ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1268/2012 НА КОМИСИЯТА
от 29 октомври 2012 година
относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално членове 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 и 209 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2) бе съществено изменен и заменен с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“). Поради това е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (3) да се приведе в съответствие с Финансовия регламент. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 да бъде заменен.
(2)
Съгласно член 290 от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“) законодателен акт може да делегира на Комисията правомощието да приема незаконодателни актове само с цел допълване или изменяне на някои несъществени елементи на законодателния акт. Вследствие на това някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 са включени във Финансовия регламент. Поради това тези разпоредби следва да не бъдат включени в настоящия регламент.
(3)
По време на своята подготвителна работа Комисията проведе подходящи консултации, включително на експертно равнище, и предаде едновременно, своевременно и по подходящ начин съответните документи на Европейския парламент и Съвета.
(4)
Що се отнася до бюджетните принципи, и по-специално до принципа на единство, опростяването на правилата, уреждащи генерирането и събирането на лихви, начислени върху предварителното финансиране, и по-специално отказването от задължението на получателите на безвъзмездни средства да генерират такива лихви, прави неактуални разпоредбите относно обхвата и условията за събиране на лихвите. В случаите, в които такова задължение се налага на субектите, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, правилата, уреждащи посочването, използването и счетоводното отчитане на генерираните лихви, следва да бъдат включвани в споразуменията за делегиране, сключени с тези субекти. В случаите, в които начислените върху предварителното финансиране лихви се дължат на Съюза въз основа на тези споразумения, тези лихви следва да се изплащат на бюджета като целеви приходи.
(5)
По отношение на принципа на ежегодност е важно да се пояснят значението на годишните бюджетни кредити и подготвителните етапи на процедурата по поемане на задължения, която, ако бъде приключена до 31 декември, може да позволи пренасяне на бюджетни кредити за поети задължения.
(6)
Що се отнася до принципа на разчетна единица, следва да бъдат посочени валутните курсове, които следва да се използват за конвертирането на еврото в другите валути за нуждите на управлението на паричния поток и отчетите. Освен това следва да се повиши прозрачността в счетоводното отчитане на резултатите от такива операции по конвертиране на валути. След въвеждането на еврото следва да се премахне задължението на Комисията да предоставя на държавите членки информация за паричните преводи, извършвани между различни валути.
(7)
Що се отнася до дерогациите от принципа на универсалност, следва да бъде уточнено бюджетното третиране на целевите приходи, по-конкретно на вноските от държавите членки или трети държави по определени програми на Съюза, както и ограниченията за нетиране на приходите и разходите. По-конкретно, като се има предвид настоящата практика, по съображения за правна сигурност е необходимо да се поясни, че по правило целевите приходи следва да генерират бюджетни кредити за поети задължения и за плащания автоматично, веднага след като приходите бъдат получени от институцията. Необходимо е също да се уточнят случаите, в които по изключение целевите приходи могат да бъдат предоставяни, преди приходите да са реално получени от институцията.
(8)
Относно принципа на специфичност следва да се даде точно определение за изчисляването на процента на бюджетните кредити, които институциите имат право да прехвърлят по силата на своята независимост. Европейският парламент и Съветът следва да получават пълна информация посредством подробно обяснение на исканията за трансфери, които трябва да им се изпращат.
(9)
Що се отнася до доброто финансово управление, нужно е да се посочат целите на предварителната, междинната и последващата оценка на програмите и дейностите, минималната честота на тяхното извършване и информацията, която трябва да се съдържа в законодателната финансова обосновка.
(10)
По отношение на принципа на прозрачност публикуването на данни с името на съответните получатели на средства и точните суми, получени от тях, повишава прозрачността по отношение на използването на съответните средства. Такава предоставена на гражданите информация засилва публичния контрол на целта, за която средствата са предоставени, и спомага за най-доброто използване на публичните средства. Същевременно, когато получателите са физически лица, при такова публикуване трябва да се спазват правилата за защита на личните данни. Поради това личните данни следва да се публикуват само ако това е необходимо и пропорционално на преследваната основателна цел.
(11)
Информацията относно използването на средства на Съюза следва да се публикува на уебсайт на институциите и да съдържа поне името, местоположението, сумата и предназначението на средствата. Тази информация следва да отчита критериите, залегнали в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент, и по-конкретно вида и размера на отпуснатите средства.
(12)
Името и местоположението на получателите на средства на Съюза следва да се публикуват за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени вследствие на откриването на публична процедура на конкурентна основа, какъвто е случаят по-конкретно с конкурсите, поканите за представяне на предложения и на оферти, при зачитане на принципите на ДФЕС, и по-специално принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация. Освен това такова публикуване следва да допринася за осъществяването на контрол върху процедурите за публичен подбор от страна на отхвърлените кандидати в конкурентната процедура.
(13)
Публикуването на лични данни на физически лица следва да не надхвърля срока, през който средствата се използват от получателя, поради което трябва да се прекратява след изтичане на две години. Същото следва да се отнася и за личните данни на юридическите лица, чието официално наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
(14)
В повечето случаи, попадащи в обхвата на настоящия регламент, публикуването се отнася до юридическите лица.
(15)
Когато става въпрос за физически лица, такова публикуване следва да се предвижда само при съблюдаване на принципа на пропорционалност между размера на отпуснатата сума и необходимостта от контрол на най-добрия начин на използване на средствата. По отношение на физическите лица публикуването на региона от ниво NUTS 2 съответства на целта да се публикуват получателите, гарантира равно третиране на държавите членки с различна големина, като същевременно се зачита правото на получателите на личен живот, и по-специално на защита на личните им данни.
(16)
Информацията за стипендиите и други преки помощи, отпускани на физическите лица в най-голяма нужда, следва да не се публикува.
(17)
За да се гарантира спазването на принципа на равно третиране на получателите на средства, публикуването на информация във връзка с физическите лица следва да бъде осигурено и в съответствие със задължението на държавите членки да осигурят голяма прозрачност на поръчките, чиято стойност надхвърля сумата в Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (4).
(18)
Името и местоположението на получателя, както и сумата и предназначението на средствата следва да не се публикуват, ако това може да застраши неприкосновеността на получателя, защитен от Хартата на основните права на Европейския съюз, или би навредило на законните търговски интереси на получателя.
(19)
Бюджетната номенклатура следва да осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес.
(20)
Следва да бъдат посочени и действията, които има вероятност да породят конфликт на интереси.
(21)
По отношение на непрякото управление е необходимо да се установят рамката за това делегиране на правомощия и съдържанието на споразумението за делегиране. Всеки субект или лице, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, следва да гарантира степен на защита на финансовите интереси на Съюза, еквивалента на изискваната по Финансовия регламент. Следва да бъдат посочени условията, при които Комисията може да приема, че системите, правилата и процедурите на тези субекти или лица са еквивалентни на нейните, за да се обезпечи доброто финансово управление на средствата на Съюза от субектите със задачи по изпълнението на бюджета.
(22)
Изпълнителните агенции, които остават под контрола на Комисията, следва да бъдат признати за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на тази институция за изпълнението на бюджета на Съюза.
(23)
В случай на непряко управление с международни организации следва да бъдат посочени организациите, които отговарят на условията за този вид управление.
(24)
Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга, следва да бъдат определени условията за тяхното посочване.
(25)
За непрякото управление е необходимо да се установят подробни правила за процедурите за разглеждане и приемане на отчетите и за изключване от финансиране от Съюза на разходите, за които са отпуснати средства в нарушение на приложимите правила.
(26)
Частноправните субекти, извършващи подготвителни или помощни задачи от името на Комисията, следва да бъдат избирани в съответствие с процедурите за възлагане на обществени поръчки.
(27)
Що се отнася до ролята на финансовите участници, реформата на финансовото управление, както и премахването на централизираните предварителни проверки, повишава отговорностите на разпоредителите с бюджетни кредити при всички приходни и разходни операции, включително от гледна точка на системите за вътрешен контрол. Европейският парламент и Съветът следва в бъдеще да бъдат уведомявани за възлагането или прекратяването на функциите на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити. Следователно следва да бъдат определени и задачите, отговорностите и принципите на процедурите, които трябва да бъдат спазвани. Интернализирането на предварителните проверки налага по-конкретно да се прави ясно разграничение между задачите, свързани с инициирането на операции в изпълнение на бюджета, и задачите, свързани с проверката на тези операции. Освен това всяка институция следва да приеме кодекс на професионалните стандарти, който се прилага за служителите, отговарящи за предварителните и последващите проверки. Необходимо е също да се предвиди поетите отговорности да бъдат отчитани в годишен доклад до институцията, която отговаря, освен за други неща, за последващите проверки. Следва да се съхранява оправдателната документация във връзка с извършените операции. На последно място, всички различни форми на процедурата на договаряне за възлагане на обществени поръчки следва, тъй като тези поръчки представляват дерогации от обичайните процедури за възлагане на обществени поръчки, да бъдат предмет на специален доклад до институцията и на съобщение до Европейския парламент и Съвета.
(28)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 следва да бъде адаптиран, за да бъде взета предвид двойната роля на ръководителя на делегация като вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“) и що се отнася до оперативните бюджетни кредити, за Комисията.
(29)
С цел поясняване на отговорностите е необходимо да се даде точно определение на задачите и отговорностите на счетоводителя във връзка със счетоводните системи, управлението на касата, управлението на банковите сметки и досиетата на трети страни. Следва да бъдат определени и условията за прекратяване на функциите на счетоводителя.
(30)
Следва да бъдат също определени условията за използване на сметките за авансови средства - система за управление, представляваща изключение от обичайните бюджетни процедури, като следва да бъдат определени и задачите и отговорностите на администраторите на авансови средства, както и тези на разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводителя във връзка с контрола на сметките за авансови средства. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции. По съображения за ефикасност в делегациите следва да се открива само една сметка за авансови средства - за бюджетните кредити от частта на бюджета, предназначена за Комисията, и от частта на бюджета, предназначена за ЕСВД. Оказа се необходимо да се въведе възможността за използване на дебитни карти, свързани със сметките за авансови средства, за да се улеснят плащанията, по-специално в делегациите и представителствата на Съюза, и за да се избегнат рисковете, свързани с работата с пари в брой.
(31)
Когато бъдат определени задачите и отговорностите на всеки финансов участник, последният може да бъде държан отговорен само съгласно условията, съдържащи се в Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Специалният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден във всяка институция, се оказа ефикасен механизъм за определяне на това дали са налице нередности от финансово естество и следователно трябва да се запази. Необходимо е да се установи процедурата, чрез която разпоредителят с бюджетни кредити може да иска потвърждение за инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, и по този начин да се освобождава от всякаква отговорност.
(32)
Що се отнася до приходите, с изключение на специалния случай на собствените ресурси, попадащи в обхвата на Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (5), трябва да се определят задачите и проверките, попадащи в отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити на различните етапи от процедурата: установяване на прогноза за вземанията, нареждане за събиране, изпращане на дебитното известие, с което длъжникът се уведомява, че вземането е установено, изчисляване на евентуална лихва за забава и решението, при необходимост, за отказ от вземане при спазване на критерии, гарантиращи съблюдаване на принципа на добро финансово управление, за да се обезпечи ефикасно събиране на приходите.
(33)
Необходимо е да се уточни ролята на счетоводителя в събирането на приходите и по отношение на удължаването на срока за плащане на разходите. Счетоводителят следва да разполага също с гъвкавост при събирането на плащания, като например възможността директно да прихваща дългове или, при извънредни обстоятелства и при надлежно съблюдаване на принципа на пропорционалност, да отменя изискването за предоставяне на гаранция за изплащане на дълг, когато длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция.
(34)
За да се обезпечи управлението на активите, като същевременно се генерира финансово възнаграждение, е необходимо условно платените суми, като глобите в областта на конкуренцията, които се оспорват, да се инвестират във финансови активи и да се уточни за каква цел ще се използват лихвите, генерирани от тези инвестиции.
(35)
За да се гарантира, че Комисията разполага с цялата необходима информация за приемането на решенията за финансиране, е необходимо да се установят минималните изисквания за съдържанието на решенията за финансиране в областта на безвъзмездните средства, обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти.
(36)
Що се отнася до разходите, следва да бъдат дефинирани връзката между решенията за финансиране, глобалните поети задължения и индивидуалните поети задължения и характеристиките на тези различни етапи, за да се въведе ясна рамка за различните етапи от изпълнението на бюджета.
(37)
Необходимо е да се поясни връзката между утвърждаването, разрешаването и платежните операции и проверките, които трябва да извършва разпоредителят с бюджетни кредити при проверката на разходите с резолюция „прието за плащане“. Следва да бъдат посочени документите, които трябва да бъдат изготвяни в подкрепа на плащанията, както и да бъдат определени правила за изчистването на предварителното финансиране и на междинните плащания.
(38)
Следва да се определят подробни правила за прилагането на сроковете, които важат за операциите по утвърждаване и плащане, като бъде взета под внимание Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. относно борбата със забавяне на плащането по търговски сделки (6), за да се предотврати ненужното забавяне на плащанията в полза на получателите.
(39)
За вътрешния одит е необходимо да се установи процедурата за назначаване на одитора и за гарантиране на неговата независимост в рамките на институцията, която го е назначила и на която той трябва да докладва за дейността си. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции, за да се осигури прозрачност спрямо Европейския парламент и Съвета.
(40)
Правилата относно обществените поръчки следва да се основават на Директива 2004/18/ЕО. Необходимо е да се определят различните видове процедури за възлагане на обществени поръчки, приложимите мерки за оповестяване и публикуване, условията, при които може да се използва конкретен вид процедура, и основните характеристики на съществуващите процедури, посочването на критериите за подбор и възлагане, правилата за достъп до тръжните документи и за комуникация с оферентите или кандидатите и за случаите, при които Комисията възлага поръчки за свои нужди, приложимите прагове и правилата за определяне на стойността на поръчките, които ще бъдат възлагани.
(41)
Целта на процедурите за възлагане на обществени поръчки е задоволяване на нуждите на институцията при възможно най-добрите условия, като същевременно се гарантира равният достъп до обществените поръчки и се съблюдават принципите на прозрачност и недопускане на дискриминация. С цел осигуряване на прозрачност и равно третиране на кандидатите и оферентите, както и пълната отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити при крайния избор, е необходимо да се определи процедурата за отваряне и оценяване на офертите и заявленията за участие, от назначаването на комисия до обоснованото и документирано решение за възлагане, която процедура в крайна сметка попада в рамките на дейността на възложителя.
(42)
Като се вземе предвид опитът от миналото, е необходимо да се установи нова процедура за възлагане на обществени поръчки за поръчките със средна стойност. Нужно е да се позволи използването на „списък на потенциалните оференти“ при същите условия като съществуващите за поканите за изразяване на интерес, тъй като този списък води до по-малка административна тежест за потенциалните оференти.
(43)
За да се защитят финансовите интереси на Съюза по време на изпълнението на поръчките, е необходимо да се допусне възможността да се изисква от субектите, които осигуряват финансовия капацитет в рамките на възлагането на обществените поръчки, да носят солидарна отговорност за изпълнението на съответната поръчка.
(44)
С цел защита на финансовите интереси на Съюза и гарантиране на контрола върху изпълнението на поръчките е необходимо да се допусне възможността да се изисква от изпълнителя самият той да изпълнява пряко определени задачи от критично естество.
(45)
За да се гарантира, че поръчките се изпълняват по най-високи професионални стандарти, е необходимо да се допусне възможността за отхвърляне на оференти, които имат потенциални конфликти на интереси.
(46)
Като се има предвид, че изискването на финансови гаранции вече не се прилага по подразбиране, е нужно да бъдат определени критериите, по които такива гаранции могат да бъдат изисквани.
(47)
Необходимо е да се поясни обхватът на дела за безвъзмездните средства, по-специално по отношение на вида на дейността или на органа от общ европейски интерес, които отговарят на условията за отпускане на безвъзмездни средства, както и по отношение на видовете правни задължения, които могат да се използват за покриване на безвъзмездните средства. За тези правни задължения следва да бъдат уточнени критериите за избор между споразумения и решения, тяхното минимално съдържание и възможността за сключване на индивидуално споразумение или решение за безвъзмездни средства в рамките на рамковите партньорства, за да се гарантира равно третиране и за да се избегне ограничаването на достъпа до средства на Съюза.
(48)
Обхватът на дела за безвъзмездните средства следва да отчита и въвеждането във Финансовия регламент, от една страна, на специфични дялове за наградите и финансовите инструменти и от друга страна, на ключовите правила, приложими за безвъзмездните средства, допустимите разходи, премахването на принципа на постепенно намаляване, използването на опростени форми безвъзмездни средства (еднократни суми, единични разходи и единни ставки) и отпадането на задължителното предоставяне на гаранции за предварителното финансиране.
(49)
Напредъкът към електронен обмен на информация и електронно подаване на документи, които представляват основна мярка за опростяване, следва да бъде съпътстван от ясни условия за приемане на системите, които ще се използват, за да се създаде надеждна от правна гледна точка среда.
(50)
Принципите на недопускане на печалба и съфинансиране следва да бъдат преразгледани съобразно поясненията и мерките за опростяване, включени във Финансовия регламент. По-конкретно, по съображения за яснота, трябва да се определят подробни правила за видовете приходи, които да се задържат, за принципа на недопускане на печалба, както и формите на външно съфинансиране и вноските в натура.
(51)
По отношение на принципа на прозрачност следва да се разрешат приемането и публикуването на многогодишни работни програми, тъй като те носят добавена стойност за заявителите, които могат да предвиждат по-лесно и да се подготвят по-добре за поканите за представяне на предложения. В този контекст следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране. За да се осигури прозрачност, трябва да се публикуват и поканите за представяне на предложения, освен при спешни случаи или когато дейността може да бъде реализирана само от един субект. Нужно е да се уточни минималното съдържание, което ще се публикува.
(52)
Тъй като често се допускат грешки и несъответствия при използването на условията за допустимост за данъка върху добавената стойност (ДДС), плащан от бенефициерите, трябва да се гарантира, че концепциите за невъзстановим ДДС и данъчно незадължени лица по смисъла на член 13, параграф 1 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 г. относно общата система на данъка върху добавената стойност (7) се разбират и прилагат последователно по отношение на дейностите, които попадат в обхвата на тези концепции.
(53)
За да се осигурят прозрачност, равно третиране на заявителите и по-голяма отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити, трябва да се установи процедурата за отпускане - от заявлението за безвъзмездни средства, за което Комисията следва да е предоставила минимална информация на заявителите, до оценката на заявлението в контекста на посочени по-рано критерии за допустимост, подбор и отпускане, преди отговорният разпоредител с бюджетни кредити да вземе окончателно, надлежно документирано решение. Необходимо е да се определят подробни правила относно състава и задачите на комисията, която отговаря за оценяването на предложенията спрямо критериите за подбор и отпускане, както и относно възможностите за контакт със заявителите по време на процедурата по отпускане или за приканването им да коригират своите предложения. Тези възможности следва подобаващо да отразяват нуждите от гледна точка на доброто администриране, въведени във Финансовия регламент, и следва да включват условията, при които предложенията могат да бъдат коригирани преди подписването на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства или уведомяването за решенията за отпускане на безвъзмездни средства, като същевременно се прилага равно третиране на заявителите и се спазва принципът, според който инициативата за действията идва само от заявителите.
(54)
Тъй като съгласно Финансовия регламент използването на еднократни суми, единични разходи и единни ставки се улеснява и разширява, определенията за тези опростени форми безвъзмездни средства следва да бъдат пояснени. Особено нужно е да се поясни, че те имат за цел, както всяка форма безвъзмездни средства, да покриват категории допустими разходи, и да се посочи, че техният размер не трябва непременно да бъде предварително фиксиран, което е особено меродавно в случаите, в които размерът на безвъзмездните средства се определя въз основа на обичайните практики на бенефициера за счетоводно отчитане на разходите. Нужно е също да се осигури стабилност на правилата за финансиране в рамките на конкретна програма. За тази цел следва да се позволи използването на опростените форми безвъзмездни средства за целия срок на програмата. За целите на статистиката, методологията или предотвратяването и разкриването на измами е необходимо да се осигури достъп до общата счетоводна информация на бенефициера, дори когато безвъзмездните средства за под формата на еднократни суми, единични разходи или единни ставки. Тези проверки обаче следва да не се използват за поставяне под въпрос на стойността на вече договорените еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
(55)
Доброто финансово управление налага Комисията да се защитава чрез гаранции: на етапа на заявленията за безвъзмездни средства - чрез организиране на финансови одити за заявленията за по-големи суми; към момента на изплащане на предварителното финансиране, когато разпоредителят е преценил, че рисковете оправдават това - чрез изискване на предварителни финансови гаранции; и на етапа на междинните плащания или на плащането на остатъка - чрез организиране на предоставянето на сертификати, съставени от одитори, за заявките за плащане за най-големите суми и които представляват най-голям риск.
(56)
Следва да бъдат пояснени условията и процедурите за временно спиране и намаляване на безвъзмездните средства, за да се дефинират по-добре основанията за това временно спиране или намаляване, да се предостави подходяща информация на бенефициерите и да се гарантира, че бенефициерите имат възможност да упражняват правото си на защита на всеки етап.
(57)
Доброто управление на средствата на Съюза означава също, че самите бенефициери на безвъзмездни средства използват безвъзмездните средства от Съюза икономично и ефикасно. По-конкретно разходите по договорите, възложени от бенефициерите с цел изпълнение на дейност, следва да бъдат допустими, при условие че тези договори за изпълнение се възлагат на икономически най-изгодната оферта.
(58)
Тъй като ограниченията за използване на финансова помощ за трети страни са отслабени във Финансовия регламент, е необходимо да бъдат установени минималните разпоредби, които да бъдат договорени на равнището на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или да бъдат включени в решението за безвъзмездни средства, за да се направи ясно разграничение между отпускането на финансова помощ на трети страни от бенефициер и изпълнението на бюджетни задачи от лице с делегирани правомощия в рамките на непрякото управление.
(59)
Правомощията за налагане на санкции на бенефициерите на безвъзмездни средства следва да бъдат приведени в съответствие с правомощията, предоставяни в контекста на възлагането на обществени поръчки, като се има предвид, че тези правомощия имат един и същ характер и следва да се подчиняват на едни и същи правила от гледна точка на ефективността и пропорционалността.
(60)
При наградите, също както при безвъзмездните средства, следва да се съблюдават принципите на прозрачност и равно третиране. В този контекст следва също да бъдат установени минималните характеристики на работните програми и на конкурсите, като се вземат под внимание съответните нужди за безвъзмездните средства. По-конкретно следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране, както и минималното съдържание на конкурсните правила, и по-специално условията за изплащане на наградата на победителите в случай на присъждане, и подходящите средства за публикуване.
(61)
Спазването на принципите на прозрачност и равно третиране налага също установяването на ясно определена процедура за присъждане - от внасянето на проекти до информацията за участниците и обявяването на спечелилия участник. Тази процедура следва да включва оценяване на проектите на участниците от комисия от експерти, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, чрез използване на критериите за присъждане, обявени в конкурсните правила, за да се осигури компетентно и неутрално оценяване на проектите на участниците. Въз основа на препоръките на експертите отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да вземе окончателното решение относно присъждането на наградата, тъй като отговорността за изпълнението на бюджета винаги се носи от Комисията.
(62)
За да се осигури хармонизирано прилагане на различните финансови инструменти в рамките на Комисията, общата рамка, включена в дял VIII на Финансовия регламент, следва да бъде допълнена с подробни правила за управлението на финансовите инструменти, включително с разпоредби за избора на субекти с възложени задачи по изпълнението, съдържанието на споразуменията за делегиране, разноските и таксите за управление, и за доверителните сметки.
(63)
Следва да бъдат определени правила за избора на финансови посредници и крайни получатели, особено когато финансовите инструменти се управляват пряко в извънредни случаи или чрез специални инвестиционни механизми, или чрез други механизми за изпълнение, гарантирайки по този начин ефикасно разходване на средствата на Съюза.
(64)
Необходимо е да се определят условията за използване на финансовите инструменти, включително на лостовия ефект, и рамката за мониторинг. Необходимо е също да се предприемат мерки с цел привеждане на финансовите инструменти в действие въз основа на солидна предварителна оценка, която позволява на Комисията да ги проектира така, че да се реагира на пазарната неефективност и на неоптималните инвестиционни ситуации.
(65)
Що се отнася до воденето и представянето на счетоводна отчетност, общоприетите счетоводни принципи, на които трябва да се основават финансовите отчети, са дефинирани в правилата на Съюза за счетоводна отчетност. Тези счетоводни правила посочват също условията за записване на операция в сметките и правилата за оценяване на активите и пасивите и за осигуряване на провизии, за да се гарантира, че информацията се представя правилно, изчерпателно и точно.
(66)
По отношение на въпросите от счетоводно естество следва да се уточни, че счетоводителят на всяка институция трябва да изготвя документи, описващи организацията на сметките и счетоводните процедури на тази институция, и да определя условията, на които трябва да отговарят компютризираните счетоводни системи, по-специално за да се осигурят сигурност на достъпа и одитна следа за всички промени, направени в системата.
(67)
Що се отнася до воденето на сметките, трябва да се посочат принципите, приложими за счетоводните книги, оборотната ведомост, периодичното равнение на общите суми в този баланс и инвентара, и да се посочат елементите на сметкоплана, приет от счетоводителя на Комисията. Следва да се определят правилата, които се прилагат за вписването на операциите, по-конкретно методът на двустранното счетоводство, правилата за конвертиране на операциите, които не са в евро, и оправдателната документация за счетоводните вписвания. Следва също да се уточни съдържанието на счетоводната документация.
(68)
Необходимо е да се установят правилата във връзка с инвентарния опис и да се разяснят съответните отговорности в тази сфера на счетоводителите и разпоредителите с бюджетни кредити, както и правилата, приложими за препродажбата на имущество от инвентарния опис, с цел ефикасно управление на активите.
(69)
По отношение на външните дейности настоящият регламент, в съответствие с Финансовия регламент, следва да предвиди изключенията, които отразяват специфичните оперативни характеристики на този сектор, главно що се отнася до възлагането на обществени поръчки и отпускането на безвъзмездни средства, по-конкретно поради това че тези процедури се изпълняват от органите на трети държави, получаващи финансова подкрепа от Съюза. Що се отнася до възлагането на обществени поръчки, тези разлики следва да са свързани предимно с видовете процедури и праговете, вследствие на които се прилагат. По отношение на безвъзмездните средства в определени случаи следва да е разрешено пълно финансиране, главно за да се вземе под внимание намалената способност за съфинансиране на бенефициерите.
(70)
Трябва да бъдат установени подробни разпоредби относно използването на бюджетна подкрепа, като се посочат условията, при които може да се използва бюджетна подкрепа, и задължението на партньора да предоставя на Комисията своевременна и надеждна информация за оценяване на това дали тези условия се изпълняват.
(71)
По отношение на доверителните фондове на Съюза трябва да се уточнят принципите, приложими за вноската на Съюза в полза на доверителните фондове на Съюза и вноските на другите донори, да се определят счетоводните правила и правилата за докладване за съответния доверителен фонд на Съюза, по-специално за лихвата с настъпил падеж по банковата сметка на доверителния фонд, да се разяснят съответните отговорности на финансовите участници и на управителния съвет на доверителния фонд, както и да се определят задълженията за външен одит. Необходимо е също да се гарантира справедливо представяне на участващите донори в рамките на управителния съвет на доверителния фонд и да се осигури задължителен положителен глас на Комисията за използването на средствата.
(72)
С цел опростяване на процедурите за възлагане на обществени поръчки в рамките на външните дейности, някои прагове са променени, а други прагове и управленски процедури, произтичащи от общите разпоредби, са добавени и адаптирани.
(73)
Що се отнася до безвъзмездните средства, условията за дерогация от принципа на съфинансиране следва да бъдат рационализирани в съответствие с Финансовия регламент.
(74)
За да се гарантира добро финансово управление на бюджетните кредити на Съюза, трябва също да се посочат предварителните условия и правилата, които трябва да бъдат включени в споразуменията при децентрализирано управление на бюджетните кредити или при използване на сметки за авансови средства.
(75)
Целесъобразно е да се даде определение за европейските служби и да се въведат специфични правила за Службата за публикации и разпоредби, с които счетоводителят на Комисията се оправомощава да делегира някои от своите задачи на служители в тези служби. Следва да бъдат определени и оперативни процедури за банковите сметки, които европейските служби могат да бъдат оправомощени да откриват на името на Комисията.
(76)
По аналогия с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза следва да се публикуват списъкът на експерти по член 204 от Финансовия регламент, избрани чрез покана за изразяване на интерес, и предметът на техните задачи. Следва да се публикува и тяхното възнаграждение, когато надвишава 15 000 EUR.
(77)
Новата процедура, въведена в член 203 от Финансовия регламент, следва да бъде допълнена, особено по отношение на вида разходи, които трябва да бъдат включени в определените в този член прагове. Трябва да се определят подробни правила за проектите за недвижими имоти в делегациите на Съюза предвид на специфичните им особености, и по-специално в случай на спешност. Уместно е да се предвиди жилищните сгради, по-специално в делегациите, които трябва да бъдат взети под наем или закупени в кратък срок, да бъдат изключени от процедурата, установена в член 203 от Финансовия регламент. Придобиването на земя безплатно или за символична сума следва да не попада в обхвата на процедурата по член 203 от Финансовия регламент, тъй като само по себе си не обременява допълнително бюджета.
(78)
За да се осигури съгласуваност с разпоредбите на Финансовия регламент, трябва да се предвидят преходни разпоредби. Освен това, за да се осигури съгласуваност със секторното правно основание, е целесъобразно прилагането на разпоредбите относно режимите на управление и финансовите инструменти да се отложи за 1 януари 2014 г.,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ЧАСТ ПЪРВА
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент определя правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“).
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 2
Счетоводно отчитане на лихвите по предварително финансиране
(член 8, параграф 4 от Финансовия регламент)
Когато на бюджета се дължат лихви, споразумението, сключено със субектите или лицата по член 58, параграф 1, буква в), подточки ii)-viii) от Финансовия регламент, постановява, че предварителното финансиране се изплаща в банкови сметки или подсметки, които позволяват идентифициране на средствата и на свързаните с тях лихви. В противен случай счетоводните методи на получателите или посредниците трябва да позволяват идентифициране на средствата, платени от Съюза, и лихвите или други ползи, генерирани от тези средства.
Разпоредбите на настоящия регламент във връзка с лихвите по предварително финансиране не засягат записването на предварителното финансиране в частта за активите на финансовите отчети, съгласно посоченото в правилата за счетоводна отчетност по член 143 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 3
Бюджетни кредити за финансовата година
(член 11, параграф 3 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за поети задължения и за плащания, одобрени за финансовата година, се състоят от:
а)
бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително с коригиращи бюджети;
б)
пренесените бюджетни кредити;
в)
бюджетните кредити, предоставени повторно в съответствие с членове 178 и 182 от Финансовия регламент;
г)
бюджетните кредити в резултат на плащания по предварително финансиране, които са възстановени в съответствие с член 177, параграф 3 от Финансовия регламент;
д)
бюджетните кредити, предоставени вследствие на получаването на приходи, предвидени за определена цел през финансовата година или през предходни финансови години, но неизползвани.
Член 4
Отмяна и пренасяне на бюджетни кредити
(член 13, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент могат да бъдат пренасяни само ако задълженията не са могли да бъдат поети преди 31 декември на финансовата година по причини, които не могат да се припишат на разпоредителя с бюджетни кредити, и ако подготвителните етапи са достатъчно напреднали, за да се допусне с основание, че задълженията ще бъдат поети не по-късно от 31 март на следващата година или 31 декември за проектите за недвижими имоти.
2. Подготвителните етапи по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, които следва да бъдат приключени до 31 декември на финансовата година, за да бъде възможно пренасяне за следващата година, са по-конкретно следните:
а)
за глобалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приемането на решение за финансиране или приключването до тази дата на консултациите със заинтересованите отдели във всяка институция във връзка с приемането на решението;
б)
за индивидуалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приключването на подбора на потенциални изпълнители, бенефициери, спечелили награди или лица, на които са делегирани правомощия.
3. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, за които не са поети задължения до 31 март на следващата финансова година или до 31 декември на следващата година за сумите, свързани с проекти за недвижими имоти, се отменят автоматично.
Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за отменените по този начин бюджетни кредити в срок от един месец от отмяната, извършена съгласно първа алинея.
4. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, могат да бъдат използвани до 31 декември на следващата финансова година.
5. Бюджетните кредити, пренесени в съответствие с параграфи 1-4, се обособяват в сметките.
ГЛАВА 3
Принцип на разчетна единица
Член 5
Обменен курс между еврото и други валути
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, конвертирането от отговорния разпоредител с бюджетни кредити се прави въз основа на обменния курс на еврото за деня, публикуван в Официален вестник на Европейския съюз, серия С.
Когато изпълнителите или бенефициерите трябва да конвертират еврото в друга валута или обратно, се прилагат специфичните договорености във връзка с конвертирането, залегнали в договорите за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или споразуменията за финансиране.
2. За да се избегне същественото отражение на операциите по конвертиране на валута върху равнището на съфинансиране от Съюза или негативното отражение на тези операции върху бюджета на Съюза, специфичните договорености относно конвертирането, посочени в параграф 1, предвиждат, при необходимост, обменен курс между еврото и други валути, който се изчислява въз основа на средната стойност на обменните курсове за деня за определен период.
3. Ако в Официален вестник на Европейския съюз не е публикуван обменен курс на еврото за деня спрямо съответната валута, отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва счетоводния курс по параграф 4.
4. За целите на сметките по членове 151-156 от Финансовия регламент и при спазване на разпоредбите на член 240 от настоящия регламент конвертирането на еврото в друга валута или обратно се извършва с помощта на месечния счетоводен курс на еврото. Този счетоводен обменен курс се определя от счетоводителя на Комисията с помощта на всеки източник на информация, които той счита за надежден, въз основа на обменния курс за предпоследния работен ден на месеца, предхождащ месеца, за който се определя курсът.
5. Резултатите от валутните операции по параграф 4 от настоящия член се посочват в отделна позиция в отчетите на съответната институция.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага mutatis mutandis за органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 6
Курс, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, или от специфичните договори за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или решенията за безвъзмездни средства и споразуменията за финансиране, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, когато конвертирането се извършва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, е курсът за деня, в който службата разпоредител е съставила платежното нареждане или нареждането за събиране на вземания.
2. В случай на сметки за авансови средства в евро датата, на която банката е извършила плащането, определя курса, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно.
3. За отразяването на сметките за авансови средства в национални валути, съгласно посоченото в член 19 от Финансовия регламент, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, е курсът за месеца, в който е извършен разходът от съответната сметка за авансови средства.
4. За възстановяването на разходи с фиксирана ставка или на разходи, възникващи вследствие на Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (наричани по-нататък „Правилникът за персонала“), за които е определен таван и които се изплащат във валута, различна от еврото, курсът, който се използва, е курсът в сила към момента на възникване на вземането.
ГЛАВА 4
Принцип на универсалност
Член 7
Структура за отчитане на целевите приходи и осигуряване на съответните бюджетни кредити
(член 21 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на членове 9 и 10, структурата за отчитане на целевите приходи в бюджета включва:
а)
в приходната част на раздела за всяка институция - бюджетен ред за записване на приходите;
б)
в разходната част - бюджетните забележки, включително общите забележки, посочват в кои редове могат да се записват бюджетните кредити, съответстващи на предоставените целеви приходи.
В случаите по буква а) от първа алинея се прави символичен запис pro memoria, а в забележките за информация се посочва очакваният размер на приходите.
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целеви приходи, се предоставят автоматично както като бюджетни кредити за поети задължения, така и като бюджетни кредити за плащания, когато приходите бъдат получени от институцията, с изключение на който и да е от следните случаи:
а)
в случаите, предвидени в член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент;
б)
в случая, предвиден в член 21, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент за държавите членки, за които споразумението за финансов принос е изразено в евро.
В случая по буква б) от първа алинея бюджетните кредити за поети задължения могат да бъдат предоставяни от момента на подписването от държавата членка на споразумението за финансов принос.
Член 8
Финансов принос на държавите членки за научноизследователските програми
(член 21, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент)
1. Финансовият принос на държавите членки за финансиране на определени допълнителни научноизследователски програми, предвиден в член 5 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 на Съвета (8), се изплаща, както следва:
а)
седем дванадесети от сумата, записана в бюджета, се изплащат не по-късно от 31 януари на текущата финансова година;
б)
останалите пет дванадесети се изплащат не по-късно от 15 юли на текущата финансова година.
2. Когато бюджетът не е приет изцяло преди началото на финансовата година, финансовият принос, предвиден в параграф 1, се основава на сумата, записана в бюджета за предходната финансова година.
3. Всеки финансов принос или допълнително плащане, дължимо от държавите членки в полза на бюджета, се записва в сметката или сметките на Комисията в срок от тридесет календарни дни от датата, на която средствата са изискани.
4. Извършените плащания се записват в сметката, предвидена в Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000, и трябва да са съобразени с условията в този регламент.
Член 9
Целеви приходи вследствие на участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Съюза
(член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент)
1. Устройството на бюджета за отразяване на участието на държавите - членки на Европейската асоциация за свободна търговия (наричани по-нататък „държавите от ЕАСТ“), в определени програми на Съюза е, както следва:
а)
в приходната част се прави символичен запис pro memoria за отразяване на пълния размер на финансовия принос на държавите от ЕАСТ за съответната финансова година;
б)
в разходната част:
i)
забележките за всеки ред, свързан с дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ, показват за информация очаквания размер на финансовия принос;
ii)
в приложение, което е неразделна част от бюджета, се посочват всички редове, отнасящи се до дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ.
За целите на буква а) от първа алинея очакваната сума се посочва в бюджетните забележки.
Приложението по буква б), подточка ii) от първа алинея отразява и е част от структурата за отразяване на бюджетните кредити, които съответстват на това участие съгласно параграф 2, и за изпълняване на разходите.
2. Съгласно член 82 от Споразумението за Европейското икономическо пространство (наричано по-нататък „Споразумението за ЕИП“) средствата за годишното участие на държавите от ЕАСТ, потвърдени на Комисията от Съвместния комитет на Европейското икономическо пространство в съответствие с член 1, параграф 5 от Протокол 32 към Споразумението за ЕИП, водят до осигуряване в началото на финансовата година на пълния размер на съответните бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
3. Ако в хода на финансовата година по бюджетните редове за участието на държавите от ЕАСТ бъдат предоставени допълнителни бюджетни кредити, без държавите от ЕАСТ да могат в хода на тази година да коригират в съответната степен своя финансов принос, за да бъде спазен „факторът пропорционалност“, предвиден в член 82 от Споразумението за ЕИП, Комисията може, като временна мярка и по изключение, да използва паричните си наличности за предварително финансиране на дела на държавите от ЕАСТ. При предоставяне на такива допълнителни бюджетни кредити Комисията отправя във възможно най-кратък срок покана към държавите от ЕАСТ да предоставят съответните средства. Всяка година Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за взетите в тази връзка решения.
Предварителното финансиране се осчетоводява във възможно най-кратък срок в бюджета за следващата финансова година.
4. Съгласно член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент финансовият принос на държавите от ЕАСТ представлява външен целеви приход. Счетоводителят приема съответните мерки, за да гарантира отделното проследяване на използването на приходите от този принос и на съответните бюджетни кредити.
В отчета по член 150, параграф 2 от Финансовия регламент Комисията посочва отделно етапа от изпълнението, който съответства на участието на държавите от ЕАСТ, както от гледна точка на приходите, така и от гледна точка на разходите.
Член 10
Постъпления от санкции, наложени на държави членки, за които е обявено, че имат прекомерен дефицит
(член 21, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Бюджетната структура за отразяване на постъпленията от санкциите по раздел 4 от Регламент (ЕО) № 1467/97 на Съвета (9) е, както следва:
а)
в приходната част се въвежда ред със символичен запис pro memoria за отразяване на лихвите по тези суми;
б)
същевременно и без да се засягат разпоредбите на член 77 от Финансовия регламент, записването на тези суми в приходната част води до осигуряване, в разходната част, на бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
Бюджетните кредити по буква б) от първа алинея се изпълняват в съответствие с член 20 от Финансовия регламент.
Член 11
Разходи вследствие на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза
(член 22 от Финансовия регламент)
За целите на разрешението от Европейския парламент и от Съвета, посочено в член 22, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията изчислява приблизително и надлежно обяснява финансовите тежести, включително разходите, свързани с последващи действия, в резултат на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза.
Член 12
Сметки за възстановими данъци
(член 23, параграф 3 от Финансовия регламент)
Всички данъци, с които е обложен Съюзът съгласно член 23, параграф 2 и член 23, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответните държави.
ГЛАВА 5
Принцип на специфичност
Член 13
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на институции, различни от Комисията
(член 25 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 25 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по бюджетния ред, от който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, която съответства на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от съответната институция без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 14
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на Комисията
(член 26 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 26, параграф 1 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по реда, от който или към който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, съответстваща на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от Комисията без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 15
Административни разходи
(член 26 от Финансовия регламент)
Разходите, посочени в член 26, параграф 1, първа алинея, буква б) от Финансовия регламент, покриват, за всяка област на политика, елементите по член 44, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 16
Основания за искания за трансфер на бюджетни кредити
(членове 25 и 26 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери и цялата информация за Европейския парламент и Съвета във връзка с трансферите, извършвани съгласно членове 25 и 26 от Финансовия регламент, се придружават от подходяща и подробна оправдателна документация, която показва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за редовете, към които трябва да се прехвърлят бюджетните кредити, така и за редовете, от които те трябва да бъдат взети.
Член 17
Основания за искания за трансфери от резерва за спешна помощ
(член 29 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери с цел позволяване на използването на резерва за спешна помощ по член 29 от Финансовия регламент се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, които показват:
а)
за реда, към който се прави трансферът - последната налична информация за изпълнението на бюджетните кредити и прогнозата за нуждите до края на финансовата година;
б)
за всички редове, свързани с външни дейности - изпълнението на бюджетните кредити до края на месеца, предшестващ искането за трансфер, и прогноза за нуждите до края на финансовата година, включително сравнение с първоначалната прогноза;
в)
анализ на възможностите за преразпределяне на бюджетните кредити.
ГЛАВА 6
Принцип на добро финансово управление
Член 18
Оценка
(член 30 от Финансовия регламент)
1. Всички предложения за програми или дейности, които водят до бюджетни разходи, се подлагат на предварителна оценка на следните елементи:
а)
нуждата, която трябва да бъде задоволена в краткосрочен или дългосрочен план;
б)
добавената стойност от участието на Съюза;
в)
целите на политиката и на управлението, които трябва да бъдат постигнати и които включват мерки за защита на финансовите интереси на Съюза в областта на предотвратяването, разкриването и разследването на измами и коригирането и санкциите;
г)
наличните варианти на политиката, включително свързаните с тях рискове;
д)
очакваните резултати и въздействие, по-специално икономическото и социалното въздействие и въздействието върху околната среда, и необходимите за измерването им показатели и механизми за оценка;
е)
най-подходящия метод на изпълнение за предпочитания(те) вариант(и);
ж)
вътрешната съгласуваност на предложената програма или дейност и връзките ѝ с други приложими инструменти;
з)
обема на бюджетните кредити, на човешките ресурси и на другите административни разходи, които следва да бъдат отпуснати при надлежно съблюдаване на принципа на разходна ефективност;
и)
поуките от подобни действия, осъществени в миналото.
2. Предложението съдържа механизмите за проследяване, докладване и оценка, като взема надлежно предвид съответните отговорности на всички ръководни равнища, които ще участват в изпълнението на предложената програма или дейност.
3. Всички програми или дейности, включително пилотните проекти и подготвителните дейности, мобилизираните ресурси за които надхвърлят 5 000 000 EUR, подлежат на междинна оценка и/или последваща оценка на предоставените човешки и финансови ресурси и постигнатите резултати с цел да се провери доколко съответстват на поставените цели, както следва:
а)
резултатите, постигнати при изпълнението на многогодишна програма, се оценяват периодично по график, който позволява констатациите от тази оценка да бъдат взети под внимание при вземането на всяко решение за подновяване, изменение или спиране на програмата;
б)
резултатите от дейностите, които се финансират на годишен принцип, подлежат на оценка поне на всеки шест години.
Букви а) и б) от първа алинея не се прилагат за всеки от проектите или действията, осъществявани в рамките на тези дейности, за които проекти или действия изискването може да бъде изпълнено чрез окончателните доклади, изпращани от органите, които изпълняват действието.
4. Оценките по параграфи 1 и 3 са пропорционални на мобилизираните ресурси за съответната програма и дейност и на въздействието на съответната програма и дейност.
Член 19
Финансова обосновка
(член 31 от Финансовия регламент)
Финансовата обосновка съдържа финансовата и икономическа информация, от която законодателният орган се нуждае, за да оцени необходимостта от действие на Съюза. В нея се включва подходяща информация във връзка със съгласуваността с други дейности на Съюза и евентуалния синергичен ефект.
В случай на многогодишни операции финансовата обосновка съдържа предвидимия график на годишните нужди от гледна точка на бюджетните кредити и длъжностите, включително за външния персонал, както и оценка на финансовото им въздействие в средносрочен план.
ГЛАВА 7
Принцип на прозрачност
Член 20
Предварително публикуване на бюджета
(член 34 от Финансовия регламент)
Във възможно най-кратък срок и не по-късно от четири седмици след окончателното приемане на бюджета окончателните подробни данни от бюджета се публикуват на всички езици на интернет сайта на институциите по инициатива на Комисията в очакване на официалното публикуване в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 21
Публикуване на информация за стойността и получателите на средства на Съюза
(член 35 от Финансовия регламент)
1. Информацията за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на пряко управление, се публикува на интернет сайт на институциите на Съюза не по-късно от 30 юни на годината, следваща финансовата година, през която средствата са предоставени.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по други подходящи начини.
2. Освен ако в настоящия регламент и в разпоредбите, приложими за съответния сектор, е предвидено друго, се публикува следната информация, като се вземат под внимание критериите, посочени в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент:
а)
името на получателя;
б)
местонахождението на получателя;
в)
предоставената сума;
г)
естеството и целта на мярката.
За целите на буква б) думата „местонахождение“ означава:
i)
адреса на получателя, когато последният е юридическо лице;
ii)
региона от ниво NUTS 2, когато получателят е физическо лице.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава две години след края на финансовата година, през която са предоставени средствата. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
3. Информацията по параграф 2 се публикува само за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени или възложени вследствие на конкурси, процедури за предоставяне на безвъзмездни средства или процедури за възлагане на обществени поръчки. Информацията не се публикува за:
а)
стипендиите, изплащани на физически лица, и друга пряка помощ за най-нуждаещи се физически лица съгласно член 125, параграф 4, буква в) от Финансовия регламент;
б)
поръчките под стойността, посочена в член 137, параграф 2 от настоящия регламент.
4. Публикуването се отменя, ако такова оповестяване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на получателите.
Член 22
Връзка с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на непряко управление
(член 35 от Финансовия регламент)
Когато управлението на средства на Съюза е делегирано на органите и структурите, посочени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, споразуменията за делегиране изискват информацията по член 21, параграфи 2 и 3 да се публикува в стандартен формат от тези органи и структури с изпълнителни правомощия на техния уебсайт.
Интернет сайтът на институциите на Съюза съдържа поне адреса на уебсайта, на който информацията може да бъде намерена, ако не е публикувана директно на предназначеното за нея място на интернет сайта на институциите на Съюза.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по всякакви други подходящи начини.
Член 21, параграфи 2-4 се прилагат за публикуването по първа алинея от настоящия член.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Член 23
Финансово програмиране
(член 38 от Финансовия регламент)
Финансовото програмиране по член 38 от Финансовия регламент се структурира по категории разходи, области на политиката и бюджетни редове. Пълното финансово програмиране обхваща всички категории разходи с изключение на разходите в областта на селското стопанство, кохезионната политика и администрацията, за които се предоставят само обобщени данни.
Член 24
Проекти на коригиращи бюджети
(член 41, параграф 1 от Финансовия регламент)
Проектите на коригиращи бюджети се придружават от описание на основанията и от информацията за изпълнението на бюджета за предходната и текущата финансова година, налична към датата на тяхното съставяне.
Член 25
Бюджетна номенклатура
(член 44 от Финансовия регламент)
Номенклатурата на бюджета съблюдава принципите на специфичност, прозрачност и добро финансово управление. Тя осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес, като улеснява посочването на основните цели, отразени в приложимите правни основания, прави възможен избора на политически приоритети и позволява ефикасно и ефективно изпълнение.
Член 26
Реални разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени
(член 49, параграф 1, буква а), подточка v) от Финансовия регламент)
За целите на съставянето на бюджета реалните разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени, се определят, както следва:
а)
като поети задължения: поетите задължения, осчетоводени през финансовата година спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3;
б)
като плащания: плащанията, извършени през финансовата година, т.е. за които на банката е изпратено платежно нареждане, спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3.
Член 27
Бюджетни забележки
(член 49, параграф 1, буква а), подточка vi) от Финансовия регламент)
Бюджетните забележки включват:
а)
основния акт, когато има такъв;
б)
всички подходящи обяснения във връзка с характера и предназначението на бюджетните кредити.
Член 28
Щатно разписание
(член 49, параграф 1, буква в), подточка i) от Финансовия регламент)
Персоналът на Агенцията за снабдяване се представя отделно в щатното разписание на Комисията.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 29
Информация за трансферите на лични данни за целите на одита
(член 53 от Финансовия регламент)
При всяка покана, отправена в контекста на безвъзмездните средства, обществените поръчки или наградите, които се предоставят в рамките на пряко управление, потенциалните бенефициери, кандидатите, оферентите и участниците се уведомяват, в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (10), че с цел защита на финансовите интереси на Съюза техните лични данни могат да бъдат предоставени на службите за вътрешен одит, на Европейската сметна палата, на органа за разглеждане на финансови нередности или на Европейската служба за борба с измамите (наричана по-нататък „OLAF“), както и да бъдат предавани между разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и изпълнителните агенции.
Член 30
Подготвителни мерки в областта на общата външна политика и политика на сигурност
(член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Финансирането на мерки, одобрени от Съвета за подготовката на операции на Съюза за управление на кризи по дял V от Договора за Европейския съюз, покрива пределните разходи, произтичащи пряко от конкретно разполагане на място на мисия или екип, включващи inter alia персонал от институциите на Съюза, включително застраховка за висок риск, пътни разходи, разходи за настаняване и дневни разходи.
Член 31
Специфични правомощия на Комисията съгласно Договорите
(член 54, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент)
1. Членовете от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 154 (социален диалог);
б)
член 156 (проучвания, становища и консултации по социални въпроси);
в)
членове 159 и 161 (специални доклади по социални въпроси);
г)
член 168, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани със здравеопазването);
д)
член 171, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с трансевропейските мрежи);
е)
член 173, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с промишлеността);
ж)
член 175, втора алинея (доклад за напредъка в постигането на икономическо, социално и териториално сближаване);
з)
член 181, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията в областта на научните изследвания и технологичното развитие);
и)
член 190 (доклад за научните изследвания и технологичното развитие);
й)
член 210, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията на политиките за сътрудничество за развитие);
к)
член 214, параграф 6 (инициативи за насърчаване на координацията на мерките за хуманитарна помощ).
2. Членовете от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия (наричан по-нататък „Договорът за ЕОАЕ“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 70 (финансова подкрепа, в рамките на бюджета, за проучвателни програми на територията на държавите членки);
б)
членове 77-85.
3. При представянето на проектобюджета към списъците в параграфи 1 и 2 може да бъде добавена допълнителна информация, като се посочат съответните членове и суми.
Член 32
Действия, които има вероятност да породят конфликт на интереси, и процедура
(член 57 от Финансовия регламент)
1. Действията, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси по смисъла на член 57, параграф 2 от Финансовия регламент, могат, наред с друго, да бъдат в някоя от следните форми, без да се засяга тяхното определяне като незаконни дейности по силата на член 141:
а)
предоставяне на себе си или на други лица на неоснователни преки или косвени ползи;
б)
отказ да се предоставят на даден бенефициер права или ползи, на които той има право;
в)
извършване на неоснователни или неправомерни действия или неизвършване на задължителни действия.
Други действия, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси, са действията, които могат да възпрепятстват безпристрастното и обективно изпълнение на функциите на дадено лице, като например, наред с друго, участието в комисия за оценка в рамките на процедура по възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства, когато лицето може, пряко или непряко, да извлече финансова полза от резултата от тези процедури.
2. Приема се, че е налице конфликт на интереси, ако заявител, кандидат или оферент е служител, който попада в обхвата на Правилника за персонала, освен ако неговият висшестоящ предварително е разрешил участието му в процедурата.
3. В случай на конфликт на интереси оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема необходимите мерки за избягване на каквото и да е неправомерно влияние на съответното лице върху въпросния процес или процедура.
ГЛАВА 2
Методи на изпълнение
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 33
Режим на управление
(член 58 от Финансовия регламент)
Счетоводната система на Комисията посочва режима на управление, а при всеки режим на управление - вида на субекта или на лицето, изброени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент и на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета.
Що се отнася до прякото управление от страна на Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, счетоводната система прави разграничение между следното:
а)
службите на Комисията;
б)
изпълнителните агенции;
в)
ръководителите на делегациите на Съюза;
г)
доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент.
Раздел 2
Пряко управление
Член 34
Пряко управление
(член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент)
Когато Комисията изпълнява бюджета пряко в своите служби, задачите по изпълнението се изпълняват от финансовите участници по смисъла на членове 64-75 от Финансовия регламент и в съответствие условията, определени в настоящия регламент.
Член 35
Упражняване на правомощията, делегирани на изпълнителните агенции
(член 58, параграф 1, буква а) и член 62 от Финансовия регламент)
1. Решенията за делегиране на правомощия на изпълнителните агенции им позволяват, като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, да изпълняват бюджетните кредити, свързани с програмата на Съюза, чието управление им е поверено.
2. Инструментът на Комисията за делегиране съдържа поне разпоредбите, предвидени в член 40, букви а)-г) и з). Той се приема официално в писмена форма от директора от името на изпълнителната агенция.
Член 36
Спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки
(член 63 от Финансовия регламент)
Когато Комисията възлага задачи на частноправни субекти съгласно член 63, параграф 2 от Финансовия регламент, тя сключва договор в съответствие с част първа, дял V и част втора, дял IV, глава III от Финансовия регламент.
Раздел 3
Споделено управление с държавите членки
Член 37
Специфични разпоредби за споделеното управление с държавите членки - мерки за насърчаване на най-добрите практики
(член 59 от Финансовия регламент)
Комисията съставя регистър на органите, отговорни за дейностите по управление, сертифициране и одит съгласно нормативната уредба, приложима за съответния сектор.
С цел насърчаване на най-добрите практики в привеждането в действие на структурните фондове, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони, Европейския фонд за гарантиране на земеделието и Европейския фонд за рибарство Комисията може да предостави за информация на органите, които отговарят за дейностите по управление и контрол, методическо ръководство, което представя нейната стратегия и подход за контрол, включително контролни списъци, и примери за най-добри практики. При необходимост това ръководство се актуализира.
Раздел 4
Непряко управление
Член 38
Еквивалентност на системите, правилата и процедурите при непряко управление
(член 60 от Финансовия регламент)
1. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за възлагане на обществени поръчки са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципа на голяма конкуренция между оферентите, за да се получи най-доброто съотношение качество/разходи, и процедурите на договаряне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават;
б)
гарантират прозрачност с подходящо предварително публикуване, по-конкретно на поканите за представяне на оферти, и подходящо последващо публикуване на изпълнителите;
в)
гарантират равно третиране, пропорционалност и недопускане на дискриминация;
г)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на възлагане на обществена поръчка.
Националното право на държавите членки или на трети държави, с което се транспонира Директива 2004/18/ЕО, се счита за еквивалентно на правилата, прилагани от институциите в съответствие с Финансовия регламент.
2. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за безвъзмездните средства са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципите на пропорционалност, добро финансово управление, равно третиране и недопускане на дискриминация;
б)
гарантират прозрачност с подходящо публикуване на поканите за представяне на предложения, като процедурите за пряко предоставяне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават, и подходящо последващо публикуване на бенефициерите при съблюдаване на принципа на пропорционалност;
в)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на предоставяне на безвъзмездни средства;
г)
постановяват, че безвъзмездните средства не могат да се кумулират или отпускат със задна дата, че по правило трябва да има съфинансиране и че безвъзмездните средства не могат да имат за цел или следствие бенефициерът да получи печалба.
3. Комисията може да приеме, че счетоводните системи и системите за вътрешен контрол, използвани от субектите и лицата, на които ще бъдат възложени задачи по изпълнението на бюджета от името на Комисията, осигуряват еквивалентна степен на защита на финансовите интереси на Съюза и достатъчна увереност в постигането на целите на управлението, ако тези системи съблюдават принципите, залегнали в член 32 от Финансовия регламент.
Член 39
Предварителна оценка на правилата и процедурите на субектите и лицата при непряко управление
(член 61, параграф 1 от Финансовия регламент)
За целите на предварителната оценка по силата на член 61, параграф 1 от Финансовия регламент отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от друг разпоредител с бюджетни кредити, при условие че заключенията се отнасят до специфичните рискове за задачите, които ще бъдат възложени, по-конкретно до тяхното естество и съответните суми.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от други донори, дотолкова, доколкото тази оценка е извършена по отношение на условия, еквивалентни на условията за непряко управление, посочени в член 60 от Финансовия регламент.
Член 40
Съдържание на споразумението за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субекти и лица
(член 61, параграф 3 от Финансовия регламент)
Споразуменията за делегиране включват подробни договорености за осигуряване на защитата на финансовите интереси на Съюза и прозрачността на извършваните операции. Те включват поне следното:
а)
ясно определение на възложените задачи и на техните граници, по-специално що се отнася до изменението на възложените задачи, отказа от дългове и използването на възстановени или неизползвани средства;
б)
условия и подробни договорености във връзка с изпълнението на задачите, отговорностите и организирането на проверките, които трябва да бъдат извършвани, включително оценяването на програмите;
в)
условия за изплащането на финансовите средства, с които участва Съюзът, включително възстановяването на разходите, извършени във връзка с изпълнението, както и възнаграждението на субекта, на който са възложени задачи по изпълнението, и правила, въз основа на които се изискват оправдателни документи за обосноваване на плащанията;
г)
правила за докладване пред Комисията за изпълнението на задачите, очакваните резултати, извършените нередности и предприетите мерки, условията, при които плащанията могат да бъдат спирани или прекъсвани, както и условията, при които извършването на задачите приключва;
д)
датата, до която се сключват отделните договори и споразумения, с които се изпълнява споразумението за делегиране, и която е съобразена с естеството на възложените задачи;
е)
правила за отстраняване, които позволяват на субекта или лицето да отстранява субектите, които са в положение, посочено в член 106, параграф 1, букви а), б) и д) и член 107, букви а) и б) от Финансовия регламент, от участие в процедури по възлагане на обществени поръчки, за предоставяне на безвъзмездни средства или за присъждане на награди или да не допуска на същите тези субекти да бъдат възлагани договори за обществени поръчки, предоставяни безвъзмездни средства или присъждани награди;
ж)
подробни договорености за контрол от страна на Комисията, както и разпоредби, предоставящи на Комисията, на OLAF и на Сметната палата достъп до информацията, която им е необходима, за да изпълняват функциите си, както и правомощието за извършване на одити и провеждане на разследвания, включително проверки на място;
з)
разпоредби, предвиждащи:
i)
ангажимент на субекта с възложени задачи по изпълнението незабавно да уведомява Комисията за всяка измама при управлението на средствата на Съюза и за предприетите мерки;
ii)
определяне на лице за контакт, което разполага с подходящите правомощия да си сътрудничи директно с OLAF, за да се улеснят оперативните дейности на OLAF;
и)
условия, уреждащи използването на банкови сметки и начислените лихви, предвидени в член 8, параграф 4 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби, които гарантират видимостта на действията на Съюза спрямо останалите дейности на органа.
Член 41
Декларация за управлението и декларация за съответствието
(член 60, параграф 5 от Финансовия регламент)
В случай на дейности, които приключват преди края на съответната финансова година, окончателният доклад на субекта или лицето с възложени задачи по изпълнението за такава дейност може да замени декларацията за управлението по член 60, параграф 5, буква б) от Финансовия регламент, при условие че бъде предоставен преди 15 февруари на годината, следваща съответната финансова година.
Когато международни организации и трети държави изпълняват немногогодишни дейности с продължителност до 18 месеца, декларацията за съответствието по член 60, параграф 5 от Финансовия регламент може да бъде включена в окончателния доклад.
Член 42
Процедури за разглеждане и приемане на отчетите и изключване от финансиране от Съюза на разходите, извършени в нарушение на приложимите правила при непряко управление
(член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби в правилата за всеки сектор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент включват:
а)
документни проверки и ако е уместно, проверки на място от Комисията;
б)
определяне от Комисията на размера на признатите за приети разходи след, при необходимост, състезателна процедура с органите и структурите и след като тези органи и структури бъдат уведомени;
в)
ако е уместно, изчисляване от Комисията на финансови корекции;
г)
събиране или изплащане от Комисията на разликата между приетите разходи и вече изплатените на органите или структурите суми;
за целите на първа алинея, буква г) Комисията събира дължимите суми за предпочитане чрез приспадане съгласно член 87.
2. Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на субект, изпълняващ дейност, която се финансира от повече от един донор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент се състоят в проверка на това дали сума, която съответства на сумата, изплатена от Комисията за съответната дейност, е използвана от субекта за дейността и дали разходът е извършен в съответствие със задълженията, залегнали в подписаното със субекта споразумение.
За целите на настоящия регламент дейност, финансирана от повече от един донор, означава всяка дейност, при която средствата на Съюза са обединени с тези на поне един друг донор.
Член 43
Специфични разпоредби за непрякото управление с международни организации
(член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) и член 188 от Финансовия регламент)
1. Международните организации, посочени в член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) от Финансовия регламент, са:
а)
международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени спогодби, и специализирани агенции, създадени от такива организации;
б)
Международният комитет на Червения кръст;
в)
Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец;
г)
други организации с нестопанска цел, приравнени на международни организации с решение на Комисията.
2. Когато Комисията изпълнява бюджета чрез непряко управление с международни организации, се прилагат споразуменията за проверка, сключени с тях.
Член 44
Определяне на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга
(член 58, параграф 1, буква в), подточки v) и vi) от Финансовия регламент)
1. Публичноправните органи или частноправните органи със задължение за обществена услуга попадат в приложното поле на правото на държавата членка или на държавата, в която са учредени.
2. В случаите на управление чрез мрежа, които изискват определяне на поне един орган или субект от съответната държава членка или друга държава, органът или субектът се определят от съответната държава членка или друга държава в съответствие с основния акт.
Във всички останали случаи Комисията определя тези органи или субекти със съгласието на съответните държави членки или други държави.
ГЛАВА 3
Финансови участници
Раздел 1
Права и задължения на финансовите участници
Член 45
Права и задължения на финансовите участници
(член 64 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция осигурява на всеки финансов участник необходимите ресурси за изпълнението на неговите функции и устав, който подробно описва неговите задачи, права и задължения.
2. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на осигурения от Комисията устав за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 46
Подпомагане на оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
(член 65 от Финансовия регламент)
При изпълнение на своите задачи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да бъде подпомаган от служители, на които е възложено да извършват, под негова отговорност, определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и съставянето на финансовата и управленската информация. За да се предотврати какъвто и да е конфликт на интереси, служителите, подпомагащи оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, съблюдават изискванията на член 57 от Финансовия регламент.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, могат да бъдат подпомагани в изпълнението на своите задължения от служители на Комисията.
Член 47
Вътрешни разпоредби, уреждащи делегирането
(член 65 от Финансовия регламент)
В съответствие с Финансовия регламент и настоящия регламент всяка институция определя във вътрешните си правила мерките за управление на бюджетните кредити, които счете за необходими за правилното изпълнение на своя раздел от бюджета.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на вътрешните правила на Комисията за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Член 48
Съхраняване на оправдателната документация от разпоредителите с бюджетни кредити
(член 66, параграф 2 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити създава система на базата на хартиен носител или електронна система за съхранение на оригиналните оправдателни документи, свързани с изпълнението на бюджета и с мерките за изпълнението му и издадени след изпълнението на бюджета и след мерките за изпълнението му. Системите предвиждат:
а)
документите да бъдат номерирани;
б)
документите да бъдат с дата;
в)
водене на регистри, които могат да бъдат компютризирани и които позволяват определяне на точното местоположение на документите;
г)
документите да бъдат съхранявани поне пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите;
д)
съхраняване на документите, свързани с гаранциите по предварително финансиране, изискани в полза на институцията, и водене на регистър, позволяващ подобаващо проследяване на тези гаранции.
Документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в първа алинея, буква г), а именно до края на годината след годината на приключване на операциите.
Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Член 49
Предварителни и последващи проверки
(член 66, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент)
1. „Иницииране на операция“ означава всички операции, които обичайно се извършват от служителите по член 46 и са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. „Предварителна проверка на операция“ означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
3. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите и приходите са редовни и в съответствие с приложимите разпоредби, по-конкретно разпоредбите на бюджета и на съответните регламенти, както и на всички актове, приети в изпълнение на Договорите или регламентите, и при необходимост, с договорните условия;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в дял II, глава 7 на част първа от Финансовия регламент.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
4. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали финансираните от бюджета операции са извършени правилно, и по-специално дали критериите по параграф 3 са спазени.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от оправомощения разпоредител с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за преодоляването на тези проблеми.
Анализът на риска по член 66, параграф 6 от Финансовия регламент се преразглежда с оглед на резултатите от проверките и друга уместна информация.
В случай на многогодишни програми оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
Член 50
Кодекс с професионални стандарти
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Служителите, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити да проверяват финансовите операции, се избират въз основа на техните знания, умения и конкретна квалификация, доказани с дипломи или съответен професионален опит или след подходяща програма за обучение.
2. Всяка институция изготвя кодекс с професионални стандарти, който определя по въпросите на вътрешния контрол:
а)
равнището на техническа и финансова компетентност, което се изисква от служителите по параграф 1;
б)
задължението на тези служители да се обучават непрекъснато;
в)
възложената им мисия, роля и задачи;
г)
правилата на поведение, и по-специално етичните норми и нормите за интегритет, които трябва да съблюдават, както и предоставените им права.
3. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на кодекса с професионални стандарти на Комисията по параграф 2 от настоящия член за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
4. Всяка институция създава подходящи структури за разпределение сред службите разпоредители с бюджетни кредити и за периодично актуализиране на съответната информация относно контролните стандарти и съществуващите за целта методи и способи.
Член 51
Бездействие на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити
(член 66, параграф 8 от Финансовия регламент)
Бездействието на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент означава липса на какъвто и да е отговор в разумен срок предвид на обстоятелствата по случая и във всички случаи, в срок от максимум един месец.
Член 52
Предаване на финансова и управленска информация на счетоводителя
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити изпраща на счетоводителя, съгласно приетите от последния правила, финансовата и управленската информация, необходими за изпълнението на задълженията на счетоводителя.
Разпоредителят с бюджетни кредити съобщава на счетоводителя редовно и поне за приключването на сметките съответните финансови данни за доверителните банкови сметки, за да може използването на средствата на Съюза да бъде отразено в сметките на Съюза.
Член 53
Докладване за процедурите на договаряне
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити отчитат за всяка финансова година договорите, сключени чрез процедурите на договаряне по член 134, параграф 1, букви а)-ж), член 135, параграф 1, букви а)-г) и членове 266, 268 и 270 от настоящия регламент. Ако делът на процедурите на договаряне спрямо броя на договорите, възложени от един и същ оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, значително се увеличава в сравнение с предходни години или ако този дял е значително по-голям от регистрирания среден дял за институцията, отговорният разпоредител с бюджетни кредити докладва на институцията, като посочва всички мерки, предприети за обръщане на тази тенденция. Всяка институция изпраща доклад за процедурите на договаряне на Европейския парламент и на Съвета. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Раздел 3
Счетоводител
Член 54
Назначаване на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава счетоводител измежду длъжностните лица, за които се прилага Правилникът за длъжностните лица на Европейския съюз.
Счетоводителят се избира от институцията въз основа на неговата конкретна компетентност, доказана с дипломи или равностоен професионален опит.
2. Две или повече институции или органи могат да назначат един и същ счетоводител.
В такъв случай те правят необходимото, за да се избегне наличието на какъвто и да е конфликт на интереси.
Член 55
Прекратяване функциите на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. При прекратяване на функциите на счетоводителя незабавно се съставя оборотна ведомост.
2. Оборотната ведомост, придружена от предавателен отчет, се предава от счетоводителя, който прекратява функциите си, или, ако това не е възможно, от служител от неговия отдел на новия счетоводител.
Новият счетоводител подписва оборотната ведомост в израз на това, че я приема, в срок от един месец от датата на предаване и може да изрази резерви.
Предавателният отчет включва също резултата от оборотната ведомост и всички изразени резерви.
3. Всяка институция или орган по член 208 от Финансовия регламент информира Европейския парламент, Съвета и счетоводителя на Комисията в срок от две седмици от назначаването или прекратяването на функциите на своя счетоводител.
Член 56
Утвърждаване на системите за счетоводна отчетност и инвентаризация
(член 68 от Финансовия регламент)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява счетоводителя за всяка разработка или значително изменение на система за финансово управление, система за инвентаризация или система за оценка на активите и пасивите, ако тя предоставя данни за сметките на институцията или се използва за обосноваване на нейните данни, за да може счетоводителят да проверява дали критериите за утвърждаване се спазват.
Във всеки един момент счетоводителят може да преразгледа вече утвърдена система за финансово управление. Когато система за финансово управление, създадена от разпоредителя с бюджетни кредити, не е или вече не е утвърдена от счетоводителя, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изготвя план за действие за своевременно коригиране на слабостите, поради които утвърждаването е отказано.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отговаря за изчерпателността на информацията, предавана на счетоводителя.
Член 57
Управление на касата
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят предприема необходимите мерки неговата институция да разполага с достатъчно средства за покриване на касовите потребности, които възникват при изпълнението на бюджета.
2. За целите на параграф 1 счетоводителят създава системи за управление на касовите наличности, които му дават възможност да съставя прогнози за паричните потоци.
3. Счетоводителят на Комисията разпределя наличните средства в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000.
Член 58
Управление на банкови сметки
(член 68 от Финансовия регламент)
1. С оглед на нуждите, свързани с управлението на касата, счетоводителят може да открива сметки на името на институцията към финансови институции или национални централни банки или да нарежда откриването на такива сметки. При надлежно обосновани обстоятелства счетоводителят може да открива сметки във валути, различни от еврото.
2. Счетоводителят отговаря за закриването на сметките по параграф 1 или за това да направи необходимото тези сметки да бъдат закрити.
3. Счетоводителят определя условията на функциониране на сметките по параграф 1 с финансовите институции в съответствие с принципите на добро финансово управление, ефикасност и конкуренция.
4. Поне на всеки пет години счетоводителят повторно обявява тръжна процедура за финансовите институции, към които могат да бъдат открити сметки в съответствие с параграф 1.
Когато местните банкови условия го позволяват, банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, се подлагат редовно на проучване на конкуренцията. Това проучване се извършва поне на всеки пет години по инициатива на титуляря на сметката за авансови средства, който след това представя на счетоводителя обосновано предложение за избора на банка за срок, ненадвишаващ пет години.
5. Счетоводителят осигурява строго спазване на условията на функциониране на сметките, открити към финансовите институции в съответствие с параграф 1.
За банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, титулярят на сметката за авансови средства поема тази отговорност, като взема под внимание приложимото законодателство в държавата, в която изпълнява своя мандат.
6. Счетоводителят на Комисията уведомява счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент за условията на функциониране на сметките, открити към финансови институции. Счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент хармонизират с тези условия на функциониране условията на функциониране на сметките, които откриват.
Член 59
Подписи върху сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
Условията за откриване, функциониране и използване на сметките предвиждат, в зависимост от изискванията за вътрешен контрол, чековете, нарежданията за банкови преводи и всички останали банкови операции да бъдат подписвани от един или повече надлежно оправомощени служители. Инструкциите, които не са в електронна форма, се подписват от поне двама надлежно оправомощени служители или лично от счетоводителя.
За целите на първа алинея счетоводителят на всяка институция предоставя на всички финансови институции, към които съответната институция е открила сметки, имената и спесимените на оправомощените служители.
Член 60
Управление на наличностите по сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят се уверява, че наличността по банковите сметки, предвидени в член 58, не се отклонява съществено от прогнозите за паричните потоци по член 57, параграф 2 и във всеки случай, че:
а)
нито едно салдо по тези сметки не е дебитно;
б)
наличностите по сметките в други валути периодично се конвертират в евро.
2. Счетоводителят няма право да поддържа наличности в сметки в чуждестранна валута, които могат да причинят прекомерни загуби за институцията поради колебания на валутния курс.
Член 61
Преводи и операции по конвертиране
(член 68 от Финансовия регламент)
Без да се засягат разпоредбите на член 69, счетоводителят извършва преводи между сметките, открити от него на името на институцията към финансови институции, и извършва операции по конвертиране на една валута в друга.
Член 62
Методи на плащане
(член 68 от Финансовия регламент)
Плащанията се извършват чрез банков превод, чрез чек или, от сметките за авансови средства, чрез дебитна карта в съответствие с член 67, параграф 4.
Член 63
Досиета за юридическите лица
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят може да извършва плащания чрез банков превод само ако данните за банковата сметка на бенефициера и данните, потвърждаващи неговата самоличност, или каквато и да е промяна на тези данни, са предварително вписани в общо досие за всяка институцията.
Всяко вписване в това досие на данните с правен и банков характер на бенефициера и всяка промяна на тези данни се извършват въз основа на оправдателен документ, чиято форма се определя от счетоводителя.
2. С оглед на плащанията чрез банков превод разпоредителите с бюджетни кредити могат да поемат задължение към трета страна от името на своята институция само ако тази трета страна е предоставила необходимата документация за вписването ѝ в досието.
Разпоредителите с бюджетни кредити уведомяват счетоводителя за всяка промяна на данните с правен и банков характер, която им е съобщена от бенефициера, и проверяват дали тези данни са валидни, преди да извършат плащане.
Във връзка с предприсъединителната помощ могат да бъдат поемани индивидуални задължения към публичните органи на държавите, подали заявление за членство в Европейския съюз, без предварително вписване в досието на третата страна. В такива случаи разпоредителят с бюджетни кредити полага всички усилия вписването да бъде направено възможно най-бързо. Споразуменията предвиждат съобщаването на Комисията на данните за банковата сметка на бенефициера да представлява предварително условие за извършване на първото плащане.
Член 64
Съхраняване на оправдателната документация от счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
Оправдателните документи за счетоводната система и за изготвянето на отчетите по член 141 от Финансовия регламент се съхраняват най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.
При все това обаче документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг период от време, т.е. до края на годината след годината на приключване на операциите. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Всяка институция взема решение в кой отдел да се съхранява оправдателната документация.
Член 65
Лица, оправомощени да се разпореждат със сметките
(член 69 от Финансовия регламент)
Всяка институция определя условията, според които служителите, които тя определя и оправомощава да се разпореждат със сметките в местните звена по член 72, имат право да предоставят на местните финансови институции имената и спесимените.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 66
Условия за използването на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Когато поради ограничения размер на сумите е практически невъзможно или неефективно да се извършват платежни операции чрез бюджетните процедури, могат да бъдат открити сметки за авансови средства за плащането на такива разходи.
2. Администраторът на авансови средства може временно да утвърждава и плаща разходи, въз основа на подробна рамка, изложена в инструкциите от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези инструкции посочват правилата и условията, при които се извършват временното утвърждаване и плащанията, и при необходимост, условията за подписване на правни задължения по смисъла на член 97, параграф 1, буква д).
3. За откриването на сметка за авансови средства и определянето на администратор на авансови средства трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. В решението се посочват съответните отговорности и задължения на администратора на авансови средства и на разпоредителя с бюджетни кредити.
За промяната на условията на функциониране на сметка за авансови средства също трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
4. В делегациите на Съюза сметки за авансови средства се откриват за плащането на разходи както от частта на бюджета, предназначена за Комисията, така и от частта на бюджета за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“), осигурявайки пълна проследимост на разходите.
Член 67
Условия за откриване и плащане
(член 70 от Финансовия регламент)
1. В решението за откриване на сметка за авансови средства и определяне на администратор на авансови средства и решението за изменение на условията на функциониране на сметка за авансови средства се посочват по-конкретно:
а)
максималният размер на средствата, които могат първоначално да бъдат предоставени като авансови, и тяхното предназначение;
б)
дали на името на институцията трябва да бъде открита банкова сметка или пощенска джиро сметка;
в)
характерът и максималният размер на всеки разход, който може да бъде изплащан от администратора на авансови средства в полза на трети страни или да се събира от тях;
г)
честотата на изготвяне на оправдателната документация, процедурата за изготвянето ѝ и договореностите за предаването ѝ на разпоредителя с бюджетни кредити за осчетоводяване;
д)
процедурата за евентуално попълване на авансовите средства;
е)
обстоятелството, че операциите с авансови средства се осчетоводяват от разпоредителя с бюджетни кредити не по-късно от края на следващия месец, за да може да се направи равнение между счетоводното и банковото салдо;
ж)
срокът на валидност на мандата, предоставен на администратора на авансови средства от счетоводителя;
з)
самоличността на определения администратор на авансови средства.
2. В предложенията за решения за откриване на сметки за авансови средства отговорният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за следното:
а)
да се даде приоритет на използването на бюджетните процедури, когато има достъп до централната компютризирана система за счетоводна отчетност;
б)
сметките за авансови средства да се използват само в обосновани случаи.
Максималният размер на плащането, което може да бъде извършено от администратора на авансови средства, когато е практически невъзможно или неефективно разплащателните операции да бъдат извършени чрез използване на бюджетните процедури, не може да надхвърля 60 000 EUR за всеки разход.
3. Администраторът на авансови средства може да извършва плащания в полза на трети страни въз основа и в рамките на:
а)
предварителните бюджетни и правни задължения, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
б)
положителното остатъчно салдо по сметките за авансови средства в наличност или в банката.
4. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо по член 89 от Финансовия регламент, чрез чек или други платежни средства, включително дебитни карти, в съответствие с инструкциите, определени от счетоводителя.
5. След извършването на плащанията се вземат официални окончателни решения за тяхното утвърждаване и/или се издават платежни нареждания, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 68
Избор на администратор на авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
Администраторите на авансови средства се избират измежду длъжностните лица или, при необходимост и само в надлежно обосновани случаи, измежду другите служители. Администраторите на авансови средства се избират въз основа на техните знания, умения и специфична квалификация, които се доказват с дипломи или подходящ професионален опит, или след подходяща програма за обучение.
Член 69
Захранване на сметките за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят извършва плащания за захранване на сметките за авансови средства и осъществява мониторинг на тези сметки от гледна точка на откриването на банкови сметки и делегирането на подписването, както и на проверките на място и в централизираното счетоводство. Счетоводителят захранва сметките за авансови средства. Авансовите средства се изплащат по откритата за целта банкова сметка.
Сметките за авансови средства могат да бъдат захранвани и пряко от различни местни приходи, като например възникващите от:
а)
продажбата на оборудване;
б)
публикации;
в)
разни възстановени суми;
г)
лихви.
Авансовите средства се осчетоводяват като разходи или разни или целеви приходи съгласно решението за откриване на сметката за авансови средства по член 67 и разпоредбите на Финансовия регламент. Съответните суми се приспадат от разпоредителя с бюджетни кредити при следващото захранване на сметките за авансови средства.
2. За да може по-конкретно да се избегнат загубите от курсови разлики, администраторът на авансови средства може да извършва преводи между различни банкови сметки, свързани със същите авансови средства.
Член 70
Проверки от разпоредителите с бюджетни кредити и счетоводителите
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Администраторът на авансови средства води счетоводство за средствата на негово разположение в наличност и в банката, както и за извършените плащания и получените суми, в съответствие с правилата и дадените от счетоводителя инструкции. Отчетите на това счетоводство са достъпни във всеки един момент за отговорния разпоредител с бюджетни кредити и поне веднъж в месеца се изготвя справка за операциите, която се изпраща през следващия месец заедно с оправдателна документация от администратора на авансови средства на разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за осчетоводяването на операциите с авансови средства.
2. Счетоводителят извършва или нарежда да бъдат извършени от специално оправомощен за целта служител на неговата служба или на службата разпоредител проверки, които по правило следва да бъдат извършвани на място и без предупреждение, с цел да се проверят наличието на средствата, предоставени на администраторите на авансови средства, счетоводството и това дали операциите с авансови средства се осчетоводяват в предвидения срок. Счетоводителят съобщава резултатите от тези проверки на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 71
Процедура за възлагане на обществени поръчки
(член 70 от Финансовия регламент)
Плащанията от сметките за авансови средства могат, в рамките на ограниченията по член 137, параграф 3, да се състоят просто от плащане по фактури, без предварително да е била приета оферта.
Член 72
Откриване на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
За плащането на определени категории разходи могат да се откриват една или повече сметки за авансови средства във всяко местно звено извън Съюза съгласно член 70 от Финансовия регламент. Местно звено е например делегация на Съюза, служба или клон в трета държава.
Решението за откриване на такава сметка за авансови средства определя условията на нейното функциониране съгласно член 70 от Финансовия регламент и въз основа на специфичните нужди на всяко местно звено.
Член 73
Администратори на авансови средства и лица, оправомощени да се разпореждат със сметки в делегациите на Съюза
(член 70 от Финансовия регламент)
При извънредни обстоятелства и за да не се прекъсва дейността, задълженията на администратора на авансови средства на ЕСВД в делегациите на Съюза могат да бъдат изпълнявани от служители на Комисията. При същите условия служителите на ЕСВД могат да бъдат определяни за администратори на авансови средства за Комисията в делегациите на Съюза.
В делегациите на Съюза правилата и условията, определени в първа алинея, се прилагат за определянето на лицата, оправомощени от счетоводителя да извършват банкови операции.
ГЛАВА 4
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 74
Органи, отговорни по въпросите, свързани с измами
(член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент)
Властите и органите по член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент са органите, определени в Правилника за персонала и решенията на институциите на Съюза относно реда и условията за вътрешно разследване във връзка с предотвратяването на измами, корупция и други незаконни дейности в ущърб на интересите на Съюза.
Раздел 2
Правила, приложими за оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
Член 75
Финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
Без да се засягат правомощията на OLAF, органът за разглеждане на финансови нередности по член 29 (наричан по-нататък „органът за финансови нередности“) е компетентен по отношение на всяко нарушение на разпоредба на Финансовия регламент или на разпоредба, свързана с финансовото управление или проверката на операциите, в резултат на действие или бездействие от страна на служител.
Член 76
Орган за разглеждане на финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
1. Органът по назначаването отнася случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент до органа за финансови нередности за становище по член 73, параграф 6, втора алинея от Финансовия регламент.
Когато ръководителите на делегациите на Съюза действат като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се обръща директно към органа за финансови нередности за становище по случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент.
Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити може да отнесе въпрос до органа за финансови нередности, ако счита, че е извършена финансова нередност. Органът за финансови нередности излиза със становище относно това дали са извършени нередности по смисъла на член 75, тяхната тежест и какви биха могли да бъдат последствията от тях. Ако анализът на органа за финансови нередности сочи, че случаят, който му е изпратен за разглеждане, следва да бъде отнесен до OLAF, той незабавно изпраща преписката на органа по назначаването и веднага уведомява OLAF.
Когато органът за финансови нередности пряко получи сигнал от служител съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент, той предава преписката на органа по назначаването и уведомява служителя за това. Органът по назначаването може да поиска становището на органа за финансови нередности по този случай.
2. Институцията или, когато органът за финансови нередности е съвместен - участващите институции, в зависимост от вътрешната си организация, определят реда и условията за дейността на органа за финансови нередности и неговия състав, който включва външен участник с необходимата квалификация и опит.
Член 77
Потвърждаване на инструкциите
(член 73, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който получи задължителна инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, по-конкретно поради това че инструкцията не може да бъде изпълнена с предоставените му ресурси, писмено уведомява за това оправомощилия го или вторично оправомощилия го орган. Ако инструкцията бъде потвърдена писмено и това потвърждение бъде получено своевременно и е достатъчно ясно, в смисъл че се отнася изрично до аспектите, които оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити оспорва, разпоредителят с бюджетни кредити се освобождава от отговорност. Той изпълнява инструкцията, освен ако е очевидно незаконна или е в нарушение на действащите норми за безопасност.
2. Разпоредбите на параграф 1 се прилагат и в случаите, когато разпоредител с бюджетни кредити узнае в хода на действията си по изпълнение на задължителна инструкция, че обстоятелствата по случая могат да доведат до нередност.
Всички потвърдени инструкции при обстоятелствата, описани в член 73, параграф 3 от Финансовия регламент, се записват от отговорния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити и се включват в годишния му отчет за дейността.
ГЛАВА 5
Приходни операции
Раздел 1
Собствени ресурси
Член 78
Правила, които се прилагат за собствените ресурси
(член 76 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя график, който посочва кога ще бъдат предоставени на Комисията собствените ресурси, определени в Решението за системата на собствените ресурси на Съюза.
Собствените ресурси се установяват и събират в съответствие с правилата, приети по силата на решението по първа алинея.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 79
Прогноза за вземанията
(член 77 от Финансовия регламент)
1. Прогнозите за вземанията посочват вида приходи и бюджетната позиция, в която тези приходи трябва да бъдат записани, и доколкото е възможно, данните за длъжника и очакваната сума.
При изготвянето на прогноза за вземанията отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява по-конкретно дали:
а)
приходът е записан в правилната бюджетна позиция;
б)
прогнозата е правилна и в съответствие с приложимите разпоредби и принципа на добро финансово управление.
2. При спазване на разпоредбите на член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент и на член 7, параграф 2 от настоящия регламент прогнозата за вземанията няма като ефект предоставянето на бюджетни кредити за поети задължения. В случаите по член 21 от Финансовия регламент бюджетни кредити могат да бъдат предоставяни само след като Съюзът реално е събрал дължимите суми.
Раздел 3
Установяване на вземания
Член 80
Процедура
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане от отговорния разпоредител с бюджетни кредити представлява признаване на правото на Съюза по отношение на даден длъжник и установяване на правото да се предяви пред длъжника искане за плащане на задължението.
2. Нареждането за събиране е операцията, чрез която отговорният разпоредител с бюджетни кредити нарежда на счетоводителя да събере установената сума.
