ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 1042/2014
z dne 25. julija 2014
o dopolnitvi Uredbe (EU) št. 514/2014 v zvezi z imenovanjem odgovornih organov, njihovimi odgovornostmi glede upravljanja in nadzora ter statusom in obveznostmi revizijskih organov
EVROPSKA KOMISIJA JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,
ob upoštevanju Uredbe (EU) št. 514/2014 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. aprila 2014 o splošnih določbah o Skladu za migracije, azil in vključevanje ter o instrumentu za finančno podporo na področju policijskega sodelovanja, preprečevanja kriminala in boja proti njemu ter obvladovanja kriz (1), zlasti členov 26(4) in 29(1) Uredbe,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Da bi se zagotovila kontinuiteta med izvajanjem prejšnjih skladov v okviru splošnega programa „Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov“ za obdobje 2007-2013 in posebnimi uredbami v okviru obdobja 2014-2020, Uredba (EU) št. 514/2014 v veliki meri temelji na pravilih, ki so veljala za prejšnje sklade, upošteva pa spremembe, ki so bile uvedene v deljenem upravljanju z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta. (2)
(2)
Da bi lahko organi, ki izvajajo nacionalne programe, svoje naloge izvajali učinkovito in v skladu s cilji in prednostnimi nalogami, določenimi v posebnih uredbah iz člena 2(a) Uredbe (EU) št. 514/2014, bi bilo treba določiti pravila za njihovo imenovanje ter nadzor in po potrebi preklic takega imenovanja.
(3)
Da bi odgovornim organom obseg njihovih odgovornosti omogočal izvajanje nacionalnega programa, je treba določiti pravila, ki opredeljujejo njihove obveznosti glede upravljanja in nadzora, zlasti pa pogoje, pod katerimi lahko nekatere svoje naloge prenesejo na pooblaščene organe ali jih zaupajo zunanjim izvajalcem.
(4)
Postopek izbire in dodelitve za zagotovitev prispevka Unije prek nacionalnih programov mora biti v skladu z načeli preglednosti, nediskriminacije in enake obravnave. Treba je torej določiti pogoje, pod katerimi bi morale države članice ukrepe izvajati prek nacionalnih programov, zlasti da se opredelijo okoliščine, v katerih lahko odgovorni organ projekte izvaja neposredno.
(5)
Revizije bi morale biti v vseh državah članicah učinkovite in ustrezno obsežne, izvajati pa bi se morale v skladu z mednarodnimi standardi revidiranja. Zato bi bilo treba jasno opredeliti status revizijskih organov in revizijske standarde, ki jih morajo uporabljati.
(6)
Da bi se revizijski organi v svojih revizijskih mnenjih lahko opirali na svoje revizijske dejavnosti, bi bilo treba opredeliti različne vrste revizijskih dejavnosti.
(7)
Pomembno je, da revizijski organi o rezultatih svojih dejavnosti pravočasno in ustrezno poročajo tako organu za imenovanje kot Evropski komisiji. Zlasti je pomembno, da izjava o upravljanju ter letni povzetek končnih revizijskih poročil in izvedenega nadzora, ki sta predložena v okviru letnega zahtevka za plačilo, primerno odražata rezultat dela revizijskega organa in njegove revizijske zaključke. Zato bi moral revizijski organ v okviru svojega revizijskega dela zagotoviti, da so informacije v zvezi s njegovo revizijsko dejavnostjo v teh dokumentih primerno predstavljene.
(8)
Da bi se omogočili takojšnja uporaba ukrepov iz te uredbe ter pravočasna odobritev in izvajanje nacionalnih programov, bi morala uredba začeti veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
(9)
Združeno kraljestvo in Irsko zavezuje Uredba (EU) št. 514/2014, zato ju zavezuje tudi ta uredba.
