РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1024/2012 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 25 октомври 2012 година
относно административно сътрудничество посредством Информационната система за вътрешния пазар и за отмяна на Решение 2008/49/ЕО на Комисията („Регламент за ИСВП“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 114 от него,
като взеха предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взеха предвид становището на Европейския икономически и социален комитет (1),
в съответствие с обикновената законодателна процедура (2),
като имат предвид, че:
(1)
Прилагането на някои актове на Съюза, уреждащи свободното движение на стоки, хора, услуги и капитали в рамките на вътрешния пазар, изисква от държавите членки да си сътрудничат по-ефективно и да обменят информация помежду си и с Комисията. В тези актове обаче често не са посочени конкретните практически средства за извършването на такъв обмен на информация, поради което е необходимо да се установят подходящи практически механизми.
(2)
Информационната система за вътрешния пазар („ИСВП“) е софтуерно приложение, достъпно през интернет, разработено от Комисията в сътрудничество с държавите членки, с цел те да бъдат подпомогнати при практическото изпълнение на изискванията за информационен обмен, установени в актовете на Съюза, чрез осигуряването на централизиран механизъм за комуникация, с който да се улесни трансграничният обмен на информация и взаимната помощ. По-специално ИСВП подпомага компетентните органи да установят кои са партньорите им в друга държава членка, да управляват обмена на информация, включително на лични данни, на базата на прости и единни процедури, и да преодолеят езиковите бариери с помощта на предварително съгласувани и преведени работни процеси. Ако са налични, Комисията следва да предостави на потребителите на ИСВП съществуващите допълнителни функционалности за превод, които отговарят на техните нужди, които са съвместими с изискванията за сигурност и поверителност за обмена на информация в ИСВП и могат да бъдат предложени на разумна цена.
(3)
С цел преодоляване на езиковите бариери ИСВП следва по принцип да бъде достъпна на всички официални езици на Съюза.
(4)
Целта на ИСВП следва да бъде да се подобри функционирането на вътрешния пазар чрез осигуряването на ефективен и лесен за използване инструмент за осъществяване на административно сътрудничество между държавите членки и между държавите членки и Комисията, като по този начин се улесни прилагането на актовете на Съюза, изброени в приложението към настоящия регламент.
(5)
В съобщението на Комисията от 21 февруари 2011 г., озаглавено „По-добро управляване на единния пазар чрез засилено административно сътрудничество: стратегия за разширяване и развиване на информационната система за вътрешния пазар (ИСВП)“ са изложени планове за евентуално разширяване на използването на ИСВП по отношение на други актове на Съюза. В съобщението на Комисията от 13 април 2011 г., озаглавено „Акт за единния пазар - Дванадесет лоста за насърчаване на растежа и укрепване на доверието - „Заедно за нов тип икономически растеж“ се подчертава значението на ИСВП за засилване на сътрудничеството сред участниците, включително на местно равнище, като по този начин се допринася за по-доброто управление на единния пазар. Затова е необходимо да се създаде стабилна правна рамка за ИСВП и да се установят общи правила, с което да се гарантира ефективното функциониране на ИСВП.
(6)
Когато прилагането на разпоредба от акт на Съюза изисква от държавите членки да обменят лични данни и предвижда тяхното обработване, подобна разпоредба следва да се разглежда като подходящо правно основание за обработването на лични данни при изпълнение на условията по членове 8 и 52 от Хартата на основните права на Европейския съюз. ИСВП следва да се разглежда основно като инструмент за обмен на информация, включително лични данни, който обмен в противен случай би се извършвал чрез други средства, включително обикновена поща, факс или електронна поща, въз основа на правни задължения, наложени с актове на Съюза на властите и органите на държавите членки. Обменяните чрез ИСВП лични данни следва да се събират, обработват и използват единствено за цели, съответстващи на целите на първоначалното им събиране, и това следва да става при спазване на всички приложими предпазни мерки.
(7)
Съгласно принципа за защита на личните данни още на етапа на проектиране ИСВП е разработена при съобразяване на изискванията на законодателството за защита на данните и още от самото начало е ориентирана към защита на данните, по-специално поради ограниченията, наложени върху достъпа до лични данни, обменяни чрез ИСВП. Вследствие на това ИСВП предлага значително по-висока степен на защита и сигурност в сравнение с други методи за обмен на информация като обикновена поща, телефон, факс или електронна поща.
(8)
Административното сътрудничество по електронен път между държавите членки, както и между държавите членки и Комисията, следва да става в съответствие с правилата за защита на личните данни, предвидени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (3) и в Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (4). Определенията, установени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001, следва да се прилагат и за целите на настоящия регламент.
(9)
Комисията предоставя и управлява софтуера и информационно-технологичната инфраструктура на ИСВП, гарантира сигурността на ИСВП, управлява мрежата от национални координатори за ИСВП и участва в обучението и техническата помощ за ползвателите на ИСВП. За тази цел Комисията следва да има достъп само до личните данни, които са стриктно необходими за изпълнението на задачите ѝ в рамките на отговорностите, определени от настоящия регламент, например регистрацията на националните координатори за ИСВП. Комисията следва също да има достъп до лични данни при извличане на такива данни по искане на друг участник в ИСВП, които са блокирани в ИСВП и до които даден субект на данни е поискал достъп. Комисията не следва да има достъп до лични данни, обменяни в рамките на административното сътрудничество по линия на ИСВП, освен ако чрез акт на Съюза не се предвиди роля на Комисията в това сътрудничество.
(10)
С цел да се гарантира прозрачност, по-специално за субектите на данни, разпоредбите на актовете на Съюза, по отношение на които ще се използва ИСВП, следва да бъдат изброени в приложението към настоящия регламент.
(11)
В бъдеще ИСВП може да се разшири и да обхване нови области, където може да спомогне за осигуряването на ефективно изпълнение на даден акт на Съюза по икономически ефективен и лесен за използване начин, като се вземе предвид техническата приложимост и общото въздействие върху ИСВП. Комисията следва да проведе необходимите изпитвания, за да провери техническата готовност на системата за всяко планирано разширяване. Решенията за разширяване на използването на ИСВП до други актове на Съюза следва да се вземат чрез обикновената законодателна процедура.
(12)
Пилотните проекти са полезен инструмент за проверка дали разширяването на използването на ИСВП е оправдано и за адаптиране на техническите функционалности и процедурните механизми към изискванията на ползвателите на ИСВП, преди да се вземе решение за разширяване на използването на ИСВП. Държавите членки следва да участват пълноценно във вземането на решения относно актовете на Съюза, които следва да бъдат обект на пилотен проект, както и относно реда и условията на този пилотен проект, с цел да се гарантира, че пилотният проект отразява нуждите на ползвателите на ИСВП и че разпоредбите за обработка на личните данни се спазват изцяло. Редът и условията следва да бъдат определени поотделно за всеки пилотен проект.
(13)
Никоя от разпоредбите на настоящия регламент не следва да възпрепятства държавите членки и Комисията да решат да използват ИСВП за обмен на информация, която не включва обработването на лични данни.
(14)
С настоящия регламент следва да се определят правилата за използване на ИСВП за целите на административното сътрудничество, което може да включва наред с другото и индивидуален обмен на информация, уведомителни процедури, механизми за предупреждение, процедури за взаимна помощ и разрешаване на проблеми.
(15)
Правото на държавата членка да решава кои национални органи изпълняват задълженията, произтичащи от настоящия регламент, следва да остане непроменено от настоящия регламент. Държавите членки следва да могат да приведат функциите и отговорностите във връзка с ИСВП в съответствие със своите вътрешни административни структури, както и да изпълнят изискванията на специфичните работни процеси на ИСВП. Държавите членки следва да могат да назначават допълнителни координатори за ИСВП, които да изпълняват задачите на национални координатори на ИСВП, самостоятелно или съвместно, за дадена област на вътрешния пазар, административно подразделение, географски регион или съгласно друг критерий. Държавите членки следва да информират Комисията за назначените от тях координатори за ИСВП, но не следва да бъдат задължавани да обозначават допълнителните координатори за ИСВП като такива в ИСВП, когато това не е необходимо за нейното правилно функциониране.
(16)
С цел да се постигне ефективно административно сътрудничество чрез ИСВП, държавите членки и Комисията следва да гарантират, че техните участници в ИСВП разполагат с необходимите ресурси за изпълнение на задълженията си в съответствие с настоящия регламент.
(17)
Тъй като ИСВП по същество е комуникационен инструмент за административно сътрудничество между компетентните органи, до който широката общественост няма достъп, може да е необходимо да бъдат разработени технически средства, които да позволят на външни лица като граждани, предприятия и организации да комуникират с компетентните органи, с цел да предоставят информация или да извличат данни или да упражняват правата си на субекти на данни. Такива технически средства следва да включват подходящи предпазни мерки за защита на данните. С цел да се осигури високо ниво на сигурност, всеки такъв публичен интерфейс следва да се разработва така, че да бъде технически изцяло отделен от ИСВП, до което следва да имат достъп само ползватели на ИСВП.
(18)
Използването на ИСВП за техническа помощ на мрежата „SOLVIT“ следва да се извършва, без да се засяга неофициалният характер на процедурата „SOLVIT“, която се основава на доброволен ангажимент на държавите членки в съответствие с препоръката на Комисията от 7 декември 2001 г. относно принципи за използване на „SOLVIT“ - мрежата за решаване на проблеми в рамките на вътрешния пазар (5) („Препоръка за „SOLVIT“). За да продължи функционирането на мрежата „SOLVIT“ въз основа на действащите работни механизми, една или повече задачи на националния координатор за ИСВП могат да бъдат възложени на центрове на „SOLVIT“ в областта на тяхната дейност, така че те да могат да функционират независимо от националния координатор за ИСВП. Обработката на лични данни и поверителна информация като част от процедурите на „SOLVIT“ следва да се ползва с всички гаранции, определени в настоящия регламент, без да се засяга незадължителният характер на препоръката за „SOLVIT“.
(19)
Макар ИСВП да включва базиран на интернет интерфейс за ползвателите, в определени случаи и по искане на заинтересованата държава членка може да е целесъобразно да се обмислят технически решения за пряк трансфер на данни от националните системи към ИСВП, когато такива национални системи вече са били разработени, по-конкретно за уведомителни процедури. Изпълнението на такива технически решения следва да зависи от резултатите от оценката за тяхната осъществимост, разходи и очаквани ползи. Тези решения следва да не засягат съществуващите структури и националните компетенции.
(20)
Когато държавите членки са изпълнили задължението за нотифициране по член 15, параграф 7 от Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 12 декември 2006 г. относно услугите на вътрешния пазар (6), използвайки процедурата в съответствие с Директива 98/34/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 22 юни 1998 г. установяваща процедура за предоставянето на информация в сферата на техническите стандарти и регламенти и правила относно услугите на информационното общество (7), от тях не следва да се изисква да извършват същото нотифициране и чрез ИСВП.
(21)
Обменът на информация посредством ИСВП произтича от правното задължение на органите на държавите членки да си оказват взаимна помощ. За да се гарантира правилното функциониране на вътрешния пазар, информацията, получена от компетентните органи посредством ИСВП от друга държава членка, следва да не бъде лишена от качеството си на доказателство при административни производства единствено на основание, че е с произход от друга държава членка или е получена по електронен път, и следва да се разглежда от този компетентен орган по същия начин, както подобни документи с произход от собствената им държава членка.
