ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 110/2014 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно модел на финансов регламент за органите, осъществяващи публично-частно партньорство, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 209 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Въз основа на опита от институционализирането на ПЧП като органи на Съюза съгласно член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (2) Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 въведе допълнителни категории публично-частни партньорства с цел да се увеличи изборът на инструменти и да се включат органи, чиито правила са по-гъвкави и достъпни за частните партньори от правилата, приложими за институциите на Съюза. Сред тези допълнителни категории са органите, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, на които е възложено осъществяването на публично-частно партньорство (наричани по-долу „органи за ПЧП“).
(2)
С цел да се гарантира доброто финансово управление на средствата на Съюза и да се позволи на органите за ПЧП да приемат свои собствени финансови правила, е необходимо да се приеме примерен финансов регламент за тези органи.
(3)
Органите за ПЧП следва да съставят и прилагат своя бюджет в съответствие с бюджетните принципи на единство, точност на бюджета, годишност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол и прозрачност.
(4)
С цел да се осигури цялостното изпълнение на задачите и дейностите на органа за ПЗП, той следва да може да вписва неизползваните бюджетни кредити за дадена година в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години.
(5)
Тъй като средствата на Съюза, предоставени на разположение на органа за ПЧП, следва да бъдат изпълнявани при непряко управление, предвидено в член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, разпоредбите относно финансовото планиране и докладване следва да бъдат съвместими с метода на непряко управление на изпълнението на бюджета. Освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета по отношение на вноската на Съюза за органите за ПЧП следва да бъде част от освобождаването, предоставено от страна на Европейския парламент на Комисията във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза. Следователно адекватното годишно докладване, включително подаването на декларация за управлението, следва да се предоставя в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, което ще позволи на Комисията по-добре да поеме своите отговорности във връзка с освобождаването от отговорност.
(6)
Необходимо е да се определят правомощията и отговорностите на счетоводителя и на разпоредителите с бюджетни кредити, като се отчита публично-частният характер на органите за ПЧП. Разпоредителите с бюджетни кредити носят цялата отговорност за всички приходни и разходни операции, които се извършват под тяхно ръководство, и следва да носят отговорност за своите действия, включително при необходимост чрез дисциплинарни мерки.
(7)
Необходимо е да се изяснят функциите за вътрешен одит и вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органите за ПЧП следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одит, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Следва да се въведат разпоредби за установяването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(8)
За да се гарантира, че всеки орган е отговорен за изпълнението на своя бюджет и се придържа към възложените му цели при неговото създаване, на органите за ПЧП следва да бъде разрешено за изпълнението на възложените им задачи да наемат външни частноправни органи само когато е необходимо, а не за задачи, включващи задача за обществена услуга или всяко друго взимане на решение по собствено усмотрение.
(9)
Принципите, които трябва да се спазват по отношение на приходните и разходните операции на органа за ПЧП, следва да бъдат определени.
(10)
Предвид публично-частния характер на органите за ПЧП, и по-специално на вноските на частния сектор в бюджета на органа за ПЧП, следва да бъдат разрешени гъвкави процедури за възлагане на обществени поръчки. Съответните процедури следва да са съобразени с принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация и отчасти да се отклоняват от съответните разпоредби, установени в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (3). Необходимо е да се осигурят по-добри и по-евтини доставки на стоки и услуги, както и да се избягват прекомерните разходи в управлението на процедурите за възлагане на обществени поръчки чрез засилено сътрудничество между членовете на органите за ПЧП. Затова органите за ПЧП също следва да имат възможност да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
(11)
С цел подобряване на икономическата ефективност следва да бъде предоставена възможността за споделяне на услуги или за прехвърлянето им на друг орган или на Комисията, по-специално като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или за част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП.
(12)
За оценяване на заявленията за безвъзмездни средства, проектите и офертите и за предоставяне на становища и съвети в специфични случаи органите за ПЧП следва да бъдат в състояние да използват външни експерти. Тези експерти следва да бъдат избирани в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
(13)
При отпускането на безвъзмездни средства и награди следва да се прилагат съответните разпоредби на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт на органа за ПЧП или на основния акт на програмата, чието изпълнение е поверено на органа за ПЧП, с цел да гарантира съгласувано прилагане на действията, които се управляват пряко от Комисията.
(14)
Когато сметките на органите за ПЧП трябва да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводните правила, прилагани от органите за ПЧП, следва да позволяват подобно консолидиране.
(15)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите за ПЧП от 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБХВАТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните принципи, въз основа на които органът, осъществяващ публично-частно партньорство (наричан по-долу „орган за ПЧП“), приема свои финансови правила. Финансовите правила на органа за ПЧП не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради неговите специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията в съответствие с член 209, четвърта алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Всеки орган за ПЧП приема подробни разпоредби за прилагането на тези принципи в своите финансови правила.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„управителен съвет“ означава главния вътрешен орган на органа за ПЧП, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа за ПЧП като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„член“ означава член на органа за ПЧП в съответствие с неговия учредителен акт,
-
„учредителен инструмент“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа за ПЧП,
-
„бюджет на органа за ПЧП“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза.
Член 3
Обхват на бюджета
Бюджетът на органа за ПЧП се състои от:
а)
приходите на органа за ПЧП, които включват:
i)
финансовите вноски на неговите членове за административните разходи;
ii)
финансовите вноски на неговите членове за оперативните разходи;
iii)
приходите, заделени за конкретни разходни позиции;
iv)
всякакви приходи, реализирани от органа за ПЧП;
б)
разходите на органа за ПЧП, включително административните разходи.
ГЛАВА 2
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Член 4
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
Член 5
Принципи на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа за ПЧП.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа за ПЧП.
3. В бюджета на органа за ПЧП могат да се записват бюджетни кредити само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа за ПЧП, не се дължат на органа за ПЧП.
Член 6
Принцип на ежегодност
1. Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа за ПЧП, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
4. За административните бюджетни кредити разходите не надвишават приходите, очаквани за година, както е посочено в член 3, буква а), подточка i).
5. Като се имат предвид нуждите на органа за ПЧП, неизползваните бюджетни кредити могат да бъдат вписани в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години. Тези бюджетни кредити трябва да се усвояват първи.
6. Параграфи 1-5 не възпрепятстват бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, да бъдат разделени за няколко години под формата на годишни вноски, когато това е предвидено в учредителния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 7
Принцип на балансираност
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетни кредити за поети задължения не превишават съответната годишна вноска на Съюза, посочена в споразумението за годишния трансфер на средства, сключено с Комисията, плюс годишните вноски от членове, различни от Съюза, всички други приходи, посочени в член 3, и сумата на неизползваните бюджетни кредити, посочени в член 6, параграф 5.
3. Органът за ПЧП не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа за ПЧП.
4. Ако бюджетният резултат е положителен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като приход.
Ако бюджетният резултат е отрицателен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания.
Член 8
Принцип на разчетна единица
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на паричните потоци, счетоводителят има право да извършва операции в други валути, както е установено във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 9
Принцип на универсалност
1. Без да се засяга параграф 2, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции при спазване на специфичните разпоредби във финансовите правила на органа за ПЧП относно случаите, в които някои приспадания може да се направят от заявките за плащане, които след това се предават за плащане на нетната сума.
2. Приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания, се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
3. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа за ПЧП, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
Приемането на дарения, при които може да има значителни финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.
Сумата, над която съответните финансови тежести се считат за значителни, се определя с решение на управителния съвет.
Член 10
Принцип на специфичност
1. Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели поне по дялове и глави.
2. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от една глава в друга без ограничения и от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът.
Над границата, посочена в първа алинея, директорът може да предложи на управителния съвет трансфери на бюджетни кредити от един дял в друг. Управителният съвет има три седмици, за да се противопостави на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички трансфери, извършени съгласно първа алинея.
Член 11
Принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа за ПЧП за осъществяване на неговите дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа за ПЧП, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението по всяка от дейностите и информацията се предоставя на управителния съвет от директора ежегодно и най-късно в документите, придружаващи проектобюджета на органа за ПЧП.
4. Освен ако учредителният не акт предвижда оценките да бъдат извършвани от Комисията, с цел подобряване на процеса на вземане на решения, органът за ПЧП извършва оценките, включително и последващите оценки, на своите програми и дейности, при които има значителни разходи, и резултатите от оценката се изпращат на управителния съвет.
Член 12
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа за ПЧП се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа за ПЧП вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
опазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, вземайки предвид многогодишния характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективен и ефикасен вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално елементите, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, като се вземат предвид структурата и размерът на органа за ПЧП, естеството на възложените му задачи, както и сумите и финансовите и оперативните рискове.
Член 13
Принцип на прозрачност
1. Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Бюджетът на органа за ПЧП, включително щатното разписание и коригиращите бюджети, така както са приети, включително всякакви адаптации, както е предвидено в член 15, параграф 1, се публикуват на интернет сайта на органа за ПЧП в срок четири седмици от датата на тяхното приемане и се предават на Комисията и на Сметната палата.
3. Органът за ПЧП предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за получателите на средства, произлизащи от бюджета, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, вследствие на стандартното представяне.
Публикуваната информация е леснодостъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
4. Експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 34 от настоящия регламент, се публикуват на интернет сайта на Съюза.
ГЛАВА 3
ФИНАНСОВО ПЛАНИРАНЕ
Член 14
Прогнози за приходите и разходите
1. Органът за ПЧП изпраща на Комисията и на останалите членове не по-късно от 31 януари на годината, предхождаща тази, през която бюджетът на органа за ПЧП трябва да бъде изпълнен, прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на прогнозите, заедно с работната проектопрограма, посочена в член 31, параграф 4.
2. Прогнозата за приходите и разходите на органа за ПЧП включва:
а)
прогноза за броя на постоянните и временните длъжности, по функционална група и по степени, както и на договорно наетите служители и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, в границите на бюджетните кредити;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности;
д)
целите, поставени за финансовата година, с която е свързана прогнозата, като се посочват всички специфични бюджетни потребности във връзка с постигането на тези цели;
е)
административните разходи и изпълнения бюджет на органа за ПЧП през предходната финансова година;
ж)
размера на финансовите вноски, направени от членовете, и стойността на вноските в натура, направени от членовете, различни от Съюза;
з)
информация относно неусвоените бюджетни кредити, които се вписват в прогнозата за приходите и разходите за всяка година в съответствие с член 6, параграф 5.