(10)
Danske ne zavezujeta niti Uredba (EU) št. 514/2014 niti ta uredba -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
POGLAVJE I
SPLOŠNE DOLOČBE
Člen 1
Opredelitve pojmov
V tej uredbi se uporabljajo opredelitve iz Uredbe (EU) št. 514/2014. Uporabljajo se tudi naslednje opredelitve:
(a)
„organ za imenovanje“ pomeni ministrski organ države članice iz člena 26(1) Uredbe (EU) št. 514/2014, ki imenuje odgovorni organ;
(b)
„pristojni organi“ pomeni odgovorni organ, revizijski organ in, kjer je ustrezno, pooblaščeni organ iz člena 25(1) Uredbe (EU) št. 514/2014;
(c)
„sistem SFC2014“ pomeni elektronski informacijski sistem, vzpostavljen s členom 2 Izvedbene uredbe Komisije (EU) št. 802/2014; (3)
(d)
„sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev“ pomeni sporazum ali enakovreden pravni instrument, na podlagi katerega odgovorni organ upravičencu zagotovi nepovratna sredstva za izvajanje projekta v okviru nacionalnega programa.
POGLAVJE II
ODGOVORNI ORGAN
ODDELEK I
Naloge odgovornega organa
Člen 2
Merila in postopek za imenovanje odgovornega organa
1. Telo, ki naj bi bilo imenovano za odgovorni organ, ima upravno organizacijo in sistem notranjega nadzora, ki sta v skladu z merili iz Priloge k tej uredbi („merila za imenovanje“). Merila za imenovanje zadevajo:
(a)
notranje okolje;
(b)
nadzorne dejavnosti;
(c)
notranje obveščanje in sporočanje;
(d)
notranje spremljanje in poročanje.
Države članice lahko določijo dodatna merila za imenovanje, da bi upoštevale velikost, odgovornosti in druge značilnosti odgovornega organa.
2. Revizijsko telo iz člena 26(3) Uredbe (EU) št. 514/2014 oceni, ali morebitni odgovorni organ izpolnjuje merila za imenovanje iz Priloge, in svoje revizijske ugotovitve, zaključke in mnenje dokumentira v revizijskem poročilu, naslovljenem na organ za imenovanje.
3. Če organ za imenovanje na podlagi tega meni, da morebitni odgovorni organ ne izpolnjuje meril za imenovanje, mu izda posebna navodila in določi rok za odpravo neskladnosti, preden se ga lahko imenuje za odgovorni organ.
Do zagotovitve skladnosti se lahko telo začasno imenuje za odgovorni organ, in sicer za največ 12 mesecev. Dolžina tega začasnega obdobja je sorazmerna z ugotovljenimi neskladnostmi.
4. Ko država članica imenuje odgovorni organ, o tem prek sistema SFC2014 nemudoma obvesti Komisijo. Temu obvestilu država članica priloži dokumentacijo, v kateri so navedeni:
(a)
glavna delitev odgovornosti med organizacijskimi enotami odgovornega organa;
(b)
kjer primerno, njegovi odnosi s pooblaščenimi organi, dejavnosti, ki se prenesejo, in glavni postopki za nadzor nad temi prenesenimi dejavnostmi ter
(c)
povzetek glavnih postopkov za obdelavo finančnih zahtevkov upravičencev ter za odobritev in evidentiranje odhodkov.
Člen 3
Nadzor nad odgovornim organom in ponovni pregled njegovega imenovanja
1. Organ za imenovanje nadzira odgovorni organ, zlasti na podlagi informacij, določenih v členu 14(2) te uredbe, ter ukrepa na podlagi vseh ugotovljenih pomanjkljivosti.
2. Država članica zagotovi, da se informacije, ki kažejo, da odgovorni organ ne izpolnjuje več meril za imenovanje, nemudoma sporočijo organu za imenovanje.
3. Če odgovorni organ meril za imenovanje ne izpolnjuje več v celoti ali če je njegov sistem notranjega nadzora tako pomanjkljiv, da ogroža njegovo zmožnost izpolnjevanja nalog, organ za imenovanje odgovornemu organu spremeni imenovanje v pogojno. V takih primerih organ za imenovanje pripravi načrt za odpravo neskladnosti, ki ga odgovorni organ izvaja v obdobju, ki je sorazmerno z resnostjo neskladnosti ali pomanjkljivosti. To obdobje ne sme biti daljše od 12 mesecev od začetka pogojnega imenovanja.