(22)
За да се гарантира висока степен на защита на данните, е необходимо да се определят максимални срокове, през които личните данни могат да бъдат съхранявани в ИСВП. Тези срокове обаче следва да бъдат добре балансирани, като се отчитат надлежно изискванията за правилното функциониране на ИСВП, както и правата на субектите на данни да могат да упражняват в пълна степен своите права, например да получават доказателства, че информация е била обменена, за да могат да обжалват дадено решение. По-специално, сроковете за съхраняване на данните не следва да надхвърлят необходимото за постигане на целите на настоящия регламент.
(23)
Имената и данните за връзка на ползвателите на ИСВП следва да могат да се обработват за цели, съвместими с целите на настоящия регламент, в това число наблюдаване на използването на системата от координаторите за ИСВП и Комисията, комуникация, обучения и инициативи за повишаване на осведомеността, както и събиране на информация относно административното сътрудничество или взаимната помощ в областта на вътрешния пазар.
(24)
Европейският надзорен орган по защита на данните следва да наблюдава и да се стреми да гарантира прилагането на настоящия регламент, наред с другото като поддържа връзки с националните органи по защита на данните, включително съответните разпоредби за сигурността на данните.
(25)
За да се осигури ефективното наблюдение и докладване относно функционирането на ИСВП и прилагането на настоящия регламент, държавите членки следва да осигурят достъп на Комисията до необходимата информация.
(26)
В съответствие с настоящия регламент и с националното законодателство, прието в изпълнение на Директива 95/46/ЕО, субектите на данни следва да бъдат информирани за обработката на техни лични данни в ИСВП, както и за правото им на достъп до свързани с тях данни и за правото им да изискат поправка на неточни данни и заличаване на незаконосъобразно обработени данни.
(27)
За да могат компетентните органи на държавите членки да изпълняват правните разпоредби за административно сътрудничество и ефективно да обменят информация, може да възникне необходимост от регламентиране на практическите механизми за такъв обмен. Тези механизми следва да се приемат от Комисията под формата на отделен акт за изпълнение за всеки акт на Съюза, изброен в приложението, или за всеки вид процедура за административно сътрудничество и следва да обхващат основните технически функционалности и процедурните условия, необходими за изпълнението на съответните процедури за административно сътрудничество чрез ИСВП. Комисията следва да осигурява поддръжката и разработването на софтуера и на информационно-технологичната инфраструктура на ИСВП.
(28)
За да се гарантира достатъчно прозрачност за субектите на данни, следва публично да се оповестят предварително съгласуваните работни процеси, стандартните въпроси и отговори, формулярите и другите разпоредби, свързани с процедурите за административно сътрудничество чрез ИСВП.
(29)
Ако в съответствие с член 13 от Директива 95/46/ЕО държавите членки прилагат ограничения или изключения по отношение на правата на субектите на данни, информацията относно такива ограничения или изключения следва да бъде оповестена публично, за да се гарантира пълна прозрачност за субектите на данни. Такива изключения или ограничения следва да бъдат необходими и пропорционални на набелязаната цел и да бъдат предмет на подходящи предпазни мерки.
(30)
Когато между Съюза и трети държави са сключени международни споразумения, които също обхващат прилагането на разпоредби от актовете на Съюза, изброени в приложението към настоящия регламент, следва да бъде възможно партньори от тези трети държави на участници в ИСВП да бъдат включени в процедурите за административно сътрудничество, поддържани от ИСВП, при условие че е установено, че съответната трета държава осигурява подходящо ниво на защита на личните данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
(31)
Решение 2008/49/ЕО на Комисията от 12 декември 2007 г. относно защитата на личните данни при въвеждането на информационна система за вътрешния пазар (IMI) (8) следва да се отмени. Решение 2009/739/ЕО на Комисията от 2 октомври 2009 г. за определяне на практическите процедури за електронен обмен на информация между държавите членки в съответствие с глава VI от Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета относно услугите на вътрешния пазар (9) следва да продължи да се прилага за въпроси, свързани с обмена на информация съгласно Директива 2006/123/ЕО.
(32)
За да се гарантират еднакви условия за изпълнение на настоящия регламент на Комисията следва да бъдат предоставени изпълнителни правомощия. Тези правомощия следва да бъдат упражнявани в съответствие с Регламент (ЕС) № 182/2011 на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. за установяване на общите правила и принципи относно реда и условията за контрол от страна на държавите членки върху упражняването на изпълнителните правомощия от страна на Комисията (10).
(33)
Резултатите на държавите членки във връзка с ефективното прилагане на настоящия регламент следва да бъдат проследени в годишния доклад относно функционирането на ИСВП, въз основа на статистически данни от ИСВП и други подходящи данни. Резултатите на държавите членки следва да се оценяват, наред с останалото, и въз основа на осреднените срокове за получаване на отговорите, с цел да се гарантира бързото получаване на отговори с добро качество.
(34)
Тъй като целите на настоящия регламент, а именно установяването на правила за използването на ИСВП за административно сътрудничество, не могат да бъдат постигнати в достатъчна степен от държавите членки и следователно поради техния мащаб и последици могат да бъдат по-добре постигнати на равнището на Съюза, Съюзът може да приема мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, уреден в член 5 от Договора за Европейския съюз. В съответствие с принципа на пропорционалност, уреден в същия член, настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигането на тази цел.
(35)
Проведена беше консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните в съответствие с член 28, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, и той представи своето становище на 22 ноември 2011 г. (11),
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правила за използването на Информационната система за вътрешния пазар („ИСВП“) с цел административно сътрудничество, включително обработката на лични данни, между компетентните органи на държавите членки и между компетентните органи на държавите членки и Комисията.
Член 2
Създаване на ИСВП
Създава се ИСВП.
Член 3
Приложно поле
1. ИСВП се използва за административно сътрудничество между компетентните органи на държавите членки и между компетентните органи на държавите членки и Комисията, необходимо за изпълнението на актовете на Съюза в областта на вътрешния пазар по смисъла на член 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), в които се предвижда осъществяването на административно сътрудничество, включително обмен на лични данни, между държавите членки или между държавите членки и Комисията. Тези актове на Съюза са изброени в приложението.
2. Никоя разпоредба от настоящия регламент не въвежда задължение за изпълнение на разпоредби на актове на Съюза, които нямат задължителен характер.
Член 4
Разширяване на ИСВП
1. Комисията може да изпълнява пилотни проекти, за да прецени дали ИСВП би била ефективно средство за прилагане на разпоредбите за административно сътрудничество на актове на Съюза, които не са изброени в приложението. Комисията приема акт за изпълнение с цел определянето на разпоредбите на актовете на Съюза, които ще бъдат обект на пилотен проект, както и определянето на реда и условията за всеки проект, по-специално основните технически функционалности и процедурните механизми, необходими за изпълнението на съответните разпоредби за административно сътрудничество. Този акт за изпълнение се приема в съответствие с процедурата по разглеждане, посочена в член 24, параграф 3.
2. Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета оценка на резултатите от пилотния проект, включително въпроси, свързани със защитата на данните, и ефективни функционалности за превод. Където е подходящо, тази оценка може да бъде придружена от законодателно предложение за изменение на приложението, с цел да се разшири използването на ИСВП за съответните разпоредби на актове на Съюза.
Член 5
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, установени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
В допълнение се прилагат и следните определения:
а)
„ИСВП“ означава електронно средство, предоставено от Комисията за улесняване на административното сътрудничество между компетентните органи на държавите членки и между компетентните органи на държавите членки и Комисията;
б)
„административно сътрудничество“ означава работата в сътрудничество на компетентните органи на държавите членки или компетентните органи на държавите членки и Комисията, като за целта си обменят и обработват информация, включително чрез уведомления и предупреждения, или си оказват взаимна помощ, включително за разрешаване на проблеми с цел по-добро прилагане на правото на Съюза;
в)
„област на вътрешния пазар“ означава законодателна или функционална област на вътрешния пазар по смисъла на член 26, параграф 2 от ДФЕС, в рамките на която ИСВП се използва в съответствие с член 3 от настоящия регламент;
г)
„процедура за административно сътрудничество“ означава предварително съгласуван работен процес, заложен в ИСВП, посредством който участниците в ИСВП могат да комуникират помежду си и да си взаимодействат по структуриран начин;
д)
„координатор за ИСВП“ означава орган, определен от държава членка да изпълнява спомагателни функции, необходими за ефективното функциониране на ИСВП в съответствие с настоящия регламент;
е)
„компетентен орган“ означава орган, създаден на национално, регионално или местно равнище и регистриран в ИСВП, с конкретни отговорности, свързани с прилагането на националното законодателство или на актовете на Съюза, изброени в приложението, в една или повече области на вътрешния пазар;
ж)
„участници в ИСВП“ означава компетентните органи, координаторите за ИСВП и Комисията;
з)
„ползвател на ИСВП“ означава физическо лице, работещо под ръководството на участник в ИСВП и регистрирано в ИСВП от името на същия участник в ИСВП;
и)
„външни участници“ означава физически или юридически лица, различни от ползвателите на ИСВП, които могат да си взаимодействат с ИСВП единствено посредством отделни технически средства и в съответствие с конкретни предварително съгласувани за тази цел работни процеси;
й)
„блокиране“ означава прилагане на технически средства, така че личните данни да станат недостъпни за ползвателите на ИСВП посредством нормалния интерфейс на ИСВП;
к)
„официално приключване“ означава прилагане на техническия инструмент, предоставен от ИСВП, за приключване на процедура за административно сътрудничество.
ГЛАВА II
ФУНКЦИИ И ОТГОВОРНОСТИ, СВЪРЗАНИ С ИСВП
Член 6
Координатори за ИСВП
1. Всяка държава членка определя един национален координатор за ИСВП, чиито отговорности включват:
а)
регистрация или валидиране на регистрацията на координаторите за ИСВП и на компетентните органи;
б)
дейност в качеството на основно звено за контакт за участниците в ИСВП от държавите членки по въпроси, свързани с ИСВП, включително за предоставяне на информация по въпроси относно защитата на личните данни в съответствие с настоящия регламент;
в)
дейност в качеството на посредник на Комисията по въпроси, свързани с ИСВП, включително за предоставяне на информация по въпроси относно защитата на личните данни в съответствие с настоящия регламент;
г)
осигуряване на информация, обучение и подкрепа, включително основна техническа помощ на участниците в ИСВП от държавите членки;
д)
гарантиране на ефективното функциониране на ИСВП доколкото позволяват възможностите им, включително предоставяне на навременни и подходящи отговори от участниците в ИСВП от държавите членки на искания за административно сътрудничество;
2. Всяка държава членка може наред с това съгласно своята вътрешна административна структура да определи допълнително един или повече координатори за ИСВП, които да изпълняват задачите, изброени в параграф 1.
3. Държавите членки информират Комисията за координаторите за ИСВП, определени в съответствие с параграфи 1 и 2, както и за задачите, за които отговарят. Комисията предоставя тази информация на другите държави членки.
4. Всички координатори за ИСВП могат да действат като компетентни органи. В такива случаи координаторът за ИСВП ползва същите права на достъп като компетентния орган. Всеки координатор за ИСВП упражнява контролни функции по отношение на своите дейности по обработка на данни в качеството си на участник в ИСВП.
Член 7
Компетентни органи
1. Когато осъществяват сътрудничество посредством ИСВП, компетентните органи, действащи чрез ползвателите на ИСВП в съответствие с процедурите за административно сътрудничество, осигуряват, в съответствие с приложимия акт на Съюза, получаването на подходящ отговор във възможно най-кратък срок, и при всички случаи в рамките на сроковете, определени в същия акт.