3. Дебитното известие уведомява длъжника, че:
а)
Съюзът е установил вземането;
б)
ако плащането на задължението бъде извършено преди крайния срок, не се дължи лихва за забава;
в)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), по задължението се дължи лихва, чийто размер е посочен в член 83, без да се засягат приложимите специфични разпоредби;
г)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), институцията събира средствата или чрез прихващане, или чрез задействане на предварително предоставена гаранция;
д)
счетоводителят може да събира средствата чрез прихващане преди крайния срок по буква б) в случаите, в които това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза, когато има основания да счита, че дължимата на Комисията сума ще бъде загубена, след като длъжникът бъде уведомен за мотивите и датата на събирането на средствата чрез прихващане;
е)
ако след предприемането на всички мерки, посочени в букви а)-д) от настоящия параграф, сумата не е събрана изцяло, институцията извърша събирането чрез прилагане на решение, осигурено или по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент, или чрез съдебно дело.
Разпоредителят с бюджетни кредити разпечатва дебитното известие и го изпраща на длъжника. Счетоводителят се уведомява за това изпращане чрез финансовата информационна система.
Член 81
Установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
За да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали:
а)
вземането е безспорно, в смисъл че е безусловно;
б)
вземането е ликвидно, в точно парично изражение;
в)
вземането е изискуемо и не е обвързано със срок за плащане;
г)
данните за длъжника са верни;
д)
вземането е записано в правилната бюджетна позиция;
е)
оправдателните документи са редовни; и
ж)
принципът на добро финансово управление е спазен, по-специално по отношение на критериите по член 91, параграф 1, буква а).
Член 82
Оправдателна документация за установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане се основава на оправдателна документация, която доказва правото на Съюза.
2. Преди да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че това е направено.
3. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Член 83
Лихва за забава
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, върху всяко вземане, което не е изплатено на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), се начислява лихва съгласно параграфи 2 и 3 от настоящия член.
2. Лихвата за вземанията, неизплатени на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата, прилагана от Европейската централна банка за нейните основни операции по рефинансиране, публикувана в Официален вестник на Европейския съюз, серия С, в сила на първия календарен ден на месеца, в който попада крайната дата, увеличена със:
а)
осем процентни пункта, когато дългът е по договор за обществена поръчка за доставки и услуги по дял V;
б)
три и половина процентни пункта във всички останали случаи.
3. Размерът на лихвите се изчислява от календарния ден, следващ крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) и посочен в дебитното известие, до календарния ден, на който дългът е издължен в пълен размер.
Нареждането за събиране, съответстващо на размера на лихвите за забава, се издава, когато тези лихви бъдат реално получени.
4. В случай на глоби, когато длъжникът предостави финансова гаранция, приета от счетоводителя вместо плащане, дължимата лихва, считано от крайния срок, посочен в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата по параграф 2 от настоящия член, която е в сила на първия ден на месеца, през който е прието решението за налагане на глоба, увеличена само с един и половина процентни пункта.
Раздел 4
Разпореждане за събиране
Член 84
Изготвяне на нареждането за събиране
(член 79 от Финансовия регламент)
1. Нареждането за събиране посочва:
а)
финансовата година, за която трябва да бъде осчетоводен приходът;
б)
акта или правното задължение, който или което е източник на задължението и поражда правото на събиране;
в)
приложимата бюджетна статия и всяко друго подразделение, включително, при необходимост, съответното бюджетно задължение;
г)
сумата, която подлежи на събиране, изразена в евро;
д)
името и адреса на длъжника;
е)
крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
ж)
възможния метод на събиране, включително по-специално събиране чрез прихващане или задействане на предоставена гаранция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата на нареждането за събиране и го подписва, след което то се изпраща на счетоводителя.
3. Счетоводителят на всяка институция съхранява списък на несъбраните дължими суми. Вземанията на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Той предава този списък на счетоводителя на Комисията.
Счетоводителят на Комисията изготвя консолидиран списък на дължимите суми за всяка институция по дата на издаване на нареждането за събиране. Списъкът се добавя към доклада на Комисията за бюджетното и финансовото управление.
4. За да подсили защитата на финансовите интереси на Съюза, Комисията съставя списък на вземанията на Съюза, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да възстанови средствата, които дължи, чрез съдебно решение със сила на пресъдено нещо и ако една година след неговото произнасяне не е възстановена никаква сума или е възстановена незначителна по размер сума. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 85
Решение, което представлява изпълнително основание, в полза на други институции
(член 79, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Извънредните обстоятелства по член 79, параграф 2 от Финансовия регламент са налице, когато съответната институция е изчерпала възможността за доброволно плащане и за събиране на дълга чрез прихващане, съгласно предвиденото в член 80, параграф 1 от Финансовия регламент, и дългът е значителен по размер.
2. В случая по параграф 1 съответните институции, различни от посочените в член 299 от ДФЕС, могат да поискат от Комисията да приеме решение, което представлява изпълнително основание.
3. Във всички случаи в решението, което представлява изпълнително основание, се посочва, че събраните суми се записват в частта на бюджета, предназначена за съответната институция, която действа като разпоредител с бюджетни кредити. Приходите се записват като общи приходи, освен когато попадат в обхвата на специфичните случаи на целевите приходи съгласно предвиденото в член 21, параграф 3 от Финансовия регламент.
4. Отправилата искането институция уведомява Комисията за всяко събитие, което има вероятност да повлияе на събирането на средствата, и се намесва в подкрепа на Комисията в случай на обжалване на решение, което представлява изпълнително основание.
5. Комисията и съответната институция се договарят относно практическите начини за изпълнение на настоящия член.
Раздел 5
Събиране
Член 86
Формалности по събирането
(член 80 от Финансовия регламент)
1. След като бъде събрано вземане, счетоводителят прави запис в сметките и уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой, извършени пред счетоводителя или администратора на авансови средства, се издава разписка.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране на вземания, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 87
Събиране чрез прихващане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Когато длъжникът има вземане по отношение на Съюза, което е безспорно, съгласно определението в член 81, буква а), ликвидно и изискуемо и се отнася до сума, установена с платежно нареждане, след изтичане на крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) счетоводителят събира установените вземания чрез прихващане.
В изключителни случаи, когато това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза и счетоводителят има основания да счита, че дължимата на Съюза сума ще бъде загубена, счетоводителят събира вземането чрез приспадане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б).
Счетоводителят извършва събирането и чрез прихващане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), когато длъжникът даде своето съгласие за това.
2. Преди да пристъпи към каквото и да е събиране съгласно параграф 1, счетоводителят се консултира с отговорния разпоредител с бюджетни кредити и уведомява съответните длъжници.
Когато длъжникът е национален орган или една от неговите административни единици, счетоводителят уведомява също съответната държава членка поне десет работни дни предварително за намерението си да пристъпи към събиране чрез прихващане. При все това със съгласието на държавата членка или съответната административна единица счетоводителят може да пристъпи към събирането чрез прихващане, преди да е изтекъл крайният срок.
3. Прихващането по параграф 1 има ефекта на плащане и освобождава Съюза от съответния дълг и ако е уместно, от дължимите лихви.
Член 88
Процедура за събиране при неизвършване на доброволно плащане
(членове 79 и 80 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на член 87, ако сумата не бъде събрана в пълен размер до крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), посочен в дебитното известие, счетоводителят уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно открива процедурата за събиране по всички предвидени в закона начини, включително, ако е уместно, чрез задействане на предварително предоставена гаранция.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 87, когато методът на събиране по параграф 1 от настоящия член не може да бъде използван и длъжникът не плати въпреки официалното уведомително писмо, изпратено от счетоводителя, счетоводителят пристъпва към изпълнение на решение за събиране, осигурено по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент или чрез съдебно дело.
Член 89
Удължаване на срока за плащане
(член 80 от Финансовия регламент)
В сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и при условие че са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плати лихвата, посочена в член 83, за целия допълнителен период от време, считано от крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
б)
за да се защитят правата на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на институцията.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на институцията.
При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по буква б) от първа алинея, когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 90
Събиране на глоби или други санкции
(членове 80 и 83 от Финансовия регламент)
1. Когато пред Съда на Европейския съюз бъде заведено дело срещу решение на Комисията за налагане на глоба или други санкции съгласно ДФЕС или Договора за Евратом и докато не бъдат изчерпани всички правни средства за защита, длъжникът или плаща условно съответните суми по банковата сметка, посочена от счетоводителя, или предоставя финансова гаранция, приемлива за счетоводителя. Гаранцията е независима от задължението за плащане на глобата, имуществената санкция или други санкции и е изпълнима при първо поискване. Тя покрива главницата и лихвите, дължими съгласно член 83, параграф 4.
2. Комисията обезпечава условно платените суми, като ги инвестира във финансови активи и по този начин гарантира сигурността и ликвидността на средствата, като същевременно се стреми да получи и финансов приход.
3. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е потвърдена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
условно събраните суми и лихвите и другите суми, които те са генерирали, се записват в бюджета в съответствие с член 83 от Финансовия регламент най-късно през финансовата година, следваща годината, през която са изчерпани всички правни средства за защита;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя се привежда в действие и съответните суми се записват в бюджета.
Когато размерът на глобата или на санкцията е увеличен от Съда, букви а) и б) от първа алинея се прилагат до сумите в решението на Комисията и счетоводителят събира съответстващата на увеличението сума, която се записва в бюджета.
4. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е отменена или намалена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
недължимо събраните суми заедно с начислените лихви се връщат на съответната трета страна. В случаите, в които цялостният генериран приход за съответния период е отрицателен, се възстановява номиналната стойност на недължимо събраните суми;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя съответно се освобождава.
Член 91
Отказ от събиране на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се откаже от цялостното или частично събиране на установено вземане само в следните случаи:
а)
когато предвидимите разходи по събирането ще надхвърлят дължимата сума и отказът от събиране няма да навреди на престижа на Съюза;
б)
когато вземането не може да бъде събрано поради изтеклото време или несъстоятелност на длъжника;
в)
когато събирането противоречи на принципа на пропорционалност.
2. В случаите по параграф 1, буква в) отговорният разпоредител с бюджетни кредити действа съгласно предварително установените в рамките на всяка институция процедури и прилага следните критерии, които са задължителни и приложими при всички обстоятелства:
а)
фактите, имащи отношение към сериозността на нередността, поради която е установено вземането (измама, повторно нарушение, умисъл, грижа, добросъвестност, явна грешка);
б)
отражението, което отказът от събиране ще има върху функционирането на Съюза и неговите финансови интереси (размер на сумата, риск от създаване на прецедент, уронване на авторитета на закона).
В зависимост от обстоятелствата по случая на отговорния разпоредител с бюджетни кредити може също да се наложи да вземе предвид следните допълнителни критерии:
а)
всяко нарушение на конкуренцията, което ще бъде причинено от отказа от събиране;
б)
икономическите и социалните щети, които ще бъдат причинени от събирането на вземането в пълен размер.
3. Решението за отказ от събиране по член 80, параграф 2 от Финансовия регламент се мотивира и упоменава положената грижа за обезпечаване на събирането и правните и фактическите основания за отказа. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити се отказва от събирането на вземане в съответствие с член 84.
4. Институцията не може да делегира правомощия за отказ от събиране на установено вземане в никой от следните случаи:
а)
когато сумата, предмет на отказването, е 1 000 000 EUR или повече;
б)
когато сумата, предмет на отказването, е 100 000 EUR или повече в случаите, в които това представлява 25 % или повече от установеното вземане.
Под праговете, посочени в първа алинея, всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отказ от събиране на установено вземане.
5. Всяка институция ежегодно изпраща на Европейския парламент и на Съвета доклад за отказите по параграфи 1-4 от настоящия член, отнасящи се до суми в размер на 100 000 EUR или повече. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Член 92
Отмяна на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. В случай на грешка отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя изцяло или частично установеното вземане в съответствие с членове 82 и 84 и посочва подходящи мотиви.
2. Всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отмяна на установено вземане.
Член 93
Правила относно давностните срокове
(член 81 от Финансовия регламент)
1. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни започва да тече при изтичане на крайния срок, съобщен на длъжника в дебитното известие съгласно член 80, параграф 3, буква б).
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза започва да тече от датата, на която плащането на вземането на третата страна стане дължимо съгласно съответното правно задължение.
2. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни се прекъсва от всяко действие на институция или на държава членка, действаща по искане на институция, за което третата страна е уведомена и което има за цел събирането на дълга.
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза се прекъсва от всяко действие, за което Съюзът е уведомен от своите кредитори или от името на своите кредитори и което има за цел събирането на дълга.
3. Нов давностен срок от пет години започва да тече в деня след прекъсването по параграф 2.
4. Всяко съдебно дело във връзка с вземане по параграф 1, включително делата пред съд, който по-късно се самообявява за некомпетентен по делото, прекъсва давностния срок. Новият давностен срок от пет години не започва, докато не бъде постановено съдебно решение със сила на пресъдено нещо или не бъде постигнато извънсъдебно споразумение между същите страни по същото дело.
5. Когато счетоводителят предостави на длъжника допълнително време за плащане съгласно член 89, това се счита за прекъсване на давностния срок. Новият давностен срок от пет години започва да тече от деня след този на изтичане на удължения срок за плащане.
6. Вземания не се събират след изтичане на давностния срок, установен в параграфи 1-5.
ГЛАВА 6
Разходни операции
Член 94
Решение за финансиране
(член 84 от Финансовия регламент)
1. Решението за финансиране съдържа съществените елементи на действие, при което се извършва разход от бюджета.
2. По-конкретно решението за финансиране излага следното:
а)
за безвъзмездните средства:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
приоритетите за годината, целите за изпълнение и предвидените резултати с разрешените бюджетни кредити за финансовата година;
iii)
съществените критерии за допустимост, подбор и отпускане, които ще бъдат използвани за подбор на предложения;
iv)
максималния възможен процент на съфинансиране и ако се предвиждат различни проценти, критериите, които следва да се спазват за всеки от тях;
v)
графика и индикативната стойност на поканите за представяне на предложения;
б)
за обществените поръчки:
i)
цялостния бюджетен пакет, предназначен за възлагането на обществени поръчки през годината;
ii)
индикативния брой и вида на предвидените обществени поръчки и ако е възможно, общо описание на техния предмет;
iii)
индикативния календар за започването на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
в)
за доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
бюджетните кредити, заделени за доверителния фонд за годината, и сумите, предвидени за целия му срок на действие;
iii)
целите на доверителния фонд и неговия срок на действие;
iv)
правилата за управление на доверителния фонд;
v)
възможността за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субектите и лицата по член 187, параграф 2 от Финансовия регламент;
г)
за наградите:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
съществените условия за участие и критериите за присъждане;
iv)
графика на конкурса и размера на наградата или наградите;
д)
за финансовите инструменти:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
сумата, отпусната за финансовия инструмент;
iv)
индикативния график на изпълнението.
3. Когато работната програма по член 128 от Финансовия регламент съдържа информацията по буква а) от параграф 2 от настоящия член за безвъзмездните средства, финансирани от разрешените за финансовата година бюджетни кредити, решението за приемането ѝ се счита за решение за финансиране за тези безвъзмездни средства.
Що се отнася до обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти, когато изпълнението на съответните бюджетни кредити, разрешени за финансовата година, е предвидено в работна програма, съдържаща информацията по букви б), в), г) и д) от параграф 2 от настоящия член, решението за приемане на тази работна програма също се счита за решение за финансиране за съответните обществени поръчки, доверителни фондове, награди и финансови инструменти.
Ако работната програма не съдържа тази информация за една или повече дейности, тя трябва да претърпи съответните изменения или за съответната дейност да бъде прието индивидуално решение за финансиране.
4. Без да се засяга която и да е специфична разпоредба на основен акт, всяко съществено изменение на вече прието решение за финансиране следва същата процедура като първоначалното решение.
Раздел 1
Поемане на задължение за разход
Член 95
Глобални и временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобалното бюджетно задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, което само по себе си предвижда последващо поемане на едно или повече правни задължения, или чрез поемане на едно или повече правни задължения.
Споразуменията за финансиране в сферата на пряката финансова помощ за трети държави, включително бюджетната подкрепа, които представляват правни задължения, могат да пораждат плащания без поемане на други правни задължения.
2. Временното бюджетно задължение се изпълнява чрез поемане на едно или повече правни задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, в случай на разходи за управление на персонала или комуникационни разходи на институциите за отразяване на събития на Съюза, пряко чрез плащания.
Член 96
Приемане на глобално задължение
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобално задължение се поема въз основа на решение за финансиране.
Глобалното задължение се поема най-късно преди приемането на решението за подбор на получатели, а когато изпълнението на съответните бюджетни кредити включва приемане на работна програма по смисъла на член 188 - в най-кратки срокове след приемането на програмата.
2. Когато глобалното поето задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, втората алинея от параграф 1 не се прилага.
Член 97
Един подпис
(член 85 от Финансовия регламент)
1. От правилото, че бюджетното задължение и съответстващото му правно задължение се подписват от едно и също лице, се допускат изключения само в следните случаи:
а)
когато задълженията са временни;
б)
когато глобалните задължения се отнасят до споразумения за финансиране с трети държави;
в)
когато решението на институцията представлява правно задължение;
г)
когато глобалното задължение се изпълнява чрез няколко правни задължения, за които са отговорни различни разпоредители с бюджетни кредити;
д)
когато във връзка със сметки за авансови средства, предназначени за външните дейности, правните задължения трябва да бъдат подписани от служители на местните звена по член 72 по инструкция на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който обаче остава изцяло отговорен за съответните операции;
е)
когато институция е делегирала правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на междуинституционална европейска служба съгласно член 199, параграф 1 от Финансовия регламент.
2. Ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, подписал бюджетното задължение, отсъства и продължава да отсъства за период, несъвместим със сроковете за поемане на правното задължение, последното се поема от лицето, определено по приетите от всяка институция правила за заместване, при условие че това лице притежава статута на разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 65, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 98
Административни разходи, покривани с временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
Позициите, разглеждани като обичайни административни разходи, които могат да породят временни задължения, включват следното:
а)
разходи за персонал, независимо от това дали този персонал попада в обхвата на Правилника за персонала, или не, за други човешки ресурси и пенсии и за възнаграждение на експерти;
б)
разходи, отнасящи се до членовете на институцията;
в)
разходи за обучение;
г)
разходи за конкурси, подбор и назначаване;
д)
командировъчни;
е)
представителни разходи;
ж)
разходи за срещи;
з)
устни и писмени преводачи;
и)
обмен на длъжностни лица;
й)
редовен наем на движимо и недвижимо имущество или рутинни плащания по договори за недвижими имоти по смисъла на член 121 от настоящия регламент или вноски по заеми съгласно член 203, параграф 8 от Финансовия регламент;
к)
разни застраховки;
л)
почистване, поддръжка и сигурност;
м)
социални и медицински разходи;
н)
използване на далекосъобщителни услуги;
о)
финансови такси;
п)
правни разноски;
р)
обезщетения, включително лихви;
с)
работно оборудване;
т)
вода, газ и електроенергия;
у)
публикации на хартиен носител или в електронен формат;
ф)
комуникационни дейности, в които институциите участват с цел отразяване на събития на Съюза.
Член 99
Вписване на индивидуални правни задължения
(член 86 от Финансовия регламент)
В случай на глобално бюджетно задължение, последвано от едно или няколко индивидуални правни задължения, отговорният разпоредител с бюджетни кредити регистрира в централното счетоводство сумите по това или тези последователни индивидуални правни задължения.
При вписването в сметките се посочва съответното глобално задължение, към което се отнасят индивидуалните задължения.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва сумите по сметките, преди да подпише съответното индивидуално правно задължение, освен в случаите по член 86, параграф 4, четвърта алинея от Финансовия регламент.
Във всички случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали съвкупната сума не надхвърля размера на глобалното задължение, което ги обхваща.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 100
Утвърждаване и приемане за плащане
(член 88 от Финансовия регламент)
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи по смисъла на член 110, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително рутинните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен с официално решение на разпоредителя с бюджетни кредити и на негова отговорност в съответствие с член 65, параграф 5 от Финансовия регламент. Тези решения за оправомощаване се съхраняват за бъдещи справки.
Член 101
Резолюция „удостоверено вярно“ за плащанията по предварително финансиране
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията по предварително финансиране отговорният разпоредител с бюджетни кредити или технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява с резолюция „удостоверено вярно“, че условията, които се изискват в правното задължение за изплащане на предварителното финансиране, са изпълнени.
Член 102
Приемане за плащане на договори за възлагане на обществени поръчки за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до договори за възлагане на обществени поръчки, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвена от изпълнителя фактура;
б)
на самата фактура, или на вътрешен документ, придружаващ получената фактура, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на фактурата са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
Посочената в буква б) от първа алинея резолюция „удостоверено вярно“ удостоверява, че предвидените по договора услуги, доставки или строителни работи са надлежно извършени. За доставките и строителните работи длъжностното лице или друг технически компетентен служител съставят предварителен приемо-предавателен протокол и впоследствие окончателен такъв при изтичането на гаранционния срок, посочен в договора. Тези два протокола се считат за резолюция „удостоверено вярно“.
За рутинните плащания, включително плащанията за абонаменти или за курсове за обучение, резолюцията „удостоверено вярно“ удостоверява, че правото на кредитора е в съответствие с документите, оправдаващи плащането.
Член 103
Приемане за плащане на безвъзмездни средства за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до безвъзмездни средства, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвената от бенефициера заявка за плащане;
б)
на самата заявка за плащане, или на вътрешен документ, придружаващ получения отчет за разходи, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на заявката за плащане са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
с резолюцията по буква б) от първа алинея длъжностното лице или другият технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява, че дейността или работната програма, изпълнена от бенефициера, е в пълно съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, включително, ако е приложимо, че декларираните от бенефициера разходи са допустими.
Член 104
Приемане за плащане на разходи за персонал
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията, които съответстват на разходи за персонала, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че са налични следните оправдателни документи:
а)
по отношение на месечната заплата:
i)
пълен списък на персонала с всички елементи на възнаграждението;
ii)
формуляр (личен информационен фиш) въз основа на взетите във всеки отделен случай решения, показващ при настъпване на промяна всяка промяна във всеки елемент на възнаграждението;
iii)
при назначаване на работа или на длъжност - заверено копие на решението за назначаване на работа или на длъжност, придружаващо утвърждаването на изплащането на първата заплата;
б)
по отношение на другите възнаграждения, като тези на служителите, на които се заплаща на час или на ден: справка, подписана от оправомощения служител, за отработените дни и часове;
в)
по отношение на извънредния труд: справка, подписана от оправомощения служител, за количеството извънреден труд;
г)
по отношение на командировъчните:
i)
заповедта за командироване, подписана от компетентния орган;
ii)
отчет за командировъчните, подписан от командирования и от по-висшестоящия служител, оправомощен за целта, в случай че командировъчните се различават от заповедта за командироване.
д)
по отношение на някои други административни разходи, свързани с персонала, включително абонаментите или курсовете за обучение, които според договора трябва да се платят предварително: оправдателната документация във връзка с решението, на което се основават разходите, съдържаща всички елементи за изчисляването им.
в отчета за командировъчните по буква г), подточка ii) от първа алинея се посочват мястото на командировката, датата и часът на заминаване и пристигане на мястото на командировката, пътните и дневните разходи и други надлежно разрешени разходи, при условие че бъдат представени оправдателни документи.
Член 105
Материална форма на резолюцията „прието за плащане“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 100. При компютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 106
Материална форма на резолюцията „удостоверено вярно“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 101. При компютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ може да бъде под формата на утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от технически компетентния служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на плащане
Член 107
Проверки на плащанията от разпоредителя с бюджетни кредити
(член 89 от Финансовия регламент)
При съставянето на платежното нареждане отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
платежното нареждане е надлежно издадено, което означава, че предварително е взето решение за утвърждаване под формата на резолюция „прието за плащане“, данните на бенефициера са верни и сумата е изискуема;
б)
платежното нареждане съответства на бюджетното задължение, към което е отнесено;
в)
разходът е отнесен към правилната бюджетна позиция;
г)
има налични бюджетни кредити.
Член 108
Задължителни реквизити на платежните нареждания и предаването им на счетоводителя
(член 89 от Финансовия регламент)
1. Платежното нареждане съдържа:
а)
финансовата година, за която трябва да се осчетоводи разходът;
б)
бюджетната статия и всяко друго евентуално подразделение;
в)
правното задължение, пораждащо право на плащане;
г)
бюджетното задължение, към което трябва да бъде отнесено;
д)
сумата, която подлежи на плащане, изразена в евро;
е)
името, адреса и данните на банковата сметка на бенефициера;
ж)
предмета на разхода;
з)
начина на извършване на плащането;
и)
инвентаризиране на активите в съответствие с член 248.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 109
Видове плащане
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
2. Междинно плащане, което може да се извършва неколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
3. Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
Член 110
Оправдателна документация
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране, включително когато се разделя на няколко плащания, се изплаща въз основа на договора, решението, споразумението или основния акт или въз основа на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали условията на въпросния договор, решение или споразумение са спазени. Ако датата на плащане на предварителното финансиране е определена в тези инструменти, изплащането на дължимата сума не подлежи на допълнително искане.
2. Междинните плащания и плащанията на остатъка се основават на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали финансираната дейност е извършена в съответствие с основния акт или решението или в съответствие с условията на договора или споразумението.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя, при съблюдаване на принципа на добро финансово управление, характера на оправдателната документация по настоящия член в съответствие с основния акт, решенията, договорите и споразуменията. Междинните и окончателните доклади за техническото и финансовото изпълнение представляват оправдателни документи за целите на параграф 2.
4. Оправдателните документи се съхраняват от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 111
Срокове за плащане и лихва за забава
(член 92 от Финансовия регламент)
1. Под срок, предвиден за извършване на плащанията, се разбира срокът за утвърждаване, разрешаване и плащане на разходите.
Той започва да тече от датата на получаване на заявка за плащане.
Заявката за плащане се регистрира от оправомощената служба на отговорния разпоредител с бюджетни кредити във възможно най-кратък срок и се счита за получена на датата на своето регистриране.
Под дата на плащане се разбира датата, на която се дебитира сметката на институцията.
2. Заявката за плащане съдържа следните съществени елементи:
а)
име на кредитора;
б)
сума;
в)
валута;
г)
дата;
При липса на поне един съществен елемент заявката се отхвърля.
Кредиторът се уведомява писмено за отхвърлянето и за мотивите за него във възможно най-кратък срок и при всички случаи в срок от 30 календарни дни от датата на получаване на заявката за плащане.
3. В случай на спиране по член 92, параграф 2 от Финансовия регламент оставащият срок за плащане започва да тече отново от датата на получаване на изисканата информация или преработените документи или на датата на извършване на необходимата допълнителна проверка, включително проверки на място.
4. При изтичане на сроковете, определени в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, кредиторът има право на лихва в съответствие със следните условия:
а)
лихвените проценти са тези, посочени в член 83, параграф 2 от настоящия регламент;
б)
лихвата се дължи за периода от календарния ден, следващ датата на изтичане на срока за плащане, определен в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, до датата на плащането.
При все това, когато лихвата, изчислена в съответствие с разпоредбите на първа алинея, е по-ниска от 200 EUR или равна на 200 EUR, тя се изплаща на кредитора само при поискване, подадено в срок от два месеца от получаване на закъснялото плащане.
5. Всяка институция представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно спазването на сроковете и спирането на сроковете по член 92 от Финансовия регламент. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 7
Информационни системи
Член 112
Описание на информационните системи
(член 93 от Финансовия регламент)
Когато за обработка на операциите по изпълнението на бюджета се използват компютърни системи и подсистеми, се изисква изчерпателно и актуално описание на всяка система или подсистема.
Всяко описание определя съдържанието на всички полета за данни и описва как системата обработва всяка отделна операция. То показва подробно как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция.
Член 113
Периодично запаметяване
(член 93 от Финансовия регламент)
Данните в компютърните системи и подсистеми се запаметяват периодично и се съхраняват на сигурно място.
ГЛАВА 8
Вътрешен одитор
Член 114
Назначаване на вътрешния одитор
(член 98 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава своя вътрешен одитор съгласно правила, съобразени със специфичните ѝ особености и нужди. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета за назначаването на вътрешния одитор.
2. Всяка институция определя в зависимост от специфичните си особености и нужди обхвата на мисията на вътрешния одитор и подробно определя целите и процедурите за упражняването на функцията вътрешен одит при надлежно съблюдаване на международните стандарти за вътрешен одит.
3. Институцията може да назначава за вътрешен одитор на основание на конкретната му компетентност длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала и гражданин на някоя от държавите членки.
4. Ако две или повече институции назначат един и същ вътрешен одитор, те определят необходимите условия за търсенето на отговорност от него съгласно член 119.
5. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета при прекратяване на задълженията на вътрешния одитор.
Член 115
Ресурси за вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
Институцията осигурява на вътрешния одитор ресурсите, от които той се нуждае за правилно изпълнение на одиторската си функция, и устав за мисията, в който се посочват подробно неговите задачи, функции и задължения.
Член 116
Работна програма
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор приема работната си програма и я представя на институцията.
2. Институцията може да поиска от вътрешния одитор да извършва одити, които не са включени в работната програма по параграф 1.
Член 117
Докладване от вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор представя на институцията годишния отчет за вътрешния одит, предвиден в член 99, параграф 3 от Финансовия регламент, в който се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити, основните отправени препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
В годишния отчет се посочват и всички системни проблеми, открити от специалния орган, създаден по силата на член 73, параграф 6 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция преценява дали отправените в отчетите на вътрешния ѝ одитор препоръки са подходящи за обмен на най-добри практики с останалите институции.
3. По време на изготвяне на своя отчет вътрешният одитор обръща особено внимание на цялостното спазване на принципа на добро финансово управление и се уверява, че са предприети подходящи мерки за постоянно подобряване и засилване на неговото прилагане.
Член 118
Независимост
(член 100 от Финансовия регламент)
Вътрешният одитор е изцяло независим при извършване на своите одити. Той не може да получава никакви указания, нито да бъде ограничаван по какъвто и да е начин по отношение на изпълнението на своите функции, които по силата на неговото назначаване му се възлагат съгласно Финансовия регламент.
Член 119
Отговорност на вътрешния одитор
(член 100 от Финансовия регламент)
Само институцията, действайки в съответствие с разпоредбите на настоящия член, може да търси отговорност от вътрешния одитор за неговите действия като длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала.
Институцията взема мотивирано решение за започване на разследване. Решението се съобщава на заинтересованата страна. Институцията може да възложи разследването, под своята пряка отговорност, на едно или повече длъжностни лица със степен, равна на степента на съответния служител или по-висока от нея. В хода на разследването се изслушва мнението на заинтересованата страна.
Докладът за разследването се предоставя на заинтересованата страна, която след това се изслушва от институцията по предмета на доклада.
Въз основа на доклада и изслушването институцията приема мотивирано решение за приключване на производството или мотивирано решение съгласно членове 22 и 86 от Правилника за персонала и приложение IХ към него. Решенията за налагане на дисциплинарни или финансови санкции се съобщават на заинтересованата страна и за информация - на другите институции и Сметната палата.
Заинтересованата страна има право да обжалва тези решения пред Съда на Европейския съюз съгласно предвиденото в Правилника за персонала.
Член 120
Обжалване пред Съда на Европейския съюз
(член 100 от Финансовия регламент)
Без да се засягат начините за обжалване, предвидени в Правилника за персонала, вътрешният одитор има право да обжалва пряко пред Съда на Европейския съюз всеки акт във връзка с изпълнението на неговите задължения като вътрешен одитор. Жалбата се подава в тримесечен срок от календарната дата, на която той е уведомен за съответния акт.
По такива жалби се провеждат разследване и изслушване съгласно предвиденото в член 91, параграф 5 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Раздел 1
Обхват и принципи на възлагането
Член 121
Определения и обхват
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Договорите за недвижими имоти обхващат закупуването, дългосрочното наемане, плодоползването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на земя, съществуващи сгради или други недвижими имоти.
2. Договорите за доставки обхващат закупуването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на стоки. Договор за доставка на стоки и евентуално за монтаж и инсталиране се счита за договор за доставка.
3. Договорите за строителство обхващат изпълнението или проектирането и изпълнението на строителни работи или на строеж, свързани с една от дейностите, посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО, или изпълнението, по какъвто и да е начин, на строеж, съответстващ на посочените от възложителя изисквания. Понятието „строеж“ означава резултатът от строителство или от граждански инженеринг, взети като цяло, който е достатъчен сам по себе си за изпълнение на икономическа или техническа функция.
4. Договорите за услуги обхващат всички интелектуални и неинтелектуални услуги, различни от тези в обхвата на договорите за доставки, договорите за строителство и договорите за недвижими имоти.
Договор, който обхваща два или повече вида обществени поръчки (за строителство, услуги или доставки), се възлага в съответствие с разпоредбите, които се прилагат за вида обществена поръчка, характеризираща основния предмет на този договор.
В случай на смесени договори, състоящи се от услуги и доставки, основният предмет се определя чрез сравняване на стойностите на съответните услуги или доставки.
Всяко позоваване на номенклатурите в контекста на обществените поръчки се прави, като се използва Общият терминологичен речник, свързан с обществените поръчки (CPV), изложен в Регламент (ЕО) № 2195/2002 на Европейския парламент и на Съвета (11).
5. Понятията „изпълнител на строителни работи“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до всяко физическо или юридическо лице, публичноправен субект или обединение на такива лица и/или органи, които предлагат да извършат строителни работи, да доставят стоки и да предоставят услуги. Понятието „икономически оператор“ включва изпълнителите на строителни работи, доставчиците и доставчиците на услуги. „Оференти“ означава икономическите оператори, подали оферта. „Кандидати“ означава лицата, поискали да бъдат допуснати до участие в ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне. „Потенциални оференти“ означава икономическите оператори, включени в списък на потенциалните оференти съгласно член 136, параграф 1, буква б).
Обединенията на икономически оператори имат право да представят оферти или да кандидатстват. Възложителите не могат да изискват от обединенията да имат определена правна форма, за да бъдат допуснати да представят оферта или заявление за участие, но от избраното обединение може да бъде изискано да приеме определена правна форма, след като му бъде възложена поръчката, ако тази промяна е необходима за доброто изпълнение на поръчката.
6. Службите на институциите на Съюза се считат за възложители освен в случаите, в които сключват помежду си административни споразумения за предоставяне на услуги, доставка на стоки, извършване на строителни работи или изпълняване на договори за недвижими имоти.
7. „Техническа помощ“ означава дейностите за оказване на подкрепа и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, по-конкретно подготвителните, управленските, мониторинговите, оценъчните, одитните и контролните дейности.
8. Всички контакти с изпълнителите, включително сключването на договори и техните изменения, могат да бъдат извършвани посредством системи за електронен обмен, осигурени от възложителя.
9. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, които се предават чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат да подписват електронно или да предават документ чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да се идентифицират чрез системата по установен начин;
г)
трябва да бъдат точно определени часът и датата на електронната операция;
д)
трябва да се запазва целостта на документите;
е)
документите трябва да продължат да бъдат налични;
ж)
при необходимост, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
гарантират защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
10. За изпратените или получените чрез такава система данни важи правната презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, който е изпратен или за който е изпратено уведомление чрез такава система, се счита за еквивалентен на документ на хартиен носител, допустим е като доказателство в правни производства, счита се за оригинален и се ползва с правната презумпция за автентичност и цялост, при условие че не притежава никакви динамични характеристики, които могат да доведат до автоматичната му промяна.
Електронните подписи по буква б) от параграф 9 имат равностойно правно действие на писмено положени подписи.
Член 122
Рамкови споразумения и отделни договори
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Срокът на действие на рамково споразумение не може да превишава четири години освен в изключителни случаи, надлежно обосновани по-специално от предмета на рамковото споразумение.
Отделните договори, които се основават на рамковите споразумения, се възлагат в съответствие с условията на рамковото споразумение само между възложителите и изпълнителите по рамковото споразумение.
При възлагането на отделни договори страните не могат да внасят съществени изменения в рамковото споразумение.
2. Когато рамково споразумение се сключва с един икономически оператор, отделните договори се възлагат в рамките на условията, установени в рамковото споразумение.
При надлежно обосновани обстоятелства възложителите могат да се консултират писмено с изпълнителя, като поискат от него при необходимост да допълни своята оферта.
3. Когато рамково споразумение трябва да бъде сключено с няколко икономически оператори, то се сключва с поне трима оператори, при условие че има достатъчен брой икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор, или достатъчен брой допустими оферти, които отговарят на критериите за възлагане.
Рамково споразумение с няколко икономически оператори може да приеме формата на отделни договори, съдържащи еднакви условия.
Отделните договори, основаващи се на рамковите споразумения, сключени с няколко икономически оператори, се възлагат при спазване на следните условия:
а)
при рамкови споразумения без повторно провеждане на конкурс - чрез прилагане на условията, установени в рамковото споразумение;
б)
при рамкови споразумения с повторно провеждане на конкурс - след като страните отново са се конкурирали въз основа на същите и ако е необходимо, на по-точно формулирани условия, както и когато е уместно, въз основа на други условия, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
За всеки отделен договор, който трябва да бъде възложен в съответствие с условията на трета алинея, буква б), възложителите се консултират писмено с изпълнителите по рамковото споразумение, като определят срок, който е достатъчно дълъг за представяне на офертите. Офертите се представят в писмена форма. Възложителите възлагат всеки отделен договор на оферента, представил най-добрата оферта въз основа на критериите за възлагане, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
4. В секторите, характеризиращи се с бързи промени на цените и бързо технологично развитие, рамковите споразумения без повторно провеждане на конкурс съдържат клауза или за преразглеждане в средата на периода, или за система за сравнителен анализ. След преразглеждането в средата на периода, ако първоначално определените условия вече не са адаптирани към изменението на цените или към развитието на технологиите, възложителят може да не използва въпросното рамково споразумение и предприема необходимите мерки за неговото прекратяване.
5. Само отделните договори, които се основават на рамкови споразумения, се предшестват от поемане на бюджетно задължение.
Раздел 2
Публикуване
Член 123
Обявяване на поръчките, попадащи в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Публикуването на поръчки на стойност, равна на праговете, установени в член 170, параграф 1, или по-голяма тях, се извършва под формата на обявление за обществена поръчка, без да се засягат разпоредбите на член 134, и под формата на обявление за възлагане. Обявлението за предварителна информация е задължително само когато възложителят възнамерява да използва възможността за съкращаване на сроковете за получаване на оферти съгласно член 152, параграф 4.
2. Обявлението за предварителна информация е обявлението, чрез което възложителите оповестяват индикативно прогнозите за общата стойност и предмета на поръчките и рамковите споразумения, които възнамеряват да възложат през дадена финансова година, с изключение на поръчките по процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
Обявлението за предварителна информация се публикува или от Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-нататък „Службата за публикации“), или от самите възложители в своя профил на купувач.
Задължителното обявление за предварителна информация се изпраща на Службата за публикации или се публикува в профила на купувач във възможно най-кратък срок и във всички случаи не по-късно от 31 март на всяка финансова година.
Възложителите, които публикуват обявлението за предварителна информация в своя профил на купувач, изпращат на Службата за публикации, по електронен път и като използват формата и процедурите за изпращане, посочени в точка 3 от приложение VIII към Директива 2004/18/ЕО, обявление, в което се съобщава публикуването на обявление за предварителна информация в профил на купувач.
3. Обявлението за обществена поръчка е начинът, по който възложителите обявяват намерението си да започнат процедура за възлагане на обществена поръчка, сключване на рамково споразумение или създаване на динамична система за покупки в съответствие с член 131. Без да се засягат договорите, сключени след процедура на договаряне съгласно член 134, обявлението за поръчка е задължително за договорите с прогнозна стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1.
То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
При открита процедура в обявлението за поръчка се посочват датата, часът, а когато е уместно, и мястото на заседанието на комисията за отваряне на офертите, на което могат да присъстват оферентите.
Възложителите съобщават дали допускат варианти и посочват минималните нива на капацитет, които изискват, ако използват възможността, предвидена в член 146, параграф 2, втора алинея. Те определят критериите за подбор по член 146, които възнамеряват да използват, минималния брой кандидати, които планират да поканят като оференти, и когато е уместно, максималния брой на тези кандидати, както и обективните и недискриминационни критерии, които възнамеряват да прилагат, за да ограничат броя, в съответствие с член 128, параграф 1, втора алинея.
При неограничен, пряк и пълен достъп до процедурата за възлагане на поръчка по електронен път, и по-специално в динамичните системи за покупки по член 131, в обявлението за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който могат да бъдат разгледани тези документи.
Възложителите, които желаят да организират конкурс, оповестяват намерението си чрез обявление.
Когато е уместно, възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, че процедурата за възлагане на обществена поръчка е междуинституционална процедура за възлагане на обществена поръчка. В тези случаи в обявлението за обществена поръчка се посочват институциите, изпълнителните агенции или органите по член 208 от Финансовия регламент, които участват в процедурата за обществена поръчка, институцията, отговаряща за процедурата за обществена поръчка, и общият обем на договорите за всички тези институции, изпълнителни агенции или органи.
4. Обявлението за възлагане съдържа резултатите от процедурата за възлагане на поръчки, за сключване на рамкови споразумения или за възлагане на поръчки, основани на динамична система за покупки. При поръчките, чиято стойност е равна на праговете или превишава праговете, определени в член 170, параграф 1, обявлението за възлагане е задължително. То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
Обявлението за възлагане се изпраща на Службата за публикации не по-късно от 48 календарни дни от датата на подписване на договора или рамковото споразумение. При все това обявленията, които се отнасят до поръчки, основани на динамична система за покупки, могат да се групират по тримесечия. В тези случаи те се изпращат на Службата за публикации не по-късно от 48 дни след края на всяко тримесечие.
Възложителите, които са провели конкурс за проект, изпращат на Службата за публикации обявление за резултатите от него.
В случай на междуинституционални процедури обявлението за възлагане се изпраща от отговорния за процедурата възложител.
Обявлението за възлагане се изпраща и на Службата за публикации в случай на договор или рамково споразумение на стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1, и възложени съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, достатъчно рано, за да може публикуването да се направи преди подписване на договора, в съответствие с реда и условията, предвидени в член 171, параграф 1.
Без да се засягат разпоредбите на член 21, информацията относно стойността и изпълнителите на отделните договори, основани на рамково споразумение, през дадена финансова година се публикува на интернет сайта на възложителя не по-късно от 30 юни след края на тази финансова година, ако в резултат на сключването на отделен договор или на съвкупния обем на отделните договори праговете по член 170, параграф 1 бъдат надвишени.
5. Обявленията се съставят в съответствие със стандартните формуляри, приети от Комисията по силата на Директива 2004/18/ЕО.
Член 124
Обявяване на поръчките, които не попадат в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Поръчките на стойност под праговете, посочени в член 170, параграф 1, се обявяват по подходящ начин, за да се гарантират конкурентна процедура и безпристрастност на процедурата за възлагане на обществена поръчка. Обявяването включва:
а)
обявление за обществена поръчка съгласно член 123, параграф 3 или обявление за покана за изразяване на интерес за поръчките със сходен предмет, чиято стойност е по-голяма от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
подходящо предварително оповестяване по интернет за поръчките на стойност, по-голяма от сумата, посочена в член 137, параграф 2.
2. Списък на изпълнителите, на които са възложени поръчки за недвижими имоти и поръчки, обявени за секретни в съответствие с член 134, параграф 1, буква й) от настоящия регламент, се публикува само веднъж годишно, като в него се посочват предметът и стойността на възложените поръчки. Този списък се изпраща на Европейския парламент и на Съвета. Когато става дума за Комисията, той се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността съгласно член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
3. Информацията за поръчките на стойност, по-голяма от посочената в член 137, параграф 1, които не са били предмет на отделно обявление за възлагане, се изпраща на Службата за публикации. Годишните списъци на изпълнителите се изпращат не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
4. Информацията във връзка с поръчките на стойност, по-голяма от сумата по параграф 137, параграф 2, се публикува на интернет сайта на институцията не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
Член 125
Публикуване на обявленията
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Службата за публикации публикува обявленията по членове 123 и 124 в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от дванадесет календарни дни след тяхното изпращане.
Посоченият в първа алинея срок се съкращава на пет календарни дни за ускорените процедури по член 154.
2. Възложителите трябва да могат да представят доказателство за датата на изпращане.
Член 126
Други форми на обявяване
(член 103 от Финансовия регламент)
Освен обявяването, предвидено в членове 123, 124 и 125, поръчките могат да бъдат обявявани и по всякакъв друг начин, и по-специално в електронна форма. Всяко обявяване упоменава обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейския съюз съгласно член 125, ако е публикувано обявление, и не може да предшества публикуването на това обявление, което е единственото действително.
Това обявяване не може да въвежда никаква дискриминация между кандидатите или оферентите, нито да съдържа данни, различни от данните, които се съдържат в обявлението за обществена поръчка, ако такова е публикувано.
Раздел 3
Процедури за възлагане на обществени поръчки
Член 127
Видове процедури за възлагане на обществени поръчки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Поръчките се възлагат чрез процедура за възлагане, като се използва откритата процедура, ограничената процедура или процедурата на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, или чрез процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е уместно след провеждане на конкурс.
2. Процедурите за възлагане на обществени поръчки са открити, когато всички заинтересовани икономически оператори имат право да подадат оферта. Това важи и за динамичните системи за покупки по член 131.
Процедурите за възлагане на обществени поръчки са ограничени, когато всички икономически оператори могат да поискат да участват, но да представят оферта или решение съгласно процедурата на състезателен диалог, посочена в член 132, имат право само кандидатите, които отговарят на критериите за подбор по член 146 и са поканени едновременно и в писмена форма от възложителите.
Етапът на подбор може да бъде повтарян за всяка отделна поръчка, също и при състезателен диалог, или може да включва съставянето на списък на потенциални кандидати в рамките на процедурата по член 136, параграф 1, буква а).
3. При процедурата на договаряне възложителите се обръщат към избрани от тях оференти, които отговарят на критериите за подбор по член 146, и договарят условията на техните оферти с един или повече от тях.
При процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка по член 135 възложителите едновременно и писмено отправят покана към избраните кандидати за участие в договаряне.
4. Конкурсите са процедури, които дават възможност на възложителите да получат, главно в областта на архитектурата и гражданския инженеринг или обработката на данни, план или проект, предложени от тръжна комисия след тръжна процедура със или без присъждане на награди.
Член 128
Брой на кандидатите при ограничените процедури или процедурите на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
1. При ограничената процедура и процедурите по член 136, параграф 1, букви а) и б) броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, не може да бъде по-малък от петима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Възложителят може също да предвиди максимален брой кандидати в зависимост от предмета на поръчката и въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор. В такива случаи максималният брой кандидати и критериите се посочват в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес по членове 123 и 124.
Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. При процедурите на договаряне и след състезателен диалог броят на кандидатите, поканени за участие в преговори или да подадат оферта, не може да бъде по-малък от трима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
Първа и втора алинея не се прилагат за следното:
а)
поръчките с много ниска стойност съгласно член 137, параграф 2;
б)
поръчките за правни услуги съгласно номенклатурата CPV;
в)
поръчките, които са обявени за секретни съгласно член 134, параграф 1, буква й).
3. Когато броят на кандидатите, които отговарят на критериите за подбор и на минималните изисквания, е под минималния брой, определен в параграфи 1 и 2, възложителят може да продължи процедурата, като покани кандидата или кандидатите с необходимия капацитет. При все това възложителят не може да включва други икономически оператори, които не са били първоначално поканени да участват в процедурата, или кандидати, които не разполагат с нужния капацитет.
Член 129
Протичане на процедурата на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
Възложителите се договарят с оферентите по подадените от тях оферти, за да ги приспособят към изискванията, изложени в обявлението за обществена поръчка по член 123 или в спецификациите и във всички допълнителни документи, и за да преценят коя е икономически най-изгодната оферта.
По време на преговорите възложителите гарантират равно третиране на всички оференти.
Когато възложителите могат, в съответствие с член 135, да възлагат поръчки чрез процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, те могат да организират процедурата на договаряне да се проведе на етапи, за да се намали броят на офертите, по които ще се водят преговори, като същевременно прилагат критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка или спецификациите. В обявлението за обществена поръчка или спецификациите се посочва, че тази възможност ще бъде използвана.
Член 130
Конкурси
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Заинтересованите от участие в конкурса се уведомяват за правилата за неговото организиране.
Броят на поканените да участват кандидати трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава тръжна комисия. В нея участват изключително физически лица, които са независими от участниците в конкурса. Когато за участие в конкурс се изисква конкретна професионална квалификация, минимум една трета от членовете на тръжната комисия трябва да притежават същата или равностойна квалификация.
Тръжната комисия изразява становищата си независимо. Нейните становища се приемат въз основа на проекти, внесени от кандидатите анонимно, и единствено с оглед на критериите, посочени в обявлението за конкурс.
3. Предложенията на тръжната комисия въз основа на качествата на всеки проект и нейните бележки се отразяват в протокол, подписан от нейните членове.
Кандидатите запазват своята анонимност, докато тръжната комисия изрази становище.
Тръжната комисия може да поиска от кандидатите да отговорят на въпросите, записани в протокола, за да разяснят даден проект. За последвалия диалог се съставя пълен протокол.
4. След това възложителят взема решение, в което се посочват името и адресът на избрания кандидат и мотивите за избора съобразно критериите, посочени в обявлението за конкурс, особено ако изборът се отклонява от предложенията в становището на тръжната комисия.
Член 131
Динамична система за покупки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Динамичната система за покупки е изцяло електронен процес за обичайни покупки, която е отворена по време на функционирането си за всички икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор и са представили примерна оферта, която съответства на спецификацията, както и на всички допълнителни документи. Примерните оферти могат да бъдат усъвършенствани във всеки един момент, при условие че продължават да отговарят на спецификацията.
2. За целите на създаването на динамичната система за покупки възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което се посочва, че се използва динамична система за покупки, и което съдържа интернет адреса за неограничен, пряк и пълен достъп до спецификацията и всички допълнителни документи от момента на публикуване на обявлението до преустановяване на функционирането на системата.
Те посочват в спецификацията, наред с другите въпроси, естеството на планираните покупки съгласно тази система, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
3. По време на функционирането на динамичната система за покупки възложителите предоставят на всеки икономически оператор възможност да представи примерна оферта с цел да бъде приет в системата съгласно условията, посочени в параграф 1. Те завършват оценката в максимален срок от 15 дни от датата на представянето на примерната оферта. Въпреки това те могат да удължат периода за оценка, при условие че междувременно не бъде обявена покана за представяне на оферти.
При първа възможност възложителят уведомява оферентите, че са приети в динамичната система за покупки или че офертата им е отхвърлена.
4. Всяка отделна поръчка подлежи на покана за представяне на оферти. Преди издаването на тази покана възложителите публикуват опростено обявление за обществена поръчка, с което всички заинтересовани икономически оператори се поканват да представят примерна оферта в рамките на срок, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено опростеното обявление. Възложителите не могат да продължат тръжната процедура, преди да са завършили оценяването на всички примерни оферти, получени преди този краен срок.
Възложителите поканват всички приети в системата оференти да представят оферта в рамките на разумен срок. Те възлагат поръчката на оферента, който е представил икономически най-изгодната оферта на базата на критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка за създаване на динамична система за покупки. Тези критерии, ако е уместно, могат да бъдат формулирани по-прецизно в поканата за представяне на оферти.
5. Динамичната система за покупки не може да функционира повече от четири години, освен в надлежно оправдани извънредни случаи.
Възложителите не могат да използват тази система, за да предотвратяват, ограничават или нарушават конкуренцията.
Не се начисляват такси на заинтересованите икономически оператори или на страните по системата.
Член 132
Състезателен диалог
(член 104 от Финансовия регламент)
1. В случай на особено сложни поръчки, при които възложителят счита, че директното използване на откритата процедура или до съществуващите условия, уреждащи ограничената процедура, няма да позволи поръчката да бъде възложена на оферента, чиято оферта е икономически най-изгодна, възложителят може да използва състезателния диалог, посочен в член 29 от Директива 2004/18/ЕО.
За „особено сложна“ се счита поръчка, при която възложителят не може по обективен начин да определи техническите средства за удовлетворяване на своите нужди или цели или да установи правната или финансовата рамка на проекта.
2. Възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което излагат своите нужди и изисквания, дефинирани в това обявление и/или в описателен документ.
3. Възложителите започват диалог с кандидатите, които отговарят на критериите за подбор, установени в член 146, с цел да установят и определят средствата, които са най-подходящи за удовлетворяването на техните нужди.
По време на диалога възложителите гарантират равно третиране на всички оференти, както и поверителност на предложените решения или на предадената друга информация от кандидат, който участва в диалога, освен ако кандидатът се съгласи с тяхното оповестяване.
Възложителите могат да предвидят процедурата да се осъществи на последователни етапи с цел да се намали броят на решенията, които ще бъдат обсъдени по време на диалога, чрез прилагането на посочените в обявлението за обществена поръчка или описателния документ критерии за възлагане, ако възможността за това е предвидена в обявлението за обществена поръчка или в описателния документ.
4. След като информират участниците, че диалогът е приключил, възложителите ги канят да представят окончателните си оферти на базата на решението или решенията, изложени и определени по време на диалога. Тези оферти съдържат всички елементи, изисквани и необходими за изпълнението на проекта.
По искане на възложителя тези оферти могат да бъдат изяснявани, уточнявани и усъвършенствани, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или поканата за представяне на оферти, чиито промени биха могли да нарушат конкуренцията или да имат дискриминиращ ефект.
По искане на възложителя оферентът, за който е установено, че е представил икономически най-изгодната оферта, може да бъде приканен да изясни аспекти на офертата или да потвърди съдържащите се в офертата ангажименти, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или на поканата за представяне на оферти, както и че няма риск от нарушаване на конкуренцията или причиняване на дискриминация.
5. Възложителите могат да определят цените или плащанията за участниците в диалога.
Член 133
Съвместна процедура за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
В случай на съвместна процедура за обществена поръчка между една институция и възложителя от една или повече държави членки, държави от ЕАСТ или страни, кандидатки за членство в ЕС, се прилагат процедурните разпоредби, приложими за институцията.
Когато принадлежащият на възложителя от държава членка или управляван от него дял от общата прогнозна стойност на поръчката е 50 % или повече, или в други надлежно обосновани случаи, институцията може да реши да прилага процедурните правила, приложими за възложителя от държавата членка, при условие че те могат да се приемат за еквивалентни на правилата на институцията.
Институцията и възложителят от държавите членки, държавите от ЕАСТ или страните, кандидатки за членство в ЕС, засегнати от съвместната процедура за обществена поръчка, се споразумяват по-специално за практическите правила за оценката на заявленията за участие или на офертите, за възлагането на обществената поръчка, за приложимото към договора право и за компетентния съд за разрешаване на спорове.
Член 134
Прилагане на процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато не са подадени оферти или подходящи оферти, или заявления за участие в отговор на открита или ограничена процедура след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, изложени в тръжните документи, посочени в член 138, не са съществено променени;
б)
когато по технически или художествени причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен икономически оператор;
в)
доколкото това е наложително, когато поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възложителя, е невъзможно да се спазят сроковете за другите процедури, посочени в членове 152, 153 и 154;
г)
когато след проведен конкурс следва да се възложи поръчка за услуги и в съответствие с приложимите правила тя следва да се възложи на успелия кандидат или на някой от успелите кандидати; във втория случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
д)
за допълнителни услуги и строителни работи, които не са включени в първоначално планирания проект, нито в първоначалната поръчка, но които поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за предоставянето на услугите или извършването на работите в съответствие с условията по параграф 2;
е)
за нови услуги или строителни работи, които представляват повторение на сходни услуги или работи, възложени на икономическия оператор, изпълняващ първоначалната поръчка, от същия възложител, при условие че тези услуги или работи съответстват на основния проект и че този проект е бил предмет на първоначална поръчка, възложена при условията на открита или ограничена процедура съгласно посочените в параграф 3 условия;
ж)
при поръчки за доставки:
i)
за допълнителни доставки, чиято цел е или частична подмяна на обичайни доставки или монтажи, или разширяване на съществуващи доставки или монтажи, когато евентуалната смяна на доставчика би задължила възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, водещо до несъвместимост или непропорционални технически трудности при експлоатацията и поддръжката; срокът на такива поръчки не може да надхвърля три години;
ii)
когато стоките се произвеждат единствено за целите на научни изследвания, експерименти, проучвания или развойна дейност, с изключение на тестовете за търговска жизнеспособност и широкомащабното производство с цел възстановяване на разходите за научна и развойна дейност;
iii)
по отношение на доставки, които се котират и купуват на стокова борса;
iv)
по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
при поръчки за недвижими имоти след проучване на местния пазар;
и)
за поръчки за правни услуги съгласно номенклатурата CPV, при условие че тези поръчки са оповестени по подходящ начин;
й)
за поръчки, обявени като секретни от институцията или от органите, оправомощени от тази институция, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде придружавано от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите административни разпоредби или когато се налага за защита на основни интереси на Съюза.
2. За допълнителните услуги и строителни работи по параграф 1, буква д) възложителят може да приложи процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, при условие че поръчката се възлага на изпълнителя, който изпълнява поръчката в следните случаи:
а)
когато допълнителните поръчки не могат да бъдат технически или икономически отделени от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства на възложителя;
б)
когато услугите или строителните работи, макар и отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване.
Съвкупната стойност на допълнителните поръчки не може да надхвърля 50 % от стойността на първоначалната поръчка.
3. В случаите, посочени в параграф 1, буква е) от настоящия член, възможността за прилагане на процедура на договаряне се посочва незабавно след обявяването на тръжната процедура за първата поръчка, а оценката на общата стойност на последващите услуги или работи се взема предвид при изчисляването на праговете по член 170, параграф 1. Тази процедура може да се прилага само по време на изпълнението на първоначалната поръчка и най-късно в срок от три години след подписването на договора.
Член 135
Прилагане на процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато са подадени нередовни или неприемливи оферти, по-конкретно по отношение на критериите за подбор и възлагане, в отговор на открита или ограничена процедура или състезателен диалог, които са приключили, при условие че първоначалните условия на поръчката, посочени в поканата за представяне на оферти по член 138, не са съществено променени, без да се засяга прилагането на параграф 2 от настоящия член;
б)
в изключителни случаи, включващи строителни работи, доставки или услуги, когато техният характер или рискове не позволяват предварително общо ценообразуване от оферента;
в)
когато характерът на услугата, която ще бъде възложена, особено в случаите на финансови и интелектуални услуги, не позволява условията на поръчката да бъдат определени с достатъчна точност, за да може да бъде възложена след избор на най-добрата оферта в съответствие с правилата за провеждане на открита или ограничена процедура;
г)
при поръчките за строителни работи, когато работите се извършват единствено за целите на научни изследвания, изпитвания или развойна дейност, а не с цел осигуряване на печалба или възстановяване на разходи за научни изследвания и развойна дейност;
д)
при поръчките за услуги, посочени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО, при условията на член 134, параграф 1, букви и) и й) от настоящия регламент, както и на параграф 2 от него;
е)
за научноизследователски и развойни услуги, различни от тези, при които ползите остават изключително на възложителя за негова употреба при упражняване на собствената му дейност, при условие че предоставената услуга е изцяло платена от възложителя;
ж)
за поръчки за услуги за придобиване, разработване, производство или съвместно производство на програмен материал, предназначен за излъчване от радио- и телевизионни оператори, и поръчки за програмно време.
2. В случаите по параграф 1, буква а) възложителите могат да се въздържат от публикуване на обявление за обществена поръчка, ако в процедурата на договаряне са включени всички оференти и само оферентите, отговарящи на критериите за подбор, които при предишната процедура са подали оферти в съответствие с формалните изисквания на процедурата за обществени поръчки.
Член 136
Процедура с покана за изразяване на интерес
(член 104 от Финансовия регламент)
1. За поръчките на стойност, непревишаваща сумата, посочена в член 170, параграф 1, и без да се засягат разпоредбите на членове 134 и 135, възложителите могат да използват покана за изразяване на интерес за следното:
а)
да направят предварителен подбор на кандидатите, които ще бъдат поканени да изпратят оферти в отговор на предстоящи покани за участие в ограничени тръжни процедури;
б)
да изготвят списък с потенциални оференти, които ще бъдат поканени да подадат заявления за участие или оферти.
2. Списъкът, който се съставя след покана за изразяване на интерес, е валиден за следния период:
а)
не повече от три години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая, посочен в параграф 1, буква а) от настоящия член;
б)
не повече от пет години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая на списък с потенциални оференти, посочен в параграф 1, буква б) от настоящия член.
Списъкът, посочен в първа алинея, може да включва подсписъци.
Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период.
3. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички кандидати или потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да предприемат едно от следните действия:
а)
да подадат оферта в случая по параграф 1, буква а);
б)
в случая на списък по параграф 1, буква б) да подадат едно от следните:
i)
оферти, съдържащи документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор;
ii)
документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор и на втори етап, оферти - за тези, които изпълняват тези критерии.
Член 137
Поръчки с ниска стойност
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка с консултация с най-малко трима кандидати може да се използва за поръчки с ниска стойност, която не надвишава 60 000 EUR.
Ако след консултация с кандидатите възложителят получи само една оферта, която е технически и административно приемлива, поръчката може да се възложи, при условие че са изпълнени критериите за възлагане.
2. Поръчки с много ниска стойност, която не надвишава 15 000 EUR, могат да бъдат възложени въз основа на една оферта след процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
3. Плащанията на разходи, които не надвишават 1 000 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Член 138
Тръжна документация
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация включва най-малко:
а)
поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога съгласно процедурата, посочена в член 132;
б)
приложената спецификация или, в случай на състезателен диалог по член 132, документ, който описва нуждите и изискванията на възложителя, или интернет адреса, на който са публикувани спецификацията или документът;
в)
проектодоговора, базиран на образеца на договор.
Буква в) от първа алинея не се прилага за случаите, в които поради извънредни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да бъде използван.
В тръжната документация се посочват мерките за оповестяване, предприети съгласно членове 123-126.
2. В поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога се съдържа поне следното:
а)
правилата за подаване и представяне на офертите, и по-специално крайната дата и час за подаване, евентуалното изискване за използване на стандартен формуляр за отговор, документацията, която трябва да бъде приложена, включително документите за доказване на финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности съгласно член 146, ако не са посочени в обявлението за обществена поръчка, както и адреса, на който трябва да бъдат изпратени;
б)
декларация, че изпращането на оферта предполага приемане на спецификацията по параграф 1, за която се отнася офертата, и че изпращането на оферта обвързва изпълнителя, на когото се възлага поръчката, за целия срок на нейното изпълнение;
в)
срока, за който офертата е валидна и не може да бъде променяна по никакъв начин;
г)
забрана на контактите между възложителя и оферента по време на процедурата, освен по изключение в случаите по член 160 и когато се предвижда посещение на място, като се определят условията за извършване на посещението;
д)
при състезателен диалог - датата и адреса, определени за започване на етапа на консултации.
3. В спецификациите се определят най-малко:
а)
критериите за отстраняване и подбор, които се прилагат към поръчката, освен при състезателен диалог, ограничена процедура и процедура на договаряне след публикуване на обявление съгласно член 135; в такива случаи критериите се посочват единствено в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес;
б)
критериите за възлагане и относителната им тежест или, когато е уместно, тяхната подредба по значимост в низходящ ред, ако това не е посочено в обявлението за обществена поръчка;
в)
техническите спецификации, посочени в член 139;
г)
минималните изисквания, чиито варианти трябва да бъдат изпълнени в процедурите по член 149, параграф 2, съгласно които поръчката се възлага на участника, предложил икономически най-изгодната оферта, когато възложителят е посочил в обявлението за обществена поръчка, че подобни варианти се допускат;
д)
указание, че се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз или, при необходимост, Виенската конвенция за дипломатическите отношения или Виенската конвенция за консулските отношения;
е)
доказателствата, позволяващи участие в процедура за обществена поръчка съгласно член 172;
ж)
в динамичната система за покупки, посочена в член 131, уточняване на естеството на планираните покупки, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Образецът на договор определя по-конкретно:
а)
обезщетенията за загуби и пропуснати ползи за неизпълнение на клаузите на договора;
б)
подробностите, които трябва да се съдържат във фактурите или съответните оправдателни документи съгласно член 102;
в)
когато институциите са възложители, правото на Съюза е приложимото към договора право, допълнено при необходимост от националното право, посочено в договора.
г)
компетентния съд за разрешаване на спорове.
За целите на буква в) от първа алинея от настоящия параграф в случай на договори по член 121, параграф 1 проектодоговорът може да препраща изключително към националното право.
5. Възложителите могат да поискат информация от оферента за всяка част от поръчката, която оферентът възнамерява да възложи на трети страни като подизпълнители, както и за самоличността на подизпълнителите. В допълнение към информацията, посочена в член 143, възложителят може да поиска още от кандидата или оферента да предостави сведения за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на планирания подизпълнител съгласно членове 146, 147 и 148, по-специално когато значителна част от поръчката се изпълнява от подизпълнители.
Член 139
Технически спецификации
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Техническите спецификации трябва да осигуряват равен достъп на кандидатите и оферентите и да не създават неоправдани препятствия за конкурентната тръжна процедура.
Те определят изискваните характеристики на стоките, услугите, материалите или строителните работи според определеното от възложителя предназначение.
2. Характеристиките по параграф 1 включват:
а)
нивата на качество;
б)
екологичните характеристики;
в)
когато е възможно, критериите за достъпност за хора с увреждания или проектирането за всички ползватели;
г)
равнищата и процедурите за оценка на съответствието;
д)
годността за употреба;
е)
безопасността или размерите, включително за доставките, търговското наименование и указанията за употреба, както и за всички поръчки - терминологията, символите, тестовете и методите за тестване, опаковката, маркировката и етикетирането, производствените процедури и методи;
ж)
при поръчките за строителни работи - процедурите във връзка с гарантирането на качеството и правилата във връзка с проектирането и остойностяването, условията за тестване, проверка и приемане на извършените работи и строителните методи или способи, както и всички останали технически условия, които възложителят може да наложи в съответствие с общи или специални разпоредби във връзка със завършените работи и вложените материали или части.
3. Техническите спецификации се формулират по един от следните начини:
а)
чрез позоваване на европейските стандарти, на европейските технически одобрения или на общите технически спецификации, когато има такива, на международните стандарти, на други технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, или, ако няма такива, на техните национални еквиваленти; всяко позоваване е последвано от израза „или равностоен“;
б)
от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, които могат да включват екологични характеристики и които следва да бъдат достатъчно подробни, за да могат оферентите да определят предмета на поръчката, а възложителите да я възложат;
в)
чрез съчетаване на горепосочените два метода на формулиране.
4. Когато възложителите използват възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква а), те нямат право да отхвърлят оферта на основание, че не отговаря на спецификациите, ако оферентът или кандидатът докаже удовлетворително за възложителя чрез подходящи средства, че офертата изпълнява определените условия по равностоен начин.
За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
5. Когато възложителите използват възможността, предоставена в параграф 3, буква б), да определят спецификациите от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, те нямат право да отхвърлят оферта, която отговаря на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, на европейско техническо одобрение или общи технически спецификации, на международен стандарт или технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, ако тези спецификации се отнасят до изискваното изпълнение или функционалните изисквания.
Оферентът трябва да докаже по удовлетворителен начин за възложителя и с всички подходящи средства, че офертата отговаря на условията за изпълнение или функционалните изисквания, определени от възложителя. За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
6. Когато възложителите установяват екологични характеристики по отношение на изпълнението или функционалните изисквания, те могат да използват подробните спецификации или, ако е необходимо, части от тях, както са определени от европейските, мултинационалните или националните екоетикети или от всякакъв друг екоетикет, при условие че са изпълнени следните условия:
а)
използваните спецификации са подходящи за определяне на характеристиките на доставките или услугите, които са предмет на поръчката;
б)
изискванията за етикета са изготвени на базата на научна информация;
в)
екоетикетите са приети при използването на процедура, в която могат да участват всички заинтересовани страни, като държавни органи, потребители, производители, дистрибутори и екологични организации;
г)
всички заинтересовани страни имат достъп до екоетикетите.
7. Възложителите могат да посочат, че за продуктите или услугите, които носят екоетикет, се предполага, че отговарят на техническите спецификации, установени в документите за поръчката. Те приемат всички други подходящи доказателства, като техническо досие на производителя или доклад от тестването, представен от признат орган. Признатият орган за целите на параграфи 4, 5 и 6 е лаборатория за тестване и калибриране или орган за сертифициране и инспекции, който отговаря на приложимите европейски стандарти.
8. Освен в изключителни случаи поради предмета на поръчката, спецификациите не могат да се позовават на конкретен модел или източник, определен процес, търговска марка, патент, тип, определен произход или производство, които биха облагодетелствали или изключили определени продукти или икономически оператори.
Когато не е възможно да се представи достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на поръчката, позоваването е последвано от израза „или равностоен“.
Член 140
Преразглеждане на цената
(член 105 от Финансовия регламент)
1. В тръжната документация ясно се посочва дали трябва да се определи твърда цена, която не подлежи на преразглеждане.
2. В противен случай в тръжната документация се посочват условията и/или формулите за преразглеждане на цените по време на действието на договора. В такива случаи възложителят взема предвид по-специално:
а)
предмета на процедурата за обществена поръчка и икономическата ситуация, в която тя се извършва;
б)
вида задачи и договор и техните срокове;
в)
финансовите си интереси.
Член 141
Незаконни действия, водещи до отстраняване
(член 106 от Финансовия регламент)
Случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, включват всички незаконни дейности в ущърб на финансовите интереси на Съюза, и по-специално следните:
а)
случаи на измама по член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, изготвена с акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (12);
б)
случаи на корупция по член 3 от Конвенция за борбата с корупцията, в която участват длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на държавите - членки на Европейския съюз, изготвена с акт на Съвета от 26 май 1997 г. (13);
в)
случаи на участие в престъпни организации съгласно член 2 от Рамково решение 2008/841/ПВР на Съвета (14);
г)
случаи на изпиране на пари, определени в член 1 от Директива 2005/60/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (15);
д)
случаи на терористични престъпления, престъпления, свързани с терористични дейности, както и подбудителство, помагачество, съучастие или опит за извършване на такива престъпления, определени в членове 1, 3 и 4 от Рамково решение 2002/475/ПВР на Съвета (16).
Член 142
Прилагане на критериите за отстраняване и продължителност на отстраняването
(членове 106, 107, 108 и 109 от Финансовия регламент)
1. За да се определи продължителността на отстраняването и да се гарантира спазване на принципа на пропорционалност, отговорната институция отчита по-специално сериозността на фактите, включително тяхното въздействие върху финансовите интереси и репутацията на Съюза, изминалото време, продължителността и повторяемостта на нарушението, наличието на умисъл или степента на небрежност на въпросния субект и предприетите от субекта мерки за поправяне на положението.
При определяне на срока на отстраняване отговорната институция дава възможност на съответния кандидат или оферент да изрази своето становище.
Когато срокът на отстраняването е определен съгласно приложимото право от органите или организациите по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, Комисията прилага този срок в рамките на максималната продължителност, посочена в член 106, параграф 4 от Финансовия регламент. Срокът по член 106, параграф 4 от Финансовия регламент се определя на най-много пет години, считано от следните дати:
а)
от датата на съдебното решение със сила на пресъдено нещо - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент;
б)
от датата на извършване на нарушението или, в случаи на продължаващи или повтарящи се нарушения, от датата на прекратяване на нарушението - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, когато нарушението е свързано с договори със съответната институция.
За целите на буква б) от трета алинея ако тежкото професионално нарушение е установено с решение на публичен орган или международна организация, се прилага датата на решението.
Срокът на отстраняване може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в букви а) и б) от трета алинея, при спазване разпоредбите на параграф 1.
2. Кандидатите или оферентите се отстраняват от участие в процедури за обществени поръчки и безвъзмездни средства, докато се намират в едно от положенията, посочени в член 106, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент.
Член 143
Доказателства
(членове 106 и 107 от Финансовия регламент)
1. Кандидатите и оферентите подават декларация с дата и подпис, в която заявяват, че не попадат в никое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
Въпреки това в случай на ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато възложителят ограничава броя на кандидатите, които ще покани да преговарят или да изпратят оферта, всички кандидати представят сертификатите, посочени в параграф 3.
В зависимост от своята оценка на риска възложителят може да не поиска декларацията по първа алинея за поръчките, посочени в член 137, параграф 2. Въпреки това за поръчките, посочени в член 265, параграф 1, член 267, параграф 1 и член 269, параграф 1, възложителят може да не поиска тази декларация за поръчки на стойност от 20 000 EUR или по-малко.
2. Оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, представя в срок, указан от възложителя и предхождащ подписването на договора, доказателството, посочено в параграф 3 от настоящия член, за потвърждение на декларацията по параграф 1 от настоящия член в следните случаи:
а)
за обществените поръчки, възложени от институциите за техни нужди, на стойност, равна на посочените в член 170, параграф 1 прагове или по-голяма от тях;
б)
за обществените поръчки в областта на външните дейности, чиято стойност е равна на праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а), или по-голяма от тях.
За обществените поръчки на стойност, по-ниска от праговете, посочени в букви а) и б) от първа алинея от настоящия параграф, възложителят, ако има съмнения, че оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, попада в някое от положенията на отстраняване, може да изиска от него да предостави доказателството, посочено в параграф 3.
3. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, букви а), б) или д) от Финансовия регламент, наскоро издадено свидетелство за съдимост или, при липса на такова, еквивалентен документ, издаден наскоро от съдебен или административен орган на страната по произход, доказващ, че тези изисквания са изпълнени. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, буква а) или г) от Финансовия регламент, наскоро издаден сертификат от компетентния орган на съответната държава.
Когато документът или сертификатът, посочен в параграф 1 от настоящия член, не е издаден в съответната държава, и за останалите случаи на отстраняване, посочени в член 106 от Финансовия регламент, той може да бъде заместен от клетвена декларация или при невъзможност от официална декларация на заинтересованото лице пред съдебен или административен орган, нотариус или квалифицирана професионална организация в страната му по произход.
4. Съгласно националното законодателство на страната, където е установен кандидатът или оферентът, документите, посочени в параграфи 1 и 3, се отнасят за физическите и юридическите лица, включително когато възложителят прецени, че е необходимо, директорите на предприятия и всяко друго лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо кандидата или оферента.
5. Когато имат съмнения дали кандидатите или оферентите попадат в някое от положенията на отстраняване, възложителите могат да се обърнат към компетентните органи, посочени в параграф 3, за да получат информацията, която счетат за необходима за тази ситуация.
6. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документното доказателство, посочено в параграф 3, ако това доказателство вече му е било представено за целите на друга процедура за обществена поръчка и ако документите не са издадени преди повече от една година и още са валидни.
В този случай кандидатът или оферентът декларира, че документното доказателство вече е било предоставено при предишна процедура за обществена поръчка и че няма промяна в неговото положение.
7. При поискване от възложителя кандидатът или оферентът представят декларация от планирания подизпълнител, удостоверяваща, че той не е в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
При съмнение относно декларацията възложителят поисква доказателството, посочено в параграфи 3 и 4. Параграф 5 се прилага, когато е подходящо.
Член 144
Централна база данни
(член 108 от Финансовия регламент)
1. Институциите, изпълнителните агенции и органите, посочени в член 108, параграф 1 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, причините и срока на отстраняване.
Те предоставят още информация относно лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, когато тези лица се намират в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент.
Органите и структурите, посочени в член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, когато тяхното поведение е навредило на финансовите интереси на Съюза, както и лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, като:
а)
вида на тяхната присъда;
б)
продължителността на отстраняването от процедури за обществена поръчка, когато е приложимо.
2. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 определят лицата, упълномощени да съобщават на Комисията и да получават от нея информацията, съдържаща се в базата данни.
В случая на институциите, агенциите, органите и структурите по член 108, параграф 1 от Финансовия регламент определените лица предоставят възможно най-бързо информацията на счетоводителя на Комисията и при необходимост правят заявка за въвеждане, промяна или заличаване на данни в базата.
В случая на органите и структурите по член 108, параграф 2 от Финансовия регламент определените лица предоставят исканата информация на разпоредителя с бюджетни кредити на Комисията, отговорен за съответната програма или действие, в срок от три месеца след постановяване на присъдата.
Счетоводителят на Комисията въвежда, променя или заличава данни в базата. Посредством защитен протокол той предоставя всеки месец на определените лица утвърдени данни, съдържащи се в базата.
3. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 удостоверяват пред Комисията, че съобщената от тях информация е изготвена и предадена в съответствие с принципите, определени в Регламент (ЕО) № 45/2001 и в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (17) относно защитата на личните данни.
По-специално те уведомяват предварително всички трети страни или лица, посочени в параграф 1, че техните данни могат да бъдат включени в база данни и съобщавани от Комисията на определените лица по параграф 2. При необходимост те актуализират предадената информация след поправка, заличаване или промяна на данните.
Всяко лице, включено в базата данни, има право да получи информация за данните, които се съхраняват за него, като отправи искане до счетоводителя на Комисията.
4. Държавите членки предприемат необходимите мерки за подпомагане на Комисията за ефикасното управление на базата данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
В споразуменията с органите на трети държави и всички структури по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент се предвиждат съответните правила за гарантиране на спазването на тези разпоредби и на принципите относно защитата на личните данни.
Член 145
Административни и финансови санкции
(членове 109 и 131 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на предвидените в договора санкции, кандидатите или оферентите и изпълнителите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама или тежко са нарушили договорните си задължения, могат да бъдат отстранени от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Съюза, за максимум пет години от датата на потвърждаване на нарушението, след състезателна процедура с участието на кандидата, оферента и изпълнителя.
Този период може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата по първа алинея.
2. На оферентите или кандидатите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама, може също така да се налага финансова санкция в размер от 2 % до 10 % от общата предвидена стойност на възлаганата поръчка.
На изпълнителите, които тежко са нарушили договорните си задължения, могат да се налагат финансови санкции в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на въпросния договор.
Размерът на санкцията може да се увеличи на 4 % до 20 % при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в параграф 1, първа алинея.
3. Институцията определя административните или финансовите санкции, отчитайки по-специално елементите по член 142, параграф 1.
Член 146
Критерии за подбор
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят ясни и недискриминационни критерии за подбор.
2. Критериите за подбор се прилагат за всяка процедура за обществена поръчка, за да се оценят финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите.
Възложителят може да определи минимални нива на възможностите, под които кандидатите не могат да бъдат избрани.
3. От всеки оферент или кандидат могат да се поискат доказателства за неговата правоспособност според националното законодателство да изпълни поръчката, като вписване в търговски или професионален регистър, клетвена декларация или удостоверение, членство в определена организация, изрично пълномощно или вписване в регистъра по данъка върху добавената стойност (наричан по-нататък „ДДС“).
4. В обявлението за обществена поръчка, в поканата за изразяване на интерес или в поканата за представяне на оферта възложителите посочват избраните документи за проверка на статута и правния капацитет на оферентите или кандидатите.
5. Информацията, поискана от възложителя като доказателство за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, както и минималните изисквани нива на възможностите съгласно параграф 2, не могат да излизат извън предмета на поръчката и отчитат законните интереси на икономическите оператори, по-конкретно по отношение на защитата на техническите и търговските тайни на дружеството.
6. Възложителят може, според своята преценка на риска, да реши да не изисква доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите при следните поръчки:
а)
поръчки, възлагани от институциите за техни нужди, на стойност, не по-висока от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
поръчки, възлагани в областта на външните дейности, на стойност, по-ниска от праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а).
Когато възложителят реши да не изиска доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, не се извършва предварително финансиране, освен ако се предостави финансова гаранция в размер на съответната сума.
Член 147
Икономически и финансови възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Доказателство за икономическите и финансовите възможности може по-специално да се представи чрез един или повече от следните документи:
а)
подходящи декларации от банки или, ако е необходимо, доказателство за подходяща застраховка за обезщетение при професионален риск;
б)
финансови отчети за не повече от последните три години, за които сметките са били приключени;
в)
справка за общия оборот и оборота във връзка със строителните работи, доставките или услугите, до които се отнася поръчката, за период от не повече от последните налични три финансови години.
2. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документните доказателства, посочени в параграф 1, ако тези доказателства вече са му били представени за целите на друга процедура за обществена поръчка и все още отговарят на изискванията по параграф 1.
Ако по изключителни причини, които възложителят сметне за основателни, оферентът или кандидатът не е в състояние да представи поисканите от възложителя справки, той може да докаже икономическите и финансовите си възможности чрез други средства, които възложителят приеме за подходящи.
3. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
Възложителят може да изиска от икономическия оператор и субектите, посочени в първа алинея, да бъдат солидарно отговорни за изпълнението на поръчката.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на възможностите на членовете на обединението или на други субекти.
Член 148
Технически и професионални възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Техническите и професионалните възможности на икономическите оператори се оценяват и проверяват в съответствие с параграфи 2 и 3. При процедури за обществени поръчки за доставки, изискващи монтаж и инсталиране, услуги и/или строителни работи, възможностите се оценяват по-специално по отношение на тяхното ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.
2. В зависимост от характера, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или строителните работи, които следва да бъдат извършени, доказателство за техническите и професионалните възможности на икономическите оператори може да се представи въз основа на един или повече от следните документи:
а)
образователната и професионалната квалификация на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи и/или на ръководния екип на фирмата, и по-конкретно на лицето/лицата, което/които отговаря(т) за предоставянето на услугите или извършването на работите;
б)
списък:
i)
на най-важните предоставени услуги и извършени доставки през последните три години с посочване на сумите, датите и обществените или частните бенефициери;
ii)
на извършените строителни работи през последните пет години с посочване на сумите, датите и мястото;
в)
описание на техническото оборудване, инструментите и материалната база, които фирмата ще използва за изпълнение на поръчката за услуги или за строителни работи;
г)
описание на техническото оборудване и мерките за осигуряване на качеството на доставките и услугите, както и описание на базата на фирмата за проучвания и изследвания;
д)
посочване на участващите технически лица или органи, независимо дали пряко принадлежат към фирмата, особено на отговарящите за контрола на качеството;
е)
по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или удостоверения от признати официални институти или служби за контрол на качеството, които удостоверяват съответствието на стоките с действащите спецификации или стандарти;
ж)
справка за средногодишния брой служители и броя ръководни кадри на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи за последните три години;
з)
посочване на дела от поръчката, която доставчикът на услуги възнамерява да възложи на подизпълнители;
и)
при поръчки за строителни работи и услуги и само в подходящи случаи, посочване на мерките за екологично управление, които икономическият оператор ще може да приложи при изпълнението на поръчката.
Когато услугите или доставките по буква б), подточка i) от първа алинея се доставят на възложителя, доказателството за изпълнение е под формата на удостоверения, издадени или заверени от компетентния орган.
За целите на буква б), подточка ii) от първа алинея към списъка на най-важните извършени строителни работи се прилагат удостоверения за удовлетворително изпълнение, в които се посочва дали строителните работи са извършени професионално и изцяло.
3. Когато услугите или стоките, които ще бъдат доставени, са сложни или по изключение се изискват за специфична цел, доказателството за техническите и професионалните възможности може да се осигури чрез проверка от страна на възложителя или от негово име от компетентен официален орган на страната на установяване на доставчика на услуги или стоки със съгласието на този орган. Проверките се отнасят до техническите възможности на доставчика и неговите производствени мощности, както и, при необходимост, до базата му за проучвания и изследвания и мерките за контрол на качеството.
4. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски серии стандарти, сертифицирани от акредитирани организации. Въпреки това възложителите приемат и други доказателства за еквивалентни мерки за гарантиране на качеството от икономическите оператори, които нямат достъп до такива сертификати или нямат възможност да ги получат в съответните срокове.
5. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор съблюдава определени схеми или стандарти за екологично управление, те се позовават на Схемата на Европейския съюз за екологично управление и одит или на други схеми за екологично управление, признати съгласно член 45 от Регламент (ЕО) № 1221/2009 на Европейския парламент и на Съвета (18), или на други стандарти за екологично управление, основани на съответните европейски или международни стандарти от акредитирани организации. Възложителите признават еквивалентни сертификати от организации, установени в други държави членки. Те приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за екологично управление.
6. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на капацитета на членовете на обединението или на други субекти.
7. В случай на поръчка за строителни работи, за услуги, както и при монтаж и инсталиране в контекста на поръчка за доставки, възложителят може да изиска определени задачи от ключово значение да бъдат изпълнени пряко от самия оферент или, ако офертата е подадена от обединение на икономически оператори, посочено в член 121, параграф 6, от даден участник в обединението.
8. Възложителите могат да заключат, че икономическите оператори няма да изпълнят поръчката съобразно подходящия стандарт за качество, ако установят, че те имат конфликт на интереси, който може да засегне по негативен начин изпълнението на поръчката.
Член 149
Условия и критерии за възлагане
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга член 107 от Финансовия регламент, поръчките се възлагат по един от следните два начина:
а)
чрез процедурата за автоматично възлагане, като в този случай поръчката се възлага на оферента, чиято оферта предлага най-ниската цена при редовност и изпълнение на определените условия;
б)
чрез процедурата за възлагане на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта.
2. За да определи коя е икономически най-изгодната оферта, възложителят взема предвид посочената цена и други качествени критерии, оправдани от предмета на поръчката, като например технически предимства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, оперативни разходи, рентабилност, срокове на изпълнение, следпродажбено обслужване и техническа помощ. Възложителят може да определи минимални равнища на качеството. Офертите под тези равнища на качеството се отхвърлят.
3. Възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, в спецификацията или в описателния документ тежестта, която придава на всеки от критериите за определяне на икономически най-изгодната оферта. Тази тежест може да бъде изразена като интервал с подходящ максимален диапазон.
Тежестта, която се дава на цената спрямо другите критерии, не трябва да има за резултат неутрализирането на критерия цена при избора на изпълнител, без да се засягат рамките, определени от институцията за заплащането на определени услуги, като експертните услуги за извършване на оценка.
Ако по изключение претеглянето е технически невъзможно, особено с оглед на предмета на поръчката, възложителят само подрежда приложимите критерии в низходящ ред по важност.
Член 150
Използване на електронни търгове
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да използват електронни търгове, в които се представят новите цени, преразгледани в посока понижаване, и/или новите стойности, засягащи някои елементи от офертата.
За целите на първа алинея възложителите използват повтарящ се електронен процес (електронен търг), който се извършва след първоначално цялостно оценяване на офертите, позволяващо тяхното класиране чрез методи на автоматичното оценяване.
2. При открити процедури, ограничени процедури или процедури на договаряне в посочения в член 135, параграф 1, буква а) случай възложителите могат да решат, че възлагането на обществена поръчка ще бъде предшествано от електронен търг, когато тръжните спецификации могат да бъдат прецизно описани.
