РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1244/2014 НА КОМИСИЯТА
от 20 ноември 2014 година
за определяне на правилата за изпълнение на Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (1), и по-специално член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него,
като има предвид, че:
(1)
По силата на Регламент (ЕС) № 375/2014 Комисията следва да установява стандарти и процедури, обхващащи необходимите условия, договорености и изисквания, които трябва да бъдат прилагани от изпращащите и приемащите организации при определянето, подбора, подготовката, управлението и изпращането на терен на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за подпомагане на операциите за оказване на хуманитарна помощ в трети държави. В Регламент (ЕС) № 375/2014 се предвижда, че тези стандарти следва да се приемат чрез делегирани актове, а процедурите - чрез актове за изпълнение.
(2)
Всички заинтересовани страни по отношение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително самите доброволци, както и изпращащите и приемащите организации, следва да се насърчават да споделят чувство за принадлежност към инициативата.
(3)
Важно е кандидатите за доброволци да бъдат определяни и подбирани съгласно честна и прозрачна процедура, изключваща дискриминацията, въз основа на партньорство между изпращащите и приемащите организации, отговарящо на реалните нужди, изразени на местно равнище от приемащите организации.
(4)
Изпращащите и приемащите организации следва да предоставят задълбочени курсове за въвеждане в длъжност с цел избягване на недоразумения по отношение на ролите и очакванията, както и да предоставят на доброволците подходяща практическа подготовка за работата като доброволец. Това ще изгради основи за доверие и за приема в приемащите общности, като бъдат взети предвид всички културни особености.
(5)
Обучението е основна част от подготовката преди изпращането на терен и то следва да бъде предоставяно на всички кандидати за доброволци в рамките на структурирана програма, състояща се от задължителни и незадължителни курсове. Освен това за младшите специалисти следва да се предвиди възможност, когато това е уместно - чрез стажове, да доразвият своите компетентности и да придобият нови конкретни познания и умения, които са от значение за хуманитарния сектор. В частност това следва да е подходящо за дейностите и контекста на изпращащите и приемащите организации.
(6)
Изпращащите и приемащите организации следва да създават подходяща система за надзор и управление. Те следва съвместно да упражняват надзор и да оценяват резултатите и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и да предоставят обратна информация относно възложените им задачи и целите им. Това ще спомогне за подобряване на отчетността на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
(7)
Наставничеството следва да допълва надзора и управлението, както и да предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допълнителна подкрепа преди, по време на и след изпращането им на терен.
(8)
По време на изпращането на терен в трети държави изпращащата организация установява начин за поддържане на постоянна комуникация и предоставяне на допълнителна подкрепа. За всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да се предвидят отчет за мисията и подкрепа след приключване на работата на терен.
(9)
Необходимо е да се осигурят подходящи условия за работа и живот, които да позволят на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да изпълняват своите мисии в сигурна и хигиенична среда, както и безпроблемно да удовлетворят своите основни нужди, водейки скромен и лишен от показност начин на живот на доброволци. Предназначението на плащанията за дневна издръжка и на другите плащания за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ не е да представляват заплата за редовна трудова дейност. Размерът на тези плащания не следва да се определя спрямо професионалния и експертния опит на доброволеца или спрямо резултатите от изпълнението на възложените му задачи: единствената им цел е да покрият разходите за живот по време на изпращането на терен. С цел да се осигури високо и еднакво равнище на защита, всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на изпращането им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
(10)
Задължението за полагане на грижа е от първостепенно значение и представлява споделена отговорност. Доколкото е възможно, изпращащите и приемащите организации се грижат за здравето, безопасността, сигурността и добруването на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и разработват подходящи процедури по отношение на сигурността, здравето и безопасността. По същия начин доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да правят всичко възможно, за да гарантират своето здраве, безопасност и сигурност, както и тези на други лица, на работното място.
(11)
Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да бъдат непрекъснат процес през целия период на мисията. Те следва да се основават на система за надзор и управление на изпълнението на дейностите и да предоставят данни, които да показват до каква степен индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - по отношение на резултатите и въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло.
(12)
Необходим е стабилен механизъм за сертифициране, за да се гарантира, че изпращащите и приемащите организации спазват стандартите, установени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и процедурите, предвидени в настоящия регламент. Този механизъм за сертифициране следва да се основава на принципите на опростяване и избягване на дублирането, диференциация между изпращащите и приемащите организации, разходна ефективност, прозрачност и безпристрастност, като насърчава многообразието и достъпността.
(13)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета, създаден съгласно член 26 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
(14)
С цел гарантиране на своевременното изпълнение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ е необходимо настоящият регламент спешно да влезе в сила, тъй като с него се определят разпоредбите, въз основа на които изпълняващите организации ще изпращат на терен доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правилата за прилагане на Регламент (ЕС) № 375/2014 по отношение на следните въпроси, изброени в член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него:
а)
процедурите, които се следват при намирането, подбора и необходимата подготовка на кандидатите за доброволци преди изпращането на терен, включително стажове, когато е уместно;
б)
условията и реда за програмата за обучение и процедурата за оценяване на подготвеността на кандидатите за доброволци за изпращане на терен;
в)
разпоредбите за изпращане на терен и управление на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави, включително, наред с другото, наблюдение на място, продължаваща подкрепа чрез обучение, наставничество, допълнително обучение, необходими условия на труд, подкрепа след завръщането от терен;
г)
осигуряването на застрахователно покритие и условия на живот на доброволците, включително поемането на дневните разходи, на разходите за жилищно настаняване и за пътуване и на други съответни разходи;
д)
процедурите, които трябва да бъдат следвани преди, по време на и след изпращане на терен, за да се гарантират задължение за полагане на грижа и подходящи мерки за безопасност и сигурност, включително протоколи за евакуация по медицински причини и планове за сигурност, които обхващат спешната евакуация от трети държави, включително необходимите процедури за връзка с националните органи;
е)
процедурите за мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
ж)
механизъм за сертифициране, с който се гарантира спазването от страна на изпращащите организации на стандартите и процедурите, посочени в член 9 от Регламент (ЕС) № 375/2014, както и диференциран механизъм за сертифициране за приемащите организации.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, посочени в член 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определенията, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Прилагат се също така следните определения:
а)
„рамка на компетентностите“ означава рамка по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
б)
„план за учене и развитие“ означава план по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
в)
„инструктор“ означава лице, наето от доставчика на обучението да провежда един или повече модули на обучение или да ръководи симулационни учения, основани на сценарии, и да оценява уменията на кандидатите за доброволци;
г)
„координиращ инструктор“ означава назначен от доставчика на обучението инструктор, който има координационна роля да оцени допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен. Той носи отговорност за група от кандидати за доброволци. Той координира оценяването на компетентностите им въз основа на обратната информация от други инструктори и работи с всеки отделен кандидат за доброволец с цел да се анализират неговата самооценка и оценката на инструкторите;
д)
„наставничество“ означава процес на неформално предаване на знания, социален капитал и психо-социална подкрепа във връзка с работата, кариерата или професионалното развитие. Наставничеството предполага неформална и обикновено директна и продължителна комуникация между, от една страна, лицето, определено от приемащата организация за наставник, за което се счита, че разполага със съответните знания, експертни умения и опит, и от друга страна, доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ;
е)
„отчет за мисията“ означава процес, чрез който на изпращащата и приемащата организация, както и на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се предоставят ясна информация относно резултатите от мисията и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, препоръки или поуки от техния опит, както и възможност за капитализиране, извличане на поуки и положително приключване на професионалните аспекти на работата.
ГЛАВА 2
ПРОЦЕДУРИ ЗА НАМИРАНЕ И ПОДБОР НА КАНДИДАТИ ЗА ДОБРОВОЛЦИ
Член 3
Процедура за намиране и подбор
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно процедура за намиране и подбор. Ролите, отговорностите и процесите се определят така, че да се осигури прозрачен, справедлив и ефективен процес на набиране на доброволци в съответствие със стандартите за равно третиране, равни възможности и недискриминация, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. Процедурата за намиране и подбор се основава на партньорство между изпращащата и приемащата организация и с нея се гарантира навременна и постоянна комуникация. Изпращащата организация осигурява систематичното участие на приемащата организация участва в целия процес по набиране.
3. Договорената процедура за намиране и подбор се прилага на всички етапи от процеса по набиране.
4. Процедурата за намиране и подбор включва най-малкото:
а)
определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ съгласно предвиденото в член 4;
б)
обявление и кандидатстване съгласно предвиденото в член 5;
в)
оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати съгласно предвиденото в член 6;
г)
подбор съгласно предвиденото в член 7.
Член 4
Определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на оценка на потребностите, извършвана в съответствие с делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, приемащата организация предлага, в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение I, възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи, включително елементи, позволяващи гъвкавост, за да се вземат предвид идеите на доброволеца след набирането му.
2. Изпращащата организация извършва преглед на тези задачи, за да съдейства за изменението им, ако е необходимо, с цел да се гарантира подходящо и реалистично съответствие, при което са вземат предвид очакваните компетентности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и капацитетът за усвояване и потребностите на приемащата организация.
3. Въз основа на възложените задачи и на рамката на компетентностите изпращащата и приемащата организация определят профил на компетентностите на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, както и критерии за подбор и минимални изисквания, които да се прилагат в процеса на набиране. В профила на компетентностите се посочва също така дали доброволецът е утвърден, или младши специалист и дали е необходимо да премине стаж.
Член 5
Обявление и кандидатстване
1. Изпращащата организация отговаря за обявлението на работата на доброволеца. С принос от приемащата организация тя изготвя информационен пакет за обявлението с цел да информира за инициативата и да привлече кандидати за доброволци.
2. Обявлението се изготвя най-малкото на английски език, написано е по ясен, конкретен и достъпен начин и предоставя информация за предлаганата на кандидата за доброволец длъжност в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение I.
3. Публикува се за период от най-малко един месец на централната платформа на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като могат да се използват и други възможности за привличането на кандидати към централната платформа. При надлежно обосновани обстоятелства за мисии в отговор на кризи, свързани с хуманитарна помощ, обявлението може да бъде публикувано за период от по-малко от един месец, но за не по-малко от една седмица.
4. Кандидатите представят кандидатурите си, като използват стандартизиран формуляр за кандидатстване, включващ структурирана автобиография. Кандидатите също така попълват стандартизиран въпросник за самооценка с цел да се оценят техните компетентности във връзка с рамката на компетентностите и тяхната приспособимост към възлаганите задачи и условията на живот и труд, посочени в обявлението, за които кандидатите трябва да дадат своето съгласие.
Член 6
Оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати
1. Изпращащата организация оценява кандидатите въз основа на предоставената във формуляра за кандидатстване и във въпросника за самооценка информация, въз основа на писмено изложение на техните мотиви за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ - и в конкретната мисия - и въз основа на оценка, посредством писмен тест, есе или подобни тестове, на тяхната способност да анализират съответен сценарий за предоставяне на хуманитарна помощ.
2. Въз основа на оценката изпращащата организация представя на приемащата организация списък с подходящите кандидати, от който съвместно да определят списък с предварително подбраните кандидати, които да бъдат поканени на събеседване.
3. Предварително подбраните кандидати се поканват на структурирано събеседване въз основа на рамката на компетентностите. Събеседването може да се проведе на живо или чрез телекомуникационни технологии, когато това е възможно, с участието на приемащата организация. Като допълнителни методи за оценка могат да се използват центрове за оценка, групови дейности и симулационни упражнения.
4. Преди окончателния подбор при необходимост изпращащата организация може да извършва проверки на личната и професионалната информация. Кандидатите се информират относно тази проверка в началото на процеса в обявлението.
Член 7
Подбор
1. Приемащата организация взема окончателното решение относно избрания кандидат за доброволец и потвърждава своя избор на изпращащата организация, която отговаря за предлагането на длъжност и за подготовката на фазата за въвеждане в длъжност. За всяка длъжност могат да бъдат избрани заместник доброволци, които да заместят кандидата, в случай че той подаде оставка или вече не е на разположение.
2. Изпращащата и приемащата организация трябва да са в състояние да покажат и да обосноват начина, по който са взели решението за подбор при спазване на принципите на равно третиране, равни възможности и недискриминация в хода на целия процес на намиране и подбор на доброволци.
3. Процедурата за подбор се извършва в рамките на разумен период от време. Изпращащата организация уведомява всички кандидати за решението относно подбора, както и за възможността да получат обратна информация. Тя приканва избрания кандидат за доброволец да потвърди писмено своя интерес за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
4. Изпращащата организация гарантира, че документацията, свързана с процеса на намиране и подбор, може да бъде проследена и се съхранява в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
Член 8
Оценка на нуждите от обучение
1. Въз основа на резултатите от процеса на набиране на доброволци, нуждите на приемащата организация и предвиденото изпращане на терен изпращащата организация прави оценка на нуждите от обучение, като се консултира с приемащата организация и с кандидата за доброволец, и определя модулите на програмата за обучение, в които да участва кандидатът, въз основа на следните критерии:
а)
старшинство, като на утвърдените специалисти се дава възможност да се съсредоточат върху задължителните модули и да изберат съответното ниво от обучението за управление на проекти и незадължителни специализирани модули;
б)
нуждите на приемащата организация от конкретни компетентности, които да бъдат развити чрез участие на кандидата за доброволец в незадължителни модули;
в)
общите компетентности на кандидата за доброволец, които да бъдат развити чрез участие в незадължителни модули.
2. Изпращащата организация попълва плана за обучение и развитие, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определя оценените компетентности на успешно преминалите процеса на подбор кандидати за доброволци и нуждите им от обучение, като уведомява за тях доставчиците на обучение.
ГЛАВА 3
ПРОГРАМА ЗА ОБУЧЕНИЕ НА ИНИЦИАТИВАТА „ДОБРОВОЛЦИ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“
Член 9
Програма за обучение
1. За всички успешно преминали процеса на подбор кандидати за доброволци се прилага програма за обучение, изпълнявана от доставчици на обучение, в която е включен, когато е целесъобразно, и принос на изпращащата и приемащата организация и на бивши доброволци.
2. Програмата за обучение се основава на рамката на компетентностите и е приспособима към нуждите както на младшите, така и на утвърдените специалисти.
3. Програмата за обучение е съставена от комбиниран подход за учене, основан на модули за електронно обучение и на модули за учене в класна стая.
4. Задължителните за всички кандидати за доброволци модули включват:
а)
общо представяне на ЕС, неговите външни отношения и системата му за реакция при кризи,
б)
въведение в хуманитарното дело, политиката на Съюза в областта на хуманитарната помощ и инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
в)
управление на личната безопасност, сигурност и здраве,
г)
управление на проекти,
д)
съзнание за междукултурните различия (и хоризонтални въпроси),
е)
симулационно учение, основано на сценарий, в което кандидатите за доброволци трябва да демонстрират придобитите компетентности.
5. Незадължителните модули включват:
а)
застъпничество и комуникация,
б)
психологическа първа помощ,
в)
обучение на разпространители на умения,
г)
управление на доброволци,
д)
организационно развитие,
е)
при необходимост специфични модули, по-специално във връзка с адаптирането на техническите компетентности на кандидатите за доброволци към контекста на операциите за предоставяне на хуманитарна помощ.