2. Даден компетентен орган може да приведе като доказателство всяка информация, документ, констатация, декларация или заверено с оригинала копие, които е получил по електронен път чрез ИСВП, на същата база като други подобни сведения, получени в неговата собствена страна, за цели, отговарящи на целите, за които данните са събрани първоначално.
3. Всеки компетентен орган упражнява контролни функции по отношение на своите собствени дейности по обработване на данни, извършвани от ползвател на ИСВП, който действа под негово ръководство, и гарантира, че субектите на данни могат да упражняват правата си в съответствие с глави III и IV, при необходимост, в сътрудничество с Комисията.
Член 8
Комисия
1. Комисията отговаря за изпълнението на следните задачи:
а)
гарантира сигурността, достъпността, поддръжката и разработването на софтуера и на информационно-технологичната инфраструктура на ИСВП;
б)
предоставя многоезична система, включително съществуващите функционалности за превод, обучение в сътрудничество с държавите членки, и бюро за помощ за подпомагане на държавите членки при използването на ИСВП;
в)
регистрира националните координатори за ИСВП и им предоставя достъп до ИСВП;
г)
извършва операции по обработка на лични данни в ИСВП, когато това се предвижда в настоящия регламент, в съответствие с целите, определени в приложимите актове на Съюза, изброени в приложението;
д)
следи за прилагането на настоящия регламент и докладва на Европейския парламент, на Съвета и на Европейския надзорен орган по защита на данните в съответствие с член 25.
2. Комисията разполага с достъп до необходимата информация, свързана с извършваната в ИСВП обработка на данни, за да може да изпълнява задачите, изброени в параграф 1, и да изготвя статистически доклади.
3. Комисията не участва в процедурите за административно сътрудничество, които предполагат обработване на лични данни, освен когато това се изисква от разпоредба на акт на Съюза, посочен в приложението.
Член 9
Права на достъп на участниците в ИСВП и на ползвателите на системата
1. Достъп до ИСВП имат само ползвателите на системата.
2. Държавите членки определят координаторите за ИСВП и компетентните органи, както и областите от вътрешния пазар, за които те отговарят. Комисията може да изпълнява консултативна роля в този процес.
3. Всеки участник в ИСВП предоставя и оттегля, ако е необходимо, съответните права за достъп на своите ползватели на ИСВП в областта от вътрешния пазар, която е в кръга на неговата компетентност.
4. Необходимите средства се внедряват от Комисията и държавите членки, за да се гарантира, че на ползвателите на ИСВП се разрешава достъп до лични данни, обработвани в ИСВП, само когато това е необходимо във връзка с работата им и в областта или областите от вътрешния пазар, за които им е предоставено право на достъп в съответствие с параграф 3.
5. Забранява се обработени в ИСВП лични данни да се използват за конкретна цел по начин, който е несъвместим с първоначалната цел, освен ако това не е предвидено изрично в националното право в съответствие с правото на Съюза.
6. Когато процедура за административно сътрудничество предвижда обработка на лични данни, само участниците в ИСВП, участващи в тази процедура, имат достъп до тези лични данни.
Член 10
Поверителност
1. Всяка държава членка прилага спрямо участниците си в ИСВП или ползвателите на ИСВП правилата за професионална тайна или други съответни задължения за поверителност, в съответствие с националното си законодателство или законодателството на Съюза.
2. Участниците в ИСВП гарантират, че исканията, отправени от други участници в ИСВП, за поверително обработване на информацията, обменяна чрез ИСВП, се зачитат от ползвателите на ИСВП, действащи под тяхно ръководство.
Член 11
Процедури за административно сътрудничество
ИСВП се основава на процедурите за административно сътрудничество, които изпълняват разпоредбите на съответните актове на Съюза, изброени в приложението. Когато е подходящо, Комисията може да приема актове за изпълнение за конкретен акт на Съюза, посочен в приложението, или за даден вид процедура за административно сътрудничество, в които се определят основните технически функционалности и процедурните механизми, необходими за осигуряване на прилагането на съответните процедури за административно сътрудничество, включително по целесъобразност взаимодействието между външните участници и ИСВП, както е посочено в член 12. Тези актове за изпълнение се приемат в съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 24, параграф 2.
Член 12
Външни участници
Могат да се предоставят технически средства, за да се позволи на външни участници да си взаимодействат с ИСВП, когато такова взаимодействие:
а)
е предвидено в акт на Съюза;
б)
е предвидено в акт за изпълнение, посочен в член 11, за улесняване на административното сътрудничество между компетентните органи на държавите членки с цел прилагане на разпоредбите на актове на Съюза, изброени в приложението; или
в)
е необходимо за отправяне на искане за упражняване на правата им като субекти на данни в съответствие с член 19.
Всички такива технически средства са отделни от ИСВП и не позволяват достъп до ИСВП на външни участници.
ГЛАВА III
ОБРАБОТКА НА ЛИЧНИ ДАННИ И СИГУРНОСТ
Член 13
Ограничаване на целите
Участниците в ИСВП обменят и обработват лични данни единствено за целите, определени в съответните разпоредби на актовете на Съюза, изброени в приложението.
Данните, предоставени от субектите на данните на ИСВП, се използват единствено за целите, за които данните са били предоставени.
Член 14
Съхраняване на лични данни
1. Обработените в ИСВП лични данни се блокират в ИСВП в момента, в който вече не са необходими за целта, за която са били събирани, в зависимост от особеностите на всеки вид административно сътрудничество и, по принцип, не по-късно от шест месеца след официалното приключване на процедурата за административно сътрудничество.
Въпреки това, ако в приложимите актове на Съюза, изброени в приложението, е предвиден по-дълъг срок, личните данни, обработвани в ИСВП, могат да бъдат запазени за максимален срок от 18 месеца след официалното приключване на процедурата за административно сътрудничество.
2. Когато създаването на архив от информация, който да бъде използван в бъдеще от участниците в ИСВП, се изисква съгласно правнообвързващ акт на Съюза, посочен в приложението, личните данни в този архив могат да се обработват, докато те са необходими за целта, или със съгласието на субекта на данните, или когато това е предвидено в съответния акт на Съюза.
3. Лични данни, блокирани съгласно настоящия член, с изключения на тяхното съхраняване, могат да бъдат обработвани единствено, за да се докаже, че е извършен обмен на информация чрез ИСВП със съгласието на субекта на данните, освен ако обработването не е изискано по наложителни причини, свързани с обществения интерес.
4. Три години след официалното приключване на процедурата за административно сътрудничество, блокираните данни се заличават автоматично в ИСВП.
5. Личните данни могат да бъдат заличени преди изтичането на приложимия срок на съхранение по изричното искане на компетентен орган в конкретен случай и със съгласието на субекта на данните.
6. Комисията осигурява техническите средства за блокирането и заличаването на лични данни, както и за тяхното извличане в съответствие с параграф 3.
7. Внедряват се технически средства, които да стимулират участниците в ИСВП официално да приключват процедурите за административно сътрудничество във възможно най-кратък срок след осъществяването на обмена на информация и да позволят на участниците в ИСВП да ангажират отговорните координатори за ИСВП във всяка процедура, която не е била активна повече от два месеца, без да има основания за това.
Член 15
Съхраняване на личните данни на ползвателите на ИСВП
1. Чрез дерогация от член 14, параграфи 2 и 3 от настоящия член се прилагат за съхраняването на лични данни на ползвателите на ИСВП. Тези лични данни включват пълното име и всички електронни и други средства за връзка, необходими за целите на настоящия регламент.
2. Личните данни на ползвателите на ИСВП се съхраняват в ИСВП, докато лицата продължават да бъдат ползватели на ИСВП, и могат да бъдат обработвани за цели, съвместими с целите на настоящия регламент.
3. Когато дадено физическо лице престане да бъде ползвател на ИСВП, неговите лични данни се блокират с технически средства за срок от три години. С изключение на тяхното съхраняване, тези данни могат да бъдат обработвани единствено, за да послужат като доказателство за обмен на информация чрез ИСВП, и се заличават в края на тригодишния срок.
Член 16
Обработване на специални категории данни
1. Обработването чрез ИСВП на специални категории данни, посочени в член 8, параграф 1 от Директива 95/46/ЕО и член 10, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 45/2001, е разрешено само при наличието на конкретно основание, посочено в член 8, параграфи 2 и 4 от същата директива и член 10, параграф 2 от същия регламент, при съответните предпазни мерки, предвидени в тези членове, за да се гарантират правата на лицата, чиито данни се обработват.
2. ИСВП може да се използва за обработването на данни, свързани с нарушения, присъди или мерки за сигурност, посочени в член 8, параграф 5 от Директива 95/46/ЕО и член 10, параграф 5 от Регламент (ЕО) № 45/2001, при съответните предпазни мерки, предвидени в тези членове, включително информация относно дисциплинарни, административни или наказателни санкции или друга информация, необходима за установяването на добрата репутация на дадено физическо или юридическо лице, когато обработването на такава информация е предвидено в акт на Съюза, който представлява основа за обработването, или с изричното съгласие на субекта на данни при спазване на конкретните предпазни мерки, посочени в член 8, параграф 5 от Директива 95/46/ЕО.
Член 17
Сигурност
1. Комисията гарантира, че ИСВП съответства на правилата за сигурност на данните, приети от Комисията съгласно член 22 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
2. Комисията въвежда необходимите мерки за гарантиране на сигурността на обработените в ИСВП лични данни, включително подходящ контрол върху достъпа до данните и план за сигурността, който се актуализира редовно.
3. Комисията гарантира, че в случай на нарушаване на сигурността е възможно да се установи какви лични данни, кога, от кого и с каква цел са обработени в ИСВП.
4. Участниците в ИСВП предприемат всички процедурни и организационни мерки, необходими за гарантиране на сигурността на личните данни, обработвани от тях в ИСВП, в съответствие с член 17 от Директива 95/46/ЕО.
ГЛАВА IV
ПРАВА НА СУБЕКТИТЕ НА ДАННИ И НАДЗОР
Член 18
Информация, предоставяна на субектите на данни, и прозрачност
1. Участниците в ИСВП гарантират, че субектите на данни биват информирани за обработката на личните им данни в ИСВП във възможно най-кратък срок и че имат достъп до информация за техните права и начина за упражняването им, включително за самоличността и данните за контакт на упражняващия контролните функции или неговия представител, ако има такъв, в съответствие с член 10 или 11 от Директива 95/46/ЕО и националното законодателство, прието в изпълнение на същата директива.
2. Комисията оповестява публично по лесно достъпен начин:
а)
информация относно ИСВП в съответствие с членове 11 и 12 от Регламент (ЕО) № 45/2001 в ясна и разбираема форма;
б)
информация относно защитата на данни във връзка с процедурите за административно сътрудничество в ИСВП, както е посочено в член 11 от настоящия регламент;
в)
информация относно изключенията или ограниченията върху правата на субектите на данни, както е посочено в член 20 от настоящия регламент;
г)
видовете процедури за административно сътрудничество, основните функционалности на ИСВП и категориите данни, които могат да бъдат обработвани в ИСВП;
д)
пълен списък на всички актове за изпълнение или делегирани актове във връзка с ИСВП, приети съгласно настоящия регламент или друг акт на Съюза, както и консолидирана версия на приложението към настоящия регламент и последващите му изменения с други актове на Съюза.