При същите обстоятелства електронен търг може да бъде проведен при повторното откриване на конкурс между страните по рамков договор, както е посочено в член 122, параграф 3, буква б), както и при откриване на конкурс за поръчки, които ще бъдат възложени съгласно динамичната система за покупки, посочена в член 131.
Електронният търг се базира или единствено на цените, като в този случай поръчката се възлага по най-ниската цена, или на цените и/или стойностите на компонентите на офертите, посочени в спецификацията, като тогава поръчката се възлага на оферента с най-изгодната оферта.
3. Възложителите, които вземат решение да проведат електронен търг, посочват този факт в обявлението за обществена поръчка.
Спецификацията включва следните подробности:
а)
компонентите, чиито стойности ще бъдат предмет на електронния търг, при условие че тези компоненти са количествено измерими и могат да бъдат изразени в цифри или проценти;
б)
всички ограничения на стойностите, които могат да бъдат представени, както произтичат от спецификациите, свързани с предмета на поръчката;
в)
информацията, която ще бъде предоставена на оферентите в хода на електронния търг, и когато е уместно, момента на предоставянето ѝ;
г)
съответната информация за хода на електронния търг;
д)
условията, при които оферентите ще могат да правят оферта, по-специално минималните разлики, които ще бъдат изисквани при предлагането на оферти, когато е уместно;
е)
съответната информация относно използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Преди стартирането на електронния търг възложителите извършват цялостна първоначална оценка на офертите в съответствие с определените критерии за възлагане и тяхната тежест.
Всички оференти, които са представили приемливи оферти, биват поканени едновременно по електронен път да представят нови цени и/или нови стойности; поканата съдържа всякаква необходима информация относно индивидуалната връзка с използваното електронно оборудване, като в нея се посочват датата и часът на стартиране на електронния търг. Електронният търг може да се проведе на няколко последователни етапа. Електронният търг не може да стартира по-рано от два работни дни след датата, на която са изпратени поканите.
5. Когато поръчката ще бъде възложена на базата на икономически най-изгодната оферта, поканата се придружава от резултатите от цялостната оценка на съответната оферта, извършена в съответствие с тежестта на всеки от критериите, предвидена в член 149, параграф 3, първа алинея.
В поканата се посочва и математическата формула, която трябва да се използва в електронния търг за определяне на автоматичните нови класирания на базата на представените нови цени и/или нови стойности. Тази формула включва тежестта на всички критерии, които са определени с цел идентифициране на икономически най-изгодната оферта, както е посочено в обявлението за обществената поръчка или в спецификацията. За тази цел обаче всички интервали се намаляват предварително до определена стойност.
Когато са разрешени варианти, за всеки вариант се предвижда отделна формула.
6. На всеки етап от електронния търг възложителите незабавно съобщават на всички оференти поне достатъчна информация, която да им позволи да определят относителното си класиране във всеки един момент. Те могат да съобщават и друга информация, свързана с другите предложени цени или стойности, при условие че това е посочено в спецификацията. Също така възложителите могат по всяко време да съобщават броя на участниците на съответния етап на търга. Те не могат обаче да разкриват самоличността на оферентите на който и да е етап от електронния търг.
7. Възложителите закриват електронния търг по един или повече от следните начини:
а)
като посочват в поканата за участие в търга предварително определената дата и час;
б)
когато не получават повече нови цени или нови стойности, които отговарят на изискванията относно минималните разлики;
в)
когато завършат всички етапи от търга, чийто брой е определен в поканата за участие.
За целите на буква б) от първа алинея възложителите посочват в поканата за участие в търга срока, който ще спазят след получаването на последната оферта, преди да приключат електронния търг.
Когато възложителите са взели решение да закрият електронния търг в съответствие с буква в) от първа алинея, евентуално в съчетание с условията по буква б) от първа алинея, в поканата за участие в търга следва да се посочи времевият график за всеки етап на търга.
8. След приключването на електронния търг възложителите възлагат поръчката в съответствие с член 149 на базата на резултатите от електронния търг.
Възложителите не могат да използват по некоректен начин електронните търгове, както и не могат да ги използват по начин, който възпрепятства, ограничава или нарушава конкуренцията или променя предмета на поръчката, описан в публикуваното обявление за обществената поръчка и дефиниран в спецификацията.
Член 151
Оферти с необичайно ниска стойност
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Ако за дадена поръчка офертите изглеждат с необичайно ниска стойност, възложителят, преди да ги отхвърли единствено на това основание, отправя искане в писмена форма за подробности относно съставните елементи на офертата, които смята за значими, и проверява тези съставни елементи след надлежно изслушване на страните, като взема предвид представените обяснения. Тези подробности могат да се отнасят по-специално до изпълнението на разпоредбите относно защитата на заетостта и условията на труд, които са в сила на мястото, където ще се извършат строителните работи, услугата или доставката.
Възложителят може по-конкретно да вземе предвид обясненията във връзка с:
а)
икономическите аспекти на производствения процес, на предоставянето на услугите или строителния метод;
б)
избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на оферента;
в)
оригиналността на офертата.
2. Когато установи, че офертата е с необичайно ниска стойност в резултат на предоставена държавна помощ, възложителят може да отхвърли офертата единствено на това основание само ако оферентът не е в състояние да докаже в разумен срок, определен от възложителя, че съответната помощ е предоставена окончателно и в съответствие с процедурите и решенията, посочени в правилата на Съюза относно държавните помощи.
Член 152
Срок за получаване на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят в календарни дни задължителен срок за получаване на офертите и заявленията за участие. Срокът е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и подходящ период за подготовка и подаване на офертите, като отчита по-конкретно сложността на поръчката или необходимостта от посещение на мястото или справка на място с документите, приложени към спецификациите.
2. При открити процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 52 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществената поръчка.
3. При ограничените процедури при случаи, в които се използва състезателният диалог съгласно член 132, и при процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на заявленията за участие е не по-кратък от 37 дни от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка.
При ограничените процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 40 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти.
Въпреки това след изпращането на посочената в член 136, параграф 1 покана за изразяване на интерес при процедурите срокът е:
а)
не по-кратък от 21 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти, за получаване на оферти по процедурата, посочена в член 136, параграф 1, буква а) и член 136, параграф 3, буква б), подточка i);
б)
не по-кратък от 10 дни за получаване на заявления за участие и не по-кратък от 21 дни за получаване на оферти в случая на двуетапната процедура, посочена в член 136, параграф 3, буква б), подточка ii).
4. Когато в съответствие с член 123, параграф 2 възложителите са изпратили за публикуване обявление за предварителна информация или самите те са публикували обявление за предварителна информация в профила си на купувач за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на оферти може да бъде принципно съкратен на 36 дни, но при никакви обстоятелства не е по-кратък от 22 дни от датата на изпращане на обявлението за обществената поръчка или поканата за представяне на оферти.
Съкратените срокове, посочени в първа алинея, са разрешени само ако обявлението за предварителна информация отговаря на следните условия:
а)
то съдържа цялата необходима информация за обявлението за обществена поръчка, доколкото тази информация е налична към момента на публикуване на обявлението;
б)
то е било изпратено за публикуване между 52 дни и 12 месеца преди датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка.
5. Сроковете за получаване на оферти могат да бъдат съкратени с пет дни, ако от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка или поканата за изразяване на интерес е налице неограничен и директен достъп по електронен път до всички документи, които съставляват поканата за представяне на оферти.
Член 153
Срокове за достъп до тръжната документация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, спецификацията или описателните документи в посочената в член 132 процедура, както и допълнителните документи, се изпращат в рамките на пет календарни дни от получаването на искането на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти, при спазване на разпоредбите на параграф 4. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за документи, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представянето на офертите.
2. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, допълнителна информация относно спецификацията, или описателните или допълнителните документи се предоставя едновременно на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти възможно най-бързо и не по-късно от шест календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите или, в случай на искания за информация, получени по-малко от осем календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите, възможно най-бързо след получаване на искането. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за допълнителна информация, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представяне на офертите.
3. Ако по някакви причини спецификациите и допълнителните документи или информация не могат да бъдат предоставени в сроковете по параграфи 1 и 2 от настоящия член или когато офертите могат да бъдат направени само след посещение на място или справка на място с приложените към спецификациите документи, срокът за получаване на оферти по член 152 се удължава, за да се даде възможност на всички икономически оператори да се запознаят с необходимата информация за изготвяне на офертите. Удължаването се обявява по подходящ начин в съответствие с разпоредбите на членове 123-126.
4. Параграф 1 от настоящия член не се прилага при откритата процедура, включително при посочената в член 131 динамична система за покупки, ако е налице неограничен и пълен директен достъп по електронен път до цялата покана за представяне на оферти, както и до всички допълнителни документи. В посоченото в член 123, параграф 3 обявление за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който може да бъде направена справка с тези документи.
Член 154
Срокове при спешни случаи
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Когато поради обоснована неотложност е невъзможно спазването на минималните срокове, установени в член 152, параграф 3 за ограничените процедури и процедурите на договаряне, при които е публикувано обявление за обществена поръчка, възложителите могат да определят следните срокове в календарни дни:
а)
срок за получаване на заявленията за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка, или 10 дни, ако обявлението е изпратено по електронен път на Службата за публикации;
б)
срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращане на поканата за представяне на оферти.
2. При ограничените процедури и ускорените процедури на договаряне, при условие че е поискана навреме, на всички кандидати или оференти се предава допълнителна информация за спецификациите не по-късно от четири календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите.
Член 155
Методи на комуникация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Условията за подаване на офертите и заявленията за участие се определят от възложителя, който може да избере един-единствен метод за подаване. Офертите и заявленията за участие могат да бъдат подавани с писмо или по електронен път. Заявленията за участие могат да бъдат подавани и по факс.
Избраните начини за комуникация са общодостъпни и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на офертите и заявленията за участие е запазена и възложителите проверяват съдържанието на офертите и заявленията за участие само след като е изтекъл определеният за тяхното подаване срок;
г)
осигурена е защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Когато е необходимо, за целите на доказателствата с правна сила възложителите могат да вземат решение, съгласно което представените по факс заявления за участие трябва да бъдат потвърдени с писмо или по електронен път възможно най-бързо и при всички случаи преди определената в член 152 крайна дата.
2. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, използваните инструменти и техническите им характеристики са недискриминиращи по естеството си, общодостъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии, както и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
3. С изключение на поръчките под прага по член 170, параграф 1, устройствата за електронното получаване на оферти и заявления за участие гарантират чрез технически средства и подходящи процедури, че:
а)
икономическият оператор може да бъде идентифициран със сигурност;
б)
точният час и дата на получаване на офертите и заявленията за участие може да се определи точно;
в)
може в разумна степен да се гарантира, че никой няма достъп до данните, предавани съгласно тези изисквания, преди посочения краен срок;
г)
ако тази забрана за достъп бъде нарушена, може в разумна степен да се гарантира, че нарушението може да бъде недвусмислено установено;
д)
само упълномощени лица могат да определят или променят датите за отварянето на получените данни;
е)
по време на различните етапи на процедурата за обществена поръчка достъпът до цялата предоставена информация или до част от нея трябва да бъде възможен единствено чрез едновременни действия на упълномощените лица;
ж)
едновременните действия на упълномощените лица трябва да дават достъп до предадените данни само след определената дата;
з)
данните, получени и отворени в съответствие с тези изисквания, трябва да останат достъпни само за лицата, упълномощени да се запознаят с тях.
4. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, електронните документи, изпратени чрез такива системи, се приемат за оригинали и се смята, че са подписани от упълномощен представител на икономическия оператор.
5. Когато представянето се извършва с писмо, оферентите или кандидатите могат да изберат да представят оферти или заявления за участие:
а)
по пощата или по куриер, при което в поканата за представяне на оферти се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата на разписката за предаване;
б)
с доставка на ръка до помещенията на институцията, лично от оферента или кандидата или чрез посредник; за тази цел в поканата за представяне на оферти в допълнение към посочената в член 138, параграф 2, буква а) информация се посочва отделът, на който трябва да бъдат предоставени офертите или заявленията за участие срещу подписана и датирана разписка.
6. С цел запазване на тайната и избягване на затрудненията при изпращането на офертите с писмо поканата за представяне на оферти трябва да съдържа следната разпоредба:
Офертите се подават в запечатан плик, който на свой ред е поставен в друг запечатан плик. На вътрешния плик се отбелязват наименованието на отдела, до когото е адресиран пликът съгласно поканата за подаване на оферти, както и думите „Покана за представяне на оферти - да не се отваря от пощенските служби“. Ако се използват самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат запечатани със залепваща се лента и подателят трябва да се подпише върху нея.
Член 156
Тръжни гаранции
(член 111, параграф 3 от Финансовия регламент)
Възложителят може да поиска тръжна гаранция, която се предоставя съгласно член 163 и представлява от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката.
Тръжната гаранция се освобождава, когато обществената поръчка бъде възложена. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.
Член 157
Отваряне на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Отварят се всички заявления за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 155.
2. За поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за отваряне на офертите.
Комисията за отваряне на офертите се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на засегнатата институция и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент. В представителствата или местните звена, посочени в член 72 от настоящия регламент или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията по отварянето се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията по отварянето трябва, доколкото това е възможно, да отразява междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Когато офертите се представят по пощата, един или повече от членовете на комисията за отваряне на офертите парафират документите, като удостоверяват датата и часа на изпращане на всяка оферта.
Те също така парафират едно от следните:
а)
всяка страница от всяка оферта;
б)
заглавната страница и страниците, които съдържат финансова информация, във всяка оферта, като целостта на първоначалната оферта се гарантира чрез съответните средства, използвани от отдел, който е независим от службата на разпоредителя с бюджетни кредити, с изключение на случаите, посочени във втора алинея от параграф 2.
При автоматично възлагане на обществената поръчка съгласно разпоредбите на член 149, параграф 1, буква а), посочените в офертите цени, които отговарят на изискванията, се обявяват публично.
Членовете на комисията подписват протокол за отварянето на получените оферти, в който се посочва кои оферти отговарят на изискванията на член 155 и кои не, както и се излагат основанията, на които офертите са отхвърлени поради несъответствие с изискванията във връзка с методите за представяне на оферти по член 155. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Член 158
Комисия за оценка на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за отговарящи на изискванията на член 155, се оценяват и класират от комисия за оценка, която се сформира за всеки от двата етапа, въз основа, съответно, на предварително съобщените критерии за отстраняване и подбор и на критериите за възлагане.
Тази комисия се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да изготви консултативно становище за поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1.
Независимо от това отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да реши, че комисията за оценка следва да оцени и класира офертите на базата само на критериите за възлагане, а критериите за отстраняване и за подбор трябва да се оценят по друг подходящ начин, който да гарантира отсъствието на конфликти на интереси.
2. Комисията за оценка се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент, и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези лица изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата или местните звена, посочени в член 72 или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
Комисията за оценка може да има същия състав както комисията за отваряне на офертите.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията за оценка се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията за оценка отразява, доколкото това е възможно, междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Заявленията за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят могат да поискат от кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване и подбор, в рамките на определен от нея/него срок.
Заявленията за участие и офертите, които не са отхвърлени и които отговарят на критериите за подбор, се считат за приемливи.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.
Член 159
Резултати от оценката
(член 112 от Финансовия регламент)
1. За оценката и класирането на заявленията за участие и офертите, които са обявени за отговарящи на изискванията, се съставя писмен протокол с дата на съставяне.
Той се подписва от всички членове на комисията за оценка. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Ако комисията за оценка не носи отговорност да проверява офертите на базата на критериите за отстраняване и подбор, писменият протокол се подписва и от лицата, на които това е възложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Писменият протокол се съхранява за бъдещи справки.
2. Писменият протокол, посочен в параграф 1, съдържа най-малко следното:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката, рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на предложените кандидати или изпълнители и основанията за избора, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен.
3. След това възложителят взема решение, което има следното минимално съдържание:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката или предмета и максималната стойност на рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на избраните кандидати или изпълнители и основанията за избора чрез позоваване на предварително обявените критерии за подбор и възлагане, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен;
е)
в случай на процедури на договаряне и състезателен диалог, обстоятелствата, посочени в членове 132, 134, 135, 266, 268, 270 и 271, които оправдават тяхното използване;
ж)
при необходимост, причините, поради които възложителят взема решение да не възложи обществена поръчка.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, решението по първа алинея се взема от възложителя, отговорен за процедурата.
Член 160
Контакти между възложителите и оферентите
(член 112 от Финансовия регламент)
1. Между възложителите и оферентите могат да се осъществяват контакти по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка по изключение при условията, посочени в параграфи 2 и 3.
2. Преди крайния срок за подаване на оферти по отношение на допълнителната документация и информация по член 153 възложителят може:
а)
по инициатива на оферентите да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички оференти, които са поискали спецификациите;
б)
по собствена инициатива, при откриване на грешка, неточност, пропуск или друг технически недостатък в текста на обявлението за обществена поръчка, поканата за представяне на оферти или спецификациите, да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин, идентичен на този, използван по отношение на първоначалната покана за представяне на оферти.
3. Ако след отварянето на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, възложителят може да установи контакт с оферента, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.
4. Във всеки случай, когато е бил осъществен контакт, както и в надлежно обоснованите случаи, когато не е бил осъществен контакт, както е посочено в член 96 от Финансовия регламент, това се записва в досието за обществената поръчка.
Член 161
Информация за кандидатите и оферентите
(членове 113, 114 и 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителите информират възможно най-бързо кандидатите и оферентите за взетите решения относно възлагането на поръчката или рамковото споразумение или приемането в динамичната система за покупки, включително за мотивите за всяко решение да не се възлага поръчката или рамковото споразумение или да не се създава динамична система за поръчки, за които е проведен конкурентен търг, или за решението да се започне нова процедура.
2. В срок от не повече от 15 календарни дни след датата на получаване на писмено искане, възложителят съобщава информацията по член 113, параграф 2 от Финансовия регламент.
3. В случай на поръчки, възложени от институциите на Съюза за техни нужди, на стойност, равна на праговете по член 170, параграф 1 или по-висока от тях, и които не са изключени от обхвата на Директива 2004/18/ЕО, възложителят уведомява отпадналите оференти или кандидати, едновременно и индивидуално, по електронен път, че тяхното заявление или оферта не са били приети, на един от следните етапи:
а)
в кратък срок след вземане на решенията на базата на критериите за отстраняване и подбор и преди решението за възлагане в случай на процедура за обществена поръчка, организирана на два етапа;
б)
по отношение на решенията за възлагане и решенията за отхвърляне на оферти, възможно най-скоро след решението за възлагане и най-късно до една седмица след него.
Във всеки случай възложителят посочва причините, поради които офертата или заявлението не са били приети, и съществуващите правни средства за обжалване.
Неуспелите оференти или кандидати могат да поискат допълнителна информация относно мотивите за отхвърлянето им в писмена форма по пощата, по факс или по електронна поща; всички избрани оференти, чиито оферти не са елиминирани, могат да получат информация за характеристиките и относителните предимства на приетата оферта, както и за името на успелия оферент, без да се засяга член 113, параграф 2, втора алинея от Финансовия регламент. Възложителят отговаря в рамките на не повече от петнадесет календарни дни от получаване на искането.
Член 162
Подписване на договора
(членове 113 и 118 от Финансовия регламент)
Изпълнението на договора не може да започне, преди договорът да бъде подписан.
Раздел 4
Гаранции и корективни мерки
Член 163
Гаранции
(член 115 от Финансовия регламент)
1. Когато от изпълнителите се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя трябва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното активиране.
2. Гаранцията се предоставя от банка или упълномощена финансова институция. Тя може да се замени от солидарна гаранция от трета страна, при съгласието на възложителя.
Гаранцията се предоставя в евро.
С нея банката или финансовата институция, или третата страна осигурява неотменимо обезпечение или действа като пръв гарант за задълженията на изпълнителя.
Член 164
Гаранция за изпълнението
(член 115 от Финансовия регламент)
1. За да се гарантира, че строителните работи, доставките или услугите са напълно извършени, и когато окончателно приемане в съответствие с условията на договора не може да се извърши при окончателното плащане, разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението за всеки отделен случай и въз основа на предварителен анализ на риска.
2. Гаранция в размер на 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване.
Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или строителните работи. Сумата се определя от разпоредителя с бюджетни кредити и е пропорционална на установените рискове във връзка с изпълнението на договора, като се вземе предвид неговият предмет, както и обичайните търговски условия, приложими за сектора.
Условията за такава гаранция се обявяват в тръжните документи.
3. След окончателното приемане на строителните работи, услугите или доставките гаранциите се освобождават в съответствие с условията на договора.
Член 165
Гаранция за предварително финансиране
(член 115 от Финансовия регламент)
1. След като възложителят е установил необходимостта от предварително финансиране, той прави оценка на рисковете, свързани с плащанията по предварителното финансиране, преди стартирането на процедурата за обществена поръчка, като взема предвид по-специално следните критерии:
а)
прогнозната стойност на поръчката;
б)
нейния предмет;
в)
нейната продължителност и ритъм на извършване;
г)
структурата на пазара.
2. Изисква се гаранция в замяна на плащането по предварителното финансиране в случая, посочен в член 146, параграф 6, втора алинея, или когато разпоредителят с бюджетни кредити реши да поиска гаранция съгласно параграф 1.
Не се изисква гаранция за поръчки с ниска стойност съгласно член 137, параграф 1.
Гаранцията се освобождава, когато предварителното финансиране се приспадне от междинните плащания или плащанията на остатъка в полза на изпълнителя в съответствие с условията на договора.
Член 166
Временно спиране при допуснати грешки или нередности
(член 116 от Финансовия регламент)
1. Поръчките могат да бъдат временно спрени съгласно член 116 от Финансовия регламент с цел да се провери дали наистина са допуснати съществени грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок.
2. Съществена грешка или нередност означава всяко нарушение на клауза в договора или нормативна разпоредба в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини загуби за бюджета на Съюза.
ГЛАВА 2
Разпоредби, приложими за поръчките, възлагани от институциите на Съюза за техни нужди
Член 167
Определяне на подходящото ниво за изчисляване на праговете
(членове 117 и 118 от Финансовия регламент)
Всеки оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити в съответната институция преценява дали са достигнати праговете по член 118 от Финансовия регламент.
Член 168
Отделни поръчки и поръчки с лотове
(членове 104 и 118 от Финансовия регламент)
1. Прогнозната стойност на дадена поръчка не може да се определя с цел избягване на изискванията по настоящия регламент, нито поръчка може да бъде разделяна със същата цел.
Когато е подходящо, технически осъществимо и рентабилно, поръчките на стойност, равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, се възлагат едновременно под формата на отделни лотове.
2. Когато предметът на поръчка за доставка, услуга или строителни работи е разделен на няколко лота, всеки един от които е предмет на индивидуална поръчка, общата стойност на всички лотове се взема предвид за общата оценка на приложимия праг.
Когато общата стойност на всички лотове е равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, то за всеки един от лотовете се прилагат член 97, параграф 1 и член 104, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент.
3. Когато поръчката се възлага на отделни лотове, офертите се оценяват поотделно за всеки лот. Ако на един оферент се възлагат няколко лота, може да се подпише един договор, който да обхваща тези лотове.
Член 169
Условия за определяне на стойността на някои поръчки
(член 118 от Финансовия регламент)
1. За изчисляване на прогнозната стойност на поръчката възложителят включва прогнозното общо възнаграждение на изпълнителите.
Когато поръчката предвижда опции или възможно подновяване, основата за изчисляването е допустимата максимална сума, включително използването на клаузите за опциите и подновяването.
Тази оценка се прави, когато е изпратено обявлението за обществената поръчка или, в случай че няма такава публичност, когато възложителят започне процедурата по възлагането.
2. За рамковите споразумения и динамичните системи за покупки стойността, която трябва да се вземе предвид, е максималната стойност на всички планирани поръчки по време на действието на рамковото споразумение или динамичната система за покупки.
3. При поръчките за услуги се вземат предвид:
а)
в случай на застрахователни услуги, платимата премия и другите форми на възнаграждение;
б)
при банкови или финансови услуги, таксите, комисионните, лихвите и останалите видове възнаграждения;
в)
в случай на поръчки за проектиране, платимите такси и комисионни и другите форми на възнаграждение.
4. При поръчките за услуги, в които не се посочва общата цена, или при поръчките за доставки за лизинг, вземане под наем или покупка на изплащане на стоки стойността, която се взема като основа за изчисляване на прогнозната стойност, представлява:
а)
при поръчки с фиксиран срок:
i)
когато срокът е 48 месеца или по-малко при поръчките за услуги или 12 месеца или по-малко при поръчките за доставки - общата договорна стойност за целия срок;
ii)
когато срокът е над 12 месеца при поръчките за доставки - общата стойност, включително прогнозната остатъчна стойност;
б)
при поръчки за неопределен срок или, при поръчките за услуги, за срок над 48 месеца - месечната стойност, умножена по 48.
5. При поръчки за услуги или доставки, които се възлагат периодично или се подновяват на определен период, стойността на поръчката се определя въз основа на:
а)
или реалните съвкупни разходи за сходни поръчки за същите видове услуги или стоки, възложени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор;
б)
или прогнозните съвкупни разходи за последващи поръчки, възложени през 12-те месеца след извършването на първата услуга или първата доставка или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.
6. При поръчките за строителни работи се взема предвид не само стойността на строителните работи, но и прогнозната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които изпълнителят получава от възложителя.
Член 170
Прагове за прилагане на процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Праговете, посочени в член 118 на Финансовия регламент, са тези по Директива 2004/18/ЕО съответно за поръчките за доставки, услуги и строителни работи.
2. Сроковете по член 118 от Финансовия регламент са посочените в членове 152, 153 и 154.
Член 171
Период на изчакване преди подписването на договора
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителят не подписва договора или рамковото споразумение, обхванати от Директива 2004/18/ЕО, с успелия оферент, преди да изтекат 14 календарни дни.
Този срок започва да тече от една от следните дати:
а)
деня след едновременното изпращане на уведомленията на успелите и неуспелите оференти;
б)
ако договорът или рамковото споразумение се възлага съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, деня след публикуването на обявлението за възлагане по член 123 в Официален вестник на Европейския съюз.
Ако за изпращането се използват факс или електронни средства съгласно втора алинея, буква а), периодът на изчакване е 10 календарни дни.
При необходимост възложителят може да преустанови подписването на договора за допълнително разглеждане, ако това е оправдано поради искания или коментари, изпратени от отпаднали или недоволни оференти или кандидати, или поради всяка друга получена информация от значение. Исканията, коментарите или информацията трябва да бъдат получени в срока, посочен в първа алинея. В случай на преустановяване всички кандидати или оференти се уведомяват в рамките на три работни дни от решението за преустановяване.
Освен в случаите по параграф 2, всеки договор, подписан преди изтичане на срока, посочен в първа алинея, е нищожен.
Когато договорът или рамковото споразумение не може да бъде възложен(о) на успелия оферент, възложителят може да го възложи на следващия в класирането оферент.
2. Срокът, посочен в параграф 1, не се прилага в следните случаи:
а)
открити процедури, ограничени процедури или процедури по договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е подадена само една оферта;
б)
отделни договори, основани на рамково споразумение;
в)
процедури на договаряне, посочени в член 134, параграф 1, буква в), член 134, параграф 1, буква ж), подточка iii), член 134, параграф 1, буква з) и член 134, параграф 1, буква й).
Член 172
Доказателства, позволяващи участие в процедури за обществени поръчки
(член 119 от Финансовия регламент)
В спецификациите се изисква от оферентите да посочат в коя държава се намира тяхното седалище или място на установяване и да представят съответните доказателства, които са обичайно приемливи съгласно националното им законодателство.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА
ГЛАВА 1
Обхват и форма на безвъзмездните средства
Член 173
Вноски
(член 121 от Финансовия регламент)
Вноските по член 121, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент са суми, изплащани на органи, в които членува Съюзът, в съответствие с бюджетните решения и условията за плащане, определени от съответния орган.
Член 174
Споразумение и решение за безвъзмездни средства
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства се регламентират с решение или с писмено споразумение.
2. За определяне на приложимия инструмент се отчитат следните елементи:
а)
местоположение на бенефициера, в рамките на Съюза или извън него;
б)
сложност и стандартизация на съдържанието на финансираните дейности или работни програми.
Член 175
Разходи за членовете на институциите
(член 121 от Финансовия регламент)
Разходите за членовете на институциите, посочени в член 121, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, включват вноските за асоциации на настоящи и бивши депутати от Европейския парламент. Тези вноски се правят в съответствие с вътрешните административни правила на Европейския парламент.
Член 176
Дейности, за които могат да се получават безвъзмездни средства
(член 121 от Финансовия регламент)
Дейностите, за които могат да се получават безвъзмездни средства по смисъла на член 121 от Финансовия регламент, трябва да бъдат ясно определени.
Не се допуска разделяне на дейност на различни дейности с цел заобикаляне на правилата за финансиране, посочени в настоящия регламент.
Член 177
Органи, преследващи цел от общ интерес на Съюза
(член 121 от Финансовия регламент)
Орган, който преследва цел от общ интерес на Съюза, е:
а)
орган, занимаващ се с образование, обучение, информация, иновации или научноизследователска дейност и изследване на европейските политики, всякакви дейности, които допринасят за развитие на гражданското общество или правата на човека, или европейски орган по стандартизация;
б)
субект, който представлява органи с нестопанска цел в държавите членки, страните кандидатки или потенциални кандидатки и отстоява принципи и политики, съответстващи на целите на Договорите.
Член 178
Партньорства
(член 121 от Финансовия регламент)
1. Специфични безвъзмездни средства за дейности и оперативни безвъзмездни средства могат да бъдат част от рамково партньорство.
2. Рамково партньорство може да се установи като механизъм за дългосрочно сътрудничество между Комисията и бенефициерите на безвъзмездните средства. То може да бъде под формата на споразумение за рамково партньорство или решение за рамково партньорство.
В споразумението или решението за рамково партньорство се посочват общите цели, естеството на планираните дейности - еднократни или като част от одобрена годишна работна програма, процедурата за отпускане на специфични безвъзмездни средства, в съответствие с принципите и процедурните правила от настоящия дял, както и общите права и задължения на всяка от страните по специфичните споразумения или решения.
Продължителността на партньорството не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи, обосновани по-специално от предмета на рамковото партньорство.
Разпоредителите с бюджетни кредити не могат да използват неоснователно споразуменията или решенията за рамково партньорство, нито да ги използват по начин, чиято цел или резултат противоречи на принципите на прозрачност или равно третиране на заявителите.
3. Рамковите партньорства се разглеждат като безвъзмездни средства, що се отнася до програмирането, предварителното публикуване и отпускането.
4. Специфични безвъзмездни средства, основани на споразумения или решения за рамково партньорство, се отпускат в съответствие с процедурите, определени в тези споразумения или решения, и съгласно настоящия дял.
Те подлежат на процедурите на последващо публикуване по член 191.
Член 179
Електронни системи за обмен
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Всички контакти с бенефициерите, включително сключването на споразумения за безвъзмездни средства, уведомяването за решения за безвъзмездни средства и всички изменения към тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от Комисията.
2. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
3. Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните,.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени в параграф 2, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
Член 180
Съдържание на споразуменията и решенията за безвъзмездни средства
(член 122 от Финансовия регламент)
1. Споразумението за безвъзмездни средства съдържа най-малко следното:
а)
предмета;
б)
бенефициера;
в)
продължителността, а именно:
i)
датата на неговото влизане в сила;
ii)
началната дата и продължителността на дейността или финансовата година, които се финансират;
г)
максималната сума на финансирането от страна на Съюза, изразена в евро, и формата на безвъзмездните средства, евентуално допълнени от:
i)
общия размер на прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма и процента на финансиране на допустимите разходи;
ii)
единичните разходи, еднократната сума или единната ставка по член 123, букви б), в) и г) от Финансовия регламент, когато са определени;
iii)
комбинация от елементите, посочени подточки i) и ii) от настоящата буква;
д)
описание на дейността или при оперативните безвъзмездни средства - на работната програма, одобрена от разпоредителя с бюджетни кредити за тази финансова година, заедно с описание на очакваните резултати от изпълнението на дейността или на работната програма;
е)
общия ред и условия, приложими към всички споразумения от този вид, като приемането от страна на бенефициера на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата;
ж)
прогнозния общ бюджет за дейността или работната програма;
з)
когато изпълнението на дейността включва обществена поръчка, принципите по член 209 или правилата за възлагане на обществени поръчки, които бенефициерът е длъжен да спазва;
и)
отговорностите на бенефициера, по-специално:
i)
по отношение на доброто финансово управление и представянето на отчети за дейността и финансови отчети; при необходимост се определят междинни цели, при постигането на които тези отчети стават изискуеми;
ii)
в случай на споразумение между Комисията и няколко бенефициери, специфичните задължения на координатора, ако има такъв, както и задълженията на другите бенефициери към координатора, както и финансовата отговорност на бенефициерите за сумите, дължими на Комисията;
й)
условията и сроковете за одобряване на отчетите и за извършване на плащане от страна на Комисията;
к)
при необходимост, подробности във връзка с допустимите разходи за дейността или одобрената работна програма или единичните разходи, еднократните суми или единните ставки по член 123 от Финансовия регламент;
л)
разпоредби относно видимостта на финансовата помощ от Съюза, освен в надлежно обосновани случаи, когато публичното оповестяване не е възможно или подходящо.
Общият ред и условията, посочени в буква е) от първа алинея, определят най-малко:
i)
че правото на ЕС е приложимото право по отношение на споразумението за безвъзмездни средства, допълнено при необходимост от национално право, посочено в споразумението за безвъзмездни средства. Дерогация може да се направи в споразуменията, сключени с международни организации;
ii)
компетентния съд или арбитражния съд за решаване на спорове.
2. В споразумението за безвъзмездни средства могат да се предвидят условията и сроковете за преустановяване или прекратяване в съответствие с член 135 от Финансовия регламент.
3. В случаите по член 178 решението или споразумението за рамково партньорство определя информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) и б), буква в), подточка i), буква е), букви з)-й) и буква л) от настоящия член.
Конкретното решение или споразумение за безвъзмездни средства съдържа информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) -д), букви ж) и к) и при необходимост буква и).
4. Изменения към споразуменията за безвъзмездни средства се правят само в писмена форма. Такива изменения, включително тези, с които се добавя или премахва бенефициер, не могат по замисъл или резултат да променят споразуменията по такъв начин, че да поставят под въпрос решението за отпускане на безвъзмездни средства или да противоречат на равното третиране на заявителите.
5. Параграфи от 1, 2, 3 и 4 се прилагат mutatis mutandis към решенията за безвъзмездни средства.
Част от сведенията по параграф 1 могат да се предоставят в поканата за предложения или в друг подобен документ вместо в решението за безвъзмездни средства.
Член 181
Форми на безвъзмездните средства
(член 123 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, се изчисляват въз основа на допустимите разходи, действително направени от бенефициера, и са предмет на предварителна прогноза за бюджета, представена заедно с предложението и включена в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
2. Единичните разходи, посочени в член 123, параграф 1, буква б) от Финансовия регламент, обхващат всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на сума за единица.
3. Еднократните суми, посочени в член 123, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, обхващат като цяло всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително.
4. Финансирането с единни ставки, посочено в член 123, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент, обхваща специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на процент.
Член 182
Еднократни суми, единични разходи и финансиране с единни ставки
(член 124 от Финансовия регламент)
1. Разрешението за използване на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, посочени в член 124, параграф 1 от Финансовия регламент, се прилага за продължителността на програмата. Това разрешение може да бъде преразгледано, ако са необходими съществени промени. Данните и сумите се оценяват периодично и ако е необходимо, еднократните суми, единичните разходи или финансирането с единни ставки се коригират.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери максималните стойности, посочени в член 124, параграф 1, втора алинея от Финансовия регламент, се прилагат към всеки бенефициер.
2. Споразумението или решението за безвъзмездни средства съдържа всички необходими разпоредби за проверка, че са изпълнени условията за изплащане на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
3. Плащането на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки не засяга правото на достъп до задължителните записи за бенефициерите за целите, предвидени в първа алинея от параграф 1 и член 137, параграф 2 от Финансовия регламент.
4. Когато последваща проверка покаже, че правопораждащото събитие не е настъпило и на бенефициера е направено недължимо плащане на безвъзмездни средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, Комисията има правото да си възстанови сумата на безвъзмездните средства, без да се засягат санкциите, посочени в член 109 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принципи
Член 183
Принцип на съфинансиране
(член 125, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Според принципа на съфинансиране ресурсите, необходими за изпълнение на дейността или работната програма, не се предоставят изцяло чрез вноска от Съюза.
Съфинансирането може да бъде под формата на собствени ресурси на бенефициера, приходи, получени от дейността или работната програма, или финансови вноски или вноски в натура от трети страни.
2. Вноските в натура представляват нефинансови ресурси, предоставени безвъзмездно от трети страни на бенефициера.
Член 184
Принцип на недопускане на печалба
(член 125, параграф 5 от Финансовия регламент)
Финансовите вноски от трети страни, които могат да бъдат използвани от бенефициера за покриване на разходи, различни от допустимите разходи за безвъзмездни средства от Съюза, или които не са дължими на третата страна, когато не се използват в края на дейността или работната програма, не могат да бъдат разглеждани като целеви финансови вноски от донорите за финансиране на допустимите разходи по смисъла на член 125, параграф 5 от Финансовия регламент.
Член 185
Безвъзмездни средства с ниска стойност
(член 125, параграф 4 от Финансовия регламент)
За безвъзмездни средства с ниска стойност се считат безвъзмездните средства, които не надвишават 60 000 EUR.
Член 186
Техническа помощ
(членове 101 и 125 от Финансовия регламент)
„Техническа помощ“ означава дейности по поддръжка и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, в частност дейностите по подготовка, управление, наблюдение, оценка, одит и контрол.
Член 187
Допустими разходи
(член 126, параграф 3, буква в) от Финансовия регламент)
ДДС се разглежда като неподлежащ на възстановяване съгласно приложимото национално законодателство за ДДС, ако в съответствие с националното законодателство данъкът се дължи за някоя от следните дейности:
а)
освободени дейности без право на приспадане;
б)
дейности, които попадат извън обхвата на ДДС;
в)
дейности, посочени в буква а) или б), по отношение на който ДДС не подлежи на приспадане, а се възстановява чрез специфични схеми за възстановяване или компенсационни фондове, които не са предвидени в Директива 2006/112/ЕО, дори ако тази схема или фонд са установени с националното законодателство за ДДС.
ДДС, свързан с дейностите, изброени в член 13, параграф 2 от Директива 2006/112/ЕО, се счита за платен от бенефициер, различен от данъчно незадължено лице, определено в член 13, параграф 1, първа алинея от тази директива, независимо дали тези дейности се разглеждат от съответната държава членка като дейности, извършвани от публичноправни органи, действащи в качеството си на публични органи.
Член 188
Програмиране
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за безвъзмездни средства. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта за безвъзмездните средства на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на поканите за предложения с примерните суми и максималният процент на съфинансиране.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране за безвъзмездните средства през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 189
Съдържание на поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Поканите за предложения съдържат:
а)
поставените цели;
б)
критериите за допустимост, отстраняване, подбор и отпускане по членове 131 и 132 от Финансовия регламент и съответните оправдателни документи;
в)
условията за финансиране от Съюза;
г)
условията и крайния срок за подаване на предложения, както и планираната дата, до която всички заявители трябва да бъдат информирани за резултатите от оценката на тяхното заявление, и ориентировъчната дата за подписване на споразуменията за безвъзмездни средства или за уведомяване относно решенията за безвъзмездни средства.
2. Поканите за предложения се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза, както и чрез всякакви други подходящи средства, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходимо да се осигури допълнителна публичност сред потенциалните бенефициери. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на поканите за предложения подлежат на публикуване при същите условия като тези за поканите за предложения.
Член 190
Изключения от поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за предложения само в следните случаи:
а)
за целите на операции по хуманитарна помощ и гражданска защита или за помощ за управление на кризи по смисъла на параграф 2;
б)
в други изключителни и надлежно обосновани извънредни ситуации;
в)
в полза на органи, които имат монопол de jure или de facto, с подходяща обосновка в решението за отпускане;
г)
в полза на органи, определени в основен акт по смисъла на член 54 от Финансовия регламент като бенефициери на безвъзмездни средства, или на органи, определени от държавите членки, под тяхна отговорност, когато тези държави членки са определени с основен акт като бенефициери на безвъзмездни средства;
д)
в случай на научни изследвания и технологично развитие, на органи, определени в работната програма по член 128 от Финансовия регламент, когато основният акт изрично предвижда тази възможност и при условие че проектът не попада в обхвата на покана за предложения;
е)
за дейности със специфични характеристики, които изискват определен вид орган поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия, при условие че тези дейности не попадат в обхвата на покана за предложения.
Случаите, посочени в буква е) от първа алинея, се обосновават надлежно в решението за отпускане.
2. „Кризисни ситуации в трети държави“ означава ситуации на непосредствена или предстояща опасност, застрашаваща да ескалира във въоръжен конфликт или да дестабилизира страната. „Кризисни ситуации“ означава също ситуации, предизвикани от природни бедствия, причинени от човека кризи, като войни и други конфликти, или извънредни обстоятелства, имащи подобни отражения, свързани inter alia с изменение на климата, влошаване на околната среда, лишаване от достъп до енергия и природни ресурси или крайна бедност.
Член 191
Последващо публикуване
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до безвъзмездни средства, отпуснати в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на заявителите през изминалата година;
б)
броя и дела на успешните заявления за всяка покана за предложения;
в)
средната продължителност на процедурата от датата на приключване на поканата за предложения до отпускането на безвъзмездните средства;
г)
броя и размера на безвъзмездните средства, при които задължението за последващо публикуване е било отменено през изминалата година в съответствие с член 21, параграф 4.
Член 192
Информация за заявителите
(член 128 от Финансовия регламент)
Комисията предоставя информация и съвети на заявителите чрез следните средства:
а)
определяне на съвместни стандарти за формулярите за заявление за сходни безвъзмездни средства и контрол на дължината и яснотата на формулярите;
б)
предоставяне на информация на потенциалните заявители, по-конкретно чрез провеждане на семинари и разпространяване на справочници;
в)
поддържане на постоянни данни за бенефициерите в досиетата на юридическите лица по член 63.
Член 193
Финансиране от отделни бюджетни редове
(член 129 от Финансовия регламент)
Дейностите могат да се финансират съвместно от отделни бюджетни редове от различни отговорни разпоредители с бюджетни кредити.
Член 194
Ретроактивно действие на финансирането в случаи на изключителна спешност и предотвратяване на конфликти
(член 130 от Финансовия регламент)
В рамките на член 130, параграф 1 от Финансовия регламент разходите на бенефициера преди датата на подаване на заявлението са допустими за финансиране от Съюза при следните условия:
а)
причините за такава дерогация са подходящо обяснени в решението за финансиране;
б)
решението за финансиране и споразумението или решението за безвъзмездни средства изрично предвиждат начална дата за признаване на разходите преди датата на подаване на заявленията.
Член 195
Подаване на заявления за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Правилата за подаване на заявления за безвъзмездни средства се определят от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който може да избере метода на подаване. Заявленията за безвъзмездни средства могат да се подават с писмо или по електронен път.
Избраното средство за комуникация е недискриминиращо по своето естество и не води до ограничаване на достъпа на заявителите до процедурата за отпускане на средства.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
трябва да се запази целостта на данните;
в)
трябва да се запази поверителността на предложенията;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
За целите на буква в) от трета алинея отговорният разпоредител с бюджетни кредити разглежда съдържанието на заявленията само след изтичане на срока за тяхното подаване.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска електронните заявления да бъдат придружавани от усъвършенстван електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (19).
2. Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити разреши подаване на заявления по електронен път, използваните средства и техните технически характеристики са недискриминиращи по своето естество, всеобщо достъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии. Информацията относно техническите изисквания за формата на заявленията, включително криптирането, се предоставя на заявителите.
Освен това устройствата за електронно приемане на заявленията гарантират сигурност и поверителност. Те гарантират също, че могат да се определят точно часът и датата на получаване на заявленията.
3. Когато заявленията се подават с писмо, заявителите могат да избират един от следните начини:
а)
да изпратят заявлението по пощата или с куриерска служба, като в този случай в поканата за предложения се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата върху разписката за предаване;
б)
да занесат заявлението лично или чрез пълномощник в сградата на институцията, като в този в случай поканата за предложения се посочва отделът, в който заявленията трябва да бъдат доставени срещу разписка с дата и подпис.
ГЛАВА 3
Процедура за отпускане на безвъзмездни средства
Член 196
Съдържание на заявленията за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Заявления се подават чрез формуляра, установен в съответствие с общите стандарти по член 192, буква а) и предоставян от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, и в съответствие с критериите, посочени в основния акт и в поканата за предложения.
Оправдателните документи, посочени в член 131, параграф 3, втора алинея от Финансовия регламент, могат да бъдат по-специално отчетът за приходите и разходите и счетоводният баланс за последната финансова година, за която сметките са приключени.
2. В прогнозния бюджет за дейността или работната програма, приложен към заявлението, приходите са равни на разходите, при условие че са заделени провизии за непредвидени разходи или евентуални колебания на валутните курсове, което може да е разрешено в надлежно обосновани случаи, и се посочват прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма.
3. Когато заявлението е за безвъзмездни средства за дейност, чиято стойност надхвърля 750 000 EUR, или за оперативни безвъзмездни средства над 100 000 EUR, се представя одитен доклад, изготвен от одобрен външен одитор. Този доклад удостоверява отчетите за последната налична финансова година.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага само към първото заявление, подадено от даден бенефициер до отговорен разпоредител с бюджетни кредити в рамките на една бюджетна година.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери праговете, посочени в първа алинея, се прилагат за всеки бенефициер.
В случаите на партньорства, посочени в член 178, одитният доклад по първа алинея от настоящия параграф, който обхваща последните две налични финансови години, трябва да бъде представен преди подписването на споразумението за рамково партньорство или уведомяването за решението за рамково партньорство.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от оценка на риска, да отмени изискването за одитен доклад, посочено в първа алинея, за учебни заведения и в случай на споразумение с няколко бенефициери, за бенефициерите, поели солидарна отговорност или които не носят финансова отговорност.
Първа алинея от настоящия параграф не се прилага по отношение на публичните органи и международните организации, посочени в член 43.
4. Заявителят посочва източниците и размерите на финансирането от Съюза, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност или част от дейност или за неговото функциониране по време на същата финансова година, както и всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност.
Член 197
Доказателства за отсъствие на основания за отстраняване
(член 131 от Финансовия регламент)
Заявителите декларират, че не се намират в някое от положенията, изброени в член 106, параграф 1 и член 107 от Финансовия регламент, с изключение на случаите, посочени в член 131, параграф 4, букви а) и б) от Финансовия регламент. В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от успелите заявители да представят доказателствата по член 143. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити успелите заявители представят тези доказателства, освен ако е налице физическа невъзможност, призната от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, или ако тези доказателства вече са били представени за целите на друга процедура за безвъзмездни средства или за обществена поръчка, при условие че документите са издадени преди не повече от една година и все още са валидни.
Член 198
Заявители, които не са юридически лица
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато заявление за безвъзмездни средства е подадено от заявител, който не е юридическо лице, в съответствие с член 131, параграф 2 от Финансовия регламент, представителите на този заявител трябва да докажат, че имат способност да поемат правни задължения от името на заявителя и че заявителят има финансова и оперативна способност, еквивалентна на способността на юридическите лица.
Член 199
Субекти, които формират един заявител
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато няколко субекти отговарят на критериите за кандидатстване за безвъзмездни средства и заедно формират един субект, този субект може да се третира от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като единствен кандидат, при условие че в заявлението лицата, участващи в предложената дейност или работна програма, се посочват като част от заявителя.
Член 200
Финансови и административни санкции
(член 131 от Финансовия регламент)
Финансови и/или административни санкции могат да се налагат на заявители, които са направили декларации с невярно съдържание или съществени грешки или са извършили нарушения или измама, в съответствие с условията на член 145.
Такива финансови и/или административни санкции могат да се налагат и на бенефициери, за които е установено, че са извършили тежко нарушение на договорните си задължения.
Член 201
Критерии за допустимост
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Критериите за допустимост се публикуват в поканата за предложения.
2. Критериите за допустимост определят условията за участие в покана за предложения. Тези критерии се изготвят при надлежно отчитане на целите на дейността и отговарят на принципите на прозрачност и недискриминация.
Член 202
Критерии за подбор
(член 132, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Критериите за подбор се публикуват в поканата за предложения и са такива, че позволяват оценка на финансовия и оперативния капацитет на заявителя за изпълнение на предложената дейност или работна програма.
2. Заявителят трябва да разполага със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на дейността или през годината, за която се отпускат безвъзмездните средства, и за участие в нейното финансиране. Заявителят трябва да притежава необходимата професионална компетентност и квалификация за извършване на предложената дейност или работна програма, освен ако в основния акт изрично е предвидено друго.
3. Финансовият и оперативният капацитет се проверяват по-специално въз основа на анализ на всички оправдателни документи, посочени в член 196 и поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в поканата за предложения.
Ако в поканата за предложения не се изискват оправдателни документи и ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити има съмнения относно финансовия или оперативния капацитет на заявителите, той може да поиска от тях да представят съответните документи.
В случаите на партньорства по член 178 проверката се извършва преди подписване на споразумението за рамково партньорство или уведомяване за решението за рамково партньорство.
Член 203
Критерии за отпускане на безвъзмездни средства
(член 132, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се публикуват в поканата да предложения.
2. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства следва да позволяват отпускането на безвъзмездни средства за дейностите, които осигуряват максимална обща ефективност на програмата на Съюза, която те изпълняват, или на органите, чиито работни програми са разработени за постигане на същия резултат. Критериите се определят по такъв начин, че да осигуряват и правилно управление на средствата на Съюза.
Критериите се прилагат по такъв начин, че да позволят подбор на планирани дейности или работни програми, за които Комисията може да бъде уверена, че съответстват на целите и приоритетите и гарантират видимостта на финансирането от Съюза.
3. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се определят по такъв начин, че да позволяват последваща оценка.
Член 204
Оценка на заявленията и отпускане на безвъзмездни средства
(член 133 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за оценка на предложенията, освен ако Комисията реши друго в рамките на конкретна секторна програма.
Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка помежду им. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата и местните звена по член 72 от настоящия регламент и в органите, на които са делегирани правомощия, по членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни единици без йерархична връзка помежду им.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити при необходимост разделя процеса на няколко процедурни етапа. Правилата, регламентиращи процеса, се съобщават в поканата за предложения.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за подаване на заявленията, само заявителите, чиито предложения отговарят на критериите за оценка на първия етап, се поканват да изпратят пълно предложение на втория етап.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за оценка, само предложенията, които преминат успешно първия етап, състоящ се в оценка спрямо ограничен брой критерии, продължават към по-нататъшна оценка.
Заявителите, чиито предложения са отхвърлени на някой от етапите, се уведомяват в съответствие с член 133, параграф 3 от Финансовия регламент.
Всеки следващ етап на процедурата трябва да бъде ясно разграничен от предходния.
Едни и същи документи и информация не се изискват повече от веднъж по време на една и съща процедура.
3. Комисията за оценка на предложенията или, когато е приложимо, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявителя да предостави допълнителна информация или да поясни приложената към заявлението документация, при условие че тази информация или пояснение не изменя съществено предложението. В съответствие с член 96 от Финансовия регламент в случай на очевидни технически грешки комисията за оценка или отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да не поиска такава информация или пояснение само в надлежно обосновани случаи. Разпоредителят с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
4. След като приключат своята работа, членовете на комисията за оценка на предложенията подписват протокол с всички проверени предложения и с оценка на тяхното качество, както и с посочване на предложенията, които могат да получат финансиране. Тези протоколи могат да бъдат подписани в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
При необходимост в протокола се извършва класиране на оценените предложения и се правят препоръки за максималната сума, която да бъде предоставена, и за евентуални несъществени корекции по заявлението за безвъзмездни средства.
Протоколът се съхранява за справки в бъдеще.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявител да коригира заявлението си с оглед на препоръките на комисията за оценка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
След оценката отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема решение, което съдържа най-малко:
а)
предмета и общата сума на решението;
б)
имената на успелите заявители, наименованието на дейностите, приетите суми и мотивите за избора, включително когато той не съвпада със становището на комисията за оценка;
в)
имената на отхвърлените заявители и мотивите за тяхното отхвърляне.
6. Параграфи 1, 2 и 4 от настоящия член не са задължителни за отпускането на безвъзмездни средства съгласно член 190 от настоящия регламент и член 125, параграф 7 от Финансовия регламент.
Член 205
Информация за заявителите
(член 133 от Финансовия регламент)
Отхвърлените заявители се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните заявления и при всички случаи в срок от 15 календарни дни след уведомяването на успелите заявители.
ГЛАВА 4
Плащане и контрол
Член 206
Гаранция за предварителното финансиране
(член 134 от Финансовия регламент)
1. За ограничаване на финансовите рискове, свързани с плащането на предварително финансиране, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, по преценка на риска, да изиска от бенефициера предварителна гаранция в размер до този на предварителното финансиране, освен за безвъзмездните средства с ниска стойност, или да раздели плащането на няколко вноски.
2. Когато се изисква гаранция, тя се оценява и одобрява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията е валидна за достатъчно дълъг период, за да може да бъде активирана.
3. Гаранцията се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите членки. Когато бенефициерът е установен в трета държава, отговорният разпоредител с бюджетни средства може да се съгласи установена в тази трета държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако счете, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава членка.
По искане на бенефициера гаранцията, посочена в първа алинея, може да бъде заменена от солидарна гаранция от трета страна или от неотменимата и безусловна съвместна гаранция от бенефициерите по дейност, които са страни по същото споразумение или решение за безвъзмездни средства, след съгласието на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията се предоставя в евро.
С гаранцията банката или финансовата институция, третата страна или останалите бенефициери осигуряват неотменимо обезпечение или действат като пръв гарант за изпълнението на задълженията на бенефициера на безвъзмездните средства.
4. Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или плащанията на остатъка за бенефициера в съответствие с условията в споразумението или решението за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 207
Оправдателни документи при заявки за плащания
(член 135 от Финансовия регламент)
1. За всяко предоставяне на безвъзмездни средства предварителното финансиране може да се раздели на няколко плащания в съответствие с доброто финансово управление.
Новото плащане по предварителното финансиране се извършва в пълен размер само ако са усвоени поне 70 % от общата стойност на предишното.
Когато са усвоени по-малко от 70 % от предишното плащане по предварителното финансиране, размерът на новото плащане се намалява с неусвоената част на предишното плащане по предварителното финансиране.
Отчетът за разходите на бенефициера се представя в подкрепа на всяка заявка за ново плащане.
2. Без да се засяга член 110, бенефициерът удостоверява от свое име, че съдържащата се в заявките за плащания информация е пълна, надеждна и вярна. Той удостоверява също така, че извършените разходи могат да бъдат разглеждани като допустими в съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, както и че заявките за плащания са мотивирани с подходящи оправдателни документи, които могат да бъдат проверени.
3. Въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител на бюджетни кредити може да поиска в подкрепа на всяко плащане сертификат за финансовите отчети и съответните сметки за дейността или работната програма, издаден от одобрен външен одитор или в случай на публични органи - от квалифициран и независим обществен служител. Сертификатът се прилага към заявката за плащане. Сертификатът удостоверява съгласно методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и въз основа на договорени процедури в съответствие с международните стандарти, че разходите, обявени от бенефициера във финансовите отчети, на които се основава заявката за плащане, са действителни, точно осчетоводени и допустими съгласно разпоредбите на споразумението или решението за безвъзмездни средства.
В специфични и надлежно обосновани случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска сертификат под формата на становище или под друга форма в съответствие с международните стандарти.
Сертификатът за финансовите отчети и съответните сметки е задължителен за междинните плащания и за плащанията на остатъка в следните случаи:
а)
безвъзмездни средства за дейност, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 750 000 EUR или по-висока, когато съвкупните суми на заявките за плащане под тази форма са най-малко 325 000 EUR;
б)
оперативни безвъзмездни средства, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 100 000 EUR или по-висока.
В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може освен това да отмени задължението да се представи такъв сертификат за финансовите отчети и съответните сметки в случай на:
а)
публични органи и международни организации, посочени в член 43;
б)
бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, спешни операции по гражданска защита и управление на кризисни ситуации, с изключение на плащанията на остатъка;
в)
плащания на остатъка за бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, които са подписали споразумение за рамково партньорство или са били уведомени за решение за рамково партньорство, съгласно посоченото в член 178, и които имат система за контрол, предоставяща еквивалентни гаранции за такива плащания;
г)
бенефициери на многократни безвъзмездни средства, които са представили независими сертификати с еквивалентни гаранции за системите за контрол и методиката, използвани за определяне на техните вземания.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да отмени задължението за предоставяне на сертификат за финансовите отчети и съответните сметки, когато е бил или ще бъде направен одит пряко от персонала на Комисията или от орган, упълномощен да извърши такъв одит от нейно име, който одит предоставя еквивалентни гаранции относно декларираните разходи.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери посочените прагове по букви а) и б) от трета алинея се прилагат за всеки бенефициер.
4. В подкрепа на плащане и въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска доклад от оперативна проверка, издаден от независима трета страна и одобрен от отговорния разпоредител,. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити докладът от проверката се прилага към заявката за плащане и съответните разходи се смятат за допустими при същите условия като тези за разходите, свързани с одитните сертификати, както е предвидено в член 126 от Финансовия регламент. В доклада от проверката се посочва, че оперативната проверка е извършена според методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, както и дали дейността или работната програма са реално изпълнени съгласно условията, посочени в споразумението или решението за безвъзмездни средства.
Член 208
Преустановяване и намаляване на безвъзмездни средства
(член 135 от Финансовия регламент)
1. Изпълнението на споразумението или решението за безвъзмездни средства, участието на бенефициер в тяхното изпълнение или плащанията могат да бъдат преустановени с цел да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности, измами или нарушения на задължения, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението се възобновява възможно най-бързо.
2. Когато договорената дейност или работна програма не са изпълнени или не са изпълнени правилно, изцяло или навреме, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при условие че на бенефициера е била дадена възможност да представи своите коментари, намалява или си възстановява безвъзмездните средства пропорционално в зависимост от етапа на процедурата.
ГЛАВА 5
Изпълнение
Член 209
Договори за изпълнение
(член 137 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на Директива 2004/18/ЕО, когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка, бенефициерът възлага поръчката на икономически най-изгодната оферта или, ако е подходящо, на офертата с най-ниската цена, като следи за избягването на конфликт на интереси.
2. Когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка на стойност над 60 000 EUR, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да наложи на бенефициера специални правила в допълнение към тези по параграф 1.
Тези специални правила се основават на правилата от Финансовия регламент и се определят, като се отчитат стойността на съответните поръчки, относителният размер на вноската на Съюза спрямо общите разходи за дейността и рискът. Такива специални правила се включват в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
Член 210
Финансова подкрепа за трети страни
(член 137 от Финансовия регламент)
При условие че целите или резултатите, които следва да бъдат постигнати, са достатъчно подробно описани в условията по член 137, параграф 1 от Финансовия регламент, може да се счита, че не съществува свобода на преценка само ако решението или споразумението за безвъзмездни средства посочва следното:
а)
максималния размер на финансовата подкрепа, която може да бъде платена на трета страна, като тя не може да надвишава 60 000 EUR, освен в случаите, когато финансовата подкрепа е основната цел на дейността, както и критериите за определяне на точната сума;
б)
различните видове дейности, които могат да получат такава финансова подкрепа, въз основа на определен списък;
в)
определението на лицата или категориите лица, които могат да получават такава финансова подкрепа, и критериите за отпускането ѝ.
ДЯЛ VII
НАГРАДИ
Член 211
Програмиране
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за награди. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на конкурсите с примерния размер на наградите.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране на наградите през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 212
Правила на конкурсите
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. В правилата на конкурсите се посочва следното:
а)
условията за участие, в които се посочват поне:
i)
критериите за допустимост;
ii)
условията и крайният срок за регистрация на участниците, ако е необходимо, както и за подаване на проекти от участниците при условията, посочени в параграф 2;
iii)
условията за отстраняване на участници, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент;
iv)
еднолична отговорност на участниците в случай на иск, свързан с дейностите, извършвани в рамките на конкурса;
v)
приемане от страна на победителите на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата, както и на задълженията за публичност, както е посочено в правилата на конкурса;
vi)
че правото на Съюза е приложимото право по отношение на конкурса, допълнено при необходимост от национално право, посочено в правилата на конкурса;
vii)
компетентният съд или арбитражният съд за решаване на спорове;
viii)
че на заявителите, които са направили декларации с невярно съдържание или са извършили нарушения или измама, могат да се налагат финансови и/или административни санкции в съответствие с условията на член 145 и пропорционално на стойността на съответните награди;
б)
критериите за присъждане, които трябва да бъдат такива, че да може да се оцени качеството на проектите на участниците спрямо преследваните цели и очакваните резултати, както и да се определи обективно дали проектите заслужават да спечелят конкурса;
в)
размерът на наградата или наградите;
г)
условията на плащане на наградите на победителите след тяхното присъждане.
За целите на буква а), подточка i) от първа алинея бенефициерите на безвъзмездни средства на Съюза са допустими, освен ако изрично е посочено друго в правилата на конкурса.
За целите на буква а), подточка vi) от първа алинея може да се направи дерогация в случай на участие на международни организации.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити избира начини за комуникация, които са с недискриминационен характер за подаване на проекти от участниците и които не ограничават достъпа на участниците до конкурса.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всеки проект на участник съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на проектите на участниците е запазена;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
3. В правила на конкурсите могат да се определят условията за анулиране на конкурса, по-специално когато неговите цели не могат да бъдат изпълнени или когато юридическо или физическо лице, което не отговаря на условията за участие, следва да бъде наградено като победител.
4. Правилата на конкурсите се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза. Освен на интернет сайта правилата на конкурсите могат да бъдат публикувани и чрез всякакви други подходящи начини, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходима допълнителна публичност сред потенциалните участници. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на правилата на конкурсите също подлежат на публикуване при същите условия.
Член 213
Последващо публикуване
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до наградите, присъдени в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на участниците през изминалата година;
б)
броя на участниците и процента на успешните проекти на участници за всеки конкурс;
в)
списък с експертите, взели участие в конкурсните комисии през изминалата година, заедно със справка за процедурата за техния подбор.
Член 214
Оценка
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. За целите на оценката на проектите на участниците отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия от най-малко трима експерти, които могат да бъдат външни експерти или лица, представляващи най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка между тях, с изключение на представителствата или местните органи, посочени в член 72 от настоящия регламент, и органите, на които са делегирани правомощия, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма отделни структури.
Експертите, посочени в първа алинея, подлежат на изискванията относно конфликтите на интереси, посочени в член 57 от Финансовия регламент.
Външните експерти декларират, че не са в ситуация на конфликт на интереси към момента на назначаването и че се задължават да информират разпоредителя с бюджетни кредити, ако възникне такъв конфликт на интереси в хода на процедурата по оценяване.
2. След като приключат своята работа, членовете на комисията подписват протокол с всички проучени проекти на участници, който съдържа оценка на тяхното качество, като се определят проектите, на които могат да бъдат присъдени награди. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Протоколът, посочен в първа алинея, се съхранява за справки в бъдеще.
3. След това отговорният разпоредител с бюджетни кредити решава дали да присъди наградите. В това решение се посочва също следното:
а)
предметът и общият размер на присъдените награди, ако има такива;
б)
имената на спечелилите участници, ако има такива, размерът на наградите, присъдени на всеки спечелил участник, както и причините за избора;
в)
имената на отхвърлените участници и мотивите за тяхното отхвърляне.
Член 215
Информация и уведомяване
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Участниците се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните проекти и при всички случаи в срок от 15 календарни дни, след като разпоредителят с бюджетни кредити вземе решение за присъждане на наградата.
2. Решението за присъждане на наградата се съобщава на спечелилия участник и служи като правно задължение по смисъла на член 86 от Финансовия регламент.
ДЯЛ VIII
ФИНАНСОВИ ИНСТРУМЕНТИ
Член 216
Подбор на субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. За изпълнението на финансовите инструменти в условията на непряко управление Комисията получава доказателства, че упълномощеният субект отговаря на изискванията на член 60, параграф 2 от Финансовия регламент. След получаването на тези доказателства те са валидни за всяко бъдещо изпълнение на финансови инструменти от съответния субект, освен ако са внесени съществени промени в системите, правилата и процедурите на тези упълномощени субекти, обхванати от тези изисквания.
2. При подбора на субектите, натоварени с изпълнението на финансовите инструменти съгласно член 61, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията публикува покана за потенциалните упълномощени субекти. Тази покана включва критериите за подбор и за възлагане.
В поканата по първа алинея се посочва също дали упълномощеният субект трябва да задели собствени финансови ресурси за определения финансов инструмент или да сподели риска. Когато се направи такова обозначение и когато е необходимо да се намали възможен конфликт на интереси, в поканата се посочва също така, че от упълномощения субект се изисква да предложи мерки за хармонизиране на интересите, както е посочено в член 140, параграф 2 от Финансовия регламент. Мерките за хармонизиране на интересите трябва да бъдат включени в споразумението за конкретния финансов инструмент.
Комисията започва диалог със субектите, които отговарят на критериите за подбор, по прозрачен и обективен начин и без това да води до конфликт на интереси. След диалога Комисията подписва споразумения за делегиране със субекта или субектите, които са представили икономически най-изгодните предложения, включително, ако е приложимо, заделяне на собствени финансови ресурси или споделяне на риска.
3. Комисията може да проведе директни преговори с потенциалните упълномощени субекти, преди да подпише споразуменията за делегиране, когато упълномощеният субект е определен в съответния основен акт или е посочен в член 58, параграф 1, буква в), подточка iii) от Финансовия регламент или в надлежно обосновани и подходящо документирани изключителни случаи, по-специално когато:
а)
не са представени подходящи предложения след покана за потенциални упълномощени субекти;
б)
финансовите инструменти със специфични характеристики изискват определен вид упълномощен субект поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия;
в)
поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на Съюза, е невъзможно да се спази процедурата, посочена в параграф 2.
Член 217
Съдържание на споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
В допълнение към изискванията, изброени в член 40, споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, включва подходящи мерки за осигуряване на съответствие с принципите и условията, посочени в член 140 от Финансовия регламент. По-специално споразуменията за делегиране съдържат:
а)
описание на финансовия инструмент, включително инвестиционната му стратегия или политика, вида на предоставената подкрепа, критериите за допустимост на финансови посредници и крайни получатели, както и допълнителни оперативни изисквания за транспониране на целите на политиката на инструмента;
б)
изискванията за целеви обхват на стойностите за ефекта на лоста;
в)
определение на недопустимите дейности и критериите за отстраняване;
г)
разпоредби, гарантиращи хармонизиране на интересите и преодоляване на възможните конфликти на интереси;
д)
разпоредби за подбор на финансовите посредници съгласно член 139, параграф 4, втора алинея от Финансовия регламент и за създаването на специализирани инвестиционни средства, ако е приложимо;
е)
разпоредби относно отговорността на упълномощените субекти и на други субекти, участващи в изпълнението на финансовия инструмент;
ж)
разпоредби за уреждане на спорове;
з)
разпоредби за управление на финансовия инструмент;
и)
разпоредби относно използването и повторното използване на вноската на Съюза в съответствие с член 140, параграф 6 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби за управлението на вноските на Съюза и на доверителни сметки, включително рисковете за контрагента, приемливи касови операции, отговорностите на съответните страни, коригиращи действия в случай на прекалено големи салда по доверителните сметки, водене на документация и докладване;
к)
разпоредби относно възнаграждението на упълномощения субект, включително таксите за управление, както и относно изчисляването и плащането на разходи и такси за управление на упълномощения субект в съответствие с член 218;
л)
когато е целесъобразно, разпоредби относно рамка на условията за вноските от фондовете, посочени в член 175 от Финансовия регламент, по-специално Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и бъдещия Фонд за морско дело и рибарство (наричани по-долу „фондовете по ОСР“);
м)
разпоредби относно срока, възможността за удължаване и прекратяване на финансовия инструмент, включително условията за предсрочно прекратяване и когато е уместно, стратегии за излизане;
н)
разпоредби относно мониторинга на изпълнението на подкрепата за финансовите посредници и крайните получатели, включително докладване от страна на финансовите посредници;
о)
когато е приложимо, вида и характера на операциите по хеджиране, посочени в член 219.
Член 218
Разходи и такси за управление на упълномощените субекти
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Комисията заплаща възнаграждение на упълномощените субекти за изпълнението на финансови инструменти, което се изразява в такси, основани на резултатите, възстановяване на извънредни разноски, както и такси за управление на касовите средства, когато упълномощеният субект управлява касовите средства на финансовия инструмент.
2. Таксите, основани на резултатите, включват административни такси за упълномощените субекти като възнаграждение за работата, извършена при изпълнението на даден финансов инструмент. Когато е уместно, те могат да включват също така и стимули, свързани с политиката, за насърчаване на постигането на целите на политиката или за стимулиране на финансовите постижения на финансовия инструмент.
Член 219
Специфични правила за доверителните сметки при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, могат да откриват доверителни сметки по смисъла на член 68, параграф 7 от Финансовия регламент на свое име и изключително от името на Комисията. Тези упълномощени субекти изпращат съответните извлечения от сметките на отговорната служба на Комисията.
2. По доверителните сметки се поддържа подходяща ликвидност и активите, държани по тези доверителни сметки, се управляват в съответствие с принципите на доброто финансово управление, като се спазват подходящи пруденциални правила в съответствие с член 140, параграф 7 от Финансовия регламент.
3. За изпълнението на финансовите инструменти упълномощените субекти не извършват хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията за делегиране, посочени в член 217.
Член 220
Финансови инструменти, изпълнявани пряко
(член 139 от Финансовия регламент)
1. В изключителни случаи финансовите инструменти могат да се изпълняват пряко в съответствие с член 139, параграф 4 от Финансовия регламент чрез следните средства:
а)
специален инвестиционен механизъм, в който Комисията участва заедно с други публични или частни инвеститори с цел увеличаване на ефекта на лоста на финансовото участие на Съюза;
б)
заеми, гаранции, капиталови участия и други инструменти за споделяне на риска, различни от инвестиции в специализирани инвестиционни механизми, предоставяни пряко на крайните получатели или чрез финансови посредници.
2. За изпълнението на финансовите инструменти Комисията не извършва хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията със субектите, изпълняващи финансовия инструмент.
Член 221
Подбор на финансови посредници, ръководители на специални инвестиционни механизми и крайни получатели
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Когато Комисията изпълнява финансови инструменти пряко или непряко чрез специални инвестиционни механизми, тези механизми се създават в съответствие със законите на държава членка. Те могат също така да бъдат създадени в съответствие със законите на държава, различна от държава членка, в областта на външната дейност. Ръководителите на такива механизми са задължени от закона или чрез договор да действат добросъвестно като професионални ръководители.
2. Ръководителите на специалните инвестиционни механизми, посочени в параграф 1, и финансовите посредници или крайните получатели на финансовите инструменти се подбират, като се отчитат естеството на финансовия инструмент, който трябва да се изпълни, опитът и оперативният и финансовият капацитет на съответните субекти и/или икономическата жизнеспособност на проектите на крайните получатели. Изборът трябва да бъде прозрачен, обоснован от обективни причини и не трябва да поражда конфликт на интереси.
3. Не се предоставя финансова подкрепа за ръководители на специални инвестиционни механизми, на финансови посредници и на крайни получатели, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент.
Член 222
Условия за използване на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към преодоляване на пазарни несъвършенства или неефективности или неоптимални инвестиционни ситуации, както и към предоставяне на подкрепа само за крайните получатели, които се считат за потенциално икономически жизнеспособни в момента на предоставяне на подкрепата от Съюза чрез финансов инструмент.
2. Финансовите инструменти осигуряват подкрепа на крайните получатели по пропорционален начин. По-специално, преференциалното третиране на инвеститорите, предоставящи съвместни инвестиции или споделяне на риска, трябва да бъде обосновано и пропорционално на рисковете, поети от инвеститорите по даден финансов инструмент, и да бъде ограничено до необходимия минимум, за да се гарантира тяхната инвестиция или споделяне на риска.
Член 223
Ефект на лоста
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към постигане на ефект на лоста от финансовия принос на Съюза чрез мобилизиране на глобални инвестиции, надхвърлящи размера на финансовия принос на Съюза.
Ефектът на лоста от средствата на Съюза е равен на сумата за финансиране на допустимите крайни получатели, разделена на размера на финансовия принос на Съюза.
2. Целевият обхват на стойностите за ефекта на лоста се основава на предварителна оценка за съответния финансов инструмент.
Член 224
Предварителна оценка на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти се основават на предварителни оценки, които определят пазарните несъвършенства или неефективности или неоптималните инвестиционни ситуации, както и нуждите от инвестиции с оглед на целите на политиката.
2. Предварителната оценка доказва, че идентифицираните пазарни нужди не могат да бъдат посрещнати подходящо и своевременно чрез ръководени от пазара дейности или чрез интервенции на Съюза, различни от финансирането с финансов инструмент, като например регулиране, либерализация, реформа или други действия на политиката. Чрез нея се оценява вероятността финансовите инструменти да доведат до пазарни нарушения и изключване на частното финансиране, както и свързаните с това евентуални разходи,, и се определят средства за свеждане до минимум на отрицателните ефекти от такива нарушения.
3. В съответствие с принципа на субсидиарност предварителната оценка доказва, че даден финансов инструмент на ниво ЕС е по-подходящ за преодоляване на установените пазарни нужди от подобни финансови инструменти на национално или регионално ниво, включително тези, финансирани по линия на фондовете по ОСР. Когато се оценява добавената стойност от участието на Съюза, трябва да бъдат взети под внимание фактори като трудният достъп до финансиране на национално равнище, по-специално за трансгранични проекти, икономиите от мащаба или силният демонстрационен ефект, свързан с разпространението на най-добрите практики в държавите членки.
4. Предварителната оценка определя най-ефективния начин за изпълнение на финансовия инструмент.
5. Предварителната оценка доказва също, че планираният финансов инструмент е в съответствие с:
а)
новите и съществуващите финансови инструменти, за да се избегнат нежелани припокривания и да се постигнат синергии и икономии от мащаба;
б)
финансовите инструменти и другите форми на публична интервенция, насочени към същата пазарна среда, за да се избегнат несъответствия и да се проучат потенциалните синергии.
6. С предварителната оценка се оценяват пропорционалността на предвидената намеса по отношение на размера на установения недостиг на финансиране, очакваният ефект на лоста на планирания финансов инструмент и допълнителното качествено въздействие, като разпространението на най-добри практики, ефективното насърчаване на целите на политиката на Съюза по веригата на изпълнение или достъпът до специфични експертни познания на участниците във веригата на изпълнение.
7. Предварителната оценка установява набор от подходящи показатели за изпълнението за предложените финансови инструменти и показва очаквания продукт, резултати и въздействие.
8. Отделна предварителна оценка на финансовите инструменти се извършва само когато такава оценка, напълно съобразена с критериите в параграфи 1-7, не е включена в предварителната оценка или оценка на въздействието на програмата или дейността, обхваната от основен акт.
Член 225
Мониторинг на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. С цел да се осигури хармонизиран мониторинг на финансовите инструменти, посочени в член 140, параграф 12 от Финансовия регламент, се въвежда система за мониторинг от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се допринесе за осигуряването на достатъчна увереност, че средствата на Съюза се използват в съответствие с член 32, параграф 2 от Финансовия регламент.
2. Системата за мониторинг се използва за оценяване на напредъка на изпълнението по отношение на постигането на целите на политиката, отразени в съответните показатели за осъществените дейности и резултатите, установени съгласно предварителната оценка, за анализ на съответствието на изпълнението с определените изисквания съгласно член 140, параграф 2 от Финансовия регламент и за осигуряване на основа за докладването от Комисията, както се изисква съгласно член 38, параграф 5 и член 140, параграф 8 от Финансовия регламент.
3. В случай на непряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, представени от упълномощените субекти, и на наличните одити и проверки, извършени от упълномощените субекти, като се вземат предвид декларацията за управлението на упълномощените субекти и становището на независимия одитен орган, посочен в член 60, параграф 5 от Финансовия регламент. Комисията преглежда информацията, предоставена от упълномощените субекти, и може да извърши проверки, включително на извадков принцип, на подходящо равнище на изпълнение до крайните получатели.
Мониторингът от упълномощения субект се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници, и на наличните одити и проверки, извършени от финансовия посредник, като се вземат предвид декларацията за управлението на финансовия посредник и становището на независими одитори.
Когато не съществуват финансови посредници, упълномощеният субект пряко наблюдава използването на финансовия инструмент въз основа на докладите и отчетите, представени от крайните получатели.
Упълномощеният субект преразглежда, когато е уместно на базата на извадка, информацията, предоставена от финансовите посредници или от крайните получатели, и извършва проверки, както е определено в споразумението, посочено в член 217.
4. В случай на пряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници и от крайните получатели, подлежащи на съответните проверки. Разпоредбите на параграф 3 се прилагат за прякото управление mutatis mutandis.
5. Споразуменията за изпълнение на финансов инструмент съдържат необходимите разпоредби за прилагането на параграфи 1-4.
Член 226
Обработка на вноските от фондовете по ОСР
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Водят се отделни записи за вноските от фондовете по ОСР за финансовите инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент и подкрепяни от фондовете по ОСР съгласно специфичните за сектора правила.
2. Вноските от фондовете по ОСР се записват в отделни сметки и се използват в съответствие с целите на съответните фондове по ОСР за действия и крайни получатели, които са в съответствие с програмата или програмите, от които се правят вноските.
3. По отношение на вноските от фондовете по ОСР за финансови инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент, се прилагат специфичните за сектора правила.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 227
Доклад за бюджетното и финансовото управление през годината
(член 142 от Финансовия регламент)
Докладът за бюджетното и финансовото управление през годината съдържа точно описание на:
а)
постигането на целите за годината в съответствие с принципа на доброто финансово управление;
б)
финансовото състояние и събитията със съществено влияние върху дейностите през годината.
Докладът за бюджетното и финансовото управление е отделен от докладите за изпълнението на бюджета.
Член 228
Изключения от счетоводните принципи
(член 144 от Финансовия регламент)
Когато в конкретен случай счетоводителите смятат, че следва да бъде направено изключение от съдържанието на някой от счетоводните принципи, определени в счетоводните правила на Съюза, изключението надлежно се мотивира и докладва в бележките към финансовите отчети, посочени в член 232.
Член 229
Оправдателни документи
(член 144 от Финансовия регламент)
1. Всяко вписване се основава на оправдателни документи с дата и номер на хартиен носител или на носител, който гарантира надеждността и запазването на съдържанието им за сроковете, посочени в член 48.
2. Операциите от един и същ вид, извършени на едно и също място и на една и съща дата, могат да се обобщят в единен оправдателен документ.
Член 230
Отчет за финансовия резултат
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за финансовия резултат отразява приходите и разходите за годината, класифицирани по тяхното естество.
Член 231
Отчет за паричните потоци
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за паричните потоци представя паричните потоци през периода, като показва движението между откриването и закриването на касови наличности.
Касата е съставена от:
а)
касова наличност;
б)
банкови сметки и депозити, платими при поискване;
в)
други разполагаеми активи, които са високоликвидни и чиято стойност е стабилна.
Член 232
Бележки към финансовите отчети
(член 145 от Финансовия регламент)
Бележките съгласно член 145 от Финансовия регламент са неразделна част от финансовите отчети. Те съдържат най-малко следните данни:
а)
счетоводни принципи, правила и методи;
б)
обяснителни записки с допълнителна информация, която не се съдържа в основния текст на финансовите отчети, но е необходима за съставяне на вярна и точна представа.
Член 233
Отчети за изпълнението на бюджета
(член 146 от Финансовия регламент)
1. Отчетите за изпълнението на бюджета съдържат:
а)
данни за приходите, включително:
i)
промените в прогнозните бюджетни приходи;
ii)
изпълнението на приходите;
iii)
установените вземания;
б)
данни за промените в общия размер на наличните бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
в)
данни за усвояването на общите налични бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
г)
данни за неизпълнените поети задължения, за пренесените от предходната година и за поетите през текущата година задължения.
2. По отношение на данните за приходите се прилага справка с разбивка по държави членки за размера на вноските в системата на собствените ресурси, които подлежат на събиране към края на финансовата година и за които е издадено нареждане за събиране.
Член 234
Условия за предаване на отчетите
(член 148 от Финансовия регламент)
Междинните и окончателните отчети, посочени в членове 147 и 148 от Финансовия регламент, могат да се изпращат по електронен път.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Счетоводна система
Член 235
Счетоводна система
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят на всяка институция и орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставя и съхранява актуализирани документи, които описват счетоводната система и счетоводните процедури в неговата институция и орган.
2. Бюджетните приходи и разходи се регистрират в компютризираната система по член 236 според икономическия характер на операцията като текущи приходи и разходи или като капитал.
Член 236
Компютризирани системи
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Сметките се водят с помощта на интегрирана компютризирана система.
2. Когато сметките се водят с компютризирани системи и подсистеми, всяка система и подсистема се описва подробно.
Описанието определя съдържанието на всички полета с данни и посочва как системата обработва отделните операции. В него се посочва как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция и за всяка промяна в компютризираните системи и подсистеми, така че по всяко време да е възможно определяне на характера на промените и лицето, което ги е внесло.
Описанието на компютризираните счетоводни системи и подсистеми посочва връзките между тези системи и централната счетоводна система, по-специално по отношение на преноса на данни и равняването на салдата.
3. Достъп до компютризираните системи и подсистеми имат единствено лицата, включени в списък на упълномощените потребители, който всяка институция съставя и актуализира.
Раздел 2
Счетоводни книги
Член 237
Счетоводни книги
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент води регистър, главна книга и поне подглавни книги за длъжниците, кредиторите и дълготрайните активи, освен ако това е икономически неоправдано.
Счетоводните книги се състоят от електронни документи, които се идентифицират от счетоводителя и осигуряват пълни гаранции за доказателствената си сила.
Записванията в регистъра се прехвърлят в главната книга, структурирана според сметкоплана по член 212.
Регистърът и главната книга могат да се разделят на толкова специални регистри и специални книги, колкото е необходимо, за да се изпълнят изискванията.
Вписванията в специалните регистри и специалните книги се централизират поне веднъж месечно в регистъра и в главната книга.
Член 238
Оборотна ведомост
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставят оборотна ведомост, която обхваща всички сметки от общата счетоводна отчетност, включително уравнените през годината, като във всички случаи посочва:
а)
номер на сметката;
б)
описание;
в)
общо дебит;
г)
общо кредит;
д)
салдо.
Член 239
Счетоводно равняване
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Данните от главната счетоводна книга се съхраняват и организират така, че да отговарят на съдържанието на всяка сметка, включена в оборотната ведомост.
2. По отношение на инвентарния опис на дълготрайните активи се прилагат разпоредбите на членове 246-253.
Раздел 3
Записване
Член 240
Записи по сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записите се извършват по метода на двустранното счетоводно записване, при който всяко движение или изменение по сметките се отразява със запис, осигуряващ равностойност между дебитираната и кредитираната сума по различните сметки, до които се отнася записът.
2. За операция във валута, различна от еврото, се изчислява равностойността в евро и се записва в сметките.
Операциите в чуждестранна валута по сметки, които могат да се преоценят, подлежат на преоценка най-малко всеки път, когато сметките се приключват.
Преоценката се извършва по курсовете, посочени в член 6.
Обменният курс на еврото спрямо друга валута, който се използва за изготвяне на баланса към 31 декември от година N, е курсът за последния работен ден на година N.
3. Счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент, уточняват правилата за обмен и преоценка, необходими за целите на счетоводната отчетност с текущо начисляване.
Член 241
Счетоводни записи
(член 154 от Финансовия регламент)
При всички счетоводни записи се посочват произходът, съдържанието и счетоводните референции на всички данни, както и съответните оправдателни документи.
Член 242
Записване в регистъра
(член 154 от Финансовия регламент)
Счетоводните операции се записват в регистъра по един от следните методи, които не са взаимно изключващи се:
а)
по дни и по операции;
б)
под формата на месечно обобщение на общите суми по операциите, при условие че се съхранява цялата документация, която позволява проверка на отделните операции по дни.
Член 243
Утвърждаване на записванията
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записванията в регистъра и в подглавните книги стават окончателни чрез процедура на утвърждаване, която забранява промени или изтриване на записванията.
2. Най-късно преди представянето на окончателните финансови отчети се прилага процедура за приключване, чиято цел е да замрази хронологията на регистрираните данни и да гарантира тяхната ненарушимост.
Раздел 4
Равняване и проверка
Член 244
Равняване на сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Салдото по сметките в оборотната ведомост се равнява периодично и най-малко при годишното приключване с данните от управленските системи, използвани от разпоредителите с бюджетни кредити за управление на активите и пасивите и за ежедневното регистриране на данни в счетоводната система.
2. Периодично и най-малко винаги когато сметките се приключват, счетоводителят проверява дали банковите салда съответстват на реалната ситуация, по-специално по отношение на:
а)
парични средства в банки чрез равняване с предоставените от финансовите институции извлечения от сметките;
б)
касовите наличности чрез равняване с данните от касовата книга.
Сметките за дълготрайните активи подлежат на преглед съгласно член 250.
3. Междуинституционалните свързващи сметки се равняват ежемесечно.
4. Временните сметки се откриват и преглеждат ежегодно от счетоводителя. Тези сметки са под отговорността на разпоредителя с бюджетни кредити и той ги изчиства възможно най-скоро.
Раздел 5
Бюджетни сметки
Член 245
Съдържание и водене на бюджетните сметки
(член 156 от Финансовия регламент)
1. За всяко подразделение на бюджета бюджетните сметки отразяват:
а)
по отношение на разходите:
i)
разрешените в първоначалния бюджет бюджетни кредити, включените в коригиращите бюджети бюджетни кредити, пренесените бюджетни кредити, наличните бюджетни кредити след събирането на целеви приходи, трансферите на бюджетни кредити, както и общия размер на наличните бюджетни кредити;
ii)
поетите задължения и плащанията за финансовата година;
б)
по отношение на приходите:
i)
прогнозите в първоначалния бюджет, прогнозите в коригиращите бюджети, целевите приходи и установения по този начин общ размер на прогнозните приходи;
ii)
установените вземания и събраните суми за съответната финансова година;
в)
неизплатените поети задължения и несъбраните приходи, които са пренесени от предходни финансови години.
Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания по буква а) от първа алинея се записват и отразяват отделно.
