РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 439/2010 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 19 май 2010 година
за създаване на Европейска служба за подкрепа в областта на убежището
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 74 и член 78, параграфи 1 и 2 от него,
като взеха предвид предложението на Европейската комисия,
в съответствие с обикновената законодателна процедура (1),
като имат предвид, че:
(1)
Политиката на Съюза по отношение на общата европейска система за убежище (ОЕСУ) е разработена съгласно условията на Хагската програма да създаде общо пространство за убежище посредством ефективна хармонизирана процедура в съответствие с ценностите и хуманитарната традиция на Европейския съюз.
(2)
Благодарение на въвеждането на общи минимални стандарти през последните години бе постигнат голям напредък в посока на изграждане на ОЕСУ. Въпреки това между държавите-членки остават значителни различия по отношение на предоставянето на международна закрила и нейните форми. Тези различия следва да бъдат намалени.
(3)
В своя план за политика в областта на убежището, приет през юни 2008 г., Комисията обяви намерението си да работи за развитието на ОЕСУ, като предложи да се преразгледат съществуващите правни инструменти, за да се постигне по-голямо хармонизиране на приложимите стандарти, и като засили подкрепата за практическото сътрудничество между държавите-членки, по-специално чрез законодателно предложение за създаване на Европейска служба за подкрепа в областта на убежището („Службата за подкрепа“), което ще повиши координацията на оперативното сътрудничество между държавите-членки с оглед ефективното прилагане на общите правила.
(4)
В Европейския пакт за имиграцията и убежището, приет през септември 2008 г., Европейският съвет тържествено препотвърди, че всеки преследван чужденец има право да получи помощ и закрила на територията на Европейския съюз в прилагане на Женевската конвенция от 28 юли 1951 г. за статута на бежанците, изменена с Протокола от Ню Йорк от 31 януари 1967 г., и други договори в тази област. Бе постигнато също изрично съгласие, през 2009 г. да бъде създадена Европейска служба за подкрепа.
(5)
С практическото сътрудничество в областта на убежището се цели по-пълно сближаване и осигуряване на постоянно качество на процедурите на държавите-членки за вземане на решения в тази област, в рамките на европейска законодателна рамка. През последните години бяха предприети значителен брой мерки за практическо сътрудничество, по-специално приемането на общ подход към информацията относно държавите на произход и създаването на общ европейски учебен план в областта на убежището.
(6)
Службата за подкрепа следва да бъде създадена, за да се укрепят и развият тези мерки на сътрудничество. Службата за подкрепа следва да вземе надлежно предвид тези мерки на сътрудничество, както и извлечените от тях поуки.
(7)
По отношение на държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на специфичен и несъразмерно голям натиск, който се дължи по-специално на тяхното географско или демографско положение, Службата за подкрепа следва да подкрепя развитието на солидарност в рамките на Съюза с цел подпомагане на по-доброто разпределяне на лицата, ползващи се с международна закрила, между държавите-членки, като същевременно се следи да няма злоупотреби със системите за убежище и прием.
(8)
За да упражнява своите правомощия по оптимален начин, Службата за подкрепа следва да бъде независима по отношение на техническите въпроси и следва да има правна, административна и финансова самостоятелност. За целта Службата за подкрепа следва да бъде орган на Съюза, който притежава юридическа правосубектност и упражнява изпълнителните правомощия, предоставени му съгласно настоящия регламент.
(9)
Службата за подкрепа следва да работи в тясно сътрудничество с органите на държавите-членки в областта на убежището, с националните служби за имиграция и убежище и с други служби, като използва техния капацитет и експертен опит, както и с Комисията. Държавите-членки следва да си сътрудничат със Службата за подкрепа, за да се гарантира изпълнението на нейните правомощия.
(10)
Освен това Службата за подкрепа следва да действа в тясно сътрудничество с Върховния комисариат на ООН за бежанците (ВКБООН) и, когато това е уместно, с компетентни международни организации, с цел да се възползва от техния експертен опит и подкрепа. За тази цел ролята на ВКБООН и на другите компетентни международни организации следва да бъде призната в пълна степен и тези организации следва да участват пълноценно в работата на Службата за подкрепа. Предоставянето на финансови средства от Службата за подкрепа на ВКБООН в съответствие с настоящия регламент не следва да води до двойно финансиране на дейностите на ВКБООН с други международни или национални източници.
(11)
Освен това, за реализирането на целта си и доколкото е необходимо за изпълнението на своите задачи, Службата за подкрепа следва да си сътрудничи с други органи на Съюза, по-специално с Европейската агенция за управление на оперативното сътрудничество по външните граници на държавите-членки на Европейския съюз (Frontex), създадена с Регламент (ЕО) № 2007/2004 на Съвета (2), и Агенцията на Европейския съюз за основните права (FRA), създадена с Регламент (ЕО) № 168/2007 на Съвета (3).
(12)
Службата за подкрепа следва да си сътрудничи с Европейската мрежа за миграцията, създадена с Решение 2008/381/ЕО на Съвета (4), за да се избегне дублирането на дейности. Службата за подкрепа следва също да поддържа тесен диалог с гражданското общество с цел обмен на информация и обединяване на знания в областта на убежището.
(13)
Службата за подкрепа следва да бъде европейски център за експертни знания в областта на убежището със задача улесняване, координиране и укрепване на практическото сътрудничество между държавите-членки по различните въпроси, свързани с убежището, така че държавите-членки да бъдат по-добре подготвени за предоставянето на международна закрила на лица, които имат право, като същевременно работи по безпристрастен и ефикасен начин с лицата, които не отговарят на изискванията за международна закрила, когато това е уместно. Правомощията на Службата за подкрепа следва да се концентрират върху три основни задачи, а именно принос за прилагането на ОЕСУ, подкрепа за практическото сътрудничество между държавите-членки в областта на убежището и подкрепа за държавите-членки, които са подложени на особен натиск.
(14)
Службата за подкрепа не следва да разполага с преки или косвени правомощия във връзка с вземането на решения от органите на държавите-членки в областта на убежището относно конкретни молби за международна закрила.
(15)
За да предостави и/или координира предоставянето на бърза и ефективна оперативна подкрепа на държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на особен натиск, Службата за подкрепа следва по искане на съответните държави-членки да координира действията за подкрепа на тези държави-членки, inter alia чрез разполагането на тяхна територия на екипи за подкрепа в областта на убежището, съставени от експерти в тази сфера. Тези екипи следва да предоставят по-специално експертни знания във връзка с услугите за устен превод, информация относно държави на произход и знания в областта на обработката и управлението на делата за убежище. Организацията на екипите за подкрепа в областта на убежището следва да се определя от настоящия регламент, с цел да се гарантира ефективното им разполагане.
(16)
Службата за подкрепа следва да осъществява мисията си в условия, които ѝ позволяват да служи за референтна институция по силата на нейната независимост, научното и техническото качество на предоставяната от нея помощ и разпространяваната информация, прозрачността на нейните процедури и методи на работа, както и добросъвестното изпълнение на възложените ѝ задачи.
(17)
Комисията и държавите-членки следва да бъдат представени в управителния съвет на Службата за подкрепа с оглед упражняване на ефективен контрол върху нейната работа. Доколкото това е възможно, управителният съвет следва да е съставен от оперативните ръководители на администрациите на държавите-членки в областта на убежището или от техни представители. Той следва да има необходимите правомощия, по-конкретно за изготвянето на бюджета, контрола върху неговото изпълнение, приемането на съответните финансови правила, установяването на прозрачни процедури на работа по отношение на вземането на решения от Службата за подкрепа, приемането на годишния доклад относно положението в областта на убежището в Съюза и на техническите документи относно прилагането на инструментите на Съюза в областта на убежището, както и назначаването на изпълнителен директор и, по целесъобразност, на изпълнителен комитет. Предвид неговия експертен опит по въпросите на убежището ВКБООН следва да бъде представен от член на управителния съвет без право на глас, така че да бъде пълноценно включен към в работата на Службата за подкрепа.
(18)
Като се има предвид естеството на задачите на Службата за подкрепа и ролята на изпълнителния директор, и за да се даде възможност на Европейския парламент да приеме становище относно подбрания кандидат преди назначаването му, както и преди евентуалното удължаване на неговия мандат, към изпълнителния директор следва да се отправи покана да направи изявление и да отговори на въпроси пред компетентната(ите) комисия(и) на Европейския парламент. Изпълнителният директор следва също така да представи годишния доклад пред Европейския парламент. Освен това Европейският парламент следва да разполага с възможността да покани изпълнителния директор да докладва относно изпълнението на неговите задължения.
(19)
За гарантиране на нейната пълна самостоятелност и независимост, Службата за подкрепа следва да има собствен бюджет, който ще се състои най-вече от вноска от Съюза. Финансирането на Службата за подкрепа следва да бъде одобрено от бюджетния орган в съответствие с предвиденото в точка 47 от Междуинституционалното споразумение от 17 май 2006 г. между Европейския парламент, Съвета и Комисията за бюджетната дисциплина и доброто финансово управление (5). По отношение на вноските на Съюза и на безвъзмездните средства от общия бюджет на Европейския съюз следва да се прилага бюджетната процедура на Съюза. Одитът на сметките следва да се извършва от Сметната палата.
(20)
Службата за подкрепа следва да си сътрудничи с органите в областта на убежището на трети държави, с международни организации, компетентни по въпроси от обхвата на настоящия регламент, и с трети държави в рамките на работни договорености, сключени по силата на съответните разпоредби на Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС).
(21)
В съответствие с член 3 от Протокола относно позицията на Обединеното кралство и Ирландия по отношение на пространството на свобода, сигурност и правосъдие, приложен към Договора за Европейския съюз (ДЕС) и към ДФЕС, Обединеното кралство и Ирландия са нотифицирали с писма от 18 май 2009 г. желанието си да участват в приемането и прилагането на настоящия регламент.
(22)
В съответствие с членове 1 и 2 от Протокола относно позицията на Дания, приложен към ДЕС и към ДФЕС, Дания не участва в приемането на настоящия регламент, не е обвързана от него, нито от неговото прилагане.
(23)
Като се има предвид, че в качеството си на държава-членка до този момент Дания е допринасяла за практическото сътрудничество между държавите-членки в областта на убежището, Службата за подкрепа следва да улесни оперативното сътрудничество с Дания. За тази цел следва да бъде отправена покана представител на Дания да присъства на всички заседания на управителния съвет, който също така следва да може да решава да покани наблюдатели от Дания на заседанията на работните групи, когато това е уместно.
(24)
За изпълнението на своята мисия Службата за подкрепа следва да бъде отворена за участие на държави, сключили споразумения със Съюза, по силата на които те са приели и прилагат правото на Съюза в уредената с настоящия регламент област, по-специално Исландия, Лихтенщайн, Норвегия и Швейцария. Службата за подкрепа следва също така, съгласувано с Комисията, да може да сключва работни договорености, в съответствие с ДФЕС, с държави, различни от тези, които са сключили споразумения със Съюза, по силата на които те са приели и прилагат правото на Съюза. Службата за подкрепа обаче в никакъв случай не следва да разработва независима външна политика.
(25)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (6) (Финансовият регламент), и по-специално член 185 от него, следва да се прилага към Службата за подкрепа.
(26)
Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета от 25 май 1999 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF) (7), следва да се прилага без ограничение към Службата за подкрепа, която следва да се присъедини към Междуинституционалното споразумение от 25 май 1999 г. между Европейския парламент, Съвета на Европейския съюз и Комисията на Европейските общности относно вътрешните разследвания, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (8).
(27)
Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (9) следва да се прилага към Службата за подкрепа.
(28)
Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (10) следва да се прилага при обработката на лични данни от Службата за подкрепа.
(29)
Необходимите разпоредби относно настаняването на Службата за подкрепа в държавата-членка, в която ще бъде седалището ѝ, и конкретните правила, приложими за целия персонал на Службата за подкрепа и членовете на техните семейства, следва да се определят в споразумение за седалището. Освен това приемащата държава-членка следва да осигури възможно най-добри условия за осигуряване на доброто функциониране на Службата за подкрепа, включително училища за децата и транспорт, с цел да се привлекат висококачествени човешки ресурси от възможно най-широк географски обхват.
(30)
Тъй като целите на настоящия регламент, а именно необходимостта да се подобри прилагането на ОЕСУ, да се улесни, координира и укрепи практическото сътрудничество между държавите-членки в областта на убежището и да се предостави и/или координира предоставянето на оперативна подкрепа за държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на особен натиск, не могат да бъдат постигнати в достатъчна степен от държавите-членки и следователно, поради мащаба и последиците на предприеманото действие, могат да бъдат по-добре постигнати на равнището на Съюза, Съюзът може да приеме мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, уреден в член 5 от ДЕС. В съответствие с принципа на пропорционалност, уреден в същия член, настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигане на тези цели.
(31)
Настоящият регламент зачита основните права и съблюдава принципите, признати по-конкретно от Хартата на основните права на Европейския съюз, и следва да се прилага в съответствие с правото на убежище, признато в член 18 от Хартата,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
СЪЗДАВАНЕ И МИСИЯ НА ЕВРОПЕЙСКАТА СЛУЖБА ЗА ПОДКРЕПА В ОБЛАСТТА НА УБЕЖИЩЕТО
Член 1
Създаване на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището
Създава се Европейска служба за подкрепа в областта на убежището (наричана оттук нататък „Службата за подкрепа“), с цел да подпомага по-доброто прилагане на общата европейска система за убежище (ОЕСУ), да укрепва практическото сътрудничество между държавите-членки в областта на убежището и да предоставя и/или координира предоставянето на оперативна подкрепа за държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на особен натиск.
Член 2
Мисия на Службата за подкрепа
1. Службата за подкрепа улеснява, координира и укрепва практическото сътрудничество между държавите-членки по различните аспекти на въпросите в областта на убежището и подпомага по-доброто прилагане на ОЕСУ. Във връзка с това Службата за подкрепа участва в пълна степен във външното измерение на ОЕСУ.
2. Службата за подкрепа предоставя ефективна оперативна подкрепа на държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на особен натиск, като използва всички полезни ресурси, които са на нейно разположение, като това може да включва координиране на ресурси, предоставени от държавите-членки съгласно условията, уредени в настоящия регламент.
3. Службата за подкрепа предоставя научна и техническа помощ по отношение на политиката и законодателството на Съюза във всички области с пряко или косвено въздействие върху областта на убежището, за да може да предостави пълна подкрепа за практическото сътрудничество по въпросите на убежището и да изпълни ефективно своите задачи. Тя представлява независим източник на информация по всички въпроси в тези области.
4. Службата за подкрепа осъществява мисията си в условия, които ѝ позволяват да служи за референтна институция по силата на нейната независимост, научното и техническото качество на предоставяната от нея помощ и разпространяваната информация, прозрачността на нейните процедури и методи на работа, добросъвестното изпълнение на възложените ѝ задачи и подкрепата в областта на информационните технологии, необходима за упражняването на нейните правомощия.
5. Службата за подкрепа работи в тясно сътрудничество с органите в областта на убежището на държавите-членки, с националните служби за имиграция и убежище, с други национални служби и с Комисията. Службата за подкрепа изпълнява своите задачи, без да засяга задачите на други компетентни органи на Съюза, и работи в тясно сътрудничество с тях и с ВКБООН.
6. Службата за подкрепа няма никакви правомощия във връзка с вземането на решения от органите в областта на убежището на държавите-членки по конкретни молби за международна закрила.
ГЛАВА 2
ЗАДАЧИ НА СЛУЖБАТА ЗА ПОДКРЕПА
РАЗДЕЛ 1
Подкрепа за практическото сътрудничество в областта на убежището
Член 3
Най-добри практики
Службата за подкрепа организира, подпомага и координира дейности, позволяващи обмен на информация и установяване и обединяване на най-добри практики в областта на убежището между държавите-членки.
Член 4
Информация относно държави на произход
Службата за подкрепа организира, подпомага и координира дейности, свързани с информацията относно държави на произход, и по-специално:
а)
събиране на подходяща, надеждна, точна и актуализирана информация относно държави на произход на лица, кандидатстващи за международна закрила, по прозрачен и безпристрастен начин, като се използват всички подходящи източници на информация, включително информация, получена от правителствени, неправителствени и международни организации и институции и органи на Съюза;
б)
изготвяне на доклади относно държавите на произход въз основа на информацията, събрана в съответствие с буква а);
в)
управление и по-нататъшно разработване на интернет портал за събиране на информация относно държави на произход и неговата поддръжка с цел да се осигури прозрачност в съответствие с необходимите правила за достъп до такава информация по член 42;
г)
изготвяне на общ формат и обща методология за представяне, проверка и използване на информацията относно държави на произход;
д)
анализ на информацията относно държави на произход по прозрачен начин, за да се насърчи сближаването на критериите за оценка и, по целесъобразност, да се използват резултатите от заседанията на една или повече работни групи. С този анализ не се цели да се дават указания на държавите-членки относно удовлетворяването или отхвърлянето на молби за международна закрила.