Член 19
Право на достъп, поправяне и заличаване
1. Участниците в ИСВП гарантират, че субектите на данни могат ефективно да упражняват правото си на достъп до данни, свързани с тях в ИСВП, както и правото да изискват поправянето на неточни или непълни данни или заличаването на незаконно обработени данни, в съответствие с националното законодателство. Поправянето и заличаването на данни се извършват във възможно най-кратки срокове и най-късно 30 дни след получаването на искането на субекта на данните от отговорния участник в ИСВП.
2. Когато точността или правомерността на данни, блокирани съгласно член 14, параграф 1, е оспорена от субект на данни, това обстоятелство подлежи на вписване заедно с правилната, поправена информация.
Член 20
Изключения и ограничения
Държавите членки уведомяват Комисията, когато предвиждат в националното си законодателство, съгласно член 13 от Директива 95/46/ЕО, изключения или ограничения на уредените в настоящата глава права на субектите на данни.
Член 21
Надзор
1. Националният надзорен орган или органи, определени от всяка държава членка и оправомощени съгласно член 28 от Директива 95/46/ЕО („националният надзорен орган“), следят самостоятелно дали обработването на личните данни от участниците в ИСВП от тяхната държава членка е законосъобразно, и по-специално гарантират, че правата на субектите на данни, уредени в настоящата глава, са защитени в съответствие с настоящия регламент.
2. Европейският надзорен орган по защита на данните наблюдава и се стреми да гарантира, че извършваните от Комисията дейности по обработка на лични данни, в качеството ѝ на участник в ИСВП, се осъществяват в съответствие с настоящия регламент. Във връзка с това се прилагат задълженията и правомощията по членове 46 и 47 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
3. Националните надзорни органи и Европейският надзорен орган по защита на данните, в рамките на съответната си компетентност, гарантират извършването на координиран надзор върху ИСВП и нейното използване от участниците в ИСВП.
4. При необходимост Европейският надзорен орган по защита на данните може да отправи покана за среща до националните надзорни органи с цел осигуряването на координиран надзор върху ИСВП и нейното използване от участниците в ИСВП, както е посочено в параграф 3. Разходите за тези срещи са за сметка на Европейския надзорен орган по защита на данните. При необходимост за целта могат да бъдат съвместно разработени допълнителни работни методи, включително процедурни правила. Съвместен доклад за дейностите се изпраща на Европейския парламент, Съвета и Комисията най-малко веднъж на три години.
ГЛАВА V
ГЕОГРАФСКИ ОБХВАТ НА ИСВП
Член 22
Използване на ИСВП на национално равнище
1. Дадена държава членка може да използва ИСВП за административно сътрудничество между компетентните органи на своята територия в съответствие с националното законодателство, само ако са спазени следните условия:
а)
не се налагат съществени промени в съществуващите процедури за административно сътрудничество;
б)
националният надзорен орган е уведомен за планираното използване на ИСВП, когато това се изисква от националното законодателство; и
в)
това няма отрицателно въздействие върху ефикасното функциониране на ИСВП за ползвателите на ИСВП.
2. Когато дадена държава членка възнамерява системно да използва ИСВП за национални цели, тя уведомява Комисията за намерението си и иска предварителното ѝ одобрение. Комисията проверява дали са изпълнени условията по параграф 1. Ако е необходимо, и в съответствие с настоящия регламент, държавата членка и Комисията сключват споразумение, в което наред с другото се определят техническите, финансовите и организационните условия за използването на национално равнище, включително отговорностите на участниците в ИСВП.
Член 23
Обмен на информация с трети държави
1. Съгласно настоящия регламент информация, включително лични данни, може да се обменят в ИСВП между участници в ИСВП в рамките на Съюза и техни партньори от трета държава само ако са спазени следните условия:
а)
информацията се обработва съгласно разпоредба на акт на Съюза, посочена в приложението, и съответна на нея разпоредба от правото на третата държава;
б)
информацията се обменя или се предоставя съгласно международно споразумение, което предвижда:
i)
прилагането на разпоредба от акт на Съюза, посочена в приложението, от третата държава,
ii)
използването на ИСВП, и
iii)
принципите, реда и условията на този обмен; и
в)
въпросната трета държава осигурява подходяща защита на личните данни в съответствие с член 25, параграф 2 от Директива 95/46/ЕО, включително подходящи предпазни мерки, така че обработените в ИСВП данни да се използват само за целта, за която са обменени първоначално, и Комисията е приела решение в съответствие с член 25, параграф 6 от Директива 95/46/ЕО.
2. Когато Комисията е участник в ИСВП, член 9, параграфи 1 и 7 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилагат при обмена на лични данни, обработени в ИСВП, с нейните партньори от трета държава.
3. Комисията публикува в Официален вестник на Европейския съюз и актуализира списъка на трети държави, оправомощени да обменят информация, включително лични данни, в съответствие с параграф 1.
ГЛАВА VI
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 24
Процедура на комитет
1. Комисията се подпомага от комитет. Този комитет е комитет по смисъла на Регламент (ЕС) № 182/2011.
2. При позоваване на настоящия параграф се прилага член 4 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
3. При позоваване на настоящия параграф се прилага член 5 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
Член 25
Мониторинг и докладване
1. Комисията докладва на Европейския парламент и на Съвета ежегодно относно функционирането на ИСВП.
2. До 5 декември 2017 г. и на всеки пет години след това Комисията докладва на Европейския надзорен орган по защита на данните относно въпроси, свързани със защитата на личните данни в ИСВП, включително сигурността на данните.
3. За изготвянето на докладите, посочени в параграфи 1 и 2, държавите членки предоставят на Комисията всякаква информация, свързана с прилагането на настоящия регламент, включително за практическото изпълнение на предвидените в настоящия регламент изисквания за защита на данните.
Член 26
Разходи
1. Разходите, свързани с разработването, представянето, работата и поддръжката на ИСВП, се поемат от общия бюджет на Европейския съюз, без да се засягат разпоредбите на член 22, параграф 2.
2. Освен ако не е предвидено друго в акт на Съюза, разходите за функционирането на ИСВП на равнището на държавите членки, включително разходите за човешки ресурси, необходими за дейностите по обучение, представяне и оказване на техническа помощ (бюро за помощ), както и за администрирането на ИСВП на национално равнище, се поемат от всяка държава членка.
Член 27
Отмяна
Решение 2008/49/ЕО се отменя.
Член 28
Ефективно прилагане
Държавите членки предприемат всички необходими мерки, за да гарантират ефективното прилагане на настоящия регламент от своите участници в ИСВП.
Член 29
Изключения
1. Независимо от член 4 от настоящия регламент, пилотният проект за ИСВП, започнал на 16 май 2011 г., с цел да се провери доколко е ИСВП е подходяща при прилагането на член 4 от Директива 96/71/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 16 декември 1996 г. относно командироването на работници в рамките на предоставянето на услуги (12), може да продължи да се изпълнява въз основа на договореностите, постигнати преди влизането в сила на настоящия регламент.
2. Независимо от член 8, параграф 3 и член 12, първа алинея, букви а) и б) от настоящия регламент, с цел прилагането посредством ИСВП на разпоредбите за административно сътрудничество от Препоръката „SOLVIT“, участието на Комисията в процедури за административно сътрудничество и съществуващия инструмент за външни участници може да продължи въз основа на договореностите, постигнати преди влизането в сила на настоящия регламент. За целите на Препоръката „SOLVIT“ срокът, посочен в член 14, параграф 1 от настоящия регламент, се определя на 18 месеца за лични данни, обработени в ИСВП.
3. Независимо от член 4, параграф 1 от настоящия регламент Комисията може да започне пилотен проект, за да се оцени дали ИСВП е ефикасен, икономически ефективен и лесен за използване инструмент за прилагане на член 3, параграфи 4, 5 и 6 от Директива 2000/31/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 8 юни 2000 г. за някои правни аспекти на услугите на информационното общество, и по-специално на електронната търговия на вътрешния пазар („Директива за електронната търговия“) (13). Не по-късно от две години след стартирането на този пилотен проект, Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета оценката, посочена в член 4, параграф 2 от настоящия регламент, която включва също взаимодействието между административното сътрудничество в рамките на системата за сътрудничество в областта на защитата на потребителите, създадена в съответствие с Регламент (ЕО) № 2006/2004 на Европейския парламент и на Съвета от 27 октомври 2004 година за сътрудничество между националните органи, отговорни за прилагане на законодателството за защита на потребителите (регламент за сътрудничество в областта на защита на потребителите) (14), и в рамките на ИСВП.
4. Без да се засяга член 14, параграф 1 от настоящия регламент, всички срокове с максимална продължителност от 18 месеца, приети въз основа на член 36 от Директива 2006/123/ЕО по отношение на административно сътрудничество съгласно глава VI от нея, продължават да се прилагат в тази област.
Член 30
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Страсбург на 25 октомври 2012 година.
UREDBA (EU) št. 1024/2012 EVROPSKEGA PARLAMENTA IN SVETA
z dne 25. oktobra 2012
o upravnem sodelovanju prek informacijskega sistema za notranji trg in razveljavitvi Odločbe Komisije 2008/49/ES (uredba IMI)
(Besedilo velja za EGP)
EVROPSKI PARLAMENT IN SVET EVROPSKE UNIJE STA -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 114 Pogodbe,
ob upoštevanju predloga Evropske komisije,
po posredovanju osnutka zakonodajnega akta nacionalnim parlamentom,
ob upoštevanju mnenja Evropskega ekonomsko-socialnega odbora (1),
v skladu z rednim zakonodajnim postopkom (2),
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Uporaba nekaterih aktov Unije, ki urejajo prosti pretok blaga, oseb, storitev in kapitala na notranjem trgu, zahteva, da države članice sodelujejo bolj učinkovito in izmenjujejo informacije med seboj in s Komisijo. Ker načini, kako izvajati izmenjavo takšnih informacij v praksi, v teh aktih pogosto niso določeni, je treba določiti ustrezne praktične rešitve.
(2)
Informacijski sistem za notranji trg (v nadaljnjem besedilu: IMI) je programska aplikacija, ki je dostopna prek interneta in jo je razvila Komisija v sodelovanju z državami članicami, da bi s centraliziranim komunikacijskim mehanizmom za olajšanje čezmejne izmenjave informacij in medsebojne pomoči državam članicam pomagala pri praktičnem izvajanju zahtev iz aktov Unije v zvezi z izmenjavo informacij. IMI je pristojnim organom zlasti v pomoč pri iskanju partnerjev v drugi državi članici, upravljanju izmenjave informacij, vključno z osebnimi podatki, na podlagi enostavnih in poenotenih postopkov ter pri premagovanju jezikovnih ovir na podlagi vnaprej določenih in vnaprej prevedenih delovnih postopkov. Komisija bi morala uporabnikom IMI po možnosti zagotoviti vsakršne obstoječe dodatne funkcije prevajanja, ki jih uporabniki potrebujejo, so skladne z zahtevami glede varnosti in zaupnosti za izmenjavo informacij prek IMI in se lahko zagotovijo z razumnimi stroški.
(3)
Za premagovanje jezikovnih ovir bi moral biti IMI načeloma dostopen v vseh uradnih jezikih Unije.