Глобалните временни поети задължения във връзка с Европейския фонд за гарантиране на земеделието (наричан по-нататък „ЕФГЗ“) и съответните плащания по тях също се записват в бюджетните сметки.
Тези задължения се представят спрямо общия размер на бюджетните кредити за ЕФГЗ.
2. Бюджетните сметки отразяват отделно:
а)
усвояването на бюджетните кредити, които са пренесени, и бюджетните кредити за годината;
б)
изчистването на неизплатени задължения.
В приходната част подлежащите на събиране приходи от предходни финансови години се представят отделно.
3. Бюджетните сметки могат да бъдат организирани по такъв начин, че да се изгради система на разходно осчетоводяване.
4. Бюджетните сметки се водят чрез компютърни системи, в книги или в картотеки.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 246
Инвентарен опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Системата на инвентарен опис се изгражда от разпоредителя с бюджетни кредити с техническото съдействие на счетоводителя. Тази система трябва да съдържа цялата информация, която се изисква за водене на счетоводството и опазване на активите.
Член 247
Опазване на имуществото
(член 157 от Финансовия регламент)
Всяка институция и орган, посочени в член 141 от Финансовия регламент, приемат разпоредби за опазване на активите, отразени в съответните им счетоводни баланси, и вземат решение кои административни отдели отговарят за системата на инвентарен опис.
Член 248
Вписване в инвентарния опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Подлежат на вписване в инвентарния опис и в счетоводните сметки за дълготрайните активи всички придобити активи, чийто срок на употреба е над една година, които не са консумативи и чиято покупна цена или производствена цена е по-висока от указаната в счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент.
Член 249
Съдържание на описа по елементи
(член 157 от Финансовия регламент)
Инвентарният опис съдържа подходящо описание на всеки елемент и посочва неговото местонахождение или за движимите вещи - отговорната служба или лице, датата на придобиване и единичната цена.
Член 250
Инвентаризация на движимо имущество
(член 157 от Финансовия регламент)
Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, извършват инвентаризация по такъв начин, че да се провери физическото наличие на всяка вещ и нейното съответствие със записа в инвентарния опис. Проверките се извършват в рамките на годишна програма за проверки, с изключение на дълготрайните материални и нематериални активи, които се проверяват най-малко веднъж на три години.
Член 251
Препродажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Членовете, длъжностните лица и останалите служители на институциите и органите по член 141 от Финансовия регламент нямат право да придобиват вещи, които институциите и органите препродават, с изключение на продадените чрез публичен търг.
Член 252
Процедура за продажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
1. Продажбата на материални активи се обявява на местно равнище по подходящ начин, ако единичната покупна цена е 8 100 EUR или над тази стойност. Между публикуването на последната обява и сключването на договора за продажба следва да изминат най-малко 14 календарни дни.
Продажбите, посочени в първа алинея, се извършват чрез обяви за продажба, които се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз, ако единичната покупна цена е 391 100 EUR или над тази стойност. Подходящи обяви могат да се публикуват и в печатните издания на държавите членки. Между датата на публикуване в Официален вестник на Европейския съюз и сключването на договора за продажба трябва да измине най-малко един месец.
2. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, могат да се откажат от обяви, ако разходите за тях надхвърлят очакваните постъпления от операцията.
3. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, във всички случаи се стремят да постигнат най-добрата цена при продажбата на материални активи.
4. Параграфи 1, 2 и 3 не се прилагат за продажби между институциите на Съюза и неговите органи, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 253
Процедура за освобождаване от материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя декларация или протокол във всички случаи, когато елемент от инвентарния опис, включително сградите, се продава, предоставя безплатно, бракува, отдава под наем или липсва поради загуба, кражба или по друга причина.
В декларацията или протокола се посочва по-конкретно дали вещта следва да се подмени за сметка на длъжностно лице или друг служител на Съюза или друго лице.
Когато недвижимо имущество или големи съоръжения се предоставят безплатно, трябва да се състави договор и случаят да се опише в годишен доклад, който се изпраща на Европейския парламент и Съвета при представянето на проектобюджета.
Членовете, длъжностните лица или другите служители на институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, не могат да бъдат получатели на собствеността от инвентарния опис, която е предоставена безплатно или бракувана.
Член 254
Инвентарен опис и обявяване на продажби в делегациите на Съюза
(член 157 от Финансовия регламент)
1. В случая на делегациите на Съюза постоянните инвентарни описи на движимото имущество, принадлежащо на Съюза, се съхраняват по места. Те се изпращат редовно на централните отдели в съответствие с приетите от всяка институция правила.
Движимото имущество, което е в транзит до делегациите на Съюза, се вписва във временен опис, преди да бъде заведено в постоянния опис.
2. Обявяването на продажбите на движимо имущество на делегациите на Съюза се извършва съгласно местните обичаи.
ЧАСТ ВТОРА
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
НАУЧНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ
Член 255
Видове дейности
(член 181 от Финансовия регламент)
1. Преките дейности се изпълняват от структурите на Съвместния изследователски център (наричан по-нататък „JRC“) и по принцип се финансират изцяло от бюджета. Те включват:
а)
научноизследователски програми;
б)
проучвателни изследователски дейности;
в)
дейности за научно-техническа подкрепа от институционален характер.
2. JRC може да участва в непреки дейности при условията, посочени в член 183 от Финансовия регламент.
3. Прогнозите за вземанията по член 181, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
Член 256
Допълнителни правила, приложими към JRC
(член 183 от Финансовия регламент)
1. Дейностите на конкурентна основа, реализирани от JRC, включват:
а)
дейности, извършвани след процедури за безвъзмездни средства или за обществени поръчки;
б)
дейности от името на трети страни;
в)
дейности, предприети съгласно административно споразумение с други институции или други служби на Комисията за предоставяне на научно-технически услуги.
2. Когато провежданите от JRC дейности за трети страни включват обществени поръчки, процедурата за възлагане на обществените поръчки е съобразена с принципите на прозрачност и равно третиране.
3. Прогнозите за вземанията по член 183, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
ДЯЛ II
ВЪНШНИ ДЕЙНОСТИ
ГЛАВА I
Общи разпоредби
Член 257
Дейности, които могат да бъдат финансирани
(член 184 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за дейностите, посочени в част 2, дял IV, глава 1 от Финансовия регламент, могат по-конкретно да финансират обществени поръчки, безвъзмездни средства, включително лихвени субсидии, специални заеми, гаранции по заеми, финансова помощ, бюджетна подкрепа и други специфични форми на бюджетно подпомагане.
ГЛАВА II
Бюджетна подкрепа и доверителни фондове с няколко донори
Член 258
Използване на бюджетната подкрепа
(член 186 от Финансовия регламент)
1. Когато е предвидено в съответните основни актове, Комисията може да използва секторна или обща бюджетна подкрепа в рамките на трета държава, ако са изпълнени следните условия:
а)
управлението на публичните финанси на държавата партньор е достатъчно прозрачно, надеждно и ефективно;
б)
държавата партньор е въвела достатъчно надеждни и подходящи секторни или национални политики и;
в)
държавата партньор е въвела макроикономически политики, ориентирани към стабилността.
2. Споразуменията, сключени с държавата партньор, трябва да съдържат задължение тази държава да предостави на Комисията надеждна и своевременна информация, която позволява на Комисията да направи оценка на изпълнението на условията, посочени в параграф 1.
Член 259
Доверителни фондове на Съюза за външни дейности
(член 187 от Финансовия регламент)
Вноските на другите донори се вземат предвид при постъпването им в специфичната банкова сметка на доверителния фонд и в размера в евро, получен при валутния обмен в момента на получаването им по специфичната банкова сметка.
Вноската на Съюза се прехвърля своевременно за покриване на правните задължения на доверителния фонд, като се вземат предвид наличните средства, предоставени от други донори.
Лихвите, натрупани по специфичната банкова сметка на доверителния фонд, се инвестират в доверителния фонд, освен ако е предвидено друго в учредителния акт на доверителния фонд.
Всички трансакции, направени през годината по банковата сметка, посочена в третата алинея, се записват съответно в сметките на доверителния фонд.
Финансовото отчитане на операциите, извършени от всеки доверителен фонд, се извършва два пъти годишно от разпоредителя с бюджетни кредити.
Доверителните фондове подлежат всяка година на независим външен одит.
Съветът на доверителния фонд одобрява годишния доклад на доверителния фонд, изготвен от разпоредителя с бюджетни кредити, заедно с годишните отчети, изготвени от счетоводителя. Тези доклади се прилагат към годишния доклад на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити и се представят на Европейския парламент и Съвета в рамките на процедурата за освобождаване от отговорност на Комисията.
Правилата за съставяне на съвета и неговият вътрешен правилник се определят в учредителния акт на доверителния фонд, приет от Комисията и спазван от донорите. Тези правила гарантират справедливо представяне на донорите и включват изискването за положителен вот от Комисията за окончателното решение за използването на средствата.
ГЛАВА III
Обществени поръчки
Член 260
Ползване на сгради под наем
(член 190 от Финансовия регламент)
Единствените поръчки за недвижими имоти, които могат да бъдат финансирани от оперативните бюджетни кредити за външни дейности, са тези за ползване под наем на сгради, които вече са били построени към датата на сключване на договора за наем. Поръчките се публикуват съгласно член 124.
Член 261
Определения
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за услуги включват поръчки за проучвания и техническа помощ.
Поръчката за проучване е договор за услуга, сключен между доставчик и възложител, който включва проучвания за определяне и подготовка на проекти, проучвания за приложимост, икономически и пазарни проучвания, технически проучвания и одити.
Поръчката за техническа помощ е поръчка, при която от доставчика се изисква да има консултантска роля, да управлява или да надзирава проект или да осигури посочените в условията на поръчката консултанти.
2. Когато трета държава разполага с квалифициран управленски персонал в своите отдели или структури с публично участие, поръчките могат да се изпълняват пряко от тези отдели или структури чрез пряко влагане на труд.
Член 262
Специални разпоредби във връзка с праговете и условията за възлагане на външни обществени поръчки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Членове 123-126, с изключение на определенията, член 127, параграфи 3 и 4, членове 128, 134-137, член 139, параграфи 3-6, член 148, параграф 4, член 151, параграф 2 и членове 152-158, 160 и 164 от настоящия регламент не се прилагат към договорите за обществени поръчки, сключени от възложителите по член 190, параграф 2 от Финансовия регламент или от тяхно име.
Решението за изпълнение на разпоредбите във връзка с обществените поръчки по тази глава се взема от Комисията, включително за подходящите проверки, извършвани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, когато Комисията не е възложител.
2. При неспазване на процедурите по параграф 1 разходите за съответните операции не могат да се финансират от Съюза.
3. Настоящата глава не се прилага за възложителите по член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, когато след проверките съгласно член 61 от Финансовия регламент Комисията им е разрешила да прилагат собствени процедури за обществени поръчки.
Член 263
Обявяване и недопускане на дискриминация
(членове 190 и 191 от Финансовия регламент)
1. Комисията предприема необходимите мерки за гарантиране на максимално широко участие при равни условия в конкурентните процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани от Съюза. За целта по-конкретно се полагат грижи за:
а)
осигуряване на адекватно публикуване в разумен срок на предварителните обявления, обявленията за обществена поръчка и обявленията за възлагане;
б)
премахване на всички дискриминационни практики или технически спецификации, които биха могли да затруднят широкото участие при равни условия на всички физически и юридически лица, посочени в член 182 от Финансовия регламент.
2. Член 265, параграф 5, член 267, параграф 3 и член 269, параграф 4 не засягат използването на електронни обществени поръчки.
Член 264
Обявяване
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Обявлението за предварителна информация за международни покани за представяне на оферти се изпраща на Службата за публикации във възможно най-кратки срокове при поръчките за доставки и услуги и възможно най-бързо след решението за одобряване на програмата при договорите за строителни работи.
2. За целите на тази глава обявлението за обществена поръчка се публикува:
а)
най-малко в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет за международните покани за представяне на оферти;
б)
най-малко в държавния вестник на държавата получател или в равностойно издание за местните покани за представяне на оферти.
Когато обявлението за обществена поръчка се публикува и на местно равнище, то трябва да е идентично на публикуваното в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет и да се публикува едновременно с него. Комисията отговаря за публикуването в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет. Ако обявлението се публикува на местно равнище, това може да се извърши от структурите, посочени в член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент.
3. Обявлението за възлагане се изпраща при подписването на договора, освен когато, ако все още е необходимо, поръчката е обявена за тайна или когато изпълнението на поръчката трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност с цел защита на основните интереси на Европейския съюз или на държавата бенефициер, както и когато публикуването на обявлението за възлагане се счита за неподходящо.
Член 265
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за услуги са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече:
i)
международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
ii)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 3 от настоящия член или рамково споразумение.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
Плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
2. При международната ограничена процедура по параграф 1, буква а) в обявлението за обществена поръчка се посочва броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти. За поръчки за услуги се канят най-малко четирима кандидати. Броят на кандидатите, допуснати да подадат оферти, трябва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
Списъкът на избраните кандидати се публикува на интернет сайта на Комисията.
Ако броят на кандидатите, отговарящи на критериите за подбор или на минималните нива на капацитет, е по-нисък от минималния брой, възложителят може да покани да представят оферти само кандидатите, отговарящи на критериите за представяне на оферта.
3. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), възложителят съставя списък на най-малко трима оференти по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Оферентите при състезателната процедура на договаряне могат да бъдат избрани от подходящо обявен списък на потенциални оференти, посочен в член 136, параграф 1, буква б). Този списък се изготвя след покана за изразяване на интерес и е валиден за не повече от пет години от датата на обявлението. Списъкът може да включва подсписъци. Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да представят оферта.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с оферентите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
4. За правни услуги съгласно номенклатурата CPV възложителите могат да използват състезателна процедура на договаряне, независимо от прогнозната стойност на поръчката.
5. Офертите се изпращат в пакет или във външен плик, съдържащ два отделни запечатани плика - един с надпис „Плик А - Техническа оферта“ и друг с надпис „Плик Б - Финансова оферта“. На външния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Ако тръжната документация предвижда събеседвания, комисията за оценка може да ги проведе с главните членове на екипа от експерти, предложен в технически приемливите оферти, след като изготви писмени междинни заключения и преди да приключи окончателно оценката на техническите оферти. В такива случаи събеседването с експертите се провежда от комисията за оценка, за предпочитане колективно, ако те образуват екип, и на достатъчно близки времеви интервали, за да може да се направи сравнение. Събеседванията се провеждат в съответствие с образец, одобрен предварително от тръжната комисия и прилаган към всички поканени за събеседване експерти или екипи. Датата и часът на събеседването се съобщават на оферентите най-малко десет календарни дни предварително. В случаи на непреодолима сила, при които оферентът е възпрепятстван да се яви на събеседването, следва да му се изпратят нова дата и час.
6. Критериите за възлагане на поръчка служат за определяне на икономически най-изгодната оферта.
Икономически най-изгодната оферта се избира чрез претегляне в съотношение 80/20 на техническите качества и цената. За тази цел:
а)
полученият резултат за техническата оферта се умножава по 0,80;
б)
полученият резултат за ценовата оферта се умножава по 0,20.
Член 266
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. За поръчките за услуги възложителят може да използва процедура на договаряне въз основа само на една оферта в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 104, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато услугите се възлагат на организации от публичния сектор или институции или сдружения с нестопанска цел и се отнасят до дейности от институционален характер или целят да предоставят помощ на хора в социалната сфера;
в)
за услуги, които представляват продължение на вече започнали услуги, при условията, изброени в параграф 2;
г)
когато тръжната процедура или опитът за използване на рамково споразумение до момента са неуспешни, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено;
д)
когато съответната поръчка следва конкурс и съгласно приложимите правила трябва да бъде възложена на успелия кандидат или на един от успелите кандидати, като в такъв случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
е)
когато по технически причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен доставчик на услуги;
ж)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Дейностите от институционален характер, посочени в буква б) от първа алинея, включват услуги, които са пряко свързани със законоустановената мисия на публичните органи.
2. Услугите, които са продължение на вече започнали услуги по параграф 1, буква в), са следните:
а)
допълнителни услуги, които не са обхванати от основната поръчка, но в резултат на непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на поръчката, при условие че допълнителната услуга не може технически и икономически да се отдели от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя, и че съвкупната стойност на допълнителните услуги не надхвърля 50 % от стойността на основната поръчка;
б)
допълнителни услуги, представляващи повторение на подобни услуги, възложени на изпълнителя на първоначална поръчка, при условие че:
i)
за първата услуга е било публикувано обявление за обществена поръчка и възможността да се използва процедура на договаряне за нови услуги за проекта, както и прогнозната цена са били ясно посочени в обявлението за обществена поръчка, публикувано за първата услуга;
ii)
продължението на поръчката е само за стойност и за продължителност, които не надхвърлят стойността и продължителността на първоначалната поръчка.
Член 267
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за доставки са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече: международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: рамково споразумение или:
i)
за поръчки на стойност от 100 000 EUR или повече, но по-малка от 300 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
ii)
за поръчки на стойност под 100 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2.
в)
плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), подточка ii) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима доставчици по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с доставчиците възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
4. При поръчки за доставки без предвидено следпродажбено обслужване единственият критерий за възлагане на поръчката е цената.
Когато предложенията за следпродажбено обслужване или за обучение имат особено значение, се избира офертата с най-ниската цена или икономически най-изгодната оферта, като се отчита техническото качество на предложеното обслужване и цената.
Член 268
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за доставки могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на едно предложение при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато това се определя от характера или особените характеристики на доставките, например когато изпълнението на поръчката е запазено изключително за притежатели на патенти или лицензи за ползване на патенти;
в)
за допълнителни доставки от първоначалния доставчик с цел частично да се заменят обичайните доставки или монтажи или да се разширят съществуващите доставки или монтажи, когато евентуална промяна на доставчика би задължила възложителя да придобие съоръжения с различни технически характеристики и това би довело до несъвместимост или прекомерни технически трудности при експлоатацията и поддръжката;
г)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
д)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
е)
за поръчки относно котирани доставки и покупки на стоковата борса;
ж)
за поръчки по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
В случаите, посочени в буква г) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. За целите на параграф 1, буква а) от настоящия член операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Член 269
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за строителни работи са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 5 000 000 EUR или повече:
i)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
ii)
с оглед на характеристиките на някои строителни работи, международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече, но по-малка от 5 000 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
в)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2 от настоящия член;
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква в) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима изпълнители по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с изпълнителите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Критериите за подбор обхващат капацитета на оферента да изпълнява подобни поръчки, по-специално с оглед на извършени строителни работи през последните години. След извършване на подбора и след отхвърляне на недопустимите оферти единственият критерий за възлагане на обществената поръчка е цената.
4. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
Член 270
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за строителни работи могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на една оферта при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
за допълнителни строителни работи, които не са включени в първоначалната поръчка, но поради непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на описаните в нея работи, при условията по параграф 2;
в)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
г)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
д)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
В случаите, посочени в буква в) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. Допълнителните строителни работи по параграф 1, буква б) се възлагат на изпълнителя на строителни работи, който вече извършва работите:
а)
когато тези работи не могат технически и икономически да се отделят от главната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя;
б)
когато тези работи, макар отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване;
в)
когато съвкупната стойност на поръчката за допълнителни работи не надхвърля 50 % от стойността на главната поръчка.
Член 271
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за недвижими имоти
(член 190 от Финансовия регламент)
Поръчките за недвижими имоти по член 260 могат да се възлагат чрез процедура на договаряне, след като е проучен местният пазар.
Член 272
Избор на процедура за възлагане на обществени поръчки при смесени договори
(член 190 от Финансовия регламент)
При поръчки както за доставка на услуги, така и за доставка на стоки или за извършване на строителни работи, възложителят със съгласието на Комисията, ако тя самата не е възложител, определя приложимите прагове и процедури с оглед на преобладаващия аспект, който се оценява въз основа на относителната стойност и оперативното значение на различните елементи на поръчката.
Член 273
Тръжна документация
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация по член 138 се изготвя въз основа на най-добрите международни практики и в съответствие с разпоредбите на настоящата глава по отношение на обявяването и контактите между възложителя и оферентите.
2. При поръчките за услуги тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
вида поръчка;
ii)
критериите за възлагане и тяхната тежест;
iii)
възможността за събеседвания и графика за тяхното провеждане;
iv)
информация дали се допускат варианти;
v)
разрешения дял, който може да се възлага на подизпълнители;
vi)
максималния бюджет, наличен за поръчката;
vii)
валутата на офертите;
б)
списък на избраните кандидати (с посочване на забраната за сдружаване);
в)
общите условия на поръчките за услуги;
г)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
д)
заданието с планирания график за проекта и датите, от които според плана главните експерти трябва да бъдат на разположение;
е)
ценовата таблица (за попълване от оферента);
ж)
образец на офертата;
з)
образец на договора;
и)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за плащане на предварителното финансиране.
Буква з) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
3. При поръчките за доставки тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за доставки;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
техническо приложение с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
4. При поръчките за строителни работи тръжната документация съдържа следните документи:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за строителни работи;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
технически приложения с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
5. Ако възникнат противоречия между специфичните условия, посочени в параграф 2, буква г), параграф 3, буква в) и параграф 4, буква в), и общите условия, се прилагат тези специфични условия.
6. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски стандарти или, ако е подходящо, международни стандарти, които са сертифицирани от организациите, отговарящи на европейските или международните стандарти относно сертифицирането. Възложителите приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за осигуряване на качеството.
Член 274
Гаранции
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Чрез дерогация от член 163 предварителните гаранции са в евро или във валутата на договора, за който се отнасят.
2. Възложителят може да поиска тръжна гаранция по смисъла на настоящата глава в размер от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката за доставки или строителни работи. Тя трябва да бъде в съответствие с член 163. Гаранцията се освобождава при подписване на договора. Тя се задържа, ако офертата, представена преди крайния срок за представяне на офертите, впоследствие бъде оттеглена.
3. При поръчки за доставки и строителни работи възложителят може да изиска гаранция за изпълнението на стойност, определена в тръжните документи, между 5 % и 10 % от общата стойност на поръчката. Тази гаранция се определя въз основа на обективни критерии като вида и стойността на поръчката.
Независимо от това се изисква гаранция за изпълнението, когато са надхвърлени следните прагове:
а)
345 000 EUR за поръчки за строителни работи;
б)
150 000 EUR за поръчки за доставки.
Тази гаранция остава валидна поне до окончателното приемане на доставките или строителните работи. В случай на лошо изпълнение на поръчката се задържа целият размер на гаранцията.
Член 275
Срокове за процедурите
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Офертите трябва да бъдат получени от възложителя на адреса и преди крайния срок, посочени в поканата за представяне на оферти. Определеният от възложителя срок за получаване на оферти и заявки за участие е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и достатъчен период за подготовка и представяне на офертите.
При поръчките за услуги минималният срок между датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти и крайната дата за получаване на офертите е 50 дни. При неотложни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
2. Оферентите могат да задават въпроси в писмена форма преди крайната дата за получаване на офертите. Възложителят предоставя отговорите на въпросите преди крайната дата за получаване на офертите.
3. При международните ограничени процедури срокът за получаване на заявления за участие е най-малко 30 дни от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка. Периодът между датата на изпращане на писмото с поканата и крайния срок за получаване на офертите е най-малко 50 дни. При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
4. При международните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
90 дни за поръчки за строителни работи;
б)
60 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
5. При местните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
60 дни за поръчки за строителни работи;
б)
30 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
6. При състезателните процедури на договаряне, посочени в член 265, параграф 1, буква б), член 267, параграф 1, буква в) и член 269, параграф 1, буква в), на кандидатите се дава срок от най-малко 30 дни от датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти, в който те могат да представят оферти.
7. Сроковете по параграфи 1-6 се изразяват в календарни дни.
Член 276
Комисия за оценка
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за изпълняващи изискванията, се оценяват и класират от комисия за оценка въз основа на предварително обявените критерии за отстраняване, подбор и възлагане. Тази комисия се състои от нечетен брой членове, най-малко трима, с необходимите технически и административни експертни познания за оценка на офертите.
2. Ако Комисията не е възложител, тя може да поиска копие от тръжните документи, офертите, оценката на офертите и подписаните договори. Тя също може да участва като наблюдател при отварянето и оценката на офертите.
3. Офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, или на посочените в нея специфични изисквания, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят може да покани кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване, подбор и възлагане, в определен от нея/него срок и при зачитане на принципа за равно третиране.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за необходимите пояснения във връзка със съдържанието на офертата.
5. Задължението за съставяне на комисия за оценка може да бъде отменено за процедури на стойност, ненадвишаваща 20 000 EUR.
ГЛАВА IV
Безвъзмездни средства
Член 277
Финансиране в пълен размер
(член 192 от Финансовия регламент)
В случай на дерогация от изискването за съфинансиране в решението за отпускане се излагат мотивите.
ДЯЛ III
ЕВРОПЕЙСКИ СЛУЖБИ
Член 278
Европейските служби и създаване на допълнителни служби
(член 195 от Финансовия регламент)
Посочените в член 195 от Финансовия регламент европейски служби са следните:
а)
Службата за публикации;
б)
Европейската служба за борба с измамите;
в)
Европейската служба за подбор на персонал и Европейското училище по администрация, което е административно прикрепено към нея;
г)
Службата за управление и плащане по индивидуални права;
д)
Службата за инфраструктура и логистика в Брюксел и Службата за инфраструктура и логистика в Люксембург.
Една или повече институции могат да създават допълнителни служби, при условие че това се оправдава от анализа на разходите и ползите и се гарантира видимостта на действията на Съюза.
Член 279
Делегиране от институциите на европейските междуинституционални служби
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
Всяка институция е отговорна за бюджетните задължения. Институциите могат да делегират на директора на съответната междуинституционална европейска служба всяко последващо действие, по-специално правните задължения, утвърждаването на разходи, разрешаването на плащания и изпълнението на приходи, като определят границите и условията на делегираните правомощия.
Член 280
Специални правила за Службата за публикации
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
По отношение на Службата за публикации всяка институция взема решение относно своята политика на публикуване. В съответствие с член 21 от Финансовия регламент нетните приходи от продажбата на публикации се използват като целеви приходи от институцията, която е автор на публикациите.
Член 281
Делегиране на определени функции от счетоводителя
(член 196 от Финансовия регламент)
Счетоводителят на Комисията, по предложение на управителния комитет на съответната служба, може да делегира на служител на службата някои от функциите си във връзка със събирането на приходите и плащането на разходите, които се извършват пряко от съответната служба.
Член 282
Каса - банкови сметки
(член 196 от Финансовия регламент)
За да се покрият касовите потребности на дадена междуинституционална служба, Комисията може да открива банкови сметки или пощенски джиро сметки на името на службата по предложение на управителния комитет на службата. Крайното салдо на касата за всяка година се равнява и коригира между съответната служба и Комисията в края на финансовата година.
ДЯЛ IV
БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 283
Общи разпоредби
(член 201 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за административни разходи, обхванати от настоящия дял, са тези, посочени в член 41 от Финансовия регламент.
Поетите бюджетни задължения, съответстващи на бюджетните кредити за административни разходи, чието естество е общо за няколко дяла и които се управляват общо, могат да бъдат записани общо в бюджетното счетоводство съгласно обобщената класификация по видове, посочена в член 25.
Съответните разходи се вписват по бюджетните редове на всеки дял съгласно същото разпределение като за бюджетните кредити.
Член 284
Гаранции по договори за наем
(член 201 от Финансовия регламент)
Предоставените от институциите гаранции по договори за наем са под формата на банкови гаранции или депозит в блокирана банкова сметка на името на институцията или на наемодателя, изразени в евро, освен в надлежно мотивирани случаи.
Въпреки това, когато за трансакции в трети държави не е възможно да се използва никоя от тези форми на гаранции, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме други форми, при условие че те гарантират еквивалентна защита на финансовите интереси на Съюза.
Член 285
Аванси за служители и членове на институциите
(член 201 от Финансовия регламент)
На служителите и членовете на институциите могат да се изплащат аванси в съответствие с условията на Правилника за персонала.
Член 286
Сгради
(член 203 от Финансовия регламент)
1. Разходите, посочени в член 203, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудване на сгради. В тях не се включват допълнителни разходи.
2. Процедурата за ранно информиране, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент, и процедурата за предварително одобрение, посочена в член 203, параграф 5 от Финансовия регламент, не се прилагат по отношение на придобиването на земя безвъзмездно или срещу символична сума.
3. Процедурата за ранно информиране и процедурата за предварително одобрение, определени в член 203, параграфи 3-7 от Финансовия регламент, не се прилагат за жилищни сгради. Европейският парламент и Съветът могат да поискат от компетентната институция всякаква информация, свързана с жилищни сгради.
4. При извънредни или спешни политически обстоятелства ранната информация, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент относно проектите за недвижими имоти, свързани с делегациите на Съюза или службите му в трети държави, може да бъде представена заедно с проекта за недвижими имоти в съответствие с член 203, параграф 5 от Финансовия регламент. В такива случаи процедурите за ранно информиране и за предварително одобрение се провеждат при първа възможност.
5. Процедурата за предварително одобрение, предвидена в член 203, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент, не се прилага за подготвителни договори или проучвания, необходими за оценка на подробните разходи и финансиране на проекта за недвижими имоти.
6. Праговете от 750 000 EUR или 3 000 000 EUR, посочени в член 203, параграф 7, подточки ii), iii) и iv) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудването на сградата. За договори за наеми и плодоползване в тези прагове се вземат предвид разходите за оборудването на сградата, но не и допълнителните разходи.
7. Една година след датата на влизане в сила на Финансовия регламент Комисията изготвя доклад за прилагането на процедурите, посочени в член 203, параграфи 3-8 от Финансовия регламент.
ДЯЛ V
ЕКСПЕРТИ
Член 287
Външни експерти, които получават възнаграждение
(член 204 от Финансовия регламент)
1. За стойности под праговете по член 170, параграф 1 могат да бъдат избрани външни експерти, които получават възнаграждение, въз основа на процедурата, посочена в параграф 2.
2. Публикува се покана за изразяване на интерес в Официален вестник на Европейския съюз или на интернет сайта на съответната институция, ако е необходимо да се осигури публичност сред потенциалните кандидати.
Поканата за изразяване на интерес включва описание на задачите, тяхната продължителност и условията за възнаграждението. Тези условия могат да се основават на единични цени.
Изготвя се списък с експерти в резултат на поканата за изразяване на интерес. Той е валиден за срок, не по-дълъг от пет години от неговото публикуване, или за срока на многогодишна програма, свързана със задачите.
3. Всяко заинтересовано физическо лице може да представи заявление за участие по всяко време през периода му на валидност, с изключение на последните три месеца от този период. Външните експерти, които получават възнаграждение, не се избират да изпълняват задачите, посочени в член 204 от Финансовия регламент, ако са в някое от положенията на изключване, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
4. Всички контакти с подбраните експерти, включително сключването на договори и измененията в тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от институцията.
Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени във втора алинея, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
5. Списъкът с експерти и предметът на задачите се публикуват ежегодно. Възнаграждението се публикува, когато надвишава 15 000 EUR за изпълняваната задача.
6. Параграф 5 не се прилага, ако такова публикуване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, гарантирани по силата на Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на експертите.
ТРЕТА ЧАСТ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 288
Преходни разпоредби
Членове 35-43 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 продължават да се прилагат за задълженията, поети до 31 декември 2013 г. Членове 33-44 от настоящия регламент се прилагат само за задълженията, поети от 1 януари 2014 г.
Дял VI на първа част от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 може да продължи да се прилага за подписаните до 31 декември 2013 г. споразумения за безвъзмездни средства и решенията за безвъзмездни средства, за които е изпратено уведомление до 31 декември 2013 г., в рамките на глобалните поети задължения по бюджета за 2012 г. или за предходни години, ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити реши това, като се вземат надлежно предвид принципите на равно третиране и прозрачност.
Член 289
Отмяна
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 се отменя.
Позоваванията на отменения регламент се считат за позовавания на настоящия регламент и се четат в съответствие с таблицата на съответствията в приложението.
Член 290
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Той се прилага от 1 януари 2013 г.
Въпреки това членове 216-226 се прилагат от 1 януари 2014 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 29 октомври 2012 година.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 1268/2012
z dne 29. oktobra 2012
o pravilih uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije
EVROPSKA KOMISIJA JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,
Ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (1), zlasti členov 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 in 209 Uredbe,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (2), je bila bistveno spremenjena in nadomeščena z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 (v nadaljnjem besedilu: finančna uredba). Zato bi bilo treba Uredbo Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 z dne 23. decembra 2002 o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (3), uskladiti s finančno uredbo. Zaradi jasnosti bi bilo treba Uredbo (ES, Euratom) št. 2342/2002 nadomestiti.
(2)
V skladu s členom 290 Pogodbe o delovanju Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: PDEU) lahko zakonodajni akt na Komisijo prenese pooblastilo za sprejemanje nezakonodajnih aktov, ki dopolnjujejo ali spreminjajo nekatere nebistvene elemente zakonodajnega akta. Zato so bile nekatere določbe iz Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 vključene v finančno uredbo. Navedenih določb zato ne bi smeli vključiti v to uredbo.
(3)
Med pripravljalnim delom je Komisija opravila ustrezna posvetovanja, tudi s strokovnjaki, ter zagotovila hkratno, pravočasno in ustrezno posredovanje ustreznih dokumentov Evropskemu parlamentu in Svetu.
(4)
Glede proračunskih načel, zlasti načela enotnosti, zaradi poenostavitve pravil, ki urejajo ustvarjanje in izterjavo obresti iz predhodnega financiranja, predvsem pa opustitev obveznosti za prejemnike nepovratnih sredstev, da ustvarjajo takšne obresti, zastarajo določbe o področju uporabe in pogojih za izterjavo obresti. Kadar takšna obveznost še vedno velja za subjekte, ki so jim poverjene naloge izvrševanja proračuna, bi bilo treba v sporazume o prenosu pooblastil s temi subjekti vključiti tudi pravila, ki urejajo prepoznavanje, uporabo in obračunavanje ustvarjenih obresti. V primerih ko obresti iz predhodnega financiranja pripadajo Uniji na podlagi teh sporazumov, bi bilo treba te obresti vplačati v proračun kot namenske prejemke.
(5)
Pri načelu enoletnosti je pomembno pojasniti pomen letnih odobritev in pripravljalne faze v postopku prevzemanja obveznosti, ki lahko, če se konča do 31. decembra, dopušča prenos odobritev za prevzem obveznosti.
(6)
Glede načela obračunske enote bi bilo treba določiti devizne tečaje, ki se uporabljajo za preračun med eurom in drugimi valutami za potrebe upravljanja denarnih tokov in za potrebe računovodstva. Poleg tega bi bilo treba še dodatno okrepiti preglednost pri obračunavanju rezultatov takšnih preračunov valut. Po uvedbi eura bi bilo treba odpraviti obveznost Komisije, da državam članicam zagotavlja informacije o gotovinskih prenosih med različnimi valutami.
(7)
Glede odstopanj od načela univerzalnosti bi bilo treba določiti proračunsko obravnavo namenskih prejemkov, zlasti prispevkov držav članic ali tretjih držav za nekatere programe Unije, ter omejitve pri neto izravnavi odhodkov in prihodkov. Zlasti bi bilo treba zaradi pravne varnosti, ob upoštevanju veljavne prakse, pojasniti, da bi morali namenski prejemki na splošno samodejno ustvariti odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil, kakor hitro institucija prejme prejemke. Navesti bi bilo treba primere, ko je namenske prejemke izjemoma mogoče dati na voljo, še preden je institucija dejansko prejela te prejemke.
(8)
Glede načela specifikacije bi bilo treba natančno opredeliti način izračunavanja deleža odobritev, ki jih smejo institucije prenesti glede na stopnjo svoje neodvisnosti. Evropskemu parlamentu in Svetu bi bilo treba zagotoviti vse informacije v natančni obrazložitvi posameznega zahtevka za prenos, ki ga jima je treba predložiti.
(9)
V zvezi z dobrim finančnim poslovodenjem bi bilo treba določiti cilje predhodnega, vmesnega in naknadnega ocenjevanja programov in dejavnosti, minimalno pogostost takih ocenjevanj in informacije, ki bi jih bilo treba navesti v oceni finančnih posledic zakonodajnega predloga.
(10)
V zvezi z načelom preglednosti pa objava poimenskih podatkov, povezanih z zadevnimi prejemniki, in točnih zneskov, ki so jih prejeli, povečuje preglednost glede porabe zadevnih sredstev. Dostopnost teh podatkov javnosti krepi javni nadzor nad porabo denarja in prispeva k najboljši porabi javnih sredstev. Kadar so prejemniki fizične osebe, za takšno objavo veljajo pravila o varstvu osebnih podatkov. Osebne podatke bi bilo treba objaviti le, če je to potrebno in sorazmerno glede na legitimni cilj.
(11)
Informacije o porabi sredstev Unije bi bilo treba objaviti na spletni strani institucije in bi morale vključevati vsaj ime, lokacijo, znesek in namen sredstev. Pri teh informacijah bi bilo treba prav tako upoštevati merila iz člena 35(3) finančne uredbe, predvsem vrsto in pomen dodelitve.
(12)
Za nagrade, nepovratna sredstva in naročila, oddana po odprtju javnega postopka za konkurente, bi bilo treba objaviti ime in lokacijo prejemnikov sredstev Unije, kot že velja predvsem za natečaje, razpise za zbiranje predlogov in razpise za zbiranje ponudb, ob upoštevanju načel PDEU, zlasti načel preglednosti, sorazmernosti, enakega obravnavanja in nediskriminacije. Takšna objava naj bi krepila nadzor, ki ga imajo zavrnjeni vložniki nad postopki javnih natečajev.
(13)
Osebni podatki fizičnih oseb ne bi smeli biti objavljeni dlje od obdobja, v katerem prejemnik porablja prejeta sredstva, zato bi jih bilo treba po dveh letih odstraniti. To bi moralo veljati tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.
(14)
V večini primerov, ki jih zajema ta uredba, se objava nanaša na pravne osebe.
(15)
Kadar gre za fizične osebe, bi morala biti takšna objava predvidena le ob upoštevanju načela sorazmernosti med pomenom dodeljenega zneska in potrebo po nadzoru najustreznejše porabe sredstev. Za fizične osebe je objava regije na ravni NUTS 2 skladna s ciljem objave prejemnikov, zagotavlja enako obravnavanje med državami članicami različnih velikosti ter spoštuje pravico prejemnikov do zasebnega življenja in zlasti varstva osebnih podatkov.
(16)
Informacije o štipendijah in drugi neposredni pomoči, plačani fizičnim osebam, ki jo najbolj potrebujejo, bi morale biti še naprej izvzete iz objavljanja.
(17)
Da bi bilo mogoče zagotoviti spoštovanje načela enakega obravnavanja med prejemniki, bi bilo treba objavo informacij, povezanih s fizičnimi osebami, zagotoviti tudi v skladu z obveznostjo držav članic, da zagotovijo visoko preglednost naročil, ki presegajo znesek, naveden v Direktivi 2004/18/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 31. marca 2004 o usklajevanju postopkov za oddajo javnih naročil gradenj, blaga in storitev (4).
(18)
Ime in lokacija prejemnika ter znesek in namen sredstev se ne bi smeli objaviti, če bi to lahko ogrozilo osebno celovitost prejemnikov, ki je zagotovljena z Listino Evropske unije o temeljnih pravicah, ali bi škodilo zakonitim poslovnim interesom prejemnika.
(19)
Proračunska nomenklatura bi morala zagotoviti jasnost in preglednost, ki sta potrebni za proračunski postopek.
(20)
Opredeliti bi bilo treba tudi dejanja, ki bi lahko pomenila navzkrižje interesov.
(21)
V zvezi s posrednim upravljanjem bi bilo treba določiti okvir takšnega prenosa pooblastil in vsebino sporazumov o prenosu pooblastil. Vsak subjekt ali oseba, ki so mu poverjene naloge izvrševanja proračuna, bi moral jamčiti za raven zaščite finančnih interesov Unije, ki je enakovredna z zahtevano v finančni uredbi. Določiti bi bilo treba pogoje, pod katerimi lahko Komisija sprejme, da so sistemi, pravila in postopki teh subjektov ali oseb enakovredni njenim, za zagotovitev, da pooblaščeni subjekti zagotavljajo dobro finančno poslovodenje sredstev Unije.
(22)
Izvršilne agencije, ki ostanejo pod nadzorom Komisije, bi bilo treba priznati kot odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil navedene institucije za izvrševanje proračuna Unije.
(23)
V primeru posrednega upravljanja z mednarodnimi organizacijami bi bilo treba opredeliti organizacije, ki so upravičene do tovrstnega upravljanja.
(24)
Če so naloge izvrševanja proračuna poverjene javnim organom ali subjektom zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, bi bilo treba določiti pogoje za njihovo imenovanje.
(25)
Pri posrednem upravljanju bi bilo treba določiti podrobna pravila za postopke pregleda in potrditve obračunov ter za izključitev odhodkov, ki niso bili izplačani v skladu z veljavnimi pravili, iz financiranja s sredstvi Unije.
(26)
Subjekte zasebnega prava, ki opravljajo pripravljalne ali pomožne naloge v imenu Komisije, bi bilo treba izbrati po postopkih za oddajo javnih naročil.
(27)
Glede vloge finančnih udeležencev reforma finančnega poslovodenja skupaj z odpravo centraliziranih predhodnih kontrol povečuje odgovornost odredbodajalcev pri vseh postopkih za izvrševanje prihodkov in odhodkov, vključno v smislu sistemov notranje kontrole. Evropski parlament in Svet bi bilo v prihodnje treba obveščati o imenovanju ali razrešitvi odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil. Zato bi bilo treba določiti tudi naloge, odgovornosti in načela postopkov, ki bi jih bilo treba upoštevati. Internalizacija predhodnih kontrol zahteva zlasti jasno razlikovanje med nalogami, ki se nanašajo na začetek dejavnosti pri izvrševanju proračuna, in nalogami, ki se nanašajo na preverjanje takšnih dejavnosti. Poleg tega bi morala vsaka institucija sprejeti kodeks strokovnega ravnanja za zaposlene, ki so odgovorni za predhodno in naknadno preverjanje. Prav tako bi bilo treba zagotoviti, da se prevzete odgovornosti obravnavajo v letnem poročilu za institucijo, ki je med drugim odgovorna za naknadno preverjanje. Treba bi bilo hraniti dokazila o opravljenih dejavnostih. O vseh različnih oblikah postopkov za oddajo javnih naročil s pogajanji bi bilo treba pripraviti posebno poročilo za institucijo ter sporočilo za Evropski parlament in Svet, ker ta naročila pomenijo odstopanje od običajnih postopkov za oddajo javnih naročil.
(28)
Uredbo (ES, Euratom) št. 2342/2002 bi bilo treba spremeniti tako, da bo upoštevala dvojno vlogo vodje delegacije kot odredbodajalca na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil za Evropsko službo za zunanje delovanje (v nadaljnjem besedilu: ESZD) in - v zvezi z operativnimi odobritvami - za Komisijo.
(29)
Za pojasnitev odgovornosti bi bilo treba tudi natančno opredeliti naloge in odgovornosti računovodje v zvezi z računovodskimi sistemi, vodenjem zakladništva, vodenjem bančnih računov in dokumenti o prejemnikih plačil. Prav tako bi bilo treba določiti ureditev za razrešitev računovodje.
(30)
Določiti bi bilo treba pogoje za uporabo računov izločenih sredstev, to je sistema poslovodenja, ki pomeni izjemo od običajnih proračunskih postopkov, ter naloge in odgovornosti skrbnikov računov izločenih sredstev, pa tudi odredbodajalca in računovodje v zvezi s kontrolo računov izločenih sredstev. Evropski parlament in Svet bi bilo treba seznaniti z vsakim imenovanjem ali razrešitvijo. Zaradi večje učinkovitosti bi se moral v delegacijah vzpostaviti le en račun izločenih sredstev, in sicer za odobritve iz oddelkov proračuna za Komisijo in ESZD skupaj. Izkazalo se je, da bi bilo treba uvesti možnost uporabe plačilnih kartic, povezanih z računi izločenih sredstev, da bi poenostavili plačevanje, zlasti v delegacijah in na predstavništvih Unije, in se izognili tveganjem, povezanim z ravnanjem z gotovino.
(31)
Ko so naloge in odgovornosti vsakega finančnega udeleženca opredeljene, ti odgovarjajo za svoja dejanja samo pod pogoji, določenimi v kadrovskih predpisih za uradnike Evropske unije in pogojih za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije. Posebna komisija za finančne nepravilnosti, vzpostavljena na vsaki instituciji, se je izkazala za učinkovit mehanizem za ugotavljanje, ali so se zgodile finančne nepravilnosti, in bi jo bilo treba zato ohraniti. Določiti bi bilo treba postopek, po katerem lahko odredbodajalec zahteva potrditev navodila, za katero meni, da je nepravilno ali v nasprotju z načelom dobrega finančnega poslovodenja, in je tako oproščen vsake odgovornosti.
(32)
Glede prihodkov, razen za poseben primer lastnih sredstev, ki jih zajema Sklep Sveta 2007/436/ES, Euratom z dne 7. junija 2007 o sistemu virov lastnih sredstev Skupnosti (5), bi bilo treba določiti naloge in kontrole, za katere so odgovorni odredbodajalci v različnih fazah postopka: ocena in ugotovitev terjatev, nalog za izterjavo, pošiljanje opomina, s katerim se dolžnik obvesti o ugotovitvi terjatve, izračun morebitnih zamudnih obresti in po potrebi sklep o odpovedi izterjavi upravičenega zneska, pri čemer bi bilo treba upoštevati merila, ki zagotavljajo skladnost z načelom dobrega finančnega poslovodenja za učinkovito izterjavo prihodkov.
(33)
Opredeliti bi bilo treba vlogo računovodje pri pobiranju prihodkov in pri podaljševanju roka za plačilo odhodkov. Računovodji bi bilo treba zagotoviti tudi prožnost pri izterjavi plačil, na primer z možnostjo neposrednega pobota dolgov ali v izjemnih okoliščinah odstopa od zahteve po predložitvi jamstva za odplačilo dolga, kadar je dolžnik pripravljen in zmožen izvršiti plačilo v dodatnem časovnem obdobju, vendar ne more predložiti takšnega jamstva zaradi upoštevanja načela sorazmernosti.
(34)
Za zavarovanje upravljanih sredstev in hkrati za ustvarjanje finančnega dobička bi bilo treba začasno plačane zneske, kot so izpodbijane globe na področju konkurence, naložiti v finančna sredstva ter določiti, komu pripadajo obresti, ki jih prinašajo te naložbe.
(35)
Za zagotovitev, da ima Komisija vse potrebne informacije za sprejetje sklepov o financiranju, bi bilo treba določiti minimalne zahteve za vsebino sklepov o financiranju pri dodelitvi nepovratnih sredstev, javnih naročilih, skrbniških skladih, nagradah in finančnih instrumentih.
(36)
V zvezi z odhodki bi bilo treba opredeliti razmerje med sklepi o financiranju, celotnimi obveznostmi in posameznimi obveznostmi, pa tudi značilnosti teh posameznih faz, da se vzpostavi jasen okvir različnih faz izvrševanja proračuna.
(37)
Pojasniti bi bilo treba razmerje med potrjevanjem, odobravanjem in plačevanjem ter kontrolami, ki jih mora izvesti odredbodajalec, kadar potrdi odhodke z zaznamkom „odobreno za plačilo“. Treba bi bilo določiti dokumente, ki se predložijo za utemeljitev plačila, in pravila za obračun predhodnega financiranja in vmesnih plačil.
(38)
Določiti bi bilo treba podrobna pravila za uporabo rokov, ki veljajo za potrjevanje in plačevanje, pri čemer bi bilo treba upoštevati Direktivo 2011/7/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. februarja 2011 o boju proti zamudam pri plačilih v trgovinskih poslih (6), da se preprečijo nepotrebne zamude pri plačilih prejemnikom.
(39)
Za notranjo revizijo bi bilo treba določiti postopek za imenovanje revizorja in zagotoviti njegovo neodvisnost znotraj institucije, ki ga je imenovala in kateri mora poročati o svojem delu. Evropski parlament in Svet bi bilo treba seznaniti z vsakim imenovanjem ali razrešitvijo, da se zagotovi preglednost.
(40)
Pravila o javnih naročilih bi morala temeljiti na Direktivi 2004/18/ES. Opredeliti bi bilo treba različne vrste postopkov za oddajo javnih naročil, določbe o oglaševanju in objavi, ki se uporabljajo, pogoje, pod katerimi se lahko uporablja posamezna vrsta postopka, in glavne značilnosti obstoječih postopkov, specifikacije za merila za izbor in oddajo, pravila za dvig razpisne dokumentacije ter za stike s ponudniki ali kandidati, za primere, kadar Komisija odda javno naročilo za svoj račun, pa mejne vrednosti, ki se uporabljajo, in pravila za oceno vrednosti javnih naročil, ki naj bi se oddala.
(41)
Namen postopkov za oddajo javnih naročil je zadovoljevanje potreb institucij pod najboljšimi možnimi pogoji ob zagotavljanju enakopravnega dostopa do javnih naročil ter upoštevanju načel preglednosti in nediskriminacije. Za zagotovitev preglednosti in enakega obravnavanja kandidatov in ponudnikov ter popolne odgovornosti odredbodajalcev pri končni izbiri bi bilo treba določiti postopek odpiranja ter nato ocenjevanja ponudb in prijav za sodelovanje od imenovanja komisije do obrazloženega in dokumentiranega sklepa o oddaji, kar je naloga naročnika.
(42)
Na podlagi preteklih izkušenj bi bilo treba vzpostaviti nov postopek za oddajo naročil srednjih vrednosti. Uporabo seznama „potencialnih ponudnikov“ bi bilo treba zagotoviti pod enakimi pogoji kot pri obstoječem „razpisu za prijavo interesa“, saj ta seznam za potencialne ponudnike pomeni manjšo upravno obremenitev.
(43)
Za zaščito finančnih interesov Unije med izvajanjem pogodbe bi bilo treba zagotoviti možnost, da se od subjektov, ki zagotavljajo finančno zmogljivost pri javnih naročilih, zahteva, da so solidarno odgovorni za izvedbo zadevnega naročila.
(44)
Za zaščito finančnih interesov Unije in za zagotavljanje nadzora nad izvajanjem naročil bi bilo treba zagotoviti možnost, da se od izvajalca zahteva, da nekatere ključne naloge opravi neposredno sam.
(45)
Za zagotovitev izvedbe naročila po najvišjih strokovnih standardih bi bilo treba zagotoviti možnost, da se zavrnejo ponudniki, ki bi lahko bili v navzkrižju interesov.
(46)
Ker zahteva po finančnih jamstvih ni več samodejna, bi bilo treba določiti merila, po katerih bi jih bilo mogoče zahtevati.
(47)
Pojasniti bi bilo treba področje uporabe naslova o nepovratnih sredstvih, zlasti glede vrst ukrepov ali organov, ki si prizadevajo za splošni evropski interes in so upravičeni do nepovratnih sredstev, pa tudi glede oblik pravnih obveznosti, ki se lahko uporabijo za kritje nepovratnih sredstev. Za te pravne obveznosti bi bilo treba navesti merila za izbiro med sporazumi in sklepi, minimalno vsebino le-teh in možnost sklepanja posebnih sporazumov ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev v okviru okvirnih partnerstev, da se zagotovi enako obravnavanje in izogne omejevanju dostopa do financiranja s strani Unije.
(48)
Kar zadeva področje uporabe naslova o nepovratnih sredstvih, bi bilo prav tako treba upoštevati, da so bili v finančno uredbo vključeni na eni strani posebna naslova o nagradah in finančnih instrumentih ter na drugi strani ključna pravila, ki se uporabljajo za nepovratna sredstva, upravičene stroške, izbris načela postopnega zniževanja, uporabo poenostavljenih oblik nepovratnih sredstev (pavšalni zneski, stroški na enoto in pavšalno financiranje) ter odpravo obvezne predložitve jamstev za predhodno financiranje.
(49)
Napredek pri uveljavljanju elektronske izmenjave informacij in elektronske predložitve dokumentov, ki je pomemben poenostavitveni ukrep, bi morali spremljati jasni pogoji za sprejetje sistemov, ki se bodo uporabljali, da se vzpostavi pravno stabilno okolje.
(50)
Ponovno bi bilo treba pregledati načeli neprofitnosti in sofinanciranja, in sicer v skladu z ukrepi za poenostavitev in pojasnitev, vključenimi v finančno uredbo. Zaradi jasnosti bi bilo zlasti treba določiti podrobna pravila o vrstah prejemkov, ki se upoštevajo pri načelu neprofitnosti, pa tudi oblike zunanjega sofinanciranja in prispevkov v naravi.
(51)
V zvezi z načelom preglednosti bi bilo treba odobriti sprejetje in objavo večletnih programov dela, saj vložnikom prinašajo dodano vrednost, ker lahko enostavneje predvidevajo in se bolje pripravijo na razpise za zbiranje predlogov. V sklopu tega bi bilo treba opredeliti pogoje, pod katerimi je mogoče programe dela obravnavati kot sklepe o financiranju. Za zagotovitev preglednosti bi bilo treba prav tako objaviti razpise za zbiranje predlogov, razen v nujnih primerih ali kadar lahko ukrepe izvede le en subjekt. Navesti bi bilo treba minimalno vsebino takšne objave.
(52)
Ker lahko pri pogojih upravičenosti za davek na dodano vrednost (v nadaljnjem besedilu: DDV), ki ga plačajo upravičenci, pride do napak ali odstopanj, bi bilo treba zagotoviti, da se pojma nepovratnega DDV in oseb, ki niso davčni zavezanci, v smislu člena 13(1) Direktive Sveta 2006/112/ES z dne 28. novembra 2006 o skupnem sistemu davka na dodano vrednost (7) dosledno razumeta in uporabljata s sklicevanjem na dejavnosti, ki jih ta pojma vključujeta.
(53)
Za zagotovitev preglednosti, enakega obravnavanja vložnikov in okrepitev odgovornosti odredbodajalcev bi bilo treba določiti postopek za dodelitev nepovratnih sredstev od vložitve vloge, za katero Komisija vložnikom zagotovi minimalne informacije, do njenega ocenjevanja na podlagi vnaprej določenih meril za upravičenost, izbor in dodelitev, preden odgovorni odredbodajalec sprejme svojo dokončno in ustrezno dokumentirano odločitev. Določiti bi bilo treba podrobna pravila o sestavi in nalogah komisije, odgovorne za oceno predlogov glede na merila za izbor in dodelitev, pa tudi o možnostih za stik z vložniki med postopkom za dodelitev ali možnostih za poziv vložnikom, naj prilagodijo svoje predloge. Te možnosti bi morale ustrezno odražati zahteve dobrega upravljanja, uvedenega v finančni uredbi, in vključevati pogoje, pod katerimi je predloge mogoče prilagoditi pred podpisom sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev ali objavi sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev, ob zagotavljanju enakega obravnavanja vložnikov in skladnosti z načelom, po katerem imajo pobudo za delovanje izključno vložniki.
(54)
Ker je bila uporaba pavšalnih zneskov, stroškov na enoto in pavšalnega financiranja olajšana in razširjena v finančni uredbi, bi bilo treba pojasniti opredelitve teh poenostavljenih oblik nepovratnih sredstev. Zlasti bi bilo treba pojasniti, da krijejo, tako kot vsaka oblika nepovratnih sredstev, kategorije upravičenih stroškov, in navesti, da njihovi zneski niso nujno določeni vnaprej, kar je še posebej pomembno takrat, ko se določajo v skladu z običajno prakso stroškovnega računovodstva upravičenca. Prav tako bi bilo treba zagotoviti stabilnost pravil financiranja v okviru posameznega programa. V ta namen bi bilo treba omogočiti uporabo poenostavljenih oblik nepovratnih sredstev v celotnem trajanju programa. V statistične ali metodološke namene ali za namene preprečevanja in ugotavljanja goljufij bi bilo treba zagotoviti dostop do splošnih računovodskih informacij upravičenca, in sicer tudi takrat, ko se financirajo s pavšalnimi zneski, stroški na enoto ali pavšalnim financiranjem. Vendar pa se ta preverjanja ne bi smela uporabljati za ugotavljanje upravičenosti vrednosti enot že dogovorjenih pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja.
(55)
Dobro finančno poslovodenje zahteva, da se Komisija zaščiti z jamstvi. V fazi vlog za nepovratna sredstva bi bilo treba to storiti z ureditvijo finančne revizije vlog, ki se nanašajo na večje zneske, v fazi plačil predhodnega financiranja, kadar tveganja po oceni odredbodajalca to opravičujejo, z zahtevanjem vnaprejšnjega finančnega jamstva, v fazi vmesnega plačila ali plačila razlike pa z ureditvijo predložitve potrdil, ki jih izdajo revizorji, za zahtevke za plačila, ki se nanašajo na najvišje zneske in pomenijo največje tveganje.
(56)
Pojasniti bi bilo treba pogoje in postopke za začasno ustavitev ali zmanjšanje nepovratnih sredstev, da bi tako bilo mogoče bolje opredeliti podlago za takšno začasno ustavitev ali zmanjšanje, upravičencem zagotoviti ustrezne informacije in poskrbeti, da bodo lahko upravičenci v kateri koli fazi uveljavili svojo pravico do obrambe.
(57)
Dobro poslovodenje sredstev Unije prav tako pomeni, da upravičenci do nepovratnih sredstev sami gospodarno in učinkovito uporabljajo nepovratna sredstva Unije. Zlasti stroški javnih naročil, ki jih oddajo upravičenci za izvedbo ukrepa, bi morali biti upravičeni pod pogojem, da so ta naročila za izvedbo oddana ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo.
(58)
Ker so omejitve dajanja finančne podpore tretjim osebam v finančni uredbi zdaj manj stroge, bi bilo treba določiti minimalne pogoje, o katerih bi se bilo treba dogovoriti na ravni sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev ali pa jih vključiti v sklep o dodelitvi nepovratnih sredstev, da bi bila finančna podpora, ki jo dodelijo upravičenci tretjim osebam, jasno ločena od nalog izvrševanja proračuna, ki jih izvaja pooblaščenec v okviru posrednega upravljanja.
(59)
Pooblastila za izrekanje denarnih kazni upravičencem do nepovratnih sredstev bi bilo treba uskladiti s pooblastili za izrekanje denarnih kazni v okviru javnih naročil, saj imajo iste značilnosti ter bi morala zanje veljati ista pravila z vidika učinkovitosti in sorazmernosti.
(60)
Za nagrade bi morali veljati načeli preglednosti in enakega obravnavanja, in sicer na enak način kot za nepovratna sredstva. V sklopu tega bi bilo treba tudi določiti minimalne značilnosti programov dela in natečajev, pri čemer bi bilo treba upoštevati ustrezne zahteve za nepovratna sredstva. Zlasti bi bilo treba določiti pogoje, pod katerimi je mogoče programe dela obravnavati kot sklepe o financiranju, ter minimalno vsebino pravil za natečaj, zlasti pogoje za izplačilo nagrade zmagovalcem v primeru podelitve, ter ustrezne načine objave.
(61)
Za upoštevanje načel preglednosti in enakega obravnavanja bi bilo prav tako treba vzpostaviti jasno opredeljen postopek za podelitev, od vložitve vlog do pošiljanja informacij vložnikom in uradnega obvestila izbranemu kandidatu. Ta postopek bi moral vključevati skupino strokovnjakov, ki jo imenuje odgovorni odredbodajalec, da oceni natečajna dela po merilih za podelitev, ki so navedena v pravilih natečaja, da bi bila tako pri ocenjevanju natečajnih del zagotovljena pristojnost in nepristranskost. Na podlagi njihovih priporočil bi moral končno odločitev o podelitvi nagrade sprejeti odgovorni odredbodajalec, saj je za izvajanje proračuna vedno odgovorna Komisija.
(62)
Za zagotovitev usklajenega izvajanja različnih finančnih instrumentov znotraj Komisije bi bilo treba splošni okvir, vključen v naslov VIII finančne uredbe, dopolniti s podrobnimi pravili za upravljanje finančnih instrumentov, vključno z določbami o izbiri pooblaščenih subjektov, vsebini sporazumov o prenosu pooblastil, stroških upravljanja in provizijah ter fiduciarnih računih.
(63)
Opredeliti bi bilo treba pravila za izbiro finančnih posrednikov in končnih prejemnikov, zlasti če se finančni instrumenti v izrednih primerih upravljajo neposredno prek namenskih naložbenih nosilcev ali drugih izvedbenih mehanizmov, ter tako zagotoviti učinkovito porabo sredstev Unije.
(64)
Določiti bi bilo treba pogoje za uporabo finančnih instrumentov, vključno z učinkom vzvoda in okvirom spremljanja. Prav tako bi bilo treba zagotoviti, da se finančni instrumenti izvajajo na podlagi trdne predhodne ocene, ki Komisiji omogoča, da jih prilagodi posebej za odziv na nedelovanje trga in neoptimalne naložbene okoliščine.
(65)
Glede računovodstva in priprave zaključnega računa so v računovodskih pravilih Unije opredeljena splošno sprejeta računovodska načela, na katerih morajo temeljiti računovodski izkazi. Ta računovodska pravila prav tako določajo pogoje za knjiženje transakcij v računovodski evidenci ter pravila za vrednotenje sredstev in obveznosti ter za oblikovanje rezervacij, da se zagotovi ustrezna, popolna in točna predstavitev informacij.
(66)
V zvezi z računovodskimi zadevami bi bilo treba določiti, da mora računovodja vsake institucije pripraviti dokumente, ki opisujejo organizacijo računovodstva in računovodske postopke navedene institucije, ter opredeliti pogoje, ki jih je treba upoštevati v računalniško podprtih računovodskih sistemih, zlasti za zagotovitev varnosti dostopa in revizijske sledi vseh sprememb sistemov.
(67)
V zvezi z vodenjem računovodstva bi bilo treba določiti načela, ki se uporabljajo za računovodske knjige, bruto bilanco, redno usklajevanje stanj v tej bilanci in evidenco premoženja, ter določiti sestavne dele kontnega načrta, ki ga sprejme računovodja Komisije. Določiti bi bilo treba pravila, ki se uporabljajo za evidentiranje transakcij, zlasti pri dvostavnem knjigovodstvu, pravila za preračunavanje transakcij, ki niso izražene v eurih, in knjigovodske listine, ki so podlaga za knjiženje. Določiti bi bilo treba tudi vsebino računovodskih evidenc.
(68)
Določiti bi bilo treba pravila za evidenco premoženja in pojasniti odgovornosti računovodij in odredbodajalcev na tem področju ter pravila, ki se uporabljajo za prodajo opredmetenih sredstev, ki se vodijo v evidenci premoženja, da se zagotovi učinkovito upravljanje premoženja.
(69)
V zvezi z zunanjimi ukrepi bi morala ta uredba v skladu s finančno uredbo določiti izjeme, ki bi odražale operativne posebnosti tega področja, predvsem glede oddajanja javnih naročil in dodeljevanja nepovratnih sredstev, zlasti ker te postopke izvajajo organi tretjih držav, ki prejemajo finančno pomoč Unije. V zvezi z javnimi naročili bi se morale takšne razlike nanašati predvsem na vrste postopkov in mejne vrednosti, za katere veljajo. V zvezi z nepovratnimi sredstvi bi bilo treba v nekaterih primerih dovoliti financiranje v celoti, predvsem zaradi tega, da bi se upoštevala zmanjšana sposobnost upravičencev za sofinanciranje.
(70)
Vzpostaviti bi bilo treba podrobne določbe o uporabi proračunske podpore ter določiti pogoje, pod katerimi se proračunska podpora lahko uporablja, in obveznost partnerja, da Komisiji zagotovi pravočasne in zanesljive informacije, na podlagi katerih je mogoče oceniti izpolnjevanje teh pogojev.
(71)
V zvezi s skrbniškimi skladi Unije bi bilo treba določiti načela, ki veljajo za prispevek Unije v skrbniške sklade Unije in tudi za prispevke drugih donatorjev, ter računovodska pravila in pravila poročanja za skrbniške sklade Unije, predvsem za obresti, ki se naberejo na bančnem računu skrbniškega sklada, pojasniti odgovornosti finančnih udeležencev in upravnega odbora skrbniškega sklada ter določiti obveznosti glede zunanje revizije. Prav tako bi bilo treba zagotoviti pravično zastopanje udeleženih donatorjev v upravnem odboru skrbniškega sklada in obvezno soglasje Komisije za uporabo sredstev.
(72)
Za poenostavitev postopkov za oddajo javnih naročil v okviru zunanjih ukrepov, so bile spremenjene nekatere mejne vrednosti, hkrati pa so bili dodani in prilagojeni nekateri drugi postopki upravljanja in mejne vrednosti, ki izhajajo iz skupnih določb.
(73)
V zvezi z nepovratnimi sredstvi bi bilo treba v skladu s finančno uredbo racionalizirati pogoje za odstopanje od načela sofinanciranja.
(74)
Za zagotovitev dobrega upravljanja odobritev Unije bi bilo treba določiti tudi predpogoje in pravila, ki naj bi jih vsebovali sporazumi, kadar je upravljanje odobritev decentralizirano ali če se uporabljajo računi izločenih sredstev.
(75)
Priporočljivo bi bilo opredeliti evropske urade ter določiti posebna pravila za Urad za publikacije in določbe, ki pooblaščajo računovodjo Komisije, da nekatere naloge prenese na zaposlene v teh uradih. Določiti bi bilo treba postopke za vodenje bančnih računov, ki jih lahko evropski uradi odprejo v imenu Komisije.
(76)
Po analogiji z objavljanjem informacij o prejemnikih sredstev Unije bi bilo treba objaviti seznam strokovnjakov iz člena 204 finančne uredbe, ki bi jih bilo treba izbrati z razpisom za prijavo interesa, in vsebino njihovih nalog. Prav tako bi bilo treba objaviti njihovo plačilo, ki presega 15 000 EUR.
(77)
Dopolniti bi bilo treba novi postopek, uveden v člen 203 finančne uredbe, zlasti v zvezi z vrsto stroškov, ki so vključeni v mejne vrednosti, opredeljene v navedenem členu. Uvesti bi bilo treba podrobna pravila o projektih gradenj v delegacijah Unije glede na njihove posebnosti, predvsem v nujnih primerih. Primerno bi bilo določiti, da stanovanjske zgradbe, in sicer v delegacijah, ki bi jih bilo treba v zelo kratkem času najeti ali kupiti, niso vključene v postopek iz člena 203 finančne uredbe. Nakup zemlje brezplačno ali za simbolni znesek ne bi smel spadati v postopek iz člena 203 finančne uredbe, saj ne pomeni dodatnega bremena za proračun.
(78)
Za zagotovitev skladnosti z določbami finančne uredbe bi bilo treba določiti prehodne določbe. Nadalje bi bilo za zagotovitev skladnosti s pravno podlago, značilno za posamezni sektor, primerno odložiti uporabo določb o načinih upravljanja in finančnih instrumentih na 1. januar 2014 -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
PRVI DEL
SKUPNE DOLOČBE
NASLOV I
VSEBINA
Člen 1
Vsebina
Ta uredba določa pravila uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (v nadaljnjem besedilu: finančna uredba).
NASLOV II
PRORAČUNSKA NAČELA
POGLAVJE 1
Načeli enotnosti in točnosti proračuna
Člen 2
Obračunavanje obresti iz predhodnega financiranja
(člen 8(4) finančne uredbe)
Če je treba plačati obresti v proračun, se v sporazumu, sklenjenem s subjekti ali osebami iz točk (ii) do (viii) člena 58(1)(c) finančne uredbe, določi, da se predhodno financiranje izplača na bančne račune ali podračune, ki omogočajo prepoznavanje sredstev in povezanih obresti. V nasprotnem primeru morajo računovodski postopki prejemnikov ali posrednikov omogočati prepoznavanje sredstev, ki jih je izplačala Unija, in obresti ali drugih koristi iz teh sredstev.
Določbe te uredbe glede obresti iz predhodnega financiranja ne posegajo v vknjižbo predhodnega financiranja na strani sredstev v računovodskih izkazih, kakor je določeno v računovodskih pravilih iz člena 143 finančne uredbe.
POGLAVJE 2
Načelo enoletnosti
Člen 3
Odobritve za tekoče proračunsko leto
(člen 11(3) finančne uredbe)
Odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil, odobrene za tekoče proračunsko leto, sestavljajo:
(a)
odobritve, določene v proračunu, skupaj s spremembami proračuna;
(b)
prenesene odobritve;
(c)
odobritve, ki se lahko znova dajo na voljo v skladu s členoma 178 in 182 finančne uredbe;
(d)
odobritve iz plačil predhodnega financiranja, ki so bila vrnjena v skladu s členom 177(3) finančne uredbe;
(e)
odobritve iz namenskih prejemkov v tekočem proračunskem letu ali v prejšnjih proračunskih letih, ki niso bila porabljena.
Člen 4
Razveljavitev in prenos odobritev
(člen 13(2) finančne uredbe)
1. Odobritve za prevzem obveznosti in nediferencirana sredstva v zvezi s projekti gradenj iz člena 13(2)(a) finančne uredbe se lahko prenesejo samo, če obveznosti ni bilo mogoče prevzeti do 31. decembra v tekočem proračunskem letu iz razlogov, ki jih ni mogoče pripisati odredbodajalcu, in če so pripravljalne faze izvedene že v tolikšni meri, da se lahko predvideva, da bo obveznost prevzeta najpozneje do 31. marca v naslednjem letu oziroma - za projekte gradenj - do 31. decembra v naslednjem letu.
2. Pripravljalne faze iz člena 13(2)(a) finančne uredbe, ki morajo biti končane do 31. decembra v tekočem proračunskem letu, da se lahko dovoli prenos v naslednje leto, so zlasti:
(a)
glede celotnih prevzetih obveznosti v smislu člena 85 finančne uredbe, sprejetje sklepa o financiranju ali da se do tega datuma končajo posvetovanja zadevnih služb v posamezni instituciji za sprejetje takega sklepa;
(b)
glede posameznih prevzetih obveznosti v smislu člena 85 finančne uredbe, končano izbiranje potencialnih izvajalcev, upravičencev, nagrajencev ali pooblaščencev.
3. Odobritve, prenesene v skladu s členom 13(2)(a) finančne uredbe, za katere ni prevzeta obveznost do 31. marca v naslednjem proračunskem letu ali - za zneske, povezane s projekti gradnje - do 31. decembra v naslednjem letu, se avtomatsko razveljavijo.
Komisija obvesti Evropski parlament in Svet o odobritvah, ki so bile tako razveljavljene, v enem mesecu po razveljavitvi v skladu s prvim pododstavkom.
4. Odobritve, prenesene v skladu s členom 13(2)(b) finančne uredbe, se lahko porabijo do 31. decembra v naslednjem proračunskem letu.
5. Računovodstvo omogoča prepoznavanje odobritev, ki so prenesene v skladu z odstavki 1 do 4.
POGLAVJE 3
Načelo obračunske enote
Člen 5
Devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami
(člen 19 finančne uredbe)
1. Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor, odgovorni odredbodajalec izvede preračun po dnevnem tečaju eura, ki je objavljen v seriji C Uradnega lista Evropske unije.
Kadar preračun med eurom in drugimi valutami izvedejo izvajalci ali upravičenci, se uporabi posebna ureditev za preračun, ki se določi v pogodbah o izvedbi javnega naročila, sporazumih o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sporazumih o financiranju.
2. Za preprečitev znatnega vpliva preračunov valut na raven sofinanciranja Unije ali škodljivega vpliva preračunov valut na proračun Unije se v posebni ureditvi za preračun iz odstavka 1 navede, če je primerno, devizni tečaj med eurom in drugimi valutami, ki se izračuna z uporabo povprečja dnevnih deviznih tečajev v določenem obdobju.
3. Če dnevni tečaj eura v Uradnem listu Evropske unije za zadevno valuto ni objavljen, odgovorni odredbodajalec uporabi računovodski tečaj iz odstavka 4.
4. Za namene računovodstva iz členov 151 do 156 finančne uredbe in ob upoštevanju člena 240 te uredbe se preračun med eurom in drugo valuto izvede na podlagi mesečnega računovodskega tečaja eura. Ta računovodski devizni tečaj določi računovodja Komisije iz kakršnega koli vira informacij, za katerega meni, da je zanesljiv, na podlagi deviznega tečaja na predzadnji delovni dan v mesecu pred mesecem, za katerega se določa devizni tečaj.
5. Rezultati preračunov valut iz odstavka 4 tega člena se prikažejo v ločeni postavki v računovodskih izkazih zadevne institucije.
Prvi pododstavek tega odstavka smiselno velja za organe iz člena 208 finančne uredbe.
Člen 6
Devizni tečaj, ki se uporablja za preračun med eurom in drugimi valutami
(člen 19 finančne uredbe)
1. Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor ali iz posebnih pogodb o izvedbi javnega naročila, sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev ter sporazumov o financiranju, se za devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami, če preračun izvede odgovorni odredbodajalec, uporabi tečaj na dan, na katerega služba za odobravanje pripravi nalog za plačilo ali nalog za izterjavo.
2. Za transakcije na računu izločenih sredstev v eurih se kot devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami uporablja tečaj, ki se določi na podlagi datuma, ko banka izvede plačilo.
3. Za obračun sredstev na računu izločenih sredstev v nacionalnih valutah iz člena 19 finančne uredbe se kot devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami uporablja devizni tečaj, ki velja v mesecu odhodkov z zadevnega računa izločenih sredstev.
4. Za povračilo pavšalnih odhodkov ali odhodkov, ki izhajajo iz kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: kadrovski predpisi), za katero je določena zgornja meja in ki se izplačuje v drugih valutah in ne v eurih, je tečaj, ki se uporablja, tisti, ki velja ob nastanku upravičenosti.
POGLAVJE 4
Načelo univerzalnosti
Člen 7
Struktura namenskih prejemkov in zagotavljanje ustreznih odobritev
(člen 21 finančne uredbe)
1. Brez poseganja v člena 9 in 10 struktura, v katero se uvrščajo namenski prejemki v proračunu, obsega:
(a)
v izkazu prihodkov v oddelku proračuna za vsako posamezno institucijo, proračunsko postavko, na katero se vpiše prejemek;
(b)
v izkazu odhodkov se v pripombah k proračunu, vključno s splošnimi pripombami, navede, katere proračunske vrstice lahko prejmejo odobritve v višini namenskih prejemkov, ki so dani na voljo.
V primeru iz točke (a) prvega pododstavka se vpiše zaznamek pro memoria, znesek ocenjenega prejemka pa se navede samo kot informacija v pripombah.
2. Ko institucija prejme prejemek, se odobritve v višini namenskih prejemkov avtomatsko dajo na voljo kot odobritve za prevzem obveznosti in kot odobritve plačil, razen v naslednjih primerih:
(a)
v primerih iz člena 181(2) in člena 183(2) finančne uredbe;
(b)
v primeru iz člena 21(2)(b) finančne uredbe za države članice, kadar je sporazum o finančnem prispevku naveden v eurih.
V primeru iz točke (b) prvega pododstavka se odobritve za prevzem obveznosti lahko dajo na voljo po tem, ko država članica podpiše sporazum o finančnem prispevku.
Člen 8
Prispevki držav članic za raziskovalne programe
(člen 21(2)(a) finančne uredbe)
1. Prispevki držav članic za financiranje določenih dodatnih raziskovalnih programov iz člena 5 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1150/2000 (8) se plačajo tako:
(a)
sedem dvanajstin zneska, ki je vpisan v proračunu, se plača najpozneje do 31. januarja tekočega proračunskega leta;
(b)
preostalih pet dvanajstin se plača najpozneje do 15. julija tekočega proračunskega leta.
2. Če proračun do začetka proračunskega leta še ni dokončno sprejet, prispevki iz odstavka 1 temeljijo na znesku, ki je bil naveden v proračunu za prejšnje proračunsko leto.
3. Vsak prispevek ali dodatno plačilo, ki ga v proračun dolgujejo države članice, se knjiži na konto ali konte Komisije v 30 dneh po vpoklicu sredstev.
4. Plačila se knjižijo na konto, ki je določen v Uredbi (ES, Euratom) št. 1150/2000, prav tako pa zanje veljajo tudi pogoji, določeni z navedeno uredbo.
Člen 9
Namenski prejemki na podlagi sodelovanja držav Efte v določenih programih Unije
(člen 21(2)(e) finančne uredbe)
1. Struktura proračuna, za vključitev sodelovanja držav članic Evropskega združenja za prosto trgovino (v nadaljnjem besedilu: države Efte) v določenih programih Unije je taka:
(a)
v izkaz prihodkov se vključi postavka z zaznamkom pro memoria, na katero se vpiše celoten znesek prispevka držav Efte za zadevno proračunsko leto;
(b)
v izkazu odhodkov:
(i)
v pripombah za vsako postavko, ki se nanaša na dejavnosti Unije, v katerih sodelujejo države Efte, se prikaže ocenjena vrednost sodelovanja „v informativne namene“;
(ii)
v prilogi, ki je sestavni del proračuna, se določijo postavke, ki pokrivajo dejavnosti Unije, v katerih sodelujejo države Efte.
Za namene točke (a) prvega pododstavka se ocenjeni znesek navede v pripombah k proračunu.
Priloga iz točke (b)(ii) prvega pododstavka odraža strukturo, ki omogoča vključitev odobritev za takšno sodelovanje, predvideno v odstavku 2, in izvrševanje odhodkov, hkrati pa je tudi njen sestavni del.
2. Po členu 82 Sporazuma o Evropskem gospodarskem prostoru (v nadaljnjem besedilu: Sporazum EGP) so zneski letnega prispevka držav Efte, ki jih Komisiji potrdi Skupni odbor Evropskega gospodarskega prostora v skladu s členom 1(5) Protokola 32 v prilogi k Sporazumu EGP, podlaga, da se na začetku proračunskega leta zagotovi celoten znesek ustreznih odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil.
3. Če se med proračunskim letom zagotovijo dodatne odobritve na proračunskih postavkah, ki vključujejo sodelovanje držav Efte, države Efte pa med letom ne morejo ustrezno prilagoditi svojega prispevka zaradi upoštevanja „sorazmernostnega faktorja“ iz člena 82 Sporazuma EGP, lahko Komisija kot začasni in izjemni ukrep uporabi svoja gotovinska sredstva za predhodno financiranje deleža držav Efte. Kadar se zagotovijo take dodatne odobritve, Komisija čim prej vpokliče ustrezne prispevke iz držav Efte. Komisija o takšnih sprejetih sklepih vsako leto obvesti Evropski parlament in Svet.
Predhodno financiranje se v proračunu za naslednje proračunsko leto obračuna čim prej.
4. V skladu s členom 21(2)(e) finančne uredbe finančni prispevki držav Efte predstavljajo zunanje namenske prejemke. Računovodja sprejme ustrezne ukrepe, s katerimi zagotovi ločeno spremljanje uporabe prejemkov iz teh prispevkov in ustreznih odobritev.
V poročilu iz člena 150(2) finančne uredbe Komisija ločeno prikazuje faze izvrševanja prihodkov in odhodkov, ki se nanašajo na sodelovanje držav Efte.
Člen 10
Prihodek iz izrečenih sankcij državam članicam, ki so izjavile, da imajo čezmerni primanjkljaj
(člen 21(2)(c) finančne uredbe)
Struktura proračuna za vključitev prihodkov iz sankcij iz oddelka 4 Uredbe Sveta (ES) št. 1467/97 (9) je taka:
(a)
v izkaz prihodkov se vključi postavka z zaznamkom pro memoria, na katero se vpišejo obresti na takšne zneske;
(b)
hkrati in brez poseganja v člen 77 finančne uredbe se za te zneske iz izkaza prihodkov v izkazu odhodkov zagotovijo odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil.
Odobritve iz točke (b) prvega pododstavka, se izvršujejo v skladu s členom 20 finančne uredbe.
Člen 11
Obremenitve zaradi donacij, ki jih prejme Unija
(člen 22 finančne uredbe)
Komisija za namene odobritve Evropskega parlamenta in Sveta iz člena 22(2) finančne uredbe oceni in primerno pojasni finančne obremenitve, vključno z nadaljnjimi stroški, povezanimi z donacijami, ki jih prejme Unija.
Člen 12
Konti za vračljive davke
(člen 23(3) finančne uredbe)
Vsi davki, ki jih plača Unija v skladu s členom 23(2) in (3)(a) finančne uredbe, se evidentirajo na začasnem kontu, dokler jih zadevne države ne povrnejo.
POGLAVJE 5
Načelo specifikacije
Člen 13
Pravila za izračun deležev prerazporeditev za institucije razen Komisije
(člen 25 finančne uredbe)
1. Deleži iz člena 25 finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev in z upoštevanjem odobritev, določenih v proračunu, skupaj s spremembami proračuna.
2. Za zadevni znesek se šteje vsota sredstev za prerazporeditev iz vrstice, s katere se prerazporeja, po prilagoditvi zaradi prejšnjih prerazporeditev.
Ne upoštevajo se zneski prerazporeditev, ki jih lahko zadevna institucija opravi samostojno brez odločitve Evropskega parlamenta in Sveta.
Člen 14
Pravila za izračun deležev prerazporeditev Komisije
(člen 26 finančne uredbe)
1. Deleži iz člena 26(1) finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev in z upoštevanjem odobritev, določenih v proračunu, skupaj s spremembami proračuna.
2. Za zadevni znesek se šteje vsota sredstev za prerazporeditev iz vrstice, s katere ali na katero se prerazporeja, po prilagoditvi zaradi prejšnjih prerazporeditev.
Ne upoštevajo se zneski prerazporeditev, ki jih lahko Komisija opravi samostojno brez odločitve Evropskega parlamenta in Sveta.
Člen 15
Upravni odhodki
(člen 26 finančne uredbe)
Odhodki iz točke (b) prvega pododstavka člena 26(1) finančne uredbe zajemajo, za vsako področje politike, postavke iz člena 44(3) finančne uredbe.
Člen 16
Razlog za zahtevek za prerazporeditev odobritev
(člena 25 in 26 finančne uredbe)
Zahtevkom za prerazporeditev in vsem informacijam za Evropski parlament in Svet v zvezi s prerazporejanjem po členih 25 in 26 finančne uredbe se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo porabo odobritev in ocene potreb do konca proračunskega leta tako za postavke, na katere naj bi se odobritve prerazporedile, in za postavke, s katerih naj bi se prerazporedile.
Člen 17
Razlog za zahtevek za prerazporeditev iz rezerve za nujno pomoč
(člen 29 finančne uredbe)
Zahtevkom za prerazporeditev, ki bi omogočila uporabo rezerve za nujno pomoč iz člena 29 finančne uredbe, se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo:
(a)
za vsako postavko, na katero naj bi se sredstva prerazporedila, zadnje razpoložljive informacije o porabi odobritev in oceno potreb do konca proračunskega leta;
(b)
za vse postavke, ki se nanašajo na zunanje ukrepe, poročilo o izvrševanju odobritev do konca meseca pred mesecem vložitve zahtevka za prerazporeditev in oceno potreb do konca proračunskega leta, vključno s primerjavo s prvotno oceno;
(c)
analizo možnosti prerazporeditve odobritev.
POGLAVJE 6
Načelo dobrega finančnega poslovodenja
Člen 18
Ocenjevanje
(člen 30 finančne uredbe)
1. Za vse predloge za programe ali dejavnosti, ki povzročajo proračunske odhodke, se izvede predhodna ocena, ki obravnava:
(a)
potrebo, ki naj se izpolni kratkoročno ali dolgoročno;
(b)
dodano vrednost zaradi udeležbe Unije;
(c)
cilje politike in upravljanja, ki jih je treba uresničiti, kar vključuje ukrepe, potrebne za zaščito finančnih interesov Unije na področju goljufij, in sicer njihovega preprečevanja, odkrivanja, preiskav, odprave in sankcij;
(d)
razpoložljive možnosti ukrepanja, vključno s povezanimi tveganji;
(e)
pričakovane rezultate in učinke, zlasti gospodarske, socialne in okoljske učinke ter kazalnike in ureditve ocenjevanja, ki so potrebni za njihovo ovrednotenje;
(f)
najprimernejšo metodo izvajanja izbranih možnosti;
(g)
notranjo skladnost predlaganega programa ali dejavnosti ter njegovo razmerje do ostalih ustreznih instrumentov;
(h)
obseg odobritev, človeških virov in drugih upravnih odhodkov, ki se dodelijo, ob upoštevanju načela stroškovne učinkovitosti;
(i)
izkušnje, pridobljene iz podobnih izkušenj v preteklosti.
2. Predlog določa ureditve za spremljanje, poročanje in ocenjevanje, ob tehtnem upoštevanju odgovornosti vseh ravni vlade, ki bodo sodelovale pri izvajanju predlaganega programa ali dejavnosti.
3. Za vse programe ali dejavnosti, vključno s pilotnimi projekti in pripravljalnimi ukrepi, pri katerih zbrana sredstva presegajo 5 000 000 EUR, se izvede vmesna in/ali naknadna ocena z vidika dodeljenih človeških in finančnih virov ter dobljenih rezultatov, s katerimi se preverja skladnost s postavljenimi cilji:
(a)
doseženi rezultati pri izvajanju večletnega programa se periodično ocenjujejo po časovnem razporedu, ki omogoča, da se ugotovitve ocenjevanj upoštevajo pri sprejemanju sklepov o podaljšanju, spremembi ali začasni ustavitvi izvajanja programa;
(b)
za dejavnosti, ki se financirajo na letni podlagi, se rezultati ocenjujejo najmanj vsakih šest let.
Točki (a) in (b) prvega pododstavka se ne uporabljata za posamične projekte ali ukrepe, ki se izvajajo v okviru tistih dejavnosti, pri katerih se zahteva lahko izpolni s končnimi poročili, ki jih pošljejo organi, ki so izvajali ukrep.
4. Ocene iz odstavkov 1 in 3 so sorazmerne z zbranimi sredstvi ter učinkom zadevnega programa in dejavnosti.
Člen 19
Ocena finančnih posledic
(člen 31 finančne uredbe)
Ocena finančnih posledic vsebuje finančne in gospodarske podatke, da lahko zakonodajni organ oceni potrebo po ukrepu Unije. Ocena finančnih posledic vsebuje ustrezne informacije glede skladnosti z drugimi dejavnostmi Unije in vseh možnosti sinergije.
V primeru večletnih dejavnosti ocena finančnih posledic vsebuje načrt letnih potreb v smislu odobritev in delovnih mest, vključno za zunanje sodelavce, ter oceno njihovih srednjeročnih finančnih posledic.
