ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 363/2012 НА КОМИСИЯТА
от 23 февруари 2012 година
относно процедурните правила за признаването и оттеглянето на признаване на мониторингови организации, както е предвидено в Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета от 20 октомври 2010 г. за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал (1), и по-специално член 8, параграф 7 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕС) № 995/2010 има за цел по-специално да сведе до минимум риска от това на вътрешния пазар да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Мониторинговите организации следва да подкрепят операторите при съблюдаването на изискванията на този Регламент. За тази цел те следва да разработят система за дължима грижа (due diligence system), да предоставят на операторите правото да я използват и да следят за правилното ѝ използване.
(2)
Процедурата, по която Комисията признава мониторинговите организации, следва да бъде справедлива, прозрачна и независима. Поради това кандидатите следва да бъдат оценявани след консултации с компетентните органи на държавите-членки и след събиране на достатъчно информация за кандидата. При необходимост събирането на информация следва да включва посещения на помещения на кандидата.
(3)
Необходимо е да се уточнят подходящите експертни знания и капацитет, които мониторинговите организации следва да имат, за да се установи съответствието на дървения материал с приложимото законодателство в държавата, където се добива, и да се предложат мерки за оценяване на риска от това на пазара да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Когато установеният риск не е незначителен, мониторинговата организация следва също да може да предложи подходящи мерки за ефективното му намаляване до минимум.
(4)
Следва да се осигури, че мониторинговите организации изпълняват функциите си по прозрачен и независим начин, като не допускат каквито и да са конфликти на интереси, произтичащи от техните функции, и като предоставят услугите си на операторите по недискриминационен начин.
(5)
При вземане на решение за оттегляне на признаване, Комисията следва са спазва процедура, която е справедлива, прозрачна и независима. Преди да вземе решение, Комисията следва да се консултира със съответните компетентни органи на държавите-членки и да събере достатъчно информация, включително провеждане на посещения на място при необходимост. На заинтересованата мониторингова организация следва да се даде възможност да представи коментари, преди да бъде взето решение.
(6)
В съответствие с принципа на пропорционалност Комисията следва да може да оттегли признаването временно и/или условно, или постоянно, тъй като може да сметне според нивото на установените пропуски, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010.
(7)
Необходимо е да се осигури, че нивото на защита на лицата по отношение на обработката на техните лични данни при дейностите в обхвата на настоящия регламент, по-специално що се отнася до обработката на лични данни в заявките за признаване като мониторингова организация, съответства на изискванията, определени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни и за свободното движение на такива данни (2) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3),
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент освен определенията, установени в член 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, се прилагат следните определения:
1)
„съответни компетентни органи“ означава компетентните органи на държавите-членки, в които мониторинговата организация или кандидатът за признаване като мониторингова организация са законно установени или в които предоставят услуги, или възнамеряват да предоставят услуги по смисъла на Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (4);
2)
„официални документи за професионална квалификация“ означава дипломи, свидетелства и други документи, издадени от органи в отделните държави, определени съгласно законодателните или административните разпоредби на тези държави, с които се удостоверява успешно завършено професионално обучение;
3)
„професионален опит“ означава действително и законно упражняване на съответната професия.
Член 2
Заявка за признаване
1. Всеки публичен или частноправен субект - дружество, корпорация, фирма, предприятие, институция или орган - законово регистриран в държава-членка на ЕС, може да подаде до Комисията заявка да бъде признат като мониторингова организация.
Съответният субект следва да подаде заявката на някой от официалните езици на ЕС, заедно с документите, изброени в приложението.
2. За да бъде признат като мониторингова организация, кандидатът трябва да докаже, че отговаря на всички изисквания, посочени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент.
3. Комисията потвърждава получаването на заявката и в рамките на 10 работни дни от датата на получаване издава на кандидата референтен номер.
Тя посочва на кандидата също ориентировъчен срок, в рамките на който ще вземе решение във връзка със заявката. Комисията информира кандидата всеки път, когато променя ориентировъчния срок поради необходимостта от допълнителна информация или документи за оценката на заявката.