(4)
Namen IMI bi moral biti izboljšati delovanje notranjega trga z zagotavljanjem učinkovitega, uporabniku prijaznega orodja za izvajanje upravnega sodelovanja med državami članicami ter med državami članicami in Komisijo ter s tem olajšati uporabo aktov Unije, navedenih v Prilogi k tej uredbi.
(5)
Sporočilo Komisije z dne 21. februarja 2011 z naslovom „Boljše upravljanje enotnega trga prek izboljšanega upravnega sodelovanja: Strategija za širitev in razvoj informacijskega sistema za notranji trg (‚IMI‘)“ določa načrte za možno širitev IMI na druge akte Unije. V sporočilu Komisije z dne 13. aprila 2011 z naslovom „Akt za enotni trg: Dvanajst pobud za okrepitev rasti in zaupanja - ‚Skupaj za novo rast‘“ je poudarjen pomen IMI za krepitev sodelovanja med vključenimi udeleženci, tudi na lokalni ravni, kar bi prispevalo k boljšemu upravljanju enotnega trga. Zato je treba vzpostaviti trden pravni okvir za IMI in določiti skupna pravila za zagotovitev učinkovitega delovanja IMI.
(6)
Kadar uporaba določbe akta Unije od držav članic zahteva izmenjavo osebnih podatkov in določa namen te obdelave, bi bilo treba takšno določbo šteti kot ustrezno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov, ob upoštevanju pogojev iz členov 8 in 52 Listine Evropske unije o temeljnih pravicah. IMI bi bilo treba obravnavati predvsem kot orodje za izmenjavo informacij, vključno z osebnimi podatki, ki bi sicer na podlagi pravne obveznosti, določene v aktih Unije za organe in subjekte držav članic, potekala drugače, tudi po navadni pošti, telefaksu ali elektronski pošti. Osebni podatki, izmenjani prek IMI, bi se morali zbirati, obdelovati in uporabljati le za namene, ki so skladni z nameni, za katere so bili prvotno zbrani, in bi morali biti v skladu z vsemi ustreznimi zaščitnimi ukrepi.
(7)
V skladu z načelom vgrajene zasebnosti je bil IMI razvit ob upoštevanju zahtev iz zakonodaje o varstvu podatkov in že od zasnove vključuje mehanizme za varstvo podatkov, zlasti zaradi omejitev, ki so določene za dostop do osebnih podatkov, izmenjanih v IMI. IMI zato zagotavlja znatno višjo raven varstva in varnosti kot druge metode izmenjave informacij, kot so običajna pošta, telefon, telefaks ali elektronska pošta.
(8)
Upravno sodelovanje prek elektronskih sredstev med državami članicami ter med državami članicami in Komisijo bi moralo potekati v skladu s pravili o varstvu osebnih podatkov iz Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (3) ter Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (4). Za namene te uredbe bi se morale uporabljati opredelitve pojmov iz Direktive 95/46/ES in Uredbe (ES) št. 45/2001.
(9)
Komisija zagotavlja in upravlja programsko opremo in infrastrukturo IT za IMI, zagotavlja varnost IMI, upravlja mrežo nacionalnih koordinatorjev IMI ter sodeluje pri usposabljanju in zagotavljanju tehnične pomoči uporabnikom IMI. V ta namen bi morala Komisija imeti dostop le do tistih osebnih podatkov, ki so nujno potrebni za izvajanje njenih nalog v okviru pristojnosti, določenih v tej uredbi, kot je prijavljanje nacionalnih koordinatorjev IMI. Komisija bi morala imeti dostop do osebnih podatkov tudi, kadar na podlagi zahteve drugega udeleženca IMI prikliče osebne podatke, ki so bili v IMI blokirani in do katerih je posameznik, na katerega se nanašajo podatki, zaprosil za dostop. Komisija ne bi smela imeti dostopa do osebnih podatkov, izmenjanih v okviru upravnega sodelovanja v okviru IMI, razen če akt Unije ne določa vloge Komisije v takšnem sodelovanju.
(10)
Za zagotovitev preglednosti, zlasti za posameznike, na katere se nanašajo podatki, bi bilo treba v Prilogi k tej uredbi navesti določbe aktov Unije, za katere se uporablja IMI.
(11)
IMI se v prihodnosti lahko razširi na nova področja, na katerih bi lahko prispeval k učinkovitemu izvajanju aktov Unije na stroškovno učinkovit in uporabniku prijazen način, ob upoštevanju tehnične izvedljivosti in splošnega vpliva na IMI. Komisija bi morala opraviti potrebne preskuse, da bi preverila, ali je IMI tehnično pripravljen na predvideno širitev. Odločitve o širitvi IMI na druge akte Unije bi bilo treba sprejeti po rednem zakonodajnem postopku.
(12)
Pilotni projekti so koristno orodje za preverjanje, ali je širitev IMI upravičena, ter za prilagoditev tehnične funkcionalnosti in postopkovne ureditve zahtevam uporabnikov IMI, preden se sprejme odločitev o širitvi IMI. Države članice bi morale biti v celoti vključene v odločanje o tem, za katere akte Unije bi bilo treba izvesti pilotni projekt in na kakšen način, da se zagotovi, da pilotni projekt odraža potrebe uporabnikov IMI in da so določbe o obdelavi osebnih podatkov v celoti upoštevane. Tak način izvajanja bi bilo treba določiti za vsak pilotni projekt posebej.
(13)
Nobena določba v tej uredbi državam članicam in Komisiji ne bi smela preprečevati, da se odločijo uporabljati IMI za izmenjavo informacij, ki ne vključuje obdelave osebnih podatkov.
(14)
Ta uredba bi morala določati pravila za uporabo IMI za namene upravnega sodelovanja, ki lahko med drugim zajemajo izmenjavo informacij med dvema stranema, postopke uradnega obveščanja, mehanizme opozarjanja, dogovore o medsebojni pomoči in reševanje težav.
(15)
Ta uredba ne bi smela vplivati na pravico držav članic, da odločijo, kateri nacionalni organi izvajajo obveznosti na podlagi te uredbe. Države članice bi morale imeti možnost, da lahko prilagodijo naloge in pristojnosti v zvezi z IMI svojim notranjim upravnim strukturam ter upoštevajo zahteve specifičnega delovnega postopka IMI. Države članice bi morale imeti možnost, da imenujejo dodatne koordinatorje IMI, ki sami ali skupaj z drugimi opravljajo naloge nacionalnih koordinatorjev IMI za določeno področje notranjega trga, organizacijsko enoto uprave, geografsko regijo ali v skladu z drugim merilom. Države članice bi morale obvestiti Komisijo o koordinatorjih IMI, ki so jih imenovale, ni pa treba, da v IMI navedejo dodatne koordinatorje IMI, če to ni potrebno za njegovo ustrezno delovanje.
(16)
Da bi dosegli učinkovito upravno sodelovanje prek IMI, bi države članice in Komisija morale zagotoviti, da imajo njihovi udeleženci IMI potrebna sredstva za izvajanje svojih obveznosti v skladu s to uredbo.
(17)
IMI je v osnovi komunikacijsko orodje za upravno sodelovanje med pristojnimi organi, ki ni na voljo splošni javnosti, zato bo morda treba razviti tehnična sredstva, ki bodo omogočala, da bodo zunanji udeleženci, kot so državljani, podjetja in organizacije, lahko komunicirali s pristojnimi organi za namene pošiljanja informacij ali priklica podatkov ali uveljavljali pravice, ki jih imajo kot posamezniki, na katere se nanašajo podatki. Takšna tehnična sredstva bi morala vključevati ustrezne zaščitne ukrepe za varstvo podatkov. Za zagotavljanje visoke ravni varnosti bi bilo treba vsak tovrsten javni vmesnik razviti tako, da bi bil tehnično v celoti ločen od IMI, do katerega bi morali imeti dostop le uporabniki IMI.
(18)
Uporaba IMI v okviru tehnične podpore mreži SOLVIT ne bi smela posegati v neformalno naravo postopka SOLVIT, ki je zasnovan na prostovoljni zavezi držav članic v skladu s Priporočilom Komisije z dne 7. decembra 2001 o načelih za uporabo mreže SOLVIT za reševanje problemov notranjega trga (5) (v nadaljnjem besedilu: priporočilo o SOLVIT). Da bi se delovanje mreže SOLVIT nadaljevalo na podlagi sedanje organizacije dela, se lahko ena ali več nalog nacionalnega koordinatorja IMI dodeli centrom SOLVIT na njihovem področju dela, tako da lahko delujejo neodvisno od nacionalnega koordinatorja IMI. Obdelava osebnih podatkov in zaupnih informacij v okviru postopkov SOLVIT bi morala brez poseganja v nezavezujoče priporočilo o SOLVIT potekati v skladu z vsemi zagotovili iz te uredbe.
(19)
Medtem ko IMI vsebuje spletni vmesnik za uporabnike, bi v nekaterih primerih in na zahtevo zadevne države članice lahko razmislili o tehničnih rešitvah neposrednega prenosa podatkov iz nacionalnih sistemov v IMI, kadar takšni nacionalni sistemi že obstajajo, zlasti za postopke uradnega obveščanja. Izvedba takšne tehnične rešitve bi morala biti odvisna od ocene njene izvedljivosti, stroškov in pričakovanih koristi. Te rešitve ne bi smele vplivati na obstoječe strukture in nacionalno ureditev pristojnosti.
(20)
Če so države članice izpolnile obveznost glede uradnega obveščanja iz člena 15(7) Direktive 2006/123/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. decembra 2006 o storitvah na notranjem trgu (6) po postopku v skladu z Direktivo 98/34/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 22. junija 1998 o določitvi postopka za zbiranje informacij na področju tehničnih standardov in tehničnih predpisov o storitvah informacijske družbe (7), jim ne bi bilo treba ponovno opraviti postopka uradnega obveščanja prek IMI.
(21)
Izmenjava podatkov prek IMI izhaja iz pravne obveznosti organov držav članic za zagotavljanje medsebojne pomoči. Za zagotovitev ustreznega delovanja notranjega trga informacije, ki jih pristojni organ prejme prek IMI od druge države članice, ne bi smele biti brez dokazne vrednosti v upravnih postopkih zgolj zato, ker izhajajo iz druge države članice ali so bile prejete po elektronski poti, pristojni organ pa bi jih moral obravnavati enako kot podobne listine iz svoje države članice.
(22)
Za zagotovitev visoke ravni varstva podatkov je treba določiti najdaljše roke hrambe osebnih podatkov v IMI. Vendar bi morali biti ti roki uravnoteženi in ustrezno upoštevati potrebo po dobrem delovanju IMI kakor tudi pravice posameznikov, na katere se nanašajo podatki, da v celoti uveljavljajo svoje pravice, na primer s pridobitvijo dokaza, da je potekala izmenjava informacij, da se lahko pritožijo zoper odločitev. Zlasti roki hrambe ne bi smeli biti daljši, kot je potrebno za uresničevanje ciljev te uredbe.
(23)
Treba bi bilo omogočiti obdelavo imen in kontaktnih podatkov uporabnikov IMI za namene, ki so združljivi s cilji te uredbe, vključno s spremljanjem uporabe sistema s strani koordinatorjev IMI in Komisije, komuniciranjem, usposabljanjem in pobudami za ozaveščanje ter zbiranjem informacij o upravnem sodelovanju ali medsebojni pomoči na notranjem trgu.
(24)
Evropski nadzornik za varstvo podatkov bi moral spremljati in skušati zagotavljati uporabo te uredbe, med drugim z vzdrževanjem stikov z nacionalnimi organi za varstvo podatkov, vključno z ustreznimi določbami o varnosti podatkov.
