РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА
от 17 март 2015 година
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взе предвид одобрението на Европейския парламент,
в съответствие със специална законодателна процедура,
като има предвид, че:
(1)
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (1) историческите архиви на Съюза се съхраняват и се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от 30 години.
(2)
Задължението за създаване на исторически архиви и за предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно, се прилага спрямо всяка от институциите, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 („институциите“), съгласно установените в него условия.
(3)
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се предвижда, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото, което тя смята за най-подходящо.
(4)
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция, където те се предоставят на разположение на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор между Европейските общности, представлявани от Комисията, и ЕУИ („договор за депозиране“).
(5)
Впоследствие Европейският икономически и социален комитет и Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на договора за депозиране. Европейската инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в ЕУИ по силата на отделно съглашение с него, което беше подписано на 1 юли 2005 г., и съгласно„Правилата за историческите архиви“, които бяха приети от управителния комитет на банката на 7 октомври 2005 г. (2)
(6)
Правителството на Италия предостави на ЕУИ безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на справки на място.
(7)
С депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ се цели да се осигури достъп до архивите от едно-единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се стимулира изследователската дейност във връзка с историята на европейската интеграция и европейските институции. ЕУИ е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в управлението на историческите архиви на Съюза, осигурява съвременни научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за съхранението на тези архиви и извършването на справки в тях, и е международно признат като център за тези архиви.
(8)
Продължаващото депозиране на историческите архиви на институциите в ЕУИ следва да бъде включено в законодателството на Съюза, с цел да бъде отразена ролята на ЕУИ като партньор на институциите в управлението на техните исторически архиви.
(9)
Настоящият регламент следва да се прилага по отношение на всички институции и не следва да променя нито тяхната отговорност да отворят своите исторически архиви за обществеността, нито факта, че всяка институция остава собственик на историческите си архиви.
(10)
Специфичното естество на дейностите на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ) обаче оправдава освобождаването им от предвиденото в настоящия регламент задължение да депозират историческите си архиви в ЕУИ. Съдът и ЕЦБ могат да депозират историческите си архиви в ЕУИ на доброволни начала.
(11)
Когато е възможно, институциите и ЕУИ следва да предоставят на обществеността достъп до историческите архиви в цифров вид с цел по-лесното извършване на справки по интернет.
(12)
Личните данни, които се съдържат в историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ, следва да бъдат обработвани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(13)
В съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 Комисията проведе консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните във връзка със законодателното предложение за настоящия регламент, като той представи становище на 10 октомври 2012 г. (4)
(14)
Подробните разпоредби за управлението на историческите архиви в ЕУИ, включително тяхното депозиране, достъпът до тях и предоставянето им на разположение на обществеността, както и за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ, следва да бъдат предвидени в рамково споразумение за партньорство.
(15)
Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза от страна на ЕУИ следва да се финансират от общия бюджет на Съюза и тези разходи следва да се поемат от всички депозиращи институции.
(16)
Следователно Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 следва да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се изменя, както следва:
1)
Член 8 се изменя, както следва:
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението.
Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи.“
;
б)
добавят се следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала.
4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ.
5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз.
6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище.
7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област.
8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там.
9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви.
10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (5). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал.
Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години.
11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент.
12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ.
2)
Член 9 се изменя, както следва
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи).“
;
б)
добавя се следният параграф:
„3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността.“
3)
Текстът в приложението се добавя като приложение към Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 17 март 2015 година.
UREDBA SVETA (EU) 2015/496
z dne 17. marca 2015
o spremembi Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 v zvezi z deponiranjem arhivskega gradiva institucij pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah
SVET EVROPSKE UNIJE JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 352 Pogodbe,
ob upoštevanju predloga Evropske Komisije,
po posredovanju osnutka zakonodajnega akta nacionalnim parlamentom,
ob upoštevanju odobritve Evropskega parlamenta,
v skladu s posebnim zakonodajnim postopkom,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
V skladu z Uredbo Sveta (EGS, Euratom) št. 354/83 z dne 1. februarja 1983 o odpiranju za javnost arhivskega gradiva Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo (1) se arhivsko gradivo Unije ohrani in po izteku 30-letnega obdobja da na voljo javnosti, kadar koli je to mogoče.
(2)
Obveznost ustanovitve arhivskega gradiva in njihovega odpiranja za javnost, kadar koli je to mogoče, velja za vsako izmed institucij iz Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 (v nadaljnjem besedilu: institucije), v skladu s pogoji iz navedene uredbe.
(3)
Uredba (EGS, Euratom) št. 354/83 določa, da lahko vsaka institucija hrani svoje arhivsko gradivo na katerem koli mestu, za katerega meni, da je najbolj primerno.