4. В случай че са изминали три месеца от получаването на заявка или от последното писмено съобщение на Комисията до кандидата, в зависимост от това кое събитие настъпи по-късно, а Комисията не е приела решение за признаване или отхвърляне на заявката, Комисията информира кандидата писмено за напредъка в оценяването на заявката.
Първа алинея може да се приложи повече от веднъж при разглеждането на една заявка.
5. Комисията предава копие на заявката и на удостоверителните документи на съответните компетентни органи, които могат да представят коментари по заявката в рамките на един месец от датата на предаване.
Член 3
Допълнителни документи и достъп до помещения
1. При поискване от страна на Комисията, кандидатът или съответните компетентни органи следва да предоставят всякаква допълнителна информация или документи, изискани от Комисията, в рамките на определен срок.
2. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на Комисията за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8. Комисията следва да информира предварително кандидата за посещението. Съответните компетентни органи могат да вземат участие в посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
Член 4
Решение за признаване
Когато Комисията приеме решение за признаване съгласно член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010, тя уведомява съответния кандидат в рамките на 10 работни дни от датата на приемане на това решение.
Комисията незабавно предоставя на кандидата сертификат за признаване и съобщава решението си на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с втора алинея от член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010 в рамките на срока, посочен в първата алинея.
Член 5
Правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС
1. Когато кандидатът е законно установен в повече от една държава-членка, той следва да предостави информация за своето седалище, централна администрация или основно място на стопанска дейност в рамките на ЕС, както и за всички свои агенции, клонове или филиали, създадени на територията на която и да е държава-членка. Кандидатът следва също да декларира в кои държави-членки възнамерява да предоставя услуги.
2. От кандидат, който е орган или част от орган на държава-членка, не се изисква да доказва своята правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС.
Член 6
Подходящи експертни умения
1. С цел да се осигури правилното изпълнение на функциите на мониторинговата организация съгласно изискванията на член 8, параграф 2, буква б) от Регламент (ЕС) № 995/2010, технически компетентният персонал на кандидата трябва да отговаря на следните минимално допустими критерии, удостоверени посредством официални документи за професионални квалификации и професионален опит:
а)
официално професионално обучение в областта на дисциплина, съответстваща на функциите на мониторинговата организация;
б)
за старши технически позиции, най-малко пет години професионален опит с функции, близки до тези в мониторингова организация.
За целите на буква а) от първа алинея, дисциплините, свързани с горско стопанство, околна среда, право, бизнес управление, управление на риска, търговия, одит, финансов контрол или управление на веригата за доставки, се считат за съответстващи дисциплини.
2. Кандидатът следва да поддържа архив, в който да документира задълженията и отговорностите на своя персонал. Кандидатът следва да разполага с процедури за мониторинг на изпълнението и на техническата компетентност на своя персонал.
Член 7
Капацитет за изпълнение на функции като мониторингова организация
1. Кандидатът трябва да докаже, че разполага с всяко едно от следните неща:
а)
организационна структура, която осигурява правилно изпълнение на функциите на мониторинговата организация;
б)
система за дължима грижа (due diligence system), която да бъде на разположение на операторите и да се използва от тях;
в)
правила и процедури, които позволяват оценяването и усъвършенстването на системата за дължима грижа;
г)
процедури и процеси за проверка на правилното използване от страна на операторите на тяхната система за дължима грижа;
д)
процедури за коригиращи действия, които да бъдат предприети в случай на невъзможност от страна на оператора да използва правилно своята система за дължима грижа.
2. В допълнение към изискванията на параграф 1, кандидатът трябва да докаже, че разполага с финансов и технически капацитет да изпълнява функциите на мониторингова организация.
Член 8
Отсъствие на конфликт на интереси
1. Кандидатът трябва да бъде организиран по начин, осигуряващ запазване на обективността и безпристрастността на неговата дейност.