(25)
Za učinkovito spremljanje delovanja IMI in poročanje o tem ter uporabo te uredbe bi morale države članice Komisiji zagotoviti ustrezne informacije.
(26)
Posameznike, na katere se nanašajo podatki, bi bilo treba obvestiti, da se njihovi podatki obdelujejo v IMI in da imajo v skladu s to uredbo in nacionalno zakonodajo, ki izvaja Direktivo 95/46/ES, pravico dostopa do podatkov, ki se nanje nanašajo, in pravico, da zahtevajo, da se nepravilni podatki popravijo, nezakonito obdelani pa izbrišejo.
(27)
Da bi pristojni organi držav članic lahko izvajali pravne določbe o upravnem sodelovanju in učinkovito izmenjavali informacije prek IMI, bi bilo morda treba določiti praktične rešitve za takšno izmenjavo. Te rešitve bi morala sprejeti Komisija v obliki ločenega izvedbenega akta za vsak akt Unije, naveden v Prilogi, ali za vsako vrsto postopka upravnega sodelovanja, zajemati pa bi morale osnovno tehnično funkcionalnost in postopkovno ureditev, potrebni za izvajanje ustreznih postopkov upravnega sodelovanja prek IMI. Komisija bi morala skrbeti za vzdrževanje in razvoj programske opreme in infrastrukture IT za IMI.
(28)
Za zagotovitev zadostne preglednosti za posameznike, na katere se nanašajo podatki, bi bilo treba objaviti vnaprej določene delovne postopke, nabor vprašanj in odgovorov, obrazce in druge rešitve v zvezi s postopki upravnega sodelovanja v IMI.
(29)
Kadar države članice v skladu s členom 13 Direktive 95/46/ES predvidijo omejitve ali izjeme za pravice posameznikov, na katere se nanašajo podatki, bi bilo treba informacije o takšnih omejitvah ali izjemah objaviti, da se zagotovi popolna preglednost za posameznike, na katere se nanašajo podatki. Takšne izjeme ali omejitve bi morale biti nujne in sorazmerne s predvidenim namenom ter bi zanje morali veljati ustrezni zaščitni ukrepi.
(30)
Če Unija s tretjimi državami sklene mednarodne sporazume, ki zajemajo tudi uporabo določb aktov Unije, navedenih v Prilogi k tej uredbi, bi bilo treba omogočiti, da se partnerji udeležencev IMI v teh tretjih državah vključijo v postopke upravnega sodelovanja, pri katerih se uporablja IMI, pod pogojem, da je bilo ugotovljeno, da zadevna tretja država zagotavlja ustrezno raven varstva osebnih podatkov v skladu z Direktivo 95/46/ES.
(31)
Odločbo Komisije 2008/49/ES z dne 12. decembra 2007 o izvajanju informacijskega sistema za notranji trg (IMI) v zvezi z varstvom osebnih podatkov (8) bi bilo treba razveljaviti. Odločba Komisije 2009/739/ES z dne 2. oktobra 2009 o določitvi praktičnih rešitev za izmenjavo informacij med državami članicami po elektronski poti v skladu s Poglavjem VI Direktive 2006/123/ES Evropskega parlamenta in Sveta o storitvah na notranjem trgu (9) bi se morala še naprej uporabljati za zadeve, povezane z izmenjavo informacij na podlagi Direktive 2006/123/ES.
(32)
Za zagotovitev enotnih pogojev izvajanja te uredbe bi bilo treba na Komisijo prenesti izvedbena pooblastila. Ta pooblastila bi bilo treba izvajati v skladu z Uredbo (EU) št. 182/2011 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. februarja 2011 o določitvi splošnih pravil in načel, na podlagi katerih države članice nadzirajo izvajanje izvedbenih pooblastil Komisije (10).
(33)
Uspešnost držav članic glede učinkovite uporabe te uredbe bi se morala spremljati prek letnega poročila o delovanju IMI, pripravljenega na podlagi statističnih podatkov iz IMI in drugih ustreznih podatkov. Uspešnost držav članic bi se morala med drugim ocenjevati tudi na podlagi časa, v povprečju porabljenega za pripravo hitrih in kakovostnih odgovorov.
(34)
Ker cilja te uredbe, in sicer določitve pravil za uporabo IMI v okviru upravnega sodelovanja, države članice ne morejo zadovoljivo doseči in se zaradi svojega obsega in učinkov lažje doseže na ravni Unije, lahko Unija sprejme ukrepe v skladu z načelom subsidiarnosti iz člena 5 Pogodbe o Evropski uniji. V skladu z načelom sorazmernosti iz navedenega člena ta uredba ne presega tistega, kar je potrebno za doseganje navedenega cilja.
(35)
V skladu s členom 28(2) Uredbe (ES) št. 45/2001 je bilo opravljeno posvetovanje z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov, ki je mnenje podal 22. novembra 2011 (11) -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
POGLAVJE I
SPLOŠNE DOLOČBE
Člen 1
Predmet urejanja
Ta uredba določa pravila za uporabo informacijskega sistema za notranji trg (v nadaljnjem besedilu: IMI) za upravno sodelovanje, vključno z obdelavo osebnih podatkov med pristojnimi organi držav članic ter med pristojnimi organi držav članic in Komisijo.
Člen 2
Vzpostavitev IMI
S to uredbo se uradno vzpostavi IMI.
Člen 3
Področje uporabe
1. IMI se uporablja za upravno sodelovanje med pristojnimi organi držav članic ali med pristojnimi organi držav članic in Komisijo, ki je potrebno za izvajanje aktov Unije na področju notranjega trga, v smislu člena 26(2) Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU), s katerimi je določeno upravno sodelovanje, vključno z izmenjavo osebnih podatkov, med državami članicami ali med državami članicami in Komisijo. Ti akti Unije so navedeni v Prilogi.
2. Nobena določba v tej uredbi ne določa obvezne uporabe nezavezujočih določb aktov Unije.
Člen 4
Širitev IMI
1. Komisija lahko izvede pilotne projekte, s katerimi oceni, ali bi bil IMI učinkovito orodje za izvajanje določb o upravnem sodelovanju iz aktov Unije, ki niso navedeni v Prilogi. Komisija sprejme izvedbeni akt, s katerim določi, za katere določbe aktov Unije se izvede pilotni projekt, ter način izvajanja tega projekta, zlasti osnovno tehnično funkcionalnost in postopkovno ureditev, potrebno za izvajanje ustreznih določb o upravnem sodelovanju. Ta izvedbeni akt se sprejme v skladu s postopkom pregleda iz člena 24(3).
2. Komisija Evropskemu parlamentu in Svetu predloži oceno izida pilotnega projekta, vključno z vprašanji, povezanimi z varstvom podatkov, in učinkovitimi funkcijami prevajanja. Skupaj s to oceno lahko po potrebi predloži zakonodajni predlog za spremembo Priloge zaradi razširitve uporabe IMI na ustrezne določbe aktov Unije.
Člen 5
Opredelitev pojmov
Za namene te uredbe se uporabljajo opredelitve pojmov iz Direktive 95/46/ES in Uredbe (ES) št. 45/2001.
Poleg teh se uporabljajo tudi naslednje opredelitve pojmov:
(a)
„IMI“ pomeni elektronsko orodje, ki ga zagotovi Komisija za olajšanje upravnega sodelovanja med pristojnimi organi držav članic ter med pristojnimi organi držav članic in Komisijo;
(b)
„upravno sodelovanje“ pomeni sodelovanje med pristojnimi organi držav članic ali med pristojnimi organi držav članic in Komisijo v obliki izmenjave in obdelave informacij, vključno prek uradnih obvestil in opozarjanj, ali zagotavljanja medsebojne pomoči, tudi za reševanje problemov, z namenom boljše uporabe prava Unije;
(c)
„področje notranjega trga“ pomeni zakonodajno ali funkcionalno področje notranjega trga v smislu člena 26(2) PDEU, na katerem se uporablja IMI v skladu s členom 3 te uredbe;
(d)
„postopek upravnega sodelovanja“ pomeni vnaprej določen delovni postopek, določen v IMI, ki udeležencem IMI omogoča medsebojno komuniciranje in delovanje na strukturiran način;
(e)
„koordinator IMI“ pomeni organ, ki ga imenuje država članica za opravljanje podpornih nalog, potrebnih za učinkovito delovanje IMI v skladu s to uredbo;
(f)
„pristojni organ“ pomeni kateri koli organ, ki je ustanovljen na nacionalni, regionalni ali lokalni ravni ter je prijavljen v IMI in ima posebne pristojnosti v zvezi z uporabo nacionalnega prava ali aktov Unije, navedenih v Prilogi, na enem ali več področjih notranjega trga;
(g)
„udeleženci IMI“ pomenijo pristojne organe, koordinatorje IMI in Komisijo;
(h)
„uporabnik IMI“ pomeni fizično osebo, ki deluje pod nadzorom udeleženca IMI in je v IMI prijavljena v imenu tega udeleženca IMI;
(i)
„zunanji udeleženci“ pomenijo fizične ali pravne osebe, ki niso uporabniki IMI ter lahko sodelujejo v okviru IMI le prek ločenih tehničnih sredstev in v skladu s specifičnim vnaprej določenim delovnim postopkom, predvidenim v ta namen;
(j)
„blokiranje“ pomeni uporabo tehničnih sredstev, s katerimi se uporabnikom IMI onemogoči dostop do osebnih podatkov prek običajnega vmesnika IMI;
(k)
„formalni zaključek“ pomeni uporabo tehničnih zmogljivosti IMI za končanje postopka upravnega sodelovanja.
POGLAVJE II
FUNKCIJE IN ODGOVORNOSTI V ZVEZI Z IMI
Člen 6
Koordinatorji IMI
1. Vsaka država članica imenuje enega nacionalnega koordinatorja IMI, katerega odgovornosti vključujejo naslednje:
(a)
prijavlja ali potrjuje prijave koordinatorjev IMI in pristojnih organov;
(b)
deluje kot glavna kontaktna točka za udeležence IMI v državah članicah za vprašanja v zvezi z IMI, vključno z zagotovitvijo informacij o vidikih v zvezi z varstvom osebnih podatkov v skladu s to uredbo;
(c)
deluje kot sogovornik Komisije za vprašanja v zvezi z IMI, vključno z zagotavljanjem informacij o vidikih v zvezi z varstvom osebnih podatkov v skladu s to uredbo;
(d)
zagotavlja znanje, usposabljanje in podporo, vključno z osnovno tehnično pomočjo, udeležencem IMI v državah članicah;
(e)
kolikor lahko na to vpliva, zagotavlja učinkovito delovanje IMI, vključno s pravočasnimi in ustreznimi odgovori udeležencev IMI v državah članicah na zahteve za upravno sodelovanje.
2. Vsaka država članica lahko poleg tega imenuje enega ali več koordinatorjev IMI za opravljanje nalog, navedenih v odstavku 1, v skladu s svojo notranjo upravno strukturo.
3. Države članice Komisijo obvestijo o koordinatorjih IMI, imenovanih v skladu z odstavkoma 1 in 2, ter nalogah, za katere so odgovorni. Komisija te informacije posreduje drugim državam članicam.
4. Vsi koordinatorji IMI lahko delujejo kot pristojni organi. Koordinator IMI ima v takih primerih enake pravice dostopa kot pristojni organ. Vsak koordinator IMI je kot udeleženec IMI odgovoren za svoje dejavnosti obdelave podatkov.