(4)
Leta 1984 so se Evropski parlament, Svet in Komisija odločili, da bodo deponirali svoje arhivsko gradivo pri Evropskem univerzitetnem inštitutu (EUI) v Firencah, kjer je na voljo javnosti. V ta namen je bila 17. decembra 1984 podpisana pogodba med Evropskimi skupnostmi, ki jih je zastopala Komisija, in EUI (v nadaljnjem besedilu: pogodba o deponiranju).
(5)
Evropski ekonomsko-socialni odbor in Evropsko računsko sodišče sta pozneje pristopila k pogodbi o deponiranju. Evropska investicijska banka svoje arhivsko gradivo deponira pri EUI na podlagi ločene konvencije z EUI, podpisane 1. julija 2005, in Pravilnika o zgodovinskih arhivih, ki ga je sprejel Upravni odbor banke 7. oktobra 2005 (2).
(6)
Italijanska vlada je EUI dala na voljo ustrezne prostore na trajni osnovi in brezplačno, da se zagotovi, da se deponirani arhivi hranijo in varujejo v skladu s priznanimi mednarodnimi standardi ter da jih je mogoče v teh prostorih tudi uporabljati.
(7)
Namen deponiranja arhivskega gradiva institucij pri EUI je zagotavljanje dostopa do tega gradiva na enem mestu, spodbujanje njegove uporabe ter raziskav o zgodovini evropskega povezovanja in evropskih institucij. EUI je priznano središče za akademske raziskave in izobraževanje s poudarkom na Evropi in evropskem povezovanju. Ima skoraj 30 let izkušenj z upravljanjem arhivskega gradiva Unije, zagotavlja najsodobnejše prostore za hrambo in raziskovanje gradiva, ki so bili zgrajeni izključno za hranjenje in uporabo tega gradiva, ter je mednarodno priznan kot center za te arhive.
(8)
Nadaljnje deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI bi bilo treba vključiti v zakonodajo Unije, tako da bo upoštevana vloga EUI kot partnerja institucij pri upravljanju njihovega arhivskega gradiva.
(9)
To uredbo bi bilo treba uporabljati za vse institucije in ta uredba ne bi smela vplivati na njihovo odgovornost, da dajo svoje arhivsko gradivo na voljo javnosti, niti na lastninsko pravico posamezne institucije na njihovem arhivskem gradivu.
(10)
Posebna narava dejavnosti Sodišča Evropske unije in Evropske centralne banke (ECB) upravičuje njuno izvzetje iz obveznosti iz te uredbe, da deponira arhivsko gradivo pri EUI. Sodišče Evropske unije in ECB lahko deponirata svoje arhivsko gradivo pri EUI prostovoljno.
(11)
Kadar je to mogoče, bi morali dati institucije in EUI arhivsko gradivo javnosti na voljo v digitalizirani in digitalni obliki ter tako olajšati njegovo uporabo na spletu.
(12)
Osebne podatke iz arhivskega gradiva Unije, deponiranega pri EUI, bi bilo treba obdelovati v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (3).
(13)
V skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 se je Komisija v zvezi z zakonodajnim predlogom, ki je bil podlaga tej uredbi, posvetovala z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov, ki je o tem podal mnenje 10. oktobra 2012 (4).
(14)
Podrobne določbe o upravljanju arhivskega gradiva pri EUI, vključno o njegovem deponiranju, dostopnosti in javni uporabi, ter vzajemnih vlogah in odgovornostih institucij in EUI bi morale biti vsebovane v okvirnem sporazumu o partnerstvu.
(15)
Stroške EUI iz upravljanja arhivskega gradiva Unije, bi bilo treba kriti iz splošnega proračuna Unije, krijejo pa jih vse institucije, ki deponirajo gradivo.
(16)
Uredbo (EGS, Euratom) št. 354/83 bi bilo zato treba ustrezno spremeniti -
SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:
Člen 1
Uredba (EGS, Euratom) št. 354/83 se spremeni:
(1)
Člen 8 se spremeni:
(a)
odstavek 1 se nadomesti z naslednjim:
„1. Vsaka institucija, razen Sodišča Evropske unije in Evropske centralne banke (ECB), deponira dokumente, ki so del njenega arhivskega gradiva in ga je v skladu s to uredbo dala na voljo javnosti, pri Evropskem univerzitetnem inštitutu (EUI) v Firencah. Gradivo se deponira v skladu s Prilogo.