Член 15
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът на органа за ПЧП и щатното разписание на служителите, включително броят на постоянните и временните длъжности по функционални групи и по степени, допълнени с броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, се приемат от управителния съвет в съответствие с учредителния акт на органа за ПЧП. Подробни разпоредби могат да бъдат установени във финансовите правила на органа за ПЧП. Всяко изменение в бюджета на органа за ПЧП, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет на органа за ПЧП, приет съгласно същата процедура, както и първоначалния бюджет на органа за ПЧП. Бюджетът на органа за ПЧП и, когато е подходящо, коригиращите бюджети на органа за ПЧП се адаптират с цел да се вземе предвид размерът на финансовата вноска на Съюза, предвидена в бюджета на Съюза.
2. Бюджетът на органа за ПЧП се състои от приходна и разходна част.
3. Бюджетът на органа за ПЧП съдържа:
a)
в приходната част:
i)
прогнозните приходи на органа за ПЧП за съответната финансова година („година n“);
ii)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година n-2;
iii)
съответни бележки към всеки ред приходи;
б)
в разходната част:
i)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината n;
ii)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година n-2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа за ПЧП за годината n;
iii)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
iv)
съответни бележки към всеки подраздел.
4. В щатното разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Същата информация се посочва за договорно наетия персонал и командированите национални експерти.
ГЛАВА 4
ФИНАНСОВИ УЧАСТНИЦИ
Член 16
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Директорът изпълнява приходите и разходите на бюджета на органа за ПЧП в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити. Директорът отговаря за гарантиране на спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът за ПЧП участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) по предотвратяване на измамите.
2. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа за ПЧП, подчинени на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 17
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа за ПЧП се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
3. Директорът, в съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет, и като взема надлежно предвид рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на задълженията на директора. Създаването на тази структура и на тези системи се основава на анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Директорът може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
4. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършените дейности в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване на Комисията от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза за съответната година. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 18
Предварителни проверки
1. Всяка операция се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
Инициирането и проверката на дадена операция са отделни функции.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 11.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
Член 19
Последващи проверки
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
2. Последващият контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за предварителния контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, притежават необходимите професионални умения.
Член 20
Годишно докладване
Разпоредителят с бюджетни кредити докладва ежегодно на управителния съвет за резултатите от изпълнението на своите задължения. За тази цел не по-късно от 15 февруари на следващата финансова година разпоредителят с бюджетни кредити представя на управителния съвет и до Комисията:
а)
отчет за изпълнението на годишната работна програма на органа за ПЧП, бюджета на органа за ПЧП и човешките ресурси;
б)
предварителните сметки на органа за ПЧП, включително доклада за бюджетното и финансово управление, посочен в член 39;
в)
декларация за управлението, в която се посочва, че освен ако не е посочено друго в резервите, разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчно ниво на увереност, че:
i)
информацията е подходящо представена, пълна и точна (вярна и точна представа);
ii)
разходите са били усвоени за планираната цел;
iii)
въведените системи за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции;
г)
обобщение на окончателните одиторски доклади и на осъществения контрол, включително анализ на естеството и размера на установените грешки и слабости в системите, както и коригиращите действия, които са предприети или планирани.
Отчетът, който е пропорционален на естеството на възложените задачи и съответните суми, посочва резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол.
Всяка година най-късно до 1 юли документите, посочени в букви в) и г) от първата алинея, както и тяхната оценка от управителния съвет, одобреният годишен отчет за дейността и окончателните сметки заедно с тяхното одобрение от управителния съвет в съответствие с член 43, параграф 2 се изпращат от директора на Комисията. Комисията изпраща тези документи на Европейския парламент и на Съвета.
Член 21
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 23, параграф 3. Комисията, посочена в член 23, параграф 3, незабавно информира управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа за ПЧП, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове.
Член 22
Счетоводител
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилагат по отношение на персонала на органа за ПЧП, който е напълно независим при изпълнението на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа за ПЧП за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
воденето, подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с глава 8;
в)
прилагането в съответствие с глава 8 на счетоводните правила и сметкоплана;
г)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
д)
управлението на касата.
2. Два или повече органа за ПЧП могат да назначат един и същ счетоводител.
Органите за ПЧП могат също да се уговорят с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа за ПЧП.
Те могат също да възложат на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП, като отчитат съотношението между разходите и ползите.
В случаите, посочени в този параграф, трябва да се направят необходимите договорености с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 38, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
При условията на параграф 5 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
5. Счетоводителят може при изпълнение на своите задължения да делегира определени задачи на членовете на персонала, към които се прилага Правилникът за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, когато това е необходимо за изпълнението на неговите задължения в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП.
6. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
Член 23
Отговорност на финансовите участници
1. Членове 16-25 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити и счетоводител носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за длъжностните лица. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП или неговите членове, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на OLAF.
3. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа за ПЧП, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа за ПЧП. За случаите, подадени от органите за ПЧП, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа за ПЧП.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя отчет съгласно член 20 и посочва предприетите мерки.
4. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа за ПЧП вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в приложимото законодателство по отношение на дисциплинарните мерки.
Член 24
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на членове 16-25 и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа за ПЧП.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до директора, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Въпросното лице информира също така своя пряк ръководител. Ако участник е директорът, той трябва да отнесе въпроса до управителния съвет.
Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Директорът или управителният съвет, ако лицето е директорът, предприемат по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
Член 25
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
ГЛАВА 5
ВЪТРЕШЕН ОДИТ
Член 26
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът за ПЧП въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити, нито като счетоводител.
3. Вътрешният одитор консултира органа за ПЧП по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценяване на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа за ПЧП. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид отчета на разпоредителя с бюджетни кредити по член 20 и всяка друга налична информация.
6. Вътрешният одитор докладва на управителния съвет и на директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове и препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет проучва информацията, посочена в член 20, и проверява дали препоръките са били изцяло и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа за ПЧП на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 27
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да сезира Съда на Европейския съюз се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 28
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет може да създаде, като вземе предвид икономическата ефективност и добавената стойност, капацитет за вътрешен одит, който изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на капациета за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет.
Годишният одитен план на капацитета за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на капацитета за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора в органа за ПЧП.
Той се преглежда и одобрява от управителния съвет.
Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Ако капацитетът за вътрешен одит на един орган за ПЧП не е икономически изгоден или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът за ПЧП може да реши да използва общ капацитет за вътрешен одит с други органи за ПЧП, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети на съответните органи за ПЧП се договарят относно практическите условия на общия капацитет за вътрешен одит.
Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
2. Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на капацитета за вътрешен одит.
ГЛАВА 6
ПРИХОДНИ И РАЗХОДНИ ОПЕРАЦИИ
Член 29
Изпълнение на приходите
1. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и събиране на недължимите суми. То включва също възможността за отказ от установени вземания, ако е целесъобразно.
2. Недължимо платените суми се събират.
Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. В решението за отказ се посочва, че са били предприети действия, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа за ПЧП се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа за ПЧП за бюджетното и финансовото управление.
3. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
4. Вземанията на органа за ПЧП по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа за ПЧП подлежат на давностен срок от пет години.
Член 30
Вноски на членовете
1. Органът за ПЧП представя на членовете си искания за плащане на целите или част от техните вноски при условия и на интервали, посочени в учредителния акт или съгласувани с тях.
2. Средствата, изплатени на органа за ПЧП от неговите членове чрез вноска, носят лихва в полза на бюджета на органа за ПЧП.
Член 31
Изпълнение на разходите
1. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни задължения и правни задължения, утвърждава разходите и разрешава плащанията, както и извършва подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
2. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава дадена финансова операция.
Разрешаване на разход представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя да плати утвърдените разходи.
3. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа за ПЧП, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
4. В годишната работна програма на органа за ПЧП се предвижда разрешение от управителния съвет за оперативните разходи на органа за ПЧП относно обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, установени в настоящия параграф, са ясно идентифицирани.
Годишната работна програма включва подробни цели и очаквани резултати, включително и показатели за изпълнението. Тя съдържа също така описание на действията, които ще се финансират, и размера на сумата, разпределена за всяка дейност.
Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния инструмент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в работната програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа за ПЧП.
Член 32
Срокове
Плащането на разходите трябва да се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 7
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА ОТ ОРГАНА ЗА ПЧП
Член 33
Възлагане на обществени поръчки
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграфи 3-6 от настоящия член.
2. Органът за ПЧП взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от общия Финансов регламент.
3. За поръчки на стойност от 60 000 EUR до праговете, предвидени в член 118 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, може да се използва процедурата, определена в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 за поръчки с ниска стойност, които не надвишават 60 000 EUR.
4. Органът за ПЧП може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи за ПЧП.
5. Органът за ПЧП може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби, с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (5) и с други органи за ПЧП за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
Органите за ПЧП могат да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
Стоките, услугите или работите, предвидени в първа и втора алинея, не се считат като част от вноската на членовете към бюджета на органа за ПЧП.
6. Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възлагащите органи на приемащата държава членка за покриване на административните си нужди или с възлагащите органи на държавите членки, на държавите от Европейската асоциация за свободна търговия или страните кандидатки за членство в Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с частните членове или с възлагащите органи на страни, участващи в програми на Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133, първа алинея от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Член 34
Експерти
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis за подбора на експерти чрез всяка процедура, предвидена в основния акт на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества.
Органът за ПЧП може да използва списъците, съставени от Комисията или от други органи на Съюза или органи за ПЧП.
Органът за ПЧП може, ако това се счита за уместно в надлежно обосновани случаи, да избере всяко лице с подходящи умения, извън лицата от списъците.
Външните експерти се избират въз основа на уменията, опита и знанията, необходими за изпълнението на възложените им задачи и в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
Член 35
Безвъзмездни средства
Що се отнася до безвъзмездните средства, дял VI от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт.
Член 36
Награди
1. По отношение на наградите дял VII от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграф 2 от настоящия член.
2. Конкурсите за награди с единична стойност 1 000 000 EUR или повече може да се публикуват само ако са предвидени в проекта на работна програма, посочен в член 14, параграф 1.
Член 37
Посочване на средствата за обжалване
1. Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
2. По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
3. Параграфи 1 и 2 са обект на всяка специфична процедура, заложена в основните актове на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП.