POGLAVJE 7
Načelo preglednosti
Člen 20
Začasna objava proračuna
(člen 34 finančne uredbe)
Pred uradno objavo v Uradnem listu Evropske unije se končni podrobni zneski proračuna na pobudo Komisije objavijo v vseh jezikih čim prej po končnem sprejetju proračuna in najpozneje v štirih tednih na internetni strani institucij.
Člen 21
Objava informacij o vrednosti in prejemnikih sredstev Unije
(člen 35 finančne uredbe)
1. Informacije o prejemnikih sredstev Unije, dodeljenih v okviru neposrednega upravljanja, se objavijo na internetni strani institucij Unije najpozneje do 30. junija leta po proračunskem letu, v katerem so bila sredstva dodeljena.
Poleg objave iz prvega pododstavka se lahko informacije ob upoštevanju standardne predloge objavijo tudi na drug ustrezen način.
2. Objavijo se naslednje informacije, razen če v tej uredbi in predpisih za posamezni sektor ni navedeno drugače, pri tem pa se upoštevajo merila iz člena 35(3) finančne uredbe:
(a)
ime oz. naziv prejemnika;
(b)
lokacija prejemnika;
(c)
dodeljeni znesek;
(d)
narava in namen ukrepa.
Za namene točke (b) izraz „lokacija“ pomeni:
(i)
naslov prejemnika, kadar gre za pravno osebo;
(ii)
regijo na ravni NUTS 2, kadar je prejemnik fizična oseba.
V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo dve leti po koncu proračunskega leta, v katerem so bila sredstva dodeljena. To velja tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.
3. Informacije iz odstavka 2 se objavijo samo za nagrade, podeljene na podlagi natečajev, nepovratna sredstva, dodeljena na podlagi postopkov za dodelitev nepovratnih sredstev, in pogodbe, oddane na podlagi postopkov za oddajo javnih naročil. Informacije se ne objavijo za:
(a)
štipendije, plačane fizičnim osebam, in drugo neposredno pomoč, plačano fizičnim osebam, ki jo najbolj potrebujejo, iz člena 125(4)(c) finančne uredbe;
(b)
javna naročila v znesku, ki je nižji od zneska iz člena 137(2) te uredbe.
4. Objava se opusti, če takšno razkritje ogroža pravice in svoboščine vpletenih posameznikov, kot jih varuje Listina Evropske unije o temeljnih pravicah, ali škodi poslovnim interesom prejemnikov.
Člen 22
Povezava na objavo informacij o prejemnikih sredstev Unije, dodeljenih v okviru posrednega upravljanja
(člen 35 finančne uredbe)
Kadar se upravljanje sredstev Unije prenese na organe in službe iz člena 58(1)(c) finančne uredbe, se v sporazumih o prenosu pooblastil zahteva, da ti pooblaščeni organi in službe informacije iz člena 21(2) in (3) ob upoštevanju standardne predloge objavijo na svojih spletnih straneh.
Internetna stran institucij Unije vsebuje vsaj naslov spletne strani, na kateri so informacije, če te niso objavljene neposredno na za to namenjeni internetni strani institucij Unije.
Poleg objave iz prvega pododstavka se lahko informacije ob upoštevanju standardne predloge objavijo tudi na kakršen koli drug ustrezen način.
Za objave iz prvega odstavka tega člena se uporablja člen 21(2) do (4).
NASLOV III
DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA
Člen 23
Finančno načrtovanje
(člen 38 finančne uredbe)
Finančno načrtovanje iz člena 38 finančne uredbe je strukturirano po kategoriji odhodkov, področju politike in proračunski postavki. Celotno finančno načrtovanje zajema vse kategorije odhodkov razen kmetijstva, kohezijske politike in uprave, za katere se navedejo le povzetki podatkov.
Člen 24
Predlogi za spremembo proračuna
(člen 41(1) finančne uredbe)
Predlogom za spremembo proračuna se priloži izjava o razlogih in informacije o izvrševanju proračuna za predhodno in tekoče proračunsko leto, ki so na voljo v času priprave spremembe proračuna.
Člen 25
Proračunska nomenklatura
(člen 44 finančne uredbe)
Proračunska nomenklatura je skladna z načeli specifikacije, preglednosti in dobrega finančnega poslovodenja. Zagotavlja jasnost in preglednost, ki sta potrebni za proračunski postopek, hkrati pa lajša prepoznavanje glavnih ciljev, kot izhajajo iz ustreznih pravnih podlag, kar omogoča izbiro političnih prednostnih nalog ter učinkovito in smotrno izvrševanje.
Člen 26
Dejanski odhodki v zadnjem proračunskem letu, za katero je bil pripravljen zaključni račun
(člen 49(1)(a)(v) finančne uredbe)
Za namene določitve proračuna se dejanski odhodki v zadnjem proračunskem letu, za katero je bil pripravljen zaključni račun, določijo tako:
(a)
pri prevzetih obveznostih: prevzete obveznosti, evidentirane med proračunskim letom na podlagi odobritev za navedeno proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz člena 3;
(b)
pri plačilih: plačila v proračunskem letu, to pomeni plačila, za katera je bil nalog za plačilo poslan v banko, na podlagi odobritev za navedeno proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz člena 3.
Člen 27
Pripombe k proračunu
(člen 49(1)(a)(vi) finančne uredbe)
Pripombe k proračunu vključujejo:
(a)
sklicevanje na temeljni akt, če ta obstaja;
(b)
vse ustrezne obrazložitve glede narave in namena odobritev.
Člen 28
Kadrovski načrt
(člen 49(1)(c)(i) finančne uredbe)
Zaposleni v Agenciji za oskrbo so v kadrovskem načrtu Komisije prikazani ločeno.
NASLOV IV
IZVRŠEVANJE PRORAČUNA
POGLAVJE 1
Splošne določbe
Člen 29
Informacije o prenosu osebnih podatkov za namene revizije
(člen 53 finančne uredbe)
Potencialni upravičenci, kandidati, ponudniki in udeleženci se v vseh razpisih v zvezi z nepovratnimi sredstvi, javnimi naročili ali nagradami, ki se izvajajo v okviru neposrednega upravljanja, v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (10) obvestijo, da se lahko za namene zaščite finančnih interesov Unije njihovi osebni podatki prenašajo službam za notranjo revizijo, Evropskemu računskemu sodišču, komisiji za finančne nepravilnosti ali Evropskemu uradu za boj proti goljufijam (v nadaljnjem besedilu: urad OLAF) ter med odredbodajalci Komisije in izvajalskimi agencijami.
Člen 30
Pripravljalni ukrepi na področju skupne zunanje in varnostne politike
(člen 54(2)(c) finančne uredbe)
Financiranje ukrepov, s katerimi se je strinjal Svet, za pripravo operacij Unije za krizno upravljanje v skladu z naslovom V Pogodbe o Evropski uniji krije dodatne stroške, ki so neposredno potrebni za posebne misije ali ekipe na terenu z osebjem iz institucij Unije, vključno z zavarovanjem za visoko stopnjo tveganja, potnimi in nastanitvenimi stroški ter dnevnicami.
Člen 31
Posebne pristojnosti Komisije na podlagi Pogodb
(člen 54(2)(d) finančne uredbe)
1. Členi Pogodbe o delovanju Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: PDEU), s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:
(a)
člen 154 (socialni dialog);
(b)
člen 156 (študije, mnenja in posvetovanja o socialnih zadevah);
(c)
člena 159 in 161 (posebna poročila o socialnih zadevah);
(d)
člen 168(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v zadevah v zvezi z varovanjem zdravja);
(e)
člen 171(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri vseevropskih omrežjih);
(f)
člen 173(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v zadevah v zvezi z gospodarstvom);,
(g)
člen 175, drugi odstavek (poročilo o napredku, doseženem pri uresničevanju ekonomske, socialne in teritorialne kohezije);
(h)
člen 181(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri raziskovanju in tehnološkem razvoju);
(i)
člen 190 (poročilo o raziskavah in tehnološkem razvoju);
(j)
člen 210(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v politikah razvojnega sodelovanja);
(k)
člen 214(6) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri ukrepih humanitarne pomoči).
2. Členi Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo (v nadaljnjem besedilu: pogodba Euratom), s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:
(a)
člen 70 (finančna podpora v mejah proračuna za programe iskanja rud na ozemljih držav članic);
(b)
členi 77 do 85.
3. Pri pripravi predloga proračuna se lahko k seznamoma iz odstavkov 1 in 2 doda še podrobnejši opis, v katerem se navedejo številke členov, na katere se nanaša, ter zneski.
Člen 32
Dejanja, ki bi lahko pomenila navzkrižje interesov, in postopek
(člen 57 finančne uredbe)
1. Dejanja, na katera lahko vpliva navzkrižje interesov v smislu člena 57(2) finančne uredbe, imajo med drugim lahko eno od naslednjih oblik, brez poseganja v njihovo opredelitev kot nezakonite dejavnosti iz člena 141:
(a)
odobritev neupravičenih neposrednih ali posrednih ugodnosti samemu sebi ali drugim;
(b)
zavrnitev odobritve pravic ali ugodnosti upravičencu, do katerih je ta upravičen;
(c)
storitev neupravičenega ali nezakonitega dejanja ali opustitev obveznega dejanja.
Druga dejanja, na katera lahko vpliva navzkrižje interesov, so dejanja, ki lahko vplivajo na nepristransko in objektivno opravljanje dolžnosti osebe, kot so med drugim sodelovanje v komisiji za ocenjevane v postopkih za oddajo javnih naročilih ali dodelitev nepovratnih sredstev, če bi ta oseba lahko neposredno ali posredno imela finančne koristi od izida teh postopkov.
2. Če je vložnik, kandidat ali ponudnik zaposleni, za katerega veljajo kadrovski predpisi, se domneva, da obstaja navzkrižje interesov, razen če nadrejeni vnaprej odobri njegovo udeležbo v postopku.
3. Kadar pride do navzkrižja interesov odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil sprejme ustrezne ukrepe, da bi se bilo mogoče izogniti neupravičenemu vplivu zadevne osebe na zadevni postopek.
POGLAVJE 2
Načini izvrševanja
Oddelek 1
Splošne določbe
Člen 33
Način upravljanja
(člen 58 finančne uredbe)
Računovodski sistem Komisije opredeli način upravljanja in v okviru vsakega načina upravljanja vrsto subjekta ali osebe iz člena 58(1)(c) finančne uredbe, ki so mu poverjene naloge izvrševanja proračuna.
Kar zadeva neposredno upravljanje Komisije v skladu s členom 58(1)(a) finančne uredbe računovodski sistem razlikuje upravljanje s strani:
(a)
služb Komisije;
(b)
izvajalskih agencij;
(c)
vodij delegacij Unije;
(d)
skrbniških skladov iz člena 187 finančne uredbe.
Oddelek 2
Neposredno upravljanje
Člen 34
Neposredno upravljanje
(člen 58(1)(a) finančne uredbe)
Kadar Komisija izvršuje proračun neposredno v svojih službah, naloge izvrševanja opravljajo finančni udeleženci v smislu členov 64 do 75 finančne uredbe v skladu s pogoji, določenimi v tej uredbi.
Člen 35
Izvajanje pooblastil, prenesenih na izvajalske agencije
(člen 58(1)(a) in člen 62 finančne uredbe)
1. Odločitve o prenosu pooblastil pooblaščajo izvajalske agencije kot odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil za izvrševanje odobritev v zvezi s programom Unije, katerega upravljanje jim je poverjeno.
2. Listina Komisije o prenosu pooblastil vsebuje vsaj določbe iz točk (a) do (d) in (h) člena 40. Prejem listine v imenu izvajalske agencije formalno pisno potrdi njen direktor.
Člen 36
Upoštevanje pravil za oddajo javnih naročil
(člen 63 finančne uredbe)
Če Komisija poveri naloge zasebnim subjektom iz člena 63(2) finančne uredbe, z njimi sklene pogodbo v skladu z določbami naslova V prvega dela in poglavja III naslova IV drugega dela finančne uredbe.
Oddelek 3
Deljeno upravljanje z državami članicami
Člen 37
Posebne določbe za deljeno upravljanje z državami članicami - ukrepi za spodbujanje najboljših praks
(člen 59 finančne uredbe)
Komisija pripravi register organov, odgovornih za dejavnosti upravljanja, certificiranja in revizije v okviru predpisov za posamezni sektor.
Komisija lahko v namene spodbujanja najboljših praks pri izvajanju strukturnih skladov, Kohezijskega sklada, Evropskega kmetijskega sklada za razvoj podeželja, Evropskega kmetijskega jamstvenega sklada in Evropskega sklada za ribištvo pripravi metodološki priročnik, v katerem določi lastno strategijo kontrole in s tem povezani pristop, vključno s kontrolnimi seznami ter primeri najboljših praks, in ga v informativne namene da na voljo organom, odgovornim za dejavnosti upravljanja in kontrole. Kadar koli se to izkaže za potrebno, se priročnik posodobi.
Oddelek 4
Posredno upravljanje
Člen 38
Enakovrednost sistemov, pravil in postopkov pri posrednem upravljanju
(člen 60 finančne uredbe)
1. Komisija lahko sprejme, da so pravila in postopki za oddajo javnih naročil enakovredni njenim, če so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
so skladni z načelom velike konkurence ponudnikov za izbiro ekonomsko najugodnejše ponudbe, postopki s pogajanji pa so omejeni na razumne zneske ali ustrezno utemeljeni;
(b)
zagotavljajo preglednost z ustrezno predhodno objavo zlasti razpisov za zbiranje ponudb in primerno naknadno objavo izvajalcev;
(c)
zagotavljajo enako obravnavanje, sorazmernost in nediskriminacijo;
(d)
preprečujejo navzkrižja interesov v celotnem postopku za oddajo javnih naročil.
Nacionalna zakonodaja držav članic ali tretjih držav, s katero je prenesena Direktiva 2004/18/ES, šteje za enakovredno pravilom, ki jih uporabljajo institucije v skladu s finančno uredbo.
2. Komisija lahko sprejme, da so pravila in postopki za dodelitev nepovratnih sredstev enakovredni njenim, če so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
so skladni z načeli sorazmernosti, dobrega finančnega poslovodenja, enakega obravnavanja in nediskriminacije;
(b)
zagotavljajo preglednost z ustrezno objavo razpisov za zbiranje predlogov, postopki neposredne dodelitve pa so omejeni na razumne zneske ali ustrezno utemeljeni, pri primerni naknadni objavi upravičencev pa je upoštevano načelo sorazmernosti;
(c)
preprečujejo navzkrižja interesov v celotnem postopku za dodelitev nepovratnih sredstev;
(d)
določajo, da se nepovratna sredstva ne smejo kopičiti ali dodeljevati za nazaj, da morajo praviloma vključevati sofinanciranje in da si z njimi upravičenec ne sme prizadevati za dobiček ali ga ustvariti.
3. Komisija lahko sprejme, da računovodski sistemi in sistemi notranje kontrole, ki jih uporabljajo subjekti in osebe, ki naj bi se jim poverile naloge izvrševanja proračuna v imenu Komisije, zagotavljajo enakovredno raven zaščite finančnih interesov Unije in razumno zagotavljajo doseganje ciljev upravljanja, če so skladni z načeli iz člena 32 finančne uredbe.
Člen 39
Predhodno preverjanje pravil in postopkov subjektov in oseb v okviru posrednega upravljanja
(člen 61(1) finančne uredbe)
Za namene predhodnega preverjanja v skladu s členom 61(1) finančne uredbe se odgovorni odredbodajalec lahko zanaša na predhodno preverjanje, ki gaje opravil drug odredbodajalec, če so sklepne ugotovitve ustrezne za posebna tveganja nalog, ki naj bi se poverile, zlasti glede njihove narave in zadevnih zneskov.
Odgovorni odredbodajalec se lahko zanaša na predhodno preverjanje, ki so ga opravili drugi donatorji, če je bilo to preverjanje opravljeno v skladu s pogoji, ki so enakovredni pogojem za posredno upravljanje iz člena 60 finančne uredbe.
Člen 40
Vsebina sporazumov o prenosu pooblastil za opravljanje nalog izvrševanja proračuna na subjekte in osebe
(člen 61(3) finančne uredbe)
Sporazumi o prenosu pooblastil vključujejo podrobne ureditve, ki zagotavljajo zaščito finančnih interesov Unije in preglednost opravljenih postopkov. Vključujejo najmanj naslednje:
(a)
jasno opredelitev dodeljenih nalog in njihovih omejitev, ki zadevajo zlasti spremembe poverjenih nalog, odpust dolgov, uporabo vrnjenih ali neporabljenih sredstev;
(b)
pogoje in podrobno ureditev za izvajanje nalog, odgovornosti in organiziranje kontrol, ki jih je treba izvajati, vključno z ocenjevanjem programov;
(c)
pogoje za plačilo prispevka Unije, vključno z povračilom stroškov, nastalih z izvrševanjem, ter plačevanjem pooblaščenega subjekta, skupaj s pravili, na podlagi katerih se zahtevajo dokazila, ki utemeljujejo plačila;
(d)
pravila za poročanje Komisiji o poteku izvajanja nalog, pričakovanih rezultatih, nepravilnostih, ki so se pojavile, in sprejetih ukrepih ter pogoje, pod katerimi se lahko plačila začasno ustavijo ali prekinejo, in pogoje, pod katerimi se preneha izvajanje nalog;
(e)
datum, do katerega je treba skleniti posamezne pogodbe in sporazume, s katerimi se izvaja sporazum o prenosu pooblastil, ki je sorazmeren z naravo poverjenih nalog;
(f)
pravila o izključitvi, ki subjektu ali osebi omogočajo, da izključi subjekte, ki so v eni od situacij iz točk (a), (b) in (e) člena 106(1) ter točk (a) in (b) člena 107 finančne uredbe, iz sodelovanja v postopku za oddajo javnih naročil, dodelitve nepovratnih sredstev ali podelitve nagrad ali iz možnosti oddaje javnega naročila, dodelitve nepovratnih sredstev ali podelitve nagrade;
(g)
podrobno ureditev za nadzor, ki ga izvaja Komisija, ter določbe, ki Komisiji, uradu OLAF in Računskemu sodišču omogočajo dostop do informacij, potrebnih za opravljanje njihovih dolžnosti, kot tudi pooblastilo za izvedbo revizij in preiskav, tudi s preverjanji na kraju samem;
(h)
ureditev, ki zagotavlja:
(i)
zavezo pooblaščenega subjekta, da bo nemudoma obvestil Komisijo o katerih koli goljufijah pri upravljanju sredstev Unije in o sprejetih ukrepih;
(ii)
imenovanje kontaktne točke, ki bo imela ustrezna pooblastila za neposredno sodelovanje z uradom OLAF, da se poenostavijo njegove operativne dejavnosti;
(i)
pogoje, ki urejajo uporabo bančnih računov in nabranih obresti, kot je navedeno v členu 8(4) finančne uredbe;
(j)
določbe, ki zagotavljajo, da so ukrepi Unije ločeni od drugih dejavnosti organa.
Člen 41
Izjava o upravljanju in izjava o skladnosti
(člen 60(5) finančne uredbe)
V primeru ukrepov, ki se zaključijo pred koncem zadevnega proračunskega leta, lahko končno poročilo pooblaščenega subjekta ali osebe za ta ukrep nadomesti izjavo o upravljanju iz člena 60(5)(b) finančne uredbe, če se predloži pred 15. februarjem leta, ki sledi zadevnemu proračunskemu letu.
Kadar mednarodne organizacije in tretje države izvajajo ukrepe, ki niso večletni in so omejeni na 18 mesecev, se lahko v končno poročilo vključi izjava o skladnosti iz člena 60(5) finančne uredbe.
Člen 42
Postopki pregleda in potrditve obračunov ter izključitve odhodkov, ki niso bili izvršeni v skladu s pravili, ki se uporabljajo v okviru posrednega upravljanja, iz financiranja s sredstvi Unije
(člen 60(6)(b) in (c) finančne uredbe)
1. Brez poseganja v posebne določbe, ki jih vsebujejo predpisi za posamezni sektor, postopke iz točk (b) in (c) člena 60(6) finančne uredbe sestavljajo:
(a)
pregled dokumentacije in, kadar je to primerno, preverjanje na kraju samem, ki ju opravi Komisija;
(b)
določitev zneska odhodkov, ki ga Komisija prizna kot potrjenega, kadar je to potrebno na podlagi kontradiktornega postopka z organi in telesi ter po tem, ko so bili ti organi in telesa obveščeni;
(c)
izračun finančnih popravkov, ki ga izvede Komisija, kadar je to ustrezno;
(d)
izterjava ali plačilo razlike s strani Komisije, ki izhaja iz razlike med potrjenimi odhodki in zneski, ki so bili že izplačani organom ali telesom.
Za namene točke (d) prvega pododstavka Komisija izterja zapadle zneske po možnosti s pobotom iz člena 87.
2. Kadar se naloge izvrševanja proračuna poverijo subjektu, ki izvaja ukrep z več donatorji, postopke iz točk (b) in (c) člena 60(6) finančne uredbe sestavlja preverjanje, da je subjekt za zadevni ukrep porabil znesek, enak tistemu, ki ga je za ta ukrep plačala Komisija, ter da so odhodki nastali v skladu z obveznostmi iz sporazuma, ki ga je podpisal subjekt.
V tej uredbi ukrep z več donatorji pomeni vse ukrepe, kadar so sredstva Unije združena s sredstvi vsaj še enega donatorja.
Člen 43
Posebne določbe o posrednem upravljanju z mednarodnimi organizacijami
(člen 58(1)(c)(ii) in člen 188 finančne uredbe)
1. Mednarodne organizacije iz točke (ii) člena 58(1)(c) finančne uredbe so:
(a)
mednarodne organizacije javnega sektorja, ustanovljene na podlagi medvladnih sporazumov, in specializirane agencije, ki jih ustanovijo take organizacije;
(b)
Mednarodni odbor Rdečega križa;
(c)
Mednarodna federacija državnih organizacij Rdečega križa in Rdečega polmeseca;
(d)
druge neprofitne organizacije, ki na podlagi sklepa Komisije štejejo za mednarodne organizacije.
2. Kadar Komisija izvršuje proračun v okviru posrednega upravljanja z mednarodnimi organizacijami, se uporabljajo sporazumi o preverjanju, sklenjeni z njimi.
Člen 44
Imenovanje subjektov javnega ali zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve
(člen 58(1)(c)(v) in (vi) finančne uredbe)
1. Za subjekte javnega ali zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, velja pravo države članice ali države, v kateri imajo sedež.
2. V primeru upravljanja omrežja, ki zahteva, da zadevna država članica ali država imenuje vsaj en organ ali subjekt, ta država članica ali država imenuje organ ali subjekt v skladu s temeljnim aktom.
V vseh drugih primerih Komisija imenuje takšne organe ali subjekte v dogovoru z zadevnimi državami članicami ali državami.
POGLAVJE 3
Finančni udeleženci
Oddelek 1
Pravice in obveznosti finančnih udeležencev
Člen 45
Pravice in obveznosti finančnih udeležencev
(člen 64 finančne uredbe)
1. Vsaka institucija zagotovi vsakemu finančnemu udeležencu vire, ki jih ta potrebuje za opravljanje svojih dolžnosti, in pripravi akt, ki podrobno opisuje njegove naloge, pravice in obveznosti.
2. Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, velja akt, ki ga pripravi Komisija.
Oddelek 2
odredbodajalec
Člen 46
Podpora odredbodajalcu na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil
(člen 65 finančne uredbe)
Odgovornemu odredbodajalcu lahko pri opravljanju dolžnosti pomagajo uslužbenci, ki so jim bile v okviru njegove pristojnosti dodeljene določene naloge, potrebne za izvrševanje proračuna in pripravo finančnih in poslovodnih informacij. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov veljajo za uslužbence, ki pomagajo odredbodajalcem na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil, obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.
Vodjem delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, lahko pri opravljanju dolžnosti pomagajo uslužbenci Komisije.
Člen 47
Notranje določbe o prenosu pooblastil
(člen 65 finančne uredbe)
V skladu s finančno uredbo in s to uredbo vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi takšne ukrepe za upravljanje odobritev, za kakršne meni, da so potrebni za pravilno izvrševanje njenega oddelka proračuna.
Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, veljajo notranja pravila, ki jih pripravi Komisija.
Člen 48
Dokazila, ki jih hranijo odredbodajalci
(člen 66(2) finančne uredbe)
Odredbodajalec vzpostavi sisteme na papirju ali elektronske sisteme za hranjenje izvirnikov dokazil, ki se nanašajo na izvrševanje proračuna in ukrepov za izvrševanje proračuna ali ki se pripravijo ob zaključku izvrševanja proračuna ali ukrepov za izvrševanje proračuna. Ti sistemi določajo:
(a)
da se taki dokumenti oštevilčijo;
(b)
da se taki dokumenti opremijo z datumom;
(c)
da se evidence, ki so lahko tudi računalniško podprte, vodijo tako, da se evidentira natančna lokacija takih dokumentov;
(d)
da se taki dokumenti hranijo najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament podeli razrešnico za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo;
(e)
da se hranijo dokumenti, ki se nanašajo na jamstva za predhodno financiranje v korist institucije, in vodi evidenca, ki omogoča, da se takšna jamstva ustrezno spremljajo.
Za dokumente v zvezi s postopki, ki še niso končani, je rok hranjenja daljši, kakor je določeno v točki (d) prvega odstavka, tj. do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo.
Osebni podatki, vsebovani v dokazilih, se v primeru, ko ti podatki niso potrebni za proračunsko razrešnico, kontrole ali revizijo, če je mogoče, izbrišejo. Za shranjevanje podatkov o prometu se uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.
Člen 49
Predhodne in naknadne kontrole
(člen 66(5) in (6) finančne uredbe)
1. Začetek dejavnosti pomeni vse postopke, ki jih običajno izvajajo uslužbenci iz člena 46 za pripravo aktov o izvrševanju proračuna, ki jih sprejme odgovorni odredbodajalec.
2. Predhodno preverjanje dejavnosti pomeni vse predhodne preglede, ki jih vzpostavi odgovorni odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov dejavnosti.
3. S predhodno kontrolo se preveri skladnost med zahtevano dokumentacijo in drugimi informacijami, ki so na voljo.
Odgovorni odredbodajalec določi obseg predhodnih kontrol z vidika pogostosti in temeljitosti, pri tem pa upošteva vprašanja, povezana s tveganji in stroškovno učinkovitostjo. V primeru dvomov odredbodajalec, odgovoren za potrditev zadevnega plačila, zahteva dodatne informacije ali opravi kontrolo na kraju samem, da dobi razumno zagotovilo kot del predhodne kontrole.
Namen predhodnih kontrol je preveriti:
(a)
da so odhodki in prihodki pravilni in skladni z določbami, ki se uporabljajo, zlasti z določbami proračuna in drugih ustreznih predpisov, ter kakršnih koli aktov, sprejetih za izvajanje Pogodb ali predpisov, in, kadar je to primerno, s pogoji pogodb;
(b)
da se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz poglavja 7 naslova II prvega dela finančne uredbe.
Za namen kontrol lahko odgovorni odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili stroškov službenih potovanj ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo.
4. Naknadne kontrole se lahko izvedejo na podlagi dokumentacije in po potrebi na kraju samem.
S temi naknadnimi kontrolami se preveri, da se dejavnosti, ki se financirajo iz proračuna, pravilno izvajajo in zlasti da se upoštevajo merila iz odstavka 3.
Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil vsaj enkrat letno pregleda rezultate naknadnih kontrol, da lahko ugotovi morebitne sistemske težave. Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil sprejme ukrepe za rešitev teh težav.
Analiza tveganja iz člena 66(6) finančne uredbe se pregleda ob upoštevanju rezultatov kontrol in drugih ustreznih informacij.
V primeru večletnih programov odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil oblikuje večletno strategijo kontrole, ki opredeljuje naravo in obseg kontrol v nekem obdobju ter način, kako se rezultati merijo glede na prejšnje leto za letno dajanje zagotovil.
Člen 50
Kodeks strokovnega ravnanja
(člen 66(7) in člen 73(5) finančne uredbe)
1. Zaposleni, ki jih imenuje odgovorni odredbodajalec za preverjanje finančnega poslovanja, se izberejo na podlagi svojega znanja, veščin in konkretne usposobljenosti, ki jo dokazujejo z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.
2. Vsaka institucija pripravi kodeks strokovnega ravnanja, ki v zvezi z zadevami notranjega kontroliranja določa:
(a)
stopnjo usposobljenosti na strokovnem in finančnem področju, ki se zahteva za zaposlene iz odstavka 1;
(b)
obveznost, da se taki zaposleni nenehno usposabljajo;
(c)
funkcijo, vlogo in naloge, ki se jim dodelijo;
(d)
pravila ravnanja, zlasti standarde etike in poštenosti, ki jih morajo upoštevati, ter pravice, ki jih imajo.
3. Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, velja kodeks strokovnega ravnanja Komisije iz odstavka 2 tega člena.
4. Vsaka institucija vzpostavi ustrezne strukture, ki službam za odobravanje pošiljajo informacije o standardih kontroliranja ter metodah in tehnikah, ki so na voljo za ta namen, ter ki te informacije redno dopolnjujejo.
Člen 51
Neukrepanje odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil
(člen 66(8) finančne uredbe)
Za neukrepanje odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil iz člena 66(8) finančne uredbe šteje, če odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil v razumnem roku glede na okoliščine primera in v vsakem primeru v največ enem mesecu ni dal nikakršnega odgovora.
Člen 52
Pošiljanje finančnih in poslovodnih informacij računovodji
(člen 66 finančne uredbe)
Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil pošlje računovodji v skladu s pravili, ki jih sprejme računovodja, finančne in poslovodne informacije, ki so potrebne za opravljanje dolžnosti računovodje.
Odredbodajalec redno in vsaj pred pripravo zaključnega računa obvesti računovodjo o ustreznih finančnih podatkih o fiduciarnem računu, da se omogoči prikaz uporabe sredstev Unije v zaključnem računu Unije.
Člen 53
Poročila o postopkih s pogajanji
(člen 66 finančne uredbe)
Odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil za vsako proračunsko leto pripravijo poročilo o pogodbah, sklenjenih po postopkih s pogajanji iz točk (a) do (g) člena 134(1), točk (a) do (d) člena 135(1) ter členov 266, 268 in 270 te uredbe. Če se delež pogodb, sklenjenih po postopkih s pogajanji, glede na število javnih naročil, ki jih odda isti odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil, v primerjavi s prejšnjimi leti bistveno poveča ali če je ta delež bistveno višji od povprečja institucije, odgovorni odredbodajalec poroča instituciji in pri tem opiše ukrepe, ki jih je sprejel za spremembo tega trenda. Vsaka institucija pošlje poročilo o postopkih s pogajanji Evropskemu parlamentu in Svetu. V primeru Komisije se to poročilo priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.
Oddelek 3
Računovodja
Člen 54
Imenovanje računovodje
(člen 68 finančne uredbe)
1. Vsaka institucija imenuje računovodjo izmed uradnikov, za katere veljajo kadrovski predpisi za uradnike Evropske unije.
Institucija računovodjo izbere na podlagi njegove konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali enakovrednimi strokovnimi izkušnjami.
2. Dve ali več institucij ali organov lahko za računovodjo imenuje isto osebo.
V tem primeru sprejmejo ustrezne ukrepe za preprečevanje navzkrižja interesov.
Člen 55
Razrešitev računovodje
(člen 68 finančne uredbe)
1. V primeru razrešitve računovodje se nemudoma pripravi bruto bilanca.
2. Računovodja, ki je razrešen, ali, če to ni mogoče, uradnik iz njegove službe novemu računovodji predloži bruto bilanco, ki ji priloži poročilo o prevzemu nalog.
Novi računovodja v enem mesecu od datuma predložitve pisno potrdi, da sprejema bruto bilanco, lahko pa izrazi pridržke.
Poročilo o prevzemu nalog vsebuje tudi rezultat bruto bilance in morebitne pridržke.
3. Vsaka institucija ali organ iz člena 208 finančne uredbe v dveh tednih obvesti Evropski parlament, Svet in računovodjo Komisije o imenovanju ali razrešitvi svojega računovodje.
Člen 56
Preverjanje računovodskega sistema in sistema za vodenje evidence premoženja
(člen 68 finančne uredbe)
Odgovorni odredbodajalec uradno obvesti računovodjo o vseh dogodkih ali pomembnih spremembah sistema za finančno poslovodenje, sistema za vodenje evidence premoženja ali sistema za vrednotenje sredstev in obveznosti, če zagotavlja podatke za računovodstvo institucije ali se ti uporabijo za utemeljitev podatkov v tem računovodstvu, zato da računovodja lahko preveri skladnost z merili potrjevanja.
Računovodja lahko kadar koli ponovno preveri že potrjeni sistem za finančno poslovodenje. Kadar sistem za finančno poslovodenje, ki ga je vzpostavil odgovorni odredbodajalec, ni ali ni več potrjen s strani računovodje, odgovorni odredbodajalec oblikuje akcijski načrt, zato da se pravočasno odpravijo pomanjkljivosti, zaradi katerih sistem ni bil potrjen.
Odgovorni odredbodajalec je odgovoren za popolnost informacij, posredovanih računovodji.
Člen 57
Vodenje zakladništva
(člen 68 finančne uredbe)
1. Računovodja zagotovi, da ima njegova institucija na voljo zadostna sredstva za pokrivanje potreb po gotovini, ki nastanejo pri izvrševanju proračuna.
2. Za namene odstavka 1 računovodja vzpostavi sisteme za gotovinsko poslovanje, ki omogočajo, da pripravi načrte denarnih tokov.
3. Računovodja Komisije razdeli razpoložljiva sredstva v skladu z Uredbo (ES, Euratom) št. 1150/2000.
Člen 58
Vodenje bančnih računov
(člen 68 finančne uredbe)
1. Za potrebe vodenja zakladništva lahko računovodja v imenu institucije odpre račune pri finančnih institucijah ali nacionalnih centralnih bankah ali pa da odpreti take račune. V upravičenih primerih lahko računovodja odpre račune tudi v valuti, ki ni euro.
2. Računovodja je odgovoren za zaprtje računov iz odstavka 1 ali za zagotovitev, da so taki računi zaprti.
3. Računovodja s finančnimi institucijami določi pogoje vodenja računov iz odstavka 1 v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, učinkovitosti in javnega zbiranja ponudb.
4. Računovodja vsaj na vsakih pet let ponovno izvede postopek javnega zbiranja ponudb finančnih institucij, pri katerih so v skladu z odstavkom 1 lahko odprti računi.
Kadar pogoji lokalnih bank to omogočajo, se za bančne račune izločenih sredstev, odprte pri finančnih institucijah zunaj Unije, redno opravljajo primerjalne analize pogojev pri različnih bankah. Taka analiza se izvede vsaj na vsakih pet let na pobudo imetnika računa izločenih sredstev, ki nato računovodji predloži utemeljen predlog za izbiro banke za obdobje, ki ni daljše od petih let.
5. Računovodja zagotovi, da se natančno upoštevajo pogoji vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah v skladu z odstavkom 1.
Za račune izločenih sredstev, odprte pri finančnih institucijah zunaj Unije, imetnik računa prevzame to odgovornost v skladu z veljavno zakonodajo države, v kateri opravlja svoj mandat.
6. Računovodja Komisije obvesti računovodje drugih institucij in organov iz člena 208 finančne uredbe o pogojih vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah. Računovodje drugih institucij in organov iz člena 208 finančne uredbe uskladijo pogoje vodenja računov, ki jih odprejo, s temi pogoji.
Člen 59
Pooblastilo za podpisovanje
(člen 68 finančne uredbe)
Pogoji, ki veljajo za odpiranje, vodenje in uporabo računov, določajo, odvisno od zahtev notranjega kontroliranja, da mora čeke, naloge za bančna nakazila ali izvedbo drugih bančnih poslov podpisati eden ali več ustrezno pooblaščenih zaposlenih. Ustrezno navodilo na papirju podpišeta vsaj dva ustrezno pooblaščena zaposlena ali računovodja osebno.
Za namene prvega odstavka računovodja vsake institucije sporoči vsem finančnim institucijam, pri katerih je zadevna institucija odprla račune, imena pooblaščenih zaposlenih in njihove vzorce podpisov.
Člen 60
Vodenje stanj na računih
(člen 68 finančne uredbe)
1. Računovodja zagotovi, da stanje na bančnih računih iz člena 58 ne odstopa bistveno od načrtov denarnih tokov iz člena 57(2) in v vsakem primeru:
(a)
da nobeden od teh računov ne izkazuje negativnega stanja;
(b)
da se stanje na računih, ki se vodijo v drugih valutah, redno preračunava v eure.
2. Računovodja ne sme voditi sredstev na računih, ki se vodijo v drugih valutah, ki bi zaradi tečajnih nihanj lahko povzročili čezmerni primanjkljaj institucij.
Člen 61
Prenosi in preračuni
(člen 68 finančne uredbe)
Brez poseganja v člen 69 računovodja izvede prenose med računi, ki jih odpre v imenu institucije pri finančnih institucijah, in izvaja preračune valut.
Člen 62
Način plačila
(člen 68 finančne uredbe)
Plačila se izvršujejo z bančnim nakazilom, s čekom ali - z računa izločenih sredstev - s plačilno kartico v skladu s členom 67(4).
Člen 63
Dokumenti pravnega subjekta
(člen 68 finančne uredbe)
1. Računovodja lahko izvrši plačila z bančnim nakazilom šele, ko institucija v skupen dokument vnese podatke o bančnem računu prejemnika plačila in podatke, ki potrjujejo njegovo identiteto, ali kakršno koli spremembo navedenih podatkov.
Vsak takšen vnos podatkov o bančnem računu prejemnika plačila in njegovih pravnih podatkov v navedeni dokument ali spremembe navedenih podatkov se izvede na podlagi ustreznih dokazil, katerih obliko določi računovodja.
2. Za namen plačila z bančnim nakazilom lahko odredbodajalec prevzame obveznost do tretje osebe v imenu svoje institucije samo, če ta tretja oseba predloži dokumentacijo, ki je potrebna za vnos v navedeni dokument.
Odredbodajalci obvestijo računovodjo o vseh spremembah podatkov o bančnem računu in pravnih podatkov, ki jim jih je sporočil prejemnik plačila, ter pred izvršitvijo plačila preverijo, da so navedeni podatki veljavni.
V zvezi s predpristopno pomočjo se lahko posamične obveznosti sklenejo z javnimi oblastmi v državah, ki so prosile za pristop k Evropski uniji, brez predhodnega vnosa v dokument o prejemniku plačil. V takih primerih odredbodajalec stori vse, kar je v njegovi moči, da zagotovi čimprejšnji vnos teh podatkov. Sporazumi določajo, da je posredovanje podatkov o bančnem računu prejemnika plačila Komisiji pogoj, ki mora biti izpolnjen, da se lahko izvrši prvo plačilo.
Člen 64
Dokazila, ki jih hrani računovodja
(člen 68 finančne uredbe)
Dokazila za računovodski sistem in za pripravo zaključnega računa iz člena 141 finančne uredbe se hranijo najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament podeli razrešnico za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo.
Za dokumente v zvezi s postopki, ki se še niso končali, se rok hranjenja podaljša do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo. Za shranjevanje podatkov o prometu se uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.
Vsaka institucija določi, katera služba hrani dokazila.
Člen 65
Osebe, ki so pooblaščene za vodenje računov
(člen 69 finančne uredbe)
Vsaka institucija določi pogoje, pod katerimi so zaposleni, ki jih določi in pooblasti za vodenje računov v lokalnih enotah iz člena 72, pooblaščeni za sporočanje imen in vzorcev podpisov lokalnim finančnim institucijam.
Oddelek 4
Skrbnik računa izločenih sredstev
Člen 66
Pogoji za uporabo računov izločenih sredstev
(člen 70 finančne uredbe)
1. Kadar je izvrševanje plačevanja s proračunskimi postopki zaradi majhnih zneskov materialno nemogoče ali neučinkovito, se lahko za plačila takih odhodkov vzpostavijo računi izločenih sredstev.
2. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko na podlagi podrobnega okvira, določenega v navodilih odgovornega odredbodajalca, začasno potrjuje in plačuje odhodke. Ta navodila podrobno določajo pravila in pogoje, ki veljajo za začasno potrditev in plačila, in, kadar je primerno, pogoje za sklenitev pravnih obveznosti v smislu člena 97(1)(e).
3. Račun izločenih sredstev se vzpostavi in skrbnik računa izločenih sredstev imenuje s sklepom računovodje na podlagi ustrezno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca. Ta sklep določa odgovornosti in obveznosti skrbnika računa izločenih sredstev in odredbodajalca.
Tudi za spremembo pogojev vodenja računa izločenih sredstev je potreben sklep računovodje na podlagi ustrezno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca.
4. V delegacijah Unije se računi izločenih sredstev vzpostavijo za plačilo odhodkov oddelka proračuna za Komisijo in oddelka proračuna za Evropsko službo za zunanje delovanje (v nadaljnjem besedilu: ESZD) ter zagotavljajo popolno sledljivost odhodkov.
Člen 67
Pogoji za oblikovanje računa izločenih sredstev in plačevanje z njega
(člen 70 finančne uredbe)
1. Sklep o vzpostavitvi računa izločenih sredstev in imenovanju skrbnika računa izločenih sredstev ter sklep o spremembi pogojev vodenja računa izločenih sredstev določata zlasti:
(a)
najvišji znesek, ki ga je mogoče izločiti na račun, in njegov namen;
(b)
ali je treba v imenu institucije odpreti bančni ali poštni žiro račun;
(c)
vrsto in najvišji znesek posameznih odhodkovnih postavk, ki jih lahko skrbnik računa izločenih sredstev izplača tretjim osebam ali pobere od njih;
(d)
pogostnost predložitve dokazil in postopek za njihovo predložitev ter način njihovega pošiljanja odredbodajalcu za obračun;
(e)
postopek, ki se uporabi za zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev;
(f)
da transakcije na računu izločenih sredstev odredbodajalec obračuna najpozneje na koncu naslednjega meseca, da je mogoče uskladiti računovodsko in bančno stanje;
(g)
rok veljavnosti pooblastila, ki ga da računovodja skrbniku računa izločenih sredstev;
(h)
podatke o imenovanem skrbniku računa izločenih sredstev.
2. V predlogih za sklepe o vzpostavitvi računa izločenih sredstev odgovorni odredbodajalec zagotovi, da:
(a)
ima prednost uporaba proračunskih postopkov, kadar obstaja dostop do centralnega računalniškega računovodskega sistema;
(b)
se račun izločenih sredstev uporablja samo v utemeljenih primerih.
Najvišji znesek, ki ga lahko za posamezno odhodkovno postavko izplača skrbnik računa izločenih sredstev, kadar je izvrševanje plačevanja s proračunskimi postopki materialno nemogoče ali neučinkovito, ne presega 60 000 EUR.
3. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko izvrši plačila tretjim osebam na podlagi in v mejah:
(a)
predhodnega prevzema proračunskih in pravnih obveznosti, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec;
(b)
pozitivnega stanja na računu izločenih sredstev, in sicer v gotovini ali na računih.
4. Plačila z računa izločenih sredstev se lahko izvršujejo z bančnimi nakazili, vključno s sistemom trajnika iz člena 89 finančne uredbe, čeki ali drugimi plačilnimi sredstvi, vključno s plačilnimi karticami, v skladu z navodili, ki jih določi računovodja.
5. Plačilom sledi sprejetje sklepov o formalni dokončni potrditvi in/ali nalogov za plačilo, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec.
Člen 68
Izbira skrbnika računa izločenih sredstev
(člen 70 finančne uredbe)
Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere med uradniki ali, če je potrebno in samo v ustrezno utemeljenih primerih, med drugimi zaposlenimi. Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere na podlagi svojega znanja, veščin in konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.
Člen 69
Zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev
(člen 70 finančne uredbe)
1. Računovodja izvršuje plačila za zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev in spremlja odprtje bančnih računov in prenos nalog podpisnika ter kontrol na kraju samem in v centraliziranih računovodskih evidencah. Računovodja zagotavlja sredstva na računu izločenih sredstev. Izločena sredstva se plačajo na bančni račun, ki se odpre za izločena sredstva.
Sredstva na računu izločenih sredstev se lahko zagotavljajo tudi neposredno z raznimi lokalnimi prihodki, kot so prihodki od:
(a)
prodaje opreme;
(b)
publikacije;
(c)
raznih vračil;
(d)
obresti.
Izločena sredstva se obračunajo na podlagi odhodkov ali raznih prihodkov ali namenskih prejemkov v skladu s sklepom o vzpostavitvi računa izločenih sredstev iz člena 67 in določbami finančne uredbe. Odredbodajalec odšteje zadevne zneske, ko ponovno nakaže sredstva na račun izločenih sredstev.
2. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko prenaša sredstva med različnimi bančnimi računi, ki se nanašajo na isti račun izločenih sredstev, predvsem da bi se izognil negativnim tečajnim razlikam.
Člen 70
Preverjanja, ki jih opravljata odredbodajalec in računovodja
(člen 70 finančne uredbe)
1. Skrbnik računa izločenih sredstev vodi evidenco sredstev, ki so mu na razpolago v gotovini in na bančnih računih, ter opravljenih izplačil in prejetih zneskov v skladu s pravili in z navodili računovodje. Obračuni tega računa so vedno dostopni odgovornemu odredbodajalcu in skrbnik računa izločenih sredstev pošlje seznam transakcij, ki se pripravi vsaj enkrat na mesec, naslednji mesec skupaj z dokazili odgovornemu odredbodajalcu, ki obračuna transakcije na računu izločenih sredstev.
2. Računovodja izvaja preverjanja, ki se morajo praviloma izvajati na kraju samem in brez predhodne napovedi ter s katerimi preveri obstoj sredstev, ki so bila dodeljena skrbniku računa izločenih sredstev, in knjigovodstvo ter preveri, da so transakcije na računu izločenih sredstev obračunane v za to določenem roku, ali pa zagotovi, da taka preverjanja izvaja zaposleni v njegovi službi ali službi za odobravanje, ki je posebej pooblaščen za ta namen. Računovodja sporoči ugotovitve teh preverjanj odgovornemu odredbodajalcu.
Člen 71
Postopek za oddajo javnih naročil
(člen 70 finančne uredbe)
Plačila stroškov z računa izločenih sredstev se lahko v mejah iz člena 137(3) izvršijo enostavno na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.
Člen 72
Oblikovanje računa izločenih sredstev
(člen 70 finančne uredbe)
Za plačila določenih kategorij odhodkov se v skladu s členom 70 finančne uredbe vzpostavi eden ali več računov izločenih sredstev v vsaki lokalni enoti zunaj Unije. Lokalna enota je na primer delegacija, urad ali podružnica Unije v tretji državi.
Sklep o vzpostavitvi takega računa izločenih sredstev vsebuje pogoje za vodenje takega računa v skladu s členom 70 finančne uredbe ter glede na posebne potrebe vsake lokalne enote.
Člen 73
Skrbniki računa izločenih sredstev in osebe, ki so pooblaščene za vodenje računov v delegacijah Unije
(člen 70 finančne uredbe)
V izjemnih okoliščinah in za namene neprekinjenega dela lahko dolžnosti skrbnika računa izločenih sredstev pri ESZD v delegacijah Unije izvajajo zaposleni na Komisiji. Pod enakimi pogoji se lahko zaposleni v ESZD imenujejo kot skrbniki računov izločenih sredstev za Komisijo v delegacijah Unije.
V delegacijah Unije se za imenovane osebe, ki jih računovodja pooblasti za izvajanje bančnih poslov, uporabljajo pravila in pogoji iz prvega odstavka.
POGLAVJE 4
Odgovornost finančnih udeležencev
Oddelek 1
Splošna pravila
Člen 74
Organi, odgovorni za boj proti goljufijam
(člen 66(8) in člen 72(2) finančne uredbe)
Organi in telesa iz člena 66(8) in člena 72(2) finančne uredbe pomenijo organe, ki so imenovani v kadrovskih predpisih in sklepih institucij Unije o pogojih in načinu izvajanja notranjih preiskav v zvezi s preprečevanjem goljufij, korupcije in kakršnega koli drugega nezakonitega ravnanja, ki škoduje interesom Unije.
Oddelek 2
Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil in nadaljnjega prenosa pooblastil
Člen 75
Finančne nepravilnosti
(člen 66(7) in člen 73(6) finančne uredbe)
Brez poseganja v pristojnosti urada OLAF je v zvezi s kršitvami katere koli določbe finančne uredbe ali določbe, ki se nanaša na finančno poslovodenje ali preverjanje poslovanja, zaradi dejanja ali opustitve dejanja zaposlenega pristojna komisija za finančne nepravilnosti iz člena 29 (v nadaljnjem besedilu: komisija).
Člen 76
Komisija za finančne nepravilnosti
(člen 66(7) in člen 73(6) finančne uredbe)
1. Organ za imenovanje predloži primere finančnih nepravilnosti iz člena 75 te uredbe komisiji, ki da mnenje v skladu z drugim pododstavkom člena 73(6) finančne uredbe.
Če delujejo vodje delegacij Unije kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, se lahko odgovorni odredbodajalec za mnenje o primerih finančnih nepravilnosti iz člena 75 te uredbe obrne neposredno na komisijo.
Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil lahko komisiji predloži zadevo, če meni, da se je zgodila finančna nepravilnost. Komisija pripravi mnenje, v katerem oceni, ali so se zgodile nepravilnosti v smislu člena 75, kako resne so bile in kakšne so lahko njihove posledice. Kadar analiza komisije pokaže, da zadeva, ki ji je bila predložena, spada v pristojnost urada OLAF, spis nemudoma vrne organu za imenovanje in takoj obvesti urad OLAF.
Kadar komisijo o zadevi obvesti neposredno zaposleni v skladu s členom 66(8) finančne uredbe, komisija pošlje spis organu za imenovanje in o tem ustrezno obvesti zaposlenega. Organ za imenovanje lahko komisijo zaprosi za mnenje o zadevi.
2. Institucija ali, v primeru skupne komisije, sodelujoče institucije glede na svojo notranjo organiziranost določijo način delovanja komisije in njeno sestavo, ki vključuje tudi zunanjega udeleženca z zahtevano usposobljenostjo in izkušnjami.
Člen 77
Potrditev navodil
(člen 73(3) finančne uredbe)
1. Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil, ki prejme zavezujoče navodilo, za katerega meni, da je nepravilno ali v nasprotju z načelom dobrega finančnega poslovodenja, zlasti ker navodila ni mogoče izvesti z dodeljenimi viri, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel ali nadalje prenesel pooblastila. Če se navodilo pisno potrdi, potrditev pa je prejeta pravočasno ter je iz potrditve tudi dovolj jasno razvidno, da se izrecno nanaša na točke, ki jim je odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil oporekal, odredbodajalec za odločitev ne odgovarja. Navodilu sledi, razen če ni očitno nezakonito ali pomeni kršitev veljavnih varnostnih standardov.
2. Odstavek 1 se uporablja tudi v primerih, kadar odredbodajalec med izvajanjem zavezujočega navodila ugotovi, da bi zaradi okoliščin zadeve lahko nastala nepravilnost.
Vsa navodila, potrjena na način, opisan v členu 73(3) finančne uredbe, odgovorni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil evidentira in jih tudi navede v letnem poročilu o dejavnostih.
POGLAVJE 5
Prihodki
Oddelek 1
Lastna sredstva
Člen 78
Pravila, ki se uporabljajo za lastna sredstva
(člen 76 finančne uredbe)
Odredbodajalec pripravi terminski načrt, ki prikazuje, kdaj bodo lastna sredstva, opredeljena v Sklepu o sistemu virov lastnih sredstev Unije, dana na voljo Komisiji.
Lastna sredstva se določijo in izterjajo v skladu s pravili, ki se sprejmejo na podlagi sklepa iz prvega odstavka.
Oddelek 2
Ocena terjatev
Člen 79
Ocena terjatev
(člen 77 finančne uredbe)
1. Ocene terjatev vsebujejo vrsto prihodka in proračunsko postavko, na katero naj bi se knjižile, in po možnosti podatke o dolžniku ter ocenjeni znesek terjatve.
Pri pripravi ocene terjatev odgovorni odredbodajalec preveri predvsem, da:
(a)
je prihodek knjižen na pravilno proračunsko postavko;
(b)
je ocena pravilna in v skladu z veljavnimi določbami in načelom dobrega finančnega poslovodenja.
2. Ob upoštevanju člena 181(2) in člena 183(2) finančne uredbe ter člena 7(2) te uredbe ocena terjatev ne pomeni, da so odobritve za prevzem obveznosti na voljo. V primerih iz člena 21 finančne uredbe se lahko odobritve dajo na voljo šele, ko Unija dejansko izterja dolgovane zneske.
Oddelek 3
Ugotovitev terjatev
Člen 80
Postopek
(člen 78 finančne uredbe)
1. Ko odgovorni odredbodajalec ugotovi terjatev, to pomeni priznanje pravice Unije do dolžnika in ugotovitev upravičenosti do zahteve, da dolžnik dolg plača.
2. Nalog za izterjavo je postopek, s katerim odgovorni odredbodajalec da navodilo računovodji, da izterja ugotovljeni znesek terjatve.
3. Z opominom dolžniku se dolžnik obvesti o naslednjem:
(a)
Unija je ugotovila terjatev;
(b)
če se dolg plača do določenega roka, se zamudne obresti ne obračunajo;
(c)
če se vračilo ne izvede do roka iz točke (b), se za dolg zaračunajo obresti po obrestni meri iz člena 83 brez poseganja v kakršne koli posebne predpise, ki se uporabljajo;
(d)
če se vračilo ne izvede do roka iz točke (b), institucija izvrši izterjavo s pobotom ali z unovčenjem kakršnega koli jamstva, ki je bilo predloženo vnaprej;
(e)
računovodja lahko izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz točke (b), kadar je treba zaščititi finančne interese Unije, ker lahko upravičeno domneva, da bi bil znesek, dolgovan Komisiji, izgubljen, dolžnik pa se pred tem obvesti o razlogih in datumu izterjave s pobotom;
(f)
če po sprejetju vseh ukrepov iz točk (a) do (e) tega pododstavka znesek ni izterjan v celoti, institucija izvrši izterjavo z izvršitvijo sklepa, izdanega bodisi v skladu s členom 79(2) finančne uredbe bodisi v sodnem postopku.
Odredbodajalec opomin natisne in ga pošlje dolžniku. Računovodja se o posredovanju obvesti prek finančnega informacijskega sistema.
Člen 81
Ugotovitev terjatev
(člen 78 finančne uredbe)
Da se terjatev lahko ugotovi, odgovorni odredbodajalec zagotovi:
(a)
da je terjatev nedvoumna, kar pomeni, da ni z ničimer pogojena;
(b)
da je terjatev v fiksnem znesku, natančno izražena v denarju;
(c)
da je terjatev zapadla in da zanjo ni določen noben plačilni rok;
(d)
da so podatki o dolžniku točni;
(e)
da je znesek, ki ga je treba izterjati, knjižen na pravilno proračunsko postavko;
(f)
da so dokazila pravilna in
(g)
da je upoštevano načelo dobrega finančnega poslovodenja, zlasti glede meril iz točke (a) člena 91(1).
Člen 82
Dokazila za ugotovitev terjatev
(člen 78 finančne uredbe)
1. Ugotovitev terjatve temelji na dokazilih, ki potrjujejo upravičenost Unije.
2. Pred ugotovitvijo terjatve odgovorni odredbodajalec osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila preverjena.
3. Odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členom 48.
Člen 83
Zamudne obresti
(člen 78 finančne uredbe)
1. Brez poseganja v kakršne koli posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor, se za vsako terjatev, ki ni poplačana v roku iz člena 80(3)(b), zaračunajo obresti v skladu z odstavkoma 2 in 3 tega člena.
2. Obrestna mera za terjatve, ki niso poplačane v roku iz člena 80(3)(b), je obrestna mera, ki jo Evropska centralna banka uporablja v svojih operacijah glavnega refinanciranja, objavljena v seriji C Uradnega lista Evropske unije, in ki velja na prvi koledarski dan meseca, v katerem terjatev zapade v plačilo, povečana za:
(a)
osem odstotnih točk, če je dogodek, ki je podlaga obveznosti, pogodba o izvedbi javnega naročila blaga in storitev iz naslova V;
(b)
tri odstotne točke in pol v vseh drugih primerih.
3. Obresti se zaračunavajo od koledarskega dne po roku iz člena 80(3)(b), določenem v opominu, do koledarskega dne, ko je dolg v celoti poplačan.
Nalog za izterjavo za znesek zamudnih obresti se izda, kadar se te obresti dejansko prejmejo.
4. V primeru glob, kadar dolžnik predloži finančno jamstvo, ki ga računovodja sprejme namesto plačila, je obrestna mera, ki se uporablja od roka iz člena 80(3)(b), obrestna mera iz odstavka 2 tega člena, ki velja na prvi dan meseca, v katerem je bil sprejet sklep o naložitvi globe, povečana za samo eno odstotno točko in pol.
Oddelek 4
Odobritev izterjave
Člen 84
Izdaja naloga za izterjavo
(člen 79 finančne uredbe)
1. V nalogu za izterjavo se navedejo:
(a)
proračunsko leto, na katero naj bi se prihodek knjižil;
(b)
sklicevanje na akt ali pravno obveznost, ki je vir dolga in na podlagi katere je nastala upravičenost do izterjave;
(c)
proračunski člen in kakršna koli nadaljnja členitev, ki se uporablja, vključno, kadar je to primerno, s sklicevanjem na ustrezne proračunske obveznosti;
(d)
znesek, ki ga je treba izterjati, izražen v eurih;
(e)
ime in naslov dolžnika;
(f)
rok iz člena 80(3)(b);
(g)
možen način izterjave, zlasti možnost izterjave s pobotom ali z unovčenjem predloženega jamstva.
2. Nalog za izterjavo odgovorni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji.
3. Računovodja vsake institucije pripravlja seznam dolgovanih zneskov, ki jih je treba izterjati. Upravičenosti Unije so na seznamu razvrščene po datumih izdaje nalogov za izterjavo. Ta seznam pošlje računovodji Komisije.
Računovodja Komisije pripravi prečiščen seznam in dolgovane zneske razvrsti po institucijah in datumu izdaje nalogov za izterjavo. Seznam se priloži poročilu Komisije o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.
4. Kadar je dolžniku vračilo naloženo s pravnomočno sodno odločbo in kadar ni bilo nobenega ali nobenega večjega vračila v enem letu od njenega izreka, Komisija za večjo zaščito finančnih interesov Unije pripravi seznam upravičenosti Unije z navedbo imen dolžnikov in zneska dolga. Seznam se objavi ob upoštevanju varstva osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo po tem, ko je bil znesek dolga v celoti povrnjen. To velja tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.
Sklep o vključitvi dolžnika na seznam upravičenosti Unije se sprejme ob upoštevanju načela sorazmernosti, predvsem pa se pri tem upošteva višina zneska.
Člen 85
Izvršljiv sklep v imenu drugih institucij
(člen 79(2) finančne uredbe)
1. Izjemne okoliščine iz člena 79(2) finančne uredbe so izpolnjene, ko so zadevne institucije izčrpale možnost prostovoljnega plačila in izterjave dolga s pobotom iz člena 80(1) finančne uredbe, dolg pa je precejšen.
2. V primeru iz odstavka 1 lahko zadevne institucije, razen institucij iz člena 299 PDEU, zahtevajo od Komisije, da sprejme izvršljiv sklep.
3. Izvršljiv sklep v vsakem primeru določa, da se zahtevani zneski vključijo v oddelek proračuna za zadevno institucijo, ki deluje kot odredbodajalec. Prihodki se vključijo kot splošni prihodki, razen kadar spadajo med navedene primere namenskih prejemkov iz člena 21(3) finančne uredbe.
4. Institucija, ki zahteva sprejetje izvršljivega sklepa, Komisijo seznani z vsemi dogodki, ki bi lahko vplivali na izterjavo, hkrati pa intervenira v podporo Komisiji v primeru pritožbe na izvršljivi sklep.
5. Komisija in zadevna institucija se dogovorita o praktičnih načinih za izvajanje tega člena.
Oddelek 5
Izterjava
Člen 86
Formalnosti pri izterjavi
(člen 80 finančne uredbe)
1. Ob izterjavi računovodja terjatev zavede v računovodsko evidenco in o tem obvesti odgovornega odredbodajalca.
2. Za vsako gotovinsko plačilo se računovodji ali skrbniku računa izločenih sredstev izda potrdilo o plačilu.
3. Delno vračilo s strani dolžnika, ki zadeva več nalogov za izterjavo, se najprej knjiži na najstarejšo terjatev, razen če dolžnik ne določi drugače.
Pri vseh delnih plačilih se najprej pokrijejo obresti.
Člen 87
Izterjava s pobotom
(člen 80 finančne uredbe)
1. Kadar ima dolžnik terjatev do Unije, ki je nedvoumna, kot je določeno v točki (a) člena 81, v fiksnem znesku in zapadla, ter se nanaša na vsoto v višini naloga za plačilo, računovodja po izteku roka iz člena 80(3)(b) izterja ugotovljene terjatve s pobotom.
V izjemnih okoliščinah računovodja izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz člena 80(3)(b), kadar je treba zaščititi finančne interese Unije, ker računovodja lahko upravičeno domneva, da bi bil znesek, dolgovan Uniji, izgubljen.
Računovodja prav tako izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz člena 80(3)(b), ko se s tem strinja dolžnik.
2. Pred vsako izterjavo v skladu z odstavkom 1 se računovodja posvetuje z odgovornim odredbodajalcem in obvesti zadevne dolžnike.
Če je dolžnik nacionalni organ ali eden od njegovih upravnih organov, računovodja o svojem namenu izterjave s pobotom obvesti tudi zadevno državo članico, in sicer najmanj 10 delovnih dni vnaprej. Vendar lahko računovodja v dogovoru z zadevno državo članico ali zadevnim upravnim organom izvrši izterjavo s pobotom pred iztekom roka.
3. Pobot iz odstavka 1 ima isti učinek kot plačilo ter razreši Unijo zneska dolga in, če je primerno, dolgovanih obresti.
Člen 88
Postopek izterjave, če dolžnik dolga ne plača prostovoljno
(člena 79 in 80 finančne uredbe)
1. Brez poseganja v člen 87, če do roka iz člena 80(3)(b) in določenega v opominu, celoten znesek ni vrnjen, računovodja obvesti odgovornega odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izterjavo s pomočjo pravnih sredstev, ki so mu na voljo, vključno, kadar je to primerno, z unovčenjem jamstva, ki je bilo predloženo vnaprej.
2. Brez poseganja v člen 87, kadar ni mogoče uporabiti načina izterjave iz odstavka 1 tega člena in dolžnik ne plača dolga na podlagi formalnega opomina, ki mu ga je poslal računovodja, računovodja izvrši sklep o izterjavi, izdan bodisi v skladu s členom 79(2) finančne uredbe bodisi v sodnem postopku.
Člen 89
Podaljšanje plačilnega roka
(člen 80 finančne uredbe)
Računovodja lahko v sodelovanju z odgovornim odredbodajalcem plačilni rok podaljša samo na pisno prošnjo dolžnika, ki je ustrezno utemeljena, in če sta izpolnjena naslednja pogoja:
(a)
dolžnik se zaveže, da bo plačal obresti po obrestni meri iz člena 83 za celotno obdobje podaljšanja, ki se začne po izteku roka iz člena 80(3)(b);
(b)
za zavarovanje pravic Unije dolžnik predloži finančno jamstvo, ki pokriva neporavnani dolg tako za znesek glavnice kot obresti in ki ga računovodja institucije sprejme.
Jamstvo iz točke (b) prvega odstavka se lahko nadomesti s solidarnim poroštvom, ki ga da tretja oseba in ga računovodja institucije sprejme.
V izjemnih okoliščinah lahko računovodja na prošnjo dolžnika odstopi od zahteve po predložitvi jamstva iz točke (b) prvega odstavka, kadar je dolžnik po oceni računovodje pripravljen in zmožen izvršiti plačilo v dodatnem časovnem obdobju, vendar ne more predložiti takšnega jamstva in ima težave.
Člen 90
Izterjava glob ali drugih kazni
(člena 80 in 83 finančne uredbe)
1. Ko se vloži tožba na sodišče Evropske unije proti sklepu Komisije o naložitvi globe ali drugih kazni v skladu s PDEU ali Pogodbo Euratom in dokler niso bila izčrpana vsa pravna sredstva, dolžnik ali začasno plača zadevne zneske na bančni račun, ki ga določi računovodja, ali predloži finančno jamstvo, ki je sprejemljivo za računovodjo. Jamstvo je neodvisno od obveznosti plačila globe ali denarne kazni ali drugih kazni in je plačljivo na prvi poziv. Pokriva zahtevek v višini glavnice in zapadlih obresti, kot je določeno v členu 83(4).
2. Komisija zavaruje začasno plačane zneske tako, da jih naloži v finančna sredstva in na ta način zagotovi varnost in likvidnost denarnih sredstev, hkrati pa si prizadeva tudi za pozitiven donos.
3. Ko so bila izčrpana vsa pravna sredstva, globa ali denarna kazen pa potrjena, se izvede kateri koli izmed naslednjih ukrepov:
(a)
začasno pobrani zneski in njihove obresti ter druga pridobljena sredstva se vpišejo v proračun v skladu s členom 83 finančne uredbe najpozneje v proračunskem letu po letu, v katerem so bila izčrpana vsa pravna sredstva;
(b)
kadar je bilo predloženo finančno jamstvo, se to unovči, ustrezni zneski pa se vpišejo v proračun.
Kadar je znesek globe ali denarne kazni Sodišče povečalo, se točki (a) in (b) prvega pododstavka uporabljata do zneskov iz sklepa Komisije, računovodja pa pobere znesek povečanja, ki se vpiše v proračun.
4. Ko so bila izčrpana vsa pravna sredstva, globa ali denarna kazen pa umaknjena ali zmanjšana, se izvede kateri koli izmed naslednjih ukrepov:
(a)
neupravičeno pobrani zneski skupaj z nabranimi obrestmi se vrnejo zadevni tretji osebi. Če je bil skupni donos v zadevnem obdobju negativen, se povrne nominalna vrednost neupravičeno pobranih zneskov;
(b)
kadar je bilo predloženo finančno jamstvo, se to ustrezno sprosti.
Člen 91
Odpoved izterjavi ugotovljene terjatve
(člen 80 finančne uredbe)
1. Odgovorni odredbodajalec se lahko odpove izterjavi celotne ali dela ugotovljene terjatve samo v naslednjih primerih:
(a)
kadar bi bili stroški izterjave predvidoma višji od zneska, ki ga je treba izterjati, in odpoved ne bi škodila podobi Unije;
(b)
kadar terjatve ni mogoče izterjati zaradi starosti terjatve ali plačilne nesposobnosti dolžnika;
(c)
kadar izterjava ni skladna z načelom sorazmernosti.
2. V primeru iz odstavka 1(c) odgovorni odredbodajalec ukrepa v skladu z vnaprej določenimi postopki v posamezni instituciji in uporablja naslednji merili, ki sta obvezni in se uporabljata v vseh primerih:
(a)
dejstva, ob upoštevanju resnosti nepravilnosti, zaradi katere je bila ugotovljena terjatev (goljufija, ponovitev kršitve, namen, skrbnost, dobra vera, očitna napaka);
(b)
učinek, ki bi ga odpoved terjatvi imela na delovanje Unije in njene finančne interese (znesek terjatve, tveganje, da bi odpoved predstavljala precedens, zmanjševanje pomena pravnih norm).
Glede na okoliščine zadeve lahko odgovorni odredbodajalec upošteva tudi naslednji dodatni merili:
(a)
morebitno izkrivljanje konkurence, ki bi ga povzročila odpoved izterjavi;
(b)
gospodarsko in socialno škodo, ki bi lahko nastala, če bi se dolg izterjal v celoti.
3. Odločitev o odpovedi izterjavi iz člena 80(2) finančne uredbe se obrazloži in v njej se navedejo ukrepi, ki so bili izvedeni za izterjavo terjatve, ter predpisi in dejstva, s katerimi je odpoved izterjavi utemeljena. Odgovorni odredbodajalec se odpove izterjavi v skladu s členom 84.
4. Institucija ne sme prenesti pooblastila za odpoved izterjavi ugotovljene terjatve v nobenem izmed naslednjih primerov:
(a)
če je znesek, ki naj bi se mu odpovedalo, enak ali presega 1 000 000 EUR;
(b)
če je znesek, ki naj bi se mu odpovedalo, enak ali presega 100 000 EUR in predstavlja 25 % ali več ugotovljene terjatve.
Za terjatve pod mejnima vrednostma iz prvega pododstavka vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za odpoved izterjavi ugotovljenega dolga.
5. Vsaka institucija vsako leto pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu poročilo o odpovedih izterjavam iz odstavkov 1 do 4 tega člena za zneske v višini 100 000 EUR ali več. V primeru Komisije se to poročilo priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.
Člen 92
Razveljavitev ugotovljene terjatve
(člen 80 finančne uredbe)
1. V primeru napake odgovorni odredbodajalec v celoti ali delno razveljavi ugotovljeno terjatev v skladu s členoma 82 in 84 ter navede ustrezne razloge.
2. Vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za razveljavitev ugotovljene terjatve.
Člen 93
Pravila za zastaralne roke
(člen 81 finančne uredbe)
1. Zastaralni rok za upravičenosti Unije do tretjih oseb začne teči po izteku roka, ki se je dolžniku sporočil v opominu, kot je določeno v členu 80(3)(b).
Zastaralni rok za upravičenosti tretjih oseb do Unije začne teči na dan, na katerega je treba izplačati upravičenost tretje osebe v skladu z ustrezno pravno obveznostjo.
2. Zastaralni rok za upravičenosti Unije do tretjih oseb se prekine s kakršnim koli aktom institucije ali države članice v imenu institucije, s katerim naj bi se izterjala terjatev in o katerem se obvesti tretja oseba.
Zastaralni rok za upravičenosti tretjih oseb do Unije se prekine s kakršnim koli aktom, s katerim naj bi se izterjala terjatev in o katerem Unijo obvestijo upniki ali osebe, ki delujejo v njihovem imenu.
3. Dan po prekinitvah iz odstavka 2 začne teči nov zastaralni rok petih let.
4. Vsak sodni postopek, povezan s terjatvijo iz odstavka 1, vključno s postopki, predloženimi sodišču, ki pozneje izjavi, da nima pristojnosti, prekine zastaralni rok. Novi zastaralni rok petih let ne začne teči, dokler ni izdana pravnomočna sodba ali dokler ni zunajsodne poravnave med istimi strankami o istem postopku.
5. Če računovodja dolžniku v skladu s členom 89 odobri upniku podaljšanje plačilnega roka, se to šteje kot prekinitev zastaralnega roka. Nov zastaralni rok petih let začne teči na dan po izteku podaljšanega plačilnega roka.
6. Upravičenosti se ne izterjajo po izteku zastaralnega roka, kot je določen v odstavkih 1 do 5.
POGLAVJE 6
Odhodki
Člen 94
Sklep o financiranju
(člen 84 finančne uredbe)
1. Sklep o financiranju določi bistvene sestavine ukrepa, ki zahteva odhodke v breme proračuna.
2. Sklep o financiranju določa zlasti naslednje:
(a)
za nepovratna sredstva:
(i)
sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;
(ii)
prednostne naloge za zadevno leto, cilje, ki naj bi bili izpolnjeni, ter predvidene rezultate za odobritve, ki so bile odobrene za zadevno proračunsko leto;
(iii)
bistvena merila za upravičenost, izbor in dodelitev, ki se uporabljajo za izbiro predlogov;
(iv)
največjo možno stopnjo sofinanciranja in v primeru, da je predvidenih več stopenj, merila za uporabo vsake stopnje;
(v)
časovni razpored in okvirni znesek razpisov za zbiranje predlogov;
(b)
za javna naročila:
(i)
globalna proračunska sredstva, namenjena za javna naročila za zadevno leto;
(ii)
okvirno število in vrste predvidenih javnih naročil, in če je mogoče, splošno navedbo predmeta naročil;
(iii)
okvirno časovno obdobje za začetek postopkov za oddajo javnih naročil;
(c)
za skrbniške sklade iz člena 187 finančne uredbe:
(i)
sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;
(ii)
odobritve, namenjene za skrbniški sklad za zadevno leto, skupaj z zneski, načrtovanimi za čas njegovega trajanja;
(iii)
cilje skrbniškega sklada in njegovo trajanje;
(iv)
pravila upravljanja skrbniškega sklada;
(v)
možnost poveritve nalog izvrševanja proračuna subjektom in osebam iz člena 187(2) finančne uredbe;
(d)
za nagrade:
(i)
sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;
(ii)
cilje, ki naj bi bili izpolnjeni, ter predvidene rezultate;
(iii)
osnovne pogoje za sodelovanje in merila za podelitev;
(iv)
časovni razpored natečaja in znesek nagrade ali nagrad;
(e)
za finančne instrumente:
(i)
sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;
(ii)
cilje, ki naj bi bili izpolnjeni, ter predvidene rezultate;
(iii)
znesek, namenjen za finančne instrumente;
(iv)
okviren časovni razpored izvedbe.
3. Če program dela iz člena 128 finančne uredbe za nepovratna sredstva, financirana z odobritvami, odobrenimi za zadevno proračunsko leto, vsebuje informacije iz odstavka 2(a) tega člena, sklep, s katerim je bil ta program sprejet, šteje kot sklep o financiranju teh nepovratnih sredstev.
V zvezi z javnimi naročili, skrbniškimi skladi, nagradami in finančnimi instrumenti, če je izvrševanje ustreznih odobritev, odobrenih za zadevno proračunsko leto, zagotovljeno s programom dela, ki vsebuje informacije iz odstavka 2(b), (c), (d) in (e) tega člena, sklep, s katerim je bil sprejet ta program dela, prav tako šteje kot sklep o financiranju zadevnih javnih naročil, skrbniških skladov, nagrad in finančnih instrumentov.
Če program dela takšnih informacij ne vsebuje za enega ali več ukrepov, ga je treba ustrezno spremeniti ali pa je treba za te ukrepe sprejeti poseben sklep o financiranju.
4. Brez poseganja v kakršne koli posebne določbe temeljnega akta za vsako večjo spremembo v že sprejetem sklepu o financiranju velja isti postopek kot za prvotni sklep.
Oddelek 1
Prevzem obveznosti za odhodke
Člen 95
Celotne in začasne obveznosti
(člen 85 finančne uredbe)
1. Celotne proračunske obveznosti se izvršujejo bodisi s sklenitvijo sporazumov o financiranju, ki sami predvidevajo poznejšo sklenitev ene ali več pravnih obveznosti, bodisi s sklenitvijo ene ali več pravnih obveznosti.
Sporazumi o financiranju na področju neposredne finančne pomoči tretjim državam, vključno s proračunsko podporo, ki pomenijo pravno obveznost, so lahko podlaga za plačilo brez sklenitve drugih pravnih obveznosti.
2. Začasne proračunske obveznosti se izvršujejo bodisi s sklenitvijo ene ali več pravnih obveznosti, na podlagi katerih nastane upravičenost do poznejših plačil, bodisi v primerih odhodkov za zaposlene ali odhodkov za komuniciranje, ki jih imajo institucije za obveščanje javnosti o dogodkih Unije, neposredno s plačili.
Člen 96
Prevzem celotne obveznosti
(člen 85 finančne uredbe)
1. Celotna obveznost se prevzame na podlagi sklepa o financiranju.
Celotna obveznost se prevzame najpozneje pred sprejetjem sklepa o izbiri prejemnikov in, kadar je za izvrševanje zadevnih odobritev potrebno sprejetje programa dela v smislu člena 188, po tem, ko je tak program sprejet.
2. Kadar se celotna obveznost izvršuje s sklenitvijo sporazuma o financiranju, se drugi pododstavek odstavka 1 ne uporablja.
Člen 97
En podpisnik
(člen 85 finančne uredbe)
1. Izjema od pravila, da mora biti podpisnik za proračunsko obveznost in za ustrezno pravno obveznost isti, je mogoča samo v naslednjih primerih:
(a)
kadar se obveznosti prevzamejo začasno;
(b)
kadar se celotne obveznosti nanašajo na sporazume o financiranju s tretjimi državami;
(c)
kadar sklep institucije pomeni pravno obveznost;
(d)
kadar se celotna obveznost izvršuje z več pravnimi obveznostmi, za katere so odgovorni različni odredbodajalci;
(e)
kadar morajo v zvezi z računi izločenih sredstev, ki so na voljo za zunanje ukrepe, pravne obveznosti podpisati zaposleni v lokalnih enotah iz člena 72 po navodilih odgovornega odredbodajalca, ki pa ostaja popolnoma odgovoren za transakcije, povezane z računi;
(f)
kadar institucija prenese pooblastila odredbodajalca na direktorja medinstitucionalnega evropskega urada v skladu s členom 199(1) finančne uredbe.
2. Če je odgovorni odredbodajalec, ki je podpisal proračunsko obveznost, odsoten in bo odsoten v obdobju, ki je daljše od roka za sklenitev pravne obveznosti, to pravno obveznost sklene oseba, ki je imenovana za njegovo nadomeščanje v skladu s pravili o nadomeščanju, ki jih sprejme vsaka institucija, pod pogojem, da ima ta oseba status odredbodajalca v skladu s členom 65(3) finančne uredbe.
Člen 98
Upravni odhodki, ki se pokrivajo z začasnimi obveznostmi
(člen 85 finančne uredbe)
Med postavke, ki se štejejo za rutinske upravne odhodke in ki lahko zahtevajo začasen prevzem obveznosti, spadajo:
(a)
odhodki za zaposlene, ne glede na to ali zanje veljajo kadrovski predpisi ali ne, za druge človeške vire in pokojnine ter za plačilo strokovnjakov;
(b)
odhodki v zvezi s člani institucij;
(c)
odhodki za usposabljanje;
(d)
odhodki za natečaje, izbor in zaposlovanje;
(e)
stroški službenih potovanj;
(f)
reprezentančni stroški;
(g)
stroški sejnin;
(h)
samostojni tolmači in prevajalci;
(i)
izmenjava uradnikov;
(j)
redne najemnine premičnin in nepremičnin ali ponavljajoča se plačila v zvezi s pogodbami o nepremičninah v smislu člena 121 te uredbe ali obroki posojil v skladu s členom 203(8) finančne uredbe;
(k)
razna zavarovanja;
(l)
čiščenje, vzdrževanje in varovanje;
(m)
stroški za socialno in zdravstveno varstvo;
(n)
uporaba telekomunikacijskih storitev;
(o)
finančne dajatve;
(p)
pravni odhodki;
(q)
odškodnine, skupaj z obrestmi;
(r)
delovna oprema;
(s)
voda, plin, elektrika;
(t)
publikacije na papirju ali v elektronski obliki;
(u)
obveščanje javnosti s strani institucij o dogodkih Unije.
Člen 99
Evidentiranje posameznih pravnih obveznosti
(člen 86 finančne uredbe)
V primeru celotne proračunske obveznosti, ki ji sledi ena ali več posameznih pravnih obveznosti, odgovorni odredbodajalec zneske teh zaporednih posameznih pravnih obveznosti evidentira v centralni računovodski evidenci.
Evidentiranje v računovodski evidenci vsebuje sklicevanje na celotno obveznost, na podlagi katere se knjižijo posamezne obveznosti.
Odgovorni odredbodajalec evidentira zneske v računovodski evidenci, preden podpiše ustrezne posamezne pravne obveznosti, razen v primerih iz četrtega pododstavka člena 86(4) finančne uredbe.
Odgovorni odredbodajalec v vseh primerih preveri, da skupni znesek ne preseže zneska celotne obveznosti, ki jih pokriva.
Oddelek 2
Potrditev odhodkov
Člen 100
Potrjevanje in zaznamek „odobreno za plačilo“
(člen 88 finančne uredbe)
1. Potrditev odhodkov temelji na dokazilih v smislu člena 110, ki potrjujejo upravičenost upnika na podlagi izjave o dejansko opravljenih storitvah, dejansko dobavljenem blagu ali dejansko izvedeni gradnji ali na podlagi drugih dokumentov, ki utemeljujejo plačilo, vključno s ponavljajočimi se plačili naročnin ali tečajev usposabljanja.
2. Odgovorni odredbodajalec pred sprejetjem odločitve o potrditvi odhodkov osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila preverjena.
3. Odločitev o potrditvi se izrazi tako, da odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odredbodajalec za to pooblastil s formalnim sklepom in na svojo odgovornost v skladu s členom 65(5) finančne uredbe, podpiše zaznamek „odobreno za plačilo“. Takšni sklepi o pooblastilu se hranijo za morebitne potrebe v prihodnje.
Člen 101
Zaznamek „potrjujem pravilnost“ pri predhodnem financiranju
(člen 88 finančne uredbe)
Za plačila predhodnega financiranja odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odredbodajalec za to pooblastil, z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ potrdi, da so izpolnjeni pogoji iz pravne obveznosti za plačilo predhodnega financiranja.
Člen 102
Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri pogodbah o izvedbi javnega naročila za vmesna plačila in plačila razlike
(člen 88 finančne uredbe)
Za vmesna plačila in plačila razlike po pogodbah o izvedbi javnega naročila zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje:
(a)
da je institucija prejela in formalno evidentirala račun, ki ga je izdal izvajalec;
(b)
da je odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil, opremil sam račun ali notranji dokument, priložen prejetemu računu, z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ in ga podpisal;
(c)
da je odgovorni odredbodajalec ali druga oseba na njegovo odgovornost preverila vse vidike računa, predvsem z namenom določitve zneska, ki ga je treba plačati, in ustreznosti plačila kot poplačila obveznosti.
Zaznamek „potrjujem pravilnost“ iz točke (b) prvega odstavka potrjuje, da so bile storitve, predvidene v pogodbi, pravilno opravljene ali da je bilo blago, predvideno v pogodbi, pravilno dobavljeno ali da so bile gradnje, predvidene v pogodbi, pravilno izvedene. Za blago in gradnje uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen, pripravi začasno potrdilo o prevzemu in na koncu garancijske dobe, določene v pogodbi, končno potrdilo o prevzemu. Ti dve potrdili štejeta kot zaznamek „potrjujem pravilnost“.
Za ponavljajoča se plačila naročnin ali tečajev usposabljanja zaznamek „potrjujem pravilnost“ potrjuje, da je upravičenost upnika skladna z zadevnimi dokumenti, ki utemeljujejo plačilo.
Člen 103
Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri nepovratnih sredstvih za vmesna plačila in plačila razlike
(člen 88 finančne uredbe)
Za vmesna plačila in plačila razlike pri nepovratnih sredstvih zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje:
(a)
da je institucija prejela in formalno evidentirala zahtevek za plačilo, ki ga je pripravil upravičenec;
(b)
da je uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil, opremil sámo izjavo o stroških ali notranji dokument, priložen prejeti izjavi o stroških, z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ in ga podpisal;
(c)
da je odgovorni odredbodajalec ali druga oseba na njegovo odgovornost preverila vse vidike izjave o stroških, predvsem z namenom določitve zneska, ki ga je treba plačati in ustreznosti plačila kot poplačila obveznosti.
Uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil, z zaznamkom iz točke (b) prvega odstavka potrdi, da je ukrep ali program dela, ki ga izvaja upravičenec, v vseh vidikih v skladu s sporazumom ali sklepom o dodelitvi nepovratnih sredstev, vključno s tem, kadar je to ustrezno, da so stroški, ki jih je prijavil upravičenec, utemeljeni.
Člen 104
Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri odhodkih za zaposlene
(člen 88 finančne uredbe)
Za plačila odhodkov za zaposlene zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje, da obstajajo naslednja dokazila:
(a)
v zvezi z mesečno plačo:
(i)
popoln seznam zaposlenih z navedbo vseh sestavnih delov osebnih prejemkov;
(ii)
obrazec (osebni evidenčni list), ki temelji na sklepih, sprejetih za vsakega posameznega zaposlenega, iz katerega so razvidne spremembe katerega koli sestavnega dela osebnih prejemkov;
(iii)
v primeru novih zaposlitev ali imenovanj overjena kopija odločbe o zaposlitvi ali imenovanju, priložena potrditvi izplačila prve plače;
(b)
v zvezi z drugimi vrstami osebnih prejemkov kot na primer za zaposlene, ki so plačani po urah ali dnevih: potrdilo, ki ga podpiše pooblaščeni zaposleni ter iz katerega so razvidni dnevi in ure prisotnosti na delu;
(c)
v zvezi z nadurami: potrdilo, ki ga podpiše pooblaščeni zaposleni in ki potrjuje število nadur na delu;
(d)
v zvezi s stroški službenih potovanj:
(i)
potni nalog, ki ga podpiše pristojni organ;
(ii)
obračun stroškov službenega potovanja, ki ga podpišeta zaposleni, ki je bil na službenem potovanju, in upravni nadrejeni delavec, na katerega so bila prenesena ustrezna pooblastila, če se stroški službenega potovanja razlikujejo od naloga zanj;
(e)
v zvezi z nekaterimi drugimi upravnimi odhodki, povezanimi z zaposlenimi, vključno z naročninami in tečaji usposabljanja, ki jih je po pogodbi treba plačati vnaprej: dokazila, ki se nanašajo na sklep, na katerem temeljijo stroški, in iz katerih so razvidne vse sestavine izračuna.
V obračunu stroškov službenega potovanja iz točke (d)(ii) prvega odstavka so navedeni kraj službenega potovanja, datumi in ure odhoda in prihoda v kraj službenega potovanja, stroški prevoza, dnevnice in drugi stroški, primerno odobreni na osnovi predloženih dokazil.
Člen 105
Materialna oblika zaznamka „odobreno za plačilo“
(člen 88 finančne uredbe)
V sistemu, ki ni računalniško podprt, ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko žiga, ki vsebuje podpis odgovornega odredbodajalca ali strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil v skladu s členom 100. V računalniško podprtem sistemu ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko elektronsko zaščitene potrditve odgovornega odredbodajalca ali strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil.
Člen 106
Materialna oblika zaznamka „potrjujem pravilnost“
(člen 88 finančne uredbe)
V sistemu, ki ni računalniško podprt, ima zaznamek „potrjujem pravilnost“ obliko žiga, ki vsebuje podpis odgovornega odredbodajalca ali strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil v skladu s členom 101. V računalniško podprtem sistemu ima zaznamek „potrjujem pravilnost“ obliko elektronsko zaščitene potrditve strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil.
Oddelek 3
Odobritev plačil
Člen 107
Preverjanja plačil, ki jih izvede odredbodajalec
(člen 89 finančne uredbe)
Pri pripravi naloga za plačilo odgovorni odredbodajalec zagotovi:
(a)
da je nalog za plačilo pravilno izdan, kar pomeni, da je bila pred tem sprejeta ustrezna odločitev o potrditvi v obliki zaznamka „odobreno za plačilo“, da so podatki o prejemniku plačila pravilni in da je znesek zapadel v plačilo;
(b)
da je nalog za plačilo skladen s proračunsko obveznostjo, na podlagi katere je knjižen;
(c)
da odhodki bremenijo pravo postavko v proračunu;
(d)
da so odobritve na voljo.