6. Кандидатите за доброволци присъстват на всички задължителни модули и могат да присъстват на един или повече незадължителни модули, които избират в съответствие с член 8.
7. Програмата за обучение, съдържаща подробна информация за всеки модул, включително неговия статут, целева група, график, разгледаните в него компетентности и свързаните с тях учебни резултати, е посочена в приложение II.
Член 10
Оценка на кандидатите за доброволци по време на и след обучението
1. По време на обучението и след приключването му кандидатите за доброволци се оценяват относно готовността им за изпращане на терен въз основа на рамката на компетентностите.
2. Оценяването се организира съвместно от инструкторите, като координиращият инструктор на кандидата за доброволец има ключова координационна роля.
3. Оценката на компетентностите се основава на оценката от инструкторите на познанията, уменията и нагласите на кандидата за доброволец, включително:
а)
самооценката, която кандидатът за доброволец попълва след симулационното учение, основано на сценарий,
б)
бележките от наблюдението, предоставени от инструкторите след приключване на всеки модул и след симулационното учение, основано на сценарий,
в)
оценката от координиращия инструктор, в която се прави критичен преглед на самооценката, и бележките от индивидуална наставническа сесия между координиращия инструктор и кандидата за доброволец въз основа на обратната информация от инструкторите.
4. Оценката на всички компетентности се включва в плана за обучение и развитие на кандидата за доброволец, който се актуализира след приключване на обучението и в който се посочват посещаваните курсове и постигнатите резултати.
5. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения по някоя от тези хоризонтални или специфични компетентности, се изключват от по-нататъшно участие. Инструкторите и координиращият инструктор трябва да могат да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
ГЛАВА 4
ПРОЦЕДУРИ ЗА ПОДГОТОВКА НА КАНДИДАТА ЗА ДОБРОВОЛЕЦ ПРЕДИ ИЗПРАЩАНЕТО МУ НА ТЕРЕН
Член 11
Програма за въвеждане в длъжност
1. Целта на процеса на въвеждане в длъжност е запознаването на кандидата или на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с културата, политиките и практиките на изпращащата и приемащата организация, както и с очакванията спрямо възложените задачи.
2. Изпращащата и приемащата организация изготвят съвместно програма за въвеждане в длъжност. В програмата се определят техните роли и отговорности, когато е възможно - въз основа на приноса, получен от завърнали се от мисия доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, с цел възползване от техния непосредствен опит и учене. Програмата се състои от:
а)
въвеждане в длъжност преди изпращането на терен, което въвеждане се предоставя от изпращащата организация съгласно предвиденото в член 12,
б)
въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, което въвеждане се предоставя от приемащата организация съгласно предвиденото в член 18.
3. Изпращащата и приемащата организация организират, когато е целесъобразно, съвместни сесии, в които участват всички кандидати или доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
Член 12
Въвеждане в длъжност преди изпращането на терен
1. Изпращащите организации гарантират, че всички кандидати за доброволци получават пълно и подходящо пряко въвеждане в длъжност преди изпращането си на терен. То включва най-малкото следната информация:
а)
структурата и процесите на организация и управление, екипите, участващи в проекта (включително ръководителя на проекта, служителя по управлението на кризи, човешките ресурси), организационната мисия и целите във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
подробна информация относно контекста на проекта, в който кандидатът за доброволец ще работи, възложените задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите и предвидените условия на живот и труд съгласно предвиденото в членове 22 и 24-27,
в)
съответната правна рамка, която се прилага за доброволеца, посочена в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
г)
стандартите и процедурите, които се отнасят за доброволеца, включително дисциплинарната политика и оплакванията, въпросите, свързани с измамите и корупцията, защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица и кодекса за поведение, съгласно предвиденото в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
д)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността (включително медицински преглед преди заминаването)съгласно предвиденото в членове 28 и 30,
е)
системата и процедурата за надзор и за управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
ж)
плана за обучение и развитие,
з)
информация за мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и начина, по който тя подкрепя доброволците преди, по време на и след изпращането им на терен,
и)
информация относно комуникацията и видимостта на дейностите, предвидени в проекта, въз основа на плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014, включително информацията за контакт със служителя на Комисията, отговорен по въпросите на информацията.
й)
процеса, свързан с отчета за мисията, съгласно предвиденото в член 23.
2. В контекста на въвеждането в длъжност изпращащата организация предоставя също така информация относно местното бюро за хуманитарна помощ на Комисията, което отговаря за държавата, в която се изпращат доброволците, и информира това бюро относно предстоящото изпращане на терен на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Изпращащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност, е прочетена и разбрана от кандидатите за доброволци и че е лесно достъпна през целия период на тяхното участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 13
Стаж за младши специалисти
1. От кандидатите за доброволци, които са младши специалисти, може да се изисква, в допълнение към обучението, да преминат през стаж в изпращащата организация, за да се запознаят чрез опит с процедурите, етиката и контекста на хуманитарната дейност и да се подготвят допълнително за планираното им изпращане на терен като доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Продължителността на стажа е максимум шест месеца с възможност за ограничено удължаване при надлежно обосновани извънредни обстоятелства.
2. Изпращащата организация, в консултация с приемащата организация и стажанта доброволец, преразглежда и актуализира учебните нужди в плана за обучение и развитие въз основа на нуждите на стажа. В плана за обучение и развитие се определят по-специално:
а)
резултатите от обучението, които се очаква да постигне стажантът доброволец през периода на стажа,
б)
задачите, които стажантът доброволец ще извършва като част от процеса на учене, и необходимите ресурси,
в)
целите и резултатите, които се очаква да постигне стажантът доброволец след приключване на периода на стажа.
3. Следните членове от настоящия регламент се прилагат mutatis mutandis към стажовете и налагат задължения за изпращащите организации, които приемат стажантите доброволци:
а)
член 19, параграфи 4, 5, 6 и 9 и членове 21 и 22;
б)
член 24, с изключение на параграф 5. Кандидатите за доброволци от държави от ЕС или от трети държави, посочени в член 23, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 375/2014, при условията, посочени в същия член, които кандидати са обхванати от своята национална схема за социална сигурност или за застраховане в държавата на своето пребиваване и които предприемат стажове в горепосочените държави, получават само допълнително покритие. Това означава, че тяхното застрахователно покритие се ограничава до разходите над покритието на националната схема за социална сигурност или за застраховане. По изключение в надлежно обосновани случаи, когато националната схема за социална сигурност или за застраховане покрива само частично или изобщо не покрива разходите, предвидени в член 24, параграф 5, направените разходи се покриват изцяло;
в)
член 25, с изключение на параграф 6, член 26 и член 27, параграф 1, когато е приложимо;
г)
член 28, параграфи 1, 8 и 14 и член 30, параграфи 1, 4, 5, 6 и 7.
Член 14
Оценка на кандидатите за доброволци след стажа
1. В края на стажа стажантът доброволец извършва самооценка въз основа на рамката на компетентностите и плана за обучение и развитие.
2. Прекият ръководител от изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, прави преглед на самооценката и оценява стажанта доброволец, като по-специално:
а)
оценява постиженията на стажанта доброволец спрямо целите му,
б)
прави преглед на това дали договорените резултати са били постигнати,
в)
установява резултатите от обучението.
3. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения в някоя от хоризонталните или специфичните компетентности, се изключват от по-нататъшно участие и не се допускат да станат доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Прекият ръководител от изпращащата организация трябва да е в състояние да обясни и да обоснове, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
Член 15
Допълнително обучение преди изпращането на терен
Без да се засяга участието на кандидата за доброволец в програмата за обучение или в стажа, изпращащата организация може да предостави допълнително подходящо обучение преди изпращането на терен, като например обучение, свързано с адаптирането на техническите компетенции на кандидатите за доброволци към нуждите на приемащата организация, езиково обучение, необходимо за държавата на изпращане, и т.н.
Член 16
Договор с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на резултатите от въвеждането в длъжност преди изпращането на терен и когато е целесъобразно, от стажа и друго обучение преди изпращането на терен, посочени в членове 13-15, изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, потвърждава окончателната оценка за допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен като доброволец на EС за хуманитарна помощ.
2. Изпращащата организация и доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, преминал успешно оценяването, подписват договор за изпращане, както е посочено в член 14, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
3. В договора, който се определя в тясна консултация с приемащите организации, се определят конкретният ред и условия за изпращане и правата и задълженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. В него се посочва също законодателството, приложимо към юрисдикцията на договора по силата на делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и се включват минимум следните елементи:
а)
ролята и длъжността на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, продължителността и мястото на работа и задачите, които трябва да бъдат извършени, както са определени във възложените задачи, включително елементите, произтичащи от плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
б)
продължителността на договора, включително началната и крайната дата,
в)
управлението на изпълнението на дейностите, включително:
-
договореностите за управление, включително отговорния пряк ръководител от приемащата организация и звеното за контакт за постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация,
-
договореностите за наставничество,
г)
условията на труд, включително работното време и отпуските,
д)
финансовите права и задължения на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, включително реда и условията, необходими за тяхното изпълнение:
-
дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване,
-
информация за приложимите данъчни правила и правила за социална сигурност,
-
застрахователно покритие,
-
жилищно настаняване,
-
пътувания,
е)
практическите договорености:
-
медицински прегледи,
-
виза и разрешения за работа,
ж)
поверителността,
з)
към договора се прилагат разпоредби относно очакваното поведение от страна на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, в т.ч. морал и кодекс за поведение, и защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица, включително нулева търпимост по отношение на сексуалното насилие,
и)
дисциплинарната политика и прекратяването на статута на доброволец,
й)
механизмът за медиация за решаване на проблеми, оплаквания и решаване на спорове,
к)
отговорностите и политиките по отношение на управлението на сигурността и по отношение на здравето и безопасността,
л)
ученето и развитието:
-
обучение и въвеждане в длъжност,
-
отчет за мисията.
4. В случай на спор между приемащата или изпращащата организация и доброволец на ЕС за хуманитарна помощ той има право на ефективни правни средства за защита, в съответствие с националните разпоредби, приложими за изпращащата организация.
Член 17
Въвеждане в базата данни
След получаване на изричното съгласие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация въвежда данните за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ в базата данни, посочена в член 13 от Регламент (ЕС) № 375/2014 („базата данни“). Всяко обработване на лични данни във връзка с тази база данни трябва да се извършва в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. За всяко обработване на лични данни, извършвано от Комисията във връзка с тази база данни, се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 (2).
ГЛАВА 5
ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗПРАЩАНЕ НА ТЕРЕН И УПРАВЛЕНИЕ НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 18
Въвеждане в длъжност в държавата на изпращане
1. Приемащите организации гарантират, че всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ получават изчерпателно и подходящо въвеждане в длъжност в държавата на изпращане при пристигането си, което въвеждане обхваща най-малко следното:
а)
структурата и процесите на организация и управление, участващите в проекта екипи (включително служителя за управление на проекти, оперативния и техническия екип, служителя за управление на кризи, подкрепящите екипи, като например човешките ресурси и финансовия отдел), мястото/местата на провеждане на проекта и организационната мисия и цели във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
изчерпателна информация относно мисията, компетенциите и проектите на приемащата организация, участващите общности, оперативния контекст и очакванията относно крайните продукти и резултатите от възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите,
в)
съответната местна правна рамка, приложима за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
г)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността, както е предвидено в членове 28 и 30,
д)
системата и процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
е)
информация относно културата в държавата, региона и населеното място на изпращане, включително насоки за подходящото поведение,
ж)
процеса на извършване на отчет за мисията в държавата на изпращане съгласно предвиденото в член 23.
2. Приемащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, е прочетена и разбрана от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и че е лесно достъпна през целия период на неговото участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 19
Надзор и управление на изпълнението на дейностите
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно система за управление на изпълнението на дейностите, основана на целите за ефективност, очакваните крайни продукти и резултати, с цел измерване на напредъка и на качеството на работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо възложените му задачи.
2. В процедурата за управление на изпълнението на дейностите се определят съответните роли и отговорности на изпращащата и приемащата организация във връзка с надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
3. По време на въвеждането в длъжност изпращащата и приемащата организация определят, заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, неговите цели във връзка с изпълнението и му предоставят възможност да коментира елементите във възложените задачи, които позволяват гъвкавост.
4. Приемащата организация определя прекия ръководител, отговарящ за надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с когото той провежда срещи за надзор с разумна и практична честота.
5. Когато е целесъобразно, в зависимост от продължителността на мисията, изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършват заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ съвместен междинен преглед на изпълнението на дейностите, за да оценят официално процеса на интеграция и напредъка по отношение на целите и да внесат корекции в целите, възложените задачи и плана за обучение и развитие.
6. Когато при междинния преглед се установи, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ показва слаби резултати по отношение на някоя от общите или специфичните компетентности, приемащата организация, със съгласието на изпращащата организация, може да вземе решение да преустанови преждевременно работата на доброволеца в държавата на изпращане. Те трябва да са в състояние да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
7. Изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършат заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ окончателен преглед на изпълнението на дейностите с цел в края на мисията да се оценят постиженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо целите, предвидени във възложените задачи и плана за обучение и развитие.
8. Резултатите от прегледа на изпълнението се включват в плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
9. Изпращащата организация съхранява записи от прегледа на изпълнението на дейностите в съответствие със стандартите за защита на данните, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и изпраща в базата данни потвърждение за успешното приключване на мисията, а ако тя не е приключила успешно - причините за това.
Член 20
Постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация
1. Преди изпращането на терен изпращащата организация определя лице за контакт, което е на разположение през цялото изпращане на терен и което има редовни контакти с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с цел:
а)
подкрепа при настаняването и прехода на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
б)
предоставяне на необходимата допълнителна подкрепа за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и приемащата организация,
в)
участие в междинния и окончателния преглед и в други срещи, ако е необходимо, както и
г)
осигуряване на подкрепа за посредничество в случай на несъгласие между приемащата организация и доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
2. Ако определеното лице за контакт вече не е в състояние да изпълнява тази роля по време на работата на терен на доброволеца, възможно най-бързо се предвижда заместник с цел осигуряване на непрекъснатост на подкрепата.
Член 21
Наставничество
1. Приемащата организация определя един или повече наставници за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които да предоставят подкрепа в области, като:
а)
развитието на професионалните умения и подобряването на ефективността и знанията,
б)
културната интеграция и аклиматизацията,
в)
даването на напътствия във връзка с възложените задачи, както и
г)
справянето с психо-социалните въпроси.
2. Определените наставници имат достъп до плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и до възложените му задачи и основават своята подкрепа на този план и тези задачи. Наставниците се срещат редовно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, за да обсъдят неговия напредък и да съдействат за решаването на всички въпроси, свързани с мисията, и лични въпроси.
3. При наставничеството се вземат предвид местните реалности и когато е възможно, то е подходящо и за местните доброволци.
4. Изпращащата организация улеснява предоставянето на наставничество, като работи в партньорство с приемащата организация за предоставяне на подкрепа за анализ, подкрепа за обучение и друга подкрепа за изграждане на капацитет и като установява в собствените си структури и мрежи определените лица, които притежават подходящи и допълнителни умения, в случай че на място липсват подходящи умения.