ГЛАВА 8
СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Член 38
Правила относно отчетите
Органът за ПЧП въвежда счетоводна система, предоставяща своевременно точна, пълна и надеждна информация.
Счетоводството на органа за ПЧП съответства на счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 39
Устройство на отчетите
Отчетите на органа за ПЧП се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа за ПЧП;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП (отчет относно бюджетното и финансово управление).
Всеки орган за ПЧП изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година. Този доклад отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП изпраща доклада за бюджетното и финансовото управление на Европейския парламент, на Съвета и на Сметната палата до 31 март на следващата финансова година.
Член 40
Счетоводни принципи
Финансовите отчети представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с международните счетоводни стандарти за публичния сектор на базата на текущо начисляване (наричани по-долу „IPSAS“).
Член 41
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с IPSAS на базата на текущо начисляване;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа за ПЧП.
Член 42
Отчети за изпълнението на бюджета
Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
Отчетите за изпълнението на бюджета имат същото устройство като това на самия бюджет.
Член 43
Междинни отчети и одобрение на окончателните отчети
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща междинните отчети на Сметната палата до 15 февруари на следващата година.
В случая, посочен в първа алинея, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща също така до 15 февруари на следващата година пакет от отчети в стандартен формат на счетоводителя на Комисията, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането.
2. Счетоводителят съставя окончателните отчети на органа за ПЧП. Директорът ги изпраща до 15 март, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, на управителния съвет за одобрение.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят изпраща окончателните отчети, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, и одобрението на управителния съвет, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година. В този случай счетоводителят на органа за ПЧП изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП също така изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията на същата дата, на която предава окончателните отчети, представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящата глава и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните одобрени отчети на органа за ПЧП се публикуват на неговия интернет сайт в срок от един месец след одобрението им.
Член 44
Счетоводна система
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, хармонизираният сметкоплан, който ще се прилага от органа за ПЧП, се приема от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа за ПЧП.
4. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа за ПЧП. В тях се отчитат всички бюджетни приходни и разходни операции.
Член 45
Инвентарен опис
Органът за ПЧП съхранява инвентарен опис, съдържащ количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват негова собственост или собственост на Съюза. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП съхранява този инвентарен опис в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията. Органът за ПЧП проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
ГЛАВА 9
ВЪНШЕН ОДИТ И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 46
Външен одит
Органът за ПЧП подлежи на независим външен одит, извършван в съответствие с международно приетите одитни стандарти от независим одиторски орган. Становището на независимият одитор определя дали отчетите дават вярна и точна представа, дали въведените системи за контрол функционират правилно и дали свързаните с отчетите операции са законосъобразни и редовни. В становището се заявява също така дали опитната дейност поставя под съмнение твърденията в декларацията за управлението, посочена в член 20. Становището се представя на управителния съвет. То се предава на Комисията заедно с окончателните финансови отчети на органа за ПЧП най-късно до 15 март.
Член 47
Проверка на отчетите от Сметната палата
1. Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт на органа за ПЧП, Сметната палата проверява отчетите на органа за ПЧП в съответствие с член 287 от Договора за функционирането на Европейския съюз. При проверката Сметната палата може да вземе предвид одита на независимия външен одитор, посочен в член 46 от настоящия регламент, и мерките, които са предприети в отговор на неговите констатации.
2. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 48
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Без да се засягат разпоредбите на член 47, параграф 1, органът за ПЧП предоставя на служителите на Комисията и други лица, упълномощени от нея, както и на Сметната палата достъп до обектите и помещенията, както и до цялата информация, включително информация в електронен формат, необходима за извършването на техните одити.
2. OLAF може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (6) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (7), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, финансирани от органа за ПЧП.
3. Без да се засягат параграфи 1 и 2, договорите, споразуменията и решенията на органа за ПЧП съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ГЛАВА 10
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 49
Искания за информация
Комисията и членовете на органа за ПЧП, различни от Съюза, могат да изискват всякаква необходима информация или пояснения от органа за ПЧП по въпросите на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 50
Приемане на финансовите правила на органа за ПЧП
Всеки орган, посочен в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нови финансови правила с оглед на тяхното влизане в сила на 1 януари 2014 г., или във всички случаи в рамките на девет месеца от датата, на която органът за ПЧП попада в обхвата на член 209 от този регламент.
Член 51
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 110/2014
z dne 30. septembra 2013
o vzorčni finančni uredbi za subjekte javno-zasebnega partnerstva iz člena 209 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta
EVROPSKA KOMISIJA JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,
ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, in razveljavitvi Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (1) ter zlasti člena 209 Uredbe,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
V Uredbi (EU, Euratom) št. 966/2012 so bile na podlagi izkušenj z javno-zasebnimi partnerstvi, ki so v členu 185 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (2) institucionalizirana kot organi Unije, uvedene dodatne kategorije javno-zasebnih partnerstev, da bi se povečala izbira instrumentov in vključili organi, katerih pravila so za zasebne partnerje prožnejša in dostopnejša od pravil, ki se uporabljajo za institucije Unije. Med temi dodatnimi kategorijami so subjekti iz člena 209 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ki so pooblaščeni za izvajanje javno-zasebnega partnerstva (v nadaljnjem besedilu: subjekti JZP).
(2)
Treba bi bilo sprejeti vzorčno finančno uredbo, da bi se zagotovilo dobro finančno poslovodenje sredstev Unije in bi subjekti JZP lahko sprejeli svoja finančna pravila.
(3)
Subjekti JZP bi morali svoj proračun oblikovati in izvrševati v skladu s proračunskimi načeli enotnosti, točnosti, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja, ki zahteva uspešno in učinkovito notranjo kontrolo, ter preglednosti.
(4)
Da bi subjekt JZP lahko celovito izvajal svoje naloge in dejavnosti, bi moral imeti možnost, da neporabljene odobritve za dano leto vključi v načrt prihodkov in odhodkov za največ tri naslednja proračunska leta.
(5)
Ker se sredstva Unije, ki se dajo na razpolago subjektu JZP, izvršujejo v okviru posrednega upravljanja iz člena 60 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, bi morale biti določbe o finančnem načrtovanju in poročanju skladne z navedenim načinom izvrševanja proračuna. Razrešnica za izvrševanje proračuna v zvezi s prispevkom Unije za subjekte JZP mora biti del razrešnice, ki jo Evropski parlament podeli Komisiji v zvezi z izvrševanjem proračuna Unije. Zato bi bilo treba v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 zagotoviti ustrezno letno poročanje, vključno s predložitvijo izjav o upravljanju, da bi lahko Komisija ustrezno prevzela svojo odgovornost v okviru razrešnice.
(6)
Opredeliti je treba pooblastila in odgovornosti računovodje in odredbodajalcev ter pri tem upoštevati javno-zasebno naravo subjektov JZP. Odredbodajalci bi morali biti v celoti odgovorni za vse prihodke in odhodke, ki se izvršujejo pod njihovim nadzorom, ter bi morali odgovarjati za svoje ukrepe, po potrebi tudi v okviru disciplinskih postopkov.
(7)
Razjasniti je treba funkciji notranje revizije in notranje kontrole ter poenotiti zahteve glede poročanja. Notranjerevizijsko funkcijo znotraj subjektov JZP bi moral opravljati notranji revizor Komisije, ki bi izvajal revizije, kadar bi bilo to potrebno zaradi opredeljenih tveganj. Uvesti bi bilo treba določbe o vzpostavitvi in delovanju služb za notranjo revizijo.
(8)
Za zagotovitev, da je vsak subjekt odgovoren za izvrševanje svojega proračuna in izpolnjuje cilje, za namen katerih je bil ustanovljen, bi morali subjekti JZP imeti možnost, da za opravljanje nalog, ki so jim poverjene, najamejo zunanje zasebne organe samo, kadar je to potrebno, in ne za naloge, ki vključujejo opravljanje javne službe ali uporabo pooblastila za odločanje po prostem preudarku.
(9)
Določiti bi bilo treba načela za izvrševanje prihodkov in odhodkov subjekta JZP.
(10)
Glede na javno-zasebno naravo subjektov JZP in zlasti glede na prispevek zasebnega sektorja v proračun subjektov JZP bi bilo treba omogočiti prožne postopke za oddajo javnih naročil. Taki postopki bi morali spoštovati načelo preglednosti, sorazmernosti, enakega obravnavanja in nediskriminacije ter deloma odstopati od zadevnih določb iz delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1268/2012 (3). Z okrepljenim sodelovanjem med člani subjektov JZP je treba zagotoviti boljšo in cenejšo dobavo blaga in storitev ter se izogniti čezmernim stroškom vodenja postopkov za oddajo javnih naročil. Subjekti JZP bi zato morali imeti možnost, da tudi brez postopka za oddajo javnega naročila sklepajo pogodbe za javna naročila z drugimi svojimi člani razen Unije za dobavo proizvodov, zagotavljanje storitev ali izvedbo del, ki jih ti člani zagotavljajo neposredno, tj. brez vključitve tretjih oseb.
(11)
Za večjo stroškovno učinkovitost bi bilo treba določiti možnost skupne uporabe storitev ali prenosa teh storitev na drug subjekt ali na Komisijo, zlasti z določitvijo, da se računovodji Komisije lahko poverijo vse ali del nalog računovodje subjekta JZP.
(12)
Subjekti JZP bi morali imeti možnost, da za ocenjevanje vlog za nepovratna sredstva, projektov in ponudb ter za pripravo mnenj in svetovanje v posameznih zadevah uporabijo zunanje strokovnjake. Ti strokovnjaki bi morali biti izbrani v skladu z načeli nediskriminacije, enakega obravnavanja in odsotnosti navzkrižja interesov.
(13)
Da se zagotovi skladno izvajanje z ukrepi, ki jih neposredno upravlja Komisija, bi se morale pri dodelitvi nepovratnih sredstev in podelitvi nagrad uporabljati zadevne določbe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, s pridržkom morebitnih posebnih določb ustanovnega akta subjekta JZP ali temeljnega akta programa, katerega izvajanje je poverjeno subjektu JZP.
(14)
Če morajo biti zaključni računi subjektov JZP konsolidirani v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, bi morala računovodska pravila, ki jih uporabljajo subjekti JZP, omogočati takšno konsolidacijo.