Член 5
Подкрепа за разпределянето в рамките на Съюза на лица, ползващи се с международна закрила
По отношение на държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на специфичен и несъразмерно голям натиск, който се дължи по-специално на тяхното географско или демографско положение, Службата за подкрепа подпомага, улеснява и координира обмена на информация и други дейности, свързани с разпределянето в рамките на Съюза. Разпределянето в рамките на Съюза се извършва единствено по съгласуван между държавите-членки начин, със съгласието на съответното ползващо се от международна закрила лице и, по целесъобразност, при консултация с ВКБООН.
Член 6
Подкрепа за обучение
1. Службата за подкрепа създава и разработва курсове за обучение, достъпни за членовете на всички национални администрации и съдилища и трибунали, както и за националните служби в държавите-членки, компетентни в областта на убежището. Участието в обучението не засяга националните системи и процедури.
Службата за подкрепа разработва такива курсове за обучение в тясно сътрудничество с органите в областта на убежището на държавите-членки и, при необходимост, използва експертния опит на академичните институции и други компетентни организации.
2. Службата за подкрепа управлява и разработва европейски учебен план в областта на убежището, като отчита съществуващото сътрудничество в Съюза в тази област.
3. Предложените от Службата за подкрепа курсове за обучение могат да бъдат общи, специализирани или тематични и могат да включват методология за обучение на обучители.
4. Специализираните и тематичните обучения за придобиване на знания и умения по въпросите на убежището включват без да се ограничават до тях:
а)
международните инструменти за защита на правата на човека и достиженията на правото на Съюза в областта на убежището, в това число специализирани правни въпроси и въпроси от съдебната практика;
б)
въпроси, свързани с обработването на молбите за убежище от малолетни или непълнолетни лица и от уязвими лица със специфични нужди;
в)
техники на интервюиране;
г)
използване на медицински и правни експертни заключения в процедурите по предоставяне на убежище;
д)
въпроси, свързани със събирането и използването на информация относно държавите на произход;
е)
условия на приемане, в това число специалното внимание, предоставяно на уязвимите групи и жертвите на изтезания.
5. Предложеното обучение е от високо качество и определя ключови принципи и най-добри практики, за да се спомогне за сближаването на административните методи и решения, както и правната практика, при пълно зачитане на независимостта на националните съдилища и трибунали.
6. Службата за подкрепа осигурява на експертите, които са част от резерва от експерти за намеса в областта на убежището, посочен в член 15, специализирано обучение, свързано с техните задължения и функции, и провежда редовни учения с тях в съответствие с графика за специализирани курсове за обучение и учения, посочени в нейната годишна работна програма.
7. Службата за подкрепа може да организира дейности за обучение в сътрудничество с държавите-членки на тяхна територия.
Член 7
Подкрепа за външното измерение на ОЕСУ
Службата за подкрепа, съгласувано с Комисията, координира обмена на информация и другите действия, предприети по въпроси, възникващи при прилагането на инструментите и механизмите, свързани с външното измерение на ОЕСУ.
Службата за подкрепа координира обмена на информация и другите действия във връзка с пренастаняване, предприети от държавите-членки за задоволяване на нуждите от международна закрила на бежанците в трети държави и за изразяване на солидарност с приемащите държави.
Съобразно своите правомощия и в съответствие с член 49 Службата за подкрепа може да сътрудничи с компетентните органи на трети държави по технически въпроси, по-конкретно за насърчаване и съдействие за изграждането на капацитета на собствените системи за убежище и прием на третите държави и за прилагане на регионални програми за закрила, и други подходящи действия за намиране на трайни решения.
РАЗДЕЛ 2
Подкрепа за държавите-членки, подложени на особен натиск
Член 8
Особен натиск върху системата за убежище и прием
Службата за подкрепа координира и подкрепя общите действия за оказване на съдействие на системите за убежище и прием на държавите-членки, подложени на особен натиск, който е източник на изключително сериозно и изискващо незабавни мерки натоварване на техните инфраструктури за прием и системите им за убежище. Този натиск може да се характеризира с внезапно пристигане на голям брой граждани на трети държави, които може да се нуждаят от международна закрила, и може да произтича от географското или демографското положение на държавата-членка.
Член 9
Събиране и анализ на информация
1. За да може да оцени нуждите на държавите-членки, подложени на особен натиск, Службата за подкрепа събира, по-специално въз основа на информация, предоставена от държавите-членки, от ВКБООН и, при необходимост, от други компетентни организации, съответна информация, позволяваща установяване, подготовка и определяне на спешните мерки, посочени в член 10, за преодоляване на този натиск.
2. Въз основа на данни, предоставени от държавите-членки, подложени на особен натиск, Службата за подкрепа систематично установява, събира и анализира информация относно наличните структури и персонал, особено в областта на устния и писмения превод, информация за държави на произход и относно съдействието при обработката и управлението на делата за убежище и капацитета за предоставяне на убежище в тези държави-членки, подложени на особен натиск, за да се насърчи бързият и надежден обмен на информация между различните органи в областта на убежището на държавите-членки.
3. Службата за подкрепа анализира данните относно всяка ситуация на внезапно пристигане на голям брой граждани на трети държави, която може да подложи системите за убежище и прием на особен натиск, и осигурява бързия обмен на съответна информация между държавите-членки и Комисията. Службата за подкрепа използва съществуващите системи и механизми за ранно предупреждение и, при необходимост, създава система за ранно предупреждение за собствени цели.
Член 10
Действия за подкрепа на държавите-членки
По искане на съответните държави-членки Службата за подкрепа координира действията в подкрепа на държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на особен натиск, включително координиране на:
а)
действията за подпомагане на държавите-членки, подложени на особен натиск, за да се улесни първоначалният анализ на молбите за убежище, разглеждани от компетентните национални органи;
б)
действията за осигуряване предоставянето на подходяща инфраструктура за приемане, по-специално за спешно настаняване, транспорт и медицинска помощ, от страна на държавите-членки, подложени на особен натиск;
в)
екипите за подкрепа в областта на убежището, чиито условия за дейност са определени в глава 3.
РАЗДЕЛ 3
Принос за прилагането на ОЕСУ
Член 11
Събиране и обмен на информация
1. Службата за подкрепа организира, координира и подпомага обмена на информация между органите в областта на убежището на държавите-членки, както и между тях и Комисията, относно прилагането на всички инструменти на достиженията на правото на Съюза в областта на убежището. За целта Службата за подкрепа може да създава фактологични, правни бази данни и бази данни със съдебна практика относно националните инструменти, инструментите на Съюза и международните инструменти в областта на убежището, като използва, inter alia, съществуващите механизми. Без да се засягат дейностите на Службата за подкрепа съгласно членове 15 и 16, в тези бази данни не се съхраняват лични данни, освен ако Службата за подкрепа е получила такива данни от документи, до които има предоставен публичен достъп.
2. По-специално Службата за подкрепа събира информация относно:
а)
обработката на молби за международна закрила от националните администрации и органи;
б)
националното право и неговото развитие в областта на убежището, включително съдебната практика.
Член 12
Доклади и други документи на Службата за подкрепа
1. Службата за подкрепа изготвя годишен доклад относно положението в областта на убежището в Съюза, като отчита надлежно информацията, която вече е предоставена от други подходящи източници. В този доклад Службата за подкрепа прави оценка на резултатите от дейностите, проведени съгласно настоящия регламент, и прави цялостен сравнителен анализ на тези дейности, за да повиши качеството, съгласуваността и ефективността на ОЕСУ.
2. В съответствие с работната си програма или по искане на управителния съвет или на Комисията, Службата за подкрепа може да приеме технически документи относно прилагането на инструментите на Съюза в областта на убежището, включително насоки и оперативни наръчници, като отчита надлежно становищата на държавите-членки или на Европейския парламент, и в тясна консултация с работните групи и Комисията. Когато тези технически документи се позовават на международното право за бежанците, се отчитат надлежно съответните насоки на ВКБООН. С документите не се цели да се дават указания на държавите-членки относно удовлетворяването или отхвърлянето на молби за международна закрила.
ГЛАВА 3
ЕКИПИ ЗА ПОДКРЕПА В ОБЛАСТТА НА УБЕЖИЩЕТО
Член 13
Координация
1. Държава(и)-членка(и), подложена(и) на особен натиск, може(могат) да отправи(ят) искане към Службата за подкрепа за разполагане на екип за подкрепа в областта на убежището. По-специално, молещата(ите) държава(и)-членка(и) прави(ят) описание на ситуацията, посочва(т) целите на искането за разполагане и уточнява(т) предполагаемите изисквания във връзка с разполагането в съответствие с член 18, параграф 1.
2. В отговор на искането Службата за подкрепа може да координира необходимата техническа и оперативна помощ за молещата(ите) държава(и)-членка(и) и разполагането за определен срок на екип за подкрепа в областта на убежището на територията на тази(ези) държава(и)-членка(и) въз основа на оперативния план, посочен в член 18.
Член 14
Техническа помощ
Екипите за подкрепа в областта на убежището предоставят експертни знания, съгласно договореното в оперативния план, посочен в член 18, по-специално във връзка с услугите за устен превод, информация относно държави на произход и познания в областта на обработката и управлението на делата за убежище в рамките на посочените в член 10 действия в подкрепа на държавите-членки.
Член 15
Резерв от експерти за намеса в областта на убежището
1. По предложение на изпълнителния директор, управителният съвет взема решение с мнозинство от три четвърти от членовете с право на глас относно профилите и общия брой на експертите, които да бъдат осигурени за участие в екипите за подкрепа в областта на убежището (резерв от експерти за намеса в областта на убежището). В рамките на резерва от експерти за намеса в областта на убежището Службата за подкрепа изготвя списък от устни преводачи. Същата процедура се прилага при всяка последваща промяна в профилите и общия брой на експертите в резерва от експерти за намеса в областта на убежището.
2. Държавите-членки допринасят за резерва от експерти за намеса в областта на убежището чрез резерв от национални експерти, изграден въз основа на определени профили, и предлагат експерти, отговарящи на необходимите профили.
Държавите-членки подпомагат Службата за подкрепа в набирането на устни преводачи за списъка от устни преводачи.
Държавите-членки могат да решат да изпратят устни преводачи на място или да осигурят такива чрез видеоконферентна връзка.
Член 16
Разполагане
1. Държавата-членка по произход запазва своята самостоятелност по отношение на броя и профилите на експертите (национален резерв) и срока на тяхното разполагане. По искане на Службата за подкрепа държавите-членки предоставят тези експерти с цел разполагане, освен ако не са изправени пред ситуация, засягаща сериозно изпълнението на национални задачи, например ситуация, водеща до недостатъчно персонал за изпълнението на процедурите за определяне на статута на лицата, кандидатстващи за международна закрила. По искане на Службата за подкрепа държавите-членки възможно най-бързо съобщават броя, имената и профилите на експертите от своя национален резерв, които могат да участват във възможно най-кратък срок в даден екип за подкрепа в областта на убежището.
2. При определяне на състава на екипа за подкрепа в областта на убежището, изпълнителният директор взема предвид конкретните обстоятелства, пред които е изправена молещата държава-членка. Екипът за подкрепа в областта на убежището се сформира съгласно оперативния план, посочен в член 18.
Член 17
Процедура за вземане на решения относно разполагането
1. Ако е необходимо, изпълнителният директор може да изпрати експерти от Службата за подкрепа, за да оценят ситуацията в молещата държава-членка.
2. Изпълнителният директор уведомява незабавно управителния съвет за всяко искане за разполагане на екипи за подкрепа в областта на убежището.
3. Изпълнителният директор взема решение по искането за разполагане на екипи за подкрепа в областта на убежището във възможно най-кратък срок, но не по-късно от пет работни дни от датата на получаване на искането. Изпълнителният директор едновременно уведомява молещата държава-членка и управителния съвет писмено за взетото решение, като посочва основните причини, на които то се основава.
4. Ако изпълнителният директор реши да разположи един или повече екипи за подкрепа в областта на убежището, Службата за подкрепа и молещата държава-членка изготвят незабавно оперативен план в съответствие с член 18.
5. След договарянето на оперативния план изпълнителният директор уведомява държавите-членки, предоставящи експерти, които предстои да бъдат разположени, за необходимия брой и профили. Тази информация се предоставя писмено на националните точки за контакт, посочени в член 19, като се указва датата, планирана за разполагането. Представя им се и копие от оперативния план.
6. Ако изпълнителният директор отсъства или не е на разположение, решенията относно разполагането на екипите за подкрепа в областта на убежището се вземат от заместващия го ръководител на отдел.
Член 18
Оперативен план
1. Изпълнителният директор и молещата държава-членка договарят оперативен план, установяващ подробните условия за разполагане на екипите за подкрепа в областта на убежището. Оперативният план съдържа:
а)
описание на ситуацията, заедно с начина на действие и целите на разполагането, включително оперативната цел;
б)
прогнозния срок за разполагане на екипите;
в)
географски определената област на отговорност в молещата държава-членка, в която ще бъдат разположени екипите;
г)
описание на задачите и специални инструкции за членовете на екипите, включително базите данни, до които им е разрешен достъп,и оборудването, с което могат да разполагат в молещата държава-членка; и
д)
състава на екипите.
2. Всякакви изменения или адаптации на оперативния план изискват съгласието на изпълнителния директор и на молещата държава-членка. Службата за подкрепа изпраща незабавно копие от изменения или адаптиран оперативен план до участващите държави-членки.
Член 19
Национална точка за контакт
Всяка държава-членка определя национална точка за контакт със Службата за подкрепа по всички въпроси, свързани с екипите за подкрепа в областта на убежището.
Член 20
Точка за контакт на Съюза
1. Изпълнителният директор определя един или повече експерти на Службата за подкрепа, които да служат като точка за контакт на Съюза с цел координация. Изпълнителният директор уведомява приемащата държава-членка за това.
2. Точката за контакт на Съюза действа от името на Службата за подкрепа по всички аспекти на разполагането на екипите за подкрепа в областта на убежището. По-специално точката за контакт на Съюза:
а)
действа в качеството на връзка между Службата за подкрепа и приемащата държава-членка;
б)
действа в качеството на връзка между Службата за подкрепа и членовете на екипите за подкрепа в областта на убежището, като осигурява съдействие, от името на Службата за подкрепа, по всички въпроси, свързани с условията на разполагане на тези екипи;
в)
следи за правилното изпълнение на оперативния план; и
г)
докладва на Службата за подкрепа по всички аспекти на разполагането на екипите за подкрепа в областта на убежището.
3. Изпълнителният директор може да оправомощи точката за контакт на Съюза да оказва съдействие за разрешаването на спорове относно изпълнението на оперативния план и разполагането на екипите за подкрепа в областта на убежището.
4. В изпълнението на своите задачи точката за контакт на Съюза получава указания единствено от Службата за подкрепа.
Член 21
Гражданска отговорност
1. Когато членове на екип за подкрепа в областта на убежището изпълняват операции в приемаща държава-членка, тази държава-членка е отговорна в съответствие с националното си право за всяка вреда, причинена от тях по време на техните операции.
2. При нанасяне на вреди в резултат на груба небрежност или умишлено нарушение, приемащата държава-членка може да се обърне към държавата-членка по произход с искане същата да ѝ възстанови сумите, които е изплатила като обезщетение на пострадалите или на техните правоприемници.
3. Без да се засяга упражняването на нейните права спрямо трети страни, всяка държава-членка се отказва от всички свои претенции към приемащата държава-членка или всяка друга държава-членка във връзка с претърпените от нея вреди, освен в случаите на груба небрежност или умишлено нарушение.
4. Всеки спор между държавите-членки във връзка с прилагането на параграфи 2 и 3 от настоящия член, който не може да бъде разрешен чрез преговори между тях, се отнася от тях до Съда в съответствие с член 273 ДФЕС.
5. Без да се засяга упражняването на нейните права спрямо трети страни, Службата за подкрепа поема разходите, свързани с вреди, причинени на нейното оборудване по време на разполагането, освен в случаите на груба небрежност или умишлено нарушение.
Член 22
Наказателна отговорност
При разполагането на даден екип за подкрепа в областта на убежището неговите членове се считат за длъжностни лица на приемащата държава-членка, що се отнася до всякакви наказуеми деяния, които биха могли да бъдат извършени срещу тях или от тях.
Член 23
Разходи
Когато държавите-членки предоставят свои експерти за разполагане в екипи за подкрепа в областта на убежището, Службата за подкрепа покрива разходите, свързани с:
а)
пътуването от държавата-членка по произход до приемащата държава-членка и от приемащата държава-членка до държавата-членка по произход;
б)
ваксинациите;
в)
необходимите специални застраховки;
г)
медицинското обслужване;
д)
дневните надбавки, включително настаняване;
е)
техническото оборудване на Службата за подкрепа; и
ж)
възнаграждението на експертите.