5. Когато е целесъобразно, може да се предвиди наставничество от разстояние, по-конкретно като се използва мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 22
Условия на труд
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ разполагат с подходящи условия на труд, за да могат да изпълняват добре работата си на място и за да се гарантират тяхното благополучие, мотивация, здраве и безопасност. Тези условия трябва да отговарят на съответните разпоредби от Директива 89/391/ЕО (3) и Директива 2003/88/ЕО (4).
2. Изпращащата и приемащата организация работят съвместно за определянето на подходящи условия на труд въз основа на местните и националните оперативни условия.
3. Приемащата организация осигурява необходимата информация и предлага условия на труд, чиято пригодност и целесъобразност се оценяват от изпращащата организация, за да се осигури съгласуваност със задължението за полагане на грижа и с общите политики и практики на изпращащата организация.
4. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложените условия на труд са в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че отговарят на изискванията за работното време, отпуските, минималните дневни и седмични периоди за почивка и работното пространство, посочени в точка 3 от приложение I.
Член 23
Подкрепа след приключването на мисията и подкрепа след завръщането
1. Изпращащата и приемащата организация вземат съвместно решение относно съдържанието и процеса във връзка с отчета за мисията, който е предвиден за всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, включително за тези, които се завръщат преждевременно.
2. Приемащата организация провежда с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, включително окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, параграф 7, и когато е уместно, предаване на проекта на екипа и на партньорите, които ще продължат дейностите, извършвани от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с цел да се осигурят трайност и последователност.
3. Изпращащата организация своевременно провежда със завърналия се доброволец на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, както и срещи за отчети за мисията по оперативни въпроси или по проекта въз основа на обратната информация от приемащата организация и приключването на плана за учене и развитие.
4. Изпращащата организация съдейства за извършването на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси и съвети, в които доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ може да участва по желание.
5. Изпращащата и приемащата организация насочват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ към възможности да остане ангажиран с въпроси, свързани с хуманитарната помощ и активното европейско гражданство, включително популяризирането на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и участието в нея.
6. Изпращащата организация приканва завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ да предоставят конструктивна обратна информация относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително като обяснят как техният принос може да спомогне за бъдещи мисии.
ГЛАВА 6
РАЗПОРЕДБИ ЗА ЗАСТРАХОВАНЕТО И УСЛОВИЯТА НА ЖИВОТ
Член 24
Застрахователно покритие
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на работата им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
2. Застрахователното покритие е за целия свят и 24 часа в денонощието. То започва от деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне дома си, за да замине за третата държава, в която е изпратен, до деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне третата държава, в която е изпратен, за да се завърне, и пристигне у дома си (първи период на покритие).
3. Застрахователното покритие за повече от 12 седмици се удължава с още 8 седмици, след като доброволецът се е завърнал в родната си страна, с цел покриване на последващо медицинско лечение за заболявания и увреждания, настъпили по време на първия период на покритие.
4. Покритието се прилага за всички дейности, свързани с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, както и за частните дейности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ през първия период на покритие.
5. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ се ползват от 100 % покритие (цялостно покритие) за следното:
а)
медицински и зъболекарски грижи,
б)
бременност и раждане,
в)
злополука,
г)
репатриране,
д)
животозастраховане,
е)
постоянни и временни увреждания или нетрудоспособност,
ж)
отговорност за щети, нанесени на трети страни,
з)
загуба или кражба на документи, билети за пътуване и лични вещи,
и)
допълнително съдействие.
6. С цел да се гарантират равното третиране и включването на всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да сключва договори с един или няколко доставчици на застрахователни услуги посредством процедура за възлагане на обществена поръчка.
Член 25
Дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване
1. Изпращащата организация предоставя дневна издръжка на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ в качеството им на незаети лица под формата на еднократни плащания, които се извършват в подходящо време и на редовни вноски.
2. Еднократните плащания за дневна издръжка се основават на потребителска кошница, обхващаща редовните разходи на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ за следните стоки:
а)
храна,
б)
лични принадлежности и стоки за бита,
в)
дрехи,
г)
обществен транспорт и транспорт в страната,
д)
други разходи, считани за необходими, за да се гарантират подходящ стандарт на живот и участие в местното общество (могат да се добавят максимум 20 % от общата сума за стоките, изброени в букви от а) до г), за да се включат и други разходи, като например развлекателни дейности, фризьорски услуги, вестници и канцеларски материали).
е)
допълнителна сума за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, пребиваващи в райони с индекс над средния за страната (максимум 10 % за стоките, изброени в букви а) до г).
3. Разходите за жилищно настаняване не следва да са част от еднократните суми за дневна издръжка.
4. Комисията публикува информация относно еднократните суми за дневна издръжка за страните, в които заминават да работят доброволците, на базата на индекси за страните. Разходите за специалните нужди, свързани с увреждане или с други надлежно обосновани извънредни обстоятелства, могат да се възстановяват в допълнение към плащанията за дневна издръжка.
5. Доброволците на ЕС за хуманитарна помощ се информират своевременно за евентуалните промени на индексите и ставките за дневна издръжка, които ги засягат по време на мисията, по-специално в страните с високи проценти на инфлация или на дефлация.
6. След успешното приключване на изпращането на терен изпращащата организация предоставя на завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ редовно индексирана финансова помощ за пренастаняване в размер на 100 EUR месечно, в зависимост от продължителността на изпращането им на терен.
Член 26
Жилищно настаняване
1. Изпращащата организация гарантира, че приемащата организация предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ подходящо жилищно настаняване на разумна цена в местния контекст.
2. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и за здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложеното жилище е в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че изпълнява изискванията, посочени в точка 4 от приложение I.
3. Разходите за жилищно настаняване, отопление и други пряко свързани разходи се поемат пряко от приемащата организация, когато това е възможно. Приемащата организация поема договорните отношения със собствениците на жилището и предприема всички необходими стъпки за информиране на домакините и наемодателите относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 27
Пътни разходи и други свързани разходи
1. Изпращащата организация организира пътуването на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ до и от мястото на изпращане на терен, включително в случаите на преждевременно завръщане, и поема пътните разходи.
2. По искане на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация организира и поема разходите за допълнителни пътувания за връщане в следните случаи:
а)
домашен отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, чийто период на изпращане на терен надхвърля 18 месеца,
б)
родителски отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които имат едно или повече зависими деца под 12-годишна възраст, ако периодът на изпращане на терен надхвърля 6 месеца,
в)
специален отпуск в случай на погребение или медицински удостоверено сериозно заболяване на възходящ или низходящ пряк роднина, съпруг(а) или регистриран партньор, брат или сестра.
3. Пътните разходи могат да се основават на действителните разходи за икономична или втора класа или да се възстановяват под формата на еднократни суми, определени въз основа на разумна методика за изчисляване на разстоянието.
4. Изпращащата организация осигурява информация и логистична подкрепа за получаването на виза за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, а приемащата организация помага в процеса на получаване на виза, ако е необходимо. Изпращащата организация покрива разходите, свързани с получаването на виза, включително необходимите пътни разноски.
ГЛАВА 7
ПРОЦЕДУРИ ЗА ГАРАНТИРАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ПОЛАГАНЕ НА ГРИЖА, БЕЗОПАСНОСТ И СИГУРНОСТ
Член 28
Управление на сигурността и оценка на риска
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за сигурността и с процедури за оценка на риска, които са подходящи и приложими за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и, когато е необходимо, се адаптират.
2. Въз основа на организационната политика за сигурността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно план за управление на сигурността и за евакуация за дейностите по инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“. Като минимум тези планове съответстват на изискванията, посочени в точка 5 от приложение I.
3. Изпращащата и приемащата организация разработват съвместно писмена оценка на рисковете по отношение на сигурността, пътуването и здравето в държавата на изпращане. Като минимум тези оценки съответстват на изискванията, посочени в точка 6 от приложение I.
4. Оценката на риска, посочена в параграф 3, се преразглежда и актуализира толкова често, колкото го изисква контекстът и поне преди изпращането на терен на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. Когато оценката на риска води до заключението, че изпращането на терен ще се проведе в условията на международен или местен въоръжен конфликт или при заплаха от такъв конфликт, изпращането на терен не се предвижда или се отменя, в случай че вече е бил избран доброволец на ЕС за хуманитарна помощ.
5. Изискванията във връзка с осведомеността относно сигурността и подходящото поведение във връзка с управлението на риска и сигурността се включват в описанието на възложените задачи и в процеса на набиране на доброволци.
6. Изпращащата организация уведомява съответните национални органи на държавите членки и на другите участващи държави в съответствие с член 23 от Регламент (ЕС) № 375/2014, преди някой от техните граждани да бъде изпратен на терен като доброволец на ЕС за хуманитарна помощ. Преди изпращането на терен изпращащата организация, която изпраща доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, които не са граждани на Съюза, проверява правилата за консулска закрила, предоставяна от държавата, чийто гражданин е доброволецът, или друга държава.
7. Изпращащата и приемащата организация гарантират, че цялата информация за процедурите за сигурността и безопасността се предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и се разбира от него. По време на въвеждането в длъжност преди заминаването и в рамките на 24 часа след пристигането в държавата на изпращане се предоставя съобразена с контекста информация, свързана със сигурността. Тя трябва да включва резултатите от оценката на риска, плана за евакуация и за управление на сигурността, включително докладването за инциденти, свързани със сигурността, процедурите за евакуация и за репатриране, йерархията на комуникацията, служителят(ите) за връзка относно управлението на кризи и данните за посолствата, полицейските и противопожарните служби и болниците.
8. Изпращащата организация гарантира, че доброволците на ЕС за хуманитарна помощ са покрити, като минимум, от застраховката, предвидена в член 24.
9. В допълнение към задължителното обучение по сигурност в контекста на програмата за обучение, изпращащата организация предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ всякакво друго подходящо обучение, свързано със сигурността, което предоставя и на своя международен персонал.
10. При подписването на договора, посочен в член 16, параграф 2, доброволците на ЕС за хуманитарна помощ потвърждават, че са осведомени за процедурите за управление на сигурността и че ще ги спазват, включително задължението да се информират за актуалната ситуация, свързана със сигурността, да носят лична отговорност по отношение на управлението на собствената си сигурност и на сигурността на други лица и на организацията, както и да се въздържат от поемането на рискове. Изпращащата и приемащата организация осведомяват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно последствията от всяко нарушение на процедурите за сигурност, особено тези, водещи до преждевременно принудително прекратяване на работата му.
11. Изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да се регистрират в посолството или консулството на държавата, на която са граждани, при пристигането си в държавата на изпращане и ги информира за възможността да отправят искане за консулска помощ. Ако държавата, на която е гражданин доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, няма консулско представителство в държавата на изпращане, изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които са граждани на Съюза, да се регистрират в консулство или посолство на друга държава членка и ги информира за възможността да отправят искане за консулско съдействие от него.
12. Въз основа на актуализирана информация от приемащата организация, изпращащата и приемащата организация редовно актуализират плана за евакуация, за да се гарантира, че той съответства на оперативната среда по всяко време. Резултатът от оценката на риска дава информация относно честотата, с която се преразглежда планът, и приемащата организация използва предходни данни и текущи актуализации, за да го коригира, ако е необходимо. Планът за евакуация се съхранява на място, което е лесно достъпно за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
13. Приемащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ получава актуализирана информация за всяка промяна в оперативната среда и произтичащата от това промяна на която и да е от процедурите и протоколите за сигурността.
14. Приемащата организация е осведомена за местоположението на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и за телефонния номер за връзка с него по всяко време, включително когато е в отпуск.
Член 29
Процедури в случай на произшествие или евакуация
1. В случай на нарушаване на сигурността доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ се информира възможно най-бързо. В зависимост от сериозността на инцидента и действащите процедури в изпращащата и приемащата организация тази информация може да се предоставя от прекия ръководител или от наставника от приемащата организация, или от служителя, отговарящ за управлението на кризи в изпращащата организация, и може да включва професионална психологическа подкрепа.
2. В случай на евакуация се следва планът за евакуация и за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се полагат грижи през цялото време, като се следват, когато е целесъобразно, процедурите, въведени в консулствата и посолствата, където доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е регистриран в съответствие с член 28, параграф 11.
3. След завръщането на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация се свързва с тях и гарантира, че те са обект на подходящи последващи действия, включително отчет за мисията и психологическа и медицинска подкрепа.
4. Сигурността се включва в рамката за мониторинг и оценка на изпращащата и приемащата организация и изводите от инцидентите, свързани със сигурността, се използват при прегледа на проекта и мерките за подобряване.
Член 30
Здраве и безопасност
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за здравето и безопасността, която е подходяща и приложима за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и когато е необходимо, се адаптира, включително с насоки за:
а)
личното здраве, като физическото здраве (предотвратяване на болести, съвети, свързани с храненето и съня, осведоменост за рисковете по отношение на опасностите, свързани с климата и географското местоположение, достъп до лечение);
б)
психичното здраве (съвети за баланс между професионалния и личния живот, управление на стреса, механизми за справяне и методи за релаксация, лица за контакт за психо-социална подкрепа).
2. Въз основа на организационната политика за здравето и безопасността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно всеобхватен набор от политики и насоки за здравето и безопасността, за да изпълнят задълженията си за полагане на грижа и за да гарантират физическото и психическото здраве на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Като част от оценката на риска, посочена в член 28, параграф 3, и преди определянето на възложените задачи изпращащата и приемащата организация съвместно оценяват дали работата гарантира безопасни и сигурни условия на труд и живот за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ въз основа на показателите, посочени в точка 7 от приложение I.
4. Изпращащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е покрит, като минимум, от пълна медицинска застраховка и застраховка за пътуване съгласно член 24.
5. По време на въвеждането в длъжност изпращащата организация информира доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно политиките и насоките за здравето и безопасността, посочени в параграфи 1 и 2, включително за болестите, първата помощ, поддръжката за всички места на провеждане на мисията, поддръжката на превозните средства и оборудването, работните места, съвместяването на професионалния и личния живот, инцидентите, свързани със здравето и сигурността, процедурата за медицинска евакуация.
6. Изпращащата организация гарантира, че преди заминаването доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ преминава през пълен медицински преглед, и предоставя препоръчваните лекарствени средства и ваксини срещу рисковете в страната на изпращане, както и оборудване, като например комплекти за оказване на първа помощ и против ухапвания от комари.
7. Приемащата организация гарантира, че задължението за полагане на грижа е включено в ежедневното управление на доброволците, и по време на въвеждането в длъжност предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ:
а)
актуална информация за местните ресурси, свързани със здравето и безопасността, като например данните за контакт на лекари, болници, парамедицински услуги;
б)
насоки за местните обичаи и норми, като част от предоставяната на място информация с цел ограничаване на рисковете по отношение на безопасността и улесняване на интеграцията.
8. Изпращащата организация улеснява организирането на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси или съвети като част от процеса, свързан с отчета за мисията. Изпращащата и приемащата организация насърчават използването на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ като алтернативен механизъм за подкрепа преди, по време на и след изпращането на терен.