(15)
Ta uredba bi morala začeti veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije, da se subjektom JZP omogoči pravočasno sprejetje revidiranih finančnih predpisov s 1. januarjem 2014, s čimer se bodo zagotovila skladna pravila za naslednji večletni finančni okvir -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
POGLAVJE 1
PODROČJE UPORABE
Člen 1
Vsebina
Ta uredba določa osnovna načela, na podlagi katerih subjekt javno-zasebnega partnerstva (v nadaljnjem besedilu: subjekt JZP) sprejme svoja finančna pravila. Finančna pravila subjekta JZP ne odstopajo od te uredbe, razen če tako ne zahtevajo posebne potrebe in je Komisija dala predhodno soglasje v skladu s četrtim odstavkom člena 209 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Vsak subjekt JZP v svojih finančnih pravilih sprejme podrobne določbe za izvajanje teh načel.
Člen 2
Opredelitev pojmov
V tej uredbi se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:
-
„upravni odbor“ pomeni glavno notranje telo subjekta JZP, ki je odgovorno za sprejemanje odločitev o finančnih in proračunskih zadevah, ne glede na naziv, ki ga ima po ustanovnem aktu subjekta JZP,
-
„direktor“ pomeni osebo, ki je odgovorna za izvajanje odločitev upravnega odbora in kot odredbodajalec za izvrševanje proračuna subjekta JZP, ne glede na naziv, ki ga ima po ustanovnem aktu subjekta JZP,
-
„član“ pomeni člana subjekta JZP v skladu z ustanovnim aktom subjekta JZP,
-
„ustanovni akt“ pomeni pravni akt Unije, ki ureja glavne vidike ustanovitve in delovanja subjekta JZP,
-
„proračun subjekta JZP“ pomeni instrument, s katerim se za vsako proračunsko leto načrtujejo in odobravajo prihodki in odhodki subjekta JZP, ki se štejejo za potrebne.
Člen 3
Obseg proračuna
Proračun subjekta JZP sestavljajo:
(a)
prihodki subjekta JZP, ki zajemajo:
(i)
finančni prispevek njegovih članov za upravne stroške;
(ii)
finančni prispevek njegovih članov za operativne stroške;
(iii)
namenske prejemke za financiranje posebnih postavk odhodkov;
(iv)
vse prihodke, ki jih ustvari subjekt JZP;
(b)
odhodki subjekta JZP, vključno z upravnimi odhodki.
POGLAVJE 2
PRORAČUNSKA NAČELA
Člen 4
Upoštevanje proračunskih načel
Proračun subjekta JZP se oblikuje in izvršuje v skladu z načeli enotnosti, točnosti, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja, ki zahteva uspešno in učinkovito notranjo kontrolo, ter preglednosti, kakor je določeno v tej uredbi.
Člen 5
Načeli enotnosti in točnosti proračuna
1. Noben prihodek se ne pobere in noben odhodek izvrši, če ni evidentiran v vrstici v proračunu subjekta JZP.
2. Nobenega odhodka ni mogoče prevzeti kot obveznost ali odobriti izven okvira sredstev, odobrenih v proračunu subjekta JZP.
3. Odobritev se lahko vključi v proračun subjekta JZP le, če je namenjena za odhodkovno postavko, ki se šteje za potrebno.
4. Obresti iz plačil predhodnega financiranja, izvršenih iz proračuna subjekta JZP, se ne izplačajo subjektu JZP.
Člen 6
Načelo enoletnosti
1. Odobritve, vnesene v proračun subjekta JZP, se odobrijo za proračunsko leto, ki traja od 1. januarja do 31. decembra.
2. Odobritve za prevzem obveznosti zajemajo skupne stroške pravnih obveznosti, prevzetih v proračunskem letu.
3. Odobritve plačil zajemajo plačila za poravnavanje pravnih obveznosti, prevzetih v proračunskem letu ali v predhodnih proračunskih letih.
4. Pri odobritvah za upravo odhodki ne presegajo pričakovanih prihodkov za zadevno leto, kakor so navedeni v členu 3(a)(i).
5. Glede na potrebe subjekta JZP se neporabljene odobritve lahko vključijo v načrt prihodkov in odhodkov za največ tri naslednja proračunska leta. Te odobritve je treba porabiti najprej.
6. Odstavki 1 do 5 ne preprečujejo možnosti, da se proračunske obveznosti za ukrepe, ki trajajo več kakor eno proračunsko leto, razporedijo na več let v letne obroke, če tako določa ustanovni akt ali če se nanašajo na upravne odhodke.
Člen 7
Načelo ravnotežja
1. Prihodki in odobritve plačil so uravnoteženi.
2. Odobritve za prevzem obveznosti ne presegajo zadevnega letnega prispevka Unije, kakor je določen v sporazumu, sklenjenem s Komisijo o letnem prenosu sredstev, h kateremu se prištejejo prispevki drugih članov razen Unije, vsi drugi prihodki iz člena 3 in znesek neporabljenih odobritev iz člena 6(5).
3. Subjekt JZP ne sme najemati posojil v okviru proračuna subjekta JZP.
4. Če je proračunski rezultat pozitiven, se vnese v proračun za naslednje proračunsko leto kot prihodek.
Če je proračunski rezultat negativen, se vnese v proračun za naslednje proračunsko leto kot odobritev plačil.
Člen 8
Načelo obračunske enote
Proračun subjekta JZP se pripravi in izvršuje v eurih, prav tako se v eurih pripravijo računovodski izkazi. Vendar lahko računovodja za namene denarnega toka izvaja posle v drugih valutah, kakor je določeno v finančnih pravilih subjekta JZP.
Člen 9
Načelo univerzalnosti
1. Brez poseganja v odstavek 2 skupni prihodki pokrivajo skupne odobritve plačil. Vsi prihodki in odhodki se izkazujejo v celoti brez neto izravnave, s pridržkom morebitnih posebnih določb v finančnih pravilih subjekta JZP, v skladu s katerimi se lahko nekateri odbitki odštejejo od zahtevkov za plačilo, ki se nato posredujejo v izplačilo neto zneska.
2. Prihodki, predvideni za določen namen, kot so prihodki od ustanov, subvencije, darila ter volila, se uporabljajo za financiranje posebnih postavk odhodkov.
3. Direktor lahko sprejme kakršno koli donacijo v korist subjekta JZP, kot so ustanove, subvencije, darila in volila.
Donacije, ki lahko pomenijo tudi precejšnjo finančno obremenitev, se lahko sprejmejo s predhodno odobritvijo upravnega odbora, ki sprejme odločitev v dveh mesecih od datuma, ko mu je bila zahteva predložena. Če upravni odbor v tem roku ne sprejme odločitve, se donacija šteje za sprejeto.
Znesek, nad katerim velja, da je finančna obremenitev precejšnja, se določi s sklepom upravnega odbora.
Člen 10
Načelo specifikacije
1. Odobritve se določijo za posebne namene vsaj po naslovih in poglavjih.
2. Direktor lahko prerazporedi odobritve iz enega poglavja v drugega neomejeno, z enega naslova na drugega pa do največ 10 % odobritev za leto za vrstico, iz katere se sredstva prerazporedijo.
Direktor lahko predlaga upravnemu odboru prerazporeditve odobritev z enega naslova na drugega nad mejo iz prvega pododstavka. Upravni odbor ima na voljo tri tedne, da takšnim prerazporeditvam nasprotuje. Po tem roku se šteje, da so prerazporeditve sprejete.
Direktor takoj, ko je mogoče, obvesti upravni odbor o vseh prerazporeditvah, izvedenih na podlagi prvega pododstavka.
Člen 11
Načelo dobrega finančnega poslovodenja
1. Odobritve se uporabljajo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja, namreč v skladu z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti.
2. Načelo gospodarnosti zahteva, da morajo biti sredstva, ki jih subjekt JZP uporablja za izvajanje svojih dejavnosti, na voljo pravočasno, v primerni količini in primerne kakovosti ter po najugodnejši ceni.
Načelo učinkovitosti se nanaša na najboljše razmerje med uporabljenimi sredstvi in doseženimi rezultati.
Načelo uspešnosti se nanaša na doseganje zadanih specifičnih ciljev in želenih rezultatov.
3. Za vse sektorje dejavnosti, ki jih zajema proračun subjekta JZP, se določijo specifični, merljivi, dosegljivi, ustrezni in časovno opredeljeni cilji. Za vsako dejavnost se doseganje teh ciljev spremlja s kazalniki uspešnosti, direktor pa upravnemu odboru zagotovi informacije vsako leto in najpozneje v dokumentih, ki so priloženi predlogu proračuna subjekta JZP.
4. Če v ustanovnem aktu subjekta JZP ni določeno, da ocene izvaja Komisija, subjekt JZP, da bi se lahko bolje odločal, izvaja ocene, vključno z naknadnimi ocenami, za vse programe in dejavnosti, ki imajo za posledico večjo porabo, rezultate ocen pa pošlje upravnemu odboru.
Člen 12
Notranja kontrola izvrševanja proračuna
1. Proračun subjekta JZP se izvršuje v skladu z uspešno in učinkovito notranjo kontrolo.
2. Za namene izvrševanja proračuna subjekta JZP je notranja kontrola opredeljena kot proces, ki se uporablja na vseh ravneh upravljanja in katerega namen je razumno zagotovilo o doseganju naslednjih ciljev:
(a)
uspešnosti, učinkovitosti in gospodarnosti delovanja;
(b)
zanesljivosti poročanja;
(c)
varovanja sredstev in informacij;
(d)
preprečevanja, odkrivanja, odprave ter spremljanja goljufij in nepravilnosti;
(e)
ustreznega obvladovanja tveganj v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij ob upoštevanju večletne narave programov in narave zadevnih plačil.
3. Uspešna in učinkovita notranja kontrola temelji na najboljših mednarodnih praksah ter vključuje zlasti elemente iz člena 32(3) in (4) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, pri čemer upošteva strukturo in velikost subjekta JZP, naravo nalog, za katere je pooblaščen, in zadevne zneske ter finančna in operativna tveganja.
Člen 13
Načelo preglednosti
1. Proračun subjekta JZP se določi in izvršuje ter zaključni račun pripravi v skladu z načelom preglednosti.
2. Proračun subjekta JZP skupaj s kadrovskim načrtom in spremembami proračuna, kakor so bili sprejeti, vključno s prilagoditvami iz člena 15(1), v štirih tednih od njihovega sprejetja objavijo na internetni strani subjekta JZP ter se posredujejo Komisiji in Računskemu sodišču.