4. Organ za imenovanje Komisijo takoj obvesti o morebitnem načrtu za odpravo neskladnosti, ki ga sestavi v skladu z odstavkom 3, nato pa jo obvešča o napredku.
5. Če je imenovanje odgovornega organa preklicano, organ za imenovanje v skladu s členom 26 Uredbe (EU) št. 514/2014 in členom 2 te uredbe takoj imenuje drug odgovorni organ, da se upravičencem zagotovi neprekinjeno izplačevanje.
6. Če Komisija ugotovi, da država članica ni izpolnila svoje obveznosti glede priprave načrta za odpravo neskladnosti v skladu z odstavkom 3, ali da je odgovorni organ ohranil imenovanje, čeprav načrta za odpravo neskladnosti v določenem roku ni izvedel, preostale pomanjkljivosti obravnava v skladu s postopkom za potrditev skladnosti iz člena 47 Uredbe (EU) št. 514/2014.
ODDELEK II
Obveznosti odgovornega organa glede upravljanja in nadzora
Člen 4
Naloge odgovornega organa
Odgovorni organ upravlja in izvaja nacionalni program v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja. Izvaja naslednje naloge:
(a)
posvetuje se s partnerji v skladu s členom 12(1) Uredbe (EU) št. 514/2014;
(b)
zagotavlja pravilno delovanje odbora za spremljanje iz člena 12(4) Uredbe (EU) št. 514/2014;
(c)
Komisiji prek sistema SFC2014 posreduje predlog nacionalnega programa iz člena 14 Uredbe (EU) št. 514/2014 in njegove morebitne nadaljnje spremembe;
(d)
opredeljuje in vzpostavlja pravila glede upravičenosti za projekte in glede stroškov projektov za vse dejavnosti, pri čemer zagotavlja enako obravnavo in se v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja izogiba vsakršnemu navzkrižju interesov;
(e)
organizira in oglašuje javne razpise in razpise za zbiranje predlogov, nato pa organizira in oglašuje izbiro in dodelitev projektov za financiranje prek nacionalnega programa v skladu s področjem uporabe in cilji posebnih uredb iz člena 2(a) Uredbe (EU) št. 514/2014 in z merili iz člena 9 te uredbe;
(f)
zagotavlja, da so vzpostavljeni sistemi za zbiranje podatkov, potrebnih za poročanje Komisiji o skupnih kazalnikih in posebnih kazalnikih programa, ter drugih podatkov o izvajanju programa in projektov;
(g)
prejema plačila od Komisije in izvršuje plačila upravičencem;
(h)
zagotavlja skladnost in dopolnjevanje med sofinanciranjem v okviru posebnih uredb in drugimi ustreznimi instrumenti države članice in Unije;
(i)
spremlja projekte in preverja, ali so odhodki, prijavljeni za projekte, dejansko nastali in ali so v skladu s pravili Unije in nacionalnimi predpisi;
(j)
zagotavlja elektronski sistem za evidentiranje in shranjevanje računovodskih podatkov za vsak projekt v okviru nacionalnega programa ter zbiranje podatkov o izvajanju, ki so potrebni za finančno poslovodenje, spremljanje, nadzor in vrednotenje;
(k)
brez poseganja v nacionalna računovodska pravila zagotavlja, da upravičenci in druga telesa, ki so udeležena v izvajanju projektov, financiranih prek nacionalnega programa, vodijo ločeno računovodstvo ali uporabljajo ustrezno računovodsko kodo za vse transakcije, povezane s projektom;
(l)
zagotavlja, da se vrednotenja nacionalnega programa iz člena 56 in člena 57(1) Uredbe (EU) št. 514/2014 izvajajo v ustreznih rokih;
(m)
zagotavlja, da neodvisni izvajalci vrednotenja iz člena 56 in člena 57(1) Uredbe (EU) št. 514/2014 za namene vrednotenja in pripravo mnenja prejmejo vse potrebne informacije o upravljanju nacionalnega programa;