ГЛАВА 8
ПРОЦЕДУРИ ЗА МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА НА ИНДИВИДУАЛНИТЕ РЕЗУЛТАТИ ОТ ДЕЙНОСТТА НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 31
Мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, посочена в член 19, изпращащата и приемащата организация извършват мониторинг и оценка на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, като измерват напредъка, постиженията и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
2. Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ е непрекъснат процес по време на целия период на работа, като се провеждат специфични прегледи най-малкото на следните етапи:
а)
в края на стажа, посочен в член 14, ако се провежда такъв стаж,
б)
по време на окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, и когато се счита, че е необходимо извършването на междинен преглед,
в)
по време на представянето на отчета за мисията, посочен в член 23.
3. Изпращащата и приемащата организация предоставят данни, които показват до каква степен индивидуалните резултати на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - на равнището на крайните резултати и на въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло, като се вземат под внимание показателите, посочени в член 7 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Данните съдържат записи за качеството на крайните продукти и резултатите от работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които следва да бъдат анонимни и да са на разположение за извършването на оценка. Тези данни се обработват в съответствие със стандартите за защита на личните данни, посочени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
4. Изпращащите организации предоставят подкрепа за изграждане на капацитет на приемащите организации за измерване на напредъка, крайните продукти и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
ГЛАВА 9
МЕХАНИЗЪМ ЗА СЕРТИФИЦИРАНЕ НА ИЗПРАЩАЩИ И ПРИЕМАЩИ ОРГАНИЗАЦИИ
Член 32
Механизъм за сертифициране на приемащи организации
1. Приемащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията, свързани със стандартите и процедурите по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, посочени в настоящия регламент и в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. В самооценката приемащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужно да се изгради капацитет, за да се постигне на пълно съответствие.
3. Заедно със самооценката приемащата организация предоставя три референции в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, с цел предоставяне на изчерпателна информация относно всички изисквания във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ. Референциите са от най-малко две от следните групи заинтересовани страни:
а)
сертифицирана изпращаща или приемаща организация, с която кандидатстващата приемаща организация вече е имала или предвижда да създаде партньорство за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
партньор на Комисията в областта на хуманитарната помощ, за когото е в сила рамково (партньорско) споразумение и с когото кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
в)
съответна международна организация или организация с нестопанска цел или публичноправен орган с граждански характер, с които кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
г)
организация за акредитиране или одит, която е сертифицирала кандидатстващата приемаща организация в области от значение за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като в този случай се предоставят съответните документи за акредитацията или одита.
4. Попълнената самооценка се подписва от лицето, упълномощено да представлява приемащата организация и правно обвързвано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с документите, посочени в параграф 3.
5. Въз основа на самооценката и на референциите Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите,
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
6. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата приемаща организация относно резултата от сертифицирането, като посочва също така възможности за подкрепа за изграждане на капацитет, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за изграждане на капацитет, която да бъде представена от кандидатстващата приемаща организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на подкрепа за изграждане на капацитет.
Член 33
Механизъм за сертифициране на изпращащи организации
1. Изпращащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
2. В самооценката, основана на доказателства, изпращащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужна техническа подкрепа, за да се постигне пълно съответствие. Тя включва също така извадка от доказателства и начини за проверка на това, че се изпълняват политиките и практиките, посочени във всяко от изискванията във връзка с стандартите и процедурите, особено що се отнася до доброволците.
3. Попълнената основана на доказателства самооценка се подписва от лицето, което е упълномощено да представлява изпращащата организация и е правно обвързано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с придружаващите документи, посочени в параграф 2.
4. На база на основаната на доказателства самооценка и на предоставените придружаващи документи Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите;
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
5. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата изпращаща организация относно резултатите от сертифицирането, като посочва също така възможности за техническа подкрепа, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за техническа подкрепа, която да бъде предоставена от изпращащата организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на техническа подкрепа.
Член 34
Средства за правна защита
1. В решенията на Комисията да не предостави сертификация и да отхвърли кандидатурата се посочва, че кандидатстващата организация, чиято кандидатура е отхвърлена, може да кандидатства отново едва след изтичането на дванадесетмесечен период, започващ от датата на получаване от кандидата на решението за отхвърляне. В решенията се уточняват също така наличните средства за правна защита срещу тези решения.
2. По силата на членове 256 и 263 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) Общият съд е компетентен да се произнася по актовете на Европейската комисия, предназначени да произведат правно действие по отношение на трети страни. В съответствие с членове 256, 268 и 340 от ДФЕС Общият съд е компетентен също така по споровете, свързани с обезщетения за вреди, причинени от Европейската комисия в случай на извъндоговорна отговорност.
Член 35
Финансова жизненоспособност и организационен капацитет на организациите
Оценката на финансовата жизнеспособност и организационния капацитет на сертифицираните изпращащи и приемащи организации е извън обхвата на процедурата по сертифициране. Като предварително условие за получаване на финансова помощ от Съюза тази жизнеспособност и този капацитет се оценяват на етапа на процеса на подаване на кандидатури в резултат на покана за представяне на предложения.
Член 36
Валидност на сертификацията и редовни проверки
1. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации преминават през повторно сертифициране три години след получаването на решението на Комисията за предоставяне на сертификация или по всяко време в случай на съществени изменения в стандартите или процедурите, свързани със съответните въпроси.
2. В рамките на срока на валидност на сертификацията може да се изиска, когато е необходимо, сертифицираните изпращащи и приемащи организации да преминат редовни проверки, които се извършват от Комисията.
3. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации информират незабавно Комисията за всяка промяна в своето правно, финансово, техническо или организационно състояние, която може да постави под въпрос спазването от тяхна страна на стандартите и процедурите или може да породи конфликт на интереси. Те също така уведомяват Комисията за всяка промяна в своето име, адрес или правен представител.
Член 37
Спиране или прекратяване на сертификацията
1. Въз основа на информацията, получена от сертифицираните изпращащи или приемащи организации, включително от редовните проверки, посочени в член 36, параграф 2, или на информацията, получена чрез други средства, Комисията може да прецени, че сертифицираната изпращаща или приемаща организация вече не изпълнява един или повече от изброените стандарти или процедури. В такива случаи Комисията може да предприеме подходящи действия, включително спирането или прекратяването на сертификацията, в съответствие с процедурата, посочена в точка 3 от приложение III.
2. Изпращащата или приемаща организация, чиято сертификация е спряна или прекратена, не може да изпраща на терен или да приема доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, считано от датата на спирането или прекратяването, и не отговаря на условията за получаване на финансово подпомагане от Съюза за тази цел.
3. С оглед на причините за спирането или прекратяването на сертификацията, по-специално безопасността и сигурността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да поиска репатриране на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, изпратени на терен в момента на спирането или прекратяването.
4. Изпращащата или приемаща организация няма право да предявява искане за компенсация поради спиране или прекратяване на сертификацията.
Член 38
Отговорност за вреди
Комисията не носи отговорност за загуби или вреди, причинени или претърпени от изпращащата или приемаща организация, или от трети страни, вследствие на сертифицирания статут на изпращащата или приемаща организация.
ГЛАВА 10
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 39
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 20 ноември 2014 година.
IZVEDBENI UREDBI KOMISIJE (EU) št. 1244/2014
z dne 20. novembra 2014
o določitvi pravil za izvajanje Uredbe (EU) št. 375/2014 Evropskega parlamenta in Sveta o ustanovitvi Evropske prostovoljske enote za humanitarno pomoč (pobuda „Prostovoljci EU za humanitarno pomoč“)
(Besedilo velja za EGP)
EVROPSKA KOMISIJA JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,
ob upoštevanju Uredbe (EU) št. 375/2014 Evropskega parlamenta in Sveta o ustanovitvi Evropske prostovoljske enote za humanitarno pomoč (pobuda „Prostovoljci EU za humanitarno pomoč“) (1), zlasti člena 9(3), člena 10(1) in člena 12(6) Uredbe,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
V skladu z Uredbo (EU) št. 375/2014 bi Komisija morala določiti standarde in postopke, ki se nanašajo na potrebne pogoje, ureditve in zahteve, ki jih morajo uporabljati organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice pri identifikaciji, izboru, pripravi, upravljanju in napotitvi kandidatov za prostovoljce in prostovoljcev EU za humanitarno pomoč na izvajanje nalog v podporo humanitarni pomoči v tretjih državah. Uredba (EU) št. 375/2014 določa, da bi bilo treba te standarde sprejeti z delegiranimi akti, postopke pa z izvedbenimi akti.
(2)
Vse zainteresirane strani pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč, tudi same prostovoljce in organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice, bi bilo treba spodbuditi, da se poistovetijo s pobudo.
(3)
Pomembno je, da se kandidati za prostovoljce identificirajo in izberejo po nediskriminatornem, poštenem in preglednem postopku, ki temelji na partnerstvu med organizacijami pošiljateljicami in organizacijami gostiteljicami ter izpolnjuje dejanske potrebe, ki jih na lokalni ravni izrazijo organizacije gostiteljice.
(4)
Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice bi morale zagotoviti temeljito uvajanje, da se preprečijo nesporazumi o vlogah in pričakovanjih ter prostovoljce ustrezno in praktično pripravi na napotitev. S tem in ob upoštevanju ustreznih kulturnih posebnosti bodo postavljeni temelji za zaupanje in sprejemanje v gostiteljskih skupnostih.
(5)
Usposabljanje je bistveni del priprav na napotitev, ki bi ga bilo treba zagotoviti vsem kandidatom za prostovoljce v okviru strukturiranega programa obveznih in izbirnih tečajev. Poleg tega bi bilo treba manj izkušenim prostovoljcem omogočiti, po potrebi s pripravništvom, da nadalje razvijejo svoje veščine ter pridobijo nova znanja in spretnosti, ki so pomembni v humanitarnem sektorju. To bi moralo biti zlasti usklajeno z dejavnostmi organizacij pošiljateljic in organizacij gostiteljic ter okoliščinami, v katerih te delujejo.
(6)
Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice bi morale vzpostaviti ustrezen sistem nadzora in upravljanja. Skupaj bi morale nadzorovati in ocenjevati uspešnost in dosežke prostovoljcev v okviru pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč (v nadaljnjem besedilu: prostovoljci) ter zagotavljati povratne informacije o njihovih nalogah in ciljih. To bo pripomoglo k izboljšanju odgovornosti pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč.
(7)
Nadzor in upravljanje bi moralo dopolnjevati mentorstvo, ki bo prostovoljcu zagotovilo dodatno podporo pred in med napotitvijo ter po njej.
(8)
Pri napotitvi v tretje države bi morala organizacija pošiljateljica vzpostaviti kanal za stalno komunikacijo in dodatno podporo. Vsem prostovoljcem bi bilo treba zagotoviti tudi poročanje in podporo ob zaključku napotitve.
(9)
Prostovoljcem je treba zagotoviti ustrezne delovne in življenjske pogoje, ki jim bodo omogočali opravljanje nalog v varnih in higieničnih razmerah, ter zadovoljevanje osnovnih potreb, ne da bi jih to pahnilo v osebno stisko, ob hkratnem spoštovanju duha skromnega življenjskega sloga prostovoljcev. Dnevnice in druga plačila, izplačana v okviru pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč, ne predstavljajo dohodka za redno zaposlitev. Stopnje teh plačil se ne bi smele določiti na podlagi poklicnih izkušenj, strokovnega znanja in izkušenj ali rezultatov nalog, dodeljenih prostovoljcu; plačila so namenjena izključno za kritje življenjskih stroškov med napotitvijo. Za zagotovitev visoke in enake ravni zaščite bi moralo za vse prostovoljce veljati celovito zavarovalno kritje, posebej zasnovano za njihovo zaščito za ves čas trajanja njihove napotitve v tretje države ter vsa ustrezna obdobja pred in za tem.
(10)
Dolžnost skrbnega ravnanja je bistvenega pomena in skupna odgovornost. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice bi morale kar najbolj skrbeti za zdravje, varnost in dobro počutje prostovoljcev ter razvijati ustrezne varnostne in zdravstvene postopke. Prostovoljci pa bi morali na delovnem mestu storiti vse za svoje zdravje in varnost ter zdravje in varnost drugih.
(11)
Med celotnim obdobjem napotitve bi bilo treba zagotoviti stalno spremljanje in ocenjevanje dela posameznih prostovoljcev. Spremljanje in ocenjevanje bi morala temeljiti na sistemu nadzora in upravljanja uspešnosti ter zagotavljati podatke o tem, v kolikšni meri posamezni prostovoljec - na ravni rezultatov in učinkov - prispeva k ciljem projekta in pobudi kot celoti.
(12)
Potreben je zanesljiv mehanizem certificiranja, da se zagotovi, da organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice upoštevajo standarde, določene v delegirani uredbi Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014, in postopke, določene v tej uredbi. Ta mehanizem certificiranja bi moral temeljiti na načelih enostavnosti in preprečevanja podvajanja, razlikovanju med organizacijami pošiljateljicami in organizacijami gostiteljicami, stroškovni učinkovitosti, preglednosti in nepristranskosti ter spodbujanju raznolikosti in dostopnosti.
(13)
Ukrepi iz te uredbe so v skladu z mnenjem odbora, ustanovljenega s členom 26 Uredbe (EU) št. 375/2014.
(14)
Da bi se zagotovilo pravočasno izvajanje pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč, mora ta uredba začeti veljati čim prej, saj vsebuje določbe, na podlagi katerih izvajalske organizacije napotijo prostovoljce v tretje države -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
POGLAVJE 1
SPLOŠNE DOLOČBE
Člen 1
Vsebina
Ta uredba določa pravila za izvajanje Uredbe (EU) št. 375/2014 v zvezi z naslednjimi zadevami, navedenimi v členu 9(3), členu 10(1) in členu 12(6) Uredbe:
(a)
postopki, ki jih je treba upoštevati za identifikacijo, izbor in potrebne priprave pred napotitvijo kandidatov za prostovoljce, vključno z morebitnim pripravništvom,
(b)
določitvijo programa usposabljanja in postopka za ocenjevanje pripravljenosti kandidatov za prostovoljce na napotitev,
(c)
določbami za napotitev in upravljanje prostovoljcev v tretjih državah, med drugim za nadzor na terenu, stalno individualno podporo, mentorstvo, dodatno usposabljanje, potrebne delovne pogoje in podporo po zaključku napotitve,
(d)
zagotavljanjem zavarovalnega kritja in življenjskimi pogoji prostovoljcev, vključno s kritjem stroškov za dnevnice in nastanitev ter potnih in drugih stroškov,
(e)
postopki, ki jih je treba izvesti pred in med napotitvijo ter po njej, za zagotavljanje dolžnosti skrbnega ravnanja in ustreznih varnostnih ukrepov, vključno s protokoli za medicinsko evakuacijo in varnostnimi načrti, ki zajemajo nujno evakuacijo iz tretjih držav in postopki, potrebnimi za stik in sodelovanje z nacionalnimi organi,
(f)
postopki za spremljanje in ocenjevanje dela posameznih prostovoljcev,
(g)
mehanizmom certificiranja, ki zagotavlja, da organizacije pošiljateljice spoštujejo standarde in postopke iz člena 9 Uredbe (EU) št. 375/2014, in ločen mehanizem certificiranja za organizacije gostiteljice.