3. Subjekt JZP na svoji internetni strani najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta objavi informacije v skladu z odstavki 2, 3 in 4 člena 21 delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 o prejemnikih sredstev iz njegovega proračuna, pri čemer uporabi standardno predlogo.
Objavljene informacije so lahko dostopne, pregledne in celostne. Dostop do teh podatkov se omogoči ob ustreznem upoštevanju zahtev zaupnosti in varnosti, zlasti varstva osebnih podatkov iz Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (4).
4. Seznam strokovnjakov, s katerimi so bile sklenjene pogodbe na podlagi člena 34 te uredbe, se objavi na internetni strani Unije.
POGLAVJE 3
FINANČNO NAČRTOVANJE
Člen 14
Načrt prihodkov in odhodkov
1. Subjekt JZP najpozneje do 31. januarja v letu, ki je pred letom izvrševanja njegovega proračuna, Komisiji in drugim članom pošlje načrt svojih prihodkov in odhodkov ter splošne smernice, ki so podlaga za načrt, skupaj z osnutkom programa dela iz člena 31(4).
2. Načrt prihodkov in odhodkov subjekta JZP obsega:
(a)
predvideno število stalnih in začasnih delovnih mest po funkcionalnih skupinah in po razredih ter pogodbenih uslužbencev in napotenih nacionalnih strokovnjakov, izraženih v ekvivalentu polne zaposlitve, v okviru odobrenih proračunskih sredstev;
(b)
pri spremembi števila zaposlenih izjavo, ki upravičuje zahtevo po novih delovnih mestih;
(c)
četrtletno oceno gotovinskih plačil in prejemkov;
(d)
informacije o izpolnjevanju vseh predhodno zastavljenih ciljev za različne dejavnosti;
(e)
cilje za proračunsko leto, na katerega se nanaša načrt, z navedbo morebitnih posebnih proračunskih potreb, namenjenih uresničevanju teh ciljev;
(f)
upravne stroške in izvrševanje proračuna za subjekt JZP v predhodnem proračunskem letu;
(g)
znesek finančnih prispevkov članov in vrednost prispevkov v naravi drugih članov razen Unije;
(h)
informacije o neporabljenih odobritvah, ki so vključene v načrt prihodkov in odhodkov za posamezno leto, v skladu s členom 6(5).
Člen 15
Določitev proračuna
1. Proračun subjekta JZP in kadrovski načrt, vključno s številom stalnih in začasnih delovnih mest po funkcionalnih skupinah in po razredih ter pogodbenih uslužbencev in napotenih nacionalnih strokovnjakov, izraženih v ekvivalentu polne zaposlitve, sprejme upravni odbor v skladu z ustanovnim aktom subjekta JZP. Podrobne določbe se lahko vključijo v finančna pravila subjekta JZP. Za vsako spremembo proračuna subjekta JZP, vključno s kadrovskim načrtom, je potrebna sprememba proračuna subjekta JZP, ki se sprejme po istem postopku kot prvotni proračun subjekta JZP. Proračun subjekta JZP in po potrebi spremembe proračuna subjekta JZP se prilagodijo, da se upošteva znesek prispevka Unije, kakor je določen v proračunu Unije.
2. Proračun subjekta JZP sestavljata izkaz prihodkov in izkaz odhodkov.
3. Proračun subjekta JZP prikazuje:
(a)
v izkazu prihodkov:
(i)
oceno prihodkov subjekta JZP za zadevno proračunsko leto (v nadaljnjem besedilu: leto n);
(ii)
oceno prihodkov za predhodno proračunsko leto in prihodkov za leto n-2;
(iii)
ustrezne pripombe k vsaki prihodkovni postavki;
(b)
v izkazu odhodkov:
(i)
odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za leto n;
(ii)
odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za predhodno proračunsko leto ter prevzete odhodke in plačane odhodke v letu n-2, slednji pa se izrazijo tudi kot odstotek proračuna subjekta JZP za leto n;
(iii)
zbirni pregled rokov plačil, zapadlih v naslednjih proračunskih letih, za poravnavo proračunskih obveznosti, vključenih v proračun v preteklih proračunskih letih;
(iv)
ustrezne pripombe k vsakemu pododdelku.
4. Kadrovski načrt poleg števila delovnih mest, ki so odobrena za zadevno proračunsko leto, prikazuje tudi število, ki je bilo odobreno za predhodno leto, in število dejansko zapolnjenih delovnih mest. Enake informacije so prikazane za pogodbene uslužbence in napotene nacionalne strokovnjake.
POGLAVJE 4
FINANČNI UDELEŽENCI
Člen 16
Izvrševanje proračuna v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja
1. Direktor opravlja naloge odredbodajalca. Izvršuje prihodke in odhodke proračuna subjekta JZP v skladu s finančnimi pravili subjekta JZP in načelom dobrega finančnega poslovodenja na lastno odgovornost in v mejah odobrenih proračunskih sredstev. Direktor je odgovoren za zagotavljanje, da so izpolnjene zahteve po zakonitosti in pravilnosti.
Brez poseganja v odgovornosti odredbodajalca v zvezi s preprečevanjem in odkrivanjem goljufij in nepravilnosti subjekt JZP sodeluje v dejavnostih Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF), namenjenih preprečevanju goljufij.
2. Če za uslužbence subjekta JZP veljajo kadrovski predpisi, lahko direktor v skladu s pogoji, določenimi v finančnih pravilih subjekta JZP, prenese pooblastila za izvrševanje proračuna na uslužbence subjekta JZP, za katere se uporabljajo kadrovski predpisi. Tako pooblaščeni uslužbenci lahko delujejo le v okviru pooblastil, ki so bila nanje izrecno prenesena.
Člen 17
Pooblastila in dolžnosti odredbodajalca
1. Proračun subjekta JZP izvršuje direktor v službah, ki so pod njegovim nadzorom.
2. Kadar se to izkaže za nujno, se lahko tehnično strokovne naloge ter upravne, pripravljalne in pomožne naloge, ki ne zahtevajo niti izvajanja javne oblasti niti uporabe pooblastila za odločanje po prostem preudarku, s pogodbo prenesejo na zunanje zasebne subjekte ali organe.
3. Direktor v skladu z minimalnimi standardi, ki jih sprejme upravni odbor, ter ob upoštevanju tveganj v zvezi s poslovodnim okoljem in naravo financiranih ukrepov vzpostavi organizacijsko strukturo in sisteme notranje kontrole, ki so primerni za opravljanje nalog direktorja. Vzpostavitev take strukture in sistemov temelji na analizi tveganj, pri kateri se upošteva njihova stroškovna učinkovitost.
Direktor lahko v svojih službah vzpostavi strokovno in svetovalno funkcijo, ki mu pomaga obvladovati tveganja, povezana z njegovimi dejavnostmi.
4. Odredbodajalec hrani dokazila o opravljenih dejavnostih pet let od datuma sklepa o razrešnici Komisiji v zvezi z izvrševanjem proračuna Unije za zadevno leto. Osebni podatki iz dokazil se v primeru, da niso potrebni za kontrole ali revizijo, po možnosti izbrišejo. V vsakem primeru se glede hrambe podatkov o prometu uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.
Člen 18
Predhodne kontrole
1. Za vsako dejavnost se izvede vsaj predhodna kontrola njenih operativnih in finančnih vidikov, ki temelji na pregledu dokumentacije in razpoložljivih rezultatih že opravljenih kontrol.
Predhodne kontrole obsegajo začetek in preverjanje dejavnosti.
Začetek in preverjanje dejavnosti sta ločeni funkciji.
2. Začetek dejavnosti pomeni vse postopke za pripravo aktov o izvrševanju proračuna subjekta JZP, ki jih sprejme odgovorni odredbodajalec.
3. Predhodno preverjanje dejavnosti pomeni vse predhodne preglede, ki jih uvede odgovorni odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov dejavnosti.
4. S predhodno kontrolo se preveri skladnost med zahtevano dokumentacijo in drugimi informacijami, ki so na voljo.
Odgovorni odredbodajalec določi obseg predhodnih kontrol z vidika pogostosti in temeljitosti, pri tem pa upošteva vprašanja, povezana s tveganji in stroškovno učinkovitostjo. V primeru dvomov odredbodajalec, odgovoren za potrditev zadevnega plačila, zahteva dodatne informacije ali opravi kontrolo na kraju samem, da v okviru predhodne kontrole dobi razumno zagotovilo.
Namen predhodnih kontrol je preveriti, da:
(a)
so odhodki pravilni in skladni z določbami, ki se uporabljajo;
(b)
se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz člena 11.
Za namen kontrol lahko odgovorni odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili stroškov službenih potovanj ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo.
Člen 19
Naknadne kontrole
1. Odgovorni odredbodajalec lahko vzpostavi naknadne kontrole za preverjanje dejavnosti, ki so že bile odobrene v okviru predhodnih kontrol. Takšne kontrole se lahko izvajajo na naključnih vzorcih glede na tveganje.
Naknadne kontrole se lahko izvedejo na podlagi dokumentacije in po potrebi na kraju samem.
2. Naknadnih kontrol ne opravljajo zaposleni, ki so odgovorni za predhodne kontrole. Zaposleni, ki so odgovorni za naknadne kontrole, niso podrejeni zaposlenim, ki so odgovorni za predhodne kontrole.
Zaposleni, ki so odgovorni za kontrolo upravljanja finančnih operacij, so primerno strokovno usposobljeni.
Člen 20
Letna poročila
Odredbodajalec vsako leto poroča upravnemu odboru o izvajanju svojih nalog. V ta namen upravnemu odboru in Komisiji najpozneje do 15. februarja naslednjega proračunskega leta predloži:
(a)
poročilo o izvajanju letnega programa dela subjekta JZP, izvrševanju proračuna subjekta JZP in kadrovskih virih;
(b)
začasne zaključne račune subjekta JZP, vključno s poročilom o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju iz člena 39;
(c)
izjavo o upravljanju, v kateri navede, če ni v pridržkih navedeno drugače, da ima razumno zagotovilo, da:
(i)
so informacije ustrezno prikazane, celovite in točne (predstavljajo resnično in pošteno sliko dejanskega stanja);
(ii)
so bili izdatki uporabljeni za predvideni namen;
(iii)
vzpostavljeni kontrolni sistemi zagotavljajo potrebna jamstva glede zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij;
(d)
povzetek končnih revizijskih poročil in izvedenih kontrol, vključno z analizo narave in razsežnosti napak ter slabosti, ugotovljenih v sistemih, ter sprejetimi in načrtovanimi korektivnimi ukrepi.