2. Кандидатът трябва да идентифицира, анализира и поддържа архивни записи, в които да документира рисковете от конфликти на интереси, произтичащи като резултат от изпълняването на функциите като мониторингова организация, включително всякакви конфликти, произтичащи от негови взаимоотношения със свързани органи или подизпълнители.
3. При установяването на риск от конфликт на интереси, кандидатът трябва да разполага с писмени правила и процедури за недопускане на конфликти на интереси на организационно и индивидуално равнище. Писмените правила и процедури следва да се поддържат и прилагат. Тези правила и процедури могат да включват одиторски проверки от трета страна.
Член 9
Информация за последващи промени
1. Мониторинговата организация трябва незабавно да информира Комисията за всяка от следните ситуации, възникнали след нейното признаване:
а)
промяна, която може да засегне способността на тази мониторингова организация да спазва изискванията в членове 5-8 и която е възникнала след нейното признаване;
б)
създаване от страна на мониторинговата организация на агенции, клонове или филиали в рамките на ЕС, различни от тези, които е декларирала в своята заявка;
в)
решение от страна на мониторинговата организация да предоставя услуги в държава-членка, различна от тази, която е декларирала в своята заявка, или в държава-членка, за която е декларирала, че е спряла да предоставя своите услуги в съответствие с буква г);
г)
прекратяване от страна на мониторинговата организация на предоставянето на услуги в която и да е държава-членка.
2. Комисията следва да съобщава цялата информация, получена съгласно параграф 1, на съответните компетентни органи.
Член 10
Преразглеждане на решението за признаване
1. Комисията може да преразгледа решение за признаване на мониторингова организация по всяко време.
Комисията следва да извършва такова преразглеждане във всяка от следните ситуации:
а)
съответният компетентен орган информира Комисията, че е установил, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите, определени в член 8, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 995/2010, или че вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, както е определено в членове 5-8 от настоящия регламент;
б)
Комисията разполага със съответната информация, включително при изразена основателна загриженост на трети лица, че мониторинговата организация вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграфи 1 и 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент;
в)
мониторинговата организация е информирала Комисията за промените, посочени в член 9, параграф 1, буква а) от настоящия регламент.
2. Когато бъде предприето преразглеждане, Комисията се подпомага от проверяващ екип, за да проведе преразглеждането и да извърши проверките.
3. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на проверяващия екип за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент. Съответните компетентни органи могат да вземат участие при посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
4. Проверяващият екип следва да изготви доклад, в който да формулира своето заключение. Доказателствата в подкрепа на заключението се прилагат към доклада за преразглеждане.
Докладът за преразглеждане следва да включва препоръка относно това дали признаването на мониторинговата организация да бъде оттеглено.
Проверяващият екип следва да изпрати доклада за преразглеждане на съответните компетентни органи. Тези органи могат да представят коментари в рамките на три седмици от датата на предаване на доклада.
Проверяващият екип следва да предостави на съответната мониторингова организация обобщение на изводите и заключенията от доклада. Организацията може да представи коментари на проверяващия екип в рамките на три седмици от датата на предаване на обобщението.
5. Ако установи, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010, проверяващият екип следва в своя доклад за преразглеждане да препоръча оттегляне на признаването - временно и/или условно, или постоянно - в зависимост от нивото на установените пропуски.
Проверяващият екип може да препоръча вместо това Комисията да издаде искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, или Комисията да не предприема по-нататъшни действия.
Член 11
Решение за оттегляне на признаване
1. Комисията решава дали да оттегли признаването на мониторингова организация временно и/или условно, или постоянно, като взема предвид доклада за преразглеждане, посочен в член 10.
2. В съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, Комисията може да отправи искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, когато нивото на установените пропуски не води до заключение, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от цитирания регламент.
3. За решение за оттегляне на признаване на мониторингова организация и искане, или предупреждение съгласно параграф 2 се уведомява съответната мониторингова организация и се съобщава на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, в рамките на 10 работни дни от приемането им.
Член 12
Защита на данните
Настоящият регламент не засяга правилата относно обработката на лични данни, определени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 13
Заключителни разпоредби
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 февруари 2012 година.
REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 363/2012 AL COMISIEI
din 23 februarie 2012
privind normele de procedură pentru recunoașterea și retragerea recunoașterii organizațiilor de monitorizare, prevăzute de Regulamentul (UE) nr. 995/2010 al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a obligațiilor care revin operatorilor care introduc pe piață lemn și produse din lemn
(Text cu relevanță pentru SEE)
COMISIA EUROPEANĂ,
având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
având în vedere Regulamentul (UE) nr. 995/2010 al Parlamentului European și al Consiliului din 20 octombrie 2010 de stabilire a obligațiilor operatorilor care introduc pe piață lemn și produse din lemn (1), în special articolul 8 alineatul (7),
întrucât:
(1)
Scopul Regulamentului (UE) nr. 995/2010 este, în special, de a reduce la minimum riscul introducerii pe piața internă a lemnului și a produselor derivate din lemnul provenit din exploatarea forestieră ilegală. Organizațiile de monitorizare trebuie să sprijine operatorii în îndeplinirea cerințelor respectivului regulament. În acest scop, organizațiile de monitorizare trebuie să elaboreze un sistem de diligență cuvenită, să acorde operatorilor dreptul de a-l utiliza și să verifice utilizarea corectă a acestuia.
(2)
Procedura prin care Comisia recunoaște organizațiile de monitorizare trebuie să fie echitabilă, transparentă și independentă. Prin urmare, solicitanții trebuie evaluați după consultarea autorităților competente ale statelor membre și după colectarea a suficient de multe informații cu privire la aceștia. Dacă este necesar, colectarea de informații trebuie să includă vizite la sediul solicitantului.
(3)
Este necesar să se precizeze competențele și capacitatea de care trebuie să dispună organizațiile de monitorizare pentru a determina conformitatea lemnului cu legislația aplicabilă în țara de recoltare și pentru a propune măsuri care să evalueze riscul introducerii pe piață a lemnului ilegal și a produselor derivate din lemn ilegal. Atunci când riscul identificat nu este neglijabil, organizațiile de monitorizare trebuie să aibă și capacitatea de a propune măsuri corespunzătoare pentru a reduce la minimum acest risc.
(4)
Trebuie să se asigure exercitarea în mod transparent și independent de către organizațiile de monitorizare a funcțiilor lor, cu evitarea oricărui conflict de interese care decurge din aceste funcții și furnizarea serviciilor către operatori în mod nediscriminatoriu.
(5)
Comisia trebuie să decidă cu privire la retragerea recunoașterii în conformitate cu o procedură echitabilă, transparentă și independentă. Înainte de a lua o decizie, Comisia trebuie să consulte autoritățile competente ale statelor membre în cauză și să colecteze informațiile necesare, inclusiv prin vizite la fața locului, atunci când este necesar. Organizației de monitorizare în cauză trebuie să i se acorde posibilitatea de a-și prezenta observațiile înainte de luarea unei decizii.
(6)
În conformitate cu principiul proporționalității, Comisia trebuie să fie în măsură să retragă recunoașterea fie cu titlu temporar și/sau condiționat, fie cu titlu permanent, după cum consideră necesar având în vedere nivelul deficiențelor constatate, în cazul în care o organizație de monitorizare nu mai îndeplinește funcțiile sau cerințele stabilite la articolul 8 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010.
(7)
Este necesar să se asigure faptul că nivelul de protecție a persoanelor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul domeniului de aplicare a prezentului regulament, în special a datelor cu caracter personal din cererile de recunoaștere ca organizație de monitorizare, respectă cerințele prevăzute în Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (2) și în Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (3),
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
Definiții
În sensul prezentului regulament, în plus față de definițiile stabilite la articolul 2 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, se aplică următoarele definiții:
1.
„autorități competente interesate” înseamnă autoritățile competente din statele membre în care o organizație de monitorizare sau un solicitant care dorește recunoașterea ca organizație de monitorizare este stabilit legal, sau în care acesta prestează servicii sau intenționează să presteze servicii în sensul Directivei 2006/123/CE a Parlamentului European și a Consiliului (4);
2.