ГЛАВА 4
ОРГАНИЗАЦИЯ НА СЛУЖБАТА ЗА ПОДКРЕПА
Член 24
Административна и управленска структура на Службата за подкрепа
Административната и управленска структура на Службата за подкрепа се състои от:
а)
управителен съвет;
б)
изпълнителен директор и персонала на Службата за подкрепа;
Административната и управленска структура на Службата за подкрепа може да включва изпълнителен комитет, ако такъв е създаден в съответствие с член 29, параграф 2.
Член 25
Състав на управителния съвет
1. Всяка държава-членка, обвързана с настоящия регламент, определя един член в управителния съвет, а Комисията определя двама члена.
2. Всеки член на управителния съвет може да бъде представляван или придружаван от заместник; когато придружава член на управителния съвет, заместникът присъства без право на глас.
3. Членовете на управителния съвет се назначават въз основа на техния опит, професионална отговорност и висока степен на компетентност в областта на убежището.
4. Представител на ВКБООН е член на управителния съвет без право на глас.
5. Мандатът на членовете на управителния съвет е тригодишен. Този мандат може да бъде подновяван. След изтичане на мандата им или в случай на подаване на оставка членовете остават на длъжността си, докато мандатът им не бъде подновен или не бъдат заменени.
Член 26
Председател на управителния съвет
1. Управителният съвет избира председател и заместник-председател измежду своите членове с право на глас. Заместник-председателят автоматично замества председателя, ако последният не е в състояние да изпълнява своите задължения.
2. Мандатът на председателя и на заместник-председателя е тригодишен и може да бъде подновен само веднъж. Ако обаче по време на мандата им председателят или заместник-председателят престанат да бъдат членове на управителния съвет, мандатът изтича автоматично на същата дата.
Член 27
Заседания на управителния съвет
1. Заседанията на управителния съвет се свикват от председателя. Изпълнителният директор участва в заседанията. Представителят на ВКБООН не участва в заседанията, когато управителният съвет упражнява функциите, предвидени в член 29, параграф 1, букви б), з), и), й) и м) и член 29, параграф 2, както и когато управителният съвет разглежда предоставянето на финансови средства за финансиране на дейности, които позволяват на Службата за подкрепа да ползва експертния опит на ВКБООН в областта на убежището, както е посочено в член 50.
2. Управителният съвет провежда най-малко две редовни заседания годишно. Освен това той се свиква по инициатива на председателя или по искане на една трета от своите членове.
3. Управителният съвет може да покани на своите заседания като наблюдател всяко лице, чието мнение може да бъде от интерес.
Дания е поканена да присъства на заседанията на управителния съвет.
4. Членовете на управителния съвет могат, при спазване на разпоредбите на неговия процедурен правилник, да бъдат подпомагани от съветници или експерти.
5. Секретариатът на управителния съвет се осигурява от Службата за подкрепа.
Член 28
Гласуване
1. Освен ако не е предвидено друго, управителният съвет взема решенията си с абсолютно мнозинство от своите членове с право на глас. Всеки член с право на глас разполага с един глас. При отсъствие на даден член заместникът му може да упражни неговото право на глас.
2. Изпълнителният директор не участва в гласуването.
3. Председателят участва в гласуването.
4. Държавите-членки, които не участват в пълна степен в достиженията на правото на Съюза в областта на убежището, не гласуват, когато управителният съвет трябва да вземе решения, попадащи в приложното поле на член 29, параграф 1, буква д), и когато съответният технически документ е свързан изключително с правен инструмент на Съюза в областта на убежището, с който те не са обвързани.
5. Процедурният правилник на управителния съвет определя подробно условията и реда за гласуване, по-специално условията, при които даден член може да действа от името на друг член, както и изискванията за кворум, когато е необходимо.
Член 29
Функции на управителния съвет
1. Управителният съвет осигурява изпълнението от Службата за подкрепа на възложените ѝ задачи. Той е органът за планиране и надзор на Службата за подкрепа. По-специално той:
а)
приема свой процедурен правилник с мнозинство от три четвърти от своите членовете с право на глас и след получаване на становището на Комисията;
б)
назначава изпълнителния директор съгласно член 30, упражнява дисциплинарна власт по отношение на изпълнителния директор и, ако е необходимо, го отстранява временно или го освобождава от длъжност;
в)
приема общ годишен доклад за дейността на Службата за подкрепа и го изпраща на Европейския парламент, Съвета, Комисията и Сметната палата до 15 юни на следващата година. Общият годишен доклад е публичен;
г)
приема годишен доклад относно положението в областта на убежището в Съюза в съответствие с член 12, параграф 1. Този доклад се представя на Европейския парламент. Съветът и Комисията могат да отправят искане докладът да бъде представен и на тях;
д)
приема техническите документи, посочени в член 12, параграф 2;
е)
до 30 септември всяка година, въз основа на проект, представен от изпълнителния директор, и след получаване на становището на Комисията, приема с мнозинство от три четвърти от своите членове с право на глас работната програма на Службата за подкрепа за следващата година и я изпраща на Европейския парламент, Съвета и Комисията. Работната програма се приема съгласно годишната бюджетна процедура на Съюза и законодателната работна програма на Съюза в областта на убежището;
ж)
упражнява своите функции във връзка с бюджета на Службата за подкрепа, както е предвидено в глава 5;
з)
приема подробни правила за прилагане на Регламент (ЕО) № 1049/2001 в съответствие с член 42 от настоящия регламент;
и)
приема политиката на Службата за подкрепа по отношение на персонала в съответствие с член 38;
й)
след като е поискано становището на Комисията, приема многогодишния план за политика по отношение на персонала;
к)
взема всички решения относно упражняването на правомощията на Службата за подкрепа, установени в настоящия регламент;
л)
взема всички решения относно създаването и, при необходимост, развитието на информационните системи, предвидени в настоящия регламент, включително на предвидения в член 4, буква в) информационен портал; и
м)
взема всички решения относно създаването и, при необходимост, изменението на вътрешните структури на Службата за подкрепа.
2. Управителният съвет може да създаде изпълнителен комитет, който да подпомага както него, така и изпълнителния директор при изготвянето на решенията, работната програма и дейностите, които подлежат на приемане от управителния съвет, и когато е необходимо при спешни случаи, да приема временни решения от името на управителния съвет.
Изпълнителният комитет се състои от осем членове, определени измежду членовете на управителния съвет, като един от тях принадлежи към членовете на Комисията в управителния съвет. Мандатът на членовете на изпълнителния комитет е със същата продължителност като мандата на членовете на управителния съвет.
По искане на изпълнителния комитет на неговите заседания могат да присъстват, без право на глас, представители на ВКБООН или всяко друго лице, чието мнение представлява интерес.
Службата за подкрепа определя правилата за дейността на изпълнителния комитет в процедурния правилник на Службата за подкрепа и предоставя публичен достъп до тях.
Член 30
Назначаване на изпълнителния директор
1. Изпълнителният директор се назначава от управителния съвет за срок от пет години измежду подходящите кандидати, издържали открит конкурс, организиран от Комисията. Процедурата за подбор ще предвижда публикуването в Официален вестник на Европейския съюз и на други места на покана за заявяване на интерес. Управителният съвет може да изиска нова процедура, ако счита, че никой от фигуриращите в първия списък кандидати не е подходящ. Изпълнителният директор се назначава въз основа на личните му качества, опита му в областта на убежището и административните и управленските му умения. Преди да бъде назначен, избраният от управителния съвет кандидат се поканва да направи изявление пред компетентната(ите) комисия(и) на Европейския парламент и да отговори на въпросите, поставени от членовете на комисията(ите).
След изявлението Европейският парламент може да приеме становище относно избрания кандидат. Управителният съвет информира Европейския парламент относно начина, по който това становище е взето предвид. Становището се смята за лично и поверително до назначаването на кандидата.
През последните девет месеца от петгодишния мандат на изпълнителния директор Комисията извършва оценка, по-специално на:
-
резултатите от работата на изпълнителния директор; и
-
задачите и нуждите на Службата за подкрепа през следващите години.
2. Като взема предвид оценката и само в случаите, когато това е оправдано с оглед на мисията и нуждите на Службата за подкрепа, управителният съвет може да удължи мандата на изпълнителния директор еднократно с не повече от три години.
3. Управителният съвет уведомява Европейския парламент за намерението си да удължи мандата на изпълнителния директор. През последния месец преди удължаването на мандата към изпълнителния директор се отправя покана да направи изявление пред компетентната(ите) комисия(и) на Европейския парламент и да отговори на въпросите, поставени от членовете на комисията(ите).
Член 31
Задължения на изпълнителния директор
1. Службата за подкрепа се ръководи от изпълнителния директор, който е независим при осъществяването на своите задължения. Изпълнителният директор се отчита за действията си пред управителния съвет.
2. Без да се засягат правомощията на Комисията, на управителния съвет и на изпълнителния комитет, ако такъв е създаден, изпълнителният директор не търси и не получава инструкции от никое правителство и от никой друг орган.
3. Изпълнителният директор докладва на Европейския парламент относно изпълнението на своите задължения, когато бъде поканен да направи това. Съветът може да покани изпълнителния директор да докладва за изпълнението на своите задължения.
4. Изпълнителният директор е законният представител на Службата за подкрепа.
5. Изпълнителният директор може да бъде подпомаган от един или повече ръководители на отдели. В случай че изпълнителният директор отсъства или е възпрепятстван, един от ръководителите на отдели го замества.
6. Изпълнителният директор отговаря за административното управление на Службата за подкрепа и за изпълнението на задачите, които са ѝ поставени съгласно настоящия регламент. По-конкретно, изпълнителният директор отговаря за:
а)
текущото управление на Службата за подкрепа;
б)
изготвянето на работните програми на Службата за подкрепа след получаване на становището на Комисията;
в)
изпълнението на приетите от управителния съвет работни програми и решения;
г)
изготвянето на предвидените в член 4, буква б) доклади за държави на произход;
д)
изготвянето на проект за финансови правила на Службата за подкрепа, които се приемат от управителния съвет по силата на член 37, и на правилата за прилагането им;
е)
изготвянето на проект за разчет на приходите и разходите на Службата за подкрепа и на изпълнението на нейния бюджет;
ж)
упражняването по отношение на персонала на Службата за подкрепа на правомощията, предвидени в член 38;
з)
вземането на всички решения относно управлението на информационните системи, предвидени в настоящия регламент, включително на посочения в член 4, буква в) информационен портал;
и)
вземането на всички решения относно управлението на вътрешните структури на Службата за подкрепа;
й)
координацията и функционирането на консултативния форум, предвиден в член 51. За тази цел изпълнителният директор, в консултация със съответните организации на гражданското общество, приема на първо място план за създаване на консултативния форум. След официалното създаване на форума изпълнителният директор, в консултация с консултативния форум, приема оперативен план, който включва правила относно честотата и естеството на консултациите и организационните механизми за прилагане на член 51. Освен това се постига споразумение относно прозрачни критерии за текущо участие в консултативния форум.
Член 32
Работни групи
1. В рамките на своите правомощия, уредени в настоящия регламент, Службата за подкрепа може да създава работни групи, съставени от експерти от органите на държавите-членки, компетентни в областта на убежището, включително съдии. Службата за подкрепа създава работни групи за целите на член 4, буква д) и член 12, параграф 2. Експертите могат да имат заместници, които се определят едновременно с тях.
2. Комисията участва по право в работните групи. Представители на ВКБООН могат да присъстват на всички или на част от заседанията на работните групи на Службата за подкрепа в зависимост от естеството на разглежданите въпроси.
3. Работните групи могат да поканят да присъства на заседанията всяко лице, чието мнение може да бъде от интерес, включително представители на гражданското общество, работещи в областта на убежището.
ГЛАВА 5
ФИНАНСОВИ РАЗПОРЕДБИ
Член 33
Бюджет
1. За всяка финансова година, която съвпада с календарната година, се изготвя разчет на всички приходи и разходи на Службата за подкрепа, като те се вписват в нейния бюджет.
2. Приходите и разходите в бюджета на Службата за подкрепа са балансирани.
3. Без да се засягат други ресурси, приходите на Службата за подкрепа включват:
а)
вноска на Съюза, вписана в общия бюджет на Европейския съюз;
б)
всички доброволни вноски на държавите-членки;
в)
таксите, получени за публикации и за всяка услуга, предоставена от Службата за подкрепа;
г)
вноска от асоциираните държави.
4. Разходите на Службата за подкрепа включват възнаграждението на персонала, административните, инфраструктурните и оперативните разходи.
Член 34
Изготвяне на бюджета
1. Всяка година изпълнителният директор изготвя проект за разчет на приходите и разходите на Службата за подкрепа за следващата финансова година, включващ щатното разписание, и го изпраща на управителния съвет.
2. Въз основа на този проект управителният съвет изготвя предварителен проект за разчет на приходите и разходите на Службата за подкрепа за следващата финансова година.
3. Предварителният проект за разчет на приходите и разходите на Службата за подкрепа се изпраща на Комисията всяка година до 10 февруари. До 31 март управителният съвет изпраща на Комисията окончателен проект на разчета, който включва проект за щатно разписание.
4. Комисията изпраща разчета на Европейския парламент и на Съвета („бюджетния орган“) заедно с проекта за общ бюджет на Европейския съюз.
5. Въз основа на разчета Комисията вписва в проекта за общ бюджет на Европейския съюз прогнозите, които счита за необходими за щатното разписание и размера на субсидията за сметка на общия бюджет, който Комисията представя пред бюджетния орган в съответствие с членове 313 и 314 ДФЕС.
6. Бюджетният орган разрешава бюджетните кредити за субсидията на Службата за подкрепа.
7. Бюджетният орган приема щатното разписание на Службата за подкрепа.
8. Бюджетът на Службата за подкрепа се приема от управителния съвет. Той става окончателен след окончателното приемане на общия бюджет на Европейския съюз. При необходимост той се коригира съответно.
9. Управителният съвет уведомява в най-кратък срок бюджетния орган за намерението си да осъществи всеки проект, който може да има значителни финансови последствия за финансирането на бюджета, по-специално проекти, свързани с недвижима собственост, като наемането или закупуването на сгради. Той информира Комисията за това.
10. Когато клон на бюджетния орган е уведомил за намерението си да представи становище, той изпраща това становище на управителния съвет в срок от шест седмици след датата на уведомяването за проекта.
Член 35
Изпълнение на бюджета
1. Изпълнителният директор изпълнява бюджета на Службата за подкрепа.
2. Всяка година изпълнителният директор изпраща на бюджетния орган цялата информация, свързана с резултатите от процедурите по оценка.
Член 36
Представяне на отчетите и освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. До 1 март след приключване на финансовата година счетоводителят на Службата за подкрепа предава на счетоводителя на Комисията междинните отчети заедно с доклад за бюджетното и финансовото управление през съответната финансова година. Счетоводителят на Комисията консолидира междинните отчети на институциите и децентрализираните органи в съответствие с член 128 от Финансовия регламент.
2. До 31 март след приключване на финансовата година счетоводителят на Комисията изпраща на Сметната палата междинните отчети на Службата за подкрепа заедно с доклад за бюджетното и финансовото управление през съответната финансова година. Докладът за бюджетното и финансовото управление през съответната финансова година се изпраща също и на Европейския парламент и на Съвета.
3. При получаване на забележките на Сметната палата по междинните отчети на Службата за подкрепа съгласно член 129 от Финансовия регламент изпълнителният директор изготвя окончателните отчети на Службата за подкрепа на своя отговорност, и ги предава за становище на управителния съвет.
4. Управителният съвет дава становище по окончателните отчети на Службата за подкрепа.
5. До 1 юли след приключване на финансовата година изпълнителният директор изпраща окончателните отчети, заедно със становището на управителния съвет, на Европейския парламент, Съвета, Комисията и Сметната палата.
6. Окончателните отчети се публикуват.
7. Изпълнителният директор изпраща на Сметната палата отговор на нейните забележки до 30 септември. Той изпраща този отговор и на управителния съвет.
8. Съгласно член 146, параграф 3 от Финансовия регламент изпълнителният директор представя на Европейския парламент, по негово искане, всякаква информация, необходима за правилното осъществяване на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за съответната финансова година.
9. По препоръка на Съвета, който взема решение с квалифицирано мнозинство, преди 15 май на година N + 2 Европейският парламент освобождава изпълнителния директор от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за година N.
Член 37
Финансови правила
Финансовите правила, приложими за Службата за подкрепа, се приемат от управителния съвет след консултация с Комисията. Те не се отклоняват от Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 на Комисията от 19 ноември 2002 г. относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (11), освен ако специфичните изисквания за функционирането на Службата за подкрепа не налагат това и при условие че е получено предварително съгласието на Комисията.