Poročilo ustreza naravi zaupanih nalog in višini zadevnih zneskov ter navaja rezultate poslovanja glede na zastavljene cilje, tveganja v zvezi s tem poslovanjem, uporabo sredstev, ki so bila dana na voljo, ter učinkovitost in uspešnost sistemov notranje kontrole.
Direktor vsako leto najpozneje do 1. julija pošlje Komisiji dokumente iz točk c) in d) prvega odstavka ter oceno teh dokumentov s strani upravnega odbora, potrjeno letno poročilo o dejavnostih in končni zaključni račun, kakor ga je potrdil upravni odbor v skladu s členom 43(2). Komisija te dokumente pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu.
Člen 21
Zaščita finančnih interesov Unije
1. Če zaposleni, ki sodeluje pri finančnem upravljanju in kontroli transakcij, meni, da je odločitev, ki jo mora na zahtevo nadrejenega izvesti ali potrditi, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega upravljanja ali strokovnimi pravili, ki jih mora upoštevati, o tem pisno obvesti direktorja, ki mu prav tako pisno odgovori. Če direktor ne ukrepa ali potrdi prvotno odločitev oziroma navodila, zaposleni pa oceni, da ta potrditev ni ustrezen odgovor na njegove pomisleke, o tem pisno obvesti zadevno komisijo iz člena 23(3). Komisija iz člena 23(3) o tem nemudoma obvesti upravni odbor.
2. V primeru protipravnega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovali interesom subjekta JZP ali njegovim članom, zaposleni obvesti organe in telesa, imenovane na podlagi zakonodaje, ki se uporablja. Pogodbe z zunanjimi revizorji, ki opravljajo revizije finančnega poslovodenja subjekta JZP, določajo, da mora zunanji revizor odredbodajalca obvestiti o sumu protipravnega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovali interesom subjekta JZP ali njegovim članom.
Člen 22
Računovodja
1. Upravni odbor imenuje računovodjo, ki je pri opravljanju svojih nalog popolnoma neodvisen in za katerega veljajo kadrovski predpisi, če se ti uporabljajo za uslužbence subjekta JZP. Računovodja je v subjektu JZP odgovoren za:
(a)
pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prihodkov in izterjavo ugotovljenih terjatev;
(b)
vodenje poslovnih knjig ter pripravo in predstavitev računovodskih izkazov v skladu s poglavjem 8;
(c)
izvajanje računovodskih pravil in kontnega okvira v skladu s poglavjem 8;
(d)
določitev in potrjevanje računovodskih sistemov ter po potrebi potrjevanje sistemov, ki jih določi odredbodajalec za pripravo ali utemeljevanje računovodskih informacij; v zvezi s tem ima računovodja pooblastilo, da lahko kadar koli preveri skladnost z merili za potrjevanje;
(e)
vodenje zakladništva.
2. Dva ali več subjektov JZP lahko za računovodjo imenuje isto osebo.
Subjekti JZP se lahko sporazumejo s Komisijo, da bo računovodja Komisije deloval tudi kot računovodja subjekta JZP.
Prav tako lahko računovodji Komisije zaupajo del nalog računovodje subjekta JZP, pri čemer upoštevajo razmerje med stroški in koristmi.
V primeru iz tega odstavka sprejmejo ustrezne ukrepe za preprečevanje navzkrižja interesov.
3. Računovodja od odredbodajalca pridobi vse potrebne informacije za pripravo zaključnega računa, ki dajejo resnično in pošteno sliko finančnega stanja subjekta JZP in izvrševanja proračuna. Odredbodajalec jamči za zanesljivost teh informacij.
4. Preden direktor sprejme zaključni račun, ga računovodja potrdi, s čimer potrdi tudi, da ima razumno zagotovilo, da zaključni račun daje resnično in pošteno sliko finančnega stanja subjekta JZP.
Za namen prvega pododstavka računovodja preveri, da je bil zaključni račun pripravljen v skladu z računovodskimi pravili iz člena 38 ter da so v njem upoštevani vsi prihodki in odhodki.
Računovodja je pooblaščen za preverjanje prejetih informacij in izvajanje kakršnih koli nadaljnjih preverjanj, ki so po njegovem mnenju potrebna za potrditev zaključnega računa.
Računovodja po potrebi izrazi pridržke ter natančno obrazloži naravo in obseg takšnih pridržkov.
S pridržkom odstavka 5 je za upravljanje gotovine in gotovini podobnih sredstev pooblaščen le računovodja. Računovodja je odgovoren tudi za njihovo hrambo.
5. Računovodja lahko, kadar je to nujno za opravljanje njegovih dolžnosti v skladu s finančnimi pravili subjekta JZP, nekatere naloge prenese na uslužbence, za katere veljajo kadrovski predpisi, če se ti uporabljajo za uslužbence subjekta JZP.
6. Brez poseganja v možnost uvedbe disciplinskih ukrepov lahko računovodjo kadar koli začasno ali dokončno odstavi upravni odbor. Upravni odbor v takem primeru imenuje začasnega računovodjo.
Člen 23
Odgovornost finančnih udeležencev
1. Členi 16 do 25 ne posegajo v kazensko odgovornost, ki jo imajo lahko finančni udeleženci v skladu z nacionalnim pravom, ki se uporablja, in veljavnimi določbami glede zaščite finančnih interesov Unije ter glede boja proti korupciji, v kateri sodelujejo uradniki Unije ali uradniki držav članic.
2. Vsak odredbodajalec in računovodja je disciplinsko in odškodninsko odgovoren v skladu s kadrovskimi predpisi. V primeru protipravnega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki lahko škoduje interesom subjekta JZP ali njegovim članom, se zadeva predloži organom in telesom, imenovanim na podlagi zakonodaje, ki se uporablja, zlasti uradu OLAF.
3. Posebna komisija za finančne nepravilnosti, ki jo je ustanovila ali v kateri sodeluje Komisija v skladu s členom 73(6) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ima v zvezi subjektom JZP iste pristojnosti kakor v zvezi s službami Komisije, razen če se upravni odbor ne odloči za ustanovitev funkcionalno neodvisne komisije ali za sodelovanje v skupni komisiji, ki jo ustanovi več subjektov. Za zadeve, ki jih predložijo subjekti JZP, posebna komisija za finančne nepravilnosti, ki jo je ustanovila ali v kateri sodeluje Komisija, vključuje enega uslužbenca iz subjekta JZP.
Na podlagi mnenja komisije iz prvega pododstavka se direktor odloči, ali bo začel postopek, ki bo imel za posledico disciplinski ukrep ali plačilo odškodnine. Če komisija ugotovi sistemske probleme, pošlje odredbodajalcu poročilo s priporočili. Če mnenje zadeva direktorja, ga komisija pošlje upravnemu odboru in notranjemu revizorju Komisije. Direktor v svojem poročilu na podlagi člena 20 anonimno navede mnenja komisije in opiše ukrepe, sprejete na tej podlagi.
4. Od vsakega uslužbenca se lahko zahteva, da v celoti ali delno povrne vso škodo, ki jo je utrpel subjekt JZP zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti med opravljanjem ali v zvezi z opravljanjem nalog zadevnega uslužbenca. Ko so končane formalnosti, ki so za disciplinske zadeve določene v zakonodaji, ki se uporablja, organ za imenovanja sprejme obrazložen sklep.
Člen 24
Navzkrižje interesov
1. Finančni udeleženci v smislu členov 16 do 25 in druge osebe, ki sodelujejo pri izvrševanju in upravljanju proračuna, vključno s pripravljalnimi akti v zvezi s tem, ter pri reviziji ali kontroli proračuna, se vzdržijo vsakršnega dejanja, ki bi lahko povzročilo navzkrižje njihovih interesov z interesi subjekta JZP.
Kadar obstaja tovrstno tveganje, se zadevna oseba vzdrži takšnih dejanj in o zadevi obvesti direktorja, ki pisno potrdi, ali obstaja navzkrižje interesov. Zadevna oseba obvesti tudi svojega neposredno nadrejenega. Če je zadevna oseba sam direktor, mora zadevo predložiti upravnemu odboru.
Kadar navzkrižje interesov obstaja, zadevna oseba opusti vsa svoja dejanja v zadevi. Direktor ali, če je zadevna oseba direktor, upravni odbor sprejme potrebne nadaljnje ukrepe.
2. Za namene odstavka 1, navzkrižje interesov obstaja, kadar je ogroženo nepristransko in objektivno izvajanje nalog finančnega udeleženca ali druge osebe iz odstavka 1, zaradi družinskih, čustvenih, političnih ali narodnostnih razlogov, gospodarskega interesa ali kakršnega koli drugega skupnega interesa s prejemnikom.
Člen 25
Ločitev nalog
Naloge odredbodajalca in računovodje so ločene in med seboj nezdružljive.
POGLAVJE 5
NOTRANJA REVIZIJA
Člen 26
Imenovanje, pooblastila in naloge notranjega revizorja
1. Subjekt JZP ima notranjerevizijsko funkcijo, ki se izvaja v skladu z ustreznimi mednarodnimi standardi.
2. Notranjerevizijsko funkcijo opravlja notranji revizor Komisije. Notranji revizor ne sme biti niti odredbodajalec niti računovodja.
3. Notranji revizor z neodvisnimi mnenji o kakovosti upravljavskih in kontrolnih sistemov ter s priporočili za izboljšanje pogojev izvajanja postopkov in spodbujanje dobrega finančnega poslovodenja svetuje subjektu JZP glede obvladovanja tveganj.
Notranji revizor je odgovoren zlasti za:
(a)
ocenjevanje ustreznosti in učinkovitosti notranjih sistemov za poslovodenje ter dela služb pri izvajanju programov in ukrepov glede na tveganja, povezana z njimi;
(b)
ocenjevanje učinkovitosti in uspešnosti sistemov notranje kontrole in revizije, ki se uporabljajo za posamezno dejavnost izvrševanja proračuna.
4. Notranji revizor opravlja te naloge v zvezi z vsemi dejavnostmi in službami subjekta JZP. Ima popoln in neomejen dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje za opravljanje svojih nalog.
5. Notranji revizor se seznani s poročilom odredbodajalca na podlagi člena 20 in vsemi drugimi ugotovljenimi informacijami.