Institucije, ki deponirajo gradivo, se lahko ne glede na prvi podostavek iz pravnih ali upravnih razlogov odločijo, da nekaterih izvirnih dokumentov ne bodo deponirale pri EUI. V tem primeru deponirajo kopijo takih dokumentov v mikroobliki ali digitalni obliki.“
(b)
dodajo se naslednji odstavki:
„3. Sodišče Evropske unije in ECB lahko deponirata svoje arhivsko gradivo pri EUI prostovoljno.
4. Institucije, ki deponirajo gradivo, ohranijo lastninsko pravico na svojem arhivskem gradivu ter izključno odgovornost za sestavo dokumentov in spisov, ki jih deponirajo ali drugače dajo na voljo EUI.
5. Deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI ne vpliva na varstvo tega gradiva, kot je določeno v členu 2 Protokola št. 7 o privilegijih in imunitetah Evropske unije, priloženega k Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o delovanju Evropske unije.
6. EUI zagotavlja hranjenje in varstvo deponiranega gradiva. Gradivo se hrani in varuje v skladu s priznanimi mednarodnimi standardi za fizično varstvo gradiva ter v skladu vsaj s tehničnimi in varnostnimi pravili, ki ustrezajo pravilom, ki se uporabljajo za hranjenje in upravljanje javnih arhivov v Italiji. V ta namen se deponirani dokumenti hranijo v namensko zgrajenih prostorih za hrambo.
7. Samo EUI je odgovorna za osebje, zadolženo za upravljanje arhivskega gradiva Unije, deponiranega pri EUI. EUI zagotovi, da je osebje, zadolženo za upravljanje arhivskega gradiva, ustrezno strokovno usposobljeno za delo na tem področju.
8. Vsaka institucija, ki deponira gradivo, ima pravico dobivati informacije o tem, kako EUI upravlja njeno arhivsko gradivo, in pregledati gradivo, ki ga je deponirala.
9. EUI da arhivsko gradivo, ki ga prejme na podlagi odstavkov 1 in 3, na voljo javnosti. Institucije lahko javnosti tudi dajo na voljo kopijo istega arhivskega gradiva.
10. Stroški upravljanja arhivskega gradiva Unije se financirajo s prispevki, ki jih vse institucije, ki deponirajo gradivo, vplačajo v ustrezno proračunsko vrstico, v mejah letnih odobritev, ki jih da na voljo proračunski organ v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (5). S takimi finančnimi prispevki se ne krijejo stroški za zagotavljanje in prenovitev zgradb in prostorov za hrambo za arhive in osebje.
Obseg prispevkov iz prvega pododstavka je sorazmerna velikosti načrtovanega arhiva vsake institucije, ki deponira arhivsko gradivo.Vsak prispevek se ponovno izračuna, kadar koli začne pri EUI svoje arhivsko gradivo deponirati še kakšna dodatna institucija oziroma vsaj vsakih pet let.
11. EUI deluje kot obdelovalec podatkov v skladu s členom 2 Uredbe (ES) št. 45/2001 po navodilih institucij, ki deponirajo gradivo. EUI obdeluje vse osebne podatke, ki jih vsebuje arhivsko gradivo institucij, v skladu z jamstvi iz navedene uredbe.
12. Evropski nadzornik za varstvo podatkov ima še naprej pooblastila za nadzor nad institucijami v zvezi z obdelavo osebnih podatkov iz arhivskega gradiva, deponiranega pri EUI.
(2)
Člen 9 se spremeni:
(a)
odstavek 1 se nadomesti z naslednjim:
„1. Vsaka institucija sprejme notranja pravila za uporabo te uredbe. Med njimi so pravila za hranjenje arhivskega gradiva in omogočanje dostopa javnosti do njega ter za varstvo osebnih podatkov, ki so v njem vsebovani. Kadar je mogoče, dajo institucije javnosti svoje arhive na voljo v elektronski obliki, vključno z digitaliziranimi in digitalno generiranimi arhivi, ter lajšajo njihovo uporabo prek spleta. Ohranijo tudi dokumente, ki so na voljo v oblikah, ki ustrezajo posebnim potrebam (kot so Braillova pisava, povečano besedilo ali posnetki).“
(b)
doda se naslednji odstavek:
„3. Komisija v imenu institucij, ki deponirajo gradivo, sklene okvirni sporazum o partnerstvu z EUI. Ta okvirni sporazum o partnerstvu vsebuje podrobne določbe o vzajemni vlogi in odgovornostih institucij in EUI za upravljanje arhivskega gradiva Unije, vključno o njegovem deponiranju, dostopnosti in javni uporabi.“
(3)
Besedilo iz Priloge se kot priloga doda Uredbi (EGS, Euratom) št. 354/83.
Člen 2
Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 17. marca 2015