ГЛАВА 6
РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО ПЕРСОНАЛА
Член 38
Персонал
1. За персонала на Службата за подкрепа, включително нейния изпълнителен директор, се прилагат Правилникът за длъжностните лица на Европейските общности и Условията за работа на другите служители на Европейските общности, уредени в Регламент (ЕИО, Евратом, ЕОВС) № 259/68 (12) (Правилник за длъжностните лица), както и правилата, приети съвместно от институциите на Съюза за целите на тяхното прилагане.
2. Управителният съвет приема, съгласувано с Комисията, необходимите разпоредби за прилагане, посочени в член 110 от Правилника за длъжностните лица.
3. Правомощията, предоставени на органа по назначаването съгласно Правилника за длъжностните лица и на органа, оправомощен да сключва договори съгласно Условията за работа на другите служители, се упражняват от Службата за подкрепа по отношение на собствения ѝ персонал.
4. Управителният съвет приема разпоредби, позволяващи национални експерти от държавите-членки да бъдат командировани на работа в Службата за подкрепа.
Член 39
Привилегии и имунитети
Протоколът относно привилегиите и имунитетите на Европейския съюз се прилага по отношение на Службата за подкрепа.
ГЛАВА 7
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 40
Правен статут
1. Службата за подкрепа е орган на Общността. Тя притежава юридическа правосубектност.
2. Във всяка държава-членка Службата за подкрепа се ползва с възможно най-широката юридическа правоспособност, предоставена на юридическите лица съгласно законодателството на съответната държава-членка. По-специално, тя може да придобива и да се разпорежда с движимо и недвижимо имущество и да бъде страна в съдебно производство.
3. Службата за подкрепа се представлява от своя изпълнителен директор.
Член 41
Езиков режим
1. За Службата за подкрепа се прилагат разпоредбите на Регламент № 1 от 15 април 1958 г. за определяне на езиковия режим на Европейската икономическа общност (13).
2. Без да се засягат решенията, взети по силата на член 342 ДФЕС, общият годишен доклад за дейността на Службата за подкрепа и годишната работна програма, посочени в член 29, параграф 1, букви в) и е), се изготвят на всички официални езици на институциите на Европейския съюз.
3. Преводите, необходими за работата на Службата за подкрепа, се извършват от Центъра за преводи към органите на Европейския съюз.
Член 42
Достъп до документи
1. По отношение на документите, съхранявани от Службата за подкрепа, се прилага Регламент (ЕО) № 1049/2001.
2. В срок от шест месеца от датата на първото си заседание управителният съвет приема подробни правила за прилагане на Регламент (ЕО) № 1049/2001.
3. Решенията, взети от Службата за подкрепа съгласно член 8 от Регламент (ЕО) № 1049/2001, могат да бъдат предмет на жалба пред омбудсмана или на иск пред Съда на Европейския съюз при условията, предвидени съответно в членове 228 и 263 ДФЕС.
4. Обработката на лични данни от Службата за подкрепа е предмет на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 43
Правила за сигурност относно защитата на класифицирана информация и на некласифицирана чувствителна информация
1. Службата за подкрепа прилага принципите за сигурност, съдържащи се в Решение 2001/844/ЕО, ЕОВС, Евратом на Комисията от 29 ноември 2001 г. за изменение на нейния процедурен правилник (14), inter alia, разпоредбите относно обмена, обработката и съхранението на класифицирана информация.
2. Службата за подкрепа прилага също принципите за сигурност относно обработката на некласифицирана чувствителна информация, приети и прилагани от Комисията.
Член 44
Борба с измамите
1. За целите на борбата с измамите, корупцията и другите незаконни дейности се прилага без ограничение Регламент (ЕО) № 1073/1999.
2. Службата за подкрепа се присъединява към Междуинституционалното споразумение от 25 май 1999 г. и незабавно приема съответните разпоредби, които се прилагат за всички служители на Службата за подкрепа.
3. Решенията относно финансирането и споразуменията и инструментите за изпълнение, произтичащи от тях, изрично предвиждат, че Сметната палата и OLAF могат да извършват при необходимост проверки на място измежду получателите на финансиране от Службата за подкрепа и лицата, отговорни за разпределението му.
Член 45
Режим по отношение на отговорността
1. Договорната отговорност на Службата за подкрепа се урежда от приложимото към съответния договор законодателство.
2. Съдът на Европейския съюз е компетентен да постановява решения въз основа на всяка арбитражна клауза, съдържаща се в сключен от Службата за подкрепа договор.
3. В случай на извъндоговорна отговорност, в съответствие с основните принципи, общи за правото на държавите-членки, Службата за подкрепа възстановява всички вреди, причинени от нейните отдели или служители при изпълнението на техните задължения.
4. Съдът на Европейския съюз е компетентен по спорове, свързани с обезщетения за посочените в параграф 3 вреди.
5. Личната отговорност на служителите на Службата за подкрепа спрямо нея се урежда от приложимите за тях разпоредби на Правилника за длъжностните лица.
Член 46
Оценка и преразглеждане
1. Не по-късно от 19 юни 2014 г. Службата за подкрепа възлага извършването на независима външна оценка на постигнатите резултати въз основа на мандат, даден от управителния съвет, съгласувано с Комисията. Тази оценка обхваща въздействието на Службата за подкрепа върху практическото сътрудничество в областта на убежището и върху ОЕСУ. Оценката надлежно отчита постигнатия напредък, в рамките на нейния мандат, и включва оценка дали са необходими допълнителни мерки за осигуряване на ефективна солидарност и споделяне на отговорностите с държавите-членки, подложени на особен натиск. По-конкретно, в оценката се разглежда евентуалната необходимост от изменение на правомощията на Службата за подкрепа, включително финансовите последици от такова изменение, като се разглежда също и въпросът дали управленската структура е подходяща за изпълнението на задачите на Службата за подкрепа. При извършването на оценката се вземат предвид становищата на заинтересованите страни както на равнище на Съюза, така и на национално равнище.
2. Управителният съвет, съгласувано с Комисията, взема решение относно графика на бъдещите оценки, като се съобразява с резултатите от оценката, посочена в параграф 1.
Член 47
Административен контрол
Дейността на Службата за подкрепа подлежи на контрол от омбудсмана в съответствие с разпоредбите на член 228 ДФЕС.
Член 48
Сътрудничество с Дания
Службата за подкрепа улеснява оперативното сътрудничество с Дания, включително обмена на информация и най-добри практики по въпроси, попадащи в нейната област на дейност.
Член 49
Сътрудничество с трети държави и с асоциирани държави
1. Службата за подкрепа е отворена за участие на Исландия, Лихтенщайн, Норвегия и Швейцария, в качеството им на наблюдатели. Изготвят се договорености, с които се определят по-специално характерът, обхватът и правилата за участието на тези държави в работата на Службата за подкрепа. Тези договорености включват разпоредби относно участието в инициативите на Службата за подкрепа, финансовите вноски и персонала. По въпросите, свързани с персонала, при всички случаи посочените договорености са в съответствие с Правилника за длъжностните лица.
2. По въпроси, свързани с нейните дейности, в рамките на необходимото за изпълнението на нейните задачи, съгласувано с Комисията и в рамките на своите правомощия, Службата за подкрепа улеснява оперативното сътрудничество между държавите-членки и трети държави, различни от посочените в параграф 1, в рамките на политиката на Съюза в областта на външните отношения, и може да сътрудничи с органите на трети държави, компетентни по технически аспекти в областите, обхванати от настоящия регламент, в рамките на работни договорености, сключени с тези органи, в съответствие със съответните разпоредби на ДФЕС.
Член 50
Сътрудничество с ВКБООН
Службата за подкрепа сътрудничи с ВКБООН в областите, уредени с настоящия регламент, в рамките на работни договорености, сключени с ВКБООН. От страна на Службата за подкрепа, управителният съвет се произнася относно работните договорености, включително бюджетните им аспекти.
Освен това управителният съвет може да вземе решение Службата за подкрепа да предостави финансови средства за покриване на разходите на ВКБООН за дейности, които не са предвидени в работните договорености. Те са част от привилегированите отношения на сътрудничество, установени между Службата за подкрепа и ВКБООН в съответствие с настоящия член и с член 2, параграф 5, член 5, член 9, параграф 1, член 25, параграф 4 и член 32, параграф 2. В съответствие с член 75 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се прилагат съответните разпоредби на Финансовия регламент и правилата за неговото прилагане.
Член 51
Консултативен форум
1. Службата за подкрепа поддържа тесен диалог със съответните организации на гражданското общество и съответните компетентни органи, работещи в областта на политиката за убежище на местно, регионално, национално, европейско или международно равнище и създава за тази цел консултативен форум.
2. Консултативният форум представлява механизъм за обмен на информация и обединяване на знания. Той осигурява тесен диалог между Службата за подкрепа и съответните заинтересовани страни.
3. В консултативния форум могат да участват заинтересовани страни в съответствие с параграф 1. При възникване на конкретни потребности в областите, посочени като приоритетни в работата на Службата за подкрепа, тя може да се отнесе до членовете на консултативния форум.
ВКБООН по право е член на консултативния форум.
4. Службата за подкрепа използва консултативния форум по-специално за:
а)
отправяне на предложения към управителния съвет относно годишната работна програма, която се приема съгласно член 29, параграф 1, буква е);
б)
осигуряване на обратна връзка към управителния съвет и отправяне на предложения за последващи мерки по отношение на посочения в член 29, параграф 1, буква в) годишен доклад и посочения в член 12, параграф 1 годишен доклад относно положението в областта на убежището в Съюза; и
в)
информиране на изпълнителния директор и на управителния съвет за заключенията и препоръките от конференции, семинари и заседания, представляващи интерес за работата на Службата за подкрепа.
5. Консултативният форум заседава поне веднъж годишно.
Член 52
Сътрудничество с Frontex, FRA, други органи на Съюза и с международни организации
Службата за подкрепа сътрудничи с органите на Съюза, които извършват дейности, свързани с областта на дейност на Службата за подкрепа, и по-специално с Frontex и с FRA, както и с международни организации, компетентни по въпросите, обхванати от настоящия регламент, в рамките на работни договорености, сключени с тези органи, съгласно разпоредбите на ДФЕС и разпоредбите относно компетентността на тези органи.
Сътрудничеството позволява да се постигне взаимодействие между съответните органи и да се избегне дублиране на работата, извършвана съгласно техните правомощия.
Член 53
Споразумение за седалището и условия за функциониране
Необходимите разпоредби за настаняването на Службата за подкрепа в приемащата държава-членка и за инфраструктурата, предоставена на разположение от тази държава-членка, както и конкретните правила, приложими в приемащата държава-членка за изпълнителния директор, членовете на управителния съвет, персонала на Службата за подкрепа и членовете на техните семейства, се определят в споразумение за седалището, сключено между Службата за подкрепа и приемащата държава-членка след одобрение от управителния съвет. Приемащата държава-членка осигурява възможно най-добрите условия за доброто функциониране на Службата за подкрепа, в това число многоезиково училищно обучение с европейска насоченост и подходящи транспортни връзки.
Член 54
Започване на дейността на Службата за подкрепа
Службата за подкрепа започва да функционира пълноценно до 19 юни 2011 г.
Комисията отговаря за създаването на Службата за подкрепа и нейната първоначална дейност до момента, в който Службата за подкрепа придобие оперативна способност да изпълнява собствения си бюджет.
За тази цел:
-
докато изпълнителният директор не поеме функциите си след назначаването си от управителния съвет в съответствие с член 30, функциите на изпълнителен директор могат да бъдат изпълнявани от длъжностно лице на Комисията в качеството на временно изпълняващ длъжността директор;
-
задачите на Службата за подкрепа могат да бъдат изпълнявани от длъжностни лица на Комисията под отговорността на временно изпълняващия длъжността директор или на изпълнителния директор.
Временно изпълняващият длъжността директор е оправомощен да разрешава всички плащания, извършвани с предвидените в бюджета на Службата за подкрепа бюджетни кредити, след одобрение от управителния съвет, и може да сключва договори, включително договори за наемане на персонал, след приемането на щатното разписание на Службата за подкрепа.
Член 55
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите-членки в съответствие с договорите.
Съставено в Страсбург на 19 май 2010 година.
ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 439/2010
z dnia 19 maja 2010 r.
w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu
PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 74 oraz art. 78 ust. 1 i 2,
uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,
stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą (1),
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Celem polityki Unii w zakresie wspólnego europejskiego systemu azylowego (WESA) jest, zgodnie z założeniami programu haskiego, utworzenie wspólnej przestrzeni azylowej za pomocą skutecznej, ujednoliconej procedury zgodnie z wartościami i tradycją humanitarną Unii Europejskiej.
(2)
W ciągu ostatnich lat, dzięki wprowadzeniu wspólnych minimalnych norm, osiągnięto znaczne postępy na drodze do ustanowienia WESA. Istnieją jednak nadal duże różnice między państwami członkowskimi w zakresie przyznawania ochrony międzynarodowej i form tej ochrony. Różnice te powinny zostać zmniejszone.
(3)
W swoim planie polityki azylowej przyjętym w czerwcu 2008 roku Komisja zapowiedziała, że zamierza prowadzić działania na rzecz rozwoju WESA, proponując wprowadzenie zmian w istniejących instrumentach prawnych w celu osiągnięcia większej harmonizacji obowiązujących norm i zwiększając wsparcie dla praktycznej współpracy między państwami członkowskimi, w szczególności za pomocą wniosku ustawodawczego w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu („Urzędu”), aby poprawić koordynację współpracy operacyjnej między państwami członkowskimi w celu skutecznego wprowadzania w życie wspólnych zasad.
(4)
W przyjętym we wrześniu 2008 roku Europejskim pakcie o imigracji i azylu Rada Europejska uroczyście przypomniała, że każdy prześladowany cudzoziemiec ma prawo otrzymać pomoc i ochronę na terytorium Unii Europejskiej na mocy Konwencji genewskiej z dnia 28 lipca 1951 r. dotyczącej statusu uchodźców, zmienionej protokołem z Nowego Jorku z dnia 31 stycznia 1967 r., i innych stosownych traktatów. Zostało również wyraźnie postanowione, że europejski urząd wsparcia zostanie utworzony w 2009 roku.
(5)
Praktyczna współpraca w dziedzinie azylu ma na celu zwiększenie konwergencji oraz zapewnienie stałej jakości stosowanych przez państwa członkowskie procedur podejmowania decyzji w tej dziedzinie, w ramach prawa europejskiego. W ramach praktycznej współpracy podjęto w ostatnich latach szereg działań, w szczególności przyjęto wspólne podejście do kwestii informacji o krajach pochodzenia oraz ustanowiono wspólny europejski program szkoleń dla pracowników służb azylowych (European asylum curriculum).
(6)
Urząd powinien zostać utworzony w celu wzmacniania i rozwijania tych działań w zakresie współpracy. Urząd powinien w należyty sposób uwzględniać te działania w zakresie współpracy oraz wynikające z nich wnioski.
(7)
Względem państw członkowskich, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną i nieproporcjonalną presją, zwłaszcza z racji położenia geograficznego lub sytuacji demograficznej tych państw, Urząd powinien wspierać rozwijanie solidarności w ramach Unii w celu propagowania bardziej zrównoważonej relokacji osób korzystających z ochrony międzynarodowej między państwami członkowskimi, zapewniając przy tym, by nie dochodziło do nadużyć systemów azylowych ani systemów przyjmowania.
(8)
Aby wykonywać swoje uprawnienia w sposób optymalny, Urząd powinien być niezależny w dziedzinach technicznych oraz posiadać autonomię prawną, administracyjną i finansową. Dlatego właśnie Urząd powinien być organem Unii posiadającym osobowość prawną i dysponującym uprawnieniami wykonawczymi przyznanymi mu na mocy niniejszego rozporządzenia.
(9)
Urząd powinien ściśle współpracować z organami azylowymi państw członkowskich, z krajowymi służbami imigracyjnymi i azylowymi oraz z innymi służbami, a także korzystać z ich zdolności i wiedzy fachowej; powinien również współdziałać z Komisją. Państwa członkowskie powinny współpracować z Urzędem, aby zapewnić mu możliwość wykonania jego uprawnień.
(10)
Urząd powinien także ściśle współpracować z Wysokim Komisarzem ONZ ds. Uchodźców (UNHCR) oraz, w stosownych przypadkach, z właściwymi organizacjami międzynarodowymi, tak aby wykorzystać ich wiedzę fachową i wsparcie. Dlatego też rola UNHCR oraz pozostałych właściwych organizacji międzynarodowych powinna być w pełni uznana, a partnerzy ci - w pełni uczestniczyć w pracach Urzędu. Żadne zasoby finansowe, które Urząd udostępni UNHCR zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, nie powinny - w połączeniu z innymi międzynarodowymi lub krajowymi źródłami finansowania - powodować podwójnego finansowania działalności UNHCR.