6. Notranji revizor o svojih ugotovitvah in priporočilih poroča upravnemu odboru in direktorju.
Notranji revizor poroča tudi o:
-
najpomembnejših tveganjih in priporočilih, ki niso bila obravnavana,
-
občutnih zamudah pri izvajanju priporočil iz preteklih let.
Upravni odbor in direktor zagotovita redno spremljanje izvajanja revizijskih priporočil. Upravni odbor preuči informacije iz člena 20 in preveri, ali so bila priporočila v celoti in pravočasno izvedena.
7. Subjekt JZP da kontaktne podatke notranjega revizorja na razpolago vsaki fizični ali pravni osebi, ki sodeluje pri dejavnostih v zvezi z odhodki, da lahko na zaupen način stopi v stik z notranjim revizorjem.
8. Poročila in ugotovitve notranjega revizorja postanejo dostopni javnosti šele po tem, ko notranji revizor potrdi ukrepe, uvedene za njihovo izvajanje.
Člen 27
Neodvisnost notranjega revizorja
Neodvisnost notranjega revizorja, odgovornost notranjega revizorja za sprejete ukrepe pri opravljanju njegovih nalog in pravica notranjega revizorja do začetka postopka pred Sodiščem Evropske unije se določijo v skladu s členom 100 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 28
Ustanovitev službe za notranjo revizijo
1. Upravni odbor lahko ob upoštevanju stroškovne učinkovitosti in dodane vrednosti ustanovi službo za notranjo revizijo, ki opravlja naloge v skladu z zadevnimi mednarodnimi standardi.
Namen, pooblastila in odgovornost službe za notranjo revizijo se določijo v priročniku za notranjo revizijo in jih potrdi upravni odbor.
Vodja službe za notranjo revizijo pripravi letni revizijski načrt službe za notranjo revizijo, pri čemer med drugim upošteva direktorjevo oceno tveganj v subjektu JZP.
Pregleda in odobri ga upravni odbor.
Služba za notranjo revizijo o svojih ugotovitvah in priporočilih poroča upravnemu odboru in direktorju.
Če služba za notranjo revizijo posameznega subjekta JZP ni stroškovno učinkovita ali ne more izpolnjevati mednarodnih standardov, se lahko subjekt JZP odloči za skupno službo za notranjo revizijo z drugimi subjekti JZP, ki so dejavni na istem področju politike.
V takem primeru se upravni odbori zadevnih subjektov JZP dogovorijo o praktičnih načinih za izvajanje skupne službe za notranjo revizijo.
Notranji revizorji poskrbijo za učinkovito sodelovanje z izmenjavo informacij in revizijskih poročil ter po potrebi s pripravo skupnih ocen tveganj in izvedbo skupnih revizij.
2. Upravni odbor in direktor zagotovita redno spremljanje izvajanja priporočil službe za notranjo revizijo.
POGLAVJE 6
POSTOPKI ZA IZVRŠEVANJE PRIHODKOV IN ODHODKOV
Člen 29
Izvrševanje prihodkov
1. Izvrševanje prihodkov obsega pripravo ocen terjatev, ugotavljanje upravičenih zneskov, ki jih je treba izterjati, in izterjavo nepravilno porabljenih zneskov. Sem spada po potrebi tudi odločitev, da se ugotovljene upravičenosti ne izterjajo.
2. Nepravilno plačani zneski se izterjajo.
Če dejanska izterjava ne nastopi do roka plačila, določenega v opominu dolžniku, računovodja obvesti odgovornega odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izvršitev izterjave z vsemi pravnimi sredstvi, ki so mu na voljo, vključno s pobotom, če je to primerno, in če to ni mogoče, s prisilno izterjavo.
Kadar se namerava odgovorni odredbodajalec odpovedati ali delno odpovedati izterjavi ugotovljene terjatve, zagotovi, da je odpoved pravilna ter v skladu z načeloma dobrega finančnega poslovodenja in sorazmernosti. Odločitev o odpovedi se utemelji. V odločitvi o odpovedi izterjavi se navedejo ukrepi, ki so bili izvedeni za izterjavo terjatve, ter predpisi in dejstva, s katerimi je odpoved izterjavi utemeljena.
Računovodja vodi seznam dolgovanih zneskov, ki jih je treba izterjati. Upravičenosti subjekta JZP so na seznamu razvrščene po datumih izdaje nalogov za izterjavo. Računovodja navede tudi odločitve o odpovedi ali delni odpovedi izterjavi ugotovljenih terjatev. Seznam se priloži poročilu subjekta JZP o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.
3. Za vsak dolg, ki na datum zapadlosti, določen v opominu, ni poplačan, se zaračunajo obresti v skladu z delegirano uredbo (EU) št. 1268/2012.
4. Za upravičenosti subjekta JZP do tretjih oseb in upravičenosti tretjih oseb do subjekta JZP velja zastaralni rok pet let.
Člen 30
Prispevki članov
1. Subjekt JZP svojim članom predloži zahteve za plačilo njihovega celotnega ali delnega zneska pod pogoji in v časovnih presledkih, ki so določeni v ustanovnem aktu ali o katerih so se sporazumeli.
2. Obresti za sredstva, ki jih člani plačajo subjektu JZP v obliki prispevka, se knjižijo v dobro proračuna subjekta JZP.
Člen 31
Izvrševanje odhodkov
1. Za izvrševanje odhodkov odredbodajalec prevzema proračunske in zakonske obveznosti, potrjuje izdatke in odobrava plačila ter sprejme predhodne ukrepe za izvrševanje odobritev.
2. Vse odhodkovne postavke se prevzamejo kot obveznost, potrdijo, odobrijo in plačajo.
Potrditev odhodkov je dejanje, s katerim odgovorni odredbodajalec potrdi finančno operacijo.
Odobritev odhodkov je dejanje, s katerim odgovorni odredbodajalec, ki je preveril, da so odobritve na voljo, da navodilo računovodji, da plača potrjeni odhodek.
3. Za vsak ukrep, ki lahko povzroči odhodek v breme proračuna subjekta JZP, odgovorni odredbodajalec prevzame proračunsko obveznost, preden prevzame pravno obveznost do tretjih oseb.
4. S sprejetjem letnega programa dela subjekta JZP upravni odbor potrdi vse odhodke iz poslovanja subjekta JZP za dejavnosti, ki jih ta zajema, če so merila v tem odstavku jasno opredeljena.
Letni program dela vsebuje podrobno opredeljene cilje in pričakovane rezultate, vključno s kazalniki uspešnosti. Vsebuje tudi opis ukrepov, za katere je predvideno financiranje, in navedbo zneskov, dodeljenih za posamezni ukrep.
Vse bistvene spremembe letnega programa dela se sprejmejo po istem postopku kot prvotni program dela in v skladu z določbami ustanovnega akta.
Upravni odbor lahko prenese pooblastila za izvedbo nebistvenih sprememb programa dela na odredbodajalca subjekta JZP.
Člen 32
Roki
Plačilo odhodkov se mora izvršiti v rokih, določenih v Uredbi (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirani uredbi (EU) št. 1268/2012, ter v skladu s tema uredbama.
POGLAVJE 7
IZVRŠEVANJE PRORAČUNA SUBJEKTA JZP
Člen 33
Javna naročila
1. Za javna naročila se uporablja naslov V Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, s pridržkom odstavkov 3 do 6 tega člena.
2. Subjekt JZP sodeluje pri centralni bazi podatkov o izključitvah, ki jo je vzpostavila in jo vodi Komisija v skladu s členom 108 splošne finančne uredbe.
3. Za naročila v vrednosti med 60 000 EUR in mejnimi vrednostmi iz člena 118 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 se lahko uporablja postopek iz delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 za naročila nizke vrednosti, ki ne presega 60 000 EUR.
4. Subjekt JZP lahko na svojo zahtevo sodeluje kot naročnik pri oddaji naročil Komisije ali medinstitucionalnih naročil ter pri oddaji naročil drugih organov Unije ali subjektov JZP.
5. Subjekt JZP lahko brez postopka za oddajo javnega naročila s Komisijo, medinstitucionalnimi uradi in Prevajalskim centrom za organe Evropske unije, ustanovljenim z Uredbo Sveta (ES) št. 2965/94 (5), ter drugimi subjekti JZP sklene pogodbo za oddajo naročila za dobavo blaga, opravljanje storitev ali izvedbo del, ki jih ti zagotavljajo.
Subjekt JZP lahko brez postopka za oddajo javnega naročila z drugimi svojimi člani razen Unije sklene pogodbo za oddajo naročila za dobavo blaga, opravljanje storitev ali izvedbo del, ki jih ti člani zagotavljajo neposredno, tj. brez vključitve tretjih oseb.
Blago, storitve ali dela, zagotovljeni na podlagi prvega in drugega pododstavka, ne štejejo za del prispevka članov v proračun subjekta JZP.
6. Subjekt JZP lahko uporablja skupni postopek za oddajo javnih naročil z naročniki države članice gostiteljice za kritje svojih administrativnih potreb ali z naročniki držav članic, držav Evropskega združenja za prosto trgovino ali držav kandidatk za vstop v Unijo, ki so njegovi člani. V teh primerih se smiselno uporablja člen 133 delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.
Subjekt JZP lahko uporablja skupni postopek za oddajo javnih naročil s svojimi zasebnimi člani ali z naročniki držav, ki sodelujejo v programih Unije in so njegovi člani. V teh primerih se smiselno uporablja prvi odstavek člena 133 delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.
Člen 34
Strokovnjaki
Člen 287 delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 se smiselno uporablja za izbiro strokovnjakov, s pridržkom morebitnega posebnega postopka v temeljnemu aktu programa, katerega izvajanje je poverjeno subjektu JZP. Taki strokovnjaki so plačani na podlagi fiksnega, vnaprej napovedanega zneska in se izberejo na podlagi njihove strokovne usposobljenosti.
Subjekt JZP lahko uporabi sezname, ki so jih pripravili Komisija ali drugi organi Unije ali subjekti JZP.
Subjekt JZP lahko v ustrezno utemeljenih primerih, če je to primerno, izbere katerega koli posameznika z ustreznim znanjem in veščinami, ki ni vključen na sezname.
Zunanji strokovnjaki se izberejo na podlagi veščin, izkušenj in znanja, potrebnih za opravljanje nalog, ki se jim poverijo, ter v skladu z načeli nediskriminacije, enakega obravnavanja in odsotnosti navzkrižja interesov.