Člen 7
Pristojni organi
1. Pristojni organi, kadar sodelujejo z uporabo IMI, preko uporabnikov IMI v skladu s postopki upravnega sodelovanja zagotovijo, da se v skladu z veljavnim aktom Unije ustrezen odgovor poda v čim krajšem možnem času, v vsakem primeru pa v roku, določenem v navedenem aktu.
2. Pristojni organ lahko kot dokaz uporabi vse informacije, dokumente, ugotovitve, izjave ali overjene kopije, ki jih je prejel v elektronski obliki prek IMI, pod enakimi pogoji kot podobne informacije, pridobljene v lastni državi, za namene, ki so združljivi z nameni, za katere so bili podatki prvotno zbrani.
3. Vsak pristojni organ nadzira svoje dejavnosti obdelave podatkov, ki jih izvaja uporabnik IMI pod njegovim nadzorom, in zagotovi, da lahko posamezniki, na katere se nanašajo podatki, uveljavljajo svoje pravice v skladu s poglavjema III in IV, po potrebi v sodelovanju s Komisijo.
Člen 8
Komisija
1. Komisija je odgovorna za izvajanje naslednjih nalog:
(a)
zagotavlja varnost, razpoložljivost, vzdrževanje ter razvoj programske opreme in infrastrukture IT za IMI;
(b)
zagotavlja večjezični sistem, vključno z obstoječimi funkcijami prevajanja, usposabljanje v sodelovanju z državami članicami in službo za pomoč uporabnikom, ki zagotavlja pomoč državam članicam pri uporabi IMI;
(c)
prijavlja nacionalne koordinatorje IMI in jim dodeljuje dostop do IMI;
(d)
izvaja postopke obdelave osebnih podatkov v IMI, kadar je to določeno v tej uredbi, v skladu z nameni, določenimi z veljavnimi akti Unije, navedenimi v Prilogi;
(e)
spremlja uporabo te uredbe in poroča Evropskemu parlamentu, Svetu in Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov v skladu s členom 25.
2. Komisija ima za namene opravljanja svojih nalog iz odstavka 1 in pripravo statističnih poročil dostop do potrebnih informacij v zvezi s postopki obdelave, izvedenimi v IMI.
3. Komisija ne sodeluje v postopkih upravnega sodelovanja, ki vključujejo obdelavo osebnih podatkov, razen če je to predpisano v določbi akta Unije, navedenega v Prilogi.
Člen 9
Pravice dostopa udeležencev in uporabnikov IMI
1. Dostop do IMI imajo samo uporabniki IMI.
2. Države članice imenujejo koordinatorje IMI in pristojne organe ter področja notranjega trga, za katera so pristojni. Komisija ima lahko v tem procesu posvetovalno vlogo.
3. Vsak udeleženec IMI svojim uporabnikom IMI po potrebi dodeli ali odvzame ustrezne pravice dostopa na področju notranjega trga, za katerega je pristojen.
4. Komisija in države članice zagotovijo ustrezne načine, tako da lahko uporabniki IMI do osebnih podatkov, obdelanih v IMI, dostopijo samo na podlagi potrebe po seznanitvi in na področju ali področjih notranjega trga, za katera so jim bile podeljene pravice dostopa v skladu z odstavkom 3.
5. Uporaba osebnih podatkov, obdelanih v IMI za poseben namen na način, ki je nezdružljiv s prvotnim namenom, je prepovedana, razen če ni izrecno dovoljena z nacionalnim pravom, ki je v skladu s pravom Unije.
6. Kadar postopek upravnega sodelovanja vključuje obdelavo osebnih podatkov, imajo dostop do teh osebnih podatkov samo udeleženci IMI, ki sodelujejo v tem postopku.
Člen 10
Zaupnost
1. Vsaka država članica za svoje udeležence IMI in uporabnike IMI uporablja svoja pravila o poklicni tajnosti ali druge enakovredne obveze zaupnosti v skladu z nacionalno zakonodajo ali zakonodajo Unije.
2. Udeleženci IMI zagotovijo, da uporabniki IMI, ki delujejo pod njihovim nadzorom, spoštujejo zahteve drugih udeležencev IMI glede zaupne obravnave informacij, izmenjanih prek IMI.
Člen 11
Postopki upravnega sodelovanja
IMI temelji na postopkih upravnega sodelovanja za izvajanje določb zadevnih aktov Unije, navedenih v Prilogi. Komisija lahko, kadar je primerno, sprejme izvedbene akte za posamezen akt Unije, naveden v Prilogi, ali za vrsto postopka upravnega sodelovanja, pri čemer določi bistveno tehnično funkcionalnost in postopkovno ureditev, ki je potrebna za izvajanje zadevnih postopkov upravnega sodelovanja, po potrebi vključno s sodelovanjem med zunanjimi udeleženci in IMI iz člena 12. Ti izvedbeni akti se sprejmejo v skladu s svetovalnim postopkom iz člena 24(2).
Člen 12
Zunanji udeleženci
Zagotovijo se lahko tehnična sredstva, s katerimi se zunanjim udeležencem omogoči sodelovanje z IMI, če je takšno sodelovanje:
(a)
določeno z aktom Unije;
(b)
določeno v izvedbenem aktu iz člena 11 za lažje upravno sodelovanje med pristojnimi organi držav članic pri uporabi določb aktov Unije, navedenih v Prilogi, ali
(c)
potrebno za vlaganje zahtev za uveljavljanje njihovih pravic kot posameznikov, na katere se nanašajo podatki, v skladu s členom 19.
Vsa tovrstna tehnična sredstva so ločena od IMI in zunanjim udeležencem ne omogočajo dostopa do IMI.
POGLAVJE III
OBDELAVA OSEBNIH PODATKOV IN VARNOST
Člen 13
Omejitev namena
Udeleženci IMI si osebne podatke izmenjujejo in jih obdelujejo samo za namene, opredeljene v zadevnih določbah aktov Unije, navedenih v Prilogi.
Podatki, ki jih posamezniki, na katere se nanašajo podatki, predložijo IMI, se uporabljajo samo za namene, za katere so bili predloženi.
Člen 14
Hramba osebnih podatkov
1. Osebni podatki, obdelani v IMI, se blokirajo v IMI, takoj ko niso več potrebni za namen, za katerega so bili zbrani, odvisno od posebnosti vsake od oblik upravnega sodelovanja, praviloma pa najpozneje šest mesecev po uradnem zaključku postopka upravnega sodelovanja.
Če pa je v veljavnem aktu Unije, navedenem v Prilogi, določeno daljše obdobje, se lahko osebni podatki, obdelani v IMI, hranijo največ 18 mesecev po uradnem zaključku postopka upravnega sodelovanja.
2. Če se v skladu z zavezujočim aktom Unije, navedenim v Prilogi, zahteva podatkovno skladišče, ki ga lahko udeleženci IMI uporabijo v prihodnosti, se lahko osebni podatki v takem podatkovnem skladišču obdelujejo tako dolgo, kot so potrebni za ta namen, bodisi s privolitvijo posameznika, na katerega se nanašajo podatki, bodisi če je to predvideno v navedenem aktu Unije.
3. Osebni podatki, blokirani v skladu s tem členom, se z izjemo hrambe obdelujejo le za namene zagotavljanja dokaza o izmenjavi informacij prek IMI s privolitvijo posameznika, na katerega se nanašajo podatki, razen če se obdelava zahteva iz izjemno pomembnih razlogov v javnem interesu.
4. Blokirani podatki se samodejno izbrišejo iz IMI tri leta po formalnem zaključku postopka upravnega sodelovanja.
5. Na izrecno zahtevo pristojnega organa v posameznem primeru in s soglasjem posameznika, na katerega se nanašajo podatki, se osebni podatki lahko izbrišejo pred koncem veljavnega roka hrambe.
6. Komisija s tehničnimi sredstvi zagotovi blokiranje, izbris in priklic osebnih podatkov v skladu z odstavkom 3.
7. Vzpostavijo se tehnična sredstva, ki bi udeležence IMI spodbudila, naj formalno zaključijo postopke upravnega sodelovanja čim prej po zaključku izmenjave informacij, in udeležencem IMI omogočili, da pristojne koordinatorje IMI vključijo v vse postopke, ki brez utemeljitve že več kot dva meseca niso aktivni.
Člen 15
Hramba osebnih podatkov uporabnikov IMI
1. Z odstopanjem od člena 14 se odstavka 2 in 3 tega člena uporabljata za hrambo osebnih podatkov uporabnikov IMI. Ti osebni podatki vključujejo osebno ime ter vse elektronske in druge kontaktne podatke, potrebne za namene te uredbe.
2. Osebni podatki, ki se nanašajo na uporabnike IMI, se hranijo v IMI, dokler so uporabniki IMI, in se lahko obdelujejo za namene, združljive s cilji te uredbe.
3. Ko fizična oseba preneha biti uporabnik IMI, se osebni podatki, ki se nanašajo na to osebo, s tehničnimi sredstvi blokirajo za tri leta. Ti podatki se z izjemo hrambe obdelujejo le za namene zagotavljanja dokaza o izmenjavi informacij prek IMI in se izbrišejo ob koncu triletnega obdobja.
Člen 16
Obdelava posebnih vrst podatkov
1. Obdelava posebnih vrst podatkov iz člena 8(1) Direktive 95/46/ES in člena 10(1) Uredbe (ES) št. 45/2001 v IMI je dovoljena samo na podlagi posebnega razloga iz člena 8(2) in (4) navedene direktive in člena 10(2) navedene uredbe ter ob upoštevanju ustreznih zaščitnih ukrepov iz navedenih členov za zagotovitev pravic posameznikov, katerih osebni podatki se obdelujejo.
2. IMI se lahko uporablja za obdelavo podatkov v zvezi s kaznivimi dejanji, kazenskimi obsodbami ali varnostnimi ukrepi iz člena 8(5) Direktive 95/46/ES in člena 10(5) Uredbe (ES) št. 45/2001, ob upoštevanju zaščitnih ukrepov iz navedenih členov, vključno z informacijami o disciplinskih, upravnih ali kazenskih sankcijah ali drugimi informacijami, ki so potrebne, da se ugotovi dobro ime posameznika ali pravne osebe, kadar je obdelava takšnih podatkov določena v aktu Unije, ki je podlaga za obdelavo, ali če je posameznik, na katerega se nanašajo podatki, v to izrecno privolil, ob upoštevanju posebnih zaščitnih ukrepov iz člena 8(5) Direktive 95/46/ES.
Člen 17
Varnost
1. Komisija zagotovi, da je IMI skladen s pravili o varnosti podatkov, ki jih je Komisija sprejela v skladu s členom 22 Uredbe (ES) št. 45/2001.
2. Komisija uvede potrebne ukrepe za zagotovitev varnosti osebnih podatkov, obdelanih v IMI, vključno z ustreznim nadzorom dostopa do podatkov in varnostnim načrtom, ki se redno posodablja.
3. Komisija zagotovi, da se lahko v primeru varnostnega incidenta preveri, kateri osebni podatki so bili obdelani v IMI, kdaj so bili obdelani, kdo jih je obdelal in za kakšen namen.
4. Udeleženci IMI izvedejo vse potrebne postopkovne in organizacijske ukrepe za zagotovitev varnosti osebnih podatkov, ki jih obdelujejo v IMI, v skladu s členom 17 Direktive 95/46/ES.