(n)
vzpostavlja postopke za zagotavljanje, da imajo vsi dokumenti v zvezi z odhodki, sklepi in dejavnostmi nadzora potrebno revizijsko sled in da se hranijo v skladu z izvedbenimi uredbami Komisije, sprejetimi na podlagi člena 27(5) Uredbe (EU) št. 514/2014;
(o)
zagotavlja, da revizijski organ za izvedbo revizij iz člena 29 Uredbe (EU) št. 514/2014 in za pripravo revizijskega mnenja prejme vse potrebne informacije o uporabljenih upravljavskih in nadzornih postopkih ter odhodkih, financiranih v okviru posebnih uredb;
(p)
pripravlja poročila o izvajanju iz člena 54 Uredbe (EU) št. 514/2014 in poročila o vrednotenju iz člena 57(1) Uredbe (EU) št. 514/2014 ter jih prek sistema SFC2014 posreduje Komisiji;
(q)
pripravlja zahtevke za plačilo iz člena 44 Uredbe (EU) št. 514/2014 in jih prek sistema SFC2014 posreduje Komisiji;
(r)
izvaja dejavnosti obveščanja in oglaševanja ter razširja rezultate programa v skladu s členom 53 Uredbe (EU) št. 514/2014;
(s)
izvaja upravni nadzor in preglede na kraju samem v skladu s členom 27 Uredbe (EU) št. 514/2014;
(t)
sodeluje s Komisijo in odgovornimi organi v drugih državah članicah ter
(u)
se odziva na ugotovitve revizijskega organa bodisi z obravnavo ugotovitev bodisi, kadar z njimi ne soglaša, s podrobno utemeljitvijo.
Člen 5
Pooblaščeni organ
1. Odgovorni organ lahko prenese nekatere ali vse svoje naloge na pooblaščeni organ iz člena 25(1)(c) Uredbe (EU) št. 514/2014. Vsak prenos nalog je skladen z načeli dobrega finančnega poslovodenja in zagotavlja skladnost z načelom nediskriminacije in prepoznavnost financiranja Unije. Prenesene naloge ne povzročijo navzkrižja interesov.
2. Obseg nalog, ki jih odgovorni organ prenese na pooblaščeni organ, in podrobno določeni postopki za njihovo izvajanje se določijo v dokumentu, ki ga podpišeta odgovorni in pooblaščeni organ. V aktu o prenosu so navedeni vsaj:
(a)
ustrezna posebna uredba;
(b)
naloge, prenesene na pooblaščeni organ;
(c)
obveznost pooblaščenega organa, da preveri skladnost upravičencev s pravili Unije in države članice;
(d)
obveznost pooblaščenega organa, da vzpostavi in vzdržuje organizacijsko strukturo ter sistem upravljanja in nadzora, ki sta prilagojena njegovemu opravljanju dolžnosti;
(e)
informacije in spremna dokumentacija, ki jih mora pooblaščeni organ predložiti in roki, ki jih mora upoštevati, ter
(f)
mehanizem odgovornega organa za nadzor nad pooblaščenim organom.
3. V skladu s členom 25(1)(a) Uredbe (EU) št. 514/2014 se komunikacija s Komisijo ne prenese. Pooblaščeni organ komunicira s Komisijo prek odgovornega organa.
4. Če pooblaščeni organ ni telo javne uprave ali zasebno telo, ki opravlja javne storitve v skladu z nacionalnim pravom, odgovorni organ nanj ne sme prenesti izvršilnih pristojnosti, ki vključujejo precejšnjo diskrecijo glede političnih odločitev.
5. Odgovorni organ ohrani odgovornost za prenesene naloge. Odgovorni organ redno pregleduje prenesene naloge, da potrdi, da je delo opravljeno zadovoljivo in v skladu s pravili Unije in države članice.
6. Pri prenesenih nalogah se ta uredba po analogiji uporablja za pooblaščeni organ.
Člen 6
Zunanje izvajanje nalog
Odgovorni organ lahko izvajanje nekaterih svojih nalog prenese na zunanje izvajalce. Kljub temu ohrani odgovornost zanje.