Člen 35
Nepovratna sredstva
Za nepovratna sredstva se uporablja naslov VI Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, s pridržkom morebitnih posebnih določb ustanovnega akta.
Člen 36
Nagrade
1. Za nagrade se uporablja naslov VII Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, s pridržkom odstavka 2 tega člena.
2. Natečaji za nagrade v vrednosti 1 000 000 EUR ali več na enoto se lahko objavijo samo, če so predvideni v osnutku programa dela iz člena 14(1).
Člen 37
Navedba pravnih sredstev
1. Kadar so zaradi postopkovnega akta odredbodajalca okrnjene pravice vložnika ali ponudnika, upravičenca ali izvajalca, ta akt vsebuje navedbo razpoložljivih sredstev za varstvo v upravnih in/ali sodnih zadevah, s katerimi se lahko ta akt izpodbija.
2. Navedena je zlasti vrsta pravnega sredstva, organ ali organi, pri katerih ga je mogoče vložiti, ter roki za vložitev.
3. Odstavka 1 in 2 se uporabljata s pridržkom morebitnega posebnega postopka v temeljnemu aktu programa, katerega izvajanje je poverjeno subjektu JZP.
POGLAVJE 8
RAČUNOVODSTVO
Člen 38
Pravila za zaključni račun
Subjekt JZP vzpostavi računovodski sistem, ki pravočasno zagotavlja točne, popolne in zanesljive informacije.
Računovodstvo subjekta JZP je skladno z računovodskimi načeli iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 39
Struktura zaključnega računa
Zaključni račun subjekta JZP vsebuje:
(a)
računovodske izkaze subjekta JZP;
(b)
poročila o izvrševanju proračuna subjekta JZP (poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju).
Subjekt JZP pripravi poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju za tekoče proračunsko leto. To poročilo navaja, tako v obliki absolutne vrednosti kot v obliki odstotkov, vsaj obseg izvrševanja odobritev in vsebuje povzetek o prerazporeditvi odobritev med različnimi proračunskimi postavkami.
Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, subjekt JZP pošlje poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju Evropskemu parlamentu, Svetu in Računskemu sodišču do 31. marca naslednjega proračunskega leta.
Člen 40
Računovodska načela
Računovodski izkazi predstavljajo informacije, tudi informacije glede računovodske usmeritve, na način, ki zagotavlja, da so ustrezne, zanesljive, primerljive in razumljive. Pripravijo se v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli, kakor so opisana v računovodskih pravilih iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ali mednarodnimi računovodskimi standardi za javni sektor (IPSAS), ki temeljijo na načelu nastanka poslovnega dogodka.
Člen 41
Računovodski izkazi
1. Računovodski izkazi se pripravijo v eurih in zajemajo:
(a)
bilanco stanja in izkaz finančnega uspeha, ki predstavljata vsa sredstva in obveznosti ter finančni položaj in poslovni izid na dan 31. decembra predhodnega leta; predstavljena sta v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 ali IPSAS na podlagi nastanka poslovnega dogodka;
(b)
izkaz finančnega izida, ki prikazuje zneske, pobrane in plačane med letom, ter končno stanje denarja zakladnice;
(c)
izkaz sprememb čistih sredstev, ki prikazuje pregled gibanj rezerv med letom in končni izid.
2. Pojasnila k računovodskim izkazom dopolnjujejo in pojasnjujejo informacije, predstavljene v izkazih iz odstavka 1, ter dajejo vse dodatne informacije, predpisane z mednarodno sprejeto računovodsko prakso, kadar so take informacije pomembne za dejavnosti subjekta JZP.
Člen 42
Poročila o izvrševanju proračuna
Poročila o izvrševanju proračuna se pripravijo v eurih. Zajemajo:
(a)
poročila, ki združujejo vse proračunske operacije za zadevno leto glede prihodkov in odhodkov;
(b)
pojasnila, ki dopolnjujejo in pojasnjujejo informacije v poročilih.
Struktura predstavitve poročil o izvrševanju proračuna je enaka tisti, ki je uporabljena za sam proračun.
Člen 43
Začasni zaključni računi in potrditev končnega zaključnega računa
1. Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, računovodja subjekta JZP pošlje začasni zaključni račun Računskemu sodišču do 15. februarja naslednjega proračunskega leta.
V primeru iz prvega pododstavka računovodja subjekta JZP do 15. februarja naslednjega leta računovodji Komisije pošlje tudi sveženj poročil v standardizirani obliki, ki jo za konsolidacijo določi računovodja Komisije.
2. Računovodja pripravi končni zaključni račun subjekta JZP. Direktor ga skupaj z mnenjem zunanjega revizorja iz člena 46 pošlje v potrditev upravnemu odboru do 15. marca.
Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, računovodja pošlje končni zaključni račun skupaj z mnenjem zunanjega revizorja iz člena 46 ter potrditvijo upravnega odbora Računskemu sodišču, Evropskemu parlamentu in Svetu do 1. julija naslednjega proračunskega leta. V takem primeru računovodja subjekta JZP računovodji Komisije do 1. julija pošlje tudi sveženj poročil v standardizirani obliki, ki jo za konsolidacijo določi računovodja Komisije.
Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, računovodja subjekta JZP pošlje Računskemu sodišču in v vednost računovodji Komisije na isti dan, ko pošlje svoj končni zaključni račun, tudi spremni dopis z dodatnimi obrazložitvami k temu končnemu zaključnemu računu.
Končnemu zaključnemu računu se priloži izjava računovodje, s katero slednji potrjuje, da je bil zaključni račun pripravljen v skladu s tem poglavjem ter ustreznimi računovodskimi načeli, pravili in postopki.
Potrjeni končni zaključni račun subjekta JZP se objavi na internetni strani v enem mesecu od njegove potrditve.
Člen 44
Računovodski sistem
1. Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, računovodja Komisije v skladu s členom 152 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 sprejme usklajen kontni okvir, ki ga uporabi subjekt JZP.
2. Računovodski sistem se deli na splošno računovodstvo in proračunsko računovodstvo. Računovodske evidence se vodijo v eurih na osnovi koledarskega leta.
3. Splošno računovodstvo v kronološkem vrstnem redu in na podlagi dvostavnega knjigovodstva evidentira vse dogodke in dejavnosti, ki vplivajo na gospodarski in finančni položaj ter na sredstva in obveznosti subjekta JZP.
4. Proračunsko računovodstvo zagotavlja natančen zapis izvrševanja proračuna subjekta JZP. Evidentira vse proračunske prihodke in odhodke.
Člen 45
Evidenca premoženja
Subjekt JZP vodi evidenco premoženja, ki prikazuje količino in vrednost vseh opredmetenih, neopredmetenih in finančnih sredstev, ki predstavljajo premoženje subjekta JZP ali Unije. Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, subjekt JZP vodi navedeno evidenco premoženja v skladu z vzorcem, ki ga pripravi računovodja Komisije. Subjekt JZP preveri, da vknjižbe v evidenci premoženja ustrezajo dejanskemu stanju.
POGLAVJE 9
ZUNANJA REVIZIJA IN BOJ PROTI GOLJUFIJAM
Člen 46
Zunanja revizija
Subjekt JZP je predmet neodvisne zunanje revizije, ki jo v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi opravi neodvisen revizijski organ. Mnenje zunanjega revizorja ugotavlja, ali računovodski izkazi prikazujejo verodostojno in pošteno sliko, ali vzpostavljeni kontrolni sistemi delujejo pravilno in ali so z izkazi povezane transakcije zakonite in pravilne. Mnenje tudi navede, ali se je pri revizijskem delu pojavil dvom o trditvah v izjavi o upravljanju iz člena 20. Mnenje se predloži upravnemu odboru. Komisiji se predloži skupaj s končnim zaključnim računom subjekta JZP najpozneje do 15. marca.
Člen 47
Pregled računovodskih evidenc, ki ga opravi Računsko sodišče
1. Če ni drugače določeno v ustanovnem aktu subjekta JZP, Računsko sodišče pregleda računovodske evidence subjekta JZP v skladu s členom 287 Pogodbe o delovanju Evropske unije. Računsko sodišče lahko pri pregledu upošteva revizijsko delo, ki ga je opravil neodvisni zunanji revizor iz člena 46 te uredbe, ter ukrepe, sprejete na podlagi ugotovitev tega revizorja.
2. Pregled, ki ga opravi Računsko sodišče, urejajo členi 158 do 163 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 48
Pregledi na kraju samem, ki jih izvajajo Komisija, Računsko sodišče in OLAF
1. Brez poseganja v člen 47(1) subjekt JZP osebju Komisije in drugim osebam, ki jih je pooblastila Komisija, ter Računskemu sodišču omogoči dostop, potreben za opravljanje revizije, do objektov in prostorov ter do vseh informacij, vključno z informacijami v elektronski obliki.
2. Urad OLAF lahko na podlagi določb in postopkov iz Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 (6) Evropskega parlamenta in Sveta ter Uredbe Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 (7) opravi preiskave, vključno s pregledi in inšpekcijami na kraju samem, da bi ugotovil, ali je v povezavi nepovratnimi sredstvi ali javnim naročilom, ki ga financira subjekt JZP, prišlo do goljufije, korupcije ali katerega koli drugega protipravnega ravnanja, ki škodi finančnim interesom Unije.
3. Brez poseganja v odstavka 1 in 2 naročila, sporazumi in sklepi subjekta JZP vsebujejo določbe o izrecnem pooblastilu Evropskega računskega sodišča in urada OLAF za izvedbo takih revizij in preiskav v skladu z njunima pristojnostma.
POGLAVJE 10
KONČNE IN PREHODNE DOLOČBE
Člen 49
Zahteve za informacije
Komisija in drugi člani subjekta JZP razen Unije lahko od subjekta JZP zahtevajo vse potrebne informacije ali pojasnila v zvezi s proračunskimi zadevami, ki spadajo v njihovo pristojnost.
Člen 50
Sprejetje finančnih pravil subjekta JZP
Vsak subjekt iz člena 209 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 sprejme nova finančna pravila, ki začnejo veljati 1. januarja 2014 oziroma v devetih mesecih od dneva, ko se subjekt JZP uvrsti v področje uporabe člena 209 navedene uredbe.
Člen 51
Začetek veljavnosti
Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 30. septembra 2013