POGLAVJE IV
PRAVICE POSAMEZNIKOV, NA KATERE SE NANAŠAJO PODATKI, IN NADZOR
Člen 18
Obveščanje posameznikov, na katere se nanašajo podatki, in preglednost
1. Udeleženci IMI v skladu s členom 10 ali 11 Direktive 95/46/ES in nacionalno zakonodajo, ki je skladna z navedeno direktivo, zagotovijo, da so posamezniki, na katere se nanašajo podatki, čim prej obveščeni o obdelavi njihovih osebnih podatkov v IMI in da imajo dostop do informacij o njihovih pravicah in kako jih uveljaviti, vključno z identiteto in kontaktnimi podatki upravljavca in morebitnega zastopnika upravljavca.
2. Komisija na preprosto dostopen način objavi:
(a)
informacije v zvezi z IMI v skladu s členoma 11 in 12 Uredbe (ES) št. 45/2001 v jasni in razumljivi obliki;
(b)
informacije o vidikih varstva podatkov v postopkih upravnega sodelovanja v IMI iz člena 11 te uredbe;
(c)
informacije o izjemah ali omejitvah pravic posameznikov, na katere se nanašajo podatki, iz člena 20 te uredbe;
(d)
vrste postopkov upravnega sodelovanja, bistvene funkcije IMI in vrste podatkov, ki se lahko obdelujejo v IMI;
(e)
izčrpen seznam vseh izvedbenih ali delegiranih aktov v zvezi z IMI, sprejetih v skladu s to uredbo ali drugim aktom Unije ter prečiščeno besedilo Priloge k tej uredbi in njenih poznejših sprememb, uvedenih z drugimi akti Unije.
Člen 19
Pravica do dostopa, popravka in izbrisa
1. Udeleženci IMI zagotovijo, da lahko posamezniki, na katere se nanašajo podatki, v skladu z nacionalno zakonodajo učinkovito uveljavljajo pravico dostopa do podatkov v IMI, ki se nanašajo nanje, ter pravico do popravka nepravilnih ali nepopolnih podatkov in izbrisa nezakonito obdelanih podatkov. Pristojni udeleženec IMI popravek ali izbris opravi čimprej, najpozneje pa v 30 dneh po prejetju zahteve posameznika, na katerega se nanašajo podatki.
2. Če posameznik, na katerega se nanašajo podatki, izpodbija pravilnost ali zakonitost podatkov, blokiranih v skladu s členom 14(1), se to dejstvo zabeleži, kakor tudi pravilne popravljene informacije.
Člen 20
Izjeme in omejitve
Države članice obvestijo Komisijo, kadar v nacionalni zakonodaji v skladu s členom 13 Direktive 95/46/ES določijo izjeme ali omejitve za pravice posameznikov, na katere se nanašajo podatki, določene v tem poglavju.
Člen 21
Nadzor
1. Nacionalni nadzorni organ ali organi, ki so bili imenovani v posamezni državi članici in so jim bila podeljena pooblastila iz člena 28 Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu: nacionalni nadzorni organ), neodvisno spremljajo zakonitost obdelave osebnih podatkov s strani udeležencev IMI v njihovi državi članici in zlasti zagotovijo, da so v tem poglavju določene pravice posameznikov, na katere se nanašajo podatki, zaščitene v skladu s to uredbo.
2. Evropski nadzornik za varstvo podatkov spremlja dejavnosti Komisije v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki jih opravlja v vlogi udeleženca IMI, in poskuša zagotoviti, da se izvajajo v skladu s to uredbo. Pri tem ustrezno veljajo naloge in pooblastila iz členov 46 in 47 Uredbe (ES) št. 45/2001.
3. Nacionalni nadzorni organi in evropski nadzornik za varstvo podatkov, ki delujejo v okviru svojih zadevnih pristojnosti, zagotovijo usklajen nadzor IMI in njegove uporabe s strani udeležencev IMI.
4. Evropski nadzornik za varstvo podatkov lahko pozove nacionalne nadzorne organe, da se sestanejo z namenom zagotovitve usklajenega nadzora IMI in njegove uporabe s strani udeležencev, kakor je določeno v odstavku 3. Stroške teh sestankov prevzame Evropski nadzornik za varstvo podatkov. Po potrebi lahko za ta namen skupaj razvijejo dodatne delovne metode, vključno s postopkovnimi pravili. Skupno poročilo o dejavnostih se vsaj vsaka tri leta pošlje Evropskemu parlamentu, Svetu in Komisiji.
POGLAVJE V
GEOGRAFSKO PODROČJE UPORABE IMI
Člen 22
Nacionalna uporaba IMI
1. Država članica lahko uporablja IMI za namen upravnega sodelovanja med pristojnimi organi na svojem ozemlju v skladu z nacionalnim pravom le, če so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
ni potrebna nobena bistvena sprememba obstoječih postopkov upravnega sodelovanja;
(b)
je bilo nacionalnemu nadzornemu organu poslano uradno obvestilo o predvideni uporabi IMI, če je to potrebno v skladu z nacionalno zakonodajo, in
(c)
nima škodljivega vpliva na učinkovito delovanje IMI za uporabnike IMI.
2. Če namerava država članica sistematično uporabljati IMI za nacionalne namene, o tem obvesti Komisijo in jo vnaprej zaprosi za dovoljenje. Komisija preveri, ali so pogoji iz odstavka 1 izpolnjeni. Država članica in Komisija po potrebi in v skladu s to uredbo skleneta dogovor, v katerem je med drugim določena tehnična, finančna in organizacijska ureditev glede nacionalne uporabe, vključno s pristojnostmi udeležencev IMI.
Člen 23
Izmenjava informacij s tretjimi državami
1. Udeleženci IMI v Uniji in njihovi partnerji v tretji državi si lahko informacije, vključno z osebnimi podatki, izmenjajo v IMI v skladu s to uredbo le, če so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
informacije se obdelajo v skladu z določbo akta Unije, navedenega v Prilogi, in enakovredne določbe v pravu tretje države;
(b)
informacije se izmenjajo ali zagotovijo v skladu z mednarodnim sporazumom, v katerem so določeni:
(i)
uporaba določbe akta Unije, navedenega v Prilogi, s strani tretje države;
(ii)
uporaba IMI in
(iii)
načela in podrobnosti takšne izmenjave, ter
(c)
zadevna tretja država zagotavlja ustrezno varstvo osebnih podatkov v skladu s členom 25(2) Direktive 95/46/ES, vključno z ustreznimi zaščitnimi ukrepi, da se podatki, obdelani v IMI, uporabljajo samo za namen, za katerega so bili prvotno izmenjani, Komisija pa je sprejela sklep v skladu s členom 25(6) Direktive 95/46/ES.
2. Če je Komisija udeleženka IMI, se člen 9(1) in (7) Uredbe (ES) št. 45/2001 uporablja za vse izmenjave osebnih podatkov, obdelanih v IMI, z njenimi partnerji v tretji državi.
3. Komisija v Uradnem listu Evropske unije objavi in posodablja seznam tretjih držav, ki so pooblaščene za izmenjavo informacij, vključno z osebnimi podatki, v skladu z odstavkom 1.
POGLAVJE VI
KONČNE DOLOČBE
Člen 24
Postopek v odboru
1. Komisiji pomaga odbor. Ta odbor je odbor v smislu Uredbe (EU) št. 182/2011.
2. Pri sklicevanju na ta odstavek se uporablja člen 4 Uredbe (EU) št. 182/2011.
3. Pri sklicevanju na ta odstavek se uporablja člen 5 Uredbe (EU) št. 182/2011.
Člen 25
Spremljanje in poročanje
1. Komisija Evropskemu parlamentu in Svetu vsako leto poroča o delovanju IMI.
2. Komisija Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov do 5. decembra 2017 in nato vsakih pet let poroča o vidikih v zvezi z varstvom osebnih podatkov v IMI, vključno z varnostjo podatkov.
3. Države članice Komisiji za namen priprave poročil iz odstavkov 1 in 2 posredujejo vse informacije v zvezi z uporabo te uredbe, vključno z informacijami o praktičnem izvajanju zahtev v zvezi z varstvom podatkov iz te uredbe.
Člen 26
Stroški
1. Stroški razvoja, promocije, delovanja in vzdrževanja IMI se brez poseganja v ureditev iz člena 22(2) krijejo iz splošnega proračuna Evropske unije.
2. Če v aktu Unije ni drugače določeno, stroške delovanja IMI na ravni države članice, vključno s stroški za človeške vire, potrebne za usposabljanje, promocijo in tehnično pomoč (služba za pomoč uporabnikom), ter upravljanje IMI na nacionalni ravni, krije posamezna država članica.
Člen 27
Razveljavitev
Odločba 2008/49/ES se razveljavi.
Člen 28
Učinkovita uporaba
Države članice sprejmejo vse potrebne ukrepe za zagotovitev učinkovite uporabe te uredbe s strani svojih udeležencev IMI.
Člen 29
Izjeme
1. Ne glede na člen 4 te uredbe se lahko pilotni projekt IMI, ki se je začel 16. maja 2011, za preverjanje ustreznosti IMI za izvajanje člena 4 Direktive Evropskega parlamenta in Sveta 96/71/ES z dne 16. decembra 1996 o napotitvi delavcev na delo v okviru opravljanja storitev (12) nadaljuje na podlagi dogovorov, sklenjenih pred začetkom veljavnosti te uredbe.
2. Ne glede na člen 8(3) ter točki (a) in (b) prvega odstavka člena 12 te uredbe se za izvajanje določb o upravnem sodelovanju iz priporočila SOLVIT prek IMI sodelovanje Komisije v postopkih upravnega sodelovanja in obstoječi instrument za zunanje udeležence lahko nadaljujeta na podlagi dogovorov, sklenjenih pred začetkom veljavnosti te uredbe. Za osebne podatke, obdelane v IMI za namene priporočila SOLVIT, je obdobje iz člena 14(1) te uredbe 18 mesecev.
3. Ne glede na člen 4(1) te uredbe lahko Komisija začne pilotni projekt, da oceni, ali je IMI učinkovito, stroškovno učinkovito in uporabniku prijazno orodje za izvajanje člena 3(4), (5) in (6) Direktive 2000/31/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 8. junija 2000 o nekaterih pravnih vidikih storitev informacijske družbe, zlasti elektronskega poslovanja na notranjem trgu (Direktiva o elektronskem poslovanju) (13). Komisija najpozneje dve leti po začetku tega pilotnega projekta Evropskemu parlamentu in Svetu predloži oceno iz člena 4(2) te uredbe, ki zajema tudi medsebojni vpliv upravnega sodelovanja v okviru sistema sodelovanja na področju varstva potrošnikov, ustanovljenega v skladu z Uredbo (ES) št. 2006/2004 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. oktobra 2004 o sodelovanju med nacionalnimi organi, odgovornimi za izvrševanje zakonodaje o varstvu potrošnikov („Uredba o sodelovanju na področju varstva potrošnikov“) (14), in v okviru IMI.
4. Ne glede na člen 14(1) te uredbe se vsa obdobja do največ 18 mesecev, določena na podlagi člena 36 Direktive 2006/123/ES v zvezi z upravnim sodelovanjem na podlagi poglavja VI navedene direktive, na tem področju še naprej uporabljajo.
Člen 30
Začetek veljavnosti
Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Strasbourgu, 25. oktobra 2012