Odgovorni organ redno pregleduje naloge, prenesene na zunanje izvajalce, da potrdi, da je delo opravljeno zadovoljivo in v skladu s pravili Unije in države članice.
ODDELEK III
Obveznosti odgovornega organa glede javne intervencije
Člen 7
Vloga odgovornega organa kot telesa za dodelitev
1. Praviloma odgovorni organ dodeljuje nepovratna sredstva za projekte v okviru nacionalnega programa na podlagi javnih razpisov za zbiranje predlogov.
2. Odgovorni organ lahko nepovratna sredstva za projekte dodeli na podlagi omejenega razpisa za zbiranje predlogov.
Omejeni razpisi za zbiranje predlogov so na voljo le izbranim organizacijam zaradi posebne narave projekta ali tehnične ali upravne pristojnosti teles, pozvanih k predložitvi predlogov.
Razlogi, ki upravičujejo uporabo omejenega razpisa za zbiranje predlogov, se navedejo v razpisu za zbiranje predlogov.
3. Odgovorni organ lahko nepovratna sredstva dodeli neposredno, kadar posebna narava projekta oziroma tehnične ali upravne pristojnosti ustreznih teles ne omogočajo druge rešitve, kot velja v primeru legalnega ali dejanskega monopola.
Razlogi, ki upravičujejo uporabo neposredne dodelitve, se navedejo v sklepu o dodelitvi.
4. V ustrezno utemeljenih primerih, ki vključujejo nadaljevanje večletnih projektov, ki so bili izbrani po predhodnem razpisu za zbiranje predlogov, ali v nujnih primerih se lahko nepovratna sredstva dodelijo brez razpisa za zbiranje predlogov.
Razlogi, ki upravičujejo dodelitev nepovratnih sredstev brez razpisa, se navedejo v sklepu o dodelitvi.
5. Če odgovorni organ deluje kot organ za dodelitev, ne smeta niti odgovorni organ niti kateri koli pooblaščeni organ nastopiti v vlogi upravičenca do nepovratnih sredstev, dodeljenih v skladu s tem členom.
6. Odgovorni organ določi, kdo dodeljuje nepovratna sredstva, in zagotavlja, da ne pride do navzkrižij interesov, zlasti ko so prosilci nacionalna telesa.
Člen 8
Pogoji, v skladu s katerimi odgovorni organ deluje kot izvršilni organ
1. Odgovorni organ se lahko odloči, da bo projekte izvajal neposredno, bodisi samostojno bodisi v sodelovanju s katerim koli drugim nacionalnim organom, če upravne pristojnosti, tehnično strokovno znanje ali narava projekta pri izvajanju ne omogočajo druge rešitve, kot velja v primeru legalnega monopola ali varnostnih zahtev. V takih primerih je odgovorni organ upravičenec do nepovratnih sredstev.
2. O razlogih odgovornega organa za delovanje v vlogi izvršilnega organa in za izbiro morebitnih nacionalnih organov za sodelovanje, kot je opisano v odstavku 1, se Komisiji poroča v letnem poročilu o izvajanju iz člena 54 Uredbe (EU) št. 514/2014.
3. Če odgovorni organ projekte izvaja kot izvršilni organ, upošteva načelo gospodarnosti in preprečuje navzkrižja interesov.
4. Upravni sklep o sofinanciranju projekta prek nacionalnega programa vsebuje informacije, potrebne za spremljanje izvajanja sofinanciranih izdelkov in storitev ter za preverjanje nastalih odhodkov.
5. Če je verjetno, da bo odgovorni organ redno nastopal kot izvršilno telo:
(a)
odgovorni organ in revizijski organ nista del istega telesa, razen če revizijski organ poroča zunanjemu telesu in je zagotovljena njegova revizijska neodvisnost, ter
(b)
to ne vpliva na naloge odgovornega organa, kakor so določene v členu 4.