Člen 108
Obvezni podatki na nalogu za plačilo in predložitev računovodji
(člen 89 finančne uredbe)
1. V nalogu za plačilo se navedejo:
(a)
proračunsko leto, na katero naj bi se odhodek knjižil;
(b)
proračunski člen in kakršna koli nadaljnja členitev, ki se uporablja;
(c)
sklicevanje na pravno obveznosti, na podlagi katere je nastala upravičenost do plačila;
(d)
sklicevanje na proračunsko obveznost, na katero se odhodki knjižijo;
(e)
znesek, ki ga je treba plačati, izražen v eurih;
(f)
ime in naslov ter bančni podatki prejemnika plačila;
(g)
predmet odhodkov;
(h)
način plačila;
(i)
vpis v evidenco premoženja v skladu s členom 248.
2. Nalog za izplačilo odgovorni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji.
Oddelek 4
Plačilo odhodkov
Člen 109
Vrste plačil
(člen 90 finančne uredbe)
1. Predhodno financiranje zagotavlja likvidnostna sredstva. Lahko se razdeli na več plačil v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.
2. Vmesno plačilo, ki se lahko ponovi, je lahko namenjeno za kritje odhodkov zaradi izvajanja sporazuma ali sklepa ali za plačilo storitev, blaga ali gradenj, končanih in/ali dostavljenih v vmesnih fazah izvajanja naročila. Z vmesnimi plačili se lahko v celoti ali deloma obračuna predhodno financiranje, brez poseganja v določbe temeljnega akta.
3. Zaključevanje odhodkov ima obliko plačila razlike, ki ga ni mogoče ponoviti in s katerim se obračunajo vsa predhodna plačila, ali obliko naloga za izterjavo.
Člen 110
Dokazila
(člen 90 finančne uredbe)
1. Predhodno financiranje se plača na podlagi pogodbe, sklepa, sporazuma ali temeljnega akta ali na podlagi dokazil, ki omogočajo, da se preveri, ali se upoštevajo pogoji iz zadevne pogodbe, sklepa ali sporazuma, in sicer tudi takrat, ko je razdeljeno na več plačil. Če je datum plačila za predhodno financiranje določen v navedenih instrumentih, plačilo dolgovanega zneska ni odvisno od nadaljnjih zahtev.
2. Vmesna plačila in plačila razlike temeljijo na dokazilih, ki omogočajo, da se preveri, ali se financirani ukrep izvaja v skladu s temeljnim aktom ali sklepom ali v skladu s pogoji iz pogodbe ali sporazuma.
3. Odgovorni odredbodajalec v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja določi vrsto dokazil iz tega člena v skladu s temeljnim aktom, sklepi, pogodbami in sporazumi. Vmesna in končna poročila o tehničnem in finančnem izvajanju štejejo za dokazila za namene odstavka 2.
4. Odgovorni odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členom 48.
Oddelek 5
Roki za izvrševanje odhodkov
Člen 111
Roki za plačila in zamudne obresti
(člen 92 finančne uredbe)
1. Rok za izvršitev plačil vključuje potrjevanje, odobravanje in plačilo odhodkov.
Teči začne od dne prejema zahtevka za plačilo.
Služba, ki jo je pooblastil odgovorni odredbodajalec, zahtevek za plačilo čim prej evidentira in šteje se, da je bil zahtevek za plačilo prejet na datum evidentiranja.
Za datum plačila šteje datum, na katerega je bremenjen račun institucije.
2. Zahtevek za plačilo vključuje naslednje bistvene elemente:
(a)
identifikacijo upnika;
(b)
znesek;
(c)
valuto;
(d)
datum.
Če manjka eden ali več bistvenih elementov, se zahtevek za plačilo zavrne.
Upnik se o zavrnitvi in razlogih zanjo čim prej pisno obvesti, najpozneje pa v 30 koledarskih dneh od datuma, ko je bil prejet zahtevek za plačilo.
3. V primeru začasne prekinitve iz člena 92(2) finančne uredbe začne preostali čas za plačilo ponovno teči od dne prejema zahtevanih informacij ali popravljene dokumentacije ali po tem, ko je opravljeno potrebno naknadno preverjanje, vključno s pregledi na kraju samem.
4. Po izteku rokov iz člena 92(1) finančne uredbe je upnik upravičen do obresti v skladu z naslednjima pogojema:
(a)
uporabljajo se obrestne mere iz člena 83(2) te uredbe;
(b)
obresti se plačajo za obdobje, ki preteče od koledarskega dne po izteku plačilnega roka iz člena 92(1) finančne uredbe do dne plačila.
Kadar so izračunane obresti v skladu s prvim pododstavkom enake ali manjše od 200 EUR, se plačajo upniku samo na zahtevo, predloženo v dveh mesecih po prejemu zapoznelega plačila.
5. Vsaka institucija Evropskemu parlamentu in Svetu predloži poročilo o upoštevanju rokov in o prekinitvi rokov iz člena 92 finančne uredbe. Poročilo Komisije se priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.
POGLAVJE 7
Informacijski sistemi
Člen 112
Opis informacijskih sistemov
(člen 93 finančne uredbe)
Kadar se v procesu izvrševanja proračuna uporabljajo računalniški sistemi in podsistemi, je potreben popoln opis zadnjega stanja vsakega sistema ali podsistema.
Vsak opis vsebuje vsebino vseh podatkovnih polj in opis, kako sistem obravnava vsako posamezno operacijo. Opis podrobno prikazuje, kako sistem zagotavlja obstoj popolne revizijske sledi za vsako operacijo.
Člen 113
Redno izdelovanje varnostnih kopij
(člen 93 finančne uredbe)
Podatki v računalniških sistemih in podsistemih se redno shranjujejo na varnostne kopije in hranijo na varnem mestu.
POGLAVJE 8
Notranji revizor
Člen 114
Imenovanje notranjega revizorja
(člen 98 finančne uredbe)
1. Vsaka institucija imenuje svojega notranjega revizorja v skladu z ureditvijo, ki jo prilagodi svojim posebnostim in potrebam. Institucija o imenovanju notranjega revizorja obvesti Evropski parlament in Svet.
2. Vsaka institucija v skladu s svojimi posebnostmi in potrebami določi obseg nalog notranjega revizorja ter podrobno določi cilje in postopke za izvajanje notranjerevizijske funkcije, pri čemer ustrezno upošteva mednarodne standarde notranjega revidiranja.
3. Institucija lahko na podlagi svojih posebnih pristojnosti za notranjega revizorja imenuje uradnika ali drugega uslužbenca, za katerega veljajo kadrovski predpisi in ki je državljan države članice.
4. Če dve ali več institucij imenuje istega notranjega revizorja, se dogovorita oz. dogovorijo o potrebni ureditvi, da revizor odgovarja za svoja dejanja v skladu s členom 119.
5. Ko notranji revizor preneha opravljati svoje dolžnosti, institucija o tem obvesti Evropski parlament in Svet.
Člen 115
Sredstva notranjega revizorja
(člen 99 finančne uredbe)
Institucija zagotovi notranjemu revizorju potrebna sredstva, da lahko ta ustrezno izvaja svojo revizijsko funkcijo, in listino o delu notranjega revizorja, ki podrobno določa njegove naloge, dolžnosti in obveznosti.
Člen 116
Program dela
(člen 99 finančne uredbe)
1. Notranji revizor sprejme svoj program dela in ga predloži instituciji.
2. Institucija lahko zaprosi notranjega revizorja, da izvaja tudi revizije, ki niso vključene v program dela iz odstavka 1.
Člen 117
Poročila notranjega revizorja
(člen 99 finančne uredbe)
1. Notranji revizor instituciji predloži letno notranjerevizijsko poročilo iz člena 99(3) finančne uredbe, v katerem navede število in vrsto opravljenih notranjih revizij, glavna priporočila, ki jih je dal, ter ukrepe, sprejete na podlagi teh priporočil.
V tem letnem poročilu navede tudi kakršne koli sistemske težave, ki jih je odkrila posebna komisija, ustanovljena na podlagi člena 73(6) finančne uredbe.
2. Vsaka institucija prouči, ali so priporočila, dana v poročilih njenega notranjega revizorja, primerna za izmenjavo najboljših praks z drugimi institucijami.
3. Notranji revizor se pri pripravi poročila osredotoči zlasti na splošno spoštovanje načela dobrega finančnega poslovodenja in zagotovi, da se sprejmejo ustrezni ukrepi za stalno izboljševanje in krepitev njegove uporabe.
Člen 118
Neodvisnost
(člen 100 finančne uredbe)
Notranji revizor je pri izvajanju svojih revizijskih nalog popolnoma neodvisen. Ne smejo se mu dajati navodila niti se ne sme na kakršen koli način omejevati pri izvajanju funkcij, ki so mu na podlagi njegovega imenovanja dodeljene v skladu s finančno uredbo.
Člen 119
Odgovornost notranjega revizorja
(člen 100 finančne uredbe)
Sama institucija lahko v skladu s postopkom iz tega člena ukrepa tako, da njen notranji revizor kot uradnik ali drug uslužbenec, za katerega veljajo kadrovski predpisi, odgovarja za svoja dejanja.
Institucija sprejme utemeljen sklep za začetek preiskave. Ta sklep se pošlje zadevni osebi. Institucija lahko na svojo neposredno odgovornost za izvajanje preiskave zadolži enega ali več uradnikov iz razreda, ki je enak ali višji od razreda zadevnega zaposlenega. Med preiskavo ima zadevna oseba pravico izraziti svoja stališča.
Poročilo o preiskavi se pošlje zadevni osebi, ki jo nato institucija zasliši o predmetu tega poročila.
Na podlagi poročila in zaslišanja institucija sprejme obrazložen sklep, s katero konča postopek, ali pa obrazložen sklep v skladu s členoma 22 in 86 kadrovskih predpisov ter Priloge IX h kadrovskim predpisom. Sklepi, s katerimi se izrečejo disciplinski ukrepi ali denarne kazni, se uradno pošljejo zadevni osebi ter v vednost drugim institucijam Računskemu sodišču.
V zvezi s takšnimi sklepi lahko zadevna oseba v skladu z določbami kadrovskih predpisov začne postopek pred Sodiščem Evropske unije.
Člen 120
Postopek pred Sodiščem Evropske unije
(člen 100 finančne uredbe)
Brez poseganja v pravna sredstva, ki jih predvidevajo kadrovski predpisi, lahko notranji revizor neposredno začne postopek pred Sodiščem Evropske unije glede vsakega dejanja, ki se nanaša na opravljanje njegovih dolžnosti notranjega revizorja. Takšen postopek je treba začeti v treh mesecih od datuma uradnega obvestila o zadevnem dejanju.
Preiskave in zaslišanja v takšnih postopkih se izvedejo v skladu s členom 91(5) kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije.
NASLOV V
JAVNA NAROČILA
POGLAVJE 1
Splošne določbe
Oddelek 1
Področje uporabe in načela za oddajo javnih naročil
Člen 121
Opredelitev pojmov in področje uporabe
(člen 101 finančne uredbe)
1. Pogodbe o nepremičninah zajemajo nakup, dolgoročni zakup, užitek, leasing, najem ali nakup s pridržanim lastništvom z možnostjo odkupa ali brez nje za zemljišča, že zgrajene zgradbe ali druge nepremičnine.
2. Naročila blaga zajemajo nakup, leasing, najem ali nakup s pridržanim lastništvom z možnostjo odkupa ali brez nje za blago. Naročilo, ki zajema dobavo proizvodov ter vključujejo namestitvena in inštalacijska dela, se šteje kot naročilo blaga.
3. Naročila gradenj zajemajo bodisi izvedbo bodisi izvedbo in projektiranje gradenj ali gradnje, povezanih z eno izmed dejavnosti iz Priloge I k Direktivi 2004/18/ES, ali izvedba neke gradnje s katerimi koli sredstvi, ki ustreza zahtevam naročnika. „Gradnja“ pomeni zaključeno visoko ali nizko gradnjo kot celoto, ki je samozadostna pri izpolnjevanju svoje gospodarske in tehnične funkcije.
4. Naročila storitev zajemajo vse intelektualne in neintelektualne storitve, razen storitev, ki jih pokrivajo naročila blaga, naročila gradenj in pogodbe o nepremičninah.
Javno naročilo, ki zajema dve ali več vrst naročil (gradenj, storitev ali blaga), se odda v skladu z določbami, ki se uporabljajo za vrsto naročil, značilno za glavni predmet zadevnega naročila.
V primeru mešanih naročil, ki vključujejo storitve in blago, se glavni predmet določi s primerjavo vrednosti zadevnih storitev ali blaga.
Vsi sklici na nomenklature v okviru javnih naročil temeljijo na enotnem besednjaku javnih naročil (CPV) iz Uredbe (ES) št. 2195/2002 Evropskega parlamenta in Sveta (11).
5. Izrazi „izvajalec gradenj“, „dobavitelj blaga“ in „izvajalec storitev“ zajemajo katero koli fizično ali pravno osebo ali javni subjekt ali skupino teh oseb in/ali organov, ki na trgu ponuja izvedbo gradenj, dobavo proizvodov in opravljanje storitev. Izraz „gospodarski subjekt“ se uporablja hkrati za „izvajalce gradenj“, „dobavitelje“ in „izvajalce storitev“. „Ponudniki“ pomenijo gospodarske subjekte, ki so predložili ponudbo. „Kandidati“ pomenijo tiste, ki so zaprosili za sodelovanje v omejenem postopku, konkurenčnem dialogu ali postopku s pogajanji. „Potencialni ponudniki“ pomenijo gospodarske subjekte, vpisane na seznam potencialnih ponudnikov v skladu s členom 136(1)(b).
Skupine gospodarskih subjektov smejo nastopati kot ponudniki ali kandidati. Za predložitev ponudbe ali prijave za sodelovanje naročniki ne smejo zahtevati, da imajo skupine gospodarskih subjektov dano pravno obliko, vendar se lahko od izbrane skupine zahteva, da pridobi dano pravno obliko, potem ko ji je bilo oddano naročilo, če je ta sprememba potrebna za dobro izvedbo naročila.
6. Za naročnike se štejejo službe institucij Unije, razen kadar med sabo sklenejo upravne dogovore o opravljanju storitev, dobavi proizvodov, izvedbi gradenj ali izvajanju pogodb o nepremičninah.
7. Tehnična pomoč pomeni podporne dejavnosti in dejavnosti za krepitev zmogljivosti, ki so potrebne za izvedbo programa ali ukrepa, predvsem dejavnosti pripravljanja, upravljanja, spremljanja, ocenjevanja, revizije in kontrole.
8. Vse izmenjave z izvajalci, vključno s sklepanjem pogodb in vsemi njihovimi dopolnili, lahko potekajo prek sistemov za elektronsko izmenjavo, ki jih vzpostavi naročnik.
9. Ti sistemi izpolnjujejo naslednje zahteve:
(a)
dostop do sistema in dokumentov, ki se pošiljajo prek njega, imajo le pooblaščene osebe;
(b)
prek sistema lahko dokumente elektronsko podpisujejo ali pošiljajo le pooblaščene osebe;
(c)
pooblaščene osebe morajo biti identificirane v sistemu prek za to vzpostavljenih mehanizmov;
(d)
ura in datum elektronske transakcije morata biti natančno določena;
(e)
ohraniti se mora celovitost dokumentov;
(f)
ohraniti se mora razpoložljivost dokumentov;
(g)
kadar je to ustrezno, se mora ohraniti zaupnost dokumentov;
(h)
zagotoviti se mora varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
10. Za podatke, poslane ali prejete prek takega sistema, velja pravna domneva o celovitosti podatkov ter točnosti datuma in ure pošiljanja ali prejemanja podatkov, kot sta navedena v sistemu.
Dokument, ki je bil poslan ali priglašen prek takšnega sistema, šteje kot enakovreden papirnemu dokumentu, je dopustno dokazno gradivo v pravnih postopkih, šteje kot izvirnik in zanj velja pravna domneva o njegovi pristnosti in celovitosti, če ne vsebuje nobenih dinamičnih lastnosti, ki jih je mogoče samodejno spreminjati.
Elektronski podpisi iz odstavka 9(b) imajo enak pravni učinek kot lastnoročni podpisi.
Člen 122
Okvirne pogodbe in posebne pogodbe
(člen 101 finančne uredbe)
1. Trajanje okvirnih pogodb ne sme bite daljši od štirih let, razen v izjemnih primerih, utemeljenih zlasti s predmetom okvirne pogodbe.
Posebne pogodbe, ki temeljijo na okvirnih pogodbah, se sklenejo v skladu s pogoji iz okvirnih pogodb le med naročniki in izvajalci okvirne pogodbe.
Pri sklepanju posebnih pogodb stranke ne smejo bistveno spreminjati okvirne pogodbe.
2. Kadar se okvirna pogodba sklene z enim samim gospodarskim subjektom, se posebne pogodbe sklenejo v okviru pogojev, določenih v okvirni pogodbi.
V ustrezno utemeljenih okoliščinah se lahko naročniki pisno posvetujejo z izvajalcem ter od njega po potrebi zahtevajo dopolnitev njegove ponudbe.
3. Kadar se okvirna pogodba sklepa z več gospodarskimi subjekti, se sklene z najmanj tremi subjekti, pod pogojem, da zadostno število gospodarskih subjektov izpolnjuje merila za izbor ali da obstaja zadostno število dopustnih ponudb, ki izpolnjujejo merila za oddajo.
Okvirna pogodba z več gospodarskimi subjekti je lahko v obliki ločenih pogodb, za katere veljajo enaki pogoji.
Posebne pogodbe, ki temeljijo na okvirnih pogodbah, sklenjenih z več gospodarskimi subjekti, se sklenejo v skladu z naslednjo ureditvijo:
(a)
v primeru okvirnih pogodb brez ponovnega javnega zbiranja ponudb z uporabo pogojev, določenih v okvirni pogodbi;
(b)
v primeru okvirnih pogodb s ponovnim javnim zbiranjem ponudb, potem ko so stranke ponovno predložile ponudbe na podlagi enakih in po potrebi natančneje določenih pogojev ter, kadar je to primerno, na podlagi drugih pogojev, določenih v specifikacijah okvirne pogodbe.
Za vsako posebno pogodbo, ki se sklene v skladu z ureditvijo iz točke (b) tretjega pododstavka, se naročniki pisno posvetujejo z izvajalci okvirne pogodbe ter jim določijo zadosti dolg rok za predložitev ponudb. Ponudbe se predložijo pisno. Naročniki vsako posebno pogodbo sklenejo s ponudnikom, ki je na podlagi meril za oddajo, določenih v specifikacijah okvirne pogodbe, predložil najboljšo ponudbo.
4. V sektorjih, v katerih se cene hitro spreminjajo in tehnologija hitro razvija, okvirne pogodbe, ki se sklenejo brez ponovnega javnega zbiranja ponudb, vsebujejo določbo o vmesnem pregledu ali sistemu primerjalne analize. Če pogoji, ki so bili najprej določeni, po vmesnem pregledu ne ustrezajo več gibanjem cen ali tehnološkemu razvoju, naročnik ne sme uporabiti zadevne okvirne pogodbe in sprejme ustrezne ukrepe, da bi jo odpovedal.
5. Proračunske obveznosti se prevzamejo samo za posebne pogodbe, ki se sklenejo na podlagi okvirnih pogodb.
Oddelek 2
Objava
Člen 123
Oglaševanje naročil, ki jih pokriva Direktiva 2004/18/ES
(člen 103 finančne uredbe)
1. V zvezi z naročili, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), se objavita obvestilo o javnem naročilu, brez poseganja v člen 134, in obvestilo o oddaji javnega naročila. Predhodno informativno obvestilo je obvezno samo v primerih, ko namerava naročnik uporabiti možnost skrajšanja rokov za prejem ponudb v skladu s členom 152(4).
2. Predhodno informativno obvestilo je obvestilo, s katerim naročniki okvirno objavijo ocenjeno skupno vrednost in predmet naročil in okvirnih pogodb, ki jih nameravajo oddati oz. skleniti v določenem proračunskem letu, kar pa ne vključuje naročil v postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu.
Predhodno informativno obvestilo objavi Urad za publikacije Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: Urad za publikacije) ali sami naročniki v svojem „profilu kupca“.
Obvezno predhodno informativno obvestilo se pošlje Uradu za publikacije ali objavi v profilu kupca v vsakem proračunskem letu čim prej, a najpozneje do 31. marca.
Naročniki, ki objavijo predhodno informativno obvestilo v svojem profilu kupca, pošljejo Uradu za publikacije po elektronski poti v skladu s formatom in postopki pošiljanja iz točke 3 Priloge VIII k Direktivi 2004/18/ES obvestilo o objavi predhodnega informativnega obvestila v profilu kupca.
3. Obvestilo o javnem naročilu naročnikom omogoča objavo svoje namere o začetku postopka za oddajo javnega naročila ali okvirne pogodbe ali vzpostavitvi dinamičnega nabavnega sistema v skladu s členom 131. Brez poseganja v naročila, oddana po postopku s pogajanji iz člena 134, je obvestilo o javnem naročilu obvezno za naročila, katerih ocenjena vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1).
Za posebne pogodbe, sklenjene na podlagi okvirnih pogodb, obvestilo o javnem naročilu ni obvezno.
V odprtem postopku se v obvestilu o javnem naročilu navedejo datum, uro in, kadar je to potrebno, kraj sestanka komisije za odpiranje, na katerem so lahko prisotni ponudniki.
Naročniki navedejo, ali dovoljujejo variantne ponudbe, in določijo minimalne stopnje sposobnosti, ki jih zahtevajo, če uporabijo možnost iz drugega pododstavka člena 146(2). Naročniki navedejo merila za izbor iz člena 146, ki jih nameravajo uporabiti, najmanjše število kandidatov, ki jih nameravajo povabiti k predložitvi ponudb, in, kadar je to ustrezno, njihovo največje število ter objektivna in nediskriminatorna merila, ki jih nameravajo uporabiti za omejitev tega števila, v skladu z drugim pododstavkom člena 128(1).
Če je do razpisa za zbiranje predlogov, zlasti v okviru dinamičnega nabavnega sistema iz člena 131, mogoč neomejen, neposreden in popoln elektronski dostop, je internetni naslov, na katerem so ti dokumenti na voljo, objavljen v obvestilu o javnem naročilu.
Naročniki, ki želijo organizirati natečaj, objavijo obvestilo o svoji nameri.
Naročniki, kadar je to ustrezno, v obvestilu o javnem naročilu določijo, da je postopek za oddajo javnega naročila medinstitucionalni postopek za oddajo javnega naročila. V takih primerih se v obvestilu o javnem naročilu navedejo institucije, izvajalske agencije ali organi iz člena 208 finančne uredbe, ki sodelujejo v postopku za oddajo javnega naročila, institucija, odgovorna za postopek za oddajo javnega naročila, in celotni znesek javnih naročil za vse navedene institucije, izvajalske agencije ali organe.
4. V obvestilu o oddaji javnega naročila se objavi izid postopka za oddajo javnega naročila, okvirne pogodbe ali naročila, ki temelji na dinamičnem nabavnem sistemu. V primeru naročil, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), je obvestilo o oddaji javnega naročila obvezno. Za posebne pogodbe, sklenjene na podlagi okvirnih pogodb, obvestilo o oddaji javnega naročila ni obvezno.
Obvestilo o oddaji javnega naročila se pošlje Uradu za publikacije najpozneje 48 koledarskih dni od datuma, na katerega je bila podpisana pogodba ali okvirna pogodba. Obvestila v zvezi z naročili, ki temeljijo na dinamičnem nabavnem sistemu, se lahko združijo na trimesečni osnovi. Ta obvestila se Uradu za publikacije v tem primeru pošljejo najpozneje 48 dni po koncu vsakega trimesečja.
Naročniki, ki so organizirali natečaj, Uradu za publikacije pošljejo obvestilo v zvezi z njegovim izidom.
V primeru medinstitucionalnih postopkov obvestilo o oddaji javnega naročila pošlje naročnik, odgovoren za postopek.
Obvestilo o oddaji javnega naročila se pošlje Uradu za publikacije tudi v primeru pogodbe ali okvirne pogodbe, katere vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1) in ki je bila oddana po postopkom s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, in sicer pravočasno, da se lahko obvestilo objavi pred podpisom pogodbe v skladu s pogoji iz člena 171(1).
Če se kot posledica sklenitve posebne pogodbe ali skupnega obsega posebnih pogodb presežejo mejne vrednosti iz člena 170(1), se brez poseganja v člen 21 podatki v zvezi z vrednostjo in izvajalci posebnih pogodb, ki se sklenejo na podlagi okvirnih pogodb med določenim proračunskim letom, objavijo na spletni strani naročnika najpozneje 30. junija po izteku zadevnega proračunskega leta.
5. Obvestila se pripravijo v skladu s standardnimi obrazci, ki jih Komisija sprejme na podlagi Direktive 2004/18/ES.
Člen 124
Oglaševanje naročil, ki jih ne pokriva Direktiva 2004/18/ES
(člen 103 finančne uredbe)
1. Naročila, katerih vrednost je nižja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), se oglašujejo na ustrezen način, da se omogoči konkurenca med ponudbami in nepristranskost postopka za oddajo javnega naročila. Tako oglaševanje zajema:
(a)
obvestilo o javnem naročilu iz člena 123(3) ali objavo razpisa za prijavo interesa za naročila s podobnim predmetom in v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(1);
(b)
ustrezno predhodno objavo na internetu za naročila v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(2).
2. Seznam izvajalcev, ki se jim oddajo pogodbe o nepremičninah in naročila, ki so razglašena za tajna, iz člena 134(1)(j) te uredbe, se objavi samo enkrat letno ter vsebuje navedbo predmeta in vrednosti oddanih naročil. Ta seznam se pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu. V primeru Komisije se priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.
3. Podatki o naročilih v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(1), za katera ni bilo objavljeno posamezno obvestilo o oddaji javnega naročila, se pošljejo Uradu za publikacije. Letni seznami izvajalcev se pošljejo najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta.
4. Podatki o naročilih v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(2), se objavijo na spletni strani institucije najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta.
Člen 125
Objava obvestil
(člen 103 finančne uredbe)
1. Urad za publikacije objavi obvestila iz členov 123 in 124 v Uradnem listu Evropske unije najpozneje 12 koledarskih dni od dne, ko so bila odposlana.
Rok iz prvega pododstavka se pri pospešenih postopkih iz člena 154 skrajša na pet koledarskih dni.
2. Naročniki morajo obvestila poslati tako, da lahko predložijo dokazilo o datumu, ko so bila odposlana.
Člen 126
Druge oblike oglaševanja
(člen 103 finančne uredbe)
Poleg oglaševanja iz členov 123, 124 in 125 se lahko naročila oglašujejo tudi na druge načine, predvsem v elektronski obliki. Vsako tako oglaševanje se sklicuje na obvestilo, objavljeno v Uradnem listu Evropske unije v skladu s členom 125, če je bilo objavljeno, in se ne sme pojaviti pred objavo tega obvestila, ki je edino verodostojno.
Takšno oglaševanje ne sme povzročiti diskriminacije med kandidati ali ponudniki ali vsebovati drugih podatkov, kot so podatki, ki jih je vsebovalo obvestilo o javnem naročilu, če je bilo objavljeno.
Oddelek 3
Postopki za oddajo javnih naročil
Člen 127
Vrste postopkov za oddajo javnih naročil
(člen 104 finančne uredbe)
1. Naročila se oddajo z razpisom za zbiranje predlogov v odprtem postopku, omejenem postopku ali postopku s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu ali postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu in na podlagi natečaja, kadar je to primerno.
2. Postopki za oddajo javnih naročil so odprti, kadar lahko vsi zainteresirani gospodarski subjekti predložijo ponudbe. To velja tudi v primeru dinamičnih nabavnih sistemov iz člena 131.
Postopki za oddajo javnih naročil so omejeni, kadar se lahko vsi gospodarski subjekti prijavijo za sodelovanje, ponudbe oz. rešitve pa lahko predložijo samo kandidati, ki izpolnjujejo merila za izbor iz člena 146 ter jih naročnik hkrati in pisno povabi k predložitvi ponudb ali rešitev v okviru postopka konkurenčnega dialoga iz člena 132.
Faza izbire se lahko ponovi za vsako posamezno naročilo, tudi v primeru konkurenčnega dialoga, ali pa se pripravi seznam potencialnih kandidatov po postopku iz člena 136(1)(a).
3. V postopku s pogajanji se naročnik posvetuje s ponudniki po svoji izbiri, ki izpolnjujejo merila za izbor iz člena 146, in se z enim ali več pogaja o pogojih njihove ponudbe.
V postopku s pogajanji, kadar se objavi obvestilo o javnem naročilu v skladu s členom 135, naročnik hkrati in pisno povabi izbrane kandidate k pogajanjem.
4. Natečaji so postopki, ki predvsem na področju arhitekture in gradbeništva ali obdelave podatkov naročniku omogočajo, da pridobi načrt ali dizajn, ki ga izbere izbirna komisija na podlagi javnega zbiranja ponudb, in sicer s podelitvijo nagrade ali brez.
Člen 128
Število kandidatov v omejenem postopku in postopku s pogajanji
(člen 104 finančne uredbe)
1. V omejenem postopku in v postopkih iz točk (a) in (b) člena 136(1) število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudbe, ne sme biti manjše od pet, pod pogojem, da zadostno število kandidatov izpolnjuje merila za izbor.
Naročnik lahko predvidi tudi največje število kandidatov glede na predmet naročila ter na podlagi objektivnih in nediskriminatornih meril za izbor. V takih primerih se število in merila navedejo v obvestilu o javnem naročilu ali v razpisu za prijavo interesa iz členov 123 in 124.
V vsakem primeru mora biti število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudbe, zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.
2. V postopku s pogajanji in po konkurenčnem dialogu število kandidatov, povabljenih k pogajanjem ali k predložitvi ponudbe, ne sme biti manjše od tri, pod pogojem, da zadostno število kandidatov izpolnjuje merila za izbor.
Število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudbe, mora biti zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.
Prvi in drugi pododstavek se ne uporabljata za:
(a)
naročila zelo nizkih vrednosti iz člena 137(2);
(b)
naročila pravnih storitev v skladu z nomenklaturo CPV;
(c)
naročila, razglašena za tajna, iz člena 134(1)(j).
3. Če je število kandidatov, ki izpolnjujejo merila za izbor in minimalne stopnje sposobnosti, nižje od števila iz odstavkov 1 in 2, lahko naročnik nadaljuje postopek tako, da povabi kandidata ali kandidate, ki imajo zahtevane zmožnosti. Pri tem ne sme vključiti drugih gospodarskih subjektov, ki od začetka niso bili povabljeni k sodelovanju v postopku, ali kandidatov, ki nimajo zahtevanih zmožnosti.
Člen 129
Način izvedbe postopkov s pogajanji
(člen 104 finančne uredbe)
Naročniki se pogajajo s ponudniki o ponudbah, ki so jih ti predložili, da bi prilagodili ponudbe zahtevam, navedenim v obvestilu o javnem naročilu iz člena 123 ali v specifikacijah in v katerih koli dodatnih dokumentih, ter da bi lahko izbrali ekonomsko najugodnejšo ponudbo.
Med pogajanji naročniki zagotovijo enako obravnavanje vseh ponudnikov.
Kadar naročniki lahko oddajo naročila po postopku s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu v skladu s členom 135, lahko določijo, da se postopek s pogajanji odvija po zaporednih fazah, tako da se zmanjšuje število ponudb, ki so predmet pogajanj, na podlagi uporabe meril za oddajo iz obvestila o javnem naročilu ali specifikacij. V obvestilu o javnem naročilu ali v specifikacijah se navede, da je treba izkoristiti to možnost.
Člen 130
Natečaji
(člen 104 finančne uredbe)
1. Pravila za organizacijo natečaja se sporočijo zainteresiranim za sodelovanje.
Število kandidatov, povabljenih k sodelovanju, mora biti zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.
2. Izbirno komisijo imenuje odgovorni odredbodajalec. Sestavljajo jo izključno fizične osebe, ki so neodvisne od udeležencev natečaja. Če se za sodelovanje v natečaju zahtevajo posebne poklicne kvalifikacije, mora imeti vsaj tretjina članov izbirne komisije enake ali enakovredne kvalifikacije.
Izbirna komisija je pri sprejemanju mnenj samostojna. Mnenja sprejema na podlagi projektov, ki jih predložijo anonimno kandidati, in izključno na podlagi meril iz obvestila o natečaju.
3. Predlogi izbirne komisije na podlagi vsebine posameznega projekta in njene ugotovitve se evidentirajo v poročilu, ki ga podpišejo vsi člani izbirne komisije.
Kandidati ostanejo anonimni, dokler izbirna komisija ne da svojega mnenja.
Kandidate so lahko pozvani, da zaradi pojasnitve projekta odgovorijo na vprašanja, navedena v poročilu. Sestavi se popolno poročilo o nastalem dialogu.
4. Naročnik nato sprejme sklep, v katerem navede ime in naslov izbranega kandidata ter razloge za izbiro, pri čemer se sklicuje na merila iz obvestila o natečaju, zlasti če ne upošteva predloga iz mnenja izbirne komisije.
Člen 131
Dinamični nabavni sistem
(člen 104 finančne uredbe)
1. Dinamični nabavni sistem je popolnoma elektronski postopek za nabavo pogosto uporabljenih postavk, ki je v celotnem času svoje veljavnosti odprt za vsak gospodarski subjekt, ki izpolnjuje merila za izbor in predloži okvirno ponudbo, skladno s specifikacijami in morebitnimi dodatnimi dokumenti. Okvirne ponudbe se lahko kadar koli popravijo, če so še naprej skladne s specifikacijami.
2. Za namene vzpostavitve dinamičnega nabavnega sistema naročniki objavijo obvestilo o javnem naročilu, ki pojasnjuje, da gre za dinamični nabavni sistem, in ki vsebuje internetni naslov, na katerem je od objave obvestila do poteka veljavnosti sistema mogoč neomejen, neposreden in popoln dostop do specifikacij in vseh dodatnih dokumentov.
Naročniki v specifikacijah med drugim določijo naravo nabav, predvidenih v okviru tega sistema, pa tudi vse potrebne informacije o nabavnem sistemu, uporabljeni elektronski opremi ter tehnični ureditvi in specifikacijah povezave.
3. Naročniki v celotnem času veljavnosti dinamičnega nabavnega sistema vsakemu gospodarskemu subjektu omogočijo predložitev okvirne ponudbe za sprejem v sistem pod pogoji iz odstavka 1. Oceno pripravijo v največ 15 dneh od predložitve okvirne ponudbe. Obdobje ocenjevanja lahko podaljšajo, če v vmesnem času ni objavljen razpis za zbiranje ponudb.
Naročnik ponudnika čim prej obvesti o sprejemu v dinamični nabavni sistem ali o zavrnitvi njegove ponudbe.
4. Za vsako posebno naročilo se objavi razpis za zbiranje ponudb. Pred objavo razpisa naročniki objavijo poenostavljeno obvestilo o javnem naročilu, v katerem povabijo vse zainteresirane gospodarske subjekte k predložitvi okvirnih ponudb v roku, ki ne sme biti krajši od 15 dni od datuma, ko je bilo poenostavljeno obvestilo odposlano v objavo. Naročniki izvedejo javno zbiranje ponudb šele po zaključku ocenjevanja vseh okvirnih ponudb, prejetih v tem roku.
Naročniki nato povabijo vse ponudnike, sprejete v sistem, da v razumnem roku predložijo svojo ponudbo. Naročilo oddajo ponudniku, ki je na podlagi meril za oddajo, določenih v obvestilu o javnem naročilu za vzpostavitev dinamičnega nabavnega sistema, predložil ekonomsko najugodnejšo ponudbo. Ta merila je po potrebi mogoče podrobneje določiti v razpisu za zbiranje ponudb.
5. Dinamični nabavni sistem ne sme trajati dlje kot štiri leta, razen v ustrezno utemeljenih izjemnih primerih.
Naročniki tega sistema ne smejo uporabljati tako, da bi preprečevali, omejevali ali izkrivljali konkurenco.
Zainteresiranim gospodarskim subjektom ali udeležencem sistema se ne smejo zaračunati nobene dajatve.
Člen 132
Konkurenčni dialog
(člen 104 finančne uredbe)
1. V primeru posebno kompleksnega naročila lahko naročnik, kadar meni, da neposredna uporaba odprtega postopka ali obstoječe ureditve, ki velja za omejeni postopek, ne bo omogočila oddaje naročila ponudniku, ki je predložil ekonomsko najugodnejšo ponudbo, uporabi konkurenčni dialog iz člena 29 Direktive 2004/18/ES.
Naročilo se šteje kot „posebno kompleksno“, kadar naročnik ne more objektivno opredeliti tehničnih sredstev, ki bi najbolje ustrezala njegovim potrebam ali ciljem, ali določiti pravne ali finančne strukture projekta.
2. Naročniki objavijo obvestilo o javnem naročilu, v katerem navedejo svoje potrebe in zahteve, ki jih opredelijo v tem istem obvestilu in/ali v dokumentu z opisom.
3. Naročniki začnejo dialog s kandidati, ki izpolnjujejo merila za izbor iz člena 146, da bi prepoznali in opredelili najprimernejša sredstva za izpolnitev svojih potreb.
Naročniki med dialogom zagotovijo enako obravnavanje vseh ponudnikov ter zaupnost predlaganih rešitev ali drugih informacij, ki jih navedejo udeleženci v dialogu, razen če udeleženci pristanejo na njihovo objavo.
Naročniki lahko določijo, da se postopek odvija po zaporednih fazah, tako da se zmanjšuje število rešitev, ki so predmet razprav med fazo dialoga, z uporabo meril za oddajo iz obvestila o javnem naročilu ali dokumenta z opisom, če je ta možnost predvidena v obvestilu o javnem naročilu ali v dokumentu z opisom.
4. Potem ko naročniki udeležence obvestijo o zaključku dialoga, jih povabijo k predložitvi končnih ponudb na podlagi rešitve ali rešitev, ki so bile predstavljene in določene med dialogom. Te ponudbe vsebujejo vse elemente, ki se zahtevajo in so potrebni za izvedbo projekta.
Na zahtevo naročnika se lahko te ponudbe pojasnijo, podrobneje opredelijo in izpopolnijo, toda pri tem se ne smejo spremeniti temeljni elementi ponudbe ali razpisa za zbiranje ponudb, katerih spreminjanje bi lahko povzročilo izkrivljanje konkurence ali imelo diskriminacijski učinek.
Na zahtevo naročnika se lahko ponudnik, ki je predložil ekonomsko najugodnejšo ponudbo, povabi, da pojasni vidike svoje ponudbe ali potrdi v njej navedene obveze, pod pogojem, da to ne povzroči spreminjanja bistvenih elementov ponudbe ali razpisa za zbiranje predlogov, izkrivljanja konkurence ali nastanka diskriminacije.
5. Naročniki lahko določijo nagrade ali plačila za udeležence v dialogu.
Člen 133
Skupni postopek za oddajo javnih naročil
(člen 104 finančne uredbe)
V primeru skupnega postopka za oddajo naročil med eno od institucij in naročnikom iz ene ali več držav članic, držav Efte ali držav kandidatk za članstvo v Uniji se uporabljajo postopkovne določbe, ki jih uporablja institucija.
Institucija se lahko, kadar je delež, ki pripada naročniku iz države članice ali ki ga ta upravlja, glede na skupno ocenjeno vrednost naročila enak ali višji od 50 %, ali v drugih ustrezno utemeljenih primerih odloči, da se uporabljajo postopkovna pravila, ki jih uporablja naročnik iz države članice, če se lahko obravnavajo kot enakovredna tistim, ki jih uporablja institucija.
Pri skupnem postopku za oddajo naročil se institucija in naročnik iz držav članic, držav Efte ali držav kandidatk za članstvo v Uniji dogovorita zlasti o praktičnih vidikih ocenjevanja prijav za sodelovanje ali ponudb in oddaje naročila, o pravu, ki se uporablja za naročilo, ter o pristojnemu sodišču za reševanje sporov.
Člen 134
Uporaba postopka s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu
(člen 104 finančne uredbe)
1. Naročnik lahko odda naročilo po postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, ne glede na ocenjeno vrednost naročila, v naslednjih primerih:
(a)
če v odprtem ali omejenem postopku do konca prve faze postopka ni bila predložena nobena ponudba ali nobena primerna ponudba ali nobena prijava za sodelovanje, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila, določeni v razpisni dokumentaciji iz člena 138, niso bistveno spremenjeni;
(b)
če se lahko zaradi tehničnih ali umetniških razlogov ali iz razlogov, ki so povezani z varovanjem izključnih pravic, naročilo odda le določenemu gospodarskemu subjektu;
(c)
če je nujno potrebno, kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi nepredvidljivih dogodkov, ki jih ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati rokov za druge postopke iz členov 152, 153 in 154;
(d)
če naročilo storitev sledi natečaju in ga je treba v skladu s pravili, ki se uporabljajo, oddati uspešnemu kandidatu ali enemu od uspešnih kandidatov; v drugem primeru se vsi uspešni kandidati povabijo k pogajanjem;
(e)
za dodatne storitve in gradnje, ki niso bile vključene v prvotnem predlogu projekta niti v prvotnem naročilu, so pa zaradi nepredvidenih okoliščin postale potrebne za izvedbo storitev ali gradenj, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 2;
(f)
za nove storitve ali gradnje, ki pomenijo ponovitev podobnih storitev ali gradenj, ki jih izvaja gospodarski subjekt, ki mu je isti naročnik oddal prvotno naročilo, pod pogojem, da te storitve ali gradnje ustrezajo osnovnemu projektu in da je bil ta projekt predmet prvotnega naročila, oddanega v odprtem ali omejenem postopku, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 3;
(g)
za naročila blaga:
(i)
pri dodatnih nabavah, ki so namenjene za delno nadomestitev običajnega blaga ali inštalacij ali za povečanje količine obstoječega blaga ali inštalacij, če bi zamenjava dobavitelja prisilila naročnika v nabavo opreme z drugačnimi tehničnimi lastnostmi, kar bi povzročilo neskladnost ali nesorazmerne tehnične težave pri obratovanju in vzdrževanju; take pogodbe ne smejo trajati več kakor tri leta;
(ii)
kadar se proizvodi izdelujejo izključno zaradi raziskovanja, poskusov, študij ali razvoja, kar pa ne vključuje komercialnih analiz izvedljivosti in velikoserijske proizvodnje, katere cilj je povrnitev stroškov raziskav in razvoja;
(iii)
v primeru blaga, ki kotira in se kupuje na blagovni borzi;
(iv)
v primeru nabav pod posebno ugodnimi pogoji, ali od dobavitelja, ki dokončno preneha s trgovsko dejavnostjo, ali od stečajnih ali likvidacijskih upraviteljev v stečajnem postopku, po sporazumu z upniki ali po podobnem postopku po nacionalni zakonodaji;
(h)
za pogodbe o nepremičninah po pregledu lokalnega trga;
(i)
za naročila pravnih storitev v skladu z nomenklaturo CPV, če so takšna naročila ustrezno objavljena;
(j)
za naročila, ki jih institucija ali z njene strani imenovani pristojni organi razglasijo za tajna, ali za naročila, katerih izvajanje morajo spremljati posebni varnostni ukrepi v skladu z veljavnimi upravnimi predpisi ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Unije.
2. Za dodatne storitve in gradnje iz odstavka 1(e) lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, če naročilo odda izvajalcu, ki izvaja prvotno naročilo, v katerem koli od naslednjih primerov:
(a)
če takšnih dodatnih naročil tehnično ali poslovno ni mogoče ločiti od glavnega naročila brez resnih težav za naročnika;
(b)
če so takšne storitve ali gradnje, čeprav bi jih naročnik lahko oddal ločeno od izvedbe prvotnega naročila, nujno potrebne za dokončanje prvotnega naročila.
Skupna vrednost dodatnih naročil ne sme presegati 50 % zneska prvotnega naročila.
3. V primerih iz odstavka 1(f) se možnost uporabe postopka s pogajanji navede ob javnem zbiranju ponudb za prvotno naročilo, skupni znesek za nadaljnje storitve ali gradnje pa se upošteva za izračun mejnih vrednosti iz člena 170(1). Ta postopek se lahko uporablja med izvajanjem prvotnega naročila in največ v treh letih od podpisa prvotnega naročila.
Člen 135
Uporaba postopka s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu
(člen 104 finančne uredbe)
1. Naročnik lahko odda naročilo po postopku s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu, ne glede na ocenjeno vrednost naročila, v naslednjih primerih:
(a)
če v odprtem ali omejenem postopku ali konkurenčnem dialogu do njihovega konca ni bila predložena nobena pravilna ali sprejemljiva ponudba, zlasti glede na merila za izbor ali oddajo, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila, določeni v razpisni dokumentaciji iz člena 138, niso bistveno spremenjeni, brez poseganja v uporabo odstavka 2 tega člena;
(b)
v izjemnih primerih, če značilnosti zadevnih gradenj, blaga ali storitev ali z njimi povezanih tveganj ponudniku ne dopuščajo, da ceno v celoti določi vnaprej;
(c)
če je narava storitev iz naročila, zlasti v primeru finančnih in intelektualnih storitev, taka, da specifikacij naročila ni mogoče dovolj natančno določiti, da bi se naročilo lahko oddalo z izbiro najugodnejšega ponudnika v skladu s pravili, ki veljajo za odprti ali omejeni postopek;
(d)
za naročila gradenj, ki so namenjene izključno raziskovanju, poskusom ali razvoju in ne ustvarjanju dobička ali povrnitvi stroškov raziskav in razvoja;
(e)
za naročila storitev iz Priloge IIB k Direktivi 2004/18/ES, ob upoštevanju člena 134(1)(i) in (j) te uredbe;
(f)
za storitve na področju raziskav in razvoja, razen tistih, pri katerih ima rezultate naročnik izključno v svoji lasti za svojo uporabo pri upravljanju svojih zadev, pod pogojem, da v celoti plača opravljeno storitev;
(g)
za naročila storitev za nakup, razvoj, produkcijo ali koprodukcijo programskega materiala, namenjenega predvajanju s strani izdajateljev programa, in za pogodbe o zakupu časa predvajanja.
2. V primerih iz odstavka 1(a) lahko naročniki ne objavijo obvestila o javnem naročilu, če v postopek s pogajanji vključijo vse in samo tiste ponudnike, ki izpolnjujejo merila za izbor in ki so pri prejšnjem postopku predložili ponudbe v skladu s formalnimi zahtevami postopka za oddajo naročil.
Člen 136
Postopek z razpisom za prijavo interesa
(člen 104 finančne uredbe)
1. Za naročila v vrednosti, ki ne presega navedene iz člena 170(1), in brez poseganja v člena 134 in 135 naročniki lahko uporabijo razpis za prijavo interesa za eno od naslednjega:
(a)
za predizbiro kandidatov, ki bodo povabljeni k predložitvi ponudb v prihodnjih omejenih razpisih za zbiranje ponudb;
(b)
za pripravo seznama potencialnih ponudnikov, ki bodo povabljeni k predložitvi prijave za sodelovanje ali ponudbe.
2. Seznam, ki se pripravi na podlagi razpisa za prijavo interesa, velja za naslednje obdobje:
(a)
v primeru iz odstavka 1(a) tega člena največ tri leta od datuma, na katerega je bilo Uradu za publikacije poslano obvestilo iz točke (a) člena 124(1);
(b)
v primeru seznama potencialnih ponudnikov iz odstavka 1(b) tega člena največ pet let od datuma, na katerega je bilo Uradu za publikacije poslano obvestilo iz točke (a) člena 124(1).
Seznam, naveden v prvem pododstavku, lahko vsebuje podsezname.
Vsaka zainteresirana oseba lahko vloži vlogo kadar koli v času veljavnosti seznama, razen v zadnjih treh mesecih tega obdobja.
3. Kadar naj bi se oddalo naročilo, naročnik povabi vse kandidate oz. potencialne ponudnike na ustreznem seznamu ali podseznamu, da naredijo naslednje:
(a)
v primeru iz odstavka 1(a) predložijo ponudbo;
(b)
v primeru seznama iz odstavka 1(b) predložijo eno od naslednjega:
(i)
ponudbo, vključno z dokumentacijo glede meril za izključitev in izbor;
(ii)
dokumentacijo glede meril za izključitev in izbor, v drugi fazi pa ponudbo za tiste, ki ta merila izpolnjujejo.
Člen 137
Naročila nizke vrednosti
(člen 104 finančne uredbe)
1. Za naročila nizke vrednosti, ki ne presega 60 000 EUR, se lahko uporablja postopek s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, pri čemer morajo potekati posvetovanja z najmanj tremi kandidati.
Če po posvetovanju s kandidati naročnik prejme samo eno ponudbo, ki je administrativno in tehnično veljavna, se lahko naročilo odda, če so izpolnjena merila za oddajo.
2. Naročila zelo nizke vrednosti, ki ne presega 15 000 EUR, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe po postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu.
3. Plačila za zneske odhodkov, katerih vrednost ne presega 1 000 EUR, se lahko izvršijo enostavno na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.
Člen 138
Razpisna dokumentacija
(člen 105 finančne uredbe)
1. Razpisna dokumentacija vsebuje najmanj:
(a)
razpis za zbiranje ponudb ali povabilo k pogajanjem ali udeležbi v dialogu v okviru postopka iz člena 132;
(b)
priložene specifikacije ali v primeru konkurenčnega dialoga iz člena 132 dokument, ki vsebuje opis potreb in zahtev naročnika, ali navedbo internetnega naslova, na katerem je mogoče najti take specifikacije ali dokumentacijo;
(c)
osnutek pogodbe na podlagi vzorca pogodbe.
Točka (c) prvega pododstavka se ne uporablja v primerih, kadar zaradi izjemnih in ustrezno utemeljenih okoliščin vzorca pogodbe ni mogoče uporabiti.
Razpisna dokumentacija vsebuje sklicevanje na način oglaševanja na podlagi členov 123 do 126.
2. Razpis za zbiranje ponudb ali povabilo k pogajanjem ali udeležbi v dialogu najmanj:
(a)
določa pravila, ki veljajo za predložitev in obliko ponudbe, predvsem rok za predložitev ponudbe, zahteve glede uporabe standardnih obrazcev za ponudbe, seznam dokumentov, ki jih je treba priložiti, vključno z dokumenti, ki dokazujejo finančno, ekonomsko, tehnično in kadrovsko sposobnost iz člena 146, če niso opredeljeni v obvestilu o javnem naročilu, ter naslov, na katerega jih je treba poslati;
(b)
vsebuje navedbo, da predložitev ponudbe pomeni sprejetje specifikacij iz odstavka 1, na katere se ponudba nanaša, in da ta predložitev ponudbe zavezuje izvajalca, ki se mu odda naročilo, pri izvajanju naročila;
(c)
določa rok, do katerega mora biti ponudba veljavna in v katerem je ni dovoljeno na noben način spreminjati;
(d)
prepoveduje vse stike med naročnikom in ponudnikom med postopkom, razen izjemoma pod pogoji iz člena 160, in, kadar je predviden ogled na kraju samem, opredeljuje način izvedbe takega ogleda;
(e)
določa datum in naslov za začetek faze posvetovanja v primeru konkurenčnega dialoga.
3. Specifikacije najmanj:
(a)
določajo merila za izključitev in izbor, ki se uporabljajo za naročilo, razen v konkurenčnem dialogu, omejenem postopku in postopku s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu iz člena 135; v takih primerih se ta merila navedejo samo v obvestilu o javnem naročilu ali v razpisu za prijavo interesa;
(b)
določajo merila za oddajo naročila ter njihovo relativno vrednotenje ali po potrebi vrstni red od najbolj do najmanj pomembnega, če to ni navedeno v obvestilu o javnem naročilu;
(c)
določajo tehnične specifikacije iz člena 139;
(d)
navajajo minimalne zahteve, ki jih morajo spoštovati variantne ponudbe v postopkih iz člena 149(2) za oddajo naročila ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo, če je naročnik v obvestilu o javnem naročilu navedel, da so variantne ponudbe dovoljene;
(e)
navedejo, da se uporablja Protokol o privilegijih in imunitetah Evropske unije ali, kadar je to primerno, Dunajska konvencija o diplomatskih odnosih ali Dunajska konvencija o konzularnih odnosih;
(f)
navedejo dokazila za dostop do naročil iz člena 172;
(g)
v dinamičnih nabavnih sistemih iz člena 131 določijo naravo predvidenih nabav, pa tudi vse potrebne informacije o nabavnem sistemu, uporabljeni elektronski opremi ter tehnični ureditvi in specifikacijah povezave.
4. Vzorec pogodbe zlasti:
(a)
določa pogodbene kazni v primeru neizpolnjevanja določb pogodbe;
(b)
določa natančno vsebino računa ali ustreznih dokazil v skladu s členom 102;
(c)
določa, da je v primeru, ko so naročniki institucije, pravo, ki se uporablja za naročilo, pravo Unije, ki ga po potrebi dopolnjuje nacionalno pravo, kot je to določeno v pogodbi o izvedbi javnega naročila;
(d)
določa pristojno sodišče za reševanje sporov.
Za namene točke (c) prvega pododstavka tega odstavka se lahko v primeru pogodb iz člena 121(1) vzorec pogodbe sklicuje izključno na nacionalno pravo.
5. Naročniki lahko od ponudnika zahtevajo informacije o katerem koli delu naročila, ki bi ga ponudnik lahko nameraval dati v podizvajanje tretjim osebam, in o identiteti podizvajalcev. Poleg informacij iz člena 143 lahko naročnik od kandidata ali ponudnika tudi zahteva, da predloži informacije o finančni, ekonomski, tehnični in kadrovski sposobnosti iz členov 146, 147 in 148 za predvidenega podizvajalca, zlasti ko podizvajanje pomeni pomemben delež naročila.
Člen 139
Tehnične specifikacije
(člen 105 finančne uredbe)
1. Tehnične specifikacije morajo omogočati enakopraven dostop vsem kandidatom in ponudnikom ter ne smejo ustvariti neupravičenih ovir za predložitev konkurenčnih ponudb.
Tehnične specifikacije opredeljujejo zahtevane lastnosti za posamezne proizvode, storitve ali material ali gradnje glede na namen, za katerega jih namerava naročnik uporabiti.
2. Lastnosti iz odstavka 1 vključujejo:
(a)
stopnjo kakovosti;
(b)
okolju prijazno delovanje;
(c)
merila dostopnosti za invalide ali zasnovo, ki ustreza vsem uporabnikom, kadar koli je to mogoče;
(d)
stopnje in postopke za ugotavljanje skladnosti;
(e)
primernost za uporabo;
(f)
varnost ali mere, za blago tudi trgovsko ime in navodila za uporabo, za vsa naročila pa terminologijo, znake, preizkušanje in metode preizkušanja, pakiranje, zaznamovanje in označevanje ter postopke in metode proizvodnje;
(g)
pri naročilih gradenj postopke za zagotavljanje kakovosti ter pravila za načrtovanje in izračun stroškov, preizkušanje, inšpekcijske preglede in prevzemne pogoje za gradnje ter metode ali tehnike gradnje in vse druge tehnične pogoje, katerih izpolnjevanje lahko zahteva naročnik na podlagi splošnih ali posebnih predpisov v zvezi s končanimi gradnjami in materiali ali deli, ki se pri tem uporabljajo.
3. Tehnične specifikacije se oblikujejo:
(a)
s sklicevanjem na evropske standarde ali na evropska tehnična soglasja ali skupne tehnične specifikacije, kadar te obstajajo; na mednarodne standarde ali na druge tehnične referenčne sisteme evropskih organov za standardizacijo ali, če tega ni, na enakovredne nacionalne predpise; za vsakim sklicevanjem se doda navedba „ali enakovredno“;
(b)
z opisom pričakovanega delovanja ali funkcionalnih zahtev, ki lahko vključujejo okoljske značilnosti in so dovolj podrobne, da lahko ponudniki ugotovijo namen naročila in da lahko naročnik odda naročilo;
(c)
s kombinacija obeh metod.
4. Kadar naročnik uporabi možnost sklicevanja na specifikacije iz odstavka 3(a), ne sme zavrniti ponudbe iz razloga, da ponudba ni skladna s temi specifikacijami, če ponudnik ali kandidat na način, ki je sprejemljiv za naročnika, in z ustreznimi sredstvi dokaže, da ponudba na enakovreden način izpolnjuje zahteve, kakor so bile določene.
Ustrezno sredstvo je lahko tehnična dokumentacija proizvajalca ali poročilo o preskusu, ki ga izda priznan organ.
5. Kadar naročnik uporabi možnost določitve specifikacij z opisom pričakovanega delovanja ali funkcionalnih zahtev iz odstavka 3(b), ne sme zavrniti ponudbe, ki je v skladu z nacionalnimi standardi, s katerim je bil prevzet evropski standard, evropskim tehničnim soglasjem ali skupnimi tehničnimi specifikacijami, mednarodnim standardom ali tehničnimi referenčnimi sistemi, ki so jih vzpostavili evropski organi za standardizacijo, če se te specifikacije nanašajo na pričakovano delovanje ali funkcionalne zahteve.
Ponudnik mora na način, ki je sprejemljiv za naročnika, in z ustreznimi sredstvi dokazati, da njegova ponudba ustreza pričakovanemu delovanju ali funkcionalnim zahtevam, ki jih je določil naročnik. Ustrezno sredstvo je lahko tehnična dokumentacija proizvajalca ali poročilo o preskusu, ki ga izda priznan organ.
6. Kadar naročnik glede pričakovanega delovanja in funkcionalnih zahtev določi okoljske značilnosti, lahko uporabi podrobne specifikacije, ali po potrebi tudi dele teh specifikacij, kot jih opredeljujejo evropski, večnacionalni, nacionalni ali kateri koli drugi znaki za okolje, kadar so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
uporabljene specifikacije so primerne za opredelitev značilnosti blaga ali storitev, ki so predmet naročila;
(b)
zahteve znaka so oblikovane na podlagi znanstvenih informacij;
(c)
znaki za okolje so sprejeti s postopkom, v katerem lahko sodelujejo vse zadevne strani, kot so vladni organi, potrošniki, proizvajalci, distributerji in okoljske organizacije;
(d)
znaki za okolje so dostopni vsem zainteresiranim osebam.
7. Naročniki lahko navedejo, da za proizvode ali storitve z znakom za okolje velja, da ustrezajo tehničnim specifikacijam, ki so opredeljene v pogodbeni dokumentaciji. Naročniki sprejmejo vsako drugo ustrezno sredstvo dokazovanja, kot je tehnična dokumentacija proizvajalca ali poročilo o preskusu, ki ga izda priznan organ. Priznan organ za namene odstavkov 4, 5 in 6 je preskusni ali umerjevalni laboratorij ali certifikacijski in inšpekcijski organ, ki je skladen z veljavnimi evropskimi standardi.
8. Razen v izjemnih primerih, ko je to potrebno zaradi predmeta naročila, se v teh specifikacijah ne smejo navajati določen proizvod, vir, postopek, blagovne znamke, patenti, tipi ali posebno poreklo ali proizvodnja, če bi s takim navajanjem naročnik dajal določenim proizvodom ali gospodarskim subjektom prednost ali če bi jih s takim navajanjem izločil.
Če predmeta naročila ni mogoče dovolj podrobno in razumljivo opisati, se za opisom doda navedba „ali enakovredno“.
Člen 140
Sprememba cen
(člen 105 finančne uredbe)
1. V razpisni dokumentaciji se jasno navede, če mora biti ponujena cena dokončna in je ne bo mogoče prilagajati.
2. Če cena ni dokončna, se v razpisni dokumentaciji določijo pogoji in/ali formule za prilagajanje cen v času veljavnosti pogodbe. V takih primerih naročnik zlasti upošteva:
(a)
predmet postopka za oddajo javnega naročila in gospodarske razmere, v katerih se izvaja;
(b)
vrsto nalog in naročila ter njihovo trajanje;
(c)
svoje finančne interese.
Člen 141
Nezakonite dejavnosti, ki privedejo do izključitve
(člen 106 finančne uredbe)
Primeri iz člena 106(1)(e) finančne uredbe vključujejo vse nezakonite dejavnosti, ki škodujejo finančnim interesom Unije, in zlasti naslednje:
(a)
primere goljufij iz člena 1 Konvencije o zaščiti finančnih interesov Evropskih skupnosti, ki je bila pripravljena na podlagi akta Sveta z dne 26. julija 1995 (12);
(b)
primere korupcije iz člena 3 Konvencije o boju proti korupciji uradnikov Evropskih skupnosti ali uradnikov držav članic Evropske unije, ki je bila pripravljena na podlagi akta Sveta z dne 26. maja 1997 (13);
(c)
primere sodelovanja v hudodelskih združbah, kakor je opredeljeno v členu 2 Okvirnega Sklepa Sveta 2008/841/PNZ (14);
(d)
primere pranja denarja, kakor je opredeljeno v členu 1 Direktive Evropskega parlamenta in Sveta 2005/60/ES (15);
(e)
primere terorističnih kaznivih dejanj, kaznivih dejanj, povezanih s terorističnimi dejavnostmi, in spodbujanje, pomoč, podpora ali poskus takšnih kaznivih dejanj, kakor so opredeljeni v členih 1, 3 in 4 Okvirnega sklepa Sveta 2002/475/PNZ (16).
Člen 142
Uporaba meril za izključitev in trajanje izključitve
(členi 106, 107, 108 in 109 finančne uredbe)
1. Za določitev trajanja izključitve in zagotovitev spoštovanja načela sorazmernosti odgovorna institucija zlasti upošteva resnost dejstev, vključno z njihovim vplivom na finančne interese Unije in njeno podobo, ter čas, ki je pretekel, trajanje in ponavljanje prekrška, namen ali stopnjo malomarnosti zadevnega subjekta ter ukrepe, ki jih je zadevni subjekt sprejel za odpravo te situacije.
Odgovorna institucija da pri določanju obdobja izključitve zadevnemu kandidatu ali ponudniku možnost, da izrazi svoje mnenje.
Če trajanje obdobja izključitve v skladu s pravom, ki se uporablja, določijo organi ali telesa iz člena 108(2) in (3) finančne uredbe, Komisija to izključitev izvršuje do najdaljšega možnega obdobja iz člena 106(4) finančne uredbe. Obdobje iz člena 106(4) finančne uredbe se določi na največ pet let in začne teči od naslednjih datumov:
(a)
v primerih iz točk (b) in (e) člena 106(1) finančne uredbe od datuma pravnomočne sodbe;
(b)
v primerih iz točke (c) člena 106(1) finančne uredbe, kadar se kršitev nanaša na pogodbe z zadevno institucijo, od datuma, na katerega je kršitev storjena, ali v primeru neprekinjenih ali ponavljajočih se kršitev od datuma, na katerega kršitev preneha.
Za namene točke (b) tretjega pododstavka, če se hujša kršitev poklicnih pravil dokaže s sklepom javnega organa ali mednarodne organizacije, velja datum sklepa.
To obdobje izključitve se lahko podaljša na deset let v primeru ponovne kršitve v petih letih od datuma iz točk (a) in (b) tretjega pododstavka ob upoštevanju prvega pododstavka.
2. Kandidati in ponudniki se izključijo iz postopka za oddajo naročila in dodelitev nepovratnih sredstev, dokler so v kateri od situacij iz točk (a) in (d) člena 106(1) finančne uredbe.
Člen 143
Dokazila
(člena 106 in 107 finančne uredbe)
1. Kandidati in ponudniki predložijo častno izjavo, podpisano in opremljeno z datumom, v kateri navedejo, da niso v kateri od situacij iz členov 106 in 107 finančne uredbe.
Vendar v primeru omejenega postopka, konkurenčnega dialoga ali postopka s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu, ko naročnik omeji število kandidatov, ki so povabljeni k pogajanjem ali predložitvi ponudbe, vsi kandidati predložijo dokazila iz odstavka 3.
Naročnik se lahko na podlagi ocene tveganja vzdrži zahteve po predložitvi izjave iz prvega pododstavka za naročila iz člena 137(2). Poleg tega se lahko naročnik vzdrži zahteve po predložitvi te izjave za naročila iz člena 265(1), člena 267(1) in člena 269(1), katerih vrednost ne presega 20 000 EUR.
2. Ponudnik, ki naj bi se mu naročilo oddalo, v roku, ki ga določi naročnik, in pred podpisom pogodbe predloži dokazila iz odstavka 3 tega člena, ki potrjujejo izjavo iz odstavka 1 tega člena, v naslednjih primerih:
(a)
za naročila, ki jih za svoj račun oddajo institucije, v vrednosti, ki je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1);
(b)
za naročila na področju zunanjih ukrepov v vrednosti, ki je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 265(1)(a), člena 267(1)(a) ali člena 269(1)(a).
Za naročila v vrednosti, ki je nižja od mejnih vrednosti iz točk (a) in (b) prvega pododstavka tega odstavka, lahko naročnik, če dvomi, ali je ponudnik, ki naj bi se mu naročilo oddalo, v kateri od situacij za izključitev, od ponudnika zahteva, naj predloži dokazila iz odstavka 3.
3. Naročnik sprejme kot zadosten dokaz, da kandidat ali ponudnik, ki naj bi se mu naročilo oddalo, ni v kateri od situacij, opisanih v točkah (a), (b) ali (e) člena 106(1) finančne uredbe, izpisek iz sodnega registra novejšega datuma ali, če to ni mogoče, enakovreden dokument novejšega datuma, ki ga je izdal sodni ali upravni organ matične države ali države porekla, ki dokazuje, da so pogoji izpolnjeni. Naročnik sprejme kot zadosten dokaz, da kandidat ali ponudnik ni v situaciji, opisani v točkah (a) ali (d) člena 106(1) finančne uredbe, potrdilo novejšega datuma, ki ga izda pristojni organ zadevne države.
Kadar zadevna država ne izda dokumenta ali potrdila iz prvega pododstavka tega odstavka in za druge primere izključitve iz člena 106 finančne uredbe, se ta lahko nadomesti z izjavo pod prisego ali, če to ni mogoče, slovesno izjavo zainteresirane osebe pred sodnim ali upravnim organom, notarjem ali usposobljenim strokovnim organom v njeni matični državi ali državi porekla.
4. Odvisno od notranje zakonodaje države, v kateri ima kandidat ali ponudnik sedež, se dokumenti iz odstavkov 1 in 3 nanašajo na pravne osebe in/ali fizične osebe, vključno, kadar naročnik meni, da je to potrebno, z direktorji družb ali katero koli osebo, ki je pooblaščena za zastopanje kandidata ali ponudnika, odločanje o njem ali ima nadzor nad njim.
5. Kadar naročniki dvomijo, ali so kandidati ali ponudniki v kateri od situacij za izključitev, lahko stopijo v stik s pristojnimi organi iz odstavka 3, da bi prejeli kakršno koli informacijo, za katero menijo, da je potrebna v teh okoliščinah.
6. Naročnik lahko odstopi od obveznosti, da kandidat ali ponudnik predloži dokumentarna dokazila iz odstavka 3, če so takšna dokazila že bila predložena za drug postopek za oddajo javnega naročila ter pod pogojem, da od datuma izdaje teh dokumentov ni preteklo več kot eno leto in da so še vedno veljavni.
V takšnem primeru kandidat ali ponudnik častno izjavi, da so bila dokumentarna dokazila že predložena v prejšnjem postopku za oddajo javnega naročila, in potrdi, da v tem času ni bilo nobenih sprememb.
7. Kandidat ali ponudnik na zahtevo naročnika predloži častno izjavo svojega predvidenega podizvajalca, da ni v kateri od situacij iz členov 106 in 107 finančne uredbe.
Če naročnik dvomi v to častno izjavo, zahteva dokazila iz odstavkov 3 in 4. Če je primerno, se uporablja odstavek 5.
Člen 144
Centralna baza podatkov
(člen 108 finančne uredbe)
1. Institucije, izvajalske agencije in organi iz člena 108(1) finančne uredbe Komisiji v obliki zapisa, kot ga določi Komisija, pošljejo informacije o tretjih osebah, ki so v kateri od situacij iz člena 106, člena 107, člena 109(1)(b) in člena 109(2)(a) finančne uredbe, ter navedejo razloge za izključitev in obdobje trajanja izključitve.
Prav tako pošljejo informacije o osebah, ki so pooblaščene za zastopanje tretjih oseb, odločanje o njih ali imajo nadzor nad njimi in ki so pravni subjekti ter so v kateri od situacij iz člena 106, člena 107, člena 109(1)(b) in člena 109(2)(a) finančne uredbe.
Organi in telesa iz člena 108(2) in (3) finančne uredbe Komisiji v obliki zapisa, kot ga določi Komisija, pošljejo informacije o tretjih osebah, ki so v kateri od situacij iz člena 106(1)(e) finančne uredbe, kadar je njihovo dejanje škodilo finančnim interesom Unije, ter osebah, ki so pooblaščene za zastopanje tretjih oseb, odločanje o njih ali imajo nadzor nad njimi in ki so pravni subjekti, kot sta:
(a)
vrsta njihove obsodbe;
(b)
obdobje trajanja izključitve iz postopkov za oddajo naročil, kadar je relevantno.
2. Institucije, agencije, organi in telesa iz odstavka 1 imenujejo osebe, pooblaščene, da Komisiji pošiljajo in od nje prejemajo informacije, vsebovane v bazi podatkov.
V primeru institucij, agencij in organov iz člena 108(1) finančne uredbe imenovane osebe pošljejo informacije čim prej računovodji Komisije in po potrebi zahtevajo vnos, spremembo ali odstranitev podatkov v bazi podatkov.
V primeru organov in teles iz člena 108(2) finančne uredbe imenovane osebe pošljejo zahtevane informacije v treh mesecih po izdaji ustrezne sodbe odredbodajalcu Komisije, odgovornemu za zadevni program ali ukrep.
Računovodja Komisije vnaša, spreminja ali odstranjuje podatke v bazi podatkov. Mesečno po varnostnem protokolu zagotavlja potrjene podatke iz baze podatkov imenovanim osebam.
3. Institucije, agencije, organi in telesa iz odstavka 1 Komisiji potrdijo, da so informacije, ki so jih poslali, pripravljene in predložene v skladu z načeli glede varstva osebnih podatkov iz Uredbe (ES) št. 45/2001 in Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta (17).
Zlasti vnaprej obvestijo vse tretje osebe ali druge osebe iz odstavka 1, da so lahko njihovi podatki vključeni v bazo podatkov in jih lahko Komisija pošlje imenovanim osebam iz odstavka 2. Če je primerno, se poslane informacije zaradi popravkov, izbrisa ali kakršne koli spremembe posodobijo.
Vsaka oseba, vključena v bazo podatkov, ima pravico, da se na zahtevo, predloženo računovodji Komisije, obvesti o shranjenih podatkih, ki jo zadevajo.
4. Države članice v skladu z Direktivo 95/46/ES sprejmejo ustrezne ukrepe, ki Komisiji pomagajo pri učinkovitem upravljanju baze podatkov.
V sporazumih z organi tretjih držav in vsemi telesi iz člena 108(2) in (3) finančne uredbe se določijo ustrezne ureditve, da se zagotovi skladnost s temi določbami in z načeli glede varstva osebnih podatkov.
Člen 145
Upravne in denarne kazni
(člena 109 in 131 finančne uredbe)
1. Brez poseganja v uporabo kazni, ki so določene v pogodbi, se kandidati ali ponudniki in izvajalci, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti in goljufije oziroma za katere se ugotovi resna kršitev pogodbenih obveznosti, lahko izključijo iz vseh oddaj naročil in dodelitev nepovratnih sredstev, ki se financirajo iz proračuna Unije, za največ pet let od potrditve ugotovljene kršitve v kontradiktornem postopku s kandidatom, ponudnikom ali izvajalcem.
To obdobje se lahko podaljša na deset let v primeru ponovne kršitve v petih letih od datuma iz prvega pododstavka.
2. Ponudnikom ali kandidatom, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti ali goljufije, se lahko izrečejo tudi denarne kazni, ki predstavljajo od 2 % do 10 % skupne ocenjene vrednosti naročila, ki se oddaja.
Izvajalcem, za katere se ugotovi resna kršitev pogodbenih obveznosti, se lahko izrečejo denarne kazni, ki predstavljajo od 2 % do 10 % skupne vrednosti zadevnega naročila.
Ta delež se lahko poveča na od 4 % do 20 % v primeru ponovne kršitve v petih letih od datuma iz prvega pododstavka odstavka 1.
3. Institucija določi upravne ali denarne kazni zlasti ob upoštevanju elementov iz člena 142(1).
Člen 146
Merila za izbor
(člen 110(1) finančne uredbe)
1. Naročniki pripravijo jasna in nediskriminatorna merila za izbor.
2. Merila za izbor se uporabijo v vsakem postopku za oddajo javnega naročila za ocenjevanje finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidata ali ponudnika.
Naročnik lahko določi minimalne stopnje sposobnosti, pod katero kandidati ne morejo biti izbrani.
3. Od vsakega ponudnika ali kandidata se lahko zahteva dokazilo, da je pooblaščen za izvajanje naročila po nacionalnem pravu, kar dokazuje z vpisom v trgovinski ali poslovni register, z izjavo pod prisego ali potrdilom, članstvom v določeni organizaciji, izrecnim pooblastilom ali vpisom v register zavezancev za davek na dodano vrednost (v nadaljnjem besedilu: DDV).
4. Naročnik v obvestilu o javnem naročilu ali razpisu za prijavo interesa ali razpisu za zbiranje ponudb navede izbrana dokazila za preizkušanje statusa in pravne sposobnosti ponudnikov ali kandidatov.
5. Informacije, ki jih zahteva naročnik kot dokazilo finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidata ali ponudnika ter minimalnih stopenj sposobnosti v skladu z odstavkom 2, ne smejo presegati okvira predmeta naročila in upoštevajo zakonite interese gospodarskih subjektov, zlasti glede varstva tehničnih in poslovnih skrivnosti podjetja.
6. Naročnik se lahko na podlagi ocene tveganja odloči, da ne bo zahteval dokazila finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidatov ali ponudnikov v primeru naslednjih naročil:
(a)
za naročila, ki jih za svoj račun oddajo institucije in katerih vrednost ne presega vrednosti iz člena 137(1);
(b)
za naročila, oddana na področju zunanjih ukrepov, v vrednosti pod mejnimi vrednostmi iz člena 265(1)(a), člena 267(1)(a) ali člena 269(1)(a).
Kadar se naročnik odloči, da ne bo zahteval dokazil finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidatov ali ponudnikov, se ne sme izvršiti nobeno predhodno financiranje, razen če ni predloženo finančno jamstvo v enakovrednem znesku.
Člen 147
Ekonomska in finančna sposobnost
(člen 110(1) finančne uredbe)
1. Dokazilo o ekonomski in finančni sposobnosti se lahko predloži zlasti v obliki enega ali več naslednjih dokumentov:
(a)
ustreznih bančnih izpiskov ali, če je to primerno, dokazila o zadevnem škodnem zavarovanju poklicnega tveganja;
(b)
računovodskih izkazov za največ zadnja tri leta, za katera je bil pripravljen zaključni račun;
(c)
izkaza celotnega prihodka od prodaje in prihodka od prodaje gradenj, blaga ali storitev, na katere se nanaša naročilo, za obdobje, ki ne sme biti daljše od zadnjih treh poslovnih let, za katera so podatki na voljo.
2. Naročnik lahko odstopi od obveznosti, da kandidat ali ponudnik predloži dokumentarna dokazila iz odstavka 1, če so takšna dokazila že bila predložena za drug postopek za oddajo javnega naročila in so še v skladu z odstavkom 1.
Če zaradi izjemnega razloga, za katerega naročnik meni, da je upravičen, ponudnik ali kandidat ne more predložiti dokazil, ki jih zahteva naročnik, lahko svojo ekonomsko in finančno sposobnost dokazuje na kateri koli drug način, za katerega naročnik meni, da je ustrezen.
3. Gospodarski subjekt se lahko, kadar je to primerno,in za določeno naročilo zanaša na sposobnosti drugih subjektov, ne glede na pravno naravo povezav, ki jih ima z njimi. V tem primeru mora dokazati naročniku, da bo imel na razpolago potrebne vire za izvajanje naročila, na primer z izjavo teh subjektov, da mu bodo dali te vire na razpolago.
Naročnik lahko zahteva, da gospodarski subjekt in subjekti iz prvega pododstavka solidarno odgovarjajo za izvedbo naročila.
Pod enakimi pogoji se lahko skupina gospodarskih subjektov iz člena 121(5) zanaša na sposobnosti članov skupine ali drugih subjektov.
Člen 148
Tehnična in kadrovska sposobnost
(člen 110(1) finančne uredbe)
1. Tehnična in kadrovska sposobnost gospodarskih subjektov se ocenjuje in preverja v skladu z odstavkoma 2 in 3. V postopkih za oddajo javnih naročil blaga, ki zahtevajo namestitvena in inštalacijska dela, storitev in/ali gradenj, se taka sposobnost ocenjuje predvsem glede na njihovo znanje, učinkovitost, izkušnje in zanesljivost.
2. Dokazila o tehnični in kadrovski sposobnosti gospodarskega subjekta se lahko glede na naravo, količino ali obseg in namen blaga, storitev ali gradenj, ki se naročajo, predložijo v obliki enega ali več naslednjih dokumentov:
(a)
dokazil o izobrazbi in strokovni usposobljenosti izvajalca storitev ali izvajalca gradenj in/ali vodstvenih delavcev podjetja ter zlasti osebe ali oseb, odgovornih za opravljanje storitev ali izvajanje gradenj;
(b)
seznama:
(i)
glavnih storitev in blaga, opravljenih oz. dobavljenega v zadnjih treh letih, z navedbo zneskov, datumov ter prejemnikov (javnih in zasebnih);
(ii)
gradenj, izvedenih v zadnjih petih letih, z navedbo zneskov, datumov in kraja;
(c)
opisa tehnične opreme, orodij in objektov, ki jih bo podjetje uporabljalo za izvedbo naročila storitev ali gradenj;
(d)
opisa tehnične opreme in ukrepov za zagotavljanje kakovosti blaga in storitev ter opisa študijskih in raziskovalnih zmogljivosti podjetja;
(e)
navedbe strokovnega osebja ali strokovnih teles, ki bodo sodelovali pri izvedbi naročila, ne glede na to, ali neposredno pripadajo podjetju ali ne, in zlasti tistih, ki so odgovorni za nadzor kakovosti;
(f)
v zvezi z naročili blaga: vzorcev, opisov in/ali verodostojnih fotografij in/ali certifikatov, ki jih izdajo uradni inštituti ali agencije za nadzor kakovosti, ki imajo za to priznano pristojnost, in s katerimi se potrjuje skladnost proizvodov z veljavnimi tehničnimi specifikacijami ali standardi;
(g)
izjave o povprečnem letnem številu zaposlenih in številu vodstvenega osebja izvajalca storitev ali izvajalca gradenj v zadnjih treh letih;
(h)
navedbe deleža naročila, ki bi ga izvajalec storitev lahko nameraval dati v podizvajanje;
(i)
za javna naročila gradenj in storitev ter samo v ustreznih primerih: navedbe ukrepov okoljskega ravnanja, ki jih gospodarski subjekt lahko uporabi med izvajanjem naročila.
Če se naročnikom zagotovijo storitve ali blago iz točke (b)(i) prvega pododstavka, se dokazilo o izvedbi ali dobavi izda v obliki potrdila, ki ga izda ali sopodpiše pristojni organ.
Za namene točke (b)(ii) prvega pododstavka se seznamu najpomembnejših gradenj priloži potrdilo o ustrezni izvedbi, v katerem je navedeno, ali je bila gradnja izvedena strokovno in ali je bila v celoti končana.
3. Če so naročene storitve zahtevne ali proizvodi zapleteni ali izjemoma, če se naročajo za posebne namene, se tehnična in kadrovska sposobnost lahko dokaže s preverjanjem, ki ga izvede naročnik ali v njegovem imenu pristojni uradni organ države, v kateri ima izvajalec storitev ali dobavitelj blaga sedež, s soglasjem tega organa. Pri takšnem preverjanju se pregleda tehnična sposobnost dobavitelja in njegove proizvodne zmogljivosti ter po potrebi njegove študijske in raziskovalne zmogljivosti ter način nadzora kakovosti.
4. Kadar naročnik zahteva predložitev certifikatov, ki jih sestavljajo neodvisni organi, pristojni za potrjevanje skladnosti gospodarskega subjekta s posameznimi standardi za zagotavljanje kakovosti, se sklicuje na sisteme za zagotavljanje kakovosti, ki temeljijo na ustrezni seriji evropskih standardov, ki jih potrdijo pooblaščeni organi. Vendar pa naročniki sprejmejo tudi druga dokazila o enakovrednih ukrepih za zagotavljanje kakovosti, ki jih predložijo gospodarski subjekti, ki nimajo dostopa do takih certifikatov ali nimajo možnosti, da bi jih pridobili v ustreznem roku.
5. Kadar naročnik zahteva predložitev certifikatov, ki jih sestavljajo neodvisni organi, pristojni za potrjevanje skladnosti gospodarskega subjekta s posameznimi sistemi ali standardi okoljskega ravnanja, se sklicuje na Sistem Unije za okoljsko ravnanje in presojo ali na druge sisteme okoljskega ravnanja, priznane v skladu s členom 45 Uredbe (ES) št. 1221/2009 Evropskega parlamenta in Sveta (18), ali na druge standarde okoljskega ravnanja, ki temeljijo na ustreznih evropskih ali mednarodnih standardih pooblaščenih organov. Naročniki priznajo enakovredne certifikate organov, ustanovljenih v drugih državah članicah. Prav tako sprejmejo druga dokazila o enakovrednih ukrepih okoljskega ravnanja, ki jih predložijo gospodarski subjekti.
6. Gospodarski subjekt se lahko, kadar je to primerno, in za določeno naročilo zanaša na sposobnosti drugih subjektov, ne glede na pravno naravo povezav, ki jih ima z njimi. V tem primeru mora dokazati naročniku, da bo imel na razpolago potrebne vire za izvajanje naročila, na primer z izjavo teh subjektov, da mu bodo dali te vire na razpolago.
Pod enakimi pogoji se lahko skupina gospodarskih subjektov iz člena 121(5) zanaša na sposobnosti članov skupine ali drugih subjektov.
7. V zvezi z naročili gradenj, naročili storitev ter namestitvenimi in inštalacijskimi deli v okviru naročil blaga lahko naročnik zahteva, da nekatere ključne naloge opravi neposredno ponudnik sam ali, če ponudbo predloži skupina gospodarskih subjektov v skladu s členom 121(6), sodelujoči v tej skupini.
8. Naročniki lahko sklepajo, da gospodarski subjekti ne bodo izvedli naročila v skladu z ustreznim standardom kakovosti, če ugotovijo navzkrižje interesov, ki lahko negativno vpliva na izvajanje naročila.
Člen 149
Določbe in merila za oddajo javnih naročil
(člen 110(2) finančne uredbe)
1. Brez poseganja v člen 107 finančne uredbe se naročila oddajo na enega od naslednjih dveh načinov:
(a)
po avtomatskem postopku, ko se naročilo odda ponudniku, ki ponudi najnižjo ceno, pri čemer mora biti ponudba pravilna in izpolnjevati vse določene pogoje;
(b)
po postopku za izbiro ekonomsko najugodnejše ponudbe.
2. Naročnik pri določanju ekonomsko najugodnejše ponudbe upošteva ponujeno ceno in merila kakovosti, ki so odvisna od predmeta naročila, kot so tehnične prednosti, estetske in funkcionalne lastnosti, okoljske lastnosti, tekoči stroški, donosnost, datum dobave ali končanja del, poprodajne storitve in tehnična pomoč. Naročnik lahko določi najnižje ravni kakovosti. Ponudbe, ki ne dosegajo teh ravni, se zavrnejo.
3. Naročnik v obvestilu o javnem naročilu ali v specifikacijah ali v dokumentu z opisom določi, kako se vrednotijo posamezna merila pri določanju ekonomsko najugodnejše ponudbe. To vrednotenje se lahko izrazi kot razpon s primernim maksimalnim obsegom.
Vrednotenje cene glede na druga merila ne sme povzročiti, da cena ne bi vplivala na izbiro izvajalca, brez poseganja v lestvice stroškov, ki jih institucija določi kot plačilo za nekatere storitve, na primer storitve, ki jih opravijo izkušeni ocenjevalci.
Če je v izjemnih primerih vrednotenje tehnično nemogoče, zlasti zaradi predmeta naročila, naročnik samo navede merila, ki se bodo uporabljala, v vrstnem redu od najbolj do najmanj pomembnega.
Člen 150
Uporaba elektronskih dražb
(člen 110(2) finančne uredbe)
1. Naročniki lahko uporabljajo elektronske dražbe, v katerih se predstavijo nove cene, popravljene navzdol, in/ali nove vrednosti za nekatere sestavne dele ponudb.
Za namene prvega pododstavka naročniki uporabijo ponavljajoč se elektronski postopek (elektronska dražba), ki poteka po začetni celostni oceni ponudb, po kateri je ponudbe mogoče razvrstiti z uporabo metod za avtomatsko ocenjevanje.
2. Če je mogoče natančno določiti specifikacije za ponudbe, se pri odprtih in omejenih postopkih ali postopkih s pogajanji v primeru iz člena 135(1)(a) naročniki lahko odločijo, da se pred oddajo javnega naročila izvede elektronska dražba.
Pod temi istimi pogoji je elektronsko dražbo mogoče izvesti med ponovnim javnim zbiranjem ponudb za stranke okvirne pogodbe iz točke (b) tretjega pododstavka člena 122(3) ter javnim zbiranjem ponudb za naročila, ki se oddajo v okviru dinamičnega nabavnega sistema iz člena 131.
Elektronska dražba temelji bodisi samo na cenah, če se naročilo odda ponudniku z najnižjo ceno, bodisi na cenah in/ali vrednostih elementov ponudb, navedenih v specifikacijah, če se naročilo odda ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo.
3. Naročniki, ki se odločijo za uporabo elektronske dražbe, to navedejo v obvestilu o javnem naročilu.
Specifikacije med drugim vsebujejo naslednje podrobnosti:
(a)
elemente, katerih vrednosti bodo predmet elektronske dražbe, pod pogojem, da je te elemente mogoče količinsko oceniti ter izraziti s številkami ali odstotki;
(b)
morebitne omejitve vrednosti, ki se lahko predložijo, kot izhajajo iz specifikacij predmeta naročila;
(c)
informacije, ki bodo med potekom elektronske dražbe na voljo ponudnikom, in, kadar je to potrebno, kdaj jim bodo na voljo;
(d)
ustrezne informacije o poteku elektronske dražbe;
(e)
pogoje, pod katerimi bodo ponudniki lahko dražili, in zlasti minimalne razlike, ki bodo po potrebi zahtevane pri dražitvi;
(f)
ustrezne informacije o uporabljeni elektronski opremi ter o ureditvi in tehničnih specifikacijah povezave.