Člen 2
Opredelitve
V tej uredbi se uporabljajo opredelitve pojmov iz člena 3 Uredbe (EU) št. 375/2014 in opredelitve pojmov iz delegirane uredbe Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014. Uporabljajo se tudi naslednje opredelitve:
(a)
„okvir kompetenc“ je okvir, kakor je opredeljen v delegirani uredbi Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014;
(b)
„učni in razvojni načrt“ je načrt, kakor je opredeljen v delegirani uredbi Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014;
(c)
„inštruktor“ je oseba, ki jo ponudnik usposabljanja zaposli za vodenje enega ali več modulov usposabljanja ali simulacijskih vaj na podlagi scenarijev in za oceno kompetenc kandidatov za prostovoljce;
(d)
„mentor“ je inštruktor, ki ga zaposli ponudnik usposabljanja in ima vlogo koordinatorja, ki oceni primernost kandidata za prostovoljca za napotitev. Odgovoren je za skupino kandidatov za prostovoljce. Na podlagi povratnih informacij drugih inštruktorjev usklajuje oceno njihovih kompetenc ter posamezne kandidate za prostovoljce spodbuja pri tem, da razmislijo o lastni samooceni in oceni inštruktorjev;
(e)
„mentorstvo“ je proces neformalnega prenosa znanja, socialnega kapitala in psihosocialne podpore, ki so pomembni za delo, poklicno pot ali poklicni razvoj. Mentorstvo zajema neformalno komunikacijo, običajno osebno in v daljšem obdobju, med osebo, ki jo organizacija gostiteljica določi za mentorja in naj bi imela ustrezno strokovno znanje in izkušnje, ter med prostovoljcem;
(f)
„poročanje“ je postopek, ki organizacijam pošiljateljicam, organizacijam gostiteljicam in prostovoljcem zagotavlja jasne informacije o rezultatih dela in dosežkih prostovoljcev ter priporočila ali spoznanja, ki izhajajo iz njihovih izkušenj, ter kapitalizacijo pridobljenih izkušenj in pozitiven profesionalen zaključek napotitve.
POGLAVJE 2
POSTOPKI ZA IDENTIFIKACIJO IN IZBOR KANDIDATOV ZA PROSTOVOLJCE
Člen 3
Postopek identifikacije in izbora
1. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice skupaj določijo postopek identifikacije in izbora. Določijo se vloge, odgovornosti in postopki, da se zagotovi pregleden, pravičen in učinkovit postopek zaposlovanja ob upoštevanju standarda enake obravnave, enakih možnosti in nediskriminacije, kot je določen v delegirani uredbi Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014.
2. Postopek identifikacije in izbora temelji na partnerstvu med organizacijo pošiljateljico in organizacijo gostiteljico ter zagotavlja stalno komunikacijo v predpisanih rokih. Organizacija pošiljateljica poskrbi, da je organizacija gostiteljica dosledno vključena v celotnem postopku zaposlovanja.
3. Dogovorjeni postopek identifikacije in izbora se uporablja za vse faze postopka zaposlovanja.
4. Postopek identifikacije in izbora vključuje najmanj:
(a)
opredelitev opisa nalog, profila kompetenc in meril za izbor prostovoljcev v skladu s členom 4;
(b)
razpis in prijavo v skladu s členom 5;
(c)
oceno ter uvrstitev kandidatov v širši in ožji izbor v skladu s členom 6;
(d)
izbor v skladu s členom 7.
Člen 4
Opredelitev opisa nalog, profila kompetenc in meril za izbor prostovoljcev
1. Na podlagi ocene potreb, ki se izvede v skladu z delegirano uredbo Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014, organizacija gostiteljica v skladu z zahtevami iz točke 1 Priloge I predlaga opis prostovoljčevih nalog, vključno s prožnimi elementi, da se upošteva prispevek prostovoljca po njegovi zaposlitvi.
2. Organizacija pošiljateljica pregleda opis prostovoljčevih nalog in ga po potrebi pomaga spremeniti, da se zagotovi ustrezno in realistično ujemanje s pričakovanimi prostovoljčevimi kompetencami ter absorpcijska sposobnost in potrebe organizacije gostiteljice.
3. Na podlagi opisa prostovoljčevih nalog in okvira kompetenc organizacija pošiljateljica in organizacija gostiteljica opredelita profil kompetenc prostovoljca in merila za izbor z minimalnimi zahtevami, ki se uporabljajo v postopku zaposlovanja. Profil kompetenc navaja tudi, ali je prostovoljec izkušen ali manj izkušen humanitarni delavec ter morebitno potrebo po pripravništvu.
Člen 5
Razpis in prijava
1. Organizacija pošiljateljica je odgovorna za razpis o napotitvi. S pomočjo organizacije gostiteljice pripravi informativni sveženj, s katerim javnost obvesti o pobudi in pritegne kandidate za prostovoljce.
2. Razpis se objavi vsaj v angleščini, napisan mora biti jasno, nedvoumno in razumljivo ter v skladu z zahtevami iz točke 2 Priloge I vsebovati informacije o delovnem mestu, ki bo ponujeno kandidatu za prostovoljca.
3. Na osrednji platformi pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč mora biti objavljen najmanj en mesec, za pritegnitev morebitnih prosilcev na osrednjo platformo pa se lahko uporabijo dodatne promocijske dejavnosti. V ustrezno utemeljenih okoliščinah, kadar gre za napotitev v odziv na humanitarno krizo, je razpis lahko objavljen manj kot mesec dni, vendar ne manj kot en teden.
4. Prosilci za prijavo uporabijo standardizirani obrazec, ki vključuje strukturiran življenjepis. Poleg tega izpolnijo standardizirani vprašalnik za samooceno, s katerim ocenijo svoje kompetence glede na okvir kompetenc ter svojo prilagodljivost dodeljenim nalogam ter življenjskim in delovnim razmeram iz razpisa. V zvezi s tem morajo tudi dati svoje soglasje.
Člen 6
Ocena prosilcev ter uvrščanje v širši in ožji izbor
1. Organizacija pošiljateljica prosilce oceni na podlagi informacij iz obrazca za prijavo in vprašalnika za samooceno, izjave o motivaciji za udeležbo v pobudi Prostovoljci EU za humanitarno pomoč, v posebnih primerih pa tudi na podlagi njihove zmožnosti analize ustreznega scenarija humanitarne pomoči, ki se oceni s pisnim preizkusom, esejem ali podobnim.
2. Na podlagi te ocene organizacija pošiljateljica organizaciji gostiteljici predloži seznam prosilcev, ki jih je uvrstila v širši izbor, da bi se skupaj dogovorili o ožjem izboru prosilcev, s katerimi se opravi razgovor.
3. Prosilci, uvrščeni v ožji izbor, se povabijo na strukturiran razgovor, ki temelji na okviru kompetenc. Razgovor se lahko izvede osebno ali s pomočjo telekomunikacijskih tehnologij, po možnosti ob udeležbi organizacije gostiteljice. Dodatne metode ocenjevanja lahko vključujejo ocenjevalne centre, dejavnosti v skupini in simulacijske vaje.
4. Organizacija pošiljateljica lahko pred končno izbiro po potrebi preveri osebne in poklicne reference prosilcev. Prosilci se o preverjanju obvestijo na začetku postopka, v razpisu.
Člen 7
Izbor
1. Organizacija gostiteljica sprejme končno odločitev o izbranem kandidatu za prostovoljca in svojo izbiro potrdi organizaciji pošiljateljici, ki je odgovorna za ponudbo za delo in pripravo uvajalne faze. Za vsako delovno mesto se lahko izberejo nadomestni kandidati, da nadomestijo kandidata, če ta predčasno odpove pogodbo ali ni več na voljo.
2. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice morajo biti zmožne dokazati in utemeljiti, kako so sprejele odločitev o izboru ter da so spoštovale načela enake obravnave, enakih možnosti in nediskriminacije v celotnem postopku identifikacije in izbora.
3. Izbirni postopek se zaključi v razumnem roku. Organizacija pošiljateljica vse prosilce obvesti o odločitvi o izboru in jih obvesti o možnosti, da zaprosijo za povratne informacije. Izbranega kandidata za prostovoljca pozove, da pisno potrdi svoj interes za sodelovanje v pobudi Prostovoljci EU za humanitarno pomoč.
4. Organizacija pošiljateljica zagotovi sledljivost dokumentacije, povezane s postopkom identifikacije in izbora, pa tudi, da se ta hrani v skladu s standardom o varstvu podatkov iz delegirane uredbe Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014.
Člen 8
Presoja učnih potreb
1. Na podlagi rezultatov postopka zaposlovanja, potreb organizacije gostiteljice in načrtovane napotitve organizacija pošiljateljica v posvetovanju z organizacijo gostiteljico in kandidatom za prostovoljca presodi, kakšne so njegove učne potrebe, in v programu usposabljanja opredeli module, ki naj se jih udeleži, in sicer na podlagi naslednjih meril:
(a)
izkušenosti; pri tem se izkušenim kandidatom omogoči, da se osredotočijo na obvezne module ter izberejo usposabljanje na področju vodenja projektov na ustrezni ravni in izbirne specializirane module;
(b)
potreb organizacije gostiteljice po posebnih kompetencah, ki se izpolnijo z udeležbo kandidata za prostovoljca v izbirnih modulih;
(c)
splošnih kompetenc kandidata za prostovoljca, ki se izpopolnijo z njegovo udeležbo v izbirnih modulih.
2. Organizacija pošiljateljica izpolni učni in razvojni načrt iz delegirane uredbe Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014, ter opredeli ocenjene kompetence izbranih kandidatov za prostovoljce in njihove učne potrebe ter ga predloži ponudnikom usposabljanja.
POGLAVJE 3
PROGRAM USPOSABLJANJA V OKVIRU POBUDE PROSTOVOLJCI EU ZA HUMANITARNO POMOČ
Člen 9
Program usposabljanja
1. Program usposabljanja za vse izbrane kandidate za prostovoljce izvaja ponudnik usposabljanja; kjer je to primerno, lahko sodelujejo tudi organizacija pošiljateljica, organizacija gostiteljica in nekdanji prostovoljci.
2. Program usposabljanja temelji na okviru kompetenc ter se prilagaja tako potrebam manj izkušenih kot izkušenih kandidatov.
3. Pri programu usposabljanja se uporablja kombinirani pristop, ki temelji na modulih e-učenja in poučevanja v učilnici.
4. Obvezni moduli za vse kandidate za prostovoljce vključujejo:
(a)
splošno predstavitev Unije, njenih zunanjih odnosov in njenega sistema kriznega odzivanja;
(b)
uvod v humanitarno dejavnost, predstavitev politike Unije na področju humanitarne pomoči in pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč;
(c)
skrb za osebno varnost in zdravje;
(d)
vodenje projektov;
(e)
zavedanje medkulturnih razlik (in prečnih vprašanj);
(f)
simulacijsko vajo na podlagi scenarija, v kateri morajo kandidati za prostovoljce dokazati pridobljene kompetence.
5. Izbirni moduli vključujejo:
(a)
zastopanje interesov in komuniciranje;
(b)
psihološko prvo pomoč;
(c)
usposabljanje multiplikatorjev;
(d)
upravljanje prostovoljskega dela;
(e)
organizacijski razvoj;
(f)
module po meri, kadar je to potrebno, da se tehnične kompetence kandidatov za prostovoljce prilagodijo za področje humanitarne pomoči.
6. Kandidati za prostovoljce se udeležijo vseh obveznih modulov, udeležijo pa se lahko tudi enega ali več izbirnih modulov, ki se izberejo v skladu s členom 8.
7. Učni načrt usposabljanja s podrobnimi podatki o vsakem modulu, vključno z njegovim statusom, ciljno skupino, časovnico ter z njim povezanimi kompetencami in učnimi izidi, je določen v Prilogi II.
Člen 10
Ocenjevanje kandidatov za prostovoljce med usposabljanjem in po njem
1. Med usposabljanjem in po njegovem zaključku se na podlagi okvira kompetenc oceni pripravljenost kandidatov za prostovoljce na napotitev.
2. Kandidata za prostovoljca inštruktorji ocenijo skupaj, pri čemer ima ključno usklajevalno vlogo njegov mentor.
3. Pri oceni kompetenc inštruktorji ocenijo znanje, spretnosti in odnos kandidata za prostovoljca, ta ocena pa temelji na:
(a)
samooceni kandidata za prostovoljca po simulacijski vaji na podlagi scenarija;
(b)
zapiskih opažanj inštruktorjev po posameznem modulu usposabljanja in po simulacijski vaji na podlagi scenarija;
(c)
mentorjevi oceni, ki vsebuje kritičen pregled samoocene in zapiske opažanj z individualnih pogovorov s kandidatom za prostovoljca, ki temeljijo na povratnih informacijah inštruktorjev.
4. Ocena vseh kompetenc se vključi v učni in razvojni načrt kandidata za prostovoljca, ki se ob zaključku usposabljanja posodobi ter vanj vnesejo opravljeni tečaji in doseženi rezultati.
5. Kandidati za prostovoljce, ki ne dosegajo katere od prečnih ali posebnih kompetenc, se izključijo. Inštruktorji in mentor morajo biti po potrebi zmožni pojasniti in utemeljiti vse take ocene in odločitve.
POGLAVJE 4
POSTOPKI ZA PRIPRAVO KANDIDATOV ZA PROSTOVOLJCE NA NAPOTITEV
Člen 11
Program uvajanja
1. Med uvajanjem se kandidati ali prostovoljci seznanijo s kulturo, politikami in praksami organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice ter pričakovanji glede delovnih zadolžitev.
2. Organizacija pošiljateljica in organizacija gostiteljica skupaj pripravita program uvajanja. V programu opredelita svoje vloge in odgovornosti, ki po možnosti temeljijo na povratnih informacijah vrnjenih prostovoljcev, da se izkoristijo njihove praktične izkušnje in spoznanja. Program zajema:
(a)
uvajanje pred napotitvijo, ki ga v skladu s členom 12 zagotovi organizacija pošiljateljica;
(b)
uvajanje v državi napotitve, ki ga v skladu s členom 18 zagotovi organizacija gostiteljica.
3. Kadar je to primerno, organizacija pošiljateljica in organizacija gostiteljica organizirata skupna srečanja vseh kandidatov ali prostovoljcev.