„titluri oficiale de calificare” înseamnă diplome, certificate și alte titluri oficiale de calificare eliberate de o autoritate a unui stat, desemnată în conformitate cu actele cu putere de lege sau cu actele administrative ale statului respectiv, și care certifică absolvirea cu succes a unei formări profesionale;
3.
„experiență profesională” înseamnă practicarea efectivă și legală a profesiei respective.
Articolul 2
Cerere de recunoaștere
(1) Orice entitate, publică sau privată, respectiv companie, corporație, firmă, întreprindere, instituție sau autoritate, stabilită legal în Uniune, poate prezenta Comisiei o cerere pentru a fi recunoscută ca organizație de monitorizare.
Entitatea depune cererea în oricare dintre limbile oficiale ale Uniunii Europene, împreună cu documentele enumerate în anexă.
(2) Pentru a fi recunoscut ca organizație de monitorizare, solicitantul trebuie să demonstreze că îndeplinește toate cerințele prevăzute la articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 și la articolele 5-8 din prezentul regulament.
(3) Comisia confirmă primirea unei cereri și furnizează solicitantului un număr de referință în termen de 10 zile lucrătoare de la data primirii cererii.
De asemenea, Comisia indică solicitantului un termen limită orientativ în care va decide cu privire la cerere. Comisia informează solicitantul ori de câte ori revizuiește termenul limită orientativ în funcție de necesitatea de a obține informații suplimentare sau documente pentru evaluarea cererii.
(4) În cazul în care au trecut trei luni de la primirea de către Comisie a unei cereri sau de la ultima comunicare scrisă adresată solicitantului de Comisie, dacă această dată este ulterioară, iar Comisia nu a adoptat o decizie de recunoaștere sau a respins cererea, aceasta informează solicitantul în scris cu privire la stadiul evaluării cererii.
Primul paragraf poate fi aplicat de mai multe ori modului de a trata o cerere.
(5) Comisia transmite autorităților competente interesate o copie a cererii și a documentelor justificative, iar acestea pot prezenta observații în termen de o lună de la data transmiterii respectivei copii.
Articolul 3
Documente suplimentare și accesul la sedii
(1) La cererea Comisiei, solicitantul sau autoritățile competente interesate trebuie să prezinte orice alte informații suplimentare sau documente solicitate de către Comisie într-un anumit termen.
(2) Solicitantul trebuie să acorde acces Comisiei la sediul său, pentru a verifica dacă sunt îndeplinite toate cerințele stabilite la articolul 8 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 și la articolele 5-8. Comisia informează în avans solicitantul cu privire la o astfel de vizită. Autoritățile competente interesate pot participa la această vizită.
Solicitantul trebuie să ofere toată asistența necesară pentru a facilita astfel de vizite.
Articolul 4
Decizia de recunoaștere
În cazul în care Comisia adoptă o decizie de recunoaștere în conformitate cu articolul 8 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, aceasta informează solicitantul în cauză în termen de 10 zile lucrătoare de la data adoptării acelei decizii.
De asemenea, Comisia furnizează fără întârziere solicitantului un certificat de recunoaștere și comunică decizia sa autorităților competente din toate statele membre, în conformitate cu articolul 8 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, în termenul menționat la primul paragraf.
Articolul 5
Personalitatea juridică și stabilirea legală în Uniune
(1) În cazul în care solicitantul este stabilit în mod legal în mai multe state membre, acesta trebuie să furnizeze informații cu privire la sediul social, administrația centrală sau locul principal de desfășurare a activității din Uniune, precum și cu privire la toate agențiile, sucursalele sau filialele înființate pe teritoriul oricărui alt stat membru. Solicitantul trebuie, de asemenea, să declare în care state membre intenționează să furnizeze servicii.
(2) Un solicitant care este sau face parte dintr-o autoritate a unui stat membru nu trebuie să facă dovada faptului că are personalitate juridică și că este stabilit legal în Uniune.