4. Naročniki pred začetkom elektronske dražbe izvedejo celostno začetno oceno ponudb v skladu z merili za oddajo ter vrednotenjem, ki so ga določili zanje.
Vsi ponudniki, ki so predložili dopustne ponudbe, se po elektronski poti hkrati povabijo k predložitvi novih cen in/ali novih vrednosti; povabilo vsebuje vse ustrezne informacije za povezavo z uporabljeno elektronsko opremo ter določa datum in uro začetka elektronske dražbe. Elektronska dražba lahko poteka v več zaporednih fazah. Začeti se ne sme prej kot dva delovna dneva po datumu, ko so bila povabila poslana.
5. Kadar se naročilo oddaja ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo, je povabilu priložen rezultat celostne ocene zadevne ponudbe, ki je bila izvedena v skladu z vrednotenjem iz prvega pododstavka člena 149(3).
V povabilu je prav tako navedena matematična formula, s katero se bo med potekom elektronske dražbe določalo avtomatsko ponovno razvrščanje ponudb v skladu z novimi predloženimi cenami in/ali vrednostmi. Ta formula vključuje vrednotenje vseh meril, opredeljenih za določitev ekonomsko najugodnejše ponudbe, kot je navedeno v obvestilu o javnem naročilu ali v specifikacijah. Vendar se za ta namen vsi razponi vnaprej zmanjšajo na določeno vrednost.
Če so dovoljene variantne ponudbe, se za vsako variantno ponudbo pripravi ločena formula.
6. Med vsako fazo elektronske dražbe naročniki vsem ponudnikom nemudoma sporočijo vsaj informacije, ki jim v vsakem trenutku omogočajo seznanitev s svojo uvrstitvijo. Prav tako lahko sporočajo tudi druge informacije v zvezi z ostalimi predloženimi cenami ali vrednostmi, če je to navedeno v specifikacijah. Lahko tudi kadar koli objavijo število udeležencev v zadevni fazi dražbe. Vendar v nobenem primeru med katero koli fazo elektronske dražbe ne smejo razkriti imen ponudnikov.
7. Naročniki zaključijo elektronsko dražbo na enega ali več naslednjih načinov:
(a)
v povabilu k udeležbi na dražbi navedejo predhodno določena datum in uro;
(b)
ko ne prejmejo novih cen ali vrednosti, ki bi ustrezale zahtevam v zvezi z minimalnimi razlikami;
(c)
ko se izvedejo vse faze dražbe, določene v povabilu k udeležbi na dražbi.
Za namene točke (b) prvega pododstavka naročniki v povabilu k udeležbi na dražbi določijo čas, ki mora preteči od prejema zadnje ponudbe, preden zaključijo elektronsko dražbo.
Kadar se naročniki odločijo, da zaključijo elektronsko dražbo v skladu s točko (c) prvega pododstavka in po potrebi v kombinaciji z ureditvijo iz točke (b) prvega pododstavka, se v povabilu k udeležbi na dražbi navede časovni razpored vsake faze dražbe.
8. Po zaključku elektronske dražbe naročniki glede na rezultate elektronske dražbe oddajo naročilo v skladu s členom 149.
Naročniki ne smejo zlorabljati elektronskih dražb ali jih uporabljati z namenom preprečevanja, omejevanja ali izkrivljanja konkurence ali z namenom spreminjanja predmeta naročila, ki z objavo obvestila o javnem naročilu postane predmet javnega zbiranja ponudb in je opredeljen v specifikacijah.
Člen 151
Neobičajno nizka cena
(člen 110(2) finančne uredbe)
1. Če so v ponudbi za dano naročilo ponujene neobičajno nizke cene, naročnik, preden tako ponudbo zavrne samo iz tega razloga, pisno zahteva podrobno obrazložitev vseh postavk ponudbe, za katere meni, da so relevantne, in jih preveri v ustreznem pogovoru z vsemi udeleženimi in ob upoštevanju prejete obrazložitve. Ta podrobna obrazložitev se lahko nanaša zlasti na skladnost z določbami o zaščiti zaposlitve in delovnih pogojih, ki veljajo na kraju, kjer naj bi se gradnja, storitev ali dobava izvajala.
Naročnik lahko upošteva predvsem obrazložitve, ki se nanašajo na:
(a)
ekonomiko proizvodnega procesa, opravljanja storitev ali načina gradnje;
(b)
izbrane tehnične rešitve ali izjemno ugodne pogoje, ki so na voljo ponudniku;
(c)
izvirnost ponudbe.
2. Kadar naročnik ugotovi, da je cena neobičajno nizka zaradi dobljene državne pomoči, lahko zavrne ponudbo samo na podlagi tega razloga, če ponudnik v razumnem roku, ki mu ga določi naročnik, ne more dokazati, da je bila zadevna pomoč dodeljena dokončno ter v skladu s postopki in odločitvami, določenimi v pravilih Unije o državni pomoči.
Člen 152
Roki za prejem ponudb in prijav za sodelovanje
(člen 111(1) finančne uredbe)
1. Naročnik v koledarskih dneh določi dokončne in obvezne roke za prejem ponudb in prijav za sodelovanje. Roki morajo biti dovolj dolgi, da imajo zainteresirane osebe na voljo razumno in ustrezno obdobje za pripravo in predložitev ponudb, zlasti ob upoštevanju zapletenosti naročila ali potrebe po ogledu lokacije ali pregledu dokumentov, priloženih specifikacijam, na kraju samem.
2. V odprtim postopkih za naročila, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), rok za prejem ponudb ne sme biti krajši od 52 dni od dne, ko je naročnik odposlal v objavo obvestilo o javnem naročilu.
3. V omejenih postopkih, v primerih uporabe konkurenčnega dialoga iz člena 132 in v postopkih s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu za naročila nad mejnimi vrednostmi iz člena 170(1) rok za prejem prijav za sodelovanje ne sme biti krajši od 37 dni od dne, ko je naročnik odposlal v objavo obvestilo o javnem naročilu.
V omejenih postopkih za naročila, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), rok za prejem ponudb ne sme biti krajši od 40 dni od dne, ko je odposlan razpis za zbiranje ponudb.
V postopkih po razpisu za prijavo interesa iz člena 136(1) pa rok:
(a)
v primeru postopka iz člena 136(1)(a) in člena 136(3)(b)(i) za prejem ponudb ne sme biti krajši od 21 dni od dne, ko je odposlan razpis za zbiranje ponudb;
(b)
v primeru dvostopenjskega postopka iz člena 136(3)(b)(ii) za prejem prijav za sodelovanje ne sme biti krajši od 10 dni in za prejem ponudb ne sme biti krajši od 21 dni.
4. Če je naročnik za naročila nad mejnimi vrednostmi iz člena 170(1) v skladu s členom 123(2) poslal v objavo predhodno informativno obvestilo ali predhodno informativno obvestilo sam objavil v profilu kupca, se lahko rok za prejem ponudb na splošno skrajša na 36 dni, vendar v nobenem primeru ne sme biti krajši od 22 dni od dne, ko je naročnik odposlal v objavo obvestilo o javnem naročilu ali razpis za zbiranje ponudb.
Skrajšanje roka iz prvega pododstavka je mogoče le, če predhodno informativno obvestilo izpolnjuje naslednja pogoja:
(a)
vsebuje vse informacije, ki se zahtevajo za obvestilo o javnem naročilu, če so te informacije na voljo v času objave predhodnega informativnega obvestila;
(b)
v objavo je bilo poslano najmanj 52 dni in največ 12 mesecev pred dnem, ko je bilo v objavo poslano obvestilo o javnem naročilu.
5. Roki za prejem ponudb se lahko skrajšajo za pet dni, če je od dne objave obvestila o javnem naročilu ali razpisa za prijavo interesa do celotne razpisne dokumentacije mogoč neomejen in neposreden elektronski dostop.
Člen 153
Rok za dvig razpisne dokumentacije
(člen 111(1) finančne uredbe)
1. Če se zahteva predloži pravočasno pred rokom za predložitev ponudb, se, ob upoštevanju odstavka 4, specifikacije ali dokumenti z opisom v postopku iz člena 132 in dodatni dokumenti pošljejo vsem gospodarskim subjektom, ki so zahtevali specifikacije ali prijavili interes za udeležbo v dialogu ali za predložitev ponudbe, v petih delovnih dneh po prejemu zahteve. Naročniki niso dolžni odgovoriti na zahteve za dokumentacijo, predložene manj kot pet delovnih dni pred rokom za predložitev ponudb.
2. Če se zahteva predloži pravočasno pred rokom za predložitev ponudb, se dodatne informacije v zvezi s specifikacijami ali dokumenti z opisom ali dodatnimi dokumenti pošljejo hkrati vsem gospodarskim subjektom, ki so zahtevali specifikacije ali prijavili interes za udeležbo v dialogu ali za predložitev ponudbe, najpozneje šest koledarskih dni pred rokom za prejem ponudb, če pa naročnik zahtevo za informacije prejme manj kot osem koledarskih dni pred rokom za prejem ponudb, pa dodatne informacije pošlje čim prej po prejemu zahteve. Naročniki niso dolžni odgovoriti na zahteve za dodatne informacije, predložene manj kot pet delovnih dni pred rokom za predložitev ponudb.
3. Če specifikacij in dodatnih dokumentov ali informacij iz kakršnega koli razloga ni mogoče poslati v rokih iz odstavkov 1 in 2 tega člena ali če je ponudbe mogoče pripraviti šele na podlagi ogleda lokacije ali pregleda dokumentacije, priložene specifikacijam, na kraju samem, se roki za prejem ponudb iz člena 152 podaljšajo, da se lahko vsi gospodarski subjekti seznanijo z vsemi potrebnimi informacijami za pripravo ponudb. To podaljšanje se ustrezno oglašuje v skladu z določbami iz členov 123 do 126.
4. Če je v odprtem postopku, vključno z dinamičnimi nabavnimi sistemi iz člena 131, do celotne razpisne dokumentacije in dodatnih dokumentov mogoč neomejen, popoln in neposreden elektronski dostop, se odstavek 1 tega člena ne uporablja. V obvestilu o javnem naročilu iz člena 123(3) se navede internetni naslov, na katerem je mogoče najti to dokumentacijo.
Člen 154
Roki v nujnih primerih
(člen 111(1) finančne uredbe)
1. V primeru, da ustrezno utemeljeni nujni razlogi onemogočijo uporabo najkrajših rokov iz člena 152(3) za omejene postopke in postopke s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu, lahko naročniki določijo naslednja roka, izražena v koledarskih dneh:
(a)
rok za prejem prijav za sodelovanje, ki ne sme biti krajši od 15 dni od dne, ko je bilo odposlano v objavo obvestilo o javnem naročilu, ali od desetih dni, če se obvestilo pošlje Uradu za publikacije elektronsko;
(b)
rok za prejem ponudb, ki ne sme biti krajši od desetih dni od dne, ko je bil odposlan razpis za zbiranje ponudb.
2. V omejenih postopkih in pospešenih postopkih s pogajanji se dodatne informacije o specifikacijah, če so bile zahtevane pravočasno, sporočijo vsem kandidatom ali ponudnikom najpozneje štiri koledarske dni pred rokom za prejem ponudb.
Člen 155
Načini pošiljanja
(člen 111(1) finančne uredbe)
1. Ureditev za predložitev ponudb in prijav za sodelovanje določijo naročniki, ki lahko izberejo izključni način predložitve. Ponudbe in prijave za sodelovanje se lahko predložijo s pismom ali v elektronski obliki. Poleg tega je mogoče prijave za sodelovanje predložiti tudi s telefaksom.
Izbrani načini pošiljanja so splošno dostopni in gospodarskim subjektom ne omejujejo dostopa do postopka za oddajo javnih naročil.
Izbrani načini pošiljanja zagotavljajo, da so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
vsaka predložena ponudba ali prijava za sodelovanje vsebuje vse potrebne informacije za oceno;
(b)
ohrani se celovitost podatkov;
(c)
ohrani se zaupnost ponudb in prijav za sodelovanje ter naročnik se z vsebino ponudb in prijav za sodelovanje seznani šele po izteku roka za njihovo predložitev;
(d)
zagotovi se varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
Kadar je to potrebno zaradi pravnih dokazil, lahko naročniki zahtevajo, da je treba predložitve prijav za sodelovanje, ki so bile poslane s telefaksom, potrditi s pismom ali elektronsko, in sicer kar najhitreje in v vsakem primeru pred rokom iz člena 152.
2. Kadar naročnik dovoli elektronsko predložitev ponudb in prijav za sodelovanje, morajo biti pri tem uporabljena orodja ter njihove tehnične značilnosti nediskriminatorne narave, splošno dostopna ter združljiva z izdelki informacijske in komunikacijske tehnologije v splošni rabi in ne omejujejo gospodarskih subjektov pri dostopu do postopka za oddajo javnih naročil.
3. Razen za naročila pod mejno vrednostjo iz člena 170(1), naprave za elektronsko sprejemanje ponudb in prijav za sodelovanje s tehničnimi sredstvi in ustreznimi postopki zagotavljajo, da:
(a)
je identiteto gospodarskega subjekta mogoče z gotovostjo potrditi;
(b)
je mogoče natančno določiti točno uro in datum prejema ponudb in prijav za sodelovanje;
(c)
se lahko v razumni meri zagotovi, da pred določenim rokom nihče nima dostopa do podatkov, poslanih v skladu s temi zahtevami;
(d)
se v primeru kršitve prepovedi tega dostopa lahko v razumni meri zagotovi, da se kršitev zlahka ugotovi;
(e)
lahko samo pooblaščene osebe določijo ali spremenijo datum odpiranja prejetih dokumentov;
(f)
se med različnimi fazami postopka za oddajo javnih naročil omogoči dostop do predloženih podatkov ali dela le-teh izključno ob hkratnem ukrepanju pooblaščenih oseb;
(g)
mora hkratno ukrepanje pooblaščenih oseb omogočiti dostop do poslanih podatkov šele po predpisanem datumu;
(h)
so dokumentov, prejeti in odprti v skladu s temi zahtevami, še naprej dostopni samo osebam, pooblaščenim, da se z njimi seznanijo.
4. Kadar naročnik dovoli elektronsko predložitev ponudb in prijav za sodelovanje, predloženi dokumenti v elektronski obliki štejejo kot izvirniki in kot da so jih podpisali pooblaščeni zastopniki gospodarskih subjektov.
5. V primeru predložitve s pismom lahko ponudniki ali kandidati predložijo ponudbe ali prijave za sodelovanje:
(a)
po pošti ali kurirski službi, v tem primeru razpisna dokumentacija določa, da kot veljavni datum velja datum pošiljke, poštni žig ali datum na potrdilu o oddaji pošiljke;
(b)
osebno v prostorih institucije, kjer ponudbo ali prijavo za sodelovanje odda ponudnik ali kandidat ali njegov zastopnik, pri čemer se v razpisni dokumentaciji določi poleg informacij iz točke (a) člena 138(2) tudi služba, ki se ji oddajo ponudbe ali prijave za sodelovanje in ki izda z datumom opremljeno in podpisano potrdilo o prejemu.
6. Zaradi varovanja tajnosti in za preprečitev morebitnih težav, kadar se ponudbe pošiljajo s pošto, mora razpis za zbiranje ponudb vsebovati naslednjo določbo:
Ponudbe je treba predložiti v zaprti kuverti, ki je vložena v še eno zaprto kuverto. Na notranji kuverti morajo biti poleg imena službe, na katero je naslovljena in ki je bila navedena v razpisu za zbiranje ponudb, navedene naslednje besede „Razpis za zbiranje ponudb - ne odpiraj“. Če se uporabijo samolepilne kuverte, morajo biti zalepljene z lepilnim trakom, pošiljatelj pa se mora čezenj podpisati.
Člen 156
Jamstva za resnost ponudbe
(člen 111(3) finančne uredbe)
Naročnik lahko zahteva jamstvo za resnost ponudbe, ki se predloži v skladu s členom 163 in predstavlja od 1 % do 2 % skupne vrednosti naročila.
Jamstvo za resnost ponudbe se sprosti ob oddaji naročila. Če do roka ni predložena nobena ponudba ali ponudnik ponudbo naknadno umakne, se jamstvo zadrži.
Člen 157
Odpiranje ponudb in prijav za sodelovanje
(člen 111(4) finančne uredbe)
1. Odprejo se vse prijave za sodelovanje in ponudbe, ki izpolnjujejo zahteve iz člena 155.
2. Kadar vrednost naročila presega mejno vrednost iz člena 137(1) odgovorni odredbodajalec imenuje komisijo za odpiranje ponudb.
Komisijo za odpiranje ponudb sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti zadevne institucije, ki hierarhično nista povezani med seboj in od katerih vsaj ena ne odgovarja odgovornemu odredbodajalcu. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov za te osebe veljajo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe. Če predstavništva in lokalne enote iz člena 72 te uredbe ali izolirane enote v državi članici nimajo ločenih enot, se zahteva glede organizacijskih enot, ki hierarhično niso povezane med seboj, ne uporablja.
Če je postopek za oddajo naročila medinstitucionalen, komisijo za odpiranje ponudb imenuje odgovorni odredbodajalec iz institucije, odgovorne za postopek za oddajo naročila. Sestava komisije za odpiranje ponudb v največji možni meri upošteva medinstitucionalni značaj postopka za oddajo naročila.
3. Če se ponudbe predložijo s pismom, eden ali več članov komisije za odpiranje ponudb parafira dokumente, ki dokazujejo datum in uro, ko je bila vsaka ponudba odposlana.
Prav tudi parafirajo:
(a)
bodisi vsako stran vsake ponudbe
(b)
bodisi naslovnico in strani, ki vsebujejo finančne podatke ponudbe, pri čemer celovitost prvotne ponudbe z ustreznimi ukrepi zagotovi služba, ki je neodvisna od službe za odobravanje, razen v primerih iz drugega pododstavka odstavka 2.
Kadar se naročilo odda po avtomatskem postopku oddaje v skladu s točko (a) člena 149(1), se cene iz ponudb, ki izpolnjujejo pogoje, objavijo.
Člani komisije podpišejo zapisnik o odpiranju prejetih ponudb, v katerem so navedene ponudbe, ki izpolnjujejo pogoje iz člena 155, in ponudbe, ki teh pogojev ne izpolnjujejo, ter razlogi, zaradi katerih so bile ponudbe zavrnjene, pri čemer se sklicujejo na načine za predložitev ponudb iz člena 155. Podpis se lahko opravi v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno identifikacijo podpisnika.
Člen 158
Komisija za ocenjevanje ponudb in prijav za sodelovanje
(člen 111(5) finančne uredbe)
1. Vse prijave za sodelovanje in ponudbe, za katere je bilo ugotovljeno, da izpolnjujejo pogoje iz člena 155, oceni in razvrsti komisija za ocenjevanje ponudb, ki se na podlagi predhodno objavljenih meril za izključitev in izbor na eni strani oziroma meril za dodelitev na drugi strani imenuje za vsako od teh dveh stopenj.
Komisijo imenuje odgovorni odredbodajalec, ki je dolžan dati svetovalno mnenje za naročila, katerih vrednost presega mejno vrednost iz člena 137(1).
Vendar pa lahko odgovorni odredbodajalec odloči, naj komisija za ocenjevanje ponudb oceni in razvrsti ponudbe samo na podlagi meril za oddajo ter da se merila za izključitev in izbor ocenijo na druge ustrezne načine, ki zagotavljajo odsotnost navzkrižja interesov.
2. Komisijo za ocenjevanje ponudb sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti institucij ali organov iz člena 208 finančne uredbe, ki hierarhično nista povezani med seboj in od katerih vsaj ena ne odgovarja odgovornemu odredbodajalcu. Odgovorni odredbodajalec zagotovi, da te osebe spoštujejo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.
Če predstavništva in lokalne enote iz člena 72 ali izolirane enote v državi članici nimajo ločenih enot, se zahteva glede organizacijskih enot, ki hierarhično niso povezane med seboj, ne uporablja.
Komisijo za ocenjevanje ponudb lahko sestavljajo isti člani kot komisijo za odpiranje ponudb.
Na podlagi sklepa odgovornega odredbodajalca lahko komisiji pomagajo zunanji strokovnjaki. Odgovorni odredbodajalec zagotovi, da ti strokovnjaki spoštujejo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.
Če je postopek za oddajo naročila medinstitucionalen, komisijo za ocenjevanje ponudb imenuje odgovorni odredbodajalec iz institucije, odgovorne za postopek za oddajo naročila. Sestava komisije za ocenjevanje ponudb v največji možni meri upošteva medinstitucionalni značaj postopka za oddajo naročila.
3. Prijave za sodelovanje in ponudbe, ki ne izpolnjujejo vseh bistvenih zahtev, določenih v razpisni dokumentaciji, se izločijo.
Komisija za ocenjevanje ponudb ali naročnik pa lahko zaprosi kandidate ali ponudnike, da v roku, ki ga določi, predložijo dodatno dokumentacijo ali pojasnila dokazil, predloženih v zvezi z merili za izključitev in izbor.
Prijave za sodelovanje in ponudbe, ki niso izključene in ki izpolnjujejo merila za izbor, štejejo kot dopustne.
4. V primeru neobičajno nizke cene iz člena 151 komisija za ocenjevanje ponudb zahteva ustrezne informacije o postavkah ponudbe.
Člen 159
Rezultati ocenjevanja
(člen 112 finančne uredbe)
1. Sestavi se poročilo, opremljeno z datumom, o oceni in razvrstitvi prijav za sodelovanje in ponudb, za katere je bilo ugotovljeno, da izpolnjujejo pogoje.
Poročilo podpišejo vsi člani komisije za ocenjevanje ponudb. Podpis se lahko opravi v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno identifikacijo podpisnika.
Če komisija za ocenjevanje ponudb ni imela pristojnosti za preverjanje ponudb na podlagi meril za izključitev in meril za izbor, poročilo podpišejo tudi osebe, ki jim je odgovorni odredbodajalec dodelil to pristojnost. Poročilo se hrani za morebitne potrebe v prihodnje.
2. Poročilo iz odstavka 1 vsebuje najmanj:
(a)
ime in naslov naročnika ter predmet in vrednost naročila, okvirne pogodbe ali dinamičnega nabavnega sistema;
(b)
imena zavrnjenih kandidatov ali ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev;
(c)
imena kandidatov ali ponudnikov, ki izpolnjujejo pogoje, in razloge za njihovo izbiro;
(d)
razloge za zavrnitev ponudb, pri katerih je bila ugotovljena neobičajno nizka cena;
(e)
imena predlaganih kandidatov ali izvajalca in razloge za tako izbiro ter, če je ta podatek znan, delež naročila ali okvirne pogodbe, ki ga izvajalec namerava dati v podizvajanje tretjim osebam.
3. Naročnik nato sprejme sklep o oddaji naročila, v katerem navede vsaj naslednje:
(a)
ime in naslov naročnika, predmet in vrednost naročila ali predmet in najvišjo vrednost okvirne pogodbe ali dinamičnega nabavnega sistema;
(b)
imena zavrnjenih kandidatov ali ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev;
(c)
imena kandidatov ali ponudnikov, ki izpolnjujejo pogoje, in razloge za njihovo izbiro;
(d)
razloge za zavrnitev ponudb, pri katerih je bila ugotovljena neobičajno nizka cena;
(e)
imena izbranih kandidatov ali izvajalca in razloge za tako izbiro, pri čemer se sklicuje na merila za izbor in oddajo, ki so bila objavljena vnaprej, ter, če je ta podatek znan, delež naročila ali okvirne pogodbe, ki ga izvajalec namerava dati v podizvajanje tretjim osebam;
(f)
v primeru postopka s pogajanji in konkurenčnega dialoga okoliščine iz členov 132, 134, 135, 266, 268, 270 in 271, ki opravičujejo njuno uporabo;
(g)
kadar je to primerno, razloge, zakaj se je naročnik odločil, da naročila ne odda.
Če je postopek za oddajo naročila medinstitucionalen, sklep iz prvega pododstavka sprejme naročnik, odgovoren za postopek za oddajo naročila.
Člen 160
Stiki med naročnikom in ponudniki
(člen 112 finančne uredbe)
1. Stiki med naročnikom in ponudniki med postopkom za oddajo naročila so dovoljeni izjemoma, in sicer pod pogoji iz odstavkov 2 in 3.
2. Pred rokom za predložitev ponudb lahko naročnik v zvezi z dodatnimi dokumenti in informacijami iz člena 153:
(a)
na zahtevo ponudnikov sporoči dodatne informacije, ki so namenjene izključno kot pojasnilo narave naročila, pri čemer take informacije na isti datum sporoči vsem ponudnikom, ki so zahtevali specifikacije;
(b)
na svojo pobudo, če v besedilu obvestila o javnem naročilu, razpisa za zbiranje ponudb ali specifikacij opazi napako, če je besedilo nenatančno, če so izpuščeni podatki ali če je bila storjena kakršna koli druga administrativna napaka, o tem obvesti zadevne osebe na isti datum in na enak način, kakor se je uporabil za izvirni razpis za zbiranje ponudb.
3. Če je po odpiranju ponudb potrebno kakšno pojasnilo v zvezi s ponudbo ali če je treba v ponudbi popraviti očitne administrativne napake, se lahko naročnik obrne neposredno na ponudnika, pri čemer pa zaradi takih stikov pogoji ponudbe ne smejo biti na noben način spremenjeni.
4. Za vsak primer, ko je bil vzpostavljen stik, in za ustrezno utemeljene primere, ko stik ni bil vzpostavljen, kot je navedeno v členu 96 finančne uredbe, se hrani zaznamek v dokumentaciji o zadevnem javnem naročilu.
Člen 161
Obveščanje kandidatov in ponudnikov
(členi 113, 114 in 118 finančne uredbe)
1. Naročniki čim prej obvestijo kandidate in ponudnike o sprejetih odločitvah v zvezi z oddajo naročila ali okvirne pogodbe ali vstopu v dinamični nabavni sistem, vključno z razlogi za odločitev, da ne oddajo naročila ali okvirne pogodbe ali vzpostavijo dinamičnega nabavnega sistema, v zvezi s katerimi je potekalo javno zbiranje ponudb, ali da ponovno začnejo postopek.
2. Naročnik sporoči informacije iz člena 113(2) finančne uredbe v največ 15 koledarskih dneh od dne, na katerega je prejel pisno zahtevo.
3. Za naročila, ki so jih za svoj račun oddale institucije Unije, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1) in ki niso izključena iz področja uporabe Direktive 2004/18/ES, naročniki z elektronskimi sredstvi obvestijo hkrati in posamično vsakega neuspešnega ponudnika ali kandidata, da njegova ponudba ali vloga ni bila sprejeta, v kateri koli od naslednjih faz:
(a)
v postopkih za oddajo naročil, organiziranih v dveh ločenih fazah, kmalu po sprejetju odločitev na podlagi meril za izključitev in izbor ter pred sklepom o oddaji;
(b)
kar zadeva sklepe o oddaji in sklepe o zavrnitvi ponudb, čim prej po sklepu o oddaji in najpozneje v naslednjem tednu.
V vsakem primeru naročnik navede razloge, zakaj ponudba ali vloga ni bila sprejeta, in razpoložljiva pravna sredstva.
Neuspešni ponudniki ali kandidati lahko po pošti, telefaksu ali elektronski pošti pisno zahtevajo dodatne informacije glede razlogov za zavrnitev, vsi izbrani ponudniki, katerih ponudbe niso izločene, pa lahko pridobijo informacije o značilnostih in relativnih prednostih sprejete ponudbe ter ime uspešnega izvajalca, brez poseganja v določbe drugega pododstavka člena 113(2) finančne uredbe. Naročniki odgovorijo najpozneje 15 koledarskih dni po prejemu zahtevka.
Člen 162
Podpis pogodbe
(člena 113 in 118 finančne uredbe)
Pogodba se lahko začne izvajati, ko je podpisana, in ne pred tem.
Oddelek 4
Jamstva in korektivni ukrepi
Člen 163
Jamstva
(člen 115 finančne uredbe)
1. Kadar morajo izvajalci jamstvo predložiti vnaprej, mora biti to izdano za dovolj visok znesek in veljati dovolj dolgo, da ga naročnik lahko unovči.
2. Jamstvo da banka ali pooblaščena finančna institucija. Jamstvo lahko nadomesti solidarno poroštvo tretje osebe, če se naročnik s tem strinja.
Jamstvo je izraženo v eurih.
Z jamstvom se banka ali finančna institucija ali tretja oseba nepreklicno zavezuje, da bo na prvi poziv poravnala obveznosti izvajalca.
Člen 164
Jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti
(člen 115 finančne uredbe)
1. Za zagotavljanje, da so bili gradnja, blago ali storitve v celoti zagotovljeni, in kadar pri končnem plačilu ni mogoče opraviti dokončnega prevzema v skladu s pogoji pogodbe, lahko odredbodajalec pri posameznih primerih in ob upoštevanju predhodne analize tveganja zahteva jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti.
2. Jamstvo v višini 10 % celotne vrednosti naročila se lahko zagotovi tako, da se pri plačilih vsakič odšteje ustrezen znesek.
Jamstvo lahko nadomesti znesek, za katerega se zmanjša zadnje plačilo in ki predstavlja jamstvo do končnega prevzema storitev, blaga ali gradenj. Znesek določi odredbodajalec in je sorazmeren tveganju, ki je bilo ugotovljeno za izvajanje naročila, pri tem pa upošteva predmet naročila in običajne poslovne pogoje za zadevni sektor.
Pogoji za takšno jamstvo so objavljeni v razpisni dokumentaciji.
3. Po dokončnem prevzemu gradnje, storitev ali blaga se jamstvo sprosti v skladu s pogoji naročila.
Člen 165
Jamstvo za predhodno financiranje
(člen 115 finančne uredbe)
1. Ko naročnik ugotovi potrebo po predhodnem financiranju, pred izvedbo postopka za oddajo javnega naročila oceni tveganja, povezana s takšnim financiranjem, pri tem pa upošteva zlasti naslednja merila:
(a)
ocenjeno vrednost naročila;
(b)
predmet naročila;
(c)
trajanje in dinamiko izvajanja naročila;
(d)
strukturo trga.
2. Jamstvo se zahteva za plačilo predhodnega financiranja v primeru iz drugega pododstavka člena 146(6) ali kadar se odredbodajalec odloči zahtevati jamstvo v skladu z odstavkom 1 tega člena.
Za naročila nizke vrednosti iz člena 137(1) jamstvo ni potrebno.
Jamstvo se sprosti, ko se predhodno financiranje odšteje od vmesnih plačil ali plačil razlike izvajalcu v skladu s pogoji naročila.
Člen 166
Zadržanje izvajanja v primeru napak ali nepravilnosti
(člen 116 finančne uredbe)
1. V skladu s členom 116 finančne uredbe se izvajanje naročil lahko zadrži zaradi preverjanja, ali so bile domnevne resne napake ali nepravilnosti ali goljufije dejansko storjene. Če sum ni potrjen, se izvajanje naročil čim prej nadaljuje.
2. Resna napaka ali nepravilnost je kakršna koli kršitev določbe pogodbe ali predpisa, ki je posledica dejanja ali opustitve dejanja, ki povzroči ali bi lahko povzročila izgubo za proračun Unije.
POGLAVJE 2
Določbe, ki se uporabljajo za naročila, ki jih institucije Unije oddajo za svoj račun
Člen 167
Določitev ustrezne ravni za izračun mejnih vrednosti
(člena 117 in 118 finančne uredbe)
Odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa znotraj institucije oceni ali so bile dosežene mejne vrednosti iz člena 118 finančne uredbe.
Člen 168
Ločena naročila in naročila po sklopih
(člena 104 in 118 finančne uredbe)
1. Ocenjene vrednosti naročila se ne sme določiti z namenom izogniti se zahtevam iz te uredbe, prav tako se s tem namenom ne sme naročila razdeliti na manjše dele.
Kadar koli je primerno, tehnično izvedljivo in stroškovno učinkovito, se naročila, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), oddajo hkrati v obliki ločenih sklopov.
2. Kadar se predmet naročila blaga, storitev ali gradenj razdeli na več sklopov, od katerih je vsak predmet posameznega naročila, se pri celotni oceni uporabljene mejne vrednosti upošteva skupna vrednost vseh sklopov.
Kadar je skupna vrednost vseh sklopov enaka ali višja od mejne vrednosti iz člena 170(1), se za vsak sklop uporabljajo člen 97(1) in odstavka 1 in 2 člena 104 finančne uredbe.
3. Kadar se naročilo odda v obliki ločenih sklopov, se ponudbe ocenijo ločeno za vsak sklop. Če se istemu ponudniku dodeli več sklopov, se lahko podpiše ena pogodba, ki zajema vse te sklope.
Člen 169
Osnova za ocenjevanje vrednosti določenih naročil
(člen 118 finančne uredbe)
1. Pri izračunu ocenjene vrednosti naročila naročnik upošteva celotno ocenjeno plačilo izvajalca.
Kadar naročilo dopušča opcije ali možnost podaljšanja, je osnova za izračun najvišja odobrena vrednost, vključno z uporabo opcijskih klavzul in podaljšanja.
Ta ocena se pripravi, ko se obvestilo o javnem naročilu pošlje v objavo, ali, kadar takšna objava ni predvidena, ko naročnik začne s postopkom oddaje.
2. Za okvirne pogodbe in dinamične nabavne sisteme se upošteva najvišja vrednost vseh naročil, predvidenih v celotnem obdobju veljavnosti okvirne pogodbe ali dinamičnega nabavnega sistema.
3. Pri naročilih storitev se upošteva:
(a)
višina premije in druge oblike plačila za zavarovalne storitve;
(b)
honorarji, provizije, obresti in druge vrste plačil za bančne ali finančne storitve;
(c)
honorarji, plačane provizije in druge oblike plačila za naročila načrtovanja.
4. Pri naročilih storitev, pri katerih ni mogoče oceniti skupne cene, ali pri naročilih blaga na podlagi zakupa, najema ali nakupa na obroke, se kot osnova za izračun ocenjene vrednosti naročila upošteva:
(a)
pri pogodbah, sklenjenih za določen čas:
(i)
če je v primeru storitev veljavnost pogodbe 48 mesecev ali manj ali v primeru blaga 12 mesecev ali manj, skupna vrednost naročila do konca veljavnosti pogodbe;
(ii)
če je v primeru blaga veljavnost pogodbe več kot 12 mesecev, skupna vrednost, vključno z ocenjeno preostalo vrednostjo;
(b)
pri pogodbah, sklenjenih za nedoločen čas, ali v primeru naročil storitev za dlje kot 48 mesecev, mesečna vrednost pomnožena z 48.
5. Pri rednih naročilih storitev ali blaga ali pri naročilih, ki se po določenem času podaljšajo, se vrednost naročila oceni:
(a)
na podlagi dejanske celotne vrednosti podobnih naročil za iste vrste storitev ali izdelkov, oddanih v prejšnjem proračunskem letu ali v zadnjih 12 mesecih, ki jo je po možnosti treba prilagoditi glede na pričakovane spremembe količine ali vrednosti v 12 mesecih po izteku prvotne pogodbe;
(b)
na podlagi ocenjene celotne vrednosti zaporednih naročil, oddanih v 12 mesecih po prvi opravljeni storitvi ali prvi dobavi ali za čas veljavnosti pogodbe, kadar pogodba velja dlje od 12 mesecev.
6. Pri naročilih gradenj se poleg same vrednosti gradnje upošteva tudi ocenjena skupna vrednost blaga, potrebnega za izvedbo gradnje, ki ga naročnik da na voljo izvajalcu.
Člen 170
Mejne vrednosti za uporabo postopkov iz Direktive 2004/18/ES
(člen 118 finančne uredbe)
1. Mejne vrednosti iz člena 118 finančne uredbe so mejne vrednosti iz Direktive 2004/18/ES za naročila storitev, blaga in gradnje.
2. Roki iz člena 118 finančne uredbe so roki, določeni v členih 152, 153 in 154.
Člen 171
Obdobje mirovanja pred podpisom pogodbe
(člen 118 finančne uredbe)
1. Naročnik z uspešnim ponudnikom ne podpiše pogodbe ali okvirne pogodbe iz Direktiva 2004/18/ES dokler ne preteče 14 koledarskih dni.
To obdobje začne teči z enim od naslednjih datumov:
(a)
dan zatem, ko se hkrati pošljejo uradna obvestila uspešnim in neuspešnim ponudnikom;
(b)
kadar se naročilo ali okvirna pogodba odda po postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, dan po objavi obvestila o oddaji javnega naročila iz člena 123 v Uradnem listu Evropske unije.
Kadar se obvestilo iz točke (a) drugega pododstavka pošlje prek telefaksa ali elektronsko, je obdobje mirovanja 10 koledarskih dni.
Po potrebi lahko naročnik odloži podpis pogodbe zaradi dodatnega pregleda, če to opravičujejo zahtevki ali pripombe, ki so jih predložili neuspešni ali oškodovani ponudniki ali kandidati, ali kakršni koli drugi ustrezni prejeti podatki. Zahtevki, pripombe ali podatki morajo prispeti v obdobju iz prvega pododstavka. V primeru odložitve se o tem obvesti vse kandidate ali ponudnike v treh delovnih dneh po sklepu o odložitvi.
Razen v primerih iz odstavka 2 je vsaka pogodba, ki se podpiše pred iztekom obdobja iz prvega pododstavka, nična in neveljavna.
Kadar se naročilo ali okvirno naročilo ne more podeliti predvidenemu uspešnemu ponudniku, ga lahko naročnik podeli naslednjemu najboljšemu ponudniku.
2. Obdobje iz odstavka 1 se ne uporablja v naslednjih primerih:
(a)
v odprtih postopkih, omejenih postopkih ali postopkih s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu, kadar je bila predložena samo ena ponudba;
(b)
v posebnih pogodbah, ki temeljijo na okvirnih pogodbah;
(c)
v postopkih s pogajanji iz členov 134(1)(c), 134(1)(g)(iii), 134(1)(h) in 134(1)(j).
Člen 172
Dokazilo o dostopu do naročil
(člen 119 finančne uredbe)
V specifikacijah se zahteva, da ponudniki navedejo, v kateri državi imajo svoj sedež ali stalno prebivališče, in da predložijo dokazila, ki so običajno sprejemljiva po njihovem lastnem pravu.
NASLOV VI
NEPOVRATNA SREDSTVA
POGLAVJE 1
Področje uporabe in oblika nepovratnih sredstev
Člen 173
Članarine
(člen 121 finančne uredbe)
Članarine iz člena 121(2)(d) finančne uredbe so vsote, ki se plačajo organom, katerih članica je Unija, v skladu s proračunskimi odločitvami in pogoji plačila, ki jih določi zadevni organ.
Člen 174
Sporazumi in sklepi o dodelitvi nepovratnih sredstev
(člen 121(1) finančne uredbe)
1. Nepovratna sredstva se dodelijo s sklepom ali pisnim sporazumom.
2. Za določitev ustreznega instrumenta se upošteva naslednje:
(a)
lokacija upravičenca znotraj ali zunaj Unije;
(b)
kompleksnost in standardizacija vsebine financiranih ukrepov ali programov dela.
Člen 175
Odhodki za člane institucij
(člen 121 finančne uredbe)
Odhodki za člane institucij iz člena 121(2)(a) finančne uredbe vključujejo prispevke združenjem sedanjih ali nekdanjih poslancev Evropskega parlamenta. Plačevanje teh prispevkov poteka v skladu z notranjimi upravnimi pravili Evropskega parlamenta.
Člen 176
Ukrepi, za katere se lahko odobrijo nepovratna sredstva
(člen 121 finančne uredbe)
Ukrep, za katerega se lahko odobrijo nepovratna sredstva v smislu člena 121 finančne uredbe, mora biti jasno opredeljen.
Nobenega ukrepa ni mogoče razdeliti na različne ukrepe, da bi se izognili finančnim pravilom iz te uredbe.
Člen 177
Organi, ki si prizadevajo za dosego cilja v splošnem interesu Unije
(člen 121 finančne uredbe)
Organ, ki si prizadeva za dosego cilja v splošnem interesu Unije, je:
(a)
organ, dejaven na področju izobraževanja, usposabljanja, obveščanja, inovacij ali raziskav in študij na področju evropskih politik, kakršnih koli dejavnosti, ki prispevajo k spodbujanju državljanstva ali človekovih pravic, ali evropski organ za standardizacijo;
(b)
subjekt, ki predstavlja neprofitne organe držav članic, držav kandidatk ali potencialnih držav kandidatk in ki pospešuje uporabo načel in politik, ki so skladne s cilji pogodb.
Člen 178
Partnerstva
(člen 121 finančne uredbe)
1. Posamezna nepovratna sredstva za ukrepe in za poslovanje so lahko sestavni del okvirnih partnerstev.
2. Okvirno partnerstvo se lahko vzpostavi kot dolgoročni mehanizem sodelovanja med Komisijo in upravičenci do nepovratnih sredstev. Lahko je v obliki okvirnega sporazuma ali okvirnega sklepa o partnerstvu.
Okvirni sporazum ali sklep o partnerstvu določa skupne cilje, naravo načrtovanih enkratnih ukrepov ali ukrepov, ki so del odobrenega letnega programa dela, postopek dodeljevanja posameznih nepovratnih sredstev v skladu z načeli in postopkovnimi pravili iz tega naslova ter splošne pravice in obveznosti vsake pogodbenice po posameznih sporazumih ali sklepih.
Trajanje partnerstva ne sme biti daljše od štirih let, razen v izrednih primerih, upravičenih predvsem zaradi predmeta okvirnega partnerstva.
Odredbodajalci ne smejo neupravičeno uporabljati okvirnih sporazumov ali sklepov o partnerstvih ali jih uporabljati tako, da bi bil namen ali učinek v nasprotju z načeli preglednosti ali enakega obravnavanja vložnikov.
3. Kar zadeva načrtovanje programov, predhodno objavo in dodeljevanje, se okvirna partnerstva obravnavajo kot nepovratna sredstva.
4. Posamezna nepovratna sredstva, ki temeljijo na okvirnih sporazumih ali sklepih o partnerstvu, se dodelijo v skladu s postopki, določenimi v teh sporazumih ali sklepih, in v skladu s tem naslovom.
Za posamezna nepovratna sredstva veljajo postopki za naknadno objavo iz člena 191.
Člen 179
Sistemi za elektronsko izmenjavo
(člen 121(1) finančne uredbe)
1. Vse izmenjave z upravičenci, vključno s sklepanjem sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev, objavo sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev in vsemi njihovimi dopolnili, lahko potekajo prek sistemov za elektronsko izmenjavo, ki jih vzpostavi Komisija.
2. Ti sistemi izpolnjujejo naslednje zahteve:
(a)
dostop do sistema in dokumentov, ki se pošiljajo prek njega, imajo le pooblaščene osebe;
(b)
prek sistema lahko dokumente elektronsko podpisujejo ali pošiljajo le pooblaščene osebe;
(c)
pooblaščene osebe morajo biti identificirane v sistemu prek za to vzpostavljenih mehanizmov;
(d)
ura in datum elektronske transakcije morata biti natančno določena;
(e)
ohraniti se mora celovitost dokumentov;
(f)
ohraniti se mora razpoložljivost dokumentov;
(g)
kadar je to ustrezno, se mora ohraniti zaupnost dokumentov;
(h)
zagotoviti se mora varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
3. Za podatke, poslane ali prejete prek takega sistema, velja pravna domneva o celovitosti podatkov ter točnosti datuma in ure pošiljanja ali prejemanja podatkov, kot sta navedena v sistemu.
Dokument, ki je bil poslan ali priglašen prek takšnega sistema, šteje kot enakovreden papirnemu dokumentu, je dopustno dokazno gradivo v pravnih postopkih, šteje kot izvirnik in zanj velja pravna domneva o njegovi pristnosti in celovitosti, če ne vsebuje nobenih dinamičnih lastnosti, ki jih je mogoče samodejno spreminjati.
Elektronski podpisi iz točke (b) odstavka 2 imajo enak pravni učinek kot lastnoročni podpisi.
Člen 180
Vsebina sporazumov ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev
(člen 122 finančne uredbe)
1. Sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev določa najmanj naslednje:
(a)
predmet;
(b)
upravičenca;
(c)
trajanje, zlasti:
(i)
datum začetka veljavnosti;
(ii)
datum začetka izvajanja ukrepa in trajanje ukrepa ali proračunsko leto, v katerem se ukrep financira;
(d)
najvišji znesek financiranja Unije, izražen v eurih in oblika nepovratnih sredstev, po potrebi dopolnjena s:
(i)
skupnimi predvidenimi upravičenimi stroški ukrepa ali programa dela in stopnjo financiranja upravičenih stroškov;
(ii)
stroški na enoto, pavšalnim zneskom ali pavšalnim financiranjem iz točk (b), (c) in (d) člena 123 finančne uredbe, kjer so določeni;
(iii)
kombinacijo elementov iz točk (i) in (ii) te točke.
(e)
opis ukrepa ali - v primeru nepovratnih sredstev za poslovanje - programa dela, ki ga je za to proračunsko leto odobril odredbodajalec, skupaj z opisom pričakovanih rezultatov izvajanja ukrepa ali programa dela;
(f)
splošne pogoje, ki veljajo za vse sporazume te vrste, kot so določbe, da upravičenec sprejema preglede in revizije Komisije, urada OLAF in Računskega sodišča;
(g)
oceno celotnega proračuna ukrepa ali programa dela;
(h)
kadar izvajanje ukrepa vključuje javna naročila, načela iz člena 209 ali predpise o javnih naročilih, ki jih mora upravičenec upoštevati;
(i)
odgovornosti upravičenca, zlasti:
(i)
za dobro finančno poslovodenje ter predložitev poročil o dejavnostih in finančnih poročil; če je primerno, se določijo vmesni cilji za predložitev teh poročil;
(ii)
v primeru sporazuma med Komisijo in več upravičenci, posebne obveznosti koordinatorja, če obstajajo, in drugih upravičencev do koordinatorja, ter finančno odgovornost upravičencev za zneske, dolgovane Komisiji;
(j)
ureditve in roke za potrditev teh poročil in plačila s strani Komisije;
(k)
po potrebi, podrobnosti o upravičenih stroških ukrepa ali odobrenega programa dela ali stroških na enoto, pavšalnih zneskih ali pavšalnem financiranju iz člena 123 finančne uredbe;
(l)
določbe, ki veljajo za prepoznavnost finančne podpore Unije, razen v ustrezno utemeljenih primerih, ko javna razglasitev ni mogoča ali ustrezna.
Splošni pogoji iz točke (f) prvega pododstavka določajo vsaj:
(i)
pravo Unije kot pravo, ki se uporablja za sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev in ki ga po potrebi dopolnjuje nacionalno pravo, kot je določeno v sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev. Odstopanja od tega so mogoča pri sporazumih, sklenjenih z mednarodnimi organizacijami;
(ii)
pristojno sodišče ali razsodišče za reševanje sporov.
2. Sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev lahko določa ureditve in roke za začasno ustavitev ali prekinitev izplačil nepovratnih sredstev v skladu s členom 135 finančne uredbe.
3. V primerih iz člena 178 okvirni sporazum o partnerstvu ali okvirni sklep o partnerstvu določa informacije iz točk (a), (b), (c)(i), (f) in (h) do (j) in (l) iz prvega pododstavka odstavka 1 tega člena.
Posamezen sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev vsebuje informacije iz točk (a) do (e), (g) in (k) prvega pododstavka odstavka 1 in po potrebi tudi iz točke (i) prvega pododstavka odstavka 1.
4. Sprememba sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev je možna le v pisni obliki. Namen ali učinek takšnih sprememb, vključno s tistimi, s katerimi se doda ali odstrani upravičenec, ne sme vzbujati dvomov o sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev ali biti v nasprotju z enakim obravnavanjem vložnikov.
5. Odstavki 1, 2, 3 in 4 se smiselno uporabljajo za sklepe o dodelitvi nepovratnih sredstev.
Nekatere informacije iz odstavka 1 se lahko navedejo v razpisu za zbiranje predlogov ali katerem koli, s tem povezanem dokumentu, in ne v sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev.
Člen 181
Oblike nepovratnih sredstev
(člen 123 finančne uredbe)
1. Nepovratna sredstva v obliki iz točke (a) člena 123(1) finančne uredbe se izračunajo na podlagi upravičenih stroškov, ki so določeni kot dejansko nastali stroški upravičenca in za katere velja predhodni finančni načrt, predložen skupaj s predlogom in vključen v sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev.
2. Stroški na enoto iz točke (b) člena 123(1) finančne uredbe vključujejo vse ali nekatere posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno opredeljeni s sklicevanjem na znesek na enoto.
3. Pavšalni zneski iz točke (c) člena 123(1) finančne uredbe na splošno vključujejo vse ali nekatere posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno opredeljeni.
4. Pavšalno financiranje iz točke (d) člena 123(1) finančne uredbe krije posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so jasno določeni vnaprej s pomočjo odstotnega deleža.
Člen 182
Pavšalni zneski, stroški na enoto in pavšalno financiranje
(člen 124 finančne uredbe)
1. Pooblastilo za uporabo pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja iz člena 124(1) finančne uredbe velja v času izvajanja programa. Če so potrebne bistvene spremembe, se lahko to pooblastilo spremeni. Podatki in zneski se redno ocenjujejo in po potrebi se pavšalni zneski, stroški na enoto ali pavšalno financiranje prilagodijo.
V primeru sporazuma med Komisijo in različnimi upravičenci, za vsakega upravičenca velja zgornja meja iz drugega pododstavka člena 124(1) finančne uredbe.
2. Sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev vsebuje vsa potrebna določila za preverjanje, ali so bili upoštevani pogoji za izplačilo nepovratnih sredstev na podlagi pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja.
3. Izplačilo nepovratnih sredstev na podlagi pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja ne posega v pravico dostopanja do zakonsko predpisanih evidenc upravičencev za namene iz prvega pododstavka odstavka 1 in člena 137(2) finančne uredbe.
4. Kadar naknadni nadzor razkrije, da se financirani dogodek ni zgodil in da je upravičenec prejel neupravičeno izplačilo nepovratnih sredstev na podlagi pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja, je Komisija upravičena do izterjave sredstev do višine nepovratnih sredstev, ne da bi to vplivalo na denarne kazni iz člena 109 finančne uredbe.
POGLAVJE 2
Načela
Člen 183
Načelo sofinanciranja
(člen 125(3) finančne uredbe)
1. V skladu z načelom sofinanciranja se sredstva, potrebna za izvedbo ukrepa ali programa dela, ne zagotovijo v celoti s prispevkom Unije.
Sofinanciranje je lahko v obliki lastnih sredstev upravičenca, prihodka iz ukrepa ali programa dela ali finančnih prispevkov ali prispevkov v naravi tretjih oseb.
2. Prispevki v naravi pomenijo nefinančna sredstva, ki jih tretje osebe brezplačno zagotovijo upravičencu.
Člen 184
Načelo neprofitnosti
(člen 125(5) finančne uredbe)
Finančni prispevki tretjih oseb, ki jih lahko upravičenec porabi za kritje stroškov, ki niso stroški, upravičeni iz naslova nepovratnih sredstev Unije, ali ki niso dolgovani tretji osebi, kadar niso porabljeni ob koncu ukrepa ali programa dela, se ne štejejo kot finančni prispevki, ki jih donatorji posebej namenijo za financiranje upravičenih stroškov v smislu člena 125(5) finančne uredbe.
Člen 185
Nepovratna sredstva nizke vrednosti
(člen 125(4) finančne uredbe)
Nepovratna sredstva nizke vrednosti so nepovratna sredstva, ki ne presegajo 60 000 EUR.
Člen 186
Tehnična pomoč
(člena 101 in 125 finančne uredbe)
„Tehnična pomoč“ pomeni podporne dejavnosti in dejavnosti za krepitev zmogljivosti, ki so potrebne za izvedbo programa ali ukrepa, predvsem dejavnosti pripravljanja, upravljanja, spremljanja, ocenjevanja, revizije in kontrole.
Člen 187
Upravičeni stroški
(člen 126(3)(c) finančne uredbe)
DDV se šteje za davek, ki ga ni mogoče povrniti v skladu z nacionalno zakonodajo o DDV, če se po nacionalni zakonodaji pripiše kateri koli izmed naslednjih dejavnosti:
(a)
oproščene dejavnosti brez pravice do odbitka;
(b)
dejavnosti, za katere se DDV ne obračunava;
(c)
dejavnosti iz točke (a) ali (b), za katere DDV ni mogoče odbiti, se pa povrne prek posebnih shem povračila ali odškodninskih skladov, ki v Direktivi 2006/112/ES niso predvideni, tudi če sta sklad ali shema določena v nacionalni zakonodaji o DDV.
DDV, povezan z dejavnostmi iz člena 13(2) Direktive 2006/112/ES, se šteje kot plačan s strani upravičenca, ki ni davčni zavezanec, kot je opredeljeno v prvem pododstavku člena 13(1) te direktive, ne glede na to, ali zadevna država članica te dejavnosti obravnava kot dejavnosti, ki jih izvajajo organizacije javnega prava v vlogi javnega organa.
Člen 188
Načrtovanje
(člen 128 finančne uredbe)
1. Vsak odgovorni odredbodajalec pripravi letni ali večletni program dela za nepovratna sredstva. Ta program dela sprejme institucija in se čim prej in najpozneje do 31. marca v letu izvajanja objavi na spletni strani institucije, namenjeni nepovratnim sredstvom.
Program dela navaja obdobje, v katerem se bo izvajal, temeljni akt, če obstaja, zastavljene cilje, pričakovane rezultate, okvirne časovne razporede za razpise za zbiranje predlogov z okvirnim zneskom in najvišjo stopnjo sofinanciranja.
Poleg tega program dela vsebuje informacije iz člena 94, da se sklep, s katerim bo sprejet, šteje za sklep o financiranju nepovratnih sredstev za zadevno leto.
2. Vse bistvene spremembe v programu dela se prav tako sprejmejo in objavijo, kakor je določeno v odstavku 1.
Člen 189
Vsebina razpisov za zbiranje predlogov
(člen 128 finančne uredbe)
1. Razpisi za zbiranje predlogov vsebujejo:
(a)
zastavljene cilje;
(b)
merila za upravičenost, izključitev, izbor in dodelitev nepovratnih sredstev, navedena v členih 131 in 132 finančne uredbe, ter dokazila, ki jih je treba priložiti;
(c)
ureditve za financiranje Unije;
(d)
ureditve in rok za predložitev predlogov ter predviden datum, do katerega se vsi vložniki obvestijo o rezultatu ocenjevanja njihove vloge, ter okvirni datum za podpis sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev ali za obvestilo o sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev.
2. Razpisi za zbiranje predlogov se objavijo na spletni strani institucij Unije in po možnosti v katerem koli drugem ustreznem mediju, vključno z Uradnim listom Evropske unije, da se zagotovi čim boljša obveščenost potencialnih upravičencev. Objavijo se lahko po sprejetju sklepa o financiranju iz člena 84 finančne uredbe, pa tudi v predhodnem letu izvrševanja proračuna. Vse spremembe vsebine razpisov za zbiranje predlogov se prav tako objavijo v skladu s pogoji, ki veljajo za razpise za zbiranje predlogov.
Člen 190
Izjeme glede objave razpisov za zbiranje predlogov
(člen 128 finančne uredbe)
1. Nepovratna sredstva se lahko dodelijo brez razpisa za zbiranje predlogov samo v naslednjih primerih:
(a)
za humanitarno pomoč in ukrepe v okviru civilne zaščite ali pomoč za krizno upravljanje v smislu odstavka 2;
(b)
v drugih izjemnih in primerno utemeljenih nujnih primerih;
(c)
organom, ki imajo pravno ali dejansko monopol, ki je primerno utemeljen v sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev;
(d)
organom, ki so s temeljnim aktom v smislu člena 54 finančne uredbe določeni kot upravičenci do nepovratnih sredstev, ali organom, ki jih na svojo odgovornost imenujejo države članice, kadar so te države članice s temeljnim aktom določene kot upravičenke do nepovratnih sredstev;
(e)
na področju raziskav in tehnološkega razvoja organom, opredeljenim v programu dela iz člena 128 finančne uredbe, kadar temeljni akt izrecno določa to možnost in pod pogojem, da projekt ne spada na področje razpisa za zbiranje predlogov;
(f)
za ukrepe s posebnimi značilnostmi, ki zahtevajo poseben tip organa zaradi njegove tehnične sposobnosti, visoke stopnje specializacije ali upravnih pooblastil, pod pogojem, da zadevni ukrepi ne spadajo na področje razpisa za zbiranje predlogov.
Takšni primeri iz točke (f) prvega pododstavka se primerno utemeljijo v sklepu o dodelitvi.
2. Krizne razmere v tretjih državah pomenijo razmere neposredne ali neizogibne nevarnosti, ki bi lahko prerasle v oborožen spopad ali destabilizirale državo. Kot krizne razmere lahko štejejo tudi razmere, ki nastanejo zaradi naravnih nesreč, kriz, ki jih povzroči človek, kot so vojne in drugi konflikti, ali izredne okoliščine s primerljivimi posledicami, povezane med drugim s podnebnimi spremembami, propadanjem okolja, odvzemom dostopa do energije in naravnih surovin ali hudo revščino.
Člen 191
Naknadna objava
(člen 128 finančne uredbe)
1. Informacije o nepovratnih sredstvih, dodeljenih med proračunskim letom, se objavijo v skladu s členom 21.
2. Komisija po objavi iz odstavka 1 Evropskemu parlamentu in Svetu na zahtevo pošlje poročilo o:
(a)
številu vložnikov v prejšnjem letu;
(b)
številu in deležu uspešnih vlog na posamezen razpis za zbiranje predlogov;
(c)
povprečnem trajanju postopka od datuma zaključka razpisa za zbiranje predlogov do dodelitve nepovratnih sredstev;
(d)
številu in znesku nepovratnih sredstev, kadar se je v preteklem letu odstopalo od obveznosti naknadne objave v skladu s členom 21(4).
Člen 192
Obveščanje vložnikov
(člen 128 finančne uredbe)
Komisija vložnikom zagotovi informacije in navodila:
(a)
z določitvijo skupnih standardov za obrazce za vloge za podobna nepovratna sredstva in z nadzorom velikosti in razumljivosti obrazcev za vloge;
(b)
z zagotavljanjem informacij potencialnim vložnikom, zlasti prek seminarjev in z zagotavljanjem priročnikov;
(c)
z rednim posodabljanjem podatkov o upravičencih v dokumentih pravnega subjekta iz člena 63.
Člen 193
Financiranje iz ločenih proračunskih postavk
(člen 129 finančne uredbe)
Ukrep se lahko skupno financira iz različnih proračunskih postavk več odgovornih odredbodajalcev.
Člen 194
Retroaktivni učinek financiranja v primerih skrajne nuje in pri preprečevanju konfliktov
(člen 130 finančne uredbe)
Na področju uporabe člena 130(1) finančne uredbe so odhodki, ki jih je imel upravičenec pred datumom vložitve vloge, upravičeni do financiranja Unije pod naslednjima pogojema:
(a)
razlogi za tako odstopanje so primerno utemeljeni v sklepu o financiranju;
(b)
v sklepu o financiranju in sporazumu ali sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev je datum za upravičenost odhodkov izrecno določen pred datumom za vložitev vlog.
Člen 195
Predložitev vlog za nepovratna sredstva
(člen 131 finančne uredbe)
1. Ureditve za vložitev vlog za nepovratna sredstva določi odgovorni odredbodajalec, ki lahko izbere način vložitve. Vloge za nepovratna sredstva se lahko vložijo s pismom ali v elektronski obliki.
Izbrani načini sporočanja so nediskriminatorni in vložnikom ne omejujejo dostopa do postopka za dodelitev.
Izbrani načini sporočanja zagotavljajo, da so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
vsaka vloga vsebuje vse potrebne informacije za oceno;
(b)
ohrani se celovitost podatkov;
(c)
ohrani se zaupnost predlogov;
(d)
zagotovi se varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
Za namene točke (c) tretjega pododstavka, odgovorni odredbodajalec preuči vsebino vlog šele po izteku roka, ki je bil določen za njihovo predložitev.
Odgovorni odredbodajalec lahko zahteva, da se elektronsko vloženim vlogam doda napredni elektronski podpis v smislu Direktive Evropskega parlamenta in Sveta 1999/93/ES (19).
2. Kadar odgovorni odredbodajalec dovoli elektronsko vložitev vlog, morajo biti pri tem uporabljena orodja ter njihove tehnične značilnosti nediskriminatorne narave, splošno in javno dostopna ter združljiva z izdelki informacijske in komunikacijske tehnologije v splošni rabi. Informacije o specifikacijah za vložitev vlog, vključno s šifriranjem, so na voljo vložnikom.
Poleg tega morajo naprave za elektronsko sprejemanje vlog jamčiti varnost in zaupnost. Prav tako pa morajo zagotoviti, da je mogoče točno določiti uro in datum prejema vloge.
3. V primeru vložitve s pismom lahko vložniki vloge vložijo na enega od naslednjih načinov:
(a)
po pošti ali kurirski službi, v tem primeru razpis za zbiranje predlogov določa, da kot veljavni datum velja datum pošiljke, poštni žig ali datum na potrdilu o oddaji pošiljke;
(b)
osebno v prostorih institucije, kjer vlogo odda vložnik ali njegov zastopnik, pri čemer se v razpisu za zbiranje predlogov določi služba, ki se ji oddajo vloge in ki izda z datumom opremljeno in podpisano potrdilo o prejemu.
POGLAVJE 3
Postopek oddaje javnega naročila
Člen 196
Vsebina vlog za nepovratna sredstva
(člen 131 finančne uredbe)
1. Vloge se vložijo na obrazcu, določenem v skladu s skupnimi standardi iz člena 192(a), ki ga dajo na voljo odgovorni odredbodajalci in v skladu z merili iz temeljnega akta in razpisa za zbiranje predlogov.
Dokazila iz drugega pododstavka člena 131(3) finančne uredbe lahko vsebujejo zlasti izkaz uspeha in bilanco stanja za zadnje proračunsko leto, za katero je bil pripravljen zaključni račun.
2. Ocena proračuna za ukrep ali program dela, ki se priloži vlogi, ima ob upoštevanju rezervacij za nepredvidene dogodke ali morebitnih nihanj deviznih tečajev, ki so lahko odobreni v ustrezno utemeljenih primerih, uravnotežene prihodke in odhodke, hkrati pa podaja oceno upravičenih stroškov ukrepa ali programa dela.
3. Kadar vloga zadeva nepovratna sredstva za ukrep, za katerega znesek presega 750 000 EUR, ali nepovratna sredstva za poslovanje, ki presegajo 100 000 EUR, se predloži revizijsko poročilo, ki ga pripravi pooblaščeni zunanji revizor. V poročilu so potrjeni računi za zadnje proračunsko leto, za katero so podatki na voljo.
Določbe prvega pododstavka tega odstavka se uporabljajo samo za prvo vlogo, ki jo upravičenec vloži pri odgovornem odredbodajalcu v katerem koli proračunskem letu.
V primeru sporazumov med Komisijo in več upravičenci ti mejni zneski, določeni v prvem pododstavku, veljajo za vsakega upravičenca.
V primeru partnerstva iz člena 178 mora biti pred podpisom okvirnega sporazuma o partnerstvu ali objavo sklepa o okvirnem partnerstvu pripravljeno poročilo o reviziji iz prvega pododstavka tega odstavka, ki zajema zadnji dve proračunski leti, za kateri so podatki na voljo.
Odgovorni odredbodajalec lahko glede na oceno tveganja odstopi od obveznosti do poročila o reviziji iz prvega pododstavka za izobraževalne ustanove in v primeru sporazumov z različnimi upravičenci za upravičence, ki so sprejeli solidarno odgovornost, ali ki ne prevzemajo nobene finančne odgovornosti.
Prvi pododstavek tega odstavka se ne uporablja za javne organe in mednarodne organizacije iz člena 43.
4. Vložnik navede vire in zneske financiranja Unije, ki jih je prejel ali za katera je zaprosil, za isti ukrep, del ukrepa ali za njegovo izvajanje v istem proračunskem letu, kot tudi vsa druga sredstva za isti ukrep, ki jih je prejel ali za katera je zaprosil.
Člen 197
Dokazila za odsotnost situacije, ki bi povzročala izključitev
(člen 131 finančne uredbe)
Vložniki dajo častno izjavo, da niso v kateri od situacij iz členov 106(1) in 107 finančne uredbe, razen kot je navedeno v točkah (a) in (b) člena 131(4) finančne uredbe. Odgovorni odredbodajalec lahko glede na oceno tveganja zahteva, da uspešni vložniki predložijo dokazila iz člena 143. Če odgovorni odredbodajalec to zahteva, uspešni vložniki takšna dokazila predložijo, razen če dokažejo, da to ni mogoče in odgovorni odredbodajalec to prizna, ali če so bila taka dokazila že predložena v drugem postopku za nepovratna sredstva ali postopku za oddajo javnega naročila, če zadevni dokumenti niso starejši od enega leta od datuma izdaje in so še veljavni.
Člen 198
Vložniki, ki niso pravne osebe
(člen 131 finančne uredbe)
Kadar vložnik, ki ni pravna oseba, vloži vlogo za nepovratna sredstva v skladu s členom 131(2) finančne uredbe, zastopniki tega vložnika dokažejo, da so pooblaščeni za prevzem pravnih obveznosti v imenu vložnika ter da ima ta finančno in poslovno sposobnost, enako tistim pravnih oseb.
Člen 199
Vložnik, ki ga sestavlja več pravnih subjektov
(člen 131 finančne uredbe)
Če več pravnih subjektov izpolnjuje pogoje za prijavo za nepovratna sredstva in skupaj sestavljajo en pravni subjekt, lahko odgovorni odredbodajalec obravnava ta subjekt kot izključnega vložnika, če so na vlogi navedenega subjekta, ki sodelujejo pri predlaganem ukrepu ali programu dela navedeni kot del vložnika.
Člen 200
Denarne in upravne kazni
(člen 131 finančne uredbe)
Denarne ali upravne kazni oziroma obe vrsti kazni se lahko v skladu s pogoji iz člena 145 izrečejo vložnikom, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti ali goljufije.
Takšne denarne ali upravne kazni oziroma obe vrsti kazni se lahko izrečejo tudi upravičencem, za katere se ugotovi resna kršitev pogodbenih obveznosti.
Člen 201
Merila za upravičenost
(člen 131 finančne uredbe)
1. Merila za upravičenost se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov.
2. Merila za upravičenost določajo pogoje za sodelovanje v razpisu za zbiranje predlogov. Ta merila so določena ob primernem upoštevanju ciljev ukrepa in spoštujejo načeli preglednosti in nediskriminacije.
Člen 202
Merila za izbor
(člen 132(1) finančne uredbe)
1. Merila za izbor se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov in so takšna, da omogočajo oceno finančne in poslovne sposobnosti vložnika za izvedbo predlaganega ukrepa ali programa dela.
2. Vložnik mora imeti stalna in zadostna finančna sredstva za izvajanje svoje dejavnosti v celotnem obdobju, v katerem se izvaja ukrep, ali v letu, za katerega se dodelijo nepovratna sredstva, in mora prispevati k njegovemu financiranju. Vložnik mora biti strokovno usposobljen in imeti izobrazbo, ki je potrebna za izvedbo predlaganega ukrepa ali programa dela, razen če ni posebej drugače določeno v temeljnem aktu.
3. Finančna in poslovna sposobnost se preverjata zlasti na podlagi analize dokazil iz člena 196, ki jih je zahteval odgovorni odredbodajalec v razpisu za zbiranje predlogov.
Če v razpisu za zbiranje predlogov niso bila zahtevana nobena dokazila in če odgovorni odredbodajalec dvomi o finančni ali poslovni sposobnosti vložnikov, od njih zahteva, da predložijo vsa ustrezna dokazila.
V primeru partnerstev iz člena 178 se tako preverjanje opravi pred podpisom okvirnega sporazuma o partnerstvu ali objavo sklepa o okvirnem partnerstvu.
Člen 203
Merila za dodelitev
(člen 132(2) finančne uredbe)
1. Merila za dodelitev se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov.
2. Merila za dodelitev so takšna, da omogočajo dodeljevanje nepovratnih sredstev za ukrepe, ki čim bolj povečajo učinkovitost programa Unije, ki ga izvajajo, ali dodeljevanje nepovratnih sredstev organom, katerih program dela je namenjen za doseganje istega rezultata. Ta merila se opredelijo tako, da zagotavljajo tudi pravilno upravljanje sredstev Unije.
Merila za dodelitev se uporabljajo tako, da omogočajo izbiro načrtovanih ukrepov ali programov dela, za katere je Komisija lahko prepričana, da bodo v skladu z njenimi cilji in prednostnimi nalogami ter da bo zagotovljena prepoznavnost financiranja Unije.
3. Merila za dodelitev se opredelijo tako, da je pozneje mogoče izvesti ocenjevanje.
Člen 204
Ocena vlog in dodeljevanje nepovratnih sredstev
(člen 133 finančne uredbe)
1. Odgovorni odredbodajalec imenuje komisijo za ocenjevanje predlogov, razen če se Komisija v okviru posebnega sektorskega programa odloči drugače.
Komisijo sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti institucij ali organov, navedenih v členih 62 in 208 finančne uredbe, ki hierarhično nista povezani med seboj. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov veljajo za te osebe obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.
Če predstavništva in lokalne enote iz člena 72 te uredbe in organi, na katere se prenesejo naloge, iz členov 62 in 208 finančne uredbe nimajo ločenih enot, zahteva glede organizacijskih enot, ki niso hierarhično povezane med seboj, ne velja.
Na podlagi sklepa odgovornega odredbodajalca lahko komisiji pomagajo zunanji strokovnjaki. Odgovorni odredbodajalec se prepriča, da ti strokovnjaki izpolnjujejo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.
2. Odgovorni odredbodajalec po potrebi razdeli postopek na več stopenj. Pravila, ki veljajo za postopek, se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov.
Kadar razpis za zbiranje predlogov določa dvostopenjski postopek predložitve, se na drugi stopnji predložitev celotnega predloga zahteva samo od tistih vložnikov, ki so predložili predloge, ki izpolnjujejo merila za ocenjevanje na prvi stopnji.
Kadar razpis za zbiranje predlogov določa dvostopenjski postopek predložitve, se v nadaljnje ocenjevanje uvrstijo samo tisti predlogi, ki so na prvi stopnji izpolnili določeno vrsto meril.
Vložniki, katerih predlogi se zavrnejo na prvi ali drugi stopnji, se obvestijo v skladu s členom 133(3) finančne uredbe.
Vsaka naslednja stopnja postopka se mora jasno razlikovati od prejšnje.
V istem postopku se istih dokumentov in informacij ne zahteva več kot enkrat.
3. Komisija za ocenjevanje ali, če je primerno, odgovorni odredbodajalec lahko zahteva od vložnika, da predloži dodatne informacije ali pojasni dokazila, predložena v zvezi z vlogo, če takšne informacije ali pojasnila predloga ne spreminjajo znatno. V skladu s členom 96 finančne uredbe komisija za ocenjevanje ali odredbodajalec, v primeru očitnih napak pri pisanju, tega ne zahteva le v ustrezno utemeljenih primerih. Odredbodajalec hrani ustrezne zapise o stikih z vložniki med postopkom.
4. Po zaključku svojega dela člani komisije za ocenjevanje podpišejo poročilo o vseh pregledanih predlogih, v katerem ocenijo kakovost posameznega predloga in seznam predlogov, ki lahko prejmejo financiranje. Ta poročila so lahko podpisana v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno overjanje podpisnika.
Po potrebi se v tem poročilu določi vrstni red pregledanih predlogov ter navedejo priporočila o najvišjem dodeljenem znesku in morebitnih nebistvenih prilagoditvah vloge za nepovratna sredstva.
Poročilo se hrani za morebitne potrebe v prihodnje.
5. Odgovorni odredbodajalec lahko pozove vložnika, da prilagodi predlog v skladu s priporočili komisije za ocenjevanje. Odgovorni odredbodajalec hrani ustrezne zapise o stikih z vložniki med postopkom.
Odgovorni odredbodajalec po oceni sprejme odločitev, pri čemer navede vsaj naslednje:
(a)
predmet in predlagani skupni znesek;
(b)
imena uspešnih vložnikov, naslov ukrepov, sprejete zneske in razloge za izbor, pri čemer tudi navede, če se ni strinjal z mnenjem komisije za ocenjevanje;
(c)
imena zavrnjenih vložnikov in razloge za njihovo zavrnitev.
6. Odstavki 1, 2 in 4 tega člena niso obvezni za dodelitev nepovratnih sredstev v skladu s členom 190 te uredbe in členom 125(7) finančne uredbe.
Člen 205
Obveščanje vložnikov
(člen 133 finančne uredbe)
Zavrnjeni vložniki se čim prej seznanijo o oceni njihove vloge, v vsakem primeru pa v roku 15 koledarskih dni po tem, ko so bile informacije poslane uspešnim vložnikom.
POGLAVJE 4
Plačilo in nadzor
Člen 206
Jamstvo za predhodno financiranje
(člen 134 finančne uredbe)
1. Za omejitev finančnih tveganj, povezanih s plačilom predhodnega financiranja, lahko odgovorni odredbodajalec na podlagi ocene tveganja zahteva, da upravičenec vnaprej predloži jamstvo v višini do vrednosti zneska predhodnega financiranja, razen za nepovratna sredstva malih vrednosti, ali plačila razdeli na več obrokov.
2. Kadar se zahteva jamstvo, ga mora oceniti in sprejeti odgovorni odredbodajalec.
Jamstvo velja dovolj dolgo, da se lahko aktivira.
3. Jamstvo izda pooblaščena banka ali finančna institucija s sedežem v eni od držav članic. Kadar ima upravičenec sedež v tretji državi, lahko odgovorni odredbodajalec privoli, da takšno jamstvo predloži banka ali finančna institucija s sedežem v tej tretji državi, če meni, da to jamstvo nudi varnost in značilnosti, primerljive s tistimi, ki jih nudijo banke ali finančne institucije s sedežem v državi članici.
Na zahtevo upravičenca in po odobritvi odgovornega odredbodajalca se jamstvo iz prvega pododstavka lahko nadomesti s solidarnim poroštvom tretje osebe ali nepreklicnim in brezpogojnim solidarnim poroštvom upravičencev ukrepa, ki so pogodbeniki istega sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev.
Jamstvo je izraženo v eurih.
Z jamstvom se banka ali finančna institucija ali tretja oseba ali drugi upravičenci nepreklicno zavezujejo, da bodo na prvi poziv poravnali obveznosti upravičenca.
4. Jamstvo se lahko sprosti, ko se predhodno financiranje postopoma poračuna z vmesnimi plačili ali plačili razlike upravičencu v skladu s pogoji iz sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev.
Člen 207
Dokazila, ki se priložijo zahtevku za plačilo
(člen 135 finančne uredbe)
1. Za vsa nepovratna sredstva se lahko predhodno financiranje razdeli na več obrokov v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.
Celotno plačilo novega zneska predhodnega financiranja se lahko izvede šele, ko se porabi najmanj 70 % skupnega zneska prejšnjega predhodnega financiranja.
Kadar je poraba prejšnjega predhodnega financiranja manjša od 70 %, se znesek nadaljnjega plačila v okviru predhodnega financiranja zmanjša za neporabljeni znesek prejšnjega predhodnega financiranja.
Vsakemu zahtevku za novo plačilo mora upravičenec priložiti poročilo o odhodkih.
2. Upravičenec brez poseganja v člen 110 da častno izjavo, s katero potrdi, da so informacije v njegovih zahtevkih za plačilo popolne, zanesljive in resnične. Potrdi tudi, da se lahko stroški, ki jih je imel, štejejo za upravičene v skladu z določbami sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev ter da so zahtevki za plačilo potrjeni z ustreznimi dokazili, ki se lahko preverijo.
3. Odgovorni odredbodajalec lahko na podlagi ocene tveganja za katero koli plačilo zahteva potrdilo o računovodskih izkazih ukrepa ali programa dela in z njimi povezanih računih, ki ga izda odobreni zunanji revizor ali, v primeru javnih organov, strokovno usposobljeni in neodvisni javni uslužbenec. Potrdilo se priloži zahtevku za plačilo. Potrdilo v skladu z metodologijo, ki jo odobri odgovorni odredbodajalec in na podlagi dogovorjenih postopkov, skladnih z mednarodnimi standardi, potrjuje, da so stroški, ki jih prijavi upravičenec v računovodskih izkazih, na katerih temelji izjava o stroških, dejansko nastali, so točni in upravičeni v skladu s sporazumom ali sklepom o dodelitvi nepovratnih sredstev.
V posameznih in primerno utemeljenih primerih lahko odgovorni odredbodajalec zahteva potrdilo v obliki mnenja ali v drugi obliki, skladni z mednarodnimi standardi.
Potrdilo o računovodskih izkazih in z njimi povezanimi računi je za vmesna plačila in plačila razlike obvezno v naslednjih primerih:
(a)
pri nepovratnih sredstvih za ukrepe, katerih znesek, dodeljen v obliki iz člena 123(1)(a) finančne uredbe, znaša najmanj 750 000 EUR in kadar kumulativni zneski zahtevka za plačilo v tej obliki znašajo najmanj 325 000 EUR;
(b)
pri nepovratnih sredstvih za poslovanje, pri katerih znesek, dodeljen v obliki iz člena 123(1)(a) finančne uredbe znaša najmanj 100 000 EUR.
Odgovorni odredbodajalec lahko glede na svojo oceno tveganja tudi odstopi od obveznosti predložitve takšnega potrdila o računovodskih izkazih in z njimi povezanimi računi, v primeru:
(a)
javnih organov in mednarodnih organizacij iz člena 43;
(b)
upravičencev do nepovratnih sredstev v zvezi s humanitarno pomočjo, nujnimi ukrepi v okviru civilne zaščite in obvladovanjem kriznih razmer, razen v zvezi s plačili razlike;
(c)
za plačilo razlike - upravičencev do nepovratnih sredstev v okviru humanitarne pomoči, ki so podpisali okvirni sporazum o partnerstvu ali so bili obveščeni o sklepu o okvirnem partnerstvu iz člena 178, če je vzpostavljen kontrolni sistem, ki omogoča enakovredna jamstva za ta plačila;
(d)
upravičencev do večkratnih nepovratnih sredstev, ki so zagotovili neodvisno certificiranje, ki daje enakovredna jamstva za kontrolne sisteme in metodologijo, uporabljene pri pripravi njihovih zahtevkov za plačilo.
Odgovorni odredbodajalec lahko prav tako odstopi od obveznosti predložitve potrdila o računovodskih izkazih in z njimi povezanih računov, če so ali bodo revizijo opravili neposredno zaposleni Komisije ali v njenem imenu pooblaščen organ, ki daje enaka zagotovila o prijavljenih stroških.
V primeru sporazuma med Komisijo in več upravičenci mejni zneski iz točk (a) in (b) tretjega pododstavka veljajo za vsakega od upravičencev.
4. Odgovorni odredbodajalec lahko na podlagi ocene tveganja za katero koli plačilo zahteva poročilo o operativnem preverjanju rezultatov, ki ga pripravi neodvisna tretja oseba, ki jo za to pooblasti odgovorni odredbodajalec. Če odgovorni odredbodajalec to zahteva, se zahtevku za plačilo priloži poročilo o preverjanju, zadevni stroški pa so upravičeni pod enakimi pogoji kot stroški, povezani s potrdili o reviziji, kot je določeno v členu 126 finančne uredbe. V poročilu o preverjanju mora biti navedeno, da je bilo preverjanje rezultatov opravljeno v skladu z metodologijo, ki jo odobri odgovorni odredbodajalec in ali je bil ukrep ali program dela dejansko izveden v skladu s pogoji iz sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev.
Člen 208
Začasna ustavitev in zmanjšanje nepovratnih sredstev
(člen 135 finančne uredbe)
1. Izvajanje sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sodelovanje upravičenca pri njunem izvajanju ali plačilih se lahko začasno ustavi zaradi preverjanja, ali so bile domnevne resne napake ali nepravilnosti ali goljufije ali kršitve obveznosti dejansko storjene. Če sum ni potrjen, se izvajanje čim prej nadaljuje.
2. Če dogovorjeni ukrep ali program dela sploh ni bil izveden ali ni bil pravilno izveden, odgovorni odredbodajalec, če ima upravičencu možnost, da poda svoje ugotovitve, odvisno od faze v postopku sorazmerno zmanjša ali izterja nepovratna sredstva.
POGLAVJE 5
Izvajanje
Člen 209
Pogodbe o izvajanju
(člen 137 finančne uredbe)
1. Če je za izvajanje ukrepa ali programa dela potrebna oddaja javnega naročila, upravičenec brez poseganja v Direktivo 2004/18/ES odda naročilo ponudniku, ki predloži najugodnejšo ponudbo ali, kadar je primerno, ponudniku, ki ponuja najnižjo ceno, pri čemer se izogne vsakemu navzkrižju interesov.
2. Kadar izvajanje ukrepov ali programa dela zahteva oddajo javnega naročila v vrednosti več kot 60 000 EUR, lahko odgovorni odredbodajalec od upravičenca zahteva, da spoštuje posebna pravila poleg tistih iz odstavka 1.
Ta posebna pravila temeljijo na pravilih iz finančne uredbe in so določena ob upoštevanju vrednosti zadevnih naročil, sorazmerne velikosti prispevka Unije glede na celoten strošek ukrepa in tveganja. Takšna posebna pravila se vključijo v sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev.
Člen 210
Finančna podpora tretjim osebam
(člen 137 finančne uredbe)
Če so cilji ali rezultati, ki naj bi se dosegli, dovolj podrobno opredeljeni v pogojih iz člena 137(1) finančne uredbe, se šteje, da je možnost prostega preudarka izčrpana le, če sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev določa tudi naslednje:
(a)
najvišji znesek finančne podpore, ki je lahko izplačana tretji osebi in ki ne presega 60 000 EUR, razen če je finančna podpora glavni cilj ukrepa in merila za določanje točnega zneska;
(b)
različne vrste dejavnosti, ki lahko prejemajo takšno finančno podporo, na podlagi določenega seznama;
(c)
opredelitev oseb ali kategorij oseb, ki lahko prejemajo takšno finančno podporo, in merila za njeno dodelitev.
NASLOV VII
NAGRADE
Člen 211
Načrtovanje
(člen 138(2) finančne uredbe)
1. Vsak odgovorni odredbodajalec pripravi letni ali večletni program dela za nagrade. Zadevna institucija sprejme program dela in ga čim prej, najpozneje do 31. marca v letu izvajanja, objavi na internetni strani institucije.
Program dela navaja obdobje, v katerem se bo izvajal, temeljni akt, če obstaja, zastavljene cilje, pričakovane rezultate, okvirne časovne razporede natečajev z okvirnim zneskom nagrad.
Poleg tega program dela vsebuje informacije iz člena 94 za sklep, s katerim bo sprejet in bo veljal kot sklep o financiranju nagrad za zadevno leto.
2. Vse bistvene spremembe v programu dela se prav tako sprejmejo in objavijo, kakor je določeno v odstavku 1.
Člen 212
Pravila natečaja
(člen 138(2) finančne uredbe)
1. Pravila natečaja določajo naslednje:
(a)
pogoje za udeležence, ki določajo vsaj:
(i)
merila za upravičenost;
(ii)
ureditve in rok za prijavo udeležencev, če je to potrebno, in za predložitev natečajnih del v skladu s pogoji iz odstavka 2;
(iii)
izključitev udeležencev, ki so v katerem izmed položajev iz člena 106(1) ter členov 107, 108 in 109 finančne uredbe;
(iv)
izključno odgovornost udeležencev v primeru zahtevka, povezanega z dejavnostmi, ki so se izvedle v okviru natečaja;
(v)
da zmagovalci soglašajo s pregledi in revizijami s strani Komisije, urada OLAF in Računskega sodišča ter sprejmejo obveznosti glede oglaševanja, kot je navedeno v pravilih natečaja;
(vi)
pravo Unije kot pravo, ki se uporablja pri natečaju in ki ga po potrebi dopolnjuje nacionalno pravo, kot je določeno v pravilih natečaja;
(vii)
pristojno sodišče ali razsodišče za reševanje sporov;
(viii)
da se lahko denarne ali upravne kazni oziroma obe vrsti kazni izrečejo udeležencem, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti ali goljufije, v skladu s pogoji iz člena 145, sorazmerno z vrednostjo zadevnih nagrad;
(b)
merila za podelitev, ki so takšna, da omogočajo oceno kakovosti predloženih natečajnih del glede na cilje in pričakovane rezultate ter objektivno določanje ali natečajna dela izpolnjujejo pogoje za zmago;
(c)
zneske nagrade ali nagrad;
(d)
ureditve za izplačilo nagrad zmagovalcem po njihovi dodelitvi.
Za namene točke (a)(i) prvega pododstavka so upravičenci do nepovratnih sredstev Unije upravičeni, razen če ni drugače navedeno v pravilih natečaja.
Za namene točke (a)(vi) prvega pododstavka lahko pri sodelovanju mednarodnih organizacij pride do odstopanj.
2. Odgovorni odredbodajalec izbere sredstva sporočanja, ki so nediskriminatorna glede predložitve natečajnih del in ki udeležencem ne omejujejo dostopa do natečaja.
Izbrana sredstva sporočanja zagotavljajo, da so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
vsako natečajno delo vsebuje vse potrebne informacije za oceno;
(b)
ohrani se celovitost podatkov;
(c)
ohrani se zaupnost natečajnih del;
(d)
zagotovi se varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
3. Pravila natečaja lahko določajo pogoje za preklic natečaja, zlasti če ciljev ni mogoče izpolniti ali če bi lahko na tečaju zmagala pravna ali fizična oseba, ki ne izpolnjuje pogojev za sodelovanje.
4. Pravila natečajev se objavijo na internetni strani institucij Unije. Poleg objave na spletni strani se lahko objavijo tudi v kateri koli drugi ustrezni publikaciji, vključno z Uradnim listom Evropske unije, če je treba zagotoviti čim boljšo obveščenost potencialnih upravičencev. Objavijo se lahko po sprejetju sklepa o financiranju iz člena 84 finančne uredbe, pa tudi v letu pred izvršitvijo proračuna. Vsako spremembo pravil natečajev je treba prav tako objaviti pod istimi pogoji.