(11)
Ponadto, aby Urząd mógł wypełniać swoją rolę i w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania swoich zadań, Urząd powinien współpracować z innymi organami Unii, zwłaszcza z Europejską Agencją Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (FRONTEX), ustanowioną rozporządzeniem Rady (WE) nr 2007/2004 (2) i Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej, ustanowioną rozporządzeniem Rady (WE) nr 168/2007 (3).
(12)
Urząd powinien współpracować z Europejską Siecią Migracyjną, ustanowioną decyzją Rady 2008/381/WE (4), aby unikać powielania działań. Urząd powinien również na bieżąco prowadzić dialog ze społeczeństwem obywatelskim z myślą o wymianie informacji i gromadzeniu wiedzy w dziedzinie azylu.
(13)
Urząd powinien stać się europejskim centrum eksperckim w dziedzinie azylu i odpowiadać za ułatwianie, koordynację i zacieśnianie praktycznej współpracy państw członkowskich w zakresie wielu aspektów związanych z azylem, tak aby państwa członkowskie mogły skuteczniej zapewniać ochronę międzynarodową osobom, którym ona przysługuje, a jednocześnie, w stosownych przypadkach, sprawiedliwie i efektywnie postępować z osobami nie kwalifikujacymi się do przyznania ochrony międzynarodowej. Uprawnienia Urzędu powinny być ukierunkowane na realizację trzech głównych zadań, mianowicie przyczynianie się do wdrożenia WESA, wspieranie praktycznej współpracy między państwami członkowskimi w dziedzinie azylu oraz wspieranie państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją.
(14)
Urząd nie powinien dysponować żadnymi uprawnieniami bezpośrednimi ani pośrednimi w zakresie podejmowania decyzji przez organy azylowe państw członkowskich w sprawie indywidualnych wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej.
(15)
Aby służyć szybkim i skutecznym wsparciem operacyjnym państwom członkowskim, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją, lub koordynować udzielanie takiego wsparcia, Urząd powinien - na wniosek zainteresowanych państw członkowskich - koordynować działania wspierające te państwa członkowskie, między innymi przez oddelegowywanie na ich terytoria zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, w skład których wchodzą eksperci ds. azylu. Zespoły te powinny w szczególności służyć wiedzą fachową w zakresie usług tłumaczenia ustnego, informacjami o krajach pochodzenia oraz wiedzą w zakresie rozpatrywania spraw azylowych i zarządzania nimi. Aby zapewnić skuteczność ich oddelegowywania, zasady działania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu powinny być regulowane przepisami niniejszego rozporządzenia.
(16)
Urząd powinien wypełniać swoją rolę w taki sposób, by stać się punktem odniesienia z racji swojej niezależności, naukowej i technicznej jakości świadczonego wsparcia oraz rozpowszechnianych informacji, przejrzystości swoich procedur i metod działania, a także rzetelności w wykonywaniu powierzonych mu zadań.
(17)
Aby skutecznie kontrolować funkcjonowanie Urzędu, Komisja i państwa członkowskie powinny być reprezentowane w jego zarządzie. W miarę możliwości zarząd powinien składać się z dyrektorów operacyjnych organów azylowych państw członkowskich lub ich przedstawicieli. Zarząd powinien dysponować niezbędnymi uprawnieniami, w szczególności do sporządzania budżetu, kontroli jego wykonywania, przyjmowania odpowiedniego rozporządzenia finansowego, ustanawiania przejrzystych zasad działania w zakresie decyzji podejmowanych przez Urząd, przyjmowania corocznego sprawozdania na temat sytuacji w dziedzinie azylu w Unii i dokumentów technicznych dotyczących wdrażania instrumentów Unii w zakresie azylu oraz mianowania dyrektora wykonawczego, jak również, w stosownych przypadkach, komitetu wykonawczego. Aby w pełni włączyć UNHCR w prace Urzędu i ze względu na jego wiedzę fachową w dziedzinie azylu, UNHCR powinien być reprezentowany przez członka zarządu bez prawa głosu.
(18)
Zważywszy na charakter zadań Urzędu i rolę dyrektora wykonawczego oraz z myślą o umożliwieniu Parlamentowi Europejskiemu przyjęcia opinii dotyczącej wybranego kandydata przed jego mianowaniem, jak również przed ewentualnym przedłużeniem jego kadencji, dyrektor wykonawczy powinien zostać poproszony o złożenie oświadczenia i udzielenie odpowiedzi na pytania na forum właściwej komisji lub właściwych komisji Parlamentu Europejskiego. Dyrektor wykonawczy powinien także przedstawiać Parlamentowi Europejskiemu coroczne sprawozdanie. Ponadto Parlament Europejski powinien mieć możliwość zwrócenia się do dyrektora wykonawczego o przedstawienie sprawozdania z realizacji powierzonych mu zadań.
(19)
Aby zagwarantować pełną autonomię i niezależność Urzędu, powinien on dysponować własnym budżetem, który składałby się głównie z wkładu Unii. Finansowanie Urzędu powinno odbywać się zgodnie z porozumieniem osiągniętym przez władzę budżetową, tak jak określa to pkt 47 porozumienia międzyinstytucjonalnego pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą i Komisją z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie dyscypliny budżetowej i należytego zarządzania finansami (5). Procedura budżetowa Unii powinna mieć zastosowanie do wkładu Unii i wszelkich innych dotacji, którymi obciążany jest budżet ogólny Unii Europejskiej. Kontrola sprawozdań finansowych powinna być przeprowadzona przez Trybunał Obrachunkowy.
(20)
Urząd powinien współpracować z organami państw trzecich oraz organizacjami międzynarodowymi właściwymi w dziedzinach objętych zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia i państwami trzecimi w ramach ustaleń roboczych przyjętych zgodnie ze stosownymi postanowieniami Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).
(21)
Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii w odniesieniu do przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej (TUE) i do TFUE, Zjednoczone Królestwo i Irlandia powiadomiły pismami z dnia 18 maja 2009 r. o swoim zamiarze wzięcia udziału w przyjęciu i stosowaniu niniejszego rozporządzenia.
(22)
Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii, załączonego do TUE i TFUE, Dania nie bierze udziału w przyjęciu niniejszego rozporządzenia i nie jest nim związana ani go nie stosuje.
(23)
W związku z faktem, że Dania, jako państwo członkowskie, wniosła już wkład w praktyczną współpracę między państwami członkowskimi w dziedzinie azylu, Urząd powinien ułatwiać współpracę operacyjną z Danią. W tym celu należy zapraszać przedstawiciela Danii do udziału we wszystkich posiedzeniach zarządu, który może także zdecydować, w stosownych przypadkach, o zaproszeniu duńskich obserwatorów na posiedzenia grup roboczych.
(24)
Aby Urząd mógł wypełniać swoją rolę, udział w jego pracach powinien być otwarty dla państw, które zawarły z Unią umowy, na mocy których przyjęły one i stosują prawo Unii w dziedzinie objętej niniejszym rozporządzeniem, w szczególności dla Islandii, Liechtensteinu, Norwegii i Szwajcarii. Urząd powinien również mieć możliwość przyjmowania, w porozumieniu z Komisją, ustaleń roboczych, zgodnie z postanowieniami TFUE, z krajami innymi, niż kraje, które zawarły z Unią umowy, na mocy których przyjęły i stosują prawo Unii. W żadnym wypadku Urząd nie powinien jednak prowadzić jakiejkolwiek niezależnej polityki zewnętrznej.
(25)
Do Urzędu powinno mieć zastosowanie rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (6) („rozporządzenie finansowe”), w szczególności jego art. 185.
(26)
Rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 maja 1999 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) (7) powinno mieć nieograniczone zastosowanie do Urzędu, który powinien przystąpić do porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 25 maja 1999 r. między Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej i Komisją Wspólnot Europejskich dotyczącego dochodzeń wewnętrznych prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (8).
(27)
Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (9) powinno mieć zastosowanie do Urzędu.
(28)
Operacje przetwarzania danych osobowych przez Urząd powinny podlegać przepisom rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (10).
(29)
Niezbędne przepisy dotyczące pomieszczeń dla Urzędu w państwie członkowskim, w którym Urząd będzie miał siedzibę, a także szczególne przepisy mające zastosowanie do wszystkich pracowników Urzędu i członków ich rodzin powinny zostać określone w porozumieniu w sprawie siedziby. Ponadto przyjmujące państwo członkowskie powinno zapewnić najlepsze możliwe warunki w celu zagwarantowania właściwego funkcjonowania Urzędu, w tym pod względem edukacji dzieci i transportu, aby mógł on przyciągnąć zasoby ludzkie wysokiej jakości z jak największego obszaru geograficznego.
(30)
Ponieważ cele niniejszego rozporządzenia, czyli potrzeba usprawnienia wdrażania WESA, ułatwiania, koordynowania i zacieśniania praktycznej współpracy między państwami członkowskimi w dziedzinie azylu oraz zapewniania wsparcia operacyjnego państwom członkowskim, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją, lub koordynowania udzielania takiego wsparcia, nie mogą być osiągnięte w sposób wystarczający przez państwa członkowskie, natomiast z uwagi na rozmiary i skutki działania możliwe jest lepsze ich osiągnięcie na poziomie Unii, Unia może podejmować działania zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 TUE. Zgodnie z zasadą proporcjonalności, określoną w tym artykule, niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tych celów.
(31)
Niniejsze rozporządzenie nie narusza praw podstawowych i jest zgodne z zasadami uznanymi w szczególności w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej i powinno być stosowane zgodnie z prawem do azylu uznanym w art. 18 Karty,
PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
ROZDZIAŁ 1
USTANOWIENIE I ROLA EUROPEJSKIEGO URZĘDU WSPARCIA W DZIEDZINIE AZYLU
Artykuł 1
Ustanowienie Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu
Niniejszym ustanawia się Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwany dalej „Urzędem”), aby pomóc sprawniej wdrażać wspólny europejski system azylowy (WESA), wzmocnić praktyczną współpracę między państwami członkowskimi w dziedzinie azylu i zapewnić wsparcie operacyjne państwom członkowskim, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją, lub koordynować udzielanie takiego wsparcia.
Artykuł 2
Rola Urzędu
1. Urząd ułatwia, koordynuje i wzmacnia praktyczną współpracę między państwami członkowskimi w zakresie wielu aspektów związanych z azylem i pomaga usprawnić wdrażanie WESA. W tym kontekście Urząd jest w pełni zaangażowany w działania w ramach wymiaru zewnętrznego WESA.
2. Urząd udziela skutecznego wsparcia operacyjnego państwom członkowskim, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją, wykorzystując wszystkie użyteczne zasoby będące do jego dyspozycji, które mogą również obejmować koordynację zasobów zapewnionych przez państwa członkowskie na warunkach określonych w niniejszym rozporządzeniu.
3. Urząd udziela naukowego i technicznego wsparcia w zakresie polityki i prawodawstwa Unii we wszystkich dziedzinach mających bezpośredni lub pośredni wpływ na kwestie azylowe, tak aby móc w pełni wspierać praktyczną współpracę w dziedzinie azylu i wykonywać swoje zadania w sposób skuteczny. Urząd jest niezależnym źródłem informacji na temat wszystkich kwestii związanych z tymi dziedzinami.
4. Urząd wypełnia swoją rolę w taki sposób, by stać się punktem odniesienia z racji swojej niezależności, naukowej i technicznej jakości świadczonego wsparcia oraz rozpowszechnianych informacji, przejrzystości swoich procedur i metod działania, rzetelności w wykonywaniu powierzonych mu zadań oraz wsparcia informatycznego niezbędnego do wykonywania swoich uprawnień.
5. Urząd ściśle współpracuje z organami azylowymi państw członkowskich, z krajowymi służbami imigracyjnymi i azylowymi i innymi służbami krajowymi oraz z Komisją. Urząd wykonuje swoje zadania bez uszczerbku dla zadań powierzonych innym stosownym organom Unii i ściśle współdziała z tymi organami i z UNHCR.
6. Urząd nie ma żadnych uprawnień w zakresie podejmowania decyzji przez organy azylowe państw członkowskich w sprawie indywidualnych wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej.
ROZDZIAŁ 2
ZADANIA URZĘDU
SEKCJA 1
Wspieranie praktycznej współpracy w dziedzinie azylu
Artykuł 3
Najlepsze praktyki
Urząd organizuje, propaguje i koordynuje działania umożliwiające wymianę informacji, a także identyfikację i zbieranie najlepszych praktyk w kwestiach związanych z azylem między państwami członkowskimi.
Artykuł 4
Informacje o krajach pochodzenia
Urząd organizuje, propaguje i koordynuje działania związane z informacjami o krajach pochodzenia, w szczególności:
a)
gromadzenie istotnych, wiarygodnych, prawidłowych i aktualnych informacji o krajach pochodzenia osób występujących o ochronę międzynarodową, w sposób przejrzysty i bezstronny, wykorzystując wszelkie istotne źródła informacji, w tym informacje zgromadzone przez organizacje rządowe, pozarządowe i międzynarodowe oraz instytucje i organy Unii;
b)
sporządzanie sprawozdań na temat krajów pochodzenia na podstawie informacji zebranych zgodnie z lit. a);
c)
zarządzanie portalem, na którym gromadzone są informacje o krajach pochodzenia, zapewnianie jego dalszego rozwoju i obsługi technicznej, w celu zapewnienia przejrzystości zgodnie z niezbędnymi zasadami regulującymi dostęp do takich informacji na podstawie art. 42;
d)
opracowanie wspólnego formatu i wspólnej metodyki prezentowania, weryfikowania i wykorzystywania informacji o krajach pochodzenia;
e)
analizowanie w sposób przejrzysty informacji o krajach pochodzenia z myślą o przyczynieniu się do uspójnienia kryteriów oceny oraz, w stosownych przypadkach, korzystając z wyników posiedzeń jednej lub większej liczby grup roboczych. Celem tej analizy nie jest udzielanie instrukcji państwom członkowskim w zakresie przyjmowania lub odrzucania wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej.
Artykuł 5
Wsparcie w zakresie relokacji osób korzystających z ochrony międzynarodowej w ramach Unii
Względem państw członkowskich, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną i nieproporcjonalną presją, zwłaszcza z racji położenia geograficznego lub sytuacji demograficznej tych państw, Urząd propaguje, ułatwia i koordynuje wymianę informacji i inne działania związane z relokacją w ramach Unii. Relokację w ramach Unii przeprowadza się wyłącznie na uzgodnionych zasadach między państwami członkowskimi i za zgodą zainteresowanych osób korzystających z ochrony międzynarodowej, a także, w stosownych przypadkach, w porozumieniu z UNHCR.
Artykuł 6
Wsparcie w zakresie szkoleń
1. Urząd tworzy i rozwija szkolenia dostępne dla członków wszystkich krajowych organów administracyjnych oraz sądów i trybunałów, a także krajowych służb odpowiedzialnych za kwestie azylowe w państwach członkowskich. Udział w szkoleniach nie narusza krajowych systemów i procedur.
Urząd rozwija takie szkolenia w ścisłej współpracy z organami azylowymi państw członkowskich, a w stosownych przypadkach korzysta z wiedzy fachowej instytucji akademickich i innych właściwych organizacji.
2. Urząd rozwija europejski program szkoleń dla pracowników służb azylowych i zarządza nim, z uwzględnieniem istniejącej w ramach Unii współpracy w tej dziedzinie.
3. Szkolenia oferowane przez Urząd mogą mieć charakter ogólny, szczegółowy lub tematyczny i mogą obejmować metodykę „szkoleń dla trenerów”.
4. Szkolenia szczegółowe lub tematyczne dotyczące wiedzy i umiejętności w kwestiach azylowych obejmują co najmniej:
a)
międzynarodowe prawa człowieka i dorobek prawny Unii w dziedzinie azylu, w tym szczególne kwestie prawne i orzecznictwo;
b)
kwestie związane z rozpatrywaniem wniosków o azyl złożonych przez osoby małoletnie i szczególnie zagrożone osoby o specyficznych potrzebach;
c)
techniki przeprowadzania przesłuchań;
d)
wykorzystywanie ekspertyz medycznych i prawnych w procedurach azylowych;
e)
kwestie dotyczące sporządzania i wykorzystywania informacji o krajach pochodzenia;
f)
warunki przyjmowania, ze zwróceniem szczególnej uwagi na grupy szczególnie zagrożone i ofiary tortur.
5. Zapewnia się wysoki poziom oferowanych szkoleń; szkolenia te definiują podstawowe zasady i najlepsze praktyki z myślą o zwiększeniu spójności metod i decyzji administracyjnych oraz praktyk prawnych, z pełnym poszanowaniem niezawisłości krajowych sądów i trybunałów.
6. Dla ekspertów, którzy wchodzą w skład rezerwy interwencyjnej w dziedzinie azylu, o której mowa w art. 15, Urząd organizuje szkolenia specjalistyczne dostosowane do powierzanych im zadań i pełnionych przez nich funkcji oraz prowadzi regularne ćwiczenia z ich udziałem zgodnie z harmonogramem specjalistycznych szkoleń i ćwiczeń, o którym mowa w rocznym programie prac Urzędu.