Člen 9
Postopki izbire in dodelitve
1. Razpisi za zbiranje predlogov iz člena 7(1) se objavijo na način, ki zagotavlja odprto konkurenco in ustrezno obveščenost med možnimi upravičenci. Vsakršna večja sprememba razpisa se objavi na enak način.
V razpisih za zbiranje predlogov iz člena 7(1) in (2) se navedejo vsaj:
(a)
cilji;
(b)
merila za izbiro in dodelitev;
(c)
ureditev za financiranje s strani Unije in, če je primerno, države članice, vključno, kjer je to primerno, z možnostjo uporabe višje stopnje sofinanciranja v skladu s členom 16(5) Uredbe (EU) št. 514/2014;
(d)
ureditve in rok za oddajo predlogov;
(e)
pravila o upravičenosti za odhodke;
(f)
trajanje projekta ter
(g)
finančne in druge informacije, ki jih je treba hraniti in sporočati.
2. Odgovorni organ se pred izdajo sklepa o dodelitvi prepriča, ali bodo upravičenci v projektu lahko izpolnili merila za izbiro in dodelitev.
3. Odgovorni organ določi postopke za prejem predlogov. Predloge preveri s formalno, tehnično in proračunsko analizo ter kvalitativno oceno, pri čemer na pregleden in nediskriminatoren način uporabi merila, določena v razpisu za zbiranje predlogov. Pri zavrnitvi predlogov odgovorni organ pisno navede svoje razloge.
4. V sklepu o dodelitvi se navedejo vsaj ime upravičencev, osnovni podatki o projektu in njegovi operativni cilji, najvišji znesek prispevka Unije in najvišja stopnja sofinanciranja skupnih upravičenih stroškov.
5. Odgovorni organ o svojem sklepu pisno obvesti vse prosilce. Neuspešnim kandidatom navede razloge za zavrnitev, pri čemer se sklicuje na merila za izbiro in dodelitev.
Člen 10
Dokumenti, s katerimi se formalizirajo nepovratna sredstva, če odgovorni organ deluje kot organ za dodelitev
1. V primerih, ko odgovorni organ deluje kot organ za dodelitev, določi postopke upravljanja projektov, ki zahtevajo vsaj naslednje:
(a)
podpis sporazumov z upravičenci o dodelitvi nepovratnih sredstev in
(b)
spremljanje sporazumov o nepovratnih sredstvih, vključno z morebitnimi spremembami sporazumov, in sicer z upravnimi sredstvi, kot so korespondenca ali pisna poročila.
2. Sporazum o nepovratnih sredstvih vsebuje ali navaja naslednje:
(a)
najvišji znesek prispevka Unije;
(b)
najvišji odstotek prispevka Unije v skladu z ustrezno posebno uredbo;
(c)
podroben opis in časovni razpored za izvedbo projekta;
(d)
če je primerno, vsako večjo nalogo, ki jo namerava upravičenec oddati v podizvajanje tretjim stranem, skupaj s povezanimi stroški;
(e)
dogovorjeni načrtovani proračun in finančni načrt za projekt, vključno z odhodki in prihodki, v skladu z veljavnimi pravili o upravičenosti;
(f)
metodo za izračun zneska prispevka Unije po zaključku projekta;
(g)
časovni razpored in izvedbene določbe sporazuma, vključno z določbami o obveznostih poročanja ter spremembah in prenehanju sporazuma;
(h)
operativne cilje projekta, vključno s količinsko opredeljenimi cilji in kazalniki, o katerih se poroča;
(i)
določbe, ki zahtevajo, da upravičenec pravočasno zbere potrebne podatke za skupne kazalnike, določene v posebni uredbi, in morebitne posebne kazalnike programa, ter da te podatke sporoča vsaj enkrat letno;
(j)
opredelitev upravičenih stroškov, vključno, če je to primerno, z opisom metodologije za določanje stroškov na enoto, pavšalnih zneskov in pavšalnega financiranja;
(k)
računovodske zahteve in pogoje glede plačila nepovratnih sredstev;
(l)
pogoje glede revizijske sledi;
(m)
določbe o varstvu podatkov in
(n)
določbe o objavljanju.