Člen 213
Naknadna objava
(člen 138(2) finančne uredbe)
1. Informacije o nagradah, dodeljenih v proračunskem letu, se objavijo v skladu s členom 21.
2. Komisija po objavi v skladu z odstavkom 1 Evropskemu parlamentu in Svetu na zahtevo pošlje poročilo o:
(a)
številu udeležencev v preteklem letu;
(b)
številu udeležencev in deležu uspešnih natečajnih del na natečaj;
(c)
seznamu strokovnjakov, ki so v preteklem letu sodelovali v komisiji, skupaj z opisom postopka za njihovo izbiro.
Člen 214
Ocenjevanje
(člen 138(3) finančne uredbe)
1. Odgovorni odredbodajalec za ocenjevanje natečajnih del imenuje komisijo, ki jo sestavljajo najmanj trije strokovnjaki, ki so lahko zunanji strokovnjaki ali osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti institucij ali organov, navedenih v členih 62 in 208 finančne uredbe, ki hierarhično nista povezani med seboj, razen v predstavništvih ali lokalnih organih iz člena 72 te Uredbe in pooblaščenih organih iz členov 62 in 208 finančne uredbe, če ni ločenih subjektov.
Za strokovnjake iz prvega pododstavka veljajo zahteve glede navzkrižja interesov iz člena 57 finančne uredbe.
Zunanji strokovnjaki izjavijo, da v času imenovanja niso v navzkrižju interesov, in se zavezujejo, da bodo obvestili odredbodajalca, če bo v postopku ocenjevanja prišlo do kakršnega koli navzkrižja interesov.
2. Po zaključku svojega dela člani komisije podpišejo poročilo o vseh pregledanih natečajnih delih, v katerem navedejo oceno njihove kakovosti in seznam prejemnikov nagrad. Poročilo je lahko podpisano v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno identifikacijo podpisnika.
Poročilo iz prvega pododstavka se hrani za morebitne prihodnje potrebe.
3. Odgovorni odredbodajalec se odloči, ali bo podelil nagrade ali ne. V tej odločitvi prav tako navede naslednje:
(a)
predmet in skupni znesek morebitnih podeljenih nagrad;
(b)
imena morebitnih zmagovalcev, znesek nagrad, podeljenih vsakemu posameznemu udeležencu in razloge za takšno izbiro;
(c)
imena vseh zavrnjenih udeležencev in razloge za njihovo zavrnitev.
Člen 215
Informacije in obvestila
(člen 138(3) finančne uredbe)
1. Udeleženci se čim prej seznanijo o izidu ocenjevanja njihovega natečajnega dela, v vsakem primeru pa v 15 koledarskih dneh po tem, ko odredbodajalec sprejme odločitev o dodelitvi.
2. Zmagovalni udeleženci se obvestijo o odločitvi o podelitvi nagrade, ta odločitev pa šteje kot pravna obveznost v smislu člena 86 finančne uredbe.
NASLOV VIII
FINANČNI INSTRUMENTI
Člen 216
Izbira subjektov, pooblaščenih za izvajanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja
(člen 139 finančne uredbe)
1. Komisija za izvajanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja pridobi dokazilo, da pooblaščeni subjekt izpolnjuje zahteve iz člena 60(2) finančne uredbe. Ko to dokazilo pridobi, velja za vse finančne instrumente, ki jih ustrezni subjekt izvaja v prihodnje, razen če pride do znatnih sprememb sistemov, pravil in postopkov pooblaščenih subjektov, za katere veljajo te zahteve.
2. Za izbiro subjektov, ki so pooblaščeni za izvajanje finančnih instrumentov v skladu s členom 61(2) finančne uredbe, Komisija objavi razpis za pooblaščene subjekte. Ta razpis vsebuje merila za izbor in oddajo.
Razpis iz prvega pododstavka prav tako navaja, ali mora pooblaščeni subjekt zagotoviti lastna sredstva za posamezni finančni instrument ali pa prevzeti del tveganja. Kadar je zabeležena takšna navedba in kadar je treba omejiti morebitno navzkrižje interesov, razpis prav tako navaja, da mora pooblaščeni subjekt predlagati ukrepe za usklajevanju interesov, kot je določeno v členu 140(2) finančne uredbe. Ukrepi o usklajevanju interesov so vključeni v sporazum o posameznem finančnem instrumentu.
Komisija začne dialog s subjekti, ki izpolnjujejo merila za izbor, na pregleden in objektiven način, ne da bi s tem sprožala navzkrižje interesov. Komisija po dialogu podpiše sporazume o prenosu pooblastil s subjektom ali subjekti, ki so predložili najugodnejše ponudbe, vključno z zagotovitvijo lastnih finančnih sredstev ali s prevzemom dela tveganja, kadar je to primerno.
3. Komisija lahko pred sklenitvijo sporazumov o prenosu pooblastil začne neposredna pogajanja z morebitnimi pooblaščenimi subjekti, če je pooblaščeni subjekt naveden v ustreznem temeljnem aktu ali členu 58(1)(c)(iii) finančne uredbe, ali v ustrezno utemeljenih in primerno dokumentiranih izjemnih primerih, zlasti kadar:
(a)
na razpis za morebitne pooblaščene osebe se ne predloži noben ustrezen predlog;
(b)
finančni instrumenti s posebnimi lastnostmi zahtevajo poseben tip pooblaščenega subjekta na podlagi njegove tehnične sposobnosti, visoke stopnje specializacije ali upravnih pooblastil;
(c)
v primeru skrajne nuje zaradi nepredvidljivih dogodkov, ki jih ni mogoče pripisati Uniji, ni mogoče izvajati postopka iz odstavka 2.
Člen 217
Vsebina sporazumov o prenosu pooblastil s subjekti, pooblaščenimi za izvajanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja
(člen 139 finančne uredbe)
Poleg zahtev iz člena 40 sporazum o prenosu pooblastil s subjekti, pooblaščenimi za izvajanje finančnih instrumentov, vključuje ustrezne ureditve za zagotavljanje skladnosti z načeli in pogoji iz člena 140 finančne uredbe. Sporazumi o prenosu pooblastil vsebujejo:
(a)
opis finančnega instrumenta, vključno z naložbeno strategijo ali politiko, vrsto zagotovljene podpore, merila za upravičenost finančnih posrednikov in končnih prejemnikov, kot tudi dodatne operativne zahteve, ki prenašajo cilje politike instrumenta;
(b)
zahteve za ciljni razpon vrednosti za učinek vzvoda;
(c)
opredelitev neupravičenih ukrepov in merila za izključitev;
(d)
določbe za zagotavljanje usklajenosti interesa in obravnavanje morebitnih navzkrižij interesa;
(e)
določbe za izbiro finančnih posrednikov v skladu z drugim pododstavkom člena 139(4) finančne uredbe in za vzpostavitev namenskih naložbenih nosilcev, kadar je to primerno;
(f)
določbe o odgovornosti pooblaščenega subjekta in drugih subjektov, ki sodelujejo pri izvajanju finančnega instrumenta;
(g)
določbe o reševanju sporov;
(h)
določbe o upravljanju finančnega instrumenta;
(i)
določbe glede uporabe in ponovne uporabe prispevka Unije v skladu s členom 140(6) finančne uredbe;
(j)
določbe za upravljanje prispevkov Unije in fiduciarnih računov, vključno s tveganji izpostavljenosti do nasprotne stranke, sprejemljivim zakladniškim poslovanjem, odgovornostmi zadevnih strank, popravnimi ukrepi v primeru presežnih stanj na fiduciarnih računih, vodenjem evidence in poročanjem;
(k)
določbe o plačevanju pooblaščenemu subjektu, vključno z upravljavskimi provizijami ter o izračunu in plačilu upravnih stroškov in provizij pooblaščenemu subjektu v skladu s členom 218;
(l)
kadar je to primerno, določbe o okvirnih pogojih za prispevke iz skladov iz člena 175 finančne uredbe, zlasti Evropskega sklada za regionalni razvoj, Evropskega socialnega sklada, Kohezijskega sklada, Evropskega kmetijskega sklada za razvoj podeželja in Evropskega sklada za pomorstvo in ribištvo (v nadaljnjem besedilu: skladi SSO);
(m)
določbe o trajanju, možnosti podaljšanja in prenehanju finančnega instrumenta, vključno s pogoji za predčasno prenehanje in po potrebi izhodnimi strategijami;
(n)
določbe o nadziranju izvajanja pomoči finančnim posrednikom in končnim prejemnikom, vključno s poročanjem finančnih posrednikov;
(o)
kadar je to potrebno, vrsto in naravo vseh poslov varovanja pred tveganji iz člena 219.
Člen 218
Stroški upravljanja in provizije za pooblaščene subjekte
(člen 139 finančne uredbe)
1. Komisija nagradi pooblaščene subjekte za izvajanje finančnih instrumentov s provizijami, ki so odvisne od uspešnosti, povračilom izrednih odhodkov in provizijami za vodenje zakladništva, če pooblaščen subjekt upravlja zakladnico.
2. Provizije, ki so odvisne od uspešnosti, vključujejo upravne provizije za nagrajevanje pooblaščenega subjekta za delo, ki ga je opravil pri izvajanju finančnega instrumenta. Kadar je to potrebno, lahko vključujejo tudi spodbude, povezane s politiko, ki spodbujajo uresničevanje ciljev politike ali finančno uspešnost finančnega instrumenta.
Člen 219
Posebna pravila za fiduciarne račune pri posrednem upravljanju
(člen 139 finančne uredbe)
1. Subjekti, ki so pooblaščeni za izvajanje finančnih instrumentov, lahko odprejo fiduciarne račune v smislu člena 68(7) finančne uredbe v svojem imenu ali izključno v imenu Komisije. Ti pooblaščeni subjekti pošljejo ustrezne izpiske računov odgovorni službi Komisije.
2. Fiduciarni računi so ustrezno likvidni, sredstva na takšnih fiduciarnih računih pa se upravljajo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja ob upoštevanju ustreznih pravil varnega in skrbnega poslovanja v skladu s členom 140(7) finančne uredbe.
3. Pri izvajanju finančnih instrumentov pooblaščeni subjekti ne izvajajo poslov varovanja pred tveganji v špekulativne namene. Komisija mora predhodno soglašati z vrsto in naravo operacij za varovanje pred tveganji, prav tako pa morajo biti vključene v sporazume o prenosu pooblastil iz člena 217.
Člen 220
Neposredno izvajani finančni instrumenti
(člen 139 finančne uredbe)
1. V izrednih primerih se lahko finančni instrumenti v skladu s členom 139(4) finančne uredbe izvajajo neposredno, z uporabo česarkoli od naslednjega:
(a)
namenskega naložbenega nosilca, v katerem Komisija sodeluje skupaj z drugimi javnimi in zasebnimi vlagatelji, da bi tako povečala učinek vzvoda, ki ga ima prispevek Unije,
(b)
posojil, jamstev, kapitalske udeležbe in drugih instrumentov delitve tveganja, ki niso naložbe v namenske naložbene nosilce, ki so končnim prejemnikom zagotovljene neposredno ali prek finančnih posrednikov.
2. Za izvajanje finančnih instrumentov Komisija poslov varovanja pred tveganji ne izvaja v špekulativne namene. Komisija mora predhodno soglašati z vrsto in naravo operacij za varovanje pred tveganji, prav tako pa morajo biti vključene v sporazume s subjekti, ki izvajajo finančni instrument.
Člen 221
Izbira finančnih posrednikov, upravljavcev namenskih naložbenih nosilcev in končnih prejemnikov
(člen 139 finančne uredbe)
1. Če Komisija izvaja finančne instrumente posredno ali neposredno prek namenskih naložbenih nosilcev, so ti nosilci vzpostavljeni v skladu z zakoni države članice. Na področju zunanjih ukrepov so prav tako lahko vzpostavljeni v skladu z zakoni države, ki ni država članica. Upravljavci takšnih nosilcev so v skladu z zakonodajo ali pogodbo dolžni delovati dobronamerno in s skrbnostjo dobrega gospodarja.
2. Upravljavci namenskih naložbenih nosilcev iz odstavka 1 in finančni posredniki ali končni prejemniki finančnih instrumentov so izbrani glede na naravo finančnega instrumenta, ki se bo izvajal, izkušenj ter finančne in poslovne sposobnosti zadevnih subjektov in/ali ekonomske upravičenosti projektov končnih prejemnikov. Izbira je pregledna, temelji na objektivnih merilih in ne sme povzročiti navzkrižja interesov.
3. Upravljavcem namenskih naložbenih nosilcev, finančnim posrednikom in končnim prejemnikom, ki so v kateri od situacij iz členov 106(1), 107, 108 in 109 finančne uredbe, se ne odobri nobena finančna pomoč.
Člen 222
Pogoji za uporabo finančnih instrumentov
(člen 140 finančne uredbe)
1. Finančni instrumenti obravnavajo nepravilnosti na trgu ali njegovo nedelovanje, ali naložbene okoliščine, ki niso optimalne, pomoč pa zagotavljajo le končnim prejemnikom, ki v času pomoči Unije prek finančnega instrumenta štejejo za potencialno ekonomsko upravičene.
2. Finančni instrumenti zagotavljajo podporo končnim prejemnikom na sorazmeren način. Utemeljena mora biti zlasti prednostna obravnava vlagateljev, ki zagotavljajo sofinanciranje ali prevzemajo tveganje, in je sorazmerna tveganju, ki ga prevzemajo vlagatelji v finančnem instrumentu, hkrati pa je omejena na najnižjo vrednost, potrebno za zagotovitev naložbe ali prevzemanje dela tveganja.
Člen 223
Učinek vzvoda
(člen 140 finančne uredbe)
1. Finančni instrumenti so namenjeni zagotavljanju učinka vzvoda prispevka Unije, s tem ko aktivira svetovne naložbe, ki presegajo vrednost prispevka Unije.
Učinek vzvoda sredstev Unije je enak znesku financiranja upravičenih končnih prejemnikov, deljenem z zneskom prispevka Unije.
2. Ciljni razpon vrednosti za učinek vzvoda temelji na predhodnem ocenjevanju ustreznega finančnega instrumenta.
Člen 224
Predhodno ocenjevanje finančnih instrumentov
(člen 140 finančne uredbe)
1. Finančni instrumenti temeljijo na predhodnem ocenjevanju, s katerim se ugotavljajo pomanjkljivosti ali nedelovanje trga ali naložbene okoliščine, ki niso optimalne, hkrati pa ocenjuje naložbene potrebe glede na cilje politike.
2. Predhodno ocenjevanje dokazuje, da je prepoznavanje potreb trga mogoče ustrezno in pravočasno obravnavati z ukrepi, ki jih narekuje trg, ali oblikami posredovanja Unije le s financiranjem iz naslova finančnih instrumentov, kot so urejanje, liberalizacija, reforme in drugi ukrepi politike. Ocenjuje verjetnost in morebitne stroške izkrivljanja trga in izrivanja zasebnega financiranja s finančnimi instrumenti, hkrati pa prepozna načine za čim učinkovitejše zmanjšanje negativnih posledic takšnih izkrivljanj.
3. Predhodno ocenjevanje v skladu z načelom subsidiarnosti pokaže, da finančni instrument na ravni Unije ustrezneje obravnava prepoznane potrebe trga kot podobni finančni instrumenti na nacionalni ali regionalni ravni, vključno s tistimi, ki se financirajo iz skladov SSO. Pri ocenjevanju dodane vrednosti prispevka Unije se upoštevajo dejavniki, kot so otežen dostop do financiranja na nacionalni ravni, zlasti za čezmejne projekte, ekonomije obsega ali močni predstavitveni učinki, povezani s širjenjem najboljših praks v države članice.
4. Predhodno ocenjevanje določa najučinkovitejši način za izvajanje finančnega instrumenta.
5. Predhodno ocenjevanje prav tako dokazuje, da je predviden finančni instrument skladen s:
(a)
novimi in obstoječimi finančnimi instrumenti, da se izogne prekrivanju ter doseže sinergije in ekonomijo obsega;
(b)
finančnimi instrumenti in drugimi oblikami javne intervencije, ki obravnavajo isto tržno okolje, da bi se tako lahko izognili nedoslednostim in raziskali možne sinergije.
6. Predhodno ocenjevanje obravnava sorazmernost predvidene intervencije glede na velikost ugotovljene vrzeli v financiranju, pričakovan učinek vzvoda načrtovanega finančnega instrumenta, prav tako vključuje pregled dodatnih kakovostnih učinkov, kot so širjenje najboljših praks, učinkovito spodbujanje ciljev politike Unije z verigo izvajanja ali dostopom do posebnega strokovnega znanja akterjev, ki sodelujejo v verigi izvajanja.
7. Predhodno ocenjevanje določi sklop ustreznih kazalcev uspešnosti za predlagane finančne instrumente, hkrati pa določi pričakovane realizacije, rezultate in učinek.
8. Ločeno predhodno ocenjevanje finančnih instrumentov se izvede le takrat, kadar je povsem skladno z merili iz odstavkov 1 do 7, če ni vključeno v predhodno ocenjevanje, presojo vplivov programa ali ukrepe iz temeljnega akta.
Člen 225
Spremljanje finančnih instrumentov
(člen 140 finančne uredbe)
1. Za zagotavljanje usklajenega spremljanja finančnih instrumentov iz člena 140(12) finančne uredbe, odgovorni odredbodajalec vzpostavi sistem spremljanja, ki prispeva k zagotavljanju sprejemljivih zagotovil, da bodo sredstva Unije porabljena v skladu s členom 32(2) finančne uredbe.
2. Sistem spremljanja se uporablja za ocenjevanje napredka pri uresničevanju ciljev politike, ki se kažejo v ustreznih kazalnikih realizacije in rezultatov, določenih na podlagi predhodnega ocenjevanja, ter za analizo skladnosti izvajanja z zahtevami iz člena 140(2) finančne uredbe, ter hkrati zagotavlja podlago za poročanje Komisije iz členov 38(5) in 140(8) finančne uredbe.
3. Spremljanje, ki ga izvaja Komisija v okviru posrednega upravljanja temelji na poročanju in računih, ki jih predložijo pooblaščeni subjekti, ter na razpoložljivih revizijah in kontrolah, ki jih opravi pooblaščeni subjekt, pri tem pa se ustrezno upošteva izjava o upravljanju pooblaščenega subjekta in mnenje neodvisnega revizorja iz člena 60(5) finančne uredbe. Komisija pregleda informacije, ki jih predložijo pooblaščeni subjekti in lahko opravi kontrole, vključno z naključnimi vzorci, na ustreznih nivojih izvedbe vse do končnih prejemnikov.
Spremljanje, ki ga izvaja pooblaščeni subjekt, temelji na poročilih in zaključnih računih, ki jih predložijo finančni posredniki, ter na revizijah in kontrolah, ki jih opravijo finančni posredniki, pri tem pa se ustrezno upošteva izjava o zanesljivosti upravljanja pooblaščenega subjekta in mnenje neodvisnih revizorjev.
Če ni finančnih posrednikov, pooblaščeni subjekt neposredno spremlja uporabo finančnega instrumenta na podlagi poročil in zaključnih računov, ki jih predložijo končni prejemniki.
Kadar je to primerno, pooblaščeni subjekt na naključnih vzorcih pregleda informacije, ki jih predložijo finančni posredniki ali končni prejemniki, prav tako izvaja kontrole, kot je določeno v sporazumu iz člena 217.
4. Spremljanje, ki ga izvaja Komisija, v primeru neposrednega upravljanja temelji na poročilih in zaključnih računih, ki jih predložijo finančni posredniki in končni prejemniki, in sicer v skladu z ustreznimi kontrolami. Določbe iz odstavka 3 smiselno veljajo za neposredno upravljanje.
5. Sporazumi, na podlagi katerih se izvajajo finančni instrumenti, vsebujejo določbe, potrebne za izvajanje odstavkov 1 do 4.
Člen 226
Obravnava prispevkov iz skladov SSO
(člen 140 finančne uredbe)
1. Za prispevke iz skladov SSO v finančne instrumente iz naslova VIII finančne uredbe se vodijo ločene evidence, podprte s skladi OSS v skladu s pravili, ki veljajo za posamezni sektor.
2. Prispevki iz skladov SSO se razporedijo na ločene račune in se uporabljajo v skladu s cilji zadevnih skladov SSO za ukrepe in končne prejemnike v skladu s programom ali programi, iz katerih izhajajo prispevki.
3. V zvezi s prispevki iz skladov SSO v finančne instrumente iz naslova VIII finančne uredbe se uporabljajo pravila, ki veljajo za posamezni sektor.
NASLOV IX
PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO
POGLAVJE 1
Priprava zaključnega računa
Člen 227
Poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju za tekoče leto
(člen 142 finančne uredbe)
Poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju za tekoče leto mora vsebovati točen opis:
(a)
doseganja ciljev v proračunskem letu v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja;
(b)
finančnega položaja in dogodkov, ki so bistveno vplivali na poslovanje med letom.
Poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju je ločeno od poročil o izvrševanju proračuna.
Člen 228
Izjeme pri uporabi računovodskih načel
(člen 144 finančne uredbe)
Kadar v določenem primeru računovodje menijo, da je treba dovoliti izjemo pri uporabi enega od računovodskih načel iz računovodskih pravil Unije, mora biti ta izjema primerno utemeljena, o njej pa je treba tudi poročati v pojasnilih k računovodskim izkazom iz člena 232.
Člen 229
Dokazila
(člen 144 finančne uredbe)
1. Vse vknjižbe temeljijo na datiranih in oštevilčenih listinah na papirju ali mediju, ki zagotavlja zanesljivost in varovanje njihove vsebine v obdobjih iz člena 48.
2. Posli iste vrste, ki se izvajajo na istem kraju in na isti dan, se lahko povzamejo v eni sami knjigovodski listini.
Člen 230
Izkaz finančnega uspeha
(člen 145 finančne uredbe)
Izkaz finančnega uspeha prikazuje prihodek in stroške za tekoče leto, razvrščene glede na njihovo naravo.
Člen 231
Izkaz finančnega izida
(člen 145 finančne uredbe)
Izkaz finančnega izida poroča o denarnih tokovih v obdobju, ki kaže gibanje med začetnimi in končnimi zneski zakladnice.
Zakladnica vključuje:
(a)
gotovino v blagajni;
(b)
denar na bančnih računih in vpogledne vloge;
(c)
druga razpoložljiva sredstva, ki jih je mogoče hitro pretvoriti v gotovino in katerih vrednost je stabilna.
Člen 232
Pojasnila k računovodskim izkazom
(člen 145 finančne uredbe)
Pojasnila iz člena 145 finančne uredbe so sestavni del računovodskih izkazov. Pojasnila vključujejo vsaj naslednje informacije:
(a)
računovodska načela, pravila in metode;
(b)
pojasnila, v katerih so navedene dodatne informacije, ki jih sami računovodski izkazi ne vsebujejo in ki so potrebne za resničen in pošten prikaz.
Člen 233
Izkazi realizacije proračuna
(člen 146 finančne uredbe)
1. Izkazi realizacije proračuna vsebujejo:
(a)
informacije o prihodkih:
(i)
spremembe v oceni prihodkov proračuna;
(ii)
realizacijo prihodkov in odhodkov;
(iii)
ugotovljene upravičenosti;
(b)
informacije, ki prikazujejo spremembe vseh razpoložljivih odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil;
(c)
informacije, ki prikazujejo uporabo vseh razpoložljivih odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil;
(d)
informacije, ki prikazujejo neporavnane obveznosti, prenesene iz prejšnjega leta in nastale v tekočem letu.
2. V zvezi z informacijami o prihodkih se priloži tudi izkaz, ki za vsako državo članico prikazuje razdelitev zneskov lastnih sredstev, ki jih je treba še izterjati na koncu proračunskega leta in za katere je izdan nalog za izterjavo.
Člen 234
Načini pošiljanja računov
(člen 148 finančne uredbe)
Začasni zaključni računi in končni zaključni račun iz členov 147 in 148 finančne uredbe se lahko pošljejo v elektronski obliki.
POGLAVJE 2
Računovodstvo
Oddelek 1
Organizacija računovodstva
Člen 235
Organizacija računovodstva
(člen 151 finančne uredbe)
1. Računovodja vsake institucije in organa iz člena 141 finančne uredbe pripravi in sproti posodablja dokumente, ki opisujejo organizacijo računovodstva in računovodske postopke njegove institucije in organa.
2. Proračunski prihodki in odhodki se evidentirajo v računalniškem sistemu iz člena 236 glede na ekonomsko naravo posla kot tekoči prihodki ali odhodki ali kot kapital.
Člen 236
Računalniško podprti sistemi
(člen 151 finančne uredbe)
1. Računovodske evidence se vodijo s pomočjo celostnega računalniško podprtega sistema.
2. Če se računovodske evidence vodijo z računalniško podprtimi sistemi in podsistemi, je take sisteme in podsisteme treba v celoti opisati.
Ta opis opredeljuje vsebino vseh podatkovnih polj in določa, kako sistem obravnava vse posamezne operacije. V opisu mora biti navedeno, kako sistem zagotavlja obstoj popolne revizijske sledi za vsako operacijo in za vsako spremembo računalniško podprtih sistemov in podsistemov, da je mogoče kadar koli ugotoviti vrsto spremembe in osebo, ki je to spremembo izvedla.
Opis računalniško podprtih računovodskih sistemov in podsistemov navaja vse povezave med temi sistemi in centralnim računovodskim sistemom, zlasti za prenos podatkov in usklajevanje stanj.
3. Dostop do računalniško podprtih sistemov in podsistemov je omejen na osebe, ki so navedene na seznamu pooblaščenih uporabnikov, ki ga vodi in posodablja vsaka institucija.
Oddelek 2
Poslovne knjige
Člen 237
Poslovne knjige
(člen 154 finančne uredbe)
Vsaka institucija in vsak organ iz člena 141 finančne uredbe vodi dnevnik, glavno knjigo ter vsaj za dolžnike, upnike in osnovna sredstva tudi pomožne poslovne knjige, razen če to ni stroškovno upravičeno.
Poslovne knjige vsebujejo elektronske listine, ki jih določi računovodja in ki dajejo popolna jamstva, kadar se uporabljajo kot dokazila.
Vknjižbe v dnevnik se prenesejo v glavno knjigo, ki je razčlenjena v skladu s kontnim načrtom iz člena 212.
Dnevnik in glavna knjiga se lahko razdelita na toliko pomožnih dnevnikov in pomožnih knjig, kolikor je potrebno za izpolnitev zahtev.
Vknjižbe v pomožnih dnevnikih in pomožnih knjigah se najmanj enkrat mesečno prenesejo v dnevnik in glavno knjigo.
Člen 238
Bruto bilanca
(člen 154 finančne uredbe)
Vsaka institucija in vsak organ iz člena 141 finančne uredbe pripravi bruto bilanco, ki zajema vse konte iz glavne knjige, vključno s konti, ki so bili obračunani med letom, in ki navaja:
(a)
številko konta;
(b)
opis;
(c)
skupaj v breme;
(d)
skupaj v dobro;
(e)
stanje.
Člen 239
Računovodska uskladitev
(člen 154 finančne uredbe)
1. Podatki v glavni knjigi se vodijo in organizirajo tako, da upravičujejo vsebino vsakega konta, ki se vključi v bruto bilanco.
2. V zvezi z evidenco osnovnih sredstev se uporabljajo določbe členov 246 do 253.
Oddelek 3
Knjiženje
Člen 240
Knjiženje v računovodski evidenci
(člen 154 finančne uredbe)
1. Pri knjiženju se uporablja metoda dvostavnega knjigovodstva, pri kateri vsak promet ali spremembo, evidentirano v poslovnih knjigah, predstavlja vknjižba, s katero se za vsak znesek v breme vzpostavi protivrednost v dobro na različnih kontih, na katere se ta vknjižba nanaša.
2. Za transakcije, izražene v valuti, ki ni euro, se izračuna protivrednost v eurih, ki se vknjiži v računovodsko evidenco.
Transakcije, ki se vodijo v tujih valutah na kontih in se lahko preračunajo, se preračunajo najmanj vsakič, ko se pripravi zaključni račun.
To preračunavanje temelji na deviznih tečajih, določenih v skladu s členom 6.
Tečaj, ki se uporablja za preračun med eurom in drugo valuto za pripravo bilance stanja na dan 31. decembra leta N, je tečaj na zadnji delovni dan leta N.
3. Računovodska pravila Unije, sprejeta v skladu s členom 152 finančne uredbe, opredeljujejo pravila za preračun in ponovno oceno, ki se predložijo zaradi računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka.
Člen 241
Računovodske evidence
(člen 154 finančne uredbe)
Vse računovodske evidence morajo prikazovati izvor, vsebino in knjigovodsko referenco vsake podatkovne postavke in številke ustreznih knjigovodskih listin.
Člen 242
Evidentiranje v dnevnik
(člen 154 finančne uredbe)
Računovodske operacije se evidentirajo v dnevnik po eni od naslednjih metod, ki se med seboj ne izključujeta:
(a)
dnevno, vsaka operacija posebej;
(b)
v obliki mesečnih povzetkov skupnih zneskov operacij, če se hranijo vsi dokumenti, ki omogočajo vsakodnevno preverjanje posameznih operacij.
Člen 243
Potrjevanje vknjižb
(člen 154 finančne uredbe)
1. Vpisovanje v dnevnik in v pomožne knjige se izvaja s postopkom potrjevanja, ki prepoveduje vsako spremembo ali izbris vknjižbe.
2. Postopek zaključevanja, s katerim se zaključi vnos vknjižb in zagotovi, da se vknjižbe ne spreminjajo, se izvede najpozneje pred predstavitvijo končnih računovodskih izkazov.
Oddelek 4
Usklajevanje in preverjanje
Člen 244
Usklajevanje kontov
(člen 154 finančne uredbe)
1. Stanje kontov v bruto bilanci se redno usklajuje, najmanj pa ob pripravi letnega zaključnega računa, s podatki iz upravljavskih sistemov, ki jih uporabljajo odredbodajalci za upravljanje sredstev in obveznosti ter za dnevno vnašanje v računovodski sistem.
2. Računovodja redno in najmanj ob pripravi zaključnega računa preverja, če dobroimetja na banki ustrezajo dejanskemu stanju, zlasti glede:
(a)
denarnih sredstev na računih, z usklajevanjem z izpiski finančnih institucij;
(b)
denarnih sredstev v blagajni, z usklajevanjem z blagajniškim dnevnikom.
Evidenca osnovnih sredstev se pregleda v skladu s členom 250.
3. Medinstitucionalni računi se usklajujejo mesečno.
4. Začasne račune vsako leto odpre in pregleda računovodja. Za te račune je odgovoren odredbodajalec in jih čim prej zapre.
Oddelek 5
Proračunsko računovodstvo
Člen 245
Vsebina proračunskega računovodstva in njegovo vodenje
(člen 156 finančne uredbe)
1. Proračunsko računovodstvo za vsako podpodročje proračuna prikazuje:
(a)
za odhodke:
(i)
odobritve iz prvotnega proračuna, odobritve, vnesene v spremembe proračuna, prenesene odobritve, odobritve iz namenskih prejemkov, prerazporeditve odobritev in skupne odobritve, ki so tako na voljo;
(ii)
prevzete obveznosti in plačila za zadevno proračunsko leto;
(b)
za prihodke:
(i)
ocene, vključene v prvotni proračun, ocene, vključene v spremembe proračuna, prihodke od namenskih prejemkov in skupni znesek ocen, določenih na takšen način;
(ii)
ugotovljene upravičenosti in zneske, izterjane za zadevno proračunsko leto;
(c)
prevzete obveznosti, ki jih je še treba plačati, in prihodke, ki jih je treba izterjati, iz preteklih proračunskih let.
Odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil iz točke (a) prvega pododstavka se knjižijo in prikazujejo posebej.
Celotne začasne prevzete obveznosti v zvezi z Evropskim kmetijskim jamstvenim skladom (v nadaljnjem besedilu: EKJS) in ustrezna plačila se prav tako evidentirajo v proračunskem računovodstvu.
Te prevzete obveznosti se predstavijo v zvezi s skupnimi odobritvami EKJS.
2. Proračunsko računovodstvo ločeno prikazuje:
(a)
uporabo prenesenih odobritev in odobritev za tekoče proračunsko leto;
(b)
obračun neporavnanih prevzetih obveznosti.
Na prihodkovni strani se ločeno vodijo zneski iz preteklih proračunskih let, ki jih je treba še izterjati.
3. Proračunsko računovodstvo se lahko organizira tako, da se razvije v sistem stroškovnega računovodstva.
4. Proračunsko računovodstvo se vodi s pomočjo računalniškega sistema v knjigah ali na karticah.
POGLAVJE 3
Vodenje evidence premoženja
Člen 246
Evidenca premoženja
(člen 157 finančne uredbe)
Sistem za vodenje evidenc premoženja vzpostavi odredbodajalec s strokovno pomočjo računovodje. Ta sistem za vodenje evidence premoženja mora dajati vse informacije, ki so potrebne za knjigovodstvo in za varovanje sredstev.
Člen 247
Varovanje premoženja
(člen 157 finančne uredbe)
Vsaka institucija in organ iz člena 141 finančne uredbe sprejme določbe o varovanju sredstev, vključenih v njeno bilanco stanja, in določi, katera upravna služba je odgovorna za sistem za vodenje evidence premoženja.
Člen 248
Vpisovanje v evidenco premoženja
(člen 157 finančne uredbe)
Vsa osnovna sredstva, ki se lahko uporabljajo več kot eno leto in niso potrošno blago, katerih nabavna cena ali proizvodni stroški so višji od navedenih v računovodskih pravilih Unije, sprejetih v skladu s členom 152 finančne uredbe, se vpišejo v evidenco premoženja in evidentirajo na kontih osnovnih sredstev.
Člen 249
Vsebina evidence premoženja za vsako osnovno sredstvo
(člen 157 finančne uredbe)
V evidenco premoženja se vpiše ustrezni opis vsakega osnovnega sredstva in njegova lokacija - za premično premoženje pa odgovorna služba ali oseba, datum nabave ter cena na enoto.
Člen 250
Popis premičnega premoženja
(člen 157 finančne uredbe)
Vsaka institucija in organi iz člena 141 finančne uredbe popis izvedejo tako, da ugotovijo, če vsako osnovno sredstvo fizično obstaja in če se sklada z vpisom v evidenci premoženja. Taki popisi se izvajajo v okviru letnega programa preverjanja, razen za osnovna opredmetena in neopredmetena sredstva, ki se preverjajo vsaj na vsaka tri leta.
Člen 251
Prodaja opredmetenih sredstev
(člen 157 finančne uredbe)
Člani, uradniki in drugi zaposleni institucij in organov iz člena 141 finančne uredbe ne smejo kupiti nobenega osnovnega sredstva, ki ga prodajo te institucije in organi, razen če se ta osnovna sredstva ne prodajo z javnim razpisom.
Člen 252
Postopek za prodajo opredmetenih sredstev
(člen 157 finančne uredbe)
1. Prodaja opredmetenih sredstev se na ustrezen način oglašuje lokalno, če je nabavna vrednost enote enaka ali presega 8 100 EUR. Obdobje med objavo zadnjega obvestila in sklenitvijo pogodbe o prodaji ne sme biti krajše od 14 koledarskih dni.
Če je nabavna vrednost enote enaka ali presega 391 100 EUR, se za prodajo iz prvega pododstavka obvestilo o prodaji objavi v Uradnem listu Evropske unije. Ustrezen oglas se lahko objavi tudi v tiskanih medijih držav članic. Obdobje med datumom objave obvestila v Uradnem listu Evropske unije in sklenitvijo pogodbe o prodaji ne sme biti krajše od enega meseca.
2. Institucije in organi iz člena 141 finančne uredbe lahko opustijo oglaševanje, če bi stroški oglaševanja presegli pričakovan prihodek od prodaje.
3. Institucije in organi iz člena 141 finančne uredbe si pri prodaji opredmetenih sredstev vedno prizadevajo pridobiti najboljšo ceno.
4. Odstavki 1, 2 in 3 se ne uporabljajo za prodajo med institucijami Unije ter njihovimi organi iz člena 208 finančne uredbe.
Člen 253
Postopek za prodajo opredmetenih sredstev
(člen 157 finančne uredbe)
Odredbodajalec pripravi izjavo ali zapisnik vedno, kadar se kakršno koli premoženje, ki je vpisano v evidenci, vključno s zgradbami, proda, podari, zavrže, da v najem ali če manjka zaradi izgube, tatvine ali drugega razloga.
V izjavi ali zapisniku posebej navede, ali je treba osnovno sredstvo nadomestiti na stroške uradnika ali drugega uslužbenca Unije ali druge osebe.
Kadar se nepremičnina ali večje instalacije dajo na voljo brezplačno, je treba pripraviti pogodbo in o tem poročati v letnem poročilu, ki se pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu ob predstavitvi predloga proračuna.
Člani, uradniki ali drugi uslužbenci in drugi zaposleni institucij in organov iz člena 141 finančne uredbe ne morejo biti prejemniki premoženja iz evidence premoženja, ki se podari ali zavrže.
Člen 254
Evidenca premoženja in objava prodaje v delegacijah Unije
(člen 157 finančne uredbe)
1. V primeru delegacij Unije se stalna evidenca premičnega premoženja, ki pripada Uniji, vodi na lokalni ravni. V skladu s pravili, ki jih je sprejela vsaka institucija, se evidenca redno pošilja centralnim službam.
Premično premoženje na poti v delegacije Unije se pred vpisom v stalne evidence vpiše na začasni seznam.
2. Objava prodaje premičnega premoženja delegacij Unije se objavi v skladu z lokalnimi navadami.
DRUGI DEL
POSEBNE DOLOČBE
NASLOV I
RAZISKAVE
Člen 255
Vrste ukrepov
(člen 181 finančne uredbe)
1. Neposredne ukrepe izvajajo ustanove Skupnega raziskovalnega središča (v nadaljnjem besedilu: SRS) in se načeloma v celoti financirajo iz proračuna. Ti ukrepi vključujejo:
(a)
raziskovalne programe;
(b)
predhodne raziskave;
(c)
znanstvene in tehnične podporne dejavnosti institucionalne narave.
2. Skupno raziskovalno središče lahko sodeluje pri posrednih ukrepih pod pogoji iz člena 183 finančne uredbe.
3. Ocena terjatev iz člena 181(2) finančne uredbe se pošlje računovodji za evidentiranje.
Člen 256
Dodatna pravila, ki veljajo za SRS
(člen 183 finančne uredbe)
1. Konkurenčne dejavnosti, ki jih izvaja SRS, zajemajo:
(a)
dejavnosti, ki so izvedene po postopkih za oddajo javnega naročila ali dodelitev nepovratnih sredstev;
(b)
dejavnosti v imenu tretjih oseb;
(c)
dejavnosti v okviru upravnih sporazumov z drugimi institucijami ali drugimi službami Komisije za zagotavljanje znanstveno-tehničnih storitev.
2. Kadar dejavnosti, ki jih SRS izvaja za tretje osebe, vključujejo javna naročila, mora biti postopek za oddajo javnega naročila v skladu z načeli preglednosti in enakega obravnavanja.
3. Ocene terjatev iz člena 183(2) finančne uredbe se pošljejo računovodji za evidentiranje.
NASLOV II
ZUNANJI UKREPI
POGLAVJE I
Splošne določbe
Člen 257
Ukrepi, ki se lahko financirajo
(člen 184 finančne uredbe)
Odobritve za ukrepe iz poglavja 1 naslova IV drugega dela finančne uredbe se lahko uporabljajo zlasti za financiranje pogodb o izvedbi javnega naročila, nepovratnih sredstev, vključno s subvencioniranjem obrestne mere, za posebna posojila, jamstva za posojila in finančno pomoč, proračunsko podporo in druge posebne oblike proračunske pomoči.
POGLAVJE II
Proračunska podpora in skrbniški skladi z več donatorji
Člen 258
Uporaba proračunske podpore
(člen 186 finančne uredbe)
1. Kadar je tako določeno v zadevnih temeljnih aktih, lahko Komisija uporabi sektorsko ali splošno proračunsko podporo v tretji državi, če so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
je upravljanje javnih financ v partnerski državi dovolj pregledno, zanesljivo in učinkovito;
(b)
je partnerska država oblikovala dovolj verodostojne in relevantne sektorske ali nacionalne politike in
(c)
je partnerska država oblikovala makroekonomske politike, usmerjene k stabilizaciji.
2. S partnersko državo sklenjeni sporazumi vsebujejo obveznost te države, da Komisiji zagotavlja zanesljive in pravočasne informacije, na podlagi katerih lahko Komisija oceni izpolnjevanje pogojev iz odstavka 1.
Člen 259
Skrbniški skladi Unije za zunanje ukrepe
(člen 187 finančne uredbe)
Prispevki drugih donatorjev se upoštevajo, ko se vplačajo na poseben bančni račun skrbniškega sklada, in sicer v znesku v eurih, preračunanem ob prejemu prispevkov na poseben bančni račun.
Prispevek Unije se prenese pravočasno, da se krijejo pravne obveznosti skrbniškega sklada ob upoštevanju razpoložljivih sredstev, ki so jih zagotovili drugi donatorji.
Obresti, ki se naberejo na posebnem bančnem računu skrbniškega sklada, se vložijo v skrbniški sklad, razen če je drugače navedeno v aktu o ustanovitvi skrbniškega sklada.
Vsi prenosi na bančnem računu iz tretjega odstavka, izvedeni med letom, so ustrezno knjiženi na računih skrbniškega sklada.
Odredbodajalec dvakrat letno pripravi finančno poročilo o ukrepih vsakega skrbniškega sklada.
Skrbniški skladi so vsako leto predmet neodvisne zunanje revizije.
Upravni odbor skrbniškega sklada odobri letno poročilo skrbniškega sklada, ki ga pripravi odredbodajalec, skupaj z letnim zaključnim računom, ki ga pripravi računovodja. Ta poročila se priložijo letnemu poročilu odredbodajalca na podlagi prenosa in predložijo Evropskemu parlamentu in Svetu v okviru postopka razrešnice Komisije.
Pravila za sestavo upravnega odbora in njegova notranja pravila se določijo v aktu o ustanovitvi skrbniškega sklada, ki ga sprejme Komisija in velja tudi za donatorje. Ta pravila zagotavljajo pravično zastopanje donatorjev in vključujejo zahtevo, da je za končno odločitev o uporabi sredstev sklada potrebno soglasje Komisije.
POGLAVJE III
Javna naročila
Člen 260
Najem zgradb
(člen 190 finančne uredbe)
Iz odobritev za poslovanje za zunanje ukrepe se lahko financirajo samo pogodbe o nepremičninah za najem zgradb, ki so bile že zgrajene ob podpisu najemne pogodbe. Te pogodbe se objavijo, kakor je določeno v členu 124.
Člen 261
Opredelitve pojmov
(člen 190 finančne uredbe)
1. Naročila storitev obsegajo naročila študij in tehnične pomoči.
Naročilo študije je pogodba o izvajanju storitev, ki se sklene med izvajalcem in naročnikom ter vključuje študije za opredelitev in pripravo projektov, študije izvedljivosti, gospodarske in tržne raziskave, tehnične študije in revizije.
Naročilo tehnične pomoči pomeni, da ima izvajalec vlogo svetovalca, da vodi ali nadzoruje projekt ali zagotovi svetovalce, ki so določeni v pogodbi.
2. Kadar ima tretja država usposobljeno vodstveno osebje v svojih službah ali enotah z udeležbo javnega sektorja, lahko te službe ali enote same neposredno izvedejo naročila.
Člen 262
Posebne določbe v zvezi z mejnimi vrednostmi in ureditve za oddajo zunanjih naročil
(člen 190 finančne uredbe)
1. Členi 123 do 126, razen opredelitve pojmov, odstavka 3 in 4 člena 127, členi 128, 134 do 137, odstavki 3 do 6 člena 139, členi 148(4), 151(2), 152 do 158, 160 in 164 te uredbe, ne veljajo za pogodbe o izvedbi javnega naročila, ki jih sklenejo naročniki iz člena 190(2) finančne uredbe ali so sklenjena v njegovem imenu.
Komisija sprejme sklep o izvajanju določb o javnih naročilih iz tega poglavja, vključno z ustreznimi kontrolami, ki jih mora uporabljati odgovorni odredbodajalec, kadar Komisija ni naročnik.
2. Če se postopki iz odstavka 1 ne upoštevajo, odhodki za zadevne ukrepe niso upravičeni do financiranja Unije.
3. To poglavje se ne uporablja za naročnike iz točke (b) člena 190(2) finančne uredbe, če jih na podlagi preverjanj iz člena 61 finančne uredbe Komisija pooblasti, da uporabljajo svoje lastne postopke za oddajo javnega naročila.
Člen 263
Objava in nediskriminacija
(člena 190 in 191 finančne uredbe)
1. Komisija sprejme potrebne ukrepe za izvajanje, da zagotovi čim širše sodelovanje in enake pogoje sodelovanja v javnem razpisu za oddajo naročil, ki jih financira Unija. V ta namen se nameni posebno pozornost:
(a)
da se predhodna informativna obvestila, obvestila o javnem naročilu in obvestila o oddaji javnega naročila objavijo dovolj zgodaj;
(b)
da se odpravi vsako diskriminatorno ravnanje ali prekličejo tehnične specifikacije, ki bi lahko ovirale široko sodelovanje pod enakimi pogoji vseh fizičnih ali pravnih oseb iz člena 182 finančne uredbe.
2. Člen 265(5), člen 267(3) in člen 269(4) ne posegajo v uporabo e-javnih naročil.
Člen 264
Objava
(člen 190 finančne uredbe)
1. Predhodno informativno obvestilo za mednarodne razpise za zbiranje ponudb se čim prej pošlje Uradu za publikacije za naročila blaga in storitev, za naročila gradenj pa takoj, ko je mogoče, po sprejetju sklepa o potrditvi programa.
2. Za namene tega poglavja se obvestilo o javnem naročilu objavi:
(a)
v primeru mednarodnih razpisov za zbiranje ponudb vsaj v Uradnem listu Evropske unije in na internetu;
(b)
v primeru lokalnih razpisov za zbiranje ponudb vsaj v uradnem listu države prejemnice ali v enakovredni publikaciji.
Kadar se obvestilo o javnem naročilu objavi tudi lokalno, mora biti vsebinsko enako obvestilu o javnem naročilu v Uradnem listu Evropske unije in na internetu, objaviti pa ga je treba istočasno. Komisija je odgovorna za objavo javnega razpisa v Uradnem listu Evropske unije in na internetu. Če je razpis objavljen lokalno, lahko to storijo subjekti iz člena 190(2)(b) finančne uredbe.
3. Obvestilo o oddaji javnega naročila se objavi, ko je naročilo podpisano, razen kadar, če je še vedno potrebno, je naročilo razglašeno za tajno ali kadar morajo izvajanje naročil spremljati posebni varnostni ukrepi ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Evropske unije ali države upravičenke in kadar se zdi, da objava obvestila o oddaji javnega naročila ni primerna.
Člen 265
Mejne vrednosti in postopki za oddajo naročil storitev
(člen 190 finančne uredbe)
1. Mejne vrednosti in postopki iz člena 190 finančne uredbe za naročila storitev so:
(a)
za naročila v vrednosti, ki je enaka ali presega 300 000 EUR:
(i)
omejen mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in člena 264(2)(a);
(ii)
odprt mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in člena 264(2)(a);
(b)
za naročila, katerih vrednost je manjša od 300 000 EUR: konkurenčni postopek s pogajanji v smislu odstavka 3 tega člena ali okvirna pogodba.
Naročila, katerih vrednost je manjša od ali enaka 20 000 EUR, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe.
Plačila za zneske odhodkov, katerih vrednost ne presega 2 500 EUR, se lahko izvršijo enostavno na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.
2. V omejenem mednarodnem postopku iz točke (a) odstavka 1 se v obvestilu o javnem naročilu navede število kandidatov, ki bodo povabljeni k predložitvi ponudb. Za naročila storitev se povabijo najmanj štirje kandidati. Število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudb, mora zadostovati za zagotovitev resnične konkurence.
Seznam izbranih kandidatov se objavi na internetni strani Komisije.
Če je število kandidatov, ki izpolnjujejo merila za izbor ali minimalno stopnjo sposobnosti, manjše od najnižjega števila, lahko naročnik k predložitvi ponudbe povabi samo tiste kandidate, ki izpolnjujejo merila za predložitev ponudbe.
3. V okviru postopka s pogajanji iz točke (b) odstavka 1 naročnik pripravi seznam najmanj treh ponudnikov po svoji izbiri. V postopku se odda omejeno število konkurenčnih ponudb brez objave javnega razpisa, postopek pa je znan kot konkurenčni postopek s pogajanji, ki ga člen 129 ne pokriva.
Ponudniki za konkurenčni postopek s pogajanji so lahko izbrani iz ustrezno objavljenega seznama potencialnih ponudnikov iz člena 136(1)(b). Ta seznam se pripravi na podlagi razpisa za prijavo interesa in je veljaven največ pet let od datuma objave. Ta seznam lahko vključuje podsezname. Vsaka zainteresirana oseba lahko predloži prijavo kadar koli v času veljavnosti seznama, razen v zadnjih treh mesecih tega obdobja. Če bo naročilo oddano, naročnik povabi vse potencialne ponudnike na ustreznem seznamu ali podseznamu, da predložijo ponudbe.
Ponudbe odpre in oceni komisija za ocenjevanje, ki mora imeti potrebno strokovno in upravno znanje in izkušnje. Člani komisije za ocenjevanje morajo podpisati izjavo o nepristranskosti.
Če po posvetovanju s ponudniki naročnik prejme samo eno ponudbo, ki je administrativno in tehnično veljavna, se lahko naročilo odda, če so izpolnjena vsa merila za oddajo.
4. Za naročila pravnih storitev v skladu z nomenklaturo CPV lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji, ne glede na ocenjeno vrednost naročila.
5. Ponudbe se pošljejo v paketu ali ovojnici, ki vsebujejo dve zaprti ovojnici, od katerih je na eni napisano Ovojnica A - Tehnična ponudba, na drugi pa Ovojnica B - Finančna ponudba. Na zunanji ovojnici je treba navesti:
(a)
naslov, ki je naveden v razpisni dokumentaciji za predložitev ponudb;
(b)
sklicevanje na razpis za zbiranje ponudb, na katerega se ponudnik javlja;
(c)
kadar je to primerno, število sklopov, za katere je predložena ponudba;
(d)
izraz „Ne odpirati pred uradnim sestankom za odpiranje ponudb“ v jeziku razpisne dokumentacije.
Če so bili v razpisni dokumentaciji predvideni razgovori, ima lahko komisija za ocenjevanje razgovore z glavnimi člani skupine strokovnjakov, predlaganih v tehnično sprejemljivih ponudbah, ko pisno potrdi začasne ugotovitve in pred dokončno oceno tehničnih ponudb. V takih primerih razgovore s strokovnjaki opravi komisija za ocenjevanje, po možnosti kolektivno, če sestavljajo skupino, in v časovnih presledkih, ki so dovolj kratki, da omogočajo primerjavo. Razgovori se vodijo po standardnem postopku, za katerega se vnaprej dogovori izbirna komisija in ki se uporablja za vse strokovnjake ali skupine, ki so povabljene na razgovor. Datum in čas razgovora je treba ponudnikom sporočiti najmanj deset koledarskih dni pred razgovorom. Če se zaradi višje sile ponudnik ne more udeležiti razgovora, se ponudniku pošljeta nov datum in ura.
6. Merila za oddajo naročila se uporabljajo za izbiro ponudnika, katerega ponudba je ekonomsko najugodnejša.
Ekonomsko najugodnejša ponudba se izbere tako, da se tehnična kakovost in cena ovrednotita v razmerju 80/20. Iz tega sledi, da:
(a)
se vrednost, s katero se oceni tehnična ponudba, pomnoži z 0,80;
(b)
se vrednost, s katero se oceni finančna ponudba, pomnoži z 0,20.
Člen 266
Uporaba postopka s pogajanji za naročila storitev
(člen 190 finančne uredbe)
1. Za naročila storitev lahko naročniki uporabijo postopek s pogajanji z eno samo ponudbo v naslednjih primerih:
(a)
kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi dogodkov, ki jih naročnik ni mogel predvideti in ki jih na noben način ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati roka za postopke iz točk (a), (b) in (c) člena 104(1) finančne uredbe;
(b)
kadar se storitve zaupajo javnim organom ali neprofitnim institucijam ali združenjem in se nanašajo na dejavnosti institucionalne narave ali so namenjene za zagotovitev pomoči ljudem na socialnem področju;
(c)
za storitve, ki so razširitev storitev, ki se že izvajajo, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 2;
(d)
kadar je postopek za oddajo naročila ali poskus uporabe okvirne pogodbe neuspešen, kar pomeni, da naročnik ni prejel nobene kakovostno in/ali finančno primerne ponudbe, in v tem primeru se lahko naročnik po razveljavitvi postopka za oddajo naročila pogaja z enim ali več ponudniki po svoji izbiri izmed ponudnikov, ki so se odzvali na razpis za zbiranje ponudb, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila niso bistveno spremenjeni;
(e)
če naročilo sledi natečaju in ga je treba pod veljavnimi pogoji oddati uspešnemu kandidatu ali enemu od uspešnih kandidatov; v drugem primeru se vsi uspešni kandidati povabijo k pogajanjem;
(f)
če se iz tehničnih razlogov ali iz razlogov, ki so povezani z varovanjem izključnih pravic, naročilo lahko odda le določenemu izvajalcu storitev;
(g)
za javna naročila, ki so razglašena za tajna, ali za naročila, katerih izvajanje morajo spremljati posebni varnostni ukrepi, ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Unije ali države upravičenke;
(h)
kadar je treba skleniti novo pogodbo po predčasni prekinitvi obstoječe pogodbe.
Za namene točke (a) prvega pododstavka tega odstavka se šteje, da posli, ki se izvajajo v kriznih razmerah iz člena 190(2), izpolnjujejo preizkus glede skrajne nuje. Odredbodajalec na podlagi prenosa, kjer je to primerno, skupaj z drugimi odredbodajalci na podlagi prenosa, ugotovi, da obstajajo skrajno nujni razlogi in svojo ugotovitev redno preverja glede na načelo dobrega finančnega poslovodenja.
Dejavnosti institucionalne narave iz točke (b) prvega pododstavka vključujejo storitve, ki so neposredno povezane z zakonsko določeno nalogo organov javnega sektorja.
2. Storitve, ki so razširitev storitev, ki se že izvajajo, iz točke (c) odstavka 1, so:
(a)
dodatne storitve, ki jih ne zajema glavno naročilo, ki pa so zaradi nepredvidenih okoliščin potrebne za izvedbo naročila, če dodatnih storitev tehnično in poslovno ni mogoče ločiti od glavnega naročila brez resnih težav za naročnika in če skupni znesek dodatnih storitev ne presega 50 % vrednosti glavnega naročila;
(b)
dodatne storitve, ki vključujejo ponovitev podobnih storitev, kot so bile poverjene izvajalcu v okviru prvega naročila, pod pogojem, da:
(i)
je bilo za prvo storitev objavljeno obvestilo o javnem naročilu in so bili v tem obvestilu o javnem naročilu jasno navedeni možnost uporabe postopka s pogajanji za nove storitve za projekt in ocenjeni stroški;
(ii)
podaljšanje naročila glede vrednosti in obdobja ne presega vrednosti in obdobja prvotnega naročila.
Člen 267
Mejne vrednosti in postopki za oddajo naročil blaga
(člen 190 finančne uredbe)
1. Mejne vrednosti in postopki iz člena 190 finančne uredbe za naročila blaga so:
(a)
za naročila v vrednosti, ki je enaka ali presega 300 000 EUR: odprt mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in točke (a) člena 264(2);
(b)
za naročila, katerih vrednost je manjša od 300 000 EUR: okvirna pogodba ali:
(i)
za naročila, katerih vrednost je enaka ali presega 100 000 EUR, a manjša od 300 000 EUR: odprti lokalni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in točke (b) člena 264(2);
(ii)
za naročila, katerih vrednost je manjša od 100 000 EUR: konkurenčni postopek s pogajanji v smislu odstavka 2.
(c)
plačila za zneske odhodkov, katerih vrednost ne presega 2 500 EUR, se lahko izvršijo na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.
Naročila, katerih vrednost je manjša od ali enaka 20 000 EUR, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe.
2. V okviru postopka s pogajanji iz točke (b)(ii) odstavka 1 tega člena naročnik pripravi seznam najmanj treh dobaviteljev po lastni izbiri. V postopku se odda omejeno število konkurenčnih ponudb brez objave javnega razpisa, postopek pa je znan kot konkurenčni postopek s pogajanji, ki ga člen 129 ne zajema.
Ponudbe odpre in oceni komisija za ocenjevanje, ki mora imeti potrebno strokovno in upravno znanje in izkušnje. Člani komisije za ocenjevanje morajo podpisati izjavo o nepristranskosti.
Če po posvetovanju z dobavitelji naročnik prejme samo eno ponudbo, ki je administrativno in tehnično veljavna, se lahko naročilo odda, če so izpolnjena vsa merila za oddajo.
3. Tehnično in finančno ponudbo je treba predložiti ločeno v zaprtih ovojnicah, obe pa se vložita v paket ali zunanjo ovojnico. Na notranji ovojnici je treba navesti:
(a)
naslov, ki je naveden v razpisni dokumentaciji za predložitev ponudb;
(b)
sklicevanje na razpis za zbiranje ponudb, na katerega se ponudnik odziva;
(c)
kadar je to primerno, število sklopov, za katere je predložena ponudba;
(d)
izraz „Ne odpirati pred uradnim sestankom za odpiranje ponudb“ v jeziku razpisne dokumentacije.
Na mestu in ob uri, ki sta navedena v razpisni dokumentaciji, ponudbe javno odpre komisija za ocenjevanje. Na sestanku za javno odpiranje ponudb se javno objavijo imena ponudnikov, ponujene cene, ali je bilo predloženo potrebno jamstvo za ponudbe in druge formalnosti, za katere naročnik meni, da so primerne.
4. V primeru naročila blaga, ki ne zahteva poprodajnih storitev, je edino merilo za oddajo naročila cena.
Kadar so predlogi za poprodajne storitve ali za usposabljanje posebej pomembni, se lahko izbere ekonomsko najugodnejša ponudba ali ponudba z najnižjo ceno, pri čemer se ustrezno upošteva tehnična kakovost ponujene storitve in cene.
Člen 268
Uporaba postopka s pogajanji za naročila blaga
(člen 190 finančne uredbe)
1. Za naročila blaga lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji z eno samo ponudbo v naslednjih primerih:
(a)
kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi dogodkov, ki jih naročnik ni mogel predvideti in ki jih na noben način ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati roka za postopke iz točk (a), (b) in (c) člena 111(1) finančne uredbe;
(b)
kadar je to upravičeno zaradi narave ali posebnih lastnosti blaga, na primer, kadar je izvedba naročila izključno rezervirana za imetnike patentov ali licenc za uporabo patentov;
(c)
za dodatne nabave prvotnega dobavitelja, ki so namenjene za delno nadomestitev običajnega blaga ali inštalacij ali za povečanje količine obstoječega blaga ali inštalacij, če bi zamenjava dobavitelja prisilila naročnika v nabavo opreme z drugačnimi tehničnimi lastnostmi, kar bi povzročilo neskladnost ali nesorazmerne tehnične težave pri obratovanju in vzdrževanju;
(d)
kadar je bil razpisni postopek neuspešen, tj. če ni bila prejeta nobena kakovostno ali finančno ustrezna ponudba;
(e)
za javna naročila, ki so razglašena za tajna, ali za naročila, katerih izvajanje morajo spremljati posebni varnostni ukrepi, ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Unije ali države upravičenke;
(f)
za naročila v zvezi z blagom, ki kotira na blagovni borzi, in nakupi na blagovni borzi;
(g)
za naročila v zvezi z nakupi pod posebno ugodnimi pogoji, ali od dobavitelja, ki dokončno preneha s poslovno dejavnostjo, ali od stečajnih ali likvidacijskih upraviteljev v stečajnem postopku, po sporazumu z upniki ali po podobnem postopku v skladu z nacionalno zakonodajo;
(h)
kadar je treba skleniti novo pogodbo po predčasni prekinitvi obstoječe pogodbe.
V primerih iz točke (d) prvega pododstavka se lahko naročnik po razveljavitvi postopka za oddajo naročila pogaja z enim ali več ponudniki po lastni izbiri izmed ponudnikov, ki se odzvali na razpis za zbiranje ponudb, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila niso bistveno spremenjeni.
2. Za namene točke (a) odstavka 1 tega člena se šteje, da posli, ki se izvajajo v kriznih razmerah iz člena190(2), izpolnjujejo pogoje za skrajno nujo. Odredbodajalec na podlagi prenosa, kjer je to primerno, skupaj z drugimi odredbodajalci na podlagi prenosa, ugotovi, da obstajajo skrajno nujni razlogi in svojo ugotovitev redno preverja glede na načelo dobrega finančnega poslovodenja.
Člen 269
Mejne vrednosti in postopki za oddajo naročil gradenj
(člen 190 finančne uredbe)
1. Mejne vrednosti in postopki iz člena 190 finančne uredbe za naročila gradenj so:
(a)
za naročila v vrednosti, ki je enaka ali presega 5 000 000 EUR:
(i)
odprt mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in točke (a) člena 264(2) ali
(ii)
zaradi lastnosti določenih gradenj omejen mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in točke (a) člena 264(2);
(b)
za naročila, katerih vrednost je enaka ali presega 300 000 EUR, a manjša od 5 000 000 EUR: lokalni odprti razpis v smislu člena 127(2) in točke (b) člena 264(2);
(c)
za naročila, katerih vrednost je manjša od 300 000 EUR: postopek s pogajanji v smislu odstavka 2 tega člena.
Naročila, katerih vrednost je manjša od ali enaka 20 000 EUR, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe.
2. V okviru postopka s pogajanji iz točke (c) odstavka 1 tega člena naročnik pripravi seznam najmanj treh izvajalcev po lastni izbiri. V postopku se odda omejeno število konkurenčnih ponudb brez objave javnega razpisa, postopek pa je znan kot konkurenčni postopek s pogajanji, ki ga člen 129 ne zajema.
Ponudbe odpre in oceni komisija za ocenjevanje, ki mora imeti potrebno strokovno in upravno znanje in izkušnje. Člani komisije za ocenjevanje morajo podpisati izjavo o nepristranskosti.
Če po posvetovanju z izvajalci naročnik prejme samo eno ponudbo, ki je administrativno in tehnično veljavna, se lahko naročilo odda, če so izpolnjena vsa merila za oddajo.
3. Merila za izbor se nanašajo na sposobnost ponudnika, da izvede podobna naročila, zlasti z upoštevanjem gradenj, ki jih je izvedel v zadnjih letih. Zaradi takega načina izbire in ker so bile nedopustne ponudbe že izločene, je edino merilo za oddajo naročila cena.
4. Tehnično in finančno ponudbo je treba predložiti vsako v svoji zapečateni ovojnici, obe pa se vložita v paket ali zunanjo ovojnico. Na notranji ovojnici je treba navesti:
(a)
naslov, ki je naveden v razpisni dokumentaciji za predložitev ponudb;
(b)
sklicevanje na razpis za zbiranje ponudb, na katerega se ponudnik odziva;
(c)
kadar je to primerno, število sklopov, za katere je predložena ponudba;
(d)
izraz „Ne odpirati pred uradnim sestankom za odpiranje ponudb“ v jeziku razpisne dokumentacije.
Na mestu in ob uri, ki sta navedena v razpisni dokumentaciji, ponudbe javno odpre komisija za ocenjevanje. Na sestanku za javno odpiranje ponudb se javno objavijo imena ponudnikov, ponujene cene, ali je bilo predloženo potrebno jamstvo za ponudbe in druge formalnosti, za katere naročnik meni, da so primerne.
Člen 270
Uporaba postopka s pogajanji za naročila gradenj
(člen 190 finančne uredbe)
1. Za naročila gradenj lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji z eno samo ponudbo v naslednjih primerih:
(a)
kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi dogodkov, ki jih naročnik ni mogel predvideti in ki jih na noben način ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati roka za postopke iz točk (a), (b) in (c) člena 111(1) finančne uredbe;
(b)
za dodatne gradnje, ki niso vključene v prvotno sklenjeni pogodbi, ki pa so zaradi nepredvidenih okoliščin postale potrebne za izvedbo gradnje, opisane v naročilu, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 2;
(c)
kadar je bil razpisni postopek neuspešen, tj. če ni bila prejeta nobena kakovostno ali finančno ustrezna ponudba;
(d)
za javna naročila, ki so razglašena za tajna, ali za naročila, katerih izvajanje morajo spremljati posebni varnostni ukrepi, ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Unije ali države upravičenke;
(e)
kadar je treba skleniti novo pogodbo po predčasni prekinitvi obstoječe pogodbe.
Za namene točke (a) prvega pododstavka tega odstavka se šteje, da posli, ki se izvajajo v kriznih razmerah iz člena 190(2), izpolnjujejo pogoje za skrajno nujo. Odredbodajalec na podlagi prenosa, kjer je to primerno, skupaj z drugimi odredbodajalci na podlagi prenosa, ugotovi, da obstajajo skrajno nujni razlogi in svojo ugotovitev redno preverja glede na načelo dobrega finančnega poslovodenja.
V primerih iz točke (c) prvega pododstavka se lahko naročnik po razveljavitvi postopka za oddajo naročila pogaja z enim ali več ponudniki po lastni izbiri izmed ponudnikov, ki so se odzvali na razpis za zbiranje ponudb, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila niso bistveno spremenjeni.
2. Dodatne gradnje iz točke (b) odstavka 1 se oddajo izvajalcu, ki že izvaja gradnjo:
(a)
če takšne gradnje tehnično ali poslovno ni mogoče ločiti od glavnega naročila brez resnih težav za naročnika;
(b)
če so takšne gradnje, čeprav bi jih naročnik lahko oddal ločeno od izvedbe prvotnega naročila, nujno potrebne za dokončanje naročila;
(c)
če skupna vrednost oddanih naročil ne presega 50 % vrednosti glavnega naročila.
Člen 271
Uporaba postopka s pogajanji za pogodbe o nepremičninah
(člen 190 finančne uredbe)
Za pogodbe o nepremičninah iz člena 260 lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji, potem ko je preveril možnosti na lokalnem trgu.
Člen 272
Izbira postopka za oddajo javnega naročila za mešana naročila
(člen 190 finančne uredbe)
V primeru naročil, ki vključujejo tako izvajanje storitev kot dobavo blaga ali izvajanje gradenj, naročnik, potem ko Komisija, če ni sama naročnik, da svoje soglasje, določi mejne vrednosti in postopke, ki naj bi se uporabili glede na to, kateri del naročila prevladuje, kar se oceni na podlagi relativne vrednosti in operativnega pomena različnih sestavnih delov naročila.
Člen 273
Razpisna dokumentacija
(člen 190 finančne uredbe)
1. Razpisna dokumentacija iz člena 138 se pripravi na podlagi najboljše mednarodne prakse in v skladu z določbami tega poglavja o objavljanju in stikih med naročnikom in ponudniki.
2. Za naročila storitev mora razpisna dokumentacija vsebovati naslednje dokumente:
(a)
navodila za ponudnike, ki morajo vključevati:
(i)
vrsto naročila;
(ii)
merila za oddajo in njihovo vrednotenje;
(iii)
možnost razgovorov in časovni razpored zanje;
(iv)
ali so dovoljene različice ponudbe;
(v)
delež podizvajanja, ki se lahko dovoli;
(vi)
najvišja razpoložljiva sredstva za naročilo;
(vii)
valuto ponudbe;
(b)
seznam izbranih kandidatov (omeniti je treba prepoved združevanja);
(c)
splošne pogoje za naročila storitev;
(d)
posebne pogoje, ki razširjajo ali dopolnjujejo splošne pogoje ali odstopajo od splošnih pogojev;
(e)
opis naročila, ki vsebuje načrtovani potek projekta in datume, od katerih bodo predvidoma morali biti glavni strokovnjaki na voljo;
(f)
cenik (ki ga izpolni ponudnik);
(g)
obrazec ponudbe;
(h)
vzorec pogodbe;
(i)
če je ustrezno, obrazec bančnega (ali podobnega) jamstva za plačilo predhodnega financiranja.
Točka (h) prvega pododstavka se ne uporablja v primerih, kadar zaradi izjemnih in ustrezno utemeljenih okoliščin vzorca pogodbe ni mogoče uporabiti.
3. Za naročila blaga mora razpisna dokumentacija vsebovati naslednje dokumente:
(a)
navodila za ponudnike, ki morajo vključevati:
(i)
merila za izbor in oddajo naročila;
(ii)
ali so dovoljene različice ponudbe;
(iii)
valuto ponudbe;
(b)
splošne pogoje za naročila blaga;
(c)
posebne pogoje, ki razširjajo ali dopolnjujejo splošne pogoje ali določajo izjeme od splošnih pogojev;
(d)
tehnično prilogo, ki vsebuje vse načrte, tehnične specifikacije in načrtovane roke za izvedbo naročila;
(e)
cenik (ki ga izpolni ponudnik) in razčlenitev cen;
(f)
obrazec ponudbe;
(g)
vzorec pogodbe;
(h)
po potrebi obrazec bančnega (ali podobnega) jamstva za:
(i)
ponudbo;
(ii)
plačilo predhodnega financiranja;
(iii)
pravilno izvedbo.
Točka (g) prvega pododstavka se ne uporablja v primerih, kadar zaradi izjemnih in primerno utemeljenih okoliščin vzorca pogodbe ni mogoče uporabiti.
4. Za naročila gradenj mora razpisna dokumentacija vsebovati naslednje dokumente:
(a)
navodila za ponudnike, ki morajo vključevati:
(i)
merila za izbor in oddajo naročila;
(ii)
ali so dovoljene različice ponudbe;
(iii)
valuto ponudbe;
(b)
splošne pogoje za naročila gradenj;
(c)
posebne pogoje, ki razširjajo ali dopolnjujejo splošne pogoje ali odstopajo od splošnih pogojev;
(d)
tehnične priloge, ki vsebujejo vse načrte, tehnične specifikacije in načrtovane roke za izvedbo naročila;
(e)
cenik (ki ga izpolni ponudnik) in razčlenitev cen;
(f)
obrazec ponudbe;
(g)
vzorec pogodbe;
(h)
če je ustrezno, obrazec bančnega (ali podobnega) jamstva za:
(i)
ponudbo;
(ii)
plačilo predhodnega financiranja;
(iii)
pravilno izvedbo.
Točka (g) prvega pododstavka se ne uporablja v primerih, kadar zaradi izjemnih in primerno utemeljenih okoliščin vzorca pogodbe ni mogoče uporabiti.
5. V primeru neskladja med posebnimi pogoji iz točke (d) odstavka 2, točke (c) odstavka 3 in točke (c) odstavka 4 ter splošnimi pogoji, veljajo ti posebni pogoji.
6. Kadar naročnik zahteva predložitev certifikatov, ki jih pripravijo neodvisni organi v in ki potrjujejo skladnost gospodarskega subjekta s posameznimi standardi za zagotavljanje kakovosti, se morajo ti nanašati na sisteme za zagotavljanje kakovosti, ki temeljijo na ustreznih evropskih ali, kadar je to primerno, mednarodnih standardih, ki jih potrdijo organi v skladu z evropskimi ali mednarodnimi standardi za certificiranje. Od gospodarskih subjektov morajo sprejeti tudi druga dokazila o enakovrednih ukrepih za zagotavljanje kvalitete.
Člen 274
Jamstva
(člen 190 finančne uredbe)
1. Z odstopanjem od člena 163 se vnaprejšnja jamstva izrazijo v eurih ali v valuti pogodbe, za katero veljajo.
2. Naročnik lahko zahteva jamstvo za ponudbo v smislu tega poglavja, ki predstavlja 1 % do 2 % celotne vrednosti naročila blaga in gradenj in je skladna z določbami člena 163. Jamstvo se sprosti, ko je naročilo oddano. Jamstvo se unovči, če ponudnik pozneje umakne ponudbo, ki je bila predložena do roka za predložitev ponudb.
3. Naročnik lahko za znesek, ki je določen v razpisni dokumentaciji in znaša od 5 do 10 % skupne vrednosti naročila blaga in gradenj, zahteva jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti. To jamstvo se določi na podlagi objektivnih meril, kot sta vrsta in vrednost naročila.
Vendar se jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti zahteva, ko se presežejo naslednje mejne vrednosti:
(a)
345 000 EUR za naročila gradenj;
(b)
150 000 EUR za naročila blaga.
Jamstvo ostane veljavno najmanj do končnega prevzema blaga in gradenj. Če se pogodba ne izvaja pravilno, se celotno jamstvo zadrži.
Člen 275
Roki za izvedbo postopkov
(člen 190 finančne uredbe)
1. Ponudbe mora naročnik prejeti na naslov ter najpozneje na datum in ob uri, ki so navedeni v razpisu za zbiranje ponudb. Rok za prejem ponudb in prijav za sodelovanje, ki ga določi naročnik, mora biti dovolj dolg, da imajo zainteresirane strani na voljo dovolj časa za pripravo in predložitev svojih ponudb.
Za naročila storitev je najkrajši rok od dne, ko naročnik odpošlje pismo z razpisom za zbiranje ponudb, do zadnjega dne za prejem ponudbe 50 dni. V nujnih primerih pa se lahko dovolijo tudi drugačni roki.
2. Ponudniki lahko pošljejo pisna vprašanja pred končnim rokom za prejem ponudb. Naročnik odgovori na vprašanja pred končnim rokom za prejem ponudb.
3. V omejenem mednarodnem postopku je rok za prejem prijav za sodelovanje najmanj 30 dni od datuma objave obvestila o javnem naročilu. Obdobje od dne, ko naročnik odpošlje pismo z razpisom, do zadnjega dne za predložitev ponudb je najmanj 50 dni. V določenih izjemnih primerih se lahko dovolijo tudi drugačni roki.
4. V odprtem mednarodnem postopku so roki za prejem ponudb, ki se začnejo na dan, ko naročnik pošlje v objavo obvestilo o javnem naročilu, najmanj:
(a)
90 dni za naročila gradenj;
(b)
60 dni za naročila blaga.
V določenih izjemnih primerih pa se lahko dovolijo tudi drugačni roki.
5. V odprtih lokalnih postopkih so roki za prejem ponudb, ki se začnejo na dan, ko naročnik pošlje v objavo obvestilo o javnem naročilu, najmanj:
(a)
60 dni za naročila gradenj;
(b)
30 dni za naročila blaga.
V določenih izjemnih primerih pa se lahko dovolijo tudi drugačni roki.
6. Za konkurenčne postopke s pogajanji iz člena 265(1)(b), člena 267(1)(c) in člena 269(1)(c) imajo kandidati za predložitev ponudb na voljo najmanj 30 dni od dne, ko naročnik odpošlje pismo z razpisom za zbiranje ponudb.
7. Roki iz odstavkov 1 do 6 so v koledarskih dneh.
Člen 276
Komisija za ocenjevanje
(člen 190 finančne uredbe)
1. Vse prijave za sodelovanje in ponudbe, za katere je bilo ugotovljeno, da izpolnjujejo zahteve, oceni in razvrsti komisija za ocenjevanje ponudb na podlagi vnaprej objavljenih meril za izključitev, izbor in oddajo naročila. Komisija ima liho število članov, najmanj tri, ki imajo vsa potrebna strokovna in upravna znanja za ocenjevanje ponudb.
2. Če Komisija ni naročnik, lahko zahteva kopijo razpisne dokumentacije, ponudb, ocene ponudb in podpisanih pogodb. Prav tako lahko sodeluje kot opazovalka pri odpiranju in ocenjevanju ponudb.
3. Ponudbe, ki ne vsebujejo vseh bistvenih elementov, ki se zahtevajo v razpisni dokumentaciji, ali ki ne ustrezajo posebnim zahtevam, se izločijo.
Komisija za ocenjevanje ali naročnik lahko ob upoštevanju načela enakega obravnavanja kandidate ali ponudnike povabita, da v določenem roku predložijo dodatno dokumentacijo ali pojasnila predloženih dokazil v zvezi z merili za izključitev, izbor in dodelitev.
4. V primeru neobičajno nizke cene iz člena 151 lahko komisija za ocenjevanje zahteva ustrezne obrazložitve glede sestave ponudbe.
5. Komisije za ocenjevanje ni treba ustanoviti pri postopkih z zvezi vrednostmi, ki ne presegajo 20 000 EUR.
POGLAVJE IV
Nepovratna sredstva
Člen 277
Financiranje v celoti
(člen 192 finančne uredbe)
V primeru odstopa od zahteve po sofinanciranju je treba v sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev navesti razloge zanj.
NASLOV III
EVROPSKI URADI
Člen 278
Evropski uradi in ustanovitev dodatnih uradov
(člen 195 finančne uredbe)
Uradi iz člena 195 finančne uredbe so:
(a)
Urad za publikacije;
(b)
Evropski urad za boj proti goljufijam;
(c)
Evropski urad za izbor osebja in Evropska upravna šola, ki je administrativno del Evropskega urada za izbor osebja;
(d)
Urad za upravljanje in izplačevanje posameznih pravic;
(e)
Urad za infrastrukturo in logistiko v Bruslju in Urad za infrastrukturo in logistiko v Luxembourgu.
Ena ali več institucij lahko ustanovi dodatne urade, če to lahko utemelji s študijo stroškov in koristi in če jamči za prepoznavnost ukrepov Unije.
Člen 279
Prenos nalog z institucij na medinstitucionalne evropske urade
(člena 195 in 199 finančne uredbe)
Vsaka institucija je odgovorna za proračunske obveznosti. Institucije lahko na direktorja zadevnega medinstitucionalnega evropskega urada prenesejo vse nadaljnje ukrepe, zlasti pravne obveznosti, potrjevanje odhodkov, odobritve plačil in izvrševanje prihodkov ter postavijo omejitve in pogoje za ta prenos pooblastil.
Člen 280
Posebna pravila za Urad za publikacije
(člena 195 in 199 finančne uredbe)
Glede Urada za publikacije vsaka institucija odloča o svoji politiki publikacij. V skladu s členom 21 finančne uredbe neto prihodek od prodaje publikacij znova uporabi kot namenski prejemek institucija, ki je avtor teh publikacij.
Člen 281
Prenos določenih nalog računovodje
(člen 196 finančne uredbe)
Računovodja Komisije lahko na predlog upravnega odbora zadevnega urada prenese na zaposlenega urada nekatere naloge v zvezi s pobiranjem prihodkov in plačili odhodkov, ki jih je neposredno izvedel zadevni urad.
Člen 282
Zakladnica - bančni računi
(člen 196 finančne uredbe)
Za pokrivanje potreb medinstitucionalnega urada po gotovini lahko Komisija na predlog upravljalnega odbora v njegovem imenu odpre bančne račune ali poštne žiro račune. Končno stanje gotovine za vsako leto se uskladi in prilagodi med zadevnim uradom in Komisijo na koncu proračunskega leta.
NASLOV IV
ODOBRITVE ZA UPRAVO
Člen 283
Splošne določbe
(člen 201 finančne uredbe)
Odobritve za upravo, ki jih zajema ta naslov, so sredstva iz člena 41 finančne uredbe.
Proračunske obveznosti v višini odobritev za upravo, ki so skupne za več naslovov in se globalno upravljajo, se lahko globalno evidentirajo v proračunskem računovodstvu po splošni razčlenitvi po kategorijah, kot je določeno v členu 25.
Ustrezni odhodki se knjižijo v proračunske vrstice vsakega naslova v skladu z isto porazdelitvijo, kot velja za odobritve.
Člen 284
Jamstva za najem
(člen 201 finančne uredbe)
Jamstva za najem, ki jih dajejo institucije, imajo obliko bančnega jamstva ali depozita na blokiranem bančnem računu, odprtem v imenu institucije in najemodajalca, izraženega v eurih, razen v primerno utemeljenih primerih.
Kadar pa za transakcije v tretjih državah ni mogoče uporabiti ene od teh oblik jamstva za najem, lahko odgovorni odredbodajalec sprejme jamstvo v drugačni obliki, pod pogojem, da ta oblika zagotavlja enakovredno zaščito finančnih interesov Unije.
Člen 285
Predujmi uslužbencem in članom institucij
(člen 201 finančne uredbe)
Predujmi se lahko plačajo uslužbencem in članom institucij v skladu s pogoji, določenimi v kadrovskih predpisih.
Člen 286
Zgradbe
(člen 203 finančne uredbe)
1. Odhodki iz člena 203(3)(a) finančne uredbe vključujejo stroške za opremljanje zgradb. Ne vključujejo pa tekočih stroškov.
2. Postopek za zgodnje zbiranje informacij iz člena 203(4) finančne uredbe in predhoden postopek za odobritev iz člena 203(5) finančne uredbe ne veljata za nakup zemlje brezplačno ali za simbolni znesek.
3. Postopek za zgodnje obveščanje in predhodno odobritev iz točk 3 do 7 člena 203 finančne uredbe se ne uporablja za stanovanjske zgradbe. Evropski parlament in Svet lahko od odgovorne institucije zahtevata vse informacije v zvezi s stanovanjskimi zgradbami.
4. V izjemnih ali nujnih političnih razmerah se lahko zgodnja obvestila iz člena 203(4) finančne uredbe o projektih gradnje, povezanih z delegacijami Unije ali uradi v tretjih državah, predložijo skupaj s projektom gradnje iz člena 203(5) finančne uredbe. V takšnih primerih se postopki za zgodnje obveščanje in predhodno odobritev opravijo takoj, kot je to mogoče.
5. Postopek predhodne odobritve iz odstavkov 5 in 6 člena 203 finančne uredbe se ne uporablja za pripravljalne pogodbe ali študije, ki so potrebne za ovrednotenje podrobnih stroškov in financiranja projekta gradnje.
6. Mejne vrednosti 750 000 EUR ali 3 000 000 EUR iz točk (ii), (iii) in (iv) člena 203(7) finančne uredbe vključujejo stroške opremljanja zgradbe. Pri najemninah in pogodbah o preužitku se v teh mejnih vrednostih upoštevajo stroški opremljanja zgradbe, ne pa tudi drugi stroški.
7. Komisija eno leto po dnevu začetka izvajanja finančne uredbe poroča o izvajanju postopkov iz odstavkov 3 do 8 člena 203 finančne uredbe.
NASLOV V
STROKOVNJAKI
Člen 287
Plačani zunanji strokovnjaki
(člen 204 finančne uredbe)
1. Za vrednosti pod mejnimi vrednostmi iz člena 170(1) se lahko plačani zunanji strokovnjaki izberejo na podlagi postopka iz odstavka 2.
2. Razpis za prijavo interesa se objavi v Uradnem listu Evropske unije ali na internetni strani zadevne institucije, če je treba zagotoviti boljšo obveščenost potencialnih kandidatov.
Razpis za prijavo interesa vključuje opis nalog, njihovo trajanje in določene pogoje za plačilo. Ti pogoji lahko temeljijo na cenah na enoto.
Po razpisu za prijavo interesa se pripravi seznam strokovnjakov. Veljaven je največ pet let od objave ali za obdobje trajanja večletnega programa, povezanega z zadevnimi nalogami.
3. Vsaka zainteresirana fizična oseba lahko vloži vlogo kadar koli v obdobju veljavnosti seznama, razen v zadnjih treh mesecih tega obdobja. Plačani zunanji strokovnjaki se ne izberejo za opravljanje nalog iz člena 204 finančne uredbe, če so v eni od situacij za izključitev iz členov 106 in 107 finančne uredbe.
4. Vsi dopisi z izbranimi strokovnjaki, vključno s sklepanjem pogodb in vsemi njihovimi dopolnili, lahko potekajo prek sistemov za elektronsko izmenjavo, ki jih vzpostavi institucija.
Ti sistemi izpolnjujejo naslednje zahteve:
(a)
dostop do sistema in dokumentov, ki se pošiljajo prek njega, imajo le pooblaščene osebe;
(b)
prek sistema lahko dokumente elektronsko podpisujejo ali pošiljajo le pooblaščene osebe;
(c)
pooblaščene osebe morajo biti identificirane v sistemu prek za to vzpostavljenih mehanizmov;
(d)
ura in datum elektronske transakcije morata biti natančno določena;
(e)
ohraniti se mora celovitost dokumentov;
(f)
ohraniti se mora razpoložljivost dokumentov;
(g)
kadar je to ustrezno, se mora ohraniti zaupnost dokumentov;
(h)
zagotoviti se mora varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
Za podatke, poslane ali prejete prek takega sistema, velja pravna domneva o celovitosti podatkov ter točnosti datuma in ure pošiljanja ali prejemanja podatkov, kot sta navedena v sistemu.
Dokument, ki je bil poslan ali priglašen prek takšnega sistema, šteje kot enakovreden papirnemu dokumentu, je dopustno dokazno gradivo v pravnih postopkih, šteje kot izvirnik dokumenta in zanj velja pravna domneva o njegovi pristnosti in celovitosti, če ne vsebuje nobenih dinamičnih lastnosti, ki jih je mogoče samodejno spreminjati.
Elektronski podpisi iz točke (b) drugega pododstavka imajo enak pravni učinek kot lastnoročni podpisi.
5. Seznam strokovnjakov in vsebina nalog se objavita vsako leto. Plačilo je objavljeno, če znesek presega 15 000 EUR za opravljeno nalogo.
6. Odstavek 5 se ne uporablja, če takšna objava ogroža pravice in svoboščine vpletenih posameznikov, kot to določa Listina Evropske unije o temeljnih pravicah, ali ogroža poslovne interese strokovnjakov.
TRETJI DEL
KONČNE IN PREHODNE DOLOČBE
Člen 288
Prehodne določbe
Členi 35 do 43 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se še naprej uporabljajo za obveznosti, prevzete do 31. decembra 2013. Členi 33 do 44 te uredbe se uporabljajo le za obveznosti, prevzete od 1. januarja 2014 dalje.
Naslov VI Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se lahko še naprej uporablja za podpisane sporazume o dodelitvi nepovratnih sredstev in sklepe o dodelitvi nepovratnih sredstev, ki so objavljeni do 31. decembra 2013 v okviru vseh obveznosti iz proračuna za leto 2012 ali prejšnja leta, če se za to odloči odgovorni odredbodajalec ob upoštevanju načel preglednosti in enakega obravnavanja.
Člen 289
Razveljavitev
Uredba (ES, Euratom) št. 2342/2002 se razveljavi.
Sklicevanja na razveljavljeno uredbo se štejejo za sklicevanja na to uredbo in se berejo v skladu s korelacijsko tabelo v Prilogi.
Člen 290
Začetek veljavnosti
Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Uporablja se od 1. januarja 2013.
Vendar se členi 216 do 226 uporabljajo od 1. januarja 2014.
Ta uredba je zavezujoča v celoti in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 29. oktobra 2012