Člen 12
Uvajanje pred napotitvijo
1. Organizacija pošiljateljica zagotovi, da se vsi kandidati za prostovoljce pred napotitvijo udeležijo temeljitega in ustreznega osebnega uvajanja. To zajema najmanj naslednje:
(a)
strukturo in postopke organizacije in upravljanja, ekipe, ki sodelujejo v projektu (vključno z vodjo projekta, odgovorno osebo za krizno upravljanje in kadrovsko službo), poslanstvo in cilje organizacije v zvezi s pobudo Prostovoljci EU za humanitarno pomoč;
(b)
celovite informacije o okoliščinah projekta, v katerih bo kandidat za prostovoljca deloval, njegovih nalogah in oceni potreb, na katerih te temeljijo; predvidene delovne in življenjske pogoje v skladu s členi 22 in 24-27;
(c)
ustrezni pravni okvir, ki se uporablja za prostovoljca v skladu z delegirano uredbo Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014;
(d)
standarde in postopke, ki so relevantni za prostovoljca, vključno z disciplinskimi in pritožbenimi standardi in postopki, pa tudi v zvezi z goljufijami in korupcijo, varstvom otrok in ranljivih odraslih ter kodeksom ravnanja iz delegirane uredbe Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014;
(e)
obvezno predstavitev varnostnih in zdravstvenih vidikov glede na okoliščine (vključno z zdravniškim pregledom pred odhodom), kakor je določeno v členih 28 in 30;
(f)
sistem in postopek nadzora in upravljanje uspešnosti ter vzpostavljene podporne mehanizme, vključno z mentorstvom in drugimi oblikami pomoči, kakor je določeno v členih 19, 20 in 21;
(g)
učni in razvojni načrt;
(h)
informacije o mreži za pobudo Prostovoljci EU za humanitarno pomoč ter o tem, kako ta podpira prostovoljce pred napotitvijo, med njo in po njej;
(i)
informacije o dejavnostih komuniciranja in krepitve prepoznavnosti, ki jih predvideva projekt v skladu z načrtom za komuniciranje iz člena 17 Uredbe (EU) št. 375/2014, vključno s kontaktnimi podatki pristojnega regionalnega referenta Komisije za informiranje;
(j)
poročanje v skladu s členom 23.
2. V okviru uvajanja organizacija pošiljateljica zagotovi tudi informacije o območni pisarni Evropske komisije za humanitarno pomoč, ki je pristojna za državo napotitve, in to pisarno obvesti o skorajšnji napotitvi prostovoljcev.
3. Organizacija pošiljateljica poskrbi, da kandidati za prostovoljce preberejo in razumejo vse informacije, ki so jim bile zagotovljene med uvajanjem, ter da so jim med sodelovanjem v pobudi Prostovoljci EU za humanitarno pomoč te vedno na voljo.
Člen 13
Pripravništvo za manj izkušene kandidate
1. Od manj izkušenih kandidatov za prostovoljce se lahko zahteva tudi, da poleg usposabljanja opravijo pripravništvo pri organizaciji pošiljateljici, da ob delu pridobijo znanja o postopkih, etiki in okviru humanitarnega dela ter se dodatno pripravijo na načrtovano napotitev. Pripravništvo traja največ šest mesecev, z možnostjo omejenega podaljšanja v ustrezno utemeljenih izjemnih primerih.
2. Organizacija pošiljateljica v posvetovanju z organizacijo gostiteljico in pripravnikom za prostovoljca za potrebe pripravništva pregleda in ustrezno popravi učne potrebe v učnem in razvojnem načrtu. V učnem in razvojnem načrtu se opredeli zlasti:
(a)
učne izide, ki naj bi jih pripravnik dosegel med pripravništvom;
(b)
naloge, ki jih bo pripravnik opravljal v okviru učnega procesa, in vire, ki jih je treba zagotoviti;
(c)
cilje in rezultate, ki naj bi jih pripravnik dosegel ob zaključku pripravništva.
3. Naslednji členi te uredbe se smiselno uporabljajo za pripravništvo, pri čemer za organizacije pošiljateljice, ki gostijo pripravnike, veljajo obveznosti iz:
(a)
člena 19(4), (5), (6) in (9) ter členov 21 in 22;
(b)
člena 24 z izjemo odstavka 5. Kandidati za prostovoljce, ki prihajajo iz držav članic EU ali iz tretjih držav iz člena 23(1)(b) Uredbe (EU) št. 375/2014 pod pogoji iz navedenega člena, ki so vključeni v nacionalni sistem socialne varnosti ali zdravstvenega zavarovanja v državi prebivališča ter opravljajo pripravništvo v navedenih državah, prejmejo samo dopolnilno zavarovalno kritje. To pomeni, da je njihovo zavarovalno kritje omejeno na stroške, ki presegajo kritje, ki ga zagotavlja nacionalni sistem socialne varnosti ali zdravstvenega zavarovanja. V utemeljenih primerih, kadar nacionalni sistem socialne varnosti ali zdravstvenega zavarovanja pokriva le del stroškov iz člena 24(5) ali jih sploh ne pokriva, se izjemoma krije 100 % nastalih stroškov;
(c)
člena 25 z izjemo odstavka 6, člena 26 in člena 27(1), če je ustrezno;
(d)
člena 28(1), (8) in (14) ter člena 30(1), (4), (5), (6) in (7).
Člen 14
Ocenjevanje kandidatov za prostovoljce po pripravništvu
1. Ob zaključku pripravništva pripravnik opravi samooceno na podlagi okvira kompetenc ter učnega in razvojnega načrta.
2. Neposredno nadrejeni v organizaciji pošiljateljici v posvetovanju z organizacijo gostiteljico to samooceno pregleda in pripravnika oceni, pri čemer zlasti:
(a)
oceni njegovo uspešnost glede na določene cilje;
(b)
pregleda, ali so bili rezultati doseženi;
(c)
opredeli učne izide.
3. Kandidati za prostovoljce, ki ne dosegajo katere od prečnih ali posebnih kompetenc, se izključijo in ne morejo postati prostovoljci EU za humanitarno pomoč. Neposredno nadrejeni v organizaciji pošiljateljici mora biti po potrebi zmožen pojasniti in utemeljiti tako oceno in odločitev.
Člen 15
Dodatno usposabljanje pred napotitvijo
Ne glede na udeležbo kandidata za prostovoljca v programu usposabljanja in ne glede na opravljeno pripravništvo lahko organizacija pošiljateljica pred napotitvijo organizira ustrezno dodatno usposabljanje, na primer za prilagoditev tehničnih kompetenc kandidata za prostovoljca potrebam organizacije gostiteljice ali tečaj jezika, potrebnega v državi napotitve.
Člen 16
Pogodba s prostovoljcem
1. Na podlagi rezultatov uvajanja pred napotitvijo in, kjer je to ustrezno, pripravništva in drugih oblik usposabljanja pred napotitvijo iz členov 13-15 organizacija pošiljateljica v posvetovanju z organizacijo gostiteljico potrdi končno oceno primernosti kandidata, da se napoti kot prostovoljec EU za humanitarno pomoč.
2. Organizacija pošiljateljica in pozitivno ocenjeni prostovoljec podpišeta pogodbo o napotitvi iz člena 14(5) Uredbe (EU) št. 375/2014.
3. V pogodbi, katere določbe se opredelijo v tesnem posvetovanju z organizacijo gostiteljico, se določijo posebni pogoji za napotitev ter pravice in obveznosti prostovoljca. Poleg tega se v skladu z delegirano uredbo Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014, v pogodbi navede zakonodaja, ki se uporablja zanjo, in pristojno sodišče, vključi pa se še najmanj naslednje:
(a)
navedba prostovoljčeve vloge in funkcije, trajanja in lokacije napotitve ter delovnih zadolžitev v skladu z opisom nalog, vključno z elementi, ki izhajajo iz komunikacijskega načrta iz člena 17 Uredbe (EU) št. 375/2014;
(b)
čas trajanja pogodbe, vključno z datumom začetka in konca veljavnosti;
(c)
upravljanje uspešnosti, med drugim:
-
pravila upravljanja, vključno z odgovornim neposredno nadrejenim v organizaciji gostiteljici in kontaktno točko za stalno podporo v organizaciji pošiljateljici;
-
določbe o mentorstvu;
(d)
delovni pogoji, vključno z delovnim časom in dopustom;
(e)
finančne pravice in obveznosti prostovoljca ter pravila za njihovo zagotovitev:
-
dnevnice in nadomestilo za selitev;
-
informacije o veljavnih davčnih predpisih in predpisih o socialni varnosti;
-
zavarovalno kritje;
-
nastanitev;
-
potovanje;
(f)
praktične podrobnosti:
-
zdravniški pregledi;
-
vizumi in delovna dovoljenja;
(g)
zaupnost;
(h)
pričakovano ravnanje prostovoljcev, vključno z neoporečnostjo in kodeksom ravnanja, ter varstvom otrok in ranljivih odraslih, vključno z ničelno toleranco do spolne zlorabe, ki se priloži pogodbi;
(i)
disciplinska politika in prenehanja statusa prostovoljca;
(j)
mehanizem mediacije za reševanje težav, pritožb in sporov;
(k)
dolžnosti in ukrepi, ki se uporabljajo za skrb za varnost in zdravje;
(l)
učenje in razvoj:
-
usposabljanje in uvajanje;
-
poročanje.
4. V primeru spora med organizacijo gostiteljico ali organizacijo pošiljateljico ter prostovoljcem ima prostovoljec pravico do učinkovitega pravnega sredstva v skladu z nacionalnimi predpisi, ki se uporabljajo za organizacijo pošiljateljico.
Člen 17
Vpis v zbirko podatkov
Po prejetju prostovoljčeve izrecne privolitve organizacija pošiljateljica vnese prostovoljčeve podatke v zbirko podatkov iz člena 13 Uredbe (EU) št. 375/2014 (v nadaljnjem besedilu: zbirka podatkov). Vsakršna obdelava osebnih podatkov v tej zbirki podatkov se mora opraviti v skladu s standardom varstva podatkov iz delegirane uredbe Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014. Za obdelavo osebnih podatkov v tej zbirki podatkov, ki jo opravi Komisija, se uporablja Uredba (ES) št. 45/2001 (2).
POGLAVJE 5
POSTOPKI ZA NAPOTITEV IN UPRAVLJANJE PROSTOVOLJCEV
Člen 18
Uvajanje v državi napotitve
1. Organizacije gostiteljice vsem prostovoljcem po prihodu v državo napotitve zagotovijo temeljito in ustrezno uvajanje, ki zajema najmanj naslednje:
(a)
strukturo in postopke organizacije in upravljanja; ekipe, ki sodelujejo v projektu (vključno z vodjo projekta, operativno in tehnično ekipo, odgovorno osebo za krizno upravljanje ter podpornimi ekipami, kot sta kadrovska služba in računovodstvo), projektno lokacijo ter organizacijsko poslanstvo in cilje v zvezi s pobudo Prostovoljci EU za humanitarno pomoč;
(b)
izčrpne informacije o poslanstvu, pristojnosti in projektih organizacije gostiteljice, skupnostih, ki so vključene, delovnem okolju ter pričakovanjih o učinkih in rezultatih, ki izhajajo iz nalog, dodeljenih prostovoljcem, in oceni potreb, na kateri te temeljijo;
(c)
ustrezni pravni okvir, ki se uporablja za prostovoljca;
(d)
obvezno predstavitev varnostih in zdravstvenih vidikov glede na okoliščine, kakor je določeno v členih 28 in 30;
(e)
sistem in postopek nadzora in upravljanja uspešnosti ter vzpostavljene podporne mehanizme, vključno z mentorstvom in drugimi oblikami pomoči, kakor je določeno v členih 19, 20 in 21;
(f)
predstavitev kulture države, regije in kraja napotitve, vključno s smernicami za primerno vedenje;
(g)
poročanje v skladu s členom 23.
2. Organizacija gostiteljica poskrbi, da prostovoljci preberejo in razumejo vse informacije, ki so jim bile zagotovljene med uvajanjem v državi napotitve, ter da so jim med sodelovanjem v pobudi Prostovoljci EU za humanitarno pomoč te vedno na voljo.
Člen 19
Nadzor in upravljanje uspešnosti
1. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice na podlagi ciljev za uspešnost, pričakovanih učinkov in rezultatov skupaj razvijejo sistem upravljanja uspešnosti za merjenje napredka in kakovosti prostovoljskega dela v skladu z opisom nalog.
2. Postopek upravljanja uspešnosti opredeli vlogi organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice ter njuno odgovornost za nadzor prostovoljca.
3. Med uvajanjem organizacija pošiljateljica in organizacija gostiteljica skupaj s prostovoljcem določita cilje za uspešnost ter mu omogočita, da predloži pripombe o prilagodljivih elementih opisa nalog.
4. Organizacija gostiteljica določi neposredno nadrejenega, ki bo odgovoren za nadzor prostovoljca, s katerim mora imeti razumno in praktično pogosto nadzorne sestanke.
5. Kjer je to primerno in glede na trajanje napotitve, organizacija pošiljateljica in nadrejeni iz organizacije gostiteljice skupaj s prostovoljcem opravita vmesni pregled uspešnosti, s katerim formalno ocenita proces njegove integracije in napredek pri uresničevanju ciljev ter prilagodita cilje in opis nalog ter učni in razvojni načrt.
6. Če se pri vmesnem pregledu ugotovi, da prostovoljec ne dosega katere od prečnih ali posebnih kompetenc, lahko organizacija gostiteljica v dogovoru z organizacijo pošiljateljico sprejme odločitev o predčasnem zaključku napotitve. Po potrebi morata biti zmožni pojasniti in utemeljiti vsako tako oceno in odločitev.
7. Organizacija pošiljateljica in nadrejeni iz organizacije gostiteljice skupaj s prostovoljcem opravita zaključni pregled uspešnosti, s katerim ob zaključku napotitve ocenita dosežke prostovoljca glede na cilje v povezavi z dodeljenimi nalogami ter glede na učni in razvojni načrt.
8. Rezultati pregleda uspešnosti se vključijo v učni in razvojni načrt prostovoljca.
9. Organizacija pošiljateljica hrani evidenco o pregledih uspešnosti v skladu s standardi za varstvo podatkov iz delegirane uredbe Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014, ter v zbirko podatkov pošlje potrditev o tem, ali je bila napotitev uspešno zaključena in, če ni bila, navede razloge.
Člen 20
Stalna podpora organizacije pošiljateljice
1. Pred napotitvijo organizacija pošiljateljica določi kontaktno osebo, ki bo prostovoljcu na voljo med celotno napotitvijo in z njim vzdrževala redne stike ter:
(a)
podpirala njegovo privajanje in prehod na novo okolje;
(b)
prostovoljcu in organizaciji gostiteljici zagotavljala potrebno dodatno podporo;
(c)
sodelovala pri vmesnem in zaključnem pregledu uspešnosti ter po potrebi pri drugih sestankih ter
(d)
zagotovila pomoč v obliki mediacije v primeru nesoglasja med organizacijo gostiteljico in prostovoljcem.
2. Če imenovana kontaktna oseba med napotitvijo ne more več opravljati te vloge, se čim prej določi nadomestna oseba in tako zagotovi stalnost podpore.
Člen 21
Mentorstvo
1. Organizacija gostiteljica imenuje enega ali več mentorjev, ki prostovoljcu zagotavljajo podporo na področjih, kot so:
(a)
razvoj poklicnih spretnosti ter izboljšanje uspešnosti in znanja;
(b)
vključevanje v novo kulturno okolje in prilagajanje nanj;
(c)
svetovanje v zvezi z dodeljenimi nalogami ter
(d)
reševanje psihosocialnih težav.
2. Imenovani mentor ima dostop do učnega in razvojnega načrta prostovoljca ter njemu dodeljenih nalog ter na tem utemelji svojo podporo prostovoljcu. Mentor se redno srečuje s prostovoljcem, da se z njim pogovori o doseženem napredku ter mu pomaga pri reševanju težav v zvezi z napotitvijo in reševanju osebnih težav.