3. Praviloma se sporazum o nepovratnih sredstvih podpiše pred začetkom katere koli dejavnosti projekta, ki bremeni nacionalni program.
4. Sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev izrecno določa, da imajo Komisija ali njeni predstavniki in Računsko sodišče revizijska pooblastila za izvajanje revizij pri vseh upravičencih, pogodbenikih in podizvajalcih, ki prejmejo sredstva Unije v okviru nacionalnega programa, in sicer tako za preglede dokumentacije kot preglede na kraju samem.
Člen 11
Dokumenti, s katerimi se formalizirajo nepovratna sredstva, če odgovorni organ deluje kot izvršilni organ
1. V primerih, ko odgovorni organ deluje kot izvršilni organ, določi postopke upravljanja projektov, ki zahtevajo vsaj naslednje:
(a)
formalizacijo upravnega sklepa o sofinanciranju projektov in
(b)
spremljanje upravnega sklepa in njegovih morebitnih sprememb, in sicer z upravnimi sredstvi, kot so korespondenca ali pisna poročila.
2. Upravni sklep vsebuje ali navaja naslednje:
(a)
najvišji znesek prispevka Unije;
(b)
najvišji odstotek prispevka Unije v skladu z ustrezno posebno uredbo;
(c)
podroben opis in časovni razpored za izvedbo projekta;
(d)
če je primerno, vsako večjo nalogo, ki jo namerava upravičenec oddati v podizvajanje tretjim stranem, skupaj s povezanimi stroški;
(e)
dogovorjeni načrtovani proračun in finančni načrt za projekt, vključno z odhodki in prihodki, v skladu z veljavnimi pravili o upravičenosti;
(f)
metodo za izračun zneska prispevka Unije po zaključku projekta;
(g)
operativne cilje projekta, vključno s količinsko opredeljenimi cilji in kazalniki, ki se uporabljajo;
(h)
določbo, s katero se od odgovornega organa zahteva, da zbira in vsaj enkrat letno sporoča potrebne podatke za skupne kazalnike, določene v posebni uredbi, in morebitne posebne kazalnike programa ter da tudi te sporoča vsaj enkrat letno;
(i)
opredelitev upravičenih stroškov, vključno, če je to primerno, z opisom metodologije za določanje stroškov na enoto, pavšalnih zneskov in pavšalnega financiranja;
(j)
računovodske zahteve in pogoje glede plačila nepovratnih sredstev;
(k)
pogoje glede revizijske sledi;
(l)
določbe o varstvu podatkov in
(m)
določbe o objavljanju.
3. Praviloma se upravni sklep sprejme pred začetkom katere koli dejavnosti projekta, ki bremeni nacionalni program.
4. Upravni sklep izrecno določa, da imajo Komisija ali njeni predstavniki in Računsko sodišče revizijska pooblastila za izvajanje revizij pri vseh upravičencih, pogodbenikih in podizvajalcih, ki prejmejo sredstva Unije v okviru nacionalnega programa, in sicer tako za preglede dokumentacije kot preglede na kraju samem.
POGLAVJE III
STATUS REVIZIJSKEGA ORGANA IN NJEGOVE OBVEZNOSTI GLEDE REVIZIJ
Člen 12
Status revizijskega organa
1. V skladu z drugim pododstavkom člena 59(5) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in v skladu s členom 25(1)(b) Uredbe (EU) št. 514/2014 revizijski organ deluje neodvisno od odgovornega organa. Šteje se, da funkcionalna neodvisnost obstaja, če med revizijskim in odgovornim organom ni neposredne hierarhične povezave in če je revizijski organ v svojih mnenjih in izjavah popolnoma avtonomen.
2. Vse revizijsko delo se izvaja v skladu z mednarodno sprejetimi standardi revidiranja.
Člen 13
Zunanje izvajanje revizij
Revizijski organ lahko izvajanje svojega revizijskega dela deloma prenese na drugo revizijsko telo pod pogojem, da je to telo funkcionalno neodvisno od odgovornega organa. Revizijski organ ohrani odgovornost za delo, preneseno na zunanjega izvajalca.