Articolul 6
Competențele adecvate
(1) În scopul asigurării exercitării corespunzătoare a funcțiilor unei organizații de monitorizare în conformitate cu articolul 8 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, personalul competent din punct de vedere tehnic al solicitantului trebuie să îndeplinească următoarele criterii minime, atestate prin titluri oficiale de calificare și prin experiența profesională:
(a)
formare profesională oficială într-o disciplină relevantă pentru activitățile unei organizații de monitorizare;
(b)
pentru pozițiile tehnice de conducere, cel puțin cinci ani de experiență profesională într-o funcție similară funcțiilor unei organizații de monitorizare.
În sensul literei (a) din primul paragraf, sunt considerate relevante disciplinele legate de silvicultură, mediu, drept, managementul afacerilor, gestionarea riscului, comerț, audit, control financiar sau gestionarea lanțului de aprovizionare.
(2) Solicitantul trebuie să păstreze documente care să ateste sarcinile și responsabilitățile personalului său. Solicitantul trebuie să dispună de proceduri pentru monitorizarea performanței și a competenței tehnice ale personalului său.
Articolul 7
Capacitatea de a exercita funcții ca organizație de monitorizare
(1) Solicitantul trebuie să demonstreze că a instituit:
(a)
o structură organizatorică care să asigure exercitarea adecvată a funcțiilor unei organizații de monitorizare;
(b)
un sistem de diligență cuvenită pus la dispoziția și pentru uzul operatorilor;
(c)
politici și proceduri care permit evaluarea și îmbunătățirea sistemului de diligență cuvenită;
(d)
proceduri și procese de verificare a utilizării corespunzătoare a sistemului său de diligență cuvenită de către operatori;
(e)
proceduri privind acțiunile corective care urmează a fi întreprinse în cazul unei utilizări necorespunzătoare de către operator a sistemului său de diligență cuvenită.
(2) În plus față de cerințele de la alineatul (1), solicitantul trebuie să demonstreze că dispune de capacitatea financiară și tehnică pentru a exercita funcțiile de organizație de monitorizare.
Articolul 8
Absența conflictului de interese
(1) Solicitantul trebuie să fie organizat în așa fel încât să garanteze obiectivitatea și imparțialitatea activităților sale.
(2) Solicitantul trebuie să identifice, să analizeze și să țină evidențe care să documenteze riscurile de conflict de interese care rezultă din exercitarea funcțiilor de organizație de monitorizare, inclusiv orice conflicte care decurg din relațiile sale cu organismele asociate sau cu subcontractanți.
(3) În cazul în care s-a identificat riscul unui conflict de interese, solicitantul trebuie să dispună de reguli și proceduri scrise pentru a evita conflictele de interese la nivel organizațional și individual. Politicile și procedurile scrise trebuie menținute și puse în aplicare. Aceste politici și proceduri pot include audituri efectuate de către terți.
Articolul 9
Informații privind modificările ulterioare
(1) Organizația de monitorizare informează Comisia fără întârziere cu privire la oricare din următoarele situații care apar după recunoașterea sa:
(a)
o modificare care poate afecta abilitatea respectivei organizații de monitorizare de a respecta cerințele de la articolele 5-8, care a avut loc după recunoașterea sa;
(b)
organizația de monitorizare înființează agenții, sucursale sau filiale în Uniune, altele decât cele declarate în cererea sa;
(c)
organizația de monitorizare decide să presteze servicii în alte state membre, altele decât cele declarate în cererea sa, sau într-un stat membru în care a declarat că a încetat să mai presteze servicii în conformitate cu litera (d);
(d)
organizația de monitorizare încetează să mai presteze servicii în orice stat membru.
(2) Comisia comunică autorităților competente interesate toate informațiile obținute în temeiul alineatului (1).
Articolul 10
Revizuirea deciziei de recunoaștere
(1) Comisia poate să revizuiască în orice moment decizia prin care recunoaște o organizație de monitorizare.