7. Urząd może we współpracy z państwami członkowskimi organizować działania szkoleniowe na ich terytoriach.
Artykuł 7
Wsparcie dla zewnętrznego wymiaru WESA
Urząd, w porozumieniu z Komisją, koordynuje wymianę informacji i inne prowadzone działania dotyczące kwestii związanych z wdrażaniem instrumentów i mechanizmów dotyczących zewnętrznego wymiaru WESA.
Urząd koordynuje wymianę informacji i inne działania w dziedzinie przesiedleń prowadzone przez państwa członkowskie z myślą o zaspokojeniu potrzeb uchodźców w państwach trzecich w zakresie ochrony międzynarodowej oraz okazaniu solidarności z państwami ich przyjmującymi.
W ramach swoich uprawnień i zgodnie z art. 49, Urząd może współpracować z właściwymi organami państw trzecich w kwestiach technicznych, zwłaszcza z myślą o propagowaniu i wspieraniu budowania zdolności systemów azylowych i systemów przyjmowania w państwach trzecich oraz realizacji regionalnych programów ochrony, jak również innych działań istotnych dla osiągnięcia trwałych rozwiązań.
SEKCJA 2
Wsparcie dla państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją
Artykuł 8
Szczególna presja, pod którą znajdują się krajowe systemy azylowe i systemy przyjmowania
Urząd koordynuje i wspiera wspólne działania wspierające systemy azylowe i systemy przyjmowania państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją stanowiącą wyjątkowo poważne i nagłe obciążenie dla ich infrastruktury przyjmowania i systemów azylowych. Presja taka może zostać spowodowana nagłym i masowym napływem obywateli państw trzecich, którzy mogą wymagać ochrony międzynarodowej albo wynikać z położenia geograficznego lub sytuacji demograficznej danego państwa członkowskiego.
Artykuł 9
Gromadzenie i analiza informacji
1. Aby móc ocenić potrzeby państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją, Urząd gromadzi, opierając się w szczególności na informacjach dostarczanych mu przez państwa członkowskie, UNHCR oraz, w stosownych przypadkach, inne właściwe organizacje, użyteczne informacje umożliwiające identyfikację, przygotowanie i określenie środków nadzwyczajnych, o których mowa w art. 10, w celu zaradzenia takiej presji.
2. Opierając się na danych dostarczanych przez państwa członkowskie znajdujące się pod szczególną presją, Urząd systematycznie określa, gromadzi i analizuje informacje dotyczące dostępnych struktur i dostępnego personelu, zwłaszcza w dziedzinie tłumaczenia pisemnego i ustnego, informacje o krajach pochodzenia i pomocy w rozpatrywaniu spraw azylowych i zarządzaniu nimi oraz zdolności pod względem przyjmowania azylantów w tych państwach członkowskich znajdujących się pod szczególną presją, z myślą o propagowaniu szybkiej i wiarygodnej wymiany informacji między różnymi organami azylowymi państw członkowskich.
3. Urząd analizuje dane o wszelkich przypadkach nagłego i masowego napływu obywateli państw trzecich, które mogą wywrzeć szczególną presję na systemy azylowe i systemy przyjmowania, oraz zapewnia szybką wymianę stosownych informacji między państwami członkowskimi a Komisją. Urząd wykorzystuje istniejące systemy i mechanizmy wczesnego ostrzegania a w razie konieczności tworzy do własnych celów system wczesnego ostrzegania.
Artykuł 10
Wsparcie dla państw członkowskich
Na wniosek zainteresowanego państwa członkowskiego Urząd koordynuje działania służące wsparciu państw członkowskich, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją, w tym koordynuje:
a)
działania mające pomóc państwom członkowskim znajdującym się pod szczególną presją usprawnić wstępną analizę wniosków o azyl rozpatrywanych przez właściwe władze krajowe;
b)
działania mające zapewnić udostępnienie przez państwa członkowskie znajdujące się pod szczególną presją odpowiedniej infrastruktury do przyjmowania osób, w szczególności zakwaterowania, środków transportu i pomocy medycznej w sytuacjach nadzwyczajnych;
c)
pracę zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, których zasady funkcjonowania określone są w rozdziale 3.
SEKCJA 3
Przyczynianie się do wdrażania WESA
Artykuł 11
Gromadzenie i wymiana informacji
1. Urząd organizuje, koordynuje i propaguje wymianę informacji dotyczących wdrażania wszystkich stosownych instrumentów z zakresu dorobku Unii w dziedzinie azylu między organami azylowymi państw członkowskich oraz między Komisją a organami azylowymi państw członkowskich. W tym celu Urząd może tworzyć bazy danych gromadzące dane faktyczne, dane z zakresu prawodawstwa i orzecznictwa dotyczące krajowych, unijnych i międzynarodowych instrumentów w dziedzinie azylu, z wykorzystaniem między innymi istniejących rozwiązań. Bez uszczerbku dla działalności Urzędu na podstawie art. 15 i 16, w takich bazach danych nie przechowuje się żadnych danych osobowych, chyba że Urząd wszedł w posiadanie takich danych, korzystając z ogólnie dostępnych dokumentów.
2. Urząd gromadzi w szczególności następujące informacje:
a)
informacje dotyczące rozpatrywania wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej przez krajowe organy administracyjne i władze krajowe;
b)
informacje dotyczące prawa krajowego z dziedziny azylu i wprowadzanych w nim zmian, w tym orzecznictwa.
Artykuł 12
Sprawozdania i inne dokumenty Urzędu
1. Urząd sporządza roczne sprawozdanie na temat sytuacji w dziedzinie azylu w Unii, z należytym uwzględnieniem informacji dostępnych już z innych stosownych źródeł. W sprawozdaniu tym Urząd ocenia między innymi wyniki działań prowadzonych na mocy przepisów niniejszego rozporządzenia i dokonuje ich całościowej analizy porównawczej, mając na celu poprawę jakości, spójności i skuteczności WESA.
2. Zgodnie ze swoim programem prac albo na wniosek zarządu lub Komisji, z należytym uwzględnieniem opinii wyrażonych przez państwa członkowskie lub Parlament Europejski, działając w ścisłej współpracy z grupami roboczymi Urzędu i Komisją, Urząd może przyjmować dokumenty techniczne dotyczące wdrażania instrumentów Unii z dziedziny azylu, takie jak wytyczne i podręczniki postępowania. Jeżeli w takich dokumentach technicznych znajduje się odniesienie do kwestii związanych z międzynarodowym prawem dotyczącym uchodźców, należycie uwzględnia się właściwe wytyczne UNHCR. Celem tych dokumentów nie jest udzielanie instrukcji państwom członkowskim w zakresie przyjmowania lub odrzucania wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej.
ROZDZIAŁ 3
ZESPOŁY WSPARCIA W DZIEDZINIE AZYLU
Artykuł 13
Koordynacja
1. Państwo lub państwa członkowskie znajdujące się pod szczególną presją mogą zwrócić się do Urzędu o oddelegowanie zespołu wsparcia w dziedzinie azylu. Wnioskujące państwo lub państwa członkowskie w szczególności przedstawiają opis sytuacji, wskazują cele wniosku o oddelegowanie i określają przewidywane wymogi dotyczące oddelegowania zgodnie z art. 18 ust. 1.
2. Odpowiadając na taki wniosek, Urząd może koordynować niezbędną pomoc techniczną i operacyjną dla wnioskującego państwa członkowskiego lub wnioskujących państw członkowskich oraz oddelegowanie na określony czas zespołu wsparcia w dziedzinie azylu na terytorium tego państwa członkowskiego lub tych państw członkowskich w oparciu o plan operacyjny, o którym mowa w art. 18.
Artykuł 14
Pomoc techniczna
Zgodnie z ustaleniami planu operacyjnego, o którym mowa w art. 18, zespoły wsparcia w dziedzinie azylu służą wiedzą fachową, w szczególności w zakresie usług tłumaczenia ustnego, informacji o krajach pochodzenia oraz wiedzy w zakresie rozpatrywania spraw azylowych i zarządzania nimi, w ramach działań służących wsparciu państw członkowskich, o których mowa w art. 10.
Artykuł 15
Rezerwa interwencyjna w dziedzinie azylu
1. Na wniosek dyrektora wykonawczego zarząd, większością trzech czwartych głosów swoich członków posiadających prawo głosu, podejmuje decyzje w sprawie profili i łącznej liczby ekspertów udostępnianych na potrzeby tworzenia zespołów wsparcia w dziedzinie azylu (rezerwa interwencyjna w dziedzinie azylu). W ramach rezerwy interwencyjnej w dziedzinie azylu Urząd ustanawia wykaz tłumaczy ustnych. Ta sama procedura ma zastosowanie w przypadku wszelkich późniejszych zmian profili i łącznej liczby ekspertów wchodzących w skład rezerwy interwencyjnej w dziedzinie azylu.
2. Udział państw członkowskich w rezerwie interwencyjnej w dziedzinie azylu odbywa się za pośrednictwem rezerwy krajowych ekspertów na podstawie określonych profili, w drodze proponowania ekspertów o profilu odpowiadającym podanym wymogom.
Państwa członkowskie pomagają Urzędowi w znalezieniu tłumaczy ustnych na potrzeby wykazu tłumaczy ustnych.
Państwa członkowskie mogą zdecydować o oddelegowaniu tłumaczy ustnych lub udostępnieniu ich usług za pomocą wideo konferencji.
Artykuł 16
Oddelegowanie
1. Państwo członkowskie pochodzenia zachowuje autonomię w wyborze liczby i profilów ekspertów (rezerwa krajowa) i określaniu okresu ich oddelegowania. Na wniosek Urzędu państwa członkowskie - o ile nie znajdują się w sytuacji poważnie wpływającej na możliwość realizowania zadań krajowych, np. sytuacji powodującej brak wystarczającej liczby personelu do realizacji procedur określania statusu osób ubiegających się o ochronę międzynarodową - umożliwiają oddelegowanie tych ekspertów. Na wniosek Urzędu państwa członkowskie jak najszybciej przekazują informacje o liczbie, nazwiskach i profilach ekspertów wchodzących w skład rezerwy krajowej, których są w stanie jak najszybciej udostępnić, aby mogli oni dołączyć do zespołu wsparcia w dziedzinie azylu.
2. Wybierając skład zespołu wsparcia w dziedzinie azylu, dyrektor wykonawczy ma na uwadze szczególne okoliczności, w jakich znajduje się wnioskujące państwo członkowskie. Skład zespołu wsparcia w dziedzinie azylu ustala się według planu operacyjnego, o którym mowa w art. 18.
Artykuł 17
Procedura podejmowania decyzji o oddelegowaniu
1. W razie potrzeby dyrektor wykonawczy może wysłać ekspertów Urzędu w celu dokonania oceny sytuacji we wnioskującym państwie członkowskim.
2. Dyrektor wykonawczy bezzwłocznie informuje zarząd o każdym wniosku o oddelegowanie zespołów wsparcia w dziedzinie azylu.
3. Dyrektor wykonawczy podejmuje decyzję w sprawie wniosku o oddelegowanie zespołów wsparcia w dziedzinie azylu jak najszybciej, nie później niż w terminie pięciu dni roboczych od daty otrzymania wniosku. Dyrektor wykonawczy powiadamia jednocześnie wnioskujące państwo członkowskie i zarząd o swojej decyzji na piśmie podając główne powody decyzji.
4. Jeśli dyrektor wykonawczy zdecyduje o oddelegowaniu jednego lub kilku zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, Urząd i wnioskujące państwo członkowskie bezzwłocznie sporządzają plan operacyjny zgodnie z art. 18.
5. Bezzwłocznie po uzgodnieniu tego planu dyrektor wykonawczy informuje państwa członkowskie udostępniające ekspertów w celu oddelegowania o wymaganej liczbie i profilach ekspertów. Informacje te dostarczane są na piśmie krajowym punktom kontaktowym, o których mowa w art. 19, i zawierają przewidzianą datę oddelegowania. Krajowe punkty kontaktowe otrzymują również egzemplarz planu operacyjnego.
6. Jeżeli dyrektor wykonawczy jest nieobecny lub nie może sprawować swojej funkcji, decyzje dotyczące oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu podejmuje kierownik działu pełniący obowiązki dyrektora wykonawczego.
Artykuł 18
Plan operacyjny
1. Dyrektor wykonawczy i wnioskujące państwo członkowskie uzgadniają plan operacyjny, w którym w sposób szczegółowy określone są warunki oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu. Plan operacyjny zawiera następujące elementy:
a)
opis sytuacji wraz ze sposobem postępowania, a także cele oddelegowania, w tym cel operacyjny;
b)
przewidywany okres oddelegowania zespołów;
c)
geograficzny obszar odpowiedzialności we wnioskującym państwie członkowskim, do którego zespoły zostaną oddelegowane;
d)
opis zadań i specjalne instrukcje dla członków zespołów, w tym instrukcje dotyczące baz danych, z których mają prawo korzystać, i sprzętu, jaki mogą posiadać w przyjmującym państwie członkowskim; oraz
e)
skład zespołów.
2. Wszelkie zmiany lub dostosowania planu operacyjnego wymagają zgody zarówno dyrektora wykonawczego, jak i wnioskującego państwa członkowskiego. Urząd bezzwłocznie przesyła uczestniczącym państwom członkowskim egzemplarz zmienionego lub dostosowanego planu operacyjnego.
Artykuł 19
Krajowy punkt kontaktowy
Każde państwo członkowskie wyznacza krajowy punkt kontaktowy odpowiedzialny za komunikację z Urzędem we wszystkich sprawach dotyczących zespołów wsparcia w dziedzinie azylu.
Artykuł 20
Punkt kontaktowy na poziomie Unii
1. Dyrektor wykonawczy wyznacza jednego lub kilku ekspertów Urzędu, którzy pełnią rolę punktu kontaktowego na poziomie Unii i są odpowiedzialni za koordynację. Dyrektor wykonawczy informuje przyjmujące państwo członkowskie o wyznaczonych osobach.
2. Punkt kontaktowy na poziomie Unii występuje w imieniu Urzędu we wszystkich kwestiach z zakresu oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu. W szczególności:
a)
pełni rolę pośrednika między Urzędem a przyjmującym państwem członkowskim;
b)
pełni rolę pośrednika między Urzędem a członkami zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, zapewniając, w imieniu Urzędu, wsparcie w odniesieniu do wszelkich kwestii związanych z warunkami oddelegowania tych zespołów;
c)
monitoruje prawidłową realizację planu operacyjnego; oraz
d)
składa Urzędowi sprawozdanie ze wszystkich aspektów oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu.
3. Dyrektor wykonawczy może zezwolić punktowi kontaktowemu na poziomie Unii na udział w rozstrzyganiu sporów dotyczących realizacji planu operacyjnego i oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu.
4. Wykonując swoje zadania, punkt kontaktowy na poziomie Unii przyjmuje instrukcje wyłącznie od Urzędu.
Artykuł 21
Odpowiedzialność cywilna
1. W przypadku gdy członkowie zespołu wsparcia w dziedzinie azylu działają w przyjmującym państwie członkowskim, to za szkody spowodowane przez nich w czasie wykonywania działań odpowiedzialne jest przyjmujące państwo członkowskie, zgodnie ze swoim prawem krajowym.
2. W przypadku gdy tego rodzaju szkoda została spowodowana wskutek rażącego zaniedbania lub umyślnego działania, przyjmujące państwo członkowskie może zwrócić się do państwa członkowskiego pochodzenia w celu uzyskania od niego zwrotu wszelkich kwot wypłaconych ofiarom lub osobom uprawnionym w ich imieniu.
3. Bez uszczerbku dla wykonywania swoich praw względem stron trzecich, każde państwo członkowskie zrzeka się wszelkich roszczeń odszkodowawczych wobec przyjmującego państwa członkowskiego lub każdego innego państwa członkowskiego, chyba że szkody nastąpiły na skutek rażącego zaniedbania lub umyślnego działania.
4. Wszelkie spory między państwami członkowskimi dotyczące stosowania ust. 2 i 3 niniejszego artykułu, które nie mogą być rozwiązane w drodze negocjacji, są przez nie przedkładane Trybunałowi Sprawiedliwości zgodnie z art. 273 TFUE.
5. Bez uszczerbku dla wykonania swoich praw względem osób trzecich Urząd pokrywa koszty związane ze szkodami dotyczącymi sprzętu Urzędu poniesionymi w trakcie oddelegowania, z wyjątkiem przypadków rażącego zaniedbania lub umyślnego działania.
Artykuł 22
Odpowiedzialność karna
Podczas oddelegowania zespołu wsparcia w dziedzinie azylu, członków zespołu wsparcia w dziedzinie azylu traktuje się tak samo jak urzędników przyjmującego państwa członkowskiego w odniesieniu do wszelkich ewentualnych przestępstw popełnionych przeciwko nim lub przez nich.