Revizije, prenesene na zunanjega izvajalca, se izvajajo v skladu z mednarodno sprejetimi standardi revidiranja in pod strogim nadzorom revizijskega organa.
Člen 14
Revizije
1. Revizijski organ za predložitev mnenja iz drugega pododstavka člena 59(5) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 izvede revizije sistemov in računovodskih izkazov.
2. V revizijah sistemov se preveri, ali so sistemi upravljanja in nadzora odgovornega organa uspešno delovali, tako da so omogočili pridobitev razumnega zagotovila, da so odhodki, vključeni v letne računovodske izkaze, zakoniti in pravilni.Na podlagi teh revizij revizijski organ ugotovi, ali odgovorni organ še naprej izpolnjuje merila za imenovanje iz Priloge.
3. Finančne revizije se izvedejo za pridobitev razumnega zagotovila, da so letni računovodski izkazi resničen in pošten prikaz odhodkov, ki jih je prijavil odgovorni organ.
Da bi revizijski organ sprejel zaključek o tem, ali so računovodski izkazi resničen in pošten prikaz, preveri, ali so vsi elementi plačanih odhodkov in prejetih javnih prispevkov, ki so bili vknjiženi v računovodske izkaze odgovornega organa v proračunskem letu, pravilno evidentirani v računovodskem sistemu in ali ustrezajo spremnim računovodskim evidencam, ki jih vodi odgovorni organ. Revizijski organ na podlagi teh računovodskih izkazov zlasti:
(a)
preveri, ali se skupni znesek upravičenih odhodkov, prijavljenih v Komisiji predloženem zahtevku za plačilo letne izravnave, ujema z odhodki v računovodskih izkazih odgovornega organa in ali so v primeru razlik v računovodskih izkazih navedena ustrezna pojasnila za uskladitvene zneske;
(b)
preveri, ali umaknjeni in izterjani zneski, zneski za izterjavo ter neizterljivi zneski ob koncu proračunskega leta ustrezajo zneskom, vknjiženim v računovodskem sistemu odgovornega organa, in ali so podprti z dokumentiranimi sklepi odgovornega organa;
(c)
preveri, ali je odgovorni organ izvajal upravni nadzor in preglede na kraju samem v skladu s členom 27 Uredbe (EU) št. 514/2014.
Preverjanja iz točk (a), (b) in (c) se lahko izvedejo z vzorčenjem.
4. Revizijski organ v okviru revizij sistemov in računovodskih izkazov ponovno izvede nekatere upravne preglede in preglede na kraju samem, ki jih je opravil že odgovorni organ. Revizijski organ določi obseg revizijskega dela pri ponovni izvedbi pregledov na podlagi svoje ocene tveganja.
5. Če revizijski organ pri reviziji sistemov ali računovodskih izkazov ugotovi pomembne slabosti v uspešnem delovanju sistema upravljanja in nadzora odgovornega organa:
(a)
oceni finančni in operativni učinek teh slabosti;
(b)
pripravi ustrezna priporočila o korektivnih in preventivnih ukrepih za odgovorni organ;
(c)
spremlja, kako odgovorni organ te ukrepe izvaja, in oceni, ali se izvaja akcijski načrt za ponovno vzpostavitev uspešnega delovanja sistemov upravljanja in nadzora.
6. Po zaključku revizijskih dejavnosti iz odstavkov 1, 2 in 3, revizijski organ o svojih ugotovitvah poroča organu za imenovanje, pri čemer med drugim izrazi mnenje o tem, ali odgovorni organ še naprej izpolnjuje merila imenovanje.
7. Revizijski organ zagotovi, da odgovorni organ vse informacije v zvezi z revizijskimi dejavnostmi iz odstavkov 1, 2 in 3 ustrezno sporoči Evropski komisiji.
POGLAVJE IV
KONČNA DOLOČBA
Člen 15
Začetek veljavnosti
Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v državah članicah v skladu s Pogodbama.
V Bruslju, 25. julija 2014