3. Mentorstvo upošteva lokalne razmere in je, kadar je to mogoče, primerno tudi za lokalne prostovoljce.
4. Organizacija pošiljateljica v sodelovanju z organizacijo gostiteljico olajša izvajanje mentorstva, tako da zagotovi analitično podporo, usposabljanje in druge oblike podpore za krepitev zmogljivosti ter tako da v primeru omejene lokalne razpoložljivosti usposobljene delovne sile v svojih strukturah in omrežjih opredeli in imenuje ustrezno usposobljene posameznike.
5. Če je to primerno, se lahko preuči možnost mentorstva na daljavo, zlasti z uporabo mreže za pobudo Prostovoljci EU za humanitarno pomoč.
Člen 22
Delovni pogoji
1. Vsi prostovoljci morajo imeti primerne delovne pogoje, da lahko uspešno opravljajo svoje delo ter da se zagotovijo njihovo dobro počutje, motivacija, zdravje in varnost. Delovni pogoji morajo biti v skladu z ustreznimi določbami Direktive 89/391/ES (3) in Direktive 2003/88/ES (4).
2. Organizacija pošiljateljica in organizacija gostiteljica na podlagi lokalnih in nacionalnih okoliščin delovanja skupaj opredelita primerne delovne pogoje.
3. Organizacija gostiteljica zagotovi potrebne informacije in predlaga delovne pogoje, katerih ustreznost in primernost oceni organizacija pošiljateljica, da se zagotovi skladnost z njihovo dolžnostjo skrbnega ravnanja ter splošnimi politikami in praksami organizacije pošiljateljice.
4. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice skupaj zagotovijo, da se varnostna in zdravstvena tveganja preprečijo, obvladajo in zmanjšajo ter da so predlagani delovni pogoji v skladu z dogovorjenimi varnostnimi in zdravstvenimi postopki iz členov 28, 29 in 30 ter v skladu z zahtevami za delovni čas, dopust, minimalni dnevni in tedenski počitek in delovni prostor iz točke 3 Priloge I.
Člen 23
Podpora ob zaključku napotitve in po njej
1. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice skupaj odločijo o vsebini in postopku poročanja, ki se predvidi za vse prostovoljce, tudi tiste, ki se vrnejo predčasno.
2. Organizacija gostiteljica prostovoljcu zagotovi osebno ali skupinsko poročanje, vključno s končnim pregledom uspešnosti iz člena 19(7), in, kadar je to primerno, poskrbi za predajo projekta ekipi in drugim, ki bodo nadaljevali z dejavnostmi, ki jih izvaja prostovoljec, da se zagotovita trajnost in stalnost.
3. Organizacija pošiljateljica prostovoljcu po vrnitvi zagotovi pravočasno osebno in skupinsko poročanje ter operativno ali projektno poročanje na podlagi povratnih informacij organizacije gostiteljice ter zaključek učnega in razvojnega načrta.
4. Organizacija pošiljateljica prostovoljcu po napotitvi omogoči zdravniški pregled, po želji pa tudi psihosocialno pomoč in svetovanje.
5. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice prostovoljca usmerijo k priložnostim za nadaljnje udejstvovanje na področju humanitarne pomoči in dejavnega evropskega državljanstva, tudi s promocijo mreže za pobudo Prostovoljci EU za humanitarno pomoč in sodelovanjem z njo.
6. Organizacija pošiljateljica prostovoljca po vrnitvi zaprosi za konstruktivne povratne informacije o pobudi Prostovoljci EU za humanitarno pomoč, pri čemer mu pojasni, kako bodo te informacije lahko koristne za prihodnje napotitve.
POGLAVJE 6
DOLOČBE O ZAVAROVANJU IN ŽIVLJENJSKIH POGOJIH
Člen 24
Zavarovalno kritje
1. Za prostovoljca se sklene zavarovalna polica s celovitim kritjem, ki je zasnovana posebej za njihovo zaščito med celotnim trajanjem napotitve v tretjih državah ter ustreznih obdobjih pred in za tem.
2. Zavarovalno kritje mora veljati po vsem svetu, 24 ur na dan. Veljati mora od dne, ko prostovoljec zapusti dom in se odpravi v tretjo državo napotitve, do dne, ko prostovoljec zapusti tretjo državo napotitve in se vrne domov (v nadaljnjem besedilu: prvo obdobje kritja).
3. Zavarovalno kritje, daljše od 12 tednov, se podaljša za dodatnih 8 tednov v matični državi zavarovanca za kritje zdravljenja bolezni in poškodb, do katerih je prišlo v prvem obdobju kritja.
4. To kritje velja za vse dejavnosti, povezane s pobudo Prostovoljci EU za humanitarno pomoč, pa tudi za zasebne dejavnosti prostovoljcev v prvem obdobju kritja.
5. Za vse prostovoljce se sklene polica o 100-odstotnem (celovitem) zavarovalnem kritju za naslednje:
(a)
zdravstvene in zobozdravstvene storitve;
(b)
nosečnost in rojstvo otroka;
(c)
nesrečo;
(d)
vrnitev v državo izvora;
(e)
življenjsko zavarovanje;
(f)
trajno in začasno invalidnost ali nezmožnost za delo;
(g)
odgovornost do tretjih oseb;
(h)
izgubo ali krajo dokumentov, vozovnic in osebne lastnine;
(i)
dopolnilno pomoč.
6. Za zagotovitev enake obravnave in zajetje vseh prostovoljcev pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč lahko Komisija na podlagi javnega razpisa sklene pogodbo z enim ali več ponudniki zavarovanj.
Člen 25
Dnevnice in nadomestilo za selitev
1. Organizacija pošiljateljica prostovoljcem kot nezaposlenim posameznikom pravočasno in v rednih obrokih plača dnevnice v obliki pavšalnih plačil.
2. Dnevnice v obliki pavšalnih plačil temeljijo na košarici porabe, ki zajema redne stroške prostovoljcev za naslednje postavke:
(a)
prehrana;
(b)
izdelki za osebno higieno in gospodinjski izdelki;
(c)
obleka;
(d)
lokalni prevoz in prevoz znotraj države;
(e)
razni stroški za zagotovitev primernega življenjskega standarda in udeležbe v lokalni skupnosti (doda se lahko največ 20 % skupnega zneska za postavke iz točk od (a) do (d), da se zajamejo tudi drugi stroški, na primer za prostočasne dejavnosti, frizerske storitve, časopise in pisalne potrebščine).
(f)
dodatek za prostovoljce, ki bivajo na območjih z indeksi nad povprečjem države (največ 10 % za postavke iz točk od (a) do (d)).
3. Dnevnice v obliki pavšalnih plačil ne zajemajo stroškov nastanitve.
4. Komisija objavi informacije o pavšalnih zneskih dnevnic za države napotitve na podlagi indeksa cen življenjskih potrebščin posamezne države. Stroški posebnih potreb, povezanih z invalidnostjo ali drugimi ustrezno utemeljenimi izjemnimi okoliščinami, se lahko povrnejo poleg izplačila dnevnic.
5. Prostovoljci se pravočasno obvestijo o spremembah stopenj indeksov in dnevnic, ki jih zadevajo med napotitvijo, zlasti v državah z visokimi stopnjami inflacije ali deflacije cen.
6. Po uspešno zaključeni napotitvi organizacija pošiljateljica prostovoljcem glede na trajanje napotitve izplača redno indeksirano nadomestilo za selitev v višini 100 EUR na mesec.
Člen 26
Nastanitev
1. Organizacija pošiljateljica poskrbi, da organizacija gostiteljica prostovoljcu zagotovi ustrezno nastanitev po razumni ceni na lokalni ravni.
2. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice skupaj poskrbijo, da se varnostna in zdravstvena tveganja preprečijo, upravljajo in zmanjšajo ter da je predlagana nastanitev v skladu z dogovorjenimi varnostnimi in zdravstvenimi postopki iz členov 28, 29 in 30 ter zahtevami iz točke 4 Priloge I.
3. Kadar je to mogoče, stroške nastanitve, ogrevanja in druge neposredno povezane stroške krije neposredno organizacija gostiteljica. Organizacija gostiteljica sklene pogodbeno razmerje z najemodajalci ter najemodajalce in gostitelje ustrezno obvesti o pobudi Prostovoljci EU za humanitarno pomoč.
Člen 27
Potni stroški in povezani stroški
1. Organizacija pošiljateljica organizira potovanje prostovoljca v kraj in iz kraja napotitve, tudi v primeru predčasne vrnitve, in krije potne stroške.
2. Na zahtevo prostovoljca organizacija pošiljateljica organizira dodatno povratno potovanje in krije stroške takega potovanja za:
(a)
dopust prostovoljca, čigar napotitev presega 18 mesecev, v matični državi;
(b)
starševski dopust prostovoljca, ki ima enega ali več vzdrževanih mladoletnih otrok, mlajših od 12 let, če njegova napotitev presega 6 mesecev;
(c)
izredni dopust v primeru pogreba ali zdravniško potrjene hude bolezni starša ali otroka, zakonca ali registriranega partnerja, sestre ali brata.
3. Potni stroški lahko temeljijo na dejanskih stroških vozovnice za potovanje v ekonomskem ali drugem razredu ali se povrnejo v obliki pavšalnega zneska na podlagi primerne metodologije za izračun razdalje.
4. Organizacija pošiljateljica zagotovi informacije in logistično podporo pri pridobivanju vizuma za prostovoljca, organizacija gostiteljica pa po potrebi podpre postopek izdaje vizuma. Organizacija pošiljateljica krije stroške pridobitve vizuma, vključno z nujnimi potnimi stroški.
POGLAVJE 7
POSTOPKI ZA ZAGOTOVITEV DOLŽNOSTI SKRBNEGA RAVNANJA IN VARNOSTI
Člen 28
Upravljanje varnosti in ocena tveganja
1. Organizacija pošiljateljica ima vzpostavljeno organizacijsko varnostno politiko in postopke za oceno tveganja, ki so primerni in se uporabljajo za prostovoljce ter se po potrebi prilagajajo.
2. Na podlagi organizacijske varnostne politike organizacije pošiljateljice organizacija pošiljateljica in organizacija gostiteljica skupaj razvijeta načrt za upravljanje varnosti in za evakuacijo za ukrepe v okviru pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč. Tak načrt mora izpolnjevati najmanj zahteve iz točke 5 Priloge I.
3. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice skupaj pripravijo pisno oceno varnostnih, potnih in zdravstvenih tveganj v državi napotitve. Taka ocena je najmanj v skladu z zahtevami iz točke 6 Priloge I.
4. Ocena tveganja iz odstavka 3 se pregleduje in posodablja tako redno, kot to zahtevajo razmere, in vsaj pred napotitvijo prostovoljca. Če iz ocene tveganja izhaja, da je kraj načrtovane napotitve prizorišče mednarodnih ali notranjih oboroženih spopadov ali grožnje takih spopadov, se napotitev ne predvidi ali se prekliče, če je bil prostovoljec že izbran.
5. V opis nalog in postopek zaposlovanja se vključijo zahteve, povezane z ozaveščenostjo na področju varnosti in ustreznim ravnanjem na področju upravljanja tveganj in varnosti.
6. Organizacije pošiljateljice v skladu s členom 23 Uredbe (EU) št. 375/2014 obvestijo ustrezne nacionalne organe držav članic in drugih sodelujočih držav pred napotitvijo njihovega državljana kot prostovoljca v okviru pobude Prostovoljci EU za humanitarno pomoč. Organizacije pošiljateljice, ki napotijo prostovoljce, ki niso državljani Unije, pred napotitvijo preverijo pravila o konzularni zaščiti, ki jo nudi država, katere državljan je prostovoljec, ali druga država.
7. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice poskrbijo, da so prostovoljcu na voljo vse informacije o varnostnih postopkih in da jih ta razume. V okviru uvajanja se prostovoljcu pred odhodom in v 24 urah po prihodu v državo napotitve zagotovijo varnostna navodila glede na okoliščine. Ta morajo vključevati rezultate ocene tveganja, načrt za evakuacijo in upravljanje varnosti, vključno z navodili za poročanje o varnostnih incidentih, postopki za evakuacijo in vračanje v državo izvora, komunikacijskim diagramom, kontaktnimi osebami za krizno upravljanje in kontaktnimi podatki veleposlaništev, policijskih in gasilskih postaj ter bolnišnic.
8. Organizacija pošiljateljica poskrbi, da ima prostovoljec vsaj zavarovanje v skladu s členom 24.
9. Poleg obveznega varnostnega usposabljanja v okviru programa usposabljanja organizacija pošiljateljica prostovoljcem zagotovi tudi drugo relevantno varnostno usposabljanje, ki je na voljo njenemu mednarodnemu osebju.
10. Ob podpisu pogodbe iz člena 16(2) prostovoljci potrdijo, da so seznanjeni s postopki upravljanja varnosti in da jih bodo upoštevali, vključno z dolžnostjo obveščenosti in seznanjenosti s trenutnimi varnostnimi razmerami, osebno odgovornostjo za lastno varnost ter varnost drugih in organizacije in dolžnostjo, da se vzdržijo tveganega ravnanja. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice prostovoljca seznanijo s posledicami morebitne kršitve varnostnih postopkov, zlasti kršitve, ki povzroči predčasen neprostovoljen zaključek napotitve.
11. Organizacija pošiljateljica prostovoljcem priporoči, da se po prihodu v državo napotitve prijavijo na diplomatskem ali konzularnem predstavništvu svoje države, in jih obvestijo o možnosti, da zaprosijo za konzularno pomoč. Če njihova država nima konzularnega predstavništva v državi napotitve, organizacija pošiljateljica prostovoljcu, ki je državljan Unije, priporoči, da se prijavi na diplomatskem ali konzularnem predstavništvu druge države članice, ter ga obvesti o možnosti, da zaprosi za konzularno pomoč te države.
12. Na podlagi informacij organizacije gostiteljice organizacija pošiljateljica in organizacija gostiteljica redno posodabljata načrt za evakuacijo in tako zagotovita, da je vedno primeren za delovno okolje. Načrt se pregleda tako pogosto, kot to zahtevajo rezultati ocene tveganja, organizacija gostiteljica pa uporabi pretekle podatke, ki jih po potrebi posodobi. Načrt evakuacije se hrani na kraju, ki je prostovoljcu zlahka dostopen.
13. Organizacija gostiteljica poskrbi, da je prostovoljec seznanjen z vsemi spremembami delovnega okolja in posledičnimi spremembami varnostnih postopkov ali protokolov.
14. Organizacija gostiteljica mora biti vedno seznanjena z lokacijo prostovoljca in kontaktno številko, na kateri ga lahko prikliče, tudi kadar je na dopustu.
Člen 29
Postopki v primeru incidenta ali evakuacije
1. V primeru varnostnega incidenta mora prostovoljec dobiti navodila čim prej. Glede na resnost incidenta in vzpostavljene postopke v organizaciji pošiljateljici in organizaciji gostiteljici to nalogo lahko prevzame neposredno nadrejeni ali mentor iz organizacije gostiteljice ali odgovorna oseba za krizno upravljanje v organizaciji pošiljateljici, prostovoljcu pa se ob tem lahko zagotovi tudi strokovna psihološka podpora.