Artykuł 23
Koszty
W przypadku gdy państwa członkowskie udostępniają swoich ekspertów na potrzeby oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, Urząd pokrywa następujące koszty:
a)
koszty podróży z państwa członkowskiego pochodzenia do przyjmującego państwa członkowskiego i z przyjmującego państwa członkowskiego do państwa członkowskiego pochodzenia;
b)
koszty szczepień;
c)
koszty wymaganego specjalnego ubezpieczenia;
d)
koszty opieki zdrowotnej;
e)
diety dzienne, w tym koszty zakwaterowania;
f)
koszty wyposażenia technicznego Urzędu; oraz
g)
wynagrodzenie ekspertów.
ROZDZIAŁ 4
ORGANIZACJA URZĘDU
Artykuł 24
Struktury administracyjne i struktury zarządzania Urzędu
Struktury administracyjne i struktury zarządzania Urzędu obejmują:
a)
zarząd;
b)
dyrektora wykonawczego i personel Urzędu.
Struktury administracyjne i struktury zarządzania Urzędu mogą obejmować komitet wykonawczy, jeżeli został on ustanowiony zgodnie z art. 29 ust. 2.
Artykuł 25
Skład zarządu
1. Każde państwo członkowskie związane przepisami niniejszego rozporządzenia mianuje jednego członka zarządu, a Komisja - dwóch członków.
2. Każdy członek zarządu może być reprezentowany przez zastępcę lub zastępca może mu towarzyszyć; w przypadku towarzyszenia członkowi, zastępca uczestniczy w posiedzeniu bez prawa głosu.
3. Członkowie zarządu są mianowani na podstawie swojego doświadczenia, odpowiedzialności zawodowej i wysokich kompetencji w dziedzinie azylu.
4. Przedstawiciel UNHCR jest członkiem zarządu bez prawa głosu.
5. Kadencja członków zarządu trwa trzy lata. Kadencja ta jest odnawialna. Po upływie swojej kadencji lub w przypadku ustąpienia, członkowie pełnią swoją funkcję do czasu odnowienia ich mianowania lub powołania ich następców.
Artykuł 26
Przewodniczący zarządu
1. Zarząd wybiera przewodniczącego i wiceprzewodniczącego spośród swoich członków z prawem głosu. Wiceprzewodniczący zastępuje z urzędu przewodniczącego w przypadku, gdy nie jest on w stanie wykonywać swoich obowiązków.
2. Kadencja przewodniczącego i wiceprzewodniczącego trwa trzy lata i jest jednokrotnie odnawialna. Jednakże jeżeli w którymkolwiek momencie kadencji przewodniczący lub wiceprzewodniczący tracą status członków zarządu, ich kadencja kończy się automatycznie w tym samym momencie.
Artykuł 27
Posiedzenia zarządu
1. Posiedzenia zarządu zwoływane są przez jego przewodniczącego. Dyrektor wykonawczy bierze udział w posiedzeniach. Przedstawiciel UNHCR nie uczestniczy w posiedzeniu, gdy zarząd wykonuje funkcje określone w art. 29 ust. 1 lit. b), h), i), j) oraz m), a także w art. 29 ust. 2, jak również gdy zarząd decyduje o udostępnieniu zasobów finansowych na finansowanie działań umożliwiających Urzędowi skorzystanie z wiedzy fachowej UNHCR w kwestiach azylu, o czym mowa w art. 50.
2. Zarząd zbiera się co najmniej dwa razy do roku na posiedzeniach zwyczajnych. Ponadto zbiera się on także z inicjatywy przewodniczącego lub na wniosek jednej trzeciej swoich członków.
3. Zarząd może zapraszać do udziału w swoich posiedzeniach w charakterze obserwatora każdą osobę, której opinia może mieć znaczenie.
Dania jest zapraszana do udziału w posiedzeniach zarządu.
4. Z zastrzeżeniem przepisów regulaminu wewnętrznego, członkowie zarządu mogą korzystać z pomocy doradców lub ekspertów.
5. Urząd zapewnia obsługę sekretarską zarządu.
Artykuł 28
Głosowanie
1. Jeżeli nie przewidziano inaczej, zarząd podejmuje swoje decyzje bezwzględną większością głosów swoich członków z prawem głosu. Każdy członek uprawniony do głosowania ma jeden głos. W przypadku nieobecności członka jego zastępca jest uprawniony do wykonywania jego prawa głosu.
2. Dyrektor wykonawczy nie bierze udziału w głosowaniu.
3. Przewodniczący bierze udział w głosowaniu.
4. Państwa członkowskie, które nie uczestniczą w pełni w dorobku Unii w dziedzinie azylu, nie biorą udziału w głosowaniu, jeżeli zarząd ma podejmować decyzje objęte art. 29 ust. 1 lit. e), a przedmiotowy dokument techniczny odnosi się wyłącznie do instrumentu Unii w zakresie azylu, którym państwa te nie są związane.
5. Bardziej szczegółowe zasady głosowania, w szczególności okoliczności, w których członek zarządu może występować w imieniu innego członka zarządu, jak również, w miarę potrzeby, wymagania dotyczące kworum określone są w regulaminie wewnętrznym zarządu.
Artykuł 29
Obowiązki zarządu
1. Zarząd zapewnia, aby Urząd realizował zadania, które zostały mu powierzone. Jest organem Urzędu odpowiedzialnym za planowanie i monitorowanie. W szczególności:
a)
przyjmuje swój regulamin wewnętrzny, większością trzech czwartych swoich członków uprawnionych do głosowania i po otrzymaniu opinii Komisji;
b)
mianuje dyrektora wykonawczego zgodnie z art. 30, sprawuje władzę dyscyplinarną wobec dyrektora wykonawczego, a w razie potrzeby zawiesza go lub odwołuje;
c)
przyjmuje roczne sprawozdanie ogólne z działalności Urzędu i do dnia 15 czerwca następnego roku przesyła je Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu. Roczne sprawozdanie ogólne podawane jest do wiadomości publicznej;
d)
przyjmuje roczne sprawozdanie na temat sytuacji w dziedzinie azylu w Unii, zgodnie z art. 12 ust. 1. Sprawozdanie to przedstawiane jest Parlamentowi Europejskiemu. Rada i Komisja mogą wystąpić o przedstawienie tego sprawozdania również im;
e)
przyjmuje dokumenty techniczne, o których mowa w art. 12 ust. 2;
f)
do dnia 30 września każdego roku, na podstawie projektu przedstawionego przez dyrektora wykonawczego i po zasięgnięciu opinii Komisji, przyjmuje, większością trzech czwartych głosów swoich członków z prawem głosu, program prac Urzędu na następny rok i przesyła go Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Komisji. Program prac przyjmowany jest zgodnie z roczną procedurą budżetową Unii i programem prac prawodawczych Unii w dziedzinie azylu;
g)
wykonuje swoje obowiązki związane z budżetem Urzędu w zastosowaniu przepisów rozdziału 5;
h)
przyjmuje szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 zgodnie z art. 42 niniejszego rozporządzenia;
i)
przyjmuje politykę kadrową Urzędu zgodnie z art. 38;
j)
po zasięgnięciu opinii Komisji przyjmuje wieloletni plan w dziedzinie polityki kadrowej;
k)
podejmuje wszelkie decyzje umożliwiające Urzędowi wykonywanie swoich uprawnień, których zakres określono w niniejszym rozporządzeniu;
l)
podejmuje wszelkie decyzje dotyczące stworzenia, a w razie potrzeby rozwoju systemów informatycznych przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu, w tym portalu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 lit. c); oraz
m)
podejmuje wszelkie decyzje dotyczące utworzenia, a w razie potrzeby zmiany wewnętrznych struktur Urzędu.
2. Zarząd może ustanowić komitet wykonawczy, którego zadaniem będzie wspomaganie zarządu i dyrektora wykonawczego przy przygotowywaniu decyzji, programu prac i działań przyjmowanych przez zarząd, a w razie potrzeby, w pilnych przypadkach, podejmowanie określonych tymczasowych decyzji w imieniu zarządu.
Taki komitet wykonawczy składa się z ośmiu członków mianowanych spośród członków zarządu, w tym jednego z członków zarządu reprezentujących Komisję. Kadencja członków komitetu wykonawczego odpowiada kadencji członków zarządu.
Na wniosek komitetu wykonawczego przedstawiciele UNHCR lub wszelkie inne osoby, których opinia może mieć znaczenie, mogą uczestniczyć w posiedzeniach komitetu wykonawczego bez prawa głosu.
Urząd ustala procedury operacyjne komitetu wykonawczego w regulaminie wewnętrznym Urzędu i podaje te procedury do wiadomości publicznej.
Artykuł 30
Mianowanie dyrektora wykonawczego
1. Dyrektor wykonawczy mianowany jest przez zarząd na okres pięciu lat spośród odpowiednich kandydatów wyłonionych w otwartym konkursie zorganizowanym przez Komisję. Procedura wyboru będzie przewidywać publikację w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i w innych miejscach zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Zarząd może wnieść o wszczęcie nowej procedury, jeżeli uzna, że żaden z kandydatów, którzy znaleźli się na pierwszej liście, nie jest odpowiedni. Dyrektor wykonawczy mianowany jest na podstawie posiadanych kompetencji, doświadczenia w dziedzinie azylu oraz umiejętności administracyjnych i zarządczych. Przed mianowaniem kandydat wybrany przez zarząd wzywany jest do złożenia oświadczenia przed właściwą komisją lub komisjami Parlamentu Europejskiego i udzielenia odpowiedzi na pytania członków tych komisji.
Po tym oświadczeniu Parlament Europejski może przyjąć opinię zawierającą jego uwagi na temat wybranego kandydata. Zarząd informuje Parlament Europejski o sposobie uwzględnienia tej opinii. Opinię tę traktuje się jako osobistą i poufną do chwili mianowania kandydata.
W ciągu ostatnich dziewięciu miesięcy poprzedzających zakończenie pięcioletniej kadencji dyrektora wykonawczego Komisja dokonuje oceny, w której koncentruje się na:
-
wykonywaniu obowiązków przez dyrektora wykonawczego; oraz
-
zadaniach i potrzebach Urzędu w nadchodzących latach.
2. Uwzględniając tę ocenę, zarząd może przedłużyć kadencję dyrektora wykonawczego jednokrotnie, maksymalnie o 3 lata, jednak wyłącznie wtedy, gdy takie przedłużenie uzasadnione jest rolą i potrzebami Urzędu.
3. Zarząd informuje Parlament Europejski o zamiarze przedłużenia kadencji dyrektora wykonawczego. W ciągu miesiąca poprzedzającego przedłużenie kadencji, dyrektor wykonawczy zostaje wezwany do złożenia oświadczenia przed właściwą komisją lub komisjami Parlamentu Europejskiego i udzielenia odpowiedzi na pytania członków tych komisji.
Artykuł 31
Obowiązki dyrektora wykonawczego
1. Dyrektor wykonawczy, który zachowuje niezależność podczas pełnienia swoich obowiązków, zarządza Urzędem. Dyrektor wykonawczy odpowiada za swoje działania przed zarządem.
2. Bez uszczerbku dla uprawnień Komisji, zarządu lub komitetu wykonawczego, jeżeli taki został ustanowiony, dyrektor wykonawczy nie zwraca się o instrukcje ani ich nie przyjmuje od żadnego rządu ani jakiegokolwiek innego organu.
3. Dyrektor wykonawczy przedstawia - jeżeli zostanie o to poproszony - Parlamentowi Europejskiemu sprawozdanie z realizacji powierzonych mu zadań. Rada może zwrócić się do dyrektora wykonawczego o przedstawienie sprawozdania z realizacji powierzonych mu zadań.
4. Dyrektor wykonawczy jest prawnym przedstawicielem Urzędu.
5. Dyrektor wykonawczy może korzystać z pomocy jednego lub kilku kierowników działów. Jeżeli dyrektor wykonawczy jest nieobecny lub nie może sprawować swojej funkcji, decyzje podejmuje w jego imieniu kierownik działu.
6. Dyrektor wykonawczy jest odpowiedzialny za zarządzanie administracyjne Urzędem oraz za realizację jego zadań określonych w niniejszym rozporządzeniu. W szczególności dyrektor wykonawczy jest odpowiedzialny za:
a)
bieżące administrowanie Urzędem;
b)
sporządzanie programów prac Urzędu po zasięgnięciu opinii Komisji;
c)
realizację programów prac i decyzji przyjętych przez zarząd;
d)
sporządzanie sprawozdań o krajach pochodzenia, określonych w art. 4 lit. b);
e)
przygotowanie projektu rozporządzenia finansowego Urzędu, które przyjmowane jest przez zarząd na mocy art. 37, oraz przepisów wykonawczych do tego rozporządzenia;
f)
przygotowanie projektu preliminarza dochodów i wydatków Urzędu oraz wykonania jego budżetu;
g)
wykonywanie uprawnień określonych w art. 38 w stosunku do pracowników Urzędu;
h)
podejmowanie wszelkich decyzji dotyczących zarządzania systemami informatycznymi przewidzianymi w niniejszym rozporządzeniu, w tym portalem informacyjnym, o którym mowa w art. 4 lit. c);
i)
podejmowanie wszelkich decyzji dotyczących zarządzania wewnętrznymi strukturami Urzędu; oraz
j)
koordynowanie i działalność forum doradczego, o którym mowa w art. 51. W tym celu dyrektor wykonawczy, w porozumieniu z właściwymi organizacjami społeczeństwa obywatelskiego, przyjmuje najpierw plan utworzenia forum doradczego. Po formalnym utworzeniu forum, dyrektor wykonawczy, w porozumieniu z forum doradczym, przyjmuje plan operacyjny który będzie zawierać zasady dotyczące częstotliwości i charakteru konsultacji oraz mechanizmy organizacyjne służące wykonaniu art. 51. Uzgadnia się także przejrzyste kryteria bieżącego udziału w pracach forum doradczego.
Artykuł 32
Grupy robocze
1. W ramach przyznanych mu uprawnień, których zakres określono w niniejszym rozporządzeniu, Urząd może powoływać grupy robocze składające się z ekspertów z właściwych organów działających w dziedzinie azylu z państw członkowskich, w tym sędziów. Urząd tworzy grupy robocze do celów art. 4 lit. e) i art. 12 ust. 2. Eksperci mogą być zastępowani przez zastępców mianowanych w tym samym czasie.
2. Komisja z urzędu uczestniczy w grupach roboczych. Przedstawiciele UNHCR mogą brać udział we wszystkich lub niektórych posiedzeniach grup roboczych Urzędu w zależności od poruszanych kwestii.
3. Grupy robocze mogą zapraszać na swoje posiedzenia każdą osobę, której opinia może mieć znaczenie, w tym przedstawicieli społeczeństwa obywatelskiego działających w dziedzinie azylu.
ROZDZIAŁ 5
PRZEPISY FINANSOWE
Artykuł 33
Budżet
1. Preliminarz wszystkich dochodów i wydatków Urzędu jest przygotowywany na każdy rok budżetowy, który odpowiada rokowi kalendarzowemu, i jest wykazywany w budżecie Urzędu.
2. Budżet Urzędu jest zrównoważony w odniesieniu do dochodów i wydatków.
3. Bez uszczerbku dla innych zasobów dochody Urzędu obejmują:
a)
wkład Unii wpisany do budżetu ogólnego Unii Europejskiej;
b)
wszelkie dobrowolne wkłady państw członkowskich;
c)
należności za publikacje i wszelkie usługi świadczone przez Urząd;
d)
wkład od krajów stowarzyszonych.
4. Wydatki Urzędu obejmują wynagrodzenia personelu, wydatki administracyjne i związane z infrastrukturą oraz koszty operacyjne.
Artykuł 34
Uchwalanie budżetu
1. Co roku dyrektor wykonawczy sporządza projekt preliminarza dochodów i wydatków Urzędu na kolejny rok budżetowy, zawierający plan zatrudnienia i przesyła go zarządowi.
2. Na podstawie tego projektu zarząd opracowuje wstępny projekt preliminarza dochodów i wydatków Urzędu na kolejny rok budżetowy.
3. Wstępny projekt preliminarza dochodów i wydatków Urzędu przesyłany jest Komisji do dnia 10 lutego każdego roku. Zarząd przesyła Komisji ostateczny projekt preliminarza, który obejmuje projekt planu zatrudnienia, do dnia 31 marca.
4. Komisja przesyła preliminarz Parlamentowi Europejskiemu i Radzie (zwanymi dalej „władzą budżetową”) wraz z projektem budżetu ogólnego Unii Europejskiej.
5. Na podstawie preliminarza Komisja wpisuje do projektu budżetu ogólnego Unii Europejskiej szacowane kwoty, jakie uważa za konieczne w odniesieniu do planu zatrudnienia, oraz kwotę dotacji, która obciąży budżet ogólny przedkładany władzy budżetowej zgodnie z art. 313 i 314 TFUE.
