, 14, 19 in 23.
3. Nadzor, ki ga opravlja Računsko sodišče, urejajo členi 158 do 163 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 108
Roki za postopek razrešnice
1. Na priporočilo Sveta da Evropski parlament pred 15. majem leta N + 2, razen kadar je določeno drugače v aktu o ustanovitvi, direktorju razrešnico v zvezi z izvrševanjem proračuna za leto N. Direktor upravni odbor obvesti o ugotovitvah Evropskega parlamenta iz resolucije, ki se pripravi v okviru odločitve o razrešnici.
2. Če datuma iz odstavka 1 ni mogoče spoštovati, Evropski parlament ali Svet obvesti direktorja o razlogih za odložitev.
3. Če Evropski parlament odloži sprejetje sklepa o razrešnici, direktor v sodelovanju z upravnim odborom stori vse potrebno, da čim prej sprejme ukrepe za odpravo ali za lažjo odpravo ovir za sprejetje tega sklepa.
Člen 109
Postopek razrešnice
1. Sklep o razrešnici zajema zaključni račun vseh prihodkov in odhodkov organa Unije, proračunski rezultat ter sredstva in obveznosti organa Unije, prikazane v računovodskih izkazih.
2. Za podelitev razrešnice Evropski parlament, potem ko je to storil tudi Svet, pregleda zaključni račun in računovodske izkaze organa Unije. Pregleda tudi letno poročilo Računskega sodišča skupaj z odgovori direktorja organa Unije, ustrezna posebna poročila Računskega sodišča za zadevno proračunsko leto ter izjavo Računskega sodišča o zanesljivosti računovodskih izkazov ter zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij.
3. Direktor Evropskemu parlamentu na njegovo zahtevo na enak način, kot je določen v členu 165(3) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, predloži vse potrebne informacije za nemoteno uporabo postopka razrešnice za zadevno proračunsko leto.
Člen 110
Nadaljnji ukrepi
1. Direktor sprejme vse ustrezne ukrepe na podlagi ugotovitev, izraženih v sklepu Evropskega parlamenta o razrešnici, ter pripomb, priloženih priporočilom Sveta, ki se nanašajo na razrešnico.
2. Na zahtevo Evropskega parlamenta ali Sveta direktor poroča o ukrepih, sprejetih na podlagi navedenih ugotovitev in pripomb. Direktor pošlje kopijo poročila Komisiji in Računskemu sodišču.
Člen 111
Pregledi na kraju samem, ki jih opravijo Komisija, Računsko sodišče in Evropski urad za boj proti goljufijam
1. Organ EU osebju Komisije in drugim osebam, ki jih je pooblastila Komisija, ter Računskemu sodišču omogoči dostop, potreben za opravljanje revizije, do objektov in prostorov ter do vseh informacij, vključno z informacijami v elektronski obliki.
2. Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) lahko opravi preiskave, vključno s pregledi in inšpekcijami na kraju samem, v skladu z določbami in postopki iz Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (9) ter Uredbe Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 (10), da se ugotovi, ali je prišlo do goljufije, korupcije ali drugih nezakonitih dejanj, ki škodijo finančnim interesom Unije, v zvezi z nepovratnimi sredstvi ali naročilom, oddanim v okviru te uredbe.
3. Brez poseganja v odstavka 1 in 2 sporazumi s tretjimi državami in mednarodnimi organizacijami, pogodbe, nepovratna sredstva in javna naročila organa Unije vsebujejo določbe, ki izrecno pooblaščajo Evropsko računsko sodišče in OLAF za izvajanje takšnih revizij in preiskav, in sicer v skladu z njihovimi pristojnostmi.
NASLOV XI
PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
Člen 112
Zahteve Evropskega parlamenta in Sveta za informacije
Evropski parlament, Svet in Komisija so upravičeni, da lahko od organa Unije zahtevajo vse potrebne informacije ali pojasnila glede proračunskih zadev v svoji pristojnosti.
Člen 113
Sprejetje nove finančne uredbe organa Unije
Vsak organ iz člena 208 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 sprejme novo finančno uredbo z začetkom veljavnosti s 1. januarjem 2014 ali v vsakem primeru v šestih mesecih od datuma, ko se organ uvrsti na področje uporabe člena 208 navedene uredbe, po dodelitvi prispevka iz proračuna.
Člen 114
Pravila za izvajanje finančne uredbe organa Unije
Upravni odbor po potrebi in s predhodnim soglasjem Komisije na predlog direktorja organa Unije sprejme podrobna pravila za izvajanje finančne uredbe organa Unije.
Člen 115
Razveljavitev
Uredba (ES, Euratom) št. 2343/2002 se razveljavi z učinkom od 1. januarja 2014. Vendar se člen 40 še naprej uporablja do 31. decembra 2014, odstavka 4 in 7 člena 27 pa do 31. decembra 2015.
Člen 116
Začetek veljavnosti
Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije. Uporablja se od 1. januarja 2014. Vendar se člen 47 in člen 82(5) uporabljata od 1. januarja 2015, člen 32 in člen 33(5) in (8) pa se uporabljata od 1. januarja 2016.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 30. septembra 2013