2. V primeru evakuacije se ravna po načrtu za evakuacijo; dosledno je treba skrbeti za prostovoljce, pri čemer se, če je to primerno, upoštevajo postopki, ki jih imajo v ta namen vzpostavljena konzularna in diplomatska predstavništva držav članic, pri katerih so se prostovoljci prijavili v skladu s členom 28(11).
3. Organizacija pošiljateljica po vrnitvi stopi v stik s prostovoljci in poskrbi, da se sprejmejo ustrezni ukrepi, med drugim poročanje, psihosocialna podpora in zdravstvena oskrba.
4. Varnost mora biti del okvira za spremljanje in ocenjevanje organizacij pošiljateljic in organizacij gostiteljic, pri pregledovanju in izboljševanju projektov pa se upoštevajo spoznanja, ki izhajajo iz varnostnih incidentov.
Člen 30
Zdravje in varnost
1. Organizacija pošiljateljica ima oblikovano organizacijsko politiko zdravja in varnosti, ki je primerna in se uporablja za prostovoljce ter se po potrebi prilagaja, vključno s smernicami za:
(a)
osebno zdravje, na primer telesno zdravje (preprečevanje bolezni, nasveti o prehrani in spanju, ozaveščanje o tveganjih klimatskih in geografskih nevarnosti, dostop do zdravljenja);
(b)
duševno zdravje (nasveti o vzdrževanju ravnovesja med poklicnim in zasebnim življenjem, obvladovanje stresa, mehanizmi spoprijemanja in metode sproščanja, kontaktne točke za psihosocialno podporo).
2. Organizacija pošiljateljica in organizacija gostiteljica na podlagi organizacijske politike zdravja in varnosti organizacije pošiljateljice skupaj razvijeta usklajen sklop politik in smernic na področju zdravja in varnosti, da tako izpolnita svojo dolžnost skrbnega ravnanja ter zagotovita dobro telesno in čustveno počutje prostovoljcev.
3. V okviru ocene tveganja iz člena 28(3) in pred opredelitvijo nalog organizacija pošiljateljica in organizacija gostiteljica na podlagi kazalnikov iz točke 7 Priloge I skupaj ocenita, ali ima napoteni prostovoljec zagotovljene varne delovne in življenjske pogoje.
4. Organizacija pošiljateljica poskrbi, da ima prostovoljec vsaj celovito zdravstveno in potovalno zavarovanje v skladu s členom 24.
5. Med uvajanjem organizacija pošiljateljica prostovoljca seznani s politikami in smernicami na področju zdravja in varnosti iz točk 1 in 2, med drugim v zvezi z boleznimi, prvo pomočjo, vzdrževanjem prostorov, vzdrževanjem vozil in opreme, delovnim okoljem, ravnovesjem med zasebnim in poklicnim življenjem, dogodki, ki predstavljajo tveganje za zdravje ali varnost, in postopkom medicinske evakuacije.
6. Organizacija pošiljateljica poskrbi, da prostovoljec pred odhodom opravi temeljit zdravstveni pregled, ter zagotovi priporočena zdravila in cepiva za tveganja v državi napotitve ter opremo, kot sta komplet prve pomoči in komplet zaščite proti komarjem, kadar je to potrebno.
7. Organizacija gostiteljica poskrbi, da je dolžnost skrbnega ravnanja del vsakodnevnega upravljanja prostovoljskega dela, in prostovoljcu med uvajanjem zagotovi:
(a)
ažurne informacije o lokalnih virih v zvezi z zdravjem in varnostjo, kot so kontaktni podatki zdravnikov, bolnišnic in reševalnih služb;
(b)
napotke o lokalnih navadah in normah v okviru predstavitve države napotitve z namenom omejevanja varnostnih tveganj in pospeševanja vključevanja.
8. Organizacija pošiljateljica prostovoljcu po vrnitvi omogoči zdravstveni pregled, v okviru postopka poročanja pa tudi psihosocialno pomoč in svetovanje. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice spodbujajo mrežo za pobudo Prostovoljci EU za humanitarno pomoč kot alternativni podporni mehanizem pred in med napotitvijo ter po njej.
POGLAVJE 8
POSTOPKI ZA SPREMLJANJE IN OCENJEVANJE DELA POSAMEZNIH PROSTOVOLJCEV
Člen 31
Spremljanje in ocenjevanje dela posameznih prostovoljcev
1. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice na podlagi postopka nadzora in upravljanja uspešnosti iz člena 19 spremljajo in ocenjujejo delo posameznih prostovoljcev, merijo napredek, učinke in rezultate glede na naloge, ki so bile prostovoljcem dodeljene, in njihove cilje.
2. V celotnem obdobju napotitve se s posebnimi pregledi zagotovi stalno spremljanje in ocenjevanje dela posameznih prostovoljcev, in sicer najmanj v naslednjih fazah:
(a)
kadar je to ustrezno, ob koncu pripravništva iz člena 14;
(b)
med končnim pregledom uspešnosti iz člena 19 in če se zdi primerno, da se izvede vmesni pregled;
(c)
med poročanjem iz člena 23.
3. Organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice zagotovijo podatke o tem, v kolikšni meri posamezni prostovoljec - na ravni rezultatov in učinkov - prispeva k ciljem projekta in pobudi kot celoti, ob upoštevanju kazalnikov iz člena 7 Uredbe (EU) št. 375/2014. Podatki vključujejo zapise o kakovosti učinkov in rezultatov prostovoljčevega dela, ki morajo biti anonimizirani in na razpolago za namene ocenjevanja. Ti podatki se obdelajo v skladu s standardi varstva podatkov iz delegirane uredbe Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014.
4. Organizacije pošiljateljice nudijo podporo pri krepitvi zmogljivosti organizacij gostiteljic za merjenje napredka, učinkov in rezultatov glede na naloge, ki so bile dodeljene prostovoljcem, in njihove cilje.
POGLAVJE 9
MEHANIZEM CERTIFICIRANJA ZA ORGANIZACIJE POŠILJATELJICE IN ORGANIZACIJE GOSTITELJICE
Člen 32
Mehanizem certificiranja za organizacije gostiteljice
1. Organizacije gostiteljice, ki želijo biti certificirane, predložijo objektivno in resnično samooceno v skladu z zahtevami iz točke 1 Priloge III, pri čemer svoje obstoječe politike in prakse ocenijo glede na zahteve standardov in postopkov v zvezi s kandidati za prostovoljce in prostovoljci, določene v tej uredbi in delegirani uredbi Komisije, ki se sprejme na podlagi člena 9(2) Uredbe (EU) št. 375/2014.
2. Organizacija gostiteljica v samooceni razkrije morebitne vrzeli in področja, ki jih je treba izboljšati in bi lahko zahtevala krepitev zmogljivosti, da se doseže popolna skladnost.
3. Organizacija gostiteljica skupaj s samooceno predloži tri priporočila v skladu z zahtevami iz točke 1 Priloge III za zagotovitev izčrpnih informacij o vseh zahtevah standardov in postopkov v zvezi s kandidati za prostovoljce in prostovoljci. Priporočilo zagotovita najmanj dve izmed naslednjih skupin zainteresiranih strani:
(a)
certificirana organizacija pošiljateljica ali organizacija gostiteljica, s katero je kandidatka za organizacijo gostiteljico že sklenila ali namerava skleniti partnerstvo za sodelovanje v pobudi Prostovoljci EU za humanitarno pomoč;
(b)
partner Komisije za humanitarno pomoč z veljavnim okvirnim sporazumom (o partnerstvu), s katerim je kandidatka za organizacijo gostiteljico uspešno sodelovala pri projektu humanitarne pomoči;
(c)
ustrezna mednarodna organizacija, neprofitna organizacija ali oseba javnega prava civilnega značaja, s katero je kandidatka za organizacijo gostiteljico uspešno sodelovala pri projektu humanitarne pomoči;
(d)
akreditacijska ali revizijska organizacija, ki je kandidatko za organizacijo gostiteljico certificirala na področjih, ki so relevantna za pobudo Prostovoljci EU za humanitarno pomoč; v tem primeru je treba predložiti tudi ustrezne dokumente o akreditaciji ali reviziji.
4. Izpolnjeno samooceno podpiše oseba s pooblastilom za zastopanje in prevzem pravno zavezujočih obveznosti v imenu organizacije gostiteljice, nato pa se ta skupaj s priporočili iz odstavka 3 pošlje Komisiji.
5. Komisija na podlagi samoocene in priporočil prijavo oceni in lahko sprejme eno od naslednjih odločitev:
(a)
izda certifikat, če oceni, da kandidatka za organizacijo gostiteljico izpolnjuje vse zahteve standardov in postopkov;
(b)
ne izda certifikata, če oceni, da kandidatka za organizacijo gostiteljico ne izpolnjuje vseh zahtev standardov in postopkov.
6. V šestih mesecih po prejemu prijave Komisija kandidatko za organizacijo gostiteljico obvesti o izidu certificiranja, pri čemer po potrebi navede tudi možnosti za podporo pri krepitvi zmogljivosti v primeru ponovne prijave. Če se ugotovijo potrebe, ki jih je treba izpolniti na podlagi strategije za krepitev zmogljivosti, ki jo mora predložiti kandidatka za organizacijo gostiteljico, je ta pri krepitvi zmogljivosti upravičena do prednostne podpore.
Člen 33
Mehanizem certificiranja za organizacije pošiljateljice
1. Organizacije pošiljateljice, ki želijo biti certificirane, predložijo objektivno in resnično, na dokazih temelječo samooceno v skladu z zahtevami iz točke 2 Priloge III, pri čemer svoje obstoječe politike in prakse ocenijo glede na zahteve standardov in postopkov v zvezi s kandidati za prostovoljce in prostovoljci.
2. Organizacija pošiljateljica v samooceni, ki temelji na dokazih, razkrije morebitne vrzeli in področja, ki jih je treba izboljšati in bi lahko zahtevala tehnično pomoč, da se doseže popolna skladnost. Priloži tudi primere dokazov in načine za preverjanje, ali se politike in prakse, navedene v vsaki posamezni zahtevi standardov in postopkov, predvsem kar zadeva prostovoljce, dejansko izvajajo.
3. Izpolnjeno, na dokazih temelječo samooceno podpiše oseba s pooblastilom za zastopanje in prevzem pravno zavezujočih obveznosti v imenu organizacije pošiljateljice, nato pa se ta skupaj s spremnimi dokumenti iz odstavka 2 pošlje Komisiji.
4. Komisija na podlagi predložene, na dokazih temelječe samoocene in spremnih dokumentov prijavo oceni in lahko sprejme eno od naslednjih odločitev:
(a)
izda certifikat, če oceni, da kandidatka za organizacijo pošiljateljico izpolnjuje vse zahteve standardov in postopkov;
(b)
ne izda certifikata, če oceni, da kandidatka za organizacijo pošiljateljico ne izpolnjuje vseh zahtev standardov in postopkov.
5. V šestih mesecih po prejemu prijave Komisija kandidatko za organizacijo pošiljateljico obvesti o izidu certificiranja, pri čemer po potrebi navede tudi možnosti za tehnično pomoč v primeru ponovne prijave. Če se ugotovijo potrebe, ki jih je treba izpolniti na podlagi strategije za tehnično pomoč, ki jo mora predložiti organizacija pošiljateljica, je ta upravičena do prednostne tehnične pomoči.
Člen 34
Pravna sredstva
1. Odločitev Komisije, da certifikata ne izda in prijavo zavrne, pomeni, da se lahko zavrnjena organizacija kandidatka ponovno prijavi šele po dvanajstih mesecih od dneva prejema odločitve o zavrnitvi. V odločitvi se navedejo tudi razpoložljiva pravna sredstva zoper odločitev.
2. V skladu s členoma 256 in 263 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) je za odločanje o aktih Evropske komisije s pravnim učinkom za tretje osebe pristojno Splošno sodišče. V skladu s členi 256, 268 in 340 PDEU je Splošno sodišče pristojno tudi za spore v zvezi z nadomestilom škode, ki jo Evropska komisija povzroči v primeru nepogodbene odgovornosti.
Člen 35
Finančna sposobnost in organizacijska zmogljivost organizacij
Ocena finančne sposobnosti in organizacijske zmogljivosti certificiranih organizacij pošiljateljic in organizacij gostiteljic ni del postopka certificiranja. Ta sposobnost in zmogljivost se kot predpogoj za prejem finančne pomoči Unije ocenita v fazi prijave na razpis za zbiranje predlogov.
Člen 36
Veljavnost certifikata in redni pregledi
1. Certificirane organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice se ponovno certificirajo tri leta po prejemu odločitve Komisije o izdaji certifikata ali v primeru bistvenih sprememb standardov ali postopkov v zvezi z zadevnimi vprašanji.
2. V času veljavnosti certifikata se od certificiranih organizacij pošiljateljic in organizacij gostiteljic po potrebi lahko zahteva sodelovanje v rednih pregledih, ki jih opravi Komisija.
3. Certificirane organizacije pošiljateljice in organizacije gostiteljice nemudoma obvestijo Komisijo o spremembah svojega pravnega, finančnega, tehničnega ali organizacijskega položaja, ki bi lahko ogrozile njihovo izpolnjevanje standardov in postopkov ali vodile v nasprotje interesov. Komisijo obvestijo tudi o spremembi svojega imena, naslova ali pravnega zastopnika.
Člen 37
Začasni in trajni odvzem certifikata
1. Na podlagi informacij, pridobljenih od certificirane organizacije pošiljateljice ali organizacije gostiteljice, vključno z informacijami, pridobljenimi pri rednih pregledih iz člena 36(2) ali na druge načine, lahko Komisija presodi, da certificirana organizacija pošiljateljica ali organizacija gostiteljica ne izpolnjuje več enega ali več standardov ali postopkov. V takih primerih lahko Komisija sprejme ustrezne ukrepe; med drugim lahko certifikat začasno ali trajno odvzame po postopku iz točke 3 Priloge III.
2. Organizacija pošiljateljica ali organizacija gostiteljica, ki ji je bil certifikat začasno ali trajno odvzet, od dneva začasnega ali trajnega odvzema ne napoti in ne gosti prostovoljcev ter ni upravičena do finančne pomoči Unije v ta namen.
3. Komisija lahko na podlagi razlogov za začasni ali trajni odvzem certifikata, zlasti ko gre za varnost prostovoljcev, zahteva, da se prostovoljci, ki so bili napoteni v času pred začasnim ali trajnim odvzemom, vrnejo v državo izvora.
4. Organizacija pošiljateljica ali organizacija gostiteljica zaradi začasnega ali trajnega odvzema certifikata ni upravičena zahtevati odškodnino.
Člen 38
Odgovornost za škodo
Komisija ni odgovorna za morebitno izgubo ali škodo, ki jo organizacija pošiljateljica, organizacija gostiteljica ali tretja oseba povzroči ali utrpi zaradi statusa certifikata organizacije pošiljateljice ali organizacije gostiteljice.
POGLAVJE 10
KONČNE DOLOČBE
Člen 39
Začetek veljavnosti
Ta uredba začne veljati tretji dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 20. novembra 2014