6. Władza budżetowa zatwierdza środki przyznane na dotację dla Urzędu.
7. Władza budżetowa przyjmuje plan zatrudnienia Urzędu.
8. Zarząd przyjmuje budżet Urzędu. Budżet staje się ostateczny po ostatecznym przyjęciu budżetu ogólnego Unii Europejskiej. W razie konieczności budżet Urzędu jest odpowiednio korygowany.
9. Zarząd jak najszybciej powiadamia władzę budżetową o zamiarze realizacji wszelkich projektów, które mogą mieć istotne skutki finansowe dla finansowania budżetu, w szczególności wszelkich projektów związanych z nieruchomościami, takich jak najem lub nabycie budynków. Informuje o tym Komisję.
10. Jeżeli jeden z organów władzy budżetowej powiadomił o swoim zamiarze wydania opinii, przesyła ją zarządowi w terminie sześciu tygodni od daty powiadomienia o takim zamiarze.
Artykuł 35
Wykonanie budżetu
1. Dyrektor wykonawczy wykonuje budżet Urzędu.
2. Co roku dyrektor wykonawczy przesyła władzy budżetowej wszelkie informacje istotne z punktu widzenia wyników procedur oceny.
Artykuł 36
Prezentacja sprawozdania finansowego i absolutorium
1. Do dnia 1 marca następnego roku budżetowego księgowy Urzędu przesyła księgowemu Komisji tymczasowe sprawozdanie finansowe wraz ze sprawozdaniem z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy. Księgowy Komisji sporządza skonsolidowane tymczasowe sprawozdania finansowe instytucji i organów zdecentralizowanych zgodnie z art. 128 rozporządzenia finansowego.
2. Do dnia 31 marca następnego roku budżetowego księgowy Komisji przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu tymczasowe sprawozdanie finansowe Urzędu wraz ze sprawozdaniem z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy. Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy przesyłane jest również Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.
3. Po otrzymaniu uwag Trybunału Obrachunkowego na temat tymczasowego sprawozdania finansowego Urzędu, zgodnie z przepisami art. 129 rozporządzenia finansowego, dyrektor wykonawczy sporządza, na własną odpowiedzialność, ostateczne sprawozdanie finansowe Urzędu i przedkłada je zarządowi do zaopiniowania.
4. Zarząd wydaje opinię na temat ostatecznego sprawozdania finansowego Urzędu.
5. Do dnia 1 lipca następnego roku budżetowego dyrektor wykonawczy przesyła Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu ostateczne sprawozdanie finansowe wraz z opinią zarządu.
6. Ostateczne sprawozdanie finansowe jest publikowane.
7. Do dnia 30 września dyrektor wykonawczy przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu odpowiedź na jego uwagi. Przekazuje on również tę odpowiedź zarządowi.
8. Dyrektor wykonawczy przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, na jego wniosek, wszelkie informacje niezbędne do sprawnego zastosowania procedury udzielania absolutorium za dany rok budżetowy, zgodnie z art. 146 ust. 3 rozporządzenia finansowego.
9. Do dnia 15 maja roku n + 2 Parlament Europejski, na zalecenie Rady stanowiącej większością kwalifikowaną, udziela dyrektorowi wykonawczemu absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy n.
Artykuł 37
Rozporządzenie finansowe
Po zasięgnięciu opinii Komisji zarząd przyjmuje rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do Urzędu. Przyjęte przepisy nie odbiegają od przepisów rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (11), chyba że jest to konieczne ze względu na szczególne potrzeby operacyjne Urzędu oraz za uprzednią zgodą Komisji.
ROZDZIAŁ 6
PRZEPISY DOTYCZĄCE PERSONELU
Artykuł 38
Personel
1. Regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich i warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich ustanowione w rozporządzeniu (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (12) (regulamin pracowniczy) oraz przepisy przyjęte wspólnie przez instytucje Unii w celu zastosowania wspomnianego regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia mają zastosowanie do pracowników Urzędu, w tym dyrektora wykonawczego.
2. W porozumieniu z Komisją zarząd przyjmuje niezbędne środki wykonawcze, o których mowa w art. 110 regulaminu pracowniczego.
3. Urząd wykonuje w stosunku do swoich pracowników uprawnienia przyznane - na mocy regulaminu pracowniczego - organowi powołującemu i - na mocy warunków zatrudnienia innych pracowników - organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę.
4. Zarząd przyjmuje przepisy umożliwiające zatrudnienie w Urzędzie oddelegowanych ekspertów krajowych z państw członkowskich.
Artykuł 39
Przywileje i immunitety
Postanowienia Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej mają zastosowanie do Urzędu.
ROZDZIAŁ 7
PRZEPISY OGÓLNE
Artykuł 40
Status prawny
1. Urząd jest organem Unii. Posiada osobowość prawną.
2. W każdym państwie członkowskim Urząd posiada zdolność prawną o najszerszym zakresie przyznawanym osobom prawnym przez prawo krajowe. Urząd może w szczególności nabywać i zbywać majątek ruchomy i nieruchomości oraz być stroną w postępowaniach sądowych.
3. Urzęd jest reprezentowany przez swego dyrektora wykonawczego.
Artykuł 41
Ustalenia dotyczące języka
1. Przepisy rozporządzenia nr 1 z dnia 15 kwietnia 1958 r. w sprawie określenia systemu językowego Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej (13) mają zastosowanie do Urzędu.
2. Bez uszczerbku dla decyzji podejmowanych na mocy art. 342 TFUE, roczne sprawozdanie ogólne z działalności Urzędu i roczny program prac, o których mowa w art. 29 ust. 1 lit. c) i f), sporządzane są we wszystkich językach urzędowych instytucji Unii Europejskiej.
3. Tłumaczenia niezbędne dla funkcjonowania Urzędu wykonuje Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej.
Artykuł 42
Dostęp do dokumentów
1. Przepisy rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 mają zastosowanie do dokumentów będących w posiadaniu Urzędu.
2. W terminie sześciu miesięcy od daty pierwszego posiedzenia zarząd przyjmuje szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.
3. Decyzje podjęte przez Urząd na mocy art. 8 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 mogą być przedmiotem skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich lub może zostać przeciwko nim wniesiona skarga do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej na warunkach określonych, odpowiednio, w art. 228 i 263 TFUE.
4. Operacje przetwarzania danych osobowych przez Urząd podlegają przepisom rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Artykuł 43
Zasady bezpieczeństwa w zakresie ochrony informacji niejawnych i informacji szczególnie chronionych nieobjętych klauzulą tajności
1. Urząd stosuje zasady bezpieczeństwa określone w decyzji Komisji 2001/844/WE, EWWiS, Euratom z dnia 29 listopada 2001 r. zmieniającej jej regulamin wewnętrzny (14), między innymi przepisy dotyczące wymiany informacji niejawnych, ich przetwarzania i przechowywania.
2. Urząd stosuje także zasady bezpieczeństwa dotyczące przetwarzania informacji szczególnie chronionych nieobjętych klauzulą tajności, przyjęte i stosowane przez Komisję.
Artykuł 44
Zwalczanie nadużyć finansowych
1. Rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 stosuje się bez ograniczeń w celu zwalczania nadużyć finansowych, korupcji i innych bezprawnych działań.
2. Urząd przystępuje do porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 25 maja 1999 r. oraz bezzwłocznie wydaje odpowiednie przepisy mające zastosowanie do wszystkich pracowników Urzędu.
3. Decyzje dotyczące finansowania oraz wynikające z nich umowy i instrumenty wykonawcze wyraźnie stanowią, że Trybunał Obrachunkowy i OLAF mogą w razie konieczności przeprowadzać kontrole na miejscu wśród beneficjentów środków Urzędu oraz urzędników odpowiedzialnych za ich przyznawanie.
Artykuł 45
Przepisy dotyczące odpowiedzialności
1. Odpowiedzialność umowna Urzędu podlega prawu właściwemu dla danej umowy.
2. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej jest właściwy do orzekania na mocy wszelkich klauzuli arbitrażowych umieszczonych w umowie zawartej przez Urząd.
3. W przypadku odpowiedzialności pozaumownej Urząd naprawia, zgodnie z ogólnymi zasadami wspólnymi dla porządków prawnych państw członkowskich, wszelkie szkody spowodowane przez Urząd lub jego pracowników przy wykonywaniu ich funkcji.
4. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej jest właściwy do orzekania w sporach dotyczących odszkodowania za szkody, o których mowa w ust. 3.
5. Odpowiedzialność osobistą pracowników wobec Urzędu regulują przepisy regulaminu pracowniczego lub warunków zatrudnienia mające do nich zastosowanie.
Artykuł 46
Ocena i przegląd
1. Nie później niż 19 czerwca 2014 r. Urząd zleca niezależną zewnętrzną ocenę swoich wyników z uwzględnieniem zakresu uprawnień określonego przez zarząd w porozumieniu z Komisją. Ocena ta dotyczy wpływu Urzędu na praktyczną współpracę w dziedzinie azylu i na WESA. Ocena należycie uwzględnia osiągnięte postępy, w ramach zakresu uprawnień Urzędu, w tym analizuje, czy konieczne są dodatkowe środki w celu zapewnienia skutecznej solidarności i podziału odpowiedzialności z państwami członkowskimi znajdującymi się pod szczególną presją. W trakcie oceny badana jest w szczególności ewentualna potrzeba zmiany zakresu zadań Urzędu, w tym skutki finansowe takiej zmiany; w ramach oceny analizuje się również, czy struktura zarządzania Urzędu jest dostosowana do wykonywanych przez niego zadań. W ocenie brane są pod uwagę opinie zainteresowanych stron zarówno na poziomie Unii, jak i krajowym.
2. W porozumieniu z Komisją zarząd decyduje o harmonogramie przyszłych ocen, z uwzględnieniem wyników oceny, o której mowa w ust. 1.
Artykuł 47
Kontrola administracyjna
Działania Urzędu podlegają nadzorowi Rzecznika Praw Obywatelskich zgodnie z postanowieniami art. 228 TFUE.
Artykuł 48
Współpraca z Danią
Urząd ułatwia współpracę operacyjną z Danią, w tym wymianę informacji i najlepszych praktyk w kwestiach objętych zakresem jego działalności.
Artykuł 49
Współpraca z państwami trzecimi i stowarzyszonymi
1. Następujące kraje mogą uczestniczyć w pracach Urzędu w charakterze obserwatorów: Islandia, Liechtenstein, Norwegia i Szwajcaria. Dokonuje się uzgodnień określających w szczególności charakter, zakres i zasady udziału tych krajów w pracach Urzędu. Uzgodnienia takie obejmują przepisy dotyczące udziału w inicjatywach podejmowanych przez Urząd, wkładu finansowego i personelu. W odniesieniu do kwestii kadrowych uzgodnienia te są w każdym przypadku zgodne z regulaminem pracowniczym.
2. W kwestiach związanych z jego działalnością i w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji jego zadań, w porozumieniu z Komisją oraz w granicach swojego zakresu uprawnień, Urząd ułatwia współpracę operacyjną między państwami członkowskimi i państwami trzecimi innymi niż państwa, o których mowa w ust. 1, w ramach polityki stosunków zewnętrznych Unii; może również współpracować z organami państw trzecich właściwymi w kwestiach technicznych w dziedzinach objętych niniejszym rozporządzeniem, w ramach ustaleń roboczych dokonanych z tymi organami, zgodnie ze stosownymi postanowieniami TFUE.
Artykuł 50
Współpraca z Wysokim Komisarzem ONZ ds. Uchodźców (UNHCR)
Urząd współpracuje z UNHCR w dziedzinach objętych niniejszym rozporządzeniem w ramach ustaleń roboczych dokonanych z UNHCR. Ze strony Urzędu zarząd decyduje o ustaleniach roboczych, w tym ich skutkach dla budżetu.
Ponadto zarząd może postanowić, że Urząd może udostępnić zasoby finansowe na pokrycie kosztów działań UNHCR, które nie zostały przewidziane w ustaleniach roboczych. Stanowią one element szczególnych stosunków dotyczących współpracy nawiązanych między Urzędem a UNHCR zgodnie z niniejszym artykułem oraz art. 2 ust. 5, art. 5, art. 9 ust. 1, art. 25 ust. 4 oraz art. 32 ust. 2. Zgodnie z art. 75 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 zastosowanie mają właściwe przepisy rozporządzenia finansowego oraz przepisy wykonawcze do tego rozporządzenia.
Artykuł 51
Forum doradcze
1. Urząd prowadzi ścisły dialog z właściwymi organizacjami społeczeństwa obywatelskiego oraz właściwymi organami prowadzącymi działalność w dziedzinie polityki azylowej na szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym, europejskim lub międzynarodowym oraz ustanawia w tym celu forum doradcze.
2. Forum doradcze jest miejscem wymiany informacji i ośrodkiem gromadzenia wiedzy. Zapewnia ścisły dialog między Urzędem a właściwymi zainteresowanymi stronami.
3. Właściwe zainteresowane strony mogą uczestniczyć w pracach forum doradczego zgodnie z ust. 1. Urząd zwraca się do członków forum doradczego w zależności od konkretnych potrzeb w obszarach, które zostały określone jako priorytetowe dla prac Urzędu.
UNHCR jest członkiem forum doradczego z urzędu.
4. Urząd zwraca się do forum doradczego w szczególności o:
a)
przedstawianie zarządowi sugestii dotyczących rocznego programu prac przyjmowanego na mocy art. 29 ust. 1 lit. f);
b)
przekazywanie zarządowi informacji zwrotnych i przedstawianie mu propozycji działań następczych w odniesieniu do sprawozdania rocznego, o którym mowa w art. 29 ust. 1 lit. c), oraz sprawozdania rocznego na temat sytuacji w dziedzinie azylu w Unii, o którym mowa w art. 12 ust. 1; oraz
c)
informowanie dyrektora wykonawczego i zarządu o wnioskach i zaleceniach z konferencji, seminariów i posiedzeń, których tematy mogą mieć znaczenie dla prac Urzędu.
5. Forum doradcze zbiera się co najmniej raz w roku.
Artykuł 52
Współpraca z Fronteksem, Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej, innymi organami Unii oraz organizacjami międzynarodowymi
Urząd współpracuje z organami Unii prowadzącymi działania związane z jego dziedziną działalności, zwłaszcza z Fronteksem i Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej, oraz z organizacjami międzynarodowymi właściwymi w dziedzinach objętych niniejszym rozporządzeniem, w ramach ustaleń roboczych dokonanych z tymi organami, zgodnie z postanowieniami TFUE i przepisami w sprawie uprawnień tych organów.
Współpraca pozwala stworzyć efekt synergii między zainteresowanymi organami i uniknąć powielania prac prowadzonych w ramach zakresu uprawnień tych organów.
Artykuł 53
Porozumienie w sprawie siedziby i zasady funkcjonowania
Niezbędne ustalenia dotyczące pomieszczeń, jakie należy Urzędowi zapewnić w przyjmującym państwie członkowskim, i obiektów udostępnianych przez to państwo członkowskie, a także szczegółowe przepisy mające zastosowanie w przyjmującym państwie członkowskim do dyrektora wykonawczego, członków zarządu, pracowników Urzędu i członków ich rodzin, określane są w porozumieniu w sprawie siedziby między Urzędem a przyjmującym państwem członkowskim, zawieranym po uzyskaniu zgody zarządu. Przyjmujące państwo członkowskie zapewnia jak najlepsze warunki gwarantujące prawidłowe funkcjonowanie Urzedu, w tym w zakresie wielojęzycznej edukacji o charakterze europejskim i odpowiednich połączeń transportowych.
Artykuł 54
Rozpoczęcie działalności Urzędu
Urząd osiąga pełne zdolności działania do 19 czerwca 2011 r.
Komisja odpowiada za stworzenie i wstępne działanie Urzędu do momentu osiągnięcia przez niego zdolności operacyjnej do wykonywania własnego budżetu.
W tym celu:
-
do czasu objęcia stanowiska przez dyrektora wykonawczego mianowanego przez zarząd zgodnie z art. 30 zadania dyrektora wykonawczego może wypełniać urzędnik Komisji w funkcji dyrektora tymczasowego;
-
zadania powierzane Urzędowi mogą realizować urzędnicy Komisji pod nadzorem dyrektora tymczasowego lub dyrektora wykonawczego.
Dyrektor tymczasowy może zatwierdzać wszelkie płatności w ramach środków zapisanych w budżecie Urzędu po uzyskaniu zgody zarządu i zawierać umowy, w tym umowy o pracę, po przyjęciu planu zatrudnienia Urzędu.
Artykuł 55
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane w państwach członkowskich zgodnie z Traktatami.
Sporządzono w Strasburgu dnia 19 maja 2010 r.