Comisia efectuează o astfel de revizuire în oricare din următoarele situații:
(a)
o autoritate competentă interesată informează Comisia că a constatat faptul că o organizație de monitorizare nu mai îndeplinește funcțiile prevăzute la articolul 8 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 sau nu mai îndeplinește cerințele prevăzute la articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, astfel cum se prevede la articolele 5-8 din prezentul regulament;
(b)
Comisia se află în posesia unor informații pertinente, inclusiv a unor rapoarte bine fundamentate din partea unor terți, că o organizație de monitorizare nu mai îndeplinește cerințele prevăzute la articolul 8 alineatele (1) și (2) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 și la articolele 5-8 din prezentul regulament;
(c)
o organizație de monitorizare a informat Comisia cu privire la modificările menționate la articolul 9 alineatul (1) litera (a) din prezentul regulament.
(2) În cazul în care se inițiază o revizuire, Comisia este asistată de o echipă de evaluatori care desfășoară procesul de revizuire și efectuează verificări.
(3) Solicitantul trebuie să acorde acces Comisiei la sediul său pentru a verifica dacă sunt îndeplinite toate cerințele stabilite la articolul 8 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 și la articolele 5-8. Autoritățile competente în cauză pot participa la această vizită.
Solicitantul trebuie să ofere toată asistența necesară pentru a facilita astfel de vizite.
(4) Echipa de evaluatori redactează un raport în care își prezintă concluziile. La raportul de revizuire se anexează documente justificative.
Raportul de revizuire trebuie să includă o recomandare privind retragerea recunoașterii unei organizații de monitorizare.
Echipa de evaluatori va transmite raportul de revizuire autorităților competente interesate. Autoritățile respective pot face comentarii în termen de trei săptămâni de la data transmiterii raportului.
Echipa de evaluatori trimite organizației de monitorizare în cauză o sinteză a constatărilor și concluziilor raportului. Organizația poate face comentarii adresate echipei de evaluatori în termen de trei săptămâni de la data transmiterii sintezei.
(5) În raportul de revizuire pe care îl întocmește, echipa de evaluatori trebuie să recomande retragerea recunoașterii cu titlu temporar și/sau condiționat, sau cu titlu permanent, după cum consideră necesar în funcție de nivelul deficiențelor constatate, în cazul în care se stabilește că o organizație de monitorizare nu mai îndeplinește funcțiile sau cerințele stabilite la articolul 8 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010.
Echipa de evaluatori poate, în schimb, să recomande Comisiei să emită un aviz privind măsurile corective sau un avertisment oficial, sau să îi recomande Comisiei să nu ia nicio măsură suplimentară.
Articolul 11
Decizia de retragere a recunoașterii
(1) Comisia decide cu privire la retragerea recunoașterii unei organizații de monitorizare cu titlu temporar și/sau condiționat, sau cu titlu permanent, luând în considerare raportul de revizuire menționat la articolul 10.
(2) Comisia poate emite o notificare privind măsurile corective sau un avertisment oficial, dacă nivelul deficiențelor constatate nu duce la o concluzie clară, în conformitate cu articolul 8 alineatul (6) din Regulamentul (CE) nr. 995/2010, cu privire la faptul că organizația de monitorizare nu mai îndeplinește funcțiile sau cerințele prevăzute la articolul 8 alineatul (2) din respectivul regulament.
(3) O decizie de a retrage recunoașterea unei organizații de monitorizare, precum și o comunicare sau o avertizare în conformitate cu alineatul (2), este notificată organizației de monitorizare în cauză și comunicată autorităților competente din toate statele membre în conformitate cu articolul 8 alineatul (6) din Regulamentul (CE) nr. 995/2010, în termen de 10 zile lucrătoare de la data adoptării ei.
Articolul 12
Protecția datelor
Prezentul regulament nu aduce atingere normelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal prevăzute de Directiva 95/46/CE și de Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
Articolul 13
Dispoziții finale
Prezentul regulament intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 23 februarie 2012.